(57)【要約】【課題】  ドキュメントの閲覧チェックに関し、ドキュメントを閲覧すべき対象者が未閲覧である場合に警告通知を行うドキュメント閲覧チェックプログラム、同方法および同システムを提供することを目的とする。【解決手段】  ドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者を記録するアクセスログ記録手順と、このアクセスログとドキュメントを閲覧すべき対象者を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して未閲覧者を特定する閲覧チェック手順と、未閲覧者に警告通知を行う警告通知手順とで構成する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手順と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手順と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手順と
をコンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント閲覧チェックプログラム。
【請求項２】
前記ドキュメントＤＢには前記ドキュメントの更新日の情報を含み、
前記閲覧チェック手順は、前記更新日から所定期間内における閲覧のチェックを行う
ことを特徴とした請求項１記載のドキュメント閲覧チェックプログラム。
【請求項３】
前記閲覧対象者ＤＢは、前記閲覧すべき対象者の情報に加えて該対象者の管理者の情報を含み、
前記警告通知手順は、前記閲覧チェック手順での未閲覧の対象者と該対象者の管理者とに警告通知を送信すること
を特徴とする請求項１または請求項２記載のドキュメント閲覧チェックプログラム。
【請求項４】
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手順と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手順と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手順と
を有することを特徴とするドキュメント閲覧チェック方法。
【請求項５】
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手段と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手段と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手段と
を有することを特徴とするドキュメント閲覧チェックシステム。                                                                             
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントの閲覧チェックに関し、より詳細にはアクセスログを参照して閲覧すべき対象者が参照していない場合に警告を発するドキュメント閲覧チェックプログラム、ドキュメント閲覧チェック方法およびドキュメント閲覧チェックシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
コストの低減を図るため生産は海外、設計は国内とする企業が多く見られるようになった。このような生産形態を取る企業では設計図面や生産指示書等に変更が生じた場合には、少し前まではこれらの設計図面や生産指示書を郵送やＦＡＸを用いて海外工場に送り指示を出していた。しかし、郵送では時間が掛かること、ＦＡＸでは解像度の点から送信できるものは限られていることから最近では製造図面や生産指示書等のドキュメントを国内のサーバにデータベースとして登録しておき、海外の工場からはネットワークを介してこれらにアクセスし、直接閲覧したりまたはダウンロードしてプリントアウトするようになった。
【０００３】
このように海外の工場ではドキュメントに直接アクセスできるようになったが、ドキュメントに変更があったことを海外工場の関係者に周知させることが必要である。また、変更されたことが周知されたとしても確実にドキュメントにアクセスして変更内容を把握してもらうことが必要である。最終的には関係者のモラールに依存することになるが、関係者のうっかりミスで変更されたことを失念してしまう場合もある。このような場合に多大な損失を発生させてしまうことになり、ドキュメント変更の周知徹底や確実に変更されたドキュメントを見ているかのチェック体制が求められている。このような問題は海外での工場に対するものだけではなく、国内にあっても同様の問題である。
【０００４】
上記の問題を解決する一つとして、過去にデータベースにアクセスしたクライアントに対してデータベースの変更通知を出すことが提案されている。また、アクセス経験のあるクライアントが変更後に未アクセスであったことを検出して更なる通知を行うことが提案されている（特許文献１）。
【特許文献１】特開２０００−００３０８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記に示したように、設計図面等に変更があった場合に生産に携わる関係者に周知徹底するとともに、そのチェック体制をどのように行うか、と言った問題があった。
【０００６】
この問題を解決するものとして前述した特許文献１では過去のアクセス者に対して変更通知を、更には未アクセス者に対しては閲覧の喚起を促すための通知を行うものであった。しかし、この場合にデータベースの内容が不特定多数の人を対象としているのであればデータベース変更に対する周知がなされ特に問題はないが、生産に係わるような製造図面や生産指示書など、その生産の関係者を対象としている場合には問題となる。即ち、過去のアクセス者が必ずしもその関係者であるとは限らないからであり、その場合は通知を出すことは無意味なことになる。また、本来アクセスすべき人がアクセスしていなかった場合や、組織変更によって関係者が変わった場合にその新しい関係者は過去にアクセスの履歴がなく変更通知はなされない、と考えられるからである。
【０００７】
本発明の目的は、アクセスすべき関係者に対して製造図面などのドキュメント変更に対して確実にアクセスされるよう閲覧チェックを行うドキュメント閲覧チェックプログラム、ドキュメント閲覧チェック方法およびドキュメント閲覧チェックシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明のドキュメント閲覧チェックプログラム、ドキュメント閲覧チェック方法およびドキュメント閲覧チェックシステムは以下のように構成される。
（１）第１の発明
第１の発明は、閲覧対象者が閲覧すべきドキュメントを閲覧していない場合に警告通知を行うものである。
【０００９】
その原理を図１を用いて説明する。第１の発明は、図１に示すようにアクセスログ記録手順１０、閲覧チェック手順２０および警告通知手順３０で構成する。
【００１０】
アクセスログ記録手順１０は、ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢ４０（DB：database）にアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するものである。例えば、アクセスしたドキュメントや日時、閲覧者のＩＤなどを記録する。
【００１１】
閲覧チェック手順２０は、アクセスログと、ドキュメントに対して閲覧すべき対象者を記憶した閲覧対象者ＤＢ５０とを対比して、指定されたドキュメントに対して閲覧すべき対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする。即ち、閲覧すべき対象者が閲覧すべきドキュメントを閲覧しているかどうかをチェックする。
【００１２】
警告通知手順３０は、閲覧チェック手順２０でのチェックで閲覧すべき対象者が未閲覧であった場合に警告通知を行う。
（２）第２の発明
第２の発明は、ドキュメント情報を記憶しているドキュメントＤＢ４０にドキュメントの更新日時の情報も記憶しておき、閲覧チェック手順で更新日から定められた期間内に閲覧すべき対象者が閲覧すべきドキュメントを閲覧しているかどうかのチェックを行うものである。
（３）第３の発明
第３の発明は、警告通知を閲覧対象者ばかりではなくその管理者に対しても行うものである。閲覧対象者ＤＢ５０には閲覧対象者に加えてその管理者の情報も格納しておき、閲覧のチェックにおいて未閲覧の対象者がいた場合は、警告通知手順においてその未閲覧の対象者と管理者の両者に対して警告通知を行うものである。
（４）第４の発明
第４の発明は第１の発明に基づいたドキュメント閲覧チェック方法である。
（５）第５の発明
第５の発明は第１の発明に基づいたドキュメント閲覧チェックシステムである。
【発明の効果】
【００１３】
第１の発明により、ドキュメントの閲覧を義務付けられている対象者に閲覧を徹底させるプログラムの提供ができる。
【００１４】
第２の発明により、期間を定めてドキュメントの閲覧をチェックし自動的に警告通知を行うことができ、より閲覧の徹底が図れるプログラムの提供ができる。
【００１５】
第３の発明により、未閲覧の対象者ばかりでなく、その管理者にまで警告の通知がだされるため閲覧がより徹底するプログラムの提供ができる。
【００１６】
第４の発明および第５の発明により、ドキュメントの閲覧を義務付けられている対象者に閲覧を徹底させる方法およびシステムの提供ができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
ドキュメントの閲覧を義務付けられている対象者が未閲覧の場合に、自動的に警告通知がされるよう実現した。
【実施例】
【００１８】
本発明の実施例について図２から図１１を用いて説明する。
【００１９】
図２は全体のシステム構成例を示すものである。即ち、ドキュメント・サーバ１００、ネットワーク２００、クライアント端末３００から構成する。
【００２０】
ドキュメント・サーバ１００は、クライアント端末３００の要求に基づいて同サーバが備えるドキュメントＤＢから要求されたドキュメントのデータをクライアント端末に送信する。このときアクセスログを記録しておく。また、同サーバは格納しているドキュメントに対して閲覧すべき閲覧対象者を別途格納しておき、アクセスログとこの閲覧対象者とを比較することにより未閲覧者を特定し、この未閲覧者に警告通知を出す。ドキュメント・サーバ１００の詳細は後述する。
【００２１】
ネットワーク２００は、ＷＡＮ（WAN：Wide Area Network）のような専用回線である。
【００２２】
クライアント端末３００は、例えばパーソナルコンピュータである。クライアント端末３００からドキュメント・サーバ１００に対してドキュメント閲覧のための要求を行ったり、ドキュメント・サーバ１００から送信されたドキュメント・データをダウンロードし表示する。また、クライアント端末３００は個々にＩＰアドレスを持ち、ドキュメント・サーバ１００から送信された警告通知を受信し表示する。
【００２３】
図３はドキュメント・サーバ１００の構成例を示すものである。ドキュメント・サーバ１００は、プログラムやデータを制御するＣＰＵ１１０、通信回線を介してデータの送受信の制御を行う通信制御部１２０、後述のドキュメントＤＢ１４０に対するアクセスログを記録したり、未閲覧の閲覧対象者を特定し警告通知を行う等の処理を行うプログラムから構成するドキュメント閲覧チェックプログラム１３０、ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢ１４０、アクセスの履歴を記録したアクセスログＤＢ１５０、ドキュメントの閲覧対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢ１６０および閲覧対象者に警告通知を行うための通知先を格納した通知先ＤＢ１７０から構成する。
【００２４】
ドキュメント閲覧チェックプログラム１３０は、アクセスログ記録処理部１３１、閲覧チェック処理部１３２および警告通知処理部１３３から構成する。次にこれらの機能概要を説明する。
【００２５】
アクセスログ記録処理部１３１は、閲覧者がドキュメントＤＢ１４０にアクセスしたとき、そのログをアクセスログＤＢ１５０に順次記録する処理を行う。
【００２６】
ここでドキュメントＤＢ１４０とアクセスログＤＢ１５０のデータ例を説明する。まず、図４はドキュメントＤＢのデータ例を示すもので、図面ＩＤ、版数、更新日、図面名および図面データのフィールドから構成する。例えば、図面ＩＤがＦ７０１０の図面は、版数がver. 5.1（ver.：version）で、更新された日は２００４年の５月２０日、図面の名称は加工仕様書である。次に、図５はアクセスログＤＢのデータ例を示すもので、図面ＩＤ、版数、閲覧者ＩＤ、アクセス日時のフィールドから構成する。例えば、図５のアクセスログに記録された最初の履歴は、アクセスされたドキュメントがＦ７０１０の版数 ver. 5.1の図面であり、その図面は１２３４のＩＤを持つ閲覧者によって２００４年の５月２１日の１０時１分に閲覧されたことを示している。
【００２７】
次のプログラムである閲覧チェック処理部１３２は、定められた時間にプログラムの起動が掛かりドキュメントＤＢ１４０を参照して、更新日から所定の期間を経たドキュメントを抽出する。そして、アクセスログＤＢ１５０を参照して抽出された図面に対する閲覧者を求める。一方、抽出された図面の閲覧を義務付けられている閲覧対象者は閲覧対象者ＤＢ１６０を参照することにより知ることができる。そこで、先に抽出された閲覧者と閲覧を義務付けられた閲覧対象者とを比較し、未閲覧者を特定する。
【００２８】
ここで、閲覧対象者ＤＢ１６０のデータ例を図６に示す。図面ＩＤと対象者ＩＤのフィールドから構成する。例えば図６から図面ＩＤがＦ７０１０の図面は、「１２３４」、「６７８９」および「２２２１」の３人の閲覧対象者ＩＤを持つ人が閲覧を義務付けられている。
【００２９】
前述した未閲覧者を特定するプロセスを図４〜図６のデータ例で説明する（ここでは説明を簡単にするために図中に表示されているデータのみが格納されているものとする）。例えば所定の期間が「更新日から７日」と言う設定であれば、この閲覧チェック処理部１３２が自動起動された日が２００４年５月２７日であったとき、対象の更新日は２００４年５月２０であり、図４のドキュメントＤＢから図面ＩＤがＦ７０１０で版数ver. 5.1の図面が抽出される。続いて、図５のアクセスログＤＢ１５０を参照して図面ＩＤがＦ７０１０で版数ver. 5.1の図面を閲覧した人は閲覧者ＩＤが「１２３４」の人であることが分かる。また、図６の閲覧対象者ＤＢ１６０から図面ＩＤがＦ７０１０の図面の閲覧が義務付けられている人は、「１２３４」、「６７８９」および「２２２１」である。従って、「６７８９」と「２２２１」の閲覧対象者ＩＤを持つ人は未閲覧者であると、特定されたことになる。
【００３０】
最後のプログラムである警告通知処理部１３３は、閲覧チェック処理部１３２で特定された未閲覧者に対して警告通知を送信する処理を行う。警告通知の送信は、通知先ＤＢ１７０を参照して、特定された閲覧対象者のクライアント端末のＩＰアドレスに対して警告文を作成し送信する。
【００３１】
ここで、通知先ＤＢ１７０のデータ例を図７に示す。対象者ＩＤ、対象者氏名、対象者のＩＰアドレス、部門、管理者氏名、管理者の役職およびそのＩＰアドレスのフィールドから成る。例えば、対象者ＩＤが「1234」の人の氏名は「山田太郎」であり、そのクライアント端末のIPアドレスは「10.11.11.11」、部門は「第１製造課」、管理者は「佐藤  正」、管理者の役職は「課長」、そしてその端末のIPアドレスは「10.11.11.82」である。本通知先を参照して、未閲覧者本人およびその管理者に警告通知が出される。
【００３２】
次に、処理のフローについて説明する。
【００３３】
図８は、閲覧者がクライアント端末からドキュメント・サーバ１００のドキュメントＤＢ１４０にアクセスした場合の処理のフローを示すものである。ドキュメント・サーバ１００はクライアント端末３００から閲覧者が入力した例えば図面ＩＤと版数などのアクセス情報を受信する（ステップＳ１１０）。ドキュメント・サーバ１００はこのアクセス情報に基づいて、ドキュメントＤＢ１４０から指定された図面ＩＤと版数を持つ図面データを取り出す（ステップＳ１２０）。続いて、この図面データを要求のあったクライアント端末３００に送信する（ステップＳ１３０）。ドキュメント・サーバ１００はアクセスログＤＢ１５０を開いて、送信した図面ＩＤ、版数、閲覧者のＩＤ、アクセス日時を記録する。アクセスされた図面が複数あればアクセスログＤＢ１５０には複数の図面に対するログが記録されることになる（ステップＳ１４０）。以上のフローは図３のドキュメント閲覧チェックプログラム１３０のアクセスログ記録処理部１３１で処理される。
【００３４】
図９は、ドキュメント・サーバ１００が未閲覧者を特定し警告通知を行うフローを示すものである。まず、この処理のプログラムは設定された時間に自動的に起動が掛かるものとする。そして、ドキュメント・サーバ１００の図示しないシステム時計により本日の月日を知り、ドキュメントＤＢ１４０を参照して更新日からの所定期間が本日の月日である図面ＩＤとその版数を抽出する（ステップＳ２１０）。次に、アクセスログＤＢ１５０を参照して、ステップＳ２１０で抽出した図面ＩＤ、版数の図面を閲覧した閲覧者ＩＤを取り出す（ステップＳ２２０）。そして、抽出した図面ＩＤの図面を閲覧することを義務付けられている対象者ＩＤを閲覧対象者ＤＢ１６０から取り出す。この対象者ＩＤとステップＳ２１０で取り出した閲覧者ＩＤとを比較し、未閲覧の対象者ＩＤを求める（ステップＳ２３０）。未閲覧の対象者ＩＤがあれば、即ち未閲覧の対象者が居れば通知先ＤＢ１７０を参照して未閲覧の対象者のＩＰアドレスに警告メッセージを作成して送信する。また、未閲覧者の管理者に対しても通知先ＤＢ１７０を参照してそのＩＰアドレスに対して警告通知を送信する（ステップＳ２４０、ステップＳ２５０）。
【００３５】
未閲覧者に対する警告通知の例を図１０に示す。閲覧を求めるメッセージとともに未閲覧の図面ＩＤ、版数、図面名、更新日を明示している。また、管理者に対しても図１１に示すように未閲覧者に対して閲覧を要請するメッセージと共に未閲覧者の氏名、未閲覧の図面の情報を通知している。
管理者に対する警告通知は未閲覧者と同時に通知するのでなく、先に未閲覧者に対して警告通知を行ってから数日経っても未だ未閲覧であった場合に警告通知を出すようにしてもよい。また、警告通知はｅ−Ｍａｉｌであってもよい。
【００３６】
また、通信回線は公衆回線であっても良い。
【００３７】
以上の実施例に関し、さらに以下の付記を開示する。
（付記１）
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手順と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手順と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手順と
をコンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント閲覧チェックプログラム。
（付記２）
前記ドキュメントＤＢには前記ドキュメントの更新日の情報を含み、
前記閲覧チェック手順は、前記更新日から所定期間内における閲覧のチェックを行う
ことを特徴とした付記１記載のドキュメント閲覧チェックプログラム。
（付記３）
前記閲覧対象者ＤＢは、前記閲覧すべき対象者の情報に加えて該対象者の管理者の情報を含み、
前記警告通知手順は、前記閲覧チェック手順での未閲覧の対象者と該対象者の管理者とに警告通知を送信すること
を特徴とする付記１または付記２記載のドキュメント閲覧チェックプログラム。
（付記４）
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手順と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手順と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手順と
を有することを特徴とするドキュメント閲覧チェック方法。
（付記５）
前記ドキュメントＤＢには前記ドキュメントの更新日の情報を含み、
前記閲覧チェック手順は、前記更新日から所定期間内における閲覧のチェックを行う
ことを特徴とした付記４記載のドキュメント閲覧チェック方法。
（付記６）
ドキュメントの情報を格納したドキュメントＤＢにアクセスした閲覧者のアクセスログを記録するアクセスログ記録手段と、
前記アクセスログと前記ドキュメントを閲覧すべき対象者の情報を格納した閲覧対象者ＤＢとを対比して、指定されたドキュメントに対して前記対象者が未閲覧か既閲覧かをチェックする閲覧チェック手段と、
前記未閲覧の対象者に対して警告通知を行う警告通知手段と
を有することを特徴とするドキュメント閲覧チェックシステム。
（付記７）
前記ドキュメントＤＢには前記ドキュメントの更新日の情報を含み、
前記閲覧チェック手段は、前記更新日から所定期間内における閲覧のチェックを行う
ことを特徴とした付記６記載のドキュメント閲覧チェックシステム。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】発明の原理図である。
【図２】全体のシステム構成例である。
【図３】ドキュメント・サーバの構成例である。
【図４】ドキュメントＤＢのデータ例である。
【図５】アクセスログＤＢのデータ例である。
【図６】閲覧対象者DBのデータ例である。
【図７】通知先DBのデータ例である。
【図８】クライアント端末からアクセス時のドキュメント・サーバのフロー例である。
【図９】未閲覧者に対する警告通知のフロー例である。
【図１０】未閲覧者に対する警告通知の画面例である。
【図１１】管理者に対する警告通知の画面例である。
【符号の説明】
【００３９】
１０    アクセスログ記録手順
２０    閲覧チェック手順
３０    警告通知手順
４０    ドキュメントＤＢ
５０    閲覧対象者ＤＢ
１００  ドキュメント・サーバ
１１０  ＣＰＵ
１２０  通信制御部
１３０  ドキュメント閲覧チェックプログラム
１３１  アクセスログ記録処理部
１３２  閲覧チェック処理部
１３３  警告通知処理部
１４０  ドキュメントＤＢ
１５０  アクセスログＤＢ
１６０  閲覧対象者ＤＢ
１７０  通知先ＤＢ
２００  ネットワーク
３００  クライアント端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005352975.tif 000009
【図８】
2005352975.tif 000010
【図９】
2005352975.tif 000011
【図１０】
2005352975.tif 000012
【図１１】
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