(57)【要約】【課題】図書館のレファレンス情報を電子化する際に、追記する毎にレファレンス記録シート全体をイメージ取得することと、テキストデータの検索キーの付与をキーボードによる手入力で行うことが、レファレンス情報の電子化の障害となっている点を解決する。【解決手段】本発明は、デジタルペーパーで作成したレファレンス記録シート及び追記シートにデジタルペンにより記入を行い、記入した内容を記入内容データとしてデジタルペンに格納してクライアント端末に送信し、画像データベース、テキストデータベースの双方に格納してレファレンス情報の電子化の効率アップと検索の精度向上を図る。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
図書館情報システムにおけるレファレンス事例管理システムであって、デジタルペンによりレファレンスシートを識別する情報及びレファレンス記入情報といったレファレンス事例データを取得する手段と、デジタルペンに格納された前記レファレンス事例データを送信する手段と、前記レファレンス事例データを受信するサーバにはレファレンス事例データを格納するレファレンスデータベースを備え、前記送信された前記レファレンス事例データを一時格納する手段と、イメージデータとして取得した前記レファレンス事例データを文字データに変換し記入位置に対応する項目名に対応付ける手段と、レファレンスシートを識別する情報と少なくとも前記項目名に対応付けた文字データと、必要に応じて前記イメージデータとして取得した情報とを対応付けてレファレンスデータベースに格納する手段を備えたことを特徴とするデジタルペンを利用したレファレンス事例管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のデジタルペンを利用したレファレンス事例管理システムにおいて、デジタルペンにより記入する記録用紙に記入位置を絶対座標として特定する情報を備え、前記記録用紙に受付情報の他に調査の経緯情報を記入する欄を設け、上記レファレンス事例管理システムのサーバに前記絶対座標をレファレンスシートを識別する情報と対応付ける情報を備え、レファレンス受付館と少なくとも１つのレファレンス協力館で上記レファレンスデータベースに情報を登録し参照する手段を備え、レファレンス受付館またはレファレンス協力館において前記記録用紙の経緯情報を記入する欄にデジタルペンにより調査の経緯を記入して上記レファレンス事例管理システムのサーバに送信し、前記レファレンスデータベースの情報を参照する手段により記入館において記入欄の絶対座標に対応するレファレンスシートの記入情報を確認し、該レファレンスシートの経緯情報として記入内容を前記レファレンスデータベースに登録する手段を備えたことを特徴とすデジタルペンを利用したレファレンス事例管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載のレファレンス事例管理システムにおいて、上記経緯情報に書誌情報を関連付け、書誌からのレファレンス事例の検索を可能とすることを特徴とするデジタルペンを利用したレファレンス事例管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、図書館における問合せ対応業務であるレファレンス業務で発生する、レファレンス対応データの記録と管理を行うレファレンス事例管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
図書館では、利用者の問合せに対応して図書の照会や検索を行い、情報を提供するレファレンス業務が行われている。利用者の問合せはレファレンス記録シートと呼ばれる記録用紙に記載したものを受け付け、図書館員が最終的な回答を提示するまでの経緯の記録を行い、整理・蓄積を行っている。また、レファレンス受付館の所蔵では対応が困難な問合せについては、レファレンス協力館への展開を行って対応している。従来、レファレンス記録の整理・蓄積は記録用紙のファイリングによるものが主流であり、過去の事例の参照は目視による記録用紙の検索であり、非効率的であった。
【０００３】
また、特許文献１に示すように、問合せ書類などの管理については知られていた。
【０００４】
【特許文献１】特開平１１−１８４９４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１では、図書館のレファレンス記録シートの管理については述べられていない。また、上記従来の方法では、最終的な回答を提示するまでレファレンス記録シートを登録することができないか、受け付け状態で入力し、シートへの追記が行われる毎に画像を読み直すので手間がかかるという問題があった。また、検索キー以外の情報はイメージ情報であり、限られた項目の検索キーで検索を行うので検索結果が絞れないという問題があった。さらにレファレンス協力館から得られた情報を登録するには、受付館の図書館員が該当するシートを探し出し、時系列にシートに記入しなければならないという問題があった。
【０００６】
本発明の目的は、レファレンス記録シートにより問合せと回答を行うレファレンス業務において、リアルタイムに情報を電子化して登録し、経過情報の追加や結果の検索を容易にするレファレンス事例管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明のレファレンス事例管理システムは、データの入力を用紙及び記入位置を特定できる情報を備えたデジタルペーパーで作成したレファレンス記録シートとデジタルペンにより行う。本発明で利用するデジタルペンは、デジタルペーパー上の用紙及び記入位置を特定できる情報を筆記ストロークとして読み込みペン内のメモリに格納することで、用紙をスキャンすることなく筆記イメージを取得する。筆記情報はデジタルペンから直接、あるいは中継機器を通してレファレンス事例管理システムに送信する。レファレンス事例管理システムには記入シート及び記入位置を特定できる情報と記入位置と項目名の対応ファイルを備え、レファレンス記録シートを特定する情報と記入項目に対応付けた筆記イメージとして変換し格納する。さらに筆記イメージをＯＣＲ技術により文字データに変換し、レファレンス項目に対応するデータとしてデータベースに登録する。この時、レファレンス記録シートに筆記したイメージ情報をそのままレファレンス記録シートの識別情報と対応付けてデータベースに登録しても良い。登録情報として、登録日時、受付館識別情報、担当者等の情報はデジタルペンの備える情報により自動的に登録することとしても良い。
【０００８】
前記レファレンス記録シートには、経過情報及び最終回答を記入する欄を設け、同様に経過や回答をデジタルペンで記入し、それぞれ経過情報項目、最終回答項目に文字データとして格納する。この時、別に追記用シートを設け、レファレンス記録シートに対応付ける手段を備えて、同じ用紙でなくとも経過情報や回答を記入できる形式にしても良い。レファレンス記録シートとの対応付けは、記入シートを特定する情報として特定のレファレンス記録シートと対応付けても、追加シートに対応するレファレンス記録シート識別情報を記入する欄を設けても良い。
【０００９】
さらに、レファレンス受付館に備えるレファレンス事例管理システム上のレファレンスデータベースをレファレンス協力館から参照し情報を登録できる形式、あるいは複数館でレファレンス事例管理システムを共有する形式としても良い。この場合、問合せを受けたレファレンス協力館では依頼のあったレファレンス記録シートの識別情報によりデータベースから該当シートを呼び出して表示し、内容を確認する。回答を行う際は、レファレンス記録シート本体は協力館に無いので上記追加シートを利用して回答をデジタルペンで記入し、自館のサーバあるいは中継機器を経由して情報をレファレンス事例管理システムに送信する。各館で備え付けの追加シートを用いることにより、複数の協力館で並行して回答することも可能となる。
【００１０】
さらにレファレンスデータベースへレファレンス記録情報や回答情報を登録する際に記入内容に書誌情報が含まれる場合は、図書館情報システムの備える書誌データベースから該当する書誌情報を検索し、必要事項またはリンク情報となる書誌コードを併せて登録する形式としても良い。この場合、レファレンス情報だけでなく書誌情報をキーとして検索することも可能となる。
【発明の効果】
【００１１】
以上のように本発明によれば、デジタルペーパーで作成したレファレンス記録シートとデジタルペンで情報を入力することにより、リアルタイムでレファレンス情報を全文文字データとしてデータベースに登録することが可能となり、より多くの情報で検索することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図を用いて説明する。
【００１３】
図１は本発明の図書館情報システムにおけるレファレンス事例管理システムの構成の一例を示す図である。１０はデジタルペン、２０はデジタルペン記入データ送信機、３０はクライアント端末、４０はレファレンスデータベースサーバ、５０は図書データベースサーバを示す。
【００１４】
デジタルペン１０は、記入内容格納域１３０を備え、デジタルペーパーの持つユニークなドットパターンを筆記ストロークの順序で読み込み格納する。本実施例で想定するデジタルペーパーのドットパターンは特定の用紙の特定の位置を示すユニークな情報ファイル６００としてサーバあるいはクライアント内に設定し、ドットパターンを読むだけでどの用紙のどの位置の記入かを一意に識別することができる。この位置情報を項目名と対応付けたファイル７００をサーバ内に備えることで、シートの記入欄として設けたエリアに記入した情報を特定の用紙のある項目の情報として取得する事が可能となる。ここではデジタルペン１０に自館を示す情報を持たせ、処理場所格納域１２０に各デジタルペンの設置場所を示す処理場所ＩＤ１２１を格納しておき、ペンから送信された内容をある処理場所ＩＤと対応付けて格納できる。
【００１５】
ここではデジタルペン１０によるレファレンス記録シートへの情報入力は、図書館員が聞き取りにより筆記し、電子化した内容を確認してデータベースに登録することとする。デジタルペンに記録されたデータは記入データ送信機２０によりクライアント端末３０へ送信される。クライアント端末３０には、デジタルペンから情報を受信する記入データ受信処理部３２０と、記入データをファイル６００とファイル７００の情報により項目に対応する筆記イメージ情報に変換する画像データ作成処理部３３０と、画像化された記入内容データを文字データに変換する確認・修正画面表示部３４０と、レファレンスデータベースサーバ４０のデータベースにデータを登録するデータ登録処理部３５０を備え、デジタルペンから受信した情報を画像情報に変換し、次いで文字データに変換し、端末画面に表示することで内容を確認し、レファレンスデータベースサーバ４０のデータベースにデータを登録する。修正部分があった場合は該当部分を特定し、キーボード３０２から修正入力を行う。
【００１６】
レファレンスデータベースサーバ４０には、レファレンスデータベース４２０と全文データベース４４０と画像データベース４３０を設け、レファレンス記録シート識別コードと項目に対応付けた情報をレファレンスデータベース４２０に登録し、レファレンス記録シート識別コードと文字データ全文を対応付けた情報を全文データベース４４０に登録し、レファレンス記録シート識別コードと筆記イメージ情報全体を対応付けた情報を画像データベース４３０に登録する。さらに経緯データベース４５０を設け、レファレンス記録シートに対して途中経過回答として得られた情報をレファレンス記録シート識別コードに対応付けて経緯データベース４５０に登録する。この経緯情報は追記シートからの入力情報とし、併せてレファレンス記録シート識別コードに対応するレファレンスデータと全文データと画像データとにも情報の追加を行うこととする。
【００１７】
また、クライアント端末３０には、レファレンスデータベースサーバ４０のデータベース群を検索するデータ検索処理部３１０と、図書データベースサーバ５０のデータベース群を検索する所蔵検索処理部３６０を備え、レファレンス情報と所蔵情報をシームレスに検索できることとする。
【００１８】
図２にレファレンスシート記入済みのデジタルペン内に格納したデータ項目、図３にそれをクライアント端末３０に送信し、データ変換を行って登録前確認を行う確認画面、図４に画像データベース４３０のデータ項目、図５にレファレンスデータベース４２０のデータ項目、図６に全文データベース４４０のデータ項目の例を示す。テキスト化されて図３の確認画面に表示されたレファレンスＩＤ、タイトル、質問者ＩＤ、受付日、質問種別、回答者ＩＤ、回答日、回答種別は、図５に示すレファレンスデータベース４２０に登録される。また、図６に示す全文データベース４４０には質問内容、回答内容が全文データの種別を示す全文コードと共に登録される。同時に記入内容データは画像情報として図４に示す画像データベース４３０にシートＩＤと共に格納される。図３の確認画面では、記入内容データをレファレンス記録用紙の画像データと共に表示し、画面上にレファレンスシートを再現する。
【００１９】
図７に追記シート記入済のデジタルペン１０のデータ項目、図８にそれをクライアント端末３０に送信し、データ変換を行って登録前確認を行う経緯情報確認画面、図９に経緯データベース４５０のデータ項目の例を示す。デジタルペン１０に格納された追記シートＩＤ１１１、処理場所１２１、記入内容データ１３１はレファレンスデータベースサーバ４０に送信され、項目ごとにテキスト変換されて図８に示す確認画面に表示される。所蔵有にチェックがある場合、確認者はテキスト化されて確認画面に表示された書誌情報であるタイトル、著者名、出版者、出版年を修正し、これらをキーとして図書データベースサーバを検索し、書誌ＩＤを取得して画面に表示する。同時に追記場所を所蔵館欄に表示する。図８に示す確認画面で情報の修正、付加情報の取得を行った後、経緯シートＩＤ、レファレンスＩＤ、追記場所、記入日、書誌ＩＤ、所蔵館を図９に示す経緯データベース４５０に登録する。同時に全文データベース４４０に経緯シートＩＤを全文ＩＤ、レファレンスＩＤを全文コードとして追記内容を登録する。
【００２０】
図１０はレファレンス記録シート、図１１は追記シートの例である。筆記で記入する記入欄の情報は上記の通り画像情報への変換を経て文字データに変換され、該当項目をチェックするチェック欄に記入した情報はファイル６００とファイル７００の情報により項目フラグの有無や種別コードに直接変換される。
【００２１】
以上の処理の流れを処理フローにより説明する。図１２はレファレンスシート記入済みデジタルペンからデータをデータベースに登録する際の処理フロー、図１３は追記データ記入済みデジタルペンからデータをデータベースに登録する際の処理フローである。
【００２２】
まず図１２によりレファレンスシート記入済みデジタルペンからデータをデータベースに登録する際の処理を説明する。デジタルペンで図１０に示すようなレファレンス記録シートの質問欄に質問内容と質問種別、受付日と質問者ＩＤを記入する（ステップＳ５０１）。このうち受付日はシステム日付、質問者ＩＤは質問者の個人カードから取得しても良い。記入終了後、クライアント端末３０にデータを送信する（ステップＳ５０２）。クライアント端末３０で送信された情報を解析し、レファレンス記録シート識別ＩＤを取得し、記入内容を画像データ、次いで文字データに変換する（ステップＳ５０３）。変換したデータをモニタ３０３に図３のようなイメージで表示する（ステップＳ５０４）。操作者が画面を確認し入力内容に修正が必要と判断した場合（ステップＳ５０５）、修正内容をキー入力する（ステップＳ５０６）。確認後、変換した画像データをレファレンス記録シートの書式でレファレンス記録シートそのもののように画像表示する（ステップＳ５０７）。文字データ、画像データ確認後、それぞれをレファレンスデータベース４２０と全文データベース４４０、画像データベース４３０に登録する（ステップＳ５０８）。
【００２３】
次に、図１３により追記データ記入済みデジタルペンからデータをデータベースに登録する際の処理を説明する。デジタルペンで図１１に示すような追記シートに回答事項を記入する（ステップＳ６０１）。この時、どのレファレンス記録シートに回答するのか端末から検索し、依頼内容を確認してレファレンスＩＤを記入する。記入終了後、クライアント端末３０にデータを送信する（ステップＳ６０２）。クライアント端末３０で送信された情報を解析し、記入内容を画像データ、次いで文字データに変換する（ステップＳ６０３）。変換したデータをモニタ３０３に図８のようなイメージで表示する（ステップＳ６０４）。操作者が画面を確認し入力内容に修正が必要と判断した場合（ステップＳ６０５）、修正内容をキー入力する（ステップＳ６０６）。
【００２４】
次に、レファレンス依頼の該当図書が自館にあるかどうかを所蔵データベース５３０により確認し（ステップＳ６０７）、所蔵有りの場合書誌データベース５２０を検索して該当書誌ＩＤを取得し（ステップＳ６０８）、追記場所を所蔵館とする登録情報を入力する（ステップＳ６０９）。最後に文字データ、画像データ確認後、それぞれを経緯データベース４５０と全文データベース４４０、画像データベース４３０に登録する（ステップＳ６１０）。
【００２５】
このようにして登録したレファレンスデータベース４２０を検索する際の処理フローを図１４に示す。クライアント端末３０から検索キーを入力し、検索を行う（ステップＳ７０１）。キーに全文項目がある場合（ステップＳ７０２）には、全文データベース４４０を検索し、該当レコードのレファレンスＩＤを取得する（ステップＳ７０３）。次に全文項目以外の項目をキーとして、レファレンスデータベース４２０を検索し、該当レコードのレファレンスＩＤを取得する（ステップＳ７０４）。
【００２６】
こうして取得したレファレンスＩＤをキーとして経緯ＤＢを検索し、経緯ＩＤを取得する（ステップＳ７０５）。レファレンスＩＤ及び経緯ＩＤをキーとして画像ＤＢを検索し、取得した画像から画面上にレファレンス記録シート及び追記シートを再現し、表示する（ステップＳ７０６）。画面表示には画像そのものでなく、図３、図８に示すようなデータ項目でシートを再現した画面を表示しても良い。
上記した本発明の実施例によれば、レファレンス記録シートにシートを識別する情報が一意に付与されているため、同じシートにデジタルペンで追記されたデータをそのまま該当するシートの情報に追加することが可能となる。さらに追加シートを設けてレファレンス記録シートと対応付けることで、同じレファレンス記録シート上に別の場所から追記を行ったイメージで登録することが可能となる。さらに書誌情報データベース等、他のデータベースと連携する情報を登録することで、より多くの視点からレファレンス情報を検索することが可能となる。
【００２７】
これらにより、レファレンス事例のリアルタイムなデータベースへの反映を可能とし、過去の事例検索を効率化し、レファレンス業務による利用者サービスの向上を図ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】レファレンスシステムの実施例を示したシステム構成図である。
【図２】レファレンスシート記入済みデジタルペンに関する図である。
【図３】レファレンス記録シートへの記入内容データの登録前確認を行う確認画面に関する図である。
【図４】レファレンス記録用紙に関する図である。
【図５】レファレンスデータベースに関する図である。
【図６】全文ＤＢに関する図である。
【図７】経緯シート記入済みデジタルペンに関する図である。
【図８】経緯シートへの記入内容データの登録前確認を行う確認画面に関する図である。
【図９】経緯データベースに関する図である。
【図１０】記入に用いるレファレンス記録シートのレイアウト図である。
【図１１】記入に用いる追記シートのレイアウト図である。
【図１２】レファレンス記録シートへの記入内容データの登録の処理フローである。
【図１３】追記シートへの記入内容データの登録の処理フローである。
【図１４】データベースに蓄積したレファレンス事例を検索する際の処理フローである
【符号の説明】
【００２９】
１０    デジタルペン
２０    記入データ
３０    クライアント端末
４０    レファレンスデータベースサーバ
４２０  レファレンスデータベース
４３０  画像データベース
４４０  全文データベース
４５０  経緯データベース
５０    図書館データベースサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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