(57)【要約】【課題】  取引先への代金支払や企業内での経費精算等を振込により行う場合に、振込の受取者に振込金額と正確に一致する明細を通知することが可能な振込明細通知システムを提供する。【解決手段】  振込データ作成部１１は、購買管理システム１５及び経費精算システム１６から同一の支払期日にかかる取引先別の支払明細を取得して、支払金額を合算して取引先別の振込金額を特定する。また、取引先データベース１７より当該取引先への振込指定口座に関する情報を特定し、銀行システム２０に送信する振込データを作成する。通知データ作成部１２は、上記の支払明細から振込金額に対応した振込明細通知を作成する。振込データ作成部１１及び通知データ作成部１２は管理者端末１４からの操作により、取得した支払明細の一部を合算対象から除外するなど、振込対象の調整を行うことができる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定の支払先に対する対象期日における未払代金の支払明細を取得する支払明細取得手段と、
前記支払先に対して前記未払代金の支払を行うための預金口座に関する情報を取得する口座情報取得手段と、
前記支払明細及び前記預金口座に関する情報より、前記支払先に対する未払代金の支払を前記預金口座宛への振込により行うための振込データを作成する振込データ作成手段と、
前記支払明細より、前記支払の明細を前記支払先に通知するための通知データを作成する通知データ作成手段と、
を備えることを特徴とする振込明細通知システム。
【請求項２】
前記支払明細取得手段は、前記支払明細に含まれる支払予定日をキーに前記対象期日における支払明細を特定すること
を特徴とする請求項１記載の振込明細通知システム。
【請求項３】
前記支払明細取得手段の取得した支払明細の少なくとも一部を、前記振込データ又は前記通知データを作成するために編集する支払明細編集手段を備えること
を特徴とする請求項１又は２記載の振込明細通知システム。
【請求項４】
前記支払明細取得手段は、資材の購買代金に関する情報を格納する購買情報格納装置及び経費の支払に関する情報を格納する経費情報格納装置を含む少なくとも２以上の格納装置から、前記支払先を識別する識別情報をキーに支払明細を取得すること
を特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の振込明細通知システム。
【請求項５】
前記支払明細取得手段は、給与の支払情報に関する情報を格納する給与情報格納装置及び経費の支払に関する情報を格納する経費情報格納装置を含む少なくとも２以上の格納装置から、前記支払先を識別する識別情報をキーに支払明細を取得すること
を特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の振込明細通知システム。
【請求項６】
前記支払先毎に指定された前記通知データの受付方法を格納する受付方法格納手段と、
前記受付方法が電子メールと指定された支払先に対して前記通知データを電子メールで送信する第一の通知データ送信手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至５いずれかに記載の振込明細通知システム。
【請求項７】
前記支払先毎に指定された前記通知データの受付方法を格納する受付方法格納手段と、
前記受付方法がファックスと指定された支払先に対して前記通知データをファックスで送信する第二の通知データ送信手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至６いずれかに記載の振込明細通知システム。
【請求項８】
コンピュータが、特定の支払先に対する対象期日における未払代金の支払明細を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記支払先に対して前記未払代金の支払を行うための預金口座に関する情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記支払明細及び前記預金口座に関する情報より、前記支払先に対する未払代金の支払を前記預金口座宛への振込により行うための振込データを作成するステップと、
前記コンピュータが、前記支払明細より、前記支払の明細を前記支払先に通知するための通知データを作成するステップと、
を有することを特徴とする振込明細の通知方法。
【請求項９】
前記支払明細を取得するステップにおいては、前記支払明細に含まれる支払予定日をキーに前記対象期日における支払明細を特定すること
を特徴とする請求項８記載の振込明細の通知方法。
【請求項１０】
前記コンピュータが、前記支払明細の少なくとも一部を表示装置に表示するステップと、
前記コンピュータが、前記表示装置に表示された情報から編集者が作成した前記振込データ又は前記通知データを作成するための編集情報を受け付けるステップと、
を有することを特徴とする請求項８又は９記載の振込明細の通知方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、取引先への代金支払や企業内での経費精算等を振込により行う場合に、振込の実行と併せて明細を通知するための振込明細通知システム及び振込明細の通知方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
例えば企業内における交通費や交際費などの小口経費を精算においては、経費精算システムに発生した経費に支払者を付して入力し、１ヶ月に１度などの締日に支払者別に集計した立替金額を算出して、各々の支払者の預金口座への振込みにより精算することが一般的に行われている。このような小口経費の精算を正確に行い、かつ支払手段を多様化して社員の利便性を高めるために、小口経費処理システムに関する発明が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
また、かかる経費の精算方法は企業内に限られず、例えば原材料の供給先や製品開発の外注先との間でも、１ヶ月など特定期間に発生した購入代金や諸経費を集計して、当該供給先や外注先の指定する預金口座への振込により精算することも行われている。このような企業間の代金支払システムにおいても、同様の技術を利用することができる。
【０００４】
上記のように企業内又は企業間のいずれにおいても、代金の支払を受けた側においては、振り込まれた金額が立て替えた代金や経費と一致するか否かを確認することが必要になる。小口の代金や経費を合算して振込んだ場合には、受取者側での照合が容易でないために、購買管理システムや経費精算システムにおいては振込を実行する前に支払先別の支払明細を作成することができるものも存在しており、受取者に支払明細を送付することも一般的に行われるようになっている。
【０００５】
【特許文献１】特開２０００−３４８０９９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、現在利用されている購買管理システムや経費精算システムの振込み明細通知機能には、次のような問題点が存在している。
【０００７】
これらのシステムにおいては、例えば毎月末など締日において期間中に計上された費用を支払先別に集計し、集計した金額の明細を作成するとともに、振込用の基礎データを作成する。実際の振込は翌月末など所定の期間経過後に行われるため、振込を依頼する金融機関に提出するデータを作成する前には、振込用の基礎データについて既に現金で精算したもの、概算金額が変更となったものなどについての微調整を行う場合がある。このような微調整を行うと、計上日ベースで作成した振込明細と実際の振込金額が一致しない場合がある。
【０００８】
また、企業間における購買管理システムと企業内外の含めた経費精算システム、企業内の経費精算システムと給与管理システム等は、それぞれ独立して運用されていることが多く、企業内において社員が受け取る振込明細は給与明細と別々であったり、支払先において受け取る振込明細が複数になってしまったりしながらも、振込は１件にまとめて行われるために、明細が把握しにくいという問題が生じる場合もある。
【０００９】
本発明は、このような課題に対応してなされたものであり、取引先への代金支払や企業内での経費精算等を振込により行う場合に、振込の受取者に振込金額と正確に一致する明細を通知することが可能な振込明細通知システム及び振込明細の通知方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
このような課題を解決する本発明は、特定の支払先に対する対象期日における未払代金の支払明細を取得する支払明細取得手段と、前記支払先に対して前記未払代金の支払を行うための預金口座に関する情報を取得する口座情報取得手段と、前記支払明細及び前記預金口座に関する情報より、前記支払先に対する未払代金の支払を前記預金口座宛への振込により行うための振込データを作成する振込データ作成手段と、前記支払明細より、前記支払の明細を前記支払先に通知するための通知データを作成する通知データ作成手段と、を備えることを特徴とする振込明細通知システムである。
【００１１】
前記支払明細取得手段は、前記支払明細に含まれる支払予定日をキーに前記対象期日における支払明細を特定することを特徴とすることもできる。前記支払明細取得手段の取得した支払明細の少なくとも一部を、前記振込データ又は前記通知データを作成するために編集する支払明細編集手段を備えることを特徴としてもよい。
【００１２】
この発明においては、振込を実行する金融機関宛の振込データを作成する時点において、当該振込データの対象となる振込明細を用いた支払先への通知データを作成することにより、実際の振込金額と一致した正確な振込明細を通知することができる。
【００１３】
また、振込明細用の支払明細の選択は計上日ベースではなく支払日ベースで選択することにより、計上後に他の手段で精算することにより振込対象から除外された明細等を対象から排除して、より正確な振込明細を作成することができる。さらに、対象となる支払明細の中から誤記入などの特殊要因による調整を加味した明細の編集を可能とすることにより、振込データ及び通知データ双方に調整結果を反映させることができる。
【００１４】
ここで支払明細とは、支払先、支払予定額、支払予定日、摘要等を含んだ支払伝票の一単位のことであり、通常はデータベースの１レコードに電子データとして格納されている。預金口座に関する情報には、支払先が受取に指定した預金口座の金融機関コードや口座番号などが含まれていて、当座預金、普通預金などの預金口座の種別は問わない。振込データは銀行振込等の所定の形式に沿った汎用データであることが好ましいが、通知データについては電子メール、ファックスなど様々な手段で通知することが可能であり、特定のデータ形式に限られるものではない。
【００１５】
また、本発明は、前記支払明細取得手段は、資材の購買代金に関する情報を格納する購買情報格納装置及び経費の支払に関する情報を格納する経費情報格納装置を含む少なくとも２以上の格納装置から、前記支払先を識別する識別情報をキーに支払明細を取得することを特徴とすることもできる。前記支払明細取得手段は、給与の支払情報に関する情報を格納する給与情報格納装置及び経費の支払に関する情報を格納する経費情報格納装置を含む少なくとも２以上の格納装置から、前記支払先を識別する識別情報をキーに支払明細を取得することを特徴としてもよい。
【００１６】
このように構成すると、例えば企業間における購買管理システムと企業内外の含めた経費精算システム、企業内の経費精算システムと給与管理システムがそれぞれ独立して運用されている場合であっても、振込を１件にまとめて行うとともに、これと対応する振込明細を１件にまとめて通知することが可能になる。
【００１７】
尚、ここでの支払先を識別する識別情報には、企業間における取引においては取引先コード等が、企業内における精算については社員コード等を用いることができる。
【００１８】
さらに、本発明は、前記支払先毎に指定された前記通知データの受付方法を格納する受付方法格納手段と、前記受付方法が電子メールと指定された支払先に対して前記通知データを電子メールで送信する第一の通知データ送信手段と、を備えることを特徴とすることができる。前記支払先毎に指定された前記通知データの受付方法を格納する受付方法格納手段と、前記受付方法がファックスと指定された支払先に対して前記通知データをファックスで送信する第二の通知データ送信手段と、を備えることを特徴としてもよい。
【００１９】
本発明においては、上記の第一の通知データ送信手段と第二の通知データ送信手段のいずれも含むように構成してもよい。このように構成することにより、作成した振込明細を受取者の指定する様々な手段により通知することが可能になり、受取者の利便性を高めることができる。
【００２０】
尚、本発明は、本発明にかかるそれぞれの構成の振込明細通知システムを利用した、振込明細の通知方法として構成することもできる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明により、取引先への代金支払や企業内での経費精算等を振込により行う場合に、振込の受取者に振込金額と正確に一致する明細を通知することが可能になる。その結果、振込を受け取る側は、想定した受取金額と実際の振込金額が相違する場合に、その差異を調査したり振込者に問い合わせたりする手間が軽減される。振り込みを行う側にとっても、受取者からの問合せに対応する手間が軽減される効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明においては、主として企業間の取引で発生した購買代金や経費等の取引先別の支払に、本発明にかかる振込明細通知システムを用いる場合の例を説明するが、本発明はかかる実施形態に限定されるものではなく、企業内における社員に対する経費の精算など広く振込を利用した支払に用いることができる。
【００２３】
図１は、本発明にかかる振込明細通知システムを企業間の取引等に用いる、本発明の第一の実施形態を示すブロック図である。図２は、本発明にかかる振込明細通知システムを企業内の経費精算等に用いる、本発明の第二の実施形態を示すブロック図である。図３は、購買管理システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示す図である。図４は、経費精算システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示す図である。図５は、取引先マスタテーブルに格納された取引先別の預金口座に関するデータの一例を示す図である。図６は、本発明にかかる振込明細通知システムのデータフローを示す図である。図７は、本発明にかかる振込明細通知システムの処理フローを示すフローチャートである。図８は、本発明にかかる振込明細通知システムにおける振込明細データの編集画面の一例を示す図である。図９は、本発明にかかる振込明細通知システムにより通知される振込明細通知の一例を示す図である。
【００２４】
図１に示した第一の実施形態では、本発明にかかる振込明細通知システム１０は、振込データ作成部１１及び通知データ作成部１２を含んで構成されている。振込データ作成部１１は、購買管理システム１５及び経費精算システム１６から同一の支払期日にかかる取引先別の支払明細を取得して、支払金額を合算して取引先別の振込金額を特定する。また、取引先データベース１７のマスタテーブルより当該取引先への振込に指定された預金口座に関する情報を取得して振込先口座を特定し、銀行システム２０に送信する振込データを作成する。振込データ作成部１１は管理者端末１４からの操作により、取得した支払明細の一部を合算対象から除外するなど、振込対象の調整を行うことができる。
【００２５】
一方、通知データ作成部１２は、購買管理システム１５及び経費精算システム１６から取得した支払明細より、振込金額の内訳に関する明細通知を作成する。作成した振込明細通知は、出力装置１３からプリントアウトして各々の支払先に送付してもよいし、インターネットなどの通信ネットワークを通じて取引先端末３０に電子メール等により送信してもよい。通知データ作成部１２は管理者端末１４からの操作により、振込の合算対象から除外した明細データを削除するなど、振込データと一致する明細作成のための調整を行うことができる。
【００２６】
図２に示した第二の実施形態では、本発明にかかる振込明細通知システム１０は給与計算システム１８及び社員データベース１９とも接続されていて、給与計算システム１８からは給与の支払データを取得して経費精算と合算して振込を行うことが可能であり、振込先口座に関する情報は社員データベース１９のマスタテーブルから取得する。第二の実施形態においては、作成した通知データは出力装置１３からプリントアウトして社員に配布してもよいし、企業内ＬＡＮなどを通じて社員端末４０に送信してもよい。
【００２７】
図３は、購買管理システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示している。購買管理システムに備えられたデータベースには、原材料の購入や委託開発の発注等により発生した支払明細毎にレコードが設けられて、支払先である取引先コード、支払予定日、支払予定額等が格納されている。
【００２８】
図４は、経費精算システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示している。経費精算システムに備えられたデータベースには、交通費や出張旅費などの支払明細毎にレコードが設けられて、支払先である社員コードや取引先コード、支払予定日、支払予定額等が格納されている。尚、図４の例においては、経費精算システムにおいて社内で発生する交通費と取引先に委託した出張旅費などが、いずれも諸経費として統一的に管理されていることを前提としている。
【００２９】
図５は、取引先データベースの取引先マスタテーブルに格納された取引先別の預金口座に関するデータの一例を示している。取引先マスタテーブルには取引先毎に設けられたレコードに取引先の基本データが格納されていて、その中には支払精算のための振込先に指定された預金口座を特定するための情報、つまり金融機関コード、支店コード、預金種類、口座番号などが含まれている。
【００３０】
図６は、本発明にかかる振込明細通知システムのデータフローを示している。本発明にかかる振込明細通知システムは、購買管理システム、経費精算システムなど複数のシステムから、特定の支払期日をキーにして支払明細に関するデータを取得する。また、取引先の振込先に関する情報を格納した取引先マスタテーブルから振込先口座の口座番号等を取得する。これらのデータを編集して、金融機関に送信される振込データと、振込先に通知される振込明細の通知データが作成される。
【００３１】
図８は、本発明にかかる振込明細通知システムにおける振込明細データの編集画面の一例を示している。ここでは、図３に示した購買管理システムから取得した支払明細、図４に示した経費精算システムから取得した支払明細、及び図５に示した取引先マスタテーブルから取得した振込指定口座に関する情報から振込明細データを編集する例を示している。
【００３２】
この例においては、支払予定日である２００３年７月３１日をキーにして、図３及び図４の支払明細のうち、該当するレコードを選択する。次に、選択された支払明細は、支払先として指定された取引先コード、この例では「１２３４」をキーにして取引先別に集計される。当該取引先について選択された全てのレコードに格納されたデータは、図８の例のように取引先別の振込明細データとして画面に表示される。
【００３３】
この振込明細データにおいては、同じく取引先コード「１２３４」をキーに、図５の取引先マスタテーブルから当該取引先の振込指定口座に関する情報を取得し、振込明細データにおける振込先情報として用いられる。
【００３４】
このように作成した振込明細データについて、例えば請求書の誤記や誤請求、現金による支払、支払の免除など、支払明細作成後の何らかの事情により一部の支払明細の内容が実際の振込対象とは変更されている場合がある。図８の画面においては、かかる変更を反映するよう操作することができる。この例においては、一部の明細が誤請求であったことが判明し、支払明細を１件削除しており、その旨が連絡欄に付記されている。
【００３５】
このような変更事項による調整は、明細の作成者が編集画面を操作することにより行われる。変更事項の把握は、直前の電話等による連絡の受付事項を手動で入力してもよいし、購買管理システム等において支払明細に付記されるよう構成してもよい。また、明細識別番号をキーに変更事項を登録するシステムを別途設けておいて、振込明細の編集時に自動的に変更事項を明細識別番号が対応する支払明細に反映させるよう構成してもよい。
【００３６】
このようにして編集された振込明細データのうち、振込日と振込金額、振込指定口座に関する情報は、振込を取扱う金融機関に全銀形式等の振込データで送信される。一方、振込金額に対応する支払明細に関する情報は、通知データとして所定の形式に自動編集され、振込先である取引先に送信される。通知データの送信は、ＦＡＸモデムを通じたＦＡＸによる送信、メールサーバを通じた電子メールによる送信、プリントアウトされた帳票を郵便等で送付するなど、様々な方法を用いることができる。
【００３７】
図９は、本発明にかかる振込明細通知システムにより、電子メールを用いて通知される振込明細通知の一例を示している。このようにして送付される振込明細は、振り込まれた金額と必ず一致するものであり、振込により支払を受けた取引先では、容易かつ確実に振込の内訳を把握することができる。尚、電子メールで振込明細を通知する場合には、図９の例のようにメール本文に明細を記載してもよいし、明細を記載したファイルを作成して電子メールに添付して送信してもよい。
【００３８】
図７のフローチャートを用いて、本発明にかかる振込明細通知システムの処理フローについて説明する。まず、購買管理システム、経費精算システムなど支払明細が格納されたシステムから、特定の支払期日をキーにして支払明細に関するデータを取得する（Ｓ０１）。また、取引先の振込先に関する情報を格納した取引先マスタテーブルから振込先口座の口座番号等の振込先マスタを取得する（Ｓ０２）。
【００３９】
このように取得した支払明細及び振込先マスタから、振込先別の支払明細データを編集する（Ｓ０３）。作成された支払明細データについては、各々の振込先について通知データを取得する受取人を、電子メールアドレスやファックス番号等により指定する（Ｓ０４）。このように支払明細データを作成するとともに、振込先口座や振込日を指定した金融機関に送付する振込明細データを作成して保存する（Ｓ０５）。
【００４０】
次に、作成した振込明細データについて、それぞれの振込先のマスタデータを参照して、振込明細の通知の指定があるか否かを確認する（Ｓ０６）。通知の指定がある場合には、当該振込明細データの振込金額に対応する支払明細から明細内訳に関する振込通知データを作成して保存する（Ｓ０７）。全振込先についてこれらの処理が終了するまで、かかる通知の有無の確認を繰り返し（Ｓ０８）、全ての振込先についての処理が終了すると、振込明細データは振込を取扱う金融機関に送信され（Ｓ０９）、振込通知データは振込先に送信される（Ｓ１０）。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明にかかる振込明細通知システムを企業間の取引等に用いる、本発明の第一の実施形態を示すブロック図である。
【図２】本発明にかかる振込明細通知システムを企業内の経費精算等に用いる、本発明の第二の実施形態を示すブロック図である。
【図３】購買管理システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示す図である。
【図４】経費精算システムにおいてデータベースに格納された支払明細の一例を示す図である。
【図５】取引先マスタテーブルに格納された取引先別の預金口座に関するデータの一例を示す図である。
【図６】本発明にかかる振込明細通知システムのデータフローを示す図である。
【図７】本発明にかかる振込明細通知システムの処理フローを示すフローチャートである。
【図８】本発明にかかる振込明細通知システムにおける振込明細データの編集画面の一例を示す図である。
【図９】本発明にかかる振込明細通知システムにより通知される振込明細通知の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４２】
１０    振込明細通知システム
１１    振込データ作成部
１２    通知データ作成部
１３    出力装置
１４    管理者端末
１５    購買管理システム
１６    経費精算システム
１７    取引先データベース
１８    給与計算システム
１９    社員データベース
２０    銀行システム
３０    取引先端末
４０    社員端末
【図６】
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【図７】
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【図９】
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【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
2005084971.tif 000009
【図５】
2005084971.tif 000010
【図８】
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