(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
１以上の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に配置される各電子文書の配置位置を記憶する第１の記憶手段と、
前記各電子文書が属するグループを記憶する第２の記憶手段と、
前記１以上の作業空間のそれぞれについて、前記第１の記憶手段に記憶された当該作業空間における各電子文書の配置位置に基づきそれら電子文書間の関連度を計算する関連度計算手段と、
ユーザから対象の電子文書の指定を受け付ける受付手段と、
指定された前記対象の電子文書と同じグループに属する電子文書を前記第２の記憶手段に基づき特定する特定手段と、
前記１以上の各作業空間での、各電子文書と前記対象の電子文書との関連度、及びそれら各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、それら各電子文書についてそれぞれ集計する集計手段と、
前記集計手段の集計結果に基づき、それら各電子文書のうち前記対象の電子文書に関連する電子文書を提示する提示手段と、
を備える関連文書提示システム。
【請求項２】
前記対象の電子文書と前記特定手段が特定した電子文書とが同じ作業空間に配置される場合、当該作業空間内の各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、当該作業空間における前記対象の電子文書の配置位置と前記特定手段が特定した電子文書の配置位置との位置関係に基づき補正する補正手段、
を更に備え、
前記集計手段は、前記補正手段により補正された関連度を集計する、
ことを特徴とする請求項１記載の関連文書提示システム。
【請求項３】
前記集計手段は、前記作業空間内の電子文書群が所定の整列処理が施された状態にあることを検知した場合に、当該作業空間内の電子文書同士の関連度は集計の対象から除く、ことを特徴とする請求項１〜２のいずれか１項に記載の関連文書提示システム。
【請求項４】
コンピュータを、
１以上の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に配置される各電子文書の配置位置を記憶する第１の記憶手段、
前記各電子文書が属するグループを記憶する第２の記憶手段、
前記１以上の作業空間のそれぞれについて、前記第１の記憶手段に記憶された当該作業空間における各電子文書の配置位置に基づきそれら電子文書間の関連度を計算する関連度計算手段、
ユーザから対象の電子文書の指定を受け付ける受付手段と、
指定された前記対象の電子文書と同じグループに属する電子文書を前記第２の記憶手段に基づき特定する特定手段、
前記１以上の各作業空間での、各電子文書と前記対象の電子文書との関連度、及びそれら各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、それら各電子文書についてそれぞれ集計する集計手段、
前記集計手段の集計結果に基づき、それら各電子文書のうち前記対象の電子文書に関連する電子文書を提示する提示手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、関連文書提示システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ある電子文書に関連のある電子文書を検索して提示するシステムとして、様々なものが提案されている。また、電子文書同士の関連度合いを画面上での距離で表現した表示を提供するシステムも知られている。
【０００３】
例えば特許文献１には、画像データの特徴量に基づき画像の類似検索を行う装置が開示されている。
【０００４】
特許文献２には、キーワードに基づきコンテンツ同士の関連度合いを求め、各コンテンツを各々の間の関連度合いに応じた距離だけ離して配置して表示する装置が開示されている。
【０００５】
特許文献３には、文書同士の類似度を共通キーワード及び共通引用文献に基づき計算し、それら文書が計算された類似度に対応した距離となるように配置して表示する装置が開示されている。
【０００６】
【特許文献１】特開２００５−０１０９３１号公報
【特許文献２】特開２００５−３３２０８０号公報
【特許文献３】特開２００７−１３３５１６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、対象の電子文書と他の電子文書との位置関係のみに基づく場合よりも、対象の電子文書に関連する電子文書の候補を増やすことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に係る発明は、１以上の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に配置される各電子文書の配置位置を記憶する第１の記憶手段と、前記各電子文書が属するグループを記憶する第２の記憶手段と、前記１以上の作業空間のそれぞれについて、前記第１の記憶手段に記憶された当該作業空間における各電子文書の配置位置に基づきそれら電子文書間の関連度を計算する関連度計算手段と、ユーザから対象の電子文書の指定を受け付ける受付手段と、指定された前記対象の電子文書と同じグループに属する電子文書を前記第２の記憶手段に基づき特定する特定手段と、前記１以上の各作業空間での、各電子文書と前記対象の電子文書との関連度、及びそれら各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、それら各電子文書についてそれぞれ集計する集計手段と、前記集計手段の集計結果に基づき、それら各電子文書のうち前記対象の電子文書に関連する電子文書を提示する提示手段と、を備える関連文書提示システムである。
【０００９】
請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記対象の電子文書と前記特定手段が特定した電子文書とが同じ作業空間に配置される場合、当該作業空間内の各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、当該作業空間における前記対象の電子文書の配置位置と前記特定手段が特定した電子文書の配置位置との位置関係に基づき補正する補正手段、を更に備え、前記集計手段は、前記補正手段により補正された関連度を集計することを特徴とする。
【００１２】
請求項３に係る発明は、請求項１〜２に係る発明において、前記集計手段は、前記作業空間内の電子文書群が所定の整列処理が施された状態にあることを検知した場合に、当該作業空間内の電子文書同士の関連度は集計の対象から除く、ことを特徴とする。
【００１３】
請求項４に係る発明は、コンピュータを、１以上の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に配置される各電子文書の配置位置を記憶する第１の記憶手段、前記各電子文書が属するグループを記憶する第２の記憶手段、前記１以上の作業空間のそれぞれについて、前記第１の記憶手段に記憶された当該作業空間における各電子文書の配置位置に基づきそれら電子文書間の関連度を計算する関連度計算手段、ユーザから対象の電子文書の指定を受け付ける受付手段と、指定された前記対象の電子文書と同じグループに属する電子文書を前記第２の記憶手段に基づき特定する特定手段、前記１以上の各作業空間での、各電子文書と前記対象の電子文書との関連度、及びそれら各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、それら各電子文書についてそれぞれ集計する集計手段、前記集計手段の集計結果に基づき、それら各電子文書のうち前記対象の電子文書に関連する電子文書を提示する提示手段、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１又は４に係る発明によれば、対象の電子文書と他の電子文書との位置関係のみに基づく場合よりも、対象の電子文書に関連する電子文書の候補を増やすことができる。
【００１５】
請求項２に係る発明によれば、対象の電子文書と同じグループに属すると特定された電子文書が、対象の電子文書に関連する電子文書の判定に与える影響を、作業空間内での対象文書との位置関係に応じて補正することができる。
【００１８】
請求項３に係る発明によれば、電子文書の配置位置にユーザの意図が反映されていない作業空間の情報を用いずに、関連する電子文書を求めることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
図１を参照して、実施形態に係る文書管理システムの一例を説明する。このシステムは、ユーザに対してワークスペース（作業空間）と呼ぶ仮想的な空間を提供する。ワークスペースは、典型的には２次元空間であるが、これに限定されるものではない。ユーザは、その空間に対して１以上の電子文書を配置する。
【００２０】
この実施形態における「電子文書」の概念には、文書データ、スプレッドシートデータ、図面データ、画像データ、音声データ、及びマルティメディアデータなどのデータが含まれる。また、「電子文書」の概念には、プログラムも含まれる。また、それらデータやプログラムを指し示す参照データ（例えば、いわゆる「ショートカット」）も「電子文書」の中に含まれる。
【００２１】
ワークスペース内に配置された電子文書には、そのワークスペース内での位置座標が対応づけられる。電子文書は、ワークスペース内では、当該電子文書を表すシンボル画像として表示される。シンボル画像は、例えば、アイコン又は当該電子文書の縮小画像などである。アイコンは、例えば、電子文書に対応づけられたアプリケーションに対応づけられた図形である。電子文書のシンボル画像は、当該電子文書のファイル名などの識別情報を含んでいてもよい。ワークスペースは、例えば、各電子文書の位置座標の情報を含んだ、（実体的又は仮想的な）ディレクトリ又はフォルダの一種ととらえることができる。例えばワークスペースが２次元である場合、電子文書の位置座標は、ワークスペースの画面での画素を単位としたＸＹ座標系で表すことができる。
【００２２】
文書管理システムは、個々のユーザに対して、それぞれ１以上のワークスペースを提供する。ユーザは、自分のワークスペース内の希望の位置座標に、電子文書を配置することができる。ユーザは、例えば業務ごと期間ごとなどのように自ら定めた区分ごとにワークスペースを作成し、そのワークスペースに対して当該区分に関連する電子文書を格納することができる。
【００２３】
文書管理システムは、ワークスペースを表す画面の情報を生成し、ユーザ端末に提供する。ワークスペースの画面の一例を図２に示す。図２は、あるユーザについてのワークスペース画面２０を表している。図に例示するように、ワークスペース画面２０上には、当該ワークスペースに含まれる各電子文書のシンボル画像２２ａ〜ｈが、それぞれ当該電子文書に対応する位置座標に配置される。オペレーティングシステムが提供するデスクトップ画面は、ワークスペース画面の一例である。ワークスペース画面はグラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）技術に基づいており、ユーザはワークスペース画面に示される電子文書を、マウス等のポインティングデバイスを用いて操作することができる。例えば、ワークスペース画面上の電子文書のシンボル画像を、いわゆるドラッグ＆ドロップ操作により移動させることができる。この移動に応じて、電子文書の位置座標が変化する。ユーザがワークスペース内で互いに関連のある電子文書同士を近くに配置することで、図２に例示するように、ワークスペース内にいくつかの電子文書の集まりができることもある。また、電子文書のシンボル画像をポインティングデバイス等の入力装置を用いて選択し、その電子文書のファイルに対し、オープンその他の操作を行うこともできる。
【００２４】
ワークスペース自体の広さが、表示装置で実際に表示可能な広さより大きい場合、ユーザは、ワークスペース全体を一度に見ることができない。例えば、ワークスペース内の表示装置に表示されていない部分に電子文書がある場合、その電子文書は例えば画面をスクロールさせないとみることができない。
【００２５】
本実施形態では、このような文書管理システムが持っているワークスペースの情報に基づき、ユーザが指定した対象の電子文書（「対象文書」と呼ぶ）に関連する電子文書（「関連文書」と呼ぶ）を判定する。文書管理システムは、ワークスペース内での電子文書同士の距離に基づき、対象文書に関連する関連文書を判定する。この判定の際、本実施形態ではユーザたちが文書管理その他の目的で作成した文書グループの情報を利用する。すなわち、文書管理システムは、対象文書に対する他の各電子文書の距離だけでなく、対象文書と同一の文書グループに属する電子文書（「同グループ文書」と呼ぶ）と他の各電子文書との距離も計算に入れる。
【００２６】
図１に例示する文書管理システムは、機能モジュールとして、ワークスペースＤＢ（データベース）１０，文書グループＤＢ１１，ワークスペース処理部１２，同グループ文書特定部１３，距離（関連度）計算部１４，距離（関連度）集計部１６，対象文書受付部１８及び関連文書提示部１９を備える。
【００２７】
ワークスペースＤＢ１０は、各ユーザのワークスペースを管理するための情報を記憶したデータベースである。図３にワークスペースＤＢ１０のデータ内容の一例を示す。この例では、１つのワークスペースに対応するワークスペースレコード３０は、ワークスペースＩＤ３２及び文書情報３４を含む。ワークスペースＩＤは、当該ワークスペースを一意に特定する識別情報である。文書情報３４は、当該ワークスペースに格納された各電子文書の「文書ＩＤ」と「位置」を含む。「文書ＩＤ」は、当該電子文書の識別情報である。「位置」は、当該ワークスペース内での当該電子文書の位置座標である。ワークスペースレコード３０には、この他の情報（例えば当該ワークスペースに対応するユーザを示す情報）を含んでいてもよい。ワークスペースＤＢ１０には、ワークスペースごとに１つずつ、このようなワークスペースレコード３０が格納されている。
【００２８】
なお、電子文書の実体データは、文書ＩＤに対応づけて文書ＤＢ（図示省略）に保存されている。
【００２９】
文書グループＤＢ１１には、各文書グループの情報が登録されている。文書グループは、１以上の電子文書からなるグループである。文書グループＤＢ１１が保持するデータ内容の例を図４に示す。この例では、文書グループＤＢ１１には、文書グループのＩＤ（「グループＩＤ」と呼ぶ）に対応づけて、その文書グループに属する電子文書の文書ＩＤが登録されている。また、文書グループＤＢ１１は、個々の文書グループについての付随情報を含んでいてもよい。付随情報には、例えば、当該文書グループの変更履歴（当該グループに対する電子文書の登録や削除の履歴など）、ユーザが当該文書グループに対して登録したメッセージ、等が含まれてもよい。文書グループは、例えば、各ユーザが文書グループＤＢ１１に登録する。文書グループを登録できるユーザを限定してもよい。また、各ユーザは、文書グループＤＢ１１に登録された文書グループに対し、電子文書を登録することができる。アクセス権管理により、各文書グループにアクセスできるユーザ、又は各文書グループに電子文書を提供できるユーザを制限してもよい。
【００３０】
ワークスペース処理部１２は、ユーザの操作に応じて、ワークスペースに関する処理を行う。この処理には、例えば当該ユーザのワークスペースの画面を提供する処理、その画面上に示された電子文書に対する各種の処理が含まれる。電子文書に対する各種の処理には、電子文書をユーザの指示に応じてオープンしたり、移動したり、削除したり、コピーしたりする処理が含まれる。
【００３１】
また、ワークスペース処理部１２は、ユーザがワークスペース上のある電子文書に対して文書オープンなどの操作を行った際に、文書グループＤＢ１１を参照して、その電子文書が属する文書グループについての更新情報を提供してもよい。例えば、そのユーザが前回その文書グループにアクセス（例えばそのグループ内の電子文書を操作）した時刻以降にその文書グループに対して登録された電子文書やメッセージなどを、更新情報として提供することができる。文書グループにユーザがアクセスした時刻は、文書グループＤＢ１１が記録しておけばよい。
【００３２】
同グループ文書特定部１３は、対象文書受付部１８（詳細は後述）が受け付けた対象文書と同じグループに属する同グループ文書を、文書グループＤＢ１１を参照して特定する。
【００３３】
距離（関連度）計算部１４は、ワークスペースＤＢ１０が保持するワークスペースレコード３０、特に各電子文書の位置座標を参照して、ワークスペース内の電子文書同士の距離を計算する。距離（関連度）計算部１４は、計算した距離を、所定の換算関数又は換算テーブルなどの換算情報に基づき関連度に変換してもよい。例えば、電子文書同士の関連性が強いほど関連度の数値が高くなるようにした場合、換算情報は、距離が小さいほど関連度が高くなるように規定される。
【００３４】
距離（関連度）集計部１６は、距離（関連度）計算部１４が計算した電子文書間の距離又は関連度を、電子文書ごとに集計する。すなわち、ユーザからある対象文書Ａに対する関連文書の提示が要求された場合、対象文書Ａと各電子文書Ｘとの距離又は関連度、及び各同グループ文書と各電子文書Ｘとの距離又は関連度を、電子文書Ｘごとに集計する。なお、同グループ文書は集計の対象から外してもよい。
【００３５】
距離（関連度）集計部１６は、対象文書Ａからの距離が所定のしきい値を超える電子文書Ｘ（すなわち対象文書Ａから遠すぎる電子文書）を、距離又は関連度の集計の対象から外してもよい。同様に、同グループ文書から遠すぎる電子文書を集計の対象から外してもよい。
【００３６】
具体例を用いて、距離（関連度）集計部１６の処理を説明する。ワークスペースＤＢ１０内に、図２に例示したようなワークスペースが１つだけ登録されており、文書Ａ（２２ａ）が対象文書に指定されたとする。そして、文書Ｈ及びＩが、文書Ａに対応する同グループ文書であったとする。この場合、例えば、文書Ｂ〜Ｇの対象文書Ａに対する距離又は関連度、同グループ文書Ｈに対する距離又は関連度、及び同グループ文書Ｉに対する距離又は関連度を、文書Ｂ〜Ｇについてそれぞれ集計する。
【００３７】
また、例えば、ワークスペースＤＢ１０内には複数のワークスペースのレコード３０が存在しており、それらワークスペースの中には対象文書Ａ又は対象文書Ａに対する同グループ文書を含むものもあれば含まないものもある。対象文書Ａ又は同グループ文書を含むワークスペースについては、距離（関連度）計算部１４が、そのワークスペース内の他の電子文書Ｘと対象文書Ａ又は同グループとの距離又は関連度を求めることができる。距離（関連度）集計部１６は、そのように求められた各ワークスペースにおける各電子文書Ｘと対象文書Ａ又は同グループ文書との距離又は関連度を、各電子文書Ｘについてそれぞれ集計してもよい。
【００３８】
集計では、例えば、各ワークスペースにおける電子文書Ｘと対象文書Ａ又は同グループ文書との距離又は関連度を、それら全部のワークスペースに渡って加算した結果を集計値とすればよい。また、別の例として、その加算の結果を、対象文書Ａ又は同グループ文書を含むワークスペースの数で正規化したものを集計値としてもよい。正規化は、例えば、加算結果をそのワークスペースの数で割り算することにより実現すればよい。
【００３９】
対象文書受付部１８は、ユーザから対象文書（すなわち関連文書抽出の対象となる電子文書）の指定を受け付ける。１つの例では、ワークスペース処理部１２が当該ユーザに提供したワークスペース画面において、ユーザに対象文書を指定させればよい。ただし、これはあくまで一例に過ぎない。この他にも、例えば、電子文書の検索結果の中からユーザに対象文書を指定させる構成を採用してもよい。
【００４０】
対象文書受付部１８が対象文書の指定を受けると、距離（関連度）集計部１６が、その対象文書に対する各電子文書の距離又は関連度の集計結果を関連文書提示部１９に提供する。この集計結果には、電子文書ごとに、その電子文書と対象文書との距離又は関連度の集計値が含まれる。そして、関連文書提示部１９は、距離（関連度）集計部１６から取得した集計結果に基づき、ユーザに対して関連文書を提示する。関連文書の提示は、従来の一般的な検索ツールにおける検索結果の提示と同様に行えばよい。例えば、電子文書へのリンクを集計値が高い（すなわち対象文書に対する関連が強い）順に配列した抽出結果画面をユーザに提供してもよい。また、抽出結果画面に表示する電子文書を、関連の強さが所定の程度以上である電子文書のみに限定してもよい。関連の強さが所定の程度以上である電子文書は、例えば距離（関連度）集計部１６が距離の集計値を算出する場合は、集計値がしきい値以下である電子文書である。また、距離（関連度）集計部１６が関連度の集計値を算出する場合は、集計値がしきい値以上である電子文書である。距離の集計値についてのしきい値と関連度の集計値についてのしきい値とは異なる値であり、あらかじめ定めておけばよい。また、集計値に基づき最も関連が強い電子文書を特定し、その電子文書を抽出結果としてユーザに提供してもよい。また、「関連が強い」、「（関連が強いとは言えないが）関連がある可能性がある」などというように集計値にいくつかの段階を設け、抽出結果画面では各電子文書をそれら段階ごとに区別して表示してもよい。この場合の表示上での区別は、例えば段階ごとに欄を分けて表示したり、段階ごとに異なる表示形態で表示したりすることにより実現すればよい。ユーザは、そのような抽出結果画面の中で、電子文書へのリンクを選択してその電子文書をオープンするなどの各種操作を指示することができる。
【００４１】
次に、図５を参照して、図１のシステムにおける関連文書の提示処理の流れの一例を説明する。この処理では、まず対象文書受付部１８がユーザの端末から対象文書の指定を受けると（Ｓ１０）、同グループ文書特定部１３が、文書グループＤＢ１１を参照して、その対象文書と同じグループに属する文書（同グループ文書）を特定する（Ｓ１１）。同グループ文書特定部１３は、距離（関連度）集計部１６に対し、対象文書及び特定した同グループ文書に対する各電子文書の距離又は関連度の集計結果を要求する。この要求に応じ、距離（関連度）集計部１６は、距離（関連度）計算部１４に対し、各ワークスペースでの各電子文書と対象文書又は各同グループ文書との距離又は関連度の計算を要求する。距離（関連度）計算部１４は、その要求に応じ、ワークスペースＤＢ１０を参照して、各ワークスペースにおける各電子文書と対象文書又は各同グループ文書との距離をそれぞれ計算する（Ｓ１２，Ｓ１３）。距離（関連度）集計部１６は、距離（関連度）計算部１４が計算した距離又は関連度を電子文書ごとに集計し（Ｓ１４）、その集計結果を関連文書提示部１９に渡す。関連文書提示部１９は、その集計結果に基づき、関連文書の抽出結果を示す画面を生成し、その画面を要求元のユーザの端末に提供する（Ｓ１６，Ｓ１８）。図示例では、集計結果に基づき、関連の強さが所定の程度以上の電子文書を関連文書として抽出し（Ｓ１６）、その抽出結果をユーザに提示している（Ｓ１８）。
【００４２】
図５の処理手順はあくまで一例に過ぎない。この手順の代わりに、例えば、電子文書間の距離又は関連度の集計値をあらかじめ計算してデータベースを作成しておき、ユーザから関連文書抽出の指示を受けたときに関連文書提示部１９がそのデータベースを参照して関連文書を抽出してもよい。このデータベースは、例えば定期的、又はユーザがワークスペース内の電子文書を操作したとき、などの所定のタイミングごとに、更新すればよい。この更新処理の際に、距離（関連度）計算部１４及び距離（関連度）集計部１６が、各電子文書間の距離又は関連度を計算し、電子文書ごとに集計すればよい。
【００４３】
また集計値のデータベースの代わりに、電子文書間の距離又は関連度のデータベースをあらかじめ作成しておく構成もあり得る。この場合、所定のタイミングごとに距離（関連度）計算部１４により各電子文書間の距離を計算し、その計算結果に基づきデータベースを更新する。そして、ユーザから関連文書抽出の指示があると、距離（関連度）集計部１６が、そのデータベースを参照して、各電子文書について、それぞれ、当該電子文書の対象文書に対する距離又は関連度をワークスペース群にわたって集計し、関連文書提示部１９がその集計結果に基づき関連文書を抽出する。
【００４４】
次に、図６〜図１５を参照して、別の例を説明する。図６に例示する文書管理サーバ１００は、インターネットやＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのネットワーク３００を介して、ユーザＰＣ（パーソナルコンピュータ）２００に接続されている。ユーザは、自分のユーザＰＣ２００を操作して文書管理サーバ１００にアクセスし、ワークスペースに関するサービスを受ける。
【００４５】
文書管理サーバ１００中のワークスペースＤＢ１１０は、図１の例のワークスペースＤＢ１０と同様、各ワークスペースを規定するワークスペースレコードを記憶している。ワークスペースＤＢ１１０には、更にユーザとそのユーザに割り当てられたワークスペースとの対応関係を示す情報を登録してもよい。図７に、この対応関係の情報の一例を概念的に示す。この例では、対応関係の情報には、ユーザごとに、そのユーザのＩＤ（識別情報）４２と、そのユーザに割り当てられた１以上のワークスペースのＩＤ４４が含まれている。ここで言う「ユーザ」の概念には、１人の人間だけでなく、複数の人間からなるユーザグループも含まれる。あるユーザグループに属するユーザは、そのグループに対応するワークスペースにアクセスできる。また、図７の例では、ユーザに割り当てられたワークスペースがツリー構造を成している。この例によれば、各ユーザは、自分の分類の仕方に応じてワークスペースのツリー構造を構築することができる。
【００４６】
文書グループＤＢ１１１には、図１の文書グループＤＢ１１と同様のデータが登録される。
【００４７】
ワークスペース処理部１１２は、図１の例のワークスペース処理部１２と同様の処理を行う。また、ユーザ認証部１１４は、ユーザＰＣ２００を介してワークスペースへのアクセス要求を送ってきたユーザの認証処理を行う。ユーザの認証処理には、パスワード認証や生体認証、デジタル証明書を用いた認証など、既存の技術を用いればよい。ユーザ認証部１１４は、そのユーザ認証処理の際にユーザ情報ＤＢ１１６を参照する。ユーザ情報ＤＢ１１６には、各ユーザの認証情報、例えばユーザＩＤとパスワード、生体情報（指紋の特徴など）、又はデジタル証明書とのペアが登録されている。なお、ユーザ情報ＤＢ１１６には、認証情報以外のユーザの属性情報が登録されていてもよい。このような属性情報には、例えば、企業等の組織におけるユーザの役職、ユーザの所属グループなどがある。ユーザ認証部１１４によるユーザ認証が成功した場合にのみ、ユーザはワークスペースへのアクセスが許可される。
【００４８】
同グループ文書特定部１１３は、図１の同グループ文書特定部１３と同様、対象文書受付部１２２が指定を受け付けた対象文書と同じ文書グループに属する同グループ文書を、文書グループＤＢ１１１を参照して特定する。
【００４９】
関連情報管理ＤＢ１２０は、電子文書ごとに、その電子文書が属する各ワークスペース内の他の電子文書との距離又は関連度が登録される。図８に関連情報管理ＤＢ１２０のデータ内容の一例を示す。この例では、関連情報管理ＤＢ１２０には、電子文書（図では「対象文書」と表示）ごとに、その対象文書の文書ＩＤと対応づけられた１つのレコードが登録されている。また、１つの対象文書のレコードには、その対象文書が含まれるワークスペースのＩＤと対応づけて、当該ワークスペースのレコードが登録されている。ワークスペースのレコードには、そのワークスペースに存在する他の各電子文書（図では「周辺文書」と表示）についてのエントリが含まれる。１つの周辺文書のエントリには、その文書のＩＤと、その文書から対象文書までの距離とが登録されている。図８では、距離の値は１を単位として丸められているがこれは一例に過ぎない。また、図８では、対象文書との距離があるしきい値（例えば５）より小さい（すなわち近い）電子文書のみを「周辺文書」として取り上げているが、これも一例に過ぎない。図６の文書管理サーバ１００は、ユーザから関連文書の抽出指示を受けると、この関連情報管理ＤＢ１２０を参照して関連文書を抽出する。
【００５０】
関連情報更新部１１８は、定期的に、又は電子文書に対してユーザが操作を行ったタイミングなどの所定の更新タイミングで、関連情報管理ＤＢ１２０の更新のための処理を行う。この更新処理では、更新タイミングにおけるワークスペースＤＢ１１０内の情報から各ワークスペースにおける各電子文書間の距離を計算し、その計算結果に基づき関連情報管理ＤＢ１２０内の周辺文書や距離の情報を更新する。この更新処理については後で詳しく説明する。
【００５１】
対象文書受付部１２２は、図１の例における対象文書受付部１８と同様、ユーザＰＣ２００から、関連文書抽出の対象である対象文書の指定を受け付ける。対象レコード取得部１２４は、関連情報管理ＤＢ１２０の中から、対象文書受付部１２２が受け付けた対象文書のレコード、及び同グループ文書特定部１１３が特定した各同グループ文書のレコードを、それぞれ取得する。
【００５２】
関連度集計部１２６は、対象レコード取得部１２４が取得した対象文書及び各同グループ文書のレコードに含まれる各周辺文書の距離を換算情報１２８に基づき関連度に換算し、換算結果の関連度を周辺文書ごとに集計する。換算情報１２８は、図９に例示するようなテーブル形式のものでもよいし、換算のための関数でもよい。図９の例では、距離ごとに、その距離に対応する関連度の値が登録されている。集計の仕方は、図１の例における距離（関連度）集計部１６と同様でよい。
【００５３】
関連文書提示部１３０は、図１の例における関連文書提示部１９と同様、関連度集計部１２６の集計結果に基づき関連文書の抽出結果の画面情報を生成し、要求元のユーザＰＣ２００に返す。
【００５４】
次に、図１０を参照して、図６のシステムにおける関連情報更新部１１８の処理手順の一例を説明する。この手順では、ワークスペース画面（図２参照）上での電子文書のオープン指示に連動して、関連情報管理ＤＢ１２０内のその電子文書を対象文書とするレコードのうち、当該ワークスペースについてのレコードを更新する。
【００５５】
この手順は、ワークスペース処理部１１２が、あるワークスペース内の電子文書をオープンする指示をユーザＰＣ２００から受け取ったときに開始する（Ｓ１００）。このとき、関連情報更新部１１８は、そのワークスペースにおいて、オープン指示の対象となった電子文書（対象文書と呼ぶ）と他の各電子文書との距離を計算し、その距離が所定のしきい値以下の周辺文書を特定する（Ｓ１０１）。距離の計算は、ワークスペースＤＢ１１０内の当該ワークスペースのレコードにおける各電子文書の位置座標から計算する。周辺文書を判別するための距離のしきい値は、あらかじめ文書管理サーバ１００に設定しておく。
【００５６】
また、関連情報更新部１１８は、関連情報管理ＤＢ１２０内の対象文書のレコードを参照し（Ｓ１０２）、当該ワークスペースのレコードがあるか否かを調べる（Ｓ１０３）。対象文書のレコード内に当該ワークスペースのレコードがなければ、生成し（Ｓ１０４）、ステップＳ１０５に進む。この生成の時点では、そのワークスペースのレコードには、周辺文書のエントリは含まれない。
【００５７】
ステップＳ１０５では、関連情報更新部１１８は、ステップＳ１０１で特定した各周辺文書とその距離の情報により、関連情報管理ＤＢ１２０内の対象文書のレコードのうちの当該ワークスペースのレコードを更新する。この更新の後、ワークスペース処理部１１２が対象文書をオープンする（Ｓ１０６）。
【００５８】
例えば、図２に例示したワークスペース２０でユーザが対象文書Ａのオープンを指示した場合、ステップＳ１０１では、図１１に例示するように、電子文書Ｂ，Ｆ，Ｇがその対象文書Ａの周辺文書として特定される。この例では、対象文書Ａから遠すぎる文書は周辺文書として採用していない。各々の対象文書Ａとの距離は１，２，３とそれぞれ求められる。この周辺文書と距離の情報により、図８に例示した関連情報管理ＤＢ１２０内のデータ内容のうち、対象文書Ａのレコード内のワークスペース２０のレコードにおける各周辺文書の距離が更新される。
【００５９】
図１０の例では、オープン指示の対象の電子文書についてのレコードのみ更新したが、オープン指示が行われたワークスペースにある他の各電子文書についても同様にレコードを更新してもよい。
【００６０】
また図１０の例では、電子文書のオープンをトリガとしてレコードを更新していたが、これに限らず、電子文書に対する他の操作をトリガとしてレコードを更新してもよい。
【００６１】
次に、図１２及び図１３を参照して、文書管理サーバ１００が関連文書の抽出を行う処理手順の一例を説明する。
【００６２】
この手順では、ユーザＰＣ２００を操作するユーザが、ワークスペース処理部１１２が提供するワークスペース画面上で対象文書を選択し、その対象文書についての関連文書の抽出を指示すると、対象文書受付部１２２がその指示を受け付ける（Ｓ２００）。すると、同グループ文書特定部１１３が、文書グループＤＢ１１１を参照して、その対象文書に対応する同グループ文書を特定する（Ｓ２０１）。次に、対象レコード取得部１２４が、関連情報管理ＤＢ１２０を参照し（Ｓ２０２）、対象文書受付部１２２が受け付けた対象文書に対応するレコード、又は同グループ文書特定部１１３が特定した同グループ文書に対応するレコードがあるかどうかを判定する（Ｓ２０３）。ここで、対象文書に対応するレコードも同グループ文書に対応するレコードもなければ、関連文書提示部１３０は関連文書がないと判定し（Ｓ２１０）、その旨を示す抽出結果をユーザＰＣ２００に返す（Ｓ２０９）。
【００６３】
ステップＳ２０３で、対象文書又は同グループ文書のレコードが関連情報管理ＤＢ１２０内にあると判定されると、対象レコード取得部１２４がその対象文書及び各同グループ文書のレコードを取得し、関連度集計部１２６は、それらレコードに含まれる先頭の周辺文書エントリの取得を試みる（Ｓ２０４）。この試みより周辺文書エントリ（すなわち文書ＩＤと距離）が取得できれば（Ｓ２０５の判定結果が肯定（Ｙｅｓ）。すなわち取得したレコード群の中の最後の周辺文書エントリまで処理が終了していなければ）、その距離を換算情報１２８により関連度に換算し（Ｓ２０６）、その関連度により集計テーブルにおける当該周辺文書に対応する集計値を更新する（Ｓ２０７）。ここで、集計テーブルは、図１３に例示するように、各周辺文書の文書ＩＤに対応づけて、その周辺文書の関連度の集計値が登録されたテーブルである。集計値が関連度を加算したものである場合は、ステップＳ２０７では、当該周辺文書に対応する集計値に対し、ステップＳ２０６で求めた関連度を加算すればよい。なお加算結果を当該対象文書が含まれるワークスペースの数で正規化した値を関連度の集計値とする場合は、関連度集計部１２６は、当該対象文書のレコード中の最後の周辺文書エントリまで集計を行い、その結果得られた各周辺文書についての最終的な加算結果を当該対象文書が含まれるワークスペースの数で正規化すればよい。
【００６４】
そして、ステップＳ２０４に戻り、関連情報管理ＤＢ１２０から取得した対象文書又は同グループ文書のレコードから、次の周辺文書のＩＤと距離の取得を行い、ステップＳ２０５以下の処理を繰り返す。
【００６５】
例えば、関連情報管理ＤＢ１２０が図８に示すようなものであり、ステップＳ２００でユーザから指定された対象文書が文書Ａであるとする。また、ステップＳ２０１で、対象文書Ａの同グループ文書として文書Ｈ及びＩが特定されたとする。この場合、関連度集計部１２６は、まずステップＳ２０４で、文書Ａのレコード中のワークスペースＩＤ「１」のレコードから、先頭の周辺文書エントリから、周辺文書Ｂの距離「１」を取得する。そして、ステップＳ２０６でその距離「１」を図９のテーブルに基づき関連度「３」に変換し、ステップＳ２０７でこの関連度「３」を集計テーブルにおける周辺文書Ｂの集計値（この時点では０）に加算する。次に、関連度集計部１２６は、再びステップＳ２０４で、ワークスペースＩＤ「１」のレコード中の２番目の周辺文書エントリから周辺文書Ｆの距離「２」を取得し、これをステップＳ２０６で関連度「２」に変換し、ステップＳ２０７でこの関連度を集計テーブルの当該周辺文書Ｆの集計値に加算する。次に、次の周辺文書Ｇの距離「３」が関連度「１」に変換され、周辺文書Ｇの集計値に加算される。以上の処理が、対象文書Ａのレコード中の全てのワークスペースのレコードの最後の周辺文書エントリまで繰り返されたのち、同グループ文書Ｈ及びＩについても、同様に関連情報管理ＤＢ１２０から当該文書Ｈ，Ｉのレコードから各周辺文書の距離が読み出され、関連度に換算され、得られた関連度が各周辺文書の集計値に加算される。
【００６６】
当該対象文書及び各同グループ文書のレコード内の最後の周辺文書エントリまで集計が終わると、ステップＳ２０５の判定結果がＮｏとなる。この場合、関連文書提示部１３０は、集計テーブルを参照して関連文書を抽出する（Ｓ２０８）。例えば、最終的な集計結果が図１３に示す集計テーブルのようなものであり、関連文書と判定するための関連度のしきい値が７である場合、文書Ｂ及びＣが関連文書として抽出される。関連文書提示部１３０は、この抽出結果を示す画面を生成し、その画面の情報をユーザＰＣ２００に提供する（Ｓ２０８）。
【００６７】
図１４に抽出結果の画面５０の表示例を示す。この例では、関連文書の候補として抽出された文書Ｂ及びＣの文書名５２がリスト表示される。またこの例では、ユーザが各関連文書を判別するための情報として、各関連文書のファイル形式を表示しているが、これは一例に過ぎない。文書名だけでもよいし、関連文書の他の属性情報、或いは関連文書の縮小画像等を表示してもよい。また、ユーザが各関連文書の文書名５２などをクリック操作することで、それら関連文書をオープンしてユーザに中身が確認できるようにしてもよい。
【００６８】
また、図１４の例では、関連文書ごとにチェックボックス５４が表示されており、ユーザは、ユーザＰＣ２００に付属するポインティングデバイス等の入力装置によりこのチェックボックス５４を選択することができる。グループ登録ボタン５６をポインティングデバイス等の入力装置で押下すると、チェックボックス５４が選択状態となっている関連文書が、文書グループＤＢ１１内の当該対象文書の属する文書グループに登録される。すなわち、ワークスペース内の対象文書及び同グループ文書との距離に基づき文書管理サーバ１００が推定した関連文書を、ユーザは文書グループＤＢ１１に対し、対象文書と同一グループの文書として明示的に登録することができる。
【００６９】
次に、図１５を参照して、関連情報管理ＤＢ１２０の更新処理の別の例を説明する。図１０の処理例では、ワークスペース中の電子文書のオープン操作に応じて、関連情報管理ＤＢ１２０を部分的に更新した。これに対して図１５の手順では、定期的に、或いは管理者が指示したタイミングなどの所定の更新タイミングごとに、関連情報管理ＤＢ１２０全体を更新する。
【００７０】
この手順では、所定の更新タイミングが到来すると、まずステップＳ１１１では、ワークスペースＤＢ１１０内に登録された１つのワークスペースのレコードを取り出し、当該ワークスペース内の各電子文書間の距離を各電子文書の位置座標から計算する。そして、そのワークスペース内の電子文書ごとに、ステップＳ１１２〜Ｓ１１６の処理を実行する。
【００７１】
すなわち、ステップＳ１１２では、関連情報管理ＤＢ１２０内に当該電子文書を「対象文書」とするレコードがあるか否かを調べ、なければステップＳ１１３でそのレコードを生成する（この時点ではそのレコードの内容は空）。次にステップＳ１１４で、当該対象文書のレコード内に当該ワークスペースのレコードがあるか否かを調べ、なければステップＳ１１５でそのレコードを生成する（この時点ではそのレコードの内容は空）。そして、ステップＳ１１１で求められた当該対象文書と他の各電子文書（周辺文書）との距離を、当該ワークスペースのレコード内にそれら各電子文書（周辺文書）の距離の値として書き込む、或いは上書きする（Ｓ１１６）。
【００７２】
以上のステップＳ１１１〜Ｓ１１６の処理を、ワークスペースＤＢ１１０内のワークスペースごとに実行することにより、関連文書管理ＤＢ１２０が更新される。
【００７３】
なお、以上に説明した例では、関連情報管理ＤＢ１２０に各周辺文書の距離を登録していたが、この代わりに関連度を登録してもよい。この場合、関連度集計部１２６が距離を関連度に換算する必要はなくなる。
【００７４】
また、関連度に換算する代わりに、距離のままで集計を行い、その集計値の小さい周辺文書ほど関連が強いとする考え方に従って、関連文書の抽出を行ってもよい。例えば、距離の集計値が所定のしきい値以下の周辺文書を関連文書として抽出するなどである。
【００７５】
次に、図１６を参照して、実施形態の第１の変形例を説明する。図１６のうち、図１２に示したステップと同様のステップには同一の符号を付して説明を省略する。
【００７６】
この変形例では、ステップＳ２０６で計算した周辺文書と同グループ文書との関連度を、同グループ文書と対象文書との距離に応じて補正する（Ｓ２１５）。同グループ文書と対象文書との距離が近いほど、関連度を高い値（すなわちより強い関連性を示す値）に補正する。例えば、ステップＳ２０４で、関連情報管理ＤＢ１２０内のある同グループ文書のレコード中の、あるワークスペースのレコード内の周辺文書エントリの距離の値を取得した場合を考える。この場合、ステップＳ２１５では、そのワークスペース内でのその同グループ文書と対象文書（これはＳ２００で指定されている）との距離を求め、その距離に応じて、ステップＳ２０６で計算した関連度を補正する。この補正は、例えば、距離の範囲と補正係数との対応関係を示すテーブルを用いて行えばよい。すなわち、そのテーブルから同グループ文書と対象文書との距離に応じた補正係数を読み出し、関連度にその補正係数を乗じることで補正を行えばよい。もちろんこれは一例にすぎない。例えばこの代わりに、関連度に補正係数を加算することにより補正を行ってもよい。また、テーブルを用いる代わりに、関数を用いてもよい。例えば、同グループ文書と対象文書との距離と関連度とを入力すると補正された関連度を出力する関数、などを用いることができる。なお、ステップＳ２０４で取得された周辺文書エントリが属するワークスペース中に対象文書が存在しない場合については、例えば存在する場合よりも関連度が低い値となるように補正のための規則（テーブル或いは関数など）を定めておいてもよい。
【００７７】
次に、図１７を参照して、実施形態の第２の変形例を説明する。図１７のうち、図１２に示したステップと同様のステップには同一の符号を付して説明を省略する。
【００７８】
この例では、関連文書提示部１３０が提示する関連文書の抽出結果に対し、信頼度の情報を付加する。信頼度は、関連文書抽出指示の対象文書に対応する同グループ文書がワークスペース群の中に現れる回数に基づき計算する。このシステムでは、１つのワークスペース内に同じ電子文書のシンボル画像が複数配置されてもかまわない。例えば、対象文書に対応する同じ同グループ文書が、あるワークスペースに１つ配置されており、別のワークスペースに２つ配置されている場合には、ワークスペースＤＢ１１０内にはその同グループ文書が合計３個あるとカウントする。概略的には、同グループ文書の出現回数が多いほど、関連文書の抽出結果が多くのサンプルから裏付けられているということなので、その抽出結果の信頼度は高いと言える。
【００７９】
そこで、この変形例では、ステップＳ２０３で関連情報管理ＤＢ１２０内に対象文書のレコードがあると判定された場合に、文書管理サーバ１００は、ステップＳ２２０にて、対象文書に対応する同グループ文書がワークスペース群の中に出現する回数を、ワークスペースＤＢ１１０を参照して求め、そのワークスペースの数を所定の関数を用いて信頼度に変換する。そして、ステップＳ２０９ａにて、関連文書提示部１３０は、関連文書の抽出結果をその信頼度と共に提示した抽出結果画面をユーザに提示する。
【００８０】
なお、同グループ文書の出現回数だけでなく、対象文書の出現回数も考慮して、信頼度を求めてもよい。
【００８１】
次に、図１８及び図１９を参照して、第３の変形例を説明する。この変形例では、対象文書についての関連文書の抽出を指示したユーザ（「ユーザＵ」と呼ぶ）と、個々のワークスペースＳに対応するユーザ（「ユーザＶ」と呼ぶ）との関係に基づき、それら各ワークスペースＳにある当該対象文書Ａ又はその同グループ文書と、他の電子文書Ｘと、の関連度を補正する。すなわち、ユーザＵとユーザＶとの関係が強いほど、対象文書Ａ又は同グループ文書とワークスペースＳ中の電子文書Ｘとの関連度を、大きい値になるように補正する。
【００８２】
この第３の変形例のために、文書管理サーバ１００は、例えば、図１８に例示するユーザ関係テーブルを記憶している。図１８のユーザ関係テーブルには、ユーザ同士の関係の強さ（重み）の値が含まれている。このユーザ関係テーブルは、対角線（同一ユーザ同士の関係を示す）を挟んで対称となっている。例えば、縦軸上のユーザを、対象文書を指定したユーザＵとみると、そのユーザに対応するテーブルの行内の各セルは、ユーザＵに対する各ワークスペースのユーザＶの重みを示す。重みは、値が大きいほどユーザ間の関係が強いことを示す。
【００８３】
この第３変形例の処理は、例えば、図１２又は図１７に例示した関連文書抽出の手順のうちのステップＳ２０６を図１９に例示するように変更することで実現できる。すなわち、図１９の手順では、関連度集計部１２６は、ステップＳ２０４（図１２，図１６又は図１７参照）で対象文書又は同グループ文書のレコードから取得した周辺文書の距離を、換算情報１２８に基づき、関連度に換算する（Ｓ２０６０）。この換算処理は、ステップＳ２０６と同様でよい。また、関連度集計部１２６は、ステップＳ２００（図１２等参照）で対象文書を指定したユーザＵと、ステップＳ２０４で取得した周辺文書を含むワークスペースのユーザＶとの関係の強さを示す重み値を、図１８に例示したユーザ関係テーブルから取得する（Ｓ２０６１）。ここでは、例えば、テーブルの縦軸からユーザＵの行を、横軸からユーザＶの列をそれぞれ選び、その行と列の交わるセルの重み値を取得する。なお、ステップＳ２０６１の処理では、例えば、ステップＳ２０４で関連情報管理ＤＢ１２０のワークスペースＩＤ「１」のレコードから先頭の周辺文書Ｂの情報を取得した場合、そのワークスペースＩＤ「１」に対応するユーザをワークスペースＤＢ１１０から求め、前述のユーザＶとすればよい。
【００８４】
そして、関連度集計部１２６は、ステップＳ２０６０で求めた関連度をその重み値により補正する（Ｓ２０６２）。この補正では、例えば関連度に重み値を加えたり、関連度に重み値を乗じたりするなど、あらかじめ定められた演算により行えばよい。逆に言えば、重み値はその演算に応じた値にあらかじめ定めておけばよい。そして、ステップＳ２０６２で補正された関連度により、ステップＳ２０７（図１２等参照）で集計テーブルを更新すればよい。
【００８５】
図１９の例では、関連文書の抽出指示を受けた後の関連度を集計する段階で、その関連度をユーザ同士の関係の強さに応じて補正したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、例えば、関連情報管理ＤＢ１２０の各周辺文書エントリに距離又は関連度を登録する段階で、その距離又は関連度をユーザ同士の関係の強さに応じた重み値により補正しておいてもよい。
【００８６】
また、図１８のようなユーザ関係テーブルを用いることも必須ではない。この代わりに、例えば、ユーザＵとユーザＶとが組織内の同じグループに属している場合に、そうでない場合より大きい重みとするようなルールに従い、関係の重みを求めてもよい。
【００８７】
次に、図２０及び図２１を参照して、第４の変形例を説明する。この変形例では、ワークスペース内での電子文書群の自動整列を考慮する。例えば、オペレーティングシステムの中には、デスクトップ画面上のオブジェクト群を、名前や更新日時などといった属性の値の順に自動整列する機能を備えているものもある。ワークスペース処理部１２又は１１２（図１及び図６参照）も、同様にワークスペース内の各電子文書を、指定された属性値の順に自動的に整列し直す機能を持ってもよい。この機能によりワークスペース内の電子文書が自動的に整列された場合、そのワークスペース内の電子文書同士の距離はユーザの意志を反映したものではないので、電子文書同士の関連の強さを推測するのに用いるには適さない。そこで、この第４変形例では、ワークスペースが自動整列された場合には、そのワークスペース内の電子文書間の距離が関連度集計値に反映されないようにする。
【００８８】
このために、一例として、ワークスペースＤＢ１１０に、図２０に例示するような整列フラグ情報を持たせる。図２０の例では、整列フラグ情報には、ワークスペースごとに整列フラグが含まれる。ワークスペース内の電子文書群が自動整列された場合、そのワークスペースの整列フラグが“１”にセットされる。また、例えば、ワークスペース内のいずれかの電子文書がドラッグアンドドロップ操作などにより移動された場合、そのワークスペースの整列フラグは“０”にリセットされる。
【００８９】
例えば、関連度集計部１２６は、図２１に示すように、ステップＳ２０６０で周辺文書の距離を関連度に換算した後、この整列フラグ情報を参照して、その周辺文書が属するワークスペースの整列フラグの値を判定する（Ｓ２２６５）。この判定の結果、整列フラグが“１”であれば、ステップＳ２０６０で求めた関連度を０（この０という値は一例に過ぎない。０以外の所定の値でもよい）に変更し（Ｓ２０６６）、ステップＳ２０７でその関連度０を集計テーブルに反映する。一方、整列フラグが“０”であれば、ステップＳ２０６０で求めた関連度をそのままステップＳ２０６で集計テーブルに反映させる。
【００９０】
なお、図２１の例では、関連度の集計の段階で整列フラグが“１”の場合は関連度を０等の所定の値に変更したが、これは一例に過ぎない。関連情報管理ＤＢ１２０を更新する際に整列フラグ情報を参照し、整列フラグが“１”であるワークスペースのレコード内の各周辺文書の距離又は関連度の値を所定の値に変更してもよい。
【００９１】
以上の実施形態及びその変形例では、各ワークスペースにおける同一の対象文書と他の各周辺文書との距離（又は関連度）の集計結果から、各周辺文書の対象文書に対する関連度の集計値を求めた。すなわち、実施形態・変形例の方式では、各ワークスペースにおける電子文書同士の同一性の判定が必要になる。最も単純には、電子文書を一意に識別する文書ＩＤを各電子文書に持たせておき、この文書ＩＤが同一である電子文書同士が同一であると判定すればよい。しかし、上述の実施形態及び変形例での同一性判定の仕方は、そのような単純な方式に限られない。
【００９２】
例えば、各電子文書の他の１以上の属性（例えば文書ＩＤ、文書名、作成日時、更新日時、作成者、ファイルの形式、データサイズ）に基づき電子文書同士の同一性を判定してもよい。例えば、判定に使用する１以上の属性の値の組を１つのベクトルと見なし、２つの電子文書の間でそのベクトル同士の距離が所定にしきい値以下である場合に、それら電子文書が同一であると見なす、などである。
【００９３】
また、ワークスペースには、電子文書そのもののシンボル画像だけでなく、電子文書を指し示す参照情報ファイル（いわゆる「ショートカット」）のシンボル画像が配置される場合がある。この場合、ワークスペース内の電子文書と、別のワークスペース内のその電子文書を指す参照情報ファイルとは、同一であると判定してもよい。
【００９４】
また、ユーザが明示的に同一と見なす電子文書群を登録するデータベースを設け、文書ＩＤが一致しなくても、そのデータベースに同一であるとして登録されている電子文書同士は同一と判定することも考えられる。
【００９５】
上記実施形態及び変形例では、ワークスペースＤＢ１０又は１１０に登録されたすべてのワークスペースにわたって距離又は関連度の集計を行ったが、これは一例に過ぎない。この代わりに、例えば、関連文書の抽出を指示したユーザのワークスペースは、集計の範囲から削除してもよい。ユーザは、自分のワークスペースの中にある電子文書同士の関連性はよく知っているので、自分が把握していない関連文書を知りたいなどという目的のためには、集計の範囲から自分のワークスペースを除くことが考えられる。ワークスペースＤＢ１０に登録された各ワークスペースのユーザＩＤを参照することで、関連文書の抽出を指示したユーザのワークスペースを集計の範囲から除くことができる。
【００９６】
以上の各例では、文書グループの情報を文書グループＤＢ１１又は１２５で一元管理していたが、これは一例に過ぎない。この代わりに、各電子文書に対して、その電子文書が属する文書グループを示すグループ属性情報を持たせておいてもよい。この場合、各電子文書のグループ属性を調べることで対象文書と同じグループに属する電子文書を特定すればよい。
【００９７】
また、電子文書が複数の文書グループに所属可能とする場合には、対象文書に対応する同グループ文書の条件にはいくつか考えられる。例えば、１つの条件では対象文書が所属するすべての文書グループに属している電子文書のみを同グループ文書とする。別の条件では、対象文書が所属する文書グループのうちのいずれか１以上に属している電子文書はすべて同グループ文書とする。どの条件を適用するかは、例えば管理者が同グループ文書特定部１３又は１１３に登録するようにしてもよいし、個々のユーザが選択できるようにしてもよい。また、対象文書が属する文書グループの一覧を示す画面を、対象文書を指定したユーザに提供し、ユーザから、関連文書抽出の際に考慮する文書グループの指定を受けてもよい。この場合、指定された各文書グループに属する電子文書を、同グループ文書とすればよい。
【００９８】
以上では、ワークスペース上での電子文書同士の距離に基づきそれら電子文書同士の関連度を求めていたが、これは一例に過ぎない。一般的にいえば、電子文書同士の関連度は、ワークスペース上でのそれら各電子文書の配置位置同士の関係に基づき求めてもよい。距離はそのような関係の一種である。また、別の例として、文書情報の位置座標がＸＹ座標系で表される場合において、Ｘ座標値，Ｙ座標値のうち、一方の座標値のみを利用して、電子文書同士の関連度を求めてもよい。具体的には、Ｘ座標値の等しい位置座標をもつ２つの電子文書は（両者のＹ座標が異なっていようとも）関連度が高いと判定するが、Ｘ座標値が所定の値以上異なる２つの電子文書は（Ｙ座標が等しくとも）関連度が低いと判定することなどが考えられる。こうした構成を取ることで、例えば、同じ「行」にある電子文書同士は関連度が高いと判定するようになる。もちろん、一方の座標値を全く考慮しないのではなく、関連度を判定する際に２つの座標値の重み付けを変える構成としてもよい。さらに、ワークスペースやワークスペースのユーザ毎に、各文書同士の関連度の判定方法を変えてもよい。
【００９９】
以上に例示した実施形態及び各変形例のシステムは、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２２に示すように、ＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１００２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）１００４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１００６を制御するＨＤＤコントローラ１００８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース１０１０、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース１０１２等が、たとえばバス１０１４を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス１０１４に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース１０１０経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ１０１６、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ１０１８、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ１００２に読み出されＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。
【０１００】
なお、図１に例示したシステムの各機能モジュール、又は図６に例示した文書管理サーバ１００内の各機能モジュールが、ネットワーク上の複数の装置に分散配置され、相互に通信を行いながら上記システム又は文書管理サーバ１００の機能を実現してもよい。
［補遺］
実施形態に関連する第１の態様は、特許請求の範囲の請求項１〜２のいずれか１項に係る発明において、前記特定手段が特定した電子文書の数を前記第１の記憶手段に基づき求め、求めた数を所定の換算情報に基づき信頼度に換算する手段、を更に備え、前記提示手段は、前記対象の電子文書に関連する電子文書を示す情報を、前記信頼度と対応づけて提示する、ことを特徴とする。
この態様によれば、関連する電子文書を示す情報の信頼度をユーザに提示することができる。
第２の態様は、特許請求の範囲の請求項１〜２のいずれか１項に係る発明又は上記第１の態様において、前記複数の作業空間のそれぞれについて、当該作業空間に対応するユーザを記憶するとともに、各ユーザ同士の関係の強さの判定のための判定情報を記憶する第２の記憶手段と、前記受付手段に対して前記指定を行ったユーザと、前記各電子文書が配置された作業空間に対応するユーザと、の関係の強さを前記判定情報に基づき判定する判定手段と、を更に備え、前記集計手段は、前記各作業空間での各電子文書と前記対象の電子文書との関連度、及びそれら各電子文書と前記特定手段が特定した電子文書との関連度を、前記判定手段が判定した前記関係の強さに応じて補正し、補正後の関連度をそれぞれ集計する、ことを特徴とする。
この態様によれば、対象の電子文書を指定したユーザと各作業空間に対応するユーザとの関係の強さも考慮して、対象の電子文書に関連する電子文書を求めることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０１】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】ワークスペース画面の一例を示す図である。
【図３】ワークスペースＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図４】文書グループＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図５】図１のシステムにおける関連文書抽出の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図６】実施形態のシステム構成の別の例を示す図である。
【図７】ユーザとワークスペースとの対応関係の情報の一例を概念的に示す図である。
【図８】関連情報管理ＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図９】換算情報の一例を示す図である。
【図１０】関連情報更新部の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】ワークスペース上で指定された電子文書に対する周辺文書の情報の一例を示す図である。
【図１２】関連文書抽出が指示されたときの文書管理サーバの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】集計テーブルのデータ内容の一例である。
【図１４】関連文書抽出結果の表示画面の一例を示す図である。
【図１５】関連情報更新部の処理手順の別の例を示すフローチャートである。
【図１６】第１の変形例の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１７】第２の変形例の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１８】第３の変形例におけるユーザ関係テーブルの一例を示す図である。
【図１９】第３の変形例の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２０】第４の変形例における整列フラグ情報の一例を示す図である。
【図２１】第４の変形例における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２２】コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１０２】
１０  ワークスペースＤＢ、１１  文書グループＤＢ、１２  ワークスペース処理部、１３  同グループ文書特定部、１４  距離（関連度）計算部、１６  距離（関連度）集計部、１８  対象文書受付部、１９  関連文書提示部。
【図１】
0004518168.tif 000002
【図３】
0004518168.tif 000003
【図４】
0004518168.tif 000004
【図５】
0004518168.tif 000005
【図６】
0004518168.tif 000006
【図７】
0004518168.tif 000007
【図８】
0004518168.tif 000008
【図９】
0004518168.tif 000009
【図１０】
0004518168.tif 000010
【図１１】
0004518168.tif 000011
【図１２】
0004518168.tif 000012
【図１３】
0004518168.tif 000013
【図１４】
0004518168.tif 000014
【図１５】
0004518168.tif 000015
【図１６】
0004518168.tif 000016
【図１７】
0004518168.tif 000017
【図１８】
0004518168.tif 000018
【図１９】
0004518168.tif 000019
【図２０】
0004518168.tif 000020
【図２１】
0004518168.tif 000021
【図２２】
0004518168.tif 000022
【図２】
0004518168.tif 000023