(57)【要約】【課題】  会議資料の配布準備に要する手間や労力を従来に比べて大幅に軽減できるようにした会議資料集成装置を提供する。【解決手段】  会議日時、発表部門、発表部門の代表者のメールアドレス、印刷部数等の会議情報を会議情報入力手段１１から設定入力する。通知手段１２は、この入力情報に基づいて、会議資料提出依頼の電子メールを発表部門の代表者に対して送信する。この依頼に応じて情報機器２、３から入力された会議資料を記憶手段１４に格納する。資料管理手段１５は、会議資料提出の指定期限や印刷日時等の期限を管理し、印刷手段１６はこの資料管理手段１５で期限管理されている印刷日時が到来したときに、記憶手段１４に記憶されている各会議資料の印刷を行う。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部の情報機器とデータの通信を行う送受信手段と、前記情報機器から送信される電子化された会議資料を格納する記憶手段と、前記会議資料を印刷する印刷手段とを備えた会議資料集成装置において、
前記会議資料の収集及び印刷にかかる情報である会議情報を入力する会議情報入力手段と、
前記会議情報に基づいて、前記会議資料の収集及び印刷にかかる管理を行う資料管理手段と、
前記会議情報に基づいて、会議資料の提出依頼を通知する通知手段とを備え、
前記資料管理手段が管理する印刷期限が到来したときに、前記印刷手段が前記会議資料の印刷を行うことを特徴とする会議資料集成装置。
【請求項２】
前記資料管理手段が管理する収集期限が到来したときに、前記会議資料が前記記憶手段に格納されていない場合、前記通知手段が会議資料提出の督促を通知する請求項１に記載の会議資料集成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、各部署で作成される会議資料を収集して印刷を行う会議資料集成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、会議を行う場合、参加者に各種の資料（以下、会議資料という）を配布して議事内容の説明を行うことが多いが、このような会議資料は、会議開催前に参加予定者の人数分にあわせて配布できるように予め準備しておくことが必要となる。
【０００３】
従来、会議資料の配布準備のための作業は全て人手によって行われている。すなわち、従来は、会議担当者が会議の開催日までに会議参加予定の各部署に会議資料の提出を要請し、会議開催日に近付くと会議担当者が各部署を回って各部署で作成された会議資料を収集したり、あるいは各部署から会議資料を持参してもらったりし、さらに、こうして収集した会議資料を参加予定者の人数にあわせて必要部数をコピーするなどの作業が行われている。
【０００４】
なお、従来技術では、コピー後の用紙をクリップで綴じるなどの仕分け作業を自動的に行えるようにして、コピー書類の仕分け作業時の負担を軽減できるようにした装置も提供されている（例えば、特許文献１）。
【特許文献１】特開１９９９−３４３０６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来のように会議資料の準備作業を全て人手で行うのは、過大な労力と手間とを要する。特に、例えば部門の異なる人達が集まる企画会議のような場合には、各部署が互いに距離的に離れた場所にあることが多いので、その際には、会議担当者は、各部署に会議資料の提出を電話や電子メールによって要請したり、各部署を回って各部署で作成された会議資料を収集したり、会議資料が指定期日までに提出されていない部署に対しては資料提出を督促するなど、準備作業に要する負担が大きい。
【０００６】
また、上記の特許文献１に記載されている従来技術においては、コピー書類の仕分け作業時の負担をある程度は軽減できるものの、各部署に会議資料の提出を要請する作業、各部署で作成された会議資料を収集する作業、会議資料が指定期日までに未提出の部署に督促をする作業などは、依然として人手に頼らざるを得ず、配布準備作業時の負担を十分に軽減できるまでには至っていない。
【０００７】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、会議資料の配布準備に要する手間や労力を従来に比べて大幅に軽減できるようにした会議資料集成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、上記目的を達成するために以下の手段を採用している。すなわち、本発明は、外部の情報機器とデータの送受信を行う通信手段と、前記情報機器から送信される電子化された会議資料を格納する記憶手段と、前記会議資料を印刷する印刷手段とを備えた会議資料集成装置において、前記会議資料の収集及び印刷にかかる情報である会議情報を入力する会議情報入力手段と、前記会議情報に基づいて、前記会議資料の収集及び印刷にかかる管理を行う資料管理手段と、前記会議情報に基づいて、会議資料の提出依頼を通知する通知手段とを備え、前記資料管理手段が管理する印刷期限が到来したときに、前記印刷手段が前記会議資料の印刷を行う構成としている。
【０００９】
また、前記通知手段が、前記資料管理手段が管理する収集期限が到来したときに、前記会議資料が前記記憶手段に格納されていない場合、会議資料提出の督促を通知する構成とすることが好ましい。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、各部署に会議資料の提出を要請したり、各部署で作成された会議資料を収集して参加予定者の人数分にあわせて必要部数を印刷したり、印刷書類を仕分けしたりする作業を自動的に行うことができるので、従来に比べて、会議資料の配布準備に要する手間や労力を大幅に軽減することができる。
【００１１】
さらに、本発明では、会議資料が指定した期日までに提出されていない部署に対しては、自動的に資料提出を督促する通知が送られるので、会議資料が会議当日に間に合わなくなるなどの不都合が生じるのを極力回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
図１は本発明の実施の形態における会議資料集成装置としての複合機を含む通信システムの全体構成を示すブロック図、図２は会議資料集成装置としての複合機の機能構成を示すブロック図である。
【００１３】
この実施の形態において、会議資料集成装置としての複合機１は、他の情報機器（例えばパーソナルコンピュータや他の複合機）２，３に通信ネットワーク４を介して接続されている。そして、各情報機器２，３は、電子化された会議資料を複合機１に配信するのに適したデータ形式（例えば、ＴＩＦＦ形式やＰＤＦ形式等）に変換する機能及び、電子メールの送受信機能を有している。
【００１４】
上記の複合機１は、会議情報入力手段１１、通知手段１２、送受信手段１３、記憶手段１４、資料管理手段１５、および印刷手段１６を備える。
【００１５】
会議情報入力手段１１は、会議資料の印刷日時や印刷部数等の会議情報を入力するもので、例えば、各種データを設定入力する各種キースイッチや液晶表示器等を組み合わせた操作パネルから構成されている。
【００１６】
記憶手段１４は、通信ネットワーク４を介して各情報機器２，３から送信されてくる会議資料を格納するもので、例えば、ハードディスク等により構成されている。
【００１７】
資料管理手段１５は、会議情報入力手段１１から入力された会議情報に基づいて、会議資料の収集及び印刷にかかる管理、すなわち、上記記憶手段１４に格納される会議資料の管理、及び会議資料提出の指定期限や印刷日時等の期限管理を行うもので、時間を計測する内部タイマを有している。
【００１８】
通知手段１２は、会議情報に基づいて、会議発表部門の代表者に対して会議資料提出依頼の通知を行うもので、例えば、所定の電子メールを作成する機能を有している。さらに、この通知手段１２は、資料管理手段１５で期限管理されている指定日時までに、上記記憶手段１４に会議資料が格納されていない場合には、上記部門代表者に対して会議資料提出を督促する通知を電子メールで行うようになっている。
【００１９】
送受信手段１３は、通信ネットワーク４を介して各情報機器２，３との間で情報の送受信のための制御を行うもので、通信ネットワーク４を介して各種情報を送受信するのに適した形態に変換するインタフェイスを含んでいる。
【００２０】
印刷手段１６は、資料管理手段１５で期限管理されている印刷日時が到来したときには、記憶手段１４に記憶されている各会議資料を印刷するもので、例えば画像や文字を印刷するページプリンタにより構成される。
【００２１】
次に、上記構成を備えた複合機１における会議資料の配布準備のための資料集成動作について、図３に示すフローチャートを参照して説明する。
【００２２】
まず、会議担当者は、複合機１の会議情報入力手段１１を操作して、会議資料の配布準備のために必要な会議情報を設定入力する。その際、この会議情報入力手段１１を構成する液晶表示器に、例えば図４に示すような会議資料配布情報設定画面Ｗ１を表示し、各々の入力欄に会議名、会議日、印刷時間、発表部門数、印刷部数、および各情報機器２，３から送られてくる各会議資料のデータを格納する指定フォルダ名等の必要事項を設定入力する（ステップ１）。
【００２３】
また、この実施の形態では、図４に示した画面Ｗ１には発表部門代表者メールアドレス設定ボタンＢが設けており、このボタンＢを押すと画面が切り換えられて、図５に示すような電子メールアドレスの入力画面Ｗ２が開かれるので、この画面Ｗ２により予め認知されている各発表部門の代表者の電子メールアドレスを設定入力する（ステップ２）。
【００２４】
会議情報入力手段１１から入力されたこれらの会議情報は資料管理手段１５に保持される。このとき、資料管理手段１５は、通知手段１２に対して、会議情報入力手段１１から入力された会議名、会議日、発表部門数、指定フォルダ名、及び各発表部門の代表者のメールアドレス等の情報とともに、会議資料提出依頼の通知指示を出力する。
【００２５】
資料管理手段１５から上記通知指示を受けた通知手段１２は、共に入力された上記会議情報に基づいて、会議資料提出依頼の電子メールを作成し、この電子メールを送受信手段１３から通信ネットワーク４を介して各発表部門の代表者に対して配信する（ステップ３）。
【００２６】
この場合の電子メールの一例を図７に示す。この電子メールの内容は、会議名、会議日、発表部門数等を通知する外に、会議資料を複合機１に送信した際に再生可能なデータ形式を指定するとともに、会議資料を格納するフォルダ名を指定するようになっている。
【００２７】
複合機１から送信された電子メールによる会議資料提出依頼に応じて、各発表部門の代表者が各情報機器２，３において所定のデータ形式で会議資料を入力すると、電子化された会議資料は、通信ネットワーク４を介して複合機１で送信され、送受信手段１３を介して記憶手段１４の所定のフォルダ（この例ではフォルダ名“資料配布用”）内に格納される。
【００２８】
一方、資料管理手段１５は、図６に示すように、会議情報に基づいて、会議資料を印刷する印刷時間ｔ２から所定時間Ｔだけ溯った会議資料提出確認のための確認時間ｔ１を算出し、この確認時間ｔ１および印刷時間ｔ２を内部タイマにセットする。
【００２９】
資料管理手段１５により計時される時間が上記確認時間ｔ１に達すると（ステップ４）、これに応じて記憶手段１４の上記指定フォルダ（この例ではフォルダ名“資料配布用”）内に各発表部門数だけの会議資料のファイルが格納されているか否かを判断する（ステップ５）。
【００３０】
その際、指定フォルダ内に各発表部門数と同数の会議資料が格納されていない場合には、資料管理手段１５は、通知手段１２対して、会議資料提出の督促を指示する。これに応じて通知手段１２は、会議資料提出を督促する例えば図８に示す電子メールを作成し、この電子メールを、送受信手段１３から通信ネットワーク４を介して、予めステップ１で登録しておいた各発表部門代表者の電子メールアドレスに対して配信する（ステップ６）。
【００３１】
なお、本例のように発表部門代表者の電子メールアドレスに対して一律に督促の電子メールを送信するのではなく、例えば、会議資料ファイルのファイル名や当該ファイルのヘッダ情報等を用いて、会議資料が未提出である発表部門を抽出し、当該発表部門に対応する部門代表者の電子メールアドレスに対してだけ督促の電子メールを送信するようにしてもよい。
【００３２】
そして、資料管理手段１５に予め設定しておいた上記印刷時間ｔ２が到来すると（ステップ７）、資料管理手段１５は印刷手段１６に対して印刷を指示し、これに応じて印刷手段１６は記憶手段１４の上記指定フォルダに格納されている各会議資料を順次読み出して、上記会議情報により予め設定された印刷部数だけ会議資料を印刷する（ステップ８）。
【００３３】
その際、複合機１にフィニッシャ機能が付属している場合には、このフィニッシャ機能を用いて印刷後の用紙にパンチングやステーブル等の作業が自動的に行なわれるようにしてもよい。これにより、さらに会議資料の配布準備に要する労力が軽減できる。
【００３４】
このように、この実施の形態では、各部署に会議資料の提出を要請したり、各部署で作成された会議資料を収集して参加予定者の人数分にあわせて必要部数を印刷したり、印刷書類を仕分けするなどの作業を自動的に行うことができるので、従来に比べて、会議資料の配布準備に要する手間や労力を大幅に軽減することができる。
【００３５】
なお、この実施の形態では、会議資料集成装置として複合機１を例にとって説明したが、本発明はこのような複合機１に限定されるものではなく、ページプリンタ等、通信ネットワーク４を介して情報機器２，３から送られる会議資料を収集して印刷する機能があるものに対して広く適用することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施の形態における会議資料集成装置としての複合機を含む通信システムの全体構成図である。
【図２】会議資料集成装置としての複合機の機能構成を示すブロック図である。
【図３】図２の構成を有する複合機において、会議資料の配布準備のための資料集成動作の説明に供するフローチャートである。
【図４】会議資料の印刷日時や印刷部数等の会議情報を入力する場合の会議資料配布情報設定画面の表示例を示す説明図である。
【図５】各情報機器に電子メールを送信する場合の発表部門代表者メールアドレス設定画面の表示例を示す説明図である。
【図６】会議情報に基づいて会議日、会議資料の印刷時間、および会議資料の提出の有無を確認する確認時間の関係を示す説明図である。
【図７】各情報機器に対して通知する会議資料提出依頼の電子メールの一例を示す説明図である。
【図８】各情報機器に対して通知する会議資料提出督促の電子メールの一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００３７】
１    複合機（会議資料集成装置）
２    パーソナルコンピュータ（情報機器）
３    複合機（情報機器）
４    通信ネットワーク
１１    会議情報入力手段
１２    通知手段
１３    送受信手段
１４    記憶手段
１５    資料管理手段
１６    印刷手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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