(57)【要約】【課題】  主に業務用マニュアルドキュメントなど所定のコンテンツの管理において、複数のコンテンツの中から必要なコンテンツを特定するとともに、当該コンテンツの全体の体系における位置付けを把握することに適したコンテンツデータ管理システムを提供する。【解決手段】  ネットワーク構造で体系付けられる複数のコンテンツデータについて、ネットワーク構造を展開したツリー構造上の位置データを特定して構造テーブルにおいてコンテンツデータの体系を定義する。一のコンテンツの表示が選択されると、構造テーブルを参照して当該コンテンツデータにかかる位置データから当該コンテンツに到るパスを特定し、コンテンツデータとともに特定されたパスを表示する。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンテンツデータの親データとして複数のコンテンツデータを関連付けることができるネットワーク構造により体系付けられる複数のコンテンツデータについて、前記コンテンツデータを特定するデータコードを付与して格納する格納手段と、
前記ネットワーク構造を展開し、コンテンツデータの親データとして１のコンテンツデータが関連付けられたツリー構造で体系付けられた体系情報について、前記ツリー構造上の全てのコンテンツデータの位置に位置コードを付与し、前記位置コードに対応するコンテンツデータのデータコードとツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを関連付けて記憶する記憶手段と、
ユーザの端末操作により選択されたコンテンツデータの選択を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された体系情報を参照して、前記コンテンツデータのデータコードに対応する位置コードと、前記位置コードに対してツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを特定して、前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータに関するパスを特定する特定手段と、
前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータの少なくとも一部を、前記特定手段が特定したパスとともに出力させる出力手段と、
を備えることを特徴とするコンテンツデータ管理システム。
【請求項２】
ユーザが指定したキーワードを受け付けて、前記格納手段を参照して前記キーワードをキーに対応するコンテンツデータを検索する検索手段を備えていて、
前記受付手段は、前記検索手段によってヒットしたコンテンツデータの中からユーザが選択したコンテンツデータの選択を受け付けること
を特徴とする請求項１記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項３】
前記特定手段が１のコンテンツデータに対して２以上のパスを特定した場合、前記出力手段は、特定された全てのパスを出力させること
を特徴とする請求項１又は２記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項４】
前記出力手段は、前記特定手段が特定したパスについて、前記体系情報に基づくツリー構造を表すツリー図の少なくとも一部として出力させること
を特徴とする請求項１又は２記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項５】
前記格納手段に格納されたコンテンツデータの少なくとも一部は、業務用マニュアルにおける作業単位で作成された作業マニュアルを表示するものであって、
前記出力手段に出力されたパス上に示されたコンテンツデータの選択を受け付ける第２の受付手段と、
前記第２の受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された体系情報を参照して、前記コンテンツデータの位置コードをツリー構造上の親データとするコンテンツデータを特定し、特定されたコンテンツデータにより表示される作業マニュアルの少なくとも一部を用いて必要な作業項目を列挙する業務用カルテを作成して出力させる第２の出力手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至４いずれかに記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項６】
前記作業マニュアルを表すコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された位置コードは、作業マニュアルにより実行される作業の順序に従ったコードが付されていて、
前記第２の出力手段は、特定されたコンテンツデータの位置コードの順序に従って作業項目を整列した業務用カルテを作成すること
を特徴とする請求項５記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項７】
前記第２の出力手段が出力する業務用カルテには、前記作業項目毎に作業期間又は作業の完了時の少なくとも一つに関する情報を受け付ける入力領域が設けられていて、
前記入力領域に入力された日時に関する情報から、前記作業項目の工程を管理するための工程管理表を作成して出力させる第３の出力手段を備えること
を特徴とする請求項５又は６記載のコンテンツデータ管理システム。
【請求項８】
コンテンツデータの親データとして複数のコンテンツデータを関連付けることができるネットワーク構造により体系付けられ、コンテンツデータを特定するデータコードが付与された複数のコンテンツデータと、前記ネットワーク構造を展開し、コンテンツデータの親データとして１のコンテンツデータが関連付けられたツリー構造で体系付けて、前記ツリー構造上の全てのコンテンツデータの位置に位置コードを付与し、前記位置コードに対応するコンテンツデータのデータコードとツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを関連付けて記憶させた体系情報と、を格納するコンテンツデータベースと、ユーザ端末からの操作を受け付けると、前記コンテンツデータベースからコンテンツデータの少なくとも一部を取得して、所定の情報を作成して出力させるコンテンツデータ管理サーバと、を用いたデータ管理方法であって、
前記コンテンツデータ管理サーバが、ユーザの端末操作により選択されたコンテンツデータの選択を受け付けるステップと、
前記選択を受け付けるステップで受け付けた前記コンテンツデータについて、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータベースに格納された体系情報を参照して、前記コンテンツデータのデータコードに対応する位置コードと、前記位置コードに対してツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを特定して、前記選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータに関するパスを特定するステップと、
前記コンテンツデータ管理サーバが、前記選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータの少なくとも一部を、前記パスを特定するステップで特定したパスとともに出力させるステップと、
を有することを特徴とするコンテンツデータの管理方法。
【請求項９】
前記コンテンツデータベースに格納されたコンテンツデータの少なくとも一部は、業務用マニュアルにおける作業単位で作成された作業マニュアルを表示するものであって、
前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータの少なくとも一部をパスとともに出力するステップで出力されたパス上に示されたコンテンツデータの選択を受け付けるステップと、
前記コンテンツデータの選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータについて、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータベースに格納された体系情報を参照して、前記コンテンツデータの位置コードをツリー構造上の親データとするコンテンツデータを特定し、特定されたコンテンツデータにより表示される作業マニュアルの少なくとも一部を用いて必要な作業項目を列挙する業務用カルテを作成して出力させるステップと、
を有することを特徴とする請求項８記載のコンテンツデータの管理方法。
【請求項１０】
前記業務用カルテを出力するステップで出力される業務用カルテには、前記作業項目毎に作業期間又は作業の完了時の少なくとも一つに関する情報を受け付ける入力領域が設けられていて、
前記入力領域に入力された日時に関する情報から、前記作業項目の工程を管理するための工程管理表を作成して出力させるステップを有すること
を特徴とする請求項９記載のコンテンツデータの管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、主に業務用マニュアルドキュメントなどのコンテンツを統合的に管理することに適した、コンテンツデータ管理システム及びコンテンツデータの管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
社内等における業務の作業手順を統一する手段として、業務用マニュアルを整備することが一般的に行われている。かかる業務用マニュアルは、マニュアルの分量が膨大なものになり易いこと、社内でデータを共有できることが好ましいことから、コンピュータシステムによって管理されることが多い。
【０００３】
業務用マニュアルをコンピュータシステムで管理する場合には、最も簡易な方式としては、項目毎に作成したマニュアルのドキュメントを記憶装置に格納し、必要なドキュメントをキーワード等により検索して、記憶装置から読み出す方式によることができる。しかしながら、この方式はキーワード等の検索キーを指定することが必要であるため、必要な項目の内容自体は特定でないものの、業務の属するカテゴリ等の上位概念から辿って必要な項目を特定したいような場合には用いることができない。
【０００４】
そこで、業務用マニュアルの管理においては、マニュアルドキュメントをその業務内容から階層状に体系付けて、各々のドキュメント間の親子関係を定義して、業務のカテゴリを上位から下位に辿ることにより、必要なドキュメントを特定できるシステムが用いられている（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。必要な項目を探す場合にはかかる管理体系を用いて、例えば上位階層から順に「会議」→「社内」→「会議室予約」のように項目を辿ることにより、キーワードを指定しなくても目的とする項目を特定することができる。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−７５８４７号  ｐ３〜ｐ４（従来の技術及び発明が解決しようとする課題）
【特許文献２】特開平１０−６３６７１号  ｐ２〜ｐ３（従来の技術）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記のような体系付けにおいて、１のドキュメントに到達するパスが１つに限られる場合、つまり１のドキュメントに対応する親ドキュメントが１つに限られる場合、全てのドキュメントはツリー構造と呼ばれている構造で体系付けることができる。しかしながら、ある業務にかかるドキュメントについて異なる２以上のカテゴリから到達することができる場合、例えば図３の例であれば「会議室予約」という項目について、「会議」→「社内」、「会議」→「社外」、「総務部」→「庶務課」といった異なるパスから特定することができる場合、１のドキュメントに到達するパスは１つに限られないことになる。この場合、１のドキュメントに対応する親ドキュメントは複数となることがあり、このような構造はネットワーク構造と呼ばれている。
【０００７】
ところで、業務用マニュアルの活用によって担当者のパフォーマンスを向上させたい場合、マニュアルの内容に熟練した担当者のノウハウを盛り込むことによって、マニュアル単位の作業については不慣れな担当者が行う場合であっても効率化を期待することができる。しかしながら、業務のパフォーマンス向上に必要な要素は個々の作業単位における効率化だけでなく、担当者が当該作業の位置付けや業務全体のフローを理解し、業務全体について熟練していくことが不可欠である。
【０００８】
このような業務全体に対する理解の向上は、現場において先輩担当者からのＯＪＴ（オン・ザ・ジョブトレーニング）を受けることによって経験として蓄積されていることが多い。業務用マニュアルをコンピュータシステムにより管理する場合、単に必要なマニュアルを特定する機能を向上させるだけではかかる経験的知識の伝承に代替することができず、業務のパフォーマンス向上において十分な効果を発揮できなくなる恐れがある。
【０００９】
そこで、業務用マニュアルを管理するコンピュータシステムにおいては、必要なマニュアルを特定する機能と併せて、特定したマニュアルの業務全体における位置付けを的確に把握できる機能を備えることが好ましい。具体的には、特定したマニュアルに対応する作業が含まれるカテゴリを上位に辿って当該作業の位置付けを明確にしたり、上位のカテゴリに属する項目の下位にある作業を特定することにより関連して必要になる他の作業を把握したりするなど、特定したマニュアルに対応する作業の位置付けを縦横に展開させることにより、実行しようとする作業に対する理解をより深めることができる。
【００１０】
ここで、業務用マニュアルが先に説明したツリー構造で体系付けられている場合、１のドキュメントに対応する親ドキュメントは必ず１つに特定することができるため、ツリー構造を逆に辿ることによって、上位のカテゴリを容易に特定することができる。しかしながら、業務内容、担当部署など異なる観点から体系付けて業務用マニュアルを構成した場合、ドキュメント間の体系はツリー構造ではなくネットワーク構造で体系付けられるのが通常であり、この場合は１のドキュメントに対応する親ドキュメントを１つに特定することができるとは限らないため、上位のカテゴリを容易に特定することができないという問題が生じることになる。
【００１１】
本発明は、このような課題に対応して、主に業務用マニュアルドキュメントなど所定のコンテンツの管理において、複数のコンテンツの中から必要なコンテンツを特定するとともに、当該コンテンツの全体の体系における位置付けを把握することに適したコンテンツデータ管理システム及びコンテンツデータの管理方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
このような課題を解決するために、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムは、コンテンツデータの親データとして複数のコンテンツデータを関連付けることができるネットワーク構造により体系付けられる複数のコンテンツデータについて、前記コンテンツデータを特定するデータコードを付与して格納する格納手段と、前記ネットワーク構造を展開し、コンテンツデータの親データとして１のコンテンツデータが関連付けられたツリー構造で体系付けられた体系情報について、前記ツリー構造上の全てのコンテンツデータの位置に位置コードを付与し、前記位置コードに対応するコンテンツデータのデータコードとツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを関連付けて記憶する記憶手段と、ユーザの端末操作により選択されたコンテンツデータの選択を受け付ける受付手段と、前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された体系情報を参照して、前記コンテンツデータのデータコードに対応する位置コードと、前記位置コードに対してツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを特定して、前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータに関するパスを特定する特定手段と、前記受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータの少なくとも一部を、前記特定手段が特定したパスとともに出力させる出力手段と、を備えることを特徴とする。
【００１３】
この発明により、コンテンツデータ管理システムに格納された１のコンテンツデータが選択されると、当該コンテンツデータの少なくとも一部を表示することと併せて、当該コンテンツデータのツリー構造上の位置付けを示す位置コードを用いることにより、速やかにパスを特定して全体構造における位置付けを明確にすることができる。
【００１４】
この発明において、コンテンツデータとは、例えば業務用マニュアルドキュメントなど何らかの情報を表示するためのデータであって、データの形式は特に限定されるものではない。コンテンツデータには、文書ファイルや図形ファイルなどのファイル形式のデータを用いることもできる。これらのコンテンツデータは、ネットワーク構造により体系付けられる関係にあるが、本発明においてはこれをツリー構造に展開した管理体系によって管理される。コンテンツデータには通常はタイトルと本文が含まれて、本文として文書データ以外にも画像データや音声データを用いることもできる。
【００１５】
ここでのネットワーク構造とは、コンテンツデータの親データとして２以上のコンテンツデータを指定することが可能な体系であって、異なる系列に同一のコンテンツデータが位置付けられる場合であっても、それぞれの系列における複数の親データを指定することができる。
【００１６】
これに対して、本発明においてコンテンツデータの管理体系として用いられるツリー構造とは、コンテンツデータの親データとして１のコンテンツデータが指定された体系である。従って、異なる系列に同一のコンテンツデータが位置付けられる場合には、それぞれの系列にコンテンツデータが配置されてデータの冗長性が生じることになるため、かかる構造を有する場合にはネットワーク構造によってコンテンツデータを体系付けることが通常である。
【００１７】
本発明においては、かかるネットワーク構造で管理されるべきコンテンツデータの管理体系をツリー構造に展開し、コンテンツデータの重複が生じる場合であってもツリー構造上を位置情報として管理することにより、データの冗長性を回避しながら親データが１つに特定できるというツリー構造の特性を活用し、選択されたコンテンツデータの全体構造における位置付けを容易に把握できることとしている。ネットワーク構造からツリー構造への展開は、複数の親データを有するコンテンツデータを各々の親データの子データとして位置付けることにより、２以上の親データを持たない管理体系を作成する。かかる管理体系を上位に辿ることにより、選択されたコンテンツデータに至るパスを速やかに特定し、当該コンテンツデータの全体構造における位置付けを明確にすることができる。
【００１８】
尚、本発明におけるコンテンツデータやパスの出力は、その後にパスに表示された他の項目を選択するなどの操作に繋げるためにはディスプレイへの表示によることが好ましいが、出力の形態はディスプレイへの表示に限られず、プリンタ等に印刷して出力するものであってもよい。
【００１９】
また、本発明は、ユーザが指定したキーワードを受け付けて、前記格納手段を参照して前記キーワードをキーに対応するコンテンツデータを検索する検索手段を備えていて、前記受付手段は、前記検索手段によってヒットしたコンテンツデータの中からユーザが選択したコンテンツデータの選択を受け付けることを特徴とすることもできる。
【００２０】
このように構成すると、キーワード検索によって下位のコンテンツデータにダイレクトにアクセスされた場合であっても、当該コンテンツデータに至ることができるパスを速やかに特定し、全体構造における位置付けを明確にすることができる。
【００２１】
さらに、本発明は、前記特定手段が１のコンテンツデータに対して２以上のパスを特定した場合、前記出力手段は、特定された全てのパスを出力させることを特徴とすることもできる。
【００２２】
このように選択されたコンテンツデータに対して２以上のパスが特定された場合、ユーザに対して出力する情報には、当該コンテンツデータのタイトル等と併せて、特定された全てのパスを表示することが好ましい。出力された情報を確認するユーザは、複数のパスから適当と思われるものを選択してもよいし、出力された全てのパスから当該コンテンツデータについて全体の位置付けを把握することもできる。
【００２３】
さらに、本発明は、前記出力手段は、前記特定手段が特定したパスについて、前記体系情報に基づくツリー構造を表すツリー図の少なくとも一部として出力させることを特徴とすることもできる。
【００２４】
このように、ツリー構造を可視的に表示するように構成すると、当該コンテンツデータがどのような区分に属するのか、次のプロセスに何が存在するのか、といった全体の位置付けを容易に把握することが可能になる。
【００２５】
さらに、本発明は、前記格納手段に格納されたコンテンツデータの少なくとも一部は、業務用マニュアルにおける作業単位で作成された作業マニュアルを表示するものであって、前記出力手段に出力されたパス上に示されたコンテンツデータの選択を受け付ける第２の受付手段と、前記第２の受付手段が選択を受け付けたコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された第２の体系情報を参照して、前記コンテンツデータの位置コードをツリー構造上の親データとするコンテンツデータを特定し、特定されたコンテンツデータにより表示される作業マニュアルの少なくとも一部を用いて必要な作業項目を列挙する業務用カルテを作成して出力させる第２の出力手段と、を備えることを特徴とすることもできる。前記作業マニュアルを表すコンテンツデータについて、前記記憶手段に記憶された位置コードは、作業マニュアルにより実行される作業の順序に従ったコードが付されていて、
前記第２の出力手段は、特定されたコンテンツデータの位置コードの順序に従って作業項目を整列した業務用カルテを作成することを特徴としてもよい。
【００２６】
この構成では、コンテンツデータの少なくとも一部を作業マニュアルに関するものに限定して、例えば特定されたパスで上位にあるコンテンツデータの項目を選択すると、その下位にあるコンテンツデータの項目を特定することにより、ある作業項目について関連して必要な作業項目を列挙した業務用カルテを作成することができる。
【００２７】
また、この構成において予め位置コードを作業の順序に従って採番しておくと、業務用カルテの作成時に位置コードの順序に従って整列させることにより、作業順序に従った業務用カルテを自動作成することができる。
【００２８】
さらに、本発明は、前記の構成において、前記第２の出力手段が出力する業務用カルテには、前記作業項目毎に作業期間又は作業の完了時の少なくとも一つに関する情報を受け付ける入力領域が設けられていて、前記入力領域に入力された日時に関する情報から、前記作業項目の工程を管理するための工程管理表を作成して出力させる第３の出力手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００２９】
このように構成すると、例えば作成した業務用カルテに作業の予定期間を入力すれば作業別の予定期間を表示する工程管理表を、作業の実施期間を実績ベースで入力すれば作業別の実施記録を表示する工程管理表を、容易に作成することができる。
【００３０】
さらに、本発明は、上記のそれぞれの構成にかかるコンテンツデータ管理システムを用いて実行されるデータ管理方法として捉えることもできる。
【００３１】
つまり、本発明にかかるデータ管理方法は、コンテンツデータの親データとして複数のコンテンツデータを関連付けることができるネットワーク構造により体系付けられ、コンテンツデータを特定するデータコードが付与された複数のコンテンツデータと、前記ネットワーク構造を展開し、コンテンツデータの親データとして１のコンテンツデータが関連付けられたツリー構造で体系付けて、前記ツリー構造上の全てのコンテンツデータの位置に位置コードを付与し、前記位置コードに対応するコンテンツデータのデータコードとツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを関連付けて記憶させた体系情報と、を格納するコンテンツデータベースと、ユーザ端末からの操作を受け付けると、前記コンテンツデータベースからコンテンツデータの少なくとも一部を取得して、所定の情報を作成して出力させるコンテンツデータ管理サーバと、を用いたデータ管理方法であって、前記コンテンツデータ管理サーバが、ユーザの端末操作により選択されたコンテンツデータの選択を受け付けるステップと、前記選択を受け付けるステップで受け付けた前記コンテンツデータについて、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータベースに格納された体系情報を参照して、前記コンテンツデータのデータコードに対応する位置コードと、前記位置コードに対してツリー構造上の親データとなるコンテンツデータの位置コードを特定して、前記選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータに関するパスを特定するステップと、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータの少なくとも一部を、前記パスを特定するステップで特定したパスとともに出力させるステップと、を有することを特徴とする。
【００３２】
また、本発明にかかるデータ管理法は、前記コンテンツデータベースに格納されたコンテンツデータの少なくとも一部は、業務用マニュアルにおける作業単位で作成された作業マニュアルを表示するものであって、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータの少なくとも一部をパスとともに出力するステップで出力されたパス上に示されたコンテンツデータの選択を受け付けるステップと、前記コンテンツデータの選択を受け付けるステップで受け付けたコンテンツデータについて、前記コンテンツデータ管理サーバが、前記コンテンツデータベースに格納された第２の体系情報を参照して、前記コンテンツデータの位置コードをツリー構造上の親データとするコンテンツデータを特定し、特定されたコンテンツデータにより表示される作業マニュアルの少なくとも一部を用いて必要な作業項目を列挙する業務用カルテを作成して出力させるステップと、を有することを特徴とすることもできる。
【００３３】
さらに、本発明にかかるデータ管理方法は、前記業務用カルテを出力するステップで出力される業務用カルテには、前記作業項目毎に作業期間又は作業の完了時の少なくとも一つに関する情報を受け付ける入力領域が設けられていて、前記入力領域に入力された日時に関する情報から、前記作業項目の工程を管理するための工程管理表を作成して出力させるステップを有することを特徴とすることもできる。
【発明の効果】
【００３４】
本発明によって、業務用マニュアルドキュメントなどのコンテンツデータの管理において、複数のコンテンツの中から必要なコンテンツを特定するとともに、当該コンテンツの全体の体系における位置付けを把握することが可能になる。把握された位置付けはパスやツリーの形態で表示され、ユーザは当該コンテンツの位置付けを可視的に把握することができる。
【００３５】
かかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルの管理に活用することにより、現場の担当者が求めているマニュアルを容易に抽出するとともに、当該マニュアルに対応する業務について業務全体における位置付けを把握したり関連業務を参照したりしながら業務を遂行することができるので、現場の作業効率を高めながら、ＯＪＴのように担当者への教育訓練効果を生じさせて、業務のパフォーマンスをさらに向上させることが期待される。  
【発明を実施するための最良の形態】
【００３６】
本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下では本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを社内の業務用マニュアルの管理システムに適用する例を中心に説明するが、以下の実施形態は本発明の一態様であって、本発明はかかる実施形態に限定されるものではない。
【００３７】
図１は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを社内システムとして用いる場合の構成を示す図である。図２は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムの構成を示すブロック図である。図３は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をネットワーク構造で示す図である。図４は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をネットワーク構造で示してデータコードを付与する図である。図５は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をツリー構造で示す図である。図６は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をツリー構造で示して位置コードを付与する図である。図７は、本発明における構造テーブルの構成を示す一例である。図８は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示されるパス表示画面の一例を示す図である。図９は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示される業務用カルテ表示画面の一例を示す図である。図１０は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示される工程管理表表示画面の一例を示す図である。図１１は、本発明によりパスを特定するフローを示すフローチャートである。図１２は、本発明により業務用カルテを作成するフローを示すフローチャートである。
【００３８】
本発明にかかるコンテンツデータ管理システムは、全ての機能を１台のコンピュータに備えて１のコンピュータにおけるデータ管理に用いることとしてもよいが、特に業務用マニュアルの管理に用いる場合には、図１に示したように、ＬＡＮなどの社内ネットワークにおいてマニュアルデータの共有に用いると効果的である。
【００３９】
つまり、社内で共有する業務用マニュアルなどのコンテンツデータをコンテンツデータベースに格納し、ネットワーク経由で端末装置から受け付けたリクエストに対して、コンテンツデータ管理サーバが必要なコンテンツデータを取得して、当該コンテンツデータをパスやツリー等の全体の位置付けを示す情報とともに表示する表示データを作成し、リクエストのあった端末装置に送信する。尚、この例に示したコンテンツデータ管理サーバとコンテンツデータベースは機能的に特定されるものであって、物理的には１台のコンピュータがこれらの機能を果すものであってもよい。
【００４０】
本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを構成するコンテンツデータ管理サーバとコンテンツデータベースは、図２のブロック図のように構成されている。コンテンツデータ管理サーバ１０、コンテンツデータベース２０は入力装置３０より操作が可能であり、取得したデータは出力装置４０に出力される。本発明にかかるコンテンツデータ管理システムをスタンドアローンで利用する場合は、コンテンツデータ管理サーバ１０、コンテンツデータベース２０は１台のコンピュータに備えられ、入力装置３０には当該コンピュータに接続されたキーボード等が、出力装置４０には当該コンピュータに接続されたディスプレイやプリンタが該当する。図１の例のように社内ネットワークで利用される場合は、入力装置３０と出力装置４０はそれぞれコンテンツデータ管理サーバ１０、コンテンツデータベース２０とは異なるコンピュータであって、社内ネットワークに接続された他のコンピュータのディスプレイやプリンタ等が該当する。
【００４１】
コンテンツデータ管理サーバ１０には、ＲＡＭ１１、ＣＰＵ１２、ＲＯＭ１３、ＨＤＤ１４が含まれる。ＨＤＤ１４にはデータ出力プログラム１５が格納され、入力装置３０からコンテンツデータ取得の指示を受け付けると、データ出力プログラム１５が読み出され、ＲＡＭ１１をワーキングエリアとして機能させながら、ＣＰＵ１２が演算処理を実行する。コンテンツデータベース２０には、コンテンツデータ格納部２２に業務マニュアル等のコンテンツデータが格納され、各々のコンテンツデータの関係は構造テーブル２１に定義されている。
【００４２】
本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを、社内の業務用マニュアルの管理に用いる例について説明する。図３は、社内の業務用マニュアルの管理体系の一例である。この例では、社内の業務をその業務で行うべき「行為」と業務を担当する「部署」という切り口から分類し、それぞれ最下位の階層には実行すべき業務のマニュアルを示すコンテンツデータがコンテンツデータベース２０に格納されている。尚、中位の階層にある各々の作業項目についても、それぞれの項目における業務内容を、例えば「転勤；社員の転勤が発生した際には、社宅入退居の有無・・・等を確認しましょう」といった統括的な内容を示すコンテンツデータがコンテンツデータベース２０に格納されている。
【００４３】
図３のようにコンテンツデータの関連付けを行うと、例えば「給与台帳登録」に至るのに「間接業務→行為→異動→転勤→」「間接業務→行為→異動→出向→」「間接業務→部署→人事部→給与課→」のように、異なる作業項目を経由した複数のパスが生じ得ることになる。つまり、１の子データに対して複数の親データを持つ場合が生じ得ることになるが、このようなコンテンツデータ間の体系は、ネットワーク構造と定義されている。
【００４４】
ネットワーク構造によってコンテンツデータを体系付けると、階層の上位から順に必要な作業項目を辿りたい場合は、上位の作業項目から順に当該作業項目に属する下位の作業項目を特定し、複数の作業項目がある場合には順にユーザが選択していくことによって、ユーザが必要とする作業項目に辿り着くことができる。しかしながら、逆にある作業項目を特定してその作業項目がどのような分類に属するかを知りたい場合、つまり階層を上位に遡りたい場合には、ネットワーク構造では１の子データに対して複数の親データを持つことができるため、当該作業項目に到るパスを特定するためには、順に上位の作業項目を表示してユーザが選択していかなければならないという限界がある。
【００４５】
これに対して、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにおいては、図３のようにネットワーク構造で体系付けられるコンテンツデータについて、１の子データに対して１の親データしか持つことができないツリー構造に展開し、ツリー構造の位置情報とコンテンツデータを関連付けて管理することによって、ネットワーク構造によって生じる問題点を解消している。
【００４６】
具体的には、図３に示したネットワーク構造のコンテンツデータの体系をツリー構造に展開する場合、まず図４のように、各々のコンテンツデータを特定するためのデータＩＤを付与する。図４の例では、Ａ〜Ｙが各々のコンテンツデータを特定するために付与されたデータＩＤとなっている。
【００４７】
次に、図５に示したように、この構造をツリー構造に展開させる。ツリー構造に展開させるためには、１の子データに対しては必ず１の親データが対応するように、複数の親データに同一の子データが関連付けられる場合は、各々の親データの下位に子データを別々に配置させる。その結果、例えば「給与台帳登録」であれば、３の親データが存在するために、ツリー構造上は３ヶ所に配置されることになる。
【００４８】
このように展開したツリー構造について、図６に示したように、各々のツリー構造の位置を示す位置ＩＤが付与される。ツリー構造では１の子データに対して必ず１の親データが対応するため、位置ＩＤには親データとして１の位置ＩＤを特定することができる。
【００４９】
このように付与された位置ＩＤを用いて、展開したツリー構造を定義するための構造テーブルが、図７のように作成される。構造テーブルには、各々の位置ＩＤに対して１に特定される親データの位置ＩＤが関連付けられ、さらに当該位置ＩＤに存在すべきコンテンツデータのデータＩＤが特定されている。従って、あるツリー構造上の位置を特定して、構造テーブルの当該位置ＩＤにかかるレコードを参照すると、その位置に位置付けられるコンテンツデータとその親データを速やかに特定することができる。さらに、親データの位置ＩＤにかかるレコードを順に辿っていくことにより、あるコンテンツデータに到るパスを一発で特定することができる。
【００５０】
ツリー構造に展開された構造テーブルは、図２のブロック図では、構造テーブル２１としてコンテンツデータベース２０に格納され、コンテンツデータ格納部２２に格納された各々のコンテンツデータと紐付けられている。従って、ツリー構造に展開して１のコンテンツデータが２以上の位置ＩＤと紐付けられる場合であっても、１のコンテンツデータの実データが存在すればよい。ユーザが取得したいコンテンツデータやパスの特定は構造テーブル２１を参照することにより行われ、特定されたコンテンツデータの実データはコンテンツデータ格納部２２から取得される。
【００５１】
図８は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示されるパス表示画面の一例を示す図である。図１１のフローチャートを用いて、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムによりパスを特定し、図８の例のようなパス表示画面を表示するフローについて説明する。尚、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムは、図３の例のように構成されているものとする。
【００５２】
まず、ユーザが業務用マニュアルによってある作業項目の内容を確認したい場合、当該作業項目にかかるマニュアルを特定するために、作業項目に関連するキーワードを入力装置３０より入力する。データ出力プログラム１５がＨＤＤ１４から読み出されたコンテンツデータ管理サーバ１０が入力されたキーワードを受け付けると（Ｓ０１）、コンテンツデータベース２０において当該キーワードを含むコンテンツデータの検索処理を実行する。
【００５３】
キーワードを含むコンテンツデータがヒットすると、構造テーブル２１を参照して当該コンテンツデータにかかるデータＩＤを特定する（Ｓ０２）。尚、２以上のコンテンツデータがヒットした場合には、ヒットした全てのコンテンツデータについて以下のパスを特定する処理を実行して、全てのコンテンツデータについてパス表示画面を表示することとしてもよいし、この段階でユーザに１のコンテンツデータを選択させて、１のコンテンツデータについてパス表示画面を表示することとしてもよい。
【００５４】
検索項目に該当するデータＩＤが特定されると、構造テーブル２１を参照してデータＩＤに対応するレコードから位置ＩＤを特定する（Ｓ０３）。さらに、当該レコードに記録された位置ＩＤに対する親ＩＤを特定し（Ｓ０４）、特定された親ＩＤについても親ＩＤの位置ＩＤにかかるレコードを参照して（Ｓ０５）、さらに親ＩＤに対する親ＩＤが存在するかを確認する（Ｓ０６）。
【００５５】
親ＩＤに対する親ＩＤが存在する場合には、さらにその親ＩＤについても親ＩＤの位置ＩＤにかかるレコードを参照して（Ｓ０５）、同様のステップを繰り返す。このステップを繰り返して、親ＩＤが存在しなくなったところで最上位の階層に達し、ここまでに特定した位置ＩＤを順に並べてパスを特定する（Ｓ０７）。特定されたパスについて位置ＩＤに対するコンテンツデータを特定し、パスに対応するコンテンツデータを出力装置４０に出力する（Ｓ０８）。
【００５６】
尚、ステップ０３において２以上の位置ＩＤが特定される場合には、上記と同様の処理を実行して、複数のパスを特定して出力する。出力装置４０のディスプレイには、図８の例のようなパス表示画面が表示されるが、この例では「給与台帳登録」について３の位置ＩＤが特定されたため、３通りのパスが表示されている。
【００５７】
パス表示画面の表示形式は特に限定されるものではないが、図８の例に示したように、ヒットしたマニュアルにかかるコンテンツデータのタイトル、本文の少なくとも一部が表示されるとともに、併せて当該マニュアルに到るパスが表示される形式が好ましい。このように、マニュアルと併せてパスを表示することができると、単にマニュアルに指示された作業を実行するだけでなく、当該マニュアルにかかる作業の業務全体における位置付けを把握しながら、業務を遂行することが可能になる。
【００５８】
また、コンテンツデータは業務用マニュアルに関連する他の文書ファイルや画像ファイルと関連付けられていて、これらのファイルの少なくとも一部を表示したり、これらのファイルを読み出すためのリンクボタンを表示したりすることとしてもよい。例えば、マニュアルの一部に図面が含まれる場合、定型の様式の出力が必要になる場合などは、他のファイルとの関連付けが有効である。
【００５９】
さらに、パスの表示画面に列記された各々の作業項目の表示部分を選択ボタンとして設定しておき、いずれかの選択ボタンが選択された場合には、当該作業項目にかかるデータＩＤから構造テーブル２１を参照して位置ＩＤを特定し、当該位置ＩＤを親ＩＤとする位置ＩＤを特定することで、当該作業項目の下位に位置する作業項目を特定できるように構成することもできる。
【００６０】
上記の構成は、例えば図８の表示画面を見て作業を行っている担当者について、次のような場合に用いられると有効である。例えば、給与台帳登録にかかる作業を実行する担当者が、関連して他の作業を行う必要がないかどうかを確認したいとする。当該担当者は、ある社員が転勤した際の給与台帳への登録を行っていたとすると、表示されたパスのうち、最上位に表示された「間接業務→行為→異動→転勤→給与台帳登録」に関連していることがわかる。上位の項目に「転勤」とあるので、担当者はこの表示部分を選択してクリックする。
【００６１】
「転勤」の項目が選択されことがコンテンツデータ管理サーバ１０で受け付けられると、構造テーブル２１を参照して、「転勤」に関するデータＩＤが含まれる位置ＩＤを特定する。図４、図６、図７の例でいえば、「転勤」のデータＩＤは「Ｊ」となり、データＩＤ「Ｊ」に関連付けられた位置ＩＤは「１０」となる。位置ＩＤ「１０」について、当該位置ＩＤを親ＩＤとする位置ＩＤとして、位置ＩＤ「２０」の「社員マスタ登録」、位置ＩＤ「２１」の「給与台帳登録」、位置ＩＤ「２２」の「社宅入退居」が特定される。つまり、「転勤」の下位項目には、「社員マスタ登録」、「給与台帳登録」、「社宅入退居」が存在することが特定される。そこで、これらの項目を出力装置４０に出力することとすると、担当者は確認を行った「給与台帳登録」の作業の他に、「社員マスタ登録」、「社宅入退居」について考慮すべきであることを認識することができる。
【００６２】
図９は、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示される業務用カルテ表示画面の一例を示す図である。図１２のフローチャートを用いて、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより業務用カルテを作成し、図９の例のような業務用カルテ作成画面を表示するフローについて説明する。尚、本発明にかかるコンテンツデータ管理システムは、図３の例のように構成されているものとする。
【００６３】
業務用カルテの作成が選択されると、コンテンツデータ管理サーバ１０ではカルテ作成プログラム１６が読み出されて、以下の処理が実行される。図８の例のようにパス表示画面が表示され、表示されたパスのある作業項目に関する業務用カルテを作成するために、ユーザがパス表示画面に表示された一の作業項目を選択する。当該作業項目の選択を受付けると（Ｓ１１）、パス表示画面において表示される項目はパス作成時に位置ＩＤが特定されているため、一の位置ＩＤが特定される（Ｓ１２）。
【００６４】
次に、構造テーブル２１を参照して、特定した位置ＩＤを親ＩＤとする下位の位置ＩＤが存在するか否かを確認する（Ｓ１３）。下位の位置ＩＤが存在しない場合は、カルテを作成することができないため、エラー表示をするための指示信号を出力装置４０に送信する。（Ｓ１４）。
【００６５】
下位の位置ＩＤが存在する場合は、構造テーブル２１を参照して当該位置ＩＤに対応するデータＩＤを特定し、データＩＤに対応するコンテンツデータから業務用カルテに表示するための対象項目、例えば作業項目のタイトルを取得する（Ｓ１５）。続いて、下位の位置ＩＤとして複数の位置ＩＤが存在するか否かを確認し（Ｓ１６）、複数存在する場合には位置ＩＤ順に整列させて（Ｓ１７）、対象項目を表示した業務用カルテを作成する（Ｓ１８）。下位の位置ＩＤが複数存在しない場合は、１の対象項目を表示した業務用カルテを作成する（Ｓ１８）。
【００６６】
このように作成される業務用カルテとは、図９の例に示したように、ある業務について必要になる作業項目を列記し、各々の作業の進捗等を記録することができるものである。図９の例では、「転勤」に関連する業務を行いたい場合には、「社員マスタ登録」、「給与台帳登録」、「社宅入退居」という３つの業務を行うことが必要であることが示されている。上記のステップ１７において位置ＩＤ順の整列を行う理由は、作業の実行順序に従った業務用カルテを作成するためであり、その前提としてツリー構造への展開時に付与される位置ＩＤは、各々のカテゴリにおける作業の実行順序に従って付与されることが必要である。
【００６７】
業務用カルテに作業の計画日付や実行日付が入力されると、これらの日付に関するデータは、コンテンツデータ管理サーバ１０のＨＤＤ１４に格納される。ユーザが各々の作業の進捗状況を確認したい場合には、業務用カルテの表示画面等から工程管理表の表示を選択すると、コンテンツデータ管理サーバ１０では工程管理プログラム１７が読み出され、さらにＨＤＤ１４に格納された日付に関するデータを取得して、出力装置４０に図１０のような工程管理表を出力することができるように構成することもできる。
【００６８】
尚、上記のように作成する工程管理表は、１の業務用カルテから１の業務用カルテを作成する場合に限られず、２以上の関連ある作業に関する業務用カルテをまとめて１つの工程管理表として出力することもできる。この場合も、ツリー構造上の中間段階にある各作業項目についても、作業の順序に位置ＩＤを付与しておくことにより、これらの作業項目にかかる複数の業務用カルテから工程管理表を作成する場合には、位置ＩＤの順に整列することにより、自動的に作業の順序に則った工程管理表が作成される。
【００６９】
また、工程管理表の作成においては、１の作業に関する業務用カルテについて、２以上の部署等で入力したものをまとめて１つの工程管理表として出力することもできる。例えば、「転勤」に関するカルテを社内の部署毎に作成し、各々の部署でカルテに入力した進捗状況を１の工程管理表に出力することとすれば、人事部等の統括部署において各部署の業務の進捗状況を把握することが可能になる。この場合は、作成した業務用カルテに部署コード等を付してコンテンツデータ管理サーバ１０に記憶させ、工程管理表の作成時には１の工程管理表上に部署コード等をキーに各部の進捗状況を書き出すこととすればよい。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを社内システムとして用いる場合の構成を示す図である。
【図２】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をネットワーク構造で示す図である。
【図４】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をネットワーク構造で示してデータコードを付与する図である。
【図５】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をツリー構造で示す図である。
【図６】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムを業務用マニュアルに用いる一例において、各々の作業項目をツリー構造で示して位置コードを付与する図である。
【図７】本発明における構造テーブルの構成を示す一例である。
【図８】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示されるパス表示画面の一例を示す図である。
【図９】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示される業務用カルテ表示画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明にかかるコンテンツデータ管理システムにより、出力装置に表示される工程管理表表示画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明によりパスを特定するフローを示すフローチャートである。
【図１２】本発明により業務用カルテを作成するフローを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７１】
１０    コンテンツデータ管理サーバ
１１    ＲＡＭ
１２    ＣＰＵ
１３    ＲＯＭ
１４    ＨＤＤ
１５    データ出力プログラム
１６    カルテ作成プログラム
１７    工程管理プログラム
２０    コンテンツデータベース
２１    構造テーブル
２２    コンテンツデータ格納部
３０    入力装置
４０    出力装置
【図１】
2005092873.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図１１】
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【図１２】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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