(57)【要約】      （修正有）【課題】企業や自治体等の大きな組織では膨大な数の閲覧ルートが存在する。そしてこの閲覧ルートは組織内の各担当者の配置状況に応じてメンテナンスを行うことが必要である。つまり人事異動や職制改正等が実施される毎に閲覧ルートの変更を行うことが必要である。 【解決手段】  通信可能に接続された複数の情報処理端末に表示される電子文書を順次閲覧する各担当者の配置状況に応じて閲覧ルートをメンテナンスする情報処理装置であって、前記担当者毎に次に前記電子文書を閲覧させる前記担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブルを記憶する記憶部と、前記情報処理端末から、各前記担当者の次に前記電子文書を閲覧させる新たな前記担当者を示す新たな前記識別情報を受信する受信部と、前記閲覧ルートテーブルの各前記識別情報を、それぞれ前記新たな識別情報に更新する閲覧ルート更新部とを備える。【選択図】図２
2005056064.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信可能に接続された複数の情報処理端末に表示される電子文書を順次閲覧する各担当者の配置状況に応じて閲覧ルートをメンテナンスする情報処理装置であって、
前記担当者毎に次に前記電子文書を閲覧させる前記担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブルを記憶する記憶部と、
前記情報処理端末から、各前記担当者の次に前記電子文書を閲覧させる新たな前記担当者を示す新たな前記識別情報を受信する受信部と、
前記閲覧ルートテーブルの各前記識別情報を、それぞれ前記新たな識別情報に更新する閲覧ルート更新部と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
通信可能に接続された複数の情報処理端末に表示される電子文書を順次閲覧する各担当者の配置状況に応じて閲覧ルートをメンテナンスする情報処理装置であって、
前記担当者毎に次に前記電子文書を閲覧させる前記担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブルを記憶する記憶部と、
前記回覧ルートテーブルの前記対応付け毎に有効期間を対応付けて記憶する有効期間記憶部と、
前記情報処理端末から、各前記対応付けの新たな前記有効期間を受信する受信部と、
前記各対応付けの各前記有効期間を、それぞれ前記新たな有効期間に更新する閲覧ルート更新部と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
通信可能に接続された複数の情報処理端末に表示される電子文書を順次閲覧する各担当者の配置状況に応じて閲覧ルートをメンテナンスする情報処理装置であって、
前記担当者毎に次に前記電子文書を閲覧させる前記担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブルを記憶する記憶部と、
前記回覧ルートテーブルの前記対応付け毎に有効期間を対応付けて記憶する有効期間記憶部と、
前記情報処理端末から、各前記担当者の次に前記電子文書を閲覧させる新たな前記担当者を示す新たな前記識別情報と、前記新たな担当者に前記電子文書を閲覧させるための新たな前記有効期間とを受信する受信部と、
前記閲覧ルートテーブルに、前記担当者と前記新たな担当者との前記対応付けを追加し、前記追加した前記対応付けに前記新たな有効期間を対応付ける閲覧ルート更新部と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
通信可能に接続された複数の情報処理端末を操作する各担当者に電子文書を順次閲覧させ、前記電子文書に記載された案件を決裁させるための情報処理システムを構成する情報処理装置であって、
前記担当者毎に次に前記案件を決裁させる前記担当者が記録された閲覧ルートテーブルと、
前記担当者毎に前記担当者の歴任する役職と、各前記役職の就任期間とが記録された職員情報テーブルと、
前記案件の内容に応じて定められる最終決裁を行うべき前記役職が記録された決裁区分テーブルと
を記憶する記憶部と、
前記情報処理端末を操作するある前記担当者により前記案件の決裁が行われた旨の情報を前記情報処理端末から受信する毎に、前記電子文書の起案日において前記担当者が前記最終決裁を行うべき前記役職に就任中でない場合に、前記閲覧ルートテーブルに記録された次の前記担当者により操作される前記情報処理端末に前記電子文書を表示させる決裁ルート制御部と
を備え、
前記決裁ルート制御部は、前記起案日において前記担当者が前記役職に就任中でない場合であっても、前記情報処理端末から前記担当者を前記役職に一時的に就任させることを示す情報を受信した場合には、前記担当者が前記役職に就任中であると判定する
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
前記決裁区分テーブルには、前記案件において取り扱う金額に応じて定められる前記最終決裁を行うべき前記役職が記録される
ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。 
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の情報技術の進歩に伴い、企業や自治体などでは、様々な事務処理や案件処理、意志決定などをコンピュータシステム上で行う電子決裁システムが用いられている。電子決裁システムでは、帳票や書類などが電子文書として各担当者に順次回覧され、決裁が行われる。電子文書の回覧は、電子文書の作成者から最終決裁者に至るまでの間の電子文書を閲覧させるべき一連の各担当者が定義付けられた閲覧ルートに従って行われる。
【特許文献１】特開２００２−１５１０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら企業や自治体等の大きな組織では膨大な数の閲覧ルートが存在する。そしてこの閲覧ルートは組織内の各担当者の配置状況に応じてメンテナンスを行うことが必要である。つまり例えば人事異動や職制改正等が実施される毎に閲覧ルートの変更を行うことが必要である。
【０００４】
従来の技術では、電子文書の作成者から最終的な決裁者までの一連の各担当者を閲覧ルート毎に定義していたため、閲覧ルートのメンテナンス作業は大きな負担となっていた。また人事異動や職制改正は発令されてから実行されるまでの期間が短い場合も多く、企業等における情報システム担当部門では閲覧ルートのメンテナンス作業は大きな負担となっていた。さらに人事異動等の実施後に、旧閲覧ルートに従って電子文書の回覧を行う場合に備え、旧閲覧ルートを新閲覧ルートとは別に記憶、管理しておく必要があった。
【０００５】
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、情報処理装置を提供することを主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明は、通信可能に接続された複数の情報処理端末に表示される電子文書を順次閲覧する各担当者の配置状況に応じて閲覧ルートをメンテナンスする情報処理装置であって、前記担当者毎に次に前記電子文書を閲覧させる前記担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブルを記憶する記憶部と、前記情報処理端末から、各前記担当者の次に前記電子文書を閲覧させる新たな前記担当者を示す新たな前記識別情報を受信する受信部と、前記閲覧ルートテーブルの各前記識別情報を、それぞれ前記新たな識別情報に更新する閲覧ルート更新部とを備える。
【０００７】
ここで情報処理装置とはＣＰＵ（Central Processing Unit）やメモリ、ディスクドライブ、通信インタフェース等を備えたコンピュータである。情報処理装置はパーソナルコンピュータの他、ワークステーションや汎用コンピュータなどとすることもできる。なお情報処理端末も情報処理装置であるが、本発明に係る情報処理装置と区別するために、本発明に係る情報処理装置とは別の情報処理装置を情報処理端末と記載している。もちろん各担当者による電子文書の閲覧を、本発明に係る情報処理装置を用いて行えるようにすることも可能である。また電子文書の閲覧が行われる情報処理端末に本発明に係る各種機能を備える様にすることもできる。
【０００８】
閲覧ルートテーブルはメモリに記憶するようにすることもできるし、ディスクドライブに記憶するようにすることもできる。ディスクドライブはデータを記録するための記録媒体を備えた装置であり、例えばハードディスク装置や半導体記憶装置である。
【０００９】
各情報処理端末及び情報処理装置は、通信インタフェースを通じて、例えばＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）、ＩＳＤＮ（Integrated Services Digital Network：登録商標）により通信可能に接続されている。そして閲覧ルートテーブルの更新は、本発明に係る情報処理装置が情報処理端末から通信インタフェースを通じてある担当者の次に電子文書を閲覧させる新たな担当者を示す新たな識別情報を受信し、閲覧ルートテーブルの各識別情報を新たな識別情報に更新することにより行われる。担当者を示す識別情報は例えば担当者の職員番号とすることができる。また各担当者が情報処理端末を操作する際のログインＩＤ（IDentification）とすることもできる。情報処理装置は各情報処理端末がどの担当者により操作されているのかを把握することにより、情報処理装置は、次に電子文書を閲覧させるべき担当者により操作されている情報処理端末に対して電子文書の表示あるいは送信を行うことができる。
【００１０】
このように本発明によれば、閲覧ルートテーブルの各担当者と対応付けられた次の担当者の識別情報を更新することにより、閲覧ルートの変更を行うことができる。これにより閲覧ルートのメンテナンス作業の負担を軽減することが可能となる。閲覧ルートの変更作業は、組織内の例えば情報システム部門が纏めて行う様にすることもできるし、人事異動時に各担当者が各自の情報処理端末から情報処理装置にアクセスし、各自が閲覧ルートテーブルの次の担当者を更新することにより行うようにすることもできる。
【００１１】
その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明を実施するための最良の形態の欄、及び図面により明らかにされる。
【発明の効果】
【００１２】
情報処理装置を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
＝＝＝全体構成＝＝＝
まず本実施の形態に係る情報処理装置及び情報処理端末を含む情報処理システムの全体構成を示すブロック図を図１に示す。
【００１４】
本実施の形態に係る情報処理システムは、サーバ（情報処理装置）１００とクライアント（情報処理端末）２００とを備え、サーバ１００とクライアント２００とはＬＡＮ３００で通信可能に接続されている。
【００１５】
クライアント２００は例えば自治体内における職員等の各担当者が操作するコンピュータである。各担当者はクライアント２００を操作することにより、電子文書の作成、電子メールの送受信等、日常の業務遂行に必要な作業を行うことができる。サーバ１００は各担当者がクライアント２００を用いて行う業務遂行に必要なサービスの提供を行うためのコンピュータである。サーバ１００やクライアント２００はＣＰＵを備え、ＣＰＵにより各種プログラムが実行されることにより様々な機能が実現される。サーバ１００やクライアント２００は例えばパーソナルコンピュータやワークステーションとすることができる。もちろんメインフレーム等の汎用コンピュータとすることもできる。
【００１６】
本実施の形態においては、このような情報処理システムにより電子決裁システムが実現される。例えばある担当者がクライアント１（２００）を操作して、ある案件の決裁を行うための電子文書を作成し、その電子文書をサーバ１００に送信する。あるいはクライアント１（２００）を操作してサーバ１００上で電子文書を作成し、サーバ１００が備える記憶装置１８０にその電子文書を保存する。
【００１７】
そうするとサーバ１００は、電子文書の閲覧ルートが定義された閲覧ルートテーブル６００に従って、次の担当者により操作されるクライアント２００（例えばクライアント２（２００））に電子文書を表示させる。あるいは次の担当者に電子文書の閲覧を促すための情報又は電子文書をクライアント２（２００）に送信する。次の担当者とは例えば電子文書を作成した上記担当者の上司である。上司であるその担当者は電子文書を閲覧し電子文書の内容をチェックする。その後その上司はクライアント２（２００）を操作してその案件を承認（決裁）する旨の情報をサーバ１００に送信する。そうするとサーバ１００は閲覧ルートに従って、さらに次の上司により操作されるクライアント２００（例えばクライアント３（２００））に電子文書を表示させる。以下同様の手順を繰り返して最終決裁者による承認（決裁）が行われると、当該電子文書に記載された案件の決裁が完了する。
【００１８】
図１に示すように電子決裁システムを構成するサーバ１００は一台とすることもできるし、複数台のサーバ１００を設けるようにすることもできる。複数台のサーバ１００を設けるようにした場合には電子決裁システムを実現するための複数の機能をそれぞれのサーバ１００に分散させることができる。例えば閲覧ルートを制御するサーバ１００や、電子文書を記憶するデータベースへのアクセスを制御するサーバ１００、クライアント２００への電子文書の表示を制御するサーバ１００をそれぞれ設けるようにすることができる。またその他に人事情報の管理を行うためのサーバ１００を設けるようにすることもできる。
【００１９】
ＬＡＮ３００はインターネットのような公共的なネットワークとすることもできるし、自治体内におけるプライベートなネットワークとすることもできる。ＬＡＮ３００を介して行われる通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）に従って行われるようにすることができる。また、ＬＡＮ３００を自治体外の他の通信網と通信可能に接続するために、ゲートウェイをＬＡＮ３００に設けるようにすることもできる。
【００２０】
＝＝＝サーバ＝＝＝
次に、サーバ１００の構成を示すブロック図を図２に示す。  
サーバ１００は、ＣＰＵ１１０、メモリ１２０、ポート１３０、記録媒体読取装置１４０、入力装置１５０、出力装置１６０、記憶装置１８０を備える。
【００２１】
ＣＰＵ１１０はサーバ１００の全体の制御を司るもので、記憶装置１８０に記憶された各種の動作を行うためのコードから構成される業務プログラム４００やルート制御プログラム５００を適宜メモリ１２０に読み出して実行することにより本実施の形態に係る各種機能を実現する。記録媒体読取装置１４０は記録媒体１７０に記録されているプログラムやデータを読み取るための装置である。読み取られたプログラムやデータはメモリ１２０や記憶装置１８０に格納される。従って、例えば記録媒体１７０に記録された業務プログラム４００やルート制御プログラム５００を、記録媒体読取装置１４０を用いて上記記録媒体１７０から読み取って、メモリ１２０や記憶装置１８０に記憶するようにすることができる。記録媒体１７０としてはフレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等を用いることができる。業務プログラム４００は例えば財務会計処理プログラムとすることができる。またルート制御プログラム５００は閲覧ルートに従って電子文書をクライアント２００に表示させるための制御や、閲覧ルートのメンテナンスを行うためのプログラムである。業務プログラム４００とルート制御プログラム５００とは、それぞれ別個のプログラムとすることもできるし、同一のプログラムとすることもできる。また業務プログラム４００とルート制御プログラム５００とは、図２に示すように同一のサーバ１００により実行される様にすることもできるし、それぞれが別のサーバ１００により実行される様にすることもできる。記録媒体読取装置１４０はサーバ１００に内蔵されている形態とすることもできるし、外付されている形態とすることもできる。記憶装置１８０は、例えばハードディスク装置や半導体記憶装置等である。記憶装置１８０に記憶される閲覧ルートテーブル６００や決裁区分テーブル７００、職員情報テーブル８００については後述する。入力装置１５０はサーバ１００を操作するオペレータ等によるサーバ１００へのデータ入力等のために用いられる装置である。入力装置１５０としては例えばキーボードやマウス等が用いられる。出力装置１６０は情報を外部に出力するための装置である。出力装置１６０としては例えばディスプレイやプリンタ等が用いられる。ポート１３０はＬＡＮ３００を通じて他のサーバ１００やクライアント２００、その他のコンピュータと通信を行うための装置である。これにより、例えば業務プログラム４００やルート制御プログラム５００を、ポート１３０を介して他のサーバ１００や他のコンピュータから受信して、メモリ１２０や記憶装置１８０に記憶するようにすることもできる。
【００２２】
閲覧ルートテーブル６００を記憶する記憶部や有効期間記憶部は、メモリ１２０とすることもできるし記憶装置１８０とすることもできる。また受信部はポート１３０とすることもできる。閲覧ルート更新部や決裁ルート制御部は、サーバ１００が備える上記ハードウエアを制御しながらＣＰＵ１１０が業務プログラム４００やルート制御プログラム５００を実行することによりサーバ１００に構成される。
【００２３】
なお図２にはサーバ１００の構成を示すブロック図を示すが、クライアント２００の構成もサーバ１００と同様である。つまりクライアント２００もＣＰＵやメモリ、ポート、記憶装置、記録媒体読み取り装置、入力装置、出力装置を備える。
【００２４】
＝＝＝閲覧ルート＝＝＝
次に電子決裁システムにおける閲覧ルートの一例を図３に示す。  
図３においては、電子文書を順次閲覧し承認、決裁を行う各担当者を丸印で示してある。つまり担当者Ａにより起案された電子文書は、担当者Ｂ、Ｃ、Ｄの順に順次決裁が行われ、最終的に担当者Ｏにより決裁が行われる。一方、担当者Ｋにより起案された電子文書は、担当者Ｌ、Ｍ、Ｎの順に順次決裁が行われ、最終的に担当者Ｏにより決裁が行われる。なお図３には、担当者Ａを始点とし担当者Ｏを終点とする閲覧ルートと、担当者Ｋを始点とし担当者Ｏを終点とする閲覧ルートとの２つの閲覧ルートを示したが、現実の電子決裁システムにおいては組織の規模に応じて数千乃至数万規模の閲覧ルートが存在する場合がある。
【００２５】
ここで担当者Ａに人事異動が発令され、担当者Ａが担当者Ｂの下を離れ、担当者Ｍの部下となった場合について説明する。人事異動後の閲覧ルートを図５に示す。図５に示すようにこの場合の閲覧ルートは３つになる。すなわち、担当者Ｂを始点とし担当者Ｃ、Ｄ、Ｏに至る閲覧ルートと、担当者Ａを始点とし担当者Ｍ、Ｎ、Ｏに至る閲覧ルートと、担当者Ｋを始点とし、担当者Ｌ、Ｍ、Ｎ、Ｏに至るルートとである。
【００２６】
＝＝＝閲覧ルートテーブル＝＝＝
本実施の形態においては、閲覧ルートは、担当者毎に次に電子文書を閲覧させる担当者を示す識別情報を対応付けた閲覧ルートテーブル６００に定義されている。本実施の形態に係る閲覧ルートテーブル６００を図４に示す。図４に示す閲覧ルートテーブル６００は、図３に示した閲覧ルートを表したものである。
【００２７】
閲覧ルートテーブル６００は、"起案者、承認者、決裁者"欄、"開始日"欄、"終了日"欄、"上長"欄を備えて構成される。"起案者、承認者、決裁者"欄には各担当者を識別するための識別情報が記載される。識別情報としては例えば職員番号とすることができる。ここでの職員番号は、図８において後述する職員情報テーブル８００に記載された職員番号とすることができる。"上長"欄には担当者毎に次に電子文書を閲覧させる担当者を示す識別情報が記載される。図４に示す例では、例えば担当者Ａの次に電子文書を閲覧させる担当者は担当者Ｂであることが示される。そして担当者Ｂの次に電子文書を閲覧させる担当者は担当者Ｃであることが示される。担当者Ｃの次に電子文書を閲覧させる担当者は担当者Ｄであることが示される。以下、順番に担当者を辿ってゆくことにより、最終的に担当者Ｏに至る。担当者Ｏの"上長"欄には「ｎｕｌｌ」と記載されている。これは担当者Ｏが最終決裁を行うべき者であることを示すものである。
【００２８】
なお各担当者は組織内において所定の役職に就任しているが、各担当者の役職は図８に示す職員情報テーブル８００に記録されている。
【００２９】
図４に戻って、"開始日"欄、及び"終了日"欄は、各担当者とその次に電子文書を閲覧させる担当者を示す識別情報との対応付け毎の有効期間を記憶するための欄である。すなわち図４に示す例では、例えば担当者Ａと担当者Ｂとの対応付けは２００２年１０月１日から有効であることが示される。なお"終了日"欄が「９９９９９９９９」となっているのは、担当者Ａと担当者Ｂとの対応付けの有効期間の終了日が未定であることを示している。
【００３０】
サーバ１００は、ルート制御プログラム５００を実行することにより、電子文書を閲覧したある担当者により操作されるあるクライアント２００から当該電子文書に記載された案件を決裁する旨の情報を受信すると、閲覧ルートテーブル６００の"上長"欄を参照して次に電子文書を閲覧させる担当者を判定する。電子文書の起案日が"開始日"以後で、かつ、"終了日"以前である場合には、"上長"欄に記載された次の担当者に電子文書を閲覧させるようにする。
【００３１】
ここで上述したように担当者Ａに対する人事異動が実施された場合に、図５に示すような閲覧ルートとするための閲覧ルートテーブル６００の例を図６に示す。なおここでは人事異動の実行は２００３年４月１日に行われるものとする。
【００３２】
まずサーバ１００は、担当者Ａの次に電子文書を閲覧させる新たな担当者Ｍを示す識別情報と、担当者Ｍに電子文書を閲覧させるための新たな有効期間とをクライアント２００から受信する。そして受信したこれらの情報を閲覧ルートテーブル６００に追加する。ここでは有効期間の開始日は２００３年４月１日であり終了日は未定である。終了日が未定の場合には"終了日"欄には「９９９９９９９９」と記載される。さらに担当者Ａの元の上司である担当者Ｂとの有効期間については、２００３年４月１日の前日である２００３年３月３１日が"終了日"欄に記録される。なお元の上司との有効期間についての情報も情報処理端末から受信した場合には、その受信した有効期間を記録するようにすることもできる。
【００３３】
以上のように閲覧ルートテーブル６００を更新することにより、２００３年４月１日以降は図５に示す閲覧ルートに従って電子文書を回覧させることができる。他の担当者の対応付けについては変更する必要はない。なお本実施の形態の様に、対応付け毎に有効期間を設けるようにすることにより、例えば起案日が２００３年３月３１日以前の電子文書を２００３年４月１日以後に回覧させる場合であっても、人事異動前の閲覧ルートに従って回覧させることが可能である。つまり図６に示す閲覧ルートテーブル６００は、図５に示した２００３年４月１日以降の閲覧ルートのみならず、図３に示した２００３年３月３１日以前の閲覧ルートをも包含しているのである。これにより人事異動が実施される毎のそれぞれの閲覧ルートテーブル６００を記憶、管理する必要がなくなり、閲覧ルートのメンテナンスの容易化を図ることができる。
【００３４】
また現実の人事異動の場合には同時に多数の担当者が異動となるので、閲覧ルートは人事異動前とは全く異なるものとなる。しかしながら本実施の形態に係る閲覧ルートテーブル６００によれば、異動となったそれぞれの担当者毎に、"上長"欄、"開始日"欄、"終了日"欄を追加、あるいは変更するだけで、新たな閲覧ルートに変更することができる。つまり人事異動等により閲覧ルートが変更されても、担当者毎に局所的に閲覧ルートテーブル６００の変更を行うだけで閲覧ルートの変更を行うことが可能となる。閲覧ルートテーブル６００の変更は、例えば異動の対象となった各担当者がクライアント２００からサーバ１００にアクセスして各自が行うようにすることもできるし、例えば自治体のシステム管理部門がまとめて閲覧ルートテーブル６００を変更するようにすることもできる。いずれの場合も閲覧ルートを変更するための作業負担を大きく軽減することができる。
【００３５】
さらに閲覧ルートテーブル６００を記憶装置１８０に記憶するために必要な記憶容量は主として担当者の人数によって決まるので、人事異動によって閲覧ルートが複雑になった場合でも担当者の人数に大きな変化がなければ閲覧ルートテーブル６００を記憶するために必要な記憶容量の増加を抑制することができる。
【００３６】
なお閲覧ルートテーブル６００は、図９乃至図１０に示すような構成とすることもできる。図９は担当者Ａの上司が担当者Ｂであり、図１０は担当者Ａが担当者Ｂの下を離れ、担当者Ｍの下に異動になった場合の例を示す。
【００３７】
この場合は、サーバ１００が、担当者Ａの次に電子文書を閲覧させる新たな担当者である担当者Ｍを示す新たな識別情報をクライアント２００から受信すると、閲覧ルートテーブル６００の担当者Ａの"上司"欄を、担当者Ｍの識別情報に更新する。
【００３８】
図９及び図１０に示す例では、"起案フラグ"欄、"承認フラグ"欄、"決裁フラグ"欄が設けられている。各フラグは各担当者に与えられた権限を示すものである。例えば担当者Ａには、"起案フラグ"欄に「１」が記載されている。この場合、担当者Ａには電子文書の起案を行う権限が与えられていることが示される。また担当者Ｂには"承認フラグ"欄に「１」が記載されている。この場合、担当者Ｂには電子文書の承認を行う権限が与えられていることが示される。また担当者Ｅには"決裁フラグ"欄に「１」が記載されている。この場合、担当者Ｅには電子文書の決裁を行う権限が与えられていることが示される。
【００３９】
人事異動が実施され閲覧ルートテーブル６００が更新される際に、サーバ１００は、クライアント２００から起案フラグ、承認フラグ、決裁フラグを示すための情報を受信し、閲覧ルートテーブル６００を更新する様にすることもできる。
【００４０】
なお図９乃至図１０に示す例では、例えば"承認フラグ"欄に「１」が記載されている担当者には"起案フラグ"欄に「１」が記載されていないが、これは必ずしも"承認フラグ"欄に「１」が記載されている担当者には電子文書の起案を行う権限が与えられていないことを意味するという訳ではない。"承認フラグ"欄に「１」が記載されている担当者は、"起案フラグ"欄に「１」が記載されていなくとも電子文書の起案を行うこともできることとすることもできる。"決裁フラグ"欄に「１」が記載されている担当者についても同様である。
【００４１】
また図９乃至図１０に示す閲覧ルートテーブルには、図４及び図６に示したような"開始日"欄、"終了日"欄が設けられていないが、"開始日"欄、"終了日"欄を設けるようにすることもできる。
【００４２】
＝＝＝決裁処理＝＝＝
次にサーバ１００が業務プログラム４００を実行することにより行われる決裁処理について説明する。業務プログラム４００は財務会計プログラム等、企業や自治体等で遂行される各種業務を実行するためのプログラムである。この場合、例えばある担当者が出張に行くために旅費の申請を行うためには、その担当者はクライアント２００からサーバ１００にアクセスし、業務プログラム４００を起動して旅費申請書を電子文書で作成する。作成された旅費申請書は、サーバ１００により実行されるルート制御プログラム５００によって、上司により操作されるクライアント２００に表示あるいは送信される。上司が旅費申請を承認すると、その旨の情報がクライアント２００からサーバ１００に送信される。サーバはその情報を受信すると、次の上司が操作するクライアント２００に旅費申請書を表示あるいは送信させる。以下最終決裁者による決裁が行われるまで手続きが繰り返される。
【００４３】
最終決裁者が誰なのかを記録したのが、図７に示す決裁区分テーブル７００である。決裁区分テーブル７００は、"業務区分"欄、"適用"欄、"金額"欄、"決裁者"欄、"会計審査"欄、"財政合議"欄を備える。
【００４４】
"業務区分"欄、"適用"欄、及び"金額"欄は、案件の内容に応じて最終決裁者を定めるために、案件の内容を区分するための欄である。"業務区分"欄は処理すべき業務の種別が記載される。"適用"欄はより詳細な業務の種別が記載される。また"金額"欄は決裁すべき案件の取り扱う金額が記載される。
【００４５】
"決裁者"欄は最終決裁者の役職を記載するための欄である。つまり、最終決裁者は、"業務区分"欄、"適用"欄、及び"金額"欄により区分される案件の内容、金額に応じて定められる。
【００４６】
"会計審査"欄は、最終決裁者による決裁が行われた後に会計審査を受審する必要があるか否かを記載するための欄である。図７において"会計審査"欄に「○」が付されている場合は会計審査の受審が必要であることを示す。この場合は、最終決裁者による決裁が行われた後、電子文書が会計審査の担当者により操作されるクライアント２００に送信または表示される。
【００４７】
"財政合議"欄は財政合議の要否を記載するための欄である。図７において"財政合議"欄に「○」が付されている場合は財政合議が必要であることを示す。この場合は、最終決裁者による決裁が行われた後、電子文書が財政合議の各担当者により操作されるクライアント２００に送信又は表示される。
【００４８】
サーバ１００は、クライアント２００を操作する担当者により案件の決裁が行われた旨の情報をクライアント２００から受信する毎に、電子文書の起案日における担当者の役職と、決済区分テーブル７００に記載された最終決裁者の役職とを比較する。役職が一致していれば必要に応じて会計審査や財政合議の担当者に電子文書を回覧させる。一致していなければ閲覧ルートテーブル６００を参照して次の担当者に電子文書を回覧させる。
【００４９】
電子文書の起案日における担当者の役職は、図８に示す職員情報テーブル８００を参照することにより知ることができる。なお、職員情報テーブル８００は他のサーバ１００、例えば人事情報の管理を行うためのサーバ１００に記憶させるようにすることもできる。
【００５０】
職員情報テーブル８００は、"職員番号"欄、"役職コード"欄、"所属コード"欄、"開始日"欄、"終了日"欄、"臨時開始日"欄、"臨時終了日"欄、"所属名漢字"欄、"システム種別"欄を備える。"職員番号"欄は、各担当者に付された識別番号である。この職員番号を閲覧ルートテーブル６００の"担当者"欄や"上長"欄に記載するようにすることもできる。"役職コード"欄には当該担当者の歴任する役職が記載される。サーバ１００は、職員情報テーブル８００の"役職コード"欄を参照することにより各担当者の役職を知ることができる。"所属コード"欄は、各担当者の所属部署に付されたコードを記載するための欄である。所属コードは、"所属名漢字"欄に漢字で記載される所属部署に対応して付される所属部署の識別番号である。"開始日"欄、及び"終了日"欄は、担当者の当該役職の就任期間の開始日及び終了日を記載するための欄である。図８の例では、職員番号「１２３４５６７８」で表される担当者は、２００２年５月１日から２００２年５月３１日までは、課長と係長とを兼務しており、２００２年６月１日以降は係長の任務が解かれ、役職は課長のみであることが示される。"終了日"欄が「９９９９９９９９」の場合は終了日が未定であることを示す。"臨時開始日"欄、及び"臨時終了日"欄は、役職の就任期間外に臨時的に当該役職に就任させるための欄である。"臨時開始日"欄には通常は「００００００００」が記載される。また"臨時終了日"欄には通常は「９９９９９９９９」が記載される。"システム種別"欄は、各担当者が業務プログラム４００を実行させる際に必要なＩＤ（IDentification）等を業務プログラム４００毎に記録しておくための欄である。業務プログラム４００を実行させる際に必要なＩＤとは例えばログインＩＤとすることができる。
【００５１】
ここで、人事異動はある日をもって実施されるが、自治体や企業における業務は人事異動の前後において連続して行われる。そのため人事異動実施後に人事異動実施前の案件を処理することがどうしても必要な場合がある。例えば２００２年６月１日以降であっても、図８に示す職員番号「１２３４５６７８」の担当者に、それまで就任（課長と兼任）していた「係長」として、案件の承認をさせたい場合もある。
【００５２】
かかる場合であっても本実施の形態によれは、クライアント２００から担当者「１２３４５６７８」を「係長」に一時的に就任させることを示す情報を受信した場合には、サーバ１００は、担当者「１２３４５６７８」が「係長」に就任中であると判定するようにすることができる。
【００５３】
具体的には、担当者「１２３４５６７８」に一時的に係長として案件の承認をさせたい場合には、サーバ１００に業務プログラム４００を実行させているクライアント２００は、前記担当者を係長に一時的に就任させることを示す情報をサーバ１００に送信する。サーバ１００は、この情報を受信した場合には、担当者「１２３４５６７８」の役職を判定するに際し、電子文書の起案日と"臨時開始日"欄と、"臨時終了日"欄とを比較して、電子文書の起案日における当該担当者の役職を判定するようにする。"臨時開始日"欄と"臨時終了日"欄とには、それぞれ「００００００００」及び「９９９９９９９９」が記載されているので、電子文書の起案日における担当者「１２３４５６７８」は「係長」に就任中であると判定することができる。
【００５４】
このように本実施の形態によれば、担当者の役職の兼務が終了した後であっても、職員情報テーブル８００を更新することなく、一時的に旧役職に就任中であるものとして案件の決裁を行うことが可能となる。このため、人事異動の実施後に新旧職制が混在した状態で案件の処理を行わなければならない場合であっても職員情報テーブル８００を更新する必要がなくなるので、メンテナンス作業の容易化を図ることが可能となる。
【００５５】
以上本実施の形態について説明したが、上記実施例は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本実施の形態に係る情報処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】本実施の形態に係るサーバの内部構成を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態に係る閲覧ルートの一例を示す図である。
【図４】本実施の形態に係る閲覧ルートテーブルを示す図である。
【図５】本実施の形態に係る閲覧ルートの一例を示す図である。
【図６】本実施の形態に係る閲覧ルートテーブルを示す図である。
【図７】本実施の形態に係る決裁区分テーブルを示す図である。
【図８】本実施の形態に係る職員情報テーブルを示す図である。
【図９】本実施の形態に係る閲覧ルートテーブルを示す図である。
【図１０】本実施の形態に係る閲覧ルートテーブルを示す図である。
【符号の説明】
【００５７】
１００    サーバ
１１０    ＣＰＵ
１２０    メモリ
１３０    ポート
１４０    記録媒体読取装置
１５０    入力装置
１６０    出力装置
１７０    記録媒体
１８０    記憶装置
２００    クライアント
３００    ＬＡＮ
４００    業務プログラム
５００    ルート制御プログラム
６００    閲覧ルートテーブル
７００    決裁区分テーブル
８００    職員情報テーブル 
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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