(57)【要約】【課題】承認者や受注者に、申請データに関する作業の進捗状況を予め把握させることにより、一連の業務を円滑且つ迅速に行なわせるワークフローシステム、及びそのプログラムを提供する。【解決手段】申請者６、確認者８、及び承認者１０としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段、申請データの受渡し順序を各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段、申請データを申請者６に関連付けて記憶する申請データ記憶手段、及び、申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段を有する。承認用端末１１から状況確認指示が入力されると、識別情報を基に申請者６を特定するとともに、承認者が承認する予定の申請データ、及びそれに関する作業の進捗状況を、受渡し順序、申請データ、及び作業状況を基に認識し、これらの情報を承認用端末１１に送信する。【選択図】        図１
2005250611.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末、確認用端末、及び承認用端末を含む複数の端末装置を備え、該複数の端末装置の間で、業務処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、確認者、及び承認者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムであって、
前記サーバは、
前記申請者、前記確認者、及び前記承認者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段と、
前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段と、
前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段と、
記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段と、
前記承認用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記承認者を特定する承認者特定手段と、
特定された承認者が承認する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する承認者用の進捗状況認識手段と、
認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記承認用端末に送信する承認者用の進捗状況送信手段
とを備え、
前記承認用端末は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備えることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末及び承認用端末を含む発注側の端末装置と、前記サーバに対して前記ネットワークを介して接続された受注側の端末装置とを備え、これら複数の端末装置の間で、業務処理及び発注処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、承認者、及び受注者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムであって、
前記サーバは、
前記申請者、前記承認者、及び前記受注者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段と、
前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段と、
前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段と、
記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段と、
前記受注側の端末装置から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記受注者を特定する受注者特定手段と、
特定された受注者が受注する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する受注者用の進捗状況認識手段と、
認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記受注側の端末装置に送信する受注者用の進捗状況送信手段
とを備え、
前記受注側の端末装置は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備えることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項３】
前記サーバは、
前記申請用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記申請者を特定する申請者特定手段と、
特定された申請者が申請した前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する申請者用の進捗状況認識手段と、
認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記申請用端末に送信する申請者用の進捗状況送信手段
とをさらに備え、
前記申請用端末は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載のワークフローシステム。
【請求項４】
サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末、確認用端末、及び承認用端末を含む複数の端末装置を備え、該複数の端末装置の間で、業務処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、確認者、及び承認者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムにおいて実行することのできるワークフロープログラムであって、
前記申請者、前記確認者、及び前記承認者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段、
前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段、
前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段、
記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段、
前記承認用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記承認者を特定する承認者特定手段、
特定された承認者が承認する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する承認者用の進捗状況認識手段、
及び、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記承認用端末に送信する承認者用の進捗状況送信手段
として、前記サーバを機能させることを特徴とするワークフロープログラム。
【請求項５】
サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末及び承認用端末を含む発注側の端末装置と、前記サーバに対して前記ネットワークを介して接続された受注側の端末装置とを備え、これら複数の端末装置の間で、業務処理及び発注処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、承認者、及び受注者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムにおいて実行することのできるワークフロープログラムであって、
前記申請者、前記承認者、及び前記受注者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段、
前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段、
前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段、
記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段、
前記受注側の端末装置から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記受注者を特定する受注者特定手段、
特定された受注者が受注する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する受注者用の進捗状況認識手段、
及び、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記受注側の端末装置に送信する受注者用の進捗状況送信手段
として、前記サーバを機能させることを特徴とするワークフロープログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステム及びそのプログラムに関するものであり、特に、申請者の申請用端末、確認者の確認用端末、及び承認者の承認用端末の間で、申請データの受渡しを行ない、申請者、確認者、及び承認者によって一連の業務（作業）を実行させるワークフローシステム、及びそのプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業では、現場における担当者が申請書を作成し、決裁者の承認を受けることが行われている。例えば建材を発注し建物を建築する企業では、（Ａ）担当者による建材発注の注文書作成及び申請、（Ｂ）その担当者の部門の管理者による注文書の確認、（Ｃ）管理部門による承認、という一連の業務（ワークフロー）が行なわれ、承認された注文書を基に建材の発注処理がなされるようになっている。なお、従来の注文書または申請書は、コンピュータを利用して印刷したり、所定の用紙に必要事項を記入したりすることにより作成されていた。
【０００３】
ところが、紙ベースによる申請では、申請者は、「提出した申請書がどの段階まで進んでいるのか」、または「いつ承認されるのか」等、申請書における進捗状況を容易に把握することができなかった。また、承認が遅れている場合には、申請書の紛失を懸念することとなる場合もあった。さらに、申請書を提出する現場と、その申請を承認する管理部門とでは、申請の遅れによる危機感や夫々の業務に対する意識が互いに異なることから、一連の業務において意思の疎通を図りにくく、円滑に業務を遂行することが困難となっていた。
【０００４】
そこで、複数の部門に跨る複数の作業者（申請者、確認者、及び承認者等）の間で、コンピュータを用いて申請データの受渡しを行なうワークフローシステムが提案されている（例えば特許文献１参照）。特に、このシステムには、夫々の申請データにおける作業の進捗状況を認識し、この情報を申請者のコンピュータに通知する機能が備えられている。このシステムによれば、自分の申請した申請書がどの段階まで進んでいるのかを容易に把握することが可能になる。
【特許文献１】特開２０００−４８０７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記のワークフローシステムでは、承認作業を円滑に進めることに対して、それほど大きな効果を上げることができなかった。つまり、申請者にとっては利便性を高めることができるが、承認者にとっては、「今後自分がやるべきこと」すなわち「今後どのような案件について検討しなければならないのか」を予め把握することができず、ひいては申請される案件に対して予め準備をすることが困難であった。また、確認者が申請データを確認していない場合には、承認者へ申請データが送信されず、しかも承認者はその状況を把握することができないことから、例えば確認者の出張等の不在により確認できない状況が続いていても、承認者はそれに対処することができなった。
【０００６】
ところで、作成した申請データをサーバ等に記憶しておけば、承認を受けた後、申請データを用いて発注書を作成したり、その発注書のデータ（発注データ）を発注先（受注者側）の企業に送信したりすることが可能になる。特に、発注先の企業に受発注管理システムが構築されている場合には、発注データをそのシステムに反映させることが可能になる。
【０００７】
ところで、受注側の企業にとっては、受注した商品を迅速に納めることが極めて重要である。しかし、特注品の場合、または発注数量が在庫数量よりも多い場合には、迅速に納品することが困難となる場合がある。なお、発注に関する情報を事前に把握できるようになれば、受注に合わせた生産計画を組んだり、製造の準備を始めたりすることができ、迅速な商品の提供が可能になるが、現状ではこのような機能を有するシステムは構築されておらず、受注者の負担を軽減することができなかった。
【０００８】
そこで、本発明は、上記の実情に鑑み、申請者、確認者、及び承認者や受注者に、申請データに関する作業の進捗状況を予め把握させることにより、一連の業務を円滑且つ迅速に行なわせることを可能にするワークフローシステム、及びそのプログラムの提供を課題とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
第一の発明にかかるワークフローシステムは、「サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末、確認用端末、及び承認用端末を含む複数の端末装置を備え、該複数の端末装置の間で、業務処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、確認者、及び承認者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムであって、前記サーバは、前記申請者、前記確認者、及び前記承認者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段と、前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段と、前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段と、記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段と、前記承認用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記承認者を特定する承認者特定手段と、特定された承認者が承認する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する承認者用の進捗状況認識手段と、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記承認用端末に送信する承認者用の進捗状況送信手段とを備え、前記承認用端末は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備える」ものである。
【００１０】
ここで、「申請用端末」とは、申請者によって利用される端末装置であり、申請データを入力したり申請したりするためのものである。また「確認用端末」とは、確認者によって利用される端末装置であり、申請された申請データを確認するためのものである。「承認用端末」とは、承認者によって利用されるコンピュータであり、確認された申請データを承認するためのものである。なお、夫々の端末として、専用の端末装置を設けるようにしてもよいが、共通の端末装置を用い、各端末としての機能を作業者の識別情報に応じて切替えるようにしてもよい。
【００１１】
第一の発明によれば、申請用端末において申請データが入力されると、その申請データ及び申請者に関する情報がサーバに送信され、サーバの申請データ記憶手段に記憶される。サーバでは、夫々の申請データについて、その後、何らかの作業が行なわれたか否か、すなわち、確認者による確認作業や承認者による承認作業が、確認用端末または承認用端末によってなされたか否かを認識し、その結果を作業状況記憶手段に記憶する。
【００１２】
また、サーバは、承認用端末から状況確認指示が入力されると、識別情報記憶手段に記憶された識別情報を基に承認者を特定するとともに、ワークフロー記憶手段に予め記憶された申請データの受渡し順序と、申請データ記憶手段に記憶された申請データと、作業状況記憶手段に記憶された作業状況とを基に、特定された承認者が承認する予定の申請データと、その申請データに対する作業の進捗状況を認識する。具体的には、まず承認者と受渡し順序とから、その承認者に対してワークフローが設定された全ての申請者を特定し、その後、それらの申請者が申請した申請データを申請データ記憶手段から抽出し、さらに、夫々の申請データに対する作業の進捗状況を、作業状況記憶手段に記憶された作業状況を基に認識する。
【００１３】
このようにして認識された申請データ及びそれに関する作業の進捗状況は、承認用端末に送信され、承認用端末における表示装置に表示される。これにより、承認者は、表示装置を介して、自分が承認する予定の申請データと、それに関する作業の進捗状況とを視覚的に確認することが可能になる。
【００１４】
第二の発明にかかるワークフローシステムは、「サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末及び承認用端末を含む発注側の端末装置と、前記サーバに対して前記ネットワークを介して接続された受注側の端末装置とを備え、これら複数の端末装置の間で、業務処理及び発注処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、承認者、及び受注者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムであって、前記サーバは、前記申請者、前記承認者、及び前記受注者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段と、前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段と、前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段と、記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段と、前記受注側の端末装置から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記受注者を特定する受注者特定手段と、特定された受注者が受注する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する受注者用の進捗状況認識手段と、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記受注側の端末装置に送信する受注者用の進捗状況送信手段とを備え、前記受注側の端末装置は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備える」ものである。
【００１５】
ここで、「受注側の端末装置」とは、商品を受注する側の企業によって利用される端末装置であり、申請データを受注データとして取得するためのものである。
【００１６】
第二の発明によれば、受注側のコンピュータ端末を用いて、発注側の企業において申請中の申請データ、及びそれに関する作業の進捗状況を確認することが可能になる。つまり、受注側の端末装置が、第一の発明における承認用端末と同様の機能を奏することとなる。但し、第一の発明では、「承認者が承認する予定の申請データ」に関して進捗状況を認識できるものを示したが、第二の発明では、「受注者が受注する予定の申請データ」に関して進捗状況が認識される。つまり、第二の発明によれば、進捗状況の中に、承認者による承認の有無も含まれることとなる。
【００１７】
このようにして認識された申請データ及び進捗状況は、受注側のコンピュータ端末に送信され、その端末装置における表示装置に表示される。これにより、受注者は、端末装置の表示装置を介して、自分が受注する予定の申請データと、発注側の企業における作業の進捗状況とを視覚的に確認することが可能になる。
【００１８】
ところで、第一または第二の発明のワークフローシステムにおいて、「前記サーバは、
前記申請用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記申請者を特定する申請者特定手段と、特定された申請者が申請した前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する申請者用の進捗状況認識手段と、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記申請用端末に送信する申請者用の進捗状況送信手段とをさらに備え、前記申請用端末は、前記サーバから送信された前記申請データ及び進捗状況を受信し、表示装置に表示させる進捗状況表示制御手段を備える」構成を採用することができる。
【００１９】
この構成を採用すれば、申請用端末において、申請データと、その申請データに対する作業の進捗状況とを表示させることが可能になる。つまり、サーバは、申請用端末から状況確認指示が入力されると、まず識別情報を基に申請者を特定し、申請者が申請した申請データを申請データ記憶手段から抽出する。その後、夫々の申請データに対する作業の進捗状況を作業状況記憶手段に記憶された作業状況を基に認識する。
【００２０】
このようにして認識された申請データ及び進捗状況は、申請用端末に送信され、申請用端末における表示装置に表示される。これにより、申請者は、申請用端末の表示装置を介して、自分が申請した申請データと、申請後の進捗状況とを視覚的に確認することが可能になる。つまり、申請者は自分の申請した業務がどこまで進んでいるのかを容易に把握することができる。特に、承認者や受注者ばかりではなく、申請者も進捗状況を確認できるようになることから、承認や確認処理の遅れ等に対して、相互に指摘し合うことが可能になり、情報の伝達を一層迅速に行なわせることが可能になる。
【００２１】
ところで、上記第一の発明及び第二の発明は、サーバにおいて実行されるプログラムとして実現することもできる。すなわち、「サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末、確認用端末、及び承認用端末を含む複数の端末装置を備え、該複数の端末装置の間で、業務処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、確認者、及び承認者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムにおいて実行することのできるワークフロープログラムであって、前記申請者、前記確認者、及び前記承認者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段、前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段、前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段、記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段、前記承認用端末から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記承認者を特定する承認者特定手段、特定された承認者が承認する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する承認者用の進捗状況認識手段、及び、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記承認用端末に送信する承認者用の進捗状況送信手段として、前記サーバを機能させる」ものである。
【００２２】
また、「サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請用端末及び承認用端末を含む発注側の端末装置と、前記サーバに対して前記ネットワークを介して接続された受注側の端末装置とを備え、これら複数の端末装置の間で、業務処理及び発注処理に従った申請データの受渡しを行ない、申請者、承認者、及び受注者によって一連の業務を実行させるワークフローシステムにおいて実行することのできるワークフロープログラムであって、前記申請者、前記承認者、及び前記受注者としての作業者を識別するための識別情報を記憶した識別情報記憶手段、前記申請データの受渡し順序を前記各作業者と関連付けて記憶したワークフロー記憶手段、前記申請用端末から前記申請データが入力されると、該申請データを前記申請者に関連付けて記憶する申請データ記憶手段、記憶された前記申請データに対する、各作業者の作業状況を把握し記憶する作業状況記憶手段、前記受注側の端末装置から状況確認指示が入力されると、前記識別情報記憶手段に記憶された前記識別情報を基に前記受注者を特定する受注者特定手段、特定された受注者が受注する予定の前記申請データ、及び該申請データに対する作業の進捗状況を、前記ワークフロー記憶手段に記憶された前記受渡し順序、前記申請データ記憶手段に記憶された前記申請データ、及び前記作業状況記憶手段に記憶された前記作業状況を基に認識する受注者用の進捗状況認識手段、及び、認識された前記申請データ及び前記進捗状況を前記受注側の端末装置に送信する受注者用の進捗状況送信手段として、前記サーバを機能させる」ものである。
【００２３】
これらのプログラムによれば、サーバにおいて実行させることにより、承認する予定の申請データ、または受注する予定の申請データ、さらにはそれらに関する作業の進捗状況を承認者または受注者に把握させることが可能になる。なお、具体的な処理については、第一及び第二の発明における作用と同様であるため、ここでは詳細な説明を省略する。
【発明の効果】
【００２４】
このように、本発明のワークフローシステムは、申請者、確認者、及び承認者や受注者に、申請データ及びそれに関する作業の進捗状況を予め把握させることができる。特にネットワークを介して進捗状況が送信されるため、申請者の部門と承認者の部門、あるいは発注側の企業と受注側の企業とが、互いに離れていても進捗状況を容易に把握させることができる。また、ワークフローにおいて、自分がやるべきことを予め把握できることから、それに合わせて準備をしたり計画を立てたりすることが可能となり、一連の業務を円滑且つ迅速に行なわせることが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明の一実施形態であるワークフローシステム1について、図１乃至図１０に基づき説明する。図１はワークフローシステム1の構成を示す説明図であり、図２乃至図６は、ワークフローシステム１のサーバ及び各端末における機能的構成を示すブロック図であり、図７乃至図１０は各端末における作業画面を示す説明図である。
【００２６】
図１に示すように、本実施形態のワークフローシステム１は、発注側の企業Ａ内における作業（注文書の申請及び承認）と、企業Ａから受注側の企業Ｂへの作業（建材の発注処理）とを一連の業務として行なうためのシステムである。ワークフローシステム１は、ネットワーク２を介して互いに接続されたサーバ３と、発注側の端末装置４と、受注者１２が利用する受注側端末５とから構成されている。特に、端末装置４は、申請者６（申請データを作成し申請する者）が利用する申請用端末７と、確認者８（申請データを確認する者）が利用する確認用端末９と、承認者１０（確認された申請データを承認する者）が利用する承認用端末１１とから構成されており、サーバ３に構築された共通のデータベースに対して情報を送信したり、サーバ３で処理された情報を受信したりすることを可能にしている。承認者１０によって承認された申請データは、企業Ｂの受発注管理システム（図示しない）にネットワーク２を介して送信される。なお、申請データとしては建材の発注に関する情報を挙げることができ、また、申請者６としては現場の担当者、確認者８としては担当者の部門毎の管理者、承認者１０としては管理部門の責任者を挙げることができる。
【００２７】
ここで、サーバ３は、各端末５，７，９，１１からの指示を、ネットワーク２を介して受信し、これらの指示に応じた処理を行うものである。なお、図示しないが、ハード構成としては、主たる制御を司るＣＰＵと、プログラムやデータが記憶されたＲＡＭ及びＲＯＭと、ネットワーク２を介してデータの送受信を行う送受信装置１５（図２参照）と、ハードディスク等から構成された記憶装置１６とを備えている。図２に示すように、記憶装置１６には、識別情報記憶手段１７、ワークフロー記憶手段１８、申請データ記憶手段１９、及び作業状況記憶手段２０等のデータベースが構築されている。識別情報記憶手段１７は、申請者６、確認者８、承認者１０、及び受注者１２としての作業者を識別及び認証するための識別情報（例えばユーザＩＤやパスワード）を記憶するものである。また、ワークフロー記憶手段１８は、申請データの受渡し順序を各作業者に関連付けて記憶するものであり、これにより各作業者による一連の業務の流れ(ワークフロー）が定められている。申請データ記憶手段１９は、申請者６によって作成され且つ申請された申請データを、申請者６に関連付けて記憶するものであり、また、作業状況記憶手段２０は、夫々の申請データに対する各作業者の作業状況を記憶するものである。
【００２８】
ところで、サーバ３には、ワークフロープログラムが記憶されており、このプログラムをＣＰＵで実行させることにより、以下に示す機能的構成を有するものとなる。図２に示すように、サーバ３は、識別情報を識別情報記憶手段１７に登録する識別情報登録手段２２と、申請データの受渡し順序等をワークフロー記憶手段１８に登録するワークフロー登録手段２３と、申請用端末７から送信された申請データを認識し、申請データ記憶手段１９に記憶させる申請データ認識手段２４と、承認者１０から採番処理の指示（詳細は後述する）が送信されると、申請データ記憶手段１９に記憶された申請データに発注番号を付与する採番処理手段２５とを備えている。
【００２９】
また、サーバ３は、作業状況認識手段２６を備えており、申請用端末７、確認用端末９、または承認用端末１１のいずれかによって、発注データに対する作業（申請処理、確認処理、承認処理等）が行なわれるか否かを把握し、その結果を作業状況記憶手段２０に記憶させるようにしている。
【００３０】
さらに、サーバ３は、夫々の作業者を特定するための機能的構成として、認証手段２８、申請者特定手段２９、確認者特定手段３０、承認者特定手段３１、及び受注者特定手段３２を備えている。認証手段２８は、ログイン時に入力されるユーザーＩＤやパスワード等の識別情報と、識別情報記憶手段１７に記憶された識別情報とを照合し、作業者が本システムの利用者として登録されているか否かを認証するものである。各特定手段２９，３０，３１，３２は、入力された識別情報を基に、アクセスのあった端末の利用者が、申請者６、確認者８、承認者１０、及び受注者１２のいずれに該当するかを特定するものである。
【００３１】
また、サーバ３は、夫々の作業者に関連する申請データ及び進捗状況を認識するための機能的構成として、申請者確認手段３３、申請データ抽出手段３４、及び進捗状況認識手段３５を備えている。申請者確認手段３３は、作業者が、確認者８、承認者１０、または受注者１２であると特定された場合に機能するものであり、ワークフロー記憶手段１８に記憶された「申請データの受渡し順序」を基に、各作業者と一連の業務を行なう申請者６、すなわち、業務上、各作業者に対して申請データを申請する関係にある全ての申請者６を認識するものである。なお、申請者特定手段２９によって作業者が申請者６であると特定された場合には、申請者確認手段３３による認識は不要となる。申請データ抽出手段３４は、申請者確認手段３３によって認識された申請者６、または申請者特定手段２９によって特定された申請者６が申請した申請データを、申請データ記憶手段１９から抽出するものである。進捗状況認識手段３５は、申請データ抽出手段３４によって抽出された申請データに対する進捗状況を、作業状況記憶手段２０に記憶された作業状況を基に認識するものである。
【００３２】
さらに、サーバ３は、申請データ及びその進捗状況を出力するための機能的構成として、作業一覧作成手段３６、注文一覧作成手段３７、作業一覧出力手段３８、及び注文一覧出力手段３９を備えている。作業一覧作成手段３６は、進捗状況認識手段３５によって認識された進捗状況を基に作業状況一覧（詳細は後述）を作成するものであり、注文一覧作成手段３７は進捗状況を基に注文書一覧（詳細は後述する）を作成するものである。作業一覧出力手段３８及び注文一覧出力手段３９は、作業一覧作成手段３６または注文一覧作成手段３７によって作成された一覧を、送受信装置１５を介して夫々の端末に送信するものである。ここで、作業一覧出力手段３８及び注文一覧出力手段３９が本発明の進捗状況送信手段に相当する。
【００３３】
一方、申請用端末７、確認用端末９、承認用端末１１、及び受注側端末５は、いずれもブラウザソフトがインストールされた汎用のコンピュータであり、図示していないが、ハード構成としては、主たる制御を司るＣＰＵと、プログラムやデータが記憶されたＲＡＭ及びＲＯＭと、キーボードやマウス（ポインティングデバイス）等、情報を直接入力するための入力装置と、サーバ３に対してデータの送受信を行なう送受信装置と、入力装置によって入力された情報や、サーバ３から送信された情報を出力するディスプレイと、ハードディスク等の外部メモリとを備えている。
【００３４】
各端末の機構的構成について具体的に説明する。申請用端末７は、図３に示すように、送受信装置４１を介してサーバ３から送信される作業状況一覧を認識する作業一覧認識手段４４と、サーバ３から送信される注文書一覧を認識する注文一覧認識手段４５とを備えている。認識された作業状況一覧は、表示制御手段４３によって申請用端末７のディスプレイ４２に送出され、図７（ａ）に示す作業画面９０において表示される。この作業画面９０は、申請用端末７における初期画面であり、作業状況の種類と、夫々の作業状況に対する申請データの件数とを表形式で示した作業一覧１０５と、図７（ｂ）に示す作業画面９１へ移行させるための取込ボタン１０６、図７（ｃ）に示す作業画面９２へ移行させるための申請ボタン１０７、及び申請者６へのメッセージや利用方法が示されたメッセージ欄１０８等が設けられている。また、認識された注文書一覧１０９もディスプレイ４２に送出され、図７（ｃ）に示す作業画面９２において表示される。注文書一覧１０９には各申請データに対する進捗状況が表示されており、また注文書一覧１０９において、いずれかの申請データの「チェック」欄をマウスによってクリックすると、その申請データに関する明細が印刷されるようになっている。なお、取込ボタン１０６及び申請ボタン１０７はマウスによってクリックすることにより、選択指示されたものとみなされる。ここで、ディスプレイ４２が本発明の表示手段に相当し、表示制御手段４３が本発明の進捗状況表示制御手段に相当する。
【００３５】
また、図３に示すように、申請用端末７は、施工情報取得手段４６、施工データ記憶手段４７、注文書作成手段４８、及び申請データ送信手段４９を備えている。施工情報取得手段４６は、データ取込指示手段５０が操作されると、別のシステムに記憶された工事情報を、送受信装置４１を介して取込むものであり、取込まれた工事情報を施工データ記憶手段４７に記憶させる。注文書作成手段４８は、施工データ記憶手段４７に記憶された工事情報を読出し、この情報を利用するとともに、申請データ入力手段５１によって入力された申請情報を付加して注文書（申請データに相当）を作成するものである。申請データ送信手段４９は、申請指示手段５２が操作されると、注文書作成手段４８によって作成された申請データを、送受信装置４１を介してサーバ３に送信するものである。ここでデータ取込指示手段５０、申請データ入力手段５１、及び申請指示手段５２は、キーボードやマウスを用いて行なわれる操作手段であり、特に、データ取込指示手段５０が作業画面９１における取込ボタン１１０に対応し、申請指示手段５２が作業画面９２における注文申請ボタン１１１に対応している。
【００３６】
なお、図示していないが、申請用端末７は、その他の機能として、申請データ（注文書）を削除する機能、及び申請データを再申請する機能を備えており、申請後の申請データを削除し、申請データを修正した上で申請し直すことを可能にしている。
【００３７】
一方、図４に示すように、確認用端末９は、送受信装置５５を介してサーバ３から送信される作業状況一覧を認識する作業一覧認識手段５８と、サーバ３から送信される注文書一覧を認識する注文一覧認識手段５９とを備えている。認識された作業状況一覧は、表示制御手段５７によって確認用端末９のディスプレイ５６に送出され、図８（ａ）に示す作業画面９３において表示される。この作業画面９３は、確認用端末９における初期画面であり、作業状況の種類、申請データを申請した事業所名、及び申請データの件数を表形式で示した作業一覧１１２と、図８（ｂ）に示す作業画面９４へ移行させるための確認ボタン１１３と、確認者８へのメッセージや利用方法が表示されたメッセージ欄１１４とが設けられている。また、認識された注文書一覧１１５もディスプレイ４２に送出され、図８（ｂ）に示す作業画面９４において事業所毎に表示されるようになっている。また、注文書一覧１１５に対していずれかの申請データが選択指示されると、図８（ｃ）に示す作業画面９５へ移行し、その申請データに関する明細一覧１１６を表示させる。ここで、注文書一覧１１５においていずれかの申請データを選択指示させるための手段が、図４における選択指示手段６３に相当し、申請データを抽出しそれに関連する明細一覧を作成する機能的手段が注文データ抽出手段６０に相当する。また、確認指示送信手段６１は、確認指示手段６４によって確認指示が入力されると（すなわち作業画面９５において確定ボタン１１７がクリックされると）、その申請データについて確定指示がなされた旨を、送受信装置５５を介してサーバ３に送信するものである。
【００３８】
なお、図示していないが、確認用端末９は、その他の機能として、申請された申請データに間違いがある場合に、その申請データを申請者６に差し戻す機能、及び申請データの確定処理を取消す機能（確定当日で且つ承認者１０が承認する前にのみ有効）も備えている。
【００３９】
図５に示すように、承認用端末１１は、送受信装置６６を介してサーバ３から送信される作業状況一覧を認識する作業一覧認識手段６９と、サーバ３から送信される注文書一覧を認識する注文一覧認識手段７０とを備えている。認識された作業状況一覧は、表示制御手段６８によって承認用端末１１のディスプレイ６７に送出され、図９（ａ）に示す作業画面９６において表示される。この作業画面９６は、承認用端末１１における初期画面であり、作業状況の種類、申請データを申請した事業所名、及び申請データの件数を表形式で示した作業一覧１１８と、図１０（ｃ）に示す作業画面１０１へ移行させるための照会ボタン１１９と、図９（ｂ）に示す作業画面９７へ移行させるための承認ボタン１２０と、承認者１０へのメッセージや利用方法を示すメッセージ欄１２１とが設けられている。また、認識された注文書一覧もディスプレイ６７に送出され、図９（ｂ）に示す作業画面９７において、事業所毎且つ発注業者毎に区分けされた発注一覧１２２として表示される。また、発注一覧１２２においていずれかの申請データが選択指示されると、図９（ｃ）に示す作業画面９８に移行し、その申請データに関する明細一覧１２３を表示するようになっている。なお、発注一覧１２２においていずれかの申請データを選択指示させるための手段が図５における選択指示手段７５に相当し、申請データを抽出しそれに関連する明細一覧を作成する手段が注文データ抽出手段７１に相当する。また、ディスプレイ６７が本発明の表示手段に相当し、表示制御手段６８が本発明の進捗状況表示制御手段に相当する。
【００４０】
また、承認用端末１１は機能的構成として、発注日確定手段７２及び採番処理出力手段７３を備えている。発注日確定手段７２は、発注日設定指示手段７６の指示（すなわち作業画面９８における発注日ボタン１２４のクリック）に従い、注文データ抽出手段７１によって抽出された注文データ（申請データ）に対して発注日を設定するもの、すなわち指示された日にちを発注日として設定するものである。また、採番処理出力手段７３は、採番処理指示手段７７の操作（すなわち作業画面９８における採番ボタン１２５のクリック）に従って、採番する旨を、送受信装置６６を介してサーバ３に送信するものである。これにより、サーバ３の採番処理手段２５では、申請データに対して発注番号を自動的に付与することが可能になる。なお、発注日及び発注番号が設定された申請データは、承認者１０によって承認されたものとして扱われ、企業Ｂの受発注管理システムに送信し、受注データとして反映させることが可能となる。
【００４１】
図６に示すように、受注側端末５は、送受信装置８０を介してサーバ３から送信される作業状況一覧を認識する作業一覧認識手段８４と、進捗確認指示手段８７による指示に従い、サーバ３から送信される注文書一覧を認識する注文一覧認識手段８３とを備えている。認識された作業状況一覧は、表示制御手段８２によって受注側端末５のディスプレイ８１に送出され、図１０（ａ）に示す作業画面９９において表示される。この作業画面９９は、受注側端末５における初期画面であり、作業状況の種類、申請データを申請した事業所名、及び申請データの件数を表形式で示した作業一覧１２６と、図１０（ｃ）に示す作業画面１０１へ移行させるための照会ボタン１２７（進捗確認指示手段８７に相当）と、図１０（ｂ）に示す作業画面１００へ移行させるための取込ボタン１２８と、受注者１２へのメッセージや利用方法を示すメッセージ欄１２９とが設けられている。また、認識された注文書一覧もディスプレイ８１に送出され、図１０（ｂ）に示す作業画面１００において、注文一覧１３０として表示される。また、注文一覧１３０においていずれかの申請データが選択指示されると、その申請データが受発注管理システムに取込まれるようになっている。ここで、作業画面９９における取込ボタン１２８が、図６に示す注文取込指示手段８８に相当し、サーバ３から送信された注文一覧を認識する手段が、図６に示す取込一覧認識手段８５に相当する。また、注文一覧１３０においていずれかの申請データを選択指示させるための手段が、図６に示す選択指示手段８９に相当し、申請データを取込む手段が、取込処理手段８６に相当する。また、ディスプレイ８１が本発明の表示手段に相当し、表示制御手段８２が本発明の進捗状況表示制御手段に相当する。
【００４２】
図１０（ｃ）に示す作業画面１０１は、承認用端末１１または受注側端末５によって表示させることが可能な進捗状況確認用の画面であり、承認者１０が承認する予定の申請データ、または受注者１２が受注される予定の申請データに関する一覧表１３１が表示される。この一覧表１３１は、申請者６の事業所毎に区分されており、また、その申請データにおける明細を印刷させるためのチェック欄が設けられている。
【００４３】
次に、本実施形態のワークフローシステム１の動作、特にサーバ３における処理の流れ（本発明のワークフロープログラムに相当）について、図１１に基づき説明する。端末５，７，９，１１のうち、いずれかの端末からアクセスされ、ユーザＩＤ及びパスワードが入力されると（ステップＳ１においてＹＥＳ）、これらを基に、このシステムの利用者か否かの認証処理を行なう(ステップＳ２）。そして、利用者として登録されている場合には（ステップＳ３においてＹＥＳ）、ステップＳ４の処理に移行する。
【００４４】
ステップＳ４では、作業者（利用者）が、申請者６として登録されているか、それとも申請者６以外（すなわち、確認者８、承認者１０、受注者１２のいずれか）として登録されているかを判定し、作業者が申請者６の場合には（ＹＥＳ）、その申請者６が申請した申請データを申請データ記憶手段１９から抽出する(ステップＳ５）。一方、作業者が申請者でない場合には（ステップＳ４においてＮＯ）、ワークフロー記憶手段１８に記憶されている申請データの受渡し手順を基に、一連のワークフローとして設定された全ての申請者６を確認し（ステップＳ６）、その後、確認した申請者６に関する申請データを全て抽出する（ステップＳ５）。
【００４５】
さらに、作業状況記憶手段２０に記憶された作業状況を基に、抽出された申請データの進捗状況を認識し(ステップＳ７）、作業状況一覧と注文書一覧とを作成する。(ステップＳ８，Ｓ９）その後、これらの一覧を端末に送出する（ステップＳ１０）。これにより、アクセスされた端末において、その作業者に関連する全ての申請データと、それに関する作業の進捗状況を視覚的に認識させることが可能になる。
【００４６】
このように、上記のワークフローシステム１では、承認者１０に、承認者１０自身が承認する予定の申請データ及びその進捗状況を予め把握させることができる。特にネットワーク２を介して進捗状況が送信されるため、企業Ａにおける申請部門と承認部門とが互いに離れていても進捗状況を容易に把握させることができる。また、ワークフローにおいて、承認者１０は、申請者６及び確認者８の作業状況を把握できることから、承認予定の申請データに対して予め検討することが可能になるとともに、確認者８の作業の遅れ等に対して適切なアドバイスが可能になる。このため、一連の業務を円滑且つ迅速に行なわせることができる。
【００４７】
また、上記のワークフローシステム１では、受注側である企業Ｂの受注者１２に、その企業Ｂが受注する予定の申請データ（発注データ）、及びその進捗状況を予め把握させることができる。このため、受注者１２は、送信される予定の申請データ、すなわち発注予定の商品に関する情報を事前に把握することができ、例えば受注に合わせて生産計画を立てたり在庫品を確保したりすることが可能になる。したがって、商品の管理が容易になるとともに、商品を速やかに納品することが可能になる。
【００４８】
上記のワークフローシステム１では、申請者６に、申請者６自身が申請した申請データと、申請後の進捗状況を視覚的に認識させることができる。つまり、申請者６は自分の申請した業務がどこまで進んでいるのかを容易に把握することができる。特に、承認者１０や受注者１２ばかりではなく、申請者６も進捗状況を確認できるようになることから、承認や確認処理の遅れ等にして、相互に指摘し合うことが可能になり、情報の伝達を一層迅速に行なわせることが可能になる。
【００４９】
上記のワークフローシステム１では、進捗状況を注文書一覧の一部として表示させることから、申請データの内容と、その進捗状況との関連が明確になり、作業者の理解を容易にすることが可能になる。また、進捗状況を示す作業画面とは別に、初期画面として、作業状況の項目と作業状況に対する申請データの件数とからなる作業状況一覧が表示されるため、申請中の申請データに対する作業状況を全体的な観点から数値的に把握させることが可能になる。
【００５０】
以上、本発明について好適な実施形態を挙げて説明したが、本発明はこれらの実施形態に限定されるものではなく、以下に示すように、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の改良及び設計の変更が可能である。
【００５１】
例えば、本実施形態のワークフローシステム１では、ネットワーク２を介して接続された受注側端末５において、申請データ及びその進捗状況を把握できるものを示したが、申請データのみを把握できるようにしてもよい。このようにすれば、発注側の企業Ａでのワークフローに関する情報が外部の企業に出力されること（すなわち社内情報の流出）を未然に防ぐことができる。なお、受注側端末５が接続されていないシステムにおいても本発明を適用できることは言うまでもない。
【００５２】
また、本実施形態のワークフローシステム１では、商品の発注に関する情報を申請データとするもの、換言すれば商品の発注業務において本発明を適用するものを示したが、適用される業務は特に限定されるものではなく、提案書や稟議書の申請、契約書の承認等の業務において適用することも可能である。すなわち、少なくとも申請、確認、及び承認を一連の流れとするワークフローであれば本発明を有効に適用することが可能である。
【００５３】
本実施形態のワークフローシステム１では、申請者、確認者、承認者、及び受注者からなる四者によるワークフローに対して本発明を適用するものを示したが、申請者、確認者及び承認者のみからなるワークフロー、もしくは申請者、承認者、及び受注者のみからなるワークフロー、または確認者や承認者を複数介在するワークフローに対しても、同様の作用・効果を奏することができる。特に、一連の業務に係る作業者が多いほど、情報伝達に遅れが生じることになるが、本発明によれば、このような場合でも業務の遅れに対して、相互に指摘し合うことができ、情報の伝達を比較的速やかに行なわせることが可能になる。
【００５４】
さらに、本実施形態のワークフローシステム１では、各端末７，９，１１，５として、汎用のコンピュータを用いるものを示したが、各端末は、ネットワーク２を介してサーバ３にアクセスできるものであればよく、携帯電話等の携帯通信装置を利用することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の一実施形態であるワークフローシステムの構成を示す説明図である。
【図２】サーバの機能的構成を示すブロック図である。
【図３】申請用端末の機能的構成を示すブロック図である。
【図４】確認用端末の機能的構成を示すブロック図である。
【図５】承認用端末の機能的構成を示すブロック図である。
【図６】受注側端末の機能的構成を示すブロック図である。
【図７】申請用端末における作業画面を示す説明図である。
【図８】確認用端末における作業画面を示す説明図である。
【図９】承認用端末における作業画面を示す説明図である。
【図１０】受注用端末における作業画面を示す説明図である。
【図１１】サーバにおける処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５６】
１  ワークフローシステム
２  ネットワーク
３  サーバ
４  端末装置（発注側の端末装置）
５  受注側端末（受注側の端末装置）
６  申請者
７  申請用端末
８  確認者
９  確認用端末
１０  承認者
１１  承認用端末
１２  受注者
１７  識別情報記憶手段
１８  ワークフロー記憶手段
１９  申請データ記憶手段
２０  作業状況記憶手段
２９  申請者特定手段
３１  承認者特定手段
３２  受注者特定手段
３５  進捗状況認識手段
３８  作業一覧出力手段（進捗状況送信手段）
３９  注文一覧出力手段（進捗状況送信手段）
４２，５６，６７，８１  ディスプレイ（表示装置）
４３，５７，６８，８２  表示制御手段（進捗状況表示制御手段）
【図１】
2005250611.tif 000003
【図２】
2005250611.tif 000004
【図３】
2005250611.tif 000005
【図４】
2005250611.tif 000006
【図５】
2005250611.tif 000007
【図６】
2005250611.tif 000008
【図７】
2005250611.tif 000009
【図８】
2005250611.tif 000010
【図９】
2005250611.tif 000011
【図１０】
2005250611.tif 000012
【図１１】
2005250611.tif 000013