(57)【要約】  【課題】  データの安全性を犠牲にすることなくデータの参照権限の無いユーザの利便性を高めたデータ管理装置、データ管理方法及びそのプログラム等を提供する  【解決手段】ユーザによるデータへのアクセスが可能ではない場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供手段を備えたデータ管理装置、データ管理方法及びそのプログラムを提供する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザからのデータへのアクセス要求に対して当該データへのアクセスの可否を判定するデータ管理装置において、
上記データを一意に識別可能なデータ識別子と、当該データにアクセス可能なユーザの識別子であるアクセス可能ユーザ識別子とを対応づけて記憶するアクセス権記憶手段と、
アクセス要求を行ったユーザのユーザ識別子とアクセスの対象であるデータのデータ識別子とを上記アクセス要求より取得するアクセス解析手段と、
上記アクセス解析手段により取得したデータ識別子に基づいて、上記アクセス権記憶手段より対応する上記アクセス可能ユーザ識別子を取得するアクセス可能ユーザ取得手段と、
上記アクセス解析手段にて取得したユーザ識別子と上記アクセス可能ユーザ取得手段にて取得したアクセス可能ユーザ識別子とを比較するアクセス可否判定手段と、
上記アクセス可否判定手段にてデータへのアクセスが不可と判定された場合に、アクセス要求を行ったユーザに対してデータへのアクセスが可能となっている他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供手段と
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
さらに、ワークフローを制御するワークフロー制御手段を備え、
上記ユーザ情報提供手段は、アクセスが可能となっている他のユーザについての情報として、少なくとも当該データに対するアクセス権の変更権限の有無又はワークフロー上の処理の代行権限の有無を提供する請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
さらに、ユーザにより選択された上記他のユーザについての情報に基づいて、当該情報に対応するユーザに対して、アクセス権の変更の依頼を通知するアクセス権変更依頼手段を備える請求項２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
上記アクセス権変更依頼手段は、上記依頼の通知に対する他のユーザの処理に基づいてデータへのアクセス権を変更する請求項３に記載のデータ管理装置。
【請求項５】
さらに、ユーザにより選択された上記他のユーザについての情報に基づいて、当該情報に対応するユーザに対して、選択したユーザが行うべきワークフロー上の処理の代行を依頼する代行処理依頼手段を備える請求項２に記載のデータ管理装置。
【請求項６】
さらに、ワークフローを制御するワークフロー制御手段と、
ワークフローを利用可能なワークフローユーザを記憶するワークフローユーザ記憶手段とを備え、
上記ワークフロー制御手段は、上記ワークフローユーザ記憶手段に基づいて、ワークフローの利用の可否を上記データへのアクセスの可否とは独立して判定する請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項７】
上記ユーザ情報提供手段は、アクセスが可能となっている他のユーザについての情報として、少なくとも当該データに対するアクセス権の変更権限の有無又はワークフロー上の処理の代行権限の有無を提供する請求項６に記載のデータ管理装置。
【請求項８】
さらに、ユーザにより選択された上記他のユーザについての情報に基づいて、当該情報に対応するユーザに対して、アクセス権の変更の依頼を通知するアクセス権変更依頼手段を備える請求項７に記載のデータ管理装置。
【請求項９】
上記アクセス権変更依頼手段は、上記依頼の通知に対する他のユーザの処理に基づいてデータへのアクセス権を変更する請求項８に記載のデータ管理装置。
【請求項１０】
さらに、ユーザにより選択された上記他のユーザについての情報に基づいて、当該情報に対応するユーザに対して、選択したユーザが行うべきワークフロー上の処理の代行を依頼する代行処理依頼手段を備える請求項７に記載のデータ管理装置。
【請求項１１】
ユーザからのデータへのアクセス要求に対して当該データへのアクセスの可否を判定するデータ管理方法において、
ユーザからのデータへのアクセス要求に対し、当該アクセス要求を行ったユーザのユーザ識別子とアクセスの対象であるデータのデータ識別子とを上記アクセス要求より取得するアクセス解析ステップと、
上記アクセス解析手段により取得したデータ識別子に基づいて、上記データを一意に識別可能なデータ識別子と当該データにアクセス可能なユーザの識別子であるアクセス可能ユーザ識別子とを対応づけて記憶するアクセス権記憶手段より、対応する上記アクセス可能ユーザ識別子を取得するアクセス可能ユーザ取得ステップと、
上記アクセス解析ステップにて取得したユーザ識別子と上記アクセス可能ユーザ取得ステップにて取得したアクセス可能ユーザ識別子とを比較するアクセス可否判定ステップと、
上記アクセス可否判定ステップにてデータへのアクセスが不可と判定された場合に、アクセス要求を行ったユーザに対してデータへのアクセスが可能となっている他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供ステップと
を備えるデータ管理方法。
【請求項１２】
ユーザからのデータへのアクセス要求に対して当該データへのアクセスの可否を判定するコンピュータに、
アクセス要求を行ったユーザのユーザ識別子とアクセスの対象であるデータのデータ識別子とを上記アクセス要求より取得するアクセス解析ステップと、
上記アクセス解析ステップにより取得したデータ識別子に基づいて、上記データを一意に識別可能なデータ識別子と当該データにアクセス可能なユーザの識別子であるアクセス可能ユーザ識別子とを対応づけて記憶するアクセス権記憶手段より、対応する上記アクセス可能ユーザ識別子を取得するアクセス可能ユーザ取得ステップと、
上記アクセス解析ステップにて取得したユーザ識別子と上記アクセス可能ユーザ取得ステップにて取得したアクセス可能ユーザ識別子とを比較するアクセス可否判定ステップと、
上記アクセス可否判定ステップにてデータへのアクセスが不可と判定された場合に、アクセス要求を行ったユーザに対してデータへのアクセスが可能となっている他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供ステップと
を実行させるプログラム。
【請求項１３】
ユーザからのデータへのアクセス要求に対して当該データへのアクセスの可否を判定するコンピュータに、
アクセス要求を行ったユーザのユーザ識別子とアクセスの対象であるデータのデータ識別子とを上記アクセス要求より取得するアクセス解析ステップと、
上記アクセス解析ステップにより取得したデータ識別子に基づいて、上記データを一意に識別可能なデータ識別子と当該データにアクセス可能なユーザの識別子であるアクセス可能ユーザ識別子とを対応づけて記憶するアクセス権記憶手段より、対応する上記アクセス可能ユーザ識別子を取得するアクセス可能ユーザ取得ステップと、
上記アクセス解析ステップにて取得したユーザ識別子と上記アクセス可能ユーザ取得ステップにて取得したアクセス可能ユーザ識別子とを比較するアクセス可否判定ステップと、
上記アクセス可否判定ステップにてデータへのアクセスが不可と判定された場合に、アクセス要求を行ったユーザに対してデータへのアクセスが可能となっている他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供ステップと
を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能記録媒体。
【請求項１４】
ユーザからのデータへのアクセス要求に対して、対応するデータを提供するデータ管理装置において、
上記ユーザによるデータへのアクセスの可否を判定するアクセス可否判定手段と、
上記アクセス可否判定手段によりアクセスが可能でないと判定された場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供手段と
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ管理装置、データ管理方法及びそのプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、企業における業務の進捗には大勢の担当者が関わるのが通常である。具体的には、例えば一人の担当者が決められた作業を処理した後、次の担当者に作業を引き渡す、この繰り返しにより１つの作業が完了する。また複数の作業により一つの業務が構成されることもある。
【０００３】
このような業務の進捗を管理する手段として、データ管理装置上で動作するワークフローシステムが導入されている。ここでいうワークフローとは、複数のユーザにより順次処理される一連の作業と定義することができる。業務の承認等に利用されるワークフローシステムは、グループウェアと呼ばれることもある。例えば、１つの業務が上司による承認を必要とする場合、一般社員から係長、課長、部長、さらには社長に、コンピュータネットワークを利用した回覧などを用いて承認を伺い、問題がなければ業務として実行されるのである。また、業務の進捗を管理する場合、各担当者は自らが受け持つ一部の業務を処理し、次の担当者に引き渡す際にワークフローシステムに当該一部の業務が完了した旨等を進捗状況として入力する。当該入力により、次の担当者が作業を開始できるとともに、業務全体の進捗状況が管理される。
【特許文献１】特開平１０−２３２８１１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上述したワークフローシステムでは、承認や進捗管理といった業務を行うために、その業務に関連するデータを閲覧しなければならない場合がある。関連するデータとは、例えば決裁承認を行うために必要な見積書や、進捗管理を行うために必要な別の業務の進捗状況である。ワークフローシステムで業務を行う際には、それら関連するデータを関連データとして画面で閲覧したり、添付資料として参照したりすることが可能である。
【０００５】
通常は、このようなデータ（資料）自体にはセキュリティが施されておらず、従ってワークフローシステムの利用者は、ワークフローシステムの認証をクリアすることにより、自らが関わるすべてのワークフローについて、関連するデータ（資料）にアクセス可能となる。
【０００６】
しかしながらこのような運用では、ワークフロー上の処理の担当者として登録されてしまうと、本来見ることができないはずの資料を見ることができてしまう。例えば、あるワークフローが、客先との機密保持契約（Non Disclosure Agreement：NDA）に関わるものであり、ワークフローに機密書類が添付されていた場合、ワークフロー上の各作業の担当者は、その機密書類を見ることができてしまうといった問題が生じる。
【０００７】
この問題を解決するためには、データ（資料）自体に単独でセキュリティが施されることが望ましい。例えば会社内でも所定の権限を有する上司のみに公開されるべき資料や、客先との機密保持契約に関連する資料等には、一層強固なセキュリティが施されるべきである。当該セキュリティの内容は様々であるが、権限がない者がその資料にアクセスした場合、その内容を見ることができなかったり、アクセスすらできない（存在さえわからない）等である。
【０００８】
しかしながら他方で、資料自体に強固なセキュリティを施してしまうと以下のような弊害が生じる。即ち、ワークフロー上の作業担当者が上記添付された資料を参照できない場合、資料の内容を踏まえた承認や進捗管理のための入力ができない事になる。さらに、資料を見る場合には、例えばデータ管理装置の管理者に、ユーザがその資料を見られるように参照権限等を付与してもらうといった手続きが必要になる。しかし大規模なシステムでは、業務毎にそのような設定の変更を管理者が行うのは非現実的である。さらに、管理者は、そのユーザに対するデータの開示について適切であるか否かを十分に判定できない場合がほとんどであるため、すべての開示依頼について安易に権限を与えるとセキュリティが低下してしまうという問題も生じる。
【０００９】
また、管理者に頼らない場合、他のユーザであってその資料を見る権限を有するユーザに該資料を見せてもらうということも可能である。しかしながら当該システムの利用者数が多い場合、誰が資料を見る権限を有するのか、といった情報は結局のところ管理者に問い合わせなければならないという問題も生じる。
【００１０】
上述したように、セキュリティの強化とワークフローシステムの運用の効率化には相反する問題が共存するのである。
【００１１】
従って本発明は、上記従来の事情に基づいて提案されたものであって、データの安全性を犠牲にすることなくデータの参照権限の無いユーザの利便性を高めたデータ管理装置、データ管理方法、及びそのプログラム等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明は、上記目的を達成するために以下の手段を採用している。すなわち本発明は、アクセス対象となるデータを格納し、ユーザからのデータへのアクセス要求に対して当該データへのアクセスの可否を判定するデータ管理装置を前提としている。ここで、ユーザによるデータへのアクセスが可能ではない場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供するユーザ情報提供手段を備える。
【００１３】
尚、他のユーザについての情報を提供する手順として、アクセス権記憶手段がデータを一意に識別可能なデータ識別子と、当該データにアクセス可能なユーザの識別子であるアクセス可能ユーザ識別子とを対応づけて記憶し、アクセス解析手段がユーザからのデータへのアクセス要求に対し、当該アクセス要求を行ったユーザのユーザ識別子とアクセスの対象であるデータのデータ識別子とを上記アクセス要求より取得し、さらに、アクセス可能ユーザ取得手段が、アクセス解析手段により取得したデータ識別子に基づいて、アクセス権記憶手段より対応する上記アクセス可能ユーザ識別子を取得する。続いて、アクセス可否判定手段が、アクセス解析手段にて取得したユーザ識別子とアクセス可能ユーザ取得手段にて取得したアクセス可能ユーザ識別子とを比較し、ユーザ情報提供手段が、アクセス可否判定手段にてデータへのアクセスが不可と判定された場合に、アクセス要求を行ったユーザに対してデータへのアクセスが可能となっている他のユーザについての情報を提供する、という手順が挙げられる。
【００１４】
ユーザによるデータへのアクセスが可能ではない場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供することで、データの参照（アクセス）権限の無いユーザでも管理者に問い合わせることなくそのデータのアクセス権を有するユーザの情報を取得可能である。従ってユーザは、アクセス権がない場合の以後の処理の判断をその場で行うことが可能となり、結果としてデータ管理装置の利便性を高めることができる。
【００１５】
また、上記データ管理装置は、ワークフローを制御するワークフロー制御手段を備え、ユーザ情報提供手段は、アクセスが可能となっている他のユーザについての情報として、少なくとも当該データに対するアクセス権の変更権限の有無又はワークフロー上の処理の代行権限の有無を提供する構成がある。なお、この場合、アクセス対象となるデータは、ワークフローシステム上で複数のユーザの利用に供されるデータである。
【００１６】
つまり、ワークフローシステムにデータ管理装置を適用することで、他のユーザの情報の表示は例えばワークフローシステム上の承認などの処理を他のユーザに依頼したり、他のユーザよりデータへのアクセス権限を与えてもらう等の動作に繋がり、ワークフロー処理を円滑に進める上で非常に効果的である。
【００１７】
さらに、アクセス権記憶手段とは別に、ワークフローを利用可能なワークフローユーザを記憶するワークフローユーザ記憶手段を備え、ワークフロー制御手段は、ワークフローユーザ記憶手段に基づいて、ワークフローの利用の可否を、データへのアクセスの可否とは独立して判定する構成がある。
この場合、ワークフローシステム自体の認証に加え、データ自身にワークフローとは独立したセキュリティが設定できるため、データ自体にワークフローには依存しないセキュリティが確保できる。
【００１８】
尚、アクセスが可能となっている他のユーザについての情報は、少なくともアクセス権の変更権限の有無、ワークフローシステム上の処理の代行権限の有無のいずれかを含む構成でもよい。
【００１９】
さらに、データ管理装置が、ユーザにより選択された他のユーザについての情報に基づいて、この情報に対応するユーザに対して、アクセス権の変更の依頼を通知するアクセス権変更依頼手段を備える構成がある。
【００２０】
この構成では、ワークフロー処理が円滑に機能するだけでなく、アクセス権の変更について十分判断可能な担当者にてアクセス権の変更が判定されるため、アクセス権変更時の人的負荷が分散されると共にセキュリティも強固に保たれる。
【００２１】
アクセス権変更依頼手段は、依頼の通知に対する他のユーザの処理に基づいてデータへのアクセス権を変更する構成にしてもよい。
【００２２】
さらに、データ管理装置が、ユーザにより選択された他のユーザについての情報に基づいて、この情報に対応するユーザに対して、選択したユーザが行うべきワークフローシステム上の処理の代行を依頼する代行処理依頼手段を備える構成がある。
【００２３】
以上の処理でも、同じくワークフロー処理を円滑に機能させることが可能となり、資料自体のセキュリティは変更されることが無いため十分なセキュリティが保たれる。
【００２４】
ここで、上記データ管理装置、ワークフローシステムは、コンピュータを用いて具体化することができる。その場合、記憶手段を除く各手段は、コンピュータ上でプログラムを動作させることにより具体化される。
【発明の効果】
【００２５】
本発明に係るデータ管理装置、データ管理方法等においては、ユーザによるデータへのアクセスが可能ではない場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供することで、データの参照（アクセス）権限の無いユーザでも管理者に問い合わせることなくそのデータのアクセス権を有するユーザの情報を取得可能である。従ってユーザは、アクセス権がない場合の以後の処理の判断をその場で行うことが可能となり、結果としてデータ管理装置の利便性を高めることができる。また、データにはワークフローにおける権限とは別のアクセス権が設けられているため、ワークフローに登録されたのみではデータの参照ができず、即ち、一層強固なセキュリティが実現できる。その上、アクセス権を有するユーザの情報を取得可能であるため、強固なセキュリティが施されているにもかかわらずワークフローの利便性を損なうことが無い。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態につき説明し、本発明の理解に供する。尚、以下の実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。また、本発明に係るデータ管理装置１０２は、図１に示すようにユーザ端末１０１、ＤＢ（データベース）サーバ１０３とネットワークを介してそれぞれ通信可能に接続されるワークフローシステム１００を構成している。但し、例えばデータ管理装置１０２とＤＢサーバ１０３とを同一コンピュータ上に設けてもよい。
【００２７】
（実施の形態）
以下、本発明に係る実施の形態におけるワークフローシステムの処理について説明する。
【００２８】
図１は、ワークフローシステム１００を構成するユーザ端末１０１、データ管理装置１０２、ＤＢサーバ１０３の概略機能ブロック図であるが、各手段の処理等については後述する。
【００２９】
また、図２は、データ管理装置１０２の概略構成図であり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０３、ＨＤＤ２０４及びネットワークＩ／Ｆ（インターフェイス）２０５が内部バス２０６を介して接続されている。上記ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２を作業領域として利用し、ＲＯＭ２０３やＨＤＤ２０４等に記憶されているプログラムを実行することで上記図１に示した各手段として動作する。上記ネットワークＩ／Ｆ２０５は、ネットワークと接続されており、他の機器とデータの授受が可能となっている。また、ユーザ端末１０１、ＤＢサーバ１０３の構成も上記データ管理装置１０２と同様であり、上記記憶されているプログラムが異なることで、異なる処理を実行可能となっている。
【００３０】
図３は、ワークフローシステム１００のシステム構成例であり、複数のユーザ端末１０１、データ管理装置１０２、及びＤＢサーバ１０３がインターネットやイントラネット等のネットワーク３０２を介して通信可能に接続されている。また、ユーザ端末１０１がデータ管理装置１０２と通信を行う前段で、例えば認証システム３０３により当該ユーザ端末１０１を利用するユーザ（担当者）の認証を行う。尚、後述するワークフローシステムを利用する場合には、上記認証システム３０３ではなく、後述するワークフロー制御手段１２０によりユーザが認証される。
【００３１】
続いて、ワークフローシステム１００における処理について説明する。
【００３２】
例えば、あるユーザが自分の担当する得意先へのサンプル品の出荷を依頼したい場合、まずワークフローシステム１００にログインする。つまり、例えば最初にユーザはユーザ端末１０１を操作してワークフロー制御手段１２０にアクセスし、ワークフロー制御手段１２０より送信されたユーザ認証画面を受信する。当該ユーザ認証画面に対してユーザは、ユーザを特定するためのユーザ識別子であるユーザID及びパスワードを入力手段１０６より入力し、ワークフロー制御手段１２０に送信する（図１２：Ｓ１２０１）。尚、ここに言う入力手段とは、例えばキーボードやポインティングデバイス等である。入力されたユーザＩＤ及びパスワードは、ワークフロー制御手段１２０にて受信されると、ユーザ認証テーブルに記憶されているものと一致するか否かを判定することで認証が行われる（図１２：Ｓ１２０２→Ｓ１２０３）。図１１に、ワークフローユーザ記憶手段１２２に記憶されている、ユーザ認証テーブルの一例を示す。ユーザ認証テーブル１１００には、ワークフローシステムを利用可能なユーザのユーザＩＤ１１０１と、パスワード１１０２とが関連付けて記憶されている。入力されたユーザＩＤ及びパスワードは、上記ユーザ認証テーブルのユーザＩＤ１１０１及びパスワード１１０２と一致するかを判定され、一致する場合には認証される。
【００３３】
ユーザが認証されると、入力手段１０６を介して所定の操作を行うことで、当該操作内容が制御手段１０５を介してデータ管理装置１０２に送信され、データ管理装置上で動作しているワークフロー制御手段１２０にて処理される。つまり、例えば、ワークフローシステム１００にログインしたユーザは、上記ワークフロー制御手段１２０を介して、ワークフローシステム１００上に登録されている業務の中から自分に関連する業務を呼び出して処理することや、新たなワークフローを登録することが可能である。
【００３４】
さて、自らが担当する得意先へのサンプル品の出荷等を依頼したい場合、ユーザはワークフローシステム１００上で動作しているグループウェアの一画面である依頼内容登録画面１０００を呼び出す（図１２：Ｓ１２０４→Ｓ１２０５→Ｓ１２０６）。図１０は、本発明の実施の形態におけるワークフローシステムへ依頼内容を登録するための、依頼内容登録画面の一例である。
【００３５】
ユーザは、上記依頼内容登録画面１０００の依頼内容入力エリア１０１３を構成する各入力欄に依頼に必要なデータを入力することで、ワークフローシステムにサンプル品の出荷依頼を登録することができる（図１２：Ｓ１２０７）。
【００３６】
図１０では、品番１００１にサンプルの品番「ＬＬＬ１２３」が入力され、ワークフロー種別１００２に「入出荷」、数量１００３に「１０００」、希望納期１００４に「２００３／９／１」、コメント１００５に「サンプルです」が入力されている。尚、ワークフロー種別とは、各ワークフローの目的により分類される種別であり、入荷・出庫等を扱うワークフローの場合には「入出荷」が、技術資料の手配などに関する場合には「技術資料」が入力される。
【００３７】
また、添付資料欄１０１４には、上記サンプル品の入出荷に必要な必要資料を添付することができる。例えば、「追加」ボタン１０１４Ａを押下することによりワークフローシステム１００上に格納されている検索画面が表示され（図示せず）、指定したファイルを選択することで、当該データを資料として添付することが可能である。尚、上記依頼内容登録画面１０００上には当該添付資料のＩＤが表示される。図１０では当該ＩＤとして「ＪＡ９０２８」が表示されており、当該添付資料は、上記サンプル品「ＬＬＬ１２３」を利用して試作される得意先の新製品に関する開発資料であり、機密資料として管理されている。上記機密資料の一例を図１４の開発機密資料１４００に示す。当該機密資料は、通常、非常に重要な書類であり、例え同じ会社に所属するユーザや、同じワークフローを共有するユーザであっても必ずしも閲覧可能とは限らない。
【００３８】
さて、ユーザは、上記依頼内容の入力を完了すると、登録ボタン１０１５を押下することでワークフロー制御手段１２０に依頼内容の登録の指示を送信する（図１２：Ｓ１２０８）。
【００３９】
上記ワークフロー制御手段１２０は、上記依頼内容を受信すると、当該依頼内容をワークフロー情報記憶手段１２１に記憶する。
【００４０】
次に、依頼された内容に対するワークフロー制御手段１２０の処理について、図８を用いて説明する。
【００４１】
例えば上記図１０に示された依頼内容を上記ワークフロー制御手段１２０が受信すると、当該依頼内容に対して一意に識別可能なフローＩＤを付与し、図８Ａに示すワークフローテーブル８００にレコード８０１を登録する。ここでは、フローＩＤ８０２が「１０００１１」であるとする。また、上記依頼内容を構成する、ワークフロー種別：「入出荷」、依頼者：「小泉」、品番：「ＬＬＬ１２３」、数量：「１０００」、納期：「２００３／９／１」、添付資料：「ＪＡ９０２８」が、それぞれワークフロー種別８０３、依頼者８０４、品番８０５、数量８０６、納期８０７、添付データＩＤ８０８に入力される。尚、図８Ａに示されている項目はレコード８０１の一部であり、例えばその他、客先名や発送先等、上記依頼の遂行時に他のユーザが必要とする項目が含まれる。また、当該ワークフローテーブル８００は、上記ワークフロー情報記憶手段１２１に記憶される。
【００４２】
次に、ワークフロー制御手段１２０は、ワークフローテーブル８００と、図８Ｂに示す、担当者決定テーブル８１０とに基づいて処理の順番とその処理の担当者とを決定し、ワークフロー状態テーブル８２０を作成する（図１２：Ｓ１２０９→Ｓ１２１０）。ここで、図８Bは、上記ワークフロー情報記憶手段１２１に記憶される、本発明の実施の形態における担当者決定テーブルの一例であり、図８Ｃは、上記ワークフロー情報記憶手段１２１に記憶される、本発明の実施の形態におけるワークフロー状態テーブルの一例である。上記担当者決定テーブル８１０は、上述したワークフロー種別ごとに、処理されるべき順番と、それぞれの処理の担当者とが関連付けられている。
【００４３】
具体的には、レコード８０１、ワークフロー種別８３０に対応する「入出荷」に基づいて、担当者決定テーブル８１０のワークフロー種別８１１より、３つのレコード８１５〜８１７を取得する。そして、当該レコードに基づいて、最初に順番８１２が「１」である、担当者コード８１４の「鈴木」が、処理内容８１３の「承認」を行い、次に、順番８１２が「２」である「小林」が、「入荷」処理及び「出庫」処理を行うという順序が決定される。つまり、依頼者は、誰が担当者であるかを意識せずに依頼内容を登録することができ、登録された依頼内容に基づいて、担当者が自動的に決定される。
【００４４】
上記決定された３つの処理順序及び担当者に基づいて、ワークフロー状態テーブル８２０に示す、レコード８２１〜８２３が登録（記憶）される（図１２：Ｓ１２１１）。当該レコード８２１〜８２３は、上述したフローＩＤ８０２、順序８１２、処理内容８１３、担当者コード８１４に、さらに状態８２５が加えられている。当該状態８２５は、各処理のうち、完了した処理については「済」が、次に行われるべき処理については「未」、その他の処理については空白が入力されて管理されている。
【００４５】
次に、このようにして登録された依頼内容の各処理について説明する。
【００４６】
例えば、別のユーザが、自らが担当する処理を実行するために、ワークフローシステム１００にログインする。つまり、上記と同様、ユーザはユーザ端末１０１を操作してワークフロー制御手段１２０にアクセスし、ユーザID及びパスワード等を入力することで当該ワークフロー制御手段１２０に認証される（図１３：Ｓ１３０１→Ｓ１３０２→Ｓ１３０３）。
【００４７】
次に、ユーザが上記グループウェアに登録されている処理のうち、自らが担当の処理を呼び出すための指示をユーザ端末１０１上で行うと、当該指示内容が制御手段１０５を介してデータ管理装置１０２に送信さる（図１３：Ｓ１３０４）。当該指示内容が上記ワークフロー制御手段１２０にて処理されることにより、ユーザが関係しているワークフローの一覧が作成される（図１３：Ｓ１３０５）。
【００４８】
当該作成された一覧は、上記ユーザ端末１０１に送信され、制御手段１０５を介してディスプレイなどの表示手段１０４に表示される（図１３：Ｓ１３０６）。これにより、ワークフローシステムに認証さえされれば、ユーザはユーザ自信が関連するワークフローを閲覧可能となる。
【００４９】
ワークフローの一覧が作成されるまでの処理の過程（上記Ｓ１３０３〜Ｓ１３０６）の一例を以下に示す。
【００５０】
まず、ユーザが認証システム３０３にて認証されると、認証されたユーザIDが上記ワークフロー制御手段１２０に渡される。ここで、ユーザＩＤが“Ａ００４”、即ち“鈴木”（後述する図４、ユーザ識別子テーブル４０１より）であると仮定する。上記ワークフロー制御手段１２０は、上記ユーザID“Ａ００４”に基づいて、ワークフロー情報記憶手段１２１に格納されるワークフロー状態テーブル８２０から、上記ユーザID“Ａ００４”（鈴木）が担当すべき処理が含まれるワークフローを抽出する（図１３：Ｓ１３０５Ａ→Ｓ１３０５Ｂ）。
【００５１】
尚、図８Ｃに示すワークフロー状態テーブル８２０から、ユーザＩＤ“Ａ００４”（鈴木）が担当すべき処理が含まれるワークフローを抽出する際には、まず担当者コード８１４が“Ａ００４”であり、かつ状態８２５が「未」であるレコードを抽出する。図８Ｃではレコード８２１及びレコード８２４が該当する。
【００５２】
ワークフロー制御手段１２０は更に、上記で抽出されたレコード８２１、８２４のフローＩＤ８０２に基づいて、ワークフローテーブル８００を検索し、当該レコードに関する、依頼者８０４、品番８０５、数量８０６、納期８０７、添付データＩＤ８０８等を抽出する（図１３：Ｓ１３０５Ｃ→Ｓ１３０５Ｄ）。
【００５３】
上記抽出されたレコードは、例えば図９に示す、ワークフロー一覧９０１のように、ユーザ端末１０１にて閲覧可能に加工される（図１３：Ｓ１３０５Ｅ・加工）。ここで、ワークフロー一覧９０１には、ワークフロー種別９０２、処理内容９０３、状況９０４、添付データ９０５、対応９０６が表示されている。ワークフロー種別９０２には、当該フローがどのような内容であるかが記されている。処理内容９０３は、担当者（ユーザ）が行うべきワークフロー上の処理が表示されており、例えば「承認」、「受付」、「入荷」、「出庫」などが該当する。状況９０４には、ユーザによる処理の状況が記される。添付データ９０５は、図８に示した添付データＩＤと、後述するデータテーブル（図５Ｂ）に基づいて添付データの名称が表示されている。また、対応９０６には、上記処理内容９０３に応じて、ユーザが行うべき対応の入力ボタンが表示されている。この例では、「承認」に基づく対応である、「承認」ボタンと「否認」ボタンとが表示されている。
【００５４】
上記ワークフロー一覧９０１が作成されると、当該ワークフロー一覧９０１は、ワークフロー制御手段１２０より制御手段１０５に送信され、表示手段１０４に表示される（図１３：Ｓ１３０５Ｅ・送信→Ｓ１３０６）。
【００５５】
尚、上述した、ユーザが関連するワークフローの一覧を表示する過程はあくまでも一例であり、処理内容、表示内容などはワークフローシステムによって様々である。
【００５６】
次に、上記ユーザは、表示された複数のワークフローの中から例えば所定のワークフロー内の対応９０６のボタンを押下することで当該処理内容の承認・否認を行うことが可能になる。但し、承認（否認）にあたり、ユーザが承認のための様々な添付データにアクセスする必要が生じる場合がある。このような場合、当該データは例えば上記添付データ９０５の表示を選択することで、アクセス権があれば閲覧可能となる。
【００５７】
次に、図６に示す処理内容の流れの概要を参照し、アクセス権の有無の判定に関する処理を説明する。
【００５８】
ユーザが入力手段１０６を介して上記表示を選択すると、当該選択した旨はアクセス要求として、制御手段１０５を介してデータ管理装置１０２のアクセス解析手段１０７に受信される（図６：Ｓ６０１）。尚、上記アクセス要求には、上記データを特定するためのデータ識別子であるデータＩＤ、及び上記認証処理にて用いられたユーザＩＤが含まれている。
【００５９】
次に、上記アクセス要求を受信したアクセス解析手段１０７は、当該アクセス要求から上記データＩＤ及びユーザＩＤを取得し、アクセス可能ユーザ取得手段１０８に送信する（図６：Ｓ６０２）。ここでは例えば、ユーザが添付データ９０５の「開発機密資料．doc」の表示を押下したと仮定する。この場合、上記データＩＤは“ＪＡ９０２８”となる。
【００６０】
続いて、上記データＩＤ及びユーザＩＤを取得したアクセス可能ユーザ取得手段１０８は、上記データＩＤ“ＪＡ９０２８”をＤＢサーバ１０３に送信することで、当該ＤＢサーバ１０３のアクセス権記憶手段１１１より対応するアクセス可能ユーザＩＤを取得する（図６：S６０３→S６０４）。ここでアクセス可能ユーザＩＤとは、データＩＤに対応するデータにアクセスすることが可能なユーザの識別子である。尚、上記ＤＢサーバ１０３による検索とは、例えば図５Ａに示すアクセス権テーブルを参照し、上記“ＪＡ９０２８”に基づいてアクセス可能ユーザID“Ａ００１”、“Ａ００５”、“半導体事業部”を抽出するといった処理である。取得されたアクセス可能ユーザID（ここでは“Ａ００１”、“Ａ００５”、“半導体事業部”）は、アクセス可否判定手段１０９に送信される。
【００６１】
続いて、上記アクセス可能ユーザIDを受信したアクセス可否判定手段１０９は、当該アクセス可能ユーザIDと、同じく上記アクセス可能ユーザ取得手段１０８より送信されたユーザIDとを比較する（図６：Ｓ６０５）。具体的には、アクセス可能ユーザID “Ａ００１”、“Ａ００５”、“半導体事業部”と、ユーザＩＤ“Ａ００４”とを比較するのである。尚、本実施の形態では、アクセス可能ユーザＩＤに事業部を含めている。当該事業部には複数のユーザが含まれており、ここでは“半導体事業部”とあるため、“半導体事業部”に所属するユーザはすべてアクセス可能ユーザである。つまり事業部とは複数のユーザＩＤよりなるユーザＩＤということができ、すなわちユーザＩＤ（アクセス可能ユーザＩＤ）と同一の扱いとする。
【００６２】
ここで、上記ユーザＩＤ“Ａ００４”はアクセス可能ユーザＩＤと一致せず、さらに、例えばユーザＩＤ記憶手段１１２に記憶されているユーザ識別子テーブル４０１（図４を参照）を検索することによりユーザＩＤ“Ａ００４”（４０２）は“半導体事業部”にも所属していない（電子部品事業部）と判定される（図６：Ｓ６０５→Ｓ６０６→Ｓ６０６Ｎｏ）。
【００６３】
上記アクセス可否判定手段１０９にてユーザＩＤとアクセス可能ユーザＩＤとが一致しない場合、当該ユーザＩＤに対応するユーザは、上記アクセス要求にてアクセスを要求したデータ（データＩＤ“ＪＡ９０２８”）へのアクセス権が無いことを意味する。このようにアクセス権が無い場合、ユーザ情報提供手段１１０は上記アクセス権記憶手段１１１より取得した他のユーザについての情報、即ちアクセス可能ユーザＩＤ“Ａ００１”、“Ａ００５”、“半導体事業部”についての情報を、例えばユーザＩＤ記憶手段１１２、アクセス権記憶手段１１１等から取得し、ユーザ端末１０１に送信する（図６：Ｓ６０８→Ｓ６０９）。尚、ここでは、ユーザＩＤ記憶手段１１２のユーザ識別子テーブルに上記他のユーザの情報が格納されているものとする。
【００６４】
上記他のユーザについての情報を取得した制御手段１０５は、当該情報を例えば図７に示す「アクセス可能ユーザ」表示７０１として表示手段１０４に表示する（図６：Ｓ６１０）。
【００６５】
以上のように、ユーザによるデータへのアクセスが可能ではない場合、当該ユーザに、データへのアクセスが可能である他のユーザについての情報を提供することで、データの参照（アクセス）権限の無いユーザでも管理者に問い合わせることなくそのデータのアクセス権を有するユーザの情報を取得可能である。従ってユーザは、アクセス権がない場合の以後の処理の判断をその場で行うことが可能となり、結果としてデータ管理装置の利便性を高めるに至る。また、上記他のユーザの情報の表示は、例えばワークフローシステム上の承認などの処理を他のユーザに依頼したり、他のユーザよりデータへのアクセス権限を与えてもらう等の動作に繋がり、ワークフロー処理を円滑に進めることが可能になる。さらに、ワークフローの利用のための認証と、ワークフローから参照される資料（データ）へのアクセス権の有無の判定は独立して行われているため、データ自体に施された強固なセキュリティが利用可能である。よって、データの安全性を犠牲にすることなく、ワークフロー処理を円滑に進めることが可能になる。
【００６６】
尚、上記他のユーザの情報とは、例えばユーザの名称、所属部署、役職、アクセス権の変更権限の有無、ワークフローシステム上の処理の代行権の有無等、ワークフローシステムの円滑な処理に有効と考えられる情報が好ましい。
【００６７】
ところで、アクセス可否判定手段１０９にてユーザＩＤとアクセス可能ユーザＩＤとが一致した場合、当該ユーザＩＤに対応するユーザは、上記アクセス要求にてアクセスを要求したデータへのアクセス権を有することを意味する。このような場合には、上記アクセス可否判定手段１０９は、例えば図５Ｂに示す、データ記憶手段１１３内のデータテーブルを参照することでデータ格納場所を取得し、結果として上記図１４に示した開発機密資料１４００を取得してユーザ端末１０１に送信する（図６：Ｓ６０５→Ｓ６０６'→Ｓ６０５Ｙｅｓ）。
【００６８】
上記データを取得した制御手段１０５は、上記開発機密資料１４００を表示手段１０４に表示することで、従来のユーザ端末と同様に機能する（図６：Ｓ６１０）。
【００６９】
尚、本実施の形態では、上記データＩＤとデータ格納場所を対応付けたデータテーブルを設けているが、データＩＤ自体が、データが格納されている位置情報も含む構成としてもよい。この場合、上記例では、図５Ｂに示すデータＩＤ“ＪＡ９０２８”は、例えば“\\aa01SRV\UserB\開発機密資料.doc”となる。
【００７０】
続いて、上記「アクセス可能ユーザ」表示７０１に対するユーザの処理について説明する。上記表示７０１が表示された場合、ユーザには希望する資料へのアクセス権が無い点は上述したとおりである。このような場合には、ワークフローがストップしてしまう。このため、例えば上記ユーザは、上記表示７０１の２番目の表示７０３における、ボタン７０４を入力手段１０６により押下する。
【００７１】
上記ボタン７０４には、名前が「小林」であるユーザが、アクセス権を変更する権限を有する旨が含まれている。このボタン７０４を選択すると、当該選択した旨はアクセス権変更依頼として制御手段１０５、ワークフロー制御手段１２０を介してアクセス権変更依頼手段１１４に受信される。当該アクセス権変更依頼手段１１４が上記アクセス権変更依頼を受信すると、当該依頼がワークフローシステムに備わっている例えばメッセージング機能を利用してユーザ「小林」に通知される。ユーザ「小林」が上記依頼に対して例えば「ＯＫ」を選択すると、その旨が上記アクセス権変更依頼手段１１４にて受信され、当該アクセス権変更依頼手段１１４がアクセス権記憶手段１１１内のアクセス権テーブルを更新することで、ユーザが対応するデータにアクセス可能になる。
【００７２】
以上の処理により、ワークフロー処理が円滑に機能する。また、アクセス権の変更について予め設定された、十分判断可能な担当者にてアクセス権の変更が判定されるため、アクセス権変更時の人的負荷が分散されると共にセキュリティも強固に保たれる。
【００７３】
また、例えば、上記表示７０１に対して、上記ユーザが、上記表示７０１の１番目の表示７０２におけるボタン７０５を入力手段１０６により選択する。
【００７４】
上記ボタン７０５には、名前が「伊藤」であるユーザが、当該選択を行ったユーザのワークフロー上の処理を代行処理する権限を有する旨が含まれている。この表示を選択すると、当該選択した旨は代行処理依頼として制御手段１０５を介して代行処理依頼手段１１５に受信される。当該代行処理依頼手段１１５が上記代行処理依頼を受信すると、当該依頼が同じくメッセージング機能を利用してユーザ「伊藤」に通知される。ユーザ「伊藤」が上記依頼に対して例えば「承認」を選択することで、ワークフロー状態テーブル８２０内の「未」８２６を「済」に更新する。即ち、ワークフローシステム上で上記代行処理依頼に対する回答が反映され、ユーザが行うべきワークフロー処理が進行する。
【００７５】
以上の処理でも、同じくワークフロー処理を円滑に機能させることが可能となる。当然、資料自体のセキュリティは変更されることが無いため、十分なセキュリティが保たれる。
【００７６】
尚、アクセス権変更依頼、代行処理依頼による、他のユーザへの通知の方法の一例としてメッセージング機能を示したが、これに限定する必要はない。即ち、例えばアクセス権変更依頼手段１１４、代行処理依頼手段１１５は、上記通知を受けてワークフロー情報記憶手段１２１に、依頼を通知（達成）するための新たなワークフローを登録するものとしてもよい。
【００７７】
また、上記実施の形態では、添付データに関するセキュリティの処理方法について詳しく述べたが、ワークフローの処理時に各ユーザが参照する依頼内容、すなわち関連データを対象としてもよい。つまり、添付データに限らず、ワークフローテーブル８００に記憶される各レコードについて、上記添付データと同様に処理することで、強固なセキュリティを実現することができる。
【産業上の利用可能性】
【００７８】
本発明にかかるデータ管理装置、ワークフローシステム、データ管理方法は、アクセス権限がない者がその資料にアクセスした場合、誰がそのデータにアクセス可能かが即座にわかるため、データの安全性を犠牲にすることなくデータの参照権限の無いユーザの利便性を高めたデータ管理装置、データ管理方法及びそのプログラムとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】ワークフローシステムを構成するユーザ端末、データ管理装置、ＤＢサーバの概略機能ブロック図。
【図２】データ管理装置の概略構成図。
【図３】ワークフローシステムのシステム構成例を示す図。
【図４】ユーザ識別子テーブルの一例を示す図。
【図５】アクセス権テーブルの一例及びデータテーブルの一例を示す図。
【図６】ワークフローシステムのデータアクセスの可否を判定する概略処理を示すフローチャート。
【図７】アクセス可能ユーザの情報の表示例を示す図。
【図８】ワークフローテーブル、担当者決定テーブル、ワークフロー状態テーブルの一例を示す図。
【図９】ワークフロー一覧の一例を示す図。
【図１０】依頼内容登録画面の一例を示す図。
【図１１】ユーザ認証テーブルの一例を示す図。
【図１２】依頼処理の概略を示すフローチャート。
【図１３】ユーザ毎のワークフロー一覧作成の概略を示すフローチャート。
【図１４】機密資料の一例を示す図。
【符号の説明】
【００８０】
１００  ワークフローシステム
１０１  ユーザ端末
１０２  データ管理装置
１０３  ＤＢサーバ
１０４  表示手段
１０５  制御手段
１０６  入力手段
１０７  アクセス解析手段
１０８  アクセス可能ユーザ取得手段
１０９  アクセス可否判定手段
１１０  ユーザ情報提供手段
１１１  アクセス権記憶手段
１１２  ユーザＩＤ記憶手段
１１３  データ記憶手段
１１４  アクセス権変更依頼手段
１１５  代行処理依頼手段
１２０  ワークフロー制御手段
１２１  ワークフロー情報記憶手段
１２２  ワークフローユーザ記憶手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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