(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力手段と、
前記入力手段によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定手段と、
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合に、認証情報の入力を要求し、入力された認証情報を用いて認証処理を行う認証手段と、
前記認証手段による認証処理が成功した場合に、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信する送信制御手段と
を備えることを特徴とするデータ配信装置。
【請求項２】
前記機能判定手段により前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていると判定された場合に、前記他の装置において前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っているか否かを判別する判別手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載のデータ配信装置。 
【請求項３】
前記送信制御手段はさらに、前記判別手段によって前記他の装置において前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っていると判別された場合、前記制限アクセスデータを、前記認証処理なしに前記送信先装置に対して送信することを特徴とする請求項２に記載のデータ配信装置。
【請求項４】
前記制限アクセスデータは、データを送信する宛先情報を含む、利用者ごとにアクセスが許可または制限されたアドレス帳データであることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ配信装置。 
【請求項５】
画像のハードコピーを形成する画像形成手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ配信装置。
【請求項６】
利用者のアクセスが制限されている制限アクセスデータを送信するデータ配信装置の制御方法であって、
前記データ配信装置の入力手段が、第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力工程と、
前記データ配信装置の機能判定手段が、前記入力工程によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定工程と、
前記データ配信装置の認証手段が、前記機能判定工程によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合に、認証情報の入力を要求し、入力された認証情報を用いて認証処理を行う認証工程と、
前記データ配信装置の送信制御手段が、前記認証手段による認証処理が成功した場合に、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信する送信制御工程と
を有することを特徴とする制御方法。
【請求項７】
前記データ配信装置の判別手段が、前記機能判定工程により前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていると判定された場合に、前記他の装置において前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っているか否かを判別する判別工程をさらに有することを特徴とする請求項６に記載の制御方法。 
【請求項８】
前記送信制御工程はさらに、前記判別工程によって前記他の装置において前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っていると判別された場合、前記制限アクセスデータを前記認証処理なしに前記送信先装置に対して送信することを特徴とする請求項７に記載の制御方法。
【請求項９】
前記制限アクセスデータは、データを送信する宛先情報を含む、利用者ごとにアクセスが許可または制限されたアドレス帳データであることを特徴とする請求項６乃至８のいずれか１項に記載の制御方法。 
【請求項１０】
前記データ配信装置の画像形成手段が、画像のハードコピーを形成する画像形成工程をさらに備えることを特徴とする請求項６乃至９のいずれか１項に記載の制御方法。
【請求項１１】
コンピュータを、
第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力手段と、
前記入力手段によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定手段と、
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合に、認証情報の入力を要求し、入力された認証情報を用いて認証処理を行う認証手段と、
前記認証手段による認証処理が成功した場合に、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信する送信制御手段と
して機能させるためのプログラム。
【請求項１２】
第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力手段と、
前記入力手段によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定手段と、
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信することを禁止する送信制御手段と
を備えることを特徴とするデータ配信装置。 
【請求項１３】
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていると判定された場合、前記他の装置が当該アクセス管理機能によって前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っているか否かを判断する判断手段をさらに有し、
前記送信制御手段は、前記判断手段によって前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っていると判断された場合、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信することを特徴とする請求項１２に記載のデータ配信装置。
【請求項１４】
前記送信制御手段は、前記判断手段によって前記第１の利用者に関するアクセス管理を行っていないと判断された場合、前記他の装置において前記第１の利用者に関するアクセス管理を行うためのユーザデータと前記制限アクセスデータとを前記他の装置に送信することを特徴とする請求項１２に記載のデータ配信装置。
【請求項１５】
前記ユーザデータを送信するか否かを利用者に選択させる選択手段をさらに有することを特徴とする請求項１４に記載のデータ配信装置。
【請求項１６】
利用者のアクセスが制限されている制限アクセスデータを送信するデータ配信装置の制御方法であって、
前記データ配信装置の入力手段が、前記第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力工程と、
前記データ配信装置の機能判定手段が、前記入力工程によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定工程と、
前記データ配信装置の送信制御手段が、前記機能判定工程によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信することを禁止する送信制御工程と
を有することを特徴とする制御方法。
【請求項１７】
コンピュータを、 第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力手段と、
前記入力手段によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定手段と、
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信することを禁止する送信制御手段と
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、アクセス制限を必要とする情報を保存する装置、たとえばアドレス情報を保存管理する複合機やファクシミリ装置に関する。特に情報の同期の維持あるいは情報の配信を行う際にも、情報のセキュリティを維持することができるデータ配信装置およびデータ配信方法及びそれを実現するためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークには、複数のプリンタや複写機、ファクシミリ、あるいはこれら機能を併せ持つ複合機などが接続される場合がある。これらネットワークに接続された装置（ネットワーク装置と呼ぶ。）、特にファクシミリや複合機には、ネットワーク設定に関する情報や、Ｅメールやファクシミリの宛先情報などを含むアドレス帳データなど、様々なデータが蓄積されている。またネットワーク装置には、アドレス帳データを利用者ごとに管理する機能を備えるものもある。利用者毎に管理する機能とは、アクセス可能なデータを利用者毎に制限するための機能である。その機能を持つ装置は、たとえば利用者がアドレス帳データへのアクセスを試みた際には、利用者にパスワード入力を要求してその認証を行い、認証が成功した場合に限って当該利用者によりアクセスが許されている範囲で情報へのアクセスを許す。一方、複数のネットワーク装置によりアドレス帳を共有するための技術として、ネットワーク装置間で最新のアドレス帳データを配信し、それによって各装置の有するアドレス帳データを同期させる方法がある。たとえば、特許文献１には、電子メール本文に電話帳を記載して送信すると、受信した装置は、電子メール本文に含まれる、相手先情報に対応する特定の識別子を検出して、その識別子に続くテキスト情報を相手先情報として電話帳に登録する方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００２−２３２５８５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、配信されたデータがアクセスの制限が必要なデータ、たとえば個人データである場合であっても、特許文献１に記載されているような技術を用いてデータの配信を行うと、配信先のネットワーク装置では、その機能によっては配信されたデータへのアクセスの制限が出来ない場合がある。たとえば、配信先のネットワーク装置が、利用者毎にアドレス帳へのアクセスの制限を行う機能、すなわち利用者毎の管理機能を持たなければ、受信したデータをアドレス帳に登録できたとしても、そのアドレス帳は制限なくアクセスできる。
【０００４】
このように、個々のネットワーク装置は利用者毎にアドレス帳データを管理できたとしても、そのデータを他の装置へと配信することにより、アドレス帳データの利用者毎の管理が破れるという問題があった。この問題は、アドレス帳データに限らず、アクセス制限が必要とされる他の種のデータ、たとえば個人データ等の配信の際にも同様に生じる。また、ネットワーク装置は複写機やファクシミリ、印刷装置、複合機に限らず、アクセス制限が必要とされるデータを管理する他の種の装置についても同様に、この問題は生じる。
【０００５】
本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、アクセス制限されているデータをひとつの装置から他の装置に配信する場合に、配信先装置の有する機能に応じて配信を制限する。それによって配信されるデータへのアクセスの制限を維持できるデータ配信装置およびデータ配信方法及びそれを実現するためのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために本発明は以下の構成を備える。
【０００７】
第１の利用者以外の利用者がアクセスすることを制限されている制限アクセスデータを他の装置に送信する指示を入力する入力手段と、
前記入力手段によって前記指示が入力された場合、保持するデータに対するアクセスを利用者ごとに制限するアクセス管理機能を前記他の装置が備えているか否かを判定する機能判定手段と、 
前記機能判定手段によって前記他の装置が前記アクセス管理機能を備えていないと判定された場合に、認証情報の入力を要求し、入力された認証情報を用いて認証処理を行う認証手段と、
前記認証手段による認証処理が成功した場合に、前記制限アクセスデータを前記他の装置に送信する送信制御手段と
を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、アクセス制限されているデータをひとつの装置から他の装置に配信する場合に、配信先装置の有する機能に応じて配信を制限することができる。それによって、配信されるデータへのアクセスの制限を維持したデータ配信が実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
まず図１２を参照して本願発明の概略を説明する。図１２において、印刷装置Ａには、アドレス帳データとして、ユーザＸにアクセスが許された宛先１，宛先２が登録され、ユーザＹにアクセスが許された宛先３、宛先４が登録されている。印刷装置Ａからアドレス帳データを配信する場合、配信先の印刷装置がユーザごとにアドレス帳データを管理する機能を持つか否かが判定される。配信先である印刷装置Ｂはユーザごとにアドレス帳データを管理する機能を持つ。しかもユーザＸ，Ｙがともにアドレス帳データに登録されている。そのために、ユーザＸ，Ｙに関連づけられた宛先データをすべて印刷装置Ａは印刷装置Ｂに配信できる。これに対して印刷装置Ｄはアドレス帳データをユーザ毎に管理する機能を持たない。そのため、アドレス帳データの配信は出来ないか、または権限のある操作者により配信操作された場合に限り認められる。権限はパスワード等の認証情報を用いて確認される。また印刷装置Ｃは、アドレス帳データをユーザ毎に管理する機能を持つものの、アドレス帳データに登録されたユーザはユーザＹのみである。そのため、ユーザＸに関連づけられた宛先データは印刷装置Ｃには配信できない。または権限のある操作者により配信操作された場合に限り配信が認められる。以下、本発明についてより詳しい説明を行う。
【００１１】
［第１実施形態］
図１は、本発明の情報配信システムの実施形態を示す。なお、本実施形態では、利用者ごとにアクセスが許可または制限された制限アクセスデータを情報配信の対象とし、その一例として、ネットワーク装置である複写装置に保存されているアドレス帳データを取り上げる。アドレス帳データに含まれる宛先データは、複写装置で文書をスキャンした文書データや、複写装置内に保存している文書データをファクシミリや電子メール（Ｅメール）等の送信手段を用いて送信する際に、送信の宛先として利用される。
【００１２】
図１は、複写装置１０１〜１０３の接続形態を示す図である。複写装置１０１は、複写装置１０１に格納されたアドレス帳データを、ネットワーク１００を介して、他の複写装置１０２、複写装置１０３に配信できる。すなわち、アドレス帳データは複写機間で互換性を有している。互換性は、各複写装置に保存されるアドレス帳データの形式を統一することで維持できる。また、保存される形式が異なっていても、配信されるデータ形式に互換性があれば配信は可能である。そのための一方法として、ＸＭＬを用いてアドレス帳データに含まれる宛先データ及びユーザデータ（ユーザのアクセス権を定義したデータ）を示すタグを定義しておく方法がある。そして、そのタグにより送信される情報の意味を示すことで、そのＸＭＬデータを受信した複写装置は各タグを識別してアドレス帳データを再構成することができる。もちろん各複写装置はタグの意味を共有する必要があるが、名前空間を別途定義しておくことでそれは実現可能である。保存されるアドレス帳データもＸＭＬで記述しても良い。このようにしてアドレス帳データの配信は可能となっている。
【００１３】
ここで、複写装置１０１および複写装置１０２は、ユーザごとに宛先データを管理することができる。すなわち、アドレス帳データは、ユーザを特定するユーザデータと、各ユーザによるアクセスが許可された宛先データとが関連づけられたデータベースである。そのため複写装置１０１および複写装置１０２は、ユーザごとにアクセスを許す宛先データを制限できる。本実施形態ではこのようにアクセスが制限されたデータを制限アクセスデータと呼ぶ。なお本実施形態のアドレス帳データでは、ユーザとそのユーザにアクセスが許可された宛先データとが関連づけられているが、逆にユーザとそのユーザによるアクセスが禁止された宛先データとが関連づけられていてもよい。いずれにしてもユーザとそのアクセスできる範囲とが関連づけられていることが必要である。なお、複写装置１０１および複写装置１０２では、すべての宛先データが利用者毎にアクセス制限されているとは限らない。不特定のユーザがアクセス可能な宛先データがアドレス帳データに含まれている場合もある。
【００１４】
これに対して複写装置１０３はユーザごとに宛先データが管理できない。すなわち複写装置１０３に保存されたアドレス帳データは、不特定のユーザによりアクセス可能である。
【００１５】
＜複写装置の構成＞
図２は複写装置のブロック図である。図２において、入力画像処理部２０１は、紙原稿などをスキャナ２０９などの画像読み取り装置で読み取り、読み取られた画像データを画像処理する。ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）部／ＲＩＰ部２０２はＮＩＣ部とＲＩＰ部とを含む。ＮＩＣ部はネットワークに接続するためのインターフェースであり、ネットワークを介して入力された画像データ（主にＰＤＬデータ）をＲＩＰ部に渡したり、ＭＦＰ内部の画像データや装置情報をネットワーク経由で外部に送信する。ＲＩＰ部は、入力されたＰＤＬ（Ｐａｇｅ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）データを解読し、ＲＩＰ（Ｒａｓｔｅｒ  Ｉｍａｇｅ  Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）展開する（すなわちラスタ形式のビットマップデータ（以下単に画像データと呼ぶ。）を生成する）。ＲＩＰ部で処理された画像データ、あるいは入力された画像データは、ＭＦＰ制御部２０３に送られる。
【００１６】
ＭＦＰ制御部２０３は、入力されるデータや出力するデータを制御する交通整理の役割を果たしている。また、ＭＦＰ制御部２０３に入力された画像データは、一旦メモリ部２０５に格納される。格納された画像データは必要に応じて呼び出される。ＭＦＰ制御部２０３には不図示のプロセッサが内蔵されている。このプロセッサによってプログラムを実行することで、アドレス帳データの管理や、アドレス帳データに含まれる宛先に対する電子メールの送信、同じくアドレス帳データに含まれるファクシミリ番号に対するファクシミリ送信等の処理を行う。アドレス帳データの管理には、アドレス帳データの編集のほか、アドレス帳データの他の複写装置への配信（図６で説明する。）や、アドレス帳データの受信（図７で説明する。）等の処理が含まれる。
【００１７】
メモリ部２０５には、アドレス帳データ２０５ａ、その管理のためのプログラム２０５ｂ（図６、図７の手順を含む。）、アドレス帳データ配信の際に参照される認証情報（またはその一部）であるパスワードデータ２０５ｃ等が格納されている。パスワードデータ２０５ｃは、ユーザがアドレス帳にアクセスするための認証情報とは異なり、アドレス帳データの管理用の情報である。メモリ部２０５には、配信先情報２０５ｄも格納されている。配信先情報２０５ｄには、配信先の複写装置を特定する配信先識別情報と、その機能を示す機能情報とが登録されている。登録される機能情報には、当該複写装置がアドレス帳機能を持つか否か、およびアドレス帳機能を持つ場合には、アクセス管理機能を有するか否かを示す情報が含まれる。ここで、アクセス管理機能とは、アドレス帳データ等の制限アクセスデータに対するアクセスをユーザ毎に許可または制限する機能である。この様な情報は２値情報であるためにそれぞれフラグ等で示すことができる。各複写装置はそれぞれを特定する配信先識別情報、たとえばアドレス（ＩＰアドレス等）で示され、そのアドレスと前記フラグとを関連づけて保存することで、配信先の複写装置とその機能とを対応付けることができる。配信先識別情報および機能情報を含む配信先情報２０５ｄは、たとえば操作部２０４から管理者等により入力されメモリ部２０５に保存される。パスワードデータ２０５ｃも、あらかじめ操作部２０４から登録されメモリ部２０５に保存される。もちろん、ネットワークを介してパーソナルコンピュータなどから登録することもできる。
【００１８】
出力画像処理部２０６は、プリントするための画像処理を画像データに対して施し、処理後の画像データをプリンタ部２０７に送る。画像処理には、たとえば量子化（２値化）や疑似階調化といった処理が含まれる。プリンタ部２０７では、シートを給紙し、出力画像処理部２０６で処理された画像データをそのシート上に順次形成していく。画像が形成されたシートは後処理部２０７へ送り込まれ、シートの仕分け処理やシートの仕上げ処理などが行われる。プリンタ部２０７には、その動作を制御するためのプリンタ制御部２１０が備えられている。操作部２０４は、利用者が様々な機能等を選択したり操作指示したりするためのものである。
【００１９】
操作部２０４は、キー入力部とタッチパネル部から成る。ユーザがタッチパネルを所定のシーケンスで操作することで、電子メールを送信したり、あるいはファクシミリ送信することができる。宛先を入力する際には、ユーザはアドレス帳データを参照することができる。ただし、ユーザが参照できるのは、そのユーザに対してアクセスが許可されている（あるいはアクセスが禁止されていない）宛先データに限られる。不特定のユーザが参照可能な宛先データ（無制限宛先データと呼ぶ。）については特にユーザ認証は必要ない。しかし、アクセスが制限された宛先データに関しては、ユーザにより入力された認証情報、たとえばユーザ識別子とパスワードとを、あらかじめ格納されている認証情報と照合する。そして、両者が一致すれば、すなわち認証が成功すれば、当該ユーザに許された範囲で宛先データをタッチパネル部に表示する。ユーザはその中から所望の宛先を選択して、電子メールやファクシミリを送信することが出来る。実装上は、アドレス帳データの参照がユーザにより指示された場合、認証情報を要求し、認証が不成功の場合あるいは認証しない旨が入力された場合には、無制限宛先データのみを表示する。一方、認証が成功すればそれに加えて当該ユーザがアクセス可能な宛先データを表示する。もちろんこれは一例であり、制限された宛先データを、認証されていないユーザにアクセスさせなければ、実装形態としては種々の形態が取り得る。
【００２０】
図３は、図１の複写装置１０１の操作部２０４に表示されたアドレス帳データの管理画面である。複写装置１０１のアドレス帳データはユーザごとに管理され、ここでは、ユーザＡ〜Ｆに関連づけられた宛先データが格納されている。ユーザＡ〜Ｆの各ユーザは、自身に関連づけられた宛先データに限って参照できる。図３の画面３０００には、ユーザ表示欄３０２が表示されている。ユーザがその欄を選択すると、ユーザによる認証情報の入力が要求され、認証が成功すれば選択された宛先データが、たとえば図５のように画面に表示される。配信ボタン３０１が押されると、アドレス帳データが配信先情報２０５ｄにより特定される他の複写装置に対して配信される。
【００２１】
図４は、図１の複写装置１０２の操作部２０４に表示されたアドレス帳の管理画面である。複写装置１０２のアドレス帳データには、ユーザＡ、Ｂ、Ｃの宛先データが格納されているが、ユーザＤ、Ｅ、Ｆの宛先データは格納されていない。すなわち、ユーザＤ、Ｅ、Ｆは、それぞれのユーザ自身が宛先データを登録しない限り、複写装置１０２において宛先データを利用することはできない。
【００２２】
図４は、図１の複写装置１０３の操作部２０４に表示されるアドレス帳である。複写装置１０３のアドレス帳データはユーザごとに管理されておらず、すべての宛先データは、複写装置１０３を利用するユーザが誰でも参照・利用することができる。すなわち、複写装置１０３のアドレス帳データは無制限アクセスデータである。本実施形態においては、複写装置１０３はアクセス管理機能を持たず、ユーザがごとに宛先データを管理することができない。
【００２３】
＜データの構成＞
図９（Ａ）〜図９（Ｃ）に本実施形態のアドレス帳データの構成例を、図９（Ｄ）に配信先情報２０５ｄの一例を示す。図９（Ａ）は、複写装置１０１及び複写装置１０２に保存されるアドレス帳データの例である。アドレス帳データはユーザに対応するユーザブロック９１１ごとに分割されており、これによりユーザとそのユーザがアクセスできる宛先データとが関連づけられている。ひとつのユーザブロックには、ユーザを特定するためのデータ（ユーザデータ）９１０と、そのユーザに関連づけられた宛先データ９１２とが含まれる。ユーザデータ９１０には、ユーザを識別するユーザＩＤと、それに対応してあらかじめ登録されたパスワードとが含まれる。宛先データ９１２には、宛先の氏名または名称とその電子メールアドレスやファクシミリ番号が含まれる。これが各ユーザについて保存される。また、ユーザデータのみで関連する宛先データが含まれないユーザブロックもあり得る。
【００２４】
図９（Ｂ）は、ユーザブロックに加えて、共有ブロック９２１が含まれたアドレス帳データの例である。共有ブロックへのアクセスは制限されない。共有ブロックには、ユーザデータに相当する領域に、それがユーザに関連づけられた宛先データではないことを示す所定の共有ＩＤが保存されている。その共有ＩＤに関連づけらた宛先データは不特定のユーザにより利用できる。
【００２５】
図９（Ｃ）は、複写装置１０３により保存されているアドレス帳データの例である。複写装置１０３はアクセス管理機能を持たないために、ユーザデータは不要である。そのためアドレス帳データは宛先データを検索可能に集めただけの構成を有する。図９（Ａ）、図９（Ｂ）、図９（Ｃ）はそれぞれ形式を表化して示しているが、前述したようにたとえばＸＭＬ等で定義したタグをもちいて表すことも出来る。
【００２６】
図９（Ｄ）は、配信元の複写装置１０１が保存する配信先情報２０５ｄの一例を示す。配信先情報には、配信先識別情報９４１と機能情報９４２とが含まれる。配信先識別情報９４１と機能情報９４２とは関連づけられており、機能情報９４２は関連づけられた配信先装置の機能を示す。図９（Ｄ）の例では、配信先識別情報として、複写装置１０２のアドレスと複写装置１０３のアドレスが保存されている。そして複写装置１０２に関連づけられた機能情報はアクセス管理機能があることを示し、複写装置１０３に関連づけられた機能情報はアクセス管理機能がないことを示している。
【００２７】
＜アドレス帳データの配信処理＞
次に、図１の複写装置１０１から複写装置１０２へアドレス帳データを配信する処理について図６乃至図７のフローチャートを参照して説明する。図６は、複写装置１０１からアドレス帳データを複写装置１０２へ配信する場合の、複写装置１０１の制御部２０３により実行される処理のフローチャートである。このフローチャートは、図３の配信ボタン３０１が押された場合に開始される。
【００２８】
ステップＳ６０１において、まず配信先情報２０５ｄを参照して着目配信先の機能をチェックする。着目配信先とは、配信先情報２０５ｄにおいて、たとえばその並び順に選択した配信先である。したがって最初は配信先情報２０５ｄの先頭に登録された配信先識別情報により特定される配信先が着目配信先となる。図９（Ｄ）の例では最初の着目配信先は複写装置１０２である。そしてその着目配信先に関連づけられた機能情報を読む。
【００２９】
読み出した機能情報により、着目配信先にアクセス管理機能があるか判定する（Ｓ６０１）。アクセス管理機能があると判定されれば、ステップＳ６０８に分岐して、着目配信先では、配信元装置に保存されたアドレス帳データに含まれる全宛先データをユーザ別に管理しているか判定する。すなわち、図９（Ｂ）のように共有ＩＤがアドレス帳データに含まれていれば、全宛先データがユーザ別に管理されていないと判断できる。この判定のために、たとえば以下の方法が取り得る。すなわち、着目配信先に対し、アドレス帳データに含まれるユーザデータのリストの要求を送信する。そして着目配信先の装置からその要求に対する応答を受信したなら、受信したユーザデータのリストに含まれるユーザデータと、送信元の複写装置のアドレス帳データに含まれるユーザデータとを照合する。照会の結果、もし受信したユーザデータのリストが、送信元複写装置に保存されたアドレス帳データに含まれるユーザデータを包含していれば、着目配信先では送信元装置のアドレス帳の全宛先をユーザ別に管理していると判断できる。なお、ひとりのユーザであっても、パスワードは装置毎に異なる可能性があるために、照合の対象にパスワードは含まれない。
【００３０】
ステップＳ６０８において、着目配信先では送信元装置のアドレス帳の全宛先をユーザ別に管理していると判定された場合、ステップＳ６０５に分岐してアドレス帳テーブルを着目配信先に送信する。アドレス帳データは本例ではＸＭＬ形式とし、配信先は配信先情報に登録されたアドレスとなる。ただし、説明上は、図９（Ａ），（Ｂ），（Ｃ）等を参照して説明する。
【００３１】
一方ステップＳ６０８において着目配信先では送信元装置のアドレス帳の全宛先をユーザ別に管理していないと判定された場合、ステップＳ６０３に分岐して認証情報、たとえば転送用パスワードの入力を要求する。ステップＳ６０２において、着目配信先にアクセス管理機能がないと判定された場合にも、ステップＳ６０３に分岐して転送用パスワードの入力を要求する。
【００３２】
アドレス帳データの配信操作を行った管理者により転送用パスワードが入力されると、パスワードデータ２０５ｃと照合され、一致すれば認証成功である旨を示す情報が一時的にメモリ部に保存される。一致しない場合、あるいはパスワード入力がスキップされた場合には、認証失敗である旨を示す情報が一時的にメモリ部に保存される。
【００３３】
ステップＳ６０４では認証が成功したか否か判定する。成功であれば、ステップＳ６０５に分岐してアドレス帳テーブルを着目配信先装置に送信する。ただしステップＳ６０２においてＮＯと判定されている場合には、着目配信先の装置はユーザデータを必要としない。そこでこの場合にはユーザデータを送信しなくとも良い。
【００３４】
ステップＳ６０４において認証が失敗したと判定された場合には、ステップＳ６０６−１に分岐して、着目配信先の複写装置によりユーザ別管理される宛先データがあれば、その宛先データと関連するユーザデータを、着目配信先に送信する。たとえば、送信元が図３のアドレス帳データを、着目送信先が図４のアドレス帳データを格納しているとする。この場合、ユーザＡ，Ｂ，Ｃに関連する宛先データは、着目配信先においてもユーザ別管理される。これに対してユーザＤ，Ｅ，Ｆは、着目配信先のアドレス帳データには登録されておらず、これらユーザに関連づけられた宛先データはユーザ別管理されない。そこで、ステップＳ６０４において認証に失敗下と判定されると、ステップＳ６０６−１では、ユーザＡ，Ｂ，Ｃに関連する宛先データのみが着目配信先に送信される。もちろん着目配信先にアクセス管理機能がなければステップＳ６０６−１において送信すべきデータはない。そして、ステップＳ６０６−２においては、ステップＳ６０６−１において送信されたデータ以外のデータを配信できない旨を操作部２０４に表示する。上述した図４，図５の例では、ユーザＥ，Ｅ，Ｆに関連づけられた宛先データは配信できないので、ステップＳ６０６−２ではその旨が表示される。
【００３５】
ステップＳ６０６−２、ステップＳ６０５の後にはステップＳ６０７に分岐して、配信先情報２０５ｄに登録された配信先がまだあるか判定する。あれば着目配信先を次の（かつ未配信の）配信先に進めて、ステップＳ６０１に分岐する。
【００３６】
以上のように、配信先の装置により利用者毎に管理されない宛先データの配信に際しては、認証情報の入力を要求し、認証情報が入力されない場合には配信を行わない。このため、配信先の装置においてアドレス帳データが無制限にアクセス可能となる事態を事前に防止することができる。
【００３７】
図７（Ａ）は、アクセス管理機能を持つ配信先複写装置（たとえば複写装置１０２）が、図６のステップＳ６０５またはステップＳ６０６−１により送信されたアドレス帳データを受信した際の処理を示すフローチャートである。ステップＳ７０１において、まず受信したアドレス帳データに含まれるユーザデータのうち、先頭のユーザデータ、特にユーザＩＤに着目する。そしてその着目ユーザＩＤが、配信先装置の有するアドレス帳データに登録されているか判定する（Ｓ７０２）。登録されていれば、受信したアドレス帳データに含まれ、着目ユーザデータに関連づけられた宛先データを、配信先複写装置の持つアドレス帳データに登録する（Ｓ７０４）。もちろん登録される宛先データは、着目ユーザデータのユーザＩＤと同一のユーザＩＤを持つユーザデータに関連づけられる。このとき、追加的に登録するか、上書き的に登録するかは管理者に選択させても良いし、あらかじめ決めておいても良い。
【００３８】
一方、ステップＳ７０２において着目ユーザデータが、配信先装置のアドレス帳データに登録されていない場合には、ステップＳ７０３に分岐する。ステップＳ７０３では、受信したアドレス帳データに含まれ、着目ユーザデータに関連づけられた宛先データを、共有ＩＤに関連づけて、配信先複写装置の持つアドレス帳データに登録する。すなわち、配信先装置で管理されていないユーザに関連づけられている宛先データが配信された場合、その宛先データに対するアクセス制限は解除される。
【００３９】
ステップＳ７０３，Ｓ７０４の後には、ステップＳ７０５において、受信したアドレス帳データに、着目ユーザデータの以外の未着目のユーザデータがあるか判定する。あれば次のユーザデータに着目して（Ｓ７０６）、ステップＳ７０２から繰り返す。
【００４０】
なお受信したアドレス帳データに含まれるタグによりユーザデータやユーザでデータに関連する宛先データが示されているために、ユーザデータや宛先データを受信したアドレス帳データから切り出すことができる。
【００４１】
以上のようにして、配信元装置と配信先装置とで共通するユーザデータ（共通ユーザデータ）があれば、共通ユーザデータに関連する宛先データは、配信先装置においてもユーザ毎に管理される。すなわち、ユーザ毎にアクセスが許可されあるいは制限される。
【００４２】
図７（Ｂ）は、アクセス管理機能を持たない複写装置、たとえば複写装置１０３が、アドレス帳データを受信した際の処理手順の例を示す。ステップＳ７１１では、受信したアドレス帳データに含まれる宛先データを、すべてアドレス帳データに登録する。登録が追加であるか上書きであるかは管理者に選択されるか、あらかじめ決めておく。
【００４３】
＜アドレス帳データへのアクセス＞
図８は、アクセス管理機能を持つ複写装置において、アドレス帳データにアクセスする際の処理手順を示す。たとえば図３の表示画面において、ユーザ表示欄３０２を押す等の操作が行われて、特定のユーザに関連づけられた宛先データへのアクセスが要求された場合の手順である。
【００４４】
まず、アクセスが要求されたユーザに対応するアクセス用の認証情報、たとえばパスワードの入力を要求する（ステップＳ８０１）。アクセスが要求されたユーザとは、図３の画面のうち、押下されたユーザ表示欄に対応するユーザである。図９（Ａ）において説明したように、アドレス帳データに含まれるユーザデータには、ユーザごとの認証情報（照合用のパスワード）も保存されている。このパスワードは、アドレス帳データにユーザを登録する際に登録される。ステップＳ８０１では、要求に応じてパスワードが入力されると、入力されたパスワードと、アクセスが要求されたユーザのユーザデータの一部としてアドレス帳データに保存されたパスワードとを照合する。一致すれば認証は成功であり、一致しなければ失敗である。ステップＳ８０２では認証が成功したか失敗したかを判定する。成功であれば、当該ユーザに関連づけられた宛先データをアドレス帳データから読み出して表示する（ステップＳ８０３）。一方認証に失敗した場合には、エラー表示をして処理を終了する（ステップＳ８０４）。
【００４５】
ステップＳ８０３で表示された宛先データから、電子メールアドレスあるいはファクシミリ番号等が選択されて、選択された送信先に宛てて電子メールやファクシミリが送信される。あるいは、選択された宛先データの編集処理等が行われる。
【００４６】
以上のようにして、ユーザ毎に管理されたアドレス帳データを他の装置に対して配信することが出来る。そして配信の際に、配信先においてユーザ毎の管理が行われない宛先データすなわちアクセスの制限がなくなる宛先データについては、その操作を要求した操作者に対して認証を行って、一定の権限がある操作者にたいしてのみ配信を許す。このため、アドレス帳データの管理を配信元において厳格に行うことが出来る。
【００４７】
＜変形例＞
宛先データは、宛先の氏名または名称とファクシミリ番号および電子メースアドレスとを対応付けたデータであり、アドレス帳データは、宛先データを氏名や名称により検索可能な形式に構成したデータベースである。したがって、宛先データは個人を特定できる個人情報であり、コンピュータにより検索可能な形式でデータベースに登録された個人データである。本発明は、宛先データに限らず、一定の権限を有する者に対してアクセスが許されている個人データ一般について適用することが出来る。たとえば、パーソナルコンピュータ等にインストールされた電子メールプログラムにより管理されるアドレス帳についても全く同様に適用できる。また、はがき作成プログラムにより管理される住所録や、名刺管理プログラムにより管理される情報も個人情報を含み、これらデータについても本発明を適用することができる。
【００４８】
さらに個人情報に限らず、一定のアクセス権限を持つ者についてのみアクセスが許された文書データ等についても、その文書データ全体あるいはその一部の送信時に、本実施形態を適用して、管理できない装置への送信を制限することができる。すなわち、個人情報に限らず制限アクセスデータ一般についても本発明を適用することが出来る。これは第２実施形態についても全く同様である。
【００４９】
また、本実施形態では、アドレス帳データ全体の配信について説明した。これに対して、アドレス帳データの一部、たとえば選択されたユーザデータに関連づけられた宛先データを配信する場合にも適用できる。この場合には、送信されるデータはアドレス帳データ全体ではなく、選択された部分である点で上記実施形態と異なる。しかし、データの構成や処理手順は本実施形態で説明したとおりである。なおアドレス帳データの一部の配信は、第２実施形態についても同様に適用できる。
【００５０】
［第２実施形態］
図１１は、図２において、複写装置１０２で管理されていないユーザの宛先データを配信する際に、複写装置１０２にのアドレス帳データに、当該ユーザを新たに登録し、そのユーザに関連づけて宛先データも登録するための手順を示す。なお図６と共通するステップに関しては、図６と同一の符号を付した。これらステップの説明は省略する。
【００５１】
ステップＳ６０２において着目配信先にアクセス管理機能があると判定された場合、ステップＳ１１０１に分岐する。ステップＳ１１０１では、着目配信先の装置は、配信元装置に保存されたアドレス帳データに含まれる全宛先データをユーザ別に管理しているか判定する。判定内容は図６と同様である。ただし図１１においては、ステップＳ１１０１においてＮＯと判定された場合にはステップＳ１１０２に分岐する点でステップＳ６０８とは異なる。ステップＳ１１０２においては、着目配信先の装置に保存されたアドレス帳データに、新たにユーザデータを追加するか、操作者に確認を促す。このためにたとえは操作部２０４に確認させるメッセージと、追加するか否かを選択するためのボタンを表示する。この例を図１０に示す。ボタン１００１が押下されて追加が選択されると、ステップＳ１１０２からステップＳ１１０３に分岐する。そして、着目配信先に新たなユーザデータを追加する（ステップＳ１１０３）。ユーザデータの追加は、配信元装置から、そのアドレス帳データに含まれるユーザデータを読み、それを送信先装置に送信することで行われる。ユーザデータを受信した配信先装置は、受信したユーザデータに含まれ、しかも配信先装置のアドレス帳データに含まれていないユーザデータを、アドレス帳データに追加する。その際の追加されたユーザデータに関連する宛先データはステップＳ６０５において登録されるので、ステップＳ１１０３においては宛先データは存在しない。ステップＳ１１０２においてユーザデータの追加が選択されなかった場合、ステップＳ６０３に分岐する。
【００５２】
なおユーザデータの追加をユーザアカウントの追加とも呼ぶ。図１０ではユーザアカウントと表示されている。
【００５３】
また、図１１の例では、ユーザデータの追加と関連する宛先データの追加を別々のフェーズで行っている。しかしこれらを一括して行うことも出来る。その場合、ステップＳ１１０３では、配信元装置の有するアドレス帳データ全体を配信先へと送信する。そしてそれを受信した装置は、受信したアドレス帳データに含まれるユーザデータをすべて登録し、関連する宛先データも次いで登録する。登録されるユーザデータには、アクセス制限のためにアクセス用パスワードが含まれていることが望ましい。アクセス用パスワードが登録されなければ、結局アクセス制限されていない場合と同様だからである。既存のユーザデータは追加に及ばない。この場合、宛先データを別途送信する必要がないので、送信後にはステップＳ６０７に分岐することになる。
【００５４】
以上のようにして、配信先の装置が保存するアドレス帳データに登録されていないユーザデータに関しては、アドレス帳データを配信する際に登録することができる。このため、アクセス管理機能を持つ複写装置から、アクセス管理機能を持つ複写装置へのアドレス帳データの配信を行う場合、アクセスが制限されてる宛先データ全体を、アクセス制限を付したまま配信先装置へと送信できる。
【００５５】
なお、第１及び第２実施形態を通して、アドレス帳データの送信時には、データを暗号化することが望ましい。特に第２実施形態においてはユーザデータの登録のためにパスワードも送信対象となるので、暗号化は必須である。
【００５６】
また上記実施形態では、配信先情報は管理者が手入力するものと説明した。これに対して、一定の形式で各複写装置に配信先情報が保持されている場合、たとえば同一機種の複写装置が接続されたシステムであれば、配信元の複写装置が配信先の各複写装置で保存されている配信先情報をポーリングする。これにより配信先情報を送信元装置に収集することが出来る。
【００５７】
［他の実施形態］
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体およびプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００５８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の情報配信システムにおける実施形態の構成を表す図である。
【図２】本発明の複写装置のブロック図である。
【図３】本発明の情報配信システムにおける複写装置１０１のアドレス帳管理画面を示す図である。
【図４】本発明の情報配信システムにおける複写装置１０２のアドレス帳管理画面を示す図である。
【図５】本発明の情報配信システムにおける複写装置１０３のアドレス帳画面を示す図である。
【図６】本発明の第１実施形態における配信元複写装置による配信処理のフローチャートである。
【図７】本発明の第１実施形態における配信先複写装置による受信処理のフローチャートである。
【図８】本発明の複写装置においてアドレス帳データにアクセスする処理のフローチャートである。
【図９】アドレス帳データおよび配信先情報の一例を示す図である。
【図１０】本発明の第２実施形態における配信元複写装置に表示される確認画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の第２実施形態における配信元複写装置による配信処理のフローチャートである。
【図１２】本発明の概略を説明するための図である。
【符号の説明】
【００６０】
１００  ネットワーク
１０１、１０２、１０３  複写装置
２００、３００  アドレス帳管理画面
４００  アドレス帳画面
７００  アカウントの作成を確認する画面
【図１】
0004455462.tif 000002
【図２】
0004455462.tif 000003
【図３】
0004455462.tif 000004
【図４】
0004455462.tif 000005
【図５】
0004455462.tif 000006
【図６】
0004455462.tif 000007
【図７】
0004455462.tif 000008
【図８】
0004455462.tif 000009
【図９】
0004455462.tif 000010
【図１０】
0004455462.tif 000011
【図１１】
0004455462.tif 000012
【図１２】
0004455462.tif 000013