(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信するメールサーバとネットワークを介して接続されたコミュニティ管理サーバであって、
前記メールサーバから送信された電子メールの情報に基づいて、コミュニティの識別情報と前記コミュニティの参加メンバを含むコミュニティ情報を設定するコミュニティ作成部と、
前記コミュニティの識別情報と、前記コミュニティにおける電子会議室の主題、発言、発言者及び回答責任者を含む電子会議室の投稿情報とを対応付けて会議室情報テーブルに登録する会議室情報登録部と、
前記コミュニティの作成に利用された前記電子メールに対して返信された電子メールの情報を前記電子会議室の投稿情報として前記会議室情報テーブルに反映する会議室情報更新部と、
電子会議室機能を利用して新規に投稿された前記電子会議室の投稿情報をもとに電子メールデータを作成するメールデータ作成部と、
を備え、
前記会議室情報登録部は、
前記電子メールのタイトルを前記電子会議室の主題とし、前記電子メールの送信者を前記電子会議室の発言者とし、前記電子メールの複数の宛先のうち一人目の宛先となる送信者を回答責任者として、前記コミュニティにおける電子会議室の投稿情報を前記会議室情報テーブルに登録し、
前記会議室情報更新部は、
前記電子会議室機能を利用してコミュニティにおける電子会議室の投稿情報が前記会議室情報テーブルに新規に登録された場合に、前記投稿情報の発言者を電子メールの送信者とし、前記投稿情報の回答責任者を電子メールのＴｏ宛先とし、前記投稿情報の発言者及び回答責任者以外のコミュニティのメンバを電子メールのＣｃ宛先とする電子メールデータを前記メールデータ作成部に作成させる
ことを特徴とするコミュニティ管理サーバ。
【請求項２】
前記コミュニティ作成部は、
前記メールサーバから送信された前記電子メールの返信回数および宛先数が所定の数以上である場合に、当該電子メールの送信者および受信者を参加メンバとするコミュニティを作成し、
当該電子メールの情報および前記電子メールの返信元のすべての電子メールの情報を前記電子会議室の投稿情報として、前記コミュニティの識別情報と対応付けて前記会議室情報テーブルに登録する
ことを特徴とする請求項１に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項３】
前記コミュニティ作成部により前記コミュニティが作成されるための前記電子メールの宛先数は、ユーザの入力に応じて設定される
ことを特徴とする、請求項２に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項４】
前記コミュニティ作成部は、
前記メールサーバから送信された前記電子メールの情報と前記電子会議室の投稿情報とを同期させるための会議室同期情報を会議室同期情報テーブルに登録し、
前記電子メールの識別情報と、前記電子メールの返信元の電子メールの識別情報とを対応づけて前記会議室同期情報テーブルに登録する
ことを特徴とする請求項１に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項５】
前記コミュニティ作成部は、
前記会議室同期情報テーブルに登録された前記会議室同期情報のうち、前記コミュニティの作成に利用された前記電子メールに対応する前記会議室同期情報に前記コミュニティの識別情報を設定する
ことを特徴とする請求項４に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項６】
前記会議室情報更新部は、
前記会議室同期情報テーブルと前記会議室情報テーブルとを比較して、前記コミュニティの識別情報が対応する前記会議室同期情報と前記電子会議室の情報とを同期させる
ことを特徴とする請求項５に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項７】
前記会議室情報更新部は、
前記会議室同期情報と前記電子会議室の情報とを比較して、
前記電子会議室の情報に設定された前記コミュニティの識別情報に対応する前記会議室同期情報のうち、前記電子会議室の情報に含まれる前記投稿情報に対応する前記会議室同期情報が存在しない場合に、当該会議室同期情報を前記会議室の情報に反映し、
前記会議室同期情報に設定されたコミュニティの識別情報に対応する前記電子会議室の情報のうち、前記電子会議室同期情報に含まれる前記電子メールの送信内容に対応する前記電子会議室の情報が存在しない場合に、当該電子会議室の情報を前記会議室同期情報に反映する
ことを特徴とする請求項６に記載のコミュニティ管理サーバ。
【請求項８】
電子メールを送受信するメールサーバとネットワークを介して接続されたコミュニティ管理サーバを用いたコミュニティ生成方法であって、
前記メールサーバから送信された電子メールの情報に基づいて、コミュニティの識別情報と前記コミュニティの参加メンバを含むコミュニティ情報を設定する第１のステップと、
前記コミュニティの識別情報と前記コミュニティにおける電子会議室の主題、発言、発言者及び回答責任者を含む電子会議室の投稿情報を含む電子会議室の情報とを対応付けて会議室情報テーブルに登録する第２のステップと、
前記コミュニティの作成に利用された前記電子メールに対して返信された電子メールの情報を、前記会議室の投稿情報として前記会議室情報テーブルに反映する第３のステップと、
電子会議室機能を利用して新規に投稿された前記電子会議室の投稿情報をもとに電子メールデータを作成する第４のステップと、
を含み
前記第２のステップにおいて、前記電子メールのタイトルを前記電子会議室の主題とし、前記電子メールの送信者を前記電子会議室の発言者とし、前記電子メールの複数の宛先のうち一人目の宛先となる送信者を回答責任者として、前記コミュニティにおける電子会議室の投稿情報を前記会議室情報テーブルに登録する第５のステップと、
前記第３のステップにおいて、前記電子会議室機能を利用してコミュニティにおける電子会議室の投稿情報が前記会議室情報テーブルに新規に登録された場合に、前記投稿情報の発言者を電子メールの送信者とし、前記投稿情報の回答責任者を電子メールのＴｏ宛先とし、前記投稿情報の発言者及び回答責任者以外のコミュニティのメンバを電子メールのＣｃ宛先とする電子メールデータを前記メールデータ作成部に作成させる第６のステップと、
を含むことを特徴とするコミュニティ生成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コミュニティ管理サーバおよびコミュニティ生成方法に関し、電子メール機能と電子会議室機能を連動させるコミュニティ管理サーバおよびコミュニティ生成方法に適用して好適なるものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークインフラの整備やＰＣ(Personal Computer)・モバイル端末の普及が進む中、ネットワーク上のコミュニケーションシステムを利用する人が増加している。コミュニケーションシステムとしては、例えば、企業内ＬＡＮ（Local Area Network）を活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる強調作業を支援するグループウェアと呼ばれるソフトウェアが挙げられる。グループウェアの主な機能としては、例えば、メンバ間や外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバ間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行うための電子会議室機能、グループ全体に公報を行う電子掲示板およびメンバ間でスケジュールを共有するスケジューラなどがある。このようなグループウェアでは、ビジネスにおけるプロジェクトやチームのような参加メンバが限定されたコミュニティ内で各機能により提供される情報を共有することができる。
【０００３】
上記したコミュニティを作成する際には、コミュニティを作成しようとするユーザが、コミュニティのタイトル入力やコミュニティの参加者制限の設定など多大な労力が必要となるという問題があった。そこで、特許文献１には、参加メンバを限定したコミュニティを生成する際に、コミュニティに参加するメンバを一人一人手動で選択しなくとも、予め登録されているユーザＩＤやユーザの所在場所ＩＤなどから自動的にコミュニティのメンバを特定する技術が開示されている。しかし、特許文献１では、ユーザの所在場所等によりコミュニティを生成しているため、会議等の議論の解決に有効なコミュニティを自動的に作成するとは限らないという問題があった。
【０００４】
また、特許文献２には、電子メールの添付ファイルの更新情報を管理することにより、会議の議論などある一連のテーマにおける意思決定の経過を把握できる技術が開示されている。しかし、特許文献２では、電子メールの情報である一連のテーマにおける意思決定の経過を把握できても、参加メンバを限定したコミュニティ内で情報を共有することができないという問題があった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−１３４７０７号公報
【特許文献２】特開２００１−１４２８０１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
また、上記した電子メール機能や電子会議室機能などのグループウェアを利用する場合、電子メール機能でのやりとりにより会議の議論を行う場合と、電子掲示板を利用した電子会議室機能により会議の議論を行う場合とがあり、同一のコミュニティ内で両者の議論の内容を連動させたいという要求があった。
【０００７】
本発明は以上の点を考慮してなされたもので、電子メール機能と電子会議室機能を連動させて効率的にコミュニティ内の情報を共有することが可能なコミュニティ管理サーバおよびコミュニティ生成方法を提案しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
かかる課題を解決するために本発明においては、電子メールを送受信するメールサーバとネットワークを介して接続されたコミュニティ管理サーバであって、前記メールサーバから送信された電子メールの情報に基づいて、コミュニティの識別情報と前記コミュニティの参加メンバを含むコミュニティ情報を設定するコミュニティ作成部と、前記コミュニティの識別情報と前記コミュニティにおける電子会議室の投稿情報を含む電子会議室の情報とを対応付けて会議室情報テーブルに登録する会議室情報登録部と、前記コミュニティの作成に利用された前記電子メールに対して返信された電子メールの情報を、前記電子会議室の投稿情報として前記会議室情報テーブルに反映する会議室情報更新部と、を備えることを特徴とするコミュニティ管理サーバが提供される。
【０００９】
かかる構成によれば、メールサーバから送信された電子メールの情報に基づいて、コミュニティの識別情報と前記コミュニティの参加メンバを含むコミュニティ情報を設定し、コミュニティの識別情報とコミュニティにおける電子会議室の投稿情報を含む電子会議室の情報とを対応付けて会議室情報テーブルに登録し、コミュニティの作成に利用された電子メールに対して返信された電子メールの情報を、会議室の投稿情報として会議室情報テーブルに反映する。これにより、電子メールの情報をもとにコミュニティを生成し、電子メールの内容を当該コミュニティの電子会議室の情報に容易に反映することができる。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子メール機能と電子会議室機能を連動させて効率的にコミュニティ内の情報を共有することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施の形態にかかる計算機システムのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図２】同実施形態にかかる概要を説明する模式図である。
【図３】同実施形態にかかる計算機システムのソフトウェア構成を示すブロック図である。
【図４】同実施形態にかかる会議室同期情報テーブルの一例を示す図表である。
【図５】同実施形態にかかる会議室情報テーブルの一例を示す図表である。
【図６】同実施形態にかかる表示装置の入力画面の一例を示す画面例である。
【図７】同実施形態にかかる会議室情報テーブルの一例を示す概念図である。
【図８】同実施形態にかかるメール情報監視処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図９】同実施形態にかかるコミュニティ作成処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】同実施形態にかかるコミュニティ作成処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】同実施形態にかかるコミュニティ作成時の情報変換を示す図表である。
【図１２】同実施形態にかかる会議室情報テーブル作成時の情報変換を示す図表である。
【図１３】同実施形態にかかる会議室同期情報更新処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】同実施形態にかかる会議室同期情報更新処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１５】同実施形態にかかる会議室同期情報作成時の情報変換を示す図表である。
【図１６】同実施形態にかかる表示用メールデータ作成処理の処理手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下図面について、本発明の一実施の形態を詳述する。
【００１３】
（１）ハードウェア構成
本実施の形態にかかる計算機システム１は、図１に示すように、管理サーバ１０と、メールサーバ２０と、アプリケーションサーバ３０と、クライアント４０と、ネットワーク５０とから構成される。
【００１４】
管理サーバ１０とメールサーバ２０とアプリケーションサーバ３０とクライアント４０とは、ネットワーク５０を介して相互に接続されている。ネットワーク５０は、各装置を相互に通信可能に接続する通信回線網であり、例えば、インターネット、電話回線網、衛星通信網等の公衆回線網や、ＷＡＮ(Wide Area Network)、ＬＡＮ、ＩＰ−ＶＰＮ等の専用回線網などで構成されており、有線、無線を問わない。
【００１５】
管理サーバ１０、メールサーバ２０およびアプリケーションサーバ３０は、物理的なコンピュータ資源が搭載された情報処理装置である。本実施形態では、管理サーバ１０とメールサーバ２０とアプリケーションサーバ３０とを別体の装置として構成したが、かかる例に限定されず、管理サーバ１０とメールサーバ２０とアプリケーションサーバ３０とを一体の装置として構成してもよい。
【００１６】
管理サーバ１０は、メールサーバ２０およびアプリケーションサーバ３０に格納されている情報を管理する装置であって、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ディスク１３、表示装置１４、ネットワークポート１５などを備えている。
【００１７】
ＣＰＵ１１は、演算処理装置および制御装置として機能し、各種プログラムに従って管理サーバ１０内の動作全般を制御する。また、メモリ１２は、ＣＰＵ１１が使用するプログラムや演算パラメータ等を記憶し、ＲＯＭ(Read Only Memory)や、ＲＡＭ(Random Access Memory)などから構成される。
【００１８】
ディスク１３は、例えば、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）などの不揮発性メモリや、ハードディスクおよび円盤型磁性体ディスクなどの磁気ディスクなどから構成される。
【００１９】
表示装置１４は、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）ディスプレイ装置、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）装置、ＯＬＥＤ（Ｏｒｇａｎｉｃ  Ｌｉｇｈｔ  Ｅｍｉｔｔｉｎｇ  Ｄｉｓｐｌａｙ）装置およびランプなどなどから構成される。
【００２０】
ネットワークポート１５は、ネットワーク５０を介してクライアント４０等と接続され、各種情報をクライアント４０等に送受信するためのインタフェースである。また、管理サーバ１０を構成する各装置は、ＣＰＵバスなどから構成されるホストバスや、ブリッジなどのバスにより相互に接続されている。
【００２１】
メールサーバ２０は、ネットワーク５０に接続されて、クライアント４０からの送受信要求にしたがって、電子メールの送信や受信を行う装置であって、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ディスク２３、ネットワークポート２４などを備えている。
【００２２】
ＣＰＵ２１は、演算処理装置および制御装置として機能し、各種プログラムに従ってメールサーバ２０内の動作全般を制御する。また、メモリ２２は、ＣＰＵ２１が使用するプログラムや演算パラメータ等を記憶し、ＲＯＭ(Read Only Memory)や、ＲＡＭ(Random Access Memory)などから構成される。
【００２３】
ディスク２３は、例えば、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）などの不揮発性メモリや、ハードディスクおよび円盤型磁性体ディスクなどの磁気ディスクなどから構成される。
【００２４】
ネットワークポート２４は、ネットワーク５０を介してクライアント４０等と接続され、各種情報をクライアント４０等に送受信するためのインタフェースである。また、メールサーバ２０を構成する各装置は、ＣＰＵバスなどから構成されるホストバスや、ブリッジなどのバスにより相互に接続されている。
【００２５】
アプリケーションサーバ３０は、クライアント４０からの要求に応じて、特定のアプリケーションを実行する装置であって、ＣＰＵ３１、メモリ３２、ディスク３３、ネットワークポート３４などを備えている。本実施形態では、アプリケーションサーバ３０により実行されるアプリケーションとして、グループウェアを例示して説明する。グループウェアとは、特定のグループによる強調作業を支援するアプリケーションであって、メンバ間や外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバ間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行うための電子会議室機能、グループ全体に公報を行う電子掲示板およびメンバ間でスケジュールを共有するスケジューラなどを提供する。
【００２６】
ＣＰＵ３１は、演算処理装置および制御装置として機能し、各種プログラムに従ってアプリケーションサーバ３０内の動作全般を制御する。また、メモリ３２は、ＣＰＵ３１が使用するプログラムや演算パラメータ等を記憶し、ＲＯＭ(Read Only Memory)や、ＲＡＭ(Random Access Memory)などから構成される。
【００２７】
ディスク３３は、例えば、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）などの不揮発性メモリや、ハードディスクおよび円盤型磁性体ディスクなどの磁気ディスクなどから構成される。
【００２８】
ネットワークポート３４は、ネットワーク５０を介してクライアント４０等と接続され、各種情報をクライアント４０等に送受信するためのインタフェースである。また、アプリケーションサーバ３０を構成する各装置は、ＣＰＵバスなどから構成されるホストバスや、ブリッジなどのバスにより相互に接続されている。
【００２９】
クライアント４０は、例えば、ＰＣ、携帯電話またはＰＤＡ（Personal Digital Assistant）など、表示装置を備える情報処理端末である。また、クライアント４０は、ネットワーク５０を介して管理サーバ１０、メールサーバ２０およびアプリケーションサーバ３０と接続されている。
【００３０】
クライアント４０は、図示していないが、ＣＰＵ、メモリ、表示装置およびネットワークポートなどを備える。各ハードウェア装置は、管理サーバ１０を構成するハードウェア装置と同様のため、詳細な説明は省略する。
【００３１】
ここで、上記構成によって提供される本実施形態の概要について説明する。上記したアプリケーションサーバ３０により提供されるグループウェアでは、ビジネスにおけるプロジェクトやチームのような参加メンバが限定されたコミュニティ内で電子メール機能や電子会議室機能やスケジューラなどの各機能により提供される情報をユーザ間で共有することができる。
【００３２】
コミュニティを作成する際には、コミュニティを作成しようとするユーザが、コミュニティのタイトル入力やコミュニティの参加者制限の設定など多大な労力が必要となるという問題があった。そこで、参加メンバを限定したコミュニティを生成する際に、コミュニティに参加するメンバを一人一人手動で選択しなくとも、予め登録されているユーザＩＤやユーザの所在場所ＩＤなどから自動的にコミュニティのメンバを特定する技術が開示されている。しかし、当該技術では、ユーザの所在場所等によりコミュニティを生成しているため、会議等の議論の解決に有効なコミュニティを自動的に作成するとは限らないという問題があった。
【００３３】
また、電子メールの添付ファイルの更新情報を管理することにより、会議の議論などある一連のテーマにおける意思決定の経過を把握できる技術が開示されている。しかし、当該技術では、電子メールの情報である一連のテーマにおける意思決定の経過を把握できても、参加メンバを限定したコミュニティ内で情報を共有することができないという問題があった。
【００３４】
また、上記した電子メール機能や電子会議室機能などのグループウェアを利用する場合、電子メール機能でのやりとりにより会議の議論を行う場合と、電子掲示板を利用した電子会議室機能により会議の議論を行う場合とがあり、同一のコミュニティ内で両者の議論の内容を連動させたいという要求があった。
【００３５】
従来は、ユーザ同士が特定の議題について議論する場合には、電子メール機能を利用して複数のユーザ間で電子メールのやりとりを行うか、電子会議室機能を利用して特定のテーマ毎に議論を開始するかのいずれかを行うほかなかった。そこで、本実施の形態では、電子メールの情報をもとにコミュニティを作成し、さらに、電子メール機能と電子会議室機能とを連動させて効率的にコミュニティ内の情報を共有することを可能とした。
【００３６】
具体的に、本実施形態では、ユーザにより送受信された電子メールの情報をもとにコミュニティを作成する。さらに、コミュニティを作成する際に、電子メールでやり取りされていた内容を電子会議室の情報に反映させるため、電子会議室機能を利用して直ちに電子メールでやり取りされていた議論を開始することが可能となる。また、電子会議室機能を利用して行われた議論の内容が、電子メールとしてコミュニティに属するユーザに送信されるため、電子会議室機能を利用しなくとも、電子会議室で議論された内容を容易に把握することが可能となる。
【００３７】
本実施形態では、上記したように、電子メール機能と電子会議室機能とが連動しているため、図２に示すように、クライアント４０の表示装置に、電子メールの内容を表示する電子メールの内容一覧５０１と、電子会議室の内容を表示する電子会議室の内容一覧５０２とに同様の内容が表示される。例えば、電子メール機能を利用して特定のテーマを議論した場合、電子メールの主題や送受信回数をもとに当該主題を議論するためのコミュニティが生成される。そして、当該主題を議論するための電子会議室の情報が生成され、電子メールでやり取りした内容が、電子会議室の情報に反映される。
【００３８】
また、コミュニティが生成された後に、電子メールに返信することにより議論に参加した場合には、当該電子メールの返信の内容が電子メールの内容一覧５０１だけでなく、電子会議室の内容一覧５０２にも反映される。したがって、電子メール機能を利用して議論に参加した場合でも、電子会議室機能を利用して議論に参加した場合のいずれでも、コミュニティ内で議論された内容のすべてを確認することができる。したがって、アプリケーションサーバ３０により提供されるグループウェアを利用するユーザは、必要に応じて、電子メール機能を利用して議論に参加するか、電子会議室機能を利用して議論に参加するかを使い分けることが可能となる。
【００３９】
電子メール機能を利用して議論に参加した場合には、以下の利点が挙げられる。電子メール機能によりすべての業務を処理するユーザの場合には、電子会議室の情報を意識することなく業務を遂行することが可能となる。例えば、携帯端末を利用して会社の外部から利用する場合に、電子会議室機能を作動させることなく議論に参加したり議論の内容を確認したりすることが可能となる。
【００４０】
また、電子会議室データを利用して議論に参加した場合には、以下の利点が挙げられる。図２の電子会議室の内容一覧５０２に示すように、議論毎に議論の内容をまとめて閲覧することができるため、議論の経緯を容易に確認することができる。また、電子会議室で議論されている主題や議論の内容がすぐにわかるため、ユーザの目的に合った議論に容易に参加することが可能となる。さらに、議論の未決や既決状況など、過去の議論のステータスを容易に知ることが可能となる。
【００４１】
このように、電子メール機能を利用して議論に参加する場合と、電子会議室機能を利用して議論に参加する場合とでは、それぞれ異なる利点があるため、クライアント４０のユーザは、利用場所や用途に応じて電子メール機能を利用するか、電子会議室機能を利用するかを選択することができ、効率よく電子会議の情報を収集したり、議論に参加したりすることが可能となる。
【００４２】
（２）ソフトウェア構成
図３に示すように、管理サーバ１０のメモリ１２には、各種プログラムおよび当該プログラムが利用するテーブルが格納され、例えば、メール情報監視部１０１、会議室同期情報テーブル１０３、会議室同期情報更新部１０４、コミュニティ作成部１０５、表示用メールデータ作成部１０６などが格納される。
【００４３】
メール情報監視部１０１は、メールサーバ２０による電子メールの送信を監視して、メールサーバ２０が電子メールを送信した場合に、会議室同期情報テーブル１０３を作成する機能を有する。具体的に、メール情報監視部１０１は、メールサーバ２０が電子メールを送信した場合に、送信された電子メールのＩＤと当該電子メールの返信元の電子メールのＩＤとを取得する。そして、電子メールのＩＤと返信元の電子メールのＩＤと電子メールの内容とを対応付けて会議室同期情報テーブル１０３に格納する。
【００４４】
会議室同期情報テーブル１０３は、電子メールの情報と電子会議室の情報とを同期させるための情報であって、図４に示すように、ＭａｉｌＩＤ欄１０３１と、親ＭａｉｌＩＤ欄１０３２と、コミュニティＩＤ欄１０３３と、発言ＩＤ欄１０３４と、主題欄１０３５と、送信者欄１０３６と、Ｔｏ宛先欄１０３７と、Ｃｃ宛先欄１０３８と、送信日時欄１０３９と、本文欄１０４０と、添付ファイル欄１０４１とから構成される。
【００４５】
ＭａｉｌＩＤ欄１０３４には、メールサーバ２０から送信された電子メールのＩＤが格納される。親ＭａｉｌＩＤ欄１０３２には、ＭａｉｌＩＤ欄１０３４に格納された電子メールの返信元の電子メールのＩＤを格納する。以降、返信元の電子メールを「親メール」と称して説明する場合がある。コミュニティＩＤ欄１０３３には、電子メールの情報をもとにコミュニティ作成部１０５により生成されるコミュニティのＩＤが格納される。
【００４６】
発言ＩＤ欄１０３４には、電子会議室における発言を識別するＩＤが格納される。主題欄１０３５には、議論の主題が格納される。主題欄１０３５には、電子メールのタイトルが格納される。送信者欄１０３６には、電子メールの送信者の名称が格納される。Ｔｏ宛先欄１０３７には、電子メールの宛先のうち「Ｔｏ」に指定された電子メールの受取人の名称が格納される。また、Ｃｃ宛先欄１０３８には、電子メールの宛先のうち「Ｃｃ」に指定された電子メールのカーボンコピーの受取人の名称が格納される。送信日時欄１０３９には、電子メールが送信された日時が格納される。本文欄１０４０には、電子メールの本文が格納される。また、添付ファイル欄１０４１には、電子メールに添付されたファイルの名称が格納される。
【００４７】
図３に戻り、コミュニティ作成部１０５は、メール情報監視部１０１により作成された会議室同期情報テーブル１０３に基づいてコミュニティを作成する。具体的に、コミュニティ作成部１０５は、所定の間隔で会議室同期情報テーブル１０３に格納されている情報を取得して、所定の条件に合う会議室同期情報テーブル１０３が存在する場合に、コミュニティＩＤを作成する。所定の条件とは、例えば、会議室同期情報テーブル１０３に格納されている電子メールについて、当該電信メールの返信元の電子メールであって、当該返信元の電子メールのうち最初に発信された親Ｍａｉｌまでの数が所定の数以上であることと、電子メールの送信先の宛先の人数が所定の数以上であることなどが挙げられる。
【００４８】
所定の条件は、管理サーバ１０の表示装置１４を介してユーザにより入力される。例えば、表示装置１４に図６に示す入力画面５５０が表示される。ユーザにより返信回数６０２や宛先数６０３が入力される。そして、コミュニティ作成部１０５は、会議室同期情報テーブル１０３に格納されている複数の電子メールのうち、入力された返信回数以上、宛先数６０３以上の電子メールに基づいてコミュニティを作成する。
【００４９】
これらの条件により、複数人が同じテーマで電子メールをやりとりしていたことがわかり、当該テーマのコミュニティを生成して、電子会議室の情報を生成する必要があることがわかる。例えば、コミュニティ作成部１０５は、会議室同期情報テーブル１０３の主題１０３５をコミュニティ名とし、電子メールを送受信している送信者や送信先のメンバをコミュニティメンバとしてコミュニティを生成する。
【００５０】
そして、コミュニティ作成部１０５は、作成したコミュニティＩＤに電子会議室で利用可能な電子会議室の情報を対応付ける。コミュニティ作成部１０５は、会議室同期情報テーブル１０３から電子会議室の情報を会議室情報テーブル３０４に登録し、電子会議室の情報とコミュニティＩＤとを対応付ける。
【００５１】
ここで、会議室情報テーブル３０４について説明する。会議室情報テーブル３０４は、ユーザが電子会議室機能を利用して議論を行った場合に生成される情報であって、図５に示すように、コミュニティＩＤ欄１０４１と、発言ＩＤ欄３０４２と、親発言ＩＤ欄３０４３と、主題欄３０４４と、発言者欄３０４５と、回答責任者欄３０４６と、発言日時欄３０４７、本文欄３０４８と、添付ファイル欄３０４９とから構成される。
【００５２】
コミュニティＩＤ欄１０４１には、電子会議室におけるコミュニティのＩＤが格納される。発言ＩＤ欄３０４２には、電子会議室における発言を識別するＩＤが格納される。親発言ＩＤ欄３０４３には、発言ＩＤに対応する発言の発言元を識別するＩＤが格納される。主題３０４４には、議論の主題が格納される。発言者欄３０４５には、発言の発言者の名称が格納される。回答責任者欄３０４６には、発言の回答責任者の名称が格納される。また、発言日時欄３０４７には、発言をした日時が格納される。本文欄３０４８には、発言の内容が格納される。添付ファイル欄３０４９には、発言とともに添付されたファイルの名称が格納される。
【００５３】
図３に戻り、コミュニティ作成部１０５は、図７に示すように、コミュニティ内に電子会議室の情報を生成する。例えば、コミュニティ作成部１０５は、図４に示す会議室同期情報テーブル１０３の電子メールのうち、ＭａｉｌＩＤ「０００４」をトリガとしてコミュニティを作成して、図７に示す電子会議室の情報５１２を生成する。例えば、会議室同期情報テーブル１０３のＭａｉｌＩＤ「０００４」は親ＭａｉｌがＭａｉｌＩＤ「０００２」で、さらに、ＭａｉｌＩＤ「０００２」の親ＭａｉｌがＭａｉｌＩＤ「０００１」である。したがって、ＭａｉｌＩＤ「０００４」の返信回数は３回である。また、宛先数は、送信者やＴｏ宛先、Ｃｃ宛先に格納されている情報から、「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ」と４人であることがわかる。
【００５４】
例えば、コミュニティを作成する条件が、返信回数が３回以上で宛先数が４人以上の場合である場合には、コミュニティ作成部１０５は、図７に示すように、コミュニティ名「メール１」、コミュニティメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ」のコミュニティを作成し、電子会議室の情報として会議室同期情報テーブル１０３に格納されている情報から、必要な情報を取得して会議室情報テーブル３０４を作成する。クライアント４０を操作するユーザは、アプリケーションサーバ３０により提供されるグループウェアを起動させて、電子会議室機能を立ち上げることにより、図７に示す電子会議室の情報５１２を閲覧することができる。
【００５５】
続いて、会議室同期情報更新部１０４は、電子会議室機能を利用した場合に生成される会議室情報テーブル３０４と電子メールの情報をもとに生成された会議室同期情報テーブル１０３とを比較して、会議室情報テーブル３０４と会議室同期情報テーブル１０３とを同期させる機能を有する。具体的に、会議室同期情報更新部１０４は、所定の間隔で会議室情報テーブル３０４に格納されている情報を会議室同期情報テーブル１０３に反映させる。なお、会議室同期情報更新部１０４は、本発明の会議室情報更新部の一例である。
【００５６】
会議室同期情報更新部１０４は、会議室情報テーブル３０４に格納されているすべてのレコードについて、同じコミュニティＩＤ３０４１が会議室同期情報テーブル１０３にあるか否かを判定する。同じコミュニティＩＤ３０４１があった場合には、同じ発言ＩＤがあるか否かを判定する。そして、同じ、会議室情報テーブル３０４の発言ＩＤ３０４２が会議室同期情報テーブル１０３にないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、同じ発言ＩＤ３０４２が会議室同期情報テーブル１０３になかったレコードを会議室同期情報テーブル１０３に登録する。これにより、電子メールの情報をもとにコミュニティが生成された場合に、当該コミュニティの電子会議室機能を利用して発言された情報を会議室同期情報テーブル１０３に反映させることができる。
【００５７】
また、会議室同期情報更新部１０４は、会議室同期情報テーブル１０３に格納されているすべてのレコードについて、コミュニティＩＤ１０３３が設定されているか、発言ＩＤ１０３４が設定されているかを判定する。会議室同期情報更新部１０４は、コミュニティＩＤ１０３３が設定され、発言ＩＤ１０３４が設定されていない場合に、会議室同期情報テーブル１０３の情報を会議室情報テーブル３０４に反映する。これにより、コミュニティが生成された後、電子メールを送信することにより議論に参加した場合に、当該議論の内容を会議室情報テーブル３０４に反映することができるため、電子メールのみを利用して電子会議に参加することが可能となる。
【００５８】
表示メールデータ作成部１０６は、会議室同期情報テーブル１０３に格納されている情報を電子メール機能により表示される電子メールの情報に反映させる機能を有する。具体的に、表示メールデータ作成部１０６は、クライアント４０を操作するユーザが電子メール機能により電子メールの表示処理を行った場合に、当該ユーザの電子メールをメールサーバから取得する。
【００５９】
これにより、クライアント４０を操作するユーザが、電子メール機能により電子会議のあるテーマについて途中から参加した場合でも、当該テーマについての過去の情報も会議室同期情報テーブル１０３に取り込まれる。このため、ユーザは、電子メール機能により表示させる電子メールの情報を閲覧することにより、途中参加したコミュニティ内の電子会議の情報のすべてを把握することができる。また、途中参加したコミュニティ内の電子会議の情報について、過去のすべての情報を電子メールに反映するか、途中参加した時点からの情報を電子メールに反映するかは、ユーザの入力により予め設定するようにしてもよい。
【００６０】
メールサーバ２０にはメール情報２０１が格納されている。メール情報２０１には、例えば、クライアント４０を操作するユーザ毎の電子メールの情報が格納されている。メールサーバ２０は、クライアント４０からの電子メールの送受信要求を受け付けて、該当するユーザの電子メールの情報をコミュニティ管理サーバ１０、アプリケーションサーバ３０またはクライアント４０に送信する。
【００６１】
アプリケーションサーバ３０は、上記した電子会議室機能によりコミュニティ３０１および電子会議室３０２の情報を管理する。具体的に、アプリケーションサーバ３０は、コミュニティ３０１を動作させてコミュニティを生成したり、議論されるテーマ毎に電子会議室３０２を動作させて電子会議室の情報を設定したりする。例えば、コミュニティ３０１は、コミュニティを生成する際に、コミュニティの識別情報を設定したり、コミュニティに参加するメンバを設定したりする。また、電子会議室３０２は、電子会議室の情報を設定する際に、議題毎に採番したり、発言毎に採番したりする。また、電子会議室３０２において議論された内容を会議室情報テーブル３０４に格納する。また、アプリケーションサーバ３０は、電子メール機能によりメール３０５の情報を管理する。なお、アプリケーションサーバ３０の各機能はコミュニティ管理サーバ１０に設けられてもよく、アプリケーションサーバ３０の電子会議室３０２は、本発明の会議室情報登録部の一例である。
【００６２】
（３）計算機システムの動作の詳細
次に、計算機システム１の動作の詳細について説明する。計算機システム１では、まず、メール情報監視部１０１が、電子メールの情報を監視して、電子メールの情報を会議室同期情報テーブル１０３に格納する。そして、コミュニティ作成部１０５が、会議室同期情報テーブル１０３に格納された情報をもとに、コミュニティを作成し、当該コミュニティに対応させて電子会議室機能に利用する会議室情報テーブル３０４を作成する。そして、会議室同期情報更新部１０４が、会議室同期情報テーブル１０３に格納されている情報と会議室情報テーブル３０４に格納されている情報とを同期させる。そして、表示用メールデータ作成部１０６が、会議室同期情報テーブル１０３に格納されている情報をもとに、表示用のメールデータを作成する。
【００６３】
まず、メール情報監視部１０１の動作の詳細について説明する。図８に示すように、メール情報監視部１０１は、メールサーバ２０の電子メールの送信を監視して、電子メールの送信を検知した場合に、本メールの情報に前メールのＩＤが存在するか否かを判定する（Ｓ１０１）。ここで、本メールとは送信された電子メールであり、前メールとは本メールの返信元の電子メールを意味する。電子メールが新たに送信されたメールではなく、他の電子メールに返信された電子メールである場合には、送信される電子メールの情報に返信元の電子メールのＩＤが含まれている。
【００６４】
ステップＳ１０１において、本メールの情報に前メールのＩＤが存在すると判定された場合には、メール情報監視部１０１は、本メールのＩＤをＭａｉｌＩＤとし、前メールのＩＤを親ＭａｉｌＩＤとして、会議室同期情報テーブル１０３のＭａｉｌＩＤ欄１０３１および親ＭａｉｌＩＤ欄１０３２にそれぞれ格納する（Ｓ１０２）。
【００６５】
そして、メール情報監視部１０１は、会議室同期情報テーブル１０３のレコードのうち、ステップＳ１０２において格納した前メールのＩＤに対応する会議室同期情報テーブル１０３のレコードにコミュニティＩＤが設定されているか否かを判定する（Ｓ１０３）。
【００６６】
ステップＳ１０３において、前メールのＩＤに対応する会議室同期情報テーブル１０３のレコードにコミュニティＩＤが設定されていないと判定された場合には、メール情報監視部１０１は、前メールのコミュニティＩＤを、本メールのコミュニティＩＤとして会議室同期情報テーブル１０３のコミュニティＩＤ欄１０３３に格納する（Ｓ１０４）。そして、メール情報監視部１０１は、メールサーバ２０のメール情報２０１から、本メールの情報を削除する（Ｓ１０５）。そして、後述するステップＳ１０７の処理を行う。
【００６７】
なお、前メールのレコードにすでにコミュニティＩＤが設定されている場合とは、既にコミュニティＩＤが設定されている電子会議室の発言に対して、電子メール機能を利用して返信を行った場合である。この場合、発言に対して返信された電子メールは会議室情報テーブル３０４に登録されているため、メールサーバ２０のメール情報２０１から削除する。
【００６８】
一方、ステップＳ１０３において、前メールのＩＤに対応する会議室同期情報テーブル１０３のレコードにコミュニティＩＤが設定されていると判定された場合には、本メールのＩＤ以外の情報を会議室同期情報テーブル１０３に格納する（Ｓ１０７）。
【００６９】
また、ステップＳ１０１において、本メールの情報に前メールのＩＤが存在しないと判定された場合には、メール情報監視部１０１は、本メールのＩＤをＭａｉlＩＤとして、会議室同期情報テーブル１０３のＭａｉlＩＤ欄に格納する（Ｓ１０６）。その後、メール情報監視部１０１は、上記したステップＳ１０７の処理を行う。
【００７０】
メール情報監視部１０１は、メールサーバ２０からメールの送信を検知する毎に、上記したステップＳ１０１〜ステップＳ１０７の処理を実行して、会議室同期情報テーブル１０３に送信された電子メールの情報を格納していく。
【００７１】
次に、コミュニティ作成部１０５の動作の詳細について説明する。図９に示すように、コミュニティ作成部１０５は、会議室同期情報テーブル１０３のレコードを取得する（Ｓ２０１）。そして、コミュニティ作成部１０５は、ステップＳ２０１において取得したレコードにコミュニティＩＤが設定されているか否かを判定する（Ｓ２０２）。
【００７２】
ステップＳ２０２において、レコードにコミュニティＩＤが設定されていると判定された場合には、コミュニティ作成部１０５は、当該レコードの親ＭａｉｌＩＤを辿って、返信元の電子メールのうち、最初に発信された電子メールまでのレコード（一番親のレコード）数を確認する（Ｓ２０３）。一方、ステップＳ２０２において、レコードにコミュニティＩＤが設定されていないと判定された場合には、ステップＳ２０７の処理を実行する。
【００７３】
そして、コミュニティ作成部１０５は、一番親のレコードまでの数が値Ｘより大きいか否かを判定する（Ｓ２０４）。ステップＳ２０４において、一番親のレコードまでの数が所定の値Ｘより大きいと判定された場合には、コミュニティ作成部１０５は、Ｔｏ宛先数とＣｃ宛先数を合計した宛先数が値Ｙより大きいか否かを判定する（Ｓ２０５）。ステップＳ２０４において、一番親のレコードまでの数が所定の値Ｘ以下であると判定された場合には、ステップＳ２０７の処理を実行する。なお、上記したＸおよびＹは予めユーザ入力に応じて設定された値である。例えば、返信回数を３回以上、宛先数を４人以上と設定された場合には、Ｘには「３」が設定され、Ｙには「４」が設定される。
【００７４】
ステップＳ２０５において、宛先数が値Ｙより大きいと判定された場合には、コミュニティ作成処理を実行する（Ｓ２０６）。ステップＳ２０５において、宛先数が値Ｙ以下であると判定された場合には、ステップＳ２０７の処理を実行する。
【００７５】
コミュニティ作成部１０５は、ステップＳ２０６においてコミュニティ作成処理を実行した後、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対してステップＳ２０１〜ステップＳ２０６の処理を実行したか否かを判定する（Ｓ２０７）。ステップＳ２０７において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行したと判定された場合には、処理を終了する。一方、ステップＳ２０７において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行していないと判定された場合には、ステップＳ２０１からステップＳ２０７の処理を繰り返す。
【００７６】
次に、コミュニティ作成部１０５によるコミュニティ作成処理について説明する。図１０に示すように、コミュニティ作成部１０５は、コミュニティを作成して、コミュニティＩＤを取得する（Ｓ２１１）。コミュニティＩＤは、アプリケーションサーバ３０内でコミュニティを一意に識別可能な情報である。コミュニティ作成部１０５は、アプリケーションサーバ３０に問い合わせて、アプリケーションサーバ３０内でコミュニティを一意に識別できる番号を取得する。
【００７７】
そして、コミュニティ作成部１０５は、コミュニティ情報を設定する（Ｓ２１２）。具体的に、コミュニティ作成部１０５は、図１１に示す変換表６０１に基づいて、会議室同期情報テーブル１０３からコミュニティ情報を設定する。
【００７８】
図１１に示す変換表６０１によれば、会議室同期情報テーブル１０３の主題欄１０３５に格納されている情報をコミュニティ名として設定し、会議室同期情報テーブル１０３の送信者欄１０３６、Ｔｏ宛先欄１０３７、Ｃｃ宛先欄１０３８に格納されている情報をコミュニティメンバとして設定する。なお、コミュニティ名として設定する情報は、参照している電子メールの主題ではなく、当該電子メールの親メールの主題としてもよい。
【００７９】
例えば、図４に示す会議室同期情報テーブル１０３において、ＭａｉｌＩＤ「０００４」のレコードが参照している電子メールであるとする。この電子メールの一番親のレコード（ＭａｉｌＩＤ「０００１」）の主題は「メール１」であるため、「メール１」をコミュニティ名として設定する。また、ＭａｉｌＩＤ「００４」の送信者およびすべての宛先は「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ」であるため、これらをコミュニティメンバとして設定する。
【００８０】
図１０に戻り、コミュニティ作成部１０５は、参照している電子メールの親メールのＭａｉlＩＤをさかのぼり、一番親のレコード（最初に発信された電子メール）までのすべてのレコードを抽出する（Ｓ２１３）。図４に示す会議室同期情報テーブル１０３では、ＭａｉｌＩＤ０００１および０００２がステップＳ２１３において抽出されるレコードとなる。
【００８１】
次に、コミュニティ作成部１０５は、参照している電子メール（自Ｍａｉl）のＩＤを、親の電子メール（親Ｍａｉl）のＩＤに持つレコードをチェックして、一番子のレコードまでのすべてのレコードを抽出する（Ｓ２１４）。
【００８２】
そして、コミュニティ作成部１０５は、ステップＳ２１３およびステップＳ２１４において抽出したレコードのすべてを会議室情報テーブル３０４に登録する（Ｓ２１５）。具体的に、コミュニティ作成部１０５は、図１２に示す変換表に基づいて、会議室同期情報テーブル１０３のレコードを会議室情報テーブル３０４に登録する。
【００８３】
図１２に示す変換表６０２によれば、会議室同期情報テーブル１０３の主題欄１０３５に格納されている情報を会議室情報テーブル３０４の主題欄３０４４に登録する。また、会議室同期情報テーブル１０３の送信者欄１０３６に格納されている情報を会議室情報テーブル３０４の発言者欄３０４５に登録し、会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７の一人目の情報を回答責任者欄３０４６に登録する。また、会議室同期情報テーブル１０３の本文欄１０４０に格納されている情報を、会議室情報テーブル３０４の本文欄３０４８に登録し、会議室同期情報テーブル１０３の添付ファイル欄３０４９に格納されている情報を、会議室情報テーブル３０４の添付ファイル欄３０４９に登録する。
【００８４】
図１０に戻り、コミュニティ作成部１０５は、コミュニティＩＤと発言ＩＤとを、ステップＳ２１３において抽出した会議室同期情報テーブル１０３のレコードに設定する（Ｓ２１６）。そして、コミュニティ作成部１０５は、ステップＳ２１３において抽出したレコードのＭａｉlＩＤと同じＭａｉlＩＤの電子メールをメールサーバ２０のメール情報２０１から削除する（Ｓ２１７）。そして、コミュニティ作成部１０５は、ステップＳ２１２において設定したコミュニティメンバに、コミュニティを作成したことを電子メールで通知する（Ｓ２１８）。
【００８５】
次に、会議室同期情報更新部１０４の動作の詳細について説明する。会議室同期情報更新部１０４は、会議室同期情報テーブル１０３と会議室情報テーブル３０４とを所定の間隔（例えば１分間隔）で比較して、以下に説明する同期処理を実行する。まず、電子会議室の情報を会議室同期情報テーブル１０３に反映する処理について説明する。
【００８６】
図１３に示すように、まず、会議室同期情報更新部１０４は、会議室情報テーブル３０４のレコードを取得する（Ｓ３０１）。そして、会議室同期情報更新部１０４は、ステップＳ３０１において取得した会議室情報テーブル３０４のレコードのコミュニティＩＤ３０４１と同じコミュニティＩＤを持つレコードが会議室同期情報テーブル１０３に存在するか否かを判定する（Ｓ３０２）。
【００８７】
ステップＳ３０２において、同じコミュニティＩＤを持つレコードが存在すると判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、同じコミュニティＩＤを持つレコードのうち、ステップＳ３０１において取得した会議室情報テーブル３０４のレコードの発言ＩＤと同じ発言ＩＤを持つレコードが存在するか否かを判定する（Ｓ３０３）。
【００８８】
一方、ステップＳ３０２において、同じコミュニティＩＤを持つレコードが存在しないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、後述するステップＳ３０５の処理を実行する。
【００８９】
そして、ステップＳ３０３において、同じコミュニティＩＤを持つレコードの中に同じ発言ＩＤのレコードが存在しないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、ステップＳ３０１において取得した会議室情報テーブル３０４のレコードを会議室同期情報テーブル１０３に登録する（Ｓ３０４）。具体的に、会議室同期情報更新部１０４は、図１５に示す変換表６０３に基づいて、会議室情報テーブル３０４のレコードを会議室同期情報テーブル１０３に登録する。
【００９０】
図１５に示す変換表６０３によれば、会議室情報テーブル３０４の主題欄３０４４に格納されている情報を会議室同期情報テーブル１０３の主題欄１０３５の情報として設定する。また、会議室情報テーブル３０４の発言者欄３０４５に格納されている情報を会議室同期情報テーブル１０３の送信者欄１０３６の情報として設定し、会議室情報テーブル３０４の回答責任者欄３０４６に格納されている情報を会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７の情報として設定する。また、会議室情報テーブル３０４のコミュニティＩＤ３０４１のコミュニティメンバのうち、発言者と回答責任者以外のコミュニティメンバをＣｃ宛先欄１０３８の情報として設定する。そして、会議室情報テーブル３０４の本文欄３０４８、添付ファイル欄３０４９、コミュニティＩＤ欄３０４１、発言ＩＤ欄３０４２の情報を、それぞれ、会議室同期情報テーブル１０３の本文欄１０４０、添付ファイル欄１０４１、コミュニティＩＤ欄１０３３、発言ＩＤ欄１０３４の情報として設定する。
【００９１】
図１３に戻り、ステップＳ３０３において、同じコミュニティＩＤを持つレコードの中に同じ発言ＩＤのレコードが存在すると判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、後述するステップＳ３０５の処理を実行する。
【００９２】
そして、会議室同期情報更新部１０４は、会議室情報テーブル３０４のすべてのレコードに対してステップＳ３０１〜ステップＳ３０４の処理を実行したか否かを判定する（Ｓ３０５）。ステップＳ３０５において、会議室情報テーブル３０４のすべてのレコードに対して処理を実行したと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は処理を終了する。また、ステップＳ３０５において会議室情報テーブル３０４のすべてのレコードに対して処理を実行していないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４はステップＳ３０１〜ステップＳ３０５の処理を繰り返す。
【００９３】
上記処理により、電子会議室機能を利用して、会議室情報テーブル３０４に投稿された発言を、会議室同期情報テーブル１０３に反映することができる。会議室同期情報テーブル１０３に反映された情報は、後述する表示用メールデータ作成部１０６によりすべてクライアント４０の電子メールの情報に反映される。これにより、コミュニティが作成された後に、あるテーマについて電子メール機能を利用せずに電子会議室機能を利用して発言した場合でも、当該発言を電子メールの情報に反映して、電子メールの情報と電子会議室の情報とを同期させることが可能となる。
【００９４】
次に、会議室同期情報更新部１０４が、電子メールの情報をもとに作成された会議室同期情報テーブル１０３の情報を会議室情報テーブル３０４に反映する処理について説明する。
【００９５】
図１４に示すように、まず、会議室同期情報更新部１０４は、会議室同期情報テーブル１０３のレコードを取得する（Ｓ３１１）。そして、会議室同期情報更新部１０４は、ステップＳ３１１において取得した会議室同期情報テーブル１０３のレコードのコミュニティＩＤ１０３３と同じコミュニティＩＤを持つレコードが会議室情報テーブル３０４に存在するか否かを判定する（Ｓ３１２）。
【００９６】
ステップＳ３１２において、同じコミュニティＩＤを持つレコードが存在すると判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、同じコミュニティＩＤを持つレコードのうち、ステップＳ３１１において取得した会議室同期情報テーブル１０３のレコードの発言ＩＤと同じ発言ＩＤを持つレコードが存在するか否かを判定する（Ｓ３１３）。
【００９７】
一方、ステップＳ３１２において、同じコミュニティＩＤを持つレコードが存在しないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、後述するステップＳ３１６の処理を実行する。
【００９８】
そして、ステップＳ３１３において、同じコミュニティＩＤを持つレコードの中に同じ発言ＩＤのレコードが存在しないと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は、ステップＳ３１１において取得した会議室同期情報テーブル１０３のレコードを会議室情報テーブル３０４に登録する（Ｓ３１４）。具体的に、会議室同期情報更新部１０４は、前述の図１２に示す変換表６０２に基づいて、会議室同期情報テーブル１０３のレコードを会議室情報テーブル３０４に登録する。また、会議室同期情報更新部１０４が、アプリケーションサーバ３０の会議室情報テーブル３０４に会議室同期情報テーブル１０３のレコードを登録する際には、登録するレコード毎に発言ＩＤがアプリケーションサーバ３０の電子会議室機能により採番される。
【００９９】
図１２に示す変換表６０２によれば、会議室同期情報テーブル１０３の主題欄１０３５に格納されている情報を会議室情報テーブル３０４の主題欄３０４４に登録する。また、会議室同期情報テーブル１０３の送信者欄１０３６に格納されている情報を会議室情報テーブル３０４の発言者欄３０４５に登録し、会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７の一人目の情報を回答責任者欄３０４６に登録する。また、会議室同期情報テーブル１０３の本文欄１０４０に格納されている情報を、会議室情報テーブル３０４の本文欄３０４８に登録し、会議室同期情報テーブル１０３の添付ファイル欄３０４９に格納されている情報を、会議室情報テーブル３０４の添付ファイル欄３０４９に登録する。
【０１００】
図１４に戻り、会議室同期情報更新部１０４は、会議室同期情報３０４にレコードを登録する際に採番された発言ＩＤを、会議室同期情報テーブル１０３の発言ＩＤ欄１０３４に設定する（Ｓ３１５）。
【０１０１】
そして、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対してステップＳ３１１〜ステップＳ３１５の処理を実行したか否かを判定する（Ｓ３１６）。ステップＳ３１６において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行したと判定された場合には、会議室同期情報更新部１０４は処理を終了する。一方、ステップＳ３１６において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行していないと判定された場合には、ステップＳ３１１〜ステップＳ３１５の処理を繰り返す。
【０１０２】
上記処理により、複数回の電子メールをやり取りすることにより議論されたテーマに対して、電子メールを返信することにより送信された発言を、会議室情報テーブル３０４に反映することができる。したがって、クライアント４０のユーザは、電子会議室機能を利用しなくとも、電子メール機能だけを利用して、電子会議室で議論されている議題に参加することが可能となる。
【０１０３】
会議室同期情報テーブル１０３は、図１３に示す電子会議室の情報を会議室同期情報テーブル１０３に反映する処理と、図１４に示す電子メールの情報をもとに作成された会議室同期情報テーブル１０３の情報を会議室情報テーブル３０４に反映する処理を定期的に繰り返すことにより、会議室同期情報テーブル１０３と会議室情報テーブル３０４とを同期させることができる。これにより、電子メール機能と電子会議室機能を連動させて、効率的にコミュニティ内の情報を共有することが可能となる。
【０１０４】
次に、表示用メールデータ作成部１０６の動作の詳細について説明する。表示用メールデータ作成部１０６は、クライアント４０のユーザが、アプリケーションサーバ３０の電子メール機能を利用して、電子メールの表示操作を行った場合に、当該ユーザの電子メールをメールサーバ２０から取得する。そして、図１６に示す処理を実行することにより、会議室同期情報テーブル１０３の内容を受信メールや送信済みメールに追加する。
【０１０５】
図１６に示すように、表示用メールデータ作成部１０６は、会議室同期情報テーブル１０３のレコードを取得する（Ｓ４０１）。そして、表示用メールデータ作成部１０６は、ステップＳ４０１において取得した会議室同期情報テーブル１０３のレコードにコミュニティＩＤが設定されているか否かを判定する（Ｓ４０２）。
【０１０６】
そして、ステップＳ４０２において、コミュニティＩＤが設定されていると判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、電子メールの表示操作処理を行ったユーザが、コミュニティＩＤに対応するコミュニティメンバに存在するか否かを判定する（Ｓ４０３）。具体的に、表示用メールデータ作成部１０６は、アプリケーションサーバ３０に問い合わせることにより、コミュニティＩＤに対応するコミュニティメンバを取得して、当該コミュニティメンバに表示操作処理を行ったユーザが含まれているかを判定する。
【０１０７】
一方、ステップＳ４０２において、コミュニティＩＤが設定されていないと判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、後述するステップＳ４０８の処理を実行する。
【０１０８】
ステップＳ４０３において、処理を行ったユーザがコミュニティメンバに存在すると判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、電子メールの表示操作処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３の送信者１０３６に格納されているユーザと一致するか否かを判定する（Ｓ４０４）。
【０１０９】
一方、ステップＳ４０３において、処理を行ったユーザがコミュニティメンバに存在しないと判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、後述するステップＳ４０８の処理を実行する。
【０１１０】
そして、ステップＳ４０４において、電子メールの表示操作処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３の送信者欄１０３６に格納されているユーザと一致すると判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、ステップＳ４０１において取得した会議室同期情報テーブル１０３のレコードを、表示用メールデータの送信済みメールに追加する（Ｓ４０５）。
【０１１１】
一方、ステップＳ４０４において、電子メールの表示操作処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３の送信者１０３６に格納されているユーザと一致しないと判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、電子メールの表示処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７またはＣｃ宛先欄１０３８に格納されているユーザと一致するか否かを判定する（Ｓ４０６）。
【０１１２】
ステップＳ４０６において、電子メールの表示処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７またはＣｃ宛先欄１０３８に格納されているユーザと一致すると判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、ステップＳ４０１において会議室同期情報テーブル１０３のレコードを、表示用メールデータの受信メールに追加する（Ｓ４０７）。
【０１１３】
一方、ステップＳ４０６において、電子メールの表示処理を行ったユーザが、会議室同期情報テーブル１０３のＴｏ宛先欄１０３７またはＣｃ宛先欄１０３８に格納されているユーザと一致しないと判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対してステップＳ４０１からステップＳ４０６までの処理を実行したか否かを判定する（Ｓ４０８）。
【０１１４】
ステップＳ４０８において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行したと判定された場合には、表示用メールデータ作成部１０６は処理を終了する。一方、ステップＳ４０８において、会議室同期情報テーブル１０３のすべてのレコードに対して処理を実行していないと判定された場合には、ステップＳ４０１からステップＳ４０６の処理を繰り返す。
【０１１５】
表示用メールデータ作成部１０６により追加されたメールに対して、クライアント４０のユーザが返信した場合には、当該返信メールについて、メール情報監視部１０１により図８のステップＳ１０３およびステップＳ１０５の処理が実行される。すなわち、返信メールについては、返信メールの前メールのレコードにコミュニティＩＤが設定されている（Ｓ１０３）。このため、返信メールが会議室同期情報テーブル１０３に格納され（Ｓ１０４）、当該返信メールがメールサーバ２０から削除される（Ｓ１０５）。
【０１１６】
なお、上記では、最初にメール表示操作を行ったクライアントア４０のユーザのメール情報をメールサーバ２０から取得しているが、かかる例に限定されず会議室同期情報テーブル１０３の情報のみを利用して、表示用メールデータを作成してもよい。また、先に図１６に示す処理を実行した後に、メール表示操作を行ったクライアント４０のユーザのメール情報をメールサーバ２０から取得してもよい。
【０１１７】
上記処理により、電子会議室機能を利用してユーザが発言を投稿した場合に、当該発言を会議室同期情報テーブル１０３に反映させ、当該発言が反映された会議室同期情報テーブル１０３から表示用のメールデータを作成する。これにより、当該発言を電子会議室の情報にだけでなく、電子メールの情報にも追加することができる。
【０１１８】
（４）本実施の形態の効果
以上のように、本実施の形態による計算機システム１では、メールサーバ２０から送信された電子メールの情報が会議室同期情報テーブル１０３に格納され、会議室同期情報テーブル１０３に格納された情報に基づいて、コミュニティＩＤとコミュニティの参加メンバを含むコミュニティ情報が設定され、コミュニティＩＤと電子会議室の投稿情報を含む電子会議室の情報とを対応づけて会議室情報テーブル３０４に登録される。そして、コミュニティの作成に利用された電子メールに返信された場合には、当該返信された電子メールの情報を、電子会議室の投稿情報として会議室情報テーブル３０４に反映する。また、電子会議室機能を利用して会議室情報テーブル３０４にのみ登録された投稿情報は、会議室同期情報テーブル１０３に反映されて電子メールとしてクライアント４０に送信される。
【０１１９】
これにより、電子メールの情報から自動的にコミュニティを作成し、コミュニティ内のメンバで共有可能な電子会議室の情報を生成して、電子メールでやり取りされていた議論を迅速に電子会議室に移行させることができる。また、電子会議室における議論に、電子メール機能のみを利用して参加したり、電子会議室機能を利用して投稿された発言を電子メールの表示機能により閲覧したりすることができる。すなわち、本実施形態によれば、電子メールの情報と電子会議室の情報とを同期させて、効率的にコミュニティ内の情報を共有することができる。
【０１２０】
（５）他の実施の形態
なお、上述の実施形態においては、コミュニティ管理サーバ１０に格納されている各種プログラムに基づいて、コミュニティ管理サーバ１０のＣＰＵ１１が本発明のコミュニティ作成部、会議室情報登録部および会議室情報更新部などの各種機能を実現しているが、かかる例に限定されない。例えば、ＣＰＵ１１をコミュニティ管理サーバ１０とは別体の他の装置に設けて、当該ＣＰＵと協同して各種機能を実現するようにしてもよい。また、コミュニティ管理サーバ１０に格納されている各種プログラムをコミュニティ管理サーバ１０とは別体の他の装置に設けて、当該プログラムがＣＰＵ１１に呼び出されることにより各種機能を実現するようにしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０１２１】
本発明は、電子メール機能と電子会議室機能を連動させるコミュニティ管理サーバおよびコミュニティ生成方法に適用することができる。
【符号の説明】
【０１２２】
１        計算機システム
１０      コミュニティ管理サーバ
１０１    メール情報監視部
１０３    会議室同期情報テーブル
１０４    会議室同期情報更新部
１０５    コミュニティ作成部
１０６    表示用メールデータ作成部
２０      メールサーバ
２０１    メール情報
３０      アプリケーションサーバ
３０１    コミュニティ
３０２    電子会議室
３０４    会議室情報テーブル
３０５    メール
４０      クライアント
５０      ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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