(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する取得部と、
前記取得部で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第１判断部と、
前記第１判断部で成功したと判断されたとき、前記取得部が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する付与部と、
前記付与部で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第２判断部と、
前記第１および第２判断部における判断結果を前記電子文書毎に記録する記録部と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
前記電子文書の前記タイムスタンプの有効期限から前記タイムスタンプの更新時期か否かを判定する時期判定部を備え、
前記記録部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書を記録することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書管理装置において、
前記取得部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書の前記タイムスタンプを取得することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項４】
請求項２または３に記載の電子文書管理装置において、
前記時期判定部が前記更新時期と判定した前記電子文書を通知する通知部をさらに備えたことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４いずれかに記載の電子文書管理装置において、
前記第１および第２判断部での前記判断結果を報知する報知部を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項６】
請求項１乃至５いずれかに記載の電子文書管理装置において、
前記第１または第２判断部が失敗と判断した場合、前記取得部または前記付与部に所定回数再試行させる制御部を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項７】
タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、
コンピュータを、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する手段、
前記取得する手段で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段、
前記判断する手段が成功したと判断されたとき、前記取得する手段が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する手段、
前記付与する手段で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段、
前記タイムスタンプの前記取得および前記付与の成否の判断をする手段での判断結果を前記電子文書毎に記録する手段、として機能させるための電子文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関し、特に時刻証明を要する電子文書の管理を行う電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を作成および保存する場合、電子署名とタイムスタンプを文書に付与することが必要である。一般に、電子署名およびタイムスタンプの有効期限は１〜数年程度であるので、長期間の保存の必要がある文書については、それらの有効期限を延長する必要がある。なお、電子文書法に対応した長期署名フォーマットの例として、ＩＥＥＥ  ＲＦＣ３１２６（Electronic Signature Formats for long term electronic signatures）に規定されているものがある。
【０００３】
また、従来のタイムスタンプの有効期限の自動延長が可能な電子ファイル認証システムとしては、例えば特許文献１に記載されたものがある。同文献に記載された電子ファイル認証システムは、ユーザが特段の操作を行わなくてもタイムスタンプの有効期限を自動的に超長期にわたって延長し続けるものである。
【特許文献１】特開２００５−６３２６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、複数の電子文書を一括して管理するような装置の場合、電子文書にタイムスタンプを付与するとき、タイムスタンプの取得時や付与時にエラーが発生することがある。たとえば、タイムスタンプを発行するＴＳＡに登録されているアカウントが失効していたり、通信障害が発生したり、文書ファイルへのタイムスタンプの書き込み時にエラーが発生したりする可能性がある。
【０００５】
自動的に電子文書にタイムスタンプを付与するような場合、タイムスタンプの付与が確実に行われたか否かをユーザに通知する必要がある。また、タイムスタンプの自動更新時に失敗した場合は、有効期限が切れる前に、確実にタイムスタンプの更新が行えるように、ユーザに通知する必要がある。
【０００６】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、タイムスタンプの付与結果を記録可能な高信頼な電子文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によれば、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する取得部と、
前記取得部で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第１判断部と、
前記第１判断部で成功したと判断されたとき、前記取得部が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する付与部と、
前記付与部で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第２判断部と、
前記第１および第２判断部における判断結果を前記電子文書毎に記録する記録部と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理装置が提供される。
【０００８】
ここで、取得部は、予め契約済みのタイムスタンプ局（以下、ＴＳＡ（Time-Stamping Authority：時刻認証局））に対し、ネットワークを介して、ユーザＩＤおよびパスワードなどでログイン接続した後、タイムスタンプの発行を要求し、発行されたタイムスタンプを受信する。記録部が記録する判断結果には、タイムスタンプの取得時および付与時のエラー情報が含まれる。たとえば、タイムスタンプの取得時に、ＴＳＡへの接続やログイン時に発生したエラー、タイムスタンプの取得失敗、あるいは電子文書にタイムスタンプを書き込む際、エラーが発生して付与に失敗したことなどを含むことができる。
【０００９】
この発明によれば、タイムスタンプを取得して付与する電子文書の認証処理が確実に行われたか否かを記録することができるので、電子文書の管理の信頼性が向上する。特に、電子文書へのタイムスタンプの付与を、複数文書まとめて定時にバッチ処理するような場合、タイムスタンプの付与の成否を文書毎に記録することができる。
【００１０】
上記電子文書管理装置において、前記電子文書の前記タイムスタンプの有効期限から前記タイムスタンプの更新時期か否かを判定する時期判定部を備えることができ、前記記録部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書を記録することができる。
【００１１】
ここで、更新時期とは、たとえば、タイムスタンプの有効期限より所定日数前などである。
この構成によれば、電子文書に付与されたタイムスタンプの更新期限を管理するので、自動的に延長する時期を記録することができる。
【００１２】
上記電子文書管理装置において、前記取得部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書の前記タイムスタンプを取得することができる。
【００１３】
この構成によれば、電子文書の保管期間内でタイムスタンプの有効期限を自動的に延長することができ、その記録が残るので、電子文書の管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
【００１４】
上記電子文書管理装置において、前記時期判定部が前記更新時期と判定した前記電子文書を通知する通知部をさらに備えることができる。また、上記電子文書管理装置において、前記第１および第２判断部での前記判断結果を報知する報知部を備えることができる。
【００１５】
この構成によれば、結果を報知するので、失敗した場合にユーザが対策を立てることができ、再試行するなどの処置をとることが可能となり、文書管理の信頼性が向上する。
【００１６】
上記電子文書管理装置において、前記第１または第２判断部が失敗と判断した場合、前記取得部または前記付与部に所定回数再試行させる制御部を備えることができる。
この構成によれば、認証に失敗した場合に、自動的に再試行されるので、文書管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
【００１７】
本発明によれば、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、
コンピュータを、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する手段、
前記取得する手段で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段、
前記判断する手段が成功したと判断されたとき、前記取得する手段が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する手段、
前記付与する手段で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段、
前記タイムスタンプの前記取得および前記付与の成否の判断をする手段での判断結果を前記電子文書毎に記録する手段、として機能させるための電子文書管理プログラムが提供される。
【００１８】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、タイムスタンプの付与結果を記録可能な高信頼な電子文書管理装置が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。
【００２１】
図１は、本発明の実施形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。本実施形態の電子文書管理装置１００は、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理装置１００であって、電子文書に付与するタイムスタンプを取得する取得部（タイムスタンプ取得部１０６）と、取得部（タイムスタンプ取得部１０６）でタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第１判断部（監視部１１０）と、第１判断部（監視部１１０）で成功したと判断されたとき、取得部（タイムスタンプ取得部１０６）が取得したタイムスタンプを電子文書に付与する付与部１１８と、付与部１１８でタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第２判断部（監視部１１０）と、第１および第２判断部（監視部１１０）における判断結果を電子文書毎に記録する記録部１１２と、を備える。
【００２２】
図１において、電子文書管理装置１００は、インターネットやＬＡＮなどのネットワーク１を介してＰＣ（Personal Computer）３および／またはＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）５と、ＴＳＡ（Time-Stamping Authority：時刻認証局）７とに接続されている。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。
【００２３】
また、電子文書管理装置１００、ＰＣ３、およびＭＦＰ５の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００２４】
電子文書管理装置１００は、たとえば、ＰＣ３、またはＭＦＰ５に含むことができる。後述する電子文書管理プログラムをＰＣ３またはＭＦＰ５などを構成するコンピュータによって実行することにより、電子文書管理装置１００が実現される。本実施形態の電子文書管理プログラムは、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、コンピュータを、電子文書に付与するタイムスタンプを取得する手段（タイムスタンプ取得部１０６）、取得する手段でタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段（監視部１１０）、判断する手段が成功したと判断されたとき、取得する手段が取得したタイムスタンプを電子文書に付与する手段（付与部１１８）、付与する手段でタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段（監視部１１０）、タイムスタンプの取得および付与の成否の判断をする手段での判断結果を電子文書毎に記録する手段（記録部１１２）、として機能させることができる。
【００２５】
また、ＰＣ３およびＭＦＰ５は、電子文書をネットワーク１を介して電子文書管理装置１００に転送し、文書記憶部１２０に格納するクライアント端末とすることができ、ＰＣ３およびＭＦＰ５以外にも、ネットワーク１に接続されたネットワークスキャナ、インターネットファクシミリ装置、ワークステーションなどでもよい。
【００２６】
ＴＳＡ７は、電子文書管理装置１００からの要求に呼応して、タイムスタンプを発行するものである。ＴＳＡ７は、図示されないＴＡ（Time Authority：時刻配信局）から正確な時刻情報を取得し、タイムスタンプを生成する。ＴＳＡ７と電子文書管理装置１００、あるいは、ＰＣ３またはＭＦＰ５との間のプロトコルは、たとえば、ＩＥＴＦ  ＲＦＣ３１６１（Time Stamp Protocol）規格に準拠させることができる。電子文書管理装置１００のユーザは、ユーザ認証が必要なＴＳＡの場合、予めＴＳＡ７にユーザ登録を行い、アカウントを受け取り、ＴＳＡ７に対してログイン認証後、タイムスタンプの発行を要求する。ＴＳＡ７は、複数の時刻配信業者のものでもよい。また、電子文書を作成するＰＣ３またはＭＦＰ５からＴＳＡ７に対してタイムスタンプの発行を要求し、電子文書に付与することもできる。
【００２７】
本実施形態の電子文書管理装置１００は、たとえば、ＭＦＰ５で原稿を読み取り作成された電子文書をネットワーク１を介して記憶装置に保存する際、電子文書にタイムスタンプ付き電子署名を付与するとともに、記憶装置に保存された電子文書のタイムスタンプ付き電子署名の期限管理を行うものである。さらに、電子文書管理装置１００は、たとえば、電子署名やタイムスタンプの有効期限が１〜数年の場合に、電子文書法に対応した長期保存、たとえば、５〜１０年間の保存、が必要な電子文書のタイムスタンプ付き電子署名の有効期限を保存が必要な保存期間のみ自動的に延長することができる。
【００２８】
図１に戻り、電子文書管理装置１００は、インタフェース部（図中、「Ｉ／Ｆ」と示す）１０２と、受信部１０４と、タイムスタンプ取得部１０６と、クライアント設定記憶部１０８と、監視部１１０と、記録部１１２と、報知部１１４と、署名生成部１１６と、付与部１１８と、文書記憶部１２０と、文書情報記憶部１２２と、判定部１２４と、を含む。
【００２９】
インタフェース部１０２は、ネットワーク１を介してＰＣ３、ＭＦＰ５、およびＴＳＡ７と通信を行うものである。受信部１０４は、インタフェース部１０２を介してネットワーク１上のＰＣ３やＭＦＰ５から電子文書を受信する。タイムスタンプ取得部１０６は、受信部１０４が受信した電子文書に付与するタイムスタンプを取得する。具体的には、タイムスタンプ取得部１０６は、受信部１０４が受信した電子文書のハッシュ値を生成し、後述する署名生成部１１６によって電子署名された後、さらに電子署名のハッシュ値を生成するハッシュ生成部（不図示）と、生成されたハッシュ値をインタフェース部１０２を介してネットワーク１上のＴＳＡ７へ送信し、タイムスタンプ発行要求を行うとともに、ＴＳＡ７から発行されたタイムスタンプをインタフェース部１０２を介して受信する要求部（不図示）と、を含む。
【００３０】
ここで、クライアント設定記憶部１０８は、図２に示される構造を有し、ＴＳＡ局１５０毎に、アカウントＩＤ１５２、パスワード１５４、およびタイムスタンプ残数１５６を記憶する。アカウントＩＤ１５２およびパスワード１５４は、ユーザが予め契約したＴＳＡ７へのログイン時に使用するものである。また、タイムスタンプ残数１５６とは、予め１アカウント毎に発行可能なタイムスタンプ数が決まっている場合の現在のタイムスタンプ残数である。
【００３１】
図１に戻り、タイムスタンプ取得部１０６は、ＴＳＡ７にタイムスタンプの発行要求を行う場合、クライアント設定記憶部１０８にアクセスし、アカウントＩＤ１５２およびパスワード１５４を取得し、ＴＳＡ７にログインする。何れのＴＳＡ７からタイムスタンプを要求するかは、別途指定可能とし、ここでは、常に一定のＴＳＡ７を利用するものとする。電子文書の種類毎や、電子文書毎、あるいはタイムスタンプの取得時期など応じて利用するＴＳＡ７を予め決めておき、利用すべきＴＳＡ７のクライアント設定情報をＴＳＡ局１５０をキーとして検索することもできる。
【００３２】
署名生成部１１６は、予めＣＡ(Certificate Authority：認証局)（不図示）から取得した電子証明書を記憶する証明書記憶部（不図示）、外部の電子証明書記憶部からネットワーク１を介して電子証明書を取得する証明書取得部（不図示）、またはＵＳＢメモリなどに格納されている電子証明書を読み取る証明書読取部（不図示）を含むことができる。署名生成部１１６は、電子証明書を用いて電子文書のハッシュ値に電子署名し、タイムスタンプ取得部１０６に受け渡す。また、署名生成部１１６は、同じ電子証明書を用いて電子文書に電子署名し、付与部１１８に電子署名された電子文書を受け渡す。
【００３３】
付与部１１８は、署名生成部１１６から電子署名された電子文書を受け取り、タイムスタンプ取得部１０６が取得したタイムスタンプを付与し、こうしてタイムスタンプおよび電子署名が付与された電子文書を文書記憶部１２０に格納するとともに、文書情報記憶部１２２にその文書の情報を格納する。
【００３４】
文書記憶部１２０は、タイムスタンプおよび電子署名が付与された電子文書を記憶する。なお、文書記憶部１２０は、ネットワーク１に接続された記憶装置とすることもできる。あるいは、ネットワーク１上のＰＣ３およびＭＦＰ５に含むこともできる。この場合、電子文書管理装置１００は、予め電子文書の格納先の指定を受け付ける受付部と、電子文書をインタフェース部１０２を介して格納先のネットワーク１上の他の記憶装置に転送する転送部と、を含むことができる。文書情報記憶部１２２は、文書記憶部１２０に記憶された電子文書の情報を記憶する。たとえば、ファイル名、格納場所、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限、その有効期限切れが間近か否かの情報を含むことができる。
【００３５】
監視部１１０は、タイムスタンプ取得部１０６におけるタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する。また、署名生成部１１６で電子署名が成功したか否かを判断する。さらに、付与部１１８で電子文書へのタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断することにより、タイムスタンプの取得から付与までの処理を監視する。
【００３６】
記録部１１２は、監視部１１０でのタイムスタンプの取得および付与の成否の判断結果を電子文書毎に記録する。記録には、たとえば、文書情報記憶部１２２から取得した文書情報、たとえば、タイムスタンプの取得または付与処理を行った電子文書のファイル名、格納場所、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限、その有効期限切れが間近か否かの情報と、タイムスタンプの取得または付与処理を行った時刻、その成否の結果などを含むことができる。
【００３７】
報知部１１４は、監視部１１０でのタイムスタンプの取得および付与の成否の判断結果および文書情報を報知する。これらの情報を画面上に表示する表示部（不図示）や、印字出力する印字部（不図示）、予め登録されているメールアドレスにメールで通知する送信部（不図示）を含むことができる。なお、報知部１１４は、電子文書管理装置１００に設けられてもよいし、ネットワーク１上のＰＣ３またはＭＦＰ５に設けられた表示部や印字部に情報を送信してもよい。すなわち、ネットワーク１上のＰＣ３またはＭＦＰ５においても、タイムスタンプの取得または付与の成否の判断結果や文書情報を確認することができるものとする。
【００３８】
図３は、報知部１１４が印字出力するレポートの一例を示す図である。レポート２００は、監視部１１０による監視結果が含まれる。対象の電子文書のファイル名２０２には、格納場所も含まれる。さらにレポート２００は、タイムスタンプの取得または付与を試みた時刻２０４、タイムスタンプの取得または付与の結果２０６、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限２０８が含まれる。さらに、有効期限切れ間近のものは、強調印字２１０される。また、レポート２００には、タイムスタンプの取得または付与に失敗した場合、その原因を示す情報を含むこともできる。
【００３９】
判定部１２４は、文書情報記憶部１２２に記憶されている電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限から、タイムスタンプの更新時期か否かを判定する。更新時期としては、たとえば、タイムスタンプの有効期限の所定日数前などの指定が可能である。さらに、判定部１２４は、判定部１２４が更新時期と判定した電子文書の文書情報に、タイムスタンプの更新時期であることを記録する。この構成によれば、電子文書に付与されたタイムスタンプの更新期限を管理するので、自動的に延長する時期を記録することができる。
【００４０】
また、判定部１２４は、更新時期と判定した電子文書について、タイムスタンプ取得部１０６に対してタイムスタンプの取得を指示する。この構成によれば、電子文書の保管期間内でタイムスタンプの有効期限を自動的に延長することができ、その記録が残るので、電子文書の管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
【００４１】
このように構成された電子文書管理装置１００の動作について、以下に説明する。図４は、本実施形態の電子文書管理装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１乃至図４を用いて説明する。ここでは、たとえば、予めＰＣ３やＭＦＰ５で作成された電子文書を受信部１０４が受信し、図示されない文書一時記憶部に複数の電子文書を格納しておき、定時にバッチ処理などでタイムスタンプの付与処理を複数の電子文書に行う場合について説明する。
【００４２】
まず、電子文書管理装置１００において、タイムスタンプ取得部１０６がネットワーク１上のＴＳＡ７に対してインタフェース部１０２を介して接続を試みる（ステップＳ１１）。具体的には、タイムスタンプ取得部１０６が、インタフェース部１０２を介してネットワーク１への接続を行うとともに、クライアント設定記憶部１０８にアクセスし、今回利用するＴＳＡ局１５０のアカウントＩＤ１５２およびパスワード１５４を取得し、ＴＳＡ７に対してログインする。
【００４３】
監視部１１０は、タイムスタンプ取得部１０６でのネットワーク１への接続およびＴＳＡ７へのログインの成否を監視する。監視部１１０が接続およびログイン成功と判断した場合（ステップＳ１３のＹＥＳ）、ＴＳＡ７に対してタイムスタンプの発行を要求し、取得する（ステップＳ１７）。具体的には、タイムスタンプ取得部１０６が、今回タイムスタンプを付与する電子文書のハッシュ値を生成する。そして、署名生成部１１６は電子証明書を用いて電子文書のハッシュ値に電子署名する。そして電子署名のハッシュ値を生成し、生成されたハッシュ値をインタフェース部１０２を介してネットワーク１上のＴＳＡ７へ送信し、タイムスタンプ発行要求を行うとともに、ＴＳＡ７から発行されたタイムスタンプをインタフェース部１０２を介して受信する。
【００４４】
一方、監視部１１０が接続またはログイン失敗と判断した場合（ステップＳ１３のＮＯ）、記録部１１２は、接続またはログインに失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻を記録する（ステップＳ１５）。また、報知部１１４は、接続またはログインに失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻などを報知する。たとえば、表示部に結果がメッセージとともに表示される。
【００４５】
さらに、監視部１１０は、ステップＳ１７でのタイムスタンプの取得の成否を監視する。監視部１１０がタイムスタンプ取得成功と判断した場合（ステップＳ１９のＹＥＳ）、署名生成部１１６は、電子証明書を用いて電子文書に電子署名し、さらに付与部１１８は、ステップＳ１７で取得したタイムスタンプを電子署名された電子文書に付与する（ステップＳ２３）。付与部１１８はタイムスタンプの付与に成功した電子文書を文書記憶部１２０に格納するとともに、文書情報記憶部１２２にその電子文書の文書情報を記憶する。
【００４６】
一方、監視部１１０がタイムスタンプ取得失敗と判断した場合（ステップＳ１９のＮＯ）、記録部１１２は、タイムスタンプ取得に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻を記録する（ステップＳ２１）。また、報知部１１４は、タイムスタンプ取得に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻などを報知する。
【００４７】
さらに、監視部１１０は、ステップＳ２３での電子文書への電子署名およびタイムスタンプの書き込みの成否を監視する。監視部１１０が電子署名およびタイムスタンプの付与成功と判断した場合（ステップＳ２５のＹＥＳ）、記録部１１２は、付与に成功した電子文書のファイル名、格納場所、時刻、さらに、その電子文書の文書情報を文書情報記憶部１２２から取得し、記録する（ステップＳ２９）。また、報知部１１４は、付与に成功した電子文書のファイル名、格納場所、時刻、文書情報を報知する。
【００４８】
一方、監視部１１０が付与失敗と判断した場合（ステップＳ２５のＮＯ）、記録部１１２は、付与に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、時刻を記録する（ステップＳ２７）。また、報知部１１４は、付与に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、時刻を報知する。
【００４９】
ステップＳ１５、ステップＳ２１、ステップＳ２７における報知部１１４におけるタイムスタンプ付与失敗の報知は、ユーザが確認するまで続けられ、ユーザによる確認操作を操作部（不図示）が受け付けた場合（ステップＳ３１のＹＥＳ）、報知を終了する（ステップＳ３３）。ステップＳ２９における報知部１１４におけるタイムスタンプ付与成功の報知は、所定時間経過後（ステップ３１のＹＥＳ）、自動的に報知を終了する（ステップＳ３３）。
【００５０】
以上説明したように、本実施形態の電子文書管理装置１００によれば、タイムスタンプを取得して付与する電子文書の認証処理が確実に行われたか否かを記録することができるので、電子文書の管理の信頼性が向上する。特に、電子文書へのタイムスタンプの付与を、複数文書まとめて定時にバッチ処理するような場合、タイムスタンプの付与の成否を文書毎に記録することができる。また、上記実施形態によれば、タイムスタンプの付与の成否の結果を報知するので、失敗した場合にユーザが対策を立てることができ、再試行するなどの処置をとることが可能となり、文書管理の信頼性が向上する。
【００５１】
以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。
【００５２】
たとえば、他の実施形態において、監視部１１０がタイムスタンプの付与失敗を検知した場合、タイムスタンプ取得部１０６、署名生成部１１６、付与部１１８に所定回数再試行させる制御部（不図示）を含むことができる。制御部は、所定の時間間隔で再試行させることもできる。再試行時の結果も上述の監視部１１０による監視処理と同様に記録し、報知することができる。この構成によれば、認証に失敗した場合に、自動的に再試行されるので、文書管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の実施形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】図１のクライアント設定記憶部の構造の一例を示す図である。
【図３】図１の電子文書管理装置の報知部が印字出力するレポートの一例を示す図である。
【図４】本実施形態の電子文書管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５４】
１  ネットワーク
３  ＰＣ
５  ＭＦＰ
７  ＴＳＡ
１００  電子文書管理装置
１０２  インタフェース部
１０４  受信部
１０６  タイムスタンプ取得部
１０８  クライアント設定記憶部
１１０  監視部
１１２  記録部
１１４  報知部
１１６  署名生成部
１１８  付与部
１２０  文書記憶部
１２２  文書情報記憶部
１２４  判定部
１５０  ＴＳＡ局
１５２  アカウントＩＤ
１５４  パスワード
１５６  タイムスタンプ残数
２００  レポート
２０２  ファイル名
２０４  時刻
２０６  結果
２０８  有効期限
２１０  強調印字
【図１】
0004529877.tif 000002
【図２】
0004529877.tif 000003
【図３】
0004529877.tif 000004
【図４】
0004529877.tif 000005