(57)【要約】【課題】官公庁、自治体、会社組織等の内部事務処理システムに関し、特に所属組織情報と対応付けて個人の操作を管理する事務処理システムを提供する。【解決手段】あらかじめ各組織に組織識別情報を付与しておき、これを組織情報テーブルに登録しておく。操作者が情報処理システムへの通常のログインを行った後、旧所属組織あるいは兼務先所属組織等の組織識別情報を入力し、これが組織情報テーブルに登録してある組織識別情報と一致することを条件に、一時的に所属組織情報を変更して情報処理を実行できるようにする。また所属変更操作を行う際には、操作画面上に変更先組織のシステム管理者に通知される旨のメッセージを表示し、そして実際にシステム管理者に通知を行う。これにより不正な処理を予防することができる。また本操作に対するログを取得し、有事の場合の事後追跡も可能となる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
操作者の個人情報として所属組織情報を保持し、ログイン時に操作者を識別して対応する個人情報を適用するネットワーク型情報処理システムにおいて、前記対応付けられた所属組織情報と異なる組織識別情報を入力する機能と、操作者を該異なる組織識別情報に対応付ける機能と、ログアウトするまでまたは別の組織識別情報を入力するまで前記対応付けを保持する機能を備えたことを特徴とする所属情報一時変更機能を備えた事務処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の事務処理システムにおいて、上記異なる組織識別情報の入力を検知した時に、入力した組織のシステム管理者に入力情報と操作者情報とを通知する機能を備えたことを特徴とする所属情報一時変更機能を備えた事務処理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の事務処理システムにおいて、上記異なる組織識別情報に対応付ける時に、当該操作を実施した操作者と操作時刻と入力情報とを履歴として記録する機能を備えたことを特徴とする所属情報一時変更機能を備えた事務処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、官公庁、自治体、会社組織等の内部事務処理システムに関し、特に所属組織情報と対応付けて個人の操作を管理する事務処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
内部申請システム等、操作者個人を特定して情報処理を行う多くのシステムでは、操作者が情報処理システムにログインする際に入力する個人番号やパスワード等、予めシステムに登録しておいた個人識別情報から操作者個人の氏名、所属組織情報等の属性情報を自動的に取得し、事務等の情報処理作業に利用する方式が採用されている。このような方式は個人の属性情報が自動的に情報処理に反映されるメリットはあるが、実務においては異動に伴うシステムのデータ修正時期には所属変更処理が不完全なことも多く、それを補完するための運用が求められている。また、従来の方式では個人情報と所属組織情報が固定的に結び付けられているため、旧所属組織情報での残務処理を実施する際に柔軟に対応できないという問題がある。
【０００３】
上記問題の解決する方法の一つとして、組織で番号やパスワードを共有し、組織ユーザとして情報処理システムを利用する方法がある。また、他の方法としては、下記の特許文献１に記載のように、所属組織情報の履歴管理を行い、アプリケーション操作の際に、履歴管理された所属組織情報から所属組織を選択することにより、情報処理を実行する仕組みがある。さらに他の方法としては、特許文献２に記載のように、所属管理テーブルを作成し、社員ごとの業務メニューを生成する方法や、特許文献３に記載のように、操作者が複数の承認者情報を作成する方法がある。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−５１９０２号公報
【特許文献２】
特開２００３−６３９７号公報
【特許文献３】
特開２００２−６３３２５号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来の方法には以下のような問題がある。まず組織で番号やパスワードを共有する方法では、例えば「ＡＡ部ＡＡ課職員」等のユーザ名でログインする形になるが、個人を特定するためには別の手段が必要となる。また、ログインした操作者を特定できないので、セキュリティの観点からも問題がある。
【０００６】
特開２００１−５１９０２号公報に示す方法では、所属組織情報の履歴管理が行われていない場合、あるいは履歴管理が行われている世代外の所属組織情報にて情報処理を実行する場合は、旧所属組織での情報処理が実行できないという問題がある。また人事異動情報の情報処理システムへの反映が遅れた場合は、同様に新所属組織情報で情報処理を実行することができないという問題がある。
【０００７】
特開２００３−６３９７号公報に示す方法では、所属組織情報は一つしか保持していないので、同一の業務において複数の所属組織情報を用いて情報処理を実行することは不可能である。
【０００８】
特開２００２−６３３２５号公報に示す方法では、承認者に所属上長以外を設定できるメリットはあるが、例えば申請者が他の所属組織情報に成り代わって、申請書を作成することは不可能である。
【０００９】
本発明は、上記課題を解決し、操作者のログイン操作により、所属組織情報が自動的に対応付けられ事務処理システムにおいて、個人の所属組織の履歴情報管理や、兼務情報の保持等の付加処理を行うことなく、一定のセキュリティレベルを保持した上で、一時的に異なる所属組織に対応つけて事務処理を行える事務処理システムを提供することを目的とする。また上記一時的処理を安全に行うための通知機能や操作履歴保管機能を備えた事務処理システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係る事務処理システムは、ネットワーク的に接続された事務処理サーバに、以下の構成要素を有する。
【００１１】
まず事務処理システムの前提として、操作者が入力した情報を受取り各種資源を利用することにより各種の業務処理を実行する業務処理部と、各組織の組織識別情報及び属性情報、各個人の個人識別情報及び属性情報を記憶した情報記憶部とを備える。この情報記憶部の情報を基に、ログイン時に操作者と組織の対応付けが行われる。
【００１２】
上記に加えて本発明の所属情報一時変更機能を備えた事務処理システムは、前記対応付けられた所属組織情報と異なる組織識別情報を入力する機能と、操作者を該異なる組織識別情報に対応付ける機能と、ログアウトするまでまたは別の組織識別情報を入力するまで前記対応付けを保持する機能を備える。この一時的な対応付けは、所属変更操作が実行された際に、当該所属変更処理に関する情報を管理する履歴情報管理部に格納される。
【００１３】
本発明の所属情報一時変更機能を備えた事務処理システムの処理は、以下のように行う。
【００１４】
まず前提登録として、個人に対して、個人識別情報及びパスワードを設定し、これらを個人属性情報と対応付けて情報記憶部内の個人情報記憶部に登録しておく。操作者が事務処理システムにログインする際は、個人情報記憶部に登録されている個人識別情報及びパスワードを端末から入力し、業務処理部により実行される認証を通過することにより、情報処理システムにログインすることができる。同時にこのとき、属性情報は先に入力された個人識別情報に対応付けられた情報が個人情報記憶部より取得され、操作者が情報処理システムを利用する際の属性情報として自動的に対応付けられる。予め各組織に組織識別情報を付与しておき、これを属性情報と対応付けて情報記憶部内の組織情報記憶部に登録しておく。
【００１５】
操作者が所属組織情報を変更したい場合には、事務処理システムにログイン中、変更したい所属組織情報の組織識別情報を入力することにより、事務処理システムは操作者に対応付けて所属組織情報を入力した組織識別情報を持つ組織に一時的に変更する。以後、ログアウトまで、または別の組織識別情報が入力されるまで、この対応付けは履歴情報管理部によって保持される。
【００１６】
このとき業務処理部に通知機能を備え、所属変更先として組織識別情報を入力された組織のシステム管理者に当該所属変更操作が実行されたことを通知し、また本通知が行われることを操作者に通知することで、操作者が不正な所属変更を行うことを防止することができる。
【００１７】
また所属変更操作が実行された際に、業務処理部は情報記憶部内の所属変更処理履歴記憶部に当該所属変更操作に関する情報を登録する機能を備え、後日の調査や処理の証拠として用いても良い。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、図を用いて本発明の一実施例を説明する。
【００１９】
図１は、本発明の所属情報一時変更機能を備えた事務処理システムの構成を示すものである。本発明は操作者が入力した情報を受付け、この入力情報をネットワーク的に接続された資源を利用することにより、各種の業務処理を実行する業務処理部１０１、各組織の組織識別情報、組織名等の一覧を保持するテーブル及び各個人の個人識別情報、氏名、所属組織等の一覧を保持するテーブルが記憶されている情報記憶部１０２、所属変更操作が実行された際に、当該所属変更処理に関する情報を管理する履歴情報管理部１０３、操作者の属性情報を情報処理実行中の間、一時的に保持しておく業務データ保持部１０４、操作者がデータの入力等の情報処理操作を実施するための操作者端末１０５、各組織に設定されているシステム管理者権限を有する者が利用するシステム管理者利用端末１０６から構成される。
【００２０】
図２は、本発明の一実施例による所属組織情報変更の処理の流れを示すものである。図３は、個人情報テーブルのデータ構成例である。図４は、業務画面の例である。図５は、所属変更操作画面及び、組織情報テーブルのデータ構成例と所属変更操作履歴管理テーブルの構成例、及びそれらの対応付けを表す図である。図６は、システム管理者への通知メッセージの一例である。
【００２１】
以下、図２と図３から図６までの図を用いて本発明の所属組織情報変更の処理の流れを説明する。まず操作者は操作者端末１０５情報処理システムにログインするために、操作者の個人識別情報及びパスワードを入力する。ここで入力された個人識別情報及びパスワードは業務処理部１０１に渡される（Ｓ２０１）。
【００２２】
業務処理部１０１は情報記憶部１０２に格納されている図３に示す個人情報テーブルを参照し、Ｓ２０１で入力された個人識別情報及びパスワードに該当する情報の存在を確認し、認証する（Ｓ２０２）。同時に図３に示すような構成を持つ個人情報テーブルからＳ２０１で入力された個人識別情報に対応付けられた氏名、所属組織情報等の属性情報を取得し、業務データ保持部１０４に格納する。以降操作者が情報処理操作の過程で操作者の属性情報が必要になる場合は、業務データ保持部１０４に格納されている属性情報が利用される。
【００２３】
操作者が所属変更操作を実行したい場合は、図４に示すような業務画面中の所属変更処理ボタン４０１を押下する（Ｓ２０３）。
【００２４】
操作者は変更先組織の組織識別情報及び組織パスワードを図５中の所属変更操作画面５０の組織識別情報入力エリア５０１及び組織パスワード入力エリア５０２に入力する（Ｓ２０４）。
【００２５】
業務処理部１０１は操作者端末１０５上に、本所属変更操作についてＳ２０４で入力された組織識別情報に対応する組織のシステム管理者に通知される旨のメッセージを表示する（Ｓ２０５）。
【００２６】
業務処理部１０１は情報記憶部１０２に格納されている図５中の組織情報テーブル５１を参照し、Ｓ２０４で入力された組織識別情報及び組織パスワードに該当する情報の存在を確認し、所属組織情報変更の許可する（Ｓ２０６）。同時に、図５中の組織情報テーブル５１からＳ２０４で入力された組織識別情報に対応付けられた組織名称を取得し、業務データ保持部１０４に保持されていた所属組織情報を破棄し、新たに所属組織情報をＳ２０４で入力された組織識別情報に対応付けられた組織名称に変更する。
【００２７】
業務処理部１０１は所属変更操作を実行した操作者、時刻及び操作内容等の情報を履歴情報管理部１０３中の図５中の所属変更操作履歴管理テーブル５２に登録する（Ｓ２０７）。
【００２８】
業務処理部１０１は情報記憶部１０２に格納されている図５中の組織情報テーブル５１を参照し、Ｓ２０４で入力された組織識別情報に対応付けられた組織システム管理者のシステム管理者利用端末１０６に図６に示すような通知メッセージを用いて所属変更操作が実行されたことを通知する（Ｓ２０８）。
【００２９】
操作者は変更された所属組織情報にて、事務等情報処理を実行する（Ｓ２０９）。
【００３０】
情報処理システムからログアウトする。なお、通常の場合はこの時点で操作者の所属情報を本来の所属情報に自動的に戻す（Ｓ２１０）。
【００３１】
【発明の効果】
本発明によれば、人事異動発令後で事務処理システムに人事異動情報が反映されていない操作者が新所属組織情報にて事務処理を実行したい場合や、人事異動後、旧所属組織情報での事務処理を実行したい場合、所属組織情報を一つしか保持できない事務処理システムにおいて兼務者が主所属ではない所属組織情報にて事務処理を実行したい場合、等の種々の場合に一時的に所属組織を変更した処理を簡易に実現できる効果がある。
【００３２】
また、本発明では、所属変更操作の際には、所属変更先組織のシステム管理者に通知されるので、当該組織に無関係な操作者が不正に所属変更操作を実行した場合等、システム管理者は不正行為を早期に検知することが可能となる。また所属変更操作に対する履歴情報を取得することにより、有事の際には、所属変更操作履歴管理テーブルを参照することにより、操作者、操作時刻及び操作内容等の事後追跡が可能となり、一定のセキュリティを保持することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例のシステム構成図である。
【図２】本発明の一実施例の処理フローである。
【図３】本発明の一実施例の個人情報テーブルを示す図である。
【図４】本発明の一実施例の業務画面を示す図である。
【図５】本発明の一実施例の所属変更操作におけるデータ連携図である。
【図６】本発明の一実施例の所属変更操作通知メッセージ画面を示す図である。
【符号の説明】
１０１…業務処理部、１０２…情報記憶部、１０３…履歴情報管理部、１０４…業務データ保持部、１０５…操作者端末、１０６…システム管理者利用端末。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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