(57)【要約】【課題】  一度出力した帳票データを、再度データ作成し直すことなく異なる出力先に容易に出力できる帳票出力管理システムを提供する。【解決手段】  帳票名、帳票ＩＤ、ファイル形式、及び送付先の情報を含む帳票管理マスタファイル１を参照して帳票データを作成し、帳票保存用ファイル２へ格納するとともに、帳票保存管理ファイル３へ前記帳票保存ファイルに格納した前記帳票データの管理レコード（時期情報、帳票ＩＤ、登録ジョブＩＤ、ファイル形式、及び抽出状態）を追加する。前記帳票データを出力するときは、帳票管理マスタファイル１、帳票保存用ファイル２、及び前記帳票保存管理ファイルを参照して、帳票データ及び送付先を取得し、帳票保存管理ファイル３から読み出したファイル形式で帳票データを送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
帳票名、帳票ＩＤ、出力する帳票データのファイル形式、及び送付先の情報を含む帳票管理マスタファイルと、前記帳票データを格納する帳票保存ファイルと、前記帳票保存ファイルに格納した前記帳票データの時期情報、前記帳票ＩＤ、前記帳票データを前記帳票保存ファイルから抽出中であることを示すジョブＩＤ、前記ファイル形式、及び前記帳票データの抽出が完了したか否かを示す抽出情報を格納する帳票保存管理ファイルとを有する帳票出力管理システムにおいて、
前記帳票ＩＤを用いて前記帳票管理マスタファイルから前記帳票名を読み出す手段と、
前記帳票管理マスタファイルから読み出した前記帳票名を前記帳票保存ファイルに格納された前記帳票データに付加する第１の付加手段と、
前記第１の付加手段によって前記帳票名が付加された前記帳票データを前記帳票保存ファイルに記憶する記憶手段と、
前記記憶手段によって前記帳票保存ファイルに保存された前記帳票データの前記時期情報、前記帳票ＩＤ、前記ファイル形式、前記ジョブＩＤ、及び前記抽出情報を前記帳票保存管理ファイルに追加する追加手段と、
前記帳票データを出力する出力手段とを有することを特徴とする帳票出力管理システム。
【請求項２】
前記出力手段は、
前記帳票管理マスタファイルから前記送付先の情報を取得する取得手段と、
前記帳票保存ファイルから前記帳票データを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出した前記帳票データに前記送付先の情報を付加する第２の付加手段と、
前記帳票保存管理ファイルから前記ファイル形式を読み出す読出手段と、
前記読出手段によって読み出された前記ファイル形式に基いて、前記第２の付加手段によって前記送付先の情報が付加された前記帳票データを送信する手段とを有することを特徴とする請求項１記載の帳票出力管理システム。
【請求項３】
前記取得手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記送付先の情報を検索することを特徴とする請求項２記載の帳票出力管理システム。
【請求項４】
前記取得手段は、前記時期情報を用いて前記送付先の情報を検索することを特徴とする請求項２記載の帳票出力管理システム。
【請求項５】
前記抽出手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記帳票データを検索することを特徴とする請求項２から４のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項６】
前記抽出手段は、前記時期情報を用いて前記帳票データを検索することを特徴とする請求項２から４のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項７】
前記読出手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記ファイル形式を検索することを特徴とする請求項２から６のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項８】
前記読出手段は、前記時期情報を用いて前記ファイル形式を検索することを特徴とする請求項２から６のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項９】
前記抽出手段による前記帳票データの抽出が行われるとき、前記ジョブＩＤを前記帳票保存管理ファイルに記憶し、
前記抽出手段による前記帳票データの抽出が完了したとき、前記帳票保存管理ファイルに記憶された前記ジョブＩＤを消去することを特徴とする請求項２から８のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項１０】
前記帳票データを出力するとき、前記ジョブＩＤが前記帳票保存管理ファイルに記憶されたことを確認する第１の確認手段を有することを特徴とする請求項９記載の帳票出力管理システム。
【請求項１１】
前記第１の確認手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記登録ジョブＩＤを検索することを特徴とする請求項１０記載の帳票出力管理システム。
【請求項１２】
前記第１の確認手段は、前記時期情報を用いて前記登録ジョブＩＤを検索することを特徴とする請求項１０記載の帳票出力管理システム。
【請求項１３】
前記抽出手段による前記帳票データの抽出が完了したとき、前記抽出情報を更新することを特徴とする請求項２から１２のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【請求項１４】
前記帳票データを出力するとき、前記抽出情報を確認する第２の確認手段を有することを特徴とする請求項１１記載の帳票出力管理システム。
【請求項１５】
前記第２の確認手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記抽出情報を検索することを特徴とする請求項１４記載の帳票出力管理システム。
【請求項１６】
前記第２の確認手段は、前記時期情報を用いて前記抽出情報を検索することを特徴とする請求項１４記載の帳票出力管理システム。
【請求項１７】
前記時期情報が前記帳票データを前記帳票保存管理ファイルに保存した保存年月日であることを特徴とする請求項１から１６のいずれか１項記載の帳票出力管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システムに関し、特に、データ処理装置における再出力機能付き帳票出力管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の帳票管理システムでは、内容が同一の帳票においても、配信先や出力先が異なる場合には、それぞれの配信先や出力先ごとに別の帳票データとして作成し、管理する方法が用いられている。このため、ファイル容量の増大を招くとともに、管理が煩雑となっていた。また、一度出力した帳票でも、配信先や出力先が異なり、コードが違う場合は、再度作成し直すことが必要とされており、ファイル容量の増大とともに、管理が煩雑となっていた。
【０００３】
その理由は、配信先や出力先毎に別帳票として作成し、管理していることが挙げられる。配信先ごとに別帳票として管理している場合、一度出力した帳票でも、配信先や出力先が異なる場合には、再度データを作成し直すことが必要となるからである。
【０００４】
特許文献１は、上記の問題を解決するために、ホストシステムで作成する帳票データの管理を、帳票出力先及び配信先に依存せずに行うことにより、帳票データ保存用ファイルの容量の削減を図るとともに管理の簡素化を実現する帳票作成管理システムを提案している。
【特許文献１】特開２０００−７６３５８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記の発明は以下の問題を有している。
【０００６】
特許文献１では、帳票コードをキーとして、帳票名マスタファイルを検索し、帳票名称及び配信先コードを取得して帳票データを作成し、帳票データファイルへデータを格納しておき、帳票データを出力するときは、帳票データファイルからデータを抽出し、出力する構成をとる。よって、再出力を行うときに、再び帳票名マスタファイルから帳票名称及び配信先コードを取得して帳票データを更新しなければならない。
【０００７】
そこで、本発明は、ホストシステムで作成する帳票データの管理を、帳票出力先及び配信先に依存せずに行うことにより、帳票保存用ファイルの容量の削減を図るとともに、管理の簡素化を実現する帳票作成管理システムを提案することを目的としている。
【０００８】
また、本発明は、一度出力した帳票データを、再度データ作成し直すことなく異なる出力先に容易に出力できる帳票出力管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１記載の発明は、帳票名、帳票ＩＤ、出力する帳票データのファイル形式、及び送付先の情報を含む帳票管理マスタファイルと、前記帳票データを格納する帳票保存ファイルと、前記帳票保存ファイルに格納した前記帳票データの時期情報、前記帳票ＩＤ、前記帳票データを前記帳票保存ファイルから抽出中であることを示すジョブＩＤ、前記ファイル形式、及び前記帳票データの抽出が完了したか否かを示す抽出情報を格納する帳票保存管理ファイルとを有する帳票出力管理システムにおいて、前記帳票ＩＤを用いて前記帳票管理マスタファイルから前記帳票名を読み出す手段と、前記帳票管理マスタファイルから読み出した前記帳票名を前記帳票保存ファイルに格納された前記帳票データに付加する第１の付加手段と、前記第１の付加手段によって前記帳票名が付加された前記帳票データを前記帳票保存ファイルに記憶する記憶手段と、前記記憶手段によって前記帳票保存ファイルに保存された前記帳票データの前記時期情報、前記帳票ＩＤ、前記ファイル形式、前記ジョブＩＤ、及び前記抽出情報を前記帳票保存管理ファイルに追加する追加手段と、前記帳票データを出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の帳票出力管理システムにおいて、前記出力手段は、前記帳票管理マスタファイルから前記送付先の情報を取得する取得手段と、前記帳票保存ファイルから前記帳票データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出した前記帳票データに前記送付先の情報を付加する第２の付加手段と、前記帳票保存管理ファイルから前記ファイル形式を読み出す読出手段と、前記読出手段によって読み出された前記ファイル形式に基いて、前記第２の付加手段によって前記送付先の情報が付加された前記帳票データを送信する手段とを有することを特徴とする。
【００１１】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の帳票出力管理システムにおいて、前記取得手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記送付先の情報を検索することを特徴とする。
【００１２】
請求項４記載の発明は、請求項２記載の帳票出力管理システムにおいて、前記取得手段は、前記時期情報を用いて前記送付先の情報を検索することを特徴とする。
【００１３】
請求項５記載の発明は、請求項２から４のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記抽出手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記帳票データを検索することを特徴とする。
【００１４】
請求項６記載の発明は、請求項２から４のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記抽出手段は、前記時期情報を用いて前記帳票データを検索することを特徴とする。
【００１５】
請求項７記載の発明は、請求項２から６のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記読出手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記ファイル形式を検索することを特徴とする。
【００１６】
請求項８記載の発明は、請求項２から６のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記読出手段は、前記時期情報を用いて前記ファイル形式を検索することを特徴とする。
【００１７】
請求項９記載の発明は、請求項２から８のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記抽出手段による前記帳票データの抽出が行われるとき、前記ジョブＩＤを前記帳票保存管理ファイルに記憶し、前記抽出手段による前記帳票データの抽出が完了したとき、前記帳票保存管理ファイルに記憶された前記ジョブＩＤを消去することを特徴とする。
【００１８】
請求項１０記載の発明は、請求項９記載の帳票出力管理システムにおいて、前記帳票データを出力するとき、前記ジョブＩＤが前記帳票保存管理ファイルに記憶されたことを確認する第１の確認手段を有することを特徴とする。
【００１９】
請求項１１記載の発明は、請求項１０記載の帳票出力管理システムにおいて、前記第１の確認手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記登録ジョブＩＤを検索することを特徴とする。
【００２０】
請求項１２記載の発明は、請求項１０記載の帳票出力管理システムにおいて、前記第１の確認手段は、前記時期情報を用いて前記登録ジョブＩＤを検索することを特徴とする。
【００２１】
請求項１３記載の発明は、請求項２から１２のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記抽出手段による前記帳票データの抽出が完了したとき、前記抽出情報を更新することを特徴とする。
【００２２】
請求項１４記載の発明は、請求項１１記載の帳票出力管理システムにおいて、前記帳票データを出力するとき、前記抽出情報を確認する第２の確認手段を有することを特徴とする。
【００２３】
請求項１５記載の発明は、請求項１４記載の帳票出力管理システムにおいて、前記第２の確認手段は、前記帳票ＩＤを用いて前記抽出情報を検索することを特徴とする。
【００２４】
請求項１６記載の発明は、請求項１４記載の帳票出力管理システムにおいて、前記第２の確認手段は、前記時期情報を用いて前記抽出情報を検索することを特徴とする。
【００２５】
請求項１７記載の発明は、請求項１から１６のいずれか１項記載の帳票出力管理システムにおいて、前記時期情報が前記帳票データを前記帳票保存管理ファイルに保存した保存年月日であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２６】
本発明は、出力先や配信先に依存せずに帳票データの管理を行うことで、帳票データ用のファイル容量を削減することができる。また、出力先や配信先に依存せずに帳票データを保存しているため、帳票データを再度出力するときに、一度出力した帳票の出力先や配信先を変更して、容易に帳票データを再出力することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
本発明は、帳票名、帳票ＩＤ、出力する帳票データのファイル形式、及び送付先情報を含む帳票管理マスタファイルを参照して帳票データを作成し、帳票データを帳票保存用ファイルへ格納するとともに、帳票保存管理ファイルへ前記帳票保存ファイルに格納した前記帳票データの管理レコードの保存年月日、ファイル形式、抽出状態等を追加する。帳票データを出力するときは、前記帳票管理マスタファイル、帳票保存用ファイル、及び前記帳票保存管理ファイルを利用して、帳票データを配信用データファイルに格納された配信先、または自システムに接続されている端末プリンタ宛スプールファイルへ出力する。
【実施例】
【００２８】
図１に本発明を適用した帳票出力管理システム全体の構成を示す。帳票出力管理システムは、帳票管理マスタファイル１、帳票保存用ファイル２、帳票保存管理ファイル３、配信用データファイル４、及び各端末プリンタ宛スプールファイル５から構成される。
【００２９】
帳票管理マスタファイル１は、リレーショナルデータベースよりなる。レコード内の項目には、帳票ＩＤ、帳票名、出力する帳票データのファイル形式、及び送付先の情報が格納されている。なお、検索キーとしては、帳票ＩＤが用いられる。
【００３０】
帳票ＩＤは、システムで一意となる帳票の種類を表すＩＤである。帳票名には、該当する帳票の名称（例えば日本語よりなる）が設定されている。送付先の情報には、帳票データを送付する送付先を表すコードが設定されている。
【００３１】
帳票保存用ファイル２は、リレーショナルデータベースよりなり、帳票データ作成手段Ｉにより作成された帳票データが格納される。
【００３２】
帳票保存管理ファイル３は、リレーショナルデータベースよりなる。レコード内の項目には、帳票保存用ファイル２に格納した帳票データの時期情報（保存年月日、時刻等）、帳票ＩＤ、登録ジョブＩＤ、ファイル形式、及び抽出状態が格納されている。なお、検索キーとしては、帳票ＩＤ又は時期情報（保存年月日、時刻等）が用いられる。各レコードは、帳票データ作成手段Ｉにより追加される。なお、抽出状態として帳票データが未抽出状態の場合には“０”が、抽出済みの場合には“１”が帳票保存管理ファイル３に登録される。抽出状態が帳票保存管理ファイル３に登録されることで、一度抽出した帳票データを再び抽出することを防止する。なお、帳票データを抽出中においては、帳票データを抽出するジョブのＩＤである登録ジョブＩＤが帳票保存管理ファイル３に登録される。登録ジョブＩＤは、帳票データの抽出が完了し帳票状態が帳票保存管理ファイル３に登録されると消去される。ファイル形式は、各帳票データを出力先へ送信するときの形式である。ファイル形式は、出力する帳票データのファイル形式である。例えば、本発明の配信用データファイル４又は各端末プリンタ宛スプールファイル５である。
【００３３】
帳票データ出力手段Ｉは、パラメータで与えられた帳票ＩＤを検索キーとして帳票管理マスタファイル１からの帳票名の取得、帳票名の帳票保存用ファイル２への保存、及び帳票保存管理ファイル３への帳票管理レコード（時期情報、帳票ＩＤ、登録ジョブＩＤ、ファイル形式、及び抽出状態）の追加処理を行う。
【００３４】
帳票データ出力手段ＩＩは、帳票ＩＤを検索キーとして、帳票マスタファイル１から送付先情報を取得する。次に、帳票ＩＤ又は時期情報（保存年月日、時刻情報等）を用い、帳票データを帳票保存用ファイル２から抽出する。なお、帳票データの抽出の完了を確認するために、帳票ＩＤ又は時期情報（保存年月日、時刻等）を用い帳票保存管理ファイル３に登録された抽出状態を確認する。そして、帳票マスタファイル１から取得した送付先情報及び帳票保存用ファイル２から抽出した帳票データを用いて送付先ごとの処理（例えば、送付先ごとの制御コードの付加）を行う。最後に、帳票ＩＤ又は時期情報を用いて出力する帳票データのファイル形式を帳票保存管理ファイル３から読み出し、読み出されたファイル形式（配布先データファイル４、各端末プリンタ宛スプールファイル５等）で送信する。
【００３５】
次に、図２を参照して、帳票データを管理する動作について説明する。
【００３６】
帳票データ出力手段Ｉにより、パラメータで与えられる帳票ＩＤを検索キーとして帳票管理マスタファイル１内のレコード（帳票ＩＤ、帳票名、及び送付先の情報）を検索し（ステップＳ２０１）、取得した帳票名を帳票保存用ファイル２に格納されている帳票データに書き込み、格納する（ステップＳ２０２）。次に、帳票保存管理ファイル３に帳票保存用ファイル２に格納した帳票データの保存年月日、帳票ＩＤ、登録ジョブＩＤ、ファイル形式、及び抽出状態を追加する（ステップＳ２０３）。以上の動作により、帳票データの管理が行われる。
【００３７】
次に、図３を参照して、帳票データを出力する動作について説明する。
【００３８】
帳票データ出力手段ＩＩは、パラメータで与えられた帳票ＩＤ及び保存年月日を用いて帳票データの出力を行う。まず、帳票ＩＤを検索キーとして帳票管理マスタファイル１を該当する送付先の情報を検索する（ステップＳ３０１）。次に、帳票ＩＤ又は保存年月日から該当する帳票データを帳票保存用ファイル２から抽出する（ステップＳ３０２）。帳票データの抽出中は、帳票ＩＤ又は保存年月日を検索キーにして帳票保存管理ファイル３の登録ジョブＩＤ及び抽出状態を確認することができる（ステップＳ３０３）。登録ジョブＩＤが帳票管理ファイル３から消去され、抽出状態“１”が登録されると（ステップＳ３０４／ＹＥＳ）、帳票管理マスタファイル１から取得した送付先の情報及び帳票保存用ファイル２から抽出した帳票データを用い、送付先毎の処理（例えば送付先ごとの制御コード付加などの処理）を行われる（ステップＳ３０５）。次に、帳票ＩＤ又は保存年月日を検索キーにして各帳票データのファイル形式を帳票保存管理ファイル３から読み出し（ステップＳ３０６）、読み出したファイル形式（配信先データファイル４又は各端末プリンタ宛スプールファイル５）に合わせて送信される（ステップＳ３０７）。
【００３９】
以上の構成により、帳票データの管理を行うことにより、帳票データの出力先又は配布先ごとに帳票データを管理する必要がなくなり、帳票データ用のファイル容量を削減することができる。また、一度出力した帳票データを再出力する際に、帳票管理マスタファイルから再び帳票データを作成する必要がなくなり、帳票保存用ファイルに格納されている帳票データに必要な出力先又は配布先の情報を付加するだけで再出力できる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明を適用した帳票出力管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】帳票データを管理する動作のフローチャートである。
【図３】帳票データを出力する動作のフローチャートである。
【符号の説明】
【００４１】
１    帳票管理マスタファイル
２    帳票保存用ファイル
３    帳票保存管理ファイル
４    配信用データファイル
５    各端末プリンタ宛スプールファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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