(57)【要約】  【課題】  画像データとテキストデータとを合成して記録シートの同一の頁に記録することが可能な文書管理装置を提供する。  【解決手段】  制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１のファイルＤＢから読み出して画像メモリ１６に記憶させ、選択された画像ファイルに対応してファイルＤＢに記憶させてあるコメント情報（テキストデータ）を読み出してＲＡＭ１２に記憶させる。制御部１０は、ＲＡＭ１２に記憶させたコメント情報に基づく画像を画像データに変換し、必要に応じて画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルの画像に縮小処理を行なう。制御部１０は、縮小処理を行なった画像ファイルに、ＲＡＭ１２に記憶させてある画像データに変換されたコメント情報を合成する。また制御部１０は、合成して得られた画像データを記録部１７へ転送して、記録部１７により記録用紙の１頁の記録領域に画像ファイルとコメント情報とを記録する。【選択図】        図２
2005191747.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
テキストデータ及び画像データを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶させてあるテキストデータ及び画像データのそれぞれに基づく画像を記録シートに記録する記録手段とを備える文書管理装置において、
前記記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像を画像データに変換する変換手段と、
前記記憶手段に記憶させてある画像データに前記変換手段が変換した画像データを合成する合成手段と
を備え、
前記記録手段は、前記合成手段が合成した画像データに基づく画像を記録シートに記録するように構成されていることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記記憶手段に記憶させてある画像データに予め設定されているサイズの記録シートの１頁に前記合成手段が合成した画像データに基づく画像を記録すべく、前記記憶手段に記憶させてある画像データに行なう縮小処理における縮小率を算出する算出手段と、
該算出手段が算出した縮小率での縮小処理を、前記記憶手段に記憶させてある画像データに行なう縮小手段と
を備え、
前記合成手段は、前記縮小手段が縮小処理を行なった画像データに前記変換手段が変換した画像データを合成するように構成されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記算出手段により算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいか否かを判断する判断手段を備え、
前記記録手段は、前記判断手段により前記算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいと判断した場合、前記記憶手段に記憶させてある画像データに基づく画像と、前記記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像とを記録シートの異なる頁にそれぞれ記録するように構成されていることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、取得したテキストデータ及び画像データを記憶手段に記憶させておき、該記憶手段に記憶させてあるテキストデータ及び画像データのそれぞれに基づく画像を記録シートに記録する文書管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像処理装置として、記録用紙に記録された画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して画像出力する複写機能、取り込んだ画像データを外部の装置へ送信する送信機能、ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能、及び通信線等を介して外部の装置から取得したデータを画像出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ、外部の装置から取得した画像データ及びテキストデータ等を記憶するハードディスク等の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。
【０００３】
また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ、外部の装置から取得した画像データ及びテキストデータ等を記憶手段に記憶させておき、記憶させてある各データを必要に応じて記憶手段から読み出し、記録用紙に画像出力する、又は外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信する構成を採ることにより、ファイルサーバ装置としての機能を持たせた装置もある。このようなＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なったデータの再利用が可能となり、文書または画像を必要なときにスムーズに出力することができると共に、文書または画像を複数のユーザ間において共用することが可能となる。
【０００４】
なお、取り込んだ画像データを記憶部に記憶しておき、外部からの要求に応じて記憶部の画像データを外部へ提供する構成を備えたファクシミリ装置としては、以下の特許文献１に示すものがある。このような装置は、蓄積している画像データの夫々を示す画像情報を含む掲示板画面を表示させる掲示板機能を備えることにより、ユーザが画像データを再利用する際に所望の画像データを容易に選択できるように構成されている。また、掲示板画面に、当該画面を介して提供する画像データについてのコメント文等の文字データ（テキストデータ）も表示させることにより、各ユーザに、画像データと同時に該画像データについてのコメント文も提供することができる。
【特許文献１】特開平１１−１７９１２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上述したように掲示板画面を介して画像データと共に該画像データについてのコメント文を提供された外部の装置において、画像データ及びコメント文を提供するＭＦＰに対して、提供された画像データとコメント文との記録用紙への印刷処理を指示した場合、ＭＦＰは、画像データとコメント文とをそれぞれ別の記録用紙に印刷するように構成されている場合が多く、記録用紙の無駄な消費を増大させる。また、画像データ及びコメント文の提供を受けたユーザにおいては、画像データとコメント文とがそれぞれ各別に印刷された記録用紙を取り扱う必要があり、記録用紙の取り扱いが煩雑となるという問題がある。
【０００６】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、記憶手段に記憶されて管理されている画像データ及びテキストデータを合成して得られた画像データに基づく画像を記録シートに記録することが可能な文書管理装置を提供することを主たる目的とする。また、前記管理されている画像データに縮小処理を行なうことにより、縮小された画像データ及びテキストデータを合成して得られた画像データに基づく画像を記録シートの１頁分の領域に確実に記録することが可能な文書管理装置を提供することを本発明の他の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る文書管理装置は、テキストデータ及び画像データを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶させてあるテキストデータ及び画像データのそれぞれに基づく画像を記録シートに記録する記録手段とを備える文書管理装置において、前記記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像を画像データに変換する変換手段と、前記記憶手段に記憶させてある画像データに前記変換手段が変換した画像データを合成する合成手段とを備え、前記記録手段は、前記合成手段が合成した画像データに基づく画像を記録シートに記録するように構成されていることを特徴とする。
【０００８】
本発明による場合は、テキストデータ及び画像データを記憶手段に記憶させておき、該記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像を変換手段が画像データに変換する。また、前記記憶手段に記憶させてある画像データに、前記変換手段が変換して得られた画像データを合成手段が合成し、合成された画像データに基づく画像を記録手段が記録シートに記録する。
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、前記記憶手段に記憶させてある画像データに予め設定されているサイズの記録シートの１頁に前記合成手段が合成した画像データに基づく画像を記録すべく、前記記憶手段に記憶させてある画像データに行なう縮小処理における縮小率を算出する算出手段と、該算出手段が算出した縮小率での縮小処理を、前記記憶手段に記憶させてある画像データに行なう縮小手段とを備え、前記合成手段は、前記縮小手段が縮小処理を行なった画像データに前記変換手段が変換した画像データを合成するように構成されていることを特徴とする。
【００１０】
本発明による場合は、記憶手段に記憶させてある画像データに予め設定されているサイズの記録シートの１頁に、前記合成手段が合成した画像データに基づく画像を記録するために、前記記憶手段に記憶させてある画像データに行なうべき縮小処理における縮小率を算出手段が算出する。また、縮小手段が、算出手段が算出した縮小率での縮小処理を前記記憶手段に記憶させてある画像データに行ない、縮小処理が施された画像データに前記変換手段が変換して得られた画像データを合成手段が合成する。
【００１１】
本発明に係る文書管理装置は、前記算出手段により算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいか否かを判断する判断手段を備え、前記記録手段は、前記判断手段により前記算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいと判断した場合、前記記憶手段に記憶させてある画像データに基づく画像と、前記記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像とを記録シートの異なる頁にそれぞれ記録するように構成されていることを特徴とする。
【００１２】
本発明による場合は、算出手段により算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいか否かを判断手段が判断し、前記算出された縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さいと判断した場合、記録手段は、記憶手段に記憶させてある画像データに基づく画像と、記憶手段に記憶させてあるテキストデータに基づく画像とを記録シートの異なる頁にそれぞれ記録する。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、テキストデータ及び画像データを記憶手段に記憶させておき、記憶させてある画像データに、記憶させてあるテキストデータに基づく画像を変換して得られた画像データを合成し、得られた画像データに基づく画像を記録シートに記録する。これにより、記憶手段に記憶されて管理されている画像データだけでなく、テキストデータとして記憶されているデータについても記録シートに記録することが可能となり、例えば、画像データについての内容説明等をテキストデータとして記憶手段に管理している場合に、画像データと共にこの画像データについての内容説明も同時に記録シートに記録することができる。
【００１４】
本発明によれば、記憶手段に記憶させてある画像データに予め設定されているサイズの記録シートの１頁に、前記記憶させてある画像データに、テキストデータに基づく画像を変換して得られた画像データを合成して得られた画像データに基づく画像を記録するために、前記記憶させてある画像データに行なうべき縮小処理における縮小率を算出する。また、算出した縮小率での縮小処理を前記記憶させてある画像データに行なって得られた画像データに、テキストデータに基づく画像を変換して得られた画像データを合成することにより、合成して得られた画像データを記録シートの１頁の領域に記録することができる。従って、画像データとテキストデータとを確実に１枚の記録シートに記録することができ、前記画像データ及びテキストデータを記録した記録シートの取り扱いが容易となる。
【００１５】
本発明によれば、記憶手段に記憶させてある画像データに行なうべく算出された縮小処理における縮小率が予め設定されている縮小率よりも小さい場合に、前記記憶させてある画像データに縮小処理を行なわず、また、記憶手段に記憶させてあるテキストデータを画像データに変換せずに、前記記憶させてある画像データに基づく画像と、前記テキストデータに基づく画像とを記録シートの異なる頁にそれぞれ記録する。これにより、縮小率が小さすぎるために縮小処理を行なった場合に得られる縮小画像が利用し難い場合には縮小処理を行なわずに、画像データとテキストデータとを、例えば２枚の記録シートにそれぞれ記録し、又は１枚の記録シートの表裏にそれぞれ記録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に、本発明に係る文書管理装置をその実施の形態であるＭＦＰを示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを含むネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は本発明の文書管理装置であるＭＦＰを示している。
【００１７】
ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して複数のコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と通信可能である。
【００１８】
図２は本発明に係るＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成してある制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック２２等と接続されている。
【００１９】
制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１は、制御部１０が本発明の文書管理装置として動作するために必要な種々の制御プログラム、例えば画像メモリ１６及び蓄積部２１に記憶させてある画像データ及びテキストデータに画像処理を行なうための画像処理プログラム、及び制御部１０が行なう各種の処理に用いるデータ等を予め記憶している。
【００２０】
具体的には、ＲＯＭ１１は、テキストデータに基づく画像を画像データに変換するための画像変換処理プログラム、画像データに縮小処理を行なうための縮小処理プログラム、及び複数の画像データを合成するための合成処理プログラム等を予め記憶している。従って、制御部１０は、ＲＯＭ１１に記憶させてある画像変換処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行し、テキストデータに基づく画像を画像データに変換する変換手段として動作する。
【００２１】
また制御部１０は、ＲＯＭ１１に記憶させてある縮小処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行し、画像データに縮小処理を行なう縮小手段として動作する。更に制御部１０は、ＲＯＭ１１に記憶させてある合成処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行し、複数の画像データを合成する合成手段として動作する。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。
【００２２】
モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。
【００２３】
読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)を利用したスキャナで構成されており、原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。
【００２４】
記録部（記録手段）１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データに基づく画像を、ハードコピーとしてＡ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの記録用紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等の記録シートから最適なサイズのものを選択して記録する。
【００２５】
操作部１８は、ＭＦＰ１を操作するために必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。
【００２６】
上述した構成により、ＭＦＰ１は、図示しない所定の原稿載置台にユーザにより載置された原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によって符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信する。またＭＦＰ１は、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によって通常の画像データ、例えばビットマップ、ＭＰＥＧ、ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する。
【００２７】
また、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取り、得られた画像データに基づく画像を記録部１７で記録用紙に複写する複写装置としても機能し、ＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続してあるＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像を記録部１７で記録用紙に記録するネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取り、得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続してあるＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。
【００２８】
ここで、ＭＦＰ１は、記憶容量の大きいハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えており、上述したように、ファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データを適宜蓄積部２１に記憶させて各種の処理を並行して行なっている。また、ＭＦＰ１は、上述したような各種の画像データを、ユーザが再利用できるように画像ファイルとして蓄積部（記憶手段）２１に設けられたファイルＤＢの所定の領域に蓄積させておくことにより、画像データのファイルサーバ装置としても機能する。
【００２９】
ＭＦＰ１は、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム、上述したような各機能により取得して蓄積部２１のファイルＤＢに記憶させてある各ファイルへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ａ等を記憶させており、蓄積部２１に記憶させてある画像ファイルをウェブページ２１ａ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作する。
【００３０】
従って、ウェブブラウザを備えたＰＣ２において、図示しないＣＰＵがウェブブラウザを立ち上げて、ＭＦＰ１により提供されるウェブページ２１ａを指定した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、蓄積部２１のファイルＤＢに記憶させてある各ファイルをＰＣ２へ提供する。これにより、ＰＣ２におけるユーザは、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望のファイルを取得して閲覧することができる。
【００３１】
図３及び図４は本発明に係るＭＦＰ１が提供するウェブページ２１ａの画面構成例を示す模式図である。図３はＬＡＮを介してＭＦＰ１からウェブページ２１ａを提供されるＰＣ２において、ユーザがログイン画面（図示せず）に従って、例えばユーザＩＤ及びパスワード等を入力してログインした場合に提供される初期画面の構成例を示している。
【００３２】
ＭＦＰ１は、各種の処理により取得した画像データをそれぞれの送信者又は送信先等に基づいて、蓄積部２１に夫々設けられた共有フォルダ又は個人フォルダに画像ファイルとして記憶させている。共有フォルダには、掲示板フォルダ、送信フォルダ及び処理済フォルダが設けられており、個人フォルダには、受信フォルダ、送信フォルダ及び保存フォルダが設けられている。従って、ＰＣ２に表示される画面には、図３に示すように、夫々のフォルダ内の画像ファイルを閲覧する際に用いるために、共有フォルダの選択ボタンとしての掲示板ボタン３０ａ、送信ボックスボタン３０ｂ及び処理済ボックスボタン３０ｃと、個人フォルダの選択ボタンとしての受信ボックスボタン３１ａ、送信ボックスボタン３１ｂ及び保存ボックスボタン３１ｃとが表示される。
【００３３】
なお、図３に示すように初期画面は、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａが選択された場合の表示画面であり、上述した各ボタン３０ａ，３０ｂ…３１ｂ，３１ｃと掲示板画面３２とが表示される。掲示板画面３２は、現在ログイン中のユーザＩＤ及び当該掲示板画面３２における最終更新時間等を表示すると共に、掲示板上での閲覧が可能に設定された各画像ファイルのファイル情報一覧３２ａを表示する。
【００３４】
ファイル情報一覧３２ａの各ファイル情報は、各画像ファイルの件名（ファイル名）、各画像ファイルに関するコメント情報（テキストデータ）、ページ数、送信元及び受信日時等を含んでいる。ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示してあるチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から、選択した画像ファイルの提供を受けることができ、所望の画像ファイルの内容を閲覧することができる。
【００３５】
なお、ＭＦＰ１は、上述したような画像ファイルに関するファイル情報を、蓄積部２１に設定されたファイル情報ＤＢ２１ｂの所定領域に記憶させている。また、各画像ファイルに関するコメント情報は、ＭＦＰ１の蓄積部２１に自身のフォルダを有するユーザが、自身のフォルダ内の画像ファイルを掲示板に登録する際に設定することができ、設定されたコメント情報は、対応する画像ファイルと共に蓄積部２１のファイルＤＢの所定領域に記憶される。
【００３６】
図３においては、ＰＣ２のユーザは、件名がスキャン文書１０である画像ファイルを選択している。このようなユーザからの選択に従って、ＭＦＰ１の制御部１０は、蓄積部２１から対応する画像ファイル及びコメント情報を読み出し、ＬＡＮを介してＰＣ２へ送信する。また、ＰＣ２は、図４に示すように、ＭＦＰ１から受信した画像ファイル及びコメント情報３３ａを掲示板画面３２の下部に画像表示画面３３として表示させる。これにより、ユーザは、所望の画像ファイルを掲示板上で閲覧することができると共に、この画像ファイルに対して設定されたコメント情報３３ａを確認することができる。
【００３７】
また、掲示板画面３２は上述したようなファイル情報一覧３２ａから選択した画像ファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３２ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３２ｃを表示する。なお、プルダウンメニュー３２ｂは、「送信する」、「コピーする」、「移動する」、「プリントする」、「削除する」等の各処理を選択できるように構成されている。
【００３８】
このような掲示板画面３２に従って、ＰＣ２のユーザが、所望の画像ファイルを選択し、プルダウンメニュー３２ｂにて所望の処理を選択し、実行ボタン３２ｃをオンした場合、ＰＣ２のＣＰＵは選択された処理に応じた信号をＬＡＮを介してＭＦＰ１へ送信する。ＭＦＰ１の制御部１０はＰＣ２から受信した信号に従って各種の処理を実行する。
【００３９】
具体的には、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って所望の画像ファイルを選択し、プルダウンメニュー３２ｂにて「送信する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は選択された画像ファイルを設定された送信先へファクシミリ通信又はＬＡＮを介したデータ通信により送信する。また、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って、所望の画像ファイルを選択し、プルダウンメニュー３２ｂ中の「コピーする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は選択された画像ファイルを設定されたフォルダにコピーする。
【００４０】
同様にＰＣ２のユーザが「移動する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は選択された画像ファイルを設定されたフォルダに移動させる。また、ＰＣ２のユーザが「プリントする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１から画像メモリ１６に読み出し、読み出した画像データを記録部１７に与え、記録部１７により記録用紙に記録させる。更に、ユーザが「削除する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は選択された画像ファイルを蓄積部２１から削除する。
【００４１】
ここで、本実施の形態のＭＦＰ１において、ＰＣ２のユーザがプルダウンメニュー３２ｂにより「プリントする」を選択して所望の画像ファイルを記録用紙に記録する記録処理（印刷処理）を指示した場合、制御部１０は、記録処理の際の各種の印刷条件を設定するための印刷条件設定画面をＰＣ２へ提供する。
【００４２】
図５は印刷条件設定画面の構成例を示す模式図である。ＰＣ２のユーザは印刷条件設定画面に従って、所望する画像ファイルのみを印刷する印刷処理、所望する画像ファイルに対応するコメント情報のみを印刷する印刷処理、又は所望する画像ファイルと共に対応するコメント情報も印刷する印刷処理のいずれかを選択することができる。また、ＰＣ２のユーザは、所望する画像ファイルと共に対応するコメント情報も印刷する印刷処理を選択した場合、具体的には印刷条件設定画面において「画像／コメントの両方を印刷」を選択した場合、更なる印刷条件として「別ページに印刷」又は「縮小して印刷」を選択することができる。図５においては、「画像／コメントの両方を印刷」が選択され、更に「縮小して印刷」が印刷条件として選択されている。
【００４３】
ユーザが印刷条件として「画像のみを印刷」を選択した場合、制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１のファイルＤＢから読み出して画像メモリ１６に一旦記憶させる。次に制御部１０は、画像メモリ１６に記憶させた画像データを記録部１７へ転送し、記録部１７により記録用紙に記録させる。また、ユーザが印刷条件として「コメントのみを印刷」を選択した場合、制御部１０は、選択された画像ファイルに対応するコメント情報をファイルＤＢから読み出して記録部１７へ転送し、転送したコメント情報に基づく画像を録部１７により記録用紙に記録する。
【００４４】
ユーザが印刷条件として「画像／コメントの両方を印刷」を選択し、更に「別ページに印刷」を選択した場合、制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１のファイルＤＢから読み出して画像メモリ１６に一旦記憶させる。次に制御部１０は、画像メモリ１６に記憶させた画像ファイルを記録部１７へ転送し、また、ファイルＤＢから読み出された画像ファイルに対応するコメント情報をファイルＤＢから読み出して記録部１７へ転送する。これにより、記録部１７は、図６（ａ）に示すように、画像ファイルに基づく画像と、コメント情報に基づく画像とを記録用紙の異なる頁にそれぞれ記録する。
【００４５】
また、ユーザが印刷条件として「画像／コメントの両方を印刷」を選択し、更に「縮小して印刷」を選択した場合、制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１のファイルＤＢから読み出して画像メモリ１６に一旦記憶させ、読み出された画像ファイルに対応するコメント情報をファイルＤＢから読み出してＲＡＭ１２に一旦記憶させる。次に制御部１０は、ＲＡＭ１２に読み出したコメント情報に対してＲＯＭ１１に予め記憶してある画像変換処理プログラムを実行し、コメント情報に基づく画像を画像データに変換する。制御部１０は、ＲＯＭ１１に予め記憶してある合成処理プログラムを実行し、先に画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルに、コメント情報を変換して得られた画像データを合成して画像メモリ１６に記憶させる。
【００４６】
更に制御部１０は、画像メモリ１６に記憶してある合成された画像データを記録部１７へ転送する。これにより、記録部１７は、画像ファイルにコメント情報を合成した画像データに基づく画像を記録用紙に記録し、図６（ｂ）に示すように、画像ファイルに基づく画像と、コメント情報に基づく画像とを同一の頁に印刷された記録用紙を得ることができる。
【００４７】
ここで、蓄積部２１のファイルＤＢに記憶されている画像ファイルは、画像データと共に、例えばスキャナにより読み取られた際の原稿のサイズを記憶している。制御部１０は、ユーザにより印刷条件として「画像／コメントの両方を印刷」及び「縮小して印刷」が選択された場合に、予め設定されているサイズの原稿の１頁の記録領域に、上述したように画像ファイル及びコメント情報を合成して得られた画像データに基づく画像を確実に記録させるため、印刷処理を行なうべく画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルの画像データに縮小処理を行なう。
【００４８】
具体的には、制御部１０は、ファイルＤＢに記憶されている画像ファイルに予め設定されている原稿サイズ、印刷処理を行なうべき画像ファイル及びコメント情報のそれぞれのデータ量に基づいて、画像ファイルに行なうべき縮小処理における縮小率を算出する算出手段として動作する。また、制御部１０は、ＲＯＭ１１に予め記憶させてある縮小処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行して、算出した縮小率での縮小処理を画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルに実行する。
【００４９】
このように縮小処理が行なわれた画像ファイルに、制御部１０は、ファイルＤＢから読み出されて画像データに変換されてＲＡＭ１２に記憶してあるコメント情報を合成して画像メモリ１６に一旦記憶させ、画像メモリ１６に記憶させてある合成された画像データを記録部１７へ転送する。これにより、記録部１７は、図６（ｂ）に示すように、画像ファイルに基づく画像と、コメント情報に基づく画像とを記録用紙の同一頁に確実に記録することができる。
【００５０】
このように、ＭＦＰ１が提供する画像ファイルと共に、該画像ファイルに対応するコメント情報を同一の記録用紙の１頁の領域に印刷することにより、画像ファイルを記録した記録用紙を見るユーザは、画像ファイルに関するコメント情報も同時に見ることができる。また、記録用紙の浪費を防止することができる。
【００５１】
ここで、上述したように、画像ファイルにおける画像データを縮小することにより、画像ファイル及びコメント情報を記録用紙の１頁の領域に記録することができた場合であっても、例えば、画像ファイルのデータ量が大きい場合又はコメント情報のデータ量が大きい場合には、縮小された画像ファイルの内容が見づらくなる程に、縮小処理における縮小率が小さくなってしまう場合がある。従って、制御部１０は、記録処理を行なう際に算出した縮小率と、予め設定されてＲＯＭ１１に記憶されている最小縮小率とを比較して、算出した縮小率が予め設定されている最小縮小率よりも小さいか否かを判断する判断手段として動作する。
【００５２】
従って、制御部１０は、印刷処理を行なう際に算出した縮小率が予めＲＯＭ１１に設定されている最小縮小率よりも小さいと判断した場合には、ファイルＤＢから読み出した画像ファイルに縮小処理を行わずに、図６（ａ）に示すように画像ファイルに基づく画像とコメント情報に基づく画像とを記録用紙の異なる頁にそれぞれ記録するように記録部１７を制御する。なお、この場合、画像ファイル及びコメント情報をそれぞれ別の記録用紙に記録してもよく、１枚の記録用紙の表裏にそれぞれ記録してもよい。
【００５３】
一方、ＭＦＰ１は、蓄積部２１に設定された個人フォルダ内の受信フォルダ、送信フォルダ又は保存フォルダに、例えば、予め設定された送信者から送信された画像ファイル、当該個人フォルダの所有者であるユーザがＭＦＰ１を用いて送信した画像ファイル、当該ユーザにより保存しておくように設定された画像ファイル等を夫々記憶させてある。従って、ＰＣ２において、ユーザが掲示板ボタン３０ａ以外のボタン３０ｂ，３０ｃ，３１ａ，３１ｂ，３１ｃの夫々を選択した場合も、図３及び図４に示すような画面が表示されるが、個人フォルダの各ボタン３１ａ，３１ｂ，３１ｃを選択した場合には、ログインした際のユーザＩＤに対応した画像ファイルに関するファイル情報一覧３２ａが表示される。従って、ＰＣ２のユーザは、ボタン３０ｂ，３０ｃ，３１ａ，３１ｂ，３１ｃの夫々を選択した場合に表示される各ファイル情報一覧３２ａに従って、蓄積部２１に記憶させてある画像ファイルを適宜読み出し、各種の処理を行なうことができる。
【００５４】
なお、掲示板画面３２以外の画面、例えば、受信ボックスボタン３１ａをオンした場合に表示される受信ボックス画面（図示せず）では、プルダウンメニューが「掲示板に登録する」処理を選択できるように構成されている。このような受信ボックス画面に従って、ＰＣ２のユーザが、所望の画像ファイルを選択して「掲示板に登録する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａを選択した場合に表示される掲示板画面３２から閲覧できるように設定する。具体的には、ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２において選択された画像ファイルに関するファイル情報を、掲示板ボタン３０ａを選択した場合に表示される掲示板画面３２のファイル情報一覧３２ａに追加する。なお、各ユーザは、このような掲示板への登録処理を行なう際に、登録すべき画像ファイルについてのコメント情報を設定することにより、コメント情報をファイル情報に追加することができる。
【００５５】
以下に、上述した構成のＭＦＰ１において、蓄積部２１のファイルＤＢに記憶させてある画像ファイルの記録用紙への記録処理について説明する。図７は本発明に係るＭＦＰ１による画像ファイルの記録処理手順を示すフローチャートである。ＭＦＰ１の蓄積部２１のファイルＤＢに記憶させてある画像ファイルをＬＡＮを介して閲覧したいユーザが、ＰＣ２の図示しない操作部に所定の操作を行なってＰＣ２のＣＰＵにウェブブラウザを実行させた場合、ＰＣ２はＭＦＰ１から図３に示すような初期画面のウェブページ２１ａを取得して表示する。
【００５６】
またＰＣ２のユーザが、表示された初期画面の指示に従ってファイル情報一覧３２ａ中のチェックボックスをチェックした場合、ＰＣ２は、ユーザにより選択された画像ファイルをＭＦＰ１から取得して画像表示画面３３（図４参照）を表示する。更にユーザが、所望の画像ファイルを記録用紙に記録したい場合、掲示板画面３２中のプルダウンメニュー３２ｂより「プリントする」を選択して実行ボタン３２ｃをオンし、これによりＰＣ２は図５に示すような印刷条件設定画面のウェブページ２１ａを取得して表示する。ユーザは、印刷条件設定画面に従って所望の印刷条件を設定して印刷ボタンをオンし、ＰＣ２は設定された印刷条件を示す制御信号をＭＦＰ１へ送信する。
【００５７】
ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２から取得した制御信号に従って、ＰＣ２のユーザにより印刷条件として「画像／コメントの両方を印刷」が選択されたか否かを判断し（Ｓ１）、「画像／コメントの両方を印刷」が選択されていないと判断した場合（Ｓ１：ＮＯ）、即ち「画像のみを印刷」又は「コメントのみを印刷」が選択された場合、制御部１０は、選択された画像ファイル又は選択された画像ファイルに対応するコメント情報をファイルＤＢから読み出して記録部１７へ転送し、記録部１７により画像ファイル又はコメント情報のそれぞれに基づく画像を記録用紙に記録する（Ｓ２）。
【００５８】
制御部１０は、「画像／コメントの両方を印刷」が選択されたと判断した場合（Ｓ１：ＹＥＳ）、ユーザにより更なる印刷条件として「縮小して印刷」が選択されたか否かを判断し（Ｓ３）、「縮小して印刷」が選択されていないと判断した場合（Ｓ３：ＮＯ）、即ち「別ページに印刷」が選択された場合、選択された画像ファイル及びこの画像ファイルに対応するコメント情報を蓄積部２１から読み出して記録部１７へ転送し、記録部１７により画像ファイル及びコメント情報のそれぞれに基づく画像を記録用紙の別頁にそれぞれ記録する（Ｓ４）。
【００５９】
制御部１０は、「縮小して印刷」が選択されたと判断した場合（Ｓ３：ＹＥＳ）、選択された画像ファイル及びこの画像ファイルに対応するコメント情報を蓄積部２１から読み出し（Ｓ５）、画像ファイルを画像メモリ１６に、コメント情報をＲＡＭ１２に一旦記憶させる。次に制御部１０は、ＲＯＭ１１に記憶してある画像変換処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行し、ＲＡＭ１２に読み出したコメント情報に基づく画像を画像データに変換して（Ｓ６）ＲＡＭ１２に記憶させる。
【００６０】
制御部１０は、蓄積部２１のファイルＤＢから読み出した画像ファイルに予め設定されている記録用紙のサイズ、画像ファイルのデータ量及びコメント情報を変換して得られた画像データのデータ量に基づいて、画像ファイルに行なうべき縮小処理における縮小率を算出する（Ｓ７）。制御部１０は、算出した縮小率が予めＲＯＭ１１に記憶させてある最小縮小率よりも小さいか否かを判断しており（Ｓ８）、算出した縮小率が予めＲＯＭ１１に記憶させてある最小縮小率よりも小さいと判断した場合（Ｓ８：ＹＥＳ）、画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルと、蓄積部２１から読み出したコメント情報とを記録部１７へ転送し、記録部１７により画像ファイル及びコメント情報のそれぞれに基づく画像を記録用紙の別頁にそれぞれ記録する（Ｓ４）。
【００６１】
一方、算出した縮小率が予め設定されている最小縮小率よりも大きいと判断した場合（Ｓ８：ＮＯ）、制御部１０は、画像メモリ１６に記憶させてある画像ファイルに、算出した縮小率に基づく縮小処理を実行する（Ｓ９）。また制御部１０は、ＲＯＭ１１に記憶してある合成処理プログラムをＲＡＭ１２に読み出して順次実行し、ＲＡＭ１２に記憶してあるコメント情報を変換して得られた画像データを画像メモリ１６へ転送し、先に画像メモリ１６に記憶させてある縮小処理が施された画像ファイルに合成する（Ｓ１０）。更に制御部１０は、合成して得られた画像データを記録部１７へ転送し、記録部１７により、画像ファイル及びコメント情報を合成した画像データに基づく画像を１枚の記録用紙の同一頁に記録する（Ｓ１１）。
【００６２】
上述したように、ＭＦＰ１が提供する画像ファイルを記録用紙に記録する場合に、該画像ファイルを縮小することにより、縮小された画像ファイルと、該画像ファイルに対応するコメント情報とを記録用紙の同一頁に印刷することが可能となり、１枚の記録用紙において、画像ファイルとコメント情報とを同時に確認することができる。これにより、所望の画像ファイルを記録した記録用紙の取り扱いが容易となる。
【００６３】
また、画像ファイルに行なうべき縮小処理の縮小率が、画像ファイル及びコメント情報を記録用紙に記録した場合に見づらくなる程度に小さい場合には、画像ファイルに縮小処理を行わずに、画像ファイル及びコメント情報を記録用紙の異なる頁にそれぞれ印刷することにより、記録用紙に記録された画像ファイル及びコメント情報を見易くすることができる。
【００６４】
上述した実施の形態では、蓄積部２１のファイルＤＢに蓄積されている画像ファイルと、各画像ファイルに対応してファイルＤＢに蓄積されているコメント情報とを合成して記録用紙の同一頁に印刷する構成について説明したが、画像ファイルとテキストデータとは対応している必要はなく、任意の画像ファイルに任意のテキストデータを合成させる構成とすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを含むネットワーク構成例を示す模式図である。
【図２】本発明に係るＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明に係るＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図４】本発明に係るＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図５】印刷条件設定画面の構成例を示す模式図である。
【図６】画像ファイルを記録した記録シートの構成例を示す模式図である。
【図７】本発明に係るＭＦＰによる画像ファイルの記録処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６６】
１  ＭＦＰ（文書管理装置）
１０  制御部（変換手段、合成手段、算出手段、縮小手段、判断手段）
１７  記録部（記録手段）
２１  蓄積部（記憶手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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