(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データ蓄積装置と画像処理装置と画像形成装置がネットワークを介して接続された文書データ更新情報処理システムであって、
前記文書データ蓄積装置は、
前記画像処理装置によって送信された文書データを蓄積する蓄積手段と、
蓄積手段に蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報を高頻度で作成する更新情報作成手段と、
前記画像形成装置からの更新情報の取得要求に応じて前記更新情報作成手段により作成された更新情報を送信する送信手段と、を備え、
前記画像形成装置は、
文書データ蓄積装置に対して文書データの更新情報の取得を要求する要求手段と、
要求手段による取得要求に応じて前記文書データ蓄積装置から送信された更新情報を受信する受信手段と、
受信手段により受信した更新情報を表示可能な表示手段と、
を備えたことを特徴とする文書データの更新情報作成処理システム。
【請求項２】
前記更新情報作成手段は、前記蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報を優先的に作成する請求項１に記載の文書データの更新情報作成処理システム。
【請求項３】
文書データを蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段に蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成手段と、
前記更新情報作成手段により作成された更新情報を表示可能な表示手段と、
を備えたことを特徴する画像形成装置。
【請求項４】
文書データ蓄積装置と画像処理装置と画像形成装置がネットワークを介して接続された文書データの更新情報作成処理システムにおける文書データの更新情報作成処理方法であって、
前記文書データ蓄積装置は、
前記画像処理装置によって送信された文書データを蓄積する蓄積ステップと、
蓄積ステップにおいて蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報を高頻度で作成する更新情報作成ステップと、
前記画像形成装置からの更新情報の取得要求に応じて前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を送信する送信ステップと、
を実行し、
前記画像形成装置は、
文書データ蓄積装置に対して文書データの更新情報の取得を要求する要求ステップと、
要求ステップにおける取得要求に応じて前記文書データ蓄積装置から送信された更新情報を受信する受信ステップと、
受信ステップにおいて受信した更新情報を表示手段に表示する表示ステップと、
を実行することを特徴とする文書データの更新情報作成処理方法。
【請求項５】
前記更新情報作成ステップでは、前記蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報を優先的に作成する請求項４に記載の文書データの更新情報作成処理方法。
【請求項６】
文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記蓄積ステップにおいて蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成ステップと、
前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を表示手段に表示するステップと、
を備えたことを特徴する画像形成装置における文書データの更新情報作成処理方法。
【請求項７】
文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記蓄積ステップにおいて蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成ステップと、
前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を表示手段に表示するステップと、
を画像形成装置のコンピュータに実行させるための文書データの更新情報作成処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、画像形成装置と文書データ蓄積装置がネッワークを介して接続された文書データの更新情報作成処理システム、画像形成装置、文書データの更新情報作成処理方法及び文書データの更新情報作成処理プログラムに関する。
【０００２】
近年、ネッワーク上のサーバに蓄積された文書データを、多機能デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals) 等の画像形成装置からＷｅｂＤＡＶ（Distributed Authoring and Versioning protocol for the WWW)で取得したり、画像形成装置の操作パネル部に搭載されたＷｅｂプラウザでサーバのＷｅｂページを参照することができるようになってきている。
【０００３】
しかし、このようにサーバ側に文書データを蓄積するような態様においては、画像形成装置側からサーバに文書データの更新情報を取得しに行かなければ、ユーザに対してサーバでの文書データの更新情報を表示できないため、画像形成装置で更新情報を取得して表示するまでに多大な時間がかかっていた。
【０００４】
この点に関して、従来、サーバ側において、情報記録ファイルの他に、情報記録ファイルに記録された情報に対してリアルタイムな情報が記録された状態記録ファイルを備えることにより、プリントサービスを使用するすべての情報、例えば動作状態をリアルタイムで参照できるようにした技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平１０−３２６１６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記した従来の技術では、サーバ側で一律にすべての文書データについて更新情報が作成される構成となっているから、サーバ側の負担が大きくなってしまうという欠点があった。また、画像形成装置側でも必要な更新情報を選択するためにかなりの時間が費やされるという欠点もあった。
【０００６】
このような欠点は、画像形成装置に文書データを蓄積する場合においても同様に生じていた。即ち、画像形成装置は、全ての文書データについて一律に更新情報を作成していたため、画像形成装置に負荷がかかるとともに、ユーザに更新情報を提供するのに時間がかかっていた。
【０００７】
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、更新情報の作成処理のために大きな負荷をかけることなく、更新情報をユーザに効率的に提供可能な文書データの更新情報作成処理システム、画像形成装置、文書データの更新情報作成処理方法を提供し、さらには前記更新情報作成処理方法を画像形成装置のコンピュータに実行させるための文書データの更新情報作成処理プログラムを提供することを課題としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）文書データ蓄積装置と画像処理装置と画像形成装置がネットワークを介して接続された文書データ更新情報処理システムであって、前記文書データ蓄積装置は、前記画像処理装置によって送信された文書データを蓄積する蓄積手段と、蓄積手段に蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報を高頻度で作成する更新情報作成手段と、前記画像形成装置からの更新情報の取得要求に応じて前記更新情報作成手段により作成された更新情報を送信する送信手段と、を備え、前記画像形成装置は、文書データ蓄積装置に対して文書データの更新情報の取得を要求する要求手段と、要求手段による取得要求に応じて前記文書データ蓄積装置から送信された更新情報を受信する受信手段と、受信手段により受信した更新情報を表示可能な表示手段と、を備えたことを特徴とする文書データの更新情報作成処理システム。
（２）前記更新情報作成手段は、前記蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報を優先的に作成する前項１に記載の文書データの更新情報作成処理システム。
（３）文書データを蓄積する蓄積手段と、前記蓄積手段に蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成手段と、前記更新情報作成手段により作成された更新情報を表示可能な表示手段と、を備えたことを特徴する画像形成装置。
（４）文書データ蓄積装置と画像処理装置と画像形成装置がネットワークを介して接続された文書データの更新情報作成処理システムにおける文書データの更新情報作成処理方法であって、前記文書データ蓄積装置は、前記画像処理装置によって送信された文書データを蓄積する蓄積ステップと、蓄積ステップにおいて蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報を高頻度で作成する更新情報作成ステップと、前記画像形成装置からの更新情報の取得要求に応じて前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を送信する送信ステップと、を実行し、前記画像形成装置は、文書データ蓄積装置に対して文書データの更新情報の取得を要求する要求ステップと、要求ステップにおける取得要求に応じて前記文書データ蓄積装置から送信された更新情報を受信する受信ステップと、受信ステップにおいて受信した更新情報を表示手段に表示する表示ステップと、を実行することを特徴とする文書データの更新情報作成処理方法。
（５）前記更新情報作成ステップでは、前記蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報を優先的に作成する前項４に記載の文書データの更新情報作成処理方法。
（６）文書データを蓄積する蓄積ステップと、前記蓄積ステップにおいて蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成ステップと、前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を表示手段に表示するステップと、を備えたことを特徴する画像形成装置における文書データの更新情報作成処理方法。
（７）文書データを蓄積する蓄積ステップと、前記蓄積ステップにおいて蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成する更新情報作成ステップと、前記更新情報作成ステップにおいて作成された更新情報を表示手段に表示するステップと、を画像形成装置のコンピュータに実行させるための文書データの更新情報作成処理プログラム。
【発明の効果】
【０００９】
前項（１）に記載の発明によれば、文書データ蓄積装置における文書データ蓄積手段に蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報が高頻度で作成されるから、全部の文書データについて一律的に更新情報を作成する場合に比べて文書データ蓄積装置の負担が軽減され、さらに、画像形成装置は、文書データの更新情報の取得要求を行うことにより前記作成された更新情報を取得でき、必要な更新情報を選択するための時間を費やすことなく、更新情報を効率良く表示手段に表示してユーザに提供することが可能となる。
【００１１】
また、蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴うデータである場合には、ユーザはすぐに画像形成装置に出向くことが予想されることから、該文書データに関する更新情報が高頻度で作成され、更新情報をユーザに迅速に提供することができる。
【００１２】
前項（２）に記載の発明によれば、蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報が優先的に作成されるから、前記文書データを共有するグループのメンバーや不特定ユーザに更新情報を優先的に提供できる。
【００１３】
前項（３）に記載の発明によれば、文書データ蓄積手段に蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報が作成されるとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報が作成されるから、全部の文書データについて一律的に更新情報を作成する場合に比べて画像形成装置の負担が軽減され、更新情報を効率良く表示手段に表示してユーザに提供することが可能となる。
【００１７】
前項（４）に記載の発明によれば、文書データ蓄積装置に蓄積された文書データが、ユーザによる印字要求を伴う文書データか、印字要求を伴わない保存目的の文書データかを判別し、前記印字要求を伴う文書データは前記保存目的の文書データよりも前記文書データに関する更新情報が高頻度で作成されるから、全部の文書データについて一律的に更新情報を作成する場合に比べて文書データ蓄積装置の負担が軽減され、さらに、画像形成装置は、文書データの更新情報の取得要求を行うことにより前記作成された更新情報を取得でき、必要な更新情報を選択するための時間を費やすことなく、更新情報を効率良く表示手段に表示してユーザに提供することが可能となる。
【００１９】
また、蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴うデータである場合には、ユーザはすぐに画像形成装置に出向くことが予想されることから、該文書データに関する更新情報が高頻度で作成され、更新情報をユーザに迅速に提供することができる。
【００２０】
前項（５）に記載の発明によれば、蓄積された文書データがユーザによる印字要求を伴わない保存目的のデータである場合には、グループで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報が優先的に作成されるから、前記文書データを共有するグループのメンバーや不特定ユーザに更新情報を優先的に提供できる。
【００２１】
前項（６）に記載の発明によれば、文書データ蓄積手段に蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報が作成されるとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報が作成されるから、全部の文書データについて一律的に更新情報を作成する場合に比べて画像形成装置の負担が軽減され、更新情報を効率良く表示手段に表示してユーザに提供することが可能となる。
【００２５】
前項（７）に記載の発明によれば、文書データを蓄積するステップと、蓄積された文書データの第１のリスト、および蓄積された前記文書データのジョブ実行状態に関する第２のリストに対する更新情報を作成するとともに、前記第１のリストよりも、前記第２のリストについて、高頻度で更新情報を作成するステップと、作成された更新情報を表示手段に表示するステップと、を画像形成装置のコンピュータに実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２７】
図１は、この発明の一実施形態に係る文書データの更新情報作成処理システムの概略構成図である。
【００２８】
図１において、この文書データの更新情報作成処理システムは、画像形成装置１と、文書データ蓄積装置の一例としてのサーバ２と、ユーザ端末の一例としてのパーソナルコンピュータ（ＰＣという）３とを備えており、これら画像形成装置１、サーバ２およびＰＣ３は、ネットワーク４を介して接続されている。
【００２９】
この文書データの更新情報作成処理システムでは、ＰＣ３から文書データをサーバ２に送信すると、サーバ２では送信されてきた文書データを蓄積する。また、サーバ２は文書データについての更新情報を選択的に作成する。サーバ２は、画像形成装置１からの更新情報の取得要求に応じて、作成した更新情報を画像形成装置１に送信する。
【００３０】
前記画像形成装置１として、この実施形態では、複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を有する多機能デジタル複合機であるＭＦＰが用いられている。画像形成装置１は、サーバ２で作成された更新情報を取得して、それを元に表示内容を更新するとともに、文書データの印字等のジョブを実行する。
【００３１】
図２は、前記画像形成装置１の機能的構成を示すブロック図である。
【００３２】
図２おいて、この画像形成装置１は、ネットワークインターフェース（ネットワークＩ／Ｆ）１１、エンジン１２、スキャナ１３、画像処理・制御モジュール１４、操作パネル部１５、記憶部１６および制御部１７等を備えている。
【００３３】
前記ネットワークインターフェース１１は、前記サーバ２やＰＣ３とネットワーク４を介して通信するためのインターフェースである。
【００３４】
前記エンジン１２は、文書データ等を印字するための印字部であり、このエンジン１２には、ＦＡＸ基盤１２ａが接続されている。
【００３５】
前記スキャナ１３は、原稿台上の原稿の画像を読み取るものである。
【００３６】
前記画像処理・制御モジュールは、スキャナ１３によって読み取られた画像データを印字処理するに先立って、所定の画像処理を施すものである。
【００３７】
前記操作パネル部１５は、テンキーやスタートキー等からなるキー入力部（図示せず）や、液晶タッチパネルなどからなる表示部１５ａ（図５に示す）を有しており、ユーザがログインするための操作や各種入力操作等に使用される他、サーバ２から取得した更新情報を表示部１５ａで表示可能になっている。
【００３８】
前記記憶部１６は、ユーザ情報が記憶された不揮発性メモリ部１６ａや文書データの更新情報が記憶されたハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１６ｂなどを備えている。文書データの更新情報は、ユーザ毎に保存されても良い。また、ハードディスクドライブ１６ｂには、複数の記憶領域からなるボックスが形成されている。ボックスとしては、個々のユーザが所有する個人ボックスや、グループのメンバーで共有されるグループボックスや、不特定のユーザがアクセス可能な共有ボックス等がある。
【００３９】
前記制御部１７は、ネットワークインターフェース１１を介してネットワーク４上の外部機器と通信可能な外部通信部１７ａ、エンジン制御部１７ｂ、スキャナ制御部１７ｃ、画像処理・制御モジュール１４を制御するためのＡＳＩＣ（Application Spesific Integrated Circuit)制御部１７ｄ、メモリ制御部１７ｅ、ネット配信制御部１７ｆ、ログインするユーザを認証するための認証部１７ｇ、操作パネル部１５を制御するためのパネル制御部１７ｈ、文書データ等のＦＡＸ送受信に関する制御を行うＦＡＸ送受信制御部１７ｉ、ＨＤＤ１６ｂを制御するためのＨＤＤ制御部１７ｊ、不揮発性メモリ部１６ａを制御するための不揮発性メモリ制御部１７ｋ、プリント入力制御部１７ｌ、ジョブ管理部１７ｍ、さらにはサーバ２からの文書データの更新情報を取得した際に、今までの情報と比較して更新された情報を解析する等の処理を行う更新情報解析部１７ｎを備えている。前記制御部１７は、図示しないＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等により構成されている。
【００４０】
この画像形成装置１では、ユーザが操作パネル部１５からログインして文書データの更新情報の取得を指示した場合、点線Ｑで示すように、その取得指示情報がパネル制御部１７ｈ、外部通信部１７ａ、ネットワーク接続部１１を経て、ネットワーク４上のサーバ２に伝達される。そして、サーバ２で作成された更新情報がネットワーク４を経て取得され、ＨＤＤ１６ｂに記憶された後、更新情報解析部１７ｎで解析されて、前記操作パネル部１５の表示部１５ａに表示されるようになっている。
【００４１】
前記サーバ２は、例えばＷｅｂＤＡＶサーバであり、ユーザ端末であるＰＣ３から送信された蓄積要求に応じて文書データを蓄積すると共に、蓄積された文書データに関しての更新情報を選択的に作成する機能を有している。
【００４２】
図３は、前記サーバ２の機能的構成を示すブロック図である。
【００４３】
図３において、サーバ２は、通信部２１と、記憶部２２と、制御部２３とを備えている。
【００４４】
前記通信部２１は、ネットワーク上の外部機器、つまり画像形成装置１やＰＣ３に対して文書データ等の授受を行う。
【００４５】
前記記憶部２２は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）からなり、文書データが蓄積される文書データ記憶部２２ａと、文書データの更新情報が記憶されている更新情報記憶部２２ｂとを備えている。また、文書データ記憶部２２ａは複数の記憶領域（ボックス）を備えている。ボックスとしては、個々のユーザが所有する個人ボックスや、グループのメンバーで共有されるグループボックスや、不特定のユーザがアクセス可能な共有ボックス等がある。
【００４６】
前記制御部２３は、更新情報作成判断部２３ａと、ＨＤＤ制御部２３ｂとを備えている。更新情報作成判断部２３ａは、文書データに関する更新情報を設定された条件に応じて選択的に作成するものであり、前記ＨＤＤ制御部２３ｂは記憶部２２を制御するものである。この制御部２３は、図示しないＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等により構成されている。
【００４７】
前記サーバ２では、ＰＣ３から文書データの蓄積要求が送信されてくると、図３の点線Ａで示すように、通信部２１により文書データを受信した後、制御部２３における更新情報作成判断部２３ａを経て記憶部２２における文書データ記憶部２２ａに蓄積される。
【００４８】
また、画像形成装置１から更新情報の取得要求があれば、図３の点線Ｂで示すように、通信部２１により取得要求を受信し、更新情報記憶部２２ａに記憶されている更新情報を画像形成装置１に送信する。
【００４９】
ここで、更新情報の一例を図４に示す。図４においては、文書データの更新情報として、ユーザ「鈴木太郎」の文書データの状況が「受信中」で、文書データの現在受信中のページ数が「１５」であることが示されている。
【００５０】
次に、この文書データの更新情報作成処理システムにおける更新情報作成処理の概要を説明する。
（１）ユーザは、ＰＣ３によりサーバ２に対して文書データの蓄積要求を行う。
（２）サーバ２では、蓄積要求を受けると同時に、文書を蓄積するに際して更新情報を作成する。
【００５１】
《更新情報を作成する設定条件の例》
（２−ａ）蓄積する文書データの種別による更新情報の作成
蓄積する文書データがユーザによる印字要求を伴う場合には、更新情報を優先的かつ高頻度で作成するが、印字要求を伴わない保存目的の文書データであれば、次の（２−ｂ）に従う。
【００５２】
（２−ｂ）保存目的の文書データの蓄積先による更新情報の作成
グループボックスへ蓄積される文書データ（グループで共有される文書データ）、共有ボックスへと蓄積される文書データ（不特定ユーザによって共有される文書データ）を、個人ボックスへ蓄積される文書データ（個人文書データ）よりも優先して、更新情報を作成する。個人ボックスへ蓄積される文書データ（個人文書データ）の場合は、次の（２−ｃ）に従う。
【００５３】
（２−ｃ）ユーザ属性による更新情報の作成
肩書などのユーザ属性によって更新情報の作成の優先順位を変更する。基本的には、高セキュリティが必要なユーザの優先順位を高くする。
【００５４】
（２−ｄ）動作状況による更新情報の作成
サーバ２側のエラー発生時に、ユーザがログインしているような場合、ユーザは操作パネル部１５を操作するために画像形成装置１の前にいることが予測されるから、更新情報の更新頻度を高める。
【００５５】
（２−ｅ）ユーザ指示による更新情報の作成
更新情報の作成の優先順位や更新頻度は、予め設定されていても良いし、ユーザが変更できるようにしても良い。
（３）ユーザが画像形成装置１の操作パネル部１５（図２）からログインする。
（４）画像形成装置１は、サーバ２に更新情報の取得要求を出すことにより、サーバ２で選択的に作成された更新情報を高頻度で取得する。取得された更新情報は、図５に示すように、操作パネル部１５の表示部１５ａに表示され、ユーザに対してリアルタイムで更新情報を通知可能となる。
【００５６】
図５では、「画面仕様書」という表題の文書データがプリント中であること、「勤怠表」という表題の文書データが蓄積中であること、「注文書フォーマット」という表題の文書データが受信中であることが表示されている。
【００５７】
図６は、前記サーバ２で更新情報を作成する場合の優先度の設定処理を示すフローチャートである。
【００５８】
図６において、ステップＳ１では、文書データの蓄積目的の判断、つまり、その文書データが印字するための文書データ（印字要求を伴う文書データ）であるか、単に保存しておくだけの文書データであるかを判断し、印字するための文書データであれば、ステップＳ２に進み、単に保存しておくだけの文書データであれば、ステップＳ３に進む。
【００５９】
ステップＳ２では、印字するための文書データについて、更新情報の作成要求の優先順位を高く設定する。
【００６０】
ステップＳ３では、保存目的の文書データについて、文書データの属性、換言すれば文書データがグループ文書データであるか、共有文書データであるか、個人文書データであるかを判断する。
【００６１】
文書データがグループ文書データであれば、ステップＳ４では、更新情報の作成要求の優先順位を中に設定する。文書データが共有文書データであれば、ステップＳ５で、更新情報の作成要求の優先順位を中に設定する。文書データが個人文書データであれば、ステップＳ６で、ユーザレベル（セキュリティレベル）が高いか低いかを判断する。
【００６２】
ユーザレベルが高ければ、ステップＳ７で、更新情報の作成要求の優先順位を中に設定する。ユーザレベルが低ければ、ステップＳ８では、更新情報の作成要求の優先順位を低く設定する。
【００６３】
そして、設定された優先順位に従って、文書データの更新情報が作成される。設定された優先順位に従う更新情報の一例を示すと次の通りである。
（１）優先順位が高い場合
更新頻度が高く、例えば「文書データ受信中」、「文書データ蓄積中」、「文書データ送信中」というように、詳細に更新情報を作成する。
（２）優先順位が中の場合
「文書データ受信中」、「文書データ送信中」というように、上記（１）の場合に比べて、更新頻度は高くない。
（３）優先順位が低い場合
更新情報は作成されない。
【００６４】
図７は、前記サーバ２で作成された文書データの更新情報を、画像形成装置１が取得する際の処理を示すフローチャートである。
【００６５】
図７において、ステップＳ１１では、ユーザが画像形成装置１にログインする。ステップＳ１２では、該当ユーザの更新情報の蓄積場所があるか否かの判断を行い、該当ユーザの更新情報の蓄積場所が無い場合には（ステップＳ１２でＮＯ）、そのまま処理を終了し、該当ユーザの更新情報の蓄積場所がある場合には（ステップＳ１２でＹＥＳ）、ステップＳ１３で、サーバ２から更新情報を取得する。
【００６６】
ステップＳ１４では、サーバ２から取得された更新情報が更新されているか否かを判断し、情報が更新されていれば（ステップＳ１４でＹＥＳ）、ステップＳ１５で、サーバ２での更新情報の取得結果を表示したのち、ステップＳ１６に進む。情報が更新されていなければ（ステップＳ１４でＮＯ）、そのままステップＳ１６に進む。
【００６７】
ステップＳ１６では、画像形成装置１からユーザがログアウトしたか否かを判断し、ログアウトしていなければ（ステップＳ１６でＮＯ）、ステップＳ１３に戻り、ログアウトしていれば（ステップＳ１６でＹＥＳ）、そのまま終了する。
【００６８】
このように、この実施形態では、サーバ２が蓄積された文書データの更新情報を作成する際に、設定された条件によって、更新情報を作成する優先順位が変更されるから、全部の文書データについて一律的に更新情報を作成する従来例に比べて、サーバ２の負担が軽減される。
【００６９】
また、画像形成装置１側からの文書データの更新情報の取得要求に対して、更新情報を効率良く提供することが可能となる。
【００７０】
また、文書データがユーザによる印字要求を伴うデータである場合には、ユーザはすぐに画像形成装置に出向くことが予想されることから、該文書データに関する更新情報が優先的にかつ高頻度で作成され、更新情報をユーザに優先的にかつ迅速に提供することができる。
【００７１】
また、蓄積された文書データが保存目的のデータである場合には、グルーブで共有される文書データまたは不特定ユーザによって共有される文書データについて、更新情報が優先的に作成されるから、前記文書データを共有するグループのメンバーや不特定ユーザに更新情報を優先的に提供できる。
【００７２】
ところで、上記実施形態では、文書データの更新情報作成処理システムにおけるサーバ２が更新情報を作成するものとしたが、画像形成装置１の記憶部１６に文書データが蓄積された場合に、画像形成装置１により該文書データに関して更新情報が選択的に作成される場合もある。更新情報の作成は、制御部１７で行えばよい。
【００７３】
図８は、画像形成装置１で作成される更新情報の一例を示すものである。この例では、文書データのジョブ実行状態を示すジョブリストの更新情報が例示されているが、記憶部１６のボックスに蓄積されている文書データのリスト（ボックス文書リスト）についての更新情報であっても良い。
【００７４】
図９は、画像形成装置１で更新情報を作成する場合の優先度の設定処理を示すフローチャートである。この処理は、制御部１７のＣＰＵがＲＯＭ、記憶部１６等の記録媒体に記録されたプログラムに従って動作することにより実行される。
【００７５】
図９において、ステップＳ３１では、ユーザの指示に基づいて、表示目的の判断、つまりジョブリストを表示させるか、ボックス文書リストを表示させるかを判断し、ジョブリストである場合には、ステップＳ３２に進み、ＢＯＸ文書リストの場合には、ステップＳ４０に進む。
【００７６】
ステップＳ３２では、ジョブの属性を判断する。例えば、ユーザが画像形成装置１の前で待っているジョブであるか、つまり、コピージョブ、スキャン送信又はＦＡＸ送信時の原稿読み込み中等であるか、ユーザが画像形成装置１のところに来るようなジョブであるか、つまりＰＣプリントジョブ、スキャン送信又はＦＡＸ送信時の送信中等であるか、その他のジョブであるかを判断する。
【００７７】
ユーザが画像形成装置１の前で待っているジョブである場合には、ステップＳ３３では、エラーがあるか否かを判断する。エラーがあれば（ステップＳ３３でＹＥＳ）、ステップＳ３４では、ジョブリスト更新頻度を高く設定する。エラーがなければ（ステップＳ３３でＮＯ）、ステップＳ３５では、ジョブリスト更新頻度を中位に設定する。
【００７８】
ユーザが画像形成装置１のところまで来るようなジョブの場合には、ステップＳ３６では、エラーがあるか否かを判断する。エラーがあれば（ステップＳ３６でＹＥＳ）、ステップＳ３７で、ジョブリストの更新頻度を中に設定する。エラーがなければ（ステップＳ３６でＮＯ）、ステップＳ３８では、ジョブリストの更新頻度を低く設定する。
【００７９】
その他のジョブである場合には、ステップＳ３９で、ジョブリストの更新頻度をさらに低く設定する。
【００８０】
表示目的がＢＯＸ文書リストの表示の場合には、ステップＳ４０で、ＢＯＸとの関係で文書データの属性を判断する。即ち、文書データがグループボックスに保存されたグループ文書データであるか、共有ボックスに保存された共有文書データであるか、個人ボックスに保存された個人文書データであるかを判断する。
【００８１】
グループ文書データの場合には、ステップＳ４１では、ボックス文書リストの更新頻度を低く設定する。共有文書データの場合には、ステップＳ４２で、文書データリストの更新頻度を低く設定する。個人文書データの場合には、ステップＳ４３では、ユーザレベル（ユーザのセキュリティレベル）が高いか低いかを判断する。
【００８２】
ユーザレベルが高ければ、ステップＳ４４で、ボックス文書リストの更新頻度を低く設定する。ユーザレベルが低ければ、ステップＳ４５で、文書データリストの更新頻度をさらに低く設定する。
【００８３】
そして、設定された更新頻度で、ジョブリスト又はＢＯＸ文書リストが更新される。
【００８４】
このように、画像形成装置１で更新情報を作成する場合、ボックス文書リストよりも、ユーザにとって有用性の高いジョブリストについての更新情報が高頻度で作成される。また、ユーザが画像形成装置１の前に待機している必要があるようなジョブのエラー発生等に対して、高い頻度で更新された更新情報を直ぐに提示可能となり、ユーザにとって便利である。
【００８５】
なお、ユーザが更新情報を作成する文書の優先順位や更新頻度を指定できるようにすることも可能である。例えば、ジョブリストよりもボックス文書リストを優先的に更新する設定とすることもできる。
【００８６】
図１０は、この発明の他の実施形態を示すものである。この実施形態では、更新情報の選択的な作成をＲＳＳ（RDF Site Summary)用サーバ２０によって行う場合の文書データの更新情報作成処理システムを示す概略構成図である。
【００８７】
図１０において、ＲＳＳ用サーバ２０は社員Ａ用のボックス、社長用のボックス、第２グループ用のボックス、共有ボックスを備えており、各ボックスに蓄積される文書データについての更新情報が、予め設定された優先順位、頻度で作成される。例えば、社員Ａ用のボックス、社長用のボックスに蓄積されたプリントジョブについては、更新情報の作成要求の優先順位を高く設定され、第２グループ用ボックスに保存された文書データや共有ボックスに保存された文書データの場合は、中または低く設定される。
【００８８】
一方、画像形成装置１では、予め登録された（１）社員Ａ：プリントジョブ、（２）社長：プリントジョブ、（３）２グループ用ＢＯＸ、（４）共有ＢＯＸについての各更新情報を、通常巡回により取得し、更新情報の変更があれば表示部１５ａに表示する。
【００８９】
図１１は、サーバ側での更新情報の作成を複数の複数のＲＳＳ用サーバ２０１，２０２により分担して行うと共に、画像形成装置１が更新情報を取得する頻度を変更することにより、更新情報を選択的に作成する場合の文書データの更新情報作成処理システムを示す概略構成図である。
【００９０】
図１１において、ＲＳＳ用サーバとして、社長に対応するサーバ２０１と社員に対応するサーバ２０２との２台が用意されている。
【００９１】
一方のＲＳＳ用サーバ２０１は社長用のボックス及び共有ボックスを備えており、各ボックスに蓄積される文書データについての更新情報が各文書データについて一律に作成されるものとなされている。また、他方のＲＳＳ用サーバ２０２は、社員Ａ用のボックス及び第２グループ用のボックスを備えており、各ボックスに蓄積される文書データについての更新情報が各文書データについて一律に作成されるものとなされている。つまり、２台のサーバで各文書データについての更新情報が分担して作成されるから、全部の文書データについての更新情報を１つのサーバにより作成する場合に比べてサーバの負担が軽減される。
【００９２】
一方、画像形成装置１では、予め登録された（１）社員Ａ：プリントジョブ、（２）社長：プリントジョブ、（３）２グループ用ＢＯＸ、（４）共有ＢＯＸ、の各更新情報を巡回して取得するが、取得頻度が（１）社員Ａ：プリントジョブ、（２）社長：プリントジョブについては、（３）２グループ用ＢＯＸ、（４）共有ＢＯＸよりも細かく設定されており、更新情報が頻繁に取得され、結果的に画像形成装置１により更新情報が選択的に作成されたことになる。
【００９３】
そして、取得された更新情報の変更があれば、操作パネル部１５の表示部１５ａに表示する。
【００９４】
このように、画像形成装置は、サーバ２０１、２０２に対して文書データの更新情報の取得を、文書データに応じて頻度を変えて要求するから、必要な更新情報を選択するための時間を費やすことなく、更新情報を効率良く表示手段に表示してユーザに提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００９５】
【図１】この発明の一実施形態に係る文書データの更新情報作成処理システムの概略構成図である。
【図２】図１のシステムに用いられる画像形成装置の機能的ブロック図である。
【図３】図１のシステムに用いられる文書データ蓄積装置の機能的ブロック図である。
【図４】更新情報の例を示す図である。
【図５】画像形成装置の操作パネル部の平面図である。
【図６】文書データ蓄積装置で更新情報を作成する場合の優先度の設定処理を示すフローチャートである。
【図７】文書データ蓄積装置で作成された更新情報を画像形成装置が取得する際の処理を示すフローチャートである。
【図８】この発明の他の実施形態を示すもので、画像形成装置で更新情報を作成する場合の更新情報の一例を示す図である。
【図９】画像形成装置で更新情報を作成する場合の優先度の設定処理を示すフローチャートである。
【図１０】この発明のさらに他の実施形態を示すもので、更新情報の作成をＲＳＳ用サーバによって行う場合の文書データの更新情報作成処理システムの概略構成図である。
【図１１】この発明のさらに他の実施形態を示すもので、ＲＳＳを利用して更新情報の作成を画像形成装置で行う場合の文書データの更新情報作成処理システムの概略構成図である。
【符号の説明】
【００９６】
１      画像形成装置
２，２０，２０１，２０２    サーバ（文書データ蓄積装置）
４      ネットワーク
１５    操作パネル部
１５ａ  表示部
１７    制御部
１７ａ  通信部
２１    通信部
２２，１６  記憶部
２３    制御部
２３ａ  更新情報作成判断部
【図１】
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【図２】
0004591551.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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