(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークを介して会議の開催を支援する会議開催支援サーバであって、
所定の会議に係る会議参加候補者を当該会議参加候補者名とアドレス、所属、役職、職種、スキル、勤務時間、勤務地のいずれか１以上を含む情報要素であるプロファイルと関連付けて蓄積する会議参加候補者蓄積手段と、
会議名及び会議目的を必須項目とする会議開催要求を受付ける会議開催要求受付手段と、
前記会議開催要求を受付けた場合に、会議名または会議目的のみを検出した場合、前記会議名から会議目的を自動設定し、または前記会議目的から会議名を自動編集し、
前記会議開催要求の会議名または会議目的に記入されている用語から会議参加候補者のプロファイルの１以上の情報要素の条件を指定する用語を抽出し、前記抽出した用語と前記会議参加候補者のプロファイルの１以上の情報要素とを比較し、合致したプロファイルの情報要素を有する候補者を、当該会議の会議参加候補者とする会議参加候補者抽出手段と、
前記会議参加候補者抽出手段が抽出した会議参加候補者の一部または全てに対して会議開催案内を送信する会議開催案内送信手段を有することを特徴とする会議開催支援サーバ。
【請求項２】
請求項１に記載の会議開催支援サーバであって、
前記会議開催案内送信手段が所定の会議開催案内を送信した場合に、当該会議参加候補者の各々より当該会議への参加可否を受信する参加可否受信手段と、
前記参加可否受信手段が受信した参加候補者の各々の参加可否状況を当該会議開催要求の送信元へ通知する参加可否状況通知手段を、さらに有することを特徴とする会議開催支援サーバ。
【請求項３】
請求項２に記載の会議開催支援サーバであって、
前記参加可否状況通知手段が参加可否状況を当該会議開催要求の送信元へ通知した場合に、当該会議開催要求の送信元から当該会議の開催決定通知を受信する会議開催決定通知受信手段と、前記会議開催決定通知受信手段が受信した会議開催決定通知に従って、当該開催決定通知に記載された会議参加者へ会議開催決定を通知する会議開催決定通知手段を、さらに有することを特徴とする会議開催支援サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、通信ネットワークを介して会議開催を支援するサーバに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、アテンダント端末、プレゼンテータ端末及びチェアマン端末からなる会議に参加するような会議システムにおいて、アテンダント端末、プレゼンテータ端末のみならず、認証機能、機器管理機能及び議事録制御機能を有したチェアマン端末の権限を与えて会議を行う技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−３３１４３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
特許文献１に記載のシステムでは、ユーザ認証した機器の使用をチェアマンがユーザを確認し、手動で会議参加許可を与えることができるが、会議参加候補者を当該候補者のデータベースと関連付けて自動公募することはできない。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明の会議開催支援サーバは、通信ネットワークを介して会議の開催を支援する会議開催支援サーバであって、所定の会議に係る会議参加候補者を当該会議参加候補者名とアドレス、所属、役職、職種、スキル、勤務時間、勤務地のいずれか１以上を含む情報要素であるプロファイルと関連付けて蓄積する会議参加候補者蓄積手段と、会議名及び会議目的を必須項目とする会議開催要求を受付ける会議開催要求受付手段と、前記会議開催要求を受付けた場合に、会議名または会議目的のみを検出した場合、前記会議名から会議目的を自動設定し、または前記会議目的から会議名を自動編集し、前記会議開催要求の会議名または会議目的に記入されている用語から会議参加候補者のプロファイルの１以上の情報要素の条件を指定する用語を抽出し、前記抽出した用語と前記会議参加候補者のプロファイルの１以上の情報要素とを比較し、合致したプロファイルの情報要素を有する候補者を、当該会議の会議参加候補者とする会議参加候補者抽出手段と、前記会議参加候補者抽出手段が抽出した会議参加候補者の一部または全てに対して会議開催案内を送信する会議開催案内送信手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００５】
本発明は、会議開催要求データの内容を自動的に調査し、会議参加候補者を当該候補者のプロファイル等のデータベースと関連付けて抽出されたメンバのみに対して参加案内を通知することにより、使用者による会議参加メンバの選定作業が不要となる。結果として適切な参加メンバの選出が可能となり、選定漏れや選定ミスも防止できる。このことは、関係のないまたは関係の薄いメンバに対して不要な参加案内通知を送信しないことであり、会議情報のセキュリティー機能としての効果がある。
【０００６】
また、会議参加メンバの他、会議実施日時や実施場所を自動設定する機能を有するため、使用者による設定作業が不要となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、本発明の実施の形態による動作を図面を用いて説明する。
【実施例】
【０００８】
図１は本発明に係わる通信ネットワークを利用した会議開催支援サーバ（会議サーバと略すこともある）を含む各装置の全体システム構成図である。システム構成は本発明に係る会議開催支援サーバ２００、メンバの端末Ａ１００、端末Ｂ３００、端末Ｃ４００、端末Ｄ５００がここではＩＰ網６００を介して接続されている。端末Ａ１００は作成・編集した会議開催要求１１１を会議開催支援サーバ２００へ送信する。会議開催支援サーバ２００は、通信ネットワークを介して、あるいは、直接、端末Ａ１００から会議開催要求を受付け、受付けた会議開催要求１１１に記入された要素データ（後述の図８に示す７０４）を調べて、会議開催案内原案２１１を作成し、端末Ａ１００へ送信する。会議開催案内原案２１１を受信した端末Ａ１００は、会議開催案内原案２１１をそのまま、あるいは、再編集して会議開催支援サーバ２００に対して会議開催案内１１２と送信ＯＫの指示を送信する。端末Ａ１００からの指示によって会議開催支援サーバ２００は対象の会議参加候補者の端末Ｂ３００，端末Ｃ４００に対して会議開催案内２１３、２１４を送信する。会議開催案内２１３、２１４を受信した対象会議参加候補者の端末Ｂ３００、端末Ｃ４００は会議開催案内に対する参加可否３１１、４１１を会議開催支援サーバ２００へ返信し、会議開催支援サーバ２００は当該会議開催要求の送信元である端末Ａ１００へ参加可否状況２２１を送信し、端末Ａ１００からの会議決定通知１１３を受信すると会議開催支援サーバ２００は参加対象メンバの端末Ｂ３００、端末Ｃ４００に対して会議開催決定通知２２３、２２４を送信する。
【０００９】
図２は端末Ａ１００の機能ブロック図である。端末Ａ１００は会議開催情報編集・記憶部１０１、端末制御部１０２、操作部１０３、表示部１０４およびＬＡＮインターフェース部１０５から構成される。なお、端末Ｂ，Ｃ，Ｄの機能ブロックも同様である。
【００１０】
図３は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００の機能ブロック図である。会議開催支援サーバ２００は、ＬＡＮインターフェース部２０１、会議参加候補者プロファイル記憶部２０２、会議スケジュール記憶部２０３、会議履歴記憶部２０４、プレゼンスデータ記憶部２０５、会議開催情報処理部２０６、サーバ制御部２０７、メール送信／受信処理部２０８および会議開催案内原案記憶部２０９から構成される。
【００１１】
図４は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００の会議参加候補者プロファイル記憶部２０２内に蓄積された会議参加候補者プロファイル表７００の一例である。会議参加候補者プロファイル表７００の各行には、各会議参加候補者の名前と関連付けて、アドレス、所属、役職、職種、スキル、勤務時間、勤務地等の複数の情報要素からなるプロファイルが蓄積されている。
【００１２】
会議参加候補者プロファイル表７００の各列には、各会議参加候補者の所属、役職、職種、スキル、勤務時間、勤務地等の分類（これを「要素クラス」という）が蓄積されている。会議参加候補者プロファイル表７００に蓄積された各情報要素は、各行の会議参加候補者毎に選択して、あるいは、各列の要素クラス毎に選択して必要な情報要素を抽出することができる。前記会議参加候補者プロファイル表７００に蓄積する各情報要素はシステム管理者が予め登録しておく。また、各要素クラスは、上記に列挙した要素クラスに限定することなくシステム管理者によって自由に定義できる。
【００１３】
図５は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００のスケジュール記憶部２０３に蓄積されるデータベース７０１の一例である。会議スケジュール記憶部２０３のデータベース７０１は会議の出席者名、会議開始および終了時刻、会議場所、会議目的などが当該会議名に関連付けられて記憶されている。前記データベースは前記会議開催支援サーバ２００の会議開催情報処理部２０６により、会議開催決定の度に蓄積され、また会議終了の度に削除される。
【００１４】
図６は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００の会議履歴記憶部２０４に蓄積されるデータベース７０２の一例である。データベース７０２は過去に開催された会議の出席者名、会議開始および終了時刻、会議場所、会議目的などが過去の当該会議名に関連づけられて記憶されている。前記データベースは前記会議開催支援サーバ２００の会議開催情報処理部２０６により、会議終了の度に蓄積される。また、使用者の端末からの所定の操作により、蓄積されたときから一定時間後に自動的に削除することも予め設定できる。なお、前記自動削除において、使用者の端末からの所定の操作により予め自動削除までの時間を登録できる。また、使用者の端末からの所定の操作で前記会議履歴データの中からデータを指定して削除することもできる。
【００１５】
図７は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００のプレゼンスデータ記憶部２０５に蓄積されるプレゼンスデータ７０３の一例である。前記プレゼンスデータ７０３は使用者の端末からの所定の操作により前記会議開催支援サーバ２００の会議開催情報処理部２０６によりＬＡＮインターフェース２０１を経由して会議開催支援サーバ２００の外部にあるデータベースからダウンロードして、蓄積するようにしてもよい。
【００１６】
図８は本発明に係わる会議開催支援サーバ２００が受信する会議開催要求１１１に記入される要求データ７０４の一例である。前記要求データ７０４は会議名、会議目的、参加メンバ、会議時間および会議場所等のデータ要素からなる。ここでは、会議名および会議目的を、会議開催要求１１１に記入すべき必須要素とし、会議名または会議目的の必須要素以外の要素、例えば、参加メンバ、会議時間および会議場所のデータ要素を非必須要素として、会議開催要求１１１には、少なくとも会議名または会議目的の必須要素が記入されている必要があるように設定している。また、前記会議開催要求１１１には使用者の所定の操作により、関連資料など、予め他のデータ要素を任意に追加することもできる。
【００１７】
図９は本発明に係わる装置である端末Ａ１００の動作フローチャートである。端末Ａ１００の制御部１０２が、端末Ａの使用者により端末Ａの操作部１０３と表示部１０４を利用して作成・編集した会議開催要求１１１の要素データ７０４を会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリし、会議開催要求１１１の作成・編集が完了（Ｓ１００，ＹＥＳ）すると、ステップＳ１０１にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に前記会議開催要求１１１を送信する。
【００１８】
端末Ａ１００の制御部１０２は、ステップＳ１０２にて、ＬＡＮインターフェース部１０５を介して会議開催支援サーバ２００からの会議開催案内原案２１１の受信を待つ。次に前記会議開催案内原案２１１を受信した時、端末制御部１０２はその会議開催案内原案２１１に記入された要素データ７０４をステップＳ１０３により表示部１０４へ表示する。前記表示された会議開催案内原案２１１の要素データ７０４が、前記会議開催要求１１１に記入されていた会議参加メンバ、会議実施日時または会議場所と一致している会議開催案内原案（「指定会議開催案内原案」という）の場合、ステップＳ１０４で会議参加候補者への送信がＯＫかどうかを示す操作部１０３からの指定入力を待ち、操作部１０３からの指定入力が送信ＯＫを示すとき、会議開催情報編集・記憶部１０１に前記原案を会議開催案内としてメモリすると同時に、ステップＳ１０６にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に会議開催案内１１２を送信する。
【００１９】
一方、操作部１０３からの指定入力が送信ＯＫではないとき、ステップＳ１０５で端末制御部１０２は、前記表示された会議開催案内原案２１１を元に、操作部１０３からの会議開催要求の再編集データの入力待ちになる。前記端末制御部１０２は、前記操作部１０３からの入力情報が会議開催要求の再編集完了を示すとき、前記再編集データを会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリし、ステップＳ１０１にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に前記再編集データを反映した会議開催案内１１２として送信する。
【００２０】
一方、ステップＳ１０３で前記表示部１０４へ表示された会議開催案内原案２１１が、前記会議開催要求１１１に記入されていた会議参加メンバ、会議実施日時または会議場所と異なる２つ以上の会議開催案内原案（「指定外会議開催案内候補原案」という）の場合、ステップＳ１０３で例えば“２つの指定外会議開催案内候補があります”のメッセージ付きで２つの会議開催案内候補を表示部１０４に表示し、ステップＳ１０５で前記表示された会議開催案内原案を元に、操作部１０３からの会議開催要求データの再編集入力待ちになる。前記端末制御部１０２は前記操作部１０３からの入力情報が会議開催要求の再編集完了を示すとき、前記再編集データを会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリし、ステップＳ１０１にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に前記再編集データを反映した会議開催案内１１２として送信する。
【００２１】
一方、ステップＳ１０３で前記表示部１０４へ表示された会議開催案内原案２１１が、前記会議開催要求データに記入されていた会議参加メンバ、会議実施日時または会議場所と異なる一つの会議開催案内原案（「指定外会議開催案内候補原案」という）の場合、ステップＳ１０３で例えば“指定外会議開催案内候補があります”のメッセージ付きで前記候補原案２１１を表示部１０４に表示し、ステップＳ１０４で送信ＯＫかどうかの操作部１０３からの指定の入力を待ち、指定の入力が送信ＯＫのとき、会議開催情報編集・記憶部１０１に前記候補原案を会議開催案内としてメモリするのと同時に、ステップＳ１０６にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に会議開催案内１１２を送信する。
【００２２】
一方、送信ＯＫではないとき、ステップＳ１０５で端末制御部１０２は、前記表示された会議開催案内原案２１１を元に、操作部１０３からの会議開催要求データの再編集入力待ちになる。前記端末制御部１０２は前記操作部１０３からの入力情報が会議開催要求データの再編集完了となったとき、前記再編集データを会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリし、ステップＳ１０１にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に前記再編集データを反映した会議開催案内１１２を送信する。
【００２３】
一方、ステップＳ１０３で前記表示部１０４へ表示された会議開催案内原案２１１がエラーメッセージ（例えば、“必須要素である会議名または内儀内容を記入して下さい”）の場合、ステップＳ１０５で操作部１０３からの会議開催要求の再編集待ちになる。前記端末制御部１０２は前記操作部１０３からの入力情報が会議開催要求の再編集完了を示すとき、前記再編集データを会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリし、ステップＳ１０６にてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００に前記再編集データを会議開催要求デ−タとして送信する。
【００２４】
次に端末Ａ１００の制御部１０２はステップＳ１０７にて、ＬＡＮインターフェース部１０５を介して会議開催支援サーバ２００から送信された前記会議開催案内の参加可否の受信結果を待ち、結果を受信した時、ステップＳ１０８で参加可否結果（参加可否状況）２２１を表示部１０４に表示する。次に前記端末制御部１０２は前記操作部１０３からの入力情報がステップＳ１０９で会議開催決定を示すとき、ステップＳ１１０により前記表示部１０４に会議開催決定の表示をし、制御部１０２により会議開催情報編集・記憶部１０１にメモリされているデータを会議開催決定通知１１３としてＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００へ送信して、端末Ａ１００の当該会議開催処理を終了する。
【００２５】
一方、前記端末制御部１０２は前記操作部１０３からの入力情報が、ステップＳ１０９で会議中止を示すとき、ステップＳ１１１により前記表示部１０４に会議中止決定の表示をし、制御部１０２により自動編集された会議中止決定通知をＬＡＮインターフェース部１０５からＩＰ網６００を介して会議開催支援サーバ２００へ送信して端末Ａ１００の当該会議開催処理を終了する。なお、会議開催支援サーバ２００側で会議中止決定が決められた場合、ステップＳ１０７にて前記参加可否結果２２１の代わりに例えば“会議中止決定通知が送信されました”を受信して、ステップＳ１０８で表示部１０４に表示し、端末Ａ１００の当該会議開催処理を終了する。
【００２６】
図１０、図１１は本発明の会議開催支援サーバ２００の動作フローチャートである。会議開催支援サーバ２００は、ステップＳ２００でＩＰ網６００およびＬＡＮインターフェース部２０１を介して、会議の開催を要求する端末からの会議開催要求１１１の要素データ７０４の受信を待つ。次に端末からの要素データ７０４を受信した時（Ｓ２００，ＹＥＳ）、会議開催支援サーバ２００はステップＳ２０１で受信バッティング処理を実行し、受信バッティングありのとき（Ｓ２０１，ＮＯ）、例えば端末Ａ１００からの要素データ７０４の受信処理中に別の端末Ｄ５００からの要素データ７０４を受信したとき、端末Ｄ５００からの要素データ７０４を会議情報処理部２０６のメモリに一時保存して、同時にステップＳ２０２にて端末Ｄ５００へウェイティング通知（たとえば、メッセージ“現在処理中です。しばらくお待ち下さい。”）をＬＡＮインターフェース部２０１から送信した後、ステップＳ２０１でバッティングなしの状態になるまで待つ。
【００２７】
また、使用者の所定の操作により、受信バッティングありのとき、例えば、端末Ａ１００からの要素データ７０４の受信処理中に別の端末Ｄ５００から要求データ７０４を受信したとき、端末Ｄ５００からの要素データ７０４を破棄して、同時にステップＳ２０２にて端末Ｄ５００へ無効通知（たとえば、メッセージ“現在混雑しています。しばらくしてから送信下さい。”）をＬＡＮインターフェース部２０１から送信した後、ステップＳ２００のデータ受信待ちに戻る様にも設定できる。
【００２８】
一方、ステップＳ２０１で受信バッティングなしの時（Ｓ２０１，ＹＥＳ）、前記受信した会議開催要求１１１に記入された要素データ７０４について調べる。まずステップＳ２０３でサーバ制御部２０７は、前記図９のフローチャートで、会議開催要求元の端末Ａ１００から送信された前記会議開催要求１１１に記入された要素データ７０４を会議開催情報処理部２０６に記憶し、ステップＳ２０４にてサーバ制御部２０７は、前記要素データ７０４に、会議開催要求１１１に記入すべき必須要素である会議名または会議目的があるかどうかを調べる。ステップＳ２０５でサーバ制御部２０７は、前記必須要素である会議名および会議目的を検出した場合、会議開催案内原案記憶部２０９に会議名および会議目的を会議開催案内原案の一部としてメモリする。
【００２９】
一方、図８に示される様に前記必須要素である会議名のみを検出した場合、サーバ制御部２０７は前記会議名から会議目的を推定して自動的に設定し、会議開催案内原案記憶部２０９に前記会議名と共に会議開催案内原案の一部としてメモリする。ここで、会議目的の自動設定は、例えば、検出した会議名をキーに会議履歴記憶部２０４のデータベース７０２にある過去の類似の会議を抽出して、その抽出した会議の会議目的を設定すればよい。もし類似の会議が抽出できなければ、会議名をそのまま会議目的として設定してもよい。一方前記必須要素である会議目的のみを検出した場合、サーバ制御部２０７は前記会議目的から会議名を自動編集し、会議開催案内原案記憶部２０９に前記会議目的と共に会議開催案内原案の一部としてメモリする。ここで、会議名の自動編集は、例えば、会議目的の中のから会議名に使用される頻度の高い用語を抽出し、推論処理して（図示せず）相応の名称に編集すればよい。一方、前記必須要素である会議名および会議目的のいずれも検出しなかった場合、ステップＳ２０６でエラーメッセージ（例えば、“必須要素である会議名および会議目的を記入して下さい”）を作成し、会議開催案内原案記憶部２０９に会議開催案内原案としてメモリする。
【００３０】
次に前記必須要素を検出した場合において（Ｓ２０５，ＹＥＳ）、会議開催情報処理部２０６は、ステップＳ２０７にて会議参加候補者プロファイル記憶部２０２、会議スケジュール記憶部２０３、会議履歴記憶部２０４およびプレゼンスデータ記憶部２０５に蓄積されている各データベースの内容を調べて、以下に示す会議参加メンバ、会議実施日時および場所などの、会議開催要求１１１に記入することが必須とはされていない非必須要素を自動的に設定する。
【００３１】
非必須要素である会議参加メンバ（参加候補者）が、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に記入されている場合、前記参加メンバを当該会議開催案内原案２１１の参加メンバとして会議開催案内原案記憶部２０９にメモリするのと同時に当該メンバに対応した各アドレスを会議参加候補者プロファイル表７００から抽出し、メールの宛先としてメモリする。
一方、参加メンバの記入が無い場合、会議開催要求の送信元が指定する所定の指定条件に従って、会議参加候補者プロファイル記憶部２０２の会議参加候補者プロファイル表７００の各情報要素と前記会議開催要求１１１に記入された要素データ７０４とを比較して行き、指定条件に合致した情報要素を含む会議参加候補者を抽出して、会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされた前記会議開催案内原案に参加メンバとしてメモリするのと同時に当該メンバに対応した各アドレスをメールの宛先としてメモリする。
【００３２】
前記指定条件の一例として、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４の会議名または会議目的に“開発”および“製品Ａ”といった用語が含まれている場合、前記会議参加候補者プロファイル表７００の、「所属」または「職種」または「スキル１」の列に“開発”の要素クラスを含み、かつ、「スキル２」の列に“製品Ａ”の要素クラスを含むことを指定条件として、各列の情報要素を検索し、条件に合致した会議参加候補者を抽出する。この例では、会議開催要求元自身（この例の場合メンバＡＡ）を除くメンバＢＢおよびＣＣが条件（この場合、“開発”および“製品Ａ”）に合致するので、メンバＢＢおよびＣＣを会議参加メンバとして、また、前記会議参加メンバに対応したアドレスをメールの宛先として、会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。
なお、特に図示しないが、会議開催要求の送信元が、会議開催要求の該当欄に指定条件を記入しておいてもよい。また、会議名と関連付けて、当該会議への参加が必須なメンバまたはメンバのプロファイルを予め会議開催支援サーバ２００内に設定しておいても良い。
【００３３】
また、前記会議参加候補者プロファイル表７００の要素クラス別に予め重みづけを予め使用者により設定することが可能である。例えば前記会議参加候補者プロファイル表７００の要素クラスである“所属”を必須クラスとし、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に、例えば“開発”という用語があれば、情報要素の“開発”は前記必須クラス“所属”に含まれるので、必須クラス“所属”内で、構成要素（“開発”）を含むプロファイルを備えた会議参加候補者は、プロファイル内の他要素クラスの構成要素がいかなるものであれ、無条件に会議参加メンバとして抽出する。例えば、図４の場合、“所属”を必須クラスとして設定すると、要素クラス“所属”内で“開発”に関連した全ての会議参加候補者、即ち、メンバＡＡ、メンバＢＢ、メンバＣＣおよびメンバーＤＤが会議参加メンバとして抽出される。
【００３４】
また、例えば前記会議参加候補者プロファイル表７００の要素クラスである“スキル２”を制限クラスとして設定することもできる。この場合、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に、前記制限クラス“スキル２”に含まれる会議参加候補者プロファイル表の構成要素（例えば“製品Ａ”）が記入されていた場合、会議参加候補者プロファイル表のプロファイル内に“製品Ａ”を含む会議参加候補者は、全員が無条件で会議参加メンバとして抽出されるのではなく、条件付で、例えば、他の要素クラス“所属”に含まれる“開発”を含む構成要素をも含むプロファイルの会議参加候補者の中からのみ会議参加メンバとして抽出される。なお、前記必須クラスおよび前記制限クラスの定義は、予めシステム管理者の所定の操作により設定できる。
【００３５】
また、前記会議参加候補者プロファイル表７００の一つの要素クラスである“時間”に会議参加候補者毎に勤務時間帯を登録しておくことにより、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に会議実施日時が記入されているとき、前記会議参加候補者プロファイル表７００を参照して、前記会議実施日時が前記勤務録時間帯の範囲外の場合には、その会議参加候補者を参加メンバとしてメモリしない様にも設定できる。また、前記会議参加候補者プロファイル表７００に勤務地という要素クラスを設け、会議参加候補者毎に勤務地を会議参加候補者のプロファイルとして登録しておくことにより、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に会議実施場所が記入されているとき、前記会議参加候補者プロファイル表７００を参照して、前記会議実施場所が前記勤務地と異なる場合には、その会議参加候補者を参加メンバとしてメモリしない様にも設定できる。
【００３６】
次に、会議開催情報処理部２０６は、会議スケジュール記憶部２０３、会議履歴記憶部２０４またはプレゼンスデータ記憶部２０５を参照して、会議参加メンバの調整処理を行うことができる。前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に会議スケジュール記憶部２０３、会議履歴記憶部２０４またはプレゼンスデータ記憶部２０５に一致した要素がある場合で、その一致した要素に係わる当該メンバが前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバの中に含まれていない場合、当該メンバを追加参加メンバとして追加メモリするのと同時に当該追加メンバに対応した各アドレスをメールの宛先として追加メモリする。なお、追加メンバの先頭に、例えば“下記メンバを加えました。ＯＫですか？”などの使用者に前記追加メンバを知らせるメッセージを当該会議開催案内候補原案に添えることもできる。
【００３７】
一方、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に会議スケジュール記憶部２０３、会議履歴記憶部２０４またはプレゼンスデータ記憶部２０５に一致した要素がある場合で、その一致した要素に係わる当該メンバ以外のメンバが前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバの中に含まれている場合、当該以外のメンバを削除メンバとしてメモリから削除するのと同時に前記削除メンバに対応した各アドレスをメールの宛先から削除する。なお、削除メンバの先頭に、例えば“下記メンバを削除しました。ＯＫですか？”などの使用者に前記削除メンバを知らせるメッセージを当該会議開催案内候補原案に添えることもできる。
【００３８】
なお、予め使用者の所定の操作により前記会議参加メンバの調整処理をするかしないかの設定ができる。また前記会議参加メンバの調整処理をする場合、さらに前記メンバ追加処理のみ行う、または前記メンバ削除処理のみ行う、または前記メンバ追加および削除処理を行う設定ができる。
【００３９】
次に、実施日時の設定は、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に実施日時指定の記入がある場合、会議開催処情報理部２０６は、会議スケジュール記憶部２０３およびプレゼンスデータ記憶部２０５から、前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバのスケジュールを調べて、重複の無い場合、前記指定された実施日時を当該会議開催案内原案の実施日時として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。一方、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に実施日時期限の記入がある場合、会議スケジュール記憶部２０３およびプレゼンスデータ記憶部２０５から、前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバのスケジュールを調べて、前記期限内で重複が無い場合で、一番現在に近い日時を当該会議開催候補メール原案の実施日時として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。
【００４０】
一方、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に複数の実施日時候補の記入がある場合、会議スケジュール記憶部２０３およびプレゼンスデータ記憶部２０５から、前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバのスケジュールを調べて、前記実施日時候補で重複が無い場合で、優先順位の高い実施日時を当該会議開催候補案内原案の実施日時として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。一方前記調査の結果、重複があり、実施日時が設定できない場合、所定の規則として、例えば、指定外時間または指定外期限で一番近い日時を当該会議開催案内候補原案の指定外実施日時として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。一方、実施日時の記入が無い場合、重複がなく、現在に一番近い日時を当該会議開催候補案内原案の指定外実施日時として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。
【００４１】
なお、前記指定外実施日時の場合、例えば“実施日時は指定外です”などの使用者に指定外であることがわかるメッセージを当該会議開催案内候補原案に添えることもできる。なお、前記指定実施日時が複数の場合で、重複が無い場合の優先順位は予め使用者の所定の操作で設定できる。なお、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に実施日時期限の記入がある場合で前記期限内に重複がない場合、または前記実施日時の記入が無い場合の指定外日時候補は現在に一番近い日時の代わりに予め使用者の所定の操作で日時候補を設定できる。
【００４２】
次に、実施場所の設定は、前記会議開催要求１１１の要素データ７０４に実施場所の記入がある場合、会議開催情報処理部２０６は、会議スケジュール記憶部２０３およびプレゼンスデータ記憶部２０５から、前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバのスケジュールを調べて、重複の無い場合、前記指定された実施場所を当該会議開催案内原案の実施場所として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。一方、前記会議開催原案に複数の実施場所候補の記入がある場合、会議スケジュール記憶部２０３およびプレゼンスデータ記憶部２０５から前記会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされている会議参加メンバのスケジュールを調べて、前記実施場所候補で重複が無い場合、優先順位の高い実施場所を当該会議開催候補案内原案の実施場所として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。
【００４３】
一方、前記調査の結果、重複があり、実施場所が設定できない場合、所定の規則として、例えば、指定場所または指定外場所候補に一番近い場所を当該会議開催案内候補原案の指定外実施場所として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。一方、実施場所の記入が無い場合、重複の無い端末Ａ１００に一番近い場所を当該会議開催候補案内原案の指定外実施場所として会議開催案内原案記憶部２０９にメモリする。
【００４４】
なお、前記指定外実施場所の場合、例えば“実施場所は指定外です”などの使用者に指定外であることがわかるメッセージを前記会議開催案内原案に添えることもできる。なお、前記指定実施場所が複数の場合で、重複が無い場合の優先順位は予め使用者の所定の操作で設定できる。なお、前記指定実施場所または指定外実施場所候補に重複があり、実施場所が設定できない場合、指定場所または指定外場所候補に一番近い場所を設定する代わりに予め使用者が場所の候補を所定の操作で設定することもできる。
【００４５】
なお、前記実施場所の記入が無い場合、重複の無い端末Ａ１００に一番近い場所の代わりに予め使用者の所定の操作で場所を設定できる。また、前記調査した結果、実施場所が一つも設定できない場合、ステップＳ２０７でサーバ制御部２０７はエラーメッセージ（例えば、“会議実施場所が設定できません”）を作成し、メール原案記憶部２０９にメモリされている前記会議開催案内原案に添えることができる。
【００４６】
次に会議開催支援サーバ２００のサーバ制御部２０７は、ステップＳ２０８により会議開催案内原案記憶部２０９にメモリされた前記会議開催案内原案データを、ＬＡＮインターフェース部２０１を介して会議開催要求元であるＡ１００へ送信して、ステップＳ２００のデータ受信待ちの状態に戻る。
【００４７】
一方ステップＳ２０９において、前記図９のフローチャートで会議開催要求元の端末Ａ１００から送信された前記会議開催案内を受信した時、サーバ制御部２０７は、前記会議開催案内を会議開催情報処理部２０６に記憶し、同時にステップＳ２１０で対象メンバの端末へ対象会議参加候補者として前記会議開催案内をメール送信／受信処理部２０８、ＬＡＮインターフェース部２１０を介して送信し、ステップＳ２００のデータ受信待ちの状態に戻る。
【００４８】
一方、図１１のステップＳ２１１でＬＡＮインターフェース２０１を介して、前記送信された会議開催案内に対する対象メンバからの返信を受信したとき、サーバ制御部２０７は、会議開催情報処理部に２０６に一時保存し、返信を受信しない対象メンバがあれば、受信待ちの状態を継続する。
【００４９】
一定時間受信がないメンバの端末に対しては、ステップＳ２１２、ステップＳ２１３およびステップＳ２１４にてタイマ満了後、当該メンバの端末へ返信の催促を指定回数送信する。その後、前記返信の催促を指定回数  送信してもさらに一定時間  返信がこない場合、サーバ制御部２０７は、前記返信がこないメンバ、会議参加可能の返信を受信した参加確定メンバ、および会議参加不可の返信を受信した不参加確定メンバの情報をまとめて返信結果として、ＬＡＮインターフェース部２０１を介して会議開催要求元の端末Ａ１００へ送信し、ステップＳ２００のデータ受信待ちの状態に戻る。
【００５０】
なお、前記タイマの時間は、予め使用者の所定の操作により設定できる。なお、前記返信の催促の送信回数は、予め使用者の所定の操作により設定できる。なお、会議開催支援サーバ２００のサーバ制御部２０７が、所定条件のもとで、会議へ参加する予定のメンバが基準に達しない（例えば、会議への参加率が９０％以下や会議のキーマンが不参加）として会議の中止を決定したとき、会議中止の処理を行うことができる。前記会議中止の処理とは、ステップＳ２１５にて前記受信結果の代わりに例えば“会議中止決定通知が送信されました”をメール送信／受信処理部２０８、ＬＡＮインターフェース部２０１を介して会議開催要求元の端末Ａ１００へ送信し、同時に当該会議開催案内に記入された対象メンバの端末へ会議中止決定通知を送信し、当該会議開催処理を終了する。なお、前記所定条件は予め使用者の所定の操作により設定できる。
【００５１】
一方ステップＳ２１６で前記図９のフローチャートで会議開催要求元の端末Ａ１００から送信された前記決定通知を受信した時、サーバ制御部２０７は、ステップＳ２１７にて受信内容を調査する。前記決定通知が会議開催決定通知の場合、ステップＳ２１８でメール送信／受信処理部２０８、ＬＡＮインターフェース部２０１を介して当該会議開催案内に記入された対象メンバの端末へ会議参加者として会議開催決定通知を送信するのと同時に、ステップＳ２２０で会議スケジュール記憶部２０３に蓄積し、当該会議開催処理を終了する。一方、前記決定通知が会議中止決定通知の場合、ステップＳ２１９でメール送信／受信処理部２０８、ＬＡＮインターフェース部２０１を介して当該会議開催案内に記入された対象メンバの端末へ会議中止決定通知を送信し、当該会議開催処理を終了する。
【００５２】
なお、前記の例はＩＰネットワークを利用した通信会議を示したが、ＩＰ網の換わりにＩＳＤＮ網やアナログ網を利用した通信会議も可能である。
なお、本発明では通信会議装置について記述しているが、本発明の会議開催支援サーバはボタン電話（図示せず）の主装置と一体に構成すること、あるいは、ボタン電話に交換可能に組見込むように構成することが可能である。
【００５３】
また、本発明では通信会議システムについて記述しているが、会議参加候補者の代わりに、ユーザの好みの情報を当該ユーザのプロファイルと関連付けて抽出、通知する手段を有するサーバ、例えばホテルの客室からレストランや観光施設の予約希望をしたとき、当該予約希望者のプロファイルおよびレストランや観光施設情報のデータベースより好みのレストランや観光施設を抽出し、当該レストランや観光施設へ予約可否の問合せおよび予約可否の返信を受信し、当該予約希望者へ予約レストラン候補や予約観光施設候補を送信し、当該予約希望者によって選択されたレストランや観光施設へ予約を入れるなどの通信予約システムについても利用可能である。
【００５４】
また、ＣＴＩ（Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｙ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）機能と連動させ、予約候補先や予約先へ自動ダイヤル発信をして、レストランや観光施設へ当該予約希望者の電話によるライブの問い合せや予約を可能とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】図１は本発明のシステム構成図である。
【図２】図２は本発明の端末内機能ブロック図である。
【図３】図３は本発明の会議開催支援サーバ内の機能ブロック図である。
【図４】図４は本発明の会議開催支援サーバ内の会議参加候補者プロファイル記憶部のデータベースの一例である。
【図５】図５は本発明の会議開催支援サーバ内の会議スケジュール記憶部のデータベースの一例である。
【図６】図６は本発明の会議開催支援サーバ内の会議履歴記憶部データベースの一例である。
【図７】図７は本発明のプレゼンスデータの一例である。
【図８】図８は本発明の会議開催要求の要素データの一例である。
【図９】図９は本発明の端末の動作フローチャートである。
【図１０】図１０は本発明の会議開催支援サーバの動作フローチャートである。
【図１１】図１１は本発明の会議開催支援サーバの動作フローチャート（続き）である。
【符号の説明】
【００５６】
１００    端末Ａ
１０１    会議開催要求編集・記憶部
１０２    端末制御部
１０３    操作部
１０４    表示部
１０５    ＬＡＮインターフェース部
１１１    会議開催要求
１１２    会議開催案内
１１３    会議開催決定通知
２００    会議開催支援サーバ
２０１    会議開催支援サーバのＬＡＮインターフェース部
２０２    会議参加候補者プロファイル記憶部
２０３    会議スケジュール記憶部
２０４    会議履歴記憶部
２０５    プレゼンスデータ記憶部
２０６    会議開催情報処理部
２０７    サーバ制御部
２０８    メール送信／受信処理部
２０９    会議開催案内原案記憶部
２１１    会議開催案内原案
２１３    会議開催案内
２１４    会議開催案内
２２１    参加可否結果
２２３    会議開催決定通知
２２４    会議開催決定通知
３００    端末Ｂ
３１１    参加可否
４００    端末Ｃ
４１１    参加可否
５００    端末Ｄ
６００    ＩＰ網
７００    会議参加候補者プロファイル記憶部のデータベース
７０１    会議スケジュール記憶部のデータベース
７０２    会議履歴記憶部のデータベース
７０３    プレゼンスデータ
７０４    会議開催要求の要素データ
【図１】
0005194989.tif 000002
【図２】
0005194989.tif 000003
【図３】
0005194989.tif 000004
【図４】
0005194989.tif 000005
【図５】
0005194989.tif 000006
【図６】
0005194989.tif 000007
【図７】
0005194989.tif 000008
【図８】
0005194989.tif 000009
【図９】
0005194989.tif 000010
【図１０】
0005194989.tif 000011
【図１１】
0005194989.tif 000012