(57)【要約】【課題】    報告書の内容をグラフを用いて定型化し、報告書を短時間で作成できるようにすると共に、業務内容を一目で理解できるようにする。【解決手段】  タイトル部２及び客名記入部３を具えた表紙部紙葉１と、警備物件ごとに誰が警備セットをしたか、どの時間にセットしたかを記録するグラフ部２６を具えた警備状況部紙葉１０と、前記グラフ部２６の一部をなす警備セット部１９と警備解除部２０と出動部２１に対応させた原因対処記入欄３３を設けた出動電話連絡部３４を具えた出動内容部紙葉２７とからなる。前記グラフ部２６は、「０〜２３」の数字を上部に付して１日の時間を表す複数のマス目１６を有したマス目部１７と、警備開始予定時間と担当者名を記入する警備セット部１９と、警備解除予定時間と担当者を記入する警備解除部２０と、出動により生じた費用を記録する出動料金欄２５とを具えた出動部２１を設けてある。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
タイトル部（２）及び客名記入部（３）を具えた表紙部紙葉（１）と、
警備物件ごとに誰が警備セットをしたか、また、どの時間にセットしたかを記録するグラフ部（２６）を具えた警備状況部紙葉（１０）と、
前記警備状況部紙葉のグラフ部（２６）の一部をなす警備セット部（１９）と警備解除部（２０）と出動部（２１）とに対応させた原因対処記入欄（３３）を設けた出動電話連絡部（３４）を具えた出動連絡部紙葉（２７）とからなることを特徴とする警備報告書。
【請求項２】
前記グラフ部（２６）が、日付記入欄（１８）と、「０〜２３」の数字を上部に付して１日の時間を表す複数のマス目（１６）を有してなるマス目部（１７）と、警備開始予定時間と担当者名を記入する警備セット部（１９）と、警備解除予定時間と担当者を記入する警備解除部（２０）と、少なくとも異常信号の有無を記録する異常信号欄（２２）と警備未開始の有無を記録する警備未開始欄（２３）とお客様からの出動依頼の有無を記録する依頼欄（２４）と出動により生じた費用を記録する出動料金欄（２５）からなる出動部（２１）とを具えて上下方向に連続して構成してなり、警備物件ごとの警備のセット時間及び警備解除時間に対応して前記マス目部(１７)のマス目（１６）に区分けしてセットすると共に、警備員の出動の有無を同行に記録してなることを特徴とする請求項１記載の警備報告書。
【請求項３】
前記出動内容部紙葉（２７）が、前記警備状況部紙葉のグラフ部（２６）の一部をなす出動部（２１）に対応させて、日付時間記入欄（２８）と、出動場所記入欄（２９）と、出動連絡記入欄（３０）と、隊員名記入欄（３１）と、異常信号記入欄（３２）と、原因対処記入欄（３３）を同行に形成して上下方向に連続してなる出動電話連絡部（３４）を設けてなることを特徴とする請求項１記載の警備報告書。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、建物などの警備や管理を行う警備会社が定期的にお客に提出する報告書に関し、特に、お客様が報告書を一目みてその内容を理解できるようにグラフ化した警備報告書に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、警備会社は日々の業務内容を整理して日報を作成し、この日報を一定期間ごとにまとめて整理して作成した警備報告書を定期的にお客様に提出して警備内容の確認を受けている。これらの報告書は、殆ど手書きまたはワープロ等の文字により文章を作成するスタイルのものが多い。
【０００３】
そのため、警備を依頼されたお客様の担当者にとって、文章で作成された報告書の内容を理解するには報告書を読む時間が必要となる。例えば、警備内容の縮小又は変更を行って警備を継続したい場合に、従来のように文章だけで作成された報告書は、内容を理解するのに時間がかかってしまうため迅速に対応することが出来ないという問題点を有していた。
【特許文献１】特開２００２―２４４９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
警備報告書の業務内容が文章で作成されていると、担当者は該業務内容を理解するためには時間をかけて読む必要がある。また、他の月の業務内容と当月の業務内容とを比較する場合、それらを頭の中で比較検討することは困難であるため、例えば必要とする項目などの要点をメモする作業などが必要になり、警備内容を変更したり或は新たな警備項目の追加を希望する場合には、時間がかかってしまい迅速に変更することができないという欠点があった。
【０００５】
またコスト面から警備コストを下げようとする場合に、お客様が警備内容を変更して警備契約の継続を希望しても、文章で作成された報告書の場合にはどの警備項目を減らせばよいかまたは変更すればよいか等を短時間に判断することは極めて困難である。たとえ、お客様が警備契約の継続を希望していても短時間に警備項目をどのように変更するか、または、削除するかが不明であると、短絡的に警備契約を中止してしまうというケースもあり、警備会社にとってもまたお客様にとっても不満があった。この場合、報告書の内容を一目で理解できるように定型化してあれば、警備項目の変更や削除や追加を容易に行うことによって警備契約の継続を行うことができる。そのため、警備内容を一目見てその内容を理解することができるような構成にすることが、お客様側から望まれていた。
【０００６】
本発明は、報告書の内容をグラフ化することにより定型化し、報告書を短時間に作成できるようにすると共に、業務内容を一目で理解できるようにすることを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明は、タイトル部２及び客名記入部３を具えた表紙部紙葉１と、警備物件ごとに誰が警備セットをしたか、また、どの時間にセットしたかを記録するグラフ部２６を具えた警備状況部紙葉１０と、前記警備状況部紙葉のグラフ部２６の一部をなす警備セット部１９と警備解除部２０と出動部２１とに対応させた原因対処記入欄３３を設けた出動電話連絡部３４を具えた出動内容部紙葉２７とからなることを特徴とする。
【０００８】
前記グラフ部２６が、日付記入欄１８と、「０〜２３」の数字を上部に付して１日の時間を表す複数のマス目１６を有してなるマス目部１７と、警備開始予定時間と担当者名を記入する警備セット部１９と、警備解除予定時間と担当者を記入する警備解除部２０と、少なくとも異常信号の有無を記録する異常信号欄２２と警備未開始の有無を記録する警備未開始欄２３とお客様からの出動依頼の有無を記録する依頼欄２４と出動により生じた費用を記録する出動料金欄２５からなる出動部２１とを具えて上下方向に連続して構成してなり、警備物件ごとの警備のセット時間及び警備解除時間に対応して前記マス目部１７のマス目１６に区分けしてセットすると共に、警備員の出動の有無を同行に記録してなることを特徴とする。
【０００９】
前記出動内容部紙葉２７が、前記警備状況部紙葉のグラフ部２６の一部をなす出動部
２１に対応させて、日付時間記入欄２８と、出動場所記入欄２９と、出動連絡記入欄３０と、隊員名記入欄３１と、異常信号記入欄３２と、原因対処記入欄３３を同行に形成して上下方向に連続した出動電話連絡部３４を設けてなることを特徴とする。
【００１０】
本発明は上記の構成であるから、警備状況部紙葉１０によって警備のセット状況や誰がセットしたか、また、誰がセットを解除したかが記録として時系列に残るためいつでもわかる。即ち、警備状況部紙葉１１のグラフ部２６のマス目１６に警備セット時間や警備解除時間が示されているので、警備セットの状況は１目で理解できる。このように１日を表すマス目１６を使用することにより、営業日の警備セットと休日の警備セットを連続して記録しても容易に理解することができる。この場合、日付記入部２６に曜日も記載してあるので、日曜日か否かがわかる構成を具えていて便利である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明は、警備を依頼したお客様が見やすいように、警備業務の結果を整理してお客様に提出する報告書をグラフ化することにより一目で内容を理解することができる。さらに、警備セットの内容が定型化されているので、警備内容の比較が容易であり、迅速に警備内容を調整したり変更したりすることができる応答性を有する利点がある。
【００１２】
さらに、報告書の警備状況部紙葉１０のグラフ部２６を定型化することにより、視覚的に一目で内容を理解することが出来る。このように定型化したことにより、警備状況(入りと出)が従来の報告書に比べてビジュアル、即ち視覚的且時系列に作成されているため理解が容易である。それにより、内部犯罪などを未然に防止する効果が一段と高まる利点を有するものである。
【００１３】
警備状況が時系列に作成されているため警備状況の異常は容易に判明し、例えば、犯罪が生じた場合などの内部調査が容易になるという利点がある。そのため、この報告書は警備員の出来心による犯罪を未然に防ぐ効果も具えている。警備員による内部犯罪を防止することによって警備会社の信用を高めるという効果も有するものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本発明の実施形態を図面により説明すると、この警備報告書はお客様に送付するご案内と警備物件の明細が記載された表紙部紙葉１と、警備物件ごとの警備のセット状況及び警備員の出動の有無が記録されるグラフ部２６を有した警備状況部紙葉１０と、前記警備状況部紙葉１０の警備物件に対する出動内容が記録された出動連結部紙葉２７とで構成されている。
【００１５】
図１において、前記表紙部紙葉１は、紙葉の中央上部に「月次警備ご報告書」と記載されたタイトル部２の下方一側には、警備を依頼されたお客様の名前を記載する客名記入部３を設けてあり、隣接して「御中」又は「様」などの敬称を設けてある。この客名記入部３には、お客様の名前の他に郵便番号や住所を記載してもよい。さらに、電話番号やＦＡＸ番号などを記載しても良いが、それらは必ずしも必要ではない。
【００１６】
さらに、該タイトル部２の下方他側には、警備業務を行う警備会社名を記載する名前記入部４を設けてある。この名前記入部４には、警備会社の名前の他に、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス等を必要に応じて記載してあるので、必要な場合に、お客様はこの部分を見て直ちに警備会社に連絡することができる。さらに、社長名を記載してあれば一層会社の信用度を高める点からも良好である。
【００１７】
表紙部紙葉１のやや下方に、お客様への警備報告書を送付する、例えば、「平素より弊社警備サービスをご利用いただきありがとうございます。○○年○○月度の警備結果の報告を送付させていただきます。」と、報告する年・月記入部６を有した挨拶文５を設けてある。この挨拶文中に、報告書を作成した年及び月を記載するのが好ましいが、後記するように警備期間記入部７を設けるので、必ずしも年・月記入部６を設ける必要はない。その場合には、例えば、「平素より弊社警備サービスをご利用いただきありがとうございます。ここに今月分の警備結果の報告を送付させていただきます。」などというような挨拶文にすればよい。
【００１８】
挨拶文５の下方には、警備業務を行った警備期間記入部７を設けてある。この警備期間記入部７には、例えば、「２００３年１１月（２００３／１１／０１〜２００３／１１／３０）」のように、警備を終了して作成した報告書を発送した年度と月と１ケ月の日数を記載する。さらに、表紙部紙葉１の下方に、報告する警備先を記入する警備先記入部８を設けてある。この警備先記入部８には、警備物件ごとに物件名を記入するため、お客様の警備先が1箇所の場合には、警備状況部紙葉１０は１セット作成するが、同一のお客様の警備先が3箇所ある場合には、３行に分けて警備先記入部８を設けてあり、それぞれ警備先ごとの警備状況部紙葉１０を３セット作成してある。
【００１９】
この表紙部紙葉１の警備先記入部８の行数を見ることにより、この警備報告書が１セットの報告書なのか、又は、複数箇所を一まとめにした複数セットの報告書なのかを一目で理解することができる。さらに、この表紙部紙葉１の上部一側には、警備報告書を整理するための通し番号などの整理番号記入部９を設けてあれば、担当者などがこの報告書を順に整理するのに便利である。
【００２０】
図２において、警備状況部紙葉１０について説明すると、この紙葉の上部中央に前記紙葉と同様に「月次警備ご報告書」のタイトル部１１を設け、このタイトル部１１の下方一側に、警備の依頼を受けたお客様の名称と階数などを記載した警備物件名記入部１２を設けてある。お客様の名称と、例えば１階または３階などの階名を併せて記載することで、警備物件記入部１２に記載された警備物件を確定することができる。本実施形態において、図１に示した表紙部紙葉１の警備先記入部８には、警備物件が３段、即ち、３行に分けて記載してあるので、警備状況部紙葉１０は３セット作成することになる。図２また図４のＡに示した警備物件記入部１２を見ることにより、３ケの警備セットの内、１番目の警備先を表示した警備状況部紙葉１０を示していることが理解できる。
【００２１】
この警備のセット状態を明らかにするためには、警備物件名記入部１２の下方に、例えば「２１：００」の警備セット予定時間と、例えば、「７：００」の警備解除予定時間を記入する警備セット予定時間記入部１３および警備解除予定時間記入部１４を設けてあり、図４のＢで示した記入部１３、１４を見ることにより、警備のセット時間及び解除時間から警備の実動時間がわかり、担当者として警備にかかる警備コストを容易に理解することができ、必要に応じて迅速に警備のセット状態を調整または変更する場合に対して応答性を有している。
【００２２】
この警備セット予定時間記入部１３及び警備解除予定時間記入部１４の下方、または、横方向の他側に、例えば「３０２時間１６分」と実際に警備業務を行ったその月の総警備時間を記入する総警備設定時間記入部１５を設けてある。この記入部１５に記載された数字により、お客様の担当者はその月の警備コストを明瞭に把握できる。さらに、前記した警備解除予定時間記入部１４、または、総警備設定時間記入部１５の下方には、大きさの異なる複数の欄や一日の長さを表わすマス目１６を同行に連続して配したマス目部１７からなるグラフ部２６を上下方向に連続することができる構成に設けてある。
【００２３】
このグラフ部２６は、図２、４に示す如く、警備を行った日付および曜日、例えば、「１１月１日、土曜」と記入する日付記入部１８と、一日の長さである２４時間を意味する「０〜２３」の数字を夫々上部に付して区画した２３個のマス目１６で構成されているマス目部１７と、警備セット部１９と、警備解除部２０と、出動部２１とを同行に連続して形成してある。同行に形成したマス目１６を利用して警備物件毎の警備セットを定型化して設定し、セット状況の理解を容易にしてある。
【００２４】
このマス目部１７は、警備物件ごとに一日の警備セットの状況を定型化して記載するもので、セットされている状態は横方向、即ち、同じ行に対応しており、図４にＤで示した対応するセット状態Ｄ１と、対応しないセット状態Ｄ２とを色違いや色の濃淡の相違や線の種類や線の間隔の相違や線の太さの相違などでマス目を識別できるようにしてある。例えば、黒色と薄黒色と白色に塗り分けることによってマス目部１７を区分けして警備のセット状態Ｄ１を示している。この場合、例えば、図４のＤ１に示した黒色に塗った上方のマス目１６は対応するセット状態を示し、薄黒色に塗ってある下方のマス目は対応しないセット状態を示している。さらに、図４のＥに示した白色、即ち、無着色部分は、警備解除状態を示している。
【００２５】
例えば、一日の平均勤務時間である８時間を超える「２１：００〜７：００」の１０時間を警備する場合は２人で行うが、その場合、隣接する上下２行のマス目を使用してセットする。即ち、１行のマス目は１人の警備セットを設定するものである。また、２人で警備する場合は、上下２行のマス目１６を使用してセットするもので、その警備内容はこのマス目部１７を見ることによって容易に理解することができる。その上、警備開始の日時をセットまたは解除した警備員の名前を該マス目１６と同行に記録するので、後日、警備員の名前を容易に理解することができ、また、確認することが容易である。
【００２６】
図２において、前記警備セット部１９の２行目に、図４のＦで示した「２１：００  菊地花子」は、警備開始の時間、即ち、セット時間を記入すると共に、そのセットを行った警備員の名前を記入して明示したもので、上部に符号「２１〜２３」を付したマス目１６を黒色に塗って午後９時から１２時までの３時間を菊地花子が警備業務を行ったこと示している。また、同行であって上部に符号「０〜６」を付したマス目１６は薄い黒色に塗って警備業務を行っていないことを示している。即ち、菊地花子が、「２１：００〜２３：００」まで３時間を警備し、肥後太郎が「０~７」まで７時間警備したことを示している。さらに、警備解除部２０の１行目に、図４のＧで示した「７：００  肥後太郎」と、警備解除の時間のセットと、そのセットを行った警備員の名前を記入して明示し、さらに、同行であって上部に符号「０〜６」を付したマス目１６を黒色に塗って午前０時から７時までの７時間、警備業務を行ったことを示してあり、２人で「２１：００〜７：００」の１０時間を警備したことが理解できる。
【００２７】
前記出動部２１には、警備員の出動の有無を記入するもので、その原因として、警備本部（図示せず）でセンサーが異常に作動した事実を記録する異常信号欄２２、お客様の都合などによる警備未開始状態がある場合にそれを記録する警備未開始欄２３、鍵忘れによる忘れ物等を入手するためにお客様の社員が建物内部に入る場合など、有償である開錠要請に基く出動要請の有無を記入する依頼欄２４等を設けてある。これらの欄に限らずその他必要に応じて欄を増減することはもちろん可能である。さらに、鍵忘れ等のお客様の依頼及び了解のもとに有料で出動した場合の料金を明確にするため、金額を記録する出動料金欄２５を設けることにより、該出動料金欄２５に料金を明示することによって料金の明瞭化を図っている。この出動料金欄２５に記載された金額の多少に基き、担当者は、社員に注意を呼びかけたりしてコスト削減を図ることができる。
【００２８】
さらに、日付記入部１８とマス目部１７と警備セット部１９と警備解除部２０と出動部２１とを同行に連続して設けてグラフ部２６を形成したことにより、警備内容を視覚的に、即ち一目見て容易に理解することができるようにグラフ化してセット状態および解除状態を示してある。そのため、従来のように警備内容を文章で作成した報告書に比べて、この報告書の作成を簡単にすると共に、報告書の内容を詳細に読まなくてもグラフ部２６のマス目部１７に示された警備のセット状態及び解除状態を視覚的に一目見て報告書の内容を短時間で理解することができ、他の月と当月の内容を容易に比較することができる効果を有するものである。
【００２９】
グラフ部２６のマス目部１７は、一人宛て１行使用してセットするため、二人で交代して警備する場合には２行のマス目部１７を使用する。また、３人で交代して警備する場合は、３行のマス目部１７を使用することになる。セット状態は必ずしも１行とは限らず、複数行にわたることもある。そのため、このグラフ部２６を有する警備状況部紙葉１０は、定められた警備期間、例えば１ケ月分の警備内容を日付ごとに順に連続して記録するので通常は複数枚になる。
【００３０】
出動連絡部紙葉２７は、日付時間記入欄２８と、出動場所記入欄２９と、出動連絡記入欄３０と、担当者名欄３１と、異常信号記入欄３２と原因対応記入欄３３をそれぞれ区画して設けた出勤電話連絡部３４を具えてある。この出動連絡部紙葉の出動電話連絡部３４は、前記警備状況部のグラフ部２６に対応させて、日及び時間ごとに整理して作成してあるので一目で内容を理解することができる。
【００３１】
図２の１１月２日の行の依頼欄２４に警備員の出動が記録され、同行の出動料金欄２５に「３０００円」の費用が記載されて、通常の警備契約料金の他に余計な費用がかかっていることが記録されている。之について、図３の１1月２日を見ると、日曜の朝９時に清掃業者より開錠要請があり、鍵開け依頼に対応するため出動したことが理解できる。また、1１月６日に、警備本部で異常信号の発生を確認し、出動したところお客の会社の社員の鍵の解除ミスにより、建物の正面入口で解除ミスが発生したことがわかり、その事実が原因対処欄３３に記載されている。そのため、担当者は、定型化された図２と図３をみることにより、原因及び結果を一目見て容易に理解できる利点がある。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の実施形態にかかる警備報告書の表紙である表紙部紙葉の表面図である。
【図２】警備報告書の警備状況部紙葉を示す表面部である。
【図３】警備報告書の出動連絡部紙葉を示す表面部である。
【図４】警備報告書の警備状況部紙葉の要部拡大表面図である。
【符号の説明】
【００３３】
１      表紙部紙葉
２      タイトル部
３      客名記入部
１０      警備状況部紙葉
１６      マス目
１７      マス目部
１８      日付記入欄
１９      警備セット部
２０      警備解除部
２１      出動部
２２      異常信号欄
２３      警備未開始欄
２４      依頼欄
２５      出動料金欄
２６      グラフ部
２７      出動連絡部紙葉
２８      日付時間記入欄
２９      出動場所記入欄
３０      出動連絡記入欄
３１      隊員名記入欄
３２      異常信号記入欄
３３      原因対処記入欄
３４      出動電話連絡部
【図１】
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【図３】
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【図２】
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【図４】
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