(57)【要約】【課題】電子文書の審査・承認ワークシステムにおいて、既に行われた申請における不具合情報をフィードバックして、同じ理由による却下の再発を防止する。【解決手段】電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステム１に接続可能なワークフローサーバー装置１０により、クライアント装置１２（１２Ａ〜１２Ｄ）から送られた審査データからフローデータを抽出し蓄積し、蓄積したフローデータから申請却下に係る不具合情報を抽出し蓄積しておく。再申請時には例えば申請人データから関連する過去の不具合情報を抽出し、該不具合情報を用いて申請用表示フォームを作成する。これにより申請フォーム中に過去の不具合情報を表示する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムに接続可能なワークフローサーバー装置であって、
審査または承認時に申請が却下された不具合情報を保持するための記憶手段と、少なくとも申請者情報に基づき記憶された不具合情報から同一申請者の不具合情報を抽出処理する却下情報処理手段と、該抽出した不具合情報を用いて表示フォームを作成するフォーム作成手段を備えたことを特徴とするワークフローサーバー装置。
【請求項２】
請求項１に記載されたワークフローサーバー装置において、
申請・回覧・承認を行うワークフローシステムのフローデータから不具合情報を抽出する却下データ抽出手段を備えていることを備えたことを特徴とするワークフローサーバー装置。
【請求項３】
電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムにおける不具合情報を申請者にフィードバックする方法であって、
審査または承認時に申請が却下された不具合情報を記憶する工程、少なくとも申請者情報に基づき、記憶された不具合情報から同一申請者の不具合情報を抽出する工程、該不具合情報を用いて表示フォームを作成する工程、を備えたことを特徴とする不良情報フィードバック方法。
【請求項４】
電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムに接続可能なワークフローサーバー装置を、クライアント装置から送られた審査データからフローデータを抽出し蓄積させる手段、蓄積したフローデータから申請却下に係る不具合情報を抽出し蓄積する手段、再申請時に関連する蓄積された不具合情報を検索し、該不具合情報を用いて申請用表示フォームを作成する手段、として機能させるためのプログラム。
【請求項５】
請求項４に記載されたプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書の審査・承認ワークフローシステムに関し、特に不具合がある電子文書の却下理由データを抽出して、次に同一人が申請を行う場合に前の却下理由データが分かるようにしたワークシステムのワークフローサーバー、不具合情報フィードバック方法、プログラム、該プリグラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子システム上で、審査・承認を行うワークフローでは、申請内容に不具合があれば却下（又は差し戻し、以下これも含め却下という）される、つまりシステム上は却下処理が発生する。ところで、審査・承認者による却下の理由は普通申請者に通知され、申請者はこの理由を見て次の行動（修正して再申請、あるいはそのまま取り止め等）を決めるということが日常行われている。
電子文書の審査・承認ワークフローシステムでは、こうした却下理由は一つのフローデータの一部として扱われており、それ自体の再利用は利用者個人の意志と操作に任されている。
この結果、申請者が申請時に過去の申請記録をチェックしない限り、同じ申請内容の不具合を引き起こす可能性がある。何度も同じ不具合が引き起こされるようであれば、フローの管理者が申請用フォームの内容を改変したり、注意書きを入れるといった対応が可能であるが、利用者が複数であってかつ各利用者によって頻発する不具合個所が異なるような場合には、各利用者に対して適切な防止情報を提供することは難しい。
【０００３】
従来のワークフローシステムとしては、例えば特許文献１に記載された情報処理サービス提供方法及びその実施装置並びにその処理プログラムを記録した記録媒体が知られている。
これは、特定のコミュニティで入力された情報を当該コミュニティに属しているサービス利用者に提供できるようにするものであって、ネットワークサービスでの入力情報の共有と入力情報のフィードバックを行うこと、及びサービスとしてワークフローも想定されているが、不良情報をフィードバックするための処理プロセスを備えたものではない。
【０００４】
特許文献２には、本人や事物の情報を効率よく管理あるいは利用することができる本人及び事物情報管理システムが記載されており、これは個人情報の管理とフィードバックを行うものであるが、これも不良情報をフィードバックするためのワークフローの処理プロセスを備えたものではない。
【０００５】
特許文献３に記載された発明は、コンピュータを利用した一連のデータ処理作業を管理するためのワークフロー情報の設定作業の負担の軽減を目的に、ワークフローで実際に行われた作業手順を管理サーバ装置内に履歴として保存して、この履歴に基づいて新たなワークフロー情報を設定するものである。
このシステムはワークフローを実行状態に応じて動的に切り替えるデータ処理作業の進行管理を行うが、履歴情報をフォームへ反映することについては何も開示していない。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−３０６４４５
【特許文献２】
特開２００２−３３４１６２
【特許文献３】
特開平１１−３０６２５３
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の第１の目的は、前記従来の問題を解決すべくなされたものであって、電子文書の審査・承認ワークシステムにおいて、同じ理由による却下が繰り返して発生するのを防止することである。
本発明の第２の目的は、同一申請者が過去における申請と同じ理由でその申請が却下されるのを自動的に防止することである。
本発明の第３の目的は、第１及び第２の目的を簡易な構成で達成できるようにすることである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムに接続可能なワークフローサーバー装置であって、審査または承認時に申請が却下された不具合情報を保持するための記憶手段と、少なくとも申請者情報に基づき記憶された不具合情報から同一申請者の不具合情報を抽出処理する却下情報処理手段と、該抽出した不具合情報を用いて表示フォームを作成するフォーム作成手段を備えたことを特徴とするワークフローサーバー装置である。
請求項２の発明は、請求項１に記載されたワークフローサーバー装置において、
申請・回覧・承認を行うワークフローシステムのフローデータから不具合情報を抽出する却下データ抽出手段を備えていることを備えたことを特徴とするワークフローサーバー装置である。
請求項３の発明は、電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムにおける不具合情報を申請者にフィードバックする方法であって、審査または承認時に申請が却下された不具合情報を記憶する工程、少なくとも申請者情報に基づき、記憶された不具合情報から同一申請者の不具合情報を抽出する工程、該不具合情報を用いて表示フォームを作成する工程、を備えたことを特徴とする不良情報フィードバック方法である。
請求項４の発明は、電子システム上で電子文書の申請・回覧・承認を行うワークフローシステムに接続可能なワークフローサーバー装置を、クライアント装置から送られた審査データからフローデータを抽出し蓄積させる手段、蓄積したフローデータから申請却下に係る不具合情報を抽出し蓄積する手段、再申請時に関連する蓄積された不具合情報を検索し、該不具合情報を用いて申請用表示フォームを作成する手段、として機能させるためのプログラムである。
請求項５の発明は、請求項４に記載されたプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体である。
【０００９】
【発明の実施の形態】
本発明を図面に示す実施形態について説明する。
図１はワークフローシステムの全体を概略的に示す図である。
本発明のワークフローシステム１はワークフローサーバー装置１０、クライアント装置（例えば、携帯電話機１２Ａ、デスクトップパソコン１２Ｂ、ラップトップパソコン１２Ｃ、ＰＤＡ（携帯情報端末装置）１２Ｄ等）１２とネットワーク１４から構成されている。
クライアント１２（１２Ａ〜１２Ｄ）からはフローの申請、閲覧、承認、却下の操作要求がワークフローサーバー１０に送られる。ワークフローサーバー１０は各クライアント１２（１２Ａ〜１２Ｄ）の要求を処理し、結果を各クライアント１２に返す。
クライアント１２からは、Ｗｅｂブラウザ、もしくはワークフロー専用アプリケーションを使ってワークフローサーバー１０へのアクセス、およびワークフロー操作を行う。
【００１０】
図２はワークフローサーバー１０の内部構成を示すブロック図である。
ワークフローサーバー１０は、図示のように、入出力部（Ｉ／Ｏ部）２０、入力解析部２１、フロー処理部２２、フローデータを蓄積するフローデータストレージ２３，フローデータストレージ２３に蓄積したフローデータから却下データのみを抽出する却下データ抽出部２４，抽出したデータを蓄積する却下データストレージ２５，却下したデータの却下情報を処理する却下情報処理部２６，却下情報処理部２６で処理した却下情報を用いて申請フォームを作成するフォーム作成部２７からなっている。
Ｉ／Ｏ部２０は本システムのネットワーク１４と接続して、クライアント装置（マシン）１２との通信を行い、入力解析部２１はクライアント１２から送られてきた操作要求の判別を行う。また、フロー処理部２２は、入力解析部２１から送られてきた操作およびデータを使ってフロー操作を行い、フローに関するデータを抽出してフローデータストレージ２３に格納すると共に、操作によって内容を変更することができる。
【００１１】
却下データ抽出部２４は、フローデータストレージ２３からの却下情報の抽出と、却下データストレージへ２５の格納を行い、却下情報処理部２６は、却下データストレージ２５から取り出した却下情報とフロー処理部２２からの申請データとから画面作成のためのデータを作成する。フォーム作成部２７は、フロー処理部２２からのフォームデータと却下情報処理部からの却下データに基づきクライアント１２（１２Ａ〜１２Ｄ）の表示手段で表示させる申請用画面等を作成する。ここで、フローデータストレージ２３は、一般にデータ量が大きくなると予想されるので、ハードディスク上に作られる。
これに対して却下データストレージ２５は、フローデータに比べてデータ量は小さいので、ハードディスク上に作ることも、メモリ上に作ることもできる。どのストレージ方式を採用するかは、使用するシステムのスペックに依存して決めればよい。
【００１２】
ワークフローは広い概念であるが、ここでは本ワークフローシステムで扱うワークフローの概要について説明する。
まず、本ワークフローシステムの利用者は申請者と承認者の二者から成っている。申請者は、業務上承認が必要な事柄について、業務内容毎に予め定められたフォーマット（フォームと呼ぶ）に従って必要事項を記入し、承認を申請する。
【００１３】
図３はクライアント装置１２においてＷｅｂブラウザで見た申請時のフォームの１例を示す。
この例は、設計変更の申請を行う場合であって、記入項目として、件名、テーマ名、テーマ責任者、変更種別、申請者、変更理由、添付文書、一次審査者、二次審査者、承認者、承認後の処理が表示されている。申請者はこれらの入力項目に必要事項を記入し、図示の申請ボタンを操作する。
他方、承認者（又は審査者）は、自分宛てに送られてきた承認依頼に対し、記述内容をチェックして、承認か却下かの判断を下す。
【００１４】
図４は一次審査者の審査画面例を示す。この例では審査者が二人、承認者が一人である。この画面は、審査コメントが追加されている他、操作ボタンの表示も異なるなど、図３に示す申請時のフォームとは項目数や内容が異なっている。
いずれかの審査・承認者が却下するか、最終の承認者が承認すればこのワークフローは終了する。
【００１５】
図５は申請が完了したときのフローデータの内容を示す。
ここでは、図３に示した表示画面に基づき、フロー名、設計変更の申請が入力されており、件名、テーマ名、テーマ責任者、変更種別、申請者、変更理由、添付文書、審査者、審査日、審査コメント、ステータスの欄が設けられている。
【００１６】
図４の一次審査者の審査画面で申請内容がＯＫであれば、審査者は「審査完了」ボタンを押し、その際審査コメントを入れることもできる。
他方、申請内容に不備がある場合、審査者は図４の審査画面で「却下」ボタンを押す。一般にワークフローシステムでは、ここで却下理由を審査コメントとして入れることが多い。
却下されたという情報は「山田大介」に伝えられるが、その後のアクション（再申請する、そのまま放っておく）は利用者次第である。
【００１７】
図６は、図４の審査画面で却下された場合のフローデータの構成を示す。
即ち、図５のデータに更に審査日、審査コメント及びステータス「却下」が書き込まれている。
図６のデータは申請状況（過去、現在）を検索したり、一覧を作成したりするために使用される。そのため、ここから、却下に関連したデータだけを取り出し、却下データストレージ２５にレコードとして保持する。
図７はこのように抽出した却下関連データを示す。
【００１８】
申請者「山田大介」が「設計変更申請」フローを後日、全く別な件名で新規申請する場合は、フォームを作成する前に却下データストレージ２５を検索し、同じフロー名、同じ申請者で以前に却下データが入っていないかを調査する。入っている場合には、却下情報処理部２６で情報を解析して申請フォームにその情報を反映する。
【００１９】
却下情報レコードは同一フロー名、同一申請者について複数存在する場合がある。そこで、反映の仕方は
（ａ）  もっとも新しい審査日のコメントを表示する。
（ｂ）  現在の日付から一定期間内のコメントをすべて表示する。
（ｃ）  すべての審査コメントの中から重要語を抜き出し、それを使って一番重要度の高いコメントを表示する。
というような仕方が考えられる。
【００２０】
図８は却下理由が反映された申請画面の１例を示す。
図示の例では「種別」という文字が入るのが１項目しかないのでコメントの意味は明確であるが、コメントの内容によってはどの項目に不具合があったのか判断が難しくなる場合が考えられる。
これを防ぐためには、却下時に不具合のあった項目を指定できるようにフォームを改良する必要がある。
【００２１】
図９は以上の目的で改良した審査画面のフォームの１例である。
つまり、図９の審査画面では、申請者が入力した各項目の脇に却下時にチェックするチェックボックスＣＨとコメント用テキストボックスＣＯが付いている。審査者は「却下」ボタンを押す前に、チェックボックスにチェックすることで不具合があった項目を、またテキストボックスには却下の詳細な理由を記述する。
例えば、図９の画面においては変更種別のところに付設されたボックス欄がチェックされており、またコメント用テキストボックスＣ０に「２００３年度改正チャートを参照して正しい種別を入力して下さい」との審査コメントが記入されている。図１０はその場合の不具合データ内容（つまりフロー名、申請者、審査日、問題項目）を示しており、この情報（データ）を解析、処理して申請画面を再構成する。
【００２２】
図１１は以上のようにして再構成した申請画面の１例である。ここでは、不具合項目である「変更種別」をハイライト表示させている。不具合のあった項目が複数ある場合には、複数の項目がハイライト表示される。
申請者はハイライト表示から「変更種別  Ｃ０５３８７２１０」に不備であること、及びその理由が２００３年度改訂チャートを反映していないものであることを知ることができる。
【００２３】
しかしながら、レコードが複数あって、複数の項目が不具合項目になっている場合、全部を表示させると情報量が多すぎて役に立たなくなることがある。このような場合は、却下情報処理部２６に予め与えたルールによってどの項目をハイライト表示させるかを決定する。
この場合のルールとしては、以下のようなものが考えられる。
（ａ）  一番多く出現した項目のみ
（ｂ）  上位Ｘ個の項目まで
（ｃ）  ある閾値以上出現する項目
（ｄ）  重要文として選択されたコメントのあるレコード中の項目
【００２４】
図１２は、以上の不具合データ（情報）フィードバック処理の手順を示すフロー図である。
クライアント装置１２で入力操作を行うと、クライアントサーバー１０はその入力データを解析してその操作要求の内容を判別し（Ｓ１０１）、続いて、入力データからフローデータを抽出・蓄積する（Ｓ１０２）。フローデータに却下データ（不具合情報）があれば（Ｓ１０３，ＹＥＳ）、その却下データを抽出して蓄積する（Ｓ１０４）。ここで、同一フロー名、同一人による再申請があると（Ｓ１０５、ＹＥＳ）、却下データを抽出して表示用に処理し（Ｓ１０６）、申請フォームを作成して（Ｓ１０７）、クライアント装置１２に出力して（Ｓ１０８）、処理を終了する。
【００２５】
本発明は、以上の処理手順ををワークフローサーバー装置に搭載したプログラムにより実行することができる。そのためのプログラムは、ワークフローサーバー装置を、クライアント装置から送られた審査データからフローデータを抽出し蓄積させる手段、蓄積したフローデータから申請却下に係る不具合情報を抽出し蓄積する手段、再申請時に関連する蓄積された不具合情報を検索し、該不具合情報を用いて申請用表示フォームを作成する手段として機能させるものである。
プログラムの記録形式としては、ソース、実行バイナリ、ＪＡＶＡ（登録商標）やＮＥＴ等の実行エンジンのための中間ファイル等の形式を利用することができる。
また、当該プログラムの記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−ＲＷ＋、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、ＭＯ、ハードディスク等のコンピュータ読取可能な任意の記録媒体を挙げることができる。
【００２６】
【発明の効果】
請求項１ないし３に対応する効果：却下理由を保存・分析して処理情報をフィードバックすることができるため、同じ原因によるフロー中での却下の再発を防止することができる。
請求項４に対応する効果：任意のワークフローサーバーにおいて、不具合情報をフィードバックして同一理由による却下の起こりにくいワークフローデータ処理を実行することができる。
請求項５に対応する効果：ワークフローサーバーを用いた却下の起こり難いワークフローデータ処理を実行するプログラムを容易に提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ワークフローシステムの全体を概略的に示す図である。
【図２】ワークサーバーの構成を示すブロック図である。
【図３】クライアント装置で表示した申請フォームの１例を示す図である。
【図４】一次審査者の審査画面の１例を示す図である。
【図５】申請が完了したときのフローデータの１例を示す図である。
【図６】申請が却下されたときのフローデータの１例を示す図である。
【図７】却下データの１例を示す図である。
【図８】却下理由が反映された申請画面の１例を示す図である。
【図９】審査画面の１例を示す図である。
【図１０】不具合データの内容を示す図である。
【図１１】不具合データを反映させて再構成した申請画面の１例である。
【図１２】不具合データのフィードバック処理の手順を示すフロー図である。
【符号の説明】
１・・・ワークフローシステム、１０・・・ワークサーバー、１２（１２Ａ〜１２Ｄ）・・・クライアント装置、１４・・・ネットワーク、２０・・・Ｉ／Ｏ部、２１・・・入力解析部、２２・・・フロー処理部、２３・・・フローデータストレージ、２４・・・却下データ抽出部、２５・・・却下データストレージ、２６・・・却下情報処理部、２７・・・フォーム作成部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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