(57)【要約】    【課題】  元の紙文書から電子化したデータを元の紙文書と簡易に関連付ける。    【解決手段】  文書Ｄ１がバラバラにされて用紙束ｄ１とされ、用紙束ｄ１の上に管理用用紙ｃ１を配置する。管理用用紙ｃ１には、ＲＦＩＤタグ１００が貼付され、また、管理用用紙識別子１０１および管理情報１０２が印刷されている。紙送り装置２０はバッチ用紙束１０の用紙を上から、または下から順次に送り出して画像読取装置３０に供給する。画像読取装置３０は、送られてくる用紙の印刷面を光学的に走査して印刷面の電子画像データを取得する。ＲＦＩＤ読取機４０は、バッチ用紙束１０の管理用用紙ｃ１に貼付されたＲＦＩＤタグ１００からデータを読み取る。文字認識装置７０は、管理用用紙識別子１０１、管理情報１０２を認識する。文書管理部５０は、ＲＦＩＤタグから読み取ったデータ（例えばタグＩＤ）と、文字認識装置７０により取得した管理情報とを図５に示すようなテーブルを用いて関連付けて管理する。【選択図】  図１
2005322084.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と、
上記記録済み用紙に担持されたＲＦＩＤタグからデータを読み取るＲＦＩＤ読取手段と、
上記画像読取手段により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取手段にり読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
１グループの記録済み用紙であって、上記１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方にＲＦＩＤタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と、
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたＲＦＩＤタグからデータを読み取るＲＦＩＤ読取手段と、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
上記ＲＦＩＤタグが担持された用紙は、管理用用紙である請求項３記載の文書管理装置。
【請求項５】
上記管理用用紙を上記画像読取装置で読み取って得た画像データに対して文字認識装置により文字認識を行い、上記管理用用紙に印刷された管理情報を取得し、上記管理情報を、上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータと関連付けて記憶する請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】
上記管理用用紙に印刷された管理情報は、保存期限、組織コード、文書コードおよびタイトルの少なくとも１つを含む請求項５記載の文書管理装置。
【請求項７】
上記ＲＦＩＤタグを担持した用紙により記録済み用紙のグループの区切りを検出する請求項３〜６記載の文書管理装置。
【請求項８】
上記ＤＦＩＤ読取機は用紙が１枚ずつ搬送される経路に沿って配置される請求項３〜７記載の文書管理装置。
【請求項９】
１グループの記録済み用紙であって、上記１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に、貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
１グループの用紙であって、上記１グループの用紙中の所定の用紙にＲＦＩＤタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と、
上記所定の用紙に担持されたＲＦＩＤタグからデータを読み取るＲＦＩＤ読取手段と、
上記１グループの用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１１】
１グループの用紙であって、上記１グループの用紙中の所定の用紙に、貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記１グループの用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１２】
ＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を画像読取装置により読み取り画像データを生成するステップと、
上記記録済み用紙に担持されたＲＦＩＤタグからＲＦＩＤ読取機によりデータを読み取るステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を画像読取装置により読み取り画像データを生成するステップと、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方にＲＦＩＤタグを担持させたのち、上記１グループの記録済み用紙を順次に画像読取装置により読み取るステップと、
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたＲＦＩＤタグからＲＦＩＤ読取機によりデータを読み取るステップと、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
上記ＲＦＩＤタグが担持された用紙は、管理用用紙である請求項１４記載の文書管理方法。
【請求項１６】
上記管理用用紙を上記画像読取装置で読み取って得た画像データに対して文字認識装置により文字認識を行い、上記管理用用紙に印刷された管理情報を取得し、上記管理情報を、上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータと関連付けて記憶する請求項１５記載の文書管理方法。
【請求項１７】
上記管理用用紙に印刷された管理情報は、保存期限、組織コード、文書コードおよびタイトルの少なくとも１つを含む請求項１６記載の文書管理方法。
【請求項１８】
上記ＲＦＩＤタグを担持した用紙により記録済み用紙のグループの区切りを検出する請求項１４〜１７記載の文書管理方法。
【請求項１９】
上記ＤＦＩＤ読取機は用紙が１枚ずつ搬送される経路に沿って配置される請求項１４〜１８記載の文書管理方法。
【請求項２０】
１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に、貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持させたのち、上記１グループの記録済み用紙を順次に画像読取装置により読み取るステップと、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２１】
ＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を画像読取装置により読み取り画像データを生成するステップと、
上記記録済み用紙に担持されたＲＦＩＤタグからＲＦＩＤ読取機によりデータを読み取るステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項２２】
貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を画像読取装置により読み取り画像データを生成するステップと、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項２３】
１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方にＲＦＩＤタグを担持させたのち、上記１グループの記録済み用紙を順次に画像読取装置により読み取るステップと、
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたＲＦＩＤタグからＲＦＩＤ読取機によりデータを読み取るステップと、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項２４】
１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に、貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持させたのち、上記１グループの記録済み用紙を順次に画像読取装置により読み取るステップと、
上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、事務所等に保管されている紙文書を電子化して管理する文書管理技術に関し、とくに、ＲＦＩＤタグを用いて電子化データや元の紙文書の管理を行なうようにしたものである。
【背景技術】
【０００２】
オフィス空間を有効に利用するために紙文書を遠隔地の比較的コストが低廉な倉庫に保管し、あるいは、破棄し、その内容を電子化して利用することが提案されている。紙文書の電子化は、オフィスコストを抑制するとともに情報の共有化の上でも好ましい。ところで、電子化データはあくまでも実際の紙文書の代替物でしかなく、紙文書を取りだして調べる必要がある場合がある。例えば、重要な契約書等、法律文書については実際に紙文書でその内容を確認する必要がある。したがって、電子化データと、紙文書（紙文書の保管場所）とを関連付けておく必要がある。例えば、電子化データの属性として保管場所等の保管情報を割り当てる。しかしながら、このような作業は極めて煩雑であり、また、実際の保管場所への移管に際し、間違った場所に配置されてしまうこともあり、また、事後的に異なる場所に移管したときに移管情報を電子化データの属性に反映させなければならない。
【０００３】
なお、この発明と関連するものとしては、ＲＦＩＤタグを用いて荷物の管理を行なうもの（特許文献１）や、印刷に用いる用紙にＲＦＩＤタグを貼付して紙単位で管理を行なえるようにするもの（特許文献２）があるが、読み取った電子化データを管理するためにＲＦＩＤタグを読取時に用いることについては何ら記載がない。
【特許文献１】特開２００２−３６２７３０公報
【特許文献１】特開２００２−１２０４７５公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、紙文書と電子化したデータとを簡易に関係づける文書管理技術を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明によれば、上述の目的を達成するために、特許請求の範囲に記載のとおりの構成を採用している。ここでは、発明を詳細に説明するのに先だって、特許請求の範囲の記載について補充的に説明を行なっておく。
【０００６】
すなわち、この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に：ＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と；上記記録済み用紙に担持されたＲＦＩＤタグからデータを読み取るＲＦＩＤ読取手段と；上記画像読取手段により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取手段にり読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。
【０００７】
この構成においては、電子化データからＲＦＩＤタグのデータを取りだして、ＲＦＩＤタグを担持する記録済み用紙を追跡することができる。例えば、記録済み用紙のＲＦＩＤタグで出庫管理、入庫管理を行なえば、保存先を即座に知ることができ、また保存先においてもＲＦＩＤタグを読み取って所望の記録済み用紙を発見できる。記録済み用紙は、文書単位で読み取られ、文書単位で所定の用紙にＲＦＩＤタグを付せば良い。用紙は、シートともいい、紙に限定されず、樹脂その他のシート状に加工できるものであればよく、さらに、広く光学像を担持できる記録媒体であればよい。以下でも同様である。
【０００８】
また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に：貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したＲＦＩＤタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と；上記ＲＦＩＤタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と；上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。
【０００９】
この構成においても、記号データを用いてＲＦＩＤタグと電子化データが対応づけられており、電子化データから間接的にＲＦＩＤタグのデータを取りだして、ＲＦＩＤタグを担持する記録済み用紙を追跡することができる。この構成では、画像データを読み込む際にはＲＦＩＤ読取機を用いる必要がない。
【００１０】
記号は光学的に読み取れる態様で露出していればよく、例えば、可視波長領域以外の所定の波長のみ透過する皮膜で覆われていても良い。記号はＲＦＩＤタグの装置ＩＤでもよいし、任意の連続番号でもよい。
【００１１】
また、この発明のさらに他の側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に：１グループの記録済み用紙であって、上記１グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方にＲＦＩＤタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と；上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたＲＦＩＤタグからデータを読み取るＲＦＩＤ読取手段と；上記１グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。
【００１２】
この構成においては、電子化データからＲＦＩＤタグのデータを取りだして、ＲＦＩＤタグを担持する１グループの記録済み用紙を追跡することができる。１グループの記録済み用紙は典型的には文書である。この構成においても、ＲＦＩＤタグに光学的に読み取れる記号を担持させ、文字認識装置によりＲＦＩＤタグに関する情報を取得して電子化データとＲＦＩＤタグとを関連付けるようにしても良い。ＲＦＩＤタグが貼付された記録済み用紙は内容が空白（記録されていない）のものでもよい。ＲＦＩＤタグを担持させた用紙を検出できれば、任意のページ位置に配置しても良い。
【００１３】
この構成において、上記ＲＦＩＤタグが担持された用紙は、管理用用紙（バナー用紙ともいう）である。この場合、上記管理用用紙を上記画像読取装置で読み取って得た画像データに対して文字認識装置により文字認識を行い、上記管理用用紙に印刷された管理情報を取得し、上記管理情報を、上記画像読取装置により生成した画像データと、上記ＲＦＩＤ読取機より読み取ったデータと関連付けて記憶するようにしてもよい。
【００１４】
上記管理用用紙に印刷された管理情報は、保存期限、組織コード、文書コード、タイトル等である。
【００１５】
上記ＲＦＩＤタグを担持した用紙により記録済み用紙のグループの区切りを検出して、グループごとすなわち文書ごとに電子化データを管理するようにしても良い。
【００１６】
束なられた複数枚の用紙に複数のＲＦＩＤタグが付されている場合に、束ねられた状態でＲＦＩＤタグを読み取ると、どのグループがどのＲＦＩＤタグに対応するのか画布銘であるので、ＲＦＩＤ読取機は用紙が１枚ずつ搬送される経路に沿って配置されることが好ましい。
【００１７】
元の文書をそのまま処理対象の記録済み用紙とするのでなく、サイズの統一、両面文書の片面化等、前処理を行なって別途に処理対象の記録済み用紙を準備する場合には、倉庫等に保管される元の文書にはＲＦＩＤタグが付されないので、ＲＦＩＤタグを付した記録済み用紙（管理用用紙を含む）を読取後に元の文書にバインドしておくことが好ましい。
【００１８】
なお、この発明では、単一の筐体に収容されて成る文書管理装置またはシステムとして構成しても良いし、個別の筐体に収容された複数の装置を連携して文書管理装置またはシステムを構成しても良い。また、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
【００１９】
この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。
【発明の効果】
【００２０】
この発明によれば、紙文書と電子化したデータとを簡易に関係づけることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、この発明の実施例について説明する。
【実施例１】
【００２２】
図１は、この発明の原理的な構成を採用した実施例１を模式的に示している。この例では文書Ｄ１を電子化する例を用いて説明する。図１において、文書Ｄ１がバラバラにされて用紙束ｄ１とされ、用紙束ｄ１の上に管理用用紙（バナーシートともいう）ｃ１を配置する。必要に応じて、サイズの統一、両面文書の片面化等の前処理を行なう。管理用用紙ｃ１には、ＲＦＩＤタグ１００が貼付され、また、管理用用紙識別子１０１例えば管理用用紙を特定する連続番号「ＢＡＮＮＥＲ  ００１」および管理情報１０２が印刷されている。管理用用紙ｃ１については後に詳述する。これら一群の用紙はバッチ処理される対象として（以下ではバッチ用紙束ともいい、符号１０で示す）紙送り装置２０に載置される。紙送り装置２０はバッチ用紙束１０の用紙を上から、または下から順次に送り出して画像読取装置３０に供給する。画像読取装置３０は、典型的には、通常のスキャナであり、送られてくる用紙の印刷面を光学的に走査して印刷面の電子画像データを取得する。
【００２３】
ＲＦＩＤタグ１００は、例えば、図２に示すようにＩＣチップ１００ａにメモリ等をなす回路部１００ｂ、アンテナ１００ｃ、コンデンサ１００ｄ等を実装して成るものである。コンデンサ１００ｄは電源を構成し、回路部１００ｂは、メモリのほか、ＲＦ信号処理部、変復調部、発振器等を構成する。ＲＦＩＤタグ１００はアンテナ１００ｃで所定の信号を受信してそれに応答して内部に記憶しているデータをＲＦ信号としたのちアンテナ１００ｃを用いて伝送する。ＲＦＩＤタグ１００はシールにより管理用用紙ｃ１等に貼付できるようになっている。
【００２４】
ＲＦＩＤ読取機４０は、バッチ用紙束１０の管理用用紙ｃ１に貼付されたＲＦＩＤタグ１００からデータを読み取る。データは典型的にはＲＦＩＤタグ１００を特定する情報例えばタグＩＤであるが、これに限定されない。書き込み可能なＲＦＩＤタグを用いて、電子画像データの読み取り時、または、別のタイミングで、文書Ｄ１の属性や保管先等の管理情報を書き込んでも良い。ＲＦＩＤ読取機４０は、用紙が重なって複数のＲＦＩＤタグ１００が相互に近傍に配置されている状態では、データがどのＲＦＩＤタグ（管理用用紙ｃ）に対応するのか特定できないので、紙送り装置２０の搬送路等、用紙が重ならない状態が保証されている場所に設けることが好ましい。また、電磁遮蔽部を設けて外来ノイズへの耐性を強化することが好ましい。
【００２５】
文字認識装置７０は、画像読取装置３０により読み取った電子画像データから文字コードを抽出する。文字認識は、典型的には、管理用用紙ｃ１の画像データに対して行なわれ、管理用用紙識別子１０１、管理情報１０２を認識する。管理情報１０２は、複数の管理属性を含み、例えば、文書Ｄ１の保管期限、所有組織、保管先等である。同様な管理情報は、文書の表紙、１頁目等から、文字認識や固有表現（氏名、地名、日付、通貨等の重要な表現）抽出を行なうことにより特定することも可能である。
【００２６】
文書管理部５０は、図４に示すように、管理用用紙に続く記録済み用紙の画像を１つの管理単位５０ａで管理する。例えば、管理単位はフォルダである。図４の例では、文書を構成各ページの画像データと、その画像データを文字認識して取得したテキストとを、１つの管理単位５０ａの下で管理している。これら画像やテキストは記憶装置６０に記憶される。また、文書管理部５０は、ＲＦＩＤタグから読み取ったデータ（例えばタグＩＤ）と、文字認識装置７０により取得した管理情報とを図５に示すようなテーブルを用いて関連付けて管理する。
【００２７】
電子化が終了したオリジナルの文書は、元のとおりバインダ等に綴じられ、倉庫等に保管される。もちろん、オフィスの作業スペースに保管されても良い。オリジナルの文書自体を画像読取対象とした場合には、ＲＦＩＤタグ１００が貼付された管理用用紙をそのまま一体に綴じる。オリジナルの文書自体を用いずにそのコピー等に対して画像読取を行なった場合には、通常そのコピーは破棄される。その際、管理用用紙を抽出して対応するオリジナルの文書にバインドする。管理用用紙を用いずに、文書に最初のページ等にＲＦＩＤタグを貼付することも考えられる。この場合、ＲＦＩＤタグを聴視したままにする。さらに、コピーを用いた場合には、ＲＦＩＤタグを担持しているコピーページをオリジナルの文書にバインドする。
【００２８】
文書を倉庫等の移管先に移管する場合には、出庫時にＲＦＩＤタグを読取機（図示しない）で読み取って出庫管理し、倉庫等への入庫時に同様にＲＦＩＤタグを読取機で読み取って入庫管理する。図５に示す管理情報と入庫時に読み取った情報とを照合させ正しい保管場所に保管されているかどうかをチェックできる。入庫時に読み取った情報からタグＩＤを読み取り、対応するレコード（図５）を特定し当該レコードの保管場所を入庫先の保管場所で更新しても良い。
【００２９】
利用者は、管理単位を指定して文書ごとに各ページの画像やテキストを閲覧等することができる。画像には例えば連続するファイル名等を付してページを指定できるようにする。画像やテキストの閲覧には専用のソフトウェアを用いても良いし、既存にＨＴＭＬファイルやＸＭＬファイル等に画像やテキストをアンカータグにより埋め込んで、既存のウェブブラウザ等で閲覧するようにしても良い。
【００３０】
また、利用者は、図５の管理テーブルを参照して文書の保管先を調べ、オリジナルの文書を取り寄せることができる。また、保管先において、保管文書の各々のＲＦＩＤタグを読み取って保存期限やその他重要な情報を取得し、また、不明となっている文書を探し出すことができる。不明文書の探索は、文書のＲＦＩＤタグからポーリングの態様で情報を読み出しても良いし、文書の搬送時にＲＥＩＤタグの移動履歴をとりこれに基づいてトラッキングしても良い。
【００３１】
この実施例によれば、紙文書を電子化するときに電子化データと元の紙文書とを簡易に関連付けることができる。
【実施例２】
【００３２】
つぎに電子化時にＲＦＩＤ読取機４０を用いない、この発明の実施例２について説明する。この実施例では、ＲＦＩＤタグ１００に印刷された情報を用いてタグＩＤ等を取得する。
【００３３】
図６はこの発明の実施例２を模式的に示しており、この図において、図１と対応する箇所には対応する符号を付した。図６の記載は、ＲＦＩＤ読取機４０を省略した点を除き、図１と同様である。
【００３４】
この実施例ではＲＦＩＤタグ１００の表面にＲＦＩＤタグを特定する特定情報（例えばタグＩＤ）１００ｅをプリントしてある。ＲＦＩＤタグ１００は極めて小さな半導体チップ（図２）をシールで貼り付け面に張り付けられるようにしたものであり、そのシール表面にタグＩＤ等の特定情報１００ｅが印刷される。例えば可視光領域外の所定の波長のみ透過させる皮膜を塗布し肉眼ではタグＩＤ等が確認できないようにしてもよい。画像読取装置３０がその波長で画像を読み取り、その画像データを文字認識装置７０が認識してタグＩＤ等のデータを取得する。この例では図５で示したレコードのすべてのフィールドが文字認識装置７０により取得される。
【００３５】
画像読み取り後は、基本的には実施例１と同様にＲＦＩＤタグ１００を用いた出庫管理、入庫管理、保管文書の情報取得を行なう。
【００３６】
この実施例においても、文字認識装置７０で認識したタグＩＤ等によりＲＦＩＤタグと電子化データとを対応づけることができる。
【実施例３】
【００３７】
つぎに複写機を用いた実施例３について説明する。
【００３８】
図８は、実施例２の構成を全体として示しており、この図において、図１と対応する箇所には対応する符号を付した。
【００３９】
図８において、複写機２００は、紙送り装置２０、画像読取装置３０、ＲＦＩＤ読取機４０、文書管理部５０、記憶装置６０、文字認識装置７０、文書データ転送部８０等を含んで構成されている。紙送り装置２０は図１のバッチ用紙束１０を、一枚一枚、画像読取装置３０に送り出し、画像読取装置３０は各用紙の光学画像を電子化データに変換する。ＲＦＩＤ読取機４０は管理用用紙ｃ１のＲＦＩＤタグ１００からデータを読み出す。文書管理部５０が文書の画像を管理単位の下管理する。文字認識装置７０は、画像読取装置３０が生成した電子画像から文字認識を行なう。この文字認識結果は例えばテキストファイルやＨＴＭＬファイル等とされ図６に示したように管理される。また、管理用用紙の記述内容に基づいて用紙の判別や種々の管理を行なう場合には文字認識装置７０による認識結果を利用する。文書ごとの電子化データは記憶装置６０に管理される。文書の画像データやテキストデータはＲＦＩＤタグ１００から読み出したデータと図５と同様に関連付けられる。
【００４０】
複写機２００の操作部２００ａは、画像読取開始指示等、種々の操作を指示するものであり、さらに図７に示すように管理用用紙のバナー番号とこれに続く文書の属性とを入力できるようになっている。バナー番号は、１つの管理用用紙についての入力が終了するたびに自動的にインクリメントされてもよい。文書属性１、文書属性２等には、実際には具体的な属性名が表示される。属性は、例えば、文書のタイトル、管理責任者、オーナー、保管期限、電子化前の保管場所等である。電子化前の保管場所を属性として用いれば、電子化前の保管場所から電子化文書を検索できる。電子化前の保管場所（オフィスのレイアウト）をビジュアルに表示したり、階層化して表示して容易に検索できるようにしても良い。このようにすれば、図３に示す管理用用紙識別子１０１や管理情報１０２を予め準備しておかなくても良い。ただし、ＲＦＩＤタグ１００は貼付しておく。
【００４１】
文書の属性は管理単位ごとの属性として各管理単位に関連付けて記憶装置６０に記憶される。
【００４２】
複写機２００は、ＦＴＰプロトコル等により文書の電子化データをサーバ装置３００に転送する文書データ転送部８０を有している。サーバ装置３００はクライアント装置４００に対して文書データの閲覧サービスを提供する。クライアント装置４００は、電子化されたデータの検証、チェックに用いても良い。
【００４３】
この実施例においても、元の文書と関連付けて文書の電子化が可能になる。
【実施例４】
【００４４】
つぎにこの発明の実施例４について説明する。この実施例では複数の文書を一括して電子化するようになっている。この例では説明の便宜上、３つの文書の画像を読み取る場合を前提とするが、文書数等はこれに限らないことはもちろんである。
【００４５】
図１０は実施例４を模式的に示しており、この図において図１と対応する箇所には対応する符号を付した。図１０において、文書Ｄ１、Ｄ２、Ｄ３がバラバラにされて用紙束ｄ１、ｄ２、ｄ３とされ、それぞれの用紙束ｄ１、ｄ２、ｄ３の上に管理用用紙（バナーシートともいう）ｃ１、ｃ２、ｃ３が挿入される。これら一群の用紙はバッチ処理される対象として（以下ではバッチ用紙束ともいい、符号１０で示す）紙送り装置２０に載置される。紙送り装置２０はバッチ用紙束１０の用紙を上から、または下から順次に送り出して画像読取装置３０に供給する。画像読取装置３０は、典型的には、通常のスキャナであり、送られてくる用紙の印刷面を光学的に走査して印刷面の電子画像データを取得する。
【００４６】
ＲＦＩＤ読取機４０はＲＦＩＤタグ１００を読み取るタグＩＤ等のデータを取得する。読み取りと同時に、文書区切りを検出する。これにより、文書単位で画像データやテキストデータを管理できる。すなわち、管理用用紙ｃ１、ｃ２、ｃ３は文書の境界を示しており、これらに貼付されているＲＦＩＤタグ１００からデータが読み取られたことに応じて文書区切りが到来したと判別する。その他の構成、作用は図１の実施例１と同様であるので説明を繰り返さない。
【００４７】
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、実施例３では、文字認識、文書管理を複写機２００側で行なったが、読み取った画像データを文書データ転送部８０でサーバ装置３００に送り、サーバ装置３００で文字認識（ＲＦＩＤタグ１００に印刷されたタグＩＤ等の認識を含む）、文書管理を行なうようにしても良い。
【００４８】
また、上述実施例では、管理用用紙にＲＦＩＤタグを貼付するようにしたが、管理用用紙を用いずに、文書の所定のページ例えば最初のページや最後のページににＲＦＩＤタグを貼付するようにしても良い。１回の画像読み取り処理のバッチで１つの文書しか扱わない場合等、文書区切りを検出する必要がない場合には、文書の任意のページにＲＦＩＤタグを貼付して良い。
【００４９】
また、図１１に示すように管理用用紙の管理情報をバーコード１０３で表示しても良いし、管理用用紙識別子１０１やＲＦＩＤタグのタグＩＤ等をバーコードで表示しても良い。この場合バーコード読取機または判別機が必要になる。ＲＦＩＤタグからタグＩＤ等のデータを読み取って管理用用紙その他の貼付ページにタグＩＤ等の文字列またはバーコードをプリントするようにし、これを文字認識またはバーコード識別してもよい。また図１２に示すように文書の画像データのみを保管するようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】この発明の実施例１による文書管理を模式的に説明する図である。
【図２】実施例１のＲＦＩＤタグの構成例を説明する図である。
【図３】実施例１の管理用用紙の一例を説明する図である。
【図４】実施例１の文書の管理単位を説明する図である。
【図５】実施例１の管理テーブルの例を説明する図である。
【図６】この発明の実施例２による文書管理を模式的に説明する図である。
【図７】実施例２におけるＲＦＩＤタグの表面に印刷された文字列の例を説明する図である。
【図８】この発明の実施例３による複写機を用いた文書管理装置の構成例を説明する図である。
【図９】実施例３における管理情報の入力画面の例を説明する図である。
【図１０】この発明の実施例３により文書管理を模式的に説明する図である。
【図１１】実施例１の管理用用紙の他の例を説明する図である。
【図１２】文書の管理単位が管理するデータの他の例を説明する図である。
【符号の説明】
【００５１】
１０      バッチ用紙束
２０      紙送り装置
３０      画像読取装置
４０      ＲＦＩＤ読取機
５０      文書管理部
５０ａ      管理単位
６０      記憶装置
７０      文字認識装置
８０      文書データ転送部
１００      ＲＦＩＤタグ
１００ａ      回路部
１００ｂ      コンデンサ
１００ｃ      アンテナ
１０１      管理用用紙識別子
１０２      管理情報
２００      複写機
２００ａ      操作部
３００      サーバ装置
４００      クライアント装置
ｃ１、ｃ２、ｃ３      管理用用紙
ｄ１、ｄ２、ｄ３      用紙束
Ｄ１、Ｄ２、Ｄ３      文書
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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