(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の種類に対応した複数の格納領域を有する記憶装置と、
前記電子文書を保存する必要がある保存期間を前記格納領域毎に記憶する保存期間記憶部と、
前記記憶装置に保存する前記電子文書を受け付ける文書受付部と、
前記文書受付部が受け付けた前記電子文書の前記種類の選択を受け付ける種類受付部と、
前記種類受付部が受け付けた前記電子文書の前記種類に対応する前記格納領域に前記電子文書を格納する格納部と、
前記記憶装置に保存された前記電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が前記電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する判定部と、
前記判定部に前記監視が必要と判定された前記電子文書について、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視する監視部と、
を有し、
前記記憶装置の前記複数の格納領域は、
前記監視部による前記監視が必要な前記電子文書を格納する管理対象文書格納領域と、
前記監視部による前記監視が不要な前記電子文書を格納する管理対象外文書格納領域と、を含み、
前記判定部が、前記有効期限切れ日が前記保存期限日より後であると判定した前記電子文書を前記管理対象外文書格納フォルダに移動する移動部をさらに備え、
前記監視部は、前記記憶装置の前記管理対象文書格納領域内の前記電子文書について前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
原稿を読み取り、電子化して前記電子文書を生成する読取部を備え、
前記文書受付部は、前記読取部が生成した前記電子文書を受け付けることを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項３】
コンピュータを、
電子文書の種類に対応した複数の格納領域を有する記憶手段、
前記電子文書を保存する必要がある保存期間を前記格納領域毎に記憶する保存期間記憶手段、
前記記憶手段に保存する前記電子文書を受け付ける文書受付手段、
前記文書受付手段により受け付けた前記電子文書の前記種類の選択を受け付ける種類受付手段、
前記種類受付手段により受け付けた前記電子文書の前記種類に対応する前記格納領域に前記電子文書を格納する格納手段、
前記記憶手段に保存された前記電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が前記電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する判定手段、
前記判定手段により前記監視が必要と判定された前記電子文書について、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視する監視手段、
前記判定手段により前記有効期限切れ日が前記保存期限日より後であると判定された前記電子文書を前記記憶手段が有する前記複数の格納領域に含まれる管理対象外文書格納フォルダに移動する移動手段、
として機能させ、
前記記憶手段が有する前記複数の格納領域に、
前記監視手段による前記監視が必要な電子文書を格納する管理対象文書格納領域と、
前記監視手段による前記監視が不要な電子文書を格納する前記管理対象外文書格納領域と、を含ませ、
前記監視手段に、前記記憶手段の前記管理対象文書格納領域内の前記電子文書について前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視させる電子文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関し、特に、認証を要する電子文書の管理を行う電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を作成および保存する場合、電子署名とタイムスタンプを文書に付与することが必要である。一般に、電子署名およびタイムスタンプの有効期限は１〜数年程度であるので、長期間の保存の必要がある文書については、それらの有効期限を延長する必要がある。なお、電子文書法に対応した長期署名フォーマットの例として、ＩＥＥＥ  ＲＦＣ３１２６（Electronic Signature Formats for long term electronic signatures）に規定されているものがある。
【０００３】
また、従来のタイムスタンプの有効期限の自動延長が可能な電子ファイル認証システムとしては、例えば特許文献１に記載されたものがある。同文献に記載された電子ファイル認証システムは、ユーザが特段の操作を行わなくてもタイムスタンプの有効期限を自動的に超長期にわたって延長し続けるものである。
【特許文献１】特開２００５−６３２６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、実際に電子文書を保管し管理する場合には、保管する必要がなくなった電子文書もそのまま記憶装置内に記憶され続けてしまう場合が多く、記憶領域を無駄にしてしまったり、管理する必要のない文書まで延々と期限管理を続けてしまったりする可能性がある。そこで、保管する必要がなくなった電子文書は管理対象から外し、管理対象の電子文書数を必要最小限にして、監視効率を向上させることが望まれる。
【０００５】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、認証を要する電子文書の管理を効率よく行える電子文書管理を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明によれば、記憶装置に保存された電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が前記電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する判定部と、
前記判定部に前記監視が必要と判定された前記電子文書について、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視する監視部と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理装置が提供される。
【０００７】
ここで、監視部は、たとえば、現在日時が電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日より所定日数前かを監視し、有効期限切れ日より所定日数前を更新時期として検知することができる。さらに、監視部が更新時期であると検知した電子文書を通知する通知部や、監視部が更新時期であると検知した電子文書の電子署名およびタイムスタンプを更新する更新部を備えることもできる。
【０００８】
この発明によれば、長期保存が必要な電子文書法に対応した電子文書などにおいて、電子文書の保存が必要な保存期間のみ電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視できるので、保存期間内だけ自動的に延長可能となり、文書管理の効率を向上させることができる。
【０００９】
上記電子文書管理装置において、前記記憶装置は、前記電子文書の種類に対応した複数の格納領域を有することができ、前記電子文書を保存する必要がある保存期間を前記格納領域毎に記憶する保存期間記憶部と、前記記憶装置に保存する前記電子文書を受け付ける文書受付部と、前記電子文書が受け付けた前記電子文書の前記種類の選択を受け付ける種類受付部と、前記種類受付部が受け付けた前記電子文書の前記種類に対応する前記格納領域に前記電子文書を格納する格納部と、を備えることができる。
【００１０】
文書を保存する必要がある保存期間は、文書の種類によって予め決まっている場合が多い。そこで、文書の種類に対応した複数のフォルダを作成し、フォルダ毎に保存期間を設定することにより、文書の種類を指定するだけで、種類に対応したフォルダに文書を格納し、自動的に保存期間の設定が行えることとなる。たとえば、複数のフォルダにそれぞれ電子文書の種類を示す名称を付しておき、電子文書を保存する際、文書の種類を指定するだけで、種類に対応したフォルダ名を有するフォルダを格納先とし、自動的に保存期間を設定することができる。
【００１１】
この構成によれば、電子文書の種類を指定するだけで、予め文書の種類毎に定められている保存期間の設定が文書毎に自動的に行えることとなり、文書の期限管理が容易になり、利便性がよい。
【００１２】
上記電子文書管理装置において、前記記憶装置の前記複数の格納領域は、前記監視部による前記監視が必要な電子文書を格納する管理対象文書格納領域と、前記監視部による前記監視が不要な電子文書を格納する管理対象外文書格納領域と、を含むことができ、前記判定部が、前記有効期限切れ日が前記保存期限日より後であると判定した前記電子文書を前記管理対象外文書格納フォルダに移動する移動部をさらに備えることができ、前記監視部は、前記記憶装置の前記管理対象文書格納領域内の前記電子文書について前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視することができる。
【００１３】
この構成によれば、電子文書の格納先を自動的に移動して、移動された電子文書の期限管理を中止させることができる。
【００１４】
電子文書管理装置において、原稿を読み取り、電子化して前記電子文書を生成する読取部を備えることができ、前記文書受付部は、前記読取部が生成した前記電子文書を受け付けることができる。
【００１５】
本発明によれば、コンピュータを、
記憶装置に保存された電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が前記電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する手段、
前記判定する手段により前記監視が必要と判定された前記電子文書について、前記電子文書の前記電子署名および前記タイムスタンプの前記更新時期を監視する手段、
として機能させるための電子文書管理プログラムが提供される。
【００１６】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、認証を要する電子文書の管理を効率よく行える電子文書管理が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。
【００１９】
図１は、本発明の実施形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。本実施形態の電子文書管理装置１００は、記憶装置（文書記憶部２２）に保存された電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する判定部１２０と、判定部１２０に監視が必要と判定された電子文書について、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視する監視部１２２と、を備える。
【００２０】
図１において、電子文書管理装置１００は、インターネットやＬＡＮなどのネットワーク１を介してＰＣ（Personal Computer）３および／またはＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）５と、ＴＳＡ（Time-Stamping Authority：時刻認証局）７と、ＣＡ(Certificate Authority：認証局)９と、文書記憶部２２を有するサーバ２０とに接続されている。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。
【００２１】
また、電子文書管理装置１００、ＰＣ３、ＭＦＰ５、およびサーバ２０の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００２２】
電子文書管理装置１００は、たとえば、ＰＣ３、ＭＦＰ５、またはサーバ２０に含むことができる。後述する電子文書管理プログラムをＰＣ３、ＭＦＰ５、またはサーバ２０などを構成するコンピュータによって実行することにより、電子文書管理装置１００が実現される。本実施形態の電子文書管理プログラムは、コンピュータ（ＰＣ３、ＭＦＰ５、サーバ２０）を、記憶装置（文書記憶部２２）に保存された電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する手段（判定部１２０）、判定する手段（判定部１２０）により監視が必要と判定された電子文書について、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視する手段（監視部１２２）、として機能させることができる。
【００２３】
また、ＰＣ３およびＭＦＰ５は、サーバ２０に電子文書をネットワーク１を介して転送し、文書記憶部２２に格納するクライアント端末であり、ＰＣ３およびＭＦＰ５以外にも、ネットワーク１に接続されたネットワークスキャナ、インターネットファクシミリ装置、ワークステーションなどでもよい。
【００２４】
ＴＳＡ７は、電子文書管理装置１００からの要求に呼応して、タイムスタンプを発行するものである。ＴＳＡ７は、図示されないＴＡ（Time Authority：時刻配信局）から正確な時刻情報を取得し、タイムスタンプを生成する。ＴＳＡ７と電子文書管理装置１００、あるいは、ＰＣ３、ＭＦＰ５、またはサーバ２０との間のプロトコルは、たとえば、ＩＥＴＦ  ＲＦＣ３１６１（Time Stamp Protocol）規格に準拠させることができる。電子文書管理装置１００のユーザは、ユーザ認証が必要なＴＳＡの場合、予めＴＳＡ７にユーザ登録を行い、アカウントを受け取り、ＴＳＡ７に対してログイン認証後、タイムスタンプの発行を要求する。ＴＳＡ７は、複数の時刻配信業者のものでもよい。また、電子文書を作成するＰＣ３またはＭＦＰ５からＴＳＡ７に対してタイムスタンプの発行を要求し、電子文書に付与することもできる。
【００２５】
ＣＡ９は、電子文書管理装置１００に電子証明書を発行するものであり、電子文書管理装置１００内部に含むこともできる。または、予めＣＡ９より発行された証明書をＵＳＢメモリなどの記録媒体に格納し、電子文書管理装置１００にて記録媒体から読み取った証明書を使用することもできる。
【００２６】
本実施形態の電子文書管理装置１００は、たとえば、ＭＦＰ５で原稿を読み取り作成された電子文書をネットワーク１を介してサーバ２０の文書記憶部２２に保存する際、電子文書（図中、「文書」と示す）２４にタイムスタンプ付き電子署名２６を付与するとともに、文書記憶部２２に保存された電子文書２４のタイムスタンプ付き電子署名２６の期限管理を行うものである。電子文書管理装置１００は、たとえば、電子署名やタイムスタンプの有効期限が１〜数年の場合に、電子文書法に対応した長期保存、たとえば、５〜１０年間の保存、が必要な電子文書２４のタイムスタンプ付き電子署名２６の有効期限を保存が必要な保存期間のみ自動的に延長することができる。
【００２７】
サーバ２０は、文書記憶部２２を含み、ＰＣ３およびＭＦＰ５から転送されたタイムスタンプ付き電子署名２６が付与された電子文書２４を文書記憶部２２に格納する。たとえば、文書記憶部２２は、図２に示されるようなディレクトリ構造を有することができる。図２に示すように、ルートディレクトリＣ：の配下に、「財務」という名前のディレクトリ１４０と、複数のサブディレクトリ１４２、たとえば、「契約書」、「見積書」、「注文書」、「請求書」などの文書の種類に対応した名称を有する複数のディレクトリとが含まれる。
【００２８】
文書を保存する必要がある保存期間は、文書の種類によって予め決まっている場合が多い。そこで、文書の種類に対応した複数のフォルダを作成し、フォルダ毎に保存期間を設定することにより、文書の種類を指定するだけで、種類に対応したフォルダに文書を格納し、自動的に保存期間の設定が行えることとなる。上記のように、たとえば、複数のフォルダにそれぞれ電子文書の種類を示す名称を付しておき、電子文書を保存する際、文書の種類を指定するだけで、種類に対応したフォルダ名を有するフォルダを格納先とし、自動的に保存期間を設定することができる。この構成によれば、電子文書の種類を指定するだけで、予め文書の種類毎に定められている保存期間の設定が文書毎に自動的に行えることとなり、文書の期限管理が容易になり、利便性がよい。
【００２９】
図１に戻り、電子文書管理装置１００は、インタフェース部（図中、「Ｉ／Ｆ」と示す）１０２と、監視条件記憶部（図中、「監視条件」と示す）１１０と、判定部１２０と、監視部１２２と、報知部１２４と、更新部１２６と、表示部１３０と、操作部１３２と、設定受付部１３４と、を含む。
【００３０】
インタフェース部１０２は、ネットワーク１を介してＰＣ３、ＭＦＰ５、ＴＳＡ７、ＣＡ９、およびサーバ２０と通信を行うものである。監視条件記憶部１１０は、監視先リスト１１２およびファイル管理リスト１１４を含む。図３は、監視先リスト１１２の構造の一例を示す図である。監視先リスト１１２は、後述する監視部１２２が電子文書の更新時期の監視を行う際の監視条件が含まれ、監視先１５０毎に、監視間隔１５２、更新開始時期１５４、および保存期間１５６を含む。
【００３１】
監視先１５０は、ホスト名および／またはフォルダ名で示され、監視対象となるホストおよび／またはフォルダが含まれる。たとえば、サーバ２０のホスト名や、さらにフォルダ名で監視先を指定することができる。監視間隔１５２は、監視部１２２が監視先１５０に示される格納領域の監視を実施する時間間隔である。たとえば、１日、１週間、１０日、１ヶ月などの間隔の指定や、毎日何時、毎週何曜日、毎月何日、毎年何月何日何時などの指定や、所定の日時などにより設定可能とすることができる。間隔指定の場合は、前回監視を行った日時の情報も監視間隔１５２に含むことができる。
【００３２】
更新開始時期１５４は、監視部１２２が、電子文書の更新時期の監視を行う際、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限に対する更新時期であり、たとえば、有効期限の所定日数前などの指定が可能である。なお、電子署名およびタイムスタンプ毎にそれぞれ更新時期を指定することもできる。保存期間１５６は、監視先１５０で指定されたホストおよび／またはフォルダ毎に指定される、格納される電子文書の種類に対応した保存期間である。
【００３３】
図４は、ファイル管理リスト１１４の構造の一例を示す図である。ファイル管理リスト１１４は、電子文書毎に、ファイル名１６０、有効期限日１６２、保存期限日１６４、および更新要否フラグ１６６を含む。ファイル名１６０は、たとえば、そのファイルが格納されているホスト名、フォルダ名、およびファイル名を含む。有効期限日１６２は、電子文書に付与された電子署名およびタイムスタンプの有効期限日を含む。なお、有効期限日１６２は、ファイル管理リスト１１４で管理せずに、有効期限の確認時に、電子署名およびタイムスタンプを直接検証し、取得することもできる。
【００３４】
保存期限日１６４は、電子文書を文書記憶部２２に格納した時点からその電子文書を保存する必要がある保存期間に基づいて起算されたその電子文書の保存期限日である。更新要否フラグ１６６は、電子文書の保存期限日が過ぎ、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限の監視が不要となった場合に「１」がセットされるフラグである。
【００３５】
図１に戻り、判定部１２０は、文書記憶部２２に保存された電子文書の電子署名およびタイムスタンプの有効期限切れ日が電子文書を保存する必要がある保存期限日より前か否かに基づき、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期の監視が必要か否かを判定する。具体的には、判定部１２０は、ファイル管理リスト１１４にアクセスし、電子文書ファイル毎に更新要否フラグ１６６を確認し、更新要否フラグ１６６に基づいて、監視の要否を判定する。さらに、後述する更新部１２６によって電子署名およびタイムスランプが更新された後、新たな有効期限日１６２が保存期限日１６４より前か否かに基づいて、監視の要否を判定し、監視不要となった場合には、更新要否フラグ１６６に「１」をセットする。
【００３６】
監視部１２２は、判定部１２０に監視が必要と判定された電子文書について、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視する。具体的には、監視部１２２は、監視条件記憶部１１０の監視先リスト１１２にアクセスし、監視対象の監視先１５０を取得し、監視先毎の監視間隔１５２および更新開始時期１５４に基づいて、電子文書の電子署名およびタイムスタンプの更新時期の監視を行う。さらに、監視部１２２は、監視条件記憶部１１０のファイル管理リスト１１４にアクセスし、監視先毎の監視間隔１５２で、監視先１５０に格納されている電子文書毎に、更新要否フラグ１６６を確認し、監視対象の電子文書について電子署名およびタイムスタンプの有効期限日１６２が更新開始時期１５４で指定されている所定日数より前かを監視する。これにより、期限切れ間近の電子文書が検知される。
【００３７】
報知部１２４は、監視部１２２が期限切れ間近と検知した電子文書をユーザに報知する。例として、期限切れ間近の電子文書のリストを作成する作成部（不図示）と、作成された文書リストをユーザに提示する提示部（不図示）と、を含むことができる。提示部（不図示）は、文書リストを表示部１３０の画面上に表示する表示制御部（不図示）や、印字出力する印字部（不図示）、予め登録されているメールアドレスにメールで通知する送信部（不図示）を含むことができる。あるいは、提示部は、ネットワーク１を介してＰＣ３、ＭＦＰ５、およびサーバ２０に文書リストを提示することもできる。たとえば、ＰＣ３はウェブブラウザを含み、ブラウザから文書リストを参照することができる。
【００３８】
更新部１２６は、監視部１２２が期限切れ間近と検知した電子文書の電子署名およびタイムスタンプを有効期限の所定日数前に更新する。所定日数は、たとえば、監視先リスト１１２の更新開始時期１５４で指定される。具体的には、更新部１２６は、文書記憶部２２に格納されている電子文書のハッシュ値を生成するハッシュ生成部（不図示）と、予めＣＡ９から取得した電子証明書を記憶した記録媒体から読み出した電子証明書を用いて、生成されたハッシュ値に電子署名する署名生成部（不図示）と、を含み、ハッシュ生成部は、その電子署名されたハッシュ値のハッシュ値をさらに生成する。さらに、更新部１２６は、生成されたハッシュ値をネットワーク１を介してＴＳＡ７へ送信し、タイムスタンプ発行要求を行うとともに、ＴＳＡ７から発行されたタイムスタンプをネットワーク１を介して受信する要求部（不図示）を含む。そして、署名生成部は、電子署名に用いたのと同じ電子証明書を用いて電子文書に電子署名する。更新部１２６は、要求部が受信したタイムスタンプを電子署名された電子文書に付与する付与部（不図示）をさらに含む。
【００３９】
表示部１３０は、液晶表示器、ＣＲＴ表示器などであり、各種画面を表示する。操作部１３２は、キーボード、マウス、タブレット、タッチパネル、シートキー、操作ボタン、スイッチなどであり、ユーザが操作する。設定受付部１３４は、操作部１３２を操作して入力や選択した設定を受け付ける。ここでは、たとえば、一般的なブラウザなどを用いて設定画面を表示部１３０に表示し、操作部１３２を用いて入力した設定を設定受付部１３４が受け付ける。たとえば、上述した監視先リスト１１２を作成するための監視先指定画面（不図示）や、電子文書を文書記憶部２２に格納する際、格納先の指定などを行う文書格納画面（不図示）や、監視部１２２によって更新時期と検知された電子文書のリストを表示する更新文書リスト画面（不図示）などを表示部１３０に表示することができる。
【００４０】
なお、これらの画面は、電子文書管理装置１００だけでなく、ＰＣ３、ＭＦＰ５、サーバ２０からブラウザなどを使用して表示させて、ネットワーク１を介して参照したり設定したりすることができる。
【００４１】
監視先指定画面では、たとえば、監視先の格納領域のホスト名および／またはフォルダ名、その監視先の格納領域毎に、その格納領域に含まれる電子文書の有効期限切れを監視する監視間隔、電子署名やタイムスタンプの更新を行う時期、電子文書を保存する必要のある保存期間などを指定する欄を含むことができ、指定された情報は、監視先リスト１１２に格納領域毎に格納される。
【００４２】
このように構成された電子文書管理装置１００の動作について、以下に説明する。図５は、本実施形態の電子文書管理装置１００の電子文書監視時の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１乃至図５を用いて説明する。
【００４３】
まず、電子文書管理装置１００において、監視部１２２が監視条件記憶部１１０にアクセスし、監視先リスト１１２を取得する（ステップＳ１１）。監視先１５０が存在しない場合（ステップＳ１３のＮＯ）、処理を終了する。監視先１５０が存在する場合（ステップＳ１３のＹＥＳ）、判定部１２０が、監視条件記憶部１１０にアクセスし、ファイル管理リスト１１４を取得する（ステップＳ１５）。この際、ファイル管理リスト１１４のファイル名１６０から監視先１５０に対応する電子文書のファイル管理リスト１１４を取得する。
【００４４】
判定部１２０は、ステップＳ１５で取得した各電子文書のファイル管理リスト１１４の更新要否フラグ１６６を参照し、更新要否フラグ１６６が「１」の場合、更新要と判定し（ステップＳ１７のＹＥＳ）、更新要と判定された電子文書について、監視部１２２が、監視条件記憶部１１０のファイル管理リスト１１４にアクセスし、電子署名およびタイムスタンプの有効期限日１６２を参照し、検証を行う（ステップＳ１９）。なお、ステップＳ１５〜ステップＳ２７における判定部１２０による判定および監視部１２２による電子文書の監視処理は、監視先リスト１１２で取得した監視先１５０毎に、その監視先１５０に格納された電子文書単位で行う。
【００４５】
監視部１２２は、ファイル管理リスト１１４のファイル名１６０に対応するホスト名および／またはフォルダ名に対応する監視先リスト１１２を参照し、監視間隔１５２および更新開始時期１５４を取得し、現在時刻が監視間隔１５２に当たるか否かを判定し、監視時刻であれば、現在時刻が更新開始時期１５４、たとえば、有効期限日の所定日数、より前であるか否かを検知する。監視部１２２が、電子文書毎に有効期限切れが間近であると判定したとき（ステップＳ２１のＹＥＳ）、長期署名更新処理を行う（ステップＳ２３）。
【００４６】
具体的には、たとえば、報知部１２４が有効期限切れ間近の電子文書のリストを作成し、ユーザに通知する。または、更新部１２６が有効期限切れ間近の電子文書の電子署名およびタイムスタンプを更新する。ここでは、更新部１２６により自動的に更新処理が行われたものとする。そして、判定部１２０が、更新された電子署名およびタイムスタンプの有効期限日をファイル管理リスト１１４の有効期限日１６２にセットし、さらに、保存期限日１６４と有効期限日１６２を比較し、新たな有効期限日１６２が保存期限日１６４を超えている場合、以後の更新監視は不要となるので（ステップＳ２５のＮＯ）、ファイル管理リスト１１４の更新要否フラグ１６６に「１」をセットする（ステップＳ２７）。
【００４７】
ステップＳ１５からステップＳ２７までの処理を、監視先１５０のファイル毎に繰り返し（ステップＳ２９のＹＥＳ）、監視先１５０内の全ファイルについて処理が終了したとき（ステップＳ２９のＮＯ）、ステップＳ１１に戻り、次の監視先１５０について、同様の処理を繰り返す。
【００４８】
また、ステップＳ２１で、期限切れ間近でなかった場合（ステップＳ２１のＮＯ）、ステップＳ２３の長期署名更新処理はバイパスする。また、ステップＳ２５で次回も更新が必要と判定された場合（ステップＳ２５のＹＥＳ）、ステップＳ２７をバイパスする。
【００４９】
以上説明したように、本実施形態の電子文書管理装置１００によれば、長期保存が必要な電子文書法に対応した電子文書などにおいて、電子文書の保存が必要な保存期間のみ電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視できるので、保存期間内だけ自動的に延長可能となり、文書管理の効率を向上させることができる。
【００５０】
次に、本実施形態の電子文書管理装置１００において、電子文書を文書記憶部２２に保存するための構成について、説明する。たとえば、ＭＦＰ５で原稿を読み取り電子化された電子文書を文書記憶部２２に格納し、電子文書管理装置１００で管理する場合について、説明する。
【００５１】
図６は、本実施形態の電子文書管理装置１００の構成を示す部分機能ブロック図である。なお、本図において、図１に示された各要素のうち、以下の説明において、必要なもののみ示してあるが、図６の電子文書管理装置１００においても図１の電子文書管理装置１００と同じ構成要素を含むものとする。
【００５２】
電子文書管理装置１００は、図１の構成に加え、文書受付部２０２と、付与部２０４と、文書種類受付部２０６と、格納部２０８と、保存期限算出部２１０と、を含むことができる。
【００５３】
文書受付部２０２は、インタフェース部１０２を介してネットワーク１上のＰＣ３やＭＦＰ５から保存する電子文書を受け付ける。あるいは、電子文書管理装置１００は、原稿を読み取り、電子化して電子文書を生成する読取部（不図示）を含むことができ、文書受付部２０２は、読取部が生成した電子文書を受け付けてもよい。付与部２０４は、文書受付部２０２が受け付けた電子文書に電子署名およびタイムスタンプを付与する。具体的には、まず、付与部２０４は、文書受付部２０２が受け付けた電子文書のハッシュ値を生成する。そして、付与部２０４は、記録媒体から取得した電子証明書を用いて電子文書のハッシュ値に電子署名を行い、さらに電子署名のハッシュ値を生成する。そして、付与部２０４は、生成されたハッシュ値をネットワーク１を介してＴＳＡ７に送信し、ＴＳＡ７からタイムスタンプを取得し、さらにＴＳＡ７にタイムスタンプを要求したとき使用したのと同じ電子証明書を用いて電子文書に電子署名し、さらにタイムスタンプを付与する。
【００５４】
文書種類受付部２０６は、ネットワーク１を介してＰＣ３やＭＦＰ５から指定された文書の種類を受け付ける。具体的には、ＭＦＰ５は、電子文書の種類を指定する画面（不図示）が操作パネル（不図示）上に表示され、ユーザが電子文書の種類、たとえば、「契約書」を選択し、文書種類受付部２０６がその選択を受け付ける。格納部２０８は、文書種類受付部２０６が受け付けた電子文書の種類に応じて、対応する格納先のフォルダを特定し、インタフェース部１０２を介してサーバ２０の文書記憶部２２の特定した格納先に電子文書を格納する。
【００５５】
また、格納部２０８は、監視条件記憶部１１０にアクセスし、格納した電子文書のファイル管理リスト１１４を生成し、電子署名およびタイムスタンプの有効期限日を有効期限日１６２に格納する。さらに、保存期限算出部２１０は、監視条件記憶部１１０にアクセスし、格納部２０８が電子文書を格納した格納先の監視先リスト１１２を取得し、保存期間１５６を取得し、現在時刻と保存期間１５６から、その電子文書の保存期限日を算出し、電子文書のファイル管理リスト１１４の保存期限日１６４に記憶する。上述の判定部１２０は、この保存期限算出部２１０が算出した保存期限日１６４に基づいて電子文書毎に判定を行う。
【００５６】
以上説明したように、本実施形態の電子文書管理装置１００によれば、電子文書法などに対応して作成され、保存された認証を要する電子文書の管理を効率よく行うことができる。
【００５７】
以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。
【００５８】
たとえば、判定部１２０は、現在時刻を基準として、更新時期の判定を行う構成としたが、これに限定されない。たとえば、任意の日時の指定を受け付ける日時受付部を含み、判定部１２０は、指定された日時までに有効期限切れとなる電子文書を判別することもできる。あるいは、日時受付部は、今後１年以内などの期間の指定を受け付けてもよい。さらに、判別された電子文書のリストを作成するリスト作成部と、文書リストを提示する提示部と、を含むことができる。この構成によれば、将来、いつ頃までに期限切れとなる電子文書があるかを文書リストでユーザに提示することができる。文書リストは、画面上に表示したり、印字出力したりすることもできる。あるいは、所定のメールアドレスにメールで送信することもできる。
【００５９】
また、上記実施の形態においては、予め存在する格納領域に電子文書を保存する場合について説明したが、電子文書を保存する際、新たな格納領域を作成し、保存することもできる。その場合、電子文書管理装置１００は、監視先の格納領域を新たに作成する指示を受け付ける作成指示受付部（不図示）と、指示された格納領域を作成する領域作成部（不図示）と、作成された格納領域毎に監視先リスト１１２の作成を行う監視先リスト作成部（不図示）と、を含むことができる。
【００６０】
さらに、他の実施形態の電子文書管理装置において、記憶装置（文書記憶部２２）の複数の格納領域は、監視部１２２による監視が必要な電子文書を格納する管理対象文書格納領域と、監視部１２２による監視が不要な電子文書を格納する管理対象外文書格納領域と、を含むことができる。そして、判定部１２０が、有効期限切れ日が保存期限日より後であると判定した電子文書を管理対象外文書格納フォルダに移動する移動部（不図示）をさらに備えることができる。監視部１２２は、記憶装置（文書記憶部２２）の管理対象文書格納領域内の電子文書について電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視することができる。
【００６１】
この場合、上記実施形態のファイル管理リスト１１４の更新要否フラグ１６６は不要となり、さらに図５のステップＳ１７における判定部１２０による更新要否フラグ１６６の確認が不要となる。また、ステップＳ２７において、更新要否フラグ１６６のセットの代わりに、監視対象外格納領域への電子文書の移動処理を行う。
【００６２】
この構成によれば、電子文書の格納先を自動的に移動して、移動された電子文書の期限管理を中止させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明の実施形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】図１のサーバの文書記憶部のディレクトリ構造の一例を示す図である。
【図３】図１の監視先リストの構造の一例を示す図である。
【図４】図１のファイル管理リストの構造の一例を示す図である。
【図５】本実施形態の電子文書管理装置の電子文書監視時の動作の一例を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態の電子文書管理装置の構成を示す部分機能ブロック図である。
【符号の説明】
【００６４】
１  ネットワーク
３  ＰＣ
５  ＭＦＰ
７  ＴＳＡ
９  ＣＡ
２０  サーバ
２２  文書記憶部
２４  電子文書
２６  タイムスタンプ付き電子署名
１００  電子文書管理装置
１０２  インタフェース部
１１０  監視条件記憶部
１１２  監視先リスト
１１４  ファイル管理リスト
１２０  判定部
１２２  監視部
１２４  報知部
１２６  更新部
１３０  表示部
１３２  操作部
１３４  設定受付部
１４０  ディレクトリ
１４２  サブディレクトリ
１５０  監視先
１５２  監視間隔
１５４  更新開始時期
１５６  保存期間
１６０  ファイル名
１６２  有効期限日
１６４  保存期限日
１６６  更新要否フラグ
２０２  文書受付部
２０４  付与部
２０６  文書種類受付部
２０８  格納部
２１０  保存期限算出部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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