(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを記憶するとともに、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するファイルサーバと、前記ファイルサーバに記憶されたファイルの印刷出力を行う印刷装置と、前記ファイルサーバに記憶されたファイルに対する承認の状態を示す情報である承認情報を管理する承認情報管理サーバとがネットワークに接続されている承認ワークフロー管理システムにおいて、
前記印刷装置は、
前記ファイルサーバに記憶されているファイルに対する承認の要求を受け付けたことに応じて、承認の要求を受けた前記ファイルが承認対象の文書であるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記ファイルが承認対象の文書であると判定された場合、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求する第１の要求手段と、
前記第１の要求手段が前記ファイルサーバに対して編集を禁止するよう要求した前記ファイルを前記印刷装置が印刷した後、前記承認情報管理サーバに対し、前記ファイルに対する承認を要求する第２の要求手段と、
前記第２の要求手段による前記ファイルに対する承認の要求に対して、前記承認情報管理サーバから承認処理が成功したことを示す通知を受信したことに応答して、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集の禁止を解除するよう要求する第３の要求手段と、
を備えることを特徴とする承認ワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記ファイルサーバは、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するアクセス制御情報を記憶しているファイルの各々に対応して管理し、前記第１の要求手段による要求に応答して、前記第１の要求手段が要求するファイルに対する編集を禁止するよう当該ファイルに対応するアクセス制御情報を更新することを特徴とする、請求項１に記載の承認ワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記承認情報は、前記ファイルに対して承認を行う承認者情報を含み、
前記印刷装置は、ユーザ認証を行う認証手段をさらに備え、
前記承認情報管理サーバは、前記認証手段による認証結果が前記承認情報に登録されている承認者と一致するか否かを判定する承認者判定手段をさらに備えることを特徴とする請求項１または２に記載の承認ワークフロー管理システム。
【請求項４】
前記承認情報管理サーバは、前記承認者判定手段により前記認証手段による認証結果が前記承認情報に登録されている承認者と一致すると判定した場合のみ、前記承認情報の更新を行うことを特徴とする請求項３に記載の承認ワークフロー管理システム。
【請求項５】
前記ファイルサーバは、前記第１の要求手段が前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求した後に予め定められた時間経過した場合、前記ファイルに対するファイルの編集を許可することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の承認ワークフロー管理システム。
【請求項６】
ファイルを記憶するとともに、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するファイルサーバと、前記ファイルサーバに記憶されたファイルに対する承認の状態を示す情報である承認情報を管理する承認情報管理サーバとにネットワークを介して接続する印刷装置であって、
前記ファイルサーバに記憶されているファイルに対する承認の要求を受け付けたことに応じて、承認の要求を受けた前記ファイルが承認対象の文書であるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記ファイルが承認対象の文書であると判定された場合、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求する第１の要求手段と、
前記第１の要求手段が前記ファイルサーバに対して編集を禁止するよう要求した前記ファイルを前記印刷装置が印刷した後、前記承認情報管理サーバに対し、前記ファイルに対する承認を要求する第２の要求手段と、
前記第２の要求手段による前記ファイルに対する承認の要求に対して、前記承認情報管理サーバから承認処理が成功したことを示す通知を受信したことに応答して、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集の禁止を解除するよう要求する第３の要求手段と、
を備えることを特徴とする印刷装置。
【請求項７】
ファイルを記憶するとともに、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するファイルサーバと、前記ファイルサーバに記憶されたファイルに対する承認の状態を示す情報である承認情報を管理する承認情報管理サーバとにネットワークを介して接続する印刷装置の制御方法であって、
前記ファイルサーバに記憶されているファイルに対する承認の要求を受け付けたことに応じて、承認の要求を受けた前記ファイルが承認対象の文書であるか否かを判定する判定工程と、
前記判定工程にて前記ファイルが承認対象の文書であると判定された場合、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求する第１の要求工程と、
前記第１の要求工程で前記ファイルサーバに対して編集を禁止するよう要求した前記ファイルを前記印刷装置が印刷した後、前記承認情報管理サーバに対し、前記ファイルに対する承認を要求する第２の要求工程と、
前記第２の要求工程における前記ファイルに対する承認の要求に対して、前記承認情報管理サーバから承認処理が成功したことを示す通知を受信したことに応答して、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集の禁止を解除するよう要求する第３の要求工程と、
を備えることを特徴とする印刷装置の制御方法。
【請求項８】
ファイルを記憶するとともに、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するファイルサーバと、前記ファイルサーバに記憶されたファイルに対する承認の状態を示す情報である承認情報を管理する承認情報管理サーバとにネットワークを介して接続する印刷装置の制御方法を実行するための制御プログラムであって、
前記制御方法は、
前記ファイルサーバに記憶されているファイルに対する承認の要求を受け付けたことに応じて、承認の要求を受けた前記ファイルが承認対象の文書であるか否かを判定する判定工程と、
前記判定工程にて前記ファイルが承認対象の文書であると判定された場合、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求する第１の要求工程と、
前記第１の要求工程で前記ファイルサーバに対して編集を禁止するように要求した前記ファイルを前記印刷装置が印刷した後、前記承認情報管理サーバに対し、前記ファイルに対する承認を要求する第２の要求工程と、
前記第２の要求工程における前記ファイルに対する承認の要求に対して、前記承認情報管理サーバから承認処理が成功したことを示す通知を受信したことに応答して、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集の禁止を解除するよう要求する第３の要求工程と、
を備えることを特徴とする制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザによるファイル操作に応じてファイル編集を禁止することにより、承認フローの信頼性を向上させることが可能な印刷装置を用いた承認ワークフロー管理システム、印刷装置、印刷装置の制御方法及び制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業における承認ワークフローにおいて、承認ワークフロー管理システム（電子承認システム）が広く普及している。
【０００３】
承認ワークフローファイルシステムは、ファイルを保管するファイルサーバと、ファイル編集を行うクライアントコンピュータと、ファイルの印刷出力を行う印刷装置とがネットワークで接続され、ファイルに対する電子承認ワークフローを実行する。
【０００４】
従来、物理文書を複数の社員間で回覧し、書面上に承認印等を捺印することにより行っていた承認処理を、承認ワークフローファイルシステムでは以下のように行う。即ち、管理サーバにより制御される承認ワークフローに従って、ネットワークで接続されたクライアントコンピュータでファイルサーバに保管されている共有電子文書を確認し、電子承認あるいは却下処理することにより行う（例えば、特許文献１）。
【０００５】
このような電子文書による承認処理を行う場合、一般的に承認者であるユーザは、文書の内容を確認するために、ネットワークで接続された印刷装置により電子文書の印刷出力を行う。ユーザは、出力した文書により承認内容を確認し、管理サーバに対してクライアントコンピュータまたは印刷装置から承認あるいは却下処理を要求する。
【０００６】
よって、ユーザが印刷出力してから実際に承認処理を行うまでに時間差が生じ、その間にファイルサーバに保管されている電子文書の内容が変更されている可能性がある。
【０００７】
一方で、複数ユーザ間で電子文書を共有する場合に、同一文書に対する複数ユーザによる同時二重更新を禁止するための制御技術が広く利用されている。
【０００８】
特許文献２では、共有する電子文書が保管されているファイルサーバが、電子文書のチェックイン／チェックアウト管理を行う。ファイルサーバは、クライアントから共有電子文書のチェックアウト要求を受け付けると、共有電子文書がチェックインされるかチェックアウト解除要求を受け付けるまで、新たなチェックアウトを禁止する。
【０００９】
上記の手法により、ユーザはファイルサーバに対し明示的にチェックアウトを要求することにより、別のユーザによる電子文書の編集を禁止することができる。
【００１０】
ユーザの電信文書に対する閲覧、編集等を制限するための電子文書に対するアクセス権を管理するポリシーサーバによって、対象文書の編集を禁止する技術も提案されている（例えば、特許文献３）。
【特許文献１】特開２００１−１０１３２４号公報
【特許文献２】特開平１１−８５５９８号公報
【特許文献３】特開２００５−４５４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
上述のように、電子承認による承認ワークフローにおいて、承認者が内容確認のために印刷装置により電子文書を出力した後、実際に承認処理を行うまでに他のユーザによってファイルサーバ内の電子文書の内容が編集される可能性がある。この場合、承認者が承認の可否を判定した文書と、承認処理が行われる電子文書の内容に差が生じてしまう。よって、適切な承認処理が行えない可能性があるという問題点がある。
【００１２】
電子文書が保管されているファイルサーバがチェックイン／チェックアウト管理を備えている場合、承認者が承認対象の電子文書の印刷出力時にチェックアウトすることにより、他のユーザによる対象文書の編集を禁止する技術もある。しかし、印刷出力時と承認処理時に承認者は明示的にチェックアウト及びチェックアウト解除処理を行う必要があり、ユーザにとって煩雑な処理になってしまうという課題がある。
【００１３】
上記特許文献３には、ユーザの電信文書に対する閲覧、編集等を制限するための電子文書に対するアクセス権を管理するポリシーサーバによって、対象文書の編集を禁止する技術も提案されている。しかし、この場合も、承認者は対象文書に対し編集を禁止するポリシーの適用と解除を行う必要があり、ユーザビリティを低下させてしまうという課題がある。
【００１４】
本発明の目的は、承認内容を確認した文書と、ファイルサーバに保管されている承認対象の電子文書間で不整合が生じるのを防ぐことができ、承認ワークフローの信頼性を向上させることができる承認ワークフロー管理システム、印刷装置、印刷装置の制御方法及び制御プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記目的を達成するために、請求項１記載の承認ワークフロー管理システムは、ファイルを記憶するとともに、ファイルへのアクセスを許可するか否かを管理するファイルサーバと、前記ファイルサーバに記憶されたファイルの印刷出力を行う印刷装置と、前記ファイルサーバに記憶されたファイルに対する承認の状態を示す情報である承認情報を管理する承認情報管理サーバとがネットワークに接続されている承認ワークフロー管理システムにおいて、前記印刷装置は、前記ファイルサーバに記憶されているファイルに対する承認の要求を受け付けたことに応じて、承認の要求を受けた前記ファイルが承認対象の文書であるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記ファイルが承認対象の文書であると判定された場合、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集を禁止するよう要求する第１の要求手段と、前記第１の要求手段が前記ファイルサーバに対して編集を禁止するよう要求した前記ファイルを前記印刷装置が印刷した後、前記承認情報管理サーバに対し、前記ファイルに対する承認を要求する第２の要求手段と、前記第２の要求手段による前記ファイルに対する承認の要求に対して、前記承認情報管理サーバから承認処理が成功したことを示す通知を受信したことに応答して、前記ファイルサーバに対し、前記ファイルの編集の禁止を解除するよう要求する第３の要求手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、承認内容を確認した文書と、ファイルサーバに記憶されている承認対象の電子文書間で不整合が生じるのを防ぐことができ、承認ワークフローの信頼性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。
【００２１】
図１は、本発明の実施の形態に係る承認ワークフローシステムの構成図である。
【００２２】
図１において、本承認ワークフローシステムは、ネットワーク１０１に、一般ユーザが使用しているクライアントコンピュータ１０２及び１０３、複合機（印刷装置）１０４及び１０５、ファイルサーバ１０６、承認情報管理サーバ１０７が接続されることで構成される。
【００２３】
印刷装置としての複合機１０４及び１０５は、ユーザ認証を行う認証手段を備え、承認情報管理サーバ１０７は、認証手段による認証結果が承認情報に登録されている承認者と一致するか否かを判定する承認者判定手段を備える。
【００２４】
ネットワーク１０１は、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルをサポートする。承認情報管理サーバ１０７は、ファイルサーバ１０６内の文書の承認フローを管理するもので、文書の承認ワークフローを実現する。
【００２５】
本承認ワークフローシステムにおいて、クライアントコンピュータ１０２、１０３で作成されたファイルを、ネットワーク１０１を介してファイルサーバ１０６に記憶（保存）する。あるいは複合機１０４、１０５の読み取り装置が原稿を読み取ることにより生成された画像データを、ネットワーク１０１を介してファイルサーバ１０６に記憶（保存）する。
【００２６】
ユーザは、クライアントコンピュータ１０２、１０３上で、ファイルサーバ１０６に保存したファイルの表示、編集等を行うことができる。また、ユーザは、複合機１０４、１０５でファイルサーバ１０６に保存したファイルの表示、印刷出力等を行うことができる。
【００２７】
ファイルサーバ１０６に保存されているファイルには、ファイルをユニークに識別可能な文書識別子がファイル作成時に割り当てられるものとする。ファイルサーバ１０６、ファイルへのアクセスを許可するか否かを示す情報を各ファイルに関連付けて登録した、後述するアクセス制御情報に基づいてファイル操作制御を行う。
【００２８】
承認情報管理サーバ１０７は、ファイルサーバ１０６内のファイルに対する承認状態を保持し、承認ワークフローを実現することができる。
【００２９】
もちろん、図１は、一般的な構成を概念的に示しただけであり、画像形成装置（画像処理装置）が複合機１０４、１０５である必要はなく、プリンタやスキャナ等のデバイスが単体でネットワーク１０１に接続されていても良い。また、ファイルサーバ１０６と承認情報管理サーバ１０７が同一サーバで実現されても良いことは言うまでもない。
【００３０】
図２は、図１における複合機の概略構成を示すブロック図である。
【００３１】
図２において、複合機１０４、１０５は、コントローラ２００、操作部２２１、スキャナ部２２２、プリンタ部２２３を備える。
【００３２】
コントローラ２００の構成を説明する。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３またはＨＤＤ２０４に記憶された制御プログラムに従って、システムバス２０７に接続される各種装置とのアクセスを統括的に制御すると共に、コントローラ２００内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。
【００３３】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。ＲＯＭ２０３には装置のブートプログラム等が格納されている。ＨＤＤ２０４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能である。
【００３４】
操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２０７と操作部２２１とを接続するためのインタフェース部である。この操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部２２１に表示するための画像データをシステムバス２０７から受け取り、操作部２２１に出力すると共に、操作部２２１から入力された情報をシステムバス２０７へ出力する。
【００３５】
ネットワークＩ／Ｆ２０６は、ＬＡＮやＷＡＮ等のネットワーク１０１及びシステムバス２０７に接続し、他の機器と双方向にデータをやり取りする。画像バス２２０は、画像データをやり取りするための伝送路であり、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成されている。
【００３６】
スキャナ画像処理部２１２は、スキャナ部２２２からスキャナＩ／Ｆ２１１を介して受け取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。埋め込み情報抽出部２１０は、画像データから背景画像に埋め込まれているパターンの検出や付加情報の抽出の処理を行う。
【００３７】
圧縮部２１３は、画像データを受け取り、データを圧縮する。伸長部２１５は、データを伸長した後にラスタ展開してプリンタ画像処理部２１７に送る。
【００３８】
プリンタ画像処理部２１７は、伸長部２１５から送られた画像データを受け取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像処理を施す。また、指示がある場合は符号画像生成部２１６において生成された符号画像データを画像データに合成する。
【００３９】
符号画像生成部２１６は、二次元コード画像やバーコード画像、情報埋め込み技術により生成された画像等の符号画像データを生成する。画像生成には、ＣＰＵ２０１が不図示のメモリカードスロットから読み込んだ情報あるいは操作部２２１で入力された情報が利用される。
【００４０】
尚、符合画像の生成は、ＲＡＭ２０２内に格納されたプログラムを実行することによって行われる。画像処理後の画像データは、プリンタＩ／Ｆ２１８を介してプリンタ部２２３に出力される。
【００４１】
画像変換部２１４は、画像データに対して回転や色空間変換、２値多値変換、画像合成、間引きといった所定の変換処理を施す。
【００４２】
ＲＩＰ部２０８は、ＰＤＬコードデータを元に生成された中間データを受け取り、ビットマップデータ（多値）を生成する。生成されたビットマップデータは圧縮部２０９で圧縮されて画像バス２２０へ送られる。
【００４３】
認証処理部（認証手段）２１９は、操作部２２１で入力されたユーザ情報を使用したユーザやワークグループの認証に加えて、印刷ジョブ認証を行う。
【００４４】
図３は、図１におけるクライアントコンピュータ、ファイルサーバ、承認情報管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【００４５】
本実施形態において図１のクライアントコンピュータ１０２、１０３、ファイルサーバ１０６、承認情報管理サーバ１０７は、いずれも図３のような構成を備えているものとする。これらを総称してコンピュータシステム３００として表す。このコンピュータシステム３００は、ＲＯＭ３０２もしくはＨＤＤ３１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ３０１を備える。ＣＰＵ３０１はシステムバス３０４に接続される各デバイスを総括的に制御する。
【００４６】
ＲＡＭ３０３はＣＰＵ３０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ（ＫＢＤ Ｃ）３０５は、キーボード（ＫＢＤ）３０９からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰ Ｃ）３０６は、例えば、液晶ディスプレイ等で構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）３１０の表示を制御する。
【００４７】
ディスクコントローラ（ＤＫＣ）３０７は大容量記憶デバイスであるＨＤＤ３１１を制御する。ネットワークＩ／Ｆ３０８は、ＬＡＮやＷＡＮ等のネットワーク１０１を介して他の機器と双方向にデータをやり取りする。
【００４８】
さらに、ファイルサーバ１０６は、ＲＯＭ３０２もしくはＨＤＤ３１１に、図４に示すようなチェックイン／チェックアウトによる文書管理機構を実現するためのチェックイン／チェックアウト処理プログラムが格納される。
【００４９】
図４は、図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）によって実行されるチェックイン、チェックアウト処理の手順を示すフローチャートであり、Ｓ４０１からＳ４１０は各ステップを示す。
【００５０】
ここで、ファイルサーバ１０６は、図示しない文書管理データベースを有し、文書管理データベースには、図５に示すようなチェックイン／チェックアウトテーブル５００が設けられている。
【００５１】
チェックイン／チェックアウトテーブル５００には、文書識別子５０１、チェックアウトユーザ５０２、チェックアウト日時５０３、チェックイン状態５０４等の項目が設けられる。チェックイン状態５０４において、「○」が当該文書にチェックインした状態であり、「×」がそうでない（チェックアウト）状態を示す。チェックイン／チェックアウトテーブル５００は、ファイルへのアクセスを許可するか否かを示す情報を各ファイルに関連付けて登録したアクセス制御情報である。
【００５２】
まず、ステップＳ４０１で、クライアントコンピュータ１０２、１０３からファイルサーバ１０６に保存されているファイルに対するチェックアウト要求を受信する。チェックアウト要求は、複合機１０４或いは１０５から発せられても良い。ステップＳ４０１で受信した要求を解析し、ファイルを特定するための文書識別子を取得する（ステップＳ４０２）。
【００５３】
取得した文書識別子と図５で示すようなチェックイン／チェックアウトテーブル５００を照合し、指定されたファイルのチェックイン状態を確認する（ステップＳ４０３、Ｓ４０４）。
【００５４】
ステップＳ４０４で、チェックアウト中であると判定した場合、ステップＳ４０５で、クライアントコンピュータ１０２、１０３に対し、指定された文書がチェックアウト中であることを通知し、処理を終了する。つまりチェックアウト要求元のクライアントコンピュータ１０２、１０３からの指定文書の編集を禁止する。
【００５５】
ステップＳ４０４で、チェックアウト中ではないと判定した場合、チェックイン／チェックアウトテーブル５００の指定文書の項目（チェックアウト日時５０３、チェックイン状態５０４）を更新する（ステップＳ４０６）。そして、チェックアウト要求元のクライアントコンピュータ１０２、１０３に対し、ファイルの編集を許可する（ステップＳ４０７）。
【００５６】
再び、クライアントコンピュータ１０２、１０３から要求を受信すると、その要求がチェックアウト解除要求であるかチェックイン要求であるかを判別する（ステップＳ４０８）。
【００５７】
ステップＳ４０８で、チェックアウト要求であると判定すると、チェックイン／チェックアウトテーブルを更新し（ステップＳ４１０）、処理を終了する。
【００５８】
ステップＳ４０８で、チェックイン要求であると判定すると、ステップＳ４０９で、チェックアウト中のファイルの変更を反映し、ステップＳ４１０で、チェックイン／チェックアウトテーブルを更新し、処理を終了する。
【００５９】
図６は、図３の承認情報管理サーバ（コンピュータシステム）によって実行される、指定されたファイルに対する承認要求に応じて承認情報を更新する承認情報更新処理の手順を示すフローチャートであり、Ｓ６０１からＳ６０８は各ステップを示す。
【００６０】
ここで、承認情報管理サーバ１０７は、図７に示す承認情報７００をＨＤＤ３１１内に保持している。承認情報７００には、文書識別子７０１、承認者情報（ＩＤ）７０２、承認情報更新日時７０３、承認の結果としての承認可否状態を示す可否情報７０４等の項目が設けられる。可否情報７０４は、「○」である場合には承認された状態を示し、「×」であれば承認が却下された状態であることを示す。また、「−」は、未承認状態を示す。可否情報７０４の内容が更新されたら、更新日時７０３にその日時が更新される。
【００６１】
まず、ステップＳ６０１で、クライアントコンピュータ１０２、１０３あるいは複合機１０４、１０５から、図８に示すようなファイルサーバ１０６に保存されているファイルに対する承認要求８００を受信する。
【００６２】
承認要求８００には、承認対象であるファイルを特定するための文書識別子８０１、文書識別子で特定されるファイルに対する承認内容８０２及びファイルに対する承認処理を行っている承認要求ユーザ８０３等の項目が含まれる。
【００６３】
ステップＳ６０１で受信した承認要求８００を解析し、ファイルを文書識別子８０１及び承認要求ユーザ８０３を取得する（ステップＳ６０２）。
【００６４】
ステップＳ６０２で取得した文書識別子と承認情報７００を照合し、指定されたファイルの承認情報７００を取得する（ステップＳ６０３）。
【００６５】
承認情報７００より指定されたファイルの承認者７０２を取得し、承認要求から取得した承認要求ユーザ８０３と一致するかどうか判定する（ステップＳ６０４）。
【００６６】
ステップＳ６０４で、一致しなかったと判定した場合、承認要求元であるクライアントコンピュータ１０２、１０３あるいは複合機１０４、１０５に対し、指定ファイルに対する承認権限がないことを通知し（ステップＳ６０５）、処理を終了する。
【００６７】
ステップＳ６０５で、一致すると判定した場合、ステップＳ６０６で承認要求８００より承認内容８０２を取得し、指定されたファイルの承認情報７００の指定ファイルに対応する文書識別子の行の、承認者７０２、更新日時７０３、可否情報７０４を更新する（ステップＳ６０７）。
【００６８】
承認要求元であるクライアントコンピュータ１０２、１０３あるいは複合機１０４、１０５に対し、承認処理が完了したことを通知し（ステップＳ６０８）、処理を終了する。
【００６９】
図９は、図２の複合機によって実行されるデータ処理の手順の第１の実施の形態を示すフローチャートであり、Ｓ９０１からＳ９２１は各ステップを示す。
【００７０】
まず、ステップＳ９０１では、操作部２２１よりユーザが入力したユーザ情報（ユーザ名とパスワード）と共にログイン要求を受信し、ユーザ情報を取得する（図１０参照）。
【００７１】
ステップＳ９０１で取得したユーザ情報により、認証処理部２１９はユーザ認証を行う（ステップＳ９０２）（認証手段）。ここで、ユーザ認証を行うためのユーザデータベースは、複合機１０４、１０５内にあってもよいし、図示しないネットワークで接続された認証サーバ内にあってもよい（後者の場合、ステップＳ９０２は、認証サーバに対して認証要求を行う処理となる）。
【００７２】
ステップＳ９０２の認証結果が成功か否かをステップＳ９０３で判定し、失敗したと判定した場合、認証が失敗した旨を図１１に示す操作部２２１の画面に表示し（ステップＳ９０４）、ステップＳ９０５以降の処理を行う。ステップＳ９０３で認証が成功したと判定した場合、ステップＳ９０７に進む。
【００７３】
ステップＳ９０７において、ユーザにより指定されたファイルに対する承認要求を、操作部２２１より受信する。
【００７４】
そして、指定されたファイルの文書識別子を取得し、承認情報管理サーバに１０７対し、指定されたファイルが承認処理の対象であるか問い合わせ、承認情報管理サーバ１０７からの応答を受信する（ステップＳ９０８）。
【００７５】
ステップＳ９０９で、承認情報管理サーバ１０７からの応答の内容に基づいて、指定ファイルが承認処理の対象であるか判定し、承認処理の対象ではないと判定すると、ステップＳ９１０で、指定されたファイルが承認処理対象外であることを通知し、ステップＳ９０５以降の処理を行う。
【００７６】
ステップＳ９０９で指定ファイルが承認処理の対象であると判定した場合、実行可能な処理を図１２に示す操作部２２１の画面で表示する（ステップＳ９１１）。
【００７７】
ステップＳ９１２では、ユーザにより選択された処理要求を操作部２１１より受信することにより、実行する処理の判定を行う。
【００７８】
ステップＳ９１２で、承認処理対象である指定ファイルの印刷が要求されたと判定した場合、ファイルサーバ１０６に対し指定ファイルのチェックアウト要求を送信する（ステップＳ９１３）。
【００７９】
ステップＳ９１４で、ファイルサーバ１０６より指定ファイルのチェックアウト要求に対する処理完了応答を受信すると、ステップＳ９１５で、指定ファイルをプリンタ部２２３により印刷する。
【００８０】
印刷が完了すると、ステップＳ９１６で、操作部２２１に処理が完了したことを表示し、ステップＳ９０５へ進む。
【００８１】
ステップＳ９１２で、指定ファイルの承認処理が要求されたと判定した場合、指定ファイルの文書識別子、要求された承認内容及び認証結果より得られるユーザ情報から図８に示す承認要求８００を作成する。そして、承認情報管理サーバ１０７に対し、承認要求８００を送信する（ステップＳ９１７）（第２の要求手段）。
【００８２】
承認情報管理サーバ１０７より、ステップＳ９１７で送信した要求に対する応答を受信し、承認処理が成功したかどうか判定する（ステップＳ９１８）。例えば、承認情報管理サーバ１０７から、承認処理が成功したことを示す通知、或いは承認処理が失敗したことを示す通知を受信し、受信した通知内容に基づいて承認処理が成功したか失敗したかを判定する。
【００８３】
ステップＳ９１８で承認処理に失敗したと判定した場合、ステップＳ９１９で、承認処理に失敗したことを図１３に示す操作部２２１の画面で表示し、ステップＳ９０５以降の処理を実行する。
【００８４】
ステップＳ９１８で承認処理に成功したと判定した場合、ファイルサーバ１０６に対し、承認処理を行ったファイルに対するチェックアウト解除要求を送信する（ステップＳ９２０）。
【００８５】
ステップＳ９２１で、承認処理が完了したことを図１４に示す操作部２２１の画面で表示し、ステップＳ９０５以降の処理を行う。
【００８６】
ステップＳ９０５では、ユーザよりログアウト要求を受信したかどうか判定し、ログアウト要求を受信していないと判定した場合、ステップＳ９０７の処理に戻る。
【００８７】
ステップＳ９０５でログアウト要求を受信したと判定した場合、ステップＳ９０６で、ログアウト処理を行い、処理を終了する。
【００８８】
本実施の形態によれば、ファイルサーバ１０６に保管され、複数ユーザにより共有されているファイルに対する承認処理を行う場合、承認者がファイルの印刷出力を行ってから承認処理を行うまでの間に、他のユーザによるファイルの編集を禁止することができる。
【００８９】
つまり、承認内容とファイルサーバ１０６に保管されている承認対象のファイル間で不整合が生じるのを防ぐことができ、承認者が意識することなく承認ワークフローの信頼性を向上させることができる。
【００９０】
図１６は、図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）によって実行されるタイムアウト監視処理の手順を示すフローチャートであり、Ｓ１６０１からＳ１６０５は各ステップを示す。ファイルサーバ１０６は、図４のフローチャートを実行するとともに、図１６のフローチャートも実行可能であるものとする。
【００９１】
ここで、ファイルサーバ１０６は、図１７に示すタイムアウト監視テーブル１７００をＨＤＤ３１１内に記憶している。タイムアウト監視テーブル１７００には、文書識別子１７０１、チェックアウトユーザ１７０２及びチェックアウト有効期限１７０３等の項目が設けられる。
【００９２】
まず、ステップＳ１６０１でタイムアウト監視テーブル１７００の確認を行う。ステップＳ１６０２で、タイムアウトした、即ち、チェックアウト有効期限１７０３で示される日時を過ぎたファイルが存在しないと判定した場合、ステップＳ１６０４に進む。
【００９３】
ステップＳ１６０２で、チェックアウト有効期限１７０３で示される日時を過ぎたファイルが存在すると判定した場合は以下の処理となる。即ち、ファイルサーバ１０６におけるチェックイン／チェックアウト処理プログラム（図４のフローチャートを実行するプログラム）に対し、タイムアウトしたファイルのチェックアウト解除要求を送信する（ステップＳ１６０３）。
【００９４】
ステップＳ１６０４では、一定時間経過するまで処理を待機し、ステップＳ１６０５でタイムアウト監視処理を終了するか判定する。
【００９５】
ステップＳ１６０５でタイムアウト監視処理を終了すると判定した場合、処理を終了する。ステップＳ１６０５でタイムアウト監視処理を終了しないと判定した場合、ステップＳ１６０１に戻り、ステップＳ１６０１からステップＳ１６０５の処理を繰り返す。
【００９６】
図１８は、図２の複合機によって実行される承認情報管理サーバに対する承認要求処理の手順を示すフローチャートであり、Ｓ１８０１からＳ１８１４は各ステップを示す。
【００９７】
まず、ステップＳ１８０１でタイムアウト監視テーブル１７００の確認を行う。具体的には、複合機はファイルサーバ１０６へ問い合わせを行い、過去に複合機から承認要求のためのチェックアウト、及び印刷を行ったファイルがまだチェックアウト状態であるか、チェックアウト状態がタイムアウトしてしまったかを問い合わせる。そして、ファイルサーバ１０６から、問い合わせの応答として当該ファイルがチェックアウト状態であるかタイムアウトしてしまったかの応答を受信する。ステップＳ１８０２では、ファイルサーバ１０６からの応答に基づいて、指定されたファイルが既にタイムアウトしているかどうか、即ち、チェックアウト解除されているかどうかを検知する。
【００９８】
ステップＳ１８０２でタイムアウトしていないと判定した場合、ステップＳ１８１０以降の処理を行う。
【００９９】
ステップＳ１８０２でタイムアウトしていると判定した場合、操作部２２１に、チェックアウトのタイムアウトにより、指定ファイルの内容が変更されている旨を表示する。そして、図１５で示す画面で承認処理の継続か、ファイルの再印刷を選択させる（ステップＳ１８０３）。
【０１００】
ステップＳ１８０４で、再印刷と承認処理の継続のどちらが選択されたかを判定し、承認処理の継続が指定されたと判定した場合、ステップＳ１８１０に進む。
【０１０１】
ステップＳ１８０４で再印刷が指定されたと判定した場合、ステップＳ１８０５で、ファイルサーバ１０６に対しチェックアウト要求を送信する。
【０１０２】
ステップＳ１８０６で、チェックアウト要求に対する完了応答を受信すると、タイムアウト監視テーブル１７００を更新し（ステップＳ１８０７）、指定ファイルをプリンタ部２２３により印刷する（ステップＳ１８０８）。
【０１０３】
印刷が完了すると、ステップＳ１８０９で、操作部２２１に処理が完了したことを表示し、処理を終了する。
【０１０４】
ステップＳ１８１０では、指定ファイルの文書識別子、要求された承認内容及び認証結果より得られるユーザ情報から図８に示す承認要求８００を作成し、承認情報管理サーバ１０７に対し、承認要求８００を送信する。
【０１０５】
承認情報管理サーバ１０７より、ステップＳ１８１０で送信した要求に対する応答を受信し、承認処理が成功したかどうか判定する（ステップＳ１８１１）。
【０１０６】
ステップＳ１８１１で承認処理に失敗したと判定した場合、ステップＳ１８１２において、承認処理に失敗したことを図１３に示す操作部２２１の画面で表示し、ステップＳ９０５以降の処理を実行する。
【０１０７】
ステップＳ１８１１で承認処理に成功したと判定した場合、ファイルサーバ１０６に対し、承認処理を行ったファイルに対するチェックアウト解除要求を送信する（ステップＳ１８１３）。
【０１０８】
ステップ１８１４で、承認処理が完了したことを図１４に示す操作部２２１の画面で表示し、処理を終了する。
【０１０９】
図１９は、図２の複合機によって実行されるデータ処理の手順の第２の実施の形態を示すフローチャートであり、Ｓ１９０１からＳ１９１７は各ステップを示す。本実施形態において、図１７のタイムアウト監視テーブル１７００は、複合機１０４或いは１０５のＨＤＤ２０４内に記憶されているものとする。
【０１１０】
まず、ステップＳ１９０１では、操作部２２１よりユーザが入力したユーザ情報（ユーザ名とパスワード）と共にログイン要求を受信し、ユーザ情報を取得する（図１０参照）。
【０１１１】
ステップＳ１９０１で取得したユーザ情報により、認証処理部２１９はユーザ認証を行う（ステップＳ１９０２）。ここで、ユーザ認証を行うためのユーザデータベースは、複合機１０４、１０５内にあってもよいし、図示しないネットワークで接続された認証サーバ内にあってもよい（後者の場合、ステップＳ９０２は、認証サーバに対して認証要求を行う処理となる）。
【０１１２】
ステップＳ１９０２の認証結果が成功か否かをステップＳ１９０３で判定し、失敗したと判定した場合、認証が失敗した旨を図１１に示す操作部２２１の画面で表示し（ステップＳ１９０４）、ステップＳ１９０５以降の処理を行う。
【０１１３】
ステップＳ１９０３で認証が成功したと判定した場合、ステップＳ１９０７に進む。ステップＳ１９０７において、ユーザにより指定されたファイルに対する承認要求を、操作部２２１より受信する。
【０１１４】
指定されたファイルの文書識別子を取得し、承認情報管理サーバに１０７対し、指定されたファイルが承認処理の対象であるか問い合わせる（ステップＳ１９０８）。
【０１１５】
ステップＳ１９０９で、指定ファイルが承認処理の対象であるか判定し、承認処理の対象ではないと判定すると、ステップＳ１９１０で、指定されたファイルが承認処理対象外であることを通知し、ステップＳ１９０５以降の処理を行う。
【０１１６】
ステップＳ１９０９で指定ファイルが承認処理の対象であると判定した場合（判定手段）、実行可能な処理を図１２に示す操作部２２１の画面で表示する（ステップＳ１９１１）。
【０１１７】
ステップＳ１９１２では、ユーザにより選択された処理要求を操作部２１１より受信することにより、実行する処理の判定を行う。
【０１１８】
ステップＳ１９１２で承認処理対象である指定ファイルの印刷が要求されたと判定した場合、ファイルサーバ１０６に対し、指定ファイルのチェックアウト要求を送信する（ステップＳ１９１３）（第１の要求手段、第３の要求手段）。
【０１１９】
ステップＳ１９１４で、ファイルサーバ１０６より指定ファイルのチェックアウト要求に対する処理完了応答を受信すると、ステップＳ１９１５で、タイムアウト監視テーブルを更新し、ステップＳ１９１６で、指定ファイルをプリンタ部２２３により印刷する。
【０１２０】
印刷が完了すると、ステップＳ１９１７で、操作部２２１に処理が完了したことを表示し、ステップＳ１９０５以降の処理を行う。
【０１２１】
ステップＳ１９１２で指定ファイルの承認処理が要求されたと判定した場合、図１８を用いて説明した承認要求処理を行い（ステップＳ１９１８）（第２の要求手段）、その処理結果を受けてステップＳ１９０５以降の処理を行う。
【０１２２】
ステップＳ１９０５では、ユーザよりログアウト要求を受信したかどうか判定し、ログアウト要求を受信していないと判定した場合、ステップＳ１９０７の処理に戻る。
【０１２３】
ステップＳ１９０５でログアウト要求を受信したと判定した場合、ステップＳ１９０６でログアウト処理を行い、処理を終了する。
【０１２４】
以上説明したように、本実施の形態によれば、チェックアウト有効期限を設けることにより、ファイルサーバ１０６に保管されているファイルに対する編集が長期間禁止され続けることを防ぐことができる。
【０１２５】
さらに、チェックアウト有効期限が過ぎ、チェックアウト解除されたファイルに対する承認要求に対し、警告を通知することにより、編集された可能性のあるファイルに対して誤って承認することを防ぐことができる。つまり、ユーザビリティを低下させることなく、承認ワークフローの信頼性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２６】
【図１】本発明の実施の形態に係る承認ワークフローシステムの構成図である。
【図２】図１における複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図３】図１におけるクライアントコンピュータ、ファイルサーバ、承認情報管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【図４】図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）によって実行されるチェックイン／チェックアウト処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）が有するチェックイン／チェックアウトテーブルの一例を示す図である。
【図６】図３の承認情報管理サーバ（コンピュータシステム）によって実行される、指定されたファイルに対する承認要求に応じて承認情報を更新する承認情報更新処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】図３の承認情報管理サーバ（コンピュータシステム）が有する承認情報の一例を示す図である。
【図８】図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）が有する承認要求の一例を示す図である。
【図９】図２の複合機によって実行されるデータ処理の手順の第１の実施の形態を示すフローチャートである。
【図１０】図２における操作部に表示されるログインのためのユーザ情報入力画面の一例を示す図である。
【図１１】図２における操作部に表示される認証処理の失敗通知のための画面の一例を示す図である。
【図１２】図２における操作部に表示される承認処理を選択するための画面の一例を示す図である。
【図１３】図２における操作部に表示される承認処理の失敗通知のための画面の一例を示す図である。
【図１４】図２における操作部に表示される承認処理の成功通知のための画面の一例を示す図である。
【図１５】図２における操作部に表示される指定ファイルのチェックアウト有効期限が過ぎていることを通知するための画面の一例を示す図である。
【図１６】図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）によって実行されるタイムアウト監視処理の手順を示すフローチャートである。
【図１７】図３のファイルサーバ（コンピュータシステム）が有するタイムアウト監視テーブルの一例を示す図である。
【図１８】図２の複合機によって実行される承認情報管理サーバに対する承認要求処理の手順を示すフローチャートである。
【図１９】図２の複合機によって実行されるデータ処理の手順の第２の実施の形態を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２７】
１０１  ネットワーク
１０２、１０３  クライアントコンピュータ
１０４、１０５  複合機
１０６  ファイルサーバ
１０７  承認情報管理サーバ
２００  コントローラ
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  ＨＤＤ
２２１  操作部
２２２  スキャナ部
２２３  プリンタ部
３００  コンピュータシステム
５００  チェックイン／チェックアウトテーブル
７００  承認情報
８００  承認要求
１７００  タイムアウト監視テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0005230211.tif 000013
【図１３】
0005230211.tif 000014
【図１４】
0005230211.tif 000015
【図１５】
0005230211.tif 000016
【図１６】
0005230211.tif 000017
【図１７】
0005230211.tif 000018
【図１８】
0005230211.tif 000019
【図１９】
0005230211.tif 000020