(57)【要約】【課題】グループで行う会議とその結果で生じる必要なアクションとを含めて、グループで行う協調作業とし、作業の一環とした管理を行う。【解決手段】グループで行う開催予定の会議を規定するデータと、送付された会議資料データとを、会議のＩＤに対応づけて受け付け、会議の準備、開催、議事録の作成を支援する会議支援手段と、会議支援手段により得られたデータから、アイテム毎の作業担当者と所定報告期限とを含む１以上のアクションアイテムを抽出し、作業実績報告データを受け付けると共に、所定報告期限に対応して未報告のアイテムに関しては担当者を督促する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
開催予定の会議を規定するデータと、送付された会議資料データとを、前記会議のＩＤに対応づけて受け付け、会議の準備、開催、議事録の作成を支援する会議支援手段と、
前記会議支援手段により得られたデータから、アイテム毎の作業担当者と、所定報告期限とを含む、１以上のアクションアイテムを抽出するアクションアイテム抽出手段と、
作業担当者からの作業実績報告データを受け付け、前記アクションアイテムの所定報告期限に対応して未報告のアイテムに関し、担当者を督促する作業管理手段と、
を有することを特徴とする会議支援および作業管理装置。
【請求項２】
コンピュータに、
開催予定の会議を規定するデータと、送付された会議資料データとを、前記会議のＩＤに対応づけて受け付け、会議の準備、開催、議事録の作成を支援する会議支援手段と、
前記会議支援手段により得られたデータから、アイテム毎の作業担当者と、所定報告期限とを含む、１以上のアクションアイテムを抽出するアクションアイテム抽出手段と、
作業担当者からの作業実績報告データを受け付け、前記アクションアイテムの所定報告期限に対応して未報告のアイテムに関し、担当者を督促する作業管理手段と、
して機能させるための会議支援および作業管理プログラム。
【請求項３】
送付された会議資料データを同系列の次の会議資料データとして登録することを特徴とする請求項１に記載の会議支援および作業管理装置。
【請求項４】
会議を規定するデータの中の、提案議題について、主催者に対して常時提案可能なメッセージ伝達機構を備えていることを特徴とする請求項１に記載の会議支援および作業管理装置。
【請求項５】
会議を規定するデータの中の、提案された議題に緊急度を設定し、提案議題の数や緊急度に基づいた評価値が一定の敷居値を越えた場合に、会議の日程変更や開催の決定をすることを特徴とする請求項１または請求項４に記載の会議支援および作業管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループで行う協調作業に係り、会議を含み、会議での意志決定から発生または派生する作業を複数のグル−プで協調／連携して効率良く進行できる、企業活動の作業管理システム全般に関連する。
【０００２】
【従来の技術】
会議は企業活動の内部的な要であり、企業活動の中の多くの重要な作業は、会議における意志決定から発生または派生する。その作業の中で、新たに発生した懸案事項のうち、現場での決定が困難なものは、やはり会議に議題としてとり上げられ意志決定を仰ぐことになる。
【０００３】
この会議の開催を側面から支援する従来の技術としては、いくつかのカテゴリの会議支援システムが存在している。例えば、遠隔地の会議をＴＶやネットワークを使用して支援するもの、会議出席者のスケジューリングを行なうもの、議題などをスクリーンなどに投影して会議進行を支援するもの、及び、発言者の音声を記録して議事録の作成を支援するものなどがあり、これらの概略は、非特許文献１にも記載されている。また、会議の準備や進行などの会議運営を、内容面で実質的に支援するものとしては、例えば特許文献１のように、「会議支援装置および会議支援方法」がある。これは、会議に関し、会議の設定情報、その会議の資料情報、議事録をリンクさせて管理しようと言うものであり、会議の準備作業の〆切管理が含まれてはいるが、飽くまで会議資料の準備作業に限定されたものであり、会議を含む企業活動全般で起こる作業を指すものではない。
【０００４】
他方、会議という形を取らずに、複数のメンバや複数のグル−プ同士が共同で作業を進めていくための連携、情報交換等の各種の方法として、ワークフローシステム、グループウェアのメッセージ管理などがある。これらは、例えば、非特許文献１に包括的概念を知ることが出来る。しかし、これらは、会議を含む企業活動全般で起こる作業を指すものではなく、本発明のように、会議とそれに関連する作業を統一的に管理することにより、企業活動全体の明確化、情報共有、効率化を実現しようとするものはなかった。
【０００５】
【特許文献１】
特開平９−４４５６１号公報
【０００６】
【非特許文献１】
『グループウェアとその応用』垂水  浩幸著  共立出版
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
ここで言う会議とは、広い意味での会議であり、必ずしも物理的に同じ場所にいなくても良いが、一般的に複数の人が集合して何らかの事項について話し合い、一定の合意や結論を導き出すものを指す。組織や企業内で行なわれる、定例会議、開発会議、経営会議などはもちろん含まれるが、二人の人間の一方がもう一方を取材して何ごとかを聞き出すようなヒアリングも想定している。ヒアリングは例えば、企業が商談活動の一環として顧客のもとへ営業担当者を派遣し、顧客のニーズや予算等を取材する場合に発生する。組織や企業での会議は一般に、そこでの意志決定が次の何らかのアクションや別の会議につながり、関係者の継続的な協調作業を通して、何らかの案件を解決していくことが通常である。このように会議は協調作業の要であり、案件の関係者のアクションは会議をきっかけに発生し、その結果は会議で報告され、集められた報告に基づいて次の段階の議論、意志決定がまたなされるものである。
【０００８】
従って、ここでの「会議」は、会議そのものに限るものではなく、会議を含み会議に関連して発生した各種の作業をも含み、企業活動の作業／管理全般に係わるものである。しかしながら、従来、会議を企業活動の作業の一貫として位置付け、会議支援および作業管理システムとして統合して扱うようなシステムは存在していなかった。従って、グループで行なう協調作業に関し、グループが行なう会議、会議がきっかけとなって発生するアクションを含めた関連の作業、各種資料、デ−タをも関連づけて管理する会議支援および作業管理システムの構築を提案する。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
開催予定の会議を規定するデータと、送付された会議資料データとを、前記会議のＩＤに対応づけて受け付け、会議の準備、開催、議事録の作成を支援する会議支援手段と、前記会議支援手段により得られたデータから、アイテム毎の作業担当者と、所定報告期限とを含む、１以上のアクションアイテムを抽出するアクションアイテム抽出手段と、作業担当者からの作業実績報告データを受け付け、前記アクションアイテムの所定報告期限に対応して未報告のアイテムに関し、担当者を督促する作業管理手段と、から会議支援および作業管理装置を構成する。
【００１０】
本発明では、このような会議を含む作業管理の環境を示すものとして、図２に本発明と他システムとの関連図を示す。環境の中核をなすものは、本発明の会議支援および作業管理装置１であり、上記のような会議データを扱えるように拡張したものである。このシステムは例えばサーバ＆クライアント型であり、ＷＥＢサーバ２を介したＷＥＢブラウザ３を通してユーザとインタラクションする。
【００１１】
本システムの動作環境としては、他に既存技術であるメールサーバ４、会議スケジューリングシステム５、会議室予約システム６、議事進行支援システム７、会議データ編集システム８、グループコミュニケーションシステム９等が存在し、適時、連携して動作させることができる。ここでメールサーバ４は、例えば作業依頼の到着や作業状態の変更などのシステム内で起こるイベントの通知に用いられる。
【００１２】
この会議支援および作業管理装置１は、会議の実行をひとつの作業として扱い、他の作業や会議との間の関係を協同作業の実行時に動的に管理する能力を持っている。各作業や会議には必ず少なくとも一人の担当者がおり、これらの担当者たちは、本発明のシステムを介して、自発的または他のメンバーからの依頼を受けて、担当の作業の生成、消滅、状態や内容の変更を行なう。依頼を受けた場合の作業はシステムが自動生成するが、依頼された作業を拒否したり他のグループメンバーへ転送したりすることも可能である。
【００１３】
本発明は、会議に関連して各種の作業が発生または派生してくるものと考えると共に、会議そのものも作業の一環であると考え、会議及び作業を表現するデータは、基本的に全て、会議にリンクして管理する。従って、会議ＩＤまたは作業ＩＤを最初に定めるが、会議そのものも作業と捉えているので、会議ＩＤとはせず、作業ＩＤで全てをリンクさせても良い。
【００１４】
作業を表現するデ−タとしては、作業ＩＤ、作業内容、作業担当者、作業依頼元情報などからなるものとする。また、会議に関する事項をより詳細に構造化する必要があり、例えば次のように、作業内容の作業種別としては、会議ステータス、会議名、開催日時、開催場所、及び参加者などとし、また、会議の議題としては、議事内容、決定事項会議資料、アクション（要対処事項）、作業担当者、会議主催者及び作業依頼元情報などとする。
【００１５】
図３に、具体的な作業や会議の関係情報の例を摸式的に示す。この図ではまず、作業や会議を通してグループで協同推進して行くためのトップレベルの作業を『案件』として表現している。この案件に関連した作業や会議は，案件の下位にあるものとして自発的または他からの依頼により生成される。図３では、案件の直下に案件担当者の依頼によって作られた作業１や、担当者が自発的に生成した会議１などが表現されている。ここでは前者の関係を依頼関係、後者の関係をサブタスク関係と呼ぶ。尚、依頼関係はサブタスク関係の一種である。
【００１６】
会議１の下位には、会議１から派生した作業としてアクション１，２  が、会議２  の下位には、会議２から派生した作業としてアクション３がある。これらは、各々の会議の担当者から依頼された作業として生成されている。（アクションは会議から直接派生した作業である）各アクションはさらに作業に分岐したり（  作業２，３）、自発的に生成された作業が作業４として下位に関連づけられたりすることもあり得る。これらの会議１〜３、作業１〜３には、それぞれが関連づけれれた上でのＩＤが設定され、計算機に入出力される会議を規定する諸データ、作業を規定する諸データは全て、この会議ＩＤ、作業ＩＤに対応づけて管理されデータベースに入力されるので、関連した諸データを検索し、必要に応じて表示することが可能となる。
【００１７】
ここでは各会議・作業の内容には立ち入らず詳細は実施例に譲るが、このように、会議を作業の一種として位置づけ、協同作業の進行に沿って動的にその内容や他の会議や作業との関係を管理して行くことにより、組織や企業の内部活動全体を統一的に計算機上で扱うことが可能になる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
図１の実施例の進行図により、第一の実施例の詳細を説明する。図１に示すようにトップレベルの案件から、まず会議１が発生したと考え、場合によっては、会議２や会議３が派生する。この会議１に関するデータを、会議ＩＤ−Ｎｏにリンクさせて定義し、会議２や会議３についても同様とするが、会議１〜３の会議ＩＤは、おおもとの案件とリンクされ相互の関連づけがわかるようになっている。会議データにはステータスがあり、例えば、開催予定／  日程調整完了／  開催準備完了／  開催済／  議事録発行済、などである。以下に会議１を主体に各々の作業の内容詳細項目とその進め方について述べる。
【００１９】
（１）開催予定
会議１が作業として生成された時点ではステータスは＜開催予定＞である。会議１の主催者に対して作業１が設定されるので、まず主催者が決めた会議の議題、開催日時、場所などが、会議１のＩＤに関連づけてこれら会議を規定する会議データとして入力される。
【００２０】
（２）日程調整
次に参加者が選択され、会議参加依頼が作業依頼として参加者に送出される。依頼を受けた参加者からの参加の可否の回答を受け取り、回答が入力される。回答を見た会議主催者の、開催が可能との判断入力を受けると、ステータスを＜日程調整完了＞に変え、必要に応じて開催の決定通知が発行される。参加者の都合がつかず、会議主催者が開催は無理と判断された場合には、参加者、日程などを変更の指示を受けて、参加の再依頼が発行される。この種の会議スケジューリングに関しては、既存技術である図２の会議スケジューリングシステム５や、会議室予約システム６などを援用するシステムも考えられる。
【００２１】
（３）開催準備
日程調整の後や日程調整と並行して、会議１の主催者からの、会議資料の作成作業の依頼がグループメンバーに発行される。依頼を受けたメンバーの作成した資料は、作業依頼の回答として返送されるので、その製作物を会議１の会議ＩＤとリンクさせて、資料番号等と共に自動的に登録される。また、資料の作成期限が規定されているので、期日迄に返送されない未入力の資料に関しては、担当者への督促依頼の発行がされる。このようにして受け付けた会議資料は、該会議にリンクして登録され、会議資料データとして管理される。上記（１），（２）を通して会議データ中の会議名、開催日時、開催場所、参加者、議題までは会議当日までに会議主催者が主導して決定、収集して入力されており、また、必要な当日配布の会議資料なども会議資料管理手段により入力され管理されている状態にあるので、これらが終了した段階でステータスは＜開催準備完了＞となる。
【００２２】
（４）議事進行
会議自体は、実際にひとつの場所に集合して行なったり、ＴＶ会議システムなどのリモート環境で行なっても良い。会議当日までには、会議データ中の会議名、開催日時、開催場所、参加者、議題などはそろっている筈であるから、会議主催者が、参加者に提示するアジェンダや配布資料一覧リストの作成を支援することができる。参加者はアジェンダを元に議論を行ない、何らかの意志決定や、今後必要なアクションの決定を行なう。会議主催者は、これらを図２の会議データ編集システム８を介して決定事項やアクションとして会議中や会議後に記録する。議事が終った時点で会議ステータスは＜開催済＞とされる。実際の議事進行は予定議題だけではなく、議題の詳細化や追加を伴いつつ進行するのが通常であるが、議事の進行操作は、既存技術である図２の議事進行支援システム７と連携することも考えられる。
【００２３】
（５）議事録作成
議事後の会議データから、図２の会議データ編集システム８は、適当なフォーマットで議事録を生成することが可能である。議事録が発行された時点で会議ステータスは＜議事録発行済＞とされ、該会議資料データの一環として登録／管理される。尚、会議の主催者とは別に会議推進者がいる場合もある。この場合には、上記のような一連の会議準備、進行、議事録作成、報告作業は、会議推進者の入力を受け付ける等、複数の担当者やその役割を定めることも可能とする。
【００２４】
（６）アクション管理
要対処事項としてのアクション・アイテムは、会議から直接派生する作業項目である。会議ではアクションの内容、担当者、〆切，報告時期などが決定されるので、これらを会議のサブタスクや、会議主催者が依頼した作業として、会議ＩＤにリンクして管理することができる。アクションには報告時期が決まっているものや、特に決まっていない継続的な作業が考えられる。前者のアクションで、報告時期の会議開催がすでに決まっている場合（同系列会議の次回など）には、システムがアクションの回答を自動的にその会議の資料として報告される形で設定される。後者の場合には、そのアクションの担当者へ報告を求める他のメンバーが出す報告依頼を受ける形で管理する。これらのアクションは作業管理システムの機能を使用して、拒否、転送、分岐（作業２，３）アクションのための下位会議の開催（会議４）などへ、カスケード的に展開して管理することが可能である。同じ系列の会議の次回開催もアクションの一種であると考えられ、これは会議１の主催者または、案件の担当者への会議２の開催依頼として処理される。
【００２５】
（７）議題依頼
グループメンバーの側から、会議に判断を仰ぎたい項目が発生することが考えられる。この場合、本発明ではそれを会議主催者や、案件担当者への議事依頼として発行され、提案された議題は主催者側に対して、常時提案可能なメッセージ伝達機構を備えている。これも作業依頼の一種であり、提案議題以外にも、例えばこれらのデータとして、作業ＩＤ，作業内容、作業種別、希望会議名、作業担当者、作業依頼元情報などである。作業種別の詳細項目としては更に、議事ステータス、議題、議題内容、資料、緊急度、〆切のデータなどである。これらは、これを受け、その緊急度や〆切に応じて議事を行なう会議を決めた主催者、または主催者の指示を受けた担当者の入力により登録される。希望する会議が既に存在している場合には、その会議の議題として登録され、希望会議が指定されていない場合には、緊急度や〆切に応じて、既存の会議に割り振っられるか、新規に会議を生成させても良い。上記に現れる会議、アクション、作業については、タイマを有しており、作業管理システムの機能として、〆切管理や、各種アラーム機能と連携して動作させることが可能である。また、既存技術の図２のグループコミュニケーションシステム９（掲示板、チャット、ビデオカンファレンス等）を援用して協調作業をより円滑にすることも考えられる。
次に、図４により、第二の実施例として、ヒアリング及び作業の管理に関する事例を説明する。例えば、前項の案件を商談、顧客とのヒアリングを会議の一種、ヒアリングに基づいて行なう提案書作成をアクションの一種、顧客対応のための打ち合せを会議の一種、などとして扱えば前項と同様の方法で、企業の商談推進活動全体を管理することが可能になる。
【００２６】
【発明の効果】
会議を作業の一種として位置づけ、協同作業の進行に沿って動的にその内容や他の会議や作業との関係を管理していくことにより、組織や企業の内部活動全体を統一的に計算機上で扱うことが可能になり、会議を含む企業活動に関する関係メンバー間の情報共有や、管理者による進捗管理が容易になる。また、会議資料の作成を会議の下位に関連づけられた作業の一種として扱うことにより、作成の
【００２７】
〆切管理や、会議資料準備、事前または当日の配布、提示が容易になり、会議から派生するアクションを会議の下位にある作業の一種として扱うことにより、アクションの進捗管理や報告の収集も容易になる。更に、議事が作業の一種として依頼可能であることにより、必要な会議を適切なタイミングで開催することが容易になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の進行図
【図２】本発明と他システムとの関連図
【図３】会議、作業間の関係図
【図４】商談管理の実施例
【符号の説明】
１  会議支援および作業管理装置
２  ＷＥＢサーバ
３  ＷＥＢブラウザ
４  メールサーバ
５  会議スケジューリングシステム
６  会議室予約システム
７  議事進行支援システム
８  会議データ編集システム
９  グループコミュニケーションシステム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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