(57)【要約】【課題】  文書に保存期限もしくは保存期間が設定されている場合に、文書の重要度を自動的に算出することを目的とする。また、重要度の低い文書の文書内容を自動的に削除することで、重要度の低い文書が検索されないようにすることを目的とする。【解決手段】  データベースを用いて文書および文書情報を管理し、文書情報にその文書の保存期限もしくは保存期間を有し、文書情報にその文書の使用頻度を有し、文書情報にその文書の重要度を有する文書管理システムにおいて、文書の保存期限もしくは保存期間と使用頻度をもとにその文書の重要度を自動的に算出する手段を有し、重要度の低い文書が文書内容によって検索されない手段を有する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データベースを用いて文書および文書情報を管理し、文書情報にその文書の保存期限もしくは保存期間を有し、文書情報にその文書の使用頻度を有し、文書情報にその文書の重要度を有する文書管理システムにおいて、文書の保存期限もしくは保存期間と使用頻度をもとにその文書の重要度を自動的に算出できることを特徴とするシステム。
【請求項２】
前記請求項の文書管理システムにおいて、重要度の閾値を保持する手段を有し、文書情報にその文書の文書内容を有し、その文書内容をもとに文書を検索する手段を有する文書管理システムにおいて、その閾値に満たない文書の文書情報の文書内容を自動的に削除することによって、重要度の低い文書が検索されないようにすることを特徴とするシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システムに関し、データベース上の文書情報によって検索が行える文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムにおいて、データベース上の文書に対して、文書の持つ文書情報をもとに検索を行うことができる文書管理システムが提案されていた。このようなシステムに特許文献１がある。
【特許文献１】特開平０５−１８１９１１
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、検索のキーとなる文書情報以外は同条件にて検索を行われていたために、検索結果を減らすためにはユーザーがさらに検索キーを指定する必要があった。
【０００４】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、文書に保存期限もしくは保存期間が設定されている場合に、文書の重要度を自動的に算出することを目的とする。
【０００５】
また、重要度の低い文書の文書内容を自動的に削除することで、重要度の低い文書が検索されないようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するための手段として、データベースを用いて文書および文書情報を管理し、文書情報にその文書の保存期限もしくは保存期間を有し、文書情報にその文書の使用頻度を有し、文書情報にその文書の重要度を有する文書管理システムにおいて、文書の保存期限もしくは保存期間と使用頻度をもとにその文書の重要度を自動的に算出する手段を有し、重要度の低い文書が文書内容によって検索されない手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
以上説明したように、本発明によれば、データベースを用いて文書および文書情報を管理し、文書情報にその文書の保存期限もしくは保存期間を有し、文書情報にその文書の使用頻度を有し、文書情報にその文書の重要度を有する文書管理システムにおいて、文書の保存期限もしくは保存期間と使用頻度をもとにその文書の重要度を自動的に算出することが可能となる。
【０００８】
また、重要度の低い文書の文書内容を自動的に削除することで、重要度の低い文書が検索されないようにすることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（実施形態１）
図１は本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するアプリケーション（１０００）である。
【００１０】
＜文書管理システム処理＞
文書管理を行う文書管理システム部について説明する。１００１はユーザーインターフェース部である。システムはユーザーインターフェース部を介してユーザーの操作を受け取り、１００２の文書管理制御部にそのユーザー操作を伝える。
【００１１】
ユーザーインターフェース部から伝えられた操作情報は１００２の文書管理制御部で解析され、文書の参照、登録や検索といった操作を行う。
【００１２】
１００４は文書情報データベースで、文書データそのものと保存期限もしくは保存期間、重要度や使用頻度などの情報が保存されるデータベースである。
【００１３】
１００５は重要度算出部で、文書情報をもとに重要度を算出する。重要度算出時の詳細については図２を用いて後述する。
【００１４】
１００６は重要度反映部で、１００５で算出された重要度を文書情報に保存する。
【００１５】
図２は重要度の自動算出を示すフローチャートである。
【００１６】
まず、Ｓ２００１で文書情報データベースから保存期限もしくは保存期間を取得し、残存期間を算出する。
【００１７】
Ｓ２００２では、同じく文書情報データベースから文書の使用頻度を取得する。
【００１８】
Ｓ２００３では、Ｓ２００１、Ｓ２００２で取得した残存期間と使用頻度をもとに重要度を算出する。
【００１９】
本実施形態によれば、保存期限もしくは保存期間と使用頻度から、文書の重要度を自動的に算出できるようになる。
【００２０】
（実施形態２）
前記実施形態では、文書情報に重要度の保存のみを行っていたが、重要度反映部１００６での処理を図３に示すように変更して、文書内容の削除を行うようにしてもよい。
【００２１】
この場合、ユーザーが文書内容によって検索を行った場合、重要度の低い文書が検索されないようにすることができる。
【００２２】
（実施形態３）
前記実施形態では、文書管理システムの形態には特にこだわっていないが、図４に示すように、クライアント部４０００とサーバー部４１００から成り立つシステムに変更しても良い。
【００２３】
＜クライアント部＞
まず、クライアント部について説明する。４００１はユーザーインターフェース部である。システムはユーザーインターフェース部を介してユーザーの操作を受け取り、４００２の文書管理制御部にそのユーザー操作を伝える。
【００２４】
ユーザーインターフェース部から伝えられた操作情報は４００２の文書管理制御部で解析され、検索要求があった場合は必要に応じてサーバーと、文書データや文書情報などののやりとりを適切に行う。
【００２５】
４００３は通信制御部で、サーバー４１００と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバーの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２６】
＜サーバー部＞
次に、サーバー部について説明する。４１０１は通信制御部で、クライアントの通信制御部４００３と通信のための制御を行う。ただしサーバーの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２７】
４１０２は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。その際、決められたタイミングで自動的に重要度算出部（４１０５）を呼び出す。
【００２８】
４１０３はデータベース制御部で、データベースに登録や変更するデータの作成、保存処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡すデータを作成する処理を行う。
【００２９】
４１０４は文書情報データベースで、文書データそのものと保存期限もしくは保存期間、重要度や使用頻度などの情報が保存されるデータベースである。
【００３０】
４１０５は重要度算出部で、文書情報をもとに重要度を算出する。重要度算出時の詳細については図２を用いて後述する。
【００３１】
４１０６は重要度反映部で、１００５で算出された重要度を文書情報に保存する。
【００３２】
この場合、異なるマシンでも、同一基準で重要度の高い文書を検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本発明第１実施形態における文書管理システムのシステムブロック図
【図２】本発明第１実施形態における重要度自動算出部のフローチャート図
【図３】本発明第２実施形態における重要度反映部のフローチャート図
【図４】本発明第３実施形態における文書管理システムのシステム図
【符号の説明】
【００３４】
１００１  ユーザーインターフェース部
１００２  文書管理制御部
１００３  データベース制御部
１００４  文書情報データベース
１００５  重要度算出部
４００１  ユーザーインターフェース部
４００２  文書管理制御部
４００３  通信制御部
４１０１  通信制御部
４１０２  文書管理制御部
４１０３  データベース制御部
４１０４  文書情報データベース
４１０５  重要度算出部
４１０６  重要度反映部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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