(57)【要約】【課題】共有される電子文書の利用形態に即した電子文書管理を実現する。【解決手段】ＡＳＰ１０は、複数のユーザによる電子文書の共有領域であるワークスペース２０が設けられた文書記憶部１８と、ＭＦＰ３０の識別情報とそのＭＦＰ３０のワークスペース２０との対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部１４を有している。ＡＳＰ１０は、ＭＦＰ３０から識別情報を取得し、取得した識別情報とワークスペース関連情報からそのＭＦＰ３０のワークスペース２０を特定し、そのＭＦＰ３０による特定したワークスペース２０へのアクセスを許可する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、
電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、
を有し、
電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
電子文書処理装置の顧客と提供者との間で結ばれた契約の契約内容とその契約に含まれる電子文書処理装置の識別情報とを対応づけた契約情報が登録された契約管理部をさらに有し、
アクセスを要求した電子文書処理装置のワークスペースが前記文書記憶部に存在しない場合、その電子文書処理装置から取得した識別情報と前記契約情報に基づいてその電子文書処理装置が前記契約に含まれるか否かを確認し、前記契約に含まれる場合にその電子文書処理装置によるワークスペースの作成を許可する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書管理装置において、
前記契約情報には、電子文書管理装置の利用契約情報が含まれ、
電子文書処理装置から取得した識別情報と前記利用契約情報に基づいて、その電子文書処理装置によるワークスペースの作成の許可または不許可を判断する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項４】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースごとに、そのワークスペースを利用するユーザのユーザアカウントを登録したユーザ管理情報が含まれ、
電子文書処理装置から取得した識別情報とワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、さらに、そのワークスペースに対応するユーザ管理情報に登録されたユーザアカウントと取得されたユーザアカウントとの比較結果に基づいてそのワークスペースへのアクセスの許可または不許可を判断する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項５】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースごとに、そのワークスペースを利用できるユーザを制限するユーザ制限情報が含まれる、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項６】
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、
前記各ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、
を有し、
電子文書処理装置を利用するユーザからワークスペースＩＤを取得し、取得したワークスペースＩＤに対応するワークスペースを前記ワークスペース関連情報から特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の電子文書管理装置において、
前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースにアクセス可能な電子文書処理装置の識別情報が登録され、
電子文書処理装置から取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報に基づいて、その電子文書処理装置が前記特定したワークスペースへのアクセスを許可されているか否かを判断する、
ことを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項８】
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられ、各ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録された電子文書管理装置へ、ネットワークを介して接続される電子文書処理装置において、
アクセス可能なワークスペースのリストを保持し、そのリストに含まれるワークスペースへのアクセスを行う、
ことを特徴とする電子文書処理装置。
【請求項９】
電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、
前記電子文書処理装置は、
その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、
前記電子文書管理装置は、
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、
前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、
を有し、
前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項１０】
電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、
前記電子文書処理装置は、
その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、
前記電子文書管理装置は、
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、
前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置に関連付けられたワークスペースの識別情報との対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、
を有し、
前記電子文書処理装置は、既存のワークスペースの識別情報を指定してワークスペース関連付け要求を行い、
前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から取得した電子文書処理装置の識別情報と前記ワークスペースの識別情報とに基づいて、その電子文書処理装置とそのワークスペースとの関連付けを行う、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項１１】
請求項１０に記載の電子文書管理システムにおいて、
前記各ワークスペースごとに、そのワークスペースに関連付けを行うことができる電子文書処理装置を制限する関連付け制限情報が設けられる、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項１２】
電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、
前記電子文書処理装置は、
その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、
前記電子文書管理装置は、
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、
前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、
を有し、
前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、前記特定したワークスペースを信頼する他のワークスペースへのその電子文書処理装置によるアクセスを許可する、
ことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項１３】
複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられ、各ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録された電子文書管理装置が実行する電子文書管理方法において、
電子文書処理装置から識別情報を取得し、
取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、
その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、
ことを特徴とする電子文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子文書管理装置に関し、特に電子文書の共有領域を提供する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書をユーザ間で共有するための文書管理システムあるいは文書配信システムが知られており、ＡＳＰ（アプリケーションサービスプロバイダ）の形態でのサービスも開始されている。ＡＳＰの文書共有サービスでは、サービス利用登録時などにユーザグループごとに文書を保管する共有領域が割り当てられ、グループに属するユーザは、その共有領域を使って文書を共有することができる。
【０００３】
一方、プリンタ機能に加えてコピー機能、スキャナ機能、及びファックス機能などの多くの機能を兼ね揃えたマルチファンクション機（ＭＦＰ）が登場している。ＭＦＰは、紙文書をスキャンして電子文書とし、あるいはその逆に、電子文書を紙文書として出力するといった、文書のインプット、アウトプット機能を持ち、広く普及している。一般にＭＦＰは、ＭＦＰを購入する顧客とＭＦＰの製造メーカとの間の契約に基づき設置され、メーカ側には契約に対応するＭＦＰの識別情報が保持、管理されている。
【０００４】
近年、ＭＦＰにウェブ（Ｗｅｂ）アクセス機能（ウェブブラウザ）を持たせ、ＭＦＰからＡＳＰサービスにアクセスすることで、ＡＳＰにて共有されている文書領域内の文書に対する入力出力デバイスとしてＭＦＰを利用する形態が存在する。
【０００５】
ＭＦＰのウェブブラウザからアクセスする場合もパーソナルコンピュータ（ＰＣ）からウェブブラウザでアクセスする場合と同様である。つまり、ＡＳＰサービス側との間のサービス利用登録を経てＡＳＰサービス管理側から提供されたＵＲＬを利用してＡＳＰにアクセスし、登録したユーザアカウントをウェブユーザインタフェース（Ｗｅｂ  ＵＩ）を介して指定することでＡＳＰに対して個々のユーザがログインし、そして、ＡＳＰサービスを利用する。
【０００６】
ちなみに、ＭＦＰにて紙文書をスキャンした電子文書を、インターネットなどの文書保管サービスに保存する形態に関する技術が、特許文献１および特許文献２などに記載されている。
【０００７】
【特許文献１】特開２０００−３５３１７２号公報
【特許文献２】特開２００１−３５７０３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
従来のシステムにおいては、ＡＳＰの文書共有サービスとＭＦＰ契約および設置ＭＦＰとは独立した存在であり、ＭＦＰの契約設置だけではＡＳＰサービス利用ができなかった。すなわち、ＭＦＰの設置からＭＦＰ使用者がＡＳＰの文書共有サービスを利用開始できるまでには、ＭＦＰ契約とは別に、ＭＦＰ使用者によるＡＳＰ使用の利用申請、ＡＳＰ側の管理者による申請受け付け、共有領域作成、ＭＦＰ使用者による、またはＭＦＰ使用者の申請に基づくＡＳＰ側管理者によるユーザアカウント登録といったＡＳＰサービス利用環境構築のための作業が、ＭＦＰ使用者側、ＡＳＰ管理者側の双方で必要であった。
【０００９】
さらに、オフィス環境におけるＭＦＰからのＡＳＰサービス利用を考えると、ＭＦＰ設置場所付近の通常そのＭＦＰを使用する複数のユーザがそのＭＦＰを通してＡＳＰサービスを使用して文書の共有を行う利用形態となることが多い。この利用形態に着目すると、設置ＭＦＰ個々に対応した文書空間がＡＳＰにて保持されることが望ましいが、従来のシステムでは、これを実現するために、上述したようにＭＦＰ契約設置とは別にサービス利用環境構築のための作業が必要となる。すなわち従来のシステムでは、ＭＦＰを共用する使用者間で文書を簡便に共有するといった、ＭＦＰからＡＳＰを利用する基本的なサービス利用形態の実現を考えると、簡易性や利便性の面で必ずしも最適なシステムとは言えなかった。
【００１０】
そこで、本発明は、共有される電子文書の利用形態に即した電子文書管理を実現することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、を有し、電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、ことを特徴とする。ここで、電子文書の概念には、文書が電子化されたデータの他、図面データや写真データも含まれる。
【００１２】
望ましくは、電子文書処理装置の顧客と提供者との間で結ばれた契約の契約内容とその契約に含まれる電子文書処理装置の識別情報とを対応づけた契約情報が登録された契約管理部をさらに有し、アクセスを要求した電子文書処理装置のワークスペースが前記文書記憶部に存在しない場合、その電子文書処理装置から取得した識別情報と前記契約情報に基づいてその電子文書処理装置が前記契約に含まれるか否かを確認し、前記契約に含まれる場合にその電子文書処理装置によるワークスペースの作成を許可する、ことを特徴とする。
【００１３】
望ましくは、前記契約情報には、電子文書管理装置の利用契約情報が含まれ、電子文書処理装置から取得した識別情報と前記利用契約情報に基づいて、その電子文書処理装置によるワークスペースの作成の許可または不許可を判断することを特徴とする。
【００１４】
望ましくは、前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースごとに、そのワークスペースを利用するユーザのユーザアカウントを登録したユーザ管理情報が含まれ、電子文書処理装置から取得した識別情報とワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、さらに、そのワークスペースに対応するユーザ管理情報に登録されたユーザアカウントと取得されたユーザアカウントとの比較結果に基づいてそのワークスペースへのアクセスの許可または不許可を判断する、ことを特徴とする。
【００１５】
望ましくは、前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースごとに、そのワークスペースを利用できるユーザを制限するユーザ制限情報が含まれることを特徴とする。
【００１６】
また、上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、前記各ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、を有し、電子文書処理装置を利用するユーザからワークスペースＩＤを取得し、取得したワークスペースＩＤに対応するワークスペースを前記ワークスペース関連情報から特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、ことを特徴とする。
【００１７】
望ましくは、前記ワークスペース関連情報には、各ワークスペースにアクセス可能な電子文書処理装置の識別情報が登録され、電子文書処理装置から取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報に基づいて、その電子文書処理装置が前記特定したワークスペースへのアクセスを許可されているか否かを判断する、ことを特徴とする。
【００１８】
また、上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書処理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられ、各ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録された電子文書管理装置へ、ネットワークを介して接続される電子文書処理装置において、アクセス可能なワークスペースのリストを保持し、そのリストに含まれるワークスペースへのアクセスを行う、ことを特徴とする。
【００１９】
また上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理システムは、電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、前記電子文書処理装置は、その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、前記電子文書管理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、を有し、前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、ことを特徴とする。
【００２０】
また上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理システムは、電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、前記電子文書処理装置は、その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、前記電子文書管理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置に関連付けられたワークスペースの識別情報との対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、を有し、前記電子文書処理装置は、既存のワークスペースの識別情報を指定してワークスペース関連付け要求を行い、前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から取得した電子文書処理装置の識別情報と前記ワークスペースの識別情報とに基づいて、その電子文書処理装置とそのワークスペースとの関連付けを行う、ことを特徴とする。
【００２１】
望ましくは、前記各ワークスペースごとに、そのワークスペースに関連付けを行うことができる電子文書処理装置を制限する関連付け制限情報が設けられることを特徴とする。
【００２２】
また上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理システムは、電子文書処理装置および電子文書管理装置が互いにネットワークで接続された電子文書管理システムにおいて、前記電子文書処理装置は、その電子文書処理装置に割り当てられた固有の識別情報が記憶された識別情報記憶部を有し、前記電子文書管理装置は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられた文書記憶部と、前記電子文書処理装置の識別情報とその電子文書処理装置のワークスペースとの対応関係を示すワークスペース関連情報が登録されたワークスペース管理部と、を有し、前記電子文書管理装置は、前記電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、前記特定したワークスペースを信頼する他のワークスペースへのその電子文書処理装置によるアクセスを許可する、ことを特徴とする。
【００２３】
また上記目的を達成するために、本発明の好適な態様である電子文書管理方法は、複数のユーザによる電子文書の共有領域である少なくとも一つのワークスペースが設けられ、ワークスペースのワークスペースＩＤを示すワークスペース関連情報が登録された電子文書管理装置が実行する電子文書管理方法において、電子文書処理装置から識別情報を取得し、取得した識別情報と前記ワークスペース関連情報からその電子文書処理装置のワークスペースを特定し、その電子文書処理装置による特定したワークスペースへのアクセスを許可する、ことを特徴とする。この電子文書管理方法は、例えば、この方法に即したプログラムでコンピュータを動作させることによって実現される。
【発明の効果】
【００２４】
上記構成により、共有される電子文書の利用形態に即した電子文書管理が実現される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明の好適な実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２６】
図１には、本発明の好適な実施形態が示されており、図１は、本発明に係る電子文書管理システムの全体構成図である。このシステムは、アプリケーションサービスプロバイダ（ＡＳＰ）１０と複数のマルチファンクション機（ＭＦＰ）３０が互いにインターネット４０を介して接続されたシステムである。
【００２７】
各ＭＦＰ３０（３０ａ〜３０ｃ）は、外部から入力された印刷対象データに基づいて印刷を行う印刷機能、紙などに記録された原稿画像を読み取ってデジタルデータに変換するスキャナ機能、デジタルデータを保存するデータ保存機能などを有している。また、各ＭＦＰ３０は、出荷時にそのＭＦＰ３０を識別するＭＦＰ識別情報が付され、各ＭＦＰ３０固有のＭＦＰ識別情報が識別情報記憶部３２に設定されている。さらに、各ＭＦＰ３０は、ウェブアクセス部（Ｗｅｂアクセス部）３４を介してインターネット４０に接続され、インターネット４０上に提供される様々な情報を取得し、あるいは、インターネット４０上に様々な情報を発信することができる。各ＭＦＰ３０が情報の授受を行う相手先の代表例がＡＳＰ１０である。
【００２８】
ＡＳＰ１０は、複数のＭＦＰ３０に対して文書共有サービスを提供するものである。ＡＳＰ１０は、電子文書を保管する文書記憶部１８を有しており、その文書記憶部１８内には、文書保管の共有領域である複数のワークスペース（ＷＳ）２０が設けられる。そして、例えば会社内で同じ部署に属する複数のユーザが、ＭＦＰ３０を介して同じワークスペース２０にアクセスすることで電子文書の共有が実現される。ＡＳＰ１０内には、識別情報取得部１２、ワークスペース管理部（ＷＳ管理部）１４および契約管理部１６が設けられ、後に詳述するように、これら各部の動作によって電子文書管理機能が実現される。
【００２９】
なお、図１では、ＭＦＰ（１）３０ａについてのみ、その内部構成を示しているが、ＭＦＰ（２）３０ｂおよびＭＦＰ（３）３０ｃについても、ＭＦＰ（１）３０ａと同じ構成が含まれている。また、各ＭＦＰ３０とＡＳＰ１０との接続は、インターネット４０に限定されない。例えば、複数のＭＦＰ３０とＡＳＰ１０（あるいはＡＳＰ１０に相当するサーバ）がＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）で互いに接続された形態でもよい。
【００３０】
以下、図１の電子文書管理システムの動作について説明する。なお、以下において図１に示した部分には図１の符号を付して説明する。
【００３１】
図２は、図１の電子文書管理システムの基本動作（１）を説明するためのフローチャートである。各ＭＦＰ３０は出荷時にそのＭＦＰ３０に割り当てられたＭＦＰ識別子が識別情報記憶部３２に設定される。また、顧客（ＭＦＰ３０の購入者）と提供者（ＭＦＰ３０の製造メーカなど）との間におけるＭＦＰ設置契約に基づいて、その契約内容を示す契約情報（図３）がＡＳＰ１０の契約管理部１６に保存され、ＭＦＰ３０がユーザのオフィスなどに設置される（Ｓ２００）。
【００３２】
図３は、契約情報の一例を示す図である。契約情報には、各契約ごとに、契約識別子、ＭＦＰ識別子およびＡＳＰサービス契約が示されている。契約情報の内容については、以下において契約情報を利用した処理を説明する際に適宜詳述する。
【００３３】
図２に戻り、ＭＦＰ３０が設置されると、ＭＦＰ３０の識別情報記憶部３２に設定されたＭＦＰ識別子が既知のＡＳＰ１０にＷｅｂアクセス部３４を介して送信される（Ｓ２０１）。送信されたＭＦＰ識別子は、ＡＳＰ１０の識別情報取得部１２により取得される（Ｓ２０２）。
【００３４】
ＡＳＰ１０のＷＳ管理部１４には、ＭＦＰ３０とそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０の対応関係が示されたＷＳ関連情報（図４）が登録されており、取得したＭＦＰ識別子をもとにＷＳ関連情報からそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０が存在するか否かを確認する（Ｓ２０３）。文書記憶部１８内にそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０が作成されている場合には、そのワークスペース２０内の文書をそのＭＦＰ３０のユーザに提供する。
【００３５】
図４は、ＷＳ関連情報の一例を示す図である。ＷＳ関連情報には、各ワークスペースごとに、ワークスペースＩＤ、ＭＦＰ識別子、契約識別子、登録許可ユーザ、ユーザ登録パスワードおよびアクセス許可ＭＦＰが示されている。ＷＳ関連情報の内容については、以下においてＷＳ関連情報を利用した処理を説明する際に適宜詳述する。
【００３６】
図２に戻り、ＡＳＰ１０は、文書記憶部１８内に、そのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０が作成されていない場合、契約管理部１６に対して、取得したＭＦＰ識別子が契約として登録されているものか否かを確認する（Ｓ２０４）。契約に含まれていない場合には、例えば契約を促す表示などをＭＦＰ３０に提供して本フローを終了する。
【００３７】
一方、契約に含まれている場合には、ＡＳＰ１０はそのＭＦＰ３０のＷｅｂアクセス部３４に対して新規ワークスペース作成ユーザインタフェース（ＵＩ）を提供する（Ｓ２０５）。
【００３８】
ＭＦＰ３０のユーザは新規ワークスペース作成ＵＩを利用して、ワークスペース名およびワークスペース管理者パスワードなどを入力する（Ｓ２０６）。
【００３９】
ＷＳ管理部１４は新規ワークスペース作成要求を受け付けると、新たなワークスペース２０を作成し、ＭＦＰ３０とそのワークスペース２０の対応関係を示すＷＳ関連情報（図４）を記憶する（Ｓ２０７）。つまり、新たに作成されたワークスペース２０のワークスペースＩＤとＭＦＰ識別子が対応付けられてＷＳ関連情報に登録される。
【００４０】
ＭＦＰ３０のユーザがワークスペース２０を利用する際、ユーザはＭＦＰ３０のＷｅｂアクセス部３４からＡＳＰ１０にアクセスし、この際、ＡＳＰ１０に対してサービス開始要求が送られる（Ｓ２０８）。サービス開始要求を受けたＡＳＰ１０は識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ１０のＭＦＰ識別子を取得する（Ｓ２０９）。そして、ＡＳＰ１０は取得したＭＦＰ識別子からＷＳ管理部１４に記憶されたＷＳ関連情報（図４）をもとにそのＭＦＰ３０のワークスペース２０を識別し、そのワークスペース２０内の文書をそのＭＦＰ３０のユーザに提供する（Ｓ２１０）。
【００４１】
以上に説明した基本動作（１）に従って図１の電子文書管理システムは動作する。さらに、図１の電子文書管理システムは、基本動作（１）に加えて、以下に説明する応用動作を適宜実行する。
【００４２】
応用動作（１）：契約管理部１６が保持する契約情報（図３）にＡＳＰサービス契約の有無が登録される。この場合、図２のＳ２００において、顧客はＭＦＰ３０の設置契約のオプションとしてＡＳＰ１０のサービス使用の選択を行う。契約管理部１６は、契約情報として、ＡＳＰサービス契約が行われたか否かの情報（ＡＳＰサービス契約「有／無」）を保持する。図３に示す例では、契約識別子「Ｋ０００１」および契約識別子「Ｋ０００２」ともにＡＳＰサービス契約を行っている。そして、図２のＳ２０５において、ＡＳＰ１０は契約管理部１６の契約情報をもとに、取得したＭＦＰ識別子のＭＦＰ３０が確かに契約され、さらにＡＳＰサービス契約「有」に設定されていることを確認する。その結果、ＡＳＰサービス契約を行ったＭＦＰ３０にのみ、ワークスペースの作成が許可される。
【００４３】
応用動作（２）：ＭＦＰ３０のユーザは、ＡＳＰ１０にＷｅｂアクセス部３４を介してアクセスし、新規ユーザ作成要求を送る。新規ユーザ作成要求を受けたＡＳＰ１０は、識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ３０のＭＦＰ識別子を取得する。そして、ＡＳＰ１０は、認識したＭＦＰ識別子からＷＳ関連情報（図４）をもとに、そのＭＦＰ３０のワークスペース２０を識別し、そのワークスペース２０に対応するユーザ管理情報（図５）として、ユーザ名（ユーザＩＤ）、パスワードなどのユーザ識別情報を生成し、ＷＳ管理部１４がそれを保持する。図５には、ワークスペースＩＤが「０００１」のワークスペース２０に対応するユーザ管理情報の一例が示されている。図５の例では、「ユーザ１」および「ユーザ２」がそれぞれのパスワードと共に記憶されている。
【００４４】
ＭＦＰ３０のユーザは、図２のＳ２０８において、サービス開始要求を行う際、ユーザアカウント（ユーザＩＤ）およびパスワードを入力してログインを行いサービス利用を開始する。図２のＳ２０９において、ログインユーザアカウントが含まれたサービス開始要求を受けたＡＳＰ１０は識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ３０のＭＦＰ識別子を取得し、取得したＭＦＰ識別子からＷＳ関連情報（図４）をもとに、そのＭＦＰ３０のワークスペース２０を識別し、さらに、ＷＳ管理部１４が保持するユーザ管理情報（図５）に含まれるユーザＩＤおよびパスワードと、ＭＦＰ３０のユーザの入力ユーザアカウントおよび入力パスワードを比較し、一致する場合には、ＷＳ管理部１４が、そのユーザアカウントでアクセス可能なワークスペース２０内の文書をそのユーザに提示する。
【００４５】
応用動作（３）：ワークスペース２０の管理者は、ＡＳＰ１０のＷＳ管理部１４にアクセスし、ＷＳ関連情報（図４）に、ワークスペース属性としてユーザアカウント登録が可能なユーザアカウント（登録許可ユーザ）を設定する。図４に示す例では、ワークスペースＩＤ「０００１」および「０００２」のワークスペースの登録許可ユーザとして「ユーザ１」および「ユーザ２」が登録され、ワークスペースＩＤ「０００３」のワークスペースの登録許可ユーザとして「ユーザ３」が登録されている。
【００４６】
ＭＦＰ３０のユーザは、ＡＳＰ１０にＷｅｂアクセス部３４を用いてアクセスして新規ユーザ作成要求を送る際、そのユーザのユーザアカウントを新規ユーザ作成要求に含めて要求する。新規ユーザ作成要求を受けたＡＳＰ１０は、識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ３０のＭＦＰ識別子を取得し、取得したＭＦＰ識別子からＷＳ関連情報（図４）をもとにそのＭＦＰ３０のワークスペース２０を識別する。さらに、ＷＳ管理部１４は、ＷＳ関連情報（図４）に含まれる「登録許可ユーザ」に、ＭＦＰ３０のユーザのユーザアカウントが含まれるか否かを確認し、含まれる場合にのみ、そのユーザのユーザ名、パスワードといったユーザ識別情報を確認してからワークスペース２０の利用を可能にする。こうして、ワークスペース２０の管理者がＭＦＰ３０のユーザを限定することができる。
【００４７】
応用動作（４）：ワークスペース２０の管理者は、ＡＳＰ１０のＷＳ管理部１４にアクセスし、ＷＳ関連情報（図４）に、ワークスペース属性としてユーザアカウント登録のためのパスワード（ユーザ登録パスワード）を設定する。図４に示す例では、ワークスペースＩＤ「０００１」および「０００２」のユーザ登録パスワードとして「ＹＹＹＹ」が登録され、ワークスペースＩＤ「０００３」のユーザ登録パスワードとして「ＸＸＸＸ」が登録されている。
【００４８】
ＭＦＰ３０のユーザは、ＡＳＰ１０にＷｅｂアクセス部３４を用いてアクセスして新規ユーザ作成要求を送る際、新規ユーザ登録のためのパスワードも新規ユーザ作成要求に含めて要求する。新規ユーザ作成要求を受けたＡＳＰ１０は、識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ３０のＭＦＰ識別子を取得し、取得したＭＦＰ識別子からＷＳ関連情報（図４）をもとにそのＭＦＰ３０のワークスペース２０を識別する。さらに、ＷＳ管理部１４は、ＷＳ関連情報（図４）に含まれる「ユーザ登録パスワード」と、ＭＦＰ３０のユーザが入力したパスワードを比較し、一致した場合のみ、そのユーザのユーザ名、パスワードといったユーザ識別情報を確認してからワークスペース２０の利用を可能にする。こうして、ワークスペース２０の管理者がＭＦＰ３０のユーザをパスワードで制限できる。
【００４９】
応用動作（５）：図２のＳ２０８において、ＭＦＰ３０のユーザはＡＳＰに対してサービス開始要求を送る際、ワークスペースＩＤおよびユーザアカウントを指定する。図２のＳ２０９において、サービス開始要求を受けたＡＳＰ１０は識別情報取得部１２によりＭＦＰ識別情報を取得し、さらにワークスペースＩＤで指定されたワークスペース２０に対応するユーザ管理情報（図５）に登録されたユーザ情報と、ＭＦＰ３０のユーザが入力したユーザアカウントを比較し、一致する場合には、そのユーザアカウントでアクセス可能なワークスペース２０内の文書をＭＦＰ３０のユーザに提示する。つまり、ＡＳＰ１０は、取得したＭＦＰ識別子に対応するワークスペース２０に換えて、ユーザが指定したワークスペースＩＤに対応するワークスペース２０を提供する。その結果、ユーザは、ワークスペース２０に対応するＭＦＰ３０とは異なるＭＦＰ３０からそのワークスペース２０へアクセスすることが可能になる。
【００５０】
応用動作（６）：ワークスペース管理者は、ＷＳ管理部１４にアクセスを行い、ＷＳ関連情報（図４）のワークスペース属性設定を行う。このとき、ワークスペース属性の「アクセス許可ＭＦＰ」としてＭＦＰ識別情報のリストを設定する。その結果、応用動作（５）においてワークスペースＩＤを指定してＭＦＰ３０のユーザがＡＳＰ１０へのアクセスを開始した場合、ＡＳＰ１０は、取得したＭＦＰ識別子が指定されたワークスペースの「アクセス許可ＭＦＰ」に登録されたＭＦＰリストに含まれる場合にのみワークスペース２０内の文書をユーザに提示する。
【００５１】
図４に示す例では、ワークスペースＩＤ「０００１」および「０００２」のアクセス許可ＭＦＰとして「同契約ＭＦＰ」が設定され、また、ワークスペースＩＤ「０００３」のアクセス許可ＭＦＰとして「ＭＦＰ（１）」が設定されている。「同契約ＭＦＰ」とは、同じ契約識別子に対応するＭＦＰ３０を意味しており、例えば、図４に示す例では、ワークスペースＩＤ「０００１」に対応する契約識別子が「Ｋ０００１」であるため、図３の契約情報に示される契約識別子「Ｋ０００１」に対応するＭＦＰ識別子「ＭＦＰ（１）」および「ＭＦＰ（２）」が、ワークスペースＩＤ「０００１」の「同契約ＭＦＰ」に対応する。
【００５２】
応用動作（７）：ＭＦＰ３０は「ログイン指定可能ワークスペースＩＤリスト」を保持し、ＭＦＰ３０のキーオペレータがそれを設定する機能を有する。応用動作（５）においてユーザがワークスペースＩＤを指定してＭＦＰ３０からＡＳＰ１０へのアクセスを開始した場合に、ＭＦＰ３０はユーザが指定したワークスペースＩＤがそのＭＦＰ３０にて保持している「ログイン指定可能ワークスペースＩＤリスト」に含まれるかを確認し、含まれている場合にのみＡＳＰ１０へのアクセスを開始する。
【００５３】
以上説明したように、図２の動作を基本として、各応用動作が実行される。なお、上述した各応用動作において、ワークスペース管理者は、ＭＦＰ３０のＷｅｂアクセス部３４からＡＳＰ１０にアクセスし、この際、ワークスペース管理者用アカウントを指定してもよい。そして、ＡＳＰ１０はそのＭＦＰ３０のワークスペース２０を特定し、ワークスペース管理者用アカウントを認証した場合にのみ管理者用メニュー等をＭＦＰ３０に提示することで、ＭＦＰ３０のワークスペース管理部１４へのワークスペース管理者のアクセスを許可する。アクセス許可されたワークスペース管理者は、ワークスペース２０の削除などを行う。具体的には、ワークスペース管理者がＷｅｂアクセス部３４からＡＳＰ１０にワークスペース削除要求を発行し、ワークスペース削除要求を受けたＡＳＰ１０は、対応するＭＦＰ３０のワークスペース２０を特定し、ＷＳ管理部１４の登録内容を修正するとともに文書記憶部１８に記憶された対応するワークスペース２０のリソースを開放する。
【００５４】
また、ＡＳＰ１０の管理者は、ＭＦＰ３０の契約削除の通知をうけると、ＡＳＰ１０にアクセスを行い、契約が解除となったＭＦＰ識別子を指定して契約解除要求を発行する。ＡＳＰ１０は、ＷＳ管理部１４により、ＭＦＰ３０に関連付けられているワークスペース２０の削除を行う。この場合、ＡＳＰ１０の管理者アカウントで、ワークスペース削除要求を受けた場合にのみＡＳＰ１０はワークスペース削除処理を行う。
【００５５】
こうして、ＭＦＰ３０を契約、設置するだけで、顧客サイドでＡＳＰ１０利用申請を行う必要なく文書共有サービスの利用を開始できる。また、ＡＳＰ１０側では、管理者が利用申請受け付け、共有領域の作成を行う必要なく、顧客にサービス提供を開始できる。つまり、使用者、ＡＳＰ管理者双方にとって簡便な手段で、文書共有空間サービス利用環境を提供できる。また、ＡＳＰ１０側にはＭＦＰ３０の個々に対応してワークスペース２０が作成され、同じＭＦＰ３０を使用する顧客ユーザのグループは、そのワークスペース２０内で、文書を他のＭＦＰ３０の使用者からのアクセスから保護された安全な環境で共有できる。
【００５６】
また、ＭＦＰ３０の設置後、ＭＦＰ３０のユーザはＡＳＰ１０に対するユーザアカウント登録などを行わずに、容易にＡＳＰ１０のサービスを利用開始できる。また、ユーザ登録をＡＳＰ１０に依頼することなく、顧客側にて行う利便性が提供される。さらにユーザ登録に関するポリシー（パスワード設定、ユーザ登録可能なユーザの設定など）を顧客側の管理者が設定可能になることで、顧客サイドでの柔軟な運用管理環境が実現できる。
【００５７】
図６は、図１の電子文書管理システムの基本動作（２）を説明するためのフローチャートである。
【００５８】
図２を利用して説明した基本動作（１）では、各ＭＦＰ３０ごとにワークスペース２０が作成、保持される形態であった。これに対し基本動作（２）では、ＭＦＰ３０の設置契約時に既存のワークスペース２０にＭＦＰ３０を対応づける形態が提供される。これにより、同じワークスペース２０に関連付けられた複数のＭＦＰ３０のユーザは、それらのＭＦＰ３０のどれを使用する場合においても同じユーザアカウントで同じワークスペース２０を利用することが可能になる。以下、図６のフローチャートを説明する。
【００５９】
各ＭＦＰ３０は出荷時にそのＭＦＰ３０に割り当てられたＭＦＰ識別子が識別情報記憶部３２に設定される。また、顧客と提供者との間におけるＭＦＰ設置契約の契約内容を示す契約情報（図３）がＡＳＰ１０の契約管理部１６に保存され、ＭＦＰ３０がユーザのオフィスなどに設置される（Ｓ６００）。
【００６０】
ＭＦＰ３０が設置されると、ＭＦＰ３０の識別情報記憶部３２に設定されたＭＦＰ識別子が既知のＡＳＰ１０にＷｅｂアクセス部３４を介して送信される（Ｓ６０１）。送信されたＭＦＰ識別子は、ＡＳＰ１０の識別情報取得部１２により取得される（Ｓ６０２）。
【００６１】
ＡＳＰ１０のＷＳ管理部１４には、ＭＦＰ３０とそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０の対応関係が示されたＷＳ関連情報（図４）が登録されており、取得したＭＦＰ識別子をもとにＷＳ関連情報からそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０のワークスペースＩＤが存在するか否か確認される（Ｓ６０３）。文書記憶部１８内にそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０が作成されている場合には、そのワークスペース２０内の文書をそのＭＦＰ３０のユーザに提供する。
【００６２】
ＡＳＰ１０は、文書記憶部１８内に、そのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０が作成されていない場合、契約管理部１６に対して、取得したＭＦＰ識別子が契約として登録されているものか否かを確認する（Ｓ６０４）。契約に含まれていない場合には、例えば契約を促す表示などをＭＦＰ３０に提供して、本フローを終了する。
【００６３】
一方、契約に含まれている場合には、ＡＳＰ１０はそのＭＦＰ３０のＷｅｂアクセス部３４に対して登録ユーザインタフェース（ＵＩ）を提示する（Ｓ６０５）。この登録ユーザインタフェースに「新規ワークスペース作成」「既存のワークスペースと関連付ける」を選択する機能を提示してもよい。
【００６４】
ＭＦＰ３０のユーザは登録ユーザインタフェースを利用して、既存のワークスペースＩＤを指定し（Ｓ６０６）、ＡＳＰ１０は既存のワークスペースと関連付ける要求を受け付けるとそのＭＦＰ３０と指定されたワークスペースＩＤとの関連付けをＷＳ属性情報（図７）に登録する（Ｓ６０７）。
【００６５】
図７は、ＷＳ属性情報の一例を示す図である。ＷＳ属性情報には、各ワークスペースごとに、ワークスペースＩＤ、関連付けＭＦＰ、同契約制限およびＭＦＰパスワードが示されている。関連付けＭＦＰには、図６のＳ６０７で関連付けを要求されたＭＦＰ３０が登録される。例えば、図７では、ワークスペースＩＤ「０００１」のワークスペース２０に対してＭＦＰ（１）が関連付けられている。同契約制限およびＭＦＰパスワードの内容については、以下においてＷＳ属性情報を利用した処理を説明する際に適宜詳述する。
【００６６】
図６に戻り、ＭＦＰ３０のユーザが、ＭＦＰ３０のＷｅｂアクセス部３４からＡＳＰ１０にアクセスすると、ＡＳＰ１０に対してサービス開始要求が送られる（Ｓ６０８）。サービス開始要求を受けたＡＳＰ１０は識別情報取得部１２によりそのＭＦＰ１０のＭＦＰ識別子を取得する（Ｓ６０９）。
【００６７】
そして、ＡＳＰ１０は取得したＭＦＰ識別子からＷＳ管理部１４に記憶されたＷＳ属性情報（図７）をもとにそのＭＦＰ３０が対応付けられているワークスペース２０を識別し、そのワークスペース２０内の文書をそのＭＦＰ３０のユーザに提供する（Ｓ６１０）。
【００６８】
以上に説明した基本動作（２）に従って図１の電子文書管理システムは動作する。さらに、図１の電子文書管理システムは、基本動作（２）に加えて、以下に説明する応用動作を適宜実行する。
【００６９】
応用動作（８）：ワークスペース管理者は、ＷＳ管理部１４にアクセスしてワークスペース属性設定を行う。このとき、ＷＳ属性情報（図７）としてＭＦＰを関連付けするためのパスワード「ＭＦＰパスワード」を設定する。そして図６のＳ６０６において、すでに存在するワークスペースＩＤが指定され既存のワークスペース２０と関連付ける要求を受けると、ＡＳＰ１０は、指定されたワークスペースＩＤに関するＷＳ属性情報（図７）を確認し、「ＭＦＰパスワード」が設定されている場合には、パスワード入力を要求するＵＩをＭＦＰ操作者に提示する。ＭＦＰ操作者がパスワードを入力すると、ＡＳＰ１０にて照合され、一致している場合に、図６のＳ６０７においてＭＦＰ３０と指定されたワークスペースの関連付けが行われる。
【００７０】
なお、ワークスペース管理者が、ＷＳ属性情報として、「ワークスペース管理者のみこのワークスペースへのＭＦＰの関連付けを許可する」設定を行い、この属性が設定されている場合、既存のワークスペースに新規設置ＭＦＰ３０を関連づけるためには、そのワークスペース２０の管理者に依頼するようにしてもよい。そして、依頼を受けたワークスペース管理者は、ＭＦＰ３０にてワークスペース管理部１４にアクセスを行い、ワークスペース２０に関連付けを追加するＭＦＰ３０のＭＦＰ識別子を入力する。また、ＡＳＰ１０は、「ワークスペース管理者のみこのワークスペースへのＭＦＰの関連付けを許可する」設定がなされている場合には、ワークスペース管理者アカウントによる操作である場合に要求を受け付けるようにしてもよい。
【００７１】
応用動作（９）：ワークスペース管理者は、ワークスペース管理部１４にアクセスしてワークスペース属性設定を行う。このとき、ＷＳ属性情報（図７）として、同じ契約に属するＭＦＰ３０に関連付けを制限する「同契約制限」を設定する。そして図６のＳ６０６において、すでに存在するワークスペースＩＤが指定され既存のワークスペース２０と関連付ける要求を受けると、ＡＳＰ１０は、指定されたワークスペースＩＤに関するＷＳ属性情報（図７）を確認し、同契約制限が「有」に設定されている場合には、契約管理部１６からユーザが使用しているＭＦＰ３０の契約情報（図３）を取得する。この契約情報に示されるそのＭＦＰ３０に関する契約識別子と、ＷＳ関連情報（図４）に設定されている指定されたワークスペースＩＤの契約識別子が同じ場合に、ユーザが利用するＭＦＰ３０と指定されたワークスペース２０を関連づけてＷＳ関連情報に保持する。
【００７２】
応用動作（１０）：図６のＳ６０６において、ＭＦＰ３０のユーザが既存のワークスペース２０を指定する際に、既存ワークスペースＩＤのリストをＡＳＰ１０がＭＦＰ３０のユーザに提供する。また、応用動作（９）において、同契約制限が「有」に設定されている場合には、ＡＳＰ１０は、ユーザが使用しているＭＦＰ３０の契約情報（図３）からそのＭＦＰ３０の契約識別子を取得し、さらに、ＷＳ関連情報（図４）からその契約識別子に対応づけられたワークスペースＩＤを検索してリストを作成し、ＭＦＰ３０のユーザに提示する。ＭＦＰ３０のユーザは提示されたリストよりワークスペース２０を選択してそのＭＦＰ３０に関連付ける。
【００７３】
以上説明したように、図６の動作を基本として、各応用動作が実行される。なお、上述した各応用動作において、ＡＳＰ１０の管理者は、ＭＦＰ３０の契約削除の通知をうけると、ＡＳＰ１０の管理者は、ＭＦＰ３０の契約削除の通知をうけると、ＡＳＰ１０にアクセスを行い、契約が解除となったＭＦＰ識別子を指定して契約解除要求を発行する。ＡＳＰ１０は、契約解除指定されたＭＦＰ３０が関連づけられているワークスペース２０について、他のＭＦＰ３０からの関連がある場合には、ＷＳ属性情報（図７）の修正を行い、そのワークスペース２０内の文書情報は削除せずに維持する。
【００７４】
こうして、ＭＦＰ３０からＡＳＰ１０へのサービスアクセス時に、ワークスペースＩＤを入力することでそのワークスペース２０にアクセスが可能になり、ユーザは、拠点間を移動しても、普段のＭＦＰ３０からアクセスしている場合と同じ環境（ワークスペース）へ出先などのＭＦＰ３０からアクセス可能となる。さらに、このように、ユーザに対して利便性を提供する一方で、ワークスペースＩＤを入力してのアクセスに関するポリシー設定（ＭＦＰ側では指定可能ワークスペースＩＤを保持。ワークスペース側ではアクセス可能ＭＦＰを保持）が可能になり、顧客サイドでの柔軟な運用管理環境が実現できる。
【００７５】
また、顧客サイドでのＭＦＰ３０の追加設置に対して、既存のワークスペース２０にそのＭＦＰ３０を関連させる機能を提供することで、顧客サイドに複数のＭＦＰ３０を設置した場合にも、１つのワークスペース２０をそれらＭＦＰ３０のユーザ間で共有する環境を容易に構築できる。さらにＭＦＰ３０の既存ワークスペース２０への関連づけに関してポリシー設定を可能とすることで、顧客サイドでの柔軟な運用管理環境が実現できる。
【００７６】
図８は、図１の電子文書管理システムの基本動作（３）を説明するためのフローチャートである。この基本動作（３）では、ワークスペース２０に「信頼関係」を設定できることで、独立したワークスペース２０を使用するＭＦＰ３０のユーザ間での文書空間の共有が行われる。基本動作（２）では、複数のＭＦＰ３０が１つのワークスペース２０に関連付けられ、それらＭＦＰ３０のユーザはワークスペース２０で保持される文書を共有することができる。基本動作（３）ではさらに、ワークスペース２０間に信頼関係を設定することで、それぞれのワークスペース２０のユーザ間で、それぞれのワークスペース２０に保持されている文書を共有する機能が実現される。以下、図８のフローチャートを説明する。
【００７７】
ワークスペース管理者は、ＷＳ管理部１４にアクセスして信頼関係情報の設定を行う（Ｓ８００）。このとき、ＷＳ信頼関係情報（図９）として「信頼ＷＳ」を設定する。
【００７８】
図９は、ＷＳ信頼関係情報の一例を示す図である。ＷＳ信頼関係情報には、各ワークスペースごとに、ワークスペースＩＤ、信頼ＷＳ、信頼グループ／ユーザ、公開設定および非公開ユーザ設定が示されている。信頼ＷＳ（信頼ワークスペース）とは、そのワークスペースが信頼するワークスペースのＩＤであり、図８のＳ８００で信頼関係が結ばれるワークスペースのＩＤが登録される。例えば、図９では、ワークスペースＩＤ「０００１」のワークスペース２０がワークスペースＩＤ「０００２」のワークスペース２０を信頼している。信頼グループ／ユーザ、公開設定および非公開ユーザ設定の内容については、以下においてＷＳ信頼関係情報を利用した処理を説明する際に適宜詳述する。
【００７９】
ＭＦＰ３０のユーザは、あるワークスペース２０により信頼された他のワークスペース２０にアクセスすることができる。このとき、ＭＦＰ３０を識別するＭＦＰ識別子がＡＳＰ１０に送られ（Ｓ８０１）、送信されたＭＦＰ識別子は、ＡＳＰ１０の識別情報取得部１２により取得される（Ｓ８０２）。そして、ＷＳ管理部１４は、そのＭＦＰ３０を信頼しているワークスペース２０のリストを取得し（Ｓ８０３）、文書記憶部１８からそのＭＦＰ３０に対応するワークスペース２０内の文書とともに、そのワークスペース２０を信頼している他のワークスペース２０内の文書もあわせてＭＦＰ３０のユーザに文書空間として提示する（Ｓ８０４）。文書空間は、１つとしてまとめて提示してもよく、または、ワークスペースごとに分類された形で提示してもよい。
【００８０】
例えば、ワークスペースＡがワークスペースＢを信頼する信頼関係が構築されている場合、ワークスペースＢに対応するＭＦＰ３０のユーザは、そのＭＦＰ３０からワークスペースＢへアクセスすることができるとともに、ワークスペースＢを信頼するワークスペースＡにもアクセスすることができる。
【００８１】
以上に説明した基本動作（３）に従って図１の電子文書管理システムは動作する。さらに、図１の電子文書管理システムは、基本動作（３）に加えて、以下に説明する応用動作を適宜実行する。
【００８２】
応用動作（１１）：信頼関係をユーザごとに設定できるようにするため、各ワークスペース２０ごとのユーザ管理情報（図５）から、そのワークスペース２０のユーザＩＤ（ユーザアカウント）をまとめるグループ機能を持つ構成とする。そして、他のワークスペース２０との信頼関係を構築する際、ワークスペース２０を信頼する基本動作（３）に加えて、ユーザグループあるいは個々のユーザを信頼する信頼関係の構築を可能にする。
【００８３】
つまり、図８のＳ８００において、ワークスペース管理者は、ＷＳ管理部１４にアクセスして信頼関係情報の設定を行う際、ＷＳ信頼関係情報（図９）に、信頼する他のワークスペース内のグループまたはユーザのリストである「信頼グループ／ユーザ」を設定する。そして、あるグループのメンバーまたはユーザとしてログインしたＭＦＰ３０のユーザに対して、図８のＳ８０４において、ＡＳＰ１０はこのグループまたはユーザを信頼しているワークスペース２０の文書も合わせて提示する。
【００８４】
応用動作（１２）：ＡＳＰ１０は、ＷＳ信頼関係情報（図９）として、ワークスペース２０内の文書を信頼しているワークスペースのユーザに公開する「公開設定」、または、特定のユーザにのみ公開しない「非公開ユーザ設定」を行う機能を持つ構成とする。
【００８５】
そして、図８のＳ８０４において、信頼している他のワークスペース２０内の文書もあわせてＭＦＰ３０のユーザに文書空間として提示する際、公開設定が「有」に設定されている場合には他のワークスペース２０内の文書を制限なく提示し、また、非公開ユーザ設定に登録されたユーザに対しては文書を提示しない。なお、公開設定や非公開ユーザ設定を文書ごとに設定してもよい。この場合、ＡＳＰ１０は、文書ごとの文書属性情報を保持し、この文書属性情報にアクセス可能なユーザ、グループあるいはワークスペースとして、その文書が属するワークスペースが信頼するワークスペース、グループあるいはユーザの中から選択できる機能をさらに持つことが望ましい。さらに、ＡＳＰ１０は、ＷＳ信頼関係情報（図９）として、「信頼される場合にメンバー情報を信頼側に提示する」設定を可能として、信頼された場合に信頼したワークスペースの文書のアクセス権設定対象として、個々のユーザ情報が見えることを防ぐ機能をさらに持たせてもよい。例えば、ワークスペースＡがワークスペースＢのメンバーの個々に対して信頼関係を構築する場合、ワークスペースＢに対して「信頼される場合にメンバー情報を信頼側に提示する」設定がなされていれば、ワークスペースＢのメンバー情報をワークスペースＡに提示して、ワークスペースＡがその中から信頼関係を結びたいメンバーを選択する。一方、ワークスペースＢに対して「信頼される場合にメンバー情報を信頼側に提示する」設定がなされていなければ、ワークスペースＢのメンバー情報はワークスペースＡに提示されない。
【００８６】
このように、顧客側管理者の設定によりワークスペース２０間に信頼設定を可能とすることで、異なるワークスペース２０のユーザ間での文書共有を可能とする。これにより、顧客側の簡単な設定にて組織間での文書共有環境を構築できる。さらに、信頼対象を、ワークスペース２０内のグループやユーザに限定する機能を持つことで、組織間あるいは企業間での文書共有環境を構築できる。
【００８７】
以上、本発明の好適な実施形態を説明したが、上述した実施形態は、あらゆる点で単なる例示にすぎず、本発明の範囲を限定するものではない。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】本発明に係る電子文書管理システムの全体構成図である。
【図２】電子文書管理システムの基本動作（１）を説明するための図である。
【図３】契約情報の一例を示す図である。
【図４】ＷＳ関連情報の一例を示す図である。
【図５】ユーザ管理情報の一例を示す図である。
【図６】電子文書管理システムの基本動作（２）を説明するための図である。
【図７】ＷＳ属性情報の一例を示す図である。
【図８】電子文書管理システムの基本動作（３）を説明するための図である。
【図９】ＷＳ信頼関係情報の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８９】
１０  ＡＳＰ、１４  ＷＳ管理部、１６  契約管理部、１８  文書記憶部、２０  ワークスペース（ＷＳ）、３０  ＭＦＰ。
【図１】
2005309895.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2005309895.tif 000008
【図７】
2005309895.tif 000009
【図８】
2005309895.tif 000010
【図９】
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