(57)【要約】【課題】ページを追加するか、新規ファイルを作成するか不明の場合でも、検索モード及び追加モードの両方を実行することなく、簡単に登録を行えるファイリング装置を提供することを目的とする。【解決手段】ユーザーがインデックス、文書名、文書番号等の附属情報のうち１つを指定すると、検索手段は指定された附属情報を持つ文書ファイルがないか光磁気ディスクドライブ５中を検索する。なかった場合、文書ファイル選定手段５２は光磁気ディスクドライブ５に新規の文書ファイルを作成する準備をし、あった場合文書ファイル選定手段５２は候補表示画面に候補文書ファイルを表示する。【選択図】図４
2005235231.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索の結果既に同じ附属情報の付された文書ファイルが存在していた場合当該１あるいはそれ以上の文書ファイルを表示しまた存在しなかった場合決定された附属情報を持つ新規の文書ファイルを前記記憶手段に作成するための信号を発生する文書ファイル選定手段、前記文書ファイル選定手段が表示した１あるいはそれ以上の文書ファイルのうち選択された文書ファイルあるいは新規の文書ファイルに原稿データを登録する原稿登録手段を備えるファイリング装置。
【請求項２】
原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、前記原稿登録手段により原稿が登録された時期及び前記付与手段により指定された時期及び保存年限のうち少なくとも１つである登録指定時期を含む附属情報と原稿データを文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索の結果表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備えるファイリング装置。
【請求項３】
登録指定時期が、原稿登録手段による原稿データ追加あるいは修正及び付与手段による附属情報の修正の最後に行われた時期であることを特徴とする請求項２記載のファイリング装置。
【請求項４】
原稿データに対し原稿データ上の座標及び領域のうち少なくとも１つに対応する位置情報を含む附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち前記付与手段により決定された附属情報を持つ文書ファイルを検索する文書ファイル検索手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイルの原稿データを表示する文書表示手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイル中の位置情報に対応する座標あるいは領域を選択的に前記表示手段に表示させる指定位置検索手段を備えたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項５】
文書表示手段が、原稿データとともに検索位置情報に対応する領域指定画像を共に表示することを特徴とする請求項４記載のファイリング装置。
【請求項６】
位置情報が座標であり、領域指定画像がポイントマークであることを特徴とする請求項５記載のファイリング装置。
【請求項７】
位置情報が異なる２点の座標で指定される当該２点間の領域であり、領域指定画像が当該２点間に引かれた直線であることを特徴とする請求項５記載のファイリング装置。
【請求項８】
ビットマップ状の原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち前記付与手段により決定された附属情報を持つ文書ファイルを検索する文書ファイル検索手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイルの原稿データを表示する表示手段を備え、原稿データ中の特定画像を認識する認識手段と、前記認識手段に認識された特定画像の位置を記憶する位置情報記憶手段と、文書ファイル中の位置情報に対応する領域を選択的に前記表示手段に表示させる指定位置検索手段を設けたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項９】
ビットマップ状の原稿データに特定画像に相当する画像データを追加する画像修正手段を備えたことを特徴とする請求項８記載のファイリング装置。
【請求項１０】
表示手段の１画面に１回の表示で複数の特定画像が同時に表示された場合、次の表示では当該複数の特定画像以外の特定画像を検索して前記表示手段に表示させるスキップ手段を備えたことを特徴とする請求項８記載のファイリング装置。
【請求項１１】
原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、１あるいはそれ以上の文書ファイルを１つのマージ文書ファイルとして選択するマージ文書ファイル選択手段と、選択されたマージ文書ファイルに関しマージ文書ファイル以外の文書ファイルの附属情報と同じ及びあるいは異なる種類の附属情報を付与する第２の付与手段を設けたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項１２】
マージ文書ファイルに関する附属情報のみを表示するマージ文書附属情報表示手段と、マージ文書ファイルに関する附属情報に従いマージ文書ファイルを検索するマージ文書ファイル検索手段を設けたことを特徴とする請求項１１記載のファイリング装置。
【請求項１３】
１あるいはそれ以上のページよりなる原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、１つの文書ファイル中の同じあるいは異なるページに先頭マークと末尾マークを付与するマーク付与手段と、先頭マーク及び末尾マーク間の１あるいは複数ページをホルダーとして管理するためのホルダー附属情報を付与するホルダー附属情報付与手段とを設け、ホルダー附属情報を表示するホルダー情報表示手段と、ホルダー附属情報に従いホルダー中のページを検索表示するホルダー検索手段を備えたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項１４】
１あるいはそれ以上のページよりなる原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、文書ファイル中のあるページに対し階層的にマークを付与するマーク付与手段と、マーク付与ページに対応する分解ページマーク及びマークの付与されていないページに対応する重畳ページマークを文書ファイル中のページ順に従い表示する文書表示手段と、分解ページマークあるいは重畳ページマークのいずれかを選択するページ指定手段を設け、前記ページ指定手段により重畳ページマークが指定された場合前記文書表示手段が１階層下のレベルで分解ページマークあるいは重畳ページマークを表示するよう構成したことを特徴とするファイリング装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書、カタログ、資料等を光磁気ディスク等の記憶媒体に記憶し、記憶した文書の検索、参照等の行えるファイリング装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、企業内活動で使用する文書量は増加する傾向にあり、その整理の手段として文書、カタログ、資料等をスキャナーで読み込み、そのビットイメージデータを光磁気ディスクに記憶するファイリング装置が用いられている。
【０００３】
以下の説明を明確化するために、まず単語の説明を行う。
【０００４】
「文書ファイル」とは、文書、カタログ、資料等、１あるいはそれ以上のページよりなるひとかたまりを示す。
【０００５】
「原稿データ」とは、文書ファイルを構成する１あるいはそれ以上のページのうちの１ページを構成する原稿のデータを示す。原稿データは、以下の説明ではすべてイメージデータとしているが、ファイリング装置本来の目的から考慮して、原稿データはイメージデータに限られるものではなく、ワードプロセッサソフトウエア等により作成された文書データ及びあるいはテキストデータ、表計算ソフトウエアにより作成された表あるいはグラフ等でも良い。
【０００６】
「インデックス」とは、文書ファイルを分類するための手法のひとつであり、あらかじめ複数のキーワードを設定しておき、それをインデックスとして表示し、文書ファイルを登録する際それらのインデックスのうちのいくつかをユーザーが選択する。データ構造としては１つの文書ファイルのデータに対し、インデックスの個数に対応するフラグが附属している。検索を行う際は、ユーザーがこれらのインデックスのうちのいくつかを検索条件として選択することにより、選択されたインデックスのフラグの立っている文書ファイルが選択される。検索条件として複数のインデックスが選択された場合、一般的には論理和検索、つまり当該選択された複数のインデックスのフラグがすべて立っている文書ファイルが選択される。
【０００７】
「附属情報」とは、１つの文書ファイルに対して附属する、文書名、作成日付、更新日付、インデックスデータ等を示す。
【０００８】
「マーク」とは、あるページに対し、そのページが意味のある特定のページであることを示すために付けられる目印に対応するデータであり、ある文書中のマークの付けられたページのみを検索あるいは印刷することができる。
【０００９】
以下、従来のファイリング装置について説明する。
【００１０】
図１８は従来のファイリング装置の斜視図であり、１は本体キャビネット、２は本体キャビネット１前面に設けられ、記憶した文書の画像あるいは検索のためのデータを表示する液晶ディスプレイ（以下ＬＣＤと略称する。）、３は本体キャビネット１内部に設けられており、原稿を吸入し、排紙トレイ４に排出するイメージスキャナー、５は本体キャビネット１内部に設けられており、イメージスキャナー３により読み込んだ原稿の画像データを記憶する光磁気ディスクドライブ（以下ＭＯと略称する。）、６は種々の操作を行うためのファンクションキー、７はボタン７ａが設けられ、ＬＣＤ２上に現われた項目を選択するためのマウスである。本体キャビネット１には、図１９に示すように、キーボード１０が附属する。キーボード１０には以下に述べるキーが設けられいている。１１は片仮名や英数字等を入力するためのアルファニューメリックキー、１２は文書の選択等を行うためのカーソルキー、１３はＬＣＤ２上に表示された文書ファイル中のページを次のページへ進めるためのページ送りキー、１４はＬＣＤ２上に表示された文書ファイル中のページを前のページへ戻すためのページ戻しキー、１５は検索の結果複数の文書ファイルの画像表示が指定された場合にＬＣＤ２上に表示された文書ファイルの次の候補の文書ファイルを表示するための文書ファイル選択キー、１６はＬＣＤ２上に表示された文書ファイル中のページを特定のページとして指定するためのマークキーである。
【００１１】
図２０は従来のファイリング装置のブロック図であり、１７はファイリング装置に接続されたプリンター、１８はＬＣＤ２、イメージスキャナー３、ＭＯ５、ファンクションキー６、キーボード１０、マウス７、プリンター１７を制御する制御手段である。
【００１２】
図２１は従来のファイリング装置の文書ファイルのデータ構造を示している。
【００１３】
２０は文書ファイルの名称を格納する文書名エリア、２１はユーザーにより指定される文書ファイルの作成日を格納する作成日付エリア、２２は文書ファイル中の原稿データの修正、更新、追加あるいは文書ファイルに関する附属情報の修正、更新、追加の行われた時点で制御手段１８によって自動的に入力される更新日を格納する更新日付エリア、２３はユーザーにより指定される文書ファイル文書番号を格納する文書番号エリアである。２４は制御手段１８によって自動的に入力される内部管理ナンバーを格納する内部管理ナンバーエリアである。内部管理ナンバーは、文書ファイル単位のシリアルナンバーとなる。２５はユーザーにより指定されるインデックスを格納するインデックスエリア、２６は原稿データを記憶するページエリアであり、ページエリア２６にはそのページにマークの有無のデータを格納するマークエリア２６ａが設けられている。ページエリア２６は文書ファイルを構成するページ数分作成される。
【００１４】
図２２は附属情報の登録画面及び文書ファイルの検索画面を示す平面図であり、３０はＬＣＤ２の表示画面、３１はインデックスを表示するインデックスセルであり、マウスカーソル３５を希望するインデックスセル３１上に移動し、ボタン７ａを押すことによりインデックスが選択される。一旦選択したインデックスを解除する場合、再びマウスカーソル３５を希望するインデックスセル３１上に移動し、ボタン７ａを押すことによりインデックスが解除される。ユーザーは予めインデックスセル３１に「特許」、「新案」等のインデックスを登録しておく必要がある。３２は文書ファイルの名称を登録するための文書名入力エリアであり、文書名入力エリア３２に入力された文書名は文書名エリア２０に格納される。３３は文書番号を入力するための文書番号入力エリアであり、文書番号入力エリア３３に入力された文書名は文書名エリア２０に格納される。３４は作成日付を入力するための日付入力エリアであり、日付入力エリア３４に入力された日付は作成日付エリア２１に格納される。
【００１５】
図２３は文書ファイルの検索の結果文書ファイルの候補を表示する候補表示画面の平面図であり、４０は候補の文書ファイルのナンバーを表示するナンバー表示エリア、４１は候補の文書ファイルの文書名を表示する文書名表示エリア、４２は候補の文書ファイルの文書番号を表示する文書番号表示エリア、４３は候補の文書ファイルの作成日付を表示する作成日付表示エリア、４４は候補の文書ファイルの更新日付を表示する更新日付表示エリア、４５は候補の文書ファイルのページ数を表示するページ数表示エリア、４６は候補の文書ファイルのうちの原稿データの画像を表示する文書ファイルが選択されたことを示す文書選択マークであり、マウスカーソル３５を希望する文書ファイル上に移動し、ボタン７ａを押すこと（以下、クリックと略称する。）によりその文書ファイルが選択され、文書選択マーク４６が表示される。一旦選択した文書ファイルを解除する場合、再びマウスカーソル３５を希望する文書ファイル上に移動し、ボタン７ａを押すことにより文書ファイルが解除され、文書選択マーク４６が消える。
【００１６】
以上のように構成された従来のファイリング装置について、以下その動作を説明する。
【００１７】
まず文書ファイルの登録モードについて説明する。ユーザーは、附属情報の登録画面により予め登録しておいたインデックスセル３１のうち、登録しようとする文書ファイルに対応するインデックスをマウス７で選択する。次に文書名、文書番号、日付よりなる附属情報をアルファニューメリックキー１１等を用いて入力する。次にイメージスキャナー３により、原稿を読み込ませる。原稿データは、ＭＯ５中のページエリア２６に格納され、同様にインデックスはインデックスエリア２５に、文書名は文書名エリア２０に、文書番号は文書番号エリア２３に、日付は作成日付エリア２１にそれぞれ格納される。一方制御手段１８は、内部管理ナンバーエリア２４に文書ファイルナンバーのシリアルナンバーを格納する。
【００１８】
次に検索モードについて説明する。ユーザーは、文書ファイルの検索画面によりインデックスセル３１のうち検索しようとする文書ファイルに対応するインデックスをマウス７で選択する。インデックスを選択した後、ＭＯ５を検索すると候補表示画面に当該選択されたインデックスの付与された文書ファイルの一覧が表示される。このとき、当該選択されたインデックスの付与された文書ファイルがＭＯ５中に存在しなかった場合、候補表示画面には文書ファイルがひとつも表示されないことになる。ユーザーはマウス７により原稿データを見たい文書ファイルに文書選択マーク４６を付ける。候補の選択が完了すると、図２４に示すように選択された文書ファイルの原稿データの画像がＬＣＤ３０に表示される。なお文書の切り換えは文書ファイル選択キー１５により、ページの切り換えはページ送りキー１３及びページ戻しキー１４によりそれぞれ行える。原稿データの画像表示された段階で、その文書ファイル中の原稿データの変更、削除、あるいはその文書ファイルへの新たな原稿データの追加が可能となる。なお、検索条件は、インデックスに限らず、文書名、文書番号、作成日付でも可能であり、文書名に関しては、前方一致、後方一致検索が可能である。
【００１９】
次にマーク付与及び検索について説明する。すでにＭＯ５中に登録された文書ファイルを、検索により読みだし、表示画面３０に原稿データの画像が表示された状態で、ページ送りキー１３及びページ戻しキー１４により意味のあるページを表示しマークキー１６を押下する。この操作により、ＭＯ５中の表示されているページに対応するマークエリア２６ａにフラグが立ち、そのページが意味のあるページであることが記憶される。次に制御手段１８に対し、ユーザーがマーク検索を指示することにより、ある文書ファイル中のマークエリア２６ａにフラグの立っているページが検索され、表示画面３０に原稿データの画像が表示される。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００２０】
しかしながら上記従来の構成では、ある原稿データに関し、その原稿データに関する文書ファイルがすでに存在するのか否かわからない場合、まず検索モードでその原稿データに付与するべき附属情報と同じ附属情報をもった文書ファイルが存在しているかどうかを確かめ、もし存在していなかった場合次に登録モードで新しく文書ファイルを作成することになるため、インデックス等の入力を２度行い、またモードを切り換える等非常に煩雑であるという課題を有していた。
【００２１】
また従来の構成では、ある附属情報がついた文書ファイルを検索すると、その条件に合致するすべての文書ファイルが候補表示画面にあらわれるが、ＭＯ５中に保持される光磁気ディスク（図では省略されている。）に膨大な数量の文書ファイルが格納されていた場合、候補表示画面に現われる文書ファイルの数もまた膨大となり、候補表示画面中より求める文書ファイルを探すための時間がかかり、全体のスループットが上がらないという課題を有していた。
【００２２】
また従来の構成では、ある文書ファイルの原稿データの画像を表示画面３０に表示した段階で求めるページを探す場合、ページ送りキー１３及びページ戻しキー１４により、１ページずつページをめくっていくか、あるいは予めマークをつけておきマーク検索を行うことになるが、例えば１つの文書ファイルが数百ページにもわたる場合、ページ送りキー１３及びページ戻しキー１４では到底実用にならず、またマーク検索を行う場合でもマークの個数が数十個にもなるため、求めるページに至るまでには時間がかかるという課題を有していた。
【００２３】
さらに従来の構成では、あるテーマに関して複数の文書ファイルがある場合、インデックスセル３１を新たに作るか、あるいは文書名を工夫することにより、インデックスを検索条件として検索するかあるいは文書名で前方一致検索を行うことにより、関係する文書ファイルを検索することになるが、インデックスセル３１の個数は限りがあるためやみくもにこれを増やすことはできず、また文書名に関しては以前につけた文書名をユーザーが記憶しておくかあるいは一旦検索した後に文書名をつけることになり非常に煩雑であるという課題を有していた。
【００２４】
本発明は、以上に記載した課題を解決し、文書ファイル及びページのハンドリングならびにユーザーインターフェースに優れたファイリング装置を提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００２５】
本発明は、検索手段の検索の結果既に同じ附属情報の付された文書ファイルが存在していた場合当該１あるいはそれ以上の文書ファイルを表示しまた存在しなかった場合決定された附属情報を持つ新規の文書ファイルを記憶手段に作成するための信号を発生する文書ファイル選定手段、文書ファイル選定手段が表示した１あるいはそれ以上の文書ファイルのうち選択された文書ファイルあるいは新規の文書ファイルに原稿データを登録する原稿登録手段を備えたものである。
【００２６】
本発明は、原稿が登録された時期及び付与手段により指定された時期のうち少なくとも１つである登録指定時期を含む附属情報と原稿データを文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、検索手段の検索の結果表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備えるものである。
【００２７】
本発明は、原稿データ上の座標及び領域のうち少なくとも１つに対応する位置情報を含む附属情報を付与する付与手段と、文書ファイル検索手段により検索された文書ファイル中の位置情報に対応する座標あるいは領域を選択的に表示手段に表示させる指定位置検索手段を備えたものである。
【００２８】
本発明は、１あるいはそれ以上の文書ファイルを１つのマージ文書ファイルとして選択するマージ文書ファイル選択手段と、選択されたマージ文書ファイルに関しマージ文書ファイル以外の文書ファイルの附属情報と同じ及びあるいは異なる種類の附属情報を付与する第２の付与手段を設けたものである。
【００２９】
上記構成により、附属情報が指定されると、自動的に記憶手段を検索し、新規ファイルを作成するか否か決定ができる。
【００３０】
また上記構成により、検索を行った場合表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルのみを表示する。
【００３１】
また上記構成により、位置情報により文書ファイル中を検索することにより、位置情報の付されたページの領域の画像が表示される。
【００３２】
また上記構成により、マージ文書ファイルの附属情報で検索することにより、複数の文書ファイルをひとかたまりに検索できる。
【発明の効果】
【００３３】
本発明は、検索手段の検索の結果既に同じ附属情報の付された文書ファイルが存在していた場合当該１あるいはそれ以上の文書ファイルを表示しまた存在しなかった場合決定された附属情報を持つ新規の文書ファイルを記憶手段に作成するための信号を発生する文書ファイル選定手段、文書ファイル選定手段が表示した１あるいはそれ以上の文書ファイルのうち選択された文書ファイルあるいは新規の文書ファイルに原稿データを登録する原稿登録手段を備えたものであり、附属情報が指定されると、自動的に記憶手段を検索し、新規ファイルを作成するか否か決定ができるため、従来のようにメニューを切り換える必要がないため、スピーディに登録作業が行える。
【００３４】
本発明は、原稿が登録された時期及び付与手段により指定された時期のうち少なくとも１つである登録指定時期を含む附属情報と原稿データを文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、検索手段の検索の結果表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備えるものであり、検索を行った場合表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルのみを表示するため、候補文書ファイルの個数を減らすことが可能となり、ターゲットの文書ファイルに早く達成することができる。
【００３５】
本発明は、原稿データ上の座標及び領域のうち少なくとも１つに対応する位置情報を含む附属情報を付与する付与手段と、文書ファイル検索手段により検索された文書ファイル中の位置情報に対応する座標あるいは領域を選択的に表示手段に表示させる指定位置検索手段を備えたものであり、位置情報により文書ファイル中を検索することにより、位置情報の付されたページの領域の画像が表示されるため、１枚ずつページを確認する必要がないため、大容量の文書ファイルでもスムーズに利用できる。
【００３６】
本発明は、１あるいはそれ以上の文書ファイルを１つのマージ文書ファイルとして選択するマージ文書ファイル選択手段と、選択されたマージ文書ファイルに関しマージ文書ファイル以外の文書ファイルの附属情報と同じ及びあるいは異なる種類の附属情報を付与する第２の付与手段を設けたものであり、マージ文書ファイルの附属情報で検索することにより、複数の文書ファイルをひとかたまりに検索できるため、個々の文書ファイルは個々の文書ファイルとして取り扱えるだけでなく、インデックス等の分類を操作することなく性格の異なる文書を一塊に取り扱うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３７】
原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索の結果既に同じ附属情報の付された文書ファイルが存在していた場合当該１あるいはそれ以上の文書ファイルを表示しまた存在しなかった場合決定された附属情報を持つ新規の文書ファイルを前記記憶手段に作成するための信号を発生する文書ファイル選定手段、前記文書ファイル選定手段が表示した１あるいはそれ以上の文書ファイルのうち選択された文書ファイルあるいは新規の文書ファイルに原稿データを登録する原稿登録手段を備えるファイリング装置。
【００３８】
原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、前記原稿登録手段により原稿が登録された時期及び前記付与手段により指定された時期及び保存年限のうち少なくとも１つである登録指定時期を含む附属情報と原稿データを文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索の結果表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備えるファイリング装置。
【００３９】
登録指定時期が、原稿登録手段による原稿データ追加あるいは修正及び付与手段による附属情報の修正の最後に行われた時期であることを特徴とする請求項２記載のファイリング装置。
【００４０】
原稿データに対し原稿データ上の座標及び領域のうち少なくとも１つに対応する位置情報を含む附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち前記付与手段により決定された附属情報を持つ文書ファイルを検索する文書ファイル検索手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイルの原稿データを表示する文書表示手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイル中の位置情報に対応する座標あるいは領域を選択的に前記表示手段に表示させる指定位置検索手段を備えたことを特徴とするファイリング装置。
【００４１】
文書表示手段が、原稿データとともに検索位置情報に対応する領域指定画像を共に表示することを特徴とする請求項４記載のファイリング装置。
【００４２】
位置情報が座標であり、領域指定画像がポイントマークであることを特徴とする請求項５記載のファイリング装置。
【００４３】
位置情報が異なる２点の座標で指定される当該２点間の領域であり、領域指定画像が当該２点間に引かれた直線であることを特徴とする請求項５記載のファイリング装置。
【００４４】
ビットマップ状の原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち前記付与手段により決定された附属情報を持つ文書ファイルを検索する文書ファイル検索手段と、前記文書ファイル検索手段により検索された文書ファイルの原稿データを表示する表示手段を備え、原稿データ中の特定画像を認識する認識手段と、前記認識手段に認識された特定画像の位置を記憶する位置情報記憶手段と、文書ファイル中の位置情報に対応する領域を選択的に前記表示手段に表示させる指定位置検索手段を設けたことを特徴とするファイリング装置。
【００４５】
ビットマップ状の原稿データに特定画像に相当する画像データを追加する画像修正手段を備えたことを特徴とする請求項８記載のファイリング装置。
【００４６】
表示手段の１画面に１回の表示で複数の特定画像が同時に表示された場合、次の表示では当該複数の特定画像以外の特定画像を検索して前記表示手段に表示させるスキップ手段を備えたことを特徴とする請求項８記載のファイリング装置。
【００４７】
原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、１あるいはそれ以上の文書ファイルを１つのマージ文書ファイルとして選択するマージ文書ファイル選択手段と、選択されたマージ文書ファイルに関しマージ文書ファイル以外の文書ファイルの附属情報と同じ及びあるいは異なる種類の附属情報を付与する第２の付与手段を設けたことを特徴とするファイリング装置。
【００４８】
マージ文書ファイルに関する附属情報のみを表示するマージ文書附属情報表示手段と、マージ文書ファイルに関する附属情報に従いマージ文書ファイルを検索するマージ文書ファイル検索手段を設けたことを特徴とする請求項１１記載のファイリング装置。
【００４９】
１あるいはそれ以上のページよりなる原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、１つの文書ファイル中の同じあるいは異なるページに先頭マークと末尾マークを付与するマーク付与手段と、先頭マーク及び末尾マーク間の１あるいは複数ページをホルダーとして管理するためのホルダー附属情報を付与するホルダー附属情報付与手段とを設け、ホルダー附属情報を表示するホルダー情報表示手段と、ホルダー附属情報に従いホルダー中のページを検索表示するホルダー検索手段を備えたことを特徴とするファイリング装置。
【００５０】
１あるいはそれ以上のページよりなる原稿データを登録する原稿登録手段と、原稿データに対し附属情報を付与する付与手段と、原稿データと附属情報を文書ファイル単位で記憶する文書記憶手段と、前記付与手段により附属情報が決定された場合前記記憶手段に記憶した文書ファイルのうち同じ附属情報の付された文書ファイルを検索する検索手段と、前記検索手段の検索した文書ファイルを表示する文書ファイル選定手段を備え、文書ファイル中のあるページに対し階層的にマークを付与するマーク付与手段と、マーク付与ページに対応する分解ページマーク及びマークの付与されていないページに対応する重畳ページマークを文書ファイル中のページ順に従い表示する文書表示手段と、分解ページマークあるいは重畳ページマークのいずれかを選択するページ指定手段を設け、前記ページ指定手段により重畳ページマークが指定された場合前記文書表示手段が１階層下のレベルで分解ページマークあるいは重畳ページマークを表示するよう構成したことを特徴とするファイリング装置。
【実施例】
【００５１】
以下、本発明の一実施例におけるファイリング装置について説明する。
【００５２】
以下の説明を明確にするために、まず単語の説明を行う。従来例において説明した単語については、本実施例の中でも同様の意味を持つため、説明を省略する。
【００５３】
「マージ文書ファイル」とは、文書ファイルの集合体を示す。例えば、ある技術に関し、特許公報、カタログ、雑誌の記事等がある場合、それぞれ異なる附属情報が付けられていても、それらの文書ファイルを一括して管理するマージ文書ファイルとして登録することができる。マージ文書ファイルも、通常の文書ファイルと同様に附属情報が付けれるため、それぞれの文書ファイルが通常の文書ファイルとして扱えることに加え、集合的なファイルであるマージ文書ファイルを指定することにより複数の文書ファイルを一括して管理、検索できる。またマージ文書ファイルのみを検索することもできるため、使用頻度の高い文書ファイル群をマージ文書ファイルに登録しておくことによりスピーディーな検索が可能となる。
【００５４】
「ホルダー」とは、１文書ファイル中の連続するページの集合体を示す。ホルダーは、先頭ページと末尾ページを指定することにより、その範囲が指定される。ホルダーには、ホルダー名をつけることができる。ホルダーは、幾重にも設定することができる。１段目が「ホルダー」、２段目が「サブホルダー」、３段目が「サブサブホルダー」（以下同様）となる。具体的には、連続するページ中に「先頭ページ」、「先頭ページ」、「末尾ページ」、「末尾ページ」と並んだ場合、両端の「先頭ページ」と「末尾ページ」間の領域がホルダー、中の「先頭ページ」と「末尾ページ」間の領域がサブホルダーとなる。文書ファイル中のホルダーのみを検索することも可能である。
【００５５】
「先頭マーク」とは、ホルダーを構成する先頭ページに付けられる識別記号を示す。
【００５６】
「末尾マーク」とは、ホルダーを構成する末尾ページに付けられる識別記号を示す。
【００５７】
「ポインタ」とは、原稿データ中の特定位置を指し示すための矢印記号を示す。ポインタは、原稿データに重ねてＬＣＤ２に表示されるが、原稿データを修正したものではないため、ユーザーの指定により消去あるいは表示を選択することが可能である。印字時も同様に、ポインタを重ねて印字するか、ポインタを印字しないかユーザーが選択することができる。ポインタを文書ファイル中のいくつかのページの任意の場所に登録しておくことにより、ポインタ検索が可能となる。またＬＣＤ２の表示画面３０の１画面で原稿データの全体が表示できないような場合、１ページに複数のポインタを設定しておき、ポインタ検索を行えば、処理に時間のかかる画面スクロールを行うことなく、早期に目的の画像に達することができる。
【００５８】
「下線検索」とは、文書ファイル中のすべてのページの画像データを検索し、下線あるいは水平直線を認識した位置をＬＣＤ２に表示する検索方法である。下線検索は、読み込み前の原稿に予めつけられていた下線を検索するだけでなく、画像データを修正して付け加えた下線も検索する。下線はファイリング装置を意識しているかいないかにかかわらず、重要な部分に付けられるものであるため、複数のユーザーより共通して使用されるような文書については、早期に重要な部分へ到達するためには下線検索が有効となる。
【００５９】
「分解ページマーク」とは、１つの文書ファイルのレイアウト表示、即ちマークの付されたページの有無、ホルダーの有無のビジュアル表示を行う際に使用されるものであり、文書ファイル中の１ページ目、マーク及び先頭マークの付けられたページに対応する。
【００６０】
「重畳ページマーク」とは、分解ページマークと同様、１つの文書ファイルのレイアウト表示を行う際に使用されるものであり、文書ファイル中の１ページ目以降あるいはマーク以降、次のマーク、先頭マークあるいは最終ページまでのページの塊、あるいは先頭マーク以降のホルダーの塊に対応する。
【００６１】
「ボタン」とは、画面上に表示された領域を示し、その領域にマウスのカーソルを移動させ、クリックすることによりその領域に割り当てられたジョブが実行されるものである。
【００６２】
図１は本発明の一実施例におけるファイリング装置のブロック図であり、２は液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）、３はイメージスキャナー、５は光磁気ディスクドライブ（ＭＯ）、６はファンクションキー、７はマウス、１０はキーボード、１７はプリンターであり、これらは従来例のファイリング装置のものと同様の構成のものであるので説明を省略する。５０は文書ファイルの登録及び修正時にインデックス、文書名、作成日付等の附属情報をＭＯ５に登録するとともに、原稿データ中のポインタの位置をＭＯ５に登録する付与手段、５１は文書ファイルの検索時にユーザーが指定した附属情報によりＭＯ５中の文書ファイルを検索する検索手段、５２は文書ファイル選定手段であり、文書ファイル選定手段５２は、文書登録モードにおいて付与手段５０によりユーザーが指定した附属情報に従って一旦検索手段５１がＭＯ５を検索した結果として、指定した附属情報と同じ附属情報の付された文書ファイルが既に存在していた場合当該１あるいはそれ以上の文書ファイルをＬＣＤ２に表示してユーザーにどの文書ファイルにページを追加するのか選択させ、また存在しなかった場合ユーザーにより指定された附属情報を持つ新規の文書ファイルをＭＯ５に作成するための信号を発生する。また、文書ファイル選定手段５２は、文書検索モードにおいて付与手段５０によりユーザーが指定した附属情報に従って一旦検索手段５１がＭＯ５を検索し、指定した附属情報と同じ附属情報の付された文書ファイル（以下、候補文書ファイルと略称する。）をＬＣＤ２に表示してユーザーにどの文書ファイルを表示するのか選択させる。このとき文書ファイル選定手段５２は、文書ファイル登録時にユーザーが入力した作成日付あるいはその後の更新日である更新日付と、同様にユーザーが登録した保存年限を比較し、作成日付あるいは更新日付よりすでに保存年限が経過してしまっている場合、その文書ファイルは候補文書ファイルとして表示しない。また、ユーザーが予め保存年限メモリー８７に各文書ファイル共通の保存年限を指定しておくことにより、文書ファイルに保存年限が指定されていなかった場合でも、文書ファイル選定手段５２は、ユーザーが入力した作成日付あるいは更新日付と保存年限メモリー８７に指定された保存年限を比較し、作成日付あるいは更新日付よりすでに保存年限が経過してしまっている場合、その文書ファイルは候補文書ファイルとして表示しない。さらにユーザーが予め更新期限データメモリー８８に保存年限よりより短い期間、例えば１ヶ月等を入力しておくことにより、文書ファイル選定手段５２は文書ファイルに附属する保存年限及び保存年限メモリー８７に指定された保存年限より優先して、更新期限データメモリー８８に入力された期間の経過した候補文書ファイルを表示しない。文書ファイル選定手段５２の保存期限比較機能は、文書ファイルに附属する保存年限、保存年限メモリー８７、更新期限データメモリー８８にユーザーがデータを入力しないことによりイネーブルにすることが可能である。５３はイメージスキャナー３により読み込まれた原稿の画像データ、及び候補文書ファイルのうちユーザーが選択した文書ファイル、及びマーク、先頭マーク、末尾マークに従い文書ファイル中の分解ページ及び重畳ページをページ順にＬＣＤ２に表示させる文書表示手段、５４は文書ファイル選定手段５２を通じてユーザーが指定した文書ファイルあるいは新規の文書ファイルに原稿データを登録する原稿登録手段、５５は文書ファイル中に付与手段５０により付与されたポインタを検索する指定位置検索手段、５６は文書ファイルの原稿データ中のアンダーラインを認識するアンダーライン認識手段である。アンダーライン認識手段５６は、縦１０ドット×横４０ドットの領域をサンプリングし、縦方向に１以上３以下の個数のドットが横方向に上下１ドット以内のずれの範囲内で連続していた場合、水平直線があると認識する。５７は原稿データに対し、アンダーラインとしてアンダーライン認識手段５６に認識されうる画像データを追加する画像修正手段、５８はアンダーライン認識手段５６によって認識された原稿データ中のアンダーラインの座標を記憶する位置情報記憶手段、５９はＬＣＤ２の表示画面中に２つ以上のアンダーラインが表示された場合、原稿上後ろに位置するアンダーラインについては表示されたものとして、次の表示時点ではそのアンダーラインについてはスキップし、その次のアンダーラインの画像から表示するアンダーラインスキップ手段、６０はあるいは複数の文書ファイルをマージ文書ファイルとして選択するマージ文書ファイル選択手段、６１はマージ文書ファイルに対して文書名、作成日付等の附属情報を付与する第２の付与手段、６２はＭＯ５中のマージ文書ファイルの文書名、作成日付等の附属情報を表示するマージ文書附属情報表示手段、６３はユーザーの指定した附属情報に従いマージ文書ファイルのみを検索するマージ文書ファイル検索手段、６４は文書ファイル中のページにマーク、先頭マーク、末尾マークを指定するマーク付与手段、６５は先頭マークの付与されたページより始まり末尾マークの付与されたページで終了するホルダーに対し、ホルダー名を付与するホルダー附属情報付与手段、６６は文書ファイル中のホルダーの名称をＬＣＤ２に表示するホルダー情報表示手段、６７はユーザーによりホルダー名が指定された場合そのホルダー中のページをＬＣＤ２に表示させるホルダー検索手段、６８はユーザーが重畳ページマークあるいは分解ページマークのいずれかをマウス７により選択したことを検出し、文書表示手段５３に１階層下のホルダー、マークを表示させるページ指定手段である。６９は、これらを統合して制御する制御手段である。
【００６３】
図２は本発明の一実施例におけるファイリング装置のデータ構造を示す図。７０は文書ファイル、マージ文書ファイル、ホルダーに附属する情報のユニット全体を示しており、ユニット７０は以下のデータエリアからなる。７１はユニット７０が文書ファイル、マージ文書ファイル、ホルダーのいずれに附属のものかを示す識別データを記憶する文書／マージ／ホルダーエリア、７２はユーザーに指定された文書名、マージ文書名、ホルダー名のいずれかを記憶する文書名エリア、７３はユーザーに指定される作成日付エリア、７４は文書ファイル、マージ文書ファイル、ホルダー中の原稿データの修正、更新、追加あるいは文書ファイルに関する附属情報の修正、更新、追加の行われた時点で制御手段６９によって自動的に入力される更新日を格納する更新日付エリア、７５はユーザーにより指定される文書ファイル文書番号を格納する文書番号エリア、同じく７６はユーザーにより指定される文書ファイルの保存年限を格納する保存年限エリアである。７７は制御手段６９によって自動的に入力される内部管理ナンバーを格納する内部管理ナンバーエリアである。内部管理ナンバーは、文書ファイル単位のシリアルナンバーとなる。７８はユーザーにより指定されるインデックスを格納するインデックスエリアである。７９はユーザーにより指定されたポインタに対応するページ数とそのページ中での座標を記憶する検索位置エリアである。８０は文書ファイル中に設けられたホルダーに関する情報を記憶するホルダーエリアであり、ホルダーエリア８０はホルダー名を記憶する名称エリア８１、先頭マークの位置を記憶する先頭マークエリア８２及び末尾マークの位置を記憶する末尾マークエリア８３より構成されている。ユーザーにより複数のホルダーが指定された場合、ホルダーエリア８０はホルダーの個数と同じ個数設けられることになる。８４は原稿データを記憶するページエリアであり、ページエリア８４にはそのページに対しマークが付けられているかどうか、またそのマークに対応するマーク名を記憶するマークエリア８５が設けられている。ページエリア８４は文書ファイルを構成するページ数分作成される。８６はマージ文書ファイルの場合のみ確保される構成文書エリアであり、マージ文書ファイルを構成する文書ファイルの文書名を記憶する。
【００６４】
ユニット７０がマージ文書ファイルに関するものであった場合、文書名エリア７２にはマージ文書ファイル名が記憶される。また更新日付エリア７４には、各文書ファイルのうち最も後の時点で修正された文書ファイルの更新日付が制御手段６９により自動的に入力される。さらに文書番号エリア７５、ホルダーエリア８０及びページエリア８４は確保されない。またこのときのみ構成文書エリア８６が確保される。マージ文書ファイルに関するユニット７０は、文書ファイルと同様の扱いとなり、独立した文書ファイルとして検索される。
【００６５】
次にユニット７０がホルダーに関するものであった場合、文書名エリア７２にはホルダー名が記憶される。また更新日付エリア７４、文書番号エリア７５、保存年限エリア７６、内部管理ナンバーエリア７７、インデックスエリア７８、検索位置エリア７９、ホルダーエリア８０、ページエリア８４、構成文書エリア８６は確保されない。
【００６６】
図３は本発明の一実施例におけるファイリング装置の附属情報の登録画面である附属情報指定画面を示す平面図であり、１００はＬＣＤ２に表示された表示画面、１０１はマウス７で操作されるマウスカーソル、１０２は予めユーザーに指定されたインデックス、１０３は「文書名」、「文書番号」、「日付」、「保存年限」を表示しており、これらをユーザーが入力するための入力ウインドウ、１０４は文書名を入力する文書名入力エリア、１０５は文書番号を入力するための文書番号入力エリア、１０６は作成日付を入力するための作成日付入力エリア、１０７は保存年限を入力するための保存年限入力エリアである。
【００６７】
マージ文書ファイルが指定された場合、附属情報指定画面においては入力ウインドウ１０３の「文書名」は「マージ文書名」に変更して表示され、かつ「文書番号」は表示されない。ユーザーはインデックス、マージ文書名、作成日付を指定することができる。
【００６８】
また、マークあるいはホルダーが指定された場合、インデックス１０２は表示されず、また入力ウインドウ１０３中は「文書名」のみが「マーク名」あるいは「ホルダー名」として表示され、また文書名入力エリア１０４が表示される。ユーザーはマーク名あるいはホルダー名を指定することができる。
【００６９】
図１３は本発明の一実施例におけるファイリング装置の文書ファイルの検索画面を示す平面図であり、１８０はマージ文書ファイルを検索するマージ文書ファイル検索ボタンである。
【００７０】
図５は本発明の一実施例におけるファイリング装置の文書ファイルの検索の結果文書ファイルの候補を表示する候補表示画面を示す平面図であり、１１０は「ＮＯ」、「文書名」、「文書番号」、「作成日付」、「更新日付」、「枚数」を表示するアイテムバー、１１１は候補の文書ファイルのナンバーを表示するナンバー表示エリア、１１２は候補の文書ファイルの文書名を表示する文書名表示エリア、１１３は候補の文書ファイルの文書番号を表示する文書番号表示エリア、１１４は候補の文書ファイルの作成日付を表示する作成日付表示エリア、１１５は候補の文書ファイルの更新日付を表示する更新日付表示エリア、１１６は候補の文書ファイルのページ数を表示するページ数表示エリア、１１７は候補の文書ファイルのうちの原稿データの画像を表示する文書ファイルが選択されたことを示す文書選択マークであり、マウスカーソル１０１を希望する文書ファイル上に移動し、ボタン７ａを押すことによりその文書ファイルが選択され、文書選択マーク１１７が表示される。一旦選択した文書ファイルを解除する場合、再びマウスカーソル１０１を希望する文書ファイル上に移動し、クリックすることにより文書ファイルが解除され、文書選択マーク１１７が消える。ページ数表示エリア１１６は、マージ文書ファイルについてブランクが表示される。
【００７１】
マージ文書ファイルのみを検索した場合、アイテムバー１１０の「文書名」の表示は「マージ文書名」に変更され、「枚数」は「文書数」となり、文書名表示エリア１１２にはマージ文書ファイルの文書名が、またページ数表示エリア１１６には文書数が表示される。なお、その後１つのマージ文書ファイルが選択されると、候補表示画面は通常の文書ファイルの検索の結果と同様になり、選択されたマージ文書ファイルを構成する文書ファイルの一覧が表示される。
【００７２】
候補表示画面により１つの文書ファイルを選択し、その中でホルダー検索を行った場合、候補表示画面中アイテムバー１１０の「文書名」は「ホルダー名」に変更され、「文書番号」、「更新日付」、「枚数」は表示されない。同様に文書名表示エリア１１２にはホルダー名が表示され、文書番号表示エリア１１３、更新日付表示エリア１１５、ページ数表示エリア１１６にはブランクが表示される。
【００７３】
図１１は本発明の一実施例におけるファイリング装置のキーボード１０よりユーザーがマージ文書ファイルの設定、解除を行うことを指示した場合に表示されるマージ文書ファイル設定画面を示した図であり、１６０は文書選択マーク１１７で指定された１あるいは複数の文書ファイルをマージ文書ファイルとして登録するためのマージ指定ボタン、１６１は文書選択マーク１１７で指定された１つのマージ文書ファイルを解除するためのマージ解除ボタン、１６２はマージ文書ファイル設定画面を解除し、通常の候補表示画面へ復帰するリターンボタンである。
【００７４】
図６は本発明の一実施例におけるファイリング装置の文書ファイルの画像データを表示するとともに各種の機能を表示するメニュー画面を示す平面図であり、１２０は画像修正メニューを呼び出す画像修正ボタン、１２１はマーク付与メニューを呼び出すマーク付与メニューボタン、１２２は原稿データ中にポインタを設定するためのポインタ設定ボタン、１２３はイメージスキャナー３により読み込んだ画像データにさらにページを追加するためのページ追加ボタン、１２４はその他のメニューを呼び出すためのメニュー呼び出しボタンである。
【００７５】
図８は本発明の一実施例におけるファイリング装置の画像修正画面を示す平面図であり、１３０は直線を引くための直線ボタン、１３１は指定した領域の画像データを消去するための領域消去ボタン、１３２は自由曲線を描くためのフリーボタン、１３３はメニュー画面へ復帰するための戻りボタン、１３４は画像修正により作成された直線である。
【００７６】
図１０は本発明の一実施例におけるファイリング装置の画像検索画面を示す平面図であり、１４０はユーザーにより設定されたポインタの位置を示すポインタマーク、１５０は文書ファイルに付けられたポインタを次々に検索するポインタ検索ボタン、１５１は画像データ中に予め存在しているかあるいは後で追加されたアンダーラインを次々に検索する下線検索ボタン、１５２は文書ファイル中のホルダーを検索するホルダー検索ボタン、１５３は画像データ中に予め存在しているかあるいは後で追加されたアンダーラインである。
【００７７】
図１４は本発明の一実施例におけるファイリング装置のマーク付与画面を示す平面図であり、１７０は表示されたページにマークを付与するためのマーク付与ボタン、１７１は表示されたページに先頭マークを付与するための先頭マーク付与ボタン、１７２はそのページのマークを解除するマーク解除ボタンである。先頭マーク付与ボタン１７１により表示画面１００に表示されたページがホルダーの先頭ページとして指定されると、図１５に示すように画面が切り替わり、先頭マーク付与ボタン１７１は表示されたページに末尾マークを付与するための末尾マーク付与ボタン１９０に切り替わる。
【００７８】
図１６は本発明の一実施例におけるファイリング装置の構造のレイアウト画面を示す図であり、２００は「文書名」、「文書番号」、「日付」を表示する附属情報ウインドウ、２０１は文書名を表示する文書名表示エリア、２０２は文書番号を表示する文書番号表示エリア、２０３は作成日付を表示する作成日付表示エリア、２０４は分解ページマーク、２０５は重畳ページマーク、２０６はマークが付与されたページであることを示す指定マーク、２０７はマークに対応して付けられたマーク名を表示するマーク名表示エリア、２０８はホルダーが設定されていることを示すホルダーマーク、２０９はホルダー名を表示するホルダー名表示エリアである。ユーザーが重畳ページマーク２０５を指定すると、図１７に示すようにレイアウト画面は１階層下のレイアウトを表示する。この状態において、附属情報ウインドウ２００には新たに「ホルダー」が表示され、ホルダー名表示エリア２２０が現われる。また指定マーク２０６及びホルダーマーク２０８は１階層下のマーク及びホルダーを示しており、これらに対応してサブマーク名表示エリア２２１及びサブホルダー名表示エリア２２２が現われる。
【００７９】
以上の様に構成された本実施例のファイリング装置について、以下その動作を説明する。
【００８０】
まず文書の登録について説明する。図４は本発明の一実施例におけるファイリング装置の原稿登録のフローチャートである。まずステップ２３０でユーザーはキーボード１０より原稿の登録を指示する。この操作によりステップ２３１で図３に示す附属情報指定画面が現われる。ユーザーは登録しようとする文書に関するインデックス、文書名、文書番号等の附属情報のうちの１つあるいはそれ以上を指定する。このときユーザーは何も指定しないこともできる。指定が完了すると、ステップ２３２で検索手段５１はユーザーが指定した附属情報を持つ文書ファイルがないかＭＯ５中を検索する。文書ファイルがなかった場合、ステップ２３４で文書ファイル選定手段５２はＭＯ５中に新規の文書ファイルを作成する準備を開始する。次にステップ２３７で再び図３に示す附属情報指定画面が現われ、ユーザーは全ての附属情報を登録する。登録が終わった時点で原稿をイメージスキャナー３により読み込み、原稿登録手段５４がＭＯ５中に新規の文書ファイルを作成する。次にステップ２３３で候補文書ファイルがあった場合、ステップ２３５で文書ファイル選定手段５２はその結果を図１２に示す候補表示画面に候補文書ファイルを表示する。ステップ２３６でユーザーが図中ナンバー１から５までのうちの１つの文書ファイルを選択した場合、ステップ２３７で原稿登録手段５４はその文書ファイルに原稿データを追加する。このとき附属情報指定画面は表示されない。またステップ２３６でユーザーがナンバー６の新規ファイルを選択した場合ステップ２３７で再び図３に示す附属情報指定画面が現われ、ユーザーは全ての附属情報を登録する。登録が終わった時点で原稿をイメージスキャナー３により読み込み、原稿登録手段５４がＭＯ５中に新規の文書ファイルを作成する。なお、ステップ２３１でユーザーが附属情報を指定しなかった場合、ステップ２３２ではＭＯ５中に登録しているすべての文書ファイルが候補表示画面に表示されることになる。
【００８１】
次に文書の検索について説明する。ユーザーはキーボード１０より文書ファイルの検索を指示する。この操作により図３に示す附属情報指定画面が現われる。ユーザーは検索しようとする文書に関するインデックス、文書名、文書番号等の附属情報のうちの１つあるいはそれ以上を指定する。検索手段５１はＭＯ５中を検索し、指定された附属情報を持つ文書ファイルを図１２に示す候補表示画面に表示する。ユーザーがその中の１つあるいはそれ以上の文書ファイルを選択すると、それらの文書ファイルの画像が図６に示すＬＣＤ２の画面に表示される。
【００８２】
次に保存期限比較機能について説明する。保存期限比較機能には３つの形態がある。
【００８３】
まず第１は検索手段５１による、各文書ファイルの保存年限エリア７６に設定された保存年限と、作成日付エリア７３に登録された作成日付あるいは更新日付エリア７４に登録されている更新日付との比較である。検索を行った時点で文書ファイルを登録あるいは最後に更新した日よりすでに保存年限が経過してしまった場合、候補表示画面にはそれらの候補文書ファイルは表示されない。これは例えば図５に示すように、もしユーザーが保存年限を登録していなかった場合５つの候補文書ファイルが候補表示画面に表示されているが、もしユーザーが保存年限としてすべての候補文書ファイルに１年間を指定しており、現在１９９３年５月であった場合図７に示すように候補表示画面にはこの条件に合致する２つの候補文書ファイルしか表示されない。
【００８４】
次に第２は検索手段５１による、保存年限メモリー８７にユーザーが登録した保存年限と作成日付エリア７３に登録された作成日付あるいは更新日付エリア７４に登録されている更新日付との比較である。これは文書ファイルの保存年限エリア７６に保存年限が設定されていなかった場合に比較が行われる。例えば、ＭＯ５に登録した文書ファイルがすべて同じ保存年限である場合に有効である。
【００８５】
次に第３は検索手段５１による、更新期限データメモリー８８にユーザーが登録した更新期限と作成日付エリア７３に登録された作成日付あるいは更新日付エリア７４に登録されている更新日付との比較である。これは保存年限エリア７６に設定された保存年限及び保存年限メモリー８７にユーザーが登録した保存年限の有無にかかわらず、優先して比較がなされる。通常の更新期限メモリー８８には１ヶ月程度の短い期限を設定しておくことにより、原稿データの追加作業を行う際、日常動きのある候補文書ファイルのみが表示されるため、操作が早く行える。
【００８６】
前述したようにこれらの保存期限比較機能は、ユーザーが何も指定しないことにより解除できるものである。
【００８７】
次にポインタ登録について説明する。図６に示すメニュー画面において、マウス７によりポインタ設定ボタン１２２をクリックする。次に表示画面１００上でマウスカーソル１０１を移動させ、ポインタを付与する位置を選択する。次にその位置でクリックすることにより、図９に示すようにポインタマーク１４０が表示される。またこの位置は検索位置エリア７９に記憶される。このポインタマーク１４０は、マウス７で再度クリックすることにより解除される。
【００８８】
次にポインタ検索について説明する。図６に示すメニュー画面において、マウス７によりメニュー呼び出しボタン１２４をクリックする。すると図１０に示すように表示画面１００下部にポインタ検索ボタン１５０が表示される。このポインタ検索ボタン１５０をクリックすることにより、指定位置検索手段５５は検索位置エリア７９を検索し、ポインタの付与されたページを表示画面１００に表示する。このとき表示画面１００には原稿データの画像と同時に矢印上のポインタマーク１４０が表示される。なお、本実施例ではポインタは点の座標として記憶されるが、これは２点により指定される直線あるいは矩形領域でも良い。また文書ファイルをプリンター１７により印字する場合、ユーザーがキーボード１０より指定することにより、ポインタマーク１４０を付けた状態で印字することもポインタマーク１４０を付けずに印字することも可能である。
【００８９】
次に画像修正について説明する。図６に示すメニュー画面において、マウス７により画像修正ボタン１２４をクリックすると、図８に示すように表示画面１００下部に直線ボタン１３０、領域消去ボタン１３１、フリーボタン１３２、戻りボタン１３３が表示される。
【００９０】
まず直線引きについて説明する。直線ボタン１３０をクリックし、次に直線を引く始点にマウスカーソルを移動させ、その位置でクリックする。次に直線の終点にマウスカーソルを移動させ、その位置でクリックする。この操作により直線１３４が画像データ中に登録され、かつ表示される。なお終点の位置は始点より右か左の水平線上のみが指定され、この直線はアンダーライン認識手段５６により、アンダーラインとして認識される。
【００９１】
次に領域消去について説明する。領域消去ボタン１３１をクリックし、次に消去しようとする矩形領域の１頂点にマウスカーソルを移動させ、その位置でクリックする。次に矩形領域の対角線上の１頂点にマウスカーソルを移動させ、その位置でクリックする。この操作により指定された矩形領域内の画像データが消去される。
【００９２】
次に自由曲線について説明する。フリーボタン１３２をクリックし、次に自由曲線の始点の位置でクリックする。つぎにマウスカーソルを移動させると、その軌跡にしたがって自由曲線が描かれる。次に自由曲線の終点でクリックすることにより、自由曲線が終結する。
【００９３】
次にアンダーライン検索について説明する。図６に示すメニュー画面において、マウス７によりメニュー呼び出しボタン１２４をクリックする。すると図１０に示すように表示画面１００下部に下線検索ボタン１５１が表示される。この下線検索ボタン１５１をクリックすることにより、アンダーライン認識手段５６は文書ファイル中の画像データ中のアンダーラインを検索する。検索結果は一旦位置情報記憶手段に記憶し、すべての原稿データを検索し終わった時点で図１０に示すようにアンダーライン１５３の付されたページを表示画面１０に表示する。なお、１回の表示で複数のアンダーラインを表示した場合、アンダーラインスキップ手段５９は次の画面では当該既に表示されたアンダーラインを除いた次のアンダーラインを含む画像をＬＣＤ２に表示させる。
【００９４】
次にマージ文書ファイルについて説明する。
【００９５】
まずマージ文書ファイルを登録する場合、一旦検索を行った後、ユーザーはキーボード１０よりマージ文書ファイルの設定、解除を行うことを指示し、図１１に示すマージ文書ファイル設定画面を表示させる。マウスカーソル１０１により候補文書ファイル中のいくつかを選択し、マージ指定ボタン１６０をクリックすることにより、マージ文書ファイル選択手段６０は選択された候補文書ファイルをマージ文書ファイルとして認識する。次に第２の付与手段が図３に示す附属情報指定画面をＬＣＤ２に表示させ、マージ文書ファイルに関する附属情報をユーザーが登録する。この附属情報はユニット７０に記憶される。
【００９６】
次にマージ文書ファイルを解除する場合、一旦検索を行う。登録されたマージ文書ファイルは、図５に示すように候補表示画面において、ナンバー６に示す候補文書ファイルのように文書番号表示エリア１１３に「マージ」と表示される。ここでキーボード１０よりマージ文書ファイルの設定、解除を行うことを指示し、図１１に示すマージ文書ファイル設定画面を表示させる。マウスカーソル１０１により候補文書ファイル中のマージ文書ファイルを選択し、マージ解除ボタン１６１をクリックすることにより、マージ文書ファイル選択手段６０は選択されたマージ文書ファイルを解除し、そのマージ文書ファイルに対応するユニット７０を消去する。
【００９７】
次にマージ検索について説明する。図３に示す附属情報指定画面が現われた状態でキーボード１０よりマージ検索を行う指定をすると、図１３に示すようにマージ文書ファイル検索ボタン１８０が現われる。検索条件である附属情報を指定した後、マウス７によりこのマージ文書ファイル検索ボタン１８０をクリックすることにより、マージ文書ファイル検索手段６３はマージ文書ファイルのうち指定された附属情報を持つもののみを検索し、候補表示画面に表示する。
【００９８】
次にマージ文書名検索について説明する。キーボード１０よりマージ文書名検索を行う指定をすると、マージ文書附属情報表示手段６２は候補表示画面にＭＯ５中のすべてのマージ文書ファイルを表示する。
【００９９】
次にマーク及びホルダーについて説明する。まずマーク及びホルダーの設定について説明する。図６に示すメニュー画面よりマーク付与メニューボタン１２１をクリックする。すると図１４に示すマーク付与メニューが表示される。この状態でマーク付与ボタン１７０をクリックするとそのページにマークが指定され、マークエリア８５にマークに対応するデータが記録される。また先頭マーク付与ボタン１７１をクリックするとそのページがホルダーの先頭ページとして指定され、先頭マークエリア８２に先頭マークに対応するデータが記録される。また一旦先頭マーク付与ボタン１７１がクリックされると、図１５に示すように先頭マーク付与ボタン１７１は末尾マーク付与ボタン１９１に変わり、先頭マークの付与されたページあるいはそれ以降のページで末尾マーク付与ボタン１９１をクリックするとそのページがホルダーの末尾ページとして指定され、末尾マークエリア８３に先頭マークに対応するデータが記録される。ホルダー附属情報付与手段６５はマークあるいはホルダーが指定されると図３に示す附属情報入力画面を表示させ、ユーザーはマーク名あるいはホルダー名を登録することができる。登録されたデータは、マークエリア８５あるいは名称エリア８１に記憶される。
【０１００】
ホルダーは階層的に設定することが可能である。つまりページ順に先頭マーク、先頭マーク、末尾マーク、末尾マークと並んだ場合、１つのホルダー中にサブホルダーが指定されたことになる。
【０１０１】
また逆に、２つのホルダーは重なるように設定することはできない。つまりある第１層のホルダー中で第２層のホルダーの先頭マークを指定した後、ユーザーが第１層のホルダーの末尾マークのページ以降で第２層のホルダーの末尾マークを指定しようとした場合制御手段６９はこの行為を禁止する。
【０１０２】
次にホルダーの検索について説明する。図１０に示す画像検索画面において、ホルダー検索ボタン１５２をクリックする。するとホルダー情報表示手段６６はホルダーエリア８０を検索し、図５に示す候補表示画面中にその文書ファイル中に指定されたすべてのホルダーの名称を表示する。ユーザーがいずれかのホルダーを選択すると、ホルダー検索手段は指定されたホルダーの最初ページを表示画面１００に表示する。
【０１０３】
次にレイアウト表示について説明する。図６に示すメニュー画面より、ユーザーがキーボード１０よりレイアウトを指示した場合、図１６に示すレイアウト画面が表示される。ユーザーが分解ページマーク２０４をクリックするとそのページの原稿データの画像が表示画面１００に表示され、ユーザーが重畳ページマークをクリックすると、図１７に示すように次の階層がレイアウト表示される。
【産業上の利用可能性】
【０１０４】
本発明によれば、検索を行った場合表示指定期限以降の登録指定時期の付与された文書ファイルのみを表示するため、候補文書ファイルの個数を減らすことが可能となり、ターゲットの文書ファイルに早く達成することができるという有効な効果が得られ、ファイリング装置の文書検索の分野に好適である。
【図面の簡単な説明】
【０１０５】
【図１】本発明の一実施例におけるファイリング装置のブロック図
【図２】本発明の一実施例におけるファイリング装置のデータ構造を示す図
【図３】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図４】本発明の一実施例におけるファイリング装置のフローチャート
【図５】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図６】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図７】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図８】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図９】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１０】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１１】本発明の一実施例におけるファイリング装置のマージ文書設定画面を示した図
【図１２】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１３】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１４】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１５】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１６】本発明の一実施例におけるファイリング装置のレイアウト画面を示す図
【図１７】本発明の一実施例におけるファイリング装置の平面図
【図１８】従来のファイリング装置の斜視図
【図１９】従来のファイリング装置の要部平面図
【図２０】従来のファイリング装置のブロック図
【図２１】従来のファイリング装置の文書ファイルのデータ構造を示す図
【図２２】従来のファイリング装置の平面図
【図２３】従来のファイリング装置の平面図
【図２４】従来のファイリング装置の平面図
【符号の説明】
【０１０６】
１    本体キャビネット
２    液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）
３    イメージスキャナー
４    排紙トレイ
５    光磁気ディスクドライブ（ＭＯ）
６    ファンクションキー
７    マウス
７ａ    ボタン
１０    キーボード
１１    アルファニューメリックキー
１２    カーソルキー
１３    ページ送りキー
１４    ページ戻しキー
１５    文書ファイル選択キー
１６    マークキー
１７    プリンター
１８，６９    制御手段
２０，７２    文書名エリア
２１，７３    作成日付エリア
２２，７４    更新日付エリア
２３，７５    文書番号エリア
２４，７７    内部管理ナンバーエリア
２５，７８    インデックスエリア
２６，８４    ページエリア
２６ａ，８５    マークエリア
３０，１００    表示画面
３１    インデックスセル
３２，１０４    文書名入力エリア
３３，１０５    文書番号入力エリア
３４    日付入力エリア
４０，１１２，２０１    文書名表示エリア
４２，１１３    文書番号表示エリア
４３，１１４    作成日付表示エリア
４４，１１５    更新日付表示エリア
４５，１１６    ページ数表示エリア
４６，１１７    文書選択マーク
５０    付与手段
５１    検索手段
５２    文書ファイル選定手段
５３    文書表示手段
５４    原稿登録手段
５５    指定位置検索手段
５６    アンダーライン認識手段
５７    画像修正手段
５８    位置情報記憶手段
５９    アンダーラインスキップ手段
６０    マージ文書ファイル選択手段
６１    第２の付与手段
６２    マージ文書附属情報表示手段
６３    マージ文書ファイル検索手段
６４    マーク付与手段
６５    ホルダー附属情報付与手段
６６    ホルダー情報表示手段
６７    ホルダー検索手段
６８    ページ指定手段
７０    ユニット
７１    文書／マージ／ホルダーエリア
７６    保存年限エリア
７９    検索位置エリア
８０    ホルダーエリア
８１    名称エリア
８２    先頭マークエリア
８３    末尾マークエリア
８６    構成文書エリア
８７    保存年限メモリー
８８    更新期限データメモリー
１０１    マウスカーソル
１０２    インデックス
１０３    入力ウインドウ
１０６    作成日付入力エリア
１０７    保存年限入力エリア
１１０    アイテムバー
１１１    ナンバー表示エリア
１２０    画像修正ボタン
１２１    マーク付与メニューボタン
１２２    ポインタ設定ボタン
１２３    ページ追加ボタン
１２４    メニュー呼び出しボタン
１３０    直線ボタン
１３１    領域消去ボタン
１３２    フリーボタン
１３３    戻りボタン
１４０    ポインタマーク
１５０    ポインタ検索ボタン
１５１    下線検索ボタン
１５２    ホルダー検索ボタン
１５３    アンダーライン
１６０    マージ指定ボタン
１６１    マージ解除ボタン
１６２    リターンボタン
１７０    マーク付与ボタン
１７１    先頭マーク付与ボタン
１７２    マーク解除ボタン
１８０    マージ文書ファイル検索ボタン
１９０    末尾マーク付与ボタン
２００    附属情報ウインドウ
【図１】
2005235231.tif 000003
【図２】
2005235231.tif 000004
【図３】
2005235231.tif 000005
【図４】
2005235231.tif 000006
【図５】
2005235231.tif 000007
【図６】
2005235231.tif 000008
【図７】
2005235231.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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