(57)【要約】【課題】ユーザに無用な判断をさせないことでユーザビリティを向上させることができる文書回覧システムを提供する。【解決手段】データベースサーバ１とコンピュータ２、５がネットワーク３、４で接続され、データベース管理者がコンピュータ２を通じて特定文書が指定範囲内の全員に読まれたことを検知できると共に、回覧している文書にユーザが回答できる文書回覧システムにおいて、回答数が一定数を超えた場合に、データベース６の文書への回答を不可とする機能を有する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理部と、指定されたユーザに対して指定された文書を未読状態に保つ文書未読化部と、文書に既読の印を登録する文書既読化部と、各文書と各ユーザに対する既読未読処理を行う既読未読処理部と、ユーザの回答を集計する文書回答処理部と、データベースに文書を登録する文書登録部と、データベースの文書を読み込む文書読込部と、文書が誰に読まれたかを検索する既読者検索部と、データベースから文書を削除する文書削除部と、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベースに登録する文書回答登録部と、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベースから削除する文書回答削除部と、指定された文書の回答結果をデータベースから読み込む文書回答読込部とを備えたデータベースサーバと、コンピュータとをネットワークで接続した文書回覧システムであって、データベース管理者がコンピュータを通じて特定文書が指定範囲内の全員に読まれたことを検知できると共に、回覧している文書にユーザが回答できる文書回覧システムにおいて、
ユーザからの回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書への回答を不可とする機能を有することを特徴とする文書回覧システム。
【請求項２】
請求項１記載の文書回覧システムにおいて、回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書の読み込みを不可とする機能を有することを特徴とする文書回覧システム。
【請求項３】
請求項１記載の文書回覧システムにおいて、回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書を削除する機能を有することを特徴とする文書回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書回覧システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
文書回覧システムに関連して、例えば、特許文献１には、回答の進捗状況を管理する技術が提案されている。又、特許文献２は、回答のやり方に関するものである。更に、特許文献３には、電子文書を回覧する点についての記載がある。
【特許文献１】特開２００２−２１５８８４公報
【特許文献２】特開平１０−３２６２５７号公報
【特許文献３】特開２００１−０５２０４４公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ある特定の情報をコミュニティ全員に通知する方法として、回覧板や連絡網というシステムがある。これは、情報の伝達経路を特定し、情報を順次伝達することでコミュニティ全員に通知することを保証するものであり、電子的な文書においても例えば検印や承認などは回覧板等と同様に特定の経路で情報が伝達されていく。
しかしながら、上記のように電子的な文書は、情報が物質に依存していないので複数の人間が同時にその情報にアクセスできることが特徴であるにも拘わらず、情報の伝達経路を特定して情報を順次伝達する方法の場合、何かの原因で経路の伝達が中断してしまうと、それ以後の人間に情報が伝達されなくなってしまうという問題点がある。
上記のような情報の場合、コミュニティ全員に認知されることさえ保証されれば、一定の経路をたどっていく必要はなく、情報を電子媒体を介して伝達する場合には特定の経路をたどる以外にも全員に通知したことを保証することが可能である。例えば全員に同時にメールするという手段が考えられる。
ところが文書の情報量が大きい場合、全員に同時にメールすることはメールサーバに多大な負担を与える。通常、このような場合はデータベースに情報を登録し通知だけがメールでユーザに送られ、ユーザは通知を受けて能動的にデータベースを読みに行くシステムが取られる。
しかしこの場合、ユーザがデータベースに能動的に読みに行かなくてはならないので、逆に情報がコミュニティ全員に認知されたことが保証できなくなってしまう。
そこで、比較的大きな電子情報がコミュニティ全員に認知され、なおかつ認知されたときにその検知を保証することを目的として同一出願人が提案を行っている。
【０００４】
ところで、情報のやりとりには単方向と双方向のものがある。単方向のものとは、発信者が受信者に情報を提供するだけのタイプである。例えば、行事の連絡や緊急連絡などがこれにあたる。双方向のものとは、発信者が受信者に情報を提供し、そのリアクションを受信者が発信者に回答するものである。例えば、会議の通知の参加／不参加回答や物品の共同購入の回答などがこれにあたる。
双方向の場合についても同一出願人が提案を行っており、この提案では双方向の情報のやりとりに対し、電子情報がコミュニティ全員に認知され、回答の意思があるものは回答を完了したことを検知できることを保証することを目的とするものである。
さて、双方向のやりとりを行う回覧文書の中には『ある条件を満たせば、コミュニティ全員に認知される必要がなくなる文書』というものが存在しうる。例えば、「子犬もらってください。６匹」などの文書は、コミュニティの中の６人が子犬をもらう意思表示をした時点で、文書は存在する必要がなくなる。つまり、それ以上回覧する必要のない文書となるわけである。
本発明は、双方向の情報のやり取りに対し、必要な情報が得られた時点で自動的に回答できなくすることにより、ユーザに無用な判断をさせないことでユーザビリティを向上させることができる文書回覧システムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、文書管理部と、指定されたユーザに対して指定された文書を未読状態に保つ文書未読化部と、文書に既読の印を登録する文書既読化部と、各文書と各ユーザに対する既読未読処理を行う既読未読処理部と、ユーザの回答を集計する文書回答処理部と、データベースに文書を登録する文書登録部と、データベースの文書を読み込む文書読込部と、文書が誰に読まれたかを検索する既読者検索部と、データベースから文書を削除する文書削除部と、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベースに登録する文書回答登録部と、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベースから削除する文書回答削除部と、指定された文書の回答結果をデータベースから読み込む文書回答読込部とを備えたデータベースサーバと、コンピュータとをネットワークで接続した文書回覧システムであって、データベース管理者がコンピュータを通じて特定文書が指定範囲内の全員に読まれたことを検知できると共に、回覧している文書にユーザが回答できる文書回覧システムにおいて、ユーザからの回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書への回答を不可とする機能を有する文書回覧システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書回覧システムにおいて、回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書の読み込みを不可とする機能を有する文書回覧システムを主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１記載の文書回覧システムにおいて、回答数が一定数を超えた場合に、データベースの文書を削除する機能を有する文書回覧システムを主要な特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は本発明の実施の形態に係る文書回覧システムの構成図である。本文書回覧システムは、データベースサーバ１とコンピュータ２（管理者用）が第１のネットワーク３を介して接続され、さらに第１のネットワーク３に第２のネットワーク４が接続され、第２のネットワーク４に多数のコンピュータ（ユーザ用）５が接続されることで構成されている。
データベースサーバ１は、データベース６を持ち、データベース６に対する処理を行う。コンピュータ２、５は、データベースサーバ１にアクセスし、データベース６に対する文書の登録、削除、読み込み、検索、既読依頼、未読依頼、回答登録依頼、回答結果読込依頼などを行う。
図２はデータベースサーバ１の機能ブロック図であり、１１は文書未読化部、１２は文書既読化部、１３は既読者検索部、１４は文書登録部、１５は文書削除部、１６は文書読込部、１７は既読未読処理部、１８は文書管理部、１９は文書回答登録部、２０は文書回答削除部、２１は文書回答読込部、２２は文書回答処理部である。
文書未読化部１１は、指定されたユーザに対して、指定された文書を未読状態に保ち、文書既読化部１２は、指定されたユーザに対して、指定された文書を既読状態（既読の印を登録）にする。また、既読者検索部１３は、指定された文書に対する既読者を検索する。
文書登録部１４は、指定された文書をデータベース６に登録し、文書削除部１５は、指定された文書をデータベース６から削除し、また文書への回答も削除する。文書読込部１６は、指定された文書の内容をデータベース６から読み込む。
既読未読処理部１７は、文書とユーザに対する既読・未読状態を保持し、文書管理部１８は、文書の登録状態を保持する。文書回答登録部１９は、指定されたユーザに対して指定された文書の回答をデータベース６に登録する。
文書回答削除部２０は、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベース６から削除し、文書回答読込部２１は、指定された文書の回答結果をデータベース６から読み込む。文書回答処理部２２は、指定された文書の回登録状態を保持する。指定された文書の回答結果を計算する。
【０００７】
図３は本発明の文書回覧システムの表示画面例を示す図である。回覧内容、回答反映欄、チェック欄、回答欄が図のように示される。
図４は本発明の文書回覧システムにおける全体動作フロー図である。管理者が管理者用コンピュータ２に文書登録指示を出すと（ステップＳ１）、管理者用コンピュータ２はデータベース６に文書を登録する（ステップＳ２）。その後、管理者用コンピュータ２はユーザ用コンピュータ５に通知を送る（ステップＳ３）。このとき、メールを使用するのであれば、ここに第３者としてメールサーバが現れるが、今回はメールとは限っていないので省略している。
ユーザは通知を確認すると（ステップＳ４）、ユーザ用コンピュータ５に閲覧指示を出す（ステップＳ５）。コンピュータ５はデータベース６に文書読込依頼を出し、文書を読み込み（ステップＳ６）、データベース６は文書読込処理を行う（ステップＳ７）。データベース６が文書を読み終えると、ユーザは回答の必要がある場合は回答指示を出し（ステップＳ８）、指示を受けたコンピュータ５はデータベース６に回答登録依頼を出す（ステップＳ９）と共にデータベース６は回答登録処理を行う（ステップＳ１０）。回答を終えると、ユーザは文書既読化指示を出し（ステップＳ１１）、指示を受けたコンピュータ５はデータベースに文書既読化依頼を出し（ステップＳ１２）、データベース６は文書既読化処理を行う（ステップＳ１３）。
最後に、管理者が既読者検索指示を出し（ステップＳ１４）、データベース６に既読者を問い合わせ（ステップＳ１５）、データベース６は既読者検索処理を行う（ステップＳ１６）。ここで、全員が既読になっているか回答数が一定数を超えているなら、管理者が回答結果の読み込み指示を出せば（ステップＳ１７）、管理者用コンピュータ２はデータベース６に回答結果読込依頼を出し（ステップＳ１８）、データベース６は回答結果集計処理を行い（ステップＳ１９）、目的の回答結果を得ることができる。その後、管理者は文書削除指示を行い（ステップＳ２０）、管理者用コンピュータ２はデータベース６に対し文書削除依頼を行い（ステップＳ２１）、データベース６は文書削除処理および回答結果削除処理を実行することにより文書および回答結果を消すことができる（ステップＳ２２、Ｓ２３）。
【０００８】
図５は本発明の文書回覧システムにおける第１の動作フロー図である。  具体的には、システムが目的回答数を得た後のユーザの閲覧指示、回答指示、文書既読化指示を出したときのフローである。
まず、ユーザが通知確認および閲覧指示を出すと（ステップＳ３０、Ｓ３１）、指示を受けたコンピュータ５はデータベース６に文書読み込み依頼を出し（ステップＳ３２）、データベース６は文書読込処理を行う（ステップＳ３３）。このとき、システムが目的回答数を得ている場合は、ユーザが入力できないような表示を行う。入力ができないことで、ユーザは回答の必要がないことを認識する（ステップＳ３４）。一方、目的回答数を得ていない場合は、ユーザより文書既読化指示を受け（ステップＳ３５）、コンピュータ５はデータベース６に文書既読化依頼を出し（ステップＳ３６）、データベース６は文書既読化処理を行う（ステップＳ３７）。
【０００９】
図６は本発明の文書回覧システムにおける第２の動作フロー図である。具体的には、システムが目的回答数を得た後のユーザの閲覧指示、回答指示、文書既読化指示を出したときのフローである。
まず、ユーザが通知確認および閲覧指示を出す（ステップＳ４０、Ｓ４１）。指示を受けたコンピュータ５はデータベース６に文書読み込み依頼を出す（ステップＳ４２）。このとき、システムが目的回答数を得ている場合は、指定された文書の読み込み処理を行わず、回答不要であることを通知するための文書を返す（ステップＳ４３）。これを見ることにより、ユーザは回答の必要がないことを認識する。また、ユーザからは閲覧もできないので回答指示、文書既読化指示は行えない（ステップＳ４４、Ｓ４５）
図７は本発明の文書回覧システムにおける第３の動作フロー図である。具体的には、目的の回答数が得られた後、データベース管理者が回答結果を読み込むフローである。
データベース管理者が回答結果の読み込み指示をシステムの管理者用コンピュータ２に対して行うと、管理者用コンピュータ２よりデータベース６に回答結果読込依頼を行う（ステップＳ５０、Ｓ５１）。そしてデータベース６は回答結果集計を行い（ステップＳ５２）、回答結果をデータベース管理者に返す。このとき、目的の回答数が得られていれば、システムは自動的に文書削除処理と回答結果削除処理を行う（ステップＳ５３、Ｓ５４）。
【００１０】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１記載の発明によれば、回答数が一定人数を超えた場合に、自動的にデータベースの文書に回答できなくすることにより、ユーザに無用な判断をさせないにしてユーザビリティを向上させることが可能になる。請求項２記載の発明によれば、回答数が一定人数を超えた場合に、自動的にデータベースの文書を読み込めなくすることにより、ユーザは不必要に文書の内容を読み込まずとも文書回覧の不必要性を認識できるようになり、利便性が向上する。
請求項３記載の発明によれば、回答数が一定人数を超えた場合に、データベースの文書が自動的に削除されることにより、データベース管理者が能動的に文書を削除する必要がなくなるため、データベース管理者の保守作業を軽減することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書回覧システムの構成図である。
【図２】データベースサーバの機能ブロック図である。
【図３】本発明の文書回覧システムの表示画面例を示す図である。
【図４】本発明の文書回覧システムにおける全体動作フロー図である。
【図５】本発明の文書回覧システムにおける第１の動作フロー図である。
【図６】本発明の文書回覧システムにおける第２の動作フロー図である。
【図７】本発明の文書回覧システムにおける第３の動作フロー図である。
【符号の説明】
１  データベースサーバ、２、５  コンピュータ、３、４  ネットワーク、６
データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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