(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段と、
前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、所定の画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段と、
前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
を含むことを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書処理装置において、
前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に成功した場合に、取得された文書管理要件と前記所定の画像入力手段から入力される文書画像とに基づいて電子文書を生成し、生成された電子文書に前記取得された文書管理要件に応じて前記管理情報を付与する、
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
請求項１に記載の文書処理装置において、
前記文書管理要件は、管理情報に係る要件を含み、
前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段によって取得された文書管理要件に含まれる前記管理情報に係る要件に応じて、前記電子文書処理手段によって生成された電子文書に付与された管理情報の更新を制御する、
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項４】
請求項１または３に記載の文書処理装置において、
前記文書管理要件は、画像品質に係る要件を含み、
前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段によって取得された文書管理要件に含まれる前記画像品質に係る要件に応じて、前記電子文書処理手段によって生成された電子文書の画像品質を変換する、
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項５】
文書処理装置と、文書記憶装置と、を含み、
前記文書処理装置は、
文書画像を生成する画像入力手段と、
電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段と、
前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に成功した場合に、取得された文書管理要件と前記画像入力手段から入力される文書画像とに基づいて電子文書を生成し、生成された電子文書に前記取得された文書管理要件に応じて前記管理情報を付与し、
前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、前記画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段と、
前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を前記文書記憶装置に送信する電子文書送信手段と、
を含み、
前記文書記憶装置は、
前記電子文書送信手段によって送信された電子文書を受信する電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段によって受信された電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
を含む、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項６】
電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段、
前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、所定の画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段、および
前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を記憶部に記憶させる電子文書記憶手段、
としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置、文書処理システム、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年施行されたｅ−文書法（電子文書法）では、他の法令の規定により民間事業者などに「書面による保存」が義務づけられている書類（文字、図、表、絵、写真などが掲載された文書）について、当該規定にかかわらず、書類の「電磁的記録による保存」が認められている。電磁的記録による保存とは、当初から電子的に作成された書類を電子的に保存すること、および書面で作成された書類をスキャナなどの画像入力装置でイメージ化し電子的に保存すること、の両者を含み、電子的な保存の対象および方法についての要件が、改ざん防止や原本の正確な再現性の程度に応じてそれぞれ規定されている。
【０００３】
この他にも、金融商品取引法（証券取引法）の成立や内部統制強化の要請などから、電子的に保存される書類の真正性を確保するよう所定の要件を満たした書類管理が求められている（以下、電子的に保存される書類を単に「電子文書」といい、電子文書の管理に関し法令その他で規定される要件を「文書管理要件」という）。
【０００４】
かかる背景の下、たとえば特許文献１では、所定の文書管理要件に沿った厳密な文書処理を簡便な方法で行う文書処理装置が提案されている。特許文献１に記載の文書処理装置では、複数の要件が記載された紙の要件書をスキャンすることによって処理対象の書類に適用する文書管理要件を取得する。
【特許文献１】特開２００６−３３８１８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、ユーザの指示に応じた電子文書の文書管理要件を外部装置から取得して、取得した文書管理要件と入力された文書画像とに基づいて電子文書を生成する場合において、文書管理要件の取得に失敗したとき、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成して記憶する文書処理装置、文書処理システム、およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段と、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、所定の画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段と、前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、を含むことを特徴とする文書処理装置である。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に成功した場合に、取得された文書管理要件と前記所定の画像入力手段から入力される文書画像とに基づいて電子文書を生成し、生成された電子文書に前記取得された文書管理要件に応じて前記管理情報を付与することを特徴とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の発明において、前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段が取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、前記電子文書記憶手段によって記憶された電子文書に対する処理を行うことを特徴とする。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記文書管理要件は、管理情報に係る要件を含み、前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段によって取得された文書管理要件に含まれる前記管理情報に係る要件に応じて、前記電子文書処理手段によって生成された電子文書に付与された管理情報の更新を制御することを特徴とする。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、請求項１または３に記載の文書処理装置において、前記文書管理要件は、画像品質に係る要件を含み、前記電子文書処理手段は、前記文書管理要件取得手段によって取得された文書管理要件に含まれる前記画像品質に係る要件に応じて、前記電子文書処理手段によって生成された電子文書の画像品質を変換することを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、文書処理装置と、文書記憶装置と、を含み、前記文書処理装置は、文書画像を生成する画像入力手段と、電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段と、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に成功した場合に、取得された文書管理要件と前記画像入力手段から入力される文書画像とに基づいて電子文書を生成し、生成された電子文書に前記取得された文書管理要件に応じて前記管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、前記画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段と、前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を前記文書記憶装置に送信する電子文書送信手段と、を含み、前記文書記憶装置は、前記電子文書送信手段によって送信された電子文書を受信する電子文書受信手段と、前記電子文書受信手段によって受信された電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、を含むことを特徴とする文書処理システムである。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、電子文書を管理するための要件である文書管理要件を記憶する要件記憶装置から、ユーザの指示に応じた文書管理要件を取得する文書管理要件取得手段、前記文書管理要件取得手段が前記文書管理要件の取得に失敗した場合に、所定の画像入力手段から入力される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、生成された電子文書に所定の管理情報を付与し、前記文書管理要件取得手段が、取得に失敗した文書管理要件を再度実行することにより取得した場合に、取得された文書管理要件に含まれる少なくとも一部の要件に応じて、当該生成した電子文書に対する処理を行う電子文書処理手段、および前記電子文書処理手段によって処理された電子文書を記憶部に記憶させる電子文書記憶手段、としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１に記載の文書処理装置によれば、文書管理要件の取得に失敗したとき、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、さらに、取得に失敗した文書管理要件を再度の実行により取得したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件の少なくとも一部を充足するよう前記生成した電子文書を処理して記憶することができる。
【００１４】
請求項２に記載の文書処理装置によれば、文書管理要件の取得に成功したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件を充足する電子文書を生成して記憶することができる。
【００１６】
請求項３に記載の文書処理装置によれば、取得に失敗した文書管理要件を再度の実行により取得したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件を充足するよう電子文書に管理情報を付与することができる。
【００１７】
請求項４に記載の文書処理装置によれば、取得に失敗した文書管理要件を再度の実行により取得したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件を充足するよう電子文書の画像品質を変換することができる。
【００１８】
請求項５に記載の文書処理システムによれば、文書管理要件の取得に失敗したとき、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、さらに、取得に失敗した文書管理要件を再度の実行により取得したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件の少なくとも一部を充足するよう前記生成した電子文書を処理して記憶することができる。
【００１９】
請求項６に記載のプログラムによれば、文書管理要件の取得に失敗したとき、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成し、さらに、取得に失敗した文書管理要件を再度の実行により取得したとき、ユーザの指示に応じた文書管理要件の少なくとも一部を充足するよう前記生成した電子文書を処理して記憶することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明の一実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。
【００２１】
図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システム１０の全体構成図の一例である。同図に示すように、文書管理システム１０は、複数の文書処理装置１２（ここでは１つとする。）と、要件管理サーバ１４と、文書管理サーバ１６と、複数の利用者端末２０と、要件管理者端末２２と、を含んで構成されている。文書処理装置１２と、要件管理サーバ１４と、文書管理サーバ１６と、利用者端末２０と、要件管理者端末２２と、は直接または間接的にＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）またはインターネットなどのネットワーク１８を介して接続されており、相互にデータ通信可能となっている。
【００２２】
文書処理装置１２は、たとえば、書面の文書を光学的に読み取ることにより文書画像を生成するスキャナなどの画像入力装置が接続されたコンピュータ、または画像入力装置を内蔵する複合機である。文書処理装置１２は、ユーザに指定された文書種別（たとえば、国税証憑、内部統制証憑、医療証憑）に対応する文書管理要件を、要件管理サーバ１４からネットワーク１８を介して取得する。そして、取得された文書管理要件に応じて、画像入力装置から入力される文書画像（文字、図、表、絵、写真などが掲載された文書の内容を表す画像データ）を含む電子文書（たとえば、ＰＤＦ文書、ＴＩＦＦ文書）を生成するとともに、生成された電子文書に文書を管理するために設けられた管理情報（ここでは、電子署名とタイムスタンプ）を付与する。
【００２３】
要件管理サーバ１４は、ハードディスク装置などの記憶部およびデータ通信部を備える公知のサーバコンピュータであり、文書管理要件を文書種別ごとに記憶している。また、各文書処理装置１２から送信される文書種別に対応する文書管理要件をその文書処理装置１２に提供する。
【００２４】
文書管理サーバ１６は、ハードディスク装置などの記憶部およびデータ通信部を備える公知のサーバコンピュータであり、文書処理装置１２その他の装置で生成される電子文書をその属性情報に関連づけて記憶する。また、各利用者端末２０からの閲覧要求に応じて電子文書をその利用者端末２０に提供する。
【００２５】
利用者端末２０は、ディスプレイなどの表示部、キーボードやマウスなどの入力部、およびデータ通信部を備える公知のコンピュータ端末であり、たとえばパーソナルコンピュータである。利用者端末２０には、電子文書を閲覧するためのプログラム（ウェブブラウザ、電子文書ビューワなど）が格納されており、権限を有するユーザが文書管理サーバ１６に記憶される電子文書を閲覧できるようになっている。
【００２６】
要件管理者端末２２は、利用者端末２０と同様の構成を備える公知のコンピュータ端末である。要件管理者端末２２には、要件管理サーバ１４に記憶される文書管理要件を管理するためのプログラム（ウェブブラウザ、要件管理アプリケーションなど）が格納されており、権限を有する管理者が要件管理サーバ１４に対して文書管理要件の追加、更新、削除などを行えるようになっている。
【００２７】
上記の構成を有する文書管理システム１０では、特に、文書処理装置１２が要件管理サーバ１４から文書管理要件を取得することができない場合に、文書処理装置１２は、画像入力装置により入力される文書画像に基づいて所定の画像品質（ここでは、文書処理装置１２に適用可能な最高の画像品質とする。）を有する電子文書を生成するとともに、生成された電子文書に所定の管理情報（ここでは、電子署名とタイムスタンプの両方とする。）を付与するようにしている。すなわち、文書処理装置１２は、要件管理サーバ１４のメンテナンスやネットワーク１８の障害などにより文書管理要件を取得できない場合でも、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成して記憶できるようになっている。
【００２８】
以下では、上記処理を実現するために文書処理装置１２が備える構成について詳細に説明する。
【００２９】
図２は、文書処理装置１２の構成の一例を示すブロック図である。同図に示すように、文書処理装置１２は、操作部３０、画像入力部３２、制御部３４、記憶部３６、通信部３８を含んで構成されている。
【００３０】
操作部３０は、ユーザの操作を受け付けるための各種操作キー（文字キー、テンキー、ファンクションキーなど）、および文書処理装置１２の動作状態や各種操作メニューなどを表示するための液晶パネルを含んで構成される。操作キーが受け付けるユーザの操作は操作信号として制御部３４に出力され、制御部３４はこの操作信号に応じて表示パネルに表示させる情報を制御する。たとえば、液晶パネルに複数の文書処理の中からいずれか１つを選択するための「処理選択メニュー」が表示された状態で、ユーザのキー操作により「文書管理」が選択されると、制御部３４は、処理対象文書の文書種別を選択する「文書種別選択メニュー」を液晶パネルに表示する。なお、操作部３０にタッチパネル式の液晶パネルを備え、液晶パネルからユーザの操作を受け付けるようにしてもよい。
【００３１】
画像入力部３２は、たとえば書面の文書を光学的に読み取ることによりその文書の内容を表す文書画像を生成するスキャナである。画像入力部３２は、後述する電子文書処理部４２により設定される画像品質（解像度、階調）を有する文書画像を生成し、生成された文書画像を制御部３４に供給する。なお、画像入力部３２は、外部装置から入力される電子文書に基づきその文書画像を生成する仮想プリンタなどで構成されてもよい。
【００３２】
制御部３４は、ＣＰＵおよびＣＰＵの動作を制御するプログラムで構成され、文書処理装置１２の各部を制御するものである。特に、「文書管理」に係る機能的構成として、文書管理要件取得部４０および電子文書処理部４２を有しており、ユーザの指示に応じた文書管理要件を要件管理サーバ１４から取得したり、画像入力部３２から入力される文書画像に基づいて電子文書を生成したりする。これらの機能は、たとえば記憶部３６に記憶されるプログラムをＣＰＵが実行することによって実現される。なお、これらのプログラムは、インターネットなどの通信ネットワークを介して提供されてもよいし、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な各種情報記録媒体に格納されて提供されてもよい。
【００３３】
記憶部３６は、たとえばＲＡＭやＲＯＭなどのメモリ素子およびハードディスク装置などの記憶装置の少なくとも一方を含んで構成される。記憶部３６は、ＣＰＵにより実行される各種制御プログラムを格納するとともに、ＣＰＵの作業メモリとしても動作する。なお、上記「文書種別選択メニュー」に表示される複数の文書種別も、記憶部３６に記憶されている。
【００３４】
通信部３８は、たとえばＬＡＮカードなどのネットワークインターフェース装置で構成され、制御部３４の指示に従って、要件管理サーバ１４、文書管理サーバ１６、またはその他の装置とネットワーク１８を介して相互にデータ通信を行う。たとえば、通信部３８は、ユーザに選択された文書種別を要件管理サーバ１４に送信するとともに、要件管理サーバ１４から返信される文書管理要件を受信し、制御部３４に出力する。また、制御部３４で生成される電子文書を文書管理サーバ１６に送信する。
【００３５】
次に、制御部３４に含まれる「文書管理」に係る機能的構成をより詳細に説明する。
【００３６】
文書管理要件取得部４０は、ユーザの指示に応じた文書管理要件を要件管理サーバ１４から取得し、電子文書処理部４２に供給する。具体的には、ネットワーク１８および通信部３８を介して、上記「文書種別選択メニュー」からユーザが選択した文書種別を要件管理サーバ１４に送信し、その文書種別に対応する文書管理要件を要件管理サーバ１４から取得する。ここで、文書管理要件の取得に失敗すると、文書管理要件取得部４０は、電子文書処理部４２にその旨を通知する。そして、所定時間後に文書管理要件の取得を再度試みる、あるいは取得に成功するまで所定回数繰り返し文書管理要件の取得を試みる。
【００３７】
図３は、要件管理サーバ１４に記憶される文書管理要件の一例を示す図である。要件管理サーバ１４は、同図に示すように、文書種別ごとに、電子文書に含まれる画像データが有すべき画像品質「解像度（所要解像度）」「階調（所要階調）」、画像データに係る属性（ページ数など）を保存すべきか否かを示す「イメージ属性保存」の要否、電子文書に付与する「署名（電子署名）」の要否、電子文書に付与する「タイムスタンプ」の要否、「タイムスタンプ付与期限」、電子文書の「保存期限」、「アクセスログ」の記録要否、などを文書管理要件として記憶しており、文書管理要件取得部４０から送信される文書種別を受信すると、その文書種別に対応する文書管理要件を選出し、文書処理装置１２に返信する。
【００３８】
電子文書処理部４２は、文書管理要件取得部４０により取得される文書管理要件に応じて、画像入力部３２から入力される文書画像に基づき電子文書を生成するとともに、生成された電子文書に管理情報を付与する。
【００３９】
具体的には、文書管理要件取得部４０が文書管理要件を失敗なく取得すると、電子文書処理部４２は、文書管理要件に含まれる画像品質に係る要件（所要解像度、所要階調）を画像入力部３２に設定する。そして、画像入力部３２が書面の文書から該所要解像度および所要階調を有する文書画像を生成すると、電子文書処理部４２は、画像入力部３２から入力される文書画像を含む電子文書（ＰＤＦ文書、ＴＩＦＦ文書など）を生成する。さらに、電子文書処理部４２は、文書管理要件に含まれる管理情報に係る要件（電子署名の要否、タイムスタンプの要否）に従って、生成された電子文書に電子署名を付与するか否か、およびタイムスタンプを付与するか否かを決定する。このようにして、電子文書処理部４２は、ユーザが選択した文書種別に対応する文書管理要件に応じて、電子文書を生成し処理する。
【００４０】
一方、文書管理要件取得部４０から文書管理要件の取得に失敗した旨を通知されると、電子文書処理部４２は、所定の画像品質（画像入力部３２に設定可能な最高の解像度および階調）を画像入力部３２に設定する。そして、画像入力部３２が書面の文書から最高の解像度および階調を有する文書画像を生成すると、電子文書処理部４２は、画像入力部３２から入力される文書画像を含む電子文書を生成する。これにより、文書管理要件の取得に失敗した場合に生成される電子文書の画像品質は、要件管理サーバ１４に記憶されるいずれの文書管理要件をも充足するものとなる。
【００４１】
そして、文書管理要件取得部４０がその後も文書管理要件を取得できない場合には、電子文書処理部４２は、生成された電子文書に所定の管理情報（電子署名とタイムスタンプの両方）を付与する。これにより、要件管理サーバ１４のメンテナンスやネットワーク１８の障害などにより文書管理要件取得部４０が文書管理要件を取得できない場合でも、文書処理装置１２は、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成して記憶することができる。
【００４２】
これに対し、文書管理要件取得部４０が取得に失敗した文書管理要件を再試行により取得した場合には、電子文書処理部４２は、取得された文書管理要件の少なくとも一部の要件に応じて、生成された電子文書に対する処理を行う。具体的には、取得された文書管理要件に含まれる管理情報に係る要件（電子署名の要否、タイムスタンプの要否）に従って、生成された電子文書に付与された管理情報の更新を制御する、すなわち、生成された電子文書に付与された電子署名およびタイムスタンプをそのまま維持するか、変更するか、あるいは除去するかを決定する。これにより、文書処理装置１２は、ユーザの指示に応じた文書管理要件を充足するよう電子文書に管理情報を付与することができる。なお、電子文書処理部４２は、取得された文書管理要件に含まれる画像品質に係る要件（所要解像度、所要階調）に従って、生成された電子文書の画像品質を変換してもよい。こうすれば、最高の画像品質を有する電子文書が、ユーザの指示に応じた画像品質を有する電子文書に変換（ダウンコンバート）されるため、電子文書のデータサイズが縮小されるようになる。
【００４３】
電子文書処理部４２は、こうして生成された電子文書とその属性情報とを文書管理サーバ１６に登録する。すなわち、文書管理サーバ１６は、ネットワーク１８および通信部３８を介して電子文書処理部４２から送信される電子文書をその属性情報に関連づけて記憶する。
【００４４】
図４は、文書管理サーバ１６に記憶される電子文書の属性情報の一例を示す図である。同図に示すように、文書管理サーバ１６は、管理対象の電子文書を識別する文書ＩＤに関連づけて、当該電子文書に適用した（または適用する予定であった）文書管理要件を識別する「要件ＩＤ」、当該電子文書の「文書名」、当該電子文書の「作成日時」、当該電子文書への「署名者」、「タイムスタンプ日時」、「タイムスタンプ有効期限」、当該電子文書に含まれる画像データが有する画像品質「解像度」「階調」、「要件ＩＤ」により識別される文書管理要件を当該電子文書に適用したか否かを示す「要件適用フラグ」（「１」：適用、「０」：不適用）、などを属性情報として記憶している。
【００４５】
なお、図４において、「要件適用フラグ」が「１」である電子文書には、「要件ＩＤ」により識別される文書管理要件が適用されており、「要件適用フラグ」が「０」である電子文書には、「要件ＩＤ」により識別される文書管理要件が適用される代わりに、所定の画像品質（画像入力部３２に設定可能な最高解像度「１６００ｄｐｉ」および最高階調「４８」）を有する文書画像を含むよう生成され、かつ所定の管理情報（電子署名とタイムスタンプの両方）が付与されていることを意味している。
【００４６】
ここで、文書処理装置１２の動作の一例について説明する。
【００４７】
図５は、文書処理装置１２で実行される「文書管理」に係る処理の一例を示すフロー図である。同図に示すように、ユーザが、文書処理装置１２の液晶パネルに表示される「処理選択メニュー」からキー操作により「文書管理」を選択し、さらに「文書種別選択メニュー」から処理対象文書の文書種別を選択すると（Ｓ１００）、文書管理要件取得部４０は、ユーザが選択した文書種別を要件管理サーバ１４に送信し、その文書種別に対応する文書管理要件を要件管理サーバ１４から取得する（Ｓ１０２）。
【００４８】
ここで、文書管理要件取得部４０が文書管理要件の取得に成功すると（Ｓ１０４：Ｙ）、電子文書処理部４２は、文書管理要件に含まれる画像品質に係る要件（所要解像度、所要階調）を画像入力部３２に設定する。そして、画像入力部３２が書面の文書から所要解像度および所要階調を有する文書画像を生成すると、電子文書処理部４２はその文書画像を含む電子文書を生成する（Ｓ１０６）。さらに、電子文書処理部４２は、Ｓ１０２で取得された文書管理要件に含まれる管理情報に係る要件（電子署名の要否、タイムスタンプの要否）に従って、生成された電子文書に電子署名およびタイムスタンプを付与する（Ｓ１１６）。
【００４９】
一方、Ｓ１０２で文書管理要件取得部４０が文書管理要件の取得に失敗すると（Ｓ１０４：Ｎ）、電子文書処理部４２は、設定可能な最高の解像度および階調を画像入力部３２に設定する。そして、画像入力部３２が書面の文書から最高の解像度および階調を有する文書画像を生成すると、電子文書処理部４２はその文書画像を含む電子文書を生成する（Ｓ１０８）。そして、Ｓ１０２で文書管理要件の取得に失敗した文書管理要件取得部４０は、所定時間後に、Ｓ１００で選択された文書種別に対応する文書管理要件の取得を再度試みる（Ｓ１１０）。なお、文書管理要件取得部４０は、文書管理要件の取得に成功するまで、Ｓ１１０の処理を所定回数繰り返してもよい。
【００５０】
この再試行により、文書管理要件取得部４０が文書管理要件の取得に成功すると（Ｓ１１２：Ｙ）、電子文書処理部４２は、取得された文書管理要件に含まれる画像品質に係る要件（所要解像度、所要階調）に従って、Ｓ１０８で生成された電子文書の画像品質を変換（ダウンコンバート）し（Ｓ１１４）、Ｓ１１６の処理に移る。一方、Ｓ１１０の再試行によっても文書管理要件を取得することができない場合は（Ｓ１１２：Ｎ）、電子文書処理部４２は、Ｓ１０８で生成された電子文書に電子署名とタイムスタンプの両方を付与する（Ｓ１１８）。
【００５１】
最後に、文書処理装置１２は、Ｓ１１６またはＳ１１８で管理情報が付与された電子文書とその属性情報とを文書管理サーバ１６に登録する（Ｓ１２０）。
【００５２】
以上説明した実施形態によれば、文書処理装置１２は、ユーザの指示に応じた文書管理要件を要件管理サーバ１４からネットワーク１８を介して取得できない場合に、書面の文書から生成される文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成するとともに、生成された電子文書に対して所定の管理情報を付与する。このため、文書処理装置１２は、要件管理サーバ１４のメンテナンスやネットワーク１８の障害などにより文書管理要件を取得できない場合でも、入力された文書画像に基づいて所定の画像品質を有する電子文書を生成して記憶することができる。
【００５３】
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能である。たとえば、電子文書に適用される画像品質は、解像度と階調に限らない。同様に、電子文書に付与される管理情報は、文書を管理するために用いられる情報であればよく、電子署名とタイムスタンプに限らない。
【００５４】
また、上記実施形態では、文書管理要件の取得に失敗した場合に適用される所定の画像品質を「適用可能な最高の解像度・階調」としたが、たとえば、要件管理サーバ１４に記憶されるいずれの文書管理要件をも（または少なくとも一部の文書管理要件を）満たす最低限の画像品質としてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体構成図の一例である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書処理装置の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】要件管理サーバに記憶される文書管理要件の一例を示す図である。
【図４】文書管理サーバに記憶される電子文書の属性情報の一例を示す図である。
【図５】文書処理装置で実行される「文書管理」に係る処理の一例を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００５６】
１０  文書管理システム、１２  文書処理装置、１４  要件管理サーバ、１６  文書管理サーバ、１８  ネットワーク、２０  利用者端末、２２  要件管理者端末、３０  操作部、３２  画像入力部、３４  制御部、３６  記憶部、３８  通信部、４０  文書管理要件取得部、４２  電子文書処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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