(57)【要約】    【課題】  文書管理システムのセキュリティの強化を図る。    【解決手段】  複合機１から文書データを受信して文書管理システム２に格納する文書登録システム４において、指定されたキーワードを保持し、受信した文書データに、前記キーワードが含まれるか否かを判別する。その結果、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システム２に格納せず、前記文書登録システム４内に一時保存するとともに、前記文書データを前記文書管理システム２に格納しなかった旨を、前記文書登録システム４の管理者へ通知する。また、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システム２に格納するとともに、前記キーワードが含まれる文書データを前記文書管理システム２に格納した旨を、前記文書登録システム４の管理者へ通知する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムにおいて、
指定されたキーワードを保持する保持手段と、
受信した文書データに、前記保持手段によって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段によって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存手段と、
前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知手段と
を有することを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
前記判別手段によって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納するとともに、前記キーワードが含まれる文書データを前記文書管理システムに格納した旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する格納通知手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記判別手段によって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記保存手段及び前記格納通知手段のうち一方を選択して動作させるための指示を受け取る受取手段を更に有することを特徴とする請求項２記載の文書登録システム。
【請求項４】
画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムにおいて、
指定されたキーワードを保持する保持手段と、
受信した画像データに対して文字認識処理を施し、該画像データに含まれる文字列を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出された文字列に、前記保持手段によって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段によって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存手段と、
前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知手段と
を有することを特徴とする文書登録システム。
【請求項５】
前記判別手段によって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納するとともに、前記キーワードが含まれる画像データまたは文字列を前記文書管理システムに格納した旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する格納通知手段を更に有することを特徴とする請求項４記載の文書登録システム。
【請求項６】
前記判別手段によって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記保存手段及び前記格納通知手段のうち一方を選択して動作させるための指示を受け取る受取手段を更に有することを特徴とする請求項５記載の文書登録システム。
【請求項７】
前記画像データは、紙原稿が画像読取装置によって読み取られることによって得られた画像データまたはファクシミリ受信画像データであることを特徴とする請求項４記載の文書登録システム。
【請求項８】
文書データまたは画像データ若しくは文字列が前記文書管理システムに格納されるときは、該文書管理システム内のキャビネット・フォルダに格納されることを特徴とする請求項１または請求項４記載の文書登録システム。
【請求項９】
前記キーワードは、文書データまたは画像データに含まれる機密情報に対応する単語で構成されることを特徴とする請求項１または請求項４記載の文書登録システム。
【請求項１０】
文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法において、
指定されたキーワードを保持する保持ステップと、
受信した文書データに、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、
前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップと
を有することを特徴とするセキュリティ確保方法。
【請求項１１】
前記判別ステップによって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納するとともに、前記キーワードが含まれる文書データを前記文書管理システムに格納した旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する格納通知ステップを更に有することを特徴とする請求項１０記載のセキュリティ確保方法。
【請求項１２】
画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法において、
指定されたキーワードを保持する保持ステップと、
受信した画像データに対して文字認識処理を施し、該画像データに含まれる文字列を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップによって抽出された文字列に、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、
前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップと
を有することを特徴とするセキュリティ確保方法。
【請求項１３】
前記判別ステップによって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納するとともに、前記キーワードが含まれる画像データまたは文字列を前記文書管理システムに格納した旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する格納通知ステップを更に有することを特徴とする請求項１２記載のセキュリティ確保方法。
【請求項１４】
文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
指定されたキーワードを保持する保持ステップと、
受信した文書データに、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、
前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
【請求項１５】
画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
指定されたキーワードを保持する保持ステップと、
受信した画像データに対して文字認識処理を施し、該画像データに含まれる文字列を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップによって抽出された文字列に、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、
前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書登録システム、セキュリティ確保方法、及びプログラムに関し、特に、文書データまたは画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システム、該文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法、及び該セキュリティ確保方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像読み取り機能（スキャナ機能）またはＦＡＸ受信文書などを画像転送する画像転送機能を持った複合機から送信された文書ファイルを文書管理システムに登録する文書登録システムでは、従来、複合機から送信されてきた文書ファイルを、文書登録システム及び文書管理システムに動作障害がない限り、全て文書管理システムに格納していた。
【０００３】
また、こうした文書ファイルの格納に関する成否を、文書管理システムから文書登録システムの管理者へ電子メールで送信していたが、この送信は、文書ファイルの格納終了時、または文書格納のエラー発生時にのみ行なわれていた。
【特許文献１】特開２００１−２１７９８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の文書登録システムでは、機密情報等を含む文書ファイルであっても、何の確認もなく文書管理システムへ自動的に格納されていた。そのため、文書管理システムがアプリケーションサービスプロバイダのように社内のオフィスとは離れた遠隔地にある場合などには、セキュリティの確保ができない外部インターネット回線を通じて文書ファイルが文書管理システムに送信されるため、機密情報が容易に漏洩してしまう可能性があった。
【０００５】
またたとえ、文書管理システムが社内のローカルエリアネットワーク上に設置されている場合でも、機密情報を含む文書ファイルを文書管理システムの閲覧制限のないキャビネット・フォルダへ登録してしまった場合などには、文書管理システムの文書閲覧機能によって、本来その機密情報を知ってはならない者にまで、機密情報が公開されてしまうことになるといった、セキュリティ上の問題があった。
【０００６】
本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、セキュリティの強化を図った文書登録システム、セキュリティ確保方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムにおいて、指定されたキーワードを保持する保持手段と、受信した文書データに、前記保持手段によって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別手段と、前記判別手段によって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存手段と、前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知手段とを有することを特徴とする文書登録システムが提供される。
【０００８】
また、請求項４記載の発明によれば、画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムにおいて、指定されたキーワードを保持する保持手段と、受信した画像データに対して文字認識処理を施し、該画像データに含まれる文字列を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された文字列に、前記保持手段によって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別手段と、前記判別手段によって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存手段と、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知手段とを有することを特徴とする文書登録システムが提供される。
【０００９】
また、請求項１０記載の発明によれば、文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法において、指定されたキーワードを保持する保持ステップと、受信した文書データに、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、前記判別ステップによって、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップとを有することを特徴とするセキュリティ確保方法が提供される。
【００１０】
また、請求項１２記載の発明によれば、画像データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムに適用されるセキュリティ確保方法において、指定されたキーワードを保持する保持ステップと、受信した画像データに対して文字認識処理を施し、該画像データに含まれる文字列を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップによって抽出された文字列に、前記保持ステップによって保持されたキーワードが含まれるか否かを判別する判別ステップと、前記判別ステップによって、前記文字列に前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存する保存ステップと、前記画像データまたは前記文字列を前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する通知ステップとを有することを特徴とするセキュリティ確保方法が提供される。
【００１１】
さらに、上記セキュリティ確保方法をコンピュータに実行させるためのプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書データを受信して文書管理システムに格納する文書登録システムにおいて、指定されたキーワードを保持し、受信した文書データに、前記キーワードが含まれるか否かを判別する。その結果、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納せず、前記文書登録システム内に一時保存するとともに、前記文書データを前記文書管理システムに格納しなかった旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する。
【００１３】
また、前記文書データに前記キーワードが含まれると判別されたとき、前記文書データを前記文書管理システムに格納するとともに、前記キーワードが含まれる文書データを前記文書管理システムに格納した旨を、前記文書登録システムの管理者へ通知する。
【００１４】
これよって、キーワード登録された機密情報を持つ文書データが無条件に文書管理システムに登録されることが防止でき、また、文書登録システムの管理者が、キーワードの含まれる文書データを前記文書管理システムに格納したか否かを知ることができ、必要な処置をとることが可能であるので、文書登録システムとしてのセキュリティを強化できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
【００１６】
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書登録システムを含むネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【００１７】
図１において、１は、原稿画像の読み取り（スキャン）、ファクシミリ（ＦＡＸ）の送受信、印刷等の機能を備えた複合機であり、スキャンして得られた画像データや、ＦＡＸ受信して得られた画像データを、ネットワーク１２を介して文書登録システム４に送信する。なおここでは、こうした画像データを「文書」と呼ぶことにする。
【００１８】
２は、パーソナルコンピュータで構成された文書管理システムであり、アプリケーションサービスプロバイダとして文書を保管管理する。
【００１９】
３は、メールサーバであり、文書管理システム２から文書登録システム４の管理者への電子メール送信を実現するためにネットワーク１２に接続される。
【００２０】
４は、パーソナルコンピュータで構成された文書登録システムであり、文書格納アプリケーションによって動作する。
【００２１】
なお、この文書登録システム４を構成するパーソナルコンピュータが、文書管理システム２の機能を実現するようにしてもよいが、図１に示す実施の形態では、説明の便宜上、文書登録システム４と文書管理システム２とが別々のパーソナルコンピュータで構成されるものとしている。
【００２２】
文書登録システム４は、ＣＰＵ５、ＲＯＭ６、ＲＡＭ７、ＨＤ８、入力装置９、ディスプレイ１０、Ｉ／Ｆ１１からなる。
【００２３】
ＣＰＵ５は、文書登録システム４内の計算処理、プログラム実行処理を行う。
【００２４】
ＲＯＭ６は、文書登録システム４の内部機器機能を動作させる基本ソフトウェアを格納する。
【００２５】
ＲＡＭ７は、図２に示すソフトウェアをＲＯＭ６またはＨＤ８から一時ロードし、それをＣＰＵ５が実行できるようにする。
【００２６】
ＨＤ８は、ＯＳ（Operating System）、文書格納アプリケーション、メールソフトを格納するための大記憶容量のハードディスクである。
【００２７】
入力装置９は、文書登録システム４のＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）を操作するためのキーボード、ポインティングデバイス（マウス）等の入力機器である。
【００２８】
ディスプレイ１０は、ソフトウェア画面や実行状態を表示するための画像表示装置である。
【００２９】
Ｉ／Ｆ１１は、文書登録システム４を、ネットワーク１２を介して複合機１、文書管理システム２、メールサーバ３、外部通信装置、他のシステム、またはインターネットと通信を行うためのネットワークインタフェースである。
【００３０】
ネットワーク１２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、インターネットとの接続も可能である。
【００３１】
図２は、文書登録システム４で動作するソフトウェアの構成を示す図である。
【００３２】
ＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）２１の上位階層にＯＳ２２が位置し、ＯＳ２２の上位階層に文書格納アプリケーション２３とメールソフト２４とが位置する。
【００３３】
ＢＩＯＳ２１およびＯＳ２２は、文書登録システム４を構成する各ハードウェアの動作制御を行う。なお、ネットワーク１２上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使って行われ、ＯＳ２２によってそのプロトコルのハンドリングが行われる。
【００３４】
文書格納アプリケーション２３は、複合機１との通信、文書管理システム２への文書の格納、メール通知の各機能を実現する。
【００３５】
メールソフト２４は、文書格納アプリケーション２３のメール通知機能によって渡された文書格納の成否の情報や、セキュリティモード時における警告情報を、電子メールとして送信するためのソフトウェアである。
【００３６】
図３は、文書格納アプリケーション２３の構成を示す図である。
【００３７】
プロトコル制御部３１は、複合機１と文書登録システム４との間で、例えばＦＴＰ（File Transfer Protocol）のようなプロトコルを使い、文書の送受信を行う。なお、プロトコル制御部３１は、複合機１から文書登録システム４へ文書の送信があった場合には、全体制御部３３にその旨の通知を行い、全体制御部３３では、その通知を受けると、画像処理を開始したり、文書格納部３２での処理等を開始させる。
【００３８】
文書格納部３２は、プロトコル制御部３１が複合機１から受け取った文書を、文書管理システム２の指定の格納先に格納する。
【００３９】
全体制御部（サーバコア）３３は、プロトコル制御部３１から文書格納部３２への文書の受け渡し、プロトコル制御部３１あるいは文書格納部３２の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、メール通知機能のための情報作成、メールソフト２４への情報の受け渡し、メール送信依頼などを行う。
【００４０】
設定プログラム３５は、文書格納アプリケーション２３の動作設定を行うプログラムである。この設定プログラム３５が、複合機１から文書管理システム２への文書の登録に必要な事項を予め設定し、実際の文書送信時には、その設定内容にしたがって、文書格納アプリケーション２３が自動で登録処理を行う。
【００４１】
設定保存部３４は、設定プログラム３５によって作成された設定を保存する部分であり、文書登録時に全体制御部３３から設定保存部３４で保存した情報が読み取られ、処理が実行されることで、文書登録システム４における自動登録が可能となる。この設定保存部３４では、設定情報が一般的なテキスト形式やプロファイル等で保存されていてもよいし、また、ファイルをテキスト表示するソフトウェアでは、内容を表示できない形式のファイルフォーマットで保存されていてもよく、文書格納アプリケーション２３が設定内容を読出し可能であればその形態を問わない。
【００４２】
次に、図４を参照して、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム３５による設定処理の手順と、設定項目について詳細に説明する。
【００４３】
図４は、図３に示す設定プログラム３５によって行われる処理の手順を示すフローチャートである。
【００４４】
まず、ステップＳ１０１で、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム３５の実行をスタートする。なお、設定プログラム３５が、実行形式のプログラム形態で提供されることで、ユーザは文書格納アプリケーション２３の文書登録プロセスとは別途、設定操作を行える。
【００４５】
ステップＳ１０２では、宛先の名称を設定する。この宛先の名称は、複合機１のスキャン／ＦＡＸ機能によって読み取られた文書を文書管理システム２に登録する際の、その文書の登録宛先であり、複合機１の操作パネル上に、文書管理システム２に含まれる複数のキャビネット・フォルダが表示される。ユーザはその中から所望の宛先（キャビネット・フォルダ）を選択する。これによって、選択された文書管理システム２のキャビネット・フォルダに文書を登録することが可能となる。なお、キャビネット・フォルダは、所謂、書棚内に配置された書類フォルダの概念であり、誰でも制限なく閲覧ができるものである。
【００４６】
ステップＳ１０３では通信プロトコルの選択を行う。これは、複合機１が文書登録システム４へ画像を送信するためのプロトコルを選択するものであり、数種類のプロトコルの中から複合機１に合ったプロトコルを選択する。
【００４７】
ステップＳ１０４では、ステップＳ１０３で選択したプロトコルの運用に当たって必要となる詳細設定を行なう。例えば、プロトコルがＦＴＰの場合には、ＦＴＰサーバへログインするためのユーザ名、パスワード、および複合機１から文書登録システム４へ文書を送付する際の複合機１から見た実際の文書送信先となるＦＴＰフォルダ等を設定する。文書の登録プロセスにおいては、図３に示すプロトコル制御部３１が、このように設定された設定内容を基に、ＦＴＰサーバから文書を読み出し、次に処理を進める。
【００４８】
ステップＳ１０５では、画像処理の設定を行う。文書格納アプリケーション２３が複合機１から送付される文書のフォーマットを変更したり、文書管理システム２に登録可能な文書フォーマットに変換したりするなどの画像処理を行うために必要な設定を、このステップＳ１０５で行う。
【００４９】
ステップＳ１０６では、文書の格納先の設定を行う。格納先とは、文書管理システム２内のキャビネット・フォルダのことであり、この設定に従って、文書格納アプリケーション２３の文書格納部３２は文書を文書管理システム２に登録する。複合機１の操作パネルに表示される宛先と、複合機１が実際に文書を送信する、例えば文書登録システム４内のＦＴＰフォルダと、ステップＳ１０６で設定される格納先とが連携して設定されることで、文書格納アプリケーション２３は、複合機１から文書管理システム２への文書の自動登録が可能となる。
【００５０】
次に、ステップＳ１０７では、機密情報等に関する文字列や単語からなるキーワードを設定し、キャビネット・フォルダに関連付けて該キーワードを保存する。設定できるキーワードは複数でも良い。キーワードの保存形態は、概念的にはキーワードリストというプロファイル形式で保存される。
【００５１】
ステップＳ１０８では、セキュリティモードの設定を行う。セキュリティモードには、文書管理システム２へ登録しようとする文書上の文字情報に、ステップＳ１０７で設定されたキーワードが含まれた場合に、文書登録は行わず、その旨を文書登録システム４の管理者へ電子メールで通知するセキュリティモード１と、文書登録は行うが、その文書にキーワードが含まれていたことを文書登録システム４の管理者に電子メールで通知するセキュリティモード２とがあり、ステップＳ１０８では、ユーザが、それらのセキュリティモード１，２、および、どちらのセキュリティモードも実行せずに通常の文書登録を行うモードの３つのモードのうちのいずれかを選択して設定する。
【００５２】
ステップＳ１０９では、ステップＳ１０２からステップＳ１０８までで行ってきた各種設定の保存を行う。
【００５３】
次に、ステップＳ１１０で一旦、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム３５の実行を終了する。
【００５４】
次に、ステップＳ１１１で、ステップＳ１０９で保存した設定を使用し、宛先やプロトコル設定等の複合機１に設定すべき項目の複合機１への設定操作を開始する。
【００５５】
ステップＳ１１２で、実際の複合機１への設定操作を行うが、ここでは、必要情報をアドレスブック形式で取り出し、複合機１がＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）でネットワーク環境に提供するリモートユーザインタフェースを用いて登録操作を行なう。この登録操作と複合機１での設定処置とについては、既に公知の技術であるため、詳細説明は省略する。
【００５６】
最後に、ステップＳ１１３で、複合機１への設定操作を終了する。
【００５７】
この複合機１への設定終了後、複合機１からの文書送信が有効になる。つまり、エンドユーザが、複合機１に備えられた操作パネルを用いて、まず、文書送信モードを選択し、次に、文書を登録すべき宛先を複合機１の操作パネルに表示される宛先の中から選択し、スキャンの場合は原稿を原稿台に設定し、ＦＡＸ受信の場合は複合機１に保存されているＦＡＸ文書を選択し、最後に複合機１の処理を開始するスタートボタンを実行することで、複合機１から文書登録システム４への文書送信が実行可能な状態となる。このとき、図３に示す文書格納アプリケーション２３の全体制御部３３、プロトコル制御部３１、文書格納部３２が文書登録システム４上で起動されているならば、文書登録システム４では、複合機１から文書管理システム２への文書の自動保存が可能な環境となっている。
【００５８】
図５及び図６は、文書格納アプリケーション２３が文書管理システム２へ文書を登録する一連の処理の手順を示すフローチャートである。なおここでは、電子メール通知機能等についても示す。図８は、複合機１から送信された文書を文書登録システム４が文書管理システム２へ登録する文書登録のプロセス全体における文書や処理の流れを概念的に示す図である。以下、図５及び図６のフローチャートに沿って上記処理を説明するとともに、適宜図８を参照して説明する。
【００５９】
なお、メールサーバ３、文書登録システム４上の文書格納アプリケーション２３のメール通知機能、および図２に示すメールソフト２４は、例えば送信にＳＭＴＰ、受信にＰＯＰ３といった一般的なプロトコルを使うものとする。
【００６０】
まず、図５のステップＳ２０１で、文書格納アプリケーション２３をスタートする。これは、図３に示す文書格納アプリケーション２３を構成する全体制御部３３、プロトコル制御部３１、文書格納部３２が文書登録システム４において起動されることに相当する。
【００６１】
ステップＳ２０２では、ＦＴＰサーバによってサービスが開始され、ＦＴＰサーバによる受信待ちの状態となる。ここでは、ＦＴＰプロトコルを使用した例を示し、プロトコル制御部３１が制御し、複合機１から送信（図８のＰ２）された文書が文書格納アプリケーション２３で受信されるが、プロトコルはＦＴＰでなくともよい。このステップでは、全体処理が受信待ちの状態に移行し、プロトコルについては、複合機１と文書格納アプリケーション２３のプロトコル制御部３１との双方がデータ通信を行える環境であればよい。
【００６２】
ステップＳ２０３では、文書受信があったか否かの判断を行う。プロトコル制御部３１が文書を受信した際に、その旨を全体制御部３３に通知するので、この通知の有無に基づき全体制御部３３がこの判断を行う。文書受信がない場合、ステップＳ２０２へ戻り、文書受信待ちの状態を続行する。一方、文書受信があった場合、ステップＳ２０４へ進む。
【００６３】
ステップＳ２０４では、文書受信が成功したか否かを判断する。文書受信に失敗していた場合、ステップＳ２１９へ進んで、文書受信失敗を文書登録システム４の管理者にメール通知する。文書受信が成功した場合、ステップＳ２０５へ進む。
【００６４】
ステップＳ２０５では、複合機１から送信された文書に対して画像処理を行う。すなわち、主に、複合機１から送信された文書を文書管理システム２が入力可能な文書形式に変換する。これは、文書管理システム２が、複合機１が送信する文書形式に必ずしも対応していないためである。
【００６５】
ステップＳ２０６では、セキュリティモードが指定されているか否かを判別する。セキュリティモードの設定は、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム３５による設定プロセス（図４のステップＳ１０８）で行なわれる。その設定では、セキュリティモード１とセキュリティモード２の他、いずれのセキュリティモードも実行せずに通常の文書登録を行うモードの設定があるため、このステップＳ２０６で、そのいずれのモードに設定されているかの確認を行う。通常の文書登録を行うモードの場合にはステップＳ２１６へ進み、セキュリティモードの指定がある場合にはステップＳ２０７へ進む。
【００６６】
ステップＳ２０７では、文書をＯＣＲ（Optical Character Reader）処理し、文字列情報を作成する。ＯＣＲ（光学的文字認識）は既に一般化された公知の技術であるため、その詳細説明は省略するが、簡単に言えば、文字画像をテキストデータに変換することを言う。
【００６７】
ステップＳ２０８では、ステップＳ２０７で作成された文字列情報から単語情報を作成する。単語情報作成についても、既に一般的な公知技術であるため詳細な説明は省略する。この技術は、一般には、ひらがなで構成される文章の中から単語を認識し、漢字変換可能な単語を漢字に変換するカナ漢字変換処理等に使用されるが、本実施の形態では、単語（名詞）を認識して抽出し、単語情報としてリストアップする応用技術を利用する。画像文書から文字列情報を作成し、さらに単語情報を作成する概念を、図７に示す。
【００６８】
図７は、画像文書（Ａ）、文字列情報（Ｂ）、及び単語情報（Ｃ）の一例を示す図である。すなわち、画像文書（Ａ）からＯＣＲ（図８のＰ４）によって文字列情報（Ｂ）が抽出され、更に単語解析やブロックセレクションの領域等判断によって単語解析が行われ（図８のＰ５）、単語情報（Ｃ）が生成され、単語情報リストという形態で、文書登録システム４の記憶エリアに一時記憶される。
【００６９】
ステップＳ２０９では、単語情報リストにピックアップされた文字列に、図４のステップＳ１０７で設定されたキーワードが含まれるか否かを判別する。キーワードは、文書管理システム２のキャビネット・フォルダに関連付けて記憶されているので、文書格納アプリケーション２３は、複合機１から指定された宛先に基づき、最終的な文書の登録先である文書管理システム２のキャビネット・フォルダを特定し、そのキャビネット・フォルダに関連付けして記憶されているキーワードを読み出す。そして、読み出したキーワードを１キーワードずつ、単語情報リスト内の単語と文字列比較して、同一の単語が存在するか否かを判別する（図８のＰ６）。
【００７０】
ステップＳ２１０で、単語情報リストにキーワードが含まれる場合、ステップＳ２１１へ進み、単語情報リストにキーワードが含まれない場合、ステップＳ２１６へ進む。
【００７１】
ステップＳ２１１では、セキュリティモードがセキュリティモード１であるか、セキュリティモード２であるかを判断する。セキュリティモードについての説明は、図４のステップＳ１０８の説明で行った。セキュリティモード２が設定されている場合には、ステップＳ２１５へ進み、セキュリティモード１が設定されている場合には、ステップＳ２１２へ進む。
【００７２】
ステップＳ２１２では、セキュリティモード１の内容を反映した電子メールを文書登録システム４の管理者へ送信する。セキュリティモード１は前述したように、文書を文書管理システム２に登録せずに、その旨を電子メールによって文書登録システム４の管理者に通知する。これを、図８を参照して説明する。
【００７３】
すなわち、セキュリティモード１では、文書は文書管理システム２に登録されずに、文書登録システム４に一時保存され（Ｐ３）、その一時保存されている旨と、その文書の保存場所とが、電子メールによって（Ｐ１０）、文書登録システム４の管理者へ通知される。
【００７４】
セキュリティモード１の処理では、文書の読出し（Ｐ８）及び登録処理（Ｐ９）が行なわれず、これによって、セキュリティが確保される。
【００７５】
図６に戻って、ステップＳ２１３では、文書管理システム２に登録されなくなった文書を一時保存する（図８のＰ３）。ここでは、説明の便宜上、文書が一時保存されるように示すが、実際には、複合機１から受信した文書が文書格納アプリケーション２３の管理下で既に保存されている。
【００７６】
文書格納アプリケーション２３の機能として、文書管理システム２への文書登録が失敗した場合など、その旨を文書登録システム４の管理者へ通知する（図８のＰ１０）。通知を受けた文書登録システム４の管理者は、文書格納アプリケーション２３が管理保存する未登録文書に対する再登録処理を開始するための手動コマンドを発行すれば、エラー文書のリカバリー処理が可能となる。そのため、セキュリティモード１での処理では、電子メールが文書登録システム４の管理者へ送られると、文書登録システム４の管理者が、その後、リカバリー処理を実行操作する。こうすることで、文書を文書格納システム２に登録するという文書格納アプリケーション２３の機能が損なわれることがない。言い換えれば、そのリカバリー処理の操作を敢えて文書登録システム４の管理者に委ねることによって、セキュリティの向上が図られる。
【００７７】
次にステップＳ２１４では、文書格納アプリケーション２３全体の処理を終了するか否かの判断を行う。終了する場合には、ステップＳ２２０へ進み、動作状態の保存など、アプリケーション終了に必要な処理を行い、プログラムとしての動作を終了する。終了しない場合には、ステップＳ２０２へ戻り、複合機１からの文書受信を待つ。
【００７８】
図５のステップＳ２１５では、セキュリティモード２での動作が行なわれ、前述の図４のステップＳ１０８で説明したように、キーワードが含まれる文書を文書管理システム２へ登録するとともに（図８のＰ９）、キーワードが含まれる文書を文書管理システム２へ登録した旨を文書登録システム４の管理者に電子メールで通知する（図８のＰ１０）。
【００７９】
キーワードとしては、機密情報等に関する文字列や単語が登録されるので、そうしたキーワードが含まれる文書が文書管理システム２に登録されると、外部に機密情報が漏れる可能性がある。キーワードが含まれる文書が文書管理システム２へ登録された旨が文書登録システム４の管理者に電子メールで通知されることにより、該管理者に注意を喚起でき、セキュリティの強化ができる。
【００８０】
次にステップＳ２１６では、文書を文書管理システム２へ登録する（図８のＰ９）。ステップＳ２０６で通常の文書登録を行うモード（セキュリティモードなし）の設定と判別された場合もこのステップＳ２１６が実行されるが、この場合、ステップＳ２１５が実行されないため、単なる文書登録のみが実施されることになる。
【００８１】
ステップＳ２１７では、文書管理システム２への文書登録が成功したか、失敗したかを判別する。文書格納が成功した場合、ステップＳ２１８へ進んで、成功したことを文書登録システム４の管理者へ電子メールで通知する。失敗した場合、ステップＳ２１９で進んで、文書登録システム４の管理者へ、失敗したことを電子メールで通知する。これら、ステップＳ２１８及びステップＳ２１９での電子メール通知は、セキュリティモード処理とは関係ない、通常の文書登録処理の一環として実行される。
【００８２】
ステップＳ２１８およびステップＳ２１９の実行の後は、図６のステップＳ２１４へ進む。
【００８３】
以上のようにして、本実施の形態の文書登録システム４では、機密情報（キーワード）を含む文書が外部の文書管理システム２へ無条件に送信及び格納（登録）されることがなく、これによって機密情報の漏洩を防止でき、セキュリティを確保できる。また機密情報を含む文書が文書管理システム２へ送信及び格納（登録）される場合でも、機密情報を含む文書が文書管理システム２へ送信されたことを文書登録システム４の管理者に通知するので、管理者は、機密情報を含む文書の文書登録状態の把握や確認ができ、セキュリティを確保できる。
【００８４】
なお、上記の実施の形態においては、文書登録システム４において、イメージ文書上の文字情報を抽出してキーワードと比較することによって、文書管理システム２のキャビネット・フォルダへの文書登録の妥当性を評価し、これによって、文書管理システム２への文書登録のセキュリティを強化している。また、セキュリティモード１およびセキュリティモード２の設定を行い、図５のステップＳ２１１で、いずれかのモードの実行を行なえるようにしている。ところで、ステップＳ２１１で分岐した後の２つの処理の流れは、各種の応用が考えられ、いずれの応用も本発明の範疇であることは言うまでもない。
【００８５】
また、上記の実施の形態においては、紙原稿が複合機１のスキャナによって読み取られることによって得られた画像データまたはファクシミリ受信画像データを文書登録システム４が受信して、ＯＣＲによって文字認識を行なって文字列を得ているが、文書登録システム４がテキストデータを最初から受信する場合でも本発明の適用は可能である。
【００８６】
〔他の実施の形態〕
なお、本発明の目的は、前述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ、ＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００８７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体およびプログラムは本発明を構成することになる。
【００８８】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００８９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９０】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書登録システムを含むネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】文書登録システムで動作するソフトウェアの構成を示す図である。
【図３】文書格納アプリケーションの構成を示す図である。
【図４】図３に示す設定プログラムによって行われる処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】文書格納アプリケーションが文書管理システムへ文書を登録する一連の処理の手順を示すフローチャート（１／２）である。
【図６】文書格納アプリケーションが文書管理システムへ文書を登録する一連の処理の手順を示すフローチャート（２／２）である。
【図７】画像文書（Ａ）、文字列情報（Ｂ）、及び単語情報（Ｃ）の一例を示す図である。
【図８】複合機から送信された文書を文書登録システムが文書管理システムへ登録する文書登録のプロセス全体における文書や処理の流れを概念的に示す図である。
【符号の説明】
【００９２】
１  複合機
２  文書管理システム
３  メールサーバ
４  文書登録システム
５  ＣＰＵ
６  ＲＯＭ
７  ＲＡＭ
８  ＨＤ
９  入力装置
１０  ディスプレイ
１１  Ｉ／Ｆ
１２  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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