(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
一事業体を構成する複数の事業所単位に、それぞれ当該事業所に所属する従業員の情報（以下、従業員情報という）を管理する従業員管理システムがネットワークを介して接続される従業員管理ネットワークシステムにおいて、ある事業所（以下、出張元という）に所属する従業員が他の事業所（以下、出張先という）に出張した場合の出張者確認処理方法であって、
出張元の従業員管理システムは、あらかじめ出張先の従業員管理システムに対して、少なくとも出張者の所属事業所、個人識別情報（以下、個人ＩＤという）、出張期日を単む情報（以下、出張者情報という）を送信し、
出張先の従業員管理システムは、
前記出張元の従業員管理システムから送られた前記出張者情報を一時的に登録し、
当該出張先事業所にて、出張者が携帯する少なくとも所属事業所、個人ＩＤの記録された記録媒体を読み取り、該読み取られた内容を前記一時登録されている出張者情報と照合して出張者の正当性を確認し、
前記出張者が正当であることを確認すると、当該事業所に設置されている入場ゲートを開いて当該事業所への入場を許可し、
前記出張者が正当であることを確認すると、当該事業所内での現金後払いを許可して、出張者が利用した金額を前記一時的に登録された当該出張者の出張者情報に付加し、
前記一時的に登録された出張者情報をチェックし、出張期日の過ぎた出張者情報を削除する共に、前記出張者が利用した金額の付加された当該出張者情報を出張元の従業員管理システムに送信する、
ことを特徴とする出張者確認処理方法。
【請求項２】
請求項１記載の出張者確認処理方法において、
出張元の従業員管理システムは、任意の場所から携帯端末によるネットワークを介しての従業員情報を受信し、該受信した出張者情報を管理している従業員情報と照合して、携帯端末からの出張者情報を出張先の従業員管理システムに送信するか否か判断することを特徴とする出張者確認処理方法。
【請求項３】
一事業体を構成する複数の事業所単位に、それぞれ当該事業所に所属する従業員の情報（従業員情報）を管理する従業員管理システムがネットワークを介して接続される従業員管理システムネットワークにおいて、
各事業所の従業員管理システムは、
当該事業所の所属の従業員が他の事業所に出張する場合に、出張先の従業員管理システムに対して、少なくとも出張者の所属事業所、個人識別情報（個人ＩＤ）、出張期日を含む情報（出張者情報）を送信する手段と、
他事業所の従業員管理システムから受信した出張者情報を一時的に登録しておく手段と、
当該事業所の入場ゲート及び当該事業所内に設置され、従業員が携帯する少なくとも所属事業所、個人ＩＤの記録された記録媒体を読み取る手段と、
前記読み取った記録媒体の内容と一時登録されている出張者情報とを照合して、他事業者からの出張者の正当性を確認する手段と、
前記出張者の正当性の確認結果に応じ、前記入場ゲートの開閉を制御する手段と、
前記出張者の正当性が確認されると、当該事業所内での現金後払いを許可して、出張者が利用した金額を前記一時的に登録された当該出張者の出張者情報に付加する手段と、
前記一時的に登録された出張者情報をチェックし、出張期日の過ぎた出張者情報を削除する共に、前記出張者が利用した金額の付加された当該出張者情報を出張元の前記他事業所の従業員管理システムに送信する手段と、
を有することを特徴とする従業員管理ネットワークシステム。
【請求項４】
請求項３記載の従業員管理ネットワークシステムにおいて、
各事業所の従業員管理システムは、任意の場所から携帯端末によるネットワークを介しての出張者情報を受信する手段と、該受信した出張者情報を管理している従業員情報と照合して、該出張者情報を出張先の従業員管理システムに送信するか否か判断する手段を有することを特徴とする従業員管理ネットワークシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の事業所を有する事業体で、ある事業所の人間（以下、従業員という）が他の事業所に出張した際の入場ゲートなどでの自動確認方法及びそのための従業員管理ネットワークシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
複数の事業所が遠隔地に分散して存在する大きな事業体、例えば大企業では、その活動のための情報や従業員情報を事業所単位で保有し、管理していることが多い。一つの事業所であっても、その事業所用の情報処理システムに全社の従業員の情報を保有・管理すれば、それなりのメリットはあるが、日常の情報処理、例えば、給与計算は、事業所毎に行われるので、他事業所分の従業員情報を保管・管理していても何の役にも立たない。逆に、他事業所の人員情報を保有することは、ほとんど不要な記憶領域の増大や、余計な管理の手間を必要としデメリットのほうが大きい。
【０００３】
従って、事業所の活動のための情報は、事業所単位で保有・管理している場合が一般的である。そこで働く従業員の情報も、その事業所に所属する人員の分のみ保有・管理している。そして、事業所の各人間には社員証兼用のＩＤカードを配付し、事業所への入退場や、社員食堂の利用等の便宜を図っている。
【０００４】
ところで、近年の技術の高度化とあいまって、事業所の物や情報に関するセキュリティ確保の重要性が高まってきており、そのため、事業所への人の出入りの管理は、基本的に重要な問題である。
【０００５】
従来、社外からの来訪者いわゆる来客に対しては、通常は、来客に関する情報が従業員管理のためのコンピュータシステムに入っていないので、事業所への入場に際しては、守衛所等の窓口で、所定の手続きをする。例えば、来訪者用紙に、来訪者の会社名、氏名や面会者、用件等を記入して、窓口の人にタイムスタンプを押してもらって入場し、用件が済んだ後は、面会者に、先の来訪者用紙に押印してもらい、守衛所等の窓口に提出して退場する。
【０００６】
一方、社内の他事業所からの出張者に対しては、社員証の提示を求め、提示されれば、特に手続きしないで、入場させている場合が多い。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このように、社内の他事業所からの出張者の入場に際しては、社員証の提示だけで入場可としているが、これでは、セキュリティの確保は難しい。特に、守衛所の窓口が混み合っているときなどは、社員証を見ることもできないのが実情であろう。従って、そのようなときは、ほとんどフリーパスで入場できる。確実にチェックをしようとすれば、窓口の人の手がすくまで待たせるか、待たせないで早くサービスしようとすれば、窓口の人を増やす必要がある。しかし、昨今、人件費の水準は高レベルにあり、その削減が求められている中で、人を増やすことはできない。
【０００８】
そこで、社員証兼ＩＤカードを読み取る端末装置を設置して、これを事業所の情報処理システムに接続し、システムでチェックする方法も考えられるが、事業所の情報処理システムには、当該事業所に所属する従業員の分しか登録されておらず、他事業所からの出張者はチェックできない。
【０００９】
このように、従来の方法・仕組みでは同一事業体の事業所間の出張者のチェックが不十分になる場合があり、十分なセキュリティ確保ができないという問題があった。
【００１０】
本発明の目的は、一事業体を構成する複数の事業所が、それぞれ当事業所に所属する従業員を管理する形態をとる場合に、他事業所からの出張者に対して、待たせることなしにチェックを確実に行ってセキュリティを確保できる方法およびそのためのシステムを提供することにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明は、一事業体を構成する複数の事業所が、それぞれ当該事業所に所属する従業員の情報（従業員情報）を管理する従業員管理システムを有し、各人員は所属事業所と個人識別情報（個人ＩＤ）などの記録されたＩＤ記録媒体を携帯し、且つ、各事業所の従業員管理システムが相互に情報伝達ができるようネットワークが構築されている従業員管理ネットワークシステムにおいて、以下のような機能を持たせる。
【００１２】
ある事業所の従業員が、他事業所に出張する場合、あらかじめ出張元事業所の従業員管理システムから出張先事業所の従業員管理システムに対して、出張者の所属事業所、個人ＩＤ、出張期日などの情報（出張者情報）を送信し、出張先事業所の従業員管理システムは該出張者情報を受信すると、それを一時的に登録する。
【００１３】
出張先事業所にて、例えば、入場ゲートあるいはその近辺に設置されたＩＤ記録媒体読取り機構が、出張者が携帯するＩＤ記録媒体を読み取ることにより、当該出張先事業所の従業員管理システムは、該出張者が携帯するＩＤ記録媒体の内容をあらかじめ一時登録された出張者情報と照合し、出張者を確認する。そして、出張者の正しいことが確認されると、入場ゲートを開いて入場可能とする。
【００１４】
また、出張先事業所にて、従業者食堂や売店などに設置されたＩＤ記録媒体読取り機構が、出張者が携帯するＩＤ記録媒体を読み取ることにより、同様に当該出張先事業所の従業員管理システムは、該出張者が携帯するＩＤ記録媒体の内容をあらかじめ一時登録された出張者情報と照合し、正しいことが確認されると、利用金額の後払いを許可する。この時、当該出張先事業所の従業員管理システムは、出張者が利用した金額を一時登録された当該出張者の出張者情報に追加記録する。
【００１５】
各事業所の従業員管理システムは、例えば毎日、一時登録されている出張者情報をチェックし、出張期日の過ぎた出張者情報を削除する。この時、出張者情報に当該出張者が利用した金額が付加されている場合、出張元事業所の従業員管理システムに、該金額の付加された出張者情報を送信し、出張元事業所の従業員管理システムは、当該従業員情報に該出張先で利用した金額を記憶する。
【００１６】
また、ある事業所の従業員が他事業所に出張する場合、必要な出張者情報の入力を、携帯端末により任意の場所からネットワークを介して行うことも可能である。出張元事業所の従業員管理システムは、携帯端末からの情報を受信すると、携帯端末のパスワード情報および携帯端末登録情報などをチェックし、問題がなければ、携帯端末使用者は当該事業所所属の従業人員と判定して、携帯端末からの出張者情報を受信し、出張先事業所の従業員管理システムに送信する。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施例を図面を用いて詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施例のシステム構成を示す。図において、一つの会社（一事業体）のＡ事業所の従業員管理システム１、Ｂ事業所の従業員管理システム２がインターネット３を介して接続されている。他にも事業所が存在する場合には、同様にその従業員管理システムも接続されるが、図１では省略してある。インターネット３には図示しないゲートウェイを介して携帯電話網４が接続され、携帯電話をはじめ各種の携帯端末１８とインターネット系との情報のやりとりが可能となっている。システム１と２は同様の構成であるので、ここではＡ事業所の従業員管理システム１を例にする。
【００１８】
Ａ事業所の従業員管理システム１は、各種プログラムを実行して従業員管理業務を行う主サーバ１１と、主サーバ（中央処理装置）１１に接続され、当事業所所属従業員の登録領域１２−１と他事業所所属従業員の一時登録領域１２−２とを持つ記憶装置１２と、従業員の登録・追加・削除や関連の各種入出力あるいは出張の申請・出張旅費の前払い申請や旅費精算の入出力等を行うための入出力装置１３−１、１３−２、…と、入出力装置１３−１、１３−２、…の入出力制御やインターネット３との情報のやりとりを行うサーバ１４と、各事業所の従業員に配付されたＩＤカード１７の読取り機能とゲート１６の開閉制御機能を備えたゲート制御部１５とで構成される。
【００１９】
主サーバ１１は、本発明に関係するプログラムとして出張支援プログラム１１−１を有する。記憶装置１２内の当事業所所属従業員の登録領域１２−１には、当Ａ事業所の所属従業員の識別情報（以下、ＩＤという）を含む種々の従業員情報があらかじめ登録されている。他事業所所属従業員の一時登録領域１２−２には、当事業所に出張にきた他事業所所属の従業員（出張者）の従業員情報（出張者情報）が一時的に登録される。
【００２０】
ゲート制御部１５は、人が所定の位置に現われことを検知するセンサ１５−１およびセンサ制御部１５−２と、センサ１５−１により人が検知されたとき、人はＩＤカード１７を携帯しているものとして、電磁波を発生し、ＩＤカード１７の内容を無線で読み取るカード読み取り部１５−３と、ゲート１６の開閉を制御する開閉制御部１５−４と、予め記録された音声を、主サーバ１１からの指示により、スピーカ１５−６から出力する音声制御部１５−５を備えている。
【００２１】
本発明ではＩＤカード１７の読み取り方式を問題にするものではないが、ここでは、ＩＤカード１７は、ゲート制御部１５のカード読み取り部１５−３からの問合せ信号を受けて、図２に示されるＩＤカードデータ５を返信するものとする。ＩＤカードデータ５は、当該従業員の所属事業所を表わすコード部分（事業所区分）５−１とその事業所内で唯一の個人番号５−２の部分とで構成されている。
【００２２】
ゲート制御部１５は、ゲート１６の直ぐ近傍に設置する必要があるが、少なくともセンサ１５−１とカード読み取り部１５−３とスピーカ１５−６はゲート１６の直ぐ近傍に設置し、その他の部分は後方に設置する分離筐体であってもよい。
【００２３】
ゲート１６はＩＤカード利用による自動開閉式のものであり、一般来場者用出入口は別にあるものとする。
【００２４】
Ｂ事業所の従業員管理システム２は、上記Ａ事業所の従業員管理システム１の構成と同様であるが、記憶装置２２の当事業所所属従業員の登録領域２２−１には、当該Ｂ事業所所属の従業員の識別情報（ＩＤ）を含む従業員情報があらかじめ登録され、他事業所所属従業員の一時登録領域２２−２には、当事業所に出張にきた他事業所所属の従業員の従業員情報（出張者情報）が一時的に登録される。
【００２５】
以下、図１の従業員管理システムネットワークシステムの動作について、Ａ事業所の従業員がＢ事業所へ出張する場合を例に説明する。
【００２６】
まず、出張に先立ち、Ａ事業所所属の当従業員（出張者）の必要情報（出張者情報）を、Ａ事業所の従業員管理システムからＢ事業所の従業員管理システムへ送信し、該Ｂ事業所の従業員管理システム２へ一時登録する動作について述べる。
【００２７】
Ａ事業所の人員管理システム１の主サーバ１１では、入出力装置１３−１、１３−２、…、又は携帯端末１８からサーバ１４を介し、出張者、出張先および出張期日等を含む出張に関する予定又は申請情報（出張者情報）が入力されると、出張支援プログラム１１−１が起動する。特に、従業員ホーム事業所にいないときに、急に他事業所へ出張することになったような場合、携帯端末１８からインターネット３を介して、直接、出張支援プログラム１１−１を起動し、出張者情報を入力できるので便利である。
【００２８】
なお、従業員管理システムは、一般に主サーバを中心に出張に関連する処理システムとして、
ａ．  各人のスケジュールを登録し、相互に各人の予定を閲覧するシステム
ｂ．  出張の申請・許可を行うシステム
ｃ．  出張旅費の前払いシステム
が構築・運用されているものであり、Ａ事業所の人員管理システム１の主サーバ１１が、このような出張に関連するサブシステムから間接的に出張者情報を取得して出張支援プログラム１１−１を起動することでもよい。
【００２９】
図３は、出張者情報が入力された側の事業所（ここではＡ事業所）における従業員管理システムの出張支援プログラムの処理フローを示す。Ａ事業所の従業員管理システム１の出張支援プログラム１１−１は、出張者情報を受け取り（ステップ３０１）、出張先が社内の他事業所か否か判定し（ステップ３０２）、社内出張であれば、ネットワーク３を介して出張先事業所（ここではＢ事業所）の従業員管理システムへ出張者のＩＤ（所属事業所、個人番号）、氏名、出張期日等のデータを付けて一時登録要求を送信する（ステップ３０３）。なお、出張先が社内の他事業所でない場合の処理について省略する。また、出張者情報の入力が携帯端末１８から行われた場合は、携帯端末のパスワード情報および携帯端末登録情報をチェックし、問題がなければ、携帯端末使用者は当該事業所所属の従業員と判定して、携帯端末１８から出張者情報を受信し、Ｂ事業所の従業員管理システム２に送信するようにする。
【００３０】
図４は、出張者情報の一時登録要求が送られた側の事業所（ここではＢ事業所）における従業員管理システムの出張支援プログラムの処理フローを示す。Ｂ事業所の従来員管理システム２は、出張者登録要求を受けると、出張支援プログラム２１−１を起動する。出張支援プログラム２１−１は、出張者登録要求のデータを受け取り（ステップ４０１）、記憶装置２２の他事業所所属従来員の一時登録領域２２−２に出張者のＩＤと氏名、出張期日等の出張者情報を登録する（ステップ４０２）。
【００３１】
次に、出張者が出張先事業所に来た場合の当事業所（ここではＢ事業所）の従業員管理システムの処理の流れを、図５を参照して説明する。
【００３２】
出張者が自分のＩＤカード１７を携帯して、Ｂ事業所のゲート２６の所定位置にくると、ゲート制御部２５では、センサ２５−１がその人間を検知し、その検知信号によって、カード読み取り部２５−３がＩＤカード読み取り用の電磁波を発生し、ＩＤカード１７の内容を読み取って主サーバ２１に送る。図２に示したように、ＩＤカードデータ５は事業所区分５−１と個人番号５−２からなる。
【００３３】
主サーバ２１は、ゲート制御部２５からＩＤカードデータ５を受け取ると（ステップ５０１）、その事業所区分５−１を調べ（ステップ５０２、５０６）、それが他事業所（ここではＡ事業所）であれば、該ＩＤカードデータ５の個人番号５−２と記憶装置２２内の他事業所所属従業員の一時登録領域２２−２の出張者ＩＤと照合する（ステップ５０８）。そして、一致するものがあり、その出張期日内であれば、「ＩＤカード携帯者はＡ事業所からの出張者である」と判定して、ゲート２６を開く指令をゲート制御部２５に出し（ステップ５０９）、ゲート制御部２５は、開閉制御部２５−４の機能によってゲート２６を開ける。これによって、Ａ事業所所属の出張者は、特別の手続きをしないで、スムーズにＢ事業所に入場できる。
【００３４】
ステップ５０８で、ＩＤカードデータ５の個人番号５−２と一致するものがない場合は、主サーバ２１は「登録なし」信号をゲート制御部２５に送信する（ステップ５１０）。ゲート制御部２５は、これを受けて、例えば音声制御部２５−５の機能によって「ＩＤ登録がありません。一般来訪者窓口で手続きして下さい。」という音声メッセージをスピーカ２５−６から出力する。
【００３５】
また、ステップ５０２で、ＩＤカードデータ５の事業所区分５−１が当事業所（ここではＢ事業所）の場合は、主サーバ２１は、記憶装置２２の当事業所所属従来員の登録領域２２−１に登録された個人番号と一致するものがあるか否か調べ（ステップ５０３）、一致するものがあれば、ゲート２６を開く指令をゲート制御部２５に出し（ステップ５０４）、ゲート制御部２５はゲート２６を開ける。これは当事業所（Ｂ事業所）所属者の通常の入場の場合に相当する。
【００３６】
また、センサ２５−１が「人」を検知して、カード読取り部２５−３がＩＤカードを読み取ろうとしても、データが受信できない場合、ゲート制御部２５の指示で「ＩＤカードを提示ください。」というメッセージを音声制御部２５−５を通じて、スピーカ２５−６から出力する。この状態が一定時間継続されると、ゲート制御部２５は、主サーバ２１に「異常発生」を報告する。主サーバ２１は図示しない守衛所の端末に「異常発生」を伝達し、これで、守衛所ではゲート付近のチェック等必要な処置をとり得る。また、ステップ５０３や５０６でカード所持者が当事業体の者でないことが判定された場合、主サーバ２１はエラー処理として（ステップ５０５、５０７）、同様にゲート制御部２５に異常発生を報告する。
【００３７】
なお、Ａ／Ｂ事業所の従業員管理システム１、２の主サーバ１１、２１では、記憶装置１２、２２の他事業所所属従業員の一時登録領域１２−２、２２−２の情報を毎日チェックし、出張期間の過ぎたデータを削除する。
【００３８】
本実施例においては、各事業所はインターネットで接続されている構成で説明したが、これに限定されるものではない。例えば、専用線で接続されたネットワークでもよく、その場合インターネットとはゲートウェイを介して接続される。
【００３９】
また、本システムは、出張者が出張先事業所の社員食堂や売店等を料金後払い（給料払い等）で利用する場合にも適用可能である。例えば、Ａ事業所所属の従業員がＢ事業所に出張して、Ｂ事業所の社員食堂を利用する場合、ＩＤカード１７を提示し、食堂に設置されたカード読み取り機が該ＩＤカード１７の内容を読み取って主サーバ２１に送る。主サーバ２１では、図５と同様の処理を行い、ステップ５０８で「ＩＤカード携帯者はＡ事業所からの出張者である」と判定した場合、ＩＤカードによる社員食堂の利用を許可し、出張者が利用した金額を、記憶装置２２の他事業所所属従業員の一時登録領域２２−２における当出張者の情報に追加する。そして、出張期日が過ぎ、記憶装置２２の一時登録領域２２−２上の当出張者のデータを削除する場合、主サーバ２１は、該削除に先立って、当出張者のＩＤ、氏名、当Ｂ事業所でのカード利用金額等の情報（出張者利用情報という）を、当出張者が所属するＡ事業所の従業員管理システム１に送信する。Ａ事業所の従業員管理システム１の主サーバ１１は、上記出張者利用情報を受信すると、記憶装置１２の当事業所所属従業員の登録領域１２−１における当従業員の情報に出張先事業所でカード利用した金額を追加する。
【００４０】
【発明の効果】
以上、本発明により、ある事業所の人が、同じ事業体の他の事業所に出張する場合、出張先事業所での入退場などに際し、待たされることなしにチェックを確実に行ってセキュリティを確保できる。また、出張先事業所内の食堂や売店などで、セキュリティを確保して現金後払いによる利用が可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例のシステム構成を示す図である。
【図２】ＩＤカードのデータ形式を示す図である。
【図３】本発明による出張者情報の登録要求に関するフローチャートである。
【図４】本発明によるの出張者情報の一時登録に関するフローチャートである。
【図５】本発明による出張者確認に関するフローチャートである。
【符号の説明】
１    Ａ事業所の従業員管理システム
２    Ｂ事業所の従業管理システム
３    インターネット
４    携帯電話網
１１、２１    主サーバ
１１−１、２１−１    出張支援プログラム
１２    記憶装置
１２−１、２２−１    当事業所所属従業員の登録領域
１２−２、２２−２    他事業所所属従業員の一時登録領域
１４    サーバ
１５    ゲート制御部
７    ＩＤカード
１８    携帯端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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