(57)【要約】【課題】  連絡文書の作成者以外の監視者も連絡文書が宛先において未読・既読のいずれの読出状況にあるかを確認することが可能であり、かつ読出状況の把握を必要な範囲で効率的に行うことができる連絡文書管理システムを提供する。【解決手段】  連絡文書の宛先における読出状況を、未読・既読フラグで管理する。宛先においては、宛先のグループに属する１名でも連絡文書を読み出すと、未読フラグが既読フラグに変更される。一方、宛先のグループ以外の読出状況の監視者が連絡文書を読み出した場合には、未読フラグは変更されない。【選択図】        図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理システムであって、
連絡文書の読出要求を受け付ける読出要求受付手段と、
前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得する第一の識別情報取得手段と、
連絡文書毎に設けられたレコードに、連絡文書の宛先と、連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段と、
前記読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得する第二の識別情報取得手段と、
前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とを対比する識別情報対比手段と、
前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更する第一のフラグ変更手段と、を備えていて、
前記第一のフラグ変更手段は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報が一致する場合に、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更すること
を特徴とする連絡文書管理システム。
【請求項２】
前記第一の識別情報と前記第二の識別情報が一致しない場合には、前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更しないこと
を特徴とする請求項１記載の連絡文書管理システム。
【請求項３】
前記読出状況格納手段から、特定の宛先に対応する連絡文書の読出状況について、未読フラグの付された連絡文書と既読フラグの付された連絡文書を前記第二の識別情報をキーに集計する読出状況集計手段を備えること
を特徴とする請求項１又は２記載の連絡文書管理システム。
【請求項４】
前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、
前記端末装置に表示された未読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する未読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する未読文書一覧表示手段と、
を備えることを特徴とする請求項３記載の連絡文書管理システム。
【請求項５】
前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、
前記端末装置に表示された既読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する既読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する既読文書一覧表示手段と、
を備えることを特徴とする請求項３記載の連絡文書管理システム。
【請求項６】
前記読出状況格納手段から取得した連絡文書の一覧を端末装置に表示する連絡文書一覧表示手段と、
前記連絡文書一覧表示手段により前記端末装置に表示された連絡文書の一覧から、既読と表示された連絡文書の選択を受け付けると、前記連絡文書にかかるレコードの既読フラグを未読フラグに変更する第二のフラグ変更手段を備えること
を特徴とする請求項１乃至５いずれかに記載の連絡文書管理システム。
【請求項７】
連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理システムであって、
連絡文書の読出要求を受け付ける読出要求受付手段と、
前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得する第一の識別情報取得手段と、
連絡文書毎に設けられたレコードに、連絡文書の宛先と、連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段と、
前記読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得する第二の識別情報取得手段と、
読出要求の要求者の属するグループに関する情報を格納するグループ情報格納手段と、
前記グループ情報格納手段から、前記第一の識別情報をキーとして、前記読出要求の要求者の属するグループにかかる第三の識別情報を取得する第三の識別情報取得手段と、
前記第二の識別情報と前記第三の識別情報とを対比する識別情報対比手段と、
前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更する第一のフラグ変更手段と、を備えていて、
前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報と前記第三の識別情報が一致する場合に、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更すること
を特徴とする連絡文書管理システム。
【請求項８】
前記第二の識別情報と前記第三の識別情報が一致しない場合には、前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更しないこと
を特徴とする請求項７記載の連絡文書管理システム。
【請求項９】
前記読出状況格納手段から、特定の宛先に対応する連絡文書の読出状況について、未読フラグの付された連絡文書と既読フラグの付された連絡文書を前記第二の識別情報をキーに集計する読出状況集計手段を備えること
を特徴とする請求項７又は８記載の連絡文書管理システム。
【請求項１０】
前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、
前記端末装置に表示された未読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する未読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する未読文書一覧表示手段と、
を備えることを特徴とする請求項９記載の連絡文書管理システム。
【請求項１１】
前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、
前記端末装置に表示された既読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する既読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する既読文書一覧表示手段と、
を備えることを特徴とする請求項９記載の連絡文書管理システム。
【請求項１２】
前記読出状況格納手段から取得した連絡文書の一覧を端末装置に表示する連絡文書一覧表示手段と、
前記連絡文書一覧表示手段により前記端末装置に表示された連絡文書の一覧から、既読と表示された連絡文書の選択を受け付けると、前記連絡文書にかかるレコードの既読フラグを未読フラグに変更する第二のフラグ変更手段を備えること
を特徴とする請求項７乃至１１いずれかに記載の連絡文書管理システム。
【請求項１３】
連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理方法であって、
コンピュータが、連絡文書の読出要求を受け付けるステップと、
前記コンピュータが、前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、連絡文書毎に設けられたレコードに連絡文書の宛先と連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とを対比するステップと、
前記コンピュータが、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報が一致する場合には、前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更するステップと、
を有することを特徴とする連絡文書管理方法。
【請求項１４】
連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理方法であって、
コンピュータが、連絡文書の読出要求を受け付けるステップと、
前記コンピュータが、前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、連絡文書毎に設けられたレコードに連絡文書の宛先と連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、要求者の属するグループに関する情報が格納されたグループ情報格納手段から、前記第一の識別情報をキーとして、前記読出要求の要求者の属するグループにかかる第三の識別情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記第二の識別情報と前記第三の識別情報とを対比するステップと、
前記コンピュータが、前記第二の識別情報と前記第三の識別情報が一致すれば、前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更するステップと、
を有することを特徴とする連絡文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、連絡文書が宛先において未読・既読いずれの読出状況にあるか、連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理システム及び連絡文書管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
インターネット等のデータ通信ネットワークが広く利用されるようになり、業務連絡などの連絡文書にも電子メールや電子掲示板システムが使われることが一般的になっている。これらの手段を特に重要な業務連絡に用いる場合、連絡文書が宛先において読まれたかどうかを確認することが必要になる。
【０００３】
電子メールにおいて宛先での未読・既読を確認する方法としては、送信した電子メールに開封確認の返信を設定しておくことにより、宛先において電子メールが開封されると、自動的に送信者に対して開封確認のメッセージが返信される技術が利用されている。
【０００４】
一方、電子掲示板システムにおいては、連絡文書を閲覧すべき閲覧者が多数となることが多いため、電子掲示板に掲示された連絡文書を閲覧した閲覧者毎に既読フラグを書き込んで、既読者と未読者を把握することができる発明が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００５】
【特許文献１】特許第３４０５２６３号特許公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記の電子メールの開封メッセージを用いた方法、電子掲示板システムに関する発明により、連絡文書の送信者や管理者は、宛先での連絡文書の閲覧状況を監視することができる。しかしながら、次のようなケースには十分に対応することができない。
【０００７】
例えば、図１の損害保険会社の子会社の生命保険会社での例のように、連絡文書の閲覧状況について複数の監視者が監視を行いたい場合である。図１の例では、生命保険の代理店が顧客から保険契約の申込を受け付けて申込書類を生命保険本社に送付したところ、書類の記載に不備があって代理店にその旨の連絡文書が電子的に送信される。連絡文書は代理店において速やかに確認されることが必要であるため、連絡文書の閲覧状況は生命保険本社のみに限られず、営業推進を担当する生命保険支社、当該代理店の指導担当となっている損害保険営業課支社等からも監視が必要な場合がある。電子メールを用いた方法では送信者である生命保険本社のみにしか開封メッセージが通知されないため、このようなケースに対応することができない。
【０００８】
電子掲示板システムに既読フラグを設ける方法によれば、既読フラグの有無を確認することにより、連絡文書の作成者以外が代理店での閲覧状況を監視することができる。しかし、他の監視者が代理店に送信された連絡文書の内容自体を確認したい場合もあり、代理店以外の者が当該連絡文書を電子掲示板システムから読み出した場合に既読フラグが書き込まれてしまうと、代理店の閲覧状況が把握できなくなってしまう。前記特許文献１記載の発明によれば、閲覧者毎に既読フラグを設けることによりかかる課題が解決されるが、そもそも上記のようなケースで閲覧状況を把握する必要があるのは代理店だけであって、監視者である生命保険支社等についてまでフラグを設けると、必要以上にシステムリソースを用いることになってしまう。
【０００９】
もう一点問題となるのが、連絡文書の宛先と連絡文書を閲覧する閲覧者のＩＤが、階層が異なるために一致しないような場合である。先のケースであれば、連絡文書の宛先は「代理店」という階層で指定されているものの、代理店において当該連絡文書に複数の担当者がそれぞれ異なるＩＤでアクセスできるような場合について、前記特許文献１記載の発明では全ての担当者のＩＤについてフラグを設けることにより管理することが可能である。しかしながら、作成者や監視者の意思は「代理店の担当者が１名でも確認していればよい」というように特定の個人への連絡を意図するものでないという場合であれば、１件の連絡文書について宛先に所属する担当者全員分のフラグ管理をすることとなると、これも必要以上にシステムリソースを用いることになってしまう。
【００１０】
本発明は、このような課題に対応するためになされたものであり、連絡文書の作成者その他の監視者も連絡文書が宛先において未読・既読のいずれの読出状況にあるかを確認することが可能であり、かつ読出状況の把握を必要な範囲で効率的に行うことができる連絡文書管理システム及び連絡文書管理方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記の課題を解決する第一の発明は、連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理システムであって、連絡文書の読出要求を受け付ける読出要求受付手段と、前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得する第一の識別情報取得手段と、連絡文書毎に設けられたレコードに、連絡文書の宛先と、連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段と、前記読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得する第二の識別情報取得手段と、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とを対比する識別情報対比手段と、前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更する第一のフラグ変更手段と、を備えていて、前記第一のフラグ変更手段は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報が一致する場合に、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更することを特徴とする。前記第一の識別情報と前記第二の識別情報が一致しない場合には、前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更しないことを特徴とすることもできる。
【００１２】
この発明においては、連絡文書の宛先と連絡文書の読出しを要求した要求者を照合し、一致する場合にのみ未読フラグを既読フラグに変更し、一致しない場合にはフラグを変更しないよう構成することにより、宛先以外の者も連絡文書にアクセスすることを可能にしながら、連絡文書の閲覧が必要な宛先における読出状況を、送信者その他の監視者が確認することが可能になる。
【００１３】
尚、本発明において連絡文書の読出要求の受け付けには、不正なアクセス等により読出しが拒否される場合は含まれない。また、本発明における第一の識別情報及び第二の識別情報には、部店コード、課支社コード、代理店コード、部署コード、社員コード、募集人コードなど、連絡文書の宛先や読出要求の操作者を特定することができる識別コード等が用いられる。識別コードは、部店や部署など複数の操作者が属するグループ毎に付されるものであってもよいし、社員コードのように操作者個々人に付されるものであってもよい。未読フラグから既読フラグへの変更方法には、フラグを示すデータが書き込まれていない状態を未読であると定義して、新たに既読フラグを示すデータを書き込む場合も含まれる。
【００１４】
また、第一の発明は、前記読出状況格納手段から、特定の宛先に対応する連絡文書の読出状況について、未読フラグの付された連絡文書と既読フラグの付された連絡文書を前記第二の識別情報をキーに集計する読出状況集計手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００１５】
このように連絡文書に宛先の識別コードと未読フラグ・既読フラグを付して管理することにより、宛先別の連絡文書の読出状況を容易に把握することが可能になる。
【００１６】
さらに、第一の発明は、前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、前記端末装置に表示された未読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する未読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する未読文書一覧表示手段と、を備えることを特徴とすることもできる。前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、前記端末装置に表示された既読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する既読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する既読文書一覧表示手段と、を備えることを特徴としてもよい。
【００１７】
このように構成すると、連絡文書の宛先、及び連絡文書の特定の宛先における閲覧状況を監視すべき監視者は、宛先別の閲覧状況の概要とともに、個別に未読・既読の連絡文書を容易に把握することが可能になる。
【００１８】
さらに、第一の発明は、前記既読文書一覧表示手段により前記端末装置に表示された連絡文書の一覧から連絡文書の選択を受け付けると、前記連絡文書にかかるレコードの既読フラグを未読フラグに変更する第二のフラグ変更手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００１９】
このように既読一覧から選択した連絡文書について、既読フラグを未読フラグに強制的に変更できるように構成することにより、例えば同一部署内の上司が読み出して既読に変更されたフラグを部下が読み出すまでは未読に戻したい場合、誤って他の部署宛の連絡文書を読み出してしまった場合などに対応することが可能になる。
【００２０】
上記の課題を解決する第二の発明は、連絡文書の読出状況を管理するための連絡文書管理システムであって、連絡文書の読出要求を受け付ける読出要求受付手段と、前記読出要求から前記読出要求の要求者に対応する第一の識別情報を取得する第一の識別情報取得手段と、連絡文書毎に設けられたレコードに、連絡文書の宛先と、連絡文書の読出状況を表すフラグを格納する読出状況格納手段と、前記読出状況格納手段から、前記読出要求を受け付けた連絡文書の宛先に対応する第二の識別情報を取得する第二の識別情報取得手段と、読出要求の要求者の属するグループに関する情報を格納するグループ情報格納手段と、前記グループ情報格納手段から、前記第一の識別情報をキーとして、前記読出要求の要求者の属するグループにかかる第三の識別情報を取得する第三の識別情報取得手段と、前記第二の識別情報と前記第三の識別情報とを対比する識別情報対比手段と、前記読出状況格納手段の前記連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更する第一のフラグ変更手段と、を備えていて、前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報と前記第三の識別情報が一致する場合に、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更することを特徴とする。前記第二の識別情報と前記第三の識別情報が一致しない場合には、前記第一のフラグ変更手段は、前記第二の識別情報に対応する連絡文書にかかるレコードの未読フラグを既読フラグに変更しないことを特徴とすることもできる。
【００２１】
この発明においては、連絡文書の宛先と連絡文書の読出しを要求した要求者の所属するグループを照合し、一致する場合にのみ未読フラグを既読フラグに変更し、一致しない場合にはフラグを変更しないよう構成することにより、宛先以外の者も連絡文書にアクセスすることを可能にしながら、連絡文書の閲覧が必要な宛先における読出状況を、連絡文書の作成者その他の監視者が確認することが可能になる。また、この発明では、連絡文書の読出しを要求した要求者の識別情報から所属するグループを照合し、所属するグループ内の１名でも読出しを実行した場合には既読フラグが書き込まれることにより、特定の個人ではなくグループに含まれるメンバーに対して連絡文書にかかる事項が伝達されたことを確認したい場合に、効率的に対応することができる。
【００２２】
尚、本発明において連絡文書の読出要求の受け付け、未読フラグから既読フラグへの変更の意義は、第一の発明の場合と同様である。第一の識別情報、第二の識別情報及び第三の識別情報には、第一の発明と同様に部店コード、部署コード、社員コードなど、連絡文書の宛先や読出要求の操作者を特定することができる識別コード等が用いられるが、第二の識別情報及び第三の識別情報には宛先として部店や部署など複数の操作者が属するグループの識別コードを用い、第一の識別コードには、第三の識別情報にかかる識別コードと関連付けられた部店等に所属する構成員の社員コード等を用いると効果的である。
【００２３】
また、第二の発明は、前記読出状況格納手段から、特定の宛先に対応する連絡文書の読出状況について、未読フラグの付された連絡文書と既読フラグの付された連絡文書を前記第二の識別情報をキーに集計する読出状況集計手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００２４】
さらに、第二の発明は、前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、前記端末装置に表示された未読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する未読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する未読文書一覧表示手段と、を備えることを特徴とすることもできる。前記読出状況集計手段による集計結果を端末装置に表示する集計結果表示手段と、前記端末装置に表示された既読件数の表示部分の選択を受け付けると、前記宛先に対応する既読フラグの付された連絡文書の一覧を前記端末装置に表示する既読文書一覧表示手段と、を備えることを特徴としてもよい。
【００２５】
さらに、第二の発明は、前記既読文書一覧表示手段により前記端末装置に表示された連絡文書の一覧から連絡文書の選択を受け付けると、前記連絡文書にかかるレコードの既読フラグを未読フラグに変更する第二のフラグ変更手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００２６】
さらに、第一の発明及び第二の発明は、それぞれの構成の連絡文書管理システムを用いて実施することができる連絡文書管理方法として構成することもできる。
【発明の効果】
【００２７】
本発明により、連絡文書の作成者その他の監視者も、連絡文書が宛先において未読・既読のいずれの読出状況にあるかを確認することが可能になる。また、前記の監視者が連絡文書を読出した場合に、読出状況が既読に変更されることを防止することができる。さらに、読出状況を管理するためのフラグは必要最小限の範囲で設けられるので、システムリソースを有効に活用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下においては、主に本発明を生命保険会社本社から代理店への連絡文書の閲覧状況を、生命保険会社の本社、生命保険会社の支社及び当該代理店担当の損害保険営業課支社が監視する例について説明するが、本発明はかかる実施形態に限定されるものではない。
【００２９】
図１は、本発明にかかる連絡文書管理システムの実施形態の一例を示す図である。図２は、従来の電子掲示板システムの未読・既読状況の管理方法を示す図である。図３、図４は、本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の未読・既読状況の管理方法の、それぞれ第一の方法、第二の方法を示す図である。図５は、本発明にかかる連絡文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。図６は、本発明にかかる連絡文書管理システムの文書管理データベースの一例を示す図である。図７は、本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の一覧画面の一例を示す図である。図８は、本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の内容表示画面の一例を示す図である。図９は、本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の読出状況の集計画面の一例を示す図である。図１０、図１１は、本発明にかかる連絡文書管理システムの社員データ格納部の、それぞれ第一の例、第二の例を示す図である。図１２、図１３は、本発明にかかるそれぞれ第一、第二の連絡文書管理方法のフローを示すフローチャートである。図１４は、本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の読出状況の集計画面から、既読を強制的に未読に変更する一例を示す図である。
【００３０】
図１は、本発明にかかる連絡文書管理システムを、損害保険会社の子会社の生命保険会社において、生命保険本社から代理店への連絡文書に用いる実施形態を示す図である。生命保険の代理店が顧客から受け付けた保険契約の申込書類が生命保険本社に送付されると、書類に不備がある場合には代理店にその旨の連絡文書が電子的に送信される。連絡文書は代理店において速やかに確認されることが必要であるため、それぞれの文書に未読・既読フラグを設けることにより、生命保険本社から代理店での連絡文書の閲覧状況を確認することができる。連絡文書の閲覧状況は生命保険本社のみに限られず、営業推進を担当する生命保険支社、当該代理店の指導担当となっている損害保険支社からも監視が必要な場合があるので、生命保険支社や損害保険支社からも連絡文書の閲覧と閲覧状況の確認が行えるようになっている。また、代理店に送信される連絡文書は、上記の不備連絡だけでなく、延期・見合わせの決定結果連絡や、特別条件付引受・条件付引受の決定結果連絡の場合もある。
【００３１】
図２は、一般的に用いられる電子掲示板システムの未読・既読状況の管理方法を示している。電子掲示板に掲載される連絡文書が特定の部署を宛先として閲覧可能状態におかれると、電子掲示板システムにおいては当該部署に所属している担当者毎に未読・既読フラグが設けられていて、それぞれの担当者が電子掲示板システムにログインして当該連絡文書ファイルにアクセスすると、担当者毎に設けられた未読フラグが既読フラグに変更される。つまり、電子掲示板システムにおいては、連絡文書ファイルにアクセスがあると、アクセスした担当者のＩＤに対応する未読フラグを既読フラグに変更するよう設定されている。未読・既読フラグは文書単位・担当者単位に設けられて、閲覧状況を管理している。
【００３２】
これに対して、本発明にかかる連絡文書管理システムにおいては、図３又は図４に示したような方法で、連絡文書の未読・既読状況を管理している。
【００３３】
まず図３において、連絡文書の宛先は、１つの宛先は１つのＩＤにより管理される担当と対応している。宛先１に対応するＩＤを有する担当１から連絡文書が読み出されると、未読フラグが既読フラグに変更されることは図２の場合と同様であるが、本発明においては、閲覧状況を監視したい担当Ｘ・担当Ｙからも宛先１宛の連絡文書の読出しが可能となっている。
【００３４】
ここで連絡文書を読み出したものを識別してフラグを変更しないと、担当Ｘ・担当Ｙからの読出しによって未読フラグが既読フラグに変更されてしまい、宛先である担当１の読出状況を把握できなくなってしまう。そこで本発明においては、連絡文書の読出しを行ったものが宛先の担当であるか否かを識別し、宛先の担当以外のものである場合にはフラグを変更しないよう設定する。つまり、図３のように、宛先１に該当しない担当Ｘ・担当Ｙから連絡文書が読み出されていても、宛先１に該当する担当１からの読出しがされていなければ未読フラグは変更されず、必要な宛先における閲覧状況を管理することが可能となっている。
【００３５】
次に図４において、連絡文書の宛先を見ると、１つの宛先に複数のＩＤにより管理される複数の担当が含まれている。ここでは、宛先１の部署において担当が一人でも連絡文書を閲覧したことを確認すればよい場合には、宛先１の部署に所属する複数の担当のうち一人でも該当する担当、例えば担当３が連絡文書を読み出すと、未読フラグが既読フラグに変更されるよう設定される。このように、宛先に指定した部署内の担当が一人でも連絡文書を閲覧したことが確認できればよい場合は、図２の例のように担当毎に未読・既読フラグを設けることは必要なく、図４のように連絡文書単位で設ければよいこととなる。
【００３６】
また、図４においても宛先１の部署に所属する担当だけでなく、閲覧状況を監視したい担当Ｘ・担当Ｙからも宛先１宛の連絡文書の読出しが可能となっている。ここで担当Ｘ担当・Ｙから連絡文書が読み出された場合には、未読フラグは変更されないままとなることは、図３の場合と同様である。
【００３７】
図５は、本発明にかかる連絡文書管理システムの構成の一例を示している。図５において、本発明にかかる連絡文書管理システムを含む情報連絡システム１０は、制御部１１、連絡文書格納部１２、文書管理データベース１３及び社員データ格納部１４を含んで構成されている。情報連絡システム１０は、インターネット等の通信ネットワークを通じて、代理店端末２０、本社端末３０及び支社端末４０とデータの送受信が可能なよう接続されている。
【００３８】
本社端末３０からは、本社から代理店宛の書類記載にかかる不備連絡等の連絡文書が作成され、代理店端末２０に送信される。代理店端末２０への送信には、電子掲示板システム等である情報連絡システム１０が用いられ、作成された連絡文書は宛先を付して連絡文書格納部１２に格納され、代理店端末２０からの要求により読み出され、代理店端末２０に表示される。また、当該代理店の管轄である支社が操作する支社端末４０からも、連絡文書格納部１２より担当する代理店宛の連絡文書が読出し可能なよう構成されている。
【００３９】
情報連絡システム１０の文書管理データベース１３は、連絡文書格納部１２に格納された連絡文書の宛先と読出状況を管理している。図６は、文書管理データベース１３の一例を示したものであるが、連絡文書の文書単位に設けられたレコードには、それぞれ文書を特定する文書ＩＤ、文書の宛先である宛先部署コード、文書の読出状況を示す未読・既読フラグ、連絡文書格納部１２における文書の格納場所を特定する文書ポインタ、文書の読み出しが必要な期限、又は文書の内容に対する回答期限が記録されている。読出状況を示す未読・既読フラグは、「０」が未読を示す未読フラグ、「１」が既読を示す既読フラグとなっている。
【００４０】
代理店端末２０では、情報連絡システム１０に対して自らを宛先とする連絡文書の一覧を要求すると、図７に示した例のように連絡文書の一覧画面が表示される。このような一覧画面は、制御部１１において宛先部署コードをキーにして文書管理データベース１３を検索し、該当するレコードから連絡文書を特定することにより作成することが可能であり、未読・既読フラグから読出状況を特定することもできる。
【００４１】
上記のように一覧画面で未読文書の存在を確認した代理店では、代理店端末２０から未読の連絡文書の読出要求を送信する。読出要求には連絡文書を特定する識別情報と、要求者を特定する識別情報が含まれている。例えば前者には連絡文書の文書ＩＤを、後者には代理店コード、代理店毎に付された部署コードや、操作者である社員（募集人）毎に付された社員（募集人）コード等を用いることができる。尚、本社端末３０から代理店宛の連絡文書が連絡文書格納部１２に書き込まれた場合には、宛先である代理店の代理店端末２０に新たな連絡文書が書き込まれたことを伝達する電子メールを送信するなどして、代理店に対して未読文書の存在を伝えることとしてもよい。
【００４２】
代理店端末からの読出要求に対しては、まず要求者を特定する識別情報について、部署コードや社員（募集人）コードが社員データ格納部１４に格納された正規のものであるかを確認する。かかる権限認証には、暗証番号やパスワードを併用してもよい。正規の要求であると認められると、連絡文書格納部１２より連絡文書を特定する識別情報により特定される文書が読み出されて代理店端末２０に送信され、代理店端末２０には図８の例に示したような連絡文書の内容表示画面が表示される。
【００４３】
また、連絡文書の読み出しと合わせて、文書管理データベース１３において読出要求に含まれる連絡文書を特定する識別情報により該当するレコードを特定し、当該レコードに記録された連絡文書の宛先を示す宛先部署コードと、要求者を特定する識別情報とを対比する。要求者を特定する識別情報が連絡文書の宛先を示す宛先部署コードと同じ階層の部署コードである場合には、両者をそのまま対比すればよいが、階層が異なる例えばアクセスした社員（募集人）の社員（募集人）コードが用いられている場合には、制御部１１は社員データ格納部１４を参照して当該社員コードに該当する社員が所属する部署の部署コードを特定し、連絡文書の宛先を示す宛先部署コードと対比させる。
【００４４】
図１０及び図１１は、社員データ格納部１４の例を示している。社員データ格納部１４は、図１０のように部署コード毎に設けられたテーブルに、所属する社員毎に社員コードや氏名を記録するレコードが設けられるよう構成されていてもよいし、図１１のように社員毎に設けられたレコードにそれぞれが所属する部署コードが記録されるよう構成されていてもよい。
【００４５】
制御部１１ではかかる連絡文書の宛先を示す宛先部署コードと要求者を特定する識別情報の対比を行い、両者が一致する場合には、宛先における担当が当該連絡文書を読み出したものと判定して、文書管理データベース１３において当該連絡文書にかかるレコードの読出状況のフィールドにおいて、未読フラグを既読フラグに書き換える。未読の場合には当該フィードにはデータを記録せず、既読となった場合に既読フラグを書き込むこととしてもよい。
【００４６】
一方、両者が一致しない場合には、当該連絡文書を読み出したものは宛先における担当ではないと判定して、文書管理データベース１３において当該連絡文書にかかるレコードの読出状況のフィールドにおけるフラグの変更は行わず、読出状況は変化しない。
【００４７】
これまで説明したように、宛先である代理店端末２０から連絡文書が読み出された場合には、当該代理店の部署コードを用いる場合、当該代理店に所属する社員（募集人）コードを用いる場合のいずれであっても、宛先において読み出されたものとして、未読フラグが既読フラグに変更される。
【００４８】
これに対して、宛先以外の例えば支社端末３０から担当の代理店の活動状況を監視するために連絡文書を読み出した場合、支社端末３０から送信される読出要求には、連絡文書を特定する識別情報と要求者を特定する識別情報が含まれている。ここでは要求者を特定する識別情報として、当該支社の部署コードや当該支社に属する社員の社員コードが用いられるが、部署コードの場合は文書管理データベース１３において当該連絡文書にかかるレコードに記録された部署コードとは一致せず、社員コードの場合は社員データ格納部１４で特定した部署コードが文書管理データベース１３において当該連絡文書にかかるレコードに記録された部署コードとは一致しないこととなるため、文書管理データベース１３の当該連絡文書にかかるレコードの未読・既読フラグが変更されることはない。
【００４９】
また、代理店端末２０、本社端末３０及び支社端末４０からは、例えば図９に示したような、特定の宛先における連絡文書の読出状況の集計画面を表示することができる。これらの端末からは、連絡文書の宛先を特定する部署コード等の識別情報が情報連絡システム１０に送信され、制御部１１では文書管理データベース１３から当該部署コード等をキーに該当するレコードを抽出し、各々のレコードの未読・既読フラグを集計して集計画面に表示する表を作成する。
【００５０】
図９のように表示された集計画面では、端末上で未読件数の表示部分を選択すると、未読文書の一覧を表示するように構成することもできる。この場合は、集計において文書管理データベース１３から抽出されたレコードの中から、未読フラグの付されたレコードを選択し、これらのレコードに対応する連絡文書のタイトルや期限等を表示する。期限切れ件数、読了件数、合計件数についても、未読・既読フラグや期限をキーにして該当するレコードを選択するよう設定して、同様の表示を行うことができる。
【００５１】
図７の例のような未読も含めた連絡文書の一覧表示を行った場合、また、上記のように読了件数を選択して既読文書の一覧表示を行った場合には、これらの一覧において既読と表示されている文書の読出状況を選択して、未読に変更することができるよう構成してもよい。このように構成することにより、例えば同一部署内の上司が読み出して既読に変更されたフラグを部下が読み出すまでは未読に戻したい場合、誤って他の部署宛の連絡文書を読み出してしまった場合などに対応することが可能になる。
【００５２】
図１４は、上記のように既読を未読に変更する場合の一例であるが、端末側で既読とされている連絡文書を選択して未読への変更指示を選択すると、変更する連絡文書の文書ＩＤと変更指示を示すデータが情報連絡システム１０に送信されて、文書管理データベース１３の該当する連絡文書にかかるレコードの既読フラグが未読フラグに変更される。
【００５３】
図１２のフローチャートを用いて、要求者を特定する識別情報が連絡文書の宛先を示す宛先部署コード等と同じ階層の部署コード等である場合の、本発明にかかる第一の連絡文書管理方法のフローについて説明する。
【００５４】
まず、連絡文書管理システムが連絡文書の宛先等の端末より、連絡文書を特定した読出要求を受け付ける（Ｓ０１）。読出要求には要求者の属する部署コード等の識別コードが付されていて、読出要求から要求者の識別コードを特定する（Ｓ０２）。
【００５５】
続いて、連絡文書の宛先や読出状況を管理する文書管理データベースを参照して、要求された連絡文書の宛先にかかる識別コードと要求者の識別コードが一致するかを確認する（Ｓ０３）。一致しない場合には、そのまま連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ０６）。
【００５６】
一方、連絡文書の宛先にかかる識別コードと要求者の識別コードが一致する場合は、文書管理データベースを参照して、要求された連絡文書の読出状況フラグが「未読」となっているか否かを確認する（Ｓ０４）。「未読」となっていない場合、つまり「既読」となっている場合には、そのまま連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ０６）。
【００５７】
一方、読出状況が「未読」となっている場合は、読出状況フラグを「既読」に変更するとともに（Ｓ０５）、連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ０６）。
【００５８】
次に、図１３のフローチャートを用いて、要求者を特定する識別情報が連絡文書の宛先を示す宛先部署コード等の下位の階層に属する社員コード等である場合の、本発明にかかる第二の連絡文書管理方法のフローについて説明する。
【００５９】
まず、連絡文書管理システムが連絡文書の宛先等の端末より、連絡文書を特定した読出要求を受け付ける（Ｓ１１）。読出要求には要求者の社員コード等の識別コードが付されていて、読出要求から要求者の識別コードを特定する（Ｓ１２）。特定した識別コードについては、社員データを格納するデータベース等を参照して（Ｓ１３）、当該社員コード等の識別コードが有効なものかを確認する（Ｓ１４）。有効でない場合には、要求を受けた端末に対してエラー表示の表示データを送信する（Ｓ１５）。
【００６０】
一方、識別コードが有効である場合には、社員データベースに格納されたデータから、当該要求者の所属する部署を特定して、所属部署の識別コードを取得する（Ｓ１６）。所属部署を特定する識別コードは、要求された連絡文書の宛先にかかる識別コードと一致するか確認される（Ｓ１７）。一致しない場合には、そのまま連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ２０）。
【００６１】
一方、連絡文書の宛先にかかる識別コードと要求者の所属部署の識別コードが一致する場合は、文書管理データベースを参照して、要求された連絡文書の読出状況フラグが「未読」となっているか否かを確認する（Ｓ１８）。「未読」となっていない場合、つまり「既読」となっている場合には、そのまま連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ２０）。
【００６２】
一方、読出状況が「未読」となっている場合は、読出状況フラグを「既読」に変更するとともに（Ｓ１９）、連絡文書の表示データを端末に送信し、当該端末に連絡文書が表示される（Ｓ２０）。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明にかかる連絡文書管理システムの実施形態の一例を示す図である。
【図２】従来の電子掲示板システムの未読・既読状況の管理方法を示す図である。
【図３】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の未読・既読状況の管理方法の、第一の方法を示す図である。
【図４】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の未読・既読状況の管理方法の、第二の方法を示す図である。
【図５】本発明にかかる連絡文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図６】本発明にかかる連絡文書管理システムの文書管理データベースの一例を示す図である。
【図７】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の一覧画面の一例を示す図である。
【図８】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の内容表示画面の一例を示す図である。
【図９】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の読出状況の集計画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明にかかる連絡文書管理システムの社員データ格納部の第一の例を示す図である。
【図１１】本発明にかかる連絡文書管理システムの社員データ格納部の第二の例を示す図である。
【図１２】本発明にかかる第一の連絡文書管理方法のフローを示すフローチャートである。
【図１３】本発明にかかる第二の連絡文書管理方法のフローを示すフローチャートである。
【図１４】本発明にかかる連絡文書管理システムによる連絡文書の読出状況の集計画面から、既読を強制的に未読に変更する一例を示す図である。
【符号の説明】
【００６４】
１０    情報連絡システム
１１    制御部
１２    連絡文書格納部
１３    文書管理データベース
１４    社員データ格納部
２０    代理店端末
３０    本社端末
４０    支社端末
【図１４】
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【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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