(57)【要約】【課題】  低コストのもとに、紙媒体からなる帳票類から電子化された帳票類への移行に対する抵抗感を大幅に緩和することができ、円滑な業務管理を支援することができる業務管理システムを提供する。【解決手段】  業務管理システムは、各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置と、この業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能に保持するデータベース１０とを備える。業務管理装置は、電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理システムであって、
各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置と、
上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能に保持するデータベースとを備え、
上記業務管理装置は、電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成すること
を特徴とする業務管理システム。
【請求項２】
上記業務管理装置は、作業者が上記既存の紙媒体からなる帳票を参照し、これに合致したフォームとなるように文字列を入力可能な各種項目を配置して、上記初期入力画面を作成すること
を特徴とする請求項１記載の業務管理システム。
【請求項３】
上記業務管理装置は、上記既存の紙媒体からなる帳票を画像として読み込み、読み込んだ画像のうち各項目にあたる座標を文字列入力可能な項目として割り当てて、上記初期入力画面を作成すること
を特徴とする請求項１記載の業務管理システム。
【請求項４】
上記業務管理装置は、作成された上記初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能に上記データベースに保持させること
を特徴とする請求項１記載の業務管理システム。
【請求項５】
上記帳票は、受注伝票であること
を特徴とする請求項１乃至請求項４のうちいずれか１項記載の業務管理システム。
【請求項６】
上記業務管理装置は、上記初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、納品予定、受注した物件の実行予定、及び／又は将来の受注見込予定が記述された情報を作成すること
を特徴とする請求項５記載の業務管理システム。
【請求項７】
上記業務管理装置は、上記初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、各品目毎に作業工程の詳細が記述された情報を作成すること
を特徴とする請求項５記載の業務管理システム。
【請求項８】
上記業務管理装置は、顧客毎の情報が記述された顧客情報をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させること
を特徴とする請求項１又は請求項５記載の業務管理システム。
【請求項９】
上記業務管理装置は、外部企業に対する外注依頼伝票をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させること
を特徴とする請求項１又は請求項５記載の業務管理システム。
【請求項１０】
上記業務管理装置は、上記外注依頼伝票を、既存の紙媒体からなる外注依頼伝票のフォームをそのまま利用して作成すること
を特徴とする請求項９記載の業務管理システム。
【請求項１１】
上記業務管理装置は、見積書、納品書、及び請求書をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させること
を特徴とする請求項１又は請求項５記載の業務管理システム。
【請求項１２】
上記業務管理装置は、上記見積書、納品書、及び請求書を、既存の紙媒体からなる見積書、納品書、及び請求書のフォームをそのまま利用して作成すること
を特徴とする請求項１１記載の業務管理システム。
【請求項１３】
電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理方法であって、
各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置によって電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成する工程と、
上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能にデータベースに保持する工程とを備えること
を特徴とする業務管理方法。
【請求項１４】
電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行うコンピュータ実行可能な業務管理プログラムであって、
各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置によって電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成する処理と、
上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能にデータベースに保持する処理とを備えること
を特徴とする業務管理プログラム。
【請求項１５】
電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理装置であって、
電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面を作成する初期入力画面作成手段と、
各種情報を入力する入力手段と、
上記初期入力画面作成手段によって作成された上記初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能にデータベースに保持させるとともに、上記入力手段を介した操作に基づいて、上記データベースから該当するレコードを読み出し、処理を行うデータ処理手段と、
各種情報を表示する表示手段を備え、
上記初期入力画面作成手段は、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用して上記初期入力画面を作成すること
を特徴とする業務管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理システム、業務管理方法、及び業務管理構築プログラム、並びに業務管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータ装置等の情報処理装置の普及及び高度化にともない、例えば受注伝票といった従来の紙媒体からなる帳票類に関する検索性の悪さを改善するために、当該帳票類を電子化してデータベースを構築し、業務管理を行うことが可能となっている。かかる業務管理システムに関する技術としては、例えば特許文献１乃至特許文献４に記載されたものがある。
【０００３】
【特許文献１】特開平１０−２９３８０３号公報
【特許文献２】特開２０００−２０７４５７号公報
【特許文献３】特開２００１−２５６２８８号公報
【特許文献４】特開２００３−２４２２０９号公報
【０００４】
具体的には、特許文献１には、筆記媒体上にペンによって書かれた筆跡について、ペン先の座標を検出する手段、ペン先の経過時間に対する座標変化を筆記媒体毎に示す筆跡データを生成する手段、及び筆跡データを送信する送信手段を備える読取装置と、筆跡データに基づいて文字認識を行う文字認識装置と、認識された文字列に応じて所定の業務処理を実行する業務処理装置とを備えた業務管理システムが開示されている。これにより、この業務管理システムにおいては、筆記した内容を再度コンピュータに入力する際に生ずる重複した労力を軽減し、入力ミスを防止し、迅速に処理させることが可能となるとしている。
【０００５】
また、特許文献２には、複数の業務管理データ及び承認データが含まれた複数のレコードを記憶手段に格納し、この記憶手段からレコードを読み出し、このレコードの各データを書き込み、更新する業務管理システムが開示されている。特に、この業務管理システムは、承認データが書き込まれたか否か、及び所定の業務管理データが更新されたか否かを判定し、承認データが書き込まれた後に業務管理データが更新された場合には、承認データを抹消又は未承認データに書き換えるものである。これにより、この業務管理システムにおいては、情報に認証を付与することができることから、承認の有無を正確且つ瞬時に判別することができ、記録データに高い信頼性を与えることができるとしている。
【０００６】
さらに、特許文献３には、多数の業務を管理する業務管理システムが開示されている。特に、この業務管理システムは、担当者、管理対象、目標、時間の各要素に対応して業務の管理アイテムを設定する設定手段と、各管理アイテムに対応する管理データを入力する入力手段と、管理アイテムを利用して管理データのデータベースを生成するデータベース生成手段と、管理アイテムを利用して管理データを検索するための検索プログラムを生成する検索プログラム生成手段と、検索プログラムによってデータベースを検索する検索手段と、検索された管理データを出力する出力手段とを備えるものである。これにより、この業務管理システムにおいては、多種多様な複数の業務管理を一元的に行うことができるとしている。
【０００７】
さらにまた、特許文献４には、通信端末機からのアクセスを受け付けて受注案件毎に希望納期を指定し、必要な情報の入力を許容して希望作業スケジュール表を作成する案件計画管理機能と、通信端末機からのアクセスを受け付けて作成した希望作業スケジュール表に応じて必要な情報の入力を許容し、各作業工程の日程を少なくとも含んだ実質作業スケジュール表を作成する詳細作業計画機能とを備えた印刷業務管理サーバを、通信ネットワークに接続してなる印刷業務管理システムが開示されている。特に、この印刷業務管理システムにおいて、印刷業務管理サーバは、実質作業スケジュール表に必要な情報が入力されたときには、その情報を案件計画管理機能の希望作業スケジュール表に自動反映させて、作成、更新された実質作業スケジュール表の内容を、希望作業スケジュール表に対比的に表示させるものである。これにより、この印刷業務管理システムにおいては、コンピュータシステムを利用して、制作から製本までの印刷業務に関する計画、進捗、要員等の管理を行うことができるとしている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、中小企業、特に小企業においては、帳票類の電子化の必要性は感じていても、例えば、自社の業務形態に合致した市販品が存在しないこと、機能は充実しているもののコストが高いこと、電子化された新たなフォームになじめないこと、といった観点から、かかる業務管理システムの構築に即座に移行しにくい背景がある。
【０００９】
また、コストを低く抑えるために、市販された汎用システムを利用することも可能であるが、電子化された帳票類を作成する際に用いる初期入力画面は、当該システムを提供するメーカーサイドによって一律的に作成されたものが殆どであり、現行の紙媒体からなる帳票類から電子化された帳票類に移行するには、未だ強い抵抗感があるのが否めない。
【００１０】
さらに、各企業は、たとえ同業者であっても、顧客の相違等の理由から、異なるフォームの帳票類を使用していることから、汎用システムでは使用しない機能が発生したり、逆に不足する機能が発生したりする。したがって、かかる業務管理システムにおいては、各企業が自社の要求に合致するようにカスタマイズされたシステムを構築する必要性が生じ、結果的に、極めて高いコストを要しているのが実情である。
【００１１】
本発明は、このような実情に鑑みてなされたものであり、低コストのもとに、紙媒体からなる帳票類から電子化された帳票類への移行に対する抵抗感を大幅に緩和することができ、円滑な業務管理を支援することができる業務管理システム、業務管理方法、及び業務管理構築プログラム、並びに業務管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上述した目的を達成する本発明にかかる業務管理システムは、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理システムであって、各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置と、上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能に保持するデータベースとを備え、上記業務管理装置は、電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成することを特徴としている。
【００１３】
このような本発明にかかる業務管理システムにおいては、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用して初期入力画面を作成することから、紙媒体からなる帳票から電子化された帳票への移行が容易となる。
【００１４】
具体的には、上記業務管理装置は、作業者が上記既存の紙媒体からなる帳票を参照し、これに合致したフォームとなるように文字列を入力可能な各種項目を配置して、上記初期入力画面を作成する。また、上記業務管理装置は、上記既存の紙媒体からなる帳票を画像として読み込み、読み込んだ画像のうち各項目にあたる座標を文字列入力可能な項目として割り当てて、上記初期入力画面を作成することもできる。そして、上記業務管理装置は、作成された上記初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能に上記データベースに保持させる。
【００１５】
なお、上記帳票としては、受注伝票が好適である。そして、上記業務管理装置は、上記初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、高い利便を提供する様々な情報を記述した画面を作成することができる。
【００１６】
まず、上記業務管理装置は、上記初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、納品予定、受注した物件の実行予定、及び／又は将来の受注見込予定が記述された情報を作成することができる。
【００１７】
また、上記業務管理装置は、上記初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、各品目毎に作業工程の詳細が記述された情報を作成することもできる。
【００１８】
さらに、上記業務管理装置は、顧客毎の情報が記述された顧客情報をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させることもできる。
【００１９】
さらにまた、上記業務管理装置は、外部企業に対する外注依頼伝票をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させることもできる。このとき、上記業務管理装置は、上記初期入力画面と同様に、上記外注依頼伝票を、既存の紙媒体からなる外注依頼伝票のフォームをそのまま利用して作成することができる。
【００２０】
また、上記業務管理装置は、見積書、納品書、及び請求書をレコードとして作成し、任意に読み出し可能に上記データベースに保持させることもできる。このとき、上記業務管理装置は、上記初期入力画面と同様に、上記見積書、納品書、及び請求書を、既存の紙媒体からなる見積書、納品書、及び請求書のフォームをそのまま利用して作成することができる。
【００２１】
また、上述した目的を達成する本発明にかかる業務管理方法は、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理方法であって、各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置によって電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成する工程と、上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能にデータベースに保持する工程とを備えることを特徴としている。
【００２２】
さらに、上述した目的を達成する本発明にかかる業務管理プログラムは、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行うコンピュータ実行可能な業務管理プログラムであって、各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置によって電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面として、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用し、当該初期入力画面を作成する処理と、上記業務管理装置によって処理されて得られたレコードを任意に読み出し可能にデータベースに保持する処理とを備えることを特徴としている。
【００２３】
さらにまた、上述した目的を達成する本発明にかかる業務管理装置は、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理装置であって、電子化された帳票を作成する際に用いる初期入力画面を作成する初期入力画面作成手段と、各種情報を入力する入力手段と、上記初期入力画面作成手段によって作成された上記初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能にデータベースに保持させるとともに、上記入力手段を介した操作に基づいて、上記データベースから該当するレコードを読み出し、処理を行うデータ処理手段と、各種情報を表示する表示手段を備え、上記初期入力画面作成手段は、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用して上記初期入力画面を作成することを特徴としている。
【００２４】
このような本発明にかかる業務管理方法、業務管理プログラム、及び業務管理装置においては、既存の紙媒体からなる帳票のフォームをそのまま利用して初期入力画面を作成することから、紙媒体からなる帳票から電子化された帳票への移行が容易となる。
【発明の効果】
【００２５】
本発明においては、初期入力画面として、現在使用している紙媒体からなる帳票類のフォームをそのまま利用することができ、低コストのもとに、紙媒体からなる帳票類から電子化された帳票類への移行に対する抵抗感を大幅に緩和することができる。また、本発明においては、自社の作業状況に合致した内容の入力作業を無駄なく行うことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明を適用した具体的な実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
【００２７】
この実施の形態は、電子化した帳票をデータベース化して業務管理を行う業務管理システムである。この業務管理システムは、電子化された帳票類を作成する際に用いる初期入力画面として、現在使用している紙媒体からなる帳票類のフォームをそのまま利用するものである。
【００２８】
業務管理システムは、図１に示すように、例えばパーソナルコンピュータ等の各種情報処理装置から構成される少なくとも１つ以上の業務管理装置と、この業務管理装置によって処理されて得られた結果を保持するデータベース１０とが、所定のネットワークを介して接続されて構成される。
【００２９】
業務管理装置は、電子化された帳票類を作成する際に用いる初期入力画面を作成する初期入力画面作成部１１と、各種情報を入力する入力部１２と、初期入力画面作成部１１によって作成された初期入力画面と入力部１２を介して入力された各種情報とに基づいて処理を行うデータ処理部１３と、各種情報を表示する表示部１４とを備える。
【００３０】
初期入力画面作成部１１は、後に詳述するが、電子化された帳票類を作成するための初期入力画面を作成する。このとき、初期入力画面作成部１１は、紙媒体からなる帳票類のフォームをそのまま電子化することにより、初期入力画面を作成する。具体的には、初期入力画面作成部１１は、作業者が既存の紙媒体からなる帳票類を参照し、これに合致したフォームとなるように、文字列を入力可能な各種項目（フィールド）を配置したり、必要に応じて各種機能ボタン等を配置したりしていくことにより、初期入力画面を作成することができる。また、初期入力画面作成部１１は、既存の紙媒体からなる帳票類をスキャナ等を用いて画像として読み込み、読み込んだ画像のうち各項目にあたる座標を文字列入力可能な項目として割り当て、さらに必要に応じて各種機能ボタン等を配置することにより、初期入力画面を作成することができる。この初期入力画面作成部１１によって作成された初期入力画面は、データ処理部１３の制御のもとに、テンプレートレコードとして任意に読み出し可能にデータベース１０に保持される。
【００３１】
入力部１２は、例えばキーボードやマウスといった各種入力デバイスからなるユーザ・インターフェースとして構成される。業務管理装置においては、作業者が、この入力部１２を介して、初期入力画面作成部１１によって作成された初期入力画面や、既にデータベース１０にレコードとして保持されている画面に対して、各種項目に対して入力する数値をはじめとする文字列を入力したり、その他任意の画面操作を行ったりすることができる。この入力部１２を介して入力された情報は、データ処理部１３によって解析され、入力内容が反映される。
【００３２】
データ処理部１３は、初期入力画面作成部１１によって作成された初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能にデータベース１０に保持させる。また、データ処理部１３は、入力部１２を介した操作に基づいて、データベース１０から該当するレコードを読み出し、表示部１４に表示させる。さらに、データ処理部１３は、入力部１２を介して入力された各種情報をレコードに反映させる。このとき、データ処理部１３は、リレーショナルデータベースにも対応することができ、１つのレコードに対して入力された情報に基づいて、関連する他のレコードについて各種演算等の所定の加工処理を施すこともできる。なお、このデータ処理部１３は、ハードウェア的には、所定のメモリ上で展開されるソフトウェアプログラムにしたがって制御されるＣＰＵ（Central Processing Unit）によって実現することができる。
【００３３】
表示部１４は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）といった各種表示デバイスからなるユーザ・インターフェースとして構成される。業務管理装置においては、初期入力画面作成部１１によって初期入力画面を作成する際に、作業者がその作成過程における画面や作成ツールをこの表示部１４に表示させることにより、当該作業者が所望する初期入力画面を作成することができる。また、表示部１４は、データ処理部１３の制御のもとに、初期入力作成画面の他、データベース１０に保持されている各種レコードを表示する。
【００３４】
このような各部から構成される業務管理装置は、データ処理部１３の制御のもとに、所定のソフトウェアプログラムを実行することにより、所定の画面を表示部１４に表示させ、この画面を介して入力された情報をレコードとしてデータベース１０に保持させる。
【００３５】
一方、データベース１０は、例えば、ハードディスクや、これらのハードディスクを複数台用いていわゆるＲＡＩＤ（Redundant Arrays of Independent (Inexpensive) Disks）構成とした装置といった所定の記憶装置から構成される。データベース１０は、業務管理装置におけるデータ処理部１３の制御のもとに、初期入力画面作成部１１によって作成された初期入力画面をテンプレートレコードとして任意に読み出し可能に保持する。また、データベース１０は、このような初期入力画面における各種項目に対して入力部１２を介して情報が入力され、データ処理部１３によって処理されて得られたレコードを、任意に読み出し可能に保持する。このデータベース１０に保持されたテンプレートレコードを含む各種レコードは、データ処理部１３の制御のもとに読み出され、表示部１４に表示される。
【００３６】
さて、このような業務管理システムにおいては、上述したように、初期入力画面作成部１１によって既存の紙媒体からなる帳票類のフォームをそのまま電子化することにより、初期入力画面を作成する。以下、この具体例として、印刷業における受注や納品を管理することを目的とした業務管理システムの機能について説明する。
【００３７】
業務管理システムにおいては、例えば既存の紙媒体からなる受注伝票を電子化し、初期入力画面とすることができる。例えば、既存の紙媒体からなる受注伝票が図２に示すフォームからなる複写伝票である場合を考える。
【００３８】
このような場合、業務管理システムにおいては、このフォームをそのまま利用し、文字列を入力可能な各種項目を配置した初期入力画面を初期入力画面作成部１１によって予め作成し、データベース１０に保持させる。そして、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに所定のソフトウェアプログラムを実行し、作成された初期入力画面をテンプレートレコードとしてデータベース１０から読み出し、当該初期入力画面に対して各種情報を入力部１２を介して入力することにより、例えば図３に示すような画面表示がなされるレコードを作成して表示部１４に表示させるとともに、データベース１０に保持させることができる。
【００３９】
業務管理システムにおいては、業務管理に必要な情報の大半を、このような受注伝票としての初期入力画面を用いて入力することができる。ここで、初期入力画面は、既存の紙媒体からなる受注伝票に基づいたものであることから、作業者は、従来の手書きの記入による作業と全く同様の感覚で情報を入力することができる。また、業務管理システムにおいては、校正日や納品日の他、各部門における作業状況の入力も、この初期入力画面を用いて行うことができる。すなわち、業務管理システムにおいては、「作業者が、伝票を参照しながら作業を行い、必要な事項を当該作業を進行しながら当該伝票に記入する」という、従来の作業感覚と全く同様の感覚で作業を行うことができるとともに、作業履歴を適切に保存することができる。このとき、業務管理システムにおいては、頻繁に使用する基本情報等を予め別フォームとして入力しておくことにより、入力作業の負担を軽減することもできる。
【００４０】
また、業務管理システムにおいては、初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、高い利便を提供する様々な情報を記述した画面を作成することができる。
【００４１】
具体的には、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、例えば、図４に示すように、納品日順に情報が時系列に記述された納品予定の一覧表や、図５に示すように、受注した物件の実行予定である印刷予定記入物件が時系列に記述された印刷予定の一覧表を作成し、表示部１４に表示させることができる。このとき、業務管理システムにおいては、各部門の作業状況やおおよその仕様等を表示させる。
【００４２】
これにより、業務管理システムにおいては、作業者が実行しなければならない全体の業務を極めて容易に把握することが可能となる。
【００４３】
また、業務管理システムにおいては、これまでの受注履歴に基づいて、次回の受注予定日を入力しておくことにより、例えば図６に示すように、将来の受注見込予定が記述された一覧表を作成し、表示部１４に表示させることもできる。
【００４４】
これにより、業務管理システムにおいては、作業者がいわゆるリピート物件を把握するのに極めて有効なツールを提供することができる。勿論、業務管理システムにおいては、これら各種一覧表に対して、入力部１２を介して各種情報を入力することもでき、この場合には、データ処理部１３の制御のもとに、入力した内容に基づいて、図３に示したような受注伝票としてのレコードを作成することもできる。
【００４５】
さらに、業務管理システムにおいては、入力部１２を介して日にちを指定することにより、特に図示しないが、当該日のみの納品予定、印刷予定、及び／又は受注見込予定の一覧表を作成し、表示部１４に表示させることもできる。
【００４６】
さらにまた、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて、例えば図７に示すように、各品目毎に作業工程の詳細が記述された工程表を作成し、表示部１４に表示させることができる。
【００４７】
業務管理システムにおいては、このような工程表を印刷して顧客との打ち合わせ等に用いることにより、顧客との円滑なコミュニケーションを図ることに寄与することができる。
【００４８】
また、業務管理システムにおいては、このような工程表に対して、入力部１２を介して各種情報を入力することもでき、データ処理部１３の制御のもとに、この入力した内容に基づいて、例えば図８に示すように、各品目毎に区分けされたガントチャートを作成し、表示部１４に表示させることもできる。勿論、業務管理システムにおいては、このようなガントチャート上で印刷予定日や納品日等の各種情報を入力部１２を介して入力・修正することもできる。この場合、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、工程表をはじめとする各種一覧表が、入力した内容に基づいて修正されることになる。
【００４９】
以上説明したように、本発明の実施の形態として示す業務管理システムにおいては、電子化された帳票類を作成する際に用いる初期入力画面として、現在使用している紙媒体からなる帳票類のフォームをそのまま利用することにより、低コストのもとに、紙媒体からなる帳票類から電子化された帳票類への移行に対する抵抗感を大幅に緩和することができ、また、自社の作業状況に合致した内容の入力作業を無駄なく行うことが可能となる。このように、業務管理システムは、円滑な業務管理を支援することができる極めて利便の高いものである。
【００５０】
なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではない。例えば、上述した実施の形態では、初期入力画面として受注伝票を用い、これをレコードとしてデータベース１０に保持させるものとして説明したが、本発明は、その他の情報をレコードとして作成し、任意に読み出し可能にデータベースに保持させることもできる。
【００５１】
具体的には、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、例えば図９に示すように、顧客毎の情報が記述された顧客情報をレコードとして作成し、その一覧を表示部１４に表示させるとともに、任意に読み出し可能にデータベース１０に保持させることができる。この顧客情報は、いわゆる顧客マスタに相当するものであり、顧客の連絡先の他、自社の社員が共通して認識しておくべき情報等から構成される。また、業務管理システムにおいては、画面に設けられた詳細ボタンを選択することにより、例えば図１０及び図１１に示すように、顧客毎の詳細情報を表示部１４に表示させることもできる。
【００５２】
このように、業務管理システムにおいては、検索容易な社員に共有の顧客電話帳やアドレス帳を適切に作成することができる。
【００５３】
また、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、例えば図１２に示すように、外部企業に対する外注依頼伝票をレコードとして作成し、表示部１４に表示させるとともに、任意に読み出し可能にデータベース１０に保持させることができる。このような外注依頼伝票は、見積もりの他、正式な発注等の際にも発生するが、業務管理システムにおいては、全ての外注依頼伝票を同じフォームとし、且つ、初期入力画面と同様に、既存の紙媒体からなる外注依頼伝票のフォームをそのまま利用することができる。
【００５４】
このように、業務管理システムにおいては、外注依頼伝票についても手書きを要することなく、また、初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて自動的に作成することができることから、再入力の手間も省略することができる。また、業務管理システムにおいては、作成された画面が既存の紙媒体と同様のフォームであることから、これを印刷することにより、正規の外注依頼伝票として使用することも可能となる。
【００５５】
さらに、業務管理システムにおいては、データ処理部１３の制御のもとに、例えば図１３乃至図１５に示すように、従来の複写伝票を構成する見積書、納品書、及び請求書等についてもレコードとして作成し、表示部１４に表示させるとともに、任意に読み出し可能にデータベース１０に保持させることができる。業務管理システムにおいては、このような見積書、納品書、及び請求書等についても、初期入力画面と同様に、既存の紙媒体からなる見積書、納品書、及び請求書等のフォームをそのまま利用することができる。
【００５６】
これにより、業務管理システムにおいては、過去の見積書、納品書、及び請求書等を迅速に検索することが可能となり、また、同一仕様のものであればレコードを複製するだけ作成することができることから、作業者の手間を著しく軽減することができる。勿論、業務管理システムにおいては、作成された画面が既存の紙媒体と同様のフォームであることから、これを印刷することにより、正規の見積書、納品書、及び請求書等として使用することも可能である。
【００５７】
また、上述した実施の形態では、印刷業における受注や納品を管理することを目的とした業務管理システムについて説明したが、本発明は、印刷業以外の任意の業種についても容易に適用することができる。
【００５８】
このように、本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更が可能であることはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の実施の形態として示す業務管理システムの構成を説明するブロック図である。
【図２】既存の紙媒体からなる受注伝票の例を説明する図である。
【図３】図２に示す受注伝票のフォームをそのまま利用した初期入力画面の例を説明する図である。
【図４】図３に示す初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて作成される納品予定の一覧表の画面例を説明する図である。
【図５】図３に示す初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて作成される印刷予定の一覧表の画面例を説明する図である。
【図６】図３に示す初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて作成される将来の受注見込予定の一覧表の画面例を説明する図である。
【図７】図３に示す初期入力画面に対して入力された受注伝票としてのレコードに基づいて作成される工程表の画面例を説明する図である。
【図８】図７に示す工程表に対して入力した内容に基づいて作成されるガントチャートの画面例を説明する図である。
【図９】顧客情報の一覧の画面例を説明する図である。
【図１０】図９に示す顧客情報の一覧を構成する顧客毎の詳細情報の画面例を説明する図である。
【図１１】図９に示す顧客情報の一覧を構成する顧客毎の詳細情報の画面例を説明する図であって、図１０に示す顧客情報に付随する情報の画面例を説明する図である。
【図１２】外注依頼伝票の画面例を説明する図である。
【図１３】見積書の画面例を説明する図である。
【図１４】納品書の画面例を説明する図である。
【図１５】請求書の画面例を説明する図である。
【符号の説明】
【００６０】
１０  データベース
１１  初期入力画面作成部
１２  入力部
１３  データ処理部
１４  表示部
【図１】
2005222204.tif 000003
【図２】
2005222204.tif 000004
【図３】
2005222204.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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