(57)【要約】【課題】電子承認システムにおいて、対象者全員に承認案件を回すリードタイムを短縮しつつ対象者全員が承認案件の承認を確実に行うようにする。【解決手段】この電子承認システムのワークフローサーバ１は、ユーザに所定の順序で承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー処理プロセス１１と、承認案件がユーザに回付された時点から自動仮承認期限設定テーブルに記憶された承認猶予期間である自動設定期限を超過したか否かを判定し、その自動設定期限を超過した承認案件に対して仮承認を行い、承認案件がユーザにより本承認された場合、自動承認管理テーブルに記憶された該当ユーザの自動仮承認フラグを削除し、回付対象の全てのユーザへ承認案件が回付された時点で、回付対象の全てのユーザの仮承認情報が自動承認管理テーブルに記憶されていないことを確認してワークフローを終了させる自動承認監視プロセス１４とを備える。【選択図】図１
2005078428.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、
前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、
前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、
前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、
前記承認案件が承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、
前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段と
を具備したことを特徴とする承認システム。
【請求項２】
ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、
前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、
前記ユーザに代わり承認を行う代行者が設定された代行者情報記憶手段と、
前記ユーザから代行者へ承認権限を移譲する移譲期限が設定された権限移譲期限記憶手段と、
前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点から前記権限移譲期限記憶手段に記憶された移譲期限を超過した場合、前記代行者情報記憶手段に記憶されている代行者へ前記ユーザの承認権限を移譲する手段と、
前記ワークフロー実行手段により承認案件が代行者に回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、
前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、
前記承認案件が前記承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、
前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段と
を具備したことを特徴とする承認システム。
【請求項３】
請求項１、２いずれか記載の承認システムにおいて、
ユーザが予めスケジュール記憶手段に登録したスケジュールを取得するスケジュール取得手段と、
前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点で、前記スケジュール取得手段により取得されたユーザのスケジュールに基づいて自動的に仮承認を行うか、あるいは代行者を設定するかのステータスを変更する手段と
を具備したことを特徴とする承認システム。
【請求項４】
ユーザに承認案件を回付する承認システムに処理を実行させる承認プログラムにおいて、
前記承認システムを、
ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、
前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、
前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、
前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、
前記承認案件が承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、
前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段
として機能させることを特徴とする承認プログラム。
【請求項５】
ユーザに承認案件を回付する承認システムにおける承認方法において、
前記承認システムがユーザに承認案件を回付するステップと、
前記承認案件がユーザに回付された時点から予め記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定するステップと、
判定により承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して前記承認システムが仮承認を行い仮承認情報を承認者毎に記憶するステップと、
前記承認案件が承認者により本承認された場合、該当承認者の仮承認情報を前記承認システムが削除するステップと、
回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が記憶されていないことを前記承認システムが確認してワークフローを終了するステップと
を有することを特徴とする承認方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば電子承認システム等の、回覧対象の承認案件を承認者へ順に回覧する承認システム、承認プログラム、承認方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
回覧対象の文書を回覧対象者に順に回付するワークフロー装置が開示されている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
このワークフロー装置には、ある書類についての初期設定の回覧ルート（通常モード）の他に、少なくとも一つの回付ルート（急行モード、特急モードなど）が用意されており、書類の処理の緊急度に応じて、いずれかの回付ルートを選択すると、選択された回付ルートになるよう回付ルートの設定を自動的に変更する自動回付モード設定機能が備えられている。
このワークフロー装置の場合、緊急時には、初期設定とは別の回付ルートで書類を回覧することで、回付リードタイムの短縮化を図ることができる。
【特許文献１】特開平１０−３０１９９８号公報（図３）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載されているワークフロー装置の場合、緊急時には初期設定の回付ルート以外の回付ルートで書類が回付されてしまうことから、もともと初期設定の回付ルートに含まれていた回付対象者に書類が回らなくなることがある。
このように回付対象者に書類が回らない場合、一般的な確認事項程度の回覧であれば、さほど問題にはならないものの、電子承認システムのように、承認者の承認が必ず必要な案件を回付する場合には、本来の「承認」という目的が達成できなくなる恐れがある。
【０００５】
本発明はこのような課題を解決するためになされたもので、承認案件を回すリードタイムを短縮しつつ承認すべきユーザ全員が承認案件の承認を確実に行うことのできる承認システム、承認プログラム、承認方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記した目的を達成するために、本発明の承認システムは、ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、前記承認案件が承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段とを具備したことを特徴としている。
【０００７】
本発明の承認システムは、ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、前記ユーザに代わり承認を行う代行者が設定された代行者情報記憶手段と、前記ユーザから代行者へ承認権限を移譲する移譲期限が設定された権限移譲期限記憶手段と、前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点から前記権限移譲期限記憶手段に記憶された移譲期限を超過した場合、前記代行者情報記憶手段に記憶されている代行者へ前記ユーザの承認権限を移譲する手段と、前記ワークフロー実行手段により承認案件が代行者に回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、前記承認案件が前記承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段とを具備したことを特徴としている。
【０００８】
上記いずれかの承認システムにおいて、ユーザが予めスケジュール記憶手段に登録したスケジュールを取得するスケジュール取得手段と、ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点で、スケジュール取得手段により取得されたユーザのスケジュールに基づいて自動的に仮承認を行うか、あるいは代行者を設定するかのステータスを変更する手段とを具備する。
【０００９】
本発明の承認プログラムは、ユーザに承認案件を回付する承認システムに処理を実行させる承認プログラムにおいて、前記承認システムを、ユーザに承認案件を回付するワークフローを実行するワークフロー実行手段と、前記承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間が設定された承認期限記憶手段と、前記ワークフロー実行手段により承認案件がユーザに回付された時点から前記承認期限記憶手段に記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段と、前記承認期限判定手段によって承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して仮承認されたことを示す仮承認情報が承認者毎に記憶される仮承認情報記憶手段と、前記承認案件が承認者により本承認された場合、前記仮承認情報記憶手段に記憶された該当承認者の仮承認情報を削除する手段と、前記ワークフロー実行手段により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が前記仮承認情報記憶手段に記憶されていないことを確認してワークフローを終了する手段として機能させることを特徴としている。
【００１０】
本発明の承認方法は、ユーザに承認案件を回付する承認システムにおける承認方法において、前記承認システムがユーザに承認案件を回付するステップと、前記承認案件がユーザに回付された時点から予め記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定するステップと、判定により承認猶予期間を超過した前記承認案件に対して前記承認システムが仮承認を行い仮承認情報を承認者毎に記憶するステップと、前記承認案件が承認者により本承認された場合、該当承認者の仮承認情報を前記承認システムが削除するステップと、回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が記憶されていないことを前記承認システムが確認してワークフローを終了するステップとを有することを特徴としている。
【００１１】
本発明では、承認システムがユーザに承認案件を回付する際に、承認案件がユーザに回付された時点から予め記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定し、承認猶予期間を超過した承認案件に対して承認システムが仮承認を行うと共に、仮承認情報を記憶する。その後、承認案件が承認者により本承認された場合、該当承認者の仮承認情報を承認システムが削除する。そして、回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が記憶されていないことを承認システムが確認してワークフローを終了する。
本発明では、承認システムがユーザに承認案件を回付する際に、承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点から移譲期限を超過した場合、代行者へユーザの承認権限を移譲する。その後、承認案件が代行者に回付された時点から承認猶予期間を超過したか否かを判定し、承認猶予期間を超過した承認案件に対して承認システムが仮承認を行うと共に、仮承認情報を記憶する。その後、承認案件が承認者により本承認された場合、該当仮承認情報を承認システムが削除する。そして、回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の仮承認情報が記憶されていないことを承認システムが確認してワークフローを終了する。
【発明の効果】
【００１２】
以上説明したように本発明によれば、対象者全員に承認案件を回すリードタイムを短縮しつつ承認すべきユーザ全員が承認案件の承認を確実に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明に係る一つの実施形態の電子承認システムのハードウェア構成を示す図である。
【００１４】
図１に示すように、この電子承認システムは、サーバコンピュータ（ワークフローサーバ１、スケジュール管理サーバ２、メールサーバ４）とクライアントコンピュータ（クライアント５）とをＬＡＮ３などのネットワークに接続して構成されている。
ワークフローサーバ１、スケジュール記憶手段としてのスケジュール管理サーバ２、メールサーバ４およびクライアント５は、ＣＰＵ、メモリ、ハードディスク装置、ＬＡＮインターフェース装置、キーボード、表示装置等を備えるコンピュータであり、ハードディスク装置にオペレーティングシステム（ＯＳ）の他、アプリケーションソフトウェア(プログラム)を格納している。アプリケーションソフトウェア(プログラム)は、ＯＳと協動して処理を実行する。
【００１５】
スケジュール管理サーバ２は、ユーザによりアクセスされて自身に登録されたユーザのスケジュールを管理するサーバであり、ワークフローサーバ１からの要求により、該当ユーザのスケジュールを送信する。
【００１６】
メールサーバ４は、ワークフローサーバ１より発信された電子メールを受信および蓄積し、クライアント５のメールソフト５ｂからの要求により該当電子メールを送信する。
【００１７】
ワークフローサーバ１のハードディスク装置には、ワークフロー処理プロセス１１、自動承認監視プロセス１４、ログイン監視プロセス１６、スケジュール収集プロセス１９等を含むワークフローサーバソフトウェアが記憶されている。ワークフロー処理プロセス１１と自動承認監視プロセス１４は、ワークフローサーバ１の起動と共に処理を開始する常駐プロセスである。
【００１８】
また、ワークフローサーバ１のハードディスク装置には、仮承認情報記憶手段としての自動承認管理テーブル記憶部１２、承認期限記憶手段としての自動承認期限管理テーブル記憶部１３、ログイン管理テーブル記憶部１５、代行者情報記憶手段としての代行者設定テーブル記憶部１７、権限移譲期限記憶手段としての代行者自動設定期間設定テーブル記憶部１８等の記憶領域が設けられている。この他、ハードディスク装置には、各プロセスが送信する電子メールのアドレス、電子メールのメッセージ等が記憶されている。電子メールアドレスは、ワークフローにおいて発生したイベントに応じたメッセージを該当者へ通知するためのものである。電子メールのメッセージとしては、例えばタスクが回ったこと、代行設定されたこと、自動仮承認したこと、本承認が必要なこと等である。
【００１９】
自動承認管理テーブル記憶部１２には、図２に示すような自動承認管理テーブルが記憶されている。自動承認管理テーブルには、タスク名に対応させて開始時間、自動承認フラグがユーザ毎に設定される。前のユーザが承認案件に承認したことで、次のユーザにタスクが回付されてくると、ワークフロー処理プロセス１１が自動承認管理テーブルにタスク名と開始時間、自動仮承認フラグ（ＯＦＦ）を設定する。つまりこの自動承認管理テーブルは、タスクが開始日になった時間と自動承認されたかどうかを管理するためのテーブルである。
【００２０】
自動承認期限管理テーブル記憶部１３には、図３に示すような自動承認期限管理テーブルが記憶されている。自動仮承認期限設定テーブルは、タスクが開始されてから何日間で自動承認を行うかを設定するテーブルであり、自動承認管理テーブルに開始時間が設定されてから何日後という自動設定期限が自動承認期限管理テーブルに設定される。この例では、自動承認期限管理テーブルには、例えば3日等が設定されている。つまりこの自動仮承認期限設定テーブルには承認案件が回付されるユーザの承認猶予期間と承認案件が自動的に仮承認されたことを示す仮承認情報（仮承認フラグ）がユーザが承認を行うタスク毎（ユーザ毎）に設定されている。
【００２１】
代行者設定テーブル記憶部１７には、図４に示すような代行者設定テーブルが記憶されている。代行者設定テーブルは、自動で代行者を設定するために必要なテーブルであり、設定権限を有するユーザが予め代行元に対応付けて代行先（代行者）、ステータス、設定条件等のフィールドに情報を登録しておくことで、設定条件に基づき承認権限を代行者へ移譲するようにできる。ユーザと代行者を承認者と称す。ステータスを「未設定」にしておくことで、代行先の登録はしたままで代行自体は行わないようにできる。このステータスは代行者設定画面のボタン操作で「設定中」に変更できる。この例では、ユーザＡは代行先としてユーザＺを登録しているものの代行自体は未設定である。ユーザＢはログイン管理テーブルの最終ログイン時間および代行者自動設定期間設定テーブルの自動設定期限に基づいてユーザＹへ代行を設定中である。ユーザＣはユーザＣのスケジュールに基づいてユーザＸへ代行を設定中である。なおユーザＣのスケジュールはスケジュール管理サーバ２に登録されている。設定条件には、スケジュール以外に例えばスケジュールによって設定したことが分かる識別子を登録してもよい。
【００２２】
ログイン管理テーブル記憶部１５には、図５に示すようなログイン管理テーブルが記憶されている。ログイン管理テーブルには、このワークフローサーバ１にログインしたユーザのＩＤ（以下ユーザＩＤと称す）とそれぞれのユーザの最終ログイン時間が設定される。この例では、ユーザＡは、2003/03/05/12：00：00にログインしたことが設定されている。ユーザＢは、2003/03/06/10：00：00にログインしたことが設定されている。
【００２３】
代行者自動設定期間設定テーブル記憶部１８には、図６に示すような代行者自動設定期間設定テーブルが記憶されている。代行者自動設定期間設定テーブルは、タスクの対象者がログインしてから何日間ログインが無かった場合、あるいはワークフロー処理プロセス１１により承認案件がユーザに回付された時点から何日間ログインが無かった場合に承認を代行してもらうユーザ、つまり代行者へ変更するかを自動的に設定するためのテーブルであり、ログイン管理テーブルに最終ログイン時間が設定されてから何日後という自動設定期限が設定される。この例では、代行者自動設定期間設定テーブルには、例えば5日等が設定されている。つまりこの代行者自動設定期間設定テーブルには、ユーザから代行者へ承認権限を移譲する期限が設定されている。
【００２４】
ワークフロー処理プロセス１１には、ワークフロー情報が記憶されている。ワークフロー情報は、回覧対象の承認案件をどのユーザへどのような順序で回覧するかといった回覧ルートを取り決めた情報であり、ワークフロー処理プロセス１１は、このワークフロー情報に基づいて承認案件の回覧処理を実行する。
【００２５】
ワークフロー処理プロセス１１は、ＨＴＴＰサーバ機能、ワークフロー管理機能を有している。ＨＴＴＰサーバ機能は、ワークフローに関連するタスクの承認画面、各テーブル設定画面等をユーザへ提供する機能であり、各画面を通じてクライアント５からの要求を受け付ける機能と、受け付けた要求に対する応答をクライアント５へ送信する機能を有している。ワークフロー管理機能は、クライアント５を利用するユーザによって承認・否認された際には次の回覧対象者へ起案票を回覧する承認回覧制御機能であり、いわゆるワークフローエンジンと呼ばれる機能である。
【００２６】
ワークフロー処理プロセス１１は、自身に登録された承認案件をＬＡＮ３上の該当ユーザ、つまり承認者へ順次回付する。ワークフロー処理プロセス１１は、回覧対象の承認案件を所定のユーザ（回付対象の承認者等）がＬＡＮ３上で閲覧可能なように公開し、公開した承認案件一覧画面の中で所望の案件名が選択操作されたことで、承認案件の内容をクライアント５の承認画面に表示する。クライアント５の承認画面に表示された承認案件について、承認操作が行われると、ワークフロー処理プロセス１１は、その承認案件を本承認済みとして次のユーザへ回付する。
【００２７】
自動承認監視プロセス１４は、自動承認管理テーブルを常に監視しており、開始時間が設定されてから自動仮承認期限設定テーブルで指定された日数を経過した承認案件について自動的に仮承認を行い、自動承認管理テーブルの該当タスクの行の自動承認フラグをＯＮに設定し、仮承認扱いにする。つまり、自動承認監視プロセス１４は、ワークフロー処理プロセス１１により承認案件がユーザに回付された時点から自動仮承認期限設定テーブルに記憶された承認猶予期間を超過したか否かを判定する承認期限判定手段として機能し、承認猶予期間を超過した承認案件に対して仮承認を行うと共に、自動仮承認管理テーブルに仮承認情報（自動仮承認フラグとしてＯＮ）を記憶する。自動承認監視プロセス１４は、仮承認情報を記憶後、仮承認した旨を電子メールで該当ユーザへ通知する。その後、自動承認監視プロセス１４は、該当承認者であるユーザあるいは代行者によって本承認が行なわれたことを確認（検出）すると、自動承認管理テーブルから該当タスクのインスタンスを削除する。つまり、自動承認監視プロセス１４は、承認案件が承認者によって本承認された場合、自動仮承認管理テーブルに記憶された該当承認者の仮承認情報である自動仮承認フラグを削除する。
自動承認監視プロセス１４は、ワークフロー処理プロセス１１により回付対象の全ての承認者へ承認案件が回付された時点で、回付対象の全ての承認者の自動仮承認フラグが自動仮承認管理テーブルに記憶されていないことを確認してワークフロー処理プロセス１１に通知し、ワークフローを終了させる。
【００２８】
ログイン監視プロセス１６は、ユーザがログインした時間を管理する。ある一定期間ログインを行なわなかったユーザに対しては、事前に指定していた代行者を正式な承認者として設定し、被代行者のタスク処理を行う承認権限を移譲（付与）するものとする。承認権限を移譲（付与）した場合は、必ず代行者と代行元のユーザ（被代行者）に電子メールを送信して通知する。つまり、ログイン監視プロセス１６は、ワークフロー処理プロセス１１により承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点から代行者自動設定期間設定テーブルに記憶された自動設定期限（承認権限移譲期限）を超過したか否かを判定し、判定により自動設定期限（承認権限移譲期限）を超過した場合、代行者設定テーブルに記憶されている代行者へ承認権限を移譲すると共に、承認権限を代行者へ移譲した旨を電子メールで代行者と代行元のユーザ（被代行者）へ通知する。
【００２９】
スケジュール収集プロセス１９は、例えば毎朝８：００等にスケジュール管理サーバ２よりユーザのスケジュールを読み出し収集するよう設定されている。つまり、スケジュール収集プロセス１９は、１日に一度決められた時間に、スケジュール管理サーバ２に対してアクセスを行い、ユーザの今日の外出や休暇の情報を収集し、外出や休暇の場合は、事前に代行者設定テーブルに設定されていた代行者にタスクの処理権限を移譲（付与）する。
スケジュール収集プロセス１９は、各ユーザのスケジュールをチェックし、代行者が設定されていた場合は、代行者設定テーブルの設定条件に“スケジュール”あるいはスケジュールによって設定したことがわかる識別子を登録する。これにより、スケジュールから判断して代行者が設定されたことがわかる。この際、スケジュール収集プロセス１９は、代行者および被代行者には、代行設定された旨の電子メールを送信する。
スケジュール収集プロセス１９は、スケジュール情報を収集する場合は、代行者設定テーブルの設定条件のフィールドを見て、スケジュールにより代行者設定されており、かつスケジュールが外出や休暇ではない場合に代行者設定を解除する。
つまり、スケジュール収集プロセス１９は、承認案件がユーザに回付された時点、あるいはユーザがシステムにログインした時点で、スケジュール管理サーバ２より取得したユーザのスケジュールに基づいて自動的に仮承認を行うか、あるいは代行者を設定するか等を設定した代行者設定テーブルのステータスを変更する。
【００３０】
クライアント５のハードディスク装置には、ワークフロークライアントソフトウェア５ａ（以下クライアントソフト５ａと称す）とメールソフトウェア５ｂ（以下メールソフト５ｂと称す）がインストールされている。クライアントソフト５ａは、ワークフローサーバ１から受信されたＨＴＭＬデータを表示するＨＴＭＬ表示機能とＨＴＭＬデータ内のボタンクリックを受け付けてワークフローサーバ１へ要求を送信する要求送信機能とを有している。
【００３１】
クライアント５では、ＯＳの起動に伴いクライアントソフト５ａが起動しワークフローサーバ１へのログイン画面を表示し、ユーザがログイン情報を入力することにより、ユーザの権限に応じたワークフローサーバ１のワークフロー機能を利用できるようになる。なお、ユーザの操作でクライアントソフト５ａが起動するようにしても良い。
メールソフト５ｂは、メールサーバ４へメールを取りに行き、該当ユーザ宛の電子メールがメールサーバ４にあれば、それを受信する。
【００３２】
以下、図７、図８を参照してこの電子承認システムの動作を説明する。図７は回覧順序の例、図８はこの電子承認システムにおけるワークフローサーバ１の動作を示すフローチャートである。
【００３３】
この実施形態の電子承認システムでは、ワークフローサーバ１のワークフロー処理プロセス１１には、図７に示すように、ユーザＡからユーザＢ、ユーザＣ、ユーザＤという順で承認案件が回覧されるようワークフロー情報が設定されているものとする。
例えばユーザＡがクライアント５を起動すると、ＯＳの起動と共にクライアントソフト５ａが起動してログイン用の画面を表示し、ユーザがユーザＩＤ、パスワード等の認証用のユーザ情報を入力すると、クライアントソフト５ａは、ユーザＩＤ、パスワード等のユーザ情報を含むログイン要求をワークフローサーバ１へ送信する。
ワークフローサーバ１では、ワークフロー処理プロセス１１は、クライアント５からログイン要求を受信することを待機しており、クライアント５からのログイン要求があると、ワークフロー処理プロセス１１は、ログイン要求を受信する（図８のＳ１０１）。
そして受信されたログイン要求に含まれているユーザＩＤ、パスワード等のユーザ情報を基に認証処理を行い、認証結果に応じた画面を返信する（Ｓ１０２）。認証結果として、例えば認証ＯＫの場合、ワークフロー処理プロセス１１は、該当ユーザに対して未処理の承認案件の一覧画面を送信して承認を促す。また、認証ＮＧの場合、ワークフロー処理プロセス１１は、該当ユーザに対して再度ログインを行うようメッセージあるいは制御情報を送信する。クライアントソフト５ａは、受信されたメッセージあるいは制御情報に従って再度ログイン画面を表示する。
また、ワークフロー処理プロセス１１は、ログイン管理テーブル記憶部１５のログイン管理テーブルに該当ユーザのログイン時間を設定する（Ｓ１０３）。
【００３４】
ワークフローサーバ１では、自動承認監視プロセス１４が、所定時間毎に代行者設定テーブル記憶部１７の代行者設定テーブルと代行者自動設定期間設定テーブル記憶部１８の代行者自動設定期間設定テーブルとを監視しており、代行者設定テーブルのステータスが「設定中」とされた中の設定条件（「スケジュール」、「ログイン」等）をチェックすることで（Ｓ１０４）、どのような条件で代行者を設定するかを参照する。
【００３５】
このチェックの結果、代行者設定テーブルの設定条件に「スケジュール」が設定されていた場合（Ｓ１０５のスケジュール）、自動承認監視プロセス１４は、スケジュール収集プロセス１９に対して該当ユーザのスケジュールを収集するよう指示する。この指示により、スケジュール収集プロセス１９は、スケジュール管理サーバ２へスケジュール取得要求を送信する（Ｓ１０６）。
このスケジュール取得要求に対してスケジュール管理サーバ２から該当ユーザのスケジュールが送信されると、スケジュール収集プロセス１９は、これを受信して（Ｓ１０７）、受信および収集したユーザのスケジュールを基に代行者設定テーブルを更新する（Ｓ１０８）。
スケジュール収集プロセス１９が例えばユーザＣのスケジュールを収集したときに、ユーザＣのスケジュールが「出社予定」になっていた場合、スケジュール収集プロセス１９は、ユーザＣの代行設定を解除するため、代行者設定テーブル１７のステータスを「設定中」から「未設定」へ変更する。
また、スケジュール収集プロセス１９がユーザＡのスケジュールを収集したときに、ユーザＡのスケジュールが「休暇」あるいは「外出」になっていた場合、スケジュール収集プロセス１９は、ユーザＡに代わり承認を行う代行者としてユーザＺを設定するため、代行者設定テーブル１７のユーザＡのステータスを「未設定」から「設定中」へ変更する。
スケジュール収集プロセス１９は、代行者設定テーブル１７の情報を更新すると、該当ユーザ（代行者と代行元のユーザ）へその旨の電子メールを送信するので、ユーザがメールサーバ４にログインし、自身宛の電子メールを読み出すことで、代行設定の変更を知ることができる。
【００３６】
一方、Ｓ１０４のチェックの結果、代行者設定テーブルの設定条件に「ログイン」が設定されていた場合（Ｓ１０５のログイン）、自動承認監視プロセス１４は、ログイン監視プロセス１６に対して代行設定の有無の確認を指示する。
ログイン監視プロセス１６は、ログイン管理テーブル記憶部１５のログイン管理テーブルの情報と代行者自動設定期間設定テーブル記憶部１８の代行者自動設定期間設定テーブルの情報とを基に代行者へ承認を変更するか否かを判定する（Ｓ１０９）。
【００３７】
このＳ１０９の判定処理の結果、ログイン管理テーブルの該当ユーザの最終ログイン時間から現在時刻までの経過時間が、代行者自動設定期間設定テーブルの自動設定期限を超過していた場合（Ｓ１１０のＹｅｓ）、ログイン監視プロセス１６は、自動承認監視プロセス１４にその旨を通知する。
【００３８】
自動承認監視プロセス１４は、所定時間毎に自動承認管理テーブル記憶部１２の自動承認管理テーブルの情報と自動仮承認期限設定テーブル記憶部１３の自動仮承認期限設定テーブルの情報とを基に自動仮承認するか否か、タスクを終了するか否かを判定する（Ｓ１１１）。
【００３９】
自動仮承認期限設定テーブルを参照した結果、該当ユーザの承認案件の承認期限が自動設定期限を超過していた場合（Ｓ１１１の自動設定期限超過）、自動承認監視プロセス１４は、その承認案件について自動仮承認を行い、該当承認案件に仮承認したことをワークフロー処理プロセス１１に通知すると共に、自動承認管理テーブルの自動仮承認フラグをＯＮに設定する（Ｓ１１２）。
また、自動承認監視プロセス１４は、仮承認した承認案件を実際に承認すべき承認者本人に対して仮承認した旨の電子メールを送信し本承認を促す。ワークフロー処理プロセス１１は、該当承認案件が承認されたことでその承認案件を次のユーザに回付する。
【００４０】
その後、仮承認した案件が該当ユーザによって実際に本承認されると（Ｓ１１３のＹｅｓ）、自動承認監視プロセス１４は、自動承認管理テーブルの該当仮承認情報を削除する（Ｓ１１４）。
この例の場合、ユーザＡの最終ログイン時間が２００３年３月５日１２：００：００となっており、このときから２００３年３月１０日１２：００：００の時点でもユーザＡがログインしなかった場合、ログイン監視プロセス１６は、代行者設定テーブルに設定されているユーザ、つまりユーザＺを代行者として設定する。この際、ログイン監視プロセス１６は、代行者にユーザＺが設定された旨の電子メールをユーザＺへ送信する。代行者を自動設定することで、タスクＡの処理担当者は、ユーザＺに変更され、代行者設定テーブルのステータスが「未設定」から「設定中」に変更される。
設定変更後、ログイン監視プロセス１６は、ログイン管理テーブルの情報を更新、つまり代行者設定をしたことを認識するため、ログイン管理テーブルの最終ログイン時間を削除する。
なお、代行者設定後は、代行者が承認者となるため、自動承認管理テーブルには代行者のタスクが新たに登録され、開始時間と自動仮承認フラグ（ＯＦＦ）が設定され、以降、自動仮承認処理の対象となる。
【００４１】
一方、ワークフロー処理プロセス１１が、回付対象の全てのユーザ（自動仮承認および代行者も含めて）へ承認案件を回付した時点で、自動承認監視プロセス１４が、Ｓ１１１の判定処理を行った結果、回付対象の全てのユーザの仮承認情報が自動承認管理テーブルに記憶されていないことを確認すると（Ｓ１１１の仮承認情報なし）、自動承認監視プロセス１４は、その承認案件が回付対象の全てのユーザに本承認されたものと判定してワークフロー処理プロセス１１に通知し、ワークフロー処理プロセス１１は、ワークフローを終了する（Ｓ１１５）。
【００４２】
このようにこの実施形態の電子承認システムによれば、ワークフローサーバ１に自動承認監視プロセス１４を設けたことで、承認案件の回付を実行するタスクが開始されてから、一定時間以上滞留しているタスクを自動的に仮承認して自動承認管理テーブルの自動仮承認フラグをＯＮにしてワークフローを進ませると共に承認者本人に対しては電子メールで本承認を促す。そして、本人によって本承認が行われると、自動承認管理テーブルの自動仮承認フラグがＯＮにされていた該当者の情報を削除し、自動承認管理テーブルに全ての情報が無くなって始めてタスクを終了するので、ある一定期間以上タスクが滞留することを防ぎつつ承認対象者全員に承認案件の承認を確実に行わせることができる。
また、ワークフローサーバ１にログイン管理プロセス１６を設けたことで、承認案件が回された承認対象者が最後にログインした最終ログイン時間から一定期間ログインしなかった場合に、本人に代わって承認を行う代行者を自動的に設定することで、急な出張や急病で会社を休んだ場合でもタスクが滞留することを防ぐことができる。また、代行者を設定した場合は、その旨の電子メールを本人と代行者へ送信するので、それぞれが電子メールを読むことで承認の代行が自動的に設定されたことが分かる。
さらに、ワークフローサーバ１にスケジュール収集プロセス１９を設けたことで、スケジュール管理サーバ２からユーザのスケジュールを収集し、外出や休暇などで出していない場合でも、本人に代わって承認を行う代行者を自動的に設定するので、承認者本人が代行者設定をし忘れた場合でも、代行者を自動で設定でき、タスクを一定期間以上滞留させないようにすることができる。
すなわち、ワークフローのタスクが実行される中で、一定期間滞留している承認案件を自動的に仮承認に設定してワークフローを進ませて、後で本人により本承認が行われた場合に仮承認の設定を削除する仕組みにしたり、一定期間ログインしなかったユーザの代行者を自動的に設定することで、滞留していたタスクを一定期間以上滞留させなくでき、対象者全員に承認案件を回すリードタイムを短縮しつつ対象者全員が承認案件の承認を確実に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の一つの実施形態の電子承認システムの構成を示すブロック図。
【図２】自動承認管理テーブルを示す図。
【図３】自動仮承認期限設定テーブルを示す図。
【図４】代行者設定テーブルを示す図。
【図５】ログイン管理テーブルを示す図。
【図６】代行者自動設定機関設定テーブルを示す図。
【図７】この電子承認システムにおいて回覧順序を示す図。
【図８】この電子承認システムのワークフローサーバの動作を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００４４】
１…ワークフローサーバ、２…スケジュール管理サーバ、３…ＬＡＮ、４…メールサーバ、５…クライアント、５ａ…メールソフト、３…ＬＡＮ、１１…ワークフロー処理プロセス、１２…自動承認管理テーブル記憶部、１３…自動仮承認期限設定テーブル記憶部、１４…自動承認監視プロセス、１５…ログイン管理テーブル記憶部、１６…ログイン監視プロセス、１７…代行者設定テーブル記憶部、１８…代行者自動設定期間設定テーブル記憶部、１９…スケジュール収集プロセス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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