(57)【要約】    【課題】  格納する文書毎にその文書の格納結果を通知する通知メールの送信先を変えることができる文書格納システムを提供する。    【解決手段】  ＰＣ３は、複合機１からの文書を受信し、受信した文書をＰＣ２上の所定の格納場所へ格納する文書格納処理を行う。ここで、文書格納後には、文書格納結果通知メールが送信される。この文書格納結果通知メールの送信先は、複合機１から受信した文書に付随する情報例えばＦＡＸ文書受信時の送信元の電話番号に応じて決定され、文書格納結果通知メールが上記決定された送信先へ送信される。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して文書を送信する機能を有する処理装置と、前記処理装置と前記ネットワークを介して接続される文書格納処理装置とを備え、前記文書格納処理装置は、前記処理装置から前記ネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納する文書格納システムであって、
前記文書格納処理装置は、前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定手段と、前記送信先決定手段により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信手段とを有することを特徴とする文書格納システム。
【請求項２】
前記文書格納処理装置は、前記受信した文書に付随する情報に関連付けて前記通知メールの送信先を保持する保持手段を有し、
前記送信先決定手段は、前記保持手段に保持されている内容を参照して、前記受信した文書に付随する情報に応じた前記通知メールの送信先を決定することを特徴とする請求項１記載の文書格納システム。
【請求項３】
前記文書格納処理装置は、前記受信した文書に付随する情報に応じて前記通知メールの送信先を決定するか否かを設定する設定手段を有し、
前記送信先決定手段は、前記受信した文書に付随する情報に応じて前記通知メールの送信先を決定しないと設定された場合、前記受信した文書の対応する文書格納場所に対応付けられている送信先へ前記通知メールを送信することを特徴とする請求項２記載の文書格納システム。
【請求項４】
前記送信先決定手段は、前記受信した文書に付随する情報がない場合、前記受信した文書の対応する文書格納場所に対応付けられている送信先へ前記通知メールを送信することを特徴とする請求項２記載の文書格納システム。
【請求項５】
前記処理装置は、スキャナ機能またはファクシミリ受信機能の少なくとも１つを有し、
前記処理装置が送信する文書は、前記スキャナ機能により読み取られた文書または前記ファクシミリ受信機能により受信した文書であり、
前記文書格納処理装置が受信した文書に付随する情報は、部門情報、ユーザ認証情報、または前記処理装置のファクシミリ受信の際の送信元番号からなることを特徴とする請求項４記載の文書格納システム。
【請求項６】
処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納するための文書格納処理を実行可能な情報処理装置であって、
前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定手段と、
前記送信先決定手段により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
前記受信した文書に付随する情報に関連付けて前記通知メールの送信先を保持する保持手段を有し、
前記送信先決定手段は、前記保持手段に保持されている内容を参照して、前記受信した文書に付随する情報に応じた前記通知メールの送信先を決定することを特徴とする請求項６記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記受信した文書に付随する情報に応じて前記通知メールの送信先を決定するか否かを設定する設定手段を有し、
前記送信先決定手段は、前記受信した文書に付随する情報に応じて前記通知メールの送信先を決定しないと設定された場合、前記受信した文書の対応する文書格納場所に対応付けられている送信先へ前記通知メールを送信することを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記送信先決定手段は、前記受信した文書に付随する情報がない場合、前記受信した文書の対応する文書格納場所に対応付けられている送信先へ前記通知メールを送信することを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記処理装置は、スキャナ機能またはファクシミリ受信機能の少なくとも１つを有し、
前記処理装置が送信する文書は、前記スキャナ機能により読み取られた文書または前記ファクシミリ受信機能により受信した文書であり、
前記受信した文書に付随する情報は、部門情報、ユーザ認証情報、または前記処理装置のファクシミリ受信の際の送信元番号からなることを特徴とする請求項９記載の情報処理装置。
【請求項１１】
処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納する文書格納方法であって、
前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定工程と、
前記送信先決定工程により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信工程と
を有することを特徴とする文書格納方法。
【請求項１２】
処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納するための文書格納処理を情報処理装置に実行させるためのプログラムであって、
前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定モジュールと、
前記送信先決定モジュールにより決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信モジュールと
を有することを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
請求項１２記載のプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、処理装置からネットワークを介して送信された文書をネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納するための文書格納システム、情報処理装置、文書格納方法、プログラムおよび記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書格納システムとして、文書を格納するフォルダ毎に予めメールアドレスを設定しておき、あるフォルダに文書を格納する際に、当該文書の格納結果を、当該フォルダに予め設定されているメールアドレスを送信先とするメールで通知するものがある（例えば特許文献１を参照）。
【特許文献１】特開２０００‐２４４６９４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来例では、フォルダに予め設定されているメールアドレスを送信先とするメールにより、文書の格納結果を通知するので、格納する文書毎にその文書の格納結果の通知先を変えることができない。例えば同一のフォルダに格納される文書毎に当該文書の格納を所望のユーザに通知することができない。
【０００４】
本発明の目的は、格納する文書毎にその文書の格納結果を通知する通知メールの送信先を変えることができる文書格納システム、情報処理装置、文書格納方法、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、上記目的を達成するため、ネットワークを介して文書を送信する機能を有する処理装置と、前記処理装置と前記ネットワークを介して接続される文書格納処理装置とを備え、前記文書格納処理装置は、前記処理装置から前記ネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納する文書格納システムであって、前記文書格納処理装置は、前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定手段と、前記送信先決定手段により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信手段とを有することを特徴とする文書格納システムを提供する。
【０００６】
本発明は、上記目的を達成するため、処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納するための文書格納処理を実行可能な情報処理装置であって、前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定手段と、前記送信先決定手段により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信手段とを有することを特徴とする情報処理装置を提供する。
【０００７】
本発明は、上記目的を達成するため、処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納する文書格納方法であって、前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定工程と、前記送信先決定工程により決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信工程とを有することを特徴とする文書格納方法を提供する。
【０００８】
本発明は、上記目的を達成するため、処理装置からネットワークを介して送信された文書を受信し、該受信した文書を前記ネットワーク上の対応する文書格納場所へ格納するための文書格納処理を情報処理装置に実行させるためのプログラムであって、前記受信した文書に付随する情報に応じて、前記受信した文書の格納結果を通知するための通知メールの送信先を決定する送信先決定モジュールと、前記送信先決定モジュールにより決定された送信先へ前記通知メールを送信するメール送信モジュールとを有することを特徴とするプログラムを提供する。
【０００９】
本発明は、上記目的を達成するため、上記プログラムを格納したコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体を提供する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、格納する文書毎にその文書の格納結果を通知する通知メールの送信先を変えることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００１２】
図１は本発明の一実施の形態に係る文書格納システムが構築されているネットワークの構成を示すブロック図である。
【００１３】
本実施の形態の文書格納システムは、図１に示すように、ネットワークの一つであるＬＡＮ（Local Area Network）６上に構築されており、ＬＡＮ６には、複合機１、および複数のＰＣ（Personal Computer）２，３，４，５が接続されている。また、ＬＡＮ６上の各機器間の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使って行われ、また、データ転送のプロトコルとしては、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）が用いられる。
【００１４】
複合機１は、文書を読み取るスキャナ機能、文書をファクシミリ送受信するファクシミリ機能を含む複数の機能を有するとともに、スキャナ機能により読み取られた文書またはファクシミリ機能により受信した文書を、ＬＡＮ６を介して、文書格納処理を実行可能なＰＣ３に送信する機能を有する。ＰＣ３は、文書格納処理により、複合機１から送信された文書を受信すると、この受信した文書をＰＣ２内の所定の格納場所（例えばフォルダ）へ格納するために、ＬＡＮ６を介して受信した文書をＰＣ２へ送信する。また、ＰＣ３は、受信した文書のＰＣ２への格納結果を通知するための文書格納結果通知メールを、ＬＡＮ６を介して対応する送信先例えばユーザＡ（ＰＣ４），ユーザＢ（ＰＣ５）へ送信する。ここで、文書格納結果通知メールには、文書の格納場所を示すＵＲＬ、フォルダ名、ファイル名などが含まれる。ＰＣ２は、ＰＣ３から送信された文書を受信すると、受信した文書を所定の格納場所へ格納し、また、ユーザからの閲覧要求に応じて格納された文書の閲覧を許可するなどの文書管理を行う。
【００１５】
ＰＣ３は、ＣＰＵ３１、ＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納するＲＯＭ３２、ＣＰＵ１の作業領域を提供するＲＡＭ３３、各種アプリケーションソフトウェアおよびデータを格納するＨＤ（ハードディスク装置）３４、キーボード、マウスなどを含む入力装置３５、液晶表示装置、ＣＲＴなどからなるモニタ３６、およびＰＣ３をＬＡＮ６と接続するためのＩ／Ｆ３７を有する。ＣＰＵ３１は、ＨＤ３４に格納されている各種アプリケーションソフトウェアをＲＡＭ３３に読み出して実行することによって、各種処理を実行する。
【００１６】
次に、ＰＣ３上で動作するソフトウェアについて図２〜図４を参照しながら説明する。図２は図１のＰＣ２上で動作するソフトウェアの構成図、図３は図２の文書格納アプリケーションソフトウェアの構成図、図４は文書格納アプリケーションにより文書格納結果通知メールの送信先を決定する際に用いられる、文書の付随情報、通知先のメールアドレスおよび文書格納場所が関連付けられて記述されたテーブルの一例を示す図である。
【００１７】
ＰＣ３上で動作するソフトウェアには、図２に示すように、ＰＣ３の各ハードウェアの動作制御を行うためのＢＩＯＳ（Basic Input Out System）４１、ＯＳ（Operating System）４２および文書格納アプリケーション４３が含まれる。ＢＩＯＳ４１およびＯＳ４２によって、ＬＡＮ６上の通信に用いられるＴＣＰ／ＩＰのハンドリングが行われる。また、文書格納アプリケーション４３は、複合機１との通信機能および文書格納処理機能を実現するためのものである。
【００１８】
文書格納アプリケーション４３は、図３に示すように、プロトコル制御部５１、文書格納部５２、メール送信部５３、全体制御部５４および設定モジュール５５を含む。プロトコル制御部５１は、複合機１との間でＦＴＰを用いて文書の送受信を行う。文書格納部４２は、プロトコル制御部５１から渡された文書をＰＣ２内の所望の格納場所に格納するとともに、設定モジュール５５により設定された条件に従ってメールの送信先を決定し、この決定された送信先へ文書格納結果を通知するための文書格納結果通知メールを送信する。全体制御部５４は、プロトコル制御部５１から文書格納部５２への文書の受け渡しを制御し、また、プロトコル制御部５１または文書格納部５２の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、エラー発生時のユーザへのエラー通知などを行う。設定モジュール５５は、文書格納結果通知メールの送信先を、格納する文書に付随する情報に応じて決定するか、文書の格納場所（例えばフォルダ）に予め設定されているメール送信先とするかの条件を設定する。
【００１９】
設定モジュール５５により、文書格納結果通知メールの送信先を、格納する文書に付随する情報に応じて決定するという条件が設定された場合は、例えば図４に示すような、文書格納結果通知メールの送信先を決定するためのテーブルが用いられる。この図４に示すテーブルは、文書の付随情報、文書格納結果通知メールの送信先のメールアドレスおよび文書の格納場所が関連付けて記述されたテーブルである。このテーブルの場合、文書の付随情報が、ＦＡＸ文書受信時の送信元の電話番号とされ、この電話番号に対して、文書格納結果通知メールの送信先のメールアドレスおよび文書の格納場所が関連付けられている。
【００２０】
次に、ＰＣ３の上記文書格納アプリケーション４３による処理について図５を参照しながら説明する。図５は図１のＰＣ３の文書格納アプリケーションによる処理の手順を示すフローチャートである。図５に示す手順は、ＣＰＵ３１が文書格納アプリケーション４３を実行することによって、実行されるものである。ここでは、設定モジュール５５により文書格納結果通知メールの送信先を、格納する文書に付随する情報に応じて決定することが設定されているとし、この送信先の決定には、図４に示すテーブルが用いられる場合を説明する。すなわち、この場合、ＦＡＸ文書受信時の送信元の電話番号（ＦＡＸ送信元の電話番号）に応じて、文書格納結果通知メールの送信先としてユーザＡまたはユーザＢが文書格納結果通知メールの送信先として決定される。
【００２１】
ＰＣ３の文書格納処理においては、図５に示すように、ＣＰＵ３１が、まずステップＳ５１において、複合機１からの文書の受信を待ち、ここで文書を受信すると、ステップＳ５２において、受信した文書に付随する情報としてのＦＡＸ送信元の電話番号があるか否かを判定する。ここで、ＦＡＸ送信元の電話番号がなければ、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５３において、通常の文書格納処理を行う。この通常の文書格納処理においては、受信した文書を格納に適したフォーマットの文書に変換する画像変換処理が行われた後に、ＰＣ２へのログインが行われ、画像変換処理後の文書がＰＣ２へ送信される。ＰＣ２においては、ＰＣ３から送信された文書が対応する格納場所（フォルダ）へ格納される。この文書の格納後、上記文書の格納結果を通知するためのメールが上記格納場所に予め対応付けて設定されているメールアドレスを送信先として送信される。そして、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５１に戻り、複合機１からの文書の受信を待つ。
【００２２】
上記ステップＳ５２においてＦＡＸ送信元の電話番号があると判定された場合、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５４において、図４のテーブルを参照してＦＡＸ送信元の電話番号と関連付けられた格納場所を取得する。そして、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５５において、受信した文書の画像変換処理を行った後に、ＰＣ２にログインし、画像変換処理後の文書をＰＣ２上におけるＦＡＸ送信元の電話番号と関連付けられた格納場所に格納する。
【００２３】
次いで、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５６において、図４のテーブルを参照して送信元の電話番号と関連付けられたメールアドレスを取得し、続くステップＳ５７において、取得したメールアドレスを送信先とするメールを作成する。そして、ＣＰＵ３１は、ステップＳ５８において、上記ステップＳ５７で作成されたメールを送信し、上記ステップＳ５１に戻る。
【００２４】
このように、本実施の形態によれば、格納する文書毎にその文書の格納を通知するためのメールの送信先を変えることができる。
【００２５】
例えば、ＰＣ２上の文書格納場所となるフォルダ「Cabinet1\Folder1」に対して複数のユーザのメールアドレス「user-a@cannon.co.jp」，「user-c@cannon.co.jp」が設定されている場合、通常、当該フォルダに文書が格納されると、上記ユーザにそれぞれに文書格納結果通知メールが送信される。これに対し、ＦＡＸ送信元の電話番号「0123456789」が文書に付随していれば、当該文書はフォルダ「Cabinet1\Folder1」に格納されるとともに、その文書格納結果通知メールがメールアドレス「user-a@cannon.co.jp」のユーザに対して送信されることになる（図４のテーブルを参照）。
【００２６】
なお、本実施の形態では、文書に付随する情報がＦＡＸ文書受信時の送信元の電話番号である場合において、この送信元の電話番号に応じて文書格納結果通知メールの送信先を決定する例を示したが、例えば格納する文書に付随する情報としては、格納する文書が複合機１のスキャナ機能により読み取られた文書の場合には、スキャナ機能による読み取り時に入力された部門ＩＤまたはユーザ名とすることができる。この場合、図４に示すテーブルと同様に、部門ＩＤまたはユーザ名に対して、文書格納結果通知メールの送信先のメールアドレスおよび文書の格納場所が関連付けられて記述されているテーブルを用いればよい。また、このようなテーブルおよび図４に示すテーブルを含む複数のテーブルを用意し、設定モジュール５５により、文書格納結果通知メールの送信先をＦＡＸ文書受信時の送信元の電話番号、部門ＩＤまたはユーザ名のいずれを用いて決定するかを設定するようにしてもよい。
【００２７】
本発明は、上述した実施形態の装置に限定されず、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器から成る装置に適用してもよい。
【００２８】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００２９】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードを、ネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００３０】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００３１】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書格納システムが構築されているネットワークの構成を示すブロック図である。
【図２】図１のＰＣ２上で動作するソフトウェアの構成図である。
【図３】図２の文書格納アプリケーションソフトウェアの構成図である。
【図４】文書格納アプリケーションにより文書格納結果通知メールの送信先を決定する際に用いられる、文書の付随情報、通知先のメールアドレスおよび文書格納場所が関連付けられて記述されたテーブルの一例を示す図である。
【図５】図１のＰＣ３の文書格納アプリケーションによる処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３３】
１  複合機
２  ＰＣ
３  ＰＣ
３１  ＣＰＵ
４２  ＲＯＭ
４３  ＲＡＭ
３４  ＨＤ
３７  ネットワークＩ／Ｆ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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