(57)【要約】  【課題】  メールを文書管理装置に登録する際に、自動的に所望のアクセス権や設定し、所望の保管場所に登録する。  【解決手段】  文書管理装置１１にメールサーバ１０のユーザのアカウントとパスワードを登録する。そのアカウントに対応付けて、メールを格納するフォルダーと格納したメールのアクセス権、メールを取り出す頻度を登録する。文書管理装置１１は、メールサーバ１０へ登録されたアカウントでログインし、メールを取り出し、設定されたフォルダーへ格納する。また、格納するときにアクセス権を設定する。このように構成することにより、メールを自動的に取り出し、文書管理装置１１に格納することによって、メールをユーザ間やグループで共有することが可能になる。【選択図】  図２
2005242924.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メール登録情報記憶手段が登録対象のメールについてメールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するステップと、
メール取得手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記メールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メールサーバから目的のメールを取得するステップと、
メール登録手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メール取得手段で取得したメールを、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項２】
上記メール登録情報記憶手段は、登録対象のメールについて上記文書記憶手段における保管場所を記憶し、上記メール登録手段は上記保管場所にメールを登録する請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項３】
上記文書管理装置本体は、保管場所ごとに保管場所に対するアクセス権を管理し、メール登録手段は、メール登録情報記憶手段にアクセス権が登録されていない場合、上記保管場所のアクセス権と同じアクセス権を格納されたメールに付与する請求項２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項４】
メールに含まれるパターンを解析するパターン解析手段をさらに有し、パターンごとにアクセス権を設定する請求項１、２または３記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項５】
メールに含まれるパターンを解析するパターン解析手段をさらに有し、パターンごとに保管場所を設定する請求項２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項６】
メールから抽出した情報を、文書のプロパティとして登録する請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項７】
上記文書のプロパティを検索用索引として登録する請求項６記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項８】
所定の保管場所に文書登録があったときに、予め登録されているユーザに通知メールで通知を行なう請求項１〜７のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項９】
メール取得手段により取得したメールを解析した情報を上記通知メールに含ませる請求項８記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１０】
添付文書取得手段が上記メールサーバから目的のメールの添付文書を取得するステップと、
添付文書登録手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記添付文書取得手段で取得した添付文書を、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとをさらに上記コンピュータに実行させるために用いられる請求項１〜９のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１１】
文書を記憶する文書記憶手段と、
登録対象のメールについてメールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するメール登録情報記憶手段と、
上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記メールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メールサーバから目的のメールを取得するメール取得手段と、
上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メール取得手段で取得したメールを、当該アクセス権で上記文書記憶手段に登録するメール登録手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１２】
メール登録情報記憶手段が登録対象のメールについてメールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するステップと、
メール取得手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記メールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メールサーバから目的のメールを取得するステップと、
メール登録手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メール取得手段で取得したメールを、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
メッセージ登録情報記憶手段が登録対象のメッセージについてメッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するステップと、
メッセージ取得手段が上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するステップと、
メッセージ登録手段が上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１４】
文書を記憶する文書記憶手段と、
登録対象のメッセージについてメッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するメッセージ登録情報記憶手段と、
上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するメッセージ取得手段と、
上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、当該アクセス権で上記文書記憶手段に登録するメッセージ登録手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１５】
メッセージ登録情報記憶手段が登録対象のメッセージについてメッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するステップと、
メッセージ取得手段が上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するステップと、
メッセージ登録手段が上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
メッセージ管理サーバにより管理されるメッセージを文書管理サーバに登録する文書登録用コンピュータプログラムにおいて、
メッセージ登録情報記憶手段が、登録対象のメッセージについて上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワード、およびアクセス権とを記憶するステップと、
メッセージ取得手段が、上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するステップと、
メッセージ登録手段が、上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワードおよびアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、文書管理サーバに当該アクセス権で登録するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書登録用コンピュータプログラム。
【請求項１７】
メッセージ管理サーバおよび文書管理サーバとともに用いられる文書登録装置において、
登録対象のメッセージについて上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワード、およびアクセス権とを記憶するメッセージ登録情報記憶手段と、
上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するメッセージ取得手段と、
上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワードおよびアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、文書管理サーバに当該アクセス権で登録するメッセージ登録手段とを有することを特徴とする文書登録装置。
【請求項１８】
メッセージ管理サーバにより管理されるメッセージを文書管理サーバに登録する文書登録方法において、
メッセージ登録情報記憶手段が、登録対象のメッセージについて上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＵＤおよびパスワードと、上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワード、アクセス権とを記憶するステップと、
メッセージ取得手段が、上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記メッセージ管理サーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メッセージ管理サーバから目的のメッセージを取得するステップと、
メッセージ登録手段が、上記メッセージ登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理サーバにおけるユーザＩＤ、パスワードおよびアクセス権を読み出して、上記メッセージ取得手段で取得したメッセージを、文書管理サーバに当該アクセス権で登録するステップとを有することを特徴とする文書登録方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子メールのメッセージを文書管理装置に登録して管理する文書管理技術に関し、とくに、メールサーバのメールを文書管理装置が自動的に取り出して格納することにより、ユーザ間やグループでメールを共有できるようにするものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理装置では、電子メール（以下、単にメールともいう）をユーザ間やグループで共有するためには、ユーザが個別にメールを文書管理装置に登録し、そのメールへのアクセス権を設定する必要があった。ユーザが介在することなく、自動的に、メールを文書管理装置に登録してグループの共同作業の効率化を図ることが望まれる。
【０００３】
なお、この発明と関連する特許文献としては以下のものがある。
【０００４】
特許文献１は、電子メール情報を格納手段に登録してアクセス権を設定する方法について記載されている。この発明では、電子メールから送受信に関わるユーザ情報（例えば送信者および受信者）を抽出し、送信者や受信者のみがアクセスできるように、そのユーザ情報に基づいてアクセス権の設定を行う。しかし、この提案では、送受信に関わるユーザ情報に基づいてアクセス権を設定するのみであり、任意のアクセス権を設定するものではない。そのため、送受信に関わるユーザ情報に基づかないアクセス権を設定することはできなかった。一般に、電子メールの送受信に関わるユーザ情報と、文書管理装置に登録しているユーザ情報は異なる場合が多いので、文書管理装置に登録しているユーザ情報でアクセス権を設定するためには、電子メールの送受信に関わるユーザ情報に基づかないアクセス権の設定を行う必要がある。
【０００５】
また、この提案では、電子メールを格納手段のどこに格納するかについては何ら配慮がなされていない。そのため、複数の場所に電子メールを格納することはできなかった。
【０００６】
特許文献２は、通信装置から電子メールを取り出し、フォーマット変換した後、ＵＲＬなどの識別子で識別できる記憶装置に格納することを提案している。しかし、この提案では、格納した電子メールのアクセス権を設定することについては何ら配慮がなされていない。そのため、格納した電子メール公開する範囲を、自由に設定することができなかった。
【特許文献１】特開２００２−７２８７公報
【特許文献２】特開平１１−２３２１９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、メールを文書登録装置に自動的に登録することができ、しかも、アクセス権や保管場所を任意に設定できるメールの文書管理技術を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
この発明の構成例では、文書管理装置にメールサーバのユーザのアカウント（ユーザＩＤ、ユーザ名ともいう）とパスワードを登録する。そのアカウントに対応付けて、メールを格納するフォルダーと格納したメールのアクセス権、メールを取り出す頻度を登録する。文書管理装置は、メールサーバへ登録されたアカウントでログインし、メールを取り出し、設定されたフォルダーへ格納する。また、格納するときにアクセス権を設定する。このように構成することにより、メールを自動的に取り出し、文書管理装置に格納することによって、メールをユーザ間やグループで共有することが可能になる。格納されたメールにはアクセス権が付けられているので、望まないユーザがメールを読めないように設定することができる。
【０００９】
さらにこの発明を説明する。
【００１０】
この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理用コンピュータプログラムにおいて：メール登録情報記憶手段が登録対象のメールについてメールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードと、文書管理装置本体におけるアクセス権とを記憶するステップと；メール取得手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記メールサーバにおけるユーザＩＤおよびパスワードを読み出して上記メールサーバから目的のメールを取得するステップと；メール登録手段が上記メール登録情報記憶手段に記憶されている上記文書管理装置本体におけるアクセス権を読み出して、上記メール取得手段で取得したメールを、当該アクセス権で文書記憶手段に登録するステップとをコンピュータに実行させるようにしている。
【００１１】
この構成においては、メールを文書管理装置で管理し、さらにそのアクセス権を自動的に任意の態様で設定できる。なお、メールサーバのユーザＩＤ（ユーザ名）はメールアカウント（単にアカウント）ともいう。
【００１２】
この構成において、上記メール登録情報記憶手段は、登録対象のメールについて保管場所を記憶し、上記メール登録手段は上記保管場所にメールを登録するようにしてもよい。
また、メールに含まれるパターンを解析するパターン解析手段をさらに有し、パターンごとにアクセス権を設定したり、保管場所を設定するようにしてもよい。
【００１３】
また、メールから抽出した情報、例えば「Ｆｒｏｍ：」行の箇所や「Ｔｏ：」行の箇所等を、文書のプロパティとしてもよい。上記文書のプロパティを検索用索引として登録してもよい。
【００１４】
また、所定の保管場所に文書登録があったときに、予め登録されているユーザにメールで通知を行なってもよい。この場合、メールを解析した情報を上記メールに含ませるようにしてもよい。
【００１５】
また、この発明は、メールサーバのメールを文書管理装置に登録して管理する場合に限定されず、広く、メッセージ管理サーバで管理するメッセージを文書管理装置に登録して管理する場合に適用できる。例えば、ニュースサーバやメールリストサーバにも適用できる。
【００１６】
また、この発明の文書管理装置は、文書管理サーバとして構成されてもよく、また文書管理サーバと他の機能部分とを組み合わせて構成しても良い。後者の場合、文書管理サーバへのアクセス管理が別途必要となることがある。
【００１７】
なお、この発明はコンピュータプログラムとして実装するほかに、装置またはシステムあるいは方法としても実現可能である。
【００１８】
この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。
【発明の効果】
【００１９】
この発明によれば、メールを文書登録装置に自動的に登録することができ、しかも、アクセス権を任意に設定できる。具体的な例では、保管場所を任意に設定できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、この発明の実施例について説明する。
【実施例１】
【００２１】
まず、この発明の実施例１について説明する。この実施例１の文書管理装置は他の実施例の基礎を構成するものでもある。
【００２２】
図１は、この発明の実施例１の文書管理装置が用いられる環境を示しており、図２は実施例１の文書管理装置を主に示している。図３は実施例１の文書管理装置のメール登録時の動作例を示している。
【００２３】
図１において、メールサーバ１０、文書管理装置１１、クライアント（クライアント端末）１２がネットワーク１３に接続されている。メールサーバ１０は、例えばＳＭＴＰおよびＰＯＰ３、ＩＭＡＰに準拠してメールの配送・受信およびメールの取りだしを管理するものである。メールサーバ１０にはそのユーザＩＤ（アカウント）やパスワードが登録管理されている。ユーザあてのメール（受信メール）は、共有のスプールディレクトリやユーザのホームディレクトリのスプールディレクトリのメールボックスに保管される。ユーザはユーザＩＤおよびパスワードを入力してＰＯＰ３に準拠して受信メールを取り出すことができる。クライアント１２は、ネットワーク１３を介してメールサーバ１０や文書管理装置１１のサービスを受けることができる。この実施例ではユーザ宛の受信メールを文書管理装置１１に登録して管理するようにしているので、クライアント１２が直接にメールサーバ１０からメールを取り出さなくてもよくなっている。ただし、クライアント１２が直接にメールサーバ１０からメールを取り出すことも許容する場合には、取りだした後もメールがメールボックスに残すようにすることが好ましい。
【００２４】
図２において、文書管理装置１１は、メールアクセス部１１０、メール登録部１１１、文書ファイルシステム１１２、アクセス要求処理部１１３、文書管理装置ユーザ情報データベース１１４、ジョブデータベース１１５、設定入力部１１６等を含んで構成されている。
【００２５】
文書管理装置１１は、複数の文書を格納して管理する。また、文書管理装置１１は、文書にアクセスするユーザやグループも管理する。また、文書管理装置１１は、ある文書に対してユーザやグループのメンバーがアクセス可能かを管理するために、文書ごとにアクセス権（下図のＡＣＬ１、ＡＣＬ２、ＡＣＬ３）を設定する。すなわち、文書管理装置１１（アクセス要求処理部１１３）は、図３に示すように、文書管理装置ユーザ情報データベース１１４、文書ファイルシステム１１２のアクセスコントロールリスト（以下、ＡＣＬともいう）を参照して文書ファイルシステム１１２に登録されている文書（メール）の読み出し、変更等を管理する。図３の例では、文書１、文書２、文書３がそれぞれＡＣＬ１、ＡＣＬ２、ＡＣＬ３で登録されている。また、ユーザグループ１にユーザ１、ユーザ２が属し、またユーザグループ２にユーザ２、ユーザ３が属している。
【００２６】
この例では、メールの登録はジョブ（図４参照）という単位で管理されている。文書管理装置１１の管理者は、最初に、図４に示すように、文書管理装置１１にメールサーバ１０のユーザ（ユーザＡ）とパスワードを登録する。登録は例えば設定入力部１１６を用いて行なわれるが、これに限定されない。このときにメールを登録する登録先のフォルダー（フォルダーＡ）とアクセス権（ＡＣＬ−Ａ）も登録する。また、メールサーバ１０からメールを取り出す頻度（この例では時間間隔であるがこれに限定されない）についても登録する。この、ユーザ、パスワード、フォルダー、アクセス権、頻度の組をジョブと呼ぶ。ジョブの登録は、複数行うことができる。ジョブはジョブデータベース１１５に登録される。
【００２７】
文書管理装置１１は、一定時間ごとに各ジョブの頻度を調べる。以前に取り出した時刻と現在時刻の差分が頻度よりも小さければ、ジョブを実行する（メールを取り出す）。前回の取り出し時刻は、ジョブに管理されていても良いし、ログ情報から取得しても良い。頻度を調べたときに、今までジョブが一度も実行されていない場合もジョブを実行する。
【００２８】
ジョブを実行すると、図５に示すように文書管理装置１１は、ユーザとパスワードによりメールサーバ１０へログインし、メールを取り出す（ｘ０１）。取り出されたメールは、一つずつ、文書ファイルシステム１１２の指定されたフォルダーへ格納される（ｘ０２）。このときにアクセス権の設定も行う。アクセス権の設定がない場合は、フォルダーのアクセス権と同じにする。
【００２９】
格納されたメールの閲覧は、以下のようにして行う。
【００３０】
ユーザ１は、図６に示すように、文書管理装置１１にログインし（ｘ０３）、メールが格納されたフォルダーを表示する。メールの一覧が表示され、それぞれのメールを読むことができる。メールに対するアクセス権をそのユーザが持っていない場合は、フォルダーの中にメールは表示されない。
【実施例２】
【００３１】
つぎにこの発明の実施例２について説明する。この実施例２では、ジョブを登録するときに、メールのサブジェクトに含まれるパターンと、格納するフォルダーやアクセス権を関連付けるようにする。文書管理装置１１は、メール解析部１１７（図８）を具備している。文書管理装置１１の基本的な構成は図２と同様であるので説明を繰り返さない。
【００３２】
図７は、実施例２におけるパターンとフォルダー、アクセス権との関連づけの例を示しており、この例のジョブＡでは、メールのサブジェクトに“［ＭＬ−Ａ”が含まれる場合は、メールをフォルダー１にアクセス権ＡＣＬ１で格納するように定義している。また、メールのサブジェクトに“［ＭＬ−Ｂ”が含まれる場合は、メールをフォルダー２にアクセス権ＡＣＬ２で格納するように定義している。
【００３３】
文書管理装置１１は、ジョブを実行するときに、図８に示すように、メール解析部１１７で取り出した一つ一つのメールを解析し、サブジェクト部分を取り出す。そして、サブジェクトに含まれる文字列を調べて、メールを格納するフォルダーを決定する。
【００３４】
図８の例では、メール１〜４を取り出しており、メール１、メール３については、メールのサブジェクトに“［ＭＬ−Ａ”が含まれるので、フォルダー１に格納され、アクセス権ＡＣＬ１に設定されている。また、メール２、メール４については、メールのサブジェクトに“［ＭＬ−Ｂ”が含まれるので、フォルダー２に格納され、アクセス権ＡＣＬ２に設定されている。
【００３５】
この例では、サブジェクトに“［ＭＬ−Ａ”が含まれるものと“［ＭＬ−Ｂ”が含まれるものについて、異なるアクセス権を設定することができるので、メールの内容によって、公開する範囲を決定することができる。
【００３６】
本実施例では、メールのサブジェクトに含まれるパターンに応じて登録場所やアクセス権を変更する実施例について説明したが、サブジェクト以外のメールの内容に応じて登録場所やアクセス権を変更するようにしても良い。メールの内容部分でなく、エンベロープに含まれるパターンを解析して同様に登録先やアクセス権を決定しても良い。
【実施例３】
【００３７】
つぎにこの発明の実施例３について説明する。この実施例では、メールを格納するときに、メール（文書）のプロパティとしてメールのサブジェクトや日付などを格納する。文書管理装置１１は、文書（メール）のプロパティを検索するための索引を作成する。なお、実施例３の基本的な構成も図２と同様であるので、説明を繰り返さない。
【００３８】
文書管理装置１１は、図９に示すように、ジョブを実行するときに、取り出した一つ一つのメールをメール解析部１１７により解析し、サブジェクトなどのメールのヘッダー部分を取り出す。そして、解析した結果をメール（文書）のプロパティとして格納する。どのヘッダーをどのプロパティに登録するかは、あらかじめ文書管理装置１１に登録しておく。
【００３９】
メールのヘッダー情報が、文書管理装置にメールのプロパティとして格納されるため、ユーザはメールのヘッダー情報を指定して索引１１８を参照して検索を行うことが可能になる。
【実施例４】
【００４０】
つぎにこの発明の実施例４について説明する。この実施例では、特定のフォルダーに文書が追加されたときに、あらかじめ設定したユーザにメールを送る機能（図１０の通知部１１９）を設けている。もちろんいずれのフォルダーに文書が登録された場合でもメールで通知するようにしても良い。なお、実施例４の基本的な構成も図２と同様であるので、説明を繰り返さない。
【００４１】
図１０に示すように、通知部１１９は、フォルダーごとに通知先を登録しており、あるユーザに送られたメールを、文書管理装置１１に登録された１または複数のユーザに転送することが可能になる。このとき、お知らせメールのみを送ることにより、元のメールの容量が大きい場合でも、転送するコストを小さくすることができる。お知らせメールを受け取ったユーザは、文書管理装置１１にアクセスし、メールを読むことになる。
【００４２】
また、お知らせメールの内容として、メール解析部１１７により元のメールを解析して得られたデータを含ませることができる。例えば、お知らせメールのサブジェクトに元のメールから取り出したサブジェクトの内容を含ませることにより、ユーザにとってわかりやすいお知らせメールにすることができる。また、お知らせメールに、元のメールの添付文書以外の部分をすべて含ませるようにしても良い。
【実施例５】
【００４３】
つぎにこの発明の実施例５について説明する。この実施例５では、メールに添付文書が添付されている場合は、添付文書を取り出して保存する。なお、実施例５の基本的な構成も図２と同様であるので、説明を繰り返さない。
【００４４】
図１１に示すように、実施例５の文書管理装置１１は、実施例１に加えて、メールから添付文書を取り出す機能（添付文書取出・登録部１２０）を有する。文書管理装置１１は、メールをメールサーバ１０から取り出したときに、メールに添付文書が含まれるかを調べる。添付文書が含まれる場合は、その添付文書を取り出し、メールの登録先に登録して、アクセス権を設定する。例えば、メールのタイトルと同一名のフォルダを生成してこのフォルダに添付文書を格納したり、メールと同一名のフォルダにメールおよび添付文書の双方を格納したり、単にメールと同一の格納先に添付文書を格納したりする。メールの登録先とは別に、添付文書の登録先をジョブに規定して設定できるようにしても良い。
【００４５】
文書管理装置１１に添付文書を文書として登録することにより、添付文書を管理することが可能になり、検索も行えるようになる。
【００４６】
添付文書を元のメールとは別に登録した場合は、元メールの登録については、添付文書を省いたデータを元メールとして登録するようにしても良い。または、添付文書の変わりに、登録した添付文書へのリンクを元メールに埋め込み、それを登録するようにしても良い。また、図１２に示すようにリンクを管理しても良い。図１２の添付文書のリンク情報では図１３に示すように例えばメール１、メール２の添付文書を扱える。メールを閲覧する際には、リンク情報に基づいて添付文書の表示がなされ、当該リンク情報を用いて宛先文書として添付文書を閲覧することができる。
【００４７】
同様に、メールとそのリファレンスとをリンクで関連付けておき、返信メール等における関連メールを取り出すことが可能である。例えば、メールにリファレンスヘッダがある場合には、そのメッセージＩＤに対応する文書の文書ＩＤ（例えばＵＲＬ）を宛先として登録する。図１４はメールとリファレンスとを関連付けるリファレンスリンクの例を示している。図１４のリファレンスのリンク情報では図１５に示すようなメール１、メール２のリファレンス文書を扱える。メールにはリファレンスのリンク情報に基づいてリファレンス文書の表示がなされ、当該リンク情報を用いて宛先文書として返信や転送の元のリファレンス文書を閲覧することができる。これはニューズサーバの記事のリファレンスを管理する場合にも適用できる。
【００４８】
なお、この発明は上述の実施例の具体的な構成に限定されるものではなく、その趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述ではジョブをユーザごとに設定したが、ユーザグループ（例えば文書管理装置におけるグループ）ごとに設定しても良い。この場合、ジョブ情報には、アクセス権、頻度等が含まれ、これと別に、文書管理装置のユーザグループの情報、メールサーバのユーザ情報（ユーザＩＤおよびパスワード）等が管理される。メールサーバのユーザと文書管理装置のユーザとが区々に管理される場合にはその対応関係も管理される。
【００４９】
また、メールの登録先のアクセス権が設定されていない場合には、上位のフォルダ（上位階層の登録先）のアクセス権をデフォルトで設定するようにしても良い。この場合、予定のユーザインタフェースを用いてユーザがアクセス権限を削除するユーザを指定できるようにしても良い。メールの登録先のアクセス権が設定されていない場合には、ユーザが直接に指定する設計としても良い。
【００５０】
また、図２に示す文書管理装置を、図１６に示すように、文書管理サーバ１１ａおよび文書登録装置１１ｂから構成してもよい。この場合、文書登録装置１１ｂは文書管理サーバ１１ａのユーザ（ゲストユーザも含む）であり、さらに必要な場合にはパスワードを保管する。なお、図１６において図２と対応する箇所には対応する符号を付した。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】この発明の実施例１の文書管理装置が利用される環境を説明する図である。
【図２】上述実施例１の文書管理装置の構成例を主に説明するブロック図である。
【図３】上述実施例１の文書管理装置の文書保管態様を説明する図である。
【図４】上述実施例１のジョブ登録を説明する図である。
【図５】上述実施例１のジョブ実行を説明する図である。
【図６】上述実施例の文書閲覧を説明する図である。
【図７】この発明の実施例２のジョブ登録を説明する図である。
【図８】上述実施例２のジョブ実行を説明する図である。
【図９】この発明の実施例３のジョブ実行を説明する図である。
【図１０】この発明の実施例４のジョブ実行を説明する図である。
【図１１】この発明の実施例５のジョブ実行を説明する図である。
【図１２】上述実施例５の添付文書を管理する添付文書リンクの例を説明する図である。
【図１３】図１２の添付文書リンクにより管理されるメールおよび添付文書の例を説明する図である。
【図１４】メールのリファレンスを管理するリファレンスリンクの例を説明する図である。
【図１５】図１４のリファレンスリンクにより管理されるメールおよびリファレンスの例を説明する図である。
【図１６】文書管理装置を文書管理サーバおよび文書登録装置から構成する例を説明する図である。
【符号の説明】
【００５２】
１０      メールサーバ
１１      文書管理装置
１１ａ      文書管理サーバ
１１ｂ      文書登録装置
１２      クライアント
１３      ネットワーク
１１０      メールアクセス部
１１１      メール登録部
１１２      文書ファイルシステム
１１３      アクセス要求処理部
１１４      文書管理装置ユーザ情報データベース
１１５      ジョブデータベース
１１６      設定入力部
１１７      メール解析部
１１８      索引
１１９      通知部
１２０      添付文書取出・登録部
【図１】
2005242924.tif 000003
【図２】
2005242924.tif 000004
【図３】
2005242924.tif 000005
【図４】
2005242924.tif 000006
【図５】
2005242924.tif 000007
【図６】
2005242924.tif 000008
【図７】
2005242924.tif 000009
【図８】
2005242924.tif 000010
【図９】
2005242924.tif 000011
【図１０】
2005242924.tif 000012
【図１１】
2005242924.tif 000013
【図１２】
2005242924.tif 000014
【図１３】
2005242924.tif 000015
【図１４】
2005242924.tif 000016
【図１５】
2005242924.tif 000017
【図１６】
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