(57)【要約】【課題】  複数のクライアント端末間で文書ファイルの回覧を行うワークフローシステムにおいて、外部ネットワークに接続されたクライアント端末に対して文書ファイルを回覧する場合であっても、秘密漏洩の恐れなくこれを行うことを可能にする。【解決手段】  回覧クライアント端末２Ｂは、文書ファイルを外部ネットワーク（インターネット５）に接続された回覧クライアント端末２Ｃに対して転送する際に、その文書ファイルを回覧クライアント端末２Ｃに対応した公開鍵により暗号化した上で送信する。これを受けた回覧クライアント端末２Ｃは、その暗号化された文書ファイルを上述した公開鍵に対応した秘密鍵により復号化する。さらに、その復号化された文書ファイルを外部ネットワーク（インターネット５）に接続された回覧クライアント端末２Ｄに対して転送する際に、その文書ファイルを回覧クライアント端末２Ｄに対応した公開鍵により暗号化した上で送信する。【選択図】      図５
2005184222.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化された文書ファイルをネットワークに接続された複数のクライアント端末間において回覧するワークフローシステムであって、
前記クライアント端末は、
当該クライアント端末から発信しようとする文書ファイルの回覧先及びその回覧順序を含む回覧先情報を設定するための設定手段と、
前記文書ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末に対応した公開鍵により暗号化する暗号化手段と、
前記暗号化された文書ファイル、及び前記回覧先情報を含む回覧情報ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ発信する送信手段と、
他のクライアント端末から発信或いは転送された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを受信する受信手段と、
前記受信された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを記憶する記憶手段と、
前記記憶された前記暗号化された文書ファイルを前記公開鍵に対応した当該クライアント端末に固有の秘密鍵により復号化する復号化手段と、を備え、
前記復号化された文書ファイルの確認操作が行われた後、当該復号化された文書ファイルを前記暗号化手段により再び暗号化して、当該再び暗号化された文書ファイル及び前記記憶された回覧情報ファイルを前記送信手段により前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ転送することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記回覧情報ファイルは、前記公開鍵を含み、
前記暗号化手段は、前記公開鍵を前記回覧情報ファイルから取得することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記回覧情報ファイルから前記回覧先情報を読み出し、前記他のクライアント端末を特定する特定手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記クライアント端末は、前記復号化手段により前記暗号化された文書ファイルが復号化された場合に、前記回覧情報ファイルに当該クライアント端末の識別情報を含む復号履歴情報を付加する復号履歴情報付加手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一項に記載のワークフローシステム。
【請求項５】
前記クライアント端末は、前記文書ファイルの回覧状態を監視するサーバに前記復号履歴情報を通知する復号履歴情報通知手段と、前記サーバに対して前記復号履歴情報が蓄積された復号履歴蓄積情報の問い合わせを行うための問合せ手段と、前記問い合わせに応じて前記サーバから提供された前記復号履歴蓄積情報を表示する表示手段と、をさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載のワークフローシステム。
【請求項６】
前記回覧情報ファイルは、前記復号履歴情報の通知先に関する復号履歴通知先情報を含み、
前記クライアント端末は、前記復号履歴先情報によって特定された他のクライアント端末に前記復号履歴情報を通知する復号履歴情報通知手段と、前記通知された復号履歴情報を表示する表示手段と、をさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載のワークフローシステム。
【請求項７】
前記クライアント端末は、前記送信手段により前記暗号化された文書ファイルが転送された後、当該クライアント端末の記憶手段に記憶された前記復号化された文書ファイルを消去する消去手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１乃至請求項６の何れか一項に記載のワークフローシステム。
【請求項８】
前記回覧情報ファイルは、前記復号化された文書ファイルを暗号化するための暗号化プログラムと、当該暗号化された文書ファイルを消去するための消去プログラムとを含み、
前記消去手段は、前記暗号化プログラムを実行することで前記復号化された文書ファイルを暗号化した後、前記消去プログラムを実行することで当該暗号化された文書ファイルを消去することを特徴とする請求項７に記載のワークフローシステム。
【請求項９】
電子化された文書ファイルをネットワークに接続された複数のクライアント端末間において回覧するワークフローシステムにおける前記クライアント端末であって、
当該クライアント端末から発信しようとする文書ファイルの回覧先及びその回覧順序を含む回覧先情報を設定するための設定手段と、
前記文書ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末に対応した公開鍵により暗号化する暗号化手段と、
前記暗号化された文書ファイル、及び前記回覧先情報を含む回覧情報ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ発信する送信手段と、
他のクライアント端末から発信或いは転送された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを受信する受信手段と、
前記受信された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを記憶する記憶手段と、
前記記憶された前記暗号化された文書ファイルを前記公開鍵に対応した当該クライアント端末に固有の秘密鍵により復号化する復号化手段と、を備え、
前記復号化された文書ファイルの確認操作が行われた後、当該復号化された文書ファイルを前記暗号化手段により再び暗号化して、当該再び暗号化された文書ファイル及び前記記憶された回覧情報ファイルを前記送信手段により前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ転送することを特徴とするクライアント端末。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、稟議書や報告書等の書類を電子化した文書ファイルをネットワーク上で回覧するワークフローシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近来、企業等の組織においては、稟議書や報告書等の書類を電子化した上で、その文書ファイルをネットワークを介して回覧するワークフローシステムの導入が提唱されている。この種のワークフローシステムによれば、回覧者は、予め、文書ファイルの回覧先や回覧順序を設定しておくことで、自動的に、その文書ファイルをそれらの設定に従って回覧することができるばかりでなく、回覧者の各々が回覧された文書ファイルに対してその承認や不承認等を設定することで、稟議書等の書類を承認する業務を効率的に行うことができることとなっている。
【０００３】
しかしながら、この種のワークフローシステムは、所謂、クライアントサーバ方式の閉じたネットワークにおいて文書ファイルの回覧を行うことを前提とし、これを実現するためのサーバ用プログラムとして提供されていることから、下記に記載する種々の問題があった。
１）回覧管理用のサーバを設ける必要がある。
２）回覧管理用のサーバを中継点として、各クライアント端末が当該サーバにアクセスすることで文書ファイルの回覧を行うため、サーバにかかる負荷が多大になる。
３）外部ネットワーク（例えば、他のＬＡＮやインターネット等）からのサーバへのアクセスは、通常、ファイヤウォール等によって制限されることから、当該外部ネットワークに接続されたクライアント端末に対して文書ファイルを回覧することは困難である。
４）外部ネットワークに接続されたクライアント端末に対して文書ファイルを回覧する場合に、秘密保持の安全性を確保する策を講じなければ文書ファイルの内容が漏洩する恐れがある。
【０００４】
このようなことから、まず、上述した１）〜３）に記載の問題を解決するべく、例えば回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント端末間において文書ファイルの回覧を行うことで、サーバによる回覧管理を不要とし、サーバにかかる負荷を軽減すると共に、他のＬＡＮやインターネット等に接続されるクライアント端末に対してファイヤウォール等による制限を受けることのない回覧ネットワークを構築することが考えられる。
【０００５】
さらに、上述した４）に記載の問題を解決するべく、例えば特開２００２−１８３３８９号公報に記載されるワークフローシステムのように、上述した“回覧管理用のサーバを経由せずにクライアント端末間において文書ファイルの回覧を行う回覧ネットワーク”を構築した上で、各クライアント端末間において文書ファイルを回覧する際に、これを暗号化することが考えられる（例えば、特許文献１参照）。
【０００６】
しかしながら、このように回覧する文書ファイルを暗号化する場合には、クライアント端末間において、暗号化に用いる公開鍵は共通としても、これを復号化する秘密鍵をも共通とした場合には、先に文書ファイルが回覧された回覧者が、後の回覧者によって暗号化された文書ファイルを悪意で復号化することも可能となるため、秘密保持の安全性に不安が残る。また、このような回覧者によって文書ファイルの秘密が漏洩された場合に、当該回覧者を特定することが困難であるという問題が残る。
【０００７】
【特許文献１】特開２００２−１８３３８９号公報  （段落〔００２４〕、〔００２８〕、第３図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、上記問題を鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、複数のクライアント端末間で文書ファイルの回覧を行うワークフローシステムにおいて、文書ファイルを適切な方法によって暗号化した上、これを回覧することで、外部ネットワークに接続されたクライアント端末に対して文書ファイルを回覧する場合であっても、秘密漏洩の恐れなく、これを行うことができるワークフローシステム及びそのクライアント端末を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１に係わる発明は、電子化された文書ファイルをネットワークに接続された複数のクライアント端末間において回覧するワークフローシステムであって、前記クライアント端末は、当該クライアント端末から発信しようとする文書ファイルの回覧先及びその回覧順序を含む回覧先情報を設定するための設定手段と、前記文書ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末に対応した公開鍵により暗号化する暗号化手段と、前記暗号化された文書ファイル、及び前記回覧先情報を含む回覧情報ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ発信する送信手段と、他のクライアント端末から発信或いは転送された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを受信する受信手段と、前記受信された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを記憶する記憶手段と、前記記憶された前記暗号化された文書ファイルを前記公開鍵に対応した当該クライアント端末に固有の秘密鍵により復号化する復号化手段と、を備え、前記復号化された文書ファイルの確認操作が行われた後、当該復号化された文書ファイルを前記暗号化手段により再び暗号化して、当該再び暗号化された文書ファイル及び前記記憶された回覧情報ファイルを前記送信手段により前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ転送することを特徴とする。
【００１０】
請求項２に係わる発明は、請求項１に記載のワークフローシステムであって、前記回覧情報ファイルは、前記公開鍵を含み、前記暗号化手段は、前記公開鍵を前記回覧情報ファイルから取得することを特徴とする。
【００１１】
請求項３に係わる発明は、請求項１又は請求項２に記載のワークフローシステムであって、前記回覧情報ファイルから前記回覧先情報を読み出し、前記他のクライアント端末を特定する特定手段をさらに備えたことを特徴とする。
【００１２】
請求項４に係わる発明は、請求項１乃至請求項３の何れか一項に記載のワークフローシステムであって、前記クライアント端末は、前記復号化手段により前記暗号化された文書ファイルが復号化された場合に、前記回覧情報ファイルに当該クライアント端末の識別情報を含む復号履歴情報を付加する復号履歴情報付加手段をさらに備えたことを特徴とする。
【００１３】
請求項５に係わる発明は、請求項４に記載のワークフローシステムであって、前記クライアント端末は、前記文書ファイルの回覧状態を監視するサーバに前記復号履歴情報を通知する復号履歴情報通知手段と、前記サーバに対して前記復号履歴情報が蓄積された復号履歴蓄積情報の問い合わせを行うための問合せ手段と、前記問い合わせに応じて前記サーバから提供された前記復号履歴蓄積情報を表示する表示手段と、をさらに備えたことを特徴とする。
【００１４】
請求項６に係わる発明は、請求項４に記載のワークフローシステムであって、前記回覧情報ファイルは、前記復号履歴情報の通知先に関する復号履歴通知先情報を含み、前記クライアント端末は、前記復号履歴先情報によって特定された他のクライアント端末に前記復号履歴情報を通知する復号履歴情報通知手段と、前記通知された復号履歴情報を表示する表示手段と、をさらに備えたことを特徴とする。
【００１５】
請求項７に係わる発明は、請求項１乃至請求項６の何れか一項に記載のワークフローシステムであって、前記クライアント端末は、前記送信手段により前記暗号化された文書ファイルが転送された後、当該クライアント端末の記憶手段に記憶された前記復号化された文書ファイルを消去する消去手段をさらに備えたことを特徴とする。
【００１６】
請求項８に係わる発明は、請求項７に記載のワークフローシステムであって、前記回覧情報ファイルは、前記復号化された文書ファイルを暗号化するための暗号化プログラムと、当該暗号化された文書ファイルを消去するための消去プログラムとを含み、前記消去手段は、前記暗号化プログラムを実行することで前記復号化された文書ファイルを暗号化した後、前記消去プログラムを実行することで当該暗号化された文書ファイルを消去することを特徴とする。
【００１７】
請求項９に係わる発明は、電子化された文書ファイルをネットワークに接続された複数のクライアント端末間において回覧するワークフローシステムにおける前記クライアント端末であって、当該クライアント端末から発信しようとする文書ファイルの回覧先及びその回覧順序を含む回覧先情報を設定するための設定手段と、前記文書ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末に対応した公開鍵により暗号化する暗号化手段と、前記暗号化された文書ファイル、及び前記回覧先情報を含む回覧情報ファイルを前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ発信する送信手段と、他のクライアント端末から発信或いは転送された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを受信する受信手段と、前記受信された前記暗号化された文書ファイル及び前記回覧情報ファイルを記憶する記憶手段と、前記記憶された前記暗号化された文書ファイルを前記公開鍵に対応した当該クライアント端末に固有の秘密鍵により復号化する復号化手段と、を備え、前記復号化された文書ファイルの確認操作が行われた後、当該復号化された文書ファイルを前記暗号化手段により再び暗号化して、当該再び暗号化された文書ファイル及び前記記憶された回覧情報ファイルを前記送信手段により前記回覧先情報に基づいて特定された他のクライアント端末へ転送することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１に記載の発明、又は、請求項９に記載の発明によれば、回覧管理用のサーバを経由せずともクライアント端末間において文書ファイルの回覧を行うことができるので、サーバによる回覧管理が不要とし、当該サーバにかかる負荷を軽減することができ、他のＬＡＮやインターネット等に接続されるクライアント端末に対してファイヤウォール等による制限を受けることのない回覧ネットワークを構築することができると共に、暗号化手段が、文書ファイルをその回覧先となるクライアント端末に対応した公開鍵によって暗号化し、その回覧先となったクライアント端末において、復号化手段が、その暗号化された文書ファイルをその公開鍵に対応した当該クライアント端末に固有の秘密鍵によって復号化するといった、所謂、ＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ）方式を採っているので、回覧先となったクライアント端末においてしか文書ファイルを復号化することができず、回覧者は、外部ネットワークに接続されたクライアント端末に対して文書ファイルを回覧する場合であっても、秘密漏洩の恐れなくこれを行うことができる。
【００１９】
また、請求項２に記載の発明によれば、回覧情報ファイルに公開鍵が含まれ、暗号化手段は、当該回覧情報ファイルから回覧先となるクライアント端末に対応した公開鍵を取得するので、回覧者は、各クライアント端末に回覧先となるクライアント端末に対応した公開鍵を用意しておかなくとも、文書ファイルを自動的に暗号化することができる。
【００２０】
また、請求項３に記載の発明によれば、特定手段が、回覧情報ファイルから回覧先情報を読み出し、回覧先となるクライアント端末を特定するので、回覧者は、その回覧先を指定せずとも、文書ファイルを自動的に回覧先となるクライアント端末に送信することができる。
【００２１】
また、請求項４に記載の発明によれば、復号化手段により暗号化された文書ファイルが復号化された場合に、復号履歴情報付加手段が、回覧情報ファイルに当該クライアント端末の識別情報を含む復号履歴情報を付加するので、万一、何れかのクライアント端末において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、回覧者は、当該回覧情報ファイルに付加された復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末の識別情報から特定することができる。
【００２２】
また、請求項５に記載の発明によれば、サーバが、各クライアント端末から送信された復号履歴情報を蓄積して、クライアント端末の各々から問い合わせがあった場合に、その問い合わせに応じて、これまでの復号履歴情報を蓄積した復号履歴蓄積情報を提供するので、万一、何れかのクライアント端末において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、回覧者は、サーバに問い合わせて、当該復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を、当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末の識別情報から特定することができる。
【００２３】
また、請求項６に記載の発明によれば、回覧情報ファイルに復号履歴情報の通知先に関する復号履歴通知先情報が含まれ、復号履歴通知情報通知手段が、その復号履歴通知先情報によって特定された他のクライアント端末に復号履歴情報を通知するので、当該復号履歴情報の通知を受けたクライアント端末の回覧者は、万一、何れかのクライアント端末において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、当該復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を、当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末の識別情報から特定することができる。
【００２４】
また、請求項７に記載の発明によれば、送信手段により、暗号化された文書ファイルが回覧先となるクライアント端末へ送信された後、消去手段が、当該クライアント端末の記憶手段に記憶された復号化された文書ファイルを消去するので、回覧者は、文書ファイルを削除することをせずとも、自動的に復号化された文書ファイルが各クライアント端末に残存することを防止することができ、その秘密保持の安全性を確保することができる。
【００２５】
また、請求項８に記載の発明によれば、回覧情報ファイルに、文書ファイルを暗号化するための暗号化プログラムと、当該暗号化された文書ファイルを消去するための消去プログラムとが含まれ、消去手段が、これらのプログラムを実行することで文書ファイルを暗号化した後に消去するので、回覧者は、万一、上述した文書ファイルが何れかのクライアント端末に残存していて、これが他の回覧者によって奪取された場合であっても、その文書ファイルが復号化されることを防止することができ、その秘密保持の安全性を確保することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明に係わるワークフローシステム及びそのクライアント端末の好適な一実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。
【００２７】
図１は、本実施形態におけるワークフローシステムのハードウェア構成を示すブロックであって、当該ワークフローシステムは、サーバ１及び複数のクライアント端末２が接続されたＬＡＮ等のネットワーク３と、ゲートウェイ４及びインターネット５を介して接続された他のネットワーク３（同じく、サーバ１及び複数のクライアント端末２が接続されている）と、を含み、サーバ１及びクライアント端末２は、電子情報を処理する情報処理部６と、電子情報を表示する表示部７と、電子情報を入力する入力部８と、情報処理部６が読取可能なファイルを記憶する記憶部９と、情報処理部６をネットワーク３に接続するネットワーク接続部１０と、を備えている。なお、サーバ１とクライアント端末２は、基本的な構成に関しては同様であるが、後述するように、それぞれの情報処理部６におけるソフトウェア構成が異なっている。
【００２８】
図２（Ａ）は、図１に示したワークフローシステムにおいて回覧される文書ファイルである回覧ファイルの構成を示すブロック図であって、当該回覧ファイルは、電子化された稟議書や報告書等の回覧文書を含む文書ファイルと、回覧に係わる各種情報を含む回覧情報ファイルとで構成されており、この回覧情報ファイルには、回覧先を特定するための回覧先情報と、回覧順序を特定するための回覧順序情報と、各回覧先の代理を特定するための代理回覧先情報と、通信済通知や回覧不可通知、さらには、後述する復号履歴情報通知の通知先を特定するための通知先情報と、回覧済文書ファイルの保存先を特定するための保存先情報と、オリジナル文書ファイルの保存元を特定するためのオリジナル情報と、回覧期限を特定するための期限情報と、各クライアント端末２に承認操作を要求するか否かを特定するための承認要否情報と、各クライアント端末２における文書ファイルの確認結果（承認結果）を記録するための確認履歴情報と、各クライアント端末２における文書ファイルの修正を記録するための修正履歴情報と、各クライアント端末２において文書ファイルが復号化された場合にその履歴を残すべく、少なくとも各クライアント端末２の識別情報を記録するための復号履歴情報が含まれている。
【００２９】
図２（Ｂ）は、図１に示したワークフローシステムにおいて送信される通知ファイルの構成を示すブロック図であって、当該通知ファイルの種類としては、回覧ファイルを次の回覧クライアント端末２に送信した旨を他のクライアント端末２（又は、サーバ１）に通知するための送信済通知ファイルと、最後の回覧先となったクライアント端末２が文書ファイルを所定の保存場所に保存した旨を他のクライアント端末２（又は、サーバ１）に通知するための回覧終了通知ファイルと、回覧先となる回覧クライアント端末２が回覧不可の状態である旨を他のクライアント端末２（又は、サーバ１）に通知するための回覧不可通知ファイルと、回覧ファイルを復号化した回覧クライアント端末２の履歴である復号履歴情報を他のクライアント端末２（又は、サーバ１）に通知するための復号履歴通知ファイルと、があり、各通知ファイルには、少なくとも回覧文書を特定するための回覧文書情報と、通知元を特定するための通知元情報とが含まれている。
【００３０】
図３は、図１に示したワークフローシステムのクライアント端末２における情報処理部６のソフトウェア構成を示すブロック図であって、当該ソフトウェアは、回覧発信設定処理部１１、回覧・通知受信処理部１２、回覧期限処理部１３、表示・修正処理部１４、確認・承認処理部１５、回覧送信処理部１６、送信済通知処理部１７、文書保存処理部１８、回覧終了通知処理部１９、回覧削除処理部２０、回覧不可通知処理部２１、選択送信処理部２２、回覧不可報知処理部２３、問合せ処理部２４、復号化・履歴処理部２９、暗号化処理部３０、復号履歴処理部３１で構成されている。
【００３１】
以下、各処理部の処理内容について順次説明する。なお、以下において“回覧者”とは、それぞれのクライアント端末２を使用する使用者のことを指すものとする。
【００３２】
回覧発信設定処理部１１は、回覧ファイルを最初に発信するクライアント端末２（以下、発信クライアント端末２と称する）において、その処理が実行されるものであり、当該回覧発信設定処理部１１が表示部７に表示する設定画面で、回覧者は、回覧文書の指定に加え、上述した回覧先情報、回覧順序情報、通知先情報、保存先情報、オリジナル情報、期限情報及び承認要否情報等を任意に設定することができ、これらの設定作業が終了すると、当該回覧発信設定処理部１１は、その設定内容に応じた回覧ファイル（文書ファイル及び回覧情報ファイル）を生成するように構成されている。そして、生成された回覧ファイルは、後述する回覧送信処理部１６により、回覧先情報及び回覧順序情報に基づいて特定される最初の回覧先となるクライアント端末２（以下、文書ファイルが回覧されるクライアント端末２を回覧クライアント端末２と称する）へ発信されるようになっている。
【００３３】
また、回覧・通知受信処理部１２は、回覧ファイル及び通知ファイルを受信すると共に、これらを記憶部９に記憶するように構成されている。
【００３４】
また、復号化・履歴処理部２９は、回覧・通知受信処理部１２が受信した回覧ファイルが暗号化されている場合には、予め当該クライアント端末２に設定された発信クライアント端末２に対応する秘密鍵に基づいて、当該暗号化された回覧ファイルを復号化した後、これを記憶部９に記憶するように構成されている。また、当該回覧クライアント端末２において暗号化された文書ファイルが復号化された旨を履歴に残すべく、回覧ファイルの回覧情報ファイルに、復号化した当該回覧クライアント端末２の識別情報を含む復号履歴情報を付加するようになっている。なお、上述した復号鍵は、予め、当該復号化・履歴処理部２９に用意しておくこととする。
【００３５】
また、復号履歴処理部３１は、復号化・履歴処理部２９による復号履歴情報の付加（更新）が正常に終了した場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて、復号履歴情報を通知するクライアント端末２（又は、サーバ１）を特定すると共に、当該通知先に対して、復号履歴情報を含む復号履歴通知ファイルを送信するように構成されている。
【００３６】
また、回覧期限処理部１３は、回覧・通知受信処理部１２が受信した回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる期限情報を参照すると共に、その期限情報に記述された期限が既に過ぎている場合に、回覧者に対して、回覧ファイルに含まれる文書ファイルの確認・承認操作を催促するメッセージを表示部７に表示するように構成されている。
【００３７】
また、表示・修正処理部１４は、回覧・通知受信処理部１２が受信した回覧ファイルに含まれる文書ファイルを表示部７に表示すると共に、表示した文書ファイルが回覧者によって修正された場合には、その修正内容を回覧情報ファイルの修正情報に付加するように構成されている。
【００３８】
また、確認・承認処理部１５は、回覧・通知受信処理部１２が受信した回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる承認要否情報に基づいて承認の要否を判断し、承認が不要な場合には、文書ファイル表示画面の一部に確認釦を表示する一方、承認が必要な場合には、承認釦及び不承認釦を表示し、回覧者によって何れかの釦を指定する操作がなされた場合には、その操作結果を回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加するように構成されている。
【００３９】
また、回覧送信処理部１６は、回覧・通知受信処理部１２が受信した回覧ファイルの回覧情報ファイルから回覧先情報及び回覧順序情報を呼び出し、それらの情報に基づいて次の回覧クライアント端末２を特定すると共に、表示部７に送信釦を表示し、回覧者によるこの送信釦の操作に応じて、回覧ファイルを次の回覧クライアント端末２に転送するように構成されている。
【００４０】
また、暗号化処理部３０は、回覧送信処理部１６が文書ファイルを転送する次の回覧クライアント端末２が外部ネットワークに接続されたクライアント端末２である場合には、予め設定された次の回覧クライアント端末２に対応する公開鍵に基づいて回覧ファイル（文書ファイル）を暗号化した後に、これを転送するようになっている。なお、上述した公開鍵は、予め、各クライアント端末２において当該暗号化処理部３０に用意しておくこととする他、予め、回覧情報ファイルに含ませておくことにしても良い。このような場合、当該暗号化処理部３０は、次の回覧クライアント端末２に対応する公開鍵を当該回覧情報から取得することになる。
【００４１】
また、送信済通知処理部１７は、回覧送信処理部１６による回覧ファイルの転送が正常に終了した場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて、その旨を通知するクライアント端末２（又は、サーバ１）を特定すると共に、当該通知先に対して、回覧ファイルを次の回覧クライアント端末２に送信した旨の送信済通知ファイルを送信するように構成されている。
【００４２】
また、文書保存処理部１８は、回覧ファイルを受信した回覧クライアント端末２が最後の回覧先である場合に実行されるものであり、当該文書保存処理１８は、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる保存先情報に基づいて、回覧ファイルを保存するクライアント端末２（又は、サーバ１）を特定すると共に、当該保存先に回覧ファイルを送信して、これを保存させるように構成されているが、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれるオリジナル情報にオリジナル文書ファイルの保存元が設定されている場合には、この保存元からオリジナル文書ファイルを取得すると共に、当該オリジナル文書ファイルを保存先に送信して、これを保存させるようになっている。
【００４３】
また、回覧終了通知処理部１９は、文書保存処理部１８による回覧ファイルの保存が正常に終了した場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて、その旨を通知するクライアント端末２（又は、サーバ１）を特定すると共に、当該通知先に対して、回覧ファイルを保存先に保存した旨の回覧終了通知ファイルを送信するように構成されている。
【００４４】
また、回覧削除処理部２０は、送信済通知ファイル又は回覧終了通知ファイルを受信したクライアント端末２において、その処理が実行されるものであり、当該回覧削除処理部２０は、記憶部９に記憶されている回覧ファイルのうち、通知ファイルに対応する回覧ファイルを復元が不可能なかたちで削除、具体的には、該当する文書ファイルを暗号化した後に、当該文書ファイルを消去するように構成されている。なお、このような処理は、回覧送信処理部１６によって回覧ファイルの転送が行われた後であっても、記憶部９には依然として復号化された文書ファイルが記憶されたままとなっていることから、これを削除する目的で実行されるものである。また、このような処理を実行するためのプログラム、即ち、復号化された文書ファイルを暗号化するための暗号化プログラムと、当該暗号化された文書ファイルを消去するための消去プログラムは、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれており、当該回覧削除処理部２０は、記憶部９から回覧ファイルと共に記憶されたこれらのプログラムを読み出して、これを実行するようになっている。即ち、当該回覧削除処理部２０は、暗号化プログラムを実行することで復号化された文書ファイルを暗号化した後、消去プログラムを実行することで当該暗号化された文書ファイルを消去する。
【００４５】
また、回覧不可通知処理部２１は、回覧送信処理部１６による回覧ファイルの転送が正常に終了しなかった場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に基づいて、その旨を通知するクライアント端末２（又は、サーバ１）を特定すると共に、その通知先に対して、回覧ファイルを次の回覧クライアント端末２に送信できなかった旨の回覧不可通知ファイルを送信するように構成されている。
【００４６】
また、選択送信処理部２２は、回覧送信処理部１６による回覧ファイルの転送が正常に終了しなかった場合に、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる代理回覧先情報に基づいて、次の回覧クライアント端末２の代理クライアント端末２を特定すると共に、回覧先情報及び回覧順序情報に基づいて、次々の回覧クライアント端末２を特定し、さらに、それらの特定した二つのクライアント端末２を表示部７に表示して、回覧者に対して何れかの選択を求め、ここで回覧者の操作により選択されたクライアント端末２に対して回覧ファイルを送信するように構成されている。
【００４７】
また、回覧不可報知処理部２３は、回覧不可通知ファイルを受信したクライアント端末２において、その処理が実行されるものであり、当該回覧不可報知処理部２３は、回覧不可通知ファイルに含まれる情報に基づいて、回覧不可のクライアント端末２を特定し、そのクライアント端末２が回覧不可である旨のメッセージを表示部７に表示するように構成されている。
【００４８】
また、問合せ処理部２４は、サーバ１を通知ファイルの通知先に設定している場合に有効となり、その処理が実行されるものであって、当該問合せ処理部２４は、回覧者による所定操作に応じて、問合せファイルをサーバ１に送信すると共に、サーバ１から返信される回答ファイルを受信し、その回答ファイルを表示部７に表示するように構成されている。
【００４９】
図４は、サーバ１の情報処理部６におけるソフトウェア構成を示すブロック図であって、このソフトウェアは、受信処理部２５、保存処理部２６、通知蓄積処理部２７、回覧状態回答処理部２８等で構成されており、以下、各処理部の処理内容について順次説明する。
【００５０】
受信処理部２５は、保存用回覧ファイル、通知ファイル又は問合せファイルを受信するように構成されており、また、保存用回覧ファイルが暗号化されている場合には、予め設定された当該保存用回覧ファイルを送信したクライアント端末２に対応する秘密鍵に基づいて暗号化された保存用回覧ファイルを復号化するようになっている。
【００５１】
また、保存処理部２６は、受信処理部２５が保存用回覧ファイルを受信した場合に、その処理が実行されるものであり、当該保存処理部２６は、受信処理部２５が受信した保存用ファイル（暗号化されていた場合には、復号化されたもの）を記憶部９の所定領域に保存するように構成されている。
【００５２】
また、通知蓄積処理部２７は、通知ファイル（送信済通知、回覧終了通知及び回覧不可通知を含む）を受信した場合に、その処理が実行されるものであり、当該通知蓄積処理部２７は、受信した通知ファイルを記憶部９の所定領域に保存するように構成されている。
【００５３】
また、回覧状態回答処理部２８は、問合せファイルを受信した場合に実行されるものであり、当該回覧状態回答処理部２８は、問合せに係わる回覧文書の通知ファイルを参照すると共に、この通知ファイルに基づき、その回覧文書が何れのクライアント端末２まで回覧されたか、また、現在、その回覧文書を何れのクライアント端末２が確認しているか、さらには、復号履歴蓄積情報（これまでに回覧ファイルを復号化した回覧クライアント端末２の復号履歴情報が蓄積されたもの）を特定し、当該特定した回覧状態情報を回答ファイルとして問合せ元のクライアント端末２に対して提供（返信）するように構成されている。
【００５４】
図５は、図１に示したワークフローシステムのクライアント端末２による作用を説明する梯子図であって、この梯子図は、発信クライアント端末２Ａと、当該発信クライアント端末２Ａにネットワーク３（ＬＡＮ）を介して接続される回覧クライアント端末２Ｂと、当該回覧クライアント端末２Ｂにインターネット５を介して接続される回覧クライアント端末２Ｃと、当該回覧クライアント端末２Ｃにネットワーク３（ＬＡＮ）を介して接続される回覧クライアント端末２Ｄとの間で回覧を行う場合を示している。なお、本実施例においては、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に、その通知先として各クライアント端末２Ａ〜２Ｄが設定されていることにする。以下、各クライアント端末２Ａ〜２Ｄにおける作用を順次説明する。
【００５５】
まず、発信クライアント端末２Ａにおいて、回覧者は、回覧する文書を作成若しくは指定すると共に、回覧先情報、回覧順序情報、代理回覧先情報、通知先情報、保存先情報、オリジナル情報、期限情報、承認要否情報等の回覧情報を設定する。そして、回覧者が表示部７の画面に表示される送信釦を操作すると、文書ファイル及び回覧情報ファイルを含む回覧ファイルが回覧クライアント端末２Ｂへ発信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント端末２Ｂ、２Ｃ、２Ｄに送信される。
【００５６】
これを受けて、回覧クライアント端末２Ｂにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを記憶部９に記憶すると共に、文書ファイルを表示部７に表示して、回覧者に対して確認操作又は承認操作を求める。その操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。そして、回覧者が表示部７の画面に表示される送信釦を操作すると、回覧ファイルを回覧クライアント端末２Ｃに転送するが、転送先である当該回覧クライアント端末２Ｃは、外部ネットワークに接続されたものであるため、回覧ファイルは、暗号化処理部３０により暗号化された後に、回覧クライアント端末２Ｃへ送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント端末２Ａ、２Ｃ、２Ｄに送信される。
【００５７】
これを受けて、回覧クライアント端末２Ｃにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを復号化・履歴処理部２９が復号化した後に記憶部９に記憶すると共に、その回覧ファイルの回覧情報ファイルに当該回覧クライアント端末２Ｃの識別情報を含む復号履歴情報を付加する。また、この復号履歴情報の付加（更新）が正常に終了した場合には、復号履歴通知ファイルがクライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｄに送信される。そして、確認・承認処理部１５が文書ファイルを表示部７に表示して、回覧者に対して確認操作又は承認操作を求める。その操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。しかる後、回覧者が表示部７の画面に表示される送信釦を操作すると、回覧ファイルが回覧クライアント端末２Ｄへ転送されるが、転送先である当該回覧クライアント端末２Ｄは、外部ネットワークに接続されたものであるため、回覧ファイルは、暗号化処理部３０により暗号化された後に、回覧クライアント端末２Ｄへ送信される。また、この送信が正常に終了した場合には、送信済通知ファイルがクライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｄに送信される。
【００５８】
これを受けて、回覧クライアント端末２Ｄにおいては、回覧ファイルを受信すると、これを復号化・履歴処理部２９が復号化した後に記憶部９に記憶すると共に、その回覧ファイルの回覧情報ファイルに当該回覧クライアント端末２Ｃの識別情報を含む復号履歴情報を付加する。また、この復号履歴情報の付加（更新）が正常に終了した場合には、復号履歴通知ファイルがクライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｄに送信される。そして、確認・承認処理部１５が文書ファイルを表示部７に表示して、回覧者に対して確認操作又は承認操作を求める。その操作結果は、回覧情報ファイルの確認履歴情報に付加される。しかる後、最終回覧先である回覧クライアント端末２Ｄにおいては、回覧者の確認操作後に、表示部７の画面に保存釦が表示され、その操作に応じて回覧ファイルが所定の保存先に送信されて、保存される。また、この送信が正常に終了した場合には、回覧終了通知ファイルがクライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｃに送信され、これを受信したクライアント端末２Ａ、２Ｂ、２Ｃにおいては、記憶部９に記憶されている回覧ファイルが回覧削除処理部２０によって自動的に削除されることになる。この際、回覧削除処理部２０は、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれるプログラムに従って、回覧ファイルを暗号化した後に削除する。また、クライアント端末２Ｄにおいても、回覧終了通知ファイルの送信に伴い、記憶部９に記憶している回覧ファイルが回覧削除処理部２０によって自動的に暗号化された後に削除されることになる。
【００５９】
図６は、図１に示したワークフローシステムのサーバ１による作用を示すブロック図であって、当該ブロック図は、図５に示す梯子図と同様に、クライアント端末２Ａ〜２Ｄ間で文書ファイルの回覧を行うにあたり、回覧ファイルの回覧情報ファイルに含まれる通知先情報に、その通知先としてサーバ１が設定されている場合の作用を示している。即ち、サーバ１は、クライアント端末２Ａ〜２Ｄから送信される通知ファイル（送信済通知、回覧終了通知、回覧不可通知及び復号履歴通知を含む。）を受信すると共に、受信した通知ファイルを記憶部９の所定領域に保存する。また、クライアント端末２Ａ〜２Ｄがサーバ１に問合せファイルを送信すると、問合せに係わる回覧文書の通知ファイルを参照すると共に、この通知ファイルに基づき、その回覧文書が何れのクライアント端末２まで回覧されたか、或いは、現在、その回覧文書を何れのクライアント端末２が確認しているか、或いは、復号履歴蓄積情報（これまでに回覧ファイルを復号化した回覧クライアント端末２の履歴情報が蓄積されたもの）を特定し、その特定した回覧状態情報を問合せ元のクライアント端末２に対して回答ファイルとして提供（返信）することになる。
【００６０】
以上に説明したように、本実施形態におけるワークフローシステム及びそのクライアント端末２においては、回覧状態を管理するサーバ１を経由せずともクライアント端末２間において文書ファイルの回覧を行うことができるので、サーバ１による回覧状態の管理が不要となり、当該サーバ１にかかる負荷が軽減され、また、他のネットワーク３（ＬＡＮ）やインターネット５に接続されたクライアント端末２に対してファイヤウォール等による制限を受けることのない回覧ネットワークを構築することができると共に、暗号化処理部３０が、文書ファイルをその回覧先となるクライアント端末２に対応した公開鍵によって暗号化し、その回覧先となったクライアント端末２において、復号化・履歴処理部２９が、その暗号化された文書ファイルをその公開鍵に対応した当該クライアント端末２に固有の秘密鍵によって復号化するといった、所謂、ＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ）方式を採っているので、回覧先となったクライアント端末においてしか文書ファイルを復号化することができず、回覧者は、外部ネットワーク（他のネットワーク３（ＬＡＮ）やインターネット５）に接続されるクライアント端末２に対して文書ファイルを回覧する場合であっても、秘密漏洩の恐れなくこれを行うことができる。
【００６１】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、回覧情報ファイルにクライアント端末２の各々に対応した公開鍵が含まれ、暗号処理部３０は、当該回覧情報ファイルから次の回覧先となるクライアント端末２に対応した公開鍵を取得するので、回覧者は、クライアント端末２の各々に回覧先となるクライアント端末２に対応した公開鍵を用意しておかなくとも、文書ファイルを自動的に暗号化することができる。
【００６２】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、回覧送信処理部１６が、回覧情報ファイルから回覧先情報を読み出し、回覧先となるクライアント端末２を特定するので、回覧者は、その回覧先を指定せずとも、文書ファイルを回覧先となるクライアント端末２に自動的に送信することができる。
【００６３】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、復号化・履歴処理部２９により暗号化された文書ファイルが復号化された場合に、復号履歴処理部３１が、回覧情報ファイルに当該クライアント端末２の識別情報を含む復号履歴情報を付加するので、万一、何れかのクライアント端末２において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、回覧者は、当該回覧情報ファイルに付加された復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末２の識別情報から特定することができる。
【００６４】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、サーバ１が、各クライアント端末２から送信された復号履歴情報を蓄積して、各クライアント端末２の問合せ処理部２４から問い合わせがあった場合に、その問い合わせに応じて、これまでの復号履歴情報を蓄積した復号履歴蓄積情報を提供するので、万一、何れかのクライアント端末２において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、回覧者は、サーバ１に問い合わせて、当該復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を、当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末２の識別情報から特定することができる。
【００６５】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、回覧情報ファイルに復号履歴情報の通知先に関する復号履歴通知先情報が含まれ、復号履歴処理部３１が、その復号履歴通知先情報によって特定された他のクライアント端末２に復号履歴情報を通知するので、当該復号履歴情報の通知を受けたクライアント端末２の回覧者は、万一、何れかのクライアント端末２において文書ファイルが復号化されて、その秘密が漏洩された場合であっても、当該復号履歴情報を参照することで、秘密を漏洩した回覧者を、当該復号履歴情報に含まれるクライアント端末２の識別情報から特定することができる。
【００６６】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、回覧送信処理部１６により、暗号化された文書ファイルが回覧先となるクライアント端末２へ送信された後、回覧削除処理部２０が、当該クライアント端末２の記憶部９に記憶された復号化された文書ファイルを消去するので、回覧者は、文書ファイルを削除することをせずとも、自動的に復号化された文書ファイルが各クライアント端末２に残存することを防止することができ、その秘密保持の安全性を確保することができる
【００６７】
また、本実施形態におけるワークフローシステムにおいては、回覧情報ファイルに、文書ファイルを暗号化するための暗号化プログラムと、当該暗号化された文書ファイルを消去するための消去プログラムとが含まれ、回覧削除処理部２０が、これらのプログラムを実行することで文書ファイルを暗号化した後に消去するので、回覧者は、万一、上述した文書ファイルが何れかのクライアント端末２に残存していて、これが他の回覧者によって奪取された場合であっても、その文書ファイルが復号化されることを防止することができ、その秘密保持の安全性を確保することができる。
【００６８】
なお、本発明に係わるワークフローシステム及びそのクライアント端末は、以上に説明した実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱することのない範囲内で、種々の変形が可能である。
【００６９】
例えば、本実施形態におけるワークフローシステム及びそのクライアント端末２においては、図５を参照しながら、文書ファイルを発信クライアント端末２Ａから回覧クライアント端末２Ｄまで順次転送する場合について説明したが、当該文書ファイルは、任意の時点から複数の回覧クライアント端末に対して転送することとしても良い。このような場合、回覧者は、回覧発信設定処理部１１によって任意の時点から文書ファイルの転送先となるクライアント端末２を複数設定することで、例えば当該文書ファイルを発信クライアント端末２Ａから発信する時点から、或いは、当該文書ファイルを任意の回覧クライアント端末（例えば回覧クライアント端末２Ｂ）から転送する時点から、残る複数のクライアント端末（前者においては、例えば回覧クライアント端末２Ｂ〜２Ｄ、後者においては、例えば回覧クライアント端末２Ｃ〜２Ｄ）に対してこれを転送することができる。即ち、本発明に係わるワークフローシステム及びそのクライアント端末は、文書ファイルを複数のクライアント端末において並行して回覧することをも可能とするものである。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明に係わるワークフローシステム及びそのクライアント端末の一実施形態におけるハードウェア構成を示すブロック図である。
【図２】（Ａ）は、図１に示すクライアント端末間において回覧される回覧ファイルの構成を示すブロック図である。  （Ｂ）は、図１に示すサーバやクライアント端末間において通知される通知ファイルの構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示すクライアント端末のソフトウェア構成を示すブロック図である。
【図４】図１に示すサーバのソフトウェア構成を示すブロック図である。
【図５】図１に示すワークフローシステムにおけるクライアント端末間の作用を示す梯子図である。
【図６】図１に示すワークフローシステムにおけるサーバの作用を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００７１】
１  サーバ
２  クライアント端末
３  ネットワーク（ＬＡＮ）
４  ゲートウェイ
５  インターネット
６  情報処理部
７  表示部
８  入力部
９  記憶部
１０  ネットワーク接続部
１１  回覧発信設定処理部
１２  回覧・通知受信処理部
１３  回覧期限処理部
１４  表示・修正処理部
１５  確認・承認処理部
１６  回覧送信処理部
１７  送信済通知処理部
１８  文書保存処理部
１９  回覧終了通知処理部
２０  回覧削除処理部
２１  回覧不可通知処理部
２２  選択送信処理部
２３  回覧不可報知処理部
２４  問合せ処理部
２５  受信処理部
２６  保存処理部
２７  通知蓄積処理部
２８  回覧状態回答処理部
２９  復号化・履歴処理部
３０  暗号化処理部
３１  復号履歴処理部
【図１】
2005184222.tif 000003
【図２】
2005184222.tif 000004
【図３】
2005184222.tif 000005
【図４】
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【図５】
2005184222.tif 000007
【図６】
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