(57)【要約】【課題】全職員に、各々の職員の所属部門の経費について、削減意欲を喚起させること。【解決手段】各部門の各職員が使用する各端末と、ネットワークを介して、接続するシステムであって、  経理部門の職員に、端末にて、各部門の経費の予算金額を入力させる機能と、  各部門の各職員に、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、入力させる機能と、  各部門の各職員が使用した経費を清算する機能と、  各部門の経費の現時点での予算残額を計算する機能と、  各部門の各職員に、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧させる機能とを有することを特徴とする経費管理システム。【選択図】なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
各部門の各職員が使用する各端末と、ネットワークを介して、接続するシステムであって、
経理部門の職員に、端末にて、各部門の経費の予算金額を入力させる機能と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、入力させる機能と、
各部門の各職員が使用した経費を清算する機能と、
各部門の経費の現時点での予算残額を計算する機能と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧させる機能とを有することを特徴とする経費管理システム。
【請求項２】
各部門の長に、端末にて、各々の長の管理する部門の各職員が使用した経費を清算するのに、各職員の申請のみで良いか、或は、各々の長の承認を要するかを選択させる機能を有することを特徴とする請求項１に記載の経費管理システム。
【請求項３】
各部門の各職員が使用する各端末と、ネットワークを介して、接続するシステムであって、
経理部門の職員に、端末にて、各部門の経費の予算金額を入力させる工程と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、入力させる工程と、
各部門の各職員が使用した経費を清算する工程と、
各部門の経費の現時点での予算残額を計算する工程と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧させる工程とを有することを特徴とする経費管理方法。
【請求項４】
各部門の長に、端末にて、各々の長の管理する部門の各職員が使用した経費を清算するのに、各職員の申請のみで良いか、或は、各々の長の承認を要するかを選択させる工程を含むことを特徴とする請求項３に記載の経費管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、経費を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
本願では、組織（例えば、会社、官庁、学校など）を構成する単位（例えば、課、部、本部など）を部門と総称する。また、組織で職務を担当する人のことを職員と云う。部門の長も職員の１種である。
【０００３】
会社、官庁、学校などの組織において、交通費、出張費、交際費、会議費などの経費の管理は、基幹業務の一環として、基幹業務用のコンピュータシステムを利用して行われることが多い。
【０００４】
例えば、経費の申請書に基づいて、その内容を、経理担当者が、基幹業務用のコンピュータシステムの経理メニューに入力することで、経費の清算がなされる。
【０００５】
ところで、基幹業務の一環として、基幹業務用のコンピュータシステムを利用して行われる従来の経費の管理では、経費の予算の残額ついては、経費の申請書で、経費を申請した後、暫く経ってから、知ることができるだけである。
【０００６】
このため、全職員に、各々の職員の所属部門の経費について、現時点での予算の残額を確認させて、経費削減意欲を喚起させることができないでいる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は斯かる背景技術に鑑みてなされたもので、全職員に、各々の職員の所属部門の経費について、削減意欲を喚起させることを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明において上記課題を達成するために、まず請求項１の発明では、各部門の各職員が使用する各端末と、ネットワークを介して、接続するシステムであって、
経理部門の職員に、端末にて、各部門の経費の予算金額を入力させる機能と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、入力させる機能と、
各部門の各職員が使用した経費を清算する機能と、
各部門の経費の現時点での予算残額を計算する機能と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧させる機能とを有することを特徴とする経費管理システムとしたものである。
【０００９】
また請求項２の発明では、各部門の長に、端末にて、各々の長の管理する部門の各職員が使用した経費を清算するのに、各職員の申請のみで良いか、或は、各々の長の承認を要するかを選択させる機能を有することを特徴とする請求項１に記載の経費管理システムとしたものである。
【００１０】
また請求項３の発明では、各部門の各職員が使用する各端末と、ネットワークを介して、接続するシステムであって、
経理部門の職員に、端末にて、各部門の経費の予算金額を入力させる工程と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、入力させ
る工程と、
各部門の各職員が使用した経費を清算する工程と、
各部門の経費の現時点での予算残額を計算する工程と、
各部門の各職員に、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧させる工程とを有することを特徴とする経費管理方法としたものである。
【００１１】
また請求項４の発明では、各部門の長に、端末にて、各々の長の管理する部門の各職員が使用した経費を清算するのに、各職員の申請のみで良いか、或は、各々の長の承認を要するかを選択させる工程を含むことを特徴とする請求項３に記載の経費管理方法としたものである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１及び３の発明では、各部門の各職員は、端末にて、各々の職員の所属部門の現時点での予算残額を閲覧できるので、各部門の各職員に、経費を削減する意欲を起こさせることができるという効果がある。
【００１３】
請求項２及び４の発明では、各部門の長は、各々の長の管理する部門の各職員が使用した経費を、各々の長が承認した場合に、清算するように選択できるので、各々の長の管理する部門の各職員に、より強く、経費を削減する意欲を起こさせることができるという効果がある。
【００１４】
以上、本発明は、全職員に、各々の職員の所属部門の経費について、削減意欲を喚起させることができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下に、本発明の最良の一実施形態を説明する。
【００１６】
本実施形態に係わる経費管理システムは、図１に示すように、基幹業務システムと、経費管理サーバと、各端末とを備え、基幹業務システムと、経費管理サーバとは接続され、経費管理サーバと、各端末とは、ネットワークに接続される。
【００１７】
基幹業務システムは、基幹業務用のコンピュータシステムであって、基幹業務に係わる処理の一つとして、経費の清算に係わる処理を行う機能を有する。
【００１８】
端末は、各々の職員に、各々の職員の専用に、組織の方から、貸与されているものであって、パソコンなどのコンピュータ、或は、携帯電話機などの携帯情報端末である。
【００１９】
ネットワークは、経費管理サーバと、各端末とがデータ通信可能で、組織の外部から侵入不能なものであれば良い。
【００２０】
経費管理サーバは、経理部門の担当職員が、端末にて、各部門の予算金額を、月別かつ経費項目別に入力して、経費管理サーバに登録できるようにする。経理部門の担当職員が、端末にて、各部門の予算金額を、月別かつ経費項目別に入力して、経費管理サーバに登録すると、経費管理サーバは、各部門の予算金額を月別かつ経費項目別に保管する。そして経費管理サーバは、各部門の職員が、端末にて、各々の職員の所属部門の予算金額を閲覧できるようにする。
【００２１】
また、経費管理サーバは、各部門の各職員が、端末にて、各々の職員の経費の使用計画を、月別かつ経費項目別に入力して、経費管理サーバに登録できるようにする。各部門の各職員が、端末にて、各々の職員の経費の使用計画を、月別かつ経費項目別に入力して、
経費管理サーバに登録すると、経費管理サーバは、各部門について、各職員の経費の使用計画を月別かつ経費項目別に保管する。そして経費管理サーバは、各部門の職員が、端末にて、各々の職員の所属部門に所属する各職員の経費の使用計画を閲覧することを可能にする。
【００２２】
また、経費管理サーバは、各部門の各職員が、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、使用した日付とともに、経費項目別に入力して、経費管理サーバに登録できるようにする。各部門の各職員が、端末にて、各々の職員が使用した経費を、使用した都度、使用した日付とともに、経費項目別に入力して、経費管理サーバに登録すると、経費管理サーバは、各部門の各職員ごとに、使用した経費を、月別かつ経費項目別の使用実績にまとめて保管する。そして経費管理サーバは、各部門の各職員が、端末にて、各々の職員の所属部門に所属する各職員の経費の使用実績を閲覧することを可能にする。
【００２３】
また、経費管理サーバは、各部門の長が、端末にて、各々の長の管理する部門の予算をロックするか否かを選択できるようにする。部門の予算がロックされるか否かで、この部門の各職員に認められる経費申請の仕方が異なる。
【００２４】
ある部門の予算がロックされていない場合、経費管理サーバは、この部門の各職員が、端末にて、経費管理サーバに保管されている各々の職員が使用した経費を、基幹業務システムに対して申請することを認める。但し、経費管理サーバは、経費申請について記録を取り、既に申請された経費を再び申請させない。この部門の各職員が、端末にて、経費管理サーバに保管されている各々の職員が使用した経費を、基幹業務システムに対して申請すると、基幹業務システムは、各々の職員の申請に基づいて、各々の職員が使用した経費の清算に係わる処理を行う。
【００２５】
ある部門の予算がロックされている場合、経費管理サーバは、この部門の各職員が、端末にて、経費管理サーバに保管されている各々の職員が使用した経費を、基幹業務システムに対して申請することを認めず、この部門の長に申請することを認める。そして、経費管理サーバは、この部門の長が、端末にて、この部門の各職員が行った経費申請を、承認するか、或は、却下することをできるようにする。この部門の長が、端末にて、この部門の職員が行った経費申請を承認すると、経費管理サーバは、この経費申請を、基幹業務システムに送り、基幹業務システムは、この経費申請に基づいて、この経費申請を行った職員の使用した経費の清算に係わる処理を行う。他方、この部門の長が、端末にて、この部門の職員が行った経費申請を却下すると、経費管理サーバは、この経費申請を行った職員が、端末にて、この却下を知ることができるようにする。
【００２６】
また、経費管理サーバは、リアルタイムに、各部門の予算残額を、月別かつ経費項目別に計算して保管する。各部門の予算残額の初期値は、各部門の予算金額である。ある部門の予算がロックされていない場合、この部門の職員が、使用した経費を、経費管理サーバに登録した時に、経費管理サーバは、この部門の予算残額から、この経費を差し引いて、この部門の新たな予算残額とする。ある部門の予算がロックされている場合、この部門の長が、経費申請を承認した時に、経費管理サーバは、この部門の予算残額から、この経費申請で申請された経費を差し引いて、この部門の新たな予算残額とする。そして経費管理サーバは、各部門の各職員が、端末にて、各々の職員の所属部門の予算残額を閲覧することを可能にする。経費管理サーバは、予算残額を、直感的に理解できるように、絵やイラストで、各端末に表示すると良い。
【００２７】
各部門の長は、端末にて、各々の長の管理する部門について、予算金額と、各職員の経費の使用計画と、各職員の経費の使用実績と、予算残額とを閲覧して、予算をロックするか否かを選択できる。
【００２８】
各部門の各職員は、端末にて、各々の職員の所属部門について、予算金額と、各職員の経費の使用計画と、各職員の経費の使用実績と、予算残額とを閲覧して、経費の削減を競い合うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本実施形態に係わる経費システムの構成の例を示す図。
【図１】
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