(57)【要約】【課題】  取引先毎に売上に対する効果を考慮した適切な交際費の予算を策定し、また、各取引先に対する交際費の使用状況を管理する。【解決手段】  交際費を管理する交際費管理装置に、各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出し、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定する予算策定手段と、を備える。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
交際費を管理する交際費管理装置であって、
各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出し、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定する予算策定手段と、
を備えることを特徴とする交際費管理装置。
【請求項２】
前記予算策定手段は、読み出した前記売上額に応じた基準となる交際費予算を、該売上額と前記使用した交際費との比率に応じた所定分増減することにより前記交際費予算を策定する、
ことを特徴とする請求項１に記載の交際費管理装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、さらに、前記各取引先に対して使用が決定している交際費の情報を記憶し、
申請受付手段は、使用予定の交際費及び交際費の使用対象の取引先の情報を受信して交際費の申請を受け付け、該取引先に対して使用したあるいは使用が決定している交際費を前記記憶手段から読み出して総計を算出し、この総計と受信した前記使用予定の交際費との合計が、前記記憶手段から読み出した該取引先の交際費予算内である場合に前記申請を許可する、
ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の交際費管理装置。
【請求項４】
前記申請受付手段が許可した申請に対応した交際費の清算額の情報を受信し、前記記憶手段内の使用した交際費の履歴を更新する清算情報受信手段と、
前記申請における使用予定の交際費と、前記精算額との間に所定以上の乖離があった場合に警告を出力する警告出力手段とをさらに備える、
ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかの項に記載の交際費管理装置。
【請求項５】
交際費を管理する交際費管理装置に用いられる交際費管理方法であって、
各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段を用意し、
前記記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出し、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定する、
ことを特徴とする交際費管理方法。
【請求項６】
交際費を管理する交際費管理装置に用いられる印刷装置のコンピュータプログラムであって、
各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出すステップと、
読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定するステップと、
をコンピュータに実行されることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、交際費管理装置及び方法、ならびに、コンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業においては、毎年の交際費の予算を、過去の交際費の使用実績に基づいて決定していた。また、特許文献１には、費用申請時に予算の仮引当をリアルタイムに行い、費用申請から経理上の実績確定までの時間差による残高違いを解消すると共に、費用に対する予算を所有している部門を自動検索して残高確認や引当を簡易に可能にする予算実績管理システム等について記載されている。
【特許文献１】特開平１０−１７１８６９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
上述する従来の方法では、使用した交際費に応じて売上が伸びた、あるいは、交際費を使用しても売上が変わらなかったなど、取引先毎の交際費の売上に対する効果の特性に応じて適切な交際費の予算を決定していなかった。また、交際費の使用にあたっては、全体として使用する交際費の予算のみを管理しているため、同じ取引先に対して何度も接待を行ってしまう場合があった。
しかし、特許文献１は、交際費の使用を管理することはできるが、上述する問題を解決するものではない。
【０００４】
この発明は、このような事情を考慮してなされたもので、その目的は、取引先毎に売上に対する効果を考慮した適切な交際費の予算を策定し、また、各取引先に対する交際費の使用状況を管理することがきる交際費管理装置及び方法、ならびに、コンピュータプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明は、上記の課題を解決すべくなされたもので、交際費を管理する交際費管理装置であって、各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出し、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定する予算策定手段と、を備えることを特徴とする交際費管理装置である。
上記発明によれば、各取引先の売上額及び使用した交際費の実績を基に、取引先毎の交際費予算を策定する。
これにより、取引先毎に、売上額と交際費との関連性を考慮した適切な交際費予算を策定することができる。
【０００６】
また、本発明は、上述する交際費管理装置であって、前記予算策定手段は、読み出した前記売上額に応じた基準となる交際費予算を、該売上額と前記使用した交際費との比率に応じた所定分増減することにより前記交際費予算を策定する、ことを特徴とする。
上記発明によれば、売上額に応じた基準となる交際費予算を、交際費の売上額に対する効果に応じた所定分増減することにより交際費予算を策定する。
これにより、取引先毎に、交際費の売上額に対する効果の実績に応じて、適切な交際費予算を策定することができる
【０００７】
また、本発明は、上述する交際費管理装置であって、前記記憶手段は、さらに、前記各取引先に対して使用が決定している交際費の情報を記憶し、申請受付手段は、使用予定の交際費及び交際費の使用対象の取引先の情報を受信して交際費の申請を受け付け、該取引先に対して使用したあるいは使用が決定している交際費を前記記憶手段から読み出して総計を算出し、この総計と受信した前記使用予定の交際費との合計が、前記記憶手段から読み出した該取引先の交際費予算内である場合に前記申請を許可する、ことを特徴とする。
上記発明によれば、申請された交際費により、交際費の使用対象である取引先の交際費予算をオーバーしないときに、交際費の申請を許可する。
これにより、交際費を取引先毎の予算内で適切に使用することができる。
【０００８】
また、本発明は、上述する交際費管理装置であって、前記申請受付手段が許可した申請に対応した交際費の清算額の情報を受信し、前記記憶手段内の使用した交際費の履歴を更新する清算情報受信手段と、前記申請における使用予定の交際費と、前記精算額との間に所定以上の乖離があった場合に警告を出力する警告出力手段とをさらに備える、ことを特徴とする。
上記発明によれば、申請を許可した交際費に対応する清算額を受信し、申請された時の交際費と受信した精算額とに所定以上の乖離があった場合に、警告を出力する。
これにより、申請された交際費と、実際に使用した交際費に著しい差がある場合には、警告を経理担当者や交際費の申請者に通知することができる。
【０００９】
また、本発明は、交際費を管理する交際費管理装置に用いられる交際費管理方法であって、各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段を用意し、前記記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出し、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定する、ことを特徴とする交際費管理方法である。
上記発明によれば、各取引先の売上額及び使用した交際費の実績を基に、取引先毎の交際費予算を策定する。
これにより、取引先毎に、売上額と交際費との関連性を考慮した適切な交際費予算を策定することができる。
【００１０】
また、本発明は、交際費を管理する交際費管理装置に用いられる印刷装置のコンピュータプログラムであって、各取引先の売上額及び前記各取引先に対して使用した交際費の履歴を記憶する記憶手段から取引先毎の売上額及び使用した交際費を読み出すステップと、読み出した前記売上額及び使用した交際費を基に前記各取引先に対する交際費予算を策定するステップと、をコンピュータに実行されることを特徴とするコンピュータプログラムである。
上記発明によれば、各取引先の売上額及び使用した交際費の実績を基に、取引先毎の交際費予算を策定する。
これにより、取引先毎に、売上額と交際費との関連性を考慮した適切な交際費予算を策定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
図１は、この発明の一実施形態による交際費管理システムの構成を示すブロック図である。企業は、交際費管理装置１を保有し、取引先毎の過去の売上額と、売上に対する交際費の対費用効果の実績から、各取引先の交際費の予算策定を行う。また、社員の端末２から交際費の申請を受けるとともに、社員が交際費を使用した店舗の端末３から交際費の清算情報を受け、交際費の使用を管理する。
【００１２】
端末２は、社員が保有する、例えば、パーソナルコンピュータである。端末２は、ＬＡＮ（Local Area Network）やＶＰＮ（Virtual Private Network）などの社内ネットワークＮを介して交際費管理装置１と通信する機能を有する。そして、端末２は、交際費管理装置１へ自身の備えるマウスやキーボードなどにより入力された交際費申請情報を通知して交際費を申請したり、清算報告情報を通知して清算報告を行う。また、交際費管理装置１から受信した情報をディスプレイに表示する。なお、交際費申請情報は、申請者である社員の社員番号及び氏名、申請日、交際費の使用対象の取引先、使用予定の交際費、使用予定日、交際費の使用予定店舗などの情報からなる。また、清算報告情報は、申請番号、清算額、清算日、交際費を使用した店舗、交際費の使用対象の取引先などの情報からなる。
【００１３】
端末３は、店舗が保有する、例えば、パーソナルコンピュータである。端末３は、インターネットや電話網などで構成される公衆ネットワークＭを介して交際費管理装置１と通信する機能を有する。そして、端末３は、自身の備えるマウスやキーボード、カードリーダ／ライタなどにより入力された清算情報を交際費管理装置１へ送信する機能を有する。清算情報は、例えば、社員が取引先の接待を行ったり、取引先へ贈答する物品を購入するなどしたときの交際費の清算に係る情報であり、申請番号、送信元の店舗、接待を行った社員の社員番号及び氏名、清算額、清算日、交際費の使用対象の取引先などの情報からなる。
【００１４】
図２は、一実施の形態による交際費管理装置１の内部構成を示すブロック図であり、本発明と関係する機能ブロックのみ抽出して示してある。交際費管理装置１は、制御手段１１、通信手段１２、記憶手段１３、予算策定手段１４、申請受付手段１５、清算情報受信手段１６、警告出力手段１７、及び、清算報告受付手段１８からなる。
【００１５】
記憶手段１３は、交際費予算を策定するための予算策定テーブル、各取引先の所定期間毎の交際費予算を示す交際費予算情報、交際費の申請及び使用の履歴を示す交際費使用履歴情報、及び、各取引先の所定期間毎の売上額を示す売上情報を記憶している。
予算策定テーブルは、ランク別予算テーブルと、基本ランク決定テーブルと、ランク補正テーブルとからなる。ランク別予算テーブルは、使用可能な交際費に応じて取引先を区分するためのランクから、交際費予算を決定するためのテーブルである。基本ランク決定テーブルは、取引先の過去の所定期間の売上額から交際費予算を決定するための基準となるランクである基本ランクを決定するためのテーブルである。ランク補正テーブルは、取引先の過去の所定期間における交際費総額の売上額に対する効果から、取引先に割り付けられた基本ランクを補正し、最終的なランクを決定するためのテーブルである。
交際費予算情報は、例えば、今年度及び新年度の各取引先に対する交際費予算を示す。
交際費使用履歴情報は、申請番号、申請のステータス（却下／申請中／清算情報受信済み／清算報告済みなど）、申請者の社員番号及び氏名、申請日、交際費の使用対象の取引先、使用予定の交際費、使用予定日、使用予定店舗、清算情報の受信日、清算額、清算日、使用店舗、清算報告情報の受信日などの情報からなる。
売上情報は、例えば、前年度の各取引先の売上額を示す。
【００１６】
制御手段１１は、ＣＰＵ（central processing unit）及び各種メモリから構成され、各部の制御や、データの一時的な格納や、データの転送等を行う。
通信手段１２は、社内ネットワークＮを介して端末２と、公衆ネットワークＭを介して端末３と接続され、データの送受信を行う。
予算策定手段１４は、記憶手段１３内の予算策定テーブルと、交際費使用履歴情報と、売上情報とを参照し、取引先毎に、この各取引先の所定の期間における過去の売上額及び使用した交際費を基に、各取引先に対する交際費予算を策定する。
申請受付手段１５は、端末２からの交際費申請情報を受信して交際費の申請を受け付けると、申請番号を生成し、記憶手段１３へ交際費使用履歴情報を登録する。さらに、記憶手段１３の交際費予算情報を参照し、受信した交際費申請情報で示される交際費の使用対象の取引先に対応した交際費予算を読み出す。さらに、記憶手段１３内の交際費使用履歴情報を参照し、読み出した交際費予算が想定する期間において、この取引先に対してこれまでに使用した、あるいは、使用が決定している交際費を読み出して合算する。そして、合算した交際費と、受信した交際費申請情報で示される使用予定の交際費との合計が、読み出した交際費予算内であるか否かにより、交際費の申請を許可あるいは却下する。
清算情報受信手段１６、端末３から受信した清算情報で示される情報を、記憶手段１３内の対応する交際費使用履歴情報に書き込む。
警告出力手段１７、端末３から受信した清算情報で示される清算額と、記憶手段１３内の対応する交際費使用履歴情報の使用予定の交際費とを比較し、所定以上の乖離があった場合に、警告を出力する。
清算報告受付手段１８は、端末２から受信した清算報告情報と、この清算報告情報に対応する記憶手段１３内の交際費使用履歴情報とを比較して、清算額、清算日、交際費の使用店舗、使用対象の取引先などを照合し、不一致があるか否かを検証する。
【００１７】
図３は、ランク別予算テーブルの構成例を示す図である。
同図に示すように、ランク別予算テーブルには、ランク１〜２０に対応した年額の交際費予算が設定される。ここでは、ランク１に対応する交際費予算は年額２００万円、以下、ランク２は１５０万円、ランク３は１２５万円、ランク４は１００万円、ランク５は８５万円、ランク６は７０万円、ランク７は６０万円、ランク８は５０万円、ランク９は４５万円、ランク１０は４０万円、ランク１１は３５万円、ランク１２は３０万円、ランク１３は２５万円、ランク１４は２０万円、ランク１５は１５万円、ランク１６は１０万円、ランク１７は７．５万円、ランク１８は５万円、ランク１９は３万円、ランク２０は２万円であることが示されている。
【００１８】
図４は、基本ランク決定テーブルの構成例を示す図である。
同図に示すように、基本ランク決定テーブルには、前年度の売上額に対応した基本ランクが設定される。ここでは、前年度の売上額が５億円以上であれば基本ランクはランク４、以下、１億円以上５億円未満はランク８、５千万円以上１億円未満はランク１２、１千万円以上５千万円未満はランク１６、１千万円未満はランク１８であることが示されている。
【００１９】
図５は、ランク補正テーブルの構成例を示す図である。
同図に示すように、ランク補正テーブルには、前年度の売上額を前年度の交際費総額により除算することで示される対費用効果に対応したランク補正値が示されている。ここでは、対費用効果が１０００以上であれば基本ランクに−３を加算する、すなわち、基本ランクから３ランク分ランクアップすることを示している。同様に、対費用効果が７００以上１０００未満では２ランクアップすることを、５００以上７００未満では１ランクアップすることを示している。また、対費用効果が１００以上５００未満である場合には、基本ランクをそのまま使用することを示している。そして、対費用効果が５０以上１００未満では、基本ランクから１ランクダウンすることを、０以上５０未満では、基本ランクから２ランクダウンすることが示されている。
【００２０】
図６は、交際費管理装置１の予算策定手段１４における予算策定処理の動作フローである。ここでは、取引先として、企業Ａ、企業Ｂ、企業Ｃ、・・・があるとする。
交際費管理装置１の予算策定手段１４は、新年度の予算策定を行う場合、先ず最初に、取引先の企業Ａに着目する。そして、記憶手段１３内の売上情報から企業Ａの前年度の売上額を、交際費使用履歴情報から企業Ａに対して使用した前年度の交際費総額を読み出す（ステップＳ１１０）。続いて、記憶手段１３内の基本ランク決定テーブルを参照し、読み出した前年度の売上額に応じた企業Ａの基本ランクを取得する（ステップＳ１２０）。
【００２１】
次に、予算策定手段１４は、企業Ａの前年度の売上額を、使用した前年度の交際費総額で除算することにより、対費用効果を算出する。そして、記憶手段１３内のランク補正テーブルを参照し、算出した対費用効果に対応するランク補正値を取得する（ステップＳ１３０）。予算策定手段１４は、ステップＳ１２０において取得した基本ランクを、ステップＳ１３０で取得したランク補正値により補正する（ステップＳ１４０）。そして、記憶手段１３内のランク別予算テーブルを参照し、ステップＳ１４０において補正したランクに対応する交際費予算を決定する（ステップＳ１５０）。予算策定手段１４は、決定した企業Ａの新年度の交際費予算を、記憶手段１３内の交際費予算情報に登録する。
続いて、予算策定手段１４は、着目する企業を、企業Ｂ、企業Ｃ、…として、上記ステップＳ１１０〜ステップＳ１５０の処理を行う。全ての取引先の企業について新年度の交際費予算を算出し、記憶手段１３内の交際費予算情報に登録すると、予算策定処理を終了する。
【００２２】
図７は、予算策定処理の具体的な手順を説明するための図である。
同図に示すように、企業Ａの前年度の売上額が「８億円」、前年度の交際費総額が「１００万円」であったとする。図４の基本ランク決定テーブルを参照すると、売上額が「８億円」の場合、基本ランクは「ランク４」である（図６、ステップＳ１２０）。
また、対費用効果は、「（８億円／１００万円＝）８００」である。ここで、図５のランク補正テーブルを参照すると、対費用効果が「８００」の場合、ランク補正値は「−２」である（図６、ステップＳ１３０）。そこで、基本ランクである「ランク４」から「−２」ランクすることにより、補正後のランクは、「ランク２」となる（図６、ステップＳ１４０）。図３のランク別予算テーブルを参照すると、「ランク２」に対応する交際費予算は、年間「１５０万円」である。これにより、企業Ａの交際費予算は、年間「１５０万円」と決定される（図６、ステップＳ１５０）。
【００２３】
同様に、企業Ｂの前年度の売上額が「３億円」、前年度の交際費総額が「１００万円」であった場合、図４の基本ランク決定テーブルを参照すると、基本ランクは「ランク８」となる（図６、ステップＳ１２０）。また、対費用効果は、「（３億円／１００万円＝）３００」であり、図５のランク補正テーブルを参照すると、ランク補正値は「±０」である（図６、ステップＳ１３０）。すなわち、取得した基本ランクがそのまま企業Ｂのランクとなり、図３のランク別予算テーブルを参照すると、企業Ｂの交際費予算は、年間「５０万円」と決定される（図６、ステップＳ１４０、ステップＳ１５０）。
また、企業Ｃの前年度の売上額が「１千万円」、前年度の交際費総額が「２０万円」であった場合、図４の基本ランク決定テーブルを参照すると、基本ランクは「ランク１６」となる（図６、ステップＳ１２０）。また、対費用効果は、「（１千万円／２０万円＝）５０」であり、図５のランク補正テーブルを参照すると、ランク補正値は「＋２」であるため、補正後のランクは「ランク１８」となる（図６、ステップＳ１３０、ステップＳ１４０）。これにより、図３のランク別予算テーブルを参照し、企業Ｃの交際費予算は、年間「５万円」と決定される（図６、ステップＳ１５０）。
【００２４】
図８は、交際費の使用管理の動作手順を示す図である。
取引先の企業へ接待を行う場合、社員は、自身の端末２から社内ネットワークＮを介して交際費管理装置１へアクセスし、交際費の申請を行う。すなわち、社員は、端末２へ自身の社員番号及び氏名、申請日、接待先の企業の企業コード（交際費の使用対象の取引先）、使用予定の交際費、使用予定日、接待を行う予定の店舗の店舗コード（交際費の使用予定店舗）などの交際費申請情報を入力し、送信ボタンを押す。これにより、入力された交際費申請情報が交際費管理装置１へ送信される（ステップＳ２１０）。
【００２５】
交際費管理装置１の申請受付手段１５は、交際費申請情報を受信すると、申請番号を生成し、記憶手段１３へ交際費使用履歴情報を登録する（ステップＳ２２０）。交際費使用履歴情報は、生成された申請番号、交際費使用履歴情報を基にした申請者の社員番号及び氏名、申請日、接待先の企業の企業コード（交際費の使用対象の取引先）、使用予定の交際費、使用予定日、接待を行う予定の店舗の店舗コード（使用予定店舗）からなる（ステップＳ２２０）。
【００２６】
次に、記憶手段１３内に登録されている交際費使用履歴情報のうち、使用予定日が今年度である交際費使用履歴情報を抽出する。さらに、抽出された交際費使用履歴情報のうち、交際費の使用対象の取引先の情報が、受信した交際費申請情報で示される接待先の企業の企業コードと同じであり、かつ、ステータスが申請中、清算情報受信済み、あるいは、清算報告済みのいずれかである交際費使用履歴情報を抽出する。続いて、抽出した交際費使用履歴情報から、ステータスが申請中である場合には使用予定の交際費を、ステータスが清算情報受信済みあるいは清算報告済みである場合には、清算額を読み出し、これらを全て加算する。さらに、この加算した金額と、受信した交際費申請情報で示される使用予定の交際費との合計金額を算出する。そして、受信した交際費申請情報で示される接待先の企業に対応する今年度の交際費予算を記憶手段１３から取得して、合計金額と比較する（ステップＳ２３０）。合計金額のほうが多くければ予算オーバーであると判断し、ステップＳ２２０で登録した交際費使用履歴情報のステータスに却下を書き込み、端末２へ申請番号と、予算オーバーのため、交際費の申請が却下されたことを通知する（ステップＳ２４０）。端末２は、受信した申請番号と、却下の通知を画面に表示する（ステップＳ２５０）。
【００２７】
一方、ステップＳ２３０において、合計金額が、交際費予算を越えていない場合には、交際費の申請を承認する。申請受付手段１５は、ステップＳ２２０で登録した交際費使用履歴情報のステータスに申請中を書き込み、端末２へ申請番号と、申請が承認されたことを通知する（ステップＳ２６０）。端末２は、受信した申請番号と、承認の通知を画面に表示する（ステップＳ２７０）。
【００２８】
申請が承認された後、社員は、店舗において、取引先の企業の接待を行う。そして、店舗において接待費の清算が行われると、店舗は、端末３から交際費管理装置１へ清算情報を送信する（ステップＳ３１０）。清算情報は、当該店舗の店舗コード、端末３のカードリーダ／ライタが接待を行った社員の社員証から読み取った社員番号及び氏名、入力された申請番号、清算額、清算日、接待先の企業の企業コード（交際費の使用対象の取引先）などの情報からなる。
【００２９】
交際費管理装置１の清算情報受信手段１６は、清算情報を受信すると、清算情報内の申請番号で示される記憶手段１３内の交際費使用履歴情報に、この清算情報の受信日及び清算情報受信済みのステータスと、受信した清算情報を基にした清算額、清算日、使用店舗の店舗コードを登録する（ステップＳ３２０）。次に、警告出力手段１７は、交際費使用履歴情報内の使用予定の交際費と、受信した清算情報内の清算額との間に、予め決められた所定の金額以上の乖離があるか否かを判断する（ステップＳ３３０）。乖離があった場合には、この交際費使用履歴情報の内容、及び、申請された使用予定の交際費と実際の清算額との間に乖離があった旨を通知する内容を画面や紙に出力したり、あるいは、電子メールなどで、申請者や経理担当の社員への通知する（ステップＳ３４０）。
【００３０】
また、申請者である社員は、自身の端末２から交際費管理装置１へアクセスし、清算報告を行う。すなわち、社員は、端末２へ申請番号、清算額、清算日、接待先の企業の企業コード（交際費の使用対象の取引先）、接待を行った店舗の店舗コード（交際費を使用した店舗）などの清算報告情報を入力し、送信ボタンを押す。これにより、入力された清算報告情報が交際費管理装置１へ送信される（ステップＳ３５０）。
【００３１】
交際費管理装置１の清算報告受付手段１８は、清算報告情報を受信すると、清算報告情報内の申請番号で示される記憶手段１３内の交際費使用履歴情報に、この清算報告情報の受信日を登録する。さらに、記憶手段１３内の交際費使用履歴情報、及び、受信した清算報告情報で示される清算額、清算日、接待先の企業の企業コード、接待を行った店舗の店舗コードを比較し、差異がない場合には、ステータスに清算報告済みを書き込む（ステップＳ３６０）。また、差異がある場合には、差異がある旨を端末２へ通知する。
【００３２】
上記実施形態によれば、取引先毎に、交際費の売上額に対する効果の実績に応じて、適切な交際費予算を策定することができる。また、この策定した交際費予算に基づき、交際費を取引先毎に適切に使用することができる。
また、申請された交際費と、実際に使用した交際費に著しい差がある場合には、警告を経理担当者や交際費の申請者に通知し、注意を促すことができる。
また、店舗から受信した清算情報と、社員から報告された清算報告情報とに差異がある場合に、注意を促すことができる。
【００３３】
なお、上述の交際費管理装置１、端末２、及び、端末３は、内部にコンピュータシステムを有している。そして、上述した動作の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものである。
【００３４】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、ＲＯＭの他に、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のシステムやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００３５】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】一実施の形態による交際費管理システムの構成を示すブロック図。
【図２】交際費管理装置の内部構成を示すブロック図。
【図３】ランク別予算テーブルの構成例を示す図。
【図４】基本ランク決定テーブルの構成例を示す図。
【図５】ランク補正テーブルの構成例を示す図。
【図６】予算策定処理の動作フロー。
【図７】予算策定処理の具体的な手順を説明するための図。
【図８】交際費の使用管理の動作手順を示す図。
【符号の説明】
【００３７】
１…交際費管理装置、  ２、３…端末、  １１…制御手段、  １２…通信手段、  １３…記憶手段、  １４…予算策定手段、  １５…申請受付手段、  １６…清算情報受信手段、  １７…警告出力手段、  １８…清算報告受付手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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