(57)【要約】求める書類を容易に検索して得ることができるようにすべく、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ（１）と、書類に前記ＩＣチップ（１）を付帯させる書類識別子付与手段（２０２）、前記書類に付帯させた前記ＩＣチップ（１）に記憶された前記書類識別子を格納する書類識別子格納手段（２０４）、前記書類識別子の入力を受け付ける書類識別子入力手段（２０５）、及び入力された前記書類識別子を発信する発信手段（２０６）を少なくとも有する書類管理装置（２）と、前記書類を収納する持ち運び可能な書類収納手段たるファイル（Ｆ）に設けられ、前記書類管理装置（２）の発信手段（２０６）から発信された前記書類識別子を有するＩＣチップ（１）の存在を検知することによりこのＩＣチップ（１）を付帯させた書類の存在を検知する書類存在検知手段（３０１）、及び書類の存在を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段（３０２）を少なくとも有する書類存在通知装置（３）とを具備する書類管理システム（Ｓ）を用意する。
2004035430.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類に付され、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、
前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段、及び入力受付手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する発信手段を有する書類管理装置と、
前記書類管理装置の発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知することにより該書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段、及び書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を有する書類存在通知装置とを具備することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を取得する書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子をそのまま、あるいは前記書類識別子を含む書類識別レコードとして格納する書類識別子格納手段とをさらに有することを特徴とする請求の範囲第１項記載の書類管理システム。
【請求項３】
書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる基材を提供する書類識別子記憶媒体付与手段をさらに有することを特徴とする請求の範囲第２項記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記書類管理装置の入力受付手段が受け付けた内容に対応する書類識別レコードを書類識別子格納手段内から検索する書類識別レコード照合手段と、前記書類識別レコード照合手段による検索結果である書類識別レコードに含まれる書類識別子を検知要求情報として前記書類管理装置の発信手段に発信すべき旨の指示を与える発信指示手段とをさらに有することを特徴とする請求の範囲第２項又は第３項記載の書類管理システム。
【請求項５】
書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、
書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる書類識別子付与手段、前記書類に付帯させた前記書類識別子記憶媒体に記憶された前記書類識別子を格納する書類識別子格納手段、前記書類識別子の入力を受け付ける書類識別子入力手段、及び入力された前記書類識別子を発信する発信手段を少なくとも有する書類管理装置と、
前記書類を収納する持ち運び可能な書類収納手段に設けられ、前記書類管理装置の発信手段から発信された前記書類識別子を有する書類識別子記憶媒体の存在を検知することによりこの書類識別子記憶媒体を付帯させた書類の存在を検知する書類存在検知手段、及び書類の存在を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を少なくとも有する書類存在通知装置とを具備することを特徴とする書類管理システム。
【請求項６】
書類を綴じる書類綴じ手段をさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第５項記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記書類識別子付与手段の少なくとも一部が前記書類綴じ手段としての機能をも有することを特徴とする請求の範囲第６項記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記書類にかかる情報である書類情報を受け付ける書類情報受付手段をさらに有するとともに、前記書類識別子格納手段に前記書類識別子と前記書類情報とを含む書類識別レコードを格納するようにしている書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第７項記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記書類識別子付与手段が、前記書類識別子記憶媒体から前記書類識別子を取得する書類識別子取得手段たる書類識別子取得部を具備することを特徴とする請求の範囲第１項ないし第８項記載の書類管理システム。
【請求項１０】
前記書類識別子格納手段に複数のフォルダを設けているとともに、前記書類識別子を含む書類識別レコードをフォルダに格納するようにしていることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第９項記載の書類管理システム。
【請求項１１】
前記書類識別子格納手段に複数のフォルダを設けているとともに、前記書類識別子をフォルダに格納するようにしていることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第９項記載の書類管理システム。
【請求項１２】
前記入力受付手段が、少なくとも前記フォルダの一覧を表示するフォルダ一覧表示部と、前記フォルダの選択入力を受け付けるフォルダ選択入力受付部と、前記フォルダに格納された前記書類識別レコードの一部又は全部の一覧を表示する書類一覧表示部と、前記書類識別レコードの一部又は全部の選択入力を受け付ける書類選択入力受付部とを有することを特徴とする請求の範囲第１項ないし第４項又は第６項ないし第１１項記載の書類管理システム。
【請求項１３】
前記書類識別子入力手段が、少なくとも前記フォルダの一覧を表示するフォルダ一覧表示部と、前記フォルダの選択入力を受け付けるフォルダ選択入力受付部と前記フォルダに格納された前記書類識別子の一覧を表示する書類識別子一覧表示部と、前記書類識別子の選択入力を受け付ける書類識別子選択入力受付部とを有することを特徴とする請求の範囲第５項記載の書類管理システム。
【請求項１４】
複数の書類管理装置を備えるとともに、一の書類管理装置から他の書類管理装置に格納された書類識別子を含む書類識別レコードを検索可能に構成していることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第１３項記載の書類管理システム。
【請求項１５】
書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置に前記検知要求情報を送信する検知要求情報送信手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報が示す書類識別レコードを格納していることを示す書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号受信手段とをさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１４項記載の書類管理システム。
【請求項１６】
書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段と、前記検知要求情報受信手段が受信した前記検知要求情報に対応する書類識別レコードを検索する検索手段と、前記書類識別レコードを格納している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知手段とをさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１５項記載の書類管理システム。
【請求項１７】
書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置に前記検知要求情報を送信する検知要求情報送信手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報が示す書類識別子を格納していることを示す書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号受信手段とをさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１４項記載の書類管理システム。
【請求項１８】
書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段と、前記書類識別子受信手段が受信した前記検知要求情報が示す書類識別子を検索する検索手段と、前記書類識別子を格納している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知手段とをさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第１７項記載の書類管理システム。
【請求項１９】
前記発信手段が、前記検知要求情報受信手段が受信した検知要求情報を書類存在通知装置に発信する機能をも有することを特徴とする請求の範囲第１６項又は第１８項記載の書類管理システム。
【請求項２０】
書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置に書類識別子を送信する書類識別子送信手段と、他の書類管理装置から書類識別子を受信する書類識別子受信手段と、前記書類識別子受信手段が受信した前記書類識別子を検索する検索手段と、前記書類識別子を格納している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知手段と、書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号受信手段とをさらに有する書類管理装置を用いることを特徴とする請求の範囲第５項記載の書類管理システム。
【請求項２１】
前記発信手段が、前記書類識別子受信手段が受信した前記書類識別子を発信する機能をも有することを特徴とする請求の範囲第２０項記載の書類管理システム。
【請求項２２】
前記書類識別子記憶媒体をＩＣチップを用いて構成しているとともに、
前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段から前記検知要求情報を受信する第１受信部と、前記書類識別子記憶媒体が発する電磁波を受信する第２受信部と、前記第２受信部が受信した書類識別子の中に前記第１受信部が受信した前記検知要求情報に対応する書類識別子と一致しているものかあるか否かを判定する判定部とを有し、
前記判定部による判定結果が真である際に、前記書類存在通知手段が書類存在通知信号を発することを特徴とする請求の範囲第１項ないし第４項又は第６項ないし第２１項記載の書類管理システム。
【請求項２３】
前記書類識別子記憶媒体をＩＣチップを用いて構成しているとともに、
前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段から書類識別子を受信する第１受信部と、前記書類識別子記憶媒体が発する電磁波を受信する第２受信部と、前記第２受信部が受信した書類識別子の中に前記第１受信部が受信した書類識別子と一致しているものがあるか否かを判定する判定部とを有し、
前記判定部による判定結果が真である際に、前記書類存在通知手段が書類存在通知信号を発することを特徴とする請求の範囲第１項ないし第２１項記載の書類管理システム。
【請求項２４】
所定のタイミングで前記書類存在検知手段の第２受信部を機能させる受信命令部と、第２受信部が受信する書類識別子を記憶する書類識別子記憶部とをさらに備えていることを特徴とする請求の範囲第２２項又は第２３項記載の書類管理システム。
【請求項２５】
前記書類存在検知手段の第１受信部が検知要求情報を受信した際に、前記書類存在検知手段の第２受信部が機能しない状態で、前記書類存在検知手段の判定部が前記書類識別子記憶部に記憶されている書類識別子に基づき判定を行うことを特徴とする請求の範囲第２４項記載の書類管理システム。
【請求項２６】
前記書類存在通知装置を前記書類収納手段に対して着脱可能に構成していることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第２５項記載の書類管理システム。
【請求項２７】
前記書類存在通知装置が発する前記書類存在通知信号を受信する通知信号受信手段と、前記通知信号受信手段が前記書類存在通知信号を受信した場合に通知補助信号を出力する通知補助手段をさらに有する通知補助装置をさらに具備することを特徴とする請求の範囲第１項ないし第２６項記載の書類管理システム。
【請求項２８】
前記書類管理装置から書類存在通知装置への前記書類識別子に対応する検知要求情報の発信を、無線により行うようにしていることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第２７項記載の書類管理システム。
【請求項２９】
前記基材がタグシートであって、前記書類識別子記憶媒体付与手段が、前記基材を供給する基材供給手段と、前記基材を書類とともに綴じる綴じ手段とを備えていることを特徴とする請求の範囲第３項ないし第２８項記載の書類管理システム。
【請求項３０】
前記書類識別子を付された書類に対応する電子化された書類を管理し、前記書類識別子を含む書類識別レコードと前記電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子に対応する検知要求情報を前記書類管理装置に渡す検知要求手段とを備えた電子化書類管理装置をさらに具備することを特徴とする請求の範囲第３項ないし第２９項記載の書類管理システム。
【請求項３１】
前記書類識別子を付された書類に対応する電子化された書類を管理し、前記書類識別子を含む書類識別レコードと前記電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を発信する可視化要求手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段とを有することを特徴とする請求の範囲第３項ないし第２９項記載の書類管理システム。
【請求項３２】
前記電子化書類管理装置が、オペレーションシステム上において作動するファイル管理システムにより前記電子化された書類を管理するものであるとともに、オペレーションシステム上において作動する機能拡張プログラムを実行することにより、前記書類対応テーブル記憶手段及び前記検知要求手段として機能するようにしていることを特徴とする請求の範囲第３０項又は第３１項記載の書類管理システム。
【請求項３３】
前記書類収納手段に収納手段識別子を対応付けているとともに、前記電子化書類を記憶する手段である電子化書類記憶手段内に前記書類収納手段と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段と、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記書類に対応付けられている電子化書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段とをさらに具備することを特徴とする請求の範囲第３０項ないし第３２項記載の書類管理システム。
【請求項３４】
前記書類識別レコードに該書類にアクセス可能な者の情報を示す権限情報を含める態様に用いられるものであって、前記書類管理装置に、個人を示す個人識別子を受け付ける個人識別子受付手段と、前記個人識別子受付手段が受け付けた個人識別子と前記権限情報とを照合する照合手段と、前記照合手段によりアクセス可能な書類であると判定されたもののみをアクセス可能とする選択的アクセス手段とをさらに備えていることを特徴とする請求の範囲第１項ないし第３３項記載の書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】  本発明は、書類の整理及び検索を行う書類管理システムに関する。
【背景技術】  従来、書類の整理を行うには、書類をファイル等に収納するとともに、ファイルに書類の内容を示すタイトルを印字したラベルを付して、ラベルが外部から見える状態で書棚等に収納する態様が広く用いられている。また、このラベルの印字内容、すなわちファイルに付したタイトルをラベル印字装置に接続したパソコン等に分類して格納し、管理を行う手法が考えられている。（例えば、特許文献１参照。）
【特許文献１】  特開２０００−３３５１６３号公報
ところが、時間が経過するとファイルの数が増大して、ファイルの所在の管理が難しくなっていくという不具合が存在する。また、時間の経過に伴いファイルと個々の書類との関連を忘れてしまった場合には、求める書類に対応するファイルのタイトルがわからないので求める書類を得ることが困難であるという不具合が存在する。さらに、例えばファイルの内容である書類が増大して、ファイルの内容の一部を新たなファイルに移し替える等、ファイルと個々の書類との対応関係自体も変化することがありうるが、この場合にファイルと個々の書類との対応関係を誤って記憶した場合にも上述したファイルと個々の書類との関連を忘れてしまった場合と同様の不具合が起こり得る。
【発明の開示】
本発明は、以上に述べた課題を解決し、求める書類を確実に検索して得ることができるようにする書類管理システムを提供するものである。
すなわち本発明に係る書類管理システムは、書類に付され、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部文は全部の入力を受け付ける入力受付手段、及び入力受付手段に入力された書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する発信手段を有する書類管理装置と、前記書類管理装置の発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知することによりこの書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段、及び書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を有する書類存在通知装置とを具備することを特徴とする。
このようなものであれば、個々の書類に書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体を付し、その後書類管理装置が前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付けて対応する検知要求情報を発信し、書類存在通知手段が前記検知要求情報に対応する書類識別子を有する書類の存在を検知して書類存在通知信号を発することにより、書類の量及び書類の整理の方法に関らず求める書類がどの書類管理装置の近傍に収納されているのかを容易に確認できるようになる。
特に、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を取得する書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子をそのまま、あるいは前記書類識別子を含む書類識別レコードとして格納する書類識別子格納手段とをさらに有するものであれば、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を取得したその場で書類識別子を書類識別子格納手段に格納できるので、書類と書類識別子及び書類識別レコードとの対応付けを確実に行うことができるようになる。
特に、書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる基材を提供する書類識別子記憶媒体付与手段をさらに有するものであれば、書類に書類識別子を付帯させてから前記書類識別子を格納するまでのステップを一連の操作として行えるようになるので、書類識別子を書類識別子格納装置に格納する操作を漏れなく行うことができるようになる。
加えて、前記書類管理装置の入力受付手段が受け付けた内容に対応する書類識別レコードを書類識別子格納手段内から検索する書類識別レコード照合手段と、前記書類識別レコード照合手段による検索結果である書類識別レコードに含まれる書類識別子を検知要求情報として前記書類管理装置の発信手段に発信すべき旨の指示を与える発信指示手段とをさらに有するものであれば、検知要求情報から、該検知要求情報に対応する書類識別子を検索して得る手段を別に設ける必要がなくなり、書類存在通知装置の構造を簡単なものにできるようになる。
また、本発明に係る書類管理システムの他の一つは、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる書類識別子付与手段、前記書類に付帯させた前記書類識別子記憶媒体に記憶された前記書類識別子を格納する書類識別子格納手段、前記書類識別子の入力を受け付ける書類識別子入力手段、及び入力された前記書類識別子を発信する発信手段を少なくとも有する書類管理装置と、前記書類を収納する持ち運び可能な書類収納手段に設けられ、前記書類管理装置の発信手段から発信された前記書類識別子を有する書類識別子記憶媒体の存在を検知することによりこの書類識別子記憶媒体を付帯させた書類の存在を検知する書類存在検知手段、及び書類の存在を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を少なくとも有する書類存在通知装置とを具備することを特徴とする。
このようなものであれば、書類を保存する際に書類識別子記憶媒体を付帯させて書類存在検知手段を設けた書類収納手段に収納させるとともに、書類識別子を書類管理装置に格納しておいて、その後書類管理装置が書類識別子の入力を受け付けて発信し、書類存在通知手段が書類識別子を有する書類の存在を検知して書類存在通知信号を発することにより、書類の量及び書類の整理の方法に関らず求める書類がどの書類収納手段に収納されているのかを容易に確認できるようになる。
複数枚からなる書類を管理するには、書類を綴じる書類綴じ手段をさらに有する書類管理装置を用いるようにすればよい。このようにすれば、書類綴じ手段と前記書類識別子付与手段とを同一の書類管理装置に備えているので、書類を綴じる操作と同時、又はその前後に書類識別子記憶媒体を付帯させる操作を忘れずに行うことができるようになるからである。
少ない手間で書類に書類識別子を付帯させるようにするには、前記書類識別子付与手段の少なくとも一部が前記書類綴じ手段としての機能をも有するようにすればよい。このようにすれば書類を綴じる操作と同時に書類に書類識別子記憶媒体を付帯させることができるからである。
書類の検索をより簡単に行うには、書類管理装置が前記書類にかかる情報である書類情報を受け付ける書類情報受付手段をさらに有するとともに、前記書類識別子格納手段に前記書類識別子と前記書類情報とを含む書類識別レコードを格納するようにすればよい。このようにすれば、求める書類の書類情報から書類識別子を検索することができ、書類識別子を直接覚えていなくても書類を検索できるからである。
前記書類識別子付与手段が、前記書類識別子記憶媒体から前記書類識別子を取得する書類識別子取得手段たる書類識別子取得部を具備するものであれば、例えば予め書類識別子たる通し番号を付したＩＣチップを書類識別子記憶媒体としてステープラの芯等に付着させておき、書類を綴じる際にこの書類識別子記憶媒体から前記書類識別子を取得するようにする等して、書類を保存する都度、書類識別子を記録するようにできる。
このような書類管理システムの態様として、前記書類識別子格納手段に複数のフォルダを設けているとともに、前記書類識別子を含む書類識別レコードをフォルダに格納するようにしているもの、及び前記書類識別子格納手段に複数のフォルダを設けているとともに、前記書類識別子をフォルダに格納するようにしているものが挙げられる。このようなものであれば、類似した内容の書類を同一のフォルダに格納するようにして、多数の書類を管理する際、書類の検索を行いやすくできるようになる。
特に、前記入力受付手段が、少なくとも前記フォルダの一覧を表示するフォルダ一覧表示部と、前記フォルダの選択入力を受け付けるフォルダ選択入力受付部と、前記フォルダに格納された前記書類識別レコードの一部又は全部の一覧を表示する書類一覧表示部と、前記書類識別レコードの一部又は全部の選択入力を受け付ける書類選択入力受付部とを有するもの、又は前記書類識別子入力手段が、少なくとも前記フォルダの一覧を表示するフォルダ一覧表示部と、前記フォルダの選択入力を受け付けるフォルダ選択入力受付部と、前記フォルダに格納された前記書類識別子の一覧を表示する書類識別子一覧表示部と、前記書類識別子の選択入力を受け付ける書類識別子選択入力受付部とを有するものであれば、検索の際にまずフォルダを選択入力させることで、効率よく書類を検索することができるようになる。
さらに、複数の書類管理装置を備えるとともに、一の書類管理装置から他の書類管理装置に格納された書類識別子を含む書類識別レコードを検索可能に構成しているものであれば、部屋ごとないし部署ごとに書類管理装置を備え、他の部屋に収納した書類ないし他の部署により管理されている書類を検索して取り出すことができるようになる。
他の部屋等に収納した書類の大まかな所在を知ることができるようにするための具体的な態様として、書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置に前記検知要求情報を送信する検知要求情報送信手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報が示す書類識別レコード又は書類識別子を格納していることを示す書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号受信手段とをさらに有するものが挙げられる。このようなものであれば、他の部屋等に設けた書類管理装置に前記検知要求情報を送信し、他の書類管理装置から書類格納通知信号を受信することで、どの部屋に求める書類が収納しているかを知ることができるようになるからである。なお、前記書類格納通知信号は、書類を格納していることを示すだけでなく、該書類の題名、作成年月日等の属性情報を含むものであってもよい。
他の部屋などから書類の検索の要求があった場合にこの要求に対応できるようにするための態様として、書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置から前記検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段と、前記検知要求情報受信手段が受信した前記検知要求情報に対応する書類識別レコード又は書類識別子を検索する検索手段と、前記書類識別レコード又は書類識別子を格納している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知手段とをさらに有する書類管理装置をあわせて用いるものが挙げられる。
さらに、前記発信手段が、前記書類識別子受信手段が受信した前記検知要求情報を発信する機能をも有するものであれば、例えば前記装置識別子が示す書類管理装置からこの書類管理装置が設置された部屋の前記書類存在通知装置に検知要求情報が発信され、求める書類を収納した書類収納手段に設けられた前記書類存在通知装置が前記書類存在通知信号を発するので、直接求める書類を得ることができる。
また、書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手段と、他の書類管理装置に書類識別子又は検知要求情報を送信する書類識別子送信手段と、他の書類管理装置から書類識別子又は検知要求情報を受信する書類識別子受信手段と、前記受信手段が受信した前記書類識別子を検索する検索手段と、前記書類識別子を格納している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知手段と、書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号受信手段とをさらに有する書類管理装置を用いるものであっても、複数の書類管理装置を接続し、書類格納通知信号受信手段が受信した書類格納通知信号により異なる部屋等に保管している書類の所在を知ることができるようになる。
加えて、前記発信手段が、前記書類識別子受信手段が受信した前記書類識別子を発信する機能をも有するものであれば、例えば前記装置識別子が示す書類管理装置からこの書類管理装置が設置された部屋の前記書類存在通知装置に書類識別子を発信し、前記書類存在通知装置が前記書類存在通知信号を発するので、直接求める書類を得ることができる。
前記書類識別子記憶媒体及び前記書類存在通知装置の具体的な態様として、前記書類識別子記憶媒体をＩＣチップを用いて構成しているとともに、前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段から前記検知要求情報を受信する第１受信部と、前記書類識別子記憶媒体が発する電磁波による信号を受信する第２受信部と、前記第２受信部が受信した信号が示す書類識別子の中に前記第１受信部が受信した検知要求情報に対応する書類識別子と一致しているものがあるか否かを判定する判定部とをさらに有し、前記判定部による判定結果が「真」である際に、前記書類存在通知手段が書類存在通知信号を発するもの、及び前記書類識別子記憶媒体をＩＣチップを用いて構成しているとともに、前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段から書類識別子を受信する第１受信部と、前記書類識別子記憶媒体が発する電磁波による信号を受信する第２受信部と、前記第２受信部が受信した信号が示す書類識別子の中に前記第１受信部が受信した書類識別子と一致しているものがあるか否かを判定する判定部とをさらに有し、前記判定部による判定結果が「真」である際に、前記書類存在通知手段が書類存在通知信号を発するものが挙げられる。
このようなものであれば、前記書類管理装置の発信手段から書類識別子又は検知要求情報を受信する機能を前記書類存在通知装置に設ける一方、書類識別子記憶媒体が発する書類識別子も前記書類存在通知装置が受信するようにしているので、前記書類存在通知装置が前記書類収納手段に設けられていて、前記書類管理装置よりも近くに配置することと合わせて、前記書類識別子記憶媒体を小型化できるようになる。
所定のタイミングで前記書類存在検知手段の第２受信部を機能させる受信命令部と、第２受信部が受信する信号が示す書類識別子を記憶する書類識別子記憶部とをさらに備えているものであれば、例えば前記書類識別子記憶部に記憶した書類識別子と前記第１受信部が受信した検知要求情報との照合を行うようにすることにより、前記検知要求情報を受信するたびごとに書類識別子を示す信号を第２受信部が受信する態様と比較して前記検知要求情報が示す書類が存在するか否かの判定をより速やかに行うことができる。また、検知要求情報に書類を示す情報が含まれているものであれば、該書類を示す書類識別子と対応付けて記憶し、該情報を可視化表示することもできるようになる。
前記検知要求情報が示す書類が存在するか否かの判定をより速やかに行うことができるための具体的な構成として、前記書類存在検知手段の第１受信部が検知要求情報を受信した際に、前記書類存在検知手段の第２受信部が機能しない状態で、前記書類存在検知手段の判定部が前記書類識別子記憶部に記憶されている書類識別子に基づき判定を行うものが挙げられる。
前記書類存在通知装置を前記書類収納手段に対して着脱可能に構成しているものであれば、書類収納手段としては従来のファイル等をそのまま用いることができる。
前記書類存在通知装置が発する前記書類存在通知信号を受信する通知信号受信手段と、前記通知信号受信手段が前記書類存在通知信号を受信した場合に通知補助信号を出力する通知補助手段をさらに有する通知補助装置をさらに具備するものであれば、前記書類存在通知装置が目に付きにくい場所にある場合でも通知補助装置を目に付きやすい場所に設けることにより、これら前記書類存在通知装置と通知補助装置とを協働させて効果的に書類の存在を通知することができる。
前記書類管理装置から書類存在通知装置への前記書類識別子に対応する検知要求情報の発信を、無線により行うようにしているものであれば、書類存在通知装置を多数設ける態様であっても多数の配線を用意する必要をなくすことができるようになる。
書類に書類識別子記憶媒体を介して書類識別子を付与することを簡単に行うための態様の一例として、前記基材がタグシートであって、前記書類識別子記憶媒体付与手段が、前記基材を供給する基材供給手段と、前記基材を書類とともに綴じる綴じ手段とを備えているものが挙げられる。
前記書類識別子を付された書類に対応する電子化された書類を管理し、前記書類識別子を含む書類識別レコードと前記電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子に対応する検知要求情報を前記書類管理装置に渡す検知要求手段とを備えた電子化書類管理装置をさらに具備するものであれば、書類識別子を付された書類と電子化された書類とを対応付けて、電子化書類管理装置からも書類を検索できるようになる。
特に、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を発信する可視化要求手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段とを有するものであれば、書類識別子を付された書類から電子化された書類を検索して可視化表示することもできるようになる。
前記電子化書類管理装置が、オペレーションシステム上において作動するファイル管理システムにより前記電子化された書類を管理するものであるとともに、オペレーションシステム上において作動する機能拡張プログラムを実行することにより、前記書類対応テーブル記憶手段及び前記検知要求手段として機能するようにしているものであれば、オペレーションシステム上における電子化された書類への操作に準じる操作により電子化された書類から書類識別子を付された書類の検索を行うことができるようになる。
前記書類収納手段に収納手段識別子を対応付けているとともに、前記電子化書類を記憶する手段である電子化書類記憶手段内に前記書類収納手段と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段と、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記書類に対応付けられている電子化書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段とをさらに具備するものであれば、書類収納手段の収納内容に対応付けたフォルダを形成してそのフォルダ内に前記電子化書類書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成するので実際の書類と電子化書類管理装置に管理される電子化された書類とをさらに効果的に対応付けて管理することができる。なお、前記書類アクセス可能化手段は、前記電子化書類のコピー又はショートカットを作成して該コピー又はショートカットを示すアイコンを形成するものや、前記電子化書類を前記フォルダ内に移動させて該電子化書類を示すアイコンを形成するものであってもよく、さらに、前記電子化書類に書き換えを禁止する属性を付した電子化書類を作成して該電子化書類を示すアイコンを形成するものであってもよい。
前記書類識別レコードに該書類にアクセス可能な者の情報を示す権限情報を含める態様に用いられるものであって、前記書類管理装置に、個人を示す個人識別子を受け付ける個人識別子受付手段と、前記個人識別子受付手段が受け付けた個人識別子と前記権限情報とを照合する権限情報照合手段と、前記権限情報照合手段によりアクセス可能な書類であると判定されたもののみをアクセス可能とする選択的アクセス手段とをさらに備えているものであれば、複数の個人それぞれが書類に前記権限情報を付すことにより、複数の個人が１台の書類管理装置を共有することができる。
なお、本発明において、「書類」とは、紙媒体に文字等を印刷した一般的な書類だけでなく、図面、絵画、及び写真等を含む概念であり、また、これらを綴じたファイル、これらを収納する収納具、及びこれらに付帯させてなるものであり書類識別子記憶媒体を付着させたシール等の媒体を含む概念である。一方、「書類識別子を含む書類識別レコード」とは、書類識別子自体、及び書類識別子を含む複数の情報の組全般を含む概念である。また、「書類識別子と書類情報とを含む書類識別レコード」とは、前記「書類識別子を含む書類識別レコード」のうち、前記書類識別子により識別される書類にかかる情報である書類情報をさらに含むもの全般を含む概念である。さらに、「書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける」とは、文字列の入力を受け付け、受け付けた文字列と少なくとも一部が一致する書類識別レコードの一覧を別に設けた出力手段に視認可能に出力して、さらに出力された前記書類識別レコードの一覧からの選択入力を受け付ける態様をも含む概念である。そして、「書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報」は、書類識別子そのものをも含む概念である。
【図面の簡単な説明】  第１図は、本発明の第１実施形態に係る書類管理システムの概略図である。
第２図は、同実施形態に係る書類管理システムの機能ブロック図である。
第３図は、同実施形態に係る書類識別子、書類情報、及び書類識別レコードを示す概略図である。
第４図は、同実施形態に係るＩＣチップ及びステープルを示す概略図である。
第５図は、同実施形態に係る書類管理装置の概略図である。
第６図は、同実施形態に係る書類管理装置の機器構成図である。
第７図は、同実施形態に係る書類存在通知装置の概略図である。
第８図は、同実施形態に係る書類存在通知装置の機器構成図である。
第９図は、同実施形態に係る文字情報の入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図である。
第１０図は、同実施形態に係る書類識別子格納手段の内部構成を示す概略図である。
第１１図は、同実施形態に係る書類識別レコードの格納態様を示す概略図である。
第１２図は、同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図である。
第１３図は、同実施形態に係る書類を綴じこむ際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第１４図は、同実施形態に係る書類を検索して取り出す際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第１５図は、同実施形態に係る書類を検索して取り出す際に書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャートである。
第１６図は、本発明の第２実施形態に係る書類管理システムの概略図である。
第１７図は、同実施形態に係る書類管理装置の機器構成図である。
第１８図は、同実施形態に係る書類管理装置の機能ブロック図である。
第１９図は、同実施形態に係る書類を検索して取り出す際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第２０図は、同実施形態に係る書類を検索して取り出す際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第２１図は、同実施形態に係る書類を検索して取り出す際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第２２図は、本発明の第３実施形態に係る書類管理システムの概略図である。
第２３図は、同実施形態に係る書類管理装置の機能ブロック図である。
第２４図は、同実施形態に係るパソコンの機器構成図である。
第２５図は、同実施形態に係るパソコンのＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムと機能拡張システムとの関係を示す概略図である。
第２６図は、同実施形態に係るパソコンの機能拡張システムの機能ブロック図である。
第２７図は、同実施形態に係るフォルダ対応テーブル及び書類対応テーブルの格納態様を示す図である。
第２８図は、同実施形態に係るＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンの画面表示の態様を示す図である。
第２９図は、同実施形態に係る操作メニューの表示の態様を示す図である。
第３０図は、同実施形態に係る書類存在通知装置の機能ブロック図である。
第３１図は、同実施形態に係る書類存在通知装置と管理装置フォルダとを対応付ける際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第３２図は、同実施形態に係る管理装置フォルダに対応付けられたＰＣフォルダを生成する際にパソコンが行う処理を示すフローチャートである。
第３３図は、同実施形態に係る実書類と電子化書類とを対応付ける際にパソコンが行う処理を示すフローチャートである。
第３４図は、同実施形態に係る書類の検索を行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャートである。
第３５図は、同実施形態に係る電子化書類の可視化表示を行う際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャートである。
第３６図は、同実施形態に係る電子化書類の可視化表示を行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャートである。
第３７図は、本発明の他の実施形態に係る書類綴じ装置及びパソコンを示す概略図である。
第３８図は、本発明の他の実施形態に係る書類綴じ装置を示す概略図である。
第３９図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及びクリップを示す概略図である。
第４０図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及び綴じ紐を示す概略図である。
第４１図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及び書類綴じファスナーを示す概略図である。
第４２図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及び製本レールを示す概略図である。
第４３図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及びカードリングを示す概略図である。
第４４図は、本発明の他の実施形態に係るＩＣチップ及び書類に設けられたパンチ孔付近を補強するのに用いられるパッチを示す概略図である。
第４５図は、本発明の他の実施形態に係るタグシート供給機構を示す概略図である。
第４６図は、本発明の他の実施形態に係る書類管理装置及び書類識別子格納装置を示す概略図である。
第４７図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられたクリアファイルを示す概略図である。
第４８図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられたＩＦフォルダを示す概略図である。
第４９図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられたハンギングフォルダを示す概略図である。
第５０図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられた名刺整理ボックスを示す概略図である。
第５１図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられたデスクトレイを示す概略図である。
第５２図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられた回転式名刺フォルダを示す概略図である。
第５３図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置が設けられたブックエンドを示す概略図である。
第５４図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置及び存在通知補助装置が設けられた棚を示す概略図である。
第５５図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機器構成図である。
第５６図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機能ブロック図である。
第５７図は、本発明の他の実施形態に係る存在通知補助装置を示す機器構成図である。
第５８図は、本発明の他の実施形態に係る存在通知補助装置を示す機能ブロック図である。
第５９図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機能ブロック図である。
第６０図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置への電力供給の態様を示す概略図である。
第６１図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置への電力供給の態様を示す要部の側断面図である。
第６２図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置への電力供給の態様を示す概略図である。
第６３図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置への電力供給の態様を示す概略図である。
第６４図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す概略図である。
第６５図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機器構成図である。
第６６図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機能ブロック図である。
第６７図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機能ブロック図である。
第６８図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を示す機器構成図である。
第６９図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を備えたファイルを示す概略図である。
第７０図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を備えたファイルに用いられる仕切り板を示す概略図である。
第７１図は、本発明の他の実施形態に係る書類存在通知装置を備えたファイルを示す概略図である。
【発明を実施するための最良の形態】  以下に本発明の第１実施形態について述べる。
本実施形態に係る書類管理システムは、第１図に概略図を示すように、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、１台の書類管理装置２と、書類収納手段たる複数のファイルＦにそれぞれ着脱可能に設けられる書類存在通知装置３とを用いる。
前記ＩＣチップ１は、本実施形態では第２図に示すように、書類識別子たる１２８ビットの数字を書き換え不能に記憶した記憶部１０１と、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を受信する受信器１０２と、この電磁波を電力に変換する動力変換回路１０４と、前記書類識別子を含む信号を電磁波として発信する発信器１０３とを備えている。また、本実施形態では、前記書類識別子はこのＩＣチップ１に記憶された１２８ビットの数字、すなわち第３図に示すような３２桁の１６進数として表現される数字であり、全てのＩＣチップ１はそれぞれ異なる数字を記憶している。すなわち、それぞれの書類には、全て異なる書類識別子が付与されている。また、本実施形態では、このＩＣチップ１は書類に確実に付帯されるべく、前記書類管理装置２に用いられ、第４図に示すように、書類を綴じる媒体である書類綴じ媒体たるステープルＰ（ステープラの針とも称せられるもの）の内面の略中央部に脱離不能に接着している。また、前記ステープルＰは、書類にＩＣチップ１を付帯させる基材であり、電磁波を受信してＩＣチップ１に伝えるアンテナとしての機能を有する。
書類管理装置２は、第５図に示すように、本実施形態では四角錐の下半部を取り出した形状をなし、下端部に書類挿入口２ｘを備えているとともに、第６図に示すように、ＣＰＵ２ａ、内部メモリ２ｂ、ＩＣチップ読取器２ｃ、発信器２ｄ、画面出力装置２ｅ、選択入力装置２ｆ、日付タイマ２ｇ、ステープラ針綴じ込み装置２ｈ等を有する。そして、前記内部メモリ２ｂの所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、この書類管理装置２を構成するハードウェアが協働して、第２図に示すように、書類綴じ手段２０１、書類識別子付与手段２０２、書類情報受付手段２０３、書類識別子格納手段２０４、書類識別子入力手段２０５、及び発信手段２０６として機能する。なお、前記ＩＣチップ読取器２ｃは、本実施形態では２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を送信する送信器２ｃ１と、受信器２ｃ２とを利用して構成していて、前記送信器が前記ＩＣチップ１に動力を供給し、前記ＩＣチップ１からの電磁波として送信され、書類識別子を含む信号を受信器が受信する。前記選択入力装置２ｆは、第５図に示すように、第１選択ダイヤル２ｆ１と、第２選択ダイヤル２ｆ２と、選択ボタン２ｆ３とを具備する。
一方、書類存在通知装置３は、第７図に示すように太陽電池３ｘを動力源としているとともに、第７図及び第８図に示すように、ＣＰＵ３ａ、内部メモリ３ｂ、受信器３ｃ、発信器３ｄ、ＬＥＤ３ｅ、及びブザー３ｆを備えている。そして、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ３ａが実行することにより、この書類存在通知装置３を構成する以上に述べたハードウェアが協働して、第２図に示すように、少なくとも前記書類管理装置２の発信手段から発信された前記書類識別子を記憶しているＩＣチップ１の存在を検知することによりこのＩＣチップ１を付帯させた書類の存在を検知する書類存在検知手段３０１、及び書類の存在を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段３０２として機能する。
以下に書類管理装置２の各機能ブロックについて述べる。
書類綴じ手段２０１は、前記ステープラ針綴じ込み装置２ｈ等を用いて構成され、従来自動ステープラとして知られているものと周知のものと同様の機能を有する。
前記書類識別子付与手段２０２は、本実施形態では、第２図に示すように、前記ＩＣチップ１を書類に付帯させる書類識別子記憶媒体付与部２０７と、前記ＩＣチップ１から前記書類識別子を取得する書類識別子取得手段たる書類識別子取得部２０８とを具備し、書類に前記ＩＣチップ１を付帯させる。前記ＩＣチップ１は、本実施形態では前述のようにステープルＰに脱離不能に接着しているので、前記書類識別子記憶媒体付与部２０７は、前記書類綴じ手段２０１としての機能をも有する。一方、前記書類識別子取得部２０８は、前記ＩＣチップ読取器２ｃを利用して構成している。
前記書類情報受付手段２０３は、本実施形態では、第２図に示すように、日付管理部２０９と、文字情報受付部２１０とを備えていて、前記書類にかかる情報である書類情報を受け付ける。この書類情報は、第３図に示すように、日付を示す日付情報と、書類の作成者の氏名、書類の題名を含む文字情報とを含む。日付管理部２０９は、日付タイマ２ｇ等を用いて構成していて、日付を格納している。文字情報受付部２１０は、画面出力装置２ｅ及び選択入力装置２ｆ等を用いて構成していて、前記文字情報の入力を受け付ける。具体的な入力は、例えば第９図に示すように、画面出力装置２ｅに五十音図とカーソルとを出力し、前記カーソルを前記選択入力装置２ｆの第１選択ダイヤル２ｆ１及び第２選択ダイヤル２ｆ２を用いて移動させ、前記五十音図から、かな文字を前記選択入力装置２ｆの選択ボタン２ｆ３を用いて選択すること等により行うようにしている。なお、カーソルは、第９図では文字の地色が変化している部分として示している。
前記書類識別子格納手段２０４は、本実施形態では第１０図に示すように書類の内容の分野を示す名前が付されたフォルダｆを複数有する。そして、書類の内容に対応する分野を示す名前が付されたフォルダｆの選択を受け付けて、前記書類識別子と前記書類情報とを含む図３に示すような書類識別レコードを、選択されたフォルダｆに第１１図に示すように格納するようにしている。また、本実施形態では、書類の内容に対応する分野を示す適切な名前が付されたフォルダｆが存在しない場合に備えて、フォルダｆの新規作成を示すコマンドを受け付けるようにも構成している。新規作成されたフォルダｆの名前の入力は、上述した文字情報の入力と同様の方法で受け付けるようにしている。
書類識別子入力手段２０５は、本実施形態では画面出力装置２ｅ及び選択入力装置２ｆを用いて構成していて、少なくともフォルダ一覧表示部２１１と、フォルダ選択入力受付部２１２と、書類識別子一覧表示部２１３と、書類識別子選択入力受付部２１４とを有し、前記書類識別子の入力を受け付ける。フォルダ一覧表示部２１１は、前記画面出力装置２ｅに前記フォルダｆの一覧とカーソルとを表示する。フォルダ選択入力受付部２１２は、前記選択入力装置２ｆの第１選択ダイヤル２ｆ１を用いて前記カーソルを移動させ、前記選択入力装置２ｆの選択ボタン２ｆ３による前記フォルダｆの選択入力を受け付ける。書類識別子一覧表示部２１３は、前記画面出力装置２ｅに前記フォルダ選択入力受付部２１２の入力結果が示す前記フォルダｆに格納された前記書類識別レコードに含まれる書類情報の一覧である書類情報一覧とカーソルとを表示する。書類識別子選択入力受付部２１４は、前記選択入力装置２ｆの第２選択ダイヤル２ｆ２を用いて前記カーソルを移動させ、前記選択入力装置２ｆの選択ボタン２ｆ３によるによる前記書類情報の選択入力を受け付ける。なお、前記カーソルは、本実施形態では前記書類情報の地色を変化させるものである。また、前記書類情報一覧には、書類情報以外に「戻る」が表示される。この「戻る」が選択入力された場合には、フォルダｆの選択入力に戻ることができるようにしている。すなわち、この書類識別子入力手段２０５は、請求項中の書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段として機能する。この書類識別子入力手段２０５による前記画面出力装置への出力の一例を第１２図に示す。
発信手段２０６は、発信器２ｄを用いて構成され、前記書類識別子入力手段２０５が受け付けた書類情報が示す書類識別レコードに含まれる書類識別子を前記書類存在通知装置３に発信する。
一方、書類存在通知装置３の各機能ブロックは、以下に述べるように機能する。
前記書類存在検知手段３０１は、第２図に示すように、さらに第１受信部３０３と、発信部３０４と、第２受信部３０５と、判定部３０６とを有する。第１受信部３０３は、前記書類管理装置２の発信手段２０６から書類識別子を受信器３ｃを介して受信するとともに、前記発信部３０４に発信開始信号を渡す。発信部３０４は、発信開始信号を受け取り、発信器３ｄを介して２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する。第２受信部３０５は、前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波を受信器３ｃを介して受信する。判定部３０６は、前記第２受信部３０５が受信した書類識別子の中に前記第１受信部３０３が受信した書類識別子と一致しているものがあるか否かを判定する。なお、この例では、受信器３ｃが第１受信部３０３と第２受信部３０５とを兼ねているが、第１受信部３０３としての機能を有する第１の受信器及び第２受信部３０５としての機能を有する第２の受信器を別々に設けてもよい。また、第６８図に示すように、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する発信部３ｚ１と前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波を受信する受信部３ｚ２とを具備するＩＣチップ読取器３ｚを用いるとともに、前記第２受信部３０５を前記ＩＣチップ読取器３ｚの受信部３ｚ２の機能を利用して構成するようにしてもよい。
前記書類存在通知手段３０２は、前記判定部３０６による判定結果が真である際に、ＬＥＤ３ｅを発光させるとともに、ブザー３ｆを作動させ、光と音による書類存在通知信号を発する。
次に、書類の作成者が書類に前記ＩＣチップ１を付帯させてファイルに収納するまでに書類管理装置２が行う処理の流れを第１３図を参照して示す。
まず、予め書類識別子を書き換え不能に格納したＩＣチップ１を脱離不能に接着したステープルＰを受け付ける（Ｓ１０１）。次いで、書類管理装置２に設けた書類挿入口２ｘに書類を受け付けたか否かを判定し（Ｓ１０２）、書類を受け付けている場合には、さらにこの書類を前記ステープルＰを用いて綴じ込んだか否かを判定する（Ｓ１０３）。書類を綴じ込んだ場合には、前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る（Ｓ１０４）。さらに、この書類の作成者の氏名及びこの書類の題名、すなわち書類情報をかな文字入力により受け付けるとともに日付情報を取得し（Ｓ１０５）、これら書類識別子と書類情報とを対にした書類識別レコードを生成する（Ｓ１０６）。そして、フォルダｆの一覧画面を出力して、前記書類識別レコードを格納する格納先のフォルダｆを選択するコマンド、又はフォルダｆの新規作成を行うコマンドを選択入力させ（Ｓ１０７）、入力されたコマンドがフォルダｆを選択するコマンドであるかフォルダｆの新規作成を行うコマンドであるかを判定する（Ｓ１０８）。入力されたコマンドがフォルダｆを選択するコマンドである場合には、選択されたフォルダｆに前記書類識別レコードを格納する（Ｓ１０９）。フォルダｆの新規作成を行うコマンドが入力された場合には、フォルダｆの名前をかな文字で入力させて（Ｓ１１０）、前記書類識別レコードを新規に作成したフォルダｆに格納する（Ｓ１１１）。
一方、前記ステープルを用いて綴じ込まれた書類、すなわち前記ＩＣチップ１が付帯された書類は、書類存在通知装置３を取り付けたファイルに収納される。
次いで、収納された書類を検索して取り出すまでに書類管理システムが行う処理の流れを第１４図及び第１５図を参照して示す。
まず、書類管理装置２が行う処理の流れを第１４図を参照して示す。はじめに、フォルダｆの一覧を表示して（Ｓ２０１）、検索対象の書類が格納されたフォルダｆの選択入力を受け付ける（Ｓ２０２）。次いで、選択されたフォルダｆ内の書類識別レコードに含まれる書類情報の一覧を表示して（Ｓ２０３）、検索対象の書類の書類情報の選択入力を受け付ける（Ｓ２０４）。選択入力の結果が書類識別レコードに含まれる書類情報を示すものであるか「戻る」であるか否かを判定し（Ｓ２０５）、書類識別レコードを示すものであれば、前記検索対象の書類の書類識別レコードに含まれる書類識別子を、発信手段２０６を用いて書類存在通知装置３に発信する（Ｓ２０６）。一方、選択入力の結果が「戻る」であった場合には、フォルダｆの一覧を表示するステップ（Ｓ２０１）に戻る。
次いで、書類存在通知装置３が行う処理の流れを第１５図を参照して示す。はじめに、第１受信部３０３により前記書類管理装置２の前記発信手段２０６から発信された書類識別子を受信する（Ｓ３０１）。次いで、電磁波を発信して（Ｓ３０２）、第２受信部３０５によりＩＣチップ１からの書類識別子を含む電磁波信号を受信する（Ｓ３０３）。そして、第２受信部３０５が受信した電磁波信号に含まれる書類識別子と第１受信部３０３が受信した書類識別子とが一致するか否かの判定を行い（Ｓ３０４）、判定結果が真である場合には書類存在通知信号を発する（Ｓ３０５）。判定結果が偽である場合にはそのまま処理を終了する。
以上のように構成したので、書類にＩＣチップ１を付帯させてこのＩＣチップ１に記憶した書類識別子を書類管理装置２に格納し、この書類識別子を含む書類識別レコードの選択入力を受け付け書類存在通知装置３に送信して、書類存在通知装置３がこの書類識別子を記憶したＩＣチップ１の存在を検知するとともに、書類存在通知装置３が書類存在検知信号を発するので、実際のファイルＦと書類との対応関係に関らず、求める書類を収納したファイルを見つけやすくできるとともに、求める書類を容易に得ることができる。
特に本実施形態では、書類管理装置２が書類綴じ手段２０１を有するので、書類を綴じる際に書類識別子を書類管理装置２に格納する操作を漏れなく行うことができる。
さらに、この書類綴じ手段２０１が書類識別子付与手段２０２の一部である書類識別子記憶媒体付与部２０７としても機能するので、書類を綴じる操作と書類にＩＣチップ１を付帯させる操作を同時に行うことができる。
また、書類情報受付手段２０３で書類情報を受け付け、書類情報と書類識別子とを含む書類識別レコードを格納するようにしているので、書類識別子でなく書類情報を用いて書類の検索をよりわかりやすくすることができる。
加えて、書類識別子入力手段２０５が、少なくともフォルダ一覧表示部２１１と、フォルダ選択入力受付部２１２と、書類識別子一覧表示部２１３と、書類識別子選択入力受付部２１４とを有するとともに、フォルダ一覧表示部２１１にフォルダｆの一覧を表示し、書類識別子一覧表示部２１３に書類識別レコードの一覧を表示するようにしているので、フォルダｆ又は書類レコードの一覧からフォルダｆ又は書類レコードを選択するだけで入力を行うことができ、検索の際の入力操作を簡単なものにできる。
そして、前記書類存在通知装置３が第１受信部３０３と、第２受信部３０５と、判定部３０６とを有するとともに、ＩＣチップ１からの電磁波は書類存在通知装置３の第２受信部に送信させ、書類管理装置２からの書類識別子は書類存在通知装置３の第１受信部に送信させているので、この書類存在通知装置３が書類管理装置２とＩＣチップ１とを中継する役割を果たし、ＩＣチップ１からの電磁波の出力を弱くでき、従って、より小さなＩＣチップ１を用いることができる。
加えて、前記書類存在通知装置３がファイルＦに対して着脱可能であるので、書類収納手段たるファイルＦとしては従来の構成のものをそのまま、あるいは最小限の設計変更で用いることができるようになる。
次に、本発明の第２実施形態について述べる。なお、上述した第１実施形態に対応する部分には、同一の名称及び符号を付している。
本実施形態に係る書類管理システムは、第１６図に概略図を示すように、書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、書類を綴じる書類綴じ手段を有する複数台の書類管理装置２と、書類収納手段たる複数のファイルＦにそれぞれ着脱可能に設けられる書類存在通知装置たる書類存在通知装置３とを用いる。前記書類管理装置２は、本実施形態では各部屋に１台ずつ設けられ、通信ネットワークＮにより相互に接続されているとともに、この書類管理装置２を識別する装置識別子を付されている。
前記ＩＣチップ１及び前記書類存在通知装置３は、上述した第１実施形態と同様に構成され、同様の機能を有するので、詳細な説明は省略する。
前記書類管理装置２は、本実施形態では四角錐の下半部を取り出した形状をなし、第１７図に示すように、ＣＰＵ２ａ、内部メモリ２ｂ、ＩＣチップ読取器２ｃ、発信器２ｄ、画面出力装置２ｅ、選択入力装置２ｆ、日付タイマ２ｇ、ステープラ針綴じ込み装置２ｈ、通信インタフェース２ｉ等を有する。そして、前記内部メモリ２ｂの所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、この書類管理装置２を構成するハードウェアが協働して、第１８図に示すように、書類綴じ手段２０１、書類識別子付与手段２０２、書類情報受付手段２０３、書類識別子格納手段２０４、書類識別子入力手段２０５、発信手段２０６、共有フォルダ送信手段２１５、共有フォルダ受信手段２１６、書類識別子送信手段２１７、書類識別子受信手段２１８、検索手段２１９、書類格納通知手段２２０、及び書類格納通知信号受信手段２２１として機能する。なお、前記ＩＣチップ読取器２ｃは、前記第１実施形態と同様に、送信器２ｃ１と、受信器２ｃ２とを利用して構成している。
書類綴じ手段２０１、書類識別子付与手段２０２、書類情報受付手段２０３、発信手段２０６は、上述した第１実施形態におけるものと同様に構成され、同様の機能を有するので、詳細な説明は省略する。
書類識別子格納手段２０４は、第１実施形態におけるものと略同様に構成されているが、フォルダｆの一部又は全部を、他の書類管理装置２への送信を許可している共有フォルダとして構成している。すなわち、通信インタフェース２ｉにより接続された複数台の書類管理装置２は、互いに共有フォルダとその格納内容を送受信し、共有フォルダの内容である書類識別レコードを、自らの書類識別子格納手段に格納された書類識別レコードと同様に扱うことができる。
書類識別子入力手段２０５も、第１実施形態におけるものと略同様に構成されているが、フォルダｆ一覧には他の書類管理装置２の共有フォルダも出力するようにしている。
共有フォルダ送信手段２１５は、他の書類管理装置２に共有フォルダとその格納内容を通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して送信する。
共有フォルダ受信手段２１６は、他の書類管理装置２から共有フォルダとその格納内容を通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して受信する。
書類識別子送信手段２１７は、他の書類管理装置２に通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して書類識別子を送信する。
書類識別子受信手段２１８は、他の書類管理装置２から通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して書類識別子を受信する。
検索手段２１９は、前記書類識別子受信手段２１８が受信した前記書類識別子を前記書類識別子格納手段２０４内から検索する。
書類格納通知手段２２０は、前記書類識別子を格納している場合に、書類管理装置２に付した装置識別子及び前記書類識別子を格納していることを示す書類格納通知信号を、通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して送信する。
書類格納通知信号受信手段２２１は、前記装置識別子及び前記書類格納通知信号を、通信インタフェース２ｉ及び通信ネットワークＮを介して受信する。
なお、前記書類格納通知信号は、書類を格納していることを示すだけでなく、該書類の題名、作成年月日等の属性情報を含むものであってもよい。
本実施形態における書類の作成者が書類に前記ＩＣチップ１を付帯させてファイルＦに収納するまでの流れは、上述した第１実施形態と同様なので詳細な説明は省略する。
次いで、収納された書類を検索して取り出すまでに書類管理システムが行う処理の流れを示す。
まず、書類管理装置２が行う処理の流れを第１９図を参照して示す。はじめに、予め他の書類管理装置２から共有フォルダを受信する（Ｓ４０１）とともに、書類識別子格納手段の共有フォルダを送信する（Ｓ４０２）。次いで、フォルダｆの一覧を表示して（Ｓ４０３）、検索対象の書類が格納されたフォルダｆの選択入力を受け付ける（Ｓ４０４）。それから、選択されたフォルダｆ内の書類識別レコードに含まれる書類情報の一覧を表示して（Ｓ４０５）、検索対象の書類の書類情報の選択入力を受け付ける（Ｓ４０６）。そして、入力の結果が書類識別レコードを示すものであるか「戻る」であるか否かを判定し（Ｓ４０７）、書類識別レコードを示すものであれば、前記検索対象の書類の書類識別レコードに含まれる書類識別子を書類識別子送信手段２２１により通信ネットワークＮを介して接続された他の書類管理装置２に送信する（Ｓ４０８）。一方、選択入力の結果が「戻る」であった場合には、フォルダｆの一覧を表示するステップ（Ｓ４０３）に戻る。
一方、他の書類管理装置２は、第２０図に示すように、書類識別子を受信して（Ｓ５０１）、この書類識別子を書類識別子格納部２０４から検索し（Ｓ５０２）、書類識別子が書類識別子格納部に格納されているか否かを判定する（Ｓ５０３）。判定結果が真である場合には、書類識別子を送信した書類管理装置２に前記書類格納通知信号と装置識別子とを送信し（Ｓ５０４）、書類識別子を書類存在通知装置３に発信する（Ｓ５０５）。判定結果が偽である場合には、そのまま処理を終了する。
また、書類識別子を送信した書類管理装置２は、第２１図に示すように、この書類識別子を書類識別子格納部から検索し（Ｓ６０１）、書類識別子が書類識別子格納部に格納されているか否かを判定する（Ｓ６０２）。書類識別子が書類識別子格納部に格納されている場合には、この書類管理装置２を識別する装置識別子を出力して（Ｓ６０３）、書類識別子を書類存在通知装置３に発信する（Ｓ６０４）。一方、判定結果が偽である場合には、前記書類格納通知信号と装置識別子とを受信して（Ｓ６０５）、前記装置識別子を出力する（Ｓ６０６）。
以下書類存在通知装置３が行う処理は上述した第１実施形態と同様なので詳細な説明は省略する。
このように構成すると、上述した第１実施形態により得られる効果全てに加えて、書類管理装置２を通信ネットワークＮにより接続し、書類識別子及び書類格納通知信号を互いに送受信するようにしているので、他の書類管理装置２に書類識別子を格納した書類をも検索して呼び出すことができる。従って、例えば異なる部署間で書類の管理データを共有フォルダを介して共有し、異なる部署の書類データを検索して得ることができるようになる。
特に、本実施形態では書類管理装置２が受信した書類識別子を書類存在通知装置３に発信するようにしているので、書類存在通知装置３が書類存在通知信号を発し、書類格納通知信号が示す書類識別子を格納した書類管理装置２付近に検索を行ったものが足を運ぶ等して、求める書類を直接取り出して得ることができる。
次に、本発明の第３実施形態について述べる。なお、上述した第１実施形態及び第２実施形態に対応する部分には、同一の名称及び符号を付している。
本実施形態に係る書類管理システムは、第２２図に概略図を示すように、紙媒体による書類（以下「実書類」と称する）を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、実書類を綴じる書類綴じ手段を有する書類管理装置２と、この書類管理装置２と連携して用いられ、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳが搭載されたパーソナルコンピュータ（以下「パソコン」と記す）４と、実書類を収納する書類収納手段たる複数のファイル（以下「実ファイル」と称する）Ｆにそれぞれ着脱可能に設けられ、通知装置識別子に対応付けられた書類存在通知装置３と、前記通知装置識別子を記憶しているとともに前記通知装置識別子に対応付けられた書類存在通知装置３に付帯される通知装置識別子記憶媒体たる第２のＩＣチップ（図示略）とを用いる。
実書類に付される前記ＩＣチップ１は、上述した第１実施形態におけるものと同様の構成及び機能を有する。
前記書類管理装置２は、上述した第１実施形態における構成及び機能を全て有するとともに、前記内部メモリ２ｂの所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、第２３図に示すように、さらに通知装置登録受付手段２５１、通知装置登録情報送信手段２５２、書類登録情報送信手段２５３、及び可視化要求情報送信手段２５４を有する。また、前記書類識別子格納手段２０４内に設けられ、書類管理プログラムにより管理されるフォルダ（以下「管理装置フォルダ」と称する）ｆは、本実施形態では書類存在通知装置３及び該書類存在通知装置３を取り付けた実ファイルＦに対応付けられていて、その内部に前記書類存在通知装置３に付された通知装置識別子を格納している。なお、発信手段２０６は、後述するように、本実施形態では検知要求情報として書類識別子だけでなく通知装置識別子を発することもある。
通知装置登録受付手段２５１は、前記書類存在通知装置３に付帯する第２のＩＣチップ（図示略）から通知装置識別子を取得するとともに、前記書類識別子格納手段２０４内に前記通知装置識別子を格納した新規の管理装置フォルダｆを生成する。
前記通知装置登録情報送信手段２５２は、前記通知装置登録受付手段２５１が前記新規の管理装置フォルダｆを生成したことを受けて、前記新規の管理装置フォルダｆの名称及び前記新規の管理装置フォルダｆ内に格納されている通知装置識別子を含む通知装置登録情報をパソコン４に送信する。
前記書類登録情報送信手段２５３は、前記書類識別子付与手段２０２が実書類に書類識別子を付与し、前記書類情報受付手段２０３が前記書類識別子に対応する書類情報を受け付けて書類識別レコードが生成されたことを受けて、前記書類識別レコード及び該書類識別レコードが格納されている管理装置フォルダｆ内にともに格納されている通知装置識別子を含む書類登録情報をパソコン４に送信する。
可視化要求情報送信手段２５４は、前記書類識別子取得部２０８が取得した書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を、パソコン４に送信する。なお、前記可視化要求情報は、本実施形態では書類識別子自体と、前記可視化要求情報であることを示すヘッダ情報とを含むものであるが、その他に書類情報の一部又は全部を含むようにしてもよく、また、可視化要求を行う者の氏名等を示す情報を加えてもよい。
前記パソコン４は、第２４図に示すように、ＣＰＵ４ａ、内部メモリ４ｂ、外部記憶装置４ｃ、日付タイマ４ｄ、及び入出力インタフェース４ｅ等を有するとともに、前記入出力インタフェース４ｅには、画面出力装置４ｆ、キーボードやマウス等の入力装置４ｇ等の周辺機器を接続している。さらに、このパソコン４は、前記入出力インタフェース４ｅを介して前記書類管理装置２に接続している。前記外部記憶装置４ｃの所定領域には、パソコン４をＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムとして作動させるプログラム、及びパソコン４を機能拡張システムとして作動させる機能拡張プログラムが格納されている。そして、これらプログラムを前記ＣＰＵ４ａが実行することにより、以上に述べたこのパソコン４を構成するハードウェアが協働して、第２５図に概念図を示すように、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム及び機能拡張システムが作動する。Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ及びＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムとして周知のものを含み、市販のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ搭載パソコンにおけるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳの基本機能を有する。そして、このＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、前記外部記憶装置４ｃの所定領域に電子化書類を記憶する電子化書類記憶手段としても機能する。一方、機能拡張システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上において作動し、第２６図に示すように、機能ブロックとして登録情報受信手段４０１、フォルダ生成手段４０２、装置識別子対応付け手段４０３、書類識別レコード対応付け手段４０４、アイコン可視化表示手段４０５、メニュー表示手段４０６、及び検知要求手段４０７を有する。
以下にパソコン４の各機能ブロックについて述べる。
登録情報受信手段４０１は、入出力インタフェース４ｅを介して書類管理装置２から前記通知装置登録情報及び前記書類登録情報を受信する。
フォルダ生成手段４０２は、前記登録情報受信手段４０１が前記通知装置登録情報を受信したことを受けて、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムに働きかけてＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより管理されるフォルダ（以下ＰＣフォルダと称する）を新規に生成させる。
装置識別子対応付け手段４０３は、本実施形態では、前記フォルダ生成手段４０２を介して生成されたＰＣフォルダと、前記受信手段４０１が受信した通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子とを対応付けて、前記ＰＣフォルダの属性を示すもの、本実施形態ではフォルダに付した固有のＩＤ番号であるフォルダ属性情報たるＰＣフォルダ属性情報と、前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを生成し、このフォルダ対応レコードの集合であるフォルダ対応テーブルを第２７図の（ａ）に示すような態様で外部記憶装置４ｃの所定領域に記憶している。なお、上述したように、書類存在通知装置３は通知装置識別子に対応付けられていて、また、書類管理装置２において前記通知装置識別子は管理装置フォルダｆと対応付けられているので、前記ＰＣフォルダは前記書類存在通知装置３及び前記管理装置フォルダｆとも対応付けられている。さらに、前記ＰＣフォルダは、前記書類存在通知装置３を取り付けた実ファイルＦとも対応付けられている。
書類識別レコード対応付け手段４０４は、本実施形態では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにより管理されている書類（以下電子化書類）と前記受信手段４０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードとを対応付けて、前記電子化書類の属性を示すもの、本実施形態では電子化書類に付した固有のＩＤ番号である電子化書類属性情報と、前記書類識別レコードとを含む書類対応レコードを生成し、この書類対応レコードの集合である書類対応テーブルを第２７図の（ｂ）に示すような態様で外部記憶装置４ｃの所定領域に記憶している。また、登録情報受信手段４０１が前記書類登録情報を受信した際には、前記書類登録情報が示す通知装置識別子に対応するＰＣフォルダを開くとともに、さらに前記ＰＣフォルダ内以外のＰＣフォルダに前記書類登録情報が示す書類識別レコードに対応付ける電子化書類があることを示すアイコン及びパソコン４内には前記書類識別レコードに対応付ける電子化書類がないことを示すアイコンを表示し、例えば入力装置４ｇのマウスの右クリック等による前記書類識別レコードに対応付ける電子化書類の選択入力を受け付ける。
なお、前記ＰＣフォルダ属性情報と該フォルダのパス等他の属性を示す情報とは、図示しないフォルダ識別対応情報記憶手段に対応付けて格納している。また、前記電子化書類属性情報と該電子化書類のパス等他の属性を示す情報とは、図示しない電子化書類識別対応情報記憶手段に対応付けて格納している。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上においてこれらフォルダ又は電子化書類を移動した場合に、前記フォルダ識別対応情報記憶手段及び電子化書類識別対応情報記憶手段の記憶内容を前記移動に対応して変更する対応情報変更手段をさらに設けている。
アイコン可視化表示手段４０５は、装置識別子対応付け手段４０３により管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉを、画面出力装置４ｅにより出力される画面上において、第２８図に示すように、その他のＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンｉと区別可能な態様で可視化表示する。なお、前記第２８図では、管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉには、例えば丸の中にＲを記した登録済み識別符号ｍを付している。
メニュー表示手段４０６は、前記アイコン可視化表示手段４０５により区別されているアイコンｉに対して、入力装置４ｇを介した選択入力、例えばマウスの右クリック等が行われた場合に、画面出力装置４ｆを介して第２９図に示すような操作メニューを表示する。
検知要求手段４０７は、前記メニュー表示手段４０６により表示されたメニューのうち、実書類の検索を要求する操作が選択された際に、前記アイコンｉにより示される管理装置フォルダｆに対応付けられた書類存在通知装置３又は前記アイコンｉにより示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求する信号を、入出力インタフェース４ｅを介して書類管理装置２に渡す。なお、前記実書類の検索を要求する信号を受け取った書類管理装置２は、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子又は検知装置識別子を検知要求情報として書類存在通知装置３に発信する。検知要求情報を受信した前記書類存在通知装置３は、前記第１実施形態と略同様の処理を行う。
前記可視化要求情報受信手段４０８は、入出力インタフェース４ｅを介して書類管理装置２から前記可視化要求情報を受信する。
前記電子化書類可視化表示手段４０９は、可視化要求情報受信手段４０８が受信した可視化要求情報に含まれる書類識別子に対応する電子化書類の属性情報を書類識別レコード対応付け手段４０４から検索して取得し、この属性情報に基づき前記電子化書類を画面出力装置４ｆを介して可視化表示する。
前記書類存在通知装置３は、上述した第１実施形態におけるものと同様の構成を有し、前記内部メモリ３ｂの所定領域に格納したプログラムを前記ＣＰＵ３ａが実行することにより、上述した第１実施形態における機能に加えて、第３０図に示すように、さらに書類存在通知装置３を示す通知装置識別子を記憶する通知装置識別子記憶手段３５１を有する。加えて、本実施形態では、前記内部メモリ３ｂの所定領域に格納したプログラムを前記ＣＰＵ３ａが実行することにより、前記第１受信部３０３が受信した検知要求情報がこの書類存在通知装置３を示す通知装置識別子か否かをも前記判定部３０６が判定するとともに、前記判定部３０６による判定結果が「真」である際にも、書類存在通知手段３０２が前記書類存在通知信号を発する。
前記第２のＩＣチップ（図示略）は、書類識別子でなく通知装置識別子を記憶している他は、前記ＩＣチップ１と同様の構成及び機能を有する。
以下に、実ファイルＦを書類管理装置２及びパソコン４に登録する手順を示す。まず、書類管理装置２が行う処理の流れを第３１図を参照して示す。
はじめに、通知装置登録受付手段２５１を介して、書類存在通知装置３に付された第２のＩＣチップ（図示略）に記憶された通知装置識別子を受け付ける（Ｓ７０１）。
次に、通知装置登録受付手段２５１は、管理装置フォルダｆを新規に作成してその名前の入力を受け付け（Ｓ７０２）、該管理装置フォルダｆと前記通知装置識別子とを対応付けて書類識別子格納手段２０４に格納する（Ｓ７０３）。
そして、通知装置登録情報送信手段２５２を介して前記通知装置登録情報をパソコン４に送信する（Ｓ７０４）。
一方、パソコン４は、フローチャートを第３２図に示すような処理を行う。
まず、登録情報受信手段４０１を介して、書類管理装置２から前記通知装置登録情報を受信する（Ｓ８０１）。
次いで、フォルダ生成手段４０２を介して新たなＰＣフォルダを作成する（Ｓ８０２）。
それから、装置識別子対応付け手段４０３により前記通知装置登録情報が示す通知装置識別子と新たに作成されたＰＣフォルダの属性情報とを対応付けて格納する（Ｓ８０３）。
次に、実書類を書類管理装置２及びパソコン４に登録する手順を示す。
はじめに、書類管理装置２は、第１実施形態におけるステップＳ１０１〜Ｓ１１１までの処理を行った後、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが格納された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２５３を介してパソコン４に送信する。
一方、この処理を受けて、パソコン４が行う処理をフローチャートである第３３図を参照して以下に述べる。
まず、登録情報受信手段４０１を介して、書類管理装置２から前記書類登録情報を受信し（Ｓ９０１）、対応する電子化書類の指定を促すダイアログを表示する（Ｓ９０２）。
次いで、書類識別レコード対応付け手段４０４により、前記書類登録情報に含まれる通知装置識別子に対応するＰＣフォルダ内に記憶された電子化書類のリスト、他フォルダ内の電子化書類を前記書類識別レコードに対応付ける対象として指定するためのボタン（以下「対応付け指示ボタン」と称する）、及びパソコン内の電子化書類とは前記書類識別レコードとの対応付けを行わないことを示すキャンセルボタンを前記ウインドウ内に表示する（Ｓ９０３）。
それから、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定し（Ｓ９０４）、前記ステップＳ９０４における判定の結果が「真」であった場合には書類識別レコード対応付け手段４０４により前記電子化書類の属性情報と前記書類識別レコードとを対応付けて格納する（Ｓ９０５）。一方、前記ステップＳ９０４における判定の結果が「偽」であった場合には、続いて「対応付け指示ボタン」に対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ９０６）、前記ステップＳ９０６における判定の結果が「真」であった場合には、他フォルダ内の電子化書類の指定を受け付け（Ｓ９０７）、前記管理装置フォルダｆに対応するＰＣフォルダ内に該電子化書類のショートカットを作成し（Ｓ９０８）、書類識別レコード対応付け手段４０４により該電子化書類の属性情報と前記書類識別レコードとを対応付けて格納する（Ｓ９０９）。一方、前記ステップＳ９０６における判定の結果が「偽」であった場合には、キャンセルボタンに対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ９１０）、前記ステップＳ９１０における判定の結果が「真」であった場合には処理を終了する。前記ステップＳ９１０における判定の結果が「偽」であった場合には、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ９０４）。
そして、パソコン４を用いて実書類の検索を行う際には、パソコン４は以下の処理を行う。この処理の手順を第３４図を参照して説明する。
まず、メニュー表示手段４０６が、前記アイコン可視化表示手段４０５により区別されているアイコンｉに対する選択入力、例えば右クリックが行われたか否かを判定する（Ｓ１００１）。前記判定の結果が「真」である場合は、前記操作メニューを表示する（Ｓ１００２）。前記判定の結果が「偽」である場合は、前記選択入力が行われたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ１００１）。次いで、検知要求手段４０７は、前記メニュー表示手段４０６により表示されたメニューのうち、検索を要求する操作が選択されたか否かを判定する（Ｓ１００３）。前記判定の結果が「真」である場合は、前記アイコンｉにより示される管理装置フォルダｆに対応付けられた書類存在通知装置３又は前記アイコンｉにより示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求する信号を書類管理装置２に渡す（Ｓ１００４）。前記判定の結果が「偽」である場合は、そのまま処理を終了する。
前記実書類の検索を要求する信号を受け取った書類管理装置２は、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、又は前記書類存在通知装置を示す通知装置識別子を検知要求情報として書類存在通知装置３に発信する。検知要求情報を受信した前記書類存在通知装置３は、前記第１実施形態と同様の処理を行う。
加えて、本実施形態では、実書類に付したＩＣチップ１に記憶している書類識別子を書類管理装置２に読み取らせて、この書類識別子に対応する電子化書類をパソコン４を用いて可視化表示するようにしている。この可視化表示の流れを以下に示す。
まず、書類管理装置２は、第３５図に示すように、書類識別子取得部２０８を介して前記実書類に付したＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取って取得する（Ｓ１１０１）。続いて、この書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を生成し、可視化要求情報送信手段２５４を介してパソコン４に送信する（Ｓ１１０２）。
一方、パソコン４は、第３６図に示すように、まず、可視化要求情報受信手段４０８を介して、前記可視化要求情報を受け付ける（Ｓ１２０１）。それから、電子化書類可視化表示手段４０９により前記可視化要求情報が示す書類識別子を含む書類識別レコードに対応付けられた電子化書類の属性情報を検索し（Ｓ１２０２）、前記属性情報が存在するか否かを判定する（Ｓ１２０３）。前記判定の結果が「真」である場合には、前記属性情報に基づき、該属性情報が示す電子化書類を可視化表示する（Ｓ１２０４）。一方、前記判定の結果が「偽」である場合には、そのまま処理を終了する。
本実施形態では、パソコン４に格納されているＰＣフォルダと管理装置フォルダｆとを対応付けているとともに、電子化書類と書類識別レコードとを対応付けているので、上述した第１実施形態における効果に加えて、以下のような効果が得られる。
すなわち、検知要求手段４０７は、ＰＣフォルダに対応付けられた管理装置フォルダｆにさらに対応付けられた書類存在通知装置３、電子化書類に対応付けられた書類識別レコードにさらに対応付けられた実書類の検索を要求する信号を、入出力インタフェース４ｈを介して書類管理装置２に渡し、書類管理装置２がこの信号に基づき検知要求情報を生成して書類存在通知装置３に向けて発信するので、見かけ上パソコン４のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ上における操作に準じた操作を通して電子化書類に対応付けられた実ファイルＦ又は実書類の検索を行うことができる。
また、本実施形態では、書類識別レコード対応付け手段４０４により、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにより管理されている書類（以下電子化書類）と前記受信手段４０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードとを対応付けているので、例えば実書類に付されたＩＣチップ１に記憶した書類識別子を書類管理装置２が読み取り、前記書類識別子に対応する書類対応レコードを検索して該書類対応レコードを含む信号をパソコン４に送信し、パソコン４に該書類対応レコードが示す電子化書類を開かせて可視化表示することができる。
さらに、本実施形態では、装置識別子対応付け手段４０３により、前記フォルダ生成手段４０２を介して生成されたＰＣフォルダと、前記受信手段４０１が受信した通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子とを対応付けているので、例えば実フォルダＦに取り付けられた書類存在通知装置３に付された第２のＩＣチップ（図示略）に記憶した通知装置識別子を書類管理装置２が読み取り、前記通知装置識別子に対応するフォルダ対応レコードを検索して該フォルダ対応レコードを含む信号をパソコン４に送信して該フォルダ対応レコードが示すＰＣフォルダの内容を示すウインドウを開かせることができる。
なお、前記書類対応レコードをパソコン４から書類管理装置２に送信し、前記書類対応レコードに対応する書類属性情報を前記書類対応レコードに対応する書類識別レコードに付加するようにしてもよい。また、前記フォルダ対応レコードをパソコン４から書類管理装置２に送信し、前記フォルダ対応レコードに対応するフォルダ属性情報を前記フォルダ対応レコードに対応する通知装置識別子にさらに対応する管理装置フォルダ内に格納するようにしてもよい。このようにすれば、書類管理装置２の画面出力装置２ｅに、電子化書類に対応付けられた書類識別レコードの一部又は全部を示す情報、又はＰＣフォルダに対応付けられた通知装置識別子に対応する管理装置フォルダｆを示す情報を、他の書類識別レコードの一部又は全部を示す情報又は管理装置フォルダｆを示す情報と区別可能な態様に可視化表示させることができる。さらに、書類管理装置２に格納している書類識別レコードに含まれる書類名を、対応する電子化書類がパソコン４内でのファイル名と一致させるべく変更することもできる。
また、パソコン４は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳに替えてＬｉｎｕｘ（登録商標）ＯＳ、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）ＯＳ、及びＴＲＯＮ（登録商標）ＯＳ等、他のオペレーティングシステムを搭載したものであってもよく、さらにオペレーティングシステムとしてＵＮＩＸ（登録商標）ＯＳを搭載した情報処理装置等、前記パソコン４と同様に機能し得る装置をパソコン４に替えて用いてもよい。
さらに、実ファイルＦを収納する棚等に、実ファイルＦに設けた書類存在通知装置３の通知装置識別子及び前記実ファイルＦに収納されている実書類を示す書類識別子を取得する書類収納状況取得手段を設けるとともに、パソコン４にこの書類収納状況取得手段から前記通知装置識別子及び書類識別子を含む書類収納状況情報を受信する収納状況情報受信部と、前記実ファイルＦに対応付けてＰＣフォルダを形成する電子フォルダ形成手段と、前記収納状況情報受信部が受信した書類収納状況情報が示す電子化書類がパソコン４に記憶されているか否かを照合する照合手段と、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記書類に対応付けられている電子化書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに設けてもよい。このようにすれば、実書類の収納状況を整理した場合に、この整理を反映してパソコン４内の電子化書類の記憶態様も整理することができる。なお、前記書類アクセス可能化手段は、前記電子化書類のコピー又はショートカットを作成して該コピー又はショートカットを示すアイコンを形成するものや、前記電子化書類を前記フォルダ内に移動させて該電子化書類を示すアイコンを形成するものであってもよく、さらに、前記電子化書類に書き換えを禁止する属性を付した電子化書類を作成して該電子化書類を示すアイコンを形成するものであってもよい。
なお、本発明は以上に述べた実施形態に限られない。
例えば、以上に述べた第１〜第３実施形態において、書類管理装置２に替えて、第１実施形態における書類綴じ手段２０１及び書類識別子付与手段２０２の機能のみを有する第３７図に示すような書類綴じ装置６１を用いるとともに、発信手段２０６としての機能を発揮する発信装置６２をさらにパソコン４に接続し、パソコン４に書類管理プログラムを別に実行させることにより、パソコン４に第１実施形態における書類管理装置２のその他の機能をさらに実現させるようにしてもよい。なお、この書類綴じ装置６１は、ステープラとして機能するステープラ本体部６１ａと、選択的に機能する２つのアンテナ６１ｘ１、６１ｘ２に接続されてＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る書類識別子取得部６１ｂとを少なくとも有する。すなわち、実書類を綴じると同時にアンテナ６１ｘ２を用いて書類識別子を読み取り、パソコン４に構成した書類識別子記憶部に格納するようにしている。
また、前記第３７図には、書類綴じ装置６１としてステープラとしての機能を有するものを示しているが、第３８図に示すように、ダブルクリップＣＬ１を供給する機能を有する書類綴じ装置６１０を用いてもよい。なおこの書類綴じ装置６１０は、全体の概略図を前記第３８図の（ａ）、縦断面図を同図の（ｂ）に示すように、ダブルクリップＣＬ１を縦列をなして略密に装填するようにしている供給部６１０ａ１、及び一方向３へスライド操作することによりダブルクリップＣＬ１を供給口６１０ｘから排出する操作部６１０ａ２を有する本体部６１０ａと、前記供給口６１０ｘ付近に位置するアンテナ６１０ｙに接続され、前記ダブルクリップＣＬ１に設けられたＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取るＩＣチップ読み取り部６１０ｂとを少なくとも備えている。そして、供給部６１０ａ１の内部は、供給口６１０ｘに向かってその高さ寸法が漸次小さくなる形状をしていて、前記操作部６１０ａ２をスライド操作することにより、ダブルクリップＣＬ１は前記第３８図の（ｂ）の矢印方向、すなわち供給口６１０ｘに向かう方向に押圧されるように構成している。
前記操作部６１０ａ２がスライド操作されると、上述したようにダブルクリップＣＬ１は供給口６１０ｘに向かう方向に押圧されるが、このとき、該ダブルクリップＣＬ１のつまみ部が供給部６１０ａ１の内壁に案内されて相寄る方向に移動し、該ダブルクリップＣＬ１に書類を挟み込むことが可能になる。そして、前記操作部６１０ａ２をさらに押圧すると、該ダブルクリップＣＬ１がこの書類綴じ装置６１０から完全に排出されて弾性変形し、該ダブルクリップＣＬ１により書類が綴じ込まれる。このとき、アンテナ６１０ｙを用いて書類識別子を読み取り、パソコン４に構成した書類識別子記憶部に格納するようにしている。
また、書類管理装置は書類綴じ手段、すなわち書類識別子記憶媒体付与手段を有する必要はなく、また、書類識別子記憶媒体付与手段と書類識別子付与手段の書類識別子記憶部とは別体に構成してもよい。この場合、例えば書類に書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを接着したシールを貼付する装置や、書類に書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを付着させたシートを添付する装置や、書類を綴じるために用いられ、書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを接着した第３９図に示すような種々のクリップ、第４０図に示すような綴じ紐Ｈ、第４１図に示すような書類綴じファスナーＦＳ、第４２図に示すような製本レールＲＬ、第４３図に示すようなカードリングＣＲ等の書類綴じ手段を供給する装置を書類管理装置として用いる態様も考えられる。前記クリップとしては、第３９図の（ａ）に示すようなダブルクリップＣＬ１、（ｂ）に示すようなゼムクリップＣＬ２、同図の（ｃ）に示すような連射式クリップＣＬ３、同図の（ｄ）に示すような回転式クリップＣＬ４、同図の（ｅ）に示すような目玉クリップＣＬ５等が挙げられる。さらに、書類にパンチ孔を設けて綴じる際にパンチ孔付近を補強するのに用いられる第４４図に示すようなパッチＰＴに書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１を接着して、このパッチＰＴを供給する装置を書類管理装置として用いる態様も考えられる。加えて、上述した第１〜第３実施形態における書類管理装置において、書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを設けた基材であるタグシートを書類とともに綴じられるように供給するタグシート供給装置を備え、通常のステープルを用いて書類を綴じるようにしてもよいし、前記第３７図に示すような態様において、ステープラとしての機能を有するステープラ本体部６１ａに書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを設けた基材であるタグシートを書類とともに綴じられるように供給するタグシート供給装置を備えるようにしてもよい。このようなタグシート供給装置として、例えば第４５図に示すようなタグシート供給装置６１ｃが挙げられる。このタグシート供給装置６１ｃは、タグシートＴＳを収納しておく収納部６１ｃ１と、書類Ｓを綴じる動作と並行してタグシートＴＳを第４５図の矢印方向に押し出し書類Ｓとともに綴じられることの可能な位置に移動させて供給する供給部６１ｃ２とを備えたものである。
また、書類識別レコードは、上述した実施形態で述べたもの以外に、例えば書類の内容を示す音声情報等、種々の情報を含めてもよい。一方、書類情報受付手段は必ずしも設けなくてもよい。ただし、書類情報受付手段を省略した場合は、書類識別子そのものに書類の内容を示す情報を含ませ、又は書類識別子と書類の内容を示す情報との対応を別途記録しておく等して書類識別子と書類の内容との対応がわかるようにしておく必要がある。さらに、書類情報受付手段の入力方法は、上述した実施形態に述べた以外にも、例えばキーボード等を上述した実施形態における書類管理装置に別途接続して文字入力を行うようにしてもよいし、マイク等を介して音声入力を行うようにしてもよい。なお、音声入力を行う場合には、入力された音声と一致する音声情報を含む書類識別レコードを検索するようにしてもよい。さらに、書類情報受付手段、書類識別子格納手段、及び書類識別子入力手段を有するパソコンと、このパソコンと別体に構成されるとともに前記パソコンに接続され、書類識別子付与手段を有する装置と、前記パソコンに内蔵されるか又は別体に構成されてこのパソコンに接続される発信手段を有する装置との組み合わせを書類管理装置として用いてもよい。加えて、書類識別子格納手段及び書類識別子入力手段を有するパソコンに、書類の印刷が終わった時点で書類識別子記憶媒体たるＩＣチップを接着したステープル等の綴じ媒体により該書類を綴じ、前記ＩＣチップに記憶している書類識別子を読み取る機能を有する書類識別子付与手段を備えたプリンタを接続するとともに、このプリンタに、該プリンタを介して印刷する書類に関する情報、例えばファイル名等を書類情報として取得する書類情報受付手段をさらに備えるように構成してもよい。この場合、前記パソコンに内蔵されるか又は別体に構成されてこのパソコンに接続される発信手段を有する装置と、前記パソコンと、前記プリンタとの組み合わせを書類管理装置として用いるとよい。また、書類識別子格納手段及び書類識別子入力手段を有するパソコンに替えて、書類識別子格納手段を有するサーバ装置と書類識別子入力手段を有するパソコン等の端末装置とを互いに接続したものを用いる態様も考えられる。
さらに、入力受付手段たる書類識別子入力手段は、上述した実施形態に述べた以外にも種々の態様が考えられる。例えば、書類管理装置をパソコンを利用して構成する態様や、書類管理装置にキーボード等を接続する態様において、パソコンないし前記キーボード等が書類識別子ないし書類情報、又は書類識別レコードの一部又は全部の文字による入力を受け付ける態様が考えられる。この場合、書類識別子検索手段を設け、入力された書類識別子ないし書類情報、又は書類識別レコードの一部を含む書類識別レコード、書類識別子、又は書類情報を検索して出力し、選択入力をさらに受け付けるようにしてもよい。
また、ＩＣチップ読み取り器を利用して書類識別子入力手段を構成してもよい。この場合、書類に付帯させたＩＣチップに格納した書類識別子を読み取り、この書類識別子を含む書類識別レコードを取得するとともに、この書類識別レコードを含むフォルダの内容一覧を表示部に表示して選択入力を受け付ける態様が考えられる。
さらに、書類管理装置には入力受付手段及び発信手段のみを具備させるとともに、書類識別子取得手段と書類識別子格納手段とを具備し、前記書類管理装置と接続した書類識別子格納装置と、上述したような書類識別子記憶媒体を接着した基材、すなわち書類綴じ手段やシールを供給する書類識別子記憶媒体付与手段を有する書類識別子記憶媒体付与装置とを、前記書類管理装置とは別に設けて書類管理システムを構成してもよい。また、前記書類識別子取得手段、書類識別子格納手段、及び書類識別子記憶媒体付与手段を有する書類識別子格納装置を用いるようにしてもよい。このような場合、前記書類管理装置からは入力受付手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部、すなわち書類識別レコードを構成する情報のうちの少なくとも１つをそのまま発信するとともに、前記書類識別子格納装置に、書類管理装置から発信された書類識別レコードの一部又は全部を受信する受信手段と、発信された内容に対応する書類識別レコードを検索する書類識別レコード照合手段と、前記書類識別レコード照合手段による検索結果である書類識別レコードに含まれる書類識別子を書類存在通知手段に向けて発信する発信手段とをさらに設けるようにしてもよい。また、前記した書類識別子格納装置の発信手段に替えて、書類管理装置に前記書類識別子を検知要求情報として発信すべき旨の指示を与える発信指示手段を設け、書類管理装置の発信手段が前記発信指示手段による指示を受けて書類識別子を書類存在通知手段に向けて発信するようにしてもよい。
このような書類管理システムの例として、第４６図に示すような前記書類識別子取得手段、書類識別子格納手段、及び書類識別子記憶媒体付与手段を有する書類識別子格納装置たるクリップ供給器２０と書類管理装置たるパソコン２００とを通信回線ＮＮにより接続する態様が考えられる。前記クリップ供給器２０は、前記書類識別子取得手段、書類識別子格納手段、及び書類識別子記憶媒体付与手段の他に、パソコン２００から発信された検知要求情報を受信する受信手段と、発信された内容に対応する書類識別レコードを検索する書類識別レコード照合手段と、検索結果である書類識別レコードに含まれる書類識別子を書類存在通知手段に向けて発信する発信手段を有する。一方、前記パソコン２００は、前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段、及び入力受付手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する発信手段を有する。そして、ユーザが書類を検索する際には、ユーザがパソコンの入力受付手段に検知要求情報を入力する。そして、パソコンの入力受付手段が受け付けた検知要求情報がそのままクリップ供給器に向けて発信され、クリップ供給器は、前記検知要求情報を受信手段により受信して、書類識別レコード照合手段が受信した検知要求情報に対応する書類識別レコードを検索し、検索された書類識別レコードに含まれる書類識別子を発信手段により書類存在通知手段に向けて発信する。
また、ＩＣチップを接着したステープルやクリップに代表される書類識別子記憶媒体を書類に付与させる基材は別途保管してユーザが自ら取り出すように構成し、書類管理システムは書類識別子を取得するステップから後のステップのみを行う態様も考えられる。
さらに、発信手段は１台の書類管理装置に複数設けてもよい。例えば、１台の書類管理装置にリピータアンテナを複数接続する態様等が考えられる。
一方、書類識別子格納手段には、フォルダを設けなくてもよく、また、フォルダ内にさらにフォルダを設けてもよい。加えて、書類識別子ないし書類識別レコードは、フォルダ間を移動可能に構成してもよく、複数のフォルダに重複して格納してもよい。
そして、書類存在通知装置は、上述した実施形態に示す構成以外でも、前記書類存在検知手段、及び書類存在通知手段として機能するものであれば、任意に構成してよい。また、書類存在通知装置３は、第４７図に示すクリアファイルＦ１、第４８図に示すＩＦフォルダＦ２、第４９図に示すハンギングフォルダＦ３、第５０図に示す名刺整理ボックスＢＸ、第５１図に示すデスクトレイＤＴ、及び図示はしないがケースファイルや冊子型名刺フォルダ等、上述した実施形態において用いたもの以外の書類収納手段に別途取り付けてもよいし、書類収納手段に固定して設けてもよい。さらに、以上に述べた書類存在通知装置３は、いずれもクリップとして各種書類収納手段に別途取り付けるようにしているが、第５２図に示すように、回転式名刺フォルダＦ４に板状をなす書類存在通知装置３０を別途取り付けて設けてもよいし、このような回転式名刺フォルダＦ４や前記図５０に示す名刺整理ボックスＢＸ等にインデックス板としての機能を兼ね備える書類存在通知装置３’を組み込んでもよい。なお、第５２図に示す態様では、名刺にＩＣチップ１をシールＳＬを介して付帯させている。また、第５３図に示すように、ブックエンドに組み込んだ形状の書類存在通知装置３００を用いてもよく、図示はしないが従来のブックエンドに上述した実施形態で述べた書類存在通知装置３を別途取り付けて設けてもよい。さらに、図示はしないが書類間にはさみこんで設けるしおりに書類存在通知装置を別途取り付けて、又は固定して設けてもよい。
また、第６９図に概略図を示すように、物品たる書類を綴じる物品収納具であり、ファイルとしての機能を有するファイル本体９９１と、前記第１の実施形態における書類存在通知装置３と同様に構成され、同様の機能を有する書類存在通知装置９９２とを備えるファイル９９を用いてもよい。
このようなファイル９９を用いる態様において、ファイル９９内部を複数の領域に区画し、どの領域に検索対象の書類が存在するかを認識可能にするとなおよい。このような効果を実現するための態様として以下に述べるようなものが挙げられる。なお、以下の説明において、前記第１の実施形態における書類存在通知装置３の各機能ブロックに対応する前記書類存在通知装置９９２の各機能ブロックには、同一の名称を付している。
この態様においては、前記第６９図に示すように、一方の面に書類存在通知装置９９２に接続するアンテナ部９９３１をプリント基板状に形成し、他方の面に電磁波をシールドするシールド部９９３２を形成しているとともに、ファイル内のどの領域に検索対象の書類が収納されているかを可視化表示する収納領域可視化表示手段であるＬＥＤ９９３３をタブ部９９３ａにさらに備えた仕切り板９９３を複数接続するようにしていて、前記仕切り板９９３をファイル９９内部を複数の領域に区画する区画手段として機能させている。
前記書類存在通知装置９９２は、前記仕切り板９９３のアンテナ部９９３１の接点９９３１ａに接続する接点９９２１を複数備えているとともに、これら接点９９２１に接続されていて前記第１の実施形態における発信器３ｄと同様の機能を有する発信要素及び前記第１の実施形態における受信器３ｃと同様の機能を有する受信要素を有するＩＣチップ読取装置（図示略）をさらに備え、このＩＣチップ読取装置が、発信部及び第２受信部（いずれも図示略）として機能する。また、この書類存在通知装置９９２には図示しない切替スイッチを備えていて、前記ＩＣチップ読取装置を同時に１つのアンテナ部９９３１のみに電気的に接続するようにしている。
そして、第１受信部（図示略）が検知要求信号を受信した際には、前記切替スイッチが前記ＩＣチップ読取装置に電気的に接続する対象のアンテナ部９９３１を順次切り替えて選択的に機能するようにしている。アンテナ部９９３１に電気的に接続した前記ＩＣチップ読取装置を利用して前記第２受信部が受信した信号に対応する書類識別子の中に前記第１受信部が受信した検知要求信号に対応する書類識別子と一致するものがあることを判定部（図示略）が判定した場合には、書類存在通知手段（図示略）を機能させると同時に、前記ＩＣチップ読取装置に電気的に接続されているアンテナ部９９３１と同一の仕切り板９９３に備えられたＬＥＤ９９３３を点灯させて検索対象の書類が収納されている領域を可視化表示するようにしている。この際、前記ＩＣチップ読取装置に電気的に接続されているアンテナ部９９３１を介して発信される電磁波は、該アンテナ部９９３１が形成されている仕切り板９９３と、この仕切り板９９３のアンテナ部９９３１が形成されている面側において隣接する仕切り板９９３との間に区画される領域にのみ達する。すなわち、前記アンテナ部９９３１及び前記ＩＣチップ読取装置を利用して前記第２受信部が受信する電磁波信号は、前記領域に存在する書類に設けられたＩＣチップ１に記憶された書類識別子に対応するもののみである。
従って、このように形成したファイル９９を用いれば、検索対象の書類のファイル９９内における領域を、点灯しているＬＥＤ９９３３を有する仕切り板９９３と隣接する仕切り板９９３との間に区画される領域として知ることができる。さらに、このように形成したファイル９９を用いると、アンテナ部９９３１からの電磁波は隣接する仕切り板９９３に届けば十分であるので、電磁波の出力を抑えて消費電力を節約し、また、アンテナ部９９３１と間で電磁波の送受信をするＩＣチップ１とアンテナ部９９３１との間の距離を短くできるので、電磁波の減衰による送受信エラーの発生を抑えることができる。
なお、仕切り板９９３に書類存在通知手段であるＬＥＤ９９３３を備える代わりに、アンテナ部９９３１又は前記接点９９２１に収納領域識別子たる番号等を付しておき、以下のような処理を行う態様も考えられる。このような態様においては、前記ＩＣチップ読取装置に電気的に接続したアンテナ部９９３１又はこのアンテナ部９９３１に電気的に接続している接点９９２１を示す収納領域識別子を可視化表示する収納領域可視化表示手段（図示略）を画面出力装置（図示略）等を利用して形成し、前記第２受信部（図示略）が受信した信号に対応する書類識別子の中に第１受信部（図示略）が受信した検知要求信号に対応する書類識別子と一致するものがあることを前記判定部（図示略）が判定した時点で書類存在通知手段（図示略）を機能させると同時に収納領域可視化表示手段（図示略）を機能させるとよい。このようにしても、収納領域可視化表示手段（図示略）により可視化表示された収納領域識別子に対応するアンテナ部９９３１、又は収納領域識別子に対応する接点９９２１に電気的に接続しているアンテナ部９９３１が設けられた仕切り板９９３と隣接する仕切り板９９３とにより区画される領域に検索対象の書類が存在することを知ることができる。
なお、上述した態様において、アンテナ部９９３１をプリント基板状に形成する代わりに、第７０図に示すようなリード線により形成したアンテナ部９９３４を仕切り板９９３に取り付けるとともにＬＥＤ９９３３からの配線をもリード線により形成し、第７１図に示すような態様で前記接点９９２１に接続するようにしてもよい。
さらに、前記仕切り板９９３と同様の構成を有する仕切り板を、例えば上述した第１〜第３実施形態に用いたようなファイルＦ、第５０図に示したような名刺整理ボックスＢＸ、第５２図に示したような回転式名刺フォルダＦ４等の多数の書類を収納可能な書類収納手段に設けるとともに、このような仕切り板に形成したアンテナ部を書類収納手段に設けた書類存在通知装置３に複数接続し、これらアンテナ部を選択的に順次機能させるようにしても同様の効果が得られる。
以上のような書類管理システムにおいて、該書類にアクセス可能な者の情報を示す権限情報を前記書類識別レコードに含めるとともに、前記書類管理装置に、例えば上述した第１〜第３実施形態における選択入力装置を利用して個人を示す個人識別子を受け付ける個人識別子受付手段と、前記個人識別子受付手段が受け付けた個人識別子と前記権限情報とを照合する権限情報照合手段と、前記権限情報照合手段によりアクセス可能な書類であると判定されたもののみをアクセス可能とする選択的アクセス手段とをさらに備える態様も考えられる。このようにするには、複数の個人それぞれが書類に前記権限情報を付すことにより、前記権限情報照合手段を機能させてアクセス可能な書類であると判定されたもの以外は表示させないようにすればよい。このようにすれば、１台の書類管理装置を複数の個人がそれぞれ自分専用の装置であるかのように利用することができる。また、前記権限情報照合手段により、アクセス可能でない書類と判定されたものは一覧表内でグレー表示させる等、書類識別レコードの一部又は全部の一覧を画面表示させる操作が行われた場合にアクセス可能でない書類に対応する書類識別レコードの一部又は全部をアクセス可能な書類に対応するものと区別して表示させるようにするとともに、書類識別レコードに対応する書類を検索して取り出す際の選択入力の際にアクセス可能な書類のみを選択可能に構成してもよい。このようにすれば、１台の書類管理装置内の複数の個人の書類のアクセス権限制御を行うことができる。なお、管理装置フォルダに前記権限情報を付して、前記権限情報照合手段が個人識別子と前記権限情報とを照合するようにするとともに、前記選択的アクセス手段を、前記権限情報照合手段によりアクセス可能な管理装置フォルダであると判定されたもののみをアクセス可能とするように構成してもよい。
加えて、書類存在通知信号は、上述した音と光を用いたものだけでなく、例えば書類存在通知装置に識別番号等の通知装置識別子を付しておき、前記識別番号を含む信号を書類管理装置に電磁波等を用いて返信するようなものであってもよく、また、前記書類存在通知装置を取り付けた書類収納手段を収納する棚等に別に設けた通知補助装置に電磁波による書類存在通知信号を発信するようにしてもよい。
このような通知補助装置を用いる態様の一例として、上述した第１〜第３実施形態において、書類存在通知装置３に電磁波による書類存在通知信号を発信する第２の発信部を設けるとともに、第５４図に示すように、棚板Ｔ１を有し書類存在通知装置３を設けたファイルＦを収納する棚Ｔに、前記書類存在通知信号を受信して前記書類存在通知補助信号を発する通知補助装置６をさらに設けるものが考えられる。この場合、前記書類存在通知装置３及び前記通知補助装置６を以下のように構成するとよい。
例えば、前記書類存在通知装置３は、第５５図に示すように、上述した第１〜第３実施形態における各要素に加えて、前記第２の発信部たる第２の発信器３ｊを有する。そして、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ３ａが実行することにより、この第２の発信器３ｊは、第５６図に示すように、微弱な電磁波による書類存在通知信号を発信する第２書類存在通知手段３５２として機能する。一方、通知補助装置６は、第５７図に示すように、ＣＰＵ６ａ、内部メモリ６ｂ、受信器６ｃ、ＬＥＤ６ｄ、及びブザー６ｅを備えている。そして、前記内部メモリ６ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ６ａが実行することにより、第５８図に示すように、前記受信器６ｃが前記書類存在通知装置３の前記第２書類存在通知手段３５２を介して発信された前記書類存在通知信号を受信する受信手段６０１、及び前記受信手段６０１が前記書類存在通知信号を受信した際に、ＬＥＤ６ｄ及びブザー６ｅに向けて通知補助信号を発するよう命令を発する通知補助手段６０２として機能する。
また、前段では、通知補助装置６が書類存在通知装置３により発せられた書類存在通知信号を受信して通知補助信号を発する態様について述べたが、前記通知補助装置６を用いる態様として、他に前記通知補助装置６と前記書類存在通知装置３とを有線接続し、前記書類存在通知補助装置６に書類管理装置２からの検索要求信号を前記書類存在通知装置３に中継する中継器としての機能を備えさせる態様も考えられる。この場合、棚Ｔが金属製の前扉を備えている等、前記書類存在通知装置３と前記書類管理装置２及び前記書類存在通知補助装置６とが電磁的に遮蔽されている場合でも、検索要求信号を有効に前記書類存在通知装置３に受信させることができるとともに、前記書類存在通知装置３から前記書類存在通知補助装置６に前記書類存在通知信号を発信することもできる。さらに、前記通知補助装置６が以上に述べた２つの機能を同時に備える態様も考えられる。
さらに、以上に述べたような通知補助装置６に、棚Ｔに収納されている書類存在通知装置３の通知装置識別子を予め前記第２のＩＣチップ（図示略）から取得して内部メモリ６ｂの所定領域に記憶しておく通知装置識別子記憶手段と、前記受信手段６０１が受信した書類存在通知信号が前記通知装置識別子記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段とを備えるとともに、前記通知補助手段６０２が前記判定手段による判定の結果が「真」である場合のみ前記通知補助信号を発するように構成してもよい。このようなものであれば、書類の管理者別に前記書類存在通知装置３を取り付ける実ファイルＦを分けておくとともに、書類の管理者ごとに異なる通知補助装置６の前記通知装置識別子記憶手段に自らが管理する実ファイルＦに取り付けられた書類存在通知装置３の通知装置識別子を記憶させることにより、同じ棚Ｔに異なる者が管理する実ファイルＦが混在していても、どの管理者が管理している文書が検索されたのかを区別することができる。
加えて、前記書類存在通知装置３が前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ３ａが実行することにより、機能ブロックとして前記第２受信部３０５が受信した書類識別子を記憶する書類識別子記憶部をさらに有するようにしてもよい。この場合、前記書類存在通知装置３は、発信部３０４から電磁波を発する以前に前記書類識別子記憶部の記憶内容中に検知要求情報が示す書類識別子と一致するものがあるか否かを照合し、前記照合の結果が「真」であれば書類存在通知信号を発するようにするとよい。
このように構成した書類存在通知装置３の一例を以下に述べる。この例では、書類存在通知装置３は、第５９図に示すように、機能ブロックとして受信命令部３２１、書類識別子記憶部３２２、及び判定命令部３２３をさらに有する。前記受信命令部３２１は、例えば所定時間間隔や、前記書類存在検知手段３０１が作動した時点ごと、あるいは前記書類存在通知装置３に別途設けた振動センサ（図示略）が実ファイルＦの振動を検知した時点ごと等の所定のタイミングで、前記第２受信部３０５に受信開始信号を渡すとともに、発信部３０４に電磁波を発信させる。前記書類識別子記憶部３２２は、前記発信部３０４から発信された電磁波をＩＣチップ１が受信したことを受けてＩＣチップ１から発信され前記第２受信部３０５が受信する書類識別子を内部メモリ３ｂの所定領域に記憶する。判定命令部３２３は、前記第１受信部３０３が前記書類管理装置２の発信手段２０６から書類識別子を含む書類識別レコードに対応する検知要求情報を受信した際に、前記発信部３０４及び前記第２受信部２０５が機能していない状態で、前記判定部３０６に、この検知要求情報が示す書類識別子と同一の書類識別子を前記書類識別子記憶部３２２が記憶しているか否かを判定させる命令を発する。この判定の結果が「真」であれば書類存在通知手段３０２を作動させるとともに、この判定の結果が「偽」であれば前記発信部３０４を作動させ、この発信部３０４から電磁波を発信し、以下上述の実施形態と同様の処理（Ｓ３０２〜Ｓ３０５）を行う。
このようにすれば、この書類存在通知装置３が設けられた実ファイルＦに検索対象である書類が収納されている場合、前記第１受信部３０３が前記書類管理装置２の発信手段２０６から書類識別子を含む書類識別レコードに対応する検知要求情報を受信するごとに前記発信部３０４を介して電磁波を発信してＩＣチップから電磁波により書類識別子を含む信号を受信する態様と比較して、該書類の検索をより速やかに行うことができる。また、前記発信部３０４を介して電磁波を発信する必要がなくなるので、書類存在通知装置３の消費電力を少なくすることもできる。
また、書類存在通知装置に対する電力の供給を以下のようにして行う態様も考えられる。例えば、第６０図に全体図、第６１図に要部の側断面図をそれぞれ示すように、書類存在通知装置３を書類収納手段であるファイルＦに設ける場合において、前記ファイルＦを収納する収納空間たる棚板Ｔ１に電極端子ＰＷ１２を備えた電源供給装置ＰＷ１を設けるとともに、ファイルＦの肉厚内に導電線を埋設する等の手段により電源供給回路ＰＷ２を形成し、前記電源供給回路ＰＷ２に書類存在通知装置３の電極端子（図示略）を接続し、前記電源供給装置ＰＷ１の電極端子ＰＷ１２と前記ファイルＦに設けた電源供給回路ＰＷ２とを接続する態様が考えられる。ここで、電源供給装置ＰＷ１は、本体ＰＷ１１と、電極端子ＰＷ１２と、電源供給部ＰＷ１３とを備えている。前記本体ＰＷ１１は、ファイルＦを収納する収納空間に設けられファイルＦと当接してその移動を禁止する機能を有する。具体的には、棚板の前縁部に設けられ、棚の幅方向に延伸する棒状の部材であり、棚板に載置されたファイルＦの落下を防止する機能を有する。電極端子ＰＷ１２は、前記本体の背面に長手方向に延伸していて、正極及び負極にファイルＦの受電端子ＰＷ２１を複数接続可能に構成している。電源供給部ＰＷ１３は、外部の家庭用交流電源に接続するプラグと、前記家庭用交流電源を直流電源に変換するＡＣアダプタと、前記ＡＣアダプタと前記電極端子とを接続する電源コードとを有する。一方、ファイルＦには、受電端子ＰＷ２１、取付部（図示略）、及び電源供給回路ＰＷ２を備えている。前記受電端子ＰＷ２１は、前記電源供給装置３の電極端子（図示略）に接続可能なものである。前記取付部は、前記書類存在通知装置３がこのファイルＦに取り付けられた際に、前記書類存在通知装置３に設けられた図示しない受電端子に接続される給電端子（図示略）を有する。電源供給回路ＰＷ２は、前記受電端子ＰＷ２１と前記取付部の給電端子とを電気的に接続するものである。
また、第６２図に示すように、前記電源供給装置ＰＷ１に、電極端子ＰＷ１２に替えて給電電磁コイルＰＷ１４を備えさせるとともに、前記ファイルＦの受電端子ＰＷ２１に替えて、前記電源供給装置ＰＷ１の給電電磁コイルＰＷ１４により励磁されて電力を発する受電電磁コイルＰＷ２２を設ける態様も考えられる。
さらに、第６３図に示すように、前記ファイルＦでなく書類存在通知装置３に受電電磁コイル３ｒを設けるとともに、前記ファイルＦの取付部を、前記書類存在通知装置３の受電電磁コイル３ｒが電源供給装置ＰＷ１の給電電磁コイルＰＷ１４により励磁されて電力を発することを可能に位置させるよう機能させるものとする態様も考えられる。
加えて、書類存在通知装置には、例えばバイブレータを設けて振動による書類存在通知信号を発するようにしてもよい。また、書類識別レコードに対応する書類名や検索を行う者の氏名等の個人識別子を検知要求情報に含ませた上で、前記検知要求情報に基づき書類存在通知信号としてこれら書類識別レコードに対応する書類名や検索を行う者の氏名等の個人識別子を画面表示するようにしてもよい。一方、書類存在通知装置の内部に蓄電池を設けるとともに、蓄電池の充電量を画面表示させるようにしてもよい。さらに、検索を行う者それぞれに個人識別子を記憶させたＩＣチップ等の個人識別子記憶媒体を設けたＩＤカード等の個人認証手段を予め携帯させるとともに、書類存在通知装置に前記個人識別子記憶媒体から個人識別子を取得するＩＣチップ読取器等の個人識別子取得部を設け、前記個人識別子取得部が取得した個人識別子と前記検知要求情報に含まれる個人識別子が一致する場合にのみ書類存在通知信号を発するようにしてもよい。そして、スイッチ切り替えなどの操作により上述した通知補助装置として機能するように構成してもよい。以上に述べた効果を全て実現可能な書類存在通知装置として、概略図を第６４図に示すようなものが考えられる。
上述した書類存在通知装置７は、前記第６４図及び機器構成図である第６５図に示すように、太陽電池７ｘを動力源とし、書類存在通知装置として機能するモードと通知補助装置として機能するモードとを切り替える機能切り替えスイッチ７ｓを備えている。また、太陽電池により発電された電力は、図示しない蓄電池に蓄えられる。さらに、ＣＰＵ７ａ、内部メモリ７ｂ、受信器７ｃ、ＩＣチップ読み取り器７ｄ、ＬＥＤ７ｅ、ブザー７ｆ、バイブレータ７ｇ、画面表示装置７ｈ、ＩＣカード読み取り器７ｉを備えている。そして、前記内部メモリ７ｂの所定領域に格納した制御プログラムを前記ＣＰＵ７ａが実行することにより、前記機能切り替えスイッチ７ｓが書類存在通知装置として機能するモードを示している場合には、この書類存在通知装置３を構成する各ハードウェアが協働して、第６６図に示すように、書類存在検知手段３０１、書類存在通知手段３０２、個人識別子取得手段３８１、個人照合手段３８２、蓄電量検知手段３８３、及び画面表示手段３８４として機能する。一方、前記機能切り替えスイッチ７ｓが通知補助装置として機能するモードを示している場合には、この書類存在通知装置を構成する各ハードウェアが協働して、第６７図に示すように、受信手段６０１、通知補助手段６０２、及び中継手段６０３として機能する。
前記書類存在検知手段３０１は、上述した第１〜第３実施形態におけるものと同様の構成を有し、同様の機能を有する。
前記書類存在通知手段３０２は、前記書類存在検知手段３０１による命令に加え、前記個人照合手段３０４による命令を受けた場合にのみ、ＬＥＤ７ｅ、ブザー７ｆバイブレータ７ｇに光、音、及び振動による書類存在通知信号を発するように命令する機能を有する。
個人識別子取得手段３８１は、ＩＣカード読み取り器７ｉを利用して構成していて、書類の検索を要求する者が所持し、個人識別子を記憶した個人認証手段たるＩＣカードから個人識別子を取得する。
個人照合手段３８２は検知要求情報が示す個人識別子と前記個人識別子取得手段３８１が取得した個人識別子とを照合し、照合の結果が「真」である場合に前記書類存在通知手段３０２に対して書類存在通知信号を発するよう命令する。
蓄電量検知手段３８３は、前記蓄電池の蓄電量を図示しない電圧検知回路などを用いて検知する。
画面表示手段３８４は、前記書類存在検知手段３０１による命令に加え、前記個人照合手段３８２による命令を受けた場合にのみ、検知要求情報が示す個人識別子及び書類情報を画面表示装置７ｈにより可視化表示する。また、前記蓄電量検知手段３８３により検知された蓄電量を受け取り、該蓄電量のおおよその量を画面表示装置７ｈにより可視化表示する。
前記受信手段６０１及び通知補助手段６０２は、上述した通知補助装置６の同名の機能ブロックと略同様の構成を有し同様の機能を有する。
中継手段６０３は、書類管理装置２からの検知要求情報を含む信号を変調して書類存在通知装置に中継する。
さらに、書類存在通知装置が複数の書類識別子を受け付けるようにしてもよい。すなわち、上述した第１心第３実施形態において、第１受信部３０３により書類識別子を含む電磁波信号を複数受信するようにしてもよい。また、第１受信部３０３が受信した書類識別子と第２受信部３０５が受信した電磁波信号に含まれる書類識別子とが一致するか否かの判定を第１受信部３０３が受信した書類識別子のそれぞれに対して順次行うようにしてもよい。すなわち、第１受信部３０３が受信した書類識別子のうち一つと第２受信部３０５が受信した電磁波信号に含まれる書類識別子とが一致するか否かの判定判定結果が偽である場合には、書類収納手段内のＩＣチップに再び電磁波を発信して第２受信部３０５によりＩＣチップ１から書類識別子を受信し、第１受信部３０３が受信した書類識別子のうち別の一つと第２受信部３０５が受信した電磁波信号に含まれる書類識別子とが一致するか否かの判定を行うプロセスを、第１受信部３０３が受信した書類識別子全てについて判定を行うまで繰り返すようにしてもよい。
加えて、書類管理装置を通信ネットワークなどを介して複数台接続する態様において、書類識別子の入力を受け付けた書類管理装置に入力された書類識別子が格納されていない場合には、入力された書類識別子を格納した書類管理装置を示す装置識別子の出力だけを行うようにしてもよい。このようなものであっても、出力された装置識別子によって示される書類管理装置に書類識別子を入力すれば、書類存在通知装置が機能して求める書類を得ることができる。
その他、本発明の趣旨を損ねない範囲で種々に変形してよい。
【産業上の利用可能性】  以上に説明したように、請求の範囲第１項及び第５項に係る発明によれば、書類を保存する際に書類識別子記憶媒体を付帯させて書類存在検知手段を設けた書類収納手段に収納させるとともに、書類識別子を書類管理装置に格納しておいて、その後書類管理装置が書類識別子の入力を受け付けて発信し、書類存在通知手段が書類識別子を有する書類の存在を検知して書類存在通知信号を発することにより、書類の量及び書類の整理の方法に関らず求める書類がどの書類収納手段に収納されているのかを容易に確認できるようになる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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【図３９】
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【図４０】
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【図４１】
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【図４２】
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【図４３】
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【図４４】
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【図４５】
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【図４６】
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【図４７】
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【図４８】
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【図４９】
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【図５０】
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【図５１】
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【図５２】
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【図５３】
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【図５４】
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【図５５】
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【図５６】
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【図５７】
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【図５８】
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【図５９】
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【図６０】
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【図６１】
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【図６２】
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【図６３】
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【図６４】
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【図６５】
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【図６６】
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【図６７】
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【図６８】
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【図６９】
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【図７０】
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【図７１】
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【国際調査報告】
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