(57)【要約】【課題】  同一電子ファイルの保存時に１個の電子ファイルとして保存して記憶容量を削減し、各利用者が指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せる。【解決手段】  利用者によって指定されたディレクトリの構造を示すディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記ディレクトリ内の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成するステップと、前記画像情報によって示されるディレクトリへの電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付けるステップと、電子ファイル保存装置内の電子ファイルの内で前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルを示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成して記憶手段中の利用者指示内容保存部に格納するステップとを有するものである。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する電子ファイル保存方法において、
利用者によって指定されたディレクトリの構造を示すディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記ディレクトリ内の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成するステップと、
前記画像情報によって示されるディレクトリへの電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付けるステップと、電子ファイル保存装置内の電子ファイルの内で前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルを示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成して記憶手段中の利用者指示内容保存部に格納するステップとを有することを特徴とする電子ファイル保存方法。
【請求項２】
前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置内に保存されていない場合に当該電子ファイルを電子ファイル保存装置内の記憶手段中に保存し、その保存した電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成することを特徴とする請求項１に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項３】
電子ファイル保存装置内の電子ファイルの中に、電子ファイルの種類、サイズ、作成日付及び更新日付を含む基本情報が同一の電子ファイルが存在しない場合、前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルは電子ファイル保存装置内に存在しないと判定することを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載された電子ファイル保存方法。
【請求項４】
電子ファイルの内容が同一である場合に、前記保存指示の行われた電子ファイルと電子ファイル保存装置内の電子ファイルが同一であると判定することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項５】
前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置内に保存されている場合に当該保存指示を行った利用者の識別情報に対応する情報を記憶手段中のファイル保管状況管理表内に格納し、既に保存されている電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項６】
前記保存指示の行われた電子ファイルのファイル名を記憶手段中のファイル保管状況管理表内に利用者毎に格納し、利用者の端末装置から電子ファイルのファイル名の変更要求が行われた場合に当該利用者の識別情報に対応するファイル名を変更することを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項７】
前記保存指示の行われた電子ファイルのアクセス日を記憶手段中のファイル保管状況管理表内に利用者毎に格納し、利用者の端末装置から電子ファイルのアクセス日の取得要求が行われた場合に当該利用者の識別情報に対応するアクセス日をその利用者の端末装置へ送信することを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項８】
電子ファイルの削除指示を利用者の端末装置から受け付けた場合に、その利用者の識別情報に対応する情報を記憶手段中のファイル保管状況管理表から削除し、当該電子ファイルの利用者の識別情報に対応する情報が全てファイル保管状況管理表から削除された場合に、その電子ファイルを電子ファイル保存装置内の記憶手段から削除することを特徴とする請求項１乃至請求項７のいずれか１項に記載された電子ファイル保存方法。
【請求項９】
複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する電子ファイル保存装置において、
利用者によって指定されたディレクトリの構造を示すディレクトリ情報と、前記ディレクトリ内の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出し、その読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成する表示内容作成部と、
前記画像情報によって示されるディレクトリへの電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付け、電子ファイル保存装置内の電子ファイルの内で前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルを示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成して記憶手段中の利用者指示内容保存部に格納する利用者指示内容受付部とを備えることを特徴とする電子ファイル保存装置。
【請求項１０】
複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する電子ファイル保存方法をコンピュータに実行させる為のプログラムにおいて、
利用者によって指定されたディレクトリの構造を示すディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記ディレクトリ内の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出すステップと、前記読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成するステップと、
前記画像情報によって示されるディレクトリへの電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付けるステップと、電子ファイル保存装置内の電子ファイルの内で前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルを示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成して記憶手段中の利用者指示内容保存部に格納するステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する電子ファイル管理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、複数の利用者が共同で利用する電子ファイル保存システムは、複数の利用者から同一の電子ファイルの保存を指示されても、それらを全く別の電子ファイルとして扱い、複数個の電子ファイルを複数個そのまま保存することが一般的であった。
【０００３】
近年、電子メールによる情報伝達が一般化し、発信者が複数の受信者に電子メールを配信すると、複数の受信者の各々が電子ファイル保存システムに電子メールを保存するということが発生していた。この場合、電子ファイル保存システムは、全く同一の内容の電子ファイルを複数個保存することになり、記憶装置の容量に無駄が発生していた。
【０００４】
なお、電子メールの保存に関しては、同一の電子メールは一つのみ保存する方式が考案されているが（例えば特許文献１参照）、この方式の場合、保存する電子ファイルは電子メールに限定されており、また、保存されている電子ファイルを利用者が指定した任意のディレクトリ構造に分類分けすることはできなかった。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−４４１２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
前記の様に従来の電子ファイル保存システムでは、電子メール等の電子ファイルまたはデータを保存する際に、全く同一の内容の電子ファイルを複数個保存していた為、記憶装置の容量に無駄が発生していた。
【０００７】
この様な場合、電子ファイル保存システムに保存されている電子ファイルを共同で利用する複数の利用者に同一のディレクトリ構造を使用させ、保存されるディレクトリを電子ファイル毎に予め定めておくことにより、同一内容の電子ファイルが複数保存されることを防ぐ方法が考えられるが、各利用者は、電子ファイルが利用者の指定した任意のディレクトリ構造に存在している様に分類分けして管理したいという要望を持っており、複数の利用者で同一のディレクトリ構造を使用すると利用者に合わせた電子ファイルの管理が困難になるという問題がある。
【０００８】
また前記の様な従来技術により、同一の電子メールを一つのみ保存する様にした場合には、保存する電子ファイルが電子メールに限定されるという問題があり、その一つのみ保存した電子メールを、利用者が指定した任意のディレクトリ構造に存在している様に分類分けすることはできなかった。
【０００９】
本発明の目的は上記問題を解決し、複数の利用者から全く同一の電子ファイルの保存を指示された場合に、実体は一個の電子ファイルとして保存して記憶装置の容量を削減すると共に、各利用者に対しては、各利用者が指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せることが可能な技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する電子ファイル保存装置において、保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報により、利用者によって指定されたディレクトリ内の電子ファイルを表現するものである。
【００１１】
本発明の電子ファイル保存装置（計算機や情報処理装置、またはその様な処理を実施するプログラムやオブジェクトでも良い）では、各利用者が任意に指定したディレクトリ構造の情報と、各利用者が各電子ファイルをディレクトリ構造のどこに保存することを指定したかという情報を、それぞれディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報として記憶手段中の利用者指示内容保存部に保存しておき、電子ファイル保存装置内に保存されている電子ファイルの表示指示を利用者の端末装置から受け取った場合には、前記ディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報を記憶手段中の利用者指示内容保存部から読み出した後、その読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成して利用者の端末装置へ送信する。
【００１２】
前記送信された画像情報により表示されたディレクトリ構造を基に電子ファイルの操作が利用者の端末装置で行われ、電子ファイルの保存指示が利用者の端末装置から電子ファイル保存装置に対して行われると、本発明の電子ファイル保存装置は、前記電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付けた後、その保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置内に保存されているかどうかを調べる。
【００１３】
その結果、同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置内に保存されていない場合には、当該電子ファイルを電子ファイル保存装置内の記憶手段中に保存し、その保存した電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成する。また同一の電子ファイルが既に保存されている場合には、新たに電子ファイルを保存することはせずに、その保存されている電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成する。
【００１４】
この様に本発明では、複数の利用者が共同で利用する電子メール等の電子ファイルを保存する電子ファイル保存装置において、複数の利用者から同一の電子ファイルの保存を指示された場合、利用者毎に同一の電子ファイルを複数個保存するのではなく、実体は一個の電子ファイルとして保存し、なおかつ各利用者に対しては、その電子ファイルが各利用者の指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せることができる。この為、複数の利用者が保存を指示した同一の電子ファイルについては、一つのみ実体を保存して、電子ファイル保存システムの記憶装置の使用量を削減することができる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報により、利用者によって指定されたディレクトリ内の電子ファイルを表現するので、複数の利用者から全く同一の電子ファイルの保存を指示された場合に、実体は一個の電子ファイルとして保存して記憶装置の容量を削減すると共に、各利用者に対しては、各利用者が指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せることが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に複数の利用者が共同で利用する電子ファイルを保存する一実施形態の電子ファイル保存装置について説明する。
【００１７】
図１は本実施形態の電子ファイル保存装置の概略構成を示す図である。図１に示す様に本実施形態の電子ファイル保存装置１０は、表示内容作成部１００と、利用者指示内容受付部１２０と、ファイル入出力部１４０とを有している。
【００１８】
表示内容作成部１００は、利用者によって指定されたディレクトリの構造を示すディレクトリ情報と、前記ディレクトリ内の電子ファイルの電子ファイル保存装置１０内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報をメモリ中の利用者指示内容保存部１３０から読み出し、その読み出したディレクトリ情報及び電子ファイル保存先ディレクトリ情報に従って電子ファイルのディレクトリ構造を示す画像情報を作成して、利用者１の端末２００または利用者２の端末３００に送信する処理部である。
【００１９】
利用者指示内容受付部１２０は、利用者によるディレクトリ構造の変更指示や、電子ファイル保存先ディレクトリの指示を受付けて、その利用者が指定した内容を利用者指示内容保存部１３０に保存する処理部であり、前記画像情報によって示されるディレクトリへの電子ファイルの保存指示を利用者の端末装置から受け付け、電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルの内で前記保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルを示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報を生成してメモリ中の利用者指示内容保存部１３０に格納する処理部である。
【００２０】
ファイル入出力部１４０は、ファイル保存部１１０に保存されている電子ファイルへの入出力を行う処理部であり、電子ファイルの種類、サイズ、作成日付及び更新日付を含む基本情報が同一であるかどうかを調べて、前記保存指示の行われた電子ファイルと電子ファイル保存装置１０内のファイル保存部１１０に保存されている電子ファイルが同一であるかどうかの判定を行う処理部である。
【００２１】
電子ファイル保存装置１０を表示内容作成部１００、利用者指示内容受付部１２０及びファイル入出力部１４０として機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体から情報処理装置にインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
【００２２】
図１の様に電子ファイル保存装置１０には、表示内容作成部１００、ファイル保存部１１０、利用者指示内容受付部１２０、利用者指示内容保存部１３０、ファイル入出力部１４０が存在する。また、電子ファイル保存装置１０には、利用者１の端末２００と利用者２の端末３００が接続されており、各々利用者が指定した独自のディレクトリ構造が表示されている。
【００２３】
利用者によるディレクトリ構造の変更指示や、電子ファイル保存先ディレクトリの指示は、利用者指示内容受付部１２０が受付ける。利用者指示内容受付部１２０は、利用者が指定した内容を利用者指示内容保存部１３０に保存する。
【００２４】
表示内容作成部１００は、利用者指示内容保存部１３０から、各利用者が指定したディレクトリの内容を示す情報を入力し、利用者１の端末２００や利用者２の端末３００に、利用者が指定した通りのディレクトリ構造を表示する為の画面情報を生成し、各端末装置へ送信する。
【００２５】
利用者１の端末２００において、電子ファイル２４１（電子ファイルＤ）の参照が指示された場合には、ファイル入出力部１４０が要求を受付け、ファイル保存部１１０から電子ファイルＤを取り出して利用者１の端末２００に転送する。
【００２６】
また利用者２の端末３００において、電子ファイル３３１（電子ファイルＣ）をディレクトリ３３０に保存することが指示された場合には、電子ファイル３３１をディレクトリ３３０に保存するという情報は利用者指示内容受付部１２０を経由して利用者指示内容保存部１３０に保存され、電子ファイル３３１はファイル入出力部１４０を経由してファイル保存部１１０に保存される。
【００２７】
ここで、電子ファイル２３２（電子ファイルＢ）と、電子ファイル３２１（電子ファイルＢ）とが全く同一の電子ファイルであるものとし、利用者２の端末３００より、電子ファイル３２１をディレクトリ３２０に保存することが指示された場合には、電子ファイル３２１をディレクトリ３２０に保存するという情報は利用者指示内容受付部１２０を経由して利用者指示内容保存部１３０に保存される。しかし、電子ファイル３２１（電子ファイルＢ）については既に同一の電子ファイルがファイル保存部１１０に保存されていることをファイル入出力部１４０が検知して、電子ファイル３２１（電子ファイルＢ）をファイル保存部１１０に対して新たに保存することは行なわない。
【００２８】
これにより、複数の利用者から全く同一の電子ファイルの保存を指示された場合に、一個の電子ファイルとして保存して記憶装置の容量を削減すると共に、各利用者に対しては、各利用者が指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せることを実現できる。
【００２９】
図２は本実施形態の利用者指示内容保存部１３０に保存している情報の詳細例を示す図である。図２の様に利用者指示内容保存部１３０には、利用者１のディレクトリ情報１３１、利用者２のディレクトリ情報１３２及び、利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６、利用者２の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３７が保存されている。
【００３０】
図２のディレクトリ情報では、利用者の指定した各ディレクトリの名称がテーブル状の格納領域のどの位置にあるかによって各ディレクトリの階層と画面情報作成の際の表示位置を表しており、ディレクトリ情報１３１では、ディレクトリａの下の階層にディレクトリｂが、ディレクトリｂの下の階層にディレクトリｃ及びｄが存在し、図２の様な位置関係で表示が行われることを表している。なお図２ではディレクトリ情報を表形式で表しているが、ディレクトリ情報は同様の情報を持った数字列や文字列であっても構わない。
【００３１】
また図２の電子ファイル保存先ディレクトリ情報では、利用者の指定した各ディレクトリ内の電子ファイルが電子ファイル保存装置１０内でどの電子ファイルとして保存されているかを示しており、電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６では、利用者１の指定したディレクトリｃ内の２つのファイルは、電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルＡ及びＢとして保存され、ディレクトリｄのファイルは電子ファイルＤとして保存されていることを表している。なお図２では電子ファイル保存先ディレクトリ情報を表形式で表しているが、電子ファイル保存先ディレクトリ情報は同様の情報を持った数字列や文字列であっても構わない。
【００３２】
利用者１の端末２００に画面を表示する場合、表示内容作成部１００は、利用者１のディレクトリ情報１３１と、利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６を利用者指示内容保存部１３０より読み込んで画面情報を作成する。
【００３３】
図３は本実施形態の表示内容作成部１００の処理手順を示すフローチャートである。利用者１の端末２００に表示する画面を作成する場合、ステップ３０１にて、利用者１のディレクトリ情報１３１が存在するかを判定し、存在しない場合には、ステップ３０７にてエラー画面を作成した後、ステップ３０６で画面表示をして処理を終了する。
【００３４】
ステップ３０１にて利用者１のディレクトリ情報１３１が存在する場合には、ステップ３０２にて、利用者１のディレクトリ情報１３１を電子ファイル保存装置１０のメモリ中に設けられた利用者指示内容保存部１３０から入力する。ここで利用者指示内容保存部１３０を磁気ディスク装置等の他の記憶手段中に設ける様にしても良い。
【００３５】
次にステップ３０３にて、利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６が存在するかを判定し、存在しない場合にはステップ３０７に進む。利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６が存在する場合には、ステップ３０４にて、利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６をメモリ中の利用者指示内容保存部１３０から入力する。
【００３６】
ステップ３０５では、入力した利用者１のディレクトリ情報１３１と、利用者１の電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６を使用して画面情報を作成する。すなわち、ディレクトリ情報１３１の様に、ディレクトリａの下の階層にディレクトリｂが、ディレクトリｂの下の階層にディレクトリｃ及びｄが存在する画像情報を生成した後、電子ファイル保存先ディレクトリ情報１３６に従って、ディレクトリｃ内に電子ファイルＡ及びＢ、ディレクトリｄ内に電子ファイルＤの画像情報を追加して、利用者１のディレクトリ構造を作成する。また後述する様に、利用者毎に異なるファイル名を使用している場合には、ファイル保管状況管理表を参照してその利用者の指定したファイル名を取得した後、画像情報中のファイル名Ａ、Ｂ及びＤ等を、利用者の指定したファイル名に変更する処理を行う。
【００３７】
ステップ３０６では、前記作成した画面情報を利用者１の端末２００に送信し、画面を出力する様に利用者１の端末に指示して処理を終了する。
【００３８】
図４は本実施形態のファイル入出力部１４０が使用するファイル保管状況管理表１４１の一例を示す図である。図４の例では、利用者１は電子ファイルＡ、Ｂ及びＤの保存を指示しており、利用者２は電子ファイルＢ及びＣの保存を指示していることを表している。つまり、利用者１の列に、ファイル名及びアクセス日が存在する場合、利用者１は当該ファイルの保存を指示していることを示している。
【００３９】
また図４の基本情報において、種類はテキストファイルやワードプロセッサアプリケーション用ファイル等のその電子ファイルの種別を示しており、サイズはその電子ファイルの大きさ、作成日付はその電子ファイルが作成された日付、更新日付はその電子ファイルが更新された日付、格納位置はその電子ファイルのファイル保存部１１０におけるディレクトリパス名等の位置情報を表している。
【００４０】
ファイル入出力部１４０は、利用者から電子ファイルの保存を指示された場合、このファイル保管状況管理表１４１を参照して、既に同一の電子ファイルが保存されているかどうかを確認する。同一の電子ファイルが保存されているかどうかは、これから保存しようとしているファイルの各種情報が、ファイル保管状況管理表１４１の基本情報の列にある、種類から更新日付までの情報と全て合致するかどうかで判断することができる。同一の電子ファイルが保存されている場合には、当該電子ファイルを新たに保存することはせず、ファイル保管状況管理表１４１の該当する欄にファイル名とアクセス日を記録する。
【００４１】
逆に、利用者から電子ファイルの削除を指示された場合にはファイル保管状況管理表１４１の該当する欄に記録されているファイル名とアクセス日を消去する。ファイル名とアクセス日を消去した後、その行の全てのファイル名とアクセス日が消去状態であった場合にはファイル保存部１１０に保存されている当該電子ファイルを消去すると共に、ファイル保管状況管理表１４１の該当する基本情報も消去する。
【００４２】
ファイル保管状況管理表１４１において、ファイル名とアクセス日を基本情報とは分離して利用者毎の欄に記録する理由は、同一の電子ファイルであっても利用者が名称を任意に変更する場合があるためである。また、当該ファイルを最後に参照したアクセス日についても、利用者毎に異なるためである。
【００４３】
この様に、ファイル名とアクセス日を利用者毎に管理することで、ファイル名のみが異なる電子ファイルを同一のものとして扱い、実体は一個の電子ファイルとして保存することが可能となる。また、利用者毎にアクセス日を管理することができる。これにより利用者は、自分が保存した電子ファイルが、他の利用者と共用されていることを意識しないで済む。
【００４４】
図５は本実施形態の電子ファイルへのアクセス処理の処理手順を示すフローチャートである。ステップ５０１で利用者指示内容受付部１２０は、電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルに対するアクセス指示をネットワーク経由で利用者１の端末２００や利用者２の端末３００から受信しているかどうかを調べ、電子ファイルに対するアクセス指示を受信している場合にはステップ５０２へ進む。
【００４５】
ステップ５０２で利用者指示内容受付部１２０は、前記受信したアクセス指示が電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルの参照指示を含むものであるかどうかを調べ、そのアクセス指示が電子ファイルの参照指示である場合には、その参照指示と共に利用者の端末装置から受信した参照先のディレクトリパス及び参照対象の電子ファイルのファイル名をメモリに格納してステップ５０３へ進む。ここで、利用者の端末装置から受信しているディレクトリパスやファイル名は、表示内容作成部１００により作成された画像情報を参照して利用者が指定したものであり、電子ファイル保存装置１０内の同一の電子ファイルに対する指示であっても利用者毎に異なる場合があるものとする。また以下の保存指示等の処理でも同様であるものとする。
【００４６】
ステップ５０３で利用者指示内容受付部１２０は、前記参照指示と共に利用者の端末装置から受信した参照先のディレクトリパスの情報から最も下の階層のディレクトリ名を読み出した後、その利用者の電子ファイル保存先ディレクトリ情報を参照し、前記読み出したディレクトリ名の欄に格納されている電子ファイルの名称を読み出す。そして、メモリ中のファイル保管状況管理表１４１を参照し、前記読み出した電子ファイル名称が先頭に格納されているレコードの内で、前記参照指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名が、その参照指示と共に利用者の端末装置から受信した参照対象の電子ファイルのファイル名と一致しているものを検索する。また、その検索されたレコードの基本情報中の格納位置の欄に格納されているファイル保存部１１０におけるディレクトリパスを読み出す。ここで、ファイル保存部１１０が階層を持たない単一のディレクトリで構成されている場合には、前記基本情報中の格納位置からのディレクトリパスの読み出しを省略しても良い。
【００４７】
ステップ５０４でファイル入出力部１４０は、前記検索されたレコードの先頭に格納されている電子ファイル名称や前記読み出したディレクトリパスの情報を基にファイル保存部１１０から参照対象の電子ファイルのデータを読み出した後、そのデータを参照指示元の利用者の端末装置へ送信する。そして、前記検索されたレコードの前記参照指示を行った利用者の欄のアクセス日に現在の日付を格納して、当該利用者によるアクセス日の情報を更新する。
【００４８】
ステップ５０５で利用者指示内容受付部１２０は、前記受信したアクセス指示が電子ファイル保存装置１０内への電子ファイルの保存指示を含むものであるかどうかを調べ、そのアクセス指示が電子ファイルの保存指示である場合には、その保存指示と共に利用者の端末装置から受信した保存先のディレクトリパス、保存対象の電子ファイルのファイル名、保存対象の電子ファイルの種類、サイズ、作成日付及び更新日付を示す基本情報及びその電子ファイルのデータをメモリに格納してステップ５０６へ進む。
【００４９】
ステップ５０６でファイル入出力部１４０は、メモリ中のファイル保管状況管理表１４１を参照し、ファイル保存部１１０に保存されている各電子ファイルの基本情報として、その種類、サイズ、作成日付及び更新日付を読み出す。
【００５０】
ステップ５０７でファイル入出力部１４０は、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信した基本情報と、ステップ５０６で読み出した基本情報とを比較し、それらの基本情報が同一である場合に、前記保存指示の行われた電子ファイルと電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルが同一であると判定する。ここで、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信した電子ファイルのデータと、基本情報が同一であると判定された電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルのデータとを比較し、それらの電子ファイルのデータが同一である場合に、前記保存指示の行われた電子ファイルと電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルが同一であると判定するものとしても良い。
【００５１】
ステップ５０７での処理の結果、保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置１０内のファイル保存部１１０に保存されていないと判定された場合にはステップ５０８へ進み、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信した電子ファイルのデータを電子ファイル保存装置１０内のファイル保存部１１０に保存する。その際、ファイル保存部１１０内で重複が生じない様にファイル名の命名を行うものとする。
【００５２】
ステップ５０９でファイル入出力部１４０は、前記保存した電子ファイルの情報を格納する為のレコードをファイル保管状況管理表１４１に生成した後、ファイル保存部１１０に保存した際に命名した電子ファイルの名称、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信した基本情報を前記生成したレコード内に格納する。そして、前記保存指示を行った利用者の識別情報に対応する情報として、生成したレコードの当該保存指示を行った利用者の欄に、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信したファイル名を格納すると共に現在の日付をアクセス日として格納する。
【００５３】
またステップ５０７での処理の結果、保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルが電子ファイル保存装置１０内のファイル保存部１１０に保存されていると判定された場合にはステップ５１０へ進み、その同一と判定された電子ファイルの情報を格納しているレコードをファイル保管状況管理表１４１から検索し、前記保存指示を行った利用者の識別情報に対応する情報として、前記検索したレコードの当該保存指示を行った利用者の欄に、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信したファイル名を格納すると共に現在の日付をアクセス日として格納する。ここで、保存指示を行った利用者を識別する為の情報としてファイル名及びアクセス日を用いているが、他の情報を用いるものとしても良い。
【００５４】
ステップ５１１で利用者指示内容受付部１２０は、前記保存指示と共に利用者の端末装置から受信した保存先のディレクトリパスの情報から最も下の階層のディレクトリ名を読み出した後、電子ファイル保存先ディレクトリ情報の前記読み出したディレクトリ名の欄に、前記保存した電子ファイルまたは既に保存されていた電子ファイルの電子ファイル保存装置１０内での電子ファイル名称を格納する。
【００５５】
ステップ５１２で利用者指示内容受付部１２０は、前記受信したアクセス指示が電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルの名称変更指示を含むものであるかどうかを調べ、そのアクセス指示が電子ファイルの名称変更指示である場合には、その名称変更指示と共に利用者の端末装置から受信した変更先のディレクトリパス、変更前後のファイル名をメモリに格納してステップ５１３へ進む。
【００５６】
ステップ５１３で利用者指示内容受付部１２０は、前記名称変更指示と共に利用者の端末装置から受信した変更先のディレクトリパスの情報から最も下の階層のディレクトリ名を読み出した後、その利用者の電子ファイル保存先ディレクトリ情報を参照し、前記読み出したディレクトリ名の欄に格納されている電子ファイルの名称を読み出す。そして、メモリ中のファイル保管状況管理表１４１を参照し、前記読み出した電子ファイル名称が先頭に格納されているレコードの内で、前記名称変更指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名が、その名称変更指示と共に利用者の端末装置から受信した変更前のファイル名と一致しているものを検索する。その後、前記検索されたレコードの前記名称変更指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名を、その名称変更指示と共に利用者の端末装置から受信した変更後のファイル名に変更する。
【００５７】
ステップ５１４で利用者指示内容受付部１２０は、前記受信したアクセス指示が電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルのアクセス日取得指示を含むものであるかどうかを調べ、そのアクセス指示が電子ファイルのアクセス日取得指示である場合には、そのアクセス日取得指示と共に利用者の端末装置から受信した取得先のディレクトリパス、取得対象の電子ファイルのファイル名をメモリに格納してステップ５１５へ進む。
【００５８】
ステップ５１５で利用者指示内容受付部１２０は、前記アクセス日取得指示と共に利用者の端末装置から受信した取得先のディレクトリパスの情報から最も下の階層のディレクトリ名を読み出した後、その利用者の電子ファイル保存先ディレクトリ情報を参照し、前記読み出したディレクトリ名の欄に格納されている電子ファイルの名称を読み出す。そして、メモリ中のファイル保管状況管理表１４１を参照し、前記読み出した電子ファイル名称が先頭に格納されているレコードの内で、前記アクセス日取得指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名が、そのアクセス日取得指示と共に利用者の端末装置から受信した取得対象の電子ファイルのファイル名と一致しているものを検索した後、その検索されたレコードの前記アクセス日取得指示を送信した利用者の欄に格納されているアクセス日を読み出す。
【００５９】
ステップ５１６では、前記読み出したアクセス日の情報を、アクセス日取得指示元の利用者の端末装置へ送信する。
【００６０】
ステップ５１７で利用者指示内容受付部１２０は、前記受信したアクセス指示が電子ファイル保存装置１０内の電子ファイルの削除指示を含むものであるかどうかを調べ、そのアクセス指示が電子ファイルの削除指示である場合には、その削除指示と共に利用者の端末装置から受信した削除先のディレクトリパス、削除対象の電子ファイルのファイル名をメモリに格納してステップ５１８へ進む。
【００６１】
ステップ５１８で利用者指示内容受付部１２０は、前記削除指示と共に利用者の端末装置から受信した削除先のディレクトリパスの情報から最も下の階層のディレクトリ名を読み出した後、その利用者の電子ファイル保存先ディレクトリ情報を参照し、前記読み出したディレクトリ名の欄に格納されている電子ファイルの名称を読み出す。そして、メモリ中のファイル保管状況管理表１４１を参照し、前記読み出した電子ファイル名称が先頭に格納されているレコードの内で、前記削除指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名が、その削除指示と共に利用者の端末装置から受信した削除対象の電子ファイルのファイル名と一致しているものを検索する。その後、前記検索されたレコードの前記削除指示を送信した利用者の欄に格納されているファイル名及びアクセス日を削除すると共に、前記電子ファイル保存先ディレクトリ情報のディレクトリ名の欄に格納されている電子ファイル名称の内、前記検索されたレコードの先頭に格納されているものと一致する電子ファイル名称を削除する。
【００６２】
ステップ５１９でファイル入出力部１４０は、前記検索されたレコード中の他の利用者の欄にファイル名及びアクセス日が格納されているかどうかを調べ、そのレコードの全ての利用者の欄からファイル名及びアクセス日が削除されている場合にはステップ５２０へ進む。
【００６３】
ステップ５２０でファイル入出力部１４０は、前記検索されたレコードに該当する電子ファイルを電子ファイル保存装置１０内の磁気ディスク装置に設けられたファイル保存部１１０から削除する。
【００６４】
また本実施形態では、電子ファイル保存装置１０を、ＮＡＳ(Network Attached Storage)としてネットワークに接続する様にしても良い。
【００６５】
図６は本実施形態の電子ファイル保存装置１０を、ＮＡＳとしてネットワークに接続した場合の例を示す図である。ＮＡＳ装置５０は、利用者１の端末２００及び利用者２の端末３００とネットワークで接続されており、ＮＡＳ装置５０には、ＮＡＳ制御部６０及び、本実施形態による電子ファイル保存装置１０が内蔵されている。
【００６６】
以上説明した様に本実施形態の電子ファイル保存装置によれば、保存指示の行われた電子ファイルと同一の電子ファイルの電子ファイル保存装置内での保存先を示す電子ファイル保存先ディレクトリ情報により、利用者によって指定されたディレクトリ内の電子ファイルを表現するので、複数の利用者から全く同一の電子ファイルの保存を指示された場合に、実体は一個の電子ファイルとして保存して記憶装置の容量を削減すると共に、各利用者に対しては、各利用者が指示したディレクトリ構造に保存されている様に見せることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本実施形態の電子ファイル保存装置の概略構成を示す図である。
【図２】本実施形態の利用者指示内容保存部１３０に保存している情報の詳細例を示す図である。
【図３】本実施形態の表示内容作成部１００の処理手順を示すフローチャートである。
【図４】本実施形態のファイル入出力部１４０が使用するファイル保管状況管理表１４１の一例を示す図である。
【図５】本実施形態の電子ファイルへのアクセス処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態の電子ファイル保存装置１０を、ＮＡＳとしてネットワークに接続した場合の例を示す図である。
【符号の説明】
【００６８】
１０…電子ファイル保存装置、１１０…ファイル保存部、１３０…利用者指示内容保存部、２００…利用者１の端末、２１０、２２０、２３０及び２４０…ディレクトリ、２３１、２３２及び２４１…電子ファイル、３００…利用者２の端末、３１０、３２０及び３３０…ディレクトリ、３２１及び３３１…電子ファイル、１００…表示内容作成部、１２０…利用者指示内容受付部、１４０…ファイル入出力部、１３１及び１３２…ディレクトリ情報、１３６及び１３７…電子ファイル保存先ディレクトリ情報、５０…ＮＡＳ装置、６０…ＮＡＳ制御部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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