(57)【要約】【課題】  定期的に電子メールが届くことになっている特定の相手先から、定められた期限までに電子メールを受信しない場合には、関係者宛てへ問い合わせの電子メールを送信し、定期メール未受信に関する相手先の状況を迅速に把握することを可能にする。【解決手段】  電子メール装置１００は、受信部１０６を介して通信回線から受信する電子メールを電子メール蓄積部１０７に記憶する。本電子メール装置においては、問い合わせ条件として期限が設定されると、設定した期限までに指定相手先から電子メールが届かないことを検出した場合、予め登録しておいた関係者に対して問い合わせの電子メールを自動送信する。関係者からの返信メールの受信を自動監視しており、返信メールの受信が検出されると利用者にわかるように、受信通知を行う。【選択図】図１
2005346121.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介して電子メールを送受信することができる電子メール装置において、
受信した電子メールの内容を記憶する電子メール蓄積手段と、
問い合わせ制御を行うために必要な指定相手先あるいはその関係者の問い合わせ条件を含む情報を登録する問い合わせ制御情報登録手段と、
電子メール蓄積手段に記憶される指定相手先からの受信メールの到着情報と、問い合わせ制御情報登録手段で設定された問い合わせ条件を関連付けて管理する指定相手先受信情報管理手段と、
指定相手先受信情報管理手段を参照し、電子メール蓄積手段に記憶されている受信メールが、指定した相手先かを判別し、設定された問い合わせ条件の成立を監視する問い合わせ条件監視手段と、
関係者への問い合わせに使用する問い合わせメッセージ作成を行う問い合わせメッセージ作成手段と、
問い合わせ条件監視手段によって問い合わせ条件の成立が検出されると、問い合わせメッセージ作成手段で作成したメッセージを関係者宛てへ自動送信する問い合わせ送信メール制御手段と、
問い合わせ送信メール制御手段で関係者宛てへ送信した後、問い合わせメールの返信状況を監視する問い合わせ返信メール監視手段と、
問い合わせ制御における電子メール送受信の際や、問い合わせ条件監視手段、問い合わせ返信メール監視手段による条件成立の検出時に、対応する必要情報の通知を行う通知表示手段と、
を備えることを特徴とする電子メール装置。
【請求項２】
利用者からの機能停止の要求を検出すると、問い合わせ制御を中止する問い合わせ制御処理削除手段をさらに含むことを特徴とする請求項１記載の電子メール装置。
【請求項３】
関係者へ問い合わせ中に指定相手先からメール受信が有る場合、前記問い合わせ返信メール監視手段は、返信メールの監視を中止して、問い合わせ条件の再設定と、問い合わせ制御の再動作を開始することを特徴とする請求項１または２記載の電子メール装置。
【請求項４】
関係者へ問い合わせ中に関係者からの返信メールが一定時間経過後も受信しない場合、前記問い合わせ返信メール監視手段は、返信メールの監視を中止して、問い合わせ制御動作を終了させることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の電子メール装置。
【請求項５】
請求項１から４のいずれかに記載の電子メール装置として、コンピュータを機能させるためのプログラム。
【請求項６】
請求項１から４のいずれかに記載の電子メール装置として、コンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、本発明は、インターネットなど、通信回線を介して電子メールを送受信することができる電子メール装置及びコンピュータを電子メール装置として機能させるためのプログラム並びにそのプログラムを記録した記録媒体に関する。電子メール機能を有するコンピュータ、携帯情報ツール（ＰＡＤ）、携帯電話等、通信手段を持ち電子メールの利用可能な全ての装置、システムに適用できる。
【背景技術】
【０００２】
図３に一例として従来技術の電子メール装置３００の構成図を示す。
インターネット通信回線等を介して電子メールを送受信できる通信装置（システム）は、装置全体を統括する電子メール装置制御部３０１、通信回線に接続しているメール送信部３０５、通信回線に接続しているメール受信部３０６、送受信メールを格納する電子メール蓄積部３０７、メールの作成部３０２、メールの参照部３０３、電子メール蓄積部３０７に格納されているメール情報を参照管理するメール情報管理部３０４の各部を有する。
【０００３】
ただし、ディスプレイ等の表示装置、キーボード、マウス等の入力装置は、情報を表示と操作を画面上で行うＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）機能を有する電子メール装置制御部３０１の構成要素に含まれている。
【０００４】
電子メールの基本技術の送信、受信の他に、周知の応用技術として、同一メールを複数の宛先に配信する技術がある。また、利便性を高める技術として、後述する特許文献１には、送信メールに対する返信メールの到着確認する方式について開示されている。
【特許文献１】特開２００１−３３７８９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来技術の電子メール装置での他の利用形態として、通常の送受信のような情報の遣り取りの他に、送信側として特に指定した相手先（指定相手先）から報告を受けたり、連絡を受けることを主な目的として、指定相手先との取決めにより、電子メールを定期的に受信する場合がある。通常は、毎回予め決められた日時（期限）までに電子メールが到着する。
【０００６】
しかし、何らかの事情で、指定相手先から届くはずの電子メールが期限までに来ない場合がある。このような場合、対策方法の一つとして、利用者は、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者（関係者）に対して、その指定相手先から何らかの連絡が入っていなかったかどうかを電子メール等の通信手段を使って問い合わせる場合がある。
【０００７】
従来技術では、このような問い合わせ処理を利用者自身がマニュアルで行っていた。利用者自身がマニュアルで行う前記のような問い合わせ方法は、定期メールの未受信に関する指定相手先の状況把握を行う上で、手間が掛かり非効率的であった。
【０００８】
本発明の目的は、以上のような不具合を解決し、電子メールの連絡がない指定相手先の状況を迅速に把握することを可能にして、通信回線を介して送受信する電子メール利用における利便性を向上支援することのできる電子メール装置及びコンピュータを電子メール装置として機能させるためのプログラム並びにそのプログラムを記録した記録媒体を提供することである。
【０００９】
ここで、関係者とは、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者であって、例えば、利用者の代行者や業務上つながりのある人が相当する。指定相手先が利用者の親で一人住まいの老人の場合には、利用者の兄弟姉妹、親族や親の友人が関係者に相当する。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、通信回線を介して電子メールを送受信することができる電子メール装置において、受信した電子メールの内容を記憶する電子メール蓄積手段と、問い合わせ制御を行うために必要な指定相手先あるいはその関係者の問い合わせ条件を含む情報を登録する問い合わせ制御情報登録手段と、電子メール蓄積手段に記憶される指定相手先からの受信メールの到着情報と、問い合わせ制御情報登録手段で設定された問い合わせ条件を関連付けて管理する指定相手先受信情報管理手段と、指定相手先受信情報管理手段を参照し、電子メール蓄積手段に記憶されている受信メールが、指定した相手先かを判別し、設定された問い合わせ条件の成立を監視する問い合わせ条件監視手段と、関係者への問い合わせに使用する問い合わせメッセージ作成を行う問い合わせメッセージ作成手段と、問い合わせ条件監視手段によって問い合わせ条件の成立が検出されると、問い合わせメッセージ作成手段で作成したメッセージを関係者宛てへ自動送信する問い合わせ送信メール制御手段と、
問い合わせ送信メール制御手段で関係者宛てへ送信した後、問い合わせメールの返信状況を監視する問い合わせ返信メール監視手段と、問い合わせ制御における電子メール送受信の際や、問い合わせ条件監視手段、問い合わせ返信メール監視手段による条件成立の検出時に、対応する必要情報の通知を行う通知表示手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
電子メールの利用形態として、特に指定した相手先（指定相手先）から定期的に電子メールを受信する場合がある。通常は、毎回、予め決められた日時までに指定相手先から受信する電子メールが電子メール蓄積手段に記憶される。しかし、何らかの事情で、該当する電子メールが来ない場合がある。このような場合に、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者（関係者）に対して、その指定相手先から何らかの連絡がなかったかどうを自動的に電子メールで問い合わせることが可能になる。
【００１２】
利用者は、まず、問い合わせ制御情報登録手段に、問い合わせ制御を行うために必要な指定相手先、その関係者の電子メールアドレス、問い合わせ条件等を登録する。指定相手先受信情報管理手段は、電子メール蓄積手段に記憶される指定相手先からの受信メール到着情報と、問い合わせ制御情報登録手段で設定された問い合わせ条件を関連付けて管理するためのテーブルを有する。問い合わせ条件監視手段は、指定相手先受信情報管理手段を参照し、電子メール蓄積手段に記憶されている受信メールが、指定相手先かを判別し、設定された問い合わせ条件の成立を監視する。問い合わせメッセージ作成手段で、関係者への問い合わせに使用する問い合わせメッセージを作成できる。問い合わせ条件監視手段によって問い合わせ条件の成立を検出すると、問い合わせ送信メール制御手段によって問い合わせメッセージ作成手段で作成したメッセージを、関係者宛てへ自動送信する。
【００１３】
問い合わせ送信メールを関係者宛てへ送信した後、問い合わせ返信メール監視手段によって問い合わせメールの返信状況の監視が行われ、関係者から返信を検知するとその旨の通知が行なわれる。通知表示手段は、問い合わせ制御における電子メール送受信の際や、問い合わせ条件監視手段、問い合わせ返信メール監視手段による条件成立の検出時に、各ケースに対応する必要情報の通知を行う。この通知は、電子メール装置表示部に表示される。このように問い合わせ制御を行うことで、問い合わせ処理の自動化が可能となり、指定相手先の状況を迅速に把握可能となり、次にとるべき対応をいち早く開始できる。また、電子メールサーバーのサービス機能のような大きなシステムに依存せず、電子メール端末装置で簡単に構成できる。
【００１４】
また、本発明は、前記電子メール装置において、利用者からの機能停止の要求を検出すると、問い合わせ制御を中止する問い合わせ制御処理削除手段をさらに含むことを特徴とする。
【００１５】
このような構成により、問い合わせ条件成立前の指定相手先からの電子メール受信の監視中や、問い合わせ条件成立後の問い合わせ返信メール待ち時などの問い合わせ制御中に、利用者からの機能停止の要求を検出すると、問い合わせ制御処理削除手段が問い合わせ制御を中止できるので、不要な問い合わせ制御を行うことを防止することができる。
【００１６】
また、本発明は、前記電子メール装置において、装置関係者へ問い合わせ中に指定相手先からメール受信が有る場合、前記問い合わせ返信メール監視手段は、返信メールの監視を中止して、問い合わせ条件の再設定と、問い合わせ制御の再動作を開始することを特徴とする。
【００１７】
このような構成により、問い合わせ条件成立前の指定相手先からの電子メール受信の監視中や、問い合わせ条件成立後の問い合わせ返信メール待ち時などの問い合わせ制御中に、利用者からの機能停止の要求を検出すると、問い合わせ制御処理削除手段が問い合わせ制御を中止できるので、不要な問い合わせ制御を行うことを防止することができる。
【００１８】
また、本発明は、前記電子メール装置において、関係者へ問い合わせ中に関係者からの返信メールが一定時間経過後も受信しない場合、前記問い合わせ返信メール監視手段は、返信メールの監視を中止して、問い合わせ制御動作を終了させることを特徴とする。
【００１９】
このような構成により、関係者へ問い合わせ中に、予め設定した一定時間経過後も、関係者からの返信メールを受信しない場合、問い合わせ待ちの時間切れとして、問い合わせ制御を終了する。問い合わせ返信メール監視手段が、関係者へ問い合わせ中に、予め設定した一定時間経過を検出すれば、問い合わせ返信メール監視手段は、返信メールの監視を中止して、問い合わせ制御動作を終了させる。
【００２０】
また、本発明は、前記電子メール装置として、コンピュータを機能させるためのプログラムであってもよいし、このプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体でもよい
【発明の効果】
【００２１】
以上のように本発明によれば、送信側として特に指定した相手先（指定相手先）から、定期的に電子メールを受信する取決めになっている場合において、指定相手先から届くはずの電子メールが予め決められた日時（期限）までに来ない場合がある。
【００２２】
このような場合、本発明の問い合わせ制御を起動しておけば、問い合わせ条件の成立が検出されると、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者（関係者）に対して、自動的に問い合わせ電子メールが発信され、指定相手先から何らかの連絡が入っていなかったかどうかを迅速に問い合わせることができる。
【００２３】
また、問い合わせに対する返信を受け取り次第、利用者に通知がなされる。従って、定期メールの未受信に関する指定相手先の状況を迅速に把握可能になり、次に打つべき対応策も早期に実施できる。このような機能によって、通信回線を介して送受信する電子メール利用における利便性を向上支援することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下に、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の一実施形態である電子メール装置１００の概略的な機能構成を示すブロック図である。
本図において、１００は、問い合わせ制御部を有する電子メール装置であり、この電子メール装置１００は、電子メール装置制御部１０１、メール作成部１０２、メール参照部１０３、メール情報管理部１０４、送信部１０５、受信部１０６、電子メール蓄積部１０７、問い合わせ制御部２００とで構成される。
【００２５】
ただし、ディスプレイ等の表示装置、キーボード、マウス等の入力装置は、情報の表示と操作を画面上で行うＧＵＩ（Graphical  User  Interface）機能を有する電子メール装置制御部１０１の構成要素に含まれる。
【００２６】
電子メール装置１００の送信部１０５、受信部１０６は、インターネット等の通信回線に接続しており、電子メールの送受信を行う手段である。インターネット等の開放された情報通信ネットワークばかりでなく、企業内等に制限されたＬＡＮ（Local  Area Net  Work）に接続することもできる。電子メールは受信の際、電子メール装置制御部１０１により受信部１０６から電子メール蓄積部１０７へ格納される。
【００２７】
電子メール装置制御部１０１は、メール情報管理部１０４を起動して電子メール蓄積部１０７に蓄積されているメールに関する情報の読み出しを行わせ、その取得情報をもとに電子メール装置制御部１０１の構成要素である表示部に電子メールのリストや個々の電子メールの内容などを表示できる。
【００２８】
図２は、問い合わせ制御部２００の構成を示すブロック図である。この問い合わせ
電子メール装置１００が、図３の従来の電子メール装置に対して、本発明の特徴付けられる部分は問い合わせ制御部２００である。
【００２９】
本実施形態の電子メール装置１００の主要構成部分である問い合わせ制御部２００は、制御部２０１、指定相手先受信情報管理部２０２、問い合わせ条件監視部２０３、問い合わせ返信メール監視部２０４，通知表示部２０５、問い合わせ制御情報登録部２０６、問い合わせメッセージ作成部２０７、問い合わせ送信メール制御部２０８、問い合わせ制御処理削除部２０９から成る。
【００３０】
尚、制御部２０１は、問い合わせ制御部２００の各構成部を統轄するとともに、電子メール装置１００の関連構成部との情報交換により、本発明の問い合わせ制御を円滑に機能させる役割を果たす。
【００３１】
通常の送受信のような情報の遣り取りの他に、特に指定した相手先（指定相手先）から報告を受けたり、連絡を受けることを主な目的として、送信側の指定相手先との取決めにより、定期的に電子メールを受信する利用形態がある。通常は、毎回、予め決められた日時までに指定相手先から電子メールが到着する。しかし、何らかの事情で、該当する電子メールが来ない場合がある。このような場合の対処方法の一つとして、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者（関係者）に対して、その相手から何らかの連絡がなかったかどうかを電子メール等の手段で問い合わせることもある。
【００３２】
そのような場合に本実施形態の電子メール装置１００では、問い合わせ制御部２００を作用させ、該当する電子メールが予め決められた日時までに到着しない場合には、予め登録してある関係者に対して、問い合わせメッセージを含む電子メールを自動発信することができる。
【００３３】
図４は指定相手先のメールアドレス及び、関係者のメールアドレスの登録形態を示す図である。指定の相手先とは、定期的に連絡をもらう必要のある人（業務報告者、一人住まいの老人等）を示す。関係者とは、情報交換等で利用者と指定相手先とに共通して関係ある単数もしくは複数の第三者であり、指定相手先が業務報告者の場合は業務関係者、一人住まいの老人の場合は家族、親族等が相当する。登録実施例として指定相手先と複数関係者がある場合を示した。
【００３４】
指定相手先メールアドレス  ｕｕｕ＠ｕｕｕｕｕ〜  の関係者は、右横欄に対応付けされており、ここでは、関係者メールアドレスａａａ＠ｕｕｕｕｕ〜  と、ｂｂｂ＠ｕｕｕｕｕ〜  と、ｃｃｃ＠ｕｕｕｕｕ〜  を登録したとする。また、２番目の指定相手先メールアドレス  ｖｖｖ＠ｖｖｖｖｖ〜  を追加して、相手先と関係者の組み合わせを複数組指定することも可能である。
【００３５】
これらの登録は、電子メール装置制御部１０１の有するＧＵＩ機能で表示部の画面上から行えるよう構成されている。問い合わせ制御部２００の問い合わせ制御情報登録部２０６に、指定相手先メールアドレスと関係者メールアドレスの登録情報を記憶する。
【００３６】
図５は、関係者への問い合わせを実施するための問い合わせ条件登録の一例を示す図である。問い合わせ条件としては、指定相手先からのメール受信の期限、すなわち関係者への問い合わせを実施する日時としての問い合わせ日時がある。実施例では２００４／０１／１６  ２０：００が設定されている。
【００３７】
更新時の問い合わせ日時設定は、問い合わせ日時の時点で指定相手先から電子メールが到着していれば、問い合わせ条件の問い合わせ日時を更新するものであり、図５では１日後に更新して動作させることを示す。
また、問い合わせ返信待ち時間は、関係者への問い合わせメール送信を行った後の、返信待ち許容時間を指定するもので、図５では１時間を登録している。
【００３８】
これらの登録も、電子メール制御部１０１の有するＧＵＩ機能で表示部の画面上から行えるよう構成されており、問い合わせ制御部２００の問い合わせ制御情報登録部２０６に、問い合わせ条件の登録情報を記憶する。
【００３９】
図６は、指定相手先と受信受付フラグと関係者への問い合わせ日時を関連付けした管理テーブルを示す図である。このテーブルは問い合わせ制御部２００の指定相手先受信情報管理部２０２に記憶される。
【００４０】
図６の（ａ）は、問い合わせ制御開始時、または、指定相手先からの受信がまだ無い場合を示す。（ｂ）は、問い合わせ日時の時間経過前に指定相手先から受信を受付けた場合を示す。（ｃ）は、問い合わせ日時の時間経過時点で既に指定相手先からの受信受付があり、更新時の問い合わせ日時（１日後）に設定し直したことを示す。この時の問い合わせ日時は、２００４／０１／１６  ２０：００の１日後の２００４／０１／１７  ２０：００に設定されている。受信受付フラグは、クリアされ初期状態になっている。
【００４１】
受信受付フラグは、指定相手先から来ることになっている定期メールの受信有無の管理用フラグであり、受信受付状態を示す。初期状態と受信受付無しの時は、受信受付フラグを“Ｎ”に設定しておく。
電子メール受信があると、問い合わせ制御部２００は、指定相手先受信情報管理部２０２を参照し、受信メールが指定相手先からのものと判定すれば、指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルの受信受付フラグを“Ｎ”から“Ｙ”に書き換える。
また、問い合わせ日時の期限が来た時点で、受信受付フラグが“Ｙ”の場合は、期待通りに受信メールが来たので、受信受付フラグを“Ｎ”に戻す。
【００４２】
問い合わせ条件監視部２０３は、図６に示す形式で、指定相手先受信情報管理部２０２に記憶されている管理テーブルの問い合わせ日時と受信受付フラグを、問い合わせ条件成立の判断情報として監視する。
問い合わせ条件の問い合わせ日時になると、指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルの受信受付フラグを参照する。
【００４３】
受信受付フラグが“Ｙ”のならば、指定相手先から受信メールを受信しているので、
問い合わせ条件は不成立である。この場合は、問い合わせ不要なので、受信受付フラグを“Ｎ”に戻し、図５に示す問い合わせ条件登録テーブルの更新時の問い合わせ日時設定を参照し、問い合わせ日時を更新する。同時に、指定相手先受信情報管理部２０２にある管理テーブルの問い合わせ日時も更新する。
【００４４】
一方、問い合わせ日時になった時に受信受付フラグが“Ｎ”のならば、指定相手先から受信メールを受信していないので、問い合わせ条件が成立する。その旨を通知表示部２０５に知らせる。通知表示部２０５は、図８（ｂ）の例で示すように、関係者に対して問い合わせを行う主旨の通知を電子メール装置の表示部に送る。その後、関係者への問い合わせを行うために、問い合わせ送信メール制御部２０８が起動する。
問い合わせ送信メール制御部２０８は、指名相手先とその関係者のメールアドレスを記憶する問い合わせ制御情報登録部２０６を参照し、関係者に対して問い合わせメールを自動送信する。
【００４５】
図７は、自動送信する問い合わせメッセージの例を示す図である。当メッセージは、予め問い合わせメッセージ作成部２０７で作成しておく。
メッセージ先頭に有るｕｕｕ＠ｕｕｕｕｕ〜の部分は、該当する指定相手先のメールアドレスであり、問い合わせ送信時に、指定相手先受信情報管理部２０２の指定相手先メールアドレス情報を参照して組み込む。
【００４６】
図２における問い合わせ制御部２００の問い合わせ返信メール監視部２０４は、問い合わせメッセージに対する関係者からの返信を監視している。
関係者から返信メールを受信した場合には、その旨を通知表示部２０５に知らせる。通知表示部２０５は、図８（ｃ）に示す通知を電子メール装置の表示部に送り、利用者が返信到着を即刻わかるように表示する。
こうして、本装置の利用者は、返信を開封し内容確認することで、相手先から関係者への連絡状況を迅速に把握することができる。
【００４７】
更に、返信内容の確認操作の迅速化と利便性を向上させるために、本装置が返信メールの文面を自動で読み出し、“連絡あり”または、“連絡なし”の結果を電子メール装置表示部に通知する構成にしても良い。
【００４８】
また、問い合わせメール送信後に、指定相手先から受信メールを受信した場合は、問い合わせ返信メール監視部２０４は、指定相手先から受信が来たことを通知表示部２０５に知らせる。その後、通知表示部２０５は、図８（ｅ）の例で示すように、問い合わせメール送信後に、指定相手先から受信メールを受信した旨の通知を電子メール装置１００の表示部に送る。問い合わせ返信メール監視部２０４は、返信待ちを中止し、問い合わせ制御を再動作するために、受信受付フラグを“Ｎ”に戻し、問い合わせ制御情報登録部２０６にある問い合わせ条件登録テーブル内の更新時の問い合わせ日時設定を参照し、問い合わせ日時を更新する。同時に、指定相手先受信情報管理部２０２にある管理テーブルの問い合わせ日時も更新する。
【００４９】
問い合わせ返信メール監視部２０４は、予め決められた一定時間の返信待ちの後、返信待ちを中止する。この問い合わせ返信待ち時間は、問い合わせ制御情報登録部２０６で設定でき図５のようになる。状況把握を短時間で行うことが目的であり、緊急性を考えて実施例では１時間に設定されている。
問い合わせ返信メール監視部２０４が、返信待ちの中止を通知表示部２０５に知らせるとその後、通知表示部２０５は、図８（ｄ）の例で示すように、返信が来なかった関係者に関する情報通知を電子メール装置の表示部に送る。その後、問い合わせ制御動作を終了する。
【００５０】
問い合わせ制御処理削除手段２０９は、問い合わせ条件監視部２０３による問い合わせ条件の成立検出前の、指定相手先からの電子メール受信の監視中や、問い合わせ条件成立後の問い合わせ返信メール監視部２０４による問い合わせ返信メール待ち時などの問い合わせ制御中に、利用者が指示した機能停止の要求を検出すると、問い合わせ制御を中止し、終了することができる。これにより不要な問い合わせメール送信や、不必要な返信メール待ちを行わないようにすることが可能である。
【００５１】
図９は、本実施形態で問い合わせ制御部２００が、問い合わせ条件に従って問い合わせ処理を行う概略的手順を示すフローチャートである。前には、問い合わせ制御に必要な初期設定として、既に問い合わせ制御情報登録部２０６を作用させ、指定相手先や関係者のメールアドレス、問い合わせ日時などの問い合わせ制御情報の登録が済んでいるものとする。
【００５２】
手順を開始すると、ステップＳ１では、図２の問い合わせ条件監視部２０３が常時監視しており、図６に示すような指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルを参照し、問い合わせ条件である問い合わせ日時を経過していないか判断する。否と判断されるときは、ステップＳ２に進み、通信回線などからの電子メールの受信がないかをチェックする。受信がない場合は、ステップＳ１に戻る。受信メールがあれば、ステップＳ３に進み、指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルの指定相手先メールアドレスを参照し、そのメールの送信者が指定相手先か否の判断する。否の判断であれば、ステップＳ１に戻る。送信者が指定相手先であれば、ステップＳ４に進み、指定相手先の受信受付処理を行なう。指定相手先からメール受信を受け付けたことを記録するために、図６（ｂ）に示すような指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルの受信受付フラグを“Ｙ”にする。また、通知表示部２０５に指示して、図８（ａ）に示すような通知を行なう。その後に、ステップＳ１に戻る。問い合わせ条件の問い合わせ日時を経過するまで前記の処理を繰り返す。
【００５３】
ステップＳ１で、問い合わせ日時を経過したと判断すると、ステップＳ５で、指定相手先受信情報管理部２０２の管理テーブルの受信受付フラグを参照し、既に指定相手先から電子メールを受信したか否かを判断する。
【００５４】
既に受信受付済み“Ｙ”であれば、Ｓ１０では、再動作の準備として、問い合わせ条件の日時の再設定やその他処理を行う。即ち、受信受付フラグを“Ｎ”に戻し、図５に示す問い合わせ条件登録テーブルの更新時の問い合わせ日時設定を参照して問い合わせ日時を更新する。同時に、指定相手先受信情報管理部２０２にある管理テーブルの問い合わせ日時も更新して、ステップＳ１に戻る。
【００５５】
ステップＳ５で、受信受付フラグ“Ｎ”であれば問い合わせ条件が成立である。ステップＳ６では、関係者への問い合わせメール送信処理を行う。関係者への問い合わせを行うために、問い合わせ送信メール制御部２０８を起動し、指名相手先とその関係者のメールアドレスを記憶する問い合わせ制御情報登録部２０６を参照し、関係者に対して問い合わせメールを自動送信する。同時に、通知表示部２０５に指示して、図８（ｂ）に示すような通知を行なう。
【００５６】
ステップＳ７では、図２の問い合わせ返信メール監視部２０４に指示し、問い合わせメッセージに対する関係者からの返信を監視している。関係者から返信メールを受信した場合には、ステップＳ８で、通知表示部２０５に指示し、図８（ｃ）に示すような通知を行ない、利用者に返信到着を知らせる。本装置の利用者は、返信を開封し内容確認することで、相手先から関係者への受信状況を迅速に把握することができる。ステップＳ９で、問い合わせた関係者全員から返信が来たかをチェックする。全員から返信が来た場合は、ステップＳ１４に進み、問い合わせ制御を終了する。
【００５７】
ステップＳ７で、関係者からの返信メールがない場合は、返信待ちに入る。この時、問い合わせ返信メール監視部２０４は、ステップＳ１２で、予め決められた一定時間だけ返信待ちをするために、返信待ち時間の時間オーバーをチェックする。図５に示すように本実施例では、問い合わせ返信待ち時間が１時間に設定されている。時間超過と判断すれば、ステップＳ１３の返信待ち時間超過処理に進み、通知表示部２０５に指示して、図８（ｄ）に示すような通知を行なう。その後、ステップＳ１４に進み、問い合わせ制御を終了する。
【００５８】
時間超過でない場合は、ステップＳ１１に進む。ここでは、問い合わせ返信待ち中に、指定相手先から受信メールを受信していないか否かを判断する。否の場合は、ステップＳ７に戻り、問い合わせ返信メール監視部２０４は返信待ちの処理を続ける。
【００５９】
ステップＳ１１で、問い合わせ返信メール監視部２０４が、指定相手先から電子メールの受信があったと判断すると、通知表示部２０５に指示して図８（ｅ）に示すような通知を行ない、ステップＳ１０に進む。ここでは、問い合わせ制御を再動作するために、受信受付フラグを“Ｎ”に戻し、問い合わせ制御情報登録部２０６にある問い合わせ条件登録テーブル内の更新時の問い合わせ日時設定を参照し、問い合わせ日時を更新する。同時に、指定相手先受信情報管理部２０２にある管理テーブルの問い合わせ日時も更新する。その後は、ステップＳ１に戻る。
【００６０】
また、本装置の利用者は、指定相手先から決められた期限までに電子メールを受信することを期待している。期限までに電子メールが届かないという期待外の状況が発生したときに、速やかに関係者が把握している情報を取得して状況判断したい。その結果次第で次に打つ対応策を決めることになる。
したがって、問い合わせ返信待ちでは、関係者全員からの返信済み、または、返信待ち時間超過で、ステップＳ１４に進み、問い合わせ制御を終了する。
【００６１】
利用者は、問い合わせの返信結果を見て、適切な対応策を実施すればよい。この場合、その後に何らかの手段によって指定相手先と連絡をとる等の処置で、再び指定相手先からのメール受信が可能になれば、ステップＳ０から手順を再開すればよい。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】本発明の一実施形態である電子メール装置の概略的な機能構成を示すブロック図である。
【図２】問い合わせ制御部の構成を示すブロック図である。
【図３】従来技術の電子メール装置の構成を示すブロック図である。
【図４】指定相手先のメールアドレス及び、関係者のメールアドレスの登録形態を示す図である。
【図５】関係者への問い合わせを実施するための問い合わせ条件登録の一例を示す図である。
【図６】指定相手先と受信受付フラグと関係者への問い合わせ日時を関連付けした管理テーブルを示す図である。
【図７】問い合わせメッセージ作成例を示す図である。
【図８】問い合わせ制御時の各種通知表示例を示す図である。
【図９】問い合わせ制御部が、問い合わせ条件に従って問い合わせ処理を行う概略的手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６３】
１００  電子メール装置
１０１  電子メール装置制御部
１０２  メール作成部
１０３  メール参照部
１０４  メール情報管理部
１０５  送信部
１０６  受信部
１０７  電子メール蓄積部
２００  問い合わせ制御部
２０１  制御部
２０２  指定相手先受信情報管理部
２０３  問い合わせ条件監視部
２０４  問い合わせ返信メール監視部
２０５  通知表示部
２０６  問い合わせ制御情報登録部
２０７  問い合わせメッセージ作成部
２０８  問い合わせ送信メール制御部
２０９  問い合わせ制御処理削除部
【図１】
2005346121.tif 000003
【図２】
2005346121.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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