(57)【要約】【課題】インターネットの脅威を回避するとともに、社外からのグループウェアへのアクセスをパソコンあるいはＰＤＡを持ち歩くことなく手軽に行うことのできるグループウェアシステムを得る。【解決手段】グループウェアサーバは、グループの情報資源データが蓄積された第１データベースと、コードデータとグループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルが登録された第２データベースと、外部端末から受信したコードデータと情報資源テーブルとに基づいてグループの情報資源管理を実行し、第１データベース内のグループの情報資源データを更新する情報資源処理手段と、情報資源処理手段で更新されたログが登録される第３データベースと、更新された内容をクライアント端末１に送信する情報送信手段とを備える。【選択図】図１
2005284945.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループ内のクライアント端末及び外部の通信回線に接続され、グループの情報資源を管理するグループウェアシステムにおいて、
グループの情報資源データが蓄積された第１データベースと、
外部端末から前記通信回線を通じて入力されるプッシュ信号の組合せによるコードデータと、グループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルが登録された第２データベースと、
前記外部端末から入力されるコードデータに基づいて、前記第２データベースの情報資源テーブルからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、前記第１データベース内のグループの情報資源データを更新する情報資源処理手段と、
前記情報資源処理手段によって前記第１データベースに登録された更新内容を前記グループ内のクライアント端末に送信する情報送信手段と
を備えることを特徴とするグループウェアシステム。
【請求項２】
前記情報資源処理手段は、前記外部端末から修正指令が入力されたときは、前記修正指令の後に入力されるコードデータに基づいて、前記第２データベースの情報資源テーブルからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、前記第１データベース内のグループの情報資源データを更新することを特徴とする請求項１に記載のグループウェアシステム。
【請求項３】
前記情報資源処理手段は、前記外部端末から入力されるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容が音声録音を要求する処理であるときは、前記外部端末から入力される音声信号をデジタル信号として受信し、前記クライアント端末で再生可能な形式に変換してグループの情報資源データとして前記第１データベースに保存することを特徴とする請求項１または２に記載のグループウェアシステム。
【請求項４】
前記情報資源処理手段は、前記外部端末から入力されるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容がグループの情報資源データの返送の要求であるときは、このコードデータに対応する返送内容を前記第１データベース内のグループの情報資源データから取り出し、
前記情報送信手段は、前記情報資源処理手段によって取り出された返送内容を前記外部端末に送信することを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１項に記載のグループウェアシステム。
【請求項５】
グループ内のクライアント端末及び外部の通信回線に接続され、グループの情報資源を管理するグループウェアシステム用のプログラムであって、
コンピュータに、
プッシュ信号の組合せによるコードデータとグループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルが登録された第２データベースから、外部端末から通信回線を通じて入力されるプッシュ信号の組合せによるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、グループの情報資源データを蓄積する第１データベース内のグループの情報資源データを更新する情報資源処理手段と、
前記情報資源処理手段によって前記第１データベースに登録された更新内容を前記グループ内のクライアント端末に送信する情報送信手段と
を機能させるためのグループウェアシステム用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）上に構築されているグループウェアに対して電話アクセスにより情報の受配信を行うグループウェアシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年は、オフィスにパーソナルコンピュータ（以下、パソコンと呼ぶ）が普及し、グループの情報資源管理を目的としてグループウェアが利用されている。このグループウェアは、ユーザ間のコミュニケーション及び情報の共有を実現することで、グループによる作業を効率化するソフトウェアであり、ＬＡＮを介して利用される。
【０００３】
グループウェアに対して社外からアクセスする場合には、グループウェアサーバをインターネットに接続する方式がある。このような環境では、社外からの不正アクセス対策が必要となる。この方式としては、リバースプロキシを設置し、インターネット側から社内のグループウェアへ直接アクセスさせない方法、あるいはイントラネットのファイアウォールに穴を開けることなく、携帯無線端末によってイントラネット内情報にアクセスできるシステムがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
一方、グループウェアに対して社外からアクセスする場合の別のものとして、インターネットの脅威を回避する目的で、インターネットにグループウェアサーバを接続しない方式もある。この一例としては、メールにグループウェア操作用のコマンド等を記入して送信し、グループウェアの情報をメールにて返信する方法がある。この方法は、グループウェア操作用コマンド等が記載されたメールをネットワーク上のどの部分で処理するかにより、さらにいくつかの方法がある（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−１３２５６９号公報（第３頁、図１）
【特許文献２】特開２００２−２４１５０号公報（第４頁、図１）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術には次のような課題があった。インターネットの脅威を回避するために、インターネットにグループウェアサーバを直接接続しない従来技術では、メールサーバが社内ネットワーク内に必須の構成要素となり、手軽さにかける。また、社外からのアクセスを携帯電話／ＰＨＳ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｈａｎｄｙｐｈｏｎｅ  Ｓｙｓｔｅｍ）によるダイヤルアップ接続を用いて行い、パソコンまたはＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）などをグループウェアに接続する方式もある。しかし、社外にパソコンまたはＰＤＡなどを持ち歩く必要があり、こちらも手軽さにかける。
【０００７】
本発明は上述のような課題を解決するためになされたもので、インターネットの脅威を回避するとともに、社外からのグループウェアへのアクセスをパソコンあるいはＰＤＡを持ち歩くことなく手軽に行うことのできるグループウェアシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係るグループウェアシステムは、グループ内のクライアント端末（１）及び外部の通信回線（４）に接続され、グループの情報資源を管理するグループウェアシステムにおいて、グループの情報資源データが蓄積された第１データベース（２Ａ）と、外部端末（５、６）から通信回線（４）を通じて入力されるプッシュ信号の組合せによるコードデータと、グループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルが登録された第２データベース（２Ｂ）と、外部端末（５、６）から入力されるコードデータに基づいて、第２データベース（２Ｂ）の情報資源テーブルからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、第１データベース（２Ａ）内のグループの情報資源データを更新する情報資源処理手段（２Ｄ）と、情報資源処理手段（２Ｄ）によって第１データベース（２Ａ）に登録された更新内容をグループ内のクライアント端末（１）に送信する情報送信手段（２Ｅ）とを備える（図１参照）。
【０００９】
また、情報資源処理手段（２Ｄ）は、外部端末（５，６）から修正指令が入力されたときは、修正指令の後に入力されるコードデータに基づいて、第２データベース（２Ｂ）の情報資源テーブルからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、第１データベース（２Ａ）内のグループの情報資源データを更新する。
【００１０】
また、情報資源処理手段（２Ｄ）は、外部端末（５、６）から入力されるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容が音声録音を要求する処理であるときは、外部端末（５、６）から入力される音声信号をデジタル信号として受信し、クライアント端末（１）で再生可能な形式に変換してグループの情報資源データとして第１データベース（２Ａ）に保存する（図１参照）。
【００１１】
また、情報資源処理手段（２Ｄ）は、外部端末（５）から入力されるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容がグループの情報資源データの返送の要求であるときは、このコードデータに対応する返送内容を第１データベース（２Ａ）内のグループの情報資源データから取り出し、情報送信手段（２Ｅ）が、情報資源処理手段（２Ｄ）によって取り出された返送内容を外部端末（５）に送信する（図１１参照）。
【００１２】
本発明に係るグループウェアシステム用プログラムは、グループ内のクライアント端末（１）及び外部の通信回線（４）に接続され、グループの情報資源を管理するグループウェアシステム用のプログラムであって、コンピュータに、プッシュ信号の組合せによるコードデータとグループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルが登録された第２データベース（２Ｂ）から、外部端末（５、６）から通信回線（４）を通じて入力されるプッシュ信号の組合せによるコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行し、グループの情報資源データを蓄積する第１データベース（２Ａ）内のグループの情報資源データを更新する情報資源処理手段（２Ｄ）と、情報資源処理手段（２Ｄ）によって第１データベース（２Ａ）に登録された更新内容をグループ内のクライアント端末（１）に送信する情報送信手段（２Ｅ）とを機能させるためのプログラムである（図１参照）。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、固定／携帯いずれの電話機にも共通なトーン信号送出機能を利用して、社外から設定するデータに基づいてグループウェアをコントロールする機能を実現することにより、インターネットの脅威を回避するとともに、社外からのグループウェアへのアクセスをパソコンあるいはＰＤＡを持ち歩くことなく手軽に行うことのできるグループウェアシステムを得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明のグループウェアシステムの好適な実施の形態につき図面を用いて説明する。
本発明のグループウェアシステムは、プッシュ信号の組合せによるコードデータとグループの情報資源の管理内容とを関連づけた情報資源テーブルをデータベースのあらかじめ登録しておくことにより、外部端末から指示されたコードデータに対応するグループの情報資源管理を実行するものである。
また、本発明のグループウェアシステム用プログラムは、本発明のグループウェアシステムに必要とされる機能を実現させるためのプログラムである。
【００１５】
図１は、本発明のグループウェアシステムを含むグループ全体のシステム構成を表す図である。
図１において、本発明のグループウェアシステムを利用する社内ネットワークは、パソコン１、グループウェアサーバ２、モデム３を備える。グループ内のクライアント端末に相当するパソコン１は、グループの情報資源を管理するグループウェアサーバ２にＬＡＮを介して接続されている。このグループウェアサーバ２は、第１データベース２Ａ、第２データベース２Ｂ、第３データベース２Ｃ、情報資源処理手段２Ｄ、情報送信手段２Ｅを有する。
【００１６】
第１データベース２Ａ内には、グループウェアシステムで管理されているグループの情報資源データが蓄積されている。また、第２データベース２Ｂ内には、グループの情報資源の管理内容とコードデータとを関連づけた情報資源テーブルが登録されている。さらに、第３データベース２Ｃ内には、外部端末から受信したコードデータに基づいて第１データベース２Ａ内のグループの情報資源データが更新された際に、その更新ログが記憶される。第３データベース２Ｃに記憶される更新ログは、外部端末が本グループウェアサーバ２を操作した操作内容を記録するものである。更新ログは、セキュリティ対策として外部端末からのアクセスをすべて記憶することで不正アクセスの発見、さらに更新内容を元に戻す場合の元情報として利用されるものである。
【００１７】
また、グループウェアサーバ２は、モデム３を介して外部の通信回線である社外の携帯／固定電話網４に接続されている。
この社外の携帯／固定電話網４には、外部端末である携帯電話５あるいは固定電話６が接続される。携帯電話５あるいは固定電話６からの信号は、携帯／固定電話網４を介してモデム３に伝達され、モデム３によりデジタル変換されて、最終的にグループウェアサーバ２に伝達される。
また、外部端末としては、ＰＨＳを用いることも可能である。
【００１８】
なお、ここでは、第１データベース２Ａで管理される情報資源データの内容として、スケジュールの登録、会議室等の設備の予約、グループウェアサーバ２上の掲示板への定型文の登録、グループを構成するメンバのうちの指定メンバへの定型伝言メモ連絡、指定メンバへの音声メモ録音、及び、指定メンバへのスケジュール確認（リマインダの送付）を例示的に扱って説明を行う。このような情報資源データが第１データベース２Ａに蓄積されており、情報資源データを更新した際の更新ログが第３データベース２Ｃに書き込まれることとなる。
【００１９】
本発明のグループウェアシステムは、携帯電話５あるいは固定電話６の基本機能であるプッシュ信号送出機能を利用して、プッシュ信号の組合せによって構成されるコードデータとして、社外からグループウェアへのアクセス要求を発信する。これに対してグループウェアサーバ２内の情報資源処理手段２Ｄは、受信したコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を第２データベース２Ｂ内に登録された情報資源テーブルから取り出してグループの情報資源管理を実行し、第１データベース２Ａ内の情報資源データを更新する。
【００２０】
さらに、情報資源処理手段２Ｄは、更新ログを第３データベース２Ｃに登録する。そして、情報送信手段２Ｅは、第１データベース２Ａに登録された更新内容をパソコン１に送信する。このようにして、グループウェアサーバ２は、携帯端末５あるいは固定電話６からのアクセス要求に応じて、グループの情報資源データを管理する。
【００２１】
ここで用いるコードデータは、具体的には、携帯電話５あるいは固定電話６に備わっている「０」〜「９」、「＃」、「＊」の各プッシュ信号の組合せによって構成される。さらに、このコードデータは、コマンドコード及び信号コードを組み合わせたものから構成されている。そこで、コマンドコード及び信号コードの詳細について次に説明する。
なお、以下の説明において、「０」〜「９」、「＃」、「＊」の各プッシュ信号のことを単にコードと呼ぶこととする。また、コード「＊」は、後述するように携帯電話５あるいは固定電話６からコードデータの入力間違いを修正するための修正指令として用いられる。
【００２２】
まず始めに、コマンドコードについて説明する。このコマンドコードは、グループウェアサーバ２が行うグループの情報資源の管理内容と各プッシュ信号のコードとを対応づけたものである。図２は、本発明におけるコマンドコードの一覧である。
【００２３】
コマンドコード「２」は、「自分のスケジュール登録」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２に対して自分のスケジュールを登録したい場合にこのコマンドコードを活用する。
コマンドコード「３」は、「会議室等設備予約」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２に対して会議室等の設備予約を行いたい場合にこのコマンドコードを活用する。
【００２４】
コマンドコード「４」は、「掲示板への定型文登録」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２の掲示板に対して定型文を登録したい場合にこのコマンドコードを活用する。
コマンドコード「５」は、「指定メンバへの定型伝言メモ連絡」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２に対して指定メンバへの定型伝言メモを登録したい場合にこのコマンドコードを活用する。
【００２５】
コマンドコード「６」は、「指定メンバへの音声メモ録音」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２に対して指定メンバへの音声メモ録音を行いたい場合にこのコマンドコードを活用する。
さらに、コマンドコード「７」は、「指定メンバのスケジュール確認」であり、利用者が社外からグループウェアサーバ２に対して指定メンバのスケジュール確認を行いたい場合にこのコマンドコードを活用する。
【００２６】
次に、信号コードについて説明する。この信号コードは、コマンドコードにより特定された管理内容の処理に対して、処理に必要なパラメータを設定するためのコードであり、各種パラメータと各プッシュ信号のコードとを対応づけたものである。図３は、本発明における信号コードの一覧である。「２」〜「７」の各コマンドコードに対応して設定される信号コードは、（１）時間情報コード、（２）対象コード、（３）指定メンバコード及び（４）伝言コードの４種のコードの組合せにより構成されている。
【００２７】
（１）の時間情報コードは、日付、開始時間及び終了時間からなる設定データによって構成され、合わせて１６桁の数値により設定する。
（２）の対象コードは、あらかじめ決められた用件コードあるいは設備コードから構成され、３桁の数値により設定する。
【００２８】
図４は、本発明における用件コードの一覧である。
図５は、本発明における設備コードの一覧である。
どちらのコードも３桁の数値からなっており、いずれかの数値を設定することにより用件あるいは設備を規定することができる。
【００２９】
（３）の指定メンバコードは、各人に固有に割り付けられた従業員番号から構成され、８桁の数値により設定する。この数値設定により、指定メンバを特定できる。
（４）の伝言コードは、定型文を規定するためにあらかじめ決められたコードから構成され、３桁の数値により設定する。図６は、本発明における伝言コードの一覧である。この数値設定により、各伝言コードに対応する定型文の伝言メッセージを規定できる。
【００３０】
次に、上述のコマンドコード及び信号コードの組合せからなるコードデータについて説明する。
図７は、本発明におけるコードデータの構成を示す図である。
信号コードは、図３で示したように（１）の時間情報コード、（２）の対象コード、（３）の指定メンバコード及び（４）の伝言コードの４種類から構成されている。しかし、全てのコマンドデータに対して（１）〜（４）の全てのデータを設定する必要はなく、コマンドコード「２」〜「７」の種類に応じて、設定すべき信号コードの内容は異なる。
【００３１】
コマンドコード「２」の「自分のスケジュール登録」の信号コードとしては、（１）の時間情報コードと（２）の対象コードとを設定すればよい。同様に、コマンドコード「３」の「会議室等設備予約」の信号コードとしても、（１）の時間情報コードと（２）の対象コードを設定すればよい。コマンドコード「２」及び「３」に対しては、（３）の指定メンバコード及び（４）の伝言コードを設定する必要はなく、（２）の対象コードの設定をした後に直ちにコード「＃」を設定することにより、信号コードの設定は完了する。図７において「−」で示されている部分が入力不要部に相当する。
【００３２】
コマンドコード「４」の「掲示板への定型文登録」の信号コードとしては、（４）の伝言コードのみを設定すればよい。この場合には、（１）〜（３）のデータは設定する必要がないため、スキップするためのダミーのコードとして「０」を設定する。これにより、グループウェアサーバ２内の情報資源処理手段２Ｄは、容易に（４）の伝言コードを抽出することができる。
【００３３】
コマンドコード「５」の「指定メンバへの定型伝言メモ連絡」の信号コードとしては、（３）の指定メンバコードと（４）の伝言コードとを設定すればよい。この場合にも、（１）と（２）のデータは設定する必要がないため、スキップするためのダミーのコードとして「０」を設定する。これにより、情報資源処理手段２Ｄは、容易に（３）の指定メンバコードと（４）の伝言コードとを抽出することができる。
【００３４】
コマンドコード「６」の「指定メンバへの音声メモ録音」の信号コードとしては、（３）の指定メンバコードのみを設定すればよい。この場合にも、（１）と（２）のデータは設定する必要がないため、スキップするためのダミーのコードとして「０」を設定する。また、（４）の伝言コードを設定する必要はなく、（３）の指定メンバコードの設定をした後に直ちにコード「＃」を設定することにより、信号コードの設定は完了する。これにより、情報資源処理手段２Ｄは、容易に（３）の指定メンバコードを抽出することができる。
【００３５】
コマンドコード「７」の「指定メンバのスケジュール確認」の信号コードとしては、（１）の時間情報コードと（３）の指定メンバコードとを設定すればよい。この場合にも、（２）のデータは設定する必要がないため、スキップするためのダミーのコードとして「０」を設定する。また、（４）の伝言コードを設定する必要はなく、（３）の指定メンバコードの設定をした後に直ちにコード「＃」を設定することにより、信号コードの設定は完了する。これにより、情報資源処理手段２Ｄは、容易に（１）の時間情報コードと（３）の指定メンバコードとを抽出することができる。
【００３６】
以上のように、利用者は、コード「０」〜「９」を組み合わせることにより所望のコマンドコードとそれに対応する所望の信号コードを設定できる。また、利用者は、信号コードの最後にコード「＃」を設定することとし、これにより情報資源処理手段２Ｄは、コードデータの最後をコード「＃」によって識別できる。複数のコードデータを設定したい場合には、利用者は、コード「＃」の後に新たなコマンドコード及び信号コードを設定できる。
【００３７】
さらに、信号コードの設定において入力ミスをした場合には、利用者は、修正指令であるコード「＊」を使う。コード「＊」は、現在入力中のコマンドコードに対応する信号コードをはじめから入力し直す際に使用する。従って、利用者は、信号コードの入力ミスをした場合にはコード「＊」を修正指令として入力した後に、信号コードのはじめから再入力することにより入力ミスの訂正が可能となる。
【００３８】
これに対して、グループウェアサーバ２内の第２データベース２Ｂには、図２〜図７で示されたような各種コードと、グループの情報資源の管理内容とを関連づけたデータが登録されており、これらの総称を情報資源テーブルと呼ぶ。グループウェアサーバ２内の情報資源処理手段２Ｄは、モデムを介して入力されたデータからコードデータを抽出し、第２データベース２Ｂからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を行うことができる。
【００３９】
次に、本発明のグループウェアシステムにおける利用者の操作について説明する。外部からグループウェアサーバ２に対して所望の操作を行いたい利用者は、図７に従って所望の操作に対応したコードデータをあらかじめ作成しておく。そして、利用者は、携帯電話５あるいは固定電話６からこのコードをプッシュ信号入力により設定することとなる。
【００４０】
図８は、本発明における利用者の操作手順を示した図である。ここでは、利用者が携帯電話５を使用してコード入力を行う場合について説明する。また、携帯電話５とグループウェアサーバ２との間のデータの送受信は、モデム３及び携帯／固定電話網４を介して行うものであるが、説明を簡略化するために、図８の記載及び以下の説明においてはモデム３及び携帯／固定電話網４の記載を省略している。
【００４１】
なお、以下の説明においては、情報資源テーブルが格納されている第２データベース２Ｂ内には、事前に利用者のログインデータが登録されていることを想定している。
まず始めに、利用者は、携帯電話５からグループウェアサーバ２のアクセス先に電話をかける（Ｓ８０１）。グループウェアサーバ２に正しくアクセスされると、ログイン入力を促す応答ガイダンスが携帯電話５に返送される（Ｓ８０２）。
【００４２】
次に、利用者は、あらかじめ割り当てられているログインのためのデータをプッシュ番号で入力する（Ｓ８０３）。これを受けてグループウェアサーバ２は、ログイン入力されたデータと第２データベース２Ｂ内にあらかじめ登録されているログインデータとの比較に基づく認証を行う（Ｓ８０４）。
【００４３】
認証結果が一致した場合には、データ入力を促す応答ガイダンスが携帯電話５に返送される（Ｓ８０５）。一方、認証結果が一致しない場合には、正しくログインされなかったことを知らせる応答ガイダンスが携帯電話５に返送される（Ｓ８０５）。認証結果が一致しない場合には、グループウェアサーバ２は、その後の処理を受け付けないこととなる。
【００４４】
正しくログインされた後に、利用者は、図７のコードデータにしたがって所望のコマンドコードの入力（Ｓ８０６）及び所望の信号コードの入力（Ｓ８０７）を行い、電話を切る（Ｓ８０８）。これに対して、グループウェアサーバ２は、正しくログインされた後に携帯電話５から送られてくる入力データに対してその後の処理を実行する（Ｓ８０９）。
【００４５】
この入力データは、利用者が携帯電話５から設定したコードであり、所望のコマンドコード及び所望の信号コードを備えたものである。しかし、利用者が入力ミスの訂正を行った場合には、送られてきた入力データの中に修正指令に相当するコード「＊」が含まれていることとなる。そこで、グループウェアサーバ２内の情報資源処理手段２Ｄは、まず始めに、入力データの中に含まれているコード「０」〜「９」、「＃」、「＊」を順次取り出していき、利用者によって設定されたコードデータを抽出する必要があり、図９を用いて詳細を説明する。
【００４６】
図９は、本発明のグループウェアシステムにおける情報資源処理手段２Ｄのデータ処理手順を示すフローチャートである。利用者からのログインデータを読み取った後に、入力データの中からコードデータを抽出し、抽出されたコードデータに対応した情報資源管理を行うまでの一連の流れを示している。
【００４７】
なお、以下の説明において、情報資源処理手段２Ｄは、モデム３を介して読み取った利用者からの設定データを記憶し、さらにその設定データから必要なデータを取り出した結果を記憶するための記憶部を有しているものとする。
【００４８】
まず始めに、情報資源処理手段２Ｄは、利用者によって入力されたログインデータを読み取り（Ｓ９０１）、入力されたログインデータと第２データベース２Ｂ内にあらかじめ登録されているログインデータとの比較に基づく認証を行う（Ｓ９０２）。認証結果が一致しない場合には、情報資源処理手段２Ｄは、正しくログインされなかったことを知らせる応答ガイダンスを携帯電話５に返送し（Ｓ９０３）、その後の処理を行わずに終了する。一方、認証結果が一致した場合には、情報資源処理手段２Ｄは、データ入力を促す応答ガイダンスを携帯電話５に返送する（Ｓ９０４）。
【００４９】
次に、情報資源処理手段２Ｄは、利用者により設定された入力データを記憶部に書き込み、その入力データからコマンドコード及び信号コードを順次抽出していく。まず、情報資源処理手段２Ｄは、記憶部に書き込まれた入力データの中から先頭のコードを抽出し（Ｓ９０５）、抽出したコードがどのコマンドコードに対応するかを判断する（Ｓ９０６）。「２」〜「７」のコードが抽出された場合には、情報資源処理手段２Ｄは、そのコードをコマンドナンバ（以下、コマンドＮＯと呼ぶ）として記憶部に記憶する（Ｓ９０７）。その後、情報資源処理手段２Ｄは、コマンドコードに続く入力データから信号コードの抽出を行う。
【００５０】
信号コードの抽出を行う前に、情報資源処理手段２Ｄは、信号コードメモリの内容をクリアする（Ｓ９０８）。ここで、信号コードメモリとは、コマンドＮＯに対応した１組の信号コードを抽出するために、１コード毎に抽出したコードを順次記憶していくメモリのことであり、記憶部の一部として存在する。信号コードメモリをクリアした後に、情報資源処理手段２Ｄは、コマンドコードに続く次の１コードの抽出を行う（Ｓ９０９）。
【００５１】
次に、情報資源処理手段２Ｄは、抽出されたコードが「＊」であるか否かを判断する（Ｓ９１０）。「＊」であると判断した場合には、情報資源処理手段２Ｄは、今までの入力データをキャンセルするためにステップＳ９０８に戻り、再び信号コードメモリの内容をクリアし、新たな１コードの抽出を行うこととなる（Ｓ９０９）。「＊」でないと判断した場合には、情報資源処理手段２Ｄは、抽出されたコードが「＃」であるか否かを次に判断する（Ｓ９１１）。
【００５２】
「＃」でないと判断した場合には、抽出したコードが「＊」あるいは「＃」のどちらでもない「０」〜「９」の数字であることに相当し、情報資源処理手段２Ｄは、抽出したコードを信号コードのデータの一部として信号コードメモリに記憶し（Ｓ９１２）、ステップＳ９０９に戻り、再び新たな１コードの抽出を行うこととなる。以上のようにして、情報資源処理手段２Ｄは、ステップＳ９０８〜Ｓ９１２の処理を繰り返すことにより、信号コードの末尾を示すコード「＃」が抽出されるまで、１コード毎に抽出したコードを順次信号コードメモリに記憶していく（Ｓ９１２）。
【００５３】
そして、抽出したコードが「＃」であると最終的に判断したとき（Ｓ９１１）には、信号コードメモリ内には、入力コードから抽出された１組の信号コードデータが記憶されていることになる。そこで、情報資源処理手段２Ｄは、ステップＳ９０７で事前に記憶しておいたコマンドＮＯと抽出された信号コードメモリ内の信号コードデータとを組み合わせたコードデータを、後に実行するコードデータとして記憶部に登録する（Ｓ９１３）。その後、新たな１コードの抽出を行い（Ｓ９１４）、ステップＳ９０６に戻る。
【００５４】
そして、情報資源処理手段２Ｄは、新たに抽出したコードがどのコマンドコードに対応するかを再び判断する（Ｓ９０６）。新たに抽出したコードが「２」〜「７」である場合は、引き続き信号コードが設定されていることに相当する。その場合には、情報資源処理手段２Ｄは、ステップＳ９０７以降の手順を繰り返すことにより、コマンドＮＯと信号コードデータとを組み合わせた新たなコードデータを抽出して順次記憶部に登録することとなる（Ｓ９１３）。
【００５５】
一方、ステップＳ９０６において、新たに抽出したコードが「＃」である場合には、コード「＃」が２つ続けて読み取られたことに相当し、情報資源処理手段２Ｄは、データ入力の最後であると判断する（Ｓ９０６）。その後、情報資源処理手段２Ｄは、ステップＳ９１３で記憶部に登録されているコードデータの処理を順次実行する（Ｓ９１５）。
【００５６】
具体的には、このステップＳ９１５において、情報資源処理手段２Ｄは、記憶部に登録されたコードデータに基づいて、第２データベース２Ｂに登録されている情報資源テーブルからこのコードデータに対応したグループの情報資源の管理内容を取り出してグループの情報資源管理を実行する。さらに、情報資源処理手順２Ｄは、実行結果に基づいて第１データベース２Ａ内のグループの情報資源データを更新するとともに、更新ログを第３データベース２Ｃに登録する。
【００５７】
また、情報送信手段２Ｅは、第１データベースに登録された更新内容をパソコン１Ｃに送信することにより、グループウェアの指定メンバに対して更新内容の伝達を行う。
【００５８】
以上の手順により、グループウェアサーバ２は、携帯電話５で設定された入力データから、１つあるいは複数のコードデータを抽出できる。さらに、グループウェアサーバ２は、コマンドコード及び信号コードからなるコードデータとあらかじめ登録されている情報資源テーブルとに基づいてグループの情報資源管理を実行し、更新内容をグループウェア内のメンバに伝達することができる。
【００５９】
以上のように、利用者は、携帯電話あるいは固定電話のトーン信号送出機能を利用して、社外からグループウェアサーバに対して所望のコマンドコード及び信号コードからなるコードデータを伝えることができる。さらに、グループウェアサーバは、受信した入力データから抽出したコードデータに基づいてグループの情報資源管理を実行できる。これにより、インターネットを使用せずに、そしてパソコンあるいはＰＤＡを持ち歩くことなく、社外からグループウェアを容易にコントロールする機能を実現することができる。
【００６０】
次に、コマンドコード「６」の「指定メンバへの音声メモ録音」に関する機能について説明する。
図１０は、本発明における利用者の操作手順を示した図である。利用者が一通りのデータ入力を終えるまでの操作内容は、図８と同一であり、同一の内容に関しては図８と同一のステップ番号を付し、説明を省略する。利用者は、一通りのデータ入力を終えた後に、グループウェアサーバ２からの応答ガイダンスに沿って必要な音声メモを録音することとなり、この処理を詳細に説明する。
【００６１】
先に説明した図８において、利用者は、ステップＳ８０７までのコード入力操作が終わると、その後の操作がないため電話を切っていた。これに対して、図１０では、利用者は、コード入力操作の後に指定メンバへの音声メモを録音する必要がある。したがって、利用者は、ステップＳ８０７までのコード入力操作が終わった後に、グループウェアサーバ２からの音声ガイダンスを待つこととなる。
【００６２】
グループウェアサーバ２内の情報資源処理手段２Ｄは、利用者のコード入力に対して、コードデータの抽出・処理を行う（Ｓ８０９）。そして、情報資源処理手段２Ｄは、コマンドコード「６」の「指定メンバへの音声メモ録音」に対応する処理を行う際には、携帯電話５に対して音声ガイダンスを返送し（Ｓ１００１）、利用者に音声録音を開始する旨を伝える。これに対して、利用者は、音声通話により指定メンバへの連絡事項を伝えることとなり、音声録音データが携帯電話５からグループウェアサーバ２に伝えられる（Ｓ１００２）。利用者は、音声通話を行った後に電話を切る（Ｓ１００３）。
【００６３】
情報資源処理手段２Ｄは、モデム３を介してデジタルデータとして得られた音声録音データを、コードデータ処理の一環として処理する。具体的には、情報資源処理手段２Ｄは、受信した音声録音データをパソコン１で再生可能な形式（例えばＷＡＶＥ形式）に変換し、グループウェアの伝言機能として指定メンバへの添付ファイルを作成する。さらに、情報資源処理手段２Ｄは、作成した添付ファイルをグループの情報資源データの１つとして第１データベース２Ａに登録する。
【００６４】
さらに、情報資源処理手段２Ｄは、ある指定メンバ用に添付ファイルを登録したという更新ログを第３データベース２Ｃに登録する。そして、情報送信手段２Ｅは、第１データベースに登録された更新内容を指定メンバのパソコン１Ｃに送信することにより、グループウェアの指定メンバに対して更新内容の伝達を行う。指定されたメンバは、伝達された更新内容に基づいて、パソコン１上で添付ファイルを開くことにより、社外からの連絡を音声で確認することができる。
【００６５】
以上のように、利用者は、グループウェアサーバに対して音声による伝言内容を社外から登録することができる。これにより、利用者は、指定メンバに対して定型文にはない所望の内容を音声にて社外から容易に伝えることが可能となる。さらに、指定されたメンバは、パソコン上でグループウェアの伝言機能として第１データベース２Ａ内に登録されている添付ファイルを開くことにより、任意のタイミングで社外からの連絡を音声で確認することができる。
【００６６】
次に、コマンドコード「７」の「指定メンバのスケジュール確認」に関する機能について説明する。図１１は、本発明におけるグループウェアシステムの新たな構成図である。基本的な構成は、図１と同一であるが、社外からの利用者に対して確認内容を伝える機能（以下、リマインダー機能と呼ぶ）を実現する手段をさらに備えている点が図１の構成とは異なる。追加された構成要素を中心に説明する。
【００６７】
図１１の構成は、メールサーバ７、ファイアウォール８及びインターネット９をさらに備える。メールサーバ７は、ファイアウォール８及びインターネット９を介して携帯電話５に対してメールを送信できる。このような構成を取ることにより、社外からのアクセスに携帯電話５を利用する場合には、今や携帯電話の基本機能と言えるメールサービスを活用してリマインダー機能を実現できる。
【００６８】
ここで、ファイアウォール８は、社外からの不正アクセスを防止するための手段である。社内ネットワークをインターネット９と直接接続することは、社外からの不正アクセスに対して無防備となる。そこで、メールサーバ７は、図１１に示すようなファイアウォール８を介してインターネット９と接続されている。このような構成を取ることにより、メールサーバ７は、ファイアウォール８によってインターネット９からも内部ネットワークからも隔離された非武装地帯ＤＭＺ（Demilitarized Zone）とすることができ、インターネットの脅威を回避できる。
【００６９】
情報資源処理手段２Ｄは、コマンドコード「７」の「指定メンバのスケジュール確認」に対応するコードデータを処理する場合には、コードデータに含まれている時間情報コード及び指定メンバコードに基づいて、第１データベース２Ａ内に蓄積されているグループの情報資源データから対応するスケジュール情報を取り出し、情報送信手段２Ｅが、スケジュール情報をファイアウォール８を介してメールサーバ７に送信する。
【００７０】
メールサーバ７は、受信したスケジュール情報をファイアウォール８、インターネット９を経由して、あらかじめ登録されている携帯電話５のメールアドレスに送信する。このようにして、社外の利用者は、グループウェアサーバ２内の所望のスケジュール情報を取得できる。
【００７１】
ここでは、社外の利用者が取得する情報が、コマンドコード「７」に対応する指定メンバのスケジュール情報である場合について説明したが、社外の利用者が取得できる情報はこれに限定されない。第１データベース２Ａ内に蓄積されているグループの情報資源データであれば、スケジュール情報以外も可能である。対応するコードデータをあらかじめ規定しておくことにより、社外の利用者は、例えば、他のグループメンバから自分宛の伝言メモあるいは音声メモ録音を社外で確認することも可能である。また、第３データベース２Ｃに記憶する内容は更新ログとしたが、更新内容をそのまま記憶してもよい。
【００７２】
以上のように、携帯電話のメールサービス機能を活用することにより、グループウェアサーバの有する情報資源データを社外の利用者に対して送信することが可能になる。これにより、社外の利用者は、社外から携帯電話を用いた容易な操作により、グループウェアサーバの有する所望のグループの情報資源データを入手できる。
【００７３】
なお、メールサーバ７が社内設備である場合について説明したが、これに限定されない。本発明において、メールサーバ７は、単にスケジュール確認情報を転送する役目を果たせばよく、これ以外にグループウェアサーバ２と関連性を持つ必要はない。したがって、メールサーバ７は、社内設備である必要はなく、社外のプロバイダのサービスを利用することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】本発明のグループウェアシステムを含むグループ全体のシステム構成を表す図である。
【図２】本発明におけるコマンドコードの一覧である。
【図３】本発明における信号コードの一覧である。
【図４】本発明における用件コードの一覧である。
【図５】本発明における設備コードの一覧である。
【図６】本発明における伝言コードの一覧である。
【図７】本発明におけるコードデータの構成を示す図である。
【図８】本発明における利用者の操作手順を示した図である。
【図９】本発明のグループウェアシステムにおける情報資源処理手段のデータ処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明における利用者の操作手順を示した図である。
【図１１】本発明におけるグループウェアシステムの新たな構成図である。
【符号の説明】
【００７５】
１  パソコン（クライアント端末）、２  グループウェアサーバ、２Ａ  第１データベース、２Ｂ  第２データベース、２Ｃ  第３データベース、２Ｄ  情報資源処理手段、２Ｅ  情報送信手段、３  モデム、４  携帯／固定電話網（通信回線）、５  携帯電話（外部端末）、６  固定電話（外部端末）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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