(57)【要約】【課題】  グループで登録したデータについて、重要なデータが不用意に削除されない保存装置を提供する。【解決手段】  デジタル複合機は、複数のユーザが共有する保存データに対して、保存期限である、指定期間に達した文書があるか否かを判断する（Ｓ１０）。次いで、管理者や、この文書に対して関連登録された者の中で未アクセス者がいるか否かを判断する（Ｓ２０）。未アクセス者がいれば（Ｓ１１でＹＥＳ）、管理者や未アクセス者に指定期間がきたことを通知する（Ｓ３０）。このとき合わせてデータの削除の可否を問い合せる。主制御部１１は、管理者および未アクセス者からこの文書に対する削除許可があったか否かを判断する（Ｓ４０）。管理者および未アクセス者から削除許可があったときは（Ｓ４０でＹＥＳ）、対象文書を削除する（Ｓ５０）。【選択図】      図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを保存する保存手段と、
保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、
前記登録されたユーザのうち、前記保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスのユーザがある場合には、前記保存されたデータを保持する保持手段とを含む、保存装置。
【請求項２】
データを保存する保存手段と、
保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、
前記登録されたユーザから前記保存されたデータの削除許可を受付ける削除受付け手段と、
前記保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがある場合には、前記保存されたデータを保持する保持手段とを含む、保存装置。
【請求項３】
前記保存手段にデータを保存してから所定期間後に、前記保存されたデータにアクセスしていない登録されたユーザに対して前記保存されたデータの削除の可否を問い合せる手段をさらに含み、
前記保持手段は、前記問い合せ手段による問い合せ後も、前記未アクセスの登録されたユーザが削除許可をしないとき前記保存されたデータを保持する、請求項１に記載の保存装置。
【請求項４】
前記保存装置は、ネットワークを介して端末と接続されている、請求項１から３のいずれかに記載された保存装置。
【請求項５】
請求項１から３のいずれかに記載された保存装置を有する、画像形成装置。
【請求項６】
コンピュータに対して、
データを保存する保存手段と、
保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザのうち、保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスのユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段として機能させる、プログラム。
【請求項７】
コンピュータに対して、
データを保存する保存手段と、
保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザから保存されたデータの削除許可を受付ける削除受付け手段と、保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段として機能させる、プログラム。
【請求項８】
保存手段にデータを保存してから所定期間後に、保存されたデータにアクセスしていない登録されたユーザに対して保存されたデータの削除の可否を問い合せる手段としてさらに機能させ、保持手段は、問い合せ手段による問い合せ後も、未アクセスの登録されたユーザが削除許可をしないとき、保存されたデータを保持するよう機能させる、請求項６に記載のプログラム。
【請求項９】
前記コンピュータは、ネットワークを介して端末と接続されている、請求項６から８のいずれかに記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、保存装置、画像形成装置およびプログラムに関し、特に、重要な保存文書が削除されない、保存装置、画像形成装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザの要求に応じて画像データを保存し、それを消去する機能を有する画像処理装置が特開２００３−３７７１９号公報（特許文献１）、特開２００１−５１８２０号公報（特許文献２）および特開平１１−１７７７４３号公報（特許文献３）に開示されている。
【０００３】
特許文献１においては、画像情報消去手段により画像処理装置の状態に応じて画像処理装置内部に記憶された画像データを自動的に消去している。
【０００４】
特許文献２によれば、画像処理装置において、画像データが所定の蓄積期限に達したか否かを計時し、蓄積期限に達した画像データに関して画像データの蓄積者に蓄積期間の延長の問い合せを行っている。
【０００５】
また、特許文献３によれば、画像入出力装置において、ユーザがデータを格納した後、一定時間に引き取りが無い場合にユーザに通知する手段や、複数のユーザによるグループアクセスが可能であり、ユーザフォルダにグループアクセス格納データがある場合、グループのユーザに格納情報を通知する手段を開示している。
【特許文献１】特開２００３−０３７７１９号公報（段落番号０００７、００２１等）
【特許文献２】特開２００１−０５１８２０号公報（段落番号０００６等）
【特許文献３】特開平１１−１７７７４３号公報（段落番号０００７、０００８等）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の、ユーザの要求に応じて画像データを保存し、それを消去する機能を有する画像処理装置は上記のように構成されていた。基本的にデータの保存期限になればデータが削除されるか、保存期限になれば問い合せを行っているが、その後の処理については具体的に規定されていなかった。そのため、特にグループで登録したデータについて、重要なデータが不用意に削除されるおそれがあった。
【０００７】
この発明は、上記のような問題点に着目してなされたもので、グループで登録したデータについて、重要なデータが不用意に削除されない保存装置、画像形成装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
この発明に係る保存装置は、データを保存する保存手段と、保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザのうち、保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスのユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段とを含む。
【０００９】
この発明の他の局面においては、保存装置は、データを保存する保存手段と、保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザから保存されたデータの削除許可を受付ける削除受付け手段と、保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段とを含む。
【００１０】
好ましくは、保存手段にデータを保存してから所定期間後に、保存されたデータにアクセスしていない登録されたユーザに対して保存されたデータの削除の可否を問い合せる手段をさらに含み、保持手段は、問い合せ手段による問い合せ後も、未アクセスの登録されたユーザが削除許可をしないとき、保存されたデータを保持する。
【００１１】
さらに好ましくは、保存装置は、ネットワークを介して端末と接続されている。
【００１２】
この発明のさらに他の局面によれば、画像形成装置は、上記した保存装置を有する。
【００１３】
この発明のさらに他の局面においては、プログラムは、コンピュータに対して、データを保存する保存手段と、保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザのうち、保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスのユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段として機能させる。
【００１４】
この発明のさらに他の局面においては、プログラムは、コンピュータに対して、データを保存する保存手段と、保存されたデータを複数のユーザからなるグループで利用するために、グループを構成するユーザを特定する情報を登録するグループユーザ登録手段と、登録されたユーザからの保存されたデータの削除許可を受付ける削除許可受付け手段と、保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがある場合には、保存されたデータを保持する保持手段として機能させる。
【００１５】
好ましくは、プログラムは、保存手段にデータを保存してから所定期間後に、保存されたデータにアクセスしていない登録されたユーザに対して保存されたデータの削除の可否を問い合せる手段としてさらに機能させ、保持手段は、問い合せ手段による問い合せ後も、未アクセスの登録されたユーザが削除許可をしないとき、保存されたデータを保持するよう機能させる。
【００１６】
さらに好ましくは、コンピュータは、ネットワークを介して端末と接続されている。
【発明の効果】
【００１７】
この発明においては、登録されたユーザのうち、保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスユーザがいる場合、または、保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがいる場合には、保存されたデータを保持する。積極的に削除を許可しない限り保存されたデータを削除しないため、重要なデータが不用意に削除されない保存装置を提供できる。
【００１８】
この発明の他の局面においては、画像形成装置は上記した保存装置を有する。画像形成装置が、積極的に削除を許可しない限り保存されたデータを削除しない保存装置を有するため、重要なデータが不用意に削除されない画像形成装置を提供できる。
【００１９】
この発明のさらに他の局面においては、プログラムは、コンピュータに対して、登録されたユーザのうち、保存されたデータに対してアクセスしていない未アクセスユーザがいる場合、または、保存されたデータに対して削除許可を行っていないユーザがいる場合には、保存されたデータを保持するよう機能させる。
【００２０】
その結果、重要なデータが不用意に削除されないプログラムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、この発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図１はこの発明の一実施の形態にかかる保存装置をデジタル複合機のような画像形成装置に適応した場合のデジタル複合機の構成を示すブロック図である。図１を参照して、デジタル複合機１０はグループユーザ登録手段、保持手段、削除受付け手段および問い合せ手段として機能するとともに、デジタル複合機１０全体を制御する制御部１１と、ＤＲＡＭ１２と、ＦＡＸ通信部１３と、ネットワーク４０と接続するためのネットワークＩＦ（インタフェース）部１４と、印字部１５と、データを保存する保存手段として機能するＨＤ（ハードディスク）１６と、画像読み取り部１７と、操作部１８とを含む。
【００２２】
画像読み取り部１７は光電変換素子の一例のＣＣＤ（図示せず）を備えており、原稿の画像データを読み取ることができる。
【００２３】
操作部１８は図２に示すように入力部１９と表示部２０とを含み、入力部１９は、ＦＡＸの送信スタートやコピースタートを指示するコピーキー１９１と、実行中の処理を全面的に解除するための中止キー１９２と、割り込みの実行・解除を指示するための割り込みキー１９３と、ＦＡＸ送り先の番号やコピー枚数などを指示するテンキー１９４と、各種情報を設定するための設定キー１９５などを含む。
【００２４】
表示部２０は液晶パネルにより構成されており、デジタル複合機１０からユーザへの情報を表示できるようになっている。この液晶パネルはタッチパネルであり、「ＦＡＸ」，「プリンタ」および「コピー」の各機能を選択する入力部１９の一部としても機能する。
【００２５】
制御部１１は、画像読み取り部１７から与えられるデータ、ＦＡＸ通信部１３またはネットワークＩＦ部１４から与えられるデータをＤＲＡＭ１２に圧縮符号化して書き込み、ＤＲＡＭ１２に書き込んだデータを読み出し、伸張復号化して出力する。また、制御部１１は、ＦＡＸ通信部１３による通信のための制御と、ネットワークＩＦ部１４による通信のための制御と、印字部１５による印字のための制御と、画像読み取り部１７の画像読み取りのための制御と、操作部１８の入力部１９からのデータを入力するための制御と、操作部１８の表示部２０にデータを表示するための制御などを行う。
【００２６】
ネットワーク４０には、デジタル複合機１０にアクセス可能な複数のパソコン４１〜４３等の端末が接続されている。
【００２７】
なお、図１において太線の矢印は画像データの流れを示しており、細線の矢印は制御信号または制御データの流れを示している。
【００２８】
デジタル複合機１０には複数のユーザがアクセスして、所望の文書や画像等を複写し、それを上記したハードディスク１６に格納する場合がある。ハードディスク１６に保存されるデータは、通常は、所定の保存期限が定められ、その保存期限が切れると消去される。このような保存期限の入力は図２に示した操作部１８で行われる。
【００２９】
このようにして期限が定められてハードディスク１６に保存されるデータには複数のユーザからなるグループで共有される共有保存データが存在する。このような共有保存データの処理について説明する。
【００３０】
なお、ここで、ユーザは個人としてのユーザだけではなく、上記したパソコン等の端末も含む。
【００３１】
デジタル複合機１０で原稿をスキャンしてデータをハードディスク１６で保存するために、ユーザが原稿をデジタル複合機１０に持っていき、画像読取り部１７で読取るためデジタル複合機１０に原稿をセットする。ユーザは保存したデータを共有するユーザリストを操作部１８から入力する。ユーザは、共有データを保護するためのパスワードを入力する。このようにして、グループで共有される共有保存データがそのデータにアクセス可能なグループ内のユーザ名（またはネットワーク４０上のパソコン４１〜４３を特定する情報）とともに、ハードディスク１６に保存される。このとき、共有保存データの保存期限も合わせて指定期間として保存される。
【００３２】
この場合の保存データを共有するグループを構成するユーザはアクセス管理テーブルに記録される。その一例を図３に示す。図３を参照して、アクセス管理テーブルは、グループメンバを特定する情報（たとえば氏名、ネットワーク上のメールアドレス、パソコンＩＰアドレス等）と、そのメンバがアクセスしたか否かを示すアクセスフラグ領域とを有する。アクセスフラグ領域には、グループのメンバごとに、共有データにアクセスしたか否かを示す情報が記録される。
【００３３】
保存装置としてのデジタル複合機１０とネットワーク４０で接続された端末との間で共有データを有する場合は、（１）複数の特定ユーザで共有する場合、（２）不特定多数のユーザが使用する場合、（３）ユーザが複数の端末でアクセスする場合が考えられる。（１）は上記したようにオフィス等でパソコンや、画像形成装置が接続されている場合が該当する。この場合はネットワークにサーバが接続されていれば、デジタル複合機１０も端末となる。また、（２）は、コンビニエンスストア等に設置されている情報端末、画像形成装置（上記（１）の画像形成装置と同様）の場合が該当する。
【００３４】
図３のグループメンバとして、これらの端末のユーザ情報を登録しておけば上記の（１）〜（３）の場合をカバーできる。
【００３５】
また、グループメンバとして各端末のＭＡＣ(Media Access Control)アドレス等を指定することによって、端末からのアクセスあるいは後に説明する削除許可の監視を行ってもよい。そうすれば、携帯電話やＰＤＡなどの使用者が特定される通信端末にも上記実施の形態を適用できる。
【００３６】
アクセステーブルへのアクセスしたか否かの判定は、制御部１１が、操作部１８からユーザによる直接アクセスがあったか否かによって判断するようにしてもよいし、ネットワークを介してユーザがパソコン４１〜４３からアクセスした場合には、その情報を検出してアクセスフラグを記録すればよい。
【００３７】
次に、グループのメンバが共有保存データにアクセスする場合について説明する。ユーザは、操作部１８から所望の保存データを検索する。すると、制御部１１は、パスワードの入力を促す。ユーザがパスワードを入力すると、制御部１１はそれが格納されているパスワードと一致するか否かを判断する。一致すれば保存データへのアクセスを許可し、上記したように、アクセスフラグをセットし、一致しなければ、保存データへのアクセスを許可しない。
【００３８】
なお、グループを構成するユーザリストの入力は、操作部１８でデジタル複合機１０の全ユーザを表示し、その中から選択できるようにしてもよい。
【００３９】
次に、共有保存データの処理について説明する。図４は、制御部１１が行うグループで共有保存しているデータの処理手順を示すフローチャートである。図４参照して、まず、保存期限である、指定期間に達した文書があるか否かを判断する（ステップＳ１０、以下ステップを省略する）。次いで、アクセス管理テーブルを参照して、管理者や、この文書に対して関連登録された者の中で未アクセス者がいるか否かを判断する（Ｓ２０）。未アクセス者がいれば（Ｓ１１でＹＥＳ）、管理者や未アクセス者に指定期間がきたことをネットワーク４０を介して通知する（Ｓ３０）。このとき合わせてデータの削除の可否を問い合せる。制御部１１は、管理者および未アクセス者からこの文書に対する削除許可があったか否かを判断する（Ｓ４０）。管理者および未アクセス者から削除許可があったときは（Ｓ４０でＹＥＳ）、対象文書を削除する（Ｓ５０）。すなわち、データ保存してから所定期間後にアクセスユーザに削除の通知を行い、通知後、削除許可しない未アクセスユーザがいる場合のみ文書データを保存する。また、未アクセスユーザのうち削除許可を指示していないユーザがいる場合のみ、データを保持する。
【００４０】
ここで、データの削除許可としては、図３に示したアクセス管理テーブルに削除許可フラグ登録領域を設け、ユーザから削除許可を受付けると、アクセスの場合と同様に削除許可フラグ登録領域に削除許可受付けフラグをセットすればよい。制御部１１は、この削除許可フラグ登録領域を参照して、保存されたデータの削除または保持を行う。
【００４１】
Ｓ２０で管理者やこの文書に対して関連登録された者の中に未アクセス者がいなければ（Ｓ２０でＮＯ）、対象文書は削除する（Ｓ５０）。すなわち、グループユーザのうち、未アクセスユーザがいる場合のみ対象文書データは保持される。また、Ｓ４０で管理者および未アクセス者から削除許可が出なければ（Ｓ４０でＮＯ）、Ｓ２０へ戻る。
【００４２】
以上のように、この実施の形態においては、デジタル複合機において、予め定められているか、または設定された保存期限により保存データの自動削除を行う機能を有していても、複数のユーザで共有されるグループユーザ管理データについては、通常の自動削除機能の対象データとはならずに、別の管理が行われる。
【００４３】
なお、上記実施の形態においては、デジタル複合機に保存されたデータをグループで共有する場合について説明したが、これに限らず、この発明は、データを保存する装置であれば、任意の保存装置に適用が可能である。
【００４４】
また、上記実施の形態においては、図４の処理を画像形成装置の主制御部が行う動作として説明したが、これに限らず、保存装置はデータを保存可能なコンピュータで実現可能である。この場合に、コンピュータのＲＯＭまたはＲＡＭに図４に示すフローチャートを実行するプログラムを格納すれば、上記画像形成装置と同様の動作が可能である。なお、このプログラムは記録媒体を介してコンピュータに格納されてもよい。
【００４５】
また、この場合、コンピュータはネットワークを介して複数のパソコン等の端末に接続されていてもよい。
【００４６】
なお、上記実施の形態においては、未アクセスユーザに対する問い合わせをネットワークを介して行う場合について説明したが、これに限らず、デジタル複合機の操作部の表示部に表示してもよい。
【００４７】
以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】デジタル複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】操作部を示す図である。
【図３】ユーザのアクセス管理テーブルの一例を示す図である。
【図４】主制御部が行うグループで共有保存しているデータの処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４９】
１０  デジタル複合機、１１  制御部、１２  ＤＲＡＭ、１３  ＦＡＸ送信部、１４  ネットワークインターフェイス部材、１５  印字部、１６  ハードディスク、１７  画像読取り部、１８  操作部、３０  公衆回線、４０  ネットワーク、４１〜４３  パソコン。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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