(57)【要約】【課題】企業等の組織変更に即応可能な文書管理を実現する。【解決手段】文書管理装置１は、組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブル１５１と、文書毎に複数の承認者（審査者含む。）の部署分類及び役職分類を承認ルート順に定義した文書定義テーブル１５２と、を記憶装置１５に格納しており、現在の組織情報を格納した組織情報データベース２と、変換テーブル１５１の内容に基づいて、所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイル１５３を作成する。また、文書毎に、文書定義テーブル１５２及び個人情報ファイル１５３に基づいて、文書の承認ルートを設定する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブルと、
部署分類が設定された文書管理データを文書毎に定義した文書定義テーブルと、
現在の組織情報を格納した組織情報データベースと、前記変換テーブルの内容に基づいて作成され、所属名を部署分類に対応付けた個人情報を記憶する個人情報ファイルと、
文書毎に、前記個人情報ファイルから前記文書定義テーブルに設定された部署分類に対応する情報を読み出して文書管理データを生成する生成手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書定義テーブルには、文書作成者の部署分類及び役職分類が定義されるとともに、複数の承認者の部署分類及び役職分類が承認ルート順に定義されていることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記生成手段は、実際の文書作成者の役職分類が、文書定義テーブルに定義された文書作成者の役職分類より上位資格である場合、実際の文書作成者と同一資格の承認ルートを削除した文書管理データを生成することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記生成手段は、実際の文書作成者の役職分類が、文書定義テーブルに定義された文書作成者の役職分類より下位資格である場合、実際の文書作成者より上位資格の承認ルートを追加した文書管理データを生成することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記文書定義テーブルには、文書作成者と複数の文書配布先の部署分類及び役職分類が定義されていることを特徴とする請求項１〜４の何れか一項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
定期的に、前記組織情報データベースが修正されたか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記組織情報データベースが修正されたと判定された場合、当該組織情報データベース及び前記変換テーブルに基づいて前記個人情報ファイルを修正する修正手段と、
を備えることを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載の文書管理装置。
【請求項７】
コンピュータに、
組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブルと、部署分類が設定された文書管理データを文書毎に定義した文書定義テーブルと、現在の組織情報を格納した組織情報データベースと、前記変換テーブルの内容に基づいて作成され、所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイルと、を記憶する機能と、
文書毎に、前記個人情報ファイルから前記文書定義テーブルに設定された部署分類に対応する情報を読み出して文書管理データを生成する機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等で作成される文書は、文書作成担当者により作成されると、該当する部署の責任者の承認を得た後、関係部署に配布される。企業内の組織変更があった場合、オペレータの操作により、個人所属情報、文書配布時の承認ルート、文書格納フォルダ等の各種情報が変更される（例えば、特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開平８−３６５６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、従来の企業等における文書管理は、手動で行われていたため、作業効率が悪く、組織変更に即応できない上に、作業ミスが発生しやすいという問題もあった。
【０００４】
本発明の課題は、企業等の組織変更に即応可能な文書管理を実現することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブルと、部署分類が設定された文書管理データを文書毎に定義した文書定義テーブルと、現在の組織情報を格納した組織情報データベースと、前記変換テーブルの内容に基づいて作成され、所属名を部署分類に対応付けた個人情報を記憶する個人情報ファイルと、文書毎に、前記個人情報ファイルから前記文書定義テーブルに設定された部署分類に対応する情報を読み出して文書管理データを生成する生成手段と、を備えることを特徴としている。
【０００６】
請求項７に記載のプログラムは、コンピュータに、組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブルと、部署分類が設定された文書管理データを文書毎に定義した文書定義テーブルと、現在の組織情報を格納した組織情報データベースと、前記変換テーブルの内容に基づいて作成され、所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイルと、を記憶する機能と、文書毎に、前記個人情報ファイルから前記文書定義テーブルに設定された部署分類に対応する情報を読み出して文書管理データを生成する機能と、を実現させる。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、現在の組織情報が格納された組織情報データベースから、所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイルを自動的に作成して文書管理データを生成することにより、組織変更に対応した文書管理データを即座に生成でき、組織変更に即応可能な文書管理を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について詳細に説明する。
まず、本実施形態における構成について説明する。
【０００９】
図１に、本実施形態の文書管理システム１００の構成を示す。文書管理システム１００は、企業等の組織における文書を管理するためのシステムで、図１に示すように、文書管理装置１、組織情報データベース２、通信端末３１〜３５により構成され、各装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等の通信ネットワークＮを介して接続される。なお、１台の文書管理装置１に通信ネットワークＮを介して接続される通信端末の台数は特に限定されない。
【００１０】
文書管理装置１は、文書管理システム１００を統括するサーバである。文書管理装置１を構成する各部の詳細については、後に図３を参照して説明する。
【００１１】
組織情報データベース２は、会社における現在の組織情報を格納しており、図２に示すように、社員毎に、事業部、部門、所属、役職、氏名の各項目を対応付けて格納している。組織情報データベース２において、「事業部」項目は、該当する社員が所属する事業部名のデータを格納し、「部門」項目は、該当社員が所属する部門名のデータを格納し、「所属」項目は、該当社員の所属名のデータを格納し、「役職」項目は、該当社員の役職名（部門長、室長、リーダー、一般社員）のデータを格納し、「氏名」項目は、該当社員の氏名のデータを格納する。組織変更により組織情報データベース２が修正された場合、組織情報データベース２には、組織変更が適用される日付のデータが設定される。例えば、日付のデータとして、組織情報データベース２の修正後、「即座に適用する」とか、「８月１日付けで適用する」等の適用日のデータが設定される。
【００１２】
図１において、通信端末３１〜３５は、各社員が使用するＰＣ（Personal Computer）等の通信端末である。
【００１３】
図３に、本実施形態の文書管理装置１の主要部構成を示す。文書管理装置１は、図３に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、表示装置１１、入力装置１２、通信制御装置１３、ＲＡＭ（Random Access Memory）１４、記憶装置１５、印刷装置１６により構成され、各部は、バス１７により接続される。
【００１４】
ＣＰＵ１０は、記憶装置１５に格納されている各種制御処理プログラムを読み出してＲＡＭ１４内に展開し、それらの制御処理プログラムに従って文書管理装置１の各部を集中制御する。以下、ＣＰＵ１０による制御動作について説明する。
【００１５】
ＣＰＵ１０は、組織情報データベース２が修正された場合、変換テーブル１５１を参照して、各社員の所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイル１５３を修正して新たな個人情報ファイル１５３を作成する個人情報ファイル作成処理（図８参照）を実行する。また、ＣＰＵ１０は、文書管理データを文書毎に定義した文書定義テーブル１５２及び個人情報ファイル１５３から、文書の承認ルートを設定する承認ルート設定ファイル生成処理（図９参照）を実行する。
【００１６】
表示装置１１は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）等の表示画面を備え、ＣＰＵ１０から入力される表示信号に従って所要の表示処理を行う。
【００１７】
入力装置１２は、文字入力キー、テンキー、カーソルキー及び各種機能キーを備えたキー入力装置や、マウス等のポインティングデバイス等を備え、キー入力装置やポインティングデバイスの操作による操作信号をＣＰＵ１０に出力する。
【００１８】
通信制御装置１３は、モデム（ＭＯＤＥＭ：MOdulator/DEModulator）、ルータ、ＴＡ（Terminal Adapter）等によって構成され、通信ネットワークＮを介して外部機器と通信を行うための制御を行う。
【００１９】
ＲＡＭ１４は、ＣＰＵ１０により実行される各種制御処理プログラムや各種アプリケーションプログラムをプログラム格納エリアに展開する。また、ＲＡＭ１４は、入力データ及び上記の制御処理プログラムの実行時に生じる処理結果等のデータを、ワークエリアに一時的に格納する。
【００２０】
記憶装置１５は、ＣＰＵ１０により実行される各種制御処理プログラム及びこれらのプログラムで利用するデータ等が予め記憶されている記録媒体を有している。この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体又は半導体等の不揮発性メモリで構成されており、記憶装置１５に固定的に設けたもの又は着脱自在に装着するものである。
【００２１】
なお、記憶装置１５が記憶するプログラム又はデータ等は、その一部又は全部を他の機器から通信ネットワークを介して受信して記憶する構成にしてもよい。また、記録媒体は、通信ネットワーク上に構築された別のホストコンピュータの記録媒体であってもよい。また、記憶装置１５が記憶するプログラムを、通信ネットワークを介して他の機器へ伝送して、これらの機器にインストールするような構成にしてもよい。
【００２２】
記憶装置１５は、図４（ａ）に示すように、組織における所属名を部署分類に変換するための変換テーブル１５１を格納する。また、記憶装置１５は、図４（ｂ）に示すように、文書毎に、文書管理データ（文書の複数の承認者（審査者を含む。）の部署分類及び役職分類等）が定義された文書定義テーブル１５２を格納する。
【００２３】
文書定義テーブル１５２は、図４（ｂ）に示すように、文書毎に、文書名、作成者、審査者１、…、４、承認者、配布先１、…、４、台帳の各項目を対応付けて格納している。文書定義テーブル１５２において、「文書名」項目は、文書名データを格納し、「作成者」項目は、該当する文書の作成者として想定された者の部署分類及び役職のデータを格納している。また、「審査者１」、…、「審査者４」の各項目は、該当文書の審査をする者の部署分類及び役職のデータを格納し、「承認者」項目は、該当文書の承認を行う者の部署分類及び役職のデータを格納する。ここで、審査者１、…、４、承認者の各項目は、承認ルート順に定義されている。即ち、文書作成後の審査・承認処理は、審査者１、審査者２、…、承認者の順番で行われる。また、「配布先１」、…、「配布先４」の各項目は、該当文書の配布先となる者の部署分類及び役職のデータを格納する。「台帳」項目は、該当文書の台帳１５６上での識別データを格納する。なお、本実施形態では、審査者と承認者を別々に扱っているが、審査者を承認者とみなしてもよい。
【００２４】
また、記憶装置１５は、図５（ａ）に示すような個人情報ファイル１５３を格納する。個人情報ファイル１５３は、図８の個人情報ファイル作成処理（後述）によって生成されるファイルで、図５（ａ）に示すように、氏名、役職、事業部、部門、所属、部署分類の各項目を対応付けて格納する。
【００２５】
個人情報ファイル１５３において、「氏名」項目は、社員の氏名データを格納し、「役職」項目は、該当社員の役職名（部門長、室長、リーダー、一般社員）のデータを格納し、「事業部」項目は、該当社員が所属する事業部名のデータを格納する。また、「部門」項目は、該当社員が所属する部門名のデータを格納し、「所属」項目は、該当社員の所属名のデータを格納し、「部署分類」項目は、該当社員が所属する部署分類名のデータを格納する。
【００２６】
また、記憶装置１５は、図５（ｂ）に示すような文書名・作成者ファイル１５４を格納する。文書名・作成者ファイル１５４は、文書名と、作成者の各項目を対応付けて格納している。文書名・作成者ファイル１５４において、「文書名」項目は、作成された文書名のデータを格納し、「作成者」項目は、該当する文書を実際に作成した者の氏名データを格納する。
【００２７】
また、記憶装置１５は、図６（ａ）〜（ｃ）に示すような承認ルート設定ファイル１５５を格納する。承認ルート設定ファイル１５５は、図９の承認ルート設定ファイル生成処理（後述）において生成されたファイルであり、文書毎に、文書名、作成者、審査者１、…、４、承認者、配布先１、…、４、文書番号の各項目を対応付けて格納している。承認ルート設定ファイル１５５において、「文書名」項目は、文書名データを格納し、「作成者」項目は、該当する文書を実際に作成した者の氏名データを格納している。また、「審査者１」、…、「審査者４」の各項目は、該当文書の審査をする者の氏名データを格納し、「承認者」項目は、該当文書の承認を行う者の氏名データを格納する。また、「配布先１」、…、「配布先４」の各項目は、該当文書の配布先となる者の氏名データを格納する。また、「文書番号」項目は、該当文書に割り振られた文書番号のデータを格納する。
【００２８】
また、記憶装置１５は、図７に示すような台帳１５６を格納する。台帳１５６は、図７に示すように、各部門の文書毎に作成され、Ｎｏ．（台帳番号）、文書番号、作成者、作成日、承認者、発行（承認）日の各項目を対応付けて格納している。図７では、台帳１５６の一例として、ＯＡ部門の文書「ＢＢＢ判定書」を示す台帳「Ｂ１」を示している。台帳１５６において、「Ｎｏ．」項目は、該当する文書の台帳番号のデータを格納し、「文書番号」項目は、該当文書に割り振られた文書番号のデータを格納する。また、「作成者」項目は、該当文書の実際の作成者の氏名データを格納し、「作成日」項目は、該当文書が作成された日付データを格納する。また、「承認者」データは、該当文書の承認者の氏名データを格納し、「発行（承認）日」項目は、該当文書が発行された日（承認者により承認された日）の日付データを格納する。
【００２９】
なお、組織変更により、複数の部署が統合された場合（例えば、設計部署と保証部署が統合された場合）、文書データはそのままにして、台帳１５６を再構築することにより、台帳１５６を用いた従来通りの運用を継続することができる。
【００３０】
印刷装置１６は、レーザプリンタ、インクジェット式プリンタ、昇華型プリンタ等のプリンタであり、ＣＰＵ１０から入力される印刷制御信号に従って印刷出力を行う。
【００３１】
次に、本実施形態における動作について説明する。
図８〜図１０は、本実施形態の文書管理装置１の動作を説明するためのフロ−チャートである。これらのフローチャートは、文書管理装置１を構成するコンピュータに各機能を実現させるためのプログラムを説明するためのものである。以下では、これらのプログラムが、ＣＰＵ１０が読み取り可能なプログラムコードの形態で記録媒体に格納されている例で説明するが、全ての機能を記録媒体に格納する必要はなく、必要に応じて、その一部又は全部を、通信ネットワークを介して通信制御装置１３から受信して実現するようにしてもよい。
【００３２】
まず、図８のフローチャートを参照して、文書管理装置１により実行される個人情報ファイル作成処理について説明する。
【００３３】
１日に１回、予め決められた時刻になると、前回、個人情報ファイルが生成されてから、組織情報データベース２が修正されたか否かが判定される（ステップＳ１）。ステップＳ１において、組織情報データベース２が修正されたと判定された場合（ステップＳ１；ＹＥＳ）、本日が、組織変更の適用日であるか否かが判定される（ステップＳ２）。
【００３４】
ステップＳ２において、本日が組織変更の適用日であると判定された場合（ステップＳ２；ＹＥＳ）、組織情報データベース２から１レコード読み出され（ステップＳ３）、その読み出されたレコードの「所属」項目が設定されているか否かが判定される（ステップＳ４）。ステップＳ２において、本日が組織変更の適用日でないと判定された場合（ステップＳ２；ＮＯ）、ステップＳ１に戻る。
【００３５】
ステップＳ４において、該当するレコードの「所属」項目が設定されていないと判定された場合（ステップＳ４；ＮＯ）、後述のステップＳ７に移行する。ステップＳ４において、該当するレコードの「所属」項目が設定されていると判定された場合（ステップＳ４；ＹＥＳ）、変換テーブル１５１から、その「所属」項目に対応する「部署分類」項目のデータが読み出される（ステップＳ５）。
【００３６】
次いで、組織情報データベース２の「所属」項目のデータが、ステップＳ５で読み出された「部署分類」項目のデータに変換されて（ステップＳ６）、個人情報ファイル１５３のレコードが生成され（ステップＳ７）、その生成されたレコードが個人情報ファイル１５３に登録される（ステップＳ８）。
【００３７】
次いで、組織情報データベース２に次のレコードがあるか否か（最後のレコードであるか否か）が判定される（ステップＳ９）。ステップＳ９において、次のレコードがある（最後のレコードではない）と判定された場合（ステップＳ９；ＮＯ）、ステップＳ３に戻り、組織情報データベース２から該当するレコードが読み出され、ステップＳ４〜Ｓ８の処理が繰り返される。ステップＳ９において、組織情報データベース２に次のレコードがない（最後のレコードである）と判定された場合（ステップＳ９；ＹＥＳ）、本個人情報ファイル作成処理が終了する。
【００３８】
次に、図９のフローチャートを参照して、文書作成者の通信端末及び文書管理装置１により実行される承認ルート設定ファイル生成処理について説明する。
【００３９】
文書作成者の通信端末において文書が作成されると（ステップＳ１０）、その文書の文書名及び作成者のデータが文書名・作成者ファイル１５４に登録され（ステップＳ１１）、図１１に示すような表紙データが生成され（ステップＳ１２）、ステップＳ１０で作成された文書データに、表紙データが追加される。表紙には、図１１に示すように、文書番号、文書名、作成日、発行日、作成者、承認ルート、配布先を記入する欄が設けられている。
【００４０】
次いで、文書定義テーブル１５２が読み出され（ステップＳ１３）、文書定義テーブル１５２の審査者データが個人情報ファイル１５３に基づいて変換される（ステップＳ１４）。そして、審査者データの変換により、承認ルートが生成され（ステップＳ１５）、その生成された承認ルートが承認ルート設定ファイル１５５に登録される（ステップＳ１６）。
【００４１】
ステップＳ１４及びＳ１５では、具体的に、個人情報ファイル１５３から、文書定義テーブル１５２の該当する文書レコード（ステップＳ１０で作成された文書のレコード）に設定された審査者又は承認者の部署分類及び役職に対応する氏名データが読み出され、文書定義テーブル１５２の審査者又は承認者の項目に、読み出された氏名データが入れられることにより審査者データが変換され、承認ルートが生成される。
【００４２】
次いで、文書定義テーブル１５２の該当する文書レコードに設定された全ての審査者及び承認者について、ステップＳ１３〜Ｓ１６の処理が終了したか否か、即ち、承認ルートの設定が完了したか否かが判定される（ステップＳ１７）。ステップＳ１７において、承認ルートの設定が完了していないと判定された場合（ステップＳ１７；ＮＯ）、ステップＳ１３に戻り、上記文書レコードの次の審査者又は承認者について、ステップＳ１３〜Ｓ１６の処理が繰り返される。
【００４３】
ステップＳ１７において、承認ルートの設定が完了したと判定された場合（ステップＳ１７；ＹＥＳ）、文書定義テーブル１５２の配布先データが個人情報ファイル１５３に基づいて変換される（ステップＳ１８）。そして、配布先データの変換により、配布先が生成され（ステップＳ１９）、その生成された配布先が承認ルート設定ファイル１５５に登録される（ステップＳ２０）。
【００４４】
ステップＳ１８及びＳ１９では、具体的に、個人情報ファイル１５３から、文書定義テーブル１５２の該当する文書レコード（ステップＳ１０で作成された文書のレコード）に設定された１つの配布先に対応する氏名データが読み出され、文書定義テーブル１５２の配布先の項目に、読み出された氏名データが入れられることにより、配布先データが変換され、配布先が生成される。
【００４５】
次いで、文書定義テーブル１５２の該当する文書レコードに設定された全ての配布先について、ステップＳ１８〜Ｓ２０の処理が終了したか否か、即ち、配布先の設定が完了したか否かが判定される（ステップＳ２１）。ステップＳ２１において、配布先の設定が完了していないと判定された場合（ステップＳ２１；ＮＯ）、ステップＳ１８に戻り、上記文書レコードの次の配布先について、ステップＳ１８〜Ｓ２０の処理が繰り返される。
【００４６】
ステップＳ２１において、配布先の設定が完了したと判定された場合（ステップＳ２１；ＹＥＳ）、該当する文書に未使用の文書番号が割り振られ、その文書番号が承認ルート設定ファイル１５５に登録され（ステップＳ２２）、本承認ルート設定ファイル生成処理が終了する。
【００４７】
図９の承認ルート設定ファイル生成処理では、実際の文書作成者の役職と、文書定義テーブル１５２に設定された文書作成者の役職が異なっている場合、文書定義テーブル１５２に設定された承認ルートの追加又は削除が行われる。
【００４８】
例えば、実際に文書「ＡＡＡ報告書」を作成したのが、設計部署のリーダーである「Ｇ田Ｇ朗」であるとする。文書定義テーブル１５２に設定された文書「ＡＡＡ報告書」の文書作成者は、設計部署の一般社員であるため、実際の文書作成者の役職が、文書定義テーブル１５２に設定された文書作成者の役職より上位である。この場合、図６（ｂ）に示すように、実際の文書作成者と同一資格の審査者１を、文書定義テーブル１５２の承認ルートから削除した文書管理データ（承認ルート）が生成される。
【００４９】
また、実際に文書「ＣＣＣ決裁書」を作成したのが、設計部署のリーダーである「Ｇ田Ｇ朗」であるとする。文書定義テーブル１５２に設定された文書「ＣＣＣ決裁書」の文書作成者は、設計部署の室長であるため、実際の文書作成者の役職が、文書定義テーブル１５２に設定された文書作成者の役職より下位である。この場合、図６（ｃ）に示すように、実際の文書作成者より上位資格の審査者１（設計部署の室長）を、文書定義テーブル１５２の承認ルートに追加した文書管理データ（承認ルート）が生成される。
【００５０】
次に、図１０のフローチャートを参照して、文書作成者の通信端末及び文書管理装置１により実行される審査・承認処理について説明する。
【００５１】
図９のステップＳ１０において作成された文書を修正する必要がある場合（ステップＳ３０；ＹＥＳ）、文書作成者の通信端末において、修正作業が行われ（ステップＳ３１）、文書の作成日が更新される（ステップＳ３２）。
【００５２】
修正により、文書が完成すると、文書作成者の通信端末から文書管理装置１に、審査・承認依頼が通信ネットワークＮを介して送信され（ステップＳ３３）、その作成された文書の作成日が固定される（ステップＳ３４）。次いで、文書管理装置１において、文書の表紙（図１１）に、文書名・作成者ファイル１５４に設定された文書名、作成者が記入されるとともに、作成日が記入される（ステップＳ３５）。文書名、作成者、作成日が記入された表紙を図１２に示す。
【００５３】
次いで、該当する文書の承認ルート設定ファイル１５５から、文書作成者、審査者、配布先の社員の氏名が読み出され、その読み出された審査者の氏名、配布先の氏名が、それぞれ、表紙の承認ルートの欄、配布先の欄に記入される（図１３参照）。文書作成者の通信端末により、表紙の承認ルートの作成者欄に、作成日データと印鑑データが挿入されると（図１３参照）、該当する文書データ（表紙を含む。）が審査者の通信端末に送信され、該当文書の審査が開始される。
【００５４】
審査者１、２、…の順番で、審査が行われ（ステップＳ３６）、審査者により、文書データの審査がＯＫであると判定された場合（ステップＳ３６；ＹＥＳ）、表紙上の承認ルートの審査者の欄に、審査者の印鑑データ及び審査日データが挿入され（図１４参照）、次の審査者の通信端末に、文書データが送信される。全ての審査者の審査が終了すると（ステップＳ３７；ＹＥＳ）、その文書データは、承認者の通信端末に送信され、承認者による承認が行われる（ステップＳ３８）。
【００５５】
承認者により、文書データが承認できないと判定された場合（ステップＳ３８；ＮＯ）、ステップＳ３０に戻り、文書作成者に、文書の修正が求められる。承認者により、文書データが承認された場合（ステップＳ３８；ＹＥＳ）、表紙の承認ルートの承認者の欄に、承認者の印鑑データ及び承認日データが挿入されるとともに、発行日が挿入され（図１５参照）、配布先の通信端末に文書データが送信される（ステップＳ３９）。文書データが配布先に送信されると、台帳１５６が更新され（ステップＳ４０）、本審査・承認処理が終了する。ステップＳ４０では、台帳１５６に、該当する文書データのレコード（作成者、作成日、承認者、発行（承認）日）が追加される（図７参照）。
【００５６】
なお、図１０では、作成された文書データが通信ネットワークＮを介して各審査者及び承認者の通信端末に送信される場合を示したが、文書データを印刷装置１６で印刷し、印刷出力された文書を、各審査者及び承認者に配布し、当該文書の審査、承認がＯＫであれば、印鑑を押印するようにしてもよい。
【００５７】
以上のように、本実施形態の文書管理システム１００によれば、最新の組織情報が格納された組織情報データベース２から、所属名を部署分類に対応付けた個人情報ファイルを自動的に作成するようにしたことにより、組織変更があっても、即座に承認ルート設定ファイル（文書管理データ）を生成することができ、組織変更に即応可能な文書管理を実現することができる。また、組織変更に応じて、承認ルート等が記録された文書の表紙を自動的に作成するようにしたため、表紙を生成する際の作業効率が向上するとともに、作業ミスがなくなる。
【００５８】
なお、本実施形態における記述内容は、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムの構成を示すブロック図。
【図２】図１の組織情報データベースのデータ構成を示す図。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理装置の主要部構成を示すブロック図。
【図４】図３の記憶装置に記憶される変換テーブルのデータ構成（ａ）と、文書定義テーブルのデータ構成（ｂ）を示す図。
【図５】図３の記憶装置に記憶される個人情報ファイルのデータ構成（ａ）と、文書名・作成者ファイルのデータ構成（ｂ）を示す図。
【図６】図３の記憶装置に記憶される承認ルート設定ファイルのデータ構成を示す図。
【図７】図３の記憶装置に記憶される台帳のデータ構成を示す図。
【図８】本実施形態の文書管理装置により実行される個人情報ファイル作成処理を示すフローチャート。
【図９】本実施形態の文書管理装置により実行される承認ルート設定ファイル生成処理を示すフローチャート。
【図１０】本実施形態の文書管理装置により実行される審査・承認処理を示すフローチャート。
【図１１】作成される文書の表紙の一例を示す図。
【図１２】作成される文書の表紙の一例を示す図。
【図１３】作成される文書の表紙の一例を示す図。
【図１４】作成される文書の表紙の一例を示す図。
【図１５】作成される文書の表紙の一例を示す図。
【符号の説明】
【００６０】
１    文書管理装置
１０    ＣＰＵ
１１    表示装置
１２    入力装置
１３    通信制御装置
１４    ＲＡＭ
１５    記憶装置
１５１    変換テーブル
１５２    文書定義テーブル
１５３    個人情報ファイル
１５４    文書名・作成者ファイル
１５５    承認ルート設定ファイル
１５６    台帳
１６    印刷装置
２    組織情報データベース
３１〜３５    通信端末
１００    文書管理システム
Ｎ    通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
2005284627.tif 000004
【図３】
2005284627.tif 000005
【図４】
2005284627.tif 000006
【図５】
2005284627.tif 000007
【図６】
2005284627.tif 000008
【図７】
2005284627.tif 000009
【図８】
2005284627.tif 000010
【図９】
2005284627.tif 000011
【図１０】
2005284627.tif 000012
【図１１】
2005284627.tif 000013
【図１２】
2005284627.tif 000014
【図１３】
2005284627.tif 000015
【図１４】
2005284627.tif 000016
【図１５】
2005284627.tif 000017