(57)【要約】【課題】  メール送信における作業性の向上、作業ミスの防止、送付情報の妥当性確保、情報漏洩の防止を図ること。【解決手段】  利用者は電子メール送信前に、ファイル１に複数宛先の電子メールアドレス、件名、メール本文、また必要に応じて添付ファイルを設定する。ファイル１上に、上記電子メールアドレス、件名、メール本文等の送信に必要な情報が全て記述されると、メール送信手段２は、上記ファイルに設定された情報を順次読み込みながら、メーラ３に送信に必要な情報を設定する。メーラ３は、この設定情報に基づき通信手段４から電子メールを順次送信する。また、上記メール送信手段２に、ファイル上に送信抑止マークが付されているとき、メールそのもの、もしくは、メール本文の一部の送信を抑止する機能や、指定された送信間隔で複数の電子メールを送信する機能等を設けてもよい。【選択図】          図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信する電子メール送受信手段を備えた情報処理装置であって、
発信元電子メールアドレス、宛先毎の電子メールアドレス、メール本文、メール件名、および必要に応じて添付ファイル名が設定されたファイルから、電子メールの送信に必要な情報を取り出し、
上記ファイルに設定された上記情報に基づき、上記電子メール送受信手段を介して、一括して複数宛先毎に電子メールを送信するメール送信手段を備えた
ことを特徴とする複数宛先電子メール送信機能を備えた情報処理装置。
【請求項２】
上記ファイルに設定される電子メール中に送信抑止マークが記録されているとき、上記メール送信手段は、電子メールそのもの、もしくはメール本文の送信抑止マークが付された部分について、電子メール送信を抑止する
ことを特徴とする請求項１記載の複数宛先電子メール送信機能を備えた情報処理装置。
【請求項３】
上記メール送信手段は、指定された任意の送信間隔で複数の電子メールを送信する機能を備えている
ことを特徴とする請求項１または請求項２記載の複数宛先電子メール送信機能を備えた情報処理装置。
【請求項４】
電子メールを送受信する電子メール送受信手段を備えた情報処理装置において実行される複数宛先へ電子メールを送信するプログラムであって、
上記プログラムは、宛先毎に電子メールアドレス、メール本文、メール件名、および必要に応じて添付ファイル名が設定されたファイルから電子メールの送信に必要な情報を取り出す処理と、
上記ファイルに設定された上記情報に基づき、上記電子メール送受信手段を介して、一括して複数宛先毎に電子メールを送信する処理をコンピュータに実行させる
ことを特徴とする複数宛先電子メール送信プログラム。
【請求項５】
電子メールを送受信する電子メール送受信手段を備えた情報処理装置における複数宛先へ電子メールを送信する電子メール送信方法であって、
宛先毎に電子メールアドレス、メール本文、メール件名、および必要に応じて添付ファイル名が設定されたファイルから電子メールの送信に必要な情報を取り出し、
上記ファイルに設定された上記情報に基づき、上記電子メール送受信手段を介して、一括して複数宛先毎に電子メールを送信する
ことを特徴とする複数宛先電子メール送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数宛先に電子メールを送信する機能を備えた情報処理装置および電子メール送信方法に関し、特に、送信前に送信先、送信内容等を確認することができ、また、作業効率よく複数宛先へ電子メールを送信することができる情報処理装置および電子メール送信方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人、社内、企業間などでの情報伝達手段として電子メールが広く利用されており、機密性の高い情報の伝達や、個人のプライバシーに係わる情報の伝達にも電子メールが利用されるようになってきている。電子メールを利用すれば、複数宛先に、同一あるいは同様の内容の情報を比較的容易に送信することが可能であり、従来からこのような複数宛先に送信する手段としても広く利用されている。
電子メールで複数の宛先、例えば関係会社毎に同一内容の情報を送信する場合、通常、図１０に示すように、共通に使える内容のメール本文等を作成し、各関係会社等、複数の宛先の電子メールアドレスａ，ｂ，…，ｚを一気に指定し、パソコンなどのメーラから各宛先に一回で送信していた。
また、各関係会社等、宛先毎に異なる情報を送信する場合は、図１１に示すように、一件毎にメール本文等を作成するとともに、電子メールアドレスを指定し、メーラから送信する作業を、宛先分すべてについて繰り返すことで行っていた。
【０００３】
一方、上記のように複数宛先に電子メールを効率よく送信する方法として、従来から種々の方法が提案されている。例えば、特許文献１に記載のものは、予め登録されている多数の宛先に対して個別に電子メールアドレスを設定し送信するものであり、予め用意されている雛形データに固有情報（利用者名、住所等）を埋め込み、時刻設定をするなどして、順次自動的に送信する。
また、特許文献２に記載のものは、予め登録されている電子メールアドレス毎に内容の異なる電子メールを大量に作成して送信するものであり、上記と同様、予め用意されている雛形データに固有情報（利用者名、課金情報等）を埋め込み、待機時間設定、時刻設定などをして自動送信するものであり、雛形データへの埋め込み場所、埋め込みデータは任意に設定指定が可能である。
【特許文献１】特開２０００−１５１６８６号公報
【特許文献２】特開２００３−５８４６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記図１０、図１１に示した従来の方法では、以下の問題があった。
図１０に示したように、共通に使える内容のメール本文を作成し、関係会社等、複数の宛先の電子メールアドレスを指定し一回で送信する方法の場合は、届いた先でお互いに電子メールアドレスが見えるので個人情報が公開されてしまう。
なお、その際、宛先非表示（ＢＣＣ）として電子メールアドレスを指定し送信することもできるが、この方法では、どこに送信したかが分らなくなってしまうので発信元でも確認がとれなくなっている。
一方、メール本文、添付ファイル、メール件名等が異なる場合は、前記図１１に示したように、宛先毎に作成し送信する操作を繰り返すことになるので、作業効率が悪い。また、繰り返しメール送信している途中でメール本文の誤りに気が付き変更したい場合など、既に送信した宛先に対しては、取り戻しが効かない。
特に、機密性の高い情報や、個人のプライバシーに係わる情報等を電子メールで送る場合には、メールを送信する毎に、送信先に誤りがないかを確認しながらメール本文を読み返して内容を確認したり添付ファイルを確認する必要があり、電子メールを作成／送信している間、緊張感を伴う作業を強いられることになる。
【０００５】
また、前記特許文献１，２に記載されるものは、雛形データに固有情報を埋め込んで電子メールを作成しているので、宛先の異なる電子メールを大量に効率よく作成して送信することができるが、メール送信における作業ミスの防止、送付情報の妥当性確保、情報漏洩の防止等の点で十分配慮されたものではなかった。
また、送信時の混み具合を考慮して電子メールを送信したり、作成したメール文の送信／非送信を制御したり、メール文の一部を送信しないように設定するなど、実際に電子メールを作成／送信する上で有効な作業性の向上等を考慮した機能を備えたものではなかった。
本発明は、上記事情を考慮してなされたものであって、宛先毎に異なる電子メールアドレス、メール本文、添付ファイル、メール件名等、個別情報をすべて事前に設定し、妥当性を確認した上で一回の操作で複数の宛先に電子メール送信する機能等を設けることで、メール送信における作業性の向上、作業ミスの防止、送付情報の妥当性確保、情報漏洩の防止を図ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を本発明においては、以下のように解決する。
（１）電子メールの送信前に、複数宛先毎の、電子メールアドレス、件名、メール本文、必要に応じて添付ファイル名等の電子メール送信に必要な情報を、ファイルに設定しておく。
本発明のメール送信手段は、上記送信ファイルから電子メールの送信に必要な情報を取り出し、上記ファイルに設定された上記情報をメーラなどの電子メール送受信手段に設定し、一回の電子メール送信操作で一括して複数宛先毎に電子メールを送信する。
（２）上記ファイル上に送信抑止マークが付されているとき、メールそのもの、もしくは、メール本文の送信抑止マークが付された部分の送信を抑止する機能を、上記メール送信手段に設ける。
（３）指定された任意の送信間隔で複数の電子メールを送信する機能を上記メール送信手段に設ける。
また、上記メール送信手段に、送信した結果をログデータとして記録させる機能を設けてもよい。
【発明の効果】
【０００７】
本発明においては、以下の効果を得ることができる。
（１）事前に電子メール送信に必要な事項をファイルに設定し、このファイルに設定された情報を一回の操作で一括して送信するようにしているので、メール送信前に、上記ファイルを参照することで、何回も電子メール送信先、電子メール本文などの妥当性を確認することができる。このため、誤りの無い電子メールを発信することできる。
また、上記ファイルを保存しておくことで、何処へ送信したかが分かり、確実性を保つことができる。
（２）上記ファイルは再利用することができるので、次回に同様な電子メールを送信する際、メール本文、添付ファイル、メール件名、電子メールアドレスの設定時間を短縮することができる。
（３）送信抑止マークによりメールそのもの、メール本文の一部の送信を抑制することができるので、ファイル上に作成した電子メールを見直し、送信すべきでないメール、あるいは送信すべきでないメール本文中の記述を無効にしたいとき、簡単に送信を停止することができる。また、送信抑止マークをはずせば、ファイルに記述された内容で送信することも可能であり、送信をやめたメールの再利用も容易である。
（４）指定された送信間隔で電子メールを送信できるようにしたので、ネットワークの混み具合などを考慮して電子メールを順次送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図１は、本発明の実施例の電子メール送信機能の概要を説明する図である。
利用者は電子メール送信前に、ファイル１に複数宛先の電子メールアドレス、件名、メール本文、また必要に応じて添付ファイルを設定する。なお、本実施例では、Ｅｘｃｅｌ（商標名）のシートを用い、このシート上に上記送信に必要な情報を記述する場合について説明する。
上記シート上に、上記電子メールアドレス、件名、メール本文等の送信に必要な情報が全て記述されると、本発明のメール送信手段２は、上記シートを順次読み込みながら、メーラ３に送信に必要な情報を設定する。メーラ３は、この設定情報に基づき通信手段４から電子メールを順次送信する。なお、上記メーラ３としては、上記電子メール送信に必要な情報や、記録ログファイルを外部アプリケーションから実行時に設定可能な実行型メーラであれば、どのようなメーラを用いてもよい。
【０００９】
図２は、本実施例において、複数宛先にメール送信をする際の操作の概要を説明する図である。なお、以下では、複数宛先へのメール送信を「複合メール送信」ともいう。
シート１に複数宛先メール送信の操作手順、記述内容等が記述されており、利用者は、シート１の記述内容にしたがい、複数のシート２〜ｎ上に電子メールアドレス、タイトル、添付ファイル名、本文等の送信に必要な情報を記述する（同図（１））。
全シートを完成し、宛先、メール本文の内容等を確認した後に、メール送信・実行ボタンによりメール送信手段２を起動する。これにより、本発明のメール送信プログラムが実行され（同図（２））、一回の操作で、メーラ３を介して、シート２〜ｎ上に記述された電子メールが宛先ａ〜ｚに順次送信される。
上記複数のメール送信間隔は、利用者が設定することができ、また、上記シートを作成した後に、上記シート上に送信抑制マークを付けることで、メール送信の取りやめ、あるいは、メール本文の一部を送信しないようにすることもできる。さらに、送信した結果はログデータとして記録される。
【００１０】
上記のようにメール送信間隔を設定できるようにすることで、利用者は、インターネット回線の混み具合等を考慮しながら電子メールを送信することができる。また、一度に大量の電子メールを送信しようとすると、ウィルス駆除プログラムにより警告がでたり、メール送信ができない場合もあるが、上記のように送信間隔を設定できるようにすることで、このような問題も回避できる。
また、送信抑制マークにより、メール送信の取りやめ、あるいは、メール本文の一部を送信しないように設定できるようにすることで、シート上に作成した電子メールを見直し、送信すべきでないメール、あるいは送信すべきでないメール本文中の記述を無効にしたいとき、簡単に送信を停止することができる。さらに、上記送信抑止マークをはずせば、再度送信することが可能であり、送信をやめたメールを再利用することもできる。
さらに、送信した結果をログデータとして記録できるようにすることで、送信開始日時、送信終了日時、宛先電子メールアドレス、メール件名等の解析ができ、トラブル発生時に利用することが出来る。
【００１１】
図３は、上記メール送信手段２における概略処理フローを示す図であり、この送信プログラムは、例えばＶＢＡのマクロで実現することができる。
メール送信プログラムが起動されると、まず上記シート２〜ｎの最初のシートを読み込み、メーラ３にメール情報を設定する（ステップＳ１，Ｓ２）。そしてメーラ３からメールを送信する（ステップＳ３）。そして、予め設定された送信間隔だけ待機し（ステップＳ４）、ステップＳ２に戻り、次のシートを読み込みメールを送信する。この処理を全シートの送信が行われるまで繰り返し、全シートの処理が終わったら、終了する。
【００１２】
以下、具体例により、本発明の実施例について説明する。
図４は、前記図２のシート１に記述された本実施例のメール送信における操作手順等を示す図であり、図４に示す操作手順は、例えば前記図２において、シート１に記述され、利用者は、このシートの記述を見ながら、シート２〜ｎ上に送信すべきメール情報を作成することができる。
図４に示すように、シートの第１行は、送信間隔設定行であり、利用者は、ここに送信間隔を設定することができる（この例では、５秒に設定されている）。
シートの第２行は、送信ログを格納するログファイルの設定行であり、この行に利用者は、本実施例のメール送信手段で送信した電子メールの送信ログを格納するファイル名を設定することができる（この例では、C:\ mail＿log.txt と設定されている）。
シートの第３行は、本実施例のメール送信手段による「送信・実行ボタン」であり、このボタンをクリックすることで、シート２〜ｎに記述した電子メールが、利用者の設定した送信時間間隔で送信され、送信ログが上記ファイルに格納される。
以下の行には、「操作手順」と、シートに記述すべき「記述内容」（発信元、宛先、ＣＣ：件名、添付ファイル名、本文など）が記述されている。
なお、「ＣＣ：」は５箇所まで指定できるが、「ＣＣ：」には、発信者の電子メールアドレスが「ＣＣ６相当」として自動的に含められ、電子メールを送信すると、電子メール発信者にも、送信したメールが「ＣＣ：」で送信される。
このようにすることで、発信者が、本実施例のメール送信手段で電子メールを送信した後、他のパソコン（例えば自宅のパソコン）でメールチェックをした際、送信した電子メールを受信して、送信先、送信内容などを確認することができる。
【００１３】
上記「記述内容」の次の行には、「パス名表示・実行」ボタンが設けられ、このボタンをクリックすることで参照ウィンドウが開き、パス名などを指定することで、ファイル名が表示される（図４では、例として「Ｃ：￥規格管理責任者＿ＡＡＡ．ｔｘｔ」等が表示されている）。ここに添付すべきファイル名を表示させ、表示されたファイル名をシート２〜n の添付ファイル欄に「コピー／貼り付け」によりコピーする。これにより、誤りなく電子メールに添付ファイルを添付することができる。
【００１４】
図５は、前記図２に示したシート２〜ｎに記述される電子メールの一例を示す図である。同図に示すように、電子メールを記述するシートには、「発信元」、「宛先１」−「宛先５」、「ＣＣ１」−「ＣＣ５」、「件名」、「添付ファイル名」、「（日付）」、「本文」の欄が設けられており、この欄の右側に、発信元の電子メールアドレス、宛先の電子メールアドレス、件名、添付ファイル名、日付、メール本文を記述する。
また、上記欄の上の行には「（送信抑制）」欄が設けられ、この欄に送信抑制マーク、（例えば「＊」）を記述することで、その電子メールの送信を抑制することができる。
図６は、送信抑制マーク「＊」を付して、送信抑制をした電子メールの例である。同図に示すように、「（送信抑制）」欄の右側に「＊」を記述することで、前記「複合メール送信・実行」ボタンをクリックしても、この電子メールは、送信されない。
図７は、メール本文中に送信抑制マークを付けた例であり、この例は、発信者のコメントとしてメール本文中に記述した「相手に電話で事前に連絡」の文が相手に送信されないように、この文の左端に送信抑制マーク「＊」を付加した場合を示している。このようにメール本文の一部に送信抑制マーク「＊」を付けることで、その部分のみが削除された電子メールが送信される。
【００１５】
図８、図９は、本実施例における前記送信手段２におけるメール送信プログラムの処理を示すフローチャートである。なお、同図中の「ａ１７〜ａ１１６」、「ｂ２，ｂ３，…」，「ｆ３」は、図５〜図７に示したシートのセルの位置を示しており、図５〜図７において、左上隅が「ａ１」であり、その右側のセルは「ｂ１，ｃ１，…」であり、その下側のセルは、「ａ２，ａ３，…」である。
例えば、図８のステップＳ３の「待機時間（ｆ３）」における「ｆ３」は、図４の「送信間隔＝５秒（変更できます）」における「５」のセル位置を示しており、また、例えばステップＳ６の「シート全体の送信抑制（ｂ２）＝＊か」における「ｂ２」は、図５〜図７の「（送信抑制）」の右隣のセルの位置を示している。
図８、図９において、メール送信・実行ボタンがクリックされ、メール送信プログラムの実行が開始されると、メール送信プログラムは、予め設定されメールサーバ名をメーラに設定し、また、前記図４に示したシートで設定された記録ログファイル名をメーラに設定する（ステップＳ１，Ｓ２）。さらに、図４に示したシートの送信間隔で設定された待機時間（ｆ３）を取り出す（ステップＳ３）。また、作成されたシート数を算出し、最初のシートを取り出す（ステップＳ４，Ｓ５）。
次に、取り出したシートの「（送信抑制）」の右隣のセルｂ２を参照し、シート全体の送信抑制を示す送信抑制マーク「＊」があるかを調べる（ステップＳ６）。
【００１６】
送信抑制マーク「＊」があれば、ステップＳ１８に行き、次のシートを取り出す。
また、送信抑制マークがなければ、取り出したシートについて、以下の処理を行う。
まず、発信元：Ｆｒｏｍメールアドレス情報（ｂ３）をメーラに設定し、宛先：Ｔｏメールアドレス情報（ｂ４〜ｂ８）をメーラに設定する（ステップＳ７，Ｓ８）。
また、前記したように発信者の電子メールアドレス宛てに送信した電子メールが送信されるように、宛先：Ｃｃメールアドレスとして、発信元メールアドレス情報（ｂ３）をメーラに設定する（ステップＳ９）。
さらに、宛先：Ｃｃメールアドレス情報（ｂ９〜ｂ１３）をメーラに追加し、件名情報（ｂ１４）、添付ファイル名情報（ｂ１５）をメーラに設定する（ステップＳ１０〜Ｓ１２）。
次に本文行（ａ１７〜ａ１１７）に送信抑制マーク「＊」があるかを調べ（ステップＳ１３）、あればステップＳ１５に行く。また、送信抑制マークがなければ、本文情報（ｂ１７〜ｂ１１６）をメーラに設定する（ステップＳ１４）。ステップＳ１５で、メール本文の最後の行までメーラに設定したかを調べ、メール本文の最後の行に達するまで上記処理を繰り返して、送信抑制マークが付されていないメール本文の行をメーラに設定する。  上記処理をメール本文の最後の行まで行うと、メーラを起動し、シート上に作成された最初の電子メールを送信する（ステップＳ１６）。
【００１７】
続いて、前記ステップＳ３で取り出された待機時間だけ経過待ちし、次のシートを取り出し（ステップＳ１７，１８）、ステップＳ６に戻り上記処理を繰り返す。
上記シート上に記述された全ての電子メールの送信が終わると、”全メール送信完了”というメッセージ出力して処理を終了する。上記のようにして送信された電子メールは、前記したように「Ｃｃ：」で発信者の電子メールアドレスにも送信されるとともに、送信ログ（宛先、件名、送信日時など）が、前記ステップＳ２で設定された記録ログファイルに記録される。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施例の電子メール送信機能の概要を説明する図である。
【図２】複数宛先にメール送信をする際の操作の概要を説明する図である。
【図３】メール送信手段における概略処理フローを示す図である。
【図４】本実施例におけるメール送信における操作手順の例を示す図である。
【図５】シートへの送信メールの記述例を示す図である。
【図６】シートへの送信メールの記述例（全部送信抑止をした例）を示す図である。
【図７】シートへの送信メールの記述例（一部送信抑止をした例）を示す図である。
【図８】本発明の実施例のメール送信プログラムのフローチャート（１）を示す図である。
【図９】本発明の実施例のメール送信プログラムのフローチャート（２）を示す図である。
【図１０】メール本文や添付ファイルが共通な内容のメールを送信をする場合の従来例を示す図である。
【図１１】宛先毎に固有な内容のメールを送信する場合の従来例を示す図である。
【符号の説明】
【００１９】
１  ファイル
２  メール送信手段
３  メーラ
４  通信手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005339209.tif 000009
【図８】
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【図９】
2005339209.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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