(57)【要約】【課題】  ボックスに格納されているデータを現状で最適の別のボックスに自動的に格納したり、あるいは格納することを所有者に提案することにより、データの取り扱いを容易にし、ユーザの操作性及び利便性を高めることができるデータ処理装置を提供する。【解決手段】  データ処理装置は、データを記憶するメモリ領域からなる複数のボックスＭ（Ｍ１〜Ｍ４）と、前記ボックスに格納されているデータの使用状況を監視する監視手段１６と、前記監視手段１６によって監視されたデータの使用状況に応じて、そのデータを別のボックスに格納する制御手段１６と、を備えている。【選択図】  図５ 
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを記憶するメモリ領域からなる複数のボックスと、
前記ボックスに格納されているデータの使用状況を監視する監視手段と、
前記監視手段によって監視されたデータの使用状況に応じて、そのデータを別のボックスに格納する制御手段と、
を備えていることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記監視手段はデータの送信状況を監視し、
そのデータの送信宛先が複数存在するとともにそれらの宛先に合致した共有ボックスが存在する場合には、前記制御手段は、前記データを前記別のボックスである共有ボックスに格納する請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬを宛先に通知する請求項２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記送信宛先は、過去の宛先と今回データを送信される宛先とを含み、前記ＵＲＬ通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とする請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
データを送信される宛先が、そのデータが格納されているボックスへアクセス可能である場合には、前記制御手段はそのボックスのＵＲＬを前記宛先に通知し、アクセスが禁止されている場合には、宛先に対応するボックスに前記データを格納する請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記監視手段は、使用状況として、ボックスに格納されたデータへのアクセス状況を監視し、
アクセス数が所定値を超える場合には、前記制御手段は、前記データを現在格納されているボックスよりも広い範囲に開かれたボックスに格納する請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記監視手段は、使用状況として、データに対する編集の有無を監視し、
データに対する編集がなされた場合には、前記制御手段は、データを現在格納されているボックスよりも狭い範囲に開かれたボックスに格納する請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項８】
データを記憶するメモリ領域からなる複数のボックスと、
前記ボックスに格納されているデータの使用状況を監視する監視手段と、
前記監視手段によって監視されたデータの使用状況に応じて、そのデータを別のボックスに格納するか否かの確認をデータの所有者に行わせる制御手段と、
を備えていることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項９】
前記監視手段は、使用状況として、データを送信済みの過去の宛先とデータを送信される今回の宛先についての送信状況を監視し、
前記制御手段は、過去の宛先および今回の宛先に合致する共有ボックスが存在するか否かを判別する請求項８に記載のデータ処理装置。
【請求項１０】
前記制御手段は、前記過去の宛先および今回の宛先に合致する共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬを前記過去の宛先および今回の宛先に通知する請求項９に記載のデータ処理装置。
【請求項１１】
前記通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とする請求項１０に記載のデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ハードディクなどの大容量記憶装置を備えた複合形デジタル複写機（ＭＦＰ：Multi Function Peripherals)やサーバなどに適用されるデータ処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えばＭＦＰなどでは、大容量記憶手段における記憶領域を個人毎、グループ毎、あるいは目的毎に割り当てられる複数のメモリ領域に分割し、各メモリ領域をボックスとして個別に管理できる、いわゆるボックス機能を搭載するものが開発されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
このボックス機能を用いれば、例えばスキャナで読み込まれた画像データや、パーソナルコンピュータから送られて入力された文書データ等のデータを、一旦ボックスに記憶させておき、後に、操作部からデータが記憶されているボックスを指定して、そのボックス内のデータの一覧から目的のデータを選択し、そのデータをプリントアウトしたり、ＦＡＸや電子メールで送信することができる。また、各ボックスを上述したように、個人毎、グループ毎、あるいは目的毎に割り当てることにより、データの取扱いを簡易化でき、ひいてはユーザの利便性を向上することができる。
【０００４】
ところで、通常、ＭＦＰなどでは、入力された画像データや文書データ等をボックスに格納させる場合には、ユーザが入力時にその用途や目的に応じてボックスを手操作で指定したり、あるいは親展プリントや確認プリントなどのように、目的に応じてそれに合致したボックスに格納するようになっている。
【０００５】
例えば、一例として、受信したデータの宛先コードが一つの場合には、その宛先コードに対応したフォルダに格納し、宛て先コードが複数の場合には、共有フォルダに格納して、そのリンク先を各宛て名フォルダに格納するようにしたものがある（例えば、特許文献２）。
【０００６】
また、別の例として、各ボックスに異なるスクリプトを記述し、文書が入力されると、指定されたボックスに格納し、スクリプトに応じた転送などを行うようにしたものもある（例えば、特許文献３）。
【０００７】
さらに、入力された文書の格納を合理的に行うために、文書からキーワードやファイル名を抽出し、これらに対応したボックスに自動的に格納させるようにした技術も知られている（例えば、特許文献４）。
【特許文献１】特開２００３−８５１７９号公報
【特許文献２】特開２００２−３３４００８号公報
【特許文献３】特開２００３−１４３３４０号公報
【特許文献４】特開２００１−２６８３２８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、データが入力当初は個人管理用のものであっても、その後の状況変化で共有化させたい場合など、他のボックスに格納した方が良いと判断される場合がある。
【０００９】
しかし、上記従来のものは、いずれの技術においても、最初にボックスに格納する段階で、そのボックスを選択する方法に関するものであり、一旦ボックスに格納した後に、別のボックスに転送して格納する技術が開示されていない。
【００１０】
スクリプトに応じた転送を行うことが開示されているものもあるが、これは、転送する宛先などの処理が予め決められているものである。
【００１１】
このため、一旦、ボックスに格納された後、別のボックスに格納する場合には、ユーザが手動操作でこれを行わなければならず、操作性に劣るものであった。また、他のボックスに何時格納するかについては、ユーザ自身で決定しなけれならない煩わしさがあった。
【００１２】
この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであって、ボックスに格納されているデータを現状で最適の別のボックスに自動的に格納したり、あるいは格納することを所有者に提案することにより、データの取り扱いを容易にし、ユーザの操作性を向上するとともに利便性を高めることができるデータ処理装置を提供することを課題としている。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記課題を解決するため、この発明は以下の手段を提供する。
（１）データを記憶するメモリ領域からなる複数のボックスと、前記ボックスに格納されているデータの使用状況を監視する監視手段と、前記監視手段によって監視されたデータの使用状況に応じて、そのデータを別のボックスに格納する制御手段と、を備えていることを特徴とするデータ処理装置。
（２）前記監視手段はデータの送信状況を監視し、そのデータの送信宛先が複数存在するとともにそれらの宛先に合致した共有ボックスが存在する場合には、前記制御手段は、前記データを前記別のボックスである共有ボックスに格納する前項１に記載のデータ処理装置。
（３）前記制御手段は、前記共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬ（Uniform Resource Locators）を宛先に通知する前項２に記載のデータ処理装置。
（４）前記送信宛先は、過去の宛先と今回データを送信される宛先とを含み、前記ＵＲＬ通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とする前項３に記載のデータ処理装置。
（５）データを送信される宛先が、そのデータが格納されているボックスへアクセス可能である場合には、前記制御手段はそのボックスのＵＲＬを前記宛先に通知し、アクセスが禁止されている場合には、宛先に対応するボックスに前記データを格納する前項１に記載のデータ処理装置。
（６）前記監視手段は、使用状況として、ボックスに格納されたデータへのアクセス状況を監視し、アクセス数が所定値を超える場合には、前記制御手段は、前記データを現在格納されているボックスよりも広い範囲に開かれたボックスに格納する前項１に記載のデータ処理装置。
（７）前記監視手段は、使用状況として、データに対する編集の有無を監視し、
データに対する編集がなされた場合には、前記制御手段は、データを現在格納されているボックスよりも狭い範囲に開かれたボックスに格納する前項１に記載のデータ処理装置。
（８）データを記憶するメモリ領域からなる複数のボックスと、前記ボックスに格納されているデータの使用状況を監視する監視手段と、前記監視手段によって監視されたデータの使用状況に応じて、そのデータを別のボックスに格納するか否かの確認をデータの所有者に行わせる制御手段と、を備えていることを特徴とするデータ処理装置。
（９）前記監視手段は、使用状況として、データを送信済みの過去の宛先とデータを送信される今回の宛先についての送信状況を監視し、前記制御手段は、過去の宛先および今回の宛先に合致する共有ボックスが存在するか否かを判別する前項８に記載のデータ処理装置。
（１０）前記制御手段は、前記過去の宛先および今回の宛先に合致する共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬを前記過去の宛先および今回の宛先に通知する前項９に記載のデータ処理装置。
（１１）前記通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とする前項１０に記載のデータ処理装置。
【発明の効果】
【００１４】
前項（１）に係る発明によれば、一旦ボックスに格納されているデータの使用状況を監視し、監視された使用状況に応じてそのデータを別のボックスに格納する構成であるから、使用状況に最も適したボックスに自動的に格納することができる。このため、従来のようにユーザが手動操作で別のボックスへの格納操作を行う必要はなくなくなるとともに、どのボックスに何時格納するかについてもユーザ自身で決定する必要がないから、操作性に優れるとともにユーザの利便性を高めることができ、データの管理も容易になる。
【００１５】
前項（２）に係る発明によれば、データの送信宛先が複数存在するとともにそれらの宛先に合致した共有ボックスが存在する場合には、データが前記共有ボックスに新たに格納される。つまり、複数の宛先に送信されるデータを、個人ボックスに格納しておくのではなく、それらの宛先に合致した共有ボックスに格納することで、より開かれたデータとすることができ、ユーザにとっての利便性が増す。
【００１６】
前項（３）に係る発明によれば、前記共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬが宛先に通知されるから、宛先のユーザは、データが新たに格納された共有ボックスの場所を容易に認識することができる。しかも、
前項（４）に係る発明によれば、ＵＲＬ通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とするから、過去に送信した宛先のユーザもデータの格納場所が変わったことを容易に理解できる。
【００１７】
前項（５）に係る発明によれば、データが格納されているボックスヘアクセス可能である送信宛先には、そのボックスのＵＲＬが通知され、アクセスが禁止されている宛先には、その宛先に応じたボックスにデータが格納されるので、アクセスが禁止されている宛先のユーザも、そのデータを任意に入手できる。
【００１８】
前項（６）に係る発明によれば、格納されたデータのアクセス数が多い場合には、多くのユーザが必要とするデータであると考えられることから、このデータを、現在格納されているボックスよりも広い範囲に開かれたボックスに格納することにより、多くのユーザがこのデータを利用することができ、ユーザにとっての利便性が増す。
【００１９】
前項（７）に係る発明によれば、内容が変更されたデータが、内容変更を知らないユーザによって利用される機会を抑止することができる。つまり、例えば共有ボックスに格納されているデータが編集されたままでは、上書きされてカスタマイズされ、他のユーザにとって迷惑となる場合があるが、編集されたデータを、より狭い範囲のボックス、例えば編集したユーザの個人ボックスに格納するようにすることで、他のユーザに迷惑をかけるおそれを解消できる。
【００２０】
前項（８）に係る発明によれば、データを使用状況に応じた別のボックスに格納することをデータ所有者に提案できるうえ、データ所有者は別のボックスへの格納を拒否することができるから、データ処理装置によるボックス管理を安心して任せることができる。
【００２１】
前項（９）に係る発明によれば、過去の宛先と今回の宛先に合致した共有ボックスが存在するか否かが判別されるから、存在すると判別された場合には、その共有ボックスにデータを新たに格納して、過去の宛先および今回の宛先のユーザに公開できる。
【００２２】
前項（１０）に係る発明によれば、過去の宛先と今回の宛先に合致した共有ボックスにデータを格納した場合には、その格納したボックスのＵＲＬが各宛先に通知されるから、宛先のユーザは、データが新たに格納された共有ボックスの場所を容易に認識することができる。
【００２３】
前項（１１）に係る発明によれば、ＵＲＬ通知の本文は、過去の宛先と今回の宛先とで異なる文面とするから、過去に送信した宛先のユーザもデータの格納場所が変わったことを容易に理解できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２５】
図１は、この発明の一実施形態に係るデータ処理装置が適用された画像配信システムを示す概略構成図である。
【００２６】
図１において、この画像配信システムは、データ処理装置としてのＭＦＰ１と、このＭＦＰ１における通信制御部３にネットワークＮＷを介して接続されたユーザ（クライアント）端末２（２Ａ，２Ｂ，２Ｃ・・・）とを備えている。
【００２７】
ＭＦＰ１は、大容量記憶装置として、例えばハードディスク（ＨＤＤという）１１を備えており、このＨＤＤ１１は、図２に示すように、メモリ領域からなる複数のボックスＭ（Ｍ１〜Ｍ４）を有している。
【００２８】
このボックスＭには、原稿読み取り装置１２により読み取った画像データや、ユーザ端末２から送信されてきた文書データ等の各種のデータが格納されている。
【００２９】
ボックスＭのうち、例えばボックスＭ１，Ｍ２，Ｍ３は、ユーザ端末２Ａ，２Ｂ，２Ｃにそれぞれ対応した個人用のデータを格納して管理するための個人ボックスとして設定され、また、ボックスＭ４は、個人ボックスＭ１〜Ｍ３よりも広い範囲で公開可能な画像メモリを格納して管理するための共有ボックス Ｍ４として設定されている。
【００３０】
ＭＦＰ１は、図３に示すように、操作パネル３０を備えている。この操作パネル３０は、キー部３１および表示部３２などを有している。
【００３１】
前記キ−部３１は、スタートボタン３１ａ、テンキー部３１ｂ、ボックスキー３１ｃ、スキャンキー３１ｄ、コピーキー３１ｅなどから構成されている。ボックスキー３１ｃは、ＭＦＰ１を、ボックスへのデータ格納動作モードやボックスに格納されているデータの送信動作モードにするためのキーである。
【００３２】
スキャンキー３１ｄは、ＭＦＰ１を、原稿読み取り装置１２による原稿読み取り動作モード（スキャンモード）とするためのキーである。コピーキー３１ｅは、ＭＦＰ１をコピー動作モードとするためのキーである。
【００３３】
前記表示部３２は、ＬＣＤなどからなり、図４（Ａ）〜（Ｄ）に示すようなタッチキーで選択する画面３３〜３６が表示されるようになっているいる。これらの画面３３〜３６は、原稿読み取り装置１２で読み込まれた画像データや端末２から通信制御部３を介して受信された文書データ等の各種データを、前記ボックスＭ１〜Ｍ４を選択して格納したり、格納されているデータを所定の宛先に送信する際に使用される。
【００３４】
図４（Ａ）に示す画面３３は、図３におけるボックスキー３１ｃをＯＮした時の画面であり、共有ボックスを表示している。図４（Ｂ）に示す画面３４は、画面３３を操作して個人ボックスを表示させたときの画面であり、図４（Ｃ）に示す画面３５は、掲示板ボックスを表示させたときの画面である。
【００３５】
図４（Ｄ）に示す画面３６は、ボックスを選択して格納されているデータ名を表示させたときの画面であり、データを送信宛先に送信する場合には、この画面からデータを選択したのち宛先を指定して送信する。
【００３６】
前記端末２としては、例えばユーザ毎に割り当てられたパーソナルコンピュータ（ＰＣという）が使用されている。
【００３７】
図５は、前記ＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。
【００３８】
図５において、ＭＦＰ１は、前記通信制御部３、ＨＤＤ１１および操作パネル３０の他に、使用状況メモリ１４と、管理用のテーブル１５と、ＣＰＵ１６と、ＲＯＭ１７と、ＲＡＭ１８とを備えている。
【００３９】
前記通信制御部３は、ＭＦＰ１とユーザ端末２との間でデータを送受信するための送受信部として機能する。
【００４０】
前記使用状況メモリ１４は、前記ボックスＭ１〜Ｍ４に格納されたデータの使用状況、例えば通信状況（データの送信状況やアクセス状況など）を記憶するものであり、また、前記管理用のテーブル１５には、各ボックスＭ１〜Ｍ４に対する管理を司るデータが記憶されている。
【００４１】
前記ＣＰＵ１６は、ＭＦＰ１の全体を制御する他、ボックスに格納されているデータの使用状況を、使用状況メモリ１４の内容に基づいて監視する機能を有し、監視結果に応じた制御を行う。
【００４２】
例えば、ＣＰＵ１６は、前記ボックスＭ１〜Ｍ４に格納されたデータの使用状況、例えば通信状況を通信履歴から監視するとともに、監視の結果、所定条件に合致していると判断されれば、現在格納されているボックスＭ１のデータを、通信状況に応じたボックスに転送して格納させる。より具体的には、送信宛先が複数存在することが判別されると、当該データを複数の宛先に合致した公開ボックスＭ４に転送させる。
【００４３】
あるいはまた、現在、所定のボックスＭに格納されているデータが送信宛先に送信される場合には、ＣＰＵ１６は、データが格納されているボックスＭへのアクセス権を送信宛先が保有しているか否かを判断し、当該ボックスＭへのアクセス権が許可されている場合には、そのボックスのＵＲＬを前記宛先に通知し、アクセス権が禁止されている場合には、宛先に対応するボックスを検索して、そこに前記ボックスのデータを転送して格納させる。
【００４４】
さらに、使用状況として、ボックスＭ１〜Ｍ３に格納されているデータへのアクセス数が所定値を超えているか否かを監視し、超えていると、データを現在のボックスＭ１〜Ｍ３よりも広い範囲に開かれたボックスＭ、例えば共有ボックスＭ４に転送させる。
【００４５】
さらにまた、使用状況として、ボックスＭ４に格納されているデータについて編集がなされたか否か監視し、データの編集がなされたと判定されると、当該データを現在のボックスＭ４より狭い範囲に開かれたボックスＭ、例えば個人ボックスＭ１〜Ｍ３に転送させる。
【００４６】
前記ＲＯＭ１７は、所定のパラメータやＣＰＵ１６の実行プログラムなどが記憶されており、また、ＲＡＭ１８は、ＣＰＵ１６が実行プログラムを実行する際の作業領域として機能する。
【００４７】
次に、ボックスＭに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスＭに格納する場合に、図５のＣＰＵ１６が行う処理の一例を、図６のフローチャートを参照して説明する。
【００４８】
なお、以下の説明及び図面において、ステップを「Ｓ」と略記する。
【００４９】
ユーザは、操作パネル３０上で、ボックスに格納されているデータの中から送信したいデータを選択するとともに、送信宛先を指定して送信を指示する。
【００５０】
図６のＳ１０１で、ＣＰＵ１６は、ユーザが指示したデータの送信が、個人ボックスＭ１〜Ｍ３に格納されているデータの送信であるか否かを判断し、個人ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信であれば（Ｓ１０１の判定がＹＥＳ）、Ｓ１０２では、使用状況としての送信履歴を使用状況メモリ１４から読み出し、さらにＳ１０３で送信宛先を読み出してＳ１０４に進む。
【００５１】
前記個人ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信でなければ（Ｓ１０１の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００５２】
Ｓ１０４では、前記ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信宛先が今回宛先も含めて複数あるか否かを判断し、宛先が複数であれば（Ｓ１０４の判定がＹＥＳ）、Ｓ１０５では、送信宛先に合致するグループボックス（以下、Ｇｒボックスという）Ｍが存在するか否かを判断する。送信宛先に合致するＧｒボックスＭが存在すれば（Ｓ１０５の判定がＹＥＳ）、Ｓ１０６に進む。前記宛先が複数でない場合換言すれば過去の送信宛先がない場合（Ｓ１０４の判定がＮＯ）、及び送信宛先に合致するＧｒボックスＭがない場合（Ｓ１０５の判定がＮＯ）には、いずれもＳ１１２に進む。
【００５３】
Ｓ１０６では、共有条件に合致するか否かを判断し、共有条件に合致すれば（Ｓ１０６の判定がＹＥＳ）、Ｓ１０７で、そのデータを共有ボックスＭ４に新たに転送格納する。そして、Ｓ１０８で、送信履歴の更新を行って終了する。
【００５４】
共有条件に合致しなければ（Ｓ１０６の判定がＮＯ）、Ｓ１０９に進み、合致したＧｒボックスＭに格納する。次いで、Ｓ１１０で、今回の送信宛先に対して、データをＧｒボックスＭに格納した旨を示す本文（新規宛先用本文）とＧｒボックスＭのＵＲＬを通知する。また、Ｓ１１１で、過去の送信宛先に対して、データをＧｒボックスＭに格納した旨を示す本文（過去宛先用本文）とＧｒボックスＭのＵＲＬを通知したのち、Ｓ１０８の送信履歴の更新を経て終了する。
【００５５】
今回の宛先に通知されユーザ端末２に表示された新規宛先用本文を含むメッセージ、及び過去の宛先に通知されユーザ端末２に表示された過去宛先用本文を含むメッセージの一例を、図１４に示す。これらのメッセージには、新規宛先用本文または過去宛先用本文と、文書番号（データ番号）、文書名（データ名）、格納ボックス名、そのボックスのＵＲＬとが表示され、ユーザはこれらのメッセージにより、データが別のボックスに格納されたことを認識できる。
【００５６】
Ｓ１１２では、データが格納されている個人ボックスＭ１〜Ｍ３に、今回の送信宛先のユーザがアクセス可能であるか否かを判断し、送信宛先が個人ボックスＭ１〜Ｍ３にアクセス可能であれば（Ｓ１１２の判定がＹＥＳ）、Ｓ１１３では、今回の送信宛先に対して、データが所定のボックスに格納されている旨を示す本文（新規宛先用本文）とデータの格納先である個人ボックスＭ１〜Ｍ３のＵＲＬを通知した後、Ｓ１０８の履歴更新処理を経て終了する。通知するメッセージは図１４の今回の送信宛先のメッセージと同様である。
【００５７】
送信宛先のユーザが、個人ボックスＭ１〜Ｍ３にアクセス不可能であれば（Ｓ１１２の判定がＮＯ）、Ｓ１１４で、送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがあるか否かを判断する。送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがあれば（Ｓ１１４の判定がＹＥＳ）、Ｓ１１５では、そのボックスＭに格納した後、Ｓ１１６では、今回送信宛先に対して、データをそのボックスＭに格納した旨を示す本文（新規宛先用本文）と当該ボックスＭのＵＲＬを通知したのち、Ｓ１０８の履歴更新処理を経て処理を終了する。通知するメッセージは図１４の今回の送信宛先のメッセージと同様である。
【００５８】
送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがなければ（Ｓ１１４の判定がＮＯ）、Ｓ１１７で通常の送信を行ったのち、Ｓ１０８の履歴更新処理を経て終了する。
【００５９】
次に、前記共有条件に合致するか否かの判断処理（図６のＳ１０６）のサブルーチンを図７のフローチャートを参照して説明する。
【００６０】
図７において、Ｓ２０１でＣＰＵ１６は、機密データの設定がなされていないか否かを判断する。機密データの設定とは、例えばデータが暗号されていてパスワードがないとそのファイルを開くことができない場合などである。
【００６１】
機密データの設定がなければ（Ｓ２０１の判定がＹＥＳ）、Ｓ２０２で、データ公開先が指定されていないか否かを判断する。つまり、データに特定の公開先が指定されているか否かを判断する。
【００６２】
データ公開先が指定されていなければ（Ｓ２０２の判定がＹＥＳ）、Ｓ２０３では、共有条件に合致するものと判断してリターンする。
【００６３】
機密データの設定がある場合（Ｓ２０１の判定がのＮＯ）やデータ公開先が指定されている場合（Ｓ２０２の判定がＮＯ）には、データを共有化させることが不都合であるので、Ｓ２０３で共有条件に合致しないものと判断して、リターンする。
【００６４】
このように、既にボックスＭに格納されているデータについての使用状況例えば送信履歴から、所定条件を満たす別のボックスＭを選択し当該データを格納する構成であるから、当該ボックスに格納されているデータの新たな格納先をユーザが手動で指定したりする煩わしさもなく、該データを自動的に最適のボックスＭに格納できる。
【００６５】
具体的には、送信宛先が複数存在するデータは、個人ボックスＭ１〜Ｍ３に格納しておくよりも、共有ボックスＭ４に格納しておく方が、データを送信する際に、当該データを添付ファイル等にして送信操作しなくても、そのデータの格納場所であるボックスのＵＲＬを通知するだけで対処でき、便利である。また、元のボックスＭに格納されているデータのアクセス権が許可されている送信宛先には、そのボックスのＵＲＬを通知する一方、アクセス権が非許可の場合には、その宛先に応じたボックスＭにデータを格納するので、宛先のユーザは、そのデータを容易に入手できる。
【００６６】
次に、ボックスＭに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスに格納する処理の他の例を、図８のフローチャートを参照して説明する。
【００６７】
この処理は、所定のボックスＭに格納されているデータへのアクセス数に応じて、そのデータをより上位のボックスへ格納しようというものである。
【００６８】
図８において、Ｓ３０１でＣＰＵ１６は、ボックスＭに格納されているデータへのアクセスが検出されたか否かを判断し、アクセスが検出されれば（Ｓ３０１の判定がＹＥＳ）、Ｓ３０２で、アクセス数を「１」加算したのちＳ３０３に進む。Ｓ３０１において、アクセスが検出されなければ（Ｓ３０１の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００６９】
Ｓ３０３では、カウントしたアクセス数が所定値を超えたか否かを判断し、カウントしたアクセス数が所定値を超えれば（Ｓ３０３の判定がＹＥＳ）、Ｓ３０４に進み、アクセス数が所定値を超えなければ（ＳＳ３０３の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００７０】
Ｓ３０４では、上位階層のボックスがあるか否かを判断する。例えば図９に示す会社などの組織において、データがＡＡＡ係のボクッスに格納されている場合、そのボックスよりも上位、例えばＡＡ課のボックスが存在するか否かを判断する。
【００７１】
上位階層のボックスが存在すれば（Ｓ３０４の判定がＹＥＳ）、Ｓ３０５では、そのデータについて、上位階層（例えばＡＡ課）のボックスに対してコピ−処理を行って格納し、終了する。上位階層のボックスが存在しなければ（Ｓ３０４の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００７２】
このように、所定のボックスＭに格納されたデータのアクセス数が所定値を超えるような場合には、多くのユーザがそのデータを必要としていると考えられるので、当該データを公開性の高いレベルのボックスに自動的に格納することによって、より広い範囲のユーザに対して当該データの共有化を図ることができ、ユーザの利便性が向上する。
【００７３】
次に、ボックスＭに格納されているデータを、使用状況に応じて新たに別のボックスに格納する処理のさらに他の例を、図１０のフローチャートを参照して説明する。
【００７４】
この処理は、所定のボックスＭに格納されているデータが編集された場合に、別のボックスに格納する処理を示すものである。
【００７５】
図１０において、Ｓ４０１でＣＰＵ１６は、データの保存要求を検出したか否かを判断する。例えば、図１１に示すＡＡ課のボックスに対して、それより下部組織のユーザ個人（「甲」とする）の端末２にて編集された文書等の保存要求があったか否かを判断する。
【００７６】
保存要求が検出されると（Ｓ４０１の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０２に進み、保存要求が検出されないと（Ｓ４０１の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００７７】
Ｓ４０２では、既に保存されているデータか否かを判断し、既に保存されているデータであれば（Ｓ４０２の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０３に進み、既に保存されているデータでなければ（Ｓ４０２の判定がＮＯ）、Ｓ４０８に進む。
【００７８】
Ｓ４０３では、データが編集されているか否かを判断し、データが編集されていれば（Ｓ４０３の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０４に進み、データが編集されていなければ（Ｓ４０３の判定がＮＯ）、Ｓ４０５に進む。
【００７９】
Ｓ４０４では、編集されたデータの保存先のボックスが編集者個人「甲」（図１１参照）のボックスであるか否かを判断し、保存先のボックスが編集者個人「甲」のボックスであれば（Ｓ４０４の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０５では、現在の保存ボックスに上書き保存して終了する。データの保存先のボックスが編集者個人「甲」のボックスでなければ（Ｓ４０４の判定がＮＯ）、Ｓ４０６に進む。
【００８０】
Ｓ４０６では、編集者個人「甲」の個人ボックスが存在するか否かを判断し、編集者個人「甲」の個人ボックスがあれば（Ｓ４０６の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０７では、編集者個人「甲」の個人ボックスに保存して終了し、編集者個人「甲」の個人ボックスがなければ（Ｓ４０６の判定がＮＯ）、Ｓ４０８に進む。
【００８１】
Ｓ４０８では、保存ボックスの指定入力があるか否かを判断し、保存するボックスの指定入力があれば（Ｓ４０８の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０９では、その指定された保存ボックスに編集されたデータを保存して終了し、保存するボックスの指定入力がなければ（Ｓ４０８の判定がＮＯ）、そのま終了する。
【００８２】
このように、例えば共有ボックスＭ４に格納されているデータが編集されたままでは、上書きされてカスタマイズされ、他のユーザに迷惑がかかるおそれがあるが、この実施形態のように、編集されたデータを例えば編集したユーザの個人ボックスＭ１〜Ｍ３に転送して格納し直すことにより、他のユーザに迷惑をかけるおそれはなくなる。
【００８３】
以上の実施形態では、前記ＣＰＵ１６はボックスＭに格納されているデータの使用状況を監視し、データを使用状況に応じた別のボックスＭに自動的に格納する場合を示したが、別のボックスへ格納するか否かをデータの所有者に確認させるようにしてもよい。
【００８４】
例えばデータの所有者にとって、別のボックスＭに自動的に格納されることが不都合なこともあるが、データを別のボックスＭに格納した方が好ましい判断されたときに、それを所有者に通知して承諾を得るようにすれば、該所有者にとっては利便性が向上する。
【００８５】
この場合の処理の流れを図１２に示すフローチャートを参照して説明する。
【００８６】
図１２において、Ｓ５０１でＣＰＵ１６は、ユーザが指示したデータの送信が、個人ボックスＭ１〜Ｍ３に格納されているデータの送信であるか否かを判断し、該個人ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信であれば（Ｓ５０１の判定がＹＥＳ）、Ｓ５０２で、使用状況としての送信履歴を読み出し、Ｓ５０３では、設定されている送信宛先を読み出してＳ５０４に進む。前記個人ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信でなければ（Ｓ５０１の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００８７】
Ｓ５０４では、前記ボックスＭ１〜Ｍ３のデータの送信宛先が今回の宛先も含めて複数である否かを判断し、宛先が複数であれば（Ｓ５０４の判定がＹＥＳ）、Ｓ５０５では、送信宛先に合致するＧｒボックスＭが存在するか否かを判断する。送信宛先に合致するＧｒボックスＭが存在すれば（Ｓ５０５の判定がＹＥＳ）、Ｓ５０６に進む。前記宛先が複数でない場合換言すれば過去の送信宛先がない場合（Ｓ５０４の判定がＮＯ）、及び送信宛先に合致するＧｒボックスＭがない場合（Ｓ５０５の判定がＮＯ）には、いずれもＳ５１５に進む。
【００８８】
Ｓ５０６では、共有条件に合致するか否かを判断する。共有条件に合致するか否かの判定処理は、図７に示した処理と同じである。共有条件に合致すれば（Ｓ５０６の判定がＹＥＳ）、Ｓ５０７で、文書を所有しているユーザに対して、共有ボックスＭ４に格納するかどうかを問うメッセージを送信する。ユーザ端末２に表示されるメッセージの一例を図１３に示す。図１３に示すメッセージでは、文書番号（データ番号）、文書名（データ名）、格納されているボックス名とともに、データの共有ボックスＭ４への格納を勧める旨が表示され、また「はい」「いいえ」の確認ボタンも表示されている。
【００８９】
そして、Ｓ５０８で、所有者から共有ボックスＭ４に格納することの了承（ＯＫ）があったか否かを判断する。これは、図１３に示すように、「はい」「いいえ」の確認ボタンの選択結果から判断する。
【００９０】
共有ボックスＭ４に格納することの了承（ＯＫ＝はい）があれば（Ｓ５０８の判定がＹＥＳ）、Ｓ５０９では、共有ボックスＭ４に格納したのち、Ｓ５１０で、送信履歴の更新を行ってから終了する。了承がなければ（Ｓ５０８の判定がＮＯ）、そのままＳ５１０に進む。
【００９１】
共有条件に合致しなければ（Ｓ５０６の判定がＮＯ）、Ｓ５１１で、データを所有しているユーザに対してＧｒボックスＭに格納するかどうかのメッセージを表示させる。メッセージの内容は図１３に示したものと同様である。
【００９２】
そして、Ｓ５１２では、ＧｒボックスＭに格納することの了承（ＯＫ）があったか否かを判断し、ＧｒボックスＭに格納することの了承（ＯＫ）があれば（Ｓ５１２の判定がＹＥＳ）、Ｓ５１３では、今回の送信宛先に対して、データをＧｒボックスＭに格納した旨を示す本文（新規宛先用本文）とＧｒボックスのＵＲＬを通知する。また、Ｓ５１４で、過去の宛先に対して、データをＧｒボックスＭに格納した旨を示す本文（過去宛先用本文）とＧｒボックスＭのＵＲＬを通知したのち、Ｓ５１０の送信履歴の更新を経て終了する。なお、通知するメッセージは図１４に示したものと同様である。
【００９３】
Ｓ５１５では、データが格納されている個人ボックスＭ１〜Ｍ３に、今回の送信宛先のユーザがアクセス可能であるか否かを判断し、送信宛先が個人ボックスＭ１〜Ｍ３にアクセス可能であれば（Ｓ５１５の判定がＹＥＳ）、Ｓ５１６で、今回の送信宛先に対して、データが所定のボックスに格納されている旨を示す本文（新規宛先用本文）とデータの格納先である個人ボックスＭ１〜Ｍ３のＵＲＬを通知した後、Ｓ５１０の履歴更新処理を経て終了する。
【００９４】
送信宛先のユーザが、個人ボックスＭ１〜Ｍ３にアクセス不可能であれば（Ｓ５１５の判定がＮＯ）、Ｓ５１７で、送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがあるか否かを判断する。送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがあれば（Ｓ５１７の判定がＹＥＳ）、Ｓ５１８では、そのボックスＭに格納した後、Ｓ５１９では、今回送信宛先に対して、データをそのボックスＭに格納した旨を示す本文（新規宛先用本文）と当該ボックスＭのＵＲＬを通知したのち、Ｓ５１０の履歴更新処理を経て処理を終了する。
【００９５】
送信宛先だけがアクセスできるボックスＭがなければ（Ｓ５１７の判定がＮＯ）、Ｓ５２０で通常の送信を行ったのち、Ｓ５１０の履歴更新処理を経て終了する。
【図面の簡単な説明】
【００９６】
【図１】この発明の一実施形態に係るデータ処理装置が適用されたデータ配信システムを示す構成図である。
【図２】同じくデータ処理装置における大容量記憶装置のメモリ領域の説明図である。
【図３】同じくデータ処理装置の操作パネルを示す平面図である。
【図４】（Ａ）操作パネルの表示部において、共有ボックス画面を示す図である。
【００９７】
（Ｂ）同じく個人ボックス画面を示す図である。
【００９８】
（Ｃ）同じく掲示板ボックスの画面である。
【００９９】
（Ｄ）ボックスを選択して文書にアクセスした画面を示す図である。
【図５】同じくデータ処理装置の電気的構成を示すブロック図である。
【図６】ボックスに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスに転送格納する場合の処理を示すフローチャートである。
【図７】共有条件合致の判定処理のサブルーチンを示すフローチャートである。
【図８】ボックスに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスに転送格納する場合の他の例を示すフローチャートである。
【図９】図８の処理におけるデータの移動状況の説明図である。
【図１０】ボックスに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスに転送格納する場合のさらに他の例を示すフローチャートである。
【図１１】図１０の処理におけるデータの移動状況の説明図である。
【図１２】ボックスに格納されているデータを、使用状況に応じて別のボックスに転送格納する際に、データの転送格納を所有者に確認してもらう場合の処理を示すフローチャートである。
【図１３】図１２の処理において、データの転送格納を所有者に確認してもらう際のメッセージの説明図である。
【図１４】データの転送格納を今回の送信宛先と過去の送信宛先に通知する場合のそれぞれのメッセージの説明図である。
【符号の説明】
【０１００】
１                          ＭＦＰ（データ処理装置）
２（２Ａ，２Ｂ，２Ｃ）      ユーザ端末
１１                        ハードディスク（記憶手段）
１４                        使用状況メモリ
１６                        ＣＰＵ（監視手段、制御手段）
Ｍ１〜Ｍ４                  ボックス（メモリ領域）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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