(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を記憶する文書記憶手段と、
ユーザ操作入力に基づいて電子文書に当該電子文書中の位置情報に関連して付加情報を付加する付加手段と、
上記付加情報を記憶する付加情報記憶手段と、
上記付加情報から再利用可能付加情報候補である再利用情報を生成する生成手段と、
上記再利用情報を記憶する再利用情報記憶手段と、
上記再利用情報を表示装置に表示させる表示手段とを有し、
上記付加手段は、表示された上記再利用情報に対するユーザ操作入力に基づいて選択された再利用可能付加情報候補を、当該電子文書中の新たな位置情報に関連して、新たな付加情報として電子文書に付加し、
上記付加情報記憶手段は、同一の再利用情報から生成された付加情報を当該再利用情報に関連付けて記憶し、
さらに、同一の再利用情報から生成された付加情報をまとめて表示装置に表示させる手段をさらに有することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
上記生成手段は、所定の電子文書群に含まれる電子文書に付加された同一または類似の付加情報が付加された頻度に基づいて再利用情報を生成する請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
上記所定の電子文書群は、電子文書に割り当てられた属性により決定される請求項２記載の文書処理装置。
【請求項４】
上記所定の電子文書群は、電子文書自体の類似度により決定される請求項２記載の文書処理装置。
【請求項５】
上記所定の電子文書群は、所定の外部装置で管理される電子文書から構成される請求項２記載の電子文書処理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
ユーザ操作入力に基づいて記憶装置に記憶された電子文書に当該電子文書中の位置情報に関連して付加情報を付加する付加手段と、
上記付加情報を記憶装置に記憶させる付加情報記憶手段と、
上記付加情報から再利用可能付加情報候補である再利用情報を生成する生成手段と、
上記再利用情報を記憶装置に記憶させる再利用情報記憶手段と、
上記再利用情報を表示装置に表示させる表示手段として機能させ、
さらに、上記付加手段が、表示された上記再利用情報に対するユーザ操作入力に基づいて選択された再利用可能付加情報候補を、当該電子文書中の新たな位置情報に関連して、新たな付加情報として電子文書に付加し、
上記付加情報記憶手段は、同一の再利用情報から生成された付加情報を当該再利用情報に関連付けて記憶し、
さらに、同一の再利用情報から生成された付加情報をまとめて表示装置に表示させることを特徴とする文書処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置および文書処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の技術において、電子文書（以下、単に文書ということもある）を複数のユーザで共有してレビュー、チェックを支援ツールが存在する。このようなツールを利用可能な製品としては、例えば、富士ゼロックス社のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（商標）、米国アドビシステムズ社のＡｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔ（商標）がある。これらのツールは、文書作成者がレビュー文書を推敲者に渡し、推敲者は文書に付加情報（以下ではアノテーションともいう）を貼り付けて、そこに指摘事項や指示を記入したうえで文書作成者に返す。
【０００３】
レビュー支援は、サーバクライアントの構成で実現することもでき、複数のユーザが同時にレビューを実施し、その結果である文書やアノテーションを共有することもできる。
【０００４】
なお、アノテーションを管理するための従来技術として、添付するアノテーションに色などの属性を付与する方法や、たくさん添付されたアノテーションを構造的に表示することによって理解を助ける方法（特許文献１）、システムがアノテーションにタイプを用意しておき、アノテーションごとに後処理が設定され、ユーザが選択するもの（特許文献２）等が知られている。
【０００５】
ところで、マニュアルチェックなどの業務では、複数のユーザが文書内に多数の同じ指摘事項や指示事項をアノテーションとして貼り付けることが多い。このとき、レビュー文書が複数あったとき、同じ要旨のコメントを何度も書くのがわずらわしい（現実に、他人のものを流用することもある）。また、共同作業の場合、ユーザによって表現の揺れがあり、レビュー依頼者にとって分かりにくい結果を返してしまう場合がある。また、アノテーションの内容を一覧したとき、同様なコメントが大量に表示されるため分かりづらい。さらに、ユーザによって、レビュー項目（チェック項目）にばらつきがある。
【０００６】
要するに、複数ユーザ間でのアノテーションの再利用性が充分考慮されていない。また、再利用するとしても、ただ存在するものを並べただけでは、アノテーションの量が多すぎてかえって分かりにくくなる。
【０００７】
なお、上述の従来技術やその問題点は、本発明の背景の一部を説明することを目的として説明されている。本発明は上述の従来技術や問題点に限定されるものではない点に留意されたい。
【特許文献１】特開２００５−２８３６２２号公報
【特許文献２】特開平５−２２５１９４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、電子文書に付加された付加情報を再利用可能にする文書処理装置および文書処理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１に記載の発明は、電子文書を記憶する文書記憶手段と、ユーザ操作入力に基づいて電子文書に当該電子文書中の位置情報に関連して付加情報を付加する付加手段と、上記付加情報を記憶する付加情報記憶手段と、所定の規則に基づいて上記付加情報から再利用情報を生成する生成手段と、上記再利用情報を記憶する再利用情報記憶手段と、上記再利用情報を表示装置に表示させる表示手段とを有し、上記付加手段は、表示された上記再利用情報に対するユーザ操作入力に基づいて新たな付加情報を電子文書に付加することを特徴とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、上記生成手段は、所定の電子文書群に含まれる電子文書に付加された同一または類似の付加情報が付加された頻度に基づいて再利用情報を生成することを特徴とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、上記所定の電子文書群は、電子文書に割り当てられた属性により決定されることを特徴とする。
【００１２】
請求項４に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、上記所定の電子文書群は、電子文書自体の類似度により決定されることを特徴とする。
【００１３】
請求項５に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、上記所定の電子文書群は、所定の外部装置で管理される電子文書から構成されることを特徴とする。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、請求項１から５のいずれかに記載の発明において、上記再利用情報記憶手段は、同一の再利用情報から生成された付加情報を当該再利用情報に関連付けて記憶し、同一の再利用情報から生成された付加情報をまとめて表示装置に表示させる手段をさらに有することを特徴とする。
【００１５】
請求項７に記載の発明は、コンピュータを、ユーザ操作入力に基づいて記憶装置に記憶された電子文書に当該電子文書中の位置情報に関連して付加情報を付加する付加手段と、上記付加情報を記憶装置に記憶させる付加情報記憶手段と、所定の規則に基づいて上記付加情報から再利用情報を生成する生成手段と、上記再利用情報を記憶装置に記憶させる再利用情報記憶手段と、上記再利用情報を表示装置に表示させる表示手段として機能させ、さらに、上記付加手段が、表示された上記再利用情報に対するユーザ操作入力に基づいて新たな付加情報を電子文書に付加することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子文書に付加された付加情報を再利用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
まず、本発明の原理的な構成例を説明する。ただし、本発明はこの構成例に限定されない。
【００１８】
本発明の原理的な構成例においては、文書とアノテーションをサーバで管理したうえで、一度添付したアノテーションをテンプレートとして再利用する機能を提供する。また、テンプレートを、文書単位、文書グループ単位、タスク単位で管理する機能を提供する。さらに、テンプレートとアノテーションを作業項目ごとにまとめてユーザに提示する機能を提供する。
【００１９】
この原理的な構成例では、複数ユーザ間でアノテーションの再利用ができるようになる。さらに、システム管理者が再利用のための情報を用意する必要はない。テンプレートは、対象文書の属性や作業場（以下では単にタスクと呼ぶこともある）の種類などに応じて使い分けることができる。言い換えれば、作業の目的ごとにテンプレート群がチェック項目・ノウハウとして蓄積される。さらに、アノテーションの一覧をテンプレートごとに分かりやすく提示できる。
【００２０】
本発明の具体的な構成例では、文書処理システムはクライアント装置およびサーバコンピュータを有し、クライアント装置は、サーバコンピュータから取得した文書にアノテーションを添付する機能を有し、添付したアノテーションをサーバコンピュータに保存する。サーバコンピュータは、文書と添付されたアノテーションとを蓄積管理する。この文書処理システムは、文書に添付されたアノテーションのうち、再利用性の高いアノテーションからテンプレートを生成するテンプレート生成機能と、作成されたテンプレートを保持する機能と、テンプレートからアノテーションを作成するアノテーション作成機能とを有する。
【００２１】
この構成では、アノテーションを再利用できる。
【００２２】
さらに、文書処理システムは、蓄積管理されるアノテーションを、生成されたテンプレートと関連付けられて保持する機能を有する。これにより、テンプレートを用いて関連するアノテーションを一括りにユーザに提示可能になる。
【００２３】
サーバコンピュータは、文書を送信する手段とテンプレートを送信する手段を有し、クライアント装置は、文書を受信する手段とテンプレートを受信する手段を有する。
【００２４】
テンプレート生成機能は、文書中の同一のアノテーションの頻度をもとに生成される。基本的に、たくさん使われているものが選択される。テンプレート生成機能は、文書中の類似したアノテーションの頻度をもとに生成されてもよい。
【００２５】
テンプレートは、文書ごとの単位でグループ化される。サーバコンピュータは、複数文書をグルーピングして保持することができ、テンプレートはグループ単位で保持される。また、サーバコンピュータは、複数ユーザのための作業場を提供し、各々の作業場は作業に応じた文書を複数保持できる。この場合、テンプレートは作業場単位で保持できる。
【００２６】
以下では、テンプレートのグループをテンプレート群と呼ぶこともある。文書ごとのプルーピングは、ユーザ、ユーザグループ、カテゴリ等の文書の属性に基づいて行ったり、文書の内容に基づいて行ったりすることができる。文書の内容は、キーワードや単語ベクトル等を基準に決定することができる。作業場の文書は、オーナ属性や管理データベース等で区別可能であり、一種のグルーピングとして扱うことができる。
【００２７】
他の文書にアノテーションを付与するときに、文書・グループ・作業場を選択することによってテンプレート群を適用できる。文書・グループ・作業場は、属性とともに保持されており、文書・グループ・作業場に属性を付与すると同一の属性を持つ。したがって、例えば属性に基づいてテンプレート群が自動的に選択される。また、類似する文書・グループ・作業場をシステムが探索し、類似度の高い類似する文書・グループ・作業場に関連付けられているテンプレート群が自動的に選択されてもよい。
【００２８】
同一文書・グループ・作業場を共有するユーザ間で、テンプレートは共有される。
【００２９】
さらに、この構成例では、アノテーションを作業項目（アクションアイテム）と関連付けて処理可能である。
【００３０】
アノテーションは、ユーザの作業項目との関連付けが行われる。同一のテンプレートから生成されたアノテーションは、ひとつの作業項目に関連付けられる。テンプレートから作成されたアノテーションに作業項目が割り当てられたとき、テンプレートとともに作業項目の属性を記憶する。同一のテンプレートから生成されたアノテーションは自動的に、またはユーザの指示で一括で割り当てることができる。
【００３１】
この構成では、アノテーションの一覧表示機能が提供され、テンプレートごとに分類されて表示される。さらに、作業項目の一覧表示機能が提供され、作業項目の一覧表示機能は対応するアノテーションの属性情報（例えば文書名ページ等）一覧とともに表示される。
【００３２】
また、同一のテンプレートから生成されたアノテーションに関する通知は、まとめて１通のメールとしてメール通知されてもよい。
【００３３】
また、クライアント装置で文書にアノテーションを添付したのちに、サーバコンピュータ上に格納し、Ｗｅｂアプリケーション上でアノテーションに対してテンプレートを指定することによって差し替えを実行してもよい。ユーザが自分で、アノテーションを直接指定してテンプレートにしてもよい。
【００３４】
図１および図２はこの構成例の処理例を模式的に示している。図１の処理例では、マニュアル作成者が文書（アニュアル）を作成し（処理１）、レビュワーにレビュー依頼する（タスクを作成。処理２）。レビュワーが文書をサーバコンピュータから取り出してレビューして適宜にアノテーションを添付する（コメントを書き込む。処理３）。レビュー後、文書およびテンプレートをサーバコンピュータに保存する（処理４）。文書処理システムはアノテーションからテンプレートを生成して再利用可能に保存する（処理５）。レビュワーは、すでにテンプレートがあれば、それを用いてアノテーションを作成できる。テンプレートは文書、文書グループ、作業場に基づいて適用可能なテンプレート群が自動的に取り出されて表示され、再利用可能になる。テンプレートは処理中の文書から生成されたものでもよいし、他の文書から生成されたものでもよい。
【００３５】
図２の処理例では、商品Ｘのマニュアルのチェックタスクと商品Ｙのマニュアルのチェックタスクでテンプレートを用いている。この例では図２（Ａ）に示すようにマニュアル作成者が作成したＸマニュアルをユーザＡ，Ｂ，Ｃがレビューし、マニュアル作成者がこのレビューに応じてＸマニュアルの修正を行う。図２（Ｂ）はＹマニュアルの作成・レビュー・修正のタスクを示し、同じタスクであるので、ユーザＤ，Ｅ，ＦがＹマニュアルをレビューするときにテンプレートを利用して簡単にアノテーションを作成できるようにしている。
【００３６】
このようにこの構成例では、アノテーションをテンプレート化することによって、複数のユーザが同じ文書のレビューをするとき、テンプレートを共有し、チェック項目の共有化を図ることができる。また、商品品Ｘのマニュアルチェックのテンプレートを商品Ｙのタスクに適用することで、似たような業務では過去のチェック項目を流用できる。さらに、レビューで付けられたアノテーションから作業項目が割り当てられるときについて、似たような業務では作業項目への関連付けが流用できる。
【実施例】
【００３７】
以下、本発明の実施例について説明する。
【００３８】
図３は、本発明の実施例を示しており、この図において、文書処理システム１００は、文書クライアント１０および文書・アノテーション共有サーバ２０を含んで構成されている。文書クライアント１０は、パーソナルコンピュータ等のクライアント装置上で文書の編集機能などをユーザに提供するクライアントアプリケーション、ＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（商標）やＡｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔ（商標）などを実行して実現される。文書クライアント１０はクライアント装置の周知のハードウェア資源、例えば、ＣＰＵ、主メモリ、バス、ＢＩＯＳ、補助記憶装置、入出力装置等を利用する。文書・アノテーション共有サーバ２０は、複数ユーザ間で文書とアノテーションの共有にして、文書レビューするための文書処理機能およびアノテーション管理機能を提供するサーバである。サーバ２０も周知のハードウェア資源、例えば、ＣＰＵ、主メモリ、バス、ＢＩＯＳ、補助記憶装置、入出力装置等を有する。
【００３９】
なお、図３および後述の図１２では、文書処理システム１００または１００Ａを機能ユニットを用いて表している。各機能ユニットを典型的にはコンピュータのハードウェア資源とコンピュータプログラムのソフトウェア資源とが協働して構成するものである。
【００４０】
文書クライアント１０は、機能構成上、ユーザインタフェース部（表示部・操作部）１１、文書送受信部１２等を有する。ユーザインタフェース部１１はユーザインタフェースを管理する部分である。文書送受信部１２は、サーバ・クライアント間で文書の送受信を行う部分である。
【００４１】
文書・アノテーション共有サーバ２０は、文書送受信部２１、文書データベース２２、アノテーションデータベース２３、文書管理部２４、アノテーション統合部２５、アノテーション管理部２６、アノテーション分離部２７等を含んで構成される。
【００４２】
文書送受信部２１は、文書クライアント１０の文書送受信部１２に対応するものであり、サーバ・クライアント間で文書の送受信を行う部分である。
【００４３】
文書データベース２２は文書を保持するものであり、例えば図４（Ａ）に示すテーブルにより構成される。文書テーブル（図４（Ａ））は、文書ＩＤ、文書名、内容等を保持し、文書の内容は、ファイルそのものである。文書のアドレスを保管しても良い。またその他の属性等を保管しても良く、これは図示しない。
【００４４】
アノテーションデータベース２３はアノテーション（付加情報の例）およびテンプレート（再利用情報）を保持するものであり、例えば、図４（Ｂ）に示すアノテーションテーブルおよび図４（Ｃ）に示す再利用情報テーブルにより構成される。アノテーションテーブルは、アノテーションＩＤ、アノテーションが添付される文書の文書ＩＤ、アノテーションの文書中の位置の情報、アノテーションの内容、再利用情報ＩＤ（再利用情報からアノテーションが生成されているときは、再利用情報ＩＤが付与される）等を含んでいる。文書上の位置は、例えば、「ページ，横（ピクセル）−縦（ピクセル）」で表現する。再利用情報テーブルは、再利用情報テーブルは再利用情報ＩＤおよびその内容等を含む。アノテーションがシステムによって再利用対象とされた場合、再利用情報テーブルにレコードが追加される。なお、頻度を動的に計算し、アノテーションテーブルの集計で再利用情報を取得することもできる。なおデータベースでは、ＤＢで言えば、テーブルではなくビューで表現する。代替的には、再利用情報テーブルを用意せず、アノテーションテーブルにフィールドを追加し、再利用フラグを立てることで再利用情報を識別する方法もある。
【００４５】
アノテーション統合部２５は、文書とアノテーションを統合するものである。ユーザインタフェース部１１では、文書上にアノテーションを統合して表示する。アノテーション分離部２７は、アノテーションを文書から分離するものである。ユーザインタフェース部１１で変更されたアノテーションを文書から分離して記録する。文書管理部２４は、文書の管理を行う。アノテーション管理部２６が、アノテーションの管理を行う。複数ユーザで文書レビューを可能とするために、アノテーションに対するユーザ同士の更新操作の競合を、解消する処理も行う。
【００４６】
この実施例では、サーバ２０は文書とアノテーションを関連付けて管理する（図４参照）。文書クライアント１０は、文書・アノテーションの表示や操作のための機能を提供する。ユーザが文書をレビューするとき、クライアント１０はサーバ２０から文書を要求する。サーバ２０ではベース文書とアノテーションを合成したのち、クライアント１０に返す。
【００４７】
ユーザはクライアント１０上で文書にアノテーションを貼り付けることができ、レビュー内容をアノテーションのコメントとして記入する。文書の保存は、文書をサーバ２０にアップロードすることによって実行される。サーバ２０にアップロードされた文書は、ベース文書とアノテーションを分離したのち、それぞれ格納される。
【００４８】
アノテーション管理部２６は、複数ユーザによる共同作業にも対応しており、ユーザが追加または更新したアノテーションのみをアノテーションデータベース２３に反映させる。
【００４９】
レビューによって添付されたアノテーションは、作業項目として管理することもできる。例えば、アノテーションがマニュアルの画面差し替えの指摘事項であった場合、アノテーションは作業項目として利用され、ユーザに提示されたり進捗管理に利用される。
【００５０】
文書、アノテーション、再利用情報等に様々な属性を付与して管理できる。
【００５１】
つぎにテンプレートの生成について説明する。文書レビュー依頼者は、複数のレビュワーとなるユーザを指定してタスクを作成して、文書を登録する。レビュワーとなったユーザは、それぞれ個別にコメントをアノテーションに書いて文書に添付する。これに関連して例えば図５に示すように適宜にテンプレートが生成され、その手順は以下のとおりである。
【００５２】
［ステップＳ１０］：ユーザは、タスクから文書を取得し、指摘事項をアノテーションとして文書に添付して、サーバ２０上に保存する。これが処理開始となる。
［ステップＳ１１］：サーバ２０は、アノテーションがサーバ２０のアノテーションデータベース２３に格納されるとき、タスク内のすべてのレビュー文書中のアノテーションを、テキストの内容ごとに出現頻度を算出する。この場合、文書はタスクと関連づけで管理されており、アノテーションテーブル（図４（Ｂ））のアノテーションにタスクＩＤが付与されてよい。
［ステップＳ１２］：出現頻度が予め定められた閾値を越えた場合、そのアノテーションから、テンプレートが作成される。
［ステップＳ１３］：テンプレートをテンプレートテーブル（図４（Ｃ））に格納する。テンプレートは、タスク単位で管理される。
【００５３】
代替的には、タスク単位でなく、文書単位・文書をグルーピングしたグループ（例えばディレクトリ構成で管理する）内の文書単位にしても良い。また、閾値でなく、頻度の高い順に一定個数のテンプレートとなるまで選定するという手法でも良い。
【００５４】
また、この実施例ではアノテーション中のテキストの内容が一致していることを頻度算出の条件としていたが、完全に一致していなくても類似性を算出したうえで類似したアノテーションごとに頻度を算出するなどさまざまな手法を採用できる。この場合、テキスト中の所定比率の文字の一致や所定数または比率の単語の一致等を考慮しても良い。
【００５５】
つぎにテンプレートの選択について説明する。この例では、タスク単位でテンプレート群（１のテンプレートの場合も含む）を管理している。テンプレート群がすでに登録されていれば、ユーザ間で共有できる。また、テンプレート群が未だ登録されていない場合でも、文書の管理単位（単独文書、文書グループ、タスク）の属性や類似性からテンレート群を見つけることができる。
【００５６】
タスク単位でテンプレート群を管理する場合、タスクに既にテンプレート群が生成されていれば、そのテンプレート群が選択される。作業中のタスクにテンプレートが存在しない場合でも、タスクには属性を付与しておくことで、ユーザにアクセス権があり、かつ、属性の一致している他のタスクからテンプレート群を参照できる。
【００５７】
代替的には、ユーザが特定のタスクを選択してそのテンプレート群を選択しても良い。あるいは特定のテンプレート群を直接に選択しても良い。
【００５８】
文書グループ単位でテンプレート群を管理する場合、上述の例で、タスクをグループに置き換えればよい。グループがディレクトリ構成になっている場合は、ある文書に対して上位階層のテンプレート群を適用する方法なども採用できる。
【００５９】
文書単位でテンプレート群を管理する場合、文書に属性を付与し、アクセス可能で同一の属性を持つ文書からテンプレート群が参照される。文書の類似度を算出し、レビューする文書と類似する文書からテンプレート群を選んでも良い。
【００６０】
また、複数のテンプレートが選択された場合には、重複を省いたうえで両方を適用可能なテンプレート群としても良い。
【００６１】
さらに、過去にテンプレートから作成されたアノテーションが文書中に存在するときは、そのテンプレートを含むテンプレート群を選択しても良い。
【００６２】
図６はテンプレートの選択の動作例を示しており、その手順は以下のとおりである。なお、ここではつぎの点を前提とする。
【００６３】
タスクが作成され、複数の属性が付与されている。属性は便宜上以下の２つとするが、これに限定されない。
属性  作業のタイプ＝マニュアルのレビュー
属性  商品＝商品Ｘ
【００６４】
この例では、簡単のためメニューから属性が選択されているものとする。
【００６５】
［ステップＳ２０］：文書が登録されることによって開始される。
［ステップＳ２１］：既にタスクにテンプレート群が選択されているかどうかを判別する。選択されているときは、そのまま使用する。
［ステップＳ２２］：選択されていないときは、対象となるタスクに付与されている属性の中で、テンプレート群選択に使用する属性を算出する。例えば、属性ごとに頻度を計算して適切なものを求める。具体的には、テンプレート群Ｔ１，・・・，Ｔｉ，・・・，ＴＮが、タスクの属性の値が対象タスクと同じときに適用されている個数をｐ（ｉ）、異なるときに適用されている個数をｑ（ｉ）として、
Ｚ＝√（Σ（ｐ（ｉ）・ｑ（ｉ））／（Σｐ（ｉ）＋Σｑ（ｉ））
とする。対象タスクのすべての属性についてＺを算出し、最も値の小さいＺの値を持つ属性を選択する。
［ステップＳ２３］：選択された属性について、ｐ（ｉ）−ｑ（ｉ）の最も値の大きいテンプレート群Ｔｉを選択する。
【００６６】
図７は上述のステップＳ２２およびＳ２３の計算例を示す。この例ではステップＳ２２において、属性が「作業のタイプ」についてＺ＝０であり、属性が「商品」についてＺ＝２であり、属性として「作業にタイプ」を選択する。つぎにステップＳ２３について短プレート群Ｔ１〜Ｔ４についてｐ（ｉ）−ｑ（ｉ）を算出してそれぞれ「−３」、「−３」、［−２」、「＋２」を得、最大の値をとるテンプレート群Ｔ４を選択する。
【００６７】
尚、テンプレート群の範囲はシステム内のすべてのタスクとしたが、特定のタスクのみに対して実施しても良い。また、Ｚの値やｐ（ｉ）−ｑ（ｉ）の値に閾値を設けて、特定の範囲の場合のみ実行することもできる。なお、上述の計算方法は一例に過ぎない。
【００６８】
つぎにテンプレートの利用について説明する。テンプレート群が作成されると、その文書はテンプレートが利用可能になる。文書クライアント１０は、文書に適用可能なテンプレート群をサーバ２０から取得する。適用可能なテンプレート群が存在するときは、サーバ２０は文書クライアント１０にテンプレート群を返す。この処理例を図８に示す。この処理例は以下のとおりである。
【００６９】
［ステップＳ３０］：タスクが開始される。
［ステップＳ３１］：ファイルをサーバ２０から取得する。
［ステップＳ３２］：文書にテンプレートが選択されていない場合には何にもせずに処理を終了する。選択されている場合にはステップＳ３２へ進む。
［ステップＳ３２］：ユーザインタフェースを介したユーザの操作に応答してテンプレート群をサーバ２０から取得し、利用リストを表示して、ユーザの選択操作に基づいてアノテーションを文書に添付する。なお、アノテーションの修正等が可能である。
【００７０】
テンプレート利用のユーザインタフェース例を図９に示す。テンプレートを適用するときは、ベース文書上でマウスを右クリックし、「テンプレートからアノテーションを追加」操作を選択する。サーバ２０から取得したテンプレート内のコメントの一部がリスト表示され、ユーザが選択することでテンプレートからアノテーションを生成して文書に添付する。
【００７１】
表示は、リストとは限らず、他の表示方法でも良い（適用されるテンプレートが複数あるときは、ツリーにするなど）。
【００７２】
代替的には、一旦添付したアノテーションをサーバ２０上で一覧表示して、個別に選択してテンプレートの適用を実行しても良い。
【００７３】
つぎに作業項目（アクションアイテム）との関連付けについて説明する。添付されたアノテーションのうち、作業が発生するものは作業項目として管理するようになっている。テンプレートから生成されたアノテーションは、ひとつの作業項目に割り当てることができる。また、テンプレートから生成されたアノテーションが作業項目と関連付けられるとき、同じテンプレートから生成された他のアノテーションから作業項目が関連付けられているときは、関連付ける作業項目の候補として出すこともできる。この処理例を図１０に示す。
【００７４】
図１０の処理は以下のとおりである。
［ステップＳ４０］：タスク、例えば修正タスクが開始される。
［ステップＳ４１］：作業項目設定画面が表示される。
［ステップＳ４２］：アノテーションのテンプレートが作成されているかどうかを判別する。作成されていない場合には処理を終了する。作成されている場合にはステップＳ４３へ進む。
［ステップＳ４３］：同じテンプレートから作成されたアノテーション群を検索する。
［ステップＳ４４］：所定の割合以上で作業項目（アノテーション）が適用されているかどうか判別する。適用されていればステップＳ４５へ進む。適用されていなければ処理を終了する。
［ステップＳ４５］：所定割合以上の作業項目を候補として出力する。
【００７５】
テンプレートから生成されたアノテーションは、階層的に表示できるのでわかりやすい。図１１は表示の一例である。
【００７６】
つぎに上述実施例の具体例を示す。この具体例は作業場（タスク）を実現する構成を詳細に示すものである。図１２はこの具体例の文書処理システム１００Ａを示しており、図１２において図３と対応する箇所には対応する符号を付した。図１２において、この具体例の文書処理システム１００Ａは複数ユーザによる共同作業の作業場（タスク）を提供する。タスクは、例えば作業依頼者によって、共同作業の（複数の）関係者が割り当てられることで定義される。共同作業によるレビューは、タスクを定義し、タスクに文書を関連付けることで開始される。なお、タスクは、典型的には電子掲示板システムにより構成されるが、これに限定されない。
【００７７】
図１２において、作業場データベース２８は、タスクを形成するために種々の情報を格納している。作業場管理部２９は、作業場の管理を行う部分であり、タスクとアノテーションを連携するためにアノテーション管理部２６とデータのやり取りも行う。作業場操作部３０は、作業項目の表示用の加工機能、タスクの登録・状態変更機能などを提供するものである。
【００７８】
この実施例ではタスクの単位で文書、アノテーションおよびテンプレートを管理できる。もちろんレビューによって添付されたアノテーションは、作業項目として管理することもできる。例えば、アノテーションがマニュアルの画面差し替えの指摘事項であった場合、アノテーションは作業項目として利用され、ユーザに提示されたり進捗管理に利用される。
【００７９】
このように、この具体例の文書処理システムでは、文書、タスク、アノテーション等に様々な属性を付与して管理できることができる。
【００８０】
なお、本発明は特許請求の範囲の記載に基づいて決定されるものであり、実施例の具体的な構成、課題、および効果には限定されない。本発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】本発明の原理的な処理例を説明する模式図である。
【図２】本発明の原理的な処理例を説明する他の模式図である。
【図３】本発明の実施例を全体として示すブロック図である。
【図４】上述実施例のデータベースの構成例を説明する図である。
【図５】上述実施例のテンプレート（再利用情報）の生成処理例を説明するフローチャートである。
【図６】上述実施例のテンプレート（再利用情報）の選択処理例を説明するフローチャートである。
【図７】図６の処理例を説明する図である。
【図８】上述実施例のテンプレート（再利用情報）の利用処理例を説明するフローチャートである。
【図９】図８の処理例を説明する図である。
【図１０】上述実施例のテンプレート（再利用情報）から作業項目のリストを生成する処理例を説明するフローチャートである。
【図１１】図１０の処理例を説明する図である。
【図１２】上述実施例の具体例を説明する図である。
【符号の説明】
【００８２】
１０    文書クライアント
１１    ユーザインタフェース部
１２、２１    文書送受信部
２０    文書・アノテーション共有サーバ
２２    文書データベース
２３    アノテーションデータベース
２４    文書管理部
２５    アノテーション統合部
２６    アノテーション管理部
２７    アノテーション分離部
２８    作業場データベース
２９    作業場管理部
３０    作業場操作部
１００    文書処理システム
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図１０】
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【図１２】
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【図１】
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【図２】
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【図９】
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【図１１】
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