(57)【要約】【課題】  ユーザが特別意識することなく、作成したファイルを保存し、次回の使用時に作成したファイルを特別の検索等を行うことなく探し出して使用することが可能なファイル管理手段を備えたコンピュータシステム、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム、及びそのファイル管理プログラムを保存する記録媒体を提供する。【解決手段】  コンピュータシステム１００は、複数のファイルを記憶するデータ記憶手段２５０と、複数のファイルのそれぞれに対応する付加情報を備えた付加情報データベース２４０と、付加情報データベース２４０内の前記付加情報に基づき階層構造を生成し、この階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示させるファイル管理手段としてのファイリングソフトウェア２００と、を備えている。【選択図】  図４
2005216130.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のファイルを管理するファイル管理手段と、
前記複数のファイルを記憶するデータ記憶手段と、
前記複数のファイルのそれぞれに対応する付加情報を備えた付加情報データベースと、
データの処理を行うデータ処理手段と、
前記データを含むファイルを前記ファイル管理手段に登録するファイル登録手段と、を
備え、
前記ファイル登録手段は、前記データを基にファイルを生成して前記データ記憶手段に
保存するとともに、前記ファイル管理手段と前記ファイルとを関連づける付加情報を生成
して前記付加情報データベースに記録することを特徴とするコンピュータシステム。
【請求項２】
前記ファイル登録手段は、前記データ処理手段の表示画面内に組み込まれたファイル登録
キーを備え、
前記ファイル登録手段は、前記ファイル登録キーの操作に応じて前記ファイルの登録を
実行することを特徴とする請求項１記載のコンピュータシステム。
【請求項３】
前記付加情報は、前記ファイルの論理的なパスを指定するパス情報を備えていることを特
徴とする請求項１または２の何れか１項に記載のコンピュータシステム。
【請求項４】
前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処理手段の種
類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする請求項３記載
のコンピュータシステム。
【請求項５】
前記ファイル登録手段は、前記データまたは前記データ処理手段から自動的に抽出可能な
情報を付加情報として抽出することを特徴とする請求項２〜４のいずれか１項に記載のコ
ンピュータシステム。
【請求項６】
前記ファイル登録手段は、前記付加情報を入力させる入力画面を表示させ、ユーザに前記
付加情報を入力するように促すことを特徴とする請求項２〜４のいずれか１項に記載のコ
ンピュータシステム。
【請求項７】
前記ファイル登録手段は、前記データのイメージファイルを生成し、生成されたイメージ
ファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともに保存することを特徴とする請求項２
〜４のいずれか１項に記載のコンピュータシステム。
【請求項８】
前記ファイル管理手段は、前記付加情報データベース内の前記付加情報に基づき階層構造
を生成し、前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示させることを
特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載のコンピュータシステム。
【請求項９】
前記ファイル管理手段は、前記付加情報を選択させる選択キーを有し、
前記ファイル管理手段は、前記選択された付加情報毎に異なる階層構造を生成し、前記
ファイルを分類して前記表示画面上に表示することを特徴とする請求項８記載のコンピュ
ータシステム。
【請求項１０】
前記ファイル管理手段と、前記データ処理手段と、前記ファイル登録手段とを有する端末
装置と、
前記端末装置と通信可能に接続され、かつ前記データ記憶手段を有するサーバとを備え
、
前記ファイル登録手段は、前記サーバ内の前記データ記憶手段に前記ファイルを保存し
、
前記ファイル管理手段は、前記付加情報を参照して前記サーバ内の前記ファイルを前記
端末装置に表示させることを特徴とする請求項１〜９の何れか１項に記載のコンピュータ
システム。
【請求項１１】
ファイルに対応する付加情報を生成するステップと、
前記付加情報をファイル管理手段に登録するステップと、を備えたことを特徴とするフ
ァイル管理方法。
【請求項１２】
ファイル登録キーの選択に応じて、前記付加情報が生成され、前記付加情報が登録される
ことを特徴とする請求項１１記載のファイル管理方法。
【請求項１３】
前記付加情報は、前記ファイルの論理的な場所を指定するパス情報を備えていることを特
徴とする請求項１１または１２記載のファイル管理方法。
【請求項１４】
前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処理手段の種
類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする請求項１１〜
１３のいずれか１項に記載のファイル管理方法。
【請求項１５】
前記ファイルの基となるデータを作成するデータ処理手段から自動的に抽出可能な情報が
付加情報として抽出されることを特徴とする請求項１１〜１３のいずれか１項に記載のフ
ァイル管理方法。
【請求項１６】
前記付加情報を入力させる入力画面を表示させて、ユーザに前記付加情報を入力するよう
に促すステップを備えたことを特徴とする請求項１１〜１３のいずれか１項に記載のファ
イル管理方法。
【請求項１７】
作成されたデータのイメージファイルを生成するステップと、
生成されたイメージファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともに保存するステ
ップと、を備えたことを特徴とする請求項１１〜１３のいずれか１項に記載のファイル管
理方法。
【請求項１８】
前記付加情報に基づき階層構造を生成するステップと、
前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示するステップと、を備
えたことを特徴とする請求項１１〜１７のいずれか１項に記載のファイル管理方法。
【請求項１９】
選択キーを介して前記付加情報を選択するステップを有することを特徴とする請求項１８
記載のファイル管理方法。
【請求項２０】
ファイルに対応する付加情報を生成するステップと、
前記付加情報をファイル管理手段に登録するステップと、をコンピュータに実行させる
ことを特徴とするファイル管理プログラム。
【請求項２１】
ファイル登録キーの選択に応じて、前記付加情報が生成され、前記付加情報が登録される
ことを特徴とする請求項２０記載のファイル管理プログラム。
【請求項２２】
前記付加情報は、前記ファイルの論理的な場所を指定するパス情報を備えていることを特
徴とする請求項２０または２１記載のファイル管理プログラム。
【請求項２３】
前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処理手段の種
類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする請求項２０〜
２２のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
【請求項２４】
前記ファイルの基となるデータを作成するデータ処理手段から自動的に抽出可能な情報を
付加情報としてコンピュータに抽出させることを特徴とする請求項２０〜２２のいずれか
１項に記載のファイル管理プログラム。
【請求項２５】
前記付加情報を入力させる入力画面を表示させて、ユーザに前記付加情報を入力するよう
に促すステップをコンピュータに実行させることを特徴とする請求項２０〜２２のいずれ
か１項に記載のファイル管理プログラム。
【請求項２６】
作成されたデータのイメージファイルを生成するステップと、
生成されたイメージファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともにコンピュータ
に保存するステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項２０〜２２
のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
【請求項２７】
前記付加情報に基づき階層構造を生成するステップと、
前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示するステップと、をコ
ンピュータに実行させることを特徴とする請求項２０〜２６のいずれか１項に記載のファ
イル管理プログラム。
【請求項２８】
選択キーを介して前記付加情報を選択するステップをコンピュータに実行させることを特
徴とする請求項２７記載のファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータシステムにおけるファイルの管理に関するものであり、特に所
定のファイル管理手段を備えたコンピュータシステム、ファイル管理方法、及びファイル
管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
汎用の各種コンピュータシステムにおいては、コンピュータを動作させるＯＳ（Operat
ing System）の管理下においてさまざまなアプリケーションソフトウェアが動作するよう
に構成されている。この、アプリケーションソフトウェア等によって作成されるさまざま
なデータは、それぞれ他と区別するためにファイル単位で管理保存される。コンピュータ
システムは、種類毎、用途毎、ユーザ毎等の所定の単位に応じて論理的に作成された複数
のフォルダ（またはディレクトリ）からなるツリーを構成し、ファイルの属性に応じてこ
のツリー内の所定のフォルダにファイルを保存するように構成している。
【０００３】
図１５は、このツリー構造の一例を示す模式図である。図１５に示すツリー構造におい
ては、最上位層のルートフォルダ１を頂点として、ルートフォルダ１の下層に複数のフォ
ルダ２ａ〜２ｃが配置されている。そして、フォルダ２ａの下層には、２つのフォルダ３
ａ，３ｂが配置されており、フォルダ３ａの下層には、ファイル１０ａが、そしてフォル
ダ３ｂの下層には、ファイル１０ｂ，１０ｃが配置されている。また、フォルダ２ｂの下
層には、ファイル１０ｄが配置されており、フォルダ２ｃの下層には、フォルダ３ｃとフ
ァイル１０ｅが配置されている。そしてフォルダ３の下層には、ファイル１０ｆ，１０ｇ
が配置されている。
このように、一般のコンピュータシステムには、図１４に示すようなツリー構造を基に
複数のフォルダがシステムやユーザの意図に応じて階層的に配置され、これらのフォルダ
内にファイルを分類して保存できるように構成されている。
【０００４】
ここで、コンピュータシステムにおいては、ユーザがコンピュータシステム上における
所定のファイルの論理位置を認識しやすくするためのツールとして、さまざまなファイル
管理ツールソフトウェア（以下、単にファイル管理ツールと呼ぶ）が提供されている。
【０００５】
図１４は、このファイル管理ツールのビューワ画面を示す図である。図１４に示すよう
に、この種の管理ツールでは、ルートフォルダ２１を頂点とするツリー構造が画面左側の
ツリー表示部２０にアイコン表示されている。そして、画面右側には、選択されたフォル
ダの中身がアイコン表示されるフォルダ内容表示部３０とされている。図１５に示す状態
では、ルートフォルダの五層下層に配置されたフォルダＸ２２が選択されており（点線で
囲まれたフォルダアイコン）、このフォルダＸ２２に含まれるフォルダ及びファイルの一
覧がフォルダ内容表示部３０に表示されている。ここでは、フォルダ内容表示部３０に表
示された複数のフォルダアイコンまたはファイルアイコン３１がフォルダＸ２２に含まれ
るフォルダまたはファイルである。フォルダ内容表示部３０には、ファイル名や、ファイ
ルのサイズ、ファイルの種類、ファイル作成日時、ファイル更新日時等のＯＳにより規定
されたファイルの基本情報が表示されている。
ユーザは、このようなファイル管理ツールを用いて、ファイルを分類して管理している
。そして、必要なファイルがある場合には、このツリー構造を基に目的のファイルを探し
出し、任意のアプリケーションソフトウェアを用いてファイルを開くことにより、コンピ
ュータシステム上で各種操作を行うことが可能である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来のファイル管理ツールは、図１５に示すように、ルートフォルダを頂点として階層
的に構成されたツリー構造をベースに表示を行うものである。すなわち、従来のファイル
管理ツールでは、ＯＳが管理するファイルの論理的な場所を示すパスをビジュアルによっ
て表現したものである。したがって、ユーザは、前回保存したファイルの場所を覚えてお
く必要があり、万が一ファイルを保存したフォルダの場所を忘れてしまった場合には、検
索ツール等を用いてファイル検索を行わなければならなかった。
【０００７】
また、ユーザは、ファイルの保存を行う場合にも、次回の使用を考慮して作業毎にフォ
ルダを作成し、作成したフォルダにファイルを保存するといった作業を逐一考えながら行
わなければならず、操作性が良いとはいえなかった。ときには、あるファイルを誤ったフ
ォルダに保存した場合など、次回のファイル使用時にすぐにファイルが見つからないとい
った不都合が生じてしまい効率的なファイル管理が行われているとは言い難かった。
【０００８】
また、複数のユーザによって、あるファイルを共有して使用する場合には、所定のフォ
ルダにファイルを保存することを予め取り決めておかなければならず、万が一誤ったフォ
ルダ等にファイルを保存してしまうと、次のユーザがファイルを探し出すのに時間がかか
ってしまい、効率的にファイルを共有することができない等の問題もある。
【０００９】
本発明は、上記問題点を鑑み、ユーザが特別意識することなく、作成したファイルを保
存し、次回の使用時に作成したファイルを特別の検索等を行うことなく探し出して使用す
ることが可能なファイル管理手段を備えたコンピュータシステム、ファイル管理方法、フ
ァイル管理プログラム、及びそのファイル管理プログラムを保存する記録媒体を提供する
ことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の上記目的は、以下の手段により達成される。
（１）  複数のファイルを管理するファイル管理手段と、
前記複数のファイルを記憶するデータ記憶手段と、
前記複数のファイルのそれぞれに対応する付加情報を備えた付加情報データベースと、
データの処理を行うデータ処理手段と、
前記データを含むファイルを前記ファイル管理手段に登録するファイル登録手段と、を
備え、
前記ファイル登録手段は、前記データを基にファイルを生成して前記データ記憶手段に
保存するとともに、前記ファイル管理手段と前記ファイルとを関連づける付加情報を生成
して前記付加情報データベースに記録することを特徴とするコンピュータシステム。
（２）  前記ファイル登録手段は、前記データ処理手段の表示画面内に組み込まれたファ
イル登録キーを備え、
前記ファイル登録手段は、前記ファイル登録キーの操作に応じて前記ファイルの登録を
実行することを特徴とする（１）記載のコンピュータシステム。
（３）  前記付加情報は、前記ファイルの論理的なパスを指定するパス情報を備えている
ことを特徴とする（１）または（２）の何れか１項に記載のコンピュータシステム。
（４）  前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処理
手段の種類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする（３
）記載のコンピュータシステム。
（５）  前記ファイル登録手段は、前記データまたは前記データ処理手段から自動的に抽
出可能な情報を付加情報として抽出することを特徴とする（２）〜（４）のいずれか１項
に記載のコンピュータシステム。
（６）  前記ファイル登録手段は、前記付加情報を入力させる入力画面を表示させ、ユー
ザに前記付加情報を入力するように促すことを特徴とする（２）〜（４）のいずれか１項
に記載のコンピュータシステム。
（７）  前記ファイル登録手段は、前記データのイメージファイルを生成し、生成された
イメージファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともに保存することを特徴とする
（２）〜（４）のいずれか１項に記載のコンピュータシステム。
（８）  前記ファイル管理手段は、前記付加情報データベース内の前記付加情報に基づき
階層構造を生成し、前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示させ
ることを特徴とする（１）〜（７）のいずれか１項に記載のコンピュータシステム。
（９）  前記ファイル管理手段は、前記付加情報を選択させる選択キーを有し、
前記ファイル管理手段は、前記選択された付加情報毎に異なる階層構造を生成し、前記
ファイルを分類して前記表示画面上に表示することを特徴とする（８）記載のコンピュー
タシステム。
（１０）  前記ファイル管理手段と、前記データ処理手段と、前記ファイル登録手段とを
有する端末装置と、
前記端末装置と通信可能に接続され、かつ前記データ記憶手段を有するサーバとを備え
、
前記ファイル登録手段は、前記サーバ内の前記データ記憶手段に前記ファイルを保存し
、
前記ファイル管理手段は、前記付加情報を参照して前記サーバ内の前記ファイルを前記
端末装置に表示させることを特徴とする（１）〜（９）の何れか１項に記載のコンピュー
タシステム。
（１１）  ファイルに対応する付加情報を生成するステップと、
前記付加情報をファイル管理手段に登録するステップと、を備えたことを特徴とするフ
ァイル管理方法。
（１２）  ファイル登録キーの選択に応じて、前記付加情報が生成され、前記付加情報が
登録されることを特徴とする（１１）記載のファイル管理方法。
（１３）  前記付加情報は、前記ファイルの論理的な場所を指定するパス情報を備えてい
ることを特徴とする（１１）または（１２）記載のファイル管理方法。
（１４）  前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処
理手段の種類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする（
１１）〜（１３）のいずれか１項に記載のファイル管理方法。
（１５）  前記ファイルの基となるデータを作成するデータ処理手段から自動的に抽出可
能な情報が付加情報として抽出されることを特徴とする（１１）〜（１３）のいずれか１
項に記載のファイル管理方法。
（１６）  前記付加情報を入力させる入力画面を表示させて、ユーザに前記付加情報を入
力するように促すステップを備えたことを特徴とする（１１）〜（１３）のいずれか１項
に記載のファイル管理方法。
（１７）  作成されたデータのイメージファイルを生成するステップと、
生成されたイメージファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともに保存するステ
ップと、を備えたことを特徴とする（１１）〜（１３）のいずれか１項に記載のファイル
管理方法。
（１８）  前記付加情報に基づき階層構造を生成するステップと、
前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示するステップと、を備
えたことを特徴とする（１１）〜（１７）のいずれか１項に記載のファイル管理方法。
（１９）  選択キーを介して前記付加情報を選択するステップを有することを特徴とする
（１８）記載のファイル管理方法。
（２０）  ファイルに対応する付加情報を生成するステップと、
前記付加情報をファイル管理手段に登録するステップと、をコンピュータに実行させる
ことを特徴とするファイル管理プログラム。
（２１）  ファイル登録キーの選択に応じて、前記付加情報が生成され、前記付加情報が
登録されることを特徴とする（２０）記載のファイル管理プログラム。
（２２）  前記付加情報は、前記ファイルの論理的な場所を指定するパス情報を備えてい
ることを特徴とする（２０）または（２１）記載のファイル管理プログラム。
（２３）  前記付加情報は、タイトル、業務名、作成日、作成者、作成に用いたデータ処
理手段の種類、顧客名、コメントのうち少なくとも一つの情報を含むことを特徴とする（
２０）〜（２２）のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
（２４）  前記ファイルの基となるデータを作成するデータ処理手段から自動的に抽出可
能な情報を付加情報としてコンピュータに抽出させることを特徴とする（２０）〜（２２
）のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
（２５）  前記付加情報を入力させる入力画面を表示させて、ユーザに前記付加情報を入
力するように促すステップをコンピュータに実行させることを特徴とする（２０）〜（２
２）のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
（２６）  作成されたデータのイメージファイルを生成するステップと、
生成されたイメージファイルを前記ファイルとして前記付加情報とともにコンピュータ
に保存するステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする（２０）〜（２２
）のいずれか１項に記載のファイル管理プログラム。
（２７）  前記付加情報に基づき階層構造を生成するステップと、
前記階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示するステップと、をコ
ンピュータに実行させることを特徴とする（２０）〜（２６）のいずれか１項に記載のフ
ァイル管理プログラム。
（２８）  選択キーを介して前記付加情報を選択するステップをコンピュータに実行させ
ることを特徴とする（２７）記載のファイル管理プログラム。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、特に、データ選択キーが選択されることにより、アプリケーションで
あるデータ処理手段によって作成中のデータを別途ファイル保存の手続を踏むことなく自
動的に保存するとともに、ファイル管理手段に登録することが可能である。したがって、
次に登録したファイルを用いたいときには、ファイル管理手段を用いて容易にファイルを
探し出すことが可能であり、業務効率を飛躍的に高めることが可能となる。
【００１２】
また、ファイル管理手段が文書データ中からファイル名や作成者の情報を自動的に抽出
するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限にとどめることが可能と
なり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００１３】
また、本発明のコンピュータシステムによれば、ファイル管理手段が付加情報に基づい
て付加情報データベースに登録されているファイルを階層構造で表示するように構成して
いる。したがって、ユーザは、階層構造で表示されたファイルに関連のあるフォルダを順
次選択していくことにより、目的とするファイルに迅速に到達することが可能となる。
【００１４】
特に、ファイル管理手段は、各ファイル毎に与えられた付加情報を基に自動的に階層構
造を作成表示するため、ユーザはファイルの保存場所等を意識することなく、一旦ファイ
ルがファイル管理手段に登録されてしまえば、付加情報に基づいて作成された階層構造を
参照して  容易に目的とするファイルに到達することができ、複数人でのファイルの共有
も容易に行うことが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照しながら、本発明に係るファイル管理手段を備えたコンピュータシス
テムの実施の形態を説明していく。
【００１６】
（コンピュータシステムについて）
図１は、本実施形態のコンピュータシステム１００を示す模式図であり、図２は、本実
施形態のコンピュータシステム１００を構成するコンピュータ装置１２０を示すブロック
図であり、図３は、本実施形態のコンピュータ装置１２０におけるハードウェアとソフト
ウェアの関係を示す模式図である。
【００１７】
本実施形態のコンピュータシステム１００は、サーバ１１０と、このサーバ１１０にＬ
ＡＮ１０５を介して接続された複数のコンピュータ装置１２０〜１７０とを有して構成さ
れている。本実施形態のコンピュータ装置１２０は、サーバ１１０に対するクライアント
マシンである。本コンピュータシステム１００では、複数のコンピュータ装置１２０〜１
７０によって共有されるファイルは、サーバ１１０内の図示せぬ記憶装置に記憶され、一
方各コンピュータ装置１２０〜１７０内で単独使用されるファイルは、各コンピュータ装
置１２０〜１７０内に記憶されるように構成されている。
【００１８】
次に、図２を参照して、コンピュータ装置１２０〜１７０について説明する。コンピュ
ータ装置１２０〜１７０は、基本的な構成については同一であるため、コンピュータ装置
１２０を例に挙げて説明し、他のコンピュータ装置１３０〜１７０については、説明を省
略する。
【００１９】
コンピュータ装置１２０は、制御部１２１と、表示装置１２２と、記憶装置１２３と、
入力装置１２４とを有して構成されている。
制御部１２１は、各種演算処理を実行するコンピュータ装置１２０の中枢であり、演算
処理を行うＣＰＵ１２５と、データを一時的に記憶するＲＡＭ１２６と、コンピュータ装
置１２０の起動プログラム等が記録されたＲＯＭ１２７と、ＬＡＮ１０５を介してサーバ
１１０及び他のコンピュータ装置１３０〜１７０との通信を制御する通信制御部１２８と
を有している。ＣＰＵ１２５、ＲＡＭ１２６、ＲＯＭ１２７及び通信制御部１２８は、互
いに図示せぬバスを介して電気的に接続されており、互いに信号の送受信可能に構成され
ている。また、制御部１２１は、ＣＰＵを補助する各種コントローラ（不図示）を備えて
いてもよい。
【００２０】
表示装置１２２は、コンピュータ装置１２０の画像表示を行うディスプレイであり、制
御部１２１からの指示に応じて各種画像を表示する。
【００２１】
記憶装置１２３は、コンピュータ装置１２０における主記憶装置であり、例えばハード
ディスクドライブ等で構成される。この記憶装置１２３内には、コンピュータ装置１２０
の基本動作を制御するＯＳや各種アプリケーションプログラム１９０ａ〜１９０ｎがイン
ストールされており、制御部１２１によって読み出されて実行される（図３参照）。また
、記憶装置１２３は、コンピュータ装置１２０を介して作成された各種データをファイル
単位で記憶している。
【００２２】
また、この記憶装置１２３内には、アプリケーションプログラムの一つとしてファイリ
ングソフトウェア２００がインストールされている。このファイリングソフトウェア２０
０は、コンピュータ装置１２０におけるファイル管理手段として機能するものであり、そ
の詳細については後述する。本実施形態では、図３に示すように、コンピュータ装置１２
０が起動すると、ＯＳが立ち上げられ、このＯＳの管理の基で、各種アプリケーションプ
ログラム１９０やファイリングソフトウェア２００が実行可能となる。このファイリング
ソフトウェア２００は、他のクライアントマシンであるコンピュータ装置１３０〜１７０
にも同様にインストールされている。
【００２３】
入力装置１２４は、キーボードやマウス等から構成される入力インタフェースである。
ユーザは、この入力装置１２４を介してコンピュータ装置１２０に入力を行う。
【００２４】
（ファイリングソフトウェアについて）
次に、ファイリングソフトウェア２００について説明を行う。
ファイリングソフトウェア２００は、ファイルを管理するファイル管理手段として機能
するアプリケーションであり、ＯＳ１８０上で起動及び実行処理される。一般に、ＯＳ１
８０には、コンピュータ装置１２０によって作成されるファイルを管理するファイル管理
手段が付随していることが多いが、このファイリングソフトウェア２００は、ＯＳ１８０
が提供するファイル管理手段とは異なる手法によってファイルを管理する。
【００２５】
具体的に説明すると、ＯＳに付随しているファイル管理手段は、ファイルが記憶された
フォルダ（またはディレクトリ）をルートからのパスに基づいて階層的にファイルを管理
する（図１５参照）が、ファイリングソフトウェア２００は、ファイル毎に作成された専
用の付加情報に基づきファイルを階層的に管理するものである。特に、このファイリング
ソフトウェア２００は、ある事務所等で複数の顧客に関する情報ファイルをその事務所に
所属する複数のメンバーによって作成・編集等を行う場合に、大きな効果を奏するもので
ある。以下の説明では、このファイリングソフトウェア２００がある会計事務所に導入さ
れた場合を例に挙げて説明を行う。
【００２６】
図４は、このファイリングソフトウェア２００を模式的に示すブロック図であり、図５
は、このファイリングソフトウェア２００の付加情報データベースの管理項目を示す表で
ある。
図４に示すように、ファイリングソフトウェア２００は、表示部２１０と、データベー
ス管理部２２０と、データ登録部２３０とから構成される。
【００２７】
まず、このファイリングソフトウェア２００を特徴づける付加情報について説明する。
本実施形態における「付加情報」とは、ワープロソフトや表計算ソフト等により作成され
る各種ファイルに関する情報であり、例えば、図５に示すような項目名に対応する情報か
ら構成される。この付加情報は、付加情報データベース２４０に記憶され、データベース
管理部２２０によって管理される。
【００２８】
図５について詳しく説明すると、付加情報としては、ファイルのファイリングソフトウ
ェア２００上での登録名である「データ名」と、会計事務所のどの顧客のものであるか、
または会計事務所（自社）に関連したデータであるかを示す「顧客名」と、ファイルが関
連する業務の種類を示す「業務内容」と、データを作成または編集したアプリケーション
の種類を示す「アプリケーション」と、そのアプリケーションのバージョンを示す「Ｖｅ
ｒｓｉｏｎ」と、ユーザの任意で付随されるファイルに関連したコメントを記載する「コ
メント」と、ファイルが記憶された場所を示すパスである「パス」と、編集のバージョン
を示す「Ｒｅｖ」と、ファイルのデータ量を示す「サイズ」と、データ作成者を示す「担
当者」と、ファイルの作成日時、更新日時及びファイルへの最新のアクセス日時を示す「
作成日時」、「更新日時」、及び「アクセス日時」等が挙げられる。尚、管理する物理フ
ァイル名は、ファイリングソフトウェア２００のデータ登録部システムが自動生成し上記
付加情報と関連付けて管理する。
なお、図５に示したものは付加情報の一例であり、業務形態、業務内容、ユーザの好み
等により、ファイリングソフトウェア２００に図５に示したもの以外の付加情報が設定さ
れていてもよい。
【００２９】
ここで、「業務内容」について詳細に説明する。業務内容とは、個々の業態の中で作成
される文章ファイル等の情報の大まかな業務内容を示すものである。
図６は、会計事務所向けに予め設けられた業務内容のテンプレートを示す表である。
図６に示すテンプレートでは、会計事務所向けであることを示す「財務＆税務リスト」
という枠の中に、「月次」、「決算・申告・登記」、「保険」、「給与」、「相続・資産
税」、「税務調査立会」、「監査・調査」、「相談・ＭＡＳ」、「事業所内」といった業
務内容の大分類が与えられ、各大分類の中にさらに詳細な業務内容を示す小分類が与えら
れている。
【００３０】
ファイリングソフトウェア２００は、登録されているファイルのそれぞれに対し、上述
のような付加情報をデータベース化して付加情報データベース２４０に記憶している。こ
の付加情報データベース２４０は、ファイリングソフトウェア２００をコンピュータ装置
２００に導入した時点で作成されるものであり、本実施形態では、サーバ１１０内に記憶
されている。すなわち、本実施形態では、付加情報データベース２４０は、サーバ１１０
に接続された全てのコンピュータ装置１２０〜１７０によって共有可能となっており、ど
のコンピュータ装置１２０〜１７０から付加情報データベース２４０に接続しても、同一
の内容を参照できるように構成されている。
【００３１】
本実施形態のファイリングソフトウェア２００は、付加情報に基づき表示部２１０によ
ってさまざまな表示画面が作成され、表示装置１２２上に表示される。
例えば、図７は、表示装置１２２上に表示されるファイリングソフトウェア２００の表
示画面３００の一例である。
この図７に示す表示画面３００において、左側の領域は、ファイルを付加情報に基づい
て分類してツリー表示するツリー表示領域３１０であり、ツリー表示領域３１０の右側の
領域は、ツリー表示領域３１０によって選択されたフォルダ内のファイルを示すファイル
表示画面３２０である。また、ツリー表示領域３１０の上方には、ツリー表示領域３１０
の表示の基準となる付加情報を選択する選択ボックス３３０が設けられている。
【００３２】
図７に示す例において、ツリー表示領域３１０には、選択ボックス３３０により業務ビ
ューが選択されており、業務付加情報の一つである「業務内容」を基準とした階層構造が
形成されている。
より具体的に説明すると、図７では、サーバ１１０を示すサーバーフォルダ３１１の下
に、付加情報の一つである「業務内容」に対応した財務＆税務リストフォルダ３１２が設
けられ、この財務＆税務リストフォルダ３１２の下に区分された、図６に示すテンプレー
トに対応した大分類フォルダ３１３ａ〜３１３ｈが表示されている。
【００３３】
図７では、この大分類フォルダ３１３ａ〜３１３ｈのうちの一つである月次フォルダ３
１３ａが選択され、この月次フォルダ３１３ａの下層に区分されている小分類フォルダ３
１４ａ〜３１４ｉがそれぞれ表示されている。
そして、小分類フォルダ３１４ａ〜３１４ｉ中の巡回監査フォルダ３１４ｄが選択され
て、その下層に付加情報の一つである「顧客名」に対応したエプソンベーカリーフォルダ
３１５ａとエプソン商事フォルダ３１５ｂが表示されている。この巡回監査フォルダ３１
４ｄの下層に表示されたフォルダは、付加情報「顧客名」に分類登録されている複数の顧
客名のうち、「業務内容」の巡回監査に関連したファイルが作成保存されている顧客名が
表示されている。すなわち、図７に示す状態では、巡回監査に関連したファイルが「エプ
ソンベーカリー」及び「エプソン商事」について作成されていることを示している。
【００３４】
さらに、図７では、エプソンベーカリーフォルダ３１５ａが選択され、このエプソンベ
ーカリーフォルダ３１５ａの下層に付加情報の一つである「担当者」に対応した西澤フォ
ルダ３１６が表示されている。このエプソンベーカリーフォルダ３１５ａの下層に表示さ
れたフォルダは、付加情報「担当者」に分類登録されている複数の担当者のうち、「業務
内容」の巡回監査に関連したエプソンベーカリーのファイルを作成した担当者名が表示さ
れている。すなわち、図７に示す状態では、巡回監査に関連したエプソンベーカリーのフ
ァイルを担当者の一人西澤が作成していることを示している。
【００３５】
そして、図７では、この西澤フォルダ３１６が選択され、この西澤フォルダ３１６の中
に分類されたファイルがファイル表示画面３２０内に表示されている。このファイル表示
画面３２０には、４月月次監査報告ファイル３２１と５月月次監査報告ファイル３２２の
２種類のファイルが付加情報として登録されている情報とともに表示されており、チェッ
クボックス欄３２１ａまたはチェックボックス欄３２２ａをマウス等の入力装置１２４に
よって選択することにより、該当するファイルを対応するアプリケーションで開くことが
できるように構成されている。例えば、チェックボックス欄３２１ａをチェックすると、
４月月次監査報告ファイル３２１がアプリケーションの一つであるワープロソフトＡによ
って開かれる。
なお、本実施形態では、各コンピュータ装置１２０〜１７０で用いられる共有ファイル
はファイル記憶部２５０から読み出される。このファイル記憶部は、サーバ１１０内に記
憶されており、各コンピュータ装置１２０〜１７０によって共有されるファイルは基本的
にこのサーバ１１０内のファイル記憶部２５０から読み出されるように構成されている。
【００３６】
このように、ファイリングソフトウェア２００では、付加情報を用いて階層的なツリー
表示をツリー表示画面３１０内に表示するように構成している。この場合、ユーザは、例
えばサーバーフォルダ３１１から該当するファイルに至るまでにあたり、ＯＳ１８０によ
って構成されるフォルダ構造（ディレクトリ構造）を意識することなく、ファイリングソ
フトウェア２００が付加情報に基づき構成したツリー表示に基づいて目的とするファイル
に到達することができる。
【００３７】
すなわち、本実施形態のファイリングソフトウェア２００においては、表示部２１０が
付加情報に基づいて付加情報データベースに登録されているファイルをツリー形式で表示
するように構成している。したがって、ユーザは、ツリー表示画面３１０内に表示された
ファイルに関連のあるフォルダを順次選択していくことにより、目的とするファイルに迅
速に到達することが可能となる。
【００３８】
従来のファイリングソフトウェアにおいても、ユーザが自分でツリー構造を考えてフォ
ルダを作成しかつ対応するフォルダにファイルを分類保存することによりツリー表示画面
３１０と同様のツリー構造を作成することが可能であるが、ユーザが自身で作成したツリ
ー構造を複数人で維持管理することは実際には非常に大きな労力がかかる。
しかしながら、本実施形態のファイリングソフトウェア２００では、各ファイル毎に与
えられた付加情報を基に自動的にツリー表示画面３１０に示すようなツリー表示を行うの
で、ユーザはファイルの保存場所等を意識することなく、一旦ファイルがファイリングソ
フトウェア２００に登録されてしまえば、付加情報に基づきファイリングソフトウェア２
００が作成したツリー表示に基づき容易に目的とするファイルに到達することができ、複
数人でのファイルの共有も容易に行うことが可能である。
【００３９】
なお、上記説明では、付加情報の一つである「業務内容」を基準とした階層構造をツリ
ー表示領域３１０に表示するように構成したが、本実施形態では、選択ボックス３３０を
マウス等の入力装置１２４によって選び、他の基準を選択することよって、ツリー表示に
おける表示順序を変更することが可能である。
【００４０】
図８は、付加情報の一つである「顧客名」を基準とした階層構造をツリー表示領域３１
０Ａに表示するようにした例である。この表示画面は、例えば、図７に示す状態において
、選択ボックス３３０を利用して顧客ビューを選択し、「顧客名」を基準に変更すること
によって表示される。
このツリー表示領域３１０Ａでは、サーバ１１０を示すサーバーフォルダ３１１の下層
に、付加情報の一つである「顧客名」に対応した顧客名フォルダ３３２ａ〜３３２ｆが表
示される。そして、この顧客名フォルダ３３２ａ〜３３２ｆのうちの選択されたエプソン
ベーカリーフォルダ３３２ａの下層に付加情報の一つである「業務内容」を基準とした階
層構造３３３，３３４ａ〜３３４ｈ、及び３３５ａ〜３３５ｉが大分類、小分類の順に選
択にしたがって表示されている。
【００４１】
図８の例では、小分類フォルダ３３５ａ〜３３５ｉ中の巡回監査フォルダ３３５ｄが選
択されて、その下層に付加情報の一つである「担当者」に対応した西澤フォルダ３３６が
表示されている。
そして、図８では、この西澤フォルダ３３６が選択され、この西澤フォルダ３３６の中
に分類されたファイルがファイル表示画面３２０Ａ内に表示されている。このファイル表
示画面３２０Ａには、４月月次監査報告ファイル３２１と５月月次監査報告ファイル３２
２の２種類のファイルが付加情報として登録されている情報とともに表示されている。こ
のファイル表示画面３２０Ａ内の表示は、図７に示すファイル表示画面３２０内の表示と
同じである。
すなわち、図７と図８の例では、ツリー表示画面３１０とツリー表示画面３１０Ａの表
示は異なっているが、「顧客名」、「業務内容」及び「担当者」による絞り込みの順序が
違うだけで同一の条件で絞り込まれているため、最終的にファイル表示画面３２０とファ
イル表示画面３２０Ａに表示されているファイルは同一である。
【００４２】
このように、本実施形態では、選択ボックス３３０を用いて階層構造を構成する基準と
なる付加情報を選択することにより、ツリー表示領域３１０の表示形式を変更することが
できる。本実施形態では、以上の他に、選択ボックス３３０を利用することにより、他の
付加情報を基準とした階層構造を表示させることも可能である。
【００４３】
例として、図９は選択ボックス３３０によって「担当者」を基準とした担当者ビューを
選択し、担当者を基準としたツリー表示画面３１０Ｂを示す図であり、また図１０は選択
ボックス３３０によって「アプリケーション」を基準としたアプリケーションビューを選
択し、担当者を基準としたツリー表示画面３１０Ｃを示す図である。このように、選択ボ
ックス３３０による選択を変更することにより、付加情報の一つである「担当者」を基準
とした階層構造を表示させたり、「アプリケーション」を基準とした階層構造を表示させ
たりすることも可能である。
【００４４】
（ファイルの登録について）
次に、ファイリングソフトウェア２００へのファイルの登録について説明を行う。
ファイリングソフトウェア２００へのファイルの登録は、ファイルを作成した後にファ
イリングソフトウェア２００を起動して行う第１の方法と、ファイル作成時に対象となる
アプリケーションから直接登録する第２の方法と、の２種類が考えられる。
【００４５】
＜第１の方法＞
ファイルを作成した後にファイリングソフトウェア２００を起動して行う第１の方法で
は、ファイリングソフトウェア２００を起動して、ファイリングソフトウェアに設けられ
たＧＵＩ上のファイル登録ボタンを入力装置１２４を介して選択することにより、ファイ
ル登録部２３０が起動されて、ファイル登録がスタートする。
【００４６】
ここでは、ファイル登録部２３０は、登録するファイルの選択をユーザに行わせ、そし
て選択されたファイルの付加情報を入力するようにユーザに促す。このとき、全ての付加
情報をユーザに入力させるようにするのではなく、自動的に取得可能な情報（ファイルの
サイズ、作成日時、アプリケーション名、Version名等）については、ファイリングソフ
トウェア２００がファイルのプロパティ情報等から自動的に取得する。付加情報の入力が
完了すると、ファイリングソフトウェア２００は、データベース管理部２２０を介して付
加情報データベース２４０にそのファイルに対応する新規レコードを追加し、ファイルの
登録を完了する。
【００４７】
＜第２の方法＞
次に、ファイル作成時に対象となるアプリケーションから直接ファイルを登録する第２
の方法について説明する。この方法でファイルを登録する場合には、図３に示すように、
まず予め該当するアプリケーションにデータ登録用のプラグインまたはアドイン等のファ
イル登録プログラム１９５ａ〜１９５ｎを組み込んでおき、このファイル登録プログラム
１９５ａ〜１９５ｎを介してデータの登録を行う。
【００４８】
図１１は、ワープロソフトＡにファイル登録プログラムを組み込んだ例を示す表示画面
である。
図１１に示すワープロソフトＡの表示画面４００において、上段にはワープロソフトＡ
の標準ツールバー４１０が配置されており、その次段には各種機能がアイコン化された複
数の機能ボタン４２０が配置されている。そして、複数の機能ボタン４２０の下方に文書
作成画面４３０が設けられており、ユーザは、この文書作成画面４３０にキーボード等の
入力装置１２４からデータを入力し文字列等を作成する。
【００４９】
本実施形態では、複数の機能ボタン４２０と文書作成画面４３０の間の領域にデータ登
録用機能ボタン４４０が設けられている。このデータ登録用機能ボタン４４０は、ワープ
ロソフトＡをアドイン（ファイル登録プログラム）を介して機能拡張することにより設け
られたものである。
このデータ登録用機能ボタン４４０は、ワープロソフトＡを介して作成される文書のフ
ァイル保存を行うとともに、ファイリングソフトウェア２００へのファイル登録を行うた
めのボタンであり、マウス等の入力装置１２４を介して選択することにより保存及び登録
が実行される。
【００５０】
図１２は、ファイル登録の流れを示す模式図である。
具体的に、ワープロソフトＡを用いて文書を作成し、その後データ登録用機能ボタン４
４０を選択すると、ファイル登録プログラムは図１２に示すようなデータ登録用画面４５
０を表示させる。
このデータ登録用画面４５０は、ユーザに付加情報を入力するように促すための画面で
あり、付加情報として必要な各種情報を入力する複数の入力欄４５１が設けられている。
ここで、ファイル登録プログラムは、また、アプリケーションの種類（ここでは、ワープ
ロソフトＡ）やＶｅｒｓｉｏｎ、ファイルのサイズ等自動的に入手可能な付加情報につい
ては、コンピュータ装置１２０から情報が自動的に付加情報として抽出される。
【００５１】
また、ファイル登録プログラムは、データ登録用機能ボタン４４０が選択されると、自
動的に文書データ中の先頭行のテキストデータを取得し、これをデータ名に設定するとと
もに、テキストデータの一部を自動的に抽出し、この抽出されたテキストデータをコメン
トに設定することも可能である。また、ファイル登録プログラムは、文書作成者の情報が
予めＯＳやワープロソフトＡに登録されていれば、この文書作成者の情報を抽出し、これ
をファイルの作成者に自動的に設定することも可能である。尚、管理する物理ファイル名
は、ファイル登録プログラムが自動生成し上記付加情報と関連付けて管理する。
【００５２】
付加情報の入力が終了し、ユーザがＯＫボタン４５２を選択すると（キャンセルの場合
はCancelボタン４５３を選択する）、ファイル登録プログラムは登録確認用画面４６０を
表示し、この登録確認用画面４６０に入力された付加情報を一覧表示する。そして、ユー
ザはこの登録確認用画面４６０を確認し、問題があれば修正を施した上で、登録ボタン４
６１を選択すると、ファイル登録プログラムは、ファイルをサーバ１１０内のデータ記憶
部２５０内に定義される所定のフォルダに自動的に保存し、入力された情報、抽出された
情報及びファイルが保存されたバスを基に新規レコードを付加情報データベースに追加し
、ファイリングソフトウェア２００にファイルが登録される。そして、ファイル登録プロ
グラムがワープロソフトＡの文書データを自動的に閉じることにより、作業が終了する。
なお、登録を中断する場合には、ユーザはＣａｎｃｅｌボタン４５７を選択する。
【００５３】
このように、本実施形態によれば、ユーザはデータ登録用機能ボタン４４０を選択する
ことにより、ワープロソフトウェアＡによって作成中の文書データを別途ファイル保存の
手続を踏むことなく自動的に保存するとともに、ファイリングソフトウェア２００に登録
することが可能である。したがって、次に登録したファイルを用いたいときには、ファイ
リングソフトウェア２００を用いて容易にファイルを探し出すことが可能であり、業務効
率を飛躍的に高めることが可能となる。
【００５４】
また、ファイル登録プログラムが文書データ中からファイル名や作成者の情報を自動的
に抽出するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限にとどめることが
可能となり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００５５】
なお、上記では、アプリケーションとしてワープロソフトＡを例に取って説明を行った
が、これに限られることはなく、表計算アプリケーション、ＰＤＦ作成閲覧用アプリケー
ション、電子メール送受信アプリケーション、インターネット上のホームページ閲覧用ブ
ラウザ等にデータ登録用機能ボタン４４０と同等の機能ボタンを設け留ように構成しても
よい。表計算ファイル、ＰＤＦファイル、電子メールの内容、ＨＴＭＬファイル等を容易
に保存するとともに、ファイリングソフトウェア２００に各ファイルを登録することが可
能となる。
【００５６】
表計算アプリケーション及びＰＤＦ作成閲覧用アプリケーションの場合もワープロソフ
トＡと同様に、表計算ファイル、ＰＤＦファイルを容易に保存するとともに、ファイリン
グソフトウェア２００に各ファイルを自動的に登録することが可能となる。
【００５７】
特に、ＰＤＦ作成閲覧用アプリケーションを用いてＰＤＦファイルを登録するような場
合において、ＰＤＦ作成閲覧用アプリケーションに設けられたデータ登録用機能ボタンに
次のような機能を持たせることも可能である。
１）ファイル登録プログラムは、データ登録用機能ボタンが選択されると、自動的に文書
データ中の先頭行のテキストデータを取得しファイル名とする、またはPDFプロパ
ティ情報中のタイトル情報を取得し、これをファイル名に設定する。
２）そして、ファイル登録プログラムは、自動的に文書データのテキストの一部を抽出し
付加情報の一つであるコメントに設定する、またはPDFプロパティ情報のサブタイ
トルを取得し、これをコメントに設定する。
３）そして、ファイル登録プログラムは、作成者の情報を抽出しファイルの作成者に設定
する。
このように、ファイル登録プログラムがＰＤＦデータ中からファイル名や作成者の情報
を自動的に抽出するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限にとどめ
ることが可能となり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００５８】
また、電子メール送受信アプリケーションにデータ登録用機能ボタンを設けた場合には
、上述の効果に加えて次のような効果を得ることができる。
【００５９】
一般に、電子メール送受信アプリケーションでは、個々の電子メールの内容を電子メー
ル送受信アプリケーションに関連した１つのデータとしてまとめて取り扱っているため、
個々の電子メールをファイル単位で取り出して一般の業務システムでメールを管理するこ
とは困難であった。
しかし、電子メール送受信アプリケーション中で、例えば送受信メールのビューワ画面
にデータ登録用機能ボタンを設け、このデータ登録用機能ボタンを選択することにより、
ビューワ画面に表示された電子メールの内容をファイルとして取り出して保存し、ファイ
リングソフトウェア２００に登録することにより、個々の電子メールをファイリングソフ
トウェア２００によって他の種類のファイルとともに一括管理することが可能となる。
【００６０】
また、電子メール送受信アプリケーションを用いて電子メールを登録するような場合に
おいて、電子メール送受信アプリケーションに設けられたデータ登録用機能ボタンに次の
ような機能を持たせることも可能である。
（１）ファイル登録プログラムは、ビューワ画面中のデータ登録用機能ボタンが選択され
ると、自動的にビューワ画面に表示されたメール文書データ中の件名からテキス
トデータを取得しデータ名とする。尚、管理する物理ファイル名は、ファイル登
録プログラムが自動生成し上記付加情報と関連付けて管理する。
（２）ファイル登録プログラムは、自動的にメール文書データのテキストの一部を抽出し
ファイルの付加情報のコメントとする。
（３）ファイル登録プログラムは、メールの送信及び受信情報を抽出しファイルの付加情
報の送信者及び受信者を設定する。
このように、ファイル登録プログラムが電子メール中からデータ名や送信者及び受信者
等の情報を自動的に抽出するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限
にとどめることが可能となり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００６１】
また、ホームページ閲覧用ブラウザにデータ登録用機能ボタンを設けた場合には、上述
の効果に加えて次のような効果を得ることができる。
一般に、ホームページ閲覧用ブラウザの表示データは、ファイル保存によりデータを保
存しておくことは可能であるが、体系的に管理する手段が設けられておらず、一般の業務
システムにおいては、他のファイルと連携した管理を行うことが難しかった。
しかしながら、ファイリングソフトウェア２００を介して、他の種類のファイルと同等
に管理を行うことによって、他の種類の関連ファイルと一体的な連系管理を行うことが可
能となり、ＨＴＭＬファイルを他のファイルと連携して取り扱うことが可能となる。
【００６２】
また、ホームページ閲覧用ブラウザを用いてＨＴＭＬファイルを登録するような場合に
おいて、ホームページ閲覧用ブラウザに設けられたデータ登録用機能ボタンに次のような
機能を持たせることも可能である。
（１）ファイル登録プログラムは、データ登録用機能ボタンが選択されると、自動的に表
示内容のＨＴＭＬデータ中のタイトルからテキストデータを取得しデータ名とする
。尚、管理する物理ファイル名は、ファイル登録プログラムが自動生成し上記付加
情報と関連付けて管理する。
（２）そして、ファイル登録プログラムは、自動的に表示内容のＨＴＭＬデータのコンテ
ンツテキストの一部を抽出しファイルのコメントとする。
このように、ファイル登録プログラムがＨＴＭＬファイルからデータ名やコメント等の
情報を自動的に抽出するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限にと
どめることが可能となり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００６３】
また、各アプリケーションが作成する固有のファイル形式でファイルを登録するのでは
なく、アプリケーションが出力するデータの印刷イメージをイメージファイルとしてファ
イリングアプリケーション２００に登録するように構成してもよい。
【００６４】
図１３は、財務ソフトＡによって作成されるデータの印刷イメージをファイリングアプ
リケーション２００へ登録する例を説明するための図である。
図１１に示す財務ソフトＡの表示画面５００において、上段には財務ソフトＡの標準ツ
ールバー５１０が配置されており、その次段には各種機能がアイコン化された複数の機能
ボタン５２０が配置されている。そして、複数の機能ボタン５２０の下方に編集画面５３
０が設けられており、ユーザは、この編集画面５３０にキーボード等の入力装置１２４か
らデータを入力する。
【００６５】
本実施形態では、複数の機能ボタン５２０と編集画面５３０の間の領域にイメージデー
タ登録用機能ボタン５４０が設けられている。このイメージデータ登録用機能ボタン５４
０は、財務ソフトＡをアドイン（ファイル登録プログラム）を介して機能拡張することに
より設けられたものである。
このイメージデータ登録用機能ボタン５４０は、ワープロソフトＡを介して作成される
印刷される画面データ（以下、印刷画面データ）のイメージファイルを作成し保存すると
ともに、ファイリングソフトウェア２００へのイメージファイルの登録を行うためのボタ
ンであり、マウス等の入力装置１２４を介して選択することにより保存及び登録が実行さ
れる。
【００６６】
具体的に、データ登録用機能ボタン５４０が選択されると、財務ソフトＡは、規定のフ
ォーマットに基づき印刷画面データの属性情報を自動的に付加する。そして、印刷画面デ
ータは、印刷イメージ生成プリンタドライバ５５０に出力される。ここで、印刷画面デー
タの属性情報とは、ファイル名や作成者等の情報を含んでいる。
【００６７】
印刷イメージ生成プリンタドライバ５５０は、この印刷画面データを印刷用のイメージ
ファイルに変換する画像変換部である。印刷イメージ生成プリンタドライバ５５０によっ
て所定の画像形式に変換され、編集画面５３０に対応したイメージファイルと属性情報か
らなる印刷ジョブが作成される。
【００６８】
印刷ジョブ監視部５６０は、印刷イメージ生成プリンタドライバ５５０によって印刷ジ
ョブが生成されたことを検知する印刷ジョブ監視タスクである。印刷ジョブ監視部５６０
は、印刷イメージ生成プリンタドライバ５５０によって印刷ジョブの生成を検知すると、
この印刷ジョブ内の属性情報を解析して、財務ソフトＡによって付加された内容を確認す
る。
【００６９】
そして、印刷ジョブ監視部５６０は、付加情報として用いることができる情報は、自動
的に付加情報として設定し、ユーザからの入力が必要な項目については、図１２に示すよ
うなデータ登録用画面４５０を表示させて、ユーザに不足している情報の入力を促す。そ
して、ユーザによる付加情報の入力が完了すると、データ記憶部２５０にイメージファイ
ルを保存するとともに、付加情報データベース２４０に取得した付加情報からなる新規レ
コードを作成し、ファイリングソフトウェア２００にイメージファイルの登録を行う。
【００７０】
このように、本実施形態では、アプリケーションが作成するデータをそのままデータフ
ァイルとしてファイリングソフトウェア２００に登録するに限らず、アプリケーションが
生成するデータのイメージデータを作成し、このイメージデータを自動的にファイリング
ソフトウェア２００に登録することが可能である。すなわち、この場合も、ユーザは、イ
メージデータ登録用機能ボタン５４０を選択することによりファイルの登録を指示するだ
けで、ファイルを特に保存するといった作業を行うことなく、イメージファイルの生成保
存を行うとともにファイリングソフトウェア２００にイメージファイルを登録することが
可能である。
したがって、次に登録したイメージファイルを用いたいときには、ファイリングソフト
ウェア２００を用いて容易にイメージファイルを探し出すことが可能であり、業務効率を
飛躍的に高めることが可能となる。
【００７１】
また、アプリケーションが付加した属性情報からファイル名や作成者等の情報を自動的
に抽出するように構成することにより、入力する付加情報の量を最低限にとどめることが
可能となり、円滑にファイルの登録を行うことができる。
【００７２】
以上まとめると、本実施形態のコンピュータシステム１００は、複数のファイルを記憶
するデータ記憶手段２５０と、複数のファイルのそれぞれに対応する付加情報を備えた付
加情報データベース２４０と、付加情報データベース２４０内の前記付加情報に基づき階
層構造を生成し、この階層構造に基づき前記ファイルを分類して表示画面上に表示させる
ファイル管理手段としてのファイリングソフトウェア２００と、を備えている。
【００７３】
すなわち、本実施形態においては、ファイリングソフトウェア２００が付加情報に基づ
いて付加情報データベースに登録されているファイルをツリー形式で表示するように構成
している。したがって、ユーザは、ツリー表示画面３１０内に表示されたファイルに関連
のあるフォルダを順次選択していくことにより、目的とするファイルに迅速に到達するこ
とが可能となる。特に、ファイリングソフトウェア２００は、各ファイル毎に与えられた
付加情報を基に自動的にツリー表示画面３１０に示すようなツリー表示を行うので、ユー
ザはファイルの保存場所等を意識することなく、一旦ファイルがファイリングソフトウェ
ア２００に登録されてしまえば、付加情報に基づきファイリングソフトウェア２００が作
成したツリー表示に基づき容易に目的とするファイルに到達することができ、複数人での
ファイルの共有も容易に行うことが可能である。
【００７４】
なお、本実施形態では、ファイルは、基本的にサーバ１１０に保存されるとして説明を
行ったが、これに限られることはなく、単一のコンピュータ装置内だけで用いられるファ
イルについてはそのコンピュータ装置内にファイルを保存するように構成してもよい。
【００７５】
また、アプリケーションの種類についても代表的な機能を有するアプリケーションにつ
いて説明を行ったが、これに限られることはなく、各種アプリケーションが生成するファ
イルをファイリングソフトウェア２００に登録するように構成してもよい。
【００７６】
また、上記説明では、例として会計事務所の場合を説明したが、これに限られることは
なく、卸売り業者用、学校教育機関用、官公庁用、弁護士事務所用、観光業者用、コンサ
ルティング業者用、工場用、一般事務所用、小売業者用等各種の業態にファイリングソフ
トウェア２００を導入し、コンピュータシステム１００を構築してもよい。他業種の場合
であっても、図６に示すようなテンプレートを各業態用に設けることにより、スムーズに
ファイリングソフトウェア２００の導入を行い、円滑に運用を行うことが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】本発明に係る実施形態のコンピュータシステムを示す模式図である。
【図２】本発明に係る実施形態のコンピュータシステムを構成するコンピュータ装置を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る実施形態のコンピュータ装置におけるハードウェアとソフトウェアの関係を示す模式図である。
【図４】ファイリングソフトウェアを模式的に示すブロック図である。
【図５】ファイリングソフトウェアの付加情報データベースの管理項目を示す表である。
【図６】会計事務所向けに予め設けられた業務内容のテンプレートを示す表である。
【図７】表示装置上に表示されるファイリングソフトウェアの表示画面の一例である。
【図８】表示装置上に表示されるファイリングソフトウェアの表示画面の他例である。
【図９】担当者を基準としたツリー表示画面を示す図である。
【図１０】アプリケーションを基準としたツリー表示画面を示す図である。
【図１１】ワープロソフトＡにファイル登録プログラムを組み込んだ例を示す表示画面である。
【図１２】ファイル登録の流れを示す模式図である。
【図１３】財務ソフトＡによって作成されるデータの印刷イメージをファイリングアプリケーションへ登録する例を説明するための図である。
【図１４】ツリー構造の一例を示す模式図である。
【図１５】ファイル管理ツールのビューワ画面を示す図である。
【符号の説明】
【００７８】
１００・・コンピュータシステム  １１０・・サーバ  １２０〜１７０・・コンピュータ
装置  １２１・・制御部  １２２・・表示装置  １２３・・記憶装置  １２４・・入力装
置  １９０ａ〜１９０ｎ・・アプリケーション  ２００・・ファイリングソフトウェア  
２１０・・表示部  ２２０・・データベース管理部  ２３０・・データ登録部  ２４０・
・付加情報データベース  ２５０・・ファイル記憶部
【図１】
2005216130.tif 000003
【図２】
2005216130.tif 000004
【図３】
2005216130.tif 000005
【図４】
2005216130.tif 000006
【図５】
2005216130.tif 000007
【図６】
2005216130.tif 000008
【図７】
2005216130.tif 000009
【図８】
2005216130.tif 000010
【図９】
2005216130.tif 000011
【図１０】
2005216130.tif 000012
【図１１】
2005216130.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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