(57)【要約】【課題】  フィールド試験の効率性を高めた電子文書管理システムおよび同方法を得る。【解決手段】  電子文書の秘区分に加えて外部への送信を許可する承認情報を電子文書に付加し、この電子文書を外部に送信する際には、秘区分および承認情報を削除して送信する。内部ネットワーク１と外部ネットワーク３の接点となるゲートウェイ２に、内部ネットワーク１から外部ネットワーク３に送信される文書の秘区分を判別する機能および外部への送信許可の有無を判別する機能を設ける。これにより、内部ネットワークから外部ネットワーク（インターネット方向）に送信される文書データについて、秘密文書と判断された電子データを、故意または過失で外部ネットワークに送信されないようにすることが出来る。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールで送受信される電子文書を管理する電子文書管理システムにおいて、
インターネット網と内部ネットワークとの間に前記送受信される電子文書を管理するためのゲートウェイを設け、
前記内部ネットワークから前記インターネット網へ送信される電子文書に該電子文書の秘密の要否を識別するための秘区分を設け、
前記ゲートウェイにより前記秘区分を指定した電子文書を外部に送信することを防止する機能を構成したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記電子文書の秘区分に加えて前記外部への送信を許可する承認情報を電子文書に付加し、該電子文書を外部に送信する際には、前記秘区分および承認情報を削除して送信することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記内部ネットワークは、前記電子文書を外部へ送信するデータ送信者と、前記電子文書の外部への送信を許可する承認情報を該電子文書へ付加する送信データ確認者とを有して構成されたことを特徴とする請求項１または２に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記ゲートウェイは、前記秘区分の内容と前記承認情報の内容とを判別する秘区分判別部と、該秘区分と承認情報とを削除するメール再構成部とを有して構成されたことを特徴とする請求項２または３に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
電子メールで送受信される電子文書を管理する電子文書管理方法において、
前記内部ネットワークから前記インターネット網へ送信される電子文書に該電子文書の秘密の要否を識別するための秘区分を設け、
インターネット網と内部ネットワークとの間に前記送受信される電子文書を管理するためのゲートウェイを設け、
前記ゲートウェイにより前記秘区分を指定した電子文書を外部に送信することを防止することを特徴とする電子文書管理方法。
【請求項６】
前記電子文書の秘区分に加えて前記外部への送信を許可する承認情報を電子文書に付加し、該電子文書を外部に送信する際には、前記秘区分および承認情報を削除して送信することを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理方法。
【請求項７】
前記秘区分を判別し、外部への送信が許可されている文書か否かを判定し、該判定の結果、正規に許可されていない電子メールが外部ネットワークに送信されることを検知した場合は、送信データ確認者にその旨通知する、ことを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータを用いた電子文書の管理システムの効率化を図った電子文書管理システムおよび同方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
現在、インターネットサービスプロバイダ（ＩＳＰ）が利用者に提供するインターネットサービスとして電子メールの送受信サービスがあり、電子メール送受信サービスの拡張機能として電子メールがウィルスに感染していないかを確認し、ウィルスに感染している場合にはウィルスを駆除してくれるサービスがある。このように、外部ネットワーク（インターネット）から害となるデータが内部ネットワーク（家庭、企業ネットワーク内）に進入しないようにするサービスには、この他にもファイアーウォール（ＦＷ）と呼ばれる種類の機器が多数存在している。
【０００３】
また、守るべき内部ネットワークから不要な外部ネットワークへの接続を避けることを目的として、ＦＷを設置する場合がある。これは一般に、アクセス先を識別するアドレスで接続先を限定したり、外部に接続できる端末を制限するなどして行う。外部に接続できる端末を制限する方法として、例えば、ＩＰアドレスとポート番号の組合せや利用者名とパスワードでユーザを識別するなどが考えられる。
【０００４】
従来提案されている漏洩を防止する策の一つでは、セグメントコントローラがＬＡＮ上に送出された信号を取得し、この取得した信号の送信元および送信先を特定し、アクセス権・送信元の登録、等の有無の確認を行うとしている（特許文献１参照）。また、他の従来例では、特定個所に書き込まれた特定マーク／文字を確認し、送信の可否を決めている（特許文献３参照）。
【特許文献１】特開２００２−２３２４５１号公報
【特許文献２】特開平０６−３１５０３６号公報
【特許文献３】特開平０７−２０３１９２号公報
【特許文献４】特開平０８−２０４７０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した従来のシステムでは、次のような問題点がある。
第１の問題点は、秘密情報を含む文書が、外部ネットワークに対して故意にまたは過失で送信されることを防げ得ないということである。特に、故意に行われる送信には、防御手段が全く働かなくなる可能性が高い。
【０００６】
その理由は、文書の秘密性や重要度は、文書の中身に依存するものであり、その内容は人間が判断するものであって、ネットワークを構成するシステムは、従来の文書に含まれる情報のみでは内容の判断が付かないためである。よって、防御機能の有効性は、実質的に人的な操作のみに依存する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に記載の発明は、電子メールで送受信される電子文書を管理する電子文書管理システムにおいて、インターネット網と内部ネットワークとの間に送受信される電子文書を管理するためのゲートウェイを設け、内部ネットワークからインターネット網へ送信される電子文書に該電子文書の秘密の要否を識別するための秘区分を設け、ゲートウェイにより秘区分を指定した電子文書を外部に送信することを防止する機能を構成したことを特徴としている。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子文書管理システムにおいて、電子文書の秘区分に加えて外部への送信を許可する承認情報を電子文書に付加し、該電子文書を外部に送信する際には、秘区分および承認情報を削除して送信するとよい。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の電子文書管理システムにおいて、内部ネットワークは、電子文書を外部へ送信するデータ送信者と、電子文書の外部への送信を許可する承認情報を該電子文書へ付加する送信データ確認者とを有して構成するとよい。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、請求項２または３に記載の電子文書管理システムにおいて、ゲートウェイは、秘区分の内容と承認情報の内容とを判別する秘区分判別部と、該秘区分と承認情報とを削除するメール再構成部とを有して構成するとよい。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、電子メールで送受信される電子文書を管理する電子文書管理方法であり、内部ネットワークからインターネット網へ送信される電子文書に該電子文書の秘密の要否を識別するための秘区分を設け、インターネット網と内部ネットワークとの間に送受信される電子文書を管理するためのゲートウェイを設け、ゲートウェイにより秘区分を指定した電子文書を外部に送信することを防止することを特徴としている。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の電子文書管理方法において、電子文書の秘区分に加えて外部への送信を許可する承認情報を電子文書に付加し、該電子文書を外部に送信する際には、秘区分および承認情報を削除して送信するとよい。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、請求項５に記載の電子文書管理方法において、秘区分を判別し、外部への送信が許可されている文書か否かを判定し、該判定の結果、正規に許可されていない電子メールが外部ネットワークに送信されることを検知した場合は、送信データ確認者にその旨通知する。
【発明の効果】
【００１４】
本発明による電子文書管理システムおよび同方法は、内部ネットワークと外部ネットワークの接点となるゲートウェイに、内部ネットワークから外部ネットワークに送信される文書の秘区分を判別する機能、および外部への送信許可の有無を判別する機能、を設けたことを特徴としている。この判別機能により、許可された文書以外は、内部ネットワークから外部ネットワークに送信することが出来ないようにする。これによって、以下の効果が得られる。
【００１５】
本発明においては、秘密文書の誤送信および故意の送信を防止するという効果が得られる。これをさらに詳述すると、次のような効果を奏する。
第１の効果は、承認を得られていない秘密文書が外部に送信されることを、防げ得ることにある。その理由は、ゲートウェイで文書ファイルに外部への送信に対する承認が得られているか否かを判定し、承認のないファイルを送信しないためである。また別の理由は、ゲートウェイで独自フォーマット以外のＭＩＭＥタイプのメールを防ぐためである。
第２の効果は、秘密文書ファイルの送信を検知する機能を経済的に実施できることにある。その理由は、秘密文書ファイルの送信検知機能をゲートウェイに集約することで、外部のインターネットサービスプロバイダが設備を一括管理し、ユーザとなる企業または個人からのサービス委託を受けられるためである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の電子文書の管理システムは、内部ネットワークから外部ネットワーク（インターネット方向）に送信される文書データについて、秘密文書と判断された電子データを故意または過失で外部ネットワークに送信されないようにすることが出来る。
【実施例１】
【００１７】
図１を用いて、本発明の電子文書の管理システムの、全体ネットワーク構成について説明する。本実施例１において、データ送信者は、電子メールにてメール本文または添付された文書ファイルを外部ネットワークに対して送信する者であり、ゲートウェイおよびインターネットを介して外部のネットワークに存在する送信先に対して電子メールを送信する。なお、特に断らない限り、メール本文および添付された文書ファイルを併せて電子メールと呼ぶことにする。
ゲートウェイ２は、内部ネットワーク１から外部ネットワーク３に送信される電子メールについて、その秘区分を判別し、外部への送信が許可されている文書か否かを判定する。判定の結果、正規に許可されていない電子メールが外部ネットワーク３に送信されることを検知した場合は、後述の送信データ確認者にその旨通知する機能を有する。
【００１８】
図２に、図１に示すゲートウェイ２の詳細が示されている。内部ネットワークインタフェースは図１における内部ネットワーク１に対するインタフェース部分であり、内部ネットワーク１とのデータ授受に用いられる。外部ネットワークインタフェースは図１における外部ネットワーク３およびインターネットに対するインタフェース部分であり、内部ネットワーク１からのデータを外部ネットワーク３に受け渡すのに用いられる。秘区分判別部は、電子メール内の文書ファイルの秘区分の判別を行い、外部に送信してよいか否かの判断を行う。メール再構成部は、内部ネットワークで独自フォーマットで構成された電子メールファイルを一般的な電子メール送受信システムが解釈できるフォーマットに変換する機能を持つ。
電子メール送信部は、電子メールを外部ネットワークの電子メールサーバに電子メールを送信する機能を持つ。
【００１９】
（動作の説明）
次に、本実施例に示す電子文書管理システムの動作を以下の順で説明する。
第１のステップで、文書の作成を行う。
第２のステップで、外部送信文書の承認を行う。
第３のステップで、文書メールの送信処理（端末側）を行う。
第４のステップで、文書を添付した電子メール送信時の処理を行う。
【００２０】
第１のステップでの文書の作成において、秘密文書を作成する際の動作例を図３に示す。
ステップＳ３０１において、文書編集用のアプリケーションを用いて文書を作成する。
ステップＳ３０２において、ステップＳ３０１で作成した文書に対して秘区分の設定を行う。具体的には、特定のアプリケーションを用いて、文書のヘッダ部分またはトレイラ部分にその文書が該当する秘区分と秘区分を設定した者の氏名を添付する。この秘区分と秘区分を設定した項目は第三者が書き換えられないように、デジタル署名を添付する。秘密文書ではない場合は、秘密文書ではないと明確に設定する（秘区分の設定がない≠秘密文書ではない）。
【００２１】
第２のステップの外部送信文書の承認において、秘密文書を外部ネットワークに送信する際に必要となる承認処理を事前に行う際の動作例について、図４を用いて説明する。図４には、承認依頼者と承認者の処理を併記してある。
【００２２】
ステップＳ４０１、Ｓ４０２〜Ｓ４０４において、文書承認依頼者が文書承認者に対して承認依頼を発行すると、文書承認者は該当する文書の内容を確認し、外部ネットワークに送信して良い文書か否かの判断を行う。判断のための材料として、文書以外にも送信者の氏名、送信先（メール受信者）の氏名、連絡先などを文書承認者に渡す。
【００２３】
ステップＳ４０４で文書承認者によって承認してよいと判断された時は、ステップＳ４０５において、承認者が承認した証として文書承認者のデジタル署名が文書のヘッダ部分またはトレイラ部分に添付される。承認するべきではないと判断された時は、その時点で承認依頼者に通知される。
【００２４】
第３のステップの文書メールの送信処理（端末側）において、秘密文書を外部に送信する際に、承認者から承認が得られた文書を送信する際の端末側の動作例について、図５を用いて説明する。
ステップＳ５０１において、添付される文書の秘区分および文書のタイプ（例えば、ＰＤＦファイル、Ｗｏｒｄファイル、等）を確認する。
ステップＳ５０２において、ステップＳ５０１で確認した文書の秘区分と文書のタイプにあわせた独自のＭＩＭＥタイプでメール文書を作成する。ＭＩＭＥタイプは、独自のフォーマットであり、秘区分やファイルタイプの分類に合わせて追加／削除されるべきものである。
ステップＳ５０３において、ステップＳ５０２で作成した文書をゲートウェイに対して送信する。ここでのプロトコルは、標準的なメール送信プロトコルであるＳＭＴＰなどが考えられるが、特に特定するものではない。
【００２５】
第４のステップの文書を添付した電子メール送信時の処理例を、以下に示す。
図２のゲートウェイが内部ネットワークより電子メールを受信し、外部ネットワークに送信する際の動作例を、図６に示す。
ステップＳ６０１において、データ送信者が送信した電子メールをゲートウェイが受け付ける。
ステップＳ６０２において、メールのＭＩＭＥタイプを判別する。内部ネットワークで規定する独自のＭＩＭＥタイプではない場合、外部への送信は行わない。
ステップＳ６０３において、ステップＳ６０２で確認したＭＩＭＥタイプが外部ネットワークに送信しても良いタイプか否かを判別する。送信しても良いタイプであった場合、ステップＳ６０６に進む。承認なしでは送信できないタイプだった場合、ステップＳ６０４に進む。
【００２６】
ステップＳ６０４において、文書ファイルに承認情報が含まれているか否かを確認する。承認情報が含まれている場所は、ＭＩＭＥタイプが示すファイルタイプによって違う場所（例えば、ヘッダ、トレイラ、等）に含まれている場合もある。承認データがある場合、ステップＳ６０５に進む。承認データがない場合、ステップＳ６０９に進む。
ステップＳ６０５において、承認データを取り外し、外部の一般的な端末で表示できる文書フォーマットに変換する。
【００２７】
ステップＳ６０６において、ゲートウェイは、独自のＭＩＭＥタイプから一般的に使われる標準規格で定められているＭＩＭＥタイプに変更して、メール文書を再編集する。
ステップＳ６０７において、ステップＳ６０１で受け付けた電子メールに続きが（他のＭＩＭＥタイプが）あるか否かを確認し、なければステップＳ６０８に進み、メールを外部に送信する。他のファイルがある場合は、ステップＳ６０２に進む。
【００２８】
ステップＳ６０９において、承認データがないデータは、未承認データが外部に送信されようとしていることを送信データ確認者に通知する。
ステップＳ６１０において、送信不可であったことをメールの送信者に通知する。
【実施例２】
【００２９】
本発明の実施例１として、文書作成者が秘区分を設定する形態を説明したが、本発明の他の実施例２として、送信データ確認者が文書の内容を確認して秘区分を設定する形態もある。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明の実施の形態における全体のネットワーク構成図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるゲートウェイの詳細図である。
【図３】本発明の実施の形態における文書作成のフローチャートである。
【図４】本発明の実施の形態における外部送信文書承認の手順例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態における文書メールの送信処理（端末側）手順例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態における文書を添付した電子メールの送信手順例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３１】
１    内部ネットワーク
２    ゲートウェイ
３    外部ネットワーク
【図１】
2005056092.tif 000003
【図２】
2005056092.tif 000004
【図３】
2005056092.tif 000005
【図４】
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【図５】
2005056092.tif 000007
【図６】
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