(57)【要約】【課題】  改ざんが困難でより信用性の高い電子文書の作成を行うことのできる電子文書処理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】  電子文書を作成し、作成した電子文書を表示する携帯可能な電子文書処理装置（１）であって、ＣＰＵ２に、署名情報を作成させ、電子文書と、作成した署名情報とを対応付けて記憶させ、作成した署名情報を確定する確定情報が入力されると、署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を作成する電子文書作成手段と、前記電子文書作成手段によって作成された電子文書を表示する表示手段とを備える携帯可能な電子文書処理装置であって、
署名情報を作成する署名情報作成手段と、
前記電子文書作成手段によって作成された電子文書と、前記署名情報作成手段によって作成された署名情報とを対応付けて記憶する電子文書記憶手段と、
前記署名情報作成手段によって作成された署名情報を確定する確定情報を入力する確定情報入力手段と、
前記確定情報入力手段によって署名情報の確定情報が入力された場合、当該署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止する編集禁止手段と、
を備えることを特徴とする電子文書処理装置。
【請求項２】
前記電子文書作成手段は、
定型文書データを記憶する定型文書記憶手段と、
前記定型文書データを前記定型文書記憶手段から取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された定型文書データに基づく定型文書を前記表示手段に表示させる表示制御手段と、
前記表示手段に表示された定型文書に電子文書情報を入力する電子文書情報入力手段と、
を備え、
前記定型文書に、前記署名情報を入力するための署名情報入力領域が設けられていることを特徴とする請求項１記載の電子文書処理装置。
【請求項３】
前記定型文書には、契約書及び議事録のうち、少なくとも何れか一方が含まれることを特徴とする請求項２記載の電子文書処理装置。
【請求項４】
携帯可能なコンピュータに、
電子文書を作成する電子文書作成機能と、
前記電子文書を表示手段に表示させる表示制御機能と、
署名情報を作成する署名情報作成機能と、
前記電子文書と前記署名情報とを対応付けて記憶手段に記憶する記憶制御機能と、
前記署名情報を確定する確定情報を入力手段により入力するための入力制御機能と、
前記署名情報の前記確定情報の入力に基づいて、当該署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止する編集禁止機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータの普及とともに、オフィス等での電子文書を処理するためのさまざまな技術開発が進められている。このような技術として、例えば、特許文献１に開示されているような電子化文書処理システムが知られている。
【０００３】
特許文献１記載の電子化文書処理システムは、デジタル署名が付された電子文書を受信した端末装置において、ユーザが受信した電子文書の内容の変更等を行なった場合に、新バージョンの電子文書から前バージョンの電子文書を復元するために必要なバージョン管理情報を含む署名データをユーザの秘密鍵で暗号化処理し、上記ユーザのデジタル署名を生成する構成となっている。
【０００４】
つまり、現在の電子文書データから順次に１つずつ前のバージョンの電子文書データを復元できるため、回覧の途中で、電子文書データの内容の一部に不正でないデータの追加、変更等の処理が加わった場合には、各署名者のデジタル署名と、その前提となる電子文書データとの対応関係を正確に認証するとともに、電子文書作成者以外の者による文書データの不当な改ざんを防止できるようになっている。
【特許文献１】特開平５−３０３７７３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１記載の電子化文書処理システムにおいては、電子文書作成者は自己の作成した電子文書の内容の追加、変更することが可能であるので、作成された電子文書を、例えば、当事者間での承認が必要となる企業同士の契約や社内会議の議事録等の種々の証拠文書として利用できないという問題点があった。
【０００６】
本発明の課題は、改ざんが困難でより信用性の高い電子文書の作成を行うことのできる電子文書処理装置及びプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、例えば、図１に示すように、
電子文書を作成する電子文書作成手段（例えば、ＣＰＵ２、入力部５、音声入力部６、契約書マスタＤＢ４１、議事録マスタＤＢ４２、文書データ取得プログラム４３１、表示制御プログラム４３２、電子文書情報入力プログラム４３３）と、前記電子文書作成手段によって作成された電子文書を表示する表示手段（例えば、表示部７）とを備える携帯可能な電子文書処理装置（１）であって、
署名情報を作成する署名情報作成手段（例えば、ＣＰＵ２、入力部５、署名情報作成プログラム４３４）と、
前記電子文書作成手段によって作成された電子文書と、前記署名情報作成手段によって作成された署名情報とを対応付けて記憶する電子文書記憶手段（例えば、ＣＰＵ２、契約書テーブル４４１）と、
前記署名情報作成手段によって作成された署名情報を確定する確定情報を入力する確定情報入力手段（例えば、ＣＰＵ２、入力部５、確定情報入力プログラム４３５）と、
前記確定情報入力手段によって署名情報の確定情報が入力された場合、当該署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止する編集禁止手段（例えば、ＣＰＵ２、編集禁止プログラム４３６）と、
を備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の電子文書処理装置であって、
前記電子文書作成手段は、
定型文書データを記憶する定型文書記憶手段（例えば、契約書マスタＤＢ４１、議事録マスタＤＢ４２）と、
前記定型文書データを前記定型文書記憶手段から取得する取得手段（例えば、ＣＰＵ２、文書データ取得プログラム４３１）と、
前記取得手段により取得された定型文書データに基づく定型文書を前記表示手段に表示させる表示制御手段（例えば、ＣＰＵ２、表示制御プログラム４３２）と、
前記表示手段に表示された定型文書に電子文書情報を入力する電子文書情報入力手段（例えば、ＣＰＵ２、入力部５、音声入力部６、電子文書情報入力プログラム４３３）と、
を備え、
前記定型文書に、前記署名情報を入力するための署名情報入力領域（Ａ１、Ｂ１、Ｃ１）が設けられていることを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の電子文書処理装置であって、
前記定型文書には、契約書及び議事録のうち、少なくとも何れか一方が含まれることを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載の発明は、プログラムであって、
携帯可能なコンピュータに、
電子文書を作成する電子文書作成機能と、
前記電子文書を表示手段に表示させる表示制御機能と、
署名情報を作成する署名情報作成機能と、
前記電子文書と前記署名情報とを対応付けて記憶手段に記憶する記憶制御機能と、
前記署名情報を確定する確定情報を入力手段により入力するための入力制御機能と、
前記署名情報の前記確定情報の入力に基づいて、当該署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止する編集禁止機能と、
を実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１、４記載の発明によれば、電子文書と、署名情報とを対応付けて記憶し、作成した署名情報を確定する確定情報が入力されると、署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止させる。従って、電子文書及び署名情報の改ざんが困難となるので、より信用性の高い電子文書の作成を行うことができる。
【００１２】
請求項２記載の発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果が得られるのは無論のこと、特に、定型文書データを取得し、取得した定型文書データに基づく定型文書を表示手段に表示させ、表示手段に表示された定型文書に電子文書情報を入力する手段を備えるとともに、定型文書に、署名情報を入力するための署名情報入力領域が設けられている。従って、契約等の状況に応じた定型文書を取得し、必要な電子文書情報と署名とを入力できるので、電子文書作成に要する時間をより短縮することができる。
【００１３】
請求項３記載の発明によれば、請求項２記載の発明と同様の効果が得られるのは無論のこと、特に、定型文書には、契約書及び議事録のうち、少なくとも何れか一方が含まれるので、社内会議の重要決定事項或いは企業間の契約における契約内容に関する証拠文書として利用できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、図面を参照して本発明にかかる電子文書処理装置について詳細に説明する。本実施の形態における電子文書処理装置１は、例えば、社内会議、企業間契約等に関する電子文書処理を支援するものであり、タブレットＰＣやＰＤＡ等のユーザが携帯可能な携帯端末等により構成される。
図１に示すように、電子文書処理装置１は、ＣＰＵ２、ＲＡＭ３、記憶部４、入力部５、音声入力部６、表示部７、計時部８、外部機器と接続するためのインターフェイス（Ｉ／Ｆ）９等を備え、これらはバスＢを介して接続されている。
【００１５】
記憶部４は、プログラムやデータ等があらかじめ記憶された記録媒体４ａを有している。記録媒体４ａは、例えば、磁気的記録媒体、光学的記録媒体、半導体メモリ等で構成されている。記録媒体４ａは、記憶部４に対して、固定的に、或いは着脱自在に設けられている。
【００１６】
記録媒体４ａには、契約書マスタデータベース（契約書マスタＤＢ）４１、議事録マスタデータベース（議事録マスタＤＢ）４２等が記憶されている。
また、記録媒体４ａには、電子文書処理に使用される各種アプリケーションプログラム等が記憶されるプログラム格納領域４３、各種アプリケーションプログラムの実行結果等が記憶される結果データ格納領域４４等が設けられている。
【００１７】
なお、記録媒体４ａに記憶されるプログラム、データ等は、その一部または全部が、他の外部装置等から、インターフェイス９等を介して取得して、記録媒体４ａに記録されるものとしても良い。
【００１８】
契約書マスタＤＢ４１には、例えば、図２に示す定型文書としての契約書４１１に関する定型文書データが記憶されている。
この契約書４１１は、電子文書情報である契約内容（例えば、「定義」等）を入力する契約内容入力領域４１１ａと、ユーザ（この場合、契約の当事者「甲」、「乙」）が入力部５を介して署名情報（例えば、手書き署名）を入力するための署名情報入力領域Ａ１及びＢ１と、署名情報入力領域Ａ１に入力された署名情報を確定する確定情報を入力するため署名確定ボタンＡ２と、署名情報入力領域Ｂ１に入力された署名情報を確定する確定情報を入力するため署名確定ボタンＢ２とが表示部７に表示されるようになっている。
【００１９】
議事録ＤＢ４２には、例えば、図３に示す定型文書としての議事録４１２の定型文書データが記憶されている。
この議事録４１２は、電子文書情報である議事内容を入力する議事内容入力領域４１２ａと、ユーザ（この場合、会議の参加者）が入力部５を介して署名情報（例えば、手書き署名）を入力するための署名情報入力領域Ｃ１と、署名情報入力領域Ｃ１に入力された署名情報を確定する確定情報を入力するため署名確定ボタンＣ２とが表示部７に表示されるようになっている。
【００２０】
このように、契約書マスタＤＢ４１及び議事録マスタＤＢ４２は、定型文書データを記憶する定型文書記憶手段として機能する。
【００２１】
プログラム格納領域４３には、ＣＰＵ２での各種動作を行うためのシステムプログラム、アプリケーションプログラムが記憶されている。具体的には、文書データ取得プログラム４３１、表示制御プログラムプログラム４３２、電子文書情報入力プログラム４３３、署名情報作成プログラム４３４、確定情報入力プログラム４３５、編集禁止プログラム４３６が記憶されている。
【００２２】
結果データ格納領域４４には、入力された電子文書と署名情報とを対応付けて記憶する契約書テーブル４４１等が格納されている。即ち、契約書テーブル４４１は、電子文書記憶手段として機能する。
【００２３】
ＣＰＵ２は、記憶部４に格納されている各種アプリケーションプログラムやシステムプログラム等をＲＡＭ３に格納して、各種指示信号や入力データ等に応じて、ＲＡＭ３内に格納したアプリケーションプログラム等に従って、各種処理を実行する。また、ＣＰＵ２は、処理結果を一時的にＲＡＭ３に格納するとともに、表示部７に表示する制御を行う。また、ＣＰＵ２は、処理結果情報を記憶部４の結果データ格納領域４４に記憶させる制御も行う。
【００２４】
具体的には、ＣＰＵ２は、文書データ取得プログラム４３１を実行することにより、記憶部４に記憶されている契約書マスタＤＢ４１や議事録マスタＤＢ４２に記憶されている各種定型文書データを取得する文書データ取得手段として機能する。
【００２５】
また、ＣＰＵ２は、表示制御プログラム４３２を実行することにより、取得した各種定型文書データに基づく定型文書（例えば、契約書４１１、議事録４１２等）を表示部７に表示させる表示手段として機能する。
【００２６】
また、ＣＰＵ２は、電子文書情報入力プログラム４３３を実行することにより、表示部７に表示された定型文書に電子文書情報を入力する電子文書情報入力手段の一部として機能する。
【００２７】
このように、ＣＰＵ２、文書データ取得プログラム４３１、表示制御プログラム４３２、電子文書情報入力プログラム４３３は、電子文書を作成する電子文書作成手段として機能する。
【００２８】
また、ＣＰＵ２は、署名情報作成プログラム４３４を実行することにより、署名情報を作成する署名情報作成手段の一部として機能する。
【００２９】
また、ＣＰＵ２は、確定情報入力プログラム４３５を実行することにより、署名情報を確定する確定情報を入力する確定情報入力手段の一部として機能する。
【００３０】
また、ＣＰＵ２は、編集禁止プログラム４３６を実行することにより、署名情報の確定情報が入力された場合、署名情報及び当該署名情報と対応付けられた電子文書の編集を禁止する編集禁止手段として機能する。
【００３１】
ＲＡＭ３は、記憶部４に格納されたプログラムをＣＰＵ２が実行する際に、各種プログラムやデータを格納する格納領域を形成する。また、ＣＰＵ２による処理を実行するための作業領域や、ＣＰＵ２の処理に係わるデータが一時的に記憶される記憶領域等を形成する。
【００３２】
入力部５は、例えば、キー群５ａ、タッチペン５ｂ及びタブレット５ｃを含んで構成される。
【００３３】
キー群５ａは、カーソルキー、数字キー、機能キー等の各種キーを備え、ユーザにより操作されたキーに対応する操作信号をＣＰＵ２に出力する。
【００３４】
タブレット５ｃは、表示部７と一体に構成され、抵抗膜式、光学式、静電容量式等の各種座標読み取り原理により、ユーザがタッチペン５ｂで表示部７を押圧した座標位置を検出し、その座標位置に応じた入力信号をＣＰＵ２に出力する。具体的には、表示部７に表示されたメニューバー、アイコン等をタッチペン５ｂでタッチすることにより、タッチされたメニュー項目またはアイコンに応じた操作を行うことができる。
【００３５】
そして、上記入力部５は、電子文書情報入力手段の一部として機能し、ユーザが表示部７に表示された契約書４１１又は議事録４１２に電子文書情報（契約内容、議事内容等）を入力できるようになっている。このように、入力部５は、電子文書を作成する電子文書作成手段の一部としても機能する。
また、入力部５は、署名情報作成手段の一部として機能し、ユーザがタッチペン５ｂを用いて、タブレット５ｃに対して自己の署名を手書き入力できるようになっている。
また、入力部５は、確定情報入力手段の一部として機能し、画面上に表示される署名確定ボタンＡ２、Ｂ２、Ｃ２をタッチペン５ｂにより押圧することにより、ユーザ（署名者）がタブレット５ｃに対して入力した署名情報を確定する確定情報を入力できるようになっている。
【００３６】
音声入力部６は、図示しないマイク、音声認識部等によって構成され、マイクから入力されるユーザの音声信号を音声認識部にて音声認識してテキストデータに変換し、変換したテキストデータを音声入力情報としてＣＰＵ２に出力する。
そして、音声入力部６は、電子文書情報入力手段の一部として機能し、ユーザが表示部７に表示された契約書４１１又は議事録４１２に電子文書情報を入力できるようになっている。このように、音声入力部６は、電子文書を作成する電子文書作成手段の一部としても機能する。
【００３７】
表示部７は、表示手段として機能し、例えば、ＬＣＤ（Liquid  Crystal  Display）等により構成されている。ＣＰＵ２の表示制御に従い、各種データを入力する入力画面等を表示画面上に表示できる。
【００３８】
計時部８は、時刻や日付を計時し、計時された時間データ等は、ＣＰＵ２を介してＲＡＭ３に送られて順次更新セットされる。例えば、所定周波数のクロック信号を発振する発振回路（図示省略）と、当該発振回路からの信号を分周して所定周波数の信号を得る分周回路（図示省略）と、一秒単位の計時データに変換するための時刻用カウンタ（図示省略）等を備える。
そして、ＣＰＵ２により、契約書４１１、議事録４１２に契約日、会議の日時等の入力がなされると、その入力日時が記憶部４の結果データ格納領域４４に記憶されるようになっている。
【００３９】
Ｉ／Ｆ９は、この電子文書処理装置１と外部機器（図示省略）間で各種指示信号や位置情報等を入出力するためのインターフェイスであり、例えば、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）ポートやＲＳ−２３２Ｃ端子をはじめとするシリアル入出力端子、パラレル入出力端子、ＳＣＳＩインターフェイス、ＩｒＤＡ（Infrared  Data  Association）規格に準じた赤外線通信装置等が備えられ、有線または無線通信手段により外部機器と接続することが可能である。
そして、記憶部４に記憶されている契約書マスタＤＢ４１、議事録マスタＤＢ４２の各データを、Ｉ／Ｆ９を介して、例えば、別の電子文書処理装置に記憶されているデータから取得するようにしてもよい。
【００４０】
次に、電子文書処理装置１による電子文書処理の一例について、図４を参照して説明する。
先ず、表示部７に表示される開始画面（図示省略）にて「新規文書作成」が、タッチペン５ｂにより入力され、ＣＰＵ２が「新規文書作成」指示入力有りと判断した場合（ステップＳ１；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ２は、表示部７に、定型文書選択画面（図示省略）を表示させる。
【００４１】
次いで、ＣＰＵ２は、ユーザにより選択指示された定型文書に関する定型文書データを取得し（ステップＳ２）、表示部７に定型文書を表示させる。ここでは、例えば、契約書４１１に関する定型文書データを契約書マスタＤＢ４１から取得するものとする。
【００４２】
次いで、ＣＰＵ２は、ユーザにより入力指示された契約書４１１の電子文書情報（契約内容）を、記憶部４の契約内容入力領域４１１ａに記憶させる（ステップＳ３）。
ここで、契約内容として、例えば、図５に示すように、「甲は乙に、○○工事を委託し、乙は、○○工事を受託する。」、「定義」等が記憶される。また、契約の当事者である「甲」（△△株式会社の○○○○氏）と、「乙」（××株式会社の●●●●氏）の居所、氏名等が記憶される。
【００４３】
次いで、ＣＰＵ２は、契約書４１１の署名情報入力領域Ａ１及びＢ１に、ユーザの署名情報である手書き署名が入力されたか否かを判断する（ステップＳ４）。そして、この手書き署名が入力されたと判断した場合（ステップＳ４；Ｙｅｓ）には、ユーザにより入力された電子文書情報（契約内容）と、各手書き署名とを対応付けて契約書テーブル４４１に記憶させ、結果データ格納領域４４に格納する（ステップＳ５）。
【００４４】
次いで、ＣＰＵ２は、署名確定ボタンＡ２とＢ２の両方がタッチペン５ｂにより押圧され確定信号が入力されたか否かを判断し（ステップＳ６）、署名確定ボタンＡ２とＢ２の両方がタッチペン５ｂにより押圧され確定信号が入力されたと判断した場合（ステップＳ６；Ｙｅｓ）には、契約書テーブル４４１に記憶された契約書４１１の契約内容及び手書き署名の編集を禁止する処理を行い（ステップＳ７）、本処理を終了する。即ち、本処理終了後は、契約内容及び手書き署名の書換が不能となる。
【００４５】
一方、署名確定ボタンＡ２とＢ２の両方がタッチペン５ｂにより押圧されなかったとＣＰＵ２が判断した場合（ステップＳ６；Ｎｏ）には、契約内容及び手書き署名を未合意事項として記憶させた状態で編集禁止処理を行うことなく本処理を終了する。具体的には、当事者同士の契約が合意に至らなかった場合等が該当する。なお、この場合には、契約書テーブル４４１に記憶されている未合意事項（契約内容）について修正等の編集がされた後、契約が成立し、この契約内容と対応付けて記憶されている手書き署名についての確定信号が入力されれば、ステップＳ７に示した編集禁止処理を行う。
【００４６】
以上説明した電子文書処理装置１によれば、契約時の契約内容と、契約の当事者による手書き署名とを対応付けて記憶し、作成した手書き署名を確定する確定情報が入力されると、この手書き署名と及び当該手書き署名と対応付けられた契約内容の編集を禁止させる。従って、契約内容及び署名の改ざんが困難となるので、より信用性の高い契約書４１１の作成を行うことができる。
【００４７】
また、契約書マスタＤＢ４１から契約書４１１に関する定型文書データを取得し、取得した定型文書データに基づく契約書４１１を表示部７に表示させ、表示部７に表示された契約書４１１に入力部５により電子文書情報を入力するとともに、契約書４１１に、署名情報を入力するための署名情報入力領域Ａ１、Ｂ１が設けられている。従って、契約の状況に応じた電子文書をより迅速に作成することができる。例えば、工事現場等においても、その場で契約内容の提示、閲覧及び署名の付与ができるので、契約に要する時間をより短縮することができる。
【００４８】
また、定型文書には、契約書４１１、議事録４１２が含まれるので、社内会議の重要決定事項及び企業間の契約における契約内容に関する証拠文書として利用できる。
【００４９】
なお、定型文書は、契約書４１１又は議事録４１２に限定されるものではなく、稟議書等の文書であってもよい。
また、契約書マスタＤＢ４１、議事録マスタＤＢ４２にそれぞれ記憶される定型文書データは、図２、図３に示す定型文書に限定されるものではなく、追加、変更等適宜設定可能なものである。
また、署名確定ボタンＡ２、Ｂ２を誤って押圧してしまわないように、誤操作防止機能を設ける構成としてもよいし、署名者とその手書き署名とを認証可能なシステムを組み入れた構成としてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】本発明の実施形態における電子文書処理装置の要部構成を示すブロック図である。
【図２】定型文書の一例を示す図である。
【図３】定型文書の一例を示す図である。
【図４】電子文書処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図５】定型文書に対する電子文書情報入力処理を説明するための図である。
【符号の説明】
【００５１】
１  電子文書処理装置
２  ＣＰＵ（電子文書記憶手段、電子文書作成手段、取得手段、表示制御手段、電子文書情報入力手段、署名情報作成手段、確定情報入力手段、編集禁止手段）
５  入力部（電子文書作成手段、電子文書情報入力手段、署名情報作成手段、確定情報入力手段）
６  音声入力部（電子文書作成手段、電子文書情報入力手段）
７  表示部（表示手段）
４１  契約書マスタＤＢ（定型文書記憶手段）
４２  議事録マスタＤＢ（定型文書記憶手段）
４１１  契約書（定型文書）
４１２  議事録（定型文書）
４３１  文書データ取得プログラム（電子文書作成手段、取得手段）
４３２  表示制御プログラムプログラム（電子文書作成手段、表示制御手段）
４３３  電子文書情報入力プログラム（電子文書作成手段、電子文書情報入力手段）
４３４  署名情報作成プログラム（署名情報作成手段）
４３５  確定情報入力プログラム（確定情報入力手段）
４３６  編集禁止プログラム（編集禁止手段）
４４１  契約書テーブル（電子文書記憶手段）
Ａ１  署名情報入力領域
Ｂ１  署名情報入力領域
Ｃ１  署名情報入力領域
【図１】
2005346242.tif 000003
【図２】
2005346242.tif 000004
【図３】
2005346242.tif 000005
【図４】
2005346242.tif 000006
【図５】
2005346242.tif 000007