(57)【要約】【課題】調達依頼に対する回答の督促の自動化を図ることにより、円滑な商品調達を実現する。【解決手段】バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援システムを提供する。サーバ１１は、ある調達依頼をバイヤ端末２より受信した場合、必要事項として、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて、データベースに登録する。また、サーバ１１は、調達依頼に対する回答がないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、依頼先となるサプライヤによって予め設定されたサプライヤ端末３に対して、調達依頼の概要が記述された督促メールを送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援システムにおいて、
複数のバイヤ端末と複数のサプライヤ端末とにネットワークを介して接続可能なサーバと、
バイヤからサプライヤへの調達依頼であって、サプライヤからの回答を必要とする調達依頼の必要事項を管理する、前記サーバがアクセス可能なデータベースとを有し、
前記サーバは、
ある調達依頼をバイヤ端末より受信した場合、前記必要事項として、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、前記回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて、前記データベースに登録する登録処理を行い、
前記調達依頼に対する回答がないことを前提として、前記回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、前記データベースを参照することによって前記調達依頼の概要を抽出し、当該調達依頼の概要が記述された督促メールを、前記依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に送信する督促処理を行うことを特徴とする調達支援システム。
【請求項２】
前記サーバは、
前記登録処理を行った後に、前記データベースを参照することによって前記調達依頼の概要を抽出し、当該調達依頼の概要が記述された通知メールを前記依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に送信する通知処理を行うことを特徴とする請求項１に記載された調達支援システム。
【請求項３】
バイヤからサプライヤへの前記調達依頼は、見積依頼または注文であって、サプライヤからバイヤへの前記回答は、見積回答または注文請書であることを特徴とする請求項１または２に記載された調達支援システム。
【請求項４】
バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援処理方法において、
サーバが、ある調達依頼をバイヤ端末よりネットワークを介して受信する第１のステップと、
サーバが、前記受信した調達依頼に関して、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、前記回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて管理する第２のステップと、
サーバが、前記調達依頼に対する回答がないことを前提として、前記回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、前記依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に対して、ネットワークを介して、前記調達依頼の概要が記述された督促メールを送信する第３のステップと
を有することを特徴とする調達支援処理方法。
【請求項５】
前記第２のステップは、前記データベースを参照することによって前記調達依頼の概要を抽出し、当該調達依頼の概要が記述された通知メールを、前記依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に対して、ネットワークを介して送信するステップを含むことを特徴とする請求項４に記載された調達支援処理方法。
【請求項６】
バイヤからサプライヤへの前記調達依頼は、見積依頼または注文であって、サプライヤからバイヤへの前記回答は、見積回答または注文請書であることを特徴とする請求項４または５に記載された調達支援処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、調達支援システムおよび調達支援処理方法に係り、特に、調達依頼に対する回答の督促処理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、特許文献１には、バイヤ（買い手）がサプライヤ（売り手）より物品を調達する取引形態において、物品調達の効率化を図るネットワークシステムが開示されている。バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援サーバは、バイヤからの要求に応じて、バイヤが指定したサプライヤに関する取引実績をバイヤに対して提供する。バイヤは、取引実績を参照し、サプライヤの信頼性を評価した上でサプライヤの選定を行い、選定した者に対して見積を依頼する。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−３０４４９２号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の技術では、調達支援サーバが見積依頼の内容管理を行う点については開示されているものの、見積依頼に対する回答の期限管理については何ら言及されていない。この期限管理を調達支援サーバが行わない場合、バイヤ自身がこれを行い、必要に応じて、見積回答の提出を促す督促をバイヤ自身が行わなければならない。
【０００５】
本発明の目的は、かかる督促の自動化を図ることにより、円滑な商品調達を実現することである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
かかる課題を解決するために、第１の発明は、バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援システムを提供する。このシステムは、複数のバイヤ端末と複数のサプライヤ端末とにネットワークを介して接続可能なサーバと、バイヤからサプライヤへの調達依頼であって、サプライヤからの回答を必要とする調達依頼の必要事項を管理する、サーバがアクセス可能なデータベースとを有する。サーバは、ある調達依頼をバイヤ端末より受信した場合、必要事項として、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて、データベースに登録する登録処理を行う。また、サーバは、調達依頼に対する回答がないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、データベースを参照することによって調達依頼の概要を抽出し、この概要が記述された督促メールを、依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に送信する督促処理を行う。
【０００７】
ここで、第１の発明において、サーバは、登録処理を行った後に、データベースを参照することによって調達依頼の概要を抽出し、この概要が記述された通知メールを依頼先となるサプライヤが予め指定されたサプライヤ端末に送信する通知処理を行うことが好ましい。
【０００８】
第２の発明は、バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライヤとの間を取り持つ調達支援処理方法を提供する。まず、第１のステップとして、サーバは、ある調達依頼をバイヤ端末よりネットワークを介して受信する。第２のステップとして、サーバは、受信した調達依頼に関して、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて管理する。そして、第３のステップとして、サーバは、調達依頼に対する回答がないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に対して、ネットワークを介して、調達依頼の概要が記述された督促メールを送信する。
【０００９】
ここで、第２の発明において、第２のステップは、データベースを参照することによって調達依頼の概要を抽出し、この概要が記述された通知メールを依頼先となるサプライヤが予め指定したサプライヤ端末に対して、ネットワークを介して送信することが好ましい。
【００１０】
また、第１の発明または第２の発明において、バイヤからサプライヤへの調達依頼は、見積依頼または注文であって、サプライヤからバイヤへの回答は、見積回答または注文請書であってもよい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
図１は、本実施形態に係るネットワークシステムの全体構成図である。このネットワークシステムは、バイヤがサプライヤより商品を調達する際に、バイヤとサプライとの間を取り持つ調達支援システム１を主体とし、これにネットワーク接続可能な多数のユーザ端末２，３（３は３ａ，３ｂの総称）で構成されている。
【００１２】
調達支援システム１は、サーバ１１と記憶装置１２とを有するとともに、インターネット等に代表されるネットワーク上に、会員制の調達サイト（Ｗｅｂサイト）を開設している。記憶装置１２には、この調達サイトを運営するのに必要な各種のデータベースが格納されている。サーバ１１は、ユーザ端末２，３からのアクセスがあった場合等において、記憶装置１２に格納された適宜のデータベースにアクセスし、必要な情報の抽出または管理すべき情報の格納といった処理を行う。
【００１３】
バイヤとサプライヤとの間における商品調達に関するやり取りは、この調達サイトを介して行われる。ここで、「商品」とは、商取引の対象となり得るものをすべて含み、原料、資材、燃料、消耗品、設備等の有体物のみならず、工事施工や物品のレンタルといったサービス（無体物）をも含む概念である。
【００１４】
バイヤ端末２は、バイヤ（買い手）が操作可能な端末であり、調達支援システム１に接続可能なネットワーク環境を備えている。本実施形態において、バイヤは、調達サイトのバイヤ会員として登録した者であり、多数の潜在的なバイヤが存在する。バイヤは、自己のバイヤ端末２を操作して調達サイトにアクセスすることによって、サプライに対する見積依頼や注文のアップロード・閲覧と、サプライヤからの見積回答や注文請書等のダウンロード・閲覧とを行う。
【００１５】
一方、サプライヤ端末３は、サプライヤ（売り手）が操作可能な端末であり、調達支援システム１に接続可能なネットワーク環境を備えている。本実施形態において、サプライヤは、調達サイトのサプライヤ会員として登録した者であり、多数の潜在的なサプライヤが存在する。サプライヤは、自己のサプライヤ端末３を操作して調達サイトにアクセスすることによって、バイヤからの見積依頼や注文のダウンロード・閲覧と、バイヤに対する見積回答や注文請書のアップロード・閲覧とを行う。なお、サプライヤ端末３としては、サプライヤのオフィス内にあるＰＣ（パーソナルコンピュータ）といった固定端末３ａや、携帯電話、モバイルＰＣ、ＰＤＡといった携帯端末３ｂが挙げられる。
【００１６】
つぎに、商品調達のスキームおよびシステム処理について説明する。
【００１７】
ステップ（ａ）：見積依頼の送信
まず、商品調達を行おうとするバイヤは、調達サイトにアクセスし、バイヤ端末２に見積依頼の入力画面を表示させる。図２は、見積依頼の入力画面の表示例を示す図である。バイヤは、この入力画面のブランク欄に必要事項を記入する。これにより、バイヤ情報（企業名）と、品名、希望単価、希望数量、希望納期といった依頼内容と、見積依頼日、見積回答期限、見積回答督促（第１回、第２回）といった期間情報とが記入される。ここで、「見積回答督促（日数）」における「第１回」および「第２回」の欄には、「見積回答期限」を基準とした督促日が日数ベースで入力される。例えば、「見積回答期限」が”２００２／２／１０”で「第１回」に”１”を入力した場合、２００２／２／１０の１日前、すなわち、２００２／２／９に督促を行う旨の指示になる。この督促日は、複数の入力が可能である（本実施形態では２つ）。そして、バイヤは、依頼先となるサプライヤを選択した後（複数人を選択可能）、送信ボタンをクリックする。このアクションによって、作成された見積依頼がバイヤ端末２から調達支援システム１に送信される。
【００１８】
調達支援システム１側のサーバ１１は、バイヤ端末２より受信した見積依頼を調達データベースに登録する登録処理を行う。図３は、記憶装置１２に格納された調達データベースの説明図である。調達データベースは、「見積依頼」および「注文」の双方を含む調達依頼を案件毎に管理するデータベースであり、個々の調達依頼に対応して設けられた調達レコードの集合である。１つの調達レコードは、「調達依頼ＩＤ」、「バイヤ情報」、「依頼内容」、「期間情報」、「サプライヤＩＤ」、「ステータス」および「回答内容」で構成されており、これらがレコードによってグループ化され、互いに関連付けられている。
【００１９】
「調達依頼ＩＤ」は、調達依頼の案件固有のコードであり、調達レコードを特定する際のキーとして用いられる。「バイヤ情報」は、調達依頼の依頼元となるバイヤに関する情報（企業名、担当者名等）である。「依頼内容」は、調達依頼の対象商品に関する情報、すなわち、品名、希望単価、希望価格、希望数量および希望納期等である。「期間情報」は、見積依頼日、回答期限、督促日１、督促日２で構成されている。「回答期限」は、バイヤの調達依頼に対するサプライヤからの回答期限であり、年月日で設定される。また、「督促日１」，「督促日２」は、回答期限を基準とした日数ベースの督促日である。なお、本実施形態では、督促日が整数日として設定されるが、例えば”３．５”日のような設定を可能にした仕様にしてもよい。
【００２０】
「サプライヤＩＤ」から「回答内容」までの情報セットは、依頼先となるサプライヤの数だけ存在する。調達依頼の属性が「見積依頼」で、かつ、バイヤが複数の依頼先を設定した場合、この情報セットも複数存在する。これに対して、調達依頼の属性が「注文」の場合、或いは、依頼先が単一の「見積依頼」の場合には、この情報セットも１つとなる。「サプライヤＩＤ」は、個々のサプライヤを識別するためのサプライヤ固有のコードである。「ステータス」には、「バイヤステータス」と「サプライヤステータス」とがあり、これらは調達依頼の現在の進捗状況に応じて随時更新される。「回答内容」は、見積依頼に対する回答内容に関する情報であり、具体的には、回答価格、回答数量および回答納期等である。
【００２１】
サーバ１１は、バイヤ端末２より受信した見積依頼に関して、ＩＤを新たに採番した上で、調達データベースに調達レコードを新規に追加する。この追加レコード中の「調達依頼ＩＤ」には今回採番したＩＤが記述され、「バイヤ情報」、「依頼内容」、「期間情報」および「サプライヤＩＤ」には、バイヤ端末２より受信した見積依頼の必要事項がそれぞれ記述される。なお、この時点において、「バイヤステータス」は”送信済み”にセットされ、「サプライヤステータス」は”未開封”にセットされる。また、「回答内容」はブランクのままである。このような登録処理を経て、今回の見積依頼が調達サイトにアップロードされる。
【００２２】
また、サーバ１１は、上記登録処理を行った後に、依頼先となるサプライヤに対して、見積依頼が来ている旨の通知メールを送信する。具体的には、まず、調達データベースを参照することによって、「調達依頼ＩＤ」と、「バイヤ情報」の一部である企業名，担当者名と、「依頼内容」の一部である品名と、「期間情報」の一部である回答期限とが、調達依頼の概要として抽出される。そして、サーバ１１は、例えば図４に示すように、調達依頼の概要が記述された通知メールを生成する。
【００２３】
つぎに、サーバ１１は、調達データベースに記述されている「サプライヤＩＤ」をキーとして、サプライヤデータベースを参照することによって、通知メールの送信先を特定する。図５は、サプライヤデータベースの説明図である。サプライヤデータベースは、サプライヤに関する情報を管理するデータベースであり、個々のサプライヤに対応して設けられたサプライヤレコードの集合である。１つのサプライヤレコードは、「サプライヤＩＤ」、「詳細情報」および「メール送信先アドレス」で構成されており、これらがレコードによってグループ化され、互いに関連付けられている。「サプライヤＩＤ」は、調達データベース中のそれと同様であり、このＩＤによってサプライヤデータベースと調達データベースとがリンクしている（紐付けられる）。「詳細情報」は、例えば、サプライヤ名（企業名）、販売担当者の氏名、住所、電話番号等である。「メール送信先アドレス」は、見積依頼の通知、注文の通知、および、これらに対する回答の督促をメール形式で送信する際の送信先、すなわち、サプライヤ端末３のネットワークアドレスである。
【００２４】
上記サプライヤに関する情報は、サプライヤ自身によって予め設定されている。本実施形態では、調達サイトの閲覧をサプライヤに促すために、見積依頼の通知時、注文の通知時および督促時には、「メール送信先アドレス」のサプライヤ端末３に通知メールを随時送信する取り決めになっている。したがって、サプライヤ端末３の「メール送信先アドレス」には、サプライヤ側担当者の固定端末３ａのアドレスよりも、その者が携行している携帯端末３ｂのアドレスが指定しておくことが多いであろう（特に、担当者の外出が多い場合）。このようにして、サーバ１１は、「メール送信先アドレス」によって予め指定されたサプライヤ側の携帯端末３ｂに対して通知メールを送信する通知処理を行う。
【００２５】
ステップ（ｂ）：見積依頼の閲覧
依頼先となるサプライヤ（担当者）は、自己が携行する携帯端末３ｂが受信した通知メールを開封することにより、新規の見積依頼が来ていることを知る。通知メールの送信によるサプライヤ側のメリット２つある。第１は、外出が多いサプライヤ側担当者であっても、遅滞なくタイムリーにそれを把握できることである。第２に、通知メールの内容は調達依頼の概要に留まるものであるから、セキュリティ上の問題が生じにくく、送信するデータ量も少なく、かつ、表示画面の小さな携帯端末３ｂでも不便がない点である。通知メールを読んだサプライヤは、（オフィスに戻った後に）自己の固定端末３ａの画面上で、アップロードされた見積依頼の詳細を閲覧する。この閲覧によって、調達データベース中の「サプライヤステータス」は”開封”に変化する。
【００２６】
ステップ（ｃ）：見積回答の送信
依頼先のサプライヤは、調達サイトの入力画面上で必要事項を入力し、依頼元に対する見積回答を作成する。作成された見積回答は、サプライヤ端末３から調達支援システム１に送信され、調達サイトにアップロードされる。その際、調達支援システム１側のサーバ１１は、調達データベースの「回答内容」に今回受信した見積回答の必要事項を記述するとともに、「サプライヤステータス」を”回答済み”、「バイヤステータス」を”未開封”にそれぞれ変更する。
【００２７】
ここで、サーバ１１は、調達依頼に対する回答がないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、サプライヤに対して、調達依頼の概要が記述された督促メールを送信する。この督促メールは、上述した通知メールとほぼ同様の内容を有しており、図２の例では２００２／２／９に送信される。督促メールも通知メールと同様のメリットを有するが、それ以外に、サプライヤ側担当者が多忙で回答を忘れていたとしても、見積回答期限の前に、回答が済んでいないことを認識できるというメリットもある。また、バイヤにとっては、調達支援システム１の処理により督促が自動的に行われるので、督促の手間が省け、かつ、見積回答期限内に回答が得られる可能性が向上するというメリットがある。
【００２８】
ステップ（ｄ）：見積回答の閲覧
依頼元となるバイヤは、自己のバイヤ端末２より、アップロードされた依頼先からの見積回答を閲覧する。この閲覧によって、調達データベース中の「バイヤステータス」は”開封”に変更される。
【００２９】
ステップ（ｅ）：注文の送信
バイヤは、見積依頼に対する回答を検討した上で一の発注先を決定し、この発注先への注文を調達サイト上で作成する。見積依頼と同様、注文に関しても、必要事項の入力とともに、回答期限を基準とした督促日が日数ベースで指定される。作成された注文は、バイヤ端末２から調達支援システム１に送信され、調達サイトにアップロードされる。
【００３０】
調達支援システム１側のサーバ１１は、見積依頼の場合と同様に、バイヤ端末２より受信した注文を調達データベースに登録する登録処理を行う。この時点において、「バイヤステータス」は”送信済み”にセットされ、「サプライヤステータス」は”未開封”にセットされる。また、サーバ１１は、上記登録処理を行った後に、発注先となるサプライヤに対して、注文が来ている旨の通知メールをその概要付で送信する。通知メールの送信先は、調達データベースに記述されている「サプライヤＩＤ」をキーとして、サプライヤデータベースを参照することによって特定される。
【００３１】
ステップ（ｆ）：注文の閲覧
発注先となるサプライヤ（担当者）は、自己が携行する携帯端末３ｂが受信した通知メールを開封することにより、新規の注文が来ていることを知る。通知メールを読んだサプライヤは、（オフィスに戻った後に）自己の固定端末３ａの画面上で、アップロードされた注文の詳細を閲覧し、調達サイトよりデータをダウンロードする。この閲覧によって、調達データベース中の「サプライヤステータス」は”開封”に変化する。
【００３２】
ステップ（ｇ）：注文請書の送信
発注先のサプライヤは、発注元となるバイヤへの注文請書をサイト上で作成する。作成された注文請書は、サプライヤ端末３から調達支援システム１に送信され、調達サイトにアップロードされる。これにより、「サプライヤステータス」が”回答済み”、「バイヤステータス」が”未開封”にそれぞれ変更される。
【００３３】
ここで、サーバ１１は、サプライヤより注文請書を受領していないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、サプライヤに対して、注文の概要が記述された督促メールを送信する。この督促メールは、注文の通知メールとほぼ同様の内容を有する。注文請書の督促メールを送信するメリットは、見積依頼の督促メールを送信するメリットと同様である。
【００３４】
ステップ（ｈ）：注文請書の閲覧
発注元となるバイヤは、発注先のサプライヤによってアップロードされた注文請書を閲覧する。この閲覧によって、調達データベース中の「バイヤステータス」は”開封”に変更され、商品調達に関する一連の手順が終了する。
【００３５】
このように、本実施形態において、サーバ１１は、見積依頼または注文といった調達依頼をバイヤ端末２より受信した場合、依頼先となるサプライヤと、依頼内容と、回答期限と、回答期限を基準にバイヤが指定した督促日とを互いに関連付けて、調達データベースに登録する。そして、サーバ１１は、調達依頼に対する回答（見積回答または注文請書）がないことを前提として、回答期限から督促日を差し引いた日になった場合、依頼先となるサプライヤによって予め設定されたサプライヤ端末に対して、督促メールを送信する。これにより、サプライヤにとっては、調達依頼を遅滞なくタイムリーに知ることができるというメリットがある。一方、バイヤにとっては、調達支援システム１の処理により督促が自動的に行われるので、督促の手間が省け、かつ、見積回答期限内に回答が得られる可能性が向上するというメリットがある。その結果、円滑な商品調達を実現することが可能となる。
【００３６】
また、この督促メールには、調達依頼の概要のみが記述されているため、セキュリティ上の問題が生じにくく、送信するデータ量も少なく、かつ、表示画面の小さな携帯端末３ｂでも不便がないというメリットもある。
【００３７】
また、本実施形態では、調達依頼の登録処理を行った後に、依頼先のサプライヤに概要付の通知メールを送信する。これにより、サプライヤは、新規の調達依頼が来ていることを迅速かつタイムリーに知ることができる。また、通知メールの内容は調達依頼に概要のみであるから、セキュリティ上の問題等も生じにくい。
【００３８】
なお、本実施形態では、見積依頼および注文の双方の調達依頼に関して督促メールを送信しているが、いずれか一方に関してのみ督促メールを送信してもよい。
【００３９】
【発明の効果】
本発明によれば、調達依頼に対する回答が遅延した場合、調達支援システムの処理によって、回答の督促が自動的に行われる。これにより、バイヤにとっては督促の手間が省け、サプライヤにとっては督促をタイムリーに受けられるので、円滑な商品調達が実現できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ネットワークシステムの全体構成図
【図２】見積依頼の入力画面の表示例を示す図
【図３】調達データベースの説明図
【図４】通知メールの内容の一例を示す図
【図５】サプライヤデータベースの説明図
【符号の説明】
１  調達支援システム
２  バイヤ端末
３  サプライヤ端末
３ａ  固定端末
３ｂ  携帯端末
１１  サーバ
１２  記憶装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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