(57)【要約】【課題】  マネジメントの規格に関する文書を容易に把握して取得できるように管理する文書管理方法、文書管理プログラム及び画面図を提供する。【解決手段】  文書管理システムの管理コンピュータは、端末から受信したＩＳＯ規格に関する文書の文書データを文書属性データとして文書データ記憶部に記録する。管理コンピュータは、記録した文書に関連する文書を抽出し、これを関連文書データとして文書データ記憶部に記録する。管理コンピュータは、関連する文書のデータに基づいて、相関図表示データの更新を行う。文書管理システムから送信された相関図表示データに基づいて、端末は文書相関図を表示する。この文書相関図には、文書の名前が表示され、この文書にリンクが張られた文書ボタンＢが複数含まれ、関連する文書ボタンＢ１，Ｂ２同士が線で結ばれる。【選択図】      図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
マネジメント規格に関する文書データを記憶する文書データ記憶手段と、管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、文書の管理を行う方法であって、
前記管理コンピュータが、
端末から受信した文書データに対して識別子を付与する識別子付与段階と、
前記文書に関連する文書の識別子を関連識別子として抽出し、この関連識別子を、前記文書データとともに記録する記録段階と、
前記文書データの関連識別子に基づいて、前記文書の名前が表示された項目表示と、この文書に関連付けられた文書の項目表示とを線で結んだ関連図を表示するための表示データを作成する表示データ作成段階と、
前記関連図の表示要求のあった端末に、前記表示データを送信する関連図データ送信段階と
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記関連図に含まれる項目表示は、前記文書データにリンクされたボタンであり、
前記管理コンピュータは、前記関連図において選択されたボタンの前記項目に関するデータを前記端末から受信し、この受信したデータに基づいて文書を特定する特定段階と、
特定した文書の内容データを前記端末に送信する文書データ送信段階と
を更に含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
【請求項３】
前記文書データには、前記文書の内容データと前記文書の属性データとが含まれており、
前記作成段階は、前記管理コンピュータが、前記項目表示の文書の前記属性データを前記文書データ記憶手段から取得し、この文書の属性データに基づいて、前記関連図中における前記項目表示の表示位置を決定して、前記表示データを作成することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理方法。
【請求項４】
前記作成段階は、前記文書の属性データに基づいて、前記項目表示を種別して表示するための表示データを作成することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載の文書管理方法。
【請求項５】
マネジメント規格に関する文書データを記憶する文書データ記憶手段と、管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、文書の管理を行うプログラムであって、
前記管理コンピュータを、
端末から受信した文書データに対して識別子を付与する識別子付与手段、
前記文書に関連する文書の識別子を関連識別子として抽出し、この関連識別子を、前記文書データとともに記録する記録手段、
前記文書データの関連識別子に基づいて、前記文書の名前が表示された項目表示と、この文書に関連付けられた文書の項目表示とを線で結んだ関連図を表示するための表示データを作成する表示データ作成手段、及び
前記関連図の表示要求のあった端末に、前記表示データを送信する関連図データ送信手段
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項６】
前記関連図に含まれる項目表示は、前記文書データにリンクされたボタンであり、
前記管理コンピュータを、前記関連図において選択されたボタンの前記項目に関するデータを前記端末から受信し、この受信したデータに基づいて文書を特定する特定手段、及び
特定した文書の内容データを前記端末に送信する文書データ送信手段
として更に機能させることを特徴とする請求項５に記載の文書管理プログラム。
【請求項７】
前記文書データには、前記文書の内容データと前記文書の属性データとが含まれており、
前記作成手段は、前記管理コンピュータが、前記項目表示の文書の前記属性データを前記文書データ記憶手段から取得し、この文書の属性データに基づいて、前記関連図中における前記項目表示の表示位置を決定して、前記表示データを作成することを特徴とする請求項５又は６に記載の文書管理プログラム。
【請求項８】
前記作成手段は、前記文書の属性データに基づいて、前記項目表示を種別して表示するための表示データを作成することを特徴とする請求項５〜７のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。
【請求項９】
文書の名前を表示し、この文書にリンクが張られた文書ボタンを複数配置した画面を表示する画面図データであって、
文書同士が関連する文書の名前が表示された文書ボタン同士を線で結んで表示したことを特徴とする画面図。
【請求項１０】
前記文書ボタンは、前記文書ボタンに名前が表示された文書の属性データに基づいて、表示位置及びその形態の少なくとも１つが決定されていることを特徴とする請求項９に記載の画面図。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、マネジメントの規格に関する文書を容易に把握することのできる文書管理方法、文書管理プログラム及び画面図に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業活動において、国際的な規格を遵守したマネジメントを行うことが多くなってきている。例えば、この規格には、品質マネジメント規格（ＩＳＯ９０００シリーズ）や環境マネジメント規格（ＩＳＯ１４００１シリーズ）、情報セキュリティマネジメントシステム（ＩＳＭＳ：Information Security Management System）適合性評価制度の認証基準であるＩＳＭＳ認定基準などがある。ここで、「マネジメント規格」とは、組織が方針及び目標を定め、その目標を達成するためのシステムに関する規格である。これらの規格を遵守するためには各種管理規定を設ける必要がある。このため、多くの文書や記録が作成される。そして、これらを的確に管理する必要がある。
【０００３】
そこで、多くの文書や記録を効率的に管理するために電子ファイリングシステムが開示されている（例えば、特許文献１参照。）。この電子ファイリングシステムは、登録部、データベース及び検索部を含んでいる。登録部の文書番号取得部は、文書番号の採番及び文書の登録作業を、文書分類に関連付けて自動化することで、ＩＳＯ等の文書登録規定に従った文書登録及び文書管理を容易にする。また、登録部の登録領域作成部と検索部の文書取得部は、文書番号と文書を分類した階層による文書登録領域を関連付けることにより、文書の検索および参照を効率よく行えるようにする。更に、登録部は、文書分類指定と通し番号取得と版番号取得を同一画面で行える文書登録手段を有する。そして、この電子ファイリングシステムを用いることにより、ＩＳＯ等の文書登録規定に従った文書登録や文書管理を容易にし、文書の検索及び文書の参照を効率的に行うことができる。
【特許文献１】特開２００１−２４３２４８号公報（図４）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１においては、階層的に表示するため、複数の分類に関わるような文書を表示することが難しい。このため、例えば１つの文書が複数の文書と関連付けされているときには、適切に表示することができない。従って、利用者が、規格を遵守するための文書を効率的に取得することが難しいことがあった。
【０００５】
本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、マネジメントの規格に関する文書を容易に把握して取得できるように管理する文書管理方法、文書管理プログラム及び画面図を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、マネジメント規格に関する文書データを記憶する文書データ記憶手段と、管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、文書の管理を行う方法であって、前記管理コンピュータが、端末から受信した文書データに対して識別子を付与する識別子付与段階と、前記文書に関連する文書の識別子を関連識別子として抽出し、この関連識別子を、前記文書データとともに記録する記録段階と、前記文書データの関連識別子に基づいて、前記文書の名前が表示された項目表示と、この文書に関連付けられた文書の項目表示とを線で結んだ関連図を表示するための表示データを作成する表示データ作成段階と、前記関連図の表示要求のあった端末に、前記表示データを送信する関連図データ送信段階とを含むことを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理方法において、前記関連図に含まれる項目表示は、前記文書データにリンクされたボタンであり、前記管理コンピュータは、前記関連図において選択されたボタンの前記項目に関するデータを前記端末から受信し、この受信したデータに基づいて文書を特定する特定段階と、特定した文書の内容データを前記端末に送信する文書データ送信段階とを更に含むことを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の文書管理方法において、前記文書データには、前記文書の内容データと前記文書の属性データとが含まれており、前記作成段階は、前記管理コンピュータが、前記項目表示の文書の前記属性データを前記文書データ記憶手段から取得し、この文書の属性データに基づいて、前記関連図中における前記項目表示の表示位置を決定して、前記表示データを作成することを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１つに記載の文書管理方法において、前記作成段階は、前記文書の属性データに基づいて、前記項目表示を種別して表示するための表示データを作成することを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、マネジメント規格に関する文書データを記憶する文書データ記憶手段と、管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、文書の管理を行うプログラムであって、前記管理コンピュータを、端末から受信した文書データに対して識別子を付与する識別子付与手段、前記文書に関連する文書の識別子を関連識別子として抽出し、この関連識別子を、前記文書データとともに記録する記録手段、前記文書データの関連識別子に基づいて、前記文書の名前が表示された項目表示と、この文書に関連付けられた文書の項目表示とを線で結んだ関連図を表示するための表示データを作成する表示データ作成手段、及び前記関連図の表示要求のあった端末に、前記表示データを送信する関連図データ送信手段として機能させることを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の文書管理プログラムにおいて、前記関連図に含まれる項目表示は、前記文書データにリンクされたボタンであり、前記管理コンピュータを、前記関連図において選択されたボタンの前記項目に関するデータを前記端末から受信し、この受信したデータに基づいて文書を特定する特定手段、及び特定した文書の内容データを前記端末に送信する文書データ送信手段として更に機能させることを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、請求項５又は６に記載の文書管理プログラムにおいて、前記文書データには、前記文書の内容データと前記文書の属性データとが含まれており、前記作成手段は、前記管理コンピュータが、前記項目表示の文書の前記属性データを前記文書データ記憶手段から取得し、この文書の属性データに基づいて、前記関連図中における前記項目表示の表示位置を決定して、前記表示データを作成することを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、請求項５〜７のいずれか１つに記載の文書管理プログラムにおいて、前記作成手段は、前記文書の属性データに基づいて、前記項目表示を種別して表示するための表示データを作成することを要旨とする。
【００１４】
請求項９に記載の発明は、文書の名前を表示し、この文書にリンクが張られた文書ボタンを複数配置した画面を表示する画面図データであって、文書同士が関連する文書の名前が表示された文書ボタン同士を線で結んで表示したことを要旨とする。
【００１５】
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載の画面図において、前記文書ボタンは、前記文書ボタンに名前が表示された文書の属性データに基づいて、表示位置及びその形態の
少なくとも１つが決定されていることを要旨とする。
【００１６】
（作用）
請求項１又は５に記載の発明によれば、マネジメント規格に関する文書データを記憶する文書データ記憶手段と、管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いる。管理コンピュータは、端末から受信した文書データに対して識別子を付与する。管理コンピュータは、文書に関連する文書の識別子を関連識別子として抽出し、この関連識別子を、文書データとともに記録する。管理コンピュータは、文書データの関連識別子に基づいて、文書の名前が表示された項目表示と、この文書に関連付けられた文書の項目表示とを線で結んだ関連図を表示するための表示データを作成する。管理コンピュータは、関連図の表示要求のあった端末に、前記表示データを送信する。このため、関連図の表示要求のあった端末に、関連がある文書同士を紐付けした関連図を表示することができる。従って、利用者は、関連図から文書の関連付けを容易に把握することができるので、取得したい文書の内容を効率的に取得することができる。
【００１７】
請求項２又は６に記載の発明によれば、関連図に含まれる項目表示は、前記文書データにリンクされたボタンである。管理コンピュータは、関連図において選択されたボタンの項目に関するデータを前記端末から受信し、この受信したデータに基づいて文書を特定する。管理コンピュータは、特定した文書の内容データを前記端末に送信する。このため、利用者は、関連図において表示されたボタンを選択することにより、そのボタンに表示された文書の内容データを効率的に取得することができる。
【００１８】
請求項３又は７に記載の発明によれば、文書データには、文書の内容データと前記文書の属性データとが含まれている。管理コンピュータは、項目表示の文書の属性データを文書データ記憶手段から取得する。管理コンピュータは、この文書の属性データに基づいて、関連図中における項目表示の表示位置を決定して、表示データを作成する。このため、管理コンピュータは、表示された文書の属性データに基づいて項目表示の表示位置を決定する。従って、項目表示の位置により、文書の属性を容易に把握することができるので、取得したい文書の内容を効率的に取得することができる。
【００１９】
請求項４又は８に記載の発明によれば、管理コンピュータは、文書の属性データに基づいて、前記項目表示を種別して表示するような表示データを作成する。このため、利用者は、ボタンの種別により文書の属性を容易に把握することができるので、取得したい文書の内容を効率的に取得することができる。
【００２０】
請求項９に記載の発明によれば、文書の名前が表示され、この文書にリンクが張られた文書ボタンを複数配置した画面図を表示する画面図データである。更に、この画面図データは、文書同士が関連する文書の名前が表示された文書ボタン同士を線で結んで表示する。このため、利用者は、画面図を見ることにより、関連する文書を把握することができる。また、利用者は、ボタンを選択することにより、そのボタンに表示された文書名の文書の内容を容易に取得することができる。
【００２１】
請求項１０に記載の発明によれば、文書ボタンは、文書ボタンに名前が表示された文書の属性データに基づいて、表示位置及びその形態の少なくとも１つが決定される。従って、利用者は、文書ボタンの表示位置及びボタンの形態から、その文書の属性を容易に把握することができる。従って、利用者は、取得した文書の内容を効率的に取得することができる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、マネジメント規格を遵守するための文書を、利用者が必要なときに容
易に取得できるように管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図７に基づいて説明する。本実施形態では、社員が業務を行う場合に、例えば国際標準化機構（ＩＳＯ：International Organization for Standardization）の（品質マネジメント規格）を遵守するための文書を管理する場合を想定する。
【００２４】
本実施形態では、複数の端末１０がネットワークＮを介して文書管理システム２０に接続されている。端末１０は、社員などが使用するコンピュータ端末である。この端末１０は、ディスプレイ、キーボード及びマウスを備える。ディスプレイは、文書の一覧表示や文書の内容などを表示するときに用いられる。キーボード及びマウスは、新たな文書や改定文書の内容などを入力する場合に用いられる。なお、本実施形態では、文書を構成する内容ファイルは、端末１０において作成された後、後述するようにファイルデータ記憶部２３に記録される。
【００２５】
文書管理システム２０は、管理コンピュータ２１を備える。管理コンピュータ２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（識別子付与段階、記録段階、表示データ作成段階、関連図データ送信段階、特定段階及び文書データ送信段階等を含む処理）を行う。そして、このための文書管理プログラムを実行することにより、管理コンピュータ２１は、識別子付与手段、記録手段、表示データ作成手段、関連図データ送信手段、特定手段及び文書データ送信手段等として機能する。
また、管理コンピュータ２１は、文書データ記憶部２２、ファイルデータ記憶部２３及び相関図表示データ記憶部２４に接続されている。
【００２６】
文書データ記憶部２２は、図２に示すように、規格を遵守するための文書に関する文書データ２２０を記憶している。この文書データ２２０は、登録処理のときに、文書データ記憶部２２に記録される。この文書データ２２０は、文書属性データ２２１と、関連文書データ２２２とを含む。
【００２７】
文書属性データ２２１は、この文書の属性に関するデータである。この文書属性データ２２１は、文書識別子、テーマ名、文書名、管理属性、文書分類、プロセス属性、規格要求事項番号、保管期間、適用範囲、文書レベル、作成日、進行状態、作成者、内容、内容ファイル識別子及び承認先に関するデータを含んで構成されている。
【００２８】
文書識別子データ領域には、この文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。
テーマ名データ領域には、この文書のテーマの名称に関するデータが記録される。
【００２９】
文書名データ領域には、この文書のファイル名に関するデータが記録される。
管理属性データ領域には、ＩＳＯ管理文書の属性に関するデータが記録される。この属性は、本実施形態では、「ＩＳＯ管理文書」、「ＩＳＯ管理記録」又は「ＩＳＯ管理対象外」の３つがある。
【００３０】
文書分類データ領域には、ＩＳＯ管理文書の分類に関するデータが記録される。例えば、本実施形態では、３分類になっており、品質マニュアルなどの方針に関する第１文書と、規格やガイドラインなどの第２文書と、記録様式や記録に関する第３文書がある。
【００３１】
プロセス属性データ領域には、この文書が関連するＩＳＯのプロセス属性に関するデータが記録される。このプロセス属性には、例えば本実施形態では「方針」、「計画（Ｐｌ
ａｎ）」「実施・運用（Ｄｏ）」、「監査（Ｃｈｅｃｋ）」及び「見直し（Ａｃｔ）」がある。
【００３２】
規格要求事項番号データ領域には、この文書が関連するＩＳＯ規格の番号に関するデータが記録される。
保管期間データ領域には、この文書が保管される期間に関するデータが記録される。このデータには、例えば、「１年」、「５年」、「１０年」、「１５年」、「永久」及び「随時」がある。
【００３３】
適用範囲データ領域には、この文書の要求事項が適用される範囲に関するデータが記録される。この適用範囲は、例えば、「全社員」や「営業部」などがある。
文書レベルデータ領域には、この文書のレベルに関するデータが記録される。このレベルには「新規」又は「改定」がある。
【００３４】
作成日データ領域には、この文書を作成した作成日に関するデータが記録される。
進行状態データ領域には、この文書が作成されて登録されるまでの進行状態に関するデータが記録される。このデータには、「作成中」、「承認依頼中」及び「作成完了」の３状態がある。ここで、「作成中」は、現在、文書を作成している状態であることを示す。「承認依頼中」は、作成した文書に対して承認を依頼している状態であることを示す。「作成完了」は、作成した文書に対して承認が行われて登録が完了した状態であることを示す。
【００３５】
作成者データ領域には、この文書を作成した作成者を特定するための作成者に関するデータが記録される。
内容データ領域には、この文書の本文内容に関するテキストデータが記録される。
【００３６】
内容ファイル識別子データ領域には、この文書の内容に関してのファイルを特定するための識別子が記録される。この識別子によって、文書の内容を構成するファイルを特定することができる。すなわち、上述のように内容データ領域に、本文内容に関するテキストデータが記録される場合の他に、この内容ファイル識別子により特定されるファイルを用いて本文内容を規定してもよい。
承認先データ領域には、この文書に対して承認を行う承認先（承認者）に関するデータが記録される。この承認先には、例えば所属部の部長などがある。
【００３７】
一方、関連文書データ２２２は、関連文書識別子に関するデータを含んで構成される。この関連文書データ２２２は、ＩＳＯ管理対象外についての文書データ２２０のときには記録されない。ここで、関連文書識別子は、関連付けのある文書を特定するための文書識別子である。従って、この関連文書識別子のデータを介して、この文書と他の文書とが関連付けられる。
【００３８】
ファイルデータ記憶部２３には、図３に示すように、ファイルに関するファイルデータ２３０が記録されている。このファイルデータ２３０は、例えば、各種ソフトウエアを用いて作成されたファイルが、端末１０から提供された場合に記録される。このファイルデータ２３０は、後述する文書作成処理において端末１０から提供される場合でなく、文書作成処理に先立ち、予め記録されている場合もある。このファイルデータ２３０は、ファイル識別子、ファイル名及び内容に関するデータを含んで構成される。
【００３９】
ファイル識別子データ領域には、このファイルを特定するための識別子に関するデータが記録される。このデータと、文書データ２２０の内容ファイル識別子のデータとに基づいて、文書データ２２０の内容ファイルが特定される。
【００４０】
ファイル名データ領域には、ファイルの名前に関するデータが記録される。
内容データ領域には、このファイルの内容に関するデータが記録されている。具体的には、ファイルがワープロソフトの場合には文章データ、ファイルが表計算ソフトの場合には表データが記録される。
【００４１】
相関図表示データ記憶部２４には、図４に示すように、文書同士の関連性を相関図として表示するためのデータが記録されている。このデータには、後述する図７に示すＩＳＯ管理文書に関する文書相関図を表示するため相関図表示データ２４０である。この相関図表示データ２４０は、文書データ２２０の記録に応じて記録されて更新される。この相関図表示データ２４０は、図４に示すように、分類範囲表示データ２４１と、ボタン表示データ２４２と、結線表示データ２４３とを含んで構成される。
【００４２】
分類範囲表示データ２４１は、ボタンを分類して表示するための分類表示に関するデータである。この分類範囲表示データ２４１には、表示項目、表示範囲及び表示種類に関するデータが記録されている。
【００４３】
表示項目データ領域には、表示される分類項目に関するデータが記録される。これは、具体的には、図７の「方針」、「規程関連文書」及び「計画（Ｐｌａｎ）」などである。
表示範囲データ領域には、分類を表示する範囲に関するデータが記録される。具体的には、図７に示すように、各範囲を規定する座標を用いる。
【００４４】
表示種類データ領域には、範囲を表示する表示方法に関するデータが記録される。これは、具体的には、項目を意味する範囲の表示方法が「方針」であれば「実線」、規程関連文書であれば「二点鎖線」を用いる。
【００４５】
また、ボタン表示データ２４２には、文書を表示されるための文書ボタンＢ（図７参照）に関するデータが記録される。このボタン表示データ２４２には、文書識別子、文書名、ボタン種類及び表示位置に関するデータを含んで構成される。
【００４６】
文書識別子データ領域には、このボタンにリンクされる文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。この文書識別子データを介して、このボタンと、この文書名の文書データ２２０とが関連付けられる。
【００４７】
文書名データ領域には、このボタンに表示される文書名に関するデータが記録される。
ボタン種類データ領域には、ボタンの表示種別に関するデータが記録される。この表示種別は、ボタンに表示される文書名の文書の属性データに基づいて決定される。本実施形態では、ボタン種類は、文書の適用範囲に応じて、点模様、斜線模様及び格子模様がある。例えば、全社員に適応される文書であれば、この文書名を表示するボタンは、点模様で表示される。
表示位置データ領域には、ボタンを表示する位置に関するデータが記録される。このデータの位置を中心としてボタンが文書相関図上に表示される。
【００４８】
結線表示データ２４３には、関連がある文書の文書名を表示するボタン同士を線で結ぶためのデータが記録されている。この結線表示データ２４３は、始点接続文書識別子及び終点接続文書識別子に関するデータを含んで構成されている。
【００４９】
始点接続文書識別子データ領域には、結線の始点により接続される文書を特定するための文書識別子に関するデータが記録される。
終点接続文書識別子データ領域には、結線の終点により接続される文書を特定するため
の文書識別子に関するデータが記録される。
【００５０】
次に、文書管理システム２０を用いた文書管理の処理手順について、図５〜図７を用いて説明する。ここでは、新たな文書が作成される文書作成処理、文書が閲覧される閲覧処理の順に説明する。なお、本実施形態では、後述するように文書作成処理を行うより前に、この文書の内容に関連するファイルが作成されて、ファイルデータ記憶部２３に記録されている。
【００５１】
（文書作成処理）
この処理においては、まず、端末１０が、文書登録処理を行う（ステップＳ１−１）。具体的には、文書作成者がＩＳＯに関連する文書を登録する指示を行うと、端末１０は、予め登録されているＩＳＯ関連文書作成画面用データに基づいて、図６に示す文書作成画面５００を表示する。
【００５２】
この文書作成画面５００には、識別子取得ボタンが含まれる。識別子取得ボタンは、文書管理システム２０に対して文書識別子の付与を求めるためのボタンである。
文書作成画面５００には、テーマ名入力欄、文書名入力欄、管理属性選択ボタン、分類メニュー、プロセス属性選択ボタン、規格要求事項番号入力欄、保管期間選択ボタン、適用範囲メニュー及び文書レベル選択ボタンが含まれる。ここで、分類メニューや適用範囲メニューは、プルダウン方式で構成される。一方、管理属性選択ボタン、プロセス属性選択ボタン、保管期間選択ボタン及び文書レベル選択ボタンは、ラジオボタンから構成される。
【００５３】
また、文書作成画面５００には、この画面が表示されたときに日付が作成日として表示される。更に、文書作成画面５００には、進行状態選択ボタン、作成者メニュー、本文内容記入欄、ファイル表示欄及びファイル追加ボタンが含まれる。ここで、ファイル表示欄には、内容ファイルとして追加された文書のアイコンが表示される。ファイル追加ボタンは、文書の内容としてファイルを追加する場合に表示される。
【００５４】
更に、文書作成画面５００には、承認先メニュー及び承認依頼ボタンが含まれる。承認依頼ボタンは、この文書を文書管理システム２０に送信して、承認先メニューによって選択された承認者に対して承認を依頼するときに用いられる。
【００５５】
ここで、文書作成画面５００の識別子取得ボタンが選択されると、端末１０は、文書管理システム２０に対して、文書識別子付与の要求を行う。これにより、文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、付与する文書識別子を決定する。具体的には、管理コンピュータ２１は、文書データ記憶部２２に記録している文書データ２２０の文書識別子とは異なる文書識別子を生成する。そして、管理コンピュータ２１は、決定した文書識別子を有する文書データ２２０を文書データ記憶部２２に登録する。このとき、登録される文書データ２２０は、付与された文書識別子のデータと、「作成中」という進行状況のデータだけが記録され、これ以外のデータは空になっている。そして、管理コンピュータ２１は、付与した文書識別子に関するデータを端末１０に送信する。
【００５６】
この文書識別子に関するデータを受信した端末１０は、進行状態を「作成中」にするとともに、その文書番号を文書作成画面５００に表示する。この文書作成画面５００を用いて、作成者は選択や入力を行う。
【００５７】
そして、文書作成画面５００のテーマ名入力欄及び文書名入力欄に、それぞれテーマ名及び文書名が入力される。更に、管理属性選択ボタンにおいて、作成する文書の属性に応じた属性が選択される。文書作成画面５００の分類メニューからこの文書の分類が選択さ
れる。プロセス属性選択ボタンにおいて、この文書のプロセス属性が選択される。規格要求項目番号入力欄には、この文書に関連するＩＳＯ規格の要求項目番号が入力される。保管期間選択ボタンにおいて、この文書の保管期間が選択される。適用範囲メニューから、この文書が適用される範囲が選択される。文書レベル選択ボタンにおいて、文書のレベルが選択される。
【００５８】
また、作成者メニューから、作成者の氏名が選択される。本文内容記入欄には、この文書の内容が記入される。そして、ファイル追加ボタンが選択されることにより、この文書の内容に関連するファイルが関連付けられる。
【００５９】
更に、承認先メニューから、この文書を承認する承認者が選択される。
そして、すべての入力欄や記入欄に対して入力が行われ、すべての選択ボタン及びすべてのメニュー項目が選択された後に、承認依頼が選択される。これにより、端末１０は、文書登録処理（ステップＳ１−１）を完了して、文書作成画面５００において作成された文書に関するデータを文書管理システム２０に送信する（ステップＳ１−２）。
【００６０】
文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、文書の登録を行う（ステップＳ１−３）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、受信したデータに含まれる文書識別子を抽出する。管理コンピュータ２１は、この文書識別子を有する文書データ２２０を文書データ記憶部２２から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出した文書データ２２０の文書属性データ２２１に、受信したデータを記録する。具体的には、テーマ名データ、文書名データ、管理属性データ、文書分類データ、プロセス属性データ、規格要求事項番号データ、保管期間データ、適用範囲データ、文書レベルデータ、作成日データ、作成者データ、内容データ、内容ファイル名データ及び承認先データを記録する。
【００６１】
ここで、管理コンピュータ２１は、記録した文書が重複していないかを検査する。具体的には、管理コンピュータ２１は、記録した文書の文書名を有する文書データ２２０が他にあるか否かを検査する。そして、同じ文書名の文書データ２２０があり、記録した文書データ２２０の文書レベルが「新規」であった場合には、管理コンピュータ２１は、端末１０に、重複する文書がある旨を通知する。
【００６２】
そして、同じ文書名の文書データ２２０がない場合、又は同じ文書名の文書データ２２０があっても文書レベルが「改定」となっている場合には、管理コンピュータ２１は、この文書データ２２０の進行状態を「承認依頼中」として記録する。
【００６３】
次に、文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、承認処理を行う（ステップＳ１−４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、文書属性データ２２１に記録した承認先に関するデータに基づいて、その承認者の端末１０を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、この特定した端末１０に対して承認用画面データを送信し、端末１０のディスプレイに承認用画面を表示させて承認要求を行う。この承認用画面には、文書データ２２０の内容が表示される。更に、この承認用画面には、承認ボタンが含まれる。
【００６４】
そして、この承認用画面の承認ボタンが選択されると、端末１０は、文書管理システム２０に承認完了の通知を行う。文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、承認完了の通知を受信すると、文書データ２２０の進行状態を変更して、承認処理を完了する。
【００６５】
次に、管理コンピュータ２１は、文書データ記憶部２２に記録した文書がＩＳＯ管理対象外の文書か否かを判断する（ステップＳ１−５）。このとき、承認処理（ステップＳ１−４）を完了した文書が、ＩＳＯ管理対象外の文書である場合（ステップＳ１−５において「ＹＥＳ」の場合）には、管理コンピュータ２１は、文書作成処理を完了する。
【００６６】
一方、承認処理を完了した文書が、ＩＳＯの管理文書又は管理記録であった場合（ステップＳ１−５において「ＮＯ」の場合）には、管理コンピュータ２１は、関連文書の文書識別子を抽出する（ステップＳ１−６）。
【００６７】
ここで、管理コンピュータ２１は、まず、規格番号に基づいて関連文書識別子を抽出する。具体的には、管理コンピュータ２１は、この文書の規格要求事項番号と同じ規格要求事項番号を有する文書データ２２０の文書識別子を抽出する。
【００６８】
更に、管理コンピュータ２１は、この文書の内容に基づいて関連文書識別子を抽出する。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、他の規格番号や他の文書の文書識別子が含まれていないかを検査する。そして、管理コンピュータ２１は、文書の内容に、他の文書の文書識別子が含まれている場合には、この文書識別子を抽出する。
【００６９】
一方、文書の内容に、他の規格要求事項番号が含まれている場合には、管理コンピュータ２１は、文書の内容に含まれている規格要求事項番号を有する文書データ２２０の文書識別子を抽出する。
【００７０】
そして、管理コンピュータ２１は、抽出した文書識別子を関連文書識別子として関連文書データ２２２に記録する（ステップＳ１−７）。
次に、管理コンピュータ２１は、相関図表示データ２４０を更新する（ステップＳ１−８）。ここにおいて、管理コンピュータ２１は、まず、承認された文書の文書ボタンに関するボタン表示データ２４２の更新を行う。
【００７１】
ここで、管理コンピュータ２１は、文書データ２２０から、承認された文書の文書識別子、文書ボタンに表示する文書名、及びボタン種類を決定するための適用範囲に関するデータを取得する。そして、管理コンピュータ２１は、適用範囲に基づいて、文書ボタンのボタン種類を決定する。具体的には、例えば、図７に示すように、全社内に適用される場合には点模様、部全体で適用される場合には斜線が決定される。そして、管理コンピュータ２１は、文書識別子、文書名及びボタン種類をボタン表示データ２４２として相関図表示データ記憶部２４に記録する。
【００７２】
次に、管理コンピュータ２１は、文書ボタンが表示される範囲を特定する。具体的には、管理コンピュータ２１は、文書のプロセス属性に基づいて、横（行）の範囲（「方針」や「実施」など）を決定する。また、管理コンピュータ２１は、文書属性データ２２１の管理属性に基づいて表示する縦（行）の範囲（「規定」や「記録」など）を決定する。これにより、文書ボタンの表示される範囲が特定される。
【００７３】
更に、管理コンピュータ２１は、特定した表示範囲中における文書ボタンの位置を決定する。管理コンピュータ２１は、まず、関連文書データ２２２の関連文書識別子を抽出する。更に、管理コンピュータ２１は、抽出した関連文書識別子に対応する文書識別子を有するボタン表示データ２４２及び結線表示データ２４３を取得する。そして、管理コンピュータ２１は、ボタン表示データ２４２におけるボタンの表示位置及び結線の始点接続文書識別子及び終点接続文書識別子に基づいて、新たな文書ボタンの表示位置を決定する。具体的には、この文書ボタンが挿入表示されることにより、この文書ボタンの文書と、これに関連する文書の文書ボタンとの結線が短くなるような位置にする。更に、この文書ボタンが挿入されることにより、他の文書ボタン同士の結線が、今までより２つ以上多くの結線と交差せず、他の文書ボタン同士の位置を代えても結線が短くならないような位置にする。
【００７４】
次に、管理コンピュータ２１は、結線表示データ２４３の更新を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、表示位置を決定した文書ボタンとこれに接続される文書ボタンＢとを結ぶ結線表示データ２４３を新たに作成する。そして、表示位置を決定した文書ボタンが挿入されることに伴って位置が変更された文書ボタンに関する結線表示データ２４３を更新する。
【００７５】
最後に、管理コンピュータ２１は、分類範囲表示データ２４１の更新を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、ボタン表示データ２４２の文書識別子に基づいて、文書データ２２０の文書属性データや管理属性データを取得する。そして、管理コンピュータ２１は、この属性データに基づいて、ボタン文書データの表示項目が変化する位置を抽出する。そして、この位置に基づいて表示範囲を変更する。
以上のようにして相関図表示データが更新される（ステップＳ１−８）と、文書管理システム２０は、文書作成処理を完了する。
【００７６】
（閲覧処理）
次に、ＩＳＯに関連する文書を閲覧する閲覧処理について、図７を用いて説明する。
【００７７】
閲覧者は、ＩＳＯ関連文書を閲覧したい場合、端末１０を用いて文書管理システム２０にアクセスを行う。これにより、文書管理システム２０は、ＩＳＯ関連文書の初期画面データを表示する。端末１０は、受信したデータに基づいて初期画面をディスプレイに表示する。
【００７８】
この初期画面には、ＩＳＯ管理文書の文書名を列挙した一覧表閲覧ボタンと、ＩＳＯの関連文書の相関図を表示する文書相関図表示ボタンとが含まれる。ここで、初期画面に含まれる文書相関図表示ボタンが選択されると、端末１０は、文書相関図表示データを文書管理システム２０に要求する。
【００７９】
文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、要求に基づいて、相関図表示データ記憶部２４に記録された文書相関図データを取得し、このデータを端末１０に送信する。端末１０は、受信したデータに基づいて、図７に示す文書相関図表示画面６００を表示する。
【００８０】
この文書相関図表示画面６００は、「方針」、「計画」、「実施」、「監査」、「見直し」の項目に応じて横が区画され、更に「規程文書」と「関連文書」の項目に応じて縦が区画されている。
【００８１】
更に、これらによって区画された範囲のそれぞれには、その属性に対応する文書ボタンＢが表示されている。また、文書ボタンＢには、その文書名が表示されている。更に、文書ボタンＢのうちの文書ボタンＢ１は、他の文書ボタンＢ２と線で結ばれている。線で結ばれた文書ボタンＢ１，Ｂ２は、文書ボタンＢ１，Ｂ２に表示される文書同士が関連していることを表示している。
【００８２】
そして、文書ボタンが選択されると、端末１０は、この文書ボタンに含まれる位置情報を文書管理システム２０に送信する。文書管理システム２０は、受信した位置情報に対応する文書データを端末１０に送信する。そして、端末１０は、受信した文書データに基づいて、文書ボタンに表示された文書名の文書をディスプレイに表示する。これにより、閲覧者は、必要なＩＳＯ関連の文書を閲覧することができる。
以上により、文書管理の処理が完了する。
【００８３】
本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、端末１０から受信した文書データ２２０を文書データ記憶部２２に記録する（ステップＳ１−３）。そして、管理コンピュータ２１は、記録した文書データ２２０の文書がＩＳＯ管理文書又はＩＳＯ管理記録であった場合（ステップＳ１−５において「ＮＯ」の場合）には、関連する文書の文書識別子を抽出し（ステップＳ１−６）、これを関連文書識別子として文書データ２２０に記録する（ステップＳ１−７）。更に、管理コンピュータ２１は、関連文書識別子を記録した文書データ２２０に基づいて、相関図表示データの更新を行う（ステップＳ１−８）。このため、管理コンピュータ２１は、端末１０において図７の文書相関図表示画面６００を表示させることができる。従って、閲覧者は、文書相関図表示画面６００によって文書の関連付けを容易に把握することができ、取得したい文書の内容を効率的に取得することができる。
【００８４】
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、文書ボタンＢに表示された文書名の文書データ２２０にリンクする文書ボタンＢを複数含んだ文書相関図表示画面６００（図７参照）の表示データを作成する。従って、閲覧者は、文書ボタンＢを選択することにより、その文書ボタンＢに表示された文書の内容を容易に取得することができる。
【００８５】
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、プロセス属性データに基づいて、横（行）の範囲（「方針」や「実施」など）を決定する。また、管理コンピュータ２１は、文書属性データ２２１の管理属性データに基づいて表示する縦（行）の範囲（「規定」や「記録」など）を決定する。すなわち、文書ボタンＢは、文書の属性により表示される位置が決定されるので、文書相関図表示画面６００により、閲覧者は文書の属性を容易に把握することができる。
【００８６】
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、適用範囲のデータに基づいて、文書ボタンのボタン種類を決定する。このため、閲覧者は、文書ボタンＢの種別を閲覧することにより、文書ボタンＢに表示された文書名の文書が適用される範囲を容易に把握することができる。
【００８７】
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、新たな文書データ２２０を記録したときに、この文書データ２２０を表示する文書ボタンＢを含む相関図表示データの更新を行う（ステップＳ１−８）。このとき、管理コンピュータ２１は、文書ボタンＢに表示された文書と関連する文書とを結ぶ線がなるべく短くなるように文書ボタンＢの表示位置を特定する。このため、図７の文書相関図表示画面６００において、関連する文書同士が近くなるので、閲覧者は関連する文書の把握が容易になる。
【００８８】
なお、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、文書データ記憶部２２に記録された文書がＩＳＯ管理対象外であった場合（ステップＳ１−５において「ＹＥＳ」には、相関図表示データの更新（ステップＳ１−８）は行わなかった。これに代えて、ＩＳＯ管理対象外の文書であった場合にも、相関図表示データを更新してもよい。すなわち、管理コンピュータ２１は、図７の右側に、ＩＳＯ管理対象外の文書を表示する項目を設け、この項目にＩＳＯ管理対象外の文書の文書名を表示したボタンを設けるようなデータを作成してもよい。
【００８９】
○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、図７の相関図表示画面６００を２次元で表示した。具体的には、管理コンピュータ２１は、規程関連文書の「計画」、「実施・運用」、「監査」及び「見直し」を縦に並べた相関図データを作成した。これに代えて、文書相関図を３次元で表示してもよい。例えば、この「計画」、「実施・運用」、「監査」及び「見直し」を奥行き方向に並べて、相関図を３次元で表示してもよい。
【００９０】
○上記実施形態においては、文書データを登録したときに相関図表示データを更新して作成した。これに代えて、端末１０から閲覧要求があったときに、管理コンピュータ２１は、文書データ記憶部２２から文書データ２２０を取得して相関図データを作成してもよい。この場合には、相関図表示データを要求した端末が配置された部署のデータに基づいて、その部署を特定し、その部署に関係する規定のみを文書データ２２０から抽出して送信してもよい。これにより、管理コンピュータ２１は、端末１０を用いた閲覧者に関係があるＩＳＯ管理文書及びＩＳＯ管理記録に関するデータのみを送信するので、閲覧者は、自分に必要な文書についてのみ取得することができる。
【００９１】
○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、新たな文書を作成した場合、関連する文書と紐付けを行った。このとき、管理コンピュータ２１は、形成する結線が他の線と数多く（例えば３つ以上）交差する場合には、同じ文書名を表示した文書ボタンを複数表示するようにして、交差する回数を減少させるようにして、表示データを生成してもよい。
【００９２】
○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、文書の適用範囲に応じた文書ボタンの種類を、点線、斜線模様及び格子模様によって識別する表示データを生成した。これに限らず、管理コンピュータ２１は、文書の適用範囲に応じた文書ボタンの種類を、例えば、異なる色合いの構成によって識別する表示データを生成してもよい。
【００９３】
○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、ＩＳＯ管理文書及びＩＳＯ管理記録に関する文書の相関図を備えた。これに限らず、例えばプライバシーマーク制度の認証基準であるＪＩＳＱ１５００１など、他の基準の要求に基づいて分類したり関連したりする相関図表示データを生成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００９４】
【図１】実施形態におけるシステムの概略図。
【図２】文書データ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図３】ファイルデータ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図４】相関図表示データ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図５】文書作成処理の処理手順を説明するための流れ図。
【図６】文書作成画面の説明図。
【図７】文書相関図画面の説明図。
【符号の説明】
【００９５】
Ｂ，Ｂ１，Ｂ２…項目表示としての文書ボタン、１０…端末、２０…文書管理システム、２１…管理コンピュータ、２２…文書データ記憶手段としての文書データ記憶部、６００…画面図としての文書相関図表示画面。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
2005267068.tif 000007
【図６】
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【図７】
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