(57)【要約】【課題】無線タグを埋め込んだ用紙を用いて、コストを抑制するとともに、作成された情報のセキュリティ管理および複製・配布管理ができる文書管理システムを提供する。【解決手段】まず、通常の用紙を収容する用紙トレイと、予め無線タグを埋め込んである用紙を収容する用紙トレイを持ち、複数枚数からなる印刷物を作成する際に、一組の出力のうちランダムに決定した１ページにのみ無線タグを埋め込んだ用紙を使用して印刷するとともに、埋め込まれた無線タグと印刷した文書とを対応付けて記憶しておく。また、この文書を複製するときには、読み出した無線タグの内容と、先に記憶した無線タグとが同一かを判断して、複製の禁止や配布先を管理するようにした。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
用紙に対して印刷を行う印刷装置と、文書を管理する文書管理サーバとをネットワークを介して接続した文書管理システムにおいて、
前記印刷装置は、印刷対象となる文書が複数枚数のページからなる場合、該複数枚のうちから選択した１枚に、無線タグを埋め込んだ用紙を用い、他には無線タグを埋め込まない用紙を用いることを決定する給紙決定部と、前記給紙決定部で決定した用紙を給紙して前記複数枚数の各ページを印刷する印刷部と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれている無線タグの識別子を読み込み、該用紙に印刷される時には該無線タグへ文書の識別子を書き込む無線タグ入出力部と、前記文書の識別子と該無線タグの識別子とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有し、
前記文書管理サーバは、文書の識別子に対応させて文書の複製の可否を管理する文書管理ＤＢと、前記印刷装置から文書の識別子と無線タグの識別子を受信すると、該文書の識別子と該無線タグの識別子とを関連付けて前記文書管理ＤＢを更新する更新部を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記ネットワークを介して接続し、印刷された用紙の複写を行う複写装置を有し、
前記複写装置は、複写対象の用紙中に埋め込まれた無線タグを検知して、該無線タグに書き込まれている文書の識別子と無線タグの識別子とを読み込む無線タグ入力部と、該読み取った文書の識別子と無線タグの識別子をもとに前記文書管理サーバへ複製の可否を問い合わせる検索部を有し、前記無線タグ入力部で用紙に無線タグが埋め込まれていることを検知し、前記検索部の問い合わせ結果が複製否のときには、複写を禁止するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、前記印刷装置の前記給紙決定部または前記複写装置の給紙決定部は、前記複数枚数以内の乱数を発生させて、無線タグを埋め込んだ用紙の位置を決定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
前記複写装置は、複写対象となる文書が複数枚数のページからなる場合、該複数枚のうちから選択した１枚に、無線タグを埋め込んだ用紙を用い、他には無線タグを埋め込まない用紙を用いることを決定する給紙決定部と、前記給紙決定部で決定した用紙を給紙して前記複数枚数の各ページを印刷する印刷部と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれている無線タグの識別子を読み込み、該用紙に印刷される時には該無線タグへ文書の識別子を書き込む無線タグ入出力部と、前記無線タグ入力部で読み取った文書の識別子と無線タグの識別子と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれていた無線タグの識別子と、当該文書の複写を指示した利用者とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有して、前記検索部での問い合わせ結果が複製可の場合に、当該複写対象の文書を複写し、
前記文書管理サーバは、文書の複製履歴を保持する文書複製履歴ＤＢと、前記複写装置から受信した文書の識別子、当該文書に埋め込まれた無線タグの識別子、複写された用紙に埋め込まれていた無線タグの識別子と、当該文書の複製を指示した利用者とを対応付けて前記文書複製履歴ＤＢへ登録する複製履歴登録部とを有して、文書の複製履歴を管理するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項２または４に記載の文書管理システムにおいて、前記複写装置は、前記検索部で複製の可否の代わりに、複製されたときに連絡する連絡先を問い合わせ、該連絡先に複製が作成されたことを通知するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、前記ネットワークを介して接続し、印刷された用紙から情報を読み取る文書読取装置を有し、
前記文書読取装置は、読み取り対象の用紙中に埋め込まれた無線タグを検知して、該無線タグに書き込まれている文書の識別子と無線タグの識別子とを読み込む無線タグ入力部と、該読み取った文書の識別子と無線タグの識別子をもとに前記文書管理サーバへ複製の可否を問い合わせる検索部を有し、前記無線タグ入力部で用紙に無線タグが埋め込まれていることを検知し、前記検索部で問い合わせ結果が複製否のときには、読み取りを禁止としたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
請求項６に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書読取装置は、前記問い合わせ結果が複製可の場合には、前記無線入力部で読み取った文書の識別子と無線タグの識別子と、当該文書の読み取りを指示した利用者とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有し、
前記文書管理サーバは、文書の複製履歴を保持する文書複製履歴ＤＢと、前記文書読取装置から受信した文書の識別子、無線タグの識別子、当該文書の読み取りを指示した利用者とを対応付けて前記文書複製履歴ＤＢへ登録する複製履歴登録部とを有し、文書の複製履歴を管理するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
請求項６または７に記載の文書管理システムにおいて、前記文書読取装置は、前記検索部で複製の可否の代わりに、複製されたときに連絡する連絡先を問い合わせ、該連絡先に複製が作成されたことを通知するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
用紙に対して印刷を行う印刷装置において、複数枚数からなる文書を印刷するときに、複数枚数のうちの１ページにのみ無線タグを埋め込んだ用紙を選択して印刷することを特徴とする印刷装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の印刷装置において、前記無線タグを埋め込んだ用紙の位置は、前記枚数以内の乱数にて決定することを特徴とする印刷装置。
【請求項１１】
請求項９または１０に記載の印刷装置において、前記用紙に埋め込まれた無線タグの識別子と、前記文書と該無線タグの識別子の関連付けとをネットワークを介して接続した文書管理サーバへ送信するようにしたことを特徴とする印刷装置。
【請求項１２】
コンピュータに、請求項１乃至８のいずれかに記載の文書管理システムの機能、または、請求項９乃至１１のいずれかに記載の印刷装置の機能を実行させるためのプログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システム、印刷装置、プログラムおよび記録媒体に関し、具体的には、文書を印刷した用紙に無線タグを埋め込み、文書の印刷、複製および配布を管理する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ＩＣチップとアンテナを内部に埋め込み通信機能を備えた無線タグ（ＲＦＩＤ：Ｒａｄｉｏ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ  ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）が開発されている。
このＲＦＩＤは、ＩＣチップに多量の情報を記録でき、無線（電磁誘導）にて非接触で情報を送受信できる上、偽造が困難なためセキュリティにも優れており、非接触式ＩＣカードと比べて形状に制限がなく、また通信距離が長いなどの特長がある。
また、このＲＦＩＤの主な導入分野としては、次のものがあげられる。
（１）履歴管理分野：人や物の履歴情報を時系列的に管理し、小売業の商品管理・物流管理、製造業の容器・パレット管理等に応用される。
（２）ＩＤ管理分野：ＩＤ情報をもとに人・物を識別したり、位置管理等に利用され、航空手荷物、入退室管理等の識別、追跡調査等に利用できる。
（３）盗難防止分野：自動車キー、商品、美術館等への応用が考えられる。
さらにＲＦＩＤは、従来のバーコードに比べ、複数情報を一括処理できるマルチリード機能を有し、さらにデータ容量が大きいため商品と付帯情報の一体管理が可能となり、精度の高い商品管理が実現できる。
一方、情報に関するセキュリティの認識や著作権に対する意識の高まりから、作成された情報のセキュリティ管理および複製・配布先の管理への要求も高まっている。
【０００３】
例えば、特許文献１の「装置セキュリティ管理システム」は、ユーザにＲＦＩＤを携帯させると共に、機密文書にもＲＦＩＤを付けておいて、プラテンにセットされた文書のＲＦＩＤと、複写機の前にいるユーザのＲＦＩＤとを複写機に設けたリーダ・ライタで読み取る。ユーザのＲＦＩＤから読み取った当該ユーザのアクセス権が、プラテン上の文書のＲＦＩＤから読み取った当該文書の機密レベルより高い場合にのみ、複写機がその文書の複写を行えるように制御することにより、機密文書の複写など、セキュリティの管理を要する装置の動作について、きめ細かい制御を可能にしている。
また、特許文献２の「書類管理システム」は、印刷するための文字、画像等の情報を含むコンテンツを生成するコンテンツ生成装置と、用紙に印刷を行う印刷装置と、書類に承認を行うための事務用品として機能する承認装置と、書類に設けられているＲＦＩＤを読み取る読取装置と、書類データを管理するための書類データ管理装置と、これらを接続するＬＡＮとを有しており、書類の管理を用紙それ自身に付した識別子を用いて、書類を用紙レベルで識別して管理している。
【特許文献１】特開２００１−１６０１１７公報
【特許文献２】特開２００２−１２０４７５公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の特許文献１の技術では、複写装置を操作するユーザは必ず個人認識および複写権限を記憶したＲＦＩＤを帯行しなければ、文書を複製することができない。
また、上述の特許文献２の技術では、ＲＦＩＤをすべての用紙に付けておき、文書と用紙に付けられた識別子とを関連付けるとともに、承認用紙に承認を受けた場合、その承認を受けた用紙の識別子と文書の関連付けを行って、書類管理を行っているが、このように用紙ごとにＲＦＩＤをつけていると全体的な書類作成コストも高くなってしまう。また、著作権や配布の管理では、用紙ごとに管理しなくてもよく、文書単位で管理すればよいこともある。
本発明は、上述の実情を考慮してなされたものであって、無線タグを埋め込んだ用紙を用いて、コストを抑制するとともに、作成された情報のセキュリティ管理および複製・配布管理ができる文書管理システム、印刷装置、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するために、本発明の請求項１の文書管理システムは、用紙に対して印刷を行う印刷装置と、文書を管理する文書管理サーバとをネットワークを介して接続した文書管理システムにおいて、前記印刷装置は、印刷対象となる文書が複数枚数のページからなる場合、該複数枚のうちから選択した１枚に、無線タグを埋め込んだ用紙を用い、他には無線タグを埋め込まない用紙を用いることを決定する給紙決定部と、前記給紙決定部で決定した用紙を給紙して前記複数枚数の各ページを印刷する印刷部と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれている無線タグの識別子を読み込み、該用紙に印刷される時には該無線タグへ文書の識別子を書き込む無線タグ入出力部と、前記文書の識別子と該無線タグの識別子とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有し、前記文書管理サーバは、文書の識別子に対応させて文書の複製の可否を管理する文書管理ＤＢと、前記印刷装置から文書の識別子と無線タグの識別子を受信すると、該文書の識別子と該無線タグの識別子とを関連付けて前記文書管理ＤＢを更新する更新部を有することを特徴とする。
また、本発明の請求項２は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記ネットワークを介して接続し、印刷された用紙の複写を行う複写装置を有し、前記複写装置は、複写対象の用紙中に埋め込まれた無線タグを検知して、該無線タグに書き込まれている文書の識別子と無線タグの識別子とを読み込む無線タグ入力部と、該読み取った文書の識別子と無線タグの識別子ををもとに前記文書管理サーバへ複製の可否を問い合わせる検索部を有し、前記無線タグ入力部で用紙に無線タグが埋め込まれていることを検知し、前記検索部の問い合わせ結果が複製否のときには、複写を禁止するようにしたことを特徴とする。
【０００６】
また、本発明の請求項３は、請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、前記印刷装置の前記給紙決定部または前記複写装置の給紙決定部は、前記複数枚数以内の乱数を発生させて、無線タグを埋め込んだ用紙の位置を決定することを特徴とする。
また、本発明の請求項４は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記複写装置は、複写対象となる文書が複数枚数のページからなる場合、該複数枚のうちから選択した１枚に、無線タグを埋め込んだ用紙を用い、他には無線タグを埋め込まない用紙を用いることを決定する給紙決定部と、前記給紙決定部で決定した用紙を給紙して前記複数枚数の各ページを印刷する印刷部と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれている無線タグの識別子を読み込み、該用紙に印刷される時には該無線タグへ文書の識別子を書き込む無線タグ入出力部と、前記無線タグ入力部で読み取った文書の識別子と無線タグの識別子と、前記給紙決定部で決定した用紙に埋め込まれていた無線タグの識別子と、当該文書の複写を指示した利用者とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有して、前記検索部での問い合わせ結果が複製可の場合に、当該複写対象の文書を複写し、前記文書管理サーバは、文書の複製履歴を保持する文書複製履歴ＤＢと、前記複写装置から受信した文書の識別子、当該文書に埋め込まれた無線タグの識別子、複写された用紙に埋め込まれていた無線タグの識別子と、当該文書の複製を指示した利用者とを対応付けて前記文書複製履歴ＤＢへ登録する複製履歴登録部とを有して、文書の複製履歴を管理するようにしたことを特徴とする。
【０００７】
また、本発明の請求項５は、請求項２または４に記載の文書管理システムにおいて、前記複写装置は、前記検索部で複製の可否の代わりに、複製されたときに連絡する連絡先を問い合わせ、該連絡先に複製が作成されたことを通知するようにしたことを特徴とする。
また、本発明の請求項６は、請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、前記ネットワークを介して接続し、印刷された用紙から情報を読み取る文書読取装置を有し、前記文書読取装置は、読み取り対象の用紙中に埋め込まれた無線タグを検知して、該無線タグに書き込まれている文書の識別子と無線タグの識別子とを読み込む無線タグ入力部と、該読み取った文書の識別子と無線タグの識別子をもとに前記文書管理サーバへ複製の可否を問い合わせる検索部を有し、前記無線タグ入力部で用紙に無線タグが埋め込まれていることを検知し、前記検索部で問い合わせ結果が複製否のときには、読み取りを禁止としたことを特徴とする。
また、本発明の請求項７は、請求項６に記載の文書管理システムにおいて、前記文書読取装置は、前記問い合わせ結果が複製可の場合には、前記無線入力部で読み取った文書の識別子と無線タグの識別子と、当該文書の読み取りを指示した利用者とを前記文書管理サーバへ送信する送信部を有し、前記文書管理サーバは、文書の複製履歴を保持する文書複製履歴ＤＢと、前記文書読取装置から受信した文書の識別子、無線タグの識別子、当該文書の読み取りを指示した利用者とを対応付けて前記文書複製履歴ＤＢへ登録する複製履歴登録部とを有し、文書の複製履歴を管理するようにしたことを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の請求項８は、請求項６または７に記載の文書管理システムにおいて、前記文書読取装置は、前記検索部で複製の可否の代わりに、複製されたときに連絡する連絡先を問い合わせ、該連絡先に複製が作成されたことを通知するようにしたことを特徴とする。
また、本発明の請求項９の印刷装置は、用紙に対して印刷を行う印刷装置において、複数枚数からなる文書を印刷するときに、複数枚数のうちの１ページにのみ無線タグを埋め込んだ用紙を選択して印刷することを特徴とする。
また、本発明の請求項１０は、請求項９に記載の印刷装置において、前記無線タグを埋め込んだ用紙の位置は、前記枚数以内の乱数にて決定することを特徴とする。
また、本発明の請求項１１は、請求項９または１０に記載の印刷装置において、前記用紙に埋め込まれた無線タグの識別子と、前記文書と該無線タグの識別子の関連付けとをネットワークを介して接続した文書管理サーバへ送信するようにしたことを特徴とする。
また、本発明の請求項１２は、コンピュータに、請求項１乃至８のいずれかに記載の文書管理システムの機能、または、請求項９乃至１１のいずれかに記載の印刷装置の機能を実行させるためのプログラムである。
また、本発明の請求項１３は、請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
以上の構成により、配布や複製を制限したい情報の複製を制限したり、複製履歴情報をたどることによって情報が流通した範囲を管理できる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。
図１は、本発明の文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
同図において、文書管理システムは、プリンタ装置のように用紙に印刷する印刷装置１０、スキャナ装置のように文書を読み取る読取装置２０、複写機のように文書を読み取って用紙に印刷する複写装置３０、複写機、ファクシミリ装置、プリンタ装置、スキャナ装置やそれらのＯＡ機器が提供する機能を１台に統合したデジタル複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌｓ）のような複合装置４０、文書のセキュリティ管理や配布管理を行う文書管理サーバ５０、情報の印刷・複写の指令や文書管理サーバからの管理情報を受信する情報処理装置のようなクライアント６０で構成され、これらの印刷装置１０、読取装置２０、複写装置３０、複合装置４０、文書管理サーバ５０およびクライアント６０はＬＡＮ等のネットワーク７０で接続されている。
また、印刷装置１０、読取装置２０、複写装置３０および複合装置４０は、必要に応じて任意台数（０台以上）接続される。
個々の装置の利用形態について以下に説明する。
【００１０】
（１）印刷装置１０
印刷される情報に対して、セキュリティ管理を行う場合や、配布管理を行いたい場合、印刷すべき用紙すべてに無線タグを埋め込むとコスト高になるため、印刷結果が複数枚数になる場合には、無線タグを埋め込んだ用紙１枚を使うようにする。また、１つの情報に対して複数の無線タグの識別子（ＩＤ）を管理するよりも、このように情報（文書）１つに対して１つの無線タグのＩＤを対応させた方が管理しやすくなる。
しかし、その際に、例えば無線タグが埋め込まれた用紙が必ず１枚目に存在すると決まっていれば、その用紙の除去が容易になり、セキュリティ管理上問題となってくる。
そのために、本発明の印刷装置では、無線タグの埋め込まれるページをランダムに決定して印刷するようにした。
【００１１】
図２は、クライアント６０の情報処理装置から印刷装置１０へ情報を印刷する場合の、本発明に係る印刷装置１０の機能構成を示すブロック図である。同図において、印刷装置１０は、制御部１１、通信部１２、印刷部１３、記憶部１４、給紙決定部１５および無線タグ入出力部１６を少なくとも備えている。
通信部１２は、この印刷装置１０と、クライアント６０および文書管理サーバ５０間のデータ通信を行うためのインタフェースであり、制御部１１の指示に基づいて、クライアント６０から印刷指令や印刷データを受信し、印刷状況等を返信する。また、文書の印刷履歴を登録するために文書管理サーバ５０へ登録データを送信する。
また、印刷指令としては、文書の印刷を要求する印刷者の印刷者ＩＤ、印刷データの印刷部数、セキュリティ管理または配布管理を行うか否かの情報および文書ＩＤを受信し、受信した印刷データは、制御部１１によって記憶部１４へ一時的に保存される。
制御部１１は、セキュリティ管理または配布管理を行うという指令を受信すると、給紙決定部１５を起動して、受信した印刷データの印刷枚数内の乱数を発生させて、無線タグを埋め込んだ用紙を何枚目にするか決定させる。
【００１２】
印刷部１３は、一時的に保存している印刷データを記憶部１４から読み出し、給紙決定部１５で決定した無線タグを埋め込んだ用紙は無線タグを予め埋め込んである用紙トレイから給紙し、それ以外の用紙については無線タグを埋め込んでいない用紙を収納する通常の用紙トレイから給紙して印刷する。
また、印刷部１３は、無線タグを埋め込んだ用紙が給紙されたことを制御部１１に知らせる。従って、２部以上の印刷が指令された場合には、その用紙が給紙される都度制御部１１に知らされる。
このとき制御部１１は、無線タグ入出力部１６を起動させて、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤ、オリジナル文書であることを示す情報、印刷日をその用紙の無線タグに書き込み、ライトプロテクトをかける。
また、制御部１１は、文書ＩＤ、印刷指示を行った印刷者ＩＤ、印刷日、無線タグ入出力部１６で読み取った無線タグのＩＤを文書管理サーバ５０へ通信部１２を介して通知する。
【００１３】
文書管理サーバ５０は、印刷装置１０から通知されると、図３に示すような文書管理テーブルへ登録する。この文書管理テーブルには、次のような項目を登録する。
・文書ＩＤ：セキュリティ管理または配布管理対象となった文書を識別するためのＩＤである。
・印刷者ＩＤ：文書を印刷指令した印刷者を識別するためのＩＤである。
・管理区分：セキュリティ管理または配布管理を行っているか否かを示す区分である。
・複製区分：複製禁止であるか否かを示す区分である。
・連絡方法：当該文書が複製されたときに連絡する連絡先のメールアドレスである。
上記文書ＩＤから連絡方法までの項目は、文書が作成されたときに予め文書管理テーブルへ登録格納される。
・印刷日：文書を印刷したときの日付を登録する。
・無線タグのＩＤ：印刷した文書の用紙に埋め込まれている無線タグのＩＤを登録する。
【００１４】
次に、図４のフローチャートを用いて、セキュリティ管理または配布管理された情報の印刷処理を説明する。
まず、クライアント６０から指示がセキュリティ管理または配布管理を行わない情報の印刷か否かを調べる。
通常の印刷指示の場合（ステップＳ１のＮＯ）、制御部は通常の印刷を行うように印刷部１３へ指示する。
一方、セキュリティ管理または配布管理を行う印刷指示の場合（ステップＳ１のＹＥＳ）、クライアント６０からの印刷データを一旦記憶部１４へ記憶する（ステップＳ２）。
読み込んだ印刷データから全体で何ページになるかを計算し、総ページ以内の一様乱数を発生する（この乱数をｎとする）（ステップＳ３）。
印刷を行うためにページカウンタを１に初期化する（ステップＳ４）。
ページカウンタがｎになった場合（ステップＳ５のＹＥＳ）、無線タグを予め埋め込んである用紙を給紙し（ステップＳ６）、ステップＳ８へ進む。
一方、ページカウンタがｎでない場合（ステップＳ５のＮＯ）、無線タグを予め埋め込んでいない用紙を給紙し（ステップＳ７）、ステップＳ８へ進む。
【００１５】
給紙された用紙に該当ページの印刷データを記憶部１４から読み込んで印刷する（ステップＳ８）。
このとき、無線タグを埋め込んだ用紙が給紙されると、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤ、オリジナル文書であることを示す情報、印刷日をその用紙の無線タグに書き込み、ライトプロテクトをかける。また、文書ＩＤ、印刷指示を行った印刷者ＩＤ、印刷日、当該用紙から読み取った無線タグのＩＤを文書管理サーバ５０へ通知して、文書管理サーバ５０の文書管理テーブルを更新する。
ステップＳ５からＳ９までを印刷データのすべてのページが印刷し終わるまで繰り返す。
また、２部以上の印刷が指令された場合には、ステップＳ３からＳ９までを部数分繰り返し、文書管理テーブルの印刷日と無線タグのＩＤには、部数分のデータがリストとして登録される。
以上により、複数枚数からなる情報を印刷する際、一セットの原稿に１つの無線タグをつけて出力できる。また、出力の際に、無線タグを埋め込んだ用紙の出力位置を任意に変化させることによって、無線タグを埋め込んだ用紙の除去を困難にできる。
【００１６】
（２）読取装置２０
上記の印刷装置１０で印刷された文書をセキュリティ管理または配布管理する際に、読取装置２０で無線タグの存在およびその無線タグのＩＤを検知し、文書管理サーバ５０に照会して、読み取り禁止の処置をしたり、または誰が読み取りを行ったかを当該文書の連絡先へ通知するようにした。
図５は、クライアント６０の情報処理装置からの指示で、印刷された文書を読取装置２０から読み取る場合の、本発明に係る読取装置２０の機能構成を示すブロック図である。同図において、読取装置２０は、制御部２１、通信部２２、無線タグ入力部２３、検索部２４および読取部２５を少なくとも備えている。
通信部２２は、この読取装置２０と、クライアント６０および文書管理サーバ５０間でデータ通信するためのインタフェースであり、制御部２１の指示に基づいて、クライアント６０からの読取指令を受信し、読み取ったデータを返信する。
また、検索部２４から指示される検索データを文書管理サーバ５０へ送信し、その検索結果を受信する。
また、クライアント６０からの読取指令としては、読み取り対象となる文書の読取指示を出した利用者の利用者ＩＤを受信する。
制御部２１は、無線タグ入力部２３を起動して、読み取り対象となる文書の中に無線タグを埋め込んだ用紙があるかを検知し、検知された場合には、当該無線タグに書き込まれている、無線タグのＩＤ、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤを読み込む。
【００１７】
次に、制御部２１は、当該文書がセキュリティ管理または配布管理を行っている情報を持っていた場合には、検索部２４を起動させる。
検索部２４は、文書ＩＤ、無線タグのＩＤおよび利用者ＩＤを文書管理サーバ５０へ送信して、当該文書が複製禁止となっているか、または複製禁止となっていない場合でも当該利用者にこの文書を読み取る権限があるかを調べる。
文書管理サーバ５０は、文書管理テーブルを参照して、文書ＩＤおよび無線タグのＩＤと一致する文書の複製区分を検索する。この結果、複製が禁止されていれば複製不可を返信する。
また、複製禁止ではない場合には、利用者ＩＤに予め設定された文書ＩＤごとの複製に関する利用者権限を調べ、複製可能か否かを返信する。
制御部２１は、文書管理サーバ５０から複製可能が返信された場合には、読取部２５を起動して、読み取った文書データをクライアント６０へ通信部２２を介して返信する。
さらに、この場合、制御部１１は、文書ＩＤ、複製日、無線タグ入力部２３で読み取った無線タグのＩＤ、複製指示を行った利用者ＩＤ、当該読取装置ＩＤを文書管理サーバ５０へ通信部２２を介して通知する。
【００１８】
文書管理サーバ５０は、読取装置２０から通知されると、図６に示すような文書複製履歴テーブルへ登録する。この文書複製履歴テーブルには、次のような項目を登録する。
・文書ＩＤ：セキュリティ管理または配布管理対象となった文書を識別するためのＩＤを登録する。
・複写元の無線タグのＩＤ：複製（読み取り）対象となる文書の用紙に埋め込まれた無線タグのＩＤを登録する。
・利用者ＩＤ：文書を複製（読取）指示した利用者の利用者ＩＤを登録する。
・複製先の無線タブのＩＤ：複写装置で文書を複製したときに、新たな用紙に埋め込まれている無線タグのＩＤを登録する（複写装置または複合装置で使用する）。
・複製日：文書を複製（読み取り）したときの日付を登録する。
・複写装置ＩＤ：文書を複製したときの読取装置、複写装置または複合装置の装置ＩＤを登録する。
一方、制御部２１は、複製不可または文書管理サーバ５０から予め設定した時間内に返信されなかった場合には、クライアント６０へ複製不可のメッセージを返信し、読み取りデータは送信しない。
これにより、無線タグが埋め込まれた用紙を使うことによって、複製を禁止されている文書に対して、スキャナ装置のような読取装置による読み取りを制限することができる。
【００１９】
次に、図７のフローチャートを用いて、セキュリティ管理または配布管理された情報の読取処理を説明する。
まず、読取装置２０にセットされた読み取り対象となる文書の中に無線タグを埋め込んだ用紙があるかを検知し、検知されなかった場合（ステップＳ２１のＮＯ）、通常の読み取り操作を行ってクライアント６０へ、読み取ったデータを返信する。
一方、無線タグが検知された場合には（ステップＳ２１のＹＥＳ）、当該無線タグに書き込まれている、無線タグのＩＤ、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤを読み込む（ステップＳ２２）。
次に、当該文書がセキュリティ管理または配布管理を行っている情報を持っていた場合には、読み取った文書ＩＤ、無線タグのＩＤおよび読み取り指示をした利用者の利用者ＩＤを文書管理サーバ５０へ送信して、当該文書が複製禁止となっているか、または複製禁止となっていない場合でも当該利用者にこの文書を複製権限があるかを調べさせる（ステップＳ２３）。
このとき、文書管理サーバ５０は、文書管理テーブルを参照して、文書ＩＤおよび無線タグのＩＤと一致する文書の複製区分を検索する。この結果、複製が禁止されていれば複製不可を返信する。
また、複製禁止ではない場合には、利用者ＩＤに予め設定された文書ＩＤごとの複製に関する利用者権限を調べ、複製可能かまたは否かを返信する。
文書管理サーバ５０から返信がなく所定の時間をタイムアウトした場合（ステップＳ２４のＮＯ、Ｓ２５のＹＥＳ）、クライアント６０へ複製不可のメッセージを返信し（ステップＳ２６）、読み取りデータを送信せずに終了する。
一方、検索結果が返信され（ステップＳ２４のＹＥＳ）、複製不可が返信された場合には（ステップＳ２７のＹＥＳ）、クライアント６０へ複製不可のメッセージを返信し（ステップＳ２６）、読み取りデータを送信せずに終了する。
さらに、複製可能が返信された場合には（ステップＳ２７のＮＯ）、読み取った文書データをクライアント６０へ返信するとともに、文書ＩＤ、複製日、無線タグ入力部２３で読み取った無線タグのＩＤ、読み取り指示を行った利用者ＩＤ、当該読取装置ＩＤを文書管理サーバ５０へ通知して、文書複製履歴テーブルへ登録させる（ステップＳ２８）。
【００２０】
上記の変形例として、予め設定しておいた連絡先へ電子メールや電話等で複製したことを知らせるようにしてもよい。
このために、文書管理テーブルに、複製されたことを連絡する連絡先のメールアドレスや電話番号を設定しておき、検索部２４で複製可能を返信するときに、この連絡先も返信してもらう。
制御部２１が複製履歴を文書管理サーバ５０へ通知するときに、同時に、読み取った日付、用紙から読み取った無線タグのＩＤ、読み取りを指示した利用者ＩＤ、読取装置の装置ＩＤを連絡先に通知する。
また、他の変形例として、複製を禁止せず、複製されたことの履歴を文書管理サーバ５０の文書複製履歴テーブルへ登録するとともに、複製されたことを連絡先へ通知するようにしてもよい。
これら変形例により、無線タグが埋め込まれた文書について、複製が実行された事実を通知することができ、複製の管理を行うことができる。
また、複製された文書の無線タグが管理できるので、複製物の配布がコントロールできる。
【００２１】
（３）複写装置３０または複合装置４０の複写機能
上記の印刷装置１０で印刷された文書のセキュリティ管理または配布管理する際に、複写装置３０または複合装置４０の複写機能で無線タグの存在およびその無線タグのＩＤを検知し、文書管理サーバ５０に照会してから複製を作成したり、誰が複製を作成したかを連絡先へ通知する。
図８は、文書を複写装置３０で複製を作成する場合の、本発明に係る複写装置３０の機能構成を示すブロック図である。ここでは、複写装置３０について説明するが、複合装置４０も同様に構成することができる。
同図において、複写装置３０は、制御部３１、無線タグ入力部３２、検索部３３、読取部３４、記憶部３５、給紙決定部３６、印刷部３７、無線タグ入出力部３８および通信部３９から構成されている。
通信部３９は、この複写装置３０および文書管理サーバ５０間でデータ通信するためのインタフェースであり、検索部３３から指示される検索データを文書管理サーバ５０へ送信し、その検索結果を受信する。
また、この複写装置３０を使用する場合、別途、課金する目的で、利用者のＩＤを入力させるものとする。
制御部３１は、無線タグ入力部３２を起動して、複写対象となる文書の中に無線タグを埋め込んだ用紙があるかを検知し、検知された場合には、当該無線タグに書き込まれている、無線タグのＩＤ、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤを読み込む。
【００２２】
次に、制御部３１は、当該文書がセキュリティ管理または配布管理を行っている情報を持っていた場合には、検索部３３を起動させる。
検索部３３は、文書ＩＤ、無線タグのＩＤおよび複写を指示した利用者の利用者ＩＤを文書管理サーバ５０へ送信して、当該文書が複製禁止となっているか、または複製禁止となっていない場合でも当該利用者にこの文書を複写する権限があるかを調べる。
文書管理サーバ５０は、文書管理テーブルを参照して、文書ＩＤおよび無線タグのＩＤと一致する文書の複製区分を検索する。この結果、複製が禁止されていれば複製不可を返信する。
また、複製禁止ではない場合には、利用者ＩＤに予め設定された文書ＩＤごとの複製に関する利用者権限を調べ、複製可能かまたは否かを返信する。
制御部３１は、文書管理サーバ５０から複製可能が返信された場合には、読取部２５を起動して、読み取った文書データを記憶部３５へ一時的に記憶する。
制御部３１は、給紙決定部３６を起動して、記憶部３５に記憶したデータのページ数内の乱数を発生させて、無線タグを埋め込んだ用紙を何枚目にするか決定させる。
【００２３】
印刷部３７は、一時的に保存しているデータを記憶部３５から読み出し、給紙決定部３６で決定した無線タグを埋め込んだ用紙は無線タグを予め埋め込んである用紙トレイから給紙し、それ以外の用紙については無線タグを埋め込んでいない用紙を収納する通常の用紙トレイから給紙して印刷する。
また、印刷部３７は、無線タグを埋め込んだ用紙が給紙されたことを制御部３１に知らせる。従って、２部以上の印刷が指令された場合には、その用紙が給紙される都度制御部３１に知らされることになる。
このとき制御部３１は、無線タグ入出力部３８を起動させて、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤ、複製文書であることを示す情報、複製日をその用紙の無線タグに書き込み、ライトプロテクトをかける。
さらに、制御部３１は、文書ＩＤ、複製日、無線タグ入力部３２で読み取った無線タグのＩＤ、複製指示を行った利用者ＩＤ、複製した用紙に埋め込まれている無線タグのＩＤ、当該複写装置の装置ＩＤを文書管理サーバ５０へ通信部３９を介して通知する。
文書管理サーバ５０は、複写装置３０から通知されると、図６に示すような文書複製履歴テーブルへそれぞれ登録する。
一方、制御部３１は、複製不可または文書管理サーバ５０から予め設定した時間内に返信されなかった場合には、当該複写装置３０の操作パネルへ複製不可のメッセージを表示し、複製を作成しない。
【００２４】
次に、図９のフローチャートを用いて、セキュリティ管理または配布管理された情報の複写処理を説明する。
まず、複写装置３０にセットされた複写対象となる文書の中に無線タグを埋め込んだ用紙があるかを検知し、検知されなかった場合（ステップＳ３１のＮＯ）、通常の複写処理を行う。
一方、複写対象となる文書の中に無線タグを埋め込んだ用紙があることを検知した場合には（ステップＳ３１のＹＥＳ）、当該無線タグに書き込まれている、無線タグのＩＤ、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤを読み込む（ステップＳ３２）。
次に、当該文書がセキュリティ管理または配布管理を行っている情報を持っていた場合には、読み取った文書ＩＤ、無線タグのＩＤおよび利用者ＩＤを文書管理サーバ５０へ送信して、当該文書が複製禁止となっているか、または複製禁止となっていない場合でも当該利用者にこの文書を複写する権限があるかを調べさせる（ステップＳ３３）。
このとき、文書管理サーバ５０は、文書管理テーブルを参照して、文書ＩＤおよび無線タグのＩＤと一致する文書の複製区分を検索する。この結果、複製が禁止されていれば複製不可を返信する。
また、複製禁止ではない場合には、利用者ＩＤに予め設定された文書ＩＤごとの複製に関する利用者権限を調べ、複製可能かまたは否かを返信する。
複製不可または文書管理サーバ５０から予め設定した時間内に返信されなかった場合には（ステップＳ３４のＹＥＳ）、当該複写装置３０の操作パネルへ複製不可のメッセージを表示し、複製を作成せずに終了する。
【００２５】
一方、文書管理サーバ５０から複製可能が返信された場合には（ステップＳ３４のＮＯ）、文書を読み取ったデータを記憶部３５へ一時的に記憶する（ステップＳ３６）。
記憶部３５に記憶したデータのページ数内の乱数を発生させて、無線タグを埋め込んだ用紙を何枚目にするか決定する（ステップＳ３７）。
一時的に保存しているデータを記憶部３５から読み出し、決定した無線タグを埋め込んだ用紙は無線タグを予め埋め込んである用紙トレイから給紙し、それ以外の用紙については無線タグを埋め込んでいない用紙を収納する通常の用紙トレイから給紙して印刷する（ステップＳ３８）。
また、無線タグを埋め込んだ用紙が給紙されたときには、セキュリティ管理または配布管理を行っていることを示す情報、文書ＩＤ、複製文書であることを示す情報、複製日をその用紙の無線タグに書き込み、ライトプロテクトをかける。
さらに、文書ＩＤ、複製日、無線タグ入力部３２で読み取った無線タグのＩＤ、複製指示を行った利用者ＩＤ、複製された用紙に埋め込まれた無線タグのＩＤ、当該複写装置の装置ＩＤを文書管理サーバ５０へ通知して、文書管理サーバ５０の文書複製履歴テーブルへそれぞれ登録する。
【００２６】
上記の変形例として、予め設定された連絡先へ電子メールや電話等で複製したことを知らせるようにしてもよい。
このために、文書管理テーブルに、複製されたことを連絡する連絡先のメールアドレスや電話番号を設定しておき、検索部３３で複製可能を返信するときに、この連絡先も返信してもらう。
制御部３１が複製履歴を文書管理サーバ５０へ通知するときに、同時に、複製を作成した日付、複製元の文書に含まれている用紙から読み取った無線タグのＩＤ、複製を指示した利用者ＩＤ、複製して印刷された文書に含まれている無線タグのＩＤ、複写装置の装置ＩＤを連絡先に通知する。
また、他の変形例として、複製を禁止せず、複製されたことの履歴を文書管理サーバ５０の文書複製履歴テーブルへ登録するとともに、複製されたことを連絡先へ通知するようにしてもよい。
これら変形例により、無線タグが埋め込まれた文書について、複製が実行された事実を通知することができ、複製の管理を行うことができる。
また、複製された文書の無線タグが管理できるので、複製物の配布をコントロールできる。
【００２７】
本発明は、上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態を構成する各機能をそれぞれプログラム化し、予めＲＯＭの記録媒体に書き込んでおき、装置に装着したＲＯＭのプログラムをマイクロプロセッサで実行することによって、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されて実行された状態が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。
なお、このような機能を実現するプログラムは、半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリ等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等のいずれの形態の記録媒体で提供されてもよい。
あるいは、ネットワーク等の通信網を介して記憶装置に格納されたプログラムをサーバコンピュータから直接供給を受けるようにしてもよい。この場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
このような記録媒体で提供された場合は、その記録媒体からプログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置にインストールし、そのインストールされたプログラムをマイクロプロセッサが実行することによって上述した実施形態の機能が実現される。または、記録媒体に記録されたプログラムを直接実行するようにしてもよい。
尚、本発明は上述した実施形態に限定されることなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で各種の変形、修正が可能であるのは勿論である。
【００２８】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、配布や複製を制限したい情報の複製を制限したり、複製履歴情報をたどることによって情報が流通した範囲を管理できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る印刷装置の機能構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理テーブルのデータ構造例を示す図である。
【図４】セキュリティ管理または配布管理された情報の印刷処理を説明するフローチャートである。
【図５】本発明に係る読取装置の機能構成を示すブロック図である。
【図６】文書複製履歴テーブルのデータ構造例を示す図である。
【図７】セキュリティ管理または配布管理された情報の読取処理を説明するフローチャートである。
【図８】本発明に係る複写装置の機能構成を示すブロック図である。
【図９】セキュリティ管理または配布管理された情報の複写処理を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
１０…印刷装置、１１…制御部、１２…通信部、１３…印刷部、１４…記憶部、１５…給紙決定部、１６…無線タグ入出力部、２０…読取装置、２１…制御部、２２…通信部、２３…無線タグ入力部、２４…検索部、２５…読取部、３０…複写装置、３１…制御部、３２…無線タグ入力部、３３…検索部、３４…読取部、３５…記憶部、３６…給紙決定部、３７…印刷部、３８…無線タグ入出力部、３９…通信部、４０…複合装置、５０…文書管理サーバ、６０…クライアント、７０…ネットワーク。
【図１】
2005035095.tif 000003
【図２】
2005035095.tif 000004
【図３】
2005035095.tif 000005
【図４】
2005035095.tif 000006
【図５】
2005035095.tif 000007
【図６】
2005035095.tif 000008
【図７】
2005035095.tif 000009
【図８】
2005035095.tif 000010
【図９】
2005035095.tif 000011