(57)【要約】【課題】  新着未読文書ファイルの中には、処理の必要な文書ファイルが混在しており、処理期限の迫った文書ファイルの有無を確認するのが難しい。【解決手段】  文書ファイル格納部１０４は、入力部１０２が受け付けた登録ユーザ宛の文書ファイルを格納する。特定の処理が必要な文書ファイルには、文書ファイルの属性として、その処理内容が設定されている。提供部１０６は、閲覧機能を介して受信ボックスに格納された未読の文書ファイルをユーザに提供する。ユーザが、文書ファイルの閲覧の際、文書ファイル処理の実行を指示すると、処理部１１０が当該文書ファイルに指定された文書ファイル処理を実行する。表示部１０８は、登録ユーザの一覧表示の際、文書ファイルの属性をもとに、登録ユーザ毎に未読文書内に処理の必要な文書がどれだけあるかを把握できるように表示する。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ宛の受信文書ファイルを記憶する格納手段と、
ユーザの未読の受信文書ファイルの有無を表示する表示手段とを含み、
前記表示手段は、前記未読の受信文書ファイルの属性にもとづいて、閲覧時に処理が必要な未処理文書の有無と、閲覧時の処理が不要な未読文書の有無とを区別して表示することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記表示手段は、前記未処理文書の処理状況に応じて異なる視覚的効果をもつ表示態様にて前記未処理文書の有無を表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記表示手段は、複数の登録ユーザについて前記未読の受信文書ファイルの有無を一覧表示し、任意の登録ユーザ宛の前記未処理文書の処理状況が所定の条件を満たすとき、その登録ユーザに係る表示態様を他のユーザに係る表示態様と異ならせることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は文書管理技術に関し、とくに、電子化された文書ファイルを取り扱うための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク技術の発達にともない、ネットワークとの接続機能を有するプリンタ、スキャナ、ファックス、ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）などの機器が普及している。このようなネットワーク機能を有するファクシミリやメールなどの文書サーバに複数のクライアントＰＣをローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）やワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）を介して接続し、ユーザ間でのファックスやメール等の文書ファイルの交換や管理に利便性をもたせたシステムが開発されている。
【０００３】
このような文書サーバシステムにおいて、文書サーバに組み込み型のＷＥＢサーバの機能をもたせ、クライアントＰＣのブラウザなどからファクシミリ等の機器設定を行ったり、ファクシミリやメールの送受信の履歴や登録ユーザの一覧などの内部情報を参照できるようにしたものがある（たとえば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−１３５５００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の文書サーバシステムにおいては、ユーザ宛の文書ファイルの未読情報を確認することができても、たとえば処理期限の迫った文書ファイルの有無や、特定のユーザに文書ファイルの処理が集中しているかどうかなどを簡単に把握することは難しかった。文書ファイルがワークフロー型の業務に係るものである場合には、担当ユーザの処理が遅れると、全体の業務を円滑に行う上で支障を来す。特に、一部の担当者に対して、多数の文書ファイルの処理依頼が殺到した場合に、このような事態が生じやすい。
【０００５】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書ファイルの処理状況をユーザ別にわかりやすく表示するための技術の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、ユーザ宛の受信文書ファイルを記憶する格納手段と、ユーザの未読の受信文書ファイルの有無を表示する表示手段とを含み、表示手段は、未読の受信文書ファイルの属性にもとづいて、閲覧時に処理が必要な未処理文書の有無と、閲覧時の処理が不要な未読文書の有無とを区別して表示する。
【０００７】
「文書ファイル」は、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが担当者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように文書ファイルとは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。
【０００８】
文書ファイルには閲覧時に行うべき特定の処理（以下、この特定の処理を「文書ファイル処理」とよぶ）が文書ファイルの属性として定義されているものと、単に文書内容を閲覧するだけでよく、特定の処理は不要なものとがある。文書ファイル処理には、たとえば閲覧後に文書内容に対する承認を行ったり、閲覧後に他のユーザに転送するなどの処理がある。文書ファイル処理を担当するユーザを「担当者」と呼ぶ。新規にユーザ宛の文書を受信した際、文書ファイル処理が必要な未処理文書と、文書ファイル処理の不要な未読文書とに分けて、新規受信文書の有無、さらにはその文書数を表示することにより、多数の処理不要な未読文書の中に未処理文書が紛れることなく、未処理文書の存在を把握することができる。
【０００９】
この装置の表示手段は、未処理文書の処理状況に応じて異なる視覚的効果をもつ表示態様にて未処理文書の有無、さらにはその文書数を表示してもよい。未処理文書数が所定数以上である場合や、未処理文書の処理期限までの残り時間が所定時間以内である場合など、未処理文書の処理状況が所定の設定条件を満たす場合に表示態様を異ならせてもよい。たとえば、文字色や背景色などの表示色を変えたり、文書名とともに表示されるアイコンなどのマークを変更するなどにより、通常とは異なる視覚的効果を与え、ユーザに警告を与えたり、注意を促すことができる。
【００１０】
さらにこの表示手段は、複数の登録ユーザについて未読の受信文書ファイル数を一覧表示し、その登録ユーザ一覧表示において、ユーザ単位で、処理が必要な未処理文書の有無と処理が不要な未読文書の有無とを区別した表示を行ってもよい。さらに、その場合、各登録ユーザ宛の未処理文書の処理状況に応じて、登録ユーザ間で表示態様を異ならせてもよい。たとえば、ある登録ユーザ宛の未処理文書の処理状況が所定の条件を満たす場合に、その登録ユーザに係る表示態様を他のユーザに係る表示態様と異ならせることにより、各登録ユーザの文書ファイル処理の進捗状況を個別に把握することができるようになり、効率的なワークフローの管理が可能となる。
【００１１】
さらに、当該装置は、登録ユーザ一覧表示において、処理が必要な未処理文書と処理が不要な未読文書の区別にしたがって、登録ユーザの並べ替えを行うソート手段や、特定の登録ユーザを検索して抽出する検索手段をさらに含んでもよい。これにより、たとえば、未処理文書数の多い順にユーザを並べ替えて表示したり、処理期限の迫った未処理文書を抱えるユーザだけを検索して表示することができる。
【００１２】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、ユーザ宛の新着文書の内、処理が必要な未処理文書を区別して表示することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、サービスを提供する。また、文書管理装置１００はＷＡＮ１２を介してクライアント１４と接続されてもよい。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばファックス機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ファックスサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰなどに組み込まれてもよい。
【００１５】
図２は、図１の文書管理装置１００の機能ブロック図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１６】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などの機能を用いてユーザ宛の文書ファイルを受け付ける。文書ファイル格納部１０４は、入力部１０２が受け付けた文書ファイルをユーザ毎に格納する。特定の処理が必要な文書ファイルには、文書ファイルの属性として、その処理内容が設定されている。
【００１７】
提供部１０６は、Ｗｅｂブラウザなどの閲覧機能を介して受信ボックスに格納された未読の文書ファイルを各ユーザのクライアント１４に提供する。ユーザは、文書ファイルの閲覧の際、文書ファイル処理の実行を指示することができ、その場合、処理部１１０はクライアント１４から処理実行の指示を受けて、当該文書ファイルに指定された文書ファイル処理を実行する。
【００１８】
表示部１０８は、文書管理システム１０の登録ユーザの一覧を各ユーザのクライアント１４に表示する。表示部１０８は、この登録ユーザ一覧において、文書ファイル格納部１０４に格納された各登録ユーザ宛の未読文書ファイル数をカウントして、登録ユーザ毎に表示する。後述のように、表示部１０８は、文書ファイルの属性をもとにして、各登録ユーザ毎に未読文書内に文書ファイル処理の必要な未処理文書がどれだけ含まれているかがユーザに把握できるように表示する。
【００１９】
上記の構成による文書管理装置１００の動作を説明する。図３は、ユーザが文書ファイル処理を依頼する際の設定画面１５０の説明図である。ユーザは、文書ファイル指定領域１５８に指定された「提案文書」という名前の文書ファイルについて、担当者として「ｕｓｅｒ０１」を宛先指定領域１５６に設定し処理依頼を行う。ユーザは処理依頼に際し、コメント指定領域１６０においてコメントを付加できる。さらに、ユーザは処理期限指定領域１６２により、文書ファイル処理の期限を設定する。処理内容指定領域１６４は、承認、回覧などの処理依頼の内容を指定する。依頼ボタン１５２が押下されると宛先指定領域１５６で指定したユーザを担当者として処理依頼がなされ、その担当者宛に文書ファイル指定領域１５８に指定された文書ファイルが送信される。
【００２０】
図４は、ユーザがクライアント１４により最初に文書管理装置１００にアクセスしたときに表示される登録ユーザの一覧表示画面１７０である。ユーザＩＤ１７２、ユーザ名１７４、および未読文書１７６の各欄が設けられ、登録ユーザ毎に未読文書数の一覧が表示される。未読文書１７６の欄はさらに未処理文書１７８および期限付文書１８０の各欄を含む。未読文書１７６の欄には、ユーザの未読文書ファイルの総数が表示され、未処理文書１７８の欄には、未読文書ファイル全体の中で処理の必要な文書ファイル（以下、未処理文書という）の数が表示される。期限付文書１８０の欄には、未処理文書の中で処理期限付の文書の数が表示される。
【００２１】
表示部１０８は、ある登録ユーザの未処理文書数が所定数以上である場合、その登録ユーザ名の文字色や背景色を変えたり、その登録ユーザの未処理文書１７８の欄に表示された文書数の文字色や背景色を変えるなどの強調表示処理を行う。また、表示部１０８は、期限付文書の内で、処理期限が所定時間内に迫っているものが一つでもある場合に、その登録ユーザ名やその登録ユーザの期限付文書１８０の欄に表示された文書数について、同様の強調表示処理を行う。同図の例では、ユーザＢは所定数以上の未処理文書数をもつため、ユーザＣは処理期限の迫った未処理文書をもつため、それぞれ表示色を変えて強調表示されている。なお、表示部１０８は、期限付文書数が所定数以上である場合に、強調表示を行うようにしてもよい。また、表示部１０８は、未処理文書や期限付文書の数が増えるにしたがって、表示色をたとえば黄色から赤色に変えるなど、段階的な強調表示処理を行ってもよい。
【００２２】
図５は、表示部１０８による登録ユーザの未読文書ファイル一覧表示処理を説明するフローチャートである。表示部１０８は、文書ファイル格納部１０４に格納された登録ユーザ宛の新着文書ファイル数をカウントする（Ｓ１０）。表示部１０８は、登録ユーザの未処理文書の数が所定数以上である場合（Ｓ１２のＹ）、その登録ユーザの未処理文書数の表示に際し、他の登録ユーザと区別がつくように表示色を変えてなどして強調表示する設定を行う（Ｓ１６）。登録ユーザの未処理文書数が所定数に満たない場合（Ｓ１２のＮ）、未処理文書の内、期限が設定されている文書について、処理期限までの残り時間が所定時間以内のものがあるかどうかを調べ（Ｓ１４）、一つでも該当する文書があれば（Ｓ１４のＹ）、その登録ユーザを強調表示する設定を行う（Ｓ１６）。表示部１０８は、適宜、ステップＳ１６の強調表示設定を行った後、最終的に登録ユーザ全員の新着文書ファイル数の一覧表示を行う（Ｓ１８）。
【００２３】
文書管理装置１００は、図示しないソート部を含み、表示部１０８により表示される登録ユーザの一覧表示画面１７０の表示順を変更することができる。図６は、登録ユーザの一覧表示画面１７０において、未処理文書数をもとに登録ユーザの並べ替えを行った例である。ユーザが未処理文書１７８の欄のタグ部分をクリックすると、ソート部は、未処理文書１７８の欄に表示された文書数の大きい順に登録ユーザを並べ替え、表示部１０８は、同図のように未処理文書がもっとも多いユーザＢをリストの最初に表示し、以下、未処理文書数の順に登録ユーザが表示する。未処理文書１７８の欄のタグ部分には当該欄に表示された数の順にソートしたことを示す逆三角形のアイコン１８２が表示される。ソート部は、期限付文書１８０の欄についても同様に期限付文書数の大きい順にソートして表示することができる。
【００２４】
さらに、文書管理装置１００は、未処理文書数、期限付文書数、処理期限までの残り時間の上限値などの条件の指定を受け付け、その条件に当てはまるユーザを検索して抽出する検索部を含み、表示部１０８が検索部により抽出されたユーザについてのみ未読文書数の一覧表示を行うこともできる。
【００２５】
以上、本実施の形態における文書管理装置１００によれば、登録ユーザの一表示覧画面において、各登録ユーザの未処理文書や処理期限が迫った文書の数を確認することができるため、多くの未処理文書を抱えたり、処理期限が迫った未処理文書をもっている登録ユーザが存在することを、本人以外のユーザが簡単に知ることができるようになり、業務の進捗状況の確認や期限管理などを効率的に行うことができる。また、ユーザ単位で文書ファイル処理の状況を管理できるため、特定のユーザに処理依頼が集中するのを避けて、業務負担の分散を図り、ワークフローが滞るのを事前に回避することができる。
【００２６】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００２７】
そうした変形例として、上記の説明では、表示部１０８は、登録ユーザの一覧表示画面において、各ユーザ宛の未読文書の内、未処理文書がどれくらいあるかを容易に把握できるように表示したが、個々のユーザが文書管理装置１００にログインして、自分の受信ボックス内の未読文書を閲覧する際にも同様の表示態様を採用することができる。図４において、ユーザＩＤ１７２の欄のいずれかのユーザＩＤをクリックすると、ユーザのログイン画面に移行し、ユーザがパスワードを入力することでログインが完了し、ユーザは受信ボックス内の文書ファイルの閲覧が可能になる。表示部１０８は、ログインしたユーザ宛の未読文書ファイルを一覧表示する際に、未読文書中の未処理文書を他の処理不要な文書から区別して表示する。
【００２８】
また、処理の必要な未処理文書を他の未読文書から区別する表示形態には、いろいろな変形が考えられ、上記の説明の画面例は、その一形態に過ぎない。他の表示形態として、未読文書数を表示せずに未処理文書数だけを表示したり、未読文書や未処理文書の数は表示せずに、それらの文書の有無だけを表示してもよい。
【００２９】
さらに未読文書の表示形態は運用に合わせてユーザがカスタマイズ可能に構成され、ユーザが強調表示方法や強調表示の条件の設定ができるようにしてもよい。たとえば、強調表示方法として表示色の指定や各種アイコンの指定ができるようにしたり、処理期限付文書数を表示する際の処理期限までの残り時間の上限値を設定できるようにしてもよい。また、通常は未読文書数のみをユーザ一覧画面に表示し、ボタンなどをクリックすることで、未処理文書数や期限付文書数などを含む詳細な表示画面に移行するように構成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の機能ブロック図である。
【図３】文書ファイル処理を依頼する際の設定画面の説明図である。
【図４】図２の表示部による登録ユーザの一覧表示画面の説明図である。
【図５】図２の表示部による登録ユーザの一覧表示処理を説明するフローチャートである。
【図６】図４の登録ユーザの一覧表示画面において、登録ユーザの並べ替えを行った例を説明する図である。
【符号の説明】
【００３１】
１４  クライアント、  １００  文書管理装置、  １０２  入力部、  １０４  文書ファイル格納部、  １０６  提供部、  １０８  表示部、  １１０  処理部、  １７０  登録ユーザの一覧表示画面、  １７６  未読文書、  １７８  未処理文書、  １８０  期限付文書。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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