(57)【要約】【課題】  外部からイントラネットのドキュメントの登録、取り出しを効率的にする。【解決手段】イントラネット101のドキュメント共有管理システムに、インターネット107に接続されている複数の外部クライアント106と、イントラネットの内部にあり複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行うメールサーバ104と、メールサーバ、複数の内部クライアントとＬＡＮを介して接続され、複数の内部クライアント103に対してドキュメントの登録、取り出しを行うと同時にメールサーバを介して複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名を判断して登録要求の場合受信した電子メールに含まれるドキュメントを登録し一覧要求の場合ドキュメントの一覧情報を作成し電子メールで返信し取出要求の場合ドキュメントを取り出し電子メールで返信し新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信する処理を行うドキュメント管理サーバ102とを備える。【選択図】図１
2005078526.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理システムにおいて、
前記イントラネットの外部にありインターネットに接続されている複数の外部クライアントと、
前記イントラネットの内部にあり前記インターネットに接続され、前記複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行うメールサーバと、
前記メールサーバ、前記イントラネットの内部にある複数の内部クライアントとＬＡＮを介して接続され、前記複数の内部クライアントに対してドキュメントの登録、取り出しを行うと同時に、前記メールサーバを介して前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名を判断して、登録要求の場合受信した電子メールに含まれるドキュメントを登録し、一覧要求の場合ドキュメントの一覧情報を作成し電子メールで返信し、取出要求の場合ドキュメントを取り出し電子メールで返信し、新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信する処理を行うドキュメント管理サーバとを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理システム。
【請求項２】
前記ドキュメント管理サーバは前記複数の外部クライアントを関連のある複数のグループに分け、関連のあるグループに属する複数の外部クライアント毎にドキュメントを管理し、新ドキュメントの登録、ドキュメントの更新があった場合、該当するグループの複数の外部クライアントに新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信することを特徴とする、イントラネットのドキュメント共有管理システム。
【請求項３】
前記新ドキュメント、更新ドキュメントの情報にはドキュメント名、ドキュメントの登録者名、ドキュメントの登録日、ドキュメントの分類情報が含まれることを特徴とする、請求項２に記載のイントラネットのドキュメント共有管理システム。
【請求項４】
イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理サーバにおいて、
インターネットに接続され、前記イントラネットの外にある複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行うメールサーバと、
ＬＡＮを介して前記メールサーバ、前記イントラネットの内部にある複数の内部クライアントに接続され、前記複数の外部クライアント、前記複数の内部クライアントに対して共有管理されるドキュメントを格納するドキュメント格納部と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し前記ドキュメント格納部に登録を行うためのドキュメント登録要求判断部と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を返信するためのドキュメント一覧要求判断部と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し前記ドキュメント格納部から取り出したドキュメントを返信するためのドキュメント取出要求判断部と、
前記複数の外部クライアントのうち指定されたもののメールアドレスを保持する指定メールアドレス保持部と、
前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する新ドキュメント／更新ドキュメント検出部と、
前記新ドキュメント／更新ドキュメント検出部で新ドキュメント、更新ドキュメントが検出された場合、前記指定メールアドレス保持部で指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成する送信情報形成部とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理サーバ。
【請求項５】
イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理方法において、
インターネットに接続されるイントラネット内のメールサーバを介して複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行う工程と、
前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し登録を行う工程と、
前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、登録されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を電子メールで返信する工程と、
前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し登録されているドキュメントから取り出したドキュメントを電子メールで返信する工程と、
前記複数の外部クライアント、イントラネット内の複数の内部クライアントにより登録されたドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する工程と、
検出された新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成し、指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに電子メールで送信する工程とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理方法。
【請求項６】
イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理をコンピュータで実行させるプログラムにおいて、
メールサーバを介してインターネットに接続され、前記イントラネットの外にある複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行う手順と、
ＬＡＮを介して前記メールサーバ、前記イントラネットの内部にある複数の内部クライアントに接続され、前記複数の外部クライアント、前記複数の内部クライアントに対して共有管理されるドキュメントをドキュメント格納部に格納する手順と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し前記ドキュメント格納部に登録を行う手順と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を返信する工程と、
前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し前記ドキュメント格納部から取り出したドキュメントを返信する手順と、
前記複数の外部クライアントのうち指定されたもののメールアドレスを指定メールアドレス保持部に保持する手順と、
前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する手順と、
新ドキュメント、更新ドキュメントが検出された場合、指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成する手順とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理をコンピュータで実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はイントラネットのドキュメント共有管理システムに関する。特に、本発明は、外部から接続不可能な環境のイントラネットに対して電子メールを介して効率的にドキュメントを共有するイントラネットのドキュメント共有管理システム、サーバ、方法及びコンピュータで実行させるプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のデータファイル共有装置では、電子メールアドレスを使用して共有化ファイルを管理することで、データファイルの共有化を容易に行うために、データファイル管理部にデータファイルと対応づけて登録されている電子メールアドレスを特定する電子メールアドレス情報により、受信した電子メール送信元アドレスに対してデータファイルの開示が許可されているか否かを判別し、開示が許可されている場合には、開示希望のデータファイルを添付ファイルとする電子メールを作成して送信元アドレスに送信するようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、従来の情報送受信システムでは、ファイヤウォールが設けられているシステムの外部から、そのシステム内のＷＷＷサーバの情報を受け取るため、メール受信部は、メールサーバを介してメールクライアントからの電子メールを受信し、メール解析部は、メール内容を電子メールの発信者を示す情報とアクセス内容とに分解する。セキュリティ管理部は、発信者が指定したＵＲＬに対するアクセスを許可されているのか否かを確認し、許可されている場合には、ＨＴＴＰサーバアクセス部が、アクセス内容で示されるＷＷＷサーバをアクセスし、そのＵＲＬで示されるドキュメント位置から情報を受け取る。メール作成部は、その情報を含む返送用の電子メールを作成し、メール送信部は、メールクライ
アントに電子メールを送信するようにしている（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、従来のドキュメント管理システムでは、インターネット上で検索および閲覧に供されるドキュメントの登録操作を簡略化するため、メールサーバ４１は、インターネットを介してＷｅｂクライアントから接続されて電子メールを受け付ける。メール受信手段は、メールサーバから配信される電子メールを受信すると、この電子メールをメール情報記憶部に格納すると共に、メール管理情報解析手段に対して電子メールを受信したことを通知する。メール管理情報解析手段は、メール情報記憶部に格納された電子メールの例えば件名、差出人、送信日時等からなるメール管理情報を解析する。キャビネット登録手段は、メール管理情報解析手段による解析結果に基づいて、電子メールからドキュメント管理情報およびドキュメント実体データを生成して、共有キャビネットに登録するようにしている（例えば、特許文献３参照）。
【０００５】
また、従来のドキュメント到着報告方法では、クライアントのドキュメント管理プログラムが立ち上がっていない状態であっても、該当クライアント計算機の利用者が自分宛のドキュメントの到達を知ることを可能にするため、サーバ計算機は、回覧・配布管理テーブルの変更をトリガにして、ドキュメントの回覧・配布があったことを通知するために必要な情報を抽出する情報抽出手段と、抽出された情報から電子メール用の文章を作成する電子メール文作成手段と、該当する利用者へドキュメント回覧・配布を知らせるための電子メールを送信する送信手段とを有するようにしている（例えば、特許文献４参照）。
【０００６】
また、従来のコマンドメールによるコンテンツデータ配信システムでは、簡単なコマンドメールを用いて所望のコンテンツを配信可能にするため、携帯情報端末等のユーザー端末からアクセスし、コマンドを含む電子メールを送信するメールサーバーと、メールサーバーが受信した前記のコマンドメールを受領して、メールに含まれるコマンドを解析し、解析結果に基づくコンテンツデータを抽出し、ユーザー端末に送信するコマンドメールシステムと、コマンドメールシステムが参照して抽出するコンテンツデータを記憶するコンテンツデータ記憶手段とから構成される。ユーザー端末からメールサーバーに所定のコマンドをメール本文に含む電子メールを送信し、メールサーバーが受信した前記のコマンドメールを、コマンドメールシステムが受領する。受領したメールに含まれるコマンドをコマンドメールシステムが解析し、コンテンツデータ記憶手段を参照し、解析結果に基づきコンテンツデータを抽出する処理と、コンテンツデータの返信先等の返信に必要なデータを解析して、返信メールを生成し、前記のユーザー端末に返信する処理とを行うようにしている（例えば、特許文献５参照）。
【０００７】
また、従来のファイル管理システムではユーザコンピュータから直接センタコンピュ
ータのファイルを一括管理するため、ユーザコンピュータの要求入力手段に登録要求又は取り出し要求の入力があると、メール作成手段によって電子メールが作成される。この電子メールはヘッダ部とメール部から構成され、ヘッダ部には要求内容が書き込まれ、メール部には要求内容が登録要求の場合に登録対象のファイルが組み込まれる。作成された電子メールはユーザ送信手段によってセンタコンピュータに送信される。この電子メールは要求抽出手段に与えられ、この電子メールのヘッダ部が解析され要求内容が抽出される。抽出された要求内容が登録要求の場合、登録手段によって電子メールのメール部に組み込まれたファイルが抽出され、記憶手段に登録される。抽出された要求内容が取り出し要求の場合、取り出した対象のファイルをメール部に組み込んだ電子メールが作成されてユーザコンピュータに送信されるようにしている（例えば、特許文献６参照）。
【０００８】
【特許文献１】特開２００１−２９７０２７号公報
【特許文献２】特開２０００−３３０８８５号公報
【特許文献３】特開２０００−２０７３０５号公報
【特許文献４】特開平０８−１９０５１６号公報
【特許文献５】特開２００３−０６７３１１号公報
【特許文献６】特開平０８−０８３２２３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
ところで、イントラネット内では情報の共有化が行われているが、イントラネット外のクライアントとは上記の従来の電子メール技術を利用して情報の共有化が以下のようにして行われている。
図６は本発明の前提となるイントラネットのドキュメント共有管理システムの概略構成を示すブロック図である。なお、全図を通して同一の構成要素には同一の番号、符号を付して説明を行う。
【００１０】
本図に示すイントラネットゾーン１０１ではイントラネットが構成され、イントラネット内で情報が共有化される。
イントラネットゾーン１０１にはドキュメント管理サーバ１０２が設けられ、ドキュメント管理サーバ１０２はコンピュータであり、イントラネットゾーン１０１内でドキュメントを分類し管理する機能を有する。
【００１１】
ドキュメント管理サーバ１０２にはドキュメント格納部１０８が設けられ、ドキュメント格納部１０８は分類され、管理されるドキュメントを格納する機能を有する。
ドキュメント管理サーバ１０２には複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３が接続され、複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３はコンピュータであり、ドキュメント管理サーバ１０２が管理するドキュメントを共有する機能を有し、ドキュメント管理サーバ１０２のドキュメント格納部１０８に対してドキュメントの登録、取り出しが可能である。
【００１２】
さらに、イントラネットゾーン１０１にはメールサーバ１０４が設けられ、メールサーバ１０４はコンピュータであり、複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３がインターネット１０７を介して複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４とメッセージの送受信する機能を有する。
なお、ドキュメント管理サーバ１０２、複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３、メールサーバ１０４はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１０５により相互に接続される。
【００１３】
複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４は、移動中、出張先、客先、ＳＯＨＯ（Ｓｍａｌｌ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｈｏｍｅ  Ｏｆｆｉｃｅ）のコンピュータであり、直接ドキュメント管理サーバ１０２には直接的なアクセスできず、以下に説明するように、間接的なアクセスしかできない。
まず、イントラネットゾーン１０１の外にいる外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者が登録すべきドキュメントをイントラネットゾーン１０１内にいる内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者に対して電子メールに添付して送信を行う。
【００１４】
電子メールには登録作業の依頼、必要事項が記述される。電子メールを受信した内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者は電子メールの内容に従って、ドキュメント管理サーバ１０２のドキュメント格納部１０８にドキュメントを登録する。
ドキュメントの登録が完了すると、内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者から外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者に完了した旨の電子メールが返信される。
【００１５】
さらに、イントラネットゾーン１０１の外にいる外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者がドキュメント管理サーバ１０２のドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントを取り出す場合、外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者から内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者に対して、登録済みのドキュメントの一覧を送信して欲しい旨の電子メールが送信される。
【００１６】
電子メールを受信した内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者から外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者に対して、ドキュメント管理サーバ１０２はドキュメント格納部１０８に登録済みのドキュメントの一覧を作成し電子メールで送信する。
電子メールで一覧を受信した外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者は取り出したいドキュメントを電子メールに書いて内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者に対して電子メールを送信する。
【００１７】
電子メールを受信した内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者は、電子メールの内容に従って、ドキュメント管理サーバ１０２からドキュメントを取り出し、取り出したドキュメントを電子メールに添付して外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の作業者に送信する。
しかしながら、上記イントラネットゾーン１０１のドキュメント管理サーバ１０２に対する外部からの間接的なアクセスでは、イントラネットゾーン１０１の外にいると、ドキュメント管理サーバ１０２に対して間接的にしか新ドキュメントの登録、ドキュメントの更新、ドキュメントの取り出しができず、処理が煩雑で効率的ないという問題がある。
【００１８】
さらに、イントラネットゾーン１０１内にいる内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者にドキュメント管理サーバ１０２へのアクセスを依頼しなければならず、作業者がいないと、ドキュメント管理サーバ１０２のドキュメント格納部１０８に対して、登録、取り出しができないという問題がある。
したがって、本発明は上記問題点に鑑みて、外部からドキュメント管理サーバ１０２へのドキュメントの登録、取り出しが効率的にでき、内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３の作業者に依存せずに、登録、取り出しが可能になるイントラネットのドキュメント共有管理システム、サーバ、及び方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
本発明は前記問題点を解決するために、イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理システムにおいて、前記イントラネットの外部にありインターネットに接続されている複数の外部クライアントと、前記イントラネットの内部にあり前記インターネットに接続され、前記複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行うメールサーバと、前記イントラネットの内部にあり、前記メールサーバ、複数の内部クライアントとＬＡＮを介して接続され、前記複数の内部クライアントに対してドキュメントの登録、取り出しを行うと同時に、前記メールサーバを介して前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名を判断して、登録要求の場合受信した電子メールに含まれるドキュメントを登録し、一覧要求の場合ドキュメントの一覧情報を作成し電子メールで返信し、取出要求の場合ドキュメントを取り出し電子メールで返信し、新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信する処理を行うドキュメント管理サーバとを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理システムを提供する。
【００２０】
さらに、前記ドキュメント管理サーバは前記複数の外部クライアントを関連のある複数のグループに分け、関連のあるグループに属する複数の外部クライアント毎にドキュメントを管理し、新ドキュメントの登録、ドキュメントの更新があった場合、該当するグループの複数の外部クライアントに新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信する。
【００２１】
さらに、前記新ドキュメント、更新ドキュメントの情報にはドキュメント名、ドキュメントの登録者名、ドキュメントの登録日、ドキュメントの分類情報が含まれる。
さらに、本発明は、イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理サーバにおいて、インターネットに接続され、複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行うメールサーバと、前記複数の外部クライアント、複数の内部クライアントに対して共有管理されるドキュメントを格納するドキュメント格納部と、インターネットを介して前記複数の外部クライアントと接続され、さらに、ＬＡＮを介して前記複数の内部クライアント、前記ドキュメント格納部と接続されるメールサーバと、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し前記ドキュメント格納部に登録を行うためのドキュメント登録要求判断部と、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を返信するためのドキュメント一覧要求判断部と、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し前記ドキュメント格納部から取り出したドキュメントを返信するためのドキュメント取出要求判断部と、前記複数の外部クライアントのうち指定されたもののメールアドレスを保持する指定メールアドレス保持部と、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する新ドキュメント／更新ドキュメント検出部と、前記新ドキュメント／更新ドキュメント検出部で新ドキュメント、更新ドキュメントが検出された場合、前記指定メールアドレス保持部で指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成する送信情報形成部とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理サーバを提供する。
【００２２】
さらに、本発明は、イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理方法において、インターネットに接続されるイントラネット内のメールサーバを介して複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行う工程と、前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し登録を行う工程と、前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、登録されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を電子メールで返信する工程と、前記複数の外部クライアントから受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し登録されているドキュメントから取り出したドキュメントを電子メールで返信する工程と、前記複数の外部クライアント、イントラネット内の複数の内部クライアントにより登録されたドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する工程と、検出された新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成し、指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに電子メールで送信する工程とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理方法を提供する。
【００２３】
さらに、本発明は、イントラネットでドキュメントの共有管理を行うイントラネットのドキュメント共有管理をコンピュータで実行させるプログラムにおいて、メールサーバを介してインターネットに接続され、前記イントラネットの外にある複数の外部クライアントと電子メールの送受信を行う手順と、ＬＡＮを介して前記メールサーバ、前記イントラネットの内部にある複数の内部クライアントに接続され、前記複数の外部クライアント、前記複数の内部クライアントに対して共有管理されるドキュメントをドキュメント格納部に格納する手順と、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメントを登録する要求か否かを判断し前記ドキュメント格納部に登録を行う手順と、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断し、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントの一覧を作成し一覧情報を返信する工程と、前記メールサーバを介して受信した電子メールの題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断し前記ドキュメント格納部から取り出したドキュメントを返信する手順と、前記複数の外部クライアントのうち指定されたもののメールアドレスを指定メールアドレス保持部に保持する手順と、前記ドキュメント格納部に格納されているドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する手順と、新ドキュメント、更新ドキュメントが検出された場合、指定されたメールアドレスの複数の外部クライアントに送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成する手順とを備えることを特徴とするイントラネットのドキュメント共有管理をコンピュータで実行させるプログラムを提供する。
【発明の効果】
【００２４】
以上説明したように、本発明によれば、電子メールだけでイントラネットの外からドキュメントの登録、入手が可能なので、ドキュメントの共有管理が効率的に行うことが可能になる。
さらに、ドキュメント管理サーバとの直接の受け渡しになるので、時間の制限を受けずにいつでもドキュメントの登録、入手が可能になる。
【００２５】
さらに、新ドキュメント、更新ドキュメントがあると、あらかじめ指定されたメールアドレスに新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を電子メールで送信することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
図１は本発明に係るイントラネットのドキュメント共有管理システムの概略構成を示すブロック図である。
本図に示すように、図６と比較して、ドキュメント管理サーバ１０２は電子メールを送受信するための専用のメールアドレスを有し、さらに、ドキュメント管理サーバ１０２には電子メール処理部２０１が設けられ、電子メール処理部２０１はイントラネットゾーン１０１外の複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４に対してメールサーバ１０４を介して電子メールの送受信を処理しイントラネットゾーン１０１内の複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３と同様にドキュメントの共有と管理を行う機能を有する。なお、ドキュメント管理サーバ１０２は本発明を実行するプログラムを有するコンピュータであり、このプログラムはコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録可能であり、この記録媒体で他のコンピュータの利用が可能である。
【００２７】
図２は図１における電子メール処理部２０１の概略構成を示すブロック図である。本図に示すように、電子メール処理部２０１には受信処理部２０２と送信処理部２０３が設けられ、受信処理部２０２は複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からの受信を処理する機能を有し、送信処理部２０３は複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４への送信を処理する機能を有する。
【００２８】
なお、メールサーバ１０４は当業者にとってよく知られており、また本発明と直接関係しないので、その詳細な構成の説明は省略される。
受信処理部２０２にはドキュメント登録要求判断部２０４が設けられ、ドキュメント登録識別部２０４は、電子メールの題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）、本文が処理の種類によって形式が決まっているので、電子メールを受信すると、題名からドキュメントを登録する要求であるか否かを判断する機能を有する。ドキュメント登録要求判断部２０４がドキュメント登録要求であるとの判断を行うと、ドキュメント管理サーバ１０２では、外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からの電子メールに添付されているドキュメントが電子メール本文で指定されている分類に識別されドキュメント格納部１０８に登録される。
【００２９】
さらに、受信処理部２０２にはドキュメント一覧要求判断部２０５が設けられ、ドキュメント一覧要求判断部２０５は、電子メールを受信すると、題名からドキュメント一覧の要求であるか否かを判断する機能を有する。ドキュメント登録要求判断部２０４がドキュメント一覧要求であるとの判断を行うと、ドキュメント管理サーバ１０２では、外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からの電子メールの本文で指定されている分類に識別されドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントの一覧を外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４への返信メールに添付する処理が行われる。
【００３０】
さらに、受信処理部２０２にはドキュメント取出要求判断部２０６が設けられ、ドキュメント取出要求判断部２０６は、電子メールを受信すると、題名からドキュメント取出の要求であるか否かを判断する機能を有する。ドキュメント一覧要求判断部２０５がドキュメント取出の要求であるとの判断を行うと、ドキュメント管理サーバ１０２では、外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からの電子メールの本文で指定されている分類に識別されドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントを外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４への返信メールに添付する処理が行われる。
【００３１】
次に、送信処理部２０３には指定メールアドレス保持部２０７が設けられ、指定メールアドレス保持部２０７は外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４のうち指定されたもののメールアドレスを保持する機能を有する。
さらに、送信処理部２０３には新ドキュメント／更新ドキュメント検出部２０８が設けられ、新ドキュメント／更新ドキュメント検出部２０８はドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントから新ドキュメント又は更新ドキュメントを検出する機能を有する。
【００３２】
さらに、送信処理部２０３には送信情報形成部２０９が設けられ、送信情報形成部２０９は、新ドキュメント／更新ドキュメント検出部２０８で新ドキュメント、更新ドキュメントが検出された場合、指定メールアドレス保持部２０７で指定されたメールアドレスの外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４に送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を形成する機能を有する。
【００３３】
送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報にはドキュメント名、ドキュメントの登録者名、ドキュメントの登録日、ドキュメントの分類情報が含まれる。
このように、送信すべき新ドキュメント、更新ドキュメントの情報の内容が少ないので、携帯電話でも電子メールを受け取ることが可能である。
図３は図２における送信処理部２０３の指定メールアドレス保持部２０７の例を示す図である。
【００３４】
本図に示すように、指定メールアドレス保持部２０７には指定メールアドレスが複数のグループ、例えば、Ａグループ指定アドレス保持部２１１、Ｂグループ指定アドレス保持部２１２、Ｃグループ指定アドレス保持部２１３のように分けられるようにしてもよい。
このようにして、複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の全てではなく、関連したＡグループ指定アドレス保持部２１１、Ｂグループ指定アドレス保持部２１２、Ｃグループ指定アドレス保持部２１３の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４に対して新ドキュメント、更新ドキュメントの情報を送信することが可能になる。
【００３５】
図４は図１における電子メール処理部２０１の動作例を説明するフローチャートである。本図に示すように、ステップＳ３０１において、複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の１つから電子メール送信が行われる。
ステップＳ３０２において、イントラネットゾーン１０１ではメールサーバ１０４を介して複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４の１つから電子メールを受信する。
【００３６】
ステップＳ３０３において、ドキュメント管理サーバ１０２における電子メール処理部２０１の受信処理部２０２のドキュメント登録要求判断部２０４では、課題（Ｓｕｂｊｅｃｔ）からドキュメントの登録を行うか否かを判断する。
ステップＳ３０４において、ドキュメントの登録を行うとの判断の場合にはドキュメント管理サーバ１０２では電子メールの本文から分類を識別してドキュメントがドキュメント格納部１０８に登録される。
【００３７】
これにより、複数の内部クライアント１０３−１、１０３−２、１０３−３だけでなく複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からもドキュメント管理サーバ１０２のドキュメント格納部１０８に対して、新ドキュメントの登録、ドキュメントの更新が可能になる。
ステップＳ３０５において、メールサーバ１０４を介して、登録結果を電子メールで返信し、処理を終了する。
【００３８】
ステップＳ３０６において、ステップＳ３０３でドキュメントの登録を行うとの判断でない場合には、受信処理部２０２のドキュメント一覧要求判断部２０５ではドキュメントの一覧要求か否かの判断を行う。
ステップＳ３０７において、ドキュメントの一覧要求を行うとの判断の場合、ドキュメント管理サーバ１０２では、電子メールの本文から分類を識別してドキュメントの一覧を電子メールに添付して返信し、処理を終了する。
【００３９】
ステップＳ３０８において、ステップＳ３０６でドキュメントの一覧要求を行うとの判断でない場合には、受信処理部２０２のドキュメント取出要求判断部２０６ではドキュメントの取出要求か否かの判断を行う。
ステップＳ３０９において、ドキュメントの取出要求を行うとの判断の場合、ドキュメント管理サーバ１０２では、電子メールの本文から取り出すドキュメントを識別し電子メールに添付して返送し処理を終了する。ドキュメントの取出要求を行うとの判断でない場合処理を終了する。
【００４０】
図５は図１における電子メール処理部２０１の別の動作例を説明するフローチャートである。本図に示すように、ステップＳ３１１において、送信処理部２０３の新ドキュメント／更新ドキュメント検出部２０８では、ドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントから新ドキュメントの検出を行う。新ドキュメントの検出が行われた場合、ステップＳ３１３に進む。
【００４１】
ステップＳ３１２において、新ドキュメントの検出が行われない場合、新ドキュメント／更新ドキュメント検出部２０８では、ドキュメント格納部１０８に登録されているドキュメントから更新ドキュメントの検出を行う。更新ドキュメントの検出が行われた場合ステップＳ３１３に進む。更新ドキュメントの検出が行われない場合は処理を終了する。
ステップＳ３１３において、送信情報形成部２０９では送信情報が形成される。
【００４２】
ステップＳ３１４において、指定メールアドレス保持部２０７に保持されているメールアドレスの複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４へ電子メールを送信し、処理を終了する。
これにより、複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４からドキュメント管理サーバ１０２へのドキュメントの一覧要求が減り、ドキュメント管理サーバ１０２から複数の外部クライアント１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４へのドキュメントの取り出しが容易になる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明に係るイントラネットのドキュメント共有管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】図１における電子メール処理部２０１の概略構成を示すブロック図である。
【図３】図２における送信処理部２０３の指定メールアドレス保持部２０７の例を示す図である。
【図４】図１における電子メール処理部２０１の動作例を説明するフローチャートである。
【図５】図１における電子メール処理部２０１の別の動作例を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の前提となるイントラネットのドキュメント共有管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００４４】
１０１…イントラネットゾーン
１０２…ドキュメント管理サーバ
１０３−１、１０３−２、１０３−３…内部クライアント
１０４…メールサーバ
１０５…ＬＡＮ
１０６−１、１０６−２、１０６−３、１０６−４…外部クライアント
１０７…インターネット
１０８…ドキュメント格納部
２０１…電子メール処理部
２０２…受信処理部
２０３…送信処理部
２０４…ドキュメント登録要求判断部
２０５…ドキュメント一覧要求判断部
２０６…ドキュメント取出要求判断部
２０７…指定メールアドレス保持部
２０８…新ドキュメント／更新ドキュメント検出部
２０９…送信情報形成部
２１１…Ａグループ指定アドレス保持部
２１２…Ｂグループ指定アドレス保持部
２１３…Ｃグループ指定アドレス保持部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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