(57)【要約】【課題】保存期間を事前に設定する必要なしに、不要なドキュメントの削除を支援できるドキュメント管理装置を提供する。【解決手段】ドキュメントデータベース１１に保持されたドキュメントに対するユーザからのアクセス記録を記録し、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理をし、その期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択するドキュメント管理装置である。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントを保持するデータベースと、
前記データベースに保持されたドキュメントに対するユーザからのアクセス記録を格納するアクセス記録手段と、
前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う統計処理手段と、
前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する選択手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記統計処理手段は、統計処理結果としての統計値を出力し、
前記選択手段は、前記統計値と予め設定された複数のしきい値との比較に基づき保持期間を定め、当該定めた保持期間に基づいて削除の候補となるドキュメントを選択する
ことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記選択手段は、期間ごとの統計処理結果の時間変化の態様に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する
ことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント管理装置において、
前記統計処理結果の時間変化の態様は、統計処理結果のピーク領域の幅であり、
前記選択手段は、統計処理結果のピーク領域の幅に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項５】
請求項３に記載のドキュメント管理装置において、
前記統計処理結果の時間変化の態様は、統計処理結果のピークの周期性であり、
前記選択手段は、統計処理結果のピークの周期性に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項６】
請求項５に記載のドキュメント管理装置において、
前記選択手段によって用いられた、前記統計処理結果のピークの周期性に関する情報を、当該統計処理結果に係るドキュメントのアクセス記録に対応づけて、前記アクセス記録手段に保持させる手段、
をさらに含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項７】
請求項１から５のいずれか一項に記載のドキュメント管理装置において、
前記選択手段により削除の候補として選択されたドキュメントの少なくとも一部について、当該選択に用いられた統計処理結果に基づいて決定される削除タイミングで、削除を行う削除実行手段、をさらに含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項８】
データベースに保持されているドキュメントに対するユーザからアクセス記録を格納するアクセス記録手段にアクセス可能に接続されたコンピュータを用いたドキュメント管理方法であって、
前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う工程と、
前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する工程と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項９】
データベースに保持されているドキュメントに対するユーザからアクセス記録を格納するアクセス記録手段にアクセス可能に接続されたコンピュータに、
前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う手順と、
前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する手順と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメントを保持し、ユーザに提供するドキュメント管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータシステムの普及によって、企業をはじめとする多くの組織でドキュメントのコンピュータ管理が行われている。例えば、組織の構成員（社員など）がワードプロセッサで作成したドキュメント等は、当該組織に配備されたコンピュータシステムのデータベースに格納され、必要に応じて取り出され、利用される。
【０００３】
さらに最近では、紙媒体に印字された状態で保持するより、保管スペースをとらず、再利用にも資するとの事情から、紙媒体に印字されたドキュメントも、スキャナ装置などで読み取って電子的なドキュメントに変換し、これをデータベースに格納するという、いわゆる電子ファイリングシステムも急速に普及しているところである。
【０００４】
一方で、こうしたシステムに次々にドキュメントを格納していくと、データベースの資源（記憶容量）が不足したり、膨大なドキュメントから目的のドキュメントを探索するなどの処理の負荷が増大していってしまう。
【０００５】
そこで、不要となったドキュメントを、適切なタイミングで削除することを支援する技術の開発が望まれている。なお、かかる削除の技術に関連して、画像情報の保存期間を設定しておき、保存期間が切れた画像情報について保存期間切れを報知する技術が、特許文献１に開示されている。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−２９８５６２号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の技術のように保存期間を予め設定しておく方法では、例えば予め保存期間を決めることのできないドキュメントの扱いが問題となる。例えばこうしたドキュメントの保存期限を「無期限」として設定し、実際上、永久に保存させることも考えられるが、かかる取り扱いでは、不要なドキュメントの削除につながらない。
【０００８】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、保存期間を事前に設定する必要なしに、不要なドキュメントの削除を支援できるドキュメント管理装置を提供することを、その目的の一つとする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理装置であって、ドキュメントを保持するデータベースと、前記データベースに保持されたドキュメントに対するユーザからのアクセス記録を格納するアクセス記録手段と、前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う統計処理手段と、前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する選択手段と、を含むことを特徴としている。
【００１０】
このように、アクセス記録の期間ごとの統計処理結果に基づき、削除候補を選択することで、事前に保存期間が設定されていなくても、ドキュメントの削除処理が支援される。
【００１１】
ここで前記統計処理手段は、統計処理結果としての統計値を出力し、前記選択手段は、前記統計値と予め設定された複数のしきい値との比較に基づき保持期間を定め、当該定めた保持期間に基づいて削除の候補となるドキュメントを選択することとしてもよい。
【００１２】
また、前記選択手段は、期間ごとの統計処理結果の時間変化の態様に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択することとしてもよい。ここで、前記統計処理結果の時間変化の態様は、統計処理結果のピーク領域の幅であり、前記選択手段は、統計処理結果のピーク領域の幅に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択することとしてもよいし、前記統計処理結果の時間変化の態様は、統計処理結果のピークの周期性であり、前記選択手段は、統計処理結果のピークの周期性に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択することとしてもよい。
【００１３】
この後者の場合、前記選択手段によって用いられた、前記統計処理結果のピークの周期性に関する情報を、当該統計処理結果に係るドキュメントのアクセス記録に対応づけて、前記アクセス記録手段に保持させる手段、をさらに含むこととしてもよい。
【００１４】
また、これらにおいて、前記選択手段により削除の候補として選択されたドキュメントの少なくとも一部について、当該選択に用いられた統計処理結果に基づいて決定される削除タイミングで、削除を行う削除実行手段、をさらに含むこととしてもよい。
【００１５】
また、本発明のある態様に係る方法は、データベースに保持されているドキュメントに対するユーザからアクセス記録を格納するアクセス記録手段にアクセス可能に接続されたコンピュータを用いたドキュメント管理方法であって、前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う工程と、前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する工程と、を含むこととしたものである。
【００１６】
さらに本発明の別の態様に係るプログラムは、データベースに保持されているドキュメントに対するユーザからアクセス記録を格納するアクセス記録手段にアクセス可能に接続されたコンピュータに、前記データベースに保持されている各ドキュメントについて、前記アクセス記録手段に格納されているアクセス記録のうち、各ドキュメントに係るアクセス記録を、予め定めた期間ごとに分けて所定の統計処理を行う手順と、前記統計処理手段によって得られた、各ドキュメントについての前記期間ごとの統計処理結果に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択する手順と、を実行させることとしている。
【００１７】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置１は、図１に示すように、ドキュメントデータベース１１と、制御部１２と、記憶部１３と、アクセス記録データベース１４と、通信部１５と、操作部１６と、表示部１７とを含んで構成され、ネットワークを介してユーザ側の端末装置２に接続されている。
【００１８】
ここで、ドキュメントデータベース１１は、制御部１２から入力される指示に従い、ユーザ側の端末装置２から受信されるドキュメントを格納している。具体的には、ドキュメントデータベース１１は、各ドキュメントを、そのドキュメントに固有の識別子（ドキュメント識別子）に関連づけて保持している。
【００１９】
制御部１２は、記憶部１３に格納されているプログラムに従って動作し、端末装置２からドキュメントのアップロード指示を受信して、当該指示に係るドキュメントを取得し、ドキュメントデータベース１１に格納する処理（アップロード処理）と、端末装置２から検索指示に従って、ドキュメントデータベース１１内のドキュメントを検索する処理（検索処理）と、端末装置２から受信されるドキュメントの更新指示に従って、更新されたドキュメントを取得し、ドキュメントデータベース１１に格納されている更新前のドキュメントを当該更新されたドキュメントで上書きして格納する処理（更新処理）と、端末装置２から受信されるドキュメントのダウンロード指示に従って、当該指示に係るドキュメントをドキュメントデータベース１１から取得し、当該ダウンロードの指示元である端末装置２に対して、取得したドキュメントを提供する処理（ダウンロード処理）と、これらの指示を受信した際に、図示しないユーザデータベース等を参照して、ユーザを認証し、また、認証したユーザが、当該受信した指示を行う権限を有しているかを確認する処理（アクセス権管理処理）と、といった、一般的なドキュメント管理装置としての動作を基本的に行っている。
【００２０】
また、この制御部１２は、これらドキュメントのアップロードや更新、ダウンロードといったドキュメントへのユーザのアクセスがあったときに、その時点の日時情報を図示しないカレンダーから取得し、当該日時情報と、アクセスの内容（アップロードや更新等の別）と、アクセス対象となったドキュメントを特定する情報（ドキュメント識別子など）とを関連づけて、アクセス記録として、アクセス記録データベース１４に格納させる。このアクセス記録としては、これらのほか、アクセスを行ったユーザの識別子を併せて格納しておいてもよい。
【００２１】
さらにこの制御部１２は、アクセス記録データベース１４に格納されているアクセス記録に基づく所定の処理により、削除の候補となるドキュメントを選択する処理（削除候補選択処理）等を行う。この削除候補選択処理については、後に詳しく述べる。
【００２２】
記憶部１３は、例えばＣＤーＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭといったコンピュータ可読な記録媒体と、その記録媒体に格納されたプログラムを読み出すドライブ装置とを含む。この記憶部１３は、さらに制御部１２の処理過程で生成されるデータ等を格納するＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）などを含んでもよい。
【００２３】
アクセス記録データベース１４は、制御部１２から入力される指示に従い、アクセスのあった日時に関する日時情報と、アクセスの内容（アップロードや更新等の別）と、アクセス対象となったドキュメントを特定する情報（ドキュメント識別子など）とを関連づけて、図２に示すようなアクセス記録として保持する。
【００２４】
通信部１５は、制御部１２から入力される指示に従い、宛先として指定された端末装置２に対してドキュメント等を含んだ通信データを、ネットワークを介して送信する。また、この通信部１５は、ネットワークを介して受信されるデータ（指示などを含むデータ）を制御部１２に対して出力する。
【００２５】
操作部１６は、キーボードやマウスなどであり、ユーザからの操作内容を制御部１２に出力する。表示部１７は、ディスプレイ等であり、制御部１２から入力される指示に従い、データをユーザに提示する。なお、端末装置２は、一般的なパーソナルコンピュータで構わない。
【００２６】
［削除候補選択処理］
ここで制御部１２の削除候補選択処理について説明する。制御部１２は、所定のタイミングで、例えば定期的に削除候補選択処理を実行する。この処理は例えば図３に示すようなものであり、制御部１２は、ドキュメントデータベース１１に格納されているドキュメントのうち、処理対象となるドキュメントを一つ選択し（Ｓ１）、アクセス記録データベース１４に格納されているアクセス記録のうち、当該処理対象となるドキュメントに係るアクセス記録を取得し、記憶部１３に格納する（Ｓ２）。
【００２７】
制御部１２は次に、当該記憶部１３に格納したアクセス記録を、その日時情報を参照しながら、予め定めた期間ごとのアクセス記録に分け、各期間ごとのアクセス記録に対して所定の統計処理を実行する（Ｓ３）。ここで統計処理としては、各期間ごとのアクセス記録の数の累算を行い、累算値を生成する処理などがある。制御部１２は、こうして生成された各期間ごとのアクセス記録の累算値など、統計処理の結果を、処理Ｓ１で選択したドキュメントを特定する情報（例えばドキュメントの識別子）に関連づけて、記憶部１３に格納する（Ｓ４）。
【００２８】
そして制御部１２は、統計処理を終了してよいか否かを判断し（Ｓ５）、統計処理を終了しないと判断される場合は、処理Ｓ１に戻って、さらに他のドキュメントを処理の対象として選択して、上記処理を繰り返す。ここで終了してよいか否かの判断は、例えばすべてのドキュメントについて処理する場合は、未だ処理対象となっていないドキュメントがあるか否かを判断し、そのようなドキュメントがあれば、統計処理を終了しないと判断するようにすればよいし、例えばユーザによって指定されたもの等、一部のドキュメント群について処理をする場合は、当該ドキュメント群のうち、未だ処理対象となっていないドキュメントがあるか否かを判断し、そのようなドキュメントがあれば、統計処理を終了しないと判断するようにすればよいし、処理時間の制限がある場合や、ユーザの中断指示により統計処理を終了するか否かを判断するようにしてもよい。
【００２９】
一方、処理Ｓ５において統計処理を終了すると判断される場合は、制御部１２は、削除候補の選択処理に移行し、上記処理の対象となった各ドキュメントについて生成された、統計処理の結果に基づき、例えば所定期間内のアクセス記録の累算値が予め定めたしきい値を下回っている統計処理の結果をマークする（Ｓ６）。そしてマークされた統計処理の結果に関連づけられた情報によって特定されるドキュメントを、削除対象のドキュメントとして選択し（Ｓ７）、当該選択に関連する所定処理を行って（Ｓ８）、処理を終了する。
【００３０】
なお、この選択に関連する所定処理には、例えば、削除候補として選択したドキュメントの一覧を表示部１７に表示する処理や、当該一覧表示から、ユーザが操作部１６を操作して削除するよう指示したドキュメントをドキュメントデータベース１１から削除する処理などがある。
【００３１】
ここで処理Ｓ６に示した処理について、さらに例を挙げて説明する。上に例示した処理の例では、所定期間内のアクセス記録の累算値が予め定めたしきい値を下回っている統計処理の結果に関連するドキュメントを削除候補とするものである。すなわち、ここでの所定期間を、例えば図示しないカレンダーによって計時されている現在日時から１年前までの期間といったように定め、しきい値を「０」としておけば、過去１年間に亘ってアクセスのないドキュメントを削除候補として選択することになる。
【００３２】
また、しきい値は、固定値でなくてもよい。例えば処理Ｓ５までの統計処理により、記憶部１３に格納されている、各ドキュメントについての統計処理結果の平均や分散といった演算値を算出し、当該平均値をしきい値としたり、平均値と分散とによって定められる有意な値（例えば５％有意水準に相当する値）や、ユーザの人数等に基づいて決められる値をしきい値としてもよい。
【００３３】
さらにしきい値は一つでなくてもよい。例えば、第１〜第ｎの複数のしきい値（ここで、第ｉのしきい値＜第ｉ＋１のしきい値というように、昇順にしておくとする）を予め設定しておき、各しきい値と保持期間とを関連づけて保持しておく。次に、統計処理結果に基づく演算値と、これらのしきい値との比較により、例えば演算値が、第ｉのしきい値と第ｉ＋１のしきい値の間である場合に、現在の日時から第ｉのしきい値に関連づけられた保持期間だけ後の日時を表す情報と、当該演算値に係るドキュメントとを関連づけて削除予定情報として記憶部１３に保持する。
【００３４】
この場合、制御部１２は、所定のタイミングで繰り返し、この削除予定情報を参照し、現在の日時より前の日時の情報に関連づけられたドキュメントが含まれているときに、そのドキュメントを削除対象のドキュメントとして選択する。
【００３５】
また、処理Ｓ６に示した処理は、期間ごとの統計処理結果の時間変化の態様に関する条件に基づき、削除の候補となるドキュメントを選択するものであってもよい。具体的に、統計処理結果の一例として、各期間におけるアクセス記録の数の累積値を用いる場合、その累積値の時間変化は、図４（ａ）に示すようなものとなる。ここで累積値が予め定めた累算値しきい値を越えている部分をピークとして、このピーク領域の幅（いわば集中度に関する値）Δｔ（図４（ｂ））を算出し、この幅が、予め定めた幅しきい値を下回っている場合に、当該ピークの終了時点（またはそのピークの中で最も累積値が高かった時期）から現在日時までの経過時間が予め定めた時間しきい値を越えているときに当該累積値に係るアクセス記録に関連するドキュメントを削除の候補として選択する。なお、この時間しきい値は、ピーク領域の幅との関連において決定するようにしてもよい。このような処理によると、過去のある期間でのみ、アクセスされるべきドキュメント（例えば社員旅行のお知らせなどは、その期日が経過してしまえばアクセスされなくなるので、過去のある期間でのみアクセスされるべきドキュメントの一例といえる）が検出され、削除の候補となる。
【００３６】
さらに、自己相関関数を用いた数学的分析により、統計処理結果のピーク位置の周期性の情報を算出し、当該周期性の情報に基づいて、例えば１年ごとの周期性があると判断される場合、当該ドキュメントは、１年ごとにアクセスされるドキュメント（例えば新入社員向けのドキュメントなど）であるので、削除の候補とせず、周期性のないドキュメントを削除の候補として選択する。この場合、１年ごとにアクセスされるドキュメントなど、周期性の検出されたドキュメントを監視対象として、そのドキュメントの識別子を記憶しておき、当該周期性に基づいて判断される時期（例えば前回のピークの時期から、周期性の周期だけ経過した時期）に当該監視対象となったドキュメントのアクセス記録の数の累積値を算出して、それが所定のしきい値以下の場合に、周期性が失われたとして、削除の対象として選択するようにしてもよい。さらにここで監視対象となったドキュメントについては、周期性が失われたと判断された後、予め定めた期間だけ監視を継続し、当該監視の継続中にアクセス記録の数の累算値がしきい値を越えない場合（つまり、前回のピークから周期の期間が経過した後、一定の期間の間にアクセス記録の数が増えない場合）、そのタイミングで、当該ドキュメントをドキュメントデータベース１１から削除するようにしてもよい。
【００３７】
つまり、削除の候補として選択されたドキュメントの少なくとも一部について、当該選択に用いられた統計処理結果に基づいて決定される削除タイミングで、当該ドキュメントをドキュメントデータベース１１から削除するのである。これによって、例えば周期性の条件に従って、ドキュメントのアクセス周期に配慮した削除タイミングで削除が実行されることとなる。
【００３８】
さらに、本実施の形態における制御部１２は、これらの処理の組み合わせにより削除の候補となるドキュメントを選択してもよい。つまり、図５に示すように、制御部１２は、まず処理対象としたドキュメントについて、過去数年のアクセス記録の総数を算出し（Ｓ１１）、それが予め定めたしきい値より大きいか否かを調べる（Ｓ１２）。ここで、過去数年のアクセス記録の総数が予め定めたしきい値より大きい場合は、さらに上記の集中度（つまり、ピーク領域の幅Δｔ）を算出し（Ｓ１３）、この集中度が高い（つまり、ピーク領域の幅が幅しきい値より小さい）か否かを調べる（Ｓ１４）。ここで、集中度が低いと判断される場合は、そのまま処理を終了し、当該ドキュメントを保持しておく。
【００３９】
一方、処理Ｓ１４において、集中度が高いと判断される場合、当該集中度の算出の基礎となったピークの期間が現在日時より、どれだけ過去であるかを算出し（Ｓ１５）、当該算出した値が予め定めた時間しきい値より大きいか否かを調べ（Ｓ１６）、予め定めた時間しきい値より大きい場合（つまり、ピークが所定期間を越えて過去にあった場合）は、当該ドキュメントを削除の候補として選択する（Ｓ１７）。また、処理Ｓ１６において、予め定めた時間しきい値より小さい場合は、そのまま処理を終了する。
【００４０】
さらに処理Ｓ１２において、過去数年のアクセス記録の総数が予め定めたしきい値より小さいときは、周期性に基づく選択の処理に移行する（Ｓ１８）。この処理Ｓ１８では周期性がある場合に処理を終了し、周期性がない場合は、削除の候補として選択する等の処理が行われる。
【００４１】
［アクセス記録データベースにおけるアクセス記録態様の他の例］
さらに、ここまでの説明では、アクセス記録データベース１４に格納されるアクセス記録は、図２に示すような態様で記録されるとして説明したが、ここで示したように、統計情報を演算する場合は、このアクセス記録データベース１４のアクセス記録に、その統計処理の結果を関連づけて保持させておくことも好ましい。
【００４２】
すなわち、アクセス記録データベース１４は、ドキュメントの識別子をキーとして、そのドキュメントのアクセス記録に関する統計処理結果（最近所定期間のアクセス記録の数の累積値や周期性の算出で得られた周期の情報等；図６の（Ａ））と、そのドキュメントに対するアクセスの記録として、アクセスのあった日時の情報と、アクセスの内容とを関連づけたアクセスログ情報（Ｂ）とを保持しておく。この場合、アクセス記録データベース１４は、アクセス記録の格納指示が制御部１２から入力されると、当該指示に係るアクセス記録に含まれるドキュメントの識別子の情報を参照し、当該ドキュメントの識別子をキーとしたアクセスログ情報に、日時情報とアクセスの内容とを関連づけて記憶させる。
【００４３】
また、制御部１２は、統計処理を行ったときに、その結果のうち予め定められている、少なくとも一部について、又は統計処理の結果のすべてについて、対応するドキュメントの識別子をキーとして関連づけられている統計処理結果の情報に上書きして格納するよう、アクセス記録データベース１４に指示する。
【００４４】
そして制御部１２は、当該統計処理結果を利用して削除の候補となるドキュメントを選択する処理を行う。このようにアクセス記録データベース１４に格納されるデータの構造を変更しておくことで、統計処理を毎回行う必要がなくなり、処理効率が向上される。
【００４５】
［動作］
本実施の形態のドキュメント管理装置は、上述のように構成されており、ユーザが端末装置２からドキュメントデータベース１１内のドキュメントに対して行ったアクセスの記録について、例えば１月ごとといった期間ごとに統計処理し、各月のアクセスの記録に関する統計値に基づき、最近アクセスがないドキュメントや、一時期アクセスが集中したが、その後アクセスのないドキュメントや、周期的にアクセスのあるドキュメントなどといった、ドキュメントのアクセスに係る時間変化の分析を行い、その分析の結果によって各ドキュメントを削除の候補とするか否かを決定して、表示部１７等に表示する。そして、この表示部１７に提示された情報を参照しながら、管理者となっているユーザが操作部１６を操作して候補となったドキュメントが本当に不要な場合は、ドキュメントデータベース１１から削除するよう指示し、制御部１２は、その指示に従ってドキュメントデータベース１１から、指示に係るドキュメントを削除する。なお、ここでの削除とは、ドキュメントデータベース１１から記録を抹消するだけでなく、特定のユーザからしかアクセスできないようにアクセス権を設定することで、実質的に削除したのと同様の状態においてもよい。
【００４６】
これにより、保存期間を事前に設定する必要なしに、不要なドキュメントの削除が支援される。
【００４７】
［変形例］
なお本実施の形態のドキュメント管理装置は、ここまでで説明した内容に限られるものではない。例えば、ドキュメントの更新に関するアクセス記録を参照し、一定の期間以上更新されていないドキュメントについては削除の候補として選択するといったように、改版の状況に基づいて削除の候補を選択してもよい。
【００４８】
さらに、削除の候補として選択する際に、複数回の更新を経たドキュメントについて、各更新の前のドキュメントと、最後の更新後のドキュメント（最新のドキュメント）とがある場合、更新の頻度（単位期間ごとのアクセス記録の数）が、予め定めたしきい値より大きい（頻繁に改訂されている）場合、そのドキュメントは必要なドキュメントであるとして、各更新の前のドキュメントと、最新のドキュメントとをいずれも削除の対象としないようにする。また、更新の頻度が予め定めたしきい値以下である場合、そのドキュメントについては、最新のドキュメントのみ又は、最新のドキュメントから過去に戻る順に、指定された数だけのドキュメントのみを削除の対象とせず、他の更新前のドキュメントを削除の対象としてもよい。
【００４９】
具体的には、「３」つを残すと設定されているときに、第１から第５版までの更新に係るドキュメントがあるとすると、第３、第４、第５の３つの版のドキュメントを残して、他の更新に係る第１、第２の版のドキュメントを削除の対象として選択する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の構成ブロック図である。
【図２】アクセス記録の格納状態の例を表す説明図である。
【図３】制御部１２の処理の例を表すフローチャート図である。
【図４】統計処理結果の時間的変化の例を表す説明図である。
【図５】制御部１２の処理の例を表すフローチャート図である。
【図６】アクセス記録の格納状態の別の例を表す説明図である。
【符号の説明】
１  ドキュメント管理装置、２  端末装置、１１  ドキュメントデータベース、１２  制御部、１３  記憶部、１４  アクセス記録データベース、１５  通信部、１６  操作部、１７  表示部。
【図１】
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【図２】
2005018225.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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