(57)【要約】【課題】 入力された文書データを適切なファイルフォーマットの文書データとして送信可能な文書処理方法、文書処理装置、及び記憶媒体を提供する。【解決手段】 文書データを入力する文書入力部305と、入力した文書データを複数のファイルフォーマットのいずれかに変換するフォーマット変換部308と、いずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する文書送信部309と、文書データを送信すべき宛先を複数保持する宛先リスト作成部300と、宛先リスト保持している各宛先に対し、入力された文書データが変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する文書送信制御部302とを有し、文書送信制御部302が設定するファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、操作者による当該情報の指定が行われない場合、初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定する。【選択図】    図３
2005151550.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換手段と、
前記変換手段でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信手段と、
前記送信手段で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段と、
前記保持手段で保持している各宛先に対し、前記入力手段で入力された文書データが前記変換手段で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定手段とを有し、
前記設定手段が設定するファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定手段は、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
前記送信手段は、複数の送信プロトコルによって文書データを送信可能であり、
前記設定手段は、各プロトコルごとに初期設定値を設定可能であることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記送信プロトコルは電子メールプロトコルを含むことを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記入力手段でカラー文書データを入力するかモノクロ文書データを入力するか指定する指定手段を有し、
前記設定手段は、前記指定手段でカラー文書データを入力すると指定した場合とモノクロ文書データを入力すると指定した場合とで区別してファイルフォーマットを特定する情報を設定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書処理装置。
【請求項５】
文書を読み込み、該文書に応じた文書データを発生する読取手段を有し、
前記入力手段は、前記読取手段からの文書データを入力することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記送信手段による送信開始のマニュアル指示を入力する指示手段と、
前記指示手段による指示の入力に応答して、前記読取手段からの文書データの入力と、前記変換手段による変換と、前記送信手段による送信とを順次実行させる制御手段とを有することを特徴とする請求項５に記載の文書処理装置。
【請求項７】
文書データを入力する入力工程と、
前記入力工程で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換工程と、
前記変換工程でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信工程と、
前記送信工程で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段の各宛先に対し、前記入力工程で入力された文書データが前記変換工程で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定工程とを有し、
前記設定工程において設定されるファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定工程では、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする文書処理方法。
【請求項８】
前記送信工程では、複数の送信プロトコルによって文書データを送信可能であり、
前記設定工程では、各プロトコルごとに初期設定値を設定可能であることを特徴とする請求項７に記載の文書処理方法。
【請求項９】
前記送信プロトコルは電子メールプロトコルを含むことを特徴とする請求項８に記載の文書処理方法。
【請求項１０】
前記入力工程でカラー文書データを入力するかモノクロ文書データを入力するか指定する指定工程を有し、
前記設定工程では、前記指定工程でカラー文書データを入力すると指定した場合とモノクロ文書データを入力すると指定した場合とで区別してファイルフォーマットを特定する情報を設定することを特徴とする請求項７乃至９のいずれかに記載の文書処理方法。
【請求項１１】
前記入力工程では、スキャナによって文書を読み込むことによって文書データを入力することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれかに記載の文書処理方法。
【請求項１２】
前記送信工程での送信開始のマニュアル指示を入力する指示工程と、
前記指示工程での指示の入力に応答して、前記スキャナからの文書データの入力と、前記変換工程での変換と、前記送信工程での送信とを順次実行させる制御工程とを有することを特徴とする請求項１１に記載の文書処理方法。
【請求項１３】
請求項７乃至１２のいずれかに記載の文書処理方法をコンピュータにより実行するためのプログラムを記憶した記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書送信方法及び該方法を実現する文書処理装置に関し、特に送信方式の異なる複数の宛先に文書を送信する文書送信方法及び該方法を実現する文書処理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
電子メールシステム、リモートファイルシステム、リモートデータベース、リモートプリンタなどにネットワークを介して接続され、叉ファクシミリ回線を通して他の装置に接続された文書処理装置から、電子メールシステム、リモートファイルシステム、リモートデータベース、リモートプリンタなどの複数の送信方式による複数の受信者、およびファクシミリ回線を通して接続された複数の受信者に対して、１つの文書を送信する場合には、送信に使用するネットワークプロトコルによる規定、または文書が送られる環境による規定、または受信側の要求・機能・性能によって送信される文書のフォーマットが異なっているために、ユーザが文書のフォーマットを適宜変換しながらそれぞれの宛先に対して送信を行う必要がため、１回の送信指示で文書の送信を行わせることはできなかった。
【０００３】
叉、同じフォーマットで送信が可能な宛先が複数ある場合に、宛先ごとに必要なフォーマットに変換していたのでは、同じ変換を複数回行う可能性もあり効率が悪いという問題がある。
【０００４】
更に、受信側が複数の文書フォーマットを受信可能な場合に、テキスト・カラー、白黒などの文書の種類に応じて文書フォーマットを決定したいという要求もある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従って、本発明は、入力された文書データを適切なファイルフォーマットの文書データとして送信可能な文書処理方法、文書処理装置、及び記憶媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の文書処理装置は、文書データを入力する入力手段と、前記入力手段で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換手段と、前記変換手段でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信手段と、前記送信手段で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段と、前記保持手段で保持している各宛先に対し、前記入力手段で入力された文書データが前記変換手段で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定手段とを有し、前記設定手段が設定するファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定手段は、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする。
【０００７】
ここで、前記送信手段は、複数の送信プロトコルによって文書データを送信可能であり、前記設定手段は、各プロトコルごとに初期設定値を設定可能である。また、前記送信プロトコルは電子メールプロトコルを含む。また、前記入力手段でカラー文書データを入力するかモノクロ文書データを入力するか指定する指定手段を有し、前記設定手段は、前記指定手段でカラー文書データを入力すると指定した場合とモノクロ文書データを入力すると指定した場合とで区別してファイルフォーマットを特定する情報を設定する。また、文書を読み込み、該文書に応じた文書データを発生する読取手段を有し、前記入力手段は、前記読取手段からの文書データを入力する。また、前記送信手段による送信開始のマニュアル指示を入力する指示手段と、前記指示手段による指示の入力に応答して、前記読取手段からの文書データの入力と、前記変換手段による変換と、前記送信手段による送信とを順次実行させる制御手段とを有する。
【０００８】
又、本発明の文書処理方法は、文書データを入力する入力工程と、前記入力工程で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換工程と、前記変換工程でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信工程と、前記送信工程で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段の各宛先に対し、前記入力工程で入力された文書データが前記変換工程で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定工程とを有し、前記設定工程において設定されるファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定工程では、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする。
【０００９】
ここで、前記送信工程では、複数の送信プロトコルによって文書データを送信可能であり、前記設定工程では、各プロトコルごとに初期設定値を設定可能である。また、前記送信プロトコルは電子メールプロトコルを含む。また、前記入力工程でカラー文書データを入力するかモノクロ文書データを入力するか指定する指定工程を有し、前記設定工程では、前記指定工程でカラー文書データを入力すると指定した場合とモノクロ文書データを入力すると指定した場合とで区別してファイルフォーマットを特定する情報を設定する。また、前記入力工程では、スキャナによって文書を読み込むことによって文書データを入力する。また、前記送信工程での送信開始のマニュアル指示を入力する指示工程と、前記指示工程での指示の入力に応答して、前記スキャナからの文書データの入力と、前記変換工程での変換と、前記送信工程での送信とを順次実行させる制御工程とを有する。
【００１０】
更に、上記文書処理方法をコンピュータにより実行するためのプログラムを記憶した記憶媒体を提供する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明により、入力された文書データを適切なファイルフォーマットの文書データとして送信可能な文書処理方法、文書処理装置、及び記憶媒体を提供できる。
【００１２】
すなわち、操作者による指定があれば、その指定されたファイルフォーマットとして文書データを送信できる一方、操作者による指定がなくとも初期設定値に従った所定のファイルフォーマットとして文書データを送信することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【００１４】
＜本実施の形態の文書処理装置の構成例＞
図１は、本実施の形態の文書処理装置が接続されて動作する基本的な環境の例を示す図である。
【００１５】
図１において、(101)は本実施の形態による文書処理装置であり、ネットワーク(107)およびファクシミリ回線(106)に接続されている。(102)は電子メールの配送を行う電子メールサーバであり、ネットワークに接続されて標準電子メール転送プロトコルであるステップSMTPをサポートしている。(103)はリモートファイルシステムを動作させているファイルサーバであり、ネットワークに接続されてファイル転送プロトコルであるFTPをサポートしている。(104)はデータベースでありネットワークに接続されてステップSalutationプロトコルをサポートしている。(105)はネットワークに接続されたプリンタであり、ネットワーク印刷用のプロトコルであるlprをサポートしている。
【００１６】
図２は、本実施の形態の文書処理措置のハードウエア構成例を示すブロック図である。
【００１７】
図２において、（201）はＣＰＵ、即ち中央処理装置であり、この装置全体の制御及び演算処理等を行なうものである。（202）はＲＯＭ即ち読み出し専用メモリであり、システム起動プログラム及び固定情報等の記憶領域である。（203）はＲＡＭ即ちランダムアクセスメモリであり、使用制限のないデータ記憶領域であり、様々な処理毎に後出のフローチャートで表される各々のプログラム及びデータがロードされ、実行される領域である。例えば、ＲＡＭ(203)には、スキャナ(210)やＨＤ(205)、ＦＤ(204)等から入力される入力文書を記憶する入力文書領域(203a)、作成された宛先リストを記憶する宛先リスト領域(203b)、入力文書から宛先に対応してフォーマット変換されて作成された送信文書を記憶する送信文書領域(203c)、ＨＤ(205)やＦＤ(204)からプログラムをロードするプログラムロード領域(203d)が含まれる。
【００１８】
(204）はフロッピーディスク（ＦＤ）・ドライブであり、プログラム及びデータをフロッピーディスク(212)に記憶、格納しておき、実行時に必要に応じて参照又はＲＡＭ(203)へロードする。（205）はハードディスク（ＨＤ）・ドライブであり、ここから処理を行なうシステム又はプログラムがＲＡＭ(203)上にロードされて起動され、起動したシステム又はプログラムは、必要に応じてハードディスク・ドライブ（205）に格納されたデータや情報をＲＡＭ（203）上にロードする。ハードディスクはスキャナから読み込まれた文書の一時記憶としても使用される。例えば、ＨＤドライブ(205)には、、データとして、入力文書の一時記憶の他にアドレス帳(301)やフォーマット情報ベース(304)が記憶され、プログラムとして、ＯＳの他に文書送信制御プログラム(205a)、宛先リスト作成プログラム(205b)、文書入力プログラム(205c)、フォーマット変換プログラム(205d)、文書送信プログラム(205e)が含まれる。ここで、フォーマット情報ベース(304)やフォーマット変換プログラム(205d)には、既存の各種フォーマット変換用のデータやプログラムが含まれており、文書送信プログラム(205e)には、既存の各種送信プロトコルに従うデータやプログラムが含まれている。これらデータ及びプログラムはＦＤ(212)に格納されていてもよい。尚、ここでは、ＦＤ、ＨＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ等を、外部記憶装置と総称する。
【００１９】
（206）はキーボードであり、押下されたキーの情報をＣＰＵ（201）へ伝達する。キーボード上の１つのキーはドキュメント送信を指示するためのスタートキー(206a)として使用される。（207）はＣＲＴなどのディスプレイ装置であり、データを表示する。（208）はネットワーク・インタフェースであり、このインタフェースを介してネットワーク（107)に接続される。(209)はファックスモデムであり、ファックスモデムを通してファクシミリ回線(106)に接続される。(210)はスキャナであり文書の読み込みを行う。(211)はシステムバスであり、上述の構成要素間のデータの通路となるべきものである。
本装置は、基本I/Oプログラム、ＯＳ、及び文書送信プログラムモジュール群をＣＰＵ(201)が実行することにより動作する。基本I/OプログラムはＲＯＭ(202)に書き込まれており、ＯＳはＨＤドライブ（205）に書き込まれている。そして、本システムが起動する際に、基本I/Oプログラム中のIPL（イニシャルプログラムローディング）機能によりＨＤドライブ（205）からＯＳがＲＡＭ（203）に読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。
【００２０】
図３は、本実施の形態の文書処理装置の機能構成例を示す概略ブロック図である。尚、図３の各機能部の機能は、ＨＤドライブ(205)上のプログラムをＲＡＭ(203)にロードし、ＣＰＵ(201)で装置内の資源を利用しながらプログラムを実行することで、実現される。
【００２１】
宛先リスト作成部(300)は、アドレス帳(301)から指定された宛先の項目をコピーすることにより送信宛先のリストを作成する。アドレス帳には、図４で示すように、宛先ごとに指定された文書フォーマットが送信方式・宛先と共に記述されている。尚、宛先はキーボード(206)から送信方式と共に入力されても良い。
【００２２】
図４は、アドレス帳(301)の内容の構成例を示す図である。
【００２３】
アドレス帳には、宛先のアドレス(401)、送信方法(402)、文書の種類ごとに使用される文書フォーマット（テキストの時のフォーマット(403)、白黒の時のフォーマット(404)、カラーの時のフォーマット(405)）が、宛先ごとに記述されており、情報ベースの１つに該当するものである。アドレス帳で文書フォーマットが明示されていない場合は、デフォルト文書フォーマット情報ベース(304)の情報に従って送信方式によって決定されるフォーマットを使用する。このアドレス帳はＨＤドライブ(205)上に存在するファイルとして実装され、適宜編集可能となっている。
【００２４】
スタートキー(206a)が押されると、宛先リストが文書送信制御部(302)に送られる。、アドレス帳(301)から指定された宛先をピックアップして作成された宛先リストには、図５で示されるように、宛先・送信方法・文書フォーマットが記述されている。
【００２５】
図５は、宛先リストの内容の構成例を示す図である。
【００２６】
宛先リストには宛先のアドレス(501)、送信方法(502)、文書の種類ごとに使用される文書フォーマット（テキストの時のフォーマット(503)、白黒の時のフォーマット(504)、カラーの時のフォーマット(505)）が宛先ごとに記述されている。
【００２７】
文書送信制御部(302)では、宛先リストを文書の種類を示した文書種類データ(303)に従って、実際に送信に使用する文書フォーマット毎に分類する。宛先リストで文書フォーマットが指定されていない場合は、送信方式ごとのデフォルト文書フォーマットを指定しているデフォルト文書フォーマット情報ベース(304)からの情報が使用される。
【００２８】
図６は、デフォルト文書フォーマット情報ベース(304)の内容構成例を示す図である。
【００２９】
デフォルト文書フォーマット情報ベースには、送信方法(601)、文書の種類ごとに使用される文書フォーマット（テキストの時のフォーマット(602)、白黒の時のフォーマット(603)、カラーの時のフォーマット(604)）が送信方法ごとに記述されており、情報ベースに１つに該当するものである。デフォルト文書フォーマット情報ベースはＨＤドライブ(205)上に存在するファイルとして実装され、使用するシステム環境の要求に従って適宜編集可能となっている。
【００３０】
図７は、文書種類としてカラーの時のフォーマット(705)の場合に、デフォルト文書フォーマットの設定及び文書フォーマット、通信方法による分類が終了した時の、宛先リストの構成例を示す図である。
【００３１】
分類順に、宛先のアドレス(701)、送信方法(702)、文書の種類ごとに使用される文書フォーマット(705)が並べ変えられている。
【００３２】
デフォルト文書フォーマットとして、宛先(imn.ikj.jp)にはＬＩＰＳが挿入され、文書フォーマットによる分類でＪＰＥＧがまとめられ、通信方法による分類でe-mailがまとめられている。従って、文書送信制御部(302)は、フォーマット変換部（308)に対しては、文書フォーマットによる分類に従って、共通のフーマットを有する宛先毎にまとめてフォーマット変換を指示し、文書送信部(309)に対しては、更に通信方法による分類に従って、共通の通信方法の宛先毎にまとめて送信を指示する。
【００３３】
文書送信制御部(302)は、文書入力部(305)に文書入力先（スキャナ(210)またはハードディスク(205)）を指定した上で、文書の入力を指示する。入力された文書は文書入力部(305)により入力文書領域(203a)等に一時的に保持される。文書の入力が完了すると、文書送信制御部(302)は、分類した宛先リストに従って、フォーマット変換部（308)に対して文書フォーマットの形式を与え、変換を指示する。フォーマット変換部（308)は、入力された文書データを指定された文書フォーマットに変換する。
【００３４】
文書の変換が完了すると、文書送信制御部(302)は、文書データをフォーマット変換部(308)から文書送信部(309)に転送する。文書送信部(309)には、変換された文書フォーマットを使用する宛先リストが与えられる。図８に、図７のように分類された宛先リストから、文書送信部(309)に与えられる宛先リストの例を示す。
【００３５】
図８の（ａ）は、フォーマット変換部（308)でＪＰＥＧ対応のフォーマット変換がされた文書を、e-mail送信で２つの受信者に送るよう文書送信部(309)に指示する宛先リストである。 
図８の（ｂ）は、フォーマット変換部（308)でＪＰＥＧ対応のフォーマット変換がされた文書を、１つの受信者にファイル伝送するよう文書送信部(309)に指示する宛先リストである。
【００３６】
文書送信部(309)は入力された文書データを指定された送信方式で指定された宛先に送信する。宛先リストに含まれる全ての宛先への文書送信が終了したのちに、文書送信制御部(302)は、文書入力部(305)およびフォーマット変換部(308)に一時的に保持されている文書データの削除を指示する。
【００３７】
＜本実施の形態の文書処理装置の処理手順例＞
（第１の処理手順例）
図９は、スタートキー(206a)が押されて、宛先リスト・文書の種類が文書送信制御部(302)に与えられてからの文書送信制御部の動作を表すフローチャートである。
【００３８】
ステップS701で、入力された宛先を１つ読み込む。ステップS702で、指定された文書の種類に相当する文書フォーマットが指定されているかどうかを検査する。文書フォーマットが指定されていない宛先に関して、ステップS703で、デフォルト文書フォーマット情報ベース(304)の情報と指定された文書の種類とから文書フォーマットを特定し、宛先リストに書き加える。ステップS704ではステップS701に戻り次の宛先を読み込み、ステップS701からS704までを宛先リスト内の全ての宛先について繰り返す。
【００３９】
次に、ステップS705において、指定された文書の種類にある文書フォーマットをキー（例えば、Format1,Format2等）として宛先を分類する。さらにステップS706において、同じ文書フォーマットを使用する複数の宛先を送信方法をキーとして宛先を分類する（図７の例では、ＪＰＥＧの文書フォーマットが、emailとファイル転送プロトコル(ftp)に分類されている。。
【００４０】
ステップS707においては、文書入力部(305)に文書の入力を指示し、ステップS708において文書の入力終了を待つ。入力された文書は文書入力部（入力文書領域(203a)）に一時的に保持される。
【００４１】
ステップS709においては、入力された文書を、分類された宛先リストの最初の宛先が必要としている文書フォーマットを指定して、フォーマット変換部(308)に文書データのフォーマット変換を指示する（図７の例では、最初にＪＰＥＧ、次にＴＩＦＦ−ＭＭＲ等）。変換された文書データはフォーマット変換部（送信文書領域(203c)）において一時的に保持される。ステップS710において、変換されたフォーマットがステップS706で分類された最後のフォーマットであるかどうか検査し、最後であるならばステップS711において文書入力部に一時的に保持されている文書データの削除を指示する。
【００４２】
次に、ステップS712において、ステップS706で分類された宛先リストの中で、ステップS709で指定されている文書フォーマットを送信する最初の送信方法を使用する宛先のリストを作成する（図８の（ａ）参照）。ステップS713では、ステップS712で作成された宛先リストを送信方法とともにパラメータとし、フォーマット変換部に保持された文書の送信を文書送信部(309)に指示する。ステップS714ではステップS712に戻り、ステップS709で指定されている文書フォーマットを送信する次の送信方法を使用する宛先のリストを作成し（図８の（ｂ）参照）、ステップS712からステップS714までを、ステップS709で指定されている文書フォーマットを送信する全ての送信方法について繰り返す。
【００４３】
ステップS715ではステップS709に戻り、次の文書フォーマットを指定して、ステップS709からステップS715までを、分類された宛先リスト内の全ての文書フォーマットについて繰り返す。
【００４４】
全ての宛先について送信が終了した後に、ステップS716でフォーマット変換部で一時保持されている文書データの削除を指示し、文書の送信処理を終了する。
【００４５】
（第２の処理手順例）
前記第１の処理手順例では、宛先リストを分類した後に文書を入力し、順次必要な文書フォーマットに変換して送信を行っていたが、フォーマット変換部(308)および文書送信部(309)が、動作に必要なRAM(203)、ハードディスク(205)、Network Interface(208)、Fax Modem(209)などの資源を利用できる限り、並行動作を行うことによって、更なる効率的な文書送信が可能である。
【００４６】
図１０を参照して、第２の処理手順例を説明する。
【００４７】
図１０は、スタートキー(206a)が押されて、宛先リスト・文書の種類が文書送信制御部(302)に与えられてからの文書送信制御部の動作を表すフローチャートである。
【００４８】
ステップS801で、入力された宛先を読み込む。ステップS802で、指定された文書の種類に相当する文書フォーマットが指定されているかどうかを検査する。ステップS803で文書フォーマットが指定されていない宛先に関して、デフォルト文書フォーマット情報ベース(304)の情報と指定された文書の種類とから文書フォーマットを特定し、宛先リストに書き加える。ステップS804では、ステップS801に戻り次の宛先を読み込み、ステップS801からステップS804までを、宛先リスト内の全ての宛先について繰り返す。
【００４９】
次に、ステップS805において、指定された文書の種類にある文書フォーマットをキーとして宛先を分類する。さらにステップS806において、同じ文書フォーマットを使用する複数の宛先を送信方法をキーとして宛先を分類する。ステップS807においては、文書入力部(305)に文書の入力を指示し、ステップS808において文書の入力終了を待つ。入力された文書は文書入力部に一時的に保持される。
【００５０】
この後、ステップS809において、フォーマット変換を管理するタスクAと変換された文書データの送信を管理するタスクBの２つのタスクを生成し、この２つのタスクを並行動作させる。ステップS810においてタスクAとタスクBの動作の終了を待ち、両タスクが終了すると文書送信は終了する。なお、タスクAおよびタスクBには、ステップS806で分類された宛先リストがパラメータとして与えられる。
【００５１】
タスクAでは、まずステップS813において、ステップS806で分類した宛先リストの中に含まれる全ての文書フォーマットについて、フォーマット変換部(308)に文書データのフォーマット変換を指示する。フォーマット変換部(308)では、動作に必要なRAM(203)・ハードディスク(205)などの資源が利用出来る限り並行動作を行う事により、なるべく多くの文書フォーマット変換を並行動作させる。ステップS814で、文書送信制御部(302)はフォーマット変換部(308)からのフォーマット変換完了を待ち、ステップS815で変換が完了した文書データについて、文書送信部(309)にその文書フォーマットを必要としている宛先および送信方法をパラメータとして文書の送信を指示する。
【００５２】
文書送信部(309)でも、動作に必要なRAM(203)・ハードディスク(205)・Network Interface(208)・Fax Modem(209)などの資源が利用出来る限り並行動作を行う事により、なるべく多くの送信方法の文書送信を並行動作させる。ステップS816で、与えられた宛先リストの中に含まれる全ての文書フォーマットについてフォーマット変換部(308)からのフォーマット変換完了通知がきたかどうかを検査し、全ての変換通知が来ていたらステップS817で文書入力部に保持されている文書データの削除を指示し、タスクAの処理は終了する。
【００５３】
一方、タスクBでは、ステップS820において文書送信部(309)から文書送信の完了通知を待つ。文書送信の完了通知には文書フォーマットおよび送信方法が含まれており、ステップS821において宛先リストの中にある文書フォーマットのうち全ての送信方法での送信が完了したものがあるかどうかを検査する。もし全ての送信方法での送信完了したものがあれば、ステップS822においてその文書フォーマットの文書データの削除をフォーマット変換部(308)に指示する。ステップS823において全ての文書フォーマットの削除を指示したかどうかを検査し、全ての文書フォーマットの削除を指示したのならば、タスクBの動作は終了する。
【００５４】
尚、前記実施の形態は、図９または図１０のフローチャートをコード化して記憶した記憶媒体から、プログラムを一般的なコンピュータにロードして実行することで実現することも可能である。
【００５５】
本例では、文書送信プログラムモジュール群は、図３の概略ブロック図に基づく図９または図１０のフローチャートに基づいてプログラムコード化されたものであり、例えば記憶媒体ＦＤ(212)に記録されており、図１２はその記録内容の構成を表している。
【００５６】
記憶媒体ＦＤ(212)に記録された文書送信プログラム実行ファイル1203及び関連データ1204は、図１３に示すように、ＦＤドライブ(204)を通じて本コンピュータシステム(1300)にロードすることが出来る。この記憶媒体ＦＤをＦＤドライブ(204)にセットすると、ＯＳ(1102)及び基本I/Oプログラム(1101)の制御のもとに、本文書送信プログラム実行ファイル(1203)及び関連データ(1204)が記憶媒体ＦＤ(212)から読み出され、ＲＡＭ(203)にロードされて動作可能となる。
【００５７】
図１１は本文書送信プログラムがＲＡＭ(203)にロードされ実行可能となった状態を示す。構成として、基本I/Oプログラム(1101)、ＯＳ(1102)、文書送信プログラムモジュール群(1103)、関連データ(1104)、ワークエリア(1105)が図のように配置される。
【００５８】
上記例では、記憶媒体ＦＤ(212)から文書送信プログラム実行ファイル(1203)及び関連データ(1204)を直接ＲＡＭ(203)にロードして実行させる例を示したが、このほかに記憶媒体ＦＤ(212)から文書送信プログラム実行ファイル(1203)及び関連データ(1204)を一旦ＨＤ(205)に格納（インストール）しておき、本文書送信プログラムを動作させる時に、ＨＤ(205)からＲＡＭ(203)にロードするようにしてもよい。
【００５９】
また、本文書送信プログラムを記録する媒体はＦＤ(212)以外にＣＤ−ＲＯＭやＩＣメモリカード等であっても良い。さらに本文書送信プログラムモジュール群をＲＯＭ(202)に記録しておき、これをメモリマップの一部となすように構成し、直接ＣＰＵ(201)で実行することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本実施の形態の文書処理装置が接続される環境を示す図である。
【図２】本実施の形態の文書処理装置の基本的なハイドウエア構成例を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態の文書処理装置の機能構成例を示す概略ブロック図である。
【図４】本実施の形態の文書処理装置におけるアドレス帳の内容構成例を示す図である。
【図５】本実施の形態の文書処理装置における宛先リストの内容構成例を示す図である。
【図６】本実施の形態の文書処理装置におけるデフォルト文書フォーマット情報ベースの内容構成例を示す図である。
【図７】本実施の形態の文書処理装置における分類された宛先リストの内容構成例を示す図である。
【図８】本実施の形態の文書処理装置における文書送信部に送られる宛先リストの内容構成例を示す図である。
【図９】文書送信制御部の第１の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１０】文書送信制御部の第２の処理手順例を示すフローチャートである。
【図１１】本実施の形態におけるＲＡＭのメモリマップ例を示す図である。
【図１２】本実施の形態における記憶媒体のプログラム構成例を示す図である。
【図１３】本実施の形態におけるプログラムロードの様子を示す図である。
【図１】
2005151550.tif 000003
【図２】
2005151550.tif 000004
【図３】
2005151550.tif 000005
【図４】
2005151550.tif 000006
【図５】
2005151550.tif 000007
【図６】
2005151550.tif 000008
【図７】
2005151550.tif 000009
【図８】
2005151550.tif 000010
【図９】
2005151550.tif 000011
【図１０】
2005151550.tif 000012
【図１１】
2005151550.tif 000013
【図１２】
2005151550.tif 000014
【図１３】
2005151550.tif 000015
【手続補正書】
【提出日】平成17年3月28日(2005.3.28)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】請求項１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項１】
文書データを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換手段と、
前記変換手段でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信手段と、
前記送信手段で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段と、
前記保持手段で保持している各宛先に対し、前記入力手段で入力された文書データが前記変換手段で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定手段と、
前記保持手段で保持されている宛先の少なくとも１つを指定する指定手段と、
前記指定手段による宛先の指定及び送信指示に応じて、前記入力手段による文書データの入力、前記設定手段で設定した前記指定された宛先に対応するファイルフォーマットの特定、前記変換手段による前記特定されたファイルフォーマットへの変換、前記送信手段による前記変換された文書データの送信を実行させる制御手段とを有し、
前記設定手段が設定するファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定手段は、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする文書処理装置。
【手続補正２】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】請求項７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項７】
文書データを入力する入力工程と、
前記入力工程で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換工程と、
前記変換工程でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信工程と、
前記送信工程で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段の各宛先に対し、前記入力工程で入力された文書データが前記変換工程で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定工程と、
前記保持手段で保持している宛先の少なくとも１つを指定する指定工程と、
前記指定工程における宛先の指定及び送信指示に応じて、前記入力工程による文書データの入力、前記設定工程で設定した前記指定した宛先に対応するファイルフォーマットの特定、前記変換工程による前記特定されたファイルフォーマットへの変換、前記送信工程による送信を実行させる制御工程とを有し、
前記設定工程において設定されるファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定工程では、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする文書処理方法。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の文書処理装置は、文書データを入力する入力手段と、前記入力手段で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換手段と、前記変換手段でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信手段と、前記送信手段で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段と、前記保持手段で保持している各宛先に対し、前記入力手段で入力された文書データが前記変換手段で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定手段と、前記保持手段で保持されている宛先の少なくとも１つを指定する指定手段と、前記指定手段による宛先の指定及び送信指示に応じて、前記入力手段による文書データの入力、前記設定手段で設定した前記指定された宛先に対応するファイルフォーマットの特定、前記変換手段による前記特定されたファイルフォーマットへの変換、前記送信手段による前記変換された文書データの送信を実行させる制御手段とを有し、前記設定手段が設定するファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定手段は、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
又、本発明の文書処理方法は、文書データを入力する入力工程と、前記入力工程で入力した文書データを、複数のファイルフォーマットのいずれかに変換する変換工程と、前記変換工程でいずれかのファイルフォーマットに変換された文書データを送信する送信工程と、前記送信工程で文書データを送信すべき宛先を複数保持する保持手段の各宛先に対し、前記入力工程で入力された文書データが前記変換工程で変換されるべきファイルフォーマットを特定する情報を設定する設定工程と、前記保持手段で保持している宛先の少なくとも１つを指定する指定工程と、前記指定工程における宛先の指定及び送信指示に応じて、前記入力工程による文書データの入力、前記設定工程で設定した前記指定した宛先に対応するファイルフォーマットの特定、前記変換工程による前記特定されたファイルフォーマットへの変換、前記送信工程による送信を実行させる制御工程とを有し、前記設定工程において設定されるファイルフォーマットを特定する情報は初期設定値を含み、前記設定工程では、操作者による当該情報の指定が行われない場合、前記初期設定値により特定されるファイルフォーマットを設定することを特徴とする。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
本発明により、入力された文書データを宛先の指定に応じて適切なファイルフォーマットの文書データとして送信可能な文書処理方法、文書処理装置、及び記憶媒体を提供できる。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
図１において、(101)は本実施の形態による文書処理装置であり、ネットワーク(107)およびファクシミリ回線(106)に接続されている。(102)は電子メールの配送を行う電子メールサーバであり、ネットワークに接続されて標準電子メール転送プロトコルであるSMTPをサポートしている。(103)はリモートファイルシステムを動作させているファイルサーバであり、ネットワークに接続されてファイル転送プロトコルであるFTPをサポートしている。(104)はデータベースでありネットワークに接続されてSalutationプロトコルをサポートしている。(105)はネットワークに接続されたプリンタであり、ネットワーク印刷用のプロトコルであるlprをサポートしている。