(57)【要約】【課題】単純なシステムの構造でシステム構築に過大な負荷をかけずに、なおかつ個人情報の保護も図れるシステムを提供することを課題とする。【解決手段】画像データをテキストデータに符号化してタグ付きテキストデータの中に埋め込むことにより、元のタグ付きテキストデータと埋め込んだ画像データを一括して管理することにより上記課題を解決する。顔画像や印影画像など文書作成者の個人情報画像を埋め込む画像データとして用いる。これらの個人情報画像は、登録ユーザーのパスワードをキーとして暗号化されてサーバー装置に管理される。【選択図】  図３
2005031980.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データをテキストデータに符号化してタグ付きテキストデータの中に埋め込むことにより、元のタグ付きテキストデータと埋め込んだ画像データを一括して管理するファイル管理方法。
【請求項２】
電子文書データを管理するサーバー装置と、このサーバー装置にネットワークで接続されるクライアント装置により構成される電子文書管理システムであって、
前記サーバー装置においては、画像を含む電子文書データを、画像部分をテキストデータに符号化してタグ付きテキストデータの中に埋め込むことにより、単一のタグ付きテキストデータとして記録管理するものであって、
前記クライアント装置においては、電子文書データ中に画像データであることを示すタグが含まれる時は、そのタグで示される内容として記載されたテキスト部分を復号して元の画像データを表示する機能を備えた閲覧手段を備えて、前記単一のタグ付きテキストデータを、文字と画像からなるフォームとして表示可能であって、
このような構成をとることにより、前記サーバー装置および前記閲覧手段において、電子文書データのテキスト部分と電子文書データに埋め込まれる画像データとの対応付けを管理する必要をなくしたことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書管理システムにおいて、電子文書データに埋め込む画像は、画像データを所定の方法により符号化してテキストデータとし、さらにこのテキストデータを所定の暗号化方法により暗号化した状態で前記サーバー装置が管理する所定のデータベースに登録されており、新たに電子文書データを作成する際は、このデータベースから該当するレコードを抽出し、抽出したレコードを復号して暗号化される前のテキストデータの状態に戻して電子文書データの一部として利用することができるように構成したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項４】
前記データベースに登録される画像は、個々の利用者を文書作成者として特定するための画像であることを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記データベースに登録される画像は、利用者固有の暗号鍵によって暗号化および復号されるものであることを特徴とする請求項４に記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
請求項２に記載の電子文書管理システムにおいて、前記クライアント装置は、前記閲覧手段とともに、文書作成要求手段を備えるものであって、この文書作成要求手段は、文書作成に必要なテキストの対話入力インターフェースを提供するとともに、対話入力インターフェースにより入力したテキストデータを一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求できるものであって、文書作成者が任意に選択する場合は、文書作成者である利用者がクライアント装置において描画した線図形画像をテキストに符号化したデータを電子文書データに埋め込むデータとして、前記対話入力インターフェースにより入力したテキストデータとともに一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求でき、
あるいは、事前に前記サーバー装置に登録した作成者の個人情報画像を電子文書データに埋め込むデータとして指定して、前記対話入力インターフェースにより入力したテキストデータとともに一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求できるように構成したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項７】
請求項６に記載の電子文書管理システムにおいて、前記閲覧手段および前記文書作成要求手段は、前記サーバー装置が保持する電子文書データに付随して、利用者のクライアント装置に提供されるものであって、文書作成に着手する利用者が前記サーバー装置から電子文書を選択した時に、電子文書データとともにクライアント装置にダウンロードされてクライアント装置上で所定の機能を発揮するように構成したことを特徴とする電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、申請手続等を電子的に実現する場合に問題となる電子文書データの管理方法および管理システムに関する。
【０００２】
現在、電子的な申請手続きを行なわせるシステムにおいて一つの申請に対し申請者の肖像画像などの画像が埋め込まれているものは数多くある。このように申請文書データがそれと関係するファイルを必要とする場合に、これらのファイルを効率よく管理するために、様々な手法が考えられている。
【０００３】
例えば、特許文献１では、複数ファイルを管理する際、属性ファイルを生成し、メインの文書と対にして管理する方法及び装置が開示されている。また、特許文献２にも、複数ファイルを管理する際、インデックスファイルを生成し、メインの文書として管理することにより課題を解決するシステムが開示されている。
【０００４】
【従来技術】
【特許文献１】
特開平９−５２５０６５号公報
【特許文献２】
特開２００１−６７３４９号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、「一つの申請に対し二三の画像が埋め込まれている」程度の比較的単純な申請データを管理するシステムに対して、これらの従来方法を用いてシステム構築すると、これらの方法を用いても何らかの「複数のファイルを管理する構造」が必要とされるため、結局、ファイルの管理の問題は解決されるが、その分システムの構築に負荷がかかり、総体的に見てあまりメリットが見出せないという問題があった。また、サーバを持つ仕組みの根源的な問題として、管理者は全ての情報について利用できてしまうので、印影などの特殊画像データが悪用される恐れがあった。また、画像ファイルはサーバで管理するものであったため申請データとしてエンコード管理していても、サーバがデコードしないと画像が表示できず、サーバに負荷がかかっていた。
【０００６】
本発明はこのような問題点を考慮してなされたものであり、単純なシステムの構造でシステム構築に過大な負荷をかけずに、複数の要素から構成される文書データを単純に管理でき、なおかつ個人情報の保護も図れるシステムを提供することを課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
課題を解決するための第１の発明は、画像データをテキストデータに符号化してタグ付きテキストファイルの中に埋め込むことにより、元のタグ付きテキストファイルと埋め込んだ画像データを一括して管理するファイル管理方法である。
このように画像データをテキストファイルの一部として一体化することによりテキストファイルと付随する画像データ等との管理が不要となる。
【０００８】
課題を解決するための第２の発明は、電子文書データを管理するサーバー装置と、このサーバー装置にネットワークで接続されるクライアント装置により構成される電子文書管理システムであって、その基本となる第１の態様は、
前記サーバー装置においては、画像を含む電子文書データを、画像部分をテキストデータに符号化してタグ付きテキストデータの中に埋め込むことにより、単一のタグ付きテキストデータとして記録管理するものであって、
前記クライアント装置においては、電子文書データ中に画像データであることを示すタグが含まれる時は、そのタグで示される内容として記載されたテキスト部分を復号して元の画像データを表示する機能を備えた閲覧手段を備えて、前記単一のタグ付きテキストデータを、文字と画像からなるフォームとして表示可能であって、
このような構成をとることにより、前記サーバー装置および前記閲覧手段において、電子文書データのテキスト部分と電子文書データに埋め込まれる画像データとの対応付けを管理する必要をなくしたことを特徴とする電子文書管理システムである。
【０００９】
第２の発明の第２の態様は、第１の態様の電子文書管理システムにおいて、電子文書データに埋め込む画像は、画像データを所定の方法により符号化してテキストデータとし、さらにこのテキストデータを所定の暗号化方法により暗号化した状態で前記サーバー装置が管理する所定のデータベースに登録されており、新たに電子文書データを作成する際は、このデータベースから該当するレコードを抽出し、抽出したレコードを復号して暗号化される前のテキストデータの状態に戻して電子文書データの一部として利用することができるように構成したことを特徴とするものである。
【００１０】
第３の態様としては、前記データベースに登録される画像は、個々の利用者を文書作成者として特定するための画像であってもよい。すなわち、顔画像、印影画像であってよい。
【００１１】
第４の態様としては、前記データベースに登録される画像は、利用者固有の暗号鍵によって暗号化および復号されるものであってもよい。利用者固有の暗号鍵として、例えば利用者のパスワードを用いれば、他人が、前記データベースに登録されている画像を盗み出しても、その画像データを利用するには、復号した状態で、文書データに埋め込む必要があるため、所有者のパスワードを知らなければその画像を文書データに埋め込んで悪用することができないという効果がある。
【００１２】
第２の発明のさらに望ましい第５の態様は、第２の発明の基本となる第１の態様のシステムにおいて、前記クライアント装置は、前記閲覧手段とともに、文書作成要求手段を備えるものであって、この文書作成要求手段は、文書作成に必要なテキストの対話入力インターフェースを提供するとともに、対話入力インターフェースにより入力したテキストデータを一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求できるものであって、文書作成者が任意に選択する場合は、文書作成者である利用者がクライアント装置において描画した線図形画像をテキストに符号化したデータを電子文書データに埋め込むデータとして、前記対話入力インターフェースにより入力したテキストデータとともに一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求でき、
あるいは、事前に前記サーバー装置に登録した作成者の個人情報画像を電子文書データに埋め込むデータとして指定して、前記対話入力インターフェースにより入力したテキストデータとともに一つの電子文書データとして前記サーバー装置に記録管理するよう要求できるように構成したものである。
【００１３】
第２の発明のさらに望ましい第６の態様は、第５の態様の電子文書管理システムにおいて、前記閲覧手段および前記文書作成要求手段は、前記サーバー装置が保持する電子文書のデータに付随して、利用者のクライアント装置に提供されるものであって、文書作成に着手する利用者が前記サーバー装置から電子文書を選択した時に、電子文書データとともにクライアント装置にダウンロードされてクライアント装置上で所定の機能を発揮するように構成したことを特徴としたものである。尚電子文書データとしては、内容が記入されていない未記入の用紙に相当するデータの場合と、既に作成され文書データとしてサーバー装置にて記録管理されているデータの場合がある。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下図面を用いて、本発明の一実施形態である装置１を説明してゆく。図１は、本発明に係るファイル管理方法を端的に説明するイメージ図である。図１の右側は何かの申請書として作成された電子文書データが閲覧ソフトにより表示された状態を示す。この電子文書データは、申請書の内容であるテキスト部分、申請者の顔写真画像、および、申請者の署名を表す画像から構成されるものである。図１の左側は、この電子文書データが単一のタグ付きテキストデータ１０で記録されていることを示す。タグ付きテキストデータとしては、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）によって記述する。
【００１５】
図１の顔写真部分２１は、テキストデータ１０のタグ＜顔写真＞の箇所にテキストデータに符号化されて記録される。すなわち、元の顔写真の画像データを適当な符号化方法により文字データに変換して埋め込むのである。同様に、申請者の署名は、元の画像データを同様な符号化処理により文字データに変換してタグ＜自署＞の箇所に埋め込む。
【００１６】
画像データを文字データに符号化する方法は何でもよいが、例えば、画像データの６ｂｉｔずつをＡＳＣＩＩの１文字に変換するＢａｓｅ６４と呼ばれる方法を用いてもよい。この場合には、バイナリデータが大文字及び小文字のアルファベットおよび１から９の数字、「＋」、「／」に変換される。
【００１７】
図２は本発明の方法によらない典型的な従来方法を示す。申請データは、テキストファイル１１、顔写真画像データファイル３１、署名画像データファイル３２から構成されることになる。テキストファイル１１と顔写真ファイル３１、署名画像ファイル３２は、＜顔写真＞タグ、＜自署＞タグに記述されたファイルのパス名によって関係付けられている。
【００１８】
図２の従来方法では、テキストファイル１１における画像ファイルのパス名の記述と、実際に該当する画像ファイルが存在するフォルダの所在が一致しなくてはならない。不一致であるとリンク切れをおこし、電子文書は右側に示すように正しく閲覧できないということになる。したがって、従来方法では、テキストファイルとテキストファイルが参照する画像ファイルのリンクが外れないように、サーバー装置は文書データを管理する必要がある。本発明に係るファイル管理方法は、このようなリンク切れのおそれが全くないわけであるからシステムの負荷が大きく軽減される。
【００１９】
図３は、本発明の方法を応用した文書管理システム１を説明する概略図である。文書作成者は事前に個人情報画像を管理サーバーに登録し（図３▲１▼）、文書作成者は管理サーバーに対して文書作成をリクエストすると、管理サーバーは個人情報画像データを付した申請書データを作成し（図３▲２▼）、この申請書データは業務フローにより上長に閲覧される（図３▲３▼）。以下さらに詳しく説明する。
【００２０】
図４は、文書管理システム１の全体構成を説明する図である。４０は、登録利用者が利用するクライアントＰＣ４０である。クライアントＰＣ４０には、符号化手段４１、個人情報登録手段４２、文書作成要求手段４３が備えられる。符号化手段４１は、登録利用者の有する個人画像情報（印影画像（サイン画像）、顔写真画像）をＢａｓｅ６４等の符号化方法によりテキストデータに変換する。個人情報登録手段４２は後述するサーバー５０のデータベース管理手段５５のクライアントであって、登録利用者は、個人情報登録手段４２を通じて、データベース管理手段５５に対してテキストデータとした個人情報画像データの個人情報データベース５１への登録を依頼することができる。文書作成要求手段４３も同様にデータベース管理手段５５のクライアントであって、登録利用者は、申請文書等に記載すべきテキストを入力した上で文書作成要求手段４３を通じて、サーバー５０に対して文書データの作成および後述する電子フォームデータベース５２への登録を依頼することができる。
【００２１】
５０は文書管理サーバーである。クライアントＰＣ４０とはネットワーク７で接続される。文書管理サーバー５０は、個人情報データベース５１、電子文書データベース５２の二つのデータベースを管理する。また、文書作成手段５３、暗号復号手段５４、データベース管理手段５５、認証ワークフロー制御手段５６が備えられる。
【００２２】
個人情報データベース５１は、テキストデータ化した個人情報画像を管理するデータベースである。電子文書データベース５２は電子文書データのひな型データと作成された文書データを記録管理するデータべースである。文書作成手段５３は、クライアントＰＣ４０から文書作成要求が来た時に動作する。
【００２３】
電子文書データベース５２に登録された電子文書データは、定められたワークフロー定義に従い、所定の順序または所定の範囲で所定の他の登録者（文書作成者の上長や同じ部門の同僚）が閲覧することができる。
【００２４】
以下、システム１について利用の段階ごとに説明する。以下の説明では、文書作成要求手段４３および閲覧手段４９は、電子文書の種類毎に用意され、既に作成され登録されている電子文書データまたは内容記入前の電子文書データ（電子文書のひな型データ）をサーバー装置５０に要求すると、それらは電子文書データとともにクライアントＰＣ４０にダウンロードされ、クライアントＰＣ４０上で動作するようになるものとする。以下の説明では、電子文書データにその文書の種類に応じた専用の文書作成要求手段４３および閲覧手段４９が伴って提供されるものを電子フォームと呼ぶ。
【００２５】
（個人情報画像の登録時：図３▲１▼）個人情報画像の登録は、クライアントＰＣ４０において、利用者が個人情報登録手段４２を動作させることにより行われる。
利用者は符号化手段４１を用いて個人情報画像データをテキストデータに変換しておいて、このデータを個人情報登録手段４２によりサーバー５０にアップロードさせる。サーバー５０側では、データベース管理手段５５が登録利用者の個人認証情報（パスワード等）を暗号鍵とし暗号復号手段５４を呼出す。暗号復号手段５４はロードされた個人情報画像テキストデータを与えられた暗号鍵により暗号化する。データベース管理手段５５はその結果のデータを個人情報データベース５１に登録する。
【００２６】
（文書データの作成時：図３▲２▼）利用者は、クライアントＰＣ４０からサーバー５０にログオンする。そして作成したい文書用の電子フォームを選択する。選択された電子フォームがクライアントＰＣ４０に送付され、クライアントＰＣ４０上で文書作成要求手段４３として動作する。文書作成者は文書作成要求手段４３が提供する対話インターフェースを利用して文書に記載する内容（テキスト）を入力する。
（署名データの付加）作成文書は、ペンパッドあるいはマウスなどでクライアントＰＣ４０上で作成したサイン画像を添付することが可能である。その場合はサイン画像をバイナリデータとして符号化手段４１に与えることによりテキストデータとする。そしてこのテキストデータと文書に記載する内容のテキストデータをひとまとめにした電子文書データがサーバー５０に送付される。
（登録個人情報の付加）作成文書には、文書作成者が個人情報データベース５１に登録しておいた顔画像などの個人情報データを添付することができる。この場合には、登録しておいた個人情報データを添付する旨と文書に記載する内容のテキストデータをひとまとめにした電子文書データがサーバー５０に送付される。
（文書データの作成と登録）サーバー５０では、文書作成手段５３が、送り付けられた電子文書データを受取る。そして、個人情報データベース５１から必要なデータを取り出す必要がある時は、データベース管理手段５５を通じて該当する個人情報データ（テキスト符号化された後で登録利用者の鍵情報により暗号化されている）をデータベース５１から読み出す。そして、文書作成者の鍵情報（パスワード）により復号して、その結果のテキストデータを、文書の本文部分のデータに個人情報を挿入したことを示すタグとともに挿入して加えて、文書データを作成し、最終的に電子文書データベース５２に登録する。また、署名データを付加して文書を作成するよう要求されている時は、文書作成手段５３は、受けとった署名データ（テキストデータに符号化されている）を文書の本文部分のデータに署名データを挿入したことを示すタグとともに挿入して加えて、文書データを作成し、最終的に電子文書データベース５２に登録する。
【００２７】
（文書データの閲覧時：図３▲３▼）文書を閲覧する場合は、クライアントＰＣ４０からサーバー５０にログオンし、文書閲覧を要求する。認証ワークフロー制御手段５６は、ログイン名やパスワードからログインした利用者を認証し、さらに要求した文書に関して閲覧可能な利用者かどうかを判定し、閲覧可能な場合は、電子文書データベース５２に保持してある登録された文書データを要求したクライアントＰＣ４０に提供する。このとき文書データに付随して閲覧手段４９もクライアントＰＣに送付され、この閲覧手段４９の働きにより文書データがクライアントＰＣ４０のモニタ画面に表示される。その際、閲覧手段４９はＢａｓｅ６４デコード機能を内蔵しているので、クライアントＰＣ４０上で、文書の内容テキストとともに文書作成者の個人情報画像を再生描画した電子フォーム２０を閲覧することができる。
【００２８】
図３及び図４で説明した文書管理システム１においては、電子文書のデータとしてはテキストのほかに印影画像や顔画像を含むにもかかわらず文書データ１０の１種類のファイルを管理すればよい。印影画像や顔画像等の個人情報画像はテキストの形で文書データ１０に埋め込まれているからである。したがって、データベース管理手段５５は、個人情報画像データのファイルがどこにあるかを管理する必要がない。閲覧したい利用者に文書を閲覧させる場合は対象とする文書データ１０の写しをクライアントＰＣ１０に送るだけでよい。すなわち、システム１では個人情報データベース５１が適正に保持管理されていれば、それ以外は何も管理しなくても閲覧手段４９で閲覧する際、リンク切れが発生することはない。したがって、サーバー側の管理負荷が軽減され、実装するプログラムをより単純なものとすることができる。
【００２９】
また、個人情報データベース５１に納められるデータは、パスワードなどの個人情報を鍵にして暗合化されて登録されるので、不正の目的を持った他人により悪用される危険は少ない。
【００３０】
【発明の効果】
以上、詳しく説明したように本発明に係る電子文書の管理方法およびこの方法を利用した文書管理システムでは、本文のテキストに顔画像、サイン画像、印影画像が付加されて作成した文書データを１つのファイルで管理すればよいので、容易に文書管理の仕組みを構築することが可能となるという顕著な効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書ファイル管理方法の説明図である。
【図２】従来の文書ファイル管理方法の説明図である。
【図３】本発明に係るファイル管理方法を利用した文書管理システム１の概要を説明する図である。
【図４】文書管理システム１の全体構成図である。
【符号の説明】
１          文書管理システム
１０      電子文書データ
１１      電子文書データ
１２      印影暗号化テキストデータ
１３      顔画像暗号化テキストデータ
３１      顔画像データ
３２      印影（サイン）画像データ
４０      クライアントＰＣ
４１      符号化手段
４２      個人情報登録手段
４３      文書作成要求手段
４９      文書閲覧手段
５０      管理サーバー
５１      個人情報データベース
５２      電子文書データベース
５３      文書作成手段
５４      暗号復号手段
５５      データベース管理手段
５６      認証ワークフロー制御手段
【図１】
2005031980.tif 000003
【図２】
2005031980.tif 000004
【図３】
2005031980.tif 000005
【図４】
2005031980.tif 000006