(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信先の設定を支援する装置であって、
前記電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、当該送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、
前記電子メールの送信先アドレスを入力する第１の入力欄及び第２の入力欄を表示し、前記検出部により検出された前記初期アドレスに前記電子メールを送信すると当該電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報と、当該初期アドレスの代わりとなる代替アドレスとが登録されている場合に、当該状態情報が登録されている旨を通知する通知情報と、当該第１の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第１の代替アドレス用オブジェクト、当該第２の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第２の代替アドレス用オブジェクト及び当該代替アドレスに対応する第３の代替アドレス用オブジェクトを含む代替アドレス情報とを、当該電子メールの本文に表示し、当該第１の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第１の入力欄を表示し、当該第２の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第２の入力欄を表示し、当該第３の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該第１の入力欄及び当該第２の入力欄のうちの当該代替アドレスが入力された入力欄から当該代替アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示する表示部と
を備えた、装置。
【請求項２】
前記表示部は、前記状態情報と前記代替アドレスとが登録されている場合に、前記第１の入力欄及び前記初期アドレスに対応する第１の初期アドレス用オブジェクト、前記第２の入力欄及び前記初期アドレスに対応する第２の初期アドレス用オブジェクト及び前記初期アドレスに対応する第３の初期アドレス用オブジェクトを含む初期アドレス情報を、前記電子メールの本文に更に表示し、当該第１の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該初期アドレスを入力した状態で当該第１の入力欄を表示し、当該第２の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該初期アドレスを入力した状態で当該第２の入力欄を表示し、当該第３の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該第１の入力欄及び当該第２の入力欄のうちの当該初期アドレスが入力された入力欄から当該初期アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示する、請求項１の装置。
【請求項３】
前記表示部は、特定のオブジェクトを含む前記通知情報を表示し、当該特定のオブジェクトに対するユーザ操作に応じて、前記所定期間を示す情報を表示する、請求項１の装置。
【請求項４】
前記表示部は、前記代替アドレスが特定のカテゴリに関連付けて登録されている場合に、当該代替アドレスが当該特定のカテゴリの電子メールに関して前記初期アドレスの代わりとなることを更に示す前記代替アドレス情報を表示する、請求項１の装置。
【請求項５】
他の装置から電子メールを受信する受信部を更に備え、
前記検出部は、前記受信部により受信された前記電子メールの送信先アドレスを検出し、
前記表示部は、前記検出部により検出された前記送信先アドレスに送信された前記電子メールが所定期間閲覧されない状態になっている場合に、その旨を通知する通知情報を表示する、請求項１の装置。
【請求項６】
電子メールの送信先の設定を支援する装置であって、
前記電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、当該送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、
前記検出部により検出された前記初期アドレスに前記電子メールを送信すると当該電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報と、当該初期アドレスの代わりとなる代替アドレスとが登録されているかどうかを判定する判定部と、
前記電子メールの送信先アドレスを入力する第１の入力欄及び第２の入力欄を表示し、前記判定部により前記状態情報と前記代替アドレスとが登録されていると判定された場合に、当該状態情報が登録されている旨を通知する通知情報と、前記初期アドレスの情報、当該第１の入力欄及び当該初期アドレスに対応する第１の初期アドレス用オブジェクト、当該第２の入力欄及び当該初期アドレスに対応する第２の初期アドレス用オブジェクト及び当該初期アドレスに対応する第３の初期アドレス用オブジェクトを含む初期アドレス情報と、当該代替アドレスの情報、当該第１の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第１の代替アドレス用オブジェクト、当該第２の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第２の代替アドレス用オブジェクト及び当該代替アドレスに対応する第３の代替アドレス用オブジェクトを含む代替アドレス情報とを、当該電子メールの本文に表示し、当該第１の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該初期アドレスを入力した状態で当該第１の入力欄を表示し、当該第２の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該初期アドレスを入力した状態で当該第２の入力欄を表示し、当該第３の初期アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該第１の入力欄及び当該第２の入力欄のうちの当該初期アドレスが入力された入力欄から当該初期アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示し、当該第１の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第１の入力欄を表示し、当該第２の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第２の入力欄を表示し、当該第３の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該第１の入力欄及び当該第２の入力欄のうちの当該代替アドレスが入力された入力欄から当該代替アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示する表示部と
を備えた、装置。
【請求項７】
電子メールの送信先の設定を支援する方法であって、
前記電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、当該送信先アドレスを初期アドレスとして検出するステップと、
前記電子メールの送信先アドレスを入力する第１の入力欄及び第２の入力欄を表示し、検出された前記初期アドレスに前記電子メールを送信すると当該電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報と、当該初期アドレスの代わりとなる代替アドレスとが登録されている場合に、当該状態情報が登録されている旨を通知する通知情報と、当該第１の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第１の代替アドレス用オブジェクト、当該第２の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第２の代替アドレス用オブジェクト及び当該代替アドレスに対応する第３の代替アドレス用オブジェクトを含む代替アドレス情報とを、当該電子メールの本文に表示するステップと、
前記第１の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、前記代替アドレスを入力した状態で前記第１の入力欄を表示し、前記第２の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、前記代替アドレスを入力した状態で前記第２の入力欄を表示し、前記第３の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、前記第１の入力欄及び前記第２の入力欄のうちの前記代替アドレスが入力された入力欄から当該代替アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示するステップと
を含む、方法。
【請求項８】
電子メールの送信先の設定を支援する装置としてコンピュータを機能させるプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、当該送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、
前記電子メールの送信先アドレスを入力する第１の入力欄及び第２の入力欄を表示し、前記検出部により検出された前記初期アドレスに前記電子メールを送信すると当該電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報と、当該初期アドレスの代わりとなる代替アドレスとが登録されている場合に、当該状態情報が登録されている旨を通知する通知情報と、当該第１の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第１の代替アドレス用オブジェクト、当該第２の入力欄及び当該代替アドレスに対応する第２の代替アドレス用オブジェクト及び当該代替アドレスに対応する第３の代替アドレス用オブジェクトとを含む代替アドレス情報とを、当該電子メールの本文に表示し、当該第１の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第１の入力欄を表示し、当該第２の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該代替アドレスを入力した状態で当該第２の入力欄を表示し、当該第３の代替アドレス用オブジェクトに対するユーザ操作があると、当該第１の入力欄及び当該第２の入力欄のうちの当該代替アドレスが入力された入力欄から当該代替アドレスを削除した状態で当該入力欄を表示する表示部と
して機能させる、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールに関する設定を支援する装置及び方法に関する。特に、本発明は、電子メールの送信先の設定を支援する装置及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールは、企業等の組織にとって中心的なコミュニケーション手段となっている。電子メールは、電話と異なり、リアルタイムの応答を要求するものではないことから、特に緊急ではない場合の連絡手段として用いられることが多い。ところが、電子メールの送信先のユーザが電子メールを閲覧できない状態が長期間にわたって続くと、電子メールの送信者が予想する以上の期間にわたって電子メールが閲覧されないことになり、業務に支障をきたす一因にもなる。
【０００３】
そこで、従来から、電子メールの送信先のユーザが不在である旨を電子メールの送信者に通知する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１では、サーバが、メールの送信があると、メールの送信者から入力された宛先より、受信者側のスケジュールを取得し、受信時刻とスケジュール内の不在開始・終了時刻を比較することにより、必要な不在情報（不在期間、不在内容、不在区分等）を取り出してその詳細を送信者に通知している。
【０００４】
また、従来から、電子メールの送信先のユーザが不在であれば電子メールを代替のユーザに受信させる技術も提案されている（例えば、特許文献２、３参照）。
特許文献２では、メール送信者が期限付きのメールを不在者に送信した場合、不在の受信者が予め定めた自動転送名簿に従ってメールを自動転送し、自動転送された別な受信者が受信通知をすると自動転送名簿に反映して、メールの送信者と不在であった最初の受信者が転送常態を確認できるようにしている。特許文献３では、ユーザが予め複数の代理受信者を登録し、代理受信区分の項目が「代理受信許可」とされている件のみ各代理受信者に受信させるようにしている。
【０００５】
更に、電子メールを読み出すタイミングの遅れによる電子メールの無駄の発生を防止するものとしては、メールがアップロードされたときにその宛先のユーザが代理着信対象者であれば対応する代理着信管理者にメール着信を報知するためのメール着信情報を生成し、ユーザがアクセスしてきたときにそのユーザが代理着信管理者であれば対応するメール着信情報を通知する技術（例えば、特許文献４参照）が公知である。
【０００６】
更にまた、電子メールの送信先の設定を簡易化するものとしては、受信した電子メールの宛先メールアドレス内に特定キーワードが存在すれば、特定キーワードを含む宛先を実アドレスに変換して配信する技術（例えば、特許文献５参照）や、利用頻度順の宛先管理に加えて、日、週、月といった時間単位での受信発信両方の使用頻度をキーとして、また、時間単位の使用頻度だけでは対応できない（年に１、２回程度ではあるが、必ず毎年使用するといった）送信相手のメールアドレス管理のために、メールの主題からキーワードを抽出し、それをキーとして宛先を管理する技術（例えば、特許文献６参照）が公知である。
【０００７】
【特許文献１】特開平９−１３４３９０号公報
【特許文献２】特開平１１−４２５１号公報
【特許文献３】特開平７−４６２７０号公報
【特許文献４】特開平６−６２０４５号公報
【特許文献５】特開平１０−１７３６９７号公報
【特許文献６】特開２００２−１９７０２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
特許文献１〜４に示されるように、電子メールの送信先のユーザが電子メールを一定期間閲覧できない場合に何らかの対策を講ずる技術は種々提案されていた。
しかしながら、特許文献１の技術では、電子メールを送信した後でないと、電子メールの送信者は、電子メールの送信先のユーザが不在であることを知ることができない。また、特許文献２の技術でも、電子メールを送信した後でないと、電子メールの送信者は、電子メールが代替のユーザに転送されたことを知ることができない。更に、特許文献３、４の技術には、電子メールが代替のユーザに転送されたことや、電子メールの着信が代替のユーザに報知されたことを、電子メールの送信者に通知するという思想がない。
【０００９】
仮に、電子メールの送信先のユーザが電子メールを一定期間閲覧できないことが電子メールの送信前に分かっているとすれば、電子メールの送信者は、電子メールの送信を中止するというアクションを選択することもできる。また、マネージャ、秘書、プロジェクトリーダ等を代替連絡先として電子メールを送信するというアクションを選択することもできる。ところが、これら特許文献の技術では、高々、電子メールの送信先のユーザが電子メールを一定期間閲覧できないことを電子メールの送信後に知って次のアクションを起こせるに過ぎないので、処理に遅延が発生するという問題点がある。
【００１０】
尚、特許文献５、６は、電子メールの送信先の設定を簡易化するものではあるが、電子メールの送信先のユーザが電子メールを一定期間閲覧できない場合における送信先の設定に関する手段を提供するものではない。
【００１１】
本発明の目的は、電子メールをある送信先に送信すると電子メールが所定期間閲覧できない状態になることを、電子メールの送信前に知ることができるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
かかる目的のもと、本発明は、電子メールの送信先の設定を支援する装置であって、電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、検出部により検出された初期アドレスに電子メールを送信すると電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報が登録されている場合に、その旨を通知する通知情報を表示する表示部とを備えた、装置を提供する。
【００１３】
ここで、表示部は、特定のオブジェクトを含む通知情報を表示し、特定のオブジェクトに対するユーザ操作に応じて、所定期間を示す情報を表示する、ものであってよい。
また、表示部は、状態情報に加えて、初期アドレスの代わりとなる代替アドレスが登録されている場合に、代替アドレスを示す代替アドレス情報を更に表示する、ものであってよい。この場合において、表示部は、代替アドレスが特定のカテゴリに関連付けて登録されている場合に、代替アドレスが特定のカテゴリの電子メールに関して初期アドレスの代わりとなることを更に示す代替アドレス情報を表示する、ものであってよい。また、表示部は、電子メールの送信先アドレスを入力する入力欄を更に表示し、入力欄及び代替アドレスに対応するオブジェクトに対するユーザ操作があると、代替アドレスを入力した状態で入力欄を表示する、ものであってよい。更に、表示部は、電子メールの送信先アドレスを入力する入力欄を更に表示し、入力欄に対応して予め決められた方法で、代替アドレスに対応するオブジェクトに対するユーザ操作があると、代替アドレスを入力した状態で入力欄を表示する、ものであってよい。
【００１４】
更に、表示部は、電子メールの送信先アドレスを入力する入力欄を更に表示し、初期アドレスに対応するオブジェクトに対するユーザ操作があると、入力欄に入力されていた初期アドレスが削除された状態で入力欄を表示する、ものであってよい。
更にまた、この装置は、他の装置から電子メールを受信する受信部を更に備え、検出部は、受信部により受信された電子メールの送信先アドレスを検出し、表示部は、検出部により検出された送信先アドレスに送信された電子メールが所定期間閲覧されない状態になっている場合に、その旨を通知する通知情報を表示する、ものであってよい。
【００１５】
また、本発明は、電子メールの送信先の設定を支援する装置であって、電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、検出部により検出された初期アドレスに電子メールを送信すると電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報と、初期アドレスの代わりとなる代替アドレスとが登録されているかどうかを判定する判定部と、電子メールの送信先アドレスを入力する入力欄を表示し、判定部により状態情報と代替アドレスとが登録されていると判定された場合に、代替アドレスの情報と、入力欄及び代替アドレスに対応するオブジェクトとを含む代替アドレス情報を表示し、オブジェクトに対するユーザ操作があると、代替アドレスを入力した状態で入力欄を表示する表示部とを備えた、装置も提供する。
【００１６】
また、本発明は、電子メールの送信先の設定を支援する方法であって、電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、送信先アドレスを初期アドレスとして検出するステップと、検出された初期アドレスに電子メールを送信すると電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報が登録されている場合に、その旨を通知する通知情報を表示するステップとを含む、方法も提供する。
【００１７】
更に、本発明は、電子メールの送信先の設定を支援する装置としてコンピュータを機能させるプログラムであって、コンピュータを、電子メールの送信先アドレスを入力するユーザ操作に応じて、送信先アドレスを初期アドレスとして検出する検出部と、検出部により検出された初期アドレスに電子メールを送信すると電子メールが所定期間閲覧されない状態になることを示す状態情報が登録されている場合に、その旨を通知する通知情報を表示する表示部として機能させる、プログラムも提供する。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、電子メールをある送信先に送信すると電子メールが所定期間閲覧できない状態になることを、電子メールの送信前に知ることができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態（以下、「実施の形態」という）について詳細に説明する。
まず、本実施の形態が適用されるコンピュータシステムについて説明する。
図１は、このようなコンピュータシステムの全体構成例を示した図である。
図示するように、このコンピュータシステムは、メールサーバ１０と、クライアント２０ａと、クライアント２０ｂと、クライアント２０ｃとが、ネットワーク８０を介して接されている。
【００２０】
メールサーバ１０は、電子メールの送信や受信を行うサーバコンピュータである。厳密には、他ネットワークのユーザに電子メールを送信するＳＭＴＰサーバ、自ネットワーク内のユーザ宛てに送られてきた電子メールを保管してユーザからの受信要求に対応するＰＯＰサーバ等があるが、ここでは、これらを区別せず、メールサーバ１０として示している。また、本実施の形態において、メールサーバ１０は、各ユーザが不在の場合に自身のメールアドレスに代えて電子メールの送信先とするメールアドレス（以下、「代替アドレス」という）を保持し、電子メールを送信しようとするユーザからの問い合わせに対して、代替アドレスを応答として返信する。
【００２１】
クライアント２０ａ、２０ｂ、２０ｃは、ユーザが使用するＰＣ等の端末装置である。より詳しくは、各ユーザが、代替アドレスを登録したり、電子メールに設定した送信先アドレスのユーザが不在の場合に代替アドレスを再設定して送信したり、電子メールを受信したりするために用いられる端末装置である。例えば、クライアント２０ａが、代替アドレスをメールサーバ１０に登録し、クライアント２０ｂが、電子メールの送信先のユーザが不在であるかをメールサーバ１０に問い合わせ、不在であれば代替アドレスを再設定して電子メールをクライアント２０ｃに送信し、クライアント２０ｃが、クライアント２０ｂにより送信された電子メールを受信してユーザに閲覧させる。尚、図では、３台のクライアントしか示していないが、３台以上のクライアントを設けてもよい。また、以下で、クライアント２０ａ、２０ｂ、２０ｃを区別しない場合は、単に「クライアント２０」ということもある。
ネットワーク８０は、メッセージの交換に用いる通信手段である。このネットワーク８０としては、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）が例示される。
【００２２】
このような構成を有するコンピュータシステムにおいて、本実施の形態では、電子メールを作成する際に、電子メールの送信先のユーザのメールアドレス（送信先アドレス）をアドレス入力欄に入力すると、そのユーザのステータスが表示される。このとき、長期休暇等、すぐに連絡が取れないことが分かる場合は、その送信先アドレスの代わりとなる代替アドレスの情報をメール本文に表示する。そして、この代替アドレスの情報を用いて、電子メールの送信先アドレスを再設定する。
【００２３】
次に、このような概略動作を、具体例を用いて説明する。
まず、例えば長期休暇等による不在のように、電子メールを所定期間閲覧できない状態になるのに先立ち、メールサーバ１０に自身の不在に関する情報（以下、「不在情報」という）を登録する際の概略動作について説明する。
図２に、あるユーザの不在情報を登録するのに用いられる表示画面例を示す。
この表示画面例は、複数のタブからなっており、例えば一番左側の「Ｄａｔｅｓ」タブでは、不在になる期間を指定できるようになっている。
【００２４】
また、本実施の形態では、一番右側の「Ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ」タブで、代替アドレスを指定できるようになっている。その際、各代替アドレスに対して、電子メールのカテゴリの一例である目的が定義されている。即ち、各代替アドレスが、如何なる目的の電子メールに関する代替アドレスであるかが定義されている。図では、「Hiroshige Ochimizu/JAPAN/IBM」及び「Ichiro Yamada/JAPAN/IBM」が「Project1」について送信される電子メールに関する代替アドレスであり、「Jiro Yamada/JAPAN/IBM」が「Project2」について送信される電子メールに関する代替アドレスである。また、「Taro Yamada/JAPAN/IBM」は、特定の目的について送信される電子メール以外の電子メールに関する代替アドレスである。例えば、このユーザのマネージャや秘書のメールアドレスをそのような代替アドレスとして登録すればよい。尚、マネージャや秘書のメールアドレスは、社員のメールアドレスを管理するシステムと連動して自動的に取得するようにしてもよい。
図では、現在のステータスとして「Ｄｉｓａｂｌｅｄ」、即ち、不在通知機能がまだ動作していないことを示しているが、「Ｅｎａｂｌｅ」ボタンをクリックすると不在通知機能が有効化され、現在のステータスが「Ｅｎａｂｌｅｄ」に変更される。
【００２５】
次に、クライアント２０の画面上のアドレス入力欄に対して、電子メールの送信者が送信先アドレスを入力し、その送信先アドレスに対応するユーザが不在であれば、代替アドレスを設定する際の概略動作について説明する。
図３に、電子メールの送信者がアドレス入力欄に最初に送信先アドレスを入力した時点での表示画面例を示す。尚、以下では、この最初に入力した送信先アドレスを「初期アドレス」と呼ぶことにする。
この場合、アドレス入力欄に入力された初期アドレスに対応するユーザが不在であれば、その旨を通知する情報（以下、「通知情報」という）を表示する。
図の例では、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」と「Shingo Kato/JAPAN/IBM」が不在であるので、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」が不在であることを通知する通知情報４０１と、「Shingo Kato/JAPAN/IBM」が不在であることを通知する通知情報４０２とが表示されている。尚、通知情報４０１、４０２には、詳細を知るための操作方法を知らせる「Click here to see more information.」という記述も含まれている。
【００２６】
そこで、ユーザが、この記述における特定のオブジェクトの一例である「here」にマウスカーソルを位置付けてクリックすると、より詳細な情報（以下、「詳細情報」という）が表示される。
本実施の形態において、この詳細情報の表示から代替アドレスの設定までの動作としては２つの方法を考えているので、以下、これらを順に説明する。
まず、図４に、詳細情報が表示された時点での第１の表示画面例を示す。
図では、通知情報４０１における「here」がクリックされたものとして、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」に関する詳細情報４１０を表示している。
この場合、詳細情報４１０には、初期アドレスの設定や削除を行うための初期アドレス情報４１１、不在期間を示す期間情報４１２、代替アドレスの設定や削除を行うための代替アドレス情報４１３〜４１５が含まれる。ここで、初期アドレス情報４１１、代替アドレス情報４１３〜４１５は、オブジェクトの一例であるボタン（「Ｔｏ」ボタン、「Ｃｃ」ボタン、「Ｄｅｌ」ボタン）を含む。「Ｔｏ」ボタンは、対応するメールアドレスを、Ｔｏアドレス用のアドレス入力欄（以下、「Ｔｏアドレス入力欄」という）に入力するためのボタンである。また、「Ｃｃ」ボタンは、対応するメールアドレスを、Ｃｃアドレス用のアドレス入力欄（以下、「Ｃｃアドレス入力欄」という）に入力するためのボタンである。更に、「Ｄｅｌ」ボタンは、Ｔｏアドレス入力欄又はＣｃアドレス入力欄に既に入力されているメールアドレスを削除するためのボタンである。
【００２７】
尚、詳細情報４１０を電子メールの本文に含める必要がない場合には、通知情報４０１の右端の「×」をクリックすることで再び見えないようにすることができる。
また、通知情報は、電子メールの送信先のユーザのうち、不在情報を設定しているユーザの数だけ表示される。但し、そのようなユーザが多数あり、詳細情報を表示することで全ての通知情報を画面に表示することができない場合は、一部の通知情報のみが同時に見えるようにしてもよい。
【００２８】
その後、電子メールの送信者は、代替アドレス情報を見て送信先アドレスを再設定する。
図５に、送信先アドレスを再設定する際の表示画面例を示す。
図では、初期アドレス情報４１１内の「Ｄｅｌ」ボタンをクリックすることにより、Ｔｏアドレス入力欄に入力されていた「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」を削除している。また、代替アドレス情報４１３内の右側の「Ｃｃ」ボタンをクリックすることにより、Ｃｃアドレス入力欄に「Ichiro Yamada/JAPAN/IBM」を入力している。
【００２９】
尚、「Ｔｏ」ボタンは、対応するメールアドレスが既にＴｏアドレス入力欄に入力されている場合に、「Ｃｃ」ボタンは、対応するメールアドレスが既にＣｃアドレス入力欄に入力されている場合に、「Ｄｅｌ」ボタンは、対応するメールアドレスがＴｏアドレス入力欄、Ｃｃアドレス入力欄の何れにも入力されていない場合に、それぞれ、グレイアウトされて選択できないようにするとよい。具体的には、初期アドレス情報４１１において、図４では「Ｔｏ」ボタンがグレイアウトで表示されているが、図５で「Ｄｅｌ」ボタンがクリックされると、「Ｔｏ」ボタンはグレイアウトではなくなり、「Ｄｅｌ」ボタンがグレイアウトで表示される。また、代替アドレス情報４１３の右側のボタン群において、図４では「Ｄｅｌ」ボタンがグレイアウトで表示されているが、図５で「Ｃｃ」ボタンがクリックされると、「Ｄｅｌ」ボタンはグレイアウトではなくなり、「Ｃｃ」ボタンがグレイアウトで表示される。
【００３０】
また、このとき、初期アドレス情報や代替アドレス情報内のメールアドレスにアドレスの種別に応じた色を付して表示しておき、何れかのボタンがクリックされた場合に、その色を変更するようにしてもよい。一例として、Ｔｏアドレスを赤色で表示し、Ｃｃアドレスを緑色で表示し、何れでもないメールアドレスを黒色で表示する場合を考える。この場合、初期アドレス情報４１１内の「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」は図４では赤色で表示されるが、図５で「Ｄｅｌ」ボタンがクリックされると黒色に変更される。また、代替アドレス情報４１３内の「Ichiro Yamada/JAPAN/IBM」は図４では黒色で表示されるが、図５で「Ｃｃ」ボタンがクリックされると緑色に変更される。
【００３１】
次に、図３の通知情報４０１における「here」にマウスカーソルを位置付けてクリックして詳細情報を表示した時点での第２の表示画面例について説明する。
図６に、このときの第２の表示画面例を示す。
図では、通知情報４０１における「here」がクリックされたものとして、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」に関する詳細情報４２０を表示している。
この場合、詳細情報４２０には、初期アドレスの設定や削除を行うための初期アドレス情報４２１（不在期間の情報を含む）、代替アドレスの設定や削除を行うための代替アドレス情報４２２〜４２４が含まれる。ここで、初期アドレス情報４２１、代替アドレス情報４２２〜４２４には、第１の表示画面例と異なり、「Ｔｏ」ボタン、「Ｃｃ」ボタン、「Ｄｅｌ」ボタンは含まれていない。その代わり、ユーザ名の記述をクリックすることにより、Ｔｏアドレス入力欄やＣｃアドレス入力欄へのメールアドレスの追加や、Ｔｏアドレス入力欄やＣｃアドレス入力欄からのメールアドレスの削除が行えるようになっている。例えば、ユーザ名の記述にマウスカーソルを位置付けてマウスをクリックした場合、そのユーザ名に対応するメールアドレスがＴｏアドレス入力欄に入力されていなければ、そのメールアドレスをＴｏアドレス入力欄に入力し、そのユーザ名に対応するメールアドレスがＴｏアドレス入力欄に入力されていれば、そのメールアドレスをＴｏアドレス入力欄から削除する。また、ユーザ名の記述にマウスカーソルを位置付けてキーボードの「Ｃｔｒｌ」キーを押しながらマウスをクリックした場合、そのユーザ名に対応するメールアドレスがＣｃアドレス入力欄に入力されていなければ、そのメールアドレスをＣｃアドレス入力欄に入力し、そのユーザ名に対応するメールアドレスがＣｃアドレス入力欄に入力されていれば、そのメールアドレスをＣｃアドレス入力欄から削除する。
【００３２】
また、このようにして代替アドレスを設定し、又は、代替アドレスを設定せずに送信された電子メールを他のクライアント２０で受信した場合の動作の概略についても説明しておく。
図７に、在席しているユーザが、受信した電子メールを閲覧した時点での表示画面例を示す。
ここでは、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」が不在であるとする。すると、Ｔｏアドレス入力欄の「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」が強調表示される。例えば、色を付したり、下線を施したりすることが考えられるが、図では太字で示している。そして、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」が不在であることを通知する通知情報４３１が表示される。これにより、電子メールを受信したユーザは、同じ電子メールを受信した自分以外のユーザが不在である場合に、自分が何らかのアクションを起こさなければならないことを知ることができる。
尚、ここでも、通知情報４３１の「here」をクリックすることにより、詳細情報を見ることができるようになっている。但し、この場合、電子メールは送信済のため、代替アドレス情報が表示されることはなく、例えば不在期間の情報が表示される。
【００３３】
次に、以上のような動作を行うコンピュータシステムについて詳細に説明する。
まず、このコンピュータシステムの機能構成について説明する。
図８は、メールサーバ１０及びクライアント２０の機能構成例を示したブロック図である。
まず、メールサーバ１０の機能構成を説明する。
図示するように、メールサーバ１０は、送信部１１と、登録データ記憶部１２と、メッセージ生成部１３と、受信部１９とを備える。
【００３４】
送信部１１は、クライアント２０に対して電子メールを送信する。また、本実施の形態では、特に、クライアント２０からの問い合わせに応じて、初期アドレスに関連付けられた不在情報を設定したメッセージをクライアント２０に送信する。
登録データ記憶部１２は、ユーザが登録した不在情報を登録データとして記憶する。ここで、不在情報は、例えば、図２に示したような画面から登録される情報であり、不在であるかどうかの区分、不在となる期間、不在中に電子メールを自分の代わりに受信するユーザのメールアドレス（代替アドレス）等を含む。本実施の形態では、電子メールが所定期間閲覧できない状態になることを示す状態情報の一例として、不在情報を用いている。
メッセージ生成部１３は、登録データ記憶部１２に記憶された登録データの中に、クライアント２０から問い合わせを受けた初期アドレスに関連付けられた不在情報があれば、その不在情報を抽出データとして抽出する。そして、抽出データが抽出されれば、これを設定したメッセージを生成する。
受信部１９は、クライアント２０から初期アドレスに対応するユーザが不在であるかどうかの問い合わせを受信する。
【００３５】
次に、クライアント２０の機能構成を説明する。
図示するように、クライアント２０は、送信部２１と、操作受付部２２と、不在判定部２３と、表示部２４と、抽出データ記憶部２５と、詳細情報生成部２６と、アドレス更新部２６ａと、詳細情報更新部２６ｂと、詳細情報記憶部２７と、受信部２９とを備える。
【００３６】
送信部２１は、電子メールをメールサーバ１０に送信する。特に、本実施の形態では、入力された初期アドレスに対応するユーザが不在かどうかの問い合わせをメールサーバ１０に対して行う。
操作受付部２２は、アドレス入力欄に対する初期アドレスの入力、通知情報の上でのオブジェクトに対する操作、詳細情報の上でのオブジェクトに対する操作を受け付ける。本実施の形態では、電子メールの送信先アドレスを検出する検出部の一例として、操作受付部２２を設けている。
不在判定部２３は、メールサーバ１０から送られたメッセージに抽出データが設定されているかどうかを解析することにより、入力された初期アドレスに対応するユーザが不在かどうかを判定する。本実施の形態では、状態情報と代替アドレスとが登録されているかどうかを判定する判定部の一例として、不在判定部２３を設けている。
表示部２４は、入力された初期アドレスに対応するユーザが不在であることを通知する通知情報や、そのユーザの不在に関する詳細情報を表示する。
【００３７】
抽出データ記憶部２５は、不在判定部２３がメッセージから取り出した抽出データを記憶する。
詳細情報生成部２６は、通知情報の上でのオブジェクトに対する操作に応じて、入力された初期アドレスに対応するユーザの不在に関する詳細情報を、抽出データ記憶部２５に記憶された抽出データを用いて生成する。
詳細情報記憶部２７は、詳細情報生成部２６が生成した詳細情報を記憶する。
アドレス更新部２６ａは、詳細情報の上でのオブジェクトに対する操作に応じて、アドレス入力欄に代替アドレスを入力したり、アドレス入力欄に既に入力されていた初期アドレスを削除したりする。
詳細情報更新部２６ｂは、詳細情報の上でのオブジェクトに対する操作に応じて、詳細情報記憶部２７に記憶された詳細情報を更新する。
受信部２９は、電子メールを受信する。特に、本実施の形態では、抽出データが設定されたメッセージをメールサーバ１０から受信する。
【００３８】
以下、本実施の形態の動作について説明する。尚、本実施の形態において、電子メールの送信前の処理としては、図５に示した画面から送信先アドレスを再設定する場合と、図６に示した画面から送信先アドレスを再設定する場合とがある。また、図７に示したような電子メールの受信後の処理もある。そこで、以下では、これらを、電子メールの送信前の第１の動作例、電子メールの送信前の第２の動作例、電子メールの受信後の動作例に分けて説明する。
【００３９】
［電子メールの送信前の第１の動作例］
まず、図３に示したように、アドレス入力欄への初期アドレスの入力に応じて通知情報を表示する際の動作について説明する。
図９は、このときのクライアント２０及びメールサーバ１０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、Ｔｏアドレス入力欄又はＣｃアドレス入力欄に初期アドレスを入力する操作があると、操作受付部２２が、入力された初期アドレスを取得し、送信部２１に受け渡す（ステップ２０１）。ここでは、例えば、Ｔｏアドレス入力欄又はＣｃアドレス入力欄への送信先アドレスの入力中にコンマやセミコロン等の区切り記号が入力された時点で、区切り記号より前の文字列を初期アドレスと認識するようにするとよい。或いは、あるアドレス入力欄から他のアドレス入力欄等へフォーカスが移動した時点で、フォーカス移動前のアドレス入力欄に入力された文字列を初期アドレスと認識するようにしてもよい。
そして、送信部２１が、受け渡された初期アドレスをメールサーバ１０に送信する（ステップ２０２）。
【００４０】
これにより、メールサーバ１０では、受信部１９が、初期アドレスを受信してメッセージ生成部１３に受け渡す（ステップ１０１）。すると、メッセージ生成部１３は、渡された初期アドレスに対応するユーザの不在期間を登録データ記憶部１２から読み出し、現在日時がこの不在期間に含まれるかどうかを判定する（ステップ１０２）。
ここで、現在日時が不在期間に含まれると判定されれば、登録データ記憶部１２に記憶された登録データから、初期アドレスに対応する不在情報を抽出し、これを抽出データとする（ステップ１０３）。そして、抽出データを設定したメッセージを生成し、これを送信部１１に受け渡す（ステップ１０４）。その後、送信部１１は、渡されたメッセージをクライアント２０に返信する（ステップ１０５）。
一方、現在日時が不在期間に含まれていないと判定されれば、メッセージに抽出データが設定されることはなく、送信部１１が、抽出データを設定しないメッセージをクライアント２０に返信する（ステップ１０５）。
【００４１】
このようにしてメールサーバ１０がメッセージを返信すると、クライアント２０では、受信部２９が、メッセージを受信して不在判定部２３に受け渡す（ステップ２０３）。すると、不在判定部２３は、メッセージに抽出データが設定されているかどうかを判定する（ステップ２０４）。
その結果、抽出データが設定されていると判定されれば、不在判定部２３は、まず、入力された初期アドレスに対応するユーザが不在であることを通知する通知情報を生成して表示部２４に伝え、表示部２４が通知情報を表示する（ステップ２０５）。そして、通知情報内の所定箇所がクリックされた場合に詳細情報を表示するために、抽出データを取り出して抽出データ記憶部２５に記憶する（ステップ２０６）。
一方、抽出データが設定されていないと判定されれば、不在判定部２３は、通知情報の表示や抽出データの記憶を指示することなく処理を終了する。
【００４２】
次に、図４に示したように、通知情報の所定箇所をクリックすることにより詳細情報を表示する際の動作について説明する。
図１０は、このときのクライアント２０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、通知情報内の所定箇所（図４では「here」）にマウスカーソルを位置付けてマウスをクリックする操作があると、操作受付部２２が、その所定箇所に対応するユーザのメールアドレス（初期アドレス）を取得し、詳細情報生成部２６に受け渡す（ステップ２２１）。図４の例で言えば、通知情報４０１内の「here」がクリックされると、初期アドレス「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」を取得する。
【００４３】
そして、詳細情報生成部２６は、まず、詳細情報の初期アドレス情報のうち、初期アドレスに関する記述を生成する（ステップ２２２）。図４の例で言えば、「Masashi Miyazaki/JAPAN/IBM」という記述を生成する。また、初期アドレスに対応する「Ｔｏボタン」、「Ｃｃボタン」、「Ｄｅｌボタン」を生成する（ステップ２２３）。この場合、初期アドレスはＴｏアドレス入力欄に入力された送信先アドレスであるので、「Ｔｏ」ボタンはグレイアウトして選択されないようにする。尚、これらのボタンを生成する際には、各ボタンがクリックされると動作するプログラム（アドレス更新部２６ａ及び詳細情報更新部２６ｂ）も生成して各ボタンに関連付けておくものとする。
【００４４】
また、詳細情報生成部２６は、このユーザに対して登録された不在期間に関する記述（期間情報）を生成する（ステップ２２４）。具体的には、初期アドレスをキーに抽出データ記憶部２５を検索して不在期間を取り出し、記述を生成する。図４の例で言えば、「2007/12/18〜2008/01/07」という不在期間を取り出し、「I am out of the office from 2007/12/18 and will not return until 2008/01/07.」という期間情報を生成する。
【００４５】
次に、詳細情報生成部２６は、１つの目的に対応する代替アドレスのグループを取得する（ステップ２２５）。具体的には、初期アドレスをキーに抽出データ記憶部２５を検索して代替アドレスのグループと目的とを取り出す。図４の例で言えば、「Hiroshige Ochimizu/JAPAN/IBM」及び「Ichiro Yamada/JAPAN/IBM」からなる代替アドレスのグループと「Project1」という目的とを取り出す。
そして、この目的で送信される電子メールに関して初期アドレスの代わりとなる代替アドレスの記述を生成する（ステップ２２６）。図４の例で言えば、「please contact Hiroshige Ochimizu/JAPAN/IBM and Ichiro Yamada/JAPAN/IBM for Project1」という記述を生成する。また、この記述に含まれる各代替アドレスに対応する「Ｔｏボタン」、「Ｃｃボタン」、「Ｄｅｌボタン」を生成する（ステップ２２７）。この場合、Ｔｏアドレス入力欄に既に入力されている代替アドレスに対応する「Ｔｏ」ボタンはグレイアウトして選択されないようにし、Ｃｃアドレス入力欄に既に入力されている代替アドレスに対応する「Ｃｃ」ボタンはグレイアウトして選択されないようにし、何れのアドレス入力欄にも入力されていない代替アドレスに対応する「Ｄｅｌ」ボタンはグレイアウトして選択されないようにする。尚、これらのボタンを生成する際には、各ボタンがクリックされると動作するプログラム（アドレス更新部２６ａ及び詳細情報更新部２６ｂ）も生成して各ボタンに関連付けておくものとする。
【００４６】
その後、詳細情報生成部２６は、電子メールの目的が他に登録されているかどうかを判定する（ステップ２２８）。そして、他に目的が登録されていれば、ステップ２２５〜２２７の処理を繰り返す。これにより、図４の例で言えば、「please contact Jiro Yamada/JAPAN/IBM for Project2」という記述及びこの記述内の代替アドレスに対応するボタン、「please contact Taro Yamada/JAPAN/IBM for any other issues.」という記述及びこの記述内の代替アドレスに対応するボタンも生成されることになる。また、他に目的が登録されていなければ、詳細情報の生成を終了し、これまでに生成した詳細情報を表示部２４に受け渡す。
そして、表示部２４が、詳細情報生成部２６から渡された詳細情報を表示する（ステップ２２９）。
【００４７】
次いで、図５に示したように、詳細情報内のボタンをクリックすることにより送信先アドレスを再設定する際の動作について説明する。上述したように、詳細情報内のボタンには、「Ｔｏ」ボタン、「Ｃｃ」ボタン、「Ｄｅｌ」ボタンがあるので、これらのボタンがクリックされた場合の動作を分けて説明する。
図１１は、「Ｔｏ」ボタンがクリックされたときのクライアント２０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、「Ｔｏ」ボタンをクリックする操作があると、操作受付部２２が、クリックされた「Ｔｏ」ボタンに対応するメールアドレスを取得し、アドレス更新部２６ａ及び詳細情報更新部２６ｂに受け渡す（ステップ２４１）。
【００４８】
すると、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＴｏアドレス入力欄に入力して表示するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＴｏアドレス入力欄に入力した状態で表示する（ステップ２４２）。
また、詳細情報更新部２６ｂは、詳細情報記憶部２７に記憶された詳細情報に対し、クリックされた「Ｔｏ」ボタンを選択不可能にすると共に対応する「Ｄｅｌ」ボタンを選択可能にする更新を行って、更新後の詳細情報を表示部２４に受け渡し、表示部２４が、渡された詳細情報を表示する（ステップ２４３）。
【００４９】
図１２は、「Ｃｃ」ボタンがクリックされたときのクライアント２０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、「Ｃｃ」ボタンをクリックする操作があると、操作受付部２２が、クリックされた「Ｃｃ」ボタンに対応するメールアドレスを取得し、アドレス更新部２６ａ及び詳細情報更新部２６ｂに受け渡す（ステップ２５１）。
【００５０】
すると、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＣｃアドレス入力欄に入力して表示するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＣｃアドレス入力欄に入力した状態で表示する（ステップ２５２）。
また、詳細情報更新部２６ｂは、詳細情報記憶部２７に記憶された詳細情報に対し、クリックされた「Ｃｃ」ボタンを選択不可能にすると共に対応する「Ｄｅｌ」ボタンを選択可能にする更新を行って、更新後の詳細情報を表示部２４に受け渡し、表示部２４が、渡された詳細情報を表示する（ステップ２５３）。
【００５１】
図１３は、「Ｄｅｌ」ボタンがクリックされたときのクライアント２０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、「Ｄｅｌ」ボタンをクリックする操作があると、操作受付部２２が、クリックされた「Ｄｅｌ」ボタンに対応するメールアドレスを取得し、アドレス更新部２６ａ及び詳細情報更新部２６ｂに受け渡す（ステップ２６１）。
【００５２】
すると、アドレス更新部２６ａは、図示しないメモリに格納された現在の表示状態を参照して、渡されたメールアドレスがＴｏアドレス入力欄に既に入力されているかどうかを判定する（ステップ２６２）。そして、Ｔｏアドレス入力欄に入力されていれば、渡されたメールアドレスをＴｏアドレス入力欄から削除するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＴｏアドレス入力欄から削除した後の状態で情報を表示する（ステップ２６３）。また、渡されたメールアドレスがＴｏアドレス入力欄に入力されている旨は詳細情報更新部２６ｂにも使えられ、この場合に、詳細情報更新部２６ｂは、詳細情報記憶部２７に記憶された詳細情報に対し、クリックされた「Ｄｅｌ」ボタンを選択不可能にすると共に対応する「Ｔｏ」ボタンを選択可能にする更新を行って、更新後の詳細情報を表示部２４に受け渡し、表示部２４が、渡された詳細情報を表示する（ステップ２６４）。
【００５３】
更に、アドレス更新部２６ａは、図示しないメモリに格納された現在の表示状態を参照して、渡されたメールアドレスがＣｃアドレス入力欄に既に入力されているかどうかを判定する（ステップ２６５）。そして、Ｃｃアドレス入力欄に入力されていれば、渡されたメールアドレスをＣｃアドレス入力欄から削除するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＣｃアドレス入力欄から削除した後の状態で情報を表示する（ステップ２６６）。また、渡されたメールアドレスがＣｃアドレス入力欄に入力されている旨は詳細情報更新部２６ｂにも使えられ、この場合に、詳細情報更新部２６ｂは、詳細情報記憶部２７に記憶された詳細情報に対し、クリックされた「Ｄｅｌ」ボタンを選択不可能にすると共に対応する「Ｃｃ」ボタンを選択可能にする更新を行って、更新後の詳細情報を表示部２４に受け渡し、表示部２４が、渡された詳細情報を表示する（ステップ２６７）。
【００５４】
［電子メールの送信前の第２の動作例］
まず、図３に示したように、アドレス入力欄への初期アドレスの入力に応じて通知情報を表示する際の動作であるが、これは、図９に示したものと同様なので、説明を省略する。
また、図６に示したように、通知情報の所定箇所をクリックすることにより詳細情報を表示する際の動作であるが、これは、図１０と略同様である。但し、この動作例では、ボタンを表示しないので、ステップ２２３及び２２７は実行されず、メールアドレスを再設定するために動作するプログラムは、ステップ２２２及び２２６において、ユーザ名の記述に関連付けられる。
【００５５】
次いで、詳細情報内のユーザ名の記述をクリックすることにより送信先アドレスを再設定する際の動作について説明する。
図１４は、このときのクライアント２０の動作例を示したフローチャートである。
クライアント２０では、ユーザ名の記述をクリックする操作があると、操作受付部２２が、まず、そのユーザ名に対応するメールアドレスを取得する（ステップ２８１）。ここで、表示される詳細情報には、ユーザ名が含まれ、メールアドレスは含まれていないが、例えば、詳細情報のうちの表示されない部分にユーザ名とメールアドレスとの対応情報を保持し、メールアドレスは、この対応情報に基づいて取得するとよい。尚、メールアドレスは、クリック操作がキーの押下を伴わないクリック操作（以下、「通常クリック」という）であるか、キー（例えば「Ｃｔｒｌ」キー）の押下を伴うクリック操作（以下、「併用クリック」という）であるかを示す情報と共にアドレス更新部２６ａに受け渡される。
すると、アドレス更新部２６ａは、まず、クリック操作が通常クリックであるか併用クリックであるかを判定する（ステップ２８２）。
【００５６】
その結果、クリック操作が通常クリックであると判定された場合、アドレス更新部２６ａは、図示しないメモリに格納された現在の表示状態を参照して、渡されたメールアドレスがＴｏアドレス入力欄に既に入力されているかどうかを判定する（ステップ２８３）。そして、メールアドレスがＴｏアドレス入力欄に入力されていなければ、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＴｏアドレス入力欄に入力して表示するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＴｏアドレス入力欄に入力した状態で表示する（ステップ２８４）。また、メールアドレスがＴｏアドレス入力欄に入力されていれば、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＴｏアドレス入力欄から削除するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＴｏアドレス入力欄から削除した後の状態で情報を表示する（ステップ２８５）。
【００５７】
一方、クリック操作が併用クリックであると判定された場合、アドレス更新部２６ａは、図示しないメモリに格納された現在の表示状態を参照して、渡されたメールアドレスがＣｃアドレス入力欄に既に入力されているかどうかを判定する（ステップ２８６）。そして、メールアドレスがＣｃアドレス入力欄に入力されていなければ、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＣｃアドレス入力欄に入力して表示するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＣｃアドレス入力欄に入力した状態で表示する（ステップ２８７）。また、メールアドレスがＣｃアドレス入力欄に入力されていれば、アドレス更新部２６ａは、渡されたメールアドレスをＣｃアドレス入力欄から削除するよう表示部２４に指示し、表示部２４が、メールアドレスをＣｃアドレス入力欄から削除した後の状態で情報を表示する（ステップ２８８）。
【００５８】
尚、この動作例では、メールアドレスの入力又は削除の対象をＴｏアドレス入力欄とするかＣｃアドレス入力欄とするかを、単純なマウスクリックと、キーを押下しながらのマウスクリックとで切り分けたが、必ずしもこのような操作には限らない。Ｔｏアドレス入力欄及びＣｃアドレス入力欄の各々に対応して予め決められた２つの異なる操作方法であれば、如何なる操作方法を採用してもよい。
【００５９】
［電子メールの受信後の動作例］
この動作例は、電子メールを受信したユーザがメール本文を開いた際に実行される。
まず、図７に示したように、メール本文を開いたときに通知情報を表示する際の動作であるが、これは、図９に示したものと略同様である。但し、図９では、ステップ２０１、２０２、１０１、１０３等において、画面から入力された初期アドレスを処理対象としたが、この動作例では、電子メールを送信する際にアドレス入力欄に入力されていたメールアドレスを処理対象とする。但し、現在メール本文を閲覧しているユーザは、不在でないことが明らかなので、処理対象から除外してもよい。或いは、電子メールの送信者がメール本文に通知情報を含めたまま電子メールを送信し、その通知情報に対応するメールアドレスのみを処理対象としてもよい。
【００６０】
また、通知情報の所定箇所をクリックすることにより詳細情報を表示する際の動作であるが、これは、図１０と略同様である。但し、この動作例では、初期アドレス情報及び代替アドレス情報を表示しないので、ステップ２２２、２２３、２２５〜２２８は実行されない。
【００６１】
以上、本発明の実施の形態について詳細に説明してきた。
ところで、上記実施の形態では、電子メールを所定期間閲覧できない状態として、電子メールの送信先のユーザが不在である状態を想定した。しかしながら、これはあくまで一例であり、この他にも、不在ではないが多忙のために電子メールを所定期間閲覧できない状態等、電子メールの受信者の事情に応じた種々の状態を考えることができる。
また、電子メールを所定期間閲覧できない状態とは、あるメールアドレスに送信された電子メールが一律に所定期間閲覧されないという状態には限らない。即ち、特定の送信元からの電子メールだけ所定期間閲覧されないという状態を含むものであってもよい。その意味で、電子メールを所定期間閲覧できない状態とは、あるメールアドレスに電子メールを送信するとその電子メールが所定期間閲覧されない状態の一例であると言うことができる。
【００６２】
以上説明したように、本実施の形態では、電子メールの送信先アドレスをアドレス入力欄に入力した時点で、その送信先アドレスに対応するユーザが不在かどうかを問い合わせ、その結果を表示するようにした。これにより、電子メールを送信したいユーザが不在かどうか早めに分かり、代替手段を早めに選択することができる。
また、本実施の形態では、電子メールの送信先のユーザが不在の場合、代わりに電子メールを受信するユーザの候補を表示するようにした。これにより、電子メールの送信者が代わりの受信者を選択することができる。例えば、機密情報や個人情報等を扱う電子メールを送信する場合、電子メールの受信者は、機械的に決定するのではなく、電子メールの送信者が選択することが重要である。
【００６３】
また、本実施の形態では、代わりに電子メールを受信するユーザの候補のメールアドレスを表示するようにした。これにより、改めてアドレス帳でメールアドレスを調べる手間を省くことができる。
更に、本実施の形態では、ボタン等をクリックする操作に応じて、ＴｏアドレスやＣｃアドレスを設定したり削除したりするようにした。これにより、例えば、メールアドレスをコピー＆ペーストするような作業が不要となる。
更にまた、電子メールを受信したときにも他の受信者の状況を通知するようにした。これにより、電子メールを閲覧したユーザは、自分がアクションを起こす必要があるかどうかを推定できるようになる。
【００６４】
最後に、本実施の形態を適用するのに好適なコンピュータのハードウェア構成について説明する。図１５は、このようなコンピュータのハードウェア構成の一例を示した図である。図示するように、コンピュータは、演算手段であるＣＰＵ(Central Processing Unit）９０ａと、Ｍ／Ｂ(マザーボード）チップセット９０ｂを介してＣＰＵ９０ａに接続されたメインメモリ９０ｃと、同じくＭ／Ｂチップセット９０ｂを介してＣＰＵ９０ａに接続された表示機構９０ｄとを備える。また、Ｍ／Ｂチップセット９０ｂには、ブリッジ回路９０ｅを介して、ネットワークインターフェイス９０ｆと、磁気ディスク装置（ＨＤＤ）９０ｇと、音声機構９０ｈと、キーボード／マウス９０ｉと、フレキシブルディスクドライブ９０ｊとが接続されている。
【００６５】
尚、図１５において、各構成要素は、バスを介して接続される。例えば、ＣＰＵ９０ａとＭ／Ｂチップセット９０ｂの間や、Ｍ／Ｂチップセット９０ｂとメインメモリ９０ｃの間は、ＣＰＵバスを介して接続される。また、Ｍ／Ｂチップセット９０ｂと表示機構９０ｄとの間は、ＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）を介して接続されてもよいが、表示機構９０ｄがＰＣＩ Ｅｘｐｒｅｓｓ対応のビデオカードを含む場合、Ｍ／Ｂチップセット９０ｂとこのビデオカードの間は、ＰＣＩ Ｅｘｐｒｅｓｓ（ＰＣＩｅ）バスを介して接続される。また、ブリッジ回路９０ｅと接続する場合、ネットワークインターフェイス９０ｆについては、例えば、ＰＣＩ Ｅｘｐｒｅｓｓを用いることができる。また、磁気ディスク装置９０ｇについては、例えば、シリアルＡＴＡ（AT Attachment）、パラレル転送のＡＴＡ、ＰＣＩ（Peripheral Components Interconnect）を用いることができる。更に、キーボード／マウス９０ｉ、及び、フレキシブルディスクドライブ９０ｊについては、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）を用いることができる。
【００６６】
ここで、本発明は、全てハードウェアで実現してもよいし、全てソフトウェアで実現してもよい。また、ハードウェア及びソフトウェアの両方により実現することも可能である。また、本発明は、コンピュータ、データ処理システム、コンピュータプログラムとして実現することができる。このコンピュータプログラムは、コンピュータにより読取り可能な媒体に記憶され、提供され得る。ここで、媒体としては、電子的、磁気的、光学的、電磁的、赤外線又は半導体システム（装置又は機器）、或いは、伝搬媒体が考えられる。また、コンピュータにより読取り可能な媒体としては、半導体、ソリッドステート記憶装置、磁気テープ、取り外し可能なコンピュータディスケット、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）、リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）、リジッド磁気ディスク、及び光ディスクが例示される。現時点における光ディスクの例には、コンパクトディスク−リードオンリーメモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、コンパクトディスク−リード／ライト（ＣＤ−Ｒ／Ｗ）及びＤＶＤが含まれる。
【００６７】
以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態には限定されない。本発明の精神及び範囲から逸脱することなく様々に変更したり代替態様を採用したりすることが可能なことは、当業者に明らかである。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の実施の形態におけるコンピュータシステムの全体構成を示した図である。
【図２】本発明の実施の形態における不在情報を登録するための表示画面例を示した図である。
【図３】本発明の実施の形態における通知情報を表示したときの表示画面例を示した図である。
【図４】本発明の実施の形態における詳細情報を表示したときの第１の表示画面例を示した図である。
【図５】本発明の実施の形態における送信先アドレスを再設定したときの表示画面例を示した図である。
【図６】本発明の実施の形態における詳細情報を表示したときの第２の表示画面例を示した図である。
【図７】本発明の実施の形態における受信メールを開いたときの表示画面例を示した図である。
【図８】本発明の実施の形態におけるメールサーバ及びクライアントの機能構成例を示した図である。
【図９】本発明の実施の形態において通知情報を表示するときのメールサーバ及びクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態において詳細情報を表示するときのクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１１】本発明の実施の形態の電子メール送信前の第１の動作例において送信先アドレスを再設定するときのクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１２】本発明の実施の形態の電子メール送信前の第１の動作例において送信先アドレスを再設定するときのクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１３】本発明の実施の形態の電子メール送信前の第１の動作例において送信先アドレスを再設定するときのクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１４】本発明の実施の形態の電子メール送信前の第２の動作例において送信先アドレスを再設定するときのクライアントの動作例を示したフローチャートである。
【図１５】本発明の実施の形態を適用可能なコンピュータのハードウェア構成を示した図である。
【符号の説明】
【００６９】
１０…メールサーバ、１１…送信部、１２…登録データ記憶部、１３…メッセージ生成部、１９…受信部、２０…クライアント、２１…送信部、２２…操作受付部、２３…不在判定部、２４…表示部、２５…抽出データ記憶部、２６…詳細情報生成部、２６ａ…アドレス更新部、２６ｂ…詳細情報更新部、２７…詳細情報記憶部、２９…受信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
0005187955.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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