(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールの送受信状態を表示するメール送受信状態表示装置であって、
ユーザ毎にメールの送受信状態を表示する表示手段と、
メールサーバから、いずれかのユーザが行ったメールの送信または受信を通知するメール送受信情報を受信する通信手段と、
前記通信手段がメール送受信情報を受信した場合、当該メール送受信情報で指定されたユーザに対応する表示手段を所定の表示強度で発光させ、所定の時間が経過するまでに表示強度を減衰させる制御手段と、を備えること
を特徴とするメール送受信状態表示装置。
【請求項２】
請求項１記載のメール送受信状態表示装置であって、
前記制御手段は、前記表示強度を所定の関数に従って徐々に減衰させること
を特徴とするメール送受信状態表示装置。
【請求項３】
請求項１記載のメール送受信状態表示装置であって、
前記制御手段は、前記表示強度を階段状に減衰させること
を特徴とするメール送受信状態表示装置。
【請求項４】
メールの送受信状態を表示するメール送受信状態表示方法であって、
メール送受信状態表示装置は、
ユーザ毎にメールの送受信状態を表示する表示部を備え、
メールサーバから、いずれかのユーザが行ったメールの送信または受信を通知するメール送受信情報を受信する受信ステップと、
前記メール送受信情報で指定されたユーザに対応する表示部を、所定の表示強度で発光させ、所定の時間が経過するまでに表示強度を減衰させる制御ステップとを行うこと
を特徴とするメール送受信状態表示方法。
【請求項５】
請求項４記載のメール送受信状態表示方法であって、
前記制御ステップは、前記表示強度を所定の関数に従って徐々に減衰させること
を特徴とするメール送受信状態表示方法。
【請求項６】
請求項４記載のメール送受信状態表示方法であって、
前記制御ステップは、前記表示強度を階段状に減衰させること
を特徴とするメール送受信状態表示方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールの送受信状態を表示するメール送受信状態表示装置、およびメール送受信状態表示方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィスにおける電話システムには、多回線を収容し、多台数の端末(電話機)を収容することができるキーテレホンシステム(ビジネスホン)が用いられていることが多い。キーテレホンシステムの主な効用は、端末台数に対して必要な分だけ回線契約することによる、回線の効率的な共用である。また、オフィスの規模が大きくなるに従い、端末台数とそれを使用するユーザ（職員等）の数が増えた場合の端末間の通話によって得られる効用(内線電話機能の提供)も大きい。
【０００３】
内線電話をかける際、通話をしようとする先の状態が、端末上のキーランプによって把握できる。即ち、通話中や保留中をキーのランプの点灯や点滅によって表現することができ、それを見て、ユーザが新たな通話による割り込みを控えたりすることができる。
【０００４】
キーテレホンシステムのラインキーの表示形態については、例えば非特許文献１に記載されている。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００５】
【非特許文献１】「Netcommunity SYSTEM αNX type-S/Type-Mの訓練用教材」、第一分冊  ２８頁（２．４．２可視表示）、東日本電信電話株式会社
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
近年、オフィスで用いられるコミュニケーションシステムには、電話以外にメールが多くなっている。電話とメールは共用され、メールを送信した後、その内容についで電話で話すなどの使用がなされている。
【０００７】
一方で、２者間でメールをやり取りしている際に、それとは別の者が電話で割り込みをかけるなどということもある。従来のキーテレホンシステムでは、通話中に別の電話で割り込むことを避けることは可能であるが、メールを送受信している状態において別の者が電話で割り込むことを避けるようにすることについては考慮されていない。従来のキーテレホンシステムでは、電話のみを管理し、メールについては管理していないこと、および、メールの世界では割り込みに配慮するという概念がないからである。
【０００８】
メールシステムについて見てみると、開封したことを通知するよう、送信者が送信時に設定しておく仕組みはあるが、これは、送信者と受信者の間でのみやりとりされる情報であり、その状態が第三者に通知されることはない。すなわち、メールの送受または受信によってビジーな状態であることを、第三者に知らせる仕組みはない。これは、メールシステムにおいては、割り込みをして送信するという概念がないためである。
【０００９】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、メールの送受または受信によってビジーな状態である可能性を、メールの送信者および受信者以外の第三者が把握可能なメール送受信状態表示装置、およびメール送受信状態表示方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明は、メールの送受信状態を表示するメール送受信状態表示装置であって、ユーザ毎にメールの送受信状態を表示する表示手段と、メールサーバから、いずれかのユーザが行ったメールの送信または受信を通知するメール送受信情報を受信する通信手段と、前記通信手段がメール送受信情報を受信した場合、当該メール送受信情報で指定されたユーザに対応する表示手段を所定の表示強度で発光させ、所定の時間が経過するまでに表示強度を減衰させる制御手段と、を備える。
【００１１】
本発明は、メールの送受信状態を表示するメール送受信状態表示方法であって、メール送受信状態表示装置は、ユーザ毎にメールの送受信状態を表示する表示部を備え、メールサーバから、いずれかのユーザが行ったメールの送信または受信を通知するメール送受信情報を受信する受信ステップと、前記メール送受信情報で指定されたユーザに対応する表示部を、所定の表示強度で発光させ、所定の時間が経過するまでに表示強度を減衰させる制御ステップとを行う。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、メールの送受または受信によってビジーな状態である可能性を、メールの送信者および受信者以外の第三者が把握可能なメール送受信状態表示装置、およびメール送受信状態表示方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係るメール送受信状態表示システムの全体構成図である。
【図２】第１の端末の外観の例を示す図である。
【図３】第１の端末の構成を示すブロック図である。
【図４】メールサーバがメール送受信情報を主装置に送信する動作を説明する説明図である。
【図５】第１の方法の表示強度（輝度）の制御を示す図である。
【図６】第２の方法の表示強度（輝度）の制御を示す図である。
【図７】第２の方法における動作を示す図である。
【図８】第２の方法における他の動作を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
メールの送信もしくは受信は、瞬間的に起きるイベントであるため、その瞬間だけを通知してもユーザは見逃す可能性が高い。これは、電話が通話の間ビジーであるため、ハンドセットをハングアップしてからハングオンするまでの間、即ち、通話中、ラインキー（ファンクションキー）のランプを光らせておけば済むこととは対照的である。
【００１５】
メールの送信時においては、送信する前の送信メール作成時が厳密にはビジーであり、受信時においては、受信後に開封して閲覧している時が厳密にはビジー（多忙）である。しかしながら、それらの期間を誤りなく適切に抽出ことは不可能である。送信メール作成時にエディタを開いたとしても別の作業をしているかもしれず、また、開封してそのままにしている可能性もあるからである。
【００１６】
なお、既存のキーテレホンシステムにおいても、ラインキーが点灯している時であっても、点灯しているラインキーに対応する電話機を使用している人がビジーであるかどうかは厳密には確認できない。例えば、別の人が電話機を使用しているかもしれず、また、割り込み可能な通話をしているかもしれないからである。
【００１７】
このような意味において、これから通話をしようとする相手（電話をかける相手）がビジーかどうかを正確に推定することは困難であるが、本実施形態では、通話しようとする相手がビジーかどうかの推定を支援するために、その判断材料となるメールの送受信に関する状態を表示するものとする。
【００１８】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
【００１９】
図１は、本発明の実施形態に係るメール送受信状態表示システムの全体構成図である。本実施形態のメール送受信状態表示システムは、複数の第１の端末１（メール送受信状態表示装置）と、メールの送受信が可能な複数の第２の端末２（ＰＣなど）と、主装置３と、メールサーバ４とを備える。
【００２０】
第１の端末１は、例えばＩＰ多機能電話機などであって、第２の端末２を用いて行われるメールの送受信状態が表示可能な端末である。主装置３は、ＰＳＴＮなどの電話網５の外線を収容するとともに、内線側も複数の第１の端末１を接続し制御し、内線と外線間または内線間での電話回線をつなぐ交換機である。第２の端末２は、メールサーバ４を介して他の端末とメールの送受信を行う。メールサーバ４は、インターネットなどのＩＰ網を用いてメールの送受信を行う。
【００２１】
図２に、第１の端末１での表示の具体例を示す。第１の端末１は、ランプ表示可能な複数のラインキー（ファンクションキー）から構成されるラインキー部１０１を有する。各ラインキーは、あらかじめ当該第１の端末１に登録された各ユーザが行うメールの送受信状態を表示するものとする。図中では、あるユーザのメール送受信を第２の端末２を用いて行うこととして示している。
【００２２】
図３は、第１の端末１の機能を示すブロック図であり。図示する第１の端末１は、通信部１１と、制御部１２と、変換テーブル１３とを備える。通信部１１は、主装置３との間で情報を送受信するだけでなく、メールサーバ４との間でも情報を送受信し、メールサーバからメール送受信情報を受信する。なお、図４に示すように、主装置３がメールサーバ４と通信する通信部を備え、第１の端末１の通信部１１は、主装置３を介してメールサーバ４が送信するメール送受信情報を受信することとしてもよい。
【００２３】
制御部１２は、通信部１１がメール送受信情報を受信した場合、当該メール送受信情報で指定されたユーザに対応するラインキーを所定の表示強度（輝度）で発光させ、所定の時間が経過するまでに表示強度が０となるように減衰させる。  
変換テーブル１３には、メールの送受信状態を表示する各ユーザの識別情報と、ラインキーの位置とが対応付けて記憶されている。
【００２４】
第１の端末１は、少なくともＣＰＵと、メモリと、記憶装置とを備えた汎用的なコンピュータシステムを用いることができる。このコンピュータシステムにおいて、ＣＰＵがメモリ上にロードされた第１の端末１用のプログラムを実行することにより、第１の端末１の各機能が実現される。また、第１の端末１用のプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体に記憶することも、ネットワークを介して配信することもできる。
【００２５】
次に、本実施形態のメール送受信状態表示の動作について説明する。
【００２６】
まず、あるユーザが自分の第２の端末２を用いてメールサーバ４にアクセスして、メールを送信し、または自分宛のメールを受信する。その後、メールサーバ４は、記憶部に記憶された対応テーブル（不図示）を参照し、所定の第１の端末１に対してメール送受信情報を送信する。対応テーブルには、各ユーザと、当該ユーザのメール送受信を通知する少なくとも１つの第１の端末１とが対応付けて記憶されている。メールサーバ４は、対応テーブルを参照して、メールを送信または受信したユーザに対応する第１の端末１を特定し、特定した各第１の端末１に対してメール送受信情報を送信する。メール送受信情報には、送信または受信の送受信種別、ユーザの識別情報（ユーザＩＤなど）が含まれる。
【００２７】
メール送受信情報を受信した第１の端末１は、他のユーザのメール送受信状態を、対応するラインキーのランプの表示強度（輝度）を制御して表示する。すなわち、第１の端末１は、メール送受信情報で指定されたユーザの識別情報に対応するラインキーの位置を、変換テーブル１３を参照して取得し、取得した位置のラインキーを点灯し、その後、表示強度（輝度）を減衰する。これにより、第１の端末１を使用するユーザは、点灯・減衰されたラインキーで識別される他のユーザのメール送受信状態を把握することができる。すなわち、メールの送受信によりビジーであるかもしれないと推定することができる。
【００２８】
ラインキーのランプの表示強度の制御の方法には、以下の２つの方法がある。第１の方法は、メールサーバ４からメール送受信情報を受信すると、そのタイミングで対応するラインキーのランプを点灯し、所定の時間が経過するまでの間、当該ランプの表示強度（輝度）を、所定の関数に従って徐々に減衰する。
【００２９】
図５は、第１の方法の表示強度（輝度）の制御を示す図である。第１の端末１の通信部１１が、メールサーバ４からメール送受信情報を受信した時刻をT0とする。第１の端末１の制御部１２は、通信部１１がメール送受信情報を時刻T0に受信すると、そのタイミングでメール送受信情報で指定された第２の端末２に対応するラインキーのランプを、所定の表示強度(輝度)D0で光らせ、点灯する。
【００３０】
そして、制御部１１は、時刻T0から所定の時間ΔTdが経過するまでに、表示強度Dが「0」となるように徐々に減衰させる。図５では、所定の曲線（関数）に従って、表示強度が減衰しているが、この曲線は図５に示すものに限定されず任意のものを用いることができる。また、曲線ではなく直線状（１次関数的）に減衰することとしてもよい。
【００３１】
第２の方法は、メールサーバ４からメール送受信情報を受信すると、そのタイミングで対応するラインキーのランプを点灯し、所定の時間が経過するまで当該ランプの表示強度（輝度）を、階段状に減衰させる。
【００３２】
図６は、第２の方法の表示強度（輝度）の制御を示す図である。第１の端末１の通信部１１が、メールサーバ４からメール送受信情報を受信した時刻をT0とする。第１の端末１の制御部１２は、通信部１１がメール送受信情報を時刻T0に受信すると、そのタイミングでラインキーのランプを、所定の表示強度(輝度)D0で光らせ、点灯する。
【００３３】
そして、制御部１１は、時刻T0から所定の経過時間ΔT後（T0+ΔT）に、表示強度をD0からΔD下げ、一段階低い表示強度D0-ΔDにする。そして、制御部１１は、時刻T0+ΔTからΔT時間経過後（T0+2ΔT）、さらに表示強度をD0-ΔDからΔD下げ、もう一段階低い表示強度D0-2ΔDにする。同様に、制御部１１は、ΔT経過後に表示強度をさらにΔD下げる。図６に示す例では、T0から3ΔT経過後（T0+3ΔT）に、表示強度を「0」にする。すなわち、3ΔD＝D0としている。なお、図６に示す例では、３つの段階で減衰させているが、段階数はこれに限定されず任意である。
【００３４】
図７は、図６に示す第２の方法における動作例を示したものである。ここでは、最初にメール送受信情報を受信した時刻T0からΔT経過したT0+ΔTからT0+2ΔTまでの間のT1に再度同じユーザのメール送受信情報を受信した場合の動作例である。この場合、制御部１１は、T0+ΔTの後に表示強度をD0からD0-ΔDに下げるが、T1にメール送受信情報を受信することにより表示強度を再度D0に上げる。制御部１１は、T1以降、図６と同様の制御を行う。
【００３５】
図８に、図６に示す第２の方法における別の動作例を示したものである。ここでは、最初にメール送受信情報を受信した時刻T0からΔT経過する前のT1に、再度同じユーザのメール送受信情報を受信した場合の動作例である。この場合、制御部１１は、T0でメール送受信情報を受信し、表示強度をD0とするが、ここからΔTの経過を待たずに再度メール送受信情報を受信した場合、一瞬表示強度を一段階ΔD下げて、その後、表示強度をD0に上げる。制御部１１は、T1以降、図６と同様の制御を行う。
【００３６】
第２の方法では、図７および図８に示すように、間断なくメールの送受信を行っているユーザのラインキーは、表示強度D0の状態から間欠的にΔD下がる表示が繰り返される。
【００３７】
以上説明した本実施形態では、メール送受信情報を受信すると、当該メール送受信情報で指定されたユーザに対応するラインキーを点灯し、その後、表示強度（輝度）を減衰する。これにより、第１の端末１を使用するユーザは、点灯・減衰されたラインキーのユーザのメール送受信状態を把握することができ、メールの送受信によりビジーであるかもしれないと推定することができる。すなわち、本実施形態では、メールの送受または受信によってビジーな状態である可能性を、メールの送信者および受信者以外の第三者が把握できるように表示することができる。
【００３８】
また、本実施形態では、複数の職員からなるオフィスにおいて、他者のメールによるコミュニケーションの状態に応じて、協調して作業を行う際に、他社のコミュニケーションを阻害しないように支援することができる。具体的には、ラインキーに表示される他者のメールプレゼンス情報によって、自らの行動を決定するための支援を行うことができる。
【００３９】
また、本実施形態では、メールによるアクティビティの多寡を元に、コミュニケーションを行おうとする相手の状態を知るための判断材料を提供し、多忙な相手に電話をかけることでコミュニケーションに支障をきたすなどを防止につなげることができる。
【００４０】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内で数々の変形が可能である。例えば、上記実施形態では、多機能電話機などの第１の端末１が、ラインキーの表示強度を制御することとしたが、第１の端末１の機能をＰＣ（例えば第２の端末）上のソフトウェアとして実装することとしてもよい。一般的な多機能電話機の機能をＰＣ上のソフトウェアとして実装する例としては、デスクトップコミュニケータ「DC550」（http://www.necinfrontia.co.jp/aspire_x/point_appli.html）などがある。同一のＰＣ上でメールの送受信および通話を行う場合、ユーザインタフェース部分はプログラマブルであるから、機能を追加することは容易である。その際、図２に示したラインキー部１０１を、ソフトウェアでＰＣのディスプレイ画面上に実装することとしてもよい。
【００４１】
また、図２に示すラインキー部１０１に表示される情報を、上記実施形態のメール送受信状態を表示するモードと、既存の電話機のラインキー部で表示される他の電話機の通話状態を示すモードとを切替えるための操作手段（スイッチ、ボタンなどを）別途提供して、電話とメールの状態を表示することとしてもよい。また、電話の状態表示とメールの状態表示とを、ラインキーのランプの色を変えることで区別することとしてもよい。
【００４２】
また、メールの送信と受信とを、ラインキーのランプの色を変えることで区別することとしてもよい。
【符号の説明】
【００４３】
１  ：第１の端末
１１：通信部
１２：制御部
１３：変換テーブル
２  ：第２の端末
３  ：主装置
４  ：メールサーバ
５  ：電話網
６  ：ＩＰ網
【図１】
0005300826.tif 000002
【図２】
0005300826.tif 000003
【図３】
0005300826.tif 000004
【図４】
0005300826.tif 000005
【図５】
0005300826.tif 000006
【図６】
0005300826.tif 000007
【図７】
0005300826.tif 000008
【図８】
0005300826.tif 000009