(57)【要約】    【課題】      メール作成の際、メールの作成を支援してユーザの負担を軽減すること。    【解決手段】  ユーザがパソコン等において電子メール作成プログラムを起動すると、電子メール作成支援プログラムも起動して、ユーザがメールの宛先や件名を入力すると、その入力等に基づいて、送信者、受信者および件名を取得する（ステップＳ１０００）。すると、入力された件名からキーワードを抽出し（ステップＳ１１００）、作成中のメールに関連するファイルをメール作成画面と同一画面に表示等して提示すると共に（ステップＳ１２００）、関連する過去の電子メールも同様に同一画面に表示等して提示して（ステップＳ１３００）ユーザが選択したファイルがあればメールに添付して（ステップＳ１４００）、ユーザが入力した本文とともに送信する（ステップＳ１５００）。  【選択図】      図２
2005352984.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信すべき電子メールの作成を支援する電子メール作成支援装置であって、
前記電子メールに関連するメール関連情報を記憶する記憶手段と、
前記電子メールの作成の際、前記電子メールに関連するメール関連情報を前記電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示する表示制御手段と、
を有することを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項２】
請求項１記載の電子メール作成支援装置において、
前記メール関連情報は、前記電子メールの件名に関連する電子ファイルの一覧である、
ことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項３】
請求項１記載の電子メール作成支援装置において、
前記メール関連情報は、送信相手と過去に送受信した電子メールの一覧である、
ことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項４】
請求項１記載の電子メール作成支援装置において、
前記メール関連情報は、送信相手のプロフィール情報である、
ことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項５】
請求項２記載の電子メール作成支援装置において、さらに、
前記電子メールの作成の際、入力された件名からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記電子メールの作成の際、入力または選択された送信者および受信者名と、前記キーワードと、前記記憶手段に記憶されている前記電子ファイルとの間にてマッチング処理を行ってマッチ個数を算出すると共に、前記電子ファイル作成時刻から現在時刻までの時間を算出して、前記マッチ個数と前記時間とに基づいて前記各電子ファイルの優先順位を計算するファイル優先順位計算手段と、
前記各電子ファイルの優先順位に基づいて前記各電子ファイルを関連ファイルとして提示する関連ファイル提示手段と、
を有することを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項６】
請求項３記載の電子メール作成支援装置において、さらに、
前記電子メールの作成の際、入力された件名からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記電子メールの作成の際、入力または選択された送信者および受信者名と、前記キーワードと、前記記憶手段に記憶されている前記電子メールとの間にてマッチング処理を行ってマッチ個数を算出すると共に、前記電子メール受信時刻から現在時刻までの時間を算出して、前記マッチ個数と前記時間とに基づいて前記各電子メールの優先順位を計算するメール優先順位計算手段と、
前記各電子メールの優先順位に基づいて前記各電子メールを関連メールとして提示する関連メール提示手段と、
を有することを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項７】
請求項１記載の電子メール作成支援装置において、
前記電子メールを送信する際、送信相手との関係に基づき、前記電子メールのメディアを選択して送信する、
ことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項８】
請求項１記載の電子メール作成支援装置において、
前記電子メールを受信した際、受信者に基づいて前記電子メールのメディアを変換して提示する、
ことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項９】
送信すべき電子メールの作成を支援する電子メール作成支援プログラムであって、
前記電子メールに関連するメール関連情報を記憶し、前記電子メールの作成の際、前記電子メールに関連するメール関連情報を前記電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示させる、
ことをコンピュータに実行させることを特徴とする電子メール作成支援プログラム。
【請求項１０】
送信すべき電子メールの作成を支援する電子メール作成支援プログラムを記録した記録媒体であって、
前記電子メールに関連するメール関連情報を記憶し、前記電子メールの作成の際、前記電子メールに関連するメール関連情報を前記電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示させる、
ことをコンピュータに実行させることを特徴とする電子メール作成支援プログラムを記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール送信時，電子メールに添付され得るファイルや過去にやりとりしたメールを、何らかの優先順位に基づいてリストアップし、メール作成を支援してくれるシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の電子メール作成支援装置として、例えば、添付ファイルを有する電子メールを送信する際、メッセージおよび添付ファイルに優先順位をそれぞれ割り当て、メッセージはある優先順位で受信側に送信され、添付ファイルは他の優先順位で受信側に送信するようにしたものがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、他の従来の電子メール作成支援装置として、電子メールの添付ファイルを電子メールから切離してアクセス可能な位置に記憶し、その後、添付ファイルへの参照（たとえばリンク）と位置が、もとの電子メール内で置換され、この電子メールが、受取人に転送され、受取人は、添付ファイルの取得を望む場合にはブラウザ等を介して取得するものがある（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−３２８８７６号公報
【特許文献２】特開２００１−２２６７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、前記特許文献１の従来技術では、添付ファイルの送信順位を設定することはできるが、あくまで送信順位の設定に過ぎず、ユーザ自ら誰に送信するか、何の要件であるか、どんな資料を添付するか、等といったことをユーザ自ら検索して、選定し、入力する必要があり、メールの作成支援までには、至っていない、という課題があった。
【０００５】
また、前記特許文献２の従来技術でも、受信したメールの添付ファイルの処理に関するものであり、前記特許文献１の従来技術と同様に、ユーザ自ら誰に送信するか等、ユーザ自ら選定し、入力する必要があり、メールの作成支援になっていない、という課題があった。
【０００６】
そこで、本発明は、メール作成の際のユーザの負担を軽減することのできる電子メール作成支援装置、電子メール作成支援プログラム、および電子メール作成支援プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の電子メール作成支援装置は、送信すべき電子メールの作成を支援する電子メール作成支援装置であって、前記電子メールに関連するメール関連情報を記憶する記憶手段と、前記電子メールの作成の際、前記電子メールに関連するメール関連情報を前記電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示する表示制御手段と、を有する構成を採る。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、メール関連情報を記憶しておき、そのメール関連情報を電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示するので、メールの作成を支援することができ、メール作成の際のユーザの負担を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
本発明の重要な点は、メール作成の際、送信者や、受信者、件名が決まると、それに応じて送信相手の情報や、送信相手とこれまで過去にやりとりしたメールや、添付され得るファイル(画像・音声・動画等)の全てもしくはその一部を何らかの優先順位決定アルゴリズムでリストアップして、メール作成画面であるメール本文入力画面と同一の画面に表示することにより、リストアップされたファイルや過去のメールをクリックやドラッグアンドドロップ、チェックボタン等で簡単に選択して、作成しているメールに添付できるようにした点である。
【００１０】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
【００１１】
図１は、本発明の実施の形態に係る電子メール作成支援装置の構成を示すブロック図である。
【００１２】
図１において、この電子メール作成支援装置は、制御手段１、キーワード抽出手段２、送信者・受信者・キーワード伝達手段３、ファイル優先順位計算手段４、ファイル優先順位テーブル５、関連ファイル取得手段６、関連ファイル提示手段７、関連ファイル添付手段８、データベース９、ファイル記憶手段１０、メール優先順位計算手段１１、メール優先順位テーブル１２、関連メール取得手段１３、関連メール提示手段１４、電子メール蓄積手段１５を有している。
【００１３】
ここで、データベース９、ファイル記憶手段１０、および電子メール蓄積手段１５は、パソコンのハードディスクドライブやメモリ等の記憶装置に設けられている。
【００１４】
ファイル記憶手段１０は、メールに添付すべきファイル１０１を格納するもので、パソコンの各種アプリケーションプログラムにより作成した文章や図、絵、ＣＧ等や、デジタルカメラ、デジタルビデオ等により撮影した静止画や動画、さらには録音した音声等の各種マルチメディアデータの各ファイル１０１を記憶するものである。
【００１５】
データベース９は、図１に示すように、ファイル記憶手段１０に記憶された各ファイル１０１のファイル名や、作成日付、所有者、作成者、関連キーワード群等の各ファイル１０１の識別情報や属性情報を記憶するものである。各ファイル１０１の識別情報や属性情報は、各ファイルを作成するアプリケーションプログラムが抽出したり、この電子メール作成支援装置の制御手段１が抽出して、データベース９に記憶したものである。
【００１６】
電子メール蓄積手段１５は、電子メールクライアントである電子メール作成プログラムにより過去に作成した電子メール１５１を蓄積するものである。
【００１７】
電子メール１５１は、図１に示すように、識別子や、送信者、受信者、受信日時、件名、本文、添付ファイル等の項目から構成されている。なお、ここで識別子とは、送受信した電子メールに、電子メール作成プログラムあるいは本装置により付けられるシリアル番号等である。
【００１８】
ファイル優先順位テーブル５は、図１に示すように、ファイル優先順位計算手段４が計算した各ファイル１０１のスコアに応じて並び替え、優先順位（図上では、単に順位）を保持するテーブルである。なお、図１に示すファイル優先順位テーブル５では、各ファイル１０１をファイル名により識別ないしは特定しているが、作成日付や、所有者、作成者、関連キーワード群により識別ないしは特定するようにしても勿論かまわない。
【００１９】
メール優先順位テーブル１２は、図１に示すように、メール優先順位計算手段１１が計算した各電子メール１５１のスコアに応じて並び替え、各電子メール１５１の優先順位（図上では、単に順位）を保持するテーブルである。なお、図１に示すメール優先順位テーブル１２では、各電子メール１５１を識別子により識別ないしは特定しているが、送信者や、受信者、受信日時、件名などにより識別ないしは特定するようにしても勿論かまわない。
【００２０】
なお、本実施の形態では、図１に示すように、本発明に係るメール作成支援装置を、ハードウエア的に構成して説明したが、本発明では、これに限らず、汎用のパソコン等のコンピュータのハードディスクやメモリ等に、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体や、ネットワークを介してこれらの機能を実行させるためのメール作成支援プログラムをインストールまたはダウンロードして記憶させて、ＣＰＵがその電子メール作成支援プログラムを実行することにより、図１に示すメール作成支援装置をソフトウエア的に構成するようにしても勿論良い。従って、以下の動作説明では、汎用のパソコンにインストール等した電子メール作成支援プログラムをＣＰＵ等が実行して、図１に示すメール作成支援装置の各手段が機能するものとして説明する。
【００２１】
次に、以上のように構成されたメール作成支援装置の動作を、図面を参照して説明する。
【００２２】
図２は、電子メール作成支援処理の全体動作を示すフローチャートである。
【００２３】
この電子メール作成支援装置では、本装置のユーザがパソコン等において電子メール作成プログラムを起動すると、それと同時に電子メール作成支援プログラムも自動的に起動される。なお、電子メール作成支援プログラムの起動は、電子メール作成プログラムとは別に独立させて、ユーザの任意により起動するようにしても勿論良い。
【００２４】
そして、そのユーザが電子メール作成プログラムを実行して、メールの宛先である受信者をアドレス帳等にて選択して件名を入力すると、制御手段１が、その選択および入力等に基づいて、ユーザである送信者、宛先である受信者、および件名を取得する（ステップＳ１０００）。
【００２５】
すると、キーワード抽出手段２が、入力された件名からキーワードを抽出し（ステップＳ１１００）、続いて次の図３に示すように処理を行って関連ファイル提示手段７が関連ファイルをディスプレイ上のメール作成画面と同一画面に表示等して提示を行うと共に（ステップＳ１２００）、関連メール提示手段１４がさらに次の図４に示す処理を行って関連メールをディスプレイ上のメール作成画面と同一画面に表示等して提示を行う（ステップＳ１３００）。なお、この関連ファイル、関連メールを提示したときの画面例は、後述の図８〜図１０に示すメール作成支援画面３００〜５００の例にて説明する。
【００２６】
そして、以上のようにしてメール本文入力スペース（欄）が表示されたメール作成画面と同一画面に表示された関連ファイルおよび関連メールを参照して、ユーザが作成中のメールに添付しようとするファイル１０１を指定または選択すると、関連ファイル添付手段８がその指定または選択を受けて、ユーザが選択等した動画や静止画、音声等のファイル１０１を添付ファイルとして作成中のメールに添付する（ステップＳ１４００）。なお、本実施の形態では、電子メール１５１の添付までは考慮していないが、ファイル１０１と同様に、電子メール１５１の添付も行うようにしても勿論よい。なお、この場合には、関連ファイル添付手段８と同様の関連メール添付手段を設けるようにすれば良い。
【００２７】
その後、電子メール作成プログラム等のメール送信ボタン等を押下すると、ユーザが入力したメール本文とともに、添付ファイルがあれば添付されて、メールが受信者に対し送信される（ステップＳ１５００）。
【００２８】
図３は、図２におけるステップＳ１２００の関連ファイルの提示処理の詳細を示すフローチャートである。
【００２９】
制御手段１は、まず、送信者・受信者・キーワード伝達手段３を介して、送信者と、受信者と、キーワード抽出手段２が件名から抽出したキーワードを、ファイル優先順位計算手段４に伝達する（ステップＳ１２１０）。
【００３０】
すると、ファイル優先順位計算手段４が、データベース９の情報を利用して、後述する図５に示すようなアルゴリズムで、ファイル優先順位テーブル５を作成する（ステップＳ１２２０）。
【００３１】
そして、関連ファイル取得手段６がファイル優先順位テーブル５を参照して、優先順位の高いｍ（ｍは自然数）個のファイルを取得し（ステップＳ１２３０）、続いてその取得したｍ個のファイルをメール作成画面と同一の画面に表示して、ユーザに対し提示する（ステップＳ１２４０）。これにより、ユーザは、メール作成画面と同一の画面にて、送信者や、受信者、件名から抽出したキーワードに関連したファイル１０１を優先順位の高い順に確認しながらメールを作成することが可能となる。
【００３２】
図４は、図２におけるステップＳ１３００の関連メールの提示処理の詳細を示すフローチャートである。
【００３３】
制御手段１は、まず、送信者・受信者・キーワード伝達手段３を介して、送信者と、受信者と、キーワード抽出手段２が件名から抽出したキーワードを、メール優先順位計算手段１１に伝達する（ステップＳ１３１０）。
【００３４】
すると、メール優先順位計算手段１１が、電子メール蓄積手段１５に格納されている電子メール１５１の内容を用いて、後述する図６に示すようなアルゴリズムで、メール優先順位テーブル１２を作成する（ステップＳ１３２０）。
【００３５】
そして、関連メール取得手段１３がメール優先順位テーブル１２を参照して、優先順位の高いｎ（ｎは自然数）個のメールを取得し（ステップＳ１３３０）、続いてその取得したｎ個のメールをメール作成画面と同一の画面に表示して、ユーザに対し提示する（ステップＳ１３４０）。これにより、ユーザは、メール作成画面と同一の画面にて、送信者や、受信者、件名から抽出したキーワードに関連した電子メール１５１を優先順位の高い順に確認しながら電子メールを作成することが可能となる。
【００３６】
図５は、図３のステップ１２２０におけるファイル優先順位計算手段４による関連ファイル優先順位計算処理のアルゴリズム例を示すフローチャートである。
【００３７】
まず、ファイル優先順位計算手段４は、データベース９に格納されているファイル１０１のファイル名を、ファイル優先順位テーブル５に羅列すると共に（ステップＳ１２２１）、データベース９に格納されている各ファイル１０１の所有者、作成者、関連キーワード群等の属性情報や識別情報をファイル毎にエントリーして、全てのエントリーについて以下のステップＳ１２２３〜Ｓ１２２５の処理をループして、優先順位を決めるためのスコアを計算する（ステップＳ１２２２）。
【００３８】
つまり、ファイル優先順位計算手段４は、制御手段１から与えられたキーワード、送信者、受信者の情報と、データベース９の(i)番目のファイル１０１のエントリーである所有者、作成者、関連キーワード群とマッチングを行ない、マッチした個数をＣとする（ステップＳ１２２３）。
【００３９】
次に、ファイル優先順位計算手段４は、(i)番目のエントリーのファイル１０１の作成日付から現在までの時間Ｔを算出し、次の（式１）によりスコアに入れるべきＤを計算する（ステップＳ１２２４）。
【００４０】
Ｄ＝Ｃ＋ｅｘｐ（−Ｔ）・・・（式１）
【００４１】
なお、上記（式１）によれば、制御手段１から与えられた作成中のメールに関連するキーワード、送信者、受信者の情報と各ファイル１０１とのマッチ個数Ｃが大きく、各ファイル１０１の作成日付からの経過時間が短く、各ファイル１０１が新しいほど、スコアに入れるべきＤの値が大きくなる一方、マッチ個数Ｃが小さく、各ファイル１０１の作成日付からの経過時間が長く、各ファイル１０１が古いほど、Ｄの値が小さくなる。
【００４２】
そして、ファイル優先順位計算手段４は、以上のようにしてＤの値を求めると、ファイル優先順位テーブル５の(i)番目のエントリーのスコアにＤの値を代入する（ステップＳ１２２５）。
【００４３】
ファイル優先順位計算手段４は、以上のようなステップＳ１２２３〜Ｓ１２２５までの処理を、データベース９に格納されている全てのエントリー、すなわち全てのファイル１０１についてループして行う。
【００４４】
そして、全てのファイル１０１のエントリーについて上記のループ処理が終了すると（ステップＳ１２２６）、ファイル優先順位計算手段４は、ファイル優先順位テーブル５に格納された各ファイル１０１のファイル名等をスコアの大きい順に上位から並べて順位を設定する（ステップＳ１２２７）。
【００４５】
図６は、図４のステップ１３２０におけるメール優先順位計算手段１１によるメール優先順位計算処理のアルゴリズム例を示すフローチャートである。
【００４６】
まず、メール優先順位計算手段１１は、与えられた送信者、受信者を含む電子メール１５１を電子メール蓄積手段１５から抽出し、メール優先順位テーブル１２に、その識別子を羅列し（ステップＳ１３２１）、メール優先順位テーブル１２に格納されている各電子メール１５１を電子メール毎にエントリーして、全てのエントリーについて以下のステップＳ１３２３〜Ｓ１３２５の処理をループして、優先順位を決めるためのスコアを計算する（ステップＳ１３２２）。
【００４７】
つまり、メール優先順位計算手段１１は、各電子メール１５１にエントリーについて現在から受信日付までの時間Ｔ（整数）を計算し、メール優先順位テーブル１２の(i)番目のエントリーのスコアに−Ｔを代入する（ステップＳ１３２３）。
【００４８】
次に、メール優先順位計算手段１１は、予め用意されている個々のメールの主要キーワードと、制御手段１から与えられたキーワードとのマッチング処理を行ない、マッチした個数をＣとして、メール優先順位テーブル１２の(i)番目のエントリーのスコアに１−ｅｘｐ（−Ｃ）を加える（ステップＳ１３２４）。
【００４９】
これにより、上記（式１）の場合と同様に、制御手段１から与えられた作成中のメールに関連するキーワードと各電子メール１５１とのマッチ個数Ｃが大きく、各電子メール１５１の受信日付からの経過時間が短く、各電子メール１５１が新しいほど、スコアが高くなる一方、マッチ個数Ｃが小さく、各電子メール１５１の受信日付からの経過時間が長く、各電子メール１５１が古いほど、スコアの値が低くなる。
【００５０】
なお、電子メール１５１の場合も、上記（式１）と同様の式により、各電子メール１５１に入れるべきスコアを計算するようにしても勿論良い。
【００５１】
ここで、ファイル１０１の場合のスコアの計算式と、電子メール１５１の場合のスコアの計算式とで、計算式が異なっているのは、ファイル１０１と電子メール１５１との間で、キーワード等のマッチングのマッチ個数Ｃと、日付のどちらを優先させるかが異なっているからである。つまり、上記（式１）の計算式によるファイル１０１のスコアの場合は、日付よりキーワード等のマッチングの個数Ｃを優先しており、電子メール１５１の場合は、キーワード等のマッチングの個数Ｃより日付の方を優先させて、スコアを計算して、優先順位をつけるようにしている。なお、これらファイル１０１の場合のスコアの計算式と、電子メール１５１の場合のスコアの計算式とは、あくまで、例示であり、作成しているメールに関連した他の計算式や、他のルール、例えば、最新のファイル優先、動画優先、静止画（写真）優先、音声優先、孫のファイル優先、誕生日や運動会等のイベント優先等のルールや、これらのルールを任意に組合わせたルールに基づいて優先順位を決定するようにしても勿論良いし、これらの計算式やルールを送信相手毎に適応的に設定可能にしても勿論よい。
【００５２】
メール優先順位計算手段１１は、以上のようなステップＳ１３２３およびＳ１３２４の処理を、電子メール蓄積手段１５に格納されている全てのエントリー、すなわち全ての電子メール１５１についてループして行う。
【００５３】
そして、全ての電子メール１５１のエントリーについてループ処理が終了すると（ステップＳ１３２５）、メール優先順位計算手段１１は、メール優先順位テーブル１２に格納された各電子メール１５１の識別子等をスコアの大きい順に上位から並べて順位を設定する（ステップＳ１３２６）。
【００５４】
次に、上記のように構成された電子メール作成支援装置によりディスプレイに表示されるメール作成支援画面の一例を説明する。
【００５５】
図７は、本装置において、送信者と、受信者と、件名（Subject）とを入力した際に表示されるメール作成支援画面の一例を示す図である。
【００５６】
このメール作成支援画面２００には、例えば送信者名として「工藤○○(**@**.hokudai.ac.jp)」、受信者名として「田中○(**@**.hokudai.ac.jp)」、件名として「特許の件」等と表示される。また、このメール作成支援画面２００には、その下に、メール作成ボタン２４０と、このメールの作成をキャンセルするキャンセルボタン２５０とが設けられている。
【００５７】
図８は、図７に示すメール作成支援画面２００において、メール作成ボタン２４０が押下された場合に表示されるメール作成支援画面の一例を示す図である。
【００５８】
つまり、図７に示すメール作成支援画面２００において宛先と件名が入力された後、メール作成ボタン２４０が押下されると、例えば、図８に示すメール作成支援画面３００が表示される。
【００５９】
このメール作成支援画面３００には、本文入力スペース（本文入力欄）３１０と、送信相手情報および関連メール欄３２０と、関連ファイル欄３３０と、添付ファイル欄３４０と、送信ボタン３５０と、戻るボタン３６０とが表示される。
【００６０】
本文入力スペース３１０は、メールの本文を入力する欄である。
【００６１】
送信相手情報および関連メール欄３２０は、送信相手である受信者の情報や、今までその受信者とやりとりした電子メール１５１の一覧を表示するものである。
【００６２】
関連ファイル欄３３０は、送信相手や、自分、メールの件名に関連するファイル１０１が、データベース９を参照してファイル記憶手段１０より抽出され、各ファイル１０１の順位毎に表示されるものである。
【００６３】
添付ファイル欄３４０は、関連ファイル欄３３０からドラッグアンドドロップのマウス操作等によりユーザが選択したファイル１０１の一覧が表示されるスペースである。なお、電子メール１５１も添付対象とする場合は、送信相手情報および関連メール欄３２０から対象とする電子メール１５１をドラッグアンドドロップのマウス操作等により、添付ファイル欄３４０に添付すべき電子メール１５１を表示できるようにしても勿論よい。
【００６４】
送信ボタン３５０は、作成した電子メールを送信するためのボタンであり、戻るボタン３６０は、図７に示すメール作成支援画面２００に戻り、宛先表示欄２２０や、件名表示欄２３０等を再入力するためのものである。
【００６５】
なお、このメール作成支援画面３００の画面レイアウトには現れていないが、その場で動画像や音声等も録画または録音して、それをファイル１０１候補の中に入れる等して、メールに添付することも可能である。
【００６６】
このように、図８に示すメール作成支援画面３００によれば、本文入力スペース３１０と同一画面に、送信相手情報および関連メール欄３２０や、関連ファイル欄３３０が表示されるので、メール本文入力の際に、送信相手の情報や、過去にその送信相手とやり取りした関連する電子メール１５１、さらにはその送信相手と関連するファイル１５１を一目で認識することができる等、メールの作成を支援することができ、ユーザにとってメール作成ソフトの使い勝手が良くなる。
【００６７】
つまり、メール作成時には、送信者と受信者が確定し、さらに件名を入力した段階で、それらから想起される関連の画像ファイルや、ビデオファイル、文書ファイルなどのファイル１０１が自動で用意される。例えば、送受信者間で最近やりとりされた過去のメールや、件名に合致した画像ファイルなどである。
【００６８】
逆に、件名のみを入力した場合には、その件名に関連するファイル１０１が優先度順に表示され選択できるようになると共に、件名に関連してメールの受取り人となりそうな人が予測され、送信相手情報および関連メール欄３２０に受信者リストとして同様に優先順に表示されるようにしても良い。
【００６９】
その結果、メール作成時においては、ユーザは作成しているメールに添付する可能性のある関連ファイル１０１を一覧でき、ポインティングデバイスなどの操作により、添付ファイルを簡単に選択してメールに添付することができる。
【００７０】
また、メールの受取人も同様の操作において、本発明のプログラムが導入されていれば、直感的にファイル等を選択することが可能となる。
【００７１】
図９は、メール作成支援画面の他の例を示す図である。
【００７２】
この図９に示すメール作成支援画面４００には、図８に示すメール作成支援画面３００と同様に、本文入力スペース３１０と、送信相手情報および関連メール欄３２０と、関連ファイル欄３３０と、添付ファイル欄３４０と、送信ボタン３５０が表示されると共に、メール作成支援画面２００と同様に、送信者表示欄２１０、宛先表示欄２２０、件名表示欄２３０とが設けられている。
【００７３】
この図９に示すメール作成支援画面４００によれば、図８に示すメール作成支援画面３００と同様に、本文入力スペース３１０と同一画面に、送信相手情報および関連メール欄３２０や、関連ファイル欄３３０が表示されるので、メールの作成を支援することができ、ユーザにとってメール作成ソフトの使い勝手が良くなると共に、送信者表示欄２１０、宛先表示欄２２０および件名表示欄２３０において、それぞれ、送信者や、宛先（送信相手）、件名が決定される度に、送信相手情報および関連メール欄３２０および関連ファイル欄３３０のそれぞれにおいて、送信相手とやりとりしたメールや、添付すべき関連ファイルの候補が絞りこまれていくことになる。
【００７４】
図１０は、メール作成支援画面のさらに他の例を示す図である。
【００７５】
この図１０に示すメール作成支援画面５００では、２つのウインドウ５１０と、ウインドウ５２０とを１つの画面中に表示しており、ウインドウ５１０には、送信者表示欄２１０、宛先表示欄２２０、件名表示欄２３０、本文入力スペース３１０とが設けられている。また、ウインドウ５２０には、送信相手情報および関連メール欄３２０と、関連ファイル欄３３０とが表示される。
【００７６】
この図１０に示すメール作成支援画面５００の場合も、図８に示すメール作成支援画面３００と同様に、本文入力スペース３１０と同一画面に、送信相手情報および関連メール欄３２０や、関連ファイル欄３３０が表示されるので、メールの作成を支援することができ、ユーザにとってメール作成ソフトの使い勝手が良くなると共に、図９に示すメール作成支援画面４００の場合と同様に、送信者表示欄２１０、宛先表示欄２２０および件名表示欄２３０において、それぞれ、送信者や、宛先（送信相手）、件名が決定される度に、送信相手情報および関連メール欄３２０および関連ファイル欄３３０のそれぞれにおいて、送信相手とやりとりしたメールや、添付すべき関連ファイルの候補が絞りこまれていくことになる。
【００７７】
図１１は、メール作成支援画面の具体例を示す図である。
【００７８】
この図１１に示すメール作成支援画面６００は、図８に示すメール作成支援画面３００に対応する具体的なメール作成支援画面であり、図８に示すメール作成支援画面３００と同様に、本文入力スペース６１０と、送信相手情報および関連メール欄６２０と、関連ファイル欄６３０と、添付ファイル欄６４０と、送信ボタン６５０と、戻るボタン６６０とが表示されている。
【００７９】
そして、送信相手情報および関連メール欄６２０には、送信相手の情報であるプロフィール等が表示されると共に、送信者、受信者、件名のキーワード等に基づいて優先順位がつけられた、過去にやり取りした関連の電子メール１５１がリストアップされて表示されている一方、関連ファイル欄６３０には、送信者、受信者、件名のキーワード等に基づいて優先順位がつけられた、添付候補なる動画や静止画のファイル１０１がリストアップされて表示されている。ユーザは、関連ファイル欄６３０にて添付したいファイル１０１をクリックやドラッグアンドドロップ等のマウス操作により、簡単に添付ファイル欄６４０に移動させることができる。
【００８０】
なお、この図１１に示すメール作成支援画面６００の場合、関連するファイル１０１をユーザの任意に追加するための追加ボタン６７０と、このパソコンに接続したカメラ(図示せず)を使って、いわゆるビデオレターとして動画を録画して添付できるように、ビデオレター欄６８０も、メール作成画面である本文入力スペース６００と同一画面に表示されている。
【００８１】
図１２は、このメール作成支援装置によりメールを受信した場合のメール受信画面の一例を示す図である。
【００８２】
この図１２に示すメール受信画面７００は、本装置のユーザ、すなわちメールの受信者に応じて、メール受信画面７００のＭＭＩの設定を変えられるものである。
【００８３】
例えば、この図１２に示すメール受信画面７００の場合、メール受信者がお年よりの場合を想定しており、メール送信者が入力したメール本文が、メール本文スペース７１０にて大きな字で、しかもスクロールして表示されるように設定されている。
【００８４】
このようにすれば、メールを受信する際は、ユーザの好みや状況、送信者との関係に基づいてユーザに提示するメディアを自動的に選択できることになる。つまり、送信データに所望のメディアデータが存在しない場合には、音声合成等のメディア変換等を行って可能な限り、受信したメディアからユーザに合わせたメディアデータを作成して提示する。例えば、受信したユーザが目が悪く、文字を読むのに困難が伴う場合、受信データに音声が含まれるならば、音声メディアを提示し、テキストデータのみであった場合には、テキストデータに基づいて読み上げて音声データを提示したり、そのテキストデータをより大きな文字により提示することも可能である。
【００８５】
また、受信したメールの差出人が知らない人間である場合、強制的に動画データや音声データを排除した上で提示したり、孫や子供といった身内からのメールである場合には、動画像データや音声がある場合にはそれを提示し、該メディアデータが存在しない場合には、受信した文字情報やデータベースに格納されている相手の情報から音声データや顔画像等を作成して音声と同時に提示するようにしても良い。
【００８６】
また、メールを送信する際、システムは送信相手との関係や送信者自身の好みや状況に基づいて、送信するメディアが自動的に選択、例えば、送信相手が顔見知りである場合には、メディアとして音声付き動画像と文字データが選択され、顔を知られたくない相手である場合には、テキストのみが選択される等の動作をすることが可能であるし、また、顔見知りに対しても、自宅等からパソコンを用いてメールを作成する場合には、動画像及び音声、文字データ全てを用いるが、外出先から携帯電話やＰＤＡ等の携帯端末を用いて送信する場合には、利用できる通信路の帯域幅や送信環境に応じて、文字データのみの送信や、文字データと音声のみの送信に限定する等、自動的にメディアが選択されるようにしても良い。
【００８７】
以上説明したように、従来のメール送受信環境においては、ユーザ自ら誰に送信するか、何の要件であるか、どんな資料を添付するのか、ということを検索し、選定、入力する必要があったが、本実施の形態によれば、作成すべきメールに関連するファイル１０１や、そのメールや送信相手、さらには件名等に関連して過去にやり取りした電子メール１５１が本文入力スペース３１０を含むメール作成画面と同一画面に表示されるので、ユーザはメール作成の際、関連するファイル１０１や電子メール１５１をメール作成画面と同一画面にて参照して、ファイル１０１を添付等することが可能となり、ユーザの利便性を高めることができる。
【００８８】
また、本実施の形態では、関連するファイル１０１や電子メール１５１がユーザに提示される際は、キーワード等によりマッチング処理したマッチ個数Ｃや、作成日付または受信日付等に基づいて優先順位がつけられて提示されるので、さらに、ユーザの利便性を高めることができる。
【００８９】
その結果、メールの送受信環境において、送信者および受信者の関係、送信目的や要件等からメール送信時に必要と思われる関係資料、例えば、メール、文書、画像、ビデオなどが自動で用意されて、メールの作成を支援することができ、パソコンなどの情報機器に慣れていないユーザに関しては、熟練を要する必要がなくなると共に、パソコンなどの情報機器に慣れているユーザに関しては、メール作成時に関連ファイル１０１や関連電子メール１５１を探す手間が大幅に減少され、関連ファイル１０１や関連電子メール１５１を直感的に選択することができ、メール作成の際のユーザの手間を大幅に削減することが可能となる。
【００９０】
なお、本実施の形態の説明では、関連ファイル提示手段７によりファイル１０１の提示、および関連メール提示手段１４により過去にやり取りした電子メール１５１の双方をディスプレイ等に表示してユーザに提示するように説明したが、本発明では、これに限らず、ファイル１０１または電子メール１５１の一方のみを提示するようにしても勿論良い。
【００９１】
また、本実施の形態では、電子メール作成プログラムと、電子メール作成支援プログラムとを別々に用意して、電子メール作成支援プログラムの実行により本発明の電子メール作成支援装置の機能を果たすものとして説明したが、本発明では、これに限らず、電子メール作成プログラムの中に電子メール作成支援プログラムが組み込まれていて、電子メール作成プログラムの実行により本発明の電子メール作成支援装置の機能が実現されるようにしても勿論良い。
【産業上の利用可能性】
【００９２】
本発明に係る電子メール作成支援装置、電子メール作成支援プログラム、および電子メール作成支援プログラムを記録した記録媒体は、メール作成の際、入力した送信者や、宛先、件名等に基づいて、自動的に関連ファイルや関連メール等のメール関連情報を電子メールの本文入力スペースと同一の画面に表示するので、メールの作成を支援することができ、パソコンなどの情報機器に慣れていないユーザに関しては、熟練を要する必要がなくなったり、情報機器に慣れているユーザに関しては、メール作成時に関連ファイルや関連電子メールを探す手間が大幅に減少され、関連ファイルや関連電子メールを直感的に選択することができる等、メール作成の際のユーザの負担を大幅に軽減できる、という効果を有し、電子メールにとどまらず、一般のメッセージ交換環境においても、メッセージの送り主、受け取り主、用件相互の関係から、関連ファイルが容易に参照することができ、メールの送受信、日常業務内容の記録および参照、作業ファイルの参照等に有用である。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子メール作成支援装置の構成を示すブロック図
【図２】電子メール作成支援処理の全体動作を示すフローチャート
【図３】関連ファイル提示処理の詳細を示すフローチャート
【図４】関連メール提示処理の詳細を示すフローチャート
【図５】関連ファイル優先順位計算処理のアルゴリズム例を示すフローチャート
【図６】メール優先順位計算処理のアルゴリズム例を示すフローチャート
【図７】メール作成開始画面の一例を示す図
【図８】図７に示すメール作成支援画面においてメール作成ボタンが押下された場合に現れるメール作成支援画面の一例を示す図
【図９】メール作成支援画面の他の例を示す図
【図１０】メール作成支援画面の他の例を示す図
【図１１】メール作成支援画面の具体例を示す図
【図１２】メール受信画面の一例を示す図
【符号の説明】
【００９４】
１  制御手段
２  キーワード抽出手段
２  送信者・受信者・キーワード伝達手段
４  ファイル優先順位計算手段
５  ファイル優先順位テーブル
６  関連ファイル取得手段
７  関連ファイル提示手段
８  関連ファイル添付手段
９  データベース
１０  ファイル記憶手段
１１  メール優先順位計算手段
１２  メール優先順位テーブル
１３  関連メール取得手段
１４  関連メール提示手段
１５  電子メール蓄積手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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