(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、
それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、
前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、
複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、
入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、
前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、
前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段と
を有することを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
更に、前記フォーム格納手段に格納されている複数の異なるフォームの中から、所望のフォームを複数選択して、フォームバッチとしてグループ設定するバッチ設定手段を有し、
前記フォーム識別手段は、指定された前記フォームバッチに属するフォームの中から、前記入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記エリアは、１つのフォームに対して複数設定され、該エリアそれぞれに異なるインデックス項目が対応付けられることを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の文書登録システム。
【請求項４】
前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像を文字認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書登録システム。
【請求項５】
前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像をバーコード認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書登録システム。
【請求項６】
文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対してネットワークを介して接続されたコンピュータを、
それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段、
前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段、
前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段、
複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段、
入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段、
前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段、
前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段、
として機能させるためのコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項７】
請求項６に記載のプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】  本発明は、複数の画像データにインデックスをつけて文書管理部へ登録する文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】  従来の文書登録システムは、スキャナから読み取った入力画像を、一旦画面上に表示し、ユーザはその画面を見ながら手動でインデックスを付加して、該入力画像とともに文書管理部に登録するものであった。
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】  しかしながら、入力される文書画像とそのフォーム種類が増えてくると、ユーザは、文書画像のどの位置を見てインデックスとして取り出せばいいのか、判断するのに非常に労力がかかり、また、インデックス情報の入力ミスも増えてくるという問題点があった。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の文書登録システムは、文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段とを有することを特徴とする。
【発明を実施するための形態】
【０００８】  図１は、本実施形態におけるシステム構成図を示す。
【０００９】  ここでは、ネットワーク上に、ユーザ端末（100、101、102）、ファックス・スキャナ・プリンタ・コピー機能を有するＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）（110）、文書登録システム（120）、ファイルサーバ（130）、文書管理システム（140）が接続されている。
【００１０】  各ユーザ端末は、ファイルサーバ１３０、文書管理システム１４０を用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
【００１１】  また、本実施形態では、文書入力デバイスとして、複数の機能を有するＭＦＰ１１０を用いることとしたが、ＭＦＰの代わりにスキャナ装置やファクシミリ装置など、単機能のデバイスであってもよい。
【００１２】  ファイルサーバ１３０は、一時的に格納される文書を中心に管理する。例えば、ＭＦＰ１１０のスキャナ部で読み取った文書画像を一時的に格納して、ユーザ端末や文書登録システム１２０が該文書画像を取得することができる。
【００１３】  文書管理システム１４０では、長期に渡って保存が必要な文書を中心に管理するもので、文書登録システムから送信された文書をインデックスとともに格納し、ユーザ端末から所望の文書を送信するよう依頼された場合、インデックス等に基いて該文書を検索して送信できるようになっている。また、文書管理システムでは、１つの文書に対して複数のインデックスをつけることができ、また、これら複数のインデックスは、インデックス項目毎に分類されて管理されている。なお、本実施形態では、文書管理システム１４０は１台の文書管理装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしても良い。また、文書管理システム１４０が複数存在するようにしてもよい。
【００１４】  文書登録システム１２０は、ＭＦＰ１１０やユーザ端末で生成される文書（ファックス受信文書画像、スキャナ読取文書画像等）や、ファイルサーバに格納されている文書を、自動的もしくは手動で指定して取得し、該文書を取得した時の情報や該文書を解析して得られる情報をもとに該文書のインデックス（属性情報・検索情報）を自動的に作成して、該文書とインデックスとを一緒にして文書管理システム１４０（の所望のディレクトリ）に登録する機能を有する。また、ユーザが手入力した各種インデックスを付加して文書管理システムに文書を登録させる機能や、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等も有している。なお、本実施形態では、文書登録システム１２０は１台の文書登録装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしてもよい。また、複数人のユーザでインデックス付けや確認などの作業が行えるように、複数台の文書登録装置を用い、各装置毎に処理を行う権限を与えて、複数台の文書登録装置で協調処理を行うことで文書登録システムを構成するようにしてもよい。
【００１５】  なお、本実施形態では、文書登録装置は、実際の処理演算を行うＣＰＵ、プログラムを読み込んでワークエリアとして用いるＲＡＭ、後述するフローチャートに対応する処理を実行するためのプログラムや各種データを格納するための記憶媒体（ハードディスク、ＲＯＭ、リムーバブルディスク（フロッピーディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等）など）、各種操作を行うためのキーボードやポインティングデバイス、処理対象の文書等を表示するためのディスプレイ、ネットワークと接続するためのネットワークインターフェースなどで構成されるコンピュータである。ＣＰＵに実行させるための該プログラムは、前記記憶媒体から供給されるものであってもよいし、ネットワークを介して外部装置から読み込むものであってもよい。なお、本実施形態はコンピュータがプログラムを実行することにより実現するものとするが、その一部又は全てをハードウェアで構成するようにしても構わない。
【００１６】  図２は、文書登録システム１２０の構造を示すブロック図である。
【００１７】  ＜文書登録システムへの文書入力処理＞
まず、文書登録システム１２０への文書入力処理（文書登録システムによる文書取得処理）について説明する。
【００１８】  デバイス制御部２１０は、ファックス機能やスキャナ機能などを有するデバイス（ＭＦＰ）１１０から文書データを得て後段の処理に入力する。なお、デバイス制御部２１０では、デバイスを定期的に監視するなどして文書データを吸い上げたり、デバイス側からプッシュ式で送信される文書データを受信したりする処理がなされる。
【００１９】  １３０はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダ（記憶装置）であり、フォルダ制御部２１２は該ファイルサーバのフォルダ内の文書データを取得する。例えば、フォルダ制御部２１２は、ファイルサーバの所定のフォルダを定期的に監視して、新しい文書がある場合に該文書の取得処理などを行う。
【００２０】  ２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行えるようになっており、さらに、文書登録システムを操作するユーザが文書を指定することにより、ユーザ端末やファイルサーバなどから文書データをインポート（取得）して、ファイル制御部２１４を介して、該手動指定で取得した文書データの入力処理をすることができるようになっている。
【００２１】  ２２０は入力制御部であり、デバイス制御部２１０、フォルダ制御部２１２、ファイル制御部２１４などからの入力を統括制御できるようになっている。
【００２２】  ＜文書登録システムの内部処理＞
次に、文書登録システム内の処理について説明する。
２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブに関する制御を行う。
２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行う。
２２３は、インデックス処理部であり、後述するインデックス処理に関する制御を行う。
２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを２５０のデータ記憶エリアに保存、管理する。
２２５は、ＯＣＲ制御部であり、辞書データ２５１を用いて文字認識を行う。
２２６は、フォーム（帳票）解析部であり、登録フォームデータ２５２を用いて、各種フォーム、例えば帳票ファーマットを自動的に識別できるようになっている。
２４０は、メール処理部であり、主に、自動的に文書を取得して登録処理を行うようにしている場合に、該自動処理が行われると、あらかじめ登録された宛て先にその結果を通知するために使用される。
【００２３】  ＜文書登録システムにおける文書管理システムへのアクセス処理＞
続いて、文書登録システムにおける文書管理システムとのインターフェースについて説明する。
【００２４】  ２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されているアクセス制御部２３０を介して、文書及びインデックスの登録や、すでに文書管理システムに登録されている文書のインデックス変更などの処理を行う。
【００２５】  ２５３は、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを格納するデータベースであり、２５４は、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして使用する。
【００２６】  ＜＜文書登録システムの基本フロー（図３）＞＞
図３は、文書登録システム１２０における基本フロー図である。
【００２７】  まず、手動で文書（画像）を取得し、その後、インデックス（属性情報）の入力を行い、その文書とインデックスを文書管理システムに登録する際の処理フローを説明する。
【００２８】  ステップＳ１００で、文書管理システムのデータベースのインデックス構造を取得して、該インデックス構造からワークシートを作成するためのテンプレート（雛型）を作成する。このテンプレートには、該文書管理システムへのアクセス情報と、インデックス構造から作成されたスキーマ情報（インデックスとして用いることができる項目情報）とが含まれている。テンプレート作成処理の詳細は、図４を用いて後述する。
【００２９】  ステップＳ１０１では、テンプレートからワークシートを作成する。この作成処理は図５に詳述する。このワークシートにおいて、実際にインデックス情報の登録を行うフィールド（項目）等を設定する。また、本実施形態においては、取得した文書の管理、文書に対して付加するインデックス情報等は、このワークシート単位で（管理テーブルとして）一連の処理が実行、管理されるようになっている。なお、ここではステップＳ１００で作成されたテンプレートからワークシートを作成することとするが、ステップＳ１００を省略して予め作成・保存されているテンプレートを選択し、選択されたテンプレートからワークシートを作成するようにしてもよい。
【００３０】  また、既に作成・登録されているワークシートを選択して、そのワークシートに文書情報とインデックス情報とを入力することも可能である。この場合、ステップＳ１１０で、データエリア２５０に格納されているワークシートの中からユーザによって選択されたワークシートを取り出し、ステップＳ１０２に進む。
【００３１】  ステップＳ１０２では、ステップＳ１０１で作成されたワークシート、もしくはステップＳ１１０で選択されたワークシートをディスプレイに表示させる。
【００３２】  ステップＳ１０３で、デバイスから取得した文書を入力する。
【００３３】  ステップＳ１０４で、ワークシートにその文書情報が登録される。具体的には、ワークシートの文書名（文書ＩＤ）の項目（スキーマ情報）に、入力された文書名（文書ＩＤ）が登録され、そのワークシートに登録される文書の識別が可能になる。
【００３４】  ステップＳ１０５で、該ワークシートの各項目に、必要なインデックス（属性）情報の入力、管理を行う。このインデックス情報の入力は、ユーザの手入力で行われても良いし、文書に対して自動的にＯＣＲなどを行って得た情報が入力されるようにしてもよい。インデックス情報入力の詳細は、図１０で後述する。
【００３５】  ステップＳ１０６で、更に他の文書の入力を行う必要がある場合は、ステップＳ１０３に戻る。
【００３６】  ステップＳ１０７で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムヘリリース処理（登録処理）する。リリース処理の詳細は、図１１を用いて後述する。
【００３７】  次に、文書入力処理をＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インターフェース）上の入力起動ボタンに予め設定（図８）しておき、該入力起動ボタンが押下されると該処理が実行されるようにした場合の処理を説明する。
【００３８】  ステップＳ１２０で、入力起動ボタンが押下されたことを検知すると、該ボタンに予め設定されている処理を判断し、ステップＳ１２１で、該設定されている条件に応じた文書取得処理（例えば、予め指定されているフォルダに新たに格納されている文書を取得する処理や、予め指定されているスキャナに原稿を読み取らせて文書画像を取得する処理）を実行し、予め設定されているワークシートに登録する。入力起動ボタン処理の実行は図９で後述する。
【００３９】  ステップＳ１２２で、該ワークシートにインデックスを入力する。インデックス入力処理の詳細は図１０で後述する。
【００４０】  ステップＳ１２３で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムヘリリース処理（登録処理）する。リリース処理の詳細は、図１１を用いて後述する。
【００４１】  また、予め、文書取得設定、インデックス設定、リリース設定を指定してジョブとして作成・保存しておき、保存されている複数のジョブの中からユーザに選択（ステップＳ１３０）されたジョブを実行する（ステップＳ１３１）こともできる。ジョブの選択・実行処理の詳細は、図１３を用いて後述する。
【００４２】  また、詳細は後述するが、ステップＳ１０５及びＳ１２２でのインデックス入力の際に、フォームを用いて自動的にインデックス入力を行うことも可能である。ステップＳ１４０で、このフォームを登録する処理を行い、ステップＳ１４１で、フォームにエリアを設定する。フォーム登録処理の詳細は図６を用いて、エリア登録処理の詳細は図７を用いて後述する。
【００４３】  ステップＳ１５０では、以上のような処理を実行するための各種設定処理（ジョブ設定処理（図１２）、入力起動ボタン設定処理（図８）など）を行う。
【００４４】  以上述べた処理を以下に詳述する。
【００４５】  ＜テンプレート作成処理（図４）＞
図４を用いて、テンプレート作成処理（ステップＳ１００）を詳述する。
【００４６】  ステップＳ２００で、まず文書登録先の文書管理システムへ接続する。
【００４７】  ステップＳ２０１で、文書管理システム内のデータベースのインデックス構造（文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報（検索用インデックスとして運用可能な情報）など）を取得する。
【００４８】  ステップＳ２０２で、文書管理システムへの接続情報と、スキーマ情報とを一括管理するテンプレートを作成し、作成したテンプレートを識別するための識別情報（テンプレート名）を付加して保存する。
【００４９】  ＜ワークシート作成処理（図５）＞
図５を用いて、保存されているテンプレートからワークシートを作成するワークシート作成処理（ステップＳ１０１）を詳述する。
【００５０】  ステップＳ３００において、まず、文書登録先の文書管理システムに対応するテンプレートをユーザに選択させる。なお、図４で作成されたテンプレートから直接ワークシートを作成する場合は、この選択ステップは省略してもよい。
【００５１】  ステップＳ３０１で、テンプレートに保存されている文書管理システムのスキーマ情報に対して、インデックス入力する必要のないものがあれば、そのスキーマ情報に対応するフィールドを入力対象として選択する等の編集を行なうかどうかの指示がされたか判断する。
【００５２】  フィールド編集を行うと判断された場合は、ステップＳ３０２で、そのフィールド編集作業を行う。基本的には、スキーマ情報として用いることのできるテンプレートの項目領域（フィールド）の中から、必要なフィールドを選択する操作であるが、場合によっては、領域（フィールド）の拡張を指示できる。
【００５３】  ステップＳ３０３で、フィールドの編集など、所定の設定を確認して、該選択されたテンプレートからワークシートを作成する。
【００５４】  ステップＳ３０４で、作成したワークシートを識別するための識別情報（ワークシート名）を付加して保存する。
【００５５】  ＜フォーム登録処理（図６）＞
図６を用いて、入力された文書を識別するための処理や、インデックスとして画像から情報を抽出する処理などで用いるためのフォームを登録するフォーム登録処理（ステップＳ１４０）について詳述する。
【００５６】  ステップＳ４００で、フォーム解析時の基準とするイメージデータを取得する。
【００５７】  ステップＳ４０１で、各種フォームを管理するフォーム管理シートに、先に入手したイメージデータを登録する。
【００５８】  ステップＳ４０２で、フォーム解析処理（フォームを構成する枠・表に関する位置及び大きさの情報や、記載されている文字情報などを解析）をするフォーム解析部２２６に該イメージデータを渡して、該イメージデータのフォーム解析処理を行い、該フォーム解析結果を該イメージデータと対応づけてフォーム管理シートに登録し、登録フォームデータ２５２として管理する。
【００５９】  ステップＳ４０３で、新規追加された登録フォームデータを識別情報（フォーム登録名）を付加して保存する。
【００６０】  ＜エリア登録処理（図７）＞
図７を用いて、登録フォーム上に、文字認識やバーコード認識などを行うエリアを設定するエリア登録処理（ステップＳ１４１）について詳述する。このエリアは、文書にインデックスをつける際に、登録フォームに設定されているエリアに対応する文書の領域内を認識処理して、認識結果をインデックスとしてワークシートに登録するために用いられるものである。
【００６１】  ステップＳ５００では、まずエリアを設定するフォームをユーザに選択させる。
【００６２】  ステップＳ５０１では、フォーム解析対象エリアとする領域をユーザに指定させる。
【００６３】  ステップＳ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。解析モードとして、認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。例えば、英数字文字認識、仮名漢字文字認識の指定や、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も、エリア毎に指定可能である。また、ここでエリアとテンプレートの項目（ワークシートの項目）との対応づけ設定を行っておくことができ、文書画像を解析・登録する際には、各エリアの認識結果を対応するワークシートの項目にインデックスとして入力される。なお、エリアとワークシートの項目（テンプレートの項目）との対応付けは、インデックス入力処理を行う際に変更できるようにしてもよい。
【００６４】  ステップＳ５０３では、他にエリアを設定する指示がなされたか判断し、更に他のエリアを設定する場合はステップＳ５０１に戻り、エリア設定が終了ならばステップＳ５０４に進む。
【００６５】  ステップＳ５０４では、設定されたエリアに関する設定情報を、登録フォームデータに対する付加情報として登録する。
【００６６】  ＜入力起動ボタン設定（図８）＞
図８を用いて、入力起動ボタンの設定処理（ステップＳ１５０）を詳述する。入力起動ボタンは、押下されると、各種データソース（フォルダやスキャナなど）からの入力処理を一括処理させるためのものである。
【００６７】  ステップＳ６００では、入力起動ボタンが押下された場合に設定されたデータソースから取得した文書を登録するためのワークシートをユーザに選択させる。
【００６８】  ステップＳ６０１では、文書データの取得先となるデータソース（フォルダやスキャナなど）をユーザに選択させる。
【００６９】  ステップＳ６０２では、スキャナがデータソースとして指定されているか判断し、スキャナが指定されている場合は、ステップＳ６０３でスキャナの読み取りモード（読み取り解像度、読み取り領域など）を設定する。
【００７０】  ステップＳ６０４では、フォルダがデータソースとして指定されているか判断し、フォルダが指定されている場合は、ステップＳ６０５でフォルダのアクセス設定（アクセス権の設定などのアクセス条件）を行う。
【００７１】  ステップＳ６１０では、設定された条件を入力起動ボタンに対応付けて登録し、該入力起動ボタンをＧＵＩとして表示する。また、設定条件に応じて、ボタン名や形状を変えるなどして、複数の入力起動ボタンを登録・表示させることができる。
【００７２】  ＜入力起動ボタン実行処理（図９）＞
図９を用いて、入力起動ボタンが押下されたときの実行処理（ステップＳ１２１）を詳述する。
【００７３】  ステップＳ７００では、押下された入力起動ボタンに設定されている条件（設定モード）を読み出す。
【００７４】  ステップＳ７１０で、スキャナ指定されているか判断し、スキャナが設定されている場合は、ステップＳ７１１に進んで設定モードとして設定されているスキャナ読み取り条件に従ったスキャンを行って文書画像を取得し、ステップＳ７１２で該文書をワークシートに保存する。
【００７５】  ステップＳ７２０で、フォルダからの文書取得が設定されているかどうか判断し、フォルダからの取得が設定されている場合、ステップ７２１へ進み、フォルダからの文書取得の条件（例えば、新たに入力された文書を取得するような条件や、所定のフォーマットの文書を取得するような条件）に従って、フォルダの内容のチェックを行い、ステップＳ７２２で該条件を満たす文書が存在するかどうか判断し、存在する場合は、ステップＳ７２３で該文書の取得を行い、ステップＳ７２４でワークシートへ該文書を保存する。一方、ステップＳ７２２で条件を満たす文書が存在しないと判断した場合は、ステップＳ７２５へ進む。
【００７６】  ステップＳ７２５は、定期的にフォルダの確認（ポーリング）を行って文書を取得するような条件が設定されているときに用いられる判断処理であり、定期的フォルダ確認の中止が指示された場合もしくは元々定期的フォルダ確認の設定条件が為されていなかった場合は、処理を終了し、そうでなければ、再度ステップＳ７２１に戻り、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
【００７７】  ＜インデックス入力処理（図１０）＞
図１０を用いて、ワークシートに文書のインデックスを入力するインデックス入力処理（Ｓ１０５、Ｓ１２２、Ｓ１１２１など）を詳述する。
【００７８】  ステップＳ８００では、ジョブなどの自動処理を実行するように指定されたか判断し、自動処理の場合は、ステップＳ８１５へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。
【００７９】  自動処理でない場合、ステップＳ８０１で、ユーザがワークシートを指定することにより、該ワークシートを選択する。
【００８０】  ステップＳ８０２で、インデックスの入力をユーザの手入力で行うか、登録フォームを用いてインデックスの入力を行うかを判断する。ユーザにより手動でインデックス情報を入力すると指示された場合、ステップＳ８０３で手動でのインデックス入力を行い、その後、ステップＳ８０４でまだ処理すべき文書が他にあるかどうか判断し、他の文書がある場合はステップＳ８００に戻り、なければ処理を終了する。
【００８１】  一方、ステップＳ８０２で登録フォームを用いてインデックス入力を行うよう指示されたと判断された場合、ステップＳ８１０に進み、自動フォーム検出機能を利用するか否かの判断を行う。自動フォーム検出機能を利用が指示されたと判断した場合、ステップＳ８１１で、登録されている複数の登録フォームの中から、入力された文書と一致するフォームを検出するフォーム検出処理を行う。フォーム検出処理により一致するフォームが検出された場合はステップＳ８１２からステップＳ８２０に進み、一致するフォームが検出されなかった場合はステップＳ８１２からステップＳ８１３に進む。一方、ステップＳ８１０で自動フォーム検出機能の利用が指示されずに手動でのフォーム選択が指示されたと判断した場合、ステップＳ８１３に進む。ステップＳ８１３では、複数の登録フォームの中からユーザの指示によって手動で所望のフォームを選択する。
【００８２】  ステップＳ８２０で、自動検出又は手動で選択された登録フォームに設定されているエリアを検索する。
【００８３】  ステップＳ８２１で、当該文書において、登録フォームに設定された全てのエリアに対応する領域内の情報を用いたインデックス付け処理が終了したか判断し、終了している場合はステップＳ８０４に進んで次文書があるかの判断を行い、一方、終了していない場合はステップＳ８２２に進む。
【００８４】  ステップＳ８２２で、登録フォームに設定されているエリアの解析条件に従ってエリア解析する。なお、ここで、エリアの解析条件として設定された領域範囲を、ユーザが能動的に領域範囲を調整することも可能である。この領域範囲の調整は、入力された文書画像を表示している状態で、設定されているエリアの解析条件として設定されている領域範囲を所定の色の矩形を重ねて表示し、ユーザはこの矩形を調整することで該領域範囲を調整することができる。更に、領域範囲に従って切り出された画像データに対して文字画像のスムージング処理（黒画素塊のエッジのスムージング処理）を施す。ここでいう文字画像には、バーコードデータ、絵文字等ビットマップのビット配列の形状で意味を伝達するもの全てが含まれる。なお、この文字画像のスムージング処理は、ＯＣＲ制御部２２５にライブラリソフトウェアという形態で包括される。このスムージング処理を施すことにより、傾き補正、ずれ補正、変倍補正などの画像処理をおこなった際に生じるジャギー（ドットばらつき）が低減され、文字認識処理の認識率の向上が図れる。
【００８５】  ステップＳ８２３では、エリア解析処理に異常が発生することなく成功したかどうか判断する。異常終了した場合は、ステップＳ８２４に進み、自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければステップＳ８２５でユーザにインデックスの手動入力をさせ、自動処理モードの場合はステップＳ８２６で暫定処理を行う。ここで、暫定処理とは、例えばエリア解析が不成功であったことを示すＮＧマークをつけたり、その他のデフォルトとして規定した値をインデックスとして出力したりする処理である。
【００８６】  ステップＳ８３０では、エリアの解析処理した結果をワークシートへ保存し、ステップＳ８２０に戻って他の未処理のエリアを検索する。
【００８７】  一方、ステップＳ８００でジョブなどの自動処理が指定されたと判断された場合、ステップＳ８１５において、該自動処理に対応付けられているワークシートを選択して、自動インデクス付け処理の前処理を行う。ここで、該自動処理には、ワークシートがあらかじめ設定されていることを前提としている。該自動処理に登録フォームもあらかじめ指定されている場合は、そのままステップＳ８１６でフォームが検出されているとしてステップＳ８２０に進む。また、該自動処理に登録フォームを自動的に検出して選択させる設定になっている場合は、この前処理において、ステップＳ８１１と同様のフォーム検出処理を行い、一致する登録フォームが検出された場合は、ステップＳ８１６でフォームが検出されたとしてステップＳ８２０に進み、一方、登録フォームが定まらなかった場合は、ステップＳ８１７の後処理に進み、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、ステップＳ８０４に進んで次文書の処理を行うか判断される。
【００８８】  ＜リリース（データ登録）処理（図１１）＞
図１１を用いて、ワークシートで管理されているデータ（文書情報及びインデックス情報）を、文書管理システムにリリース（登録）する処理（Ｓ１０７、Ｓ１２３、Ｓ１１３１等）を詳述する。
【００８９】  ステップＳ９００で、自動リリースが指定されているか判断し、自動リリースであると判断された場合はステップＳ９０１に進み、自動リリースでないと判断された場合はステップＳ９１０に進む。
【００９０】  自動リリースの場合、ステップＳ９０１で、まず自動リリースの設定情報（登録先の文書管理システムへの接続情報や登録先のフォルダ情報など）をワークシートから取得し、ステップＳ９０２で、該文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行い、ステップＳ９２０に進んでリリースするデータの準備を行う。
【００９１】  自動リリースでない場合、ステップＳ９１０で、まずワークシートで管理されている文書から、登録対象の文書の選択や、文書管理システムへ登録後に文書登録システムに格納されている文書の扱い（削除など）の設定ができるようになっている。登録対象の文書の選択は、ワークシートで管理されている複数の登録対象の文書ＩＤとそれぞれの文書に対応するインデックスとを、ワークシートの表形式で表示し、ユーザにその中から登録処理する文書を選択させることができる。なお、選択処理時には、ワークシート上で選択された文書ＩＤ及びインデックスをハイライト表示し、選択されていることが分かりやすいようにする。
【００９２】  ステップＳ９１１で、登録先とする文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。
【００９３】  ステップＳ９１２で、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる設定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。
【００９４】  ステップＳ９２０では、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存して登録準備を行う。
【００９５】  ステップＳ９３０では、登録する文書画像のフォーマット変換、もしくは、文書画像をＯＣＲ解析した結果を付加する処理等が指示されているか判断し、指示されていると判断した場合はステップＳ９３１で、該指示に従って画像処理を行う。
【００９６】  ステップＳ９４０で、準備された文書データ等を、登録先の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行う。
【００９７】  ステップＳ９５０において、文書管理システムへの文書登録後に、文書登録システム内に格納されている該文書の削除が指示されているか判断し、削除指示が為されている場合はステップＳ９５１で該文書の削除処理を行い、リリース処理を終了する。
【００９８】  ＜ジョブ作成処理（図１２）＞
図１２を用いて、文書取得処理、インデックス処理、リリース処理の各設定を定めて、１つのジョブとして作成する処理（Ｓ１５０）を詳述する。
【００９９】  ステップＳ１０００で、自動文書取得のジョブ設定が指定されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１００１に進み、使用するワークシートの設定、ならびにソースデバイスとしてのスキャナやフォルダの指定などを行って、文書取得のための設定を行う。
【０１００】  ステップＳ１０１０で、インデックス入力の自動処理の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１０１１において、使用するワークシートの設定、登録フォームの指定又は登録フォームの自動検索の指定など、インデックス処理を自動的に処理するために必要な項目を設定する。
【０１０１】  ステップＳ１０２０で、自動リリース（文書登録）の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（文書管理システム、フォルダ）、登録後の文書の扱いなど、自動リリース処理するために必要な情報を設定する。
【０１０２】  ステップＳ１０３０では、ステップＳ１００１、Ｓ１０１１、Ｓ１０２１で設定された設定情報を、識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。
【０１０３】  なお、各種設定を組み合わせたジョブを複数登録・保存することが可能である。
【０１０４】  ＜ジョブ実行処理（図１３）＞
図１３を用いて、ジョブ実行処理（Ｓ１３０，１３１）を詳述する。
【０１０５】  ステップＳ１１００で、まず登録保存されている複数のジョブの中から、ユーザが所望するジョブを選択する。
【０１０６】  ステップＳ１１０１で、その選択されたジョブに設定されている条件を読出してジョブ実行処理を開始する。
【０１０７】  ステップＳ１１１０で、自動文書取得のジョブが設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１１１で設定に従ってデバイスから文書取得処理を行い、ステップＳ１１１２で、取得した文書をワークシートで管理し、保存する。
【０１０８】  ステップＳ１１２０で、インデックス入力の自動処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１２１において、設定された条件に従って自動インデクス処理を実行する。この自動インデックス処理において、自動フォーム検出を行う場合、各種変倍、位置ズレ補正等の画像処理を施し、さらにエリア（領域）の設定に従い、画像上に記載されている情報を取得する。さらにその画像情報にスムージング処理を施した上で文字認識（ＯＣＲ）処理を行うことでテキストデータによるインデックスデータが自動作成できる。
【０１０９】  ステップＳ１１３０で、自動リリース（文書登録）処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１３１において、設定された条件に従って文書管理システムへ自動リリース処理をする。
【０１１０】  文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
【０１１１】  ＜拡張されたデバイス制御部（図１４）＞
本実施形態では、更に図２のデバイス制御を行って、デバイスから文書を取得する方式として、複数の形態に対応できるように拡張することが可能である。図１４を用いて、この拡張したデバイス制御を説明する。
【０１１２】  デバイス制御部Ａ（２１０）は、文書登録システムからデバイス側にアクセスして、文書を取得する。この制御部Ａを用いて、同等のアクセス取得方式に対応した複数デバイス（１１０、１１１）から文書データを取得することが可能である。
【０１１３】  デバイス制御部Ｂ（２１１）は、文書登録システムからのアクセスではなく、デバイス側からアクセスされて、送信されてきた文書を取得する。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、複数のデバイス（１１２、１１３）から、文書を取得することが可能である。
【０１１４】  また、デバイス制御部Ｂには、独自にデータフォルダ３００を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能としておき、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能とする。なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータから文書転送させることも可能になる。
【０１１５】  更には、文書データを取得する際に、文書画像以外にも、当該文書データに関連した付加（属性）情報（例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報、接続デバイスに関する情報等）を取得し、そのデータをシステム内で利用できる手段も有する。
【０１１６】  入力制御部２２０は、各デバイス制御部で取得された文書データを混同しないよう、統括してハンドリングできるようになっている。
【０１１７】  ＜拡張された文書管理システム制御部（図１５）＞
本実施形態では、様々な異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データならびにそのインデックス（付加情報）を登録できるように拡張できる。図１５は、ネットワーク上に、異なる形式で文書を管理する文書管理システムＡと文書管理システムＢとが混在した場合の対応を説明する図である。
【０１１８】  ここでは、文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段や、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的なので、文書管理システムＡ（１４０）に対しては、アクセス制御部Ａ（２３０）、文書管理システムＢ（１４１）に対しては、アクセス制御部Ｂ（２３１）を提供する。そして、文書登録システム１２０は、登録先の文書管理システムに応じて、利用するアクセス制御部を変えることにより、異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムが混在する場合に対応できる。
【０１１９】  なお、各文書管理システムヘアクセスなど行う際に必要な情報を、管理データ２５３として保持し、必要に応じて取り出して使用する。
【０１２０】  ＜図１１のリリース処理の補足（図１６）＞
図１６を用いて、文書管理システムへのリリース（登録）処理（ステップＳ９４０）に関する補足を述べる。
【０１２１】  ステップＳ１２００で、リリース処理を開始するにあたっての設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行う。
【０１２２】  ステップＳ１２１０では、文書管理システムへ登録すべき残りのデータの有無の確認処理であり、登録すべき全てのデータが送信されていなければステップＳ１２１１へ進み、残りが無ければステップＳ１２２０へ進む。
【０１２３】  ステップＳ１２１１で、文書管理システムへ登録すべきデータを送信して登録する登録処理である。
【０１２４】  ステップＳ１２１２で、該送信したデータが登録されたかどうか判断し、登録されたのが確認されたならばステップＳ１２１０へ戻り、登録に失敗した場合はステップＳ１２１３へ進む。
【０１２５】  ステップＳ１２１３は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、所定のワークシートに、登録エラーを起こした文書に関するデータを登録エラー文書データとして登録し、その後、手動による再登録処理ができるようになっている。
【０１２６】  ステップＳ１２２０では、Ｓ１２００での設定に基き、ユーザに登録終了通知を行う必要があるか判断し、必要なければ処理を終了する。
【０１２７】  終了通知を行う必要があると判断した場合、ステップＳ１２２１で、データ登録処理の結果にエラーがあるか判断し、エラーがなければステップＳ１２２２で、あらかじめ登録された登録通知のメールアドレスへ新規文書が登録された旨のメール通知処理を行い、一方、エラーが発生していると判断された場合は、ステップＳ１２２３で、あらかじめ登録されたエラー通知のメールアドレスへ、エラー情報をメール通知処理されるようになっている。
【０１２８】  ＜デバイスから送信された文書の自動文書登録処理（図１７）＞
図１７は、デバイスから送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。なお、この図１７では、文書管理システムへの文書登録自動処理および、登録フォームとして文書登録システムへのフォーム登録自動処理を記載している。
【０１２９】  ステップＳ１３００で、自動文書処理を実行するにあたって必要となる各種項目の設定を事前に行い、この設定された自動文書処理の起動を行う。
【０１３０】  ここで行う設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、使用する属性情報の設定、ならびに各属性に対応した処理を行うためのワークシートの設定、自動インデックス入力を行うために使用されるフォームの設定等がある。
【０１３１】  なお、属性情報の例としては、以下のものがある。属性情報は自動処理の判別、およびインデックス入力などに使用される。
【０１３２】    ・デバイスの種類
・フォルダパス（ファイルサーバ１３０、デバイス制御部用データフォルダ３００）
・文書のオーナー情報
・ＦＡＸ受信文書における送信元情報
・エリア解析結果、など
ステップＳ１３０１では、文書入力されたかどうか検知し、文書入力があるとステップＳ１３０２に進む。本実施形態では、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイスからフォルダ制御部経由で入力される文書データを統括して扱えるようになっている。本実施形態では、デバイスからプッシュ式で送信されてきた文書はデバイス制御部のデータフオルダを介して入力されるものとする。なお、フォルダに新たな文書が入力されたかどうかの検知は、図９のＳ７２１〜Ｓ７２５と同様に定期的にフォルダをチェックすることによって為される。
【０１３３】  ステップＳ１３０２で、入力された文書が、どのルートで入ってきたかを確認する。
【０１３４】  ステップＳ１３１０で、フォーム登録用フォルダを経由して入力された文書であるか判断し、該フォーム登録用フォルダを経由して入力されたと判断されれば、ステップＳ１３１１で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、入力された文書をフォームとして登録する。
【０１３５】  ステップＳ１３２０では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。例えば、所定のフォルダＡを介して入力された文書や、所定のデバイスから入力された文書が、所定の文書管理システムのフォルダＸへ登録する自動処理を行うと定義されているものとする。
【０１３６】  なお、属性情報としては、入力制御部２２０で得られるデバイスやフォルダなどに関する情報と、この段階で自動インデックス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報などがある。
【０１３７】  ステップＳ１３２１では、当該入力された文書の属性情報に対応する自動処理が検出されたかどうか判断し、検出されなかった場合は、ステップＳ１３２３に進んで当該入力された文書を一時保存し、後でユーザが手動で処理できるようになっている。
【０１３８】  一方、対応する処理が検出された場合（例えば所定の文書管理システムのフォルダＸへの登録処理が検出された場合）は、ステップＳ１３２４に進み、自動インデックス処理および自動リリース処理に必要な情報を読出し、ステップＳ１３３０で、必要に応じてフォームに対応するエリア情報等を用いて自動インデックス入力を行い、ステップＳ１３４０で、該文書とインデックスとを文書管理システムに登録する自動リリース処理を行う。
【０１３９】  ステップＳ１３５０で、自動文書処理の終了要求がなされたか判断し、なされていれば処理を終了させ、そうでなければ、ステップＳ１３０１に戻り、処理を継続する。
【０１４０】  ＜複数の登録フォームを用いた登録（図１８〜２１）＞
更に、本実施形態では、異なるフォームを有する複数の文書画像を、一括して、フォーム解析を行い、１つのワークシートにインデックスをつけて入力・管理でき、そして、そのワークシートで管理されている文書画像とインデックスとを、文書管理システムへ登録することができる。つまり、このような形態では、複数の登録フォームの各エリアを、１つのワークシートの各項目に対応づけることが可能である。
【０１４１】  図１８は、複数の登録フォームを用いて、１つのワークシート４０４への入力処理を示す模式図である。複数の文書画像（４００Ａ、４００Ｂ）は、互いに異なるフォームを有し、スキャナ等に混載して読み取り処理されて、文書登録システムに一括して入力されてくる。これらの文書画像それぞれに対して複数の登録フォームから一致する登録フォームを検出し、その登録フォームに予め設定されているエリア（文書名称のインデックスとして用いられるエリア４０１、地域のインデックスとして用いられるエリア４０２、地区のインデックスとして用いられるエリア４０３）内の画像に対して文字認識処理を行い、ワークシート４０４のインデックスとして取り込んだ例を示す。つまり、文書画像によって、一致する登録フォームが異なり、インデックス入力に用いられるエリアの位置も異なるが、それぞれの文書画像で一致する登録フォームを識別して、それぞれの登録フォームのエリアに基づきインデックス入力するので、複数の文書画像を１つのワークシートへ一括して入力することができる。（なお、図１８では、煩雑にならないように、日付のインデックスとして用いられるエリアについては記載を省略している。）
このような文書管理システムでは、まず、図６に示すようなフォーム登録を繰り返して、複数のフォームをフォーム管理シートに登録する。
【０１４２】  そして、更に、検索対象の登録フォームを絞り、且つ１つのワークシートにインデックス入力するための、フォーム登録バッチを保存することも可能である。図１９は、複数の登録フォームをフォーム登録バッチに登録するときのフローチャートである。ステップＳ１４００で、複数の登録フォームを登録するためのフォーム登録バッチを指定する。ステップＳ１４０１で、このフォーム登録バッチに登録したい登録フォームをユーザが選択し、ステップＳ１４０２にてこの登録フォームをバッチに追加登録する。ステップＳ１４０３で、さらに追加したい登録フォームがあるかどうか判断し、追加登録するときにはステップＳ１４０１に戻って処理を繰り返す。フォーム登録バッチに登録したい登録フォームをすべて登録した場合には、ステップＳ１４０４にて、複数の登録フォームを登録したフォーム登録バッチを保存して作成処理を終了する。このフォーム登録バッチは、文書画像に一致するフォームを検索するフォーム識別処理を行うときに、予め保存しておいた登録バッチを指定すると、検索対象とする登録フォームを、該指定された登録バッチに登録されている登録フォームに限定することができる。
【０１４３】  図２０は、ワークシートの項目と、複数のフォームのエリアとを対応付ける、複数エリア登録処理を示すフローチャートである。
【０１４４】  ステップＳ１５００において、ワークシートの項目（又はテンプレートの項目）に対して、対応づけるエリアを登録するためのフォームを指定する。
【０１４５】  ステップＳ１５０１において、該指定したフォーム上のエリアの範囲指定を行い、ステップＳ１５０２ではそのエリア範囲を登録する。ステップＳ１５０３では、追加登録したエリアに対する解析モードと、対応するワークシートの項目の設定を行う。ステップＳ１５０４において、さらにエリアを追加するか判断し、追加するならステップＳ１５０１に戻る。追加が無ければステップＳ１５０５で、当該フォームに設定されたエリアに関する情報を保存する。ステップＳ１５０６において、当該ワークシートに対して、対応づける他のフォームがあるか判断し、他のフォームがあれば、ステップＳ１５００に戻り、なければ終了する。
【０１４６】  図２１は、デバイスから一括して入力された複数の文書画像に対して、１つのワークシートで自動インデキシングする処理を示すフローチャートである。ここでは、図２１の処理を行う前に、フォーム登録バッチが指定されて、登録に用いるワークシートも決定されているものとする。
【０１４７】  ステップＳ１６００で、まず入力された文書画像を解析して特徴を取り出し、ステップＳ１６０１で、指定されたフォーム登録バッチにおける複数の登録フォームの特徴と順次比較を行う。ステップＳ１６０２で、Ｓ１６０１での比較対象の登録フォームと一致するか判断し、一致しないときにはステップＳ１６０３にて、次に比較対象となる次登録フォームがあるか判断し、あればステップＳ１６０１に戻って比較を続け、なければ処理を終了する。このようにステップＳ１６０１からＳ１６０３を繰り返しながら、フォーム登録バッチにおいて、一致するフォームを検索する。
【０１４８】  一方、ステップＳ１６０２で一致するフォームがあったとき、ステップＳ１６０４で、そのフォームに設定されている最初のエリアに対応する文書画像の領域画像を切り出し、ステップＳ１６０５ではそのエリアの認識処理（文字認識処理、バーコード認識処理など予め指定されている認識）を行い、文字列として取り出した情報をステップＳ１６０６でワークシートの対応する項目にインデックスとして保存する。ステップＳ１６０７では、該一致したフォームに登録されている全てのエリアの処理が終わったか判断し、まだならば、ステップＳ１６０８に進んで次のエリアを抽出してステップＳ１６０５へと戻る。ステップＳ１６０７で全てのエリアの処理が終了したと判断した場合には、当該文書画像のインデックス入力が終了したとして、ステップＳ１６０８に進み、全ての文書画像の処理が終わったか判断して、他の文書画像が残っていればステップＳ１６００に戻って次の文書画像に対して処理を行う。
【０１４９】  以上のようにして、異なるフォームを有する複数の文書画像に対しても、一括して、１つのワークシートを介してインデックスをつけて、文書管理システムに登録することができる。
【０１５０】  以上説明したように、文書管理システムにおいて、文書画像に一致する登録フォームの検出を行い、画像と一致するフォームが存在したときには、予めそのフォームに対して設定してあるエリアの文字認識などの解析を行い、その結果をインデックス情報として保存することによって、複数の文書画像を１つのワークシートを使って一括して文書管理システムへ登録したいときでも自動的にそれぞれの文書画像に適応した領域のインデキシングを行うことができるので、文書画像のフォームをユーザが判断する必要が無くなり、インデックス入力作業の効率が大幅に向上し、インデックス入力のミスを防止することができる。
【発明の効果】
【０１５１】  以上説明したように、本実施形態によれば、異なるフォームを有する複数の文書画像が入力されてきても、自動的にフォームを識別し、該フォームのエリアに対応するインデックス項目へ、インデックスを自動的に入力することができるので、インデックス入力作業の効率があがる。
【０１５２】  また、フォームバッチを使って、フォーム識別対象とする登録フォームを絞ることができるので、フォーム識別率を高くすることができる。
【０１５３】  また、複数の異なるフォームを使って、１つのワークシートへインデックス入力できるので、入力文書画像のフォームが混在していても一緒に処理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の実施形態のシステム構成図
【図２】  文書登録システム１２０の構造を示すブロック図
【図３】  文書登録システムの基本フロー
【図４】  テンプレート作成処理
【図５】  ワークシート作成処理
【図６】  フォーム登録処理
【図７】  エリア登録処理
【図８】  入力起動ボタン設定
【図９】  入力起動ボタン実行処理
【図１０】  インデックス入力処理
【図１１】  リリース（データ登録）処理
【図１２】  ジョブ作成処理
【図１３】  ジョブ実行処理
【図１４】  拡張されたデバイス制御部
【図１５】  拡張された文書管理システム制御部
【図１６】  リリース処理の補足
【図１７】  デバイスから送信された文書の自動文書登録処理
【図１８】  ワークシートへ複数の異なるフォームを有する文書を登録する例
【図１９】  バッチ登録処理図
【図２０】  複数フォームのエリア登録
【図２１】  複数文書の一括登録
【符号の説明】  １００〜１０２  ユーザ端末
１１０  ＭＦＰ
１２０  文書登録システム
１３０  ファイルサーバ
１４０  文書管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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