(57)【要約】      （修正有）【課題】  管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行う。【解決手段】  ステップ〔１〕では任意のクライアントＰＣで文書の作成が開始され、ステップ〔２〕で文書内容の検出と機密ランク（管理レベル）の設定が行われる。そしてステップ〔３〕で管理レベルや、文書のタイトル、サブタイトルなどを記入することができる。さらにステップ〔４〕で記入内容が確認され、ステップ〔５〕で文書の属性情報（プロパティ）に記入内容が格納（転記）され、同時に文書の表紙やヘッダが自動作成される。このようにして、ステップ〔６〕で文書情報付きドキュメントが完成される。そしてステップ〔７〕ではドキュメントが文書管理サーバへ自動登録される。またステップ〔８〕に進められて設定された機密ランク（管理レベル）に応じた文書の保存が行われる。さらにステップ〔９〕では利用者権限に応じた印刷形式の制御が行われる。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書作成手段と文書出力手段と文書管理手段とを備えた文書管理装置であって、
前記文書作成手段によって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、
前記文書管理手段は、文書の出力が指示されたときに前記管理レベルに基づいて前記文書出力手段における出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理装置において、
文書保存手段をさらに有し、
前記文書保存手段は、文書の保存が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその保存形態を決定する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２のいずれかに記載の文書管理装置において、
前記文書作成手段は、利用者を特定する個人情報を含む任意情報を、前記管理レベルと共に前記作成された文書に属性情報として付加し、
前記文書管理手段は、前記属性情報における前記管理レベルに基づいて前記出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項３記載の文書管理装置において、
前記文書出力手段における出力形態を、前記管理レベルと出力を要求した利用者の前記個人情報とに基づいて決定する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項２記載の文書管理装置において、
前記文書保存手段における保存形態を、前記管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
文書作成ユニットと文書出力ユニットと文書管理ユニットとを備えた文書管理システムであって、
前記文書作成ユニットによって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、
前記文書管理ユニットは、文書の出力が指示されたときに前記管理レベルに基づいて前記文書出力ユニットにおける出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
請求項６記載の文書管理システムにおいて、
文書保存ユニットをさらに有し、
前記文書保存ユニットは、文書の保存が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその保存形態を決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
請求項６または７のいずれかに記載の文書管理システムにおいて、
前記文書作成ユニットは、利用者を特定する個人情報を含む任意情報を、前記管理レベルと共に前記作成された文書に属性情報として付加し、
前記文書管理ユニットは、前記属性情報における前記管理レベルに基づいて前記出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
請求項８記載の文書管理システムにおいて、
前記文書出力ユニットにおける出力形態を、前記管理レベルと出力を要求した利用者の前記個人情報とに基づいて決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
請求項７記載の文書管理システムにおいて、
前記文書保存ユニットにおける保存形態を、前記管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１１】
文書を作成し、作成された文書を出力すると共に、前記作成された文書の管理を行う文書管理方法であって、
作成された文書の管理レベルを設定する手段が設けられ、
前記文書の出力が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
請求項１１記載の文書管理方法において、
文書の保存をさらに行い、
前記文書の保存が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその保存形態を決定する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
請求項１１または１２のいずれかに記載の文書管理方法において、
前記文書の作成に関連して、利用者を特定する個人情報を含む任意情報の入力画面を表示し、前記表示された情報と前記管理レベルとを前記作成された文書に付加される属性情報に転記し、前記属性情報における前記管理レベルに基づいて前記出力形態を決定する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
請求項１３記載の文書管理方法において、
前記文書の出力形態を、前記管理レベルと出力を要求した利用者の前記個人情報とに基づいて決定する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
請求項１２記載の文書管理方法において、
前記文書の保存形態は、前記管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定される
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
文書の管理を行う文書管理プログラムであって、
作成された文書の管理レベルを設定するステップと、
前記文書の出力が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその出力形態を決定するステップとを備える
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１７】
請求項１６記載の文書管理プログラムにおいて、
文書の保存を行うステップと、
前記文書の保存が指示されたときに前記管理レベルに基づいてその保存形態を決定するステップとを備える
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１８】
請求項１６または１７のいずれかに記載の文書管理プログラムにおいて、
前記文書の作成に関連して、利用者を特定する個人情報を含む任意情報の入力画面を表示するステップと、
前記表示された情報と前記管理レベルとを前記作成された文書に付加される属性情報に転記するステップと、
前記属性情報における前記管理レベルに基づいて前記出力形態を決定するステップとを備える
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１９】
請求項１８記載の文書管理プログラムにおいて、
前記文書の出力形態を、前記管理レベルと出力を要求した利用者の前記個人情報とに基づいて決定するステップを備える
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項２０】
請求項１７記載の文書管理プログラムにおいて、
前記文書の保存形態を、前記管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定するステップを備える
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば電子データで作成される文書の管理に使用して好適な文書管理装置、システム、方法及びプログラムに関する。詳しくは、管理レベルを設定することにより、文書の出力や保存などの管理を良好に行うことができるようにしたものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムでは、例えばセキュリティレベルを用いて文書のライフサイクルを管理するものが知られている（例えば、特許文献１参照。）。
また、文書の内容を解析して、所望の分類を行うシステムも知られている（例えば、特許文献２参照。）。
さらに文書の印刷時に、複写によって浮かび出る地紋を付加するシステムも知られている（例えば、特許文献３参照。）。
【０００３】
しかしながら、上述の技術では、いずれも本願発明の文書の出力や保存などの管理を良好に行うことについては記載されていないものである。
【特許文献１】特開２００３−３１６７７４号公報
【特許文献２】特開２００３−３２３４５７号公報
【特許文献３】特開２００１−３２４８９８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
例えば電子データで文書を作成するに際して、作成された文書の管理を行う場合には、作成された文書の属性情報（プロパティ）に、各種の管理情報を記入することが行われている。しかしながら、このような属性情報への記入は、文書の作成者に余分の作業を求めるものであり、容易に実現できるものではない。また、このような属性情報への記入が行われても、実際のプリントアウトなどの出力や文書の保存の管理が行われていなければ、何等文書の管理が行われているとはいえないものである。
【０００５】
また、上述の特許文献１に開示された発明においては、例えばセキュリティレベルを用いて保存期間などのライフサイクルを管理しているものであるが、プリントアウト等のシステムから出力された文書に対しては、何等考慮されていないものである。すなわち、システムから出力された文書に対しては、廃棄期限等は何等示されておらず、このため廃棄期限を過ぎた文書が不必要に保存されてしまうなど、管理不能となる事態の生じる恐れが避けられないものである。
【０００６】
この出願はこのような点に鑑みて成されたものであって、解決しようとする問題点は、従来の装置では、作成された文書の管理を行う場合に、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易且つ確実に実現できるものではなく、また、その管理は実際のプリントアウトなどの出力や文書の保存に及ぶものではなく、それだけでは充分な管理を行うことができなかったというものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
このため本発明においては、作成された文書の管理レベルを設定する手段を設け、設定された管理レベルに基づいて文書の管理を行うようにしたものであって、これによれば、管理レベルに基づいてその出力形態や保存形態を決定して良好な文書の管理を行うことができる。
【発明の効果】
【０００８】
請求項１の発明によれば、文書作成手段と文書出力手段と文書管理手段とを備えた文書管理装置であって、文書作成手段によって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理手段は、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力手段における出力形態を決定することによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【０００９】
また、請求項２の発明によれば、文書保存手段をさらに有し、文書保存手段は、文書の保存が指示されたときに管理レベルに基づいてその保存形態を決定することによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を良好に行うことができるものである。
【００１０】
請求項３の発明によれば、文書作成手段は、利用者を特定する個人情報を含む任意情報を、管理レベルと共に作成された文書に属性情報として付加し、文書管理手段は、属性情報における管理レベルに基づいて出力形態を決定することによって、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易にし、文書の管理を良好に行うことができるものである。
【００１１】
請求項４の発明によれば、文書出力手段における出力形態を、管理レベルと出力を要求した利用者の個人情報とに基づいて決定することによって、管理レベルに基づく文書の出力の管理を良好に行うことができるものである。
【００１２】
請求項５の発明によれば、文書保存手段における保存形態を、管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定することによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を適切に行うことができるものである。
【００１３】
さらに請求項６の発明によれば、文書作成ユニットと文書出力ユニットと文書管理ユニットとを備えた文書管理システムであって、文書作成ユニットによって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理ユニットは、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力ユニットにおける出力形態を決定することによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００１４】
また、請求項７の発明によれば、文書保存ユニットをさらに有し、文書保存ユニットは、文書の保存が指示されたときに管理レベルに基づいてその保存形態を決定することによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を良好に行うことができるものである。
【００１５】
請求項８の発明によれば、文書作成ユニットは、利用者を特定する個人情報を含む任意情報を、管理レベルと共に作成された文書に属性情報として付加し、文書管理ユニットは、属性情報における管理レベルに基づいて出力形態を決定することによって、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易にし、文書の管理を良好に行うことができるものである。
【００１６】
請求項９の発明によれば、文書出力ユニットにおける出力形態を、管理レベルと出力を要求した利用者の個人情報とに基づいて決定することによって、管理レベルに基づく文書の出力の管理を良好に行うことができるものである。
【００１７】
請求項１０の発明によれば、文書保存ユニットにおける保存形態を、管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定することによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を適切に行うことができるものである。
【００１８】
さらに請求項１１の発明によれば、文書を作成し、作成された文書を出力すると共に、作成された文書の管理を行う文書管理方法であって、作成された文書の管理レベルを設定する手段が設けられ、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定することによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００１９】
また、請求項１２の発明によれば、文書の保存をさらに行い、文書の保存が指示されたときに管理レベルに基づいてその保存形態を決定することによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を良好に行うことができるものである。
【００２０】
請求項１３の発明によれば、文書の作成に関連して、利用者を特定する個人情報を含む任意情報の入力画面を表示し、表示された情報と管理レベルとを作成された文書に付加される属性情報に転記し、属性情報における管理レベルに基づいて出力形態を決定することによって、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易にし、文書の管理を良好に行うことができるものである。
【００２１】
請求項１４の発明によれば、文書の出力形態を、管理レベルと出力を要求した利用者の個人情報とに基づいて決定することによって、管理レベルに基づく文書の出力の管理を良好に行うことができるものである。
【００２２】
請求項１５の発明によれば、文書の保存形態は、管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定されることによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を適切に行うことができるものである。
【００２３】
さらに請求項１６の発明によれば、文書の管理を行う文書管理プログラムであって、作成された文書の管理レベルを設定するステップと、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定するステップとを備えることによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００２４】
また、請求項１７の発明によれば、文書の保存を行うステップと、文書の保存が指示されたときに管理レベルに基づいてその保存形態を決定するステップとを備えることによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を良好に行うことができるものである。
【００２５】
請求項１８の発明によれば、文書の作成に関連して、利用者を特定する個人情報を含む任意情報の入力画面を表示するステップと、表示された情報と管理レベルとを作成された文書に付加される属性情報に転記するステップと、属性情報における管理レベルに基づいて出力形態を決定するステップとを備えることによって、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易にし、文書の管理を良好に行うことができるものである。
【００２６】
請求項１９の発明によれば、文書の出力形態を、管理レベルと出力を要求した利用者の個人情報とに基づいて決定するステップを備えることによって、管理レベルに基づく文書の出力の管理を良好に行うことができるものである。
【００２７】
請求項２０の発明によれば、文文書の保存形態を、管理レベルに基づいて、少なくとも変更可能な形態と変更不可能な形態と暗号化された形態とを含む中から選択して決定するステップを備えることによって、管理レベルに基づく文書の保存の管理を適切に行うことができるものである。
【００２８】
これによって、従来の装置では、作成された文書の管理を行う場合に、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易且つ確実に実現できるものではなく、また、その管理は実際のプリントアウトなどの出力や文書の保存に及ぶものではなく、それだけでは充分な管理を行うことができなかったものを、本発明によればこれらの問題点を容易に解消することができるものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
すなわち本発明の文書管理装置は、文書作成手段と文書出力手段と文書管理手段とを備えた文書管理装置であって、文書作成手段によって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理手段は、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力手段における出力形態を決定してなるものである。
【００３０】
また、本発明の文書管理システムは、文書作成ユニットと文書出力ユニットと文書管理ユニットとを備えた文書管理システムであって、文書作成ユニットによって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理ユニットは、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力ユニットにおける出力形態を決定することによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うものである。
【００３１】
さらに本発明の文書管理方法は、文書を作成し、作成された文書を出力すると共に、作成された文書の管理を行う文書管理方法であって、作成された文書の管理レベルを設定する手段が設けられ、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定してなるものである。
【００３２】
また、本発明の文書管理プログラムは、文書の管理を行う文書管理プログラムであって、作成された文書の管理レベルを設定するステップと、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定するステップとを備えるものである。
【００３３】
以下、図面を参照して本発明を説明するに、図１は本発明による文書管理装置、システム、方法及びプログラムを適用した社内ネットワークの一実施形態の構成を示すシステム図である。
【００３４】
図１において、社内ＬＡＮ（Local Area Network）１００が設けられる。この社内ＬＡＮ１００に、属性情報（プロパティ）を含む文書作成支援システムの内蔵された複数台のクライアントＰＣ（Personal Computer）１１、１２・・・が接続される。また、この社内ＬＡＮ１００には、セキュリティ機能の一環として、例えば特許文献３に述べられているような地紋印刷のできるオンデマンド印刷カラープリンタ２１が接続される。
【００３５】
なお、上述のクライアントＰＣ１１、１２・・・に内蔵される文書作成支援システムは、パーソナルコンピュータ等の電子計算機においてワープロソフトを使用する際に、当該ワープロソフトで作成された文書の属性情報（プロパティ）に、各種の管理情報を転記する支援システムである。そして文書の属性情報の転記処理は、例えばワープロソフトに属性情報を転記するマクロプログラムを組み込むことによって実行される。
【００３６】
さらに、社内ＬＡＮ１００には、本発明の一部を成す文書管理サーバ３１とセキュリティ管理サーバ４１が接続される。また社内ＬＡＮ１００には、既存のプリンタ５１、５２が接続されると共に、これらのプリンタを管理するプリンタ管理サーバ６１が接続される。
【００３７】
そしてこのようなシステムにおいて、処理の流れは、図２のＡまたはＢに示すように行われる。すなわち、図２のＡには第１の実施形態に係るフローチャートが示され、図２のＢにはより実用的なフ第２の実施形態に係るローチャートが示されている。なお以下の説明において、共通する部分には同一の符号を付してある。
【００３８】
これらの図２のＡ、Ｂにおいて、ステップ〔１〕では、上述した文書作成支援システムが内蔵された任意のクライアントＰＣで文書の作成が開始される。そして図２のＡでは何らかのトリガーによってステップ〔２〕が発動される。このトリガーは、例えば文書作成支援システムにおける属性情報の転記処理を起動するマクロ実行指示である。そしてこのステップ〔２〕では文書内容の検出と機密ランク（管理レベル）の設定が行われる。ここで、文書内容の検出と機密ランク（管理レベル）の設定は、例えば特許文献２に述べられているような文書解析のシステムを使用して、例えばセキュリティサーバ４１にて行うことができる。
【００３９】
一方、図２のＢでは、ステップ〔１０〕で印刷または保存が指示されることによってトリガーとされる。そしてステップ〔３〕では、このトリガーにより文書作成支援システムによる属性情報の転記処理のマクロ処理が起動する。このマクロ処理によって文書作成中のクライアントＰＣに、例えば図３のＡに示すようなポップアップが出現（表示）される。ここでポップアップには、例えば文書作成者の氏名や所属部署などが記載される。
【００４０】
なおこの記載は、文書作成中のクライアントＰＣの利用者が特定されている場合には、その利用者の個人情報はデフォルトで記載しておくことができる。また、上述のポップアップには、管理レベルとしての情報区分や、文書のタイトル、サブタイトルなどを記入することができる。さらに図２のＡのステップ〔４〕でポップアップの内容が確認される。なお図２のＢでは、ステップ〔１１〕で機密ランクの指定と内容確認が行われる。
【００４１】
これにより、ステップ〔５〕では、例えば図３のＢに示すような文書の属性情報（プロパティ）にポップアップの内容が格納（転記）される。また同時に、文書の表紙やヘッダが自動作成される。ここで表紙には、例えば図４のＡ、Ｂに示すように属性情報（プロパティ）の中のファイル概要のページを参照して、文書管理責任者や、文書作成者、保存期限、機密レベル、カテゴリなどの事項が記載される。また、ヘッダの作成は、図５のＡ〜Ｃに示すように属性情報（プロパティ）の中のファイル概要やユーザー設定のページを参照して行われる。
【００４２】
このようにして、ステップ〔６〕で文書情報付きドキュメントが完成される。そして図２のＢではデスクトップ上にある文書管理サーバ３１にデータ転送するプログラムを起動するために用意されたアイコンに、当該ドキュメントをドラッグ&ドロップすることにより、また図２のＡでは何らかのトリガーによって、ステップ〔７〕が発動される。
【００４３】
このステップ〔７〕では、ステップ〔６〕で完成されたドキュメントが文書管理サーバ３１へ自動登録される。さらにステップ〔８〕に進められて設定された機密ランク（管理レベル）に応じた文書の保存が行われる。ここで保存は、機密ランク（管理レベル）に応じて、少なくとも変更可能な形態と、変更不可能な形態と、暗号化された形態などの保存形態が選択されて行われる。
【００４４】
すなわち、これらのステップ〔７〕及び〔８〕で行われる自動登録と保存においては、プロパティの中の作成者の所属部署や文書の分類に応じて、例えば文書管理サーバ３１内の文書保存キャビネットの選択が行われる。そしてさらに、機密ランク（管理レベル）に応じて、例えば機密ランクが低い場合はそのまま保存され、機密ランクが中程度の場合はいわゆるＰＤＦ（Portable Document Format）による保存が行われ、さらに機密ランクが高い場合は暗号化を加えた保存などが選択されて行われる。
【００４５】
さらにステップ〔９〕では、利用者権限に応じた出力形態の選択の一例として印刷形式の制御が行われる。ここで印刷の制御は、例えば企業においてはその役職に従ってその許可範囲が設定される。そして、例えば上述のステップ〔８〕における保存で暗号化されている文書については、役職上位者には印刷に関わる制限は無しにし、中位者には印刷はできるものの、例えば特許文献３に示すような所定の地紋が併せて印刷されるようにし、下位者には表示手段上で参照はできるが印刷は不可とし、いわゆる派遣社員等に対しては印刷も参照も不可とすることができる。なお、上述の管理レベルと印刷形式の対応は、予めセキュリティ管理サーバ４１に登録しておけばよい。
【００４６】
従ってこのシステムにおいては、管理レベルに基づいてその出力形態や保存形態を決定して良好な文書の管理を行うことができる。すなわち図６には、処理動作の説明のためのシステム全体のイメージを示す。
【００４７】
この図６において、最初に手順（１）として、セキュリティポリシーをシステムに登録する。ここで登録はセキュリティ管理サーバ４１に対して行われる。なお、セキュリティポリシーは、例えば情報管理規定により「文書の取り扱いに関する規定」として定められるものであり、例えばレベルＡでは担当部長以上閲覧可、印刷時地紋出力、複写禁止、レベルＢでは担当課長以上閲覧可、印刷時地紋出力、複写可、レベルＣでは閲覧制限無し、複写可などの設定が行われる。また、図６では、セキュリティ管理サーバ４１と文書管理サーバ３１とは、別体のサーバであるが、セキュリティ管理サーバ４１の機能を、文書管理サーバ３１に組み込むようにしてもよい。
【００４８】
次に、手順（２）として、クライアントＰＣ１１、１２に対して社員証でログインユーザ認証が行われる。さらに手順（３）として、文書作成、セキュリティレベルの設定が行われる。そして手順（４）として保存／登録が行われると、手順（５）として文書管理サーバ３１に作成された文書の自動転送が行われ、手順（６）として設定されたセキュリティレベルに応じてＰＤＦ化や暗号化が行われる。なお、一台のクライアントＰＣがクライアント１１、１２の処理を行うようにしてもよい。
【００４９】
そしてクライアントＰＣ１１、１２の操作においては、手順（７）として、セキュリティポリシーに基づいたアクセス制御が行われる。また手順（８）として、セキュリティポリシーに基づいてオープン時、プリント時、編集時の処理のアクセス制御が行われる。さらに手順（９）として、セキュリティポリシーに基づいて、例えばプリンタ２１における印刷物に地紋（権限情報）を出力する制御が行われる。なお、これらのセキュリティポリシーに基づく制御は、ユーザー情報とセキュリティポリシーを比較して、地紋の設定の要否、地紋の種類、地紋の印刷色等を判断するものである。
【００５０】
さらに、既存のプリンタ５１においては、手順（１０）としてセキュリティポリシーに基づいてコピーの制御が行われる。なお、このような既存のプリンタに対する制御は、例えば図１の説明で述べたプリンタ管理サーバ６１によって行われる。また、プリントの実行された文書の画像をプリンタ管理サーバ６１で保存することによって、プリンタの管理を明確に行うこともできる。
【００５１】
さらに、図７を用いて、プリンタ管理サーバ６１における処理について説明する。すなわち図７のＡには、プリンタ管理サーバ６１における処理の流れを示し、図７のＢには、処理のためのテーブルの例を示す。
【００５２】
まず、図７のＡのステップＳ１において、文書タイプに対する機密レベルが参照される。ここで、図７のＢに示すように、例えば文書タイプが「提案書」における機密レベルが「一般（レベルＣ）」の文書は、自由に印刷できるものであり、ステップＳ１からは下に行って、ステップＳ２において、図１の既存のプリンタ５１、５２で示すデフォルトプリンタから通常出力となる。
【００５３】
これに対して、例えば文書タイプが同じ「提案書」であっても、機密レベルが「機密（レベルＡ）」、または「社外秘（レベルＢ）」の文書は、ステップＳ１からは右に行って、ステップＳ３において、図１のオンデマンド印刷カラープリンタ２１のような地紋プリンタの自動選択、用紙の設定、印刷などが行われ、ステップＳ４で地紋ドライバのＡＰＩ（Application Programming Interface）が呼び出され、ステップＳ５で地紋コンテンツがセットされ、ステップＳ６で地紋ドライバが起動される。
【００５４】
これによって、例えば機密レベルが「機密（レベルＡ）」のときは、プリンタとして地紋対応プリンタが選択され、地紋コンテンツとして「Ｔｏｐ  Ｓｅｃｒｅｔ」がセットされ、フッタに印刷日時や印刷者ログイン名が表示されて印刷が行われる。また、機密レベルが「社外秘（レベルＢ）」のときは、プリンタとして地紋対応プリンタが選択され、地紋コンテンツとして「社外秘」がセットされ、フッタに印刷日時や印刷者ログイン名が表示されて印刷が行われる。さらに、文書タイプ及び機密レベルに応じて、図７のＢのテーブルに示すように、それぞれの場合に応じた地紋やフッタ等の印刷が行われる。
【００５５】
このようにして、上述の実施形態においては、作成された文書の管理レベルを設定する手段を設け、設定された管理レベルに基づいて文書の管理を行うようにしたことによって、管理レベルに基づいてその出力形態や保存形態を決定して良好な文書の管理を行うことができる。
【００５６】
これによって、従来の装置では、作成された文書の管理を行う場合に、作成された文書の属性情報（プロパティ）への記入を容易且つ確実に実現できるものではなく、また、その管理は実際のプリントアウトなどの出力や文書の保存に及ぶものではなく、それだけでは充分な管理を行うことができなかったものを、本発明によればこれらの問題点を容易に解消することができるものである。
【００５７】
なお、上述した文書管理サーバ３１とセキュリティ管理サーバ４１とプリンタ管理サーバ６１の有する機能と同等の機能を達成するプログラムや、そのプログラムの記録媒体によっても、本発明を利用することができる。すなわち本発明は、図８に示すような機能ブロックを有するプログラムによっても実施することができるものである。
【００５８】
この図８において、本発明の文書管理プログラムには、作成された文書の管理レベルを設定する機能ブロックＢ１と、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定する機能ブロックＢ２とが設けられる。また、文書の保存を行う機能ブロックＢ３と、文書の保存が指示されたときに管理レベルに基づいてその保存形態を決定する機能ブロックＢ４と、文書の作成に関連して利用者を特定する個人情報を入力する機能ブロックＢ５と、個人情報を含む任意情報の入力画面を表示する機能ブロックＢ６とが設けられる。
【００５９】
さらに、表示された情報と管理レベルとを作成された文書に付加される属性情報に転記する機能ブロックＢ７が設けられる。そして、出力形態を決定する機能ブロックＢ２では、属性情報における管理レベルに基づいて出力形態が決定すると共に、管理レベルと出力を要求した利用者の個人情報とに基づいて決定を行う。また、暗号化を行う機能ブロックＢ８を備える。これらの機能ブロックＢ１〜Ｂ８を有するプログラムによっても、本発明を実施することができる。
【００６０】
こうして、上述の文書管理装置によれば、文書作成手段と文書出力手段と文書管理手段とを備えた文書管理装置であって、文書作成手段によって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理手段は、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力手段における出力形態を決定することにより、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００６１】
また、上述の文書管理システムによれば、文書作成ユニットと文書出力ユニットと文書管理ユニットとを備えた文書管理システムであって、文書作成ユニットによって作成された文書の管理レベルを設定する手段を有し、文書管理ユニットは、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいて文書出力ユニットにおける出力形態を決定することによって、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことにより、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００６２】
さらに上述の文書管理方法によれば、文書を作成し、作成された文書を出力すると共に、作成された文書の管理を行う文書管理方法であって、作成された文書の管理レベルを設定する手段が設けられ、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定することにより、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【００６３】
また、上述の文書管理プログラムによれば、文書の管理を行う文書管理プログラムであって、作成された文書の管理レベルを設定するステップと、文書の出力が指示されたときに管理レベルに基づいてその出力形態を決定するステップとを備えることにより、管理レベルに基づいて良好な文書の管理を行うことができるものである。
【産業上の利用可能性】
【００６４】
なお本発明は、上述の説明した実施形態に限定されるものではなく、本発明の精神を逸脱することなく種々の変形が可能とされるものである。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明による文書管理装置、システム、方法及びプログラムを適用した社内ネットワークの一実施形態の構成を示すシステム図である。
【図２】その処理動作の説明のためのフローチャート図である。
【図３】その説明のための図である。
【図４】その説明のための図である。
【図５】その説明のための図である。
【図６】その処理動作の説明のためのシステム全体のイメージを示した図である。
【図７】プリンタ管理サーバを説明するための処理の流れ及び処理のためのテーブルの例を示す図である。
【図８】本発明による文書管理プログラムの一実施形態の構成を示す機能ブロック図である。
【符号の説明】
【００６６】
１００…社内ＬＡＮ（Local Area Network）、１１，１２…クライアントＰＣ（Personal Computer）、２１…地紋印刷のできるプリンタ、３１…文書管理サーバ、４１…セキュリティ管理サーバ、５１，５２…既存のプリンタ、６１…プリンタ管理サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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