(57)【要約】【課題】書類データを効率的に管理、利用することを可能とする書類管理装置等を提供する。【解決手段】書類管理装置１０１の制御部１０２は、部品データを作成して記憶部に部品データ１１２として保持する（Ｓ５０１、Ｓ５０２）。また、書類管理装置１０１の制御部１０２は、新規書類データの分類に基づいて保存先のフォルダの設定を行い、書類データ及び部品データを記憶部から検索・抽出して表示装置に画面表示し（Ｓ５０３〜Ｓ５０５）、書類データと部品データとを合成して新規の書類データを作成し（Ｓ５０６）、設定したフォルダに書類データ１１１として保持する（Ｓ５０７）。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類データを管理する書類管理装置であって、
前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、
前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、
前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、
前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段と、
を具備することを特徴とする書類管理装置。
【請求項２】
前記操作画面表示手段は、前記フォルダ内の前記書類データあるいは前記部品データの追加あるいは削除に対応させて前記操作画面の表示内容の追加あるいは削除を行うことを特徴とする請求項１に記載の書類管理装置。
【請求項３】
前記操作画面表示手段は、前記書類データの名称あるいは前記部品データの名称に基づいて前記操作画面の表示を行うことを特徴とする請求項１に記載の書類管理装置。
【請求項４】
前記フォルダ保持手段は、前記書類データを管理情報と共に保持し、
前記検索抽出手段は、前記管理情報に適合しない前記書類データへのアクセス要求があった場合、当該アクセスを拒否することを特徴とする請求項１に記載の書類管理装置。
【請求項５】
前記フォルダ保持手段は、前記書類データと当該書類データに関連する前記部品データとを対応付けて保持し、
前記検索抽出手段は、前記書類データが指定されると、当該書類データに対応する前記部品データを併せて抽出することを特徴とする請求項１に記載の書類管理装置。
【請求項６】
書類データを作成する書類管理方法であって、
書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成ステップと、
前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持ステップと、
前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出ステップと、
前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示ステップと、
を具備することを特徴とする書類管理方法。
【請求項７】
コンピュータを、書類データを作成する書類管理装置として機能させるためのプログラムであって、
前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、
前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、
前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、
前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段、
として機能させるプログラム。
【請求項８】
コンピュータを、書類データを作成する書類管理装置として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、
前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、
前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、
前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、
前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段、
として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【背景技術】
【０００１】
近年、多くの書類が電子データとして管理され、利用されている。省庁へ提出する申請書や金融機関に提出する届出書等、所定の形式及び記載事項を含む書類を電子データ（定義フォーム）として保管し、必要な時に必要な事項を入力して印刷することにより申請書、届出書等を作成することができる。また、入力事項（登録情報）をデータベースに保持し、必要に応じて、保持管理する定義フォーム及び登録情報を呼び出して利用することができる（例えば、［特許文献１］参照。）。
【０００２】
【特許文献１】特開２００２−８３２６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、書類データ（提案書コンテンツ、チラシコンテンツ等）を作成する場合、目的に見合った書類データを個別に作成する必要があり、既存の書類データが多数存在する場合、既存の書類データの中から類似する案件を検索し、当該書類データに部分的な修正等を加えて、手作業により新規の書類データを作成する必要があるという問題点がある。
また、多数の利用者が同様の書類データを作成する場合であっても、各自で書類データを作成する必要があるという問題点がある。
【０００４】
また、類似の書類データを作成する場合であっても、必要な書類データの所在を即座に把握できず、既存の書類データを効率的に利用することが困難であるという問題点がある。
また、書類データの整理、あるいは、作成履歴、流用情報（流用可否情報、著作権情報、提出先可否情報（社内用、社外用）の管理を手作業で行う場合、相当の手間を要するという問題点がある。
また、各自が個別に書類データを作成するため、誰がいつどのような書類データを作成し、また、どのように流用して作成しているかについて、管理、把握することが困難であるという問題点がある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
前述した目的を達成するために第１の発明は、書類データを管理する書類管理装置であって、前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段と、を具備することを特徴とする書類管理装置である。
【０００６】
第１の発明では、書類管理装置は、書類データ及び書類データを構成する部品データを分類に対応するフォルダに保持し、フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行い、フォルダに保持する書類データ及び部品データの検索及び抽出を行い、書類データと部品データとを合成して新規の書類データを作成する。
【０００７】
書類データは、書類に関するデータファイルである。書類は、各種ドキュメントであり、例えば、提案書、チラシ、書類の雛形、テンプレート等である。
部品データは、部品に関するデータファイルである。部品は、書類の構成部分であり、例えば、住所氏名欄、入力フィールド、フレーム等である。
【０００８】
第１の発明では、書類管理装置は、既存のドキュメント類を使用しやすいように、使いまわしができる部分のみ部品化して１ファイル化を行い、別案件で使用したい時のために分類別に記録・保管するので、既存のドキュメントを効率的に管理運用できる。
【０００９】
また、前記操作画面表示手段は、フォルダの構成、前記書類データの名称あるいは前記部品データの名称に基づいて前記操作画面の表示を行い、前記フォルダ内の前記書類データあるいは前記部品データの追加あるいは削除に対応させて前記操作画面の表示内容の追加あるいは削除を行うことが望ましい。この場合、書類データあるいは部品データの追加あるいは削除に伴う変更作業を行う必要がなく、維持管理負担を軽減することができる。
【００１０】
また、前記フォルダ保持手段は、前記書類データを管理情報（プロパティ情報等）と共に保持し、前記検索抽出手段は、前記管理情報に適合しない前記書類データへのアクセス要求があった場合、当該アクセスを拒否することが望ましい。この場合、書類管理装置は、書類データあるいは部品データを記憶部に保持するにあたり、分類に対応した階層フォルダに保持したり、タイトル、プロパティ情報、キーワード等の設定を行う。従って、不適切な流用を防止することができ、セキュリティの向上を図ることができる。
【００１１】
また、前記フォルダ保持手段は、前記書類データと当該書類データに関連する前記部品データとを対応付けて保持し、前記検索抽出手段は、前記書類データが指定されると、当該書類データに対応する前記部品データを併せて抽出することが望ましい。この場合、部品データの検索に係る労力的負担を軽減することができる。
【００１２】
第２の発明は、書類データを作成する書類管理方法であって、書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成ステップと、前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持ステップと、前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出ステップと、前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示ステップと、を具備することを特徴とする書類管理方法である。
【００１３】
第２の発明は、第１の発明の書類管理装置が実行する書類管理方法に関する発明である。
【００１４】
第３の発明は、コンピュータを、書類データを作成する書類管理装置として機能させるためのプログラムであって、前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段、として機能させるプログラムである。
【００１５】
第４の発明は、コンピュータを、書類データを作成する書類管理装置として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、前記書類データと前記書類データを構成する部品データとを合成して新規の書類データを作成する書類データ作成手段と、前記書類データ及び前記部品データを分類に対応するフォルダに保持するフォルダ保持手段と、前記フォルダに保持する前記書類データ及び前記部品データの検索及び抽出を行う検索抽出手段と、前記フォルダの構成に基づいて操作画面の表示を行う操作画面表示手段、として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体である。
【００１６】
また、上記のプログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に保持させて流通させてもよいし、このプログラムを通信回線を介して送受することもできる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、書類データを効率的に管理、利用することを可能とする書類管理装置等を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る書類管理装置等の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、以下の説明及び添付図面において、略同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略することにする。
【００１９】
まず、図１を参照しながら、本発明の実施の形態に係る書類管理装置１０１のハードウェア構成について説明する。
図１は、書類管理装置１０１のハードウェア構成図である。
【００２０】
書類管理装置１０１は、書類データ、部品データの作成、管理等を行う装置であり、例えば、ユーザに属するパーソナルコンピュータである。
図１に示すように、書類管理装置１０１は、制御部１０２、入力部１０３、表示部１０４、記憶部１０５、入出力部１０６、通信部１０７等がシステムバス１０８を介して互いに接続されて構成される。
【００２１】
制御部１０２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等を有する。
【００２２】
ＣＰＵは、記憶部、ＲＯＭ、記録媒体等に格納されるプログラムをＲＡＭ上のワークメモリ領域に呼び出して実行し、演算処理、動作制御等を行い、後述する各種機能（図５〜図１０等参照。）を実現する。
ＲＯＭは、不揮発性メモリであり、プログラム、データ等を恒久的に保持し、ＲＡＭは、揮発性メモリであり、プログラム、データ等を一時的に保持する。
【００２３】
入力部１０３は、データの入力を行い、例えば、キーボード、マウス等のポインティングデバイス、テンキー等の入力装置を有する。
入力部１０３を介して、書類管理装置１０１に対して、操作指示、動作指示、データ入力、維持管理等を行うことができる。
【００２４】
表示部１０４は、ＣＲＴモニタ、液晶パネル等のディスプレイ装置、ディスプレイ装置と連携してコンピュータのビデオ機能を実現するための論理回路等（ビデオアダプタ等）を有する。
記憶部１０５は、データを記憶する装置であり、ハードディスク、メモリ等を有する。記憶部１０５には、書類データ１１１、部品データ１１２、ＣＰＵが実行するプログラム、プログラム実行に必要なデータ、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）等が格納される。尚、書類データ１１１、部品データ１１２に関しては、図２及び図３において後述する。
【００２５】
入出力部１０６は、データの入出力を行い、例えば、フロッピディスクドライブ、ＰＤドライブ、ＣＤドライブ（−ＲＯＭ、−Ｒ、−ＲＷ等）、ＤＶＤドライブ（−ＲＯＭ、−Ｒ、−ＲＷ等）、ＭＯドライブ等のメディア入出力装置等を有する。
【００２６】
通信部１０７は、通信インタフェースであり、通信制御装置、通信ポート等を有する。書類管理装置１０１は、通信部１０７を介して、他の装置との間で情報の授受を行うことができる。
システムバス１０８は、各装置間の制御信号、データ信号等の授受を媒介する経路である。
尚、同様の構成を採るパーソナルコンピュータ、情報携帯端末（ＰＤＡ）、携帯電話、ワークステーション、サーバコンピュータ等を書類管理装置１０１として用いることができる。
【００２７】
次に、図２及び図３を参照しながら、記憶部１０５が保持する書類データ１１１、部品データ１１２について説明する。
図２は、書類データ１１１の一態様を示す図である。
図３は、部品データ１１２の一態様を示す図である。
【００２８】
書類データ１１１は、書類に関するデータファイル（ＰＰＴファイル等）である。書類は、各種ドキュメントであり、例えば、提案書、チラシ、書類の雛形、テンプレート等である。
部品データ１１２は、部品に関するデータファイル（ＰＰＴファイル等）である。部品は、書類の構成部分であり、例えば、住所氏名欄、入力フィールド、フレーム等である。
【００２９】
図２に示す書類データ１１１は、書類の表示データ（図示しない）等と共に、タイトル２０１、プロパティ２０２、分類情報２０３（階層フォルダ）等の各フィールドを有する。
【００３０】
タイトル２０１は、書類データ１１１を特定するための識別子、名称等を示し、例えば、「企画提案書」等である。
プロパティ２０２は、書類データ１１１の属性等を示し、例えば、作成に関する内容（作成者、作成日等）、作成履歴（ソース情報）、流用情報（流用可否情報、流用履歴、流用明細、著作権情報等）、提出先可否情報（社内限定、社外用、業界限定情報等）等である。
分類情報２０３は、書類データ１１１の分類を示し、例えば、書類データの分類に対応するフォルダが設けられる場合、書類データ１１１の保存先の階層フォルダに関する情報である。尚、書類データ１１１だけでなく部品コンテンツ１１２に関しても、同様の分類情報を付するようにしてもよい。
【００３１】
図３に示す部品データ１１２は、部品の表示データ（図示しない）等と共に、タイトル３０１、プロパティ３０２、キーワード３０３等の各フィールドを有する。
【００３２】
タイトル３０１は、部品データ１１２を特定するための識別子、名称等を示し、例えば、「氏名住所欄」、「提案書フレーム」等である。
プロパティ３０２は、部品データ１１２の属性等を示し、例えば、作成に関する内容（作成者、作成日等）、作成履歴（ソース情報）、流用情報（流用可否情報、流用履歴、流用明細、著作権情報等）、提出先可否情報（社内限定、社外用、業界限定情報等）等である。
キーワード３０３は、部品データ１１２の検索の際に用いられる検索用のキーワードを示し、例えば、「企画提案書」、「住所欄」等である。尚、部品データ１１２だけでなく書類データ１１１に関しても、同様のキーワードを付するようにしてもよい。
【００３３】
次に、図４を参照しながら、記憶部１０５が保持する階層フォルダについて説明する。
図４は、階層フォルダの一態様を示す図である。
階層フォルダは、書類データ１１１あるいは部品データ１１２の分類に対応して設けられるフォルダである。
【００３４】
書類データ１１１は、提案書フォルダ４０１あるいはチラシフォルダ４０２に保持される。提案書フォルダ４０１は、汎用提案書フォルダ４０４、個別提案書フォルダ４０５を保持する。汎用提案書フォルダ４０４は、書類データとして汎用提案書コンテンツ４０６を保持し、個別提案書フォルダ４０５は、書類データとして個別提案書コンテンツ４０７を保持する。チラシフォルダ４０２は、書類データとしてチラシコンテンツ４０８を保持する。
部品データ１１２は、部品フォルダ４０３に保持される。部品フォルダ４０３は、部品データとして部品コンテンツ４０９を保持する。
【００３５】
次に、図５〜図７を参照しながら、書類管理装置１０１の動作について説明する。
図５は、書類管理装置１０１の動作の流れを示す図である。
図６及び図７は、書類管理装置１０１の動作を示すフローチャートである。
【００３６】
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２（ＣＰＵ等）は、記憶部（ハードディスク等）に格納するプログラム（実行プログラム、ＯＳのプログラム等）、プログラム実行に必要な各種データ等をワークメモリ（ＲＡＭ等）上にロードしてＣＰＵの制御の下に以下の各ステップを実行する。
【００３７】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、書類データの流用できそうな部分について部品化して１ファイルの部品データを作成し、記憶部１０５に部品データ１１２として保持する（Ｓ５０１、Ｓ５０２、ステップ６０１、ステップ６０２）。
【００３８】
この場合、書類管理装置１０１の制御部１０２は、複数の書類データ作成に流用することを考慮して、部品データ１１２を分類して記録、保持を行う。
例えば、提案書の場合、書類管理装置１０１の制御部１０２は、そのまま流用可能な汎用的な部分、当該提案書から切り出した流用可能な部分を部品化して１ファイルの部品データを作成し、部品データ１１２として記憶部１０５に保持する。
【００３９】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部１０５における保存先のフォルダの設定を行う（ステップ７０１）。尚、書類管理装置１０１のユーザは、作成しようとする新規書類データの分類に基づいて保存先のフォルダを指定する。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、書類データ１１１を記憶部１０５から検索・抽出し、表示装置に画面表示する（Ｓ５０３、Ｓ５０５、ステップ７０２）。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、部品データ１１２を記憶部１０５から検索・抽出し、表示装置に画面表示する（Ｓ５０４、Ｓ５０５、ステップ７０３）。
【００４０】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、ステップ７０２及びステップ７０３において検索・抽出した書類データと部品データとを合成して新規の書類データを作成し（Ｓ５０６、ステップ７０４）、ステップ７０１において設定した記憶部１０５のフォルダに、書類データ１１１として保持する（Ｓ５０７、ステップ７０５）。
【００４１】
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、書類データ１１１及び部品データ１１２を記憶部１０５に保持するにあたり、分類に対応した階層フォルダに保持したり、各書類データ及び各部品データに、タイトル、プロパティ情報（作成に関する内容（作成者、作成日等）、作成履歴管理（ソース情報）、流用情報（流用可否情報、流用履歴、流用明細、著作権情報等）、提出先可否情報（社内限定、社外用、業界限定情報等）、更新情報）、キーワード等の設定を行うことが望ましい。
【００４２】
以上の過程を経て、書類管理装置１０１の制御部１０２は、部品データを作成して記憶部に部品データとして保持する。また、書類管理装置１０１の制御部１０２は、新規書類データの分類に基づいて保存先のフォルダの設定を行い、書類データ及び部品データを記憶部から検索・抽出して表示装置に画面表示し、書類データと部品データとを合成して新規の書類データを作成し、設定したフォルダに書類データとして保持する。
【００４３】
このように、書類管理装置１０１は、既存のドキュメント類を使用しやすいように、使いまわしができる部分のみ部品化して１ファイル化を行い、別案件で使用したい時のために分類別に記録・保管するので、既存のドキュメントを効率的に管理運用できる。
また、書類管理装置１０１は、書類データあるいは部品データを記憶部に保持するにあたり、分類に対応した階層フォルダに保持したり、タイトル、プロパティ情報、キーワード等の設定を行う。従って、不適切な流用を防止することができ、セキュリティの向上を図ることができる。
【００４４】
次に、図８〜図１０を参照しながら、書類管理装置１０１におけるフォルダ構造と画面遷移について説明する。
【００４５】
図８は、書類管理装置１０１のフォルダ構造と表示画面との対応を示す図である。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部１０５のフォルダ構造に対応させて表示部１０４に画面表示を行う。
【００４６】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部１０５のログイン画面データ８３１（第１階層）に基づいてログイン画面（図１０：画面１００１参照）を表示し、フォルダ設定画面データ８３２（第１階層）に基づいてフォルダ設定画面（図１０：画面１００２参照）を表示する。
【００４７】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部１０５のフォルダ８２１（第２階層：「提案書」「チラシ」「部品」）に対応させて、画面８０１にボタン８１１（「提案書」「チラシ」「部品」）を表示する。
尚、記憶部１０５においてフォルダ８２１についてフォルダが追加あるいは削除された場合、書類管理装置１０１の制御部１０２は、追加あるいは削除されたフォルダに対応させて、ボタンを追加あるいは削除して画面８０１のボタン８１１の表示を行う。
【００４８】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部１０５のフォルダ８２２（第３階層：「汎用提案書」「個別提案書」）に対応させて、画面８０２にボタン８１２（「汎用提案書」「個別提案書」）を表示する。
尚、記憶部１０５においてフォルダ８２２についてフォルダが追加あるいは削除された場合、書類管理装置１０１の制御部１０２は、追加あるいは削除されたフォルダに対応させて、ボタンを追加あるいは削除して画面８０２の表示を行う。
【００４９】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、コンテンツ８２３に対応させて、画面８０３にタイトル８１３（「会員システム提案書」等）を表示し、画面８０４に書類データ８１４の表示を行う。
尚、記憶部１０５においてコンテンツ８２３についてコンテンツが追加あるいは削除された場合、書類管理装置１０１の制御部１０２は、追加あるいは削除されたコンテンツに対応させて、タイトルを追加あるいは削除して画面８０３のタイトル８１３の表示を行う。
【００５０】
図９は、書類管理装置１０１のフォルダ構造の一態様を示す図である。
図９に示すように、書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１１（ＸＦＴ１）において、汎用提案書コンテンツ９０１（書類データ）の表示を行い、画面９１２（ＸＦＴ２）において、個別提案書コンテンツ９０２（書類データ）の表示を行い、画面９１３（ＸＦＴ３）において、チラシコンテンツ９０３（書類データ）の表示を行い、画面９１４（ＸＦＴ４）において、部品コンテンツ９０４（部品データ）の表示を行い、画面９１５（ＸＦＴ５）において、部品コンテンツ９０４の検索条件の入力を行い、画面９１６（ＸＦＴ６）において、部品コンテンツ９０４の検索結果の表示を行う。
【００５１】
図１０は、書類管理装置１０１における画面遷移の一態様を示す図である。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００１上にログイン画面を表示し、ＩＤ及びパスワードが入力されると、画面１００２上にフォルダ設定画面を表示し、フォルダ名の入力、条件設定等が行われる。
尚、条件設定は、提出先、利用目的（得意先提出用、社内研修用等）等に関する設定であり、検索キーとして用いられる。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００３上に、記憶部１０５の第２階層のフォルダに対応するボタン１０１１（「提案書」）、ボタン１０１２（「チラシ」）、ボタン１０１３（「部品」）を表示する。
【００５２】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００３のボタン１０１１（「提案書」）がマウスのクリック操作等により選択されると、画面１００４上に、第３階層のフォルダに対応するボタン１０１４（「汎用提案書」）、ボタン１０１５（「個別提案書」）を表示する。
【００５３】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００４のボタン１０１４（「汎用提案書」）が選択されると、画面９１１（ＸＦＴ１）を表示して、当該画面９１１の左側の領域１０２１に第４階層のコンテンツ（書類データ）（例えば、図９の汎用提案書コンテンツ９０１（ＰＰＴ１〜ＰＰＴ４））のタイトルを示す。
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、フォルダ設定において設定された条件（提出先、使用目的等）と汎用提案書コンテンツのプロパティ情報とを照合し、条件に適合しない場合、例えば、得意先提出用を目的とする場合に社内限定の資料や流用不可の資料を指定した場合は、当該コンテンツを排除して表示しない。
【００５４】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１１（ＸＦＴ１）においてタイトルの選択が行われると、当該タイトルのコンテンツの内容が右側の領域１０３１に表示され、ボタン１０４１（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されているコンテンツを設定したフォルダにコピーして保持する。
【００５５】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００４のボタン１０１５（「個別提案書」）が選択されると、画面９１２（ＸＦＴ２）を表示して、当該画面９１２の左側の領域１０２２に第４階層のコンテンツ（書類データ）（例えば、図９の個別提案書コンテンツ９０２（ＰＰＴ５〜ＰＰＴ８））のタイトルを示す。
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、フォルダ設定において設定された条件（提出先、使用目的等）と個別提案書コンテンツのプロパティ情報とを照合し、条件に適合しない場合、例えば、得意先提出用を目的とする場合に社内限定の資料や流用不可の資料を指定した場合は、当該コンテンツを排除して表示しない。
【００５６】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１２（ＸＦＴ２）においてタイトルの選択が行われると、当該タイトルのコンテンツの内容が右側の領域１０３２に表示され、ボタン１０４２（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されているコンテンツを設定したフォルダにコピーして保持する。
【００５７】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００３のボタン１０１２（「チラシ」）がマウスのクリック操作等により選択されると、画面９１３（ＸＦＴ３）を表示して、当該画面９１３の左側の領域１０２３に第４階層のコンテンツ（書類データ）（例えば、図９のチラシコンテンツ９０３（ＰＰＴ９〜ＰＰＴ１２））のタイトルを示す。
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、フォルダ設定において設定された条件（提出先、使用目的等）とチラシコンテンツのプロパティ情報とを照合し、条件に適合しない場合、例えば、得意先提出用を目的とする場合に社内限定の資料や流用不可の資料を指定した場合は、当該コンテンツを排除して表示しない。
【００５８】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１３（ＸＦＴ３）においてタイトルの選択が行われると、当該タイトルのコンテンツの内容が右側の領域１０３３に表示され、ボタン１０４３（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されているコンテンツを設定したフォルダにコピーして保持する。
【００５９】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００３のボタン１０１３（「部品」）がマウスのクリック操作等により選択されると、画面１００５上に、第３階層のフォルダに対応するボタン１０１６（「部品リスト」）、ボタン１０１７（「検索画面」）を表示する。
【００６０】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００５のボタン１０１６（「部品リスト」）が選択されると、画面９１４（ＸＦＴ４）を表示して、当該画面９１４の左側の領域１０２４に第４階層の部品コンテンツ（部品データ）（例えば、図９の部品コンテンツ９０４（ＰＰＴ１３〜ＰＰＴ１６））のタイトルを示す。
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、フォルダ設定において設定された条件（提出先、使用目的等）と部品コンテンツのプロパティ情報とを照合し、条件に適合しない場合、例えば、得意先提出用を目的とする場合に社内限定の資料や流用不可の資料を指定した場合は、当該部品コンテンツを排除して表示しない。
【００６１】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１４（ＸＦＴ４）においてタイトルの選択が行われると、当該タイトルの部品コンテンツの内容が右側の領域１０３４に表示され、ボタン１０４４（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されている部品コンテンツを設定したフォルダにコピーして保持する。
【００６２】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面１００５のボタン１０１７（「検索」）が選択されると、画面９１５（ＸＦＴ５）を表示し、検索用のタイトル文字列、検索キーワード等が入力されると、部品コンテンツの検索・抽出を行い、画面９１６（ＸＦＴ６）を表示して、当該画面９１６の左側の領域１０２６に検索・抽出した部品コンテンツのタイトルを示す。
書類管理装置１０１の制御部１０２は、画面９１６（ＸＦＴ６）においてタイトルの選択が行われると、当該タイトルの部品コンテンツの内容が右側の領域１０３６に表示され、ボタン１０４６（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されている部品コンテンツを設定したフォルダにコピーして保持する。
【００６３】
書類管理装置１０１の制御部１０２は、ボタン１０４１〜ボタン１０４６（「フォルダにコピー」）が選択されると、表示されているコンテンツ（書類データ）及び部品コンテンツ（部品データ）を設定したフォルダにコピーして保持し、画面１０５１のボタン１０６１（「フォルダへ」）が選択されると、画面１０５２上に、フォルダ内に保持されているコンテンツ（書類データ）及び部品コンテンツ（部品データ）を表示し、ボタン１０６２（「合成」）が選択されると、フォルダ内に収集されたコンテンツ（書類データ）及び部品コンテンツ（部品データ）の合成処理を行い、画面１０５３を表示して合成処理を行った旨をユーザに通知する。
尚、書類管理装置１０１の制御部１０２は、合成処理の際、新規コンテンツ（新規書類データ）のプロパティ情報（プロパティ２０２）として、作成履歴、流用履歴、流用明細等を記録する。
【００６４】
以上、図８〜図１０について説明したように、書類管理装置１０１の制御部１０２は、書類データ及び部品データを画面表示する際、記憶部に保持するフォルダ構造に基づいてメニュー画面、操作ボタン、表示タイトル等を作成して画面表示する。また、書類管理装置１０１の制御部１０２は、記憶部において書類データあるいは部品データが追加あるいは削除された場合、その追加あるいは削除された書類データあるいは部品データに対応させて、操作ボタン、表示タイトル等を追加あるいは削除して画面表示を行う。
【００６５】
従って、書類管理装置１０１は、記憶部に保持するフォルダ構造に基づいて画面表示を行い、書類データ及び部品データの追加あるいは削除によりフォルダ構造が更新された場合、当該更新に伴って自動的に表示画面を更新するので、保守運用に係る負担を軽減することができる。
【００６６】
以上、詳細に説明したように、本発明の実施の形態に係る書類管理装置は、既存のドキュメント類を使用しやすいように、使いまわしができる部分のみ部品化して１ファイル化を行い、別案件で使用したい時のために分類別に記録・保管するので、既存のドキュメントを効率的に管理運用できる。従って、目的、用途に応じてオンデマンドに既存のドキュメントを組み合わせて新たなドキュメントを作成して使用することができる。
また、メニューと並列して部品コンテンツ内容も表示し確認可能であるので、登録部品データを、別案件で使用したい時に、検索画面に従って部品データを検索し、ヒットした部品データを組み合わせてオンデマンドに用途に応じた新しいドキュメントを自動作成することができる。
【００６７】
また、書類管理装置は、書類データあるいは部品データを記憶部に保持するにあたり、分類に対応した階層フォルダに保持したり、タイトル、プロパティ情報（作成に関する内容（作成者、作成日等）、作成履歴管理（ソース情報）、流用情報（流用可否情報、流用履歴、流用明細情報、著作権情報等）、提出先可否情報（社内限定、社外用、業界限定情報等）、更新情報等）、キーワード等の設定を行う。従って、不適切な流用を防止することができ、セキュリティの向上を図ることができる。
例えば、ドキュメントや提案書に作成者名、作成日時、作成者の顔写真等の署名を付与し、誰がいつどのようなドキュメントや提案書を作成したかの記録を残すことにより、作成履歴、作成者等を容易に把握することができる。
【００６８】
また、書類管理装置は、記憶部に保持するフォルダ構造に基づいて画面表示を行い、書類データ及び部品データの追加あるいは削除によりフォルダ構造が更新された場合、当該更新に伴って自動的に表示画面を更新するので、保守運用に係る負担を軽減することができる。さらに、書類管理装置は、フォルダ名、ファイル名、ファイルの内容を示すプロパティ、キーワード等もメニュー等の画面表示に直接反映させるので、部品データの増減時のメニュー画面の更新等のメンテナンスに係る負担を軽減することができる。
【００６９】
尚、書類管理装置は、書類データが選択された場合、当該書類データに関連する部品データも併せて記憶部から呼び出すようにしてもよい。この場合、部品データ検索に係る労力的負担を軽減することができる。
また、書類管理装置は、選択された書類データのプロパティ情報を参照して作成者を確認し、当該作成者と関連する書類データあるいは部品データも併せて記憶部から呼び出してメニュー表示するようにしてもよい。
また、図５〜図１０等に示す処理を行うプログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に保持させて流通させてもよいし、このプログラムを通信回線を介して送受することもできる。
【００７０】
以上、添付図面を参照しながら、本発明にかかる書類管理装置等の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】書類管理装置１０１のハードウェア構成図
【図２】書類データ１１１の一態様を示す図
【図３】部品データ１１２の一態様を示す図
【図４】階層フォルダの一態様を示す図
【図５】書類管理装置１０１の動作の流れを示す図
【図６】書類管理装置１０１の動作を示すフローチャート
【図７】書類管理装置１０１の動作を示すフローチャート
【図８】書類管理装置１０１のフォルダ構造と表示画面との対応を示す図
【図９】書類管理装置１０１のフォルダ構造の一態様を示す図
【図１０】書類管理装置１０１における画面遷移の一態様を示す図
【符号の説明】
【００７２】
１０１………書類管理装置
１０２………制御部
１０４………表示部
１０５………記憶部
１１１………書類データ
１１２………部品データ
４０１………提案書フォルダ
４０２………チラシフォルダ
４０３………部品フォルダ
４０４………汎用提案書フォルダ
４０５………個別提案書フォルダ
４０６………汎用提案書コンテンツ（書類データ）
４０７………個別提案書コンテンツ（書類データ）
４０８………チラシコンテンツ（書類データ）
４０９………部品コンテンツ（部品データ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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