(57)【要約】【課題】  送信メールの宛先欄に表示される宛先名称を動的に作成する。【解決手段】  宛先名称整形装置２０は、電子メールの送信時に、ユーザ端末の画面に表示される宛先名称を整形する。まず、アドレス分類部２２は、送信メール１０の送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて送信先メールアドレスを複数のグループに分ける。宛先名称作成部２８は、メールアドレスと該メールアドレスの登録名称とを関連付けて記憶しているアドレス帳記憶部３４から、送信先メールアドレスに対応する登録名称を検索し、さらにグループ毎に設定された条件にしたがって、登録名称を整形して宛先名称を作成する。並べ替え部３２は、作成された宛先名称の表示順序をグループ毎に並べ替える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールシステムにおいて送信する電子メールを整形する装置であって、
メールアドレスと該メールアドレスの登録名称とを関連付けて記憶するアドレス帳記憶手段と、
電子メールの送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて前記送信先メールアドレスを複数のグループに分けるアドレス分類手段と、
前記送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称を前記アドレス帳記憶手段から選択し、前記グループ毎に設定された条件にしたがって、前記登録名称を整形して宛先名称を作成する宛先名称作成手段と、
を備えることを特徴とする電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項２】
前記アドレス分類手段は、前記電子メールシステムに記憶されている電子メールの送信履歴を参照して、前記送信先メールアドレスのグループを決定する手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項３】
前記アドレス分類手段は、送信する電子メールの本文に特定の文字列が含まれているか否かを判定することによって前記送信先メールアドレスのグループを決定する文体解析手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項４】
前記グループには社外宛グループと社内宛グループとが含まれることを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項５】
前記アドレス帳記憶手段にはメールアドレスに対応させて役職名が記憶されており、
前記アドレス分類手段において送信先メールアドレスが社外宛グループまたは社内宛グループのみに分類された場合、前記宛先名称作成手段は、すべての送信先メールアドレスについて前記登録名称に役職名を付加して宛先名称とすることを特徴とする請求項４に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項６】
前記アドレス帳にはメールアドレスに対応させて役職名が記憶されており、
前記アドレス分類手段において送信先メールアドレスが社外宛グループと社内宛グループのいずれにも分類された場合、前記宛先名称作成手段は、社外宛グループの送信先メールアドレスについては前記登録名称に役職名を付加して宛先名称とし、社内宛グループの送信先メールアドレスについては前記登録名称をそのまま宛先名称とすることを特徴とする請求項４に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項７】
前記グループには友人宛グループが含まれ、
前記アドレス帳記憶手段にはメールアドレスに対応させてニックネームが記憶されており、
前記宛先名称作成手段は、友人宛グループの送信先メールアドレスについて前記登録名称の代わりに前記ニックネームを宛先名称とすることを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項８】
前記宛先名称作成手段で作成された宛先名称の表示順序を、前記グループ毎に並べ替える並べ替え手段をさらに備えることを特徴とする請求項５または６に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項９】
前記並べ替え手段は、役職順にしたがって前記宛先名称の表示順序を並べ替えることを特徴とする請求項８に記載の電子メールの宛先名称整形装置。
【請求項１０】
電子メールシステムにおいて送信する電子メールを整形する方法であって、
メールアドレスと該メールアドレスに対応させた登録名称とを前記電子メールシステムに備えられたアドレス帳に記憶させるステップと、
電子メールの送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて前記送信先メールアドレスを複数のグループに分けるアドレス分類ステップと、
前記送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称を前記アドレス帳から選択し、前記グループ毎に設定された条件にしたがって、前記登録名称を整形して宛先名称を作成する宛先名称作成ステップと、
前記宛先名称作成ステップで作成された宛先名称の表示順序を、前記グループ毎に並べ替える並べ替えステップと、
を含む電子メールの宛先名称整形方法。
【請求項１１】
電子メールシステムにおいて送信する電子メールを整形するプログラムであって、
メールアドレスと該メールアドレスに対応させた登録名称とを前記電子メールシステムに備えられたアドレス帳に記憶させるステップと、
電子メールの送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて前記送信先メールアドレスを複数のグループに分けるアドレス分類ステップと、
前記送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称を前記アドレス帳から選択し、前記グループ毎に設定された条件にしたがって、前記登録名称を整形して宛先名称を作成する宛先名称作成ステップと、
前記宛先名称作成ステップで作成された宛先名称の表示順序を、前記グループ毎に並べ替える並べ替えステップと、
を含む電子メールの宛先名称整形プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は電子メールに関し、より具体的には、電子メールの送信時に宛先の名称を画面表示する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、電子メールを作成する際には、メールの送信先を特定するための「宛先」の欄がユーザ端末の画面に表示される。ユーザは、送信先のメールアドレスをこの宛先欄に直接入力するか、または電子メールシステムに備えられているアドレス帳に予めメールアドレスに対応させて登録されている名称（以下、これを「登録名称」という）を選択することによって、メール送信先を特定する。この宛先欄に入力されたメールアドレスは、メール送信先の端末の画面にも表示されることから、手紙の宛名書きに相当するものであるといえる。
【０００３】
しかし、従来の電子メールシステムでは、宛先欄に表示されるメールアドレスの形式やその順序などについては特に考慮しておらず、メールアドレスをそのまま表示するか、アドレス帳に登録されている登録名称を表示するものがほとんどである。通常、電子メールシステムのアドレス帳には、ユーザの覚えやすい名称を登録名称としてあることが多く、この登録名称がそのままで各宛先に送信されると、正式な名称でなかったり、不適切なものであったりする場合がある。
【０００４】
このため、ユーザは特にビジネスにおいて電子メールを使用する場合は、送信先の人物の役職や自分との関係などに応じて、画面に表示される宛先名称として適切なものを予めアドレス帳に登録しておく必要があった。このような技術の例として、特許文献１には、受信した電子メールに対して返信する場合に、受信した電子メールの宛先に表示されている名称をそのまま用いる代わりに、返信する側の電子メールシステムのアドレス帳に予め登録されている敬称付きの名称を検索して、返信メールの宛先に表示するようにした電子メールシステムが開示されている。
【特許文献１】特開２００２−３２４０３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術では、予めアドレス帳に登録しておいた敬称付きの登録名称がそのまま表示されるにとどまり、場合に応じて敬称を外したり、または役職名付きの表示にしたりすることができないという問題があった。
【０００６】
本発明者は以上の認識に基づき本発明をなしたもので、その目的は、送信メールの宛先欄に表示される宛先名称を動的に作成する技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明のある態様は、電子メールシステムにおいて電子メールを整形する装置であって、メールアドレスと該メールアドレスの登録名称とを関連付けて記憶するアドレス帳記憶手段と、電子メールの送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて送信先メールアドレスを複数のグループに分けるアドレス分類手段と、送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称をアドレス帳記憶手段から選択し、グループ毎に設定された条件にしたがって、登録名称を整形して宛先名称を作成する宛先名称作成手段と、を含むことを特徴とする電子メールの宛先名称整形装置を提供する。
【０００８】
ここで、「グループ」とは、電子メールシステムのユーザが決定することのできる、宛先のグループ分けのことを指す。「登録名称」とは、予めメールアドレスと対応させてアドレス帳に記憶させておく名称のことである。「宛先名称」とは、上記宛先名称整形装置による処理の結果、最終的に電子メールの宛先欄に表示される名称のことである。
【０００９】
この態様によると、グループ分けの結果に応じて、各グループで適切な宛先名が作成されるので、複数の宛先に同時に電子メールを送信する場合であっても、ユーザは特に意識することなく、それぞれに適切な宛先名称が付加された電子メールを送信することができる。
【００１０】
アドレス分類手段は、電子メールシステムに記憶されている電子メールの送信履歴を参照して、送信先メールアドレスのグループを決定する手段を備えてもよい。これによって、一度送信したメールアドレスを迅速にグループ分けすることができる。
【００１１】
また、アドレス分類手段は、送信する電子メールの本文に特定の文字列が含まれているか否かを判定することによって、前記送信先メールアドレスのグループを決定する文体解析手段を備えてもよい。これによって、例えばメール本文の文体が口語体であった場合、送信先メールアドレスのグループを友人宛に設定するような制御をすることができる。
【００１２】
送信先メールアドレスは、一例では社外宛グループと社内宛グループに分けることができる。こうすれば、ビジネスでメールを送信する場合に、社外と社内の人物の両方に同一の電子メールを送信する場合であっても、それぞれ適切な宛先名称が付加された電子メールを送信することができる。
【００１３】
アドレス帳記憶手段にはメールアドレスに対応させて役職名を記憶させておいてもよい。アドレス分類手段において送信先メールアドレスが社外宛グループまたは社内宛グループのみに分類された場合、宛先名称作成手段は、すべての送信先メールアドレスについて登録名称に役職名を付加して宛先名称を作成する。また、アドレス分類手段において送信先メールアドレスが社外宛グループと社内宛グループのいずれにも分類された場合、宛先名称作成手段は、社外宛グループの送信先メールアドレスについては登録名称に役職名を付加して宛先名称を作成し、社内宛グループの送信先メールアドレスについては登録名称をそのまま宛先名称とする。
【００１４】
グループには友人宛グループを含ませることができる。この場合、アドレス帳記憶手段にメールアドレスに対応させてニックネームを記憶させておけば、友人宛の送信先メールアドレスについては登録名称の代わりにニックネームを宛先名称とすることができる。
【００１５】
宛先名称成型装置は、宛先名称の表示順序をグループ毎に並べ替える並べ替え手段をさらに備えてもよい。この場合、役職順にしたがって宛先名称の表示順序を並べ替えれば、序列にしたがった失礼のない宛先名称を持つメールを送信することができる。
【００１６】
本発明の別の態様は、電子メールシステムにおいて送信する電子メールを整形する方法であって、メールアドレスと該メールアドレスに対応させた登録名称とを電子メールシステムに備えられたアドレス帳に記憶させるステップと、電子メールの送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、判定結果に応じて送信先メールアドレスを複数のグループに分けるアドレス分類ステップと、送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称をアドレス帳から選択し、グループ毎に設定された条件にしたがって、登録名称を整形して宛先名称を作成する宛先名称作成ステップと、宛先名称作成ステップで作成された宛先名称の表示順序をグループ毎に並べ替える並べ替えステップと、を含むことを特徴とする電子メールの宛先名称整形方法を提供する。
【００１７】
なお、以上の構成要素の任意の組合せや、本発明の構成要素や表現を方法、装置、システム、コンピュータプログラム、コンピュータプログラムを格納した記録媒体などの間で相互に置換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１８】
本発明による電子メールの宛先名称整形装置、方法及びプログラムによれば、送信メールの宛先名称を電子メールの宛先にふさわしいものに整形して表示させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明の一実施形態である電子メールの宛先名称整形装置は、電子メールの送信先メールアドレスに基づいて適切な宛先名称を作成し、さらに作成された宛先名称を適切な順序に並び替えて電子メールの宛先欄に表示する。これによって、ユーザは予め敬称付きの名称をアドレス帳に登録しておいたり、電子メールの送信前に宛先名称の順序を入れ替えたりする必要なく、適切で礼儀にかなった宛先名称を持つ電子メールを容易に作成することができる。
【００２０】
以下の説明では、本実施形態による宛先名称整形装置が、ネットワークに接続され電子メールの作成や送受信を実行可能な電子メールシステムを備えたユーザ端末内に設けられているものとして説明する。しかし、本発明はこのような構成に限定されるものではない。例えば、ユーザ端末とネットワークで接続された別の端末に宛先名称整形装置が設けられていてもよいし、または、ユーザ端末から電子メールを受信するメールサーバや中継サーバ（代理サーバ）に宛先名称整形装置を設けておき、受信した電子メールを送信先のメールサーバに転送する前に以下に述べる処理を実行するように構成してもよい。
【００２１】
図１は、宛先名称整形装置２０の構成を示す機能ブロック図である。この宛先名称整形装置２０は、ハードウエア的にはコンピュータのＣＰＵやメモリなどの構成で実現でき、ソフトウエア的にはプログラムなどによって実現できるが、本図ではそれらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウエア、ソフトウエアの組合せによっていろいろなかたちで実現できることは当業者の理解するところである。
【００２２】
ユーザが既知の電子メールシステムを用いてメール１０を作成すると、送信前に宛先名称整形装置２０に送られる。なお、送信メール１０は、後述する図５に示すように、送信先のメールアドレスを入力するための「宛先」欄５０と、カーボンコピーを送信するメールアドレスを入力するための「Ｃｃ」欄５２と、当該電子メールの件名を入力する「件名」欄５４と、メール本文５６とを含んでユーザ端末に表示される。本明細書においては、「宛先」欄５０に入力されるメールアドレスを「送信先メールアドレス」と、予めメールアドレスと対応させてアドレス帳に記憶させておく名称を「登録名称」と、宛先名称整形装置２０による処理の結果、最終的に「宛先」欄５０に表示される名称を「宛先名称」と表記する。なお、送信メール１０の作成時に、「宛先」欄５０または「Ｃｃ」欄５２に、送信先メールアドレスの代わりに登録名称を直接入力することもできることは、周知の通りである。
【００２３】
図１において、宛先名称整形装置２０内のアドレス分類部２２は、送信メール１０の送信先メールアドレスを、予めユーザにより設定された複数のグループに分類する。この「グループ」は、適切な宛先名称を使い分けるために設定されるものであり、例えば「社外宛」、「社内宛」といったグループが考えられる。アドレス分類部２２は、この分類を複数の方法によって実行する。すなわち、第１の方法は、送信先メールアドレスに特定のドメインが含まれているか否かを判定し、その結果に応じて送信先メールアドレスを複数のグループに分ける方法である。上記のように、「社外宛」と「社内宛」のグループがある場合、送信先メールアドレスが社内ドメインであれば「社内宛」グループとし、社内ドメイン以外の送信先メールアドレスは「社外宛」グループとする。第２の方法は、送信履歴記憶部２６に蓄積されている以前の電子メールの送信履歴に基づいて、送信先メールアドレスを複数のグループに分類する方法である。つまり、前回までにその送信先メールアドレスが分類されたグループと同じグループに分類される。
【００２４】
第３の方法は、送信メール１０の本文の文体を解析する文体解析部２４を使用して、送信先メールアドレスを複数のグループに分類するものである。文体解析部２４は、送信メール１０の本文の内容を取得し、本文に含まれる特徴的な文字列と所定の辞書データを比較することにより、本文で使用されている用語が例えば口語体であるか否かを判定する。そして、アドレス分類部２２は、文体解析部２４におけるメール本文の解析結果に基づいて送信先メールアドレスを複数のグループに分類する。以上の３つの方法によって、いずれかのグループに分類された送信先メールアドレスは、宛先名称作成部２８に渡される。
【００２５】
アドレス帳記憶部３４には、メールアドレスに関連付けて、登録名称、役職名、部署名、ニックネームなどを記憶させておく。
【００２６】
宛先名称作成部２８は、アドレス帳記憶部３４から送信先メールアドレスに関連付けられている登録名称を選択し、さらにグループ毎に適切な宛先名称を作成する。例えば、送信先メールアドレスが「社外宛」グループに分類されている場合は、登録名称の後に役職名または敬称を付加して宛先名称とする。送信先メールアドレスのグループが「社内宛」であれば、敬称は付さずに登録名称をそのまま宛先名称とする。また、送信先メールアドレスが「友人宛」グループに分類されている場合は、登録名称の代わりにニックネームを宛先名称として表示する。作成された宛先名称の組は、並べ替え部３２に渡される。
【００２７】
並べ替え部３２は、宛先名称作成部２８で作成された宛先名称を適切な順序に並べ替える。例えば、１）社外宛と社内宛の宛先名称が混在している場合には、社外宛の宛先名称を先頭にする。２）役職の異なる宛先名称が混在している場合には、役職の高い順序に並べ替える。３）自分の部署と他の部署の構成員の宛先名称が混在している場合には、他の部署の構成員の宛先名称を先頭にする、などの並べ替えを行う。宛先名称が「ＸＸ様」のように一般的な敬称のみが付加されている場合など、宛先名称からだけでは適切な順序に並び替えられない場合は、アドレス帳記憶部３４に記憶されている役職名や部署名の情報を参照して並べ替えを実行する。友人宛のグループのように、特定のグループについては並べ替えを実行しないように設定することもできる。並べ替えられた宛先名称は、確認画面表示部３６に送られる。
【００２８】
確認画面表示部３６は、並べ替えられた宛先名称をその順序通りに表示装置（図示せず）に表示して、ユーザによる確認を促す。このとき、送信履歴記憶部２６に送信履歴が記憶されていなかったり、またはアドレス帳記憶部３４に登録名称が登録されていなかったメールアドレスは、宛先名称が作成されないので、送信先メールアドレスがそのまま（例えばａａ＠ｘｘ．ｃｏｍのように）表示される。この場合、ユーザは入力手段（図示せず）を用いて適切な宛先名称をこのメールアドレスに与えることができる。また、表示された宛先名称の順序が好ましくない場合、ユーザは入力手段を用いて適切な順序に並べ替えることもできる。上記のような訂正が完了するか、または訂正の必要がなかった場合、ユーザは入力手段を用いて意思表示をすることによって、宛先名称が確定した送信メール４０（以下、これを「整形済み送信メール４０」という）が得られる。各送信先メールアドレスが分類されたグループは送信履歴記憶部２６に記憶され、次回以降のメール送信の際に活用される。整形済み送信メール４０は、電子メールシステムによってネットワークを介して各送信先に送信される。
【００２９】
入出力処理部３８は、宛先名称整形装置２０とその外部との間でデータを入出力するインタフェイスである。入出力処理部３８には、入力装置としてキーボードやマウス、出力装置としてディスプレイなどが接続される。
【００３０】
以上説明したように、宛先名称整形装置２０によれば、各送信先メールアドレスについて必要であれば登録名称に役職名や敬称を付加した宛先名称を作成し、さらに並べ替えを自動的に行うので、ユーザによる操作の手間を省くとともに、不適切な宛先名称を表示したメールを送信してしまうことを防止することができる。
【００３１】
上記特許文献１では予め敬称を付加してアドレス帳に登録されている名称を表示するのに対して、本実施形態では、送信先メールアドレスのドメイン、送信履歴、メール本文の文体に基づいたグループ分けを実行し、グループ毎に動的に宛先名称を作成することができるため、アドレス帳記憶部３４に標準的な登録名称を１つ記憶させておけば、状況に応じた適切な宛先名称を持つメールを送信することができる。
【００３２】
本実施形態による宛先名称整形装置２０は、主に社外宛と社内宛の複数のメールアドレスが混在した電子メールを送信する状況を想定しているが、これに限定されない。例えば、ビジネスとプライベートで同一の端末から電子メールを送信したり、あるいはユーザの所属する組織が２つ以上あったりするような場合でも、宛先名称整形装置２０によれば、アドレス帳内のデータを変更することなく、適切な宛先名称を表示する電子メールを送信することができる。
【００３３】
（実施例）
以下、図２から図７を参照して、「社外宛」、「社内宛」、「友人宛」の３種類のグループ分けを設定した場合の、電子メールの宛先名称整形の実施例について説明する。
【００３４】
図２はアドレス分類のフローチャートである。このフローチャートでは、与えられた送信先メールアドレスを、ドメイン名、送信履歴、メール本文の文体などの情報から、「社外宛」、「社内宛」、「友人宛」のいずれかのグループに分類する。
【００３５】
まず、送信メール１０から、１つの送信先メールアドレスを取り出す（Ｓ１０）。次に、アドレス分類部２２は、その送信先メールアドレスが送信履歴記憶部２６に送信履歴として残っているか否かを確認する（Ｓ１２）。
【００３６】
送信履歴記憶部２６には、メールアドレスと以前に当該メールアドレスが分類されたグループとが関連付けられて記憶されている。したがって、一度送信したメールアドレスであり送信履歴に残っていれば（Ｓ１２のＹＥＳ）、以降の処理を実行することなく、送信履歴から前回のグループの情報を取得する（Ｓ１４）。
【００３７】
送信履歴に残っていなければ（Ｓ１２のＮＯ）、アドレス分類部２２は、その送信先メールアドレスのドメインが社内ドメインであるか否かを判定する（Ｓ１６）。社内ドメインであれば（Ｓ１６のＹＥＳ）、送信先メールアドレスを「社内宛」グループに分類する（Ｓ１８）。社内ドメインでなければ（Ｓ１６のＮＯ）、続いて、メール本文の文体を文体解析部２４により解析し、文体が口語体であるか否かを判定する（Ｓ２０）。口語体であれば（Ｓ２０のＹＥＳ）、送信先メールアドレスを「友人宛」グループに分類する（Ｓ２２）。口語体でなければ（Ｓ２０のＮＯ）、送信先メールアドレスを「社外宛」グループに分類する（Ｓ２４）。そして、アドレス分類部２２は、まだ分類していない送信先メールアドレスがあるか否かを判定し（Ｓ２６）、送信先メールアドレスが残っていれば（Ｓ２６のＹＥＳ）、別のメールアドレスに対して上記の処理を再び実行し、残っていなければ（Ｓ２６のＮＯ）、このフローを終了する。以上の処理の結果、送信先メールアドレスは、「社外宛」「社内宛」「友人宛」のいずれかのグループに分類される。以降、分類されたアドレスを「分類済みメールアドレス」という。
【００３８】
図３は、宛先名称作成のフローチャートである。ユーザは、予めアドレス帳記憶部３４に、メールアドレスと関連付けて、登録名称、役職名、所属部署名、またはニックネームを記憶させておく。宛先名称作成部２８は、アドレス分類部２２から分類済みメールアドレスの１つを取得する（Ｓ３０）。宛先名称作成部２８は、分類済みメールアドレスに「社内宛」グループに分類されたものと「社外宛」グループに分類されたものが混在しているか否かを判定する（Ｓ３２）。混在していない場合（Ｓ３２のＮＯ）、さらに分類済みメールアドレスが「友人宛」グループに分類されたか否かを判定する（Ｓ３４）。分類済みメールアドレスが「友人宛」グループであった場合（Ｓ３４のＹＥＳ）、アドレス帳記憶部３４を検索して、登録名称を使用する代わりにニックネームを宛先名称とする（Ｓ３８）。
【００３９】
Ｓ３２で、「社内宛」グループと「社外宛」グループの分類済みメールアドレスが混在していた場合は（Ｓ３２のＹＥＳ）、Ｓ３０で取得した分類済みメールアドレスが「社外宛」グループのものか否かを判定する（Ｓ３６）。分類済みメールアドレスが「社外宛」グループでない場合（Ｓ３６のＮＯ）、つまり、社外と社内の両方に電子メールを送信する場合の社内宛グループの分類済みメールアドレスについては、アドレス帳記憶部３４に登録されている登録名称を、役職名等を付加せずにそのまま宛先名称とする（Ｓ４２）。
【００４０】
Ｓ３６で「社外宛」グループの分類済みメールアドレスであった場合（Ｓ３６のＹＥＳ）、宛先名称作成部２８は、アドレス帳記憶部３４を検索して得られた登録名称に敬称または役職名を付加したものを宛先名称とする（Ｓ４０）。Ｓ３４で「友人宛」グループの分類済みメールアドレスでないと判定された場合（Ｓ３４のＮＯ）、つまり、社外のみまたは社内のみに電子メールを送信する場合についても同様に、アドレス帳記憶部３４を検索して得られた登録名称に敬称または役職名を付加したものを宛先名称とする（Ｓ４０）。
【００４１】
そして、宛先名称作成部２８は、まだ宛先名称を作成していない分類済みメールアドレスが残っているか否かを判定し（Ｓ４４）、分類済みメールアドレスが残っていれば（Ｓ４４のＹＥＳ）、別の分類済みメールアドレスに対して上記の一連の処理を実行し、残っていなければ（Ｓ４４のＮＯ）、このフローを終了する。以上の処理の結果、送信先メールアドレスはそれぞれのグループに合わせた適切な宛先名称に整形される。
【００４２】
なお、ドメイン名に応じて「社外宛」グループに分類された分類済みメールアドレスであっても、そのメールアドレスや登録名称がアドレス帳記憶部３４に登録されていない場合は、上記Ｓ４０において宛先名称は作成されず、メールアドレスがそのまま「宛先」の欄に表示されることになる。これは、例えば、初めて電子メールを受け取った差出人に電子メールを返信する場合、受信した電子メールに付けられていた差出人の名称がそのまま「宛先」の欄に表示されたメールを送信してしまうことを避けるためである。
【００４３】
図４は、宛先名称の並べ替えを実行するフローチャートである。並べ替え部３２は、宛先名称作成部２８によって作成された宛先名称について、以下の処理を実行する。まず、社外宛グループの宛先名称を社内宛グループの宛先名称の前に移動する（Ｓ５０）。次に、社外宛グループの宛先名称については、役職順に並べ替える（Ｓ５２）。社内宛グループの宛先名称については、アドレス帳記憶部３４を参照して各メールアドレスの所属部署を調べ、メールを送信するユーザの所属する部署以外の送信先の宛先名称を優先して役職順に並べ替える（Ｓ５４）。続いて、ユーザの所属する部署の宛先名称を役職順に並べ替える（Ｓ５６）。なお、友人宛グループの宛先名称については、並べ替えを実行しない。
【００４４】
なお、アドレス帳記憶部３４に登録されていなかったメールアドレスが送信先メールアドレスに含まれていた場合は、宛先名称作成部２８によって宛先名称を作成することはできず、したがって上記の並べ替え処理によっても何ら影響を受けない。この場合、ユーザは図示しない入力装置によって、送信先メールアドレスを適切な宛先名称に整形した上で、手動で並べ替えを行う必要がある。
【００４５】
図５から図７は、図２から図４のフローチャートにしたがって、送信メールの送信先メールアドレスが宛先名称に整形される一例を説明した図である。図５は、送信メールの「宛先」の欄５０に、ＡＡ＠ｘｘ．ｃｏｍ、ＢＢ＠ｙｙ．ｃｏｍ、ＣＣ＠ｙｙ．ｃｏｍ、ＤＤ＠ｘｘ．ｃｏｍ、ＥＥ＠ｘｘ．ｃｏｍ、ＦＦ＠ｘｘ．ｃｏｍ、ＧＧ＠ｙｙ．ｃｏｍの７つのメールアドレスがユーザによって入力されている様子を示している。なお、ここでは説明を簡単にするために、メールアドレスのアカウントと登録名称が同一であるものとして説明する。
【００４６】
このメールは、送信される前に宛先名称整形装置２０に渡される。アドレス分類部２２は、各送信先メールアドレスのドメイン名を確認して、社内ドメイン「ｘｘ」を持つＡＡ、ＤＤ、ＥＥ、ＦＦの４つのメールアドレスを社内宛グループに分類し、それ以外のドメイン「ｙｙ」を持つＢＢ、ＣＣ、ＧＧの３つのメールアドレスを社外宛グループに分類する。続いて、宛先名称作成部２８は、アドレス帳記憶部３４を検索して各メールアドレスについて役職名と所属部署を調べ、宛先名称を作成する。図６は、作成された宛先名称を示す。なお、この例では「社内宛」のメールアドレスのうち、ＡＡ、ＤＤが１課、ＥＥ、ＦＦが２課の構成員であるとしている。
【００４７】
続いて、並べ替え部３２は、図４のフローチャートにしたがって、図６の宛先名称を並べ替える。その結果が図７に示されている。つまり、宛先欄５０において、社外宛の宛先名称であるＢＢ、ＣＣ、ＧＧは社内宛の宛先名称であるＡＡ、ＤＤ、ＥＥ、ＦＦよりも先頭に並べ替えられている。さらに、社外宛の宛先名称の中でも、役職の順序つまりＧＧ部長、ＢＢ課長、ＣＣの順で並べられている。さらに、ユーザが１課所属だとして、社内宛の宛先名称の中でもユーザの所属しない部署である２課のＦＦ、ＥＥが、１課のＡＡ、ＤＤよりも先頭に並べられている。
【００４８】
以上説明したように、本実施形態の宛先名称整形装置は以下の処理を実行する。すなわち、社外の取引先や社内の上司に電子メールを送信する場合には、登録名称に敬称または役職名を付加した宛先名称が作成される。また、社内宛と社外宛のメールアドレスが混在する場合は、社外宛のメールアドレスについてのみ、登録名称に敬称または役職名が付加された宛先名称が作成される。さらに、宛先名称の表示順序を「部長」「課長」といった役職順に並べ替える。
【００４９】
これによって、以下のような効果がある。まず、敬称がなかったり、役職順に並べられていなかったりする失礼な宛先名称で電子メールが送信されることがなくなる。また、予めアドレス帳に敬称付きの宛先名称を登録する必要がない。さらに、友人宛の電子メールを作成した場合は、文体解析により口語体と判定されることで自動的に友人宛のグループに分類され、敬称がつけられることがなくニックネームが宛先名称とされるので、アドレス帳をビジネスとプライベートで共用した場合でも問題が生じない。さらに、例えば同僚に電子メールを送信する場合、社内のみで電子メールを送信するときにはニックネームとし、社外にも同報するときには正式な名称を用いることができる。
【００５０】
以上、本発明の一実施例について説明した。この実施例は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。以下、変形例を挙げる。
【００５１】
グループの種類は、社内宛や社外宛に限られず、種々のものが考えられる。例えば、社内のみでメール送信をする場合、上司宛と部下宛で敬称を変化させたり、学校内でメール送信する場合、先生宛にのみ敬称を付けたりするように、敬称を付けるかどうかが電子メール送信者の立場や状況によって変化する場合に本発明を適用することができる。
【００５２】
また、実施形態では送信メールの「宛先」欄について宛先名称の整形をすることを述べたが、「Ｃｃ」欄や「Ｂｃｃ（Blind Carbon Copy）」欄についても同様に宛先名称の整形をすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】一実施形態における電子メールの宛先名称整形装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】メールアドレスの分類のフローチャートである。
【図３】宛先名称作成のフローチャートである。
【図４】宛先名称の並べ替えのフローチャートである。
【図５】送信先メールアドレスの一例を示す図である。
【図６】作成された宛先名称の一例を示す図である。
【図７】並べ替え完了後の宛先名称の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００５４】
１０  送信メール、  ２０  宛先名称整形装置、  ２２  アドレス分類部、  ２４  文体解析部、  ２６  送信履歴記憶部、  ２８  宛先名称作成部、  ３２  並べ替え部、  ３４  アドレス帳記憶部、  ３６  確認画面表示部、  ４０  整形済み送信メール。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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