(57)【要約】【課題】業務データから抽出した入力項目の数が定型文書に表示可能な項目の数よりも上回った場合の定型文書作成方式に関する。【解決手段】定型文書レイアウト内で表示可能な表示可能アイテム数を記憶した雛型記憶手段、定型文書の各項目に入力するための文書アイテムを記憶した文書記憶手段、定型文書作成指示が入力されると、前記文書記憶手段の文書アイテム数と前記雛型記憶手段の表示可能アイテム数とを比較する比較手段、前記比較手段で前記文書アイテムが前記表示可能アイテム数より多い場合は、非表示アイテム数を算出する算出手段、表示可能アイテム数内の各文書アイテムと前記算出手段にて算出した非表示アイテム数とを出力する出力手段とを有する。【選択図】        図１
2005275552.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
定型文書を作成する文書作成プログラムであり、
コンピュータに、
定型文書レイアウト内で表示可能な表示可能アイテム数を記憶した雛型記憶手段、
定型文書の各項目に入力するための文書アイテムを記憶した文書記憶手段、
定型文書作成指示が入力されると、前記文書記憶手段の文書アイテム数と前記雛型記憶手段の表示可能アイテム数とを比較する比較手段、
前記比較手段で前記文書アイテムが前記表示可能アイテム数より多い場合は、非表示アイテム数を算出する算出手段、
表示可能アイテム数内の各文書アイテムと前記算出手段にて算出した非表示アイテム数とを出力する出力手段、
として機能させることを特徴とする文書作成プログラム。
【請求項２】
前記文書記憶手段は、文書アイテムと関連付けた単位情報を更に有し、
前記出力手段は更に、表示不可能な文書アイテムがある場合は、該文書アイテムに合致する単位情報を前記非表示アイテム数に付加して出力する
ことを特徴とする請求項１記載の文書作成プログラム。
【請求項３】
文書アイテム毎に関連付けられた単位を記憶する単位記憶手段を更に有し、
前記算出手段は更に、前記非表示アイテム数を算出する際に各文書アイテムの単位毎に算出する機能を更に有し、
前記出力手段は更に、非表示アイテムに対応する単位情報と非表示アイテム数とを出力する
ことを特徴とする請求項２記載の文書作成プログラム。
【請求項４】
文書アイテム毎に関連付けられた単位を記憶する単位記憶手段を更に有し、
複数の単位情報と、該複数の単位に関連する分野情報とを関連付けて記憶する分野記憶手段を更に有し、
前記算出手段は更に、非表示アイテム数を算出する際に各文書アイテムの単位を記憶する機能を有し、
前記出力手段は、前記算出手段で抽出した全ての単位情報の種類を含む前記分野情報を前記分野記憶手段から抽出し、前記非表示アイテム数と該抽出した分野情報とを出力する
ことを特徴とする請求項２記載の文書作成プログラム。
【請求項５】
定型文書を作成する文書作成装置であり、
定型文書レイアウト内で表示可能な表示可能アイテム数を記憶した雛型記憶手段と、
定型文書の各項目に入力するための文書アイテムを記憶した文書記憶手段と、
定型文書作成指示が入力されると、前記文書記憶手段の文書アイテム数と前記雛型記憶手段の表示可能アイテム数とを比較する比較手段と、
前記比較手段で前記文書アイテムが前記表示可能アイテム数より多い場合は、非表示アイテム数を算出する算出手段と、
表示可能アイテム数内の各文書アイテムと前記算出手段にて算出した非表示アイテム数とを出力する出力手段と、
からなることを特徴とする文書作成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は予め表示範囲が定められた定型文書を表示する場合の文書作成方式に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、定型フォーマットで使用する文書の作成においては、予め定められたレイアウトに対して入力項目のみについて手動で入力し作成するものはあった（例えば、特許文献１参照。）。また、入力項目に入力する文字列情報に属性情報が無い場合に属性情報を付加して文字列情報と属性情報とを併せた表示に修正するものもあった（例えば、特許文献２参照。）。
【特許文献１】特開平７−６４９８１号公報（図３）
【特許文献２】特開平６−１２５１４号公報（図６）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら従来技術では、業務データから定型文書に必要なアイテムを抽出して、定型文書に入力し、文書を作成する処理については考慮されていなかった。そのため、業務データから抽出した入力項目の数が定型文書に表示可能な項目の数よりも上回った場合に定型文書上で表示することができない。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明の特徴は、定型文書レイアウト内で表示可能な表示可能アイテム数を記憶した雛型記憶手段、定型文書の各項目に入力するための文書アイテムを記憶した文書記憶手段、定型文書作成指示が入力されると、前記文書記憶手段の文書アイテム数と前記雛型記憶手段の表示可能アイテム数とを比較する比較手段、前記比較手段で前記文書アイテムが前記表示可能アイテム数より多い場合は、非表示アイテム数を算出する算出手段、表示可能アイテム数内の各文書アイテムと前記算出手段にて算出した非表示アイテム数とを出力する出力手段、として機能させることを特徴とする。
【０００５】
また、前記文書記憶手段は、文書アイテムと関連付けた単位情報を更に有し、前記出力手段は更に、表示不可能な文書アイテムがある場合は、該文書アイテムに合致する単位情報を前記非表示アイテム数に付加して出力することを特徴とする。
【０００６】
また、文書アイテム毎に関連付けられた単位を記憶する単位記憶手段を更に有し、前記算出手段は更に、前記非表示アイテム数を算出する際に各文書アイテムの単位毎に算出する機能を更に有し、前記出力手段は更に、非表示アイテムに対応する単位情報と非表示アイテム数とを出力することを特徴とする。
【０００７】
また、文書アイテム毎に関連付けられた単位を記憶する単位記憶手段を更に有し、複数の単位情報と、該複数の単位に関連する分野情報とを関連付けて記憶する分野記憶手段を更に有し、前記算出手段は更に、非表示アイテム数を算出する際に各文書アイテムの単位を記憶する機能を有し、前記出力手段は、前記算出手段で抽出した全ての単位情報の種類を含む前記分野情報を前記分野記憶手段から抽出し、前記非表示アイテム数と該抽出した分野情報とを出力することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の構成により、アイテムが表示不可能な状態になった場合に、表示不可能なアイテムに関しては表示不可能な数を表示させることが可能となり、定型文書のレイアウトの崩れが無く、且つ、定型文書を受信した場合であっても情報の漏れが無い効果を奏する。
【０００９】
また、文書アイテムに関連付けられた単位情報を同時に出力可能となり、定型文書の受信先の理解度が深まる効果を奏する。
【００１０】
また、文書アイテムに関連付けられた単位毎の数を同時に出力可能となり、定型文書の受信先の理解度が深まる効果を奏する。
【００１１】
また、文書アイテムに関連付けられた単位の包括的な分野とする単位で表示が可能となる効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下に添付図面を参照して、この発明に係る文書作成プログラムおよび文書作成装置の好適な実施例を詳細に説明する。
【実施例】
【００１３】
図１に文書作成装置構成図を示す。本実施例での文書作成装置２は、入力手段１０、出力手段３０、文書作成手段２０、文書記憶手段２１、雛型記憶手段２２、単位マスタ２３、および単位定義テーブル２４から構成される。入力手段１０は利用者からの文書データ、雛型データ、単位マスタ、単位定義、文書作成依頼などの情報が入力されると文書作成手段２０へ情報を送る機能を有する。文書作成手段２０は入力手段１０の情報に基づき、文書記憶手段２１に文書データの追加、削除、変更、雛型記憶手段２２に雛型データの追加、削除、変更、単位マスタ２３に単位データの追加、削除、変更、および単位定義テーブル２４に単位定義データの追加、削除、変更を行う、あるいは文書作成処理を行う機能を有する。出力手段３０は文書作成手段２０が処理した各結果を表示する機能を有する。
【００１４】
図２に文書記憶手段２１のデータ構成を示す。文書記憶手段２１は、文書ＩＤ２１１、文書項目２１２、項目数２１３、アイテム名２１４で構成される。文書ＩＤ２１１は文書を分類するための文書毎に定められたＩＤである。文書項目２１２は文書ＩＤ２１１に対応して複数あり、文書作成時に雛型の各項目に入力する際、対応付けるためのデータである。項目数２１３は文書項目２１２に該当するアイテムの数が何個あるかを示したものであり、アイテム名２１４の数である。アイテム名２１４は文書項目２１２の具体的なデータであり、文書項目２１２に対して、１あるいは複数のデータを有する。また、予め優先順位を考慮して入力しておく。
【００１５】
図３に雛型記憶手段２２のデータ構成を示す。雛型記憶手段２２は、雛型ＩＤ２２１、雛型項目２２２、表示可能数２２３、単位分割２２４で構成される。雛型ＩＤ２２１は、各雛型を分類するための雛形毎に定められたＩＤである。雛型項目２２２は、雛型ＩＤ２２１に対応して複数あり、文書作成時に文書データの文書項目２１２対応付けるための項目データである。表示可能数２２３は、現在の雛型ＩＤ２２１の雛型項目２２２は文書を作成する場合にいくつ表示可能であるのかを記憶したものである。単位分割２２４は単位を分割可能か否かを判定するフラグであり、文書作成時に複数の単位があった場合に各単位毎に表示するのか、複数の単位をまとめた単位で表示するのかを切り分けるフラグである。
【００１６】
図４に単位マスタ２３のデータ構成を示す。単位マスタ２３はカテゴリ２３１、単位２３２から構成されたものであり、単位と複数の単位がある場合にそれらの複数の単位まとめた単位との関係を記憶したものである。例えば、県、府、道、都の単位があった場合にそれらをまとめた単位は都道府県であるような対応関係を記憶しておく。カテゴリ２３１は、予め単位２３３をまとめて分類したものと対応付け作成し記憶したものである。単位２３２は、社、団体、都、府、県等の単位情報を記憶したものである。
【００１７】
図５に単位定義テーブル２４のデータ構成を示す。単位定義テーブル２４は単位２４１とアイテム名２４２とから構成されたものであり、アイテム名が使用すべき単位を予め記憶したものである。単位２４１は社、団体、都、府、県等の単位情報を記憶したものである。アイテム名２４２は単位２４１に関連付けられる情報を予め登録したものである。例えば、「社」に対応するものである場合は、ＡＢＣ社、ＣＤＥＦ社があると、それらを「社」に対応するものとしてアイテム名２４２に登録する。
【００１８】
次に以上説明した文書作成装置２により文書を作成する処理について説明する。
【００１９】
図６に文書作成のフローチャートを示す。本実施例では、利用者が文書作成依頼を入力して文書を作成する処理について示す。
【００２０】
まず、文書ＩＤが入力されると、文書記憶手段２１内の該当する文書ＩＤ２１１の文書データを読み込み（Ｓ１０１）、雛型ＩＤが入力されると、雛型記憶手段２２内の該当する雛型ＩＤ２２１の雛型データを読込み（Ｓ１０２）、雛型ＩＤ２２１の雛型項目２２２の一覧を作成する（Ｓ１０３）。
【００２１】
次に、文書作成手段２０は、読み込んだ文書ＩＤ２１１に対応する文書項目２１２の一つを読み込み（Ｓ１０４）、作成した雛型項目２２２の一覧中に文書項目２１２と合致する雛型項目があるか否かを判定する（Ｓ１０５）。合致する項目がない場合（Ｓ１０５Ｎｏ）、その文書項目２１２を表示する欄が雛型ＩＤ２２１には存在しないため特に処理を行わずＳ１０７の処理を行う。合致する項目がある場合（Ｓ１０５Ｙｅｓ）、文書の雛型データに適合した文書の表示を行うための表示情報作成処理（Ｓ１０６）を行う。
【００２２】
図７に表示情報作成処理のフローチャートを示す。
【００２３】
表示情報作成処理は、雛型の該当する欄に全てのアイテム名情報を出力することが可能である場合と不可能である場合との２種類あり、その条件により処理を変更する。
【００２４】
まず、文書作成手段２０は、文書項目２１２に対応する項目数２１３と雛型項目２２２に対応する表示可能数２２３とを比較する（Ｓ２０１）。文書項目の項目数２１３が雛型項目の表示可能数以下の場合は（Ｓ２０１Ｎｏ）、文書の表示部分に全ての文書項目を表示可能であるため、表示形式を設定する処理を引き続き行う。
【００２５】
文書項目２１２に該当するアイテム名２１４を読込み（Ｓ２０２）、文書項目２１２に該当するアイテム名２１４について全て読込んだかを判定する（Ｓ２０３）。全て読込んでいない場合には（Ｓ２０３Ｎｏ）、Ｓ２０２に戻り引き続き読込み処理を行う。一方、全て読込んだ場合は（Ｓ２０３Ｙｅｓ）、全ての読込んだアイテム名２１４を表示用データとして保存する（Ｓ２０４）。
【００２６】
また、文書項目の項目数２１３が雛型項目の表示可能数よりも大きい場合は（Ｓ２０１Ｙｅｓ）、文書の表示部分に全ての文書項目を表示できないため、表示形式を変更するための表示情報作成処理Ｂを行う（Ｓ２０５）。
【００２７】
図８に表示情報作成処理Ｂのフローチャートを示す。
【００２８】
表示情報作成処理Ｂは、文書項目の項目数２１３が雛型項目の表示可能数よりも大きい場合、文書の表示部分に全ての文書項目を表示できないため、表示形式を変更するための処理である。
まず、文書項目２１２に該当するアイテム名２１４を読込み（Ｓ３０１）、文書項目２１２に対応するアイテム名２１４を雛型項目２２２に対応する表示可能数２３３より一つ少ない数（表示可能数２２３  −  1）まで読込み（Ｓ３０２）、（表示可能数２２３  −  1）まで読込んだ場合は（Ｓ３０２Ｙｅｓ）、アイテム名２１４を表示用データとして保存する（Ｓ３０３）。
次に、文書項目２１２のアイテム名２１４には、項目数２１３と表示可能数２３３との差分に１を加えた数（項目数２１３−表示可能数２３３＋１）だけの未読み出しのアイテム名２１４があり、それらを読込む（Ｓ３０４）。
アイテム名２１４に対応する単位定義テーブル２４内のアイテム名２４２に関連する単位情報２４１に基づきアイテム名を各単位毎にカウントする（Ｓ３０５）。
未読み出しのアイテム名２１４をすべて読み込んだか否かを判定する（Ｓ３０６）。アイテム名２１４を全て読込んでいない場合は（Ｓ３０６Ｎｏ）、Ｓ３０４から引き続きアイテム名２１４の読込み処理を行い、アイテム名２１４を全て読込んだ場合は（Ｓ３０６Ｙｅｓ）、表示用データの作成処理を行う。
【００２９】
まず、Ｓ３０５で抽出した単位データは複数か否かを判定する（Ｓ３０７）。
単位データが一種類である場合は（Ｓ３０７Ｎｏ）、Ｓ３０５で抽出した単位データ２３３と単位毎のカウント値とを表示用データとして保存する（Ｓ３０８）。
単位データが複数種類である場合は（Ｓ３０７Ｙｅｓ）、現在の雛型項目２２２に対応する単位分割フラグ２２４が各単位毎に分割して表示する（０）か、各単位を合成して表示する（１）かを判定する（Ｓ３０９）。
各単位を合成して表示する場合（Ｓ３０９Ｙｅｓ）、Ｓ３０５で抽出した各単位情報のカウント値を合計したものと、単位情報２４１に対応する単位マスタ２３内の各単位情報２３２を全て含むカテゴリ２３１とを表示用データとして保存する（Ｓ３１０）。
一方、各単位毎に分割して表示する場合（Ｓ３０９Ｎｏ）、Ｓ３０５で抽出した各単位データののカウント結果と、単位情報２４１とを表示単位データとして保存する（Ｓ３１１）。
【００３０】
文書ＩＤ２１１の全ての文書項目２１２について処理が未完了の場合は（Ｓ１０７Ｎｏ）、他の文書項目２１２が残っているため、Ｓ１０４に戻り、文書項目２１２について雛型項目２２２との合致判定処理を引き続き行う。
【００３１】
一方、文書ＩＤ２１１の全ての文書項目２１２について処理が完了した場合は（Ｓ１０７Ｙｅｓ）、保存した各表示用データを元に文書データ作成処理（Ｓ１１０）を実行し、雛型に文書データを当てはめ、文書を作成する。雛型のみの文書について図８に作成前の雛型画面レイアウトを示す。上記処理を行い、文書データを当てはめた後の文書作成後の文書作成後画面レイアウトをについて図９に示す。
上記文書作成処理を行った結果、限られたアイテム数しか表示できない場所では、「他２名」、「他２カ国」というように表示され、複数の単位がある場合でも「他１府、１道、２県」と表示される。また、単位分割フラグが設定されている項目に関しては、「株式会社」、「有限会社」等ではなく、「他２法人」と表示される。
【００３２】
尚ここでは図示しないが、雛型項目２２２に該当する文書項目２２１が無かった場合は、利用者に知らせる表示を行う、あるいはそのまま処理を続行するなどの処理については、文書の内容により設定を切替え可能とする。
【００３３】
文書作成装置２を構成するハードウェアとしては、ＣＰＵと、ＲＡＭと、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）と、ディスプレイと、キーボードと、マウスとを備える。
【００３４】
入力手段１０は、利用者からの種々の情報を認識し、文書作成手段に送るものである。文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなうキーボードや、タッチパネル式の入力パッドなどである。また、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウインドウの移動やサイズの変更などをおこなうマウスであり、ポインティングデバイスとして同様の機能を備えるものであれば、トラックボール、ジョイスティックなどである。また、ネットワークインターフェースを介して、情報が入力される場合も含む。
【００３５】
出力手段３０はディスプレイなどであり、処理結果を認識可能なものである。また、ネットワークインターフェースを介して、情報が出力される場合も含む。
【００３６】
ＣＰＵは、文書作成装置２全体の制御を司る。ＲＡＭは、文書作成処理のワークエリアとして使用される。ＨＤＤは、文書記憶手段２１、雛型記憶手段２２、単位マスタ２３、単位定義テーブル２４を実現するものであり、各データが記憶される。また記憶手段はＨＤＤではなく、着脱可能な記録媒体として、ＦＤのほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００３７】
以上のように、本発明に係る文書作成プログラムおよび文書作成装置は、予め文書作成データと雛型データとがある場合の文書作成時に有用であり、特に、文書レイアウトを変更してはならない場合に適している。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】文書作成装置構成図
【図２】文書記憶手段２１のデータ構成
【図３】雛型記憶手段２２のデータ構成
【図４】単位マスタ２３のデータ構成
【図５】単位定義テーブル２４のデータ構成
【図６】文書作成のフローチャート
【図７】表示情報作成処理のフローチャート
【図８】表示情報作成処理Ｂのフローチャート
【図９】作成前の雛型画面レイアウト
【図１０】文書作成後画面レイアウト
【符号の説明】
【００３９】
１  文書作成装置２
２  入力手段１０
３  出力手段３０
４  文書作成手段２０
５  文書記憶手段２１
６  雛型記憶手段２２
７  単位マスタ２３
８  単位定義テーブル２４
【図１】
2005275552.tif 000003
【図２】
2005275552.tif 000004
【図３】
2005275552.tif 000005
【図４】
2005275552.tif 000006
【図５】
2005275552.tif 000007
【図６】
2005275552.tif 000008
【図７】
2005275552.tif 000009
【図８】
2005275552.tif 000010
【図９】
2005275552.tif 000011
【図１０】
2005275552.tif 000012