(57)【要約】【課題】  特注資材の見積作成のように見積作業の多くの時間を要する場合であっても、起票データの作成から見積完了までの時間を短縮できるようにすること。【解決手段】  起票装置１−１で見積作成依頼をするための起票データを作成し、承認装置１−２〜１−Ｎに電子回付する。これと同時に、起票データをインターネット４を介して業者装置５に送信し、業者はこの起票データに基づき見積を作成する。起票装置、承認装置からアクセス可能な記憶装置が設けられ、承認装置１−１〜１−Ｎで上記起票データが否認されると上記記憶装置の否認ＦＬＡＧをオンとし、全ての承認装置１−１〜１−Ｎで起票データが承認されると上記記憶領域の完了ＦＬＡＧをオンとする。起票装置１−１は業者から見積を受領すると、上記ＦＬＡＧを調べ、否認ＦＬＡＧがオンの場合、業者から受領した見積を廃棄し、完了フラグがオンであると見積完了とする。【選択図】          図１
2005032068.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末装置で起票された起票データを、他の端末装置の幾つかに電子回付し、該端末装置からの承認決済データに基づき、起票データの決裁を行う電子承認見積方法であって、
上記端末装置により承認決裁を行うのと並行して、見積を作成する業者の装置に上記起票データを送信し、
上記端末装置による上記起票データの承認もしくは否認を記憶装置に記憶し、
上記業者からの見積の受領と、上記記憶装置の記憶内容に基づく承認決裁の完了の確認により、見積完了とする
ことを特徴とする電子承認見積方法。
【請求項２】
複数の端末装置とサーバ装置とが通信線を介して接続され、前記端末装置の少なくとも１台は起票機能を有し、他の端末装置は承認決裁機能を有し、
前記サーバ装置が前記端末装置の幾つかに上記端末装置で起票された起票データを電子回付し、前記端末装置のうちの最終回付先である端末装置からの承認決裁データに基づき、起票データの決裁を行う電子承認見積方法であって、
前記サーバ装置に起票データを送るのと並行して、見積を作成する業者の装置に上記起票データを送信し、
上記業者による見積作業と並行させて、上記端末装置による承認決裁処理を行って、上記端末装置による上記起票データの承認もしくは否認を記憶装置に記憶し、
上記業者からの見積の受領と、上記記憶装置の記憶内容に基づく承認決裁の完了の確認により、見積完了とする
ことを特徴とする電子承認見積方法。
【請求項３】
複数の端末装置とサーバ装置とが通信線を介して接続され、
上記端末装置の少なくとも１台は起票機能を有し、他の端末装置は承認決裁機能を有し、
上記サーバ装置は、上記端末装置で起票された起票データを、上記端末装置の幾つかに電子回付する機能を備え、上記端末装置から、前記サーバ装置に対して承認決済データを送信し、起票データの決裁を行う電子承認見積装置であって、
上記サーバ装置もしくは端末装置は、端末装置及び前記サーバ装置からアクセス可能な記憶装置を有し、
上記サーバ装置もしくは端末装置は、通信線を介して、見積を作成する業者の装置と接続され、
上記サーバ装置もしくは端末装置は、上記業者による見積作業と並行させて行われる上記端末装置による承認決裁データを上記記憶装置に承認もしくは否認として記憶させ、
前記記憶装置の記憶内容を判定することで、上記業者から送信された見積を承認完了とする
ことを特徴とする電子承認見積装置。
【請求項４】
端末装置で起票された起票データを、他の端末装置の幾つかに電子回付し、該端末装置からの承認決済データに基づき、起票データの決裁を行う電子承認見積装置におけるサーバ装置であって、
上記サーバ装置は、上記複数の端末装置と通信線を介して接続され、
上記サーバ装置は、上記端末装置で起票された起票データを、上記端末装置の幾つかに電子回付する手段と、
上記端末装置から送信された承認決済データに応じて、該サーバ装置と前記端末装置からアクセス可能な記憶装置に承認もしくは否認を記憶させる手段を備え、
上記承認決裁と同時並行して行われる業者による見積作業の結果を受信し、上記記憶装置の記憶内容を判定することで、業者から送信された見積を承認完了とする
ことを特徴とする電子承認見積装置におけるサーバ装置。
【請求項５】
端末装置で起票された起票データを、他の端末装置の幾つかに電子回付し、該端末装置からの承認決済データに基づき、起票データの決裁を行う電子承認見積用プログラムであって、
上記プログラムは、上記端末装置で起票された起票データを、上記端末装置の幾つかに電子回付する処理と、
上記端末装置から送信された承認決済データに応じて、少なくとも前記端末装置からアクセス可能な記憶装置に承認もしくは否認を記憶させる処理と、
上記承認決裁と同時並行して行われる業者による見積作業の結果を受信し、上記記憶装置の記憶内容を判定することで、上記業者から送信された見積を承認完了とする処理をコンピュータに実行させる
ことを特徴とする電子承認見積用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末装置で起票された起票データを電子回付して決裁を行う電子承認見積方法および装置に関し、特に、特注資材の発注に当たり、見積り依頼を電子承認する資材見積の分野等に適用するに好適な電子承認見積方法および装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、端末装置等で担当者が作成した起票データ等を通信網を介して電子回付し、承認者による最終承認を得るようにした電子承認システムが種々提案されている。
図８に端末装置で作成した起票データを電子回付して、最終承認を得た後、業者に見積書の作成依頼を行う電子承認見積フローの一例を示す。
同図において、起票者は起票機能を備えた端末装置（以下起票装置という）で起票データを作成し、作成した起票データを承認機能を備えた端末装置（以下承認装置という）に転送する（ステップＳ１，Ｓ２）。
第１番目の承認者は起票データを確認し（ステップＳ３）、承認装置１により承認か否認かを入力する（ステップＳ４）。否認の場合には、ステップＳ１０からステップＳ１に戻り、起票者は、再度起票データを作成して上記と同様に電子回付を行う。
【０００３】
また、承認の場合には、上記起票データが、承認装置２に転送され、第２の承認装置は、上記と同様に起票データを確認し（ステップＳ５）、承認装置１により承認か否認かを入力する（ステップＳ６）。
以下同様に、起票データを各承認装置に転送し、最終承認装置で承認されたら（ステップＳ７〜Ｓ８）、起票承認データを起票装置に転送する（ステップＳ９）。起票者は、上記最終承認があるまで待ち、起票承認データが受信されると（ステップＳ１１〜Ｓ１２）、見積作成を外部の業者の装置に発信する（ステップＳ１４）。
上記業者は上記起票データに基づき、見積を作成し、作成した見積を起票者に送信する（ステップＳ１４）。業者の作成した見積を受領すると、見積完了とする（ステップＳ１５，Ｓ１６）。
【０００４】
図８に示した電子承認見積フローでは、最終承認を得るまで長期間を要し、例えば申請内容を変更すれば決裁可能な場合であっても、決裁が下りなければ、申請者は再度、起票データを作成して電子回付する必要がある。
そこで、承認者による承認者端末での稟議書データの内容変更を可能として、起票戻りを無くすことにより期間を短縮するようにした電子稟議システムが提案されている（特許文献１等参照）。
【特許文献１】特開２００２−１５２７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
図８に示した電子承認見積フローでは、最終承認を得るまで見積書の作成依頼を行うことができず、起票から見積書作成依頼までに多くの時間を必要としていた。
前記特許文献１に記載のシステムのように、承認者による承認者端末での稟議書データの内容変更を可能とすれば、起票から最終承認までの時間はある程度短縮できるものの、特注資材の見積のように業者による見積作業に多くの時間を要する場合には、起票から最終承認までの時間に加えて、見積を作成して受領するまでの時間が必要となるため、起票から最終承認までの時間を短縮しても、見積の受領までに多くの時間を要していた。
例えば、承認者が複数いて起票から承認までに数カ月を要し、さらに見積作業に数カ月を要する場合には、起票から承認までの数カ月に見積作業の数カ月が加算され、手元に見積を受領するまで多大の時間が必要となる。
なお、従来から行われていたように、人手で起票書類を回付し承認を得る場合には、ある程度融通がきくので、承認前に見込みで業者に見積の作成依頼を発注することも可能であるが、前記図８に示した電子承認見積フローでは、最終承認が下りるまで見積作成を依頼することができず、上記のように見込みで見積作成依頼をすることはできなかった。
本発明は上記事情に鑑みなされたものであって、本発明の目的は、承認者による承認作業と、業者による見積作業を並行して行えるようにし、特注資材の見積作成のように見積作業に多くの時間を要する場合であっても、起票データの作成から見積完了までの時間を短縮できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、本発明においては、端末装置で起票された起票データを、他の端末装置の幾つかに電子回付し、該端末装置からの承認決済データに基づき、起票データの決裁を行う電子承認見積方法および装置において、上記端末装置や、該端末装置にＬＡＮ等を介して接続されたサーバ装置等から共通にアクセス可能な記憶装置を設け、該記憶装置に、否認フラグ（否認ＦＬＡＧ）、完了フラグ（完了ＦＡＬＧ）を記憶する記憶領域を設ける。
そして、以下の手順で起票データの作成から見積完了までの処理を行う。
(1) 否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧをクリアする。
(2) 起票機能を備えた端末装置（起票装置）で、起票データを作成し、承認機能を備えた端末装置（承認装置）に転送する。それと、同時に見積作成依頼を業者の装置に発注する。
(3) 上記承認装置で否認された場合、上記否認ＦＬＡＧをオンにする。また、承認が完了すれば、上記完了ＦＬＡＧをオンにする。
(4) 上記起票装置で業者の装置から見積を受領したら、完了ＦＬＡＧがオンになるまでの間、上記否認ＦＬＡＧを判定し、否認ＦＬＡＧがオンなら、受領済見積を例えば破棄等して不採用とする。また、完了ＦＬＡＧがオンなら、見積完了とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明においては、端末装置やサーバ装置から共通にアクセス可能な記憶装置を設け、該記憶装置に、否認ＦＬＡＧ、完了ＦＡＬＧを記憶し、起票データを承認装置に転送すると同時に見積作成依頼を業者の装置に発注し、上記否認ＦＬＡＧ、完了ＦＡＬＧを判定して、業者から受領した見積を不採用とするか、見積完了とするかを判定するようにしたので、承認作業と、見積作業を並行して行うことが可能となり、従来に比べ、見積完了までの期間を大幅に短縮することができる。
例えば、承認者が複数いて承認までに数カ月を要し、さらに特注資材の見積作業のように見積作成に数カ月を要する場合であっても、従来のほぼ半分の期間で見積を完了することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図１は本発明の実施例のシステムの構成例を示す図である。同図において、１−１〜１−ｎは端末装置であり、例えば端末装置１−１は見積作成依頼を行うための起票データを作成する機能を備えており、端末１−２〜１−Ｎは上記起票データを承認／否認を入力する承認機能を備えている。以下では、上記端末装置１−１を起票装置１−１といい、端末装置１−２〜１−Ｎを承認装置１−２〜１−Ｎという。
なお、起票機能と承認機能の両方を備えた端末装置を設けてもよいし、また、複数の端末装置が起票機能を備えていてもよい。
２はサーバ装置であり、サーバ装置２と上記起票装置１−１、承認装置１−２はＬＡＮ３を介して接続されており、サーバ装置２はインターネット４を介して外部の見積作成等を行う業者の装置５（以下では業者装置という）に接続される。
【０００９】
図２は上記サーバ装置の構成例を示す図である。サーバ装置２は制御部２ａと、インターネット４を介して業者装置と接続するための通信部２ｂと、記憶部２ｃを備える。記憶部２ｃには、上記起票装置１−１、承認装置１−２〜１−Ｎ及びサーバ装置２が共通にアクセス可能な記憶領域が設けられ、該記憶領域には、後述する否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧが記憶される。
なお、図２では、サーバ装置の記憶部２ｃに上記否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧを記憶する場合について示したが、何れかの端末装置に上記否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧを記憶する記憶部を設け、該記憶部を各端末装置から共通にアクセスできるようにしてもよい。
また、サーバ装置を設けず、各端末装置から直接インターネットに接続できるような構成であってもよい。この場合には、サーバ装置で行われる処理は、端末装置１−１〜１−Ｎの内の何れかの端末装置で行われたり、分散して処理される。
【００１０】
図３は本実施例の電子承認見積処理フローであり、同図により本実施例の電子承認見積フローについて説明する。
予め前記記憶部２ｃの否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧをクリアしておく。起票者は起票装置１−１で図４に示す見積依頼承認願書（起票データ）を作成し、作成した起票データを承認装置１−２に転送する（図３のステップＳ１，Ｓ２）。また、これと同時に、起票者は起票装置１−１から見積作成依頼を発信する（ステップＳ１１）。この見積作成依頼は、前記したインターネット４を介して、業者装置５に発信され、業者はこの起票データに基づき、見積作成作業を開始する（ステップＳ１２）。
一方、第１番目の承認者は承認装置１−２で起票データを確認し（ステップＳ３）、承認装置１により承認か否認かを入力する（ステップＳ４）。否認の場合には、ステップＳ１３からステップＳ１４に行き、前記記憶装置２ｃの否認ＦＬＡＧをＯＮにしてステップＳ１に戻る。この場合、起票者は、再度起票データを作成して電子回付を行う。
【００１１】
また、承認の場合には、上記起票データが、承認装置１−３に転送され、第２の承認装置は、上記と同様に起票データを確認し（ステップＳ５）、承認装置１−３により承認か否認かを入力する（ステップＳ６）。
以下同様に、起票データを各承認装置に転送し、最終承認装置１−Ｎで承認されたら（ステップＳ７〜Ｓ８）、図５に示す承認済見積依頼承認願書（起票承認データ）を起票装置１−１に転送し（ステップＳ９）、前記記憶装置２ｃの完了ＦＬＡＧをＯＮにする。
一方、起票者は、見積を受領するまで待ち（ステップＳ１５）、見積が受領されたら、否認ＦＬＡＧがＯＮであるかを調べ（ステップＳ１６）、否認ＦＬＡＧがＯＮであれば、見積の受領を廃棄し（ステップＳ１７）、ステップＳ１に戻る。
また、否認ＦＬＡＧがＯＮでなければ、完了ＦＬＡＧがＯＮであるかを調べ（ステップＳ１８）、完了ＦＬＡＧがＯＮであれば、見積完了として（ステップＳ１９）、電子承認見積フローを終了する。
以上のように本実施例では、起票データを承認装置１−２〜１−Ｎに転送すると同時に見積作成依頼を業者装置５に発注し、いずれかの承認装置で、起票データが否認された場合には記憶部２ｃの否認ＦＬＡＧをＯＮにし、全ての承認装置で承認された場合には記憶部２ｃの完了ＦＬＡＧをＯＮにし、起票装置で、否認ＦＬＡＧ、完了ＦＡＬＧを判定して、業者から受領した見積を不採用とするか、見積完了とするようにしたので、従来に比べ、見積完了までの期間を大幅に短縮することができる。
【００１２】
図６、図７は前記図１に示したシステムにおいて、起票装置１−１、サーバ装置２、承認装置１−１〜１−Ｎ、業者装置５における処理フローである。
図６に示すように起票装置１−１では、まず、記憶部２ｃの否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧをクリアし（ステップＳ１）、起票データを作成し、サーバ装置２に転送するとともに（ステップＳ２）、業者装置に見積作成依頼を発信する（ステップＳ３）。業者装置では、見積作成依頼を受領し（ステップＴ１）、見積作業を開始する（ステップＴ２）。
【００１３】
サーバ装置２は、図７に示すように起票装置１−１からの起票データを受信すると（ステップＵ１）、最初の承認装置に起票データを転送する（ステップＵ２）。
最初の承認装置では、サーバ装置２からの承認要求を受信すると（ステップＶ１）、承認あるいは否認処理を行い（ステップＶ２）、処理データをサーバ装置２に返送する（ステップＶ３）
サーバ装置２では、承認装置から処理データを受信し、この処理データが承認であれば、次の承認装置に起票データを転送する（ステップＵ３〜Ｕ４）。次の承認装置では、上記ステップＶ２〜Ｖ３の処理を行い、上記と同様に、処理データをサーバに転送する。
以上のようにサーバ装置２は承認装置に順次起票データを転送し、最後の承認装置から処理データを受信し（ステップＵ６）、これが承認であれば、記憶部２ｃの完了ＦＬＡＧをＯＮにする（ステップＵ８）。また、起票装置から送られた処理データが否認であれば、否認ＦＬＡＧをＯＮにする（ステップＵ９）。
一方、業者の見積作成が終了すると、業者は作成した見積を業者装置５から起票装置１−１に返送する（ステップＴ３）。
【００１４】
起票装置１−１では、見積を受領すると（ステップＳ４）、記憶部２ｃの否認ＦＬＡＧがＯＮであるかを調べ（ステップＳ５）、ＯＮであれば見積受領を廃棄して（ステップＳ８）、ステップＳ１に戻る。
また、否認ＦＬＡＧがＯＮでなければ、完了ＦＬＡＧがＯＮになるまで待ち（ステップＳ６）、完了ＦＬＡＧがＯＮになると、見積完了とする（ステップＳ７）。
なお、上記では、起票装置１−１が見積作成依頼の業者装置への送信、見積受領を行い、否認ＦＬＡＧ、完了ＦＬＡＧがＯＮであるか否かを判定して、見積の廃棄あるいは見積完了としているが、この処理をサーバ装置２が行うようにしてもよい。
また、サーバ装置２で行っている処理を、起票装置あるいは承認装置で行ってもよく、起票装置、承認装置、サーバ装置における処理分担は、システムの構成等に応じて、適宜変更することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施例のシステムの構成例を示す図である。
【図２】サーバ装置の構成例を示す図である。
【図３】本発明の実施例の電子承認見積フローを示す図である。
【図４】見積依頼承認願書の一例を示す図である。
【図５】承認済見積依頼承認願書の一例を示す図である。
【図６】起票装置、承認装置、サーバ装置、業者装置における処理フロー（１）を示す図である。
【図７】起票装置、承認装置、サーバ装置、業者装置における処理フロー（２）を示す図である。
【図８】従来の電子承認見積フローの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００１６】
１−１          端末装置（起票装置）
１−２〜１−Ｎ  端末装置（承認装置）
２              サーバ装置
２ａ            制御部
２ｂ            通信部
２ｃ            記憶部
３              ＬＡＮ
４              インターネット
５              業者装置
【図１】
2005032068.tif 000003
【図２】
2005032068.tif 000004
【図３】
2005032068.tif 000005
【図４】
2005032068.tif 000006
【図５】
2005032068.tif 000007
【図６】
2005032068.tif 000008
【図７】
2005032068.tif 000009
【図８】
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