(57)【要約】【課題】承認権限者の作業軽減のため、不要となった承認依頼電子メールを自動的に削除することができるワークフローシステムにおける電子メール管理方法およびシステムを提供すること。【解決手段】複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数の承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定するステップと、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の前記承認依頼メールを削除するステップを備えることを特徴とする。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローシステムにおける電子メール管理方法であって、
複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数の承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定するステップと、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の前記承認依頼メールを削除するステップを備えることを特徴とするワークフローシステムにおける電子メール管理方法。
【請求項２】
ワークフローシステムにおける電子メール管理方法であって、
複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定するステップと、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の受信メール表示画面に前記承認依頼メールが承認済みであることを予め定められた所定期間表示し、当該所定期間の経過後は当該メールを削除するステップを備えることを特徴とするワークフローシステムにおける電子メール管理方法。
【請求項３】
複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信する手段を備えたワークフローシステムにおいて、
前記複数の承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定する手段と、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の前記承認依頼メールを削除する手段とを備えることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項４】
複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信する手段を備えたワークフローシステムにおいて、
複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定する手段と、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の受信メール表示画面に前記承認依頼メールが承認済みであることを予め定められた所定期間表示し、当該所定期間の経過後は当該メールを削除する手段を備えることを特徴とするワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
ワークフローシステムにおける、承認権限者として設定された者に送信される承認依頼の電子メールの管理方法およびシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、業務の効率化やペーパーレス化を図るために、多くの企業でワークフローシステムが普及しつつある。ワークフローシステムは、コンピュータネットワーク上で作業を円滑に進めるために担当者間で、受け渡す文書ファイル等の情報を管理するものであり、受け渡す際には、従来紙で行っていた作業同様に、例えば報告書のように担当者が上長に承認を依頼するものがある。
このような承認依頼の際、ワークフローシステムでは電子メールを利用した承認依頼をおこなうことが多い。従来のワークフローシステムの承認プロセスにおいては、承認権限者と承認依頼者が存在し、承認権限者が複数である場合、承認依頼者は承認権限者全員に対し同報電子メールを送信し、承認の進捗状況を管理するデータベースにより管理していた。このような従来技術として、次の特許文献１に開示されたものがある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−３１９１８３号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記従来技術では、承認は、承認権限者のうち少なくとも１人いればよい場合、１人の承認権限者が承認処理をすると他の承認権限者への承認依頼電子メールは不要となるにも拘わらず、他の承認権限者各人がその都度不要となった承認依頼電子メールを削除しなければならないといった問題があった。
【０００５】
本発明の目的は、承認権限者の作業軽減のため、不要となった承認依頼電子メールを自動的に削除することができるワークフローシステムにおける電子メール管理方法およびシステムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
前記の目的を達成するため、本発明に係る方法は、複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数の承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定するステップと、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の前記承認依頼メールを削除するステップを備えることを特徴とする。
また、複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定するステップと、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の受信メール表示画面に前記承認依頼メールが承認済みであることを予め定められた所定期間表示し、当該所定期間の経過後は当該メールを削除するステップを備えることを特徴とする。
【０００７】
本発明に係るワークフローシステムは、複数の承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定する手段と、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の前記承認依頼メールを削除する手段とを備えることを特徴とする。
また、複数の予め設定された承認権限者のうちのいずれかの承認権限者による承認を要する承認依頼者からの承認依頼メールを、前記複数の承認権限者に電子メールで送信した後に、前記複数承認権限者のうちいずれか一名が前記承認依頼メールに対して承認処理を行ったことを判定する手段と、その判定結果に従い、承認を行った前記承認権限者以外の受信メール表示画面に前記承認依頼メールが承認済みであることを予め定められた所定期間表示し、当該所定期間の経過後は当該メールを削除する手段を備えることを特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
図１は、本発明を適用したワークフローシステムの実施の形態を示すシステム構成図である。
図１において、１２はワークフロー処理部であり、承認依頼部１２１と承認権限者解析部１２２から構成される。１３はヘッダー情報管理部であり、配送メッセージハンドラ１３１、ヘッダー管理データベース１３２から構成される。
１４は、電子メール配信部であり、ワークフローシステムを利用する各ユーザのメールボックス１４１を備えている。
２２は、電子メール管理部であり、ユーザのメールボックス１４１から不要なメールまたは指定されたメールを自動的に削除する電子メール削除部２２１、ユーザ毎のメールアカウントやパスワード、メールアドレスより構成されるユーザ管理データベース２２２を備えている。
１１は本ワークフローシステムにネットワーク経由で接続され、ワークフロー処理における承認依頼者が使用するコンピュータである。
２１は、１１と同様に本ワークフローシステムにネットワーク経由で接続され、承認権限者が使用するコンピュータである。なお、図においては、承認権限者が使用するコンピュータを１つしか示していないが、複数存在する。
【０００９】
次に、本発明における処理の流れの概要を説明する。
まず、承認依頼者は依頼者コンピュータ１１より、ワークフローシステムで処理するための所定フォーマットの電子メールに必要事項を記入し、ワークフロー処理部１２に送信する。この承認を必要とする電子メールは、ワークフロー処理部１２の承認依頼受信部１２１が受信し、承認権限者解析部１２２により、その内容から承認権限者をすべて抽出し、その情報をヘッダー情報管理部１３に送信する。
配送メッセージハンドラ１３１では、ヘッダー管理ＤＢ１３２に対して書込み処理をおこなう。書込み内容について、図２を参照して説明する。
【００１０】
図２は、ヘッダー管理データベース１３２に登録される内容の例を示した図である。
図２において、ワークフローＩＤ３１は、１つの依頼処理に対して１つ発行される番号であり、ワークフロー処理部１２において番号を付与されている。依頼者電子メールアドレス３２は、承認依頼をした者の電子メールアドレスである。承認権限者電子メールアドレス３３については、承認権限者解析部１２２で抽出されたアドレスをヘッダー情報管理データベース１３２に書き込む。
次に、配送メッセージハンドラ１３１は、電子メール配信部１４に対し、ワークフローＩＤ３１を電子メールヘッダーに付与し、承認依頼電子メールを承認権限者宛に配信し、承認依頼を完了する。電子メール配信部１４は、受信した電子メールを承認権限者のメールボックス１４１に配信する。
【００１１】
一方、承認についてのワークフロー処理を、図１を用いて説明する。
承認権限者コンピュータ２１は、電子メール配信部１４に接続し、自分に配信された承認依頼電子メールを取得し、その依頼内容について承認、あるいは否認する。「承認」の場合、承認権限者コンピュータ２１から配送メッセージハンドラ１３１に対して「承認」の電子メールが発信される。
配送メッセージハンドラ１３１では、「承認」の電子メールを受信し、ワークフローＩＤ３１の有無をヘッダー管理データベース１３２から検索する。該当するワークフローＩＤ３１が存在した場合、ワークフローＩＤ３１に登録されている複数の承認権限者の電子メールアドレスのうち、既に承認を行った承認権限者以外の承認権限者電子メールアドレスを電子メール削除部２２１に通知する。
電子メール削除部２２１では、通知された電子メールアドレスをもとに、ユーザ管理データベース２２２から、メールボックス１４１にアクセスするための認証情報であるユーザＩＤとパスワード４１を取得する。
【００１２】
ユーザ管理データベース２２２には、図３に示すように、複数の承認権限者の電子メールアドレス４１、ユーザＩＤ４２、パスワード４３が登録されている。そこで、電子メール削除部２２１は、ユーザＩＤ４２、パスワード４３といった認証情報をもとに電子メール配信部１４にあるメールボックス１４１にアクセスし、該当するワークフローＩＤ３１の付された電子メールを検索し、検索した電子メール削除する。
【００１３】
本発明を図４と図５のフローチャートをもとに説明する。
図４は承認依頼処理についてのフローチャートである。
承認依頼者１１であるＡは、あるワークフローにおいて、承認依頼を電子メールで承認権限者に送信する（ステップ４０１）。ワークフローシステムでは、承認依頼の電子メールを解析し、送信者と受信者を抽出し、ワークフローＩＤ３１を発行し、ヘッダー情報管理ＤＢ１３２に登録する（ステップ４０２）。
次に、その電子メールを電子メール配信部１４に転送する（ステップ４０３）。電子メール配信部１４は、承認権限者の全てのメールボックス１４１に承認を要する電子メールを配信する（ステップ４０４）。
【００１４】
図５は、複数の承認権限者のうちいずれか１人によって承認が行われた場合の処理を示すフローチャートである。
承認依頼の電子メールを受信した承認権限者は、メールの記載内容を閲覧し、承認または否認の判断を行う（ステップ５０１）。承認権限者が「承認」の操作を行うと、承認したことを示す電子メールがヘッダー情報管理部１３の配送メッセージハンドラ１３１に転送される。配送メッセージハンドラ１３１は、承認された電子メールに付与されたワークフローＩＤ３１にて、他の承認権限者の電子メールアドレス３３をヘッダー情報管理データベース１３２から検索し、検索結果の電子メールアドレス３３をワークフローＩＤと共に電子メール削除部２２１へ渡す（ステップ５０２）。
電子メール削除部２２１は、ヘッダー情報管理部１３から受け取った電子メールアドレスのメールボックス１４１にアクセスし、該当するワークフローＩＤ３１の電子メールを削除する（ステップ５０３）。
以上により、いずれか１人の承認権限者が「承認」の応答を行った場合、他の承認権限者への電子メールは削除され、他の承認権限者では自分自身で不要となった電子メールの削除作業から解放される。
【００１５】
図６は、他の実施の形態を示すフローチャートである。
本実施形態での処理はステップ６０３の処理が図５の処理と異なることである。ステップ６０１、６０２での処理は図５のステップ５０１、５０２と同じである。
ステップ６０３について説明する。
電子メール削除部２２１では、他の承認権限者の電子メールアドレス３３をワークフローＩＤと共に配送メッセージハンドラ１３１から受信したならば、ヘッダー情報管理部３１から受け取った電子メールアドレスのメールボックス１４１にアクセスし、配信済みの各承認権限者への電子メールに所定時間だけ「他承認済」と、他の承認権限者が承認したというマークを当該メールの属性として受信メール表示画面に表示し、所定時間の経過後、該当するワークフローＩＤの電子メールを削除する（ステップ６０３）。このメール属性については図示していないが、ヘッダー情報管理データベース３１に項目を設け登録するようにすれば良い。
【００１６】
ステップ６０３で、所定時間の間、実際に承認操作を行った承認権限者以外の他の承認権限者のワークフローの受信メール表示画面には、図７の受信メール表示画面７００のように、承認依頼されていたメールの属性に「他承認済」というマーク７０１が付いて表示される。
これにより、承認操作を行っていない他の承認権限者は、自分以外の権限者が既に承認操作を行ったことを確認することができ、所定期間経過することにより、自動的に当該メールは削除され、削除作業から解放される。特に、大規模の企業等で多数の承認要メールを受信する権限者にとっては、いちいち内容を確認することが不要になり、承認に係る作業効率が向上する。
【００１７】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、承認権限者に配信される多くの承認要電子メールのうち、他の承認権限者が承認した電子メールを自動的に削除するようにしたため、承認権限社の承認作業を軽減し、承認に係る作業効率を向上させることなどの効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を適用したワークフローシステムの実施の形態を示すシステム構成図である。
【図２】ヘッダー管理データベースに登録される情報の一例を示す図である。
【図３】ユーザ管理データベースに登録される情報の一例を示す図である。
【図４】承認依頼処理の流れを示したフローチャートである。
【図５】承認された後の処理を示すフローチャートである。
【図６】承認された後の処理の他の実施形態を示すフローチャートである。
【図７】承認後の受信メール表示画面の一例を示した図である。
【符号の説明】
１１…承認依頼者のコンピュータ、１２…ワークフロー処理部、１３…ヘッダー情報管理部、１４…電子メール配信部、２１…承認権限者のコンピュータ、２２…電子メール管理部、１２１…承認依頼受信部、１２２…承認権限者解析部、１３１…配送メッセージハンドラ、１３２…ヘッダー情報管理データベース、１４１…メールボックス、２２１…電子メール削除部、２２２…ユーザ管理ＤＢ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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