(57)【要約】【課題】  紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理する。【解決手段】  受信手段１０９が、外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する。次に、処理内容特定手段１１０が、識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、受信手段１０９で受信した識別情報に対応する処理内容を特定する。そして、記憶手段１０４の記憶内容から、受信手段１０９で受信した第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、処理内容特定手段１１０で特定した処理内容に基づいて処理を施す。【選択図】        図４
2005352671.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
前記バインダを収納するとともに該バインダに付された第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第２のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第２のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
前記第１のＲＦＩＤタグを一意に識別する第１のタグ識別子を生成するタグ識別子生成手段と、
前記タグ識別子生成手段で生成された第１のタグ識別子を前記第１のＲＦＩＤタグに書き込む書込手段と
を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
文書を一意に識別する文書識別子を生成する文書識別子生成手段と、
前記文書に添付するフェイスシート表面に、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を表す画像を形成する画像形成手段と
を有し、
前記文書記憶手段は、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記文書データで表される画像を解析することによって当該文書の特徴を表す情報を抽出する情報抽出手段を有し、
前記文書記憶手段は、前記情報抽出手段で抽出された情報を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記文書に添付するフェイスシート表面に、前記情報抽出手段で抽出された情報を表す画像を形成する画像形成手段を有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記情報抽出手段で抽出された情報を前記第１のＲＦＩＤタグに書き込む書込手段を有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記受信手段は、前記収納庫から定期的に送信される前記第１のタグ識別子または前記第２のタグ識別子を受信し、
前記文書記憶手段は、受信された第１のタグ識別子または第２のタグ識別子と前記収納庫を特定する収納庫情報とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項３または４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記文書記憶手段は、該文書記憶手段に記憶されている第１のタグ識別子または第２のタグ識別子のうち、前記受信手段で受信されなかった第１のタグ識別子または第２のタグ識別子が存在する場合に、受信されなかった第１のタグ識別子または第２のタグ識別子に対応する文書が収納庫に収納されていないことを表す情報を当該第１のタグ識別子または第２のタグ識別子と対応付けて記憶することを特徴とする請求項３または４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記文書を読み取って該文書の画像を表す文書データを生成する文書取得手段を有し、
前記文書記憶手段は、前記文書取得手段で生成した文書データと、前記文書に添付するフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１３】
外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信ステップと、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、
前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る読取ステップと、
前記読取ステップで読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した第１のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段
として機能させるためのプログラム。
【請求項１７】
コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段
として機能させるためのプログラム。
【請求項１８】
コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙等に記録された文書とその文書を表すデータとを保存する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
紙に印刷された文書を保存するにあたっては、保管場所の確保、文書管理の手間など。様々な問題がある。これらの問題を解決するために、紙文書をスキャナで読み取ることによって電子化し、記憶装置に格納する、いわゆる電子ファイリングが行われるようになった。電子ファイリングによれば、紙文書を保存する場合と比べて少ないスペースで大量のデータを保存することができる。また、文書に関するデータを記憶したデータベースを作成することによって、データの検索・抽出が容易になるという利点もある。
【０００３】
ところが、実際には、文書を電子化したにも関わらず、紙文書を廃棄せずに保存しておくケースが少なくない。原本が保存されていれば記憶装置に障害が起こった場合でも安心である。また、手早くページをめくって必要箇所を探し出すことができるといった紙媒体ならではの使い勝手の良さがある。また、原本自体が資料的価値を有するために廃棄できないというケースもある。このような理由から、紙文書とそれを電子化した電子データとをともに保存しておくということが行われる。
【０００４】
ところで、紙文書の保存においては、紙文書が必要になったときにその保管場所がわかるように、保管場所を表す情報をデータベースに書き込むなどの処置が取られる。しかしながら、現実には、紙文書の使用後に誤って所定の保管場所と異なる場所に返却してしまい、次回の使用の際にその紙文書の所在がわからなくなってしまうといった事態が生じ得る。そこで、このような問題を解決するための技術が提案されている。例えば、特許文献１に記載の技術では、紙文書にＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）タグを付しておき、紙文書を電子化して得られた電子データとタグのＩＤとを記憶手段に記憶させておく。紙文書を収納する書棚にはタグのＩＤを読み取るタグリーダが設けられており、紙文書が書棚に収納されたときに、タグのＩＤと位置情報を読み取って記憶手段に記憶させる。これによって、任意の場所に収納された紙文書の位置を表す情報が記憶され、タグのＩＤを用いて紙文書の収納場所を知ることができるようになる。
【０００５】
しかし、紙文書と電子データとの保存においてはさらに問題点がある。例えば、紙文書の新規登録や削除などを行う場合に、当該紙文書に対応する電子データの作成・格納または破棄、データベースの更新などの作業を行わなければならず面倒である。
【特許文献１】特開２００３−２４２１５８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上述した背景の下になされたものであり、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することのできる技術の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述の課題を解決するために、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する。次に、処理内容特定手段が、識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、受信手段で受信した識別情報に対応する処理内容を特定する。そして、処理手段が、文書記憶手段の記憶内容から、受信手段で受信した第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、処理内容特定手段で特定した処理内容に基づいて処理を施す。
【０００８】
また、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、読取手段が、文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る。そして、対応付け手段が、読取手段で読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する。
【０００９】
また、本発明は、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、文書を収納するとともに文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する。そして、収納庫情報記憶手段が、受信手段により受信した第１のタグ識別子、収納庫を特定する情報、および文書の内容を表す文書データを対応付けて文書記憶手段に記憶させる。
【００１０】
また、本発明は、外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信ステップと、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
【００１１】
また、本発明は、文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る読取ステップと、前記読取ステップで読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
【００１２】
また、本発明は、文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信ステップと、前記受信ステップで受信した第１のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
【００１３】
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段として機能させるためのプログラムを提供する。
【００１４】
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段として機能させるためのプログラムを提供する。
【００１５】
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段として機能させるためのプログラムを提供する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
＜構成＞
図１は、本発明の実施形態の全体構成を示す図である。本発明は、文書管理装置１０、記憶装置４０、収納庫７０、外部装置８０、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）９０から構成されている。
図２は、文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。ＲＯＭ（Read Only Memory）１３または記憶部１４には、ＯＳ（Operating System）等のプログラムが記憶されている。ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１は、プログラムを読み出して実行することにより、文書管理装置１０の各部を制御する。ＲＡＭ（Random Access Memory）１２は、ＣＰＵ１１がプログラムを展開して実行するためのワークエリアとなる。記憶部１４は例えばハードディスクドライブであり、後述する文書管理の手順を記述したプログラムが記憶されている。通信Ｉ／Ｆ（インターフェイス）１５は、文書管理装置１０と外部の機器との間でのデータの送受信を仲介する。指示入力部１６は、キーボード、タッチパネル機能を備えた液晶パネルなど（図示省略）からなり、文書管理装置１０を操作するための指示を入力することができる。
【００１８】
画像読取部５０は、文書を光学的に読み取って、ビットマップ形式の画像データからなる文書データを生成するスキャナである。画像読取部５０は、プラテン、光源、受光素子、信号処理部（図示省略）を有し、プラテン上に載置された文書に光源により光を照射し、その反射光を受光素子で受光し、画像信号を生成する。そして、この画像信号を信号処理部で画像データに変換して出力する。
【００１９】
画像形成部６０は、例えば電子写真方式によって画像を形成するプリンタであり、画像データに基づいて記録シート表面にトナー像を形成する。
給紙部１７は、記録シートを収納する複数のトレイ（図示省略）を備えている。複数のトレイのうちの１つには、後述するフェイスシートが収納されており、他のトレイには通常の記録紙が収納されている。
文書管理装置１０には、通信Ｉ／Ｆ１５を介して記憶装置４０が接続されている。記憶装置４０はハードディスクドライブを備え、文書ＤＢ（データベース）が記憶されている。文書ＤＢには、文書管理装置１０から送信された文書データおよびそれに関連するデータが対応付けられて格納される。
【００２０】
図３は、文書ＤＢの構成を示す図である。文書ＤＢには、文書を一意に識別する文書識別子、当該文書に添付されたフェイスシートに付されているＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子、当該文書のタイトル、当該文書の保管場所、当該文書に施された処理の内容、当該文書を格納したバインダに付されているＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子、およびバインダのタイトルが当該文書を表す文書データと対応付けられて記憶されている。
【００２１】
文書管理装置１０には、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取るタグリーダ２０および２１と、ＲＦＩＤタグにデータを書き込むタグライタ２２が備えられている。タグリーダ２０は画像読取部５０の近傍に設けられており、画像読取部５０のプラテン上に文書または文書の格納されたバインダが載置されたときに、文書に添付されているフェイスシートに付されているＲＦＩＤタグまたはバインダに付されているＲＦＩＤタグからデータを読み取る。一方、タグリーダ２１およびタグライタ２２は、画像形成部６０の近傍に設けられている。
【００２２】
文書管理装置１０は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行することによって図４に示す各手段として機能する。
文書取得手段１０１は、文書を読み取ることにより生成された文書データを取得する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１が画像読取部５０を制御することによって画像読取部５０に文書を読み取らせ、読み取った文書を表す文書データを生成させる。
文書識別子生成手段１０２は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する手段である。文書識別子生成手段１０２は、予め定められたコード体系に従って、文書を一意に識別する文書識別子を生成する。このコード体系は、文書ＤＢに登録された順番を表す通し番号でもよいし、ユーザが任意に定めたコード体系でもよい。
【００２３】
タグ識別子生成手段１０３は、文書に添付するフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグを一意に識別するタグ識別子を生成する手段である。
記憶手段１０４は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶装置４０に出力する。記憶装置４０には文書ＤＢが記憶されており、記憶手段１０４から出力された文書データとタグ識別子と文書識別子とが対応付けられて文書ＤＢに記憶される。
【００２４】
書込手段１０５は、タグライタ２２を用いてＲＦＩＤタグにデータを書き込む手段である。
読取手段１０６は、タグリーダ２０または２１を用いてＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る手段である。
画像形成手段１０７は、画像形成部６０を用いてフェイスシート表面に画像を形成する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１が画像形成部６０に文書データを供給し、供給された文書データに基づいて画像形成部６０が記録シート表面に画像を形成する。
【００２５】
情報抽出手段１０８は、文書データで表される文書画像を解析し、当該文書の特徴を表す情報を抽出する手段である。情報抽出手段１０８は、公知のレイアウト解析手法によって文書のレイアウトを解析し、さらに、公知の文字認識手段を用いて文字列を抽出し、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。そして、抽出された情報を表す画像が画像形成部６０によってフェイスシート表面に形成される。あるいは、抽出された情報がフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグに書込手段１０５によって書き込まれる。あるいは、抽出された情報が記憶手段１０４により文書データと対応付けられて記憶装置４０に出力される。
受信手段１０９は、外部から送信されたデータを受信する手段である。具体的には、受信手段１０９は、文書を収納する収納庫７０、文書に予め定められた処理を施す外部装置８０などから送信されたデータを受信する。
【００２６】
処理内容特定手段１１０は、外部装置８０を識別する識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する手段である。具体的には、外部装置８０を識別する識別情報と当該外部装置８０に応じた処理内容とを対応付けた処理内容テーブルが記憶部１４に記憶されている。外部装置８０から送信された識別情報が受信手段１０９によって受信されると、ＣＰＵ１１は、この識別情報に対応する処理内容を処理内容テーブルから抽出し、抽出された処理内容に基づいて文書データに対して処理を行う。
【００２７】
外部装置８０は、例えば後述するシュレッダ８１である。処理内容テーブルには、シュレッダ８１を表す識別情報に対応する処理内容として、「文書データの破棄」が記憶されている。外部装置８０の他の例としては、記録紙を一対のフィルムの間に封入するラミネータ、記録紙にパンチ孔を空けるパンチャ、記録紙を束ねてステイプル針によって綴じるステイプラ、印鑑などが挙げられる。これらの外部装置８０は、タグリーダおよび通信制御部を備え、文書に処理を施すとともに、文書に添付されているフェイスシートのＲＦＩＤタグから読み取ったタグ識別子を文書管理装置１０に送信する。例えば、外部装置８０がラミネータの場合には、当該文書データを読み取り専用とすることを表す情報を文書ＤＢに書き込む。外部装置８０が印鑑の場合、この印鑑は、タグリーダおよび通信制御部に加えて、当該印鑑の使用者を識別する印鑑情報を記憶している。また、文書管理装置１０は、予め各印鑑情報に対応する印鑑の画像データを記憶部１４に記憶している。印鑑は、文書に添付されたフェイスシートのＲＦＩＤタグからタグ識別子を読み取り、このタグ識別子と印鑑情報とを文書管理装置１０に送信する。ＣＰＵ１１は、印鑑から送信された印鑑情報に対応する画像データを記憶部１４から読み出して、この画像データに基づいて文書画像の所定の位置に印鑑の画像を配した文書データを作成して文書ＤＢに記憶させる。
【００２８】
図５は、本実施形態におけるフェイスシート３０の例を示す図である。フェイスシート３０は、文書に添付する表紙であり、例えば、ＪＩＳ（日本工業規格）Ａ４サイズの紙、プラスチックフィルムなど任意の材料で作成されている。フェイスシート３０の表面の底辺付近にはＲＦＩＤタグ３１が付されている。ＲＦＩＤタグ３１は、書き込まれたデータを保持する不揮発性の半導体メモリ、アンテナまたはアンテナとして機能するコイル等（図示省略）からなり、外部の機器との間でマイクロ波、誘導電磁界等を用いて通信を行うことができる。フェイスシート３０にＲＦＩＤタグ３１を付す方法はいかなる方法を用いてもよい。例えば、粘着性を有する材料で両者を接着してもよいし、フェイスシート３０に半導体メモリおよびアンテナからなる回路基板を印刷してもよい。あるいは、超小型のＲＦＩＤタグを紙の繊維の間に埋め込んでもよい。
【００２９】
図６は、複数の文書を綴じて保存するためのバインダ３５の例を示す図である。バインダは、文書に開けられたパンチ孔にリング状または棒状の部材を挿通させることにより、複数の文書をまとめて保管することができる。バインダ３５には、フェイスシート３０に付されているのと同様の構成を有するＲＦＩＤタグ３６が付されている。
図７は、外部装置８０の一例であるシュレッダ８１の構成を示す図である。シュレッダ８１の筐体８２上部には切断する文書を挿入するための挿入口８３が設けられており、挿入口８３の近傍にはＲＦＩＤタグからデータを読み取るタグリーダ８４、読み取られたデータを送信する通信制御部８５が設けられている。シュレッダ８１は通信制御部８５を介して文書管理装置１０と接続されており、文書管理装置１０にデータを送信可能となっている。筐体８２内部には搬送機構８６、カッタ８７、切り屑をためておくための屑箱８８が設けられている。
【００３０】
図８は、収納庫７０の構成を示す図である。収納庫７０は、左右の側板７１、天板７２、底板７３、棚板７４から構成されている。収納庫７０内部は、１または複数の棚板７４によって区切られている。図９は棚板７４の構成を示す図である。なお、底板７３は棚板７４の機能も兼ね備えているため、これ以降の説明においては、棚板７４と底板７３とを棚板７４と総称する。棚板７４の各々には、ＲＦＩＤタグからデータを読み取るタグリーダ７５およびアンテナ７６、読み取られたデータを送信する通信制御部７７が設けられている。タグリーダ７５は、収納庫７０に収納されている文書のフェイスシート３０あるいはバインダ３５に付されているＲＦＩＤタグ３１あるいは３６からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫７０を識別する情報、例えば予め収納庫に与えられた識別番号を文書管理装置１０に送信する。
【００３１】
＜動作＞
次に、上記の構成を有する文書管理装置１０の動作について説明する。なお、文書管理装置１０はＣＰＵ１１がプログラムを実行することによって動作する装置であるから、以下の説明においては動作の主体をＣＰＵ１１とする。
【００３２】
＜文書画像データの登録＞
図１０は、文書を読み取って文書データを生成し、この文書データを記憶装置４０に出力するまでのフローを示す図である。
まず、ステップＡ０１では、ＣＰＵ１１は、画像読取部５０によって文書の画像を読み取り、文書画像データを生成する。具体的には、ユーザが文書を画像読取部５０のプラテン上に載置し、指示入力部１６を用いて、文書の読み取りを表す指示を入力する。文書データはビットマップ形式の画像データであるが、公知の文字認識手段によって文書データに含まれる文字列を抽出し、この文字列を表すテキストデータを文書データとともに保存するようにしてもよい。
【００３３】
ステップＡ０２では、ＣＰＵ１１は、画像読取部５０で読み取った文書を一意に識別する文書識別子を生成する。ＣＰＵ１１は、予め定められたコード体系に従って文書識別子を生成する。文書識別子は、例えば、文書ＤＢへの登録順を表す通し番号などを用いる。
ステップＡ０３では、ＣＰＵ１１は、文書画像を解析することによって、文書の特徴を表す情報を抽出する。例えば、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。
ステップＡ０４では、ＣＰＵ１１は、画像形成部６０を用いて、文書識別子を表す画像をフェイスシート３０表面に形成する。このとき、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報を表す画像をフェイスシート３０に形成するようにしてもよい。
【００３４】
本実施形態においては、タグ識別子が予め書き込まれていないＲＦＩＤタグを用いることができるように、タグ識別子を生成してＲＦＩＤに書き込むことができる構成となっている。ステップＡ０５では、ＣＰＵ１１は、フェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１を一意に識別するタグ識別子を生成する。そして、ステップＡ０６では、ＣＰＵ１１は、ステップＡ０５で生成したタグ識別子をフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１にタグリーダ２１を用いて書き込む。ここで、ＲＦＩＤタグ３１が十分な記憶容量を有しているならば、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報をタグ識別子とともにＲＦＩＤタグ３１に書き込むようにしてもよい。
なお、予めタグ識別子が書き込まれたＲＦＩＤタグを用いる場合には、このタグ識別子をタグリーダ２１を用いて読み取る。
【００３５】
ステップＡ０７では、文書画像データを文書ＤＢに記憶させる、このとき、当該文書の文書識別子、ＲＦＩＤタグ３１に書き込まれているタグ識別子を文書データと対応付けて文書ＤＢに記憶させる。さらに、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報を文書画像データと対応付けて文書ＤＢに記憶させる。
このようにして文書ＤＢに文書画像データを記憶させることにより、紙などに記録された文書とそれに対応する文書データとを対応付けて一元管理することが可能となる。
【００３６】
＜文書データの破棄＞
文書ＤＢを用いた文書管理の一例として、文書画像データの破棄について説明する。図１１は、文書画像データの破棄のフローを示す図である。
まず、ユーザが文書をプラテン上に載置し、指示入力部１６を用いて、文書画像データの破棄を表す指示を入力する。ステップＢ０１では、ＣＰＵ１１が文書画像データの破棄を表す指示を受け取る。
【００３７】
ステップＢ０２では、ＣＰＵ１１は、プラテン上に載置された文書のフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１からタグ識別子を読み取る。ステップＢ０３では、ＣＰＵ１１は、読み取ったタグ識別子を検索キーとして、文書ＤＢから該当する文書データを抽出し、この文書データを削除する。このとき、当該文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書ＤＢに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。
【００３８】
ところで、文書を破棄する場合、文書が判読不能となるようにシュレッダを用いて文書を細かく切断することが行われる。本実施形態におけるシュレッダ８１を用いれば、切断した文書に対応する文書画像データも破棄することができるようになっている。
シュレッダ８１の挿入口８３から挿入された文書は、搬送機構８６により筐体８２内部に引き込まれ、カッタ８７によって切断される。このとき、文書のフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１に書き込まれているタグ識別子をタグリーダ８４によって読み取る。読み取られたタグ識別子は、通信制御部８５を介して文書管理装置１０に送信される。なお、このシュレッダ８１においては、文書を切断する際にＲＦＩＤタグが付された部分を他の紙片と分別して回収できる構成とすることが望ましい。
【００３９】
シュレッダ８１から送信されたタグ識別子を受信すると、文書管理装置１０のＣＰＵ１１は、受信したタグ識別子に対応する文書データを文書ＤＢから抽出し、この文書データを削除する。このとき、文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書ＤＢに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。
【００４０】
＜バインダ＞
次に、上述のバインダ３５を用いた文書管理について説明する。バインダ３５には１または複数の文書が綴じられている。この文書は、既に文書読取部５０で読み取られ、この文書を表す文書データが文書ＤＢに記憶されている。文書の各々には上述したフェイスシート３０が添付されており、フェイスシート３０にはＲＦＩＤタグ３１が付されている。ＲＦＩＤタグ３１には、ＲＦＩＤタグ３１を一意に識別するタグ識別子が書き込まれている。さらに、バインダ３５に付されたＲＦＩＤタグ３６に書き込まれているタグ識別子には、このＲＦＩＤタグ３６がバインダに付されたものであることを表す識別情報が付加されている。
【００４１】
さて、ユーザが文書の綴じられたバインダ３５を文書管理装置１０のプラテン上に載置し、文書およびバインダの登録を表す指示を指示入力部１６により入力する。このとき、ユーザがバインダ３５を識別するための登録番号やバインダのタイトルなどを指示入力部１６により入力してもよい。すると、バインダ３５およびフェイスシート３０に付されているＲＦＩＤタグ３６および３１からタグ識別子がタグリーダ２０によって読み取られる。または、あらかじめ定めたルールに従いバインダ名を自動的に付与してもよい。例えば、当該バインダに綴じられる文書に付されたＲＦＩＤタグ３１から読み取られた識別子に対応する文書名などに基づいてバインダ名を生成してもよい。ＣＰＵ１１は、タグリーダ２０によって読み取られたタグ識別子を受け取り、上記の識別情報の有無によって、フェイスシート３０のＲＦＩＤタグ３１から読み取られたタグ識別子（第１のタグ識別子）とバインダ３５のＲＦＩＤタグ３６から読み取られたタグ識別子（第２のタグ識別子）とを判別し、第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて文書ＤＢに記憶させる。このとき、バインダ３５の登録番号やタイトルなどの情報を第２のタグ識別子に対応付けて記憶させる。これによって、文書とバインダの対応付けがなされるから、バインダ３５の登録番号やタイトルなどの情報を検索キーとして、ユーザが所望の文書画像データを文書ＤＢから抽出することができるようになる。
また、バインダ３５に対して文書の入れ替え、追加、破棄を行った場合にも上記の処理を行うようにすれば、バインダと文書との対応を表す情報を更新することができる。
【００４２】
＜収納庫＞
次に、上述の収納庫７０を用いた文書管理について説明する。収納庫７０に備えられているタグリーダ７５は、収納庫７０に収納されている文書のフェイスシート３０あるいはバインダ３５に付されているＲＦＩＤタグ３１、３６からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫を識別する情報、例えば予め収納庫７０に与えられた識別番号を文書管理装置１０に送信する。文書管理装置１０のＣＰＵ１１は、収納庫７０から送信されたタグ識別子、収納庫７０の識別番号を受信し、フェイスシート３０のＲＦＩＤタグ３１から読み取られたタグ識別子（第１のタグ識別子）とバインダ３５のＲＦＩＤタグ３６から読み取られたタグ識別子（第２のタグ識別子）とを判別し、第１のタグ識別子と第２のタグ識別子と収納庫７０の識別番号とを対応付ける。そして、第１のタグ識別子に対応するデータを文書ＤＢから抽出し、抽出されたデータと収納庫から送信されたデータとを比較する。両者が相違しているならば、文書ＤＢに収納庫から送信されたデータを上書きする。また、文書ＤＢに記憶されている第１のタグ識別子に対応するデータが所定時間を超える期間受信されなかった場合には、当該第１のタグ識別子に対応する文書が収納庫７０から持ち出されたものとして、文書ＤＢに記憶されている収納庫７０の識別番号を削除する。なお、上述したデータの比較を第２のタグ識別子毎に行ってもよい。
【００４３】
上記の処理によって、ユーザは、文書のタイトル、バインダ３５のタイトルなどの情報を検索キーとして、所望の文書あるいはバインダ３５が収納されている収納庫７０の識別番号を文書ＤＢから抽出することができるようになる。収納庫７０のタグリーダ７５が一定時間間隔でタグ識別子を読み取ることにより、文書ＤＢに記憶されているデータが一定時間間隔で更新される。
【００４４】
収納庫７０のタグリーダ７５でタグ識別子を読み取る時間間隔を例えば１分といった間隔に設定すると、ある収納庫７０からバインダ３５が持ち出された場合に、１分以内に文書ＤＢの情報が更新される。収納庫７０にバインダ３５が返却された場合にも同様である。あるいは、持ち出されたときと異なる収納庫７０にバインダ３５が返却された場合には、１分以内にその収納庫７０の識別番号がバインダ３５のタグ識別子と対応付けられて文書ＤＢに記憶される。タグ識別子を読み取る時間間隔を短くして常時監視するようにすれば、バインダ３５の持ち出しや返却があったのとほぼ同時に文書ＤＢの内容を更新することができる。これらは一例であり、ユーザに求められる情報の精度に応じて、１時間毎、２４時間毎など、より長い時間間隔を設定しておいてもよいし、所望の時刻を指定してもよい。あるいは、ユーザが文書ＤＢにアクセスして検索要求を入力した時点で収納庫７０のタグリーダ７５にタグ識別子を読み取らせるようにしてもよい。
【００４５】
上記の例では、収納庫毎に識別番号が与えられている場合について説明したが、棚板７４にも識別番号を与えておき、タグリーダ７５が収納庫７０および棚板７４の識別番号をタグ識別子とともに文書管理装置１０に送信するようにしてもよい。そして、文書ＤＢにこれらのデータを対応付けて記憶させておくことにより、所望の文書が収納されている収納庫および収納庫内における位置を棚板の単位で知ることができるようになる。
【００４６】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書に対して何らかの処理が施された場合に、その処理の内容を文書ＤＢに反映させることができる。例えば、シュレッダによって文書を破棄した場合には、その文書に対応する文書データが破棄される。
また、文書をバインダに格納した際に、そのバインダにどの文書が格納されているかを文書ＤＢによって知ることができる。
また、文書あるいはバインダがどの収納庫に収納されているかを文書ＤＢによって知ることができる。
【００４７】
さらに、文書を一意に識別する文書識別子を生成して文書データと対応付けて文書ＤＢに記憶させるとともに、文書識別子をフェイスシートに印刷するから、文書を識別するための情報をユーザが作成する手間を省くことができる。
また、文書の特徴を表す情報を抽出して文書ＤＢに記憶させるから、文書のタイトルなどを検索キーとして文書データを検索することができるようになる。また、この情報をフェイスシートに印刷するから、如何なる情報が文書ＤＢに登録されているかをユーザが知ることができ、文書データの検索が効率的になる。
【００４８】
＜変形例＞
以上説明した形態に限らず、本発明は種々の形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形した形態でも実施可能である。
上述の実施形態では、文書ＤＢに登録する文書を画像読取部を用いて読み取って文書画像データを生成し、この文書画像データを記憶装置に記憶させる例を示したが、ワードプロセッサなどを用いて作成された文書データを文書ＤＢに記憶するようにしてもよい。この場合、文書の読み取りを行う代わりに、この文書データに基づいて画像形成部により記録紙に対して画像形成を行い、この記録紙にフェイスシートを添付して保存する。
【００４９】
上述の実施形態では、文書管理装置１０は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する文書識別子生成手段を備えているが、文書識別子をユーザが定めて指示入力部１６により入力する構成としてもよい。
画像読取部５０を文書管理装置１０と別体としてもよい。また、画像形成部６０を文書管理装置１０と別体としてもよい。また、記憶装置４０を文書管理装置１０に組み込んだ構成としてもよい。
上述の実施形態では、収納庫の例として、内部を棚板で区切られた書棚の例を示したが、引き出し式のキャビネットなど、いかなる構成の収納庫でも本発明は適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】本発明の全体構成を示す図である。
【図２】文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書ＤＢの構成を示す図である。
【図４】文書管理装置１０の機能を示す図である。
【図５】フェイスシート３０の例を示す図である。
【図６】バインダ３５の例を示す図である。
【図７】シュレッダ８１の構成を示す図である。
【図８】収納庫７０の構成を示す図である。
【図９】棚板７４の構成を示す図である。
【図１０】本実施形態における処理のフローを示す図である。
【図１１】本実施形態における処理のフローを示す図である。
【符号の説明】
【００５１】
１０…文書管理装置、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＡＭ、１３…ＲＯＭ、１４…記憶部、１５…通信Ｉ／Ｆ、１６…指示入力部、１７…給紙部、２０…タグリーダ、２１…タグリーダ、２２…タグライタ、３０…フェイスシート、３１…ＲＦＩＤタグ、３５…バインダ、３６…ＲＦＩＤタグ、４０…記憶装置、５０…画像読取部、６０…画像形成部、７０…収納庫、７１…側板、７２…天板、７３…底板、７４…棚板、７５…タグリーダ、７６…アンテナ、７７…通信制御部、８０…外部装置、８１…シュレッダ、８２…筐体、８３…挿入口、８４…タグリーダ、８５…通信制御部、８６…搬送機構、８７…カッタ、８８…屑箱、９０…ＰＣ、１０１…文書取得手段、１０２…文書識別子生成手段、１０３…タグ識別子生成手段、１０４…記憶手段、１０５…書込手段、１０６…読取手段、１０７…画像形成手段、１０８…情報抽出手段、１０９…受信手段、１１０…処理内容特定手段。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005352671.tif 000009
【図８】
2005352671.tif 000010
【図９】
2005352671.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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