(57)【要約】【課題】組織内の各部門の関係とその情報の状態とを同時に確認する情報管理システムを提供すること。【解決手段】サーバ１０と端末２０とが相互に通信可能に接続されたネットワークにおいて、端末２０は登録する情報を入力する情報入力端末２１と登録された情報を承認する情報承認端末２２とを含み、サーバ１０は情報、当該情報を分類する情報項目、当該情報を分掌する組織上の部門、及び当該情報に係わる管理情報を含む記録情報を記録する記録手段１３と、録情報を管理する管理手段１２と、端末に組織図を表示するための表示データを生成する組織図表示手段１４とを備え、記録手段１３に記録される記録情報に対応した表示形態の組織図を端末２０に表示させる。【選択図】  図１
2005010896.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバと端末とが相互に通信可能に接続されたネットワークにおいて、
前記端末は、
登録する情報を入力する情報入力端末と、
登録された情報を承認する情報承認端末とを含み、
前記サーバは、
前記情報、当該情報を分類する情報項目、当該情報を分掌する組織上の部門、及び当該情報に係わる管理情報を含む記録情報を記録する記録手段と、
前記記録情報を管理する管理手段と、
前記端末に組織図を表示するための表示データを生成する組織図表示手段とを備え、前記記録手段に記録される記録情報に対応した表示形態の組織図を端末に表示させることを特徴とする、情報管理システム。
【請求項２】
前記組織図表示手段は、前記端末で選択された情報項目に係わる組織上の部門が選択されると、当該部門を組織図上に表示する組織図データを生成する組織図生成手段を備えることを特徴とする、請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記組織図表示手段は、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示色を設定し、当該表示色の表示色データを生成する表示色設定手段を備えることを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記組織図表示手段は、
前記端末で選択された情報項目に係わる組織上の部門を選択し、当該部門を組織図上に表示する組織図データを生成する組織図生成手段と、
情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示色を設定し表示色データを生成する表示色設定手段と、
前記組織図データと前記表示色データとに基づいて、選択された情報項目に係わる組織上の部門を管理情報に応じた表示色で表示する表示データを生成する表示データ生成手段とを備えることを特徴とする、請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記サーバは、記録情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す各管理情報の組み合わせと、組織上の部門の表示色との対応関係を記録データとして備え、
前記表示色設定手段は、当該記録データを用いて管理情報の組み合わせに対応する組織上の部門の表示色を設定することを特徴とする、請求項３又は４に記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記端末は、前記表示データ生成手段が生成する表示データに基づいて、当該端末で選択した情報項目に係わる組織上の部門を、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて設定された表示色により表示することを特徴とする、請求項４又は５に記載の情報管理システム。
【請求項７】
サーバと端末とが相互に通信可能に接続されたネットワークにおいて、
前記端末は、
登録する情報を入力する情報入力端末と、
登録された情報を承認する情報承認端末とを含み、
前記サーバは、
前記情報、当該情報を分類する情報項目、当該情報を分掌する組織上の部門、及び当該情報に係わる管理情報を含む記録情報を記録する記録手段と、
前記記録情報を管理する管理手段とを備え、
前記サーバ及び前記端末は、端末に組織図を表示するための表示データを生成する組織図表示手段とを備え、前記記録手段に記録される記録情報に対応した表示形態の組織図を端末に表示させることを特徴とする、情報管理システム。
【請求項８】
前記組織図表示手段は、前記端末で選択された情報項目に係わる組織上の部門が選択されると当該部門を組織図上に表示する組織図データを生成する組織図生成手段を、前記サーバに備えることを特徴とする、請求項７に記載の情報管理システム。
【請求項９】
前記組織図表示手段は、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示形態を生成する表示形態生成手段を、前記サーバに備えることを特徴とする、請求項７又は８に記載の情報管理システム。
【請求項１０】
前記組織図表示手段は、前記表示形態に基づいて組織上の部門の表示色を設定し当該表示色の表示色データを生成する表示色設定手段を、前記端末に備えることを特徴とする、請求項９に記載の情報管理システム。
【請求項１１】
前記組織図表示手段は、
前記端末で選択された情報項目に係わる組織上の部門を選択し当該部門を組織図上に表示する組織図データを生成する組織図生成手段と、
情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示形態を生成する表示形態生成手段を、前記サーバに備え、
前記表示形態に基づいて組織上の部門の表示色を設定し当該表示色の表示色データを生成する表示色設定手段と、前記組織図データと前記表示色データとに基づいて、選択された情報項目に係わる組織上の部門を管理情報に応じた表示色で表示する表示データを生成する表示データ生成手段とを前記端末に備えることを特徴とする、請求項７に記載の情報管理システム。
【請求項１２】
前記端末は、記録情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す各管理情報の組み合わせに基づく表示形態と、組織上の部門の表示色との対応関係を記録データとして備え、
前記表示色設定手段は、当該記録データを用いてサーバから取得した表示形態に対応する組織上の部門の表示色を設定することを特徴とする、請求項１０又は１１に記載の情報管理システム。
【請求項１３】
前記対応関係を記録する記録データは、前記端末から登録及び変更可能であることを特徴とする、請求項１２に記載の情報管理システム。
【請求項１４】
前記端末は、前記表示データ生成手段が生成する表示データに基づいて、当該端末で選択した情報項目に係わる組織上の部門を、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて設定された表示色により表示することを特徴とする、請求項１１又は１２に記載の情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、組織内の情報を管理する情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等の組織内においては、申請、報告など種々の多種多量の情報を有効的に機能させるために情報管理が行われている。これらの情報は組織内の各段階で処理される毎にその状態が変更されるため、適切な処理を行うにはその進捗状況を的確に把握する必要がある。
【０００３】
例えば、企業組織を構成する各部門では、年次目標や月次報告など所定期間毎に登録し承認を得る処理が行われている。また、不定期に提出される事案についても、一般に承認期間等の処理期間が定められており、期間管理を行うには情報の進捗状況の的確な把握が必要である。
【０００４】
従来、このような情報の登録や承認の管理として、各管理単位毎に情報の一覧データを形成しておき、この一覧データを用いて一覧表形式で表示することが行われている。また、このような一覧表形式による表示において、担当者などを単位として表示色を設定することも行われている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−２６９３３１（段落番号００７２）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上記したような覧表形式により情報表示では、組織内にある各部門は、その部門に関連する情報を部門毎に個別に管理しているため、特定の情報項目について組織内の各部門での進捗状況を一目で確認することができないという問題がある。
【０００７】
各部門が個別に管理する一覧データを用い、各部門の一覧データから特定の情報項目に係わる進捗状況を抽出して統合することにより、特定の情報項目の各部門における進捗状況に関する一覧データを取得し表示することができるが、この一覧データの表示においても、組織内の各部門の関係とその進捗状況とを一目で確認することができないという問題がある。そのため、特定の情報項目について組織内の各部門での進捗状況を簡易に比較し把握することは困難である。
【０００８】
そこで、本発明は前記した課題を解決して、組織内の各部門の関係とその情報の状態とを同時に確認することができる情報管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の情報管理システムは、組織図の表示形態をその情報の状態に対応させることにより、組織内の各部門の関係とその情報の状態との同時確認を可能とする。
【００１０】
本発明は、サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備えた構成により実現する。
【００１１】
本発明は、サーバに端末に組織図を表示するための機能を持たせる第１の態様と、サーバ及び端末の両方に組織図を表示するための機能を持たせる第２の態様とすることができる。
【００１２】
本発明の第１の態様において、端末は、登録する情報を入力する情報入力端末と、登録された情報を承認する情報承認端末とを含む。他方、サーバは、情報、当該情報を分類する情報項目、当該情報を分掌する組織上の部門、及び当該情報に係わる管理情報を含む記録情報を記録する記録手段と、記録情報を管理する管理手段と、端末に組織図を表示するための表示データを生成する組織図表示手段とを備える。組織図表示手段は、記録手段に記録される記録情報に対応した表示形態の組織図を端末に表示させる。
【００１３】
本発明の情報管理システムが扱う情報は、年度目標や月次報告等の組織内で扱う任意の情報であり、登録や承認等の情報処理により進捗状況が変化する。
【００１４】
情報の登録は、情報入力端末から入力した情報を管理手段により記録手段に記録した後、情報入力端末から登録を指示することで行う。また、登録した情報の承認は、情報承認端末から承認を指示することで行う。管理手段は、進捗状況を管理情報により記録する。
【００１５】
記録情報は、例えば年度目標や月次報告等の情報の他に、登録や承認の有無等の情報の進捗状況を表す管理情報や、情報を分類する情報項目、情報を分掌する組織上の部門についても記録し、これらの情報を用いて、特定の情報項目について組織図上に部門を表示すると共にその部門における情報の進捗状況を表示する。
【００１６】
組織図表示手段は、組織図を表示するための表示データを生成する手段であり、記録情報に基づき、情報の進捗状況に対応して組織図の表示形態を端末に表示させる。
【００１７】
組織図表示手段は組織図生成手段を備える。この組織図生成手段は、端末で選択された情報項目に対して関連する組織上の部門を選択し、選択した部門を組織図上に表示するための組織図データを生成する。例えば、情報項目として年度目標が選択された場合には、年度目標が設定される部門を抽出して、組織図に表示する。したがって、組織図上には、年度目標を登録すべき部門のみを表示し、年度目標と関連性がない部門を非表示とすることができる。
【００１８】
また、組織図表示手段は表示色設定手段を備える。この表示色設定手段は、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示色を設定し、当該表示色の表示色データを生成する。この表示色は、情報の進捗状況等の状態を表しているため、端末に表示される部門の表示色から、その情報項目の状態を知ることができる。例えば、その表示色から、年度目標や月次報告が登録されているか未登録であるか、また、登録されている場合には、承認されているか未承認であるかを、その表示色から知ることができる。
【００１９】
組織図表示手段は、上記の組織図生成手段と表示色設定手段との両手段と表示データ生成手段とを備える。表示データ生成手段は、組織図生成手段で生成した織図データと表示色設定手段で生成した表示色データとに基づいて、選択された情報項目に係わる組織上の部門を管理情報に応じた表示色で表示する表示データを生成する。端末はこの表示データを入力し、表示画面上に表示する。この表示により、選択された情報項目に関連する組織上の部門について、その情報の処理の進み具合を表示色により区別して識別することができる。
【００２０】
また、サーバは、記録情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す各管理情報の組み合わせと、組織上の部門の表示色との対応関係を記録データとして備える。表示色設定手段は、この記録データを用いて管理情報の組み合わせに対応する組織上の部門の表示色を設定する。対応関係の設定及び変更は、管理手段により行う構成としてもよい。
【００２１】
端末は、表示データ生成手段が生成する表示データに基づいて、その端末で選択した情報項目に係わる組織上の部門を、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて設定された表示色により表示する。
【００２２】
本発明の第２の態様において、端末は、登録する情報を入力する情報入力端末と、登録された情報を承認する情報承認端末とを含む。他方、サーバは、情報、当該情報を分類する情報項目、当該情報を分掌する組織上の部門、及び当該情報に係わる管理情報を含む記録情報を記録する記録手段と、記録情報を管理する管理手段とを備える。端末に組織図を表示するための表示データを生成する組織図表示手段は、サーバと端末の両方に分散して備え、記録手段に記録される記録情報に対応した表示形態の組織図を端末に表示させる。
【００２３】
組織図表示手段は、組織図生成手段と表示形態生成手段と表示色設定手段の各手段を備え、この内の組織図生成手段と表示形態生成手段をサーバに設け、表示色設定手段を端末に設ける。
【００２４】
組織図生成手段は、端末で選択された情報項目に係わる組織上の部門を選択し選択した部門を組織図上に表示する組織図データを生成する。また、表示形態生成手段は、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて組織上の部門の表示形態データを生成する。
【００２５】
一方、表示色設定手段は、表示形態データに基づいて組織上の部門の表示色を設定し当該表示色の表示色データを生成する。
【００２６】
端末は、上記の表示色設定手段と共に表示データ生成手段を備える。表示データ生成手段は、サーバ側の組織図生成手段で生成した組織図データと、端末側の表示データ生成手段で生成した表示色データとに基づいて表示データを生成する。表示データは、選択された情報項目に係わる組織上の部門を管理情報に応じた表示色で表示する。
【００２７】
端末は、記録情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す各管理情報の組み合わせに基づく表示形態と、組織上の部門の表示色との対応関係を記録データとして備える。表示色設定手段は、この記録データを用いてサーバから取得した表示形態に対応する組織上の部門の表示色を設定する。
【００２８】
端末が備える記録データは、端末から登録及び変更が可能であり、これにより、端末毎に表示色を設定することができる。端末は、表示データ生成手段が生成する表示データに基づいて、この端末で選択した情報項目に係わる組織上の部門を、情報の登録の有無、承認の有無、及び参照権限の有無を表す管理情報の組み合わせに基づいて設定された表示色により表示する。
【００２９】
本発明によれば、対象とする情報項目に係わる組織上の部門のみを組織図上に表示することができ、また、その情報項目について各部門の処理の進捗状況を表示色により表示することができる。
【００３０】
本発明によれば、組織図には、情報項目に係わる部門とその部門の処理の進捗状況とが同時に表示されるため、特定の情報項目についての部門間の関係を同時に確認することができる。
【００３１】
本発明によれば、進捗状況と部門の表示色との対応関係において、記録データを書き換えることにより、どのような進捗状況をどの色で表示するか、あるいは、どのような管理情報の組み合わせに対してどの色を設定するか等を任意に定めることができる。
【００３２】
また、第２の態様の表示形態生成手段において、どのような管理情報の組み合わせに対して表示形態を設定するかを任意に定めることができる。
【００３３】
また、第２の態様によれば、サーバ側で表示形態データを生成し、端末側ではこの表示形態データを用い、端末側が管理する表示形態と部門の表示色との対応関係に基づいて表示色を設定するため、端末側の処理負担を軽減すると共に、表示色を端末側で任意に設定することができる。
【００３４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００３５】
図１は本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。図１において、情報管理システム１は、ネットワーク３０により通信可能に接続されたサーバ１０と端末２０を備え、端末２０側から入力、登録、承認された情報はサーバ１０において管理され、その情報の進捗状況を参照することができる。本発明の情報管理システム１は、この情報の進捗状況の表示を、端末側、サーバ側、あるいはネットワークを介して接続された外部装置において組織図上に表示することができる。なお、以下では、この情報表示を端末側が備える表示手段上に表示する場合について説明するが、サーバ側の備える表示手段やネットワークを介して接続された外部装置が備える表示手段に表示することもできる。また、表示手段に代えて、任意の出力手段に出力することもできる。
【００３６】
本発明の情報管理システムは、企業や団体など任意の組織が扱う情報を管理するものであり、その情報はその組織内において例えば申し込み、登録、承認等の種々の段階を経て処理される。なお、登録や承認はその一例であり、管理する組織によりその処理内容や呼称は任意に設定される。情報の進捗状況は、このような種々の処理においてどの段階にあるかを表すものであり、本発明の情報管理システムは、この情報の進捗状況を組織の系統を表す組織図と共に表示する。
【００３７】
端末２０は、登録する情報を入力する情報入力端末２１と、登録された情報を承認する情報承認端末２２とを含むが、この情報入力端末２１と情報承認端末２２は、個々に別の端末機器で構成することも、同一の端末機器で構成することもできる。同一の端末機器で構成する場合には、情報登録の機能と情報承認の機能を選択することにより登録と承認とを切り換えて行う。また、端末機器を情報承認端末として使用する場合には、パスワード等により承認機器として使用する認証を要するように設定することもできる。
【００３８】
管理される情報は、通常、情報入力端末２１からサーバ１０に入力される。この入力段階では単に情報を登録するための入力であり、さらに、情報入力端末２１から登録の申請がなされて登録が行われる。登録後の情報は、情報承認端末２２の処理により承認が行われる。なお、ここでは、登録、承認の２段階の処理を行う例を示しているが、これに限らず処理内容や処理の段階数は、適用する組織に応じて任意に設定することができる。
【００３９】
端末２０は、サーバ１０が管理する情報を参照し表示することができる。この情報を表示は、情報入力端末２１あるいは情報承認端末２２のいずれの端末とすることも、あるいは、情報参照用の端末をネットワークに接続することもできる。ここでは、情報入力端末２１あるいは情報承認端末２２のいずれの端末からも情報を参照して表示することができるものとする。
【００４０】
また、図１では、情報入力端末２１として情報入力端末２１Ａ，２１Ｂの２つの端末を示し、また、情報承認端末２２として情報入力端末２２Ａ，２２Ｂの２つの端末を示しているが、各端末の個数は任意とすることができる。
【００４１】
サーバ１０は、送受信手段１１，管理手段１２，記録手段１３、組織図表示生成手段１４を備える。
【００４２】
送受信手段１１はネットワーク３０と接続して、端末２０との間において、情報や種々の動作を指令する信号の送受信を行う。
【００４３】
記録手段１３は、端末２０から入力された情報内容を記録情報として記録する。この情報記録において、記録情報は、情報内容の他に、その情報を分類する情報項目、情報を分掌する組織上の部門、情報に係わる管理情報が含む。
【００４４】
情報項目は、記録する情報を分類するものであり、例えばその組織の年度目標や月次報告などがある。記録情報にこの情報項目に関するデータを記録することにより、その情報がいかなる種類の情報であるかの分類分けを行うことができ、また、同じ種類の情報を抽出することができる。
【００４５】
また、部門は組織上において所定の役割が例えば階層化されて設定された部署であり、情報はその内容や処理段階に応じて所定の部門で分掌される。記録情報にこの部門に関するデータを記録することにより、その情報を取り扱う部署を特定することができる。
【００４６】
管理情報は情報を管理するための種々の情報を含み、例えば、当該情報の登録の有無、承認の有無とするができ、この情報の組み合わせから情報の進捗状況を知ることができる。
【００４７】
管理手段１２は、記録手段１３に記録する記録情報を管理する手段であり、情報内容を入出力する他に、記録された情報に対して登録や承認の処理が行われた場合にその処理を管理情報として記録する。
【００４８】
組織図表示生成手段１４は、端末２０に組織図を表示するための表示データを生成する手段であり、管理手段１２を介して記録手段１３に記録される記録情報を読み出し、この記録情報に基づいて所定の情報項目について組織図中の各部門の進捗状況を求め、各部門の進捗状況に応じた表示形態で表示する表示データを生成し、端末２０の表示画面等に表示させる。
【００４９】
図２を用いて、端末とサーバ間のデータの流れについて説明する。なお、ここでは、情報の処理段階として、登録前の情報の入力、入力した情報の登録、登録した情報の承認の各処理段階を想定しており、図２では、この各処理段階におけるデータの流れ、及び各段階において進捗状況を参照する際のデータの流れについて説明する。なお、文中の番号は、図２中の番号と対応して示している。
【００５０】
図２（ａ）は情報の入力処理を示し、登録端末２１は、ネットワーク３０を介してサーバ１０に情報を入力する（１）。送受信手段１１はこの情報入力を受信し（２）、管理手段１２はこの情報を記録手段１３に記録する（３，４）。
【００５１】
図３は、記録手段１３が記録する記録情報のデータ構成の一例であり、進捗状況に応じたデータの遷移を説明するための図である。記録情報は、その情報を分類する情報項目、その情報を特定する識別番号、その情報を組織上で分掌する部門の部門名、及びその情報を管理するための管理情報をデータ項目として備える。管理情報は、その情報の進捗状況を表しており、登録の要否、登録の有無、承認の有無、参照権限等を備える。
【００５２】
登録の要否は、入力した情報について登録を必要とするか否かに関する情報である。「登録要」の場合にはその後の登録、承認の処理を行うことを予定し、「登録否」の場合には、情報の入力のみとしその後の登録、承認の処理は不要とする。登録の有無は、登録要として情報について、情報登録端末から登録要求が出される前には「未登録」とし、登録要求が出された場合には「登録」とする。また、承認の有無は、未登録の情報、及び登録された情報の内で承認が行われていない情報について、情報承認端末から承認がなされる前には「未承認」とし、承認がなされた場合には「承認」とする。
【００５３】
参照権限は、設定された各部門において、この情報を参照することができるか否かの権限を設定するものであり、「有り」が設定された場合には組織図中に部門の表示を行い、「無し」が設定された場合には組織図中に部門の表示を行わない。
【００５４】
図３（ａ）に示す記録情報は、図２（ａ）の情報入力処理の段階例を示し、登録の有無には「未登録」が記録され、承認の有無には「未承認」が記録される。
次に、図２（ｂ）は情報の登録処理を示し、登録前の情報入力に対して、登録端末２１は、ネットワーク３０を介してサーバ１０に登録要求を入力する（１１）。送受信手段１１はこの登録要求を受信し（１２）、管理手段１２はこの登録要求に基づいて記録手段１３に登録を記録する（１３，１４）。図３（ｂ）に示す記録情報は、図２（ｂ）の登録処理の段階例を示し、登録の有無には「登録」が記録され、承認の有無は「未承認」のままである。
【００５５】
次に、図２（ｃ）は情報の承認処理を示し、登録後で承認前の情報入力に対して、登録端末２１は、ネットワーク３０を介してサーバ１０に承認要求を入力する（２１）。送受信手段１１はこの承認要求を受信し（２２）、管理手段１２はこの承認要求に基づいて要求された情報を読み出し（２３，２４）、送受信手段１１はこの読み出した情報を情報承認端末２２に送信する（２５）。
【００５６】
情報承認端末２２は、この情報を受信して（２６）承認処理を行い（２７）、承認結果をサーバに送り返す。送受信手段１１はこの承認結果を受信し（２８）、管理手段１２は、記録手段１３に承認を記録する（２９，３０）。図３（ｃ）に示す記録情報は、図２（ｃ）の承認処理の段階例を示し、承認の有無に「承認」が記録される。
【００５７】
図４は、上記の各処理により記録手段に記録される記録情報のデータ例を示している。ここでは、情報項目として例えば年度目標（２００３年）について、第１部門、第２部門、及び第３部門の各部門の記録情報を示している。例えば、第１部門は、情報の入力のみが行われ「未登録」及び「未承認」の状態であることを表し、第２部門は、「登録」及び「承認」の状態であることを表し、第３部門は、「登録」及び「未承認」の状態であることを表している。
【００５８】
図４は、一つの情報項目について一部の組織上の部門のみを示しているが、記録手段は、各種の情報項目について組織上の各部門に関する情報を記録する。
【００５９】
組織図表示生成手段は、組織図を表示する際に、その組織図を構成する各部門の表示状態を記録情報中の管理情報に基づいて設定する。
【００６０】
次に、図２（ｄ）は情報の進捗状況の参照処理を示し、上記した情報入力、登録、承認の各段階において、情報登録端末２１あるいは情報承認端末２２は参照端末として、ネットワーク３０を介してサーバ１０に進捗状況の参照要求を入力する（３１）。送受信手段１１はこの参照要求を受信し（３２）、管理手段１２はこの参照要求に基づいて要求された情報を読み出し（３３，３４）、組織図表示生成手段１４はこの読み出した情報に基づいて組織図を表示するためのデータを生成し参照端末に送信する（３６）。参照端末は、組織図表示データを受信し（３７）、表示手段に表示する（３８）。
【００６１】
図５は、管理情報と表示状態との関係の一例を表す図である。図５において、管理情報中の登録の有無、承認の有無、及び参照権限を各条件として表示状態を設定している。例えば、参照権限がある場合には、登録の有無及び承認の有無の組み合わせに応じて組織図上で表示する部門の表示色を設定し、参照権限がない場合には組織図上に部門に表示を行わない。
【００６２】
表示色は、例えば、承認されている場合には表示色１を設定し、登録済みであるが未承認である場合には表示色２を設定し、未登録である場合には表示色３を設定する。組織図に表示において、部門の表示を上記の設定で行うことにより、参照権限のある部門についてのみ、その情報の進捗状況に応じた表示色で表示することができる。
【００６３】
図６は組織図の表示例である。図６に示す表示例は図４の記録情報を表示した例であり、第１本部は未登録、未承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色３を用いて部門を表示し、第２本部は登録、未承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色２を用いて部門を表示し、第３本部は登録、承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色１を用いて部門を表示する。なお、図５，６では、表示色を模様により表している。
【００６４】
組織図上に表示する部門は、階層状の形成された組織図の任意の階層とすることもできる。図７，８は、前記した部門の下位の階層を表示する表示例である。図７に示す記録情報は、月次報告の情報項目について、前記した第１部門，第２部門，第３部門の下位にあたるＡ部〜Ｈ部について示し、それぞれについて進捗状況を表す管理情報が記録されている。例えば、Ａ部は未登録、未承認が記録され、Ｂ部は登録、承認が記録され、Ｃ部は登録、未承認が記録されている。なお、Ｄ部〜Ｈ部も同様である。
【００６５】
図８は、図７に示す進捗状況に応じて定められた表示状態で各部の表示した組織図を示している。例えば、Ａ部は未登録、未承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色３を用いて表示し、Ｂ部は登録、承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色１を用いて表示し、Ｃ部は登録、未承認の進捗状況であるため、図５に示す表示色２を用いて表示している。また、Ｈ部は参照権限に「無し」が設定されているため、図８の組織図中にはＨ部は表示されない。
【００６６】
なお、各部門を表示する表示色に表示形態は任意に設定することができ、例えば、部門名に適用して部門名のみをその表示色で表示することも、部門を表す枠等のレイアウトに適用して外形をその表示色で表示することも、あるいは、部門を表す部門名及びレイアウトに適用して部門表示全体をその表示色で表示することもできる。
【００６７】
次に、本発明の情報管理システムの一形態例について、図９を用いて説明する。
【００６８】
図９において、サーバ１０が備える構成例について説明する。
【００６９】
管理手段１２は情報内容の記録手段１３への入力処理、記録手段１３に記録する情報に対して管理情報を付加して登録や承認の処理等の情報管理を行う情報管理手段１２ａと、記録手段１３に記録される情報の進捗状況を対象部門について参照するために、情報項目に対応する対象部門を選択する対象部門選択手段１２ｂを備える。
【００７０】
対象部門選択手段１２ｂは、端末から入力した情報項目について、その情報項目の情報を備える部門を抽出し、当該部門の記録情報を読み出す。読み出された記録情報は、組織図表示手段１４に送られる。
【００７１】
組織図表示手段１４は、組織図生成手段１４ａと、表示色設定手段１４ｂと、表示データ生成手段１４ｃとを備える。組織図生成手段１４ａは、対象部門選択手段１２ｂで抽出された部門について組織図を生成する手段であり、予め記憶しておいた組織上の部門のレイアウトと、記録手段１３から読み出した特定の情報項目に対応する部門名データとに基づいて組織図データを生成する。
【００７２】
表示色設定手段１４ｂは、対象部門選択手段１２ｂで抽出した部門についてその部門を表示する表示色を設定する手段である。記録手段１３あるいは別の記録媒体に管理情報（進捗状況）／表示状態対応関係（例えば、図５に示す対応関係）を記録しておき、読み出した管理情報（進捗状況）／表示状態対応関係に基づいて、この対象部門選択手段１２ｂから入力した管理情報の組み合わせに対応して各部門の表示色を定める表示色データを生成し、表示データ生成手段１４ｃに送られる。
【００７３】
表示データ生成手段１４ｃは、組織図生成手段１４ａで生成した組織図データと、表示色設定手段１４ｂで設定した表示色データとを用いて、組織図表示データを生成する。端末２０が備える表示手段２０ａは、この表示データを取得して組織図の形態で表示する。
【００７４】
この組織図表示データは組織図データと表示色データに基づいて生成されているため、組織図データにより目的とする情報項目に関連する部門を抽出し、組織図表示データによりこの特定の情報項目に関連する部門における処理の進捗状況を定められた表示色により組織図の表示形態で表示することができる。
【００７５】
なお、ここでは、参照権限の無い部門については、その部門を表示する表示色を無しに設定することにより、組織図上に表示しないようにしているが、組織図生成手段において、参照権限データをに基づいて参照権限のある部門のみを用いて組織図を生成し、参照権限のない部門については、組織図データに取り込まない構成により同様の表示を行うこともできる。
【００７６】
図１０は、上記構成におけるサーバ側の処理を説明するためのフローチャートである。
【００７７】
はじめに、表示させたい情報項目（例えば、年度目標や月次報告）を端末から入力し（ステップＳ１）、記録手段１３に記録される記録情報に基づいて、情報項目を扱う部門を選出する（ステップＳ２）。
【００７８】
組織図生成手段１４ａにおいて、組織図データを生成する。なお、ここで、選出した部門について参照権限のデータを参照し、その部門を組織図上に表示するか否かを設定することもできる（ステップＳ３）。
【００７９】
一方、表示色設定手段１４ｂにおいて、選出した部門について参照権限の有無を判定（ステップＳ４）、登録の有無の判定（ステップＳ５）、承認に有無の判定を行う（ステップＳ６）。この各判定処理により、参照権限が無い場合には例えば表示色無し等の設定を行い（ステップＳ７）、参照権限はあるが登録されていない場合には未登録の表示色の設定を行い（ステップＳ８）、参照権限があり登録されているが承認されていない場合には未承認の表示色の設定を行い（ステップＳ９）、参照権限があり登録され承認されている場合には承認の表示色の設定を行う（ステップＳ１０）。上記表示色の設定を選出された全部門について行って、表示色データを生成する（ステップＳ１１）。
【００８０】
表示データ生成手段１４ｃは、前記工程で生成した組織図データと表示色データとを用いて組織図表示データを生成する（ステップＳ１２）。
【００８１】
図１１は、組織図表示データの一例であり、各部門名データに対してその表示位置データ及び表示色データを含む。端末は、この組織図表示データに基づいて所定の表示色で表示した部門を組織図の形態で表示する。
【００８２】
次に、本発明の情報管理システムの他の構成について、図１２〜図１６を用いて説明する。前記した構成は、組織図表示生成手段をサーバ側に設けた構成であるのに対して、以下に説明する構成は、組織図表示生成手段をサーバ側と端末側に分散して設けた構成である。
【００８３】
図１２は本発明の情報管理システムの他の構成を説明するための概略図である。図１２において、情報管理システム１は、前記した図１の構成において組織図表示生成手段１４を、サーバ１０側及び端末２０側に分散させて備える構成である。組織図表示生成手段１４は、端末２０に組織図を表示するための表示データを生成する手段であり、管理手段１２を介して記録手段１３に記録される記録情報を読み出し、この記録情報に基づいて所定の情報項目について組織図中の各部門の進捗状況を求め、各部門の進捗状況に応じた表示形態で表示する表示データを生成し、端末２０の表示画面等に表示させる。
【００８４】
この構成では、サーバ側において組織図データ及び表示形態データを生成し、端末側において表示色の設定及び表示データの生成を行う。これにより、各部門を表示する表示色を端末側が個々に設定することができる。ここで、表示形態データは、管理情報の組み合わせに応じて設定され、表示形態を表すデータであり、この表示形態データに対して表示色を対応付けることにより、部門の進捗状況を表示色で表すことができる。
【００８５】
なお、その他の構成部分は図１と同様とすることができるため、ここでの説明は省略する。
【００８６】
図１３を用いて、上記構成における端末とサーバ間のデータの流れについて説明する。なお、ここでは、進捗状況を参照する際のデータの流れについて説明する。なお、文中の番号は、図１３中の番号と対応して示している。
【００８７】
図１３は情報の進捗状況の参照処理を示し、情報入力、登録、承認の各段階において、情報登録端末２１あるいは情報承認端末２２は参照端末として、ネットワーク３０を介してサーバ１０に進捗状況の参照要求を入力する（４１）。送受信手段１１はこの参照要求を受信し（４２）、管理手段１２はこの参照要求に基づいて要求された情報を読み出し（４３，４４）、組織図表示生成手段１４の内、表示形態生成手段は、各部門での進捗状況に対応した表示形態データを生成し（４５）、組織図生成手段は、情報項目に対応する対象部門のよる組織図データを生成する（４６）。
【００８８】
送受信手段は、この表示形態データと組織図データとを参照端末に送信する（４７）。参照端末は、表示形態データと組織図データとを受信し（４８）、表示形態データに基づいて表示色を設定して表示色データを生成し（４９）、この表示色データと組織図データとに基づいて組織図表示データを生成し（５０）、表示手段に表示する（５１）。
【００８９】
図１４において、サーバ及び端末が備える組織図表示手段の構成例について説明する。なお、図１４において、サーバが備える管理手段１２の構成は、前記図９と同様とすることができるため、ここでの説明は省略する。
【００９０】
組織図表示手段１４は、組織図生成手段１４ａと、表示形態生成手段１４ｄと、表示色設定手段２０ｂと、表示データ生成手段２０ｃとを備える。ここで、組織図生成手段１４ａと表示形態生成手段１４ｄとはサーバ側の備え、表示色設定手段２０ｂと表示データ生成手段２０ｃとは端末側に備える。
【００９１】
組織図生成手段１４ａは、対象部門選択手段１２で抽出された部門について組織図を生成する手段であり、予め記憶しておいた組織上の部門のレイアウトと、記録手段１３から読み出した特定の情報項目に対応する部門名データとに基づいて組織図データを生成する。組織図データは、端末側に設けた表示データ生成手段２０ｃに送られる。
【００９２】
表示形態生成手段１４ｄは、対象部門選択手段１２で抽出した部門についてその部門の管理情報（進捗状況）に応じた表示形態を定める手段である。記録手段１３あるいは別の記録媒体に管理情報（進捗状況）／表示形態対応関係を記録しておき、読み出した管理情報（進捗状況）／表示形態対応関係に基づいて、この対象部門選択手段１２ｂから入力した管理情報の組み合わせに対応した表示形態データを求める。表示形態データは、端末側に設けた表示色設定手段２０ｂに送られる。
【００９３】
端末側において、表示色設定手段２０ｂは、設定される表示形態と表示色との対応関係に基づいて、入力した表示形態データに対応する表示色データを生成し、表示データ生成手段２０ｃに送る。この表示形態と表示色との対応関係は、端末側で自由に設定することができ、例えば端末側が備える入力手段２０ｄから設定することができる。入力手段２０ｄから設定する表示色は、各端末で独自に設定することができる。
【００９４】
また、表示形態生成手段１４ｄにおいて設定する、管理情報の組み合わせを外部から変更可能とすることにより、進捗状況の他に、情報の種々の管理情報についても、組織図上に部門を表示する表示形態によって表すことができる。
【００９５】
表示データ生成手段２０ｃは、組織図生成手段１４ａで生成した組織図データと、表示色設定手段２０ｂで設定した表示色データとを用いて、組織図表示データを生成する。端末２０が備える表示手段２０ａは、この表示データを取得して組織図の形態で表示する。
【００９６】
この組織図表示データは組織図データと表示色データに基づいて生成されているため、組織図データにより目的とする情報項目に関連する部門を抽出し、組織図表示データによりこの特定の情報項目に関連する部門における処理の進捗状況を定められた表示色により組織図の表示形態で表示することができる。
【００９７】
なお、ここでは、参照権限の無い部門については、その部門を表示する表示色を無しに設定することにより、組織図上に表示しないようにしているが、組織図生成手段において、参照権限データをに基づいて参照権限のある部門のみを用いて組織図を生成し、参照権限のない部門については、組織図データに取り込まない構成により同様の表示を行うことも、前記した構成例と同様である。
【００９８】
図１５は、上記構成におけるサーバ側及び端末側の処理を説明するためのフローチャートである。
【００９９】
図１５（ａ）はサーバ側の処理を説明するためのフローチャートであり、はじめに、表示させたい情報項目（例えば、年度目標や月次報告）を端末から入力し（ステップＳ２１）、記録手段１３に記録される記録情報に基づいて、情報項目を扱う部門を選出し（ステップＳ２２）、管理情報（進捗状況）の情報項目を抽出する（ステップＳ２３）。この処理を情報項目に従って抽出した全部門について行う（ステップＳ２４）。
【０１００】
組織図生成手段１４ａにおいて、選出した部門について組織図データを生成する。なお、ここで、参照権限のデータを参照し、その部門を組織図上に表示するか否かを設定して組織図データを生成することもできる。
【０１０１】
また、表示形態生成手段１４ｄにおいて、入力した管理情報に基づいて表示形態データを生成する。管理情報に基づく表示形態データの生成は、前記した図１０のフローチャート中のステップＳ４〜ステップＳ１１と同様の処理により、管理情報の組み合わせに応じて設定された表示形態を生成する。上記表示色の設定を選出された全部門について行って、表示色データを生成する（ステップＳ２５）。
【０１０２】
図１５（ｂ）は端末側の処理を説明するためのフローチャートであり、表示形態に対する表示色の関係を設定し（ステップＳ３１）、表示形態生成手段１４ｄから入力した表示形態データに基づいて、各部門の表示形態に対する表示色を設定する（ステップＳ３２，３３）。この表示色の設定を全部門について行い（ステップＳ３４）、表示データ生成手段２０ｃにおいて、組織図生成手段１４ａから入力した組織図データと、表示色設定手段２０ｂで設定した表示色データとを用いて組織図表示データを生成する（ステップＳ３５）。
【０１０３】
図１６は、組織図生成データ、表示形態データ、表示形態／表示色対応関係、及び各部門の表示色データの一例である。
【０１０４】
図１６（ａ）は組織図生成データの一例であり、各部門の組織図上の位置データを含み、図１６（ｂ）は表示形態データの一例であり、各部門の管理情報の組み合わせの各状態を表し、情報の進捗状況を表している。例えば、第１本部は未登録の状態であり、第２本部は登録済みでかつ承認済みの状態であり、第３本部は登録済みで未承認の状態であることを表している。
【０１０５】
また、図１６（ｃ）は表示形態／表示色対応関係の一例であり、各表示形態各部門の管理情報の組み合わせに対する表示色を示している。例えば、未登録の状態に対して設定色１を設定し、登録済みで未承認の状態に対して設定色２を設定し、登録済みでかつ承認済みの状態に対して設定色３を設定している。この設定関係及び設定色は、任意に変更することができる。
【０１０６】
図１６（ｄ）は、図１６（ｂ）の表示形態に対して図１６（ｃ）の対応関係を用いて表示色を設定した例を示している。
【０１０７】
本発明の実施形態によれば、情報項目について関連する部門を組織図上に表示すると共に、各部門の情報の進捗状況を表示色で区分して表示することができる。
【０１０８】
本発明の実施形態によれば、進捗状況を定める管理情報の組み合わせを変更することで、各部門における情報の管理項目を変更することができる。
【０１０９】
本発明の実施形態によれば、管理情報の組み合わせで設定される表示状態と、表示色データとを別に設定することにより、表示色の設定、変更を容易とすることができる。
【０１１０】
本発明の実施形態によれば、情報項目に無関係な部門については組織図上から外し、情報項目に関係のある部門のみを表示することができる。
【０１１１】
【発明の効果】本発明の情報管理システムによれば、組織内の各部門の関係とその情報の状態とを同時に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】本発明の情報管理システムにおいて、端末とサーバ間のデータの流れを説明するための図である。
【図３】本発明の記録手段が記録する記録情報のデータの遷移を説明するための図である。
【図４】本発明の記録手段に記録される記録情報のデータ例である。
【図５】本発明の情報管理システムにおいて管理情報と表示状態との関係の一例を表す図である。
【図６】本発明の情報管理システムが表示する組織図の表示例である。
【図７】本発明の記録手段に記録される記録情報のデータ例である。
【図８】本発明の情報管理システムが表示する組織図の表示例である。
【図９】本発明の情報管理システムの一形態例を示す図である。
【図１０】本発明の情報管理システムの一形態例のサーバ側の処理を説明するためのフローチャートである。
【図１１】本発明の情報管理システム組織図表示データの一例である。
【図１２】本発明の情報管理システムの他の構成例を説明するための概略図である。
【図１３】本発明の情報管理システムの他の構成例において、端末とサーバ間のデータの流れを説明するための図である。
【図１４】本発明の情報管理システムのサーバ及び端末が備える組織図表示手段の構成例である。
【図１５】本発明の情報管理システムの他の構成例において、サーバ側及び端末側の処理を説明するためのフローチャートである。
【図１６】本発明の情報管理システムの組織図生成データ、表示形態データ、表示形態／表示色対応関係、及び各部門の表示色データの一例である。
【符号の説明】
１  申請処理システム
１０  サーバ
１１  送受信手段
１２  管理手段
１２ａ  情報管理手段
１２ｂ  対象部門選択手段
１３  記録手段
１４  組織図表示生成手段
１４ａ  組織図生成手段
１４ｂ  表示色設定手段
１４ｃ  表示データ生成手段
１４ｄ  表示形態生成手段
２０  端末
２０ａ  表示手段
２０ｂ  表示色設定手段
２０ｃ  表示データ生成手段
２１，２１Ａ，２１Ｂ  情報入力端末
２２，２２Ａ，２２Ｂ  情報承認端末
３０  ネットワーク
【図１】
2005010896.tif 000003
【図２】
2005010896.tif 000004
【図３】
2005010896.tif 000005
【図４】
2005010896.tif 000006
【図５】
2005010896.tif 000007
【図６】
2005010896.tif 000008
【図７】
2005010896.tif 000009
【図８】
2005010896.tif 000010
【図９】
2005010896.tif 000011
【図１０】
2005010896.tif 000012
【図１１】
2005010896.tif 000013
【図１２】
2005010896.tif 000014
【図１３】
2005010896.tif 000015
【図１４】
2005010896.tif 000016
【図１５】
2005010896.tif 000017
【図１６】
2005010896.tif 000018