(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
医療機関からの請求書等の書類を取り扱う任意保険会社、健康保険組合などの保険機関において前記請求書等の書類の情報を読み取り画像イメージ化し、得られた該画像イメージおよび該画像イメージが前記書類の原本と証する承認情報を送信する複数の委託者端末と、
通信ネットワークを介して前記委託者端末と接続され、入力手段と、受信手段と、送信手段と、前記複数の委託者端末から送信された前記請求書等の書類の画像イメージに前記複数の委託者端末から送信された対応の承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに入力手段から入力された認証登録時間および認証登録番号を含む認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段と、前記画像イメージ、および予め登録された委託者情報、配信先情報、書類管理情報、基準情報を記憶する記憶手段と、制御部とを有する画像イメージの保管、認証登録、配信を行う代行業者サーバと、
通信ネットワークを介して前記代行業者サーバと接続され、前記代行業者サーバから前記請求書等の書類の原本または謄本として送信された画像イメージを受信する受領者端末とを備える書類保管・配信代行システムであって、
前記制御部は、
前記受信手段により前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記請求書等の書類の原本とする承認情報を受信する都度、承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加すると共に、認証登録情報付加手段により前記認証登録情報を付加して前記記憶手段に記憶し、
記憶されている前記画像イメージにある被害者や患者ごとに記憶されている前記画像イメージにある傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの請求額に関する数値情報を読み取り該数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知するように送信し、
所定事案に対して、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知するように送信し、
前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要となる複数の画像イメージを読み出し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ一括送信するように制御することを特徴とする書類保管・配信代行システム。
【請求項２】
前記制御部は、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し、該画像イメージに配信時間、複写連番を付与して予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ送信するように制御することを特徴とする請求項１記載の書類保管・配信代行システム。
【請求項３】
前記委託者端末は、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う自動車保険会社または健康保険組合などの書類の保管や配信を必要とする者が書類情報を入力し、通信ネットワークを介して送信するための端末であり、
前記受領者端末は、自動車保険を取り扱う自賠責保険会社、前記任意保険会社または前記書類を必要とする者が前記代行業者サーバから送信された書類を受信するための端末であることを特徴とする請求項１または請求項２記載の書類保管・配信代行システム。
【請求項４】
前記制御部は、予め登録された配信先および配信条件の情報をもとに、書類受領者（調査事務所、任意保険会社、または事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合に加害者側の保険会社等）へ自動的に前記所定の画像イメージを送信するように制御することを特徴とする請求項３記載の書類保管・配信代行システム。
【請求項５】
前記制御部は、自賠責保険請求時に、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて自賠責保険請求に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を送信手段より前記委託者端末に通知するように制御することを特徴とする請求項３記載の書類保管・配信システム。
【請求項６】
医療機関からの請求書等の書類を取り扱う任意保険会社、健康保険組合などの保険機関において前記請求書等の書類の情報を読み取り画像イメージ化し、得られた該画像イメージおよび該画像イメージが前記書類の原本と証する承認情報を送信する複数の委託者端末と、
通信ネットワークを介して前記委託者端末と接続され、入力手段と、受信手段と、送信手段と、前記複数の委託者端末から送信された前記請求書等の書類の画像イメージに前記複数の委託者端末から送信された対応の承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに入力手段から入力された認証登録時間および認証登録番号を含む認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段と、前記画像イメージ、および予め登録された委託者情報、配信先情報、書類管理情報、基準情報を記憶する記憶手段と、制御部とを有する画像イメージの保管、認証登録、配信を行う代行業者サーバと、
通信ネットワークを介して前記代行業者サーバと接続され、前記代行業者サーバから前記請求書等の書類の原本または謄本として送信された画像イメージを受信する受領者端末とを備える書類保管・配信代行システムを用いた書類保管・配信代行方法であって、
前記代行業者サーバにおいて、
前記受信手段により前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記請求書等の書類の原本とする承認情報を受信した場合、前記承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加する承認情報付加工程と、
前記承認情報付加工程で承認情報を付加した画像イメージに前記認証登録情報付加手段により認証登録情報を付加する認証登録情報付加工程と、
前記認証登録情報付加工程で認証登録情報が付加された画像イメージを前記記憶手段に記憶する記憶工程と、
記憶されている前記画像イメージにある被害者や患者ごとに記憶されている前記画像イメージにある傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの請求額に関する数値情報を読み取り該数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知する第１の通知工程と、
所定事案に対して、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知する第２の通知工程と、
前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要となる複数の画像イメージを読み出し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ一括送信する送信工程と、
を備えることを特徴とする書類保管・配信代行方法。
【請求項７】
前記書類配信工程では、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し、該画像イメージに配信時間、複写連番を付与して事前に規則付けられた情報をもとに書類を自動的に管理、運用し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ送信することを特徴とする請求項６記載の書類保管・配信代行方法。
【請求項８】
前記委託者端末は、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う自動車保険会社または健康保険組合などの書類の保管や配信を必要とする者が書類情報を入力し、通信ネットワークを介して送信するための端末であり、
前記受領者端末は、自動車保険を取り扱う自賠責保険会社、前記任意保険会社または前記書類を必要とする者が前記代行業者サーバから送信された書類を受信するための端末であることを特徴とする請求項６または請求項７記載の書類保管・配信代行方法。  
【請求項９】
前記書類配信工程では、予め登録された配信先および配信条件の情報をもとに、書類受領者（調査事務所、任意保険会社、または事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合に加害者側の保険会社等）へ自動的に前記所定の画像イメージを送信することを特徴とする請求項８記載の書類保管・配信代行方法。
【請求項１０】
前記書類配信工程では、自賠責保険請求時に、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて自賠責保険請求に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を送信手段より前記委託者端末に通知することを特徴とする請求項８記載の書類保管・配信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、委託者から委託されたデジタル化書類（電子文書）を保管、認証登録し、書類の原本または謄本として指定された受領者へ配信する書類保管・配信代行システムおよび書類保管・配信代行方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、書類を発行する相手から書類を受け取った者が、さらに、別な相手に書類を送る際には、複写して、別の受取先に複写物（原本）を届ける必要がある。その場合に、複写物が原本であることを証明する必要がある。実際には、書類の受領者が複製物について原本であることを証するとともに「受領印」の押印（日付の入ったものが多い）をして、次の受取先へ転送している。
【０００３】
このような流れは、例えば、自賠責保険・任意保険など同一の契約物件・案件に対する複数者の契約の支払い時において必要となる。また例えば、契約物件に対するリスク分散のための複数者による再保険契約において必要となる。また例えば、人身傷害保険など、事故の際に被害者自身が契約している保険会社が治療費などを立替払いした後に加害者側の保険会社に治療費を請求する場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合において必要となる。
以下、任意保険の引受会社を「任意保険会社」という。自賠責保険の引受会社を「自賠責保険会社」という。
【０００４】
自動車保険において、自動車事故に伴う事務の流れは、図２５に示すようになる。図２５は、自動車保険の業務流れを示す図である。
【０００５】
１、交通事故によるけがの治療の場合、自動車保険により治療費が支払われる。
２、自動車保険は、被害者救済を目的として車両に付保することが義務付けられる自賠責保険と、自賠責保険では補えない賠償（現行では、１２０万円以上の治療費など）に対し、契約者が任意で付保する任意保険がある。
【０００６】
３、自賠責保険は、加入が義務付けられており、整備工場や車両を購入した会社で手続きが行われる場合が多い。また、任意保険は、知人等の紹介により加入する場合が多い。そのため、自賠責保険は、Ａ社の保険、任意保険はＢ社の保険というように、それぞれ違う会社の保険に入っている場合が多い。
【０００７】
４、契約者が事故を起こし被害者にけがを負わせ、自動車保険から治療費が支払われる場合、治療費の当初の１２０万円までは、自賠責保険から支払われ、それを超える部分については、任意保険から支払われる。
【０００８】
５、医療機関では、治療費の請求書（いわゆるレセプト）を作成する際、本来ならば自賠責保険でカバーされる治療費は、自賠責保険のＡ社、１２０万円を超えた治療費は、任意保険のＢ社と、分けるべきである。しかしながら、実際の治療行為に基づく請求内容を、１２０万円と超過部分とに分けることは不可能なため、実務的には、「一括払い」 の制度により、レセプトは任意保険会社宛に送られ、任意保険会社が自賠責保険部分をも含め、立て替えて両方について一括して支払い、その後、自賠責保険に請求精算することになる。
【０００９】
６、事故にかかわる事務処理は、事故処理担当者のもとにあつまってくることになる。
【００１０】
このように自動車事故に伴う事務処理は、書類の受領処理、保管および受け渡しが多数発生することになる。例えば、
【００１１】
１、任意保険会社では、契約者から事故の連絡を受けると、自賠責社に自賠責保険契約が期限切れや解約が行われていないか、有効に存在するかなどを確認するために、現存確認書を発行し送付（送信）している。
自賠責保険会社では、自賠責保険台帳（自賠責保険の契約書の控え綴り）と、自賠責保険証明書番号をもとに照合し、確認処理手続き後に任意保険会社宛に返送（返信）する。
【００１２】
２、また、事故の発生後、医療機関から毎月治療内容が記載された請求書が届くが、その都度、受付け台帳に記入（パソコン登録）し、担当者がファイリングして保管する。治療が長期にわたる場合などは、膨大な枚数の書類の保管を行っている。自賠責保険金の請求時には、事故発生後に自賠責保険会社宛に確認した、現存確認書（自賠責保険会社が発行）と、過去に送られてきた月ごとの医療機関からの請求書と、事故証明書（自動車安全運転センターが発行）、事故発生状況報告書（運転者などが記載）や診断書（医師が記載）などの、発行者や入手時期紙数の異なる書類を保管しておき、保険金請求時に必要書類を一件書類としてまとめ、保険金請求書および、損害額の積算明細書を作成添付して、請求者の所在地の自賠責保険会社（調査事務所）ごとに区分けし、宛名書き、各種資料の紙数を確認し発送台帳記入（パソコン登録）、配送業者へ書類渡し、配送業者からの受領書保管、届け先への配送確認（配達記録の受領・保管・管理）などの業務などが発生している。
【００１３】
３、また、入院を要する重症な被害者の場合、治療費などが１２０万円を超える場合も多い。この場合は、１２０万円を超えた段階で、自賠責保険の請求を行い、以降は任意保険会社が超過分を支払うため、原本を調査事務所へ送付する際、手元資料として、医療機関からの請求書、診断書などを複写・保管している。
【００１４】
４、自賠責損害調査事務所（損害保険料率算出機構）では、書類の受領処理後、自賠責保険金額を算定し点検結果を損害額積算明細書や自賠責保険損害調査報告書にまとめ、原本に添えて自賠責保険会社へ配送する。そのため、保険会社から預かった、各種資料について紙数を数え、受付け台帳記入（パソコン登録）、配送先の宛名書き、配送する際には、保険会社から返却する各種資料について紙数を数え、預かった各種資料の枚数と返却枚数を照合し、書類紛失の有無を確認し、受付け台帳記入（パソコン登録）、配送先の宛名書き、発送台帳記入（パソコン登録）、配送業者へ書類渡し、配送業者からの受領書保管、届け先への配送確認（配達記録の受領・保管・管理）、などの業務などが発生している。
【００１５】
５、自賠責保険会社では、受領処理・保管を行い、任意保険会社に支払処理を行う。
６、請求書類（レセプトや診断書）は、各社とも保管基準のもと長期間(例えば、７年間)にわたり保管している。
【００１６】
また、自動車保険の場合、過去の資料を検索する必要性がある。例えば、
１、同一の患者（被害者）が二度目の事故にあい後遺障害が残った場合は、今回分の事故に起因して残る後遺障害から前回分の事故による後遺障害部分を控除して、今回分の事故による賠償責任部分を分けて算定する必要がある。
【００１７】
２、実務的には、前回の治療内容を記したレセプトや診断書、後遺障害診断書、画像所見などと、今回の治療にともなうレセプトや診断書、画像所見などを比較して、今回部分の算出を行っている。
３、このように、過去の治療内容を検討するため、保険会社では、大規模な倉庫を借りて資料の保管を行っている。
【００１８】
４、また、必要資料を抽出するために、倉庫等に保管している膨大な資料のなかから前回分の資料を探し出す作業が生じている。
５、省スペースのため、資料をマイクロフイルム化して資料の抽出を容易にする工夫も行われていたが、フイルムを保管する際、検索を容易にするために、分類や区分け見出しを付けて保管しなくてはならず、また、コストがかかるため、現在では、ほとんど行われていない。
【００１９】
６、複合機（コピー機）により、ドキュメント管理を試行しているところもあるが、スキャニング後のイメージ画像資料に対するコード付けの手間や、自賠責保険への請求時には、保管してあった書類を取り出し、区分け、宛名書きなどの作業が伴うため、社内用に書類をイメージ保管するという位置付けの利用となっている。
７、まれなケースだが、保管期間を過ぎ、書類の廃棄後に二回目の事故にあう場合もある。
【００２０】
また、自動車保険の場合、書類の複製の必要性がある。例えば、
１、後遺障害が残る事案は、将来の逸失利益等の問題が発生し、訴訟となるケースが多い。そのため、レセプトや診断書、後遺障害診断書などは、原本または、原本の正統なコピーであることを証して、裁判所へ医療に関する書類証拠（医証・書証）として提出することになる。
【００２１】
２、また、事故以前から、すでに既往症を有している（高年齢者は、何がしかの既往症を有している場合が多い）可能性がある人が増加している。既往症の治療にかかわる請求が含まれている場合には、自動車保険が賠償責任保険という性格上、事故による損害部分の治療部分（自動車保険）と、高血圧や糖尿病などの既往症に対する治療部分（社会保険）とに請求内容を整理し、既往症部分は、社会保険、けがの治療は自動車保険と請求内容について区分けする必要が生じる。
【００２２】
しかしながら、実務上は、医療機関では請求内容を、既往症部分の治療と事故部分の治療を分離せず、一括して自動車保険会社（健保組合）に請求する場合が多い。健保組合が請求書を受領した場合は、既往症部分と思われる治療内容（請求部分）と判断がつく場合には、その部分を控除して（請求書に二本線で消して）、複写をとり自動車保険会社に請求書を送り、支払（求償）を求めることになる。
【００２３】
自動車保険会社では、保険金の適正支払の見地から、健保組合などからの求償事案について、内容を見極めるために、大学病院などの専門医や、医療知識を有する専門家やレセプト点検会社に意見を求め支払を行う必要がある。この場合、現場の担当者が手元の控えとして事案を複写し、専門医や専門家のいる本社や支社などに資料を送付している。
【００２４】
また、資料を受け取った本社側の担当者は、自分自身の控えとして資料をコピーし、大学病院やレセプト点検会社に資料を配送、または、持参し、点検を依頼している。
【００２５】
また、大学病院等で専門家の意見聴取した後、聴取内容やコメントを沿えて、現場担当者へ情報をフイードバックしている。このように、現場から書類がおくられてきた場合、本社や支社では資料をコピーし、大学病院やレセプト点検会社に資料を送り、点検を行っている。例えば、現場担当者（複写；保管）→本部（複写；保管）←→専門医・レセプト点検会社（点検、保管、返却、廃棄）のように送付する必要がある。
【００２６】
また、自動車保険の場合、個人情報保護の必要性がある。例えば、
１、個人情報保護法の施行により、レセプトや診断書など個人名の書かれている書類については、適正な取り扱いの義務が課せられている。
２、書類の盗難や紛失などは、運送業者などによる物流過程が多いといわれている。
【００２７】
３、保険会社では万一の事態に備え、外部へ書類を送る場合、専用の書類ケースを作成し施錠の上、配送している会社も増えてきている。ただし、施錠できるケースを作成した場合、施錠ケース作成コストや梱包時の手間、受け取り側にも鍵が必要なため、鍵の事前送付や管理などの作業が増えることになる。
【００２８】
４、また、別な方法としては、送ろうとする資料のコピーをとり、コピーにマジックインキやホワイトマーカーなどで個人名を消し送付する方法がある。ただし、透けて見える可能性もあるため、その消した書類をさらにコピーしてする。マジックインキやホワイトマーカーなどで個人名を消した資料は不要なため、シュレッダーで廃棄するなどの手間が増えることになる。
【００２９】
そのため、各種業務で扱う画像情報等のファイルの収集および蓄積作業を容易に行えるようにしたファイル管理システムが提案されている（特許文献１参照）。
【００３０】
この場合、画像情報管理システムは、画像取得指示装置、画像蓄積管理装置、画像検索装置、管理情報入力装置、画像情報記憶装置および案件情報記憶装置を有している。さらに、案件情報記憶装置は、案件情報テーブルを有している。画像取得指示装置は、所要の案件情報を特定する案件ＩＤを読み出して電子メールに付加し、その案件情報に対応した画像情報の作成および提供が指示された指示情報を、電子メール本文に添付し、画像情報の作成・提供者宛てに送信する。また、画像蓄積管理装置は、その返信電子メールに添付された画像情報に対して、案件ＩＤに基づいて、その画像情報を画像情報記憶装置に記憶させる。
【００３１】
【特許文献１】特開２００２−２４５０７２号公報（第３，４頁、第１図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００３２】
しかしながら、上記した自動車保険において、自賠責保険は、加入が義務付けられており、整備工場や車両を購入した会社で手続きが行われる場合が多い。また、任意保険は、知人等の紹介により加入する場合が多く、それぞれ違う会社の保険に入っている場合が多い。そのため、自動車事故があった場合、書類の受け渡しが煩雑であるという問題点があった。
【００３３】
また、自動車事故があった場合、上記したように過去の資料を検索する必要性がある。そのため、従来の書類処理方法では、過去資料の検索が不便であるという問題点があった。
【００３４】
また、自動車事故があった場合、上記したように書類を複製する場合が多いため、書類処理上は煩雑であり、輸送等物流コストをかかるという問題点があった。
【００３５】
また、自賠責保険を扱う業者が運送業者などによる書類を輸送するので、物流過程において、書類の盗難や紛失など可能性が多くなるので、個人情報保護が困難であるという問題点があった。
【００３６】
また、上述したファイル管理システムは、画像情報等のファイルの収集および蓄積作業を容易に行うことができるが、書類を発行（作成）する相手が作成した第１回目の画像イメージを受け取った受領者が、内容確認後、書類の受領および内容確認をしたこと証するための日付の入った受領印を押し、さらに別の書類の受け取り主に転送する場合に、別の書類の受け取り主にとって、受け取った画像イメージファイルが、書類を発行（作成）する相手が作成した第１回目の画像イメージ原本であることを証するとともに、受領者（転送者）も、第１回目の画像イメージ原本であることの確認後に送付した書類であることを証明することができないという問題点があった。
【００３７】
また、画像ファイル（書類）に記載された金額、日数等の数値情報に対してそれぞれ累計管理を行い、該数値情報の累計が所定値になった場合、その旨を委託者等に通知することができないという問題点があった。
【００３８】
また、自賠責保険の請求時に、加害者側からの請求（加害者請求）の際には、加害者の所在地の調査事務所、被害者側から請求（被害者請求）に際しては、被害者の所在地の調査事務所へ自動的に資料を区分けして、配送できないという問題点がある。
【００３９】
また、自賠責保険の請求時に、過去に送られてきた医療機関からの請求書と、事故証明書（自動車安全運転センター）、事故発生状況報告書（運転者など）や診断書などの、発行者や入手時期の異なる書類を保管しておき、保険金請求時に必要書類を自動的に確認し、不足分があるときは不足資料についての一覧表を作成し、委託者へ知らしめることができないという問題点があった。
【００４０】
また、任意保険会社で自賠責保険金を請求する際、医療機関からのレセプトに記載されている請求金額や、入院料、入院部屋代、休業損害（院日と通院実日数から積算）、慰謝料（入院日と通院実日数から積算）などを計算し、請求書や請求の内訳を記した損害額積算明細書を作成し、自賠責保険会社宛に配送するなど
書類配送時に送付状や送付時に必要な請求書などの書類について、自動的に作成できないという問題点があった。
【００４１】
そこで、本発明は、ネットワークを介して書類の運搬、移動、受け渡し確認、保管が容易にでき、事務処理、物流のスピードアップと効率化を図ることができる書類保管・配信代行システムおよび書類保管・配信代行方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００４２】
上記課題を解決するため、本発明に係る書類保管・配信代行システムは、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う任意保険会社、健康保険組合などの保険機関において前記請求書等の書類の情報を読み取り画像イメージ化し、得られた該画像イメージおよび該画像イメージが前記書類の原本と証する承認情報を送信する複数の委託者端末と、通信ネットワークを介して前記委託者端末と接続され、入力手段と、受信手段と、送信手段と、前記複数の委託者端末から送信された前記請求書等の書類の画像イメージに前記複数の委託者端末から送信された対応の承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに入力手段から入力された認証登録時間および認証登録番号を含む認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段と、前記画像イメージ、および予め登録された委託者情報、配信先情報、書類管理情報、基準情報を記憶する記憶手段と、制御部とを有する画像イメージの保管、認証登録、配信を行う代行業者サーバと、通信ネットワークを介して前記代行業者サーバと接続され、前記代行業者サーバから前記請求書等の書類の原本または謄本として送信された画像イメージを受信する受領者端末とを備える書類保管・配信代行システムであって、前記制御部は、前記受信手段により前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記請求書等の書類の原本とする承認情報を受信する都度、承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加すると共に、認証登録情報付加手段により前記認証登録情報を付加して前記記憶手段に記憶し、記憶されている前記画像イメージにある被害者や患者ごとに記憶されている前記画像イメージにある傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの請求額に関する数値情報を読み取り該数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知するように送信し、所定事案に対して、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知するように送信し、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要となる複数の画像イメージを読み出し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ一括送信するように制御することを特徴とするものである。
【００４３】
例えば、前記制御部は、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し、該画像イメージに配信時間、複写連番を付与して予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ送信するように制御する。
【００４４】
また例えば、前記委託者端末は、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う自動車保険会社または健康保険組合などの書類の保管や配信を必要とする者が書類情報を入力し、通信ネットワークを介して送信するための端末であり、前記受領者端末は、自動車保険を取り扱う自賠責保険会社、前記任意保険会社または前記書類を必要とする者が前記代行業者サーバから送信された書類を受信するための端末である。
【００４５】
また、前記制御部は、予め登録された配信先および配信条件の情報をもとに、書類受領者（調査事務所、任意保険会社、または事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合に加害者側の保険会社等）へ自動的に前記所定の画像イメージを送信するように制御する
【００４６】
また、前記制御部は、自賠責保険請求時に、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて自賠責保険請求に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を送信手段より前記委託者端末に通知するように制御する。
【００４８】
上記課題を解決するため、本発明に係る書類保管・配信代行方法は、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う任意保険会社、健康保険組合などの保険機関において前記請求書等の書類の情報を読み取り画像イメージ化し、得られた該画像イメージおよび該画像イメージが前記書類の原本と証する承認情報を送信する複数の委託者端末と、通信ネットワークを介して前記委託者端末と接続され、入力手段と、受信手段と、送信手段と、前記複数の委託者端末から送信された前記請求書等の書類の画像イメージに前記複数の委託者端末から送信された対応の承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに入力手段から入力された認証登録時間および認証登録番号を含む認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段と、前記画像イメージ、および予め登録された委託者情報、配信先情報、書類管理情報、基準情報を記憶する記憶手段と、制御部とを有する画像イメージの保管、認証登録、配信を行う代行業者サーバと、通信ネットワークを介して前記代行業者サーバと接続され、前記代行業者サーバから前記請求書等の書類の原本または謄本として送信された画像イメージを受信する受領者端末とを備える書類保管・配信代行システムを用いた書類保管・配信代行方法であって、前記代行業者サーバにおいて、前記受信手段により前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記請求書等の書類の原本とする承認情報を受信した場合、前記承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加する承認情報付加工程と、前記承認情報付加工程で承認情報を付加した画像イメージに前記認証登録情報付加手段により認証登録情報を付加する認証登録情報付加工程と、前記認証登録情報付加工程で認証登録情報が付加された画像イメージを前記記憶手段に記憶する記憶工程と、記憶されている前記画像イメージにある被害者や患者ごとに記憶されている前記画像イメージにある傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの請求額に関する数値情報を読み取り該数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知する第１の通知工程と、所定事案に対して、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を前記送信手段より前記委託者端末に通知する第２の通知工程と、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から書類受領者の保険契約の種別に基づいて前記所定事案に必要となる複数の画像イメージを読み出し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ一括送信する送信工程と、を備えることを特徴とする。
【００４９】
例えば、前記書類配信工程では、前記受信手段より前記委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼を受信した場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し、該画像イメージに配信時間、複写連番を付与して事前に規則付けられた情報をもとに書類を自動的に管理、運用し、予め登録された受領者端末または指定された受領者端末へ送信することを特徴とする。
【００５０】
また例えば、前記委託者端末は、医療機関からの請求書等の書類を取り扱う自動車保険会社または健康保険組合などの書類の保管や配信を必要とする者が書類情報を入力し、通信ネットワークを介して送信するための端末であり、前記受領者端末は、自動車保険を取り扱う自賠責保険会社、前記任意保険会社または前記書類を必要とする者が前記代行業者サーバから送信された書類を受信するための端末である。
【００５１】
また、前記書類配信工程では、予め登録された配信先および配信条件の情報をもとに、書類受領者（調査事務所、任意保険会社、または事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合に加害者側の保険会社等）へ自動的に前記所定の画像イメージを送信する。
【００５２】
また、前記書類配信工程では、自賠責保険請求時に、前記記憶手段に記憶されている画像イメージを過去にさかのぼって検索し、書類受領者の保険契約の種別に基づいて自賠責保険請求に必要な証憑や書類が揃っているか否かを判断し、必要な証憑や書類がもれている場合は、その旨を送信手段より前記委託者端末に通知する。
【００５５】
本発明においては、書類保管・配信代行システムは、通信ネットワークと、委託者端末と、代行業者サーバと、受領者端末とから構成され、代行業者サーバは、通信ネットワークを介して前記委託者端末と接続され、受信手段と、送信手段と、前記委託者端末から送信された前記書類の画像イメージに前記委託者端末からの承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに認証登録時間および認証登録番号を含む認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段と、前記画像イメージを記憶する記憶手段と、制御部とを有する。前記制御部は、前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記書類の原本とする承認情報を受信した場合、承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加すると共に、前記認証登録情報を付加して前記記憶手段に記憶し、委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼があった場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し前記受領者端末へ送信し、記憶されている前記画像イメージにある所定の数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記委託者端末に通知するように制御する。
【００５６】
これにより、ネットワークを介して書類の運搬、移動、受け渡し確認、保管が容易にでき、事務処理、物流のスピードアップと効率化を図ることが可能となる。
【００５７】
また、認証登録後の画像イメージに配信時間、複写連番を付与して指定された受領者端末へ配信することで、書類の管理の効率化を図ることが可能となる。
【００５８】
また、代行業者サーバは、被害者や患者ごとに前記書類に記載された、傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの数値情報に対してそれぞれ累計管理を行い、数値情報の累計が所定値になった場合、その旨を前記委託者端末に通知し、委託者の承認後、自動的に前記受領者端末に配信することで、委託者にとって自動車保険業務の管理が容易になる。
【００５９】
また、被害者自身に過失がある場合などに発生する治療費支払いなどの煩わしさを開放する、人身傷害保険など、被害者自身が契約している保険から支払われる場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合において必要となる。
【００６０】
また、委託者は、書類受領時にその都度保管することで、自賠責保険金請求時に必要な証憑や書類を自動的に管理することができ、自賠責保険金請求時の書類不足などを防止できる。
【００６１】
また、書類配送するための物流コストが不要となると共に、配送過程において書類の散逸、紛失事故を防止することが可能となる。また、書類の複製が必要の場合、複写をとるためのコピー代が不要となる。また、書類の追加、廃除が容易となる。
【００６２】
書類を保管するための倉庫等の管理スペースを節約することが可能となる。また、長期間にわたり書類を保管することができ、過去の事案についての資料確保が容易となり、また、正式なイメージ画像原本（書類作成者自身が委託者となり保管する場合）、または、謄本（受信者が再度委託者となり保管する場合）として判断することが可能となる。
【００６３】
また、書類の検索が容易になり、保管されている書類の参照またはダウンロードが可能になる。通信回線をＳＳＬ（Secure Socket Layer）技術により暗号化することが可能であるため、遺漏、傍受の可能性は極めて低く、個人情報を保護することが可能となる。また、書類を渡す際に個人名を消す必要がなくなる。さらに、個人情報を保護するために書類保管倉庫、ケースに施錠の必要がなくなる。
【発明の効果】
【００６４】
本発明によれば、書類保管・配信代行システムは、複数の委託者端末と、代行業者サーバと、受領者端末とを備え、代行業者サーバの制御部は、委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが書類の原本とする承認情報を受信した場合、承認情報付加手段により画像イメージに承認情報を付加すると共に、認証登録情報を付加して記憶手段に記憶し、委託者端末または受領者端末からの配信依頼があった場合、記憶手段から所定の画像イメージを読み出し受領者端末へ送信し、記憶されている画像イメージにある所定の数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を委託者端末に通知するように制御するものである。
【００６５】
また、本発明によれば、書類保管・配信代行方法は、書類保管・配信代行システムを用い、代行業者サーバの制御部が、前記委託者端末から画像イメージおよび当該画像イメージが前記書類の原本とする承認情報を受信した場合、承認情報付加手段により前記画像イメージに前記承認情報を付加すると共に、前記認証登録情報を付加して前記記憶手段に記憶する工程、委託者端末または前記受領者端末からの配信依頼があった場合、前記記憶手段から所定の画像イメージを読み出し前記受領者端末へ送信する工程、記憶されている前記画像イメージにある所定の数値情報に対して名寄せ累計管理を行い、累計結果を予め設定された規定値と比較し、累計結果が規定値になった場合、その旨を前記委託者端末に通知する工程を実行することを特徴とする。
【００６６】
これにより、ネットワークを介して書類の運搬、移動、受け渡し確認、保管が容易にでき、事務処理、物流のスピードアップと効率化を図ることができる。
【００６７】
また、認証登録後の画像イメージに配信時間、複写連番を付与して指定された受領者端末へ配信することで、書類の管理の効率化を図ることができる。
【００６８】
また、代行業者サーバは、被害者や患者ごとに前記書類に記載された、傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの数値情報に対してそれぞれ累計管理を行い、数値情報の累計が所定値になった場合、その旨を前記委託者端末に通知し、委託者の承認後、自動的に前記受領者端末に配信することで、委託者にとって自動車保険業務の管理が容易になる。
【００６９】
また、被害者自身に過失がある場合などに発生する治療費支払いなどの煩わしさを開放する、人身傷害保険など、被害者自身が契約している保険から支払われる場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合において保険業務の管理が容易になる。
【００７０】
また、委託者は、書類受領時にその都度保管することで、自賠責保険金請求時に必要な証憑や書類を自動的に管理することができ、自賠責保険金請求時の書類不足などを防止できる。
【００７１】
また、書類配送するための物流コストが不要となると共に、配送過程において書類の散逸、紛失事故を防止することができる。また、書類の複製が必要の場合、複写をとるためのコピー代が不要となる。また、書類の追加、廃除が容易となる。
【００７２】
書類を保管するための倉庫等の管理スペースを節約することができる。また、長期間にわたり書類を保管することができ、過去の事案についての資料確保が容易となり、また、正式なイメージ画像原本や謄本をもとに判断することができる。
【００７３】
また、書類の検索が容易になり、保管されている書類の参照またはダウンロードができる。通信回線をＳＳＬ技術により暗号化することが可能であるため、遺漏、傍受の可能性は極めて低く、個人情報を保護することができる。また、書類を渡す際に個人名を消す必要がなくなる。さらに、個人情報を保護するために書類保管倉庫、ケースに施錠の必要がなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００７４】
本発明に係る書類保管・配信代行システムおよび書類保管・配信代行方法を実施するための最良の形態を、図を参照して説明する。
【００７５】
図１は、本発明の実施の形態の書類保管・配信代行システムの構成を示す図である。この図１において、自動車保険業務を行う書類保管・配信代行システムである。
【００７６】
図１に示すように、書類保管・配信代行システム１００は、委託者端末１１と、代行業者サーバ１２と、受領者端末１３と、通信ネットワーク１４とから構成されている。複数の委託者端末１１は通信ネットワーク１４を介して代行業者サーバ１２に接続されている。また、複数の受領者端末１３は通信ネットワーク１４を介して代行業者サーバ１２に接続されている。
【００７７】
委託者端末１１は、図示しないがＣＰＵなどの制御部とＲＡＭやＲＯＭなどのメモリとＣＲＴ（Cathode-Ray Tube）、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＥＬディスプレイ（Electroluminescence display）などの表示部や通信部などを備えたコンピュータと、書類読み取り手段としてのイメージスキャナとから構成されている。委託者端末１１は、書類のデータ入力、画像イメージ入力、および画像イメージ、承認情報等の送受信を行うことが可能である。この例において、委託者端末１１は、自動車保険を取り扱う任意保険会社または健康保険組合が書類情報を入力し、通信ネットワークを介して送信するための端末である。
【００７８】
また、委託者端末１１から「登録状況一覧表」を表示し、承認情報の付与を行うことができる。承認は、原則として、承認権限保持者が行う。承認権限保持者以外からの承認を制限（拒否）する。承認後は、代行業者サーバ１２において「画像イメージ」に「承認情報」が電子すかしとして刻印される。承認情報内容として、例えば承認年月日時間（委託者）、承認者名（委託者）等が記入される。
【００７９】
代行業者サーバ１２は、図示しないがＣＰＵなどの制御部とＲＡＭやＲＯＭなどのメモリや通信部や表示部などを備えたコンピュータであり、データ入力、受信、画像イメージファイル処理を行う保管・承認・認証処理部１２ａと、画像イメージファイル管理、配信管理および送信を行う配信処理部１２ｂと、画像イメージを保存、管理、検索を行うためのデータベース１２ｃとから構成されている。保管・承認・認証処理部１２ａは、受信手段と、画像ファイル記録手段と、入力手段と、表示手段とを備える。また、配信処理部１２ｂは、承認・認証処後の画像イメージファイルを記憶する記憶手段、配信管理手段と、送信手段とを備える。配信管理手段はＨＴＴＰサーバを有する。
【００８０】
代行業者サーバ１２は、治療費の請求額の累計+休業損害累計額（治療実日数による積算）+慰謝料の累計額（治療実日数による積算）治療費・休業損害・慰謝料、文書料等の合計の支払い限度額が１２０万円を超えると、自動的にその旨を委託者端末１１に通知する機能を有する。また、委託者が承認後、自動的に受領者端末（自賠責保険会社宛）１３に配信する機能を有する。
【００８１】
また、人身傷害保険など、被害者自身が契約している保険から支払われる場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合、加害者側（保険会社等）宛に自動的に受領者端末に配信する機能を有する。
また、自賠責保険金請求時に必要な証憑や書類を自動的に管理する機能を有する。
【００８２】
また、自賠責保険の請求時に、書類（画像イメージ）について、任意保険会社では、加害者側からの請求（加害者請求）の際には、加害者の所在地の調査事務所、被害者側から請求（被害者請求）に際しては、被害者の所在地の調査事務所宛に、配信案内、および配信を行う機能を有する。
【００８３】
また、代行業者サーバ１２は、事案管理機能を有する。例えば、受領者側の担当者が携わった過去事案については、随時参照可能とする。事前に代行業者から付与されたＩＤと事前登録したパスワードによりログインする。「配信事案一覧表」が表示される。期間指定や医療機関名、認証登録番号、被害者氏名、委託者などの条件により絞込み表示や検索が可能である。
【００８４】
代行業者サーバ１２は、報告機能を有する。例えば、受領者あてに配信連絡後は、委託者に対し、メールにて配信報告を行う。また、受領者が代行業者の「配信事案一覧表」を参照時後は、委託者に対し、参照報告を行う。同様に、ダウンロード時には、委託者に対し受領報告が行われる。
【００８５】
報告メール内容は、認証登録番号、被害者名（または事故番号）、委託者の承認年月日時、受領先名（担当者）受領、年月日時などが表示される。また、ＵＲＬ（Uniform Resource Locators）も記載され、そこをクリックするとログイン画面が表示され、ログイン後、「登録状況一覧表」が表示される。
代行業者サーバ１２は、受領者端末１３からの受領通知を受信した後に、受領者への配信結果を委託者に報告する機能を有する。
【００８６】
代行業者サーバ１２は、事前に代行業者から付与されたＩＤと事前登録したパスワードにより、書類をログインすることができる。必要に応じ、機械識別番号（製造番号等）による管理を行い、事前認証登録した機器以外からの接続を排除し、更なるセキュリテイレベルをあげることも可能である。必要に応じ、参照、ダウンロードが行える。ダウンロードするごとに、「配信すかし」情報が更新される。
【００８７】
代行業者サーバ１２は、期間指定や医療機関名、認証登録番号、被害者氏名、委託者などの条件により絞込み表示や検索が可能である。受領者が「登録状況一覧表」参照後、および、ダウンロード後は、代行業者の「工程管理データ」に情報が「参照」、「ダウンロード」などと追記される。委託者は、随時、委託内容（配送状況）の進捗管理を行うことができる。「登録状況一覧表」は、レベル管理が行われ、表示情報の制限や、削除の制限、検索制限、印刷制限などの機能を有する。操作可能な者は、登録権限者、承認権限者、および所属課、所属部、本部、さらに外部顧問医等となる。また、企業の内部統制の精度向上や監査の効率化の観点から、それぞれの操作については、意思決定の証跡として自動的に記録管理が行われる。
【００８８】
また、インターネット回線を利用する場合には、画像情報の個人情報が記載されている部分について、自動的に「白抜き」など、個人情報が除去された画像としての配信（ダウンロード）となる。
【００８９】
また、代行業者サーバ１２は、書類保管通知を行うことができる。承認後に、委託者から依頼された配信先に「書類保管通知」がメール等で連絡される。
また、代行業者サーバ１２は、工程管理機能を有する。例えば、受付け処理（読込処理）以降の流れを管理するために、工程管理データを作成する。工程データは以下の項目で構成される。
【００９０】
ラベル情報：（保管・承認・認証・配信する書類の個別情報）
（レセプト）請求年月
会社（保険者）コード
事案（事故）番号（被保険者証の番号）  交通事故の場合には、1事故の１被害
者ごとに委託者が附与する番号。
登録番号（委託者から代行業者へアップロードした後、代行業者が日時更新後
に、自動発番する。承認待ち情報の管理に使用する。）
事案連番（医療機関から来る毎月の資料は、事案（事故）番号に加え自動的に連番が付与され管理する。）
書類の種類
版数情報（画像イメージデータの削除や上書き防止）
電子署名情報Ａ；画像イメージデータ作成者（必要に応じ、登録者）
電子署名情報Ｂ；画像イメージデータ承認者（必要に応じ、承認者）
タイムスタンプ情報Ａ（画像イメージデータ作成時間）
タイムスタンプ情報Ｂ（画像イメージデータ承認時間）
認証登録番号（委託者が承認した後、代行業者により発番される。）
医科・調剤区分(0:医科入院1:医科入院外2:調剤)
請求区分(0:健保1:労災2:基準案3:自由診療4:その他)
事案連番（医療機関から来る毎月の資料は、事案（事故）番号に加え自動的に連番が付与され管理する。）
医療機関名
保険薬局名(調剤報酬明細書のときのみ)
（電話番号より、自動的に医療機関ＤＢを参照して登録される）
処理区分（空欄は、書類保管のみ。９は自賠責保険金の請求）
書類保管分類
１；診断書  ２；医証資料_医療相談記録  ３；医証資料_照会状  ４；医証資料_回答書  ５；医証資料_意見書
以下、保険金（共済金）支払請求書・損害賠償額支払請求書・内払金支払請求書・仮渡金支払請求書・交通事故証明書（人身事故）・事故発生状況報告書・後遺障害診断書・死体検案書（死亡診断書）・診療報酬明細書・通院交通費明細書・付添看護自認書または看護料領収書・休業損害証明書または確定申告書（控）など（被害者が有職者の場合）・加害者の支払いを証する領収書・示談書（示談が成立している場合）・請求者の印鑑証明・標識交付証明書・届済証・委任状および委任者の印鑑証明（第三者に委任する場合）・戸籍謄本・住民票・送付書（送付する電子書類が、請求書や印鑑証明についても原本と照合済みのものであることについて申告する。例：送付状の挨拶文のなかで、今回送付の資料は、作成者の保証のもと内容的な同一性が保証された電子文書となっている旨の記載を行う。）・現存確認書・損害額積算明細書・内訳書（実際に支払った内容の内訳がわかるもの；ロス回答書）・その他損害を証明する書類・医証資料_カルテ・医証資料_その他
事案区分（９は、治療終了）
過失情報（無し、有り、重過失）
保険種別（空欄は、加害者請求。１は、被害者請求。９は、人身傷害特約付）
特約保険加入；人身傷害特約の場合には、被害者側が自分の過失部
分を含めて、自分の契約している損害保険会社から損害額の全額が
支払われるため、被害者側の保険会社でスキャニングすることにな
る。
【００９１】
送付内容情報（保管・承認・認証・配信する書類の個別情報）
認証登録番号
事案（事故）番号
事案連番
書類の種類
版数情報（画像イメージデータの削除や上書き防止）
被害者氏名（イメージのまま）
被害者（かな）
生年元号
生年月日
性別
事故日
事故時間
治療期間（開始、終了）
被害者名（被保険者）
被害者名（被保険者）コード
医療機関名（医療機関ＤＢより参照登録）
医療機関コード（医療機関ＤＢより参照登録）
主傷病名（書類に記載があった場合には、ＯＣＲにより自動的に挿入）
傷病名コード（傷病名ＤＢより参照登録）
傷病名ＡＩＳコード（Abbreviated Injury Scale ；傷病名ＤＢより自動参照登録）
傷病名自賠責保険コード（部位1桁、形態；症状1桁；傷病名ＤＢより自動参照登録）
ＩＣＤ−１０コード（傷病名ＤＢより自動参照登録）
ＤＲＧコード（キーボードより、入力。または、別システムでレセプト点検を行った場合には、自動的に治療内容を考慮して挿入）
契約者名（自社内利用の場合に使用）
契約者コード（自社内利用の場合に使用）
請求金額（ＯＣＲにより自動的に挿入）
通院実日数（ＯＣＲにより自動的に挿入）
入院日数（ＯＣＲにより自動的に挿入）
文書料
その他の費用
【００９２】
工程管理：（保管・承認・認証・配信する書類の個別情報）
事案（事故）番号
事案連番
書類の種類
認証登録番号（情報取得時）
版数情報（情報取得時）
画像イメージ取込年月日時 
画像イメージ取込時間
画像イメージ取り込み者
画像イメージ取込機器番号
登録年月日時（アップロード）
登録担当者
機械識別番号(用紙・処理区分が「0:処理単位」のみで使用する)
画像ファイル数
承認年月日時
承認者名
認証登録年月日時
認証登録・削除日時
削除理由
認証登録・削除報告書の送付日時
メール出状日
メール出状先
配信年月日時
配信先名１（事前登録先）
配信先コード１（事前登録先）
配信先向けＵＲＬ１（メール出場時に自動的に発番され、一意のものが付与される）
配信先名２（事前登録先）
配信先コード２（事前登録先）
配信先向けＵＲＬ２（メール出場時に自動的に発番され、一意のものが付与される）
受領者名１
受領者コード１
受領者ログイン年月日１
受領者向けＵＲＬ１（自動的に発番され、一意のものが付与される）
ログイン用の受領パスワード１（システム内で自動発番）
受領者名２（開始シート配送先メールアドレスや、事前登録により、複数の受領先に送付できる。）
受領者コード２
受領者ログイン年月日２
受領者向けＵＲＬ２（メール出場時に自動的に発番され、一意のものが付与される）
ログイン用の受領パスワード２（システム内で自動発番）
有効期間１
事案区分が「９」終了以外のデイスク内保管期間
他のメデイアへデータ移管する。
有効期間２
配信先コードが事前登録されている場合
配信先担当者ＵＲＬからの表示有効期限
有効期間３
臨時の（メールアドレスから配信依頼先）配信通知先にたいして、ＵＲＬからの表示有効期限
バックアップ実施日時
バックアップメディアボリューム名
バックアップ実施オペレータコード
削除実施日時
削除実施オペレータコード
オペレータコードとは当システムのログインアカウントを意味する。
【００９３】
また、工程状態は、以下の遷移値をとる。
画像イメージ取込み後:読込み完了
ＯＣＲ処理後: ＯＣＲ処理完了
ＯＣＲテキスト修正後: ＯＣＲ確認完了
登録処理後:（代行業者へ）登録処理完了
承認処理後:（代行業者へ）承認処理完了
認証登録・削除処理後:（代行業者へ）認証削除処理完了
受領者宛に、メール出状後:（受領者へ）配信通知済み
受領者による開封後:（委託者へ）配信完了
【００９４】
失効管理（ＵＲＬから接続し、照会や資料のダウンロードの際に、それぞれの受領者の有効期限を管理して、期限切れの受領者にはアクセスさせない）
ＵＲＬ
会社コード
所属（部・課・店）
担当者コード
メールアドレス
認証登録番号
有効期限
配信履歴情報管理（配信・資料のダウンロードごとに、履歴を蓄積する）
認証登録番号
ダウンロード日付
ダウンロード者名
ダウンロード者メールアドレス
ダウンロード者ＵＲＬ
配信部数
複写回数連番
【００９５】
受領者端末１３は、図示しないがＣＰＵなどの制御部とＲＡＭやＲＯＭなどのメモリとＣＲＴ（Cathode-Ray Tube）、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＥＬディスプレイ（Electroluminescence display）などの表示部や通信部などを備えたコンピュータである。受領者端末１３において、書類（画像イメージ）の配信要求の送信、および書類の受信を行うことが可能である。この例において、受領者端末１３は、自動車保険を取り扱う自賠責保険会社、任意保険会社または書類を必要とする者が代行業者サーバから送信された書類を受信するための端末である。
【００９６】
受領者端末１３では、受領者側の担当者が携わった過去事案を随時に参照することが可能である。この場合、事前に代行業者から付与されたＩＤと事前登録したパスワードにより、ログインすると、「配信事案一覧表」が表示される。これにより、期間指定や医療機関名、認証登録番号、被害者氏名、委託者などの条件により絞込み表示や検索が可能である。
【００９７】
また、自賠責保険会社である受領者端末１３は、送られてきた自賠責保険により支払われる分の病院からの請求書（「配信事案一覧表」）にたいし、内容確認後、自動的にその医療機関の所在地を基準とした、自賠責保険調査事務所へ、一括して連絡・配信する機能を有する。
【００９８】
通信ネットワーク１４は、インターネット、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）、ＷＡＮ（広域ネットワーク）またはポイント・ツー・ポイント（２地点間）のダイヤルアップ接続など、種々のネットワークを利用することが可能である。また、通信回線はＳＳＬ技術で暗号化されるので、漏洩・傍受の可能性が極めて低い。
【００９９】
以下、図面を参照しながら、書類保管・配信代行システム１００を用いた書類保管・配信代行方法について説明する。図２は、書類保管・配信代行システム１００を用いる場合の業務流れを示すブロック図である。
【０１００】
書類保管・配信代行システム１００を用いる場合、まず、「書類保管・認証登録・配信代行」契約締結後に、下記の内容についてデータベース登録を行う。
委託者情報（基礎情報；会社情報ＤＢ）
ａ．会社情報
会社（組合名）名
会社（組合）コード
会社（組合）分類
自動車保険
社会保険（政府管掌・船員・・）
国民健康保険
労災保険
他
ｂ．担当者情報（基礎情報；担当者マスタＤＢ）
所属（部・課・店）
担当者コード
氏名
担当者固有のＵＲＬ（代行業者より付与される）
会社コードと所属コードと担当者コードにより合成
メールアドレス（必要に応じ）
職制（職制による権限付与もあるため）
権限（読込・登録・参照・ダウンロード・承認・削除など）
ｃ. メンテナンス情報（基礎情報；メンテナンス情報ＤＢ）
登録年月日
データ登録者
更新日
更新内容
備考ほか  
【０１０１】
配信先情報（基礎情報；配信先ＤＢ）
事案（事故）番号（被保険者証の番号）
事案連番
自賠責保険証明書番号
「任意保険会社情報」
任意保険会社（組合名）名（一括払いにより、治療費等を立替払いする。）
任意保険会社（組合）コード  治療終了後、調査事務所（加害者所在地の）へ書類を送る。
任意保険会社（組合）分類
「自賠保険会社情報」      
自賠保険会社（組合名）名
自賠保険会社（組合）コード     
自賠保険会社（組合）分類
「人身傷害保険会社情報」被害者が、人身傷害保険に入っている場合は、人身傷害保険会社が治療費などの立替払いをする。
人身傷害保険会社（組合名）名
人身傷害保険会社（組合）コード
人身傷害保険会社（組合）分類
人身傷害保険会社部課名
人身傷害保険会社部課名コード
人身傷害保険会社担当者名
人身傷害保険会社担当者コード
人身傷害保険会社電話
人身傷害保険会社所在地
「加害者情報」
加害者氏名       
加害者ふりがな
加害者所在地
「被害者情報」
被害者氏名（イメージのまま）
被害者氏名
被害者ふりがな
被害者所在地
「健康保険組合・労災事務所情報」被害者過失などがある場合や、既往症を有している被害者が事故にあった場合は、健康保険組合に、請求書が届く。
健康保険組合名・労災保険事務所名
健康保険組合・労災保険事務所コード
健康保険組合・労災保険事務所分類
健康保険組合・労災保険事務所部課名
健康保険組合・労災保険事務所部課名コード
健康保険組合・労災保険事務所担当者名
健康保険組合・労災保険事務所担当者コード
健康保険組合・労災保険事務所電話
健康保険組合・労災保険事務所所在地
「共同不法行為情報」
共同不法行為会社名
共同不法行為会社（組合）コード
共同不法行為会社（組合）分類   
【０１０２】
書類管理情報（基礎情報；書類管理ＤＢ）
事案（事故）番号（被保険者証の番号）
事案連番
請求区分    加害者請求・被害者請求
保管・登記区分     保管・登記・保険請求
傷害・死亡区分     傷害・後遺障害・死亡区分    
保険金（共済金）支払請求書  日付
損害賠償額支払請求書  日付
内払金支払請求書  日付
仮渡金支払請求書   日付
交通事故証明書（人身事故）  日付
事故発生状況報告書  日付
医師の診断書  日付
死体検案書（死亡診断書）  日付
診療報酬明細書  日付
通院交通費明細書  日付
付添看護自認書または看護料領収書  日付
休業損害証明書または確定申告書（控）など（被害者が有職者の場合）  日付
加害者の支払いを証する領収書  日付
示談書（示談が成立している場合）  日付
請求者の印鑑証明  日付
委任状および委任者の印鑑証明（第三者に委任する場合）  日付
戸籍謄本  日付
送付書（印鑑証明の照合済みを含め、電子帳票を原本とし申告する）  日付
現存確認書  日付
損害額積算明細書  日付
内訳書（実際に支払った内容の内訳がわかるもの；ロス回答書）  日付
医証資料_医療相談記録     累計数（通）
医証資料_照会状  累計数（通）
医証資料_回答書    累計数（通）
医証資料_意見書    累計数（通）
医証資料_カルテ    累計数（通）
医証資料_その他    累計数（通）
医証資料_医療相談記録     累計数（枚）
医証資料_照会状    累計数（枚）
医証資料_回答書    累計数（枚）
医証資料_意見書    累計数（枚）
医証資料_カルテ    累計数（枚）
医証資料_その他    累計数（枚）
治療関係費  累計額  自賠責保険１２０万円の判断用
休業損害額  積算額  自賠責保険１２０万円の判断用
慰謝料  積算額  自賠責保険１２０万円の判断用
その他費用  累計額  自賠責保険１２０万円の判断用
事故日  日付  書類保管基準の起算日
【０１０３】
基準情報（基礎情報；管理基準ＤＢ）
書類保管期間（保管依頼後の年数）
階層管理基準（職制による権限付与の場合の基準；読込・登録・参照・ダウンロード・承認・削除など）
報告・通知基準
出状レベル（委託者：登録者、担当者、承認者、所属部他）
（受領者：担当者、顧問医他）
出状レベルにより、送付する資料の内訳が異なる。
レセプト・診断書のみ、とか、カルテも含むなど
出状文フォーマット形式（掲載項目、体裁など）
対象となる通知文（依頼者へは、連絡。受領者へは、通知。）
例えば、資料受領連絡、再送依頼連絡、承認依頼連絡、認証登録（登録番号）連絡、配信連絡、配達連絡、資料保管通知等。
【０１０４】
医療機関情報（基礎情報；医療機関ＤＢ）
医科調剤区分
医療機関名
電話番号
郵便番号
住所
【０１０５】
傷病名情報（基礎情報；傷病名ＤＢ）
傷病名（イメージのまま）
傷病名（ＯＣＲによりテキスト変換後のもの）
傷病名コード（レセプト電算コード）
傷病名コード（ＩＣＤ−１０）
傷病名コード（点検用自社コード）
傷病名ＡＩＳコード（Abbreviated Injury Scale ）
傷病名自賠責保険コード（部位1桁、形態；症状１桁）
【０１０６】
次に、図２に示すように、自動車事故が発生した場合、事故被害者は医療機関でケガなどを治療する。これにより、発生した医療費について、請求書は任意保険会社（委託者）に送られる。
【０１０７】
任意保険会社では、医療機関等から送られてきたレセプト、診断書、事故証明書、カルテ、請求書等書類をｅ−文書法に定める真実性の確保のための要件を満たす機能をもったイメージスキャナで取り込み、画像イメージ化する。そして、画像イメージ化した書類を代行業者に送信し、書類の管理、配信業務を委託する。
【０１０８】
代行業者では、画像イメージ化した書類を受信し、認証、保管を行い、そして、指定された自賠責保険会社（受領者）等へ配信する。
なお、図２に示すように、健康保険組合から委託された場合、代行業者は画像イメージ化した書類を受信し、認証、保管を行い、そして、指定された任意保険会社へ配信することも可能である（図２中破線矢印）。
【０１０９】
図３は、委託者端末１１における書類処理過程を示すフローチャートである。図３に示すように、委託者端末１１（任意保険会社）では、まず、ステップＳ１０１で、レセプト、診断書、事故証明書、カルテ、請求書等書類を入力する。またはイメージスキャナを用いて書類を画像イメージ化する。または、レントゲン、ＭＲＩなどのデジタル画像情報を登録する。または、透過照明付のイメージスキャナを用いてレントゲンなどのフイルムを画像イメージ化する。
【０１１０】
イメージスキャナを用いて書類を画像イメージ化する場合は、ここで、１事案に対して一枚目に図４に示すような「開始シート」をセットし、医療機関等から送られてきたレセプト、診断書、事故証明書、カルテ、請求書等書類をイメージスキャナで取り込み、画像イメージ化する。次の「開始シート」が来るまでは、当該事案という認識で対応するため、事案をまとめてスキャニングすることができる。画像イメージ化した書類を１事案として管理される。図５は、「開始シート」の記入例を示す図である。
【０１１１】
レントゲン画像などのスキャニングは、透過照明付のイメージスキャナを用いるため、画像のイメージ化について代行業社に委託する場合も想定できる。この場合、委託者は、承認以降の手続きを行うことになる。
【０１１２】
ステップＳ１０２で、イメージスキャナにより取り込んだ画像イメージをＯＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読み取り装置）処理する。ここで、
ａ．「開始シート」に記載されている情報やレセプト上のラベル情報が自動的にテキスト化され、「管理ラベルデータ」として保管される。
ｂ．操作用ＰＣ（委託者端末１１）の画面上で、読み込み時のエラーの修正・確認を行う。
ｃ．「管理ラベルデータ」は、下記の命名規則により一意のコードが付与される。「管理ラベルデータ」の命名規則：会社コード_請求年月_事案番号_医科・調剤区分_請求区分_事案連番_FIXED.TXT。
ｄ．操作用ＰＣ（委託者端末１１）の画面上で、読み込み時のエラー修正を行う。
ｅ．「画像イメージファイル」下記の命名規則により一意のコードが付与される。
ｆ．「画像イメージファイル」の命名規則：会社コード_請求年月_事案番号_医科・調剤区分_請求区分_事案連番_用紙区分_用紙連番.TIF
【０１１３】
また、診断書など「ＯＣＲによるテキスト化不要資料」などの資料や画像イメージのみを保管する場合は、「開始シート」の処理区分覧に「１」を記入し、ＯＣＲによる「テキスト化不要資料」として、イメージスキャナで読み込む。
【０１１４】
次に、ステップＳ１０３で、データ確認、修正処理を行う。ここで、データの入力間違い、変換間違い等を確認し、必要な場合、修正を行う。次に、ステップＳ１０４で、ファイル名を付与する。この際に、社外提出書類などは必要に応じ、タイムスタンプを行う。
【０１１５】
次に、ステップＳ１０５で、画像イメージと管理ラベルデータを代行業者サーバへ送信する。ここで、代行業者の登録受付けサイト（ＨＴＴＰサーバ）へ接続後、画像イメージファイルを「一次保管画像ファイル」として、管理ラベルデータ「一時保管ラベルデータ」としてアップロードする。一時保管ラベルデータとは、代行業者に一時的に登録された事故番号等、画像を特定する情報が記載されたファイルである。
【０１１６】
次に、ステップＳ１０６で、代行業者からの書類受領通知を受信する。また、ステップＳ１０７で、依頼した書類の送付漏れなどの確認をして、書類再送信の依頼があるか否かを判断する。ここで、書類再送信の依頼があったと判断された場合は、次のステップＳ１０８で書類を再送信する。なお、ステップＳ１０７で、書類再送信の依頼がないと判断された場合は、そのままステップＳ１０９へ進む。
【０１１７】
ステップＳ１０９で、書類に対して承認依頼があるか否かを判断する。ここで、承認依頼があったと判断された場合は、次のステップＳ１１０で依頼した書類の画像イメージを確認し、内容的な同一性を有するものに対して承認情報（例えば、承認情報電子すかし）を代行業者サーバへ送信する。
【０１１８】
次に、ステップＳ１１１で、代行業者サーバ１２からの登録番号通知（認証登録番号）を受信する。そして、ステップＳ１１２で、代行業者サーバ１２からの配信報告書を受信する。これにより、１回の書類処理が終了する。
【０１１９】
なお、委託者（任意保険会社）では、参照処理を行うことが可能である。例えば、代行業者の工程管理サイト（ＨＴＴＰサーバ）へ接続し、ログイン後一覧表が画面表示され検索・参照・修正・承認・（削除）・ダウウンロードなどが行える。また、セキュリテイ機能として、１、ファイアウオール、接続の可否を設定するＩＰフイルタリング機能と、２、依頼主（グループ）によってアクセス件を決定するユーザ認証登録機能などのセキュリテイ機能を備える。３、電子署名などにより、セキュリテイ機能が考慮される。
【０１２０】
図６は、代行業者サーバ１２における書類処理過程を示すフローチャート（その１）である。図７は、代行業者サーバ１２における書類処理過程を示すフローチャート（その２）である。
【０１２１】
図６、７に示すように、代行業者サーバ１２における書類処理は、まず、ステップＳ２０１で、画像イメージと管理ラベルデータを受信する。ここで、委託者端末１１からアップロードされた、代行業者サーバ１２の登録受付けサイト（ＨＴＴＰサーバ）上のデータを受付け処理として日次処理し、画像イメージを「一時保管画像ファイル」として、管理ラベルデータを「一時保管ラベルデータ（工程管理データ）」として記憶する。
【０１２２】
次に、ステップＳ２０４で、日次変更を行い、委託者端末１１からアップロードされた一次保管データは、例えば、毎日1：00から日次更新処理を行う。日次更新後に、次の処理単位である承認待ち画像ファイル（目視確認後の毀損がない画像ファイル）とラベルデータが作成される。
【０１２３】
次に、ステップＳ２０５で、任意保険会社に書類受領通知を送信する。図８は、受領報告書の例を示す図である。この受領報告書２１は委託者端末１１の登録担当者、または事案担当者宛のものである。
【０１２４】
なお、代行業者はアップロード処理後の処理の流れを管理するために、処理単位ごとに情報を管理することで、依頼を受けた事案の処理進捗状況を管理する。
【０１２５】
次に、ステップＳ２０６で、画像イメージに画像不良があるか否かを判断する。ここで、例えば目視により、読込シートに記載されている枚数、実際の画像枚数、およびスキャニング中の画像の欠け、折れ曲がりなどを確認し、画像イメージの不良が発見された場合には、ステップＳ２０７で、委託者（任意保険会社）に通知し、書類の再送付を依頼する。図９は、再送付依頼書の例を示す図である。書類再送付の場合、再送付依頼書２２を送信した後、上述したステップＳ２０４からの処理を繰り返し行う。
【０１２６】
なお、ステップＳ２０６で、画像不良がないと判断された場合は、次のステップＳ２０８で、画像イメージを承認待ち画像として保存する。同時にラベルデータも保存する。
【０１２７】
そして、ステップＳ２０９で、委託者端末１１から承認情報を受信する。ここで、委託者端末１１から承認情報の付与を依頼し、委託者端末１１からの承認情報を受ける。図１０は、承認依頼書の例を示す図である。図１０に示すように、承認依頼書２３には、支店名、担当者名、事案番号、医療機関名、請求金額、資料枚数、および承認用ログインＵＲＬが記載されている。ログイン後、作成者（承認者）の保証と内容的な同一性（非改ざん性）の保証のために承認を行い、電子文書について、紙文書における署名や押印との等価性を確保する。また、ステップＳ２１０で、画像イメージに承認情報電子すかしを刻印する。承認情報電子すかしの刻印は周知の方法を用いて行う。承認情報電子すかし内容は、委託者の承認内容で、委託者名、支店名、承認者名、承認日時、事案（事故）番号、版数情報、医療機関名、請求金額、資料枚数等を含む。
【０１２８】
また、ステップＳ２１１で、認証登録処理を行う。ここで、認証登録年月日時間（代行業者）、認証登録番号（代行業者）、認証登録者名（代行業者）等を付与する。そして、ステップＳ２１２で、画像イメージに認証登録電子すかしを刻印する。認証登録電子すかしの刻印は周知の方法を用いて行う。認証登録情報は、認証登録年月日時間（代行業者）、認証登録番号（代行業者）、認証登録者名（代行業者）等含む。
【０１２９】
次に、ステップＳ２１３で、認証登録番号を委託者端末１１に通知する。図１１は、認証登録報告書の例（その１）を示す図である。この認証登録報告書２４は、委託者端末１１の登録担当者、または事案担当者宛に送付するものである。図１１に示すように、認証登録報告書には、支店名、担当者名、事案番号、医療機関名、請求金額、資料枚数、およびログイン用ＵＲＬが記載されている。ＵＲＬをクリックすると、図１２に示す登録状況一覧表が表示される。これにより、担当者は登録状況を確認することができる。図１２は、担当者用登録状況一覧表（例えば、担当者；柳沢○○）である。
【０１３０】
図１２に示す登録状況一覧表２５の内容において、事故番号をクリックすると、対象となる事故番号の書類が、日付降順にて表示される（開封日・開封者欄も表示される）。工程管理欄について配信相手先が開封後、非表示となる。
【０１３１】
また、図１３は、認証登録報告書の例（その２）を示す図である。この認証登録報告書２６は、委託者端末１１の承認者、または支店宛に送付するものである。図１３に示すように、認証登録報告書２６には、支店名、担当者名、事案番号、医療機関名、請求金額、資料枚数、およびログイン用ＵＲＬが記載されている。ＵＲＬをクリックすると、図１４に示す登録状況一覧表が表示される。これにより、承認者は登録状況を確認することができる。図１４は、承認者用登録状況一覧表である。
【０１３２】
図１４に示す承認者用登録状況一覧表２７の内容において、被害者名をクリックすると、対象となる被害者について、過去の書類が日付降順に表示される。また、医療機関名をクリックすると、対象となる医療機関についての、過去の書類が日付降順に表示される。また、事故番号をクリックすると、対象となる事故番号の書類が、日付降順にて表示される。その際、対象となる事故番号の書類で、開封済みの書類は、「開封」と表示される。なお、工程管理欄において、配信相手先が開封後、非表示となる。配信先へメール通知後に、工程欄は、「配信」となる。
【０１３３】
例えば、承認締め切り時間を、23：00とした場合、翌日の朝8：00に図１３に示す、認証登録報告書２６を送付し、23：00までは、承認権限者により承認事案の削除を可能とした運用が、実務的に即すると思料する。承認権限者により削除された事案については、自動的に画像イメージ取り込み者と承認者宛に、承認者が附与した削除理由とともに、認証登録・削除報告書を送付する。管理履歴上は、この削除された事案自体も、削除前の情報状態を参照可能にするため、上書きや物理的削除を禁止し、各版数を管理する。また、履歴として扱い、図１２に示す登録状況一覧表上では、承認確認欄に、「削除」と表示される。また、工程管理データの工程状態で、削除日時、削除理由、認証登録・削除報告書の送付日時とともに管理される。
【０１３４】
さらに、ステップＳ２１４で、受領者端末１３に書類保管通知を送信する。図１５は、書類保管連絡書の例を示す図である。図１５に示すように、書類保管連絡書２８には、保険会社名、依頼日、事案番号、医療機関名、請求金額、資料枚数等が記載されている。
【０１３５】
次に、図７のステップＳ２１５で、承認、認証登録済みの画像イメージおよびラベルデータを配信先ごとに名寄せ、保存する。また、ステップＳ２１６で、被害者や患者ごとに書類に記載された傷害による損害額；治療関係費、事故証明書などの文書料、保険請求金額、通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの数値情報に対してそれぞれ累計管理を行う。
【０１３６】
また、ステップＳ２１６において、人身傷害保険など、被害者自身が契約している保険から支払われる場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合、加害者側（保険会社等）宛に自動的に前記受領者端末に配信するようにしてもよい。
【０１３７】
次に、ステップＳ２１７で、上記の数値情報の累計が規定値（所定値）になったか否かを判断する。ここで、例えば、傷害による損害額；治療関係費、事故証明書などの文書料、通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などが１２０万円に到達したか否かを判断し、１２０万円に到達した場合は、次のステップＳ２１８で、その旨を委託者に通知する。一方、ステップＳ２１７で、上記の数値情報の累計が規定値に到達している判断された場合は、そのまま、ステップＳ２１９へ進む。
【０１３８】
ステップＳ２１９で、所定事案に関する書類が全て揃えているか否かを判断する。ここで、例えば、自賠責保険請求時に、書類管理データベースを参照して保管している書類を過去にさかのぼって確認し、必要な証憑や書類が全て揃えているか否かを判断する。書類が全て揃えていると判断された場合、ステップＳ２２１へ進む。一方、必要な証憑や書類がもれている場合（ＮＯの場合）は、不足書類を委託者に通知する。これにより、例えば１２０万円に到達した場合、全ての書類を一括配信することが可能となる。
【０１３９】
次に、ステップＳ２２１で、委託者からの配信要求があるか否かを判断する。ここで、配信要求があったと判断された場合は、ステップＳ２２２で、配信画像に配信先名、認証登録番号、版数情報、配信時間および複写連番を付与し、左隅などに印刷する。また、欄外印刷のほかに、例えば、配信画像に配信先名、認証登録番号、配信時間および複写連番等の配信情報電子すかしを刻印する。配信情報電子すかしの刻印は周知の方法を用いて行う。
【０１４０】
そして、ステップＳ２２３で、画像イメージを書類の「原本」または「謄本」として受領者端末１３へ配信する。ここで、予め登録された配信先および配信条件の情報をもとに、指定された配信先（例えば、調査事務所、自賠責保険会社、任意保険会社、健康保険組合、労災保険会社、加害者側の保管会社等）に書類を配信する。配信は、事前登録相手先宛と未登録先への配信がある。事前登録相手先宛の場合は、配信先コード（配信先会社コード）と、依頼者所属コード（所属する県コードなど）から自動的に配信会社の受け取り場所（担当者）を判断し、「資料保管通知」を発信する。未登録先への配信について、後述する。
【０１４１】
なお、ステップＳ２２１で委託者からの配信要求があるか否かを判断する前に、先ず受領者宛に、委託者からの配信依頼がある旨の連絡を行い、例えば配信内容一覧表を添付して連絡を行い、受領者では、連絡を受けた一覧表からログインして、必要とする書類を参照し、書類を取得するようにしてもよい。
【０１４２】
次に、ステップＳ２２４で、受領者端末１３から受領通知があったか否かを判断する。ここで、受領者端末１３から受領通知がなかったと判断された場合は、ステップＳ２２５で、受領確認を行う。例えば受領者端末１３に書類が届いたか否かの確認メールを送信する。一方、ステップＳ２２４で、受領者端末１３から受領通知があったと判断された場合は、そのままステップＳ２２６へ進む。
【０１４３】
ステップＳ２２６で、画像イメージの配信履歴情報を管理する。配信履歴情報内容は、認証登録番号、事案（事故）番号、事案連番、版数情報、配信（届け）先名、配信（届け）年月日時間、配信回数（通し番号）等を含む。
【０１４４】
次に、ステップＳ２２７で、配信報告を行う。ここで、配信結果を委託者端末１１に報告する。図１６は、配信報告書の例を示す図である。図１６に示すように、配信報告書２９には、支店名、担当者名、事案番号、事案連番、医療機関名、請求金額、資料枚数等が記載されている。
【０１４５】
図１７は、受領者端末１３における動作例を示すフローチャートである。図１７において、事前登録された受領者端末１３の動作を示している。図１７に示すように、受領者端末１３は、ステップＳ３０１で、代行業者サーバ１２からの書類保管通知を受信する。次に、ステップＳ３０２で、代行業者サーバ１２から送信された画像イメージ（書類）を受信する。そして、画像イメージを受信した後、ステップＳ３０３で、代行業者サーバ１２に受領通知を送信する。
【０１４６】
次に、ステップＳ３０４で、書類の再送を依頼するか否かを判断する。ここで、保険業務等により書類の再送が必要である場合は、ステップＳ３０５で、再配信依頼を代行業者サーバ１２に送信する。これにより、代行業者サーバ１２から画像イメージ（書類）が再送信される。受領者端末１３は、上述したステップＳ３０２からの処理を繰り返す。一方、ステップＳ３０４で、書類の再送を依頼しないと判断された場合は、処理を終了する。
【０１４７】
なお、図１の書類保管・配信代行システム１００において、専門医の意見等の聴取目的で、未登録先へ配信の場合には、臨時に資料の配信を行うことができる。
インターネット経由で、専門医等の事前未登録先への配信の際に、代行業社は、委託者から専門医へ渡す、ログイン用の受領パスワード、および、書類開封時の開封パスワードを委託者へ知らせる。処理の流れは、代行業社 → 委託者 → 専門医となる。委託者は、メールにて専門医宛にログイン用の受領パスワードを知らせる。
【０１４８】
１、開始シートから連絡する場合、委託者は、「配信先コード」欄に、配信先メールアドレスを記入する。図１８は、未登録配信先へのパスワード付与操作画面例（その１）を示す図である。図１８に示すように、委託者操作用画面３０には、配信先のメールアドレス、名前、電話番号等入力欄が表示されている。委託者はこの操作画面で配信先のメールアドレス、名前、電話番号等を入力し、代行業者に送信する。
【０１４９】
承認・登録後に、代行業者から委託者の担当者宛に新規送付先宛の準備完了報告がメールされる。その際、ログイン用の受領パスワードがメールに付与されている。図１９は、未登録配信先へのパスワード付与操作画面例（その２）を示す図である。図１９に示すように、代行業者からのメール、即ち未登録配信先へのパスワード付与操作画面３１には、未登録配信先のメールアドレス、受領時パスワード、および書類開封用パスワードが記載されている。
【０１５０】
メールを受領した担当者は、専門医等（臨時の資料受領者）へ、代行業者から付与された、ログインパスワードをメール等により知らせる。代行業者から専門医等（臨時の資料受領者）宛、「資料保管通知」をメールする。メールには、依頼日や、委託先名等の依頼者情報と、事案番号や医療機関名、請求金額など事案を特定しやすくなる情報が記載されている。また、ＵＲＬも記載され、そこをクリックするとログイン画面が表示される。ＩＤとして、メールアドレス、パスワードとして、委託者より別便で連絡を受けた、ログインパスワードにより、ログインする。このＵＲＬからログインした場合には、委託者が指定した当該事案のみが一覧表示され、臨時の資料受領者はその一覧表から必要な資料をダウンロードすることができる。
【０１５１】
２、承認後に、新たに配信先を指定する場合、図１２の承認後の事案一覧表から、事案を選び、そこをクリックして、図１８の未登録配信先へのパスワード付与操作画面例（その２）で配信先を登録する。委託者の担当者は、担当者固有のＵＲＬを代行業者より付与される。そのため、担当者のＵＲＬを開くと、承認済みの事案が一覧表示される（デフォルトでは、終了事案は非表示）。基本的には、代行業者は委託者の会社コードと所属コード、担当者コードにより、ＵＲＬを管理している。所属長は、会社コードと所属コードをもとに、所属するすべても担当者が一覧されるＵＲＬを付与される。本部の責任者は、会社コード内のすべての担当者の事案を一覧表示検索することができる。
【０１５２】
なお、インターネットを介して配信の場合、配信先ごとに「承認済み」情報が名寄せされ、受領者ごとに事案情報が名寄せされ、受領者宛にメールにて案内が送られる。この際、メールには、委託者名、依頼日時（承認年月日時）、事案（事故）番号、事案連番、書類の種類、請求金額（医療機関名）などが記載されている。また、ＵＲＬも記載され、そこをクリックするとログイン画面が表示される。図２０は、未登録配信先への配信内容例（その１）を示す図である。図２０に示すように、未登録配信先への配信内容（その１）３２には、保険会社名、担当者名、事案（事故）番号、事案連番、書類の種類、医療機関名、依頼日、資料枚数、およびログイン用ＵＲＬが記載されている。
【０１５３】
図２１は、未登録配信先への配信内容例（その２）を示す図である。図２１に示すように、未登録配信先への配信内容例（その２）３３は未登録配信先のログイン画面であり、この未登録配信先のログイン画面には、配信先メールアドレス、名前が表示されている。また、受領時パスワード入力欄が表示されている。受領者は、事前に代行業者から付与されたログイン用の受領パスワードによりログインすることができる。また、必要に応じ、機械識別番号（製造番号等）による管理を行い、事前認証登録した機器以外からの接続を排除し、セキュリテイレベルをあげることも可能である。通信路は、ＳＳＬ技術で暗号化されるので、漏洩・傍受の可能性が極めて低い。ログイン後は、「配信事案一覧表」が表示され、新規に届いた事案のみが表示される。必要に応じ、参照、ダウンロードする。
【０１５４】
また、過去に配信された事案についても、委託者、受領者ともに、一覧表示が可能である。図２２は、配信先への配信内容例（配信事案一覧表３４）を示す図である。委託者は、担当者固有のＵＲＬから、受領者は、期間指定や医療機関名、被害者氏名、委託者などの条件により絞込み表示や検索が可能である。参照、およびダウンロード後は、代行業者の「工程管理データ」に情報が「参照」、「ダウンロード」などと追記される。また、受領者自身が新たな委託者となる場合には、図２２の新規委託欄にチェックを行い、図１８の画面から再配信手続きを行い、代行業社へ再委託する。
【０１５５】
以下、「人身傷害特約」保険を契約した場合の業務流れについて、説明する。
最近は、自動車事故によりケガをしたときに、自分の過失部分を含めて、自分の契約している損害保険会社から損害額の全額が支払われる契約がある。この場合、請求書などの資料は、被害者側の保険会社に届く。このようなケースでは、被害者側の保険会社がスキャニングして、任意保険会社宛に資料を送付する。その後の流れは、通常どおりで、任意保険会社では、自賠責保険による請求範囲については、自賠責保険会社へ、１２０万円を超えたものについては任意保険会社へ請求を立てることになる。
【０１５６】
この場合、システム的には、委託者が被害者側の保険会社となり、調査事務所、自賠責保険会社および、任意保険会社が受領者となる。この受領者は、新規に委託者となり、受領した書類について再度代行業者に書類保管・配信を委託することができる。
【０１５７】
図２３は、「人身傷害特約」保険を契約した場合の業務流れを示す図である。図２３に示すように、自動車事故によりケガをしたときに、事故被害者は医療機関でケガなどを治療する。これにより、発生した医療費について、請求書は被害者側保険会社（委託者）に送られる（矢印１）。
【０１５８】
被害者側保険会社では、医療機関等から送られてきたレセプト、診断書、事故証明書、カルテ、請求書等書類をイメージスキャナで取り込み、画像イメージ化する。そして、画像イメージ化した書類を代行業者に送信し、書類の管理、配信業務を委託する（矢印２）。
【０１５９】
代行業者では、画像イメージ化した書類を受信し、認証、保管を行い、そして、指定された任意保険会社（受領者）等へ配信する（矢印４）。
【０１６０】
任意保険会社では、代行業者から送られてきた書類（画像イメージ）を再び代行業者に送信し、書類の管理、配信業務を委託する。ここで、任意保険会社は、新規に委任者となり、図２４に示す新規委託画面３５で、書類（画像イメージ）を再び代行業者に送信し、書類の管理、配信業務を委託することができる。図２４は、受領者が新規に委託者として、代行業社へ委託する際の画面を示す図である。
【０１６１】
具体的には、任意保険会社（受領者として）が受け取る、図１５に示す書類保管連絡書２８に記載されているＵＲＬをクリックし、次に図２２に示す配信事案一覧表３４を開く。その中から、新規委託欄にチェックを入れると、画面上から、図４の開始シート内容が表示され（図２４参照）、その中から、処理区分、書類保管区分および、必要に応じて配信先を指定することができる。それ以外の項目は、すでに埋められた状態で表示される。
【０１６２】
代行業者では、任意保険会社から送られてきた書類（画像イメージ）を受信し、認証、保管を行い、そして、指定された調査事務所、自賠責保険会社あるいは専門医（受領者）等へ配信する（矢印３）。なお、代行業者は、被害者側保険会社から委託された書類（画像イメージ）を指定された専門医等（受領者）へ配信する場合もある（矢印６）。
【０１６３】
この場合、被害者側保険会社（委託者端末１１）において書類処理過程は図３と同様である。また、代行業者（代行業者サーバ１２）において書類処理過程は図６及び図７と同様である。ここで、詳細説明を省略する。
【０１６４】
このように本実施の形態においては、書類保管・配信代行システム１００は、委託者端末１１と、代行業者サーバ１２と、受領者端末１３と、通信ネットワーク１４とから構成され、代行業者サーバ１２は、受信した書類の画像イメージに委託者端末１１からの承認情報を付加する承認情報付加手段と、前記画像イメージに認証登録情報を付加する認証登録情報付加手段とを有し、通信ネットワーク１４を介して委託者端末１１から送信された画像イメージおよび該画像イメージが書類の原本と証する承認情報を受信し、受信した画像イメージに承認情報を付加し、この承認情報を付加した画像イメージに認証登録情報を付加し、認証登録情報が付加された画像イメージを管理し、委託者端末１１または受領者端末１３からの配信依頼があった場合、認証登録後の画像イメージを指定された受領者端末１３へ配信する。
【０１６５】
これにより、複数の委託者から委託された書類を複数の受領者への配信業務において、ネットワークを介して書類の運搬、移動、受け渡し確認、保管が容易にでき、事務処理、物流のスピードアップと効率化を図ることができる。
【０１６６】
また、認証登録後の画像イメージに認証登録番号、配信時間、複写連番を付与して指定された受領者端末へ配信する。また、書類配信工程では、複写連番ごとに、配信依頼者、配信部数、配信先等の履歴情報を管理することで、書類の管理の効率化を図ることができる。
【０１６７】
また、代行業者サーバは、被害者や患者ごとに前記書類に記載された、傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、保険請求金額、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの数値情報に対してそれぞれ累計管理を行い、数値情報の累計が所定値になった場合、その旨を前記委託者端末に通知し、委託者の承認後、自動的に前記受領者端末に配信することで、委託者にとって自動車保険業務の管理が容易になる。
【０１６８】
また、人身傷害保険など、被害者自身が契約している保険から支払われる場合や、事故による加害者が複数ある、共同不法行為の場合、加害者側（保険会社等）宛に自動的に配信することで、委託者にとって自動車保険業務の管理が容易になる。
【０１６９】
また、書類配送するための物流コストが不要となると共に、配送過程において書類の散逸、紛失事故を防止することができる。また、書類の複製が必要の場合、複写をとるためのコピー代が不要となる。また、書類の追加、廃除が容易となる。
【０１７０】
書類を保管するための倉庫等の管理スペースを節約することができる。また、長期間にわたり書類を保管することができ、過去の事案についての資料確保が容易となり、また、正式なイメージ画像原本をもとに判断することができる。
【０１７１】
また、書類の検索が容易になり、保管されている書類の参照またはダウンロードができる。通信回線をＳＳＬ技術により暗号化することが可能であるため、遺漏、傍受の可能性は極めて低く、個人情報を保護することができる。また、書類を渡す際に個人名を消す必要がなくなる。さらに、個人情報を保護するために書類保管倉庫、ケースに施錠の必要がなくなる。
【０１７２】
なお、上述実施の形態においては、書類保管・配信代行システム１００の委託者を任意保険会社または健康保険組合とし、受領者を自賠責保険会社、任意保険会社、または専門医等としたが、これに限定されるものではない。他の業界においても、この発明を適用できる。
【０１７３】
また、上述実施の形態においては、書類の入力作業、ＯＣＲ処理作業は委託者端末１１において行われることにしたが、これに限定されるものではない。書類の入力作業、ＯＣＲ処理作業等を代行業者に委託して、代行業者サーバ１２にて行うようにしてもよい。この場合、委託者端末１１で、書類の画像イメージの表示、修正、削除（承認情報付与後は削除不可）ができる。
【０１７４】
また、上述実施の形態においては、代行業者サーバ１２は、被害者や患者ごとに書類に記載された、傷害による損害額、治療関係費、事故証明書などの文書料、および通院実日数または入院日数に関連する休業損害・慰謝料などの数値情報に対してそれぞれ累計管理を行い、数値情報の累計が所定値になった場合、その旨を委託者端末１１に通知し、委託者の承認後、自動的に受領者端末１３に配信することについて説明したが、これに限定されるものではない。事前に規則付けされた情報をもとに書類を自動的に管理、運用するようにしても可能である。
【０１７５】
また、上述実施の形態においては、自賠責保険１２０万円超過についての累計額管理や、自賠責保険請求時の必要書類管理を代行業者サーバ１２において行われることにしたが、これに限定されるものではない。自賠責保険１２０万円超過についての累計額管理や、自賠責保険請求時の必要書類管理は、委託者端末１１にて行うようにしてもよい。この場合、委託者端末１１で、書類の保管・配送についての判断ができる。
【産業上の利用可能性】
【０１７６】
この発明は、複数の委託者から委託された書類を複数の受領者への配信業務に関する書類の保管、認証、配信を代行する代行業に利用できる。例えば、自動車保険業界において、書類の保管、認証、配信等業務を代行するための、書類の運搬、移動、受け渡し確認、保管が容易にでき、事務処理、物流のスピードアップと効率化を図る書類保管・配信代行システムとして利用できる。
【図面の簡単な説明】
【０１７７】
【図１】本発明の実施の形態の書類保管・配信代行システムの構成を示す図である。
【図２】書類保管・配信代行システム１００を用いる場合の業務流れを示すブロック図である。
【図３】委託者端末１１における書類処理過程を示すフローチャートである。
【図４】「開始シート」の構成例を示す図である。
【図５】「開始シート」の記入例を示す図である。
【図６】代行業者サーバ１２における書類処理過程を示すフローチャート（その１）である。
【図７】代行業者サーバ１２における書類処理過程を示すフローチャート（その２）である。
【図８】受領報告書の例を示す図である。
【図９】再送付依頼書の例を示す図である。
【図１０】承認依頼書の例を示す図である。
【図１１】認証登録報告書の例（その１）を示す図である。
【図１２】登録状況一覧表（担当者用）を示す図である。
【図１３】認証登録報告書の例（その２）を示す図である。
【図１４】登録状況一覧表（承認者用）を示す図である。
【図１５】書類保管連絡書の例を示す図である。
【図１６】配信報告書の例を示す図である。
【図１７】受領者端末１３における動作例を示すフローチャートである。
【図１８】未登録配信先へのパスワード付与操作画面例（その１）を示す図である。
【図１９】未登録配信先へのパスワード付与操作画面例（その２）を示す図である。
【図２０】未登録配信先への配信内容例（その１）を示す図である。
【図２１】未登録配信先への配信内容例（その２）を示す図である。
【図２２】配信先への配信内容例（配信事案一覧表）を示す図である。
【図２３】「人身傷害特約」保険を契約した場合の業務流れを示すブロック図である。
【図２４】受領者が新規に委託者として、代行業社へ委託する際の画面を示す図である。
【図２５】自動車保険の業務流れを示す図である。
【符号の説明】
【０１７８】
１１  委託者端末
１２  代行業者サーバ
１２ａ  保管・承認・認証処理部
１２ｂ  配信処理部
１２ｃ  データベース
１３  受領者端末
１４  通信ネットワーク
２１  受領報告書
２２  再送付依頼書
２３  承認依頼書
２４  認証登録報告書
２５  登録状況一覧
２６  認証登録報告書
２７  登録状況一覧表
２８  書類保管連絡書
２９  配信報告書
３０  未登録配信先へのパスワード付与操作画面（その１）
３１  未登録配信先へのパスワード付与操作画面（その２）
３２  未登録配信先への配信内容（その１）
３３  未登録配信先への配信内容（その２）
３４  配信事案一覧表
３５  新規委託画面
１００  書類保管・配信代行システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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