(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１のコンピュータで作成された印刷物を作製するための印字データに基づき、当該印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、上記第１のコンピュータとフォントおよび文字コードの少なくとも何れかが異なる第２のコンピュータで閲覧可能に作成するドキュメント作成システムであって、
前記印字データと、
前記印字データで用いられている文字コードと前記第２のコンピュータで用いられている文字コードとが対応される文字コード対応表データと、
前記印字データで用いられているフォントが当該印字データの文字コードと対応されて格納されている文字コード対応フォントデータと、
前記印字データで用いられているフォント名と前記第２のコンピュータで用いられているフォント名とが対応されているフォント対応表データと、
前記第２のコンピュータで用いられているフォントが当該第２のコンピュータで用いられている文字コードで格納されているドキュメント作成フォントデータと、
作成するドキュメント内容のレイアウトの情報および前記印字データのフォント名の情報を少なくとも保有するレイアウトデータと、
に基づいて前記汎用電子ドキュメントを作成するもので、
前記印字データの文字コードを対応する前記文字コード対応表データに基づき変換する文字コード変換手段と、
対応する前記文字コード対応フォントデータより所定文字をイメージデータとして取得するイメージデータ取得手段と、
前記印字データのフォント名から前記フォント対応表データを参照して対応する前記フォント名を特定するフォント特定手段と、
前記フォント特定手段に対して前記レイアウトデータより得た前記印字データのフォント名から使用するフォント名を特定させ、前記文字コード変換手段に文字コード変換を行わせ、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を前記イメージデータ取得手段によりイメージデータとして取得させて前記レイアウトデータに基づき上記特定されたフォントでドキュメントの編集を行う編集処理手段と、
前記編集処理手段により編集されたドキュメントを前記汎用電子ドキュメントファイルとして作成するファイル作成手段と、
を有することを特徴とするドキュメント作成システム。
【請求項２】
第１のコンピュータで作成された印刷物を作製するための印字データに基づき、当該印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、上記第１のコンピュータとフォントおよび文字コードの少なくとも何れかが異なる第２のコンピュータで閲覧可能に作成するドキュメント作成方法であって、
前記印字データと、
前記印字データで用いられている文字コードと前記第２のコンピュータで用いられている文字コードとが対応される文字コード対応表データと、
前記印字データで用いられているフォントが当該印字データの文字コードと対応されて格納されている文字コード対応フォントデータと、
前記印字データで用いられているフォント名と前記第２のコンピュータで用いられているフォント名とが対応されているフォント対応表データと、
前記第２のコンピュータで用いられているフォントが当該第２のコンピュータで用いられている文字コードで格納されているドキュメント作成フォントデータと、
作成するドキュメント内容のレイアウトの情報および前記印字データのフォント名の情報を少なくとも保有するレイアウトデータと、
に基づいてフォント特定手段、文字コード変換手段、イメージデータ取得手段、編集処理手段、ファイル作成手段を有するドキュメント作成システムで前記汎用電子ドキュメントを作成するもので、
前記フォント特定手段が、前記レイアウトデータより前記印字データのフォント名を得て前記フォント対応表データから対応する前記フォント名を得るステップと、
前記文字コード変換手段が、前記印字データの文字コードを対応する前記文字コード対応表データに基づき変換するステップと、
前記イメージデータ取得手段が、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を前記文字コード対応フォントデータよりイメージデータとして取得するステップと、
前記編集処理手段が、前記変換した文字コードおよび前記適宜取得したイメージデータで前記レイアウトデータに基づき前記特定したフォントでドキュメントの編集を行うステップと、
前記ファイル作成手段が、前記編集されたドキュメントを前記汎用電子ドキュメントファイルとして作成するステップと、
を含むことを特徴とするドキュメント作成方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数作成される帳票等のドキュメントを電子的にファイル化して保管、管理するためのドキュメント作成システムおよびドキュメント作成方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
そのため、電子ドキュメントを作成するにあたり、パーソナルコンピュータ等の、大型コンピュータ（メインフレーム）と異なる一般的フォントを備えたコンピュータ（以下、まとめてＰＣという）で表示、印刷可能な電子ドキュメントの作成が必要となる。
【０００４】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビシステムズ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するような大量の帳票を扱う場合、印刷元データは各事業体のメインフレームで作成されるのが多く、この印刷元データに基づいてＰＤＦドキュメントを作成しても文字コード、フォントが異なるＰＣでは閲覧することができない。そのため、ＰＤＦドキュメントを閲覧可能にイメージデータとして作成した場合、ファイル容量が増大して大容量の記憶装置が必要になり、配信時の転送時間が多く要するという問題があると共に、ＰＣ上では修正することができないという問題がある。
【０００６】
このことは、例えば事業体のコールセンタに顧客より問い合わせがあった場合に、該当のドキュメントファイルをＰＣでは閲覧することができないことから、印刷された利用明細等を探し出して応対しなければならず、事務効率を低下させているのが現状である。そのため、ＰＣで閲覧できるようなドキュメントファイルを作成するには、ＰＣで使用されている文字コード、フォントでドキュメントを作成し直してから印刷形態と同一のドキュメントファイルを作成しなければならず、多大な時間と労力を要するという問題がある。
【０００７】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、パーソナルコンピュータ等でも閲覧可能な電子的ドキュメントファイルの作成を容易とし、時間短縮化を図るドキュメント作成システム、ドキュメント作成方法、、ドキュメント閲覧システムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、第１のコンピュータで作成された印刷物を作製するための印字データに基づき、当該印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、上記第１のコンピュータとフォントおよび文字コードの少なくとも何れかが異なる第２のコンピュータで閲覧可能に作成するドキュメント作成システムであって、前記印字データと、前記印字データで用いられている文字コードと前記第２のコンピュータで用いられている文字コードとが対応される文字コード対応表データと、前記印字データで用いられているフォントが当該印字データの文字コードと対応されて格納されている文字コード対応フォントデータと、前記印字データで用いられているフォント名と前記第２のコンピュータで用いられているフォント名とが対応されているフォント対応表データと、前記第２のコンピュータで用いられているフォントが当該第２のコンピュータで用いられている文字コードで格納されているドキュメント作成フォントデータと、作成するドキュメント内容のレイアウトの情報および前記印字データのフォント名の情報を少なくとも保有するレイアウトデータと、に基づいて前記汎用電子ドキュメントを作成するもので、前記印字データの文字コードを対応する前記文字コード対応表データに基づき変換する文字コード変換手段と、対応する前記文字コード対応フォントデータより所定文字をイメージデータとして取得するイメージデータ取得手段と、前記印字データのフォント名から前記フォント対応表データを参照して対応する前記フォント名を特定するフォント特定手段と、前記フォント特定手段に対して前記レイアウトデータより得た前記印字データのフォント名から使用するフォント名を特定させ、前記文字コード変換手段に文字コード変換を行わせ、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を前記イメージデータ取得手段によりイメージデータとして取得させて前記レイアウトデータに基づき上記特定されたフォントでドキュメントの編集を行う編集処理手段と、前記編集処理手段により編集されたドキュメントを前記汎用電子ドキュメントファイルとして作成するファイル作成手段と、を有する構成とする。
【０００９】
請求項２の発明は、第１のコンピュータで作成された印刷物を作製するための印字データに基づき、当該印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、上記第１のコンピュータとフォントおよび文字コードの少なくとも何れかが異なる第２のコンピュータで閲覧可能に作成するドキュメント作成方法であって、前記印字データと、前記印字データで用いられている文字コードと前記第２のコンピュータで用いられている文字コードとが対応される文字コード対応表データと、前記印字データで用いられているフォントが当該印字データの文字コードと対応されて格納されている文字コード対応フォントデータと、前記印字データで用いられているフォント名と前記第２のコンピュータで用いられているフォント名とが対応されているフォント対応表データと、前記第２のコンピュータで用いられているフォントが当該第２のコンピュータで用いられている文字コードで格納されているドキュメント作成フォントデータと、作成するドキュメント内容のレイアウトの情報および前記印字データのフォント名の情報を少なくとも保有するレイアウトデータと、に基づいてフォント特定手段、文字コード変換手段、イメージデータ取得手段、編集処理手段、ファイル作成手段を有するドキュメント作成システムで前記汎用電子ドキュメントを作成するもので、前記フォント特定手段が、前記レイアウトデータより前記印字データのフォント名を得て前記フォント対応表データから対応する前記フォント名を得るステップと、前記文字コード変換手段が、前記印字データの文字コードを対応する前記文字コード対応表データに基づき変換するステップと、前記イメージデータ取得手段が、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を前記文字コード対応フォントデータよりイメージデータとして取得するステップと、前記編集処理手段が、前記変換した文字コードおよび前記適宜取得したイメージデータで前記レイアウトデータに基づき前記特定したフォントでドキュメントの編集を行うステップと、前記ファイル作成手段が、前記編集されたドキュメントを前記汎用電子ドキュメントファイルとして作成するステップと、を含む構成とする。
【００１１】
このように、汎用電子ドキュメントファイルを作成するにあたり、レイアウトデータより第１のコンピュータで作成される印字データのフォント名を得てフォント対応表データから対応する第２のコンピュータで用いられているフォント名を得ると共に、印字データの文字コードを対応する文字コード対応表データに基づき第２のコンピュータで用いられている文字コードに変換し、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を文字コード対応フォントデータよりイメージデータとして取得し、変換した文字コードおよび適宜取得したイメージデータでレイアウトデータに基づきドキュメントの編集を行い、汎用電子ドキュメントファイルとして作成する。すなわち、作成された汎用電子ドキュメントファイルは、第１のコンピュータのフォント、文字コードに拘わらず、第２のコンピュータで閲覧可能となることで、例えばパーソナルコンピュータ等でも閲覧可能な電子的ドキュメントファイルの作成を容易とすることが可能となり、作成のための時間短縮化を図ることが可能となる。また、ファイル容量が減少されて記憶装置の負担を軽減させ、配信時間を短くさせることが可能となると共に、ＰＣ上での修正が可能となるものである。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。本実施形態は、元の印字データが第１のコンピュータとして所定事業体の大型コンピュータ（メインフレーム）で作成されたものとし、この印字データに基づいて第２のコンピュータとしてのパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という）で閲覧可能とする汎用電子ドキュメントファイルとしてのＰＤＦ形式のドキュメントファイルを作成する場合としたものであるが、必ずしも第１のコンピュータがメインフレームでなく、第２のコンピュータがＰＣでなくとも適用することができると共に、汎用電子ドキュメントファイルとして必ずしもＰＤＦ形式のドキュメントファイルでなくとも本発明を適用することができるものである。
【００１３】
図１に、本発明のドキュメント作成システムに係る一実施形態のブロック構成図を示す。図１において、ドキュメント作成システム１１は、編集処理手段１２、ＰＣフォント特定手段１３、文字コード変換手段１４、イメージデータ取得手段１５およびファイル作成手段１６を少なくとも備えて構成されるものである。
【００１４】
そして、当該ドキュメント作成システム１１に、印字データ作成手段２１およびレイアウトデータ作成手段２２より対応の印字データ、レイアウトデータが供給され、それぞれの事業体に対応するＰＣフォント対応表（テーブルデータ）２３、それぞれの事業体とＰＣ間との文字コード対応表（テーブルデータ）２４、それぞれの事業体の文字コード対応フォント２５およびＰＣで使用されているＰＣフォント２６の各データが供給される。また、印字データ作成手段２１には、各事業体よりそれぞれの顧客データ２７が供給される。
【００１５】
上記印字データ作成手段２１は、所定の事業体（Ａ社〜Ｎ社）より供給された顧客データ２７に基づいて、所定帳票の印刷物を作製するためのデータで、例えば、氏名の後に「様」を付加するなどの編集された印字データを作成して本システム１１に供給する。この場合の顧客データは当該事業体のメインフレームで作成されたもので、当該メインフレームのメーカ拡張文字やユーザ外字を含むフォント、文字コードのものであり、印字データにおいても当該メインフレームのフォント、文字コードのものである。
【００１６】
上記レイアウトデータ作成手段２２は、印刷物の印字に必要な情報を納めた後述するレイアウトデータを作成するものであり、少なくとも印字される文字の座標、印字される文字のフォント、印字される文字データの印字データ内での情報が含まれる。なお、レイアウトデータの一例を図３（Ａ）で説明する。
【００１７】
上記ＰＣフォント対応表２３は、それぞれの事業体におけるメインフレームに対応した印字データで用いられているフォント名と表示対象のＰＤＦファイルを閲覧するＰＣで用いられているフォント名とが対応されているもので、後述のＰＣフォント特定手段１３が該当事業体のフォント名に対応したＰＣフォント名を特定する。なお、ＰＣフォント対応表２３の一例を図３（Ｂ）で説明する。
【００１８】
上記文字コード対応表２４は、それぞれの事業体におけるメインフレームに対応した印字データで用いられている文字コードと表示対象のＰＤＦファイルを閲覧するＰＣで用いられている文字コードとが対応されているもので、後述の文字コード変換手段１４が該当事業体の文字コードに対応したＰＣ文字コードに変換する。なお、文字コード対応表２４の一例を図３（Ｃ）で説明する。
【００１９】
上記文字コード対応フォント２５は、それぞれの事業体におけるメインフレームの文字コードに対応した印字データで用いられている当該文字コード対応のフォントのデータであり、上述のようにメーカ拡張文字やユーザ外字を含む。この文字コード対応フォント２５は、後述のイメージデータ取得手段１５が文字コード変換不能文字をイメージデータとして取得するためのものである。なお、文字コード対応フォント２５におけるユーザ外字の取り扱いについての一例を図２で説明する。
【００２０】
そして、上記ＰＣフォント２６は、ＰＤＦファイルを閲覧するＰＣで用いられているフォントが当該ＰＣで用いられている文字コードで格納されているドキュメント作成のためのフォントデータであり、作成するＰＤＦファイルを、当該ＰＣフォント２６を用いて当該ＰＣの文字コードで作成されるものである。
【００２１】
一方、ドキュメント作成システム１１における上記ＰＣフォント特定手段１３は、レイアウトデータで特定されている印字データのフォント名からＰＣフォント対応表２３を参照して対応するＰＣフォント名を特定する。上記文字コード変換手段１４は、印字データの文字コードを対応する文字コード対応表データ２４に基づきＰＣ文字コードに変換する。また、イメージデータ取得手段１５は、対応する上記文字コード対応フォント２５のデータより上記文字コード変換手段１４で変換不能文字をイメージデータとして取得する。
【００２２】
さらに、編集処理手段１２は、ＰＣフォント特定手段１３に対してレイアウトデータより得た印字データのフォント名から使用するフォント名を特定させ、文字コード変換手段１４に文字コード変換を行わせ、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字をイメージデータ取得手段１５によりイメージデータとして取得させて上記レイアウトデータに基づき上記特定されたフォントでドキュメントの編集を行う。
【００２３】
そして、ファイル作成手段１６は、編集処理手段１２により編集されたドキュメントをＰＤＦファイルとして作成するものである。なお、作成されたＰＤＦファイルは、適宜格納手段に格納される。
【００２４】
ここで、図２に、図１における文字コード対応フォントの作成のブロック図を示す。図２において、図１のそれぞれの事業体における文字コード対応フォント２５は、フォント編集処理手段３１、それぞれの事業体で使用されているメインフレームの文字コード対応フォント３２、外字作成手段３３、それぞれの事業体の外字情報３４により作成される。これは、それぞれの事業体のメインフレーム文字コード対応フォントにはユーザ外字が含まれておらず、文字コードが付されていないからである。
【００２５】
すなわち、フォント編集処理手段３１は、供給されるそれぞれの事業体におけるメインフレーム文字コード対応フォント３２のうち、一の事業体のメインフレーム文字コード対応フォント３２について該当の外字情報３４に基づいて外字作成手段３３でビットマップデータのユーザ外字を作成させ、これにコードを割り付けるものであり、該当事業体における総てのユーザ外字を作成してコードを割り付ける。これをそれぞれの事業体のメインフレーム文字コード対応フォント３２について行うことでそれぞれの事業体における文字コード対応フォント２５を作成するものである。
【００２６】
続いて、図３に、図１のレイアウトデータ、ＰＣフォント対応表、ＰＣ文字コード対応表及び印字データの説明図を示す。図３（Ａ）はレイアウトデータの一例が示されたもので、上記レイアウトデータ作成手段２２がＰＤＦドキュメントを作成するための座標情報、フォント情報、データフィールド情報のデータが記述されるものである。例えば、印字データのｍバイト目からｎバイト目までをＳというフォントを使用して、座標（Ｘ，Ｙ）に配置するような情報である。
【００２７】
また、図３（Ｂ）はＰＣフォント対応表２３の一例が示されたもので、例えば、Ａ社におけるフォントファイル（Ａ０００１．＊＊＊〜Ａ０００３．＊＊＊）がＰＣフォントにおけるＭＳ明朝やＭＳゴシック（この場合の「２４，２４」等はフォントの大きさ（ドット）を示している）に対応させるものとして示されたテーブルである。そして、それぞれの事業体毎のフォントファイルとＰＣフォントとが対応されているものである。
【００２８】
また、図３（Ｃ）はＰＣ文字コード対応表２４の一例が示されたもので、例えば、Ａ社におけるメインフレーム文字コード（メーカ拡張文字の文字コードも含む）と、ＰＣ文字コードとして例えばシフトＪＩＳの文字コードとが対応されたものである。この場合、メインフレーム文字コードに存在してシフトＪＩＳには存在していないものについては「なし」の対応付けがなされる。そして、それぞれの事業体毎についてメインフレーム文字コードとシフトＪＩＳの文字コードとが対応された対応表のファイル（テーブル）が用意されて対象の事業体毎に選択されるものである。
【００２９】
また、図３（Ｄ）は上記印字データ作成手段２１で作成された印字データの一例が示されたもので、検索キー（「０００１」，「０００２」等）のフィールド、氏名のフィールド、住所のフィールド等の各フィールドが一レコードとして構成されたものである。この場合、一レコードが一人分とは限らず、そのデータ量に応じて所定数のレコードが割り当てられたものである。当該印字データは、上述のように元データ（顧客データ）が作成された所定事業体のメインフレームが使用するフォント、文字コードで作成されたものである。
【００３０】
つぎに、図４に、本システムによるドキュメント作成のフローチャートを示す。図４において、まず、本システム１１は、編集処理手段１２が、ドキュメント作成対象事業体（Ａ社〜Ｎ社）における図３（Ｄ）に示すような印字データ、図３（Ａ）に示すようなレイアウトデータ３５および図３（Ｂ）に示すようなＰＣフォント対応表データ２３を取得する（ステップ（Ｓ）１）。
【００３１】
続いて、図３（Ｄ）に示すような印字データ中、処理単位毎のレコード（ここでは一レコード）を読み込み（Ｓ２）、また一レコード中の一フィールドに対応する印字データにおける印字用フォント名をレイアウトデータ３５より取得すると共に（Ｓ３）、図３（Ｂ）に示すようなＰＣフォント対応表データ２３に基づいて置き換えるＰＣフォント名（例えば、ＭＳ明朝、ＭＳゴシック等）をＰＣフォント特定手段１３に取得させる（Ｓ４）。
【００３２】
そこで、文字コード変換手段１４において、図３（Ｃ）に示すような文字コード対応表２４に基づいて、各対象文字のＰＣ対応文字コード（例えば、シフトＪＩＳの文字コード）への置き換えを参照させる（Ｓ５）。その結果、置換可能であれば（Ｓ６）、置き換えた文字コードを取得し、ＰＣフォント２６を使用して、ファイル作成手段１６においてレイアウトデータに基づきＰＣ対応文字コードでＰＤＦファイルのドキュメントに当該文字の書き込みを行う（Ｓ７Ａ）。
【００３３】
一方、文字コード対応表２４の置換が例えば「なし」の場合で置換不能であれば（Ｓ６）、イメージデータ取得手段１５に対して対応事業体の文字コード対応フォント２５より、対象文字のコードに対応する字型をイメージとして抽出させ、ファイル作成手段１６においてＰＤＦファイルのドキュメントにレイアウトデータに基づき当該イメージを描く（Ｓ７Ｂ）。
【００３４】
このようなＳ５〜Ｓ７Ａ（Ｓ７Ｂ）の編集処理を一フィールド中の全文字に対して行い（Ｓ８）、これを全フィールドに対してＳ３〜Ｓ８の編集処理を行うことで一レコード分の編集処理が完了する（Ｓ９）。これをＰＤＦファイル中における印字データの一レコード分の一頁として作成する（Ｓ１０）。そして、上記印字データ中の全レコードに対してＳ２〜Ｓ１０の編集処理を行うことで（Ｓ１１）、ファイル作成手段１６においてＰＤＦファイルが作成されるものである（Ｓ１２）。この場合、ファイル作成手段１６は、一のＰＤＦファイルにおける予め設定される頁数（レコード数）で所定数のＰＤＦファイルを作成していくものである。
【００３５】
このように、作成されたＰＤＦファイルは、それぞれの事業体のメインフレームで使用されるフォント、文字コードに拘わらず、ＰＣで閲覧可能であり、このようなＰＤＦファイルの作成にあたって、従前のようにＰＣで閲覧可能にするための別のファイルを作成する必要がなく、ＰＤＦファイル作成のための時間を短縮させることができると共に、作成コストを削減させることができ、また実際の印刷物を作製するためのデータをそのまま使用できることで、ＰＣで閲覧可能なＰＤＦファイルを容易に作成することができるものである。また、ファイル容量が減少されて記憶装置の負担を軽減させ、配信時間を短くさせることができ、ＰＣ上での修正を行わせることができるようになるものである。
【００３６】
つぎに、図５に、本システムにより作成されたドキュメントファイルの運用システムのブロック構成図を示す。図５（Ａ）はドキュメントファイルデータベース作成システムを示したもので、図５（Ｂ）はドキュメントファイル運用システムを示したものである。図５（Ａ）において、上記ドキュメント作成システム１１で作成された所定数のＰＤＦファイルは、各事業体毎に格納手段であるＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）４２に格納される。ここでのデータベースは単なるファイルを格納するだけの機能のものである。
【００３７】
一方でインデックス作成手段４３において、インデックスが作成されてＩＮＤＥＸＤＢ４４に格納される。このインデックス作成手段４３は、例えば作成されたＰＤＦファイルの各頁毎に付された管理番号や氏名等を抽出して、例えば所定顧客のドキュメントがどのＰＤＦファイルの何頁目に配置されているかなどを関連付けて作成するものである。
【００３８】
そこで、図５（Ｂ）において、ドキュメントファイル運用システム５１は、例えばサーバとして、イントラネット等のコンピュータネットワーク５２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク５２には第２のコンピュータとしてのＰＣを用いた所定数のクライアント端末（例えば、所定事業体のコールセンタの端末）５３（５３Ａ〜５３Ｎ）および印刷手段であるプリンタ５４が接続される。
【００３９】
上記ドキュメントファイル運用システム５１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、適宜、データ入出力手段６１、ＤＢ管理手段６２、データ更新手段６３、ファイル名抽出手段６４、ドキュメント切出手段６５および配信手段６６を備える。このファイル名抽出手段６４およびドキュメント切出手段６５によりドキュメント抽出手段を構成する。上記データ入出力手段６１は、所定のクライアント端末５３からの対象顧客におけるＰＤＦドキュメントの閲覧要求の情報等を入力し、配信手段６６で作成された所定の画面ファイルやＰＤＦＤＢ４２より切り出した対象のＰＤＦドキュメントファイルを当該クライアント端末５３に送信する。
【００４０】
上記ＤＢ管理手段６２は、上述のドキュメントファイルデータベース作成システム４１で作成されたＰＤＦＤＢ４２およびＩＮＤＥＸＤＢ４４を管理するもので、適宜データ更新やデータベースへのアクセスを管理する。上記データ更新手段６３は、対象クライアント端末５３からのドキュメントの内容変更に対して、ＰＤＦＤＢ４２に格納されている該当のドキュメントを更新する。上記ファイル名抽出手段６４は、入力された管理番号や氏名等に基づいてＩＮＤＥＸＤＢ４４より該当のＰＤＦドキュメントが格納されているファイル名、開始頁、頁数を抽出する。
【００４１】
上記ドキュメント切出手段６５は、抽出された当該ファイル名でＰＤＦＤＢ４２に格納されているＰＤＦファイルを特定し、当該ＰＤＦファイルの開始頁のＰＤＦドキュメントから頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す。そして、配信手段６６は、適宜管理番号や氏名等を取得するための画面ファイルを作成して該当のクライアント端末５３に送信させ、上記ドキュメント切出手段６５で切り出した該当のＰＤＦドキュメントの送信ファイルを作成して要求のあったクライアント端末５３に送信させる。
【００４２】
そこで、図６に、図５のドキュメントファイル運用のフローチャートを示す。ここでは所定のクライアント端末５３からのＰＤＦドキュメント閲覧要求に対してアクセス者の認証を行うことは省略する。図６において、まず、正規のクライアント端末５３よりデータ入出力手段６１がドキュメント閲覧要求を取得する（Ｓ２１）。このとき、配信手段６６が、対象クライアント端末５３に対して閲覧要求のＰＤＦドキュメントの管理番号や氏名等を要求する画面ファイルを作成して当該対象クライアント端末５３に送信させる（Ｓ２２）。
【００４３】
続いて、当該クライアント端末５３からの管理番号や氏名等を入力したときに、ファイル名抽出手段６４が、ＩＮＤＥＸＤＢ４４を参照して取得した管理番号、氏名等に対応したＰＤＦファイル、およびその開始頁、頁数の情報を抽出して取得する（Ｓ２３）。取得したＰＤＦファイル名、開始頁、頁数に基づいてドキュメント切出手段６５が、ＰＤＦＤＢ４２を参照して、まずＰＤＦファイル名より該当のファイルを特定して展開し、開始頁より頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す（Ｓ２４）。
【００４４】
そして、切り出した当該顧客対応のＰＤＦドキュメントについて配信手段６６が送信ファイルを作成し、対象クライアント端末５３に送信するものである（２５）。その後、対象クライアント端末５３よりドキュメントの内容変更の要求があれば（Ｓ２６）、データ更新手段６３がＰＤＦＤＢ４２の対象ファイルにおける対象頁のデータ更新を行う（Ｓ２７）。また、対象クライアント端末５３より印刷の要求があれば（Ｓ２８）、対象クライアント端末５３が当該ＰＤＦドキュメントの印刷データを、コンピュータネットワーク５２を介してプリンタ５４に送信するものである（Ｓ２９）。一方、データ更新の要求もなく（Ｓ２６）、印刷の要求もなければ（Ｓ２８）、終了する。
【００４５】
このように、フォント、文字コードの異なる印刷データで作製された印刷物と同じ表示形態のＰＤＦドキュメントを、ＰＣであるクライアント端末５３で表示させ、変更に応じてドキュメントを更新させて内容の誤りを容易に訂正することができ、これを印刷して発送することで容易に印刷物の再発行を行うことができるものである。
【００４６】
【発明の効果】
以上のように、請求項１および２の発明によれば、汎用電子ドキュメントファイルを作成するにあたり、レイアウトデータより第１のコンピュータで作成される印字データのフォント名を得てフォント対応表データから対応する第２のコンピュータで用いられているフォント名を得ると共に、印字データの文字コードを対応する文字コード対応表データに基づき第２のコンピュータで用いられている文字コードに変換し、変換不能文字がある場合に、当該変換不能文字を文字コード対応フォントデータよりイメージデータとして取得し、変換した文字コードおよび適宜取得したイメージデータでレイアウトデータに基づきドキュメントの編集を行い、汎用電子ドキュメントファイルとして作成することにより、文字コード、フォントの異なるコンピュータによる作成データで、例えばパーソナルコンピュータ等でも閲覧可能な電子的ドキュメントファイルを容易に作成することができ、作成のための時間を短縮させることができると共に、ファイル容量が減少されて記憶装置の負担を軽減させ、配信時間を短くさせることができ、ＰＣ上での修正を行わせることができるようになるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のドキュメント作成システムに係る一実施形態のブロック構成図である。
【図２】図１における文字コード対応フォントの作成のブロック図である。
【図３】図１のレイアウトデータ、ＰＣフォント対応表、ＰＣ文字コード対応表及び印字データの説明図である。
【図４】本システムによるドキュメント作成のフローチャートである。
【図５】本システムにより作成されたドキュメントファイルの運用システムのブロック構成図である。
【図６】図５のドキュメントファイル運用のフローチャートである。
【符号の説明】
１１                      ドキュメント作成システム
１２                      編集処理手段
１３                      ＰＣフォント特定手段
１４                      文字コード変換手段
１５                      イメージデータ取得手段
１６                      ファイル作成手段
２１                      印字データ作成手段
２２                      レイアウトデータ作成手段
２３                      ＰＣフォント対応表
２４                      文字コード対応表
２５                      文字コード対応フォント
２６                      ＰＣフォント
２７                      顧客データ
３１                      フォント編集処理手段
３２                      メインフレーム文字コード対応フォント
３３                      外字作成手段
３４                      外字情報
３５                      レイアウトデータ
４１                      ドキュメントファイルデータベース作成システム
５１                      ドキュメントファイル運用システム（サーバ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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