(57)【要約】【課題】  複数のメンバーに共通して使用される１つのフォームにおいて、それらのメンバーの役割または属性に応じて必要な項目のみから構成した電子的フォームを提供するシステムを提供する。【解決手段】 その電子的帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて、非表示とする項目、表示のみとする項目、書込み可能とする項目を、その帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて定めた定義情報を参照し、項目ごとのアクセス属性に従って帳票フォームを構成することにより、利用者に適した帳票フォームを提供することを特徴とするフォーム提供システム により課題を解決する。【選択図】      図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の入力項目から構成される電子的な帳票について、帳票の起票者、承認者に応じて、非表示とする項目、表示のみとする項目、書込み可能とする項目を区別して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成することにより、記入者に適した帳票フォームを提供することを特徴とするフォーム提供システム。
【請求項２】
電子的な帳票を構成する各入力項目について、非表示か、参照のみ可能か、書込み可能かの区別を、起票者か承認者か、および、起票者、承認者の職位階層に応じて定めた定義情報を参照して必要な項目のみからなる帳票フォームを構成して、利用者に適した帳票フォームを提供することを特徴とする請求項１に記載のフォーム提供システム。
【請求項３】
複数の入力項目から構成される電子的な帳票について、その電子的帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて、非表示とする項目、表示のみとする項目、書込み可能とする項目を区別して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成することにより、利用者に適した帳票フォームを提供することを特徴とするフォーム提供システム。
【請求項４】
電子的な帳票を構成する各入力項目について、非表示か、参照のみ可能か、書込み可能かの区別を、その帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて定めた定義情報を参照して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成して、取り扱う者に適した帳票を提供することを特徴とする請求項１に記載のフォーム提供システム。
【請求項５】
コンピュータに組み込むことによりコンピュータを請求項１から請求項４のいずれかに記載のフォーム提供システムにおける電子的帳票を提供するサーバーとして動作させる一連の命令を記述したコンピュータプログラム。
【請求項６】
コンピュータに組み込むことによりコンピュータを請求項１から請求項４のいずれかに記載のフォーム提供システムにおける電子的帳票を提供するサーバーとして動作させる一連の命令を記述したコンピュータプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを通じて電子的に利用者に入力フォームを提供する電子フォーム提供システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、会社組織等では、組織内での事務処理の効率化や情報の共有のため、そしてそれらに要するコスト削減のため、情報システムを構築し利用している。また近年ではインターネットの普及によって、個人または法人が電子的手続きにより、個人情報等の必要な情報の登録、商品・サービスの問い合わせ、発注、支払いを行うようになってきている。これら社内での業務活動または広く一般的な経済活動において、従来紙の帳票にて行なわれていた役割を電子的なフォームが成り代わって使用される機会が増えている。
【０００３】
このような状況において、情報システムが果たすべき役割と密接に関係する電子的なフォームを取り扱う仕組みの重要性は増している。そこで、例えば特許文献１では、情報システムが多種大量なデータ項目をわかりやすく管理し、情報システムの利用者間の情報共有を図る仕組みとしてのフォーム提供サーバーを備えたデータ送受信方法およびフォーム提供システムが開示されている。
【０００４】
すなわち、特許文献１では、予め定められた項目のデータをそれぞれ保持する複数のフィールド及びこれら各フィールドの表示用の配置関係を指定するスタイルデータを有する一又は複数のフォームを登録したフォームデータベースと、前記フォームのフィールド名と関連した各項目のデータを登録した一又は複数の項目別データベースとを使用して情報を送り先へ送信するデータ送信方法であって、
前記フォームデータベースに登録されたフォームを送信用に特定するフォーム特定工程と、このフォーム特定工程にて特定されたフォームを前記スタイルデータに従って表示するフォーム表示工程と、前記フォーム特定工程にて特定されたフォームの各フィールドのうち当該フィールド名と関連した項目のデータを前記項目別データベースから抽出すると共に当該抽出されたデータを当該フィールドに格納するフィールドデータ抽出工程と、各フィールドにデータが格納された後に当該フォームの各フィールドデータを一群の情報として当該フォームの送り先へアクセスを許可するアクセス許可工程とを備えたことを特徴とするデータ送信方法が開示されている。
【０００５】
特許文献１では電子的フォームを送信者から受信者へのデータの送信のための手段と位置づけている。電子的フォームは一群の情報を送受信するための入れ物であり、送信者が従来の紙帳票のレイアウト（スタイル）を模倣した電子的フォームを用いて送ることで、それらの一群の情報がどのような意味を持つかを受信者にわかりやすく伝えることができるという発想がこの発明の契機となっている。そして、受信者における電子的フォームに表示されるフィールドデータのアクセス権を使用フォーム全体で一括してコントロールするということが特徴となっている。
【特許文献１】特開２００２−１１７３６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
電子的フォームの意義を特許文献１に記載のように、送信者から受信者へのデータの送信のための手段として広い意味で位置づけるのではなく、よりしばしば用いられる形態としての特定のデータベースに登録された関連する一群のデータの入出力のためのグラフィカルユーザーインターフェース（以下「ＧＵＩ」と記す）としてやや限定的に捉える場合には、使用される電子的フォームに表示されるフィールドデータのアクセス権を、使用フォーム全体で一括するのではなく、アクセスする者の属性に応じてフィールド又は項目ごとに個別に設定できるほうが便利である。
【０００７】
例えば、会社内での稟議起案書のような文書では、起案担当者、起案部署の管理者、起案部門の責任者、最終決裁者を回覧されるのであるが、起案担当者が入力しなければならない項目、承認者が入力する項目、承認者は閲覧可能だが書き換えできない項目、など１つのフォームの中で、項目によってアクセス権限をコントロールすべき場合がある。このような場合に、従来の紙帳票の形式をそのまま電子化して、一つのフォームを定義し、このフォームが提示される利用者に応じて入力又は書き換え可能な項目および閲覧可能な項目のみから構成されたフォームを提供したほうが間違いなくワークフロー処理を行なうことができ利用者にとって便利である。しかしながらこのような制御は特許文献１のシステムではできなかった。
【０００８】
本発明はこのような問題点を考慮してなされたものであって、１つのワークフローあるいは共通の目的のために複数の利用者に共通して使用されるフォームについて、それらの利用者の役割あるいは属性に応じて必要な項目のみから構成した電子的フォームを提供するシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
課題を解決するための請求項１に記載の発明は、複数の入力項目から構成される電子的な帳票について、帳票の起票者、承認者に応じて、非表示とする項目、表示のみとする項目、書込み可能とする項目を区別して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成することにより、記入者に適した帳票フォームを提供することを特徴とするフォーム提供システムである。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のフォーム提供システムにおいて、電子的な帳票を構成する各入力項目について、非表示か、参照のみ可能か、書込み可能かの区別を、起票者か承認者か、および、起票者、承認者の職位階層に応じて定めた定義情報を参照して必要な項目のみからなる帳票フォームを構成して、利用者に適した帳票フォームを提供することを特徴とする請求項１に記載のフォーム提供システムである。前記定義情報は、帳票の種類ごとに適当なフォーマットを定めた定義ファイルとして用意すればよい。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、複数の入力項目から構成される電子的な帳票について、その電子的帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて、非表示とする項目、表示のみとする項目、書込み可能とする項目を区別して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成することにより、利用者に適した帳票フォームを提供することができることを特徴とするフォーム提供システムである。
【００１２】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載のフォーム提供システムにおいて、電子的な帳票を構成する各入力項目について、非表示か、参照のみ可能か、書込み可能かの区別を、その帳票を取り扱う者の役割又は属性に応じて定めた定義情報を参照して、必要な項目のみからなる帳票フォームを構成して、取り扱う者に適した帳票を提供することを特徴とする請求項１に記載のフォーム提供システムである。前記定義情報は、帳票の種類ごとに適当なフォーマットを定めた定義ファイルとして用意すればよい。
【００１３】
請求項５に記載の発明は、コンピュータに組み込むことによりコンピュータを請求項１から請求項４のいずれかに記載のフォーム提供システムにおける電子的帳票を提供するサーバーとして動作させる一連の命令を記述したコンピュータプログラムである。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、コンピュータに組み込むことによりコンピュータを請求項１から請求項４のいずれかに記載のフォーム提供システムにおける電子的帳票を提供するサーバーとして動作させる一連の命令を記述したコンピュータプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１５】
本発明に係るフォーム提供システムによれば、帳票の作成によりその帳票の承認者、決裁者等が定義されて一つのワークフローが生成されるような帳票において、起票者、承認者等によって帳票の形式を変えて提供することができ、その結果誤入力を防止し、かつ紙の帳票と同じ体裁の帳票を利用者に提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、図面を用いて本発明の最良の実施形態を説明してゆく。図１は本発明の実施形態であるフォーム提供システム１の構成を説明する全体構成図である。１０はＷＷＷ（World Wide WEb）サーバーである。ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）サーバー１１およびＧＵＩ提供手段１２を備える。２０はアプリケーションサーバーである。フォーム作成手段２２を備える。また、アプリケーションサーバー２０は、システム１が提供するフォームについての必要な情報を記録したフォーム情報２９を保持している。３０はデータベースサーバーである。文書データベース３８、部門組織データベース３９、ワークフローデータベース３７、および、データベース管理手段３１、ワークフロー管理手段３２を備える。フォームシステム１は、ＷＷＷサーバー１０、アプリケーションサーバー２０、データベースサーバー３０、および、利用者のクライアントコンピュータ４０が共通のＩＰ（Internet Protocol）ネットワーク９に接続された構成をとる。
【００１７】
フォーム作成手段２２は、利用者にフォームを作成し提供する。フォームを提供する場合としては、利用者に未記入のフォームを提供する場合と、既存のワークフローにしたがって、下位の者が登録した文書データに基づいて、上長である承認者が使用するフォームを構成して提供する場合がある。
【００１８】
利用者は、ＩＰネットワーク９であるインターネットあるいはイントラネットを通じてＷＷＷサーバー１０にアクセスする。以下の説明では利用者の使用するコンピュータをコンピュータ４０とする。ＨＴＴＰサーバー１１は、コンピュータ４０にログインダイアログを表示させユーザー名、パスワードを入力させるなど、必要なユーザー認証手続きを行なった後、問題がない場合は、例えば、業務処理メニューのトップページとして表示されるＨＴＭＬデータをコンピュータ４０に送り返す。ＧＵＩ提供手段１２は、これら、ＨＴＴＰサーバー１１を通じてアクセス元のコンピュータ４０に送信されるＨＴＭＬデータやJava（登録商標）で記述されたアプレット、その他アクセス元に転送され、アクセス元のＷＷＷブラウザにより処理されてコンピュータ４０上で画面インターフェースを提供するデータやプログラムを総称して指している。
【００１９】
データベースサーバー３０には、ワークフローデータベース３７、文書データベース３８、部門組織データベース３９が保持管理されている。例えば、起票された稟議書文書等は文書データベース３８に登録される。また、新規に稟議書文書が文書データベース３８に登録されると、ワークフロー管理手段３２の働きにより、ワークフローデータベース３７に１件のワークフローの進行を記録するレコードが生成される。部門組織データベース３８は、ワークフロー手段２１が実際にワークフローを取り扱うために必要な情報を提供する。すなわち、文書の作成者が部門組織のどの位置に存在しているか、次に文書を回覧すべき者（文書作成者の上位の承認者）は誰か、などの情報を提供する。データベース管理手段３１は、外部のコンピュータからのリクエストを受付けて、データベース３８，３９が保持する情報の検索、参照、登録、更新を行なう。すなわち、アプリケーションサーバー２０をはじめとする他のサーバーは、データベース管理手段３１を通じてデータベース３８，３９に保持される情報の検索、参照、登録、更新を行なう。
【００２０】
図４、図５は、システム１により、利用者のリクエストに従って必要なフォームが提供され、ワークフローが展開する流れを説明する図である。以下図４，５にしたがってシステム１にログインした利用者による作業の流れを説明する。
【００２１】
利用者の使用しているコンピュータ４０の画面には、業務処理メニューのトップページが表示されている。そこには、「稟議起案」「小口出金清算」「出張経費清算」「月報作成」「承認待ち案件」などの業務処理を選択するボタンが表示されているものとする。利用者は該当するボタンを選択して、それぞれの業務に必要なフォームを呼び出して記入することで、１つのワークフローが発生しあるいは進行する。
【００２２】
業務処理メニューのトップページから、例えば「稟議起案」メニューを選択した場合は、稟議起案についてのワークフローの新規生成または進行をリクエストするメッセージがＷＷＷサーバー１０へ送付される。ＨＴＴＰサーバー１１は、このメッセージを受けると、アプリケーションサーバー２０に備えられているワークフロー手段２１を呼び出す（図４（１））。
【００２３】
フォーム手段２２は、まず、リクエストしてきた者の職位階層をデータベースサーバー３０に問い合わせる（図４（２））。フォーム作成手段２２は、当該フォームのフォーム情報２９を参照し、リクエスト者の職位階層に従って、相応しい稟議起案フォームを作成し、ＨＴＴＰサーバー１１を通じて、そのフォームデータをリクエスト元に返送する（図４（３））。
【００２４】
図２は、それぞれのワークフローに使用されるフォームを定義するフォーム情報２９の内容を説明する図である。フォーム情報２９には、フォームに含まれる入力項目及びそのフォーム上の体裁を定めたスタイル情報（図２に２９１で概念的に表す）と、フォームを扱う者の利用者属性ごとに、入力項目のアクセス属性を定めたユーザー情報定義ファイル２９２が必ず含まれる。
【００２５】
ユーザー情報定義ファイル２９２は、フォームを構成する項目とフォームを利用する利用者について、利用者の属性ごとに各項目のアクセス属性を定めたものである。図２では、フォームの項目として項目ａから項目ｅまで５項目あり、これらの入力項目の利用者属性の相違によるアクセス属性は、○、△、×の記号で示されている。利用者属性は、図２においては、担当、課長、部長、本部長となっている。利用者属性は、一般的にはそのフォームを扱う利用者の役割等によって区別される。アクセス属性は、○が入力（書き換え）可能、△は表示のみ可能、×は非表示であることを示す。図２では、「課長は、項目ａについては、内容を確認できるが変更はできない。項目ｂについては、必要があれば担当者が起票した内容を変更することができる。項目ｃは記入できる。項目ｄ，ｅは、課長用のフォームには表示されない。」ということを表している。
【００２６】
図３は、図２のユーザー情報定義ファイルにしたがって利用者に提供されるフォームを例示した図である。（Ａ）は担当者用、（Ｂ）は課長用、（Ｃ）は部長用、（Ｄ）は本部長用に提示されるフォームを示す。図３で入力欄の枠が太い項目は入力または書換えが可能であること、入力欄の枠が細く表示されているものは、表示されるのみで書換えできないことを示す。したがって、起票者が課長より下位の一般社員である場合に提供されるのは図３（Ａ）で示したフォームである。
【００２７】
図４の説明に戻る。利用者は提供されたフォームに必要事項を記入し終わると、画面上の登録ボタンを押すなどにより稟議起案フォームを登録するメッセージをＷＷＷサーバー１０に送りつける。このメッセージを受けたＨＴＴＰサーバー１１は、データベース管理手段３１を呼び出す（図４（４））。データベース管理手段３１は文書データベース３８に新しいレコードとして起案された稟議文書を登録する（図４（５））。このとき稟議文書を特定する番号（稟議番号）が生成される。引き続き、ワークフロー管理手段３２が動作し、前記稟議番号によって特定されるワークフローを記録するレコードが生成され、ワークフローデータベース３７に登録される。この結果、起票者の直接の上位に位置する承認者（課長）についての未承認リストに前記稟議番号がエントリーされる（図４（５）′）。
【００２８】
次に、図５により、承認者（課長）が稟議文書を承認する流れを説明する。ＷＷＷサーバー１０にアクセスし、業務処理システムにログインした承認者（課長）は、業務処理のトップメニューから未承認案件の問合せを選択する。ＨＴＴＰサーバー１１は未承認案件問合せのメッセージを受付けると、データベースサーバー３０に対して問合せを行なう（図５（６））。ワークフロー管理手段３２は、承認者（課長）の未承認リストデータをワークフローデータベース３７より検索抽出し、応答する（図５（６）′）。この内容は承認者（課長）のコンピュータ画面に表示される。次に、承認者（課長）はそのリストから１件の番号を選択して承認処理リクエストを発行する。このリクエストメッセージを受けたＨＴＴＰサーバー１１は、フォーム作成手段２２を呼び出す（図５（７））。フォーム作成手段２２は、サーバー３０に対して該当する稟議番号の文書データを要求する（図５（８））。データベース管理手段３１は文書データベース３８から該当する文書データを抽出して、フォーム作成手段２２に提供する（図５（８）′）。フォーム作成手段２２は、入手した文書データと稟議処理のために用意されている電子的フォームのフォーム情報を参照し、承認者（課長）に相応しいフォームを作成してＨＴＴＰサーバー１１を介して承認者（課長）に作成したフォームを提供する（図５（９））。提供されるのは図３（Ｂ）で示したフォームである。
【００２９】
承認者（課長）は、コンピュータ画面に表示されるフォームの内容を確認し、必要事項を記入して承認ボタンを押すなどの操作により、承認文書の登録を要求する。承認文書の登録要求を受付けたＨＴＴＰサーバー１１は、データベースサーバー３０に対して承認文書登録をリクエストする（図５（１０））。データベース管理手段３１は承認文書を文書データベース３８に登録する。引き続き、ワークフロー管理手段３２が動作し、ワークフローデータベース３７において、承認文書の稟議番号によって特定されるワークフローを記録するレコードが更新される。この結果、承認者（課長）の直接の上位に位置する承認者（部長）についての未承認リストに前記稟議番号がエントリーされる（図５（１１）′）。
【００３０】
このようにして、稟議起案承認の業務処理が進行する。小口出金清算その他業務処理についても同様である。業務の進行に必要な入力フォームは、その都度、フォーム作成手段２２が当該フォームについて必要な情報を記録したフォーム情報２９を参照することにより、適切な項目構成で作業者に提供される。
【００３１】
ここまでの説明では、フォームとしては稟議書を取り上げて、会社内における稟議書の起票者、承認者に応じて提供されるフォームが変わる例を示した。より一般には、一つの帳票が、それを扱う異なる属性あるいは異なる役割を持つ者によって扱われる場合に、扱う者の属性または役割によって項目のアクセス属性を変えて帳票を提供しなければならない場合に同様に応用できる。
【００３２】
例えば、宅配便の伝票では、依頼者記入用、依頼者控え、取次者記入用、取次ぎ者控え、配送会社記入用、配送会社控え、配送物貼り付け用、送り先控え、といった一連の伝票が、依頼者、取次店、配送会社受付係り、配送会社配送係り、届け先、といった数種類の異なった役割の利用者に使用される。したがって、これら一連の伝票を１つのフォームとして定義し、図６のようなユーザー情報定義ファイルを用意することにより、利用者の役割に応じた電子的フォームを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本発明の実施形態であるフォーム提供システム１の構成を説明する全体構成図である。
【図２】それぞれのフォームを定義するフォーム情報の内容を説明する図である。
【図３】図２のユーザー情報定義ファイルにしたがって利用者に提供されるフォームを例示した図である。
【図４】フォーム提供システム１を利用した場合のワークフローを説明する図である。
【図５】フォーム提供システム１を利用した場合のワークフローを説明する図である。
【図６】ユーザー情報定義ファイルの別の例である。
【符号の説明】
【００３４】
１    フォーム提供システム
９    ＩＰネットワーク
１０  ＷＷＷサーバー
１１  ＨＴＴＰサーバー
１２  ＧＵＩ提供手段
２０  アプリケーションサーバー
２２  フォーム作成手段
２９  フォーム情報
３０  データベースサーバー
３１  データベース管理手段
３２  ワークフロー管理手段
３７  ワークフローデータベース
３８  文書データベース
３９  部門組織データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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