(57)【要約】【課題】  電子メールに関する情報を活用することができる電子メール情報共有システムを提供することを目的とする。【解決手段】  情報管理コンピュータ１は、メール情報とメール情報の各項目に対応付けられた公開設定情報とを記憶部１１に有する。そして、所有者特定部３３によって特定されたメール情報の所有者のみが、公開設定情報を変更できる。よって、電子メールの利点を確保しつつ、きめ細かく設定を行うことができる。また、読出部４３は、全メール情報を対象として読出しを行い、出力部４５によって公開と設定されている項目の内容のみを出力する。これにより、端末装置５から閲覧を要求するユーザーに、メール情報の所有者が許容する最大限の情報が提供される。かかる構成とすることで、メール情報の質、量を確保しつつ、メール情報を活用することができる電子メール情報共有システムを実現できる。【選択図】        図１
2005267037.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールに関する情報を有する情報管理コンピュータと、情報管理コンピュータの有する電子メールに関する情報を、ネットワークを介して受信する端末装置とを備えて、ユーザーに電子メールに関する情報を提供する電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、少なくとも電子メールの発信者のアドレスを項目として含む電子メールに関する情報と、電子メールに関する情報に含まれる各項目に対応付けられて、かつ、各項目の内容を公開または非公開と設定する公開設定情報とを記憶する記憶手段と、電子メールに関する情報が、ユーザーによって発信された電子メールに基づくものであるとき、ユーザーを電子メールに関する情報の所有者と特定する所有者特定手段と、電子メールに関する情報の各項目に対応付けられた公開設定情報の変更を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、変更された公開設定情報を記憶手段に記憶させる更新手段と、端末装置から閲覧が要求された所望の電子メールに関する情報を記憶手段から読み出す読出手段と、読み出された電子メールに関する情報の中から、公開と設定される項目の内容のみを、閲覧を要求する端末装置に出力する出力手段とを備えることを特徴とする電子メール情報共有システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、さらに、電子メールに関する情報を削除する命令を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、記憶手段から電子メールに関する情報を削除する削除手段を備えることを特徴とする電子メール情報共有システム。
【請求項３】
請求項１、または請求項２に記載の電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、出力手段によって出力された電子メールに関する情報の所有者に対して、電子メールを送信する電子メール送信手段を備えることを特徴とする電子メール情報共有システム。
【請求項４】
請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子メール情報共有システムに用いられる情報管理コンピュータであって、少なくとも電子メールの発信者アドレスを項目として含む電子メールに関する情報と、電子メールに関する情報に含まれる各項目に対応付けられて、かつ、各項目の内容を公開または非公開と設定する公開設定情報とを記憶する記憶手段と、電子メールに関する情報が、ユーザーによって発信された電子メールに基づくものであるとき、ユーザーを電子メールに関する情報の所有者と特定する所有者特定手段と、電子メールに関する情報に対応付けられた公開設定情報の変更を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、変更された公開設定情報を記憶手段に記憶させる更新手段と、端末装置から閲覧が要求された所望の電子メールに関する情報を記憶手段から読み出す読出手段と、読み出された電子メールに関する情報の中から、公開と設定される項目の内容のみを、閲覧を要求する端末装置に出力する出力手段とを備えることを特徴とする情報管理コンピュータ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子メール情報共有システム及びその情報管理コンピュータに係り、特に電子メールに関する情報の共有を支援する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、インターネットやイントラネットを通じて情報を共有し、または、交換する手段として、電子会議室や電子メールがある。
【０００３】
電子会議室は、ウェブ（Web（World  Wide  Web））サイトに書き込まれた情報を共有することができるので、不特定多数の質問者と不特定多数の回答者によって進められる。これは、いわゆる多対多の公開討論に類似する形式となる。
【０００４】
これに対して、電子メールは、企業活動において最も利用されている情報交換手段であり、通常１対１でやり取りを行うので、情報は相互間で保持される。したがって、情報の公開性はない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子会議室は、不特定多数の者が情報を共有することができるので、秘匿性を有する情報が提供されることは少ない。ここで、秘匿性を有する情報とは、営業秘密、内部情報等は勿論であるが、このほかに知識、ノウハウ、経験も含まれる。知識等の情報は、組織全体の生産性の向上を図ることができる点で有益である。この有益な情報も、電子会議室において共有されることは少なく、情報の質は低い。
【０００６】
また、秘匿性を有しない情報であっても、回答に自信のない場合や、回答による影響が懸念される場合は、発言を控える傾向がある。さらに、質問者は回答者を特定して問いかけをしていないので、根本的に回答する意識が低い。よって、電子会議室に供給される情報量が少なくなる傾向も強い。
【０００７】
このような事情により、電子会議室は、有益な情報を豊富に蓄積することが困難であり、うまく活用されているケースは少ない。
【０００８】
一方、電子メールは、閲覧することができる者は受信者のみであるので、発信者と受信者との信頼関係次第で、秘匿性のある情報も相互に発信される。したがって、知識等の有益な情報も多い。さらに、質問をするときは、その分野の専門家に対して行うので、非常に有益な回答を得る可能性が高い。
【０００９】
また、回答者の側からは、指名されて質問を受けるため、回答に自信がない場合でも何らかの情報を提供しようとする。よって、電子メールで提供される情報量が少なくなることはない。
【００１０】
以上のように、電子メールの情報は、電子会議室に比べて質が高く、量も豊富である。しかし、通常、電子メールの情報は、発信者と受信者だけに保持されているため、他の者がその情報を活用するのは困難である。また、全ての電子メールの情報を一律に保存管理して共有する等の単純なシステムを構築するのでは、電子会議室と同様の情報の質・量両面の低下を招いてしまう。
【００１１】
この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであって、情報の質と量を維持したまま電子メールに関する情報を活用することができる電子メール情報共有システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
この発明は、このような目的を達成するために、次のような構成をとる。
【００１３】
すなわち、請求項1に記載の発明は、電子メールに関する情報を有する情報管理コンピュータと、情報管理コンピュータの有する電子メールに関する情報を、ネットワークを介して受信する端末装置とを備えて、ユーザーに電子メールに関する情報を提供する電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、少なくとも電子メールの発信者のアドレスを項目として含む電子メールに関する情報と、電子メールに関する情報に含まれる各項目に対応付けられて、かつ、各項目の内容を公開または非公開と設定する公開設定情報とを記憶する記憶手段と、電子メールに関する情報が、ユーザーによって発信された電子メールに基づくものであるとき、ユーザーを電子メールに関する情報の所有者と特定する所有者特定手段と、電子メールに関する情報の各項目に対応付けられた公開設定情報の変更を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、変更された公開設定情報を記憶手段に記憶させる更新手段と、端末装置から閲覧が要求された所望の電子メールに関する情報を記憶手段から読み出す読出手段と、読み出された電子メールに関する情報の中から、公開と設定される項目の内容のみを、閲覧を要求する端末装置に出力する出力手段とを備えることを特徴とするものである。
【００１４】
［作用・効果］請求項1に記載の発明によれば、電子メールに関する情報と、電子メールに関する情報の各項目に対応付けられる公開設定情報とが記憶手段に記憶される。そして、所有者特定手段によって、電子メールに関する情報の所有者、すなわち、電子メールに関する情報の基となる電子メールを発信した者と特定される者のみが、公開設定情報を変更することができる。また、読出手段は、閲覧が要求された所望の電子メールに関する情報を読み出す。そして、出力手段が、公開と設定された項目の内容を出力し、非公開と設定された項目の内容は出力しない。
【００１５】
よって、電子メールに関する情報の各項目について、公開と設定するか非公開と設定するかは、電子メールに関する情報の所有者のみに委ねられる。よって、秘匿性のある電子メールに関する情報の場合でも、その所有者以外の者によって公開設定情報を変更されて公開されることはない。さらに、電子メールに関する情報の一部を公開してもよいときは、その一部の項目の内容を公開と設定し、その他を非公開と設定することができる。このように、電子メールに関する情報の所有者のみに公開設定情報の変更の権限を与え、かつ、公開／非公開をきめ細かく設定できることで、電子メールに関する情報の提供において、公開に伴う不利益や影響、またはそれらによる情報発信者の不安感を解消することができる。したがって、電子メールに関する情報の質と量の低下を防止することができる。
【００１６】
一方、読出手段は、公開設定情報の如何に関わらず、記憶手段に記憶される全ての電子メールに関する情報を読出しの対象として、所望の電子メールに関する情報を読み出す。そして、出力手段が、公開設定情報を考慮して、出力する。よって、閲覧の要求をするユーザーは、電子メールに関する情報の一部が公開と設定されていれば、閲覧することができる。すなわち、電子メールに関する情報の所有者が許容する最大限の範囲を閲覧することができる。
【００１７】
以上から、この発明に係る電子メール情報共有システムによれば、電子メールに関する情報の質、量の確保しつつ、電子メールに関する情報を活用することができる。
【００１８】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、さらに、電子メールに関する情報を削除する命令を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、記憶手段から電子メールに関する情報を削除する削除手段を備えることを特徴とするものである。
【００１９】
［作用・効果］請求項２に記載の発明によれば、さらに、所有者のみに、自己の電子メールに関する情報を削除する権限を与える。これによって、所有者は、自己の電子メールに関する情報について一切の権限を有するので、安心して電子メールに関する情報を提供することができる。これによって、情報管理コンピュータが有する情報の質及び量を高めることができる。
【００２０】
また、請求項３に記載の発明は、請求項１、または請求項２に記載の電子メール情報共有システムにおいて、情報管理コンピュータは、出力手段によって出力された電子メールに関する情報の所有者に対して、電子メールを送信する電子メール送信手段を備えることを特徴とするものである。
【００２１】
［作用・効果］請求項３に記載の発明によれば、電子メール送信手段を備えることで、出力（提供）されたメール情報の所有者を宛先として電子メールを送信することができる。よって、提供された電子メールに関する情報を活用して、情報交換を支援することができる。
【００２２】
また、請求項４に記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子メール情報共有システムに用いられる情報管理コンピュータであって、少なくとも電子メールの発信者アドレスを項目として含む電子メールに関する情報と、電子メールに関する情報に含まれる各項目に対応付けられて、かつ、各項目の内容を公開または非公開と設定する公開設定情報とを記憶する記憶手段と、電子メールに関する情報が、ユーザーによって発信された電子メールに基づくものであるとき、ユーザーを電子メールに関する情報の所有者と特定する所有者特定手段と、電子メールに関する情報に対応付けられた公開設定情報の変更を、電子メールに関する情報の所有者からのみ受け付けて、変更された公開設定情報を記憶手段に記憶させる更新手段と、端末装置から閲覧が要求された所望の電子メールに関する情報を記憶手段から読み出す読出手段と、読み出された電子メールに関する情報の中から、公開と設定される項目の内容のみを、閲覧を要求する端末装置に出力する出力手段とを備えることを特徴とするものである。
【００２３】
［作用・効果］請求項４に記載の発明によれば、情報管理コンピュータは、ネットワークを介して端末装置と接続すれば、上述した開発管理システムを運用することができる。
【発明の効果】
【００２４】
情報管理コンピュータは、電子メールに関する情報の所有者のみに公開設定情報の変更の権限を与え、かつ、公開／非公開をきめ細かく設定できるので、電子メールに関する情報の提供に伴う不安感を解消し、電子メールに関する情報の質と量の低下を防止することができる。一方、読出手段は、全ての電子メールに関する情報を対象として電子メールに関する情報を読み出し、出力手段が公開設定情報を考慮して出力するので、電子メールに関する情報の所有者が許容する最大限の範囲を提供することができる。
【００２５】
よって、この発明に係る電子メール情報共有システムによれば、電子メールに関する情報の質、量の確保しつつ、電子メールに関する情報を活用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、図面を参照してこの発明の実施例を説明する。
【００２７】
図１は、実施例に係る電子メール情報共有システムの機能構成の概略を示すブロック図である。
【００２８】
実施例にかかる電子メール情報共有システム（以下、単に「情報共有システム」という）は、情報管理コンピュータ１と端末装置３とを有し、ネットワーク５によって相互に通信可能に構成されている。ここで、端末装置３は、複数であってもよい。また、ネットワーク５は、ＬＡＮ（Local  Area  Network）やインターネットで構成される。
【００２９】
情報管理コンピュータ１は、通常のコンピュータと同様のハードウエア構成であればよい。図示は省略するが、プログラムを読み出して実行する中央演算処理装置（CPU）やその作業領域となるＲＡＭ（Random-Access  Memory）等に代表される制御部と、プログラムや各種情報を記憶するＲＯＭ（Read-Only  Memory）や、電子メールに関する情報等を書き換え可能に記憶する固定ディスク（HDD）等の記憶媒体とを有する。ただし、プログラムとして、後述する情報管理コンピュータ１に各種の機能を実現させる情報管理プログラムがインストールされている点で、通常のコンピュータと異なる。情報管理コンピュータ１は、この発明における情報管理コンピュータに相当する。
【００３０】
端末装置３は、ネットワーク５を介して情報管理コンピュータ１にアクセスし、情報管理コンピュータ１が有する電子メールに関する情報の受信等を行う。そのため、端末装置３のハードウエアの構成は、図示を省略するが、中央演算処理装置（CPU）等に代表される制御部と通信部とを有し、管理コンピュータ１が出力する情報や提供する機能等を利用するプログラム（ソフトウエア）がインストールされている。端末装置３としては、パソコンやノートパソコン等のコンピュータのほかに、携帯用端末（PDA）や携帯電話も含まれる。端末装置３は、この発明における端末装置に相当する。
【００３１】
情報管理コンピュータ１は、図示するように、大きく分けて、記憶部１１とアクセス部２１と設定部３１と公開部４１と情報登録部５１とＥメール作成送信部５３とを有している。記憶部１１は、記憶媒体などで構成されている。また、アクセス部２１と設定部３１と公開部４１と情報登録部５１とＥメール作成送信部５３は、上述した制御部が所定の情報管理プログラムを実行することにより、実現される。
【００３２】
記憶部１１には、電子メールに関する情報と公開設定情報とユーザー情報とが記憶される。ここで、電子メールに関する情報とは、電子メールに基づいて構成される情報であり、電子メールとは異なる。以下の説明においては、両者を区別するために電子メールを「Ｅメール」といい、電子メールに関する情報を「メール情報」という。記憶部１１は、この発明における記憶手段に相当する。
【００３３】
図２は、メール情報の構成を示す模式図である。電子メールを、ヘッダの各情報と本文と添付ファイルとの各項目に分けて、その項目の内容を表形式に表したものである。具体的には、項目として、「Massage-ID」と「From」と「To」と「Cc」と「Subject」と「Date」と「本文」と「添付」とを有している。「Massage-ID」は、Ｅメールを一意に識別する識別番号である。「From」は、Ｅメールの発信者のアドレスであり、「To」は、宛先のアドレスであり、「Cc」は、同報の宛先のアドレスである。「Subject」は、Ｅメールの題名であり、「Date」は、Ｅメールの発信日時である。「本文」は、Ｅメールの本文であり、「添付」は、添付ファイルである。図２には、各項目の内容も例示として示している。
【００３４】
なお、メール情報は、発信者のアドレスを項目（「From」）として含むものであれば、かかる構成に限られない。すなわち、メール情報は、図２に示す項目の一部によって、構成されてもよい。たとえば、「添付」項目を除く、他の項目によってメール情報を構成してもよい。また、図２に示す項目以外のＥメールについての情報、例えば「Bcc」等を項目として含む構成であってもよい。
【００３５】
図２に示すように、メール情報には公開パターン情報が付与されている。この公開パターン情報は、予め決められた公開パターンを識別する情報を内容とする。そして、公開パターン情報によって、以下に説明する公開設定情報が参照される。
【００３６】
公開設定情報は、メール情報の各項目の内容を「公開」とする、または、「非公開」とすることを設定する情報である。ここで、「公開」とは、情報管理コンピュータ1にアクセスする第三者のユーザーに対して情報を公開することを許可するものである。この結果、第三者と情報を共有することになる。一方、「非公開」とは、その逆で、情報を他のユーザーに公開せずに秘匿することである。
【００３７】
図３は、公開設定情報の構成を示す模式図である。公開設定情報の構成は、図示するように、メール情報の各項目からなる表形式となる。表中の「○」は「公開」を模式的に示すものであり、「×」は「非公開」を模式的に示すものである。そして、各公開パターンにおける公開設定情報が、１行ごとに示される。
【００３８】
各行の公開設定情報は、メール情報に付与された公開パターン情報と関連付けられる。したがって、メール情報に付与された公開パターン情報によって、公開設定情報を参照することができる。よって、メール情報の各項目は公開設定情報と対応付けられる。たとえば、図２に示すメール情報は、公開パターンがTypeＡであるので、「From」と「Subject」の項目の内容のみ「公開」とすると設定されている。
【００３９】
ユーザー情報は、情報管理コンピュータ１にアクセスするユーザーに関する情報である。図４は、ユーザー情報の構成を示す模式図である。ユーザー情報は、アドレスとパスワードとの組み合わせで構成される。
【００４０】
再び、図１を参照する。アクセス部２１は、端末装置３から情報管理コンピュータ１へログインを許可するか否かの決定を行う。かかる決定は、ユーザーによって入力されるアクセス者情報と、記憶部１１に記憶されるユーザー情報とを比較して判断する。
【００４１】
情報管理コンピュータ１にアクセスするとき、端末装置３には、図５に示すログイン画面が表示される。ログイン画面には、アクセス者情報の入力欄２１ａが配置されている。図示するように本実施例では、アクセス者情報は、アクセス者のアドレスとパスワードとである。アクセス部２１は、入力されたアクセス者情報と、記憶部１１に記憶されるユーザー情報とを比較して、一致するユーザー情報があるか否かを判断する。一致すると判断したときは、ユーザーが情報管理コンピュータ１にログインすることを許容する。反対に、一致しないと判断したときは、ログインすることを拒否する。
【００４２】
設定部３１は、メール情報に付与された公開設定情報の更新またはメール情報の削除を行う。また、これらの処理は、メール情報の基となるＥメールの発信者のみが行うことができるように構成される。これは、Ｅメールの発信者は、そのＥメールに基づいて構成されたメール情報の所有者と考えて、公開するか否か、或いは削除するかの判断は全て所有者に委ねるものである。そのため、設定部３１は、さらに、所有者特定部３３と更新部３５と削除部３７とを有する。
【００４３】
所有者特定部３３は、メール情報がユーザーによって発信されたＥメールに基づくものであると判断したとき、ユーザーをメール情報の所有者と特定する。いいかえれば、アクセスするユーザーが所有するメール情報を特定する。
【００４４】
具体的には、所有者特定部３３は、ログイン画面（図５）においてユーザーから入力されたアドレスを受取る。そして、このＥメールアドレスと、記憶部１１に記憶されるメール情報の項目「From」の内容を比較する。両者が一致する判断すると、アクセスしているユーザーをメール情報の所有者と特定する。同時に、一致したメール情報をこのユーザーの所有する情報と特定する。所有者特定部３３は、この発明における所有者特定手段に相当する。
【００４５】
このとき、端末装置３には、図６に例示される所有情報一覧画面が出力される。所有情報一覧画面の上段には、所有者特定部３３が読み出したメール情報の件数（図６では、３件）が出力される。また、下段には、これらのメール情報がリスト表示で出力される。具体的には、メール情報の「Subject」項目の内容と、「Date」項目の内容のみが表示される。また、メール情報のリストの右端には、各々に付与されている公開パターンが出力される。
【００４６】
更新部３５は、メール情報の各項目に対応付けられた公開設定情報の変更を、そのメール情報の所有者からのみ受け付けて、変更された公開設定情報を記憶部１１に記憶させる。上述のように、所有者特定部３３によって、アクセスするユーザーの所有するメール情報が特定されるので、更新部３５は、特定されたメール情報についてのみ、公開設定情報の変更を受け付ける。そして、変更された公開設定情報を記憶部１１に上書きして記憶させることで、公開設定情報を更新する。なお、本実施例では、公開設定情報は公開パターンごとに規定しているので、公開パターン情報の変更によって、公開設定情報の変更を受け付ける。
【００４７】
一方、削除部３７は、記憶部１１に記憶されるメール情報を削除する命令を、メール情報の所有者からのみ受け付けて、記憶部１１からメール情報を削除する。削除部３７も、同様に所有者特定部３３を参照する。すなわち、所有者特定部３３によって、アクセスするユーザーの所有するメール情報が特定されるので、削除部３７は、特定されたメール情報についてのみ、削除命令を受け付ける。そして、記憶部１１から削除命令の対象となったメール情報を削除する。
【００４８】
更新部３５と削除部３７について、具体的に説明する。図６に示す所有情報一覧画面に表示されるメール情報は、所有者特定部３３によって特定されたものである。したがって、この表示されるメール情報の中から、変更または削除の対象となるメール情報の指定を受け付ければよい。ここで、図６に示すように、「Subject」項目の内容をアイコンとして、後述の更新削除画面とリンクさせてもよい。これにより、「Subject」項目の内容をクリックすることにより、変更または削除の対象となるメール情報の指定を受け付けることができる。
【００４９】
図７は、メール情報の更新削除画面の構成を示す図である。図７に示す更新削除画面は、上段に公開設定情報変更欄３５ａが配置され、下段に更新命令入力欄３５ｂと削除命令入力欄３７ａとが配置される。中段には指定されたメール情報が出力される。ここで、公開設定情報変更欄３５ａは、チェックボックスにより公開パターン情報を変更できるように構成され、更新命令入力欄３５ｂは、「更新」ボタンによって構成される。また、削除命令入力欄３７ａは、「削除」ボタンにより構成される。なお、所有者は、公開設定情報の設定に関係なく、メール情報の全項目の内容を閲覧できる。
【００５０】
更新命令が入力されると、更新部３５は、メール情報に付与されていた公開パターンを、変更された公開パターンに上書きして記憶する。これによって、公開設定情報を更新することができる。更新部３５は、この発明の更新手段に相当する。
【００５１】
一方、削除命令が入力されると、削除部３７は、メール情報を、これに付与された公開情報とともに記憶部１１から削除する。削除部３７は、この発明の削除手段に相当する。
【００５２】
再び、図１を参照する。公開部４１は、端末装置３から閲覧が要求された所望のメール情報を記憶部１１から読み出して、「公開」と設定される項目の内容のみを出力する。そのため、公開部４１は、読出部４３と出力部４５とを有する。
【００５３】
読出部４３は、端末装置３から検索条件の入力を受け付けて、記憶部１１に記憶される各メール情報と入力された検索条件とを比較し、一致するか否か判断する。そして、一致すると判断した全てのメール情報を記憶部１１から読み出す。
【００５４】
図８を参照する。図８は、閲覧要求画面の構成を示す図である。画面上段には検索条件入力欄４３ａが配置され、画面下段には検索命令入力欄４３ｂが配置される。検索条件入力欄４３ａは、「Subjectキーワード」「本文キーワード」「発信日」「受発信者」の検索項目について、それぞれ設けられている。検索命令入力欄４３ｂは、「検索」ボタンによって構成される。
【００５５】
読出部４３は、検索命令を受け取ると、記憶部１１に記憶される全てのメール情報を対象として、検索条件と比較し、一致するか否かを判断する。そして、一致すると判断したメール情報を記憶部１１から読み出す。このとき、一致すると判断したメール情報に付与される公開パターン情報も併せて読み出す。そして、メール情報と、これに付与される公開パターン情報とを出力部４５に渡す。読出部４３は、この発明における読出手段に相当する。
【００５６】
出力部４５は、読出部４３からメール情報等を受け取ると、メール情報の各項目に対応付けられた公開設定情報を参照する。そして、「公開」と設定された各項目の内容のみを出力する。「非公開」と設定された項目の内容は出力しない。出力先は、閲覧を要求した端末装置３である。
【００５７】
端末装置３には、図９に示すリスト表示画面が表示される。リスト表示画面の上段には、出力部４５が読出部４３から受取ったメール情報の件数（図９では、３件）が表示される。また、下段のリスト表示は、読み出されたメール情報のうち、「Subject」項目の内容と、「From」項目の内容のみが出力される。さらに、メール情報のリストの右端には、リンクが設定されているアイコン（図９では、「詳細」アイコンと、Ｅメールの図柄で表された「返信」アイコン）が各行に配置される。
【００５８】
また、図９において、リストの３番目（「Subject」項目の内容が「撮像画像のノイス゛…」）のメール情報は、「From」項目が非公開と設定されている場合を示しており、図示するように、リスト表示画面には「From」項目の内容が表示されない。
【００５９】
さらに、出力部４５によって、端末装置３には、図１０に示す詳細表示画面が表示される。詳細表示画面には、メール情報の各項目（図１０では、「Massage-ID」を除く全ての項目）とその内容が表示されている。勿論、公開と設定された項目の内容のみが表示される。図１０において、「Cc」項目が非公開と設定されている場合を示している。
【００６０】
また、詳細表示画面（図１０）は、上述の「詳細」アイコンのリンク先として設定されている。よって、リスト表示画面（図９）において、「詳細」アイコンをクリックすることで、各行のメール情報について詳細表示画面を端末装置３に出力させることができる。出力部４５は、この発明における出力手段に相当する。
【００６１】
再び、図１を参照する。Ｅメール作成送信部５３は、出力部４５によって出力されたメールの所有者に対して、Ｅメールを送信する。ここで、出力されたメール情報とは、出力部４５によってリスト表示画面に表示されたメール情報である。また、所有者とは、すなわち、メール情報の基となるＥメールの発信者である。
【００６２】
Ｅメール作成送信部５３は、まず、ユーザーによって作成されたＥメールをメール情報の所有者を宛先として送信する。Ｅメール作成送信部５３は、この発明における電子メール送信手段に相当する。
【００６３】
図１１は、Ｅメール作成送信画面の構成を示す図である。図示するように、「To」、「Cc」、「Subject」、「添付」項目についてそれぞれ入力欄が設けられ、その下に本文の入力欄が設けられている。ここで、「To」項目には、指定されたメール情報の「Form」項目の内容が挿入されている。また、Ｅメール作成送信画面において表示されない「From」項目には、ログイン画面（図５）において入力されたユーザーのアドレスが挿入されるように構成される。このＥメール作成送信画面において、ユーザーはＥメールを作成する。そして、下段に配置される「送信」ボタンをクリックすると、Ｅメール作成送信部５３は、作成したＥメールを送信する。
【００６４】
また、本実施例では、Ｅメール作成送信画面は、リスト表示画面（図９）に配置される「返信」アイコンのリンク先として設定されている。よって、リスト表示画面において、ユーザーは、「返信」アイコンをクリックすることで、その行のメール情報を指定して、Ｅメール作成送信画面を表示させることができる。
【００６５】
最後に、図１に示す情報登録部５１は、メール情報を受け取って、記憶部１１に記憶させる。ここで、メール情報の受け取りは、種々の態様がある。例えば、図示省略のメールサーバー等から受け取るように構成してもよい。あるいは、情報管理コンピュータ１がメールサーバーを兼ねるように構成してもかまわない。
【００６６】
また、情報登録部５１が、Ｅメールを受信して、受け取ったＥメールからメール情報を生成してもよい。この場合、情報管理コンピュータ１にアドレスを設定しておいて、通常のメールソフトウエアを備えるように構成すればよい。また、Ｅメールの発信者は、宛先の同報として情報管理コンピュータ１のアドレスを追加する。このように構成することで、Ｅメールの発信者は、発信時においても、発信するＥメールを情報管理コンピュータ１に登録して情報を提供するか否かを選択をすることができる。
【００６７】
一方、情報登録部５１が記憶部１１に登録するときの公開設定情報は、適宜に設計できる。たとえば、一律に公開パターン「TypeＡ」と設定してもよい。あるいは、発信者ごとに公開設定情報を予め規定しておいてもよい。この場合は、記憶部１１に記憶されるユーザー情報において、各発信者のアドレスに対応付けられた公開設定情報の初期値を持たして、登録ごとに、かかるユーザー情報を参照するようにしてもよい。
【００６８】
次に、本実施例にかかる情報共有システムの動作について、図１２を参照して説明する。
【００６９】
図１２は、公開設定情報の更新、メール情報の削除の動作を説明するフローチャートである。
【００７０】
＜ステップＳ１＞  情報管理コンピュータ１へのログイン
端末装置３から情報管理コンピュータ１にアクセスするとき、端末装置３には、ログイン画面（図５）が表示される。ユーザーは、アドレスとパスワードを入力する。アドレスとパスワードは、アクセス部２１に渡され、記憶部１１に記憶されるユーザー情報と一致するか否か比較される。一致すると判断されたときは、ユーザーは、情報管理コンピュータ１へのログインを許可される。また、一致しないと判断されたときは、ユーザーはログインできない。
【００７１】
＜ステップＳ２＞  ユーザーの所有するメール情報の特定
ユーザーのアドレスは、所有者特定部３３によって、記憶部１１に記憶されるメール情報の「From」項目の内容と比較される。そして、一致すると判断された、全てのメール情報が記憶部１１から読み出される。端末装置３には、読み出されたメール情報をリスト表示した所有情報一覧画面（図６）が表示される。
【００７２】
＜ステップＳ３＞  更新／削除の対象となるメール情報の指定
ユーザーは、公開設定情報を変更するメール情報、または、削除するメール情報を指定する。本実施例では、端末装置３に表示された所有情報一覧画面（図６）において指定する。このとき、端末装置３には、指定されたメール情報について、更新削除画面（図７）が出力される。
【００７３】
＜ステップＳ４＞  公開設定情報の変更
ユーザーは、指定したメール情報の各項目に対応付けられた公開設定情報の変更を更新削除画面（図７）において入力する。なお、本実施例では、公開パターンの変更によって、公開設定情報を変更する。
【００７４】
＜ステップＳ５＞  公開設定情報の更新
ユーザーは、更新削除画面（図７）において、さらに、公開設定情報の更新命令を入力する。これにより、変更された公開設定情報は、更新部３５によって、記憶部１１に上書きして記憶される。
【００７５】
＜ステップＳ６＞  メール情報の削除
ユーザーは、ステップＳ３において指定したメール情報について削除命令を入力する。これにより、指定したメール情報が、削除部３７により記憶部１１から削除される。なお、削除命令の入力も、更新削除画面（図７）において行う。
【００７６】
次に、情報管理コンピュータ１が有するメール情報を端末装置３が閲覧する動作について、図１３を参照して説明する。なお、情報管理コンピュータ１へのログインについて動作説明は省略し、検索条件の入力から説明する。
【００７７】
図１３は、メール情報を閲覧する動作を説明するフローチャートである。
【００７８】
＜ステップＴ１＞  検索条件の入力
ユーザーは、閲覧を要求する所望のメール情報を特定するために、端末装置３から検索条件を入力する。本実施例では、端末装置３に表示される閲覧要求画面（図８）において、入力する。
【００７９】
＜ステップＴ２＞  メール情報の読出
ステップＴ１で入力された検索条件が読出部４３に渡される。記憶部１１に記憶される全てのメール情報は、この検索条件と比較される。そして、読出部４３によって、検索条件と一致すると判断されたメール情報を全て読み出される。
【００８０】
＜ステップＴ３＞  公開設定情報の確認
読出部４３によって読み出されたメール情報は、出力部４５に渡される。そして、出力部４５によって、メール情報の各項目に対応付けられている公開設定情報が、「公開」と設定されているか確認される。
【００８１】
＜ステップＴ４＞  メール情報のリスト表示
「公開」と設定される項目の内容のみを用いて、メール情報のリスト表示画面（図９）が構成され、出力される。
【００８２】
＜ステップＴ５＞  メール情報の詳細表示
ユーザーは、リスト表示画面（図９）において、メール情報を指定して「詳細」アイコンをクリックする。これにより、指定したメール情報について詳細表示画面が端末装置３に表示される。なお、詳細表示画面も、「公開」と設定される項目の内容のみを用いて構成される。また、ステップＴ３からステップＴ５までの動作は出力部４５によって行われる。
【００８３】
＜ステップＴ６＞  Ｅメールの作成
ユーザーは、リスト表示画面（図９）において、メール情報を指定して「返信」アイコンをクリックする。これにより、端末装置３にはＥメール作成送信画面（図１１）がＥメール作成送信部５３により表示される。ユーザーは、このＥメール作成送信画面において、Ｅメールを作成することができる。
【００８４】
＜ステップＴ７＞  Ｅメールの送信
ユーザーは、Ｅメール作成送信画面（図１１）において、下段に配置される「送信」ボタンをクリックする。これにより、Ｅメール作成送信部５３によって、作成したＥメールが送信される。
【００８５】
以上のように構成された情報共有システムによれば、情報管理コンピュータ１の記憶部１１によってメール情報（電子メールに関する情報）を記憶して、共有できるので、有益かつ豊富な情報を提供することができる。
【００８６】
また、情報管理コンピュータ１の記憶部１１は、メール情報の各項目の内容を「公開」または「非公開」と設定する公開設定情報を記憶する。そして、所有者特定部３３を備えて、Eメールの発信者を、このEメールに基づくメール情報の所有者と特定することができる。更新部３５は、この特定されたメール情報の所有者のみから、その公開設定情報の変更を受け付ける。したがって、所有者は、自己が所有するメール情報を公開するか非公開とするかの権限を有するので、公開による不利益や、意図しない影響等の不安を解消でき、メール情報を安心して提供することができる。
【００８７】
また、公開設定情報は、メール情報の各項目に対応付けられる。よって、全体として秘匿性があり、例えば、従来の電子会議室では提供されないような内容であっても、公開しても問題のない部分があれのであれば、その部分のみを公開と設定できる。
【００８８】
また、読出部４３は、端末装置３から閲覧の要求を受けると、先ず、要求された所望のメール情報に該当するものを全て読み出す。ここで、公開設定情報が「公開」または「非公開」と設定されているかに関係なく、全てのメール情報を読出対象となる。そして、読み出したメール情報について、出力部４５が、「公開」と設定される項目の内容のみを出力する。
【００８９】
よって、閲覧の要求をするユーザーは、メール情報の一部が公開と設定されていれば、その一部情報だけは閲覧することができる。すなわち、メール情報の所有者が許容する最大限の範囲を閲覧することができる。例えば、本文の内容が「非公開」と設定されて閲覧できなくても、メール情報の所有者のアドレスが「公開」であれば所有者のアドレスを閲覧できる。これによって、「誰に」聞けば良いかを知ることができる。すなわち、少なくとも情報交換の糸口を提供することができる。このように、従来であれば埋もれていたであろう情報を、一部分であっても共有することで、情報の活用を図ることができる。
【００９０】
また、削除部３７を備えることで、メール情報の所有者が自己の所有するメール情報を記憶部１１から削除するができる。これにより、自己のメール情報について、全ての権限が所有者に委ねられる。したがって、秘匿性を有するメール情報であっても安心して提供することができ、情報管理コンピュータ１が有する情報量の確保を図ることができる。
【００９１】
また、メール情報の所有者を宛先としてＥメールを送信する、Ｅメール作成送信部５３を備えることで、さらなる情報交換を支援することができる。また、出力部４５によって端末装置３に表示され、リスト表示画面（図９）から、直接、Ｅメール作成送信画面（図１１）を開くことができるように構成されるので、ユーザーは情報の提供を受けているときに、直ちに、情報交換まで行うことができる。
【００９２】
また、アクセス部２１によって、特定のユーザーのみ、情報管理コンピュータ１にログインできるように構成することができる。これにより、メール情報の公開先が限定できるので、メール情報を提供することによる不利益はさらに低減される。これにより、メール情報の質と量を高めることができる。また、企業等の組織内では、知識やノウハウ等の情報を共有して生産性の向上等を図ることができる。
【００９３】
また、公開設定情報を規定する公開パターン情報をメール情報に付与するようにしたことによって、記憶部１１に記憶される公開設定情報は、メール情報の個数に関係なく、公開パターンの個数分だけ備えることで足りる。また、公開設定情報の変更するときも、公開パターンのみの変更で簡略化できる。また、図７に示す更新削除画面の公開設定変更欄３５ａの構成も、簡略化できる。
【００９４】
この発明は、上記実施形態に限られることはなく、下記のように変形実施することができる。
【００９５】
（１）上述した実施例では、情報管理コンピュータ１はアクセス部２１を有していたが、アクセス部２１が無くてもよい。これによって、記憶部１１がユーザー情報を記憶しなくてすむので、情報共有システムの簡略化が図れる。なお、このとき、所有者特定部３３は、別途、情報管理コンピュータ１にアクセスするユーザーのアドレスの入力を受け付けることで、同様に所有者を特定するができる。
【００９６】
（２）上述した実施例では、公開設定情報を規定する公開パターン情報を用いているが、公開パターン情報を用いなくてもよい。この場合、公開設定情報としては、図１４に例示される構成となる。すなわち、メール情報の各項目に公開設定情報を付与してもよい。この場合、公開設定情報の変更は、直接行うこととなる。たとえば、このときの更新削除画面の構成を図１５に例示する。このように、公開設定情報変更欄３５ｃは、各項目に対応して設定できるようにチェックボックスが配置される。
【００９７】
（３）上述した実施例では、公開設定情報は、メール情報の各項目の内容を公開、または非公開と設定するものであったが、さらに次のように変形してもよい。すわわち、公開設定情報は、公開、または非公開と設定する以外に、さらに、各項目の内容を特定のユーザーにのみに公開（一部公開）と設定することとしてもよい。この場合は、公開設定情報は、公開するユーザーのアドレス（公開先アドレス）と対応付けるように構成される。また、出力部４５は、閲覧を要求するユーザーのアドレスを受け付ける。そして、公開設定情報に対応付けられた公開先アドレスと比較し、一致すると判断したときは、その項目の内容は公開と設定されているとして、出力する構成すればよい。このような構成とすることで、複数の部門が情報共有システムを利用する場合に、メール情報の公開／非公開を部門ごとに設定できるので、適切なメール情報の共有を図ることができる。
【００９８】
（４）上述した実施例では、記憶部１１に記憶されるメール情報等の構成を模式的に図示したが、情報共有システムの運用に応じて、各情報の項目は適宜に追加、拡張されるものである。
【００９９】
また、端末装置３に表示される画面について模式的に図示したが、画面を構成する各種情報は例示であり、これらに限られない。いかなる情報を表示させるかは、運用に適するように定義づけられる。たとえば、所有情報一覧画面において表示されるメール情報の項目「Date」等を他の項目に置き換えてもよい。
【０１００】
さらに、端末装置３に表示される画面の構成も模式的に図示したが、これらに限られない。画面の形状と配置構成、画面中のアイコンの形状等は、情報共有システムの運用に応じて適宜変更される。
【図面の簡単な説明】
【０１０１】
【図１】実施例にかかる電子メール情報共有システムの機能構成の概略を示すブロック図である。
【図２】メール情報の構成を示す模式図である。
【図３】公開設定情報の構成を示す模式図である。
【図４】ユーザー情報の構成を示す模式図である。
【図５】ログイン画面の構成を示す図である。
【図６】所有情報一覧画面を示す図である。
【図７】更新削除画面の構成を示す図である。
【図８】閲覧要求画面の構成を示す図である。
【図９】リスト表示画面の構成を示す図である。
【図１０】詳細表示画面の構成を示す図である。
【図１１】Ｅメール作成送信画面の構成を示す図である。
【図１２】公開設定情報の更新、メール情報の削除の動作を説明するフローチャートである。
【図１３】メール情報を閲覧する動作を説明するフローチャートである。
【図１４】変形例に係るメール情報と公開設定情報との構成を示す模式図である。
【図１５】変形例に係る更新削除画面の構成を示す図である。
【符号の説明】
【０１０２】
１  …情報管理コンピュータ
３  …端末装置
５  …ネットワーク
１１  …記憶部
３３  …所有者特定部
３５  …更新部
３７  …削除部
４３  …読出部
４５  …出力部
５３  …Ｅメール作成送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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