(57)【要約】【課題】  システムを変更することなく様々な利用者の要求に応じて多種の通知イベントを定義できるようにする文書群管理装置を提供する。【解決手段】  この文書処理装置１００は、文書のシステムへの入力を行う文書登録処理部１と、検索や分析結果の表示、及び文書登録時のフィードバック結果などを表示する表示装置２と、各装置間の制御、文書の登録・更新・削除の制御や検索や分析を実行する装置制御部３と、文書の更新処理を行う文書更新処理部４と、画像フォーマットの変換、別アプリケーションファイルへの変換処理などを行う文書変換処理部５と、登録・更新された文書や変換された文書を登録する文書蓄積部６と、出力されたログを保管するログ保持部７と、システムの状態遷移を監視するシステム監視部８と、保持されたログを一定間隔で監視するログ監視部９と、監視するログ種別を定義する監視ログ定義部１０と、監視設定されたログを検索し見つかった場合は、そのログを通知する通知部１１とを備えて構成される。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して所定の文書群の通信を行う文書群管理装置であって、
前記文書群管理装置は、所定の処理を行った結果、及び前記処理により発生したエラー結果をログとして出力する複数のログ出力手段と、前記処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視するシステム状態監視手段と、前記ログ出力手段から出力された出力ログを保持するログ保持手段と、該ログ保持手段が保持する出力ログの結果を通知するログ通知手段と、前記ログ保持手段に保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視手段と、該ログ監視手段により監視するログの種別を定義する監視ログ定義手段とを備えたことを特徴とする文書群管理装置。
【請求項２】
前記ログ監視手段が前記監視ログ定義手段により定義された監視ログを前記ログ保持手段から検索した結果、当該監視ログが存在した場合、前記ログ通知手段を介して該監視ログの内容をユーザに通知することを特徴とする請求項１に記載の文書群管理装置。
【請求項３】
前記文書群管理装置は、前記監視ログ定義手段により定義された監視ログの全てが前記ログ通知手段を介してユーザに通知されるまで継続して通知を行うことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書群管理装置。
【請求項４】
前記ログ保持手段に保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視手段は、該監視の処理間隔をユーザにより設定可能としたことを特徴とする請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書群管理装置。
【請求項５】
ネットワークを介して所定の通信を行う文書群管理方法であって、
所定の処理を行った結果、及び前記処理により発生したエラー結果をログとして出力する複数のログ出力ステップと、前記処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視するシステム状態監視ステップと、前記ログ出力ステップから出力された出力ログを保持するログ保持ステップと、該ログ保持ステップが保持する出力ログの結果を通知するログ通知ステップと、前記ログ保持ステップに保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視ステップと、該ログ監視ステップにより監視するログの種別を定義する監視ログ定義ステップとを備えたことを特徴とする文書群管理方法。
【請求項６】
前記ログ監視ステップが前記監視ログ定義ステップにより定義された監視ログを前記ログ保持ステップにより検索した結果、当該監視ログが存在した場合、前記ログ通知ステップにより該監視ログの内容をユーザに通知することを特徴とする請求項５に記載の文書群管理方法。
【請求項７】
前記監視ログ定義ステップにより定義された監視ログの全てが前記ログ通知ステップによりユーザに通知されるまで継続して通知が行われることを特徴とする請求項５又は６に記載の文書群管理方法。
【請求項８】
前記ログ保持ステップに保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視ステップは、該監視の処理間隔をユーザにより設定可能としたことを特徴とする請求項５乃至７の何れか一項に記載の文書群管理方法。
【請求項９】
請求項５乃至８の何れか一項に記載の文書群管理方法をコンピュータが制御可能にプログラミングしたことを特徴とする文書群管理プログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載の文書群管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書群管理装置に関し、さらに詳しくは、電子化された文書を管理する文書群管理装置の管理運用方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から電子化文書を管理するシステムは公知の技術として多く知られている。またシステムの文書登録・更新・審査承認依頼・審査承認結果等を監視し、それらのイベントを通知する所謂ワークフローシステムも存在する。また、文書群管理システムではエラー発生やメンテナンスの必要性が発生した際に、システム管理者がシステムに何らかの処置を行う必要性が発生することがある。例えば、致命的なエラー発生時のシステム再起動、ＨＤ容量不足時の処置などである。そして、これらの必要性が発生した際に、システムが管理者に自動的に通知するシステムが存在し、一定時間間隔、あるいは管理者がシステムの利用を開始した際にＨＤの容量をチェックし、設定値以下なら通知を行うようにして、その通知手段としてメールを使うなどのシステムがある。これらのシステムでは、文書登録などの処理実行部がその処理実行時に同時に利用者に通知を行ったり、登録処理部とは別の処理の結果を監視するモジュールが文書登録処理を監視し利用者に通知を行ったりしている。
特開平１１−１５７１６号公報には、サーバにある情報が更新されたことを容易かつ適切にクライアントに通知することのできる文書更新通知装置について開示されており、それによるとＷＷＷサーバとＷＷＷブラウザとの間に文書提供仲介サーバを介在させ、この文書提供仲介サーバの制御装置が、いずれかのＷＷＷブラウザの文書要求に応答してＷＷＷサーバから提供された文書が更新されていたとき、または予め定められた期間を越えてＷＷＷブラウザからの文書要求が発生しなかった場合に、文書要求定期発生装置に自発的に発生させた文書要求に応答してＷＷＷサーバから提供された文書が更新されていたときに、メール送信装置が送信する電子メールによって、その旨を文書更新通信管理データベースに登録されたＷＷＷブラウザに対して通知する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平１１−１５７１６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、従来の通知方法では、以下の問題点がある。
１）通知イベント種別は、予めシステム開発者側が通知のために用意した種別しか設定できない。
２）利用者および運用形態に依存するため、通知してもらいたい或いは通知したいイベントは夫々異なる。
３）システム開発者側が様々な利用者の通知要求を予め想定して装置を提供することは不可能である。
４）できるだけ多くの利用者の要求を満たすためには、処理部の様々なモジュールに通知処理を実装する必要があり、開発コストが高くなる。
５）システム開発者側が用意した通知種別以外の通知を行うためには、システムの修正が必要となる。
また特許文献１に開示された従来技術は、文書登録があったときにメール通知をする技術である。しかし今までは文書登録、文書削除のみメール通知していた場合、文書更新がされたときにもメールほしいという機能にしたい場合、追加する機能に関するソースを個別に実装しなければならないといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑み、システムを変更することなく様々な利用者の要求に応じて多種の通知イベントを定義できるようにする文書群管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、ネットワークを介して所定の文書群の通信を行う文書群管理装置であって、前記文書群管理装置は、所定の処理を行った結果、及び前記処理により発生したエラー結果をログとして出力する複数のログ出力手段と、前記処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視するシステム状態監視手段と、前記ログ出力手段から出力された出力ログを保持するログ保持手段と、該ログ保持手段が保持する出力ログの結果を通知するログ通知手段と、前記ログ保持手段に保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視手段と、該ログ監視手段により監視するログの種別を定義する監視ログ定義手段とを備えたことを特徴とする。
本発明は、ログをログ監視手段により監視し、ログ監視手段により検索されたログを通知イベントとしてログ通知手段により通知し、そのログを利用することができる。また利用者が通知イベントを監視ログ定義手段により定義できることで、通知イベント選択の範囲が増え、利用者の要求に基づき様々な通知種別を選択することができる。それにより、利用形態に応じた運用、利用形態に応じた管理コスト低減が可能となる。
かかる発明によれば、各手段を備えることにより検索されたログを通知イベントとしてユーザに通知することができ、且つ検索するログの定義がユーザにより任意に可能とすることにより、通知イベント選択の範囲が増え、利用者の要求に基づき様々な通知種別を選択することができ、その結果、利用形態に応じた運用、利用形態に応じた管理コスト低減が可能となる。
請求項２は、前記ログ監視手段が前記監視ログ定義手段により定義された監視ログを前記ログ保持手段から検索した結果、当該監視ログが存在した場合、前記ログ通知手段を介して該監視ログの内容をユーザに通知することを特徴とする。
監視処理が開始されると、ユーザが定義した監視ログがログ保持手段に存在するか否かをチェックする。その結果、定義された監視ログが存在すれば、ログ通知手段を呼び出してその監視ログをユーザに通知する。
かかる発明によれば、ユーザが定義した監視ログを検索してログ通知手段によりユーザに通知するので、ユーザは必要なログのみを必要な時に取得することができる。
【０００５】
請求項３は、前記文書群管理装置は、前記監視ログ定義手段により定義された監視ログの全てが前記ログ通知手段を介してユーザに通知されるまで継続して通知を行うことを特徴とする。
監視処理が開始されると、ユーザが定義した監視ログがログ保持手段に存在するか否かをチェックし、定義された監視ログが存在すれば、ログ通知手段を呼び出してその監視ログをユーザに通知する。その後、監視ログ定義手段を検索して他の監視ログが定義されているか否かをチェックして、他の監視ログが定義されていれば動作を繰り返す。そして、定義された監視ログの全てが通知されるまで繰り返し行われる。
かかる発明によれば、複数カテゴリのログを監視対象とすることで、利用者が望む通知イベント種別の選択範囲を柔軟に広げることが可能となる。
請求項４は、前記ログ保持手段に保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視手段は、該監視の処理間隔をユーザにより設定可能としたことを特徴とする。
本発明はログを監視する処理間隔を利用者が設定することができる。即ち、文書群管理装置の利用形態に応じて即時性を強く求める利用者は間隔を短くすることで装置のイベント発生と通知の時間間隔を短くすることができる。逆に、装置の処理負荷をできるだけ避けたい場合は、例えば、１日１度夜間に設定することで運用時の負荷を避けることができる。
かかる発明によれば、ログ監視部の処理間隔をユーザが設定できるので、利用形態に応じ即時性を重視したり、通常運用を優先し処理負荷を低減した通知処理を実現することができる。
【０００６】
請求項５は、ネットワークを介して所定の通信を行う文書群管理方法であって、所定の処理を行った結果、及び前記処理により発生したエラー結果をログとして出力する複数のログ出力ステップと、前記処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視するシステム状態監視ステップと、前記ログ出力ステップから出力された出力ログを保持するログ保持ステップと、該ログ保持ステップが保持する出力ログの結果を通知するログ通知ステップと、前記ログ保持ステップに保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視ステップと、該ログ監視ステップにより監視するログの種別を定義する監視ログ定義ステップとを備えたことを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項１と同様の作用効果を奏する。
請求項６は、前記ログ監視ステップが前記監視ログ定義ステップにより定義された監視ログを前記ログ保持ステップにより検索した結果、当該監視ログが存在した場合、前記ログ通知ステップにより該監視ログの内容をユーザに通知することを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項２と同様の作用効果を奏する。
請求項７は、前記監視ログ定義ステップにより定義された監視ログの全てが前記ログ通知ステップによりユーザに通知されるまで継続して通知が行われることを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項３と同様の作用効果を奏する。
請求項８は、前記ログ保持ステップに保持されたログを所定の間隔で監視するログ監視ステップは、該監視の処理間隔をユーザにより設定可能としたことを特徴とする。
かかる発明によれば、請求項４と同様の作用効果を奏する。
請求項９は、請求項５乃至８の何れか一項に記載の文書群管理方法をコンピュータが制御可能にプログラミングしたことを特徴とする。
かかる発明によれば、本発明の文書群管理方法をコンピュータが制御可能なＯＳに従ってプログラミングすることにより、そのＯＳを備えたコンピュータであれば同じ処理方法により制御することができる。
請求項１０は、請求項９に記載の文書群管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする。
かかる発明によれば、文書群管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録媒体に記録することにより、この記録媒体を持ち運ぶことにより何処でもプログラムを稼動することができる。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１、５の発明によれば、各手段を備えることにより検索されたログを通知イベントとしてユーザに通知することができ、且つ検索するログの定義がユーザにより任意に可能とすることにより、通知イベント選択の範囲が増え、利用者の要求に基づき様々な通知種別を選択することができ、その結果、利用形態に応じた運用、利用形態に応じた管理コスト低減が可能となる。
また請求項２、６では、ユーザが定義した監視ログを検索してログ通知手段によりユーザに通知するので、ユーザは必要なログのみを必要な時に取得することができる。
また請求項３、７では、複数カテゴリのログを監視対象とすることで、利用者が望む通知イベント種別の選択範囲を柔軟に広げることが可能となる。
また請求項４、８では、ログ監視部の処理間隔をユーザが設定できるので、利用形態に応じ即時性を重視したり、通常運用を優先し処理負荷を低減した通知処理を実現することができる。
また請求項９では、本発明の文書群管理方法をコンピュータが制御可能なＯＳに従ってプログラミングすることにより、そのＯＳを備えたコンピュータであれば同じ処理方法により制御することができる。
また請求項１０では、文書群管理プログラムをコンピュータが読み取り可能な形式で記録媒体に記録することにより、この記録媒体を持ち運ぶことにより何処でもプログラムを稼動することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は本発明の一実施形態の文書処理装置の構成を示すブロック図である。この文書処理装置１００は、スキャナ、カメラ、キーボード等の入力デバイス１２または図示しないネットワーク接続装置から構成され、文書のシステムへの入力を行う文書登録処理部１と、検索や分析結果の表示、及び文書登録時のフィードバック結果などを表示する表示装置２と、ＣＰＵやメモリなどから構成され、各装置間の制御、文書の登録・更新・削除の制御や検索や分析を実行する装置制御部３と、文書の更新処理を行う文書更新処理部４と、入力文書が画像の場合のＰＤＦ化、テキスト化、画像フォーマットの変換、あるいはあるアプリケーションファイルから別アプリケーションファイルへの変換処理などを行う文書変換処理部５と、登録・更新された文書や変換された文書を登録する文書蓄積部６と、出力されたログを保管するログ保持部７と、文書登録・更新・変換などの処理の結果、あるいは、文書管理以外のＯＳ処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視するシステム監視部８と、保持されたログを一定間隔で監視するログ監視部９と、監視するログ種別を定義する監視ログ定義部１０と、監視設定されたログを検索し見つかった場合は、そのログを通知する通知部１１とを備えて構成される。
尚、図示しないが出力デバイスとして、文書コンテンツ、検索結果、文書一覧、システム管理情報を印刷する出力でデバイスを加えることもできる。また文書登録処理部１、文書更新処理部４は各々登録・更新を行う装置で装置制御部３により制御される。また図には含めていないが、登録処理・更新処理・変換処理以外の文書群管理システムが必要とする処理装置を含めることは可能である。これらの装置は処理を行った結果をログとして出力する機能をもつ。さらに、処理でエラーが発生した場合にログ出力する機能をもつ。出力されたログはログ保持部７に保管される。またシステム状態監視部８は、文書登録・更新・変換などの処理の結果、あるいは、文書管理以外のＯＳ処理結果により発生するシステムの状態遷移を監視する。例えばＨＤの容量などである。システム状態監視部８も結果をログに出力する機能をもつ。またログ監視部９は保持されたログを一定間隔で監視する。監視するログ種別は監視ログ定義部１０で定義できる。監視設定されたログを検索し見つかった場合は、通知部１１に通知を依頼する。通知部１１はメールサーバーへの送信、管理者ユーザ端末への状態表示などを行う。
【０００９】
図２は、本発明で利用するログの一例を示す図である。横軸にログの種類２０、記録日時２１、エラーコード２２、処理部名称２３、利用者名２４、利用ＰＣ名２５、情報（１）２６、情報（２）２７、情報（３）２８、情報（４）２９が記録される。種類２０の２カラム目は、本例では“１”はエラーのログを“２”はアクセス履歴ログを示す。５カラム目の処理部名称２３は図１のどの処理部が出力したログであるかを示す。また利用者名２４／利用ＰＣ名２５は、文書群管理システムに対して誰がどのクライアントから処理が行われたかを示す。情報（１）２６はイベントそのもので、各処理部のどこで起こったかを示す。情報（２）２７は各処理部のどこで起こったかを示す。情報（３）２８は補足データであり、ここでは原因を示す（単語の羅列はキャビネットのＩＤの例）。情報（４）２９は原因に対する対処結果を表す。
図３は本発明のログ監視部９の処理フローチャートである。監視処理の開始後、監視ログ定義部１０から監視対象を取得する（Ｓ１）。次にログ保持部７を検索し、監視対象が存在するか確認し（Ｓ２）、存在する場合は（Ｓ２でＹＥＳのルート）通知部１１を呼び出し利用者への通知を行う（Ｓ３）。監視ログ定義部１０には複数の監視対象を定義することも可能で、その場合は次の監視対象を監視ログ定義部１０の監視対象の全てが終了したか否かをチェックし（Ｓ４）、終了していなければ（Ｓ４でＮＯのルート）次の監視対象抽出し（Ｓ５）ステップＳ１に戻って繰り返す。ステップＳ４で監視対象の全てが終了すると（Ｓ４でＹＥＳのルート）、動作を終了する。
【００１０】
また他の実施形態として図２では一つのログにエラーを示すログと文書群管理システムの利用履歴が含まれていた。これらを別に管理する文書群管理システムも存在する。即ち、それら複数のログを監視対象にし利用者に通知を行い、図３の処理を複数カテゴリのログを対象に行うことで実現可能である。対象のログは検索可能であればどのようなログでも構わない。また文書群管理装置とは直接には関連しない他システムのログを含めることも可能である。例えばＯＳが記載するログを含める事も可能である。
また他の実施形態として図３の処理開始時間間隔を利用者が設定できるようにしたものである。即ち、文書群管理装置の利用形態に応じて即時性を強く求める利用者は間隔を短くすることで、装置のイベント発生と通知の時間間隔を短くすることができる。逆に、装置の処理負荷をできるだけ避けたい場合は１日１度夜間に設定すること等で運用時の負荷を避けることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の一実施形態の文書処理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明で利用するログの一例を示す図である。
【図３】本発明のログ監視部９の処理フローチャートである。
【符号の説明】
【００１２】
１  文書登録処理部、２  表示装置、３  装置制御部、４  文書更新処理部、５  文書変換処理部、６  文書蓄積部、７  ログ保持部、８  システム監視部、９  ログ監視部、１０  監視ログ定義部、１１  通知部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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