(57)【要約】 【課題】  本発明は、コンピュータを用いてデータベースに登録した情報を検索することにより短時間で欲しい情報に簡単に辿り着ける方法を提供することを目的とするものである。【解決手段】  本発明は、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を蓄積したデータベースを持つデータベースサーバ、前記データベースに対して中央処理装置が検索処理を行う処理プログラムを持つアプリケーションサーバ、前記アプリケーションサーバに対して検索の指示を出す複数のクライアント用コンピュータ、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類に貼る管理番号を印刷する管理用シール用プリンタ、電子化された資料を保管する文書格納用ネットワークディスク、及び前記文書格納用ネットワークディスクに存在する電子化された資料を印刷するクライアント用プリンタをローカルエリアネットワークで接続したことを特徴とするデータベース検索システムの構成とした。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を蓄積したデータベースを持つデータベースサーバ、前記データベースに対して中央処理装置が検索処理を行う処理プログラムを持つアプリケーションサーバ、前記アプリケーションサーバに対して検索の指示を出す複数のクライアント用コンピュータ、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類に貼る管理番号を印刷する管理用シール用プリンタ、電子化された資料を保管する文書格納用ネットワークディスク、及び前記文書格納用ネットワークディスクに存在する電子化された資料を印刷するクライアント用プリンタをローカルエリアネットワークで接続したことを特徴とするデータベース検索システム。
【請求項２】
道路又は橋梁の工事や管理に関する情報からデータベースに登録する項目を決定する概要書の作成工程、前記概要書の作成工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類から情報を抽出し、請求項１記載の管理用シール用プリンタで印刷した管理番号を前記書類に貼る概要の抽出工程、前記概要の抽出工程後に抽出した道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を登録用コンピュータの中央処理装置の演算処理により請求項１記載のデータベースに登録するデータの入力工程、及び前記データの入力工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類を電子化して請求項１記載の文書格納用ネットワークディスクに保管する各種資料の電子化工程からなる登録手段、並びに道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類の分類を選択する分類選択工程、前記分類選択工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類の抽出条件を設定する検索条件設定工程、前記検索条件設定工程後に請求項１記載のアプリケーションサーバの主記憶装置に抽出条件を一時的に記憶させ、中央処理装置に請求項１記載のデータベースから条件に合う情報を抽出する演算を行わせ、抽出した情報を請求項１記載のクライアント用コンピュータの画面に一覧表示する検索結果一覧工程、前記検索結果一覧工程後に抽出した情報を１件毎詳細に表示する明細確認工程、前記明細工程後又は検索結果一覧工程後に閲覧可能な資料を一覧表示する資料一覧工程、及び前記資料一覧工程後に請求項１記載の文書格納用ネットワークディスクに存在する電子化された資料を閲覧し、請求項１記載のクライアント用プリンタにより印刷することもできる資料表示工程からなる検索手段を持つことを特徴とするデータベース検索システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベースに書類や資料を登録しておいて、データベースを検索することで書類や資料をすばやく見つけるデータベース検索システムに関する発明である。
【背景技術】
【０００２】
長い期間をかけて蓄積されてきた情報は、官庁や団体にとっては大きな財産であるが、必要な情報をリアルタイムに活用することができなければ、情報を有効に利用することはできない。
【０００３】
従来においては、特許文献１のように書籍をデータベースで管理するという発明や、特許文献２のように文書リストを検索する発明等が公開されている。
【特許文献１】特開２００３−１８２８２２号公報
【特許文献２】特開２０００−０８２０６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、書庫を整理したとしても、情報の量が膨大であるため欲しい情報がどこにあるのか判らなくなったり、情報を見つけ出すのに非常に時間が掛かってしまうようでは意味がない。
【０００５】
そこで、本発明は、コンピュータを用いてデータベースに登録した情報を検索することにより短時間で欲しい情報に簡単に辿り着ける方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記の課題を解決するために、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を蓄積したデータベースを持つデータベースサーバ、前記データベースに対して中央処理装置が検索処理を行う処理プログラムを持つアプリケーションサーバ、前記アプリケーションサーバに対して検索の指示を出す複数のクライアント用コンピュータ、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類に貼る管理番号を印刷する管理用シール用プリンタ、電子化された資料を保管する文書格納用ネットワークディスク、及び前記文書格納用ネットワークディスクに存在する電子化された資料を印刷するクライアント用プリンタをローカルエリアネットワークで接続し、道路又は橋梁の工事や管理に関する情報からデータベースに登録する項目を決定する概要書の作成工程、前記概要書の作成工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類から情報を抽出し、管理用シール用プリンタで印刷した管理番号を前記書類に貼る概要の抽出工程、前記概要の抽出工程後に抽出した道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を登録用コンピュータの中央処理装置の演算処理によりデータベースに登録するデータの入力工程、及び前記データの入力工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類を電子化して文書格納用ネットワークディスクに保管する各種資料の電子化工程からなる登録手段、並びに道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類の分類を選択する分類選択工程、前記分類選択工程後に道路又は橋梁の工事や管理に関する情報を持つ書類の抽出条件を設定する検索条件設定工程、前記検索条件設定工程後にアプリケーションサーバの主記憶装置に抽出条件を一時的に記憶させ、中央処理装置にデータベースから条件に合う情報を抽出する演算を行わせ、抽出した情報をクライアント用コンピュータの画面に一覧表示する検索結果一覧工程、前記検索結果一覧工程後に抽出した情報を１件毎詳細に表示する明細確認工程、前記明細工程後又は検索結果一覧工程後に閲覧可能な資料を一覧表示する資料一覧工程、及び前記資料一覧工程後に文書格納用ネットワークディスクに存在する電子化された資料を閲覧し、クライアント用プリンタにより印刷することもできる資料表示工程からなる検索手段を持つことを特徴とするデータベース検索システムの構成とした。
【発明の効果】
【０００７】
本発明は、以上の構成であるから以下の効果が得られる。第１に、欲しい情報をすぐに簡単に見つけることができ、また、関連のある情報をまとめて探すことも可能なので、情報を有効に利用することができる。
【０００８】
第２に、データベースに各分類の情報を集めて一元化することによって、別の分類の情報も容易に参照することができ、行政サービスなどの向上が図れる。
【０００９】
第３に、コンピュータで検索することで、業務処理がリアルタイムかつスピーディになり効率的であるので、緊急を要する場合であっても即座に確認でき、早急に対応することが可能である。
【００１０】
第４に、情報を電子ファイルで扱うことで、必要な場合にのみ印刷すればよく、書類を運搬する場合などのコストを縮減することができる。
【００１１】
第５に、コンピュータにより情報を集めたり参照したりするペーパーレス化になったことで、書類を手元に集めたりしなくて済むので、省スペース化を実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
本発明を利用する時点において高性能なコンピュータ等の機器を用いてシステムを構成し、ソフトウェア等も広く一般的に普及しているものを利用する。
【実施例１】
【００１３】
以下に、添付図面に基づいて、本発明であるデータベース検索システムについて詳細に説明する。図１に示すデータベース検索システムの登録が完了した後、図２に示すデータベース検索システムの検索を行うという流れになるが、データベース検索システムの登録は後から追加的に行うこともできる。
【００１４】
図１は、本発明であるデータベース検索システムの登録の流れを示す図である。データベース検索システムの登録の流れ１は、概要書の作成２、概要の抽出３、データの入力４、及び各種資料の電子化５の工程からなる。
【００１５】
概要書の作成２の工程では、道路や橋梁等の工事や管理に関する報告書などの書類３ａの情報をデータベース４ａにデータ登録４ｃするために必要な項目２ｂを洗い出し、紙又は電子ファイルの概要書２ａとして作成する。概要書の作成２で作成する概要書２ａについては、図５で示す通りである。
【００１６】
概要の抽出３の工程では、概要書の作成２で決定した項目２ｂに対する内容を書類３ａから抽出し、概要書２ａの記入欄２ｃに記入していく。書類３ａに対しては、管理用シールを貼るなど書庫整理・ナンバリング３ｂをしておく。
【００１７】
データの入力４の工程では、概要書の作成２で作成した概要書２ａを基に、データベース４ａに情報を格納するためのテーブル１６を作成し、作成したテーブル１６に対して概要の抽出３で抽出した内容を登録用コンピュータ４ｂによりデータ登録４ｃしていく。データの入力４におけるテーブル１６については、図６に示す通りである。
【００１８】
データ登録４ｃは、登録用コンピュータ４ｂの中央処理装置がデータベース４ａを操作する命令を出すことによって実現される。登録用コンピュータ４ｂとデータベース４ａはローカルエリアネットワーク１３で繋がれていれば処理できるので、登録用コンピュータ４ｂが、アプリケーションサーバ１３ａやクライアント用コンピュータ７ａであっても構わない。
【００１９】
概要の抽出３における書庫整理・ナンバリング３ｂ、及びデータの入力４におけるデータ登録４ｃについては、図４のコンピュータ処理１４及び人手処理１４ａで示す通りである。
【００２０】
各種資料の電子化５の工程では、データの入力４でデータ登録４ｃした情報の元となった書類３ａを１つ１つスキャナ５ｂでスキャニング５ｄして電子ファイル化し、又は光ディスク５ｃ等に電子ファイルとして記録されたものから取込み５ｅを行い、文書格納用ネットワークディスク５ａの中に電子ファイルとして保存する。
【００２１】
データの入力４の工程の時点で、各種資料の電子化５が行われていた場合は、データベース４ａのデータに対してファイルの場所登録４ｄも行い、関連付けをしておく。データの入力４の後に各種資料の電子化５を行った場合は、データの入力４に戻ってファイルの場所登録４ｄのみをやり直す。
【００２２】
図２は、本発明であるデータベース検索システムの検索の流れを示す図であるが、図２及び関連する図７乃至図１２については実施例２において説明する。
【００２３】
データベース検索システムの登録の流れ１及びデータベース検索システムの検索の流れ１ａを実現するためのデータベース検索システムの構成１２については図３に示す通りであり、データベース検索システムの登録の流れ１とデータベース検索システムの検索の流れ１ａの処理上の関係については図４に示す通りである。図３及び図４については実施例３において説明する。
【００２４】
図５は、本発明であるデータベース検索システムの登録における書類概要書を示す図である。図１の概要書の作成２において作成し、概要の抽出３において内容を記入していくための概要書２ａの例を示したものである。図５で示す項目２ｂについては、実際とは異なる場合もある。
【００２５】
概要書の作成２は、データベース４ａを作り上げる際にとても重要な作業であり、作成の仕方によってはシステムの性能を左右するものとなる。項目２ｂの選定、キーとなる項目２ｂの決定等には特に検討を重ねる必要がある。
【００２６】
項目２ｂの選定については、書類３ａを特定するための情報、書類３ａを検索７ｂするための情報、書類３ａの概要を把握するために必要な情報など、必要最低限の項目２ｂを選び、概要書２ａを作成していく。
【００２７】
書類３ａの分類によっては、必要な項目２ｂが異なってくる場合もある。システムを通して使用する項目２ｂは共通化して、それ以外は分類毎に変えても構わない。この場合、概要書２ａは分類毎に作成し、データベース４ａも内部でデータ作成の単位を分けることになる。
【００２８】
書類３ａは、道路や橋梁等の工事や管理に関する報告書などの情報であるから、選定される項目２ｂとしては、図５に示すように、分類、書類名称、管理担当課、バーコード番号、保管場所、年度、路線、事業名、市町村、距離標、交差点、橋梁名、歩道橋名、横断Ｂｏｘ等が考えられる。また、書類３ａの内容を把握するため、書類の種別・目的、書類の概要なども設けると良い。
【００２９】
項目２ｂの選定が確定したら図５に示すような項目２ｂに対し記入欄２ｃを設けたような書式で概要書２ａを作成し、書類３ａ分用意する。書類３ａ毎に内容を記入していく必要があるからである。また、概要書２ａは、電子ファイルとして作成しておくと書類３ａ分用意するのが容易である。
【００３０】
概要の抽出３では、書類３ａから項目２ｂに対する内容を抜き出して記入欄２ｃに記入していく。書類３ａを作成した人や業務に携わった人が内容を良く把握しているので、記入を行うには適している。記入は、紙に直接記入しても良いし、電子ファイルで受け取れば、電子ファイル上に入力していっても良い。
【００３１】
記入する内容としては、分類には業務委託、陳情要望など書類３ａがどの種類に属するものか示すものを入れる。書類名称には、書類３ａの名称を入れるが、分冊されているものは番号を付ける等、各書類３ａを識別できるような名称を付ける。
【００３２】
管理担当課には、書類３ａを管理している部署等の名称を入れ、保管場所には、書類３ａがどこに保管されているのか書庫等の場所の名称を入れ、また、書庫内のどこにあるのか示すために列・連・棚などを指定しておく。
【００３３】
年度には、書類３ａの内容、即ち、道路や橋梁等の工事や管理に関する情報が何年度のものであるのか、又は書類３ａが作成された年度が入れられる。年度はＨ１５や２００３のように和暦・西暦のどちらで入れても良いが、検索７ｂして表示する際は、変換・編集して適した内容にする必要がある。
【００３４】
路線には、書類３ａの内容が道路に関するものである場合に、道路の路線名を国道○号のように種類等も合わせて入れる。ただし、国道のみを対象にしている場合などは、路線の番号のみを入れても良い。路線と同様に、橋梁名には、書類３ａの内容が橋梁に関するものである場合に、橋梁の名称を入れる。
【００３５】
距離標には、１キロメートルなど一定間隔を単位にして、ある始点から道沿いに進んだ距離を表したものを入れる。また、交差点、歩道橋名及び横断Ｂｏｘ名には、該当の場所に付けられた名称を入れる。
【００３６】
事業名には、事業に付けられた名称を入れる。道路や橋梁等の工事に関するものであれば、工事計画の場所のように、ある程度、事業の内容が分かるものにしておく。市町村には、道路が通っている、又は橋梁が存在している市町村の名称を入れる。同一県内のみであれば県名を省いても構わない。いくつかの市町村に跨っている場合には、１つの領域にまとめて入れても良いし、格納する領域を複数用意しても良い。
【００３７】
書類の種別・目的、及び書類の概要については、検索７ｂした際に書類３ａの内容が分かるように文章形式で入れる。書類３ａによっては短くまとまるとは限らないので、ある程度長い文章でも入るようにしておく。
【００３８】
尚、同じ内容が複数入るような項目２ｂに対しては、コード番号を用意して管理するという方法もある。また、数値だけで済むものは、数値型の領域にしたり、文字データで最大長が分かるものについてはサイズを指定するなど、データベースを最適化するための考慮も入れた方が良い。
【００３９】
記入内容は簡潔で解りやすいものが良く、記入内容がしっかりしていれば、検索７ｂ時に内容の把握が容易となる。情報の内容についてもシステムの使いやすさを図る目安となり得るので重要である。
【００４０】
概要の抽出３の際には、書庫整理・ナンバリング３ｂも行う。管理番号を決め、書類３ａに貼り付けるのだが、管理番号にはバーコード等を使用することもできる。バーコードを利用すれば、書類３ａを書庫９ａから取出し９ｂ又は返却９ｃする際の確認も容易となる。
【００４１】
データベース４ａには、電子化されたファイルの場所登録４ｄする箇所等、システム運用上必要となる項目２ｂも存在するので、様々な面を考慮して概要書２ａを作成していく必要がある。
【００４２】
後から項目２ｂが追加されても良いように予備の項目２ｂを設けておいたり、検索７ｂ時に補足的に入力したい場合などにその他項目なども設けておくと良い。また、検索７ｂするときに情報を特定しやすいようにキーワード等の項目２ｂを設けておくと、操作の面で使いやすさが向上する。利用する側の作業を効率化するための工夫も重要である。
【００４３】
図６は、本発明であるデータベース検索システムの登録におけるテーブルを示す図である。テーブル１６はデータベース４ａの中でデータの集まりの単位のようなもので、図６においては表形式で表現した。
【００４４】
テーブル１６は、図５の概要書２ａの項目２ｂを基に作成される。テーブル１６は項目２ｂに対応するフィールド１６ａに分割され、それぞれフィールド１６ａに入る情報の型やサイズ等を設定する。１つの書類３ａの情報は各フィールド１６ａの情報を集めた１つのレコード１６ｂとしてテーブル１６に格納されていく。
【００４５】
テーブル１６は、分類が異なり概要書２ａの項目２ｂが違っている場合には別のテーブル１６を作成するが、分類が同じ情報は１つのテーブル１６に蓄積されていく。フィールド１６ａとレコード１６ｂを２次元の表形式で表すと図６のようになる。
【００４６】
テーブル１６内で、書類３ａの情報はレコード１６ｂ毎に存在するが、同じ項目２ｂの情報は同じフィールド１６ａに格納される。検索７ｂの際は、フィールド１６ａに対して条件を設定すれば、条件に合うフィールド１６ａの内容を持つレコード１６ｂを部分集合として抽出することができる。
【００４７】
テーブル１６が作成されれば後は図１のデータの入力４において書類３ａの情報を追加していけば良い。データベース４ａを操作するツール等を用いて１件ずつ追加していくが、追加用のデータをある程度まとめて一気に追加する方法もある。
【実施例２】
【００４８】
図２は、本発明であるデータベース検索システムの検索の流れを示す図である。データベース検索システムの登録が完了して、データベース４ａに情報が蓄積されてから行う。データベース検索システムの検索の流れ１ａは、分類選択６、検索条件設定７、検索結果一覧８、明細確認９、資料一覧１０、及び資料表示１１の工程からなる。
【００４９】
分類選択６の工程では、検索７ｂしたい書類３ａの分類を選択する。クライアント用コンピュータ７ａに分類選択６の画面を表示させ、画面内の選択欄から１つ選択する。分類選択６の画面は、図７に示す通りである。
【００５０】
検索条件設定７の工程では、分類選択６で選択した分類に対して書類３ａを見つけるための検索７ｂ条件を設定する。検索７ｂ対象の項目が画面に表示されるので、条件を入力又は選択して指定する。条件を絞らない場合は指定する必要はない。検索条件設定７の画面は、図８に示す通りである。
【００５１】
検索結果一覧８の工程では、検索条件設定７で指定した条件に合致する書類３ａの概要を一覧として表示７ｃする。合致した書類３ａが複数ある場合は下に続けて表示７ｃしていく。検索結果一覧８の画面は、図９に示す通りである。
【００５２】
クライアント用コンピュータ７ａから指定された検索７ｂ条件は、図３のアプリケーションサーバ１３ａに送られ、アプリケーションサーバ１３ａにあるプログラムが図３のデータベースサーバにあるデータベース４ａに対して検索７ｂ処理を行う。検索７ｂ結果はアプリケーションサーバ１３ａよりクライアント用コンピュータ７ａに返され表示７ｃされる。
【００５３】
クライアント用コンピュータ７ａがアプリケーションサーバ１３ａに処理を実行させると、アプリケーションサーバ１３ａの主記憶装置に検索７ｂ条件等が一時的に記憶され、中央処理装置が各種演算等の処理を行う。入力装置としてデータベースサーバ１３ｂのデータベース４ａが指定され、検索７ｂ条件に合った情報を取り込む。出力装置としてクライアント用コンピュータ７ａが指定され、検索７ｂ結果が送られる。
【００５４】
明細確認９の工程では、検索結果一覧８で一覧に表示７ｃされた書類３ａの中から詳しい内容を知りたいものを明細として表示する。データベース４ａにあらかじめ登録されている情報以外にその他項目としていくつか情報を入力することも可能である。明細確認９の画面は、図１０に示す通りである。
【００５５】
明細確認９により書類３ａの管理番号や保管場所等が確認できるので、書類３ａが電子化されていない場合や直接書類３ａを見たい場合は、管理番号や保管場所等の情報を基に書庫９ａから書類３ａを取出し９ｂすることもできる。また、保管場所が判るので返却９ｃするのも容易である。
【００５６】
資料一覧１０の工程では、検索結果一覧８で一覧に表示７ｃされた書類３ａの中から閲覧するため選択したものに対して、電子化された資料１１ｂを一覧として表示する。資料一覧１０の画面は、図１１に示す通りである。
【００５７】
資料表示１１の工程では、資料一覧１０で一覧表示された資料１１ｂの中から選択したものについて、電子ファイルをファイルの形式に合ったアプリケーションから開くことによって表示する。資料表示１１の画面は、図１２に示す通りである。
【００５８】
資料表示１１によりクライアント用コンピュータ７ａの画面に表示された電子ファイルとしての資料１１ｂの内容は、クライアント用プリンタ１１ａから印刷１１ｃすることによって紙の資料１１ｂとして確認することもできる。
【００５９】
データベース検索システムの検索の流れ１ａにおける各工程は、画面の切り替えにより進んでいく。画面の切り替えはクライアント用コンピュータ７ａからアプリケーションサーバ１３ａに対して指令を出し、その応答として次の画面の情報を返送し、クライアント用コンピュータ７ａに表示されることにより実現される。
【００６０】
即ち、各クライアント用コンピュータ７ａの中央処理装置は、アプリケーションサーバ１３ａに指示を出し、結果を受け取るだけで、アプリケーションサーバ１３ａの中央処理装置がクライアント用コンピュータ７ａの要求を受けて演算等の処理を行い、データベースサーバ１３ｂにあるデータベース４ａにアクセスする。
【００６１】
通常は、データベース検索システムの検索の流れ１ａの順に従って流れていくが、戻りボタン１７ｅにより前工程をやり直したり、一連の工程をキャンセルして最初からやり直すことも可能である。
【００６２】
図７は、本発明であるデータベース検索システムの検索における分類選択を示す図である。分類選択６においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。分類選択メニュー画面１７は分類選択６の画面の例であり、画面のデザインや分類の数又は名称等は実際とは異なる場合がある。
【００６３】
図７乃至図１０の各画面においては、タイトル１７ａ、１８ａ、１９ａ、２０ａを表示し、システムの名称及び画面の名称が分かるようにする。入力者部門１７ｂ及び利用者１７ｃについては、分類選択メニュー画面１７の前の段階で入力又は設定された情報を表示させる。
【００６４】
年月日１７ｄは、処理を行っている日付をコンピュータのシステム日付より取得して表示する。選択ボタン１７ｆは分類毎に用意されるが、ボタンという形式にこだわらず分類を選択できれば他の形式でも構わない。
【００６５】
戻りボタン１７ｅは前画面に戻るボタンである。画面が前に戻ることにより工程も１つ戻ることになり、選択を誤った等の場合にやり直すことが可能となっている。分類選択メニュー画面１７は、データベース検索システムの検索の流れ１ａにおける最初の画面であるが、前段階よりこのシステムに入ってくる場合に、前段階に戻す役割を果たす。
【００６６】
分類を選択し、選択ボタン１７ｆを押すことで、選択した分類について処理を行うとの指示がアプリケーションサーバ１３ａに出され、検索条件設定画面１８の情報がクライアント用コンピュータ７ａに返送される。
【００６７】
図８は、本発明であるデータベース検索システムの検索における検索条件設定を示す図である。検索条件設定７においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。検索条件設定画面１８は検索条件設定７の画面の例であり、画面のデザインや分類の数又は名称等は実際とは異なる場合がある。
【００６８】
図８乃至図１０における分類１８ｂは、分類選択メニュー画面１７で選択した分類１８ｂが表示され、条件１８ｄ及び入力欄１８ｅが、指定できる条件１８ｄの分表示される。条件１８ｄは、選択された分類１８ｂにより内容が変わる。
【００６９】
入力欄１８ｅに入力することにより条件１８ｄを設定するが、入力方法には、文字を直接入力したり、選択リスト１８ｆのように一覧から選択したりする方法がある。条件１８ｄを設定しない場合は入力する必要はない。
【００７０】
条件１８ｄの設定が済んだら、検索ボタン１８ｃにより検索７ｂの指示をアプリケーションサーバ１３ａに出す。アプリケーションサーバ１３ａではプログラムが指定した条件１８ｄを全て結合し、データベース４ａから条件１８ｄを満たすデータを抽出する。
【００７１】
条件１８ｄの設定は広い範囲を対象としてしまうと抽出される件数も多くなり探したい情報を特定するのが困難となってしまうので、適度に条件１８ｄを絞ってから検索７ｂした方が良い。
【００７２】
検索７ｂが完了するとアプリケーションサーバ１３ａは、クライアント用コンピュータ７ａに結果を知らせるための検索結果一覧画面１９の情報を返送する。検索結果が１件も存在しない場合は、その旨が返送される。
【００７３】
図９は、本発明であるデータベース検索システムの検索における検索結果一覧を示す図である。検索結果一覧８においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。検索結果一覧画面１９は検索結果一覧８の画面の例であり、画面のデザイン等は実際とは異なる場合がある。
【００７４】
検索７ｂが実行された後、検索結果１９ｂが画面に表示７ｃされる。抽出された件数が複数ある場合は、下に続けて表示７ｃされていく。件数が多い場合には表示７ｃを複数に分ける方法もある。
【００７５】
１件分の検索結果１９ｂにおいて、上側は検索条件欄１９ｅで検索条件設定画面１８で設定した条件１８ｄが表示７ｃされ、下側は検索結果欄１０ｆで検索７ｂにより抽出された情報の一部が表示７ｃされる。
【００７６】
検索結果１９ｂの１件に対してそれぞれ閲覧ボタン１９ｃ及び明細ボタン１９ｄが用意されている。データベース４ａにデータ登録４ｃされている情報を詳しく確認した場合には明細ボタン１９ｄを押し、電子化された書類３ａを確認したい場合には閲覧ボタン１９ｃを押す。
【００７７】
明細ボタン１９ｄ又は閲覧ボタン１９ｃによりアプリケーションサーバ１３ａに指示を出すと、アプリケーションサーバ１３ａから検索結果明細画面２０又は閲覧資料一覧画面２１の情報が返送される。
【００７８】
図１０は、本発明であるデータベース検索システムの検索における検索結果の明細を示す図である。明細確認９においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。検索結果明細画面２０は明細確認９の画面の例であり、画面のデザイン等は実際とは異なる場合がある。
【００７９】
検索結果一覧画面１９に表示７ｃされる内容は検索７ｂで抽出された情報の一部であるので、詳細に確認したい場合に検索結果明細画面２０を表示７ｃさせる。検索結果一覧画面１９で選択した１件分の情報のみが確認できる。
【００８０】
検索結果一覧画面１９と同様に上側に検索条件欄２０ｂがあるが、条件１８ｄを設定できる項目２ｂ全てに対して、選択された情報が持つ内容が表示７ｃされる。情報が特定されているのに、条件１８ｄを絞った形で表示７ｃする必要はないからである。
【００８１】
検索結果明細画面２０の下側は明細欄２０ｃで、検索条件欄２０ｂ以外の情報が表示７ｃされる。さらに、明細欄２０ｃの下側には追加入力項目欄２０ｄがあり、初期段階では入力はされていないが、後から情報を追加することができる。
【００８２】
検索結果明細画面２０においては、書類３ａの保管場所等が確認できるので、実際の書類３ａの細かい内容に目を通したい場合は、保管場所等の情報を基に書庫９ａに書類３ａを探しに行くことができる。
【００８３】
また、書庫９ａに探しに行かなくても、書類３ａが電子化されている場合は、検索結果一覧画面１９より閲覧資料一覧画面２１に進むことで、クライアント用コンピュータ７ａにおいて確認することができる。
【００８４】
図１１は、本発明であるデータベース検索システムの検索における閲覧可能な資料一覧を示す図である。資料一覧１０においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。閲覧資料一覧画面２１は資料一覧１０の画面の例であり、画面のデザイン等は実際とは異なる場合がある。
【００８５】
検索結果一覧画面１９で選択した書類３ａに対する電子化された資料１１ｂの添付資料名称２１ｂ及びファイルの種類２１ｃが一覧として表示７ｃされる。尚、バーコード番号２１ａは、書類３ａに貼り付けた管理番号がバーコードである場合の番号である。
【００８６】
ファイルの種類２１ｃは、資料１１ｂがどのような形式のファイルであるかを示している。種類２１ｃの表示はリンクになっており、マウスでクリックするとファイルの形式に対応したアプリケーションにより資料１１ｂを開く。
【００８７】
図１２は、本発明であるデータベース検索システムの検索における資料表示を示す図である。資料表示１１においてクライアント用コンピュータ７ａに表示される画面である。資料表示画面２２は資料表示１１の画面の例であり、実際のものとは異なる場合がある。
【００８８】
資料表示画面２２は、検索７ｂを行ったプログラムとは別プロセスでアプリケーションが起動される。図１２では、資料１１ｂのプレビュー２２ａが表示され、ページ選択２２ｂにより表示するページを変更できるものとなっているが、起動するアプリケーションにより画面は異なってくる。
【００８９】
基本的に表示された資料１１ｂはクライアント用プリンタ１１ａから印刷１１ｃすることが可能であるが、設定等は起動したアプリケーションに委ねられる。また、資料１１ｂには図面や写真等も存在するが、印刷１１ｃの結果はクライアント用プリンタ１１ａの仕様等に左右される。
【実施例３】
【００９０】
図３は、本発明であるデータベース検索システムの構成を示す図である。データベース検索システムの構成１２は、ローカルエリアネットワーク１３で繋がれたアプリケーションサーバ１３ａ、データベースサーバ１３ｂ、複数のクライアント用コンピュータ７ａ、管理用シール用プリンタ１３ｃ、クライアント用プリンタ１１ａ及び文書格納用ネットワークディスク５ａ等からなる。
【００９１】
ローカルエリアネットワーク１３は各機器を繋ぐ線であり、各機器間の通信を可能とするものである。主にクライアント用コンピュータ７ａからアプリケーションサーバ１３ａ又はクライアント用プリンタ１１ａへのアクセスが行われる。
【００９２】
アプリケーションサーバ１３ａには、データベース検索システムの登録の流れ１及びデータベース検索システムの検索の流れ１ａを実現するためのプログラム等が存在している。データ登録４ｃの作業や管理番号のラベル印刷にも利用されるので、必要なアプリケーション等もインストールされる。
【００９３】
運用開始前にデータを準備する際は、アプリケーションサーバ１３ａが登録用コンピュータ４ｂとなり、データベース４ａを操作するアプリケーション又は事前に用意したデータを取り込むツール等によりデータを作成する。
【００９４】
アプリケーションサーバ１３ａはインターネットを利用して運用するため、Ｗｅｂサーバも兼ねる。アプリケーションサーバ１３ａからインターネットに接続し、Ｗｅｂサーバとして機能させるためのサービスも導入される。
【００９５】
アプリケーションサーバ１３ａは各クライアント用コンピュータ７ａから指示に対して処理を行うため、処理が集中してもこなせるだけの性能を要求される。コンピュータのオペレーティングシステム、中央処理装置、主記憶装置及び補助記憶装置、並びに入出力装置となるネットワーク環境等が高速で実現できるように構成する。
【００９６】
アプリケーションサーバ１３ａは信頼性が重要であるため、ハードディスクは並列接続する技術を取り入れたものを使用し、高速でかつ障害耐久性のある環境にする。また、停電対策として無停電電源装置やバックアップのため大容量記憶媒体用のドライブ等も備える。
【００９７】
データベースサーバ１３ｂは、データベース４ａを持つコンピュータであり、登録された情報を一元管理する。各クライアント用コンピュータ７ａからの検索７ｂは、アプリケーションサーバ１３ａのプログラムがデータベースサーバ１３ｂ内のデータベース４ａに対して行うことで実現される。
【００９８】
データベースサーバ１３ｂには、データベース４ａと共にデータベース４ａを管理するアプリケーションも導入される。想定される書類３ａの件数を超える分の容量を確保し、管理用ソフトウェアも外部から簡単にアクセスできないようなセキュリティ性の高いものにする。
【００９９】
データベースサーバ１３ｂもアプリケーションサーバ１３ａ同様に信頼性が重要であるため、ハードディスクは並列接続する技術を取り入れた高速でかつ障害耐久性のある環境にし、停電対策として無停電電源装置、バックアップのため大容量記憶媒体用のドライブ等も備える。
【０１００】
文書格納用ネットワークディスク５ａには、電子化された資料１１ｂが電子ファイルとして格納されている。図１の各種資料の電子化５において様々な形式のファイルが保管され、データベース４ａには保管先が場所登録４ｄされる。
【０１０１】
ファイルの形式としては、主にＰＤＦ形式のものであるが、文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェアで作成したファイル等についても対応させる。また、ファイル又はファイルが格納されるフォルダ若しくはディスクは共有化によりネットワーク上で参照できるようにしておく必要がある。
【０１０２】
文書格納用ネットワークディスク５ａは書類３ａの量が膨大であると予想されることからかなりの容量を用意する必要がある。別にコンピュータを設けても良いし、アプリケーションサーバ１３ａ、データベースサーバ１３ｂのどちらかに持たせても良い。
【０１０３】
クライアント用コンピュータ７ａには、データベース検索システムの検索の流れ１ａを画面に表示するためのブラウザ等のソフトウェアが入っている。クライアント用コンピュータ７ａから指示を出し、アプリケーションサーバ１３ａにプログラムを実行させる。
【０１０４】
クライアント用コンピュータ７ａはアプリケーションサーバ１３ａから返された情報を画面に表示するが、各クライアント用コンピュータ７ａはブラウザや画面の解像度等はできるだけ共通にして環境を揃えた方が良い。異なる場合は処理プログラムの方で環境に合わせて処理をしわける必要が出てくる。
【０１０５】
クライアント用コンピュータ７ａで電子化された資料１１ｂを開くには、資料１１ｂの形式に対応したアプリケーションがインストールされていなければならないので、全てのクライアント用コンピュータ７ａに導入する必要がある。
【０１０６】
処理プログラムはアプリケーションサーバ１３ａに任せ、データはデータベースサーバ１３ｂに持たせて、ローカルエリアネットワーク１３を用いた通信でやり取りを行うので、クライアント用コンピュータ７ａ毎には共通の処理プログラムやデータ等を持たせる必要はない。
【０１０７】
クライアント用コンピュータ７ａの中央処理装置は、アプリケーションサーバ１３ａに指示を出す以外では、電子化された資料１１ｂを開くなどクライアント用コンピュータ７ａが個別に処理するものについて演算等の処理を行う。
【０１０８】
運用開始後、新たな文書を追加していく際には、クライアント用コンピュータ７ａが登録用コンピュータ４ｂとなり、図１のデータベース検索システムの登録の流れ１のデータの入力４及び各種資料の電子化５の工程の作業を行うことになる。
【０１０９】
図１のデータの入力４においてデータベース４ａにデータ登録４ｃを行うための登録用コンピュータ４ｂについては、アプリケーションサーバ１３ａ、データベースサーバ１３ｂ、又はクライアント用コンピュータ７ａのいずれかを用いて、データベース４ａを直接、又はアプリケーションサーバ１３ａにあるプログラムを用いて間接的に操作できれば良い。
【０１１０】
管理用シール用プリンタ１３ｃは、図１の概要の抽出３において書庫整理・ナンバリング３ｂをする際、管理用シールを印刷するために使用する。特殊な用紙を用いたりカラーで印刷する場合もあるので、インクジェット等のプリンタを使用すると良い。
【０１１１】
主に登録用コンピュータ４ｂから印刷を行うので、登録用コンピュータ４ｂに直接繋いでも良い。ローカルエリアネットワーク１３に繋げないプリンタも存在するので、ローカルエリアネットワーク１３上に置くかは運用次第である。
【０１１２】
クライアント用プリンタ１１ａは、データベース検索システムの検索の流れ１ａにおいてクライアント用コンピュータ７ａに表示された情報を印刷するのに使用する。比較的高速で音の静かなレーザープリンタを使用すると良い。
【０１１３】
クライアント用プリンタ１１ａは各クライアント用コンピュータ７ａから印刷１１ｃできる必要があるので、ローカルエリアネットワーク１３に繋ぐ必要がある。クライアント用コンピュータ７ａが増えても１台で印刷１１ｃが可能となる。
【０１１４】
各クライアント用コンピュータ７ａには、クライアント用プリンタ１１ａのプリンタドライバを入れる必要がある。印刷１１ｃについてはインターネットでの印刷と同様で、ブラウザの設定や機能に従う。
【０１１５】
図４は、本発明であるデータベース検索システムのコンピュータ処理及び人手処理を示す図である。コンピュータ処理１４では、登録用コンピュータ４ｂ又はクライアント用コンピュータ７ａからデータベース４ａに対して処理を行い、人手処理１４ａでは、書庫９ａに保管されている書類３ａに対して作業を行う。
【０１１６】
検索準備完了１５前はデータベース検索システムの登録の流れ１に従って、書庫９ａ内の書類３ａに対しては書庫整理・ナンバリング３ｂを行い、また、データベース４ａに対しては登録用コンピュータ４ｂからデータ登録４ｃ処理が行われる。
【０１１７】
検索準備完了１５後はデータベース検索システムの検索の流れ１ａに従って、データベース４ａに対して検索７ｂが行われ、クライアント用コンピュータ７ａに表示７ｃされる。表示７ｃされた情報を基に、書庫９ａから書類３ａを取出し９ｂ又は返却９ｃする。
【０１１８】
書庫整理・ナンバリング３ｂは、図１の概要の抽出３の際に書類３ａに管理番号を与え、管理用シールを貼る。書類３ａを書庫９ａに戻す際には、書庫９ａを整理して書類３ａを探しやすいようにする。
【０１１９】
データ登録４ｃは、図１におけるデータの入力４の際に行われ、検索７ｂをするための情報を蓄積していくものである。書庫整理・ナンバリング３ｂにより付けた管理番号及び図１の概要の抽出３で抽出した情報をデータ登録４ｃする。図１の各種資料の電子化５を行った場合は、ファイルの場所登録４ｄにより電子ファイルの参照先を関連付ける。
【０１２０】
検索７ｂは、書類３ａの情報をデータベース４ａから探すために行う。図１の各種資料の電子化５がされている場合は、電子ファイルを参照してクライアント用コンピュータ７ａに表示７ｃさせ、資料１１ｂを印刷１１ｃすることができる。
【０１２１】
検索７ｂにより、書庫整理・ナンバリング３ｂにより付けた管理番号も確認することができるので、管理番号を基に書庫９ａから容易に書類３ａを取出し９ｂすることができる。返却９ｃする際も管理番号により戻す場所を見つけやすくなる。
【０１２２】
検索７ｂはデータ登録４ｃが済んでいないと実行しても表示７ｃさせる情報がないため検索準備完了１５後に行うが、検索準備完了１５後であっても、情報に追加又は修正等があればその都度データ登録４ｃを行うことになる。
【０１２３】
書庫整理・ナンバリング３ｂでは、管理番号の印刷は登録用コンピュータ４ｂから行うため、そのまま登録用コンピュータ４ｂからデータ登録４ｃをし、さらに書類３ａの電子化もしてしまえば効率的である。
【０１２４】
書庫整理・ナンバリング３ｂ及び書類３ａの電子化まで済んでしまえばコンピュータ処理１４の方で検索７ｂ及び表示７ｃが出来てしまうので、人手処理１４ａは実際の書類３ａを確認したい場合のみ行えば良くなる。
【０１２５】
また、コンピュータ処理１４では、データベース４ａに情報が整理されて格納されているため概要を把握しやすく、検索７ｂにより条件に合う書類３ａをすばやく見つけることが可能となるので、情報の有効利用が図れる。
【０１２６】
別々に作成された情報がデータベース４ａに集められるので、関連情報の収集も容易になる。情報を収集する時間や手間が大幅に軽減され、情報の見落とし等も格段に減ると考えられる。
【０１２７】
システム運用開始後に作成される書類３ａについては、紙として残す必要がないものであれば、電子ファイルのまま保管しておけば良いので、書類３ａが場所を取ることも無くなるし、コスト節約にも繋がる。
【産業上の利用可能性】
【０１２８】
以上のように、従来の人手のみでは情報を探すのにかなりの時間と労力を払ってきたことに対し、コンピュータを利用することで、必要な情報を簡単にしかも短時間で収集することができるようになり、かなり有効な手段である。
【図面の簡単な説明】
【０１２９】
【図１】本発明であるデータベース検索システムの登録の流れを示す図である。
【図２】本発明であるデータベース検索システムの検索の流れを示す図である。
【図３】本発明であるデータベース検索システムの構成を示す図である。
【図４】本発明であるデータベース検索システムのコンピュータ処理及び人手処理を示す図である。
【図５】本発明であるデータベース検索システムの登録における書類概要書を示す図である。
【図６】本発明であるデータベース検索システムの登録におけるテーブルを示す図である。
【図７】本発明であるデータベース検索システムの検索における分類選択を示す図である。
【図８】本発明であるデータベース検索システムの検索における検索条件設定を示す図である。
【図９】本発明であるデータベース検索システムの検索における検索結果一覧を示す図である。
【図１０】本発明であるデータベース検索システムの検索における検索結果の明細を示す図である。
【図１１】本発明であるデータベース検索システムの検索における閲覧可能な資料一覧を示す図である。
【図１２】本発明であるデータベース検索システムの検索における資料表示を示す図である。
【符号の説明】
【０１３０】
１        データベース検索システムの登録の流れ
１ａ      データベース検索システムの検索の流れ
２        概要書の作成
２ａ      概要書
２ｂ      項目
２ｃ      記入欄
３        概要の抽出
３ａ      書類
３ｂ      書庫整理・ナンバリング
４        データの入力
４ａ      データベース
４ｂ      登録用コンピュータ
４ｃ      データ登録
４ｄ      場所登録
５        各種資料の電子化
５ａ      文書格納用ネットワークディスク
５ｂ      スキャナ
５ｃ      光ディスク
５ｄ      スキャニング
５ｅ      取込み
６        分類選択
７        検索条件設定
７ａ      クライアント用コンピュータ
７ｂ      検索
７ｃ      表示
８        検索結果一覧
９        明細確認
９ａ      書庫
９ｂ      取出し
９ｃ      返却
１０      資料一覧
１１      資料表示
１１ａ    クライアント用プリンタ
１１ｂ    資料
１１ｃ    印刷
１２      データベース検索システムの構成
１３      ローカルエリアネットワーク
１３ａ    アプリケーションサーバ
１３ｂ    データベースサーバ
１３ｃ    管理用シール用プリンタ
１４      コンピュータ処理
１４ａ    人手処理
１５      検索準備完了
１６      テーブル
１６ａ    フィールド
１６ｂ    レコード
１７      分類選択メニュー画面
１７ａ    タイトル
１７ｂ    入力者部門
１７ｃ    利用者
１７ｄ    年月日
１７ｅ    戻りボタン
１７ｆ    選択ボタン
１８      検索条件設定画面
１８ａ    タイトル
１８ｂ    分類
１８ｃ    検索ボタン
１８ｄ    条件
１８ｅ    入力欄
１８ｆ    選択リスト
１９      検索結果一覧画面
１９ａ    タイトル
１９ｂ    検索結果
１９ｃ    閲覧ボタン
１９ｄ    明細ボタン
１９ｅ    検索条件欄
１９ｆ    検索結果欄
２０      検索結果明細画面
２０ａ    タイトル
２０ｂ    検索条件欄
２０ｃ    明細欄
２０ｄ    追加入力項目欄
２１      閲覧資料一覧画面
２１ａ    バーコード番号
２１ｂ    添付資料名称
２１ｃ    種類
２２      資料表示画面
２２ａ    プレビュー
２２ｂ    ページ選択
【図１】
2005115616.tif 000003
【図２】
2005115616.tif 000004
【図３】
2005115616.tif 000005
【図４】
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【図５】
2005115616.tif 000007
【図６】
2005115616.tif 000008
【図７】
2005115616.tif 000009
【図８】
2005115616.tif 000010
【図９】
2005115616.tif 000011
【図１０】
2005115616.tif 000012
【図１１】
2005115616.tif 000013
【図１２】
2005115616.tif 000014