(57)【要約】【課題】複数のユーザから収集した情報を従来よりも簡単に１つのドキュメントに纏める。【解決手段】複合機１に、所定の事項の情報を記入するためのドキュメント７０の書類ファイル７Ｆを記憶するボックス５１と、ドキュメント７０に所定の事項の情報の記入がなされたドキュメントである記入済ドキュメント７１の書類ファイル７Ｆ’を複数のユーザから取得する記入済ドキュメント受信部１０４と、書類ファイル７Ｆと書類ファイル７Ｆ’とを比較することによって、ドキュメント７０と記入済ドキュメント７１との差分ＤＧを抽出する差分抽出部１０６と、抽出された各差分ＤＧをドキュメント７０に追加することによって編集ドキュメント７２を生成するドキュメント編集部１０８と、を設ける。【選択図】図４
2005258780.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の事項の情報を記入するためのドキュメントである第一のドキュメントのデータを記憶するデータ記憶手段と、
前記第一のドキュメントに前記情報の記入がなされたドキュメントである第二のドキュメントのデータを複数のユーザから取得するデータ取得手段と、
前記第一のドキュメントのデータと各ユーザの前記第二のドキュメントのデータとを比較することによって、当該第一のドキュメントと当該各第二のドキュメントとの差分を抽出する差分抽出手段と、
前記差分抽出手段によって抽出された前記各差分を前記第一のドキュメントに追加したドキュメントである第三のドキュメントのデータを生成するデータ生成手段と、
を有することを特徴とするドキュメント編集装置。
【請求項２】
所定の事項の情報を記入するためのドキュメントである第一のドキュメントのデータを記憶するデータ記憶手段と、
前記第一のドキュメントに前記情報の記入がなされたドキュメントである第二のドキュメントのデータを複数のユーザから取得するデータ取得手段と、
前記第一のドキュメントのデータと各ユーザの前記第二のドキュメントのデータとを比較することによって、当該第一のドキュメントと当該各第二のドキュメントとの差分を抽出する差分抽出手段と、
前記差分抽出手段によって抽出された前記各差分を前記第一のドキュメントに追加したドキュメントである第三のドキュメントのデータを生成するデータ生成手段と、
前記第三のドキュメントの印刷を行う印刷手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
前記第一のドキュメントと前記第二のドキュメントとの前記差分に基づいて当該第二のドキュメントに不具合がないか否かを判別する不具合有無判別手段と、
不具合があると判別された前記第二のドキュメントを提出したユーザに対して前記第二のドキュメントを再提出すべき旨の要求を送信する要求手段と、を有し、
前記データ生成手段は、前記差分のうちの前記不具合有無判別手段によって不具合がないと判別された前記第二のドキュメントに係る前記差分のみを追加することによって、前記第三のドキュメントを生成する、
請求項２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記第一のドキュメントには、前記所定の事項の情報を記入すべき位置を示す記入欄が設けられており、
前記不具合有無判別手段は、前記記入欄以外の領域に情報が記入されていることが前記差分に示される場合に、前記第二のドキュメントに不具合があると判別する、
請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記第一のドキュメントには、前記所定の事項の情報を記入すべき位置を示す記入欄がユーザごとに設けられており、
前記不具合有無判別手段は、互いに同じ前記記入欄に情報が記入されていることが複数の前記第二のドキュメントに係る前記差分に示され、かつ、当該複数の第二のドキュメントを提出したユーザが互いに異なる場合に、当該複数の第二のドキュメントに不具合があると判別する、
請求項３または請求項４記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記データ記憶手段は、前記所定の事項の情報の収集対象とするユーザの一覧を示すユーザ一覧情報を記憶し、
前記データ生成手段は、前記ユーザ一覧情報に示されないユーザから取得した前記第二のドキュメントに係る前記差分を追加することなく前記第三のドキュメントを生成する、
請求項２ないし請求項５記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記データ記憶手段は、前記所定の事項の情報の収集対象とするユーザの一覧を示すユーザ一覧情報を記憶し、
前記印刷手段は、前記ユーザ一覧情報に示されるすべてのユーザから前記第二のドキュメントが取得された場合または印刷すべき旨の要求があった場合に、前記第三のドキュメントの印刷を行う、
請求項２ないし請求項６のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項８】
複数の情報を収集して１つのドキュメントに編集するドキュメント編集方法であって、
所定の事項の情報を記入するためのドキュメントである第一のドキュメントのデータを記憶装置に予め記憶させておき、
コンピュータが、
前記第一のドキュメントに前記情報の記入がなされたドキュメントである第二のドキュメントのデータを複数のユーザから取得するステップと、
前記第一のドキュメントのデータと各ユーザの前記第二のドキュメントのデータとを比較することによって、当該第一のドキュメントと当該各第二のドキュメントとの差分を抽出するステップと、
抽出された前記各差分を前記第一のドキュメントに追加したドキュメントである第三のドキュメントのデータを生成するステップと、
を実行することを特徴とするドキュメント編集方法。
【請求項９】
複数の情報を収集して１つのドキュメントに編集するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
所定の事項の情報を記入するためのドキュメントである第一のドキュメントのデータを記憶装置に記憶する処理と、
前記第一のドキュメントに前記情報の記入がなされたドキュメントである第二のドキュメントのデータを複数のユーザから取得する処理と、
前記第一のドキュメントのデータと各ユーザの前記第二のドキュメントのデータとを比較することによって、当該第一のドキュメントと当該各第二のドキュメントとの差分を抽出する処理と、
抽出された前記各差分を前記第一のドキュメントに追加したドキュメントである第三のドキュメントのデータを生成する処理と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の情報を１つに纏める方法および装置などに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、複数のユーザから情報を収集し、これを１つのドキュメントに纏めるための処理は、情報の収集者によって行われている。例えば、３人のユーザ（社員Ａ〜社員Ｃ）から残業時間に関する情報を収集して１つのドキュメントに纏める場合は、収集者は、図２に示すような記入用紙を作成し、これを各ユーザに配付する。そして、各ユーザから回収した記入用紙に記入された情報（図６（ａ）〜（ｃ）参照）を、手入力によって図１０に示すように纏めなければならない。
【０００３】
そこで、図２の記入用紙を１つのファイルとしてサーバに登録しておき、各ユーザに、パーソナルコンピュータなどの端末装置よりそのファイルにアクセスして情報を書き込んでもらう、という方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００２−７３２９４号公報
【特許文献２】特開２０００−５７１２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、記入用紙のファイルをサーバに登録しておく方法によると、複数のユーザが同時期に情報を書き込むことはできない。ファイルの内容の整合性を保つために、ある１人のユーザが更新のためにファイルをオープンしている間は、他のユーザは読取り専用モードでしかファイルをオープンすることができないからである。よって、ユーザは、せっかくファイルにアクセスしても、情報の書き込みができないことがある。このような問題は、情報の収集対象のユーザが多ければ多いほど頻繁に生じる。
【０００５】
また、特許文献１、２に記載されるように、２つのドキュメントの差異を検出し、その差異の部分のみを印刷する方法が提案されている。しかし、これらの方法では、複数のユーザから収集した情報を１つのドキュメントに纏めることはできない。
【０００６】
本発明は、上記のような問題点に鑑み、複数のユーザから収集した情報を１つのドキュメントに纏める処理を従来よりも簡単に行うことができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る画像形成装置は、所定の事項の情報を記入するためのドキュメントである第一のドキュメントのデータを記憶するデータ記憶手段と、前記第一のドキュメントに前記情報の記入がなされたドキュメントである第二のドキュメントのデータを複数のユーザから取得するデータ取得手段と、前記第一のドキュメントのデータと各ユーザの前記第二のドキュメントのデータとを比較することによって、当該第一のドキュメントと当該各第二のドキュメントとの差分を抽出する差分抽出手段と、前記差分抽出手段によって抽出された前記各差分を前記第一のドキュメントに追加したドキュメントである第三のドキュメントのデータを生成するデータ生成手段と、を有することを特徴とする。好ましくは、前記第三のドキュメントの印刷を行う印刷手段を有する。
【０００８】
より好適なドキュメントを得るために、前記画像形成装置を、次のように構成するのが望ましい。前記第一のドキュメントと前記第二のドキュメントとの前記差分に基づいて当該第二のドキュメントに不具合がないか否かを判別する不具合有無判別手段と、不具合があると判別された前記第二のドキュメントを提出したユーザに対して前記第二のドキュメントを再提出すべき旨の要求を送信する要求手段と、を設ける。そして、前記データ生成手段は、前記差分のうちの前記不具合有無判別手段によって不具合がないと判別された前記第二のドキュメントに係る前記差分のみを追加することによって、前記第三のドキュメントを生成する。
【０００９】
または、前記第一のドキュメントには、前記所定の事項の情報を記入すべき位置を示す記入欄が設けられており、前記不具合有無判別手段は、前記記入欄以外の領域に情報が記入されていることが前記差分に示される場合に、前記第二のドキュメントに不具合があると判別する。
【００１０】
前記第一のドキュメントには、前記所定の事項の情報を記入すべき位置を示す記入欄がユーザごとに設けられており、
または、前記不具合有無判別手段は、互いに同じ前記記入欄に情報が記入されていることが複数の前記第二のドキュメントに係る前記差分に示され、かつ、当該複数の第二のドキュメントを提出したユーザが互いに異なる場合に、当該複数の第二のドキュメントに不具合があると判別する。
【００１１】
または、前記データ記憶手段は、前記所定の事項の情報の収集対象とするユーザの一覧を示すユーザ一覧情報を記憶し、前記データ生成手段は、前記ユーザ一覧情報に示されないユーザから取得した前記第二のドキュメントに係る前記差分を追加することなく前記第三のドキュメントを生成する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によると、複数のユーザから収集した情報を１つのドキュメントに纏める処理を従来よりも簡単に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
図１はドキュメント編集システム１００の全体的な構成の例を示す図、図２はドキュメント７０の例を示す図、図３は複合機１のハードウェア構成の例を示す図、図４は複合機１の機能的構成の例を示す図である。
【００１４】
ドキュメント編集システム１００は、図１に示すように、本発明に係る複合機１、端末装置２、３、および通信回線４などによって構成される。複合機１と端末装置２、３とは、通信回線４を介して互いに接続されている。通信回線４として、インターネット、ＬＡＮ、公衆回線、または専用線などが用いられる。
【００１５】
このドキュメント編集システム１００によると、複数のユーザにドキュメントを配付し、各ユーザが所定の事項の情報を記入したそのドキュメントを回収し、それらを纏めて１つのドキュメントにすることができる。
【００１６】
例えば、複数の社員によって構成される会社にドキュメント編集システム１００が設けられているとする。人事担当者は、複合機１を用いて、図２に示すような記入用書類であるドキュメント７０を各社員（ユーザ）に配付する。各社員は、ドキュメント７０に記載されている残業集計表の中から自分に与えられた欄を見つけ、その欄に自分の当月の残業時間を記入する。残業時間が記入されたドキュメントは、複合機１によって回収される。そして、複合機１によって各社員の残業時間を纏める処理が実行され、編集ドキュメント７２（図１０参照）が生成される。
【００１７】
以下、上の例の人事担当者のように、各ユーザから情報を集めて管理する者のことを「管理者」と記載することがある。社員のように、管理者に情報を提供（提出）する者のことを「情報提供者」と記載することがある。また、各情報提供者に配付するための、所定の事項の情報が未記入であるドキュメント７０を、「原紙」と記載することがある。
【００１８】
複合機１は、図３に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、制御用回路１ｄ、不揮発性メモリ１ｅ、磁気記憶装置（ＨＤＤ）１ｆ、画像入力装置１ｇ、画像出力装置１ｈ、操作表示装置１ｊ、通信装置１ｋ、および外部インタフェース１ｍなどによって構成される。この複合機１は、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置であって、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。
【００１９】
「ドキュメントサーバ」は、ユーザごとにパーソナルボックスを与えておき、各ユーザが自分のパーソナルボックスによって画像ファイルなどのドキュメントデータを保存し管理するための機能である。「ボックス機能」などと呼ばれることもある。「パーソナルボックス」は、ドキュメントデータなどを蓄積（保存）しておくための記憶領域であり、パーソナルコンピュータにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する。以下、パーソナルボックスを単に「ボックス」と記載することがある。
【００２０】
画像入力装置１ｇは、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、および原稿自動送り装置１ｇｄ（図１参照）などによって構成されており、原稿の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成する。つまり、スキャナ装置である。画像出力装置１ｈは、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する、レーザタイプまたはインクジェットタイプの印刷装置（プリンタ、エンジン）である。
【００２１】
操作表示装置１ｊは、複合機１のユーザのためのユーザインタフェースであって、液晶ディスプレイおよび操作パネルなどによって構成される。液晶ディスプレイは、操作画面または設定画面などを表示する。操作パネルは、テンキーおよびスタートボタンなどのボタンまたはキーを有する。操作表示装置１ｊとして、タッチパネルを用いてもよい。
【００２２】
通信装置１ｋは、通信回線４を介して端末装置２、３とデータのやり取りを行うための装置である。通信装置１ｋとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）またはモデムなどが用いられる。外部インタフェース１ｍは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）またはＲＳ−２３２Ｃなどのインタフェースであって、デジタルカメラなどの周辺機器を接続するために用いられる。端末装置２、３を接続することもできる。
【００２３】
不揮発性メモリ１ｅは、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどのように書換え可能でありかつ不揮発性であるメモリである。ＲＯＭ１ｃは、読出し専用のメモリである。一般に、ＲＯＭは不揮発性メモリに含まれるが、本実施形態では、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどとＲＯＭとを区別し、前者を「不揮発性メモリ１ｅ」と記載し後者を「ＲＯＭ１ｃ」と記載する。
【００２４】
ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、複合機１を構成する各部の制御を行う。つまり、ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、複合機１全体を制御する制御部であると言える。
【００２５】
ＲＡＭ１ｂは、端末装置２、３から受信した画像データまたは画像入力装置１ｇによって取得された画像データを一時記憶するための画像メモリおよびプログラムの実行のためのワークメモリとして用いられる。
【００２６】
磁気記憶装置１ｆには、オペレーティングシステム（ＯＳ）およびファームウェアなどのプログラムおよびデータなどが記憶される。ファームウェアには、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの各機能すなわち複合機１の基本機能に係る処理を実行するためのプログラムが含まれている。例えば、複合機１を構成する各ハードウェアの基本制御のためのプログラムおよび画像データの圧縮および復号のためのプログラムなどが含まれている。
【００２７】
そのほか、磁気記憶装置１ｆには、図４に示すボックス管理部１０１、原紙データ受信部１０２、原紙データ配付部１０３、記入済ドキュメント受信部１０４、受信ドキュメント検証部１０５、差分抽出部１０６、エラー処理部１０７、ドキュメント編集部１０８、および編集ドキュメント印刷部１０９などの機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００２８】
これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。磁気記憶装置１ｆに記憶される一部または全部のプログラムは、ＲＯＭ１ｃまたは不揮発性メモリ１ｅに記憶されていてもよい。または、図４に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路１ｄ）によって実現するようにしてもよい。
【００２９】
端末装置２は管理者のところに設置され、端末装置３は情報提供者ごとに１台ずつ設置される。端末装置２、３として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどが用いられる。
【００３０】
以下、人事担当者（管理者）のために、各社員（情報提供者）からそれぞれの残業時間に関する情報を集め、それらの情報を１つのドキュメントに纏めて編集する場合を例に、複合機１、端末装置２、および端末装置３の各装置の処理内容などについて説明する。
【００３１】
図５は社員リスト８０の例を示す図、図６は記入済ドキュメント７１の例を示す図、図７は差分ＤＧの抽出方法の例を説明する図、図８は不具合のある記入済ドキュメント７１の例を示す図、図９はドキュメント７０に差分ＤＧを重ね合わせる方法の例を説明する図、図１０は編集ドキュメント７２の例を示す図である。
【００３２】
図４において、ボックス管理部１０１は、情報提供者である社員（社員Ａ、社員Ｂ、…）ごとにボックス５０を設け、管理者である人事担当者のためにボックス５１を設け、これらのボックス５０、５１に記憶（格納）されるデータの管理を行う。各ボックス５０、５１には、所有者である社員または人事担当者の氏名、ＩＤ、電子メールアドレス、および端末装置の識別情報（例えば、ＩＰアドレス）などを示す個人情報８１が対応付けられている。
【００３３】
原紙データ受信部１０２は、各社員に配付するドキュメントのファイルおよび配付先とする社員のリスト（一覧表）のファイルを人事担当者の端末装置２より受信する。これらのファイルは、次のようにして、端末装置２から複合機１に送信される。
【００３４】
人事担当者は、端末装置２にインストールされているワープロソフト、表計算ソフト、または描画ソフトなどを使用して、図２に示すようなドキュメント７０（原紙）を作成する。また、残業時間について報告して欲しい社員を示す、図５のような社員リスト８０作成する。
【００３５】
端末装置２は、このドキュメント７０を所定のファイル形式（例えば、ＴＩＦＦまたはＰＤＦなど）のデータに変換してファイル化し、書類ファイル７Ｆを生成する。また、社員リスト８０を所定のファイル形式（例えば、ＣＳＶ形式）のデータに変換してファイル化し、送信先一覧ファイル８Ｆを生成する。そして、これらの書類ファイル７Ｆおよび送信先一覧ファイル８Ｆを複合機１に送信する。
【００３６】
原紙データ受信部１０２は、書類ファイル７Ｆおよび送信先一覧ファイル８Ｆを受信すると、両者を対応付けて、その人事担当者のボックス５１にこれを格納する。
【００３７】
原紙データ配付部１０３は、書類ファイル７Ｆを、これに対応する送信先一覧ファイル８Ｆの社員リスト８０に示される各社員の端末装置３に１つずつ送信する。具体的には、例えば、書類ファイル７Ｆを添付した電子メールを、各社員の個人情報８１に示される電子メールアドレスに送信する。または、個人情報８１に示されるＩＰアドレスに、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）を用いて書類ファイル７Ｆを送信する。
【００３８】
すると、端末装置３は、受信した書類ファイル７Ｆをオープンし、ディスプレイにドキュメント７０を表示する。ここで、各社員は、端末装置３を操作して、自分の欄に自分の残業時間を記入する。例えば、社員Ａ〜Ｃは、それぞれ、図６（ａ）〜（ｃ）に示すように記入する。そして、書類ファイル７Ｆを上書き保存してクローズする。以下、このように所定の事項の情報が記入されたドキュメント７０を「記入済ドキュメント７１」と記載し、上書きされた書類ファイル７Ｆを「書類ファイル７Ｆ’」と記載する。ユーザがプリントアウト要求などのコマンドを入力すると、端末装置３はその書類ファイル７Ｆ’を複合機１に送信する。なお、書類ファイル７Ｆ’は、元の書類ファイル７Ｆが上書き保存されたものであるので、そのファイル名は元の書類ファイル７Ｆのファイル名のままである。
【００３９】
複合機１において、記入済ドキュメント受信部１０４は、書類ファイル７Ｆ’を受信し、送信元である社員のボックス５０にこれを格納する。
【００４０】
差分抽出部１０６は、その書類ファイル７Ｆ’の内容つまり記入済ドキュメント７１と元のドキュメント７０との差分ＤＧを抽出する。例えば、図７に示すように、記入済ドキュメント７１の画像とドキュメント７０の画像との対応する画素同士の比較することによって差分ＤＧを抽出する。抽出された差分ＤＧは、社員が記入した残業時間およびその記入位置を示している。
【００４１】
受信ドキュメント検証部１０５は、記入済ドキュメント受信部１０４で抽出された差分ＤＧに基づいて、記入済ドキュメント７１に所定の事項が正しく記入されているか否かなどの検証を行う。検証を行った結果、次のような場合は、記入済ドキュメント７１に不具合があると判別する。
【００４２】
例えば、図８（ａ）に示す記入済ドキュメント７１と図２に示すドキュメント７０とを比較すると、記入済ドキュメント７１の中の、所定の事項の情報（残業時間）を記入すべき欄である領域ＲＹ１以外の場所に、元のドキュメント７０（原紙）には存在しない、社員Ｄの欄が設けられていることが分かる。このような場合は、両ドキュメントの差分ＤＧには、その社員Ｄの欄が表れる。これは、その記入済ドキュメント７１の送信元である社員がドキュメント７０のフォーマットを改ざんしたものと考えられる。そのほか、社員名を書き換えたり、社員名を削除したりした場合にも、両ドキュメントの差分ＤＧには、これらの状態が表れる。このような場合も、社員がドキュメント７０のフォーマットを改ざんしたものと考えられる。このように、ドキュメント７０のフォーマットが改ざんされていると推測される場合は、記入済ドキュメント７１に不具合があると判別する。
【００４３】
また、図８（ｂ）（ｃ）に示すように、複数の記入済ドキュメント７１の同じ欄ＲＡに記入がなされていることがある。このような場合は、ドキュメント７０とこれらの記入済ドキュメント７１との差分ＤＧは、すべて、欄ＲＡに情報が記入されていることを示す。これは、（イ）いずれかの社員が誤って他人の欄に残業時間を記入した、または、（ロ）同一の社員が回答を訂正するために記入済ドキュメント７１を返信しなおした、のうちのいずれかが原因であると考えられる。
【００４４】
そこで、これらの記入済ドキュメント７１の送信元を比較し、記入済ドキュメント７１に不具合があるか否かを判別する。両送信元が互いに異なれば、上記（イ）であるので、これらの記入済ドキュメント７１に不具合があると判別する。両送信元が互いに同じであれば、上記（ロ）であり、不具合はないと判別する。上記（ロ）の場合は、新しいほうの記入済ドキュメント７１を正しいものとみなし、古いほうの記入済ドキュメント７１に係る書類ファイル７Ｆ’およびその差分ＤＧは削除する。
【００４５】
図４に戻って、受信ドキュメント検証部１０５による記入済ドキュメント７１の検証の結果、その記入済ドキュメント７１に不具合があると判別された場合は、エラー処理部１０７は、その記入済ドキュメント７１の送信元である社員の端末装置３に対して、不具合がある旨の通知および書類ファイル７Ｆ’を送信しなおすべき旨の要求を送信する。
【００４６】
そのほか、ドキュメント７０の書類ファイル７Ｆのファイル名と記入済ドキュメント７１の書類ファイル７Ｆ’のファイル名が異なる場合も、その記入済ドキュメント７１に不具合があると判別し、書類ファイル７Ｆ’を送信しなおすべき旨の要求を送信してもよい。送信先一覧ファイル８Ｆの社員リスト８０に示されない社員から送信されてきた書類ファイル７Ｆ’は不要なので、後に説明する編集の処理で誤って用いられないようにするために削除しておいてもよい。
【００４７】
不具合がないと判別された記入済ドキュメント７１の差分ＤＧは、その記入済ドキュメント７１の送信元である社員のボックス５０に保存しておく。
【００４８】
送信先一覧ファイル８Ｆの社員リスト８０に示されるすべての社員から、不具合のない記入済ドキュメント７１が取得された場合に、ドキュメント編集部１０８は、図９に示すように、これらの記入済ドキュメント７１とドキュメント７０との差分ＤＧを、原紙（ドキュメント７０）に重ね合わせる。これにより、図１０に示すような編集ドキュメント７２が生成される。
【００４９】
生成された編集ドキュメント７２のデータは、編集済ファイル７Ｈとして、管理者である人事担当者のボックス５１に格納される。編集ドキュメント印刷部１０９は、生成された編集ドキュメント７２を用紙に印刷する処理を行うとともに、編集ドキュメント７２が完成した旨を人事担当者の端末装置２に通知する。
【００５０】
図１１は複合機１の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。次に、各情報提供者から所定の事項の情報を収集してドキュメントを編集する際の複合機１の処理の手順を、フローチャートを参照して説明する。
【００５１】
管理者である人事担当者は、図２に示すようなドキュメント７０を用意する。これとともに、図５に示すような、情報の収集対象とする社員を示す社員リスト８０を用意する。図１１において、複合機１は、管理者の端末装置２より、ドキュメント７０の書類ファイル７Ｆおよび社員リスト８０の送信先一覧ファイル８Ｆを受信する（＃１）。書類ファイル７Ｆおよび送信先一覧ファイル８Ｆを管理者のボックス５１に保存するとともに、書類ファイル７Ｆを、社員リスト８０に示される各社員の端末装置３に送信する（＃２）。
【００５２】
各社員は、複合機１より受信した書類ファイル７Ｆをオープンし、図６のように、自分の欄に残業時間を記入する。記入後、これを上書き保存する。そして、上書き保存された書類ファイル７Ｆ’を複合機１に返信する。
【００５３】
複合機１は、残業時間が記入されたドキュメント（記入済ドキュメント７１）の書類ファイル７Ｆ’を受信すると（＃５でＹｅｓ）、その記入済ドキュメント７１とドキュメント７０との差分ＤＧを抽出する（＃６）。抽出した差分ＤＧまたは既に抽出済みの他の記入済ドキュメント７１に係る差分ＤＧなどに基づいて、受信した記入済ドキュメント７１に不具合がないかどうかを検証する（＃７）。
【００５４】
検証の結果、不具合があった場合は（＃７でＹｅｓ）、その記入済ドキュメント７１の送信元である社員の端末装置３に対して、エラーメッセージおよび再送信の要求を与える（＃８）。
【００５５】
不具合がなかった場合は（＃７でＮｏ）、元のドキュメント７０（原紙）にその差分ＤＧを重ね合わせて追加する（＃９）。ステップ＃６〜＃９の処理は、書類ファイル７Ｆ’が送信されてくるたびに実行する。これにより、ドキュメント７０の空欄に残業時間の情報が次々に追加されていく。
【００５６】
そして、社員リスト８０に示されるすべての社員より記入済ドキュメント７１を受け取り、図１０のようにすべての欄が埋まったら（＃１０でＹｅｓ）、印刷処理を行うとともに、ドキュメントの編集が完了した旨を人事担当者に通知する（＃１１）。
【００５７】
また、ステップ＃５〜＃９の処理を繰り返している間に、管理者より印刷要求があった場合は（＃３でＹｅｓ）、これまでに集まった社員の分の残業時間の情報を追加したドキュメント（つまり、途中経過）を印刷する（＃４）。
【００５８】
なお、ステップ＃９のドキュメント７０に差分ＤＧを追加する処理は、ステップ＃４または＃１１の印刷処理を実行する際に、それまでに集まった社員の分について一度に行うようにしてもよい。
【００５９】
または、ステップ＃６の差分ＤＧの抽出は、書類ファイル７Ｆ’を受信するごとに行うのではなく、所定の期間を経過するごとに行うようにしてもよい。この場合は、その期間が経過したときに、社員リスト８０に示される社員のボックス５０から元の書類ファイル７Ｆと同じファイル名のファイル（つまり書類ファイル７Ｆ’）を呼び出し、差分ＤＧの抽出を行えばよい。これとは異なるファイル名のファイルおよび社員リスト８０に示されない社員のボックス５０に格納されている書類ファイル７Ｆ’は、用いない。または、社員リスト８０に示されるすべての社員から書類ファイル７Ｆ’を受信したタイミングで差分ＤＧの抽出を実行してもよい。
【００６０】
本実施形態によると、複数のユーザから収集した情報を、従来よりも簡単に１つのドキュメントに統合することができる。
【００６１】
本実施形態では、ドキュメント７０の書類ファイル７Ｆを端末装置２より受信することによって取得したが、画像入力装置（スキャナ）１ｇでドキュメント７０が記載されている用紙をスキャンすることによって取得することもできる。
【００６２】
端末装置３を所有していない社員（ユーザ）のために、ドキュメント７０をその社員のＦＡＸ装置に送信してもよい。この場合は、ユーザは、所定の事項を記入した記入済ドキュメント７１（図６参照）を、ＦＡＸによって複合機１に返信すればよい。
【００６３】
ユーザは、端末装置３を所有しておりドキュメント７０を閲覧することはできるが、ドキュメント７０を編集することができない場合がある。例えば、ドキュメント７０の書類ファイル７ＦがＰＤＦ形式であるが、端末装置３にはＰＤＦ形式対応のアプリケーションソフトとしてアドビシステムズ社のアクロバットリーダしかインストールされていない場合などである。このような場合は、ユーザは、そのドキュメント７０を自分のプリンタなどで印刷し、印刷されたドキュメント７０の用紙に所定の事項の情報を記入し、ＦＡＸで複合機１に返信すればよい。または、その用紙をスキャナでスキャンしてファイル化し、そのファイルを書類ファイル７Ｆ’として複合機１に送信すればよい。
【００６４】
端末装置３もＦＡＸ装置も両方使うことができないユーザのために、ドキュメント７０の用紙を郵便などによって配付してもよい。そのユーザは、受け取ったその用紙に所定の事項の情報を記入し、これを郵便などによって返信する。そして、管理者は、画像入力装置１ｇでこれをスキャンすることによって、返信されてきた記入済ドキュメント７１を複合機１に入力すればよい。
【００６５】
生成された編集ドキュメント７２の編集済ファイル７Ｈを管理者のボックス５１に保存した後、元のドキュメント７０の書類ファイル７Ｆを削除してもよい。つまり、元の書類ファイル７Ｆを編集済ファイル７Ｈに更新してもよい。
【００６６】
複合機１の代わりにＰＣサーバまたはＵＮＩＸ（登録商標）サーバなどのサーバ機を用いることもできる。この場合は、そのサーバ機に印刷装置を接続しておき、図４の各機能を実現するためのプログラムをハードディスクにインストールしておけばよい。
【００６７】
その他、ドキュメント編集システム１００、複合機１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、書類ファイル７Ｆのフォーマットなどは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【産業上の利用可能性】
【００６８】
本発明は、特に、多数のユーザから収集した情報を１つのドキュメントに纏める場合に好適に用いられる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】ドキュメント編集システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】ドキュメントの例を示す図である。
【図３】複合機のハードウェア構成の例を示す図である。
【図４】複合機の機能的構成の例を示す図である。
【図５】社員リストの例を示す図である。
【図６】記入済ドキュメントの例を示す図である。
【図７】差分の抽出方法の例を説明する図である。
【図８】不具合のある記入済ドキュメントの例を示す図である。
【図９】ドキュメントに差分を重ね合わせる方法の例を説明する図である。
【図１０】編集ドキュメントの例を示す図である。
【図１１】複合機の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１  複合機（画像形成装置）
１ｇ  画像入力装置（データ取得手段）
５１  ボックス（データ記憶手段）
７０  ドキュメント（第一のドキュメント）
７１  記入済ドキュメント（第二のドキュメント）
７２  編集ドキュメント（第三のドキュメント）
１０４  記入済ドキュメント受信部（データ取得手段）
１０５  受信ドキュメント検証部（不具合有無判別手段）
１０６  差分抽出部（差分抽出手段）
１０７  エラー処理部（要求手段）
１０８  ドキュメント編集部（データ生成手段）
１０９  編集ドキュメント印刷部（印刷手段）
ＤＧ  差分
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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