(57)【要約】【課題】日報作成によって従業員に掛かる負担をできるだけ軽減することができる装置としてコンピュータを機能させる日報作成支援プログラムと、このような日報作成支援プログラムを格納したコンピュータ可読媒体とを、提供する。【解決手段】従業員間で日報として送受信されたテキストデータが、それを閲覧することができる者を規定するセキュリティレベルと対応付けられて、日報管理装置３０の記憶装置に蓄積される。また、何れかの従業員が検索条件として指定した指定単語とその従業員の役職レベルとが日報管理装置３０へ入力されると、その指定単語とそれに関連する関連単語とからなるキーワードを含むテキストデータが、日報データベース３４内から検索され、更に、役職レベルよりセキュリティレベルの低いテキストデータのみが、抽出され、その従業員に対して開示される。【選択図】図１３
2005222132.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得手段，
前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶する記憶手段，
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付ける受付手段，
前記受付手段が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付手段が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する検索手段，及び、
前記検索手段により検出された各テキストデータを表示装置に表示する表示手段
として機能させる
ことを特徴とする日報作成支援プログラム。
【請求項２】
前記検索手段は、さらに、前記受付手段が受け付けた前記指定単語に対して密接に関連する関連単語を取得するとともに、取得したその関連単語と前記指定単語とからなるキーワードを含むとともに前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する
ことを特徴とする請求項１記載の日報作成支援プログラム。
【請求項３】
前記記憶手段は、前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、セキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶するとともに、その記憶装置に記憶される各テキストデータから自然言語処理にて切り分けられた各単語の組み合わせを、単語同士の共起傾向を数値化してなる関連度に対応付けて前記記憶装置に記憶し、
前記検索手段は、前記受付手段が受け付けた前記指定単語に対して所定の高さの関連度を持つ単語を、前記記憶装置に記憶される各単語の中から特定することにより、前記指定単語に密接に関連する関連単語を取得し、取得したその関連単語と前記指定単語とからなるキーワードを含むとともに前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する
ことを特徴とする請求項１記載の日報作成支援プログラム。
【請求項４】
前記記憶手段は、前記日報取得手段により取得されたテキストデータと、そのテキストデータの宛先を定義する宛先情報と、前記セキュリティレベルとを対応付けたレコードを、そのテキストデータを前記宛先へ送信した従業員のために前記記憶装置内に備えられた記憶領域に記憶し、
前記受付手段は、何れかの従業員が検索条件として指定した指定単語と、その従業員の役職レベルとともに、その従業員を特定する従業員情報を、前記通信装置を通じて受け付け、
前記検索手段は、前記受付手段が受け付けた前記従業員情報にて示される従業員について前記記憶装置に備えられた前記記憶領域内のテキストデータの中から、前記指定単語を含むテキストデータを検索することによって、テキストデータを取得した後、それら検出した各テキストデータに対応する宛先情報を前記記憶装置からそれぞれ読み出し、読み出した前記宛先情報にて示される従業員について前記記憶装置に備えられた記憶領域内の各テキストデータの中から、前記指定単語を含むテキストデータを検索することによって、テキストデータを更に取得する
ことを特徴とする請求項１記載の日報作成支援プログラム。
【請求項５】
コンピュータを、
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得手段，
前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶する記憶手段，
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付ける受付手段，
前記受付手段が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付手段が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する検索手段，及び、
前記検索手段により検索された各テキストデータを表示装置に表示する表示手段
として機能させる
日報作成支援プログラムを記録した
ことを特徴とするコンピュータ可読媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、日報を作成中の従業員を支援するための装置としてコンピュータを機能させる日報作成支援プログラムと、このような日報作成支援プログラムを格納したコンピュータ可読媒体とに、関する。
【背景技術】
【０００２】
周知のように、営業などに従事する従業員がその日にした業務の結果について上司などの他の従業員に報告するという習慣が、一般企業において行われている。このように他の従業員に日々報告される内容は、「日報」と称されている。この日報は、従来、書面を通じて行われていたが、コンピュータ通信技術が発達したことにより、近年では、一般に、電子メールを通じて行われている。このように電子メールに記載された日報（報告内容）は、テキストデータとしてデータベース装置に蓄積しておくことができるので、最近では、多くの使用者が、データベース装置に蓄積しておいた過去の日報を定期的に検証することによって、顧客への対応や製品の仕様や販売方法などの改善に役立てている。
【特許文献１】特開平１１−２７２７０８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
前述したような業務結果の報告が日々課せられている従業員は、通常、毎日様々な業務を様々な状況下で行うので、その従業員から他の従業員に報告される内容も日々異なっている。このため、従業員は、自分が過去に作成した日報とは無関係な日報を毎日一から作っていかなければならないので、日報の作成は、従業員に対してかなりの負担を掛けていた。その一方で、従業員全体を通して見ると、或る従業員がした日報と似たような日報が、過去に他の従業員によって作成されていることがある。そのため、その従業員が、データベース装置に蓄積されている過去の日報を参照できるのであれば、日報作成においてその従業員に掛かる負担を軽減させることができるものと考えられる。にも拘わらず、従来、データベース装置に蓄積された過去の日報を参照できるようなシステムが、開発されていなかった。
【０００４】
本発明は、前述したような従来の事情に鑑みてなされたものであり、その課題は、日報作成によって従業員に掛かる負担をできるだけ軽減することができる装置としてコンピュータを機能させる日報作成支援プログラムを、提供することにある。また、本発明の課題は、このような日報作成支援プログラムを格納したコンピュータ可読媒体を、提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の課題を解決するために発明された日報作成支援プログラム，及び、上記の課題を解決するために発明されたコンピュータ可読媒体に格納された日報作成支援プログラムは、以下に記述するように、構成されている。
【０００６】
この日報作成支援プログラムは、コンピュータを、従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得手段，前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶する記憶手段，何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付ける受付手段，前記受付手段が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付手段が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する検索手段，及び、前記検索手段により検出された各テキストデータを表示装置に表示する表示手段として機能させることを、特徴としている。
【０００７】
このように構成されると、従業員間で日報として送受信されたテキストデータが記憶装置に蓄積されるとき、各テキストデータには、それを閲覧することができる者を規定するセキュリティレベルが、対応付けられる。また、このような処理と並行して、何れかの従業員が検索条件として指定した指定単語とその従業員の役職レベルとが入力装置に入力された場合には、その指定単語を含むとともにその役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータが、記憶装置に蓄積されているテキストデータの中から検索され、検索されたテキストデータが、その従業員に対して開示される。
【０００８】
このようにして従業員に開示されたテキストデータは、自分の指定した単語を検索条件として、記憶装置内から検出された過去の日報である。つまり、従業員は、或る日の業務結果を他の従業員に対して報告する際に、その業務内容に関係のある適切な単語を指定するだけで、日報の作成前に、その日報に関連する過去の日報を参照することができる。従って、日報を一から作成することに比べると、関連する過去の日報を参照できる分だけ、日報作成が容易になる。
【発明の効果】
【０００９】
以上に説明したように、本発明によれば、日報作成によって従業者に掛かる負担をできるだけ軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、添付図面に基づいて、本発明を実施するための形態を説明する。
【００１１】
図１は、本発明が適用された日報管理システムの概略図である。この日報管理システムは、一つの企業に所属する各従業員により作成された日報を管理するために利用されるシステムである。この日報管理システムは、図１に示されるように、従業員端末装置１０，業務用データベース装置２０，及び、日報管理装置３０を、備えており、これら各装置１０〜３０は、ネットワークＮを介して互いに接続されている。
【００１２】
従業員端末装置１０は、当該企業の従業員がその業務において利用する端末装置である。この従業員端末装置１０は、具体的には、いわゆるパーソナルコンピュータであり、液晶ディスプレイ等の表示装置と、キーボードやマウス等の入力装置と、これら装置に接続された本体とを、備えている。そして、その本体は、ＣＰＵ［Central Processing Unit］，ＲＡＭ［Random Access Memory］，通信アダプタ，ＦＤＤ［Flexible Disk Drive］，ＣＤＤ［Compact Disk Drive］，及び、ＨＤＤ［Hard Disk Drive］を内蔵しており、ＨＤＤは、オペレーティングシステムプログラムの他、日報作成支援クライアントプログラム１１を記憶している。
【００１３】
この日報作成支援クライアントプログラム１１は、日報管理装置３０内のプログラムと協働することによって、日報を作成する従業員を支援するためのプログラムであり、メーラをモジュールプログラムとして含んでいる。このメーラは、電子メールを編集するための機能や電子メールをＳＭＴＰ［Simple Mail Transfar Protocol］に従って送信するための機能やＰＯＰ３［Post Office Protocol version 3］に従ってメールサーバ内のボックスから電子メールを受信するための機能をパーソナルコンピュータ上に実現するためのプログラムである。
【００１４】
業務用データベース装置２０は、当該企業の業務に係る情報を読み出し自在に蓄積しておくための装置である。この業務用データベース装置２０は、具体的には、いわゆる汎用コンピュータであり、ＣＰＵ，ＲＡＭ，通信アダプタ，及び、記憶装置を、備えている。このうち、記憶装置は、オペレーティングシステムプログラムを記憶しているとともに、当該企業の業務に係る情報を各種のデータベースとして記憶している。なお、本実施形態の説明においては、記憶装置に記憶される各種のデータベースのうち、顧客マスタデータベース２１，及び、製品マスタデータベース２２を、例示する。
【００１５】
顧客マスタデータベース２１は、当該企業の顧客に関する情報を蓄積しておくためのデータベースである。図２は、この顧客マスタデータベース２１のデータ構造の一例を示す図である。図２の顧客マスタデータベース２１は、当該企業の全ての顧客と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「顧客コード」，「顧客名」，「住所」，「電話番号」等のフィールドを、有している。
【００１６】
「顧客コード」には、当該企業が各顧客を個別に識別するために各顧客に対して一意に割り当てた識別情報である顧客コードが、記録される。「顧客名」には、各顧客の名称が記録される。「住所」には、各顧客の所在地の住所が記録される。「電話番号」には、各顧客の電話番号が記録される。その他のフィールドとしては、例えば、ファクシミリ番号，担当部署名，担当者名，電子メールアドレス，ホームページのＵＲＬがある。
【００１７】
製品マスタデータベース２２は、当該企業の製品に関する情報を蓄積しておくためのデータベースである。図３は、この製品マスタデータベース２２のデータ構造の一例を示す図である。図３の製品マスタデータベース２２は、当該企業の全ての製品と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「製品コード」，「製品名」，「長さ」，「幅」等のフィールドを、有している。
【００１８】
「製品コード」には、当該企業が各製品を個別に識別するために各製品に対して一意に割り当てた識別情報である製品コードが、記録される。「製品名」には、各製品の名称が記録される。「長さ」には、各製品の長さが記録され、「幅」には、各製品の幅が記録される。その他のフィールドとしては、例えば、重さ，体積，材質，付属品名，販売開始日，改良点，改良日がある。
【００１９】
日報管理装置３０は、各従業員により作成された日報（その日の業務結果についての報告内容）を保存しておくとともに保存した日報を運用するための装置である。この日報管理装置３０は、具体的には、汎用コンピュータであり、ＣＰＵ，ＲＡＭ，通信アダプタ，及び、記憶装置を、備えている。このうち、記憶装置は、オペレーティングシステムプログラムを記憶しているとともに、この日報管理システムの運用に必要な各種のデータ及び各種のプログラムを、記憶している。
【００２０】
この記憶装置に記憶されているデータには、従業員マスタデータベース３１，レベル判定用テーブル３２，単語マスタデータベース３３，日報データベース３４，関連度テーブル３５，キーワードテーブル３６，及び、プールテーブル３７が、含まれている。また、この記憶装置に記憶されているプログラムには、日報登録プログラム３８，頻出単語登録プログラム３８ａ，及び、日報作成支援サーバプログラム３９が、含まれている。以下、これらデータ３１〜３７及びプログラム３８，３８ａ，３９について、順に詳しく説明する。
【００２１】
従業員マスタデータベース３１は、当該企業の各従業員に関する情報を蓄積しておくためのデータベースである。図４は、この従業員マスタデータベース３１のデータ構造の一例を示す図である。図４の従業員マスタデータベース３１は、当該企業に所属する全ての従業員と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「従業員名」，「役職名」，「役職レベル」，「電子メールアドレス」等のフィールドを、有している。
【００２２】
「従業員名」には、各従業員の氏名が記録される。「役職名」には、各従業員の当該企業内での役職の名称が、記録される。「役職レベル」には、各従業員の役職に応じた当該企業内での地位を示す役職レベルが、記録される。「電子メールアドレス」には、各従業員に割り当てられている従業員端末装置１０に設定された電子メールアドレスが、記録される。その他のフィールドとしては、例えば、認証用ＩＤ，認証用パスワード，所属部署，所属部署の電話番号，所属部署のファクシミリ番号，自宅の住所，自宅の電話番号があっても良い。
【００２３】
レベル判定用テーブル３２は、当該企業の従業員同士が過去に電子メールとして遣り取りした日報を何れの従業員に公開できるかを定義した情報が記録されたテーブルである。図５は、このレベル判定用テーブル３２のデータ構造の一例を示す図である。図５のレベル判定用テーブル３２は、当該企業内の全ての役職から二個の役職を抽出してできる全ての組み合わせと同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「from」，「to」，及び、「セキュリティレベル」のフィールドを、有している。
【００２４】
「from」及び「to」には、それぞれ、役職名が記録される。「セキュリティレベル」には、「from」フィールド中の役職名と「to」フィールド中の役職名との組み合わせに応じたセキュリティレベルが、記録される。このセキュリティレベルは、後述するように、或る従業員から或る従業員へ電子メールとして送られた日報に対して設定されるものであり、そのレベルよりも低い役職レベルにある従業員がそのレベルの設定された日報の内容を閲覧できないようにするためのものである。つまり、各従業員には、自分の役職レベルより低いセキュリティレベルが設定されている日報しか、開示されない。
【００２５】
単語マスタデータベース３３は、過去の日報を検索する際の検索条件として利用される単語に関する情報を蓄積しておくためのデータベースである。図６は、この単語マスタデータベース３３のデータ構造の一例を示す図である。図６の単語マスタデータベース３３は、過去の日報を検索する際の検索条件として利用される単語と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「単語」及び「属性名」のフィールドを、有している。
【００２６】
「単語」には、過去の日報を検索する際の検索条件として利用される単語が、記録される。「属性名」には、各単語の有する属性の名称が、記録される。本実施形態では、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２の名称（すなわち「顧客」や「製品」）が、属性名として利用されており、そのデータベースに記録されている単語と同一の単語については、そのデータベースと同じ名称を持つ属性が、与えられる。但し、図６には、その他という名称の属性が存在するが、この属性は、それが与えられた単語が、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２に記録されておらず、且つ、何れかの従業員が作成した過去の全ての日報内に頻出している単語であるということを、意味している。
【００２７】
日報データベース３４は、当該企業の各従業員により作成された日報を蓄積しておくためのデータベースである。なお、この日報データベース３４は、一人の従業員に対して一つ作成されている。図７は、一人の従業員に対して作成された日報データベース３４のデータ構造の一例を示す図である。図７の日報データベース３４は、その従業員によって今まで作成された日報と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「to」，「cc」，「テキスト」，及び、「セキュリティレベル」のフィールドを、有している。
【００２８】
「to」には、その日報が電子メールとして送信された際の正規の宛先の電子メールアドレスが、記録される。「cc」には、その日報が電子メールにて複数の宛先に送信された場合における正規の宛先以外の宛先の電子メールアドレスが、記録される。なお、日報が正規の宛先以外に送信されていない場合には、その日報のレコードの「cc」フィールドは、空欄（図７ではハイフン）となる。「テキスト」には、その日報であるテキストデータが、記録される。「セキュリティレベル」には、その日報に対して設定されるセキュリティレベルが、記録される。
【００２９】
関連度テーブル３５は、日報内で用いられている単語間の関連度が記録されたテーブルである。なお、この関連度テーブル３５は、一人の従業員に対して一つ作成されている。図８は、一人の従業員に対して作成された関連度テーブル３５のデータ構造の一例を示す図である。図８の関連度テーブル３５は、二次元に配列された多数のセルからなるいわゆるマトリクステーブルであり、その縦軸及び横軸の何れにも、この従業員が作成した過去の全ての日報（報告内容）から所定の分析方法により抽出された各単語が記述されたフィールドを、有している。
【００３０】
この関連度テーブル３５の各セル内には、縦軸のフィールドに記録された単語と横軸のフィールドに記録された単語との関連度を示す数値が、記録されている。但し、同一単語同士には関連度が存在しないので、同一単語同士に対応するセル（例えば、縦軸が単語Ａで横軸も単語Ａであるセル）は空欄（図８ではハイフン）となっている。また、異なる単語同士の組み合わせに対応するセル（例えば、一方の軸が単語Ａで他方の軸が単語Ｂであるセル）は、一対存在するので、異なる単語同士の組み合わせに係る一対のセルのうち、一方のセルは空欄（図８ではハイフン）となっている。
【００３１】
キーワードテーブル３６は、単語マスタデータベース３３中の各単語のうち、日報内で頻繁に利用されているとして後述のプログラムにより特定された単語が記録されたテーブルである。なお、このキーワードテーブル３６は、一人の従業員に対して一つ作成されている。図９は、一人の従業員に対して作成されたキーワードテーブル３６のデータ構造の一例を示す図である。図９のキーワードテーブル３６は、単語マスタデータベース３３中の各単語のうち、その従業員によって作成された過去の全ての日報内において頻繁に利用されているものとして後述のプログラムにより特定された単語と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「単語」，「属性名」，「使用回数」，及び、「最終利用日」のフィールドを、有している。
【００３２】
「単語」には、各単語が記録される。「属性名」には、各単語の属性の名称が、記録される。「使用回数」には、その単語がこの従業員の過去の全ての日報において出現した回数が、記録される。「最終利用日」には、「使用回数」フィールド中の数値が最後にカウントアップされた日の日付が、記録される。
【００３３】
プールテーブル３７は、日報において頻繁に利用されているとして後述のプログラムにより特定された単語が記録されたテーブルである。但し、このプールテーブル３７に記録されている単語は、キーワードテーブル３６内の単語とは異なり、単語マスタデータベース３３に記録されていない単語の中から特定されたものである。なお、このプールテーブル３７は、一人の従業員に対して一つ作成されている。図１０は、一人の従業員に対して作成されたプールテーブル３７のデータ構造の一例を示す図である。図１０のプールテーブル３７は、その従業員によって作成された過去の全ての日報内において頻繁に利用されているとして後述のプログラムにより特定された単語と同じ数のレコードを、有している。各レコードは、「単語」，「ヒット回数」，及び、「初回登録日」のフィールドを、有している。
【００３４】
「単語」には、各単語が記録される。「ヒット回数」には、その単語がこの従業員の過去の全ての日報内において出現した回数が、記録される。「初回登録日」には、その単語が最初にその従業員の過去の日報から検出された日の日付が、記録される。
【００３５】
日報登録プログラム３８は、各従業員により作成された日報を日報データベース３４に記録するとともにその記録された日報に基づいて単語マスタデータベース３３，キーワードテーブル３６，及び、プールテーブル３７を更新するためのプログラムであり、ＳＭＴＰサーバプログラム及びテキストマイニングプログラムを、モジュールプログラムとして含んでいる。
【００３６】
ＳＭＴＰサーバプログラムは、ＳＭＴＰに従って電子メールの送受信を行うためのプログラムである。テキストマイニングプログラムは、自然言語処理にて文書から切り分けた各単語の共起傾向を関連度として数値化することによって関連度テーブル３５を生成するためのプログラムである。このテキストマイニングプログラムは、一般に利用されているものであり、例えば、http://www.taf.or.jp/publication/kjosei#17/pdf/p576.pdfに詳しく説明されているので、本明細書では詳しく説明しない。なお、この日報登録プログラム３８の具体的な処理内容については、後述する。
【００３７】
頻出単語登録プログラム３８ａは、日報内において頻繁に利用されているとして日報登録プログラム３８により特定された単語をプールテーブル３７から単語マスタデータベース３３へ移し替えるためのプログラムである。なお、この頻出単語登録プログラム３８ａの具体的な処理内容については、後述する。
【００３８】
日報作成支援サーバプログラム３９は、従業員端末装置１０内の日報作成支援クライアントプログラム１１と協働することによって、従業員端末装置１０を操作することによって日報を作成する従業員を支援するためのプログラムである。なお、この日報作成支援サーバプログラム３９の具体的な処理内容については、後述する。
【００３９】
以下、以上のように構成される日報管理システムにおいて実行される処理の内容について、説明する。
【００４０】
従業員端末装置１０を操作する従業員は、まず、日報作成支援クライアントプログラム１１を起動した後、このプログラム１１の機能（図１３参照）を利用して日報を一から作成し、或いは、このプログラム１１の機能の一部を利用して支援を受けながら日報を作成する。そして、この従業員は、この日報作成支援クライアントプログラム１１に対し、作成した日報を電子メールとして他の従業員の従業員端末装置１０へ送信するように、指示する（図１４の送信ボタン４１ｌを参照）。
【００４１】
すると、この日報作成支援クライアントプログラム１１が、ＳＭＴＰに従ってその従業員端末装置１０のメールサーバへこの電子メールを送信するとともに、ＳＭＴＰに従って日報管理装置３０へも送信する。日報管理装置３０のＣＰＵは、ＳＭＴＰに従った受信プロセスを通じてこの電子メールを受信すると、この受信をトリガとして、日報登録プログラム３８を起動し、日報登録処理を開始する。図１１は、この日報登録処理の内容を示すフローチャートである。
【００４２】
日報登録処理の開始後、最初のステップＳ１０１では、日報管理装置３０のＣＰＵ（以下では、ＣＰＵ３０と表記する）は、受信した電子メールのヘッダから送信元と送信先の電子メールアドレスを読み出す。続いて、ＣＰＵ３０は、各電子メールアドレスに対応する役職名を、従業員マスタデータベース３１から読み出す。
【００４３】
次のステップＳ１０２では、ＣＰＵ３０は、当該電子メールの送信元の従業員の役職と送信先の従業員の役職とに対応するセキュリティレベルを、レベル判定用テーブル３２から読み出す。
【００４４】
次のステップＳ１０３では、ＣＰＵ３０は、従業員マスタデータベース３１を参照することによって、当該電子メールの送信元の電子メールアドレスにて示される従業員の日報データベース３４を、特定する。続いて、ＣＰＵ３０は、当該電子メールの送信元及び送信先の電子メールアドレスと、当該電子メールのボディ内のテキストデータと、ステップＳ１０２において読み出したセキュリティレベルとからなるレコードを、特定した日報データベース（ＤＢ）３４へ記録する。
【００４５】
次のステップＳ１０４では、ＣＰＵ３０は、当該従業員の日報データベース３４中の全てのテキストデータに基づいてテキストマイニング処理を実行する。そして、ＣＰＵ３０は、このテキストマイニング処理により生成された関連度テーブル３５で、当該従業員の関連度テーブル３５を上書き更新する。
【００４６】
このステップＳ１０４の実行後、ＣＰＵ３０は、ステップＳ１０４のテキストマイニング処理によって当該電子メールのボディ内のテキストデータから個別に切り分けられた各単語を、一つずつ順に処理対象として特定することにより、全ての単語のそれぞれについて、第１のループ処理Ｌ１を実行する。
【００４７】
第１のループ処理Ｌ１中の最初のステップＳ１１１では、ＣＰＵ３０は、処理対象の単語が単語マスタデータベース（ＤＢ）３３に登録されているか否かを、判別する。そして、ＣＰＵ３０は、処理対象の単語が単語マスタデータベース３３に登録されていた場合（Ｓ１１１；ＹＥＳ）、ステップＳ１１６へ処理を進め、処理対象の単語が単語マスタデータベース３３に登録されていなかった場合（Ｓ１１６；ＮＯ）、ステップＳ１１２へ処理を進める。
【００４８】
ステップＳ１１２では、ＣＰＵ３０は、処理対象の単語を検索条件として、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２を検索する。
【００４９】
次のステップＳ１１３では、ＣＰＵ３０は、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２から処理対象単語を検出できたか否かを、判別する。そして、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２から処理対象の単語を検出できなかった場合（Ｓ１１３；ＮＯ）、ＣＰＵ３０は、ステップＳ１１４へ処理を進める。
【００５０】
ステップＳ１１４では、ＣＰＵ３０は、電子メール発信者である従業員の専用のプールテーブル３７へ処理対象の単語を登録する処理を、実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、まず、このプールテーブル３７に処理対象の単語が記録されているか否かを、判別する。そして、処理対象の単語がこのプールテーブル３７に記録されていた場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードの「ヒット回数」フィールド内の数値を１だけインクリメントする。逆に、処理対象の単語がこのプールテーブル３７に記録されていなかった場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードをこのプールテーブル３７に新たに追加し、このレコードの「ヒット回数」フィールドに１を記録し、「初回登録日」フィールドにこの時点の日付を記録する。処理後、ＣＰＵ３０は、この処理対象の単語に対する第１のループ処理Ｌ１の実行を終了する。
【００５１】
一方、ステップＳ１１３において、ＣＰＵ３０は、業務用データベース装置２０内の各データベース２１，２２から処理対象の単語を検出できた場合（Ｓ１１３；ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、ステップＳ１１５へ処理を進める。
【００５２】
ステップＳ１１５では、ＣＰＵ３０は、処理対象の単語を単語マスタデータベース３３へ登録する処理を、実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、処理対象の単語を含むレコードを、単語マスタデータベース３３に新たに追加し、このレコードの「属性名」フィールドに、この処理対象の単語を含んでいるとして検出されたデータベースの名称を、記録する。記録後、ＣＰＵ３０は、ステップＳ１１６へ処理を進める。
【００５３】
ステップＳ１１６では、ＣＰＵ３０は、電子メール発信者である従業員の専用のキーワードテーブル３６へ処理対象の単語を登録する処理を、実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、まず、このキーワードテーブル３６に処理対象の単語が記録されているか否かを、判別する。そして、処理対象の単語がこのキーワードテーブル３６に記録されていた場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードの「使用回数」フィールド内の数値を１だけインクリメントするとともに、このレコードの「最終利用日」フィールド内の日付をこの時点の日付へ更新する。逆に、処理対象の単語がこのキーワードテーブル３６に記録されていなかった場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードをこのキーワードテーブル３６へ新たに追加し、このレコードの「使用回数」フィールドに１を記録し、「最終利用日」フィールドにこの時点の日付を記録する。処理後、ＣＰＵ３０は、この処理対象の単語に対する第１のループ処理Ｌ１の実行を終了する。
【００５４】
ＣＰＵ３０は、このような第１のループ処理Ｌ１中のステップＳ１１１〜Ｓ１１６を、全ての単語のそれぞれについて実行することにより、従業員から電子メールとして受信した日報に基づいて、単語マスタデータベース３３，キーワードテーブル３６，及び、プールテーブル３７を更新する。そして、ＣＰＵ３０は、全ての単語のそれぞれについてこの第１のループ処理Ｌ１を実行し終えた後、日報登録処理を終了する。
【００５５】
また、日報管理装置３０のＣＰＵは、定期的に（例えば一月に一回）、頻出単語登録プログラム３８ａを起動して、頻出単語登録処理を実行する。図１２は、この頻出単語登録処理の内容を示すフローチャートである。
【００５６】
頻出単語登録処理の開始後、日報管理装置３０のＣＰＵは、記憶装置に記憶されている各従業員のプールテーブル３７を一つずつ順に処理対象として特定することにより、全てのプールテーブル３７のそれぞれについて、第２のループ処理Ｌ２を実行する。
【００５７】
第２のループ処理Ｌ２では、ＣＰＵ３０は、処理対象のプールテーブル３７内の各レコードを一つずつ順に処理対象として特定することにより、全てのレコードのそれぞれについて、第３のループ処理Ｌ３を実行する。
【００５８】
第３のループ処理Ｌ３中の最初のステップＳ２０１では、ＣＰＵ３０は、処理対象のレコードの「初回登録日」フィールドに記録される日付からこの時点の日付までの日数を、算出する。続いて、ＣＰＵ３０は、算出した日数で、処理対象レコードの「ヒット回数」フィールド中の数値を除することにより、処理対象レコード中の単語の一日当たりの使用回数を、使用頻度として取得する。
【００５９】
次のステップＳ２０２では、ＣＰＵ３０は、ステップＳ２０１において取得した使用頻度が所定値以上であるか否かを、判別する。そして、ＣＰＵ３０は、処理対象のレコード中の単語の使用頻度が所定値未満であった場合（Ｓ２０２；ＮＯ）、この処理対象のレコードに対する第３のループ処理Ｌ３の実行を終了し、処理対象のレコードの「ヒット回数」フィールド中の数値が所定値以上であった場合（Ｓ２０２；ＹＥＳ）、ステップＳ２０３へ処理を進める。
【００６０】
ステップＳ２０３では、ＣＰＵ３０は、処理対象のレコード中の単語を単語マスタデータベース３３へ登録する処理を、実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、当該単語を含むレコードを、単語マスタデータベース３３に新たに追加し、このレコードの「属性名」フィールドに「その他」を、記録する。
【００６１】
次のステップＳ２０４では、ＣＰＵ３０は、記憶装置内に記憶されている全従業員のキーワードテーブル３６へ処理対象のレコード中の単語を登録する処理を、実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、まず、一つのキーワードテーブル３６を特定し、そのキーワードテーブル３６に処理対象のレコード中の単語が記録されているか否かを、判別する。そして、処理対象のレコード中の単語がそのキーワードテーブル３６に記録されていた場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードの「使用回数」フィールドの数値を１だけインクリメントするとともに、このレコードの「最終利用日」フィールド内の日付をこの時点の日付へ更新する。逆に、処理対象のレコード中の単語がこのキーワードテーブル３６に記録されていなかった場合、ＣＰＵ３０は、この単語を含むレコードをこのキーワードテーブル３６へ新たに追加し、このレコードの「使用頻度」フィールドに１を記録し、「最終利用日」フィールドにこの時点の日付を記録する。ＣＰＵ３０は、このような処理を、全ての従業員のキーワードテーブル３６について繰り返し実行する。
【００６２】
次のステップＳ２０５では、ＣＰＵ３０は、処理対象のレコードを処理対象のプールテーブル３７から削除する処理を、実行する。実行後、ＣＰＵ３０は、この処理対象のレコードに対する第３のループ処理Ｌ３の実行を終了する。
【００６３】
ＣＰＵ３０は、このような第３のループ処理Ｌ３中のステップＳ２０１〜Ｓ２０５を、処理対象のプールテーブル３７中の全ての単語について実行し終えた後、この処理対象のプールテーブル３７に対する第２のループ処理Ｌ２の実行を終了する。
【００６４】
ＣＰＵ３０が、このような第２のループ処理Ｌ２を、日報管理装置３０の記憶装置内の全てのプールテーブル３７のそれぞれについて実行することにより、使用頻度（一日当たりの使用回数）が所定値以上となった単語が、頻出単語として、処理対象のプールテーブル３７から単語マスタデータベース３３へ移し替えられる。そして、ＣＰＵ３０は、全てのプールテーブル３７のそれぞれについてこの第２のループ処理Ｌ２を実行し終えた後、頻出単語登録処理を終了する。
【００６５】
また、従業員端末装置１０を操作する従業員が、日報を作成しようとして、前述したように日報作成支援クライアントプログラム１１を起動すると、この日報作成支援クライアントプログラム１１が、日報管理装置３０へアクセスする。すると、このアクセスをトリガとして、日報管理装置３０のＣＰＵが、日報作成支援サーバプログラム３９を起動し、日報作成支援サーバ処理を実行する。なお、この日報作成支援サーバ処理は、処理プロセスとしてこの日報管理装置３０内に複数生成され、互いに並行に実行される。図１３は、この日報作成支援サーバ処理の内容を示すフローチャートである。
【００６６】
日報作成支援サーバ処理の開始後、最初のステップＳ３０１では、日報管理装置３０のＣＰＵは、アクセスしてきた従業員端末装置１０に対し、認証処理を実行する。
【００６７】
認証処理においては、ＣＰＵ３０は、まず、認証用入力画面を表示するための画面データをその従業員端末装置１０へ送信する。この画面データを受信した従業員端末装置１０では、日報作成支援クライアントプログラム１１が、その画面データに基づいて認証用入力画面を表示装置に表示する。従業員がこの認証用入力画面の所定のテキストボックスに認証用ＩＤ及び認証用パスワードを入力して送信ボタンをクリックすると、認証用ＩＤ及び認証用パスワードが日報管理装置３０へ送られてくる。日報管理装置３０のＣＰＵは、従業員端末装置１０から送られてきた認証用ＩＤ及び認証用パスワードが従業員マスタデータベース３１内のものと一致するか否かを判別し、一致していない場合には、再度、認証用入力画面の画面データをこの従業員端末装置１０へ送信し、一致していた場合には、認証処理を終了する。
【００６８】
次のステップＳ３０２では、日報管理装置３０のＣＰＵは、日報編集画面の画面データをこの従業員端末装置１０へ送信する。
【００６９】
この画面データを受信した従業員端末装置１０では、日報作成支援クライアントプログラム１１が、その画面データに基づいて日報編集画面を表示装置に表示する。図１４は、この日報編集画面４１の一例を示す図である。
【００７０】
図１４の日報編集画面４１には、三個のテキストボックス４１ａ〜４１ｃが、示されている。一つ目のテキストボックス４１ａは、日報を電子メールとして送信する際の正規の宛先の電子メールを入力するためのものであり、二つ目のテキストボックス４１ｂは、日報を複数の宛先へ送信する際の正規の宛先以外の宛先の電子メールアドレスを入力するためのものであり、三つ目のテキストボックス４１ｃは、日報を複数の宛先へ送信する場合であってその日報が送られた他の宛先を知らせる必要のない宛先の電子メールを入力するためのものである。
【００７１】
また、図１４の日報編集画面４１には、三個のボタン４１ｄ〜４１ｆが、示されている。これら三個のボタン４１ｄ〜４１ｆは、何れも、電子メールアドレスの選択画面を表示させるためのボタンである。これらボタン４１ｄ〜４１ｆの何れか一つをクリックすると、選択画面が表示され、表示された選択画面において電子メールアドレスが選択されると、選択された電子メールアドレスが、三個のテキストボックス４１ａ〜４１ｃのうちのクリックされたボタンに対応するテキストボックスへ入力される。
【００７２】
また、図１４の日報編集画面４１には、三個のドロップダウンリストボックス４１ｇ〜４１ｉが、示されている。一つ目のドロップダウンリストボックス４１ｇは、日報の表題として日報に組み込まれる「顧客名」を選択するためのものであり、二つ目のドロップダウンリストボックス４１ｈは、日報の表題として日報に組み込まれる「製品名」を選択するためのものであり、三つ目のドロップダウンリストボックス４１ｉは、日報の表題として日報に組み込まれる「用件の概要」を選択するためのものである。
【００７３】
さらに、図１４の日報編集画面４１には、日報としてのテキストデータを入力するための少なくとも二個のテキストボックス４１ｊ，４１ｋが、示されているとともに、日報を電子メールとして送信する際にクリックされる送信ボタン４１ｌ，三個のドロップダウンリストボックス４１ｇ〜４１ｉに入力された内容を一旦クリアする際にクリックされるクリアボタン４１ｍ，及び、日報の作成を取り止める際にクリックされる終了ボタン４１ｎが、示されている。
【００７４】
そして、日報作成支援クライアントプログラム１１は、従業員が入力装置を操作することによって、この日報編集画面４１において何らかのイベントが行われると、その旨を日報管理装置３０へ通知する。そのイベントとは、具体的には、三個のドロップダウンリストボックス４１ｇ〜４１ｉのそれぞれへの三個の指定単語（顧客名，製品名，及び、用件の概要）の入力か、或いは、三個のボタン４１ｌ〜４１ｎの何れか一つのクリックである。なお、前者のように三個の単語を指定するイベントの場合には、日報作成支援クライアントプログラム１１は、三個のドロップダウンリストボックス４１ｇ〜４１ｉにそれぞれ入力された三個の指定単語を日報管理装置３０へ送信する処理も行う。
【００７５】
その日報管理装置３０では、ＣＰＵが、図１３のステップＳ３０２においてこの日報編集画面４１の画面データを従業員端末装置１０へ送信した後、ステップＳ３０３へ処理を進める。
【００７６】
ステップＳ３０３では、ＣＰＵ３０は、その従業員端末装置１０から何らかのイベントがあった旨が通知されるまで、待機する（Ｓ３０３；ＮＯ）。そして、その通知があると（Ｓ３０３；ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３０４へ処理を進める。
【００７７】
ステップＳ３０４では、ＣＰＵ３０は、従業員端末装置１０からの通知がボタンのクリックを示すものであるか否かを、判別する。そして、従業員端末装置１０からの通知がボタンのクリックを示すものであった場合（Ｓ３０４；ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３０５へ処理を進める。
【００７８】
ステップＳ３０５では、ＣＰＵ３０は、日報編集画面４１の三個のボタン４１ｌ〜４１ｎのうちの何れのボタンがクリックされたかを、判別する。そして、ＣＰＵ３０は、日報編集画面４１の三個のボタン４１ｌ〜４１ｎのうちの送信ボタン４１ｌ又は終了ボタン４１ｎがクリックされていた場合（Ｓ３０５；送信ボタン，終了ボタン）、この日報作成支援サーバ処理を終了し、日報編集画面４１の三個のボタン４１ｌ〜４１ｎのうちのクリアボタン４１ｍがクリックされていた場合（Ｓ３０５；クリアボタン）、ステップＳ３０２へ処理を戻す。
【００７９】
一方、ステップＳ３０４において、従業員端末装置１０からの通知がボタンのクリックを示すものでなかった場合（Ｓ３０４；ＮＯ）、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３０６へ処理を進める。
【００８０】
ステップＳ３０６では、ＣＰＵ３０は、従業員端末装置１０から受信した三個の指定単語のそれぞれに対して所定値以上の関連度を有する単語を、関連度テーブル３５から読み出す。
【００８１】
次のステップＳ３０７では、ＣＰＵ３０は、従業員端末装置１０から受信した三個の指定単語の属性を、この従業員のキーワードテーブル３６から読み出す。続いて、ＣＰＵ３０は、そのキーワードテーブル３６を参照することによって、ステップＳ３０６において読み出した関連単語の中から、以下の三つの条件に全て合致するものを、抽出する。その三つの条件のうち、第１の条件は、その関連単語が従業員端末装置１０から受信した三個の指定単語と同じ属性を有することであり、第２の条件は、その関連単語の最終利用日が直近の所定期間内にあることであり、第３の条件は、その関連単語の使用回数が所定数以上であることである。
【００８２】
次のステップＳ３０８では、ＣＰＵ３０は、この従業員の日報データベース３４中の各レコードのうち、従業員端末装置１０から受信した三個の指定単語とステップＳ３０６において抽出された関連単語とからなるキーワードを少なくとも一つ含んでいるレコードを、検索する。
【００８３】
次のステップＳ３０９では、ＣＰＵ３０は、従業員マスタデータベース３１を参照することによって、検出された各レコードの「to」フィールド及び「cc」フィールドに記録される電子メールアドレスに対応する従業員を、特定する。続いて、ＣＰＵ３０は、特定した各従業員の日報データベース３４について、ステップＳ３０８の処理と同様に、当該キーワードを少なくとも一つ含んでいるレコードを、検索する。
【００８４】
次のステップＳ３１０では、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３０８及びＳ３０９において検出されたレコードの中から、テキストデータに含まれるキーワードの個数が所定数未満であるものを、排除する。
【００８５】
次のステップＳ３１１では、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３０３において三個の指定単語を送信してきた従業員端末装置１０の利用者である従業員の役職レベルを、従業員マスタデータベース３１から読み出す。続いて、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３１０の処理によって残ったレコードの中から、そのセキュリティレベルが当該役職レベルよりも高いレコードを、更に排除する。
【００８６】
次のステップＳ３１２では、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３１１の処理によって残ったレコードを、そのテキストデータの中に含まれるキーワードの個数が多い順に、ソートする。
【００８７】
次のステップＳ３１３では、ＣＰＵ３０は、ステップＳ３１２においてソートされた順に各レコード中のテキストを表示するテンプレート画面の画面データを、生成するとともに、この画面データを、ステップＳ３０３において三個の指定単語を送信してきた従業員端末装置１０へ送信する。
【００８８】
この画面データを受信した従業員端末装置１０では、日報作成支援クライアントプログラム１１が、その画面データに基づいてテンプレート画面を表示装置に表示する。なお、日報作成支援クライアントプログラム１１は、テンプレート画面を、図１４の日報編集画面４１とは別のウインドウに表示する。また、日報作成支援クライアントプログラム１１は、テンプレート画面の画面データを受信した際に別のテンプレート画面を表示していた場合には、そのテンプレート画面を一旦削除したうえで、受信した画面データに基づいて新たにテンプレート画面を表示する。図１５は、このテンプレート画面４２の一例を示す図である。
【００８９】
図１５のテンプレート画面４２には、テキストの表示欄４２ａが、示されている。なお、このテンプレート画面４２が表示された当初、この表示欄４２ａには、ステップＳ３１１においてソートされたうちの最も順位の高いテキストデータが、表示される。また、このテンプレート画面４２には、「前へ」ボタン４２ｂ及び「次へ」ボタン４２ｃが、示されている。「前へ」ボタン４２ｂは、クリックされた場合に、表示欄４２ａ内に表示されるテキストデータを一つ上の順位のテキストデータへ切り替えるためのボタンである。「次へ」ボタン４２ｃは、クリックされた場合に、表示欄４２ａ内に表示されるテキストデータを一つ下の順位のテキストデータへ切り替えるためのボタンである。
【００９０】
このようなテンプレート画面４２の画面データを従業員端末装置１０へ送信した後、日報管理装置３０のＣＰＵは、ステップＳ３０３へ処理を戻す。
【００９１】
本実施形態の日報管理システムは、上述したように構成されるので、以下に説明するように作用する。
【００９２】
日報を作成しようとする従業員は、自分の従業員端末装置１０を操作することによって、日報作成支援クライアントプログラム１１を起動する。すると、認証手続きが行なわれた後で、従業員端末装置１０の表示装置には、図１４に示されるような日報編集画面４１が、表示される（Ｓ３０１，Ｓ３０２）。
【００９３】
そして、この従業員が、日報編集画面４１中の三個のドロップダウンリストボックス４１ｇ〜４１ｉを操作することによって三個の指定単語（顧客名，製品名，及び、用件の概要）をそれぞれ入力すると、それらの指定単語に基づいて、テンプレート画面４２が、従業員端末装置１０の表示装置に表示される（Ｓ３０４；ＹＥＳ，Ｓ３０６〜Ｓ３１３）。
【００９４】
このとき、この従業員は、テンプレート画面４２の「前へ」ボタン４２ｂ及び「次へ」ボタン４２ｃを操作することにより、自分が指定した三個の単語に関連する内容を持つ過去の日報であって、自分の役職レベルよりも低いセキュリティレベルにあるものを、テンプレート画面４２の表示欄４２ａ内に、表示させることができる。
【００９５】
その後、この従業員が、テンプレート画面４２の表示欄４２ａ内に表示されたテキストデータ（すなわち、自分又は他の従業員が作成した過去の日報）を参考にしながら作成したテキストデータを、日報編集画面４１の各テキストボックス４１ｊ，４１ｋへ入力する。続いて、この従業員は、三個のボタン４１ｄ〜４１ｆを操作することにより（或いは直接）、三個のテキストボックス４１ａ〜４１ｃへ、日報を送信する宛先の電子メールアドレスを入力する。そして、この従業員が、送信ボタン４１ｌをクリックすると、その日報が電子メールとして、各宛先へ送信されるとともに、日報管理装置３０へ送信される（Ｓ３０５；送信ボタン）。この日報が電子メールとして送られた日報管理装置３０では、日報登録プログラム３８が、その日報に基づいて、単語マスタデータベース３３，キーワードテーブル３６，及び、プールテーブル３７を更新する（Ｓ１０１〜Ｓ１１６）。
【００９６】
以上に説明したように、本実施形態によれば、従業員は、或る日の業務内容を他の従業員に対して報告する際に、その業務内容に関係のある適切な単語を指定するだけで、日報の作成前に、その日報の内容に関連する過去の日報を参照することができる。従って、日報を一から作成することに比べると、関連する過去の日報を参照できる分だけ、日報作成が容易になる。
【００９７】
（付記１）
コンピュータを、
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得手段，
前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶する記憶手段，
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付ける受付手段，
前記受付手段が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付手段が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する検索手段，及び、
前記検索手段により検出された各テキストデータを表示装置に表示する表示手段
として機能させる
ことを特徴とする日報作成支援プログラム。
【００９８】
（付記２）
前記検索手段は、さらに、前記受付手段が受け付けた前記指定単語に対して密接に関連する関連単語を取得するとともに、取得したその関連単語と前記指定単語とからなるキーワードを含むとともに前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する
ことを特徴とする付記１記載の日報作成支援プログラム。
【００９９】
（付記３）
前記検索手段は、前記記憶装置に記憶される各テキストデータから自然言語処理にて切り分けられた各単語同士の共起傾向を数値化してなる関連度に基づいて、前記指定単語に対して密接に関連する単語を取得する
ことを特徴とする付記２記載の日報作成支援プログラム。
【０１００】
（付記４）
前記記憶手段は、前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、セキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶するとともに、その記憶装置に記憶される各テキストデータから自然言語処理にて切り分けられた各単語の組み合わせを、単語同士の共起傾向を数値化してなる関連度に対応付けて前記記憶装置に記憶し、
前記検索手段は、前記受付手段が受け付けた前記指定単語に対して所定の高さの関連度を持つ単語を、前記記憶装置に記憶される各単語の中から特定することにより、前記指定単語に密接に関連する関連単語を取得し、取得したその関連単語と前記指定単語とからなるキーワードを含むとともに前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する
ことを特徴とする付記１記載の日報作成支援プログラム。
【０１０１】
（付記５）
前記記憶手段は、前記日報取得手段により取得されたテキストデータと、そのテキストデータの宛先を定義する宛先情報と、前記セキュリティレベルとを対応付けたレコードを、そのテキストデータを前記宛先へ送信した従業員のために前記記憶装置内に備えられた記憶領域に記憶し、
前記受付手段は、何れかの従業員が検索条件として指定した指定単語と、その従業員の役職レベルとともに、その従業員を特定する従業員情報を、前記通信装置を通じて受け付け、
前記検索手段は、前記受付手段が受け付けた前記従業員情報にて示される従業員について前記記憶装置に備えられた前記記憶領域内のテキストデータの中から、前記指定単語を含むテキストデータを検索することによって、テキストデータを取得した後、それら検出した各テキストデータに対応する宛先情報を前記記憶装置からそれぞれ読み出し、読み出した前記宛先情報にて示される従業員について前記記憶装置に備えられた記憶領域内の各テキストデータの中から、前記指定単語を含むテキストデータを検索することによって、テキストデータを更に取得する
ことを特徴とする付記１記載の日報作成支援プログラム。
【０１０２】
（付記６）
コンピュータを、
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得手段，
前記日報取得手段により取得されたテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶する記憶手段，
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付ける受付手段，
前記受付手段が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付手段が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索する検索手段，及び、
前記検索手段により検索された各テキストデータを表示装置に表示する表示手段
として機能させる
日報作成支援プログラムを記録した
ことを特徴とするコンピュータ可読媒体。
【０１０３】
（付記７）
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得する日報取得部，
前記日報取得部が取得したテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶する記憶部，
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを受け付ける受付部，
前記受付部が受け付けた前記指定単語を含むとともに前記受付部が受け付けた前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶部の中から検索する検索部，及び、
前記検索部により検出された各テキストデータを表示装置に表示する表示部
を備えることを特徴とする日報作成支援システム。
【０１０４】
（付記８）
コンピュータが、
従業員間で日報として送受信されるテキストデータを通信装置を通じて取得すると、そのテキストデータを、その送信元の従業員の役職レベルとその送信先の従業員の役職レベルとに基づくセキュリティレベルに対応付けて記憶装置に記憶しておき、
何れかの従業員によって検索条件として指定された指定単語とその従業員の役職レベルとを入力装置を通じて受け付けた場合には、その指定単語を含むとともに前記役職レベルより低いセキュリティレベルを有するテキストデータを、前記記憶装置の中から検索し、検索した各テキストデータを表示装置に表示する
ことを特徴とする日報作成支援方法。
【図面の簡単な説明】
【０１０５】
【図１】本発明が適用された日報管理システムの概略図
【図２】顧客マスタデータベースのデータ構造の一例を示す図
【図３】製品マスタデータベースのデータ構造の一例を示す図
【図４】従業員マスタデータベースのデータ構造の一例を示す図
【図５】レベル判定用テーブルのデータ構造の一例を示す図
【図６】単語マスタデータベースのデータ構造の一例を示す図
【図７】一従業員の日報データベースのデータ構造の一例を示す図
【図８】一従業員の関連度テーブルのデータ構造の一例を示す図
【図９】一従業員のキーワードテーブルのデータ構造の一例を示す図
【図１０】一従業員のプールテーブルのデータ構造の一例を示す図
【図１１】日報登録処理の内容を示すフローチャート
【図１２】頻出単語登録処理の内容を示すフローチャート
【図１３】日報作成支援サーバ処理の内容を示すフローチャート
【図１４】日報編集画面の一例を示す図
【図１５】テンプレート画面の一例を示す図
【符号の説明】
【０１０６】
１０    従業員端末装置
１１    日報作成支援クライアントプログラム
２０    業務用データベース装置
２１    顧客マスタデータベース
２２    製品マスタデータベース
３０    日報管理装置
３１    従業員マスタデータベース
３２    レベル判定用テーブル
３３    単語マスタデータベース
３４    日報データベース
３５    関連度テーブル
３６    キーワードテーブル
３７    プールテーブル
３８    日報登録プログラム
３８ａ  頻出単語登録プログラム
３９    日報作成支援サーバプログラム
４１    日報編集画面
４２    テンプレート画面
【図１】
2005222132.tif 000003
【図２】
2005222132.tif 000004
【図３】
2005222132.tif 000005
【図４】
2005222132.tif 000006
【図５】
2005222132.tif 000007
【図６】
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【図７】
2005222132.tif 000009
【図８】
2005222132.tif 000010
【図９】
2005222132.tif 000011
【図１０】
2005222132.tif 000012
【図１１】
2005222132.tif 000013
【図１２】
2005222132.tif 000014
【図１３】
2005222132.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
2005222132.tif 000017