(57)【要約】【課題】所望の情報が他人宛に送信された電子メールに含まれている場合に、その情報を容易に取得し情報共有を図ること。【解決手段】電子メール登録部４０１が、所定の発信者から発信された電子メールを登録し、キーワード入力部４０２が、所定のキーワードの入力を受け付け、キーワード登録部４０３が、キーワード入力部４０２によって入力されたキーワードを個人別に登録し、電子メール抽出部４０４が、キーワード登録部４０３によって登録されたキーワードに基づいて、電子メール登録部４０１によって登録された電子メールの中から該当する電子メールを抽出し、抽出電子メール情報登録部４０５が、電子メール抽出部４０４によって抽出された電子メールに関する情報を登録し、電子メール情報送信部４０６が、抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された情報をキーワードの登録者へ送信する。【選択図】        図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の発信者から発信された電子メールを登録する電子メール登録手段と、
所定のキーワードの入力を受け付けるキーワード入力手段と、
前記キーワード入力手段によって入力されたキーワードを個人別に登録するキーワード登録手段と、
前記キーワード登録手段によって登録されたキーワードに基づいて、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から該当する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、
前記電子メール抽出手段によって抽出された電子メールに関する情報を登録する抽出電子メール情報登録手段と、
前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報を前記キーワードの登録者へ送信する電子メール送信手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール情報管理装置。
【請求項２】
前記電子メール抽出手段は、前記電子メールの本文の全部または所定の部分について前記キーワードによる検索をおこない、当該検索結果に基づいて該当する電子メールを抽出することを特徴とする請求項１に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項３】
前記電子メール抽出手段は、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から、当該電子メールの内容公開を許可する内容公開許可フラグを備えた電子メールのみを抽出することを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項４】
前記電子メール抽出手段は、前記該当する電子メールが前記内容公開許可フラグを備えていない電子メールである場合に、少なくとも当該電子メールの発信者情報を抽出することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の電子メール情報管理装置。
【請求項５】
さらに、前記電子メール抽出手段によって抽出された発信者情報に基づいて、当該発信者へ情報公開要求に関する電子メールを送信する公開要求情報送信手段を備えたことを特徴とする請求項４に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項６】
前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報の件数を前記発信者別に計数する計数手段を備え、
前記電子メール抽出手段は、前記計数手段によって計数された件数が所定数に達した場合に、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から当該発信者から発信された、未だ抽出されていない電子メールを抽出することを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子メール情報管理装置。
【請求項７】
前記情報の件数の入力を受け付ける件数入力手段を備えたことを特徴とする請求項６に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項８】
前記未だ抽出されていない電子メールには、当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールを含むことを特徴とする請求項６または７に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項９】
前記電子メール抽出手段によって当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールが抽出された場合に、その旨を当該発信者へ通知する通知手段を備えたことを特徴とする請求項８に記載の電子メール情報管理装置。
【請求項１０】
前記電子メール送信手段は、前記未だ抽出されていない電子メールに関する情報が前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された場合に、前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報を前記キーワードの登録者へ送信することを特徴とする請求項６〜９のいずれか一つに記載の電子メール情報管理装置。
【請求項１１】
所定のキーワードの入力を受け付けるキーワード入力工程と、
前記キーワード入力工程によって入力されたキーワードを個人別に登録するキーワード登録工程と、
前記キーワード登録工程によって登録されたキーワードに基づいて、所定の発信者から発信された電子メールの中から該当する電子メールを抽出する電子メール抽出工程と、
前記電子メール抽出工程によって抽出された電子メールに関する情報を前記キーワードの登録者へ送信する電子メール送信工程と、
を含んだことを特徴とする電子メール情報管理方法。
【請求項１２】
前記電子メール抽出工程は、前記電子メールの本文の全部または所定の部分について前記キーワードによる検索をおこない、当該検索結果に基づいて該当する電子メールを抽出することを特徴とする請求項１１に記載の電子メール情報管理方法。
【請求項１３】
前記電子メール抽出工程は、前記電子メールの中から、当該電子メールの内容公開を許可する内容公開許可フラグを備えた電子メールのみを抽出することを特徴とする請求項１１または１２に記載の電子メール情報管理方法。
【請求項１４】
前記電子メール抽出工程は、前記該当する電子メールが前記内容公開許可フラグを備えていない電子メールである場合に、少なくとも当該電子メールの発信者情報を抽出することを特徴とする請求項１１〜１３のいずれか一つに記載の電子メール情報管理方法。
【請求項１５】
前記電子メール抽出工程によって抽出された電子メールに関する情報の件数を前記発信者別に計数する計数工程と、
前記計数工程によって計数された件数が所定数に達した場合に、前記電子メールの中から当該発信者から発信された、未だ抽出されていない電子メールを抽出する第２の抽出工程と、
を含んだことを特徴とする請求項１１〜１４のいずれか一つに記載の電子メール情報管理装方法。
【請求項１６】
前記請求項１１〜１５のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子メール情報管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、発信された電子メール情報の閲覧を管理する電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムに関し、送信先以外の第三者による電子メール情報の閲覧を管理する電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールの急速な発達によって、電子メールを介して現在進行中の事柄についての情報交換や連絡、伝達がおこなわれている。また、常に変化する利用者の興味に適応したフィルタリングを可能にする技術が開発され（たとえば、特許文献１参照。）、膨大な情報の中から、所望の情報のみを抽出することが可能となってきている。
【０００３】
【特許文献１】特開平８−２３５０８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術にあっては、情報交換や連絡、伝達がおこなわれている情報の多くは、その範囲が直接関係者内に留まっているため、当該関係者と直接交渉しないと、必要な情報の入手ができないという問題点があった。したがって、その範囲を的確に把握し、たとえばリアルタイムでの社内情報共有を促進したいというニーズがある。
【０００５】
この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、所望の情報が他人宛に送信された電子メールに含まれている場合に、その情報を容易に取得し情報共有を可能にする電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、所定の発信者から発信された電子メールを登録する電子メール登録手段と、所定のキーワードの入力を受け付けるキーワード入力手段と、前記キーワード入力手段によって入力されたキーワードを個人別に登録するキーワード登録手段と、前記キーワード登録手段によって登録されたキーワードに基づいて、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から該当する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、前記電子メール抽出手段によって抽出された電子メールに関する情報を登録する抽出電子メール情報登録手段と、前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報を前記キーワードの登録者へ送信する電子メール送信手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００７】
この請求項１に記載の発明によれば、自ら登録したキーワードが含まれる電子メールを、過去のものも含めて受信することができる。
【０００８】
また請求項２に記載に発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項１に記載の発明において、前記電子メール抽出手段が、前記電子メールの本文の全部または所定の部分について前記キーワードによる検索をおこない、当該検索結果に基づいて該当する電子メールを抽出することを特徴とする。
【０００９】
この請求項２に記載の発明によれば、たとえば電子メールの引用部分をキーワードによる検索対象として含めたり、含めなかったりすることができる。
【００１０】
また、請求項３に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項１または２に記載の発明において、前記電子メール抽出手段が、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から、当該電子メールの内容公開を許可する内容公開許可フラグを備えた電子メールのみを抽出することを特徴とする。
【００１１】
この請求項３に記載の発明によれば、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの受信を禁止することができる。
【００１２】
また、請求項４に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項１〜３のいずれか一つに記載の発明において、前記電子メール抽出手段が、前記該当する電子メールが前記内容公開許可フラグを備えていない電子メールである場合に、少なくとも当該電子メールの発信者情報を抽出することを特徴とする。
【００１３】
この請求項４に記載の発明によれば、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者を認識することができる。
【００１４】
また、請求項５に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項４に記載の発明において、さらに、前記電子メール抽出手段によって抽出された発信者情報に基づいて、当該発信者へ情報公開要求に関する電子メールを送信する公開要求情報送信手段を備えたことを特徴とする。
【００１５】
この請求項５に記載の発明によれば、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者への公開要求をおこなうことができる。
【００１６】
また、請求項６に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項１〜５のいずれか一つに記載の発明において、前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報の件数を前記発信者別に計数する計数手段を備え、前記電子メール抽出手段が、前記計数手段によって計数された件数が所定数に達した場合に、前記電子メール登録手段によって登録された電子メールの中から当該発信者から発信された、未だ抽出されていない電子メールを抽出することを特徴とする。
【００１７】
この請求項６に記載の発明によれば、キーワードが含まれていなくても、所望の情報に関連する電子メールの発信者を特定し、その発信者の電子メールを容易に抽出することができる。
【００１８】
また、請求項７に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項６に記載の発明において、前記情報の件数の入力を受け付ける件数入力手段を備えたことを特徴とする。
【００１９】
この請求項７に記載の発明によれば、より所望の情報に近似する情報を発信している発信者のみを容易に特定することができる。
【００２０】
また、請求項８に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項６または７に記載の発明において、前記未だ抽出されていない電子メールに、当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールを含むことを特徴とする。
【００２１】
この請求項８に記載の発明によれば、所望の情報に近似する情報は、たとえ内容の公開許可がなされていなくても取得することができる。
【００２２】
また、請求項９に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項８に記載の発明において、前記電子メール抽出手段によって当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールが抽出された場合に、その旨を当該発信者へ通知する通知手段を備えたことを特徴とする。
【００２３】
この請求項９に記載の発明によれば、内容の公開許可がなされていない場合には、当該電子メールの内容が公表されたことを当該発信者に知らしめることができる。
【００２４】
また、請求項１０に記載の発明にかかる電子メール情報管理装置は、請求項６〜９のいずれか一つに記載の発明において、前記電子メール送信手段が、前記未だ抽出されていない電子メールに関する情報が前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された場合に、前記抽出電子メール情報登録手段によって登録された情報を前記キーワードの登録者へ送信することを特徴とする。
【００２５】
この請求項１０に記載の発明によれば、キーワード登録者は、キーワードが含まれている電子メールが所定件数となった場合に、当該キーワードが含まれている電子メールと、当該電子メールの発信者が発信したキーワードが含まれていない電子メールとを一緒に受信することができる。
【００２６】
また、請求項１１に記載の発明にかかる電子メール情報管理方法は、所定のキーワードの入力を受け付けるキーワード入力工程と、前記キーワード入力工程によって入力されたキーワードを個人別に登録するキーワード登録工程と、前記キーワード登録工程によって登録されたキーワードに基づいて、所定の発信者から発信された電子メールの中から該当する電子メールを抽出する電子メール抽出工程と、前記電子メール抽出工程によって抽出された電子メールに関する情報を前記キーワードの登録者へ送信する電子メール送信工程と、を含んだことを特徴とする。
【００２７】
この請求項１１に記載の発明によれば、自ら登録したキーワードが含まれる電子メールを、過去のものも含めて受信することができる。
【００２８】
また、請求項１２に記載の発明にかかる電子メール情報管理方法は、請求項１１に記載の発明において、前記電子メール抽出工程が、前記電子メールの本文の全部または所定の部分について前記キーワードによる検索をおこない、当該検索結果に基づいて該当する電子メールを抽出することを特徴とする。
【００２９】
この請求項１２に記載の発明によれば、たとえば電子メールの引用部分をキーワードによる検索対象として含めたり、含めなかったりすることができる。
【００３０】
また、請求項１３に記載の発明にかかる電子メール情報管理方法は、請求項１１または１２に記載の発明において、前記電子メール抽出工程が、前記電子メールの中から、当該電子メールの内容公開を許可する内容公開許可フラグを備えた電子メールのみを抽出することを特徴とする。
【００３１】
この請求項１３に記載の発明によれば、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの受信を禁止することができる。
【００３２】
また、請求項１４に記載の発明にかかる電子メール情報管理方法は、請求項１１〜１３のいずれか一つに記載の発明において、前記電子メール抽出工程が、前記該当する電子メールが前記内容公開許可フラグを備えていない電子メールである場合に、少なくとも当該電子メールの発信者情報を抽出することを特徴とする。
【００３３】
この請求項１４に記載の発明によれば、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者を認識することができる。
【００３４】
また、請求項１５に記載の発明にかかる電子メール情報管理方法は、請求項１１〜１４のいずれか一つに記載の発明において、前記電子メール抽出工程によって抽出された電子メールに関する情報の件数を前記発信者別に計数する計数工程と、前記計数工程によって計数された件数が所定数に達した場合に、前記電子メールの中から当該発信者から発信された、未だ抽出されていない電子メールを抽出する第２の抽出工程と、を含んだことを特徴とする。
【００３５】
この請求項１５に記載の発明によれば、キーワードが含まれていなくても、所望の情報に関連する電子メールの発信者を特定し、その発信者の電子メールを容易に抽出することができる。
【００３６】
また、請求項１６に記載の発明にかかる電子メール情報管理プログラムよれば、前記請求項１１〜１５のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることができる。
【発明の効果】
【００３７】
本発明によれば、所望の情報が他人宛に送信された電子メールに含まれている場合に、その情報を容易に取得し情報共有を可能にする電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムが得られるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３８】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００３９】
（全体システムのシステム構成）
まず、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置を含む全体システムのシステム構成について説明する。図１は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置を含む全体システムのシステム構成を示す説明図である。
【００４０】
図１において、１００は、ＬＡＮやインターネットなどのネットワークであり、１０１は、電子メール情報管理装置であり、１０２（１０２ａ，１０２ｂ）は、キーワード登録者情報端末装置であり、１０３（１０３ａ，１０３ｂ，１０３ｃ）は、電子メールを発信する発信者の発信者情報端末装置である。ここで、電子メール情報管理装置１０１は、ネットワーク１００に接続され、いずれかの発信者情報端末装置１０３からの電子メールをネットワーク１００を介して受信し、受信した電子メールを送信先へネットワーク１００を介して送信する。
【００４１】
また、キーワード登録者情報端末装置１０２は、キーワードを登録する登録者の情報処理端末装置であり、登録者は、キーワード登録者情報端末装置１０２からネットワーク１００を介して電子メール情報管理装置１０１へキーワードに関する情報を送信する。また、キーワード登録者情報端末装置１０２からも電子メールを発信することができ、その場合は、キーワード登録者情報端末装置１０２も発信者情報端末装置１０３となり得る。同様に、発信者情報端末装置１０３も、キーワードに関する情報を電子メール情報管理装置１０１へ送信でき、その場合は、キーワード登録者情報端末装置１０２となり得る。
【００４２】
電子メール情報管理装置１０１は、たとえばパーソナルコンピュータやサーバなどによって構成される。また、キーワード登録者情報端末装置１０２および発信者情報端末装置１０３は、たとえばパーソナルコンピュータ、ＰＤＡ、携帯電話機などネットワーク１００に接続可能な装置によって構成される。
【００４３】
（電子メール情報管理装置、キーワード登録者情報端末装置、発信者情報端末装置のハードウエア構成）
図２は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置、キーワード登録者情報端末装置、発信者情報端末装置を構成する電子メール情報管理サーバおよび回議者端末装置（情報処理装置接続型）のハードウエア構成を示す説明図（ブロック図）である。
【００４４】
電子メール情報管理装置１０１、キーワード登録者情報端末装置１０２および発信者情報端末装置１０３は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４と、ＨＤ（ハードディスク）２０５と、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）２０６と、着脱可能な記録媒体の一例としてのＦＤ（フレキシブルディスク）２０７と、ディスプレイ２０８と、Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９と、キーボード２１０と、マウス２１１を備えている。さらに場合によっては、スキャナ２１２と、プリンタ２１３と、を備えていてもよい。そして、上記各構成部はバス２００によってそれぞれ接続されている。
【００４５】
ここで、ＣＰＵ２０１は、電子メール情報管理装置１０１、キーワード登録者情報端末装置１０２および発信者情報端末装置１０３の全体の制御を司る。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなどのプログラムを記憶している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対するデータのリード／ライトを制御する。ＨＤ２０５は、ＨＤＤ２０４の制御で書き込まれたデータを記憶する。
【００４６】
ＦＤＤ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ２０７に対するデータのリード／ライトを制御する。ＦＤ２０７は、ＦＤＤ２０６の制御で書き込まれたデータを記憶したり、ＦＤ２０７に記録されたデータを情報処理装置へ読み取らせたりする。着脱可能な記録媒体として、ＦＤ２０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。ディスプレイ２０８は、カーソル、アイコンあるいはツールボックスをはじめ、文書、画像、機能情報などのデータを表示する。たとえば、ＣＲＴ、ＴＦＴ液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどである。
【００４７】
Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９は、通信回線を通じてネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００を介して、他のサーバやクライアント装置に接続される。そして、Ｉ／Ｆ２０９は、ネットワーク１００と内部とのインタフェースを司り、他のサーバや情報端末装置からのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ２０９は、たとえばモデムやＬＡＮアダプタなどである。
【００４８】
キーボード２１０は、文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなう。タッチパネル式の入力パッドやテンキーなどであってもよい。マウス２１１は、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウインドウの移動やサイズの変更などをおこなう。ポインティングデバイスとして同様の機能を備えるものであれば、トラックボール、ジョイスティック、十字キー、ジョグダイヤルなどであってもよい。
【００４９】
スキャナ２１２は、画像を光学的に読み取り、情報処理装置内に画像データを取り込む。スキャナ２１２は、ＯＣＲやＯＭＲ機能を備えていてもよい。また、プリンタ２１３は、画像データや文書データを印刷する。たとえば、レーザプリンタ、インクジェットプリンタなどである。
【００５０】
（データベースの構成）
つぎに、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置１０１のデータベースの構成について説明する。図３は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置のデータベースの構成を示す説明図である。図３において、電子メール情報管理装置１０１は、たとえば電子メール管理ＤＢ（データベース）３０１、個人別標題ＤＢ３０２、個人別キーワードＤＢ３０３、個人別私書箱ＤＢ３０４を備えている。あるいは上記各ＤＢ３０１〜３０４がそれぞれ電子メール情報管理装置１０１ではなく、ネットワーク１００に接続されたデータベースサーバ内に備えられ、ネットワーク１００を介して、電子メール情報管理装置１０１との情報の送受信をする構成であってもよい。
【００５１】
電子メール管理ＤＢ３０１は、発信者情報端末装置１０３から発信された電子メールおよびその電子メールに関する情報などを記録・管理するためのデータベースである。また、個人別標題ＤＢ３０２は、キーワードの候補になる標題等に関する情報を個人別に記録・監視するデータベースである。また、個人別キーワードＤＢ３０３は、キーワードを個人別に記録・管理するデータベースである。また、個人別私書箱ＤＢ３０４は、電子メール管理ＤＢ３０１から抽出された情報を個人別に記録し、管理する。
【００５２】
（電子メール情報管理装置の機能的構成）
つぎに、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の機能的構成について説明する。図４は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の機能的構成を示す説明図（ブロック図）である。
【００５３】
図４において、電子メール情報管理装置１０１は、電子メール登録部４０１と、キーワード入力部４０２と、キーワード登録部４０３と、電子メール抽出部４０４と、抽出電子メール情報登録部４０５と、電子メール情報送信部４０６と、公開要求情報送信部４０７と、計数部４０８と、件数入力部４０９と、通知部４１０と、を含む構成となっている。
【００５４】
ここで、電子メール登録部４０１は、所定の発信者から発信された電子メールを登録する。電子メール登録部４０１は、具体的には、たとえば図３に示した電子メール管理サーバＤＢ３０１によってその機能を実現する。より具体的には、たとえば図２に示したＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５およびＨＤＤ２０４、ＦＤ２０７およびＦＤＤ２０６などによってその機能を実現する。
【００５５】
また、キーワード入力部４０２は、所定のキーワードの入力を受け付ける。具体的なキーワードの入力方法については後述する。キーワード入力部４０２は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。また、図２に示したキーボード２１０、マウス２１１などによってその機能を実現するようにしてもよい。
【００５６】
また、キーワード登録部４０３は、キーワード入力部４０２によって入力されたキーワードを個人別に登録する。キーワード登録部４０３は、具体的には、たとえば図３に示した個人別キーワードＤＢ３０３によってその機能を実現する。より具体的には、たとえば図２に示したＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５およびＨＤＤ２０４、ＦＤ２０７およびＦＤＤ２０６などによってその機能を実現する。
【００５７】
また、電子メール抽出部４０４は、キーワード登録部４０３によって登録されたキーワードに基づいて、電子メール登録部４０３によって登録された電子メールの中から該当する電子メールを抽出する。これによって、自ら登録したキーワードが含まれる電子メールを、過去のものも含めて受信することができる。過去の電子メールも含めて受信することができるので、現在では所属や業務内容が異なる発信者の過去の実績に関する情報も、過去の所属や業務内容を調べることなく、必要な情報を容易に収集し共有化することができる。
【００５８】
また、電子メール抽出部４０４は、電子メールの本文の全部または所定の部分について前記キーワードによる検索をおこない、当該検索結果に基づいて該当する電子メールを抽出する。これによって、たとえば電子メールの引用部分をキーワードによる検索対象として含めたり、含めなかったりすることができる（後述する図９を参照）。
【００５９】
また、電子メール抽出部４０４は、電子メール登録部４０１によって登録された電子メールの中から、当該電子メールの内容公開を許可する内容公開許可フラグを備えた電子メールのみを抽出するようにしてもよい。これによって、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの受信を禁止することができる。
【００６０】
さらに、電子メール抽出部４０４は、該当する電子メールが内容公開許可フラグを備えていない電子メールである場合に、少なくとも当該電子メールの発信者情報を抽出するようにしてもよい。これによって、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者を認識することができる。
【００６１】
電子メール抽出部４０４は、具体的には、たとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。
【００６２】
また、抽出電子メール情報登録部４０５は、電子メール抽出部４０４によって抽出された電子メールに関する情報を登録する。抽出電子メール情報登録部４０５は、具体的には、たとえば図３に示した個人別私書箱ＤＢ３０４によってその機能を実現する。より具体的には、たとえば図２に示したＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５およびＨＤＤ２０４、ＦＤ２０７およびＦＤＤ２０６などによってその機能を実現する。
【００６３】
また、電子メール情報送信部４０６は、抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された情報をキーワードの登録者へ送信する。これによって、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者を認識することができる。電子メール情報送信部４０６は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。
【００６４】
また、公開要求情報送信部４０７は、電子メール抽出部４０４によって抽出された発信者情報に基づいて、当該発信者へ情報公開要求に関する電子メールを送信する。これによって、内容公開許可フラグを備えていない電子メールの発信者への公開要求をおこなうことができる。公開要求情報送信部４０７は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。
【００６５】
また、計数部４０８は、抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された情報の件数を前記発信者別に計数する。その際、電子メール抽出部４０４は、計数部４０８によって計数された件数が所定数に達した場合に、電子メール登録部４０１によって登録された電子メールの中から当該発信者から発信された、未だ抽出されていない電子メールを抽出する。これによって、キーワードが含まれていなくても、所望の情報に関連する電子メールの発信者を特定し、その発信者の電子メールを容易に抽出することができる。
【００６６】
また、未だ抽出されていない電子メールには、当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールも含めるようにしてもよい。これによって、所望の情報に近似する情報は、たとえ内容の公開許可がなされていなくても取得することができる。
【００６７】
さらに、電子メール情報送信部４０６は、未だ抽出されていない電子メールに関する情報が抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された場合に、抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された情報をキーワードの登録者へ送信する。これによって、キーワード登録者は、キーワードが含まれている電子メールが所定件数となった場合に、当該キーワードが含まれている電子メールと、当該電子メールの発信者が発信したキーワードが含まれていない電子メールとを一緒に受信することができる。
【００６８】
計数部４０８は、具体的には、たとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。
【００６９】
また、件数入力部４０９は、計数部４０８によって計数される情報の件数の入力を受け付ける。これによって、より所望の情報に近似する情報を発信している発信者のみを容易に特定することができる。件数入力部４０９は、具体的には、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。また、図２に示したキーボード２１０、マウス２１１などによってその機能を実現するようにしてもよい。
【００７０】
また、通知部４１０は、電子メール抽出部４０４によって当該電子メールの内容公開許可フラグを備えていない電子メールが抽出された場合に、その旨を当該発信者へ通知する。これによって、内容の公開許可がなされていない場合には、当該電子メールの内容が公表されたことを当該発信者に知らしめることができる。通知部４１０は、具体的には、たとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによって、また、図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。
【００７１】
（電子メール情報管理装置の処理の手順）
つぎに、電子メール情報管理装置１０１の処理の手順について説明する。図５は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の処理の手順を示すフローチャートであり、具体的には、発信された電子メールが所定のキーワードに合致した場合にその電子メールに関する情報をキーワード登録者へ送信する手順を示している。
【００７２】
図５のフローチャートにおいて、まず、電子メールが発信者情報端末装置１０３から発信されたか否かを判断する（ステップＳ５０１）。ここで、電子メールが発信されるのを待って、発信された場合（ステップＳ５０１：Ｙｅｓ）は、その電子メールを電子メール管理ＤＢ３０１に登録する（ステップＳ５０２）。
【００７３】
その後、電子メール管理ＤＢ３０１に登録された電子メールの内容を検索し（ステップＳ５０３）、その内容が個人別キーワードＤＢ３０３に登録されているキーワードに合致するか否か、すなわち当該キーワードと同一の文字列あるいは類似する文字列が存在するか否かを判断する（ステップＳ５０４）。
【００７４】
ステップＳ５０４において、合致するキーワードがなかった場合（ステップＳ５０４：Ｎｏ）は、何もせずに処理を終了する。一方、合致するキーワードがあった場合（ステップＳ５０４：Ｙｅｓ）は、つぎに、内容公開許可フラグを備えているか否かを判断する（ステップＳ５０５）。ここで、内容公開許可フラグを備えている場合（ステップＳ５０５：Ｙｅｓ）は、当該電子メールに関する情報を個人別私書箱ＤＢ３０４に登録する（ステップＳ５０６）。その後、個人別私書箱ＤＢ３０４に登録された電子メールに関する情報を当該キーワードの登録者へ送信し（ステップＳ５０７）、一連の処理を終了する。
【００７５】
一方、ステップＳ５０５において、内容公開許可フラグを備えていない場合（ステップＳ５０５：Ｎｏ）は、電子メールに関する情報のうちの一部のみを個人別私書箱ＤＢ３０４に登録する（ステップＳ５０８）。電子メールに関する情報のうちの一部とは、たとえば電子メールの本文を除くその他の情報（標題、発信元、送信先）である。その後、当該発信者へ、当該電子メールの公開要求の電子メール（上述の公開要求情報）を送信し（ステップＳ５０９）、一連の処理を終了する。
【００７６】
また図６は、この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の別の処理の手順を示すフローチャートであり、具体的には、発信された電子メールが所定のキーワードに所定回数合致した場合にその電子メールに関する情報および当該電子メールに関連する他の電子メール（たとえば同一発信者のものなど）をあわせてキーワード登録者へ送信する手順を示している。図６のフローチャートにおいて、まず、電子メールが発信者情報端末装置１０３から発信されたか否かを判断する（ステップＳ６０１）。ここで、電子メールが発信されるのを待って、発信された場合（ステップＳ６０１：Ｙｅｓ）は、その電子メールを電子メール管理ＤＢ３０１に登録する（ステップＳ６０２）とともに、個人別私書箱ＤＢ３０４に登録する（ステップＳ６０３）。
【００７７】
その後、個人別私書箱ＤＢ３０４に登録された電子メールの内容を検索し（ステップＳ６０４）、その内容が個人別キーワードＤＢ３０３に登録されているキーワードに合致するか否か、すなわち当該キーワードと同一の文字列あるいは類似する文字列が存在するか否かを判断する（ステップＳ６０５）。
【００７８】
ステップＳ６０５において、合致するキーワードがなかった場合（ステップＳ６０５：Ｎｏ）は、何もせずに処理を終了する。一方、合致するキーワードがあった場合（ステップＳ６０５：Ｙｅｓ）は、当該電子メールの発信者ごとに＋１だけカウントアップする（ステップＳ６０６）。そして、カウンタが所定数に達したか否かを判断し（ステップＳ６０７）、未だ所定数に達していない場合（ステップＳ６０７：Ｎｏ）は、何もせずに処理を終了する。
【００７９】
ステップＳ６０７において、カウンタが所定数に達した場合（ステップＳ６０７：Ｙｅｓ）は、関連する電子メール、たとえば当該発信者が発信した別の電子メールなどを電子メール管理ＤＢ３０１から抽出する（ステップＳ６０８）。そして、抽出された電子メールが内容公開許可フラグを備えていない電子メールがあるか否かを判断する（ステップＳ６０９）。
【００８０】
ステップＳ６０９において、内容公開許可フラグを備えていない電子メールがある場合（ステップＳ６０９：Ｙｅｓ）は、当該電子メールの発信者へ、キーワード登録者によって当該電子メールの内容が閲覧される旨を通知する（ステップＳ６１０）。ステップＳ６０９において、すべての電子メールが内容公開許可フラグを備えている場合（ステップＳ６０９：Ｎｏ）は、何もせずにステップＳ６１１へ以降する。その後、個人別私書箱ＤＢ３０４に登録された電子メールに関する情報を当該キーワードの登録者へ送信し（ステップＳ６１１）、一連の処理を終了する。
【００８１】
（キーワード登録者情報端末装置の設定画面の内容）
つぎに、キーワード登録者情報端末装置１０２の設定画面の内容について説明する。図７は、キーワード登録者情報端末装置の設定画面の内容を示す説明図である。図７において、設定画面７００は、所望のキーワードを入力するキーワード入力欄７０１と、当該キーワードが出現する電子メールの件数を設定する件数設定欄７０２と、各ラジオボタン選択欄７０３〜７０７と、『ＯＫ』ボタン７０８，『キャンセル』ボタン７０９と、を含んでいる。すべての設定が完了し『ＯＫ』ボタン７０８が押下されることによって、設定は完了する。
【００８２】
ここで、キーワード入力欄７０１は、キーボード２１０などから自由に入力させることもでき、また、図３に示した個人別標題ＤＢ３０２から標題の一覧を表示し、その中から選択させることによってキーワードの入力を受け付けるようにしてもよい。
【００８３】
件数設定欄７０２には、１以上の整数を設定（入力）する。また、内容公開許可フラグについて、選択欄７０３において、当該フラグを備えている電子メールのみを対象とするのか、当該フラグを備えていない電子メールまで対象とするのかのいずれかを選択させることができる。また、選択欄７０４において、公開要求メールについて、発信者に対して送信するかしないかのいずれかを選択させることができる。
【００８４】
また、選択欄７０５において、当該フラグが設定されていない電子メールを抽出した場合の発信者への通知について、するあるいはしないのいずれかを選択させることができる。また、選択欄７０６において、抽出の対象となる電子メールにキーワードを設定した後の電子メールだけでよいのか、あるいはキーワードの設定以前の過去の電子メールも含めるのかのいずれかを選択させることができる。なお、選択欄７０７の内容については以下の具体例において詳細に説明する。
【００８５】
（具体例）
図８および図９は、電子メールの具体的内容の一例を示す説明図である。図８および図９において、８０１は標題情報であり、８０２は内容公開許可フラグ情報であり、８０３は発信者情報であり、８０４は受信者情報であり、８０５は本文情報である。
【００８６】
ここで、キーワードが『九州の活性化プロジェクト』であるとすると、電子メールのすべての情報（本文情報を含む）を検索の対象とした場合は、図８および図９ともに抽出することができる。しかし、標題情報だけを対象とした場合は、図８の電子メールは抽出されるが、図９の電子メールは抽出されない。
【００８７】
また、図９の電子メールは、内容公開許可フラグが『無』、すなわち内容公開許可フラグが設定されていないので、図７の選択欄７０３において、『備えているメールのみ』を選択した場合は、図９の電子メールは抽出されない。
【００８８】
また、本文情報において、行頭に『＞』がある部分（図９においては９０１）は、一般的に他人の電子メールの本文の引用部分である。図９では、発信者は発信者情報８０３から『加藤』氏であることがわかるが、本文情報８０５の引用部分９０１は、『小林』氏の作成によるものである。この引用部分９０１をキーワード検索の対象に含めるか否かを設定するのが、図７に示した選択欄７０７である。引用部分９０１を含めないことによって、より正確に所望の情報を発信した発信者を特定することができる一方、引用部分９０１を含めることによって、所望の情報に関連する電子メールをより多く抽出することができる。
【００８９】
以上説明したように、本実施の形態によれば、電子メール登録部４０１が、所定の発信者から発信された電子メールを登録し、キーワード入力部４０２が、所定のキーワードの入力を受け付け、キーワード登録部４０３が、キーワード入力部４０２によって入力されたキーワードを個人別に登録し、電子メール抽出部４０４が、キーワード登録部４０３によって登録されたキーワードに基づいて、電子メール登録部４０１によって登録された電子メールの中から該当する電子メールを抽出し、抽出電子メール情報登録部４０５が、電子メール抽出部４０４によって抽出された電子メールに関する情報を登録し、電子メール情報送信部４０６が、抽出電子メール情報登録部４０５によって登録された情報をキーワードの登録者へ送信するため、自ら登録したキーワードが含まれる電子メールを、過去のものも含めて受信し、その情報を共有化することができる。
【００９０】
このように、あらかじめ登録したキーワードが含まれる電子メールを受信することができるので、たとえば、次年度の新人や中途採用の社員が、同様のプロジェクトに参画したときに過去の議論の内容や対応を後から学ぶことができるようになる。
【００９１】
なお、本実施の形態で説明した電子メール情報管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナルコンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００９２】
以上のように、本発明にかかる電子メール情報管理装置、電子メール情報管理方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子メール情報管理プログラムは、企業、官庁や自治体における所望の情報収集に適している。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置を含む全体システムのシステム構成を示す説明図である。
【図２】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置のハードウエア構成を示す説明図（ブロック図）である。
【図３】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置のデータベースの構成を示す説明図である。
【図４】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の機能的構成を示す説明図（ブロック図）である。
【図５】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】この発明の本実施の形態にかかる電子メール情報管理装置の別の処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】キーワード登録者情報端末装置の設定画面の内容を示す説明図である。
【図８】電子メールの具体的内容の一例を示す説明図である。
【図９】電子メールの具体的内容の別の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００９４】
１００  ネットワーク
１０１  電子メール情報管理装置
１０２  キーワード登録者情報端末装置
１０３  発信者情報端末装置
３０１  電子メール管理ＤＢ（データベース）
３０２  個人別標題ＤＢ
３０３  個人別キーワードＤＢ
３０４  個人別私書箱ＤＢ
４０１  電子メール登録部
４０２  キーワード入力部
４０３  キーワード登録部
４０４  電子メール抽出部
４０５  抽出電子メール情報登録部
４０６  電子メール情報送信部
４０７  公開要求情報送信部
４０８  計数部
４０９  件数入力部
４１０  通知部
７００  設定画面
８０２  内容公開許可フラグ情報
９０１  引用部分
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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