(57)【要約】【課題】  サーバ管理者に依らないドキュメント管理サーバにおける適正なドキュメント管理を実現する。【解決手段】  ドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルのアップロードを承認する登録承認者から承認をドキュメント管理装置４を用いて受けることで、承認されたドキュメントファイルがドキュメント管理装置４からドキュメント管理サーバ３へとアップロードされる。これにより、サーバ管理者と同等の権限を有する登録承認者による代行承認により、ドキュメント管理サーバ３のサーバ管理者に依らずともドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３へ自動的にアップロードすることができるので、サーバ管理者に依らないドキュメント管理サーバ３における適正なドキュメント管理を実現することができる。【選択図】    図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントファイルを記憶保持するドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルの登録を希望するドキュメントファイル作成者からの登録申請を、通信回線を通じて受け付ける申請受付手段と、
この申請受付手段により登録申請を受け付けたドキュメントファイル作成者に対し、少なくとも当該ドキュメントファイルの添付及びドキュメントファイルの登録承認を得る登録承認者の設定を受け付けるドキュメント登録申請書を、ドキュメントファイル作成者が使用する情報処理端末に表示させるために送信する登録申請書送付手段と、
ドキュメントファイル作成者によりドキュメントファイルの添付及び登録承認者の設定が行なわれたドキュメント登録申請書を、前記通信回線を通じて受け付ける登録申請書受付手段と、
この登録申請書受付手段により受け付けたドキュメント登録申請書に添付されたドキュメントファイルを、記憶装置に一時的に記憶するドキュメントファイル一時記憶手段と、
前記登録申請書受付手段により受け付けたドキュメント登録申請書に設定された登録承認者が使用する情報処理端末に対し、ドキュメントファイル作成者が前記ドキュメント管理サーバへの登録を希望するドキュメントファイルの登録承認依頼を前記通信回線を通じて送信する登録承認依頼手段と、
登録承認者からの登録承認を、前記通信回線を通じて受け付ける登録承認受付手段と、
この登録承認受付手段により登録承認者からの登録承認を受け付けた後、登録承認がされた前記記憶装置に一時的に記憶されているドキュメントファイルを、前記通信回線を通じて前記ドキュメント管理サーバへアップロードするファイルアップロード手段と、
を備えるドキュメント管理装置。
【請求項２】
ドキュメントファイルを記憶保持するドキュメント管理サーバと、
このドキュメント管理サーバに対して通信回線を通じてネットワーク接続され、当該ドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルの登録を承認する登録承認者から承認を受け、承認されたドキュメントファイルを当該ドキュメント管理サーバへとアップロードする機能を発揮する請求項１記載のドキュメント管理装置と、
このドキュメント管理装置に前記通信回線を通じてネットワーク接続され、ドキュメントファイル作成者又は登録承認者が使用可能な情報処理端末と、
を備えるドキュメント管理システム。
【請求項３】
コンピュータにインストールされるコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータに、
ドキュメントファイルを記憶保持するドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルの登録を希望するドキュメントファイル作成者からの登録申請を、通信回線を通じて受け付ける申請受付機能と、
この申請受付機能により登録申請を受け付けたドキュメントファイル作成者に対し、少なくとも当該ドキュメントファイルの添付及びドキュメントファイルの登録承認を得る登録承認者の設定を受け付けるドキュメント登録申請書を、ドキュメントファイル作成者が使用する情報処理端末に表示させるために送信する登録申請書送付機能と、
ドキュメントファイル作成者によりドキュメントファイルの添付及び登録承認者の設定が行なわれたドキュメント登録申請書を、前記通信回線を通じて受け付ける登録申請書受付機能と、
この登録申請書受付機能により受け付けたドキュメント登録申請書に添付されたドキュメントファイルを、記憶装置に一時的に記憶するドキュメントファイル一時記憶機能と、
前記登録申請書受付機能により受け付けたドキュメント登録申請書に設定された登録承認者が使用する情報処理端末に対し、ドキュメントファイル作成者が前記ドキュメント管理サーバへの登録を希望するドキュメントファイルの登録承認依頼を前記通信回線を通じて送信する登録承認依頼機能と、
登録承認者からの登録承認を、前記通信回線を通じて受け付ける登録承認受付機能と、
この登録承認受付機能により登録承認者からの登録承認を受け付けた後、登録承認がされた前記記憶装置に一時的に記憶されているドキュメントファイルを、前記通信回線を通じて前記ドキュメント管理サーバへアップロードするファイルアップロード機能と、
を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理装置、ドキュメント管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、ワークフローで扱う文書データファイル（ドキュメントファイル）の登録・承認・発行・受領について、主に電子メールを利用して担当者（サーバ管理者）に送って処理するようにした文書作成管理システムが記載されている。
【０００３】
また、特許文献２には、あらゆる文書データファイル（ドキュメントファイル）に対して登録・承認・発行・受領の履歴をデータベースで管理している文書作成管理システムが記載されている。
【０００４】
すなわち、従来においては、ドキュメント管理サーバへのチェックイン，チェックアウトの履歴管理、ドキュメント差し替え管理等のドキュメント管理については、特定のサーバ管理者が行なうことで、ドキュメント管理サーバにおける適正なドキュメント管理を実現している。
【０００５】
【特許文献１】特開平４−３５７５５８号公報
【特許文献２】特開平１１−２７２５３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、従来のサーバ管理者によるドキュメント管理は、人手を介して実行されるため、修正差し替えの時間の手間、ドキュメントファイルを選択して配布先を設定する手間等がかかり、必ずしも作業効率の良いものではない。また、サーバ管理者が、間違ったドキュメントファイルを選択して配布してしまうこともある。
【０００７】
加えて、サーバ管理者でなければドキュメント管理サーバへのチェックイン、チェックアウトが行えないことから、サーバ管理者が不在の際には、ドキュメント管理サーバに対するドキュメントのアップロードができないという問題もある。
【０００８】
本発明は、サーバ管理者に依らないドキュメント管理サーバにおける適正なドキュメント管理を実現することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のドキュメント管理装置は、ドキュメントファイルを記憶保持するドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルの登録を希望するドキュメントファイル作成者からの登録申請を、通信回線を通じて受け付ける申請受付手段と、この申請受付手段により登録申請を受け付けたドキュメントファイル作成者に対し、少なくとも当該ドキュメントファイルの添付及びドキュメントファイルの登録承認を得る登録承認者の設定を受け付けるドキュメント登録申請書を、ドキュメントファイル作成者が使用する情報処理端末に表示させるために送信する登録申請書送付手段と、ドキュメントファイル作成者によりドキュメントファイルの添付及び登録承認者の設定が行なわれたドキュメント登録申請書を、前記通信回線を通じて受け付ける登録申請書受付手段と、この登録申請書受付手段により受け付けたドキュメント登録申請書に添付されたドキュメントファイルを、記憶装置に一時的に記憶するドキュメントファイル一時記憶手段と、前記登録申請書受付手段により受け付けたドキュメント登録申請書に設定された登録承認者が使用する情報処理端末に対し、ドキュメントファイル作成者が前記ドキュメント管理サーバへの登録を希望するドキュメントファイルの登録承認依頼を前記通信回線を通じて送信する登録承認依頼手段と、登録承認者からの登録承認を、前記通信回線を通じて受け付ける登録承認受付手段と、この登録承認受付手段により登録承認者からの登録承認を受け付けた後、登録承認がされた前記記憶装置に一時的に記憶されているドキュメントファイルを、前記通信回線を通じて前記ドキュメント管理サーバへアップロードするファイルアップロード手段と、を備える。
【００１０】
したがって、ドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルの登録を承認する登録承認者から承認を受けることで、承認されたドキュメントファイルがドキュメント管理サーバへとアップロードされる。これにより、ドキュメント管理サーバのサーバ管理者がいなくとも、ドキュメント管理サーバへのドキュメントファイルのアップロードが可能になる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、サーバ管理者と同等の権限を有する登録承認者による代行承認により、ドキュメント管理サーバのサーバ管理者に依らずともドキュメントファイルをドキュメント管理サーバへ自動的にアップロードすることができるので、サーバ管理者に依らないドキュメント管理サーバにおける適正なドキュメント管理を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
本発明の実施の一形態を図１ないし図１５に基づいて説明する。
【００１３】
［ドキュメント管理システムの構成］
図１に示すように、本実施の形態のドキュメント管理システムでは、通信回線であるＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク２を介してドキュメント管理サーバ３にドキュメント管理装置４やクライアントコンピュータである情報処理端末５が接続されたサーバクライアントシステム１を想定する。このサーバクライアントシステム１は、スキャナやデジタルカメラ等の画像入力装置６及びプリンタ等の画像出力装置７をネットワーク２上でシェアし得る環境が整えられている。
【００１４】
このようなサーバクライアントシステム１は、例えばイントラネット９を介して別のサーバクライアントシステム１とのデータ通信可能に構築され、インターネット通信網１０を介して外部環境とデータ通信可能に構築されている。
【００１５】
ドキュメント管理サーバ３は、いわゆるパーソナルコンピュータであって、ドキュメントファイルを記憶保持するものである。ここで、ドキュメント管理サーバ３に記憶保持されるドキュメントファイルは、例えばシステム設計における仕様書等である。
【００１６】
ドキュメント管理装置４は、いわゆるパーソナルコンピュータである。このドキュメント管理装置４は、概略的には、ドキュメント管理サーバ３へのアップロード登録承認者から承認をもらうことでドキュメント管理サーバ３へのチェックイン許可を取り、承認されたドキュメントファイルを自動でドキュメント管理サーバ３へとダウンロードする機能を発揮するものである。
【００１７】
情報処理端末５は、いわゆるパーソナルコンピュータであって、ドキュメント管理装置４にアクセスしてドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルのアップロードの許可を受ける等の機能を発揮するものである。
【００１８】
すなわち、このようなドキュメント管理システムであるサーバクライアントシステム１は、概略的には、情報処理端末５からドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルのアップロード許可を受けるべく、その旨の情報及びドキュメントファイルを情報処理端末５からドキュメント管理装置４に対して送信し、ドキュメント管理装置４がドキュメント管理サーバ３へのアップロード登録承認者から承認をもらうことでドキュメント管理サーバ３へのチェックイン許可を取り、承認された情報処理端末５から送信されたドキュメントファイルをドキュメント管理装置４から自動でドキュメント管理サーバ３へとアップロードするものである。
【００１９】
次に、ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５のハードウェア構成について図２を参照しつつ説明する。なお、ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５のハードウェア構成は同一であることから、以下においては、ドキュメント管理装置４を例に説明する。
【００２０】
ドキュメント管理装置４は、情報処理を行うＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、情報を格納するＲＯＭ（Read Only Memory）１２及びＲＡＭ（Random Access Memory）１３等の一次記憶装置１４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１５等の二次記憶装置１６、情報を保管したり外部に情報を配布したり外部から情報を入手するためのＣＤ−ＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスク装置１７、ネットワーク２を介して画像入力装置６や外部の他のコンピュータと通信により情報を伝達するためのネットワークインターフェース１８、処理経過や結果等を操作者に表示するＣＲＴ（Cathode Ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示装置１９、並びに操作者がＣＰＵ１１に命令や情報等を入力するためのキーボード２０、マウス等のポインティングデバイス２１等から構成されており、これらの各部間で送受信されるデータをバスコントローラ２２が調停して動作する。
【００２１】
このようなドキュメント管理装置４では、ユーザが電源を投入するとＣＰＵ１１がＲＯＭ１２内のローダというプログラムを起動させ、ＨＤＤ１５よりオペレーティングシステムというコンピュータのハードウェアとソフトウェアとを管理するプログラムをＲＡＭ１３に読み込み、このオペレーティングシステムを起動させる。このようなオペレーティングシステムは、ユーザの操作に応じてプログラムを起動したり、情報を読み込んだり、保存を行ったりする。オペレーティングシステムのうち代表的なものとしては、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、ＵＮＩＸ（登録商標）等が知られている。これらのオペレーティングシステム上で走る動作プログラムをアプリケーションプログラムと呼んでいる。
【００２２】
ここで、ドキュメント管理装置４は、アプリケーションプログラムとして、処理プログラムをＨＤＤ１５に記憶している。この意味で、ＨＤＤ１５は、処理プログラムを記憶する記憶媒体として機能する。つまり、ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５によってＨＤＤ１５に格納されるアプリケーションプログラムは異なっており、このＨＤＤ１５に格納されるアプリケーションプログラムの違いによって、ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５に特有の機能を発揮することになる。
【００２３】
また、一般的には、ドキュメント管理装置４のＨＤＤ１５等の二次記憶装置１６にインストールされる処理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の光情報記録メディアやＦＤ等の磁気メディア等に記録され、この記録された動作プログラムがＨＤＤ１５等の二次記憶装置１６にインストールされる。このため、ＣＤ−ＲＯＭ等の光情報記録メディアやＦＤ等の磁気メディア等の可搬性を有する記憶媒体も、処理プログラムを記憶する記憶媒体となり得る。さらには、処理プログラムは、例えばネットワークインターフェース１８を介して外部から取り込まれ、ＨＤＤ１５等の二次記憶装置１６にインストールされても良い。
【００２４】
ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５は、オペレーティングシステム上で動作する処理プログラムが起動すると、この処理プログラムに従い、ＣＰＵ１１が各種の演算処理を実行して各部を集中的に制御する。ドキュメント管理サーバ３、ドキュメント管理装置４及び情報処理端末５のＣＰＵ１１が実行する各種の演算処理のうち、本実施の形態の特長的な処理について以下に説明する。
【００２５】
［ドキュメント管理プロセスの概要］
図３は、本実施の形態のドキュメント管理システムにおけるドキュメント管理プロセスの概要を示す説明図である。図３は、ドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３に登録する流れを示したものである。
【００２６】
（１．登録申請）
まず、ドキュメントファイル作成者は、情報処理端末５を用いてドキュメント管理装置４にアクセスしてドキュメントファイルの登録申請を行なう。
【００２７】
（２．登録申請書発行）
登録申請を受けたドキュメント管理装置４は、ドキュメント登録申請書へドキュメントファイル作成者の情報等の予め自動入力できる項目を自動入力し、ドキュメント登録申請書をドキュメントファイル作成者が使用する情報処理端末５に表示する。
【００２８】
（３．ドキュメント登録申請書の保存）
ドキュメントファイル作成者は、情報処理端末５に表示されたドキュメント登録申請書にドキュメントファイル情報を記入し、そのドキュメントファイルのアップロード登録承認者の設定を行なうとともに、ドキュメントファイルをドキュメント登録申請書に添付する。ドキュメント管理装置４は、ドキュメントファイルが添付され、各種情報が記入設定されたドキュメント登録申請書を一時保存する。
【００２９】
（４．承認依頼）
ドキュメント管理装置４は、ドキュメント登録申請書に設定されたアップロード登録承認者に対して承認依頼を行なう。
【００３０】
（５．承認）
承認依頼を受けたアップロード登録承認者は、ドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３に登録する旨を承認すると、アップロード登録承認者が使用する情報処理端末５からドキュメント管理装置４に対してその旨が送信される。
【００３１】
（６．承認終了通知）
ドキュメント管理装置４は、全てのアップロード登録承認者からのドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３に登録する旨を承認するとの通知を受け取ると、全てのアップロード登録承認者及びドキュメントファイル作成者に対して承認終了通知を行なう。
【００３２】
（７．サーバへアップロード）
ドキュメント管理装置４は、承認が終了したドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３へアップロードした後、ドキュメント登録申請書に添付されているドキュメントファイルを削除する。
【００３３】
（８．アップロード問い合わせ通知）
ドキュメント管理装置４は、ドキュメントファイルのアップロードが終了したか否かをドキュメント管理サーバ３へ問い合わせ、ドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルのアップロードが終了していれば、ドキュメント登録申請書にアップロード終了通知を設定する。
【００３４】
［ドキュメント管理装置におけるドキュメント管理処理］
次に、上述した各処理についてドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１が実行するドキュメント管理処理を主体に詳述する。
【００３５】
図４は、ドキュメント管理処理の流れを示すフローチャートである。図４に示すように、ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５からネットワーク２を通じて所定のＩＤやパスワードでログインしてアクセスされ、ドキュメント管理システムの画面表示要求があった場合、すなわちドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルの登録を希望するドキュメントファイル作成者からの登録申請があった場合には、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に対し、図５に示す「ドキュメント管理システム画面」を転送して表示装置１９に表示させる（ステップＳ１）。
【００３６】
その後、ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に表示された「ドキュメント管理システム画面」上の登録申請書作成ボタンＢ１がキーボード２０やポインティングデバイス２１を用いて押下されたことを検出すると（ステップＳ２：申請受付手段）、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に対し、ドキュメント登録申請書である図６に示す「ドキュメント登録申請書入力画面」を転送して表示装置１９に表示させる（ステップＳ３：登録申請書送付手段）。この「ドキュメント登録申請書入力画面」には、ドキュメントファイル作成者の情報等の項目が予め自動入力されている。
【００３７】
このようなドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に表示されている「ドキュメント登録申請書入力画面」においては、図７に示すように、ドキュメントファイル作成者により、各種のドキュメントファイル情報が記入され、そのドキュメントファイルのアップロード登録承認者の設定が承認者セットボタンＢ２を押下することにより行われ、ドキュメントファイルＦが添付された後、キーボード２０やポインティングデバイス２１を用いて保存ボタンＢ３が押下される。
【００３８】
ここで、アップロード登録承認者の設定について詳述する。ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、承認者セットボタンＢ２が押下されたことを検出すると、図８に示す「承認ルーチン設定画面」をドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に転送して表示装置１９に表示させる。図８に示す「承認ルーチン設定画面」は、アップロード登録承認者及び承認順序を設定するためのものであって、承認者、メール送信希望等を設定するものである。承認者の設定は、プルダウンメニューから設定することができ、メール送信希望の設定は、ラジオボタンで設定することができる。ここでは、最大６名の承認者及びその承認順序が設定可能である。また、「承認ルーチン設定画面」には、承認依頼の電子メールの送信状態も一覧表示される。
【００３９】
ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、「ドキュメント登録申請書入力画面」上の保存ボタンＢ３がキーボード２０やポインティングデバイス２１を用いて押下されたことをネットワーク２を通じて検出すると（ステップＳ４）、入力必須項目が設定されているか否かを判断する（ステップＳ５）。入力必須項目が設定されていると判断した場合には（ステップＳ５のＹ）、各種情報が記入設定されたドキュメント登録申請書及び添付されたドキュメントファイルを一次記憶装置１４や二次記憶装置１６に一時保存する（ステップＳ６：登録申請書受付手段、ドキュメントファイル一時記憶手段）。一方、入力必須項目が設定されていないと判断した場合には（ステップＳ５のＮ）、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５の表示装置１９に対し、「入力指示ダイアログ」を表示させる（ステップＳ７）。
【００４０】
このようにしてドキュメント登録申請書及び添付されたドキュメントファイルを一次記憶装置１４や二次記憶装置１６に一時保存すると、ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、ドキュメント登録申請書に設定されたアップロード登録承認者に対する承認依頼処理（ステップＳ８：登録承認依頼手段）をネットワーク２を通じて行なう。本実施の形態においては、電子メールによりアップロード登録承認者に対する承認依頼が行われる。
【００４１】
ここで、図９は承認依頼処理の流れを示すフローチャートである。図９に示すように、承認依頼処理は、まず承認者カウント（ShoCnt）を初期化（ShoCnt＝１）する（ステップＳ２１）。すなわち、承認依頼する者を承認者１に初期設定する。
【００４２】
続くステップＳ２２では、承認者カウント（ShoCnt）が“６”であるか否かを判断する。承認者カウント（ShoCnt）が“６”でない場合には（ステップＳ２２のＮ）、現在の承認者カウントに該当する承認者に対してメール送信済みではなく（ステップＳ２３のＹ）、現在の承認者カウントに該当する承認者がメール送信希望者であり（ステップＳ２４のＹ）、現在の承認者カウントに該当する承認者がアップロード登録承認を終了していない場合には（ステップＳ２５のＹ）、現在の承認者カウントに該当する承認者に対して電子メールにてアップロード登録承認依頼を送信する（ステップＳ２６）。ここで、図１０は電子メールにて送信されたアップロード登録承認依頼である。
【００４３】
アップロード登録承認依頼の電子メールの送信が終了すると、電子メールを送信したアップロード登録承認者からの承認通知の受け取りに待機する（ステップＳ２７）。
【００４４】
ここで、電子メールにてアップロード登録承認依頼を受けたアップロード登録承認者側の承認処理について説明する。ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、アップロード登録承認者が情報処理端末５に表示された図１０に示したようなアップロード登録承認依頼のリンクボタンＢ４を押下したことを検出すると、図１１に示す「承認画面」をアップロード登録承認者の情報処理端末５に転送して表示させる。そして、ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、「承認画面」上の承認ボタンＢ５が押下されたことを検出すると、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に対し、図１２に示す「入力指示ダイアログ」Ｄ１を表示させ、アップロード登録承認者に対して承認印の設定を確認した後、アップロード登録承認者によるドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３に登録する旨を承認するとの通知を受け取る。なお、図１１に示す「承認画面」には、承認ボタンＢ５の他、承認しない旨を通知する「申請却下ボタン」Ｂ６、ドキュメントファイル作成者に対して質問等の電子メールを送信する「メール送信ボタン」Ｂ７等も設けられている。
【００４５】
ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、電子メールを送信したアップロード登録承認者からの承認通知をネットワーク２を通じて受け取ると（ステップＳ２７のＹ：登録承認受付手段）、ドキュメントファイル作成者の情報処理端末５に対し、図１３に示す「承認処理完了ダイアログ」Ｄ２を表示させ、アップロード登録承認者に対して電子メールの次の承認者への送信を実行させる。
【００４６】
ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、次のアップロード登録承認者への電子メールの送信指示があったと判断した場合（ステップＳ２８のＹ）、承認者カウント（ShoCnt）を“１”インクリメントして（ステップＳ２９）、ステップＳ２２に戻る。
【００４７】
なお、現在の承認者カウントに該当する承認者に対してメール送信済みである場合（ステップＳ２３のＮ）、現在の承認者カウントに該当する承認者がメール送信希望者でない場合（ステップＳ２４のＮ）、現在の承認者カウントに該当する承認者がアップロード登録承認を終了している場合には（ステップＳ２５のＮ）、メールを送信せずに、承認者カウント（ShoCnt）を“１”インクリメントして（ステップＳ２７）、ステップＳ２２に戻る。
【００４８】
以上のようなステップＳ２３〜Ｓ２７の処理は、アップロード登録承認者全員について繰り返される。
【００４９】
ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、承認依頼処理が終了すると、ネットワーク２を通じて全てのアップロード登録承認者及びドキュメントファイル作成者に対して承認終了通知を行なう（ステップＳ９）。承認終了通知は、電子メールにて行われる。ここで、図１４は電子メールにて送信された承認終了通知である。
【００５０】
ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、承認終了通知を行なった後（ステップＳ９）、承認が終了したドキュメント登録申請書に添付されていて一次記憶装置１４や二次記憶装置１６に一時保存されているドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３へアップロードするファイルアップロード処理を実行する（ステップＳ１０：ファイルアップロード手段）。ここで、図１５はファイルアップロード処理の流れを示すフローチャートである。ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ３に所定のディレクトリがあるか否かを判断する（ステップＳ３１）。
【００５１】
ドキュメント管理サーバ３に所定のディレクトリがないと判断した場合には（ステップＳ３１のＮ）、ドキュメント管理サーバ３に所定のディレクトリを作成し（ステップＳ３２）、一次記憶装置１４や二次記憶装置１６に一時保存されているドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３の新規のディレクトリに対応付けてアップロードする（ステップＳ３３）。
【００５２】
一方、ドキュメント管理サーバ３に所定のディレクトリがあると判断した場合には（ステップＳ３１のＹ）、一次記憶装置１４や二次記憶装置１６に一時保存されているドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３の既存のディレクトリに対応付けてアップロードする（ステップＳ３３）。
【００５３】
ドキュメント登録申請書に添付されているドキュメントファイルのドキュメント管理サーバ３へのアップロードが終了すると、サーバアップ済フラグをセットした後（ステップＳ３４）、ドキュメント登録申請書に添付されているドキュメントファイルを削除する（ステップＳ３５）。
【００５４】
最後に、ドキュメント管理装置４のＣＰＵ１１は、アップロードが終了したか否かをドキュメント管理サーバ３へ問い合わせ、ドキュメント管理サーバ３へのアップロードが終了していれば、ドキュメント登録申請書にアップロード終了通知を設定する（ステップＳ１１）。
【００５５】
このように本実施の形態によれば、ドキュメント管理サーバ３へのドキュメントファイルのアップロードを承認する登録承認者から承認をドキュメント管理装置４を用いて受けることで、承認されたドキュメントファイルがドキュメント管理装置４からドキュメント管理サーバ３へとアップロードされる。これにより、サーバ管理者と同等の権限を有する登録承認者による代行承認により、ドキュメント管理サーバ３のサーバ管理者に依らずともドキュメントファイルをドキュメント管理サーバ３へ自動的にアップロードすることができるので、サーバ管理者に依らないドキュメント管理サーバ３における適正なドキュメント管理を実現することができる。
【００５６】
なお、ドキュメントファイルのドキュメントファイル作成者及びアップロード登録承認者は、ドキュメント管理サーバ３に記憶保持されている当該ドキュメントファイルのダウンロードアクセス権限を有することになる。また、ドキュメント管理装置４には、ドキュメントファイル作成者及びアップロード登録承認者以外の者にも、ドキュメントファイルのダウンロードアクセス権限を付与する機能を持たせることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】本発明の実施の一形態のドキュメント管理システムのシステム構成例を示す模式図である。
【図２】ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理装置及び情報処理端末のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】ドキュメント管理システムにおけるドキュメント管理プロセスの概要を示す説明図である。
【図４】ドキュメント管理処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】「ドキュメント管理システム画面」を示す正面図である。
【図６】「ドキュメント登録申請書入力画面」を示す正面図である。
【図７】ドキュメントファイル情報等が記入された「ドキュメント登録申請書入力画面」を示す正面図である。
【図８】「承認ルーチン設定画面」を示す正面図である。
【図９】承認依頼処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】電子メールにて送信されたアップロード登録承認依頼を示す正面図である。
【図１１】「承認画面」を示す正面図である。
【図１２】「承認画面」に表示された「入力指示ダイアログ」を示す正面図である。
【図１３】「承認画面」に表示された「承認処理完了ダイアログ」を示す正面図である。
【図１４】電子メールにて送信された承認終了通知を示す正面図である。
【図１５】ファイルアップロード処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５８】
１…ドキュメント管理システム、２…通信回線、３…ドキュメント管理サーバ、４…ドキュメント管理装置、５…情報処理端末、１４，１６…記憶装置
【図１】
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【図２】
2005173878.tif 000004
【図３】
2005173878.tif 000005
【図４】
2005173878.tif 000006
【図５】
2005173878.tif 000007
【図６】
2005173878.tif 000008
【図７】
2005173878.tif 000009
【図８】
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【図９】
2005173878.tif 000011
【図１０】
2005173878.tif 000012
【図１１】
2005173878.tif 000013
【図１２】
2005173878.tif 000014
【図１３】
2005173878.tif 000015
【図１４】
2005173878.tif 000016
【図１５】
2005173878.tif 000017