(57)【要約】【課題】電子メールの送信先の人事情報に応じて電子メールに付加する情報を自動的に選択して送信先に送信する。【解決手段】メール送信装置１は、人事データベース７１から、入力装置４の操作により指定された送信先の人事情報を取得し、テンプレート選択テーブル７２から、前記取得された人事情報に対応するテンプレートを読み出し、シグネチャ選択テーブル７３から、前記取得された人事情報に対応するシグネチャを読み出す。そして、読み出されたテンプレート及びシグネチャを、電子メールの送信メッセージに付加して、指定された送信先に送信する。【選択図】図１
2005107720.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信先の人事情報に関連付けて、電子メールに付加される付加情報を記憶する記憶手段と、
電子メールの送信先を指定する指定手段と、
前記指定手段により指定された送信先の人事情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された人事情報に対応する付加情報を前記記憶手段から読み出す読出手段と、
前記読出手段により読み出された付加情報を電子メールに付加して、前記指定手段により指定された送信先に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とするメール送信装置。
【請求項２】
前記記憶手段は、前記付加情報として、電子メールの発信元の人事情報と送信先の人事情報との関係に対応する付加情報を記憶することを特徴とする請求項１に記載のメール送信装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて、電子メールに付加される複数種類の付加情報を記憶し、
前記読出手段は、前記取得手段により取得された人事情報に対応する複数種類の付加情報を前記記憶手段から読み出し、
前記送信手段は、前記読出手段により読み出された複数種類の付加情報を電子メールに付加して、前記指定された送信先に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載のメール送信装置。
【請求項４】
前記付加情報には、電子メールの発信元の人事情報と送信先の人事情報との関係に応じて作成された挨拶文が含まれることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載のメール送信装置。
【請求項５】
前記付加情報には、電子メールの発信元の人事情報と送信先の人事情報との関係に応じて作成された発信元の署名が含まれることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載のメール送信装置。
【請求項６】
所定の組織に属する人員の人事情報に基づいて、当該組織の組織図を作成する作成手段を備え、
前記指定手段は、前記作成手段により作成された組織図上で、電子メールの送信先を指定することを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載のメール送信装置。
【請求項７】
所定の組織に属する人員の人事情報に基づいて、当該組織における各人の座席の配置を示す座席表を作成する作成手段を備え、
前記指定手段は、前記作成手段により作成された座席表上で、電子メールの送信先を指定することを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載のメール送信装置。
【請求項８】
コンピュータに、
電子メールの送信先を指定する機能と、
前記指定された送信先の人事情報を取得する機能と、
電子メールの送信先の人事情報に関連付けて電子メールに付加される付加情報が記憶された記憶手段から、前記取得された人事情報に対応する付加情報を読み出す機能と、
前記読み出された付加情報を電子メールに付加して、前記指定された送信先に送信する機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール送信装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の宛先に同一内容の電子メールを送信する場合、電子メールの受取人と差出人との関係（例えば、上司と部下、受取人が差出人のクライアント）に応じて、挨拶文やシグネチャ（署名）等を書き換えるのが好ましいとされている。このような場合、送信先（受取人）毎に別々に電子メールを作成し、送信する必要がある。しかしながら、従来のメール送信装置では、メールアドレスを人事情報と共に一元管理することにより、ユーザが常に最新のメールアドレス宛に電子メールを送信することを可能とする技術(特許文献１)は考えられているが、挨拶文やシグネチャ（署名）等はユーザがその都度作成する必要があった。
【特許文献１】特開２０００−２６１４９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、送信先毎に、挨拶文やシグネチャを書き換えて別々に電子メールを作成する作業は、時間がかかるとともに、ユーザにとって面倒であるという問題があった。
【０００４】
本発明の課題は、電子メールの送信先の人事情報に応じて電子メールに付加する情報を自動的に選択して送信先に送信することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて、電子メールに付加される付加情報を記憶する記憶手段と、電子メールの送信先を指定する指定手段と、前記指定手段により指定された送信先の人事情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された人事情報に対応する付加情報を前記記憶手段から読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された付加情報を電子メールに付加して、前記指定手段により指定された送信先に送信する送信手段と、を備えることを特徴としている。
【０００６】
請求項８に記載の発明は、コンピュータに、電子メールの送信先を指定する機能と、前記指定された送信先の人事情報を取得する機能と、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて電子メールに付加される付加情報が記憶された記憶手段から、前記取得された人事情報に対応する付加情報を読み出す機能と、前記読み出された付加情報を電子メールに付加して、前記指定された送信先に送信する機能と、を実現させるプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて電子メールに付加される付加情報を記憶し、電子メールの送信先の人事情報に応じて、電子メールに付加される付加情報を自動的に選択して送信するようにしたことにより、従来のように、ユーザが送信先毎に別々に電子メールを作成する必要がなく、メール作成の手間を省くことが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、図を参照して、本発明の実施形態について詳細に説明する。まず、本実施形態の構成について説明する。
【０００９】
図１に、本発明が適用された実施形態のメール送信装置１の主要部構成を示す。メール送信装置１は、図１に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２、表示装置３、入力装置４、通信制御装置５、ＲＡＭ（Random Access Memory）６、記憶装置７により構成され、各部はバス８により接続されている。
【００１０】
ＣＰＵ２は、記憶装置７に格納されている各種制御プログラムを読み出してＲＡＭ６内に展開し、それらの制御プログラムに従ってメール送信装置１の各部を制御する。以下、ＣＰＵ２による制御動作について説明する。
【００１１】
ＣＰＵ２は、指定された送信先に電子メールを送信させるメール送信処理を実行する（図９〜図１２参照）。このメール送信処理において、ＣＰＵ２は、入力装置４により、電子メールの送信先が指定されると、人事データベース７１から、その指定された送信先の人事情報を取得し、テンプレート選択テーブル７２、シグネチャ選択テーブル７３から、それぞれ、取得された人事情報に対応するテンプレート、シグネチャを読み出し、読み出されたテンプレート、シグネチャを、電子メールの送信メッセージに付加し、指定され送信先に送信させる処理を実行する。なお、本実施形態では、送信先の人事情報に対応して電子メールの送信メッセージに付加されるテンプレートが、挨拶文のテンプレートである場合を示すが、送信メッセージに付加されるテンプレートは、これに限定されない。
【００１２】
表示装置３は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）等の表示画面を備え、ＣＰＵ２から入力される表示信号に従って所要の表示処理を行う。
【００１３】
入力装置４は、文字入力キー、テンキー、カーソルキー及び各種機能キーを備えたキー入力装置や、マウス等のポインティングデバイス等を備え、キー入力装置やポインティングデバイスの操作による操作信号をＣＰＵ２に出力する。
【００１４】
通信制御装置５は、モデム（ＭＯＤＥＭ：MOdulator/DEModulator）、ルータ、ＴＡ（Terminal Adapter）等によって構成され、電話回線、専用線、ＩＳＤＮ回線等の通信ネットワークを介して、外部装置と通信を行うための制御を行う。
【００１５】
ＲＡＭ６は、ＣＰＵ２により実行される各種制御プログラムや各種アプリケーションプログラムをプログラム格納エリアに展開する。また、ＲＡＭ６は、入力データ及び上記の制御プログラムの実行時に生じる処理結果等のデータを、ワークエリアに一時的に格納する。
【００１６】
記憶装置７は、プログラムやデータ等が予め記憶されている記録媒体を有している。この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体又は半導体等の不揮発性メモリで構成されており、記憶装置７に固定的に設けたもの又は着脱自在に装着するものである。この記録媒体は、例えば、テンプレート作成処理プログラム（図７参照）、シグネチャ作成処理プログラム（図８参照）、メール送信処理プログラム（図９〜図１２参照）及びこれらのプログラムで処理されたデータ等を記憶する。
【００１７】
記憶装置７は、電子メールの作成及び送信に必要な情報として、図２に示すように、人事データベース７１、テンプレート選択テーブル７２、シグネチャ選択テーブル７３、メールアドレステーブル７４を格納する。
【００１８】
図３に人事データベース７１のデータ構成例を示す。人事データベース７１は、図３に示すように、識別番号、氏名、会社、所属、役職、資格、年齢、勤続年数等の各項目を対応付けて格納する。人事データベース７１において、識別番号項目は、電子メールの送信対象となり得る人員を識別するためのデータを格納し、氏名項目は、各人の氏名のデータを格納し、会社項目は、各人が所属する会社の名称（又は会社を識別データ）を格納し、役職項目は、各人の役職を示すデータを格納し、資格項目は、各人が有する資格を示すデータを格納し、年齢項目は、各人の年齢を示すデータを格納し、勤続年数項目は、各人が所属する会社における勤続年数を示すデータを格納する。ここで、電子メールの送信対象となり得る各人には、電子メールの発信人（差出人）が所属する会社の各人、その会社の取引先、クライアント等が含まれる。
【００１９】
図４に、テンプレート選択テーブル７２のデータ構成例を示す。テンプレート選択テーブル７２は、図４に示すように、人事情報とテンプレートの各項目を対応付けて格納する。テンプレート選択テーブル７２は、テンプレート作成処理（図７参照）によって作成された情報を格納したものである。テンプレート選択テーブル７２の人事情報項目は、人事αと人事βの項目により、人事情報の範囲を示すデータを格納する。人事情報の範囲としては、例えば、会社における身分（役職、平社員等）の範囲等がある。会社における身分の範囲が、社長から部長までの範囲である場合、人事α項目は、社長を示すデータを格納し、人事β項目は、部長を示すデータを格納する。テンプレート選択テーブル７２において、テンプレート項目は、電子メールの送信メッセージに付加されるテンプレートのデータを格納する。
【００２０】
図１５（ｂ）に、挨拶文を示すテンプレートの例（テンプレート１〜３）を示す。図４に示したテンプレート選択テーブル７２では、会社での身分が社長から部長までの範囲の各人に送信する電子メールには、テンプレート１が使用され、身分が課長から係長までの範囲の各人に送信する電子メールには、テンプレート２が使用され、身分が係長代理から平社員までの範囲の各人に送信する電子メールには、テンプレート３が使用されることを示している。図１５（ｂ）に示すテンプレートでは、電子メールの発信人（差出人）の身分が、課長から係長までの範囲である場合を示している。即ち、図１５（ｂ）において、テンプレート１は、上司宛の挨拶文を示し、テンプレート２は、同僚宛の挨拶文を示し、テンプレート３は、部下宛の挨拶文を示している。
【００２１】
図５に、シグネチャ選択テーブル７３のデータ構成例を示す。シグネチャ選択テーブル７３は、図５に示すように、人事情報とシグネチャの各項目を対応付けて格納する。シグネチャ選択テーブル７３は、シグネチャ作成処理（図８参照）によって作成された情報を格納したものである。シグネチャ選択テーブル７３の人事情報項目は、電子メールの送信先の人事情報のデータを格納する。人事情報項目に格納される人事情報としては、例えば、電子メールの送信先の所属等がある。シグネチャ選択テーブル７３において、シグネチャ項目は、電子メールの送信メッセージに付加されるシグネチャのデータを格納する。
【００２２】
図１５（ｃ）に、シグネチャの例（シグネチャ１〜３）を示す。図５に示したシグネチャ選択テーブル７３では、〇〇会社、××会社の各人に送信する電子メールには、シグネチャ１が使用され、〇×会社ＰＱＲ部に所属する各人に送信する電子メールには、シグネチャ２が使用され、〇×会社ＡＢＣ部に所属する各人に送信する電子メールには、シグネチャ３が使用されることを示している。
【００２３】
図６に、メールアドレステーブル７４のデータ構成例を示す。メールアドレステーブル７４は、図６に示すように、識別番号と電子メールアドレスの各項目を対応付けて格納する。メールアドレステーブル７４において、識別番号項目は、人事データベース７１の識別番号項目と同様に、電子メールの送信対象となり得る人員を識別するためのデータを格納し、電子メールアドレス項目は、各人の電子メールアドレスのデータを格納する。
【００２４】
次に、本実施形態における動作について説明する。
図７〜図１２は、本実施形態のメール送信装置１の動作を説明するためのフロ−チャートである。これらのフローチャートは、メール送信装置１を構成するコンピュータに各機能を実現させるためのプログラムを説明するためのものである。本実施形態では、これらのプログラムが、ＣＰＵ２が読み取り可能なプログラムコードの形態で記録媒体に格納されている例で説明するが、全ての機能を記録媒体に格納する必要はなく、必要に応じて、その一部又は全部を、通信ネットワークを介して通信制御装置５から受信して実現するようにしてもよい。
【００２５】
まず、図７のフローチャートを参照して、メール送信装置１により実行されるテンプレート作成処理について説明する。
【００２６】
入力装置４の操作により、テンプレートの作成指示があると、まず、人事データベース７１から人事情報が取得される（ステップＳ１）。次いで、ステップＳ１で取得された人事情報の一覧が作成され（ステップＳ２）、作成された人事情報の一覧が表示装置３に表示される（ステップＳ３）。
【００２７】
表示装置３に表示された人事情報の一覧上で、入力装置４の操作により、テンプレート選択テーブル７２の人事α項目に設定される人事情報が指定され（ステップＳ４；ＹＥＳ）、人事β項目に設定される人事情報が指定されると（ステップＳ５；ＹＥＳ）、表示装置３にテンプレートの作成画面（図示略）が表示される。そして、入力装置４の操作により、人事α項目から人事β項目に設定された範囲の人事情報に対応するテンプレートが作成される（ステップＳ６）。
【００２８】
テンプレートが作成されると、ステップＳ４、Ｓ５で指定された人事α、人事βと、ステップＳ６で作成されたテンプレートが対応付けてテンプレート選択テーブル７２に保存される（ステップＳ７）。図４のテンプレート選択テーブル７２は、人事α及び人事βに、会社内での身分（役職、平社員等）を示す人事情報が設定された場合を示している。
【００２９】
このとき、表示装置３の画面上には、他のテンプレートの作成を指示するボタンと、テンプレートの作成の終了を指示するボタンが表示されている（図示略）。表示装置３の画面上で、入力装置４の操作により、他のテンプレートの作成を指示するボタンが指定されると（ステップＳ８；ＹＥＳ）、ステップＳ３に戻り、再度、表示装置３に人事情報の一覧が表示される。表示装置３の画面上で、入力装置４の操作により、テンプレートの作成の終了を指示するボタンが指定されると（ステップＳ８；ＮＯ）、本テンプレート作成処理が終了する。
【００３０】
次に、図８のフローチャートを参照して、メール送信装置１により実行されるシグネチャ作成処理について説明する。
【００３１】
入力装置４の操作により、シグネチャの作成指示があると、まず、人事データベース７１から人事情報が取得される（ステップＳ１０）。次いで、ステップＳ１０で取得された人事情報の一覧が作成され（ステップＳ１１）、作成された人事情報の一覧が表示装置３に表示される（ステップＳ１２）。
【００３２】
表示装置３に表示された人事情報の一覧上で、入力装置４の操作により、シグネチャ選択テーブル７３の人事情報に設定される人事情報（例えば、所属）が指定されると（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、表示装置３にシグネチャの作成画面（図示略）が表示される。そして、入力装置４の操作により、ステップＳ１３で指定された人事情報に対応するシグネチャが作成される（ステップＳ１４）。
【００３３】
シグネチャが作成されると、ステップＳ１３で指定された人事情報と、ステップＳ１４で作成されたシグネチャが対応付けてシグネチャ選択テーブル７３に保存される（ステップＳ１５）。図５のシグネチャ選択テーブル７３は、人事情報項目に、所属を示す人事情報が設定された場合を示している。
【００３４】
このとき、表示装置３の画面上には、他のシグネチャの作成を指示するボタンと、シグネチャの作成の終了を指示するボタンが表示されている（図示略）。表示装置３の画面上で、入力装置４の操作により、他のシグネチャの作成を指示するボタンが指定されると（ステップＳ１６；ＹＥＳ）、ステップＳ１２に戻り、再度、表示装置３に人事情報の一覧が表示される。表示装置３の画面上で、入力装置４の操作により、シグネチャの作成の終了を指示するボタンが指定されると（ステップＳ１６；ＮＯ）、本シグネチャ作成処理が終了する。
【００３５】
次に、図９のフローチャートを参照して、メール送信装置１により実行されるメール送信処理について説明する。
【００３６】
入力装置４の操作により、新規メールの作成指示があると、まず、電子メールの送信先の電子メールアドレス及び人事情報を取得するためのアドレス・人事情報取得処理が実行される（ステップＳ２０）。アドレス・人事情報取得処理の詳細は、後に図１０のフローチャートを参照して説明する。
【００３７】
アドレス・人事情報取得処理により、電子メールの送信先の電子メールアドレス及び人事情報が取得された後、入力装置４の操作により、その取得された電子メールアドレス及び人事情報のソートの基準となる要素キー（例えば、役職）が入力されると（ステップＳ２１）、その入力された要素キーを基にして、取得された電子メールアドレス及び人事情報がソートされ、保存される（ステップＳ２２）。
【００３８】
次いで、電子メールの送信先の数Ｘが取得される（ステップＳ２３）。そして、入力装置４の操作により、送信する電子メールのメッセージが作成される（ステップＳ２４）。図１５（ａ）に、ステップＳ２４で作成されたメッセージの一例を示す。
【００３９】
メッセージの作成が終了すると、送信先を指定するためのカウンタ値ｉが１に設定される（ステップＳ２５）。次いで、テンプレート決定処理により、現在のカウンタ値ｉに該当する送信先の人事情報に対応するテンプレートが決定され（ステップＳ２６）、テンプレート決定処理によって決定されたテンプレートが読み込まれる（ステップＳ２７）。テンプレート決定処理の詳細は、後に図１１のフローチャートを参照して説明する。
【００４０】
次いで、シグネチャ決定処理により、現在のカウンタ値ｉに該当する送信先の人事情報に対応するシグネチャが決定され（ステップＳ２８）、シグネチャ決定処理によって決定されたシグネチャが読み込まれる（ステップＳ２９）。シグネチャ決定処理の詳細は、後に図１２のフローチャートを参照して説明する。
【００４１】
次いで、ステップＳ２４で作成されたメッセージ、ステップＳ２７で読み込まれたテンプレート、ステップＳ２９で読み込まれたシグネチャが合成されることにより、電子メールの本文が作成される（ステップＳ３０）。電子メールの本文が作成されると、ステップＳ２２でソートされた電子メールアドレスの中から、現在のカウンタ値ｉに該当する送信先の電子メールアドレスが読み出され（ステップＳ３１）、その読み出された電子メールアドレス宛に、ステップＳ３０で作成された電子メールが送信される（ステップＳ３２）。
【００４２】
次いで、カウンタ値ｉがインクリメント（ｉ←ｉ＋１）され（ステップＳ３３）、現在のカウンタ値ｉが送信先の数Ｘより大きいか否かが判定される（ステップＳ３４）。ステップＳ３４において、現在のカウンタ値ｉが送信先の数Ｘ以下であると判定された場合（ステップＳ３４；ＮＯ）、ステップＳ２６に戻り、現在のカウンタ値ｉに該当するテンプレート決定処理が実行される（ステップＳ２６）。ステップＳ３４において、現在のカウンタ値ｉが送信先の数Ｘより大きいと判定された場合（ステップＳ３４；ＹＥＳ）、本メール送信処理が終了する。
【００４３】
次に、図１０のフローチャートを参照して、図９のステップＳ２０に示したアドレス・人事情報取得処理の詳細について説明する。
【００４４】
まず、表示装置３に、電子メールの送信先の選択方法を指定するための送信先指定画面（図示略）が表示される。電子メールの送信先の選択方法としては、会社の組織図上で選択する方法と、会社内の座席表上で選択する方法がある。送信先指定画面において、組織図上で送信先を選択する方法が指定された場合（ステップＳ４０；組織図）、人事データベース７１に格納された人員の情報が読み込まれ（ステップＳ４１）、読み込まれた人員情報に基づいて、会社の組織図が作成される（ステップＳ４２）。
【００４５】
会社の組織図が作成されると、表示装置３に、その作成された組織図が表示される（ステップＳ４３）。図１３に、作成された組織図の一例として、〇×会社の組織図を示す。図１３に示すような組織図上で、電子メールの送信先となる人の名前をクリックすることによって、電子メールの送信先が指定される。
【００４６】
組織図上で電子メールの送信先が指定され、入力装置４により、送信先の指定作業の終了が指示されると（ステップＳ４４；ＹＥＳ）、メールアドレステーブル７４から、組織図上で指定された送信先の電子メールアドレスが取得され（ステップＳ４５）、人事データベース７１から、指定された送信先に該当する人事情報が取得され（ステップＳ４６）、本アドレス・人事情報取得処理が終了する。
【００４７】
表示装置３の送信先指定画面において、座席表上で送信先を選択する方法が指定された場合（ステップＳ４０；座席表）、人事データベース７１に格納された人員の情報が読み込まれ（ステップＳ４７）、読み込まれた人員情報に基づいて、会社の座席表が作成される（ステップＳ４８）。
【００４８】
会社の座席表が作成されると、表示装置３に、その作成された座席表が表示される（ステップＳ４９）。図１４に、作成された座席表の一例として、〇×会社の座席表を示す。図１４に示すような座席表上で、電子メールの送信先となる人の名前をクリックすることによって、電子メールの送信先が指定される。
【００４９】
座席表上で電子メールの送信先が指定され、入力装置４により、送信先の指定作業の終了が指示されると（ステップＳ５０；ＹＥＳ）、メールアドレステーブル７４から、座席表上で指定された送信先の電子メールアドレスが取得され（ステップＳ５１）、人事データベース７１から、指定された送信先に該当する人事情報が取得され（ステップＳ５２）、本アドレス・人事情報取得処理が終了する。
【００５０】
次に、図１１のフローチャートを参照して、図９のステップＳ２６に示したテンプレート決定処理の詳細について説明する。
【００５１】
まず、人事データベース７１のレコードが、テンプレート選択テーブル７２に設定された人事情報に基づいてソートされる（ステップＳ６０）。例えば、テンプレート選択テーブル７２の人事情報に、会社内での身分（役職、平社員等）が設定されている場合、ステップＳ６０では、会社内での身分の高い順に人事情報がソートされる。
【００５２】
次いで、テンプレート選択テーブル７２のレコード数Ｙが取得され（ステップＳ６１）、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の、人事データベース７１上のレコード位置（位置Ａ）が特定される（ステップＳ６２）。次いで、テンプレート選択テーブル７２のレコード位置を指定するためのカウンタ値ｊが１に設定される（ステップＳ６３）。
【００５３】
次いで、テンプレート選択テーブル７２のｊ番目のレコード（レコードｊ）に設定されている人事αが取得され（ステップＳ６４）、人事データベース７１において、ステップＳ６４で取得された人事αに対応するレコード位置（位置Ｂ）が特定される（ステップＳ６５）。
【００５４】
次いで、人事データベース７１上で、位置Ａと位置Ｂのレコード位置が比較され、位置Ａ＞位置Ｂであるか否かが判定される（ステップＳ６６）。ステップＳ６６において、位置Ａ＞位置Ｂであると判定された場合（ステップＳ６６；ＹＥＳ）、ステップＳ７０に移行し、カウンタ値ｊがインクリメント（ｊ←ｊ＋１）される（ステップＳ７０）。
【００５５】
ステップＳ６６において、位置Ａ≦位置Ｂであると判定された場合（ステップＳ６６；ＮＯ）、テンプレート選択テーブル７２のｊ番目のレコード（レコードｊ）に設定されている人事βが取得され（ステップＳ６７）、人事データベース７１上において、ステップＳ６７で取得された人事βに対応するレコード位置（位置Ｃ）が特定される（ステップＳ６８）。
【００５６】
次いで、人事データベース７１上で、位置Ａと位置Ｃのレコード位置が比較され、位置Ａ＜位置Ｃであるか否かが判定される（ステップＳ６９）。ステップＳ６９において、位置Ａ≧位置Ｃであると判定された場合（ステップＳ６９；ＮＯ）、テンプレート選択テーブル７２のｊ番目のレコード（レコードｊ）に設定されているテンプレートが、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の電子メールに使用するテンプレートとして決定され（ステップＳ７３）、本テンプレート決定処理が終了する。図１５（ｂ）に、電子メールに使用されるテンプレートの例を示す。
【００５７】
ステップＳ６９において、位置Ａ＜位置Ｃであると判定された場合（ステップＳ６９；ＹＥＳ）、カウンタ値ｊがインクリメント（ｊ←ｊ＋１）され（ステップＳ７０）、現在のカウンタ値ｊがテンプレート選択テーブル７２のレコード数Ｙより大きいか否かが判定される（ステップＳ７１）。
【００５８】
ステップＳ７１において、現在のカウンタ値ｊがレコード数Ｙ以下であると判定された場合（ステップＳ７１；ＮＯ）、ステップＳ６４に戻り、テンプレート選択テーブル７２のｊ番目のレコード（レコードｊ）に設定されている人事αが取得される（ステップＳ６４）。ステップＳ７１において、現在のカウンタ値ｊがテンプレート選択テーブル７２のレコード数Ｙより大きいと判定された場合（ステップＳ７１；ＹＥＳ）、表示装置３に、該当するテンプレートがない旨を通知するメッセージが表示され（ステップＳ７２）、本テンプレート決定処理が終了する。
【００５９】
次に、図１２のフローチャートを参照して、図９のステップＳ２８に示したシグネチャ決定処理について説明する。
【００６０】
まず、シグネチャ選択テーブル７３のレコード数Ｚが取得され（ステップＳ８０）、シグネチャ選択テーブル７３のレコードを指定するためのカウンタ値ｋが１に設定される（ステップＳ８１）。次いで、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコード（レコードｋ）に設定されている人事情報が取得される（ステップＳ８２）。
【００６１】
そして、アドレス・人事情報取得処理（図１０参照）により取得された人事情報のうち、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の人事情報と、ステップＳ８２で取得された、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコード（レコードｋ）に設定されている人事情報が比較され（ステップＳ８３）、両人事情報が一致するか否かが判定される（ステップＳ８４）。
【００６２】
ステップＳ８４において、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の人事情報と、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコードに設定されている人事情報が一致すると判定された場合（ステップＳ８４；ＹＥＳ）、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコード（レコードｋ）に設定されているシグネチャが、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の電子メールに使用するシグネチャとして決定され（ステップＳ８５）、本シグネチャ決定処理が終了する。図１５（ｃ）に、電子メールに使用されるシグネチャの例を示す。
【００６３】
ステップＳ８４において、カウンタ値ｉ（図９参照）に該当する送信先の人事情報と、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコードに設定されている人事情報が一致しないと判定された場合（ステップＳ８４；ＮＯ）、カウンタ値ｋがインクリメント（ｋ←ｋ＋１）され（ステップＳ８６）、現在のカウンタ値ｋがシグネチャ選択テーブル７３のレコード数Ｚより大きいか否かが判定される（ステップＳ８７）。
【００６４】
ステップＳ８７において、現在のカウンタ値ｋがレコード数Ｚ以下であると判定された場合（ステップＳ８７；ＮＯ）、ステップＳ８２に戻り、シグネチャ選択テーブル７３のｋ番目のレコード（レコードｋ）に設定されている人事情報が取得される（ステップＳ８２）。ステップＳ８７において、現在のカウンタ値ｋがシグネチャ選択テーブル７３のレコード数Ｚより大きいと判定された場合（ステップＳ８７；ＹＥＳ）、表示装置３に、該当するシグネチャが存在しない旨を通知するメッセージが表示され（ステップＳ８８）、本シグネチャ決定処理が終了する。
【００６５】
以上のように、本実施形態のメール送信装置１によれば、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて、電子メールの送信メッセージに付加する挨拶文（テンプレート）、シグネチャを予め設定し、電子メールの送信先の人事情報に応じて挨拶文（テンプレート）、シグネチャを自動的に選択して送信するようにしたことにより、従来のように、ユーザが送信先毎に別々に電子メールを作成する必要がなく、メール作成の手間を省くことが可能になる。
【００６６】
なお、本実施形態における記述内容は、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能である。
【００６７】
例えば、本実施形態では、送信先の人事情報に応じて、電子メールの送信メッセージに付加する挨拶文（テンプレート）及びシグネチャを自動的に選択するようにしたが、送信先の人事情報に関連付けて予め送信メッセージを作成しておき、送信先の人事情報に応じて送信メッセージを自動的に選択するようにしてもよい。また、電子メールにファイルを添付させる場合、電子メールの送信先の人事情報に関連付けて、添付するファイルを予め設定しておき、送信先の人事情報に応じて、添付するファイルを自動的に選択するようにしてもよい。更に、電子メールの送信先の人事情報に応じて、電子メールの字体、色等を切り替えるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明を適用した実施形態のメール送信装置１の主要部構成を示すブロック図。
【図２】メール送信装置１の記憶装置７に格納されるデータの構成を示す図。
【図３】人事データベース７１のデータ構成例を示す図。
【図４】テンプレート選択テーブル７２のデータ構成例を示す図。
【図５】シグネチャ選択テーブル７３のデータ構成例を示す図。
【図６】メールアドレステーブル７４のデータ構成例を示す図。
【図７】メール送信装置１により実行されるテンプレート作成処理を示すフローチャート。
【図８】メール送信装置１により実行されるシグネチャ作成処理を示すフローチャート。
【図９】メール送信装置１により実行されるメール送信処理を示すフローチャート。
【図１０】図９に示すアドレス・人事情報取得処理の詳細を示すフローチャート。
【図１１】図９に示すテンプレート決定処理の詳細を示すフローチャート。
【図１２】図９に示すシグネチャ決定処理の詳細を示すフローチャート。
【図１３】人事情報から作成される○×会社の組織図の一例を示す図。
【図１４】人事情報から作成される○×会社の座席表の一例を示す図。
【図１５】作成されたメッセージの一例（同図（ａ））と、挨拶文を示すテンプレートの例（同図（ｂ））と、シグネチャの例（同図（ｃ））を示す図。
【符号の説明】
【００６９】
１  メール送信装置
２  ＣＰＵ
３  表示装置
４  入力装置
５  通信制御装置
６  ＲＡＭ
７  記憶装置
７１  人事データベース
７２  テンプレート選択テーブル
７３  シグネチャ選択テーブル
７４  メールアドレステーブル
【図１】
2005107720.tif 000003
【図２】
2005107720.tif 000004
【図３】
2005107720.tif 000005
【図４】
2005107720.tif 000006
【図５】
2005107720.tif 000007
【図６】
2005107720.tif 000008
【図７】
2005107720.tif 000009
【図８】
2005107720.tif 000010
【図９】
2005107720.tif 000011
【図１０】
2005107720.tif 000012
【図１１】
2005107720.tif 000013
【図１２】
2005107720.tif 000014
【図１３】
2005107720.tif 000015
【図１４】
2005107720.tif 000016
【図１５】
2005107720.tif 000017