(57)【要約】【課題】決裁に関連する周辺業務の負荷や通達・要請を受ける側の業務の負荷の軽減、申請に伴う各関連機関における相互連絡業務の負荷の軽減を図ること。【解決手段】決裁時に、当該決裁と関連する事項を関係部署（市区町村等の行政機関）へ通知する必要がある場合、決裁文書作成後、通知文書作成画面７００を表示させ、「宛名」入力フィールド７０１、「通知者」入力フィード７０２、「件名」入力フィールド７０３、「本文」入力フィールド７０４等に該当する事項を入力して決裁を受ける。このようにすることで、決裁と同時に通知文書を関連部署へ送付することが可能になる。【選択図】        図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバおよびクライアント装置からなる電子決裁システムにおいて、
前記クライアント装置は、
表示画面と、
前記表示画面を制御して、決裁をすべき役職に関する情報、前記役職ごとに設けられたチェックボックス、決裁時に通知するための通知文書を作成する通知文書作成画面、および前記通知文書の送付先を指定する通知文書送付先指定画面を表示する表示制御手段と、
前記表示画面に表示された、各チェックボックスのＯＮ／ＯＦＦに関するチェック情報の入力、通知文書作成画面への入力、および通知文書送付先指定画面への入力を受け付けるチェック情報入力手段と、
前記チェック情報入力手段によって入力が受け付けられたチェック情報および通知文書を前記サーバへ送信するチェック情報送信手段と、
を備え、
前記サーバは、
前記チェック情報送信手段によって送信されたチェック情報および通知文書を受信するチェック情報受信手段と、
前記チェック情報受信手段によって受信されたチェック情報および通知文書に基づいて送信者および送信順序を決定する決定手段と、
前記決定手段によって決定された送信者へ決裁に関する決裁情報および通知文書を送信する決裁情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする電子決裁システム。
【請求項２】
前記表示制御手段は、前記通知文書作成画面を前記表示画面に複数表示し、前記表示画面に表示されるタブを用いて、前記複数の通知文書作成画面を切り替えて表示することを特徴とする請求項１に記載の電子決裁システム。
【請求項３】
通知文書の送付先を指定するための通知文書送付先指定画面を表示する通知文書送付先指定画面表示工程と、
前記通知文書送付先指定画面表示工程によって表示された通知文書送付先指定画面の送付先メールアドレス入力フィールドに送付先メールアドレスを入力するメールアドレス入力工程と、
通知文書の作成をおこなうための通知文書作成画面を表示する通知文書作成画面表示工程と、
前記通知文書作成画面表示工程によって表示された通知文書作成画面の各入力フィールドに当該事項を入力し、通知文書を作成する通知文書作成工程と、
決裁を受ける決裁工程と、
決裁されたか否かを判断する判断工程と、
前記判断工程において決裁されたと判断された場合に、通知文書を該当する送付先メールアドレスへ送付する通知文書送付工程と、
を含むことを特徴とする電子決裁方法。
【請求項４】
前記判断工程において決裁されなかったと判断された場合は、さらに、当該通知文書を廃案するか否かを検討し、廃案しない場合には、再度前記通知文書作成画面表示工程に戻り、通知文書の修正をおこなうことを特徴とする請求項３に記載の電子決裁方法。
【請求項５】
前記通知文書作成画面表示工程では、複数の通知文書作成画面が表示され、前記通知文書作成画面上に表示されるタブを用いて、前記複数の通知文書作成画面を切り替えて表示することが可能であることを特徴とする請求項３また４に記載の電子決裁方法。
【請求項６】
請求項３〜５のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子決裁プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムに関し、特に、県庁などの地方自治体における電子決裁をおこなう場合に、その電子決裁とともに関連する通知文書の作成・送付が可能な電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、一般企業向けあるいは官庁・地方自治体向けの電子決裁システムが多数開発・販売されている。これらの電子決裁システムは、ネットワークにおける情報の回覧機能を応用したものが一般的である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来技術にあっては、いずれも決裁ルートそのものの効率化を図ることに重点をおいたものであり、決裁に関連する周辺業務の負荷軽減を図ろうとしたものではない。たとえば、都道府県において、決裁完了後、市区町村へ通達や業務の要請文書の送付をおこなうことが頻繁にある。この場合は、通達や要請のための書類の複製や宛名書き等に多くの時間を費やすことも多い。さらに、市区町村へ通達や業務の要請文書の送付をおこなう際には、都道府県の出先機関へ現場指導の立場や情報共有として、上記通達や要請のための文書とは若干の内容を変更した通知文の送付をおこなっている。上記従来技術では、このような業務の負荷軽減を図ることはできない。
【０００４】
また、通達や要請を受ける側である市区町村では、特定の者（もしくは部・課）ではなく、市区町村に対して書類が郵送されるため、郵便物の内容確認や仕分け等の作業に多くの人的資源が費やされる。しかしながら、上記従来技術では、これらの問題を解決することができない。
【０００５】
さらに、たとえば、町道工事の場合、これに関する申請は町に対しておこなうが、隣接している県道があるような場合は一つの町のみでは処理できず、関係する行政機関へも連絡する必要がある。この場合、相互連絡の必要性から、申請から許可までの時間が著しくかかるが、上記従来技術ではこの問題を解決することは想定されていない。
【０００６】
本発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、決裁に関連する周辺業務の負荷や通達・要請を受ける側の業務の負荷の軽減、申請に伴う各関連機関における相互連絡業務の負荷の軽減を図ることが可能な電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１の発明にかかる電子決裁システムは、サーバおよびクライアント装置からなる電子決裁システムにおいて、前記クライアント装置は、表示画面と、前記表示画面を制御して、決裁をすべき役職に関する情報、前記役職ごとに設けられたチェックボックス、決裁時に通知するための通知文書を作成する通知文書作成画面、および前記通知文書の送付先を指定する通知文書送付先指定画面を表示する表示制御手段と、前記表示画面に表示された、各チェックボックスのＯＮ／ＯＦＦに関するチェック情報の入力、通知文書作成画面への入力、および通知文書送付先指定画面への入力を受け付けるチェック情報入力手段と、前記チェック情報入力手段によって入力が受け付けられたチェック情報および通知文書を前記サーバへ送信するチェック情報送信手段と、を備え、前記サーバは、前記チェック情報送信手段によって送信されたチェック情報および通知文書を受信するチェック情報受信手段と、前記チェック情報受信手段によって受信されたチェック情報および通知文書に基づいて送信者および送信順序を決定する決定手段と、前記決定手段によって決定された送信者へ決裁に関する決裁情報および通知文書を送信する決裁情報送信手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２にかかる電子決裁システムは、請求項１に記載の発明において、前記表示制御手段は、前記通知文書作成画面を前記表示画面に複数表示し、前記表示画面に表示されるタブを用いて、前記複数の通知文書作成画面を切り替えて表示することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３にかかる電子決裁方法は、通知文書の送付先を指定するための通知文書送付先指定画面を表示する通知文書送付先指定画面表示工程と、前記通知文書送付先指定画面表示工程によって表示された通知文書送付先指定画面の送付先メールアドレス入力フィールドに送付先メールアドレスを入力するメールアドレス入力工程と、通知文書の作成をおこなうための通知文書作成画面を表示する通知文書作成画面表示工程と、前記通知文書作成画面表示工程によって表示された通知文書作成画面の各入力フィールドに当該事項を入力し、通知文書を作成する通知文書作成工程と、決裁を受ける決裁工程と、決裁されたか否かを判断する判断工程と、前記判断工程において決裁されたと判断された場合に、通知文書を該当する送付先メールアドレスへ送付する通知文書送付工程と、を含むことを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４にかかる電子決裁方法は、請求項３に記載の発明において、前記判断工程において決裁されなかったと判断された場合は、さらに、当該通知文書を廃案するか否かを検討し、廃案しない場合には、再度前記通知文書作成画面表示工程に戻り、通知文書の修正をおこなうことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５にかかる電子決裁方法は、請求項３また４に記載の発明において、前記通知文書作成画面表示工程では、複数の通知文書作成画面が表示され、前記通知文書作成画面上に表示されるタブを用いて、前記複数の通知文書作成画面を切り替えて表示することが可能であることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６にかかる電子決裁プログラムは、請求項３〜５のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、決裁に関連する周辺業務の負荷や通達・要請を受ける側の業務の負荷の軽減、申請に伴う各関連機関における相互連絡業務の負荷の軽減を図ることが可能な電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムが得られるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下に添付図面を参照して、本発明にかかる電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００１５】
（電子決裁システムのシステム構成）
まず、本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムのシステム構成について説明する。図１は、この電子決裁システムのシステム構成を示す説明図である。図１において、１００はＬＡＮやインターネットなどのネットワークであり、１０１はサーバであり、１０２，１０３，１０４，・・・は、クライアント装置である。各クライアント装置１０２，１０３，１０４，・・・から入力された情報は、ネットワーク１００を介してサーバ１０１へ送信され、また、サーバ１０１から送信された情報は、ネットワーク１００を介して各クライアント装置１０２，１０３，１０４，・・・が受信する。
【００１６】
（電子決裁システムを構成するサーバおよびクライアント装置のハードウエア構成）
つぎに、本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムを構成するサーバおよびクライアント装置のハードウエア構成について説明する。図２は、この電子決裁システムを構成するサーバおよびクライアント装置のハードウエア構成を示す説明図である。
【００１７】
サーバ１０１およびクライアント装置１０２，１０３，１０４，・・・は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４と、ＨＤ（ハードディスク）２０５と、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）２０６と、着脱可能な記録媒体の一例としてのＦＤ（フレキシブルディスク）２０７と、ディスプレイ２０８と、Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９と、キーボード２１０と、マウス２１１と、スキャナ２１２と、プリンタ２１３と、を備えている。そして、上記各構成部はバス２００によってそれぞれ接続されている。
【００１８】
ここで、ＣＰＵ２０１は、電子決裁システムを構成するサーバ１０１およびクライアント装置１０２，１０３，１０４，・・・の全体の制御を司る。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなどのプログラムを記憶している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対するデータのリード／ライトを制御する。ＨＤ２０５は、ＨＤＤ２０４の制御で書き込まれたデータを記憶する。
【００１９】
ＦＤＤ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ２０７に対するデータのリード／ライトを制御する。ＦＤ２０７は、ＦＤＤ２０６の制御で書き込まれたデータを記憶したり、ＦＤ２０７に記録されたデータを情報処理装置へ読み取らせたりする。着脱可能な記録媒体として、ＦＤ２０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。ディスプレイ２０８は、カーソル、アイコンあるいはツールボックスをはじめ、文書、画像、機能情報などのデータを表示する。たとえば、ＣＲＴ、ＴＦＴ液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどである。
【００２０】
Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９は、通信回線を通じてネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００を介して、他のサーバやクライアント装置に接続される。そして、Ｉ／Ｆ２０９は、ネットワーク１００と内部とのインタフェースを司り、他のサーバや情報端末装置からのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ２０９は、たとえばモデムやＬＡＮアダプタなどである。
【００２１】
キーボード２１０は、文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなう。タッチパネル式の入力パッドやテンキーなどであってもよい。マウス２１１は、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウインドウの移動やサイズの変更などをおこなう。ポインティングデバイスとして同様の機能を備えるものであれば、トラックボール、ジョイスティック、十字キー、ジョグダイヤルなどであってもよい。
【００２２】
スキャナ２１２は、画像を光学的に読み取り、情報処理装置内に画像データを取り込む。スキャナ２１２は、ＯＣＲやＯＭＲ機能を備えていてもよい。また、プリンタ２１３は、画像データや文書データを印刷する。たとえば、レーザプリンタ、インクジェットプリンタなどである。
【００２３】
（電子決裁システムの機能的構成）
つぎに、本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムの機能的構成について説明する。図３は、この電子決裁システムの機能的構成を示すブロック図である。
【００２４】
図３において、クライアント装置１０２，１０３，１０４，・・・からなる、起案者情報端末装置３０１および決裁者情報端末装置３０２が、サーバ１０１に接続されている。サーバ１０１は、決定部３０３と、送受信部３０４，３０５と各種データベース（ＤＢ）３０６とを含む構成となっている。また、起案者情報端末装置３０１は、決裁情報入力部３１０と、チェック情報入力部３１１と、合議先情報入力部３１２と、送受信部３１５と、表示制御部３１６と、表示画面３１７とを含む構成となっている。また、決裁者情報端末装置３０２は、チェック情報入力部３２１と、合議先情報入力部３２２と、決裁処理情報入力部３２３と、相談者情報入力部３２４と、送受信部３２５と、表示制御部３２６と、表示画面３２７とを含む構成となっている。
【００２５】
ここで、起案者情報端末装置３０１の表示制御部３１６は、たとえば図２に示したディスプレイ２０８によってその機能を実現する表示画面３１７を制御して、決裁をすべき役職に関する情報（具体的には、たとえば役職名など）、それらの役職ごとに設けられたチェックボックス、決裁時に通知するための通知文書を作成する通知文書作成画面、および前記通知文書の送付先を指定する通知文書送付先指定画面を表示する。また、表示制御部３１６は、決裁をすべき役職に関する情報およびチェックボックスを、役職順に並べて表示する。また、表示制御部３１６は、上位の役職者に対する代決決裁に関するチェックボックスを表示する。
【００２６】
また、表示制御部３１６は、決裁をすべき役職に関する情報および役職ごとに設けられたチェックボックスを合議先の各部署ごとに表示する。合議先の各部署ごとに表示する方法としては、たとえば合議先の各部署ごとに表示する、決裁をすべき役職に関する情報および役職ごとに設けられたチェックボックスを、表示画面３１７に表示されるタブを用いて、切り替えて表示する。
【００２７】
また、表示制御部３１６は、前記通知文書作成画面を複数表示し、表示画面３１７に表示されるタブを用いて、前記複数の通知文書作成画面を切り替えて表示する。表示制御部３１６は、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などに記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。
【００２８】
また、決裁情報入力部３１０は、決裁文書および通知文書の入力を受け付ける。決裁文書は、起案者情報端末装置３０１に存在する、図示を省略するワードプロセッサアプリケーションなどによって作成される。加えて、決裁文書に関連した通知文案がある場合は、前記通知文書作成画面等を表示させて通知文書を作成する。
【００２９】
また、チェック情報入力部３１１は、表示画面３１７に表示された各チェックボックスのＯＮ／ＯＦＦに関するチェック情報の入力、通知文書作成画面への入力、および通知文書送付先指定画面への入力を受け付ける。各チェックボックスのＯＮ／ＯＦＦに関するチェック情報の入力、通知文書作成画面への入力、および通知文書送付先指定画面への入力は、たとえば、操作者が図２に示したマウス２１１のボタンやキーボード２１０などを用いておこなうことができる。
【００３０】
また、合議先情報入力部３１２は、タブに対応する合議先の各部署に関する情報の入力を受け付ける。その際、表示制御部３１６は、前記合議先情報入力部３１２によって入力が受け付けられた合議先の各部署に関する情報をタブに表示する。合議先情報入力部３１２は、具体的には、たとえば図２に示したキーボード２１０またはマウス２１１、ＯＣＲやＯＭＲ機能を備えたスキャナ２１２などによってその機能を実現する。
【００３１】
また、送受信部３１５は、チェック情報入力部３１１によって入力が受け付けられたチェック情報および通知文書をサーバ１０１へ送信する。また、送受信部３１５は、合議先情報入力部３１２によって入力が受け付けられた合議先の各部署に関する情報をサーバ１０１へ送信する。送受信部３１５は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９によってその機能を実現する。
【００３２】
サーバ１０１における送受信部３０４は、送受信部３１５によって送信されたチェック情報および通知文書を受信する。また、決定部３０３は、送受信部３０４によって受信されたチェック情報および通知文書に基づいて送信者および送信順序を決定する。また、決定部３０３は、表示画面３１７に表示される前記タブの表示順序に基づいて前記送信順序を決定する。また、送受信部３０５は、決定部３０３によって決定された送信者の情報端末装置（たとえば３０２）へ決裁に関する決裁情報および通知文書を送信する。
【００３３】
送受信部３０４および３０５は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９によってその機能を実現する。また、決定部３０３は、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などに記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。
【００３４】
各種データベース（ＤＢ）３０６は、送信者および送信順序を決定する際のテーブル情報などを含む。また、各種データベース（ＤＢ）３０６は、決裁分情報などを記憶する。各種データベース３０６は、具体的には、たとえば図２に示したＨＤ２０５などによってその機能を実現する。また、ネットワーク１００に接続された、図示を省略するデータベースサーバなどによってその機能を実現するようにしてもよい。
【００３５】
決裁者情報端末装置３０２におけるチェック情報入力部３２１および合議先情報入力部３２２は、起案者情報端末装置３０１のチェック情報入力部３１１および合議先情報入力部３１２と同様なので、その説明は省略する。したがって、起案者だけでなく、決裁者もチェックのＯＮ／ＯＦＦおよび合議先情報の入力をすることができる。また、表示制御部３２６および表示画面３２７も、起案者情報端末装置３０１の表示制御部３１６および表示画面３１７と同様なので、その説明は省略する。
【００３６】
送受信部３２５は、送受信部３０５によって送信された決裁情報および通知文書を受信する。また、決裁処理情報入力部３２３は、送受信部３２５によって受信され、表示画面３２７に表示された決裁情報に対する決裁者の処理の内容やコメントに関する情報等を入力する。また、相談者情報入力部３２４は、送受信部３２５によって受信された決裁情報に対する決裁処理をする際の相談者に関する相談者情報の入力を受け付ける。その際、送受信部３２５は、相談者情報入力部３２４によって入力が受け付けられた相談者情報をサーバ１０１へ送信する。そして、送受信部３０５は、送信された相談者情報を受信し、受信された相談者情報にかかる相談者へ決裁情報を送信する。
【００３７】
送受信部３２５は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９によってその機能を実現する。また、決裁処理情報入力部３２３および相談者情報入力部３２４は、具体的には、たとえば図２に示したキーボード２１０またはマウス２１１、ＯＣＲやＯＭＲ機能を備えたスキャナ２１２などによってその機能を実現する。
【００３８】
（通知文書送付処理の手順）
つぎに、通知文書送付処理の手順について説明する。起案者は、一通りの決裁文書の作成が終了した後、当該決裁に関し関連する部署（市区町村等の行政機関）等に通知したい事項がある場合に、通知文書の作成をおこなう。図４は、本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムにおける通知文書処理の手順を示すフローチャートである。図４のフローチャートにおいて、起案者は、まず、通知文書の送付先指定画面を表示させる（ステップＳ４０１）。具体的には、まず、表示画面３１７に表示された図５に示すような起案画面５００の「送付先」タブ５０１をクリックして、図６に示すような通知文書送付先指定画面６００を表示させる。
【００３９】
ここで、タブとは、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）環境で、ダイアログ・ボックスでの設定項目が多い場合に使用される項目表示のインタフェースであり、設定項目の多いダイアログ・ボックスの場合、何枚もの設定用紙を重ねたように表示する。そして、このタブがクリックされることで設定したい項目の画面を一番前に表示するようにする。
【００４０】
そして、起案者は通知文書の送付先を指定する（ステップＳ４０２）。具体的には、表示された通知文書送付先指定画面６００の「送付先メールアドレス」入力フィールド６０１に送付先メールアドレスを入力する。なお、「送付先メールアドレス」入力フィールド６０１は複数設けられており、送付することが必要となるであろう複数の関連部署のメールアドレスをあらかじめ入力しておくことができるようになっている。また、同一の通知文書を複数の関連部署へ送付することが必要な場合には、同じ「送付先メールアドレス」入力フィールド６０１に複数のメールアドレスを入力することができる。
【００４１】
つぎに、起案者は、通知文書作成画面を表示させる（ステップＳ４０３）。ここでは、送付先メールアドレスの入力終了後に図５に示した起案画面５００に戻されるので、起案画面５００の「起案文」タブ５０２をクリックして、図７に示すような通知文書作成画面７００を表示させる。通知文書作成画面７００には、宛名を入力する「宛名」入力フィールド７０１、通知者を入力する「通知者」入力フィード７０２、件名を入力する「件名」入力フィールド７０３、文書の本文を入力する「本文」入力フィールド７０４等が設けられている。
【００４２】
続けて、起案者は、各入力フィールドに該当する事項を入力し、通知文書を作成する（ステップＳ４０４）。なお、通知文書作成画面７００には、さらに「通知文案１」タブ７１１、「通知文案２」タブ７１２、「通知文案３」タブ７１３、・・・が設けられており、複数種類の通知文書案を作成できるようになっている。
【００４３】
つづいて、決裁処理をおこなう（ステップＳ４０５）。その後、決裁が下りたか否かを判断する（ステップＳ４０６）。決裁が下りた場合（ステップＳ４０６：Ｙｅｓ）は、ステップＳ４０４で作成した通知文書をステップＳ４０２で入力した送付先メールアドレスへ送信する（ステップＳ４０７）。一方、決裁が下りず差し戻された（もしくは通知文書の修正依頼を受けた）場合（ステップＳ４０６：Ｎｏ）は、起案者は当該通知文書を廃案するか否かを検討する（ステップＳ４０８）。廃案とする場合（ステップＳ４０８：Ｙｅｓ）は、当該文書を廃棄する（ステップＳ４０９）。廃案としない場合（ステップＳ４０８：Ｎｏ）は、再度ステップＳ４０３へ戻り、通知文書案の訂正等の処理をおこなう。
【００４４】
このような工程を経ることにより、あらためて通知文書を作成することなく、決裁と同時に、当該決裁と関連する通知文書を関連部署へ送付することが可能になる。したがって、たとえば、都道府県において、決裁完了後、市区町村へ通達や業務の要請文書の送付をおこなう等の決裁の周辺業務の負荷軽減を図ることができる。また、通達や要請を受ける側にとっても、各通達や要請の度に、書類の確認や仕分け等の作業に追われることがなく、これらの業務の負荷軽減も図れる。さらに、関係する行政機関への連絡も通知文書により円滑におこなえることから、申請から許可までに要する時間を短縮することもできる。
【００４５】
以上説明したように、本実施の形態によれば、決裁に関連した通知事項がある場合にその内容を通知文書として送付先メールアドレスとともに、あらかじめ同じシステムにおいて起案者が決裁文書作成時にあわせて作成しておくことができる。したがって、決裁と同時に、通知文書を関連部署へ送付することが可能になる。また、関連部署については、都道府県の出先機関を含めることができる。都道府県の出先機関へは、現場指導の立場や情報共有として、市町村への通達や要請の内容を若干変更した通知文を送付する場合がある。これらの出先機関に対する通知文欄もあわせて用意することで、通知文の送付も決裁と同時におこなうことが可能になる。それによって、決裁に関連する周辺業務を簡略化することができる。
【００４６】
なお、本実施の形態で説明した電子決裁方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００４７】
以上のように、本発明にかかる電子決裁システム、電子決裁方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子決裁プログラムは、官庁や自治体における決裁処理に用いるのに適している。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムのシステム構成を示す説明図である。
【図２】本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムを構成するサーバおよびクライアント装置のハードウエア構成を示す説明図である。
【図３】本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムの機能的構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態にかかる電子決裁システムにおける通知文書処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】表示画面に表示される起案画面の一例を示す説明図である。
【図６】表示画面に表示される通知文書送付先指定画面の一例を示す説明図である。
【図７】表示画面に表示される通知文書作成画面の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００４９】
１００  ネットワーク
１０１  サーバ
１０２，１０３，１０４  クライアント装置
３０１  起案者情報端末装置
３０２  決裁者情報端末装置
３０３  決定部
３０４，３０５，３１５，３２５  送受信部
３１１，３２１  チェック情報入力部
３１２，３２２  合議先情報入力部
３１６，３２６  表示制御部
３１７，３２７  表示画面
３２４  相談者情報入力部
５００  起案画面
５０１  「送付先」タブ
５０２  「起案文」タブ
６００  通知文書送付先指定画面
６０１  「送付先メールアドレス」入力フィールド
７００  通知文書作成画面
７０１  「宛名」入力フィールド
７０２  「通知者」入力フィード
７０３  「件名」入力フィールド
７０４  「本文」入力フィールド
７１１  「通知文案１」タブ
７１２  「通知文案２」タブ
７１３  「通知文案３」タブ
【図１】
2005173856.tif 000003
【図２】
2005173856.tif 000004
【図３】
2005173856.tif 000005
【図４】
2005173856.tif 000006
【図５】
2005173856.tif 000007
【図６】
2005173856.tif 000008
【図７】
2005173856.tif 000009