(57)【要約】【課題】  会議議事録の作成、出席者へのドラフト配布、校正、最終議事録の配布をリアルタイムで行い、校正の時間と手間を削減すると同時に最終議事録の改竄防止を最終議事録に盛り込むことで議事録の内容の信憑性を維持するシステムを提供することを目的とする。【解決手段】  画像形成装置を備えた議事録管理支援システムは、認証の権利を有する人物からの認証情報を取得し、認証情報を蓄積し、蓄積情報を管理し、蓄積情報を読み出して画像形成装置に出力する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙媒体を画像読取り手段にて電子データとして取り込み、該電子データを外部記憶媒体に転送する転送手段を行う画像処理システムであって、
画像形成装置を備えた議事録管理支援システムであって、
認証の権利を有する人物からの認証情報を取得する取得手段と、
該認証情報を蓄積する蓄積手段と、
該蓄積情報を管理する蓄積管理手段と、
該蓄積情報を読み出して画像形成装置に出力する出力手段とを設け、
該蓄積管理手段は、認証済み情報の改ざんを防止する機能を備え、該認証済み情報を管理することを特徴とする議事録管理支援システム。
【請求項２】
承認の権利を有する参加者を認証することを特徴とする請求項１記載の議事録管理支援システム。
【請求項３】
該認証済み情報は原本性を維持しつつ新規の情報を追加できることを特徴とする議事録管理支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は紙媒体をスキャン、認識、プリントできる画像処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業等の組織で行われる会議の議事録作成支援システムは、議事録の作成、校正用に配布、議事録の最終版配布を電子化することが提案され実用化されてきた。
【０００３】
例えば、下記特許文献１では、会議主催者による議事録の作成および出席者への配布を自動的に行うことによる主催者の作業量の軽減、議事録の配布漏れ防止している。
【０００４】
また、特許文献２では、ディスプレイを有する制御手段（ＰＣ）を備え、そのディスプレイ上に会議名、議題、日時等の各入力欄が表示され、上記各入力欄に入力された情報がパソコンの所定のファイルに登録され、出席者によって行われた投票がＰＣにて集計されるとともに、会議開始から会議終了までの実時刻時間が計時され、会議終了後に上記各入力欄に入力された情報および集計結果を含む投票内容が議事録としてディスプレイに自動的に表示される。
【０００５】
また、特許文献１では、会議出席者毎に端末を配置し、会議の討議内容を書く電子黒板を設置する。また、会議の議事録作成および配布するための会議支援用サーバを設置する。これらと各出席者個が持っているＰＣはネットワークで接続されており、各端末をログインすることによって出席者名を登録し、全てログアウトすると会議支援用サーバにて議事録を自動で編集し、全ての出席者へ議事録の自動配布を行っている。
【特許文献１】特開２００１−３３１６１３号公報
【特許文献２】特開２００３−１４１３４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記議事録作成支援システムでは、会議の終了後、議事録の作成や校正が行われているため、議事録の最終版配布までに時間がかかるという欠点があった。
【０００７】
例えば、特許文献１では、会議支援が主体であり、議事録の校正・配布フローに新規方法は取られていない。上長承認のステップが組み込まれているが、出席者全員が議事録の校正には関わらない。
【０００８】
また、特許文献２では、議事内容に関する出席者の意見は議事録に反映されるが、議事録そのものの承認権がなく、改竄防止システムもない。
【０００９】
また、特許文献１では、会議システム支援が主目的であり議事録は配布するフローのみで、出席者全員がリアルタイムで内容確認できるフローがない。議事録の承認手段は上長のみであって、出席者全員の承認手段がない。
【００１０】
本発明の議事録管理支援システムでは上記の問題点を鑑み、会議議事録の作成、出席者へのドラフト配布、校正、最終議事録の配布をリアルタイムで行い、校正の時間と手間を削減すると同時に最終議事録の改竄防止を最終議事録に盛り込むことで議事録の内容の信憑性を維持するシステムを提供することを目的とする。また、運用に任されていた議事録の内容の確認を出席者全員が実施するフローを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、本発明は、
画像形成装置を備えた議事録管理支援システムであって、認証の権利を有する人物からの認証情報を取得する取得手段と、該認証情報を蓄積する蓄積手段と、該蓄積情報を管理する蓄積管理手段と、該蓄積情報を読み出して画像形成装置に出力する出力手段とを設け、該蓄積管理手段は、認証済み情報の改ざんを防止する機能を備え、該認証済み情報を管理することを特徴とする議事録管理支援システムである。
【００１２】
また、承認の権利を有する参加者を認証することを特徴とする。
【００１３】
またさらには、認証済み情報は原本性を維持しつつ新規の情報を追加できることを特徴とする。
【００１４】
〔作用〕
本発明は上記技術手段を有することにより、認証の必要な情報を認証者全員が即時に認証でき、且つ共有情報として管理できる。
【発明の効果】
【００１５】
以上本発明によれば、認証の必要な情報を認証者全員が即時に認証でき、且つ共有情報として管理できる。また、会議議事録の作成、出席者へのドラフト配布、校正、最終議事録の配布をリアルタイムで行い、校正の時間と手間を削減すると同時に最終議事録の改竄防止を最終議事録に盛り込むことで議事録の内容の信憑性を維持するシステムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に、本発明を実施するための最良の形態を説明する。
【第１実施形態】
【００１７】
以下、本発明のかかる一実施形態の画像処理システムを、図面を参照して詳細に説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態の画像処理システムの構成を示すブロック図である。図１において２２０は機能複合型周辺機器（以降、ＭＦＰ）であり、画像入力デバイスであるスキャナ部２２７０、画像出力デバイスであるプリンタ部２２９５、制御ユニット（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ  Ｕｎｉｔ）２２００、ユーザーインターフェイスである操作部２２１２、外部記憶媒体への書き込み、読み込みを行うリーダライタ２２７１を有する。外部記憶媒体とは、ここでは主に非接触識別タグＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ  Ｉｄｅｎｔｆｉｃａｔｉｏｎ）を用いた実施形態を述べる。スキャナ部２２７０、プリンタ部２２９５、操作部２２１２はそれぞれ、制御ユニット２２００に接続され、制御ユニット２２００からの命令により制御されている。また、制御ユニット２２００は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）２０１１などのネットワーク伝送手段に接続されている。
【００１９】
また、ＬＡＮ２０１１には、ＭＦＰ２２０のほかに、第二のＭＦＰ２００が接続されていてもかまわない。
【００２０】
図２は、ＭＦＰ２２０のコントローラユニットの詳細な構成を示すブロック図である。図２に示すように、制御ユニット２０００は、画像入力デバイスであるスキャナ２０７０や画像出力デバイスであるプリンタ２０９５と接続し、一方ではＬＡＮや公衆回線（ＷＡＮ）と接続することにより、画像情報やデバイス情報などの入出力を行うコントローラである。
【００２１】
制御ユニット２０００において、ＣＰＵ２００１はシステム全体を制御し、内部時計２０５２制御も含まれる。ＲＡＭ２００２はＣＰＵ２００１が動作するために使用するシステムワークメモリである。尚、ＲＡＭ２００２は画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ２００３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ＨＤＤ２００４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェア、画像データ、原本保証／鑑定を行うため必要な画像処理アルゴリズムやリーダライタの制御情報などが格納されている。
【００２２】
操作部Ｉ／Ｆ２００６は、操作部（ＵＩ）２０１２とのインターフェイスを司り、操作部２０１２に表示する画像データを操作部２０１２に対して出力する。また、使用者が操作部２０１２を介して入力した情報をＣＰＵ２００１に伝える役割を果たす。
【００２３】
ネットワーク（Ｎｅｔｗｏｒｋ）インターフェイス２０１０は、ＬＡＮ２０１１との接続を司り、ＬＡＮ１００に対して情報の入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）２０５０は、公衆回線との接続を司り、公衆回線に対して情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス２００７上に配置される。
【００２４】
イメージバスインターフェイス（Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ  Ｉ／Ｆ）２００５は、システムバス２００７と画像データを高速で転送する画像バス２００８とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス２００８は、ＰＣＩバス又はＩＥＥＥ１３９４で構成される。
【００２５】
画像バス２００８には次のデバイスが配置される。ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２０６０は、ネットワークから送信されたＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部２０２０は、画像入出力デバイスであるスキャナ２０７０やプリンタ２０９５と制御ユニット２０００とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００２６】
スキャナ画像処理部２０８０は、入力画像データに対して特徴量の算出、認識、補正、加工、編集を行う。プリンタ画像処理部２０９０は、プリント出力画像データに対してプリンタの補正、解像度変換、電子情報の付加などの加工処理を行う。画像回転部２０３０は画像データの回転を行い、画像圧縮部２０４０は、多値画像データに対してＪＰＥＧ圧縮伸張処理を、２値画像データに対してはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨの圧縮処理を行う。時計２０５２は時刻表示や、ウィークリータイマ機能の標準時刻を管理し、本発明に関わる作用として、登録時の日時、時刻情報を鑑定システムの要求に応じて提供する。
【００２７】
図３は、本実施形態におけるＭＦＰ２２０の外観を表している。図３に示す画像入力デバイスであるスキャナ２０７０は、紙媒体上の画像をＣＣＤラインセンサ（図示せず）で走査することにより画像を光学的に読取り、ラスターイメージデータを生成して出力する。使用者が紙媒体フィーダ２０７２のトレイ２０７３にセットし、操作部２０１２において読取りの起動を指示すると、コントローラＣＰＵ２００１がスキャナ２０７０は紙媒体を１枚づつフィードし、スキャナ２０７０が紙媒体上の画像の読取り動作を行う。
【００２８】
また、画像出力デバイスであるプリンタ２０９５は、ラスターイメージデータを用紙上に印刷する部分である。その方式は感光ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微小ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。尚、プリント動作は、コントローラＣＰＵ２００１からの指示２０７０によって起動される。
【００２９】
また、プリンタ２０９５は、異なる用紙サイズ又は異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それぞれに対応した用紙カセット２１０１、２１０２、２１０３がある。そして、排紙トレイ２１１１は、印字し終わった用紙を受けるものである。
【００３０】
図４は、図３に示す操作部２０１２の構成を示す図である。図４に示すように、ＬＣＤ表示部２０１３上にはＬＣＤ上にタッチパネルシート２０１９が貼られており、システムの操作画面及びソフトキーが表示されると共に、表示されたキーが押下されると、その押下された位置を示す位置情報がコントローラＣＰＵ２００１へと伝えられる。
【００３１】
図４に示すスタートキー２０１４は、紙媒体画像の読取り動作を開始する場合等に用いられる。このスタートキー２０１４の中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤ表示部２０１８があり、その色によってスタートキー２０１４が使える状態にあるのか否かを示している。また、ストップキー２０１５は、稼動中の動作を止める働きをする。そして、ＩＤキー２０１６は使用者のユーザーＩＤを入力するときに用いられ、さらに、リセットキー２０１７は操作部からの設定を初期化するときに用いられる。
【００３２】
図５は、図２に示したＭＦＰ２００の操作部の詳細な構成を示すブロック図である。上述したように、操作部２０１２は、操作部Ｉ／Ｆ２００６を介してシステムバス２００７に接続される。このシステムバス２００７には、ＣＰＵ２００１、ＲＡＭ２００２、ＲＯＭ２００３、ＨＤＤ２００４が接続されている。このＣＰＵ２００１は、ＲＯＭ２００３とＨＤＤ２００４に記憶された制御プログラム等に基づいてシステムバス２００７に接続される各種デバイスとのアクセスを総括的に制御する。また、ＣＰＵ２００１は、デバイスＩ／Ｆ２０２０を介して、スキャナ２０７０から入力情報を読み込み、デバイスＩ／Ｆ２０２０を介して、スキャナ画像処理部２０８０、もしくは、操作者の用途によっては、画像回転処理２０３０され、プリンタ２０９５に出力情報として画像信号を出力する。また、ＲＡＭ２００２は、ＣＰＵ２００１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００３３】
以上がＭＦＰ２００もしくは２２０の構成及び動作である。
【００３４】
つづいて、本実施形で示す原本を保証するシステムの動作について説明する。本実施形態では、紙などで形成された原本を上述したＭＦＰを使って登録、鑑定するシステムを想定している。
【００３５】
図６は議事録管理支援システムの構成図で、図１８はその処理を説明するフローチャートである。
【００３６】
まず、議事録作成者６０３により作成された議事録ドラフト６０１を公開する（Ｓ１８０１）。次に、各々の参加者は公開された議事録ドラフトの内容を確認した上で承認処理を行う（Ｓ１８０２）。
【００３７】
承認端末がＭＦＰ２２０の承認処理のフローチャートが図１９および図２０である。公開された議事録ドラフトをＭＦＰ２２０で受信すると（Ｓ１９０１）、はじめに参加者は、図８に示す操作部２０１２において“議事録の出力”を選択する。
【００３８】
“議事録の出力”を選択すると、ＭＦＰ２２０にてユーザー認証を行う（Ｓ１９０２）。認証の方法はパネルからのパスワード入力であったり、ＩＤキー２０１６を利用した個人認証のようなものであってもよい。図９〜１２は、上記議事録ドラフトを出力する際の画面例を示す。図９−１において９０３は文字を入力する入力部で、パソコンのキーボード配列と同じ構成になっている。そのため、アルファベット入力は勿論、ローマ字入力したものを変換したユーザー名の入力が可能となる。９０１は入力部９０３で入力した文字列を表示する部分である。以上の入力手順でユーザー名の入力が終了するとボタン９０２のボタンで入力が完了する。以下、パスワードの入力についても同様の手順で作成される。ユーザー認証が終了すると、図１０のように蓄積されているドラフト議事録の一覧（１００１〜１００３）が表示される。該当する議事録を選択し（Ｓ１９０３）、図１１のような確認画面の議事録情報を確認したら（Ｓ１９０４）、１１０３のボタンを押下することで議事録が出力され（Ｓ１９０５）、図１２−１のような処理完了通知が表示される。また、出力を取りやめる場合は、１１０２ボタンを押下することで、出力処理が中止され、図１２−２のような処理中止通知が表示される。
【００３９】
続いて、出力された議事録ドラフトの内容を確認したユーザーは、図８に示す操作部２０１２において“議事録の承認”を選択する。
【００４０】
“議事録の承認”を選択すると、該当する文書を指定し、ＭＦＰ２２０の操作部２０１２から承認情報を返信する。図１３〜１７は、上記議事録の承認を行う際の画面例を示す。図１３−１〜２において議事録ドラフトの出力の場合と同様に、ユーザー名の入力、パスワードの入力を行い、ユーザーの認証を行う（Ｓ２００１）。ユーザー認証が終了すると、図１４のように蓄積されているドラフト議事録の一覧が表示される。該当する議事録を選択し（Ｓ２００２）、図１５のような確認画面の議事録情報を確認し、承認する場合は１５０３のボタンを、承認処理を取りやめる場合は、１５０２ボタンを押下する（Ｓ２００３）。選択した議事録が、１度も出力されたことがない場合、図１６−１のような未出力文書の確認画面が表示される（Ｓ２００４）。承認する場合は１６０３を押下することで承認情報を返信し（Ｓ２００５）、承認処理を取りやめる場合は１６０２のボタンを押下する。承認処理を取りやめた場合、図１６−２のように議事録ドラフトを出力するか否かを確認する（Ｓ２００６）。Ｙｅｓであれば、該ドラフト議事録を出力し（Ｓ２００７）、Ｎｏであれば処理を終了する。承認処理が完了した場合は図１７−１のような完了通知が表示され、承認処理を途中で中止した場合は、図１７−２のような処置中止の通知が表示される。
【００４１】
また、承認端末がＰＣ６０２であった場合は、議事録ドラフトの内容を確認した後、承認情報を返信する。
【００４２】
各端末で承認処理された承認情報を全参加者から回収し（Ｓ１８０３）、議事録作成者６０３は回収した承認情報を議事録文書に追加する（Ｓ１８０４）。さらに、改竄防止コードを重畳し（Ｓ１８０５）、最終版議事録７００を配信する（Ｓ１８０６）。この改竄防止コードは、例えばＩＳＯ／ＩＥＣ９７９７のＭＡＣ（ｍｅｓｓａｇｅ  ａｕｔｈｅｎｔｉｃａｔｉｏｎ  ｃｏｄｅ）演算手法によって、議事録文書や承認情報を入力値として得られた、一意に生成され非可逆の性質をもつ演算値である。
【００４３】
図７において、議事録の最終版の概念を示す一例である。議事録文書７０１には、会議のタイトル、日時、決定事項等の情報が記述されている。さらに、回収した参加者全員の承認情報７０２と、７０３には電子されていない資料等を電子化し、改竄防止コードを付加し、一つの文書７００として管理する。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】実施形態における画像処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】コントローラユニットの詳細な構成を示すブロック図である。
【図３】実施形態における画像処理装置の外観を示す図である。
【図４】図３に示す操作部２０２１の外観を示す図である。
【図５】図２に示す操作部の詳細な構成を示すブロック図である。
【図６】実施形態で説明する議事録管理支援システムを示す概要図である
【図７】実施形態で説明する議事録の一例である。
【図８】実施形態で説明する議事録承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図９−１】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図９−２】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１０】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１１】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１２−１】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１２−２】実施形態で説明する議事録の出力処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１３−１】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１３−２】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１４】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１５】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１６−１】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１６−２】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１７−１】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１７−２】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１７−３】実施形態で説明する議事録の承認処理の設定画面の一つを示す図である。
【図１８】実施形態で説明する議事録の承認処理のフローチャートである。
【図１９】第１実施形態における議事録の出力処理のフローチャートである。
【図２０】第１実施形態における議事録の承認処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００４５】
２２０  機能複合型周辺機器（ＭＦＰ）
６０１  議事録ドラフト
６０３  議事録作成者
２０００  制御ユニット
２００１  ＣＰＵ
２００２  ＲＡＭ
２００３  ＲＯＭ
２００４  ＨＤＤ
２００５  イメージバスインターフェイス
２００６  操作部Ｉ／Ｆ
２００７  システムバス
２００８  画像バス
２０１１  ＬＡＮ
２０１０  ネットワークインターフェイス
２０１２  操作部
２０１３  ＬＣＤ表示部
２０５０  モデム
２０５２  内部時計
２０７０  スキャナ
２０９５  プリンタ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９−１】
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【図９−２】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２−１】
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【図１２−２】
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【図１３−１】
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【図１３−２】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６−１】
2005222118.tif 000021
【図１６−２】
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【図１７−１】
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【図１７−２】
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【図１７−３】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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