(57)【要約】【課題】  電子メールで送付した情報を検索結果に反映し検索精度と効率を向上させ、更に情報を効率良く収集する。【解決手段】  電子メールに添付して情報を送付した回数、メールの本文、時期を検索結果の提示順序に反映し、また、情報の所在に情報が登録されていない場合には登録すべき担当者に督促メールを送付する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された装置内に存在する電子化された情報の所在と、前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列との組み合わせを記憶装置に格納し、前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列を用いて前記記憶装置を検索し、利用者が指定した検索条件に合致した前記情報の所在を前記検索条件に合致した前記度合いに応じて提示する情報検索装置において、
利用者が指定した情報を特定する属性と前記利用者が指定した宛先を参照し、前記記憶装置に格納されている前記情報の所在を前記宛先へ送信する送信手段と、
前記送信手段によって送信された前記情報の所在の送信回数を前記情報の所在に対応づけて前記記憶装置に格納する格納手段と、
前記記憶装置の前記送信回数を参照し、前記送信回数から前記情報の所在の提示順序を算出する算出手段とを備えたことを特徴とする情報検索装置。
【請求項２】
請求項１記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記送信回数に応じて前記情報の所在提示順序を変更する条件を記載した提示順序条件ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記記憶装置内の前記送信回数及び前記提示順序条件ファイルを参照し、前記送信回数を反映した前記提示順序を算出することを特徴とする情報検索装置。
【請求項３】
請求項１記載の情報検索装置であって、
前記送信手段は、前記情報の所在を電子メールに添付して前記宛先へ送信し、
前記格納手段は、前記情報の所在を添付した前記電子メールの本文を前記情報の所在に対応付けて前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記記憶装置内の前記電子メールの本文に記載した内容を検索し、前記電子メールの本文に対する検索条件に合致した度合いから前記提示順序を算出することを特徴とする情報検索装置。
【請求項４】
請求項３記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記検索条件に合致した度合いに応じて前記提示順序を変更する条件を記載した提示順序条件ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記電子メールの本文に対する前記検索条件に合致した度合い及び前記提示順序条件ファイルを参照し、前記検索条件に合致した度合いを反映した前記提示順序を算出することを特徴とする情報検索装置。
【請求項５】
請求項１記載の情報検索装置であって、
ログイン認証によって識別した利用者情報を用いて前記利用者の登録済み電子メールの宛先から、前記宛先を抽出する抽出手段を備え、
前記格納手段は、前記情報の所在を送信した宛先を前記情報の所在と対応付けて前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記情報の所在を送信した宛先と前記利用者の電子メールの宛先が合致する情報の前記提示順序を下位にすることを特徴とする情報検索装置。
【請求項６】
請求項５記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記利用者の電子メールの宛先と前記情報の所在を送信した宛先の合致した度合いに応じて前記提示順序を変更する条件を記載した提示順序条件ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記記憶装置内の前記利用者の電子メールの宛先と前記情報の所在を送信した宛先の合致した度合い及び上記提示順序条件ファイルを参照し、前記利用者の電子メールの宛先と前記情報の所在を送信した宛先の合致した度合いを反映した前記提示順序を算出することを特徴とする情報検索装置。
【請求項７】
請求項１記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記情報の所在を送信した送信時期情報、及び前記送信時期に応じて前記提示順序を変更する条件を記載した提示順序条件ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記算出手段は、前記記憶装置内の前記送信時期及び前記提示順序条件ファイルを参照し、前記送信時期を反映した前記提示順序を算出することを特徴とする情報検索装置。
【請求項８】
請求項１記載の情報検索装置であって、
前記情報の所在に前記情報の実体が登録されているか否かを判断する判断手段と、
前記情報の所在を登録すべき担当者の情報が前記記憶装置に登録されているか否かを判断する判断手段と、
前記情報の所在に前記情報の実体が登録されていない場合に、前記情報が登録されていないことを記載した電子メールを作成し、前記登録すべき担当者に対して前記電子メールを送信する電子メール送受信手段とを備えたことを特徴とする情報検索装置。
【請求項９】
請求項８記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、情報登録の督促時において電子メールに記載する内容を定義した督促情報定義ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記メール送受信手段は、前記記憶装置内の前記督促情報定義ファイルを参照し、前記情報登録を督促する内容を前記電子メールに記載して電子メールを送信することを特徴とする情報検索装置。
【請求項１０】
請求項８記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記情報の所在に情報の実体が登録されていない場合に、情報登録の督促内容を記述した電子メールを作成し送信する時期を定義した督促情報送信時期定義ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記メール送受信手段は、前記記憶装置内の前記督促情報送信時期定義ファイルを参照し、前記情報登録を督促する内容を前記電子メールに記載して送信することを特徴とする情報検索装置。
【請求項１１】
請求項９記載の情報検索装置であって、
前記電子メールに記載された内容と前記電子メールに添付された情報から前記情報の所在と前記情報の実体との対応関係を抽出し、前記記憶装置に登録する登録手段を備え、
前記メール送受信手段は、前記情報登録の督促の内容を記載した電子メールを受信した利用者が前記電子メールに前記情報の実体を添付して返信した場合に、返信された前記電子メールより前記情報の実体を取り出し、前記情報の所在に情報を格納することを特徴とする情報検索装置。
【請求項１２】
請求項１１記載の情報検索装置であって、
前記格納手段は、前記電子メールに記載された内容と前記電子メールに添付された情報から前記記憶装置に登録すべき属性の項目及び前記項目の抽出方法を定義した電子メール抽出情報定義ファイルを前記記憶装置に格納し、
前記登録手段は、前記登録すべき担当者から返信された電子メールを受信した場合に、前記記憶装置内の電子メール抽出情報定義ファイルを参照し、前記情報の実体を、指定された前記情報の所在に登録し、前記情報の属性を前記記憶装置に再登録することを特徴とする情報検索装置。
【請求項１３】
請求項２、請求項４、請求項６、請求項７、請求項９、請求項１０又は請求項１２記載の何れかに記載の情報検索装置であって、
前記提示順序条件ファイルを、入力装置を介して利用者が定義することを可能とする入力手段を備えたことを特徴とする情報検索装置。
【請求項１４】
計算機による情報検索方法において、
前記計算機の格納手段が、ネットワークに接続された装置内に存在する電子化された情報の所在と、前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列との組み合わせを記憶装置に格納するステップと、
前記計算機の検索手段が、前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列を用いて前記記憶装置を検索する機能と、
前記計算機の提示手段が、検索条件に合致した前記情報の所在を前記検索条件に合致した前記度合いに応じて提示するステップと、
前記計算機の送信手段が、利用者が指定した情報を特定する属性と前記利用者が指定した宛先を参照し、前記記憶装置に格納されている前記情報の所在を前記宛先へ送信するステップと、
前記計算機の格納手段が、前記送信手段によって送信された前記情報の所在の送信回数を前記情報の所在に対応づけて前記記憶装置に格納するステップと、
前記計算機の算出手段が、前記記憶装置の前記送信回数を参照し、前記送信回数から前記情報の所在の提示順序を算出するステップとを備えたことを特徴とする情報検索方法。
【請求項１５】
ネットワークに接続された装置内に存在する電子化された情報の所在と、前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列との組み合わせを記憶装置に格納する機能と、
前記情報の属性と前記情報に含まれる文字列を用いて前記記憶装置を検索する機能と、
検索条件に合致した前記情報の所在を前記検索条件に合致した前記度合いに応じて提示する機能と、
利用者が指定した情報を特定する属性と前記利用者が指定した宛先を参照し、前記記憶装置に格納されている前記情報の所在を前記宛先へ送信する機能と、
前記送信する機能によって送信された前記情報の所在の送信回数を前記情報の所在に対応づけて前記記憶装置に格納する機能と、
前記記憶装置の前記送信回数を参照し、前記送信回数から前記情報の所在の提示順序を算出する機能を計算機に実現されることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化された情報の所在（ＷＷＷのＵＲＬ等）を属性や含まれる文字列をデータベース上に格納し、その情報を閲覧することが可能な情報検索装置、方法及びプログラムに係り、特に、電子メールに添付して情報の所在を送付した回数、宛先、時期に関する情報を用いて検索結果の表示順序を変更し、また、登録されてない情報に対しては登録を担当者に促す情報検索装置、方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークや情報技術の発達に伴い、ネットワーク上に存在する様々な情報に簡単にアクセスできるようになった。しかし現実には、大量の情報が氾濫しているだけで、本当に欲しい情報だけを入手することが困難である。そこで、欲しい情報だけを効率よく検索するための様々な情報検索技術が開発されてきた。
【０００３】
例えば、WWW（World Wide Web）には大量の情報が存在し、ここから適切な情報を検索する為に大きく二つの検索技術が存在する。一つは、Yahoo!（http://www.yahoo.com/）に代表されるようなディレクトリ型であり、もう一つはGoogle（http://www.google.com/）に代表されるようなロボット型の検索技術である。前者は、予め体系化されたカテゴリにURLを人手によって分類する方式であり、これは人手で情報を登録するので情報に付与されたカテゴリの情報の信頼性は高いが、その反面手間がかかり、データ量が少ないという問題がある。後者は、ネットワーク上に存在する情報を定期的に収集し、その情報の索引情報をＤＢ上に管理している。この場合、情報のデータ量は非常に多くなる為、さらに、他のページによってリンクされたリンク数（被リンク数）の多いページ程重要度が高いと判断し、被リンク数を検索結果の順位付けに反映する手法を用いている。
【０００４】
特許文献１及び２には、過去にアクセスしたサイトのリンクをアクセス回数に応じて配列することが記載されている。
【０００５】
特許文献３には、情報にアクセスしたユーザがその情報に対して評価を行い、その評価結果を検索結果の順位に反映することが記載されている。
【０００６】
【特許文献１】特開2002-157271号公報
【特許文献２】特開2002-215675号公報
【特許文献３】特開2001-209601号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
インターネットでは多くの情報が存在する反面、不要な情報が多く含まれている為、企業や学校などの共通の目的をもつグループでは、グループ内で必要となる情報のみを計算機上で管理し、業務効率や生産性を向上させたいという要求がうまれてきた。このような場合に上記従来技術を用いることは、管理した情報を効率良く検索する上で効果的である。
【０００８】
しかし、グループ内で共有する情報の内容や量は常に変化するので、共有している情報が適切なカテゴリに分類されているか否かの情報の棚卸しや、新しいカテゴリの作成や不要なカテゴリの削除といった分類カテゴリの見直し等の情報の整理が必要となってくる。しかし、情報量が増えるにつれて、通常の業務を行なっているメンバに対してこのような作業まで課すことは負荷が大きく困難である。
【０００９】
また、被リンク数を検索結果の精度向上に活用するには、情報に対するリンク付け作業が存在する。しかし、メンバに対して常に情報に対して適切なリンクの関係付けを課すことも困難である。
【００１０】
また、インターネットでは情報を持っている利用者が登録しないことには、他の利用者がその情報を参照することが出来ない。同様にグループ内でメンバに情報登録作業を依頼するだけでは、必要な情報が全て登録されているかどうかを確認することは困難である。
【００１１】
本発明の目的は、検索精度を向上すると共に検索効率が向上した情報検索装置等を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明では、ネットワーク上に存在する電子化された情報の所在と、少なくとも一つ以上の属性と情報に含まれる文字列との組み合わせを少なくとも一つ以上のデータベース上に格納し、少なくとも一つ以上の情報の属性と情報に含まれる文字列を用いて上記データベースを検索し、検索条件に合致した情報の所在を検索条件に合致した度合いに応じて提示する情報検索システムにおいて、特に、利用者が指定した情報を特定する属性と電子メールの宛先を参照し、データベースに格納されている情報の所在を、少なくとも一つ以上電子メールに添付して送付するメール添付手段、上記メール添付手段において情報の所在を電子メールに添付して送付した回数を情報の所在と共にデータベース上に格納する手段、検索結果の提示順序算出時において、上記電子メールによる情報の所在送付回数を参照し、送付回数から検索結果の提示順序を算出する提示順序算出手段を設ける。  また、特に、情報の所在を電子メールに添付して送付した時に、利用者が記載した電子メールの本文を情報の所在と対応付けてデータベース上に格納する手段、検索結果の提示順序算出時において、電子メールの本文に記載した内容を検索の対象とした検索手段、電子メール本文に対する検索条件に合致した度合いから検索結果の提示順序を算出する提示順序算出手段を設ける。  また、特に、情報の所在を電子メールに添付して送付した時に、利用者が電子メールの宛先に記載した電子メールの宛先を情報の所在と対応付けてデータベース上に格納する手段、一般的なログインの認証手段によって識別した利用者情報を用いて利用者の登録済み電子メールの宛先から、利用者の電子メール宛先を抽出する手段、更に、検索結果の提示順序算出時において、電子メールに添付して情報の所在を送付した電子メールアドレスと利用者の電子メールの宛先が合致する情報は、検索結果提示順序が下位となる提示順序を算出する提示順序算出手段を設ける。
【００１３】
また、特に、情報の所在を電子メールに添付して送付した日時情報を格納する手段、検索結果の提示順序算出時において、上記電子メールによる情報の所在送付時期及び上記提示順序条件ファイルを参照し、送付時期を反映した検索結果提示順序になるような提示順序算出手段を設ける。
【００１４】
また、特に、情報の所在に情報の実体が存在するか否かを判断する手段、情報の所在を登録すべき担当者の情報がデータベースに登録されているか否かを判断する手段、利用者が情報の所在を電子メールで送信する場合でかつ、情報の所在に情報の実体が登録されていない場合において、情報が登録されていないことを記載した電子メールを作成し、登録すべき担当者に対して電子メールを送信する電子メール送受信手段を設ける。
【００１５】
また、特に、情報登録の督促内容を記述した電子メールを自動的に送信する手段、情報の所在に情報の実体が登録されていない場合に情報登録の督促内容を記述した電子メールを作成し送信する時期を定義した督促情報送信時期定義ファイルを参照し、督促内容と共に電子メールに記載して電子メールを自動的に送信するメール送受信手段を設ける。
【００１６】
また、特に、電子メールに記載された内容と添付された情報から情報の所在と情報の実体との対応関係を抽出しデータベースに登録する手段、情報登録の督促内容を記述した電子メールを受信した利用者が電子メールに情報の実体を添付して特定のアドレスに返信した場合には、その電子メールより情報の実体を取り出し、情報の所在に情報を格納するメール送受信手段を設ける。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、企業や学校などの共通の目的をもつグループ内において、様々な情報が大量に存在するインターネットとは異なりグループ内で必要となる情報のみを計算機上で管理し、その情報から更に特定の検索条件に合致した情報を抽出する場合において、情報を関係者に電子メールによって送付した回数、時期、宛先に応じて検索結果の提示順序が変更することが可能であり、その結果、最近より多くの人に参照された情報ほど、より多くの人に参照される機会が増える為、グループ内で情報を共有する場合に有効である。また、必要な情報がまだ登録されていない場合、あるいは正しく登録されていない場合には、情報を登録すべき担当者に情報登録の督促内容を記した電子メールが送付されるため、必要な情報が登録されないままにあることを防ぐことが可能である。
【００１８】
従って、本発明によれば、検索精度が向上すると共に検索効率を向上するという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下，本発明を図面により詳細に説明する。
【００２０】
まず図１に，本発明全体のシステム構成図を示す。情報検索装置１００１は、情報検索処理を行なう処理装置１、記憶装置２、表示装置３、及び入力装置４から構成される。
【００２１】
情報検索装置１００１において、情報の所在と、少なくとも一つ以上の属性と情報に含まれる文字列との組み合わせを格納した情報ＤＢ２０１、電子メールによる送付回数、宛先、時期に応じて検索結果提示順序を変更する条件を記載した提示順序条件ファイル２０２、情報の所在が登録されていない場合に情報登録の督促を電子メールで送付する場合に記載する督促内容を記載した督促情報定義ファイル２０３、情報抽出定義ファイル２０４は記憶装置２に格納されている。
【００２２】
処理装置１において、利用者が登録した情報を情報ＤＢに入力する、あるいは、利用者が情報を電子メールに添付して送付した場合の宛先、回数、時期を情報ＤＢに格納する情報ＤＢ管理部１０１、利用者が入力した検索条件に合致する情報を情報ＤＢから抽出し、提示順序条件ファイルの内容に従って提示順序結果を出力する検索処理部１０２、及び督促情報定義ファイルの内容に従って情報登録者に情報登録を督促する内容のメールを送信し、また登録者から返信されたメールから情報の実体を抽出するメール送受信部１０３はプログラムとして処理装置１に格納されている。
【００２３】
表示装置３において提示された検索画面上で、利用者は入力装置４を介して、情報ＤＢから所望の情報を抽出する為の検索条件を入力し、その検索結果は表示装置３に出力される。利用者が少なくとも一つ以上の情報を選択し、少なくとも1つ以上の電子メールの宛先を指定し添付情報として情報を電子メールで送付した場合に、宛先、送付日時を情報ＤＢに格納する。検索結果を表示する場合に、過去の電子メールの宛先数、回数、日時に応じて検索結果の提示順序を決定する規則は提示順序定義ファイルに格納する。情報ＤＢに格納された情報の所在に情報の実体が登録されていない場合には、情報を登録すべき担当者に情報の登録を督促する内容の電子メールを自動的に送付するが、どのような内容の督促情報を送付するかの規則は督促情報定義ファイルに格納する。情報を登録すべき担当者が情報登録を督促する電子メールに対して情報の実体を添付して返信した場合にどのような情報を電子メールから抽出し、情報ＤＢ管理部１０１を介して情報ＤＢに格納するの規則は情報抽出定義ファイルに格納する。
【００２４】
利用者が指定した検索結果に従って情報ＤＢから抽出された結果、電子メールによる情報の送付内容、電子メールによる登録を督促する督促情報内容、情報登録の担当者から返信された電子メールから情報を抽出する情報抽出方法は表示装置３に出力される。
【００２５】
また、情報検索装置１００１は、ＷＷＷサーバ１００２及びネットワーク１００３を介し、少なくとも一つ以上のクライアントマシン１００４と接続することが可能であり、クライアントマシン２０１から情報ＤＢを検索し、電子メールで情報を添付して送付する、あるいは、電子メールに情報を添付して情報登録を行なうことも可能である。
【００２６】
図２に、情報検索装置１００１における全体処理フローチャートを示す。
【００２７】
まず最初に、ステップ１０１１において、初期画面（図３）を表示する。利用者が情報ＤＢ２０１を検索して、少なくとも一つ以上の情報の所在を電子メールに添付して送付したい場合には、初期画面において検索条件を入力し、検索実行ボタンを選択するので、利用者が入力装置４を介して入力した検索条件を入力する。
【００２８】
検索処理部１０２では、情報ＤＢ２０１から検索を行ない、提示順序定義ファイル２０２の内容に従って検索結果を表示装置３に出力する（ステップ１０１２）。なお、詳細は図７の検索処理部におけるフローチャートを用いて説明する。
【００２９】
次にメール送受信部１０３では、指定された電子メールに情報の所在を記述して電子メールで送付する（ステップ１０１３）。なお、詳細は図１０のメール送受信部におけるフローチャートを用いて説明する。
【００３０】
次に、情報ＤＢ管理部１０１では、指定された情報の所在に情報の実体が存在する場合には、電子メールに添付して送付した電子メールの宛先、日時を情報ＤＢに格納する（ステップ１０１５）。また、情報の実体が存在しない場合には、督促情報定義ファイル２０３を参照し、情報登録担当者に情報登録を督促する内容のメールを作成し、送信する（ステップ１０１６）。なお、詳細は図１１の情報ＤＢ管理部におけるフローチャートを用いて説明する。
【００３１】
更に、情報検索装置１００１から情報登録を督促する内容の電子メールを受信した情報登録担当者が電子メールに対して返信した場合には、メール送受信部１０３では、情報抽出定義ファイル２０４を参照して、電子メールから情報を抽出し、情報ＤＢ管理部１０１にその情報を出力する（ステップ１０１７）。
【００３２】
情報ＤＢ管理部１０１では、入力された情報を情報ＤＢ２０１に格納する（ステップ１０１８）。また、これらの詳細は、それぞれの処理部において説明する。
【００３３】
図３は、情報検索装置の初期画面例である。表示装置３における初期画面３０１１は、検索条件入力領域３０１２、検索処理を指示する領域３０１３、検索結果の一覧を表示する領域３０１４、更に選択された情報を電子メールに添付して送付する場合の電子メールの宛先を入力する領域３０１５、添付して送付する処理を指示する領域３０１６から構成される。
【００３４】
図４は、情報検索装置に電子メール添付画面例である。電子メール添付画面例３０２１は、利用者が指定した電子メールの宛先を表示する領域３０２２、電子メールに添付して送信する処理を指示する領域３０２３、電子メールに添付する情報の所在を表示する領域３０２４、電子メールの本文として記載する内容を入力する領域３０２５から構成される。
【００３５】
図５は、情報ＤＢ２０１のファイル構成の一例である。
【００３６】
情報ＤＢ２０１は、複数のレコードから構成され、また１レコードは、複数のデータ項目から構成される。
【００３７】
データ項目は、レコードを一意に特定する「ＩＤ」、情報の所在となる「場所」、情報を端的に示す「名前」、過去に電子メールによって送付した「宛先」、過去に電子メールによって送付した「回数」、過去に電子メールによって送付した最後の「時期」、情報を登録する担当者の情報である「担当」、情報を登録すべきあるいは登録した日付情報である「登録日」、及びその情報を電子メールに添付して送付した場合に利用者が電子メール本文に記載したから「電子メール本文」構成される。
【００３８】
図６は、提示順序定義ファイル２０２のファイル構成の一例である。
【００３９】
提示順序定義ファイル２０２は、複数のレコードから構成され、また１レコードは、複数のデータ項目から構成される。
【００４０】
データ項目は、レコードを一意に特定する「ＩＤ」、「提示条件」、及び「提示方法」から構成される。
【００４１】
図７は、検索処理部の詳細なフローチャートである。図３の初期画面において利用者が検索条件を入力して検索処理を指示した場合、本処理を実行する。
【００４２】
利用者が検索条件を入力し、検索処理を指示する領域を選択する。まず、ステップ１０２０１では、利用者が入力した検索条件を入力する。
【００４３】
次にステップ１０２０２において、情報ＤＢ２０１から検索条件に合致する情報を抽出する。検索処理については、一般的な検索手法を用いるため、特に本発明ではその処理方法については説明しない。
【００４４】
次にステップ１０２０３において、提示順序定義ファイルを読み込む。
【００４５】
更に、ステップ１０２０４では、提示順序定義ファイルの提示順序に基づいた、検索結果の提示順序を算出し、その結果を表示装置３に出力する。
【００４６】
図８は、督促情報定義ファイル２０３のファイル構成の一例である。
【００４７】
督促情報定義ファイル２０３は、複数のレコードから構成され、また１レコードは、複数のデータ項目から構成される。
【００４８】
データ項目は、レコードを一意に特定する「ＩＤ」、電子メールによる督促を行なう条件を記述した「督促条件」、及び電子メールに記載する内容を記述した「督促内容」から構成される。
【００４９】
図９は、情報抽出定義ファイル２０３のファイル構成の一例である。
【００５０】
督促情報定義ファイル２０３は、複数のレコードから構成され、また１レコードは、複数のデータ項目から構成される。
【００５１】
データ項目は、レコードを一意に特定する「ＩＤ」、電子メールから情報を抽出する方法を記述した「抽出条件」、及びその条件にあう情報が存在する場合に行なう「処理内容」から構成される。
【００５２】
図１０は、メール送受信部の詳細なフローチャートである。図３の初期画面において、利用者によって入力された検索条件に従って検索検索の一覧を表示した領域から、利用者が電子メールで添付して送付する情報を選択し、更に電子メールの宛先を入力して電子メールによる添付処理を指示した場合に、ステップ１０３０１に進む。また、情報ＤＢ管理部において、情報の所在に情報の実体が登録されていないと判断された場合には、ステップ１０３０５に進む。また、督促メールに対して返信メールを受信した場合には、ステップ１０３０８に進む。
【００５３】
利用者は電子メールによって添付する情報を選択し、更に、送付する宛先の電子メールのアドレスを入力し、メール送受信処理を指示する領域を選択する。まず、ステップ１０３０１では、利用者が選択した情報及び電子メールの宛先を入力する。
【００５４】
次にステップ１０３０２において、図４に示す電子メール添付画面を表示装置３に出力する。
【００５５】
次にステップ１０３０３において、利用者が入力した電子メール本文に、情報の所在を添付してメールを送信する。メールの送信処理については、一般的な電子メールシステムを利用しており、特に本発明ではその処理については説明しない。
【００５６】
次にステップ１０３０４において、送付した電子メールの宛先、日時を情報ＤＢ管理部１０１に出力する。
【００５７】
また、情報ＤＢ管理部において、情報の所在に情報の実体が登録されていないと判断された場合、ステップ１０３０５において、情報ＤＢ２０１から情報の実体を登録すべき利用者の電子メールアドレスを入力する。
【００５８】
次にステップ１０３０６において、督促情報定義ファイル２０２を読み込む。次に督促情報定義ファイルの内容に従って、情報登録の督促メールを作成し、情報登録の担当者に送信する。
【００５９】
また、督促メールを受信した情報登録の担当者から電子メールの返信メールを受信した場合に、ステップ１０３０８において、情報抽出定義ファイル２０３を読み込む。
【００６０】
次にステップ１０３０９において、情報抽出定義ファイルの内容に従って、電子メールから情報を抽出し、情報ＤＢ管理部に出力する。
【００６１】
図１１は、督促メール作成結果画面である。電子メール添付画面例３０３１は、情報登録の担当者の宛先を表示する領域３０３２、督促する情報を端的に示す名前を表示する領域３０３３、督促情報定義ファイルに記載された内容に従って作成された電子メール本文を表示する領域３０３４から構成される。
【００６２】
図１２は、情報ＤＢ管理部１０１の詳細なフローチャートである。メール送受信部１０３におけるステップ１０３０４において、電子メールの宛先、情報の所在、及び電子メールの本文の内容と情報の所在を送信したという情報を入力する。
【００６３】
次に、情報の所在に情報の実体が登録されているかどうかを確認し、情報の実体が登録されている場合はステップ１０１０１に進む。また、情報の実体が登録されていない場合はステップ１０１０２に進む。なお、ＷＷＷの情報の所在を表すＵＲＬに情報の実体であるＨＴＭＬファイルが存在しない場合は、ＷＷＷサーバーがファイルが存在しないことを通知する機能があるので、特に本発明では情報の所在に実体が登録されているか否かを判定する方法については説明しない。
【００６４】
次にステップ１０１０１では、情報ＤＢ２０１に電子メールの宛先、送信日時、メール内容を格納する。
【００６５】
次にステップ１０１０２では、情報登録の担当者のアドレスをメール送受信部１０３に出力する。
【００６６】
また、メール送受信部１０３におけるステップ１０３０９において、電子メールから抽出した情報を入力した場合、ステップ１０１３において、その情報を情報ＤＢ２０１に格納する。
【産業上の利用可能性】
【００６７】
本発明は、例えば、ネットワークに接続された装置から情報を検索する場合に利用できる。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】情報検索装置のシステム構成図
【図２】情報検索装置の全体フローチャート図
【図３】情報検索装置の初期画面例
【図４】情報検索装置の電子メール添付画面
【図５】情報ＤＢのファイル構成図
【図６】提示順序定義ファイルのファイル構成図
【図７】検索処理部のフローチャート図
【図８】督促情報定義ファイルのファイル構成図
【図９】情報抽出定義ファイルのファイル構成図
【図１０】メール送受信部のフローチャート図
【図１１】督促メールの作成結果画面例
【図１２】情報ＤＢ管理部のフローチャート図
【符号の説明】
【００６９】
１  情報検索装置の処理装置
２  記憶装置
３  表示装置
４  入力装置
１０１  情報ＤＢ管理部
１０２  検索処理部
１０３  メール送受信部
２０１  情報ＤＢ
２０２  提示順序定義ファイル
２０３  督促情報定義ファイル
２０４  情報抽出定義ファイル
１００１  情報検索装置
１００２  ＷＷＷサーバ
１００３  インターネット
１００４  クライアントマシン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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