(57)【要約】  【課題】  議事録を有効活用することができる議事録管理システムを提供する。  【解決手段】  議事録管理装置２は、会議の議事録のデータを取得し、取得された議事録データの中から次回の会議の開催予定日時及び開催予定場所と今回の会議の出席者及び欠席者とを抽出し、抽出された出席者及び欠席者を次回の参加予定者としてこれらの者のスケジュールデータに開催予定日時及び開催予定場所を追加する。また、議事録管理装置２は、参加予定者のスケジュールデータに開催予定日時及び開催予定場所を追加すると、スケジュールデータが更新された旨を各参加予定者に通知する。【選択図】図５
2005222475.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、
前記議事録取得手段により取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された開催予定情報を提供する抽出情報提供手段と
を有する議事録管理装置。
【請求項２】
前記開催予定情報には、少なくとも、次回の会議の開催予定日時又は開催予定場所が含まれており、
前記抽出手段は、いずれかの会議の議事録データから、少なくとも開催予定日時又は開催予定場所を抽出し、
前記抽出情報提供手段は、議事録データから抽出された開催予定日時又は開催予定場所をこの会議のスケジュールとして提供する
請求項１に記載の議事録管理装置。
【請求項３】
前記抽出情報提供手段は、いずれかの会議の議事録データから抽出された開催予定情報を、この会議の参加者のスケジュールを管理するスケジュール管理装置に出力して、参加者のスケジュールに開催予定情報を追加させ、
議事録データから抽出された開催予定情報が参加者のスケジュールに追加される場合に、この参加者にスケジュールの更新を通知する更新通知手段
をさらに有する請求項１又は２に記載の議事録管理装置。
【請求項４】
前記更新通知手段は、前記議事録取得手段により取得された議事録データと共に、スケジュールの更新情報を送信する
請求項３に記載の議事録管理装置。
【請求項５】
前記開催予定情報には、少なくとも次回の会議の開催予定日時が含まれており、
前記抽出手段は、前記議事録取得手段により取得された議事録データから、次回の開催予定日時を抽出し、
前記抽出情報記憶手段は、前記抽出手段により抽出された開催予定日時を会議に対応付けて記憶し、
前記抽出情報記憶手段により記憶された開催予定日時に応じて、次回の会議開催を確認させる確認メッセージを会議の参加者に送信する確認メッセージ送信手段と
をさらに有する請求項１〜３のいずれかに記載の議事録管理装置。
【請求項６】
利用者の要求に応じて、開催予定日時を基準とした確認メッセージの送信日時を議事録に対応付けて設定する送信日時設定手段
をさらに有し、
前記確認メッセージ送信手段は、前記送信日時設定手段により設定された送信日時と、この送信日時に対応付けられた議事録データから抽出された開催予定日時とに応じたタイミングで、確認メッセージを送信する
請求項５に記載の議事録管理装置。
【請求項７】
議事録データには、この会議の出席者及び欠席者の識別情報が含まれており、
会議の参加予定者の識別情報に対応付けて、この参加予定者の連絡先を記憶する連絡先記憶手段
をさらに有し、
前記抽出手段は、議事録データから会議の出席者及び欠席者の識別情報を抽出し、
前記更新通知手段は、前記抽出手段により抽出された出席者及び欠席者の識別情報に対応する連絡先に、スケジュールの更新を通知する
請求項３又は４に記載の議事録管理装置。
【請求項８】
議事録データには、この会議の出席者及び欠席者の識別情報が含まれており、
前記抽出手段は、議事録データから会議の出席者及び欠席者の識別情報を抽出し、
前記抽出情報提供手段は、前記抽出手段により抽出された出席者及び欠席者のスケジュールデータに、議事録データから抽出された開催予定情報を追加する
請求項１又は２に記載の議事録管理装置。
【請求項９】
会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、
前記議事録取得手段により取得された議事録データから、この会議が開催された開催日時を抽出する抽出手段と、
前記議事録取得手段により取得された議事録データを、前記抽出手段により抽出された開催日時に対応付けて記憶する議事録記憶手段と、
利用者の期間指定に応じて、指定された期間に開催された会議の議事録データを議事録記憶手段に記憶されている議事録データの中から検索する検索手段と
を有する議事録管理装置。
【請求項１０】
利用者の要求に応じて、キーワードを登録するキーワード登録手段と、
会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、
前記議事録取得手段により取得された議事録データの中から、前記キーワード登録手段により登録されたキーワードを検索する検索手段と、
前記検索手段によりいずれかの議事録データの中からキーワードが発見された場合に、少なくとも、キーワードを含む記事録デーが存在する旨を利用者に通知する検索結果通知手段と
を有する議事録管理装置。
【請求項１１】
コンピュータが、会議の議事録のデータを取得し、
コンピュータが、取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出し、
コンピュータが、抽出された開催予定情報を提供する
議事録管理方法。
【請求項１２】
コンピュータを含む議事録管理装置において、
会議の議事録のデータを取得するステップと、
取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出するステップと、
抽出された開催予定情報を提供するステップと
前記議事録管理装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議の議事録を管理する議事録管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１は、送信者から受信した電子メールメッセージにアクセスしそこからスケジューリング情報を取り出す電子メールベースの事象スケジューリングシステムを開示する。
【特許文献１】特開２００１−２１６４２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
本発明は、上述した背景からなされたものであり、議事録を有効活用することができる議事録管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
［議事録管理装置］
上記目的を達成するために、本発明にかかる議事録管理装置は、会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、前記議事録取得手段により取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された開催予定情報を提供する抽出情報提供手段とを有する。
【０００５】
好適には、前記開催予定情報には、少なくとも、次回の会議の開催予定日時又は開催予定場所が含まれており、前記抽出手段は、いずれかの会議の議事録データから、少なくとも開催予定日時又は開催予定場所を抽出し、前記抽出情報提供手段は、議事録データから抽出された開催予定日時又は開催予定場所をこの会議のスケジュールとして提供する。
【０００６】
好適には、前記抽出情報提供手段は、いずれかの会議の議事録データから抽出された開催予定情報を、この会議の参加者のスケジュールを管理するスケジュール管理装置に出力して、参加者のスケジュールに開催予定情報を追加させ、議事録データから抽出された開催予定情報が参加者のスケジュールに追加される場合に、この参加者にスケジュールの更新を通知する更新通知手段をさらに有する。
【０００７】
好適には、前記更新通知手段は、前記議事録取得手段により取得された議事録データと共に、スケジュールの更新情報を送信する。
【０００８】
好適には、前記開催予定情報には、少なくとも次回の会議の開催予定日時が含まれており、前記抽出手段は、前記議事録取得手段により取得された議事録データから、次回の開催予定日時を抽出し、前記抽出情報記憶手段は、前記抽出手段により抽出された開催予定日時を会議に対応付けて記憶し、前記抽出情報記憶手段により記憶された開催予定日時に応じて、次回の会議開催を確認させる確認メッセージを会議の参加者に送信する確認メッセージ送信手段とをさらに有する。
【０００９】
好適には、利用者の要求に応じて、開催予定日時を基準とした確認メッセージの送信日時を議事録に対応付けて設定する送信日時設定手段をさらに有し、前記確認メッセージ送信手段は、前記送信日時設定手段により設定された送信日時と、この送信日時に対応付けられた議事録データから抽出された開催予定日時とに応じたタイミングで、確認メッセージを送信する。
【００１０】
好適には、議事録データには、この会議の出席者及び欠席者の識別情報が含まれており、会議の参加予定者の識別情報に対応付けて、この参加予定者の連絡先を記憶する連絡先記憶手段をさらに有し、前記抽出手段は、議事録データから会議の出席者及び欠席者の識別情報を抽出し、前記更新通知手段は、前記抽出手段により抽出された出席者及び欠席者の識別情報に対応する連絡先に、スケジュールの更新を通知する。
【００１１】
好適には、議事録データには、この会議の出席者及び欠席者の識別情報が含まれており、前記抽出手段は、議事録データから会議の出席者及び欠席者の識別情報を抽出し、前記抽出情報提供手段は、前記抽出手段により抽出された出席者及び欠席者のスケジュールデータに、議事録データから抽出された開催予定情報を追加する。
【００１２】
また、本発明にかかる議事録管理装置は、会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、前記議事録取得手段により取得された議事録データから、この会議が開催された開催日時を抽出する抽出手段と、前記議事録取得手段により取得された議事録データを、前記抽出手段により抽出された開催日時に対応付けて記憶する議事録記憶手段と、利用者の期間指定に応じて、指定された期間に開催された会議の議事録データを議事録記憶手段に記憶されている議事録データの中から検索する検索手段とを有する。
【００１３】
また、本発明にかかる議事録管理装置は、利用者の要求に応じて、キーワードを登録するキーワード登録手段と、会議の議事録のデータを取得する議事録取得手段と、前記議事録取得手段により取得された議事録データの中から、前記キーワード登録手段により登録されたキーワードを検索する検索手段と、前記検索手段によりいずれかの議事録データの中からキーワードが発見された場合に、少なくとも、キーワードを含む記事録デーが存在する旨を利用者に通知する検索結果通知手段とを有する。
【００１４】
［議事録管理方法］
また、本発明にかかる議事録管理方法は、コンピュータが、会議の議事録のデータを取得し、コンピュータが、取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出し、コンピュータが、抽出された開催予定情報を提供する。
【００１５】
［プログラム］
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む議事録管理装置において、会議の議事録のデータを取得するステップと、取得された議事録データの中から、次回の会議開催に関する開催予定情報を抽出するステップと、抽出された開催予定情報を提供するステップと前記議事録管理装置のコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の議事録管理装置によれば、議事録から抽出された情報を有効活用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
［背景］
本発明の理解のために、本発明がなされた背景を説明する。
会議が複数回にわたり連続して開催される場合に、初回の会議が開催された後は、次回の会議日程などが会議中に決定されることが多い。そして、このように会議中に決定される会議日程などは、電子メール又はスケジューラを用いて開催日程が決定される初回の会議とは異なり、電子データとして取り扱われる場面が少ない。したがって、会議の出席者は、次回の会議日程を自己のスケジュール帳などに追加し、欠席者には別途連絡するというのが実情であった。さらに、出席者及び欠席者は、所属する組織の他のメンバーとスケジュールの連携をとるために、次回の会議日程を組織内で共有するスケジューラに登録する必要があった。
また、会議の議事内容については、会議の後に議事録として編集され出席者及び欠席者などに配布されることがある。この議事録は、会議体全体にかかわって正式に発行され、議事内容の記録を目的とするものであるが、この中に次回の会議の開催日時及び開催場所などが含まれている場合が多い。また、議事録に記載される内容は、会議中に話し合われた全内容ではなく、議事録作成者により必要と認められ、総括的にまとめられた事項（例えば、最終的に決定された開催日時のみ）であることが多い。
【００１８】
そこで、本実施形態における議事録管理装置２は、議事録のデータを管理し、議事録から抽出される開催予定日時及び開催予定場所を各個人のスケジューラに登録する。これにより、わざわざ会議の予定を各自がスケジューラに登録する必要がなくなる。
また、議事録管理装置２は、議事録に基づいて会議の出席者だけでなく欠席者をも特定し、この欠席者のスケジューラにも開催予定日時等を登録する。これにより、会議の欠席者に次回の開催予定日時等を連絡する必要がなくなる。
また、議事録管理装置２は、各自のスケジューラに開催予定日時などを登録した場合に、各個人のスケジュールが更新された旨又は次回の開催予日時などを、電子メールなどを用いて通知する。
また、議事録管理装置２は、議事録から抽出された種々の情報を管理し、利用者から要求された情報を検索し、検索結果を利用者に提供する。これにより、議事録管理装置２は、議事録作成者により取捨選択された情報の中から、利用者が要求する情報を提供することができる。
なお、本実施形態における「会議」とは、複数の人が参加する場を意味し、一箇所に直接集合してなされる会合と、テレビ会議などのように遠隔参加型の会議とを含む。また、「議事録」とは、複数人が参加してなされる行動の総括記録を意味する。
【００１９】
以下、本発明の実施形態を説明する。
図１は、本発明にかかる議事録管理方法が適用される議事録管理システム１の概略を説明する図である。
議事録管理システム１は、議事録管理装置２、複数の利用者端末８及びスケジュール管理装置９を有する。
議事録管理装置２は、インターネット又はＬＡＮなどからなるネットワーク７を介して、複数の利用者端末８及びスケジュール管理装置９と接続する。
利用者端末８は、各個人により利用される通信機器である。例えば、第１の利用者端末８ａは、汎用コンピュータであり、第２の利用者端末８ｂは、ＨＴＭＬファイルの表示が可能な携帯電話である。
スケジュール管理装置９は、各利用者のスケジュールを管理するスケジューラ機能を有し、利用者端末８からの要求に応じて各利用者のスケジュールの表示、登録、変更及び削除などを行う。
【００２０】
議事録管理装置２は、ＷＥＢサーバとしての機能を有し、利用者端末８から議事録の登録を受け付け、登録された議事録から種々の情報（開催情報及び開催予定情報）を抽出する。また、議事録管理装置２は、議事録から抽出された開催予定情報に基づいて、スケジュール管理装置９に対して各個人のスケジュールデータの更新を指示する。
なお、議事録管理装置２に登録される議事録のデータは、例えば、利用者端末８から受信した議事録のデータファイル（構造化されていないテキストファイル又は構造化文書など）であってもよいし、スキャナ４により光学的に読み取られた議事録の画像データであってもよい。
【００２１】
図２は、本発明にかかる議事録管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、議事録管理装置２は、汎用のコンピュータ端末（例えばサーバ端末）であり、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置などのモニタ２２、キーボード及びポインティングデバイスなどの入力装置２４、ＣＰＵ２６２及びメモリ２６４などを含む処理装置２６、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置２８、並びに、通信装置２９などから構成される。通信装置２９は、Ｗｅｂ機能及び電子メール機能などによるマルティメディア通信を実現する。本例の議事録管理装置２は、通信装置２９を介してネットワーク７（図１）に接続する。
【００２２】
図３は、処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる議事録管理方法を実現する議事録管理プログラム５の構成を示す図である。
図３に示すように、議事録管理プログラム５は、議事録取得部５０５、議事録データベース（議事録ＤＢ）５１０、抽出部５２０、抽出情報データベース（抽出情報ＤＢ）５２５、更新部５３０、更新通知部５３５、連絡先データベース（連絡先ＤＢ）５４０、確認情報送信部５４５、送信日設定部５５０、検索受付部５５５及び検索部５６０を有する。
議事録管理プログラム５は、例えば記録媒体２８０（図２）を介して処理装置２６に供給され、メモリ２６４にロードされて実行される。
【００２３】
議事録管理プログラム５において、議事録取得部５０５（図３）は、通信装置２９（図２）を介して、利用者端末８から議事録のデータファイルを受信し、受信された議事録のデータを議事録ＤＢ５１０に対して出力する。
また、議事録取得部５０５は、スキャナ４（図１）から入力される議事録の画像データを議事録のデータとして議事録ＤＢ５１０に対して出力してもよい。
【００２４】
議事録ＤＢ５１０は、議事録取得部５０５から入力された議事録のデータを議事録の識別情報（以下、議事録ＩＤ）に対応付けて記憶する。議事録ＩＤは、例えば、議事録データの入力順に応じたシリアル番号、又は、それぞれの会議に対応して付与される識別情報である。
【００２５】
抽出部５２０は、議事録ＤＢ５１０に記憶されている議事録データから、開催情報及び開催予定情報などの情報を抽出し、抽出された情報を抽出情報として議事録ＩＤに対応付けて抽出情報ＤＢ５２５及び更新部５３０に対して出力する。ここで、開催情報とは、この議事録が作成された会議に関する情報であり、例えば、この会議の開催日時、開催場所、出席者、欠席者、議事内容及びプロジェクト名などである。また、開催予定情報とは、次回の会議の開催に関する情報であり、例えば、次回の会議の開催予定日時、開催予定場所、参加予定者及び議事予定などである。
抽出部５２０は、議事録データが非定型のテキストデータである場合には、自然言語処理により文字列の意味を判定し、開催情報及び開催予定情報などを抽出し、議事録データが構造化文書（ＨＴＭＬ、ＸＭＬ又はＳＧＭＬなど）又はＣＳＶ形式などの定型データである場合には、タグ又は配列などに基づいて文字列の属性を判定し、開催情報及び開催予定情報などを抽出する。また、抽出部５２０は、議事録データがスキャナ４から入力された画像データである場合には、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）により文字列を特定し、特定された文字列に対して自然言語処理を施して開催情報及び開催予定情報などを抽出する。
なお、開催予定日時及び開催予定場所が会議中に決定される場合に、決定に至るまでに様々な候補（候補日時及び候補場所）が挙げられることもあるが、議事録には、これらの候補日時及び候補場所ではなく、決定された開催予定日時及び開催予定場所のみが記載されることとなるため、抽出部５２０が候補日時などを誤って抽出することはほとんどない。
【００２６】
抽出情報ＤＢ５２５は、抽出部５２０により抽出された抽出情報（開催情報及び開催予定情報など）を議事録ＩＤに対応付けて記憶する。
【００２７】
更新部５３０（抽出情報提供手段）は、抽出部５２０から入力された開催情報及び開催予定情報に基づいて、会議の参加予定者のスケジュールデータを更新する。より具体的には、更新部５３０は、入力された開催情報に含まれる出席者及び欠席者を会議の参加予定者とし、これらの参加予定者のスケジュールデータを管理するスケジュール管理装置９（図１）に対して、入力された開催予定情報をこれらの参加予定者のスケジュールに追加するよう指示する。
また、更新部５３０は、参加予定者のスケジュールデータが更新されることを条件として、スケジュールの更新通知を行うよう更新通知部５３５に対して指示する。その際に、更新部５３０は、開催情報及び開催予定情報を更新通知部５３５に対して出力する。
【００２８】
更新通知部５３５は、更新部５３０の指示に応じて、スケジュールが更新された参加予定者に対して、スケジュールが更新された旨を通知する更新通知メッセージを送信する。より具体的には、更新通知部５３５は、連絡先ＤＢ５４０を参照して、更新部５３０から入力された出席者及び欠席者（開催情報に含まれている）に対応する連絡先（メールアドレスなど）を特定し、特定された連絡先に電子メールなどで更新通知メッセージを送信する。更新通知メッセージには、スケジュールが更新された旨の他に、開催予定日時又は開催予定場所などの開催予定情報が含まれてもよい。
また、更新通知部５３５は、更新通知メッセージと共に、議事録ＤＢ５１０に記憶されている議事録のデータを会議の出席者及び欠席者に送信してもよい。すなわち、更新通知部５３５は、会議の議事録を会議の出席者及び欠席者に配信する場合に、この議事録と共にスケジュールの更新を通知する更新通知メッセージを送信してもよい。
【００２９】
連絡先ＤＢ５４０は、会議の参加予定者（すなわち、会議の出席者及び欠席者）に対応付けて、各参加予定者の連絡先（メールアドレス、ファクシミリの電話番号など）を予め記憶している。
【００３０】
確認情報送信部５４５は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている開催予定日時を基準とした既定のタイミングで、会議の開催予定を各参加予定者に確認させる確認メッセージを各参加予定者に送信する。より具体的には、確認情報送信部５４５は、送信日設定部５５０により開催予定日時を基準として設定された送信日時に、更新通知部５３５により特定された連絡先を宛先として確認メッセージを電子メールなどで送信する。
【００３１】
送信日設定部５５０は、利用者の指示に応じて、確認メッセージを送信する送信日時を設定する。より具体的には、送信日設定部５５０は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている開催予定日時（すなわち、次回の会議開催日時）を基準として利用者から指示された期間だけ遡ったタイミングを、確認メッセージを送信する送信日時とする。例えば、利用者により３日が指定された場合に、送信日設定部５５０は、次回の会議の開催予定日時の３日前を、確認メッセージの送信日時に設定する。
なお、送信日設定部５５０は、利用者からの指定がない場合に、開催予定日時から既定の期間遡ったタイミングを送信日時に設定する。また、送信日時は、議事録の管理者及び会議の参加予定者のいずれも指定することができるが、管理者及び参加予定者の両者から送信日時が指定された場合に、送信日設定部５５０は、参加予定者からの指示を優先適用して、送信日時を設定する。
【００３２】
検索受付部５５５（キーワード登録手段）は、利用者端末８から、議事録の検索要求と共に、検索に用いるキーワード（文字列）の入力を受け付け、入力されたキーワードを検索部５６０に対して出力する。入力されるキーワードは、例えば、議事内容に含まれうる文字列、個人名又はプロジェクト名などである。また、検索受付部５５５は、利用者端末８から、期間を指定する期間指定情報の入力を受け付け、入力された期間指定情報を検索部５６０に対して出力する。
また、検索受付部５５５は、キーワードを所定の期間登録することができる。すなわち、検索受付部５５５は、利用者から登録されたキーワードを一定期間保持し、議事録が議事録ＤＢ５１０に追加されたことを条件に、登録されたキーワードによる検索を検索部５６０に繰り返し要求する。
【００３３】
また、検索受付部５５５（検索結果通知手段）は、検索部５６０から検索結果を取得し、取得された検索結果をＨＴＭＬファイル又は電子メールとして、検索を要求した利用者の利用者端末８に送信する。検索結果は、例えば、キーワードが含まれた議事録の有無、キーワードが含まれた議事録の開催情報、又は、期間指定情報に対応する議事録のリストなどである。
【００３４】
検索部５６０は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている開催情報及び開催予定情報などを用いて、検索受付部５５５から入力されたキーワード又は期間指定情報に対応する議事録を検索し、検索結果を検索受付部５５５に対して出力する。より具体的には、検索部５６０は、キーワードが入力された場合に、このキーワードが含まれた情報を抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている情報から検索し、このキーワードが含まれた議事録の議事録ＩＤ、開催情報又は開催予定情報などを検索結果として検索受付部５５５に対して出力する。また、検索部５６０は、期間指定情報が入力された場合に、この期間指定情報により指定される期間が開催期間又は開催予定期間となる議事録ＩＤを検索し、指定された期間の議事録ＩＤに対応する議事録のリストを検索結果として検索受付部５５５に対して出力する。
【００３５】
図４（Ａ）は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶される抽出情報を例示し、図４（Ｂ）は、連絡先ＤＢ５４０に記憶される連絡先情報を例示する図である。
図４（Ａ）に例示するように、抽出情報ＤＢ５２５は、それぞれの議事録を一意に特定できるよう生成された議事録ＩＤに対応付けて、この議事録から抽出された抽出情報（「開催日時」、「開催場所」、「会議名（会議体ＩＤ及び個別ＩＤ）」、「出席者（利用者ＩＤ）」、「欠席者（利用者ＩＤ）」、「その他のキーワード（任意文字列）」、「次回開催予定日時」、「次回開催予定場所」、「次回の議事内容」及び「次回の必要資料」）を記憶する。これらの抽出情報のうち、「開催日時」、「開催場所」、「会議名」、「出席者」、「欠席者」及び「その他のキーワード」は、今回の会議に関する情報（すなわち、開催情報）であり、「次回開催予定日時」、「次回開催予定場所」、「次回の議事内容」及び「次回の必要資料」は、次回の会議に関する情報（すなわち、開催予定情報）である。
なお、会議名は、複数回にわたり開催される一連の会議群（すなわち、会議体）を識別するための情報（会議体ＩＤ）を含み、例えば、会議群（会議体）を識別する情報（例えば「商品企画会議（Ａ０１）」など）と、それぞれの会議を識別する個別ＩＤ（例えば「第１回（＃００１）」など）とから構成される識別情報（例えば「第１回商品企画会議（Ａ０１＃００１）」）である。
【００３６】
また、図４（Ｂ）に例示するように、連絡先ＤＢ５４０は、「利用者」（利用者ＩＤ）に対応付けて、各利用者の連絡先（メールアドレス、ファクシミリの番号など）と、各利用者が参加対象となっている会議の識別情報（会議体ＩＤ）とを記憶する。このように、利用者の連絡先と会議体ＩＤとが互いに対応付けられることにより、更新通知部５３５は、会議の出席者及び欠席者（すなわち、参加予定者）が抽出されない場合でも、会議体ＩＤに対応する連絡先に送信することにより、更新通知メッセージ又は開催予定情報を会議の参加予定者に送信することができる。
【００３７】
［全体動作］
次に、議事録管理システム１の動作を説明する。
図５は、議事録の登録処理及びスケジュール更新処理に関する議事録管理システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。なお、本例では、議事録作成者の利用者端末８から議事録のデータファイルが送信される場合を具体例とする。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、議事録取得部５０５（図３）は、利用者端末８（図１）から、議事録のデータファイルを受信すると、受信された議事録を識別するための議事録ＩＤを生成し、受信された議事録のデータをこの議事録ＩＤに対応付けて議事録ＤＢ５１０に格納する。
【００３８】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、抽出部５２０（図３）は、議事録ＤＢ５１０に議事録データが追加されたことを検知すると、追加された議事録データから開催情報及び開催予定情報などの情報を抽出し、抽出された情報を議事録ＩＤに対応付けて抽出情報ＤＢ５２５及び更新部５３０に対して出力する。
【００３９】
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、更新部５３０（図３）は、抽出部５２０から入力された出席者及び欠席者に基づいて会議の参加予定者を特定し、これらの参加予定者のスケジュールデータに開催予定情報を追加するようスケジュール管理装置９（図１）に指示する。
スケジュール管理装置９は、更新部５３０の指示に応じて、各参加予定者のスケジュールに開催予定情報（会議名、開催予定日時及び開催予定場所など）を追加する。
【００４０】
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、更新通知部５３５（図３）は、更新部５３０により各参加者のスケジュールデータが更新されると、連絡先ＤＢ５４０に記憶されている連絡先の中から、これらの参加予定者のメールアドレスを読み出す。
【００４１】
ステップ１４０（Ｓ１４０）において、更新通知部５３５（図３）は、議事録ＤＢ５１０に記憶されている議事録データを読み出し、読み出された議事録データと、更新通知メッセージとが含まれた電子メールを、読み出されたメールアドレスを宛先として送信する。
参加予定者（すなわち、会議の出席者及び欠席者）の利用者端末８は、更新通知部５３５から電子メールを受信し、受信された電子メールに基づいて、議事録データと更新通知メッセージとを表示する。
【００４２】
図６は、確認メッセージ送信処理に関する議事録管理システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
図６に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、送信日設定部５５０（図３）は、議事録の管理者又は会議の参加予定者から送信日が指定されているか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、管理者又は参加予定者から送信日の指定がなされている場合に、Ｓ２１０の処理に移行し、送信日の指定がなされていない場合に、Ｓ２３０の処理に移行する。
【００４３】
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、送信日設定部５５０（図３）は、管理者又は参加予定者からの指定情報（送信日を指定する情報）を読み出す。なお、送信日設定部５５０は、管理者及び参加予定者の指定情報が読み出された場合に、参加予定者の指定情報を適用する。
【００４４】
ステップ２２０（Ｓ２２０）において、送信日設定部５５０（図３）は、読み出された指定情報（期間）と、開催予定日時とに基づいて、確認メッセージを送信日時を設定する。
【００４５】
ステップ２３０（Ｓ２３０）において、送信日設定部５５０（図３）は、既定の期間と、開催予定日時とに基づいて、確認メッセージを送信日時を設定する。
【００４６】
ステップ２４０（Ｓ２４０）において、確認情報送信部５４５（図３）は、送信日設定部５５０により設定された送信日時になったか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、設定された送信日時になった場合に、Ｓ２５０の処理に移行し、設定された送信日時になっていない場合に、送信日時になるまで待機する。
【００４７】
ステップ２５０（Ｓ２５０）において、確認情報送信部５４５（図３）は、更新通知部５３５により特定されたメールアドレス（図５のＳ１３０において読み出されたメールアドレス）を取得し、確認メッセージの宛先に設定する。
ステップ２６０（Ｓ２６０）において、確認情報送信部５４５は、設定された宛先に、次回の会議開催を参加予定者に確認させる確認メッセージを開催案内メッセージとして送信する。
【００４８】
図７は、情報検索サービスに関する議事録管理システム１の動作（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。
図７に示すように、ステップ３００（Ｓ３００）において、利用者は、自己の利用者端末８（図１）を用いて議事録管理装置２にアクセスし、キーワード又は期間指定情報が含まれた検索要求情報を議事録管理装置２に送信する。なお、検索要求情報には、キーワードの登録期間を指定する情報が含まれる場合もある。
議事録管理装置２の検索受付部５５５（図３）は、利用者端末８から検索要求情報を受信すると、受信した検索要求情報に含まれるキーワード又は期間指定情報を検索部５６０に対して出力する。
【００４９】
ステップ３０５（Ｓ３０５）において、検索部５６０（図３）は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている抽出情報に基づいて、検索受付部５５５から入力されたキーワード又は期間指定情報に対応する議事録ＩＤを検索する。
【００５０】
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、検索部５６０は、入力されたキーワード又は期間指定情報に対応する議事録ＩＤが発見されたか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、キーワード又は期間指定情報に対応する議事録ＩＤが発見された場合に、Ｓ３１５の処理に移行し、キーワード又は期間指定情報に対応する議事録ＩＤが発見されなかった場合に、Ｓ３２０の処理に移行する。
【００５１】
ステップ３１５（Ｓ３１５）において、検索部５６０は、発見された議事録ＩＤに対応する議事録データ又は抽出情報（開催情報など）を議事録ＤＢ５１０又は抽出情報ＤＢ５２５から読み出し、読み出された情報を検索結果として検索受付部５５５に対して出力する。
検索受付部５５５は、検索部５６０から入力された検索結果に応じて、議事録データ又は開催情報などを、検索を要求した利用者の利用者端末８（図１）に送信する。なお、検索受付部５５５は、多数の議事録ＩＤが発見された場合に、これらの議事録ＩＤに対応する議事録のリストを利用者端末８に送信する。
【００５２】
ステップ３２０（Ｓ３２０）において、検索部５６０は、キーワード又は期間指定情報に対応する議事録が発見されなかった旨を検索結果として検索受付部５５５に対して出力する。
検索受付部５５０は、検索部５６０から入力された検索結果に応じて、キーワード又は期間指定情報に対応する情報が発見されなかった旨を、検索を要求した利用者の利用者端末８（図１）に送信する。
【００５３】
ステップ３２５（Ｓ３２５）において、検索受付部５５５は、検索要求情報にキーワードの登録期間が含まれているか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、検索要求情報にキーワードの登録期間が含まれている場合に、Ｓ３３０の処理に移行し、キーワードの登録期間が含まれていない場合に、情報検索処理（Ｓ３０）を終了する。
【００５４】
ステップ３３０（Ｓ３３０）において、検索受付部５５５は、キーワードの登録期間中であるか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、キーワードの登録期間中である場合に、Ｓ３３５の処理に移行し、登録期間外である場合に、情報検索処理（Ｓ３０）を終了する。
【００５５】
ステップ３３５（Ｓ３３５）において、検索受付部５５５は、登録期間に応じて、検索要求情報に含まれているキーワードを保持し、このキーワード（以下、登録キーワードという）による検索処理を検索部５６０に対して定期的に要求する。
検索部５６０は、検索受付部５５５から登録キーワードが入力されると、議事録ＤＢ５１０に議事録データが追加されたか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、議事録データが議事録ＤＢ５１０に追加された場合に、Ｓ３４０の処理に移行し、議事録データが議事録ＤＢ５１０に追加されていない場合に、Ｓ３３０の処理に戻る。すなわち、検索部５６０は、議事録データが追加されることを条件に、登録キーワードに基づく検索処理を開始する。
【００５６】
ステップ３４０（Ｓ３４０）において、検索部５６０は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶されている抽出情報に基づいて、登録キーワードに対応する議事録ＩＤを検索する。
ステップ３４５（Ｓ３４５）において、検索部５６０は、登録キーワードに対応する議事録ＩＤが発見されたか否かを判断する。
議事録管理プログラム５は、登録キーワードに対応する議事録ＩＤが発見された場合に、Ｓ３５０の処理に移行し、登録キーワードに対応する議事録ＩＤが発見されなかった場合に、Ｓ３３０の処理に戻る。
【００５７】
ステップ３５０（Ｓ３５０）において、検索部５６０は、発見された議事録ＩＤに対応する議事録データ又は抽出情報（開催情報など）を議事録ＤＢ５１０又は抽出情報ＤＢ５２５から読み出し、読み出された情報を検索結果として検索受付部５５５に対して出力する。
検索受付部５５５は、検索部５６０から検索結果が入力されると、議事録データ又は開催情報などが含まれた電子メールを、検索を要求した利用者の利用者端末８（図１）に送信する。
【００５８】
図８は、利用者端末８に表示される議事録の登録ウインドウ８００を例示する図である。
図８に例示するように、利用者端末８は、議事録管理装置２から送信されるＨＴＭＬファイルに基づいて、議事録データの登録を受け付ける登録ウインドウ８００を表示する。
登録ウインドウ８００には、開催情報表示エリア８１０、登録ボタン８２２、削除ボタン８２４及び取出ボタン８２６が表示される。
開催情報表示エリア８１０には、会議体の指定に応じて、この会議体により開催される一連の会議群の開催情報が表示される。本例では、会議体「会議Ａ」が指定されているため、開催情報表示エリア８１０には、これに対応する一連の会議「第Ｎ回商品企画会議」（Ｎは自然数）が開催日時の順でリスト表示されている。これらのリストは、それぞれの会議の「開催日時」、「場所」（開催場所）、「会議名」、「出席者」及び「欠席者」により構成されている。
また、登録ボタン８２２は、議事録管理装置２に仮登録された議事録を本登録にする操作を受け付けるクリッカブルエリアである。また、削除ボタン８２４は、仮登録又は本登録された議事録を削除する操作を受け付けるクリッカブルエリアである。また、取出ボタン８２６は、編集対象（議事録から抽出された開催情報又は開催予定情報の編集）をリストから選択する操作を受け付けるクリッカブルエリアである。
【００５９】
図９は、議事録が新規登録される時の登録ウインドウ８００を例示する図である。なお、本図における表示要素のうち、図８に示されたものと実質的に同一のものには同一の符号が付されている。
図９に例示するように、利用者は、議事録のデータファイルを開催情報表示エリア８１０上までドラッグしてこれをドロップすることにより、議事録のデータファイルを議事録管理装置２に仮登録することができる。
議事録管理装置２は、議事録のデータファイルに対応する議事録アイコン８３０が開催情報表示エリア８１０にドロップされたことを検知すると、この議事録のデータファイルを会議体に対応付けて議事録ＤＢ５１０（図３）に格納し、さらに、この議事録のデータファイルから開催情報及び開催予定情報を抽出する。
議事録から抽出された開催情報は、終了した会議のリストとして開催情報表示エリア８１０に表示される。この開催情報は、議事録データに対応付けられており、利用者がいずれかの開催情報を選択すると、議事録管理装置２は、選択された開催情報に対応する議事録データを利用者端末８に送信して表示させる。
また、議事録から抽出された開催予定情報は、次回の会議のリストとして開催情報表示エリア８１０に表示されるが、議事録データには対応付けられていない。
利用者は、新規に登録された議事録の開催情報及び開催予定情報を開催情報表示エリア８１０のリストで確認し、開催情報及び開催予定情報が正しければ登録ボタン８２２をクリックしてこの議事録データを本登録とし、開催情報又は開催予定情報に誤りが含まれている場合（抽出ミスがあった場合）には、取出ボタン８２６をクリックして開催情報又は開催予定情報の修正を行うことができる。
議事録管理装置２は、利用者により登録ボタン８２２がクリックされたことを条件として、議事録データから抽出された開催予定情報を参加予定者のスケジュールに追加させる。
【００６０】
以上説明したように、本実施形態における議事録管理装置２は、議事録データを管理し、議事録データから抽出される開催予定日時及び開催予定場所を次の会議の予定としてを各参加予定者のスケジューラに登録する。
また、議事録管理装置２は、各参加予定者のスケジュールデータが更新された場合に、更新通知メッセージを議事録データと共に各参加予定者（出席者及び欠席者）に送信する。これにより、各参加予定者は、議事録管理装置２により自己のスケジュールが更新されたことを知ることができる。
また、議事録管理装置２は、例えば、次回の会議の開催予定日時の数日前になると、会議の開催を各参加予定者に確認させる確認メッセージを各参加予定者に送信する。
また、議事録管理装置２は、議事録から抽出された種々の情報を管理し、利用者から要求された情報を検索し、検索結果を利用者に提供する。これにより、例えば、利用者は、関心のあるキーワード、個人名又はプロジェクト名などを議事録管理装置２に登録しておくことにより、これらのキーワードなどが含まれた議事録が登録された時点で、キーワードなどに対応する議事録のリストを議事録管理装置２から受け取ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】本発明にかかる議事録管理方法が適用される議事録管理システム１の概略を説明する図である。
【図２】本発明にかかる議事録管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
【図３】処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる議事録管理方法を実現する議事録管理プログラム５の構成を示す図である。
【図４】（Ａ）は、抽出情報ＤＢ５２５に記憶される抽出情報を例示し、（Ｂ）は、連絡先ＤＢ５４０に記憶される連絡先情報を例示する図である。
【図５】議事録の登録処理及びスケジュール更新処理に関する議事録管理システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
【図６】確認メッセージ送信処理に関する議事録管理システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
【図７】情報検索サービスに関する議事録管理システム１の動作（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。
【図８】利用者端末８に表示される議事録の登録ウインドウ８００を例示する図である。
【図９】議事録が新規登録される時の登録ウインドウ８００を例示する図である。
【符号の説明】
【００６２】
１・・・議事録管理システム
２・・・議事録管理装置
２２・・・モニタ
２４・・・入力装置
２６・・・処理装置
２６２・・・ＣＰＵ
２６４・・・メモリ
２８・・・記録装置
２８０・・・記録媒体
２９・・・通信装置
５・・・議事録管理プログラム
５０５・・・議事録取得部
５１０・・・議事録データベース
５２０・・・抽出部
５２５・・・抽出情報データベース
５３０・・・更新部
５３５・・・更新通知部
５４０・・・連絡先データベース
５４５・・・確認情報送信部
５５０・・・送信日設定部
５５５・・・検索受付部
５６０・・・検索部
９・・・スケジュール管理装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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