(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザＩＤと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能を含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能な出力装置であって、
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザＩＤで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記履歴情報に含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを機能ごとのグループに分類し、各グループにおいて、レコードに含まれた詳細設定を示す文字列のうち、ユーザまたは時間に応じて変わる文字列以外の部分が共通した類似レコードをひとつにまとめる類似履歴まとめ手段と、
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段と
を備えることを特徴とする出力装置。
【請求項２】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報を検出する検出手段をさらに備え、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出手段により検出された、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報に対して、前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項１に記載の出力装置。
【請求項３】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報を検出する検出手段をさらに備え、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出手段により検出された、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報に対して、現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項１に記載の出力装置。
【請求項４】
前記抽出手段は、前記特性情報として、前記処理対象の文書に使用されている単語と当該単語の出現頻度とを対応づけた情報を抽出することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１項に記載の出力装置。
【請求項５】
前記ユーザの特性情報には、ユーザＩＤと、ユーザの役職と、ユーザの担当業務と、ユーザのメールアドレスの、少なくともいずれかを含むことを特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか１項に記載の出力装置。
【請求項６】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定手段をさらに備え、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定手段により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項１に記載の出力装置。
【請求項７】
実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザＩＤと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能とを含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能な出力装置による出力方法であって、
前記出力装置の取得手段が、ログインしたユーザの特性情報を取得する取得工程と、
前記出力装置の抽出手段が、処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出工程と、
前記出力装置の絞り込み手段が、前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザＩＤで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得工程で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記レコードに含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出工程で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み工程と、
前記出力装置の類似履歴まとめ手段が、前記絞り込み工程により絞り込まれたレコードを機能ごとのグループに分類し、各グループにおいて、レコードに含まれた詳細設定を示す文字列のうち、ユーザまたは時間に応じて変わる文字列以外の部分が共通した類似レコードをひとつにまとめる類似履歴まとめ工程と、
前記出力装置の表示手段が、前記類似履歴まとめ工程によりまとめられたレコードを指定するための表示を行う表示工程と、
前記出力装置の実行手段が、前記表示工程による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行工程と
を含むことを特徴とする出力方法。
【請求項８】
前記出力装置の検出手段が、前記類似履歴まとめ工程によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報を検出する検出工程を備え、
前記実行工程は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出工程により検出された、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報に対して、前記取得工程で取得したログインしたユーザの特性情報に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項７に記載の出力方法。
【請求項９】
前記出力装置の検出手段が、前記類似履歴まとめ工程によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報を検出する検出工程をさらに備え、
前記実行工程は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出工程により検出された、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報に対して、現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項７に記載の出力方法。
【請求項１０】
前記出力装置の特定手段が、前記類似履歴まとめ工程によりまとめられたレコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定工程と、
前記表示工程による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定工程により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項７に記載の出力方法。
【請求項１１】
実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザＩＤと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能とを含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能なコンピュータを、
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザＩＤで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記履歴情報に含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを機能ごとのグループに分類し、各グループにおいて、レコードに含まれた詳細設定を示す文字列のうち、ユーザまたは時間に応じて変わる文字列以外の部分が共通した類似レコードをひとつにまとめる類似履歴まとめ手段と、
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段と
して機能させるためのプログラム。
【請求項１２】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報を検出する検出手段としてコンピュータをさらに機能させ、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出手段により検出された、ジョブを実行する際のログインユーザの特性情報に応じて変更すべき情報に対して、前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【請求項１３】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる前記詳細設定において、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報を検出する検出手段をさらに備え、
前記実行手段は、利用するレコードに含まれる前記詳細設定における、前記検出手段により検出された、ジョブを実行する際の時間に応じて変更すべき情報に対して、現在の時間に基づく情報を設定し、ジョブを実行することを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【請求項１４】
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられた前記レコードに含まれる機能において、自装置では実行できない機能を実行したジョブの履歴であるレコードを特定する特定手段としてコンピュータをさらに機能させ、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードが、前記特定手段により特定されたレコードであった場合、前記レコードに含まれる機能を、自装置と通信回線を介して接続された他のデバイスとの連携により実現することを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、出力装置とその制御方法に関する。特に、ジョブの履歴を管理して再利用することで、利便性を向上させた出力装置とその制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ディジタル複合機（単に複合機とも呼ぶ。）において、搭載されている機能を用いたジョブの実行の履歴をジョブ履歴情報として保存しておき、ジョブを実行する場合に、その履歴を呼び出して再利用する手段が提供されている。これにより、新たなジョブを実行する際にジョブ履歴情報として保存された詳細設定を再利用でき、複合機での操作を簡素化することができている。例えば特許文献１には、プリンタドライバから印刷しようとしている文書の種類や格納場所を使い、履歴を検索し印刷設定に反映することにより、印刷時の設定を簡素化する方法が記載されている。
【０００３】
一方、ストレージとしての機能を搭載した複合機を用いれば、複合機内で文書情報を管理できるようになる。オフィス内には既に、ファイルサーバーや文書管理システムが運用されていることが多く、複合機が備えたストレージ機能がさらに増えることになる。
【特許文献１】特開２００３−１４０８５４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１記載の技術によっても、ユーザが知らない有用な機能は見つけだすことが困難であり、実行しようとするジョブに適した機能や詳細設定を使用できるとは限らない。
【０００５】
さらに、オフィス等、ユーザの作業環境には文書情報を保存したストレージが増加しており、そのことが、保存した詳細設定等の情報を再利用することを一層困難としている。
【０００６】
本発明は上記従来例に鑑みて成されたもので、保存されたジョブ履歴情報のレコード（履歴）のうちから、実行しようとする新たなジョブとの関連が深いものを検索して、検索された履歴の詳細設定や機能等を利用者に提供する出力装置とその制御方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために本発明は以下の構成を備える。
【０００８】
実行されたジョブのオーナを識別するためのユーザＩＤと、該ジョブで処理された文書情報の特性情報と、該ジョブで利用した機能を含む履歴をレコードとするジョブ履歴情報を記憶する記憶部にアクセス可能な出力装置であって、
ログインしたユーザの特性情報を取得する取得手段と、
処理対象の文書情報から、文書情報の特性を示す特性情報を抽出する抽出手段と、
前記記憶部に記憶されたジョブ履歴情報のレコードの中から、前記レコードに含まれるユーザＩＤで示されるユーザの特性情報の少なくとも一部と前記取得手段で取得したログインしたユーザの特性情報の少なくとも一部とが一致し、かつ、前記履歴情報に含まれる文書情報の特性情報の少なくとも一部と前記抽出手段で抽出した前記処理対象の文書情報の特性情報の少なくとも一部とが一致する、レコードを絞り込む絞り込み手段と、
前記絞り込み手段により絞り込まれたレコードを機能ごとのグループに分類し、各グループにおいて、レコードに含まれた詳細設定を示す文字列のうち、ユーザまたは時間に応じて変わる文字列以外の部分が共通した類似レコードをひとつにまとめる類似履歴まとめ手段と、
前記類似履歴まとめ手段によりまとめられたレコードを指定するための表示を行う表示手段と、
前記表示手段による表示に基づき指定された前記レコードに基づき、前記処理対象の文書情報に対して前記レコードに含まれる機能を利用してジョブを実行する実行手段とを備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明により、保存されたジョブ履歴情報のレコード（履歴）のうちから、実行しようとする新たなジョブとの関連が深いものを検索して、検索された履歴の詳細設定や機能等を利用者に提供することができる。そのため、文書管理装置及び文書管理機能を利用可能な出力装置における利便性を一層向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
＜第１実施形態＞
以下、本発明の発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。まず本発明の第１実施の形態を図１乃至図１６に基づき説明する。
【００１１】
［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係るシステム概念図である。本実施形態に係る文書管理システムには、ユーザＡがブラウザを介してアクセスするクライアント１０と、本実施形態に係る文書管理システムのＷｅｂアプリケーションを提供するＷｅｂアプリケーションサーバ２０とが接続されている。さらに、本システムにアクセスするユーザの情報を管理するユーザ管理サーバ３０と、文書情報（以下、単に文書とも呼ぶ）を保存して管理する文書管理サービス機能を有する文書管理サーバＰＣ４０とが接続される。さらに、ＭＦＰのジョブ実行履歴情報を保存して管理する履歴管理サービス機能を有する履歴管理サーバ５０と、コピー、プリント、スキャナ、ファックス機能を有するＭＦＰ６０と、スキャナ機能のみを有するＳＦＰ７０がネットワークを介して接続されている。ＭＦＰ８０はＭＦＰ６０と同様の機能を有する。ＭＦＰは、画像形成する画像形成装置であり、また文書情報を出力する出力装置である。なお本実施形態では履歴情報を管理する履歴管理サーバ５０は独立したコンピュータに実装されているが、たとえばＭＦＰに実装することもできる。いずれにしても、文書管理システム内のデバイス、たとえばＭＦＰからアクセス可能なロケーションに備えればよい。ジョブ履歴情報とは、実行された各ジョブをレコード（履歴）として含み、各履歴は実行日時、機能や詳細設定（例えば印刷設定）、ジョブオーナーの特性情報（たとえば識別するためのユーザＩＤ）などを含む。さらに各レコード（履歴）には、ジョブで処理した文書情報から抽出された頻出単語も含まれている。なお「頻出」であることは、本実施形態では、文書内における相対的な出現頻度に基づいて判定される。また、ユーザの特性情報（ユーザ特性）は、単にユーザ情報とも呼ぶ。
【００１２】
以下、ＭＦＰ６０，８０、ＳＦＰ７０を総称して「複合機」とする。ここで、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サーバ３０、及び文書管理サーバ４０、履歴管理サーバ５０は、別々に配置されている構成としているが、一つのＰＣにおいて構成されても構わない。また、これらのサービスはＰＣに配置されている構成としているが、複合機において構成されてもかまわない。
【００１３】
また、ユーザＡがクライアント１０を操作する構成としているが、３つのサーバのいずれか、もしくは全てと同じＰＣで操作しても構わない。なおＭＦＰとは多機能周辺装置であり、ディジタル複合機とも呼ぶ。またサーバ及びクライアントはパーソナルコンピュータに、それぞれの機能に応じたソフトウェアを実装することで実現される。
【００１４】
なお本実施形態に係る文書管理システムは、ユーザＡがブラウザを介してアクセスする構成としているが、クライアントアプリケーションをクライアント１０に配置し、ユーザＡがそれを操作する構成であっても構わない。この場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０ではなく、文書管理サーバ４０と専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。
【００１５】
［ハードウェア構成］
図２は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成図を示している。図２に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各ＰＣには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１６】
図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフレキシブルディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１７】
図３は、本発明の実施の形態のディジタル複合機の構成を階層的に示す図である。図３において、画像形成部２０１は、紙のハンドリングや画像転写・定着等の一連の画像形成プロセスを実行して、記録紙などの記録媒体上に画像を形成する。この画像形成部２０１は、例えばインクジェットプリンタや電子写真方式の画像形成ユニットを備えている。画像読み取り部２０２はスキャナ等を備え、原稿画像を光学的に読み取ってディジタル画像情報に変換する。そのディジタル画像情報は画像形成部２０１に出力されて画像が形成されたり、或はファックス部２０４やネットワークインタフェース部２０７等に渡されて回線を介して伝送されることもある。
【００１８】
ディジタル複合機制御部２０３は、画像形成部２０１と画像読み取り部２０２のそれぞれの動作を制御し、例えば画像読取り部２０２で読み取った原稿情報を画像形成部２０１で複写するように制御する。また、ディジタル複合機制御部２０３は、ネットワークインタフェース２０７、プリント処理部２０６、ファックス部２０４、操作部制御部２０５を有し、これら各部の間での情報をやり取りをも制御している。ファクシミリ部２０４は、ファクシミリ画像の送受信、即ち、画像読取り部２０２で読み取ったディジタル画像情報を送信したり、また逆に、受信したファクシミリ信号を復号して画像形成部２０１で記録する等の処理を実行することができる。操作部制御部２０５は、操作部の操作パネルを使用したユーザの操作に応じた信号を発生したり、また操作部に表示部等に各種データやメッセージなどを表示するような制御を行う。プリント処理部２０６は、例えばネットワークインタフェース２０７を介して入力した印刷データを処理して画像形成部２０１に出力して印刷する等の制御を行う。ネットワークインタフェース部２０７は、通信回線を介して他の通信端末との間のデータの送受信を制御するものである。
【００１９】
外部記憶装置制御部２０８は画像読み取り部２０２で読み取った画像を画像形成部２０１で外部記憶装置に保存可能なデータフォーマットに変換し、外部記憶装置へと保存可能である。また、保存したデータを読み出し、画像形成部２０１を介して印刷処理を行ったり、ネットワークインタフェース２０７を介して外部にネットワーク送信したりすることが可能である。
【００２０】
また、アプリケーションマネージャ２０９では、コピー、スキャンなどのアプリケーションを管理する。それぞれのアプリケーションの起動、終了、インストール、アンインストールの受け付けや、ディジタル複合機制御部から発生した機器の情報を受信して各アプリケーションの制御を行う。
【００２１】
［ソフトウェア構成］
図４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を示すソフトウェア構成図である。Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０、ユーザ管理サーバ３０、文書管理サーバ４０、履歴管理サーバ５０、ＳＦＰ７０、ＭＦＰ８０内のソフトウェア構成を示している。
【００２２】
＜Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０＞
メイン制御部３００は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０のみならず、本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。
【００２３】
データ送受信部３０１は、クライアント１０においてユーザがブラウザを介して出した命令を受け取り、メイン制御部３００より指示を受けた結果を、クライアント１０に返答する。
【００２４】
セッション記憶部３０２は、クライアント１０においてユーザがブラウザを介して本文書管理システムにアクセスしてから、同一ユーザからのアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。
【００２５】
ＷｅｂＵＩ生成部３０３は、メイン制御部３００より指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、ＷｅｂＵＩ生成部が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬだけに限定するものではなく、Ｊａｖａ(登録商標)Ｓｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。
【００２６】
＜ユーザ管理サーバ３０＞
次に、ユーザ情報操作部３０４は、メイン制御部３００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部３０５に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザ及びユーザ特性（ユーザ情報）の検索、編集、保存などの操作を行う。ここで、ユーザ管理に関して、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術であるＡｃｔｉｖｅＤｉｒｅｃｔｏｒｙ、ＬＤＡＰなどとユーザ情報操作部３０４が連携し、ユーザ情報記憶部３０５においてはユーザ特性のみを保存しても構わない。
【００２７】
＜文書管理サーバ４０＞
文書情報操作部３０６は、メイン制御部３００からの指示に従い、文書情報記憶部３０７に保存されている文書の実体、及び文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。文書属性には、たとえば使用されている用語（単語）の出現頻度統計値（出現頻度とも呼ぶ。）などが含まれる。
【００２８】
文書検索部３０８は、メイン制御部３００からの指示に従い、文書を検索するための方法を決定し、与えられた検索条件に適う文書を、文書情報操作部３０６を介して文書情報記憶部３０７より検索し、その検索結果を取得する。
【００２９】
文書属性／ユーザ特性比較部３０９は、メイン制御部３００からの指示に従い、文書属性とユーザ特性との比較を行う。
【００３０】
文書分類部３１０は、メイン制御部３００からの指示に従い、文書をその属性に応じて分類し、その分類結果をメイン制御部３００に返す。
【００３１】
＜履歴管理サーバ５０＞
履歴情報操作部４００は、機能実行部５０５からの指示に従い、履歴情報記憶部４０１に保存されているジョブの履歴情報の参照、ＳＦＰ７０、ＭＦＰ８０で実行されたジョブの履歴の登録、保存などの操作を行う。履歴の属性には、たとえばジョブ毎に実行の対象となった文書で使用されている用語（単語）の出現頻度統計値（単に出現頻度とも呼ぶ。）などが関連づけられている。
【００３２】
＜ＳＦＰ７，ＭＦＰ８０＞
ユーザ特性比較部５００は、ログインユーザのユーザ情報や、ジョブの履歴に含まれる実行ユーザ情報をユーザ管理サーバ３０から取得し、ユーザ特性の類似度の比較を行う。
【００３３】
履歴比較部５０１は、履歴管理サーバ５０から、ジョブの履歴情報を取得し、履歴どうしの類似度の比較を行う。特に、過去に実行されたジョブの設定と、現在実行されつつあるジョブの設定との類似度を比較する。
【００３４】
画像処理部５０２は、スキャン画像に対しＯＣＲ処理を施し、テキスト情報抽出の抽出処理を行う。
【００３５】
お勧め設定表示部５０３は、ユーザ特性比較部５００の処理結果および履歴比較部５０１の処理結果により作成したお勧め機能／設定（推奨機能／設定）を、選択可能なボタンとして、操作部２０５に表示する。
【００３６】
機能連携部５０４は、ネットワーク経由で接続されている他のＭＦＰやＳＦＰに接続し、連携可能な機器、機能の探索を行う。
【００３７】
機能実行部５０５は、お勧め設定表示部５０３で選択されたジョブを処理するため、必要に応じて複合機内の画像形成部２０１、画像読み取り部２０２、外部記憶装置制御部２０８などハードウェアの制御をおこなう。
【００３８】
文書情報管理部５０６は、機能実行部５０５からの指示に従い、画像読み取り部２０２で作成した画像実体、属性を文書情報記憶部５０７へ保存し、あるいは文書情報記憶部５０７から参照し、検索するなどの操作を行う。
【００３９】
［ログイン、及びユーザ特性登録処理］
以下、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図５乃至図１６を参照して具体的に説明する。
【００４０】
ユーザＡが、クライアント１０のブラウザを介して本文書管理システムにアクセス（ログイン）し、初めてログインした際にはユーザ特性を入力する。入力されたユーザ特性は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０を介してユーザ管理サーバ３０に渡されてユーザ情報管理部３０５に保存される。図５は、ログイン及びユーザ特性登録処理時の本文書管理システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。図５ではＷｅｂアプリケーションサーバ２０による処理手順を示している。
【００４１】
ユーザＡがクライアント１０のブラウザを介して本文書管理システムのトップページにアクセスすると、Ｗｅｂアプリケーションサーバ２０は、データ送受信部３０１にてリクエストを受信する。そのリクエストに応じてＷｅｂアプリケーションサーバ２０のメイン制御部３００は、ステップＳ１００において、ＷｅｂＵＩ生成部３０３に依頼し、トップページの生成を行う。続いて、データ送受信部３０１を介して、本文書管理システムのトップページをクライアント１０にレスポンスとして送信する。クライアント１０のブラウザは受信したトップページを表示する。
【００４２】
次に、Ｓ１００により表示されたトップページにてユーザＡが、ログイン情報を入力する。それに応じてユーザＡのログイン情報を受けたメイン制御部３００が受信する。それを受信したメイン制御部３００は、ステップＳ１０１において、ユーザ情報操作部３０４に、ユーザ情報記憶部３０５に既に登録されているユーザか否かを問い合わせる。このことはたとえばログイン情報に含まれるユーザＩＤおよびパスワードを、予めユーザ登録されたユーザＩＤおよびパスワードと照合することで実現できる。その結果、ユーザ情報記憶部３０５にユーザＡが存在しない、もしくはパスワードが間違っている場合、ユーザ情報操作部３０４はその旨（ユーザ登録されていない旨）を応答する。ステップＳ１０２において、メイン制御部３００はその応答を受け、ＷｅｂＵＩ生成部３０３に依頼してログイン失敗エラーページの生成し、そのエラーページをデータ送受信部３０１を介してクライアント１０にレスポンスとして返す。クライアント１０のブラウザはログイン失敗エラーページを表示する。
【００４３】
ユーザ情報記憶部３０５にユーザＡが登録されている場合、メイン制御部３００は、セッション情報を生成してセッション記憶部３０２に記憶する。ステップＳ１０３において、ユーザ情報記憶部３０５に、ユーザ情報記憶部３０５にユーザＡのユーザ特性が登録されているか否かを問い合わせる。なお、セッション情報を生成するタイミングは、ここに限定しない。
【００４４】
ステップＳ１０３においてユーザＡのユーザ特性が登録されていないと判定した場合、メイン制御部３００は、ステップＳ１０４において、ＷｅｂＵＩ生成部３０３に依頼し、ユーザ特性入力ページの生成を行う。続いて、データ送受信部３０１を介して、ユーザ特性入力ページをクライアント１０にレスポンスとして返す。クライアント１０のブラウザは受信したユーザ特性入力ページを表示する。
【００４５】
ステップＳ１０５において、クライアントに表示されたユーザ特性入力ページにてユーザＡによりユーザ特性が入力されると、メイン制御部３００は、データ送受信部３０１を介してユーザＡのユーザ特性を受信する。続いて、ユーザ情報操作部３０４に指示し、ユーザ情報記憶部３０５にユーザＡのユーザ特性として登録する。この際、メイン制御部３００は、セッション記憶部３０２に対しても、生成済みのセッション情報とともにユーザ特性を保持することを指示する。これにより、毎回ユーザＡのユーザ特性情報をユーザ情報記憶部３０５より取得することがなくなるため、処理速度を向上させることができる。
【００４６】
ここで、図１０は、ユーザ特性、及びユーザ情報記憶部３０５に保存されているユーザ特性テーブル１００１の一例を示す。図１０にあるとおり、ユーザ特性には、ユーザ名（ユーザＩＤ）、所属部署、役職（役割）、担当業務、プロジェクト名、電子メールアドレスなど、ユーザの属性を示す項目が含まれる。担当業務には、例えば課内担当やプロジェクト内担当が含まれる。これらユーザ特性は、後述する履歴絞り込み処理において利用される。なお、ユーザ特性としては、これら以外の情報が含まれていても構わない。更に、ユーザ特性の項目として複数の値が含まれていても構わない。例えば、複数のプロジェクトに関わるユーザの場合には、複数選択できるほうが良い。
【００４７】
また、ユーザ特性入力ページでは、ユーザ特性の項目を自由にユーザが入力できるのではなく、選択形式であることが望ましい。なぜなら、自由記述であると照合が困難となるためである。このためには、本文書管理システムを導入するユーザ環境に応じて、導入先の管理者などが事前に適切な選択項目および選択肢を設定しておくことが望ましい。
【００４８】
次に、ステップＳ１０６において、ユーザＡのユーザ特性に応じた文書自動収集処理が実行される。
【００４９】
次に、ステップＳ１０７において、Ｓ１０６によりユーザＡのユーザ特性に応じて収集され、分類された内容とあわせ、メイン制御部３００は、ＷｅｂＵＩ生成部３０３にユーザＡのページを生成させる。続いて、データ送受信部３０１を介してクライアント１０にレスポンスとして返し、クライアント１０のブラウザにユーザＡのページを表示する。
【００５０】
以上の手順で、ログインに成功したユーザのユーザ特性の保存が保証され、また、ログインユーザのユーザ特性等に応じた文書が収集される。
【００５１】
以上の手順により、ユーザはクライアントからのログインを行うことで、そのユーザ特性を登録しておくことができる。
【００５２】
［お勧め機能／設定作成処理］
あるユーザが、複合機の操作部を介して、複合機へログインし、複合機の機能を実行する。図６は、本システムにおけるお勧め機能／設定作成処理の流れを示す複合機による処理の基本フローチャートである。図７、図８及び図９は基本フローチャートにおける各処理を示すフローチャートである。図１３及び図１５は基本フローチャートにおける、データの遷移を表すデータテーブルである。図１１，図１２は実行されたジョブの履歴情報の一例を示す。以下、これらの図を用いて詳細に説明する。
【００５３】
ステップＳ２００において、ユーザＡが該複合機にログイン情報を入力する。それに応じ、データ送受信部３０１にて受信したユーザＡのログイン情報を受けたメイン制御部３００は、ユーザ情報操作部３０４に問い合わせ、ユーザ情報記憶部３０５に登録されたユーザか否かを確認する。その結果、ユーザ情報記憶部３０５にユーザＡが存在しない、もしくはパスワードが間違っている場合、認証を失敗した旨を表示し、ステップＳ２００を繰り返す。認証に成功した場合ステップＳ２０１へ移る。認証に成功した場合には、既にそのユーザについては、図５に記載したクライアント１０の操作を通した処理によりユーザ特性が登録されているものとする。
【００５４】
ユーザＡが画像読み取り部２０２に置いた原稿のスキャンを指示すると、ステップＳ２０１において、その指示に応じて原稿をスキャンして原稿に記載されている単語の出現頻度リスト作成処理を行う。本ステップの詳細については、図７を用いて後述する。なおここでスキャンされた原稿が処理対象の文書データである。出現頻度リストは、単語の出現回数をカウントすることで作成される。図１２は履歴情報に関連づけられた出現頻度リスト１２０１の例である。履歴ＩＤごとに出現頻度リストが関連づけられている。ステップＳ２０１では、履歴ではなく、スキャンされた文書中の単語の頻度のリストが作成される、すなわち、リスト１２０２のように、単語とその出現頻度とが対応づけられたリストが作成される。図１２では例えば、上位３単語までとしているが、作成中には、すべての出現単語についてその頻度がカウントされる。
【００５５】
次に、ステップＳ２０２において、履歴管理サーバ５０で管理しているジョブ履歴情報から、ユーザＡと、ユーザＡが画像読み取り部２０２に置いた原稿とに関連するレコード（ジョブ履歴）を検索する。本ステップの詳細については、図８を用いて後述する。図１１にジョブ履歴情報の一例を示す。ジョブ履歴情報には、レコードとしてジョブ毎の履歴が、履歴ＩＤが割り当てられ含まれる。各レコード（履歴）は、ジョブを実行した複合機等のデバイスＩＤ、ジョブの実行日時、ジョブで実行した機能、ジョブの詳細設定、ジョブオーナのユーザＩＤ等のユーザ特性、及び目的等が記録されている。また、図１２に示した単語の出現頻度リストも、履歴ＩＤに関連づけて保存されており、履歴情報の一部と見なすこともできる。
【００５６】
次に、ステップＳ２０３において、ステップＳ２０２において得たジョブ履歴を同一機能の類似設定毎にまとめ、お勧め機能／設定リストを作成する。本ステップの詳細については、図９を用いて後述する。すなわちジョブ履歴情報に含まれる履歴の中で、設定が類似した類似履歴をまとめる。なお、ステップＳ２０３を行わなくともよいが、本実施形態ではステップＳ２０３を実行する。
【００５７】
次に、ステップＳ２０４において、ステップＳ２０３で作成したお勧め機能／設定リスト（推奨機能設定リストとも呼ぶ。）に対応するお勧め機能／設定ボタンを示す情報を、ＭＦＰ８０又はＳＦＰ７０に送信する。ＭＦＰ８０又はＳＦＰ７０は操作部制御部２０５を介してそれを受信し、ユーザにより指定することが可能なボタンとして表示する（図２２）。図２２にはその一例が示されている。図２２では、お勧め機能／設定として抽出された機能とその設定とを組にしたボタンが表示される。お勧め機能／設定ボタンのそれぞれは、該当するジョブ履歴に関連づけられている。
【００５８】
次に、ステップＳ２０４で表示したボタンを選択されると、ステップＳ２０５において、選択されたお勧め機能／設定ボタンに関連づけられた、ジョブ履歴として保存された機能を、保存された設定で実行する。ただし、ジョブ履歴と完全に同一というわけではなく、例えば時刻や日時、メールアドレス等は必要に応じて実行時の適切な値に置き換えて実行してよい。
【００５９】
次に、ステップＳ２０６において、ステップＳ２００において受信したユーザ名と、ステップＳ２０１で作成した単語出現頻度リストと、ステップＳ２０５で実行したジョブ履歴とを、履歴管理サーバ５０に送信する。履歴管理サーバ５０は受信した情報を、新たな履歴ＩＤと関連づけて登録する。なお単語出現頻度リストは、例えば頻度が特定順位の単語までに限定して保存しても良い。次に、ステップＳ２０７において、ログイン情報を破棄し、本処理を終了する。
【００６０】
以上の手順で、新たにスキャンした文書に適用するジョブの機能と設定とを、ユーザ特性が類似したユーザが過去に実行し、かつ、内容的にも類似したジョブの機能と設定とを候補として選択することができる。このため、ジョブの設定を容易かつ正確に実行することができるようになる。
【００６１】
［単語出現頻度リスト作成処理］
図７は、原稿に記載されている文字列を抽出し、単語出現頻度リスト作成する処理を示すフローチャートである。図６のステップＳ２０１に相当する。以下、図７を用いて詳細に説明する。
【００６２】
ステップＳ３００において、ユーザＡが画像読み取り部２０２に置いた原稿をスキャンし、画像データを生成する。
【００６３】
次に、ステップＳ３０１において、読み取った画像データに対してＯＣＲ処理を施し、原稿に記載されている文字列を抽出する。すなわち、文字画像を認識して文字コードに変換する。
【００６４】
次に、ステップＳ３０２において、抽出した文字列に対して形態素解析を行って単語認識を施し、単語に分割する。単語に分割することを単語分割と呼ぶ。認識される単語は、文書の特徴を示す特徴情報として収集されるので、名士や同士の語幹部分など、特定の品詞だけなどでもよい。
【００６５】
次に、ステップＳ３０３において、単語分割を行った文字列群の先頭の単語から順に以下のステップを行う。文字列群の最後の単語まで到達すれば、本処理は終了する。
【００６６】
ステップＳ３０４において、ステップＳ３０２において認識した単語が作成中の出現頻度リストに登録済みか検索する。出現頻度リストは、作成当初は空である。検索の結果、該当する単語が登録されていなければステップＳ３０５に移り、出現頻度リストに認識した単語を含むレコードを追加し、レコード中のカウンタを"１"にする（すなわち出現頻度の初期値として１を与える）。単語が存在すれば、その単語に対応するカウンタすなわち出現頻度に"１"加算する。ステップＳ３０５もしくはＳ３０６が完了すれば、ステップＳ３０３に戻り、上記処理を繰り返す。
【００６７】
作成された出現頻度リストは出現頻度順にソートしてから保存するのが望ましい。ただし、出現頻度リストの作成中は、単語のコードでソートした表としたり、単語のコードでソートした２分木とするなど、単語の検索が迅速に行える構造であってもよい。また、出現頻度リストは、各ジョブ毎に割り当てられた履歴ＩＤに関連づけて保存する。また、出現頻度リストとして保存するレコード数は固定であっても、設定可能であってもよい。
【００６８】
［履歴情報絞り込み処理］
図８は、ログインユーザと同類のユーザ特性を持つユーザが実行したジョブであって、かつ、画像読み取り部２０２に置いた原稿の内容に類似する原稿を処理したジョブの履歴を、ジョブ履歴情報から検索する処理を示すフローチャートである。図８は、図６のステップＳ２０２の詳細である。図１３、図１４は本処理におけるジョブ履歴情報の遷移を示す。ただし、絞り込みを視覚的に示すための図であって、保存されたジョブ履歴情報がこのように加工される訳ではない。以下、図８、図１３および図１４を用いて詳細に説明する。
【００６９】
ステップＳ４００において、ユーザ管理サーバ３０に指示し、ログインユーザのユーザ特性と同類のユーザ特性を持つユーザ名を検索する。同類のユーザ特性とは、互いに少なくとも一つの同一の値の項目を持つユーザ特性を指す。本例の場合、図１０に示すように、ユーザ特性の各項目のうち、プロジェクト項目の値が、ユーザＡとユーザＢとでは一致している。したがって、ユーザＡの同類ユーザを検索すると、ユーザＡとユーザＢのプロジェクト項目が一致する（同一プロジェクトに所属する）ため、検索結果としてユーザＢがヒットする。また、同類ユーザとして、あるユーザ（管理者）がユーザ特性の各項目の少なくとも１つを選択し、その選択された項目の値が一致した場合に同類ユーザと判別するとしてもよい。
【００７０】
次に、ステップＳ４０１において、ジョブ履歴情報の中からログインユーザとステップＳ４００でヒットした同類ユーザが、過去に実行したジョブの履歴を抽出する。ジョブ履歴情報にはジョブを実行したジョブオーナのユーザ特性たとえばユーザＩＤなどが含まれている。そこで該当するユーザ特性（ここではユーザＩＤ）が含まれる履歴を検索する。図１３中段のテーブル１３０２がステップＳ４０１の結果であり、ユーザＡとユーザＢとが今までに実行したジョブ履歴（履歴ＩＤ１，２，４，５，６，７，８）がヒットする。そのため、テーブル１３０２は、テーブル１３０１から履歴ＩＤ＝３のジョブ履歴を除いたものとなっている。
【００７１】
次に、ステップＳ４０２において、ステップＳ４０１で抽出したジョブ履歴の先頭から順に着目し、その後以下のステップを行うことになる。
【００７２】
ステップＳ４０３では、単語出現頻度リスト作成処理にて作成した、ログインユーザがスキャンした文書の出現頻度リストと着目したジョブ履歴に関連付けられている単語の出現頻度リストとを比較し、傾向が類似しているかを判定する。つまり、本ステップは、ログインユーザがスキャンした文書と類似した文書を扱ったジョブ履歴を抽出するためのステップとなる。本実施例では、出現頻度の高い単語が一致する場合を類似していると判定する。具体的に図１４を用いて説明すると、ログインユーザがスキャンした文書の出現頻度リストの頻度が上位の単語"ＤＭＳ"が、その単語リストの上位にある履歴が類似したものとして判定されている。ここでは履歴ＩＤ１、２、６、８が類似している。尚、類似度の判定の際に、それぞれのリスト中の単語が全て一致する場合に類似すると判定してもよい。加えて、出現頻度の順位も一致する場合を類似度の判定に加えてもよい。ステップＳ４０３で、着目したジョブ履歴が、ログインユーザがスキャンした文書と類似した文書を扱ったと判定された場合、ステップＳ４０４にすすみ、着目ジョブ履歴をお勧め機能／設定の候補として、当該ジョブ履歴に候補フラグをＯＮ（０→１）にする。
【００７３】
ステップＳ４０５において、ステップＳ４０１で抽出したジョブ履歴のうち、他に着目すべきジョブ履歴があるか否か判定する。他に着目すべきジョブ履歴がある場合、ステップＳ４０６にすすみ、次のジョブ履歴に着目してステップＳ４０３の処理を行う。
【００７４】
ステップＳ４０５において、ステップＳ４０１で抽出したジョブ履歴のうち、他に着目すべきジョブ履歴がない場合、本処理を終了する。ステップＳ４０５において、候補フラグがＯＮされたジョブ履歴が、お勧め機能／設定情報の候補として抽出されるジョブ履歴となる。
【００７５】
図１４がステップＳ４０２〜Ｓ４０６による処理の様子を表し、図１３のテーブル１３０３は最終的な処理結果を表している。単語出現頻度リスト１４０２がステップＳ２０１において作成したログインユーザのスキャン原稿の単語の出現頻度リストである。出現頻度リスト群１４０１がステップＳ４０１でヒットしたジョブ履歴に関連付けられている単語の出現頻度リストである。図１４において、スキャン原稿（スキャン文書）の単語の出現頻度リスト１４０２には、頻度の順に「ＤＭＳ」「日程」「議事録」と登録されている。単語の出現頻度リスト群１４０１は、ログインユーザと類似ユーザとユーザＩＤが一致するジョブ履歴に関連づけられたリスト群である。ここで、候補フラグは、ジョブ履歴との関連が明らかであればよいので、実際にジョブ履歴に候補フラグの項目が含まれていなくても良い。図１３のテーブル１３０３が絞り込みの結果である。
【００７６】
［お勧め機能／設定作成処理］
図９は、履歴絞り込み処理の結果を用いて、ログインユーザに対して、より適切な機能／設定をお勧めボタン情報として作成する処理を示すフローチャートである。図９は図６のステップＳ２０３の詳細である。また、図１５は本処理におけるお勧め機能設定作成例である。以下、図９、図１５を用いて詳細に説明する。
【００７７】
ステップＳ５００において、ジョブ履歴を機能毎にグループ分けをする。本例においては、図１５に示した候補フラグがＯＮであるジョブ履歴を、機能が「ｓｅｎｄ」（送信）である履歴ＩＤ１，２，６と、機能が「ＳｃａｎＴｏＢｏｘ」（スキャン後、ＢＯＸに保存）である履歴ＩＤ８とに分ける。ここで、ＢＯＸとは画像形成装置内の印刷データやスキャンデータを保存するための記憶領域となる。ＢＯＸに保存されたデータは、ユーザによる操作パネル上からの追加指示などを受けて、印刷や電子メールなどによる外部送信（ｓｅｎｄ）が行われる。また、外部のＰＣなどからもＢＯＸの状態を閲覧、ＢＯＸ内のデータの操作も可能である。
【００７８】
次に、ステップＳ５０１において、グループ毎に以下のステップをおこなう。最後のグループまで以下の処理を実行すれば、本処理は終了する。
【００７９】
ステップＳ５０２において、着目グループに属するジョブ履歴に含まれる詳細設定情報を互いに比較し、その類似度を算出する。比較は例えばすべての組み合わせについて行う。
【００８０】
また比較は、たとえば詳細設定を示す文字列同士の比較である。類似度の計算は、たとえば、２つの文字列を先頭から比較し、一致する文字を数えてそれを類似度とする。あるいは、さらに文字列に含まれる文字数に対する、一致した文字数の比を類似度としてもよい。あるいは、文字列中の着目位置において文字の不一致があれば、一方の文字列の着目位置の後ろに、他方の文字列の着目位置の文字があるか判定し、あればその位置をそれぞれの着目位置として比較を続行するようにしてもよい。この場合にも不一致の文字を数えて類似度とする。一方の文字列の末尾まで比較をしたならその時点における不一致文字の数が類似度となる。この場合にも文字列に含まれる文字数に対する比を類似度としても良い。もちろんこれらの計算方法は一例に過ぎない。たとえばジョブ履歴中に複数の文字列が含まれている場合、一致する文字列そのものの数を類似度として求めても良い。
【００８１】
本例では履歴ＩＤ１と履歴ＩＤ２とでは、パスを示す文字列が１文字違いである。そのため、算出される類似度は高い。しかし、履歴ＩＤ１と履歴ＩＤ６とでは、パスを示す文字列が３文字しか一致せず、かつ、ファイル名を示す文字列は拡張子以外一致していないため、算出される類似度は低くなる。履歴ＩＤ２と履歴ＩＤ６も同様である。
【００８２】
ステップＳ５０３において、類似度の高いジョブ履歴同志を比較し、差分となる文字列をジョブごとに固有な部分（固有部分）として抽出する。さらに、その差分文字列を含む単語と同義の情報をジョブ履歴から検出する。本例では、図１５上段のように、履歴ＩＤ１において、履歴ＩＤ２との差分文字列はパスを示す文字列の最後尾文字"０"、それを含む単語は"２００７０４１０"となる。これは履歴ＩＤ２についても同様である。
【００８３】
次に、ステップＳ５０４において、ステップＳ５０３において、検出された単語の同義情報を意味する変数を図１６の表から検索する。また、履歴の詳細設定をヒットした変数で置き換え、お勧め機能／設定とする。"２００７０４１０"と同義情報は履歴の実行日である。そこで履歴の実行日を意味する変数ＥＸＥＣＵＴＥ＿ＤＡＴＥを履歴ＩＤ１の"２００７０４１０"と置き換える。"２００７０４１０"を履歴の実行日と判定した理由は、これが年月日を示す数字であると判定できるからである。たとえば、文字列中に８桁の数字があれば、それが「年月日」「月日年」「日月年」といった並びの日付を示しているか判定する。これは、その８桁の数字が「年月日」「月日年」「日月年」といった並びと仮定して、現実にあり得ない日付を示すなら、日付ではないと判定できる。あり得るなら、それは日付と判定する。日付は、図１６のように「実行日」しかないので、この８桁の数字は実行日を示す値として、ＥＸＥＣＵＴＥ＿ＤＡＴＥなる動的変数に置換される。このようにして、詳細設定に含まれた固有部分の文字列の桁数と数字の示す範囲とが日付に該当するか否か判定し、該当すれば実行日として動的変数に置換される。
【００８４】
時刻や日時なども同様にして、桁数と数字の示す範囲とが、時刻や日時に該当するか否か判定されて、該当すれば実行時刻や実行日時と解釈され、それぞれの動的変数に置換される。
【００８５】
プロジェクト名やメールアドレス、名前や部署等は、たとえば該当する文字列を予め登録しておき、予め登録された文字列に該当すれば、該当した文字列に対応した動的変数に置換される。たとえば登録されたメールアドレスに該当する文字列が詳細設定の固有部分に含まれていれば、それはメールアドレスの動的変数に置換される。
【００８６】
動的変数は、実行時に該当する値に置換される。たとえば日付は実行時の日付に、メールアドレスはログインユーザのメールアドレスに、プロジェクト名はログインユーザの属するプロジェクト名に置換される。このように、「類似する」とは、詳細設定の文字列のうち、時間やユーザに応じた動的変数に置換できる文字列以外の部分が共通することであるということもできよう。
【００８７】
次に、ステップＳ５０５において、ステップＳ５０４において作成したお勧め機能／設定をお勧めボタン情報テーブル１５０２に、まとめられたジョブ履歴情報の機能と詳細設置とを追加する。図１５の下のテーブル１５０２にその例を示す。
【００８８】
本ステップが終了すれば、ステップＳ５００に戻り、次の機能グループで繰り返す。ＭＦＰやＳＦＰでは、このお勧めボタン情報テーブル１５０２に対応するユーザインターフェースが表示される（図２２参照）。もしそのいずれかが選択されたなら、選択されたボタンに対応する機能と詳細設定でジョブを実行する。
【００８９】
本発明の第１の実施形態により、ログインユーザに合ったお勧め機能／設定、かつ、原稿の内容にあったお勧め機能／設定を作成することが可能となる。
【００９０】
このように、ユーザ情報が類似するユーザが実行したジョブ履歴を検索することで、ユーザ情報が類似するユーザ同志は同じようなジョブを実行することが可能となる。また、単語出現頻度から原稿の傾向をつかみ、ログインユーザがスキャンした原稿と同類の原稿を処理したジョブ履歴を検索することで、同類の原稿に対し、同じような結果を得ることが可能となる。
【００９１】
ジョブが実行された場合には、新たな履歴ＩＤを当該ジョブに割り当ててジョブ履歴に追加し、図１１のような項目を特定して書き込む。
【００９２】
なお図８に示した履歴絞り込み処理において、さらにジョブ履歴に含まれる「目的」の項目で絞り込みを行うこともできる。この場合には、例えば図２４に記載されるように、絞り込みの対象となるジョブ履歴に含まれる目的に記載された文字列を表示し、その中からユーザに選択させる。目的の文字列が同一のジョブ履歴については、ひとつだけ表示する。そして選択された目的の文字列に関連するジョブ履歴が候補として残る。この手順は、例えば図８のＳ４０２で、絞り込みが一旦終えた後、さらに絞り込む必要があるかユーザに選択させ、必要があればさらに上記手順で目的による絞り込みを行えばよい。尚、この目的はジョブを実行時にユーザが入力するもので、ジョブ履歴の再利用を行った際には、同じ目的を自動で設定することになる。
【００９３】
＜第２実施形態＞
本発明の第２の実施形態を図１乃至図１６、さらに図１７乃至図２１に基づき説明する。第１の実施形態にかかるシステムと異なるのは、ユーザがログインしている複合機だけで実行することが不可能なジョブ履歴についても、ネットワーク内のほかの複合機と連携することによって実行するようお勧め機能／設定を作成できることである。
【００９４】
［お勧め機能／設定作成処理］
図１７は、本システムにおけるお勧め機能／設定作成処理の流れを示す基本フローチャートである。このフローチャートは、複合機（ＭＦＰ）または単能機（ＳＦＰ）により実行される。以下、図１７を用いて、詳細に説明する。なお、以下では、お勧め機能／設定情報をボタンとして表示する前に、ユーザがログインしている複合機だけで実行できないお勧め機能／設定情報を変更する処理を説明する。
【００９５】
ステップＳ２００からステップＳ２０３については、第１実施形態にて説明済みのため省略する。
【００９６】
ステップＳ６００において、ステップＳ２０３で作成したお勧め機能／設定リストの先頭から順に、お勧め機能／設定で示された機能／設定が、ログインしている、すなわちこの処理を実行している複合機で実行可能か否か判断する。実行可能である場合とは、着目している機能または設定のいずれか又は両方が実行できない場合である。実行実行可能であれば、ステップＳ６０４に移る。実行可能でなければ、ステップＳ６０１に移る。
【００９７】
なおステップＳ６００では、図２０に例示したようなデバイス情報を参照して判断を行う。このデバイス情報は各複合機または単能機が保持していても良いが、それらデバイスがアクセス可能なサーバなどで一元管理していても良い。たとえば図２０のデバイス情報２００１は、デバイスＩＤが「００１」の複合機の実行可能な機能と、備えている単機能の機器を示している。これによると、デバイス００１は、プリント、スキャン、スキャンツーボックス、ボックスツースキャン、ファクシミリ、リモートプリント、リモートスキャン、リモートボックス機能を実行可能である。またデバイス００２のデバイス情報２００２によれば、デバイス００２はスキャン機能のみを実行可能である。
【００９８】
ステップＳ６００では、着目しているお勧め機能／設定情報で示された機能が、当該デバイスのデバイス情報に登録されているか否か判定する。登録されていなければ、ステップＳ６００において実行可能ではないと判定される。登録されていれば、ステップＳ６００において実行可能であると判定される。
【００９９】
ステップＳ６０１においては、お勧め機能／設定で示された機能／設定を、ネットワーク内のほかの複合機と連携することによって実行可能かどうかを判定する。その際、連携できる他の複合機を検索する。本ステップの詳細については、図１８を用いて後述する。
【０１００】
次に、ステップＳ６０２において、ステップＳ６０１の結果、連携可能な複合機がヒットしなかった場合、ステップＳ６０３に移る。ヒットし、他のデバイスと連携したお勧め機能／設定を作成できれば、ステップＳ６０４に移る。
【０１０１】
ステップＳ６０１で連携可能な複合機がヒットしないお勧め機能／設定は、当該ジョブ履歴に登録されている複合機単独で実行可能であると判断される。そこでステップＳ６０３では、お勧め機能／設定リスト中で着目しているお勧め機能／設定情報について、その複合機単独で実行可能である旨を示す外部装置実行フラグをセットする。このフラグは、たとえばお勧め機能／設定リストの項目として設けておく。なお連携可能な複合機がヒットしないお勧め機能／設定とは、ログインしている複合機とネットワーク内の複合機の連携では実行不可能なお勧め機能／設定である。
【０１０２】
次に、ステップＳ６０４において、お勧め機能／設定リストの最後まで処理したか判断し、すべての処理を終えれば、ステップＳ２０４に移る。リストに未処理のお勧め機能／設定情報があれば、そのお勧め機能／設定情報に着目して新たなｎ番目お勧め機能／設定情報とし、ステップＳ６００に戻る。
【０１０３】
ステップＳ２０４においては、お勧め機能／設定ボタンリストに登録されたボタンを表示する。この際、ステップＳ６０３において外部装置実行フラグがセットされたお勧め機能／設定情報に対応するボタンには、ネットワーク内のほかの複合機でのみ実行可能であることがユーザに視覚的に理解できるよう、アイコン等をつけて表示する。
【０１０４】
ステップＳ２０５以下は第１実施形態にて説明済みのため省略する。
【０１０５】
［代用複合機検索、決定処理］
図１８は、ネットワーク内の複合機の機能を検索し、お勧め機能／設定を実行可能か判断する処理を示すフローチャートである。これは図１７のステップＳ６０１の詳細である。以下、図１８を用いて、詳細に説明する。
【０１０６】
ステップＳ７００において、ステップＳ６００において示されたお勧め機能／設定情報が示す機能／設定の代替実行のために必要な連携機能を検索する。本例では、図１９のように、連携機能を登録した連係機能テーブル１９０１から検索する。図１９はその一例である。登録された機能は、Ｆｒｏｍ欄の機能とＴｏ欄の機能とを合わせた連係機能として実現する必要がある。機能名に「リモート」が含まれる機能は、他機で代替される機能（連携機能）である。たとえば代替テーブル１９０１を持つ複合機（デバイス）では、コピー機能は連係機能であり、自機によるスキャンと、スキャンした画像データを他機で代替して印刷するリモートプリントに分解されて実行されることが代替テーブル１９０１により示されている。また、スキャンした画像データをファイルとして保存するスキャンツーボックス機能も連係機能であり、自機によるスキャンと、スキャンした画像データを他機で代替して保存するリモートボックス機能に分解されて実行される。また、ファイルとして保存された画像データを印刷するボックスツープリント機能も連係機能であり、画像データを他機で保存するリモートボックス機能と、その画像データを他機で代替して印刷するリモートプリント機能とに分解されて実行される。このため、連係機能テーブル１９０１を持つ複合機では、たとえば着目しているお勧め機能が「コピー」であると、それは連係機能テーブル１９０１に登録されていることから、連係機能であると判定される。そして、自機のよる機能であるスキャンと、他機による連携機能であるリモートプリントとして実行されることもテーブルから決定される。こうして連係機能として実行されるお勧め機能が特定される。
【０１０７】
次に、ステップＳ７０２において、特定した連係機能を実行可能な複合機がジョブ履歴から特定可能か判断する。ジョブ履歴にはジョブを実行した複合機等のデバイスＩＤが登録されているので、連係機能、特にリモートで実行される連係機能と一致する機能が、ジョブ履歴から検索される。ステップＳ７０２の処理を行うことによって、毎回、ネットワーク内の全複合機からデバイス情報を取得する必要がない。そのため、処理の遅延を防止できる。特定可能であれば、ステップＳ７０３に移る。特定不可能であれば、ステップＳ７０５に移る。
【０１０８】
次に、ステップＳ７０３においては、ステップＳ７０２において特定された連携機能を実行可能な複合機から、デバイスの機能等を示すデバイス情報を取得する。この例を図２０に示す。これは既に説明したとおりの内容を持つ。
【０１０９】
次に、ステップＳ７０４において、着目デバイスのデバイス情報に基づいて、ステップＳ７００で特定した連係機能（特にリモートで実行される機能）が着目デバイスで利用可能か判断する。デバイス情報内には静的で変化のない機能もあれば、動的で有効になったり、無効になったりする機能もあるので、最新のデバイス情報に基づいて実行可能か判断する方が望ましい。もし、着目デバイスが連携機能を実行できない場合には、ステップＳ７０５に移り、ほかの複合機（デバイス）を検索する。一方、必要な機能がある場合には、ステップＳ７１０に移り、連携する複合機を決定する。
【０１１０】
ステップＳ７０５において、ネットワーク内の全複合機に対してデバイス情報を要求し、各複合機から取得する。
【０１１１】
ステップＳ７０６において、ステップＳ７０５で取得したデバイス情報の各デバイスに順に着目しつつ以下のステップで検索する。最後のデバイス情報まで実行すれば、ステップＳ７０９に移る。
【０１１２】
ステップＳ７０７において、着目デバイス情報に、お勧め機能／設定情報が示す機能／設定の代替実行のために必要な連携機能が存在しているか判定する。存在する場合、ステップＳ７０８へ移る。存在しない場合、ステップＳ７０６にもどり、次のデバイスに着目してそのデバイス情報について処理を実行する。
【０１１３】
ステップＳ７０８において、着目デバイス、たとえばそのデバイスＩＤを、連携する複合機（連携複合機）の候補としてリストに追加する。ステップＳ７０６にもどり、次のデバイス情報に着目して検索処理を実行する。
【０１１４】
次に、全デバイスについて連携複合機の候補の検索が終了したなら、ステップＳ７０９において、候補のなからから一つの連携複合機を選択する。選択の方法としては、操作部制御部２０５を介して表示し、ユーザの選択に応じて選択してもよい（図２３）。もちろん、自動的に選択してもよい。その場合には、たとえばデバイス情報に性能を示す情報が含まれているなら、最も性能が高いデバイスを選択するなどの方法を採用できる。
【０１１５】
ステップＳ７１０において、ステップＳ７０９で選択された複合機を連携複合機として決定する。
【０１１６】
次に、ステップＳ７１１において、ステップＳ６００において示されたお勧め機能／設定情報を、ステップＳ７００で取得した連携機能に置き換え、本処理を終了する。例えば図２１に示すように、ログインしている複合機に外部記憶装置が存在しておらず、図１９のように、ＳｃａｎＴｏＢｏｘ機能がＳｃａｎ機能とＲｅｍｏｔｅＢｏｘ機能との連係機能として実現される場合を考える。図１９のＩＤ８のジョブ履歴に含まれるＳｃａｎＴｏＢｏｘ機能はその複合機では実行できないため、機能は、"ＳｃａｎＴｏＢｏｘ"から連係機能である"ＲｅｍｏｔｅＢｏｘ"に置き換えられる。こうして得られたお勧め機能／設定情報がボタンとして表示される。
【０１１７】
本発明の第２の実施形態により、ユーザ情報が類似するユーザが実行したジョブ履歴を検索することで、ユーザ情報が類似するユーザ同志は同じようなジョブを実行することが可能となる。また、単語出現頻度から原稿の傾向をつかみ、ログインユーザがスキャンした原稿と同類の原稿を処理したジョブ履歴を検索することで、同類の原稿に対し、同じような結果を得ることが可能となる。
【０１１８】
加えて、実行できないお勧め機能／設定ボタンを、ネットワーク内のほかの複合機で実行可能であることを表示することによって、ネットワーク内のほかの複合機を勧めることが可能となる。
【０１１９】
なお本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。また本発明の目的は、前述の実施形態の機能を実現するプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体およびプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１２０】
また、本発明には、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた場合についても、本発明は適用される。その場合、書き込まれたプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１２１】
【図１】本発明の実施形態に係るシステム概念図である。
【図２】本発明の実施形態に係る各サービスのＰＣのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。
【図５】本発明の実施形態に係るＭＦＰにおけるログイン、及びユーザ特性登録処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第１の実施形態に係るＭＦＰにおけるログイン、履歴絞り込み、類似履歴をまとめる基本フローチャートである。
【図７】本発明の実施形態に係るＭＦＰにおけるＯＣＲ、単語出現頻度リスト作成処理を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係るＭＦＰにおける履歴情報の絞り込み処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態に係るＭＦＰにおけるお勧め機能／設定作成処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態に係るユーザ特性テーブル構成の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態に係るジョブ実行履歴テーブル構成の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態に係るジョブ実行履歴と関連づけられた単語頻度リストテーブル構成の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態に係るジョブ実行履歴絞り込み処理実行時テーブル構成の一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態に係るジョブ実行履歴絞り込み処理実行時テーブル構成の一例を示す図である。単語出現頻度リストによる絞り込み。
【図１５】本発明の第１の実施形態に係るお勧め機能／設定作成処理実行時テーブル構成の一例を示す図である。
【図１６】本発明の第１の実施形態に係る詳細設定置き換え情報テーブル構成の一例を示す図である。
【図１７】本発明の第２の実施形態に係るＭＦＰにおけるログイン、履歴絞り込み、類似履歴をまとめる基本フローチャートである
【図１８】本発明の第２の実施形態に係るＭＦＰにおける連携ＭＦＰ決定処理を示すフローチャートである。
【図１９】本発明の第２の実施形態に係る連係機能テーブル構成の一例を示す図である。
【図２０】本発明の第２の実施形態に係るデバイス情報の一例を示す図である。
【図２１】本発明の第２の実施形態に係るお勧め機能／設定情報の一例を示す図である。
【図２２】ユーザが選択可能な勧め機能／設定ボタンを含むユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図２３】連携デバイスを選択させるためのユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図２４】目的により絞り込みを行う際のユーザインターフェースの一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１２２】
１０...ユーザが操作するクライアント
２０...本発明の実施形態に係る文書管理システムが動作するＷｅｂアプリケーションサーバ
３０...本発明の実施形態に係る文書管理システムのユーザ管理機能を有するユーザ管理サーバ
４０...本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書を保存／管理する機能を有する文書管理サーバ
１００...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのＣＰＵ
１０１...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのＲＡＭ
１０２...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのＲＯＭ
１０３...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのキーボードコントローラ
１０４...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのディスプレイコントローラ
１０５...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのディスクコントローラ
１０６...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣのネットワークカード（ＮＣ）
１０７...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣに接続されるキーボード
１０８...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣに接続されるディスプレイ装置
１０９...本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するＰＣに接続される各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフレキシブルディスク（ＦＤ）
２０１...本発明の実施形態に係るＭＦＰの画像形成部
２０２...本発明の実施形態に係るＭＦＰの画像読み取り部
２０３...本発明の実施形態に係るＭＦＰのメイン制御部
２０４...本発明の実施形態に係るＭＦＰのファックス送受信部
２０５...本発明の実施形態に係るＭＦＰの操作部制御部
２０６...本発明の実施形態に係るＭＦＰのプリント処理部
２０７...本発明の実施形態に係るＭＦＰのネットワークインタフェース部
２０８...本発明の実施形態に係るＭＦＰの外部記憶装置制御部
２０９...本発明の実施形態に係るＭＦＰのアプリケーションマネージャ
【図１】
0005129640.tif 000002
【図２】
0005129640.tif 000003
【図３】
0005129640.tif 000004
【図４】
0005129640.tif 000005
【図５】
0005129640.tif 000006
【図６】
0005129640.tif 000007
【図７】
0005129640.tif 000008
【図８】
0005129640.tif 000009
【図９】
0005129640.tif 000010
【図１０】
0005129640.tif 000011
【図１１】
0005129640.tif 000012
【図１２】
0005129640.tif 000013
【図１３】
0005129640.tif 000014
【図１４】
0005129640.tif 000015
【図１５】
0005129640.tif 000016
【図１６】
0005129640.tif 000017
【図１７】
0005129640.tif 000018
【図１８】
0005129640.tif 000019
【図１９】
0005129640.tif 000020
【図２０】
0005129640.tif 000021
【図２１】
0005129640.tif 000022
【図２２】
0005129640.tif 000023
【図２３】
0005129640.tif 000024
【図２４】
0005129640.tif 000025