(57)【要約】【課題】  必要とする資料を短時間内に検索し、かつ管理が必要な資料のみを整理して管理する。【解決手段】  管理対象である資料１０７と、前記資料を整理するための資料フォルダ１０６と、前記資料毎に貼付され、当該資料の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ＩＣタグ１０５ａと、前記資料フォルダに貼付され、当該資料フォルダの管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ＩＣタグ１０５ｂと、前記管理情報を前記ＩＣタグにリード／ライトするＩＣ登録器１０３と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベースに格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダの保管を管理するための管理コントローラ１００とを有する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象である資料と、
前記資料を整理するための資料フォルダと、
前記資料毎に貼付され、当該資料の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ＩＣタグと、
前記資料フォルダに貼付され、当該資料フォルダの管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ＩＣタグと、
前記管理情報を前記ＩＣタグにリード／ライトするＩＣ登録器と、
前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベースに格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダの保管を管理するための管理コントローラとを有することを特徴とする資料管理システム。
【請求項２】
前記管理コントローラは、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報をアンテナにより受信することを特徴とする請求項１に記載の資料管理システム。
【請求項３】
前記ＩＣ登録器は、前記管理コントローラにＬＡＮを介して接続され、
前記ＩＣ登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をＬＡＮを介して受け、当該管理情報をＩＣタグにリード／ライトすることを特徴とする請求項１に記載の資料管理システム。
【請求項４】
さらに、携帯可能な探知器を有し、
前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索することを特徴とする請求項１に記載の資料管理システム。
【請求項５】
前記探知器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をアンテナにより受け、当該管理情報を記憶することを特徴とする請求項３に記載の資料管理システム。
【請求項６】
さらに、収納ボックスを有し、
前記収納ボックスは、前記資料フォルダを収納し、かつＩＣタグを備えており、
前記ＩＣタグは、前記収納ボックスを管理する情報を記憶し、その管理情報を送信することを特徴とする請求項１に記載の資料管理システム。
【請求項７】
さらに前記ＩＣ登録器，前記探知器は、ＩＣタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えていることを特徴とする請求項１又は４に記載の資料管理システム。
【請求項８】
さらに前記資料用ＩＣタグは、管理情報の１つに通報先の情報を含み、
前記管理コントローラは、前記ＩＣタグから送信される通報先に管理情報を送信することを特徴とする請求項１に記載の資料管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、保存・保管期間が設定された資料を管理する資料管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
職場には、保存・保管期間が設定された資料が多く存在し、その資料が年々増えている。資料には電子化による管理が可能なものがあるが、契約文書或は行政文書などの資料の場合は、現物そのままの状態で保管する必要がある。このような資料が増えると、その資料整理の事務に多大な時間を要することがある。また事務管理の統一した規格として例えばＩＳＯ規格があり、この規格によると、例えば保存資料は１０分以内に提出するように事務管理することが要求されている。このように、職場における資料の管理は重要なものとなっている。
【０００３】
従来、資料を管理するシステムとして、特許文献１〜特許文献３に開示されたようなシステムが存在する。
【０００４】
特許文献１に開示された保管物の管理システムは、書類等の保管物を整理保管するための整理用品に、ＲＦＩＤデータキャリアを取り付け、上記整理用品の保管場所に、ＲＦＩＤアンテナを配置し、上記ＲＦＩＤデータキャリアは、上記保管物の管理データを書き換え可能に記憶し、上記ＲＦＩＤアンテナに接続されているＲＦＩＤコントローラが、上記保管場所からの整理用品の出入時に、上記ＲＦＩＤアンテナを介して、該整理用品に取り付けられているＲＦＩＤデータキャリアに対しての管理データの読出しと書込みを行う構成としたものである。
【０００５】
また特許文献２に開示された物品探索支援システムは、一意的な識別情報を保持するデータキャリアが取り付けられた物品を配列して保管可能な物品保管手段と、前記物品保管手段内に存在する物品に取り付けられた前記データキャリアから前記識別情報を読み取る読取手段と、前記読取手段の読取結果に基づき前記物品保管手段内に保管されている物品群を求める保管物品検出手段と、ユーザから探索対象の物品の識別情報の指定を受け付ける探索対象指定手段と、指定された探索対象物品が前記物品保管手段内に保管されているか否かを前記保管物品検出手段の検出結果から判定し、前記ユーザに対してその判定結果を回答する物品有無判定手段とを有する構成としたものである。
【０００６】
特許文献３に開示された保管物の管理システムは、紙文書を管理するための文書情報に基づいて、不要となった紙文書を廃棄する支援を行うためのサーバ装置を有する文書管理支援システムであって、前記サーバ装置は、紙文書を特定する情報及び該紙文書の廃棄時期に関する情報を含む文書情報を格納する文書情報データベースにアクセス可能とし、当該サーバ装置にネットワークを介して接続されたユーザが使用するユーザ側クライアント装置から、前記文書情報を前記文書情報データベースへ登録させる文書情報登録手段と、ユーザ側クライアント装置に、前記文書情報登録手段で登録された文書情報を提示する文書情報提示手段とを有する構成としたものである。
【０００７】
【特許文献１】特開２０００−１２８３１５号公報
【特許文献２】特開２００１−１１４４０５号公報
【特許文献３】特開２００３−５８６２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１の技術は、書類を綴じる書類ファイルを単位として管理するものであるため、その書類ファイルに異種の文書が綴じ込まれている場合、その文書を一枚ずつ人為的に捲って該当する文書を探し出す必要がある。この技術をもって事務の効率化を実現すことは困難であると思われる。
【０００９】
また特許文献２の技術は、特許文献１と同様に複数の文書を束ねた書類を単位として管理するものであり、その書類に含まれている個々の文書を管理することは行われていない。したがって、特許文献２の技術は、特許文献１と同様に事務の効率化を実現すことは困難であると思われる。
【００１０】
また特許文献３の技術は、不要になった紙文書を即座に廃棄することを意図したものであり、不要になる前の文書を個々に短時間内に検索することは困難を極めるものと思われる。
【００１１】
本発明の目的は、必要とする資料を短時間内に検索し、かつ管理が必要な資料のみを整理して管理する資料管理システムを提供することにある。
【００１２】
前記目的を達成するため、本発明に係る資料管理システムは、管理対象である資料と、前記資料を整理するための資料フォルダと、前記資料毎に貼付され、当該資料の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ＩＣタグと、前記資料フォルダに貼付され、当該資料フォルダの管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ＩＣタグと、前記管理情報を前記ＩＣタグにリード／ライトするＩＣ登録器と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベースに格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダの保管を管理するための管理コントローラとを有することを特徴とするものである。
【００１３】
前記管理コントローラは、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報をアンテナにより受信することが可能である。
【００１４】
前記ＩＣ登録器は、前記管理コントローラにＬＡＮを介して接続され、前記ＩＣ登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をＬＡＮを介して受け、当該管理情報をＩＣタグにリード／ライトするようにしてもよいものである。
【００１５】
さらに、携帯可能な探知器を有し、前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索するようにしてもよいものである。この場合、前記探知器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をアンテナにより受け、当該管理情報を記憶するようにすることが望ましいものである。
【００１６】
さらに、収納ボックスを有し、前記収納ボックスは、前記資料フォルダを収納し、かつＩＣタグを備えており、前記ＩＣタグは、前記収納ボックスを管理する情報を記憶し、その管理情報を送信するようにしてもよいものである。
【００１７】
さらに前記ＩＣ登録器，前記探知器は、ＩＣタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにしてもよいものである。
【００１８】
さらに前記資料用ＩＣタグは、管理情報の１つに通報先の情報を含み、前記管理コントローラは、前記ＩＣタグから送信される通報先に管理情報を送信するようにしてもよいものである。
【発明の効果】
【００１９】
以上ように本発明によれば、管理対象である資料と、前記資料を整理するための資料フォルダとにそれぞれＩＣタグを貼付し、ＩＣタグ毎に資料と資料フォルダとの管理情報を送信するため、その送信される管理情報に基いて資料フォルダを検索し、次いで前記検索した資料フォルダに綴じ込まれた資料を探し出すことができる。しかも検索した資料フォルダに綴じ込まれた資料についても管理情報に基いて検索をすることができ、目的とする資料を短時間内に探し出して入手することができる。しかも、管理対象、例えば保存・保管期間が設定された資料のみを管理するため、管理対象でない資料を不必要な資料として廃棄することができ、資料整理によって限られた収納スペースを有効に利用することができる。
【００２０】
さらに、必要な資料は必ず管理されることなり、必要な書類を誤って廃棄することを防止することができる。また、必要な資料の紛失を防止することができる。
【００２１】
資料を資料フォルダに綴じ込み、資料及び資料フォルダをそれぞれ管理するため、例えば保存期間が過ぎた資料を資料フォルダから取り出して集め、これらを廃棄処分する前に保管期間だけ廃棄用の資料フォルダに移し変え、その保管期間が過ぎた時点で資料フォルダ単位、或は廃棄用資料フォルダから廃棄資料を取り出して廃棄することができる。これら一連の資料整理を逐次行うだけで結果として資料の整理整頓を行うことができる。
【００２２】
また管理コントローラは、ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報をアンテナにより受信することにすれば、管理コントローラのデータベースを使って資料の収納位置を検索し、その検索情報に基いて短時間内に目的の資料を探し出すことができる。
【００２３】
前記ＩＣ登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をＬＡＮを介して受け、当該管理情報をＩＣタグにリード／ライトすることにより、ＩＣタグに記憶させる管理情報と管理コントローラのデータベースの管理情報とを一致させることができる。これにより、必要な資料を廃棄してしまうことを未然に防止することができる。
【００２４】
さらに、携帯可能な探知器を有し、前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索することにより、この探知器を使って目的の資料を直接検索することができる。さらに、探知器による資料の検索と、データベースを使った資料の検索との２通りを併用することができ、資料を検索する目的に併せて検索方法を選択することができる。
【００２５】
さらに、収納ボックスを有し、前記収納ボックスに前記資料フォルダを収納するようにすれば、管理対象の資料と、管理対象から外れた資料とを資料フォルダ単位で振る分けることに加えて、収納ボックス単位で振り分けることができる。さらに、管理期間の異なる資料を収納ボックス単位で管理することもできる。さらには、収納ボックス自体も管理されているため、不要となった収納ボックスを収納位置から取り出したとき、その収納ボックスの位置に新しい収納ボックスをセットし、複数の収納ボックス間の順番が順不同になったとしても、確実に資料を管理することができる。
【００２６】
さらに前記探知器に、ＩＣタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにすれば、資料を廃棄する現場においてＩＣタグを資料から剥して回収し、その現場でＩＣタグの記憶内容をクリアすることができる。またＩＣ登録器に、ＩＣタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにすれば、回収したＩＣタグの記憶内容のクリアを現場以外の場所で行うことができる。
【００２７】
さらに前記資料用ＩＣタグは、管理情報の１つに通報先の情報を含み、前記管理コントローラは、前記ＩＣタグから送信される通報先に管理情報を送信するようにすれば、ユーザの端末などに管理情報を逐次送ることができ、ユーザは送られた管理情報により資料の整理時期を知ることができる。
【００２８】
さらに管理コントローラが通報先への管理情報の通知機能を備えることにより、複数のユーザが必要とする資料を管理情報に基いて一元的に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、本発明の実施形態を図により詳細に説明する。
図１（ａ）に示すように本発明の実施形態に係る資料管理システムは、管理対象である資料１０７と、資料１０７を整理するための資料フォルダ１０６と、資料１０７毎に貼付され当該資料１０７の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ＩＣタグ１０５ａと、資料フォルダ１０６に貼付され当該資料フォルダ１０６の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ＩＣタグ１０５ｂと、前記管理情報をＩＣタグ１０５ａ，１０５ｂにリード／ライトするＩＣ登録器１０３と、前記ＩＣタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベース１０１に格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダを管理するための管理コントローラ１００とを有している。
【００３０】
また端末１０２とアンテナ１０９とを備えている。この端末１０２と管理コントローラ１００とはパソコンから構成されている。端末１０２は、資料１０７及び資料フォルダ１０６並びに収納ボックス１０８を管理するために必要な管理情報を管理コントローラ１００に入力し、さらに管理コントローラ１００に指令を入力するためにユーザが用いるものである。
【００３１】
アンテナ１０９は、ＩＣタグ１０５ａ，１０５ｂ，１０５ｃから送信される管理情報を受信し、この受信した管理情報をＬＡＮ１１０を介して管理コントローラ１００に伝送するようになっている。さらにアンテナ１０９は、検索対象の資料１０７，資料フォルダ１０６，収納ボックス１０８にそれぞれ対応する管理情報を探知器１０４に向けて送信するようになっている。
【００３２】
管理コントローラ１００，端末１０２，アンテナ１０９はＬＡＮ１１０を介して相互に接続されている。
【００３３】
また携帯可能なハンディタイプの探知器１０４と、収納ボックス１０８とを備えている。この探知器１０４は、アンテナ１０９から送信される資料１０７，資料フォルダ１０６，収納ボックス１０８のそれぞれの管理情報を記憶し、当該管理情報と、ＩＣタグ１０５ａ，１０５ｂ、１０５ｃから送信される資料１０７，資料フォルダ１０６，収納ボックス１０８の管理情報とを照合し、保管されている資料１０７，資料フォルダ１０６，収納ボックス１０８を検索するようになっている。
【００３４】
この実施形態においては、資料１０７として文書を用い、資料フォルダ１０６として文書ファイルを用い、収納ボックス１０８として文書箱を用いている。この実施形態において、文書１０７を保管する際には、ＩＣタグ１０５ａが貼付された文書１０７を、ＩＣタグ１０５ｂが貼付された文書ファイル１０６に綴じ込み、これらの文書ファイル１０６を文書箱１０８に収納し、この収納ボックス１０８を倉庫の棚などに保管するようになっている。
【００３５】
ＩＣタグ１０５ａ，１０５ｂ，１０５ｃは、超小型のＩＣ（集積回路）チップと、無線通信用のアンテナを組み合わせた小型装置であり、ＲＦＩＤと呼ばれている。この実施形態においては、探知器１０４としてＲＦＩＤスキャナ１０４を用いている。このＲＦＩＤスキャナ１０４は、ユーザが携帯して保管されている文書箱１０８の近くまで接近すると、音などの報知手段を使ってユーザに文書１０７の位置を知らせるようになっている。またＩＣ登録器１０３，ＲＦＩＤスキャナ１０４は、ＩＣタグ１０５ａ，１０５ｂ，１０５ｃに記憶された管理情報を消去する機能を備えている。
【００３６】
次に、本発明の実施形態に係る資料管理システムの動作について説明する。
【００３７】
先ず、ユーザが新たな資料を本発明の実施形態に係る資料管理システムに管理させる場合について説明する。
【００３８】
ユーザが本発明の実施形態に係る資料管理システムを起動させると、端末１０２の画面に図３に示すログインの画面が表示される。ユーザは、ログインするためにパスワード（×××××）を入力する（図２ステップＦ２００）。そして、キーボードのエンタキーを押下すると、端末１０２の画面が図４に示すメニュー画面に切替る。
【００３９】
ユーザは管理すべき文書の管理情報を新規に登録するものであるから、「１」を入力する。すると、端末１０２の画面が図５に示す登録画面に切替る（図２のステップＦ２０１）。
【００４０】
次に、ユーザは、「１．登録」の欄に一連の番号「０００００００１」を入力する。「（１）資料名称」の欄に、例えば「メンテナンスレポート」を入力する。「（２）資料の種類」の欄から「１．保管」，「２．保存」，「３．重要」，「４．秘密」，を選択し、その該当番号を入力する。ここで、「保管」は通常の環境下で管理する場合、「保存」は物理的変化を防ぐ処置を施して管理する場合を意味する。「（３）保存、保存期間」の欄に、その期間を入力する。この入力情報に基いて管理コントローラ１００は、保存開始日と保存満了日とを演算し、そのデータをデータベースに記憶させる。「（４）棚位置」の欄に、文書を綴じ込む文書ファイル１０６を収納した文書箱１０８が保管される場所を入力する。例えば、この場所の情報は、「第一倉庫：１０１号：２―６−３」のように入力する。「（５）通報先」の欄に、情報を入力しているユーザのメールアドレスなどの通報先情報を入力する。「（６）一括登録」の欄に、「１．する」，「２．しない」を選択して、その該当番号を入力する。「（７）登録者ＩＤ」の欄に、登録者を識別するためのＩＤを入力する。最後の「１．登録完了」の該当番号を入力し、キーボードのエンターキーを押下する。これにより、図２の情報入力のステップＦ２０２が完了する。
【００４１】
端末１０２から登録情報の入力が完了すると、その文書管理用の管理情報がＬＡＮ１１０を介して管理コントローラ１００に入力し、その管理情報が管理コントローラ１１０のデータベース１０１に記憶される。また端末１０２から入力した文書の管理情報がＩＣ登録器１０３に入力する。また、ユーザは、上述した登録に関する情報を文書を検索する際の情報として端末１０２に登録しておく。
【００４２】
ユーザが資料用ＩＣタグ１０５ａをＩＣ登録器１０３に差込むと、ＩＣ登録器１０３はＩＣタグ１０５ａに文書の管理情報を書き込む（図２のステップＦ２０３）。これのより、管理用のＩＣタグ１０５ａが作成される。ユーザは図１（ｂ）に示すように、ＩＣ登録器１０３で文書の管理情報が書き込まれたＩＣタグ１０５ａを文書１０７に貼付する（図２のステップＦ２０４）。ＩＣタグ１０５ａが貼付された文書１０７は、ユーザによって該当する文書ファイル１０６に綴じ込まれる。これにより登録ステップが完了する（図２のステップＦ２０５）。
【００４３】
次に、ユーザが取り出したい文書１０７の場所を検索する場合について説明する（図２の検索ステップＦ２０６）。ユーザは図２に示す端末１０２の画面から「２．検索」を選択し、その該当番号を入力する。すると、端末１０２の画面が図６に示す検索画面に切替る。この画面を使って検索項目を入力する。
【００４４】
ユーザは、端末１０２に登録しておいた情報を参照して、「（１）期間満了日」の欄に、期間満了日の情報を入力する。「（２）登録日」の欄に、文書の管理情報を入力した登録日の情報を入力する。「（３）資料名称」の欄に、資料名称の情報、例えば「メンテナンスレポート」の情報を入力する。「（４）一連番号」の欄に、文書を入力した連番、例えば「０００００００１」を入力する。「（５）資料の種類」の欄から「１．保管」，「２．保存」，「３．重要」，「４．秘密」を選択し、その該当番号を入力する。「（６）保存、保存期間」の欄に、その期間を入力する。「（７）棚位置」の欄に、文書を綴じ込む文書ファイル１０６を収納した文書箱１０８が保管される場所を入力する。例えば、この場所の情報は。「第一倉庫：１０１号：２―６−３」のように入力する。「（８）登録者ＩＤ」の欄に、登録者を識別するためのＩＤを入力する。「（９）通報先」の欄に、入力しているユーザのメールアドレスなどの通知先情報を入力する。最後の「１．検索開始」の該当番号を入力し、キーボードのエンターキーを押下する（図２ステップＦ２０７）。
【００４５】
この検索入力情報が端末１０２からＬＡＮ１１０を介して管理コントローラ１００に入力すると、管理コントローラ１００はデータベース１０１に記憶されている管理情報から該当する管理情報を検索する。そして、該当する管理情報が存在すると、この管理情報をＬＡＮ１１０を介して端末１０２に出力する。したがって、端末１０２の画面は図７に示す検索情報の表示画面に切替る（図２のステップＦ２０８）。なお、この場合、検索の文書を特定するための検索項目を絞り、図７に示す検索後の情報を出力するようにしてもよいものである。
【００４６】
次にユーザは図７に示す画面にて、検索した管理情報をＲＦＩＤスキャナ１０４に出力させるか否かを選択する（図２ステップＦ２０９，Ｆ２１０）。ＲＦＩＤスキャナ１０４に検索した管理情報を転送しない場合（ＮＯ）、例えば文書１０７の情報を確認などする場合には、以上のステップで検索ステップが完了する（Ｆ２１１）。
【００４７】
一方、ユーザが検索管理情報をＲＦＩＤスキャナ１０４に転送することを決定した場合（図２のステップＦ２１０，ＹＥＳ）、「１．データ転送」の該当番号を入力する。この指令が管理コントローラ１００に入力し、この指令を受けて管理コントローラ１００は、ユーザが検索した文書の管理情報をＬＡＮ１１０を介してアンテナ１０９に転送する。アンテナ１０９は、管理コントローラ１００からの管理情報を電波によりＲＦＩＤスキャナ１０４に向けて送信する。アンテナ１０９からの管理情報を受取ると、ＲＦＩＤスキャナ１０４は、アンテナ１０９から送信された文書の管理情報を記憶する（図２のステップＦ２１２）。これにより、図２の検索ステップは完了し（図２のステップＦ２１３）、図１２に示す検索終了時の画面に切替る。
【００４８】
ここで、ユーザが直接文書を検索する場合について説明する。ユーザは、管理コントローラ１００からの文書の管理情報を記憶したＲＦＩＤスキャナ１０４を携帯して、文書が保管されている倉庫に入庫する。そして、ユーザがＲＦＩＤスキャナ１０４から記憶している文書の管理情報を文書に向けて送信する。なお、以上の説明は、管理コントローラ１００のデータベース１０１を利用して文書の収納場所を検索し、その検索情報をＲＦＩＤスキャナ１０４に入力した後、検索を介する場合の例である。これに限られるものではなく、予め文書の収納場所の情報をＲＦＩＤスキャナ１０４に登録しておき、文書の検索が必要な場合にＲＦＩＤスキャナ１０４を携帯して直接文書を検索するようにしてもよいものである。これらの方法は、いずれもＲＦＩＤスキャナの特性を利用して文書を検索している。
【００４９】
ユーザが携帯しているＲＦＩＤスキャナ１０４からの電磁界の範囲内に該当文書１０７が位置すると、この文書１０７に貼付されたＩＣタグ１０５ａがＲＦＩＤスキャナから生じる電磁力によりＩＣタグ１０５ａに誘導起電力が発生する。この誘導起電力によりＩＣタグ１０５ａが起動し、記憶している文書の管理情報をＲＦＩＤスキャナ１０４に向けて送信する。このＩＣタグ１０５ａから送信された管理情報をＲＦＩＤスキャナ１０４が受信すると、ＲＦＩＤスキャナ１０４が記憶している文書の管理情報と照合する。ＲＦＩＤスキャナ１０４は、受信した文書の管理情報と記憶している文書の管理情報とが一致したときに、検索対象の文書が近くにあることをユーザに音などの報知手段により知らせる。ユーザは、ＲＦＩＤスキャナ１０４からの報知信号を頼りに目的とする文書１０７を探し出す。
【００５０】
ユーザは、ＲＦＩＤスキャナ１０４から報知された文書１０７が綴じ込まれている文書ファイル１０６を収納した文書箱１０８を棚から下し、前記文書ファイル１０６を文書箱１０８から取出し、その文書ファイル１０６から該当する文書１０７を取り出す（図２のステップＦ２１３）。
【００５１】
次にユーザが文書を廃棄する方法について説明する。ユーザは図４に示す画面から「３．廃棄」を選択する。すると、端末１０２の画面が図８に示す画面に切替る（図２ステップＦ２１４）。ユーザは、廃棄する文書１０７に添付されたＩＣタグ１０５ａをＩＣ登録器１０３又はＲＦＩＤスキャナ１０４にセットする（図２ステップＦ２１５）。ＩＣタグ１０５ａをＲＦＩＤスキャナ１０４にセットすると、ＲＦＩＤスキャナ１０４はＩＣタグ１０５ａの記憶情報をクリアするとともに、記憶情報のクリア信号をアンテナ１０９に送信する。アンテナ１０９に受信されたＲＦＩＤスキャナ１０４からのクリア信号は、管理コントローラ１００に入力する。またＩＣタグ１０５ａをＩＣ登録器１０３にセットした場合には、そのクリア信号は端末１０２からＬＡＮ１１０を介して管理コントローラ１００に入力する。管理コントローラ１００は、クリア信号に基いて該当する文書の管理情報に廃棄される旨の情報を付加する、又は廃棄文書に関する管理情報を消去する。
【００５２】
その後、端末１０２の画面は図９に示す廃棄後の表示画面に切替る。そして廃棄文書の内容確認が必要な場合には、「１．確認する」の情報を入力する。すると、図１０に示す廃棄後の表示画面に切替る。ユーザは、図１０に示す表示画面の内容を確認後に「１．削除」の情報を入力する。すると。図１２に示す終了画面に切替る（図２ステップＦ２１６）。
【００５３】
次に管理コントローラ１００による自動通報方法について説明する。図４のメニュー画面で「４．自動通報」を選択すると、図１１に示す自動通報の画面に切替る（Ｆ２１７）。この自動通報画面にて、「１．開始」を選択すると、自動通報による監視に切替る。この自動通報は、アンテナ１０９を介して管理コントローラ１００とデータベース１０１において監視される。
【００５４】
この自動通報監視において、管理コントローラ１００はコンピュータで構成されているから、内蔵しているタイマにより計時し、マイクロプロセッサにより文書の保存・保管期間を管理する。
【００５５】
ＩＣタグ１０５ａは、図５に示す登録項目にて入力された保管・保存期間の満了日に近ずくと、保管・保存期間が満了日に近くなったことをアンテナ１０９に向けて送信する。ＩＣタグ１０５ａからの信号を受信すると、アンテナ１０９はＩＣタグ１０５ａからの信号をＬＡＮ１１０を介して管理コントローラ１００に伝送する。管理コントローラ１００は、ＩＣタグ１０５ａからの信号を受けてデータベース１０１により期限管理を行い、保管・保存期間が満了した日に至ったときに、管理コントローラ１００は、図５の画面で入力された通報先に、文書１０７の保管・保存期間が満了したことをメール送信する。
【００５６】
これに伴い、期日指定文書を効率よく管理し、必要のないものは即座に廃棄できるようになり、無駄なスペースをなくし、文書の整理整頓を行うことができる。また必要な資料をスピーディに探し出すことも可能となる。
【００５７】
以上の説明では、保管・保存期間が満了した文書について廃棄する場合について説明したが、これに限られるものではない。すなわち、保存期間が指定された文書は、廃棄する前に保管期間を設定し、その保管期間が満了した場合に廃棄処分をする場合にもある。この場合には、保損期間が満了した文書のＩＣタグに図５の画面を使って、保存期間に代えて保管期間の情報を入力し、保存期間が満了した文書の管理を保管管理に移行させ、その保管期間で文書を管理するようにしてもよいものである。
【００５８】
また、図５に示す端末１０２の登録画面を使って、文書ファイル１０６及び文書箱１０８の管理に必要な管理情報を作成し、これらの管理情報をＩＣ登録器１０３を使ってＩＣタグ１０５ｂ，１０５ｃに記憶させ、これらのＩＣタグ１０５ｂ，１０５ｃを文書ファイル１０６，文書箱１０８にそれぞれ貼付し、文書ファイル１０６，文書箱１０を管理するようにしてもよいものである。
【００５９】
また文書ファイル１０６として、保存・保管期間が異なる文書を綴じるためのＩＣタグ１０５ｂを貼付したものと、保存・保管期間が同一期間の文書を綴じるためのＩＣタグ１０５ｂを貼付したものとを用意する。同様に文書箱１０８として、保存・保管期間が異なる文書ファイル１０６を収納するためのＩＣタグ１０５ｃを貼付したものと、保存・保管期間が同一期間の文書ファイル１０６を収納するためのＩＣタグ１０５ｃを貼付したものとを用意する。そして、保管・保存期間が満了した文書１０７を纏め、これらを、保存・保管期間が同一期間の文書ファイル１０６に移し変えて綴じ込む。そして、保管・保存期間が同一の文書ファイル１０６を纏めて、保管・保存期間の同一の文書箱１０８に纏めて収納し、文書ファイル単位、あるいは文書箱単位で文書を管理するようにすることも可能である。このような管理を行うことにより、管理する文書，文書ファイル，文書箱を整理整頓することができる。
【００６０】
また、資料１０７として文書を用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料であれば、いずれのものでもよいものである。また、資料フォルダ１０６として文書ファイルを用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料１０７を整理して管理することが可能な資料フォルダであれば、いずれのものでもよいものである。また、収納ボックス１０８として文書箱を用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料フォルダ１０６を整理して管理することが可能な収納ボックス１０８であれば、いずれのものでもよいものである。また、収納ボックス１０８を用いて資料フォルダ１０６を整理するようにしたが、必要に応じて収納ボックス１０８を用いずに資料フォルダ１０６を棚などに直接並べてもよいものである。
【００６１】
さらに資料によっては、持出し禁止の資料も存在する。この資料についても、ＩＣタグに持出し禁止の管理情報を入力することにより、一般の検索方法では、資料の収納場所などの持ち出すのに必要な情報を提供しないようにして、持出し禁止の資料を管理することができる。
【産業上の利用可能性】
【００６２】
以上説明したように本発明のよれば、不必要な資料保管をする必要がなくなり、資料整理を行うことにより保管スペースを確保できる。また、資料管理ができ、必要な資料を誤って廃棄することがなく、資料の紛失を防止することができる。さらに、必要な際に、資料をスムーズに探すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】図１（ａ）は、本発明の実施形態に係る資料管理システムを示す構成図、図１（ｂ）は、本発明の実施形態に係る資料管理システムに用いるＩＣタグの貼付例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る資料管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図３】端末の画面に表示されるログインの画面表示例を示す図である。
【図４】端末の画面に表示されるメニューの画面表示例を示す図である。
【図５】端末の画面に表示される登録の表示例を示す図である。
【図６】端末の画面に表示される検索の表示例を示す図である。
【図７】端末の画面に表示される検索後の表示例を示す図である。
【図８】端末の画面に表示される廃棄の表示例を示す図である。
【図９】端末の画面に表示される廃棄後の表示例を示す図である。
【図１０】端末の画面に表示される廃棄後の表示例を示す図である。
【図１１】端末の画面に表示される自動通報の表示例を示す図である。
【図１２】端末の画面に表示される終了時の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００６４】
１００  管理コントローラ
１０１  データベース
１０２  端末
１０３  ＩＣ登録器
１０４  ＲＦＩＤスキャナ（探知器）
１０５ａ，１０５ｂ，１０５ｃ  ＩＣタグ
１０６  文書ファイル（資料フォルダ）
１０７  文書（資料）
１０８  文書箱（資料ボックス）
１０９  アンテナ
１１０  ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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