(57)【要約】【課題】該当社員が離席している場合であっても、比較的短い時間で的確な返答をすることができる着席状況管理システムを提供する。【解決手段】オペレータは、レイアウト画面を参照して、外線により指定された社員の氏名が表示してある席像Ｄの表示が異なっている場合、該当社員は離席中と判断して、当該席像Ｄが属する席グループ内の適当な席像Ｄを選択し、選択した席像Ｄに配置された電話機像Ｔの内線番号を視認し、その内線番号を発呼して当該電話機像Ｔが配置された席像Ｄ，Ｄに表示された氏名のいずれかの社員を電話機に呼び出し、その社員が電話口に出た場合は外線の要件を伝え、その電話機に外線を接続させる。【選択図】図３
2005216150.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザが着する複数の席にそれぞれ配置され、ローカルエリアネットワークで相互に接続された複数の端末機と、各端末機が作動しているか否かの情報を得る作動情報取得手段と、適宜の端末機にあって、作動情報取得手段によって得られた作動情報に基いて、他の各端末機の作動状態をその端末機の表示部に表示させる作動状態表示手段とを備え、前記表示部に表示された端末機の作動状態によって、各席へのユーザの着席状況を管理するシステムにおいて、
前記作動状態表示手段は、
前記各席の配置に対応した複数の席像、及び各席像別にそのユーザの識別情報を表したレイアウト画面を前記表示部に表示させるレイアウト画面表示手段と、
前記作動情報に基いて、前記レイアウト画面に表示された各席像それぞれについて、その端末機が作動中の場合と作動中でない場合とでその表示を異ならせる手段とを具備する
ことを特徴とする着席状況管理システム。
【請求項２】
前記レイアウト画面表示手段は、複数の電話機の配置に対応した複数の電話機像及びその電話番号を、前記席像又はその近傍に表したレイアウト画面を表示させるようにしてある請求項１記載の着席状況管理システム。
【請求項３】
更に、前記レイアウト画面に表示された各席像は複数のグループに分けてあり、各グループそれぞれに関連する他のグループ及びその優先順位を定めた優先順位情報が設定してあり、
前記作動状態表示手段は、レイアウト画面に表示された各席像の内、いずれかの席像が指定されたか否かを判断する手段と、いずれかの席像が指定されたと判断した場合、前記優先順位情報に基いて、該当する他のグループにその優先順位を表示させる手段とを具備する請求項１又は２記載の着席状況管理システム。
【請求項４】
前記ローカルエリアネットワークに接続したサーバを備え、このサーバは前記作動状況取得手段を備えている請求項１、２又は３記載の着席状況管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、パーソナルコンピュータ等の端末機を利用して着席状況を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電話機の代表番号を有する会社等では、外線から代表番号に着呼した場合、オペレータが内線で該当する社員が属する部署の所定電話機を発呼し、その電話機が接続されると、内線を外線に交換するようにしてある。当該部署では、外線を受けた社員が該当する社員でない場合、その社員は外線を一時的に保留し、その部署内で該当社員を探し、該当社員が着席しているときは、その社員に伝えて近傍の電話機に外線を接続させ、当該社員が着席していないときは、保留を解除して該当社員が離席していることを返答している。
【０００３】
従って、該当社員が着席しているときは、外線の取次ぎ時間は比較的短いが、該当社員が離席しているときは、外線の取次ぎ時間が長いという問題があった。更に、その部署で外線を受けた社員の位置と該当社員の位置とは離れている場合、外線を受けた社員は該当社員がトイレ等のために一時的に離席しているのか、出張等の外出であるのか、又は会議等で社内の他の場所に在するのか等、該当社員の動向を把握することが困難であるため、比較的短い時間で的確な返答をすることができないという問題もあった。そのため、後記する特許文献１には次のようなシステムが開示されている。
【０００４】
ところで、会社等にあっては、複数の社員にそれぞれ配した各パーソナルコンピュータ（以後、ＰＣともいう）をＬＡＮ（Local  Area  Network）で接続し、各ＰＣ間で情報の送受信を効率的に行うようにしてあるが、従来のシステムはかかる社内ＬＡＮで接続された各ＰＣを利用するものである。
【０００５】
すなわち、社内の各ＰＣに、ＬＡＮで接続された他のＰＣがスクリーンセーバの実行中であるか否かを検索するプログラムをインストールしておき、外線から代表番号に着呼した場合、オペレータは自己に配されたＰＣに該当社員のＰＣがスクリーンセーバの実行中であるか否かを検索させる。そして、検索結果が、該当社員のＰＣがスクリーンセーバの実行中でない場合、オペレータは、該当社員は離席中であると判断して該当社員が離席していることを返答する。
【０００６】
これによって、該当社員が離席しているときであっても、オペレータは、外線に対して短時間で返答することができる。
【特許文献１】特開２００３−１３２１９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、このような従来のシステムにあっては、外線に対して、該当社員が離席していることを短時間で返答することはできるものの、オペレータは、該当社員の動向を把握できないため、離席の状況を外線で返答するには、結局、該当社員が属する部署の内線を発呼して前同様の手順を踏まなければならず、前述した比較的短い時間で的確な返答をすることができないという問題は解決されていない。
【０００８】
本発明は、斯かる事情に鑑みてなされたものであって、該当社員が離席している場合であっても、比較的短い時間で的確な返答をすることができる着席状況管理システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１記載の本発明は、ユーザが着する複数の席にそれぞれ配置され、ローカルエリアネットワークで相互に接続された複数の端末機と、各端末機が作動しているか否かの情報を得る作動情報取得手段と、適宜の端末機にあって、作動情報取得手段によって得られた作動情報に基いて、他の各端末機の作動状態をその端末機の表示部に表示させる作動状態表示手段とを備え、前記表示部に表示された端末機の作動状態によって、各席へのユーザの着席状況を管理するシステムにおいて、前記作動状態表示手段は、前記各席の配置に対応した複数の席像、及び各席像別にそのユーザの識別情報を表したレイアウト画面を前記表示部に表示させるレイアウト画面表示手段と、前記作動情報に基いて、前記レイアウト画面に表示された各席像それぞれについて、その端末機が作動中の場合と作動中でない場合とでその表示を異ならせる手段とを具備することを特徴とする。
【００１０】
請求項２記載の本発明は、前記レイアウト画面表示手段は、複数の電話機の配置に対応した複数の電話機像及びその電話番号を、前記席像又はその近傍に表したレイアウト画面を表示させるようにしてあることを特徴とする。
【００１１】
請求項３記載の本発明は、更に、前記レイアウト画面に表示された各席像は複数のグループに分けてあり、各グループそれぞれに関連する他のグループ及びその優先順位を定めた優先順位情報が設定してあり、前記作動状態表示手段は、レイアウト画面に表示された各席像の内、いずれかの席像が指定されたか否かを判断する手段と、いずれかの席像が指定されたと判断した場合、前記優先順位情報に基いて、該当する他のグループにその優先順位を表示させる手段とを具備することを特徴とする。
【００１２】
請求項４記載の本発明は、前記ローカルエリアネットワークに接続したサーバを備え、このサーバは前記作動状況取得手段を備えていることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明では、該当するユーザ（社員）が離席している場合であっても、比較的短い時間で的確な返答をすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本発明は、ユーザが着する複数の席にそれぞれ配置され、ローカルエリアネットワークで相互に接続された複数の端末機と、各端末機が作動しているか否かの情報を得る作動情報取得手段と、適宜の端末機にあって、作動情報取得手段によって得られた作動情報に基いて、他の各端末機の作動状態をその端末機の表示部に表示させる作動状態表示手段とを備え、前記表示部に表示された端末機の作動状態によって、各席へのユーザの着席状況を管理するシステムに係るものであり、前述した作動状態表示手段は、レイアウト画面を表示部に表示させるレイアウト画面表示手段を具備している。このレイアウト画面には、各席の配置に対応した複数の席像、並びに各席像別にそのユーザの氏及び／又は名、社員番号といった識別情報が表してある。また、作動状態表示手段は、前記作動情報に基いて、前記レイアウト画面に表示された各席像それぞれについて、その端末機が作動中の場合と作動中でない場合とでその表示を異ならせる手段を具備している。
【００１５】
なお、端末機が作動中でない場合とは、端末機が起動されていない場合、端末機においてスクリーンセーバが実行されている場合、又は起動された端末機の動作がロックされている場合をいい、端末機が作動中の場合とは、端末機が作動中でない場合以外の場合をいう。
【００１６】
これによって、外線を交換するオペレータは、端末機の表示部に表示されたレイアウト画面を参照して、外線により指定されたユーザ（社員）の識別情報に対応する席像の表示が異なっているか否かを判断し、異なっていない場合、該当社員は着席中であると判断して、その内線番号を発呼して該当ユーザを電話機に呼び出し、該当ユーザが電話口に出た場合、当該電話機に外線を接続することができる。一方、オペレータは、レイアウト画面を参照して、外線により指定された社員の識別情報に対応する席像の表示が異なっている場合、該当社員は離席中と判断して、当該席像の近傍であって席像の表示が異なっていない席像を選択し、選択した席像に係る内線番号を発呼してそのユーザを電話機に呼び出し、そのユーザが電話口に出た場合は外線の要件を伝え、その電話機に外線を接続させる。
【００１７】
このように、レイアウト画面によって、該当ユーザが着席しているか否かを瞬時に把握することができる上に、該当ユーザが着席していない場合、該当ユーザの動向を把握している可能性が高い他のユーザの電話機に短時間で外線を接続することができ、外線に対して、短時間で的確な返答を行うことができる。
【００１８】
また、レイアウト画面表示手段は、複数の電話機の配置に対応した複数の電話機像及びその電話番号を、席像又はその近傍に表したレイアウト画面を表示させる。
【００１９】
これによって、オペレータは、レイアウト画面を参照することによって、所要の電話機の位置、及びその電話番号を瞬時に得ることができ、その電話機に外線を短時間で接続させる。
【００２０】
一方、前述したレイアウト画面に表示された各席像は複数のグループに分けておき、各グループそれぞれに関連する他のグループ及びその優先順位を定めた優先順位情報を設定しておく。そして、作動状態表示手段は、レイアウト画面に表示された各席像の内、いずれかの席像が指定されたか否かを判断し、いずれかの席像が指定されたと判断した場合、前記優先順位情報に基いて、該当する他のグループにその優先順位をレイアウト画面上に表示させる。
【００２１】
これによって、該当ユーザに係る席像が属するグループ内の全ての端末機が停止状態又は一時停止状態である場合であっても、そのグループに属する該当ユーザの動向を把握している可能性が高い他のユーザの電話機に短時間で外線を接続することができ、外線に対して、短時間で的確な返答を行うことができる。
【００２２】
更に、ローカルエリアネットワークに接続したサーバを備え、このサーバに前述した作動状況取得手段を構築する。
【００２３】
作動状況取得手段は端末機に構築することもできるが、このようにローカルエリアネットワークに接続したサーバに作動状況取得手段を構築した場合、端末機に作動状況取得手段を構築した場合に比べて、端末機に対する負荷を少なくすることができ、端末機の動作状態を良好に維持することができる。
【００２４】
以下、本発明に係る実施例を図面に基づいて詳述する。
【実施例１】
【００２５】
図１は、本発明に係る着席状況管理システムの構成を説明する概念図であり、図中、３はパーソナルコンピュータ（ＰＣ）である。複数のＰＣ（端末機）３，３，…が各社員にそれぞれ配されており、各ＰＣ３，３，…はＬＡＮ２によって互いに接続されている。そして、これら各ＰＣ３，３，…の作動状態は、同じくＬＡＮ２に接続された管理用のサーバ１によって管理されている。
【００２６】
サーバ１は、全てのＰＣ３，３，…にポーリングして、各ＰＣ３，３，…から応答があるか否か、応答がある場合は、スクリーンセーバが実行されているか否か、及びコンピュータがロックされているか否かを返信させることによって、各ＰＣ３，３，…が停止状態又は一時停止状態であるか、即ち作動中であるのか否かの情報を得るようにしてあり、かかる操作を適宜の時間間隔（例えば、数十秒間隔）で行う。
【００２７】
サーバ１には、後述するように、各ＰＣ３，３，…が配置してある複数の部署（例えば、複数の課）別に、当該部署内の各ＰＣ３，３，…が配置してある各席のレイアウト及び各席の使用者の氏及び／又は名、並びに当該部署内の複数の電話機のレイアウトが予め設定してあり、サーバ１は、各ＰＣ３，３，…から前記情報を得る都度、各席のレイアウトに対応して当該ＰＣ３，３，…の作動状態を更新する。
【００２８】
代表番号が与えられた電話機の近傍にはオペレータ用のＰＣ４が配置してあり、オペレータ用のＰＣ４も前記ＬＡＮ２に接続してある。そして、オペレータは、当該電話機に外線が着呼してそれと接続すると、ＰＣ４を操作してその表示部に、後述する取次ぎ用画面を表示させる。
【００２９】
図２は、図１に示したオペレータ用のＰＣ４の表示部に表示される取次ぎ用画面の一例を説明する説明図である。図２に示した如く、取次ぎ用画面には、例えば、総務部、営業部等の各部の別に、１又は複数の課が表示されている。なお、各部署の表示構成は、本システムを適用する会社・役所等に応じたものにしておけばよいことはいうまでもない。
【００３０】
そして、オペレータが取次ぎ用画面において、外線より指定された課の上をタッチすると、ＰＣ４は、当該課のレイアウト画面を表示する。
【００３１】
図３及び図４は、オペレータ用のＰＣ４の表示部に表示されるレイアウト画面を説明する説明図である。図３に示した如く、レイアウト画面には、例えば、前述した如く指定された課の名称が表示されており、当該課に配置された複数の席像Ｄ，Ｄ，…がその配置に対応して島状にグループ分けして表示されており、各席像Ｄ，Ｄ，…上にはその使用者の氏及び／又は名が表示されている。なお、席は配置されているが、その使用者がいない場合、その席像Ｄ，Ｄ，…には、使用者の氏及び／又は名が設定されていないため、その表示はなされていない。
【００３２】
また、レイアウト画面には、複数の電話機像Ｔ，Ｔ，…がその配置に対応して表示されており、各電話機像Ｔ，Ｔ，…の近傍には、内線番号が表示されている。本実施例では、各電話機像Ｔ，Ｔ，…は、対面する２つの席像Ｄ，Ｄ、Ｄ，Ｄ、…，…の間上に表示してある。
【００３３】
更に、図１に示したサーバ１から与えられるＰＣ３，３，…の作動状況の情報に基いて、作動していないＰＣ３が存在する場合、そのＰＣ３が配置してある席像Ｄの表示を、他の席像Ｄ，Ｄ，…の表示と異ならせるようになっている。本実施例では、「木村」の氏が表示してある席像Ｄの色を他の席像Ｄ，Ｄ，…の色と異ならせてある。
【００３４】
オペレータは、レイアウト画面を参照して、外線により指定された社員の氏名が表示してある席像Ｄの表示が異なっているか否かを判断し、異なっていない場合、該当社員は着席中であると判断して、当該席像Ｄに配置された電話機像Ｔの内線番号を視認し、その内線番号を発呼して該当社員を電話機に呼び出し、該当社員が電話口に出た場合、当該電話機に外線を接続する。
【００３５】
一方、オペレータは、レイアウト画面を参照して、外線により指定された社員の氏名が表示してある席像Ｄの表示が異なっている場合、該当社員は離席中と判断して、当該席像Ｄが属する席グループ内の適当な席像Ｄ（例えば、該当社員の席と横に相隣る席像、図３にあっては「鈴木」が表示された席像）を選択し、選択した席像Ｄに配置された電話機像Ｔの内線番号を視認し、その内線番号を発呼して当該電話機像Ｔが配置された席像Ｄ，Ｄに表示された氏名のいずれかの社員を電話機に呼び出し、その社員が電話口に出た場合は外線の要件を伝え、その電話機に外線を接続させる。
【００３６】
このように、レイアウト画面によって、該当社員が着席しているか否かを瞬時に把握することができる上に、該当社員が着席していない場合、該当社員の動向を把握している可能性が高い他の社員の電話機に短時間で外線を接続することができ、外線に対して、短時間で的確な返答を行うことができる。
【００３７】
なお、本実施例では、オペレータは、レイアウト画面に表示された電話機像Ｔの内線番号を視認して内線を発呼するようにしてあるが、本発明はこれに限らず、レイアウト画面に表示された電話機像Ｔをオペレータがタッチすると、当該内線番号の電話機に発呼するようにしてもよい。また、レイアウト画面に電話機像Ｔ及び／又は電話番号を表示しないようにしてもよい。この場合、オペレータは内線番号表等によって所要の内線番号をしらべればよい。
【００３８】
一方、図４に示した如く、例えばグループ会議等によって、該当社員の氏名が表示された席像Ｄが属する席グループ内の全てのＰＣが停止状態又は一時停止状態である場合、当該席グループ内の全ての席像Ｄ，Ｄ，…の表示が他の席像Ｄ，Ｄ，…の表示と異ならせてあるが、この場合レイアウト画面中の他の席グループには、当該席グループに距離的及び／又は組織機構的に近い順に、例えば「優先１」，「優先２」，…等の優先順位が表示される。そして、オペレータは、レイアウト画面に表示された優先順位がより高い席グループにおいて表示が異なっていない席像Ｄに配置された電話機像Ｔの内線番号の電話機を発呼し、その電話口に社員が出た場合、当該社員に外線の要件を伝え、その電話機に外線を接続させる。
【００３９】
このように、該当社員の氏名が表示された席像Ｄが属する席グループ内の全てのＰＣが作動中でない場合であっても、その席グループに属する該当社員の動向を把握している可能性が高い他の社員の電話機に短時間で外線を接続することができ、外線に対して、短時間で的確な返答を行うことができる。
【００４０】
図５は、図１に示したオペレータ用のＰＣ４による着席状況管理手順を示すフローチャートである。ＰＣ４は、オペレータによって、取次ぎ用画面を表示部に表示させる指令が入力されるまで待機し（ステップＳ１）、その指令が入力された場合、図２に示した如き取次ぎ画面を表示部に表示させる（ステップＳ２）。
【００４１】
ＰＣ４は、表示部に表示した取次ぎ画面中のいずれかの課（部署）が指定されるまで待機し（ステップＳ３）、いずれかの課が指定されると、サーバ１から、当該課に配されている各ＰＣ３，３，…の作動状態データを取得し（ステップＳ４）、前述した如く、作動してない席像Ｄの表示を異ならせて、レイアウト画面を表示部に表示させる（ステップＳ５，６）。
【００４２】
このとき、レイアウト画面に表示された複数の席グループにおいて、それに属する各席にそれぞれ配された全てのＰＣ３，３，…が作動していない席グループが存在しない場合は、図３に示した如きレイアウト画面が表示され、それに属する各席にそれぞれ配された全てのＰＣ３，３，…が作動していない席グループが存在する場合は、図４に示した如きレイアウト画面中の優先順位が表示されていないものが表示される。
【００４３】
オペレータ用のＰＣ４は、レイアウト画面に表示したいずれかの席像Ｄが指定されたか否かを判断し（ステップＳ７）、それが入力されていないと判断した場合、ステップＳ９へ移って、終了指令が入力されたか否かを判断し、それが入力されていない場合、ステップＳ７へ戻る。一方、ＰＣ４には、各席グループ別に、当該席グループに距離的及び／又は組織機構的に近い順に優先順位が予め設定してあり、ＰＣ４は、ステップＳ７でいずれかの席像が指定された場合、当該席像Ｄが属する席グループに係る優先順位を他の席グループの近傍に表示させる（ステップＳ８）。ＰＣ４は、ステップＳ９で終了指令が入力された場合、表示部にレイアウト表示を停止させる。
【００４４】
なお、かかる着席状況を管理するコンピュータプログラムは、オペレータ用のＰＣ４に限らず、他の適宜のＰＣ３，３，…又は他の全てのＰＣ３，３，…，４にインストールしておいてもよい。これによって、電話機の取次ぎ以外にも本発明を適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明に係る着席状況管理システムの構成を説明する概念図である。
【図２】図１に示したオペレータ用のＰＣの表示部に表示される取次ぎ用画面の一例を説明する説明図である。
【図３】オペレータ用のＰＣの表示部に表示されるレイアウト画面を説明する説明図である。
【図４】オペレータ用のＰＣの表示部に表示されるレイアウト画面を説明する説明図である。
【図５】図１に示したオペレータ用のＰＣによる着席状況管理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４６】
１    サーバ
２    ＬＡＮ
３    パーソナルコンピュータ
４    パーソナルコンピュータ
Ｄ    席像
Ｔ    電話機像
【図１】
2005216150.tif 000003
【図２】
2005216150.tif 000004
【図３】
2005216150.tif 000005
【図４】
2005216150.tif 000006
【図５】
2005216150.tif 000007