(57)【要約】【課題】電子メールの受信者側において、返答すべきメールの優先順位を判断することが可能となるメールシステムを提供することを目的とする。【解決手段】電子メールシステムにおいてメールサーバに格納された電子メールを受信し、メールサーバへの電子メールの送信を行なうメール送受信装置としてコンピュータを機能させるメール送受信プログラムであって、特徴となる語句を記憶する文字パターン記憶手段と、受信した電子メール中に、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句が含まれているか否かを解析する文章解析手段と、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句毎に、前記語句を含む電子メールに対して返信した割合を記憶する解析情報記憶手段と、前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合に基づいて返信要否の判定を行なう返信判断手段とを有する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールシステムにおいてメールサーバに格納された電子メールを受信し、メールサーバへの電子メールの送信を行なうメール送受信装置としてコンピュータを機能させるメール送受信プログラムであって、
特徴となる語句を記憶する文字パターン記憶手段と、
受信した電子メール中に、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句が含まれているか否かを解析する文章解析手段と、
前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句毎に、前記語句を含む電子メールに対して返信した割合を記憶する解析情報記憶手段と、
前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合に基づいて返信要否の判定を行なう返信判断手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【請求項２】
請求項１に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールに含まれる前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合を、前記電子メールに関連付けて表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールを、他の電子メールと区別して表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【請求項４】
請求項１乃至３に記載のメール送受信プログラムであって、
前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合が所定値以上の語句を含む電子メールを、他の電子メールとは区別して表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【請求項５】
請求項１乃至４に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールに対して所定の期間内に返信をしたか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により所定期間を過ぎても返信されていないと判定された電子メールと、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メール中に含まれる前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合とを関連付けて、他の電子メールとは区別して表示する返信督促手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
ネットワークを介して電子文書を配信する電子メールシステムに関し、より詳しくは、上記電子メールシステムにおける電子文書で示された内容に対する利用者の応答管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークの普及に伴い、日常業務における連絡等に電子メールを利用することが多くなっている。交換される電子メールの数が大量になると、受信者の側で適切に処理することができず、受信される電子メールが受信者の端末装置において蓄積されるばかりとなる。
【０００３】
電子メールシステムにおいて交換される電子メールのメッセージには、受信者からの返答が求められている場合があり、返答を望む送信者が指定する期限までに返事を送ることが必要となってくる。しかしながら、大量に交換される電子メールの中で、返答が必要とされる電子メールを見落さずに管理しておくことは困難である。特に、顧客からの問い合わせなどの重要なメールを見落した場合は、クレーム等の原因になりかねない。
【０００４】
そこで、受信した複数の電子メールから、顧客からの問合せ等の電子メールを選別する技術が提案されている。例えば、特許文献１では、受信したメールの内容を解析し、予め登録した語句を含む電子メールを返信要と判断し、予め登録した回答文の雛形を用いて返事の電子メールを作成するシステムが開示されている。
【特許文献１】特開2002-49564号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子メールシステムにおいて、交換される電子メールの数が大量になると、受信される電子メールが受信者の端末装置において蓄積されるばかりであり、受信者の側で適切に処理できなくなる。特許文献１の方法を用いて受信したメールの中から回答すべきメールを抽出したとしても、抽出されたメールが多数である場合には、さらに同じ問題が生じることとなる。この問題により、顧客からの問い合わせなどの重要なメールに対して即座に返信できず、クレーム等の原因になりかねない。
【０００６】
そこで、本発明は、電子メールの受信者側において、返答すべきメールの優先順位を判断することが可能となるメールシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、電子メールシステムにおいてメールサーバに格納された電子メールを受信し、メールサーバへの電子メールの送信を行なうメール送受信装置としてコンピュータを機能させるメール送受信プログラムであって、特徴となる語句を記憶する文字パターン記憶手段と、受信した電子メール中に、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句が含まれているか否かを解析する文章解析手段と、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句毎に、前記語句を含む電子メールに対して返信した割合を記憶する解析情報記憶手段と、前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合に基づいて返信要否の判定を行なう返信判断手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明では、顧客からの問合せ等の返信を要する電子メールが自動的に選別され、さらに返答すべきメールの優先順位を判断することが可能となり、大量に交換される電子メールの中で返答が必要とされる電子メールを適切に処理することができる。
【０００９】
また、過去に受信したメールに対する利用者の対応を蓄積することにより、受信メールと類似する内容のメールに対する利用者の対応に基づいて返信要否の判定を行なうことが可能となり、判定の精度を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明の実施形態を、図を用いて以下に説明する。
【実施例１】
【００１１】
図１は、本発明のメール送受信装置100の構成を示すものである。図１に示すメール送受信装置100は、文章解析部200と、返信判断部300と、メール情報管理部400と、返信督促部500と、表示制御部600と、構文解析部700とを有し、さらに、文章解析情報800と文字パターン表900とメールボックス1000とメール管理情報1100とを有している。
【００１２】
文章解析部200は、メール受信時にメール本文を解析し、文字パターン表900との突合せを行い、合致した文字パターン情報を文章解析情報800に登録又は更新し、メール管理情報1100(a)に解析結果を登録する。
【００１３】
返信判断部300は、文章解析部200の解析結果に基づいて、受信したメールに対する返信要否判定を行なう。また、返信要否判定の結果に基づいて、メール管理情報1100(a)の返信判断フラグを設定する。
【００１４】
メール情報管理部400は、受信したメールに対する返信メールが送信されたことを検知し、メール管理情報1100を更新する。また、送信したメールが返信判断部300において返信要と判定された受信メールに対する返信メールである場合、メール管理情報1100を更新すると共に、解析情報の更新を行なう。一方、送信したメールが返信判断部300において返信要と判定されていない受信メールに対する返信メールである場合、構文解析部700を用いて、文字パターン表900への文字パターン情報の登録を行なう。
【００１５】
返信督促部500は、メール管理情報1100(a)に登録されている受信日とシステム日付とを比較し、一定期間経過しているものについて返信を促す督促メッセージを利用者に通知する。
【００１６】
表示制御部600は、メール管理情報1100(a)及び文章解析情報800に基づいて、受信メールの一覧表示形式を制御する。
【００１７】
構文解析部700は、既知の構文解析手法を用いて、メール本文の内容を語句に分解し、文字パターン表900に登録する。
【００１８】
図２は、文章解析情報800の内容例を示したものである。図２に示すように、文章解析情報800は、組合せ番号801と解析精度802と受信回数803と返信回数804と更新日付805を含んで構成される。
【００１９】
図３は、文字パターン表900の内容例を示したものである。図３に示すように、文字パターン表900は、管理番号901と第一の語句902を含む第一のパターン表(a)と、枝番号903と第二の語句904を含む第二のパターン表(b)とを含んで構成される。
【００２０】
図８は、メールボックス1000の内容例を示したものである。図８に示すように、メールボックス1000は、メール番号1001と差出人1002と宛先1003と件名1004と送信日時1005と本文1006を含んで構成される。
【００２１】
図４は、メール管理情報1100の内容例を示したものである。図４に示すように、メール管理情報1100は、メール番号1101と受信日1102と返信日1103、及びメールに対して返信メールを送信したか否か等のメールの状態を示す状態フラグ1104、メールに対して返信判断部300が返信要と判断したか否かを示す返信判断フラグ1105、メールに対して文章解析部200が文字パターン表900を突合せした際に合致したと判定した文字パターン表の第一の語句と第二の語句との組合せを示す組合せ番号1160-1とそのメール中における発生回数1106-2を有する組合せ情報1106を含んで構成される。
【００２２】
以上が本発明のメール送受信装置の構成である。
【００２３】
次に、本発明のメール送受信装置のメール受信時の処理の流れを、図５を用いて説明する。図５は、メール受信時の処理の流れを示すフローチャートである。
【００２４】
まず、メール送受信装置は、既存の通信プロトコルを用いて、メールサーバからメールの受信を行なう(S101)。受信されるメールには、送信者に関する情報及び送信日付並びにメールの主題等を含んだ属性情報と、メール本文とが含まれている。
【００２５】
次に、メール送受信装置は、文章解析部200を用いて、受信メールの属性情報及びメール本文の解析処理を行う(S102)。上述のメール本文の解析処理(S102)では、文字パターン表900に登録されている第一の語句902と第二の語句903との組合せとメール本文との突合せを行い、合致する組合せ毎に出現する回数を解析する。例えば、メール本文の先頭から、第一の語句902に登録されている「回答」と一致する語句が存在する箇所を解析し、「回答」と一致する語句が存在する箇所から数文字以内に第二の語句904に登録されている語句が存在するか否かを判定していく。なお、文章解析情報800の解析精度802が大きい組合せを用いて解析処理を行い、解析精度802が極端に小さい組合せでは解析処理を行わないという構成としても良い。また、文章解析情報800の更新日付805とシステム日付との差が所定日数を超えている組合せでは解析処理を行わないという構成としても良い。
【００２６】
図３に示す例では、第二の語句904に登録された語句として「お願い」「お待ち」「お聞かせ」「お知らせ」の４つを示しており、第一の語句902と一致した箇所から後方数文字以内に、これら４つの語句と一致する語句が存在するか否かの判定を行なう。ここで、後方数文字以内としているのは、第一の語句と第二の語句との間に挿入される助詞等による影響を除去する他、メール送受信時においてメール本文の文章に対して自動的に挿入される改行や空白文字などによる影響を除去するためである。なお、文字数は予め設定させておくものとする。
【００２７】
次に、メール送受信装置は、解析処理(S102)の結果を文章解析情報800に登録する。図２に示す例では、第一の語句「回答」と第二の語句「お待ち」の組合せが、組合せ番号801の「001-02」として登録されている。この組合せと一致する文章例としては、「ご回答をお待ちしております。」が挙げられる。
【００２８】
また、図２に示す解析情報800の組合せ番号801は、第一の語句902に対する管理番号901と、第二の語句904に対する枝番号903とを「-」で連結した表記形式の例を示している。
【００２９】
文章解析情報800の登録処理において、解析処理の結果の組合せ番号が既に文章解析情報800に登録されていた場合は、解析処理の結果の組合せ番号に対応する文章解析情報800の受信回数803及び更新日805を更新する。なお、受信メールの属性情報の解析処理は、従来のメール送受信装置における解析処理と同じである。
【００３０】
メール送受信装置は、上述の解析処理が終わった後、受信メールに対する解析処理(S102)で得た情報を、メール管理情報1100(a)に登録する(S103)。なお、受信メールを特定するためのメール番号1101は、メールの受信時にメール送受信装置で付与しても良いし、受信したメールの属性情報に含まれる識別番号を用いても良い。また、状態フラグ1104には、未開封を示す「0」を設定する。
【００３１】
次に、解析処理(S102)で返信要と判断される解析結果が得られた場合(S104でYES)は、返信判断フラグ1105を「1」に設定する(S105)。上述の返信要否判定の処理では、文章解析部200での解析処理において検出された文字パターン表の第一の語句と第二の語句との組合せの解析精度の平均と要否判定の閾値とを比較することにより、返信の要否の判定が行なわれる。例えば、解析処理(S102)において組合せ番号801「001-02」及び「002-03」の組合せが各々１回検出されたとき、図２に示す例では、組合せ番号801「001-02」に対して解析精度802「99」、組合せ番号801「002-03」に対して解析精度802「68」が設定されており、解析精度の平均は「84」となる。ここで、要否判定の閾値を「60」と設定した場合、上述の解析精度の平均を有する組合せが検出された受信メールは返信要と判定される。
【００３２】
なお、要否判定の閾値と同等かそれより小さい値を有する第二の閾値を備え、上述の解析精度の平均を得る際に、第二の閾値より小さい解析精度の組合せを除去する構成としても良い。例えば、上述の例に加え、解析処理(S102)において組合せ番号801「004-02」の組合せがさらに1回検出されたとき、図２に示す例では、組合せ番号801「004-02」に対して解析精度802「4」が設定されており、上述の例であれば解析精度の平均は「57」となる。上述の例と同様に、要否判定の閾値を「60」と設定した場合、上述の解析精度の平均を有する組合せが検出された受信メールは返信要と判定されなくなる。そこで、解析精度の平均を得る前に、第二の閾値との比較を行なうことにより、解析精度が極端に低い組合せを除去することが可能となる。
【００３３】
また、上述の解析精度は、解析処理で検出された組合せのうち、最も大きい値の解析精度を一つ選定し、その解析精度と要否判定の閾値とを比較することにより、返信の要否を判定するものでも良い。さらにまた、上述の返信要否判定は、文章解析部200での解析処理において検出された文字パターン表の第一の語句と第二の語句との組合せの有無のみに基づいて、返信の要否を判定するものでもよい。
【００３４】
図４に示す例では、メール番号1101「R0001」で特定される受信メールの管理情報として、受信日1102「2004/02/01」、返信日1103「2004/02/01」、状態フラグ1104「2」、返信判断フラグ1105「1」、組合せ情報1106として、組合せ番号1106-1「001-02」に対して発生回数1106-2「2」、組合せ番号1106-1「002-03」に対して発生回数1106-2「1」、組合せ番号1106-1「004-02」に対して発生回数1106-2「1」が登録されている。
【００３５】
上述の例において、状態フラグ1104「2」は、メール番号1101「R0001」で特定される受信メールに対する返信メールが送信されたことを示している。なお、状態フラグ1104「1」である場合はメール番号1101で特定される受信メールが開封されてメール本文を受信者が閲覧したことを意味し、状態フラグ1104「0」である場合はメール番号1101で特定される受信メールが未開封であることを意味している。
【００３６】
また、メール番号1101「R0001」に対する返信判断フラグ1105「1」は、返信判断部300において返信が必要なメールであると判断されたことを示しており、返信が必要ではないと判断された場合は「0」となる。
【００３７】
メール送受信装置は、メール管理情報1100(a)への登録処理が終了した後、受信したメールをメールボックス1000へ格納して、後述の表示制御処理(S106)を行う。
【００３８】
以上が、メール送受信装置のメール受信時の処理の流れである。
【００３９】
次に、メール送受信装置におけるメール作成時の処理の流れを説明する。  まず、メール送受信装置の利用者がメール作成を指示する操作を行なうことにより、メール作成処理が開始される。メール送受信装置は、メール作成処理において、作成されるメールに対して一意に識別可能とするメール番号1107を付与し、作成日1109とともにメール管理情報1100(b)に登録する。
【００４０】
さらに、メール送受信装置は、利用者によるメール作成指示の内容が、受信メールに対する返信メールの作成である場合、参照元メール番号1108に受信メールのメール番号を設定する。図４に示す例では、メール番号1107「S0001」に対して、参照元メール番号1108「R0001」が設定されている。これは、メール番号1107「S0001」で特定される送信メールが、メール管理情報1100(a)に登録されているメール番号1101「R0001」で一意に識別される受信メールに対する返信メールであることを示している。
【００４１】
以上が、メール送受信装置におけるメール作成時の処理の流れである。
【００４２】
次に、メール送受信装置のメール送信時の処理の流れを、図６を用いて説明する。図６は、メール送信処理の流れを示すフローチャートである。
【００４３】
まず、メール送受信装置の利用者がメール送信を指示する送信ボタンの押下操作を行なう(S201)ことにより、メール送受信装置は、既存の通信プロトコルを用いて、メール送信の処理を実行する（S202）。
【００４４】
メール送受信装置は、メールの送信処理(S202)後、送信メールに付与されたメール番号1107に対するメール管理情報1100(b)の送信日1110を設定する(S203)。
【００４５】
次に、メール送受信装置は、上述の送信処理(S202)で送信したメールが受信メールに対する返信メールであったか否かを判定する(S204)。上述の判定処理(S204)では、上述のメール作成処理において送信メールに対して付与されたメール番号1107に対応するメール管理情報1100(b)に参照元メール番号1108が設定されているか否かの判定が、メール情報管理部400によって行なわれる。図４に示す例では、メール番号1107「S0001」に対して参照元メール番号1108「R0001」が設定されているため、返信メールであると判定される。一方、メール番号「S0004」に対しては参照元メール番号が設定されていないため、新規メールであると判定される。
【００４６】
メール送受信装置は、上述の判定処理において、上述の送信処理(S202)で送信したメールが受信メールに対する返信メールであると判定した場合(S204でYES)、メール管理情報1100(a)の状態フラグ1104を「2」に更新する(S205)。更新すべき状態フラグ1104は、送信メールに付与されているメール番号1107に対応するメール管理情報1100(b)の参照元メール番号1108と同一のメール番号1101に対応するメール管理情報1100(a)の状態フラグ1104となる。
【００４７】
次に、メール送受信装置は、上述の送信処理(S202)で送信したメールが返信判断部300で返信要と判定された受信メールに対する返信メールであるか否かを判定する(S206)。上述の判定処理(S206)では、送信メールに付与されているメール番号1107に対応するメール管理情報1100(b)の参照元メール番号1108と同一のメール番号1101に対応するメール管理情報1100(a)の返信判断フラグ1105が「1」であるか否かを判定する。図４に示す例では、メール番号1107「S0001」で特定される送信メールのメール管理情報1100(b)に設定されている参照元メール番号1108「R0001」で特定される受信メールは、メール管理情報1100(a)において返信判断フラグ1105が「1」と設定されているため、返信判断部300において返信要と判定されたことを示している。一方、メール番号1107「S0002」で特定される送信メールのメール管理情報1100(b)の参照元メール番号11008「R0002」で特定される受信メールは、メール管理情報1100(a)において返信判断フラグ1105が「0」と設定されているため、返信判断部300において返信要と判定されなかったことを示している。
【００４８】
上述の判定処理(S206)において、送信したメールが返信要と判定された受信メールに対する返信メールであると判定された場合(S206でYES)、メール送受信装置は、解析情報800の返信回数804を更新する(S207)。更新すべき返信回数804は、送信したメールに付与されているメール番号1107に対応するメール管理情報1100(b)の組合せ番号1106-1と同一の組合せ番号801を有する文章解析情報800の返信回数804となる。図４に示す例では、メール番号1107「S0001」で特定される送信メールのメール管理情報1100(b)の参照元メール番号1108「R0001」で特定される受信メールは、そのメール管理情報1100(a)の組合せ番号1106-1として「001-02」及び「002-03」が登録されている。図２に示す例では、これらと同一の組合せ番号801を有する文章解析情報800の返信回数804として、組合せ番号801「001-02」に対しては「69」が示されており更新処理により「70」となり、組合せ番号801「002-03」に対しては「34」が示されており更新処理により「35」となる。さらに、メール送受信装置は、上述の更新処理(S207)において返信回数804が更新された文章解析情報800について、解析精度802及び更新日805の更新処理を行った後、後述の表示制御処理(S208)を行う。
【００４９】
上述の解析精度802の更新処理(S207)では、文章解析情報800の受信回数803に対する返信回数804の比率が算出される。図２に示す例では、組合せ番号801「001-02」に対する文章解析情報800として受信回数803「70」及び返信回数804「69」が設定されており、受信回数803に対する返信回数804の比率として解析精度802「99」が設定されている。上述の更新処理(S207)により、組合せ番号801「001-02」に対する解析情報800の返信回数804は「70」となり、解析精度802は「100」に更新される。
【００５０】
一方、上述の判定処理(S206)において、送信したメールが返信要と判定されなかった受信メールに対する返信メールであると判定された場合(S206でNO)、メール送受信装置は、構文解析部700を用いて、送信したメールに対して参照元となる受信メールの本文から一般的な形態素解析方法により一つ以上の語句を抽出し、抽出した語句を文字パターン表900に登録し(S209)、後述の表示制御処理(S208)を行なう。例えば、「回答をお願いします」という文章に対して上述の形態素解析を行なうことにより「回答」「を」「お」「願い」「します」の５つの語句に分解され、助詞や接頭辞などを除去することにより「回答」「願い」の２語句を抽出できる。本実施例においては、抽出した語句が名詞に分類される場合は第一の語句902として登録し、動詞に分類される場合は第二の語句904として登録した例を示している。上述の構文解析部700の処理(S208)により、文章解析部及び返信判断部で返信要と判定されなかったメールの本文に含まれる語句を文字パターン表に登録することができ、返信要と判定するための語彙を充実させることが可能となる。なお、図３に示す文字パターン表において、図２に示す文章解析情報と同様に、更新日の情報を付加してもよい。例えば、文章解析部での処理で一致した語句の更新日付を更新することにより、所定期間経過した後も更新されていない語句を必要の無い語句と見なし、文字パターン表から削除することが可能となる。これにより、構文解析部による文字パターン表への語句の追加によって文字パターン表が増大し続けることを防ぐことが可能となる。
【００５１】
以上が、メール送受信装置のメール送信時の処理の流れである。
【００５２】
次に、メール送受信装置における表示制御処理の内容を、図７を用いて説明する。図７は、メール送受信装置における受信メール一覧の表示内容例を示した図である。図７に示す表示例は状態601、差出人602、件名603、受信日604、回答要否605を含んで構成されており、文章解析情報800及びメールボックス1000及びメール管理情報1100を用いて表示内容が作成される。メール送受信装置の利用者は、受信メール一覧よりメールを選択することにより、選択したメールの本文を閲覧することが可能となる。
【００５３】
なお、状態601の表示内容は、メール管理情報1100(a)の状態フラグ1104に応じて変更される。図７に示す表示例では、状態フラグ114「0」に対して状態601「未開封」、状態フラグ114「1」に対して状態601「開封済」、状態フラグ114「2」に対して状態601「返信済」が表示されている。
【００５４】
また、回答要否605の表示内容は、文章解析情報800の解析精度802及びメール管理情報1100(a)の返信判断フラグ1105を用いて作成される。図７に示す例では、メール管理情報1100(a)の返信判断フラグ1105「1」に対して回答要否605「要」、返信判断フラグ1105「0」に対して回答要否605「否」が表示されている。さらに、図７に示す例では、「要」又は「否」の表記に追加して、受信メールに対する解析処理(S102)で検出された文字パターン表900の第一の語句と第二の語句との組合せの解析精度802の平均を表示している。上述の解析精度の平均を算出する処理では、返信判断部300での返信要否判定における算出処理と同様の処理が行われる。例えば、メール番号「R0001」で特定される受信メールの一覧表示内容は、メール管理情報1100(a)の組合せ情報1106 として組合せ番号1106-1「001-02」「002-03」「004-02」の３つが登録されている。これら組合せ番号に対する解析精度は、文章解析情報800の解析精度802において、組合せ番号「001-02」に対して解析精度「99」、組合せ番号「002-03」に対して解析精度「68」、組合せ番号「004-02」に対して解析精度「4」が登録されており、返信判断部300での返信要否判定における算出処理と同様の処理を行うことにより解析精度の平均「84」を得る。そのため、図７に示す受信メール一覧の表示内容例では、メール番号「R0001」に対する回答要否605の表示内容として「要(84)」となっている。
【００５５】
また、図７に示す受信メール一覧の表示内容例において、メール番号「R0002」の回答要否605は「否(4)」と表示されている。これは、メール番号「R0002」で特定される受信メールのメール本文に対する文章解析処理において、組合せ番号「004-02」で特定される文字パターン表の第一の語句と第二の語句との組合せをメール本文中に検出したが、その解析精度が「4」であるため返信判断部300における返信要否判定において「否」と判定された例を示している。
【００５６】
また、図７に示す受信メール一覧の表示内容例において、メール番号「R0003」の回答要否605は「要(69)」と表示されている。これは、メール番号「R0003」で特定される受信メールに対する返信要否判定の解析精度が「69」であり、比較的解析精度が高い「要」判定を示しているが、その受信メールの状態が「未開封」のままである例を示している。
【００５７】
上述の一覧表示例において、メール送受信装置の利用者は、状態601が「未開封」であるもののうち、回答要否605が「要」表記のものを選別することにより、返信判断部300で返信要と判定された受信メールを優先的に確認することが可能となる。さらに、状態601が「未開封」であるもののうち、回答要否605が「要」表記のものが多数である場合、解析精度で昇順に整列させることにより、返信判断部300で返信要と判定された受信メールのうち返信要判定の確度が高いものを選別して確認することが可能となる。
【００５８】
なお、図７に示す受信メール一覧の表示内容例において、回答要否605の表示内容を「要」「否」の文字による表記にかえて、アイコン画像としてもよい。その際に、解析精度の数値に応じてアイコン画像の表示内容を変化させることにより、回答要否判定の解析精度の大小を区別して表示する構成としても良い。状態601の表示内容についても同様である。
【００５９】
以上が、メール送受信装置における表示制御処理の流れである。
【００６０】
次に、メール送受信装置における督促処理の流れを、図９を用いて説明する。図９は、メール送受信装置の督促処理の流れを示したフローチャートである。メール送受信装置の督促処理は、例えば、メール送受信装置の起動時に行なわれ、返信判断が要であって未返信の状態のメールの受信日とシステム日付とを比較し、一定期間経過しているものについて返信を促す督促メッセージを利用者に通知する。督促処理開始のその他の契機としては、所定の時間間隔で実行される構成としても良い。
【００６１】
まず、メール送受信装置は、返信督促部500を用いて、返信判断フラグ1105が「1」であって状態フラグ1104が「0」又は「1」のメール管理情報を抽出する(S301)。
【００６２】
次に、メール送受信装置の返信督促部500は、抽出されたメール管理情報の受信日1102とシステム日付とを比較し、一定期間経過しているものを抽出する(S302)。さらに、言って期間経過しているメール管理情報を督促対象として設定し、督促対象が１件以上存在する場合(S303でYES)、督促対象のメールに対する返信を促す督促メッセージを表示する(S304)。図１０は、督促メッセージの表示内容の例を示した図である。図１０に示す例では、送信者「CCC」から送られてきた件名「議事録」のメールを「20004/02/10」に受信し、回答要否が「要(69)」と判定されているが、受信した日から３日以上経過してもなお状態「未開封」である旨を通知している。この督促メッセージを表示することにより、返信判断部300により返信要と判定されたメールに対する返信漏れが生じることを未然に防ぐことが可能となる。
（付記１）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記１を開示する。
【００６３】
電子メールシステムにおいてメールサーバに格納された電子メールを受信し、メールサーバへの電子メールの送信を行なうメール送受信装置としてコンピュータを機能させるメール送受信プログラムであって、
特徴となる語句を記憶する文字パターン記憶手段と、
受信した電子メール中に、前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句が含まれているか否かを解析する文章解析手段と、
前記文字パターン記憶手段に記憶されている語句毎に、前記語句を含む電子メールに対して返信した割合を記憶する解析情報記憶手段と、
前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合に基づいて返信要否の判定を行なう返信判断手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
（付記２）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記２を開示する。
【００６４】
付記１に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールに対する返信のメールを送信したことに応じて、前記電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合を更新する解析情報更新手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
（付記３）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記３を開示する。
【００６５】
付記１又は２に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールに含まれる前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合を、前記電子メールに関連付けて表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
（付記４）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記４を開示する。
【００６６】
付記１乃至３に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールを、他の電子メールと区別して表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
（付記５）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記５を開示する。
【００６７】
付記１乃至４に記載のメール送受信プログラムであって、
前記文章解析手段において電子メール中に含まれると解析された前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合が所定値以上の語句を含む電子メールを、他の電子メールとは区別して表示する表示制御手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
（付記６）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記６を開示する。
【００６８】
付記１乃至５に記載のメール送受信プログラムであって、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メールに対して所定の期間内に返信をしたか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により所定期間を過ぎても返信されていないと判定された電子メールと、
前記返信判断手段において返信要と判定された電子メール中に含まれる前記語句に対応して前記解析情報記憶手段に記憶されている割合とを関連付けて、他の電子メールとは区別して表示する返信督促手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【００６９】
（付記７）上記実施例１を含む実施形態に関し、更に以下の付記７を開示する。
【００７０】
付記１乃至６に記載のメール送受信プログラムであって、
送信したメールが、前記返信判断手段において返信要と判定されていない電子メールに対する返信メールである場合、前記送信したメールに対して参照元となる電子メールの本文から特徴語句を抽出し、抽出した語句を前記文字パターン表へ登録する構文解析手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするメール送受信プログラム。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明のメール受信装置の構成を示す図
【図２】文章解析情報の内容例を示す図
【図３】文字パターン表の内容例を示す図
【図４】メール管理情報の内容例を示す図
【図５】メール受信時の処理の流れを示すフローチャート
【図６】メール送信処理の流れを示すフローチャート
【図７】受信メール一覧の表示内容例を示す図
【図８】メールボックスの内容例を示す図
【図９】督促処理の流れを示すフローチャート
【図１０】督促メッセージの表示内容の例を示す図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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