(57)【要約】【課題】  一般的に業務を行う際に、すべての要求事項を満たすように業務を行うことは難しく、業務に抜けがある部分が出て支障をきたすことが多々発生した。【解決手段】  業務プロセス管理者によって、どのような業務に対してどのようなデータファイルを参照しなければならないかを定義した項目と、実際にエンドユーザが参照したデータファイルを比較し、再設定することによって、抜けの少ない業務を行うことが可能になる。それにより、利用者が、より効果的に業務を行えるよう、参照しなければならないデータファイルをデータ管理システムの参照履歴よりフィードバックでき、より業務品質の向上を図ることが可能になる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務を支援する業務支援システムにおいて、複数のデータファイルを保存するデータファイル管理データベースと、前記データファイル管理データベースに保存された各データファイルを作業者が参照した参照履歴に関する情報を保存する参照・検索履歴データベースと、前記参照・検索履歴データベースに保存された各データファイルの参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる手段とを備えることを特徴とする業務支援システム。
【請求項２】
請求項１において、各業務に対して参照すべきデータファイルに関する情報を保存する業務項目・データファイル対応データベースと、前記業務項目・データファイル対応データベースに保存された各業務に対して参照すべきデータファイルに関する情報を読み出し、当該業務に対して参照すべきデータファイルに関する情報を表示装置に表示させる手段とを備えることを特徴とする業務支援システム。
【請求項３】
請求項２において、前記参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる手段が、前記当該業務に対して参照すべきデータファイルに関する情報とともに前記参照履歴に関する情報を表示することを特徴とする業務支援システム。
【請求項４】
請求項１において、前記参照・検索履歴データベースに保存された参照履歴に関する情報は、作業者がデータファイルを参照した回数に関する情報であることを特徴とする業務支援システム。
【請求項５】
請求項４において、前記参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる手段が、作業者がデータファイルを参照した回数に応じて当該データファイルを示す箇所の色を変化させることにより表示することを特徴とする業務支援システム。
【請求項６】
請求項４において、前記参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる手段が、データファイルを示す箇所に作業者が当該データファイルを参照した回数を表示することを特徴とする業務支援システム。
【請求項７】
業務を支援する業務支援方法において、データファイルをデータファイル管理データベースに保存するデータファイル保存手順と、前記データファイル管理データベースに保存されたデータファイルを作業者が参照した参照履歴に関する情報を参照・検索履歴データベースに保存する手順と、前記参照・検索履歴データベースに保存された参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる表示手順とを有することを特徴とする業務支援方法。
【請求項８】
コンピュータを、複数のデータファイルを保存するデータファイル管理手段と、前記データファイル管理手段により保存された各データファイルを作業者が参照した参照履歴に関する情報を保存する保存手段と、前記参照・検索履歴データベースに保存された参照履歴に関する情報を表示装置に表示させる表示手段として機能させるための業務支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ハードウェアやソフトウェアの開発等のプロジェクトや日常業務において、業務プロセスや成果物の品質を向上させることを目的とした業務支援システム，業務支援方法及び業務支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の業務支援システムでは、業務品質を向上させるために、業務手順をデータベースに蓄え、必要な際に引き出して閲覧できるシステムを構築していた。例えば、特開平１１−２３８０５０号公報（以下、特許文献１と称す。）に記述されている設計支援システムにおいては、各構成要素を標準化し、標準化された構成要素をシステム上でプロセスと連動させることで設計業務が手順通り導かれるように構成し、洗練された手順と的確な情報を用い、高品質な業務手順のナビゲーションを可能にする。また、特開２００１−67380号公報（以下、特許文献２と称す。）に記述されている設計ナビゲーションシステムにおいては、作成された設計対象モデルの構成表と作業手順編集手段によって作成された作業手順とを比較し、一致したとき、業務フローに従った階層化された設計対象モデルの所要構成を含む詳細な作業内容を規定する設計手順を生成し、生成された業務フローの流れにそった設計対象モデルの所要構成の単位業務の設計手順を表示する。上記２つの事例において、いずれも作業手順を履歴として蓄え、その履歴をもとに業務フローの流れに沿った業務手順を表示する。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２３８０５０号公報
【特許文献２】特開２００１−６７３８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
〔特許文献１〕に記載の設計支援システムにおいて、業務が手順通り導かれるように、あらかじめ標準化された構成要素をシステム上でプロセスと連動させて表示するだけで、実際に業務を行うユーザはそのプロセス通りに業務を行わなければならず、最初に設定する標準化された業務手順が、前記設計支援システムの有効性を左右する。また、特許文献２に記載の設計ナビゲーションシステムにおいて、作成された設計対象モデルの構成表と作業手順編集手段によって作成された作業手順とを比較し、一致した際に業務フローの流れに沿った設計手順を表示するものであり、作業者の参照履歴をもとに、業務対象モデルを再構築する機能はない。
【０００５】
本発明の目的は、業務プロセス管理者が、エンドユーザが利用しやすい業務プロセスに対する参照項目を設定することができる設計支援システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の設計方法の一つの特徴を以下に説明する。データファイル（ドキュメント，図面，画像などの電子データ）を管理するシステムを構築して利用者に公開し、業務に必要な情報を参照してもらい、その参照履歴をデータベースに蓄積することで、利用者の参照状況を把握する。一方、業務プロセス管理者がどのような業務に対してどのようなデータファイルを参照しなければならないかを定義できる業務項目・データファイル対応関係マップを作成する。実際に利用者が参照したデータファイルを利用者が行った業務をもとに、業務項目・データファイル対応関係マップに反映する。反映された業務項目・データファイル対応関係マップをもとに業務プロセス管理者は、定義した項目と利用者が参照した履歴を比較し、検討した結果を業務項目・データファイル対応関係マップ上に反映し、更新する。これにより、エンドユーザがより抜けが少なく、データファイルを参照することができるように、業務プロセス管理者が定義した項目をフィードバックすることが可能になる。
【０００７】
なお、本発明のその他の特徴は、以下の発明を実施するため最良の形態の欄で説明する。
【発明の効果】
【０００８】
業務プロセス管理者が、エンドユーザが利用しやすい業務プロセスに対する参照項目を設定することができる設計支援システムを提供することにある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施例を説明する。
【実施例１】
【００１０】
図１は、業務プロセス管理者とエンドユーザが利用する業務プロセス編集部とＷｅｂポータルシステムの詳細を示すブロック図である。業務プロセス管理者が用いる業務プロセス編集部１０１（業務項目・データファイル対応関係マップ１０２）は、業務項目と参照データファイルを比較し、比較した結果をマップ上に反映するための画面を持っている。また、エンドユーザが用いるＷｅｂポータルシステム１０３については、データファイルを管理するためのデータファイル管理システム１０４と業務プロセス管理者がどのような業務に対してどのようなデータファイルを参照すべきかを決定した事項に対して、その決定した事項をエンドユーザが選択する表示画面を持つ業務プロセスナビゲーションシステム１０５がある。業務プロセス管理者がどのような業務に対してどのようなデータファイルを参照すべきか決定した事項を業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベース１０７に保存される。
【００１１】
Ｗｅｂポータルシステム１０３に含まれるデータファイル管理システム１０４には、参照するために必要なデータファイルデータベース１０８にデータファイルが蓄積されており、そのデータファイルをエンドユーザがデータファイル管理システムで参照すると、参照・検索履歴データベース１０６に蓄積される。Ｗｅｂポータルサイトの詳細は省略する。データファイルデータベース１０８には、データファイルとしてドキュメント・図面・画像などが蓄積されており、業務を行う上で必要なデータファイルをエンドユーザが検索を行うことができる。参照・検索履歴データベース１０６のデータテーブル構造を図２，図３に示す。
【００１２】
図２は、図１の参照・検索履歴データベース１０６のデータの詳細を表し、ユーザ毎の業務種別Ｉｄを参照した参照回数を表したデータテーブル構成図である。データ管理システムの参照履歴をユーザＩＤ２０１ごとに現在どのような業務を行っているかを示す業務種別ＩＤ２０２と、どのようなデータファイルを参照しているかを示すデータファイル
ＩＤ２０３とを対応づけて蓄積する。
【００１３】
図３は、図２の参照回数をデータベース別ＩＤにおける業務種別ＩＤの参照回数に累計したデータテーブル構成図である。図３において、図２のデータテーブルに蓄積されたデータ管理システムの参照履歴を、縦軸に業務種別ＩＤ３０１と横軸にデータファイル別
ＩＤ３０２のデータテーブルに纏め、集計した結果として、業務種別ＩＤ３０１とデータファイル別ＩＤ３０２の交点のセルに参照回数を格納する。
【００１４】
図４は、図１の業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベース１０７の大分類・中分類・小分類を定義するためのデータテーブル構成図である。例えば、業務プロセス管理者が、プログラム言語解説書４０７を参照する際に、大分類４０４・中分類405・小分類４０６のそれぞれの項目に対して、研究者４０８・システム開発４０９・詳細設計４１０と設定する。
【００１５】
図５の例では、配管設計を担当するものは、配管設計仕様所を参照すべきことが分かる。図１の業務項目・データファイル対応関係マップ１０２の表示画面である。業務プロセス管理者がどのような業務に対してどのようなデータファイルを参照しなければならないかを定義する業務項目・データファイル対応関係マップ５０１を作成する。横軸に業務種別５０２、縦軸にデータファイル別５０３を抽出し、関連する業務に対して参照しなければならないデータファイルを定義する。業務種別５０２に対して、図４で分類した大分類４０４・中分類４０５・小分類４０６を図５の業務項目・データファイル対応関係マップ５０１で示す。
【００１６】
業務プロセス管理者は、業務項目・データファイル対応関係マップ５０１を設定するために、業務種別５０２の大分類５０４に設計５０７，中分類５０５にプラント設計５０８，小分類５０６に配管設計５０９を選択し、どのような業務に対して設定するかを決定し、その業務に対してどのデータファイルを参照すべきかを決定するため、業務項目・データファイル対応関係マップ５０１上に印をつける。上記業務種別に対して、選択するデータファイルに配管設計仕様書５１０を選択し、その交点５１１に印をつける。同様に、その他の項目に対しても業務プロセス管理者が判断して印をつける。
【００１７】
図６に業務項目・データベース対応データの内容の例を示す。図１で示した業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベースに、上記設定した項目を蓄積する。データ項目としては、小分類６０１とデータファイル別６０２だけを設定し、小分類６０１から図４の設定項目を用いて、マップ上に表示する。
【００１８】
図７は、図５の業務項目・データファイル対応関係マップ１０２上に、エンドユーザが参照した参照・検索履歴データベースの項目を参照回数に応じてそれぞれの項目に対し、参照回数を色の濃淡に応じて背景を表示した表示画面である。業務項目・データファイル対応関係マップ７０１上に、エンドユーザが実際にデータファイル管理システム１０４を利用することによって蓄積された参照・検索履歴データベース１０６をもとに、どのような業務に対してどのようなデータファイルを参照したかという情報を業務項目・データファイル対応関係マップ上に反映した画面を図７に示す。参照・検索履歴情報は、業務項目・データファイル対応関係マップ７０１の背景に表示する。例えば、データファイル別
７０３項目に配管設計仕様書７０４と、業務種別７０２項目の小分類７０７の配管設計
７０９が交差する点７１０について考える。点７１０には、業務プロセス管理者が配管設計７０９という業務に対して、配管設計仕様書７０４を参照しなければならないということを定義するために印をつけている。また７１０の背景には、エンドユーザが参照した参照履歴情報をもとに参照回数別に背景の濃度を変え表示することによって、業務プロセス管理者が定義した項目と、利用者がデータファイルを参照した回数とを比較することが可能になる。背景に表示する参照回数を表す濃度に関して、濃淡の濃い方が参照回数が多いということを表し、濃淡の淡い方が参照回数が少ないことを表している。濃淡の違いにおける参照回数の設定は、全体の参照回数に応じて定義する。参照・検索履歴情報を業務項目・データファイル対応関係マップ７０１の背景に表示する際に、図３の参照・検索履歴データベースの参照回数と図４の業務項目・データベースファイル対応関係マップ定義データベースに蓄積している分類項目を用いて表示している。その際に、図３のデータファイル別ＩＤ３０２と図４の小分類は同内容項目である。
【００１９】
次に業務プロセス管理者が定義した項目と参照履歴情報を比較し、再設定する方法について述べる。図７の業務項目・データファイル対応関係マップ７０１を用いて、業務プロセス管理者が比較し再設定する。例えば比較し再設定するために、業務種別７０２の機器設計７１１とデータファイル別７０３の配管設計仕様書７０４が交差する点７１２において、背景の濃淡が濃いため利用者の参照回数が多くなっているにもかかわらず、業務プロセス管理者による印がついていなく、業務プロセス管理者の判断によって参照しなければならないと決定すると、改定モード７１３をクリックすることによって、業務項目・データファイル対応関係マップ７０１を改定することができ、７１２の位置に印をつけることが出来る。そうすることにより、より利用者に適し、業務において抜けや見落としの少ない業務項目・データファイル対応関係マップ７０１を構築することが可能になる。
【００２０】
図８では、図７と同様に、エンドユーザが参照した参照・検索履歴データベースの項目を参照回数に応じてそれぞれの項目に対し、参照回数を背景に表示した画面である。どのような業務に対してどのようなデータファイルを参照したかという参照履歴情報を業務項目・データファイル対応関係マップ８０１上に反映する際に、図７に示したように背景色の濃淡により表示するのではなく、図８の背景には参照回数８０４を表示する場合も考えられる。また、図７，図８以外に参照回数を３次元グラフして表示する方法も考えられる。
【００２１】
図９では、図１の業務プロセスナビゲーションシステム１０５を表示した画面である。図５の業務項目・データファイル対応関係マップ５０１で業務プロセス管理者が定義した項目に関して、図１のＷｅｂポータルシステムの一つである業務プロセスナビゲーションシステム１０５をどのように表示するのかを図９に示す。業務プロセス管理者がどのような業務に対してどのようなデータファイルを参照しなければならないかを定義した項目が、図９の業務プロセスナビゲーション９０１に表示され、エンドユーザは業務種別選択
９０２のプルダウンボタンから参照したい業務種別を選択する。業務プロセス管理者が図５の業務項目・データファイル対応関係マップ５０１に定義したデータファイルが推奨データファイル一覧９０９に表示される。推奨データファイル一覧９０９に選択したい項目が無い場合は、データ管理システムで参照したいデータファイルを探せるように、データ管理システム９１０へというリンクボタンをクリックすることによって、参照したいデータファイルをデータ管理システムで探すことが可能になる。
【００２２】
図１０は、エンドユーザのためのシステム処理フロー図である。まず最初にエンドユーザはシステム利用を開始する（１００１）。エンドユーザにＷｅｂポータルシステムの業務プロセスナビゲーションを利用してもらうよう導く（１００２）。次に選択された大・中・小分類を基に、参照すべきデータファイルを表示する（１００３）。次に表示したデータファイルが選択されたかをシステムが判断する（１００４）。選択されれば、選択されたデータファイルを表示し（１００５）、ユーザに参照してもらう。もし、表示したデータファイルが選択されなければ、ユーザがデータファイル管理システムへのリンクボタンをクリックすることによって、データファイル管理システムを参照するよう移動させる(１００６)。最後にユーザにデータファイル管理システムで検索させ表示する。１００５と１００７の項目が終れば、１００２へフロー図が移動し、上記のフローを繰り返す。
【００２３】
図１１は、業務プロセス管理者のためのシステム処理フロー図である。まず最初に、業務プロセス管理者はシステム利用を開始する（１１０１）。次に業務項目・データファイルで対応関係のある項目に対して印をつけさせる（１１０２）。業務項目・データファイル対応関係マップに表示出来るよう変換する（１１０３）。その後、エンドユーザにより参照された参照・検索履歴データベースのデータを業務項目・データファイル対応関係マップに表示する（１１０４）。次に参照・検索履歴データベースのデータファイルと業務プロセス管理者が定義した項目とを比較・検討を行い、業務項目・データファイル対応関係マップのデータを変更するかどうか判断させる（１１０５）。もし、業務項目・データファイル対応関係マップのデータを変更すると決定させれば、業務プロセス管理者にデータを更新させ、参照履歴データベースに更新結果を反映する。
【００２４】
上記のシステムを利用することによって、エンドユーザにどのような業務の際には、どのようなデータファイルを参照しなければならないかを正確に把握させることができ、抜けの少ない業務を行うことが可能になる。
【００２５】
上記実施例によれば、業務プロセス管理者に対する効果としては、業務プロセス管理者が定義した項目に対して、エンドユーザが実際、どのように定義されたデータファイルを参照したかを把握することができ、定義した項目をよりエンドユーザの業務に沿った形で業務項目・データファイル対応関係マップを再定義することができる。エンドユーザに対する効果としては、業務プロセス管理者が定義した項目に対して、エンドユーザはより業務に沿った形でデータファイルを参照することができる。
【実施例２】
【００２６】
コンピューターを上記実施例に記載の機能を実行させるためのプログラムを、コンピューターにインストールすることによっても、上記のような効果を得ることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本発明において、業務プロセス管理者とエンドユーザが利用する業務プロセス編集部とＷｅｂポータルシステムの詳細を示すブロック図である。
【図２】図１の参照・検索履歴データベース１０６のデータの詳細を表し、ユーザ毎の業務種別ＩＤ・データファイル種別ＩＤを参照した参照回数を表したデータテーブル構造図である。
【図３】図２の参照回数をデータベース別ＩＤにおける業務種別ＩＤの参照回数に累計したデータテーブル構造図である。
【図４】図１の業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベース１０７の大分類・中分類・小分類を定義するためのデータテーブル構造図である。
【図５】図１の業務項目・データファイル対応関係マップ１０２の表示画面である。
【図６】業務プロセス管理者が図１の業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベース１０７を定義した項目を蓄積したデータテーブル構造図である。
【図７】図５の業務項目・データファイル対応関係マップ１０２上に、エンドユーザが参照した参照・検索履歴データベースの項目を参照回数に応じてそれぞれの項目に対し、参照回数を色の濃淡に応じて背景に表示した表示画面である。
【図８】図７と同様に、エンドユーザが参照した参照・検索履歴データベースの項目を参照回数に応じてそれぞれの項目に対し、参照回数を背景に表示した画面である。
【図９】図１の業務プロセスナビゲーションシステム１０５を表示した画面である。
【図１０】エンドユーザのためのシステム処理フロー図である。
【図１１】業務プロセス管理者のためのシステム処理フロー図である。
【符号の説明】
【００２８】
１０１…業務プロセス編集部、１０２，５０１，７０１，８０１…業務項目・データファイル対応関係マップ、１０３…Ｗｅｂポータルシステム、１０４…データファイル管理システム、１０５…業務プロセスナビゲーションシステム、１０６…参照・検索履歴データベース、１０７…業務項目・データファイル対応関係マップ定義データベース、１０８…データファイルデータベース、３０１…業務種別ＩＤ、３０２…データファイル別ＩＤ、４０２…データファイル、４０３…分類、４０４，５０４，７０５，９０３…大分類、４０５，５０５，７０６，９０４…中分類、４０６，５０６，６０１，７０７，９０５…小分類、４０７…プログラム言語解説書、４０８…研究者、４０９…システム開発、410…詳細設計、５０２，７０２，８０２…業務種別、５０３，６０２，７０３，８０３…データファイル別、５０７,７０８,９０６…設計、５０８，９０７…プラント設計、５０９，７０９，９０８…配管設計、５１０，７０４…配管設計仕様書、９０１…業務プロセスナビゲーション、９０２…業務種別選択、９０９…推奨データファイル一覧、９１０…データ管理システムボタン、１００１，１００２，１００３，１００４,１００５,１００６，１００７…エンドユーザのための処理ステップ、１１０１，１１０２，１１０３，1104，１１０５，１１０６…業務プロセス管理者の処理ステップ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2005173745.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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