(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを受信するための処理を実行する受信手段と、
前記電子メールを管理するための情報である第１の管理情報を作成する第１の情報作成手段と、
前記電子メールに関連してなされた処理を特定する情報である第２の管理情報を作成する第２の情報作成手段と、
前記第１の管理情報と前記第２の管理情報を前記電子メールに関連して記憶するレコードテーブルと、
前記受信手段が受信した電子メール、または、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの、出力指示を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が出力指示を受け付けたことに応じて、
前記電子メールの出力指示の場合には、前記第１の管理情報と前記電子メールのデータを、これらがともに画像データとして出力されるように他の機器に出力し、
前記第２の管理情報を作成された処理のデータの出力指示の場合には、前記第２の管理情報と前記第２の管理情報を作成された処理のデータを、これらがともに画像データとして出力されるように、他の機器に出力する出力手段と、
他の機器から画像データの入力を受け付ける入力手段と、
前記入力手段が受け付けた画像データに、前記第１の管理情報または前記第２の管理情報に対応する画像データが含まれる場合に、当該受け付けた画像データを管理するための情報である第３の管理情報を作成し、前記レコードテーブルに追加する、第３の情報作成手段とを備える、文書情報管理装置。
【請求項２】
前記第１、第２および第３の管理情報は、記憶手段により特定の形式で記憶されており、
前記特定の形式で記憶された情報を表示するための処理を実行するための表示手段を備える、請求項１に記載の文書情報管理装置。
【請求項３】
前記第１、第２および第３の管理情報は、それぞれ重複しないＩＤを含む、請求項１または〜請求項２に記載の文書情報管理装置。
【請求項４】
コンピュータを文書情報管理装置として機能させるコンピュータプログラムであって、前記コンピュータに、
電子メールを受信するための処理を実行するステップと、
前記電子メールを管理するための情報である第１の管理情報を作成するステップと、
前記電子メールに関連してなされた処理を特定する情報である第２の管理情報を作成するステップと、
前記第１の管理情報と前記第２の管理情報を前記電子メールに関連して記憶するレコードテーブルを作成するステップと、
前記電子メール、または、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの、出力指示を受け付けるステップと、
前記出力指示を受け付けたことに応じて、
前記電子メールの出力指示の場合には、前記第１の管理情報と前記電子メールのデータを、これらが画像データとしてともに出力されるように他の機器に出力し、
前記第２の管理情報を作成された処理のデータの出力指示の場合には、前記第２の管理情報と前記第２の管理情報を作成された処理のデータを、これらが画像データとしてともに出力されるように、他の機器に出力するステップと、
他の機器から画像データの入力を受け付けるステップと、
前記入力を受け付けた画像データに、前記第１の管理情報または前記第２の管理情報に対応する画像データが含まれる場合に、当該受け付けた画像データを管理するための情報である第３の管理情報を作成し、前記レコードテーブルに追加するステップとを実行させる、文書情報管理装置の制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書情報管理装置および文書情報管理プログラムに関し、特に、電子メール文書を管理できる文書情報管理装置および文書情報管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、自らの業務の流れを電子メール等の電子データで管理する人が増え、特に、自身のなすべき仕事を電子メールで管理する、いわゆるメールドリブンという方式で仕事をする人が増えている。このような方式による仕事の流れとしては、たとえば、他人から送られてきた仕事の依頼の電子メールに加えて自らがするべき仕事を自分宛に送信することにより自分宛の電子メールを参照することによりするべき仕事を認識し、仕事をこなすたびに当該仕事に対応する電子メールを削除したり異なるフォルダに移したりするものがある。
【０００３】
このような方式においては、用紙にプリントアウトされた（紙出力された）内容も含めて、仕事の流れを電子データという形式で管理する必要が生じる。なお、用紙にプリントアウトされた内容を電子的に管理する方法は、従来から種々開示されている。
【０００４】
たとえば、特開２００６−２２７９６６号公報（特許文献１）では、プリントアウトされた用紙に管理用ＩＤデータを付与するとともに、サーバにおいて当該ＩＤと当該用紙に記載された情報の有効性を判断するための情報を管理し、当該用紙の提示を受けた装置がサーバに当該用紙に記載された情報の有効性を問い合わせる技術が開示されている。
【０００５】
また、特開平１０−２７５１５３号公報（特許文献２）では、用紙に対して予め定められた条件に基づいて情報が記入された場合、当該条件に基づいて用紙に記入された情報から記入者が意図した情報を認識する技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００６−２２７９６６号公報
【特許文献２】特開平１０−２７５１５３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記した従来技術では、プリントアウトされた用紙に対し、マーク等を記入する位置についてルールが予め定められれ、当該ルールに従って記入された情報を管理することは可能である。ただし、上記したメールドリブンにおいて期待されるように、紙出力された用紙にユーザが自由に記入した情報自体を管理する点については、従来考慮されていなかった。
【０００７】
本発明は、かかる実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、紙出力された内容も含めた情報を電子データで管理することができる文書情報管理装置および文書情報管理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に従った文書情報管理装置は、電子メールを受信するための処理を実行する受信手段と、前記電子メールを管理するための情報である第１の管理情報を作成する第１の情報作成手段と、前記電子メールに関連してなされた処理を特定する情報である第２の管理情報を作成する第２の情報作成手段と、前記第１の管理情報と前記第２の管理情報を前記電子メールに関連して記憶するレコードテーブルと、前記受信手段が受信した電子メール、または、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの、出力指示を受け付ける受付手段と、前記受付手段が出力指示を受け付けたことに応じて、前記電子メールの出力指示の場合には、前記第１の管理情報と前記電子メールのデータを、これらがともに画像データとして出力されるように他の機器に出力し、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの出力指示の場合には、前記第２の管理情報と前記第２の管理情報を作成された処理のデータを、これらがともに画像データとして出力されるように、他の機器に出力する出力手段と、他の機器から画像データの入力を受け付ける入力手段と、前記入力手段が受け付けた画像データに、前記第１の管理情報または前記第２の管理情報に対応する画像データが含まれる場合に、当該受け付けた画像データを管理するための情報である第３の管理情報を作成し、前記レコードテーブルに追加する、第３の情報作成手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の文書情報管理装置では、前記第１、第２および第３の管理情報は、記憶手段により特定の形式で記憶されており、前記特定の形式で記憶された情報を表示するための処理を実行するための表示手段を備えることが好ましい。
【００１２】
また、本発明の文書情報管理装置では、前記第１、第２および第３の管理情報は、それぞれ重複しないＩＤを含むことが好ましい。
【００１３】
また、本発明に従った文書情報管理プログラムは、コンピュータを文書情報管理装置として機能させるコンピュータプログラムであって、前記コンピュータに、電子メールを受信するための処理を実行するステップと、前記電子メールを管理するための情報である第１の管理情報を作成するステップと、前記電子メールに関連してなされた処理を特定する情報である第２の管理情報を作成するステップと、前記第１の管理情報と前記第２の管理情報を前記電子メールに関連して記憶するレコードテーブルを作成するステップと、前記電子メール、または、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの、出力指示を受け付けるステップと、前記出力指示を受け付けたことに応じて、前記電子メールの出力指示の場合には、前記第１の管理情報と前記電子メールのデータを、これらが画像データとしてともに出力されるように他の機器に出力し、前記第２の管理情報を作成された処理のデータの出力指示の場合には、前記第２の管理情報と前記第２の管理情報を作成された処理のデータを、これらが画像データとしてともに出力されるように、他の機器に出力するステップと、他の機器から画像データの入力を受け付けるステップと、前記入力を受け付けた画像データに、前記第１の管理情報または前記第２の管理情報に対応する画像データが含まれる場合に、当該受け付けた画像データを管理するための情報である第３の管理情報を作成し、前記レコードテーブルに追加するステップとを実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明では、他の機器に電子メールのデータが出力される際に、電子メールの出力指示が入力された場合に、関連特定情報が当該電子メールとともに出力されるように、他の機器に、電子メールのデータとともに出力される。また、入力された画像データに関連特定情報に対応する画像データが含まれる場合には、当該入力された画像データの管理情報が、記憶手段において、元の電子メールの管理情報と関連付けて記憶される。
【００１５】
これにより、本発明によれば、電子メールが紙出力された場合に、当該紙出力されたものの画像データを元の電子メールと関連付けて管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の一実施の形態である情報処理装置について、図面を参照して説明する。
図１は、本実施の形態の情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。情報処理装置１は、操作部１０、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３、ハードディスク１４、各種回路１５、通信Ｉ／Ｆ（interface）１６、画像Ｉ／Ｆ１７、入出力Ｉ／Ｆ１８、メディアＩ／Ｆ１９を含む。
【００１７】
ＣＰＵ１１は、情報処理装置１の全体的な動作を制御する。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１のワークエリアとして機能する。ＲＯＭ１３には、ＣＰＵ１１が実行するプログラムなどの情報が記憶されている。ハードディスク１４には、ＣＰＵ１１が実行するプログラムや各種の設定値が記憶されている。各種回路１５には、情報処理装置１が周知の情報処理装置として機能するために必要な回路（たとえば、電源回路等）が含まれる。操作部１０は、たとえば、キーボード等の情報処理装置１に対してユーザが情報を入力するための装置からなる。
【００１８】
通信Ｉ／Ｆ１６は、外部のネットワークに接続するためのハブ５０に接続されている。画像Ｉ／Ｆ１７は、外部のモニタ６０に、ハードディスク１４等に記憶された画像データを表示させるためのデータを出力する。
【００１９】
入出力Ｉ／Ｆ１８は、外部の入出力装置２０との間でデータの送受信を行なうために備えられている。入出力装置２０には、たとえば、画像データを入力してくるスキャナや、受信したデータを印刷するプリンタなどが含まれる。
【００２０】
メディアＩ／Ｆ１９は、外部の記録媒体Ｍについてのインターフェイスである。ＣＰＵ１１は、メディアＩ／Ｆ１９を介して、記録媒体Ｍに記録されたデータの読込および記録媒体Ｍへのデータの書込を行なう。
【００２１】
ＣＰＵ１１が実行するプログラムは、ハードディスク１４に記録されているものであってもよいし、ＲＯＭ１３に記録されているものであってもよい。また、ＣＰＵ１１は、記録媒体Ｍに記録されているプログラムであって、メディアＩ／Ｆ１９や通信Ｉ／Ｆ１６を介してネットワークからダウンロードされハードディスク１４にインストールされたプログラムも、ＣＰＵ１１は実行することができる。
【００２２】
図２は、本実施の形態において、情報処理装置を文書情報管理装置として機能させるためのプログラムと、これらプログラムによって生成されるデータと、外部の入出力装置との関係を示す概念図である。なお、図２においては、プログラム実行の概念の説明であるため、プログラム実行に際して周知な機能を担うＲＯＭ１３やＲＡＭ１２については図示省略している。図２を参照して、ハードディスク１４には、情報処理装置１においてキーボード入力や画面出力といった入出力機能やメモリの管理など、当該情報処理装置１において実行される種々のアプリケーションプログラムにおいて共通して利用される基本的な機能を提供するためのＯＳ（Operating System）プログラムがインストールされている。また、ハードディスク１４には、各種のアプリケーションプログラム１４５、電子メールの送受信に利用されるアプリケーションプログラムであるメーラプログラム１４１（以下、単に「メーラ１４１」と呼ぶ）、外部のプリンタに印刷指示を出すためのプリンタドライバ１４２、および外部のスキャナから画像データを受け付けるためのスキャナドライバ１４３がインストールされている。そして、ＣＰＵ１１がプリンタドライバ１４２を実行することで、入出力Ｉ／Ｆ１８を介して、外部のプリンタ２１１との間で通信が行なわれる。また、スキャナドライバ１４３をＣＰＵ１１が実行することで、入出力Ｉ／Ｆ１８を介して、外部のスキャナ２２１との通信が行なわれる。
【００２３】
入出力管理情報記憶部１４０は、メーラ１４１の実行により生成されたデータが、ハードディスク上に格納される部分に相当する。なお、入出力管理情報記憶部１４０のレコードテーブル記憶部１４０Ａおよび入出力記録ファイル記憶部１４０Ｂに記憶される情報については、後述する。
【００２４】
メーラ１４１、プリンタドライバ１４２、スキャナドライバ１４３、およびＯＳプログラム１４４の各プログラムをＣＰＵ１１が実行することで、主に本発明の文書情報管理装置としての機能が実現される。本明細書では、以下、これらの構成要素により実現される処理装置を、メール処理装置１００と呼ぶ。言い換えると、メール処理装置１００は、たとえば、情報処理装置１のプログラム実行処理のためのハードウェアと、メール処理装置として機能するために実行されるプログラム群およびそれらプログラム群によって生成されるデータによって構成される。
【００２５】
また、本明細書では、以下、プリンタなどのように、情報処理装置１から送信されるデータの出力（印刷（紙出力）、音声出力、動画出力など）を実行する装置を、出力装置と呼ぶ。また、スキャナのように、画像データ（または、音声データ、動画のデータなど）のデータを情報処理装置１に対して入力する装置を、入力装置と呼ぶ。
【００２６】
次に、図３は、本実施の形態において、メール処理装置１００のためのプログラム群がＣＰＵ１１により実行された場合のメール処理装置としての機能を説明するための機能ブロック図である。なお、図３中の各機能ブロックと当該機能ブロックを実現するための図２中のプログラムとの対応関係を説明すると、メール管理部１０１は、メーラ１４１に対応する。出力部１０２は、メーラ１４１およびプリンタドライバ１４２に対応する。ＩＤ生成管理部１０３は、メーラ１４１に対応する。入力部１０４は、メーラ１４１およびスキャナドライバ１４３に対応する。そして、入出力記録部１０５は、メーラ１４１に対応する。なお、図２において、ＯＳプログラム１４４、プリンタドライバ１４２およびスキャナドライバ１４３は一般的にパーソナルコンピュータにおいて汎用されているものでよい。本実施の形態では、メーラ１４１が本実施の形態の特有の機能を含んでおり、そして、主としてメーラ１４１により本実施の形態の特有の各機能が実現される。
【００２７】
図３を参照して、メール処理装置１００は、メール管理部１０１、出力部１０２、ＩＤ生成管理部１０３、入力部１０４、および入出力記録部１０５を含む。
【００２８】
メール管理部１０１は、情報処理装置１における電子メールの送受信動作の管理を行なう。すなわち、メール管理部１０１は、通信Ｉ／Ｆ１６（図１参照）を介して、メールサーバ２００との間で電子メールデータの送受信を行なう。情報処理装置１から電子メールが送信される場合、当該電子メールのデータは、メール管理部１０１を介してメールサーバ２００へと送信される。また、情報処理装置１においてメールが受信される場合には、メールサーバ２００から、メール管理部１０１へと、当該電子メールのデータが送信される。
【００２９】
電子メールのデータの出力（たとえば、紙出力）が情報処理装置１に対して指示されると、メール管理部１０１は、出力部１０２に対して、当該電子メールのデータを、外部の出力装置２１０に送信させる。なお、電子メールのデータが出力装置２１０に出力される際には、ＩＤ生成管理部１０３によって生成された、当該電子メールのＩＤに対応する情報とともに、出力装置２１０へと送信される。なお、ＩＤに対応する情報とは、たとえば、当該電子メールに対して付与されたＩＤを記録したＱＲコード（Quick Response code）とすることができる。
【００３０】
メール処理装置１００では、メール管理部１０１が電子メールを受信したことに応じて、入出力記録部１０５は、ＩＤ生成管理部１０３から取得するＩＤデータにより当該電子メールに対してＩＤを定義するとともに、当該電子メールについてのレコードテーブルを作成する。また、入出力記録部１０５は、電子メールが受信されたことに応じて、当該電子メールが受信されたことを記録するためのファイル（入出力記録ファイル）を作成する。
【００３１】
なお、本実施の形態における電子メールのデータの出力は、音声出力や動画出力であっても良い。
【００３２】
また、本実施の形態では、ＩＤに対応する情報として、ＱＲコードの他に、バーコードや地紋埋め込み（画像の背景にドットパターンとして情報を埋め込む方法）、ＩＤをそのまま目視可能な態様で画像に追加することなどのように、プリントアウト後の画像をスキャナで読み取られることにより得られるスキャンデータからコンピュータ（入力部）がＩＤを認識できる形態を挙げることができる。
【００３３】
本実施の形態では、電子メールが受信されたり、受信された当該電子メールの印刷指示がなされたり、当該電子メールに返信する電子メールが送信された場合には、それぞれの処理に対してＩＤが定義されるとともに当該処理を記録するためのファイルが生成される。そして、入出力管理情報記憶部１４０では、このように作成されたファイルが入出力記録ファイル記憶部１４０Ｂに記録されるとともに、情報処理装置１において受信された１つの電子メールに対して付与されたＩＤおよび当該電子メールに関連してなされた処理に対して付与されたＩＤが１つのテーブル（レコードテーブル）に記録される。表１に、このようなレコードテーブルの一例を示す。
【００３４】
【表１】
0005347280.tif 000002
【００３５】
表１を参照して、レコードテーブルでは、上記したようなＩＤとともに、入出力記録名、親ＩＤ、子ＩＤが関連付けられて記憶される。入出力記録名とは、上記した入出力記録ファイルのファイル名である。親ＩＤとは、対応する入出力記録ファイルが作成される起因となった処理の元となる処理（または受信された電子メール）に付されたＩＤである。子ＩＤとは、対応する入出力記録ファイルが作成された処理に関連して実行された処理に付されたＩＤである。なお、情報処理装置１において、入出力記録ファイルのファイル名は、所定の規則に従って付与されるものである。
【００３６】
表１では、「１２３」というＩＤを付された電子メールについての情報が登録されている。なお、表１では、「１２３」というＩＤに関連付けられて、「ファイルＡ」という入出力記録ファイルが関連付けられていることから、「１２３」というＩＤを付された電子メールが受信された際に作成された入出力記録ファイルのファイル名が「ファイルＡ」ということになる。
【００３７】
また、表１では、「１２４」というＩＤに関連付けられて、「ファイルＢ」という入出力記録ファイルが関連付けられている。なお、このＩＤには、親ＩＤとして「１２３」が関連付けられている。これにより、「１２４」というＩＤに関連付けられたファイルＢは、「１２３」というＩＤを付された電子メールであって情報処理装置１によって受信されたものに関連する処理（当該電子メールの印刷、当該電子メールに対する返信のメール送信等）に対応して作成された入出力記録ファイルである。
【００３８】
なお、「１２４」を付されたＩＤが「１２３」というＩＤの電子メールに関連する処理に付されたことから、「１２３」というＩＤの子ＩＤに、「１２４」が含まれている。
【００３９】
表１に示されたようなレコードテーブルは、入出力管理情報記憶部１４０のレコードテーブル記憶部１４０Ａに記録される。
【００４０】
以上説明したように、本実施の形態では、情報処理装置１において電子メールが受信されたり、当該電子メールが印刷されたり、当該電子メールについての返信メールが送信されたりすると、各処理を管理するためのＩＤの付与と入出力記録ファイルの作成が行なわれる。以下に、情報処理装置１における電子メールの管理および当該電子メールに関連した処理の管理の態様について、具体的に実行される処理の内容として説明する。
【００４１】
図４は、ＣＰＵ１１が実行するメーラ１４１による情報管理処理のフローチャートである。以下、図３で説明した機能ブロックの動作として、メール処理装置１００としての情報処理装置１の情報管理処理のフローを説明する。
【００４２】
図４を参照して、情報管理処理では、メール管理部１０１は、まずステップＳ１０で、情報処理装置１において電子メールの受信があったか否かを判断し、受信があったと判断すると、入出力記録部１０５のメール受信用入出力ファイル作成処理（ステップＳ２０）に処理を移行させる。
【００４３】
ステップＳ２０では、メール受信用入出力記録ファイル作成処理として、入出力記録部１０５は、電子メールの受信を管理するためのデータの生成を含む処理を実行する。
【００４４】
ここで、ステップＳ２０の処理の内容を、当該処理のサブルーチンのフローチャートである図５を参照して説明する。
【００４５】
図５を参照して、メール受信用入出力記録ファイル作成処理では、入出力記録部１０５は、ステップＳ２０１で、受信した電子メールのデータに基づいて、入出力記録ファイルを作成し入出力記録ファイル記憶部１４０Ｂに記憶させる。ここで、入出力記録ファイルとは、メーラ１４１を用いて閲覧できるように、電子メールと同様のデータ構造を有するものであることが好ましい。
【００４６】
ステップＳ２０２では、入出力記録部１０５は、ＩＤ生成管理部１０３から、新規のＩＤを取得する。ＩＤ生成管理部１０３は、たとえばカウンタを１カウントアップするなどにより、情報処理装置１においてこれまで発行してきたＩＤと重複しないＩＤを発行することができる。
【００４７】
ステップＳ２０３では、入出力記録部１０５は、ステップＳ２０２で取得した新規のＩＤを用いて、当該新規ＩＤに対応する文字列である新規のMessage-IDを作成する。続いて、ステップＳ２０４では、入出力記録部１０５は、ステップＳ２０１で作成した入出力記録ファイルにおいて、Message-IDをステップＳ２０３で作成したものに変更する。
【００４８】
ステップＳ２０５では、入出力記録部１０５は、レコードテーブルを新たに作成して、処理をリターンさせる。このときに作成されるレコードテーブルの一例を表２に示す。
【００４９】
【表２】
0005347280.tif 000003
【００５０】
表２では、受信された電子メールについてのＩＤおよび入出力記録ファイルのファイル名のみが登録されている。
【００５１】
また、以上図５を用いて説明したメール受信用入出力記録ファイル作成処理において作成される入出力記録ファイルのデータの一例を図１０に示す。
【００５２】
図１０を参照して、入出力記録ファイルは、基本的には、メーラ１４１の機能によって閲覧できるように、電子メールと同様のデータ構造を有している。なお、メール受信の際の入出力記録ファイルは、受信した電子メールの内容を主に含む。ただし、図１０に示された例では、受信した電子メールのヘッダ部分において、上から１３行目に示される「Message-ID:00000000000123@suzuki.kmjp」という文字列が変更されている。１３行目に示された情報はステップＳ２０３で作成されたMessage-IDであり、本実施の形態では受信した電子メールのMessage-IDを変更して入出力記録ファイルを作成している。
【００５３】
本実施の形態の入出力記録ファイルにおいて、ＩＤは、メーラによって各入出力記録ファイルを管理するために付されるものである。
【００５４】
また、Message-IDは、電子メールのデータ構造において必要とされているものである。本実施の形態では、Message-IDにおいて、「@」より前の部分（「00000000000123@suzuki.kmjp」であれば、「00000000000123」の部分）が入出力記録ファイル自体のＩＤの数値と共通となっており、「@」より後の部分（「00000000000123@suzuki.kmjp」であれば、「suzuki.kmjp」の部分）は、情報処理装置１固有のデータである。なお、本実施の形態では、Message-IDは、「@」をはさんだ２つの文字列からなる、電子メールのアドレスと同様の形式を有しているが、Message-IDの形式は、必ずしもこのようなものに限定されない。
【００５５】
また、本実施の形態では、入出力記録ファイルのファイル名は、情報処理装置１のハードディスク上で固有なものとされ、上記したＩＤとは独立して付与されている。
【００５６】
なお、図１０に示された例において、その他の部分については、表３に示されるように、一般的な電子メールのデータにおいて用いられるのと同様のフィールド名およびフィールド値を意味している。
【００５７】
【表３】
0005347280.tif 000004
【００５８】
図４に戻って、ステップＳ３０では、メール管理部１０１は、情報処理装置１において受信されたメールに対する返信の電子メールの送信がなされたか否かを判断し、なされたと判断するとステップＳ４０の返信送信用入出力記録ファイル作成処理へ処理を進め、なされていないと判断するとステップＳ５０へ処理を進める。
【００５９】
なお、ステップＳ３０での判断は、メーラ１４１において、受信したメールに対する返信をする機能が利用されて電子メールの送信がなされたか否かを判断することにより実現される。なお、メーラにおいて受信メールの返信機能を利用して電子メールの送信が行なわれる技術については、周知の技術を採用することができるため、ここでは詳細な説明を繰返さない。
【００６０】
ステップＳ４０では、入出力記録部１０５は、受信した電子メールについての返信が送信された処理を管理するための情報を生成する処理である、返信送信用入出力記録ファイル作成処理を実行する。
【００６１】
ここで、ステップＳ４０の処理について、当該処理のサブルーチンのフローチャートである図６を参照して説明する。返信送信用入出力記録ファイル作成処理では、入出力記録部１０５は、まずステップＳ４０１で、メールの返信についての入出力記録ファイルを作成して、入出力記録ファイル記憶部１４０Ｂに記憶させる。
【００６２】
ステップＳ４０２では、入出力記録部１０５は、ステップＳ２０２（図５参照）と同様にＩＤ生成管理部１０３から新規のＩＤを取得する。続いて、ステップＳ４０３では、入出力記録部１０５は、ステップＳ４０２で取得した新規のＩＤを用いてMessage-IDを作成する。
【００６３】
ステップＳ４０４では、入出力記録部１０５は、ステップＳ４０１で作成した入出力記録ファイルにおいて、Message-IDをステップＳ４０３で作成したものに変更する。
【００６４】
ステップＳ４０５では、入出力記録部１０５は、返信メールの送信処理について取得したＩＤを、当該返信の元となった電子メールの受信の際に取得されたＩＤを含むレコードテーブルに追加するように、レコードテーブル記憶部１４０Ａ内の当該レコードテーブルを更新して、処理をリターンさせる。
【００６５】
以上の次第で、返信メールを送信処理した場合に追加される入出力記録ファイルは、メール受信の際に追加された入出力記録ファイルと同様に、送信した電子メールの内容を主に含み、付されるMessage-IDを返信メールの内容から変更されたものとされる。たとえば、ＩＤ「１２３」の受信メールに対して返信メールの送信処理が行なわれた場合、その返信メールの送信処理に関する入出力記録ファイルのＩＤは「１２４」とされる。入出力記録ファイルとして「ファイルＡ」が作成された受信メールに対する送信処理に関して入出力ファイル「ファイルＢ」が作成されたとすれば、レコードテーブルにおいて、親ＩＤを「１２３」とする「１２４」が記録され、ＩＤ「１２３」の子ＩＤとして「１２４」が記録される（表１参照）。
【００６６】
図４に戻って、ステップＳ５０では、メール管理部１０１は、情報処理装置において受信された電子メールを印刷する指示が入力されたか否かを判断し、入力されたと判断するとステップＳ６０へ処理を移行させ、入力されていないと判断するとステップＳ８０へ処理を移行させる。
【００６７】
ステップＳ６０では、出力部１０２は、電子メールのデータを印刷させるための処理（メール印刷処理）を実行する。ここで、この処理の内容について、当該処理のサブルーチンのフローチャートである図７を参照して説明する。
【００６８】
図７を参照して、メール印刷処理では、出力部１０２は、まずステップＳ６０１で、ステップＳ２０２（図５参照）と同様に、ＩＤ生成管理部１０３から新規のＩＤを取得する。
【００６９】
続いて、ステップＳ６０２では、出力部１０２は、ステップＳ６０１で取得したＩＤを特定する情報を含むコードの画像を作成して、ステップＳ６０３へ処理を進める。なお、ここで作成されるコードの画像とは、たとえば、ＱＲコードの画像とすることができる。
【００７０】
ステップＳ６０３では、出力部１０２は、印刷を指示された電子メールのデータとステップＳ６０２で作成した画像データを、電子メールのデータとコードの画像のデータを同じ用紙に印刷させるようにプリンタ２１１へ送信し、処理をリターンさせる。これにより、たとえば図１３に示すように、電子メールのデータが印刷された用紙９００内にコードの画像９０１が印刷される。
【００７１】
図４に戻って、ステップＳ６０でメール印刷処理が実行された後、入出力記録部１０５は、ステップＳ７０で、メール印刷用入出力記録ファイル作成処理を実行する。ここで、この処理の内容について、当該処理のサブルーチンのフローチャートである図８を参照して説明する。
【００７２】
図８を参照して、メール印刷用入出力記録ファイル作成処理では、入出力記録部１０５は、まずステップＳ７０１で、ステップＳ６０３（図７参照）においてプリンタ２１１へ送信したデータを取得する。なお、プリンタ２１１へ送信したデータとは、印刷を指示された電子メールのデータと当該電子メールの印刷の処理を管理するために付与されたＩＤ（ステップＳ６０１で取得）を特定することができる画像のデータである。
【００７３】
ステップＳ７０２では、入出力記録部１０５は、電子メールの印刷処理を管理するための入出力記録ファイルを作成する。ステップＳ７０３では、入出力記録部１０５は、ステップＳ６０１で取得したＩＤを用いてMessage-IDを作成する。ステップＳ７０４では、入出力記録部１０５は、ステップＳ７０２で作成した入出力記録ファイルに、ステップＳ７０３で作成したMessage-IDを追加する。
【００７４】
ステップＳ７０５では、入出力記録部１０５は、印刷処理を管理するために取得したＩＤを、印刷の元となった電子メールの受信に対して、取得したＩＤを含むレコードテーブルに追加するように、レコードテーブル記憶部１４０Ａ内の当該レコードテーブルを更新させて、処理をリターンさせる。
【００７５】
図１１を参照して、メール印刷用入出力記録ファイルは、電子メールと同様のデータを含む形式で作成される。一般に、プリンタへの画像データの送信は、電子メールの送信とはデータの送信方式が異なるが、本実施の形態では、メール印刷処理を電子メールの送信処理と同様のものとして記録に残すために、メール印刷用入出力記録ファイルを作成する。具体的には、このように作成される入出力記録ファイルにおいて、Return-PathおよびFromの欄は印刷を指示した自身のメールアドレス（実質的には、プリンタへの送信を指示した情報処理装置１のメーラ１４１に登録されている自身のメールアドレス）となり、Delivered-ToおよびToの欄はプリンタを示すデータ（プリンタのネットワーク上のドメインなど、メールアドレスでなくても構わない）となる。また、作成される入出力記録ファイルにおいて、Dateの欄は、メール印刷処理を実行した日時とされ、Message-IDは、ステップＳ７０４で追加したものとされ、Subjectの欄は、入出力記録部１０５において適宜自動的に付与された文字列とされる。なお、入出力記録ファイルは、メールのデータと同様の形式であるので、プリントアウト画像のデータは、所定のファイル形式で添付ファイルとして記録される。また、電子メールにおいてメール本文に該当する「ＭＩＭＥ変換した本文」は空欄であっても良いし、入出力記録部１０５において自動的に追加される適当な文章であっても良い。
【００７６】
図１６に示された画面９５０では、入出力記録ファイルの一覧が表示欄９５１に表示されている。そして、図１１に示された入出力記録ファイルに対応するタイトル９５１Ａが選択された状態で表示され、その内容が表示欄９５２に表示されている。
【００７７】
表示欄９５２では、差出人欄９５２Ａに図１１中の「From:」以下の部分に対応した内容が表示され、また、宛先欄９５２Ｃに図１１中の「To:」以下の部分が表示されている。また、添付ファイルを示す欄９５３Ｃには、図１１中の添付ファイルが表示されている。そして、本文表示欄９５３Ｄには、図１１中の本文に対応した情報が表示される。
【００７８】
ステップＳ７０５で更新された後のレコードテーブルの例を表４に示す。
【００７９】
【表４】
0005347280.tif 000005
【００８０】
表４では、電子メールの印刷に対して「１２５」というＩＤが取得された状態が示されている。表４では、「１２５」というＩＤを付され、「ファイルＣ」という名称の入出力記録ファイルを作成された処理について、親ＩＤの欄には「１２４」と記載されている。「１２４」というＩＤは、前述した返信の電子メールに対応するＩＤである。つまり、「１２５」というＩＤを付された処理は、「１２４」というＩＤを付された処理の（送信処理された返信の電子メールの）印刷処理であることを意味する。
【００８１】
図４に戻って、ステップＳ７０でメール印刷用入出力記録ファイルがを作成された後、入力部１０４は、ステップＳ８０で、ファミリーメールの画像が入力されたか否かを判断し、入力されたと判断するとステップＳ９０へ処理を進め、入力されていないと判断するとステップＳ３０へ処理を戻す。ここで、ファミリーメールの画像とは、ステップＳ６０２において作成されたような、電子メールに関する処理を管理するために取得されたＩＤを特定するための画像を含む画像である。
【００８２】
ファミリーメールの画像をより具体的に説明すると、情報処理装置１において受信された電子メールまたは当該電子メールと関連がある電子メールの画像であり、さらに具体的には、レコードテーブル記憶部１４０Ａに記憶されたいずれかのレコードテーブルに含まれるＩＤに対応するコード画像を含む画像である。
【００８３】
ステップＳ９０では、入出力記録部１０５は、画像入力用入出力記録ファイル作成処理を実行して、処理をステップＳ３０へ戻す。なお、ステップＳ９０における処理の内容を、当該処理のサブルーチンのフローチャートである図９を参照して説明する。
【００８４】
図９を参照して、画像入力用入出力記録ファイル作成処理では、入出力記録部１０５は、まずステップＳ９０１で、情報処理装置１に入力された画像データを取得する。
【００８５】
ステップＳ９０２では、入出力記録部１０５は、ステップＳ２０２（図５参照）と同様にＩＤ生成管理部１０３から新規のＩＤを取得する。
【００８６】
ステップＳ９０３では、入出力記録部１０５は、ファミリーメールの画像の入力を管理するための入出力記録ファイルを作成する。
【００８７】
ステップＳ９０４では、入出力記録部１０５は、ステップＳ９０２で取得したＩＤを用いてMessage-IDを作成する。
【００８８】
ステップＳ９０５では、入出力記録部１０５は、ステップＳ９０３で作成した入出力記録ファイルに、ステップＳ９０４で作成したMessage-IDを追加する。
【００８９】
ステップＳ９０３で作成され、ステップＳ９０５でMessage-IDを追加された、入出力記録ファイルの一例を図１２に示す。
【００９０】
図１２に示されたファミリーメール画像入力時に作成される入出力記録ファイルもまた、電子メールと同様のデータを含む形式で作成される。一般に、入出力Ｉ／Ｆを介してのスキャナからの画像データの入力は、電子メールの受信とは、入力（受信）されるデータの形式は異なるが、本実施の形態では、ファミリーメール画像の入力を電子メールの受信処理と同等のものとして記録するために、入出力記録ファイルが作成される。具体的には、このときに作成される入出力記録ファイルにおいて、Return-PathおよびFromの欄は、スキャナを示すデータ（スキャナのネットワーク上のドメインなど、メールアドレスでなくても構わない）とされ、Delivered-ToおよびToの欄は、画像を受信した自身のメールアドレス（実質的には、スキャナからの画像を受信した情報処理装置１のメーラ１４１に登録されている自身のメールアドレス）とされる。また、当該入出力記録ファイルにおいて、Dateの欄は、情報処理装置１が画像を受信した日時とされ、Message-IDの欄は、ステップＳ９０５で追加されたMessage-IDとされ、Subjectの欄は、入出力記録部１０５において適宜自動的に付与される文字列とされる。なお、作成される入出力記録ファイルは、電子メールと同様の形式であるので、入力（受信）された画像のデータは、所定のファイル形式で添付ファイルとして記録される。また、作成される入出力記録ファイルにおいて、電子メールにおいてメール本文に該当する「ＭＩＭＥ変換した本文」は空欄であっても良いし、入出力記録部１０５において自動的に適宜追加される文章であっても良い。
【００９１】
図１２に示された入出力記録ファイルは、スキャナからの画像が入出力Ｉ／Ｆ１８で受信することにより作成されたものであるが、スキャナからの画像が電子メールで受信される場合は、当該電子メールに添付された画像（添付ファイル）が解析され、本実施の形態におけるＩＤが画像に含まれるか否かが判別され、含まれる場合には入出力記録ファイルの作成がなされるように構成されても良い。
【００９２】
図９に戻って、ステップＳ９０６では、入出力記録部１０５は、ステップＳ９０１で取得した画像データに含まれるコードの画像によって特定されるＩＤを含むレコードテーブルを、ステップＳ９０２で取得したＩＤを追加するように更新させて、処理をリターンさせる。ここで、ステップＳ９０６で更新されるレコードテーブルの一例を表５に示す。
【００９３】
【表５】
0005347280.tif 000006
【００９４】
表５を参照して、このレコードテーブルは、表４に示したレコードテーブルに、さらに、「１２６」というＩＤを付されたデータが追加されたものである。「１２６」では、親ＩＤの欄には「１２５」と記載されている。これは、「１２６」というＩＤが対応する画像の入力が、「１２５」というＩＤを付された印刷処理によって印刷された画像の入力であることを意味する。なお、「１２６」というＩＤに対応して入力された画像には、「１２５」というＩＤに対応して印刷された用紙に対して、ユーザがメモ書き等の、フリーハンドでの記入した画像も含まれる。つまり、図７を参照して説明したように、電子メールを印刷させる場合に、当該電子メールのデータとともにコード画像をプリンタへ送信することにより、当該電子メールが印刷された用紙上に、印刷された内容が情報処理装置１において管理されている電子メールと関連を有することを示す画像も印刷させることができる。これにより、ユーザが、そのような用紙にフリーハンドで情報を書き加えた後、スキャナ２２１に、当該用紙上に表わされた画像を読込ませ、情報処理装置１に当該画像データを入力した場合、当該画像データが、情報処理装置１において、元の電子メールに関連付けられて、管理されることになる。
【００９５】
以上説明した本実施の形態では、情報処理装置１において電子メールが受信されると、当該電子メールおよびそれに関連する処理が、レコードテーブルにおいて管理される。また、これらの情報は、単に管理されるだけでなく、ユーザに対して表示されることも可能である。
【００９６】
たとえば、図１４には、メーラ１４１によって、複数の電子メールについての入出力ファイルにおけるタイトル（subject）が、対応する入出力記録ファイルが作成された時刻の順番に、メール表示装置６１において表示されている状態が示されている。具体的には、図１４には、各入出力記録ファイルに対応した入出力記録９１１〜９１６が示されている。なお、メール表示装置６１は、ＣＰＵ１１によるメーラ１４１の実行に基づいてモニタ６０上への画像表示を行なうことにより実現されるものである。
【００９７】
そして、この中の１つの入出力記録、たとえば入出力記録９１１，９１４，９１５，９１６のいずれかに対して、操作部１０を介して操作がなされると、メール表示装置６１では、図１５に示されるように、操作された入出力記録と関連する入出力記録が別の表示領域９２０にツリー表示される。このツリー表示は、操作された入出力記録が含まれるレコードテーブルを参照して、関連する入出力記録ファイルを抽出し、その内容に基づいて表示画面を生成することによって行なわれる。具体的には、入出力記録９１１が含まれるレコードテーブルにおいて、入出力記録９１４，９１５，９１６が関連付けられていたとすれば、これらのうちいずれかに対して選択する操作がなされることにより、対応する入出力記録ファイルを抽出し、それらの中の時刻やタイトルを参照することで図１５に示すような表示画面９２１，９２４，９２５，９２６を生成するとともに、上記のように生成される表示画面では、それらの表示画像が関連付けて配置される。図１５の例では、親ＩＤとなる入出力記録が上位に表示され、子ＩＤとなる入出力が下位に表示され、相互の関係が矢印にて示されている。
【００９８】
また、本実施の形態において、情報処理装置１において受信された電子メールについて、当該受信メールの添付ファイルに対する処理も上記レコードテーブルにおいて管理されても良い。このような管理を行なうには、たとえば、或るアプリケーションプログラムが実行されることにより添付ファイルが処理される場合、入出力記録部１０５は、当該処理の開始時にＩＤ生成管理部１０３から新規のＩＤを取得し、当該アプリケーションプログラムに渡すとともに、その旨を示す入出力記録ファイルを作成する。そして、当該アプリケーションプログラムは、たとえば上記添付ファイルを印刷する際に、その旨を新規のＩＤとともに入出力記録部１０５に通知する。これに応じて、入出力記録部１０５は、さらに新規のＩＤを取得し、受信メールの添付ファイルが印刷されたことに対応する新たな入出力記録ファイルを作成する。
【００９９】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【０１００】
【図１】本発明の一実施の形態である情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施の形態において、情報処理装置を文書情報管理装置として機能させるためのプログラムと、これらプログラムによって生成されるデータと、外部の入出力装置との関係を示す概念図である。
【図３】本発明の一実施の形態において、プログラム群が図１のＣＰＵにより実行された場合のメール処理装置としての機能を説明するための図である。
【図４】メーラとして機能する図１のＣＰＵが実行する情報管理処理のフローチャートである。
【図５】図４のメール受信用入出力記録ファイル作成処理のサブルーチンのフローチャートである。
【図６】図４の返信送信用入出力記録ファイル作成処理のサブルーチンのフローチャートである。
【図７】図４のメール印刷処理のサブルーチンのフローチャートである。
【図８】図４のメール印刷用入出力記録ファイル作成処理のサブルーチンのフローチャートである。
【図９】図４の画像入力用入出力記録ファイル作成処理のサブルーチンのフローチャートである。
【図１０】図１の情報処理装置において作成される入出力記録ファイルの一例を示す図である。
【図１１】図１の情報処理装置において作成される入出力記録ファイルの他の例を示す図である。
【図１２】図１の情報処理装置において作成される入出力記録ファイルのさらに他の例を示す図である。
【図１３】図１の情報処理装置から送信されたデータが紙出力された状態の一例を模式的に示す図である。
【図１４】図１の情報処理装置のレコードテーブルにおいて管理される入出力記録名の表示態様の一例を示す図である。
【図１５】図１の情報処理装置のレコードテーブルにおいて管理される入出力記録名の表示態様の他の例を示す図である。
【図１６】図１の情報処理装置においてＣＰＵがメーラを実行することにより表示される画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１０１】
１  情報処理装置、１０  操作部、１１  ＣＰＵ、１２  ＲＡＭ、１３  ＲＯＭ、１４  ハードディスク、１５  各種回路、１６  通信Ｉ／Ｆ、１７  画像Ｉ／Ｆ、１８  入出力Ｉ／Ｆ、１９  メディアＩ／Ｆ、２０  入出力装置、５０  ハブ、６０  モニタ、６１  メール表示装置、１００  メール処理装置、１０１  メール管理部、１０２  出力部、１０３  ＩＤ生成管理部、１０４  入力部、１０５  入出力記録部、１４０  入出力管理情報記憶部、１４１  メーラプログラム、１４２  プリンタドライバ、１４３  スキャナドライバ、１４４  ＯＳプログラム、１４５  アプリケーションプログラム、２００  メールサーバ、２１０  出力装置、２１１  プリンタ、２２０  入力装置、２２１  スキャナ。
【図１】
0005347280.tif 000007
【図２】
0005347280.tif 000008
【図３】
0005347280.tif 000009
【図４】
0005347280.tif 000010
【図５】
0005347280.tif 000011
【図６】
0005347280.tif 000012
【図７】
0005347280.tif 000013
【図８】
0005347280.tif 000014
【図９】
0005347280.tif 000015
【図１０】
0005347280.tif 000016
【図１１】
0005347280.tif 000017
【図１２】
0005347280.tif 000018
【図１３】
0005347280.tif 000019
【図１４】
0005347280.tif 000020
【図１５】
0005347280.tif 000021
【図１６】
0005347280.tif 000022