(57)【要約】      （修正有）【課題】電子データの記録の際に以前のデータを削除することなく追加して記録する追記型の記録を採用し、各時点での電子データを参照及び確認することができる記録処理方法を提供する。【解決手段】入力手段１により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体４に記録すると共にバックアップ用記憶媒体５にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体６に電子データを記録する。電子データを記録する際に、当該電子データの更新前の電子データが記録されているとき、当該更新前の電子データを削除せずに電子データを追記録する。入力された電子データは外部からの指示に従い外部記憶媒体６に記録して長期間安全に電子データを保全する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データを入力する入力手段により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録する記録処理方法であって、
前記入力手段により入力された電子データを記憶媒体に記録する場合で既に当該電子データの更新前の電子データが記録されているときに、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録することを
特徴とする記録処理方法。
【請求項２】
前記請求項１に記載の記録処理方法において、
前記外部記憶媒体に記録する電子データを記録した後に、当該外部記憶媒体に記録する電子データが外部記憶媒体に記録されていることを確認した上で前記記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録した電子データを削除することを特徴とする記録処理方法。
【請求項３】
前記請求項１又は２に記載の記録処理方法において、
入力手段により入力された電子データからイメージデータを生成し、入力された電子データと共に当該イメージデータとを記録処理の対象として処理することを
特徴とする記録処理方法。
【請求項４】
前記請求項３に記載の記録処理方法において、
前記記録処理の前にイメージデータに印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入することを
特徴とする記録処理方法。
【請求項５】
電子データを入力する入力手段と、前記入力手段から入力された電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録する記録手段と、前記記録された電子データを参照する参照手段とを備える知財創庫システムにおいて、
前記記録手段が、入力手段により入力された電子データを記憶媒体に記録する場合で既に当該電子データの更新前の電子データが記録されているときに、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録することを
特徴とする知財創庫システム。
【請求項６】
前記請求項５に記載の知財創庫システムにおいて、
前記参照手段が、参照できる電子データが記憶媒体に記録されている最新の電子データであることを
特徴とする知財創庫システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、記憶媒体、バックアップ用記憶媒体及び外部記憶媒体に電子データを記録する記録処理方法に関し、特に、記憶媒体に記録するときに更新型でなく追記型で電子データを記録する記録処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の記録処理法方は、入力手段により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録するものであった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の記録処理方法は、電子データを上書き保存する更新型であったため、保存する毎に以前の電子データの記録が抹消されある時点の電子データを参照及び確認することができず事故が生じているという課題を有し、また、電子帳簿保存法等に対応していないという課題を有していた。
【０００４】
本発明は前記課題を解決するためになされたもので、電子データの記録の際に以前のデータを削除することなく追加して記録する追記型の記録を採用し、各時点での電子データを参照及び確認することができ、且つ、利用者がなんら意識することなく記録される記録処理方法を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る記録処理方法は、電子データを入力する入力手段により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録する記録処理方法であって、前記入力手段により入力された電子データを記憶媒体に記録する場合で既に当該電子データの更新前の電子データが記録されているときに、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録するものである。このように本発明においては、入力手段により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録し、さらに、電子データを記録する場合で当該電子データの更新前の電子データが記録されているとき、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録しているので、入力された電子データが記憶媒体及びバックアップ用記憶媒体に記録されて種々のトラブルによる破壊や紛失を防ぎ、外部からの指示に従い電子データを外部記憶媒体に記録して長期間安全に電子データを保持でき、電子データを記録する場合で当該電子データの更新前の電子データ記録されているとき、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録して既に記録されている更新前の電子データが削除されず、既に記録されている電子データをも保全することができる。また、更新する毎に電子データを記録することで、最新に更新した電子データだけでなく最初に記録した電子データ及び過去に更新した電子データも削除されずに記録されており、更新による抹消の事故を防ぎ、電子データの安全性を守ることができると共に、情報の記録を全て残すことで電子帳簿保存法等で規定する要件を満たすこととなる。前記入力手段とは例えば、オーサリング機器（パソコンにオーサリングソフトをインストールしてオーサリング機器を構成するもの含む）を示す。前記記憶媒体とバックアップ用記憶媒体とは同一記憶媒体でもよいし、別々の記憶媒体でもよい。前記記憶媒体及びバックアップ用記憶媒体はＨＤＤ等のランダムアクセス記憶媒体が代表的な例である。前記電子データを記録する時に、ストレージサーバを介して記憶媒体に記録すると共にバックアップサーバを介してバックアップ用記憶媒体に記録することもできる。前記外部記憶媒体とは、例えば、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、磁気テープ、光磁気ディスク等が該当し、将来開発される記憶媒体も含まれる。前記諸条件とは、例えば、外部からの入力、予め設定された時間若しくは周期が該当し、したがって、外部からの入力があった場合に外部記憶媒体に電子データを記録し、設定された時間が到来した場合に外部記憶媒体に電子データを記録し、設定された周期が経過した場合に外部記憶媒体に電子データを記録する。
【０００６】
また、本発明に係る記録処理方法は必要に応じて、前記外部記憶媒体に記録する電子データを記録した後に、当該外部記憶媒体に記録する電子データが外部記憶媒体に記録されていることを確認した上で前記記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録した電子データを削除するものである。このように本発明においては、記録する電子データが外部記憶媒体に記録されていることを確認して記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録した電子データを削除しているので、記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体の電子データが確実に外部記憶媒体に記録された後に記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録された電子データが削除されることとなり、記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体のデータ領域の有効活用をすることができると共に、導入する記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体のデータ容量を所定量とすることができる。データ容量を所定量とすることができるとは、電子データをどのタイミングで削除することを決めることで、導入する記憶媒体のデータ容量を現在のデータ使用量から想定することができるということであり、このことより最適なデータ容量を有する記憶媒体を導入することができる。例えば、外部記憶媒体に出力するまでに記憶媒体に記録しておくべきデータ量が数［ＭＢ］であるのに対し導入する記憶媒体が数［ＴＢ］であるのは、通常のシステム設計であれば妥当でない。
【０００７】
また、本発明に係る記録処理方法は必要に応じて、入力手段により入力された電子データからイメージデータを生成し、入力された電子データと共に当該イメージデータとを記録処理の対象として処理するものである。このように本発明においては、入力された電子データからイメージデータを生成し、電子データと共にイメージデータも記録処理の対象としているので、電子データから当該電子データのデータ形式に応じたイメージデータをデータ形式に応じた変換処理を施して生成し、電子データ及びイメージデータを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に範囲指定された電子データ及びイメージデータを記録し、さらに、電子データ及びイメージデータを記録する場合で当該電子データ及びイメージデータの更新前の電子データ及びイメージデータが記録されているとき、当該更新前の電子データ及びイメージデータを削除することなしに追記型で電子データを記録しており、イメージデータと原本か否かを比較する対象（以下原本比較対象物、例えば、印刷物）とを比較することで原本性を視認することができ、原本の印刷物を精度高く改ざんした印刷物でも詳細に比較することで判断することができる。また、原本比較対象物を電子データとして読取り、読み取った電子データと記録しているイメージデータとをコンピュータ等を用いて比較して原本性を確認することもできる。
【０００８】
また、本発明に係る記録処理方法は必要に応じて、前記記録処理の前にイメージデータに印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入するものである。このように本発明においては、入力された電子データからイメージデータを生成し印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データと共にイメージデータも記録処理の対象としているので、電子データから当該電子データのデータ形式に応じたイメージデータをデータ形式に応じた変換処理を施して生成し、生成したイメージデータに印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データ及びイメージデータを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に範囲指定された電子データ及びイメージデータを記録し、さらに、電子データ及びイメージデータを記録する場合で当該電子データ及びイメージデータの更新前の電子データ及びイメージデータが記録されているとき、当該更新前の電子データ及びイメージデータを削除することなしに追記型で電子データを記録しており、イメージデータを印刷することで原本の写しとし当該印刷された原本の写しには印鑑及び／又はタイムスタンプも印字されることとなり、印鑑及び／又はタイムスタンプから印刷物が原本の写しか否かを視認することで容易に判断することができると共に、原本の印刷物を精度高く改ざんした印刷物でも詳細に比較することで判断することができる。また、これら印鑑及び／又はタイムスタンプ以外の電子透かしを挿入することもでき、例えば、可視できないバーコード等を埋め込むことで記録している電子データを容易に検索することができる。
【０００９】
また、本発明に係る知財創庫システムは、電子データを入力する入力手段と、前記入力手段から入力された電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録する記録手段と、前記記録された電子データを参照する参照手段とを備える知財創庫システムにおいて、前記記録手段が、入力手段により入力された電子データを記憶媒体に記録する場合で既に当該電子データの更新前の電子データが記録されているときに、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録するものである。
【００１０】
また、本発明に係る知財創庫システムは必要に応じて、前記参照手段が、参照できる電子データが記憶媒体に記録されている最新の電子データであるものである。このように本発明においては、参照手段が参照できる電子データが記憶媒体に記録されている最新の電子データであるので、現時点で登録されている電子データが利用者に使用されることで、記録されている電子データを原本とすると電子データが更新され記録されると同時に利用者が参照する電子データも更新前の電子データに取って代わり最新の電子データとなり、原本の登録効果を適切に生じさせることができると共に、更新前の電子データは参照する利用者の縦覧に供する性質するものでなく運用者や管理者が原本性の確認をするため等にアクセスすることができればよく、この点も十分に担保することができる。
【００１１】
【発明の実施の形態】
（本発明の第１の実施形態）
本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムについて図１又は図２に基づいて説明する。図１は本実施形態に係る知財創庫システムの全体ブロック図、図２は本実施形態に係る知財創庫システムのデータ格納構造、図３は本実施形態に係る知財創庫システムの登録動作のフローチャート、図４は本実施形態に係る知財創庫システムに用いるデータ構造、図５は本実施形態に係る知財創庫システムの参照動作のフローチャート、図６は本実施形態に係る知財創庫システムの外部記憶媒体への記録動作のフローチャートを示す。
【００１２】
前記図１において本実施形態に係る知財創庫システムは、電子データを入力する入力手段１と、前記入力手段１から入力された電子データを記憶媒体４に記録すると共にバックアップ用記憶媒体５にも記録し、外部からの範囲指定に従い外部記憶媒体６に範囲指定された電子データを記録する記録手段２と、前記記録された電子データを参照する参照手段３とを備える知財創庫システムにおいて、前記記録手段２が、入力手段１により入力された電子データを記憶媒体４に記録する場合で既に当該電子データの更新前の電子データが記録されているときに、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録する構成である。記録媒体４及びバックアップ用記憶媒体５は、本システムに係る手段以外からのアクセスを遮断し、記録手段２が電子データを記録媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録する場合には暗号化して記録する。
【００１３】
前記電子データは、例えば、ワープロソフトがコンピュータに組み込まれてワープロ装置となりこのワープロ装置が対象とするワープロデータ、表計算作成ソフトがコンピュータに組み込まれて表計算作成装置となりこの表計算作成装置が対象とする表計算作成データ、プレゼンテーション資料作成ソフトがコンピュータに組み込まれてプレゼンテーション資料作成装置となりこのプレゼンテーション資料作成装置が対象とするプレゼンテーション資料作成データが該当するが、これら電子データに限定されずあらゆる電子データを対象とする。
【００１４】
前記入力手段１は、外部からの指令に従い対象となった電子データを記録手段２に出力するものである。ここで、入力手段１は、単に外部からの指令に従い対象となった電子データを出力するだけでなく、電子データと共に制御情報を送ることができる。ここでの制御情報とは、出力した電子データをどのように処理すればよいかの指示を示す情報であり、通常であれば出力した電子データを記録せよとの記録命令が該当する。また、この制御情報以外にも、入力手段１があるコンピュータにより実現されている場合にはかかるコンピュータに付けられた識別番号、若しくは、かかる入力手段１を実現しているコンピュータを操作している操作者の名前等の識別情報も出力することができる。電子データ、制御情報及び識別情報は、常に同時に出力しなければならないといった種類のものでなく、入力手段１が電子データ及び制御情報を出力した後に、記録手段２の要請に応じて入力手段１が識別情報を出力するという構成にすることもできる。
【００１５】
前記記録手段２は、入力手段１が出力した電子データを記憶媒体４に記録し、この電子データの記憶媒体４への記録と共にバックアップ用記憶媒体５にも記録する。ここでの記録媒体４への記録と共にとは、同時並行に記録するという意味だけでなく、電子データの記憶媒体４への記録を完了した後に、バックアップ用記憶媒体５へ記録することも意味することとする。このようなトラブルが生じた場合のことを想定して電子データをバックアップすることを実現する方法としては、ストレージサーバをコンピュータを用いて構築し、バックアップサーバをコンピュータを用いて構築し、これらコンピュータを接続して既に電子データを記録したストレージサーバから、バックアップサーバへ電子データを出力し、この出力された電子データをバックアップサーバが記録するという構成がある。ここで、ストレージサーバとバックアップサーバを構築するコンピュータは、同一コンピュータでも構わないが、好ましくは別々のコンピュータとした方がよい。なぜならば、一方のコンピュータが動作しなくなって記憶媒体４を使用することができなくとも、もう一方のコンピュータを使用することができるからである。また、同一コンピュータに構築した場合でも、記憶媒体４とバックアップ用記憶媒体５を物理的に分離する、すなわち、ハードディスク（ＨＤ）１台で記憶媒体４とバックアップ用記憶媒体５をも兼ねることもできるが、このようなこととせず記憶媒体４で少なくとも１台のハードディスク、バックアップ用記憶媒体５で少なくとも１台のハードディスクとする構成にすることで、１台のハードディスクにデータの復元が不可能なトラブルが発生しても他方のハードディスクによりデータは保全されていることなる。また、ＲＡＩＤ（Ｒｅｄｕｎｄａｎｔ    Ａｒｒａｙｓ    ｏｆ    Ｉｎｅｘｐｅｎｓｉｖｅ  Ｄｉｓｋｓ）システムを用いて、ＲＡＩＤ１のミラーを構築することもでき、ＲＡＩＤ４及びＲＡＩＤ５を構築しても信頼性の高いバックアップを実現することができる。以上のように記憶手段２は電子データを記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録するのであるが、今記録しようとしている電子データの更新前の電子データが記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録されている場合があり、具体的には、表計算作成装置を用いて表計算作成データを作成し本システムを用いて既に記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録されているときに、さらにかかる表計算作成データを表計算作成装置を用いて修正し本システムを用いて記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録するときが該当する。このとき既に記録している更新前の表計算作成データを削除することなしに、追記型で記録しようとしている電子データを記録する。これを実現する方法としては、本実施形態においては、電子データのデータ名を用いる方法を一例として上げる。電子データを記憶媒体４及びバックアップ記憶媒体５に記録するときに、電子データ名を電子データ名と年月日時を結合したものとして記録する。このようにすることで更新前の電子データが削除することなしに最新の電子データを記憶媒体４及びバックアップ記憶媒体５に記録することができる。なお、年月日時のうち日時についてはどの���ベルまで利用するかは構築環境によって異なり、多くても１日１回しか記録されない場合には年月日まででよく、１日何回もランダムに記録される場合には日時をミリ秒［ｍｓ］まで考慮しなければならない。記録媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録される電子データの電子データ名は、具体的には、もともとの電子データ名が「日報」だとすると、現在の年月日が西暦２００３年５月９日であり、記録するときの電子データ名は「日報２００３０５０９」となる。このように記録されるときの電子データ名を記録用電子データ名とし、記録される前の実際の電子データ名を実電子データ名とする。このように電子データ名を変更することで更新を防ぎ追記型で記録することを可能としているが、これに限定されることなく、記録媒体４の電子データを記録する電子データ用領域を複数に分割し記録することで追記型で記録することもできる。また、単に電子データ用領域を複数に分割するだけでなく、分割された電子データ用領域（具体例としては、ディレクトリやフォルダと呼ばれるものが該当する）それぞれを関連付けた構成とすることもでき、ツリー構造の構成にすることもできる。例えば、年、月、日毎に電子用領域を分割した例を図２に示す。このようにすると異日であれば記録される電子データが分割された電子データ領域で重複して記録されることはないので、追記型で記録するということをこの方法においても実現することができる。
【００１６】
また、記録手段２は、外部からの範囲指定に従い外部記憶媒体６に範囲指定された電子データを記録するが、これは、管理者が記憶媒体４に記録している電子データを範囲指定（特定）し、この範囲指定した電子データを外部記憶媒体６に記録するものや、所定サイクル（例えば、１週間のサイクル）を経過した電子データを外部記憶媒体に記録するものが該当する。
【００１７】
次に、本実施形態に係る知財創庫システムの動作について、登録動作（図３参照）、参照動作（図５参照）、更新後の登録動作、削除動作及び外部記憶媒体への記録動作（図６参照）に分けて順次説明する。予め、使用者は本システムの認証機能によってＩＤとパスワードによりログインした状態となっている。ＩＤは利用者毎に異なり利用者を特定できるもののとする。利用者は、作成した電子データを入力手段１を用いて入力する。入力手段１が入力された電子データ、電子データ名、出力する電子データを記録せよとの制御情報、現在ログインしている利用者のＩＤを含む識別情報を記録手段２に出力する（図２（ａ）参照、ステップ１０）。この電子データ、電子データ名、制御情報及び識別情報が記録手段２に入力され、記録手段２は電子データの実電子データ名を前記記録用電子データ名にし（ステップ１１）、前記記憶媒体４の電子データ格納領域に電子データを記録し、記録したパス情報を取得する（ステップ１２）。次に、記録手段２は、取得したパス情報、制御情報、識別情報、実電子データ名、記録用電子データ名、電子データの記録日時等を一つのレコードとして記憶媒体４のレコード格納領域に追加する（図４（ｃ）参照、図中のレコードＩＤは自動生成されレコードを一意に特定できるものとする。ステップ１３）。ここで、それぞれの情報の種類がレコードのフィールドとなり、実際の情報がフィールドの値となる（例えばあるレコードの記録用電子データ名というフィールドに、「日報２００３０５０９」という値が代入されている）。記憶媒体４に対して電子データを記録しレコードを追加すると、記録手段２は同様にバックアップ用記憶媒体５に対しても電子データを記録しレコードを追加する（ステップ１４）。
【００１８】
ここまでで電子データ等を記録する処理は完了したので、参照手段３を用いた電子データの参照についての参照動作に関して続けて説明する。利用者は、参照手段３を用いて電子データを参照すべく記録手段２に対して、レコード取得要求をする（ステップ２０）。記録手段２はこのレコード取得要求に対して、現在登録されているレコードを参照手段３に出力する（ステップ２１）。参照手段３は入力されたレコードを利用者に提示し（ステップ２２）、利用者は提示されたレコードの中から１つのレコードを選択する。参照手段３が利用者に選択されたレコードを特定する情報（図４（ｃ）においては例えばレコードＩＤ）を記録手段２に出力し（ステップ２３）、記録手段２が前記レコードのパス情報を利用して電子データを読出し参照手段３に出力する（ステップ２４）。参照手段３はこの電子データを電子データの種類に応じた装置を介して利用者に表示する（ステップ２５）。ここで、参照手段３は現在登録されているレコードを参照手段３に出力したが、記録手段２に設けることが可能な検索機能を介して利用者が検索項目を指定し、この検索項目に該当するレコードのみを参照手段３に出力することもできる。例えば、電子データ名が「日報」という電子データを参照したいと利用者が思っている場合には、参照手段３に対して検索項目を電子データ名「日報」として入力する。参照手段３はかかる検索条件に一致するレコードを取得すべく記録手段２に実電子データ名が「日報」であるレコードをレコード取得要求する。記録手段２が実電子データ名が「日報」であるレコードを検索し、検索条件に該当したレコードを参照手段に出力する。このようにして利用者が所望のレコードのみを参照手段３が利用者に対して提示することもできる。
【００１９】
次に、既に記憶媒体４に記録した、すなわち、本システムに登録した電子データを利用者が電子データの種類に応じた装置を用いて更新した場合に、この更新した電子データを本システムに登録するときについて（更新後の登録動作）説明する。利用者は本システムにログインした状態で、更新した電子データを入力手段１を用いて入力する。入力手段１が入力された電子データ、電子データ名、出力する電子データを更新せよとの制御情報、現在ログインしている利用者のＩＤを含む識別情報を記録手段２に出力する。この電子データ、電子データ名、制御情報及び識別情報が記録手段２に入力され、記録手段２は電子データの実電子データ名を記録用電子データ名にして前記記憶媒体４の電子データ格納領域に電子データを記録し（更新した電子データの記録用電子データ名と更新前の電子データの記録用電子データ名は異なるため上書きされない）、記録したパス情報を取得する。次に、記録手段２は、取得したパス情報、制御情報、識別情報、実電子データ名、記録用電子データ名、電子データの記録日時等を一つのレコードとして記憶媒体のレコード格納領域に追加する。記憶媒体２に対して電子データを記録しレコードを追加すると、記録手段２は同様にバックアップ用記憶媒体５に対しても電子データを記録しレコードを追加する。このように更新した電子データを本システムに登録する場合にも、更新せよとの制御情報が入力手段１から記録手段２に出力されること、かかる制御情報がレコードのフィールドに値として代入されること以外は異なるところはないが、実際に利用者が本システムに登録しようとしている電子データが始めて記憶媒体４に記録されるものか、それとも、既に記録されている電子データを更新した電子データを記録媒体４に記録するものかを判断するのは、電子データを登録したか否かを利用者が憶えておくか、前記した記録手段２の検索機能を用いて調べる必要があり、使い勝手がよくない。したがって、本システムの入力手段１若しくは記録手段２が本システムに登録される電子データが始めて記録されるものなのか、記録された電子データを更新したものを記録されるものかを判断し、制御情報を変更することが好ましい（利用者の指示に従い「記録」するとの制御情報であっても、判断した後に電子データが既に更新前の電子データが登録されている場合にあっては、「更新」とする意味である。逆に、利用者の指示に従い「更新」するとの制御情報であっても、判断した後に電子データが更新前の電子データが存在しない場合にあっては、「記録」とする意味である）。具体的には、入力手段１が登録対象なっている電子データの電子データ名を記録手段２に出力し、記録手段２が検索機能を用いてかかる電子データ名に該当する電子データがあるのか否かを判断する。または、入力手段１から通常通り出力される電子データ、電子データ名、制御情報及び識別情報から、記録手段２が検索機能を用いてかかる電子データ名に該当する電子データがあるのか否かを判断する。
【００２０】
次に、この登録している電子データを本システムから削除する場合に（削除動作）ついて説明する。ここでの削除とは電子データそのものを削除するということは電子データを追記型で記録する本システムではできないので、電子データの最新の状態が削除されている状態へとすることをいう。利用者は本システムにログインした状態で、削除する電子データを特定すべく電子データ名を入力手段１を用いて入力する。入力手段１が入力された電子データ名、削除せよとの制御情報、現在ログインしている利用者のＩＤを含む識別情報を記録手段２に出力する。この電子データ名、制御情報及び識別情報が記録手段２に入力され、記録手段２は制御情報、識別情報、実電子データ名、記録用電子データ名、電子データの記録日時等を一つのレコードとして記憶媒体４のレコード格納領域に追加する。
記憶媒体４に対してレコードを追加すると、記録手段２は同様にバックアップ用記憶媒体５に対してもレコードを追加する。このようなレコードが登録されると、ある電子データに関する複数レコードの中で最新のレコードの制御情報が「削除」であることを、利用者が参照手段３を用いて参照した場合に知ることができる。また、本システムに登録されていない電子データに対して前記制御情報が「削除」であるレコードを追加することは適切でないため、削除の対象となる電子データが本システムに登録されているか否かを記録手段２の検索機能を用いて電子データ名から判断する処理を追加することが好ましい。
【００２１】
次に、この登録している電子データを外部記憶媒体６に記録する動作（外部記憶媒体への記録動作）について説明する。利用者は本システムにログインし、入力手段１を用いて外部記憶媒体６に記録する電子データを指定する。電子データの指定の仕方はいくつかあるが、入力手段１が記録手段２に問い合わせして本システムに登録している電子データに関するレコードを取得し利用者に提示し（ステップ３０）、そのレコードの中から指定することとする。ここで、入力手段１により外部記憶媒体６に記録する電子データを指定したが、他の手段を設けてもよいし、参照手段３から特定してもよい。利用者に指定されたレコードを入力手段１が記録手段２に出力し（ステップ３１）、記録手段２が入力されたレコード及びこのレコードのパス情報から特定される電子データを外部記憶媒体６に記録する（ステップ３２）。
【００２２】
このように本実施形態に係る知財創庫システムによれば、入力手段１により電子データを入力し、この入力された電子データを記録手段２が記憶媒体４に記録すると共にバックアップ用記憶媒体５にも記録し、利用者からの指定に従い外部記憶媒体６に範囲指定された電子データを記録し、さらに、電子データを記録する場合でこの電子データの更新前の電子データが記録されているとき、この更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録しているので、入力された電子データが記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録されて種々のトラブルによる破壊や紛失を防ぎ、外部からの指示に従い電子データを外部記憶媒体６に記録して長期間安全に電子データを保持でき、電子データを記録する場合で当該電子データの更新前の電子データ記録されているとき、この更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録して既に記録されている更新前の電子データが削除されず、既に記録されている電子データをも保全することができる。
【００２３】
また、本実施形態に係る知財創庫システムにおいては、参照手段３が本システムに登録した全ての電子データを参照できるようにしているが、制限された権限しか持たない利用者に対しては最新の電子データのみを参照可能とすることもでき、すなわち、本システムに格納されているレコードの中で実電子データ名のフィールド名が同一であるレコードのうち最新のレコードのみを参照手段３に出力することができ、現時点で登録されている電子データが利用者に使用されることで、記録されている電子データを原本とすると電子データが更新され記録されると同時に利用者が参照する電子データも更新前の電子データに取って代わり最新の電子データとなり、原本の登録効果を適切に生じさせることができると共に、更新前の電子データは参照する利用者の縦覧に供する性質するものでなく運用者や管理者が原本性の確認をするため等にアクセスすることができればよく、この点も十分に担保することができる。
【００２４】
また、本実施形態に係る知財創庫システムにおいては、前記レコードに改訂番号のフィールドを設けることもでき、更新された電子データが登録される度に更新前の電子データに係るレコードの改訂番号の値をインクリメントした値を更新された電子データに係るレコードの改訂番号に代入することもでき、改訂番号を導入することで改訂関係が利用者からみても明らかとなる。ここで、改訂番号の他に更新前と更新後の差分情報をレコードのフィールドに追加することもでき、どの部分が訂正、補充されているのかが利用者が一見して知ることができる。さらに、更新された電子データに係るレコードを更新される前の電子レコードに係るレコードとを関連付けさせることもでき、例えば、レコードに改訂前レコードＩＤのフィールドを設けて更新される前の電子データに係るレコードのレコードＩＤを格納することで関連付けさせることができる。この他、いく度に渡って更新される電子データであれば、どのような変遷で更新されていったのかがわかるように、レコードの改訂番号とレコードＩＤからなる表を作成することもできる。
また、本実施形態に係る知財創庫システムにおいては、識別情報として利用者を特定することができるが、より詳細にこの利用者がどのような操作を本システムに係る各種手段を用いて行ったかをログとして取ることもできる。
【００２５】
（本発明の第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態に係る知財創庫システムについて図７に基づいて説明する。図７は本実施形態に係る知財創庫システムの外部記憶媒体への記録動作のフローチャートを示す。
前記各図において本実施形態に係る知財創庫システムは、前記第１の実施形態に係る知財創庫システムと同様に構成され、前記外部記憶媒体６に指定された電子データを記録した後に、範囲指定された電子データが外部記憶媒体６に記録されていることを確認した上で前記記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録した電子データを削除することを異にする構成である。
【００２６】
前記外部記録媒体に記録するために利用者が指定できる電子データとしては、全ての電子データを対象とすることもできるが、利用者が電子データを指定する時点で、電子データが更新される見込みがない、つまり、最新の状態が削除されている状態である電子データ及びこの電子データの更新前の１以上の電子データ（以下、更新前データ群とする）を対象とすることが好ましく、以下この最新の状態が削除されている状態である電子データ及びこの電子データの更新前データ群を対象として説明していく。最新の状態が削除されている状態である電子データは、前記第１の実施形態で既に説明したように、削除せよとの制御情報を制御情報のフィールドの値として有してるレコードに係る電子データである。このように最新の状態が削除されている状態である電子データ及びこの電子データの更新前データの集合である更新前データ群のみを外部記憶媒体６に記録する対象とし、外部記憶媒体６に記録し確認した後に、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録されている外部記憶媒体６に記録された最新の状態が削除されている状態である電子データ及びこの電子データの更新前データ群を削除することは、電子データが更新される見込みがなく記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５内で電子データの改訂関係を保つ必要がないために、何の不利益を蒙ることなく記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５のデータ領域を削除されることで得ることができる。仮に、最新の状態が削除されている状態である電子データでない電子データ及びこの電子データの更新前データ群を外部記憶媒体６に記録し、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５から削除すると、削除した後に削除された電子データの更新後の電子データが登録されても、かかる電子データは始めて登録される電子データとして扱われ、外部記憶媒体６に記録されている電子データとの改訂関係が失われると供に、仮に、改訂関係を保つように新たにフィールドを設けたとしても、電子データが分散していくことでどの外部記憶媒体６に所望の電子データがあるかを発見することに多大な労力を費やす必要があり、非経済的であるという問題を有する。なお、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５のデータ領域の確保を優先し、且つ、更新前の電子データを使用する頻度が少ない環境においては、前記した新たなフィールドを設けて改訂関係を保つことで対応することもできる。
【００２７】
前記外部記憶媒体６に記録されていることを確認するとは、指定された電子データが外部記憶媒体６に正しく記録されているか否かの照合をすることをいう。通常ある記憶媒体から他の記憶媒体に複製をしたとき正しく複製されているかを確認する処理が行われるが、この処理だけでもよいし重畳的に奇遇検査若しくは巡回冗長検査等を行ってもよい。
【００２８】
次に、本実施形態に係る知財創庫システムの動作について説明する。利用者は本システムにログインし、入力手段１を用いて記録手段２に対し削除されている状態の電子データのレコードの取得要求をする（ステップ４０）。記録手段２は、検索機能を用いて制御情報のフィールドの値が「削除」となっているレコードを検索し、該当するレコードを入力手段１に出力する（ステップ４１）。入力手段１は記録手段２からのレコードを利用者に提示する（ステップ４２）。利用者は提示されたレコードの中から外部記憶媒体６に記録する電子データを指定し、入力手段１は指定されたレコードを特定する情報を記録手段２に出力する（ステップ４３）。記録手段２は入力手段１からのレコードを特定する情報よりレコードを特定し、特定したレコード及びこのレコードのパス情報のフィールドの値から特定される電子データ、並びに、この電子データの更新前データ群及びこの更新前データ群に係るレコードを外部記憶媒体６に記録する（ステップ４４）。記録手段２は、外部記憶媒体６に記録する対象となっている電子データ及びレコードが外部記憶媒体６に記録されているかを確認する（ステップ４５）。ステップ４５で対象となっている電子データ及びレコードが正しく記録されている場合には、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５上に記録されている対象となっている電子データ及びレコードを記録手段２が削除する（ステップ４６）。
【００２９】
このように本実施形態に係る知財創庫システムによれば、指定された電子データが外部記憶媒体６に記録されていることを確認して記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録した電子データを削除しているので、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５の電子データが確実に外部記憶媒体６に記録された後に記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５に記録された電子データが削除されることとなり、記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５のデータ領域の有効活用をすることができると共に、導入する記憶媒体４及びバックアップ用記憶媒体５のデータ容量を所定量とすることができる。また、ステップ４３で利用者の指定を受けているが、外部記憶媒体６に電子データを記録するときには利用者の指定を受けずに制御情報のフィールドの値が「削除」となっているレコードに関連する電子データを自動的に外部記憶媒体６に記録する構成とすることもできる。
【００３０】
（本発明の第３の実施形態）
本発明の第３の実施形態に係る知財創庫システムについて図８に基づいて説明する。図８は本実施形態に係る知財創庫システムの登録動作のフローチャートを示す。
本実施形態に係る知財創庫システムは、前記第１の実施形態に係る知財創庫システムと同様に構成され、入力手段１により入力された電子データからイメージデータを生成し、このイメージデータに印鑑及び時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、入力された電子データと共にこのイメージデータとを記録手段２に出力し、記録手段２はイメージデータを含めて処理の対象とすることを異にする構成である。
【００３１】
入力手段１が電子データからイメージデータを生成するが、このイメージデータとは主に印刷用画像データであるが、これに限らず電子データの内容を示すものであれば表示用画像データでも構わない。入力手段１が電子データからイメージデータを作るには、電子データの種類に合わせて電子データからイメージデータへ変換する機能が必要であり、ここでは入力手段１がかかる変換する機能を有しているとする。他の手段としては、入力手段１が、前記各電子データ用の装置（前記表計算作成ソフト等）に対し電子データを出力し、かかる装置が電子データをイメージデータに変換して入力手段１に出力するという方法が考えられる。特に、表計算作成ソフトによっては、１つの文書データに複数のワークシートを有する場合もあり、イメージデータを迅速に変換する方法が好ましい。
【００３２】
入力手段１は、イメージデータを生成すると共に生成したイメージデータに印鑑及び時刻印の電子透かしを挿入している。電子透かしには視認できるものと視認できないものがあるが、ここでは原本性を容易に確認するために視認できるものとする。時刻印は、タイムスタンプともいい、年月日、日時を印したものである。この他に電子透かしとして、認定番号、発行者、バーコード等の各種情報をイメージデータに挿入することもできる。
【００３３】
次に、本実施形態に係る知財創庫システムの登録動作について説明する。予め、使用者は本システムの認証機能によってＩＤとパスワードによりログインした状態となっている。ＩＤは利用者毎に異なり利用者を特定できるもののとする。利用者は、作成した電子データを入力手段１を用いて入力する。入力手段１が入力された電子データに基づきイメージデータを生成する（ステップ５０）。続けて、入力手段１がイメージデータに電子透かしを挿入する（ステップ５１）。入力手段１が入力された電子データ、電子データ名、出力する電子データを記録せよとの制御情報、現在ログインしている利用者のＩＤを含む識別情報、及び、イメージデータを記録手段２に出力する（ステップ５２）。この電子データ、電子データ名、制御情報、識別情報及びイメージデータが記録手段２に入力され、記録手段２は電子データの実電子データ名を記録用電子データ名にし（ステップ５３）、前記記憶媒体４の電子データ格納領域に電子データを記録し、記録したパス情報を取得する（ステップ５４）。記録手段２はイメージデータに一意なデータ名を付け（ステップ５５）、前記記憶媒体４のイメージデータ格納領域にイメージデータを記録し、記録したイメージデータパス情報を取得する（ステップ５６）。次に、記録手段２は、取得したパス情報、制御情報、識別情報、実電子データ名、記録用電子データ名、電子データの記録日時、イメージデータ、イメージデータパス情報等を一つのレコードとして記憶媒体４のレコード格納領域に追加する（ステップ５７）。記憶媒体４に対して電子データを記録しレコードを追加すると、記録手段２は同様にバックアップ用記憶媒体５に対しても電子データを記録しレコードを追加する（ステップ５８）。
【００３４】
次に、参照手段３を用いた電子データの参照についてであるが、前記第１の実施形態と同様にステップ２０ないし２５を経て利用者派電子データを参照することができる。以下、イメージデータに関して特有の参照動作について説明する。ステップ２２で参照手段３は入力されたレコードを利用者に提示し、利用者は提示されたレコードの中から１つのレコードを選択するが、ここで、利用者選択したレコードに関して記録手段２が前記レコードのイメージデータパス情報を利用してイメージデータを読出し参照手段３に出力する。参照手段３は、電子データでなくイメージデータであるために電子データの種類に応じた装置を介すことなく利用者に表示する。イメージデータを表示することができる装置は、コンピュータが標準でイメージデータ表示装置となっており、特別なソフトをコンピュータに組み入れて装置とする必要がないため、どのコンピュータからも参照でき便利である。また、ステップ２１で、レコード取得要求に応じて記録手段２がレコードを参照手段３に出力しているが、レコードだけでなく、レコードのイメージデータパス情報を用いてイメージデータも読出し、イメージデータもレコード共に参照手段３に出力することで、利用者はレコードのフィールドの値からだけで選択する場合に比べ、より容易且つ直感的に必要な電子データに関するレコードを選択することができる。特に、イメージデータは、イメージ形式にもよるが、拡大・縮小を行うことができるため、多くのイメージデータを縮小してその中から所望の電子データに関するレコードを選択することができる。すなわち、レコードのフィールドの値からだけで選択するという行為が文字だけのカタログから商品を選択することとすると、本実施形態で説明したレコードのフィールドの値及びイメージデータから選択するという行為は写真付のアルバム形式のカタログから商品を選択する行為に近く、効果の差は歴然としている。
【００３５】
このように本実施形態に係る知財創庫システムによれば、入力された電子データからイメージデータを生成し印鑑及び時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データと共にイメージデータも記録処理の対象としているので、電子データから電子データのデータ形式に応じたイメージデータをデータ形式に応じた変換処理を施して生成し、生成したイメージデータに印鑑及び時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データ及びイメージデータを記憶媒体４に記録すると共にバックアップ用記憶媒体５にも記録し、外部からの範囲指定に従い外部記憶媒体６に範囲指定された電子データ及びイメージデータを記録し、さらに、電子データ及びイメージデータを記録する場合でこの電子データ及びイメージデータの更新前の電子データ及びイメージデータが記録されているとき、更新前の電子データ及びイメージデータを削除することなしに追記型で電子データを記録しており、イメージデータを印刷することで原本の写しとし当該印刷された原本の写しには印鑑及びタイムスタンプも印字されることとなり、印鑑及びタイムスタンプから印刷物が原本の写しか否かを視認することで容易に判断することができると共に、原本の印刷物を精度高く改ざんした印刷物でも詳細に比較することで判断することができる。
【００３６】
（本発明のその他の実施形態）
前記各実施形態に係る知財創庫システムを具体的に構築する方法は、いくつかあるが、例えば、図９に示すシステム構成で実現することができる。なお、図中囲み点線は１つのコンピュータを示し、囲み点線の左上隅にＯＳの名称を示した。また、操作ログ管理手段は、利用者からの操作の履歴をログとして記録し、参照できるようにする手段であり、この操作ログ管理手段を用いれば、ある操作をどのコンピュータからどのユーザが何時に行ったということ等を調べることができる。
【００３７】
【発明の効果】
以上のように本発明においては、入力手段により電子データを入力し、当該電子データを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に電子データを記録し、さらに、電子データを記録する場合で当該電子データの更新前の電子データが記録されているとき、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録しているので、入力された電子データが記憶媒体及びバックアップ用記憶媒体に記録されて種々のトラブルによる破壊や紛失を防ぎ、外部からの指示に従い電子データを外部記憶媒体に記録して長期間安全に電子データを保持でき、電子データを記録する場合で当該電子データの更新前の電子データ記録されているとき、当該更新前の電子データを削除することなしに追記型で電子データを記録して既に記録されている更新前の電子データが削除されず、既に記録されている電子データをも保全することができるという効果を奏する。
【００３８】
また、本発明においては、記録する電子データが外部記憶媒体に記録されていることを確認して記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録した電子データを削除しているので、記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体の電子データが確実に外部記憶媒体に記録された後に記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体に記録された電子データが削除されることとなり、記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体のデータ領域の有効活用をすることができると共に、導入する記憶媒体及び／又はバックアップ用記憶媒体のデータ容量を所定量とすることができるという効果を有する。
【００３９】
また、本発明においては、入力された電子データからイメージデータを生成し、電子データと共にイメージデータも記録処理の対象としているので、電子データから当該電子データのデータ形式に応じたイメージデータをデータ形式に応じた変換処理を施して生成し、電子データ及びイメージデータを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に範囲指定された電子データ及びイメージデータを記録し、さらに、電子データ及びイメージデータを記録する場合で当該電子データ及びイメージデータの更新前の電子データ及びイメージデータが記録されているとき、当該更新前の電子データ及びイメージデータを削除することなしに追記型で電子データを記録しており、イメージデータと原本か否かを比較する対象（以下原本比較対象物、例えば、印刷物）とを比較することで原本性を視認することができ、原本の印刷物を精度高く改ざんした印刷物でも詳細に比較することで判断することができるという効果を有する。
【００４０】
また、本発明においては、入力された電子データからイメージデータを生成し印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データと共にイメージデータも記録処理の対象としているので、電子データから当該電子データのデータ形式に応じたイメージデータをデータ形式に応じた変換処理を施して生成し、生成したイメージデータに印鑑及び／又は時刻印の可視可能な電子透かしを挿入し、電子データ及びイメージデータを記憶媒体に記録すると共にバックアップ用記憶媒体にも記録し、諸条件に従い外部記憶媒体に範囲指定された電子データ及びイメージデータを記録し、さらに、電子データ及びイメージデータを記録する場合で当該電子データ及びイメージデータの更新前の電子データ及びイメージデータが記録されているとき、当該更新前の電子データ及びイメージデータを削除することなしに追記型で電子データを記録しており、イメージデータを印刷することで原本の写しとし当該印刷された原本の写しには印鑑及び／又はタイムスタンプも印字されることとなり、印鑑及び／又はタイムスタンプから印刷物が原本の写しか否かを視認することで容易に判断することができると共に、原本の印刷物を精度高く改ざんした印刷物でも詳細に比較することで判断することができるという効果を有する。
【００４１】
また、本発明においては、参照手段が参照できる電子データが記憶媒体に記録されている最新の電子データであるので、現時点で登録されている電子データが利用者に使用されることで、記録されている電子データを原本とすると電子データが更新され記録されると同時に利用者が参照する電子データも更新前の電子データに取って代わり最新の電子データとなり、原本の登録効果を適切に生じさせることができると共に、更新前の電子データは参照する利用者の縦覧に供する性質するものでなく運用者や管理者が原本性の確認をするため等にアクセスすることができればよく、この点も十分に担保することができるという効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムの全体ブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムのデータ格納構造である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムの登録動作のフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムに用いるデータ構造である。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムの参照動作のフローチャートである。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る知財創庫システムの外部記憶媒体への記録動作のフローチャートである。
【図７】本発明の第２の実施形態に係る知財創庫システムの外部記憶媒体への記録動作のフローチャートである。
【図８】本発明の第３の実施形態に係る知財創庫システムの登録動作のフローチャートである。
【図９】本発明のその他の実施形態に係る知財創庫システムのシステム構成図である。
【符号の説明】
１  入力手段
２  記録手段
３  参照手段
４  記憶媒体
５  バックアップ用記憶媒体
６  外部記憶媒体
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005056470.tif 000009
【図８】
2005056470.tif 000010
【図９】
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