(57)【要約】【課題】画像形成装置の記憶装置に保存されているデータのうち不要なものを従来よりも効果的に削除する。【解決手段】記憶装置が備えられ、その記憶装置にユーザごとのボックス５０が設けられている画像形成装置１に、ユーザがボックス５０の使用権を有するか否かを判別する使用権判別部１０３と、使用権を有しないと判別されたユーザのボックス５０およびそれに記憶されているデータを削除するボックス削除処理部１０５と、を設ける。【選択図】図３
2005244646.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置であって、
ユーザが前記ユーザ用記憶領域の使用権を有するか否かを判別する使用権判別手段と、
前記使用権を有しないと判別されたユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを削除する記憶領域削除手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
ユーザのユーザアカウントの登録状況を示すユーザ登録情報を定期的に取得する情報取得手段と、
取得された前記ユーザ登録情報を保存しておく情報保存手段と、を有し、
前記使用権判別手段は、前記情報保存手段に保存されている、前記情報取得手段によって前回に取得された前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されるが最新の前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されないユーザがあった場合に、当該ユーザは前記使用権を有しない、と判別する、
請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
他の画像形成装置とデータの送受信を行う通信装置およびデータを記憶する記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置であって、
前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したユーザである移動ユーザがいるか否かを判別する使用権判別手段と、
前記移動ユーザがいると判別された場合に、当該移動ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを、当該移動ユーザが取得した権利に係る他の画像形成装置に送信するとともに、当該ユーザ用記憶領域およびデータを当該画像形成装置の前記記憶装置より削除する、データ移動手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項４】
ユーザがいずれの画像形成装置に前記ユーザ用記憶領域を設ける権利を有するかを示す使用権情報を定期的に取得する情報取得手段と、
取得された前記使用権情報を保存しておく情報保存手段と、を有し、
前記使用権判別手段は、前記情報取得手段によって取得された最新の前記使用権情報と、前記情報保存手段に保存されている、前回に前記情報取得手段によって取得された前記使用権情報と、に基づいて、前記移動ユーザがいるか否かを判別する、
請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
他の画像形成装置とデータの送受信を行う通信装置およびデータを記憶する記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置であって、
各ユーザについての、前記ユーザ用記憶領域を設ける権利に関する状況を判別する、使用権判別手段と、
ユーザがいずれの画像形成装置にも前記ユーザ用記憶領域を設ける権利を有しないと判別された場合に、当該画像形成装置の前記記憶手段に設けられている当該ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを削除する記憶領域削除手段と、
ユーザが前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したと判別された場合に、当該画像形成装置の前記記憶手段に設けられている当該ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを当該他の画像形成装置に送信するとともに、当該ユーザ用記憶領域およびデータを当該画像形成装置の前記記憶装置より削除する、データ移動手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
ユーザのユーザアカウントの登録状況を示すユーザ登録情報およびユーザがいずれの画像形成装置に前記ユーザ用記憶領域を設ける権利を有するかを示す使用権情報を定期的に取得する情報取得手段と、
取得された前記ユーザ登録情報および前記使用権情報を保存しておく情報保存手段と、を有し、
前記使用権判別手段は、
前記情報取得手段によって前回に取得された前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されるが最新の前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されないユーザがあった場合に、当該ユーザは前記使用権を有しない、と判別し、
前記情報取得手段によって取得された最新の前記使用権情報と前記情報保存手段に保存されている、前回に前記情報取得手段によって取得された前記使用権情報とを照合することによって、前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したユーザを判別する、
請求項５記載の画像形成装置。
【請求項７】
記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置におけるデータ管理方法であって、
ユーザが前記ユーザ用記憶領域の使用権を有するか否かを判別するステップと、
前記使用権を有しないと判別されたユーザの前記ユーザ用記憶領域を削除するステップと、
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項８】
他の画像形成装置とデータの送受信を行う通信装置およびデータを記憶する記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置におけるデータ管理方法であって、
前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したユーザである移動ユーザがいるか否かを判別するステップと、
前記移動ユーザがいると判別された場合に、当該移動ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを、当該移動ユーザが取得した権利に係る他の画像形成装置に送信するとともに、当該ユーザ用記憶領域およびデータを当該画像形成装置の前記記憶装置より削除するステップと、
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項９】
記憶装置と当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段とを有する画像形成装置を制御するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
ユーザが前記ユーザ用記憶領域の使用権を有するか否かを判別する処理と、
前記使用権を有しないと判別されたユーザの前記ユーザ用記憶領域を削除する処理と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【請求項１０】
他の画像形成装置とデータの送受信を行う通信装置と、データを記憶する記憶装置と、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段と、を有する画像形成装置を制御するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したユーザである移動ユーザがいるか否かを判別する処理と、
前記移動ユーザがいると判別された場合に、当該移動ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに記憶されているデータを、当該移動ユーザが取得した権利に係る他の画像形成装置に送信するとともに、当該ユーザ用記憶領域およびデータを当該画像形成装置の前記記憶装置より削除する処理と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、パーソナルボックスのようなユーザごとの記憶領域を有するＭＦＰなどの画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ハードディスクのような大容量の記憶装置を備えた画像形成装置が普及し始めている。また、ボックス機能などと呼ばれる機能が備わった画像形成装置も普及し始めている。係る機能によると、ユーザごとに「パーソナルボックス」などと呼ばれる記憶領域を設けることができる。そして、各ユーザは、自分の画像データまたは文書データなどのドキュメントデータを自分の記憶領域に保存しておくことができる。そのほか、カラースキャナ、ＦＡＸ、カラープリンタ、およびネットワーク接続などの機能が備わるなど、画像形成装置はますます多機能化している。このような多機能な画像形成装置は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。
【０００３】
しかし、上に述べた画像形成装置の多機能化やコストダウンに対する取組みの活発化などによって、記憶装置の容量が不足しやすいという問題点が生じるようになった。その原因として、次のような点が挙げられる。
【０００４】
例えば、カラー画像のデータをスキャナで読み取ることができるようになったので１ファイル当たりのデータ量が増えた点、ネットワーク上のパーソナルコンピュータやＦＡＸ端末とのデータのやり取りが容易になったので取り扱うデータ数が増えた点、画像データを再使用するために記憶装置に記憶させたままにするユーザが増えた点、および無駄な印刷を少なくして用紙を節約するためにスキャンした画像データを記憶装置に記憶させたままにするユーザが増えた点、などが挙げられる。
【０００５】
そこで、記憶装置の容量を確保するために、特許文献１、２に記載されるような方法が提案されている。特許文献１に記載される方法によると、設定されている期間の経過後、パーソナルボックスに格納されているデータを消去する。特許文献２に記載される方法によると、データ消去時間になると消去対象の文書を消去してもよいか否かを選択するように求める画面を表示し（同公報の図９参照）、「はい」が選択された場合に文書のデータを消去する。
【特許文献１】特開平１１−１７７７８７号公報
【特許文献２】特開２００１−１１１７９８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１に記載される方法では、必要なデータが削除されるおそれがある。一方、特許文献２に記載される方法では、不要になったデータのみを削除することができる。ところが、ユーザがそれを選択しない限り削除されないので、不要になったデータが残ったままになることが多い。つまり、特許文献２に記載される方法では、不要になったデータの削除を効果的に行うことができない。
【０００７】
本発明は、このような問題点に鑑み、画像形成装置の記憶装置に保存されているデータのうち不要なものを従来よりも効果的に削除することができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る画像形成装置は、記憶装置が備えられ、当該記憶装置にユーザごとのユーザ用記憶領域を設ける手段を有する画像形成装置であって、ユーザが前記ユーザ用記憶領域の使用権を有するか否かを判別する使用権判別手段と、前記使用権を有しないと判別されたユーザの前記ユーザ用記憶領域を削除する記憶領域削除手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
好ましくは、ユーザのユーザアカウントの登録状況を示すユーザ登録情報を定期的に取得する情報取得手段と、取得された前記ユーザ登録情報を保存しておく情報保存手段と、を有し、前記使用権判別手段は、前記情報保存手段に保存されている、前記情報取得手段によって前回に取得された前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されるが最新の前記ユーザ登録情報にはユーザアカウントが登録されている旨が示されないユーザがあった場合に、当該ユーザは前記使用権を有しない、と判別する。
【００１０】
本発明の他の形態に係る画像形成装置は、前記ユーザ用記憶領域を当該画像形成装置に設ける権利を喪失しかつ前記ユーザ用記憶領域を他の画像形成装置に設ける権利を取得したユーザである移動ユーザがいるか否かを判別する使用権判別手段と、前記移動ユーザがいると判別された場合に、当該移動ユーザの前記ユーザ用記憶領域およびそれに格納されるデータを、当該移動ユーザが取得した権利に係る他の画像形成装置に送信するとともに、当該ユーザ用記憶領域およびデータを当該画像形成装置の前記記憶装置より削除する、データ移動手段と、を有する。
【００１１】
または、ユーザがいずれの画像形成装置に前記ユーザ用記憶領域を設ける権利を有するかを示す使用権情報を定期的に取得する情報取得手段と、取得された前記使用権情報を保存しておく情報保存手段と、を有し、前記使用権判別手段は、前記情報取得手段によって取得された最新の前記使用権情報と、前記情報保存手段に保存されている、前回に前記情報取得手段によって取得された前記使用権情報と、に基づいて、前記移動ユーザがいるか否かを判別する。
【００１２】
前記記憶領域削除手段を有する画像形成装置と前記データ移動手段を有する画像形成装置とを一体的に構成してもよい。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によると、画像形成装置の記憶装置に保存されているデータのうち不要なものを従来よりも効果的に削除することができる。
【００１４】
請求項３〜６、８、１０の発明によると、ユーザに与えられたアクセス権の変更などに応じて、当該ユーザのデータを移動させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
図１はネットワークシステム１００の全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は画像形成装置１の機能的構成の例を示す図、図４はアドレス帳データベース８７の例を示す図、図５は使用権情報データベース８８の例を示す図、図６は操作画面ＨＧ１の例を示す図である。
【００１６】
ネットワークシステム１００は、図１に示すように、本発明に係る画像形成装置１（１１、１２、…）、アドレス帳サーバ２、端末装置３、および通信回線４などによって構成される。画像形成装置１、アドレス帳サーバ２、および端末装置３は、通信回線４を介して互いに接続されている。通信回線４として、インターネット、ＬＡＮ、公衆回線、または専用線などが用いられる。通信プロトコルとして、ＴＣＰ／ＩＰ、ＦＴＰ、ＳＭＴＰ、またはＰＯＰ３などが用いられる。
【００１７】
画像形成装置１として、例えば、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した複合機が用いられる。このような複合機は、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。または、ＵＮＩＸ（登録商標）サーバまたはいわゆるＰＣサーバはなどのサーバ機を用いることもできる。以下、画像形成装置１として、複合機（ＭＦＰ）を用いた場合を例に説明する。
【００１８】
「ドキュメントサーバ」は、ユーザごとにパーソナルボックスを与えておき、各ユーザが自分のパーソナルボックスによって画像ファイルなどのドキュメントデータを保存し管理するための機能である。「ボックス機能」などと呼ばれることもある。「パーソナルボックス」は、ドキュメントデータなどを蓄積（保存）しておくための記憶領域であり、パーソナルコンピュータにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する。以下、パーソナルボックスを単に「ボックス」と記載する。
【００１９】
端末装置３として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションが用いられる。ネットワークシステム１００のユーザは、自分の端末装置３を操作して画像形成装置１にアクセスし、ドキュメントサーバ機能を様々な目的に使用することができる。例えば、スキャナ機能またはＦＡＸ機能などによって取得されたドキュメントデータを自分のボックスに保存しておき、必要に応じて自分の端末装置３にダウンロードすることができる。または、ＦＡＸ送信を行い、用紙への印刷（プリントアウト）を行い、または他のユーザとドキュメントデータを共用するために、端末装置３で作成したドキュメントデータを自分のボックスに保存しておくことができる。
【００２０】
以下、ネットワークシステム１００を役所または会社などの団体に適用した場合を例に説明する。
【００２１】
画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、制御用回路１ｄ、不揮発性メモリ１ｅ、磁気記憶装置（ＨＤＤ）１ｆ、画像入力装置１ｇ、画像出力装置１ｈ、操作表示装置１ｊ、通信装置１ｋ、および外部インタフェース１ｍなどによって構成される。
【００２２】
画像入力装置１ｇは、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、画像処理制御およびスライダ制御を行うための機構、および原稿自動送り装置などによって構成されており、原稿の用紙の原稿面の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成する。つまり、スキャナ装置である。画像出力装置１ｈは、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する、レーザタイプまたはインクジェットタイプの印刷装置（プリンタ、エンジン）である。
【００２３】
操作表示装置１ｊは、画像形成装置１のユーザのためのユーザインタフェースであって、液晶ディスプレイおよび操作パネルなどによって構成される。液晶ディスプレイは、操作画面または設定画面などを表示する。操作パネルは、テンキー、スタートボタン、カーソルキー、およびユーティリティボタンなどのボタンまたはキーを有する。操作表示装置１ｊとして、タッチパネルを用いてもよい。
【００２４】
通信装置１ｋは、アドレス帳サーバ２および端末装置３と通信回線４を介してデータのやり取りを行うための装置である。通信装置１ｋとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）、モデム、またはＮＣＵ（Network Control Unit）などが用いられる。外部インタフェース１ｍは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）またはＲＳ−２３２Ｃなどのインタフェースであって、デジタルカメラなどの周辺機器を接続するために用いられる。アドレス帳サーバ２または端末装置３を接続することもできる。
【００２５】
不揮発性メモリ１ｅは、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどのように書換え可能でありかつ不揮発性であるメモリである。ＲＯＭ１ｃは、読出し専用のメモリである。一般に、ＲＯＭは不揮発性メモリに含まれるが、本実施形態では、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどとＲＯＭとを区別し、前者を「不揮発性メモリ１ｅ」と記載し後者を「ＲＯＭ１ｃ」と記載する。
【００２６】
ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、画像形成装置１を構成する各部の制御を行う。つまり、ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、画像形成装置１全体を制御する制御部であると言える。
【００２７】
ＲＡＭ１ｂは、外部から受信した画像データまたは画像入力装置１ｇによって取得された画像データを一時記憶するための画像メモリおよびプログラムの実行のためのワークメモリとして用いられる。
【００２８】
磁気記憶装置１ｆには、オペレーティングシステム（ＯＳ）およびファームウェアなどのプログラムおよびデータなどが記憶される。ファームウェアには、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの各機能すなわち画像形成装置１の基本機能に係る処理を実行するためのプログラムが含まれている。例えば、画像形成装置１を構成する各ハードウェアの基本制御のためのプログラムおよび画像データの圧縮および復号のためのプログラムなどが含まれている。
【００２９】
そのほか、磁気記憶装置１ｆには、端末装置３のＷｅｂブラウザと情報の送受信を行うためのＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム、電子メールの送信用のプログラム、および図３に示すユーザ登録情報取得部１０１、ユーザ登録情報保存部１０２、使用権判別部１０３、ユーザ問合せ部１０４、ボックス削除処理部１０５、ボックス移動処理部１０６、およびユーザ別印刷データ記憶部１０７などの機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００３０】
これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。磁気記憶装置１ｆに記憶される一部または全部のプログラムは、ＲＯＭ１ｃまたは不揮発性メモリ１ｅに記憶されていてもよい。または、図３に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路１ｄ）によって実現するようにしてもよい。
【００３１】
図１に戻って、アドレス帳サーバ２は、アドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８を管理している。アドレス帳データベース８７には、図４に示すように、ネットワークシステム１００のユーザのユーザＩＤ、ユーザ名、所属グループ（所属部署）、および連絡先の電子メールアドレスなどに関する情報すなわちユーザアカウントの情報が格納されている。使用権情報データベース８８には、図５に示すように、ネットワークシステム１００内の各資源をいずれのグループ（部署）のメンバ（ユーザ）が使用することができるかのを示す情報すなわち使用権（アクセス権）の情報が格納されている。
【００３２】
以下、ネットワークシステム１００の画像形成装置１のうちの画像形成装置１１を例に、ボックスの管理のための処理内容などについて説明する。
【００３３】
図３のユーザ別印刷データ記憶部１０７は、使用権情報データベース８８（図５参照）に示される画像形成装置１１自身に対応する部署の社員（ユーザ）ごとにボックス５０を設け、これらのボックス５０およびそれに格納されるデータの管理を行う。
【００３４】
ユーザ登録情報取得部１０１は、定期的に（例えば、１週間〜１か月に１度）アドレス帳サーバ２にアクセスして最新のアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８を取得する。
【００３５】
ユーザ登録情報保存部１０２には、ユーザ登録情報取得部１０１が前回に取得したアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８が保存されている。以下、前回に取得されたアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８をそれぞれ「前回アドレス帳データベース８７Ｂ」および「前回使用権情報データベース８８Ｂ」と記載することがある。
【００３６】
使用権判別部１０３は、ユーザ登録情報取得部１０１が取得した最新のアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８とユーザ登録情報保存部１０２に保存されている前回アドレス帳データベース８７Ｂおよび前回使用権情報データベース８８Ｂとに基づいて、画像形成装置１１および他の画像形成装置１を使用する権利（使用権、アクセス権）の状況について変化があったか否かを、次のように判別する。
【００３７】
例えば、アドレス帳データベース８７と前回アドレス帳データベース８７Ｂとを照合し、その結果、前回アドレス帳データベース８７Ｂには含まれているがアドレス帳データベース８７には含まれていないユーザが見つかった場合は、そのユーザについて、画像形成装置１１の使用権が喪失し、かつ、他の画像形成装置１の使用権もない、という状況になったと判別する。以下、このような状況を「状況Ａ」と記載する。例えば、前回アドレス帳データベース８７Ｂが図４に示すような内容であるが、アドレス帳データベース８７からは「ユーザＩＤ＝００１」のユーザ（山田さん）が削除されていた（ユーザアカウントがなくなっていた）場合は、山田さんが状況Ａになったと判別する。
【００３８】
または、照合の結果、所属部署に変化があったユーザが見つかった場合は、さらに、そのユーザの使用権の状況について変化があったか否かを使用権情報データベース８８および前回使用権情報データベース８８Ｂに基づいて判別する。例えば、第２開発部に所属していた「ユーザＩＤ＝００２」のユーザ（田中さん）が第３開発部に異動したとする。また、使用権情報データベース８８の内容は、田中さんの異動前に係る前回使用権情報データベース８８Ｂから変化がなく、図５のままであったとする。この場合に、使用権情報データベース８８を参照し、田中さんの画像形成装置１１の使用権は消滅したが、画像形成装置１２の使用権が発生した、と判別する。つまり、田中さんの使用権は、画像形成装置１１のものから画像形成装置１２のものに変更された、と判別する。以下、このように、使用権に係る画像形成装置１に変更が生じた状況を「状況Ｂ」と記載する。また、この画像形成装置１２のような、変更後の使用権に係る画像形成装置１を「変更後画像形成装置」と記載することがある。
【００３９】
または、使用権情報データベース８８と前回使用権情報データベース８８Ｂとを照合し、その結果、使用権に変更があった部署（グループ）が見つかった場合は、その部署に属するすべてのユーザについて、状況Ｂになったと判別する。例えば、前回使用権情報データベース８８Ｂが図５に示すような内容であるが、使用権情報データベース８８には第２開発部に対する使用権が画像形成装置１１ではなく画像形成装置１２に設定されているとする。また、ユーザの異動および削除はなく、図４に示す通りであったとする。この場合は、アドレス帳データベース８７に示される、第２開発部に属するユーザ（田中さん、伊藤さん）が状況Ｂになったと判別する。
【００４０】
ユーザ問合せ部１０４、ボックス削除処理部１０５、およびボックス移動処理部１０６は、使用権判別部１０３による判別結果に応じて、使用権について変化があったユーザのボックス５０を削除しまたは移動させる処理を、次のような手順で行う。
【００４１】
状況Ａになった（つまり、いずれの画像形成装置１の使用権をも持たなくなった）と判別されたユーザがいる場合は、ユーザ問合せ部１０４は、その旨を通知しかつそのユーザのボックス５０の削除の許可を求めるための電子メール７８をそのユーザの電子メールアドレスに対して送信する。電子メール７８を受信したユーザは、ボックス５０の削除を許可する場合は、許可する旨を知らせる電子メール７９を所定の電子メールアドレスに送信（返信）する。
【００４２】
ユーザ問合せ部１０４が、その電子メール７９を受け取ると、ボックス削除処理部１０５は、そのユーザのボックス５０およびそれに格納されているデータを削除（消去）する処理を行う。
【００４３】
または、画像形成装置１１の管理者に削除の操作を行わせるようにしてもよい。例えば、管理者が画像形成装置１１にログオンした際に、図６に示すような操作画面ＨＧ１を操作表示装置１ｊ（図２参照）の液晶ディスプレイに表示する。そして、「削除許可」ボタンが選択された場合に、削除対象のボックス５０およびデータを削除するようにしてもよい。
【００４４】
一方、状況Ｂになった（つまり、使用権が別の画像形成装置１に対するものに変更された）と判別されたユーザがいる場合は、ユーザ問合せ部１０４は、状況Ａの場合と同様に電子メールなどによって、ユーザまたは管理者に対して、ボックス５０を移動させる旨を通知するとともにその許可を求める。そして、ユーザまたは管理者からその許可が得られると、ボックス移動処理部１０６は、そのユーザのボックス５０およびそれに格納されているデータを、変更後画像形成装置に転送（移動）させる。なお、元のボックス５０およびそれに格納されているデータは画像形成装置１１からは削除される。
【００４５】
図７は画像形成装置１の処理の流れの例を説明するフローチャート、図８はボックス削除処理の流れの例を説明するフローチャート、図９はボックス移動処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００４６】
次に、画像形成装置１におけるボックス５０の管理の手順について、フローチャートを参照して説明する。
【００４７】
図７において、画像形成装置１は、随時、ボックス５０へ画像データなどのドキュメントデータを格納し、ドキュメントデータをあるボックス５０から別のボックス５０へ移動させ、またはドキュメントデータをコピーしまたは削除するなどの、ドキュメント管理に関する処理を行っている（＃１）。
【００４８】
定期的にアドレス帳サーバ２より最新のアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８を取得し（＃２）、これらのデータベースを、前回に取得したデータベースすなわち前回アドレス帳データベース８７Ｂおよび前回使用権情報データベース８８Ｂと照合する（＃３）。
【００４９】
状況Ａになった（いずれの画像形成装置１の使用権をも持たなくなった）と判別されたユーザがいる場合は（＃４でＹｅｓ）、そのユーザのボックス５０に対してボックス削除処理を実行する（＃５）。係る処理は、図８に示す手順で行われる。
【００５０】
図８において、そのユーザまたは管理者に対して通知を行い、削除を許可するように求める（＃５１）。許可が得られた場合は（＃５２でＹｅｓ）、そのユーザのボックス５０およびそれに格納されているデータを削除する（＃５３）。
【００５１】
許可が得られなかった場合は（＃５２でＮｏ）、そのユーザのボックス５０は削除せずにそのまま維持する（＃５４）。または、ユーザから許可が得られなかった場合は、管理者に対してその旨を通知し、管理者の独自の判断によって削除を行うことができるようにしてもよい。
【００５２】
図７に戻って、状況Ｂになった（使用権が別の画像形成装置１に対するものに変更された）ユーザがいる場合は（＃４でＮｏ、＃６でＹｅｓ）、ボックス移動処理を実行する（＃７）。係る処理は、図９に示す手順で行われる。
【００５３】
図９において、そのユーザまたは管理者に対して通知を行い、移動を許可するように求める（＃７１）。許可が得られた場合は（＃７２でＹｅｓ）、そのユーザのボックス５０およびそれに格納されているデータを新たな使用権に係る画像形成装置１（変更後画像形成装置）に送信することによって移動させる（＃７３）。
【００５４】
許可が得られなかった場合は（＃７２でＮｏ）、そのユーザのボックス５０を削除する（＃７４）。または、削除せずにそのボックス５０を維持するようにしてもよいし、削除、維持、または強制移動などの処理のうちのいずれかを管理者に選択させるための画面を用意しておいてもよい。
【００５５】
図７に戻って、ユーザ登録情報保存部１０２（図３参照）に保存されている前回アドレス帳データベース８７Ｂおよび前回使用権情報データベース８８Ｂを削除し、ステップ＃２で取得したアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８を新たに前回アドレス帳データベース８７Ｂおよび前回使用権情報データベース８８Ｂとして保存する（＃８）。つまり、ユーザ登録情報保存部１０２に保存されているデータベースの置換え（更新）を行う。
【００５６】
本実施形態によると、画像形成装置の記憶装置に保存されているデータのうち不要なものを従来よりも効果的に削除することができる。
【００５７】
本実施形態では、画像形成装置１は、定期的に最新のアドレス帳データベース８７および使用権情報データベース８８を取得したが、管理者の指示に基づいて取得するようにしてもよい。または、アドレス帳サーバ２においてこれらのデータベースに変更があったと検知された場合に、最新のデータベースを取得するようにしてもよい。
【００５８】
本実施形態では、ユーザアカウントがなくなったユーザのボックス５０およびそれに格納されているデータを削除したが、ユーザが指定する端末装置などに転送するようにしてもよい。
【００５９】
その他、ネットワークシステム１００、画像形成装置１、アドレス帳サーバ２の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【産業上の利用可能性】
【００６０】
本発明によると、ユーザのアカウントの変化に基づいてパーソナルボックスを削除することができる。よって、特に、多数のユーザが共用する画像形成装置において記憶装置の記憶容量の確保を行うために有効的に用いられる。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】ネットワークシステムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
【図４】アドレス帳データベースの例を示す図である。
【図５】使用権情報データベースの例を示す図である。
【図６】操作画面の例を示す図である。
【図７】画像形成装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図８】ボックス削除処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図９】ボックス移動処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００６２】
１  画像形成装置
１ｆ  磁気記憶装置
１ｋ  通信装置
５０  ボックス（ユーザ用記憶領域）
８７  アドレス帳データベース（ユーザ登録情報）
８８  使用権情報データベース（使用権情報）
１０１  ユーザ登録情報取得部（情報取得手段）
１０２  ユーザ登録情報保存部（情報保存手段）
１０３  使用権判別部（使用権判別手段）
１０５  ボックス削除処理部（記憶領域削除手段）
１０６  ボックス移動処理部（データ移動手段）
１０７  ユーザ別印刷データ記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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