(57)【要約】【課題】  電子データを送信する際に、改変可能なデータを送信する権限に応じた処理を行い、改変防止に関する改善を図ることを目的とする。【解決手段】  画像データを解析して電子データの格納場所を特定するステップと、ユーザ認証を行うステップと、文書の電子データの特定後に、その電子データの送信先を指定するステップと、上記解析結果から電子データの格納場所を参照するステップと、認証したユーザが電子データにアクセスする権限があるかを判断するステップと、アクセス権限がある場合には、改変可能な電子データを送信可能か否かを判断するステップと、改変可能な電子データを送信可能である場合には、改変可能な電子データを選択するステップと、改変可能な電子データを送信不可であると判断した場合には、改変不可の電子データを選択するステップと、上記選択した電子データを、所定の送信先に送信するステップとを有する。【選択図】      図１
2005107709.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成した文書の電子データの格納場所に関する情報及びその他の文書属性情報が埋め込まれた画像データを解析して、上記電子データの格納場所を特定する第１のステップと、
上記画像データの解析を行わせるユーザのユーザ認証を行う第２のステップと、
上記第１のステップにおける文書の電子データの特定した後に、その電子データを送信する送信先を指定する第３のステップと、
上記第１のステップで解析した結果から上記電子データの格納場所を参照する第４のステップと、
上記第２のステップで認証したユーザが、上記電子データにアクセスする権限があるかどうかを判断する第５のステップと、
上記第５のステップでアクセスする権限があると判断した場合には、改変可能な電子データを送信可能か否かを判断する第６のステップと、
上記第６のステップで改変可能な電子データを送信可能であると判断した場合には、送信するデータとして改変可能な電子データを選択する第７のステップと、
上記第６のステップで改変可能な電子データを送信不可であると判断した場合には、送信するデータとして改変不可の電子データを選択する第８のステップと、
上記第７のステップまたは第８のステップで選択した電子データを、上記第３のステップで指定した送信先に送信する第９のステップとを有することを特徴とする文書送信制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書送信制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、作成した文書の電子データを送信する場合、格納されている電子データに対するアクセス権については設定されるようになっていたが、その文書の改変の可、または不可に関する制限の設定はされるようになっていなかった。また、送信先のユーザに電子データの改変を行わせないようにするためには、改変のできない電子データをユーザが選択して送信先に送信するようにしていた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、文書の電子データに対する改変の可または不可に関する制限を設けない場合には、送信先のユーザが文書の改変を行うことが常に可能となり、送信先ユーザが改変後の誤った文書を情報として流してしまうという問題があった。
【０００４】
また、改変を許可しないために電子データ自体にアクセスできないようにした場合には、その電子データの閲覧のみは可能な場合でも閲覧することができないという問題も発生していた。
【０００５】
さらに、送信者が文書の改変の可または不可に従って送信した電子データをさらに送信する場合、閲覧のみ可能な送信先に誤って改変可能な電子データを送信してしまうという問題が発生する可能性もあった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本発明は、上述したような問題点を解決することを目的として、作成した文書の電子データの格納場所に関する情報及びその他の文書属性情報が埋め込まれた画像データを解析して、上記電子データの格納場所を特定する第１のステップと、上記画像データの解析を行わせるユーザのユーザ認証を行う第２のステップと、上記第１のステップにおける文書の電子データの特定した後に、その電子データを送信する送信先を指定する第３のステップと、上記第１のステップで解析した結果から上記電子データの格納場所を参照する第４のステップと、上記第２のステップで認証したユーザが、上記電子データにアクセスする権限があるかどうかを判断する第５のステップと、上記第５のステップでアクセスする権限があると判断した場合には、改変可能な電子データを送信可能か否かを判断する第６のステップと、上記第６のステップで改変可能な電子データを送信可能であると判断した場合には、送信するデータとして改変可能な電子データを選択する第７のステップと、上記第６のステップで改変可能な電子データを送信不可であると判断した場合には、送信するデータとして改変不可の電子データを選択する第８のステップと、上記第７のステップまたは第８のステップで選択した電子データを、上記第３のステップで指定した送信先に送信する第９のステップとを有することを特徴としている。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、送信元、あるいは送信先のユーザが持つ文書の改変の可または不可権限の制限に応じて、電子データの送信を適切且つ自動的に行うことが可能となり、送信先ユーザが改変後の誤った文書を情報として流してしまうとことを防ぐことができる。
【０００８】
また、閲覧のみ可能な権限が付与されたユーザには、閲覧のみを許可することも可能となる。さらに、送信者が文書の改変の可または不可権限に従って、上記電子データを送信する場合、電子データの送信を適切且つ自動的に行うので、閲覧のみ可能な送信先に対して改変可能な電子データを誤って送信してしまうことを防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の実施の形態である文書送信制御方法で利用されるクライアント装置（図４に示すＤ４０３）で電子データをデータベースに登録する際の動作の流れを示すフローチャートである。
【００１０】
図２は、本発明の実施の形態である文書送信制御方法で利用される画像処理装置（図４に示すＤ４０１）で電子データを送信する際の動作の流れを示すフローチャートである。
図３は、本発明の実施の形態である文書送信制御方法が適用される画像処理装置Ｄ４０１のハードウェアの構成を示すブロック図である。
【００１１】
この画像処理装置Ｄ４０１は、中央処理装置（Ｄ３０１）、主記憶装置（Ｄ３０２）、表示装置（Ｄ３０３）、入力装置（Ｄ３０４）、外部記憶装置（Ｄ３０５）、印刷装置（Ｄ３０６）、画像読み取り装置（Ｄ３０７）、ネットワーク装置（Ｄ３０８）、電子メール装置（Ｄ３０９）及びファクス装置（Ｄ３１０）とからその主要部が構成されている。
【００１２】
中央処理装置（Ｄ３０１）は、主記憶装置（Ｄ３０２）、表示装置（Ｄ３０３）、入力装置（Ｄ３０４）、外部記憶装置（Ｄ３０５）、印刷装置（Ｄ３０６）、画像読み取り装置（Ｄ３０７）、ネットワーク装置（Ｄ３０８）、電子メール装置（Ｄ３０９）、及びファクス装置（Ｄ３１０）を制御し、また四則演算、論理演算を受け持っている。
【００１３】
主記憶装置（Ｄ３０２）は、この画像情報処理装置が情報処理を行う上で必要な情報を記憶し、必要に応じて取り出すことができる。
表示装置（Ｄ３０３）は、図形や文字等の処理した結果を表示するものであり、ＣＲＴや液晶、タッチパネル等がある。
入力装置（Ｄ３０４）は、中央処理装置（Ｄ３０１）へ種々の入力を行うものであり、キーボードやマウス、カードリーダ、タッチパネル等がある。
【００１４】
外部記憶装置（Ｄ３０５）は、各種情報を記憶するものであり、磁気記憶装置や光磁気記憶装置等がある。本実施の形態では、外部記憶装置（Ｄ３０５）に文書の電子データを格納する文書データベースを設ける。
印刷装置（Ｄ３０６）は、図形や文字等の処理した結果を印刷するものである。
【００１５】
画像読み取り装置（Ｄ３０７）は、紙の原稿を電子情報に変換するものである。
ネットワーク装置（Ｄ３０８）は、コンピュータネットワークと本ハードウェアとを接続するものである。
電子メール装置（Ｄ３０９）は、コンピュータネットワークを通じて外部とのメールの送受信を受け持ち、ファクス装置（Ｄ３１０）は、外部とのファクスの送受信を受け持つ。
【００１６】
図４は本発明の実施の形態である文書送信制御方法が適用されるネットワーク上に構築されたシステムのハードウェアの構成を示すブロック図である。
本実施の形態では、クライアント装置（Ｄ４０３）から画像処理装置（Ｄ４０１）の外部記憶装置（Ｄ３０５）に設けられた文書データベースに対して文書の電子データを格納し、さらに電子データの格納場所等の文書属性情報を記録した参照文書を、画像処理装置（Ｄ４０１）の印刷装置（Ｄ３０６）から出力する。
【００１７】
また、画像処理装置（Ｄ４０１）を使用して、参照文書の文書属性情報を解析し、文書の電子データを印刷装置（Ｄ３０６）から印刷する。或いは、サーバ装置（Ｄ４０２）に対しての送信や、ファクス装置（Ｄ３１０）を介した公衆回線に対しての送信といった処理を行う。
【００１８】
以下に本実施の形態の説明をおこなう。
電子データをデータベースに登録する際の動作：
まず、クライアント装置（Ｄ４０３）から作成した文書の電子データ（以下、アプリケーションデータという）を画像処理装置（Ｄ４０１）の外部記憶装置（Ｄ３０５）に設けられた文書データベースに格納し、格納場所を含む文書属性情報を記録した参照文書を、画像処理装置（Ｄ４０１）の印刷装置（Ｄ３０６）から出力するようユーザが指示する（図１に示すステップＳ１０１）。
【００１９】
次に、文書データベースに格納するアプリケーションデータから改変できない電子データを生成する（ステップＳ１０２）。本実施の形態では、改変できない電子データの形式としてＰＤＦフォーマットを使用する（以下、ＰＤＦデータという）。
【００２０】
ユーザが作成したアプリケーションデータと、ステップＳ１０２で生成したＰＤＦデータとを１つの文書（以下、オリジナル文書という）として合成し（ステップＳ１０３）、上記文書データベースに格納する（ステップＳ１０４）。
【００２１】
次に、生成したオリジナル文書を格納した格納場所に関する情報を、バーコードイメージとして生成する（ステップＳ１０５）。さらに、アプリケーションデータの印刷イメージを生成する（ステップＳ１０６）。
【００２２】
そして、ステップＳ１０５で生成したバーコードイメージと、ステップＳ１０６で生成した印刷イメージとを合成して、参照文書の印刷イメージを作成する（ステップＳ１０７）。そして、これを画像処理装置（Ｄ４０１）に対してコンピュータネットワークを介して送信し、印刷装置（Ｄ３０６）から印刷を行う（ステップＳ１０８）。
【００２３】
電子データを送信する際の動作：
まず、ユーザが画像処理装置（Ｄ４０１）でユーザ認証を行う（ステップＳ２０１）。本実施の形態では、入力装置（Ｄ３０４）よりユーザＩＤとパスワードとを入力することにより、ユーザ認証を行う。
【００２４】
次に、ユーザが入力装置（Ｄ３０４）より電子データの送信先を指定し（ステップＳ２０２）、電子データの検索及び電子データの送信を行うジョブの開始を指示する（ステップＳ２０３）。本実施の形態では、送信先として、aaa@canon.co.jpという電子メールアドレスに送信するものとする。
そして、画像読み取り装置（Ｄ３０７）からステップＳ１０８で印刷された参照文書のスキャンを行う（ステップＳ２０４）。
【００２５】
次に、ステップＳ２０４でスキャンした画像のバーコードの解析を行う（ステップＳ２０５）。本実施の形態では、オリジナル文書を格納した格納場所に関する情報を解析し抽出するものとし、この抽出した情報からオリジナル文書を特定する（ステップＳ２０６）。
【００２６】
次に、ステップＳ２０６で特定したオリジナル文書に対して、ステップＳ２０１で認証したユーザがアクセス可能かどうかを判断する（ステップＳ２０７）。ステップＳ２０７でアクセス不可と判断した場合にはジョブを中断する。
【００２７】
これに対して、ステップＳ２０７でアクセス可能と判断した場合には、改変可能なデータを送信先に対して送信可能かどうかを判断する（ステップＳ２０８）。ステップＳ２０８で送信可能と判断した場合には、改変可能な電子データとしてのアプリケーションデータをステップＳ１０４でデータベースに格納したオリジナル文書の中から選択して（ステップＳ２０９）、これを送信先に送信する（ステップＳ２１１）。
【００２８】
また、ステップＳ２０８で改変可能なデータを送信できないと判断した場合には、改変できない電子データとしてのＰＤＦデータをオリジナル文書の中から選択して（ステップＳ２１０）、これを送信先に送信する（ステップＳ２１１）。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明の実施の形態である文書送信制御方法で利用されるクライアント装置で、電子データをデータベースに登録する際の動作手順を示すフローチャートである。
【図２】本発明の実施の形態である文書送信制御方法で利用される画像処理装置で、電子データを送信する際の動作手順を示すフローチャートである。
【図３】本発明の実施の形態である文書送信制御方法が適用される画像処理装置のハードウェアの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態である文書送信制御方法が適用されるネットワーク上に構築されたシステムのハードウェアの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００３０】
Ｓ１０１  ユーザが文書の格納及び参照文書の印刷を指示する処理
Ｓ１０２  改変できない電子データを生成する処理
Ｓ１０３  オリジナル文書を生成する処理
Ｓ１０４  オリジナル文書を文書データベースへ格納する処理
Ｓ１０５  オリジナル文書を格納した格納場所情報をバーコードとして生成する処理
Ｓ１０６  アプリケーションデータの印刷イメージを生成する処理
Ｓ１０７  印刷イメージとバーコードとを合成する処理
Ｓ１０８  参照文書を印刷する処理
Ｓ２０１  ユーザ認証を行う処理
Ｓ２０２  電子データの送信先を指定する処理
Ｓ２０３  ジョブの開始を指示する処理
Ｓ２０４  参照文書をスキャンする処理
Ｓ２０５  バーコードを解析する処理
Ｓ２０６  オリジナル文書の特定をする処理
Ｓ２０７  オリジナル文書にアクセス可能かどうかを判断する処理
Ｓ２０８  送信先に改変可能なデータを送信可能か判断する処理
Ｓ２０９  送信するデータとして改変可能な電子データの選択処理
Ｓ２１０  送信するデータとして改変できない電子データの選択処理
Ｓ２１１  電子データを送信する処理
Ｄ３０１  中央処理装置
Ｄ３０２  主記憶装置
Ｄ３０３  表示装置
Ｄ３０４  入力装置
Ｄ３０５  外部記憶装置
Ｄ３０６  印刷装置
Ｄ３０７  画像読み取り装置
Ｄ３０８  ネットワーク装置
Ｄ３０９  電子メール装置
Ｄ３１０  ファクス装置
Ｄ４０１  画像処理装置
Ｄ４０２  サーバ装置
Ｄ４０３  クライアント装置
【図１】
2005107709.tif 000003
【図２】
2005107709.tif 000004
【図３】
2005107709.tif 000005
【図４】
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