(57)【要約】    【課題】  電子文書ファイルのセキュリティ管理を確実に行うことを可能にする。    【解決手段】  電子文書ファイル作成装置が、作成した電子文書ファイルに、電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する。一方、電子文書処理装置が、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出し（Ｓ３）、該グループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する（Ｓ５）。その結果、前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき（Ｓ５でＹＥＳ）、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する（Ｓ６）。【選択図】      図１２
2005275809.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置において、
処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたグループ識別情報が示すグループに自装置が属するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段によって自装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行手段と
を有することを特徴とする電子文書処理装置。
【請求項２】
前記実行手段は、前記判別手段によって自装置が前記グループに属さないと判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して前記所定の処理を実行しないことを特徴とする請求項１記載の電子文書処理装置。
【請求項３】
前記所定の処理は、前記電子文書ファイルの閲覧処理、印刷処理、及び編集処理のうちの少なくとも１つであることを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子文書処理装置。
【請求項４】
前記作成元装置および前記電子文書処理装置は互いにネットワークを介して接続され、
前記識別情報は、ドメイン名またはサブネットで構成されることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の電子文書処理装置。
【請求項５】
電子文書ファイルを作成する電子文書ファイル作成装置と、作成された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置とからなる電子文書処理システムにおいて、
前記電子文書ファイル作成装置に設けられ、作成した電子文書ファイルに、前記電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する識別情報付加手段と、
前記電子文書処理装置に設けられ、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出手段と、
前記電子文書処理装置に設けられ、前記抽出手段によって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別手段と、
前記電子文書処理装置に設けられ、前記判別手段によって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行手段と
を有することを特徴とする電子文書処理システム。
【請求項６】
前記所定の処理は、前記電子文書ファイルの閲覧処理、印刷処理、及び編集処理のうちの少なくとも１つであることを特徴とする請求項５記載の電子文書処理システム。
【請求項７】
前記電子文書ファイル作成装置および前記電子文書処理装置は互いにネットワークを介して接続され、
前記識別情報は、ドメイン名またはサブネットで構成されることを特徴とする請求項５記載の電子文書処理システム。
【請求項８】
作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置に適用される電子文書処理方法において、
処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップと
を有することを特徴とする電子文書処理方法。
【請求項９】
電子文書ファイルを作成する電子文書ファイル作成装置と、作成された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置とからなる電子文書処理システムに適用される電子文書処理方法において、
前記電子文書ファイル作成装置が、作成した電子文書ファイルに、前記電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する識別情報付加ステップと、
前記電子文書処理装置が、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、
前記電子文書処理装置が、前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、
前記電子文書処理装置が、前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップと
を有することを特徴とする電子文書処理方法。
【請求項１０】
作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置に適用される電子文書処理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
電子文書ファイルを作成する電子文書ファイル作成装置と、作成された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置とからなる電子文書処理システムに適用される電子文書処理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記電子文書ファイル作成装置が、作成した電子文書ファイルに、前記電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する識別情報付加ステップと、
前記電子文書処理装置が、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、
前記電子文書処理装置が、前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、
前記電子文書処理装置が、前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書処理装置、電子文書処理システム、電子文書処理方法、及びプログラムに関し、特に、作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置、該電子文書処理装置を含む電子文書処理システム、前記電子文書処理装置および電子文書処理システムに適用される電子文書処理方法、及び該電子文書処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書ファイルを作成し、編集し、印刷する電子文書印刷システムにおいて、部外秘や社外秘などの電子文書ファイルを管理する場合には、電子文書ファイルにパスワードを設定し、該電子文書ファイルを開く場合には、パスワードの入力を求めるようにしている。そして、部内または社内のメンバに対してはパスワードを通知し、これによって、部内または社内のメンバだけは電子文書ファイルを開くことを可能にし、一方、パスワードを通知されない部外または社外の人は、該電子文書ファイルを開くことができないようにしていた。
【０００３】
また、データベースシステムに電子文書ファイルを記録し、このデータベースシステムにアクセスできる権限を、パスワードを利用して部内または社内のメンバのみに与えるようにし、これによって、部外または社外の人が該電子文書ファイルにアクセスできないようにしていた。
【特許文献１】特開平９−２１８８２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の電子文書印刷システムでは、部外または社外の人でもパスワードさえ知ってしまえば、この電子文書ファイルを開いたり、印刷したりすることができてしまうというセキュリティ上の問題があった。
【０００５】
また、部内または社内のメンバが不正に電子文書ファイルを部外または社外に持ち出した場合には、この電子文書ファイルに対して部外または社外で行われる編集や印刷を防止することはできないという問題点があった。
【０００６】
本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、電子文書ファイルのセキュリティ管理を確実に行うことを可能にした電子文書処理装置、電子文書処理システム、電子文書処理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置において、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出されたグループ識別情報が示すグループに自装置が属するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段によって自装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行手段とを有することを特徴とする電子文書処理装置が提供される。
【０００８】
また、請求項５記載の発明によれば、電子文書ファイルを作成する電子文書ファイル作成装置と、作成された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置とからなる電子文書処理システムにおいて、前記電子文書ファイル作成装置に設けられ、作成した電子文書ファイルに、前記電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する識別情報付加手段と、前記電子文書処理装置に設けられ、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出手段と、前記電子文書処理装置に設けられ、前記抽出手段によって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別手段と、前記電子文書処理装置に設けられ、前記判別手段によって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行手段とを有することを特徴とする電子文書処理システムが提供される。
【０００９】
また、請求項８記載の発明によれば、作成元装置の所属するグループの識別情報を付加された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置に適用される電子文書処理方法において、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップとを有することを特徴とする電子文書処理方法が提供される。
【００１０】
また、請求項９記載の発明によれば、電子文書ファイルを作成する電子文書ファイル作成装置と、作成された電子文書ファイルに対して各種処理を行なうことが可能な電子文書処理装置とからなる電子文書処理システムに適用される電子文書処理方法において、前記電子文書ファイル作成装置が、作成した電子文書ファイルに、前記電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する識別情報付加ステップと、前記電子文書処理装置が、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出する抽出ステップと、前記電子文書処理装置が、前記抽出ステップによって抽出されたグループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する判別ステップと、前記電子文書処理装置が、前記判別ステップによって前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する実行ステップとを有することを特徴とする電子文書処理方法が提供される。
【００１１】
さらに、上記電子文書処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、電子文書ファイル作成装置が、作成した電子文書ファイルに、電子文書ファイル作成装置の所属するグループの識別情報を付加して出力する。一方、電子文書処理装置が、処理対象の電子文書ファイルに付加されたグループ識別情報を抽出し、該グループ識別情報が示すグループに前記電子文書処理装置が属するか否かを判別する。その結果、前記電子文書処理装置が前記グループに属すると判別されたとき、前記電子文書ファイルに対して所定の処理を実行する。
【００１３】
すなわち、電子文書ファイルに、該電子文書ファイルを作成した電子文書ファイル作成装置の属するグループの識別情報を記録することによって、該電子文書ファイルに対して、このグループ外に位置する電子文書処理装置が閲覧、印刷、編集処理などの処理を実行することができなくなり、電子文書ファイルのセキュリティ管理を確実に行なうことが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
【００１５】
〔第１の実施の形態〕
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る電子文書印刷装置の構成を示すブロック図である。
【００１６】
図１において１はシステム・バスであり、これから説明する各構成ブロックはこのシステム・バス１に接続されている。２はＣＰＵ（Central Processing Unit）である。３はプログラム・メモリ（以下「ＰＭＥＭ」と称す）であり、編集・読み取り機器制御処理、印刷処理手順記述ファイルの解析処理、その解析結果に基いた印刷処理など、各種処理のためのプログラムを適宜ハード・ディスク１５から受け取り、格納し、ＣＰＵ２での実行に供する。またＰＭＥＭ３は、ＣＰＵ２で作成されたデータや印刷処理用のデータを格納するとともに、ユーザがキーボード９より入力したテキストデータや各種指示情報を一時格納する。
【００１７】
４は通信制御部であり、通信ポート１８に入出力されるデータの入出力制御を行う。通信ポート１８から出力された信号は、ＬＡＮなどの通信回線１９を経由して、ネットワーク上の他の装置２０の通信ポートに送信される。この他の装置は、例えば他の電子文書印刷装置である。ネットワーク上の他の装置２０との電子文書ファイルの送受信処理は、この通信制御部４を介して行われる。なお、通信回線１９は、ＬＡＮの他、一般の公衆回線などであってもよい。
【００１８】
５はデジタルカメラ、６は画像入出力制御部、７，１７はプリンタである。デジタルカメラ５から読み込まれた画像データは、ＰＭＥＭ３に展開されたのち、ＶＲＡＭ１１上に展開され、ＣＲＴ１３に表示される。８は入力制御部であり、キーボード９、ＰＤ（ポインティングデバイス）１０等の入力装置が接続される。ユーザはこのキーボード９を操作することにより動作指令等を行う。またＰＤ１０はＣＲＴ１３上で、画像情報や文字データや数値データを選択、加工指示したり、電子文書ファイルの印刷パラメータの設定を行なうためのものである。具体的には、ＣＲＴ１３上のカーソルをＸ，Ｙ方向に任意に移動して、メニューの選択や、画像データ、図形データ、文字データ、数値データ、印刷パラメータの選択、編集を行なう。
【００１９】
１１はビデオ・イメージ・メモリ（以下「ＶＲＡＭ」と称す）、１２は表示出力制御部、１３はＣＲＴである。ＣＲＴ１３に表示されるデータは、ＶＲＡＭ１１上にビットマップデータとして展開されている。例えば図形データであれば、位置情報や描画属性情報に対応した図形パターンがＶＲＡＭ１１上に展開されており、また、ソフト制御によりＶＲＡＭ１１の表示エリアに直接カーソルを発生させ、これをＣＲＴ１３に表示することが可能である。
【００２０】
１４は外部記憶装置制御部であり、１５，１６は、電子文書ファイルや画像データや図形データや文字データや数値データなどを記録しておくデータファイル用のディスクである。例えば１５はハード・ディスク（以下「ＨＤ」と称す）であり、１６はフロッピー（登録商標）ディスク（以下「ＦＤ」と称す）である。ＨＤ１５には、複数のファイルを１つのファイルに統合するアーカイブ機能や電子文書ファイルの印刷機能などのプログラムが記録される。なお、これらのプログラムは、ＦＤ１６に記憶されてもよく、またＲＯＭや、ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、光磁気ディスクなどの記憶媒体に記録されてもよい。
【００２１】
図２は、図１に示す電子文書印刷装置の外観を示す図である。
【００２２】
２３は、システム・バス１やＣＰＵ２やＰＭＥＭ３や通信制御部４を内蔵した電子文書印刷装置の本体部である。前述のように１３はＣＲＴ、９はキーボード、１０はＰＤ、１６はＦＤである。２１はＦＤドライブであり、ＦＤ１６がセットされて、電子文書ファイルや画像データや図形データや文字データや数値データをＦＤ１６に書き込んだり、またＦＤ１６に記録されている電子文書ファイルや図形データや文字データや数値データを本体部２３に読み込んだりする。
【００２３】
なお、本電子文書印刷装置においては、ＨＤ１５に記録された各種プログラムをＣＰＵ２が実行することによって、本発明に係る機能が実現されるが、これに代わって、該各種プログラムが記録された記録媒体を他のシステムあるいは電子文書印刷装置に供給し、そのシステムあるいは電子文書印刷装置を構成するコンピュータが、前記記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても、本発明に係る機能が実現される。例えば、複数ファイルを１つのファイルに統合するアーカイブ機能や電子文書ファイルを印刷する機能を実現するプログラムが記録されたＦＤ１６を他の電子文書印刷装置のＦＤドライブにセットし、そのプログラムを他の電子文書印刷装置のハードディスクへロードし、そのロードしたプログラムを実行するようにしてもよい。
【００２４】
次に、本電子文書印刷装置において扱う電子文書ファイルについて説明する。
【００２５】
本電子文書印刷装置では、電子文書ファイルが複数のファイルから構成されるものとする。また、電子文書ファイルは、複数のファイルを１つのファイルに統合したアーカイブファイルであるとする。
【００２６】
図３は、本電子文書印刷装置が扱う電子文書ファイルの構成例を示す図である。
【００２７】
３０は、電子文書管理ファイルであり、電子文書ファイル内にどのようなファイルが記録されているかを管理する情報が記録される。３１は、印刷処理手順記録ファイルであり、電子文書ファイルの印刷に関する全指示が記録される。すなわち、どのプリンタで印刷するか、どのページからどのページまでを印刷するか、原稿のどの位置に印刷するか、等倍で印刷するか変倍するか、回転するかしないか、どのように配置して印刷するか、何部印刷するか、印刷された用紙をステイプルするか等の指示が記録される。
【００２８】
３２は、印刷元ファイルであり、印刷処理手順記述ファイル３１に記録されている指示に従って印刷が行われる画像ファイルそのものである。本画像ファイルのフォーマットは、一般に知られているＢＭＰフォーマットやＰＤＦフォーマットやＴＩＦＦフォーマット等のいずれであってもよく、また独自の画像フォーマットであってもよい。
【００２９】
３３は、プリンタ情報ファイルであり、各プリンタの固有の情報を記録している。この情報は、例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）におけるＤＥＶＭＯＤＥ構造体情報であり、電子文書ファイルを前回印刷した時にプリンタドライバに設定したＤＥＶＭＯＤＥ情報を記録しておくことによって、再印刷時に前回においてプリンタドライバに設定した内容と同じ設定を用いることができる。
【００３０】
３４は、編集情報ファイルであり、電子文書ファイルを編集する時に必要な情報が記録される。例えば、前回の編集時に電子文書ファイルを表示していた倍率やページ番号などの情報が記録される。
【００３１】
３５は、バリアブル編集情報ファイルであり、電子文書ファイルをバリアブル印刷するための情報が記録される。バリアブル印刷とは、複数部数印刷する場合に、この複数部数のうちの各部において印刷内容の一部を変更して印刷する印刷方法である。電子文書ファイルのどのページをどのように変更しながら印刷していくか等の情報が記録される。
【００３２】
３６は、バリアブルデータベースファイルであり、バリアブル印刷にて使用する印刷データが記録される。複数部数のうちの各部において変えられる印刷内容としては、テキストでもよいし、画像であってもよい。
【００３３】
３７は、検索キーワード情報ファイルであり、電子文書ファイルがデータベースに記録される時にデータベースに登録されて、検索に供されるキーワードが記録される。電子文書ファイルを記録するデータベースは何であってもよい。
【００３４】
図４は、各種ファイルが１つの文書に統合されて得られたアーカイブ電子文書ファイルの構成例を示す図である。
【００３５】
４０は電子文書ファイルのヘッダ情報であり、各種ファイルを１つの文書に統合した場合にアーカイブされた電子文書ファイルを管理するための情報が記録されている。この電子文書ファイルヘッダ情報４０を用いることによって、統合されたアーカイブ電子文書ファイルを元のファイルの状態に復元することができる。４１は、電子文書ファイルヘッダ情報４０と、電子文書ファイルを構成する図３に示す各種ファイル３０〜３７とが統合されたアーカイブ電子文書ファイルを示す。
【００３６】
図５は、電子文書ファイルヘッダ情報４０の詳細な構成例を示す図である。
【００３７】
５０は、トータルファイル数であり、電子文書ファイルに記録されているファイルの総数を示す。このファイル数をみれば、アーカイブ電子文書ファイル４１の電子文書ファイルヘッダ情報４０内に記録されているファイルに関する情報の数も判断することができる。ここでは、Ｎ個のファイルが電子文書ファイルを構成するものとする。
【００３８】
５１は、電子文書ファイルサイズであり、アーカイブ電子文書ファイル４１のサイズを示す。５２は、電子文書ファイルヘッダ情報４０の先頭からファイル１のファイル情報領域の先頭（ファイル名５３）までの距離を表すオフセット値である。
【００３９】
５３から５８までは、ファイル１に関する各種の情報を示す。５３は、ファイル１のファイル名であり、アーカイブ電子文書ファイル４１からファイル１が取り出された時にファイル１に付与される。
【００４０】
５４は、ファイル１のファイルサイズであり、アーカイブ電子文書ファイル４１内でファイル１が占有する領域のサイズを示す。具体的には、ファイル１が圧縮されているか否かによってそのサイズは変わってくる。
【００４１】
５５は、ファイル１の実体へのオフセット値であり、ファイル１がアーカイブ電子文書ファイル４１内で占める領域の先頭位置を示すオフセット値が記録される。
【００４２】
５６は、圧縮フラグであり、このファイル１が圧縮されてアーカイブ電子文書ファイル４１に記録されているか否かを示す。
【００４３】
５７は、圧縮方式であり、圧縮フラグ５６によって圧縮されていると示された場合のみ意味を持ち、ファイル１の圧縮方式（例えばＭＭＲ等）が記録される。
【００４４】
５８は、ファイル１のファイル属性であり、ファイル１に関する元々のファイル属性（読み出し専用等）が記録され、アンアーカイブ機能によってファイルが復元される時に、該ファイルに持たせるべき属性を記録する。
【００４５】
５９は、電子文書ファイルヘッダ情報４０の先頭からファイル２のファイル情報領域の先頭までの距離を表すオフセット値である。
【００４６】
ファイル２以降に関して図示が省略されているが、５３から５９までの各項目と同様な各種の情報が、ファイル数分だけ繰り返し記録される。
【００４７】
図６は、図４に示す電子文書管理ファイル３０の構成例を示す図である。
【００４８】
電子文書管理ファイル３０は、アーカイブ電子文書ファイル４１がアンアーカイブ機能によって個別のファイルに復元された時に、電子文書ファイルを構成する個々のファイルを管理するための情報等を記録する。ここでは、Ｎ個のファイルが電子文書ファイルを構成するものとする。
【００４９】
６０は、トータルファイル数であり、電子文書ファイルを構成する各ファイルの数を示す。すなわち、図３に示す電子文書ファイルにおける印刷処理手順記述ファイル３１から検索キーワード情報ファイル３７までのファイルの数であり、ファイル数は７である。
【００５０】
６１は、電子文書管理ファイル３０の先頭からファイル１のファイル情報領域の先頭（ファイル名６２）までの距離を表すオフセット値である。
【００５１】
１１０は、本電子文書ファイルを開く（ＯＰＥＮ）ことを許可される電子文書印刷装置を判定するための判定基準情報が含まれるＯＰＥＮ許可情報であり、１１１は、本電子文書ファイルを印刷することを許可される電子文書印刷装置を判定するための判定基準情報が含まれる印刷許可情報であり、１１２は、本電子文書ファイルを編集することを許可される電子文書印刷装置を判定するための判定基準情報が含まれる編集許可情報である。
【００５２】
これらのＯＰＥＮ許可情報１１０、印刷許可情報１１１、及び編集許可情報１１２については、図１２を参照して詳しく後述する。
【００５３】
次に６２から６６までの情報は、電子文書ファイルを構成するファイル１に関する情報である。６２は、ファイル１のファイル名であり、図３に示す印刷処理手順記述ファイル３１の名称等に相当する。
【００５４】
６３は、ファイル１のファイルサイズであり、図３に示す印刷処理手順記述ファイル３１のサイズが記録される。
【００５５】
６４は、ファイル１へのパスであり、ファイル１がどのディレクトリに作成されているかを示す。
【００５６】
６５は、ファイル１のファイルグループ種であり、図３に示す印刷処理手順記述ファイル３１のファイルグループ種が記録される。例えば印刷処理手順記述ファイル３１が複数存在した場合には、それらのファイルが同一種類のファイルであることをこれで判定できる。
【００５７】
６６は、電子文書管理ファイル３０の先頭からファイル２のファイル情報領域の先頭までの距離を表すオフセット値である。
【００５８】
ファイル２以降に関して図示が省略されているが、６２から６６までの各項目と同様な各種の情報が、ファイル数分だけ繰り返し記録される。
【００５９】
なお、従来は、図１６に示すように、ＯＰＥＮ許可情報１１０、印刷許可情報１１１、及び編集許可情報１１２に代わって、パスワード情報６７が電子文書管理ファイル３０に含まれていて、本電子文書ファイルを開く場合に、その権限があるユーザであるか否かをパスワード情報６７によって判定し、これによって、従来は電子文書ファイルのセキュリティの確保を図っていた。
【００６０】
図７は、図４に示す印刷処理手順記述ファイル３１の内容例を示す図である。
【００６１】
印刷処理手順記述ファイル３１には、前述したように、電子文書ファイルをどのように印刷するかの処理内容と手順とが記述されている。このように印刷処理手順を記述する方式としてはＪＤＦ（trademark of CIP4）が知られている。本実施の形態では、このＪＤＦを用いている。
【００６２】
図７には、「JDF Specification Spiral 6.0 Candidate for Release Version 1.0」より抜粋したＪＤＦによる記述例を示す。こうしたＪＤＦを用いた印刷処理手順記述ファイル３１によって、複数のプリンタから印刷に使用するプリンタを選択でき、またそれぞれのプリンタにどのように印刷を行わせるかを指定できる。
【００６３】
図８は、図４に示す編集情報ファイル３４の構成例を示す図である。
【００６４】
編集情報ファイル３４には、電子文書ファイルを作成・編集処理を行う上で必要な情報が記録される。
【００６５】
８０は、前回の表示倍率であり、電子文書ファイルを前回の編集処理時にＣＲＴ１３上に表示していた時の倍率である。
【００６６】
８１は、前回の表示ページ番号であり、前回の編集処理時にＣＲＴ１３上に表示していた電子文書ファイルのページ番号である。
【００６７】
８２は、前回のウインドウ表示位置であり、前回の編集処理時にＣＲＴ１３上に表示していた電子文書ファイルのウインドウ表示位置である。
【００６８】
８３は、前回のウインドウ表示サイズであり、前回の編集処理時にＣＲＴ１３上に表示していた電子文書ファイルのウインドウ表示サイズである。
【００６９】
図９は、図４に示すバリアブル編集情報ファイル３５の構成例を示す図である。
【００７０】
９０は、ページ番号であり、電子文書ファイルの印刷時にバリアブル印刷用の領域が存在するページ番号を示す。
【００７１】
９１は、ポジションであり、ページ番号９０で示されたページのどの位置にバリアブル印刷用の領域があるかを示す。
【００７２】
９２は、領域サイズであり、ポジション９１で示された位置をバリアブル印刷用の領域の左上側の原点として、該領域がどれだけの矩形サイズ領域を占めるかを示す。
【００７３】
９３は、バリアブルデータ数であり、図４に示すバリアブルデータベースファイル３６に記録されているデータ数を示す。
【００７４】
なお、本実施の形態では、１つの電子文書ファイル内に１つのバリアブル印刷用のフィールドしか設定できないが、バリアブル編集情報ファイル３５内に複数のフィールドを記録できるようにしてもよい。
【００７５】
図１０は、図４に示す検索キーワード情報ファイル３７の構成例を示す図である。
【００７６】
１００から１０３までは検索キーワードであり、電子文書ファイルがデータベースに記録された時に、該電子文書ファイルをそのデータベースから検索するためのキーワード文字列が記録される。
【００７７】
本実施の形態では、検索キーワードの項目数を４つとしたが、この数に限定されるものではなく、またキーワード数を可変にしてもよい。
【００７８】
図１１は、図６に示すＯＰＥＮ許可情報１１０、印刷許可情報１１１、及び編集許可情報１１２の詳しい内容を示す図である。
【００７９】
（Ａ）に示すＯＰＥＮ許可情報１１０は、フラグ１２０とドメイン名１２１とからなる。フラグ１２０は、ＯＰＥＮ許可情報が記録されているか否かを示すフラグであり、ドメイン名１２１は、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名である。このドメイン名は、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属する部署、会社等のグループ毎に付与されているものとする。ドメイン名１２１にドメイン名が記載されていれば、フラグ１２０はＯＰＥＮ許可情報が記録されていることを示す。
【００８０】
（Ｂ）に示す印刷許可情報１１１も、フラグ１２２とドメイン名１２３とからなる。フラグ１２２は、印刷許可情報が記録されているか否かを示すフラグであり、ドメイン名１２３は、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名である。
【００８１】
（Ｃ）に示す編集許可情報１１２も、フラグ１２４とドメイン名１２５とからなる。フラグ１２４は、編集許可情報が記録されているか否かを示すフラグであり、ドメイン名１２５は、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名である。
【００８２】
こうした情報１１０〜１１２が、電子文書ファイル毎の電子文書管理ファイル３０に、電子文書ファイルの作成時に自動的に記録される。これによって、電子文書ファイルが作成された部署や会社を特定できるので、こうした部署や会社に属さないネットワーク上の電子文書印刷装置が、当該電子文書ファイルにアクセスして閲覧したり（ＯＰＥＮ）、印刷したり、編集したりすることを、次のようにして防止することができる。
【００８３】
図１２は、電子文書ファイルのＯＰＥＮ処理の手順を示すフローチャートである。
【００８４】
ステップＳ１にて、ユーザが電子文書印刷装置に対して、キーボード９等を用いて所望の電子文書ファイルを指定してＯＰＥＮ処理を指示すると、ステップＳ２にて、この指示を受けた電子文書印刷装置が、該指定の電子文書ファイルに記録された電子文書管理ファイル３０内のフラグ１２０を参照して、ＯＰＥＮ許可情報が記録されているか否かを判別する。ＯＰＥＮ許可情報が記録されていなければステップＳ６へ進み、記録されているならばステップＳ３へ進む。
【００８５】
ステップＳ３では、電子文書管理ファイル３０内のドメイン名１２１を参照してドメイン名を取得する。このドメイン名は、前記指定された電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名であり、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループ等に対応する。
【００８６】
ステップＳ４では、ＯＰＥＮ指示を受けた電子文書印刷装置がネットワーク上のどのドメインに属しているかを示すロケーション情報（ドメイン名）を取得する。
【００８７】
そしてステップＳ５では、ステップＳ４で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ３で取得したドメイン名とを比較し、ＯＰＥＮ指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを開く（ＯＰＥＮ、閲覧）ことが可能であるか否かを判断する。ステップＳ４で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ３で取得したドメイン名とが一致するとき（すなわち、ＯＰＥＮ指示を受けた電子文書印刷装置が、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループに属するとき）、ＯＰＥＮ指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを開くことが可能であると判断する。その判断の結果、開くことが可能であればステップＳ６へ進み、可能でないならば本ＯＰＥＮ処理を終了する。
【００８８】
ステップＳ６では、ＯＰＥＮ指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルに対してＯＰＥＮ処理を行なう。
【００８９】
図１３は、電子文書ファイルの印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【００９０】
ステップＳ１０にて、ユーザが電子文書印刷装置に対して、キーボード９等を用いて所望の電子文書ファイルを指定して印刷処理を指示すると、ステップＳ１１にて、この指示を受けた電子文書印刷装置が、該指定の電子文書ファイルに記録された電子文書管理ファイル３０内のフラグ１２２を参照して、印刷許可情報が記録されているか否かを判別する。印刷許可情報が記録されていなければステップＳ１５へ進み、記録されているならばステップＳ１２へ進む。
【００９１】
ステップＳ１２では、電子文書管理ファイル３０内のドメイン名１２３を参照してドメイン名を取得する。このドメイン名は、前記指定された電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名であり、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループ等に対応する。
【００９２】
ステップＳ１３では、印刷指示を受けた電子文書印刷装置がネットワーク上のどのドメインに属しているかを示すロケーション情報（ドメイン名）を取得する。
【００９３】
そしてステップＳ１４では、ステップＳ１３で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ１２で取得したドメイン名とを比較し、印刷指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを印刷することが可能であるか否かを判断する。ステップＳ１３で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ１２で取得したドメイン名とが一致するとき（すなわち、印刷指示を受けた電子文書印刷装置が、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループに属するとき）、印刷指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを印刷することが可能であると判断する。その判断の結果、印刷することが可能であればステップＳ１５へ進み、可能でないならば本印刷処理を終了する。
【００９４】
ステップＳ１５では、印刷指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルに対して印刷処理を行なう。
【００９５】
図１４は、電子文書ファイルの編集処理の手順を示すフローチャートである。
【００９６】
ステップＳ２０にて、ユーザが電子文書印刷装置に対して、キーボード９等を用いて所望の電子文書ファイルを指定して編集処理を指示すると、ステップＳ２１にて、この指示を受けた電子文書印刷装置が、該指定の電子文書ファイルに記録された電子文書管理ファイル３０内のフラグ１２４を参照して、編集許可情報が記録されているか否かを判別する。編集許可情報が記録されていなければステップＳ２５へ進み、記録されているならばステップＳ２２へ進む。
【００９７】
ステップＳ２２では、電子文書管理ファイル３０内のドメイン名１２５を参照してドメイン名を取得する。このドメイン名は、前記指定された電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するドメイン名であり、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループ等に対応する。
【００９８】
ステップＳ２３では、編集指示を受けた電子文書印刷装置がネットワーク上のどのドメインに属しているかを示すロケーション情報（ドメイン名）を取得する。
【００９９】
そしてステップＳ２４では、ステップＳ２３で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ２２で取得したドメイン名とを比較し、編集指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを編集することが可能であるか否かを判断する。ステップＳ２３で取得したロケーション情報（ドメイン名）と、ステップＳ２２で取得したドメイン名とが一致するとき（すなわち、編集指示を受けた電子文書印刷装置が、他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループに属するとき）、編集指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルを編集することが可能であると判断する。その判断の結果、編集することが可能であればステップＳ２５へ進み、可能でないならば本編集処理を終了する。
【０１００】
ステップＳ２５では、編集指示を受けた電子文書印刷装置が上記指定の電子文書ファイルに対して編集処理を行なう。
【０１０１】
以上説明したように、第１の実施の形態によれば、電子文書ファイルに、該電子文書ファイルを作成した他の電子文書印刷装置２０のドメイン名を記録することによって、該電子文書ファイルに対して、このドメイン外に位置する電子文書印刷装置がＯＰＥＮ、印刷、編集処理を行うことができなくなり、電子文書ファイルのセキュリティ管理を確実に行なうことが可能になる。
【０１０２】
〔第２の実施の形態〕
次に本発明の第２の実施の形態を説明する。
【０１０３】
第２の実施の形態の構成は、基本的に第１の実施の形態の構成と同じであるので、第２の実施の形態の説明においては、第１の実施の形態の構成を流用する。
【０１０４】
第２の実施の形態では、図１１に示す第１の実施の形態におけるＯＰＥＮ許可情報１１０、印刷許可情報１１１、及び編集許可情報１１２が、一部異なっている。
【０１０５】
図１５は、第２の実施の形態におけるＯＰＥＮ許可情報１１０ａ、印刷許可情報１１１ａ、及び編集許可情報１１２ａの詳しい内容を示す図である。
【０１０６】
第２の実施の形態においては、ドメイン名に代えてサブネットを利用して、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属する部署や会社のグループを特定する。
【０１０７】
すなわち、図１５（Ａ）に示すＯＰＥＮ許可情報１１０ａは、第１の実施の形態と同じフラグ１２０とサブネット１６０とからなる。サブネット１６０は、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属する部署、会社等のグループ毎に異なる値が付与されているものとする。
【０１０８】
図１５（Ｂ）に示す印刷許可情報１１１ａも、第１の実施の形態と同じフラグ１２２とサブネット１６１とからなる。サブネット１６１には、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するグループに対応する値が記録される。
【０１０９】
図１５（Ｃ）に示す編集許可情報１１２ａも、第１の実施の形態と同じフラグ１２４とサブネット１６２とからなる。サブネット１６２には、電子文書ファイルを作成したネットワーク上の他の電子文書印刷装置２０が属するグループに対応する値が記録される。
【０１１０】
こうした情報１１０ａ〜１１２ａが、電子文書ファイル毎の電子文書管理ファイル３０に、電子文書ファイルの作成時に自動的に記録される。これによって、電子文書ファイルが作成された部署や会社を特定できるので、こうした部署や会社に属さないネットワーク上の電子文書印刷装置が、当該電子文書ファイルにアクセスして閲覧したり（ＯＰＥＮ）、印刷したり、編集したりすることを、第１の実施の形態と同様に防止することができる。
【０１１１】
〔他の実施の形態〕
なお、本発明の目的は、前述した各実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ、ＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【０１１２】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体およびプログラムは本発明を構成することになる。
【０１１３】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【０１１４】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１１５】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【０１１６】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る電子文書印刷装置の構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示す電子文書印刷装置の外観を示す図である。
【図３】本電子文書印刷装置が扱う電子文書ファイルの構成例を示す図である。
【図４】各種ファイルが１つの文書に統合されて得られたアーカイブ電子文書ファイルの構成例を示す図である。
【図５】電子文書ファイルヘッダ情報の詳細な構成例を示す図である。
【図６】図４に示す電子文書管理ファイルの構成例を示す図である。
【図７】図４に示す印刷処理手順記述ファイルの内容例を示す図である。
【図８】図４に示す編集情報ファイルの構成例を示す図である。
【図９】図４に示すバリアブル編集情報ファイルの構成例を示す図である。
【図１０】図４に示す検索キーワード情報ファイルの構成例を示す図である。
【図１１】図６に示すＯＰＥＮ許可情報、印刷許可情報、及び編集許可情報の詳しい内容を示す図である。
【図１２】電子文書ファイルのＯＰＥＮ処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】電子文書ファイルの印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】電子文書ファイルの編集処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】第２の実施の形態におけるＯＰＥＮ許可情報、印刷許可情報、及び編集許可情報の詳しい内容を示す図である。
【図１６】従来の電子文書管理ファイルの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【０１１７】
１  システム・バス
２  ＣＰＵ（抽出手段、判別手段、実行手段）
３  プログラム・メモリ（ＰＭＥＭ）
４  通信制御部
５  デジタルカメラ
６  画像入出力制御部
７，１７  プリンタ
８  入力制御部
９  キーボード
１０  ＰＤ（ポインティングデバイス）
１１  ビデオ・イメージ・メモリ（ＶＲＡＭ）
１２  表示出力制御部
１３  ＣＲＴ
１４  外部記憶装置制御部
１５  ハード・ディスク（ＨＤ）
１６  フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）
１８  通信ポート
１９  通信回線
２０  ネットワーク上の他の装置（作成元装置）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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