(57)【要約】【課題】  文書が不要となる条件を定義しておき、文書を自動的に個々の文書のライフサイクルに適合したメンテナンス作業を自動的に行う。【解決手段】  複数の電子文書をデータベースやコンピュータ上のファイルシステムに格納し、文書に対して更新日や作成者などの属性を付けてコンピュータシステム上の概念的なフォルダなどで管理する文書管理システム内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に行う電子文書のライフサイクル管理システムであって、個々の電子文書ごとに保管期限、参照頻度、重要度を記憶する手段と、プログラム可能で、かつ、記憶された保管期限、参照頻度、重要度を参照し判定することが可能な条件式と、文書管理システムにおける文書の廃棄、文書の保管庫への移動、エンドユーザへのメッセージ発行のアクションを実行可能なメンテナンス用のジョブを定義し記憶する手段と、前記メンテナンス用のジョブを実行する手段とを有する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書をデータベースやコンピュータ上のファイルシステムに格納し、文書に対して更新日や作成者などの属性を付けてコンピュータシステム上の概念的なフォルダなどで管理する文書管理システム内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に行う電子文書のライフサイクル管理システムであって、
個々の電子文書ごとに保管期限、参照頻度、重要度を記憶する手段と、
プログラム可能で、かつ、記憶された保管期限、参照頻度、重要度を参照し判定することが可能な条件式と、文書管理システムにおける文書の廃棄、文書の保管庫への移動、エンドユーザへのメッセージ発行のアクションを実行可能なメンテナンス用のジョブを定義し記憶する手段と、
前記メンテナンス用のジョブを実行する手段とを有することを特徴とする電子文書のライフサイクル管理システム。
【請求項２】
前記エンドユーザへ発行するメッセージは、文書削除要求メッセージ、あるいは、文書削除予告メッセージであることを特徴とする請求項１に記載の電子文書のライフサイクル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書のライフサイクル管理システムに係り、特に、ワードプロセッサソフトウェアや表計算ソフトウェア等で作成した文書ファイルや、紙で書かれた文書をスキャナでイメージファイルを文書データとして登録・管理する文書管理システムにおいて、一定期間保管されたといった文書が不要となる条件を判断し、文書の文書の破棄や退避などの文書のライフサイクルを管理するメンテナンス方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子的な文書を管理する文書管理システムとしては、例えば、下記特許文献に記載されている方法が知られている。
この方法では、登録された文書のライフサイクルを登録された個々の文書の種類や属性に応じて、ライフサイクルを自動的に管理する配慮がなされていない。
一方、文書の審査、承認、保管といったワークフローの流れに応じて、ライフサイクルを管理することを配慮したものが知られている。
【０００３】
なお、本願発明に関連する先行技術文献としては以下のものがある。
【特許文献１】特開平１１−３５３３２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前述したように、文書の審査、承認、保管といったワークフローの流れに応じて、ライフサイクルを管理することを配慮したものは知られているが、保管された文書をその個々の属性に応じて、自動的にライフサイクルを管理することができなかったため、文書データベースのユーザや管理者が登録されて期間が経ち、参照することがなくなった文書を、手作業で削除したり、別の保管場所に移動したりする必要があった。
しかしながら、判断する基準がなかったり、判断する機会や方法がないために、文書データベース内に不要な文書がどうしても減らないため、文書管理システムを長く使い続けていると、目的の文書が不要な文書にまぎれてなかなか見つけることができなかったり、検索に時間がかかったり、さらには検索結果にも不要な文書が含まれてしまうといった問題点があった。
本発明は、前記従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、本発明の目的は、文書が不要となる条件を定義しておき、文書を自動的に個々の文書のライフサイクルに適合したメンテナンス作業を自動的に行うことが可能な電子文書のライフサイクル管理システムを提供することにある。
本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らかにする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、下記の通りである。
前述の目的を達成するために、本発明は、複数の電子文書をデータベースやコンピュータ上のファイルシステムに格納し、文書に対して更新日や作成者などの属性を付けてコンピュータシステム上の概念的なフォルダなどで管理する文書管理システム内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に行う電子文書のライフサイクル管理システムであって、個々の電子文書ごとに保管期限、参照頻度、重要度を記憶する手段と、プログラム可能で、かつ、記憶された保管期限、参照頻度、重要度を参照し判定することが可能な条件式と、文書管理システムにおける文書の廃棄、文書の保管庫への移動、エンドユーザへのメッセージ発行（例えば、文書削除要求メッセージ、あるいは、文書削除予告メッセージ）のアクションを実行可能なメンテナンス用のジョブを定義し記憶する手段と、前記メンテナンス用のジョブを実行する手段とを有することを特徴とする。
本発明によれば、定義された一定間隔毎、またはシステム管理者の指示により実行されるエージェントプログラムによって、前述のメンテナンス用のジョブを実行し、前述のメンテナンス用ジョブに定義された条件式が満たされたときに、文書の破棄、文書の保管庫への移動、エンドユーザへのメッセージ発行などのメンテナンス用ジョブを実行して、文書管理システム内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に管理することが可能となる。
【発明の効果】
【０００６】
本願において開示される発明のうち代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下記の通りである。
本発明によれば、文書管理システムに登録された文書が、メンテナンス用の定義・スクリプトに記述された指定の条件に当てはまるようになった時点で、スクリプトに記述されたユーザが定常的に業務等で使用するフォルダなどの場所から自動的に別の保管場所に移動する、あるいは、一定期間以上保管されたといった文書を削除するといったアクションが実施されるようになるので、文書データベースの管理・メンテナンスを自動的に行うことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。
なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
図１は、本発明の実施例の電子文書のライフサイクル管理システムを具体化するための文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
同図において、１００は文書管理システム、１０１は文書データベースをインターネットなどの外部から参照・操作するための通信回線、１０２は外部から参照・操作を管理・制御するユーザインタフェース制御部、１０３は文書データベースの入出力の管理を行う文書データベース制御部、１０４は文書ファイルの実体とその属性を格納する文書データベース、１０５は文書データベースのメンテナンスを自動的に行うメンテナンスエージェントプログラム、１０６はメンテナンス定義情報の格納場所、１０７はメンテナンス定義、１０８はメンテナンスを実行する条件とメンテナンスの内容を記述したメンテナンススクリプト群、１０９はメンテナンススクリプトを実行するためエンジソフトウェア、１１０は実際に行われるメンテナンスの作業の実際の動作を行うアクション実行処理プログラム群である。
【０００８】
次に、本実施例において、文書管理システム１００内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に管理する方法について説明する。
まず、文書管理システム１００の文書データベース制御と文書について説明する。
図２は、文書データベースで管理する文書の概念的な構成例を示す図であり、同図において、２００が文書データベースで管理する概念的な文書を、２０１が文書の付けられた文書の名前や作成日といった属性、２０２が文書に登録された文書ファイルなどの文書の実体を示す。
図３は、文書データベースの格納形態の概念的な構成例を示す図であり、同図において、３０１が複数の文書やほかのフォルダを束ねることができるフォルダを示し、３０２が図２で説明した文書を示しており、複数の文書がフォルダによってツリー上に管理されることを示す。
文書管理システム１００には、図３に示すように、多数の文書３０２が対象とする業務の内容などによって、フォルダ３０１に分類されて格納されている。
文書３０２は、図２で示すように、属性２０１と文書実体２０２からなる。文書の属性２０１としては、文書の作成日、更新日、作成者、更新者、文書の名前、重要度などのさまざまな属性が付与される。
文書管理システム１００は、図１に示すように、通信回線１０１を通して、ＷＥＢブラウザなどのクライアントプログラムから文書の登録や参照ができるように、ユーザインタフェース制御部１０２を持ち、実際に文書をデータベースに格納したり、取り出したりする入出力を含む実際の文書管理処理を行う文書データベース制御部１０３と、実際に文書が格納され蓄積される文書データベース１０４とを有する。
【０００９】
次に、文書管理システム１００内の文書の破棄や退避などのメンテナンスを自動的に管理するためのメンテナンスエージェントについて説明する。
図１に示すメンテナンスエージェントプログラム１０５は、メンテナンスエージェント自体の実行内容を定義したメンテナンス定義１０７をメンテナンス定義格納場所１０６から読み出し、その定義内容にしたがって、メンテナンススクリプト群１０８をメンテナンススクリプト実行エンジン１０９を使用して実行される。
さらに、メンテナンススクリプト群１０８は、スクリプトに指定された実際の文書データベースに対するさまざまな操作、即ち、アクションをアクション実行処理プログラム群１１０によって実行させる。
次に、メンテナンス定義を図４の例を用いて説明する。
図４は、本実施例で使用されるメンテナンスの定義例を示す図であり、同図において、４００がメンテナンス定義全体を示し、４０１がひとつのジョブ定義を示し、４０２がジョブの名称の定義を示し、４０３はジョブが実行するスクリプトの名称の定義を示し、４０４がジョブの実行タイミングの定義部分を示し、４０５がジョブの内容などの説明を書くコメント定義部分を示す。
メンテナンス定義は、複数のメンテナンス用のジョブを複数のジョブ定義部分４０１に定義できる。
ジョブ定義部分４０１は、ジョブを一意なものとするためのジョブ名定義部分４０２と実行対象のスクリプト定義部分４０３、ジョブをどういうタイミングで実行させるか、例えば「毎日  ２３時に実行する」といったことを定義したジョブ実行タイミング定義部分４０４と、ジョブの内容などをメモしておくためのコメント定義部分４０５で構成される。
【００１０】
次に、メンテナンス用スクリプトを図５に示す記述例を使用して説明する。
図５は、本実施例で使用されるメンテナンス用スクリプトの記述例を示す図であり、同図において、５０１は文書の選択処理の記述、５０２は選択した文書に対して行う処理の記述、５０３は文書の属性の取得処理の記述、５０４は文書の属性からメンテナンス対象かどうかの判定処理、５０５はメンテナンス対象と判定された場合のアクション実行処理を示す。
５０１に記述される文書の選択処理は、処理対象となりうる文書の候補を選択する処理であり、選択された文書は、５０２に記述される選択した文書すべてに対して行う処理の対象となる。
選択された文書に対しては、５０３に記述される文書の属性取得処理で処理に必要な属性の値が取得され、５０４に記述されるメンテナンス対象かどうかの判定処理で、それらの属性を使って、例えば、最終更新日から５年が経過しており、かつ、文書のアクセス回数が５０回以下、かつ、文書の移動不可フラグがオフであるといった判定が行われる。
判定の結果が真であった場合、５０５に記述されるメンテナンス対象と判定された場合のアクション実行処理、例えば、文書を現在格納されているフォルダから旧文書倉庫フォルダへ移動し、文書の作成者に移動が行われたことをメールで通知するといったアクションが行われる。
判定の内容やアクションの内容は、スクリプトの記述によるので、内容は自由に定義できる。また、複数のスクリプトを用意しておくことができる。
【００１１】
次に、メンテナンスエージェントプログラムの処理内容について、図６を用いて説明する。
図６は、図１に示すメンテナンスエージェントプログラム１０５の処理手順を示すフローチャートである。
メンテナンスエージェントは、まず、メンテナンス定義の一つめのジョブ定義を読み取る（ステップ６０１）。
そして、ジョブを実行するかどうかの判定、すなわち、図４の最初のジョブ定義４０１の例では、４０４の記述により、毎日２３：００に実行するように定義されているので、２３：００になったかどうかが判定される（ステップ６０２）。
ステップ６０２での判定結果がＹｅｓの場合には、先に説明したメンテナンススクリプト群１０８のメンテナンススクリプトの記述内容が実行される（ステップ６０３）。
ステップ６０３が実行された後、あるいは、ステップ６０２での判定結果がＮｏの場合には、メンテナンス定義の読み取りが最後まで行われたかどうかが判定される（ステップ６０４）。
ステップ６０４での判定結果がＹｅｓの場合（即ち、メンテナンス定義が最後まで処理済みとなった場合）は、ステップ６０１に進み、次のメンテナンス定義の内容を最初から処理する。
ステップ６０４での判定結果がＮｏの場合（即ち、メンテナンス定義に続きがある場合）は、メンテナンス定義の次のジョブ定義が読み取られ（ステップ６０５）、ステップ６０２に進み、先のジョブ定義と同様に処理される。
以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施例の電子文書のライフサイクル管理システムを具体化するための文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】文書データベースで管理する文書の概念的な構成例を示す図である。
【図３】文書データベースの格納形態の概念的な構成例を示す図である。
【図４】本発明の実施例の電子文書のライフサイクル管理システムで使用されるメンテナンスの定義例を示す図である。
【図５】本発明の実施例の電子文書のライフサイクル管理システムで使用されるメンテナンス用スクリプトの記述例を示す図である。
【図６】図１に示すメンテナンスエージェントプログラムの処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００１３】
１００  文書管理システム
１０１  通信回線
１０２  ユーザインタフェース制御部
１０３  文書データベース制御部
１０４  文書データベース
１０５  メンテナンスエージェントプログラム
１０６  メンテナンス定義の格納場所
１０７  メンテナンス定義
１０８  メンテナンススクリプト群
１０９  メンテナンススクリプト実行エンジン
１１０  アクション実行処理プログラム群
２００，３０２  文書
２０１  文書に付けられた属性
２０２  文書実体（文書ファイル）
３０１  フォルダ
４００  メンテナンス定義
４０１  ジョブ定義部分
４０２  ジョブ名定義部分
４０３  実行対象スクリプト定義部分
４０４  ジョブ実行タイミング定義部分
４０５  コメント定義部分
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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