(57)【要約】【課題】電子決裁システムに使用される決裁文書を不正に複製して利用することを防止する。【解決手段】複製指示を受けて、決裁文書取得部３３が決裁文書記憶部３１から取得した決裁文書データに対して、判定部３５が決裁情報の有無を判定し、判定の結果、決裁文書データに決裁情報が付加されていた場合、決裁情報削除部３６がその決裁情報を削除して、決裁文書複製部３７が、決裁情報を削除した決裁文書データの複製を行う。【選択図】図４
2005202601.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置に記憶した決裁文書データ群の中から指定された決裁文書データの複製指示を受け付ける複製指示受付手段と、
複製指示で指定された決裁文書データの決裁情報付加領域に電子決裁情報が付加されているか否かを判定する判定手段と、
判定手段による判定の結果、電子決裁情報が付加されていた場合、指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報を削除する電子決裁情報削除手段と、
指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報が削除されるのを待って、その決裁文書データの複製を行う複製手段と、
を備える電子決裁文書管理装置。
【請求項２】
記憶装置に記憶した決裁文書データ群の中から指定された決裁文書データの複製指示を受け付ける複製指示受付ステップと、
複製指示で指定された決裁文書データの決裁情報付加領域に電子決裁情報が付加されているか否かを判定する判定ステップと、
判定ステップでの判定の結果、電子決裁情報が付加されていた場合、指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報を削除する電子決裁情報削除ステップと、
指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報が削除されるのを待って、その決裁文書データの複製を行う複製ステップと、
をコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子決裁文書を管理する電子決裁文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータ処理により各種案件に関する決裁文書の承認又は否認等の決裁を行なうための電子決裁システムが利用されるようになっている。このような電子決裁システムでは、作成した決裁文書を電子データのまま、各責任者の端末へ送信する。そして、各責任者は、受信したその電子データの内容をディスプレイ上に表示させるなどして内容の確認を行い、電子印鑑等の決裁情報を電子決裁文書中の電子決裁情報付加領域に付加することで承認又は否認等の決裁を行う（特許文献１、２）。
【０００３】
このような電子決裁システムにおいて、決裁済みもしくは決裁中の決裁文書の内容を一部替えて再使用するために、その決裁文書を複製して使用することで利便性を図ることがある。具体的には例えば、金額や顧客名などの個別情報以外の枠などのレイアウト部分を流用して新たな見積書に関する決裁文書を作成したり、設計図面の一部を流用して新たな設計図面に関する決裁文書を作成する場合、以前に使用した決裁文書の内容を複製して使用することで利便性を図ることがある。
【０００４】
このように決裁中もしくは決裁済みで決裁文書データの電子決裁情報付加領域に決裁情報が付与されている決裁文書を複製した場合、付加された決裁情報も同時に複製されてしまうことがある。ただ、不正に複製して使用する場合でなければ、通常、ユーザは電子決裁情報付加領域に付加された決裁情報を削除して再使用するので問題ない。また、不正に複製して使用しようとしても、電子決裁情報付加領域に付加された決裁情報は複製により正規の決裁情報として電子決裁システムでは認識できないように構成することで、そのような不正の複製を防止することができる。
【０００５】
しかし、電子決裁システムに使用される決裁文書の中には、電子決裁システムの利用範囲を超えて使用される場合がある。すなわち、電子決裁システムに使用される決裁文書は、本来ネットワークを介して電子データでやり取りされるが、電子決裁システムを利用できない、例えば、決裁文書を社外の取引先へ提出するような場合、決裁文書をプリンタ等を利用して紙等の印刷媒体に出力する場合がある。
【０００６】
このような印刷媒体への出力対象となる決裁文書が、すでに電子決裁情報付加領域に決裁情報が付加された決裁文書を複製したものである場合、印刷媒体に出力することで、その決裁情報も合わせて印刷されてしまう。しかし、電子決裁システム上でやりとりされる電子データの決裁文書と異なり、印刷媒体に出力された決裁文書の電子決裁情報付加領域に付加された決裁情報は、不正に複製されたものか否かをユーザが目視等で確認することは困難である。したがって、例えば電子決裁情報付加領域に決裁情報が付加された決裁文書を不正に複製してデータの内容を改ざんし、紙等の印刷媒体に出力した場合、その決裁文書が不正な決裁文書か否かを発見することが困難である。
【０００７】
【特許文献１】特開平５−５４０４８号公報
【特許文献２】特開平６−３２８８２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、電子決裁システムに使用される決裁文書を不正に複製して利用することを防止することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る電子決裁文書管理装置は、記憶装置に記憶した決裁文書データ群の中から指定された決裁文書データの複製指示を受け付ける複製指示受付手段と、複製指示で指定された決裁文書データの決裁情報付加領域に電子決裁情報が付加されているか否かを判定する判定手段と、判定手段による判定の結果、電子決裁情報が付加されていた場合、指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報を削除する電子決裁情報削除手段と、指定された決裁文書データの決裁情報付加領域の電子決裁情報が削除されるのを待って、その決裁文書データの複製を行う複製手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明によれば、判定手段による判定の結果、決裁文書データの決裁情報付加領域に電子決裁情報が付加されていた場合、電子決裁情報削除手段がその電子決裁情報を削除して、複製手段が電子決裁情報が削除されるのを待って、その決裁文書データの複製を行う。これにより、例えば、決裁中や決裁済みの決裁文書データを複製して、その決裁文書データの内容を改ざんし、紙等の印刷媒体に印刷することで不正に利用することを防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明の実施の形態（以下、実施形態とする）について以下、図面を用いて説明する。図１は、本実施形態における電子決裁システムのシステム構成図である。電子決裁システムにはネットワークを介して電子決裁サーバ１とクライアント端末２とが接続されている。そして、クライアント端末２から送信された決裁文書データを電子決裁サーバ１が受信して、電子決裁サーバ１がその決裁文書データに対する決裁処理を行う。
【００１２】
ここで決裁文書データとは、決裁権者による決裁が必要な電子データのことをいい、主に企業における業務等に関する文書データのことをいう。具体的には、顧客に提出する見積書や、設計図面などである。
【００１３】
決裁文書データのレイアウトは、決裁対象となる主な内容を示すための主領域と、決裁権者が承認した場合に電子印鑑などを使用して電子的な署名をするための決裁情報付加領域とを含み構成される。図２は、決裁文書データの一例である見積書を示し、この見積書の決裁情報付加領域１００には決裁権者の電子印鑑が付与されている。決裁文書データのレイアウトは、決裁文書の種類に応じていくつかのフォーマットを用意しておく。そして、ユーザがその中から選択したフォーマットを用いて自己の決裁文書データを作成する。
【００１４】
電子決裁サーバ１についてさらに図３に示す機能ブロックを参照して説明する。Ｉ／Ｆ１０は、ネットワークを介してクライアント端末２との間でデータの送受信を行うためのインタフェースモジュールである。制御部２０は、電子決裁サーバ１全体の動作を制御するモジュールであり、具体的にはＣＰＵとメモリ（ＲＡＭもしくはＲＯＭ）とを含み構成され、メモリから読み出したプログラムをＣＰＵが実行することで電子決裁サーバ１の動作を制御する。決裁文書管理部３０は、クライアント端末２から受信した決裁文書データの保存管理を行うモジュールである。決裁処理部４０は、決裁文書管理部３０が管理する決裁文書データの決裁処理を行うモジュールである。決裁処理とは、例えば、決裁文書データの電子的な回覧及び照査の管理や、承認・確認及び決裁など電子決裁システム上における電子的な処理全般のことをいう。
【００１５】
このように構成された電子決裁システムにおいて、次のような決裁処理が行われる。すなわち、決裁文書作成を担当するユーザがクライアント端末２を介して決裁文書データを作成して、電子決裁サーバ１に送信する。電子決裁サーバ１が受信した決裁文書データを、決裁文書管理部３０が保存管理する。一方、決裁権者がクライアント端末２を介して電子決裁サーバ１にアクセスすると、その決裁権者が担当する決裁に関係する決裁文書データがクライアント端末２のディスプレイ上に表示される。決裁権者は表示されたその決裁文書データの内容を確認した後、電子的な承認もしくは否認を行う。
【００１６】
このように、ユーザはクライアント端末で決裁文書データを作成して、その作成した決裁文書データの決裁を行う。ただ、作成する決裁文書データには、決裁中もしくは決裁済みの決裁文書データと一部が共通する場合がある。例えば、見積書の場合、金額や顧客名以外の内容は共通する場合がある。また、設計図面の場合、一度作成した図面の一部のみが異なり図面の大部分が共通する場合がある。このような場合、ユーザは電子決裁サーバ１の決裁文書管理部３０に保存されている決裁文書データ群の中から適当な決裁中もしくは決裁済みの決裁文書データを選択して、その選択した決裁文書データを複製して再利用することがある。
【００１７】
しかし、このように決裁中もしくは決裁済みの決裁文書データを複製すると、決裁文書データの決裁情報付加領域に付加されている電子印鑑等の決裁情報までも複製されてしまうことがある。ただ、不正に複製して使用する場合でなければ、通常、ユーザは電子決裁情報付加領域に付加された決裁情報を削除して再使用するので問題ない。また、不正に複製して決裁しようとしても、複製した決裁情報の場合、決裁処理部４０が不正な決裁文書データとしてエラー処理を行うことで不正の複製による悪用を防止することができる。
【００１８】
しかし、決裁文書を社外の取引先へ提出するような場合、電子データとしてでなく、プリンタ等を利用して決裁文書データを紙等の印刷媒体に出力する場合がある。
【００１９】
このような印刷媒体への出力対象となる決裁文書データが、すでに電子決裁情報付加領域に決裁情報が付加された決裁文書データを複製したものである場合、印刷媒体に出力することで、その決裁情報も合わせて印刷されてしまう。しかし、電子決裁システム上でやりとりされる電子データである決裁文書データと異なり、印刷媒体に出力された決裁文書の電子決裁情報付加領域に付加された決裁情報は、不正に複製されたものか否かをユーザが目視等で確認することは困難である。したがって、例えば電子決裁情報付加領域に決裁情報が付加された決裁文書データを不正に複製してデータの内容を改ざんし、紙等の印刷媒体に出力した場合、その決裁文書が不正な決裁文書か否かを発見することが困難である。
【００２０】
そこで、本実施形態では、決裁文書管理部３０が管理する決裁文書データ群の中から選択された決裁文書データの複製による不正行為を防止するために、決裁文書管理部３０が次のような機能を備える。この機能について、図４に示す決裁文書管理部３０の詳細の機能ブロック構成図を用いて説明する。
【００２１】
決裁文書記憶部３１は、クライアント端末２から受信した決裁文書データを記憶するモジュールである。指示受付部３２は、クライアント端末２からの決裁文書データの複製を指示する複製指示信号を受け付けるモジュールである。複製指示信号には、決裁文書記憶部３１に記憶されている決裁文書データ群の中からユーザが選択した決裁文書データの識別情報が含まれている。決裁文書取得部３３は、指示受付部３２から受け取った複製指示信号に含まれる識別情報に基づいて決裁文書記憶部３１から複製対象の決裁文書データを取得するモジュールである。位置情報記憶部３４は、決裁文書データのフォーマットごとに決裁情報付加領域の位置情報を記憶するモジュールである。判定部３５は、取得した決裁文書データの決裁情報付加領域に決裁情報が付加されているか否かを判定するモジュールである。
【００２２】
具体的には、判定部３５は、取得した決裁文書データのフォーマット種別を特定し、その特定したフォーマットの位置情報を位置情報記憶部３４から取得する。そして、判定部３５は、取得した位置情報に基づいて決裁文書データのどこに決裁情報付加領域が存在するかを認識して、その決裁情報付加領域に決裁情報が付加されているか否かを判定する。フォーマット種別は、例えば決裁文書データのファイル名を予めフォーマットごとに規則的に定めておき、そのファイル名を元に特定すればよい。決裁情報削除部３６は、判定部３５での判定の結果、決裁情報付加領域に決裁情報が付加されていた場合に、取得した決済文書データの決裁情報付加領域に付加された決裁情報を削除するモジュールである。決裁文書複製部３７は、決裁情報が付加されていない決裁文書データの複製をするモジュールである。
【００２３】
図５は、決裁文書データの一つである見積書の決裁情報付加領域に付加した決裁情報を削除した場合の図である。
【００２４】
このように構成された決裁文書管理部３０は、図６に示すフローチャートのように、決裁文書データの複製を行う。
【００２５】
すなわち、指示受付部３２が、クライアント端末２から制御部２０を介して複製指示信号を受け取る（Ｓ１０１）。決裁文書取得部３３が、その複製指示信号に含まれる識別情報に基づいて、決裁文書記憶部３１に記憶された決裁文書データ群の中から複製指示のあった決裁文書データを取得する（Ｓ１０２）。判定部３５は、取得した決裁文書データのフォーマット種別を特定し、その特定したフォーマットの位置情報を位置情報記憶部３４から取得する（Ｓ１０３）。さらに、判定部３５は、取得した位置情報に基づいて、取得した決裁文書データの決裁情報領域を特定する（Ｓ１０４）。そして、判定部３５は、特定した決裁情報領域に決裁情報が付加されている否かを判定する（Ｓ１０５）。判定の結果、決裁情報が付加されていた場合は、その決裁文書データを決裁情報削除部３６に渡し、決裁情報削除部３６は、その決裁文書データの決裁情報付加領域の決裁情報を削除する（Ｓ１０６）。そして、決裁情報を削除した決裁文書データを決裁文書複製部３７が複製する（Ｓ１０７）。
【００２６】
一方、Ｓ１０５での判定の結果、決裁情報が付加されていなかった場合は、判定部３５は、その決裁情報をそのまま決裁文書複製部３７に渡し、決裁文書複製部３７がその決裁文書データの複製をする（Ｓ１０８）。
【００２７】
本実施形態によれば、決裁中や決裁済みの決裁文書データを複製する場合、決裁情報削除部３６が強制的に決裁文書データの決裁情報領域に付加された決裁情報を削除する。したがって、複製した決裁文書データの内容を紙等の印刷媒体に印刷したとしても、印刷した媒体には複製元の決裁文書データに付加された決裁情報までは印刷されない。よって、決裁中や決裁済みの決裁文書データを複製して、その決裁文書データの内容を改ざんし、紙等の印刷媒体に印刷することで不正に利用することを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】実施形態における電子決裁システムのシステム構成図である。
【図２】決裁文書データの一例である見積書を示す図である。
【図３】実施形態における電子決裁サーバの機能ブロック図である。
【図４】実施形態における決裁文書管理部の詳細機能ブロック図である。
【図５】決裁文書データの一つである見積書の決裁情報付加領域の決裁情報を削除した場合の図である。
【図６】実施形態における決裁文書管理部の決裁文書データ複製時の動作フローを示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００２９】
１  電子決裁サーバ、２  クライアント端末、２０  制御部、３０  決裁文書管理部、３１  決裁文書記憶部、３２  指示受付部、３３  決裁文書取得部、３４  位置情報記憶部、３５  判定部、３６  決裁情報削除部、３７  決裁文書複製部、４０  決裁処理部、１００  決裁情報付加領域。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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