(57)【要約】【課題】電子メールのやり取りに関する情報の共有化を広く行うと共に、適切なタイミングでアクションを起こせるようにする。【解決手段】Ｗｅｂサーバ６は、CC欄に掲示板１０宛のメールアドレスを記載したメールをメールサーバ３から受信して、そのメールからメールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示するメール相互の関連性を特定する第１情報（メール本文の定型文の掲示板ID、カテゴリの情報、メールヘッダのIn-Reply-To、Referencesの情報）、起動対象のアプリケーションを特定する第２情報（メール本文の定型文のステータスの情報）を取得し、取得した第１情報に基づいて特定した掲示板にメールのタイトル名で新規スレッドを立てたり、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を掲示するメッセージ解析・共有化機能６２と、取得した第２情報に基づいて予め登録されているビジネスフロー（アプリケーション）を起動するビジネスアクション自動振分起動機能６３とを備える。【選択図】図１
2005084844.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された第１情報に基づいて特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録する手段と、
前記取得手段により取得された第２情報に基づいて予め登録されたアプリケーションを起動する手段と
を具備したことを特徴とする電子メール共有システム。
【請求項２】
掲示板を公開するサーバコンピュータに処理を実行させる電子メール共有プログラムにおいて、
前記サーバコンピュータを、
受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された第１情報に基づいて特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録する手段と、
前記取得手段により取得された第２情報に基づいて予め登録されたアプリケーションを起動する手段
として機能させる電子メール共有プログラム。
【請求項３】
受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールをサーバコンピュータが受信するステップと、
受信した電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を前記サーバコンピュータが取得するステップと、
取得した第１情報に基づいて前記サーバコンピュータが特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録するステップと、
前記サーバコンピュータが取得した第２情報に基づいて予め前記サーバコンピュータに登録されたアプリケーションを起動するステップと
を有することを特徴とする電子メール共有方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば保守サービス業において、電子メールをやり取りしてその情報の共有化を図る電子メール共有システム、電子メール共有プログラム、電子メール共有方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、電子メールを利用したビジネス、例えばユーザと保守会社間での保守サービス等が行われているが、電子メールはパーソンツーパーソン(PtoP)のため、送信者と受信者以外の第三者には大切な情報が共有できず、第三者を交えた期限管理等が行い難いものである。
【０００３】
そこで、電子メールの情報を共有化する技術の一つとして、メールサーバに受信された第１の電子メールからCC,BCCに記載されたアドレスと本文とを抽出して、抽出した本文を所定の格納先へ格納し、本文が登録されている旨をCC,BCCのアドレスへ第２の電子メールで送信する技術(メール情報提供方法)が提案されている(例えば特許文献１参照)。
【０００４】
しかしながら、このようなメール情報提供方法も結局は、第１の電子メールに記載されているアドレスの数分の複製を第２の電子メールで送るだけであり、この場合、to,CC,BCCに記載されたアドレスを持つ人が電子メールの内容をチェックできるものの、それ以外の人は電子メールの内容を見ることはできない。
【特許文献１】特開２００３−６０７０８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このように従来のメール情報提供方法では、電子メールの内容を送信元で予め記載したアドレスを持つ限られた人しか閲覧できず、本来の情報の共有化ができていないという問題があった。
また、電子メールによる通知は、電子メールを送られた側が電子メールを受信しなければ分からず、次のアクションを起こすまでに少なからず遅延が生じてしまい、タイミングを逃すとビジネス上の問題を引き起こす事態も想定される。
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するためになされたもので、電子メールのやり取りに関する情報の共有化を広く行うと共に、適切なタイミングでアクションを起こすことのできる電子メール共有システム、電子メール共有プログラム、電子メール共有方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記した課題を解決するために、本発明の電子メール共有システムは、受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された第１情報に基づいて特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録する手段と、前記取得手段により取得された第２情報に基づいて予め登録されたアプリケーションを起動する手段とを具備したことを特徴としている。
【０００８】
本発明の電子メール共有プログラムは、掲示板を公開するサーバコンピュータに処理を実行させる電子メール共有プログラムにおいて、前記サーバコンピュータを、受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された第１情報に基づいて特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録する手段と、前記取得手段により取得された第２情報に基づいて予め登録されたアプリケーションを起動する手段として機能させることを特徴としている。
【０００９】
本発明の電子メール共有方法は、受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールをサーバコンピュータが受信するステップと、受信した電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を前記サーバコンピュータが取得するステップと、取得した第１情報に基づいて前記サーバコンピュータが特定した掲示板に、電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録するステップと、前記サーバコンピュータが取得した第２情報に基づいて予め前記サーバコンピュータに登録されたアプリケーションを起動するステップとを有することを特徴としている。
【００１０】
本発明では、受信者の宛先アドレスと掲示板の宛先アドレスとを有する電子メールをサーバコンピュータが受信すると、受信した電子メールより、該電子メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示する電子メール相互の関連性を特定する第１情報、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報を取得し、取得した第１情報に基づいて特定した掲示板に電子メールのタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加して電子メールの内容を登録するので、電子メールをやり取りしている本人同士以外の第三者がそのやり取りの内容を掲示板で閲覧することができる。また、サーバコンピュータでは、取得した第２情報に基づいて予め自身に登録されたアプリケーションを起動するので、電子メールの内容掲示と共に起動したアプリケーションにより適切なタイミングでアクションを起こすことができる。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように本発明によれば、電子メールのやり取りに関する情報の共有化を広く行うと共に、適切なタイミングでアクションを起こすことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
図１は本発明に係る一つの実施の形態の電子メール共有システムの構成を示す図である。なお、電子メール共有システムの活用例としては、電子メールを使用できる環境であれば、いずれの形態でもよくさまざまなものが考えられるが、ここでは、保守保全管理における共有掲示板の事例について説明する。
図１に示すように、電子メール共有システムは、保守契約者であるユーザが電子メール(以下メールと称す)の送受信を行うコンピュータ１（以下メール端末１と称す）と、このメール端末１にインターネット２を介して接続されたメールサーバ３と、このメールサーバ３にインターネットあるいはイントラネット等のネットワーク４を介して接続され、ユーザからのメールを受信して返信（応答）を返す保守担当者のコンピュータ５（以下保守端末５と称す）と、ネットワーク４に接続され、ネットワーク４上に保守サイト（以下掲示板１０と称す）を公開するサーバコンピュータとしてのＷｅｂサーバ６と、このＷｅｂサーバ６により公開される掲示板１０を閲覧するための管理者のコンピュータ７（以下管理端末７と称す）とから構成されている。保守端末５、Ｗｅｂサーバ６および管理端末７は保守会社に備えられる機器である。
【００１３】
メール端末１、メールサーバ３、保守端末５、管理端末７、Ｗｅｂサーバ６等は、ＣＰＵ、メモリ、ハードディスク装置、ＬＡＮとの接続あるいはインターネットとの接続のための通信インターフェース装置、キーボード、マウス等の入力装置、ディスクプレイ等の出力装置を有するコンピュータである。
【００１４】
メール端末１のハードディスク装置には、ユーザがメールの送受信を行うための電子メールソフトウェアがインストールされている。メールサーバ３は、ユーザと保守担当者間でやり取りされるメールを蓄積し、読み出し要求により該当メールをダウンロードさせる。保守端末５には、ユーザから受信された問合せメールに対する回答のメールを返信するための電子メールソフトウェアがインストールされている。管理端末７のハードディスク装置には、掲示板１０に掲示されるユーザと保守担当者のメールのやり取りの内容を閲覧するブラウザソフトウェアがインストールされている。
【００１５】
Ｗｅｂサーバ６のハードディスク装置には、ユーザマスタ、掲示板マスタ等が登録されている。ユーザマスタには、掲示板１０に投稿可能なユーザかどうかを識別するためのユーザ情報（ユーザID、ユーザ名、メールアドレス等）が格納されている。掲示板マスタには、Ｗｅｂサーバ６に登録された掲示板の情報（掲示板ID、掲示板タイトル名、カテゴリ名、掲示板自体を構成するための掲示板構成情報（表示項目毎の名称（項目名）、幅および色の情報、トリガーの有/無、右寄せ/左寄せ等の配置条件（配置））、掲示板内の表示項目（分類、添付ファイルの有無（ＡＦ）、タイトル、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付等）、表示項目毎に公開するか非公開かを設定した情報等）が格納されている。Ｗｅｂサーバ６のメモリには、メッセージ格納テーブルが設けられている。このメッセージ格納テーブルには、電子メールから取得した情報（掲示板ID、Message-id、In-reply-to、References、Date、FROM、TO、Subject、ステータス、カテゴリ、コメント、添付ファイル等）が項目名に対応付けた格納値として記憶される。
また、Ｗｅｂサーバ６のハードディスク装置には、業務アプリケーションソフトウェアがインストールされている。業務アプリケーションソフトウェアは、新規掲示板作成用生成画面２０（図２参照）をユーザへ提供し、この新規掲示板作成用生成画面２０に入力された掲示板構成情報（掲示板タイトル、項目名、幅、色配置条件…等）に応じて掲示板１０を自動生成する掲示板自動生成機能６１、メッセージ解析・共有化機能６２、ビジネスアクション振分起動機能６３等を有している。
【００１６】
掲示板自動生成機能６１は、掲示板構成情報をXML文で定義して掲示板１０を生成する。掲示板１０を自動生成する上でのメニュー要素は掲示板大分類、掲示板名である。なお、この掲示板自動生成機能６１は、複数掲示板の全文キーワード検索ができる検索ウィンドウを定義する拡張領域を有している。
掲示板１０を構成するパラメータは、検索条件要素、表示項目要素等がある。検索条件要素は、検索対象項目、表示名称、検索入力ガイド文字列、検索条件（AND/OR検索、前方・後方・完全一致）、MAX検索項目数（６つ以内）等である。表示項目要素は表示項目タイトル部と表示項目データ部とを有している。表示項目タイトル部は表示名称、表示サイズ、ソート対象、フォント（サイズ、太字、斜体）、背景色等である。表示項目データ部は表示サイズ、フォント（サイズ、太字、斜体）等である。なお表示項目データ部として「ステータス」を必ず１つ設ける。ステータスは、ステータス名称、行の背景色、ビジネスアクション起動パラメータ等である。
【００１７】
メッセージ解析・共有化機能６２は、掲示板自動生成機能６１により生成された掲示板１０をこのネットワーク４内の許可ユーザに公開するＷｅｂサービス機能と、掲示板１０のアドレスがカーボンコピー（以下CCと称す）アドレス欄に記載されたメール等のメッセージをメールサーバ３から読み出すメール機能と、このメール機能で受信したメールの内容を該当スレッドに書き込むデータマッピング機能とを有している。なお、スレッドとは、1つの話題に属する複数の記事をまとめたものをいい、会話の繋がりを示すようにタイトル名で階層化した一覧として表示される。スレッドは、コメントツリーとも言う。また、スレッドの配下には、返信（スポンス:レスともいう）で受信されたメールのタイトル名が追加される。
データマッピング機能は、メールを掲示する掲示板およびこの掲示板に掲示するメール相互の関連性を特定して掲示板内の該当位置にメールの内容を登録および掲示する機能である。データマッピング機能は、メール機能で受信したメールの内容を解析し、メールヘッダのIn-reply-to、References等の情報と掲示板マスタの情報とから掲示板１０にメールに記載されたタイトル名で新規スレッドを立てるか、あるいは既存スレッドの配下にタイトル名を追加するかを決定する。In-reply-to、References等の情報はメール相互の関連性を特定する第１情報である。
すなわち、データマッピング機能は、メールから取得した掲示板IDが掲示板マスタに登録されているか否かをチェックし、該当掲示板IDが登録されている場合は、その掲示板IDで公開する表示項目を掲示板マスタの情報でチェックする。掲示板と表示項目を決定した後、データマッピング機能は、メールから取得したIn-reply-to、References等の情報（1234567890等）が掲示板マスタに登録されているものと一致するかどうかを判定し、一致した場合は既に存在するスレッドの下に新たなタイトル名を追加する。また、In-reply-to、Referencesの情報が掲示板マスタに登録されているものと異なる場合は、メールから取得したタイトル名で新たなスレッドを追加する。
つまり、データマッピング機能は、メールから取得した情報と掲示板マスタの情報を基に掲示板と公開する表示項目を決定してメールから取得したタイトル名を、新規スレッドとして追加、あるいは既存スレッドの配下に従属させて追加した上で、タイトル名にリンクさせた形でメールの内容を掲示用のファイルとしてメモリあるいはハードディスク装置に登録する機能である。In-reply-to、Referencesの情報が同じ場合は、元のメールからの初めての返信であり、異なる場合は、いくつ目かの返信である。
【００１８】
ビジネスアクション振分起動機能６３は、メールに含まれる定型文より取得されたトリガー情報であるステータスの情報を解析することで特定のビジネスアクションを起こす機能である。具体例として、ビジネスアクション振分起動機能６３は、ハードディスク装置にインストールされているビジネスアプリケーションプログラム、例えば承認ワークフローアプリケーションソフトウェア、月次集計業務アプリケーションソフトウェア、アラートソフトウェア等のうちステータスの情報に対応付けられていたいずれかのプログラムを起動させる。
【００１９】
この電子メール共有システムでは、保守契約者のユーザは、契約機器に対する質問等が生じて保守が必要な際にメール端末１より保守担当者へメールを出し、保守担当者はユーザから受けたメールに対して回答を記載した返信メールを返す。このようにパーソンツーパーソン(PtoP)でのメールのやり取りを行うことで保守サービスを行っている。
【００２０】
しかし、この場合、メールをやり取りしている本人どうしにしか内容が分からず、他の管理者が期限管理を行うには、本人に直接状況を聞くしかない。
そこで、本実施形態では、ユーザがメールを送信する際に、メールヘッダの例えばCC欄に掲示板宛のアドレスを記載すること、メール本文に定型文を入れることの2つを必須条件とする。そのメールをメールサーバ３で蓄積し、Ｗｅｂサーバ６が、所定時間間隔でメールサーバ３からメールを読み出して内容を解析して掲示板１０に掲示することで、ルールの送信者である送り主と受取人以外の第三者がメールのやり取りの内容を閲覧できるようにして情報の共有化を行う。
【００２１】
以下、この電子メール共有システムの具体的な動作を説明する。
この電子メール共有システムでは、保守会社の管理者がＷｅｂサーバ６にログインし、掲示板自動生成機能６１を起動させることで、管理者自身が閲覧するための掲示板を容易に作成できる。
【００２２】
この場合、掲示板自動生成機能６１は、図２に示すように、新規掲示板作成用生成画面２０を表示する。新規掲示板作成用生成画面２０には、掲示板タイトル入力欄、項目毎の名称（項目名）、幅および色等の情報入力欄、トリガーの有無、配置条件（配置）等の選択欄、掲示板生成実行ボタン「掲示板生成」が設けられている。項目名、幅および色等の入力欄には、所望の文字、数値をキー入力する。配置条件（配置）の選択欄では、右寄せあるいは左寄せのいずれかを選択操作する。これらの入力欄および選択欄に管理者が所望の情報を入力および選択することで所望の項目を備えた掲示板を作成するための掲示板構成情報（掲示板タイトル、項目毎の名称（項目名）、幅、色、配置条件（配置）…等）となる。
【００２３】
管理者は、新規掲示板作成用生成画面２０の上記入力欄および選択欄に所望の情報を入力し、掲示板生成実行ボタン「掲示板生成」を操作することで、掲示板自動生成機能６１は、入力欄および選択欄に入力された情報（掲示板のタイトル名、項目毎の名称（項目名）、幅および色、トリガーの有/無、右寄せ/左寄せ等の配置条件）をパラメータとした掲示板構成情報を、図３に示すようなXML文で定義して、図４に示すような掲示板１０を生成する。
生成された掲示板１０には、分類入力欄１１、受信日入力欄１２、検索ボタン１３等を備える検索ウィンドゥ４と、スレッドとその配下のタイトル名等を表示する一覧表示欄１５と、既にこのＷｅｂサーバ６に登録されている掲示板のリンク欄１６が設けられている。一覧表示欄１５には、分類、添付ファイルの有無（ＡＦ）、タイトル、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付等の表示項目の欄が設けられている。
【００２４】
一方、保守契約者であるユーザは、自身のメール端末１でメールソフトを起動して、投稿用メールフォーマットで問合せのメールを作成する。
【００２５】
投稿用メールフォーマットの一例を図５に示す。メールヘッダのDate欄には、メールソフトにより送信日時が自動的に入力される。メールヘッダの送信元アドレス欄（From）には、送信者であるユーザが自身のメールアドレス、例えばzzzz@xxxxx.ne.jp等を入力する。この送信元アドレス欄（From）には予め作成しておいたアドレス帳からアドレスを自動で入力するメールソフトもある。メールヘッダの宛先アドレス欄（To）には、受信者である保守担当者のメールアドレス、例えばyyyy@yyyyy.ne.jp等をユーザが入力する。メールヘッダのカーボンコピーアドレス欄（CC）には、掲示板１０宛のメールアドレス、例えばyyyy@yyyyy.ne.jp等をユーザが入力する。メールヘッダのSubject欄（Subject）には、スレッド表示用のタイトルをユーザが入力する。メールヘッダのMessage-id欄（Message-id）、In-Reply-To欄（In-Reply-To）およびReferences欄（References）には、メール毎に固有のID番号、例えば0123456789等がメールソフトにより入力される。In-Reply-To欄（In-Reply-To）には、返信の直前のメールの固有のID番号、例えば1234567890等がメールソフトにより入力される。References欄（References）には、返信の大元もメールの固有のID番号、例えば1234567890等がメールソフトにより入力される。これらメール毎に固有のID番号は、メール受信時にスレッド構成用のキー情報である第１情報とされる。
【００２６】
メール本文には、定型文として、掲示板ID、ユーザID、ステータス、カテゴリ、コメントを記載する。定型文項目のタイトルは「＊」で囲み、タイトルと値は「：」で仕切るというルールを設けることで、一般の文書とは異なるものとして識別できる。掲示板１０の各項目には各定型文項目の「：」以降の情報が表示される。
【００２７】
掲示板IDは、Ｗｅｂサーバ６のハードディスク装置の掲示板マスタに予め登録された中の一つの掲示板を一意に特定するキー情報であり、例えば「11083002」等である。この情報はメールを掲示する掲示板を特定する第１情報である。
ユーザIDは、予めＷｅｂサーバ６のハードディスク装置のユーザマスタに登録された掲示板１０に投稿可能なユーザ情報（ユーザID、ユーザ名、メールアドレス等）と比較して正否を識別するためのユーザ情報であり、例えば「t-yyyyy」等である。ステータスは、ビジネスフローを起動させるパラメータであり、例えば「調査依頼」等である。カテゴリは、掲示板１０内におけるタイトル名の掲示位置（スレッド）を特定するための分類情報であり、例えば「操作」等である。メール毎に固有のID番号、掲示板ID、カテゴリ等の情報が第１情報であり、この第１情報によりメールの内容を掲示板内に掲示（あるいは投稿）する位置が特定される。ステータスの情報は第２の情報であり、この第２情報がトリガとなりビジネスアクションが実行される。コメントには、詳細画面で表示させる送信者から受信者への通知情報、例えば問合せであれば「ＺＺＺシステムにメモリリークが発生しました。Logを送付いたしますので、調査をお願いします。」等を入力する。コメント以前の定型文は、予めメール端末１のメモリに登録しておき、読み出して貼り付けてもよく、またユーザ自身がキー入力しても良い。メールにファイル等を添付する場合は、添付ファイルの欄に添付ファイル名としての20030717.log等が付される。
【００２８】
このようにメールを作成したユーザがメールの送信操作を行うと、メールソフトは、作成済みのメールをメール端末１よりインターネット２を通じてメールサーバ３へ送信する。メールサーバ３は、インターネット２を通じて受信されたメールを蓄積する。
【００２９】
図６にＷｅｂサーバ６の各機能の動作を中心としたフローチャートを示す。
Ｗｅｂサーバ６では、メッセージ解析・共有化機能６２が、掲示板自動生成機能６１により生成された掲示板１０をこのネットワーク４内の許可ユーザに公開すると共に、メールサーバ３に対して定期的に受信要求を行い、CC欄に掲示板１０のメールアドレスが記載されたメールを読み出し受信する。
ここで、新たなメールがＷｅｂサーバ６に受信されると（Ｓ１０１）、メッセージ解析・共有化機能６２は、受信したメールの内容を解析し、まずフォーマットチェックを実行する（Ｓ１０２）。
【００３０】
このフォーマットチェックでは、メッセージ解析・共有化機能６２が、メールヘッダより、受信日、送信者、受信者、タイトル、Message-Id、In-Reply-To、References等の情報を取得し、またメール本文より定型文の情報（掲示板ID、ユーザID、ステータス、カテゴリ、コメント等）を取得して、メモリのメッセージ格納テーブルに記憶する。記憶後、メッセージ解析・共有化機能６２は、メッセージ格納テーブルに記憶した情報が予め登録されているフォーマット（定型文の記載項目や順序等）と合致するか否かを判定する。メッセージ格納テーブルには、メールの内容が各項目単位に記憶される。例えばメールヘッダのDate、From、To、CC、Subject、Message-Id、In-Reply-To、References等の項目に対してそれぞれの情報が記憶され、メールの本文の掲示板ID、ユーザID、ステータス、カテゴリ、コメント等の項目に対してそれぞれの情報が記憶される。
【００３１】
続いて、メッセージ解析・共有化機能６２は、ユーザ認証処理を行う（Ｓ１０３）。
このユーザ認証処理では、メッセージ解析・共有化機能６２は、メールから取得した情報のうち、ユーザＩＤと予めメモリに登録されている掲示板１０に投稿可能なユーザＩＤとを比較して、互いが一致した場合、このユーザの掲示板１０への投稿を許可する。
そして、メッセージ解析・共有化機能６２は、メールから取得した掲示板ＩＤをキーにして既に登録されている掲示板１０の掲示板IDを検索することで、この受信メールの内容を登録する登録先掲示板の有無をチェックする（Ｓ１０４）。
登録先掲示板の有無をチェックした結果、登録先掲示板が存在すると、メッセージ解析・共有化機能６２は、メール本文のカテゴリの情報で、該当する掲示板１０内の情報掲示位置を特定し、図７に示すように、掲示板１０の該当スレッドの行の各公開項目（分類、添付ファイルの有無（ＡＦ）、タイトル、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付等）の欄に、メールから取得した情報（メールヘッダ、メール定型文、添付ファイル等）を挿入し登録する（Ｓ１０５）。
【００３２】
この際、メッセージ解析・共有化機能６２は、メモリのメッセージ格納テーブルに記憶されているメールの情報のうちメールヘッダのIn-Reply-To、References等の情報が以前に受信したものと同じ場合は、既存のスレッドに従属させてタイトル欄を追加し、分類、添付ファイルの有無、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付等を登録する。
また、メッセージ解析・共有化機能６２は、メールヘッダのIn-Reply-To、References等の情報が以前に受信したものと異なる場合、新規にスレッドを立てて、そのスレッドに分類、添付ファイルの有無、タイトル、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付等を登録する。
このようにしてスレッドを登録した後、図７の掲示板１０のタイトルがクリックされると、メッセージ解析・共有化機能６２は、図８に示すように、タイトル、ステータス、登録ユーザ、受信ユーザ、受信日付、コメント文、添付ファイル等の詳細な内容を表示する。
【００３３】
次に、ビジネスアクション振分起動機能６３は、メモリに記憶されているメールから取得した情報のうちステータスの情報が掲示板定義ＸＭＬ内のステータスと一致するかどうかをチェックする。この場合、メモリからステータスの情報を読み出し、読み出したステータスの情報と掲示板定義ＸＭＬ内のステータス一覧のいずれかの設定内容と一致するかどうかをチェックし、一致した設定内容にビジネスアプリケーション（ビジネスフロー）が対応付けられているかどうか、つまりフロー設定の有無をチェックする（Ｓ１０６）。
【００３４】
ビジネスアクション振分起動機能６３は、チェックの結果、ステータスの情報がビジネスアプリケーション（ビジネスフロー）に対応付けられていた場合（Ｓ１０６のＹｅｓ）、そのビジネスアプリケーション（ビジネスフロー）を起動し実行する（Ｓ１０７）。図９に一例を示す。メール本文の定型文のステータスの情報が「調査依頼」となっており、この「調査依頼」に対しては掲示板生成ＸＭＬ定義のステータス一覧の中の、「flow1」というプログラムが対応付けられている。ビジネスアクション振分起動機能６３は、「調査依頼」に対して「flow1」というプログラムを起動することでビジネスフロー、つまりビジネスアクションが実行される。
【００３５】
その後、ビジネスアクション振分起動機能６３は、ビジネスフローを実行した結果のログが出力されると（Ｓ１０８）、正常完了と判定して処理を終える。
【００３６】
また、上記各処理過程において、チェック、認証、登録などの結果が正常でなければ（Ｓ１０２のＮｏ、Ｓ１０３のＮｏ、Ｓ１０４のＮｏ、Ｓ１０５のＮｏ、Ｓ１０６のＮｏ）、該当機能（メッセージ解析・共有化機能６２，ビジネスアクション振分起動機能６３）によりエラー処理が実行される。エラー処理では、関係者へアラームメール（アラート）が送信されて、ログが更新され、異常完了とされる。関係者としては、送信者、受信者、掲示板管理者等が該当する。
【００３７】
このようにこの実施形態の電子メール共有システムによれば、CC欄に掲示板宛のメールアドレスを記載したメールをメールサーバ３から受信して、そのメールからメールを掲示する掲示板およびこの提示板に掲示するメール相互の関連性を特定する第１情報（メール本文の定型文の掲示板ID、カテゴリの情報、メールヘッダのIn-Reply-To、References等の情報）、送信者がメール本文に記載した受信者への通知情報（メール本文の定型文のコメント文）、アプリケーションを起動するトリガとなる第２情報（メール本文の定型文のステータスの情報）を取得し、取得した第１情報に基づいて特定した掲示板にメールの内容を登録すると共に、取得した第２情報に基づいて予め登録されているビジネスフロー（アプリケーション）を起動するので、ユーザと保守担当者間で行われる電子メールのやり取りを第三者、例えば管理者等が閲覧してやり取りの状況を確認できると共に、メールの内容の掲示と共に起動したビジネスフローに従って受信したメールに対する応答の期限管理等の業務を行うことができる。
すなわち、メールのやり取りを管理者が管理する上で、メールの内容を公開する掲示板１０を管理者等がカテゴライズしてＷｅｂ画面で生成できるので、雑多になりがちなメールを所望により分類整理し閲覧することができる。また、大切な情報を分類毎に自動的に共有化し、適切なタイミングでビジネスアクションを起こすことができる。
【００３８】
なお、本発明は上記実施形態のみに限定されるものではない。
上記実施形態では、一例として、保守保全管理における共有掲示板の事例について説明したが、これ以外に、例えば企業間メール・プロジェクト管理ボード、外部公開掲示板・FAQ掲示板、バイオゲノム・トレーサビリティソリューション等に活用できる。
企業間メール・プロジェクト管理ボードは、顧客や協力会社とのメールでのプロジェクト・コミュニケーションを自動で記録し、必要な管理者へアクションの内容をリアルタイムにアラートする。
外部公開掲示板・FAQ掲示板は、製品問合せメールの受信をトリガに既存ナレッジ（Notes等）と連携し、FAQ掲示板を自動更新する。この場合の起動アプリケーションは、月毎のFAQ件数・問合せ件数等を集計し、グラフ化し、管理者へメールを送信するといったビジネスアクションを起こすものとする。
バイオゲノム・トレーサビリティソリューションは、業界・企業間のトレース情報をフォーマット変換を含めて自動記録し、コラボレーション機能を搭載する掲示板である。
【００３９】
上記実施形態では、メールサーバ３とＷｅｂサーバ６を別個に設けたが、これらは一つのハードウェアであっても良い。Ｗｅｂサーバ６の３つの機能は別個のハードウェアに組み込んでも良い。
上記実施形態では、CC欄に掲示板宛のメールアドレスを記載するようにしたが、BCC欄に記載さしても良く、本来の受信者と識別できる位置であればTO欄でも良い。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】電子メール共有システムの構成を示す図。
【図２】この電子メール共有システムの新規掲示板作成用生成画面を示す図。
【図３】ＸＭＬ文で定義された掲示板構成情報を示す図。
【図４】図３のＸＭＬ定義文を解析して表示した掲示板。
【図５】掲示板投稿用のメールフォーマットを示す図。
【図６】この電子メール共有システムの動作を示すフローチャート。
【図７】電子メールの内容が登録された掲示板を示す図。
【図８】掲示板のタイトルを選択操作したときに表示される詳細内容画面を示す図。
【図９】ステータスをトリガとしてビジネスフローが起動される仕組みを示す図。
【符号の説明】
【００４１】
１…メール端末、２…インターネット、３…メールサーバ、４…ネットワーク、５…保守端末、６…Ｗｅｂサーバ、７…管理端末、１０…掲示板、６１…掲示板自動生成機能、６２…メッセージ解析・共有化機能、６３…ビジネスアクション振分起動機能。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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