(57)【要約】【課題】ベリファイモードを有するデータ入力装置であって、ベリファイしたデータの信頼度を客観的に判定できる文書ファイルを自動的に作成することが可能で、かつその文書ファイルを利用して二度目以降のベリファイの作業効率を高めることが可能なデータ入力装置を提供する。【解決手段】本発明のデータ入力装置は、ベリファイで作成されるデータの内容が、参照データである既存データと比べて相違がある場合に、相違のあるデータの識別情報を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とする。また、二度目以降のベリファイを行う時にログファイルから直前のベリファイで作成された更新記録を読み込み、更新されたデータだけをベリファイの対象とすることを特徴とする。【選択図】  なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
ベリファイモードを有するデータ入力装置であって、ベリファイで作成されるデータの内容が参照データである既存データと比べて、あるレコード内のあるデータ項目の内容が修正されている場合に、修正されたデータ項目のレコード識別情報とデータ項目識別情報を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とするデータ入力装置。
【請求項２】
あるレコード内のあるデータ項目の内容が修正されている場合に、修正されたデータ項目のレコード識別情報とデータ項目識別情報にあわせて、修正されたデータの変更内容を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とする上記請求項1記載のデータ入力装置。
【請求項３】
ベリファイで作成されるデータの内容が参照データである既存データと比べて、新しいレコードが追加されている場合、あるいは既存のレコードが削除されている場合に、追加または削除されたレコードのレコード識別情報を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とする上記請求項1または2記載のデータ入力装置。
【請求項４】
ベリファイモードを有するデータ入力装置であって、二度目以降のベリファイを行う時にログファイルから直前のベリファイで作成された更新記録を読み込み、更新されたデータだけをベリファイの対象とすることを特徴とする上記請求項1、２または3記載のデータ入力装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ベリファイモードを有するデータ入力装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、顧客データやアンケート調査データなど、ある程度以上の量がありかつ重要度の高いデータを入力するためにはベリファイモードを有するデータ入力装置が使われている。データ入力装置では、一人の顧客データや一票の調査票に含まれる複数のデータ項目をまとめて1レコードとし、レコードをまとめてデータファイルが編成される。データ入力装置のベリファイモードでは、入力済みのデータが参照データとして読み込まれ、データ項目毎にベリファイ入力と参照データの比較が行われる。この時、参照データはオペレーターに提示されていないので、オペレーターがベリファイ入力したデータと参照データが一致すればそのデータは正確に入力されていたと判断される。あるデータ項目のベリファイ入力が参照データと相違していれば、ダイアログ画面画が表示され「今ベリファイ入力されたものを正しいデータとして採用するか、それとも入力し直すか」を選択することを促される。オペレーターは、自分のベリファイ入力と顧客名簿や調査票に記録されている原データを比較し、自分の入力が正しいことを確認したら、今ベリファイ入力したデータを採用してデータを修正する。
【０００３】
ベリファイはデータの品質を大幅に改善する可能性を持っている。しかし、ベリファイのデータ品質改善効果は、オペレーターの誠実さや丁寧さに依存する。オペレーターが修正ダイアログに対して、正確さを確認せずに自分の入力を採用するように応答すれば、むしろ品質が改悪される可能性さえある。通常のデータ入力装置ではオペレーターが誠実に丁寧にベリファイを行ったかどうかを、データ入力の管理者や発注者が知ろうとしても、その手段が無かった。その結果、ベリファイの信頼度を高めるために再度あるいはさらに何度もベリファイを行うという方法がとられ、そのために非常に多くの労力が費やされている。
【０００４】
二度目以降のベリファイの作業を効率化するには、直前のベリファイ時に修正のあったデータだけをベリファイする方法が考えられる。たとえば、特許文献1では、再ベリファイの時に、ベリファイ時に作成する「エントリーファイル」のデータと、更新前のデータをベースにして作成した「エントリーバックアップファイル」のデータを比較し、相違するデータのみをベリファイすることが提案されている。この、特許文献1の方法では、特殊な「エントリーバックアップファイル」を作らなければならないこと、そして三度目以降のベリファイを行う方法が提供されていないことなどの問題がある。また、この文献の方法では、ベリファイの信頼度を判断できる材料を提供するということに対しては何も配慮されていないという問題がある。
【特許文献１】特開２０００−２９３２９９
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ベリファイによる入力データの品質改善が入力オペレーターの誠実さと丁寧さに依存しており、ベリファイをすれば必ずデータの品質と信頼度が高まるわけではない。従来のデータ入力装置においては、入力オペレーターが誠実に作業したかどうか、そして、ベリファイされたデータの信頼度が高いかどうかを客観的に判断する材料がデータ入力の管理者や発注者に提供されないという問題があった。本発明の課題はこの問題を解決するために、ベリファイしたデータの更新記録を自動的に作成して、ベリファイ業務の信頼度を客観的に判定する文書ファイルとして提供することである。またもう一つの課題は、二度目以降のベリファイ作業の効率化を図るために、前回のベリファイで作成された更新記録を使って更新されたデータだけをベリファイの対象とすることを可能にすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本願で特許請求される発明は以下の通りである。
（１） ベリファイモードを有するデータ入力装置であって、ベリファイで作成されるデータの内容が参照データである既存データと比べて、あるレコード内のあるデータ項目の内容が修正されている場合に、修正されたデータ項目のレコード識別情報とデータ項目識別情報を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とするデータ入力装置。
(２) あるレコード内のあるデータ項目の内容が修正されている場合に、修正されたデータ項目のレコード識別情報とデータ項目識別情報にあわせて、修正されたデータの変更内容を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とする上記(1)記載のデータ入力装置。
（３） ベリファイで作成されるデータの内容が参照データである既存データと比べて、新しいレコードが追加されている場合、あるいは既存のレコードが削除されている場合に、追加または削除されたレコードのレコード識別情報を更新記録としてログファイルに書き出すことを特徴とする上記（1）または（2）記載のデータ入力装置。
（４） ベリファイモードを有するデータ入力装置であって、二度目以降のベリファイを行う時にログファイルから直前のベリファイで作成された更新記録を読み込み、更新されたデータだけをベリファイの対象とすることを特徴とする上記(1)、(2)または(3)記載のデータ入力装置。
【発明の効果】
【０００７】
本発明においては、ベリファイ時にデータ更新の過程を示す更新記録がログファイルとして自動的に作成されるので、入力オペレーターは心理的に作業をより丁寧に行うことを要請される。またデータ入力の管理者や発注者は、データの信頼度を客観的に判断する材料としてこのログファイルを利用することができる。たとえば、ログファイルに記録されているデータ項目の修正結果を原データと比較して、正しい方向に修正されたのか、間違った方向に修正されたのかを管理者が自分で確認できる。更新記録により十分な品質が達成されたと判断すれば、一度だけのベリファイでベリファイ業務を終了することができる。二度目以降のベリファイが必要と判断された場合には、ログファイルに記録された直前の更新記録を使って、更新されたデータだけをベリファイの対象とすることにより、作業を大幅に軽減することができる。この手順は必要に応じて何回でも繰り返すことが可能で、三度目以降のベリファイに対応できていない特許文献1の問題が解消される。また、二度目以降のベリファイで更新が一つも発生しない場合には、完全なベリファイが行われたことがログファイルによって客観的に確認することが可能であり、品質管理の記録文書としてログファイルを保管することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図１は本発明の一実施例の構成の概略を示す構成ブロック図である。この実施例の装置は、データ入力プログラム5を内蔵するデータ処理装置1と、モニタ−2、キーボード3、外部記憶装置4で構成されている。データ入力プログラムは、起動時に読み込んだ入力データフォーマット6に指定されているデータ項目別の入力形式に従ってキーボードからデータ入力を受け付け、それを入力データとしてデータバッファー7内に保持する。
図2は、本実施例のデータ入力プログラム5が初期入力モード、初回ベリファイモード、再ベリファイモードの３つの異なるデータ入力モードを持つことを示し、それぞれのモードに於いてデータ入力プログラム5が外部記憶装置4のファイルを読み書きする状況を示す。二回目以降のベリファイはすべて再ベリファイモードで行われる。
【０００９】
それぞれのモードで作成される入力データ7aはデータファイル4aとして出力される。データファイルは、この実施例では「abc.dat」と命名されている。
ベリファイモードでは、初回ベリファイであるか再ベリファイであるかに関わらず、直前に作成されたデータファイルを参照データ7bとして読み込む。ベリファイが完了すると入力データ7aを新しいデータファイルとして出力するが、同じ名前を持つ既存のデータファイルが存在するので、既存のデータファイルを世代管理が可能な名称のバックアップファイル4bとして名称変更してから、新しいデータファイルを出力する。この実施例ではバックアップファイルは拡張子の末尾に世代を表す数字をつけて「abc.bak1」, [abc.bak2]のように命名して、バックアップファイルの世代を管理する。
【００１０】
ベリファイモードでは、初回ベリファイであるか再ベリファイであるかに関わらず、データ入力を行う際に、参照データ7ｂと比較して異なるデータが入力されると、ダイアログを表示して、参照データと異なるデータを正式に採用するかどうかを確認する。最終的に参照データと異なるデータが採用されると、更新記録7ｃが作成され、それがログファイル4cに出力される。
再ベリファイモードでは、ログファイルから直前のベリファイ時の更新記録を前回更新記録7dとして読み込む。データ入力プログラムは、前回更新されたデータの入力だけを行うよう、レコードの表示、データ項目の表示、および入力データの受け入れを制御する。前回更新されたデータ以外のデータは、参照データ7aから入力データ7bにコピーする。
なお、この実施例のログファイルには、データの更新記録に加えて、作業の開始時間や終了時間、作業者の識別名などの一般作業記録5aも記録され、全般的な業務管理の資料としても利用できるようになっている。
【００１１】
図3は初期入力のデータファイルの内容、図4は初回ベリファイで作成されたデータファイルの内容である。この実施例のデータファイルはCSV（comma separated values）と呼ばれる形式で作成されている。この方式では、１行目にカンマで区切ってデータ項目名が列挙され、２行目以降は１行に1レコードずつ、1行目のデータ項目名の順序に従ってデータ項目の値がカンマで区切って列挙される。
【００１２】
図5は、ログファイルの例を示す。図の左端の連続番号は説明のための行番号である。このログファイルには、ベリファイ時の更新記録のみならず、入力作業開始以来の一般作業記録が記録される。８行目から14行目、19行目から20行目が更新記録で、残りが一般作業記録である。このログファイルには、初期入力から、初回ベリファイ、二次ベリファイを経て、ベリファイが完了するまでの記録が、追記式に記録されている。二次ベリファイ以降に、三次、四次のベリファイが必要な場合はその記録が同じログファイルに追記される。なお、二次以降のベリファイに使われるモードは常に再ベリファイモードであるが、記録上はベリファイの次数を明記するしくみになっている。
【００１３】
図5のログファイルの更新記録は、一行に一件ずつのデータ更新が記録されている。データ更新の種別には、レコードの追加、削除、データ項目の修正があり、更新記録の各行の先頭には「追加」、「削除」「修正」のように更新の種別が書かれている。更新の種別は、後に記すようにレコード識別情報とデータ項目識別情報の書き方から区別できるが、このように明記することにより文書の可読性が高まる。
図5の更新記録は、データ更新の種別に加えて、レコードの追加・削除の場合にはレコード識別情報で構成され、またデータ項目の修正の場合にはレコード識別情報とデータ項目識別情報とデータ変更内容で構成されている。
【００１４】
図5の更新記録では、レコード識別情報としてレコード番号が使われている。レコード番号のうち、小括弧「( )」で囲まれているのは、参照データである更新前のデータファイルの旧レコード番号であり、裸のレコード番号は新しいデータファイルの新レコード番号である。レコード識別情報として、新レコード番号だけが記録されているのは追加レコードであり、旧レコード番号だけが記録されているのは削除レコード、新旧のレコード番号が記録されているのは、データ項目の修正が行われたレコードである。ログファイルの10行目によると参照データの２番目のレコードがベリファイ中に削除された。図4の更新後のデータファイルに対応するレコードが無いのはそのためである。またログファイルの１４行目は、レコード番号4のレコードが追加されたことを示す。図3の初期入力後のデータファイルに対応するレコードがないのはそのためである。
【００１５】
図5の更新記録では、更新されたデータ項目の識別情報としてデータ項目名が使われている。ログファイル１１行目の記述は、1番のレコード、参照データでも1番であったレコードで、「性別」データ項目の内容が「女」から「男」に修正されたことを示す。ログファイル１２行目と１３行目では、3番レコード、参照データでは4番であったレコードで、「年齢」データ項目が「53」から「58」に修正され、「名前１」データ項目が「山下」から「山上」に修正されたことが記録されている。
図5のログファイルによると、二次ベリファイが行われ、その段階でデータ更新が無かったことが記録されている（１９行目、２０行目）。二次ベリファイでは、再ベリファイモードが使われ、一次ベリファイで更新のあったデータ項目だけがベリファイの対象となる。すなわち1番レコードの「性別」、3番レコード「年齢」と「名前1」、それに追加されたレコードである4番レコードの全項目がベリファイされる。データ入力プログラム5は、再ベリファイモードにおいて、該当するレコードだけを表示し、該当するデータ項目だけが入力項目となるように制御をおこなう。再ベリファイモードでベリファイの対象とならないデータ項目は参照データからコピーして入力データが作られる。
【００１６】
ベリファイ時に新しいレコードを追加したり、既存のレコードを削除することはまれであるので、レコードの追加や削除の機能は省略することができる。すなわち、レコード識別情報だけで構成される更新記録は不可欠ではない。
データ項目の修正では、レコード識別情報とデータ項目識別情報があれば、データファイルを参照することにより、修正の結果どんな内容に変更されたかを確認することができる。すなわち、修正記録においてデータ項目の変更内容をログファイルに記述することは不可欠ではない。
【産業上の利用可能性】
【００１７】
品質管理の国際規格であるISO9000シリーズにおいては、「品質記録の管理」が品質管理システムの重要な要素とされている。当発明のデータ入力装置が自動的に作成する更新記録のログファイルは厳密な品質管理記録として利用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】実施例の構成の概略を示すブロック図。
【図２】データ入力プログラムによるファイルの読み書きを示す図。
【図３】初期入力のデータファイルの内容を示す図。
【図４】ベリファイで作成されたデータファイルの内容を示す図。
【図５】ログファイルの内容を示す図。
【符号の説明】
【００１９】
１…データ処理装置、２…モニター、３…キーボード、  ４…外部記憶装置、4a… データファイル、4a1…データ項目名、4a2…個別レコード、4b…バックアップファイル、4c…ログファイル、５…データ入力プログラム、5a…一般作業記録、６…入力データフォーマット、７…データバッファー、7a…入力データ、7b…参照データ、7c…更新記録、7d…前回更新記録。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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