(57)【要約】行政機関と書類等の提出等の期限や応答の要否等を一括して管理し、各個人、法人等が事務管理することの手間を省き合理的に確実に事務手続ができるようにする事務手続管理システムおよび管理方法である。依頼者と行政機関等との書類等の交換を、少なくとも管理条件作成手段１、管理情報保存手段２、管理条件判断手段３および管理条件保存手段４から構成され、管理条件保存手段４に蓄積された期限管理情報に基づき運用される期限管理システムが、期限管理を行いながら依頼者および／または行政機関等と該書類等を交換することにより処理することで事務手続を管理する。
2005004022.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
行政機関等との書類等の交換の期限および／または応答の要否を管理する事務手続管理システムにおいて、個人および／または法人等からなる複数の依頼者から委託を受け該委託の内容を期限管理システムに入力し期限管理を開始し、行政機関等からの書類等を入手し該入手情報を期限管理システムに入力し当該活動についての期限管理を開始するとともに、期限管理情報と書類等の入手情報を情報配送手段を通じて依頼者に伝達し、期限管理システムに集積された情報は常時ウエブサイトを利用して期限管理システムより依頼者のみに提供し、依頼者と行政機関等との書類等の交換を、期限管理システムが期限管理を行いながら依頼者および／または行政機関等と該書類等を交換することにより処理することからなる事務手続管理システム。
【請求項２】
行政機関等との書類等の交換の期限および／または応答の要否を管理する事務手続の管理方法において、個人および／または法人等からなる複数の依頼者から委託を受け該委託の内容を期限管理システムに入力し期限管理を開始し、行政機関等からの書類等を入手し該入手情報を期限管理システムに入力し当該活動についての期限管理を開始するとともに、期限管理情報と書類等の入手情報を情報配送手段を通じて依頼者に伝達し、期限管理システムに集積された情報は常時ウエブサイトを利用して期限管理システムより依頼者のみに提供し、依頼者と行政機関等との書類等の交換を、期限管理システムが期限管理を行いながら依頼者および／または行政機関等と該書類等を交換することにより処理することを特徴とする事務手続の管理方法。
【請求項３】
期限管理システムが、少なくとも管理条件作成手段、管理情報保存手段、管理条件判断手段および管理条件保存手段から構成され、管理条件判断手段により妥当と判断され管理条件保存手段に蓄積された期限管理情報に基づき運用されるものである請求の範囲第１項に記載の事務手続管理システム。
【請求項４】
期限管理システムが、少なくとも管理条件作成手段、管理情報保存手段、管理条件判断手段および管理条件保存手段から構成され、管理条件判断手段により妥当と判断され管理条件保存手段に蓄積された期限管理情報に基づき運用されるものである請求の範囲第２項に記載の事務手続の管理方法。
【請求項５】
期限管理情報がチェックシートを添付したものである請求の範囲第１項または３項に記載の事務手続管理システム。
【請求項６】
期限管理情報がチェックシートを添付したものである請求の範囲第２項または４項に記載の事務手続の管理方法。
【請求項７】
個人および／または法人等からなる複数の依頼者と行政機関等との書類等の交換が、該依頼者に行政機関等から送付されたデータが自動転送手段により期限管理システムに転送され、該依頼者に期限管理システムから送付された期限管理システムにより完成された書類が自動転送手段により行政機関等に転送されることにより行われる請求の範囲第１項、３項または５項に記載の事務手続管理システム。
【請求項８】
個人および／または法人等からなる複数の依頼者と行政機関等との書類等の交換が、該依頼者に行政機関等から送付されたデータが自動転送手段により期限管理システムに転送され、該依頼者に期限管理システムから送付された期限管理システムにより完成された書類が自動転送手段により行政機関等に転送されることにより行われる請求の範囲第２項、４項または６項に記載の事務手続の管理方法。
【請求項９】
期限管理システムにより完成された書類が、依頼者による行政機関等への提出書類の確認を行う工程を経て得られた完成された書類である請求の範囲第７項に記載の事務手続管理システム。
【請求項１０】
期限管理システムにより完成された書類が、依頼者による行政機関等への提出書類の確認を行う工程を経て得られた完成された書類である請求の範囲第８項に記載の事務手続の管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】  本発明は、事務手続管理システムおよび事務手続の管理方法に関する。詳しくは、行政機関と書類等の提出等の期限とか応答の要否等を一括して管理し各法人等が事務管理することの手間を省き合理的に事務手続ができるようにする事務手続管理システムおよび事務手続の管理方法に関する。
【背景技術】  行政機関への書類の提出には特定の様式に従い特定のルールに従って提出する必要があるためそのような業務を代行する職業が存在している。代行する業務のなかでも特許権、実用新案権、商標権、意匠権など知的財産権に関する業務は煩雑であり種々の期限管理が必要である。特に外国にも出願するような場合には国ごとにルールも異なり、さらに作業が煩雑となる。代理人に管理を依頼することで期限管理は可能であるが書類作成のための手間がなくなる訳ではないし、代理人自身にとっても期限管理とか事務手続そのものは煩雑である。このような期限管理とか事務手続は煩雑ではあるがあくまで格別の専門性とか科学に対する広い知見などは不要である。しかしながら、期限管理とか事務手続ができないと目的とする特許権の取得などができないため致命的なミスとなってしまうのでそれぞれの代理人は事務手続に煩雑な思いをしている。
代理人と依頼者を通信回線で連結して仕事の簡素化を計る方法（例えば、特開２００１−１３４６６１号公報参照）とか期限管理にコンピューターを使用することで期限管理を確実に実行しようとする方法（例えば、特開２００１−３３１５９９号公報参照）などが提案されているが、事務管理そのものを一元化して合理化を計ると共により確実に実行することを計るものは知られていない。
現在は、この煩雑な事務手続をそれぞれの個人、法人等が個別に行っており多くの労力を必要とするためコストアップになるだけではなく、ミスも多発している。このミスは手続きについて専門性を有する者であれば可能性が小さくなるという種類のもでのはない上に、発生してしまえば担当した人に専門性があろうがなかろうが致命的となってしまうだけに大きな問題である。
特開２００１−１３４６６１号公報、特開２００１−３３１５９９号公報に記載の方法は有効な方法ではあるが、煩雑さの解消や確実さという点でこれらを十分に解決できる方法ではない。
事務手続きのみを集中して管理することができれば各個人および法人等、特に発明者、弁理士、弁護士はその専門性を発揮できる仕事に専念できると共に第３者が介在して期限管理することで信頼性も向上する。集中管理方法が実現できる具体的方法があれば極めて有効かつ合理的である。
【発明の開示】
本発明者らは上記問題を解決して事務手続きのみを集中して管理する方法について鋭意検討し本発明を完成した。
即ち、本発明は、行政機関等との書類等の交換の期限および／または応答の要否を管理する事務手続管理システムにおいて、個人および／または法人等からなる複数の依頼者から委託を受け該委託の内容を期限管理システムに入力し期限管理を開始し、行政機関等からの書類等を入手し該入手情報を期限管理システムに入力し当該活動についての期限管理を開始するとともに、期限管理情報と書類等の入手情報を情報配送手段を通じて依頼者に伝達し、期限管理システムに集積された情報は常時ウエブサイトを利用して期限管理システムより依頼者のみに提供し、依頼者と行政機関等との書類等の交換を、期限管理システムが期限管理を行いながら依頼者および／または行政機関等と該書類等を交換することにより処理することからなる事務手続管理システムである。
本発明はまた、行政機関等との書類等の交換の期限および／または応答の要否を管理する事務手続の管理方法において、個人および／または法人等からなる複数の依頼者から委託を受け該委託の内容を期限管理システムに入力し期限管理を開始し、行政機関等からの書類等を入手し該入手情報を期限管理システムに入力し当該活動についての期限管理を開始するとともに、期限管理情報と書類等の入手情報を情報配送手段を通じて依頼者に伝達し、期限管理システムに集積された情報は常時ウエブサイトを利用して期限管理システムより依頼者のみに提供し、依頼者と行政機関等との書類等の交換を、期限管理システムが期限管理を行いながら依頼者および／または行政機関等と該書類等を交換することにより処理することを特徴とする事務手続の管理方法である。
【図面の簡単な説明】  図１は、本発明の事務手続管理システムの構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための最良の形態】  本発明の事務手続管理システムについてその好ましい態様を以下に示し詳細を説明する。図１には本発明の事務手続管理システムの構成の一例を示す。
なお、本発明において行政機関等とは、官庁あるいはその代行者を意味し、例えば、管理する事務手続が特許出願等、工業所有権に関わる手続であれば特許庁である。
また、本発明において法人等とは、個人以外の、行政機関に対応する組織すべてを意味する。
また、本発明において書類等とは、個人および／または法人等からなる依頼者が行政機関等に対して手続を行う際に依頼者と行政機関等との間で交換されるすべての書類（電子データを含む）を意味する。
また、本発明において期限管理システムとは、本発明の事務手続管理システムを運用するために用いられるシステムであり、少なくとも管理条件作成手段、管理情報保存手段、管理条件判断手段および管理条件保存手段から構成され、管理条件判断手段により妥当と判断され管理条件保存手段に蓄積された期限管理情報に基づき運用されるものが、好ましい態様として示される。
以下に、図１に従って本発明を詳細に説明する。
個人および／または法人等からなる複数の依頼者より期限管理の委託がなされる。委託内容はシステムへの入力を考慮した特定のフォーマットを有するチェックシートに記入してもらい期限管理システムにリンクしたウエブサイトに直接入力するか、郵送、ＦＡＸなどの手段で入手して手入力あるいはＯＣＳなどにより入力することができ、このことにより委託の内容が期限管理システムに入力される。
この依頼者が委託時に記入するチェックシートは、例えば、管理する手続、手続毎の管理すべき項目、管理のし方等、事務手続の管理を行うために必要と考えられる項目が予め準備、記載されたものであり、依頼者が、委託したい内容に応じてこれらの項目から必要な項目を選択することができるようにしたものである。
入力されたデータは以下に詳細を示した管理条件作成手段１に送られ管理すべき内容、依頼者に連絡する内容、依頼者に連絡する時期を含む条件が作成される。
次いで上記管理条件作成手段１によって作成された条件は、管理情報保存手段に保管された法律等で定められた条件に関する情報と管理条件判断手段３により比較され管理条件作成手段１により作成された依頼者からの依頼条件の妥当性が判断される。管理情報保存手段２に保管された条件と相違がなく、妥当と判断されればこれらの情報は管理条件保存手段４に保存される。問題があれば、確認のため管理条件作成手段１で作成された情報が出力される。この際、相違部分が直ぐに理解できるようにマークするなどの工夫をすることは可能である。相違部分については、依頼者と何らかの方法で確認し修正されたデータは再度、管理条件作成手段１に送られる。こうして依頼者より依頼された管理する情報に関するデータは管理条件保存手段４に格納され、この内、期限管理に関わる情報が期限管理情報となる。
一方、行政機関等から送られてくる情報は専用端末１０に入力される。この情報は期限管理システムに受付けられる形式に変換された後、依頼者の端末１１から公衆回線を経由してウエブサイト経由でサーバー１２に転送される。サーバー１２から更に管理条件作成手段１にデータは送付され、管理情報保存手段２に保管された情報と管理条件判断手段３により比較され管理条件作成手段１により作成された条件の妥当性が判断される。管理情報保存手段２に保管された条件と相違がなければこれらの情報は判断手段６に送付される。問題があれば、確認のため管理条件作成手段１で作成された情報が出力される。判断手段６では判断手段６に送付されて来た情報が管理条件保存手段４に保持された管理すべき情報と比較され、管理が必要な情報は管理条件保存手段４に追加されると同時に、その他の情報と共に経過情報保存手段５に追加される。同時に依頼者に送付すべき情報は出力サーバー１３を経由して情報配送手段７により依頼者に送られる。
一方、管理条件保存手段４に保持された情報は、判断手段６により、時間経過に従い、管理すべき情報の内、期限管理情報を依頼者に伝達するタイミングが来ればその情報はサーバー１３に送付され、情報配送手段７で所定の報告用のフォーマットに変換した後、公衆回線を経由して依頼者に搬送される。
この時、依頼者に伝達する期限管理情報は、チェックシートを添付したものであることが好ましい。この期限管理情報に添付するチェックシートは、伝達した期限管理情報が何に関する情報であるか、応答の期限はいつか等を示すものであり、その他、その情報に対応する法律の条文等、依頼者が簡単に状況を把握するのに役立つような項目を挙げて示せば良い。また、依頼者が期限管理を委託する際に記入したチェックシートを利用したものであっても良い。
依頼者に到着した情報の内、行政機関等に提出すべき情報は端末１１から、行政機関等に着答すべきフォーマットに変換した後、専用端末１０に送られ専用端末１０から行政機関に書類が提出される。
一方、専用端末から提出する必要のない情報は、判断手段６からサーバー１３に転送されそのまま出力され、所定の方法で行政機関等に郵送あるいは届けられる。
特許出願手続等におけるオンライン手続においては、依頼者に行政機関等から送付されたデータを期限管理システムに転送したり、依頼者に期限管理システムから送付された書類を行政機関等に転送する手段として、自動転送手段８を設けることが好ましい。この自動転送手段８は、情報の形式を変換する機能と転送の機能を併せ持つものにしておくと、より好ましい。
経過情報保存手段５に保存された経過情報等、期限管理システムに集積された情報は、常時ウエブサイトを利用して期限管理システムより依頼者のみに提供される。この時、依頼者からウエブサイトにアクセスがあると、アクセス確認手段９によりアクセス者を確認し、集積された情報について依頼案件のみが閲覧可能となる。
本発明においては、本発明における期限管理システムが、前述したような方法に従って期限管理を行いながら依頼者及び／又は行政機関等と書類等を交換することによって、依頼者の行政機関等に対する必要な手続が実行され、依頼者と行政機関等との書類等の交換が処理される。
以下に本発明における期限管理システムを構成する各手段の詳細について示す。
管理条件作成手段：依頼者が依頼入力した情報に基き、管理すべき内容、依頼者に連絡する内容、依頼者に連絡する時期を含む管理条件を作成する手段。
管理情報保存手段：法律などで定められた管理すべき内容についての情報を保持し改正があれば改正された情報に変更する手段。
管理条件判断手段：管理条件作成手段によって作成された各条件を管理情報保存手段の情報と比較し、管理条件作成手段で作成された条件に問題がなく妥当と判断すれば管理条件作成手段で作成された条件を管理条件保存手段に保存し、問題があれば確認のための出力を行う手段。
管理条件保存手段：管理すべき内容、依頼者に連絡する内容、依頼者に連絡する時期を含む管理条件を保持する手段。これに蓄積された情報の内、期限管理に関わる情報が期限管理情報となる。
経過情報保存手段：管理を委託された案件について期限管理システムに入手された情報について経過を保存する手段。
判断手段：行政機関などから入手され追加された情報に基き、管理条件保存手段に保持された情報と比較し管理が必要な条件について判断し、管理が必要な情報を管理条件保存手段に入力すると同時に、その他の情報と共に経過情報保存手段に入力し、依頼者への連絡などの処理が必要な情報については出力する手段。
情報配送手段：判断手段、管理条件判断手段等から出力された情報を公衆回線等を経由して依頼者に配送する手段。
アクセス確認手段：依頼者から経過情報等、期限管理システムに集積された情報の閲覧を求めてウエブサイトにアクセスがあった場合、アクセス者を確認し、経過情報保存手段等の情報について依頼案件のみを閲覧可能にする手段。
自動転送手段：▲１▼行政機関等から依頼者に送付された情報を受けるとともに、期限管理システムに受付けられる形式に変換した後、公衆回線などを利用して期限管理システムに転送し、▲２▼期限管理システムからの出力情報を、行政機関等に提出できる形に変換した後、専用端末を経由して行政機関等に転送する手段。
自動転送手段は、通常、依頼者側のシステムに設けられるが、情報の形式を変換する機能は期限管理システム側に設けても良い。期限管理システム側に設ける場合には情報配送手段に組み込むことができる。
本発明において重要なのは、手続き上の事務管理のみを集中管理する点にある。実際の手続きは、それぞれの専門性が必要であり、代理人として実行するには種々の資格などが必要であり手続きそのものは、依頼者である各個人、法人等、およびその代理人が実行する場合も想定されている。
事務管理すべき内容については、それぞれの手続きについて法律などで定まっているのでそのような内容は管理情報保存手段に所定の方式に従って保存される。
依頼者はまた、公衆回線を経由してウエブサイトにアクセスしアクセス確認手段によって認証を得た後、期限管理システムに集積された経過情報保存手段等の自ら委託した情報のみを見ることができる。
以下に、本発明の事務手続管理システムが達成する内容を、特許出願の場合を例に挙げてより具体的に説明する。
依頼者は、端末より期限管理システムのウエブサイトにアクセスし、チェックシートに従って、手続きとして、特許出願という選択をし、出願予定日を入力すれば所定の最新の出願書式が示される。書式に従って、入力すれば、情報は管理条件作成手段に転送される。ここで作成された情報、例えば、出願予定日、その他依頼者の希望により、依頼者、発明者等の情報が、前述のようにして、管理条件保存手段に保存される。
明細書の検討なども合わせて検討することは可能であるが単純に事務手続を代行する場合には、出願すべき日がくれば、判断手段で判断された情報として、完成された出願書類が依頼者の端末を経由し自動転送手段を経て、専用端末より特許庁に電子出願される。この時、期限管理システムによって完成された書類は、依頼者によって確認を行う工程を経て得られた書類であることが好ましい。
出願が完了すれば、特許庁より出願番号、出願日、場合により優先権主張日が確定される。このような情報は、同様に自動転送手段、依頼者端末を経て、ウエブサイトより入力され、判断手段により判断され管理条件保存手段および経過情報保存手段に保存される。以下、審査請求の要否の確認、拒絶理由通知への応答などすべての事務管理を一括して行うことができる。
期限管理システムに集積された情報はウエブサイトで参照可能であるが秘密保持のため、表題以外の秘密情報は専用回線でのみ参照できるような工夫も可能である。また、重たい情報は管理条件保存手段ではなく別の補助的手段に保存するとか、公開後の情報については情報を市場より入手し経過情報保存手段に追加し依頼者に提供するとか、管理条件判断手段では、依頼者から入手した情報を比較し、より正確な情報とした後管理条件保存手段で保存するなどの工夫をすることも可能である。
管理条件保存手段に蓄積された期限管理情報は予め設定された情報として情報配送手段、例えば、電子メールを通じて依頼者に伝達され、依頼者は伝達された情報に加え詳細が必要な場合は参照クリックをクリックすればただちに情報を入手することできるような工夫も可能である。
本発明のシステムで管理できる事務手続としては上記説明から明らかなように行政機関等に対して行う全ての手続が対象であり何ら制限はないが、煩雑で管理期間が長い特許の出願・権利化・維持に関するすべてについてなど法律で保護される知的財産権を一括して管理すると大きな価値が得られる。この場合、国の内外を問わず、補正、審査請求、審判請求、審決取消訴訟、異議申立等、手続に種類を問わないのは言うまでもない。
【産業上の利用可能性】  本発明の方法を実施することによって事務手続が合理化され発明者、弁理士、弁護士などが本来の専門性のある業務に専念できるため効率が向上し、あわせて管理に専念できる第３者による管理であり結果としてミスが減るという質的向上も計ることができる。従って、本発明のシステムおよび方法は、個人、法人またはその代理人が行政機関等に対して手続を行う際に有効に利用でき産業上極めて価値がある。
【図１】
2005004022.tif 000003
【国際調査報告】
2005004022.tif 000004
2005004022.tif 000005