(57)【要約】【課題】業務参照データベースよりも小さなデータベースを使用することにより、必要な場合にのみ業務参照データベースが参照されるようにして全体の業務能率を向上させる。【解決手段】業務開始指令があると、ＰＤＢ３を参照することにより、クライアント端末上に参照情報を表示することによって、既定方針を変更するかどうかの入力ができるようにする。既定方針の変更がない場合には、ステップＳＴ２に進む。このステップＳＴ２においては、ＴＤＢ４を参照し、クライアント端末画面上に参照情報を表示して、新技術が採用しているかどうかの入力ができるようにする。ステップＳＴ１において、既定方針に変更があった場合、またはステップＳＴ２において新技術の採用があった場合には、ステップＳＴ３の関所機能を通過させ、そうでない場合には関所機能をスルーして次工程に進む。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
任意の業務に関連する情報が記憶されている業務参照データベースと、特定の業務を開始する指令があったときに、前記業務参照データベースを参照して該特定の業務に関連する情報を出力することにより、その業務に対する審査または承認を可能にする関所手段とを含み、この関所手段を審査または承認毎に一つ以上設けることにより、特定の業務に対する審査または承認を時系列的に行っていくワークフローシステムにおいて、
過去に取り扱った業務に関連する情報が記憶されている既定業務データベースと、
前記関所手段に対して時系列的に前段となる部分に配置され、前記特定の業務を開始する指令があったときに、前記関所手段による審査または承認の処理を実行する前に、前記既定業務データベースを参照して該特定の業務に対応した過去に取り扱った業務に関連する情報を出力することにより、その特定の業務が新規要素を含むものであるか否かを判断可能にする新規要素判断手段と、
を備え、
前記新規要素判断手段の出力に基づいて行われる、前記特定の業務に新規要素が含まれるか否かの入力に応じて、前記関所手段を迂回するか、又は実行することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
任意の業務に関連する情報が記憶されている業務参照データベースと、特定の業務を開始する指令があったときに、前記業務参照データベースを参照して該特定の業務に関連する情報を出力することにより、その業務に対する審査または承認を可能にする関所手段とを含み、この関所手段を審査または承認毎に一つ以上設けることにより、特定の業務に対する審査または承認を時系列的に行っていくワークフローシステムにおいて、
既定業務に対する実施部署方針に関連する情報が記憶されている既定業務方針照合データベースと、
前記関所手段に対して時系列的に前段となる部分に配置され、前記特定の業務を開始する指令があったときに、前記関所手段による審査または承認の処理を実行する前に、前記既定業務方針照合データベースを参照して該特定の業務に対応した実施部署方針の情報を出力することにより、その特定の業務が既定方針通りに開始する業務であるか否かの判断を可能にする既定業務方針判断手段と、
を備え、
前記既定業務方針判断手段の出力に基づいて行われる、前記特定の業務が既定方針通りに開始する業務であるか否かの入力に応じて、前記関所手段を迂回するか、又は実行することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項３】
任意の業務に関連する情報が記憶されている業務参照データベースと、特定の業務を開始する指令があったときに、前記業務参照データベースを参照して該特定の業務に関連する情報を出力することにより、その業務に対する審査または承認を可能にする関所手段とを含み、この関所手段を審査または承認毎に一つ以上設けることにより、特定の業務に対する審査または承認を時系列的に行っていくワークフローシステムにおいて、
過去に取り扱った業務に関連する情報が記憶されている既定業務データベースと、
既定業務に対する実施部署方針に関連する情報が記憶されている既定業務方針照合データベースと、
前記関所手段に対して時系列的に前段となる部分に配置され、前記特定の業務を開始する指令があったときに、前記関所手段による審査または承認の処理を実行する前に、前記既定業務データベースを参照して該特定の業務に対応する過去に取り扱った業務に関連する情報を出力することにより、その特定の業務が新規要素を含むものであるか否かを判断可能にする新規要素判断手段と、
前記関所手段に対して時系列的に前段となる部分に配置され、前記特定の業務を開始する指令があったときに、前記関所手段による審査または承認の処理を実行する前に、前記既定業務方針照合データベースを参照して該特定の業務に対応する実施部署方針の情報を出力することにより、その特定の業務が既定方針通りに開始する業務であるか否かの判断を可能にする既定業務方針判断手段と、
を備え、
前記新規要素判断手段の出力に基づいて行われる、前記特定の業務に新規要素が含まれるか否かの入力に応じて、及び、前記既定業務方針判断手段の出力に基づいて行われる、前記特定の業務が既定方針通りに開始する業務であるか否かの入力に応じて、前記関所手段を迂回するか、又は実行することを特徴とするワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、特定の業務に対する審査又は承認を、特にネットワークを利用して電子的に行うワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特定の業務について、特にネットワークを使用して審査又は承認を電子的に行うワークフローシステムが広く実用化されている。ワークフローシステムの典型的な例である文書承認システムでは、予め決められた文書フォームにパソコン（クライアント端末）を利用して所定の事項を記入し、その後に承認者や審査者の承認・審査を順次受けて決裁をもらい、決裁後は再び作成者に戻ってくるようになっている。このようなワークフローシステムは、製造業、金融業、サービス業、公的機関等における様々な業務部門、たとえば、法務、人事、経理、研究開発、製造、営業、特許等のあらゆる部門に浸透しつつある。
【０００３】
上記ワークフローシステムには、通常、図７に示すような関所機能が設けられる。この関所機能では、業務開始指令があると、その業務の実施部署の見解を出すために、任意の業務に関連する情報が記憶されている業務参照データベース（以下、ＭＤＢという）が参照されるようにし、更に、その見解が出された後に監督部署において上記ＭＤＢが再度参照されて判断される。そして、監督部署での判断がＯＫの場合にこの関所機能を通過して次の工程に進む。監督部署での判断がＮＧの場合は、実施部署に戻され、ここで方針を決定して次の工程に移る。又は、監督部署での判断がＮＧの場合は、その業務の実施を禁止とする。
【０００４】
従来のワークローシステムでは、上記のような関所機能を審査又は承認毎に１つ以上設けることによって、特定の業務に対する審査又は承認を時系列的に行っている。
【０００５】
なお、ワークフローシステムとして典型的なものには、ロータス社のノーツ（登録商標）ソフトがある。（非特許文献１）。
【非特許文献１】http://www-6.ibm.com/jp/domino07/lotus/home.nsf/Content/top
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記のような従来のワークフローシステムでは、特定の業務を開始する指令があった時に、担当部署や監督部署がクライアント端末を利用してＭＤＢを参照し、且つその特定の業務に直接的又は間接的に関連する情報を画面や印刷物に出力することによって、その業務に対する審査または承認を可能にするものであるが、従来は、この関所機能を全ての業務開始指令に対して適用するようにしていた。しかしながら、業務指令のたびに全ての審査又は承認部門がＭＤＢを参照する必要があるために重複や無駄なタスクが多数発生してしまい、また、ＭＤＢは通常、大容量であって検索に時間がかかるのが普通であるためにＭＤＢに情報を集中させるほどパフォーマンスが悪化し、全体として、業務処理に多くの時間がかかることになって著しく業務能率を低下させるという不都合があった。
【０００７】
本発明の目的は、業務参照データベースよりも小さなデータベースを使用することにより、必要な場合にのみ業務参照データベースが参照されるようにして全体の業務能率を向上させることのできるワークフローシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係るワークフローシステムは、関所機能に使用される業務参照データベース（以下、ＭＤＢという）に加えて、既定業務データベース（以下、ＴＤＢという）を使用する。このＴＤＢは、過去に取り扱った業務に関連する情報を記憶する。ＭＤＢは、過去に取り扱った業務とは無関係に関連する全ての情報を記憶するため、過去に取り扱った業務に関連する情報だけを記憶するＴＤＢの方が、ＭＤＢに比較して小容量ですむ。また、関所機能（関所手段）に対して時系列的に前段となる部分にこのＴＤＢを配置し、関所手段の実行前に、このＴＤＢを参照し、特定業務が新規要素を含むものであるか否かの判断を可能にする新規要素判断手段を設けている。これにより、特定の業務に新規要素が含まれているか否かの入力に応じて関所手段を迂回するか又は実行するように制御する。
【０００９】
本発明において、業務に関連する情報とは、その業務に関連する情報であれば直接的、間接的を問わずすべてを含む。
【００１０】
したがって、たとえば、特定の業務に新規要素が含まれていれば関所手段を実行するが、新規要素が含まれていない過去に取り扱った業務と同じ、又はそれに近い業務であれば、関所手段を迂回させることができる。これにより、システム全体として、関所手段を実行するための時間を短くすることができ、全体として業務能率を向上させることが可能になる。
【００１１】
本発明では、上記ＴＤＢに代えて、既定業務に対する実施部署方針に関連する情報が記憶されている既定業務方針照合データベース（以下、ＰＤＢという）を設けることも可能である。このＰＤＢも、既定業務に対する実施部署方針に関連する情報だけを記憶するため、ＴＤＢと同様に、関連する全ての情報を記憶するＭＤＢに対して小容量で済む。このＰＤＢを設けた場合には、関所手段を実行する前に、特定の業務が既定の方針通りに開始する業務であるか否かの判断を行うことができ、これにより、関所手段を迂回するか又は実行するかの制御を行うことが可能になる。
【００１２】
また、上記ＴＤＢとＰＤＢを組み合わせることも可能である。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、大容量のデータベースを備え且つ原則的に監督部署による判断工程を含む関所機能（関所手段）を、必要な場合にのみ通過させることになるから、システム全体としてのスループットを向上し、業務能率を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は、本発明に係るワークフローシステムが実現されるシステム構成図を示している。
【００１５】
図において、サーバ１には、ＭＤＢ（業務参照データベース）２、ＰＤＢ（既定業務方針照合データベース）３、ＴＤＢ（既定業務データベース）４が接続されている。サーバ１は、各データベースに接続し、クライアント端末からの要求に応じて、予めインプリメントされているデータベース検索エンジンによって所望の情報を抽出し、クライアント端末に対して送信する。
【００１６】
本実施形態のネットワーク（ＬＡＮ及びイントラネットを含む）においては、多数のクライアント端末１０、１１、１２、・・・とサーバ１とでサーバ−クライアントシステムを構成し、各クライアント端末は業務実施部署や監督部署等にそれぞれ割り当てられている。ワークフローシステムでは、サーバ１において管理プログラムが実行され、各クライアント端末においてクライアント用のプログラムが実行され、又は、Ｗｅｂページを介してサーバ上のプログラムが実行される。
【００１７】
ＭＤＢ２は、あらゆる業務に関連する情報が記載されており、後述の関所機能を通過する時にこのＭＤＢ２が参照される。このＭＤＢ２は、一般的には非常に大容量であり、また、アクセス頻度が高い。関所機能は、ある業務を行う場合の判断工程に相当するものであり、この関所機能を通過する時には必ずＭＤＢ２が参照されるようになっている。後述するように、業務開始指令が、特許保証検討指令であれば、このＭＤＢ２に割りつけられている特許情報データベースが参照される。
【００１８】
既定業務データベースであるＴＤＢ４は、過去に取り扱った業務に関連する情報を記憶している。ＭＤＢ２及びＴＤＢ４とも、業務の内容を数字や符号の組み合わせで表現した「型式」と、その「型式」に対応する具体的な業務内容を表形式又は階層形式（ツリー形式）等で記憶している。後述するように、業務開始指令が、特許保証検討指令であれば、ＴＤＢ４には、過去に取り扱った特許保証検討に関連する情報として、装置名称、装置概要、種類識別子、容量識別子、特徴識別子等が記憶される。
【００１９】
既定業務方針照合データベースであるＰＤＢ３は、既定業務に対する実施部署方針に関連する情報を記憶する。このＰＤＢ３は、ＭＤＢ２の特定データ、既定業務の「型式」、その「内容」、「実施部署方針」等の情報を、表形式又は階層形式（ツリー形式）等で記憶している。後述のように、特定業務開始指令が、特許保証検討指令の場合は、このＰＤＢ３には、「型式」、「ＭＤＢ特定番号」（特許情報を特定する番号）、「特定記載事項」、「実施部署方針」、「原帳票番号」等が記憶される。上記「特定記載事項」には、「型式」に示される装置と該当特許の類似点や相違点、関連度（ランク付け）、侵害判断情報等が含まれる。上記「ＭＤＢ特定番号」により、特許情報データベースであるＭＤＢ２に対してリンク情報により関連付けられ、「原帳票番号」により、他社関連特許評価帳票（後述）へのリンクが実現される。
【００２０】
ＴＤＢ４、ＰＤＢ３は、上述のように限定された情報だけを記憶するため、ＭＤＢ２に対して、小容量である。又、限定された特定業務開始指令のときだけ参照されるため、ＭＤＢ２に対してアクセス頻度も少ない。
【００２１】
次に、上記業務開始指令が特許保証検討指令であった場合に使用される具体的なデータベースの構成と、そのデータベースを使用した動作について説明する。
図２は、業務開始指令が、特許保証検討指令の場合のＭＤＢ、ＴＤＢ、ＰＤＢのそれぞれに記憶される情報を示している。
【００２２】
図示するＭＤＢ２は、この場合、特許情報データベースであり、図では、その部分のみを示している。このＭＤＢ２には、図示するように、ＭＤＢ特定番号として、特開２００３−１２３４５６のように特許公報番号と、これに対する公報データ、分類（社内分類又はＩＰＣ分類等の適宜に区分される分類記号）、及びその他の特許公報に係る情報が記憶される。
【００２３】
ＴＤＢ４には、過去に取り扱った装置（過去に取り扱った業務に対応する）の型式（符号と数値の組み合わせで表現される）、その技術内容及びその他の情報が記憶される。
【００２４】
ＰＤＢ３には、これまでに取り扱った装置の型式（符号と数値の組み合わせで表現される）、ＭＤＢ特定番号（特許公報番号）、特定記載事項、実施部署方針、原帳票番号及びその他の情報が記憶される。
【００２５】
前記特定記載事項には、
（１）当該型式で表される装置とＭＤＢ特定番号で示される特許の類似点及び相違点
（２）当該特許に対する関連度（ランクＡ、Ｂ、Ｃ又はノーマーク）
（３）当該特許に対する侵害判断情報
（４）その他の情報
が含まれる。
【００２６】
前記実施部署方針は、当該型式の装置を実施するかどうか（開発、製造、販売をするかどうかなど）に関する実施部署の既定方針を記憶する。
【００２７】
原帳票番号は、当該型式に関するさらに詳しい情報を記憶している帳票（図示せず）にリンクするための番号である。この原帳票には、上記ＭＤＢ特定番号、特定記載事項、実施部署方針を含ませるようにしてもよい。
【００２８】
なお、上記ＭＤＢ２、ＴＤＢ４、ＰＤＢ３の各データベースは、分かりやすいように１項目づづ表形式で示しているが、各情報の内容を細分化することによって階層形式（ツリー形式）にして記憶させることも可能である。このような階層形式とすることで、情報の共有化、検索の効率化及び小容量化が可能になる。また、各データベースにおいて検索する時の方向は、自由自在である。たとえば、ＴＤＢ４においては、型式から検索することも可能であるし、技術内容の一部から型式を検索することも可能である。また、ＰＤＢ３においても、型式から検索することも可能であるし、実施部署方針から検索することも可能である。
【００２９】
図３は、業務開始指令として、特許保証検討指令が出た場合の概略の流れ図を示している。
【００３０】
まず、ステップＳＴ１において、ＰＤＢ３を参照して、特許保証検討に係る装置に対する実施部署方針の情報を抽出し、これを担当者（実施部署）のクライアント端末の画面に出力する。担当者は、この時、端末の画面上に表示される当該装置に係る（当該型式に係る）ＭＤＢ特定番号、特定記載事項、実施部署方針、原帳票番号等を確認し、既定方針通り実施するか或いは変更するかの入力を行う。既定方針通り実行せず、その方針を変更する場合には、ステップＳＴ３に進み、図７に示す関所機能（関所手段）を実行して次工程に進む。
【００３１】
上記ステップＳＴ１において、既定方針通り行う旨の入力をした場合には、続いて、ＴＤＢ４を参照して、当該特許保証検討に係る装置（型式）に対応する、過去に取り扱った装置（型式）に関連する情報を抽出し、これを担当者（実施部署）のクライアント端末の画面に出力する。すなわち、その装置の型式及び技術内容をＴＤＢ４から抽出してクライアント端末の画面上に出力する。担当者は、この時、端末の画面上に表示される当該装置に係る（当該型式に係る）技術内容等を確認し、表示画面上に表示される内容から、検討対象となる装置が、過去に取り扱った装置には採用されてない新技術を採用しているかどうかを判断してその旨の入力を行う。新技術を採用していると判断された場合には、ステップＳＴ３に進んで関所機能（関所手段）を実行する。また、新技術を採用してないと判断された場合には、関所機能（関所手段）をスルーして次工程に移る。
【００３２】
以上の処理を行うことにより、既定方針に変更がなく、且つ、検討対象となる装置が新技術を採用していない場合には関所を通過することがなくなるために、システム全体としての業務能率を向上させることができる。
【００３３】
この実施形態では、既定方針に変更がなく、且つ新技術を採用しない場合に、関所機能を通過させないようにしているために、業務上、特に法務コンプライアンス上問題となることはない。
【００３４】
以上の実施形態において、ステップＳＴ１とステップＳＴ２の判断工程を入れ換えても問題はない。また、業務の内容によっては、上記ステップＳＴ１において、既定方針に変更がなかった場合にステップＳＴ３関所機能を通過させ、既定方針に変更があった場合にステップＳＴ２に進むようにしたほうが望ましい場合も生じる。その場合には、ステップＳＴ１の論理において、「Ｙ」と「Ｎ」が逆になる。
【００３５】
図４は、業務開始指令として、特許保証検討指令が出た場合の、他の実施例を示している。
【００３６】
最初に、ステップＳＴ１０では、ＴＤＢ４を参照する。すなわち、ステップＳＴ１０においては、特許保証検討対象となる装置が、既存のどの装置の型式にも属していないかどうかの判断を待つ。具体的には、担当者がクライアント端末の画面上で、特許保証検討対象となる装置の各技術項目や部品の形式を入力し、それらが過去に取り扱ったものであるかどうかをＴＤＢ４を参照することによって知る。または、当該特許保証検討対象となる装置の具体的な技術内容を入力し、これらの技術内容で、過去に取り扱ってはいない技術要素や部品があるかどうかをＴＤＢ４を参照することによって画面上で知る。そして、同装置や部品が既存のどの装置（型式）にも属さない場合にはステップＳＴ１１に進み、そうでない場合には、新技術が含まれているものとして特許の関所機能ＳＴ１５に進む。
【００３７】
ステップＳＴ１１では、ＰＤＢ３を参照する。すなわち、特許保証検討対象となる装置に対し、既定の実施部署方針を変更するかどうかの判断が行われる。実施部署方針を変更しないと判断されたときには、ステップＳＴ１２に進み、変更すると判断されたときには、特許の関所機能ＳＴ１５に進む。
【００３８】
また、この例では、上記ＳＴ１２において、当該特許保証検討対象となる装置に新たな機能の付加が必要かどうかの判断が行われる。また、ステップＳＴ１３において、当該装置が従来機以上の性能要求があるものかどうかの判定が行われる。これらの判定も、クライアント端末の画面上で行われ、必要に応じてＴＤＢ４の情報が参照されるようになる。同様に、ステップＳＴ１４においては、上記ステップＳＴ１３において従来機の性能以上の要求があった場合には、その要求に係る技術要素が設計パラメータ変更のみで対応可能かどうかの判定が行われる。これらのステップＳＴ１２〜ステップＳＴ１４での入力内容に応じて、図４に示すようなロジックにより、ステップＳＴ１５の特許の関所機能を通過するかどうかの処理が行われる。
【００３９】
なお、以上の実施形態では、図３に示すように、ステップＳＴ１とステップＳＴ２において、それぞれＰＤＢ３とＴＤＢ４を参照するようにしているが、図５に示すように、ＴＤＢ４を参照してステップＳＴ２の判断工程のみを置く実施例、図６に示すように、ＰＤＢ３を参照してステップＳＴ１の判断工程のみを置く実施例も可能である。
【産業上の利用可能性】
【００４０】
製造業、金融業、サービス業、その他の企業、国、自治体等の公的機関におけるあらゆる業務において適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の実施形態であるワークフローシステムが適用されるシステム構成図
【図２】各データベースの構造例を示す図
【図３】ワークフローシステムの概略手順を示すフローチャート
【図４】ワークフローシステムの他の実施例を示す図
【図５】ワークフローシステムのさらに他の実施例を示す図
【図６】ワークフローシステムのさらに他の実施例を示す図
【図７】関所機能の手順を示すフローチャート
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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