(57)【要約】    【課題】  企業の従業員の出勤退出時間を収集する時間管理サーバであって、業務課目ごとの勤務情報を容易に集計可能なもの、従業員による勤務状態情報の入力ミスを減少させることが可能なもの、および人手によって各従業員の勤務情報入力情報を監視する必要のないものを提供すること。    【解決手段】  従業員の出勤、退出、及び/または業務課目を時間管理サーバに報知するための操作を行う操作メニューを従業員によって操作される端末に送信し、操作メニューの操作結果を用いて従業員の出勤退出時間および業務内容の径時変化情報を収集記録する。また、従業員の現在の勤務内容を判断し、その判断結果に応じて従業員が操作する端末に送信する操作メニューを選択する。また、従業員がある業務課目を開始した後に所定時間を経過してもその業務課目が終了されていないと判断された場合に、該従業員に業務課目の終了の可否の問い合わせが行われる。【選択図】      図１ 
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のネットワークを介して企業の従業員の出勤退出時間および業務課目の径時変化情報を収集記録する時間管理サーバであって、
該従業員の出勤、退出、及び/または業務課目を前記時間管理サーバに報知するための操作を行う操作メニューを、該従業員によって操作される端末に送信するメニュー送信手段と、
該操作メニューの操作結果を受信する受信手段と、
受信した該操作メニューの操作結果を用いて、従業員の出勤退出時間および業務内容の径時変化情報を収集記録する記録手段と、
を有することを特徴とする、時間管理サーバ。
【請求項２】
前記時間管理サーバが、
前記記録手段に記録された内容から、該従業員の現在の勤務内容を判断する判断手段と、
前記判断手段による判断結果に応じて、該従業員が操作する端末に送信する操作メニューを選択する選択手段と、
を有することを特徴とする、請求項１に記載の時間管理サーバ。
【請求項３】
前記メニュー送信手段は、HTTPに基づいて該操作メニューを送信することを特徴とする、請求項２に記載の時間管理サーバ。
【請求項４】
前記受信手段は、HTTPに基づいて該操作メニューの操作結果を受信することを特徴とする、請求項２または請求項３に記載の時間管理サーバ。
【請求項５】
前記選択手段は、該従業員が出勤前であると前記判断手段が判断した場合は、開始業務課目を該従業員に選択させるための操作メニューを選択することを特徴とする、請求項２から請求項４のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項６】
前記選択手段は、該従業員がある業務課目を終了しかつ次の業務課目を選択していないと前記判断手段が判断した場合は、開始業務課目を該従業員に選択させるための操作メニューを選択することを特徴とする、請求項２から請求項５のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項７】
前記選択手段は、該従業員がある業務課目を遂行中であると前記判断手段が判断した場合は、その業務課目の終了か退出かを該従業員に選択させるための操作メニューを選択することを特徴とする、請求項２から請求項６のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項８】
前記時間管理サーバは、該従業員がある業務課目を開始した後に所定時間を経過してもその業務課目が終了されていないと前記判断手段が判断した場合に、該従業員に業務課目の終了の可否を問い合わせる、問い合わせ手段を有することを特徴とする、請求項２から請求項７のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項９】
前記問い合わせ手段は、該従業員のメールアドレスに電子メールを送ることによって該従業員に業務課目の終了の可否を問い合わせることを特徴とする、請求項８に記載の時間管理サーバ。
【請求項１０】
前記問い合わせ手段は、該従業員に電話をかけることによって該従業員に業務課目の終了の可否を問い合わせることを特徴とする、請求項８に記載の時間管理サーバ。
【請求項１１】
前記時間管理サーバが、前記記録手段によって収集された情報に基づいて、従業員ごと、該企業の部門ごと、及び該企業全体を含む所定の集計単位で、該業務課目の業務時間を集計する集計手段を有することを特徴とする、請求項１から請求項１０のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項１２】
前記集計手段は、該業務課目ごとの業務時間の従業員間又は部門間の相違に関する情報を、時間の集計結果に基づいて集計することを特徴とする、請求項１１に記載の時間管理サーバ。
【請求項１３】
該所定のネットワークがインターネットであることを特徴とする、請求項１から請求項１２のいずれかに記載の時間管理サーバ。
【請求項１４】
該従業員によって操作される端末がインターネットにアクセス可能な携帯電話であることを特徴とする、請求項１３に記載の時間管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業等の従業員の出勤退出時間を管理する時間管理サーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業の従業員の勤務状態を管理する方法として、勤務状態入力用紙が使用されている。この勤務状態入力用紙は、各従業員の出勤時間、退出時間、及び/または業務課目の変化を記録するようになっている。勤務状態入力用紙に入力された内容は手入力によって時間管理用のコンピュータ(時間管理サーバ)に入力される。時間管理サーバは、この入力内容を用いて各社員の勤務情報(月ごとの業務時間など)を集計する。この集計結果は、給与算定、人事考課、或いは企業の各部門や企業自身の業績の分析等に使用される。
【０００３】
例えば、企業の各部門や企業自身の業績の分析を行う場合は、企業全体、或いは各部門について、業務課目後との業務時間を集計し、各業務課目の業務時間の占有率を計算する。この占有率は、企業、或いは部門の業務効率を判断するための指標や、業務効率改善のための目標値として使用される。
【０００４】
しかしながら、上記の方法では、手入力によって各従業員の勤務状態を入力するようになっているので、人手がかかるという問題があった。
【０００５】
この問題を解決する方法としては、例えば特許文献１のような、従業員自身が時間管理サーバに直接勤務状態を入力するものがある。特許文献１に記載の方法によれば、従業員はインターネットに接続された端末上でWebブラウザを実行し、このWebブラウザを操作して管理部門のWebサーバにアクセスする。従業員は、Webサーバにアクセスした後、従業員IDとパスワードを入力し、これをWebサーバに送信する。Webサーバは、この従業員IDとパスワードを用いて従業員を認証する。認証が終了すると、Webサーバは端末にメニューを含むHTML文書を送信する。従業員は、端末の画面上に表示されたメニューを操作して、複数のメニュー項目の中から現在の勤務状態に相当するものを選択する。次いで、選択されたメニュー項目を識別するための情報がWebサーバに送信され、Webサーバはこの情報を用いて、各従業員の出勤時間、退出時間、及び/または業務課目の変化を記録するようになっている。
【０００６】
しかしながら、特許文献１の構成では、従業員は「出勤」「退出」「外出」「再入」といった項目をメニューから選択するのみであるので、業務課目ごとに従業員、部門、企業の勤務情報を集計するといった目的には利用できない。従って、業務課目ごとの集計を行うには、従来通りの勤務状態入力用紙を使用した手法を利用せざるを得なかった。また、特許文献１の構成では、出勤前にもかかわらず「退出」を選択するといった入力ミスが起こりやすいといった問題があった。
【０００７】
また、上記のように、特許文献１の構成では、勤務状態入力用紙を用いた方法と同様、従業員が能動的に勤務情報を入力する構成となっているため、従業員による勤務状態情報の入力忘れが起こる可能性がある。従って、特許文献１の構成では、従業員による勤務状態情報の入力忘れを防ぐために、各従業員の勤務情報入力情報を監視するための人員が必要だった。
【特許文献１】特開２００２−１３３０５６
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
そこで上記事情に鑑み、本発明は、業務課目ごとの勤務状態の集計を容易なものとし、各業務課目の業務時間の占有率、従業員による勤務状態情報の入力ミスを減少させることが可能な時間管理サーバ、および人手によって各従業員の勤務情報入力情報を監視する必要のない時間管理サーバを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の課題を解決するため、請求項１に記載の時間管理サーバは、従業員の出勤、退出、及び/または業務課目を時間管理サーバに報知するための操作を行う操作メニューを従業員によって操作される端末に送信し、操作メニューの操作結果を用いて従業員の出勤退出時間および業務内容の径時変化情報を収集記録する。
【００１０】
従って、請求項１の構成によれば、端末を介して業務課目がサーバに報知されるため、この情報を用いて、業務課目ごとの勤務状態の集計を行うことが容易となる。
【００１１】
また、請求項２に記載の時間管理サーバは、従業員の現在の勤務内容を判断する判断手段による判断結果に応じて、従業員が操作する端末に送信する操作メニューを選択する選択手段を有する。
【００１２】
このような構成とすることにより、従業員は、現在の勤務状態に適したメニュー項目のみを含むメニューを用いて勤務状態を入力することができる。例えば、従業員の出勤がまだ確認されていないときは、「退出」を選択する為のメニュー項目を含まないメニューが端末の画面上にされる。従って、請求項１の構成によれば、出勤前にもかかわらず「退出」を選択するといった入力ミスを防止することができる。
【００１３】
また、請求項８の構成によれば、従業員がある業務課目を開始した後に所定時間を経過してもその業務課目が終了されていないと判断された場合に、該従業員に業務課目の終了の可否の問い合わせが行われる。従って、本構成によれば、従業員が勤務状態情報の入力を忘れた場合には、この問い合わせをサーバから受け取ることになる。この問い合わせはサーバによって自動的に行われるため、各従業員の勤務情報入力情報を監視するための人員は不要である。
【００１４】
なお、この問い合わせは、電子メールを従業員のメールアドレスに送ることによってなされてもよく(請求項９)、或いはサーバが従業員の携帯電話等に電話をかけることによってなされてもよい(請求項１０)。
【発明の効果】
【００１５】
以上のように本発明によれば、従業員によって業務課目が直接サーバに入力されるので、業務課目ごとに従業員、部門、企業の勤務情報を集計することが容易となる。また、従業員は現在の勤務状態に適したメニュー項目のみを含むメニューを用いて勤務状態を入力することができるので、従業員の勤務状態情報の入力ミスが低減する。また、勤務状態情報が入力されているかどうかの監視をサーバが行うので、従業員の勤務情報入力情報を監視するための人員は不要である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
図１は本発明の実施形態の時間管理システムの概略構成を表す図である。図１に示すように、時間管理システム１００は、インターネットサーバ１と、データベースサーバ２と、メールサーバ３と、携帯電話４から構成される。インターネットサーバ１と、データベースサーバ２とはLANによって相互接続されており、インターネットサーバ１と、データベースサーバ２とは協同して、企業の従業員の勤務状態を記録する時間管理サーバとして機能する。携帯電話４は企業の従業員が保有しており、従業員は携帯電話４を操作してインターネットサーバ１に勤務状態情報を入力することができる。
【００１７】
インターネットサーバ１はインターネットに接続されており、インターネットに接続可能な携帯電話４に対してデータを送受信することができる。インターネットサーバ１は、RFC2616に定義されたHTTP(HyperText Transfer Protocol)に従ってインターネット上のホストにデータを送信する機能を有する。携帯電話４は、Webブラウザプログラムを内蔵しており、携帯電話４の操作者である従業員は、Webブラウザを操作してインターネットサーバ１から所定のHTML(HyperText Markup Language)文書を取得することができる。取得されたHTML文書は、携帯電話４の画面上に表示される。
【００１８】
また、インターネットサーバ１は、RFC2821に定義されたSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)に従って、メールサーバ３内に構築されたメールボックスに電子メールを送信することができる。メールサーバ３は、RFC1939に定義されたPOP(Post Office Protocol)に従って、メールボックス内に蓄積された電子メールを携帯電話４に送信することができる。携帯電話４は、メールクライアントプログラムを内蔵しており、携帯電話４の操作者である従業員は、メールクライアントを操作してメールボックス内のメールを取得することができる。更に、メールサーバ３は、インターネットサーバ１からメールを受信すると、メールの受信を携帯電話４の使用者たる従業員に報知する。具体的には、メールサーバ３は、公衆電話回線網又はパケット通信回線網を介して携帯電話４にアクセスし、携帯電話４に着信音を発声させ、メールの受信を携帯電話４の使用者に伝える。
【００１９】
本実施形態による、従業員の勤務状態の記録手順に付き以下に説明する。図２は、携帯電話４からインターネットサーバ１にアクセスがあったときに、インターネットサーバ１によって実行されるルーチンのフローである。
【００２０】
本ルーチンが開始すると、最初にステップS101が実行される。ステップS101では、インターネットサーバ１は、従業員認証用ページを携帯電話４に送信する。次いでステップS102に進む。
【００２１】
携帯電話４の画面上に表示された従業員認証用ページの一例を図３に示す。従業員認証用ページには、ID入力フィールドF1とパスワード入力フィールドF2が配置されている。従業員は携帯電話４の図示しない入力キーを操作して、ID入力フィールドF1に従業員ID(社員番号等)を、パスワード入力フィールドF2にパスワードを、夫々入力する。次いで、従業員は、携帯電話４の図示しない送信ボタンを押して、ID入力フィールドF1とパスワード入力フィールドF2に入力された内容を、インターネットサーバ１に送信する。
【００２２】
ステップS102(図２)では、インターネットサーバ１は、携帯電話４から従業員IDとパスワードが送信される(S102:YES)まで、待機する(S102:NO)。次いでステップS103に進む。
【００２３】
ステップS103では、インターネットサーバ１は、受信した従業員IDとパスワードを使用して従業員の認証を行う。具体的には、データベースサーバ２に従業員IDとパスワードの対応表が記憶されており、この受信した従業員ID及びパスワードをデータベースサーバ２に送信して、受信した従業員ID及びパスワードと対応表との比較をデータベースサーバ２に行わせることにより、携帯電話４を操作しているのが従業員IDに相当するも従業員であるかどうかを判定する。
【００２４】
従業員の認証に失敗した場合(S103:NO)、インターネットサーバ１は再度ステップS101を実行し、携帯電話４の使用者にIDとパスワードの再入力を要求する。一方、従業員の認証に成功した場合は、ステップS104に進む。
【００２５】
ステップS104では、インターネットサーバ１は、データベースサーバ２に問い合わせを行い、ステップS103で認証した従業員の現在の勤務状態情報を取得する。次いでステップS105に進む。なお、本実施形態においては、勤務状態情報は０から７までの整数であり、各勤務状態情報と従業員の勤務状態は表１に示す関係となっている。
【００２６】
【表１】
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【００２７】
ステップS105では、インターネットサーバ１は、ステップS104で取得した勤務状態情報が"0"か"7"であるかどうか、即ち現在従業員が出勤前または退出後である(その日の出勤がまだ記録されていない)か、勤務状態情報"1"-"6"で示される作業が完了し、次の勤務状態情報の入力待ちの状態であるかどうかの判定を行う。
【００２８】
ステップS104で取得した勤務状態情報が"0"か"7"であるならば(S105:YES)、ステップS106に進む。ステップS106では、インターネットサーバ１は、開始業務選択メニューを携帯電話４に送信する。次いでステップS108に進む。
【００２９】
携帯電話４の画面上に表示された開始業務選択メニューの一例を図４に示す。開始業務選択メニューには、メニュー項目M1、M2、M3、M4、M5、M6が配置されている。メニュー項目のそれぞれは、インターネットサーバ１に情報を送信するためのアンカーである。すなわち、携帯電話４を操作してメニュー項目M1-6のいずれかを選択すると、インターネットサーバ１に各メニュー項目に対応する勤務状態情報が送信されるようになっている。
【００３０】
メニュー項目M1-6は、夫々表１の勤務状態情報1-6に対応している。例えば、従業員が会議に参加する場合、メニュー項目M2を選択すればよい。
【００３１】
一方、図２のルーチンのステップS105において、ステップS104で取得した勤務状態情報が"1"から"6"のいずれかであると判定されたならば(S105:NO)、ステップS107に進む。ステップS107では、インターネットサーバ１は、業務終了メニューを携帯電話４に送信する。次いでステップS108に進む。
【００３２】
携帯電話４の画面上に表示された業務終了メニューの一例を図５に示す。業務終了メニューには、メニュー項目M7、M0、MCが配置されている。メニュー項目のそれぞれは、インターネットサーバ１に情報を送信するためのアンカーである。すなわち、携帯電話４を操作してメニュー項目のいずれかを選択すると、インターネットサーバ１に各メニュー項目に対応する勤務状態情報が送信されるようになっている。
【００３３】
メニュー項目M7、M0は、夫々表１の勤務状態情報7、0に対応している。即ち、今行っている業務を終了して次の業務を開始しようとする場合は、メニュー項目M7を選択する。一方、今行っている業務を終了して退出する場合は、メニュー項目M0を選択する。メニュー項目MCはキャンセル用のメニュー項目であり、現在行っている業務を引き続き実行する場合はこのメニュー項目MCを選択する。
【００３４】
ステップS108(図２)では、インターネットサーバ１は、携帯電話４から勤務状態情報が送信される(S108:YES)まで、待機する(S108:NO)。次いでステップS109に進む。
【００３５】
ステップS109では、携帯電話４から受信した勤務状態情報と従業員IDをデータベースサーバ２に送信し、次いで本ルーチンを終了する。なお、業務終了メニュー(図5)において、従業員がメニュー項目MCを選択した場合は、インターネットサーバ１は、勤務状態情報と従業員IDをデータベースサーバ２に送信しない。
【００３６】
データベースサーバ２は、この情報を用いてその従業員IDに対応する従業員の現在の勤務状態情報を更新するとともに、勤務状態情報が更新された時刻を記録する。勤務状態情報が更新された時刻、およびその時刻に更新された勤務状態情報の内容はデータベースサーバによって処理され、勤務状態更新データが生成される。勤務状態更新データの一例を表2に示す。
【００３７】
【表２】
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【００３８】
この表2から、従業員は、8:56から9:25まで移動し、その後9:26〜11:49までルーチンワークを行い、11:50〜12:55まで休憩し、12:56〜13:40まで移動し、13:42〜15:15まで会議に参加し、 15:16〜17:32まで資料を作成した後、17:32に退出したことがわかる。以上のように、データベースサーバ２には従業員の一日の勤務状態の変化が勤務状態更新データという形で記録される。時間管理システム１００を管理している企業は、勤務状態更新データを参照することによって、従業員ごと、企業の部門ごと、及び企業全体の月ごとの勤務時間や業務内容の内訳等を調べることができる。また、業務内容ごとの業務時間の従業員間又は部門間の相違に関する情報を調べることができる。このような調査、集計を行うためのソフトウェアは、例えばデータベースサーバ２に組み込まれている。
【００３９】
本実施形態においては、勤務状態情報の入力忘れを防止するために、一定の条件が満たされた時に、従業員に勤務状態情報の入力を促すためのメールを送信するようになっている。本実施形態においては、業務開始後(即ち勤務状態情報が"0"以外の時)、かつ勤務状態情報が更新されてから次に勤務状態情報が更新されるまでの間、１時間おきにメールが送信されるようになっている。例えば、従業員の勤務状態が表２のようなものであった場合は、10:26、11:26、12:50、14:42、16:16、および17:16にメールが送信されるようになっている。
【００４０】
データベースサーバ２は、従業員の夫々について勤務状態情報を常時監視しており、上記の条件が満たされた場合は、インターネットサーバ１に該当する従業員のメールアドレスを送信する。インターネットサーバ１は、データベースサーバ２から従業員の電子メールアドレスを送信すると、メールサーバ３内に構築された従業員のメールボックスに勤務状態情報の入力を促すための電子メールメッセージを送信する。メールサーバ３は公衆電話回線網に接続するためのモデム手段を有し、インターネットサーバ１から電子メールを受信すると、このモデム手段を制御して従業員の携帯電話４に着信音を発声させ、従業員にメールが届いたことを報知する。
【００４１】
勤務状態情報の入力を促すための電子メールメッセージの一例を図６に示す。図6に示されるように、電子メールメッセージには、「前回勤務状態情報の更新を行ってから一定の時間が経過した」ことを示すメッセージが含まれる。
【００４２】
インターネットサーバ１が、従業員に電子メールを送る代わりに、従業員の携帯電話４に電話をかけ、勤務状態情報の入力を促すための音声メッセージを再生する構成としてもよい。このような構成の場合、インターネットサーバ１は、公衆電話回線網に接続するためのモデム手段を有する。
【００４３】
なお、明細書中では「企業」と定義されているが、公営研究機関や教育機関、或いは非営利団体等の構成員についても、本発明のシステムを適用可能であることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本発明の実施形態の時間管理システムの概略構成を表す図である。
【図２】本実施形態において、携帯電話からインターネットサーバにアクセスがあったときに、インターネットサーバによって実行されるルーチンのフローである。
【図３】携帯電話の画面上に表示された従業員認証用ページの一例である。
【図４】携帯電話の画面上に表示された開始業務選択メニューの一例である。
【図５】携帯電話の画面上に表示された業務終了メニューの一例である。
【図６】勤務状態情報の入力を促すための電子メールメッセージの一例である。
【符号の説明】
【００４５】
１    インターネットサーバ
２    データベースサーバ
３    メールサーバ
４    携帯電話
１００    時間管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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