(57)【要約】【課題】データを蓄積するとともに、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前に、その予告をユーザに通知するデータ蓄積装置において、前記予告通知を行うユーザを的確に把握することができるデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムを提供する。【解決手段】  データを蓄積する蓄積手段２４と、ネットワーク５を介してユーザの端末装置４と接続するための通信手段２６と、ユーザに対し、前記通信手段２６を介して、前記蓄積手段２４に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段２４に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段２１と、を備えたデータ蓄積管理装置２において、前記管理手段２１は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理する。【選択図】  図１
2005217923.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを蓄積する蓄積手段と、
ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段と、
ユーザに対し、前記通信手段を介して、前記蓄積手段に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段と、
を備えたデータ蓄積管理装置において、
前記管理手段は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理することを特徴とするデータ蓄積管理装置。
【請求項２】
前記管理手段は、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
【請求項３】
前記管理手段は、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
【請求項４】
前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
【請求項５】
前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
【請求項６】
前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
【請求項７】
ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、
前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、
予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、
を備えたデータ管理方法において、
前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップを実施することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項８】
ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、
前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、
予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、
をコンピュータに実行させるデータ管理プログラムにおいて、
前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップをコンピュータにさらに実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、画像データや文書データ等のデータを蓄積して管理するデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像データや文書データ等のデータを共有ファイルとしてハードディスク等に蓄積するとともに、ユーザの要求に応じて共有ファイルのデータをネットワークを介してユーザの端末装置に送信し、あるいはデータの格納場所を電子メールなどによりユーザに通知するデータ蓄積管理装置が、従来より知られている。
【０００３】
また、上記のデータ蓄積管理装置において、装置管理者によりあるいは装置が自動的に、蓄積したデータを削除したり内容を更新することも行われており、またデータの削除や更新の前にその予告をユーザに通知することも行われている。
【０００４】
このような予告通知をユーザに行うためには、予告通知を行うユーザを把握しておくことが必要となり、例えば削除対象あるいは更新対象のデータを既に取得しているユーザに対しては予告通知を行わなくても良いが、閲覧のみ行ったユーザに対しては、データ未取得であるから予告通知を行うのが望ましい。
【０００５】
従来、ユーザのサーバへのアクセス履歴を管理し、その情報を管理者に通知する技術が知られている（例えば特許文献１〜３）。
【０００６】
また、サーバの管理者やデータの作成者のメール等、連絡先情報をサーバに保存し、ユーザに通知する技術も知られている（例えば特許文献４〜６）。
【特許文献１】特開２００３−５０８９７号
【特許文献２】特開２００２−２５９２７４号
【特許文献３】特開２００２−２０８９６３号
【特許文献４】特開２００２−３６６７５７号
【特許文献５】特開２００２−１８３４９１号
【特許文献６】特開２００２−２６９０１７号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところが、上記公報に記載された技術は、いずれも、装置管理者によりあるいは装置が自動的に、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前にその予告をユーザに通知する装置に関するものではなく、予告通知を行うユーザを把握する技術ではなかった。
【０００８】
この発明は、このような課題を解決するためになされたものであって、データを蓄積するとともに、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前に、その予告をユーザに通知するデータ蓄積装置において、前記予告通知を行うユーザを的確に把握することができるデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムの提供を課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、この発明は次の手段を提供する。
（１）データを蓄積する蓄積手段と、ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段と、ユーザに対し、前記通信手段を介して、前記蓄積手段に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段と、を備えたデータ蓄積管理装置において、前記管理手段は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理することを特徴とするデータ蓄積管理装置。
（２）前記管理手段は、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
（３）前記管理手段は、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
（４）前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
（５）前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
（６）前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信する請求項１に記載のデータ蓄積管理装置。
（７）ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、を備えたデータ管理方法において、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップを実施することを特徴とするデータ管理方法。
（８）ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、をコンピュータに実行させるデータ管理プログラムにおいて、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップをコンピュータにさらに実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
【発明の効果】
【００１０】
前項（１）に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストが管理手段により自動的に管理されるから、管理者の手間を要することなく、削除予告または更新予告の通知先を的確に把握することが可能となる。
【００１１】
前項（２）に係る発明によれば、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除されるから、データ取得済みのユーザに対する無駄な削除予告または更新予告を行うのを防止することができ、効率的な管理を行うことができる。
【００１２】
前項（３）に係る発明によれば、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録するから、閲覧という行為によってそのデータに興味を示したユーザが知らないうちに、データ削除や更新がなされる不都合を防止でき、ユーザの利便性を高めることができる。
【００１３】
前項（４）に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知するから、要求元ユーザは既にファイル取得済みのユーザに連絡して、所期するデータファイルを入手することができる。
【００１４】
前項（５）に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手することができる。
【００１５】
前項（６）に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手することができる。
【００１６】
前項（７）に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストを自動的に管理するから、管理者の手間を要することなく、削除予告または更新予告の通知先を的確に把握することが可能となる。
【００１７】
前項（８）に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストを自動的に管理する処理を、コンピュータに実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、この発明の一実施形態を説明する。
【００１９】
図１は、この発明の一実施形態に係るデータ蓄積管理装置が用いられたデータ蓄積管理システムの構成を示すブロック図である。
【００２０】
図１において、１はプリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を有する複合型複写装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）、２はデータ蓄積管理装置としてのデータ蓄積管理サーバ、３はメールサーバ、４はユーザが保有する、パーソナルコンピュータ、携帯電話、携帯端末等からなる端末装置であり、これらのＭＦＰ１、データ蓄積管理サーバ２、メールサーバ３、ユーザの端末装置４とはネットワーク５を介して接続されている。
【００２１】
前記ＭＦＰ１は、原稿読取装置１１を備え、この原稿読取装置１１で読み取った原稿の画像データ等を、前記データ蓄積管理サーバ２へ送信できるようになっている。
【００２２】
前記データ蓄積管理サーバ２は、図２に示すように、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、記憶装置２４、アドレスリスト管理用メモリ２５、通信制御部２６を備えている。
【００２３】
前記ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２２あるいは記憶装置２４に記憶されている管理プログラムを実行することにより動作するデータ管理手段として機能する。具体的には、前記ＭＦＰ１から送信されてきた画像データや他の文書データ等の各種データを、記憶装置２４に蓄積したり、通信制御部２７を介して、記憶装置２４に蓄積されたデータファイルをユーザに送信したりあるいはデータファイルの格納場所をユーザに通知したり、さらにシステムの管理者の指示によってまたは管理プログラムの実行によって、前記記憶装置２４に蓄積されたデータファイルを削除しまたは更新する。さらには、前記記憶装置２４に記憶されたデータファイルに対するユーザのアクセス状況に応じて、データファィルの削除または更新の予告通知を行うユーザを管理すると共に、データファイルの削除または更新に際して前記ユーザに予告通知を行い、予告通知から一定期間経過後にデータファイルの削除または更新を行う。
【００２４】
前記ＲＯＭ２２は、各種のパラメータや必要に応じて前記管理プログラム等を記憶するものである。
【００２５】
前記ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が管理プログラムを実行する際の作業エリア等として機能する。
【００２６】
前記記憶装置２４は、例えばハードディスクからなり、前記ＭＦＰ１から送信されてきた画像データを蓄積する蓄積手段として機能する。また、必要に応じて、ＣＰＵ２１が実行する前記管理プログラム等も記憶する。
【００２７】
前記アドレスリスト管理用メモリ２５は、記憶装置２４に蓄積されているデータファイルを削除または更新する際に通知するユーザのメールアドレスのリストを記憶するとともに、アクセス履歴情報を記憶するものである。このアドレスリスト管理用メモリにおけるメールアドレスの登録、削除、アクセス履歴情報の更新等は、ユーザがデータファイルへアクセスしたときに、アクセスの態様に応じてＣＰＵ２１が管理する。
【００２８】
前記通信制御部２６は、データ蓄積管理サーバ２をネットワーク５と接続するためのインターフェイス部であり、データ蓄積管理サーバ２とユーザの端末装置４等とを接続するための通信手段として機能する。
【００２９】
前記メールサーバ３は、データ蓄積管理サーバ２によって送信されるデータファイル添付のメールや、データ蓄積管理サーバ２がデータファイルの削除や更新前に送信する前記予告通知のメールを、ユーザのメールアドレスに転送するものである。
【００３０】
次に、図１に示したデータ蓄積管理システムにおけるデータ蓄積管理サーバ２のＣＰＵ２１が実行する前記予告通知先の管理処理の一例を、フローチャートを参照して説明する。
【００３１】
なお、以下では、データファイルを削除する場合について説明するが、データファイルを更新する場合についても同じである。また、以下の説明及び図面において、ステップを「Ｓ」と略記する。
【００３２】
図３は、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの閲覧及び取得要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ２５に新規のメールアドレスを登録し、あるいはアクセス履歴情報を更新する場合の処理を示す。
【００３３】
図３において、Ｓ１０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの閲覧及び取得要求があったことを認識すると、Ｓ１０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００３４】
データファイルが存在しなければ（Ｓ１０２の判断がＮＯ）、Ｓ１０３で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００３５】
データファイルが記憶装置２４に存在していれば（Ｓ１０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ１０４で、当該ファイルを要求元に送信した後、Ｓ１０５で要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト管理用メモリ２５における当該ファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
【００３６】
登録済みでなければ（Ｓ１０５の判断がＮＯ）、Ｓ１０６で、削除予告通知用アドレスリストにユーザのメールアドレスを新規登録して処理を終了する。ユーザのメールアドレスは、ＬＤＡＰ（エルダップ）サーバ等のデータベースから検索しても良いし、予めユーザから入手しておいても良い。
【００３７】
Ｓ１０５の判断において、要求元ユーザのメールアドレスが削除予告通知用アドレスリストに登録済みであれば（Ｓ１０５の判断がＹＥＳ）、Ｓ１０７で、アドレスリストのメールアドレスと対応付けてアクセス済み情報を更新し、処理を終了する。
【００３８】
図４は、他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの取得要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ２５の削除通知用アドレスリストに既にメールアドレスが登録されていれば、アドレスリストから削除する場合の処理を示す。
【００３９】
図４において、Ｓ２０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの取得要求があったことを認識すると、Ｓ２０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００４０】
データファイルが存在しなければ（Ｓ２０２の判断がＮＯ）、Ｓ２０３で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００４１】
データファイルが記憶装置２４に存在していれば（Ｓ２０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ２０４で、当該ファイルを要求元に送信した後、Ｓ２０５で要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト用メモリ２５の削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
【００４２】
登録済みでなければ（Ｓ２０５の判断がＮＯ）、処理を終了する。登録済みであれば、Ｓ２０６で、削除予告通知用アドレスリストからそのユーザのメールアドレスを削除して処理を終了する。
【００４３】
この実施形態では、データ蓄積処理サーバ２がデータファイルの削除または更新前に送信する予告通知が、そのファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録されているメールアドレスのユーザに対してのみ行われ、アドレスリストから削除されたユーザは既にデータファイルを取得しているので、予告通知は行われない。
【００４４】
図５はさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの閲覧要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ２５の削除予告通知用アドレスリストにメールアドレスが登録されていなければ、アドレスリストに登録する場合の処理を示す。
【００４５】
図５において、Ｓ３０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの閲覧要求があったことを認識すると、Ｓ３０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００４６】
データファイルが存在しなければ（Ｓ３０２の判断がＮＯ）、Ｓ３０３で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００４７】
データファイルが記憶装置２４に存在していれば（Ｓ３０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ３０４で、当該ファイルを要求元に送信（閲覧のみ）した後、Ｓ３０５で、要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト管理用メモリ２５の当該ファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
【００４８】
登録済みでなければ（Ｓ３０５の判断がＮＯ）、Ｓ３０６で、要求元ユーザのメールアドレスを削除予告通知用アドレスリストに追加登録した後、処理を終了する。
【００４９】
一方、Ｓ３０５において、要求元ユーザのメールアドレスが登録済みであれば（Ｓ３０５の判断がＹＥＳ）、そのまま処理を終了する。
【００５０】
この実施形態では、データファイルの閲覧のみを行ったユーザについては、まだデータファイルが取得されていないことから、そのデータファイルの削除や更新が行われるときには予告通知がなされることになり、利便性が確保される。
【００５１】
図６はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザの連絡先を、要求元ユーザに通知する場合の処理を示す。
【００５２】
図６において、Ｓ４０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、Ｓ４０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００５３】
データファイルが存在していれば（Ｓ４０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ４０３で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
【００５４】
データファイルが存在しなければ（Ｓ４０２の判断がＮＯ）、Ｓ４０４で、アドレスリスト管理用メモリ２５に記録されているアクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、Ｓ４０５で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
【００５５】
ダウンロード済みユーザが存在する場合には（Ｓ４０５の判断がＹＥＳ）、Ｓ４０６で、そのユーザのメールアドレス等の連絡先を要求元のユーザに通知した後、処理を終了する。例えば、「このデータは既にサーバから削除されました。必要でしたら、下記のメールアドレスの方々が以前にダウンロードされていますので、お問い合わせ下さい。user1@yyy.zzzzz.com、user2@yyy.zzzzz.com、・・・」というメッセージを通知する。
【００５６】
ダウンロード済みユーザが存在しない場合には（Ｓ４０５の判断がＮＯ）、Ｓ４０７で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００５７】
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザの連絡先を要求元ユーザに通知するから、要求元ユーザは既にファイル取得済みのユーザに連絡して、所期するデータファイルを入手可能となる。
【００５８】
図７はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザに所定の措置を依頼する場合の処理を示す。
【００５９】
図７において、Ｓ５０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、Ｓ５０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００６０】
データファイルが存在していれば（Ｓ５０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ５０３で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
【００６１】
データファイルが存在しなければ（Ｓ５０２の判断がＮＯ）、Ｓ４０４で、アドレスリスト管理用メモリ２５に記録されているアクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、Ｓ５０５で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
【００６２】
ダウンロード済みユーザが存在する場合には（Ｓ５０５の判断がＹＥＳ）、Ｓ５０６で、そのユーザに、取得済みのデータファイルをデータ蓄積管理サーバ２かあるいは要求元のユーザに送信してほしい旨のメールを送信した後、処理を終了する。例えば、「以前、サーバよりファイルxxxxを送信またはダウンロードされましたが、まだ保存されていますか？保存されている場合、サーバに送信または下記メールアドレスまで送信お願いします。」というメッセージを通知する。
【００６３】
ダウンロード済みユーザが存在しない場合には（Ｓ５０５の判断がＮＯ）、Ｓ５０７で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００６４】
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザに、データファイルをデータ蓄積管理サーバ２や要求元のユーザに送信してほしい旨のメールを送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手可能となる。
【００６５】
図８はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置４（要求元）からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザの端末装置にデータ蓄積管理装置２からアクセスしてそのデータファイルを入手し、入手したデータファイルを要求元に送信する場合の処理を示す。
【００６６】
図８において、Ｓ６０１で、ＣＰＵ２１は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、Ｓ６０２で、要求されたデータファイルがサーバ２内の記憶装置２４に存在するか否かを判断する。
【００６７】
データファイルが存在していれば（Ｓ６０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ６０３で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
【００６８】
データファイルが存在しなければ（Ｓ６０２の判断がＮＯ）、Ｓ６０４で、アドレスリスト管理用メモリ２５に記録されているアクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、Ｓ６０５で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
【００６９】
ダウンロード済みユーザが存在する場合には（Ｓ６０５の判断がＹＥＳ）、Ｓ６０６で、そのユーザの端末装置４のダウンロード先ディレクトリを検索し、Ｓ６０７で、ダウンロード先の端末装置４に当該ファイルが存在するか否かを判断する。
【００７０】
ダウンロード先の端末装置４に当該ファイルが存在していれば（Ｓ６０７の判断がＹＥＳ）、Ｓ６０８で、ＣＰＵ２１はそのデータファイルを取得して、要求元に送信する。この場合、データファイルの更新日付やサイズ等により、ユーザがそのデータファイルを変更していないことを確認するのが望ましい。
【００７１】
Ｓ６０５においてダウンロード済みユーザが存在しない場合（Ｓ６０５の判断がＮＯ）や、Ｓ６０７においてダウンロード先にデータファイルが存在しない場合には（Ｓ６０７の判断がＮＯ）、Ｓ６０９で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
【００７２】
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴（アクセス状況）等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザの端末装置にアクセスしてそのデータを取得し、要求元に送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手可能となる。
【００７３】
図９は、データ蓄積管理サーバ２のＣＰＵ２１が実行するデータ削除処理（データ更新処理も同じ）の流れを示すフローチャートである。
【００７４】
Ｓ７０１において、ＣＰＵ２１は管理者から所定のデータファイルについて削除指示があったかどうか、または管理プログラムによって規定された削除タイミングが到来しているか否かを判断する。削除指示がなくまたは削除タイミングでもない場合には（Ｓ７０１の判断がＮＯ）、処理を終了する。
【００７５】
削除指示があったかまたは削除タイミングである場合には（Ｓ７０１の判断がＹＥＳ）、Ｓ７０２で、アドレスリスト管理用メモリ２５における当該ファイルの削除予告通知用アドレスリスト、あるいはアドレス履歴情報を参照して、予告通知先が存在するか否かを判断する。
【００７６】
予告通知先が存在しなければ（Ｓ７０２の判断がＮＯ）、Ｓ７０５に進む。予告通知先が存在していれば（Ｓ７０２の判断がＹＥＳ）、Ｓ７０３でそのデータファイルを削除する旨の予告通知を行い、Ｓ７０４に進む。削除予告通知のメッセージの一例としては、「このデータはＸ月Ｘに削除されます。必要な方はそれ以前に取得して下さい。」を挙げることができ、更新予告通知のメッセージの一例としては、「このデータは更新されました。旧版はＸＸＸに格納されていますが、Ｘ月Ｘ日に削除されます。必要な方はそれ以前に取得して下さい。」を挙げることができる。
【００７７】
Ｓ７０４では、一定期間経過するまで（削除日時に達するまで）待つ。一定期間が経過すれば（Ｓ７０４の判断がＹＥＳ）、Ｓ７０５で、当該データファイルを削除して処理を終了する。
【００７８】
以上、本発明の一実施形態を説明したが、この発明はこれら実施形態に限定されることはない。例えば、データ蓄積処理装置がサーバ２である場合を示したが、図１０に示すように、ＭＦＰ１をデータ蓄積処理装置として機能させても良い。この場合には、図２に示した構成要素がＭＦＰ１に内蔵され、図１０に示すように、原稿読取装置１１で読み取られた原稿の画像データが、内蔵のハードディスク等の記憶装置２４に蓄積される。この場合は、例えばＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバ６、ＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバ７等を経由してデータファイルの格納先等がユーザの端末装置４に転送され、ユーザは端末装置４のブラウザ等によりＭＦＰ１にアクセスすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】この発明の一実施形態に係るデータ蓄積管理装置が用いられている管理システムの構成例を示す図である。
【図２】図１のシステムに用いられているデータ蓄積管理装置の概略構成を示すブロック図である。
【図３】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作の一例を示すフローチャートである。
【図４】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作の他の例を示すフローチャートである。
【図５】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作のさらに他の例を示すフローチャートである。
【図６】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作のさらに他の例を示すフローチャートである。
【図７】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作のさらに他の例を示すフローチャートである。
【図８】データ蓄積管理装置のアドレス管理動作のさらに他の例を示すフローチャートである。
【図９】データ蓄積管理装置のデータ削除処理を示すフローチャートである。
【図１０】この発明の他の実施形態に係るデータ蓄積管理装置が用いられている管理システムの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００８０】
１      ＭＦＰ
２      データ蓄積管理サーバ（データ蓄積管理装置）
３      メールサーバ
４      ユーザの端末装置
５      ネットワーク
２１    ＣＰＵ（管理手段）
２４    記憶装置（蓄積手段）
２５    アドレスリスト管理用メモリ
２６    通信制御部
【図１】
2005217923.tif 000003
【図２】
2005217923.tif 000004
【図３】
2005217923.tif 000005
【図４】
2005217923.tif 000006
【図５】
2005217923.tif 000007
【図６】
2005217923.tif 000008
【図７】
2005217923.tif 000009
【図８】
2005217923.tif 000010
【図９】
2005217923.tif 000011
【図１０】
2005217923.tif 000012