(57)【要約】      （修正有）【課題】複数の作業者が共同で一つのドキュメントを作成するための技術を提供する。【解決手段】クライアント１１０およびサーバ１２０を含むドキュメント管理システムであって、サーバ１２０は、クライアント１１０から送信されたドキュメントファイルおよび当該ドキュメントファイルの分類情報を受信し、プロジェクト単位で階層的な構成である作業用エリア１２３へ格納し、管理しているクライアント１１０からの取得要求により指定されたドキュメントファイルを作業用エリア１２３から読み出して、クライアント１１０へ送信する。クライアント１１０は、所望のドキュメントファイルを指定し、サーバ１２０へドキュメントファイルの取得要求をし、作業者からの指示に基づいて、サーバ１２０から取得したドキュメントファイルを修正するエディタ１１４と、修正後のドキュメントファイルを前記サーバへ送信するネットワークインタフェース１１１とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントおよびサーバを含むドキュメント管理システムであって、
前記サーバは、
複数のプロジェクトについて、各プロジェクトに関連する複数のドキュメントファイルを、プロジェクト単位で階層的に記憶する記憶手段と、
前記クライアントからの取得要求に基づいて、前記取得要求により指定されたドキュメントファイルを前記記憶手段から読み出して、前記クライアントへ送信するドキュメントファイル取得手段と、
前記クライアントから送信されたドキュメントファイル、および当該ドキュメントファイルの分類情報を受信する手段と、
前記記憶手段において、前記分類情報と対応する階層に当該ドキュメントファイルを格納する手段と、を備え、
前記クライアントは、
所望のドキュメントファイルを指定し、前記サーバへドキュメントファイルの取得要求をする手段と、
プロジェクトの格納ドキュメント一覧を画面表示する手段と、
作業者からの指示に基づいて、前記サーバから取得したドキュメントファイルを修正する手段と、
修正後のドキュメントファイルを前記サーバへ送信する手段と、を備えるドキュメント管理システム。
【請求項２】
前記記憶手段に格納されている複数のドキュメントファイルは、複数の作業者が修正可能であり、
前記記憶手段には、さらに、前記複数のドキュメントファイルのそれぞれの更新履歴が記憶されていて、
前記ドキュメントファイル取得手段は、前記取得要求により指定されたドキュメントファイルに対する更新日および更新作業者を示す情報を、前記更新履歴から取得し、当該ドキュメントファイルと共に送信する請求項１記載のドキュメント管理システム。
【請求項３】
作成ドキュメントが完成し修正が不必要になった段階で、サーバ内の格納ドキュメントを凍結させ、読み出しに固定化できる請求項１記載のドキュメント管理システム。
【請求項４】
前記記憶手段には、各ドキュメントファイルの更新権限を有する者を登録した権限リストがさらに記憶されていて、
前記格納手段は、前記権限リストおよび前記貸出者リストを参照し、前記クライアントから送信されたドキュメントファイルの貸出者が当該ドキュメントファイルの更新権限を有するときに、前記記憶手段に当該ドキュメントファイルを更新格納する請求項３記載のドキュメント管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化されたドキュメント類の保管および管理を行うための技術に関する。特に、一つのドキュメントを複数の作業者が分担して加筆、修正を行うときに、そのドキュメントを保管、および管理  すべての請求項に記載された発明の利用分野（対象）を、発明の名称を補足する形式で記載する。
するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化したドキュメントを個人用の収納ホルダに自動仕分けし、仕分け用に設けた領域に効率良く格納することを特徴としたドキュメント管理システムがあった（例えば、特許文献１）。この従来技術では、ドキュメントを生成する各作業者が担当する範囲を重複しないように予め定め、それぞれ定められた範囲内で各作業者が生成したドキュメントを個人用の収納ホルダに格納している。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２８８４１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この場合、ある作業者が生成したドキュメントに対して、他の作業者が加筆、または修正を加える場合については考慮されていない。従って、作成されたドキュメントは個人用エリアに格納され、作成後に他の作業者が加筆、修正する等の作業は考えられていなかった。つまり、一ドキュメントは一人の作成者のみがアクセスして編集を行うもので、一つのドキュメントへ複数の作業者がアクセスして編集を行うような用途には不向きであった。
【０００５】
また、格納ドキュメント相互間の関連付けも無いため、複数の作業者が共同で進めるプロジェクト開発等に適用するには不向きであった。
【０００６】
さらに、プロジェクト開発等では、作業が進むに連れてドキュメントの種類,内容が増えてくる。従来は、固定化したドキュメント作成しか考えていなかったので、作業の進展に応じたドキュメント類が増加した場合についても考慮されていない。
【０００７】
そこで、本発明の目的は、複数の作業者が共同で一つのドキュメントを作成するための技術を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の一つの実施態様に従うドキュメント管理システムは、クライアントおよびサーバを含む。前記サーバは、複数のプロジェクトについて、各プロジェクトに関連する複数のドキュメントファイルを、プロジェクト単位で階層的に記憶する記憶手段と、前記クライアントからの取得要求に基づいて、前記取得要求により指定されたドキュメントファイルを前記記憶手段から読み出して、前記クライアントへ送信するドキュメントファイル取得手段と、前記クライアントから送信されたドキュメントファイル、および当該ドキュメントファイルの分類情報を受信する手段と、前記記憶手段において、前記分類情報と対応する階層に当該ドキュメントファイルを格納する手段と、を備える。前記クライアントは、所望のドキュメントファイルを指定し、前記サーバへドキュメントファイルの取得要求をする手段と、プロジェクトの格納ドキュメント一覧を画面表示する手段と、作業者からの指示に基づいて、前記サーバから取得したドキュメントファイルを修正する手段と、修正後のドキュメントファイルを前記サーバへ送信する手段と、を備える。
【０００９】
好適な実施形態では、前記記憶手段に格納されている複数のドキュメントファイルは、複数の作業者が修正可能である。前記記憶手段には、さらに、前記複数のドキュメントファイルのそれぞれの更新履歴が記憶されていて、前記ドキュメントファイル取得手段は、前記取得要求により指定されたドキュメントファイルに対する更新日および更新作業者を示す情報を、前記更新履歴から取得し、当該ドキュメントファイルと共に送信するようにしてもよい。
【００１０】
好適な実施形態では、作成ドキュメントが完成し修正が不必要になった段階で、サーバ内の格納ドキュメントを凍結させ、読み出しに固定化できるようにしてもよい。
【００１１】
好適な実施形態では、前記記憶手段には、各ドキュメントファイルの更新権限を有する者を登録した権限リストがさらに記憶されている。そして、前記格納手段は、前記権限リストおよび前記貸出者リストを参照し、前記クライアントから送信されたドキュメントファイルの貸出者が当該ドキュメントファイルの更新権限を有するときに、前記記憶手段に当該ドキュメントファイルを更新格納する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムについて図面を用いて説明する。
【００１３】
図１は、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムの全体システム構成図である。本システムは、複数のクライアント１１０と、サーバ１２０と、複数のクライアント１１０およびサーバ１２０を結ぶネットワーク１００を含む。サーバ１２０には、大容量の外部補助記憶装置１３０が接続されている。
【００１４】
各クライアント１１０及びサーバ１２０は、いずれも例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明する各クライアント１１０及びサーバ１２０内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。
【００１５】
クライアント１１０は、ネットワークに対するデータ入出力を行うネットワークインタフェース１１１と、サーバからのデータ等のファイルを格納しておくデータエリア１１２と、図示しない入力装置などを介して作業者からの入力を受付ける外部操作受付部１１３と、エディタ１１４とを備える。
【００１６】
外部操作受付部１１３は、例えば、ドキュメント編集のための入力、ドキュメントの凍結指示入力、ドキュメントファイルをプロジェクト単位に階層的に格納した本棚（以下、電子棚という）の作成指示入力、および検索入力などを受け付ける。なお、この明細書においてドキュメントとは、テキストからなるもの、画像からなるものおよびテキストおよび画像からなるものを含む。
【００１７】
作業者はエディタ１１４を用いてドキュメントファイルの新規作成、修正などを行うことができる。例えば、エディタ１１４は、作業者からの指示に基づいてサーバから取得したドキュメントファイルを修正する。
【００１８】
サーバ１２０は、ネットワークに対するデータ入出力を行うネットワークインタフェース１２１と、制御部１２２と、作業途中のファイルを保管しておく作業用エリア１２３と、作業完了後のファイルを保存管理しておく凍結エリア１２４と、外部補助記憶装置１３０との入出力を行う補助記憶インタフェース１２６とを備える。
【００１９】
作業用エリア１２３には、作業中のファイルを記憶しておく。
【００２０】
制御部１２２は、作業者が作業用エリア１２３からファイルを取得して編集作業中であるファイルを示す貸出者リスト１２２１と、各ファイルの最終責任者を示す権限リスト１２２２と、作業用エリア１２３に格納されているファイルの更新履歴１２２３が格納されている。さらに、制御部１２２は、図２に示すように、作業用エリア１２３に対しドキュメント用データファイルを格納および読出しするデータ入出力機能６８１、作業用エリア１２３および凍結エリア１２４に格納されたファイルを検索する検索機能６８２、作業用エリア１２３に格納されているファイルを凍結し、凍結エリア１２４へ格納する凍結機能６８３、作業用エリア１２３及び凍結エリア１２４のデータ格納状況を監視するサーバ容量監視機能６８４、各ドキュメントファイルの最終責任者を設定する優先順位処理機能６８５、および電子棚作成機能６８６を備える。
【００２１】
データ入出力機能６８１は、各クライアント１１０からの読出し要求に対し、該当するドキュメントを作業用エリア１２３から読み出して送出する。このとき、読み出して送出したファイル名および読み出し要求をした作業者名を貸出者リスト１２２１へ追加する。また、データ入出力機能６８１は、クライアント１１０からの読み出し要求があったときに貸出者リスト１２２１を参照し、貸し出し中のファイルについてはデータの送出を拒否しても良い。これにより、排他制御が実現可能である。さらに、データ入出力機能６８１は、クライアント１１０へファイルを送出する際に、更新履歴１２２３を参照し、このファイルの最終更新者名および最終更新日を併せて送出することもできる。さらに、各クライアント１１０から戻ってきたドキュメントが修正されている場合、データ入出力機能６８１は、作業用エリア１２３のドキュメントファイルを更新する。ファイルを更新したときは、更新履歴１２２３に更新した作業者、更新日時および更新内容を追加する。
【００２２】
ここで、以下で説明する処理において、外部操作受付部１１３が作業者からの入力を受け付けると、ネットワークインタフェース１１１、ネットワーク１００およびネットワークインタフェース１２１を介してサーバ１２０へデータを送信し、制御部１２２が各処理を実行する。以下、クライアント１１０とサーバ１２０間でのデータ通信部分の記載は省略する場合がある。
【００２３】
まず、作業開始にあたり複数の作業者がアクセスして編集（加筆、修正など）を行う共通ドキュメントを保管する電子棚を作成する必要がある。また、新規ドキュメント受付時は、作業用エリア１２３に新規ドキュメント用のエリアを新たに確保し格納する必要がある。以下にその場合の動作について、図３を用いて説明する。
【００２４】
ネットワークインタフェース１２１が、クライアント１１０から送信されてきたドキュメントおよびそれに付加された情報を取り込む（Ｓ１０１）。ここで、ドキュメントに付加された情報の一例を図４（ａ）に示す。すなわち、クライアント１１０で作業者が入力した情報は、索引情報２００としてドキュメントファイルに付加されている。索引情報２００には、同図に示すように、ドキュメント分類を示すホルダ名コード２０１と、ドキュメント種類を示すホルダ名コード２０２と、ファイルの格納エリアを示すホルダ名コード２０３と、このファイルの編集を行った作業者名２０４とを含む。
【００２５】
また、図４（ｂ）は、電子棚２３０の構成、すなわち作業用エリア１２３のホルダの階層構造の一例を示す。すなわち、ドキュメント分類を示すホルダ名コード２０１に対応するホルダの下に、ドキュメント種類を示すホルダ名コード２０２が存在し、さらに下層にファイルの格納エリアを示すホルダ名コード２０３に対応するホルダが生成されている。図４（ｂ）の例では、ドキュメント分類としては「プロジェクト名」、ドキュメント種類には「製品仕様書」、「製品図面」、「検査計画書」等があり、格納エリアには「開発計画書」、「機能仕様書」・・などが設けられている。
【００２６】
再び図３を参照すると、制御部１２２は、データ入出力機能６８１を用いて、索引情報２００に含まれるホルダ名コード２０１、２０２，２０３が作業用エリア１２３にすでに存在するかを確認し、新規ファイルか否かを判断する（Ｓ１０２）。そして、ホルダ名コード２０１、２０２，２０３が存在しないとき、すなわち新規ファイルであるときは（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、制御部１２２は電子棚作成機能６８６を用いて電子棚を作成する（Ｓ１１０）。電子棚作成機能６８６の詳細な処理手順は、図５を用いて説明する。
【００２７】
すなわち、制御部１２２は、索引情報２００のドキュメント分類を示すホルダ名コード２０１、ドキュメント種類を示すホルダ名コード２０２および格納するエリアを示すホルダ名コード２０３を読み込み、作業用エリア１２３に図４（ｂ）に示すようなホルダを階層的に生成する（Ｓ２０１，Ｓ２０２）。全ホルダの生成が完了すると、該当するホルダにファイルを格納し、更新履歴１２２３に追加してこの処理を終了する（Ｓ２０３、Ｓ２０４）。
【００２８】
図３に戻ると、ステップＳ１０２において、受信したドキュメントファイルが新規ファイルではないと判定された場合（Ｓ１０２：ＮＯ）、データ入出力機能６８１を用いて、作業用エリア１２３の対応するホルダに格納されている既存ファイルを取得し、クライアント１１０から送信されたファイルと比較を行い、同一ファイルであるかを判定する（Ｓ１０３，Ｓ１０４）。ファイルの内容が同一であるときは、ファイルを上書きせず、貸出者リスト１２２１からこのファイルに関する記録を削除して終了する（Ｓ１２０）。
【００２９】
ファイルの内容が同一でないときは、貸出者リスト１２２１および権限リスト１２２２を参照し、貸出を受けている作業者がファイル更新の承認権限を持った人であるか確認する。承認権限を有する者であれば（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、更新された内容を特定する（Ｓ１０６）。そして、更新日時、更新者、更新内容を更新履歴１２２３に記録する（Ｓ１０７）。そして、ドキュメントが格納されているデータエリアを修正内容に基づき更新する（Ｓ１０８）。
【００３０】
また、貸出者が承認権限を持った人で無い場合（Ｓ１０５：ＮＯ）、送付されてきたデータを上位権限を有する者に送信する（Ｓ１３１）。そして、データを送信した権限上位者を貸出者リスト１２２２へ追加する（Ｓ１３２）。なお、権限上位者から再送信されてきたときは、図３のフローチャートに従った処理が実行される。
【００３１】
次に、クライアント１１０から検索要求があった場合、サーバ１２０は検索機能６８２を用いて電子棚を検索し、電子棚の構造（ホルダの階層構造（例えば図４（ｂ）の構成図））を要求元のクライアント１１０へ返信する。この返信を受け取ったクライアント１１０では電子棚の構造が表示され、作業者は今後の作業で使用すべきドキュメントの所在位置を把握できる。このとき、クライアント１１０に表示される画面の一例を図６に示す。
【００３２】
この表示画面３００には、電子棚表示３１０と、作業用ボタン３２１と、書き込み用ボタン３２２と、読み出し用ボタン３２３と、凍結用ボタン３２４と、設計完了時ボタン３２５と、出荷時ボタン３２６と、現地調整完了時ボタン３２７とが含まれている。
【００３３】
作業エリア内のドキュメント類を検索する場合は、作業者は、作業用ボタン３２１領域を選択する。そして、クライアント側で修正作業等をする場合は、ドキュメント貸出要求をサーバ側にする。例えば、作業者はクライアント側モニターに表示されている画面上のドキュメント名称(作業エリア内)に対し、マウス等により選択する。その後に読出し用ボタン３２３を選択することにより、サーバ１２０へ読出し要求が発信される。
【００３４】
サーバ１２０は、まず、読み出し要求のあったドキュメントが貸し出し中でないか、貸出者リスト１２２１を参照して判定する。貸し出し中であったときは、このファイルの読み出しを行わず、その旨をクライアント１１０へ返信する。貸し出し中でないときは、データ入出力機能６８１を用いて、読み出し要求に含まれるドキュメント分類ホルダ名コード、ドキュメント種類ホルダ名コード、格納エリアホルダ名コードに従って、当該ドキュメントを抽出し、クライアント１１０へ送出する。
【００３５】
作業者は、ここで取得したドキュメントファイルをクライアント１１０のエディタ１１４で開いて編集することができる。エディタ１１４でファイルを開くとき、例えば、図１２に示すような確認画面４００で作業者に最終更新日時および最終更新者を知らせることができる。
【００３６】
また、作業者が各ドキュメントの更新履歴を知りたい場合は、クライアント１１０がサーバ１２０へ履歴表示要求を送信し、これに対する応答を受信すると、図７に示す来歴一覧表４００が表示される。例えば、操作者はクライアント側モニターに表示されている画面上のドキュメント名称に対し、マウスにより右選択をすることにより要求が発信され、サーバ側からの返答で、来歴一覧表４００が表示される。
【００３７】
次に、ドキュメントの凍結について説明する。作業が完了したと思われる各時点で作成データを記録として残しておくことは、開発過程の記録、顧客との契約状況推移等の将来のデータとして再利用価値がある。そのため、各時点でのドキュメントを残す機能が凍結機能である。ここで、電子棚全体を凍結する場合を一括凍結、個別のドキュメント単位に凍結する場合を個別凍結と呼ぶ。
【００３８】
凍結の概念を図８を用いて説明する。例えば、時刻ｔ0で、設計作業が完了したとする。その時、クライアント側の凍結要求により、作業用エリア１２３にあったドキュメント一式を凍結エリアに複写する。そのエリアを電子棚（設計完了時）４３として、凍結エリアに確保する。他の作業完了時点でも同一の考え方でドキュメントを凍結することができる。以下、出荷時ｔ1には、電子棚（出荷時）４４、現地調整完了時ｔ2には、電子棚（現地調整完了時）４５の順番にその時点でのドキュメント類一式を凍結エリア１２４に一括保管（凍結）していくことにより、各時点での仕様変更等の履歴を残していける。
【００３９】
次に個別入庫に関して説明する。例えば、現地調整後にプログラムに不良があり、最終形に訂正したい場合がある。そのように予定外で、そのプログラムの部分のみ訂正版に差替えたい場合がある。ｔ3時点で、該当プログラムのみ差替える作業を行うことになる。
最初に、一括凍結の場合について説明する。クライアント側からの操作例を図６を用いて説明する。一括凍結の場合は、モニタ−画面３００に表示されるプロジェクト名を最初に選択する。次に画面上の凍結用ボタン３２４を選択する。その後、凍結作業時期を示す設計完了時ボタン３２５を選択する。その後に書き込み用ボタン３２２を選択する。それに対応して「処理を続行」と「延期」のコメントが画面上に表示される（いずれも図示しない）。凍結する場合は、「処理を続行」を選択することにより、一括凍結が開始される。「延期」を選択した場合は、凍結作業は中止となる。
【００４０】
個別凍結時は、モニター画面３００に表示される該当ドキュメント名を最初に選択する。次に画面上の凍結用ボタン３２４を選択する。その後、凍結作業時期を示す現地調整完了時ボタン３２７を選択する。その後に書込み用ボタン３２２を選択する。それに対応して、「処理を続行」と「延期」のコメントが画面上に表示される（いずれも図示しない）。凍結する場合は、「処理を続行」を選択することにより、個別凍結が開始される。
【００４１】
図２を参照すると、上記凍結処理は、作業者要求入力をクライアント１１０の外部操作受付部１１３が受け付けることにより、ネットワークインタフェース１１１に処理要求伝言を渡し、サーバ１２０側のネットワークインタフェース１２１とそれに続く制御部１２２に処理要求が渡り、制御部１２２が凍結機能６８３を用いて処理を実行する。凍結機能６８３としては図９に示す凍結処理が行われ、サーバ１２０内凍結エリア１２４に図４（ｂ）の電子棚２３０が自動作成されるかドキュメントの差替え作業が実行される。
図９のフローチャートについて説明する。サーバ１２０の図９の凍結処理プログラムが動作し、サーバ１２０は、クライアント１１０からの凍結情報（転送元、データ名等）を取得する（Ｓ３１０）。そして、要求された凍結は、一括凍結か個別凍結か判定する（Ｓ３２０）。
【００４２】
一括凍結の場合は、下記順序で処理される。すなわち、取得した凍結情報に従い、作業エリアにある該当プロジェクト名の電子棚の全階層（ホルダ）を凍結エリア１２４へ複写する（Ｓ３３１、Ｓ３３２）。次に、各ホルダ内の全ドキュメントを、順次凍結エリア１２４へ複写する（Ｓ３３３，Ｓ３３４）。全ての階層、ドキュメントの複写が完了した時点で、作業エリアにあった電子棚と同一の電子棚およびがドキュメント凍結エリア１２４に格納されることになる。
【００４３】
ステップＳ３２０において、要求された凍結が個別凍結と判断した場合は、取得した凍結情報に従い、作業エリア内にある該当プロジェクト名の該当ドキュメントを、凍結エリア内の該当ドキュメント格納場所のデータと差替える（Ｓ３４０）。
【００４４】
図６に戻り、凍結されたドキュメントを読出す時は、凍結用ボタン３２４を選択し、次に読み出したいドキュメントを電子棚表示３１０の中から選択する。そして、設計完了時ボタン３２５を選択した後、読出し用ボタン３２３を選択する。
【００４５】
次に、優先順位処理機能６８５について説明する。ドキュメントの修正にあたり、所定の権限を有する者の承認がないと修正できない場合がある。優先順位処理機能６８５は、修正の承認権限の順位付けを行う機能である。例えば、共同作業者がＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの４名とすると、ドキュメントの種類により最終責任者が異なることがある。例えば、下記のような順位付けを設定しておく。優先順位処理機能６８５を用いて、この優先順位を自由に変更することができる。
ドキュメント種類          最終責任者
ＷＷＷＷ                  Ａ
ＸＸＸＸ                  Ｂ
ＹＹＹＹ                  Ｄ
ここで設定された最終責任者の情報を、図３のステップＳ１０５の判定に利用する。すなわち、最終責任者がドキュメント承認権限を有するので、ステップＳ１０５では、データ送信者が最終責任者であるかを判定する。送信者に承認権限がない場合は、送付されてきたデータを承認する上位者へ転送する。そして、上位者が内容承認または修正後、データ更新する処理をする。
【００４６】
次に、図１０は、上記実施形態に係るドキュメント管理システムで、鉄鋼システムの設計を行った場合の実施例である。共通データは、各クライアントが共通に使用できるデータを格納できるエリアで、共同用に使用する。また、部門毎に使用するデータは部門毎に使用できる構成となっている。
【００４７】
例えば、旧鉄鋼システム７１０の電子棚はサブシステム単位に区切られていて、鉄鋼システムの代表的な高炉、転炉、圧延、連鋳、等に分かれている。毎年、各システムでの技術データを、電子棚の該当するところに更新していき、電子棚全体が、年単位で一括保管される。これにより、旧鉄鋼システム７１０の電子棚から、昨年の技術データがどのような形になっていたかがわかる。また、これまでの電子棚を比較することによりその推移もわかる。新鉄鋼システム７１１から最新の技術データも容易に検索できる。
【００４８】
次に、旧医療システム７２０の電子棚は治療部位単位に内科、外科、精神科、耳鼻科、等に分類されていて、その年代の各部位に対する治療方法がファイリングされている。治療方法が改善されると、改善された、部位に対する治療方法のファイリングが差し替えられ、電子棚自体が一括保管される。これにより、旧医療システム７２０の電子棚から、昨年の医療技術がどのような形になっていたかがわかる。また、これまでの電子棚とを比較することによりその推移もわかる。新医療システム７２１から最新の治療方法が容易に検索できる。
【００４９】
サーバ容量監視機能６８４について以下に説明する。図１１に処理フローを示す。まず、一定周期(例えば、毎月１回)に凍結エリアの収納容量を測定する（Ｓ４１、Ｓ４２）。そして、凍結エリアの収容能力の７０％を超えた時点でネットワークインタフェースを停止させる（Ｓ４３）。サーバ容量監視機能６８４は、補助記憶インタフェースを起動させて、凍結エリアにある情報データを外部記憶装置(ＤＶＤ等)１３０へ伝達させる（Ｓ４４）。その機能により、凍結エリアの収納能力を超えないように監視することができる。
【００５０】
また、変更等の履歴データが保管されているので、プロジェクトでの全体ドキュメントに対する変更ドキュメント件数、変更者人数、回数等の統計データを集計することができる。
【００５１】
そのデータを基に、プロジェクト収益と変更内容との関係、顧客毎の変更頻度数を定量的に把握できる副次的効果もある。
【００５２】
上述した本発明の実施形態は、本発明の説明のための例示であり、本発明の範囲をそれらの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。当業者は、本発明の要旨を逸脱することなしに、他の様々な態様で本発明を実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムの全体システム構成図である。
【図２】本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムの機能構成図である。
【図３】データの入出力処理手順を示すフローチャートである。
【図４】索引情報および電子棚の構成の一例を示す図である。
【図５】電子棚の生成処理手順を示すフローチャートである。
【図６】クライアントでのインタフェース画面の一例を示す図である。
【図７】ドキュメント更新来歴表の一例を示す図である。
【図８】本実施形態における凍結の概念図である。
【図９】凍結処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明を鉄鋼システム、および医療システムへ適用したときの電子棚の一例を示す図である。
【図１１】サーバ容量監視処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】ドキュメントファイルを開くときの確認画面の一例である。
【符号の説明】
【００５４】
100・・・・・・ネットワーク
110・・・・・・クライアント
120・・・・・・サーバ
112・・・・・・データエリア
113・・・・・・外部操作受付部
122・・・・・・制御部
123・・・・・・作業用エリア
124・・・・・・凍結エリア
130・・・・・・外部補助記憶装置（ＤＶＤ等）
200・・・・・・索引情報
201・・・・・・ドキュメント分類ホルダ名コード
202・・・・・・ドキュメント種類ホルダ名コード
203・・・・・・格納エリアのホルダ名コード
204・・・・・・作業者名
【図１】
2005235111.tif 000003
【図２】
2005235111.tif 000004
【図３】
2005235111.tif 000005
【図４】
2005235111.tif 000006
【図５】
2005235111.tif 000007
【図６】
2005235111.tif 000008
【図７】
2005235111.tif 000009
【図８】
2005235111.tif 000010
【図９】
2005235111.tif 000011
【図１０】
2005235111.tif 000012
【図１１】
2005235111.tif 000013
【図１２】
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