(57)【要約】【課題】  問い合わせに対する回答を電子メールに添付して送信する回答ファイルを管理する装置及び方法において、簡便かつ効率的に回答ファイルを管理し、さらに、作成した回答ファイルの作成、編集、メール送付履歴を明確にし、回答期限を過ぎても送付されない回答ファイルが存在する場合にはアラームを出して回答者へ回答の送付を促し、また、回答ファイルに対して削除指示が行われても関係者による承認がない限り削除しない回答ファイル管理装置及び管理方法及び管理プログラムを提供する。【解決手段】  ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付ける受付手段と、前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理手段と、前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視手段とを有する回答ファイル管理装置。【選択図】図１
2005258553.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付ける受付手段と、
前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理手段と、
前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視手段とを、
有することを特徴とする回答ファイル管理装置。
【請求項２】
前記回答ファイルの削除指示を受けたとき、前記削除指示を受けた旨を所定の関係者にメッセージで通知することを特徴とする請求項１に記載の回答ファイル管理装置。
【請求項３】
前記電子メール監視手段はさらに前記回答ファイルの電子メールによる送信期限を記録表示し、前記送信期限に対して所定の期日が過ぎても前記電子メールによる送信がないとき、送信を促すアラームを発生することを特徴とする請求項１及び請求項２に記載の回答ファイル管理装置。
【請求項４】
ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付けるステップと、
前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理ステップと、
前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視ステップとを、
有することを特徴とする回答ファイル管理方法。
【請求項５】
回答ファイル管理プログラムであって、
コンピュータを、
ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付ける受付手段と、
前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理手段と、
前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、問い合わせに対する回答を電子メールに添付して送信する回答ファイルを管理する装置及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
問い合わせ、質問、調査依頼等を行った依頼元に対する回答を電子メールによって行う場合、一般的に、回答者は回答を記述した電子ファイルを作成し、これを回答用ファイルとして電子メール本文あるいは電子メールの添付ファイルとして依頼元へ返信する。複数の回答を行う回答者は、回答ファイルを複数の依頼元への回答として、また、回答ファイルを編集して活用する。
【０００３】
ここで、回答者は回答ファイルを作成後、それを依頼元へ送付することで回答完了となるが、作成はしたものの送付を忘れてしまったり、作成した回答ファイルが既に依頼元に送付されているかどうかを確認するために、電子メールシステムで送付済みメール及び添付データ状況をチェックするといった煩わしさが伴う。
【０００４】
特に、複数の回答を行う回答者にとっては、独自に回答管理台帳を作成して管理するなどの方法を利用して漏れのないようにし、かつ、チェックを簡単に行えることが重要になってくる。さらに、未送付の回答ファイルを安易に削除してしまうといった間違いの可能性もあり、管理の手間と煩わしさは、多くの回答を日常業務の中で行う回答者にとって大きな負担となっている。
【０００５】
前述のような問題を解決するための従来技術としては、例えば、問い合わせ人からの問い合わせを受信すると、それを複数の回答者に自動転送し、複数の回答者の中から送られてきた回答を問い合わせ人に送信する。これにより、問い合わせに対する回答をより迅速、且つより適切な内容で問い合わせ人に送信できるようにした特開２００１−２６６００８号公報に開示された問い合わせ回答システムがある。また、質問事項への回答以外に、質問事項に関連する情報を合わせて提供できるようにした特開２００２−１７５４６９号公報に開示された情報提供システムがある。さらに、回答データを回答データベースに登録することにより、回答データの比較および登録を自動的に行い、手作業の削減、回答データベースへの登録漏れの防止、および同一内容の二重登録の防止を図った特開平１０−３０３９７５号公報に開示された電子メールの回答管理システムがある。
【０００６】
上記の従来技術によるシステムは、何れも回答データをデータベース化し、回答データの内容に関わった管理を行うシステムである点が共通している。そして、システムは回答データをシステム内あるいはシステムに接続された所定のデータベース内に登録して更新を含む運用を行うため、1つの回答データの管理情報が多岐にわたる場合や、回答データの種類や量が多い場合には、大規模なものとならざるを得ない。
【特許文献１】特開２００１−２６６００８号公報
【特許文献２】特開２００２−１７５４６９号公報
【特許文献３】特開平１０−３０３９７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、このような従来技術とは異なり、作成した回答データの各項目内容を検証したり、回答内容全体を所定のデータベースに格納することなく、簡便かつ効率的に回答ファイルを管理し、さらに、回答ファイルの作成、編集、メール送付履歴を明確にし、回答期限を過ぎても送付されない回答ファイルが存在する場合にはアラームを出して回答者へ回答の送付を促し、また、回答ファイルに対して削除指示が行われても作成者、編集者、その他所定の関係者による承認がとれない限り削除しないようにする回答ファイル管理装置及び管理方法及び管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本願の請求項１に記載の発明は、ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付ける受付手段と、前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理手段と、前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視手段とを有することを特徴とする回答ファイル管理装置である。
【０００９】
図１に本発明の概念図を示す。本願の請求項１に記載の発明によれば、図１において、問い合わせ、質問、調査依頼等を、依頼元が、例えば、電子メールにて送信する（Ｓ１）と、電子メールの宛て先である回答者の電子メールシステム３０を経由して、この電子メールが回答者のパソコンに取り込まれる（Ｓ２）。
【００１０】
回答者は、例えば、依頼元への回答を自分のパソコンで作成するが、この時、回答者は回答を帳票化された規定の回答票に記入して作成してもよいし、あるいは、規定の回答票でなく、例えば、Microsoft社の商品であるMicrosoft Wordで自由な形式で作成して保存してもよい。この場合、通常は、「ファイル名.doc」という形でパソコン内のディスク装置に保存される。ここでは、ファイルを保存するときに、仮に、「回答ファイルＸ.ans」と拡張子を変更してディスク装置２０に保存する指示をする（Ｓ３）。
【００１１】
「ans」という拡張子の付けられたファイルがディスク装置２０に保存されたことを、パソコン内の、あるいはパソコンに接続された回答ファイル管理装置１０が検知し、管理対象ファイルとして認識（Ｓ４）する。回答ファイル管理装置１０を有するパソコンをはじめとする情報処理装置内外に接続された記憶装置内に「回答ファイルＸ.ans」のように、拡張子「ans」をもつファイルの検出を回答ファイル管理装置１０にさせることは従来技術で可能である。
【００１２】
回答ファイル管理装置１０は、同様に、「回答ファイルＹ.ans」、「回答ファイルＺ.ans」というファイルがディスク装置２０に保存されると、管理対象ファイルとして認識し、これらのファイルに、例えば、ファイルＩＤ、作成者、登録日、格納場所（前記の場合はディスク装置２０のドライブ名およびフォルダ名）等を受付管理情報として付し、保持するようになっている。
【００１３】
また、回答者が依頼元に電子メールにより回答をするとき（Ｓ５ａ）、ディスク装置２０にある「回答ファイルＸ.ans」が添付ファイルに指定され（Ｓ５ｂ）、電子メールシステム３０を経由して依頼元に送付（Ｓ６ａ）されると、電子メールシステム３０が「回答ファイルＸ.ans」を添付ファイルとして送付（Ｓ６ｂ）したことを回答ファイル管理装置１０が検知（Ｓ７）する。また、回答者は、回答ファイル管理装置１０が表示する画面（図示省略）により、各回答ファイルがどのような状況にあるか、また、どのような履歴をもっているかを確認できるようになっている（Ｓ８）。
【００１４】
ここで、前述の例では、通常は、「ファイル名.doc」という「doc」の拡張子をもつファイルとして保存されるファイルに対し、「ans」という拡張子に変更したため、ファイルを開く場合には、「ファイル名.ans」を「ファイル名.doc」に拡張子の変更をすることにより開くことができる。
【００１５】
そこで、回答者が予め所定の「ファイル名.ans」としてファイル保存する代わりに、回答ファイル保存用の所定のディスク装置に種々の拡張子をもったファイルを保存する指示があったとき、回答ファイル管理装置１０が画一的に「ans」という拡張子をもつファイルに変換し、これとともに、変換前の拡張子との対応テーブルを作成し、電子メールシステム３０を経由して添付ファイルとして送付の指示があったとき、回答ファイル管理装置１０が電子メールシステム３０からこの指示を検知し、回答ファイルを保存している所定のディスク装置から回答ファイルが電子メールシステム３０を経由して、依頼元に送られる際に、元の拡張子に変換するようにしてあっても構わない。
【００１６】
また、添付ファイルとして送付の指示があった回答ファイルが、例えば、テキスト形式で作成されている場合、電子メールへ添付の指示がされても、電子メールの本文として送信されてしまう場合もあるが、本発明は、このような場合も含む。
【００１７】
ここで、回答ファイルはすべて「ファイル名.txt」のようにテキスト・ファイルで作成し、「ファイル名.ans」 ファイルをテキスト・ファイルの読めるアプリケーションで開くようになっていても構わない。要は、回答ファイル管理装置１０が所定の拡張子を持つファイルを回答ファイルとして認識すれば足りる。
【００１８】
また、図１において、回答ファイル管理装置１０は１つだけ表示しているが、それぞれの回答者が、例えば、自分の使用するパソコンに各々回答ファイル管理装置１０を有し、個人専用にしていてもよいし、複数の回答ファイル管理装置１０をネットワークを介して接続し、回答者同士の回答ファイルを参照し、編集して相互に活用するようになっていても構わない。
【００１９】
以下の説明においては、回答者のパーソナル・コンピュータが複数存在しており、それぞれが互いにネットワーク接続され、かつ、それぞれ回答ファイル管理装置１０を有し、各回答ファイル管理装置１０も互いにネットワーク接続されている場合を例にとって説明する。
【００２０】
また、本願の請求項２に記載の発明は、前記回答ファイルの削除指示を受けたとき、前記削除指示を受けた旨を所定の関係者にメッセージで通知することを特徴とする請求項１に記載の回答ファイル管理装置である。
【００２１】
本願の請求項２に記載の発明によれば、作成された回答ファイルやこれを編集して回答ファイルとした場合でも、これらをさらに回答者同士が活用するようにするため、誰かが回答ファイルを指定して削除指示をしたとき、過誤による削除なのか、本当に不要で削除してよい回答ファイルなのかの判別がむずかしい。
【００２２】
そこで、回答ファイルを指定して削除指示があったときには、作成者、編集者、電子メールに添付して送付したときに同時にカーボン・コピーやブラインド・カーボン・コピーを送付した人達（以降、削除指示を行った以外のこれらの人々を関係者と称す）の中に、この削除を望まない人があるかどうかを知るため、前述の回答ファイルを指定して削除指示があった旨のメッセージを関係者に電子メールで通知する。
【００２３】
また、本願の請求項３に記載の発明は、前記電子メール監視手段はさらに前記回答ファイルの電子メールによる送信期限を記録表示し、前記送信期限に対して所定の期日が過ぎても前記電子メールによる送信がないとき、送信を促すアラームを発生することを特徴とする請求項１及び請求項２に記載の回答ファイル管理装置である。
【００２４】
本願の請求項３の発明によれば、回答ファイルとして登録する際に、登録者である作成者や編集者は回答ファイル管理装置に対して、回答ファイルの送信期限を登録する。作成や編集した回答用のファイルの内容を他の人に確認したり、未完成のまま日を改めて作成を継続することもあり、回答期限までに送付をすることを忘れてしまう場合がある。
【００２５】
そこで、本発明は、回答ファイルの送信期限を登録しておくことにより、回答期限までに送付をすることを忘れてしまわないように、例えば、回答者に送信を促すアラームを送付期限１日前に発生させるように設定しておく。アラームは、例えば、回答者の使用するパソコンにその旨のメッセージを表示したり、電子メールを送信したりする。
【００２６】
また、本願の請求項４に記載の発明は、ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付けるステップと、前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理ステップと、前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視ステップとを有することを特徴とする回答ファイル管理方法である。
【００２７】
また、本願の請求項５に記載の発明は、回答ファイル管理プログラムであって、コンピュータを、ファイルに所定の拡張子を付することにより回答ファイルと認識して受け付ける受付手段と、前記回答ファイルの受付管理情報を管理する受付管理手段と、前記回答ファイルの電子メールによる送信を監視する電子メール監視手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００２８】
本発明によれば、既存の回答ファイルが送付されているかどうか（回答完了しているかどうか）、誰が編集したか等、電子メールシステムや文書システムなど他システムを利用することなく利用実績を確認できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
図２は、本発明の一実施形態を示す構成図を示す。図２は、図１における回答ファイル管理装置１０の構成をより詳細に示したものである。
【００３０】
図２において、回答ファイル管理装置１は管理ＤＢ２とシステム環境設定部３とを有す。回答ファイル管理装置１は、独自にＣＰＵとメモリを内蔵しているか、あるいは、ＣＰＵとメモリを有する他の情報処理装置に接続されている（図示省略）。
【００３１】
ここでは、回答ファイル管理装置１は、図示されていない回答者のパーソナル・コンピュータ（以下、単にＰＣと称す）のＯＳにインストールされ、システム環境設定部３はＰＣの画面表示部に表示されるシステム環境設定画面に対し、ＰＣに接続されたキーボードやマウスによって指示入力されることにより各設定項目が設定されるようになっている。また、管理ＤＢ２は、ＰＣに内蔵されているハードディスクにおかれており、回答ファイル管理テーブル２−１、管理情報テーブル２−２及び利用者管理テーブル２−３を有している。
【００３２】
回答ファイル管理テーブル２−１は、所定の、例えば「ans」という拡張子を有する回答ファイルを管理しているテーブルであり、各ファイル毎の識別を行うために管理ＤＢの制御部（図示省略）が「ans」という拡張子を有する回答ファイルを新たに検出した時に回答ファイルに自動的に付与するファイルＩＤと、ファイル名との対応関係を記録している。
【００３３】
管理情報テーブル２−２は、例えば、図５の回答ファイル管理情報一覧表示例に示す内容を保持するテーブルであり、回答ファイル管理テーブル２−１の内容をもとに、ファイルＩＤをキーにファイル名称、ファイルが登録された登録日、ファイルの登録が新規か既存の回答ファイルを編集したものかの区分、登録者あるいは編集者、回答ファイルを依頼元に送付する送付予定日、閲覧時点で送付されているか否かを示す送付状況、送付先、回答ファイルの格納場所等が記載されている。
【００３４】
また、利用者管理テーブル２−３は、回答ファイル管理装置１の利用者を管理するためのテーブルである。
【００３５】
システム環境設定部３は、回答ファイルの拡張子設定部３−１、回答ファイル新規作成／編集日から送付までの期限設定部３−２、利用電子メールシステム設定部３−３を有する。
【００３６】
回答ファイルの拡張子設定部３−１は、管理すべき回答ファイルを特定するため、予め、例えば、「ans」という拡張子をもつファイルが回答ファイルであることを決められており、「ファイル名称.ans」というファイルが所定の記憶装置のフォルダに保存されたときに回答ファイルとして検出するように拡張子が設定される。
【００３７】
回答ファイル新規作成／編集日から送付までの期限設定部３−２は、回答ファイルの送付期限を設定するようになっており、設定された送付期限の日迄に回答ファイルが電子メールの添付ファイルとして発信されているか否かの監視を行う。さらに、回答を遅延させないよう、この送付期限に対して、例えば、３日前に回答者に所定の注意を喚起する電子メールを自動的に発信するようになっている。
【００３８】
利用電子メールシステム設定部３−３は、回答者が利用している電子メールシステムを予め指定することにより、本電子メールシステムを経由して回答ファイルが電子メールの添付ファイルとして送付されたか否か、あるいは、送付される前に、送付の指示が行われたことを検知するようにしてある。さらに、指定の電子メールシステムに対し、回答ファイルが何時、誰に送られたかの情報を収集するようになっている。
【００３９】
また、図示されていないが、回答ファイルを格納する記憶装置内のどのフォルダに保存された回答ファイルを管理対象の回答ファイルとするかの指定をする設定部を有している。ここで、回答ファイルを格納する記憶装置はネットワーク接続された複数の機器であっても構わないし、格納フォルダも複数あって構わない。
【００４０】
本発明による回答ファイル管理装置１０は以上のようになっているので、依頼元に対して作成した回答データファイルの編集・メール送付履歴を明確にし、回答期限より前の所定の日あるいは回答期限を過ぎても送付されない回答ファイルが存在する場合にはアラームを出し回答元への送付を促す。また、回答者のＰＣに回答ファイル管理装置１０を常駐させておけば、回答者が所定の拡張子をもったファイルを所定の場所に保存した時点でそのファイルが管理の対象である回答ファイルであることを検知できる。
【００４１】
さらに、回答ファイル管理装置１０は、回答者がファイルを添付してメールを送信した時点で、その添付ファイルが管理システムの対象であった回答ファイルが送付されたのかどうかを検知し、回答ファイルであった場合には管理情報を更新する。また、回答ファイルが編集されたら、管理ＤＢ２内のデータの編集者、日時を更新する。また、回答ファイルがメールに添付送信されたら、回答ファイルの送付者、送付先、日時を更新する。また、回答ファイル毎の利用実績一覧や、依頼元別回答実績一覧を確認できるようにすることもできる。
（実施例１）
図３は、回答ファイル管理情報作成・更新フロー図である。図において、まず、回答者によってファイルが保存されると、保存されたファイルが新規かどうかを検知し（Ｓ３０１）、新規ファイルであると、管理対象ファイルであるかどうか、すなわち、所定の拡張子をもつファイルであるかどうかを判定する（Ｓ３０２）。所定の拡張子をもつファイルでない場合は、管理対象外のファイルとして無視される。所定の拡張子をもつファイルである場合は、回答ファイルの管理情報新規作成を行う（Ｓ３０３）。一方、保存されたファイルが新規でなく、例えば、新規あるいは編集されたファイルが上書き保存されると、管理対象ファイルであるかどうか、すなわち、所定の拡張子をもつファイルであるかどうかを判定する（Ｓ３０４）。所定の拡張子をもつファイルでない場合は、管理対象外のファイルとして無視される。所定の拡張子をもつファイルである場合は、回答ファイルの管理情報更新を行う（Ｓ３０５）。
【００４２】
以上のようにして、回答ファイルの管理情報新規作成がされるか、あるいは、回答ファイルの管理情報新規作成が行われ、保存された管理対象ファイルである回答ファイルは、その後、あるいは、直ちに、電子メールに添付されて送信されたかどうかを、例えば、所定の時間間隔をもって、利用電子メールシステム設定部に設定された電子メールシステムの送信ログ情報を参照し、回答ファイルが電子メールで送信されたことを検知すると（Ｓ３０６）、回答ファイルの管理情報更新を行う（Ｓ３０７）。
【００４３】
（実施例２）
つぎに、回答ファイルの削除指示を受けた場合の動作について、図４の回答ファイル削除フロー図に基づいて説明する。
【００４４】
回答ファイル管理装置は、回答者や編集者のＰＣからキーボードあるいはマウス等からのファイル削除指示があると（Ｓ４０１）、まず、削除指示のあったファイルが管理対象ファイルである回答ファイルであるかどうかを検知し（Ｓ４０２）、回答ファイルでなければ管理対象外のファイル削除指示として無視し、回答ファイルであれば、確認のため、前述のＰＣに対象ファイルに関する所定の管理情報を表示させる。削除をしない（削除の取消）であれば、削除せずに現状を維持し、削除をする指示があれば、削除処理を行い（Ｓ４０５）、ファイルの管理情報更新を行う（Ｓ４０６）。ここでは、回答ファイル削除の指示があり、指示の確認後、削除をする指示があるとき、とりあえず、削除処理する例を示している。そして、削除し、ファイルの管理情報更新を行った後に、削除を指示した者以外の関係者へ電子メールによるメッセージ通知を行う（Ｓ４０８）。関係者から削除を取り消す依頼があったときは（Ｓ４０９）、回答ファイルのファイル復活処理を行い（Ｓ４１０）、同時にファイルの管理情報更新を行う（Ｓ４１１）。
【００４５】
（実施例３）
図１に示す回答ファイル管理装置１０が複数の回答者のＰＣにインストールされ、回答ファイル群がネットワーク上の共有サーバに存在する場合、複数の回答者が作成、または編集したファイルを互いに参照、編集、送付する例を示す。図１に示す回答ファイル管理装置１０において、回答者Ａが回答ファイルＸを作成し保存して管理対象ファイルなった場合、回答ファイルＸは、管理情報を作成日=yyyy.mm.dd、作成者=Ａとして登録される。その後考えられるパターンは色々あるが、例として、Ａが回答ファイルＸを依頼元Ｍへ送付したとする。回答ファイルＸの管理情報には送付日=yyyy.mm.dd、送信元=Ａ、送信先=Ｍが追加更新される。また、Ａが回答ファイルＸを調査依頼元Ｙへも送付すると、回答ファイルＡの管理情報として、送付日=yyyy.mm.dd、送信元=Ａ、送信先=Ｙが追加更新される。
続いて、回答者Ｂが回答ファイルＸを編集、回答ファイルＹという名で保存すると、回答ファイルＹの管理情報として、編集=yyyy.mm.dd、編集者=Ｂ、ファイルＸを編集した旨が
作成される。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】は本発明の概念図である。
【図２】は本発明の一実施形態を示す構成図である。
【図３】は回答ファイル管理情報作成・更新フロー図である。
【図４】は回答ファイル削除フロー図である。
【図５】は回答ファイル管理情報一覧表示例である。
【符号の説明】
【００４７】
１、１０    回答ファイル管理装置
２          管理ＤＢ
３          システム環境設定部
２０        ディスク装置
３０        電子メールシステム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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