(57)【要約】【課題】  電話での通話内容を複数のメンバーに対してより簡単に共有化可能にした情報管理システムを提供する。【解決手段】  情報端末が自分の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する場合であって、ネットワークを介して受信するパケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置２０と、音声データを記録する旨の指示と上記識別子の情報が入力されると、セントレックスサーバ装置にその識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、セントレックスサーバ装置から受け取るパケットの音声データを格納するセンターサーバ装置３０とを有する。【選択図】  図１
2005348349.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際に該音声データを記録するための情報管理システムであって、
前記ネットワークを介して受信する前記パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と、
前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、該セントレックスサーバ装置から受け取る該パケットの音声データを格納するセンターサーバ装置と、
を有する情報管理システム。
【請求項２】
前記センターサーバ装置は、
前記音声データを分類するための管理番号が前記指示とともに入力されると、前記音声データに該管理番号を添付して格納する請求項１記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記センターサーバ装置から前記ネットワークを介して前記音声データの証明書を要求する旨の信号を受信すると、前記音声データの証明書と該証明書発行の日時の情報を前記センターサーバ装置に送信するスタンプサーバ装置を備えた請求項１または２記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記センターサーバ装置から前記音声データの格納先を示すアドレスと通話記録とともにウェブページへの掲載を要求する旨の信号を受信すると、該通話記録をウェブページに掲載し、また、該音声データを要求する旨の信号を受信すると、該アドレスの情報を要求元に提供するウェブサーバ装置を備えた請求項１から３のいずれか１項記載の情報管理システム。
【請求項５】
情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と該ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
前記音声データを格納するための記憶部と、
前記音声データを記録する旨の指示と前記情報端末の識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、該セントレックスサーバ装置から該パケットを受け取ると該パケットの音声データを前記記憶部に格納する制御部と、
を有する情報処理装置。
【請求項６】
情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と、該セントレックスサーバ装置と接続されたセンターサーバ装置とによる該音声データの情報記録方法であって、
前記センターサーバ装置は前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、
前記セントレックスサーバ装置は前記情報端末から該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットを受信すると、該パケットを前記センターサーバ装置に送信し、
前記センターサーバ装置は前記セントレックスサーバ装置から前記パケットを受け取ると、該パケットの音声データを格納する情報記録方法。
【請求項７】
情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と該ネットワークを介して接続されたコンピュータに該音声データの記録を実行させるためのプログラムであって、
前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、
前記セントレックスサーバ装置から前記パケットを受け取ると、該パケットの音声データを格納する処理を前記コンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報を記録するための情報管理システム、情報処理装置、情報記録方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、特定の企画を完成したり、特殊な課題を解決したりするために、既存の各部署から人材を集めてグループを作り、このグループに企画の完成や課題の解決に専念させる「プロジェクト（ＰＪ）制度」（以下、単にプロジェクトと称する）というものがある。プロジェクトでは、メンバーが相互に業務の進捗を把握するために、メンバーの一人がプロジェクトに関して作成した文書をグループ全体で共有化していた（例えば、特許文献１参照）。以下に、その具体例を説明する。
【０００３】
文書には、電子データによる文書である文書データと、紙媒体による文書とがある。文書データには、メンバー同士でやり取りされる電子メールの他、文書専用のアプリケーションソフトで作成された文書ファイルがある。
【０００４】
これらの文書をグループで共有化するためには、各文書について、いつ作成された文書であるか、誰が作成した文書であるかなどの情報を簡単に調べられるようにしておく必要がある。そのため、紙媒体による文書を作成する人は、その文書に作成日時や作成者を記述するようにしていた。文書データについては、電子メールをやりとりすると、電子メールの表題、送信元、送信先、および送信時刻が記録される。また、文書専用のアプリケーションソフトで文書ファイルを作成すると、文書名、作成日時および作成者が記録される。そのため、作業者は、文書データの保管場所として予め決められたサーバにこれらの文書データを格納すればよい。
【０００５】
一方、メンバーの一人が他のメンバーとプロジェクトの内容について電話でやり取りした場合には、通話終了後にいずれか一方のメンバーが通話内容をまとめた文書データを作成し、文書データを添付した電子メールをグループのメンバー全員宛に送っていた。このようにして、電話での通話内容もグループ全体で共有できるようにしていた。
【特許文献１】特開２００２−２１５８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来のプロジェクトによる文書管理方法では、文書データをサーバ装置に格納し、紙媒体に記録された文書を書類として予め決められた戸棚に納め、それぞれ別々に管理していた。メンバーは、プロジェクトに関する情報を調べる際、文書データについては情報端末を操作してサーバ装置にアクセスさせ、サーバ装置に保存した文書データを調べ、紙媒体による書類についてはメンバーが直接戸棚に行って、納められた書類をめくって調べていた。そのため、文書を探す際には、別々に検索せざるを得ず、効率の悪い情報確認を行っていた。
【０００７】
また、電話での通話内容については、メンバー全員に通話内容を情報共有するために、各メンバーは電話後に内容確認メールをその都度作成していた。そのため、作業者にかかる負担が大きく、効率の悪い共有化作業を行っていた。
【０００８】
本発明は上述したような従来の技術が有する問題点を解決するためになされたものであり、電話での通話内容を複数のメンバーに対してより簡単に共有化可能にした情報管理システム、情報処理装置、情報記録方法、およびコンピュータに実行させるためのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するための本発明の情報管理システムは、情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際に該音声データを記録するための情報管理システムであって、
前記ネットワークを介して受信する前記パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と、
前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、該セントレックスサーバ装置から受け取る該パケットの音声データを格納するセンターサーバ装置と、
を有する構成である。
【００１０】
本発明では、情報端末が他の情報端末と送受信する音声データがセンターサーバ装置にも送信され、記録のために格納される。そのため、ユーザが情報端末を用いて通話した後、ユーザは、通話内容の記録のために文書を作成する必要がない。
【００１１】
また、上記目的を達成するための本発明の情報処理装置は、情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と該ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
前記音声データを格納するための記憶部と、
前記音声データを記録する旨の指示と前記情報端末の識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、該セントレックスサーバ装置から該パケットを受け取ると該パケットの音声データを前記記憶部に格納する制御部と、
を有する構成である。
【００１２】
また、上記目的を達成するための本発明の情報記録方法は、情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と、該セントレックスサーバ装置と接続されたセンターサーバ装置とによる該音声データの情報記録方法であって、
前記センターサーバ装置は前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、
前記セントレックスサーバ装置は前記情報端末から該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットを受信すると、該パケットを前記センターサーバ装置に送信し、
前記センターサーバ装置は前記セントレックスサーバ装置から前記パケットを受け取ると、該パケットの音声データを格納するものである。
【００１３】
さらに、上記目的を達成するための本発明のプログラムは、情報端末が該情報端末の識別子の情報をヘッダに含む音声データのパケットをネットワークを介して他の情報端末と送受信する際、該パケットのルーティングを制御するセントレックスサーバ装置と該ネットワークを介して接続されたコンピュータに該音声データの記録を実行させるためのプログラムであって、
前記音声データを記録する旨の指示と前記識別子の情報が入力されると、前記セントレックスサーバ装置に該識別子の情報をヘッダに含むパケットを要求し、
前記セントレックスサーバ装置から前記パケットを受け取ると、該パケットの音声データを格納する処理を前記コンピュータに実行させるものである。
【発明の効果】
【００１４】
本発明では、情報端末が他の情報端末と送受信する音声データがセンターサーバ装置にも送信され、記録のために格納される。そのため、ユーザが情報端末を用いて通話した後、ユーザは、通話内容の記録のために文書を作成したり、通話内容を記録した文書を添付した電子メールをプロジェクトのメンバー全員に送信したりする必要がない。これにより、ユーザは、従来よりも、情報の共有化についての労力が軽減される。
【００１５】
また、文書データおよび音声データのデータにＰＪ番号を付して格納するようにすれば、データが管理番号毎に保存される。そのため、ＰＪ番号を検索条件にすることで、ユーザは自分のプロジェクトのデータを簡単に呼び出すことが可能となる。
【００１６】
また、格納したデータに証明書を発行し、証明書とともに登録時刻を格納すれば、証明書発行や登録日時の記録により、データがオリジナルであることを証明可能となる。そのため、これらのデータについて訴訟などの際に証拠力を持たせることが可能になる。
【００１７】
また、情報管理システムは、音声データおよび文書データを一括管理するだけでなく、保存された文書や通話内容の記録をＷｅｂページの一覧表でユーザに対して表示し、ユーザは表示された記録から簡単に目的のデータを取得可能にしている。そのため、ユーザが検索条件をサーバ装置に入力してデータを探したり、書庫で直接探したりする必要がなく、ユーザは調査対象となる情報を従来よりも効率よく確認できる。
【００１８】
また、通話内容および文書が記録される度にＷｅｂページに掲載される情報が更新されるため、ユーザはＷｅｂページを閲覧することで、プロジェクトの進捗を把握することが可能となる。
【００１９】
さらに、企業はインターネット等のネットワークを介して外部とデータを送受信可能であるため、情報管理システムの運用をＡＳＰ業者に委託することで、企業内のシステム管理にかかる費用を軽減できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明の情報管理システムは、電話等の情報端末が他の情報端末と送受信する音声データを記録するためのセンターサーバを設け、音声データのルーティングを制御するセントレックスサーバにその音声データをセンターサーバに送信させ、音声データを格納するものである。
【００２１】
本発明の情報管理システムの構成について説明する。
【００２２】
図１は本発明の情報管理システムの一構成例を示すブロック図である。
【００２３】
図１に示すように、ＡＳＰ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｐｒｏｖｉｄｅｒ）側に設けられた情報管理システムは、グリッドコンピューティングとしてデータを保存する分散サーバ１０と、情報端末間のＶｏＩＰ（Ｖｏｉｃｅ  ｏｖｅｒ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）機能を提供するＩＰセントレックスサーバ２０と、記録する音声データおよび文書データを管理するセンターサーバ３０と、証明書発行のための電子署名＆タイムスタンプサーバ（以下、スタンプサーバと称する）５０と、Ｗｅｂサーバ４０とを有する構成である。
【００２４】
各サーバはＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）８０を介して接続されている。そして、このＬＡＮ８０はインターネット９０を介して、ユーザ側のＩＰ電話端末６０ａ、６０ｂおよびパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと称する）７０ａ、７０ｂに接続されている。なお、ユーザ側のＩＰ電話端末６０ａとＩＰ電話端末６０ｂは同様な構成であるため、以下ではＩＰ電話端末６０ａの場合について説明する。また、ＰＣ７０ａとＰＣ７０ｂも同様な構成であるため、以下ではＰＣ７０ａの場合について説明する。さらに、以下では、ＬＡＮ８０およびインターネット９０等をネットワークと称する。
【００２５】
分散サーバ１０は、文書データおよび音声データを保存するための複数の分散データベース１２が接続され、これらの分散データベース１２を１つに統合したグリッドコンピューティングとして機能する。分散データベース１２は各種データを格納するためのものである。そして、分散サーバ１０は複数の分散データベース１２のどのアドレスにどのデータを保存したかを管理するとともに、各種データについての保存先のアドレスを示す保存情報をセンターサーバ３０に通知する。
【００２６】
ＩＰセントレックスサーバ２０は、ＩＰ電話端末およびＰＣ間の音声データのルーティングを制御する。ここで、ＩＰセントレックスサーバ２０のルーティング制御について、以下に簡単に説明する。２人のユーザのそれぞれがＩＰ電話端末６０ａとＩＰ電話端末６０ｂをそれぞれ用いて通話をした場合とする。
【００２７】
ＩＰ電話端末６０ａはマイクで音声を取り込むとデジタル信号の音声データに変換し、その音声データを所定の単位で分割する。続いて、分割した音声データにヘッダを付けてパケットにし、複数のパケットを順次ＩＰセントレックスサーバ２０に送出する。ヘッダには、ＩＰ電話端末およびＰＣ等の情報端末毎に異なる識別子であるＩＰアドレスの情報が含まれている。ヘッダに含まれるＩＰアドレスには、送信元ＩＰアドレスと送信先ＩＰアドレスの２種類がある。この場合、送信元はＩＰ電話端末６０ａであり、送信先はＩＰ電話端末６０ｂとなる。ＩＰセントレックスサーバ２０は、パケットを受け取ると、送信先のＩＰアドレスを読み出して、このパケットをＩＰ電話端末６０ｂに送信する。ＩＰ電話端末６０ｂは、ＩＰセントレックスサーバ２０から複数のパケットを順次受け取ると、パケットに含まれる音声データをつなぎ合わせてスピーカから音声にして出力する。反対に、ＩＰ電話端末６０ｂから音声データをＩＰ電話端末６０ａに送るときは、ヘッダに含まれる送信先と送信元のＩＰアドレスが入れ換わり、ＩＰセントレックスサーバ２０はパケットをＩＰ電話端末６０ｂから６０ａに送信する。なお、パケットに載せる音声データの情報量を少なくするために、圧縮化技術を用いてもよい。
【００２８】
また、本実施例では、ＩＰセントレックスサーバ２０は、所定のＩＰアドレスをヘッダに含むパケットを要求する旨の信号をセンターサーバ３０から受け取ると、ヘッダの送信元ＩＰアドレスおよび送信先ＩＰアドレスの少なくともいずれか一方が所定のＩＰアドレスであるパケットを外部から受け取ると、上述のようにして送信先ＩＰアドレス宛にパケットを送信するとともに、そのパケットの複写をセンターサーバ３０に送信する。
【００２９】
次に、センターサーバ３０の構成について説明する。
【００３０】
図２はセンターサーバの一構成例を示すブロック図である。
【００３１】
センターサーバ３０は、記憶部３１と、外部と情報を送受信するデータ送受信部３２と、各部を制御する制御部３３とを有する情報処理装置である。記憶部３１には、プロジェクト毎に異なる管理番号であるＰＪ番号で各プロジェクトのデータを管理するためのＰＪ管理アプリケーションソフト（以下、ＰＪ管理ソフトと称する）が予め格納されている。また、分散サーバ１０から受け取る保存情報と、ＰＪ管理ソフトを利用するユーザの利用者情報を保存するための登録ファイルと、ＰＪ名、ＰＪ関係者名、およびデータ別公開レベル等の情報を含むＰＪ管理情報とが格納される。制御部３３は、プログラムにしたがって所定の処理を実行するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）３４と、プログラムを格納するためのメモリ３５とを備えている。メモリ３５に格納されるプログラムは、ＰＣにダウンロードされるＰＪ管理ソフトによるＰＣの処理と連携してＣＰＵ３４が実行するためのものである。
【００３２】
センターサーバ３０は、音声データを記録する旨の指示とＩＰアドレスの情報とが入力されると、ヘッダにそのＩＰアドレスの情報を含むパケットをＩＰセントレックスサーバ２０に要求し、ＩＰセントレックスサーバ２０からパケットを受け取ると、パケットの音声データを分散サーバ１０に格納する。また、記録する旨の指示とともにＰＪ番号も入力された場合、ＰＪ番号毎に音声データを分散サーバ１０に格納する。一方、文書データを記録する旨の指示が入力されると、分散サーバ１０に文書データを格納する。ＰＪ番号が添付されている場合には、音声データと同様に行う。
【００３３】
また、音声データおよび文書データのいずれの場合においても、データを格納した後、データの証明書を要求する旨の信号をスタンプサーバ５０に送信し、そのデータを証明するための証明書とデータの登録日時の情報を含むスタンプデータを受信すると分散サーバ１０に格納したデータに添付する。さらに、データの格納先を示すアドレスとデータに関する記録とその記録の公開を要求する旨の信号をＷｅｂサーバ４０に送信する。
【００３４】
次に、スタンプサーバ５０とＷｅｂサーバの構成について説明する。
【００３５】
スタンプサーバ５０は、データの証明書を要求する旨の信号を受信すると、スタンプデータを要求元に送信する。
【００３６】
Ｗｅｂサーバ４０は、データの格納先を示すアドレスとデータに関する記録とその記録の公開を要求する旨の信号を受信すると、記録をＷｅｂページに掲載する。そして、Ｗｅｂページに掲載された記録のデータを要求する旨の信号を受信すると、アドレスの情報を要求元に提供する。なお、Ｗｅｂサーバ４０は、アクセス要求する情報端末に対して、ユーザＩＤおよびパスワードなどの情報を要求し、予め登録されたユーザＩＤおよびパスワードに一致しない情報端末からのアクセスを拒否し、プロジェクトに無関係の人がＷｅｂページを見ることができないようにしている。
【００３７】
次に、ＰＣ７０ａの構成について説明する。
【００３８】
ＰＣ７０ａは、各種サーバからダウンロードされる情報を格納するための端末記憶部と、インターネット９０を介して情報を送受信するためのデータ送受信部と、表示部と、各部を制御する端末制御部と、ユーザが指示を入力するための操作部とを有する。操作部には、表示部となる画面上のポインタを動かすためのマウスや、文字を入力するためのキーボードがある。また、ＰＣ７０ａは、ＩＰ電話として通話するためのプログラムが予め格納され、操作部にレシーバーとマイクを接続することで、ＩＰ電話として機能する。
【００３９】
ここで、ＰＣ７０ａの端末制御部がＰＪ管理ソフトを実行することによる操作画面について説明する。ＰＣ７０ａの端末制御部がＰＪ管理ソフトを実行すると、ＰＪリストを画面に表示させる。ＰＪリストには、プロジェクト毎にＰＪ名が順に並べて記述され、各ＰＪ名の横にそのＰＪのページに移動するためのＰＪボタンが表示されている。ユーザがマウスを操作してポインタをＰＪボタンの上に移動させクリックすると、別の画面に、そのＰＪについて記録された情報を呼び出すための閲覧ボタンと、新たに情報を記録するための記録ボタンとが表示される。さらに、ユーザがマウスを操作して記録ボタンを選択すると、「ＩＰ電話による通話」、「ＰＣによる通話」および「文書」のボタンが掲載された記録用画面が表示される。
【００４０】
続いて、上述の画面での操作によるＰＣ７０ａの動作について説明する。上記記録用画面でユーザがマウスを操作して「ＩＰ電話による通話」を選択すると、端末制御部は、ＩＰ電話端末６０ａによる通話の音声データを記録する旨要求する記録要求信号をセンターサーバ３０に送信する。記録要求信号には、ＰＪ番号とＩＰ電話端末のＩＰアドレスの情報が含まれている。
【００４１】
また、閲覧ボタンと記録ボタンが表示された画面で、ユーザがマウスを操作して閲覧ボタンを選択すると、端末制御部は閲覧ページを要求する旨を示す閲覧ページ要求信号をＷｅｂサーバ４０に送信する。
【００４２】
次に、上記構成の情報管理システムにおいて、ユーザがＰＪ管理ソフトを利用するための登録の仕方について説明する。
【００４３】
ユーザがＰＣ７０ａを操作して利用者登録のための登録ファイルを要求する旨の指示を入力すると、ＰＣ７０ａは登録ファイルを要求する旨を示すファイル要求信号をセンターサーバ３０に送信する。センターサーバ３０は、ＰＣ７０ａからファイル要求信号を受信すると、登録ファイルをＰＣ７０ａに送信する。ＰＣ７０ａは、センターサーバ３０から受信した登録ファイルを画面に表示し、ユーザがＰＣ７０ａを操作して利用者情報を入力すると、利用者情報の記入されたファイルをセンターサーバ３０に送信する。
【００４４】
センターサーバ３０は、ＰＣ７０ａから受信した登録ファイルを記憶部３１に格納することで、利用者登録を行う。続いて、ＰＪ管理ソフトをＰＣ７０ａにダウンロードする。ＰＣ７０ａは、センターサーバ３０から受信したＰＪ管理ソフトを記憶部に格納する。
【００４５】
次に、ユーザのＰＣ７０ａでデータを記録可能にするための手順について説明する。
【００４６】
ユーザは、ＰＪ名、ＰＪ関係者名、およびデータ別公開レベル等のＰＪ管理情報をセンターサーバ３０に登録するために、ＰＣ７０ａを操作してＰＪ管理ソフトを実行させ、ＰＪ管理情報を入力する。ＰＣ７０ａは、入力されたＰＪ管理情報をセンターサーバ３０に送信する。センターサーバ３０は、ＰＣ７０ａからＰＪ管理情報を受信すると、ＰＪ管理情報を記憶部３１に登録する。その後、ＰＪ管理情報からＰＪ名を読み出し、ＰＪ名とデータ保存を起動させるためのボタンを表示する旨の情報を含むボタン表示許可信号をＰＣ７０ａに送信する。
【００４７】
ＰＣ７０ａは、センターサーバ３０からボタン表示許可信号を受信すると、ボタン表示許可信号に含まれるＰＪ名を表示したボタンであるＰＪボタンを画面のＰＪリストに表示可能に設定する。
【００４８】
次に、情報管理システムが音声を保存する動作手順を説明する。
【００４９】
図３は、情報管理システムによる、音声データ保存の動作手順を示すフローチャートである。なお、ＩＰ電話端末６０ａと相手先の電話端末との通信処理については従来と同様なため、ＩＰ電話端末６０ａとＩＰセントレックスサーバ２０の動作についての詳細な説明を省略する。
【００５０】
ユーザが記録対象となる通話をＩＰ電話端末６０ａで開始する前に、ＰＣ７０ａにＰＪ管理ソフトを実行させる。ＰＣ７０ａが操作画面を表示し、ユーザがマウスを操作して画面に表示されたＰＪリストから、対象となるＰＪ名が表示されたＰＪボタンをクリックし、続いて、記録用画面を表示させた後、「ＩＰ電話による通話」を選択すると、ＰＣ７０ａは、記録要求信号をセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１）。
【００５１】
センターサーバ３０は、ＰＣ７０ａから記録要求信号を受信すると、記録要求信号に含まれるＩＰアドレスと、そのＩＰアドレスの情報をヘッダに含むパケットを相手先の電話端末の他にセンターサーバ３０にも送信する旨のルーティング指示情報をＩＰセントレックスサーバ２０に送信する（ステップＳ２）。ＩＰセントレックスサーバ２０は、センターサーバ３０からルーティング指示情報とＩＰアドレスを受信すると保存し、そのＩＰアドレスの情報をヘッダに含むパケットを相手先の電話端末に送信するとともに、そのパケットをセンターサーバ３０に送信するように音声トラフィックを制御する。
【００５２】
ユーザがＩＰ電話端末６０ａを用いて通話を開始すると、ＩＰ電話端末６０ａはＩＰアドレスおよび音声データを含むパケットをＩＰセントレックスサーバ２０に送信する（ステップＳ３）。ＩＰセントレックスサーバ２０は、ＩＰ電話端末６０ａから受け取ったパケットを相手先の電話端末とセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ４）。センターサーバ３０は、ＩＰ電話端末６０ａのＩＰアドレスの情報を含むパケットを受信すると、そのパケットにＰＪ番号を付与して分散サーバ１０に送信する（ステップＳ５）。分散サーバ１０は、センターサーバ３０からパケットを受け取ると、パケットに付与されたＰＪ番号毎にパケットの音声データを格納する（ステップＳ６）。
【００５３】
ユーザが通話を終了してＩＰ電話端末６０ａの受話器を置くと、ＩＰ電話端末６０ａは通信の終了を知らせるためのセッション終了信号をＩＰセントレックスサーバ２０に送信する（ステップＳ７）。ＩＰセントレックスサーバ２０は、ＩＰ電話端末６０ａからセッション終了信号を受信すると、セッション終了信号を相手先の電話端末とセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ８）。センターサーバ３０は受信したセッション終了信号を分散サーバ１０に転送する（ステップＳ９）。分散サーバ１０は、センターサーバ３０からセッション終了信号を受信すると、通話の間格納した複数の音声データを時刻順に一つにまとめて保存する（ステップＳ１０）。
【００５４】
次に、情報管理システムが、音声データに証明書を発行し、ウェブページで音声データを呼び出し可能にする動作手順について説明する。
【００５５】
図４は、情報管理システムによる、音声データの証明書の発行とウェブページ上で呼び出し可能にするための動作手順を示すフローチャートである。
【００５６】
分散サーバ１０は、ＰＪ番号と、保存情報と、通話日時等の通話記録とをセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１１）。センターサーバ３０は、分散サーバ１０からＰＪ番号、保存情報および通話記録を受信すると、スタンプデータを要求する旨を示すスタンプ要求信号をスタンプサーバ５０に送信する（ステップＳ１２）。
【００５７】
スタンプサーバ５０は、スタンプ要求信号をセンターサーバ３０から受信すると、スタンプデータをセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１３）。センターサーバ３０は、スタンプサーバ５０から受信したスタンプデータにＰＪ番号を付与して分散サーバ１０に送信する（ステップＳ１４）。分散サーバ１０は、センターサーバ３０からＰＪ番号が添付されたスタンプデータを受信すると、ＰＪ番号で特定される音声データとともにスタンプデータを格納する（ステップＳ１５）。分散サーバ１０は、音声データを格納したアドレス、ＰＪ番号、および通話記録をセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１６）。
【００５８】
センターサーバ３０は、分散サーバ１０から受信したアドレス、ＰＪ番号および通話記録と、Ｗｅｂページへの掲載を要求する旨の信号をＷｅｂサーバ４０に送信する（ステップＳ１７）。Ｗｅｂサーバ４０は、センターサーバ３０から受信したアドレス、ＰＪ番号および通話記録を格納する。続いて、受信したＰＪ番号と通話記録とともに、選択されるとアドレスの情報をＰＣ７０ａに送信するためのボタンをＷｅｂページに表示する（ステップＳ１８）。
【００５９】
次に、情報管理システムが文書を保存する動作手順を説明する。文書作成アプリケーションで作成されたファイルおよびメール文書等の文書ファイルを記録する場合とする。
【００６０】
図５は、情報管理システムによる、文書を保存するための動作手順を示すフローチャートである。
【００６１】
ユーザがＰＣ７０ａを操作してＰＣ７０ａにＰＪ管理ソフトを実行させると、ＰＣ７０ａは画面にＰＪリストを表示する。ユーザがマウスを操作して記録対象となるＰＪ名のＰＪボタンを選択し、記録用画面を表示させる。続いて、ユーザがマウスを操作して、記録対象となる文書ファイルのアイコンをドラッグして「文書」の位置まで移動させた後ドロップすると、ＰＣ７０ａは文書ファイルにＰＪ番号を添付してセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ３１）。なお、文書ファイルには、文書内容の他に、文書管理番号および文書ファイル名の情報が含まれている。
【００６２】
センターサーバ３０は、ＰＣ７０ａからＰＪ番号とともに文書ファイルを受信すると、記憶部３１に格納した既存の保存情報から分散サーバ１０の空き容量を確認し、予め決められた手順にしたがって、受信した文書ファイルの保存先となるアドレスを決定する。続いて、そのアドレスを示す保存情報とＰＪ番号を文書ファイルに添付して分散サーバ１０に送信する（ステップＳ３２）。分散サーバ１０は、保存情報、ＰＪ番号および文書ファイルをセンターサーバ３０から受信すると、文書ファイルを登録するために、保存情報が示す分散データベース１２のアドレスにＰＪ番号および文書ファイルを格納する（ステップＳ３３）。
【００６３】
次に、情報管理システムが、文書ファイルに証明書を発行し、ウェブページで文書ファイルを読み出し可能にする動作手順について説明する。ここでは、文書ファイルを電子メールとする。また、情報管理システムの動作手順は、図４で説明したフローチャートと同様になるため、図４を参照して説明する。
【００６４】
分散サーバ１０は、ＰＪ番号、文書ファイルの登録日時、メールの送信者名および受信者名の情報をセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１１）。センターサーバ３０は、分散サーバ１０からＰＪ番号、登録日時、メールの送信者名および受信者名の情報を受信すると、スタンプ要求信号をスタンプサーバ５０に送信する（ステップＳ１２）。
【００６５】
スタンプサーバ５０は、スタンプ要求信号をセンターサーバ３０から受信すると、スタンプデータをセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１３）。センターサーバ３０は、スタンプサーバ５０から受信したスタンプデータにＰＪ番号を付与して分散サーバ１０に送信する（ステップＳ１４）。分散サーバ１０は、センターサーバ３０からＰＪ番号が添付されたスタンプデータを受信すると、ＰＪ番号で特定される文書ファイルとともにスタンプデータを格納する（ステップＳ１５）。分散サーバ１０は、文書ファイルを格納したアドレス、ＰＪ番号、登録日時、メールの送信者名および受信者名の情報をセンターサーバ３０に送信する（ステップＳ１６）。
【００６６】
センターサーバ３０は、分散サーバ１０から受信したアドレス、ＰＪ番号、登録日時、メールの送信者名および受信者名の情報と、Ｗｅｂページへの掲載を要求する旨の信号をＷｅｂサーバ４０に送信する（ステップＳ１７）。Ｗｅｂサーバ４０は、アドレス、ＰＪ番号、登録日時、メールの送信者名および受信者名の情報をセンターサーバ３０から受信すると、これらの情報を格納する。続いて、受信したＰＪ番号、文書ファイル名、および登録日時とともに、選択されるとアドレスの情報をＰＣ７０ａに送信するためのボタンをＷｅｂページに表示する（ステップＳ１８）。なお、Ｗｅｂページに掲載する項目は、ＰＪ番号、文書ファイル名、および登録日時に限らず、メールの送信者名および受信者名も含んでよい。また、これらの項目のうち掲載する項目を予め決めてもよい。
【００６７】
次に、ユーザが分散データベース１２のＰＪの情報を呼び出すための方法を説明する。ここでは、電話のやり取りについての音声データを呼び出す場合とする。
【００６８】
図６は音声データを呼び出すためのＰＣの動作手順を示すフローチャートである。
【００６９】
ユーザがＰＣ７０ａを操作してＰＪ管理ソフトをＰＣ７０ａに実行させると、ＰＣ７０ａはＰＪリスト表示する。ユーザがマウスを操作してＰＪリストから呼び出したいプロジェクトのＰＪボタンを選択し、続いて、閲覧ボタンを選択すると、ＰＣ７０ａは閲覧ページ要求信号をＷｅｂサーバ４０に送信する（ステップＳ６１）。Ｗｅｂサーバ４０は、ＰＣ７０ａから閲覧ページ要求信号を受信すると、閲覧ページをＰＣ７０ａに送信する（ステップＳ６２）。ＰＣ７０ａはＷｅｂサーバ４０から受信した閲覧ページを画面に表示する。
【００７０】
閲覧ページには、ＰＪ番号毎に音声データおよび文書データがまとめられており、音声データには通話記録が表示されている。文書データが電子メールであれば、文書ファイル名および登録日時が表示される。各データにはデータを呼び出すためのボタンが表示されている。
【００７１】
ユーザがマウスを操作して呼び出したい音声データのボタンにポインタを移動させてクリックすると、ＰＣ７０ａは、音声データの保存先となるアドレスの情報をＷｅｂサーバ４０から受け取り、そのアドレスの情報を含む、音声データを要求する旨を示す音声データ要求信号を分散サーバ１０に送信する（ステップＳ６３）。
【００７２】
分散サーバ１０は、ＰＣ７０ａから音声データ要求信号を受け取ると、音声データ要求信号に含まれるアドレスの音声データをＰＣ７０ａに送信する（ステップＳ６４）。ＰＣ７０ａは、分散サーバ１０から音声データを受信すると、音声データを格納して音声を再生可能な状態にするとともに、音声再生の指示を入力するための操作画面を表示する（ステップＳ６５）。
【００７３】
次に、文書データとして電子メールを呼び出す場合について説明する。なお、ＰＣ７０ａに閲覧ページを表示させるまでは、音声データを呼び出す場合と同様なためその詳細な説明を省略する。
【００７４】
ＰＣ７０ａが閲覧ページを表示した後、ユーザがマウスを操作して呼び出したい文書データのボタンにポインタを移動させてクリックすると、ＰＣ７０ａは、文書データの保存先となるアドレスの情報をＷｅｂサーバ４０から受け取り、そのアドレスの情報を含む、文書データを要求する旨を示す文書データ要求信号を分散サーバ１０に送信する。
【００７５】
分散サーバ１０は、ＰＣ７０ａから文書データ要求信号を受け取ると、文書データ要求信号に含まれるアドレスの文書データをＰＣ７０ａに送信する。ＰＣ７０ａは分散サーバ１０から文書データを受信すると、文書データを画面に表示する。
【００７６】
本発明では、上述したように、ＩＰ電話端末６０ａ等の情報端末が他の情報端末と送受信する音声データがセンターサーバ３０にも送信され、記録のために分散サーバ１０に格納される。そのため、ユーザがＩＰ電話端末６０ａを用いて通話した後、ユーザは、通話内容の記録のために文書を作成する必要がなく、また、通話内容を記録した文書を添付した電子メールをプロジェクトのメンバー全員に送信する必要がない。これにより、ユーザは、従来よりも、情報の共有化についての労力が軽減される。
【００７７】
また、文書データおよび音声データのデータにＰＪ番号を付して格納するようにすれば、データが管理番号毎に保存される。そのため、ＰＪ番号を検索条件にすることで、ユーザは自分のプロジェクトのデータを簡単に呼び出すことが可能となる。
【００７８】
また、格納したデータに証明書を発行し、証明書とともに登録時刻を格納すれば、証明書発行や登録日時の記録により、データがオリジナルであることを証明可能となる。
【００７９】
また、情報管理システムは、音声データおよび文書データを一括管理するだけでなく、保存された文書や通話内容の記録をＷｅｂページの一覧表でユーザに対して表示し、ユーザは表示された記録から目的のものを見つけたら、そのデータを呼び出すためのボタンを選択するだけで、目的のデータを取得可能にしている。そのため、ユーザが検索条件をサーバ装置に入力してデータを探したり、書庫で直接探したりする必要がなく、ユーザは調査対象となる情報を従来よりも効率よく確認できる。
【００８０】
さらに、プロジェクト内で電話でのやり取りがある毎に通話内容が記録され、新たに文書が登録される毎に記録される。そして、これらの情報が記録される度にＷｅｂページに掲載される情報が更新されるため、ユーザはＷｅｂページを閲覧することで、プロジェクトの進捗を把握することが可能となる。
【００８１】
なお、ネットワークは、インターネットに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（ＩＰ−Ｖｉｒｔｕａｌ  Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）であってもよい。
【００８２】
また、本実施例では、ＩＰ電話端末６０ａによる通話を記録するために、ＰＣ７０ａを操作したが、通話を記録するためのボタンをＩＰ電話端末６０ａに設けるようにしてもよい。この際、ユーザはＩＰ電話端末６０ａの操作部に設けられた数字キーでＰＪ番号を入力する。これにより、通話による音声データがＰＪ番号毎に分類された分散データベース１２に格納される。
【００８３】
また、ユーザ側のＩＰ電話端末６０ａ、６０ｂは２台に限らない。また、電話端末は一般の固定電話機であってもよい。この場合、固定電話機とインターネットの間にＶｏＩＰゲートウェイを設け、固定電話機がＶｏＩＰゲートウェイを介してインターネットと接続される。
【００８４】
また、プロジェクトでの記録文書の共有について述べたが、プロジェクトの場合に限らず、課や部などの組織単位で適用するようにしてもよい。
【００８５】
また、スタンプサーバ５０は認証局に設けられていてもよい。この場合、センターサーバ３０はスタンプサーバ５０とインターネット９０等のネットワークを介して情報を送受信する。
【００８６】
また、センターサーバ３０に音声データおよび文書データを格納するためのデータベースを備えるようにしてもよい。
【００８７】
さらに、上述した情報管理システムおよびセンターサーバ３０の少なくともいずれかによる情報記録方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに適用してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】本発明の情報管理システムの一構成例を示すブロック図である。
【図２】センターサーバの一構成例を示すブロック図である。
【図３】情報管理システムによる、音声を保存するための動作手順を示すフローチャートである。
【図４】音声データに証明書を発行し、音声データをウェブページで呼び出し可能にするための動作手順を示すフローチャートである。
【図５】情報管理システムによる、文書を保存するための動作手順を示すフローチャートである。
【図６】音声データを呼び出すためのＰＣの動作手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８９】
１０    分散サーバ
２０    ＩＰセントレックスサーバ
３０    センターサーバ
４０    Ｗｅｂサーバ
５０    電子署名＆タイムスタンプサーバ
６０ａ、６０ｂ    ＩＰ電話端末
７０ａ、７０ｂ    パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
８０    ＬＡＮ
９０    インターネット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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