(57)【要約】    【課題】複数の部門による検索に便利な電子ファイル管理システム１の提供。    【解決手段】電子ファイル管理システム１は、記憶手段を有するサーバマシン３と、このサーバマシン３に回線を通じて接続された２台のクライアントマシン５、７とを備えている。この記憶手段には、分類コードマスターデータベースと主データベースとが記憶されている。分類コードマスターデータベースには、部門ごとに定められた分類コード群が多数格納されている。主データベースには、多数の電子ファイルが格納されている。各電子ファイルは、１つの分類コード群から選択された分類コードとの関連づけがなされていると同時に、他の分類コード群から選択された分類コードとの関連づけもなされている。【選択図】図１
2005134955.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶手段を有するサーバマシンと、このサーバマシンに回線を通じて接続されたクライアントマシンとを備えており、
この記憶手段には、分類コードマスターデータベースと主データベースとが記憶されており、
分類コードマスターデータベースには、部門ごとに定められた分類コード群が多数格納されており、
主データベースには、多数の電子ファイルが格納されており、
各電子ファイルは、１つの分類コード群から選択された１又は２以上の分類コードとの関連づけがなされていると同時に、他の分類コード群から選択された１又は２以上の分類コードとの関連づけもなされている電子ファイル管理システム。
【請求項２】
部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、サーバマシンと回線を通じて接続された第一のクライアントマシンがアクセスするステップ（ａ）と、
第一のクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群から、記憶手段に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、第一のクライアントマシンによってこれが入力されるステップ（ｂ）と、
上記ステップ（ｂ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ（ｃ）と、
上記サーバマシンに、第一のクライアントマシンを所有する部門とは異なる部門が所有しかつサーバマシンと回線を通じて接続された第二のクライアントマシンがアクセスするステップ（ｄ）と、
第二のクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群から、記憶手段に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、第二のクライアントマシンによってこれが入力されるステップ（ｅ）と、
上記ステップ（ｅ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ（ｆ）と
を含む電子ファイル管理方法。
【請求項３】
部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、このサーバマシンと回線を通じて接続されたクライアントマシンがアクセスするステップ（ａ）と、
多数の分類コード群の中から、分類コード選択のための分類コード群が決定されるステップ（ｂ）と、
このステップ（ｂ）において決定された分類コード群がこのクライアントマシンを所有する部門に対応するものであるか否かをサーバマシンの演算手段が判定し、対応するものである場合にのみ、クライアントマシンに対して分類コードを選択するようにサーバマシンが促すステップ（ｃ）と、
このステップ（ｂ）において決定された分類コード群から記憶手段に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、クライアントマシンによってこれが入力されるステップ（ｄ）と、
上記ステップ（ｄ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ（ｅ）と
を含む電子ファイル管理方法。
【請求項４】
部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、このサーバマシンと回線を通じて接続されたクライアントマシンがアクセスするステップ（ａ）と、
サーバマシンが、このクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群を決定するステップ（ｂ）と、
サーバマシンが、このステップ（ｂ）において決定された分類コード群をクライアントマシンの表示手段に表示し、分類コードの選択を促すステップ（ｃ）と、
このステップ（ｃ）で表示された分類コード群から記憶手段に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、クライアントマシンによってこれが入力されるステップ（ｄ）と、
上記ステップ（ｄ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ（ｅ）と
を含む電子ファイル管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、技術ノウハウ等が記録された電子ファイルのための管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業では、種々の書類が発行され、回覧される。回覧後の書類は、ファイリングされて保管される。保管される書類の量は膨大であり、多大の保管スペースを要する。保管されている書類が閲覧されるには、その保管場所が特定される必要がある。場所特定の容易の目的で、書類は分類されて保管されている。しかし、書類の量が膨大であることに起因して、保管場所の特定には手間を要する。
【０００３】
書類が電子化され、データベース中に電子ファイルとして保管されることもある。電子ファイルとしての保管は、省スペースに寄与する。閲覧の容易の目的で、各電子ファイルに分類コードが付与されるのが一般的である。１つの電子ファイルに対し単一の分類コードが付与されることもあるし、複数の分類コードが付与されることもある。分類コードは、所定の体系に基づいてあらかじめ決定された分類コード群から選択される。閲覧者は、分類コードに基づく検索を行って、目的の電子ファイルを抽出する。検索には、コンピュータが用いられる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
企業では、複数の部門がデータベースにアクセスする。１つの部門の便宜のために決定された分類コード群が、他の部門の検索にとって不便であることも多い。本発明の目的は、複数の部門による検索に便利な電子ファイル管理システムの提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る電子ファイル管理システムは、記憶手段を有するサーバマシンと、このサーバマシンに回線を通じて接続されたクライアントマシンとを備えている。この記憶手段には、分類コードマスターデータベースと主データベースとが記憶されている。分類コードマスターデータベースには、部門ごとに定められた分類コード群が多数格納されている。主データベースには、多数の電子ファイルが格納されている。各電子ファイルは、１つの分類コード群から選択された１又は２以上の分類コードとの関連づけがなされていると同時に、他の分類コード群から選択された１又は２以上の分類コードとの関連づけもなされている。
【０００６】
他の発明に係る電子ファイル管理方法は、
（ａ）部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、  サーバマシンと回線を通じて接続された第一のクライアントマシンがアクセスするステ  ップ、
（ｂ）第一のクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群から、記憶手段  に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、第一のクライアントマシン  によってこれが入力されるステップ、
（ｃ）上記ステップ（ｂ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段  が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ、
（ｄ）上記サーバマシンに、第一のクライアントマシンを所有する部門とは異なる部門が  所有しかつサーバマシンと回線を通じて接続された第二のクライアントマシンがアクセ  スするステップ、
（ｅ）第二のクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群から、記憶手段  に格納された電子ファイルに関する分類コードが選択され、第二のクライアントマシン  によってこれが入力されるステップ
及び
（ｆ）上記ステップ（ｅ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段  が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ
を含む。
【０００７】
さらに他の発明に係る電子ファイル管理方法は、
（ａ）部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、  このサーバマシンと回線を通じて接続されたクライアントマシンがアクセスするステッ  プ、
（ｂ）多数の分類コード群の中から、分類コード選択のための分類コード群が決定される  ステップ、
（ｃ）このステップ（ｂ）において決定された分類コード群がこのクライアントマシンを  所有する部門に対応するものであるか否かをサーバマシンの演算手段が判定し、対応す  るものである場合にのみ、クライアントマシンに対して分類コードを選択するようにサ  ーバマシンが促すステップ、
（ｄ）このステップ（ｂ）において決定された分類コード群から記憶手段に格納された電  子ファイルに関する分類コードが選択され、クライアントマシンによってこれが入力さ  れるステップ及び
（ｅ）上記ステップ（ｄ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段  が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ
を含む。
【０００８】
さらに他の発明に係る電子ファイル管理方法は、
（ａ）部門ごとに定められた分類コード群が記憶手段に多数格納されたサーバマシンに、  このサーバマシンと回線を通じて接続されたクライアントマシンがアクセスするステッ  プ、
（ｂ）サーバマシンが、このクライアントマシンを所有する部門に対応する分類コード群  を決定するステップ、
（ｃ）サーバマシンが、このステップ（ｂ）において決定された分類コード群をクライア  ントマシンの表示手段に表示し、分類コードの選択を促すステップ
（ｄ）このステップ（ｃ）で表示された分類コード群から記憶手段に格納された電子ファ  イルに関する分類コードが選択され、クライアントマシンによってこれが入力されるス  テップ
及び
（ｅ）この記ステップ（ｄ）において入力されたデータに基づき、サーバマシンの演算手段が、選択された分類コードと電子ファイルとの関連づけを行うステップ
を含む。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係るファイル管理システムでは、検索を行う部門に適した分類コードが各電子ファイルに付与されるので、検索が容易である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、適宜図面が参照されつつ、好ましい実施形態に基づいて本発明が詳細に説明される。
【００１１】
図１は、本発明の一実施形態に係る電子ファイル管理システム１が示された概念図である。この管理システム１は、サーバマシン３と、第一クライアントマシン５と、第二クライアントマシン７とを備えている。典型的なサーバマシン３は、ワールドワイドウエブサーバーである。サーバマシン３は、記憶手段（典型的にはハードディスク）を備えている。このハードディスクには、後述されるデータベースが記憶されている。各クライアントマシン５、７は、回線９（典型的にはローカルエリアネットワーク）を通じてサーバマシン３に接続されている。サーバマシン３は、技術管理部によって管理されている。第一クライアントマシン５は、技術開発部によって所有されている。第二クライアントマシン７は、商品企画部によって所有されている。図１には、２台のクライアントマシン５、７が示されているが、３以上のクライアントマシンがサーバマシン３に接続されてもよい。
【００１２】
図２は、図１のサーバマシン３の記憶手段１１が示された概念図である。この記憶手段１１には、主データベース１３と、分類コードマスターデータベース１５と、対応表データベース１７とが記憶されている。主データベース１３には、多数の電子ファイル１９が格納されている。これら電子ファイル１９は、後述されるように、閲覧の対称となる。分類コードマスターデータベース１５には、多数の分類コード群２１が格納されている。それぞれの分類コード群２１は、この管理システム１を保有する企業のいずれかの部門と対応している。対応表データベース１７には、対応表２３が格納されている。
【００１３】
図３は、図１のシステム１が用いられた電子ファイル管理方法が示されたフロー図である。この管理方法では、まず電子ファイル１９が作成される（ＳＴＰ１）。この電子ファイル１９は、ワードプロセッサソフト、表計算ソフト、作図ソフト等が用いられて作成されてもよく、スキャナ等で読み込まれたイメージデータが電子ファイル１９とされてもよい。電子ファイル１９に他のファイルが添付されてもよい。電子ファイル１９の作成は、企業内の種々の部門によって行われうる。
【００１４】
次に、この電子ファイル１９が、技術管理部に送られる。技術管理部では、電子ファイル１９の格納に関する承認を与える（ＳＴＰ２）。承認を受けた電子ファイル１９は、主データベース１３に格納される（ＳＴＰ３）。この格納も、技術管理部の責任においてなされる。電子ファイル１９には、他の電子ファイル１９との識別の目的で、番号が付される。以下、番号が「２００３−０００１」である電子ファイル１９が一例とされる。この電子ファイル１９は、耐久性に関して市場評価において苦情があった商品Ｃの材料を変更することに関する技術レポートである。
【００１５】
この電子ファイル１９が格納されると、その事実が技術開発部に通知される（ＳＴＰ４）。この通知は、例えば技術開発部が所有する第一クライアントマシン５に対して電子メールが送信されることで達成される。通知を受けた技術開発部のオペレーターは、第一クライアントマシン５から回線９を通じてサーバマシン３にアクセスする（ＳＴＰ５）。オペレーターは、分類コードマスターデータベース１５に格納されている多数の分類コード群２１から、分類コードを付与するための分類コード群２１ａ（図４参照）を決定する（ＳＴＰ６）。サーバマシン３の演算手段（典型的にはＣＰＵ）は、決定された分類コード群２１ａの属性がオペレーターの部門（すなわち技術開発部）と一致しているか否かを判定する（ＳＴＰ７）。一致していない場合は第一クライアントマシン５の表示手段（典型的にはモニタ）に警告が表示され（ＳＴＰ８）、再度の決定が促される。一致している場合は、第一クライアントマシン５の表示手段に、分類コード群２１ａが表示され、オペレーターに対して分類コードの選択が促される。この判定によって、オペレーターが他の部門の分類コードを付与してしまうことが防止される。換言すれば、このシステム１では、技術開発部のオペレーターには、技術開発部の分類コードに関してのみ、付与の権限が与えられている。
【００１６】
この例では、オペレーターが決定した分類コード群２１ａの適否をサーバマシン３が判定しているが、分類コード群２１ａをサーバマシン３が決定するようにシステム１が構成されてもよい。具体的には、第一クライアントマシン５から入力されたオペレーターの個人コード、又は所属部門コードに基づき、サーバマシン３がオペレーターの所属部門に対応する分類コード群２１ａを決定する。決定された分類コード群２１ａはサーバマシン３の表示手段に表示される。この表示により、オペレーターは、分類コードの選択を促される。この方法であっても、オペレーターが他の部門の分類コードを付与してしまうことが防止される。
【００１７】
第一クライアントマシン５に表示された分類コード群２１ａが、図４に示されている。この分類コード群２１ａは、技術開発部用である。図４から明らかなように、分類コード群２１ａは、多数の分類コードから構成されている。分類コードは、大分類、中分類及び小分類のコードを含んでいる。オペレーターは、この分類コード群２１ａを参照しつつ、当該電子ファイル１９に付与すべき分類コードを選択する。当該電子ファイル１９は、設計手法（大分類：０２０）に関するものであり、材料選定（中分類：０２０）に関するものであり、商品Ｃ（小分類：０４０）に関するものである。従って、オペレーターは、分類コードとして「０２０−０２０−０４０」を選択し、これを入力する（ＳＴＰ９）。１つの電子ファイル１９に関し、２以上の分類コードが選択されてもよい。
【００１８】
入力されたデータは、回線９を通じてサーバマシン３に送られる。サーバマシン３の演算手段は、このデータに基づき、電子ファイル１９（この例では２００３−０００１）と分類コード（この例では０２０−０２０−０４０）との関連づけを行う（ＳＴＰ１０）。関連づけは、対応表データベース１７に格納されている対応表２３によってなされる。図５には、この対応表２３が示されている。この対応表２３において、２００３−０００１の電子ファイル１９の技術開発部用分類コードの欄に、「０２０−０２０−０４０」との分類コードが記録されている。
【００１９】
次に、電子ファイル１９が格納された事実は、商品企画部に通知される（ＳＴＰ１１）。この通知は、例えば商品企画部が所有する第二クライアントマシン７に対して電子メールが送信されることで達成される。通知を受けた商品企画部のオペレーターは、第二クライアントマシン７から回線９を通じてサーバマシン３にアクセスする（ＳＴＰ１２）。オペレーターは、分類コードマスターデータベース１５に格納されている多数の分類コード群２１から、分類コードを付与するための分類コード群２１ｂ（図６参照）を決定する（ＳＴＰ１３）。サーバマシン３の演算手段は、決定された分類コード群２１ｂの属性がオペレーターの部門（すなわち商品企画部）と一致しているか否かを判定する（ＳＴＰ１４）。一致していない場合は第二クライアントマシン７の表示手段に警告が表示され（ＳＴＰ１５）、再度の決定が促される。一致している場合は、第二クライアントマシン７の表示手段に、分類コード群２１ｂが表示され、オペレーターに対して分類コードの選択が促される。この判定によって、オペレーターが他の部門の分類コードを付与してしまうことが防止される。換言すれば、このシステム１では、商品企画部のオペレーターには、商品企画部の分類コードに関してのみ、付与の権限が与えられている。
【００２０】
この例では、オペレーターが決定した分類コード群２１ｂの適否をサーバマシン３が判定しているが、分類コード群２１ｂをサーバマシン３が決定するようにシステム１が構成されてもよい。具体的には、第二クライアントマシン７から入力されたオペレーターの個人コード、又は所属部門コードに基づき、サーバマシン３がオペレーターの所属部門に対応する分類コード群２１ｂを決定する。決定された分類コード群２１ｂはサーバマシン３の表示手段に表示される。この表示により、オペレーターは、分類コードの選択を促される。この方法であっても、オペレーターが他の部門の分類コードを付与してしまうことが防止される。
【００２１】
第二クライアントマシン７に表示された分類コード群２１ｂが、図６に示されている。この分類コード群２１ｂは、商品企画部用である。オペレーターは、この分類コード群２１ｂを参照しつつ、当該電子ファイル１９に付与すべき分類コードを選択する。当該電子ファイル１９は、市場での評価（大分類：０２０）に関するものであり、耐久性（中分類：０３０）に関するものである。従って、オペレーターは、分類コードとして「０２０−０３０」を選択し、これを入力する（ＳＴＰ１６）。
【００２２】
入力されたデータは、回線９を通じてサーバマシン３に送られる。サーバマシン３の演算手段は、このデータに基づき、電子ファイル１９（この例では２００３−０００１）と分類コード（この例では０２０−０３０）との関連づけを行う（ＳＴＰ１７）。関連づけは、対応表データベース１７に格納されている対応表２３によってなされる。図５に示された対応表２３において、２００３−０００１の電子ファイル１９の商品企画部用分類コードの欄に、「０２０−０３０」との分類コードが記録されている。こうして、データベースの構築が完了する。
【００２３】
図３に示された管理方法では、１つの電子ファイル１９に２つの部門が分類コードを付与しているが、分類コードを付与する部門は１つでもよく、３以上でもよい。分類コードを付与する部門は、電子ファイル１９の作成（ＳＴＰ１）の段階で技術開発部が決定してもよく、承認（ＳＴＰ２）の段階で技術管理部が決定してもよい。決定された部門以外の部門による分類コードの付与がなされえないように、システム１が構成されることが好ましい。この場合は、パスワード又は電子キーが利用される。
【００２４】
図３に示された管理方法では、通知（ＳＴＰ４、ＳＴＰ１１）を受けた部門が直ちに分類コードの選択（ＳＴＰ９、ＳＴＰ１６）を行っているが、任意の時期に分類コードの選択がなされうるようにシステム１が構成されてもよい。また、通知（ＳＴＰ４、ＳＴＰ１１）を受けた部門が分類コードを付与するか否か決定できるように、システム１が構成されてもよい。
【００２５】
主データベース１３に格納された電子ファイル１９は、閲覧に供される。閲覧に際しては、分類コードに基づく検索が行われる。技術開発部に所属するオペレーターが、自らの分類コード群２１ａ（図４に示されたもの）の中から、「０２０−０２０−０４０」という分類コードを用いて検索すると、サーバマシン３は、図５に示された対応表２３に基づき、「２００３−０００１」及び「２００３−０００４」の電子ファイル１９をヒットさせる。これら電子ファイル１９の番号、タイトル、発行者等は、第一クライアントマシン５の表示手段に表示される。オペレーターはいずれかの番号をクリックする。サーバマシン３はクリックされた電子ファイル１９の内容を、第一クライアントマシン５の表示手段に表示する。このように、技術開発部に所属する者が検索を行うときは、図４に示された分類コードを用いることができる。一方、商品企画部に所属する者が検索を行うときは、図６に示された分類コードを用いることができる。換言すれば、この管理システム１では、検索する者の観点に立った分類コードによる検索が可能である。技術開発部に所属する者が商品企画部に対応する分類コードに基づく検索が行えるように、システム１が構成されてもよい。電子ファイル１９ごとに閲覧可能な部門が設定されうるように、システム１が構成されることが好ましい。
【産業上の利用可能性】
【００２６】
本発明に係る電子ファイル管理システムは、複数の部門又は複数の会社がアクセスするデータベースに適用されうる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る電子ファイル管理システムが示された概念図である。
【図２】図２は、図１のサーバマシンの記憶手段が示された概念図である。
【図３】図３は、図１のシステムが用いられた電子ファイル管理方法が示されたフロー図である。
【図４】図４は、分類コード群の一例が示された模式図である。
【図５】図５は、対応表が示された模式図である。
【図６】図６は、分類コード群の他の例が示された模式図である。
【符号の説明】
【００２８】
１・・・電子ファイル管理システム
３・・・サーバマシン
５・・・第一クライアントマシン
７・・・第二クライアントマシン
１１・・・記憶手段
１３・・・主データベース
１５・・・分類コードマスターデータベース
１７・・・対応表データベース
１９・・・電子ファイル
２１・・・分類コード群
２３・・・対応表
【図１】
2005134955.tif 000003
【図２】
2005134955.tif 000004
【図３】
2005134955.tif 000005
【図４】
2005134955.tif 000006
【図５】
2005134955.tif 000007
【図６】
2005134955.tif 000008