(57)【要約】【課題】  文書データに対する処理を容易にする。【解決手段】  記憶手段は、文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶している。処理手段は、文書に付された文書識別情報を取得し、文書識別情報に対応する処理情報を記憶手段から抽出し、処理情報に従って、文書データに対する処理を行う。文書識別情報は文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることが好ましい。【選択図】        図１
2005339114.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記文書に付された文書識別情報を取得し、該文書識別情報に対応する処理情報を前記記憶手段から抽出し、該処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う処理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
文書に付された文書識別情報を取得する第１のステップと、
文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段から、前記第１のステップで抽出された文書識別情報に対応する処理情報を抽出する第２のステップと、
前記第２のステップで抽出された処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う第３のステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることを特徴とする請求項３に記載の文書管理方法。
【請求項５】
コンピュータ装置を、
文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記文書に付された文書識別情報を取得し、該文書識別情報に対応する処理情報を前記記憶手段から抽出し、該処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う処理手段
として機能させるためのプログラム。
【請求項６】
前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることを特徴とする請求項５に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを用いた処理を容易にする技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピュータ等の情報処理装置の発達は目覚しく、多種多様な機能を有する装置が供給されている。また、ユーザがコンピュータ装置等を気軽に使いこなせるように、指示入力や表示などのユーザインターフェイスには様々な改良が加えられている。
しかしながら、いかにコンピュータ装置等の使いやすさが向上したとしても、そのような機器になかなかなじめないユーザも少なくない。
【０００３】
近年、電子機器を用いた文書管理がオフィスに普及している。例えば、特許文献１には、文書の区切りを自動的に判定して、複数の文書を電子化することのできる電子ファイリング装置について記載されている。しかしながら、このような技術がいくら進歩しても、電子機器の操作になじめないユーザは、電子機器を用いた作業の利便性を享受することがかなわず、不利益を被っていた。
【特許文献１】特開平７−２８７７４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、上述した背景の下になされたものであり、文書データに対する処理を容易に行うことのできる技術の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述の課題を解決するために、本発明は、文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、前記文書に付された文書識別情報を取得し、該文書識別情報に対応する処理情報を前記記憶手段から抽出し、該処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う処理手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
【０００６】
上記の文書管理装置によれば、記憶手段は、文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶している。処理手段は、文書に付された文書識別情報を取得し、文書識別情報に対応する処理情報を記憶手段から抽出し、処理情報に従って、文書データに対する処理を行う。
上記の文書管理装置においては、前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることが好ましい。
【０００７】
また、本発明は、文書に付された文書識別情報を取得する第１のステップと、文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段から、前記第１のステップで抽出された文書識別情報に対応する処理情報を抽出する第２のステップと、前記第２のステップで抽出された処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う第３のステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
上記の文書管理方法においては、前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることが好ましい。
【０００８】
また、本発明は、コンピュータ装置を、文書の内容を表す文書データと、該文書に付された該文書を一意に識別する文書識別情報と、該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、前記文書に付された文書識別情報を取得し、該文書識別情報に対応する処理情報を前記記憶手段から抽出し、該処理情報に従って、前記文書データに対する処理を行う処理手段として機能させるためのプログラムを提供する。
上記のプログラムにおいては、前記文書識別情報は前記文書に付されたＲＦＩＤタグに記録されていることが好ましい。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書データに対する処理を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
＜構成＞
図１は、本発明の全体構成を示す図である。登録端末３０は、キーボード、マウス等の指示入力部、表示部などを備えたコンピュータ装置であり、ユーザが文書の登録などを行うための装置である。
関連付け変更端末４０は登録端末３０と同様にキーボード、マウス等の指示入力部、表示部などを備えたコンピュータ装置であり、文書とバインダとの関連付けの変更を行うための装置である。関連付け変更端末４０には、ＲＦＩＤタグに書き込まれている文書識別情報を読み取るためのタグリーダ４１が備えられている。図１３は、タグリーダ４１の例を示す図である。
【００１１】
プリンタ５０は、文書データに基づいて文書を印刷するほか、文書を格納するバインダに付す背表紙を作成するために用いられる。プリンタ５０は少なくとも２つの給紙トレイを備えており、そのうちの１つにはＲＦＩＤタグの付された用紙が収納されている。他のトレイには、ＲＦＩＤの付されていない用紙が収納されている。プリンタ５０は内部にタグリーダ５１（図示省略）を備えており、文書の先頭ページを印刷する際にＲＦＩＤタグの付された用紙を用いて印刷を行うとともに、このＲＦＩＤタグに書き込まれている情報をタグリーダ５１によって読み取り、読み取った情報を文書管理装置１０に送信する。
【００１２】
図２は文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。ＲＯＭ（Read Only Memory）１３には、ＯＳ（Operating System）等の基本プログラム、および後述する文書管理の手順を記述したプログラムが記憶されている。ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１は、ＲＯＭ１３に記憶されているプログラムを読み出して実行することにより、文書管理装置１０の各部を制御する。ＲＡＭ（Random Access Memory）１２は、ＣＰＵ１１がプログラムを展開して実行するためのワークエリアとして用いられる。外部Ｉ／Ｆ（Interface）１４は、文書管理装置１０と登録端末３０、関連付け変更端末４０、プリンタ５０との間の通信を仲介する。記憶部１５は、例えばハードディスクドライブであり、文書データや後述するファイルＤＢ（データベース）、バインダＤＢが記憶される。
【００１３】
文書管理装置１０は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行することにより、記憶手段および処理手段として機能する。記憶手段は、文書に付されたＲＦＩＤタグに書き込まれ当該文書を一意に識別する文書識別情報と、当該文書を表す文書データに対して行う処理の内容を表す処理情報とを対応付けて記憶する手段である。図６は、ファイルＤＢの例を示す図である。ファイルＤＢは、文書を一意に識別する文書ＩＤと当該文書の文書ファイル名とを対応付けて記憶する。図１０はバインダＤＢの例を示す図である。バインダＤＢは、文書を格納するバインダを一意に識別するバインダＩＤと、当該バインダに格納されている文書を表す文書データが格納されるバインダディレクトリと、当該バインダに格納されている文書を表す文書データに対する処理内容とを対応付けて記憶する。処理内容については、後述する。
処理手段は、文書に付されたＲＦＩＤタグから読み取られた文書識別情報を取得し、当該文書識別情報に対応する処理情報を記憶手段から抽出し、当該処理情報に従って、当該文書識別情報に対応する文書データに対する処理を行う手段である。
【００１４】
＜文書の登録＞
まず、文書の登録について説明する。文書の登録においては、ユーザは予め作成した文書データを登録端末３０に入力しておく。文書データの入力は、ユーザが文書データを作成するのに用いたコンピュータ装置（図示省略）からネットワークを介して登録端末３０に送信してもよいし、フロッピー（登録商標）ディスクなどの記録媒体を用いて登録端末３０に入力してもよい。文書データを入力したならば、ユーザは登録端末３０を用いて文書を登録するための指示を入力する。図５（ａ）は、登録端末３０のディスプレイに表示される入力画面の例を示す図である。ユーザは、入力画面上で、文書のカテゴリとファイル名を入力し、「登録」ボタンをマウスを用いてクリックする。すると、入力された内容を表すデータが文書管理装置１０に送信される。
【００１５】
図３は、文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。ステップＡ０１では、ＣＰＵ１１は、登録端末３０から送信されたカテゴリと文書データを受信する。ステップＡ０２では、文書データのファイル名から文書データのフォーマットを特定し、登録可能なフォーマットであるか否かを判定する。本実施形態においては、文書管理装置１０に登録可能なフォーマットは例えばＰＤＦ（Portable Document Format）である。登録可能なフォーマットである場合にはステップＡ０３に進み、登録不可能なフォーマットである場合にはステップＡ０６に進む。ステップＡ０３では、入力された文書データを用いてＩＤ付きプリントを行う。
【００１６】
図４は、ＩＤ付きプリントのフローを示す図である。ステップＢ０１では、ＣＰＵ１１は、プリンタ５０へＩＤ付きプリントを行うことの指示を送信する。ステップＢ０２では、プリンタ５０からＩＤ付きプリントの完了通知が届くまで待機する。
図７は、プリンタ５０がＩＤ付きプリントを行う際のフローを示す図である。ステップＣ０１では、プリンタ５０は文書管理装置１０から送信された文書データを受信して、メモリ上に展開する。ステップＣ０２では、先頭ページであるか否かを判定し、先頭ページであるならばステップＣ０３に進み、先頭ページでないならばステップＣ０４に進む。ステップＣ０３では、先頭ページの画像をＲＦＩＤタグ付き用紙に印刷する。そして、ステップＣ０５では、ＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子をタグリーダ５１を用いて読み取る。一方、ステップＣ０４では、２ページ目以降のページをＲＦＩＤタグの付されていない用紙に印刷する。
【００１７】
ステップＣ０６では、すべてのページの印刷が行われたか否かを判定し、すべてのページの印刷が行われたならばステップＣ０７へ進み、印刷されていないページがあるならばステップＣ０２に戻る。
ステップＣ０７では、ＲＦＩＤタグから読み取られたタグ識別子を含む完了通知を文書管理装置１０に送信する。
【００１８】
図４に戻り、ステップＢ０３でプリンタ５０からの完了通知が受信されたと判定されたならば、ステップＢ０４に進み、完了通知に含まれているタグ識別子を抽出する。以上により、図３のフロー図におけるステップＡ０３の処理が完了したことになる。
ステップＡ０４では、ファイルＤＢへの登録を行う。具体的には、ＣＰＵ１１は、まず、文書データを格納するアドレスを定める。アドレスは、例えば、「（記憶部１５におけるパス）／（カテゴリに対応するフォルダ）／（ファイル名）」のように定める。そして、カテゴリに対応するフォルダに文書データを格納し、上記のアドレスとタグ識別子とを対応付けてファイルＤＢに記憶させる。このタグ識別子が文書を一意に識別する文書ＩＤとなる。図７は、ファイルＤＢに記憶されたデータの例を示す図である。
【００１９】
ステップＡ０５では、ＣＰＵ１１は、登録が完了したことを表す通知を登録端末３０に送信する。登録端末３０のディスプレイには、図５（ｂ）に示す画面が表示される。一方、ステップＡ０６では、ＣＰＵ１１は、登録が失敗したことを表す通知を登録端末３０に送信する。この場合、登録端末３０のディスプレイには図５（ｃ）に示す画面が表示される。
【００２０】
＜バインダ登録＞
次に、バインダの登録について説明する。バインダの登録においては、ユーザは登録端末３０を用いてバインダを登録するための指示を入力する。図１１（ａ）は、登録端末３０のディスプレイに表示される入力画面の例を示す図である。ユーザは、入力画面上で、バインダ名と、そのバインダに対して行う処理の内容を入力し、「登録」ボタンをマウスを用いてクリックする。すると、入力された内容を表すデータが文書管理装置１０に送信される。
【００２１】
図８は、文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。ステップＤ０１では、ＣＰＵ１１は、登録端末３０から送信されたバインダ名と処理内容を表すデータを受信する。ステップＤ０２では、背表紙にバインダ名をプリントするためのデータを作成する。ステップＤ０３では、作成したデータを含むプリント指示をプリンタ５０に送信する。図９はプリンタ５０によって印刷された背表紙の例を示す図である。バインダあるいは背表紙にはＲＦＩＤタグが付されており、プリンタ５０はこのＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子をタグリーダ５１によって読み取って文書管理装置１０に送信する。
【００２２】
ステップＤ０４では、バインダＤＢへの登録を行う。具体的には、ＣＰＵ１１は、記憶部１５におけるバインダのディレクトリを定め、プリンタ５０から送信されたタグ識別子と対応付けてバインダＤＢに記憶させる。このタグ識別子がバインダを一意に識別するバインダＩＤとなる。また、このとき、当該バインダに対して行う処理の内容をバインダＤＢに登録する。バインダに対して行う処理の例としては、（１）バインダに格納されている文書に対応する文書データを指定された送信先にファクシミリあるいは電子メールにより送信する、（２）指定された印刷パラメータに従って、文書データを印刷する、などが挙げられる。
【００２３】
以上のようにしてバインダの登録が完了すると、ＣＰＵ１１は、バインダの登録が完了したことを表す通知を登録端末３０に送信する（ステップＤ０５）。図１１（ｂ）は、登録端末３０のディスプレイに表示される画面の例を示す図である。登録が失敗した場合には、図１１（ｃ）に示す画面が表示される。
【００２４】
＜バインダと文書の関連付け変更＞
次に、バインダと文書の関連付けの変更について説明する。関連付け変更端末４０は常時タグリーダ４１を監視しており、タグリーダ４１がＲＦＩＤタグを検出すると図１２に示す処理を行う。
まず、ユーザがバインダをタグリーダ４１の検出面にかざす。すると、タグリーダ４１は、バインダおよび文書に付されたＲＦＩＤタグからタグ識別子を読み取り、関連付け変更端末４０に送信する。ステップＥ０１では、関連付け変更端末４０は、タグリーダ４１から送信されたタグ識別子を含んだ変更通知メッセージを作成する。ステップＥ０２では、この変更通知メッセージを文書管理装置１０に送信する。ステップＥ０３では、バインダと文書との関連付けが完了したことを表す変更完了メッセージが受信されるまで待機する。ステップＥ０４で完了通知が受信されたと判定されたならば、ステップＥ０５に進み、処理の結果をタグリーダ４１のインジケータを用いて表示させる。
【００２５】
上記の処理において、文書管理装置１０によって行われる処理について図１５を用いて説明する。まず、ステップＧ０１では、ＣＰＵ１１は、関連付け変更端末４０から送信されたメッセージからタグ識別子（バインダＩＤ，文書ＩＤ）を抽出する。ステップＧ０２では、バインダＩＤに対応するデータをバインダＤＢから抽出する。対応するデータが存在しない場合には（ステップＧ０３：ＮＯ）、ステップＧ０９に進み、処理が失敗したことを表す完了通知を関連付け変更端末４０に送信する。対応するデータが存在する場合には（ステップＧ０３：ＹＥＳ）、ステップＧ０４に進み、バインダＩＤに対応するフォルダの内容を削除する。ステップＧ０５では、文書ＩＤに対応する文書データを特定する。ステップＧ０６では、文書ＩＤに対応する文書データのショートカットファイルを作成してバインダフォルダに格納する。
ステップＧ０７では、すべての文書に対して処理が行われたか否かを判定し、未処理の文書がある場合にはステップＧ０５に戻り、未処理の文書がない場合にはステップＧ０８に進み、処理が成功したことを表す完了通知を関連付け変更端末４０に送信する。
【００２６】
＜文書データに対する処理＞
バインダＤＢに登録した処理内容に従って処理を行う場合について図１４を用いて説明する。
まず、ステップＦ０１では、ＣＰＵ１１は、関連付け変更端末４０から送信されたメッセージからタグ識別子（バインダＩＤ，文書ＩＤ）を抽出する。ステップＦ０２では、バインダＩＤに対応するデータをバインダＤＢから抽出する。対応するデータが存在しない場合には（ステップＦ０３：ＮＯ）、ステップＦ０８に進み、処理が失敗したことを表す完了通知を関連付け変更端末４０に送信する。対応するデータが存在する場合には（ステップＦ０３：ＹＥＳ）、ステップＦ０４に進み、文書ＩＤに対応する文書データを特定し、記憶部１５から読み出す。ステップＦ０５では、バインダＤＢに記憶されている処理内容に従って処理を行う。
【００２７】
このとき行われる処理の例について説明する。
（１）バインダに格納されている文書に対応する文書データを指定された送信先にファクシミリあるいは電子メールにより送信する。この場合、バインダＤＢには、ファクシミリまたは電子メールの送信先のアドレスを登録しておく。文書管理装置１０のＣＰＵ１１は、該当する文書データを添付した送信メッセージを作成し、登録されているアドレスにあてて送信する。
【００２８】
（２）指定された印刷パラメータに従って、文書データを印刷する。この場合、ＣＰＵ１１は、該当する文書データをプリンタ５０に送信して印刷を行わせる。
ステップＦ０６では、すべての文書に対して処理が行われたか否かを判定し、未処理の文書がある場合にはステップＦ０４に戻り、未処理の文書がない場合にはステップＦ０７に進み、処理が成功したことを表す完了通知を関連付け変更端末４０に送信する。
【００２９】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書データに対する処理を容易に行うことができる。所望の処理内容を文書管理装置１０に記憶させておき、文書の格納されたバインダをタグリーダ４１にかざすだけで文書管理装置１０が処理を施すべき文書データを抽出して処理を施す。これによって、文書データをファクシミリや電子メールで送信する、文書データを用いて印刷を行う、などの処理を容易に行うことができるようになる。
【００３０】
＜変形例＞
以上説明した形態に限らず、本発明は種々の形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形した形態でも実施可能である。
上述の実施形態では、文書識別情報は文書に付されたＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子であるとしたが、ＲＦＩＤタグ以外の記録方法を用いてもよい。例えば、文書識別情報をバーコードあるいは２次元バーコードで表し、このバーコードあるいは２次元バーコードを予め用紙に印刷しておいてもよい。この場合、タグリーダ４１および５１の代わりにバーコードリーダを関連付け変更端末４０およびプリンタ５０に設ければよい。
【００３１】
上述の実施形態では、登録端末３０と関連付け変更端末４０を別の装置としたが、登録端末３０が関連付け変更端末４０を兼ねる構成としてもよい。
上述の実施形態では、予め作成された文書データに基づいてプリンタ５０で文書を印刷し、この文書をバインダに格納して保管する例を示したが、紙に記録されている文書をスキャナで読み取って文書データを作成する場合にも本発明を適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の全体構成を示す図である。
【図２】文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。
【図４】ＩＤ付きプリントのフローを示す図である。
【図５】登録端末３０のディスプレイに表示される入力画面の例を示す図である。
【図６】ファイルＤＢの例を示す図である。
【図７】プリンタ５０がＩＤ付きプリントを行う際のフローを示す図である。
【図８】文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。
【図９】プリンタ５０によって印刷された背表紙の例を示す図である。
【図１０】バインダＤＢの例を示す図である。
【図１１】登録端末３０のディスプレイに表示される入力画面の例を示す図である。
【図１２】関連付け変更端末４０が行う処理のフローを示す図である。
【図１３】タグリーダ４１の例を示す図である。
【図１４】文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。
【図１５】文書管理装置１０が行う処理のフローを示す図である。
【符号の説明】
【００３３】
１０…文書管理装置、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＡＭ、１３…ＲＯＭ、１４…外部Ｉ／Ｆ、１５…記憶部、３０…登録端末、４０…関連付け変更端末、５０…プリンタ、４１…タグリーダ。
【図１】
2005339114.tif 000003
【図２】
2005339114.tif 000004
【図３】
2005339114.tif 000005
【図４】
2005339114.tif 000006
【図５】
2005339114.tif 000007
【図６】
2005339114.tif 000008
【図７】
2005339114.tif 000009
【図８】
2005339114.tif 000010
【図９】
2005339114.tif 000011
【図１０】
2005339114.tif 000012
【図１１】
2005339114.tif 000013
【図１２】
2005339114.tif 000014
【図１３】
2005339114.tif 000015
【図１４】
2005339114.tif 000016
【図１５】
2005339114.tif 000017