(57)【要約】【課題】記憶装置に記憶されているデータの中からユーザが使用可能なデータを従来よりも容易に見つけることができるようにする。【解決手段】記憶装置に記憶されている各ドキュメントのデータのアクセス権に関するアクセス権情報７２および各データを識別するドキュメント情報７１をネットワーク制御部３２またはハードディスク制御部３５によって取得し、各データのドキュメント情報７１を、アクセス権情報７２に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示パネルに表示する。【選択図】図３
2005339154.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置に記憶されている各データのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各データを識別するデータ識別情報を取得するデータ情報取得手段と、
前記各データの前記データ識別情報を、当該各データの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示する表示手段と、
を有することを特徴とする表示装置。
【請求項２】
ユーザを識別するユーザ識別情報を取得するユーザ情報取得手段、を有し、
前記データ情報取得手段は、前記アクセス権情報として、前記ユーザ識別情報に対応するユーザに与えられたアクセス権を示すアクセス権情報を取得する、
請求項１記載の表示装置。
【請求項３】
前記アクセス権情報には、前記データについての処理ごとのアクセス権が示されており、
前記表示手段は、前記各データの前記データ識別情報とともに前記処理ごとのボタンを表示し、かつ、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記データ識別情報を選択した場合は、当該データ識別情報に対応する前記データについて実行することが許可されている前記処理の前記ボタンの表示態様と許可されていない前記処理の前記ボタンの表示態様とが互いに異なるように当該各表示態様を変更する、
請求項１または請求項２記載の表示装置。
【請求項４】
前記アクセス権情報には、前記データについての処理ごとのアクセス権が示されており、
前記表示手段は、前記各データの前記データ識別情報とともに前記処理ごとのボタンを表示し、かつ、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記ボタンを選択した場合は、当該ボタンに対応する前記処理を実行することが許可されている前記データの前記データ識別情報の表示態様と許可されていない前記データの前記データ識別情報の表示態様とが互いに異なるように当該各表示態様を変更する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の表示装置。
【請求項５】
記憶装置に記憶されている各データのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各データを識別するデータ識別情報を取得するデータ情報取得手段と、
前記各データの前記データ識別情報を、当該各データの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示する表示手段と、
表示された前記データ識別情報の中からユーザが選択したデータ識別情報に対応する前記データについての処理を実行する処理手段と、
を有することを特徴とする処理装置。
【請求項６】
前記アクセス権情報には、前記データについての処理ごとのアクセス権が示されており、
前記表示手段は、前記各データの前記データ識別情報とともに前記処理ごとのボタンを表示し、かつ、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記データ識別情報を選択した場合は、当該データ識別情報に対応する前記データについて実行することが許可されていない前記処理の前記ボタンの表示態様を、ユーザが当該ボタンを選択することができないように変更し、ユーザが先にいずれかの前記ボタンを選択した場合は、当該ボタンに対応する前記処理を実行することが許可されていない前記データの前記データ識別情報の表示態様を、ユーザが当該データ識別情報を選択することができないように変更し、
前記処理手段は、ユーザが選択した前記データ識別情報に対応する前記データについて、当該ユーザが当該データ識別情報とともに選択した前記ボタンに対応する前記処理を実行する、
請求項５記載の処理装置。
【請求項７】
ドキュメントを印刷するための処理と、ドキュメントを表示するための処理、ドキュメントのドキュメントデータを転送するための処理、および前記ドキュメントデータを削除するための処理のうちの少なくとも１つの処理と、を実行する画像形成装置であって、
記憶装置に記憶されている前記各ドキュメントデータのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各ドキュメントデータを識別するデータ識別情報を取得するデータ情報取得手段と、
前記各ドキュメントデータの前記データ識別情報を、当該各ドキュメントデータの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示する表示手段と、
表示された前記データ識別情報の中からユーザが選択したデータ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて前記の４つの処理のうちのいずれかを実行するための制御を行う処理制御手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項８】
前記アクセス権情報には、前記ドキュメントデータについての処理ごとのアクセス権が示されており、
前記表示手段は、前記各データの前記データ識別情報とともに前記処理ごとのボタンを表示し、かつ、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記データ識別情報を選択した場合は、当該データ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて実行することが許可されていない前記処理の前記ボタンの表示態様を、ユーザが当該ボタンを選択することができないように変更し、ユーザが先にいずれかの前記ボタンを選択した場合は、当該ボタンに対応する前記処理を実行することが許可されていない前記ドキュメントデータの前記データ識別情報の表示態様を、ユーザが当該データ識別情報を選択することができないように変更し、
前記処理制御手段は、ユーザが選択した前記データ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて、当該ユーザが当該データ識別情報とともに選択した前記ボタンに対応する処理実行するための制御を行う、
請求項７記載の画像形成装置。
【請求項９】
記憶装置に記憶されているデータの一覧を表示する表示方法であって、
記憶装置に記憶されている各データのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各データを識別するデータ識別情報を取得するステップと、
前記各データの前記データ識別情報を、当該各データの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示するステップと、
を有することを特徴とする表示方法。
【請求項１０】
記憶装置に記憶されているデータの一覧を表示するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
記憶装置に記憶されている各データのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各データを識別するデータ識別情報を取得する処理と、
前記各データの前記データ識別情報を、当該各データの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示する処理と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記憶装置に記憶されているデータに関する情報を表示する装置などに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ボックス機能が備わった画像形成装置が普及し始めている。係る機能によると、ユーザごとに「パーソナルボックス」などと呼ばれる記憶領域を設けることができる。そして、各ユーザは、自分の画像データまたは文書データなどのドキュメントデータを自分のパーソナルボックスに保存しておくことができる。
【０００３】
また、スキャナ、ＦＡＸ、プリンタ、およびネットワーク接続などの機能が備わるなど、画像形成装置はますます多機能化している。このような多機能な画像形成装置は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれている。
【０００４】
これらの機能を効率的に利用するための方法も提案されている。特許文献１に記載される方法によると、ユーザが入力したジョブの管理情報を確認者に応じて表示する。確認者が管理者またはそのジョブの入力者である場合は管理情報の全項目を表示し、それ以外の者である場合は管理情報の一部を削除して表示する。これにより、管理情報を適切に表示することができる。
【０００５】
特許文献２に記載される方法によると、画像形成装置に画像形成を実行させる際に、その画像形成装置と携帯端末との間で無線通信することでユーザ認証を行うことによって、従来と比較し短時間でかつユーザに対し作業を強いることなくユーザ認証を行うことができる。
【０００６】
特許文献３に記載される方法によると、入力された画像データにユーザ識別情報を付加してハードディスクに記憶しておく。そして、入力されるユーザ識別番号と画像データに付加されたユーザ識別番号とを照合し、その照合結果に基づいてユーザ識別番号が一致した画像データの名称のみを表示する。これにより、ユーザは、自分の画像データを容易に知ることができる。
【０００７】
特許文献４に記載される方法によると、ＭＦＰは、パーソナルボックスに保存されている画像データに基づいてＰＤＡ用のデータを生成する。そして、ＰＤＡからの要求に応じて、ＰＤＡ用のデータをそのＰＤＡに送信する。これにより、パーソナルボックスに保存されたデータを、離隔された場所からでもＰＤＡによって閲覧することができる。
【０００８】
特許文献５に記載される方法によると、ＩＤカードによるユーザ認証を行うことによって、複数のユーザで文書を共有する場合の利用者制限を行うことができる。
【特許文献１】特開２００３−１８９０３６号公報
【特許文献２】特開２００３−９４７７７号公報
【特許文献３】特開２００２−３６１９７０号公報
【特許文献４】特開２００２−３５４１６４号公報
【特許文献５】特開２００２−２４０３９８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
上に述べた以外に、画像形成装置のハードディスクなどの記憶装置の記憶容量がますます増大している。また、ネットワークを介して他の画像形成装置のパーソナルボックスに保存されるドキュメントデータを使用することができるようになった。これにより、ユーザが使用することができるドキュメントデータの数が非常に多くなった。したがって、ユーザにとって、自分が使用可能なドキュメントデータを見つけることが従来よりも難しくなった。
【００１０】
しかし、特許文献１、２、４、５に記載される方法では、自分が使用可能なドキュメントデータを容易に見つけることは難しい。また、特許文献３に記載される方法によると、ユーザ自身の画像データを容易に見つけることはできても、そのユーザが使用可能である、他のユーザの画像データを見つけることはできない。
【００１１】
本願発明は、このような問題点に鑑み、記憶装置に記憶されているデータの中からユーザが使用可能なデータを従来よりも容易に見つけることができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明に係る表示装置は、記憶装置に記憶されている各データのアクセス権に関するアクセス権情報および当該各データを識別するデータ識別情報を取得するデータ情報取得手段と、前記各データの前記データ識別情報を、当該各データの前記アクセス権情報に示されるアクセス権に応じた表示態様によって表示する表示手段と、を有することを特徴とする。
【００１３】
好ましくは、ユーザを識別するユーザ識別情報を取得するユーザ情報取得手段、を有し、前記データ情報取得手段は、前記アクセス権情報として、前記ユーザ識別情報に対応するユーザに与えられたアクセス権を示すアクセス権情報を取得する。
【００１４】
この表示装置は、画像形成装置に適用することができる。例えば、ドキュメントを印刷するための処理と、ドキュメントを表示するための処理、ドキュメントのドキュメントデータを転送するための処理、および前記ドキュメントデータを削除するための処理のうちの少なくとも１つの処理と、を実行し、これらの処理を実行するのを制御する処理制御手段を有する画像形成装置に適用することができる。この場合に、処理制御手段は、前記表示手段によって表示された前記データ識別情報の中からユーザが選択したデータ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて前記処理のいずれかを実行するための制御を行う。
【００１５】
または、この画像形成装置において、前記表示手段は、前記各データの前記データ識別情報とともに前記処理ごとのボタンを表示し、かつ、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記データ識別情報を選択した場合は、当該データ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて実行することが許可されていない前記処理の前記ボタンの表示態様を、ユーザが当該ボタンを選択することができないように変更し、ユーザが先にいずれかの前記ボタンを選択した場合は、当該ボタンに対応する前記処理を実行することが許可されていない前記ドキュメントデータの前記データ識別情報の表示態様を、ユーザが当該データ識別情報を選択することができないように変更し、前記処理制御手段は、ユーザが選択した前記データ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて、当該ユーザが当該データ識別情報とともに選択した前記ボタンに対応する前記処理を実行するための制御を行う。または、前記表示手段は、表示した前記データ識別情報および前記ボタンの中から、ユーザが先にいずれかの前記データ識別情報を選択した場合は、当該データ識別情報に対応する前記ドキュメントデータについて実行することが不能な前記処理の前記ボタンの表示態様を、ユーザが当該ボタンを選択することができないように変更し、ユーザが先にいずれかの前記ボタンを選択した場合は、当該ボタンに対応する前記処理を実行することが不能な前記ドキュメントデータの前記データ識別情報の表示態様を、ユーザが当該データ識別情報を選択することができないように変更する。
【００１６】
前記記憶装置は、画像形成装置自身に備えられたものである場合もあれば、他の画像形成装置またはサーバ機などに備えられたものである場合もある。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によると、記憶装置に記憶されているデータの中からユーザが使用可能なデータを従来よりも容易に見つけることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
図１はドキュメント共有システム１００の全体的な構成の例を示す図、図２は複合機１のハードウェア構成の例を示す図、図３は複合機１の機能的構成の例を示す図である。
【００１９】
ドキュメント共有システム１００は、図１に示すように、複数台の複合機１（１Ａ、１Ｂ、１Ｃ、…）および通信回線２などによって構成される。通信回線２として、ＬＡＮ、インターネット、専用線、または公衆回線などが用いられる。これらの複合機１は、通信回線２を介して互いに接続されている。
【００２０】
複合機１は、図２に示すように、制御ユニット１１、印刷ユニット１２、および画像読取ユニット１３などによって構成される。この複合機１は、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置であって、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。
【００２１】
「ドキュメントサーバ」は、ユーザまたはグループごとにパーソナルボックスを与えておき、各ユーザが自分または所属するグループのパーソナルボックスによって画像ファイルなどのドキュメントデータを保存し管理するための機能である。「ボックス機能」などと呼ばれることもある。「パーソナルボックス」は、ドキュメントデータなどを蓄積（保存）しておくための記憶領域であり、パーソナルコンピュータにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当し、ハードディスク１１ｃに設けられている。パーソナルボックスまたはこれに格納されるデータにアクセス権を設定し、他のユーザに使用させることもできる。以下、パーソナルボックスを単に「ボックス」と記載する。
【００２２】
画像読取ユニット１３は、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、および原稿自動送り装置などによって構成されており、原稿の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成する。つまり、スキャナ装置である。印刷ユニット１２は、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する、レーザタイプまたはインクジェットタイプの印刷装置（プリンタ、エンジン）である。
【００２３】
制御ユニット１１は、制御部１１ａ、操作パネル１１ｂ、ハードディスク（ＨＤＤ）１１ｃ、画像処理部１１ｄ、ネットワークインタフェース１１ｅ、プリンタインタフェース１１ｆ、およびスキャナインタフェース１１ｇなどによって構成され、印刷ユニット１２および画像読取ユニット１３の制御などを行う。
【００２４】
ネットワークインタフェース１１ｅは、通信回線２を介して他の複合機１などとデータのやり取りを行うためのインタフェースである。ネットワークインタフェース１１ｅとして、ネットワークカード（Network Interface Card）またはモデムなどが用いられる。プリンタインタフェース１１ｆおよびスキャナインタフェース１１ｇは、それぞれ、印刷ユニット１２および画像読取ユニット１３と接続するためのインタフェースである。
【００２５】
操作パネル１１ｂは、複合機１のユーザのためのユーザインタフェース（ＵＩ）であって、液晶ディスプレイおよび操作部などによって構成される。液晶ディスプレイは、操作画面または設定画面などを表示する。操作部は、テンキーおよびスタートボタンなどのボタンまたはキーを有する。操作パネル１１ｂとして、タッチパネルを用いてもよい。ユーザは、操作パネル１１ｂを操作して、その複合機１または他の複合機１に設けられたボックスにデータを格納しまたは既に格納されているデータを使用することができる。
【００２６】
画像処理部１１ｄは、画像の色補正、天地補正、および傾き補正などの補正処理、複合機１に対応するページ記述言語で書かれた画像データまたはファクシミリのデータなどをビットマップデータに変換する処理、および画像読取ユニット１３などによって得られた画像データをそのページ記述言語の画像データまたはファクシミリのデータなどに変換する処理などを行う。
【００２７】
制御部１１ａは、ＣＰＵ、ＲＡＭ、および複合機１の各部を制御するための回路などによって構成される。ハードディスク１１ｃには、オペレーティングシステム（ＯＳ）およびファームウェアなどのプログラムおよびデータなどが記憶されている。ファームウェアには、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの各機能すなわち複合機１の基本機能に係る処理を実行するためのプログラムのほか、図３に示すシステム制御部３１、ネットワーク制御部３２、エンジン制御部３３、スキャナ制御部３４、ハードディスク制御部３５、ユーザインタフェース制御部３６、および管理データ生成部３７などの機能を実現するためのプログラムが含まれている。これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭにロードされ、ＣＰＵによってプログラムが実行される。プログラムの全部または一部は、ＲＯＭまたは不揮発性メモリなどに記憶されていてもよい。または、図３に示す各部の機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路）によって実現するように構成してもよい。
【００２８】
以下、ユーザが、複合機１Ａを操作して、ドキュメント共有システム１００に設けられた各複合機１に記憶されているドキュメントのデータを使用する場合を例に、図３の各部の処理内容などについて説明する。
【００２９】
図４はログオン画面ＨＧ１の例を示す図、図５はボックス選択画面ＨＧ２の例を示す図、図６はドキュメント選択画面ＨＧ３の例を示す図、図７は管理データ７３の例を示す図、図８はドキュメント選択画面ＨＧ３の表示態様の変更例を示す図である。
【００３０】
システム制御部３１は、ネットワーク制御部３２ないし管理データ生成部３７の各部とデータの授受を行いおよび各部に対して指令を行う。つまり、複合機１の全体の制御を行う。
【００３１】
ユーザインタフェース制御部３６は、図４のログオン画面ＨＧ１、図５のボックス選択画面ＨＧ２、および図６のドキュメント選択画面ＨＧ３を操作パネル１１ｂの表示面に表示するための処理を行う。さらに、操作パネル１１ｂの表示面のタッチされた（押された）位置などを検知する処理を行う。これらの画面は、次のような手順で、ユーザの操作などに応じて表示される。
【００３２】
図示しないメニュー画面の中からユーザが文書一覧メニューを選択すると、ユーザインタフェース制御部３６は、図４のログオン画面ＨＧ１を表示するための処理を行う。ここで、ユーザは、ボタン群ＢＧ１のボタンを押すことによって、自分のユーザＩＤおよびパスワードをそれぞれテキストボックスＴＸ１１、ＴＸ１２に入力する。
【００３３】
すると、ネットワーク制御部３２は、他の複合機１（１Ｂ、１Ｃ、…）に対して、ドキュメントの管理に関する情報を送信するように要求する。このとき、入力されたユーザＩＤおよびパスワードを各複合機１に送信して通知しておく。
【００３４】
要求を受け付けた複合機１は、一緒に送信されてきたユーザＩＤおよびパスワードに基づいてユーザ認証を行う。正しいユーザであることが確認できれば、その複合機１に設けられたボックスに格納されている各ドキュメントの文書名（ドキュメント名）、作成日時、ページ数、作成者、および格納場所のボックスなどを示すドキュメント情報７１と、そのユーザに対して与えられている各ドキュメントのアクセス権を示すアクセス権情報７２とを、要求元の複合機１Ａに送信する。
【００３５】
複合機１Ａにおいて、ネットワーク制御部３２は、他の複合機１からのドキュメント情報７１およびアクセス権情報７２を受信する。また、ハードディスク制御部３５は、複合機１Ａ自身に設けられているボックスに格納されている各ドキュメントのドキュメント情報７１およびそのユーザのアクセス権情報７２を読み出す。そして、管理データ生成部３７は、受信されまたは読み出されたこれらの情報に基づいて、図７に示すような管理データ７３を生成する。
【００３６】
管理データ７３は、文書識別情報およびアクセス制限情報からなる。文書識別情報はドキュメント情報７１に基づいており、アクセス制限情報はアクセス権情報７２に基づいている。
【００３７】
本実施形態では、「印刷」、「表示」、「転送」、および「削除」の４種類の処理についてのアクセス権が用意されている。「○」は複合機１Ａにログオンしたユーザに対してその処理を実行することが許可されていることを意味し、「×」はその処理を実行することが禁止されていることを意味する。例えば、図７において、複合機１Ｂの「ユーザＡ用ＢＯＸ」というボックスに格納されている、「文書２」というドキュメントは「印刷＝×」、「表示＝○」、「転送＝×」、「削除＝×」と設定されているので、そのユーザに対しては、「表示」の処理のみが許可されており、「印刷」、「転送」、および「削除」の各処理は許可されていない。
【００３８】
なお、複合機１は、「文書Ｘ」のようにすべての処理について「×」であるドキュメントについては、ドキュメント情報７１およびアクセス権情報７２を複合機１Ａに送信しないようにしてもよい。
【００３９】
ユーザインタフェース制御部３６は、生成された管理データ７３に基づいて、図５のボックス選択画面ＨＧ２および図６のドキュメント選択画面ＨＧ３を順次表示する処理を行う。
【００４０】
すなわち、まず、複合機１（１Ａ、１Ｂ、１Ｃ、…）ごとのボタンからなるボタン群ＢＧ２１を有するボックス選択画面ＨＧ２を表示する。いずれかのボタンが押されると、そのボタンに対応する複合機１に設けられているボックスごとのボタンからなるボタン群ＢＧ２２をボタン群ＢＧ２１の隣に追加表示する。例えば、「複合機１Ｂ」のボタンが押された場合は、複合機１Ｂに設けられている各ボックスのボックス名が書かれたボタンからなるボタン群ＢＧ２２を追加表示する。
【００４１】
ボタン群ＢＧ２２の中からいずれかのボタンが押されると、図６のように、そのボタンに対応するボックスに格納されているドキュメントの一覧表ＬＴ３および処理を選択するためのボタン群ＢＧ３からなるドキュメント選択画面ＨＧ３を表示する。
【００４２】
ここで、ユーザは、使用したいドキュメントおよびその処理方法（使用方法、操作方法）の両方を選択する。ドキュメントを先に選択してもよいし、処理方法を先に選択してもよい。
【００４３】
前者の場合は、ユーザインタフェース制御部３６は、選択されたドキュメントについてそのユーザに対して与えられているアクセス権を管理データ７３に基づいて判別し、そのアクセス権の内容に応じてボタン群ＢＧ３の表示を変更する。例えば、図８（ａ）のように、一覧表ＬＴ３の中から「文書５」のドキュメントの行が押されて選択された場合は、そのユーザに対しては「転送」および「削除」は許可されていないので、これらの処理（操作）に対応するボタンを網掛け表示に変更して選択できないようにする。または、これらのボタンを非表示にしてもよい。
【００４４】
後者の場合は、選択された処理を行うことがそのユーザに対して許可されているドキュメントを判別し、その内容に応じて一覧表ＬＴ３の行の表示を変更する。例えば、図８（ｂ）のように、ボタン群ＢＧ３の中から「転送」の処理に対応するボタンが選択された場合は、そのユーザに対して転送の処理が認められているドキュメントは「文書１」および「文書３」だけなので、それ以外のドキュメントの行を網掛け表示に変更して選択できないようにする。または、これらの列の文字を非表示にしてもよい。
【００４５】
ユーザは、図８（ａ）において、網掛け表示でないボタンの中から所望する処理に対応するボタンを押して選択する。または、図８（ｂ）において、網掛け表示でない行の中から使用したいドキュメントに対応する行を押して選択する。
【００４６】
すると、ネットワーク制御部３２、エンジン制御部３３、ハードディスク制御部３５、およびユーザインタフェース制御部３６は、次のように、選択されたドキュメントに対して、選択された処理を行う。
【００４７】
ドキュメント選択画面ＨＧ３において「印刷」の処理が選択された場合は、ネットワーク制御部３２は、一緒に選択されたドキュメントのドキュメントデータを有する複合機１にアクセスし、そのドキュメントデータをダウンロードする。ただし、そのドキュメントデータを複合機１Ａ自身が有する場合は、ハードディスク制御部３５がそのドキュメントデータをボックスから呼び出す。そして、エンジン制御部３３は、ダウンロードされまたは呼び出されたドキュメントデータに基づいて、ドキュメントの印刷処理を行うように印刷ユニット１２を制御する。
【００４８】
「表示」が選択された場合は、「印刷」が選択された場合と同様に、ネットワーク制御部３２またはハードディスク制御部３５はドキュメントデータを取得する。そして、ユーザインタフェース制御部３６は、そのドキュメントデータに基づいて、ドキュメントの内容を操作パネル１１ｂの表示面に表示する処理を行う。
【００４９】
「転送」が選択された場合は、ネットワーク制御部３２は、選択されたドキュメントのドキュメントデータをユーザが指定した装置に転送するように、そのドキュメントデータを有する複合機１に対して指令する。
【００５０】
指令を受けた複合機１は、次のように、ドキュメントデータの転送を行う。転送先として他の複合機１またはパーソナルコンピュータなどが指定された場合は、そのドキュメントデータをＦＴＰ（File Transfer Protocol）またはＳＭＢ（Server Message Block）などによって転送する。電子メールアドレスが指定された場合は、そのドキュメントデータを添付した電子メールを、その電子メールアドレスに送信する。ＦＡＸ番号が指定された場合は、そのドキュメントデータをＦＡＸデータに変換して送信する。転送（送信）後のドキュメントデータは、元の格納場所から消去するようにしてもよいし、そのまま残しておいてもよい。
【００５１】
または、複合機１Ａがドキュメントデータを一旦取得し、指定先の装置などに転送するようにしてもよい。つまり、複合機１Ａがドキュメントデータの中継を行ってもよい。
【００５２】
「消去」が選択された場合は、ネットワーク制御部３２は、選択されたドキュメントのドキュメントデータを消去（削除）するように、そのドキュメントデータを有する複合機１に対して指令する。ただし、複合機１Ａ自身が有するドキュメントが選択された場合は、ハードディスク制御部３５が、そのドキュメントのドキュメントデータをボックスから消去するための処理を実行する。
【００５３】
図９は複合機１Ａの処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０は操作ボタン更新処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１は一覧表更新処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００５４】
次に、複合機１Ａのユーザがドキュメントデータを使用する際の、複合機１Ａの処理の流れについて、フローチャートを参照して説明する。
【００５５】
複合機１Ａは、図４のログオン画面ＨＧ１にユーザの識別情報（ユーザＩＤ）およびパスワードが入力されると（図９の＃１）、そのユーザＩＤおよびパスワードを他の複合機１（１Ｂ、１Ｃ、…）に送信する（＃２）。
【００５６】
すると、他の複合機１は、記憶しているドキュメントのドキュメント情報７１およびそのユーザのアクセス権情報７２を複合機１Ａに送信する。複合機１Ａは、これらのドキュメント情報７１およびアクセス権情報７２を受信し、かつ、複合機１Ａ自身に記憶されている各ドキュメントのドキュメント情報７１およびアクセス権情報７２を呼び出すと（＃３）、図７に示すような管理データ７３を生成する（＃６）。ただし、すべての複合機１においてユーザ認証が得られなかった場合（＃４でＹｅｓ）またはドキュメントがない場合は（＃５でＹｅｓ）、処理を終了する。
【００５７】
生成した管理データ７３などに基づいて、図５のボックス選択画面ＨＧ２および図６のドキュメント選択画面ＨＧ３を順次表示する（＃７）。そして、ユーザの使用したいドキュメントおよびその使用方法（処理方法）が選択されるのを待つ（＃８）。
【００５８】
ここで、ユーザが一覧表ＬＴ３の中のいずれかの行を最初に選択した場合は（＃９でＮｏ）、その行に対応するドキュメントについてそのユーザに与えられているアクセス権に応じて、ボタン群ＢＧ３の表示を変更する（＃１０）。
【００５９】
すなわち、図１０に示すように、管理データ７３を参照することによって、ユーザがそのドキュメントについてどのような操作（処理）を行うことができるのかを判別し（＃１０１）、図８（ａ）のように、実行権限のない処理のボタンを網掛け表示に変更する（＃１０２）。
【００６０】
そして、ユーザが網掛け表示でないボタン（つまり、実行権限のある処理に対応するボタン）を選択した場合は（＃１０３、＃１０４でＹｅｓ）、図９に戻って、ドキュメント選択画面ＨＧ３で選択されたドキュメントに対して、そのドキュメントとともに選択された処理を実行する（＃１２）。ユーザが他の行を選択し直した場合は（図１０の＃１０３、＃１０４でＮｏ）、その行に対応するドキュメントについて、ステップ＃１０１、＃１０２の処理をやり直す。
【００６１】
一方、ドキュメント選択画面ＨＧ３において、ユーザがボタン群ＢＧ３の中のいずれかのボタンを最初に選択した場合は（図９の＃９でＹｅｓ）、一覧表ＬＴ３の表示を変更する（＃１１）。
【００６２】
すなわち、図１１に示すように、管理データ７３を参照することによって、そのボタンに対応する処理を行うことが認められているドキュメントおよび認められていないドキュメントを判別し（＃１１１）、図８（ｂ）のように、処理を行うことが認められていないドキュメントに対応する行を網掛け表示に変更する（＃１１２）。
【００６３】
そして、ユーザが網掛け表示でない行（つまり、処理を行うことが認められているドキュメント）を選択した場合は（＃１１３、＃１１４でＹｅｓ）、図９に戻って、ドキュメント選択画面ＨＧ３で選択されたドキュメントに対して、そのドキュメントとともに選択された処理を実行する（＃１２）。ユーザが他のボタンを選択し直した場合は（図１１の＃１１３、＃１１４でＮｏ）、そのボタンに対応する処理について、ステップ＃１１１、＃１１２の処理をやり直す。
【００６４】
本実施形態によると、ユーザのアクセス権に応じてユーザが使用可能なデータを判別し、そのデータに関する情報を表示する。これにより、ユーザは、記憶装置に記憶されているドキュメントの中から自分の所望するドキュメントを従来よりも容易に見つけることができる。
【００６５】
さらに、ユーザが選択したドキュメントについて実行可能な処理に対応するボタンの表示態様と実行不能な処理に対応するボタンの表示態様とが互いに異なるようにする。または、ユーザが選択した処理の実行が可能なドキュメントの識別情報の表示態様と実行が不能なドキュメントの識別情報の表示態様とが互いに異なるようにする。これにより、ユーザは、所望するドキュメントをより簡単に見つけることができる。
【００６６】
図１２はドキュメント選択画面ＨＧ３の変形例を示す図、図１３はディレクトリ選択画面ＨＧ４の例を示す図である。
【００６７】
本実施形態では、図５において、複合機およびボックスを１つずつ選択したが、１台または複数の複合機に設けられている複数のボックスを一度に選択できるようにしてもよい。この場合は、図６のドキュメント選択画面ＨＧ３の代わりに、図１２のような、文書名などとともに格納場所（ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）またはパスなど）をも示す一覧表ＬＴ３’を有するドキュメント選択画面ＨＧ３’を表示すればよい。
【００６８】
ログオンしたユーザのボックスが複数の複合機１に設けられている場合は、ユーザが所定の操作を行うだけで（例えば、所定のボタンを押すだけで）、これらのボックスに格納されているドキュメントの文書名などを一覧表ＬＴ３に表示するようにしてもよい。
【００６９】
ボックスがディレクトリ構造のような階層構造に対応している場合は、図１３のような、ボックス内のディレクトリの一覧表ＬＴ４およびボタン群ＢＧ４などからなるディレクトリ選択画面ＨＧ４を表示するようにしてもよい。
【００７０】
そして、ユーザが一覧表ＬＴ４の中からいずれかのディレクトリを選択して「開く」のボタンを選択した場合は、ユーザインタフェース制御部３６は、そのディレクトリに属するドキュメントの一覧表ＬＴ３を有するドキュメント選択画面ＨＧ３（図６参照）を表示する。「文書を表示」のボタンを選択した場合は、ボックスの直下（ルート）にあるドキュメントの一覧表ＬＴ３を有するドキュメント選択画面ＨＧ３を表示する。「すべて表示」のボタンを選択した場合は、ボックス内にあるすべてのドキュメントの一覧表ＬＴ３を有するドキュメント選択画面ＨＧ３を表示する。
【００７１】
ただし、ユーザインタフェース制御部３６は、一覧表ＬＴ４の中からディレクトリが選択されたときに、そのディレクトリに属する各ドキュメントについてユーザに対して与えられているアクセス権を判別する。そして、そのディレクトリに属するすべてのドキュメントについてすべての処理（操作）が禁止されている場合は、「開く」のボタンを網掛け表示に変更するなどして選択できないようにする。
【００７２】
または、ユーザは、先に「開く」のボタンを押してからいずれかのディレクトリを選択することもできる。この場合は、ユーザインタフェース制御部３６は、各ディレクトリに属するドキュメントについてユーザに対して与えられているアクセス権を判別する。そして、ディレクトリに属するすべてのドキュメントについてすべての処理（操作）が禁止されている場合は、そのディレクトリの行が網掛け表示になるように一覧表ＬＴ４の表示の状態を変更する。
【００７３】
本実施形態では、ユーザは複合機１Ａを操作することによって複合機１Ａおよび他の複合機１に記憶されているドキュメントデータを使用したが、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどを操作することによってドキュメントデータを使用することも可能である。この場合は、パーソナルコンピュータまたはワークステーションに、図６のドキュメント選択画面ＨＧ３などを表示させる。
【００７４】
また、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどに格納されているドキュメントデータに関する情報を、複合機１のボックスに格納されているドキュメントデータと同様に、ドキュメント選択画面ＨＧ３などに一覧表示し、ユーザに使用させることも可能である。
【００７５】
複合機１Ａの仕様およびドキュメントデータのタイプまたはフォーマットなどに応じて、ドキュメント選択画面ＨＧ３の一覧表ＬＴ３およびボタン群ＢＧ３の表示を変えてもよい。例えば、あるファイルタイプＸのデータに基づく印刷機能およびカラー印刷機能の両方を有しない複合機１Ａにおいて、先に一覧表ＬＴ３の中からファイルタイプＸのドキュメントまたはカラーのドキュメントが選択された場合は、アクセス権の内容に関わらず「印刷」のボタンを網掛け表示などに変更する。また、同様の複合機１Ａにおいて、先に「印刷」のボタンが選択された場合は、ファイルタイプＸのドキュメントおよびカラーのドキュメントの行を網掛け表示などに変更する。
【００７６】
本実施形態では、ドキュメントの印刷、表示、転送、および削除の４種類の処理を行うことができる複合機１を例に説明したが、本発明は、これ以外の処理を行う複合機などにも適用することができる。例えば、ドキュメントの画像の解像度またはフォーマットの変更処理またはドキュメントデータの複製処理などの実行が可能な複合機にも適用することができる。この場合は、これらの処理のそれぞれについても、上記の４種類の処理と同様にアクセス権（アクセス制御）を設定し、それに応じて図６のドキュメント選択画面ＨＧ３の各構成の表示態様を変更すればよい。
【００７７】
その他、ドキュメント共有システム１００、複合機１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【００７８】
なお、以上に述べた実施形態には、特許請求の範囲の請求項１〜１１に記載する発明以外にも、例えば、次のような発明が含まれる。
１．請求項１〜８に記載する表示手段は、１つまたは複数の記憶装置に同一のユーザの記憶領域（ボックス）が複数個設けられている場合は、当該各記憶領域に格納されている前記データまたは前記ドキュメントデータの前記データ識別情報をまとめて表示する。
２．請求項１〜８に記載する表示手段は、前記記憶装置に設けられている記憶領域（ボックス）が階層構造を採用する場合は、各階層ごとに、記憶されている前記データまたは前記ドキュメントデータの前記データ識別情報を表示する。
【産業上の利用可能性】
【００７９】
本発明は、特に、多数のデータを取り扱うシステムまたは装置において、ユーザが自分の使用可能なデータを見つけるために好適に用いられる。
【図面の簡単な説明】
【００８０】
【図１】ドキュメント共有システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】複合機のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】複合機の機能的構成の例を示す図である。
【図４】ログオン画面の例を示す図である。
【図５】ボックス選択画面の例を示す図である。
【図６】ドキュメント選択画面の例を示す図である。
【図７】管理データの例を示す図である。
【図８】ドキュメント選択画面の表示態様の変更例を示す図である。
【図９】複合機の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１０】操作ボタン更新処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】一覧表更新処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１２】ドキュメント選択画面の変形例を示す図である。
【図１３】ディレクトリ選択画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００８１】
１  複合機（表示装置、処理装置、画像形成装置）
１１ｃ  ハードディスク（記憶装置）
３２  ネットワーク制御部（データ情報取得手段、ユーザ情報取得手段）
３３  エンジン制御部（処理手段、処理制御手段）
３４  スキャナ制御部（処理手段、処理制御手段）
３６  ユーザインタフェース制御部（表示手段、ユーザ情報取得手段）
７１  ドキュメント情報（データ識別情報）
７２  アクセス権情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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