(57)【要約】【課題】  一般的なワークフローの下で、セキュリティを確保しつつ文書を電子データ化して格納する。【解決手段】  文書入力装置４Ａおよび文書格納装置５をネットワーク６経由で接続する。文書入力装置４Ａは、文書を光学的に読み取って入力し、入力した文書に予め定められた画像データまたは予め定められた文字列が含まれているか否かを判定し、判定結果に応じたアクセス権情報を文書格納装置５へ送信する。文書格納装置５は、受信したアクセス権情報に応じたフォルダ名を返信する。文書入力装置４Ａは、返信されたフォルダ名を選択可能に一覧表示し、文書入力装置４Ａおよび文書格納装置５は、入力した文書を選択されたフォルダに格納する。【選択図】      図１
2005323292.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を光学的に読み取って入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を表示する表示手段と、
操作子を備え、前記表示手段により表示された識別子から前記操作子の操作内容に応じて１つの識別子を選択する選択手段と、
前記入力手段により入力された文書を前記選択手段により選択された識別子で示される記憶領域に格納する格納手段と
を有する文書格納装置。
【請求項２】
文書入力装置と文書格納装置とを有し、
前記文書入力装置は、
文書を光学的に読み取って入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、判定結果を前記文書格納装置へ送信する判定送信手段と、
前記文書格納装置からの情報を受信して表示する情報表示手段と、
操作子を備え、前記情報表示手段により表示された情報から前記操作子の操作内容に応じて１つの情報を選択し、選択結果を示す選択情報と前記入力した文書とを前記文書格納装置へ送信する選択送信手段とを有し、
前記文書格納装置は、
複数の記憶領域を有する記憶手段と、
前記文書入力装置からの前記判定結果を受信し、前記判定結果が肯定的である場合には秘匿度の低い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子とを前記文書入力装置へ送信し、否定的である場合には秘匿度の低い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子を前記文書入力装置へ送信する識別子送信手段と、
前記文書入力装置からの前記選択情報および前記入力した文書を受信し、該文書を該選択情報から定まる前記記憶領域に格納する受信格納手段とを有する
ことを特徴とする文書格納システム。
【請求項３】
文書を光学的に読み取って入力する入力過程と、
前記入力過程にて入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを選択可能に表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を選択可能に表示する表示過程と、
前記表示過程にて表示された識別子から１つの識別子が選択されると、前記入力過程にて入力された文書を該識別子で示される記憶領域に格納する格納過程と
を有する文書格納方法。
【請求項４】
コンピュータに、
文書を光学的に読み取って入力する入力過程、
前記入力過程にて入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを選択可能に表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を選択可能に表示する表示過程、
前記表示過程にて表示された識別子から１つの識別子が選択されると、前記入力過程にて入力された文書を該識別子で示される記憶領域に格納する格納過程
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書のセキュリティを確保しつつ文書を電子データ化して格納する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書を電子データ化してメモリに記憶する装置としてデジタル複写機がある。さらに、このデジタル複写機を用いて、文書を電子的にファイリングする文書ファイリングシステムが存在する。この文書ファイリングシステムを用いて組織内の文書をファイリングする場合、次に述べるようなセキュリティ上の問題が生じ得る。
【０００３】
一般に、組織内の文書には、特定の構成員のみに利用が許可された秘密文書と任意の構成員に利用が許可された通常文書とがある。秘密文書には、通常文書よりも高い秘匿性が要求される。しかし、デジタル複写機に読み取られた文書は、一時的に、誰でもアクセス可能な記憶領域に記憶されてしまう。つまり、秘密文書が不適切な構成員に利用される虞がある。
【０００４】
この問題を解決可能なシステムが特許文献１に開示されている。このシステムは、デジタル複写機を用いて入力された文書を格納する際に、このデジタル複写機の使用者に暗証番号などの認証情報を入力させて本人認証を行い、本人であることが認証された場合にのみ、この使用者のアクセス権に応じたフォルダを提示し、提示したフォルダから１つのフォルダが選択されると、そのフォルダに当該文書を格納する。
【特許文献１】特開２０００−３５４１２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、文書ファイリングシステムに文書を入力する作業は、文書の作成者によって行われるとは限らない。むしろ、文書の作成者に依頼された、秘密文書を利用する権限を持たないオペレータによって行われるのが一般的である。このような一般的なワークフローでは、オペレータが文書（紙）を利用可能となるが、オペレータの行動を就業規則などの取り決めによって規制することは容易であるから、支障は生じない。
【０００６】
よって、組織内の文書の文書ファイリングシステムとしては、上記の一般的なワークフローを維持可能なものが望ましい。しかし、特許文献１のシステムでは、文書の作成者自身がオペレータとならざるを得ないから、この要望に応えることができない。もちろん、文書の作成者がオペレータに自身の認証情報を渡すようにしてワークフローを維持することも考えられるが、その場合には、セキュリティ上、より大きな問題が生じてしまう。
【０００７】
本発明は上述した事情に鑑みて為されたものであり、一般的なワークフローの下で、セキュリティを確保しつつ文書を電子データ化して格納することができる技術を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、文書を光学的に読み取って入力する入力手段と、前記入力手段により入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を表示する表示手段と、操作子を備え、前記表示手段により表示された識別子から前記操作子の操作内容に応じて１つの識別子を選択する選択手段と、前記入力手段により入力された文書を前記選択手段により選択された識別子で示される記憶領域に格納する格納手段とを有する文書格納装置を提供する。
【０００９】
また、本発明は、文書入力装置と文書格納装置とを有し、前記文書入力装置は、文書を光学的に読み取って入力する入力手段と、前記入力手段により入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、判定結果を前記文書格納装置へ送信する判定送信手段と、前記文書格納装置からの情報を受信して表示する情報表示手段と、操作子を備え、前記情報表示手段により表示された情報から前記操作子の操作内容に応じて１つの情報を選択し、選択結果を示す選択情報と前記入力した文書とを前記文書格納装置へ送信する選択送信手段とを有し、前記文書格納装置は、複数の記憶領域を有する記憶手段と、前記文書入力装置からの前記判定結果を受信し、前記判定結果が肯定的である場合には秘匿度の低い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子とを前記文書入力装置へ送信し、否定的である場合には秘匿度の低い文書を格納する前記記憶領域を示す識別子を前記文書入力装置へ送信する識別子送信手段と、前記文書入力装置からの前記選択情報および前記入力した文書を受信し、該文書を該選択情報から定まる前記記憶領域に格納する受信格納手段とを有することを特徴とする文書格納システムを提供する。
【００１０】
また、本発明は、文書を光学的に読み取って入力する入力過程と、前記入力過程にて入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを選択可能に表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を選択可能に表示する表示過程と、前記表示過程にて表示された識別子から１つの識別子が選択されると、前記入力過程にて入力された文書を該識別子で示される記憶領域に格納する格納過程とを有する文書格納方法を提供する。
【００１１】
また、本発明は、コンピュータに、文書を光学的に読み取って入力する入力過程、前記入力過程にて入力された文書に予め定められた情報が含まれているか否かを判定し、含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とを選択可能に表示し、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子を選択可能に表示する表示過程、前記表示過程にて表示された識別子から１つの識別子が選択されると、前記入力過程にて入力された文書を該識別子で示される記憶領域に格納する格納過程を実行させるためのプログラムを提供する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書が光学的に読み取られて入力され、入力された文書に予め定められた情報が含まれている場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子と秘匿度の高い文書を格納する記憶領域を示す識別子とが選択可能に表示され、含まれていない場合には秘匿度の低い文書を格納する記憶領域を示す識別子が選択可能に表示される。そして、表示された識別子から１つの識別子が選択されると、入力された文書が当該識別子で示される記憶領域に格納される。
よって、文書に予め定められた情報を含ませておくことにより、文書を光学的に読み取らせるオペレータが誰であっても、当該文書を秘匿度の高い文書を格納する記憶領域に格納することができる。よって、一般的なワークフローの下で、セキュリティを確保しつつ文書を電子データ化して格納することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態について説明する。
［構成］
図１は本実施形態に係る文書格納システム１の構成を示すブロック図である。
文書格納システム１は、ある会社に設置されており、社員Ａを正当な使用者とするＰＣ（パーソナルコンピュータ）２と、社員Ｂを正当な使用者とするＰＣ３と、文書を入力する文書入力装置４Ａおよび４Ｂと、文書入力装置４Ａおよび４Ｂにより入力された文書をフォルダに格納する文書格納装置５とをネットワーク６により接続して構成されている。なお、文書入力装置４Ａおよび４Ｂは同様の構成を有するため、以降の説明において、両者を区別する必要がない場合には「文書入力装置４」と記す。
【００１４】
社員Ａには高いアクセス権が与えられており、社員Ｂには低いアクセス権が与えられている。高いアクセス権は通常文書および秘密文書へのアクセス権であり、低いアクセス権は通常文書のみへのアクセス権である。ＰＣ２および３は、それぞれ、正当な使用者に操作されて文書格納装置５のフォルダにアクセスする際には、当該フォルダの名称と当該使用者のアクセス権を示す情報（以降、「アクセス権情報」）とを含むアクセス要求をネットワーク６経由で文書格納装置５へ送信する。本実施形態では、高いアクセス権のアクセス権情報として「２」が、低いアクセス権のアクセス権情報として「１」が採用されている。
【００１５】
図２は文書入力装置４の構成を示すブロック図である。
文書入力装置４はデジタル複写機（コンピュータ）であり、使用者に操作されて当該使用者の指示を入力する操作部４１、情報を表示する表示部４２、文書入力装置４の原稿台（図示略）にセットされた文書を光学的に読み取って画像データとして入力するスキャナ４３、各種のデータを一時的に記憶するＲＡＭ４４、ＲＡＭ４４に記憶されている画像データの画像を用紙上に形成して当該用紙を文書入力装置４外へ排出する印刷部４５、ネットワーク６を介して文書格納装置５と通信するための通信Ｉ／Ｆ４６、データを記憶する不揮発性メモリ４７、および各部を制御するＣＰＵ４８を有する。
【００１６】
不揮発性メモリ４７は、図示しない電源から電力が供給されなくともデータを保持することが可能であり、後述の動作を導くプログラム４７１を記憶している。また、不揮発性メモリ４７には、自身を有する文書入力装置４に固有の装置ＩＤを格納するための装置ＩＤ領域４７２が確保されている。文書入力装置４Ａの装置ＩＤ領域４７２には装置ＩＤ「α」が、また、文書入力装置４Ｂの装置ＩＤ領域４７２には装置ＩＤ「β」が格納されている。
【００１７】
ＣＰＵ４８は、図示せぬ電源から電力が供給されると、不揮発性メモリ４７からプログラム４７１を読み出して実行する。これによって、ＣＰＵ４８は文書入力装置４の各部を制御可能な状態となり、後述する入力処理および複写処理を行う。複写処理では、複写指示が入力されるのを待ち、使用者が操作部４１を操作して複写指示を入力すると、原稿台にセットされた文書をスキャナ４３により光学的に読み取って画像データとして入力し、この画像データをＲＡＭ４４に書き込み、印刷部４５を用いて、この画像データの画像を用紙上に形成して当該用紙を文書入力装置４外へ排出する。
【００１８】
図３は文書格納装置５の構成を示すブロック図である。
文書格納装置５はコンピュータであり、ネットワーク６を介してＰＣ２、ＰＣ３、文書入力装置４Ａおよび文書入力装置４Ｂと通信するための通信Ｉ／Ｆ５１、各種のデータを一時的に記憶するＲＡＭ５２、データを記憶する不揮発性メモリ５３、および各部を制御するＣＰＵ５４を有する。
【００１９】
不揮発性メモリ５３は、図示しない電源から電力が供給されなくともデータを保持することが可能であり、後述の動作を導くプログラム５３１、および文書を格納するフォルダ（記憶領域）に関する情報であるフォルダ情報５３２を記憶している。また、不揮発性メモリ５３には、文書の実データ（画像データ）を格納するための実データ領域５３３が確保されている。
【００２０】
図４はフォルダ情報５３２のデータ構造を模式的に示す図である。
この図に示すように、フォルダ情報５３２は、フォルダ毎に、フォルダ名、下限アクセス権、対象装置ＩＤおよび実データ位置を有する。
【００２１】
フォルダ名はフォルダの名称を示す情報である。なお、フォルダ名が「経営」のフォルダは会社の経営に関する秘密文書を格納するためのものであり、フォルダ名が「総務」のフォルダは会社の全社員に共有されるべき通常文書を格納するためのものである。
下限アクセス権はフォルダにアクセスする人が有すべきアクセス権の下限を示す情報である。例えば、フォルダ名が「経営」のフォルダの下限アクセス権は「２」に設定されており、フォルダ名が「総務」のフォルダの下限アクセス権は「１」に設定されている。
対象装置ＩＤはフォルダへの格納の対象となる文書を入力し得る文書入力装置４を示す情報である。例えば、フォルダ名が「経営」のフォルダの対象装置ＩＤは、文書入力装置４Ａの装置ＩＤ「α」である。なお、対象装置ＩＤが設定されていないフォルダへの格納の対象となる文書は、任意の文書入力装置４により入力された文書である。
実データ位置は、フォルダ内の文書毎に、その記憶領域の位置を不揮発性メモリ５３（実データ領域５３３）上のアドレスで示す情報である。
【００２２】
ＣＰＵ５４は、図示せぬ電源から電力が供給されると、不揮発性メモリ５３からプログラム５３１を読み出して実行する。これによって、ＣＰＵ５４は文書格納装置５の各部を制御可能な状態となり、後述する格納処理およびアクセス制御処理を並列に実行する。アクセス制御処理では、通信Ｉ／Ｆ５１を用いてアクセス要求の受信を待ち、アクセス要求を受信すると、当該アクセス要求に含まれているアクセス権情報で示されるアクセス権が当該アクセス要求に含まれているフォルダ名で示されるフォルダの下限アクセス権で示されるアクセス権以上であるか否かを判定し、以上である場合には当該フォルダへのアクセスを許容し、未満である場合には当該フォルダへのアクセスを拒否する。
【００２３】
［動作］
次に、上述した構成の文書格納システム１の動作について説明する。
ただし、以降の説明では、文書入力装置４は図５の入力処理および前述の複写処理を並列に実行しており、文書格納装置５は図６の格納処理および前述のアクセス制御処理を並列に実行しているものとする。また、フォルダ情報５３２の内容は図４に示す通りであるものとする。
【００２４】
文書格納装置５のＣＰＵ５４は、図６の格納処理にて、まず、通信Ｉ／Ｆ５１を介して文書入力装置４からのアクセス権情報を受信したか否かを判定する（ステップＳＢ１）。この判定は、文書入力装置４からのアクセス権情報を受信するまで繰り返される（ステップＳＢ１：ＮＯ）。一方、文書入力装置４ＡのＣＰＵ４８は、図５の入力処理にて、まず、文書の格納を開始する旨の開始指示が入力されたか否かを判定する（ステップＳＡ１）。この判定は、開始指示が入力されるまで繰り返される（ステップＳＡ１：ＮＯ）。
【００２５】
＜１：明示された秘密文書を文書入力装置４Ａにより入力する場合＞
ここで、社員Ａがオペレータに、文字「秘」を円で囲んだ画像が形成された文書Ｄ１（図７参照）を渡し、文書Ｄ１を文書入力装置４Ａから文書格納装置５の「経営」フォルダに格納する旨の指示を与えたものとする。この指示に従い、オペレータが文書Ｄ１を文書入力装置４Ａの原稿台にセットし、操作部４１を用いて開始指示を入力すると、ステップＳＡ１の判定結果が「ＹＥＳ」となる。よって、ＣＰＵ４８は、文書Ｄ１をスキャナ４３により光学的に読み取って画像データとして入力し、この画像データをＲＡＭ４４に書き込む（ステップＳＡ２）。
【００２６】
次に、ＲＡＭ４４に書き込まれた画像データを用いて、秘密文書であることが文書Ｄ１に明示されているか否かを判定する（ステップＳＡ３）。具体的には、ＲＡＭ４４に書き込まれた画像データから予め定められた画像データを検出する処理を行い、検出された場合には明示されていると判定し、検出されなかった場合には明示されていないと判定する。本実施形態では、文字「秘」を円で囲んだ画像の画像データが予め定められており、文書Ｄ１には当該画像が形成されているから、ＣＰＵ４８は、明示されていると判定する（ステップＳＡ３：ＹＥＳ）。よって、ＣＰＵ４８は、不揮発性メモリ４７の装置ＩＤ領域４７２から装置ＩＤを読み出し、通信Ｉ／Ｆ４６を用いて、アクセス権情報「２」および当該装置ＩＤ「α」を文書格納装置５へ送信する（ステップＳＡ４）。
【００２７】
文書入力装置４Ａから送信されたアクセス権情報「２」および装置ＩＤ「α」は、ネットワーク６を介して文書格納装置５に届き、通信Ｉ／Ｆ５１を介してＣＰＵ５４により受信される。この結果、図６のステップＳＢ１の判定結果が「ＹＥＳ」となる。
【００２８】
よって、文書格納装置５のＣＰＵ５４は、不揮発性メモリ５３に記憶されているフォルダ情報５３２（図４参照）から、受信したアクセス権情報で示されるアクセス権によりアクセス可能なフォルダであって、受信した装置ＩＤで示される文書入力装置４により入力された文書を格納対象としているフォルダの名称（すなわちフォルダ名）を抽出し、通信Ｉ／Ｆ５１を用いて、受信した装置ＩＤで示される文書入力装置４に送信する（ステップＳＢ２）。ここでは、アクセス権情報が「２」であり、装置ＩＤが「α」であるから、「経営」および「総務」が、文書格納装置５から文書入力装置４Ａへ送信される。
【００２９】
文書格納装置５から送信されたフォルダ名は、ネットワーク６を介して文書入力装置４Ａに届き、通信Ｉ／Ｆ４６を介してＣＰＵ４８により受信される（ステップＳＡ５）。
次に、文書入力装置４ＡのＣＰＵ４８は、表示部４２を用いて、受信したフォルダ名を一覧表示する（ステップＳＡ６）。この際、表示部４２には、図８に示すように、「経営」および「総務」がフォルダ名として表示される。そして、ＣＰＵ４８は、一覧表示されたフォルダ名から１つのフォルダ名を選択する旨の選択指示が入力されたか否かを判定する（ステップＳＡ７）。この判定は、選択指示が入力されるまで繰り返される（ステップＳＡ７：ＮＯ）。
【００３０】
オペレータは、与えられた指示に従い、操作部４１を用いて、フォルダ名「経営」を選択する旨の選択指示を入力する。すると、ステップＳＡ７の判定結果が「ＹＥＳ」となる。よって、ＣＰＵ４８は、選択されたフォルダ名「経営」とＲＡＭ４４に記憶されている文書Ｄ１の画像データとを文書格納装置５へ送信し（ステップＳＡ８）、ステップＳＡ１の処理を行う。
【００３１】
文書入力装置４Ａから送信されたフォルダ名および画像データは、ネットワーク６を介して文書格納装置５に届き、通信Ｉ／Ｆ５１を介してＣＰＵ５４により受信される（ステップＳＢ３）。
【００３２】
文書格納装置５のＣＰＵ５４は、受信した画像データを、受信したフォルダ名のフォルダに格納する（ステップＳＢ４）。すなわち、受信した文書Ｄ１の画像データを実データ領域５３３の空き領域に書き込むとともに、受信したフォルダ名「経営」に対応付けられている実データ位置がこの領域をも示すように、フォルダ情報５３２を更新する。以降、処理はステップＳＢ１に戻る。
【００３３】
＜２：暗示された秘密文書を文書入力装置４Ａにより入力する場合＞
ここで、社員Ａがオペレータに、図９に示す文書Ｄ２を渡し、文書Ｄ２を文書入力装置４Ａから文書格納装置５の「経営」フォルダに格納する旨の指示を与えたものとする。なお、文書Ｄ２には、文字列「極秘」が現れるものの、文字「秘」を円で囲んだ画像は形成されていない。
【００３４】
上記の指示に従い、オペレータが文書Ｄ２を文書入力装置４Ａの原稿台にセットし、操作部４１を用いて開始指示を入力すると、文書入力装置４Ａにて前述と同様の動作が行われる（ステップＳＡ１〜ＳＡ３）。ただし、文書Ｄ２には文字「秘」を円で囲んだ画像が形成されていないから、ステップＳＡ３の判定結果は「ＮＯ」となる。
【００３５】
よって、ＣＰＵ４８は、秘密文書であることが文書Ｄ２に暗示されているか否かを判定する（ステップＳＡ９）。具体的には、ＲＡＭ４４に書き込まれた画像データに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）を行い、ＯＣＲ結果のテキストに予め定められた文字列が含まれているか否かを調べ、含まれている場合には暗示されていると判定し、含まれていない場合には暗示されていないと判定する。本実施形態では、文字列「極秘」が予め定められており、文書Ｄ２には当該文字列が現れるから、ＣＰＵ４８は、暗示されていると判定する（ステップＳＡ９：ＹＥＳ）。
【００３６】
よって、ＣＰＵ４８は、装置ＩＤ領域４７２から装置ＩＤを読み出し、通信Ｉ／Ｆ４６を用いて、アクセス権情報「２」および当該装置ＩＤ「α」を文書格納装置５へ送信する（ステップＳＡ４）。以降、前述と同様の動作となり、文書格納装置５にて文書Ｄ２が「経営」フォルダに格納される（ステップＳＡ５〜ＳＡ８およびＳＢ１〜ＳＢ４）。
【００３７】
＜３：秘密文書を文書入力装置４Ｂにより入力する場合＞
さらに、社員Ａがオペレータに、図９に示す文書Ｄ２を渡し、文書Ｄ２を文書入力装置４Ｂから文書格納装置５の「総務」フォルダに格納する旨の指示を与えたものとする。この指示に従い、オペレータが文書Ｄ２を文書入力装置４Ｂの原稿台にセットし、操作部４１を用いて開始指示を入力すると、文書入力装置４Ｂにて前述と同様の動作が行われる（ステップＳＡ１〜ＳＡ３、ＳＡ９およびＳＡ４）。ただし、ステップＳＡ４にて送信される装置ＩＤは「β」である。
【００３８】
この装置ＩＤ「β」およびアクセス権情報「２」は、文書格納装置５のＣＰＵ５４により受信される。その結果、文書格納装置５では、図６のステップＳＢ１の判定結果が「ＹＥＳ」となり、ステップＳＢ２の処理が行われる。ここでは、受信した装置ＩＤが「β」であるから、文書格納装置５から文書入力装置４Ｂに送信されるフォルダ名には、「総務」は含まれているが、「経営」は含まれていない。
【００３９】
このフォルダ名は、文書入力装置４ＢのＣＰＵ４８により受信される（ステップＳＡ５）。その結果、文書入力装置４Ｂの表示部４２には、図１０に示すように、「総務」がフォルダ名として表示される（ステップＳＡ６）。つまり、フォルダ名「経営」は表示されない。そして、オペレータが、与えられた指示に従い、操作部４１を用いて、フォルダ名「総務」を選択する旨の選択指示を入力すると、ステップＳＡ７の判定結果が「ＹＥＳ」となる。以降、前述と同様の動作となり、文書格納装置５にて文書Ｄ２が「総務」フォルダに格納される（ステップＳＡ８およびＳＢ３〜ＳＢ４）。
【００４０】
＜４：通常文書を入力する場合＞
さらに、社員Ａがオペレータに、図１１に示す文書Ｄ３を渡し、文書Ｄ３を文書入力装置４Ａから文書格納装置５の「総務」フォルダに格納する旨の指示を与えたものとする。なお、文書Ｄ３には、文字「秘」を円で囲んだ画像が形成されておらず、文字列「極秘」も現れない。この指示に従い、オペレータが文書Ｄ３を文書入力装置４Ａの原稿台にセットし、操作部４１を用いて開始指示を入力すると、前述と同様の動作となる（ステップＳＡ１〜ＳＡ３およびＳＡ９）。ただし、ステップＳＡ９の判定結果は「ＮＯ」となる。
【００４１】
よって、文書入力装置４ＡのＣＰＵ４８は、文書入力装置４Ａの装置ＩＤ「α」およびアクセス権情報「１」を文書格納装置５に送信する（ステップＳＡ１０）。以降、前述と同様の動作となり、文書Ｄ３が「総務」フォルダに格納される（ステップＳＡ５〜ＳＡ８およびＳＢ１〜ＳＢ４）。もちろん、この際、フォルダ名「経営」は表示されない。
【００４２】
＜５：アクセス制御＞
さらに、社員Ａが文書格納装置５の「経営」フォルダにアクセスしようとし、ＰＣ２を操作したものとする。すると、ＰＣ２から文書格納装置５へ、フォルダ名「経営」とアクセス権情報「２」を含むアクセス要求が送信される。アクセス権情報「２」で示されるアクセス権は「経営」フォルダの下限アクセス権で示されるアクセス権以上であるから、文書格納装置５では、このアクセスが許容される。
さらに、社員Ｂが文書格納装置５の「経営」フォルダにアクセスしようとし、ＰＣ３を操作したものとする。すると、ＰＣ３から文書格納装置５へ、フォルダ名「経営」とアクセス権情報「１」を含むアクセス要求が送信される。アクセス権情報「１」で示されるアクセス権は「経営」フォルダの下限アクセス権で示されるアクセス権未満であるから、文書格納装置５では、このアクセスが拒否される。
【００４３】
［まとめ］
以上説明したように、文書格納システム１では、文書入力装置４が、文書を光学的に読み取って入力し、入力した文書に予め定められた画像データまたは予め定められた文字列が含まれているか否かを判定し、判定結果に応じたアクセス権情報を文書格納装置５へ送信する。一方、文書格納装置５が、受信したアクセス権情報に応じたフォルダ名を返信する。さらに、文書入力装置４が返信されたフォルダ名を選択可能に一覧表示し、文書入力装置４および文書格納装置５が入力された文書を選択されたフォルダに格納する。よって、本実施形態に係る文書格納システム１によれば、秘密文書を利用する権限を持たないオペレータに秘密文書の入力作業を依頼する一般的なワークフローの下で、セキュリティを確保しつつ秘密文書を電子データ化して格納することができる。
【００４４】
さらに、本実施形態では、アクセス権情報のみならず、文書入力装置４の装置ＩＤをも用いて、文書格納装置５から文書入力装置４へ送信するフォルダ名を抽出するようにしているから、秘匿性の高い文書を格納するフォルダにアクセス可能な文書入力装置４が文書入力装置４Ａに限定され、より高いセキュリティを確保することができる。
【００４５】
なお、上述した実施形態では、秘密文書であることを明示する情報として画像（画像データ）を、秘密文書であることを暗示する情報として文字列を例示したが、これらに限らず、任意の形態の情報を採用可能である。
また、上述した実施形態では、文書入力装置４と文書格納装置５とを別体構成としたが、一体構成としてもよい。この場合、装置ＩＤを用いた処理は不要となる。また、両者を一体構成とした場合、プログラム４７１およびプログラム５３１を別々のプログラムとして実装してもよいし、１つのプログラムにまとめて実装してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書格納システム１の構成を示す図である。
【図２】文書格納システム１内の文書入力装置４の構成を示すブロック図である。
【図３】文書格納システム１内の文書格納装置５の構成を示すブロック図である。
【図４】文書格納装置５内のフォルダ情報５３２のデータ構造を模式的に示す図である。
【図５】文書入力装置４が行う入力処理のフローチャートである。
【図６】文書格納装置５が行う格納処理のフローチャートである。
【図７】文書入力装置４に入力される文書の一例を示す図である。
【図８】文書入力装置４に表示される画面の一例を示す図である。
【図９】文書入力装置４に入力される文書の一例を示す図である。
【図１０】文書入力装置４に表示される画面の一例を示す図である。
【図１１】文書入力装置４に入力される文書の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４７】
１…文書格納システム、２，３…ＰＣ、４Ａ，４Ｂ…文書入力装置、４１…操作部、４２…表示部、４３…スキャナ、４４，５２…ＲＡＭ、４５…印刷部、４６，５１…通信Ｉ／Ｆ、４７，５３…不揮発性メモリ、４８，５４…ＣＰＵ、５…文書格納装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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