(57)【要約】【課題】  業務ごとに必要な書類の種類を把握していなかったり、業務の順序を把握していないような不慣れなユーザであっても、容易に扱えるようにし、必要な書類が揃っていないのに次の業務へ移行してしまったり、業務の順序を誤ってしまう等のミスを確実に防止すること。【解決手段】業務ステータス制御部５０が業務リスト５１からいずれかの業務を選択し、全体制御部３０が前記選択されている業務に対応する文書のファイリング処理を実行し、判定部４０が文書リスト４１に基づいて、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定し、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、業務ステータス制御部５０が業務リスト５１に基づいて現在選択している次の業務を選択し、全体制御部３０が該選択された業務に対応する文書のファイリング処理に移行する構成を特徴とする。【選択図】図１
2005182476.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙媒体の種別毎のユニークなコードが記載された紙媒体をイメージとして読み取ってイメージファイルを作成する読み取り手段と、
前記読み取り手段により作成されたイメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成する文字認識手段と、
前記それぞれ作成されたイメージファイルとテキストファイルの少なくとも１つを前記テキストファイル内の紙媒体の種別毎に付されたユニークなコードによって体系的に記憶する第１の記憶手段と、
複数の業務の流れを定義した業務リストと、前記業務リスト内で定義された各業務において必要な文書を文書の種別を示す文書種別コードにより定義した文書リストとを記憶する第２の記憶手段と、
前記第２の記憶手段に記憶される業務リストからいずれかの業務を選択して業務ステータスを管理する選択手段と、
前記選択手段により選択されている業務に対応する文書のファイリング処理として、前記読み取り手段による読み取り処理，前記文字認識手段による文字認識処理，前記第１の記憶手段への格納処理を実行制御する制御手段と、
前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定する判定手段とを有し、
前記判定手段により前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記選択手段は、前記第２の記憶手段に記憶されている業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択して次の業務に移行させ、前記制御手段は、前記選択手段により移行された業務に対応する文書のファイリング処理を行うことを特徴とするファイリングシステム。
【請求項２】
前記判定手段により前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が未だ全てファイリング処理されていないと判定された場合、前記制御手段は、引き続き、前記業務に対応するファイリング処理を行うことを特徴とする請求項１記載のファイリングシステム。
【請求項３】
前記選択手段は、初期状態で、前記第２の記憶手段に記憶される業務リストの先頭の業務を選択した状態であり、前記制御手段は、前記選択手段により選択されている先頭の業務に対応する文書のファイリング処理を開始することを特徴とする請求項１又は２記載のファイリングシステム。
【請求項４】
前記制御手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとを前記第１の記憶手段へ格納処理する際、前記各ファイルが既に前記第１の記憶手段に存在するか否かを判定し、既に存在すると判定した場合には、上書きするか否かの選択をさせ、上書きが選択された場合は、前記各ファイルを上書きすることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載のファイリングシステム。
【請求項５】
記判定手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとが前記第１の記憶手段へ格納処理された際、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であるか否かの判定を行い、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であると判定された場合にのみ、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載のファイリングシステム。
【請求項６】
前記制御手段は、前記判定手段により、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書でないと判定された場合には、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルを前記第１の記憶手段から削除制御することを特徴とする請求項５記載のファイリングシステム。
【請求項７】
前記判定手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとが前記第１の記憶手段へ格納処理する際、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記イメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であるか否かの判定を行い、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であると判定された場合にのみ、前記第１の記憶手段へ格納処理し、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載のファイリングシステム。
【請求項８】
紙媒体の種別毎のユニークなコードが記載された紙媒体をイメージとして読み取ってイメージファイルを作成する読み取り手段と、前記読み取り手段により作成されたイメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成する文字認識手段と、前記それぞれ作成されたイメージファイルとテキストファイルの少なくとも１つを前記テキストファイル内の紙媒体の種別毎に付されたユニークなコードによって体系的に記憶する第１の記憶手段と、複数の業務の流れを定義した業務リストと、前記業務リスト内で定義された各業務において必要な文書を文書の種別を示す文書種別コードにより定義した文書リストとを記憶する第２の記憶手段とを有するファイリングシステムにおけるファイリング方法において、
前記第２の記憶手段に記憶される業務リストからいずれかの業務を選択して業務ステータスを管理する選択工程と、
該選択されている業務に対応する文書のファイリング処理として、前記読み取り手段による読み取り処理，前記文字認識手段による文字認識処理，前記第１の記憶手段への格納処理を実行制御するファイリング工程と、
前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定する判定工程と、
前記判定工程により前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記第２の記憶手段に記憶されている業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択し、該選択された業務に対応する文書のファイリング処理に移行する移行工程と、
を有することを特徴とするファイリング方法。
【請求項９】
請求項８に記載されたファイリング方法を実行するためのプログラム。
【請求項１０】
請求項８に記載されたファイリング方法を実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、帳票等の紙媒体に記録された内容をイメージデータとして保存するファイリングシステムおよびファイリング方法およびプログラムおよび記録媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ファイリングシステムは、帳票等の紙媒体に記録された内容をスキャナ等によって読み込み、読み込んだイメージ（ファイル）に対してキーワードを付して保存する。ファイリングシステムに保存された多数のイメージから必要なイメージを読み出す場合には、保存する際に付したキーワードを指定することで所望するイメージを特定することが出来る。
【０００３】
従来のファイリングシステムにおいてキーワードは、帳票に記録されている特徴的な文字列、例えば帳票番号や表題等の内容を選択して、キーボードの操作によって入力されている。
【０００４】
ところで、帳票等の紙媒体に記録された内容を読み込む装置として、他にＯＣＲ装置（光学的文字読取装置）がある。ＯＣＲ装置では、帳票等のイメージを読み込み、このイメージに対して帳票に記録されている帳票番号や表題等を表す文字を認識して、文字コードからなるテキストファイルを出力することができる。
【０００５】
また、スキャナ装置は、イメージそのものをイメージファイルとして出力することができる。
【０００６】
さらに、このＯＣＲ装置を用いて、紙媒体に記録された内容をイメージによって読み取ってイメージファイルを作成するとともに、イメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成し、該作成されたイメージファイルとテキストファイルとを読み込んで、体系的にファイリングする機能を有するファイリングシステムが提案されている。この種の文献に、特許文献１がある。
【特許文献１】特開平１０−９７６０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載された従来のファイリングシステムは、イメージファイルとテキストファイルを体系的にファイリングをすることに留まり、ファイルが関連する処理の定義が無かった。
【０００８】
そのため、必要なファイルが全てファイリングされたかどうか、ユーザ自身が判断しなければならず、煩雑であるとともに、ファイリング漏れ等が起こる可能性があるという問題点があった。
【０００９】
また、所定の処理に関連する紙媒体を全てファイリングしたと判断した後も、さらに、次の処理へ移行するには、その都度ユーザが処理移行の操作を行わなければならず、非常に煩雑であった。そのため、操作に不慣れで、次に行うべき処理（業務）を認識していないユーザでは、スムーズに次の処理に移行できないという問題点もあった。
【００１０】
よって、上述したような業務ごとに必要な書類の種類を把握していなかったり、業務の順序を把握していないような不慣れなユーザの場合、必要な書類が揃っていないのに次の業務へ移行してしまったり、業務の順序を誤ってしまう等のミスを頻発してしまうことも予想される。
【００１１】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、予め記憶される業務リストからいずれかの業務を選択し、該選択されている業務に対応する文書のファイリング処理（読み取り手段による読み取り処理，文字認識手段による文字認識処理，読み取り結果と文書認識結果のメモリへの格納処理）を実行し、前記文書リストに基づいて、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定し、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択し、該選択された業務に対応する文書のファイリング処理に移行することにより、帳票などの紙媒体に記録された内容を表すイメージを、紙媒体の種別ごとに予め紙媒体に付されたユニークなコードによってファイリングし、定義テーブルにあるファイルが揃った段階でユーザの特別な操作なしに次の業務の処理に移行させることができるため、業務ごとに必要な書類の種類を把握していなかったり、業務の順序を把握していないような不慣れなユーザであっても、必要な書類が揃っていないのに次の業務へ移行してしまったり、業務の順序を誤ってしまう等のミスを確実に防止することができるファイリングシステムおよびファイリング方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の第１の発明は、紙媒体の種別毎のユニークなコードが記載された紙媒体をイメージとして読み取ってイメージファイルを作成する読み取り手段（図１に示すスキャナ装置１０）と、前記読み取り手段により作成されたイメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成する文字認識手段（図１に示すスキャナ装置１０の文字認識機能）と、前記それぞれ作成されたイメージファイルとテキストファイルの少なくとも１つを前記テキストファイル内の紙媒体の種別毎に付されたユニークなコードによって体系的に記憶する第１の記憶手段（図１に示すファイル記憶ユニット３５（図２に示す外部記憶装置９））と、複数の業務の流れを定義した業務リスト（図３に示す業務リスト５１）と前記業務リスト内で定義された各業務において必要な文書を文書の種別を示す文書種別コードにより定義した文書リスト（図４に示す文書リスト４１）とを記憶する第２の記憶手段（図２に示す外部記憶装置９）と、前記第２の記憶手段に記憶される業務リストからいずれかの業務を選択して業務ステータスを管理する選択手段（図１に示す業務ステータス制御部５０）と、前記選択手段により選択されている業務に対応する文書のファイリング処理として、前記読み取り手段による読み取り処理，前記文字認識手段による文字認識処理，前記第１の記憶手段への格納処理を実行制御する制御手段（図１に示す全体制御部３０）と、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定する判定手段（図１に示す判定部４０）とを有し、前記判定手段により前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記選択手段は、前記第２の記憶手段に記憶されている業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択して次の業務に移行させ、前記制御手段は、前記選択手段により移行された業務に対応する文書のファイリング処理を行う（図８のステップＳ１１５〜Ｓ１１８→図６のステップＳ１０１）ことを特徴とする。
【００１３】
本発明の第２の発明は、前記判定手段により前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が未だ全てファイリング処理されていないと判定された場合、前記制御手段は、引き続き、前記業務に対応するファイリング処理を行う（図８のステップＳ１１５→図６のステップＳ１０１）ことを特徴とする。
【００１４】
本発明の第３の発明は、前記選択手段は、初期状態で、前記第２の記憶手段に記憶される業務リストの先頭の業務を選択した状態であり、前記制御手段は、前記選択手段により選択されている先頭の業務に対応する文書のファイリング処理を開始することを特徴とする。
【００１５】
本発明の第４の発明は、前記制御手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとを前記第１の記憶手段へ格納処理する際、前記各ファイルが既に前記第１の記憶手段に存在するか否かを判定し（図６のステップＳ１０４）、既に存在すると判定した場合には、上書きするか否かの選択をさせ、上書きが選択された場合は、前記各ファイルを上書きする（図６のステップＳ１０４〜Ｓ１０６）ことを特徴とする。
【００１６】
本発明の第５の発明は、前記判定手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとが前記第１の記憶手段へ格納処理された際、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であるか否かの判定を行い（図７のステップＳ１１０）、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であると判定された場合にのみ、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定する（図７のステップＳ１１０〜図８のステップＳ１１５）ことを特徴とする。
【００１７】
本発明の第６の発明は、前記制御手段は、前記判定手段により、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書でないと判定された場合には、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルを前記第１の記憶手段から削除制御することを特徴とする。
【００１８】
本発明の第７の発明は、前記判定手段は、前記読み取り手段によって作成されたイメージファイルと前記文字認識手段により作成されたテキストファイルとが前記第１の記憶手段へ格納処理する際、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記イメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であるか否かの判定を行い、前記格納処理されたイメージファイルとテキストファイルが前記選択手段により選択されている業務に必要な文書であると判定された場合にのみ、前記第１の記憶手段へ格納処理し、前記選択手段により選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定することを特徴とする。
【００１９】
本発明の第８の発明は、紙媒体の種別毎のユニークなコードが記載された紙媒体をイメージとして読み取ってイメージファイルを作成する読み取り手段と、前記読み取り手段により作成されたイメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成する文字認識手段と、前記それぞれ作成されたイメージファイルとテキストファイルの少なくとも１つを前記テキストファイル内の紙媒体の種別毎に付されたユニークなコードによって体系的に記憶する第１の記憶手段と、複数の業務の流れを定義した業務リストと、前記業務リスト内で定義された各業務において必要な文書を文書の種別を示す文書種別コードにより定義した文書リストとを記憶する第２の記憶手段とを有するファイリングシステムにおけるファイリング方法において、前記第２の記憶手段に記憶される業務リストからいずれかの業務を選択して業務ステータスを管理する選択工程（図６のステップＳ１０１以前の工程，図８のステップＳ１１７）と、該選択されている業務に対応する文書のファイリング処理として、前記読み取り手段による読み取り処理，前記文字認識手段による文字認識処理，前記第１の記憶手段への格納処理を実行制御するファイリング工程（図６のステップＳ１０１〜図８のステップＳ１１８）と、前記第２の記憶手段に記憶された文書リストに基づいて、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定する判定工程（図８のステップＳ１１５）と、前記判定工程により前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記第２の記憶手段に記憶されている業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択し、該選択された業務に対応する文書のファイリング処理に移行する移行工程（図８のステップＳ１１５〜Ｓ１１８）とを有することを特徴とする。
【００２０】
本発明の第９の発明は、第８の発明に記載されたファイリング方法を実行するためのプログラムであることを特徴とする。
【００２１】
本発明の第１０の発明は、第８の発明に記載されたファイリング方法を実行するためのプログラムを記録媒体にコンピュータが読み取り可能に記憶させたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、予め記憶される業務リストからいずれかの業務を選択し、該選択されている業務に対応する文書のファイリング処理（読み取り手段による読み取り処理，文字認識手段による文字認識処理，読み取り結果と文書認識結果のメモリへの格納処理）を実行し、前記文書リストに基づいて、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであるか否かを判定し、前記選択されている業務に必要な文書が全てファイリング処理済みであると判定された場合、前記業務リストに基づいて現在選択している次の業務を選択し、該選択された業務に対応する文書のファイリング処理に移行するので、帳票などの紙媒体に記録された内容を表すイメージを、紙媒体の種別ごとに予め紙媒体に付されたユニークなコードによってファイリングし、定義テーブルにあるファイルが揃った段階でユーザの特別な操作なしに次の業務の処理に移行させることができる。
【００２３】
従って、業務ごとに必要な書類の種類を把握していなかったり、業務の順序を把握していないような不慣れなユーザであっても、必要な書類が揃っていないのに次の業務へ移行してしまったり、業務の順序を誤ってしまう等のミスを確実に防止することができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。
【００２５】
図１は、本発明の一実施形態を示すファイリングシステムの機能構成を示すブロック図である。
【００２６】
図１に示すように、本実施形態のファイリングシステムは、ＯＣＲ機能を有するスキャナ装置１０，ホスト制御部２５，ファイリング制御部３６，トランスファ制御部５２、ドキュメント制御部４２等から構成される。
【００２７】
図１において、ＯＣＲ機能を有するスキャナ装置１０は、帳票，書類，書籍，新聞等の紙媒体に記録された内容を読み取ってイメージファイル２１を作成すると共に、イメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイル２２を作成する。
【００２８】
ホスト制御部２５は、スキャナ装置制御部２０によりスキャナ装置１０における読み取り処理，ＯＣＲ処理を制御し、処理結果（イメージファイル２１，テキストファイル２２）を一時記憶部２３に保存すると共に、処理結果をファイリング制御部３６において体系的に登録するための処理を行う。
【００２９】
ファイリング制御部３６は、スキャナ装置１０によって作成されたイメージファイル２１とテキストファイル２２とをホスト制御部２５の制御のもとで読み込んで、体系的にファイリングするものであり、全体制御部３０，プリンタ３２，ディスプレイ３３，キーボード３４，ファイル記憶ユニット３５等が設けられている。
【００３０】
全体制御部３０は、ファイリング制御部３６、ホスト制御部２５，ドキュメント制御部４２，トランスファ制御部５２の機能を含むファイリングシステム全体を統括制御するものである。
【００３１】
プリンタ３２は、ファイリングされた各種ファイルの内容などを印刷出力する。ディスプレイ３３は、ファイリングされた各種ファイルの内容表示やガイド表示等に使用される。キーボード３４は、ファイリング制御部３６に対する動作制御や、ファイル検索のためのキーワード入力等に使用される。
【００３２】
ファイル記憶ユニット３５は、例えば光ディスクドライブユニットによって構成され、各種ファイルを記憶するものである。ファイル記憶ユニット３５にファイリングされたイメージファイル２１及びテキストファイル２２は、紙媒体ごとに付された、ファイリングする際のタイトルとされたユニークなコードをもとにして特定され読み出される。
【００３３】
ドキュメント制御部４２は、文書リスト４１で定義されたファイルが揃っているか否かの判定を行うもので、定義テーブルのひとつである文書リスト４１と判定部４０を含んで構成されている。この判定部４０は、後述する図６〜図８に示すフローチャートに示される各種判定処理を行う。
【００３４】
トランスファ制御部５２は、業務リスト５１で定義された次の処理ステップに処理を移行するもので、定義テーブルのひとつである業務リスト５１と業務ステータス制御部５０を含んで構成されている。この業務ステータス制御部５０は、業務リスト５１からいずれかの業務を選択して業務ステータスを管理する。
【００３５】
図２は、図１に示したファイリングシステムのハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３６】
図２に示すように、本発明のファイリングシステムは、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置１００，スキャナ装置１０，プリンタ３２等から構成される。
【００３７】
図２において、１はＣＰＵで、ＲＯＭ３のプログラム用ＲＯＭ，外部記憶装置９に記憶されたプログラムに基づいてシステムバス４に接続された各デバイスを制御することにより、図１に示したファイリング制御部３６，ホスト制御部２５，ドキュメント制御部４２，トランスファ制御部５２等が実装される。
【００３８】
特に、図１に示したファイリング制御部３６内の全体制御部３０，ホスト制御部２５内のスキャナ装置制御部２０，ドキュメント制御部４２内の判定部４０，トランスファ制御部５２内の業務ステータス制御部５０は、ＣＰＵ１による全体制御処理，スキャナ装置制御処理，判定処理，業務ステータス制御処理に対応する。
【００３９】
また、ＲＯＭ３のフォント用ＲＯＭにはフォントデータ等を記憶し、ＲＯＭ３のデータ用ＲＯＭには各種データを記憶する。２はＲＡＭで、ＣＰＵ１の主メモリ，ワークエリア，図１に示したホスト制御部２５内の一時記憶部２３等として機能する。
【００４０】
５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）３４や図示しないポインティングデバイス（例えばマウス）からの入力を制御する。６はビデオコントローラ（ＶＣ）で、ディスプレイ３３の表示を制御する。
【００４１】
７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、外部記憶装置９とのアクセスを制御する。この外部記憶装置９は、例えば、ハードディスク（ＨＤ），フレキシブルディスク（ＦＤ）や光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等光ディスクを含むものとする。なお、この外部記憶装置９に、図１に示したファイリング制御部３６内のファイル記憶ユニット３５に相当する記憶領域が確保される。また外部記憶装置９には、ドキュメント制御部４２内の文書リスト４１，トランスファ制御部５２内の業務リスト５１等の定義テーブルが記憶される。また、外部記憶装置９は、図１に示したホスト制御部２５内の一時記憶部２３に相当する記憶領域を備えていてもよい。
【００４２】
８は外部インタフェース（Ｉ／Ｆ）で、スキャナ装置１０，プリンタ３２との通信を制御する。なお、スキャナ装置１０，プリンタ３２とは、ネットワークを介して接続される構成であってもよい。
【００４３】
なお、図１の説明では、スキャナ装置１０がＯＣＲ機能を備える構成について説明したが、スキャナ装置１０ではなく、情報処理装置１００が備える構成であってもよい。即ち、情報処理装置１００のＣＰＵ１が外部記憶装置９等に記憶されたプログラムを実行してＯＣＲ機能を実現する構成であってもよい。
【００４４】
また、図２では、本発明のファイリングシステムが、情報処理装置１００，スキャナ装置１０，プリンタ３２等から構成される場合について説明したが、図１に示したファイリング制御部３６，ホスト制御部２５，ドキュメント制御部４２，トランスファ制御部５２を複数の情報処理装置にて実現するような構成であってもよい。
【００４５】
さらに、本発明のファイリングシステムを、スキャナ部，プリンタ部，制御部を有するデジタル複写機やＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：多機能複写機）等により実現する構成としてもよい。
【００４６】
以下、図３〜図５を参照して、図１に示した文書リスト４１，業務リスト５１及び本発明のファイリングシステムで読み取る文書について示す。
【００４７】
図３は、図１に示した業務リスト５１のデータ構成について説明する図である。
【００４８】
業務リスト５１は、本発明のファイリングシステムで扱う業務（処理）５４とその業務の処理順序５３を定義したものであり、本実施形態では、図３に示すように、業務（処理）５４として、処理順に、発注処理，請求処理が定義されている。
【００４９】
図４は、図１に示した文書リスト４１のデータ構成について説明する図である。
【００５０】
文書リスト４１は、図３に示した業務リスト５１で定義された各業務処理４５毎に、実行時に必要な文書４３，文書４３に対応する文書種別コード４４を定義したものである。
【００５１】
本実施形態では、図４に示すように、発注処理では、見積依頼書，注文書等が必要であり、請求処理では、納品書，請求書等が必要であることが定義されている。
【００５２】
図５は、図３に示した文書リスト４１で定義された文書の一例を示す模式図である。
【００５３】
図において、６０は文書であり、ここでは見積依頼書に対応する。この文書６０中には、文書の種類を判定するための文書種別コード６１が含まれている。なお、この文書種別コード６１は、図４に示した文書リスト４１内の文書種別コード４４と対応している。
【００５４】
以下、図６〜図８のフローチャートを参照して、スキャナ装置と連携したファイリングシステムにおけるファイリング処理について説明する。
【００５５】
図６〜図８は、本発明のスキャナ装置と連携したファイリングシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、図２に示したＣＰＵ１により外部記憶装置９又はその他の記録媒体に格納されたプログラムに基づいて実行されるものとする。また、Ｓ１０１〜Ｓ１１８は各ステップを示す。
【００５６】
まず、ユーザにより処理の開始が指示されると、全体制御部３０からの依頼により、業務ステータス制御部５０が、業務リスト５１内の最初の業務（処理）（図３に示した例では「発注処理」）を選択し、全体制御部３０がフローチャートの処理を開始する。なお、ユーザからの業務リスト５１内の所望の業務（処理）（図３に示した例では「発注処理」又は「請求処理」）の選択指示に応じて、全体制御部３０からの依頼により業務ステータス制御部５０が業務リスト５１内の業務（処理）を選択し、全体制御部３０がフローチャートの処理を開始するように構成してもよい。
【００５７】
まず、ステップＳ１０１において、全体制御部３０は、スキャナ装置制御部２０に依頼して、スキャナ装置１０に、紙媒体の内容を読み取らせ、イメージファイル２１を作成させ、ステップＳ１０２において、スキャナ装置１０のＯＣＲ機能により、文書中の文字及びユニークなコード（文書コード６１）に対して、文書認識処理を実行させてテキストファイル２２を作成させ、ホスト制御部２５に出力させる。
【００５８】
次に、ステップＳ１０３において、ホスト制御部２５は、スキャナ装置１０から出力されたイメージファイル２１，テキストファイル２２を一時記憶部２３に保存する。
【００５９】
次に、ステップＳ１０４において、全体制御部３０は、一時記憶部２３に保存されたテキストファイル２２を取得し、該取得したテキストファイル２２内の文書コード６１に基づいて、スキャナ装置１０によって読み取った文書がファイル記憶ユニット３５に既に存在するものであるかを判定する。なお、イメージファイル２１とテキストファイル２２は、文書コード６１（文書に付されたユニークなコード）によってファイル記憶ユニット３５に体系的にファイリングされている（例えば、文書コード６１に関連付けた名称でファイル記憶ユニット３５に保存されている）。
【００６０】
そして、ステップＳ１０４で、スキャナ装置１０によって読み取った文書がファイル記憶ユニット３５に既に存在すると判定した場合には、ステップＳ１０５において、全体制御部３０は、ディスプレイ３３に、ファイルを上書きするか否かの選択画面を表示し、ユーザの選択を促す。
【００６１】
そして、ステップＳ１０５において、上書きが選択されたと判定した場合には、ステップＳ１０６に進み、全体制御部３０はイメージファイル２１とテキストファイル２２をファイル記憶ユニット３５に上書き保存する。
【００６２】
一方、ステップＳ１０５で、上書きしないと判定した場合には、そのままステップＳ１０７に進み、全体制御部３０はイメージファイル２１とテキストファイル２２をファイル記憶ユニット３５に上書きすることなく保存する。例えば、前記イメージファイル２１とテキストファイル２２を、テキストファイル２２内の文書コード６１に関連付けた名称で（但し、上書きしないように別名で）ファイル記憶ユニット３５に保存する。
【００６３】
また、ステップＳ１０４で、スキャナ装置１０によって読み取った文書がファイル記憶ユニット３５に未だ存在していないと判定した場合には、そのままステップＳ１０７に進み、全体制御部３０はイメージファイル２１とテキストファイル２２を、テキストファイル２２内の文書コード６１によってファイル記憶ユニット３５に体系的にファイリングする（例えば、文書コード６１に関連付けた名称でファイル記憶ユニット３５に保存する）。なお、ここでは、イメージファイル２１とテキストファイル２２とを、文書コード６１によってファイル記憶ユニット３５にファイリングする場合について説明したが、イメージファイル２１とテキストファイル２２の少なくとも１つを、文書コード６１によってファイル記憶ユニット３５にファイリングするようにしてもよい。
【００６４】
次に、ステップＳ１０８において、全体制御部３０は、判定部４０に、ステップＳ１０７でファイル記憶ユニット３５に保存した文書の種別の識別を依頼し、ステップＳ１０９において、判定部４０が、ファイル記憶ユニット３５に保存した文書内の紙媒体の種別ごとに付されたユニークなコード（文書コード６１）を、定義テーブルの文書リスト４１内の文書種別コード４４と照合し、文書の種別を識別する。
【００６５】
そして、ステップＳ１１０において、判定部４０は、紙媒体の種別（ステップＳ１０９で識別した文書の種別）が文書リスト４１内にあるものと一致するか否かを判定し、文書リスト４１内にあるものと一致しないと判定した場合には、ステップＳ１１１において、ファイルが文書リストの種類にないことをエラーメッセージによって表示し、ステップＳ１０１に戻る。
【００６６】
一方、ステップＳ１１０で、判定部４０が、紙媒体の種別が文書リスト４１内にあるものと一致すると判定した場合には、ステップＳ１１２において、判定部４０は、紙媒体が業務リスト中の現在選択されている業務と関連のある文書か否かを判定する。
【００６７】
ステップＳ１１２で、判定部４０が、紙媒体が業務リスト中の現在選択されている業務と関連がない文書であると判定した場合には、ステップＳ１１４において、全体制御部３０は、以前の処理が終了していないことを、エラーメッセージによって表示し、そのファイルをファイル記憶ユニット３５から削除するか否かの選択を促すメッセージをディスプレイ３３に表示し、そのままステップＳ１０１に戻る。
【００６８】
一方、ステップＳ１１２で、判定部４０が、紙媒体が業務リスト中の現在選択されている業務と関連がある文書であると判定した場合には、ステップＳ１１３において、全体制御部３０は、判定部４０に、文書リスト４１のファイルが全て揃っているかの判定を依頼し、ステップＳ１１５に進む。
【００６９】
ステップＳ１１５において、判定部４０は、文書リスト４１内の現在選択されている処理と関連のある文書に対応するファイルが全て揃っているか（ファイル記憶ユニット３５内に格納済みか）否かを判定し、まだ全て揃っていない（ファイル記憶ユニット３５内に格納済みでない）と判定した場合には、そのままステップＳ１０１に戻り、全体制御部３０は現在選択されている処理を続行し、文書リスト４１内の現在選択されている処理と関連のある文書リストにあり且つ未だファイリングされていない文書をスキャナ装置１０によって読み取る準備状態に移行させる。
【００７０】
一方、ステップＳ１１５で、判定部４０が、文書リスト４１内の現在選択されている処理と関連のある文書リストとマッチングさせ、対応するファイルが全て揃っている（全てファイル記憶ユニット３５内に格納済みである）と判定した場合には、ステップＳ１１６において、全体制御部３０は、業務ステータス制御部５０に処理の移行を依頼する。
【００７１】
そして、ステップＳ１１７において、業務ステータス制御部５０は、業務リスト５１にある次の処理を選択し、ステップＳ１１８において、業務ステータス制御部５０は、ステップＳ１１７で選択した処理を全体制御部３０に開始させ（処理を移行させ）、ステップＳ１０１に戻る。
【００７２】
このようにして、紙媒体の種別（文書種別コード４４）に関連付けて付されたユニークなコード（文書コード６１）の識別判定により、文書リスト４１内の現在選択されている処理に対応するファイルが揃えば、次の処理への移行操作を行うことなく、自動で処理の移行が可能である。
【００７３】
以上示したように、紙媒体に記録された内容をイメージによって読み取ってイメージファイルを作成すると共に、イメージ中に含まれる文字について文字認識処理を施してテキストファイルを作成するＯＣＲ機能を有するスキャナ装置１０と、スキャナ装置によって作成されたイメージファイル２１とテキストファイル２２とを読み込んで、体系的にファイリングする機能を有するファイリング制御部３６と、複数の業務の流れが定義されている業務リスト４１と、各業務に必要な文書が定義されている文書リスト５１と、紙媒体の種別ごとにあらかじめ付されたユニークなコード（文書コード６１）によって文書の種類を識別し、文書リスト４１とマッチングさせ、カレントの業務に必要な文書が揃っているか否かを判定する機能を有するドキュメント制御部４２と、前記ドキュメント制御部４２の判定により、カレントの業務に必要な文書が揃っていれば、処理を次の処理に移行させる機能を有するトランスファ制御部５２とを具備するので、帳票等の紙媒体に記録された内容を表すイメージを、紙媒体の種別ごとのユニークなコードによってファイリングし、実行中の処理に必要な文書が揃った場合に、次の処理に移行することを可能にする。
【００７４】
なお、ステップＳ１０１〜Ｓ１０７のスキャナ装置１０による紙媒体の読み取りからファイル記憶ユニット３５へのファイル保存までの処理の代わりに、既にファイル記憶ユニット３５へ保存済みのファイルを指定し、ステップＳ１０８へ移行することを可能に構成してもよい。
【００７５】
また、文書コード６１に、期限日時を特定可能なコードを含ませ、ステップＳ１０８等の判定部４０による判定処理時に、文書コード６１内に含まれた期限日時が現在日時を過ぎていると判定した場合には、全体制御部３０が、ディスプレイ３３にアラート表示を行うように構成してもよい。
【００７６】
さらに、図３〜図５の各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００７７】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００７８】
なお、上記実施形態及び変形例のいずれか又は全てを組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【００７９】
以上より、業務ごとに必要な書類の種類を把握していなかったり、業務の順序を把握していないような不慣れなユーザであっても、容易に扱えるようにし、必要な書類が揃っていないのに次の業務へ移行してしまったり、業務の順序を誤ってしまう等のミスを確実に防止することができる。
【００８０】
以下、図９に示すメモリマップを参照して本発明に係るファイリングシステムを構成する装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【００８１】
図９は、本発明に係るファイリングシステムを構成する装置で読み取り（読み出し）可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【００８２】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【００８３】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【００８４】
本実施形態における図６〜図８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【００８５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００８６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００８７】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【００８８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９０】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウエアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９１】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【００９２】
本発明のファイリングシステムを、スキャナ部，プリンタ部，制御部を有するデジタル複写機やＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：多機能複写機）等で構成することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の一実施形態を示すファイリングシステムの機能構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示したファイリングシステムのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示した業務リストのデータ構成について説明する図である。
【図４】図１に示した文書リストのデータ構成について説明する図である。
【図５】図３に示した文書リストで定義された文書の一例を示す模式図である。
【図６】本発明のスキャナ装置と連携したファイリングシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明のスキャナ装置と連携したファイリングシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明のスキャナ装置と連携したファイリングシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明に係るファイリングシステムを構成する装置で読み取り（読み出し）可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【００９４】
１０  スキャナ装置
２０  スキャナ装置制御部
２３  一時記憶部
２１  イメージファイル
２２  テキストファイル
２５  ホスト制御部
３０  全体制御部
３２  プリンタ
３３  ディスプレイ
３４  キーボード
３５  ファイル記憶ユニット３５
３６  ファイリング制御部
４０  判定部
４１  文書リスト
４２  ドキュメント制御部
５０  業務ステータス制御部
５１  業務リスト
５２  トランスファ制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005182476.tif 000009
【図８】
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【図９】
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