(57)【要約】  【課題】  使用環境に応じて記憶手段の私的利用の制限、及びデータの機密性を考慮した利用制限を行うことができるデータ処理装置及び画像形成装置の提供。  【解決手段】  外部からジョブを受付けた場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、そのジョブを展開し（Ｓ２２）、データの保存を指示しているか否かを判断する（Ｓ２３）。データの保存を指示していると判断した場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、保存モードの確認、ドキュメントファイリング禁止設定の確認（Ｓ２７，Ｓ２８）を行い、データの保存が可能であるか否かを判断する（Ｓ２９）。データの保存が可能であると判断した場合（Ｓ２９：ＹＥＳ）、指定されたデータエリアにデータを保存する（Ｓ３０）。【選択図】      図２７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを受付ける手段と、受付けたデータを記憶する複数の記憶手段とを備え、何れかの記憶手段に記憶したデータを読出して所定の処理を実行するデータ処理装置において、
受付けたデータを前記記憶手段に記憶させる際の条件を受付ける手段と、受付けた条件に応じて記憶させるべき記憶手段を選択する選択手段と、各記憶手段に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備え、該手段にて受付けた設定が、前記選択手段により選択した記憶手段への記憶を不可とする設定である場合、前記記憶手段へのデータの記憶を禁止すべくなしてあることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
受付けたデータを暗号化する暗号化手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記暗号化手段によりデータを暗号化することを、前記データを記憶させる際の条件としてあることを特徴とする請求項２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
記憶したデータを読出す際の認証情報を受付ける手段と、該手段にて受付けた認証情報に基づいて認証の可否を判断する手段とを更に備え、認証を可と判断した場合、前記データを読出すべくなしてあることを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
認証の可否を判断するための情報を受付けることを、データを記憶させる際の条件としてあることを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
認証の可否を判断するための情報が付されている場合、データの記憶を禁止してあることを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項７】
複数種の処理を実行可能になしてあり、データを受付ける際に実行すべき処理の選択を受付ける手段と、各処理に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至請求項６の何れか１つに記載のデータ処理装置。
【請求項８】
画像データを受付ける手段と、受付けた画像データを記憶する複数の記憶手段とを備え、何れかの記憶手段に記憶した画像データを読出してシート上に画像形成を行う画像形成装置において、
受付けた画像データを前記記憶手段に記憶させる際の条件を受付ける手段と、受付けた条件に応じて記憶させるべき記憶手段を選択する選択手段と、各記憶手段に対して画像データの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備え、該手段にて受付けた設定が、前記選択手段により選択した記憶手段への記憶を不可とする設定である場合、前記記憶手段への画像データの記憶を禁止すべくなしてあることを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、使用目的に応じて複数のデータ記憶領域を使い分けて保存することができるデータ処理装置及び画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ドキュメントの電子データを装置内に一時的に記憶して処理するデジタル複合機等の画像形成装置が商品化されている。デジタル複合機は、原稿の画像を読取るスキャナユニットと用紙上に画像形成を行うプリンタユニットとを備えており、コピー機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能、プリント機能等の複数の機能を有している。このようなデジタル複合機は、複数のインタフェースから入力されるデータを効率よく処理するデータ処理装置として通信ネットワーク上に位置付けることにより稼動効率及び処理能力の向上を利用者に提案するものである。また、デジタル複合機には、処理すべき様々なデータを同時に受付けることができるようにハードディスクなどの記憶装置が搭載されており、受付けた複数の処理依頼を順次的に処理できるようにしている。また、ドキュメントファイリング機能を有する場合には、利用者がデジタル複合機の操作部を操作することにより、又は通信ネットワークを介して接続された情報処理装置を操作することにより、記憶装置に格納されたデータを随時読出すことができるようにしており、読出したデータに基づいて出力処理を行わせることが可能となっている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平６−１７８０４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、前述したような画像処理装置は、複数のインタフェースから入力されるデータを逐次的に保存し、効率良く処理することができるサーバ的な装置として通信ネットワーク上に位置付けられているため、画像処理装置の各利用者が処理済みのデータを放置したり、処理とは無関係のデータを蓄積させたりすることによって、画像処理装置が備える記憶手段の容量が圧迫するという問題点を有していた。また、ドキュメントを電子化することにより、記憶装置に記憶させておくことができ、必要に応じて前記記憶装置から読出して出力させることができるため管理上の利点を有するが、利用者自身による誤操作、又は悪意のある第三者の不正な操作によってデータが外部へ漏洩する虞があり、機密性の保護の強化が望まれている。
【０００４】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、データを記憶させる際の条件を受付ける手段と、各記憶手段に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備える構成とすることにより、使用環境に応じて記憶手段の私的利用の制限、及びデータの機密性を考慮した利用制限を行うことができるデータ処理装置及び画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係るデータ処理装置は、データを受付ける手段と、受付けたデータを記憶する複数の記憶手段とを備え、何れかの記憶手段に記憶したデータを読出して所定の処理を実行するデータ処理装置において、受付けたデータを前記記憶手段に記憶させる際の条件を受付ける手段と、受付けた条件に応じて記憶させるべき記憶手段を選択する選択手段と、各記憶手段に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備え、該手段にて受付けた設定が、前記選択手段により選択した記憶手段への記憶を不可とする設定である場合、前記記憶手段へのデータの記憶を禁止すべくなしてあることを特徴とする。
【０００６】
本発明にあっては、データを記憶させる際の条件を受付ける手段と、各記憶手段に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えるため、例えば、データの暗号化を条件に記憶を許可するような設定、及びデータを読出す際の認証情報が付加されていることを条件に記憶を許可するような設定が可能となるため、データの機密性を考慮した使用方法を提案することができる。また、データを読出す際の認証情報が付加されていないことを条件に記憶を許可する設定とすることで、記憶手段の私的利用を制限した使用方法の提案も可能となる。
【０００７】
本発明に係るデータ処理装置は、受付けたデータを暗号化する暗号化手段を更に備えることを特徴とする。
【０００８】
本発明にあっては、受付けたデータを暗号化することができるため、悪意のある第三者によりデータが取り出された場合であっても解読が困難となり、データの機密性が保持される。
【０００９】
本発明に係るデータ処理装置は、前記暗号化手段によりデータを暗号化することを、前記データを記憶させる際の条件としてあることを特徴とする。
【００１０】
本発明にあっては、暗号化することを条件としてデータを記憶させることを許可するようにしているため、暗号化していないデータが保存されることがなくなる。
【００１１】
本発明に係るデータ処理装置は、記憶したデータを読出す際の認証情報を受付ける手段と、該手段にて受付けた認証情報に基づいて認証の可否を判断する手段とを更に備え、認証を可と判断した場合、前記データを読出すべくなしてあることを特徴とする。
【００１２】
本発明にあっては、データの読出す際の認証情報を受付け、受付けた認証情報に基づいて認証を可と判断した場合、データを読出すようにしているため、第三者により不正にデータが取り出されることが防止される。
【００１３】
本発明に係るデータ処理装置は、認証の可否を判断するための情報を受付けることを、データを記憶させる際の条件としてあることを特徴とする。
【００１４】
本発明にあっては、認証の可否を判断するための情報を受付けることを、データを記憶させる際の条件としているため、第三者によって容易に取り出される状態でのデータの保存が禁止される。
【００１５】
本発明に係るデータ処理装置は、認証の可否を判断するための情報が付されている場合、データの記憶を禁止してあることを特徴とする。
【００１６】
本発明にあっては、認証の可否を判断するための情報が付されている場合にデータを記憶することを禁止しているため、各利用者がデータを管理できる状態での保存を禁止することができ、記憶手段の私的利用が制限される。
【００１７】
本発明に係るデータ処理装置は、複数種の処理を実行可能になしてあり、データを受付ける際に実行すべき処理の選択を受付ける手段と、各処理に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えることを特徴とする。
【００１８】
本発明にあっては、実行すべき処理毎にデータの記憶の可否に係る設定を受付けるようにしているため、処理に応じて細やかな設定が可能となり、データの機密性を考慮した使用方法、記憶手段の容量を考慮した使用方法等、利用者の使用環境に応じた柔軟な使用方法を提案することが可能となる。
【００１９】
本発明に係る画像形成装置は、画像データを受付ける手段と、受付けた画像データを記憶する複数の記憶手段とを備え、何れかの記憶手段に記憶した画像データを読出してシート上に画像形成を行う画像形成装置において、受付けた画像データを前記記憶手段に記憶させる際の条件を受付ける手段と、受付けた条件に応じて記憶させるべき記憶手段を選択する選択手段と、各記憶手段に対して画像データの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備え、該手段にて受付けた設定が、前記選択手段により選択した記憶手段への記憶を不可とする設定である場合、前記記憶手段への画像データの記憶を禁止すべくなしてあることを特徴とする。
【００２０】
本発明にあっては、画像データを記憶させる際の条件を受付ける手段と、各記憶手段に対して画像データの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えるため、例えば、画像データの暗号化を条件に記憶を許可するような設定、及び画像データを読出す際の認証情報が付加されていることを条件に記憶を許可するような設定が可能となるため、画像データの機密性を考慮した使用方法を提案することができる。また、画像データを読出す際の認証情報が付加されていないことを条件に記憶を許可する設定とすることで、記憶手段の私的利用を制限した使用方法の提案も可能となる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明による場合は、データを記憶させる際の条件を受付ける手段と、各記憶手段に対してデータの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えるため、例えば、データの暗号化を条件に記憶を許可するような設定、及びデータを読出す際の認証情報が付加されていることを条件に記憶を許可するような設定が可能となるため、データの機密性を考慮した使用方法を提案することができ、また、データを読出す際の認証情報が付加されていないことを条件に記憶を許可する設定とすることで、記憶手段の私的利用を制限した使用方法の提案が可能となる。
【００２２】
本発明による場合は、受付けたデータを暗号化することができるため、悪意のある第三者によりデータが取り出された場合であっても解読が困難となり、データの機密性を確保することができる。
【００２３】
本発明による場合は、暗号化することを条件としてデータを記憶させることを許可するようにしているため、暗号化していないデータが保存されることがなくなり、不正アクセス等によるデータの漏洩を防止することができる。
【００２４】
本発明による場合は、データの読出す際の認証情報を受付け、受付けた認証情報に基づいて認証を可と判断した場合、データを読出すようにしているため、第三者により不正にデータが取り出されることを防止することができる。
【００２５】
本発明による場合は、認証の可否を判断するための情報を受付けることを、データを記憶させる際の条件としているため、第三者によって容易に取り出される状態でのデータの保存を禁止することができる。
【００２６】
本発明による場合は、認証の可否を判断するための情報が付されている場合にデータを記憶することを禁止しているため、各利用者がデータを管理できる状態での保存を禁止することができ、記憶手段の私的利用を制限することができる。
【００２７】
本発明による場合は、実行すべき処理毎にデータの記憶の可否に係る設定を受付けるようにしているため、処理に応じて細やかな設定が可能となり、データの機密性を考慮した使用方法、記憶手段の容量を考慮した使用方法等、利用者の使用環境に応じた柔軟な使用方法を提案することができる。
【００２８】
本発明による場合は、画像データを記憶させる際の条件を受付ける手段と、各記憶手段に対して画像データの記憶の可否に係る設定を受付ける手段とを備えるため、例えば、画像データの暗号化を条件に記憶を許可するような設定、及び画像データを読出す際の認証情報が付加されていることを条件に記憶を許可するような設定が可能となるため、画像データの機密性を考慮した使用方法を提案することができる。また、画像データを読出す際の認証情報が付加されていないことを条件に記憶を許可する設定とすることで、記憶手段の私的利用を制限した使用方法の提案も可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、本発明に係るデータ処理装置を画像形成装置の１つである複合機に適用した形態について、図面を利用して具体的に説明する。
図１は本実施の形態に係る複合機を用いて構築される画像形成システムの概略構成を示す模式図である。図中１は、用紙、ＯＨＰフィルム等のシートに画像形成を行うプリント機能、原稿の画像を読み取ってシート上に画像形成を行うコピー機能、原稿の画像を読み取って外部へファクシミリデータを送信するファクシミリ送信機能等を有する複合機であり、該複合機１には、ローカルエリアネットワークＬＮを介してパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置２，２，…，２が接続されており、インターネット網ＩＮを介して外部の情報処理装置３及びファクシミリ装置４が接続されている。各情報処理装置２には、文書、グラフィックス等のデータを作成するためのアプリケーションプログラム、及びローカルエリアネットワークＬＮを介して複合機１を利用するためのドライバプログラム（プリンタドライバ）が予めインストールされており、任意のアプリケーションからプリンタドライバを呼出し、当該プリンタドライバにて生成されたプリントジョブを複合機１へ送信することにより、文書、グラフィックス等を印刷出力する構成となっている。また、インターネット網ＩＮを介すことにより、複合機１と外部の情報処理装置３と間で画像データ、電子メール等の送受信を可能にしてあり、複合機１とファクシミリ装置４との間でファクシミリデータ等の送受信を可能にしている。さらに、複合機１には公衆電話回線網ＰＮを介して外部のファクシミリ装置５が接続されており、複合機１とファクシミリ装置５との間でファクシミリデータの送受信を行えるようにしている。
【００３０】
図２は複合機１の内部構成を示すブロック図である。複合機１はＣＰＵ１１を備えており、該ＣＰＵ１１には、バス１２を介してＲＯＭ１３、管理部１４、操作パネル１５、画像読取部１６、画像形成部１７、ファクシミリモデム１８、通信ＩＦ１９、画像メモリ２０、ＨＤＤ装置２１等のハードウェアが接続されており、ＲＯＭ１３に予め格納された制御プログラムを読み込んで実行することにより、これらのハードウェアを制御し、前述した機能を有する装置として動作させる。管理部１４は半導体メモリにより構成されており、その記憶領域の一部は、前述のハードウェアの状態を管理する機器構成管理テーブル、受付けたジョブを管理するジョブ管理テーブル、ＨＤＤ装置２１に記憶するデータを管理するデータ管理テーブル、及び操作パネル１５を通じて入力された各種動作設定に関する情報を管理する動作設定管理テーブルとして利用されており、複合機１の動作中に読出処理と書込処理とが随時行われ、各種の処理において必要な情報を一時的に記憶しておくための記憶領域として利用される。
【００３１】
操作パネル１５は、利用者の動作指示を受付ける操作部１５ａと利用者に対して通知すべき情報を表示する表示部１５ｂとからなる。操作部１５ａは、利用者からの動作指示を受付けるための各種操作キーを備えており、プリント枚数、コピー濃度、ファクシミリデータの送信先等の各機能における設定値、各機能の切替操作、出力開始指示等の利用者の指示を受付ける。表示部１５ｂは、液晶ディスプレイを備えており、複合機１の動作状況、操作部１５ａを通じて入力された各種の設定値、利用者に対して通知すべき情報等を表示する。また、表示部１５ｂの一部は各種の選択操作を受付けるように構成したタッチパネル方式のソフトウェアキーを備えている。
【００３２】
画像読取部１６は、読取り用の原稿に光を照射する光源、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）のようなイメージセンサ、ＡＤ変換器等を備えており（不図示）、所定の読取り位置にセットされた原稿の画像を当該イメージセンサに結像させてアナログ電気信号に変換し、得られたアナログ電気信号をＡＤ変換器によりＡＤ変換する。そして、ＡＤ変換して得られたデジタル信号に対して、原稿読取時の光源の配光特性、イメージセンサの感度ムラ等の補正を施すことによりデジタル形式の画像データを生成する。
【００３３】
画像形成部１７は、例えば、感光体ドラムを所定の電位に帯電させる帯電器、外部から受付けた画像データに応じてレーザ光を発して感光体ドラム上に静電潜像を生成させるレーザ書込装置、感光体ドラム表面に形成された静電潜像にトナーを供給して顕像化する現像器、感光体ドラム表面に形成されたトナー像を用紙、ＯＨＰフィルム等のシート上に転写する転写器等（不図示）を備えており、電子写真方式にて利用者が所望する画像を用紙上に形成することができる。
なお、本実施の形態では、画像形成部１７はレーザ書込装置を用いた電子写真方式により画像形成を行う構成としたが、インクジェット方式、熱転写方式、昇華方式により画像形成を行わせる構成であっても良いことは勿論である。
【００３４】
ファクシミリモデム１８は、公衆電話回線網ＰＮへ接続するための回線終端回路を備えており、公衆電話回線網ＰＮを介して送信された複合機１宛てのファクシミリデータを受信する。ファクシミリモデム１８は、受信したファクシミリデータを復号化するための復号化回路を備えており、復号化して得られる画像データを画像メモリ２０経由で画像形成部１７へ転送し、用紙上にファクシミリデータの印刷を行う。また、ファクシミリモデム１８は、送信すべきファクシミリデータを符号化するための符号化回路を備えており、該符号化回路にて符号化したファクシミリデータを目的のファクシミリ装置５へ送信する。ファクシミリモデム１８は、このようなファクシミリデータの送受信、及びファクシミリデータの符号化処理・復号化処理を実行する。
【００３５】
通信ＩＦ１９は、ローカルエリアネットワークＬＮの通信規格に準拠したインタフェースを備えており、当該ローカルエリアネットワークＬＮに接続された情報処理装置２，２，…，２からのプリントジョブを受信するとともに、前記情報処理装置２，２，…，２へ通知すべき情報を送信する。また、複合機１が所謂ネットワークスキャナとして利用される場合、画像読取部１６にて得られた原稿の画像データを通信ＩＦ１９を通じて所望の情報処理装置２に送信する。通信ＩＦ１９ではこのような各種データの送受信の制御を行う。
【００３６】
画像メモリ２０は半導体メモリにより構成されており、画像読取部１６により原稿の画像を読取って生成した画像データ、ファクシミリモデム１８を通じて受信したファクシミリデータから展開される画像データ、及び通信ＩＦ１９を通じて受信したプリントジョブから展開される画像データを一時的に記憶する。画像メモリ２０に一時的に記憶された画像データは、ＣＰＵ１１の指示によりその利用目的に応じた転送先に転送される。すなわち、用紙上に画像形成を行う場合には画像形成部１７に転送され、ファクシミリデータとして送信する場合にはファクシミリモデム１８に転送され、スキャナデータとして情報処理装置２に送信する場合には通信ＩＦ１９に転送され、画像データをドキュメントファイリング機能を利用して保存する場合にはＨＤＤ装置２１に転送される。
【００３７】
ＨＤＤ装置２１はディスク状の磁気記録媒体を備えており、その記憶領域の一部は、外部から受付けたジョブを展開して得られる画像データを記憶するためのデータ記憶領域として利用されている。操作パネル１５を通じて要求を受付けた場合、又は情報処理装置２，３からの要求を通信ＩＦ１９を介して受信した場合、前記データ記憶領域に記憶された画像データを読出すようにしている。そのため、プリント処理の失敗又は出力部数の不足等のためにプリント処理を再度実行する必要がある場合には、データ記憶領域に記憶された画像データを任意に読出してプリント処理を実行させることができる。このデータ記憶領域は、作業領域２１ａ、及びファイリング領域２１ｂに分割されている。作業領域２１ａは主として作業中データを一時的に保持する領域として利用されており、作業領域２１ａの空き容量が少なくなった場合、作業領域２１ａに記憶してから一定時間が経過したデータを自動的にファイリング領域２１ｂに記憶するようにしている。ファイリング領域２１ｂは、データのファイル形式ごと、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能等の処理モードごと、又は利用者が作成したフォルダごと等に整理してデータを記憶する領域であり、消去等の操作指示が行われない限り保存された状態となる。
【００３８】
また、複合機１には、内部で取り扱うデータを保護するために保護機能を追加することができる。複合機１は、データを保護するための制御プログラムが格納されたＲＯＭ（セキュリティキット２２）を装着するためのＲＯＭ装着部２３を備えており、このＲＯＭ装着部２３にセキュリティキット２２を装着することにより複合機１にデータの保護機能を追加することができる。図３は保護機能が追加された複合機１の内部構成を示すブロック図である。ＲＯＭ装着部２３にセキュリティキット２２を装着して複合機１の電源を投入した場合、ＣＰＵ１１はＲＯＭ装着部２３と通信を行うことによりセキュリティキット２２が装着されたことを検出し、セキュリティキット２２に格納されている制御プログラムの読出要求を行う。そして、ＣＰＵ１１が前記制御プログラムをロードして実行することにより、複合機１の内部で取り扱うデータの保護を行う構成となっている。セキュリティキット２２により追加されるデータの保護機能としては、ジョブ完了後のデータを消去する機能、及びＨＤＤ装置２１に記憶させるデータを暗号化する機能であり、前記制御プログラムは、ジョブの完了後にデータの消去指示を与えると共に、ＨＤＤ装置２１に記憶するデータを暗号化すべくデータの流れを制御することを行う。
【００３９】
暗号化部２２ａは、暗号化処理を施すためのデータを入力する入力用バッファ、入力用バッファに設定されたデータに対して所定の暗号化アルゴリズムからなる演算処理を施す演算器、演算器による演算結果を保持する出力用バッファ等により構成される。暗号化アルゴリズムとしては、例えば、ＡＥＳ（Advanced Encryption Standard）を用いることができる。暗号化すべきデータは入力用バッファに入力され、入力用バッファに設定された入力データを取り出して演算器が演算処理を行い、演算処理が完了した段階でその演算結果を出力用バッファに書き込む。複合機１のＣＰＵ１１は、演算が完了したデータを出力用バッファから取り出すことによって、暗号化部２２ａによって暗号化されたデータを取得する。
【００４０】
復号化部２２ｂの構成は、基本的に暗号化部２２ａと同様であり、復号化処理を施すためのデータを入力する入力用バッファ、入力用バッファに設定されたデータに対して所定の復号化アルゴリズムからなる演算処理を施す演算器、演算器による演算結果を保持する出力用バッファ等に備える。復号化すべきデータは入力用バッファに入力され、入力用バッファに設定された入力データを取り出して演算器が演算処理を行い、演算処理が完了した段階でその演算結果を出力用バッファに書き込む。複合機１のＣＰＵ１１は、演算が完了したデータを出力用バッファから取り出すことによって、復号化部２２ｂによって復号化されたデータを取得する。
【００４１】
なお、本実施の形態では、セキュリティキット２２をＲＯＭ装着部２３に装着することで複合機１にデータ保護機能を追加する構成としたが、データの保護機能を追加するための制御プログラムを装置内部の記憶部（例えば、ＲＯＭ１３）に予め格納しておき、管理者等の特定の利用者により所定の操作がなされた時点で初めて前記制御プログラムを起動させ、データの保護機能を追加する構成であっても良い。
【００４２】
複合機１のセキュリティに関する設定やドキュメントファイリング機能に関する設定は、操作パネル１５を通じて行えるようにしている。図４は操作パネル１５の外観を示す模式図である。前述したように操作パネル１５は、各種ハードウェアキーを備える操作部１５ａと、タッチパネルを採用した液晶ディスプレイ装置を備える表示部１５ｂとにより構成されている。操作部１５ａが備えるハードウェアキーは、各種の処理に関する利用者の設定を行うためのユーザ設定キー１５ｃの他に、ドキュメントファイリング機能、送信機能、コピー機能、ジョブ状況の表示機能等の各機能を切替えるための機能切替キー、数値入力のためのテンキー、入力された各種設定値をクリアするためのクリアキー、入力された各種設定値を全解除するための全解除キー、コピー開始等を指示するスタートキー等により構成されている。また、表示部１５ｂの一部はタッチパネル方式のソフトウェアキーを構成しており、操作部１５ａを通じて入力された設定値、利用者に対して報知すべき情報等を表示するとともに、各種設定内容についての選択操作をソフトウェアキーを通じて受付けるようにしている。
【００４３】
また、複合機１にセキュリティキット２２が搭載されている場合には、その旨を利用者に対して報知するための識別アイコン１５ｄが表示部１５ｂの左下隅に表示される（図４（ｂ）参照）。この識別アイコン１５ｄはソフトウェアキーにより構成されており、利用者の手により押下操作された場合、搭載されているセキュリティキット２２に関する情報が表示部１５ｂに表示される。図５は識別アイコン１５ｄが押下操作された場合に表示される画面の一例を示す模式図である。図５に示した例では、「ＡＲ−ＦＲ１１」という名称のセキュリティキット２２が搭載されており、そのバージョンが「＠％．１２ｓ＠」であることを示している。
【００４４】
以下、セキュリティに関する設定、及びドキュメントファイリング機能に関する設定を行う際に受付ける操作を、操作パネル１５の表示部１５ｂに表示される画面例を用いて説明する。なお、以下においては、セキュリティキット２２が搭載されているものとして説明を行う。本実施の形態に係る複合機１では、キーオペレータと呼ばれる特定の利用者（以下、単に管理者と称する）のみがセキュリティに関する設定を行えるようにしている。図６及び図７はセキュリティ設定画面を呼び出すための操作を行う際に表示部１５ｂに表示される画面の一例を示す模式図である。操作パネル１５においてユーザ設定キー１５ｃが押下操作された場合、図６（ａ）に示したようなユーザ設定画面１１０が操作パネル１５の表示部１５ｂに表示される。このユーザ設定画面１１０では、ソフトウェアキーとして配置された各種設定ボタンを操作することにより、複合機１がプリント出力した総枚数の表示、画面コントラストの設定、各種データリストのプリント出力の受付け、日付・時刻の設定、給紙トレイの設定、データを送信する際の相手先の登録等を行えるようにしている。
【００４５】
ユーザ設定画面１１０の下部領域に配置されたキーオペレータプログラムボタン１１１が押下操作された場合、図６（ｂ）に示したように、キーオペレータコード（例えば、８桁の数値）の入力を受付けるコード受付画面１２０が操作パネル１５の表示部１５ｂに表示される。コード受付画面１２０には、コード入力欄１２１が配置されており、操作部１５ａが備えるテンキーを利用してコードが入力された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、入力されたコードと予め設定されているキーオペレータコードとが一致するか否かの判定を行う。コード入力欄１２１に入力されたコードと予め設定されているキーオペレータコードとが一致すると判定した場合、図６（ｃ）に示したようなキーオペレータプログラム画面１３０が操作パネル１５の表示部１５ｂに表示される。キーオペレータプログラム画面１３０には各種の設定ボタンが配置されており、部門管理の設定、省エネルギーの設定、操作設定、デバイス設定、システム管理の設定、コピー機能使用時の設定等を行えるようにしている。
【００４６】
キーオペレータプログラム画面１３０において、デバイス設定ボタン１３１が押下操作された場合、図７に示したようなデバイス設定画面１４０が操作パネル１５の表示部１５ｂに表示される。デバイス設定画面１４０では、原稿検知装置の設定の他、両面機能の使用の可否、メールビンスタッカの使用の可否、原稿送り装置の使用の可否、給紙デスクの使用の可否を設定できるようにしている。デバイス設定画面１４０の下部領域にセキュリティ設定ボタン１４１が配置されており、前述の設定に加えてセキュリティに関する詳細設定を行えるようにしている。
【００４７】
図８及び図９はセキュリティ設定画面の一例を示す模式図である。デバイス設定画面１４０においてセキュリティ設定ボタン１４１が押下操作された場合、図８及び図９に示したような一連のセキュリティ設定画面１５０ａ〜１５０ｅが表示される。
図８（ａ）に示した第１のセキュリティ設定画面１５０ａには、ＨＤＤ装置２１内の全データエリア（データ記憶領域）を消去するための全データエリア消去ボタン１５１ａ、ＨＤＤ装置２１内のファイリング領域２１ｂに記憶されたデータを消去するためのファイリングデータ消去ボタン１５１ｂ、及び完了したジョブに付随する情報を消去するためのジョブ状況完了エリア消去ボタン１５１ｃが画面の略中央に配置されており、また、前後のセキュリティ設定画面１５０ｅ，１５０ｂに切替えるための画面切替ボタン１５１ｕ，１５１ｄが画面の右端に配置されている。
【００４８】
第１のセキュリティ設定画面１５０ａにおいて、全データエリア消去ボタン１５１ａが押下操作された場合、全データエリアを消去する意志があるか否かを管理者に再確認した後に全データエリアの消去を行う。図１０は全データエリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。図１０（ａ）に示した確認ダイアログ１６０では、全データエリアを消去する旨の表示を行うと共に、下部領域に選択ボタン１６１，１６２を配置して、管理者に全データエリアを消去する意志があるか否かの再確認を行う。選択ボタン１６１が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、消去する意志がないと判断して確認ダイアログ１６０を削除する。確認ダイアログ１６０は、第１のセキュリティ設定画面１５０ａ上に上書表示される構成であるため、確認ダイアログ１６０が削除された時点で第１のセキュリティ設定画面１５０ａが再度現れる。また、選択ボタン１６２が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、全データエリアの消去開始を指示すると共に、消去処理の進行状況を示す進行状況確認ダイアログ１７０を確認ダイアログ１６０に代えて表示する（図１０（ｂ）参照）。全データエリアの消去では、管理部１４に格納されている各種管理テーブル、及びＨＤＤ装置２１内の全記憶領域２１ａ，２１ｂに対してランダムデータを上書きすることにより消去を行う。本実施の形態では、消去回数についても設定できるようにしており、消去を複数回行う場合にはその都度ランダムデータを生成して上書きするようにしている。なお、ＨＤＤ装置２１の所定の記憶領域には、管理者又は利用者が作成したアドレス帳及び送信者リストのデータが格納されているが、このデータについては消去しないように構成されている。
【００４９】
図１１は進行状況確認ダイアログ１７０の表示例を示す模式図である。進行状況確認ダイアログ１７０では、全データエリアを消去している旨を表示すると共に、その進行状況について数値表示及びレベル表示を行う。例えば、図１１（ａ）に示した例では、消去回数が３回に設定されており、そのうち１回目の３２．７％まで消去処理が進んでいることを示している。同様に図１１（ｂ）では、２回目の５９．８％まで消去処理が進行しており、図１１（ｃ）では、３回目の９１．２％まで消去処理が進行している様子を示している。このように、各回毎にレベル表示を行うようにしているため、消去処理が完了する時間を見積りやすく、必要に応じて消去処理を中断させることも可能である。
【００５０】
第１のセキュリティ設定画面１５０ａにおいて、ファイリングデータ消去ボタン１５１ｂが押下操作された場合、消去すべきデータエリアの選択を受付け、選択されたデータエリア内のデータを消去する。図１２は消去すべきデータエリアの選択を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図１２（ａ）に示したデータエリア選択画面１８０には、ＨＤＤ装置２１のファイリング領域２１ｂに記憶されているデータ（ファイリングデータ）を消去の対象とするためのチェックボックス１８１ａと、ドキュメントファイリング機能を利用して作業領域２１ａに記憶させたデータ（一時保存データ）を消去の対象とするためのチェックボックス１８１ｂとが配置され、管理者による選択を受付ける。２つのチェックボックス１８１ａ，１８１ｂのうち少なくとも一方が選択された場合、データエリア選択画面１８０は図１２（ｂ）に示したように遷移する。すなわち、画面の右端に消去実行ボタン１８１ｃが新たに配置される。
【００５１】
データエリア選択画面１８０において消去実行ボタン１８１ｃが押下操作された場合、チェックボックス１８１ａ，１８１ｂにより選択したデータエリアを消去する意志があるか否かを管理者に再確認した後、選択されたデータエリアの消去を行う。図１３は選択されたデータエリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。図１３（ａ）に示した確認ダイアログ１９０では、選択したデータエリアのファイリングデータを消去する旨の表示を行うと共に、下部領域に選択ボタン１９１，１９２を配置して、管理者に選択したデータエリア内のデータを消去する意志があるか否かの再確認を行う。選択ボタン１９１が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、データを消去する意志がないと判断して確認ダイアログ１９０を削除する。また、選択ボタン１９２が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、選択されたデータエリアの消去開始を指示すると共に、消去処理の進行状況を示す進行状況確認ダイアログ２００を確認ダイアログ１９０に代えて表示する（図１３（ｂ）参照）。選択されたデータエリアの消去では、前記データエリアにランダムデータを上書きすることにより消去を行う。
【００５２】
第１のセキュリティ設定画面１５０ａにおいて、ジョブ状況完了エリア消去ボタン１５１ｃが押下操作された場合、ジョブ状況完了エリア内のデータを消去する意志があるか否かを管理者に再確認した後にデータの消去を実行する。ジョブ状況完了エリアには、複合機１の利用者名、ファクシミリデータ及び画像データの宛先の情報、受信データの送信元の情報等が記憶されており、それらの情報の漏洩を防止するために、管理者により手動で消去できるようにしている。図１４はジョブ状況完了エリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。図１４（ａ）に示した確認ダイアログ２１０では、ジョブ状況完了エリアを消去する旨の表示を行うと共に、下部領域に選択ボタン２１１，２１２を配置して、管理者にジョブ状況完了エリアを消去する意志があるか否かの再確認を行う。選択ボタン２１１が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、消去する意志がないと判断して確認ダイアログ２１０を削除する。また、選択ボタン２１２が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、ジョブ状況完了エリアの消去開始を指示すると共に、消去処理の進行状況を示す進行状況確認ダイアログ２２０を確認ダイアログ２１０に代えて表示する。ジョブ状況完了エリアの消去では、前記エリア内のデータに対してランダムデータを上書きすることにより消去を行う。
【００５３】
図８（ｂ）に示した第２のセキュリティ設定画面１５０ｂには、アドレス帳及びイメージ送信に関する登録データを消去するための登録データ消去ボタン１５２ａ、データエリアの消去回数を設定するための消去回数設定ボタン１５２ｂ、及び電源投入時の自動消去に関する設定をするための自動消去設定ボタン１５２ｃが画面の略中央に配置されており、また、前後のセキュリティ設定画面１５０ａ，１５０ｃに切替えるための画面切替ボタン１５２ｕ，１５２ｄが画面の右端に配置されている。
【００５４】
第２のセキュリティ設定画面１５０ｂにおいて、登録データ消去ボタン１５２ａが押下操作された場合、消去すべき登録データの選択を受付けた後、選択された登録データの消去を行う。登録データには、ファクシミリデータの宛先リスト、ファクシミリのメモリボックス、送信者登録リスト、掲示板及び親展データのメモリボックス、発信元情報、受信拒否及び受信許可の設定情報等が含まれる。図１５は消去すべき登録データの選択を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図１５（ａ）に示した登録データ消去画面２３０ａには、ファクシミリデータの宛先リスト及びファクシミリのメモリボックスを消去対象とするためのチェックボックス２３１ａ、送信者登録リストを消去対象とするためのチェックボックス２３１ｂ、掲示板及び親展データのメモリボックスを消去するためのチェックボックス２３１ｃが配置され、管理者による選択を受付ける。また、登録データ消去画面２３０ａの右端に配置されている画面切替ボタン２３１ｄが押下操作された場合、図１５（ｂ）に示した登録データ消去画面２３０ｂが表示される。登録データ消去画面２３０ｂには、発信元情報を消去対象とするためのチェックボックス２３２ａ、受信拒否及び受信許可の設定情報を消去対象とするためのチェックボックス２３２ｂが配置され、管理者による選択を受付ける。なお、登録データ消去画面２３０ｂの右端に配置されている画面切替ボタン２３２ｕが押下操作された場合、前述の登録データ消去画面２３０ａに画面が切替わる。
【００５５】
登録データ消去画面２３０ａに配置されるチェックボックス２３１ａ〜２３１ｃ、及び登録データ消去画面２３０ｂに配置されるチェックボックス２３２ａ，２３２ｂのうち１つが選択された場合、画面切替ボタン２３１ｄ，２３２ｕの上側に消去実行ボタンが表示され、この消去実行ボタンが押下操作された場合、選択した登録データを消去する意志があるか否かを管理者に再確認した後、選択された登録データの消去を行う。図１６は選択した登録データを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。図１６（ａ）に示した確認ダイアログ２４０では、選択した登録データを記憶しているデータエリアを消去する旨の表示を行うと共に、ダイアログの下部領域に選択ボタン２４１，２４２を配置して、管理者に選択した登録データを消去する意志があるか否かの再確認を行う。選択ボタン２４１が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、データを消去する意志がないと判断して確認ダイアログ２４０を削除する。また、選択ボタン２４２が押下操作された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、登録データの消去開始を指示すると共に、消去処理の進行状況を示す進行状況確認ダイアログ２５０を確認ダイアログ２４０に代えて表示する（図１６（ｂ）参照）。選択した登録データの消去では、当該登録データを記憶しているデータエリアにランダムデータを上書きすることにより消去を行う。
【００５６】
第２のセキュリティ設定画面１５０ｂにおいて、消去回数設定ボタン１５２ｂが押下操作された場合、データエリアの消去回数の設定を受付けるための画面が表示される。図１７はデータエリアの消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図１７に示した消去回数設定画面２６０には、消去回数をデクリメントするためのボタン２６１と、消去回数をインクリメントするためのボタン２６２とが配置されており、両ボタン２６１，２６２の操作により消去回数を１回から７回の間で設定できるようにしている。消去回数設定画面２６０にて設定された消去回数の情報は、管理部１４内の動作設定管理テーブルに登録される。
【００５７】
第２のセキュリティ設定画面１５０ｂにおいて、自動消去設定ボタン１５２ｃが押下操作された場合、電源投入時に消去するデータエリアを設定するための画面が表示される。図１８は電源投入時に消去するデータエリアを設定する際に表示される画面の一例を示す模式図である。図１８（ａ）に示した自動消去設定画面２７０ａには、全データエリアを電源投入時の消去対象とするためのチェックボックス２７１ａ、ファイリングデータを電源投入時の消去対象とするためのチェックボックス２７１ｂ、一時保存データを電源投入時の消去対象とするためのチェックボックス２７１ｃが配置され、管理者による選択を受付ける。また、自動消去設定画面２７０ａの右端に配置されている画面切替ボタン２７１ｄが押下操作された場合、図１８（ｂ）に示した自動消去設定画面２７０ｂが表示される。自動消去設定画面２７０ｂには、ジョブ状況完了エリアを電源投入時の消去するためのチェックボックス２７２ａが配置され、管理者による選択を受付ける。なお、自動消去設定画面２７０ｂの右端に配置される画面切替ボタン２７２ｕが押下操作された場合、前述の自動消去設定画面２７０ａに画面が切替わる。これらの自動消去設定画面２７０ａ，２７０ｂにて設定された情報は、管理部１４内の動作設定管理テーブルに登録され、電源投入時に該当エリアのデータが消去される構成となっている。
【００５８】
図８（ｃ）に示した第３のセキュリティ設定画面１５０ｃには、電源投入時の自動消去回数を設定するための自動消去回数設定ボタン１５３ａ、各ジョブ完了後の自動消去回数を設定するための自動消去回数設定ボタン１５３ｂ、及びドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を行うための禁止設定ボタン１５３ｃが画面の略中央に配置されており、また、前後のセキュリティ設定画面１５０ｂ，１５０ｄに切替えるための画面切替ボタン１５３ｕ，１５３ｄが画面の右側に配置されている。
【００５９】
第３のセキュリティ設定画面１５０ｃにおいて、自動消去回数設定ボタン１５３ａが押下操作された場合、電源投入時の消去回数の設定を受付けるための画面が表示される。図１９は電源投入時の消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図１９に示した消去回数設定画面２８０には、消去回数をデクリメントするためのボタン２８１と、消去回数をインクリメントするためのボタン２８２とが配置されており、両ボタン２８１，２８２の操作により消去回数を１回から７回の間で設定できるようにしている。消去回数設定画面２８０にて設定された消去回数の情報は、管理部１４内の動作設定管理テーブルに登録される。
【００６０】
第３のセキュリティ設定画面１５０ｃにおいて、自動消去回数設定ボタン１５３ｂが押下操作された場合、各ジョブ完了後の消去回数の設定を受付けるための画面が表示される。図２０は各ジョブ完了後の消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図２０に示した消去回数設定画面２９０には、消去回数をデクリメントするためのボタン２９１と、消去回数をインクリメントするためのボタン２９２とが配置されており、両ボタン２９１，２９２の操作により消去回数を１回から７回の間で設定できるようにしている。消去回数設定画面２９０にて設定された消去回数の情報は、管理部１４内の動作設定管理テーブルに登録される。
【００６１】
第３のセキュリティ設定画面１５０ｃにおいて、禁止設定ボタン１５３ｃが押下操作された場合、ドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を受付けるための画面が表示される。図２１〜図２３はドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。図２１に示したドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂには、一時保存モード、共有モード、及び親展モードの各モード毎、並びにコピー機能、プリンタ機能、スキャン保存機能、及びファクシミリ・イメージ送信機能の各機能毎に禁止設定を受付けるためのチェックボックス群３０１，３０２がそれぞれ配置されている。なお、図２１（ａ）に示したドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａと、図２１（ｂ）に示したドキュメントファイリング禁止設定画面３００ｂとは、夫々に配置されている画面切替ボタン３０１ｄ，３０２ｕによって互いに切替え可能な構成となっている。
【００６２】
一時保存モードは、各機能により取込んだデータを作業領域２１ａ内に一時保存フォルダへ記憶させるモードであり、新たに取込んだデータが所定件数に達した場合、又は予め設定された容量を越えることになる場合、古いデータから順次的に消去される構成となっている。共有モードは、各機能においてパスワードが付されていないデータをファイリング領域２１ｂ内の共有フォルダに記憶させるモードである。共有モードにより記憶させたデータの読出時には利用者認証が不要となり、利用者は任意にデータを読み出すことができる。親展モードでは、各機能により取込んだデータをファイリング領域２１ｂ内の親展フォルダに記憶させるモードであり、パスワードを付して記憶させることも可能であり、パスワードを付さずに記憶させることも可能である。パスワードを付して記憶させたデータについてはデータの読出時にパスワードによる認証が必要となる。
【００６３】
本実施の形態に係る複合機１では、各モード毎、各機能毎にドキュメントファイリング機能の禁止設定を設けることで、利用者に対してドキュメントファイリング機能の様々な利用方法を提案する。例えば、図２２（ａ）に示したように一時保存モードのみを禁止して、共有モード及び親展モードによる保存を許可する構成である場合には、各利用者がデータを管理できる状態にある場合にのみデータの保存を許可することができる。また、図２２（ｂ）に示したように、一時保存モードと共有モードとを禁止して、親展モードのみを許可する構成である場合には、利用者に対してセキュリティを意識した利用方法を提案する。すなわち、複合機１が備える操作パネル１５の操作を受付けるまで出力が開始されない構成となるため、印刷物の取り忘れ等による情報の漏洩が防止される。なお、複合機１の初期状態では、親展フォルダへの保存を許可し、一時保存フォルダ及び共有フォルダへの保存を禁止するように設定されている。
【００６４】
共有モードの各項目のチェックボックスは、親展モードの各項目のチェックボックスに連動してチェックが入る構成となっている。すなわち、図２２（ａ）に示した状態において親展モードの項目にチェックを入れた場合、自動的に共有モードの該当項目にチェックが入るようになっている（図２３（ｃ）参照）。また、親展モードによるデータの保存を禁止したまま、共有モードによるデータの保存を許可することも可能である（図２３（ｄ）参照）。この場合、パスワードを付してデータを保存することを禁止する構成であるため、ＨＤＤ資源を私的に利用することが制限される。
【００６５】
図９（ｄ）に示した第４のセキュリティ設定画面１５０ｄには、データリストのプリント出力に関する禁止設定を行うためのデータリストプリント禁止設定ボタン１５４ａ、ホールドプリント以外のプリントジョブを禁止するか否かの選択を受付けるチェックボックス１５４ｂ、及び完了したジョブに付随する情報の表示に関する設定を行うための表示設定ボタン１５４ｃが画面の略中央に配置されており、また、前後のセキュリティ設定画面１５０ｃ，１５０ｅに切替えるための画面切替ボタン１５４ｕ，１５４ｄが画面の右端に配置されている。
【００６６】
第４のセキュリティ設定画面１５０ｄにおいて、データリストプリント禁止設定ボタン１５４ａが押下操作された場合、図６（ａ）に示したユーザ設定画面１１０により可能なデータリストの出力を禁止するための設定画面が表示される。図２４はデータリストの出力禁止設定をする際に表示される画面の一例を示す模式図である。図２４に示したデータリストプリント禁止設定画面３１０には、全設定リスト、宛先登録リスト、送信者登録リスト、ドキュメントファイリング登録リストの各項目毎に印刷の禁止設定を受付けるべく、各項目に対応させたチェックボックスが設けられている。チェックボックスが選択された項目のデータリストのプリント出力は禁止される。
【００６７】
第４のセキュリティ設定画面１５０ｄにおいて、チェックボックス１５４ｂが選択された場合、ホールドプリント以外のプリントジョブが禁止される。この禁止設定がなされている場合、通信ＩＦ１９を通じて受信したプリントジョブは全て複合機１の内部にて一旦保持され、当該プリントジョブを送信した利用者が操作パネル１５を通じて利用者認証を行い、出力指示を与えた時点で印刷出力が開始されるようになる。そのため、出力済みの印刷物が排紙トレイ上に残らないようにすることができ、第三者による印刷物の持ち出し等による情報の漏洩が防止される。
【００６８】
第４のセキュリティ設定画面１５０ｄにおいて、表示設定ボタン１５４ｃが押下操作された場合、ジョブ状況完了エリアに記憶されている情報の表示の可否について各モード毎に設定するための画面が表示される。図２５は完了ジョブリストの表示に関わる画面の一例を示す模式図である。図２５（ａ）に示したジョブ状況完了エリア表示設定画面３２０には、プリントモード、Ｅ−ＭＡＩＬ／ＦＴＰ送信モード、ファクシミリモード、インターネットＦＡＸ送信モードの各モード毎に表示設定を受付けるべく、各モードに対応させたチェックボックスを設けている。チェックボックスがチェックされたモードの完了ジョブリストは、操作パネル１５の操作部１５ａが備えるジョブ状況表示キーを押下操作したときに表示されるようになり、チェックが外されたモードの完了ジョブリストの表示は禁止されるようになる。
【００６９】
図２５（ｂ）は操作パネル１５にてジョブ状況表示キーを押下操作したときに表示部１５ｂに表示されるジョブ状況表示画面３３０を示している。ジョブ状況表示画面３３０では、ユーザ名又はモード名、部数、及びジョブの進行状況を互いに関連付けて表示する。これらの情報は各モード毎に表示できるようにしており、また、画面の右端側に配置された表示切替ボタン３３１により、予約されているジョブ及び実行中のジョブの状況と、既に処理が完了したジョブの状況とを切替えて表示できるようにしている。また、ジョブ状況完了エリア表示設定画面３２０において何れかのチェックが外されている場合、完了ジョブリストは表示されないため、図２５（ｃ）に示したように表示切替ボタン３３１は配置されず、予約中のジョブ、及び実行中のジョブのみを表示するようにしている。
【００７０】
図９（ｅ）に示した第５のセキュリティ設定画面１５０ｅには、ファクシミリ番号の直接入力を禁止するか否かの選択を受付けるチェックボックス１５５ａ、及び再送信キーの使用を禁止するか否かの選択を受付けるチェックボックス１５５ｂが画面の略中央に配置されており、また、前後のセキュリティ設定画面１５０ｄ，１５０ａに切替えるための画面切替ボタン１５５ｕ，１５５ｄが画面の右端に配置されている。
【００７１】
第５のセキュリティ設定画面１５０ｅにおいて、チェックボックス１５５ａが選択された場合、操作パネル１５のテンキーを利用してファクシミリ番号が直接的に入力されることを禁止する。すなわち、管理者等によって予め設定されたファクシミリ番号以外を宛先として選択することができなくなり、想定外の場所へデータが漏洩することが防止される。
【００７２】
第５のセキュリティ設定画面１５０ｅにおいて、チェックボックス１５５ｂが選択された場合、ファクシミリデータの再送信キーの使用が禁止される。そのため、既に送信されたファクシミリデータの宛先の情報を第三者が不正に入手することを防止することができる。
【００７３】
以下、複合機１の動作をフローチャートを用いて説明する。図２６は電源投入時における初期動作の実行手順を説明するフローチャートである。複合機１を構成するハードウェア各部に電力を供給すべく電源が投入された場合、複合機１のＣＰＵ１１は、ハードウェア各部と通信を行い、搭載されているハードウェアの情報及びそれらの動作状況についての情報を取得し、システムチェックを行う（ステップＳ１１）。システムチェックを行った結果、搭載されているハードウェアに異常があるか否か、すなわち、システムエラーを検出したか否かを判断する（ステップＳ１２）。システムエラーを検出したと判断した場合（Ｓ１２：ＹＥＳ）、異常を検出した旨のエラーメッセージを操作パネル１５上の表示部１５ｂに表示してエラー処理を行う（ステップＳ１３）。
【００７４】
システムチェックの結果、システムエラーが検出されなかった場合（Ｓ１２：ＮＯ）、画像形成部１７等のウォームアップを開始する（ステップＳ１４）。次いで、複合機１のＣＰＵ１１は、管理部１４内の動作設定管理テーブルを参照することにより、電源投入時の自動消去設定がなされているか否かを判断する（ステップＳ１５）。電源投入時の自動消去設定がなされていると判断した場合（Ｓ１５：ＹＥＳ）、図１８に示した自動消去設定画面２７０ａ，２７０ｂにて設定された内容を参照して消去すべきデータエリアを確認し（ステップＳ１６）、指定されたデータエリア内のデータを消去する（ステップＳ１７）。このとき、図１１に示したような消去処理の進行状況を示す画面を操作パネル１５の表示部１５ｂに表示する。次いで、複合機１のＣＰＵ１１は、図１９に示した消去回数設定画面２８０にて設定された設定回数を参照し、設定回数分の消去が完了したか否かを判断する（ステップＳ１８）。設定回数分の消去が完了していないと判断した場合（Ｓ１８：ＮＯ）、処理をステップＳ１７へ戻し、設定回数分の消去が完了したと判断した場合（Ｓ１８：ＹＥＳ）、ステップＳ１４で開始したウォームアップが完了したか否かを判断する（ステップＳ１９）。ウォームアップが完了していないと判断した場合（Ｓ１９：ＮＯ）、ウォームアップが完了するまで待機し、ウォームアップが完了したと判断した場合（Ｓ１９：ＹＥＳ）、各種ジョブの入力を待ち受ける待機状態にする（ステップＳ２０）。
【００７５】
なお、ステップＳ１５において、電源投入時の自動消去設定がなされていないと判断した場合（Ｓ１５：ＮＯ）、ステップＳ１９以降の処理を実行し、ウォームアップが完了した時点で（Ｓ１９：ＹＥＳ）、各種ジョブの入力を待ち受ける待機状態にする（Ｓ２０）。
【００７６】
図２７はジョブを受付けた際に複合機１が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。前述の初期動作が完了し、待機状態にある複合機１のＣＰＵ１１は、外部からのジョブを受付けたか否かを適宜判断する（ステップＳ２１）。複合機１が受付けるジョブとしては、原稿のコピーを指示するジョブ、ファクシミリデータに基づいてプリント出力を指示するジョブ、通信ＩＦ１９を通じて受信する情報処理装置２からのプリントジョブ、ドキュメントファイリング機能を利用をしたデータの保存を指示するジョブ等が挙げられ、操作パネル１５にて入力される情報、ファクシミリモデム１８又は通信ＩＦ１９にて受信する情報を監視することによりジョブを受付けたか否かを判断することができる。
【００７７】
外部からのジョブを受付けていないと判断した場合（Ｓ２１：ＮＯ）、ジョブを受付けるまで待機し、外部からのジョブを受付けたと判断した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、受付けたジョブを展開する（ステップＳ２２）。複合機１はジョブを展開することにより、処理対象のデータ（例えば、印刷用の画像データ）と、当該データを処理する際の指示情報とを取得する。取得した処理対象のデータが画像データである場合には画像メモリ２０にてその画像データを一時的に保持する。そして、複合機１のＣＰＵ１１は、受付けたジョブがデータの保存を指示しているか否かを判断する（ステップＳ２３）。データの保存を指示していないと判断した場合（Ｓ２３：ＮＯ）、受付けたジョブが印刷処理を指示しているか否かを判断する（ステップＳ２４）。印刷処理を指示していると判断した場合（Ｓ２４：ＹＥＳ）、画像メモリ２０に保持させてあるデータ（画像データ）を画像形成部１７へ転送し、画像形成部１７にて用紙上に印刷処理を実行する（ステップＳ２５）。また、印刷処理を指示していないと判断した場合（Ｓ２４：ＮＯ）、ファクシミリデータの送信、画像データの送信等の他の処理を実行して（ステップＳ２６）、本ルーチンによる処理を終了する。
【００７８】
また、ステップＳ２３において、受付けたジョブがデータの保存を指示していると判断した場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、前記ジョブが指定している保存モードを確認する（ステップＳ２７）。本実施の形態では、ＨＤＤ装置２１にデータを記憶させるときのモード（保存モード）として、一時保存モード、共有モード、及び親展モードを用意しており、操作パネル１５を通じてなされた選択操作、又は情報処理装置２を通じてなされた選択操作により保存モードが選択されている。保存モードを確認した後、複合機１のＣＰＵ１１は、ドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂを通じてなされた設定内容を確認する（ステップＳ２８）。次いで、ジョブにより指定されている保存モードによりデータを保存することが可能であるか否かを判断し（ステップＳ２９）、ドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂによりデータの保存が禁止されておらず、保存が可能であると判断した場合（Ｓ２９：ＹＥＳ）、指定されたデータエリアにデータを保存する（ステップＳ３０）。すなわち、一時保存モードが指定されている場合には、保存先のデータエリアとしてＨＤＤ装置２１内の作業領域２１ａを指定してデータを保存し、供給モード又は親展モードが指定されている場合には、保存先のデータエリアとしてファイリング領域２１ｂ内の共有フォルダ又は個人フォルダを指定してデータを保存する。
【００７９】
次いで、ステップＳ２１にて受付けたジョブが印刷処理を指示しているか否かを判断し（ステップＳ３１）、印刷処理を指示していると判断した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、画像メモリ２０に保持させてあるデータ（画像データ）を画像形成部１７へ転送し、画像形成部１７にて用紙上に印刷処理を実行させる（ステップＳ３２）。また、前記ジョブが印刷処理を指示していないと判断した場合（Ｓ３１：ＮＯ）、ファクシミリデータの送信、画像データの送信等の他の処理を実行する（ステップＳ３３）。
なお、本実施の形態では、受付けたジョブがデータの保存及び印刷処理の双方を指示している場合、データの保存を行った後に印刷処理を実行する構成としたが、印刷処理を実行した後にデータの保存を行う構成であっても良く、また、受付けたジョブにより実行順序を指定している場合には、その順序に従って処理を行う構成であっても良い。
【００８０】
一方、ドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂによりデータの保存が禁止されており、保存が可能でないと判断した場合（Ｓ２９：ＮＯ）、データの保存が禁止されている旨を通知する（ステップＳ３４）。この通知は、操作パネル１５の表示部１５ｂ又は情報処理装置２の表示部（不図示）に通知画面を表示させることにより行う。図２８は通知画面の一例を示す模式図である。この通知画面３４０ではデータの保存が禁止されている旨の表示を行う共に、保存モードの変更意志の確認を行う（図２８（ａ）参照）。通知画面３４０の下部領域には、保存モードを変更するか否かの選択を受付ける選択ボタン３４１，３４２が配置されており、選択ボタン３４２が押下操作された場合、保存モードを変更しない旨が複合機１に通知され、選択ボタン３４１が押下操作された場合、図２８（ｂ）に示したように、保存モードの選択画面３５０を操作パネル１５の表示部１５ｂ又は情報処理装置２の表示部（不図示）に表示する。保存モードの選択画面３５０には、各保存モードに対応させた選択ボタン３５１〜３５３が配置されており、何れかの選択ボタン３５１（又は選択ボタン３５２，３５３）が選択された場合、変更後の保存モードの情報が複合機１に通知される。なお、ドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂにて保存が禁止されている保存モードについては、選択ボタン３５１〜３５３をグレーアウト表示して利用者の選択を受付けないようにしている。
【００８１】
複合機１のＣＰＵ１１は、操作パネル１５又は情報処理装置２から出力された通知に基づいて、保存モードの変更を受付けたか否かを判断する（ステップＳ３５）。保存モードの変更を受付けた場合には（Ｓ３５：ＹＥＳ）、処理をステップＳ２９へ戻し、保存モードの変更を受付けていない場合には、（Ｓ３５：ＮＯ）、ステップＳ３１の処理を実行して印刷処理（Ｓ３２）又はその他の処理を実行する（Ｓ３３）。
【００８２】
なお、本実施の形態では、ドキュメントファイリング禁止設定画面３００ａ，３００ｂにおいて禁止されている保存モードによりデータを保存しようとする場合、保存モードの変更を受付けた上で保存を許可する構成としたが、保存モードの変更自体を禁止する形態であっても良く、また、管理者による認証が行われた場合にのみ、保存モードを変更できる構成としても良い。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本実施の形態に係る複合機を用いて構築される画像形成システムの概略構成を示す模式図である。
【図２】複合機の内部構成を示すブロック図である。
【図３】保護機能が追加された複合機の内部構成を示すブロック図である。
【図４】操作パネルの外観を示す模式図である。
【図５】識別アイコンが押下操作された場合に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図６】セキュリティ設定画面を呼び出すための操作を行う際に表示部に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図７】セキュリティ設定画面を呼び出すための操作を行う際に表示部に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図８】セキュリティ設定画面の一例を示す模式図である。
【図９】セキュリティ設定画面の一例を示す模式図である。
【図１０】全データエリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。
【図１１】進行状況確認ダイアログの表示例を示す模式図である。
【図１２】消去すべきデータエリアの選択を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図１３】選択されたデータエリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。
【図１４】ジョブ状況完了エリアを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。
【図１５】消去すべき登録データの選択を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図１６】選択した登録データを消去する際に表示されるダイアログの一例を示す模式図である。
【図１７】データエリアの消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図１８】電源投入時に消去するデータエリアを設定する際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図１９】電源投入時の消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２０】各ジョブ完了後の消去回数の設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２１】ドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２２】ドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２３】ドキュメントファイリング機能に関する禁止設定を受付ける際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２４】データリストの出力禁止設定をする際に表示される画面の一例を示す模式図である。
【図２５】完了ジョブリストの表示に関わる画面の一例を示す模式図である。
【図２６】電源投入時における初期動作の実行手順を説明するフローチャートである。
【図２７】ジョブを受付けた際に複合機が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。
【図２８】通知画面の一例を示す模式図である。
【符号の説明】
【００８４】
１  複合機
１１  ＣＰＵ
１２  バス
１３  ＲＯＭ
１４  管理部
１５  操作パネル
１６  画像読取部
１７  画像形成部
１８  ファクシミリモデム
１９  通信ＩＦ
２０  画像メモリ
２１  ＨＤＤ装置
２１ａ  作業領域
２１ｂ  ファイリング領域
２，３  情報処理装置
４，５  ファクシミリ装置
ＬＮ  ローカルエリアネットワーク
ＩＮ  インターネット網
ＰＮ  公衆電話回線網
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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