(57)【要約】  【課題】  電子会議室の利便性を高めることができる電子会議室管理装置を提供する。  【解決手段】  電子会議室管理装置２は、複数の電子会議室を固定的に設置し、設置された電子会議室についての予約情報を利用者から受け付ける。電子会議室管理装置２は、電子会議室の予約情報に基づいて、電子会議室へのアクセスを制限する。これにより、利用者は、仮想空間に設置された電子会議室を、実空間に設置された会議室と同様に利用することができる。また、ネットワーク帯域などのリソース及びライセンス数の管理が容易になる。【選択図】図６
2005227822.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付ける予約受付手段と、
前記予約受付手段により受け付けた予約情報を記憶する予約記憶手段と、
前記予約記憶手段により記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限する利用制限手段と
を有する電子会議室管理装置。
【請求項２】
電子会議室は複数あり、
予約受付手段は、同一の電子会議室について少なくとも一部の時間帯が重複する予約が要求された場合に、これらの予約に対応する予約情報に優先順位を対応付けて受け付け、
前記予約記憶手段は、これらの予約情報を優先順位に対応付けて記憶し、
前記利用制限手段は、予約情報に対応付けられている優先順位に応じて、この電子会議室の利用を許可又は禁止する
請求項１に記載の電子会議室管理装置。
【請求項３】
予約情報には、電子会議室を利用する利用期間と、この電子会議室でなされる会議の参加予定者の識別情報とが含まれており、
前記利用制限手段は、
予約情報に含まれる利用期間及び参加予定者の識別情報に応じて、電子会議室の利用を要求する要求者を認証する認証手段
を含み、
前記認証手段による認証結果に応じて、この要求者による電子会議室の利用を制限する
請求項１又は２に記載の電子会議室管理装置。
【請求項４】
前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する情報提供手段
をさらに有する請求項１〜３のいずれかに記載の電子会議室管理装置。
【請求項５】
予約情報には、電子会議室を利用した会議の参加予定者の識別情報が含まれており、
前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、同一人が同一の時間帯に並行して参加する会議数を判定する多重度判定手段と、
前記多重度判定手段により判定された会議数に応じて、参加予定者の状況を示す情報を提供する情報提供手段と、
をさらに有する請求項１に記載の電子会議室管理装置。
【請求項６】
前記多重化判定手段は、前記予約記憶手段に記憶されている予約情報と、実空間の会議室の予約情報とに基づいて、同一人が同一の時間帯に並行して参加する電子会議室及び実空間の会議室における会議数を判定する
請求項５に記載の電子会議室管理装置。
【請求項７】
利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付ける予約受付手段と、
前記予約受付手段により受け付けた予約情報を記憶する予約記憶手段と、
前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する情報提供手段と
を有する電子会議室管理装置。
【請求項８】
前記情報提供手段は、前記電子会議室の予約状況として、予約情報の少なくとも一部を提供する
請求項７に記載の電子会議室管理装置。
【請求項９】
コンピュータが、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付け、
コンピュータが、受け付けた予約情報を記憶し、
コンピュータが、記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限する
電子会議室管理方法。
【請求項１０】
コンピュータが、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付け、
コンピュータが、受け付けた予約情報を記憶し、
コンピュータが、記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する
電子会議室管理方法。
【請求項１１】
コンピュータを含む電子会議室管理装置において、
利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付けるステップと、
受け付けた予約情報を記憶するステップと、
記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限するステップと
を前記電子会議室管理装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１２】
コンピュータを含む電子会議室管理装置において、
利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付けるステップと、
受け付けた予約情報を記憶するステップと、
記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供するステップと
を前記電子会議室管理装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議室を管理する電子会議室管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子会議室、電子掲示板又はチャットなどのように、コンピュータのリソースを用いて仮想的な会合の場（以下、電子会議室と総称する）が設けられるようになった。電子会議室は、実空間における会議室とは異なり、物理的な空間を要しないため、無数に設けることができる。
また、電子会議室で会議を行う場合には、特定の場所に集合する必要がないため、利便性が高い。
なお、特許文献１〜４は、実空間の会議室でなされる会議のスケジューリングを支援する方法を開示する。
【特許文献１】特開２００１−２１６４２７号公報
【特許文献２】特開平７−９３４２１号公報
【特許文献３】特表２００２−５２９８２１号公報
【特許文献４】特開平７−２１２６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
本発明は、上述した背景からなされたものであり、電子会議室の利便性を高めることができる電子会議室管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
［電子会議室管理装置］
上記目的を達成するために、本発明にかかる電子会議室管理装置は、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付ける予約受付手段と、前記予約受付手段により受け付けた予約情報を記憶する予約記憶手段と、前記予約記憶手段により記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限する利用制限手段とを有する。
【０００５】
好適には、電子会議室は複数あり、予約受付手段は、同一の電子会議室について少なくとも一部の時間帯が重複する予約が要求された場合に、これらの予約に対応する予約情報に優先順位を対応付けて受け付け、前記予約記憶手段は、これらの予約情報を優先順位に対応付けて記憶し、前記利用制限手段は、予約情報に対応付けられている優先順位に応じて、この電子会議室の利用を許可又は禁止する。
【０００６】
好適には、予約情報には、電子会議室を利用する利用期間と、この電子会議室でなされる会議の参加予定者の識別情報とが含まれており、前記利用制限手段は、予約情報に含まれる利用期間及び参加予定者の識別情報に応じて、電子会議室の利用を要求する要求者を認証する認証手段を含み、前記認証手段による認証結果に応じて、この要求者による電子会議室の利用を制限する。
【０００７】
好適には、前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する情報提供手段をさらに有する。
【０００８】
好適には、予約情報には、電子会議室を利用した会議の参加予定者の識別情報が含まれており、前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、同一人が同一の時間帯に並行して参加する会議数を判定する多重度判定手段と、前記多重度判定手段により判定された会議数に応じて、参加予定者の状況を示す情報を提供する情報提供手段とをさらに有する。
【０００９】
好適には、前記多重化判定手段は、前記予約記憶手段に記憶されている予約情報と、実空間の会議室の予約情報とに基づいて、同一人が同一の時間帯に並行して参加する電子会議室及び実空間の会議室における会議数を判定する。
【００１０】
また、本発明にかかる電子会議室管理装置は、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付ける予約受付手段と、前記予約受付手段により受け付けた予約情報を記憶する予約記憶手段と、前記予約記憶手段に記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する情報提供手段とを有する。
【００１１】
好適には、前記情報提供手段は、前記電子会議室の予約状況として、予約情報の少なくとも一部を提供する。
【００１２】
［電子会議室管理方法］
また、本発明にかかる電子会議室管理方法は、コンピュータが、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付け、コンピュータが、受け付けた予約情報を記憶し、コンピュータが、記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限する。
【００１３】
また、本発明にかかる電子会議室管理方法は、コンピュータが、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付け、コンピュータが、受け付けた予約情報を記憶し、コンピュータが、記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供する。
【００１４】
［プログラム］
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む電子会議室管理装置において、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付けるステップと、受け付けた予約情報を記憶するステップと、記憶されている予約情報に応じて、電子会議室の利用を制限するステップとを前記電子会議室管理装置のコンピュータに実行させる。
【００１５】
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む電子会議室管理装置において、利用者の要求に応じて、電子会議室の予約情報を受け付けるステップと、受け付けた予約情報を記憶するステップと、記憶されている予約情報に基づいて、電子会議室の予約状況を示す情報を提供するステップとを前記電子会議室管理装置のコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の電子会議室管理装置によれば、電子会議室を用いた会議を実空間の会議室において行われる会議に近づけて、電子会議室の利便性を高めることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
［背景］
本発明の理解のために、本発明がなされた背景を説明する。
会議の発起人は、仮想空間上に電子会議室を自由に設置して、会議を開催することができる。すなわち、電子会議室は、仮想空間の様々な場所で、様々な目的をもって無数に作成されることになる。したがって、電子会議室そのものの把握が困難であると共に、電子会議室の運用上利用されるリソース（ネットワークの帯域など）、電子会議室でなされる会議の出席者のスケジュール及びワーク量、及び、電子会議室の設置に関するライセンスなどを管理することが困難になる。
また、電子会議室を設置したことがない者にとっては、電子会議室の設置は必ずしも容易なことではない。
【００１８】
そこで、本実施形態における電子会議室管理装置２は、実空間にある会議室と同様に、電子会議室の予約及び運営等を行うことにより、電子会議室の利便性を高める。
より具体的には、例えば、電子会議室管理装置２は、電子会議室を固定的に設置し、設置された電子会議室を利用者に予約して利用させる。これにより、電子会議室を設置したことがない人でも、予め設置されている電子会議室を占有し利用することができる。また、ネットワーク帯域などのリソース及びライセンス数の管理が容易になる。
また、電子会議室管理装置２は、電子会議室の予約情報を公開する。これにより、会議スケジュールの管理、会議出席者のスケジュール管理、及び、会議出席者のワーク量の管理などが容易になる。
【００１９】
以下、本発明の実施形態を説明する。
図１は、本発明にかかる電子会議室管理方法が適用される会議室管理システム１の概略を説明する図である。
会議室管理システム１は、電子会議室管理装置２、複数の利用者端末８及び実空間会議室管理装置９を有する。
電子会議室管理装置２は、インターネット又はＬＡＮなどからなるネットワーク７を介して、複数の利用者端末８及び実空間会議室管理装置９と接続する。
利用者端末８は、各利用者（電子会議室の予約者、電子会議室の利用者など）により利用される通信機器である。例えば、第１の利用者端末８ａは、汎用コンピュータであり、第２の利用者端末８ｂは、ＨＴＭＬファイルの表示が可能な携帯電話である。
実空間会議室管理装置９は、実空間における会議室の予約等を管理するコンピュータであり、利用者端末８からの要求に応じて、実空間の会議室に関する予約情報を登録、編集又は削除する。予約情報には、会議室の識別情報、会議室が利用される利用予定期間、予約者の識別情報、及び、予約者の連絡先などが含まれている。
【００２０】
電子会議室管理装置２は、電子会議室の予約等を管理するコンピュータであり、利用者端末８からの要求に応じて、電子会議室に関する予約情報を登録、編集又は削除する。なお、電子会議室には電子掲示板なども含まれる。
【００２１】
図２は、本発明にかかる電子会議室管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、電子会議室管理装置２は、汎用のコンピュータ端末（例えばサーバ端末）であり、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置などのモニタ２２、キーボード及びポインティングデバイスなどの入力装置２４、ＣＰＵ２６２及びメモリ２６４などを含む処理装置２６、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置２８、並びに、通信装置２９などから構成される。通信装置２９は、Ｗｅｂ機能及び電子メール機能などによるマルティメディア通信を実現する。本例の電子会議室管理装置２は、通信装置２９を介してネットワーク７（図１）に接続する。
【００２２】
図３は、処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる電子会議室管理方法を実現する電子会議室管理プログラム５の構成を示す図である。
図３に示すように、電子会議室管理プログラム５は、予約受付部５１０、予約情報取得部５２０、予約データベース（予約ＤＢ）５３０、利用制限部５４０、認証部５５０、電子会議室運用部５６０、多重度判定部５７０及び情報提供部５８０を有する。
電子会議室管理プログラム５は、例えば記録媒体２８０（図２）を介して処理装置２６に供給され、メモリ２６４にロードされて実行される。
【００２３】
電子会議室管理プログラム５において、予約受付部５１０（図３）は、通信装置２９（図２）を介して、利用者端末８（図１）から電子会議室の予約情報を受信し、受信された電子会議室の予約情報を予約ＤＢ５３０に対して出力する。
【００２４】
予約情報取得部５２０（図３）は、通信装置２９（図２）を介して、実空間会議室管理装置９（図１）にアクセスし、実空間における会議室の予約情報を取得し、取得された実空間会議室の予約情報を予約ＤＢ５３０に対して出力する。
【００２５】
予約ＤＢ５３０は、予約受付部５１０から入力された電子会議室の予約情報を予約識別情報（予約ＩＤ）に対応付けて記憶する。なお、予約ＤＢ５３０は、同一の電子会議室について少なくとも一部の期間が重複する複数の予約情報が入力された場合に、これらの予約情報を優先順位に対応付けて記憶する。例えば、予約ＤＢ５３０は、同一の電子会議室について期間が重複する予約情報を、これらの入力順に応じて優先順位を付ける。これにより、電子会議室管理装置２は、電子会議室についてキャンセル待ちを可能にする。
また、予約ＤＢ５３０は、予約情報取得部５２０から入力された実空間会議室の予約情報を記憶する。
【００２６】
利用制限部５４０は、予約ＤＢ５３０に記憶されている電子会議室の予約情報に応じて、電子会議室運用部５６０により設置されている電子会議室の利用を制限する。より具体的には、利用制限部５４０は、電子会議室の予約情報に応じた期間（利用予定期間を中心とした既定の期間）に、予約された利用者の電子会議室への入室を許可し、この期間の他の利用者の入室を禁止する。
【００２７】
また、利用制限部５４０は、認証部５５０を含む。認証部５５０は、電子会議室の予約情報（具体的には、会議室ＩＤ、利用予定期間及び参加予定者など）に基づいて、それぞれの電子会議室にアクセスしようとする利用者を認証し、認証結果を利用制限部５４０に対して出力する。利用制限部５４０は、認証部５５０により認証が成功することを条件として、利用者による電子会議室へのアクセスを許可する。
【００２８】
電子会議室運用部５６０は、固定的に電子会議室を設置し、利用制限部５４０からの制御に応じて、電子会議室へのアクセスを制限する。ここで、「固定的」とは、アクセス位置（ＵＲＬなど）又は名称が一定であること、電子会議室の個数が一定であること、及び、各電子会議室に同時にアクセス可能な利用者数が一定であること、の少なくとも１つを意味する。
例えば、電子会議室運用部５６０は、ライセンス数に応じた数の電子会議室を設置し、ライセンスに応じた人数のアクセスを許可する。また、電子会議室運用部５６０は、電子会議室の運用に割り当てられたリソース（記憶領域及びネットワーク回線の帯域など）に応じた数だけ電子会議室を設置してもよい。
【００２９】
多重度判定部５７０は、予約ＤＢ５３０に記憶されている電子会議室の予約情報及び実空間会議室の予約情報に基づいて、同一人が同時に参加する会議数（電子会議室でなされる会議と実空間会議室でなされる会議との両者を含む）を判定し、判定された会議数にそれぞれの会議に対応する評価係数を掛け合わせた評価値を算出し、情報提供部５８０に対して出力する。
【００３０】
情報提供部５８０は、予約ＤＢ５３０に記憶されている電子会議室の予約情報を、利用者端末８に送信する。これにより、利用者は、利用者端末８により電子会議室の予約状況、及び、会議のスケジュールを確認することができる。
また、情報提供部５８０は、多重度判定部５７０から入力された評価値を、利用者端末８に送信する。この評価値は、各個人の会議への参加状況を示す情報であり、利用者は、この会議の参加状況が利用者端末８に配信されることにより、各参加予定者の忙しさなどを知ることができる。
【００３１】
図４は、予約ＤＢ５３０に記憶される電子会議室の予約情報を例示する図である。
図４に例示するように、予約ＤＢ５３０は、電子会議室の予約情報として、「予約ＩＤ」、「電子会議室」、「利用予定期間」、「予約者」、「予約者連絡先」、「参加予定者」、「オブザーバ」、「会議名」及び「予約ステータス」を記憶する。
「予約ＩＤ」は、それぞれの予約を識別するための情報であり、例えば、予約情報の入力順に割り当てられるシリアル番号である。「電子会議室」は、予約の対象となる電子会議室の識別情報（会議室ＩＤ）であり、例えば、電子会議室運用部５６０により固定的に設置された電子会議室の会議室ＩＤである。「利用予定期間」は、電子会議室の利用予定期間であり、日付及び時間帯などにより特定される。「予約者」は、予約情報を入力した予約者の識別情報（利用者ＩＤ）である。「予約者連絡先」は、予約者の連絡先であり、例えば、予約者のメールアドレスである。
【００３２】
「参加予定者」は、さらに、少なくとも１組の「参加予定者＃ｎ」、「パスワード＃ｎ」及び「参加者連絡先＃ｎ」（ｎは自然数）に対応付けられている。「参加予定者＃ｎ」は、予約された電子会議室で会議に参加する利用者（すなわち、参加予定者）の識別情報（利用者ＩＤ）であり、予約者の識別情報も含まれる場合がある。、「パスワード＃ｎ」は、この参加予定者の認証を行うためのパスワードである。「参加者連絡先＃ｎ」は、この参加予定者の連絡先であり、例えば、参加予定者のメールアドレスなどである。
「オブザーバ」は、「参加予定者」と同様に、「オブザーバ＃ｎ」、「パスワード＃ｎ」及び「オブザーバ連絡先＃ｎ」（ｎは自然数）に対応付けられている。
利用制限部５４０は、参加予定者である利用者には会議中の発言行為（書込みなど）を許可し、オブザーバである利用者には発言行為を禁止するが閲覧行為を許可する。
【００３３】
「会議名」は、予約された電子会議室でなされる会議の名称であり、参加予定者及び第三者に対して会議の内容を通知するために入力される。「予約ステータス」は、予約情報の優先順位を示す情報である。予約情報ＤＢ５３０は、同一の電子会議室について期間が重複する複数の予約情報が入力される場合に、これらの入力順に優先順位を付けるが、上位の予約情報が削除された場合には、これよりも下位の予約情報の優先順位を順に繰り上げる。
【００３４】
図５は、認証部５５０に記憶されている認証情報を例示する図である。
図５に例示するように、認証部５５０は、予約された電子会議室の会議室ＩＤと、予約された利用予定期間とに対応付けて、各参加予定者及び各オブザーバの利用者ＩＤ及びパスワードを記憶する。認証部５５０は、いずれかの電子会議室がアクセスされると、この電子会議室の会議室ＩＤ及びアクセス時刻に対応する利用者ＩＤ及びパスワードを用いて、電子会議室にアクセスした利用者を認証する。
【００３５】
［全体動作］
次に、会議室管理システム１の動作を説明する。
図６は、電子会議室の予約時における会議室管理システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図６に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、予約者は、自己の利用者端末８（図１）を操作して、電子会議室の予約情報を電子会議室管理装置２に送信する。
電子会議室管理装置２の予約受付部５１０（図３）は、利用者端末８から受信した電子会議室の予約情報を予約ＤＢ５３０に格納する。
【００３６】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、情報提供部５８０（図３）は、予約ＤＢ５３０に電子会議室の予約情報がが追加されたことを検知すると、追加された予約情報（予約しようとする電子会議室及び期間）における電子会議室の予約状況（時間帯が重複する先約の有無、及び、自己の予約の優先順位）を予約者の利用者端末８に送信する。
予約者の利用者端末８は、情報提供部５８０から受信した予約状況を表示する。
【００３７】
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、予約者は、利用者端末８に表示された予約状況を見て、予約情報の登録を行うか否かを判断し、利用者端末８を操作して、予約情報を登録するか否かを指示する。
予約受付部５１０（図３）は、利用者端末８から、予約情報を登録するか否かの指示を受信する。
電子会議室管理プログラム５は、予約情報を登録する旨の指示を受信した場合に、Ｓ１３０の処理に移行し、予約情報を登録しない旨の指示を受信した場合に、予約情報の登録処理（Ｓ１０）を終了する。
【００３８】
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、予約ＤＢ５３０は、入力された電子会議室の予約情報を優先順位に対応付けて本登録として記憶する。
【００３９】
ステップ１４０（Ｓ１４０）において、認証部５５０（図３）は、予約ＤＢ５３０に予約情報が本登録されたことを検知すると、予約情報に含まれる参加予定者及びオブザーバについてパスワードを生成し、参加予定者及びオブザーバの利用者ＩＤに対応付けて記憶する。
【００４０】
ステップ１５０（Ｓ１５０）において、情報提供部５８０は、認証部５５０により生成されたパスワードと、予約ＤＢ５３０に登録された予約情報とを、各参加予定者及び各オブザーバの連絡先に電子メールで通知する。
【００４１】
図７は、電子会議室へのアクセスが要求された時の会議室管理システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
図７に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、利用者（参加予定者、オブザーバ又はこれら以外の第三者）は、利用者端末８（図１）を操作して、電子会議室運用部５６０により設置されているいずれかの電子会議室にアクセスする。
電子会議室運用部５６０（図３）は、利用者端末８による電子会議室に対するアクセスを検知すると、アクセスされた電子会議室の会議室ＩＤを認証部５５０に出力する。
【００４２】
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、認証部５５０は、電子会議室運用部５６０から会議室ＩＤが入力されると、入力された会議室ＩＤ及び現在の時刻に対応する認証情報を読み出す。また、認証部５５０は、情報提供部５８０を介して、利用者ＩＤ及びパスワードの入力を要求する。
利用者は、利用者端末８を操作して、自己の利用者ＩＤ及びパスワードを認証部５５０に送信する。
【００４３】
ステップ２２０（Ｓ２２０）において、認証部５５０は、会議室ＩＤ及び現在時刻に対応する認証情報（参加予定者又はオブザーバの利用者ＩＤ及びパスワード）と、利用者端末５５０から受信した利用者ＩＤ及びパスワードとを用いて、この利用者を認証する。
電子会議室管理プログラム５は、認証に成功した場合に、Ｓ２３０の処理に移行し、認証に失敗した場合に、この利用者による電子会議室へのアクセスを禁止してアクセス管理処理（Ｓ２０）を終了する。
【００４４】
ステップ２３０（Ｓ２３０）において、利用制限部５４０（図３）は、この利用者から受信された利用者ＩＤ及びパスワードに対応する予約情報の優先順位を予約ＤＢ５３０から読み出す。
電子会議室管理プログラム５は、読み出された優先順位が最上位である場合に、Ｓ２４０の処理に移行し、読み出された優先順位が最上位以外である場合に、Ｓ２５０の処理に移行する。
【００４５】
ステップ２４０（Ｓ２４０）において、利用制限部５４０（図３）は、利用者ＩＤに対応する権限（閲覧のみ可、又は、閲覧及び書込み可）を設定して、電子会議室への入室を許可するよう電子会議室運用部５６０に指示する。
利用者は、電子会議室にログインすることができ、設定された権限の範囲内で会議に参加することができる。
【００４６】
ステップ２５０（Ｓ２５０）において、利用制限部５４０（図３）は、この利用者による電子会議室への入室を禁止するよう電子会議室運用部５６０に指示する。
情報提供部５８０は、先約のキャンセルが発生した時に再度アクセスするよう利用者に通知する。
【００４７】
ステップ２６０（Ｓ２６０）において、利用性減部５４０は、予約ＤＢ５３０に記憶されている利用予定期間の終了時と、現在時刻とを比較して、利用予定期間が終了したか否かを判断する。
電子会議室管理プログラム５は、利用予定期間が終了した場合に、Ｓ２７０の処理に移行し、利用予定期間が終了していない場合に、利用予定期間が終了するまで待機する。
【００４８】
ステップ２７０（Ｓ２７０）において、利用制限部５４０は、電子会議室運用部５６０に対して、退室又は電子会議室の予約を促すメッセージを電子会議室に表示するよう指示する。
ステップ２８０（Ｓ２８０）において、利用制限部５４０は、利用予定期間から既定の期間（例えば１０分）が経過しても、電子会議室からの退室、又は、この電子会議室の予約登録がなされない場合に、強制的にログアウトさせるよう電子会議室運用部５６０に対して指示する。
電子会議室運用部５６０は、利用制限部５４０の制御に応じて、この電子会議室にログインしたままの利用者を強制的にログアウトさせる。
【００４９】
図８は、利用者端末８に表示される予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
図８に例示するように、利用者端末８は、情報提供部５８０から受信したＨＴＭＬファイルに基づいて、予約状況を示す予約管理ウインドウ８００を表示する。
予約管理ウインドウ８００には、電子会議室運用部５６０（図３）により固定的に設置された複数の電子会議室に対応する複数の会議室アイコン８１０が表示されている。
本例の予約管理ウインドウ８００は、２００４年０２月１９日の１４：００から１６：００までが指定された場合の予約状況を示す。具体的には、「会議室Ｅ」に対応する会議室アイコン８１０ｅと、「会議室Ｇ」に対応する会議室アイコン８１０ｇとが、他の会議室アイコン８１０ａなどと異なる表示態様で表示されることにより、「会議室Ｅ」及び「会議室Ｇ」が予約済みであり、他の「会議室Ａ」などが予約されていないことを示す。
なお、情報提供部５８０は、利用者に現在時刻が指定されると、現在の電子会議室の利用状況を、会議室アイコン８１０を用いて予約管理ウインドウ８００に表示する。すなわち、情報提供部５８０は、利用者から任意の時刻が指定されると、これに応じて、電子会議室の将来の利用状況（すなわち、予約状況）、現在の利用状況、及び、過去の利用状況（すなわち、利用履歴）を、会議室アイコン８１０の表示態様を変更することにより通知する。
【００５０】
図９は、予約情報が表示された予約管理ウインドウ８００を例示する図である。なお、本図における表示要素のうち、図８に示されたものと実質的に同一のものには同一の符号が付されている。
図９に例示するように、情報提供部５８０は、予約管理ウインドウ８００において、いずれかの会議室アイコン８１０（本例では、会議室アイコン８１０ｅ）が選択されると、この会議室アイコン８１０に対応する電子会議室の予約情報を予約ＤＢ５３０（図３）から読み出し、読み出された予約情報を予約情報表示エリア８２０に表示する。この予約情報表示エリア８２０は、選択された会議室アイコン８１０（本例では、会議室アイコン８１０ｅ）に対応付けられており、利用者に指定された期間と重複する予約情報を表示する。
参加予定者及びオブザーバは、予約情報表示エリア８２０に表示された予約情報を参照して、自己の会議スケジュールを確認することができる。また、予約者は、この予約情報表示エリア８２０に表示された予約情報を参照して先約の予約者の連絡先を調べて、キャンセルの交渉を行うことができる。
【００５１】
図１０は、電子会議室にアクセスされた時の予約管理ウインドウ８００を例示する図である。なお、本図における表示要素のうち、図８に示されたものと実質的に同一のものには同一の符号が付されている。
利用者は、予約管理ウインドウ８００において、いずれかの会議室アイコン８１０（本例では、会議室アイコン８１０ｅ）を選択して、この「会議室Ｅ」へのアクセスを要求する。
認証部５５０は、利用者のアクセスに応じて、利用者ＩＤ（「ユーザＩＤ」）及びパスワードの入力を促すパスワード入力エリア８３０を予約管理ウインドウ８００に表示させる。パスワード入力エリア８３０は、選択された会議室アイコン８１０に対応付けられており、利用者ＩＤ及びパスワードの入力を受け付ける。
【００５２】
図１１は、各参加者による会議の参加状況を表示する予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
図１１に例示するように、情報提供部５８０は、利用者ＩＤ及び期間が指定されると、指定された期間におけるこの利用者の会議の参加状況が示された参加状況グラフ８４０を予約管理ウインドウ８００に表示する。参加状況グラフ８４０は、横軸を時間、縦軸を多重度（すなわち、多重度判定部５７０により判定された評価値）としたグラフである。参加状況グラフ８４０には、実空間会議室でなされた会議の数と、電子会議室でなされた会議の数とが互いに区別可能な表示態様で表示される。また、参加状況グラフ８４０には、現在時刻に相当する横軸上の位置が一点鎖線で表示される。
すなわち、多重度判定部５７０は、参加状況を示す対象者（利用者ＩＤ）と対象期間（本例では、日付）とが利用者により指定されると、予約ＤＢ５３０に記憶されている電子会議室の予約情報及び実空間会議室の予約情報を参照して、指定された期間において、指定された対象者が参加予定者（又はオブザーバ）として登録されている会議（電子会議室及び実空間会議室の両者でなされる会議）を抽出し、抽出された会議に評価係数（本例では、いずれも１）を掛けて合算することにより、評価値（多重度）を算出する。評価係数は、参加予定者であるかオブザーバであるかに応じて異なってもよいし、電子会議室の会議であるか実空間会議室の会議であるかに応じて異なってもよい。
【００５３】
以上説明したように、本実施形態における電子会議室管理装置２は、複数の電子会議室を固定的に設置し、設置された電子会議室を利用者に予約して利用させる。これにより、電子会議室を設置したことがない人でも、予め設置されている電子会議室を占有し利用することができる。また、ネットワーク帯域などのリソース及びライセンス数の管理が容易になる。
また、電子会議室管理装置２は、電子会議室の予約情報（参加予定者及びオブザーバの氏名、会議名、予約者の連絡先など）を公開する。これにより、会議スケジュールの管理、会議出席者のスケジュール管理、及び、会議出席者のワーク量の管理などが容易になる。
また、電子会議室管理装置２は、電子会議室及び実空間会議室の予約情報に基づいて、各参加予定者又はオブザーバの会議への参加状況（多重度）を算出し提供する。これにより、会議出席者のワーク量の管理などが容易になる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明にかかる電子会議室管理方法が適用される会議室管理システム１の概略を説明する図である。
【図２】本発明にかかる電子会議室管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
【図３】処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる電子会議室管理方法を実現する電子会議室管理プログラム５の構成を示す図である。
【図４】予約ＤＢ５３０に記憶される電子会議室の予約情報を例示する図である。
【図５】認証部５５０に記憶されている認証情報を例示する図である。
【図６】電子会議室の予約時における会議室管理システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
【図７】電子会議室へのアクセスが要求された時の会議室管理システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
【図８】利用者端末８に表示される予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
【図９】予約情報が表示された予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
【図１０】電子会議室にアクセスされた時の予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
【図１１】各参加者による会議の参加状況を表示する予約管理ウインドウ８００を例示する図である。
【符号の説明】
【００５５】
１・・・会議室管理システム
２・・・電子会議室管理装置
２２・・・モニタ
２４・・・入力装置
２６・・・処理装置
２６２・・・ＣＰＵ
２６４・・・メモリ
２８・・・記録装置
２８０・・・記録媒体
２９・・・通信装置
５・・・電子会議室管理プログラム
５１０・・・予約受付部
５２０・・・予約情報取得部
５３０・・・予約データベース
５４０・・・利用制限部
５５０・・・認証部
５６０・・・電子会議室運用部
５７０・・・多重度判定部
５８０・・・情報提供部
９・・・実空間会議室管理装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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