(57)【要約】    【課題】      ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを行うサービスマン等に対して、利用者や保守管理センタからの伝言内容を確実且つ効率よく伝達すると共に、刻々と変化する保守状況を効率良く管理すること。    【解決手段】  電子メールの送受信が可能な携帯電話１０２と、この携帯電話１０２の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信するサーバ装置（ＰＣ）１０３と、を具備する保守管理システムにおいて、サーバ装置（ＰＣ）１０３は、伝言メールを送信する際、携帯電話１０２に対して擬似的に発呼動作を行い、この携帯電話１０２の通信状態を記録する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には伝言メールを再送する。  【選択図】      図１
2005135023.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信が可能な携帯電話機と、前記携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信するサーバ装置と、を具備する保守管理システムであって、前記サーバ装置は、前記伝言メールを送信する際、当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行い前記携帯電話機の通信状態を記録する一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送することを特徴とする保守管理システム。
【請求項２】
前記サーバ装置は、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって当該サーバ装置側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に前記伝言メールを送信し、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送することを特徴とする請求項１記載の保守管理システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部を備え、前記伝言メールの処理状況には、少なくとも前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態が含まれることを特徴とする請求項１又は請求項２記載の保守管理システム。
【請求項４】
前記サーバ装置は、前記伝言メールの送信先である前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数に応じて前記表示部の表示を変化させることを特徴とする請求項３記載の保守管理システム。
【請求項５】
前記サーバ装置は、予め定めた前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数を上回った前記伝言メールの処理状況の表示について前記表示部における前記伝言メールを示す文字の色又は当該伝言メールの文字の背景の色を変化させることを特徴とする請求項４記載の保守管理システム。
【請求項６】
前記サーバ装置は、予め定めた前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数を上回った前記伝言メールの処理状況の表示についてポップアップ画面上に表示させることを特徴とする請求項４記載の保守管理システム。
【請求項７】
前記サーバ装置は、前記伝言メールに識別情報を付加し、当該伝言メールに対する返信メールに含まれる識別情報に応じて前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報を取得することを特徴とする請求項３記載の保守管理システム。
【請求項８】
電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信する送信手段と、前記伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信する受信手段と、前記携帯電話機の電話番号に対して発呼動作を行う発呼手段と、前記発呼動作の結果に応じて前記携帯電話機の通信状態を記録する記録手段と、前記伝言メールを送信する際、前記発呼手段に当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行わせ、前記記録手段に前記携帯電話機の通信状態を記録させる一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記送信手段に前記伝言メールを再送させる制御手段と、を具備することを特徴とするサーバ装置。
【請求項９】
前記送信手段は、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって本サーバ装置側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信し、前記制御手段は、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを前記送信手段に再送させることを特徴とする請求項８記載のサーバ装置。
【請求項１０】
前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部を備え、前記制御手段は、前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を前記表示部に表示させることを特徴とする請求項８又は請求項９記載のサーバ装置。
【請求項１１】
電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言の内容とする伝言メールを電子メールとして送信する際、当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行い、前記携帯電話機の通信状態を記録する一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送することを特徴とする保守管理方法。
【請求項１２】
通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって送信側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信し、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送することを特徴とする請求項１１記載の保守管理方法。
【請求項１３】
前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部に、前記伝言メールの処理状況として前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を表示させることを特徴とする請求項１１又は請求項１２記載の保守管理方法。
【請求項１４】
コンピュータに、電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを送信する手順と、その際当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行う手順と、前記発呼動作の結果に応じて前記携帯電話機の通信状態を記録する手順と、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する手順と、を実行させることを特徴とする保守管理プログラム。
【請求項１５】
通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって送信側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信する手順と、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する手順と、を実行させることを特徴とする請求項１４記載の保守管理プログラム。
【請求項１６】
前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部に、前記伝言メールの処理状況として前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を表示させる手順を実行させることを特徴とする請求項１４又は請求項１５記載の保守管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを必要とする機器に対する保守管理システム、サーバ装置及び保守管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを必要とする機器に対する保守管理システムが開発されている。例えば、ホスト装置側のオペレータによる発注作業などに関する煩雑な作業を削減し、保守管理作業の効率化及びコストの低減を図りつつ、利用者に最新の保守管理状況を通知して通信情報端末装置を常に最良の状態で保守管理する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
上記の技術においては、通信情報端末装置としてのコピー機に異常が発生した場合に当該コピー機から簡単な入力操作を行うだけで、保守管理サービス支援システムが電子メールにより異常情報や故障対応処理情報等の授受を行う。一方、異常情報等を認識すると、ホストコンピュータが電子メールにより担当サービスマンのスケジュール管理や、コピー機の修理に必要な変更部品の在庫確認及び発注を行う。
【０００４】
また、電子メールを送信したことを確認するための電話通話や電子メールの再送信をすることなく、携帯電話機に送信した電子メールの受信を促す電子メールサーバが知られている（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
上記の技術においては、携帯電話機の電話番号と電子メールアドレスとを対応させて記憶し、携帯電話機へ送信した電子メールと同一の電子メールの受信が検出されるまで、電話会社が提供する発信番号表示サービスを利用して携帯電話機の電話番号に所定の電話番号から所定の期間定期的に電話呼出信号を発信する。そして、着信表示（発信番号表示に対応した「伝言が入っています」等の表示）を携帯電話機の利用者に認識させることにより電子メールが送信されたことを認識させる。
【特許文献１】特開２００３−５０８８０号公報
【特許文献２】特開２００２−２２３２５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、前者の従来の技術においては、担当サービスマンのスケジュール管理や、コピー機の修理に必要な変更部品の在庫確認及び発注を行う際に、単に電子メール機能を利用するのみであり、その電子メールを送信先である担当サービスマンに確実に受信させることに対しては何ら配慮されていない。このため、担当サービスマンが電子メールに気付かず、異常が発生したコピー機が放置されるという問題がある。
【０００７】
一方、後者の従来の技術においては、保守サービスマンに限らず、外出中の携帯電話機の所有者に対して、その着信表示により電子メールの受信を促すことが可能となる。しかし、携帯電話機が電話呼出信号を受信できないような状況下、例えば、受信圏外のような状況下においても、携帯電話機へ送信した電子メールと同一の電子メールの受信が検出されるまで携帯電話機への発信が繰り返され、処理の効率性に欠けるという問題がある。
【０００８】
本発明は、かかる問題点に鑑みて為されたものであり、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを行うサービスマン等に対して、利用者や保守管理センタからの伝言内容を確実且つ効率よく伝達すると共に、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる保守管理システム、サーバ装置及び保守管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、電子メールの送受信が可能な携帯電話機と、この携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信するサーバ装置と、を具備する保守管理システムにおいて、サーバ装置は、伝言メールを送信する際、携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行いこの携帯電話機の通信状態を記録する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には伝言メールを再送するものである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明に係る保守管理システム、サーバ装置及び保守管理方法によれば、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを行うサービスマン等に対して、利用者や保守管理センタからの伝言内容を確実且つ効率よく伝達すると共に、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明の第１の態様に係る保守管理システムは、電子メールの送受信が可能な携帯電話機と、前記携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信するサーバ装置と、を具備する保守管理システムであって、前記サーバ装置は、前記伝言メールを送信する際、当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行い前記携帯電話機の通信状態を記録する一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する構成を採る。
【００１２】
この構成によれば、サーバ装置から伝言メールが送信される際、携帯電話機の通信状態が記録される一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、携帯電話機が通信圏外であるような場合には、その通信状態が記録されると共に伝言メールが再送されることとなるので、携帯電話機の通信状態を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを携帯電話機に送信することができる。この結果、携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００１３】
本発明の第２の態様は、第１の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって当該サーバ装置側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に前記伝言メールを送信し、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する構成を採る。
【００１４】
この構成によれば、伝言メールが簡易携帯電話機に到達したか否かサーバ装置で検知する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、簡易携帯電話機が伝言メールを受信できないような場合には、その状況が検知されると共に伝言メールが再送されることとなるので、簡易携帯電話機への伝言メールの到達状況を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを簡易携帯電話機に送信することができる。この結果、簡易携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００１５】
本発明の第３の態様は、第１又は第２の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部を備え、前記伝言メールの処理状況には、少なくとも前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態が含まれる構成を採る。
【００１６】
この構成によれば、携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態が表示部に表示される。このため、サーバ装置の操作者が一目で当該携帯電話機の通信状態や所有者のステータスを把握することができ、必要に応じて他の処理にも移行できるので、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【００１７】
本発明の第４の態様は、第３の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記伝言メールの送信先である前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数に応じて前記表示部の表示を変化させる構成を採る。
【００１８】
この構成によれば、携帯電話機に対する発呼動作回数又は簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数に応じて表示部の表示を変化させるので、例えば、緊急に処理を要する伝言メールと、通常に処理すれば良い伝言メールとを、容易に区別することができる。その結果、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【００１９】
本発明の第５の態様は、第４の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、予め定めた前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数を上回った前記伝言メールの処理状況の表示について前記表示部における前記伝言メールを示す文字の色又は当該伝言メールの文字の背景の色を変化させる構成を採る。
【００２０】
この構成によれば、予め定めた発呼動作回数等を上回った伝言メールの文字の色や背景の色を変化させるので、より緊急に処理を要する伝言メールを容易に認識することができる。
【００２１】
本発明の第６の態様は、第４の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、予め定めた前記携帯電話機に対する発呼動作回数又は前記簡易携帯電話機に対する伝言メールの送信回数を上回った前記伝言メールの処理状況の表示についてポップアップ画面上に表示させる構成を採る。
【００２２】
この構成によれば、予め定めた発呼動作回数等を上回った伝言メールをポップアップ画面上に表示させるので、より緊急に処理を要する伝言メールを容易に認識することができる。
【００２３】
本発明の第７の態様は、第３の態様に係る保守管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記伝言メールに識別情報を付加し、当該伝言メールに対する返信メールに含まれる識別情報に応じて前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報を取得する構成を採る。
【００２４】
この構成によれば、返信メールに含まれる識別情報に応じて携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報を取得するので、識別情報を手掛かりに簡単に携帯電話機等の所有者のステータス情報を取得することができる。
【００２５】
本発明の第８の態様の態様に係るサーバ装置は、電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを電子メールとして送信する送信手段と、前記伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信する受信手段と、前記携帯電話機の電話番号に対して発呼動作を行う発呼手段と、前記発呼動作の結果に応じて前記携帯電話機の通信状態を記録する記録手段と、前記伝言メールを送信する際、前記発呼手段に当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行わせ、前記記録手段に前記携帯電話機の通信状態を記録させる一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記送信手段に前記伝言メールを再送させる制御手段と、を具備する構成を採る。
【００２６】
この構成によれば、伝言メールを送信する際、携帯電話機の通信状態が記録される一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、携帯電話機が通信圏外であるような場合には、その通信状態が記録されると共に伝言メールが再送されることとなるので、携帯電話機の通信状態を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを携帯電話機に送信することができる。この結果、携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００２７】
本発明の第９の態様は、第８の態様に係るサーバ装置において、前記送信手段は、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって本サーバ装置側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信し、前記制御手段は、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを前記送信手段に再送させる構成を採る。
【００２８】
この構成によれば、伝言メールが簡易携帯電話機に到達したか否かサーバ装置で検知する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、簡易携帯電話機が伝言メールを受信できないような場合には、その状況が検知されると共に伝言メールが再送されることとなるので、簡易携帯電話機への伝言メールの到達状況を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを簡易携帯電話機に送信することができる。この結果、簡易携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００２９】
本発明の第１０の態様は、第８又は第９の態様に係るサーバ装置において、前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部を備え、前記制御手段は、前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を前記表示部に表示させる構成を採る。
【００３０】
この構成によれば、携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態が表示部に表示される。このため、サーバ装置の操作者が一目で当該携帯電話機の通信状態や所有者のステータスを把握することができ、必要に応じて他の処理にも移行できるので、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【００３１】
本発明の第１１の態様に係る保守管理方法は、電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言の内容とする伝言メールを電子メールとして送信する際、当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行い、前記携帯電話機の通信状態を記録する一方、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送するものである。
【００３２】
この方法によれば、伝言メールが送信される際、携帯電話機の通信状態が記録される一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、携帯電話機が通信圏外であるような場合には、その通信状態が記録されると共に伝言メールが再送されることとなるので、携帯電話機の通信状態を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを携帯電話機に送信することができる。この結果、携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００３３】
本発明の第１２の態様は、第１１の態様に係る保守管理方法において、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって送信側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信し、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送するものである。
【００３４】
この方法によれば、伝言メールが簡易携帯電話機に到達したか否か送信側で検知する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、簡易携帯電話機が伝言メールを受信できないような場合には、その状況が検知されると共に伝言メールが再送されることとなるので、簡易携帯電話機への伝言メールの到達状況を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを簡易携帯電話機に送信することができる。この結果、簡易携帯電話機の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【００３５】
本発明の第１３の態様は、第１１又は第１２の態様に係る保守管理方法において、前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部に、前記伝言メールの処理状況として前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を表示させるものである。
【００３６】
この方法によれば、携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態が表示部に表示される。このため、サーバ装置の操作者が一目で当該携帯電話機の通信状態や所有者のステータスを把握することができ、必要に応じて他の処理にも移行できるので、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【００３７】
本発明の第１４の態様に係る保守管理プログラムは、コンピュータに、電子メールの送受信が可能な携帯電話機の所有者に対する伝言を内容とする伝言メールを送信する手順と、その際当該携帯電話機に対して擬似的に発呼動作を行う手順と、前記発呼動作の結果に応じて前記携帯電話機の通信状態を記録する手順と、前記伝言メールの送信から一定時間以内に当該伝言メールに対する応答を内容とする返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する手順と、を実行させるものである。
【００３８】
本発明の第１５の態様は、第１４の態様に係る保守管理プログラムにおいて、通信圏内にある場合にのみ前記伝言メールの受信が可能であって送信側で前記伝言メールの到達を検知できる簡易携帯電話機に伝言メールを送信する手順と、前記伝言メールの送信から一定時間以内に前記返信メールを受信しない場合には前記伝言メールを再送する手順と、を実行させるものである。
【００３９】
本発明の第１６の態様は、第１４又は第１５に態様に係る保守管理プログラムにおいて、前記携帯電話機又は簡易携帯電話機に送信した前記伝言メールの処理状況を表示する表示部に、前記伝言メールの処理状況として前記返信メールに含まれる前記携帯電話機又は簡易携帯電話機の所有者のステータス情報及び前記携帯電話機の通信状態を表示させる手順を実行させるものである。
【００４０】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【００４１】
図１は、本発明の一実施の形態に係る保守管理システムが適用されるネットワークの構成を示す図である。図１に示すように、本実施の形態に係る保守管理システムが適用されるネットワークは、電子メール通信機能を有する簡易型携帯電話（以下、「ＰＨＳ」という）１０１及び携帯電話１０２と、本保守管理システムを管理するサーバ装置として機能するパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という）１０３とから構成される。
【００４２】
なお、本実施の形態に係る保守管理システムにおいては、ＰＨＳ１０１及び携帯電話１０２が、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを行うサービスマンにより携帯されているものとし、ＰＣ１０３が、サービスマンが所属する会社内に設置されている場合について説明する。
【００４３】
ＰＨＳ１０１は、同種の機能を有するＰＨＳとの間で独自のプロトコルでメール通信を行うことができる。この独自のプロトコルによるメール通信においては、メールはインターネット上に配置されたメールサーバ（図１中に示す外部メールサーバ１０４）を介することなく直接相手側のＰＨＳに送信される。以下、この独自のプロトコルによるメール通信において送受信されるメールを「直送メール」という。この直送メールにおいては、要件（内容）の送信と共に当該直送メールが相手側のＰＨＳに到達したか否かを確認することができる。
【００４４】
また、ＰＨＳ１０１は、上記直送メールとは別に、インターネット上の外部メールサーバ１０４を経由して電子メールを送受信する。この電子メールにおいては、直送メールとは異なり、要件（内容）の送信のみが可能であり、相手側の端末に電子メールが到達したか否かは確認することができない。また、この電子メールにおいては、ＰＨＳ１０１が通信圏外の場合や話中の場合に受信できない事態が生じ得る。
【００４５】
携帯電話１０２は、インターネット上に配置された外部メールサーバ１０４を経由して電子メールを送受信する。上述のように、電子メールにおいては、要件（内容）の送信のみが可能であり、相手側の端末に電子メールが到達したか否かは確認することができない。なお、携帯電話１０２は、ＰＨＳ１０１と異なり、直送メールの送受信はできない。
【００４６】
ＰＨＳ１０１及び携帯電話１０２において、通常の通話は、ともに公衆回線網（以下、「ＰＳＴＮ」という）を介して行われる。本実施の形態に係る保守管理システムにおいては、携帯電話１０２が通信圏外か否かを検知するため、特定の場合に携帯電話１０２に対して一回だけ発呼する。以下、この通信圏外か否かを検知するための発呼動作を「空呼び発信」というものとする。空呼び発信は、ＰＳＴＮ上に設置された交換局１０５を介して行われる。なお、この空呼び発信については後述する。
【００４７】
ＰＣ１０３は、本実施の形態に係る保守管理システムを管理する保守管理プログラムを格納している。この保守管理プログラムを実行し、ＰＨＳ１０１や携帯電話１０２を携帯したサービスマンの状況を把握する一方、適切な指示を与えることで本保守管理システムが運営される。
【００４８】
ＰＣ１０３は、ＰＨＳ１０１と同種の通信端末（図１に示すＰＨＳ１０６）と接続することでＰＨＳ１０１に対して直送メールを送信できるとともに、外部メールサーバ１０４を介して携帯電話１０２に対して電子メールを送信することができる。なお、ＰＨＳ１０１と同様の通信機能を内蔵してもＰＨＳ１０１への直送メール及び携帯電話１０２への電子メールの送信機能を具備することが可能である。
【００４９】
また、ＰＣ１０３は、会社内に構築されたＬＡＮ（Local Area Network）１０７を介してインターネット上に配置された外部メールサーバ１０４に接続可能である。この外部メールサーバ１０４を介してＰＨＳ１０１及び携帯電話１０２との間で電子メールを送受信することができる。
【００５０】
さらに、ＰＣ１０３は、ＰＳＴＮを介してＰＨＳ１０１や携帯電話１０２に発呼可能なモデム１０８を接続している。このモデム１０８を用いることで、ＰＳＴＮ上の交換局１０５を介して携帯電話１０２に対して空呼び発信を行うことができる。この空呼び発信の結果を判断することで、通信対象の携帯電話１０２が通信圏外であるか検知することができる。
【００５１】
図２は、本実施の形態に係る保守管理システムを管理する保守管理プログラムを実行することで、ＰＣ１０３の表示部に表示される管理画面を示している。この管理画面においては、外出中のサービスマンに対して伝言される内容が入力されるとともに、その伝言に対する処理履歴が管理される。管理画面への伝言の内容の入力等は、ＰＣ１０３のオペレータにより行われる。
【００５２】
例えば、オペレータは、トラブルが発生した顧客からクレームを受け付けた場合にこの管理画面を開いて、適切なサービスマンを選別し、そのサービスマンに対する伝言の内容を入力する。伝言の内容は、サービスマンの携帯している通信端末（ＰＨＳ１０１又は携帯電話１０２）に応じて適当な形態でサービスマンに送信される。ＰＨＳ１０１には直送メールで送信され、携帯電話１０２には電子メールで送信されることとなる。以下、この管理画面から入力された伝言をサービスマンに通知する直送メール及び電子メールを総称して「伝言メール」というものとする。
【００５３】
管理画面には、同図に示すように、処理日、人員選択、メール番号、相手連絡者、重要チェック、相手番号、相手会社名、相手部門、急ぎ区分、簡易内容、伝言詳細及び返信内容が表示される領域が設けられている。また、伝言メールの送信を指示する伝言送信ボタン２０１が設けられている。
【００５４】
処理日には、この管理画面を開いた日が自動的に表示される。人員選択には、プルダウンメニューが設けられ、このプルダウンメニューを選択することで、予め登録されたサービスマンの名前が表示される。メール番号には、現在の処理で送信指示される伝言メールの識別番号が入力される。相手連絡者には、人員選択で表示されたサービスマンの名前が表示され、相手番号には、そのサービスマンの電話番号が入力される。相手会社名には、トラブルが発生した顧客の名称が入力され、相手部門には、その顧客の担当部署が入力される。
【００５５】
重要チェックには、現在の処理で送信指示される伝言メールの重要度が指定される。重要な場合にはチェックボックスにチェックされ、重要でない場合にはチェックされない。急ぎ区分には、急ぎ具合を示すコメントが入力される。簡易内容には、伝言メールの内容を簡潔に示すコメントが入力される。すなわち、簡易内容には、次述する伝言詳細に入力された伝言メールの内容を簡潔に示すコメントが入力される。伝言詳細には、伝言メールの詳細な内容が入力される。返信内容には、伝言メールに対して返信された電子メール等（以下、「返信メール」という）の内容が表示される。必要項目を入力後、伝言送信ボタン２０１が選択されると、伝言メールが指定されたサービスマンが携帯する通信端末に送信されることとなる。
【００５６】
また、管理画面には、同図に示すように、期間、内容表示選択、人員選択、個人メールアドレス、伝言メールの一覧が表示される領域が設けられている。また、伝言メールの内容の表示を指示する内容表示ボタン２０２、確認していない伝言メールの表示を指示する未確認表示ボタン２０３、完了していない伝言メールの表示を指示する未完了表示ボタン２０４が設けられている。これらの各種領域及び各種ボタンは、主に以前に入力済みの伝言メール又は返信メールの内容を表示するために用いられる。
【００５７】
伝言メールの内容を表示する際には、内容表示選択で所望の表示形式が選択される。内容表示選択では、日付、期間、全件及び個人の項目を組み合わせて表示形式を選択できる。例えば、日付−全件で指定した場合には、指定された日付で送信された伝言メールの全件が伝言メールの一覧が表示される領域（以下、「伝言メール表示領域」という）２０５に表示される。
【００５８】
期間には、伝言メールの検索条件のパラメータとして期間が入力される。日付の場合には、同一の日付が期間の２つの領域に入力されることとなる。同様に伝言メールの検索条件のパラメータとして、人員選択には、サービスマンの名前が入力され、個人メールアドレスには、サービスマンの携帯する携帯電話１０２等に割り当てられた電子メールアドレスが入力される。
【００５９】
これらによりパラメータが指定された後、内容表示ボタン２０２が選択されると、伝言メール表示領域２０５に検索条件に合致する伝言メールの一覧が表示される。さらに、未確認表示ボタン２０３及び未完了表示ボタン２０４が選択されると、伝言メール表示領域２０５に表示された伝言メールの一覧の中から、それぞれ未確認の伝言メールのみ及び未完了の伝言メールのみが表示される。
【００６０】
さらに、管理画面には、伝言メールに対する返信メールの取込みを指示する返信取込ボタン２０６、既に取り込んだ返信メールの内容を再度の表示を指示する返信再表示ボタン２０７及び設定画面への切替えを指示する設定画面ボタン２０８が設けられている。返信取込ボタン２０６は、例えば、未確認又は未完了の伝言メールの一覧を伝言メール表示領域２０５で確認した後に選択される。
【００６１】
図３は、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、ＰＣ１０３の表示部に表示される設定画面を示している。設定画面は、上述のように、管理画面上の設定画面ボタン２０８が選択されると、ＰＣ１０３の表示部上に表示される。この設定画面においては、ＰＣ１０３において伝言メールを送受信する場合における電子メールアドレスの詳細や各種機能の詳細が設定される。
【００６２】
設定画面には、同図に示すように、送信メールアドレス、ＳＭＴＰアカウント等、受信メールアドレス、ＰＯＰアカウント等、ＰＯＰユーザＩＤ及びＰＯＰパスワードが入力される領域が設けられている。
【００６３】
送信メールアドレス及び受信メールアドレスには、それぞれ伝言メールの送信元及び受信先として設定される電子メールアドレスが入力される。ＳＭＴＰアカウント等及び受信アカウント等には、それぞれＳＭＴＰプロトコルで用いるＩＰアドレスやアカウント並びにＰＯＰプロトコルで用いるＩＰアドレスやアカウントが入力される。ＰＯＰユーザＩＤ及びＰＯＰパスワードには、ＰＯＰプロトコルで用いるユーザＩＤ及びパスワードが入力される。
【００６４】
また、設定画面には、同図に示すように、ＰＯＰメーラ設定、自動取込設定、送信ルート設定、空呼び設定、空呼び：メール：色変タイマー設定、未確認ポップアップ設定を指定できるチェックボックス及び入力欄が設けられている。
【００６５】
ＰＯＰメーラ設定では、インターネット上の外部メールサーバ１０４に返信メールを残す機能を設定できる。その際、外部メールサーバ１０４に返信メールを残す日程を指定できる。自動取込設定では、返信メールを自動的に取り込む機能を設定できる。その際、自動的に取込みを行う間隔(以下、「自動取込み間隔」という)を指定できる。送信ルート設定では、ＰＨＳ１０１に対する直送メールの送信を指定する機能（以下、「ＰＨＳ直送機能」という）と、携帯電話１０２に対する電子メールの再送信を指定する機能（以下、「メール再送信機能」という）とを設定できる。
【００６６】
空呼び設定では、携帯電話１０２に対して初めて伝言メールを送信する際、空呼び発信の実施を指定する機能（以下、「初回空呼び機能」という）と、タイマーで一定時間をカウントしその一定時間毎に空呼び発信の実施を指定する機能（以下、「タイマー空呼び機能」という）と、空呼び発信の実施結果に応じて携帯電話１０２が通信圏外であるか検知する機能（以下、「圏外検知機能」という）とを設定できる。また、空呼び設定では、空呼び発信に用いるモデムのポートを設定できる。
【００６７】
空呼び：メール：色変タイマー設定では、空呼び発信を行う間隔(以下、「空呼び間隔」という)を指定する機能と、空呼び発信を行う最大限の回数(以下、「最大空呼び回数」という)を指定する機能と、管理画面上の伝言メール表示領域２０５又は後述するポップアップ画面における文字の色の変化を指定する機能（以下、「色変化機能」という）と、特定の伝言メールについてポップアップ画面に表示させる機能（以下、「ポップアップ機能」という）とを設定できる。また、空呼び：メール：色変タイマー設定では、管理画面上の重要チェックが指定された場合に優先的に空呼び発信を行う間隔が指定される重要間隔が指定できる。
【００６８】
未確認ポップアップ設定では、特定の伝言メールをポップアップ画面に表示させる場合に用いられる音源ファイルが指定できる。また、未確認ポップアップ設定では、ポップアップ画面に表示した場合に用いる音源ファイルの再生を繰返す回数を指定できる。
【００６９】
以下、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、適当なサービスマンを選別し、伝言メールを送信する場合の動作について説明する。図４は、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、適当なサービスマンを選別し、伝言メールを送信する場合の動作を説明するためのフロー図である。
【００７０】
なお、ここでは、図４に示す動作を実行する前に図３で説明した設定画面において、伝言メールの送信処理において必要な項目が入力され、各種機能において既に設定されているものとする。
【００７１】
ＰＣ１０３のオペレータは、顧客からトラブルの通知を受けると、本実施の形態に係る保守管理プログラムを起動し、管理画面を開く。そして、トラブルの内容に応じて、管理画面上から当該顧客の情報やトラブルの内容等に関するコメントを入力すると共に、伝言メールの送信対象となるサービスマン（人員）を選別する。
【００７２】
保守管理システム（ＰＣ１０３）では、まず、トラブルの内容に関するコメントを受け付け（ＳＴ４０１）、さらに伝言メールの送信対象となるサービスマンを受け付ける（ＳＴ４０２）。管理画面上の必要項目を受け付けると、送信対象として指定されたサービスマンが携帯する通信端末に対して伝言メールの送信処理を開始する（ＳＴ４０３）。
【００７３】
伝言メールの送信処理を開始すると、保守管理システムは、まず、送信対象として指定されたサービスマンが携帯する通信端末がＰＨＳ１０１であるか、携帯電話１０２であるかを判断する（ＳＴ４０４）。
【００７４】
ＰＨＳ１０１の場合には、先に入力されたコメントからＴＥＸＴで本文を作成した後（ＳＴ４０５）、当該ＰＨＳ１０１に対して直送メールを送信する（ＳＴ４０６）。そして、直送メールが送信先であるＰＨＳ１０１に送信完了したか、つまりＰＨＳ１０１に対して直送メールが到達したかを判断する（ＳＴ４０７）。
【００７５】
一方、携帯電話１０２の場合には、初回空呼び機能が設定されているか判断し（ＳＴ４０８）、設定されている場合には空呼び発信を実施した後（ＳＴ４０９）、送信先状態を記録する（ＳＴ４１０）。そして、先に入力されたコメントからＴＥＸＴで本文を作成した後（ＳＴ４１１）、外部メールサーバ１０４に対して電子メールを送信する（ＳＴ４１２）。その後、電子メールが送信先である外部メールサーバ１０４に送信完了したか、つまり外部メールサーバ１０４に対して電子メールが到達したかを判断する（ＳＴ４０７）。
【００７６】
送信先状態の記録は、空呼び発信の結果に基づいて行われる。例えば、空呼び発信の結果が、通信圏外であった場合や話中であった場合には、送信先状態として、「通信圏外」が記録される。送信先状態を含めた本保守管理システムで記録される情報（データ）は、全て本保守管理システムで管理されるデータベース（以下、「ＤＢ」という）に格納される。
【００７７】
なお、初回空呼び機能が設定されていない場合には、空呼び発信及び送信先状態の記録は行わず、直接、先に入力されたコメントからＴＥＸＴで本文を作成し（ＳＴ４１１）、外部メールサーバ１０４に対して電子メールを送信する（ＳＴ４１２）。
【００７８】
それぞれの送信先に伝言メール（直送メール又は電子メール）が送信できた場合には、その送信時間をＤＢに書き込み（ＳＴ４１３）、伝言メールを送信する処理を終了する。
【００７９】
一方、送信先に伝言メールが送信できなかった場合には、当該伝言メールを再送信の対象に指定した後（ＳＴ４１４）、図５に示すように、設定画面上で指定された空呼び間隔、重要間隔又は自動取込み間隔のいずれかに到達したかを判断する（ＳＴ５０１〜ＳＴ５０３）。いずれかの間隔に到達した場合には、ＤＢに指定された未送信の伝言メールを選択し（ＳＴ５０４）、処理をＳＴ４０４に戻す。そして、再びＳＴ４０４以降の処理を実行する。なお、再びＳＴ４０４以降の処理を行う場合においては、ＳＴ４０８〜ＳＴ４０９の処理は省略され、直接ＳＴ４１１の処理が行われる。このように処理を繰り返すことで、ＰＣ１０３上で選別したサービスマンに伝言メールが送信されることとなる。
【００８０】
管理画面上で選別したサービスマンに対して伝言メールを送信した後、本実施の形態に係る保守管理システムは、当該伝言メールを送信したサービスマンから返信メールが送信されるか監視し、当該返信メールがある場合にはそれを取り込む処理を実行する。以下、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを受け取ったサービスマンからの返信メールを取り込む場合の動作について説明する。図６は、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを受け取ったサービスマンからの返信メールを取り込む場合の動作を説明するためのフロー図である。
【００８１】
返信メールを取り込む処理を実行する際、本保守管理システムは、まず、自動取込機能が設定されているかを判断している（ＳＴ６０１）。自動取込機能が設定されている場合には設定画面上で指定された自動取込み間隔に到達したかを判断する一方（ＳＴ６０２）、設定されていない場合にはＰＣ１０３のキーボード等の操作手段から手動で返信メールの取込みが指示されたかを判断する（ＳＴ６０３）。
【００８２】
自動取込み間隔に到達した場合、あるいは手動取込みが指示された場合には、本保守管理システムは、外部メールサーバ１０４にアクセスし（ＳＴ６０４）、未だに取り込んでいない返信メール（未読メール）があるか判断する（ＳＴ６０５）。
【００８３】
未読メールがある場合には、当該未読メールを取り込む（ＳＴ６０６）。返信メールには、伝言メールの内容に応じてサービスマンの現在のステータス情報とともに、所定の場合にステータス情報に応じたコメント及び時間が記述される。ステータス情報としては、伝言メールの内容に対応可能なことを示す「ＯＫ」、対応不能なことを示す「ＮＧ」及び先に受信した伝言メールの内容への対応が完了したことを示す「ＥＮ」がある。以下、「ＯＫ」及び「ＮＧ」を初期ステータス情報と呼び、「ＥＮ」を完了ステータス情報と呼ぶものとする。コメントは、ステータス情報が「ＮＧ」の場合に必ず記述され、「ＯＫ」及び「ＥＮ」の場合に必要に応じて記述される。時間は、ステータス情報が「ＯＫ」の場合に対応可能な時間が記述され、「ＥＮ」の場合に対応が完了した時間が記述される。さらに、返信メールには、伝言メールで指定された識別番号が記述される。
【００８４】
図７は、本実施の形態に係る保守管理システムから送信される伝言メール及びこれに対する返信メールの一例を示す図である。図７においては、図７（ａ）に伝言メールを示し、図７（ｂ）〜（ｄ）に返信メールを示している。図７（ｂ）、（ｃ）及び（ｄ）は、それぞれステータス情報が「ＯＫ」、「ＮＧ」及び「ＥＮ」の場合における返信メールを示している。
【００８５】
伝言メールにおいては、図７（ａ）に示すように、伝言メールの識別番号（「伝」）、対応を希望する日時（「日」、「時」）、送信先のサービスマンの名前（「先」）、サービスマンの電話番号（「番」）、急ぎ具合を示すコメント（「急」）、簡易内容（「簡」）及び伝言詳細（「詳細」）が表示される。図７（ａ）に示す例では、「佐藤」というサービスマンに「６／３０」の「１３：００」に「電話が欲しい」という旨の伝言メールが識別番号「ＩＤ／３＃％」として送信された場合について示している。
【００８６】
また、返信メールにおいては、図７（ｂ）〜（ｃ）に示すように、ステータス情報（「ＯＫ」、「ＮＧ」又は「ＥＮ」）が記述され、ステータス情報が「ＯＫ」及び「ＥＮ」の場合にはこれに加えて対応可能な時間又は対応が完了した時間及び伝言メールの識別番号が記述される。一方、ステータス情報が「ＮＧ」の場合には伝言メールの識別番号及びコメントが記述される。なお、ここでは、コメントについての表示を省略している。
【００８７】
同図に示すように、伝言メールには識別情報としての識別番号が付加され、これに対する返信メールには伝言メールに付加されていた識別番号が含まれる。このため、ＰＣ１０３では、この識別番号を手掛かりに簡単に携帯電話１０２等を携帯しているサービスマンのステータス情報を取得することができる。また、同図に示すように、返信メールにおいては、伝言メールに記述された内容のうち、識別番号のみが表示される。このように識別番号のみを表示し、他の情報の表示を省略することで、通信端末からＰＣ１０３に送信される返信メールの容量を削減している。
【００８８】
未読メールを取り込むと、本保守管理システムは、その未読メールに記述されたステータス情報、並びにステータス情報に応じたコメント及び時間をＤＢに書き込んだ後（ＳＴ６０７）、ＤＢを更新し（ＳＴ６０８）、返信メールを取り込む処理を終了する。なお、ＳＴ６０５の処理において、未読メールがない場合には、本保守管理システムは、処理をＳＴ６０１に戻し、再び返信メールの取り込む処理を繰り返す。
【００８９】
本実施の形態に係る保守管理システムにおいては、このようにしてサービスマンからの返信メールを取り込む動作を繰り返すが、一定期間経過してもサービスマンから返信メールが送信されてこない場合には、再度、伝言メールの送信処理を実行する。以下、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを再送信する場合の動作について説明する。図８は、本実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを再送信する場合の動作を説明するためのフロー図である。
【００９０】
伝言メールを再送信する際、本保守管理システムは、まず、空呼び間隔又は重要間隔に到達しているか判断する（ＳＴ８０１）。なお、これらの空呼び間隔及び重要間隔は、本保守管理プログラムの起動からの時間経過により判断される。いずれかの間隔に到達したならば、空呼び発信を実施する対象データ（伝言メール）を選択する処理（以下、「空呼び対象選択処理」という）を実行する（ＳＴ８０２）。なお、この空呼び対象選択処理については後述する。
【００９１】
空呼び対象選択処理により空呼び発信を実施する対象データを選択したならば、その対象データにおいて、携帯電話１０２に対するメール再送信機能が設定されているか判断する（ＳＴ８０３）。メール再送信機能が設定されている場合には当該対象データに指定された送信先に空呼び発信を実施し（ＳＴ８０４）、送信先状態を記録した後（ＳＴ８０５）、伝言メール（電子メール）を外部メールサーバ１０４に再送信する（ＳＴ８０６）。一方、メール再送信機能が設定されていない場合には空呼び発信を実施した後（ＳＴ８０７）、送信先状態を記録する（ＳＴ８０８）。空呼び発信を実施する度、その実施回数は、ＤＢにカウントされている。
【００９２】
なお、空呼び対象選択処理により選択された対象データの送信先がＰＨＳ１０１の場合には、ＳＴ８０３においてＰＨＳ直送機能が設定されているかが判断され、設定されている場合にはＳＴ８０４及びＳＴ８０５を省略してＳＴ８０６において直送メールがＰＨＳ１０１に送信される。一方、ＰＨＳ直送機能が設定されていない場合にはＳＴ８０７及びＳＴ８０８を省略して直接ＳＴ８０９に移行する。
【００９３】
ＳＴ８０６において伝言メールを再送信したか、あるいはＳＴ８０８において送信先状態を記録したならば、本保守管理システムは、色変化機能が設定されているか判断する（ＳＴ８０９）。なお、ＳＴ８０２で空呼び発信を実施する対象データとして選択されなかった対象データは、ＳＴ８０３〜ＳＴ８０８の処理を省略し、直接ＳＴ８０９で色変化機能が設定されているか判断される。
【００９４】
色変化機能が設定されている場合には、空呼び発信を実施した回数（以下、「空呼び実施回数」という）が指定回数（最大空呼び回数）以上であるか判断する（ＳＴ８１０）。指定回数以上である場合には今度は通信圏外と検知された回数（以下、「圏外検知回数」という）が指定回数以上であるか判断する（ＳＴ８１１）。空呼び実施回数及び圏外検知回数がそれぞれ指定回数以上であるかにより伝言メール表示領域２０５における文字色又は文字表示される背景部分の色（以下、「バックカラー」という）が変更される。
【００９５】
空呼び実施回数が指定回数以上でない場合には、その空呼び実施回数に応じて文字色を変更する（ＳＴ８１２）。本保守管理システムにおいては、文字色として、黒、グレー、青、緑、橙、紫、赤及び紺の９色を用意している。空呼び実施回数及び圏外検知回数がともに指定回数以上である場合には、バックカラーを赤に変更する（ＳＴ８１３）。空呼び実施回数が指定回数以上であるが圏外検知回数が指定回数以上でない場合には、バックカラーを青に変更する（ＳＴ８１４）。このように文字色又はバックカラーを変化させることで、より緊急に処理を要する伝言メールを容易に認識することができる。
【００９６】
このように文字色又はバックカラーを変更した後、あるいは、ＳＴ８０９において色変化機能が設定されていないと判断した後、本保守管理システムは、全対象データに対して処理を完了したかを判断する（ＳＴ８１５）。全対象データに対して処理を完了した場合にはポップアップ機能を実行する処理（以下、「ポップアップ処理」という）に移行する（ＳＴ８１６）。このポップアップ処理まで行ったならば、伝言メールを再送信する処理を終了する。なお、このポップアップ処理については後述する。全対象デ−タに対して処理を完了していない場合には処理をＳＴ８０２に戻し、再びＳＴ８０２以降の処理を繰り返す。
【００９７】
ここで、上述の空呼び対象選択処理について説明する。図９は、本実施の形態に係る保守管理システムにおける空呼び対象選択処理を説明するためのフロー図である。
【００９８】
空呼び対象選択処理において、本保守管理システムは、まず、タイマー空呼び機能が設定されているか判断する（ＳＴ９０１）。設定されているならば、重要マークが指定されているか（重要チェックのチェックボックスにチェックされているか）を判断する（ＳＴ９０２）。
【００９９】
重要マークが指定されているならば、重要間隔が指定されているかを判断し（ＳＴ９０３）、指定されていないならば、空呼び間隔が指定されているかを判断する（ＳＴ９０４）。重要間隔が指定されている場合、あるいは空呼び間隔が指定されている場合には、モデムのポートが入力されているかを判断する（ＳＴ９０５）。
【０１００】
モデムのポートが入力されているならば、本保守管理システムは、返信メールによる応答がないか、あるいはステータス情報が「ＮＧ」であるか判断する（ＳＴ９０６）。返信メールによる応答がない等の場合には、当該対象データにおける過去の空呼び実施回数を確認し（ＳＴ９０７）、初回の空呼び発信からの経過時間を算出する（ＳＴ９０８）。そして、算出した経過時間を重要間隔（空呼び間隔）で指定された時間で割り（ＳＴ９０９）、ここで取得した値（以下、「取得値」という）が最大空呼び回数に到達しているか判断する（ＳＴ９１０）。
【０１０１】
取得値が最大空呼び回数に到達していない場合には、さらに空呼び発信を実施する必要があるとして当該対象データを空呼び発信を実施する対象データとして選択した後（ＳＴ９１１）、空呼び対象選択処理を終了する。なお、ＳＴ９０１においてタイマー空呼び機能が設定されていない場合、ＳＴ９０４において空呼び間隔が指定されていない場合、ＳＴ９０５においてモデムのポートが入力されていない場合、ＳＴ９０６において返信メールによる応答がある等の場合、並びに、ＳＴ９１０において取得値が最大空呼び回数に到達している場合には、再び空呼び発信を実施する必要はないとして空呼び対象選択処理を終了する。
【０１０２】
次に、上述のポップアップ処理について説明する。図１０は、本実施の形態に係る保守管理システムにおけるポップアップ処理を説明するためのフロー図である。
【０１０３】
ポップアップ処理において、本保守管理システムは、まず、現在の対象データにおいてポップアップ機能が設定されているか判断する（ＳＴ１００１）。ポップアップ機能が設定されている場合には、返信メールによる応答がないか、あるいはステータス情報が「ＮＧ」であるか判断する（ＳＴ１００２）。返信メールによる応答がない等の場合には当該対象データをポップアップ画面への表示対象データ（以下、「ポップアップ対象データ」という）として選択して（ＳＴ１００３）、次の対象データがあるか判断する（ＳＴ１００４）。ポップアップ機能が設定されていない場合、あるいは返信メールによる応答があった場合等には、当該対象データをポップアップ対象データとして選択することなく、次の対象データがあるかを判断する（ＳＴ１００４）。
【０１０４】
全ての対象データに対してＳＴ１００１〜ＳＴ１００３の処理を行ったならば、本保守管理システムは、ＳＴ１００３でポップアップ対象データとして選択された対象データがあるか判断し（ＳＴ１００５）、ポップアップ対象データがある場合にはそのポップアップ対象データを収集し（ＳＴ１００６）、ポップアップ時の音源に指定された音源ファイルがあるか判断する（ＳＴ１００７）。音源ファイルが指定されているならば、ポップアップ対象データの一覧を表示すると共に、指定された音源ファイルを再生する（ＳＴ１００８）。音源ファイルが指定されていないならば、ポップアップ対象データの一覧を表示する（ＳＴ１００９）。このようにポップアップ対象データをポップアップ画面に表示させることで、より緊急に処理を要する伝言メールを容易に認識することができる。
【０１０５】
図１１は、ポップアップ画面に表示されたポップアップ対象データの一覧を示す図である。同図に示すように、ポップアップ画面には、送信先のステータス、伝言メールの送信者の名前、送信先のサービスマンの名前、伝言メールの送信時間、相手先の会社名、急ぎ区分、簡易コメント及び詳細コメントが表示される。また、ＰＣ１０３のオペレータがその内容を確認した後に選択される「ＯＫ」ボタンが設けられている。
【０１０６】
このようにポップアップ対象データの一覧を表示した後、本保守管理システムは、ポップアップ画面上から「ＯＫ」ボタンが選択されるか判断する（ＳＴ１０１０）。「ＯＫ」ボタンが選択された場合には、ポップアップ画面の表示を終了し、音源ファイルが再生されている場合にはその再生を停止し（ＳＴ１０１１）、ポップアップ処理を終了する。
【０１０７】
「ＯＫ」ボタンが選択されていない場合には、ポップアップ画面の表示及び音源ファイルの再生を継続する。なお、ここでは、「ＯＫ」ボタンが選択されるまで音源フィルの再生を継続する場合について説明しているが、これに限定されず、ポップアップ画面を表示した時点から一定期間に限定して音源ファイルを再生するようにしてもよい。
【０１０８】
なお、「ＯＫ」ボタンを選択したＰＣ１０３のオペレータは、その表示に基づいた対応を取る。例えば、伝言メールを送信したサービスマンが長時間通信圏外であって、全く連絡が取れないような場合やサービスマンがステータス情報として「ＮＧ」が記述された返信メールを送信してきた場合等には、他のサービスマンを選別して再び伝言メールを送信する等の対応を取る。
【０１０９】
以上のような動作をＰＣ１０３が実行することで本実施の形態に係る保守管理システムが運営される。以下においては、このようなＰＣ１０３の動作に応じた通信端末（ＰＨＳ１０１又は携帯電話１０２）の動作について説明する。図１２は、本実施の形態に係る保守管理システムにおける通信端末（ＰＨＳ１０１又は携帯電話１０２）において、伝言メールを受信し、これに応答する動作について説明するためのフロー図である。
【０１１０】
本保守管理システムにおいて、伝言メールが送信される場合、当該通信端末の設定に応じて空呼び発信が実施されるので、通信端末は、これを着信する（以下、この着信を「空呼び着信」という）（ＳＴ１２０１）。空呼び着信に続いて、伝言メールが送信されてくるので、これを着信する（ＳＴ１２０２）。なお、上述のように、空呼び発信は、携帯電話１０２が通信圏外であるか検知するものであるので、通信端末がＰＨＳ１０１の場合には空呼び着信は実施されず、伝言メール（直送メール）を着信することとなる。
【０１１１】
伝言メールを着信したならば、その伝言内容を表示画面上に表示する（ＳＴ１２０３）。伝言内容を表示すると、サービスマンから初期ステータス情報が入力されるので、通信端末は、これを受け付ける（ＳＴ１２０４）。そして、その初期ステータス情報の内容が「ＯＫ」であるか「ＮＧ」であるかを判断する（ＳＴ１２０５）。
【０１１２】
初期ステータス情報の内容が「ＯＫ」の場合には、これと共に対応可能な時間も受け付けることとなるので、通信端末は、「ＯＫ」のステータス情報とその対応可能な時間が記述された返信メールをＰＣ１０３に送信する（ＳＴ１２０６）。
【０１１３】
返信メールを送信した後、当該サービスマンは、その対応時間に伝言メールの内容に応じた実際の作業を行う。そして、その実際の作業を完了した後、今度は、サービスマンから完了ステータス情報が入力されるので、通信端末は、これを受け付ける（ＳＴ１２０７）。
【０１１４】
完了ステータス情報の場合には、完了ステータス情報であることを示す「ＥＮ」と共に対応が完了した時間も受け付けることとなるので、通信端末は、「ＥＮ」のステータス情報とその対応の完了した時間が記述された返信メールをＰＣ１０３に送信し（ＳＴ１２０８）、処理を終了する。
【０１１５】
一方、初期ステータスの内容が「ＮＧ」の場合には、これと共にコメントも受け付けることとなるので、通信端末は、「ＮＧ」のステータス情報とコメントが記述された返信メールをＰＣ１０３に送信し（ＳＴ１２０９）、処理を終了する。
【０１１６】
このように本実施の形態に係る保守管理システムによれば、ＰＣ１０３から伝言メールが送信される際、携帯電話１０２の通信状態が記録される一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、携帯電話１０２が通信圏外であるような場合には、その通信状態が記録されると共に伝言メールが再送されることとなるので、携帯電話１０２の通信状態を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールを携帯電話１０２に送信することができる。この結果、携帯電話１０２の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【０１１７】
また、本実施の形態に係る保守管理システムによれば、伝言メールがＰＨＳ１０１に到達したか否かＰＣ１０３で検知する一方、伝言メールの送信から一定時間以内に返信メールを受信しない場合には伝言メールが再送される。このため、ＰＨＳ１０１が伝言メールを受信できないような場合には、その状況が検知されると共に伝言メールが再送されることとなるので、ＰＨＳ１０１への伝言メールの到達状況を以後の処理に活かしつつ、確実に伝言メールをＰＨＳ１０１に送信することができる。この結果、ＰＨＳ１０１の所有者に対する伝言内容を確実に伝達することができる。
【０１１８】
さらに、本実施の形態に係る保守管理システムによれば、携帯電話１０２又はＰＨＳ１０１の所有者のステータス情報及び携帯電話１０２の通信状態がＰＣ１０３の表示部に表示される。このため、ＰＣ１０３の操作者が一目で当該携帯電話１０２の通信状態や携帯電話１０２等の所有者のステータス情報を把握することができ、必要に応じて他の処理にも移行できるので、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【０１１９】
特に、本実施の形態に係る保守管理システムによれば、携帯電話１０２に対する空呼び発信の実施回数又はＰＨＳ１０１に対する伝言メールの送信回数に応じてＰＣ１０３の表示部の表示を変化させるので、例えば、緊急に処理を要する伝言メールと、通常に処理すれば良い伝言メールとを、容易に区別することができる。その結果、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる。
【０１２０】
また、本発明は、当業者に明らかなように、上記実施の形態に記載した技術に従ってプログラムされた一般的な市販のデジタルコンピュータおよびマイクロプロセッサを使って実施することができる。また、当業者に明らかなように、本発明は、上記実施の形態に記載した技術に基づいて当業者により作成されるコンピュータプログラムを包含する。
【０１２１】
また、本発明を実施するコンピュータをプログラムするために使用できる命令を含む記憶媒体であるコンピュータプログラム製品が本発明の範囲に含まれる。この記憶媒体は、フロッピー（Ｒ）ディスク、光ディスク、ＣＤＲＯＭ及び磁気ディスク等のディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、磁気光カード、メモリカードまたはＤＶＤ等であるが、特にこれらに限定されるものではない。
【産業上の利用可能性】
【０１２２】
本発明に係る携帯電話機、ＦＡＸや複合機に代表されるＯＡ機器などの保守点検サービスを行うサービスマン等に対して、利用者や保守管理センタからの伝言内容を確実且つ効率よく伝達すると共に、刻々と変化する保守状況を効率良く管理することができる点で有用である。
【図面の簡単な説明】
【０１２３】
【図１】本発明の一実施の形態に係る保守管理システムが適用されるネットワークの構成を示す図
【図２】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、ＰＣの表示部に表示される管理画面を示す図
【図３】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、ＰＣの表示部に表示される設定画面を示す図
【図４】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、適当なサービスマンを選別し、伝言メールを送信する場合の動作を説明するためのフロー図
【図５】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、適当なサービスマンを選別し、伝言メールを送信する場合の動作を説明するためのフロー図
【図６】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを受け取ったサービスマンからの返信メールを取り込む場合の動作を説明するためのフロー図
【図７】上記実施の形態に係る保守管理システムから送信される伝言メール及びこれに対する返信メールの一例を示す図
【図８】上記実施の形態に係る保守管理システムにおいて、伝言メールを再送信する場合の動作を説明するためのフロー図
【図９】上記実施の形態に係る保守管理システムにおける空呼び対象選択処理を説明するためのフロー図
【図１０】上記実施の形態に係る保守管理システムにおけるポップアップ処理を説明するためのフロー図
【図１１】上記実施の形態に係る保守管理システムにおけるポップアップ処理において表示されたポップアップ対象データの一覧を示す図
【図１２】上記実施の形態に係る保守管理システムにおける通信端末（ＰＨＳ又は携帯電話）において、伝言メールを受信し、これに応答する動作について説明するためのフロー図
【符号の説明】
【０１２４】
１０１、１０６  ＰＨＳ
１０２  携帯電話
１０３  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１０４  外部メールサーバ
１０５  交換局
１０７  ＬＡＮ（Local Area Network）
１０８  モデム
【図１】
2005135023.tif 000003
【図２】
2005135023.tif 000004
【図３】
2005135023.tif 000005
【図４】
2005135023.tif 000006
【図５】
2005135023.tif 000007
【図６】
2005135023.tif 000008
【図７】
2005135023.tif 000009
【図８】
2005135023.tif 000010
【図９】
2005135023.tif 000011
【図１０】
2005135023.tif 000012
【図１１】
2005135023.tif 000013
【図１２】
2005135023.tif 000014