(57)【要約】【課題】  進学希望者の情報を統合的に管理するとともに各学校に関連する進学希望者の情報をその学校に提供することで、学校における事務処理業務を簡略化し、各学校が種々のアクション、たとえば、Ｅメールによるコミュニケーションを容易にする学生募集業務支援システムを提案する。【解決手段】  学生募集業務支援システムは、ネットワークを介して送信されてくる進学希望者に関する進学希望者データおよび紙媒体、ＦＡＸ、電話などを介して進学希望者から送られてくる情報に基づいて入力手段により入力された進学希望者データを取得する進学希望者情報取得手段と、進学希望者情報取得手段により取得した進学希望者データを蓄積する進学希望者情報蓄積手段と、ネットワークを介して学校側からのアクセスを受け付け、進学希望者情報蓄積手段に蓄積された進学希望者情報のうち、その学校に関連する進学希望者データを閲覧させるとともに、学校側と進学希望者との間のＥメールによるコミュニケーションを支援する情報処理支援手段とを備える。【選択図】      図２
2005284368.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して送信されてくる進学希望者に関する進学希望者データおよび紙媒体、ＦＡＸ、電話などを介して進学希望者から送られてくる情報に基づいて入力手段により入力された進学希望者データを取得する進学希望者情報取得手段と、
前記進学希望者情報取得手段により取得した進学希望者データを蓄積する進学希望者情報蓄積手段と、
ネットワークを介して学校側からのアクセスを受け付け、前記進学希望者情報蓄積手段に蓄積された進学希望者情報のうち、その学校に関連する進学希望者データを閲覧させるとともに、学校側と進学希望者との間のＥメールによるコミュニケーションを支援する情報処理支援手段と、
を備える学生募集業務支援システム。
【請求項２】
前記進学希望者情報取得手段は、進学希望者の情報端末からインターネットを介してアクセス可能であり複数の学校情報を掲載した学校情報ホームページを管理する学校情報サーバから進学希望者データを取得する、請求項１に記載の学生募集業務支援システム。
【請求項３】
前記情報処理支援支援手段は、前記進学希望者情報蓄積手段で管理される進学希望者データのうちからメールアドレスを抽出し、該当するメールアドレスに対して送付するＥメールの作成を受け付けるメール作成支援部と、前記メール作成支援部で作成されたＥメールを該当するメールアドレスに送信するメール送信部とを備える請求項１または２に記載の学生募集業務支援システム。
【請求項４】
前記メール作成支援部は、抽出したメールアドレスの種別に対応する複数のメール入力部を備える、請求項３に記載の学生募集業務支援システム。
【請求項５】
PCメールアドレスおよび携帯電話メールアドレスにそれぞれ対応するメール入力部を備える、請求項４に記載の学生募集業務支援システム。
【請求項６】
前記メール作成支援部は、前記学校情報サーバが進学希望者に提供するWebメールサービスを利用して、前記Webメールサービスに設定されている該当する進学希望者の会員用メールアドレスにメール送受信を行う、請求項１〜５のいずれかに記載の学生募集業務支援システム。
【請求項７】
前記情報処理支援手段は、進学希望者からの質問に対して学校毎に設定される回答者のＥメールアドレスを管理する回答者情報管理部と、進学希望者から送信されてくる学校に対する質問情報を取得する質問受付部と、前記質問受付部により取得した質問情報に対して前記回答者情報管理部から回答者を選択して前記質問情報を送信する質問メール送信部と、前記回答者からの回答情報を受け付けて該当する進学希望者に送信する回答メール送信部とを備える、請求項１〜６のいずれかに記載の学生募集業務支援システム。
【請求項８】
前記回答者情報管理部は学校の在校生および／または卒業生のＥメールアドレスおよび学校の先生および／または管理者のＥメールアドレスを管理しており、質問メール送信部は学校の在校生および／または卒業生のＥメールアドレスに進学希望者からの質問情報を送信し、回答メール送信部は学校の在校生および／または卒業生からの回答メールを学校の先生および／または管理者のＥメールアドレスに転送するとともに前記学校の先生および／または管理者により校正された回答情報を受け付けて前記進学希望者に送信する、
請求項７に記載の学生募集業務支援システム。
【請求項９】
学校側において保有する進学希望者データを前記進学希望者情報蓄積手段内に取り込むためのデータ取込手段をさらに備える、請求項１〜８のいずれかに記載の学生募集業務支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は進学希望者に対して学校が行う学生募集業務を支援する学生募集業務支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
専門学校、短大、大学などの学校は、毎年、学生の募集を行っている。この学生募集業務には、たとえば、学校の情報を掲載している進学情報誌やDM（ダイレクトメール）による広告、資料請求者へのパンフレットや学校説明会の告知の送付、学校説明会の実施などが挙げられる。
【０００３】
このような学校の行う種々の学生募集業務を支援し、また進学を希望する高校生や浪人などの進学希望者に各学校の情報を提供する企業として、いくつかの進学支援企業が存在している。進学支援企業は、進学情報誌に複数の学校についての情報を掲載して進学希望者に配るとともに、各学校には進学希望者から寄せられた資料請求や説明会への申し込みなどの情報を提供している。これにより、進学希望者が広く専門学校などの情報を得ることができるようになるとともに、学生を募集する学校が自校に興味を持ってくれる進学希望者の情報を得ることができるようになっている。
【０００４】
進学支援企業は、情報誌を届けた進学希望者がはがきやFAX、電話などで返信してくる情報を、そのまま、あるいは手作業で表計算ソフトウェアのデータなどに変換して、各学校に送るというサービスを行っている。
【０００５】
また、近年のインターネットの普及に伴い、進学支援企業が提供する学校情報掲載のWebページを進学希望者が参照し、Eメールによる資料請求などのアクションを起こすことができるようになってきている。
【０００６】
このようなインターネット環境を介して送られてくる情報は、進学支援企業からそのまま学校に転送されている。したがって、学校側では、はがきやFAXに基づくデータとは異なるフォーマットでEメールなどの情報を受け取ることとなり、これら異なるフォーマットのデータを内部で統合する必要がある。複数の進学支援企業と提携している学校では、進学支援企業毎に異なるフォーマットでのデータを統合する必要もでてくる。
【０００７】
さらに、各学校が主催するWebページを参照して直接学校のメールアドレスにEメールなどのアクションを起こす進学希望者も増えてきており、学校側では受け取る情報の種類や量の増加に対応するために事務処理が煩雑となってきている。
【０００８】
このような情報提供や情報収集をインターネットを介したものに統一することで、データ処理が簡単になると考えられるが、進学希望者によってはインターネットを使用できる環境にないような場合が想定されるため、将来的にも紙媒体や電話、FAXを利用した情報提供や情報収集は存続していくものと考えられる。
【０００９】
本願出願人は、以上の問題に鑑みて、学生募集業務を行う学校が当該業務に必要な情報を使いやすい形態で入手することを可能とする学生募集支援システムを、特許文献１において提案している。
【特許文献１】特開2001-175754号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
特許文献１に記載されているような学生募集支援システムでは、進学支援企業などが運営する学校情報サーバにアクセスした進学希望者がこの学校情報サーバを介して送信してくる情報や、紙媒体やFAX、電話などにより進学支援企業に送られてきた情報を入力手段により入力した情報を情報管理サーバで管理し、各学校に関連する進学希望者の情報を抽出して各学校に設置された進学希望者情報処理装置に送信するように構成している。
【００１１】
各学校に設置されている進学希望者情報処理装置は、パーソナルコンピュータやワークステーションなどの一般的なコンピュータシステムで構成されており、進学支援企業の情報管理サーバで統合的なフォーマットに適用された進学希望者の情報を取得し、これを自校のコンピュータ内に構築されたデータベースで管理する。
【００１２】
進学希望者情報処理装置では、データベース内に蓄積された進学希望者の情報に基づいて、ダイレクトメールを郵送するためのラベル印刷、統計処理などの処理を行うことが可能となっている。
【００１３】
この特許文献１に記載された発明では、進学支援企業から送信されてくる進学希望者の情報を用いて情報処理を行うことを提案しているに過ぎず、学校側のコンピュータにインストールされた一般的な市販のアプリケーションを用いて、ダイレクトメール郵送のためのラベル印刷や統計処理などを行っているに過ぎない。また、Eメールアドレスを有する進学希望者にとってはEメールによる返信があった方が便利であると考えられるが、このためには、コンピュータ上でEメール用アプリケーションを起動し、データベース中の各進学希望者のメールアドレスを抽出し、各メールアドレスに対する返信メールを作成する必要がある。
【００１４】
また、最近では、携帯電話によるEメールの送受信が普及していることから、携帯電話のEメールアドレスを登録する場合も増えてきている。この場合、携帯電話で受信できるEメールの字数や添付ファイルの形態などが制限されていることが考えられるため、通常のISP（Internet Service Provider）などのメールサービスを受けているユーザへのメールとは異なる処理を施す必要がある。
【００１５】
このような問題に鑑みて、本発明では、進学希望者の情報を統合的に管理するとともに各学校に関連する進学希望者の情報をその学校に提供することで、学校における事務処理業務を簡略化し、各学校が種々のアクション、たとえば、Ｅメールによるコミュニケーションを容易にする学生募集業務支援システムを提案する。
【課題を解決するための手段】
【００１６】
本発明の請求項１に係る学生募集業務支援システムは、ネットワークを介して送信されてくる進学希望者に関する進学希望者データおよび紙媒体、ＦＡＸ、電話などを介して進学希望者から送られてくる情報に基づいて入力手段により入力された進学希望者データを取得する進学希望者情報取得手段と、進学希望者情報取得手段により取得した進学希望者データを蓄積する進学希望者情報蓄積手段と、ネットワークを介して学校側からのアクセスを受け付け、進学希望者情報蓄積手段に蓄積された進学希望者情報のうち、その学校に関連する進学希望者データを閲覧させるとともに、学校側と進学希望者との間のＥメールによるコミュニケーションを支援する情報処理支援手段とを備える。
【００１７】
このような構成とすることにより、学校側から情報処理支援手段にアクセスすることによって、進学希望者情報蓄積手段で管理されている進学希望者情報を閲覧しこれを利用することが可能となるとともに、進学希望者に対してＥメールによるコミュニケーションが容易になる。
【００１８】
本発明の請求項２に係る学生募集業務支援システムは、請求項１に記載の学生募集業務支援システムであって、進学希望者情報取得手段は、進学希望者の情報端末からインターネットを介してアクセス可能であり複数の学校情報を掲載した学校情報ホームページを管理する学校情報サーバから進学希望者データを取得する。
【００１９】
この場合、学校情報ホームページを介して進学希望者データを取得してこれを進学希望者情報蓄積手段で管理するように構成でき、学校情報を進学希望者に提供する学校情報サーバとの連動させて進学希望者情報を容易に取得することができる。
【００２０】
本発明の請求項３に係る学生募集業務支援システムは、請求項１または２に記載の学生募集業務支援システムであって、情報処理支援手段が、進学希望者情報蓄積手段で管理される進学希望者データのうちからメールアドレスを抽出し、該当するメールアドレスに対して送付するＥメールの作成を受け付けるメール作成支援部と、メール作成支援部で作成されたＥメールを該当するメールアドレスに送信するメール送信部とを備える。
【００２１】
この場合、学校側と進学希望者との間でＥメールによるコミュニケーションを支援することが可能となり、学校側での処理業務を簡略化することが可能となる。
【００２２】
本発明の請求項４に係る学生募集業務支援システムは請求項３に記載の学生募集業務支援システムであって、メール作成支援部は、抽出したメールアドレスの種別に対応する複数のメール入力部を備える。
【００２３】
この場合、たとえば、字数の制限や添付ファイルの制限などを反映させたメール入力部を設けることで、各種メールアドレスに対応したメール作成の支援を行うことが可能である。
【００２４】
本発明の請求項５に係る学生募集業務支援システムは請求項４に記載の学生募集業務支援システムであって、PCメールアドレスおよび携帯電話メールアドレスにそれぞれ対応するメール入力部を備える。
【００２５】
携帯電話メールの場合、通常のPCメールに比して送信できる字数が少なく制限されている場合があり、このような制限に対応したメール入力部を設けることで、学校側におけるメール作成を容易にすることができる。
【００２６】
本発明の請求項６に係る学生募集業務支援システムは請求項１〜５のいずれかに記載の学生募集業務支援システムであって、メール作成支援部は、学校情報サーバが進学希望者に提供するWebメールサービスを利用して、Webメールサービスに設定されている該当する進学希望者の会員用メールアドレスにメール送受信を行う。
【００２７】
この場合、ISP（Internet Service Provider）に契約していない進学希望者であっても、Webメールにより学校側とコミュニケーションをとることが可能となり、学校側は進学希望者に関する情報を容易に取得することが可能となる。
【００２８】
本発明の請求項７に係る学生募集業務支援システムは請求項１〜６のいずれかに記載の学生募集業務支援システムであって、コミュニケーション支援手段は、進学希望者からの質問に対して学校毎に設定される回答者のＥメールアドレスを管理する回答者情報管理部と、進学希望者から送信されてくる学校に対する質問情報を取得する質問受付部と、質問受付部により取得した質問情報に対して回答者情報管理部から回答者を選択して質問情報を送信する質問メール送信部と、回答者からの回答情報を受け付けて該当する進学希望者に送信する回答メール送信部とを備える。
【００２９】
この場合、たとえば進学希望者からの学校に対する質問情報を回答者のＥメールアドレスを送信し、回答者からの回答情報を進学希望者に送信することで、学校側と進学希望者とのメールによるコミュニケーションを支援することができる。
【００３０】
本発明の請求項８に係る学生募集業務支援システムは請求項７に記載の学生募集業務支援システムであって、回答者情報管理部は学校の在校生および／または卒業生のＥメールアドレスおよび学校の先生および／または管理者のＥメールアドレスを管理しており、質問メール送信部は学校の在校生および／または卒業生のＥメールアドレスに進学希望者からの質問情報を送信し、回答メール送信部は学校の在校生および／または卒業生からの回答メールを学校の先生および／または管理者のＥメールアドレスに転送するとともに学校の先生および／または管理者により校閲された回答メールを受け付けて進学希望者に送信する。
【００３１】
この場合、進学希望者の悩みや相談を学校の在校生や卒業生に回答してもらうことで、進学希望者に近い立場からの的確なアドバイスを行うことが可能となる。ここで、学校在校生や卒業生からの回答情報は、先生や管理者により校閲させることにより誤字・脱字や文章校正を可能とする。
【００３２】
本発明の請求項９に係る学生募集業務支援システムは請求項１〜８に記載の学生募集業務支援システムであって、学校側において保有する進学希望者データを進学希望者情報蓄積手段内に取り込むためのデータ取込手段をさらに備える。
【００３３】
この場合、学校側で収集された進学希望者データを１つのシステム統合的に使用することができるようになり、情報処理業務を簡略化することが可能となる。
【発明の効果】
【００３４】
本発明によれば、学校側における情報処理業務を簡略化することが可能になるとともに、学校側と進学希望者とのコミュニケーションが容易になり、学校側にとって資料請求から入学に至る進学希望者の歩留まりを上げることができ、また進学希望者にとっては学校からの情報を迅速に取得することが可能となり進学先の選択を容易にするものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３５】
〈学生募集業務支援システムの概要〉
本発明の学生募集業務支援システムが採用されるモデルを図１に基づいて説明する。
【００３６】
この学生募集業務支援システム11は、進学支援企業10内に設置されており、インターネットなどのネットワークに接続可能となっている。
【００３７】
進学支援企業10内には、専門学校、短大、大学などの学校20の情報を進学希望者30に対して提供する学校情報サーバ12を備えている。この学校情報サーバ12は、各学校20側に設置されている学校端末21から送信される（Ａ）あるいは進学支援企業10内で入力される学校情報を学校情報データベースとして蓄積してする。学校情報サーバ12は、学校情報データベースに蓄積された学校情報を掲載した学校情報ホームページを管理しており、高校生、予備校生、社会人などを含む進学希望者30に閲覧可能に提供する（Ｂ）。
【００３８】
進学希望者30は、自宅や学校、その他の場所に設置されたユーザ端末31を利用して学校情報サーバ12にアクセスすることが可能であり、学校情報サーバ12が提供する学校情報を閲覧するとともに、アンケートや個人情報を学校情報サーバ12に送信して会員登録したり、各学校の資料請求、説明会参加申し込み、Webメールアドレスによるメール送受信を行う（Ｃ）。
【００３９】
学校情報サーバ12は、進学希望者31から送信されてくる進学希望者の情報をデータベース内に蓄積して管理するとともに、学生募集業務支援システム11に送信する（Ｄ）。
【００４０】
学生募集業務支援システム11は、学校20に設置される学校端末21からのアクセスを受け付け（Ｅ）、データベース内で管理している進学希望者データのうち各学校に関連するデータの閲覧させる（Ｆ）。学校20側で独自に管理する進学希望者データベース22が存在する場合には、この進学希望者データベース22中のデータを学生募集業務支援システム11で管理されているデータベースのデータ形式に適合させて吸い上げ、データを統合管理するように構成することが可能となっている。
【００４１】
学生募集業務支援システム11は、学校20の学校端末21から進学希望者に対して送信するメールの作成支援を提供しており、所定のホームページ上で作成されたＥメールを進学希望者30のユーザ端末31に送信する（Ｇ）、または携帯電話のメールアドレスに送信する（Ｈ）。学生募集業務支援システム11の所定のホームページ上で作成されたＥメールは、進学希望者30が予め登録しているメールアドレスに送達されるものであり、PCメールアドレスである場合には直接プロバイダのメールサーバに送信され、携帯電話のメールアドレスである場合には携帯電話のメールサーバに送信される。進学希望者30が学校情報サーバ12のWebメールアドレスを取得している場合には、学生募集業務支援システム11はこのWebメールアドレスにメールを送信する。
【００４２】
進学支援企業10では、紙媒体によるダイレクトメールやガイドブックを進学希望者30に配布する（Ｉ）場合がある。進学希望者30から資料請求のはがきなどが返信されてきた場合（Ｊ）には、入力手段（図示せず）により学校情報サーバ12および学生募集業務支援システム11のデータベースへのデータエントリーを行うように構成される。
【００４３】
進学希望者30から学校20に対して紙媒体や電話、ファクシミリなどにより直接アクションがあった場合には（Ｋ）、このアクションに基づいて学校側20では進学希望者データベース22へのデータエントリーを行う。進学希望者30から学校20への直接のアクションとしては、資料請求はがき、願書請求、説明会参加申し込み、願書提出などが考えられる。
【００４４】
進学希望者30から直接アクションを受け付けた学校20側では、資料送付やダイレクトメールの送付、説明会のお知らせ、願書の送付などのアクションを進学希望者30に直接行うように構成できる（Ｌ）。
【００４５】
学生募集業務支援システム11の概要構成を示す機能ブロック図を図２に示す。
学生募集業務支援システム11は、進学希望者情報取得手段101、進学希望者情報蓄積手段102、情処理支援手段103を備えている。
【００４６】
進学希望者情報取得手段101は、学校情報サーバ12などからのネットワークを介して送信されてくる進学希望者に関する進学希望者データおよび紙媒体、ＦＡＸ、電話などを介して進学希望者から送られてくる情報に基づいて入力手段13により入力された進学希望者データを取得する。入力手段13は、学生募集業務支援システム11に付属する構成とすることも可能であり、学校情報サーバ12と共用される構成とすることも可能である。
【００４７】
進学希望者情報蓄積手段102は、進学希望者情報取得手段101により取得した進学希望者データを蓄積する。進学希望者データは、進学希望者が学校情報サーバ12に対して資料請求を行う際、会員登録を行う際、またはアンケートへの回答を行う際などにおいて入力された個人情報から取得することができ、また進学希望者からのＥメール、資料請求はがきに記載された個人情報、進学希望者からの電話やFAXの情報から得られた個人情報などに基づいて入力手段13から入力するように構成することができ、これら個人情報を統合的に進学希望者情報蓄積手段102に蓄積する。
【００４８】
進学希望者データは、たとえば、図３に示すような各項目で構成することができる。この例では、姓（漢字）、名（漢字）、姓（カナ）、名（カナ）、郵便番号（親番）、郵便番号（枝番）、住所（都道府県）、住所（市区群町村）、住所（町域）、住所（マンション名等）、電話番号（市外局番）、電話番号（市内局番）、電話番号（加入者番号）、FAX番号（市外局番）、FAX番号（市内局番）、FAX番号（加入者番号）、生年月日（西暦年）、生年月日（月）、生年月日（日）、PCメールアドレス、携帯メールアドレス、属性、入学希望年、高校コード・・・・などの項目を備えている。
【００４９】
情報処理支援手段103は、ネットワークを介して学校側からのアクセスを受け付け、進学希望者情報蓄積手段102に蓄積された進学希望者情報のうち、その学校に関連する進学希望者データを閲覧させるとともに、学校側と進学希望者との間のＥメールによるコミュニケーションを支援する。
【００５０】
情報処理支援手段103は、進学希望者情報蓄積手段102で管理される進学希望者データのうちからメールアドレスを抽出し、該当するメールアドレスに対して送付するＥメールの作成を受け付けるメール作成支援部104と、メール作成支援部104で作成されたＥメールを該当するメールアドレスに送信するメール送信部105とを備える。
【００５１】
情報処理支援手段103は、学校端末21からのアクセスを受け付けて、進学希望者情報蓄積手段102に蓄積されている進学希望者データのうちから、その学校に関連する進学希望者データの閲覧をさせ、ダイレクトメールの印刷やFAX送信、その他の情報処理支援を行うとともに、メール作成支援部103により進学希望者に対して送信するＥメール作成の支援を行う。
【００５２】
さらに、学生募集業務支援システム11には、学校端末21に蓄積された進学希望者データを進学希望者情報蓄積手段102での管理が可能なフォーマットに変換して蓄積させるためのデータ取込部106を備えている。学校側において、データの一元管理を希望する場合には、このデータ取込部106を介して進学希望者情報蓄積手段102に進学希望者データを格納するように構成できる。
〈学生募集業務支援の動作〉
本発明の学生募集業務支援システムの動作を図４に示すフローチャートに基づいて説明する。
【００５３】
学校側に設置されている学校端末21よりアクセスがあった場合には、ステップS11において、学生募集業務支援システム11は学校端末21にログイン画面を送信し、オペレータからのログインを受け付ける。
【００５４】
ログイン画面は、たとえば、図８に示すような構成とすることができる。この場合、ログイン画面1000は、ユーザIDに相当する登録名の入力を受け付ける登録名入力部1001、パスワードの入力を受け付けるパスワード入力部1002およびログインボタン1003を備えている。学校側におけるオペレータは、学校端末21のブラウザ上に表示されるログイン画面1000において、登録名入力部1001およびパスワード入力部1002に所定の登録名およびパスワードを入力して、ログインボタン1003をクリックすることにより、このシステムへのログインを行うことができる。学校の登録名およびパスワードは、進学支援企業10との契約時において予め設定されたものを用いることとし、学生募集業務支援システム11へのアクセス時にオンライン登録を受け付けて、その際に登録名やパスワードを設定するような構成とすることも可能である。
【００５５】
ステップS12では、学生募集業務支援システム11は、ログイン画面1000で受け付けた登録名およびパスワードの認証を行う。受け付けた登録名およびパスワードが予め設定されたものであると確認できた場合にはステップS14に移行し、そうでない場合にはステップS13に移行する。
【００５６】
ステップS13では、学生募集業務支援システム11は、ログイン画面1000で受け付けた登録名およびパスワードに誤りがあった旨の表示を行う、再度登録名およびパスワードの入力を促す再ログイン画面を表示し、ステップS12に移行する。たとえば、図９に示すように、入力に誤りがあった旨の表示を行うとともに登録名入力部1011、パスワード入力部1012およびログインボタン1013を備える再ログイン画面1010を表示して、オペレータによる再度の入力を受け付ける。
【００５７】
ステップS14では、学生募集業務支援システム11は、このシステムのトップメニューを表示して各処理の開始指示を受け付ける。たとえば、図10に示すように、トップメニュー表示画面1020は、リスト取込に関する指示を受け付けるダウンロード指示ボタン1021-1、アップロード指示ボタン1021-2、個人データ管理に関する指示を行うための資料請求の記録指示ボタン1022-1、イベント申し込みの記録指示ボタン1022-2、イベント出欠の記録指示ボタン1022-3、出願の記録指示ボタン1022-4、入学の記録指示ボタン1022-5、本日作業分リスト指示ボタン1022-6、保存されているリスト指示ボタン1022-7、各種機能に関する指示を行うためのメール送信指示ボタン1023-1、個人データ検索指示ボタン1023-2、定型資料指示ボタン1023-3、条件設定一覧作成指示ボタン1023-4、重複クリーニング指示ボタン1023-5、エラーメール処理指示ボタン1023-6、各種設定指示ボタン1023-7、ネット相談指示ボタン1023-8などを備えており、この他、現在の進学希望者データのリスト総数、メール送信可能リスト数、進学支援企業からのお知らせなどを表示する各種表示欄を含んでいる。
【００５８】
ステップS15では、学生募集業務支援システム11は、トップメニュー表示画面1020からどのような処理が選択されたかを判定する。ここでは説明のため、ダウンロード指示ボタン1021-1、アップロード指示ボタン1021-2のうちいずれかが指示された場合にはデータ取込指示があったとしてステップS16に移行し、資料請求の記録指示ボタン1022-1、イベント申し込みの記録指示ボタン1022-2、イベント出欠の記録指示ボタン1022-3、出願の記録指示ボタン1022-4、入学の記録指示ボタン1022-5、本日作業分リスト指示ボタン1022-6、保存されているリスト指示ボタン1022-7のうちのいずれかが指示された場合には個人データ管理に関する指示があったとしてステップS17に移行し、メール送信指示ボタン1023-1、個人データ検索指示ボタン1023-2、定型資料指示ボタン1023-3、条件設定一覧作成指示ボタン1023-4、重複クリーニング指示ボタン1023-5、エラーメール処理指示ボタン1023-6、各種設定指示ボタン1023-7、ネット相談指示ボタン1023-8のうちのいずれかが指示された場合には各種機能に関する指示があったとしてステップS18に移行するものとする。
【００５９】
ステップS16では、学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102で管理されている進学希望者データのうちアクセスがあった学校に関連するデータを学校端末21にダウンロードする処理または学校側の進学希望者データベース22に格納されている進学希望者データを学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102にアップロードする処理の実行を実行する。
【００６０】
ステップS17では、学生募集業務支援システム11は、進学希望者情報蓄積手段102に格納されている進学希望者データ中の個人データの管理処理を実行する。
【００６１】
ステップS18では、学生募集業務支援システム11は、このシステムにおける各種機能に対応する処理を実行する。
【００６２】
ステップS19では、学生募集業務支援システム11は処理が終了したか否かを判定し、終了していないと判断した場合にはステップS14に移行して、トップメニュー画面の表示を行う。
〈データ取込処理〉
図４ステップS16のデータ取込処理を図５のフローチャートに基づいて説明する。
【００６３】
ステップS21では、学生募集業務支援システム11は、ダウンロード指示ボタン1021-1、アップロード指示ボタン1021-2のうちいずれが指示されたかを判断し、ダウンロード指示ボタン1021-1が指示されたと判断した場合にはステップS22に移行し、アップロード指示ボタンが指示されたと判断した場合にはステップS26に移行する。
【００６４】
ステップS22では、学生募集業務支援システム11は、学校端末21に取込リスト一覧画面を送信する。図11に取込リスト一覧画面の一例を示す。取込リスト一覧画面1030は、アクセスしてきた学校に関連する進学希望者データであって、新たなデータを含むものを一覧表示するものであって、図11に示すように、個人ID表示欄、姓名表示欄、性別表示欄、郵便番号欄、電話番号欄、住所欄、属性欄、資料送付識別欄、願書提出識別欄、イベント出欠識別欄などの項目で構成されている。
【００６５】
ステップS23では、学生募集業務支援システム11は、取込リスト一覧画面で表示した進学希望者データ中に、既に取り込んだ進学希望者データがあるか否かを判別し、重複している進学希望者データが存在する場合にはステップS24に移行し、そうでない場合にはステップS25に移行する。
【００６６】
ステップS24では、学生募集業務支援システム11は、現在取込中の進学希望者データと既存の進学希望者データとの間で重複するおそれのあるデータを表示して、これらのデータを統合するか否かの指示を受け付ける。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図12に示すような重複チェック画面1040を表示し、現在取込を行っているリストと既存リスト中に重複しているおそれがあるデータを表示する。この重複チェック画面1040では、項目毎に、既存の進学希望者データと新規の進学希望者データを表示するとともに、いずれのデータを選択するかのラジオボタンが設定されており、各ラジオボタンによる選択の後統合ボタン1041が指示された場合にはデータの統合を行い、別リスト登録ボタン1042が指示された場合には新規の進学希望者データとして登録を行う。
【００６７】
ステップS25では、学生募集業務支援システム11は、取込リスト一覧画面1030で表示された進学希望者データであって重複チェック処理が実行されたデータを、アクセスしてきた学校端末21に送信する。
【００６８】
ステップS26では、学生募集業務支援システム11は、学校側の進学希望者データベース22で管理している進学希望者データを進学希望者情報蓄積手段102内に取り込むために、データファイルの選択指示を受け付ける。ここでは、学生募集業務支援システム11は、CSVデータの取込を行うような構成され、たとえば、図13に示すような取込元であるファイルの選択指示を受け付けるためのファイル選択画面1050を学校端末21に送信する。ファイル選択画面1050は、ファイル名入力部1051、取込ボタン1052、キャンセルボタン1053などを含む構成であり、取込ボタン1052の入力指示に基づいてファイル名入力部1051に入力されたファイル名のCSVデータを取り込む準備を行う。
【００６９】
ステップS27では、学生募集業務支援システム11は、項目対応付け設定処理を実行する。ここでは、進学希望者情報蓄積手段102で管理している進学希望者データの各項目と、CSVファイルの項目との対応を設定するための設定画面（図示せず）を表示し、対応付けの設定指示を受け付ける。
【００７０】
ステップS28では、学生募集業務支援システム11は、設定された項目対応付け設定指示に基づいて、学校端末21の進学希望者データを取り込んで進学希望者情報蓄積手段102に格納する。この場合、前述と同様にして、既存の進学希望者データと重複するものがあるか否かを判別する重複チェック処理を行うように構成することも可能である。
〈個人データの管理〉
図４ステップS17の個人データ管理処理について、図６のフローチャートに基づいて説明する。
【００７１】
ステップS31では、学生募集業務支援システム11は、学校端末21からの指示に基づいて対応する処理に分岐する。たとえば、図10のトップメニュー表示画面1020において、資料請求の記録指示ボタン1022-1がクリックされた場合にはステップS32に移行し、イベント申し込みの記録指示ボタン1022-2がクリックされた場合にはステップS33に移行し、イベント出欠の記録指示ボタン1022-3がクリックされた場合にはステップS34に移行し、出願の記録指示ボタン1022-4がクリックされた場合にはステップS35に移行し、入学の記録指示ボタン1022-5がクリックされた場合にはステップS36に移行し、本日作業分リスト指示ボタン1022-6がクリックされた場合にはステップS37に移行し、保存されているリスト指示ボタン1022-7がクリックされた場合にはステップS38に移行する。
【００７２】
ステップS32では、学生募集業務支援システム11は資料請求記録処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図14に示すような資料請求記録画面1060を学校端末21に送信し、該当する進学希望者からの資料請求に関する情報の入力を受け付ける。資料請求記録画面1060は、進学希望者の氏名、性別、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、学校名／勤務先、志望学部・学科・コースなどの基本情報を表示するための基本情報表示欄1061と資料請求履歴を記録するための資料請求情報入力欄1062を含んでいる。基本情報表示欄1061は、既存の進学希望者データを選択した場合には進学希望者情報蓄積手段102内に格納されている進学希望者データの該当する項目のデータが表示され、学校側において新規に入力する場合には各項目に対する入力が可能な入力部として表示される。資料請求情報入力欄1062は、進学希望者が請求した資料が学校案内であるか願書であるかの資料の種別、請求日、請求方法、請求媒体などの項目で構成され、各項目に対する入力を受け付ける構成となっている。
【００７３】
ステップS33では、学生募集業務支援システム11はイベント申込記録処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図15に示すようなイベント申込記録画面1070を学校端末21に送信し、該当する進学希望者からのイベント申込に関する情報の入力を受け付ける。イベント申込記録画面1070は、進学希望者の氏名、性別、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、学校名／勤務先、志望学部・学科・コースなどの基本情報を表示するための基本情報表示欄1071とイベント申込状況を記録するためのイベント申込状況入力欄1072を含んでいる。基本情報表示欄1071は、既存の進学希望者データを選択した場合には進学希望者情報蓄積手段102内に格納されている進学希望者データの該当する項目のデータが表示され、学校側において新規に入力する場合には各項目に対する入力が可能な入力部として表示される。イベント申込状況入力欄1072は、進学希望者が申込を行ったイベントや合同説明会などの名称、会場、日時などの項目で構成され、各項目に対する入力を受け付ける構成となっている。
【００７４】
ステップS34では、学生募集業務支援システム11はイベント出欠記録処理を実行する。ここで、学生募集業務支援システム11は、イベント名、イベント会場、イベント日時などに基づくイベント申込者の検索指示を受け付け、検索結果として、たとえば図16に示すようなイベント申込者一覧表示画面1080を学校端末21に送信する。イベント申込者一覧表示1080は、該当するイベントに申込を行った進学希望者の個人ID、姓名、性別、属性、学校名、入学希望年などの各表示項目を備え、進学希望者毎にイベントへの出席、欠席、未入力などの出欠記録を行うためのラジオボタンを供えている。学校端末21側では、既に終了したイベントに対して進学希望者が出席したか欠席であったかをラジオボタンへの入力により記録することが可能となっている。
【００７５】
ステップS35では、学生募集業務支援システム11は出願記録処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図17に示すような出願記録画面1090を学校端末21に送信し、該当する進学希望者からの出願に関する情報の入力を受け付ける。出願記録画面1090は、進学希望者の氏名、性別、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、学校名／勤務先、志望学部・学科・コースなどの基本情報を表示するための基本情報表示欄1091と出願状況を記録するための出願状況入力欄1092を含んでいる。基本情報表示欄1091は、既存の進学希望者データを選択した場合には進学希望者情報蓄積手段102内に格納されている進学希望者データの該当する項目のデータが表示され、学校側において新規に入力する場合には各項目に対する入力が可能な入力部として表示される。出願状況入力欄1092は、進学希望者が出願を行ったか否かのチェックボックス1093と、申込を行った日付を記録するための出願日記録欄1094とを備えており、学校の学部や学科毎に進学希望者からの出願んがあった日付を記録できるように構成されている。
【００７６】
ステップS36では、学生募集業務支援システム11は入学記録処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図18に示すような出願者検索画面1100を学校端末21に送信して、出願者の検索指示を受け付ける。出願者検索画面1100は、出願者氏名の入力を受け付ける氏名入力欄1101、出願日の入力を受け付ける出願日入力欄1102、検索ボタン1103を備えている。学校端末21では、出願者検索画面1100の氏名入力欄1101および／または出願日入力欄1102に検索キーとなる項目を入力、検索ボタン1103をクリックすることで検索の指示を行うことが可能となる。学生募集業務支援システム11は、学校端末21からの検索指示に基づいて出願者の検索を行い、検索結果に基づいて図19に示すような入学記録画面1110を学校端末21に送信する。入力記録画面1110は、検索により得られた出願者のデータのうち個人ID、姓名、郵便番号、住所、出願状況などの各項目についての出願状況表示欄1111と、入学したか否かを記録するための入学状況チェック欄1112とを備えている。学校端末21では、この入学記録画面1110に表示される出願状況表示欄1111の内容を確認し、入学手続が完了しているものについては、入学状況チェック欄1112に記録する。同一の進学希望者が複数の学部や学科に出願を行っているような場合には、出願があった全ての学部や学科の出願状況を出願状況表示欄1111に並列に表示し、対応する入学状況チェック欄1112を設けることができる。
【００７７】
ステップS37では、学生募集業務支援システム11は本日作業分リスト処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図20に示すようなリスト作成項目を選択させるためのリスト作成用サブメニュー画面1120を学校端末21に送信する。リスト作成用サブメニュー画面1120は、リスト作成を行う作業項目を選択させるための項目選択欄1121を備えており、たとえば、本日の資料請求の記録、本日のイベント申込の記録、本日のイベント出欠の記録、本日の出願の記録、本日の入学の記録のいずれかを選択できるように構成されている。
【００７８】
リスト作成サブメニュー画面1120により本日の資料請求の記録が選択された場合、学生募集業務支援システム11は、本日資料請求記録処理を行った進学希望者データを検索し、該当する進学希望者データの一覧を作成して、たとえば、図21に示すような資料請求記録一覧画面1130を学校端末21に送信する。資料請求記録一覧画面1130は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1131と、CSVダウンロード指示ボタン1132、サーバ保存指示ボタン1133、ラベル用ダウンロード指示ボタン1134、メール作成指示ボタン1135などを含んでいる。このような資料請求記録一覧画面1130により、本日資料請求の記録作業を行った進学希望者データを確認することが可能である。また、CSVダウンロード指示ボタン1132をクリックすることにより学校端末21側に該当する進学希望者データをダウンロードすることができ、サーバ保存指示ボタン1133をクリックすることにより学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102に保存することができる。さらに、ラベル用ダウンロード指示ボタン1134をクリックすることにより、ダイレクトメールのラベルに用いる進学希望者データを学校端末21にダウンロードして印刷することが可能となる。また、メール作成指示ボタン1135をクリックすることによりメール作成画面が起動し、該当する進学希望者のメールアドレスに送信するためのメール作成を支援する。
【００７９】
リスト作成サブメニュー画面1120により本日のイベント申込の記録が選択された場合、学生募集業務支援システム11は、本日イベント申込記録処理を行った進学希望者データを検索し、該当する進学希望者データの一覧を作成して、たとえば、図22に示すようなイベント申込記録一覧画面1140を学校端末21に送信する。イベント申込記録一覧画面1140は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1141と、CSVダウンロード指示ボタン1142、サーバ保存指示ボタン1143、ラベル用ダウンロード指示ボタン1144、メール作成指示ボタン1145などを含んでいる。このようなイベント申込記録一覧画面1140により、本日イベント申込記録作業を行った進学希望者データを確認することが可能である。また、CSVダウンロード指示ボタン1142をクリックすることにより学校端末21側に該当する進学希望者データをダウンロードすることができ、サーバ保存指示ボタン1143をクリックすることにより学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102に保存することができる。さらに、ラベル用ダウンロード指示ボタン1144をクリックすることにより、ダイレクトメールのラベルに用いる進学希望者データを学校端末21にダウンロードして印刷することが可能となる。また、メール作成指示ボタン1145をクリックすることによりメール作成画面が起動し、該当する進学希望者のメールアドレスに送信するためのメール作成を支援する。
【００８０】
リスト作成サブメニュー画面1120により本日のイベント出欠の記録が選択された場合、学生募集業務支援システム11は、本日イベント出欠記録処理を行った進学希望者データを検索し、該当する進学希望者データの一覧を作成して、たとえば、図23に示すようなイベント出欠記録一覧画面1150を学校端末21に送信する。イベント出欠記録一覧画面1150は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1151と、CSVダウンロード指示ボタン1152、サーバ保存指示ボタン1153、ラベル用ダウンロード指示ボタン1154、メール作成指示ボタン1155などを含んでいる。このようなイベント出欠記録一覧画面1150により、本日イベント出欠記録作業を行った進学希望者データを確認することが可能である。また、CSVダウンロード指示ボタン1152をクリックすることにより学校端末21側に該当する進学希望者データをダウンロードすることができ、サーバ保存指示ボタン1153をクリックすることにより学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102に保存することができる。さらに、ラベル用ダウンロード指示ボタン1154をクリックすることにより、ダイレクトメールのラベルに用いる進学希望者データを学校端末21にダウンロードして印刷することが可能となる。また、メール作成指示ボタン1155をクリックすることによりメール作成画面が起動し、該当する進学希望者のメールアドレスに送信するためのメール作成を支援する。
【００８１】
リスト作成サブメニュー画面1120により本日の出願の記録が選択された場合、学生募集業務支援システム11は、本日出願記録処理を行った進学希望者データを検索し、該当する進学希望者データの一覧を作成して、たとえば、図24に示すような出願記録一覧画面1160を学校端末21に送信する。出願記録一覧画面1160は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1161と、CSVダウンロード指示ボタン1162、サーバ保存指示ボタン1163、ラベル用ダウンロード指示ボタン1164、メール作成指示ボタン1165などを含んでいる。このような出願記録一覧画面1160により、本日出願記録作業を行った進学希望者データを確認することが可能である。また、CSVダウンロード指示ボタン1162をクリックすることにより学校端末21側に該当する進学希望者データをダウンロードすることができ、サーバ保存指示ボタン1163をクリックすることにより学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102に保存することができる。さらに、ラベル用ダウンロード指示ボタン1164をクリックすることにより、ダイレクトメールのラベルに用いる進学希望者データを学校端末21にダウンロードして印刷することが可能となる。また、メール作成指示ボタン1165をクリックすることによりメール作成画面が起動し、該当する進学希望者のメールアドレスに送信するためのメール作成を支援する。
【００８２】
リスト作成サブメニュー画面1120により本日の入学の記録が選択された場合、学生募集業務支援システム11は、本日入学記録処理を行った進学希望者データを検索し、該当する進学希望者データの一覧を作成して、たとえば、図25に示すような入学記録一覧画面1170を学校端末21に送信する。入学記録一覧画面1170は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1171と、CSVダウンロード指示ボタン1172、サーバ保存指示ボタン1173、ラベル用ダウンロード指示ボタン1174、メール作成指示ボタン1175などを含んでいる。このような入学記録一覧画面1170により、本日入学記録作業を行った進学希望者データを確認することが可能である。また、CSVダウンロード指示ボタン1172をクリックすることにより学校端末21側に該当する進学希望者データをダウンロードすることができ、サーバ保存指示ボタン1173をクリックすることにより学生募集業務支援システム11の進学希望者情報蓄積手段102に保存することができる。さらに、ラベル用ダウンロード指示ボタン1174をクリックすることにより、ダイレクトメールのラベルに用いる進学希望者データを学校端末21にダウンロードして印刷することが可能となる。また、メール作成指示ボタン1175をクリックすることによりメール作成画面が起動し、該当する進学希望者のメールアドレスに送信するためのメール作成を支援する。
【００８３】
ステップS38では、学生募集業務支援システム11は保存されているリスト表示の処理を実行する。学生募集業務支援システム11は、予め設定された条件により進学希望者データを抽出した結果、これにリスト名を付与して蓄積することが可能な構成であり、リスト表示処理の指示があった場合には、図26に示すようなリスト一覧表示画面1180を学校端末21に送信する。リスト一覧表示画面1180は、リスト一覧を表示するための一覧表示部1181を備えており、各リストの保存日を表示する保存日表示欄1182、リスト名を表示するためのリストタイトル欄1183、抽出された進学希望者データの件数を表示するための件数表示欄1184、リストの削除指示を受け付けるための削除チェックボックス1185などを備えている。
〈各種機能〉
図４ステップS18の各種機能処理について、図７のフローチャートに基づいて説明する。
【００８４】
ステップS41では、学生募集業務支援システム11は、学校端末21からの指示に基づいて対応する処理に分岐する。たとえば、図10のトップメニュー表示画面1020において、メール送信指示ボタン1023-1がクリックされた場合にはステップS42に移行し、個人データ検索指示ボタン1023-2がクリックされた場合にはステップS43に移行し、定型資料指示ボタン1023-3がクリックされた場合にはステップS44に移行し、条件設定一覧作成指示ボタン1023-4がクリックされた場合にはステップS45に移行し、重複クリーニング指示ボタン1023-5がクリックされた場合にはステップS46に移行し、エラーメール処理指示ボタン1023-6がクリックされた場合にはステップS47に移行し、各種設定指示ボタン1023-7がクリックされた場合にはステップS48に移行し、ネット相談指示ボタン1023-8がクリックされた場合にはステップS49に移行する。
【００８５】
（メール送信処理）
ステップS42では、学生募集業務支援システム11はメール送信処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図27に示すようなメール送信サブメニュー画面1190を学校端末21に送信する。メール送信サブメニュー画面1190は、メール送信に関する作業項目を選択させるための項目選択欄1191を備えており、たとえば、新規メール作成、保存メール送信、文例確認、文例作成、送信対象抽出、予約確認、保存リストへのメール送信、送信済みメールの確認のいずれかを選択できるように構成されている。
【００８６】
メール送信サブメニュー画面1190により新規メール作成が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図28に示すようなメール作成画面1200を学校端末21に送信する。メール作成画面1200は、PC向けメール作成欄1201、携帯向けメール作成欄1202、PC向け・携帯向けメールの保存指示ボタン1215、PC向けメールの保存指示ボタン1216、携帯向けメールの保存指示ボタン1217、メール送信目次指示ボタン1218、保存文章一覧指示ボタン1219、送信対象抽出条件設定指示ボタン1220、送信済み文章一覧指示ボタン1221などを備えている。
【００８７】
このメール作成画面1200は、字数や送信データの制限などを考慮してPC向けメール作成欄1201、携帯向けメール作成欄1202を独立して設定しており、進学希望者がいずれのメールアドレスを有していても、同一の画面上でメール作成ができるように構成されている。
【００８８】
PC向けメール作成欄1201は、保存用メールタイトル欄1203、送信時メールタイトル欄1204、挨拶文入力欄1205、本文入力欄1206、送信元（署名）入力欄1207などを備えており、各入力欄に対応して保存されている文例や送信済みのメールの文章を呼び出すためのポップアップウィンドウ1211〜1213が設けられている。
【００８９】
携帯向けメール作成欄1202は、保存用メールタイトル欄1208、送信時メールタイトル欄1209、携帯用本文入力欄1210などを備えており、携帯用本入力欄1210に対応して保存されている文例や送信済みのメールの文章を呼び出すためのポップアップウィンドウ1214が設けられている。
【００９０】
該当する進学希望者のメールアドレスがPCメールアドレスであるような場合には、PC向けメール入力欄1201に対する入力を受け付けてメール作成支援を行う。また、該当する進学希望者のメールアドレスが携帯アドレスのみであれば、携帯向けメール入力欄1202に対する入力を受け付けてメール作成支援を行う。また、該当する進学希望者のメールアドレスがPCメールアドレスと携帯メールアドレスの双方であるような場合には、PC向けメール入力欄1201と携帯向けメール入力欄1202の双方に入力を受け付けることが可能である。このとき、予め設定されている文例があるような場合には、ポップアップウィンドウ1211〜1214により呼び出すことにより、定型の文例や既に送信済みの文章などを呼び出して利用することが可能となる。また、同一の画面上にPC向けメール入力欄1201と携帯向けメール入力欄1202とが設けられていることから、PC向けメールと携帯向けメールの双方に同一の文面を設定することが容易となり、さらに字数や送付データの制限があるような場合にも、メール作成者が特に意識することなくメール作成を行うことが可能となる。
【００９１】
メール作成画面1200上において、進学希望者に対するメールの作成が完了した場合には、PC向け・携帯向けメールの保存指示ボタン1215、PC向けメールの保存指示ボタン1216、携帯向けメールの保存指示ボタン1217のうちいずれかをクリックすることにより、対応するメールを保存することができる。保存されたメールは、送信画面を介して送信指示を行うことが可能となる。また、メール送信目次指示ボタン1218、保存文章一覧指示ボタン1219、送信対象抽出条件設定指示ボタン1220、送信済み文章一覧指示ボタン1221などがクリックされた場合には、該当する表示画面を学校端末21に送信して該当の処理を実行する。
【００９２】
保存文章一覧指示ボタン1219がクリックされた場合には、学生募集業務支援システム11は、図29に示すような保存メール一覧表示画面1230を学校端末21に送信する。保存メール一覧表示画面1230は、保存されているメール一覧を表示するための一覧表示部1231を備えており、メールがPC向けであるか携帯向けであるかの別を示す種別表示欄、保存メールタイトル表示欄、作成日時表示欄、本文冒頭部表示欄、削除の指示を受け付けるための削除チェックボックス欄などを備えている。また、保存メール一覧表示画面1230は、メール送信目次指示ボタン1232、新規メール作成指示ボタン1233、削除指示ボタン1234などを備えており、クリックされることにより、それぞれの処理に遷移するように構成されている。
【００９３】
ここでは、PC向けメールアドレスと携帯向けメールアドレスについて記載しているが、進学希望者のメールアドレスがWebメールのアドレスであるような場合にも同様の構成とすることができる。たとえば、進学支援企業10が提供する学校情報サーバ12に会員登録することで、Webメールアドレスを取得できるような場合、会員登録を行った進学希望者がこの学校情報サーバ12のWebメールアドレスを連絡先として登録する場合が考えられる。この学校情報サーバ12のWebメールサーバに字数や送付データの制限があるような場合には、この制限を考慮したメール入力欄をメール作成画面1200上に設定するように構成できる。
【００９４】
メール送信サブメニュー画面1190により保存メール送信が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図30に示すようなメール送信画面1240を学校端末21に送信する。メール送信画面1240は、保存されているメールの内容を確認するために、保存用メールタイトル、送信時メールタイトル、最終更新日を表示するためのメール概要表示部1241を備えている。また、メール送信画面1240は、送信開始指示ボタン1242、送信予約指示ボタン1243、修正指示ボタン1244、送信対象抽出条件設定指示ボタン1245、保存されているリスト宛送信指示ボタン1246、保存されている文章一覧指示ボタン1247、送信済み文章一覧指示ボタン1248、削除指示ボックス1249などを備えており、各ボタンがクリックされることにより、該当する処理に遷移するように構成される。たとえば、メール概要表示部1241により表示されているメール内容を修正する場合には、修正指示ボタン1244をクリックすることにより、メール作成画面1200を表示し内容の修正を受け付けるように構成することが可能である。今すぐにこのメールを送信する場合には、送信開始指示ボタン1242をクリックすることによりこのメールの送信を開始させることが可能となる。
【００９５】
メール送信サブメニュー画面1190により文例確認が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図31に示すような文例一覧表示画面1250を学校端末21に送信する。文例一覧表示画面1250は、保存されている文例の一覧を表示する文例一覧表示部1251、メール送信目次指示ボタン1252、新規文例作成指示ボタン1253、削除指示ボタン1254などを備えている。文例一覧表示部1251には、保存されている文例が挨拶文であるか本文であるか送信元（署名）であるかの種別を示す種別表示欄、文例タイトル表示欄、最終更新日表示欄、文例冒頭部表示欄、削除指示ボックスなどを備えている。
【００９６】
文例一覧表示画面1250において文例タイトル欄をクリックすることにより対応する文例の内容を表示させることができる。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図32に示すような文例内容表示画面1260を学校端末21に送信する。文例内容表示画面1260は、文例タイトル、最終更新日を表示するためのタイトル表示欄1261、文例の内容を表示するための内容表示欄1262、修正指示ボタン1263、削除指示ボタン1264、文例一覧指示ボタン1265、メール送信目次指示ボタン1266などを備えている。タイトル表示欄1261で特定される文例の内容は内容表示欄1262に表示されるのでこれを確認することが可能であり、修正指示ボタン1263をクリックすることで内容の修正を行うことが可能となり、また削除指示ボタン1264をクリックすることでこの文例を削除することが可能となる。また、文例一覧指示ボタン1265をクリックすることにより図31に示される文例一覧表示画面1250を表示させて、文例を選択することが可能となる。さらに、メール送信目次指示ボタン1266をクリックすることにより、メール送信サブメニュー画面1190を表示させることが可能となる。
【００９７】
メール送信サブメニュー画面1190により文例作成が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図33に示すような文例作成サブメニュー画面1270を学校端末21に送信する。文例作成サブメニュー画面1270は、メニュー選択部1271を有し、挨拶文作成、本文作成、送信元（署名）作成、携帯向けメール作成などの各項目の選択ができるように構成されている。メニュー選択部1271によりいずれかの項目が選択されると、学生募集業務支援システム11は図34に示すような文例作成画面1280を学校端末21に送信し、新規に作成される文例の入力を受け付ける。
【００９８】
文例作成画面1280は、文例タイトル入力欄1281、本文入力欄1282、保存指示ボタン1283、メール送信目次指示ボタン1284などを備えている。文例タイトル入力欄1281および本文入力欄1282に対する入力が終了した後、保存指示ボタン1283がクリックされた場合に波、学生募集業務支援システム11では、この文例を新たに保存する。また、メール送信目次指示ボタン1266がクリックされた場合には、メール送信サブメニュー画面1190を学校端末21に送信して、メール送信処理の選択を受け付ける。
【００９９】
メール送信サブメニュー画面1190により送信対象抽出が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図35に示すような送信対象抽出条件設定画面1290を学校端末21に送信する。送信対象抽出条件設定画面1290は、条件設定指示を受け付けるための条件設定部1291、抽出指示ボタン1292、メール送信目次指示ボタン1293を備えている。条件設定部1291では、進学希望者データを抽出するための条件を項目別に設定することが可能となっており、たとえば、アドレス種別、個人データ登録日、性別、住所（都道府県）、送付物の可否、属性、生年月日、学校、志望学部・学科、資料請求日、願書請求日、イベント申込状況、合同説明会申込状況、出願状況、入学状況などの項目による抽出を行うように構成できる。条件設定部1291により送信対象の抽出条件が設定された後、抽出指示ボタン1292がクリックされると、学生募集業務支援システム11は、設定された条件に基づいて送信対象である進学希望者データを抽出する。このような抽出条件に基づいて抽出された送信対象者の進学希望者データに基づいて、学生募集業務支援システム11は、たとえば、図36に示すような送信件数表示画面1300を作成して学校端末21に送信する。送信件数表示画面1300では、抽出した進学希望者データに基づいて得られるPC向けメール、携帯向けメール、Webメールのそれぞれの件数を表示する件数表示欄1301、抽出条件表示欄1302、送信指示ボタン1303、予約指示ボタン1304、再設定指示ボタン1305、一覧表示指示ボタン1306、メール送信目次指示ボタン1307、メール作成指示ボタン1308、保存メール送信指示ボタン1309、送信済みメール文章の送付指示ボタン1310などを備えている。学校端末21では、件数表示欄1301に表示される各メール件数を確認した後、送信指示ボタン1303をクリックすることにより各メール送信を指示することができる。また、学校端末21において、予約指示ボタン1304をクリックすることにより、メール送信を行う日時を予約することが可能となる。再設定指示ボタン1305をクリックすることにより、送信対象抽出条件設定画面1290に遷移し、抽出条件の再設定を行うことが可能となる。また、一覧表示指示ボタン1306をクリックすることにより、この抽出条件で抽出された進学希望者データの一覧リストを表示させることが可能となる。メール送信目次指示ボタン1307をクリックすることにより、メール送信サブメニュー画面1190に遷移して、メール送信処理の選択をすることが可能となる。さらに、メール作成指示ボタン1308をクリックすることにより、この抽出条件で抽出された進学希望者に対して送信する新規のメール作成を行うことが可能となる。保存メール送信指示ボタン1309をクリックすることにより、この抽出条件で抽出された進学希望者に対して保存されているメールの送信を行うことが可能となる。送信済みメール文章の送付指示ボタン1310をクリックすることにより、この抽出条件で抽出された進学希望者に対して既に送信済みのメール文章の送信を行うことが可能となる。
【０１００】
メール送信サブメニュー画面1190により予約状況確認が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図37に示すようなメール送信予約状況表示画面1320を学校端末21に送信する。メール送信予約状況表示画面1320は、予約されているメールの一覧を表示するための一覧表示部1321、メール送信目次指示ボタン1322、予約解除ボタン1323などを備えている。一覧表示部1321は、送信予定日表示欄、送信件数表示欄、メールタイトル表示欄、予約内容詳細表示指示ボタン、予約解除指示チェックボックスなどを備えている。学校端末21において予約内容詳細表示指示ボタンがクリックされると、学生募集業務支援システム11は、たとえば、図38に示すような予約内容詳細表示画面1330を学校端末21に送信する。予約内容詳細表示画面1330は、送信予約日時、送信予定件数、対象抽出条件、リスト保存日などの基本情報を表示するための予約情報表示欄1331、送信内容を表示するための内容表示欄1332、送信日変更指示ボタン1333、予約解除指示ボタン1334、予約一覧指示ボタン1335などを備えている。学校端末21では、予約情報表示欄1331により予約内容を確認することができ、内容表示欄1332によりメールの内容を確認することが可能であり、送信日変更指示ボタン1333をクリックすることにより送信日の変更を行うことができ、予約解除指示ボタン1334をクリックすることにより予約の解除を行うことができ、予約一覧指示ボタン1335をクリックすることによりメール送信予約状況表示画面1320に遷移することが可能である。
【０１０１】
メール送信サブメニュー画面1190により保存リストへのメール送信が選択された場合には、学生募集業務支援システム11は、図26に示されているような保存リストの一覧表示画面を学校端末21に送信し、保存リスト中の進学希望者に対するメール送信処理を受け付ける。
【０１０２】
メール送信サブメニュー画面1190により送信済みメールの確認を選択した場合には、学生募集業務支援システム11は、図39に示すような送信済みメール一覧表示画面1340を学校端末21に送信する。送信済みメール一覧表示画面1340は、既に送信済みのメールの一覧を表示するための一覧表示部1341、メール送信目次指示ボタン1342、送信件数と抽出条件を確認するための確認指示ボタン1343、削除指示ボタン1344などを備えている。一覧表示部1341は、PC向けメールか携帯向けメールかの種別を示す種別表示欄、保存用メールタイトル表示欄、送信日時表示欄、文章冒頭部表示欄、送信対象詳細指示ボタン、削除指示チェックボックスなどを備えており、各表示欄によりメール内容を確認することができるとともに、送信対象詳細指示ボタンをクリックすることにより送信対象となった進学希望者データの詳細を閲覧することが可能となる。また、削除指示チェックボックスにチェックを入れて、削除指示ボタン1344をクリックすることにより、該当する送信済みメールを削除することが可能となる。また、メール送信目次指示ボタン1342をクリックすることにより、メール送信サブメニュー画面1190に遷移して、メール送信処理の選択を行うことが可能となり、また、確認指示ボタン1343をクリックすることにより既に送信したメールの送信件数と送信対象の抽出条件を確認することが可能となる。
【０１０３】
（個人データ検索処理）
ステップS43では、学生募集業務支援システム11は個人データ検索処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図40に示すような検索条件設定画面1350を学校端末21に送信する。検索条件設定画面1350は、進学希望者データを検索するための検索条件を設定するための条件設定部1351と、検索指示ボタン1352を備えている。条件設定部1351は、個人ID、氏名、郵便番号、住所、電話番号、Ｅメールアドレス、学校名などの検索項目とこれに対応するキー入力部を備えており、キー入力部に検索条件が設定された後、検索指示ボタン1352がクリックされると、学生募集業務支援システム11は設定された検索条件に基づいて進学希望者データを検索して、検索結果を学校端末21に送信する。検索結果は、たとえば、図41に示すような検索結果一覧画面1360によって表示することができる。検索結果一覧画面1360は、検索条件表示欄1361、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1362、保存指示ボタン1363、削除指示ボタン1364、再検索指示ボタン1365などを備えている。一覧表示部1362は、検索により該当する進学希望者データを表示するものであり、たとえば、個人ID、姓名、電話番号、郵便番号、メールアドレス、学校名などの個人データを表示するための表示欄および削除指示チェックボックスなどを備えている。削除指示チェックボックスにチェックを入れて、削除指示ボタン1364をクリックすることにより、該当するデータの削除を行うことが可能であり、保存指示ボタン1363をクリックすることによりこのリストを保存することが可能である。また、再検索指示ボタン1365をクリックすることにより、検索条件設定画面1350に遷移して新たな検索条件設定を行うことが可能となる。
【０１０４】
検索結果一覧画面1360に表示される進学希望者データの個人IDがクリックされると、学生募集業務支援システム11は、該当する進学希望者の個人データの詳細を学校端末21に送信する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図42に示すような個人データ詳細表示画面1370を送信する。個人データ詳細表示画面1370は、進学希望者データの詳細を表示するものであって、個人ID、氏名、性別、郵便番号、住所、電話番号、Ｅメールアドレス、生年月日、属性、学校情報、志望学部・学科・コース、希望資料と請求履歴、イベント申込・出欠状況、登録履歴、接触履歴などの詳細表示欄を構成し、削除指示ボタン1371、修正登録ボタン1372、メール送信指示ボタン1373、前画面指示ボタン1374などを備えている。削除指示ボタン1371をクリックすることによりこのデータの削除を行うことができ、修正登録ボタン1372をクリックすることによりこの画面上で修正された内容のデータ登録を行うことができ、メール送信指示ボタン1373をクリックすることにより該当する進学希望者に送信するメール作成画面に遷移することが可能である。また、前画面指示ボタン1374がクリックされると、直前に表示されていた画面に遷移することができる。
（定型資料処理）
ステップS44では、学生募集業務支援システム11は定型資料処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図43に示すような定型資料選択サブメニュー画面1380を学校端末21に送信する。定型資料選択サブメニュー画面1380は、学生募集業務支援システム11で予め用意している形態を選択させて、選択された形態での資料提供を行うものであり、たとえば、数値資料として、資料請求者数、、イベント別参加申込者数、イベント出席者数、合同説明会別面談者数、出願者数などの数値資料や資料請求者リスト、イベント別参加申し込み者リスト、イベント別参加者リスト、イベント別欠席者リスト、合同説明会別欠席者リスト、出願請求者リスト、入学未決定者リストなどのリスト一覧作成などの選択を行うことが可能となっている。
【０１０５】
（条件設定で一覧作成処理）
ステップS45では、学生募集業務支援システム11は条件設定による一覧作成処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図44に示すような条件設定画面1390を学校端末21に送信する。条件設定画面1390は、進学希望者データを検索するための検索条件を設定するための条件設定部1391と、検索指示ボタン1392を備えている。条件設定部1391は、個人データ登録日、性別、住所（都道府県）、メールの送信可否、属性、生年月日、学校情報、志望学部・学科・コース、資料請求日、願書請求日、イベント申込状況、合同説明会申込状況、入学状況、送付物の送付状況、ダウンロード状況などの項目を備えている。条件設定部1391により検索条件が設定され、検索指示ボタン1392がクリックされると、学生募集業務支援システム11は検索結果に基づいて、たとえば図45に示すような一覧表示画面1400を作成して学校端末21に送信する。一覧表示画面1400は、該当する進学希望者データの一覧表示を行うための一覧表示部1401、除外指示ボタン1402、保存指示ボタン1403、ラベル用データダウンロード指示ボタン1404、再検索指示ボタン1405、CSVダウンロード指示ボタン1406、送信件数確認ボタン1407、抽出条件指示ボタン1408などを備えている。一覧表示部1401は、該当する進学希望者データを表示するものであり、たとえば、個人ID、姓名、郵便番号、性別、電話番号、住所、学校名、メール種別、入学希望年などの個人データを表示するための表示欄および除外指示チェックボックスなどを備えている。除外指示チェックボックスにチェックを入れて、除外指示ボタン1402をクリックすることにより、該当するデータを除外することが可能であり、保存指示ボタン1403をクリックすることによりこのリストを保存することが可能である。また、ラベル用ダウンロード指示ボタン1404をクリックすることによりダイレクトメールのラベルに用いるための進学希望者データのダウンロードが可能であり、CSVダウンロード指示ボタン1406をクリックすることにより、この一覧データのCSVデータを学校端末21にダウンロードすることが可能となる。さらに、再検索指示ボタン1405をクリックすることにより、条件設定画面1390に遷移して新たな検索条件設定を行うことが可能となる。送信件数確認ボタン1407をクリックすることにより送信件数を確認することが可能であり、抽出条件指示ボタン1408をクリックすることにより抽出条件を確認することが可能となる。
【０１０６】
（重複クリーニング処理）
ステップS46では、学生募集業務支援システム11は重複クリーニング処理を実行する。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図46に示すような重複クリーニング方法選択画面1410を学校端末21に送信する。重複クリーニング方法選択画面1410は、選択指示を受け付けるための選択指示部1411を備えており、たとえば、姓名＋郵便番号によるチェック、メールアドレスによるチェックなどの重複クリーニング方法の選択指示を受け付けるように構成される。この処理では、選択された重複クリーニング方法に基づいて、重複する進学希望者データを統合する処理を行うものであり、この例では、姓名＋郵便番号が重複する場合のチェック、メールアドレスが重複する場合のチェックのいずれかを選択することができるように構成されている。
（エラーメールの処理）
ステップS47では、学生募集業務支援システム11はエラーメール処理を実行する。ここでは、学生募集業務支援システム11が送信を行ったＥメールのうち、正常に送信されなかったメールを削除するか、あるいは再送信を行うかの選択を行わせることにより、エラーメール処理を行う。
（各種設定処理）
ステップS48では、学生募集業務支援システム11は各種設定処理を実行する。ここでは、学校側における学部・学科・コースおよび各学部・学科・コースに対応するイベントや説明会、その他の設定を受け付けるものであり、たとえば、学生募集業務支援システム11は、図47〜図50に示すような設定画面を学校端末21に順次送信して、各種設定を受け付ける。図47に示すように、第１設定画面1420は、第１階層となる学部・学科・コースの登録を受け付ける第１階層登録部1421、登録指示ボタン1424、登録済みの第１階層を表示する第１階層表示欄1422、第２階層指示ボタン1423を備えている。第１階層登録部1421に、該当する学部・学科・コースが入力されて登録指示ボタン1424がクリックされると、該当する学部・学科・コースを第１階層として登録し、第１階層表示欄1422に表示する。
【０１０７】
第２階層指示ボタン1423がクリックされると、学生募集業務支援システム11は、図48に示すような第２設定画面1430を学校端末11に送信する。第２設定画面1430は、第２階層となる学部・学科・コースの登録を受け付ける第２階層登録部1431、登録する第２階層が属する第１階層を選択するための第１階層選択部1432、登録指示ボタン1433、登録済みの第２階層を表示する第２階層表示欄1434、第１階層指示ボタン1435、第３階層指示ボタン1436を備えている。第２階層登録部1431に、該当する学部・学科・コースが入力されて登録指示ボタン1433がクリックされると、該当する学部・学科・コースを第２階層として登録し、第２階層表示欄1434に表示する。第１階層指示ボタン1435がクリックされると、前述した第１設定画面1420に遷移して第１階層の設定処理に移行し、第３階層指示ボタン1436がクリックされると、第３設定画面（図示せず）に遷移して第３階層の設定処理に移行する。たとえば、学部の下に複数の学科が存在し、さらに学科の下に複数のコースが存在するような階層構造になっているような場合には、このような学部・学科・コースの階層構造をこれらの設定画面により設定することが可能である。学部・学科・コースがこのような階層構造でない場合には、第１設定画面1420による第１階層の設定だけにすることも可能であり、さらに下に階層を有するような場合には下位の階層を設定できるような構成とすることも可能である。
【０１０８】
各種設定処理では、イベントの設定を行う構成とすることができる。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図49に示すようなイベント設定画面1440を学校端末21に送信して、イベントの設定を受け付ける。イベント設定画面1440は、イベント名称入力欄1441、登録ボタン1442、登録済みイベント表示欄1443、説明会取込設定ボタン1444、会場設定ボタン1445、日程設定ボタン1446などを備えている。イベント名称入力欄1441にイベント名称を入力し、登録ボタン1442をクリックすることによりこのイベント名を登録することができ、登録されたイベントは登録済みイベント表示欄1443に表示される。会場設定ボタン1445をクリックすることにより、各イベントの会場に関する情報を入力することが可能であり、日程設定ボタン1446をクリックすることにより各イベントの日程に関する情報を入力することが可能である。
【０１０９】
また、各種設定処理では、イベントの設定を行う構成とすることができる。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図49に示すようなイベント設定画面1440を学校端末21に送信して、イベントの設定を受け付ける。イベント設定画面1440は、イベント名称入力欄1441、登録ボタン1442、登録済みイベント表示欄1443、説明会取込設定ボタン1444、会場設定ボタン1445、日程設定ボタン1446などを備えている。イベント名称入力欄1441にイベント名称を入力し、登録ボタン1442をクリックすることによりこのイベント名を登録することができ、登録されたイベントは登録済みイベント表示欄1443に表示される。会場設定ボタン1445をクリックすることにより、各イベントの会場に関する情報を入力することが可能であり、日程設定ボタン1446をクリックすることにより各イベントの日程に関する情報を入力することが可能である。たとえば、日程設定ボタン1446がクリックされた場合、学生募集業務支援システム11は、図50に示すようなイベント会場設定画面1450を学校端末21に送信する。イベント会場設定画面1450は、名称選択、会場選択、日程設定などを行う日程設定部1451、登録ボタン1456、登録済みイベント表示欄1452、合同説明会の設定ボタン1453、名称設定ボタン1454、会場設定ボタン1455などを備えている。日程設定部1451において、名称選択、会場選択がされ、その日程が設定されて登録ボタン1456がクリックされると、該当するイベントの日程が登録され、登録済みイベント表示欄1452に表示される。
【０１１０】
さらに、各種設定処理では、パスワードの設定を受け付ける構成とすることができる。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図51に示すようなパスワード設定画面1460を学校端末21に送信する。パスワード設定画面1460は、登録名入力欄1461、メインパスワード入力欄1462、パスワードおよび利用制限設定欄1463、メールアドレス入力欄1464、登録指示ボタン1465などを備えている。学校端末21において、複数のパスワード設定を行ってそれぞれに利用制限を設定する場合には、パスワード設定画面1460において、予め設定されている登録名とメインパスワード（マスターパスワード）をそれぞれ登録名入力欄1461およびメインパスワード入力欄1462に入力し、パスワードと利用制限の設定をパスワードおよび利用制限設定欄1463に入力する。このパスワード設定の内容の送信を希望するメールアドレスをメールアドレス入力欄1464に入力して、登録指示ボタン1465をクリックすることにより、利用制限が設定されたパスワードの設定を行うことができる。ここで各パスワードに設定される利用制限としては、たとえば、個人データ取扱の可否、メール送信の可否、定型資料作成の可否、各種設定の可否、ネットで相談の利用の可否などであり、この他にもデータの閲覧のみで更新ができないような利用制限など、種々の設定を行うことができる。
【０１１１】
（ネットで相談処理）
ステップS48では、学生募集業務支援システム11はネットで相談処理を実行する。学生募集業務支援システム11は、進学希望者からの質問や相談などのメールを受け付けて、対応する学校の卒業生や在校生などの先輩からの回答を返信するような相談システムを備えている。
【０１１２】
この相談システムは、学生募集業務支援システム11が進学希望者に対して各学校の先輩の情報を含む学校情報を参照させ、先輩に対する相談内容のメールを受け付けるような構成とすることも可能であり、また、学校情報サーバ12において提供している学校情報に学生募集業務支援システム11で管理している各学校の先輩情報をリンクさせて進学希望者からの相談内容を取り込むように構成することも可能である。
【０１１３】
この相談システムの概要構成を図52に示す。進学希望者30は、自宅や学校、その他の場所に設置されたユーザ端末や携帯電話などを利用して、進学支援企業10が提供する学生募集業務支援システム11に対して相談に関するメールを送信することが可能であり（Ａ）、また、進学支援企業10が提供する学校情報サーバ12にアクセスして学校情報を閲覧するとともに、Webメールにより相談に関するメールを送信することが可能である（Ｂ）。
【０１１４】
ここで、学生募集業務支援システム11では、学校毎に登録された先輩データを管理しており、たとえば、図53に示すように、先輩ID、学校ID、名前、学科・コース名、画像名、在学生フラグ、学年、年度、卒業高校、職業、性別、連絡先メールアドレス、その他の項目を含む先輩テーブルを管理している。進学希望者は、学生募集業務支援システム11または学校情報サーバ12にアクセスすることにより、先輩情報を閲覧することが可能であり、相談した学校または先輩を選択することにより、該当する先輩に対して相談のメールを送信できる。
【０１１５】
学生募集業務支援システム11は、進学希望者から送信されてきた相談のメールの送信先に該当する先輩40のメールアドレスに対して、相談メールが送信されてきた旨の通知を行う（Ｄ）。このとき、同時に学校20側に対しても相談メールが送信されてきた旨の通知を行うように構成することも可能であり、この場合、担当の先生や経営者に対するメールを送信するように構成できる。
【０１１６】
先輩40は通知に基づいて学生募集業務支援システム11にアクセスして、進学希望者からの相談に関するメールの確認を行い、このメールに対する回答メールを学生募集業務支援システム11宛に送信する（Ｅ）。たとえば、相談に関するメールに対応して先輩40がアクセスしてきた場合には、学生募集業務支援システム11は、図54に示すような相談メール一覧表示画面1470を先輩40側に送信する。相談メール一覧表示画面1470は、送信してきた進学希望者の属性を表示する属性表示欄、タイトル表示欄、質問日表示欄、回答日表示欄、回答状況表示欄などを有する一覧表示部1471を備えており、タイトル表示欄をクリックすることにより内容を表示させることができるように構成されている。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図55に示すような先輩回答画面1480を先輩40側に送信する。先輩回答画面1480は、進学希望者からの相談メールのタイトルを表示するタイトル表示欄1481、進学希望者の属性を表示する属性表示欄1482、相談メールの内容を表示する内容表示欄1483、先輩による回答入力を受け付ける回答入力欄1484、一覧表示に戻るための一覧指示ボタン1485、回答内容の保存指示を受け付けるための保存指示ボタン1486などを備えている。先輩40は、この先輩回答画面1480において、回答入力欄1484への入力を行い、保存指示ボタン1486をクリックすることにより進学希望者への返信を行ったことになる。
【０１１７】
学生募集業務支援システム11では、相談メールに対する先輩20からの返信があった旨の通知を学校20側に送信する（Ｆ）。
【０１１８】
学校20の担当先生または経営者は通知に基づいて学生募集業務支援システム11にアクセスして、進学希望者からの相談に関するメールおよび先輩の回答メールを確認し、必要であれば、先輩の回答メールに修正を加えて学生募集業務支援システム11宛に送信する（Ｇ）。たとえば、学校20からのアクセスがあった場合には、学生募集業務支援システム11は、図56に示すような相談メール一覧表示画面1490を学校20側に送信する。相談メール一覧表示画面1490は、相談対象となった先輩の名前を表示する先輩名表示欄、タイトル表示欄、質問日表示欄、回答日表示欄、チェック日表示欄、チェック状況表示欄などを有する一覧表示部1491を備えており、タイトル表示欄をクリックすることにより内容を表示させることができるように構成されている。たとえば、学生募集業務支援システム11は、図57に示すような校閲画面1500を学校20側に送信する。校閲画面1500は、進学希望者からの相談メールのタイトルを表示するタイトル表示欄1501、進学希望者の属性を表示する属性表示欄1502、相談メールの内容を表示する内容表示欄1503、先輩名表示欄1504、先輩による回答を表示する回答表示欄1505、修正内容を受け付けるための修正受付欄1506、一覧表示に戻るための一覧指示ボタン1507、修正せずに返信する指示を受け付けるための返信指示ボタン1508、修正を指示するための修正指示ボタン1509などを備えている。学校20の先生や経営者は、この校閲画面1500において、必要であれば修正受付欄1506への入力を行って、進学希望者への回答メールの返信を行う。
【０１１９】
学生募集業務支援システム11は、学校20側の校閲を経た先輩の回答メールを該当する進学希望者30のメールアドレスに返信する。
【産業上の利用可能性】
【０１２０】
本発明では、以上のような構成でなり、学校側から情報処理支援手段にアクセスすることによって、進学希望者情報蓄積手段で管理されている進学希望者情報を閲覧しこれを利用することが可能となるとともに、進学希望者に対してＥメールによるコミュニケーションが容易になる。また、学校側と進学希望者との間でＥメールによるコミュニケーションを支援することが可能となり、学校側での処理業務を簡略化することが可能となる。ここで、字数の制限や添付ファイルの制限などを反映させたメール入力部を設けることで、各種メールアドレスに対応したメール作成の支援を行うことが可能である。
【０１２１】
このようなＥメールによる進学希望者と学校側とのコミュニケーションを可能にすることで、進学希望者の悩みや相談などを在校生や卒業生などの先輩に回答させるようなシステムを構築することが可能となり、進学希望者に近い立場からの的確なアドバイスを行うことが可能になるとともに、資料請求から入学に至る進学希望者の歩留まりを向上させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０１２２】
【図１】本発明の概要構成を示す説明図。
【図２】機能ブロック図。
【図３】進学希望者データのテーブルを示す説明図。
【図４】制御フローチャート。
【図５】データ取込処理の制御フローチャート。
【図６】個人データ管理処理の制御フローチャート。
【図７】各種機能処理の制御フローチャート。
【図８】ログイン画面の説明図。
【図９】再ログイン画面の説明図。
【図１０】トップメニュー表示画面の説明図。
【図１１】取込リスト一覧画面の説明図。
【図１２】重複チェック画面の説明図。
【図１３】ファイル選択画面の説明図。
【図１４】資料請求記録画面の説明図。
【図１５】イベント申込記録画面の説明図。
【図１６】イベント申込者一覧表示画面の説明図。
【図１７】出願記録画面の説明図。
【図１８】出願者検索画面の説明図。
【図１９】入学記録画面の説明図。
【図２０】リスト作成用サブメニュー画面の説明図。
【図２１】資料請求記録一覧画面の説明図。
【図２２】イベント申込記録一覧画面の説明図。
【図２３】イベント出欠記録一覧画面の説明図。
【図２４】出願記録一覧画面の説明図。
【図２５】入学記録一覧画面の説明図。
【図２６】リスト一覧表示画面の説明図。
【図２７】メール送信サブメニュー画面の説明図。
【図２８】メール作成画面の説明図。
【図２９】保存メール一覧表示画面の説明図。
【図３０】メール送信画面の説明図。
【図３１】文例一覧表示画面の説明図。
【図３２】文例内容表示画面の説明図。
【図３３】文例作成サブメニュー画面の説明図。
【図３４】文例作成画面の説明図。
【図３５】送信対象抽出条件設定画面の説明図。
【図３６】送信件数表示画面の説明図。
【図３７】メール送信予約状況表示画面の説明図。
【図３８】予約内容詳細表示画面の説明図。
【図３９】送信済みメール一覧表示画面の説明図。
【図４０】検索条件設定画面の説明図。
【図４１】検索結果一覧画面の説明図。
【図４２】個人データ詳細表示画面の説明図。
【図４３】定型資料選択サブメニュー画面の説明図。
【図４４】条件設定画面の説明図。
【図４５】一覧表示画面の説明図。
【図４６】重複クリーニング方法選択画面の説明図。
【図４７】第１設定画面の説明図。
【図４８】第２設定画面の説明図。
【図４９】イベント設定画面の説明図。
【図５０】イベント会場設定画面の説明図。
【図５１】パスワード設定画面の説明図。
【図５２】相談システムの概略構成を示す説明図。
【図５３】先輩テーブルの一例を示す説明図。
【図５４】相談メール一覧表示画面の説明図。
【図５５】先輩回答画面の説明図。
【図５６】相談メール一覧表示画面の説明図。
【図５７】校閲画面の説明図。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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【図３９】
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【図４０】
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【図４１】
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【図４２】
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【図４３】
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【図４４】
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【図４５】
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【図４６】
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【図４７】
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【図４８】
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【図４９】
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【図５０】
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【図５１】
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【図５２】
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【図５３】
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【図５４】
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【図５５】
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【図５６】
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【図５７】
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