(57)【要約】  【課題】  特定の条件に合致するメールを容易に認識することができる電子メール処理装置および方法を提供する。  【解決手段】  予め登録手段１７に認識対象のメールを選別するための条件として送信者を登録し、照合手段１９が受信した電子メールの送信者と登録手段１７に登録されている送信者とを照合する。照合の結果、受信した電子メールの送信者が登録されたものであった場合には、発音制御手段２０が発音手段１８を制御して、システムに用意されている発信音を発音させ、特定の条件に合致する電子メールの受信を利用者に通知する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信者によって受信音を発音させるか否かを制御する電子メール処理装置であって、
電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者を登録する画面を表示させる第１の登録手段と、
電子メールを受信したときに受信音を発音させない送信者を登録する画面を表示させる第２の登録手段と
を備えたことを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項２】
電子メール処理方法において、
電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者と発音させない送信者のどちらを登録するのかを選択させるステップと、
受信音を発音させる送信者の登録が選択された場合には電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者を登録する画面を表示させ、受信音を発音させない送信者の登録が選択された場合には電子メールを受信したときに受信音を発音させない送信者を登録する画面を表示させるステップと
を有することを特徴とする電子メール処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子メールに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、メールを受信した際に、発音手段により利用者に対して発信されたメールがあることを発信音で知らせるようにしたシステムは知られている。これによれば、利用者は自分宛に発信されたメールを直ぐに取り出して見ることができる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、従来のシステムでは、メールを受け取ると常に発信音が鳴るため、早急に見る必要のないメールまで取り出してみることがしばしば起こっていた。
【０００４】
この発明は、特定の条件に合致するメールを容易に認識することができる電子メール処理装置および方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、電子メールの送信者によって受信音を発音させるか否かを制御する電子メール処理装置であって、電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者を登録する画面を表示させる第１の登録手段と、電子メールを受信したときに受信音を発音させない送信者を登録する画面を表示させる第２の登録手段とを備えたことを特徴とする。
【０００６】
また、請求項２の発明は、電子メール処理方法において、電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者と発音させない送信者のどちらを登録するのかを選択させるステップと、受信音を発音させる送信者の登録が選択された場合には電子メールを受信したときに受信音を発音させる送信者を登録する画面を表示させ、受信音を発音させない送信者の登録が選択された場合には電子メールを受信したときに受信音を発音させない送信者を登録する画面を表示させるステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
この発明では、特定の条件に合致するメールを容易に認識することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、この発明に係わる電子メール処理装置および方法の一実施の形態について、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【実施例】
【０００９】
図２は、この発明に係わる電子メール処理装置を適用したワークステーションの基本的な構成を示すブロック図である。
【００１０】
表示部１は、ＣＲＴなどのディスプレイ画面を具え、画面上に表示したウィンドウにメールを一覧形式などの方法で表示する。
【００１１】
マルチウィンドウシステム制御部２は、画面上に表示される複数のアプリケーションウィンドウの表示を管理している。
【００１２】
キーボード３は、コマンドや文字列などのデータ入力用の入力装置であり、画面上で指示選択を行うためのマウス４が接続されている。キーボード３やマウス４から入力された各種のデータや指示は、入力制御部５を通じて中央処理装置１０に送られる。
【００１３】
外部記憶装置６は、磁気ディスクなどの２次記憶装置で構成されている。受信したメールは内部に設定されたメール保存領域に格納される。外部記憶装置６でのデータの入出力は外部記憶装置制御部７で制御されている。
【００１４】
メール受信装置８は、図示せぬメールサーバから送られてきたメール（以下、受信メール）を受信し、これをマルチウィンドウシステム制御部２に受け渡す。受信メールは「件名」、「送信者」、「送信日」、「コメント」などの属性で構成され、メール受信装置８では各受信メールについての属性を保持している。
【００１５】
メール処理装置９は、外部記憶装置６のメール保存領域に格納されているメールについての表示形式を管理しており、利用者の指示に従ってメールを一覧形式で表示したり、集合化して表示するなどの処理を行っている。また、メール処理装置９は、メール処理のためのプロパティシートを表示したり、メールを検索するなどの処理も行っている。
【００１６】
図１は、前記メール処理装置９の機能的な構成を示すブロック図である。図において、メール処理制御部１１は入出力インターフェースを持ち、利用者からの指示に従って後述の機能手段を起動するとともに、前記機能手段からの処理結果をマルチウィンドウシステム制御部に受け渡す。また、メール処理制御部１１では、前述したメールを一覧形式で表示したり、プロパティシートを表示するなどの基本的な処理も行っている。なお、メール処理制御部１１の一部または全ての機能はマルチウィンドウシステム制御部２で実現することができる。
【００１７】
表示形式受付手段１２は受信メールの表示形式の指定を行うための表示切替プロパティシートを表示し、利用者からの指示を受け付ける。集合化手段１３は表示形式受付手段１２で指示された少なくとも一つの表示形式に基づいて電子メールを集合化する処理を行う。表示形式属性保持手段１４は電子メールを集合化するための表示形式属性を保持している。この実施例では、表示形式属性として「カレンダー」、「グループ」を保持している。前記集合化手段１３は表示形式属性保持手段１４の表示形式属性を取り出してメールの集合化を行う。
【００１８】
優先度検出手段１５は受信した電子メールに優先度が付加されている場合は、その優先度を検出する処理を行い、表示制御手段１６は優先度検出手段１５で検出された優先度の高い電子メールを他の電子メールと区別して表示する処理を行っている。
【００１９】
登録手段１７は利用者により入力された電子メールの送信者リストを格納しており、発音手段１８はシステムに用意された発信音を利用して利用者に電子メールの受信を通知する。照合手段１９は受信した電子メールの送信者と前記登録手段１７に登録されている送信者を照合し、発音制御手段２０は前記照合手段１９で登録されている送信者からの電子メールと判断された場合に、前記発音手段１８を通じて利用者に電子メールの受信を知らせる。
【００２０】
以上説明したメール処理装置９において、各手段の機能の一部は他の手段で実行することもできるし、他の手段との組み合わせで実行することもできる。また、表示に関係する一部または全ての機能はマルチウィンドウシステム制御部２で実行することもできる。
【００２１】
中央処置装置１０（図２）はＣＰＵなどで構成されるプロセッサ部であり、制御プログラムに従って上記各部を動作させ、システム全体を制御／管理するとともに、所定のデータに対しての各種演算処理を行う。
【００２２】
次に、上述したワークステーションによるメール表示の具体例を説明する。まず、実施例１として、指定された表示形式に従って受信メールを集合化する場合について説明する。
【００２３】
図３は、一般的な受信箱ウィンドウの表示形式を示している。このウィンドウは、保存されたメールの一覧や内容確認のために用いられ、メール処理制御部１１（図１）で生成される。図３において、ウィンドウタイトルが受信箱２１で表され、ウィンドウコマンドとして受信２２と、この発明のために新たに追加された表示切替２３が用意されている。ここで、表示切替コマンド２３を実行すると、図４に示す表示切替プロパティシートが表示される。この表示切替プロパティシートは表示形式受付手段１２（図１）により生成される。前記プロパティシートの表示を取り消す場合は取消コマンド２６を実行する。
【００２４】
図４のプロパティウィンドウは、表示形式２７を設定するためのウィンドウであり、ウィンドウタイトルが表示切替プロパティ２４で表されている。カレンダー項目２８はメールをカレンダー表示形式で表示するための選択項目であり、グループ項目２９は指定された条件に合致するメールだけを表示するための選択項目である。グループ項目２９を選択すると件名項目３０と送信者項目３１が選択可能となる。さらに、件名項目３０を選択すると件名キー項目３１の件名キー入力領域３２が入力可能となる。この例では、件名キー入力データ３３として「＜ＮＦ８９＞」が入力されている。また、送信者項目３４を選択すると送信者キー項目３５の名前入力領域３６が入力可能となる。この例では、名前入力データ３７として「Ｙａｍａｄａ」が入力されている。
【００２５】
さて、図４のプロパティウィンドウにおいて、表示形式２７をカレンダー項目２８だけ選択して完了コマンド２５を実行すると、図５のカレンダー表示ウィンドウ３８が表示される。このウィンドウは集合化手段１３により生成される。ウィンドウを閉じる場合は閉じるコマンド３９を実行する。先月コマンド４０は現在表示されている月の一つ前の月を表示するコマンドであり、来月コマンド４１は現在表示されている月の一つ先の月を表示するコマンドである。カレンダー表示領域４２の中の各日にちのメール表示領域４３には、それぞれ送信日毎にメールが表示されている。図６はカレンダー表示ウィンドウ３８の１９９２年８月１０日のメール表示領域４３を拡大表示したものである。図６では、図３に列挙されたメールの中で送信日が「１９９２．８．１０」であるメールが表示されている。このように、受信メールをカレンダー表示形式で集合化すれば、同一送信日のメールの存在を容易に認識することができる。
【００２６】
一方、図４のプロパティウィンドウで表示形式２７のグループ項目２９を選択するとともに、同図のように件名項目３０と送信者項目３４を設定し、完了コマンド２５を実行すると、図７に示すようなグループ表示ウィンドウ４５が表示される。キーデータ表示領域４６には件名キーの「＜ＮＦ８９＞」と、送信者キーの「Ｙａｍａｄａ」が表示されている。この例では、図３に列挙されたメールで、件名の中に「＜ＮＦ８９＞」の文字を含み、かつ送信者がＹａｍａｄａであるメールがメール表示領域４３に表示されている。このように、受信メールをグループ表示形式で集合化すれば、指定した条件に合致したメールを容易に検索することができる。
【００２７】
次に、上述した受信メールの集合化を行う場合の処理の流れをフローチャートを用いて説明する。最初に、全体的な処理の流れを図８のフローチャートにより説明する。
【００２８】
まず、受信箱（図４）に表示切替コマンドが追加されているかどうかを判断し（ステップ１０１）、追加されていなければ受信箱に表示切替コマンドを追加する（ステップ１０２）。また、表示切替コマンドがあるときは表示切替コマンドが実行されるまで待機し（ステップ１０３）、表示切替コマンドが実行されたときは、表示切替プロパティを表示する（ステップ１０４）。続いて、取り消しコマンド、完了コマンドが実行されたかどうかを判断する（ステップ１０５、１０６）。取り消しコマンドが実行されたときはステップ１０３に戻り、完了コマンドが実行されてないときはステップ１０５に戻る。ステップ１０６で完了コマンドが実行されたときは、カレンダー項目が選択されたかどうかを判断し（ステップ１０７）、選択されているときは図９のサブルーチンに移行してカレンダー表示処理を行う（ステップ１０８）。また、ステップ１０７でカレンダー項目が選択されていないときは、グループ項目が選択されたかどうかを判断し（ステップ１０９）、選択されているときは図１０のサブルーチンに移行してグループ表示処理を行う（ステップ１１０）。
【００２９】
カレンダー表示処理の流れを図９のフローチャートにより説明する。まず、集合化手段１３（図１）は、表示形式属性保持手段１４からカレンダー表示形式の属性を獲得するとともに、外部記憶装置６のメール保存領域からメールデータを獲得し（ステップ２０１）、送信日ごとにメールを集合化する（ステップ２０２）。次に、カレンダーウィンドウを作成し（ステップ２０３）、送信日ごとに集合化したメールを、作成したカレンダーウィンドウのメール表示領域に表示する（ステップ２０４）。そして、閉じるコマンドが実行されるまで待機する（ステップ２０５）。
【００３０】
グループ表示処理の流れを図１０のフローチャートにより説明する。まず、集合化手段１３（図１）は、表示形式受付手段１２から件名キー、送信者キーを獲得し（ステップ３０１、３０２）、グループ表示ウィンドウを作成する（ステップ３０３）。次に、外部記憶装置６のメール保存領域からメールデータを獲得し（ステップ３０４）、件名キー、送信者キーの条件に合うメールを検索して集合化した後、メール表示領域に表示する（ステップ３０５）。そして、閉じるコマンドが実行されるまで待機する（ステップ３０６）。
【００３１】
この実施例では、表示切替プロパティシートの項目選択により、カレンダー表示ウィンドウやグループ表示ウィンドウを表示しているが、ある特定の集合化を常に行って表示するよう処理を変更することもできる。例えば、図５のメール表示領域４３にグループ条件に合ったものだけを表示するなどの表示形式が考えられる。また、表示形式は「カレンダー」や「グループ」だけでなく、他の表示形式を適用することもできる。
【００３２】
次に、実施例２として、所定の条件に合致する受信メールを他と区別して表示する場合について説明する。
【００３３】
従来よりメールの制御情報に優先度を付加し、優先度の高いメールに優先的にアクセスするようにしたシステムは知られている（特開平３−１８７６６３号公報など）。しかし、従来のシステムでは優先度をメールの表示に反映させることまでは考慮されていない。この実施例は、受信したメールの優先度を視覚的に表示するようにしたものである。
【００３４】
今、受信したメールが図３に示すように一覧形式で表示されているときに、件名「＜ＮＦ８９＞おしらせ」のメールに対して「高」という優先順位が付加されていたとする。ここで、図示せぬ優先度コマンドを実行すると、優先度検出手段１５（図１）は表示されているメールの優先度を検出し、優先度「高」が付加されているメールを取り出す。表示制御手段１６は図１１に示すように、件名「＜ＮＦ８９＞おしらせ」のメールだけに色づけが施されたウィンドウを表示する。または、受信したメールを一覧形式で表示する際に自動的に優先度の高いメールに色づけを施すようにしてもよい。
【００３５】
このように、優先順位の高い受信メールを他のメールと区別して表示することにより、指定した条件に合致したメールのみを容易に検索することができる。
【００３６】
次に、優先度の高いメールを他のメールと区別して表示する場合の処理の流れを図１２のフローチャートにより説明する。
【００３７】
まず、優先度検出手段１５（図１）は、外部記憶装置７のメール保存領域からメールデータを獲得する（ステップ４０１）。次に、各メールの制御情報を参照し（ステップ４０２）、優先度「高」のメールがあるかどうかを判断する（ステップ４０３）。ここで、優先度「高」のメールがある場合、表示制御手段１６は、該当するメールに色づけ情報を付加したメールデータをメール処理制御部１１に受け渡す（ステップ４０４）。メール処理制御部１１では、マルチウィンドウシステム制御部２（図２）を通じて、前記色づけ情報が付加されたメールを他のメールと区別して表示する（ステップ４０５）。また、優先度「高」のメールがない場合、優先度検出手段１５は獲得したメールデータをそのままメール処理制御部１１に渡す（ステップ４０６）。メール処理制御部１１では、マルチウィンドウシステム制御部２（図２）を通じて、通常の一覧形式でメールを表示する（ステップ４０７）。
【００３８】
なお、色づけ以外の表示方法としては、斜線や反転表示などがあり、使用するディスプレイ画面に応じて選択することができる。
【００３９】
次に、実施例３として、所定の条件に合致するメールを受信したときに音を発生させる場合について説明する。
【００４０】
従来より、メールを受信した際に、発音手段により利用者に対して発信されたメールがあることを発信音で知らせるようにしたシステムは知られている。これによれば、利用者は自分宛てに発信されたメールを直ぐに取り出して見ることができる。しかし、従来のシステムではメールを受け取ると常に発信音が鳴るため、早急に見る必要のなりメールまで取り出して見ることがしばしば起こっていた。この実施例は、受信したメールに付加された優先順位を利用して聴覚的に優先度を表示するようにしたものである。
【００４１】
図１３は、この実施例のワークステーションが接続された電子メールシステムの概略構成図である。このシステムは、ネットワークに接続されメールの発信着信手段を持つワークステーション４７（４７−１〜ｎ）と、同じくネットワークに接続されメールを各ワークステーションに配信するメールサーバ４８と、着信者アドレスや配信リストに含まれる着信者アドレスのリストなどの情報を保持するネームサーバ４９から構成されている。また、メールサーバ４８には、各着信者に対応したメールボックスが設けられ、配信されたメールをワークステーションから取り出すことができる。
【００４２】
ワークステーションが持つメール発信手段は、メールを各ワークステーションに配信するメールサーバ４８に対して、宛先リストを指定してメールを配信するように依頼する。この場合は、図１４に示すようなメール送信用プロパティシートでメールの宛先等を指定し、送信コマンド５０を実行することでメールを送信することができる。依頼を受けたメールサーバ４８は、宛先リストから配信する着信者アドレスリストを作成し、着信者アドレスに対応するメールボックスにメールを配信する。また、メールの受信手段を持つワークステーション４７では、受信手段によって適当な時間間隔でメールサーバ４８にアクセスし、利用者に対応したメールボックスに配信されたメールがあれば、そのメールをメールサーバ４８より受信する。このとき、特定の送信者からのメールを受信したときだけ受信音を鳴らしたい場合は、図１５に示すような送信者リスト指定オプションシートにより指定を行う。図１５において、受信者５１の項目は、指定した送信者のメールを受信したときに受信音を発音するかどうかの選択項目であり、発音させるときは「ＯＮ」、発音させないときは「ＯＦＦ」を選択する。受信音を発音する送信者リスト５２の項目は、受信音を発音したい送信者名を登録する項目であり、この例では３名の送信者が登録されている。利用者が適用コマンド５３を実行すると、登録手段１７（図１）に送信者リスト指定オプションシートで指定された内容が送信者リストとして保存される。
【００４３】
メールサーバ４８からメールを受信すると、照合手段１９（図１）は前記登録手段１６の送信者リストを照合し、受信したメールの送信者が登録されている場合は、発音制御手段２０を起動する。発音制御手段２０は発音手段１８で受信音を発音させ、利用者に対してメールの受信を知らせる。受信音は、例えば一般的なオペレーティングシステムが提供する音を出すライブラリーコールを利用することができる。これによれば、登録されている送信者からのメールを受信した場合にのみ受信音を発音して注意を促すようにしたので、早急に見る必要のないメールを読む回数を減らすことができる。
【００４４】
次に、メールサーバからメールを受信したときの処理の流れを図１６のフローチャートにより説明する。
【００４５】
まず、メールサーバから利用者のメールを受信し（ステップ５０１）、メールの送信者を取り出す（ステップ５０２）。次に、登録手段１７から送信者リストを取り出して、登録されている送信者と前記メールの送信者を照合し（ステップ５０３）、前記送信者リストにメールの送信者が登録されているかどうかを判断する（ステップ５０４）。メールの送信者が登録されているときは発音制御手段２０を起動し、発音手段１８により受信音を発音させる（ステップ５０５）。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】メール処理装置の機能的な構成を示すブロック図。
【図２】この発明に係わる電子メール処理装置を適用したワークステーションの基本的な構成を示すブロック図。
【図３】一般的な受信箱ウィンドウの表示形式を示す図。
【図４】表示切替プロパティシートの一例を示す図。
【図５】カレンダー表示ウィンドウの一例を示す図。
【図６】カレンダー表示ウィンドウの一部領域を拡大表示した図。
【図７】グループ表示ウィンドウの一例を示す図。
【図８】受信メールの集合化を行う場合の全体的な処理の流れを示すフローチャート。
【図９】カレンダー表示処理の流れを示すフローチャート。
【図１０】カレンダー表示処理の流れを示すフローチャート。
【図１１】特定のメールに色づけが施されたウィンドウの一例を示す図。
【図１２】優先度の高いメールを他のメールと区別して表示する場合の処理の流れを示すフローチャート。
【図１３】実施例３のワークステーションが接続された電子メールシステムの概略構成図。
【図１４】メール送信用プロパティシートの一例を示す図。
【図１５】送信者リスト指定オプションシートの一例を示す図。
【図１６】メールサーバからメールを受信したときの処理の流れを示すフローチャート。
【符号の説明】
【００４７】
２    マルチウィンドウシステム制御部
８    メール受信装置
９    メール処理装置
１０    中央処理装置
１１    メール処理制御部
１２    表示形式受付手段
１３    集合化手段
１４    表示形式属性保持手段
１５    優先度検出手段
１６    表示制御手段
１７    登録手段
１８    発音手段
１９    照合手段
２０    発音手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2005216327.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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