(57)【要約】【課題】電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させること。【解決手段】営業担当者メール端末１０で作成され、ネットワーク４０を介して例えば顧客メール端末３０1に送信予定の電子メールに、予め定義された第２使用制限語が使用されているかをチェックするステップと、第２使用制限語のチェック結果に基づいて、電子メールに第２使用制限語が使用されている場合、電子メールから使用制限語を削除すべき旨を営業担当者メール端末１０へ通知するステップとを含む。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック工程と、
前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知工程と、
を実行させるための電子メール利用教育プログラム。
【請求項２】
前記コンピュータに、前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止工程を実行させることを特徴とする請求項１に記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項３】
前記削除通知工程では、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項４】
前記コンピュータに、前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック工程と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知工程と、を実行させることを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項５】
前記返信通知工程では、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする請求項４に記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項６】
前記コンピュータに、前記電子メールの利用方法に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信工程を実行させることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項７】
前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の電子メール利用教育プログラム。
【請求項８】
被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック工程と、
前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知工程と、
を含むことを特徴とする電子メール利用教育方法。
【請求項９】
前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止工程を含むことを特徴とする請求項８に記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１０】
前記削除通知工程では、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする請求項８または９に記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１１】
前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック工程と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知工程と、を含むことを特徴とする請求項８〜１０のいずれか一つに記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１２】
前記返信通知工程では、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする請求項１１に記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１３】
前記電子メールの利用方法に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信工程を含むことを特徴とする請求項８〜１２のいずれか一つに記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１４】
前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする請求項８〜１３のいずれか一つに記載の電子メール利用教育方法。
【請求項１５】
被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック手段と、
前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール利用教育装置。
【請求項１６】
前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止手段を備えたことを特徴とする請求項１５に記載の電子メール利用教育装置。
【請求項１７】
前記削除通知手段は、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする請求項１５または１６に記載の電子メール利用教育装置。
【請求項１８】
前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック手段と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知手段と、を備えたことを特徴とする請求項１５〜１７のいずれか一つに記載の電子メール利用教育装置。
【請求項１９】
前記返信通知手段は、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする請求項１８に記載の電子メール利用教育装置。
【請求項２０】
前記電子メールの利用装置に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信手段を備えたことを特徴とする請求項１５〜１９のいずれか一つに記載の電子メール利用教育装置。
【請求項２１】
前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする請求項１５〜２０のいずれか一つに記載の電子メール利用教育装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの利用教育に用いて好適な電子メール利用教育プログラム、電子メール利用教育方法および電子メール利用教育装置に関するものであり、特に、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる電子メール利用教育プログラム、電子メール利用教育方法および電子メール利用教育装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットの普及に伴って、通信手段としての電子メールが一般的になっている。また、企業においても、営業担当者と顧客との間の通信手段として、電子メールが広く用いられている。電子メールは、相手方がリアルタイムに開封する必要が無いため、相手方の状態を気にすることなく送信可能であり、多忙な現代社会にとって有用なツールの一つである。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−２３６６４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、従来の企業においては、営業担当者が電子メールを使いこなせるか否かによって、営業成績を左右する状況にあり、電子メールの利用に個人差が生じている。すなわち、電子メールが文言のみから構成される意思伝達媒体であるため、不正確な用語、失礼な言葉使いで電子メールを作成したスキル不足の営業担当者の場合には、送信先の顧客に誤解や不快感を与えてしまい、信用の失墜を招く。
【０００５】
これに対して、正確な用語、言葉使いに長けた営業担当者の場合には、電子メールによって顧客の信頼を得ることが容易であり、電子メールが営業成績向上の一助となるのである。
【０００６】
しかしながら、従来においては、電子メールの利用について、個人任せの領域を出ておらず、スキル不足の営業担当者により不注意な電子メールを作成・送信してしまうことにより、顧客獲得の機会を逃しているのが現状である。
【０００７】
ここで、マンツーマン教育方式で、スキル不足の営業担当者が作成した電子メールをベテランの営業担当者にチェック・校正してもらうことも考えられるが、かかる方式では、チェック基準が一定しておらず、均質な教育成果を挙げることが難しいのである。
【０００８】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる電子メール利用教育プログラム、電子メール利用教育方法および電子メール利用教育装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、コンピュータに、被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック工程と、前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知工程と、を実行させるための電子メール利用教育プログラムである。
【００１０】
この発明によれば、被教育者の端末で作成された電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されている場合、電子メールから使用制限語を削除すべき旨を被教育者の端末へ通知することとしたので、被教育者に対して、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【００１１】
また、本発明は、上記発明において、前記コンピュータに、前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止工程を実行させることを特徴とする。
【００１２】
この発明によれば、電子メールに使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止することとしたので、当該電子メールを相手方の端末に送信した場合のトラブルを未然に防ぐことができる。
【００１３】
また、本発明は、上記発明において、前記削除通知工程では、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする。
【００１４】
この発明によれば、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも電子メールから使用制限語を削除すべき旨を通知することとしたので、指導者が被教育者のスキルを把握することができ、適切な直接指導を行うことができる。
【００１５】
また、本発明は、上記発明において、前記コンピュータに、前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック工程と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知工程と、を実行させることを特徴とする。
【００１６】
この発明によれば、相手方の端末から被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックし、被教育者の端末から相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００１７】
また、本発明は、上記発明において、前記返信通知工程では、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする。
【００１８】
この発明によれば、被教育者の端末から相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００１９】
また、本発明は、上記発明において、前記コンピュータに、前記電子メールの利用方法に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信工程を実行させることを特徴とする。
【００２０】
この発明によれば、電子メールの利用方法に関するメールマガジンを被教育者の端末へ送信することとしたので、被教育者に対する教育の成果をさらに高めることができる。
【００２１】
また、本発明は、上記発明において、前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする。
【００２２】
この発明によれば、被教育者を営業担当者とし、相手方を顧客とし、指導者を営業担当者の上司としたので、企業における電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【００２３】
また、本発明は、被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック工程と、前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知工程と、を含むことを特徴とする。
【００２４】
この発明によれば、被教育者の端末で作成された電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されている場合、電子メールから使用制限語を削除すべき旨を被教育者の端末へ通知することとしたので、被教育者に対して、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【００２５】
また、本発明は、上記発明において、前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止工程を含むことを特徴とする。
【００２６】
この発明によれば、電子メールに使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止することとしたので、当該電子メールを相手方の端末に送信した場合のトラブルを未然に防ぐことができる。
【００２７】
また、本発明は、上記発明において、前記削除通知工程では、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする。
【００２８】
この発明によれば、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも電子メールから使用制限語を削除すべき旨を通知することとしたので、指導者が被教育者のスキルを把握することができ、適切な直接指導を行うことができる。
【００２９】
また、本発明は、上記発明において、前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック工程と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知工程と、を含むことを特徴とする。
【００３０】
この発明によれば、相手方の端末から被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックし、被教育者の端末から相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００３１】
また、本発明は、上記発明において、前記返信通知工程では、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする。
【００３２】
この発明によれば、被教育者の端末から相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００３３】
また、本発明は、上記発明において、前記電子メールの利用方法に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信工程を含むことを特徴とする。
【００３４】
この発明によれば、電子メールの利用方法に関するメールマガジンを被教育者の端末へ送信することとしたので、被教育者に対する教育の成果をさらに高めることができる。
【００３５】
また、本発明は、上記発明において、前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする。
【００３６】
この発明によれば、被教育者を営業担当者とし、相手方を顧客とし、指導者を営業担当者の上司としたので、企業における電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【００３７】
また、本発明は、被教育者の端末で作成され、相手方の端末に送信予定の電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されているかをチェックする使用制限語チェック手段と、前記使用制限語のチェック結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を前記被教育者の端末へ通知する削除通知手段と、を備えたことを特徴とする。
【００３８】
この発明によれば、被教育者の端末で作成された電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されている場合、電子メールから使用制限語を削除すべき旨を被教育者の端末へ通知することとしたので、被教育者に対して、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【００３９】
また、本発明は、上記発明において、前記使用制限語のチェックの結果に基づいて、前記電子メールに前記使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止する送信禁止手段を備えたことを特徴とする。
【００４０】
この発明によれば、電子メールに使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止することとしたので、当該電子メールを相手方の端末に送信した場合のトラブルを未然に防ぐことができる。
【００４１】
また、本発明は、上記発明において、前記削除通知手段は、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも前記電子メールから前記使用制限語を削除すべき旨を通知することを特徴とする。
【００４２】
この発明によれば、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも電子メールから使用制限語を削除すべき旨を通知することとしたので、指導者が被教育者のスキルを把握することができ、適切な直接指導を行うことができる。
【００４３】
また、本発明は、上記発明において、前記相手方の端末から前記被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックする返信チェック手段と、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知する返信通知手段と、を備えたことを特徴とする。
【００４４】
この発明によれば、相手方の端末から被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックし、被教育者の端末から相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００４５】
また、本発明は、上記発明において、前記返信通知手段は、前記被教育者の端末から前記相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、前記被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することを特徴とする。
【００４６】
この発明によれば、被教育者の端末から相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【００４７】
また、本発明は、上記発明において、前記電子メールの利用装置に関するメールマガジンを前記被教育者の端末へ送信するメールマガジン送信手段を備えたことを特徴とする。
【００４８】
この発明によれば、電子メールの利用方法に関するメールマガジンを被教育者の端末へ送信することとしたので、被教育者に対する教育の成果をさらに高めることができる。
【００４９】
また、本発明は、上記発明において、前記被教育者は、営業担当者であり、前記相手方は、顧客であり、前記指導者は、前記営業担当者の上司であることを特徴とする。
【００５０】
この発明によれば、被教育者を営業担当者とし、相手方を顧客とし、指導者を営業担当者の上司としたので、企業における電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【発明の効果】
【００５１】
以上説明したように、本発明によれば、被教育者の端末で作成された電子メールに、予め定義された使用制限語が使用されている場合、電子メールから使用制限語を削除すべき旨を被教育者の端末へ通知することとしたので、被教育者に対して、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができるという効果を奏する。
【００５２】
また、本発明によれば、電子メールに使用制限語が使用されている場合、該電子メールの送信を禁止することとしたので、当該電子メールを相手方の端末に送信した場合のトラブルを未然に防ぐことができるという効果を奏する。
【００５３】
また、本発明によれば、被教育者を指導する立場にある指導者の端末へも電子メールから使用制限語を削除すべき旨を通知することとしたので、指導者が被教育者のスキルを把握することができ、適切な直接指導を行うことができるという効果を奏する。
【００５４】
また、本発明によれば、相手方の端末から被教育者の端末に受信された電子メールの返信の有無をチェックし、被教育者の端末から相手方の端末へ電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができるという効果を奏する。
【００５５】
また、本発明によれば、被教育者の端末から相手方の端末へ所定時間以内に電子メールが返信されなかった場合、被教育者の端末へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができるという効果を奏する。
【００５６】
また、本発明によれば、電子メールの利用方法に関するメールマガジンを被教育者の端末へ送信することとしたので、被教育者に対する教育の成果をさらに高めることができるという効果を奏する。
【００５７】
また、本発明によれば、被教育者を営業担当者とし、相手方を顧客とし、指導者を営業担当者の上司としたので、企業における電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５８】
以下に、本発明にかかる電子メール利用教育プログラム、電子メール利用教育方法および電子メール利用教育装置の一実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この一実施例によりこの発明が限定されるものではない。
【実施例】
【００５９】
図１は、本発明にかかる一実施例の構成を示すブロック図である。同図には、例えば、企業の営業担当者（被教育者）に電子メールの利用について教育を行うための電子メール利用教育システムが図示されている。この電子メール利用教育システムは、営業担当者メール端末１０、上司メール端末２０、顧客メール端末３０1〜３０n、ネットワーク４０および電子メール利用教育装置５０から構成されている。
【００６０】
これらの営業担当者メール端末１０、上司メール端末２０、顧客メール端末３０1〜３０nおよび電子メール利用教育装置５０は、ネットワーク４０により相互接続されている。
【００６１】
営業担当者メール端末１０は、企業に設けられており、営業担当者により、顧客（顧客メール端末３０1〜３０n）との間でやり取りされる電子メールの作成、送受信を行うためのコンピュータ端末（デスクトップ型コンピュータ端末、ノート型コンピュータ端末、携帯端末等）である。この営業担当者は、電子メールの利用方法について、教育を受ける立場にある。
【００６２】
営業担当者メール端末１０において、通信部１１は、所定の通信プロトコルに従って、通信を制御する。制御部１２は、電子メールの作成、作成された電子メールで後述する第１使用制限語（図２参照）が使用されているか否かのチェック、電子メールの送受信等に関する制御を行う。
【００６３】
記憶部１３は、制御部１２で用いられるコンピュータプログラム、各種データを記憶する。また、記憶部１３には、電子メール雛形（あいさつ、お礼、購入お礼、定期点検の連絡等）が記憶されている。これらの電子メール雛形は、定形文であり、電子メールの作成に用いられる。入力部１４は、キーボード、マウス等であり、電子メールの作成や各種操作に用いられる。表示部１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）等である。
【００６４】
第１使用制限語情報データベース１６は、上述した第１使用制限語に関する第１使用制限語情報を格納するデータベースである。具体的には、図２に示したように、第１使用制限語情報データベース１６は、「第１使用制限語」、「分類」、「対処方法」、「有効期間」等からなる使用制限語情報を格納している。
【００６５】
「第１使用制限語」は、商取引慣習上、顧客に対して絶対に使用してはいけない語であり、営業担当者メール端末１０により使用が制限される語である。「分類」は、「第１使用制限語」の分類（禁句、曖昧語等）を定義する情報である。禁句や曖昧語は、過去の電子メールの統計をとり、例えば、売り上げに与える影響を定量化した結果に基づいて、定義される。
【００６６】
「対処方法」は、営業担当者メール端末１０で電子メールの作成にあたって第１使用制限語が使用された場合の対処方法（メール送信禁止等）を定義する情報である。「有効期間」は、「第１使用制限語」の有効期間を定義する情報である。
【００６７】
図１に戻り、上司メール端末２０は、上述した営業担当者の上司により、顧客（顧客メール端末３０1〜３０n）との間でやり取りされる電子メールの作成、送受信を行うためのコンピュータ端末であり、営業担当者メール端末１０と同一の構成とされている。上司は、電子メールの利用方法について営業担当者を指導する立場にある。なお、実際には、企業において、営業担当者メール端末１０および上司メール端末２０が複数台設けられている。
【００６８】
顧客メール端末３０1〜３０nは、複数ｎの各顧客により、営業担当者（営業担当者メール端末１０）や上司（上司メール端末２０）との間でやり取りされる電子メールの作成、送受信を行うためのコンピュータ端末である。
【００６９】
電子メール利用教育装置５０は、電子メールの送受信を行うための電子メールサーバ機能と、営業担当者に対して電子メールの利用方法について教育を行うための教育機能とを備えた装置である。
【００７０】
電子メール利用教育装置５０において、通信部５１は、所定の通信プロトコルに従って、通信を制御する。メール送受信制御部５２は、営業担当者メール端末１０、上司メール端末２０、顧客メール端末３０1〜３０nの相互間における電子メールの送受信を制御する。メールバッファ部５３は、上記電子メールを蓄積する。
【００７１】
利用教育部５４は、営業担当者メール端末１０で作成された電子メールに後述する第２使用制限語が使用されているか否かのチェック、受信済みの電子メールの返信に関するチェック等を行い、チェック結果に基づいて、電子メールの利用方法について教育（警告等）を行う機能を備えている。記憶部５５は、メール送受信制御部５２や利用教育部５４で用いられるコンピュータプログラムや各種データを記憶する。
【００７２】
ユーザ情報データベース５６は、電子メール利用教育装置５０のユーザ（営業担当者、上司等）に関するユーザ情報を格納するデータベースである。具体的には、図３に示したように、ユーザ情報データベース５６は、「ユーザＩＤ」、「パスワード」、「電子メールアドレス」、「住所」、「年齢」等からなるユーザ情報を格納している。
【００７３】
「ユーザＩＤ」は、ユーザを識別するための識別子である。「パスワード」は、ログイン時に用いられるパスワードを表す。「電子メールアドレス」は、当該ユーザ（端末）に付与された電子メールアドレスを表す。「住所」は、当該ユーザの住所を表す。「年齢」は、当該ユーザの年齢を表す。
【００７４】
図１に戻り、監視顧客情報データベース５７は、営業や教育の観点から営業担当者との電子メールのやりとりを監視すべき顧客に関する顧客情報を格納するデータベースである。監視すべき顧客としては、頻繁にクレームを上げるクレーマや、取引金額が非常に多い上客等が上げられる。クレーマは、顧客からの電子メールの内容を解析した結果に基づいて、認定される。
【００７５】
具体的には、図４に示したように、監視顧客情報データベース５７は、「監視顧客電子メールアドレス」、「監視顧客名」、「監視理由」、「営業担当者」、「営業担当者電子メールアドレス」、「上司」、「上司電子メールアドレス」等からなる監視顧客情報を格納している。
【００７６】
「監視顧客電子メールアドレス」は、監視顧客（顧客メール端末）に付与された電子メールアドレスである。「監視顧客名」は、監視顧客の氏名を表す。「監視理由」は、監視の理由（クレーマ、上客等）を表す。「営業担当者」は、当該監視顧客を担当する営業担当者の氏名を表す。
【００７７】
「営業担当者電子メールアドレス」は、当該営業担当者（営業担当者メール端末１０）に付与された電子メールアドレスを表す。「上司」は、当該営業担当者の上司の氏名を表す。「上司電子メールアドレス」は、当該上司（上司メール端末２０）に付与された電子メールアドレスを表す。
【００７８】
図１に戻り、第２使用制限語情報データベース５８は、第２使用制限語に関する第２使用制限語情報を格納するデータベースである。具体的には、図４に示したように、第２使用制限語情報データベース５８は、「第２使用制限語」、「分類」、「対処方法」、「有効期間」等からなる使用制限語情報を格納している。
【００７９】
「第２使用制限語」は、前述した第１使用制限語（図２参照）に比して使用制限が緩い語（商慣習上、極力使用を避けたい語）や、第１使用制限語と同等の使用制限（商慣習上、絶対に使ってはいけない語）であって頻繁に更新される語である。
【００８０】
「分類」は、「第２使用制限語」の分類（禁句、曖昧語等）を定義する情報である。「対処方法」は、営業担当者メール端末１０から送信依頼された電子メールで第２使用制限語が使用された場合の対処方法（メール送信禁止等）を定義する情報である。「有効期間」は、「第２使用制限語」の有効期間を定義する情報である。
【００８１】
つぎに、一実施例の動作について、図６〜図１１を参照しつつ説明する。図６および図７は、一実施例におけるメール送信処理を説明する図である。図８は、一実施例におけるメール受信処理を説明する図である。
【００８２】
（メール送信処理）
はじめに、営業担当者メール端末１０から顧客メール端末へ電子メールを送信するためのメール送信処理について説明する。図６に示したステップＳＡ１では、営業担当者メール端末１０の制御部１２は、営業担当者の操作によりメール作成指示があるか否かを判断し、この場合、判断結果を「Ｎｏ」として、同判断を繰り返す。
【００８３】
そして、営業担当者によりメール作成指示があると、制御部１２は、ステップＳＡ１の判断結果を「Ｙｅｓ」とする。ステップＳＡ２では、制御部１２は、図９に示した電子メール作成画面６０を表示部１５に表示させ、電子メールを作成するためのメール作成処理を実行する。
【００８４】
ステップＳＡ３では、制御部１２は、電子メール作成画面６０における送信ボタン６０ａが押下されたか否かを判断し、この場合、判断結果を「Ｎｏ」とする。以後、ステップＳＡ３の判断結果が「Ｙｅｓ」となるまで、ステップＳＡ２およびステップＳＡ３が繰り返される。
【００８５】
営業担当者は、入力部１４を用いて、電子メール作成画面６０における宛先（必要に応じてＣＣ）、件名、本文を順次入力する。この場合には、宛先に、顧客メール端末３０1に付与された電子メールアドレスが入力されたものとする。
【００８６】
なお、メール作成処理においては、記憶部１３に記憶されている複数の電子メール雛形のうち所望の電子メール雛形を編集して、電子メールを作成してもよい。これらの電子メール雛形は、営業担当者により使いやすいかたちにカスタマイズされる。
【００８７】
また、メール作成処理においては、電子メール作成画面６０で入力された宛先と監視顧客情報データベース５７の監視顧客電子メールアドレスとを照合し、一致した場合、宛先に対応する顧客が監視顧客（クレーマ、上客等）である旨を営業担当者に報知し、電子メールの作成に細心の注意を払わせるようにしてもよい。
【００８８】
そして、送信ボタン６０ａが押下されると、制御部１２は、ステップＳＡ３の判断結果を「Ｙｅｓ」とする。ステップＳＡ４では、制御部１２は、電子メール作成画面６０で作成された電子メール（本文）と、第１使用制限語情報データベース１６（図２参照）の第１使用制限語とを照合し、電子メールに第１使用制限語が使用されているか否かについてチェックする。
【００８９】
なお、一実施例においては、送信ボタン６０ａが押下された後に第１使用制限語チェックを実行する構成例について説明したが、これに代えて、本文が入力される都度、第１使用制限語チェックを実行する構成例としてもよい。
【００９０】
ステップＳＡ５では、制御部１２は、ステップＳＡ４のチェック結果に基づいて、当該電子メールで第１使用制限語が使用されているか否かを判断する。ステップＳＡ５の判断結果が「Ｙｅｓ」である場合、第１使用制限語情報データベース１６（図２参照）の対処方法に従って、メール送信が禁止され、ステップＳＡ２では、再度、メール作成処理が実行され、第１使用制限語が削除される。
【００９１】
一方、ステップＳＡ５の判断結果が「Ｎｏ」である場合、ステップＳＡ６では、制御部１２は、作成された電子メールを電子メール利用教育装置５０に渡し、メール送信を依頼する。ステップＳＡ７では、電子メール利用教育装置５０のメール送受信制御部５２は、営業担当者メール端末１０で作成された電子メールをメールバッファ部５３に格納する。
【００９２】
ステップＳＡ８では、利用教育部５４は、メールバッファ部５３に格納されている電子メールの宛先（例えば、顧客メール端末３０1の電子メールアドレス）と、監視顧客情報データベース５７（図４参照）の監視顧客電子メールアドレスとを照合し、当該電子メールの宛先が監視顧客電子メールアドレスであるか否かについてチェックする。
【００９３】
図７に示したステップＳＡ９では、利用教育部５４は、ステップＳＡ８のチェック結果に基づいて、当該電子メールの宛先が監視顧客電子メールアドレスであるか否かを判断する。ステップＳＡ９の判断結果が「Ｎｏ」である場合、ステップＳＡ１０では、メール送受信制御部５２は、当該電子メールを顧客メール端末３０1の電子メールアドレス宛に送信する。
【００９４】
一方、ステップＳＡ９の判断結果が「Ｙｅｓ」である場合、ステップＳＡ１１では、利用教育部５４は、当該電子メール（本文）と、第２使用制限語情報データベース５８（図５参照）の第２使用制限語とを照合し、電子メールに第２使用制限語が使用されているか否かについてチェックする。
【００９５】
ステップＳＡ１２では、利用教育部５４は、ステップＳＡ１１のチェック結果に基づいて、当該電子メールで第２使用制限語が使用されているか否かを判断する。ステップＳＡ１２の判断結果が「Ｎｏ」である場合、ステップＳＡ１３では、メール送受信制御部５２は、当該電子メールを顧客メール端末３０1の電子メールアドレス宛に送信する。
【００９６】
ステップＳＡ１４では、メール送受信制御部５２は、上司メール端末２０の電子メールアドレス宛にも、当該電子メールを送信する。これにより、上司は、部下である営業担当者が監視顧客に送信した電子メールの内容を逐次把握することができ、営業担当者に対する指導に役立てることができる。
【００９７】
一方、当該電子メールに「だいたい」という第２使用制限語が使用されている場合、利用教育部５４は、ステップＳＡ１２の判断結果を「Ｙｅｓ」とする。ステップＳＡ１５では、利用教育部５４は、第２使用制限語情報データベース５８（図５参照）の対処方法（警告）に従って、図１０に示した警告電子メール６１を作成する。
【００９８】
この警告電子メール６１には、第２使用制限語に該当する「だいたい」が電子メールで使用されていたこと、「だいたい」が不適切な表現であること、メール送信禁止としたこと、「だいたい」を削除し、再送信すること、上司に報告することについて、記述されている。
【００９９】
ステップＳＡ１６では、メール送受信制御部５２は、警告電子メール６１（図１０参照）を営業担当者メール端末１０の電子メール宛に送信する。これにより、営業担当者は、警告電子メール６１の内容に従って、当該電子メールの「だいたい」を削除した後、再送信する。
【０１００】
ステップＳＡ１７では、メール送受信制御部５２は、上司メール端末２０の電子メールアドレス宛にも警告電子メール６１（図１０参照）を送信する。これにより、上司は、当該営業担当者の失敗例やスキルを把握することができ、営業担当者への指導に役立てることができる。
【０１０１】
（メール受信処理）
つぎに、顧客メール端末３０1〜３０nのうち、例えば、顧客メール端末３０1からの電子メールを営業担当者メール端末１０で受信するためのメール受信処理について説明する。図８に示したステップＳＢ１では、顧客メール端末３０1は、営業担当者宛に商品の問い合わせに関する電子メールを作成する。ステップＳＢ２では、顧客メール端末３０1は、作成した電子メールを営業担当者メール端末１０の電子メールアドレス宛に送信する。
【０１０２】
ステップＳＢ３では、電子メール利用教育装置５０のメール送受信制御部５２は、顧客メール端末３０1からの電子メールをメールバッファ部５３に格納する。ステップＳＢ４では、利用教育部５４は、メールバッファ部５３に格納されている電子メールの送信元（顧客メール端末３０1の電子メールアドレス）と、監視顧客情報データベース５７（図４参照）の監視顧客電子メールアドレスとを照合し、当該電子メールの送信元が監視顧客電子メールアドレスであるか否かについてチェックする。
【０１０３】
ステップＳＢ５では、利用教育部５４は、ステップＳＢ４のチェック結果に基づいて、当該電子メールの送信元が監視顧客電子メールアドレスであるか否かを判断する。ステップＳＢ５の判断結果が「Ｙｅｓ」である場合、ステップＳＢ６では、メール送受信制御部５２は、当該電子メールを上司メール端末２０の電子メールアドレス宛に送信する。
【０１０４】
これにより、上司は、部下である営業担当者が監視顧客から受けた電子メールの内容を逐次把握することができ、営業担当者に対する指導に役立てることができる。
【０１０５】
ステップＳＢ７では、メール送受信制御部５２は、当該電子メールを営業担当者メール端末１０の電子メールアドレス宛に送信する。これにより、営業担当者は、当該顧客からの電子メールを確認する。なお、ステップＳＢ５の判断結果が「Ｎｏ」である場合、ステップＳＢ６の処理が実行されず、ステップＳＢ７の処理が実行される。
【０１０６】
ステップＳＢ８では、利用教育部５４は、営業担当者メール端末１０で受信された当該電子メールが、２４時間以内に返信されたか否かを判断し、この判断結果が「Ｙｅｓ」である場合、一連の処理を終了する。
【０１０７】
一方、ステップＳＢ８の判断結果が「Ｎｏ」である場合、ステップＳＢ９では、利用教育部５４は、図１１に示した警告電子メール６２を作成する。警告電子メール６２には、当該電子メールを２４時間以内に返信しなかったこと、返信を催促すること等について記述されている。
【０１０８】
ステップＳＢ１０では、メール送受信制御部５２は、警告電子メール６２（図１１参照）を営業担当者メール端末１０の電子メール宛に送信する。これにより、営業担当者は、警告電子メール６２の内容に従って、図６および図７で説明したメール送信処理で、受信した電子メールについて返信メールを作成後、顧客メール端末３０1の電子メールアドレス宛に返信する。
【０１０９】
ステップＳＢ１１では、メール送受信制御部５２は、上司メール端末２０の電子メールアドレス宛にも警告電子メール６２（図１１参照）を送信する。これにより、上司は、当該営業担当者の失敗例やスキルを把握することができ、営業担当者への指導に役立てることができる。
【０１１０】
なお、一実施例においては、変形例１として、電子メール利用教育装置５０で図１２に示したアドバイス電子メール６３を作成し、これを営業担当者メール端末１０へ送信する構成例としてもよい。アドバイス電子メール６３は、営業担当者にインターネット上のマナーや、電子メールの基本的な利用方法をアドバイスするためのメールマガジンである。
【０１１１】
また、一実施例においては、電子メール利用教育装置５０（図１参照）に、電子メールの送受信を行うための電子メールサーバ機能と、営業担当者に対して電子メールの利用方法について教育を行うための教育機能との双方を持たせる構成例について説明したが、変形例２として、各機能を別々の装置に持たせる構成例としてもよい。
【０１１２】
また、一実施例においては、所定時間以内（図８に示したステップＳＢ８では、２４時間以内）に電子メールが返信されなかった場合に、営業担当者メール端末１０および上司メール端末２０に警告電子メール６２（図１１参照）を送信する構成例について説明したが、所定時間以内に代えて、ランダム時間（任意時間）以内としてもよい。
【０１１３】
さらに、一実施例においては、例えば、顧客メール端末３０1からの電子メールを受信してからの経過時間にかかわらず、定時刻（例えば、毎日１３：００）に返信の有無をチェックし、返信されていない場合、返信すべき旨の警告電子メールを営業担当者メール端末１０および上司メール端末２０に送信する構成例としてもよい。
【０１１４】
図１３は、一実施例の変形例２の構成を示すブロック図である。同図において、図１の各部に対応する部分には同一の符号を付ける。図１３においては、図１に示した電子メール利用教育装置５０に代えて、電子メールサーバ７０および電子メール利用教育装置８０が設けられている。
【０１１５】
電子メールサーバ７０は、電子メール利用教育装置５０における電子メールサーバ機能を実現するための装置であり、通信部７１、メール送受信制御部７２、メールバッファ部７３、記憶部７４およびユーザ情報データベース７５から構成されている。メール送受信制御部７２は、メール送受信制御部５２と同様の機能を備えている。ユーザ情報データベース７６は、ユーザ情報データベース５６と同一構成とされている。
【０１１６】
一方、電子メール利用教育装置８０は、電子メール利用教育装置５０における教育機能を実現するための装置であり、通信部８１、利用教育部８２、記憶部８３、監視顧客情報データベース８４および第２使用制限語情報データベース８５から構成されている。
【０１１７】
利用教育部８２は、利用教育部５４と同様の機能を備えている。監視顧客情報データベース８４および第２使用制限語情報データベース８５は、監視顧客情報データベース５７および第２使用制限語情報データベース５８と同一構成とされている。
【０１１８】
以上説明したように、一実施例によれば、営業担当者メール端末１０で作成された電子メールに、予め定義された、例えば、第２使用制限語が使用されている場合、電子メール利用教育装置５０で電子メールから第２使用制限語を削除すべき旨を営業担当者メール端末１０へ通知することとしたので、営業担当者に対して、電子メールの利用について客観的な基準で教育を行い、電子メールの利用スキルを向上させることができる。
【０１１９】
また、一実施例によれば、電子メールに、例えば、第２使用制限語が使用されている場合、電子メール利用教育装置５０で該電子メールの送信を禁止することとしたので、当該電子メールを顧客メール端末に送信した場合のトラブル（苦情等）を未然に防ぐことができる。
【０１２０】
また、一実施例によれば、営業担当者を指導する立場にある上司メール端末２０へも電子メールから第２使用制限語を削除すべき旨を通知することとしたので、上司が営業担当者のスキルを把握することができ、適切な直接指導を行うことができる。
【０１２１】
また、一実施例によれば、顧客メール端末から営業担当者メール端末１０に受信された電子メールの返信の有無をチェックし、営業担当者メール端末１０から顧客メール端末へ電子メールが返信されなかった場合、営業担当者メール端末１０へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブル（苦情等）を未然に防ぐことができる。
【０１２２】
また、一実施例によれば、営業担当者メール端末１０から顧客メール端末へ所定時間以内（例えば、２４時間以内）に電子メールが返信されなかった場合、営業担当者メール端末１０へ返信すべき旨を通知することとしたので、返信遅延に伴うトラブルを未然に防ぐことができる。
【０１２３】
また、一実施例によれば、電子メールの利用方法に関するアドバイス電子メール６３（メールマガジン）を営業担当者メール端末１０へ送信することとしたので、営業担当者に対する教育の成果をさらに高めることができる。
【０１２４】
以上本発明にかかる一実施例について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成例はこの一実施例に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲の設計変更等があっても本発明に含まれる。
【０１２５】
例えば、前述した一実施例においては、電子メール利用教育装置５０（図１参照）や電子メール利用教育装置８０（図１２参照）の機能を実現するためのプログラムを図１３に示したコンピュータ読み取り可能な記録媒体２００に記録して、この記録媒体２００に記録されたプログラムを同図に示したコンピュータ１００に読み込ませ、実行することにより各機能を実現してもよい。
【０１２６】
同図に示したコンピュータ１００は、上記プログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１０と、キーボード、マウス等の入力装置１２０と、各種データを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）１３０と、演算パラメータ等を記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）１４０と、記録媒体２００からプログラムを読み取る読取装置１５０と、ディスプレイ、プリンタ等の出力装置１６０とから構成されている。
【０１２７】
ＣＰＵ１１０は、読取装置１５０を経由して記録媒体２００に記録されているプログラムを読み込んだ後、プログラムを実行することにより、前述した機能を実現する。なお、記録媒体２００としては、光ディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク等が挙げられる。
【産業上の利用可能性】
【０１２８】
以上のように、本発明にかかる電子メール利用教育プログラム、電子メール利用教育方法および電子メール利用教育装置は、電子メールの利用教育に有用であり、特に、電子メールの利用スキルの向上に適している。
【図面の簡単な説明】
【０１２９】
【図１】本発明にかかる一実施例の構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した第１使用制限語情報データベース１６のテーブル構造を示す図である。
【図３】図１に示したユーザ情報データベース５６のテーブル構造を示す図である。
【図４】図１に示した監視顧客情報データベース５７のテーブル構造を示す図である。
【図５】図１に示した第２使用制限語情報データベース５８のテーブル構造を示す図である。
【図６】同一実施例におけるメール送信処理を説明する図である。
【図７】同一実施例におけるメール送信処理を説明する図である。
【図８】同一実施例におけるメール受信処理を説明する図である。
【図９】同一実施例における電子メール作成画面６０を示す図である。
【図１０】同一実施例における警告電子メール６１を示す図である。
【図１１】同一実施例における警告電子メール６２を示す図である。
【図１２】同一実施例の変形例１におけるアドバイス電子メール６３を示す図である。
【図１３】同一実施例の変形例２の構成を示すブロック図である。
【図１４】同一実施例の変形例３の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【０１３０】
１０  営業担当者メール端末
１２  制御部
１６  第１使用制限語情報データベース
２０  上司メール端末
３０1〜３０n  顧客メール端末
５０  電子メール利用教育装置
５４  利用教育部
５７  監視顧客情報データベース
５８  第２使用制限語情報データベース
７０  電子メールサーバ
８０  電子メール利用教育装置
【図１】
2005115826.tif 000003
【図２】
2005115826.tif 000004
【図３】
2005115826.tif 000005
【図４】
2005115826.tif 000006
【図５】
2005115826.tif 000007
【図６】
2005115826.tif 000008
【図７】
2005115826.tif 000009
【図８】
2005115826.tif 000010
【図９】
2005115826.tif 000011
【図１０】
2005115826.tif 000012
【図１１】
2005115826.tif 000013
【図１２】
2005115826.tif 000014
【図１３】
2005115826.tif 000015
【図１４】
2005115826.tif 000016