(57)【要約】【課題】  利便性の向上を図ることが可能な文書管理装置を提供する。【解決手段】  電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置１、２に電子的にアクセス可能な文書管理装置３であって、電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスするデータ管理装置アクセス手段１２と、ユーザ情報に基づき、蓄積された電子データのうち該ユーザが取得可能な電子データを取得する取得手段１４とを備え、該取得手段１４はデータ管理装置１、２を監視し、ユーザが取得可能な電子データに関し、新たにユーザに通知する必要のある電子データをデータ管理装置１、２から取得する。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置であって、電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスするアクセス手段と、前記ユーザ情報に基づき、前記蓄積手段に蓄積された電子データから取得可能な電子データを取得する取得手段とを備え、前記取得手段は前記データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記取得手段は、指定された電子データの付加情報を参照することにより、前記データ管理装置から電子データの取得を行うことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
暗号化された電子データを蓄積するデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置であって、暗号化された電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスするアクセス手段と、前記ユーザ情報に基づき、前記暗号化された電子データから取得可能な電子データを取得する取得手段とを備え、前記取得手段はデータ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得して復号することを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
前記取得手段は、指定された電子データの付加情報を参照することにより、前記データ管理装置に蓄積されている暗号化データの復号を行うことを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項５】
電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置の制御方法であって、電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスする通信手順と、前記ユーザ情報に基づき、蓄積された電子データから取得可能な電子データを取得する第１の取得手順と、前記データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得する第２の取得手順とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項６】
暗号化された電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置の制御方法であって、暗号化された電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスする通信手順と、ユーザ情報に基づき、暗号化された電子データのうち該ユーザが取得可能な電子データを取得する第１の取得手順と、データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得して復号する取得復号手順とを有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
【請求項７】
コンピュータに、請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理装置の機能を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項８】
請求項７記載の文書管理プログラムを格納していることを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置と文書管理装置の制御方法、文書管理プログラム、及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から既に知られている文書管理装置として、クライアント端末から指定されたサーバや指定されたＭＦＰ（複合機：多機能複写機）の新規文書の存在を自動的に通知したり、前記文書を自動的に指定されたサーバに登録するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−３００７７公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、このような文書管理装置には大きく２つの欠点が存在する。
一つは、認証が必要なサーバや認証が必要なＭＦＰに対するアクセスについて検討されていないという欠点である。即ち、認証の必要のない監視対象の新着文書の通知は可能であったが、新着文書であればどのような文書であっても通知、引き取り処理を行ってしまうので、ユーザにとって不必要な情報が氾濫するという欠点があった。特に多数の利用者が想定されるＭＦＰなどの監視対象の場合には、文書管理装置のユーザにとって不必要な文書がほとんどとなってしまっていた。
また、暗号化されたＨＤＤへのアクセスについて検討されていないのが２つ目欠点である。即ち、監視対象が暗号化データであるときに、どのデータの復号をすべきかの検討がされていない。
この発明は、利便性の向上を図ることが可能な文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置であって、電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスするアクセス手段と、前記ユーザ情報に基づき、前記蓄積手段に蓄積された電子データから取得可能な電子データを取得する取得手段とを備え、前記取得手段は前記データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得することを特徴とする。
また請求項２記載の発明は、前記取得手段は、指定された電子データの付加情報を参照することにより、前記データ管理装置から電子データの取得を行うことを特徴とする。
請求項３記載の発明は、暗号化された電子データを蓄積するデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置であって、暗号化された電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスするアクセス手段と、前記ユーザ情報に基づき、前記暗号化された電子データから取得可能な電子データを取得する取得手段とを備え、前記取得手段はデータ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得して復号することを特徴とする。
請求項４記載の発明は、前記取得手段は、指定された電子データの付加情報を参照することにより、前記データ管理装置に蓄積されている暗号化データの復号を行うことを特徴とする。
【０００５】
請求項５記載の発明は、電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置の制御方法であって、電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスする通信手順と、前記ユーザ情報に基づき、蓄積された電子データから取得可能な電子データを取得する第１の取得手順と、前記データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得する第２の取得手順とを有することを特徴とする。
請求項６記載の発明は、暗号化された電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置に電子的にアクセス可能な文書管理装置の制御方法であって、暗号化された電子データを取得するためのユーザ情報を伴いデータ管理装置にアクセスする通信手順と、ユーザ情報に基づき、暗号化された電子データのうち該ユーザが取得可能な電子データを取得する第１の取得手順と、データ管理装置を監視し、取得可能な電子データのうち、新たに通知する必要のある電子データを前記データ管理装置から取得して復号する取得復号手順とを有することを特徴とする。
請求項７記載の発明は、コンピュータに、請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理装置の機能を実行させることを特徴とする。
請求項８記載の発明は、請求項７記載の文書管理プログラムを格納していることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
この発明によれば、認証が必要なデータ管理装置や、暗号化された電子データを蓄積するデータ管理装置へのアクセスが可能となる。また、取得する電子データがユーザにとって本当に必要な情報のみに絞られる効果がある。これは、これまでの文書管理システムで全ての電子データを取得していたのに比して飛躍的な利便性をユーザにもたらすものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、この発明の実施形態を図面に基づいて具体的に説明する。
図１はこの発明の実施形態に係る文書管理システムの構成図である。この文書管理システムは、暗号化された電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置（監視元および取得元）１およびデータ管理装置（登録先）２と、該データ管理装置１およびデータ管理装置２にアクセスするための文書管理装置３とが、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）等のネットワーク４に接続されることで構成されている。
文書管理装置３は、コンピュータを用いており、本実施の形態に係るプログラムに従って動作することにより、以下の（Ａ１）〜（Ａ５）に示す各機能を実現することができる。
（Ａ１）  暗号化された電子データを蓄積する電子的にアクセス可能なデータ管理装置に対して、ユーザ情報を伴ってアクセスする通信手段としての機能（通信機能）
（Ａ２）  暗号化された電子データを蓄積する電子的にアクセス可能なデータ管理装置に対して、予め指定されたフォルダ（監視条件）を監視するフォルダ監視手段としての機能（フォルダ監視機能）
（Ａ３）  フォルダ監視機能の監視結果により予め指定されたフォルダに電子データが保存されたと認識した場合に、その電子データを取得するか否かを、予め指定された電子データの付加情報（取得条件）を参照して判断する機能（電子データ判断機能）
（Ａ４）  電子データ判断機能によって取得すべき電子データを判断するために利用される電子データの付加情報（取得条件）を指定する手段としての機能（電子データ指定機能）
（Ａ５）  電子データ判断機能により、取得すべきと判断された電子データを取得する手段としての機能（電子データ取得機能）
（Ａ６）  電子データ取得機能により、取得された電子データを登録する手段としての機能（電子データ登録機能）
【０００８】
図２は図１に示す文書管理装置３のモジュール構成図である。文書管理装置３は、本実施の形態に係るプログラムに従って動作することにより、ユーザインターフェイス１１、データ監視装置アクセス手段（以下、単に「アクセス手段」という）１２、監視手段１３、取得手段１４、登録手段１５、および処理制御手段１６としての機能を実現することができる。
ユーザインターフェイス１１は、表示装置（例えばディスプレイ）への各種画面表示を行えるようにしたり、キーボードやマウス等の入力装置による各種操作を行えるようにするものである。
このユーザインターフェイス１１は、以下の（Ｂ１）〜（Ｂ３）に示す各機能を実現することができる。
（Ｂ１）  フォルダ監視機能で監視するフォルダ（監視条件）を指定させる操作を行うための第１の操作手段としての機能（第１の操作機能）
（Ｂ２）  電子データ指定機能によって電子データ判断機能により判断すべき電子データの付加情報（取得条件）を指定させる操作を行うための第２の操作手段としての機能（第２の操作機能）
（Ｂ３）  電子データ登録機能で電子データを登録するフォルダ（監視条件）を指定させる操作を行うための第３の操作手段としての機能（第３の操作機能）
【０００９】
アクセス手段１２は、データ管理装置（監視元および取得元）１およびデータ管理装置（登録先）２に前記ユーザ情報を伴ってアクセスし、データの受け渡しを行うようにされる。
監視手段１３は、ユーザによって予め指定されたデータ管理装置（監視元および取得元）１上のフォルダを監視するようにされる。
取得手段１４は、ユーザによって予め指定されたデータ管理装置（監視元および取得元）１上で取得が必要だと判断された電子データを取得するようにされる。
登録手段１５は、取得された電子データを、ユーザによって予め指定されたデータ管理装置（登録先）２上のフォルダに登録するようにされる。
処理制御手段１６は、監視手段１３の監視結果により予め指定されたフォルダに電子データが保存されたと認識した場合に、アクセス手段１２によってデータ管理装置（監視元および取得元）１上の前記ユーザによって指定されたフォルダにアクセスして、取得条件を参照する。取得する妥当性があると判断した場合に、取得手段１４によって文書管理装置３に該電子データを取得する。そして、アクセス手段１２によってデータ管理装置（登録先）２上の前記ユーザによって指定されたフォルダにアクセスして、登録手段１５によって該電子データを登録させる処理を行う登録処理制御手段としての機能を実現することができる。
図３はユーザインターフェイス１１により本実施の形態に係る監視条件および取得条件を設定するための表示画面の一例を示す図である。文書管理装置３では、ユーザの操作によって指定されたデータ管理装置（監視元および取得元）１上のフォルダを監視対象のフォルダとして設定することができる。
また、ユーザの操作によって指定されたデータ管理装置（登録先）２上のフォルダを、取得した電子データを登録するフォルダとして設定することもできる。さらに、ユーザの操作によって指定された任意の電子データの付加情報を、電子データを取得する際に参照させる情報（取得条件）として設定することもできる。
【００１０】
図４は文書管理装置３による本実施の形態に係る処理（本実施の形態に係るプログラムが起動され監視処理が開始されたときの処理手順）の一例を示すフローチャートである。この文書管理装置３は、本実施の形態に係るプログラムが起動され監視処理が開始されると、まずステップＳ１で図３に示した表示画面を用いてユーザの操作により設定された監視条件を読み込み、ステップＳ２で監視条件で指定された監視対象である、データ管理装置にユーザ情報を伴って接続する。その後ステップＳ３でユーザの操作により設定された監視フォルダに対して電子データの有無をチェックする。
ステップＳ３において、監視対象に電子データが存在しないと認識した場合には、監視処理は終了する。監視対象に電子データが存在すると認識した場合には、次にステップＳ４でユーザの操作により設定された取得条件を読み込む。そしてステップＳ５で読み込んだ取得条件に合致する電子データの有無をチェックする。
ステップＳ５において、取得条件に合致する電子データが存在しないと認識した場合には、監視処理は終了する。取得条件に合致する電子データが存在すると認識した場合には、次にステップＳ６で該電子データを取得する。そしてステップＳ７で取得した電子データが暗号化されているかをチェックする。
ステップＳ７において、取得した電子データが暗号化されていた場合、ステップＳ８で、該電子データを復号化し、次にステップＳ９でデータ管理装置（登録先）に接続する。取得した電子データが暗号化されていなかった場合、次にステップＳ９でデータ管理装置（登録先）２に接続する。最後にステップＳ１０で、該電子データをデータ管理装置（登録先）２に登録して監視処理は終了する。
【００１１】
このように、文書管理装置３が、データ管理装置に対しユーザ情報を伴って接続し、電子データを復号化する機能を備えておけば、先において述べた欠点を解消することができる。また電子データを取得する際に、予め取得条件を参照させる機能を備えておくことで、取得される文書のほとんどがユーザにとって不必要なものになってしまうという、欠点も解消することができる。従って、ユーザにとっての利便性を向上させることが可能となる。
なお、前述した文書管理装置３の各機能をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録した、コンピュータ読み取り可能なフロッピー（登録商標）ディスクや光ディスク等の記録媒体を作成することもできる。その記録媒体を汎用のパーソナルコンピュータ等のフロッピー（登録商標）ディスク装置やＣＤ−ＲＯＭリーダ等の光ディスク装置に装着して、そこに記録されているプログラムを読み取って内部のハードディスク等の記録装置にインストールさせることにより、この発明による文書管理装置として機能を持たせることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】この発明の実施形態に係る文書管理システムの構成図。
【図２】図１に示す文書管理装置のモジュール構成図。
【図３】ユーザインターフェイスにより本実施の形態に係る監視条件および取得条件を設定するための表示画面の一例を示す図。
【図４】文書管理装置３による本実施の形態に係る処理の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００１３】
１  データ管理装置（監視元および取得元）、２  データ管理装置（登録先）、３  文書管理装置、４  ネットワーク、１１  ユーザインターフェイス、１２  データ管理装置アクセス手段、１３  監視手段、１４  取得手段、１５  登録手段、１６  処理制御手段
【図１】
2005346579.tif 000003
【図２】
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【図３】
2005346579.tif 000005
【図４】
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