(57)【要約】【課題】  送信先登録サーバの登録情報が更新された場合に送信先登録キーに登録されている情報を最新状態を保つようにする。【解決手段】  データ送信システムにおいて、アドレスが登録されている登録サーバと、データを所定の送信先に送信するデータ送信装置とがネットワークを介して接続されている。登録サーバは、アドレスを含む情報が登録されるデータベースと、所定の検索条件で前記情報の登録内容を検索する検索手段と、前記検索手段による検索の結果であるアドレスをデータ送信装置ヘ出力する通信手段とを備える。データ送信装置は、登録サーバから送られてきたアドレスを送信先として、送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段とを備える。ここで、登録サーバ又はデータ送信装置は、前記所定の検索条件を記憶する検索条件記憶手段を有する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信先情報が登録されている登録サーバと、データを所定の送信先に送信するデータ送信装置とがネットワークを介して接続されているデータ送信システムであって、
前記登録サーバは、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースと、所定の検索条件で前記情報の登録内容を検索する検索手段と、前記検索手段による検索の結果である送信先情報を前記データ送信装置ヘ出力する通信手段とを備え、
前記データ送信装置は、前記登録サーバから送られてきた送信先情報を送信先として、送信先指定キーと対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段とを備え、
前記登録サーバ又は前記データ送信装置は、前記所定の検索条件を記憶する検索条件記憶手段を有することを特徴とするデータ送信システム。
【請求項２】
前記登録サーバは、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると、前記検索条件記憶手段に記憶された前記検索条件で前記データベースを再検索し、再検索した結果である送信先情報を、前記データ送信装置へ送信することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信システム。
【請求項３】
前記データ送信装置は、再検索された結果である送信先情報を、送信先として、前記記憶手段に、送信先指定キーと対応づけて記憶することを特徴とする請求項２に記載のデータ送信システム。
【請求項４】
前記データ送信装置の前記表示手段は、検索条件を設定する検索条件設定画面を表示することを特徴とする請求項３に記載のデータ送信システム。
【請求項５】
前記検索条件記憶手段は、前記データ送信装置に備えられることを特徴とする請求項４に記載のデータ送信システム。
【請求項６】
前記登録サーバは、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると、前記通信手段から更新通知を出力することを特徴とする請求項５に記載のデータ送信システム。
【請求項７】
前記データ送信装置は、前記更新通知を受信すると、前記検索条件記憶手段に記憶されている前記検索条件で、前記データベースを再検索するよう前記登録サーバに検索指示を出力することを特徴とする請求項６に記載のデータ送信システム。
【請求項８】
前記登録サーバは、前記データ送信装置から出力された前記検索指示に基づいて、前記検索条件で、前記検索条件で前記送信先データベースを再検索し、再検索した結果である送信先情報を、前記データ送信装置へ送信することを特徴とする請求項７に記載のデータ送信システム。
【請求項９】
前記データ送信装置は、前記登録サーバから送られてきた送信先情報が複数ある場合は、各々の送信先情報を送信先として送信先指定キーと対応づけて前記記憶手段に記憶させるとともに、複数の送信先情報を送信先の集合情報として記憶することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信システム。
【請求項１０】
前記データ送信装置は、前記送信先設定画面に前記集合情報をも表示し、前記集合情報が選択されると、前記検索記憶手段に記憶されている前記検索条件が表示されることを特徴とする請求項９に記載のデータ送信システム。
【請求項１１】
送信先情報を含む情報が登録されるデータベースを有した登録サーバにネットワークを介して接続されたデータ送信装置であって、
前記データベースが所定の検索条件で検索した結果として送られてきた送信先情報を送信先として、送信先指定キーと対応づけて記憶する記憶手段と、
前記所定の検索条件を記憶する検索条件記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、
選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段と
を備えたことを特徴とするデータ送信装置。
【請求項１２】
前記データベースに登録されている情報が更新された旨を示す更新通知を受け取ると、前記検索条件記憶手段に記憶されている前記検索条件で前記データベースを再検索するよう、前記登録サーバに検索指示を出力することを特徴とする請求項１１に記載のデータ送信装置。
【請求項１３】
前記検索指示に応じて、前記登録サーバから出力された再検索結果である送信先情報を送信先として、前記記憶手段に再記憶することを特徴とする請求項１２に記載のデータ送信装置。
【請求項１４】
送信先情報が登録されている登録サーバと、データを所定の送信先に送信するデータ送信するデータ送信装置とがネットワークを介して接続されているデータ送信システムであって、
前記登録サーバは、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースと、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると前記通信手段から更新通知を出力する通信手段とを備え、
前記データ送信装置は、送信先と送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段と、前記記憶手段に記憶されている送信先を更新する更新手段とを備え、
前記登録サーバから出力された前記更新通知に応じて、前記更新手段は、前記データベースから更新情報を取得して、前記記憶手段に記憶されている送信先を更新することを特徴とするデータ送信システム。
【請求項１５】
送信先情報を含む情報が登録されるデータベースを備えた登録サーバと、ネットワークを介して接続されているデータ送信装置であって、
送信先と送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、
選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段と、
前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると前記登録サーバから出力された更新通知に応じて、前記データベースにアクセスして前記記憶手段に記憶されている送信先を更新する更新手段と
を備えたことを特徴とするデータ送信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、送信先を指定するキーを備えるデータ送信装置によるネットワーク上でのデータ通信に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク環境において、最近のパソコンやネットワーク機器では、スキャンした文書や画像のデータを、インターネットファクスで送信したり、パソコンへ直接転送することができる。メールで送信したりするには、送信先のメールアドレスを入力する必要があるが、操作パネルなどの入力操作はわずらわしく、また、間違って入力してメールが届かないこともよくある。そのため、送信先を登録するアドレス帳を設けておき、パソコンやネットワーク機器（たとえばＭＦＰ）から、アドレス帳を管理するサーバにアクセスし、キーワードから所望の送信先を検索して、メールの送信先として設定するものがある。しかし、送信のたびにアドレス帳管理サーバにアクセスして検索して送信先を指定するのは時間がかかるという問題がある。
【０００３】
また、ファクシミリ装置などでおなじみの、ワンタッチダイアルでは、１度手入力した送信先電話番号をワンタッチダイヤルに登録しておくと、次回からはこのワンタッチダイヤルを使うことにより、１つの操作で送信先を指定できる（たとえば特開平１１−６８９１４号公報）。ワンタッチダイヤルを操作することにより、送信先設定の手順が簡素化され、手入力による煩わしさが解消できる。また、特開２００２−２３２６６３号公報に記載されたシステムでは、ネットワーク内のデータベースサーバに、ワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報のデータベースを設ける。パーソナルコンピュータのユーザは、このデータベースにアクセスして、ワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報を登録、変更または削除できる。
【０００４】
特開２００１−２４９８８２号公報に記載されたネットワークシステムでは、ネットワークに接続されているすべての機器（たとえばサーバとＭＦＰ）のアドレス帳における宛名の同期を、たとえば定期的にとる。または、ファイルサーバにアドレス帳データを保持し、これをシステム内で共用する。
【０００５】
また、特開２００２−２３２６６３号公報に記載されたネットワークでは、データベースサーバに、ワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報のデータベースを設ける。パーソナルコンピュータのユーザは、このデータベースにアクセスして、ワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報の登録、変更または削除を行える。このとき、その都度データベース情報が更新されるとともに、ファクシミリ装置は、たとえば定期的にデータベースにアクセスし、データベース情報が変更されていたら、ファクシミリ装置内のワンタッチボタンに登録されている情報を更新する。
【特許文献１】特開平１１−６８９１４号公報
【特許文献２】特開２００１−２４９８８２号公報
【特許文献３】特開２００２−２３２６６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ネットワークに接続されている装置がそれぞれアドレス帳を備えている場合、それぞれのアドレス帳の内容が最新の内容に更新されていないと、通信ができないことがある。そこで、特開２００１−２４９８８２号公報に記載されたネットワークシステムでは、たとえば定期的に、ネットワークに接続されている機器のアドレス帳における宛名の同期をとる。
【０００７】
また、たとえば特開平１１−６８９１４号公報に記載されたファクシミリ装置では、ワンタッチダイヤルの誤りによる通信エラーが発生しないようにする。このため、たとえば、ワンタッチキーに登録されているＦＡＸ番号で相手が着呼しない場合、使用者に対して警告を出す。これにより、使用できないワンタッチ番号がいつまでも登録されているのを防止する。しかし、警告が無視されれば状況は改善されない。ワンタッチダイアル機能を備える場合、ＦＡＸ番号などが変更された際に、ワンタッチダイヤルの登録内容も更新しておかないと、ワンタッチダイアルで送信できなくなる。したがって、もう１度手入力でワンタッチダイヤルを更新する必要がある。
【０００８】
特開２００２−２３２６６３号公報に記載されたネットワークでは、パーソナルコンピュータのユーザは、データベースサーバ内のワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報のデータベースにアクセスして、ワンタッチ・短縮・グループダイヤル情報を登録、変更または削除できる。ファクシミリ装置は、たとえば定期的にデータベースにアクセスし、データベース情報が変更されていたら、ファクシミリ装置内のワンタッチダイヤルに登録されている情報を更新する。しかし、ワンタッチキーを用いて送信先を指定するとき、既に登録内容から変更されているかもしれない。したがって、常にワンタッチキーに登録される情報を最新情報にする必要がある。
【０００９】
また、これら従来技術では、ワンタッチキーと送信先との対応が１対１であるため、たとえば、ある部署全員を登録していた場合に、この部署に新たな人が増えた場合、部署単位での更新ができないため，この新たな人に対するワンタッチキーへの登録が煩わしいものとなっていた。
【００１０】
本発明の目的は、送信先登録サーバの登録情報が更新された場合に、データ送信装置の送信先登録キーに登録されている情報を最新状態に保つこと、または、保つことを容易にならしめることである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明に係るデータ送信システムでは、送信先情報（メールアドレス、ファクス登録番号などの情報）が登録されている登録サーバと、データを所定の送信先に送信するデータ送信装置とがネットワークを介して接続されている。登録サーバは、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースと、所定の検索条件で前記情報の登録内容を検索する検索手段と、前記検索手段による検索の結果である送信先情報をデータ送信装置ヘ出力する通信手段とを備える。データ送信装置は、登録サーバから送られてきた送信先情報を送信先として、送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段とを備える。ここで、登録サーバ又はデータ送信装置は、前記所定の検索条件を記憶する検索条件記憶手段を有する。
【００１２】
前記データ送信システムにおいて、好ましくは、登録サーバは、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると、検索条件記憶手段に記憶された前記検索条件で前記データベースを再検索し、再検索した結果である送信先情報を、データ送信装置へ送信する。また、好ましくは、データ送信装置は、再検索された結果である送信先情報を、送信先として、前記記憶手段に、送信先指定キーと対応づけて記憶する。また、好ましくは、データ送信装置の前記表示手段は、検索条件を設定する検索条件設定画面を表示する。
【００１３】
前記データ送信システムにおいて、好ましくは、前記検索条件記憶手段は、前記データ送信装置に備えられる。
【００１４】
前記データ送信システムにおいて、好ましくは、登録サーバは、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると、前記通信手段から更新通知を出力する。また、好ましくは、データ送信装置は、前記更新通知を受信すると、検索条件記憶手段に記憶されている前記検索条件で、前記データベースを再検索するよう登録サーバに検索指示を出力する。また、好ましくは、登録サーバは、データ送信装置から出力された前記検索指示に基づいて、前記検索条件で、前記検索条件で前記データベースを再検索し、再検索した結果である送信先情報を、データ送信装置へ送信する。
【００１５】
前記データ送信システムにおいて、好ましくは、データ送信装置は、登録サーバから送られてきた送信先情報が複数ある場合は、各々の送信先情報を送信先として送信先指定キーと対応づけて前記記憶手段に記憶させるとともに、複数の送信先情報を送信先の集合情報として記憶する。また、好ましくは、データ送信装置は、送信先設定画面に前記集合情報をも表示し、前記集合情報が選択されると、前記検索記憶手段に記憶されている前記検索条件が表示される。
【００１６】
本発明に係るデータ送信装置は、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースを有した登録サーバにネットワークを介して接続されたデータ送信装置であって、前記データベースが所定の検索条件で検索した結果として送られてきた送信先情報を送信先として、送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、所定の検索条件を記憶する検索条件記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段とを備える。データ送信装置は、好ましくは、前記データベースに登録されている情報が更新された旨を示す更新通知を受け取ると、検索条件記憶手段に記憶されている前記検索条件で前記データベースを再検索するよう、登録サーバに検索指示を出力する。また、好ましくは、検索指示に応じて、登録サーバから出力された再検索結果である送信先情報を送信先として、前記記憶手段に再記憶する。
【００１７】
本発明に係るデータ送信システムは、送信先情報が登録されている登録サーバと、データを所定の送信先に送信するデータ送信するデータ送信装置とがネットワークを介して接続されているデータ送信システムである。登録サーバは、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースと、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると前記通信手段から更新通知を出力する通信手段とを備える。前記データ送信装置は、送信先と送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段と、前記記憶手段に記憶されている送信先を更新する更新手段とを備える。そして、登録サーバから出力された前記更新通知に応じて、前記更新手段は、前記データベースから更新情報を取得して、前記記憶手段に記憶されている送信先を更新する。
【００１８】
本発明に係るデータ送信装置は、送信先情報を含む情報が登録されるデータベースを備えた登録サーバと、ネットワークを介して接続されているデータ送信装置であって、送信先と送信先指定キーとを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面を表示する表示手段と、選択された所定の送信先指定キーに対応する送信先へデータを送信する送信手段と、前記データベースに登録されている送信先情報が更新されると前記登録サーバから出力された更新通知に応じて、前記データベースにアクセスして前記記憶手段に記憶されている送信先を更新する更新手段とを備える。
【発明の効果】
【００１９】
この発明によれば、送信先指定キーと対応づけて記憶された送信先を登録する際に、登録サーバにおける検索条件を記憶しているので、たとえば、部署単位で登録している場合であって、新たな人が増えた場合であっても、この検索条件を用いることができ、更新作業を容易にならしめることができる。また、登録サーバが更新されると更新通知が出力され、この更新通知に応じて送信先を更新するので、データ送信装置の情報を最新の情報に保つことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、添付の図面を参照して発明の実施の形態を説明する。
図１は、ネットワーク（たとえばＬＡＮ）１０１を介してデータ通信を行うシステムの構成を示す。このシステムでは、多数のネットワーク機器１０２〜１０６がネットワーク１０１に接続されている。コンピュータ１０２は、サーバとして動作する。ＬＤＡＰサーバ１０３は、ネットワーク内の送信先アドレス情報を登録している。ＬＤＡＰサーバ１０３は、送信先のアドレスが登録されている登録サーバの１例である。コンピュータ１０４は、クライアントとして動作する。また、ネットワーク１０１には、多目的画像形成装置（以下ではＭＦＰという）１０５，１０６が接続されている。ＭＦＰ１０５，１０６は、画像読取装置、ファクシミリ装置、プリンタ、複写機などとして機能する多機能装置である。この多機能装置は、ネットワークを介して他の機器にデータの送信を行う機能を有したデータ送信装置であり、この実施の形態におけるＭＦＰ１０５，１０６は、外部の画像読取装置（図示しない）などから入力され、または、ＭＦＰ自体により読み取って内部に蓄積された画像データや文書データを、ネットワーク１０１を介して送信できる。なお、ネットワークに接続されているサーバコンピュータ、クライアントコンピュータおよびＭＦＰの数は、図１の例に限定されるものではない。また、データを送受信するデータ送信装置やデータ受信装置の種類や台数も、図１の例に限定されるものではない。
【００２１】
図２は、ＭＦＰ１０５，１０６の本体の概略構成を示すブロック図である。システム制御部１２０は、ＣＰＵを含み、ＭＦＰ全体を制御する。システム制御部１２０には、画像読取制御部１２２、メモリ１２４、プリント制御部１２６、データ蓄積部１２８、表示／入力制御部１３０、ネットワーク制御部１３２、ＦＡＸ制御部１３４が接続されている。画像読取制御部１２２は、スキャナ部１３６による画像読取を制御する。プリント制御部１２６は、プリンタ部１３８を制御して印刷を行う。データ蓄積部１２８は、ハードディスク１４０にデータを格納する。ＦＡＸ制御部１３４は、ＦＡＸ回線を介してファクスデータを送受信する。表示／入力制御部１３０は、操作パネル１４２にて各種画面を表示し、操作者による画面での各種入力を受け付ける。操作パネル１４２は、各種入力用画面や検索結果を表示する画面を表示する表示手段の１例である。メモリ１２４は、画像読取、プリントなどの処理においてワークエリアとして使用される。ネットワーク制御部１３２は、ネットワーク（ＬＡＮ）１０１との通信を制御する。ネットワーク制御部１３２は、後で説明するように、操作パネル１４２において選択されたワンタッチキー（送信先指定キー）に対応する送信先へデータを送信する送信手段の１例である。なお、記憶手段であるハードディスク１４０には、データベース（ワンタッチキーデータベース）１４１や、ＬＤＡＰサーバ１０３にアクセスするためのプログラム（たとえばウェブブラウザ）１４２が格納されている。データベース１４１は、アドレスを含む情報が登録されるデータベースである。なお、後で説明するように、ハードディスク１４０には、ＬＤＡＰサーバ１０３における検索に用いる検索条件も記憶される。
【００２２】
このシステムにおいて、ネットワーク機器であるＭＦＰ１０５，１０６は、文書データや画像のデータを、クライアントコンピュータ１０４などへ、たとえばインターネットファクスで送信したり、また、直接に電子メールに添付して転送することができる。ＭＦＰ１０５，１０６は操作パネル１４２にワンタッチキーを備えている。ワンタッチキーは、送信先情報（本実施形態ではメールアドレス）が登録されている送信先指定キーであり、各ワンタッチキーには送信先情報（たとえば送信先のメールアドレス）が登録できる。送信の際に、ユーザは、パネル１４２においてワンタッチキーを押下する操作のみで、送信先のメールアドレスを指定でき、送信データを添付した電子メールが、その指定されたメールアドレスに送信される。ワンタッチキーのデータはデータベース１４１に記憶されている。ＭＦＰ１０５，１０６は、後で説明するように、データベース１４１に、ＬＤＡＰサーバ１０３から送られてきたアドレスを送信先として、操作パネル１４２の送信先指定キーと対応づけて記憶し、また、複数のアドレスを送信先の集合情報として記憶できる。
【００２３】
ＬＤＡＰサーバ１０３には、送信先情報（本実施形態では送信先のメールアドレス）を登録するデータベース（送信先データベース）１７０が備えられている。ユーザは検索条件を入力してネットワーク１０１を介してＬＤＡＰサーバ１０３にアクセスし、検索を指示する。ＬＤＡＰサーバ１０３は、検索条件に基づいて、データベース１７０からアドレスを抽出する。ユーザが抽出データの登録を指示すると、抽出された送信先アドレスをＭＦＰ内のデータベース１４１に登録する。このとき、検索条件もともに登録する。なお、パネル１４２のワンタッチキーの内容や検索条件のデータベース１４１は、ハードディスク１４０に記憶しておくが、他の記憶手段、たとえば、ＭＦＰ本体内のいずれかの不揮発性メモリに記憶してもよい。
【００２４】
図３は、ＬＤＡＰサーバ１０３の概略構成を示す。全体を制御するＣＰＵ１６０は、プログラムやデータを記憶するＲＯＭ１６２、ワークエリアとしてのＲＡＭ１６４、プログラムやデータを記憶するハードディスク装置１６６及び外部のネットワーク１０１と通信するための通信制御装置１６８を備える。ハードディスク装置１６６のハードディスクには、このネットワーク１０１における送信先情報を登録するデータベース１７０と、外部からネットワークを介してそのデータベース１７０に対してデータを登録し、また、データを検索するためのＬＤＡＰ検索プログラム１７２が記憶されている。ＬＤＡＰは、インターネットやイントラネットなどのＴＣＰ／ＩＰネットワークでディレクトリデータベースにアクセスするためのプロトコルをいい、ＬＤＡＰ検索では、ＬＤＡＰのプロトコルを用いて検索を行う。ディレクトリサービスとは、ネットワークを利用するユーザのメールアドレスや環境に関する情報を管理するサービスのことであり、ユーザ名からこれらの情報を検索できる。ＭＦＰ１０５，１０６のデータベース１４１に記憶される検索条件は、ＬＤＡＰサーバのハードディスク装置１６６に記憶してもよい。ＬＤＡＰ検索プログラム１７２は、検索条件でデータベース１７０の登録内容を検索する検索手段である。また、通信制御装置１６８は、検索結果であるアドレスをデータ送信装置ヘ出力する通信手段として動作する。
【００２５】
ＬＤＡＰサーバ１０３のデータベース１７０には、個人や組織に関する名前、メールアドレス、ファクス番号、会社名などの情報が登録されている。ＭＦＰ１０５，１０６、コンピュータ１０４などのユーザは、検索条件を入力して、ネットワーク１０１を介してＬＤＡＰサーバ１０３に検索を指示する。検索方法としては、ＬＤＡＰサーバ１０３内の情報を１つの検索キーワードについて「含む」、「同じ」、「始まる」、[終わる」などの検索条件により検索する方法と、名前、メールアドレスなどの検索対象項目に分けて個別に検索キーワードと「含む」、「同じ」、「始まる」、[終わる」などの検索条件により検索し、検索結果のＡＮＤにより情報を絞り込む方法がある。ＬＤＡＰサーバ１０３は、検索条件に基づいて、データベース１７０から送信先アドレスを抽出する。
【００２６】
ユーザは、アドレスを変更するときは、ＬＤＡＰサーバ１０３内のデータベース１７０にアクセスしてデータを更新する。ＬＤＡＰサーバ１０３内のデータベース１７０が更新されるごとに、ＬＤＡＰサーバ１０３は、ネットワーク１０１に接続されている他のすべてのデータ送信装置（たとえば多目的画像形成装置１０５，１０６を含む）に更新を通知する。（なお、今までＬＤＡＰを使ったことのあるデータ送信装置のみに検索結果を通知するようにしてもよい。）データ送信装置では、ＬＤＡＰサーバ１０３から更新通知を受け取ると、必要に応じて登録されている検索条件を用いてＬＤＡＰサーバ１０３内のデータベース１７０を再検索することにより情報を取得し、データベース１４１の内容を更新する。これにより、データ送信装置内のデータベース１４１のデータは常に最新の情報に維持される。
【００２７】
次に、ＬＤＡＰ検索の実行についてさらに説明する。データ送信装置の１例であるＭＦＰ１０５は、ネットワーク１０１を介してＬＤＡＰサーバ１０３に検索キーワード／検索条件をもってＬＤＡＰ検索を指示する。そして、ＬＤＡＰサーバ１０３から検索結果情報を受け取る。検索方法としては、ＬＤＡＰサーバ１０３内の送信先登録情報を１つの検索キーワードについて「含む」、「同じ」、「始まる」、[終わる」などの検索条件により検索する方法と、名前、メールアドレスなどの検索対象に分けて個別に検索キーワードと「含む」、「同じ」、「始まる」、[終わる」などの検索条件とにより検索し、検索結果のＡＮＤにより情報を絞り込む方法がある。ここでは、後者について説明する。なお、検索条件は、そのＭＦＰ１０５を利用するクライアントコンピュータ１０５からも設定可能である。
【００２８】
図４は、ＭＦＰ本体のパネル１３２において送信先の検索を行い、検索結果情報をワンタッチ情報として登録するＬＤＡＰ検索プログラム１７２の流れを示し、図５ａと図５ｂは、この処理における画面の遷移を示す。ＭＦＰ本体のパネル１４２のメニュー画面（図示しない）でユーザがＬＤＡＰ検索を選択すると、各検索対象項目それぞれに対するキーワードと検索条件を入力するための画面２０１が表示され、ユーザによるキーワードと検索条件の入力を受け付ける（Ｓ１０）。画面２０１は、データベース１７０内のデータについて検索条件を設定する検索条件設定画面である。画面２０１に表示されるのは、左から、検索対象項目である「対象」、各検索対象項目に対する「キーワード」、および、各キーワードに対する検索条件である「条件」である。この例では、対象は、「名前」、「メールアドレス」、「姓」及び「名」である。この「名前」は、複数のメールアドレスを含む集合を表わす名前である。このように、検索対象項目は、ワンタッチキーの集合についての「名前」と、各ワンタッチキーについての「メールアドレス」、「姓」及び「名」が含まれる。この画面２０１において、それぞれの検索対象項目に対するキーワードと検索条件を入力できる。また、画面２０１には、検索開始を指示するための検索開始キー２０１−４も配置されている。
【００２９】
画面２０１において、１つの検索対象のキーワードに対応するキー２００−１を押下することにより、その検索キーワードを入力するための画面２０２が表示される。この画面２０２で、操作者は、英字、かな、カナの入力及びカナ漢字変換により検索キーワードを入力できる。画面２０２にて、キー２０２−１を押下することにより、画面２０１に戻る。
【００３０】
また、画面２０１において、１つの条件に対応するキー２０１−２を押下することにより、その検索対象の検索条件を選択するためのキー２０１−３が表示され、検索条件入力が可能な状態になる。この例では、検索条件は、「含む」、「同じ」、「始まる」、「終わる」、「使用しない」のいずれかである。このように、検索条件は、ワンタッチキーの集合や、各ワンタッチキーについて設定できる。
【００３１】
なお、ＭＦＰ１０５，１０６のワンタッチキーデータベース１４１には、検索キーワードと検索条件からなる広義の検索条件（または検索式）も登録されている。したがって、ワンタッチキーを選択して検索条件設定画面２０１を表示すると、そのワンタッチキーに対する検索キーワードと検索条件が表示される。検索条件を変更しない場合は、そのまま検索開始キー２０１−４を押下することにより検索が開始できる。ＭＦＰ１０５，１０６のデータベース１４１に登録されている情報とＬＤＡＰサーバのデータベース１７０に登録されている情報とは１対１には対応しておらず、データベース１７０に登録されている情報の方が通常ははるかに多い。そのため、ワンタッチキーに登録されているものと同じ情報をデータベース１７０から検索する必要がある。ワンタッチキーに検索条件が登録されているので、簡単な操作で検索ができる。もちろん、登録されている検索条件と異なる検索条件を設定して検索することも可能である。
【００３２】
検索キーワードと検索条件の入力が完了した後、操作者は、画面２０１において、検索開始キー２０１−４を押下してＬＤＡＰサーバ１０３にＬＤＡＰ検索を指示する（Ｓ１２）。画面２０１に示す例では、名前とメールアドレスについてキーワードが入力され、いずれも、「含む」の検索条件が設定されている。また、姓と名については、「使用しない」の検索条件が設定されている。検索では、それらの検索条件のＡＮＤにより情報を絞り込む。
【００３３】
その後、ＬＤＡＰサーバ１０３より検索結果情報を受け取ると、画面２０３に検索結果２０３−３すなわち検索条件に合致したメールアドレスを表示する（Ｓ１４）。なお、この画面２０３には、検索結果のメールアドレスをワンタッチキーへ登録するための登録キー２０３−１が配置されている。
【００３４】
次に、その検索結果をメールアドレス情報としてＭＦＰ本体に登録する場合を説明する。画面２０３で、操作者が、ワンタッチキーへ登録するための登録キー２０３−１を押下すると（Ｓ１６でＹＥＳ）、画面２０４が表示される。この画面２０４は、データベース１４１に登録するための登録設定画面である。画面２０４には、複数のキー２０４−１、登録キー２０４−２及びワンタッチキー２０４−３が配置されている。キー２０４−１は、複数のアドレス情報が登録されている集合を選択するキーである。キー２０４−１の上に表示されている文字は登録変更が可能である。画面２０４において、キー２０４−１の「ＭＦＰ開発部」を選択して、登録キー２０４−２を押下すると、全検索結果（アドレスの集合）を「ＭＦＰ開発部」の名称の集合に登録確定し、検索したときの各検索キーワードと各検索条件をワンタッチキー情報および「ＭＦＰ開発部」の集合情報としてＭＦＰ内のデータベース１４１に登録する（Ｓ１８）。各検索結果のメールアドレスを各ワンタッチキー２０４−３に割り当ててそれぞれ登録できる。各ワンタッチキー２０４-３の上には、たとえば検索結果の姓及び／又は名の文字を表示する。そして、検索結果を画面２０６にも表示する（Ｓ２０）。この画面２０６は、ユーザが送信する相手先を入力するワンタッチキー選択画面、すなわち、データベース１４１に記憶された送信先指定キーを表示する送信先設定画面である。ワンタッチキー選択画面２０６にてユーザがいずれかのワンタッチキーを選択すると、そのワンタッチキー情報として登録されているメールアドレスが宛先として決定される。したがって、操作パネルにおいて送信を指示すると、選択された送信先指定キーに対応する送信先へデータが送信できる。
【００３５】
また、画面２０４のキー２０４−１の「ＭＦＰ開発部」及び画面２０６のキー２０６−１の「ＭＦＰ開発部」を押下することにより、画面２０５が表示され、登録された各検索キーワードと各検索条件が表示される。操作者は、この画面２０５で、検索キーワードと検索条件を確認できる。
【００３６】
次に、ＬＤＡＰサーバ１０３内の登録情報が更新された場合について説明する。図６に示すように、ＬＤＡＰサーバ１０３は、ＬＤＡＰサーバ１０３内の登録情報に変化がある場合（Ｓ４０）、更新通知をネットワーク１０１上の全てのデータ送信装置（ＭＦＰを含む）に通知する（Ｓ４２）。
【００３７】
各ＭＦＰは、ＬＤＡＰサーバ１０３から更新通知（図６、Ｓ４２）を受け取ると、図７に示すフローチャートのように、前記ワンタッチキー情報やワンタッチキーの集合情報として登録されている各検索キーワードと各検索条件によりＬＤＡＰサーバ１０３に検索指示を行う。そして、ＬＤＡＰサーバ１０３より検索結果情報を受け取り、必要ならば本体登録情報を更新する。「ＭＦＰ開発部」に登録した前記の情報を例とすると、「ＭＦＰ開発部」の集合に登録されている情報をＬＤＡＰサーバ１０３より受け取った検索結果情報に差し替える。
【００３８】
各ＭＦＰ内でのサーバ内登録情報更新通知の制御について、さらに説明すると、まず、登録されているキーワードがあるか否か判断する（Ｓ６０）。登録されているキーワードがあると、そのキーワードにて、ＬＤＡＰサーバに検索を指示する（Ｓ６２）。そして、ＬＤＡＰサーバ１０３より検索結果を受け取る（Ｓ６４）。ここで、登録データ更新の必要があると判断すると（Ｓ６６でＹＥＳ）、登録データを検索結果に更新する（Ｓ６８）。これにより、ＬＤＡＰ検索により取得してＭＦＰ本体に登録されている情報が、ＬＤＡＰサーバ１０３内の登録情報が更新されるごとに、更新される。
【００３９】
また、上述の実施の形態では、データ送信装置に検索機能を持たせていたが、図８と図９に示すように、ＬＤＡＰサーバ１０３に検索機能を持たせてもよい。この場合、ＬＤＡＰサーバ内に、データベース１７０の他に、各データ送信装置ごとのデータベース（ワンタッチキーデータベース）１７４を設け、ワンタッチキー情報と検索条件を登録しておく。データベース１７０が更新されると、各ワンタッチキーに登録されている検索条件を用いてデータベース１７０の検索を行い、各データ送信装置用ワンタッチキーデータベース１７４において、再抽出された送信先情報を検索条件とともにワンタッチキーに割り当てられた送信先情報に再登録する。なお、変形例として、検索条件を登録しないようにしてもよい。この場合、送信先データベース１７０が更新されると、各データ送信装置用ワンタッチキーデータベース１７４のそれに対応する情報を更新する。
【００４０】
ここでは、検索結果情報のうち、メールアドレスを登録する場合について説明したが、ファクス登録番号などをワンタッチキーに登録する場合でも同様にワンタッチキーに登録する内容を更新できる。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】システムの概略構成を示すブロック図
【図２】多目的画像形成装置の概略構成を示すブロック図
【図３】ＬＤＡＰサーバの概略構成を示すブロック図
【図４】検索登録のフローチャート
【図５ａ】ＬＤＡＰ検索における画面遷移の図
【図５ｂ】ＬＤＡＰ検索における図５Ａに続く画面遷移の図
【図６】登録更新のフローチャート
【図７】登録データ登録更新のフローチャート
【図８】別の実施の形態のシステムの概略構成を示すブロック図
【図９】別の実施の形態のＬＤＡＰサーバの概略構成を示すブロック図
【符号の説明】
【００４２】
１０１  ネットワーク（たとえばＬＡＮ）、    １０２  コンピュータ（サーバ）、    １０３  ＬＤＡＰサーバ、    １０４  コンピュータ（クライアント）、    １０５，１０６  ＭＦＰ、    １２０  システム制御部、    １４２  操作パネル、    １３２  ネットワーク制御部、    １４０  ハードディスク、    １４１  ワンタッチキーデータベース、  １６０  ＬＤＡＰサーバのＣＰＵ、    １６２  ＬＤＡＰサーバにアクセスするためのプログラム（たとえばウェブブラウザ）、    １６６  ハードディスク装置、    １７０  送信先データベース、    １７２  ＬＤＡＰ検索プログラム、    １７４  各データ送信装置用のデータベース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５ａ】
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【図５ｂ】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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