(57)【要約】【課題】  紙文書の電子化を容易に行うことを可能とする画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムを提供する。【解決手段】  紙文書を読み込む紙文書読み込み手段と、読み込む紙文書の属性情報が入力される属性情報入力手段と、前記紙文書読み込み手段で読み込まれた画像を、前記属性情報入力手段で入力された属性情報と関連付けて保存する画像保存手段とを有する。【選択図】  図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書を読み込む紙文書読み込み手段と、
読み込む紙文書の属性情報が入力される属性情報入力手段と、
前記紙文書読み込み手段で読み込まれた画像を、前記属性情報入力手段で入力された属性情報と関連付けて保存する画像保存手段と
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記属性入力手段は、タッチパネルであることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記属性情報は、前記タッチパネルに表示されることを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
読み込む紙文書の属性情報が入力される属性情報入力段階と、
紙文書を読み込む紙文書読み込み段階と、
前記紙文書読み込み段階で読み込まれた画像を、前記属性情報入力段階で入力された属性情報と関連付けて保存する画像保存段階と
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
前記属性入力段階では、タッチパネルから入力されることを特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記属性情報は、前記タッチパネルに表示されることを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
請求項４から６のいずれか１項に記載の文書管理方法をコンピュータで実行する文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書を読み込み管理する画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙文書を電子化して保存することが行われる。この場合、入力を行う入力作業者は、紙文書をスキャナで読み込み、一旦、パソコンに取り込んだ後、システムに登録し、文書名（ファイル名）の変更や属性情報（文書種類や顧客コード、営業コードなど）を別途、入力している。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この入力作業が一ヶ所で集中入力をせざるを得ない場合、入力作業者への負担が大きくなる。また、営業所など分散したオフィスで処理をする場合、各オフィスごとに、入力システムの操作やパソコン知識にも精通した入力作業者が必要である。しかし、パート労働者や高齢者が多くいたり、社員の出入りの激しいような事務所においては入力作業の教育自体が難しい。
【０００４】
また、ＯＣＲ処理での属性情報を読み取る方式では誤読、リジェクトが発生し、認識率が１００％でないという不具合が発生し、かえって入力処理の停滞を生む可能性が高い。
【０００５】
本発明は、このような問題点に鑑み、紙文書の電子化を容易に行うことを可能とする画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明は、紙文書を読み込む紙文書読み込み手段と、読み込む紙文書の属性情報が入力される属性情報入力手段と、前記紙文書読み込み手段で読み込まれた画像を、前記属性情報入力手段で入力された属性情報と関連付けて保存する画像保存手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記属性入力手段は、タッチパネルであることを特徴とする。
【０００８】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記属性情報は、前記タッチパネルに表示されることを特徴とする。
【０００９】
また、上記課題を解決するために、本発明は、読み込む紙文書の属性情報が入力される属性情報入力段階と、紙文書を読み込む紙文書読み込み段階と、前記紙文書読み込み段階で読み込まれた画像を、前記属性情報入力段階で入力された属性情報と関連付けて保存する画像保存段階とを有することを特徴とする。
【００１０】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記属性入力段階では、タッチパネルから入力されることを特徴とする。
【００１１】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記タッチパネルに表示されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は以上説明したように、紙文書の電子化を容易に行うことを可能とする画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照し、本発明の実施形態について説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施の形態の全体構成図である。図１には、ＭＦＰ１０１と、パソコン１０２と、それらを接続するネットワーク１００とが示されている。画像形成装置に対応するＭＦＰ１０１は、スキャナ機能やコピー機能と、表示と入力が可能なタッチパネル（以下、オペレーションパネルと記す）を有する。パソコン１０２は、ＭＦＰ１０１で読み込んだ紙文書を保存することなどに用いられる。ネットワーク１００は、ＬＡＮ（Local Area Network）やＶＰＮ（Virtual Private Network）などである。
【００１５】
次に、図２を用いてＭＦＰ１０１のソフトウェアの構成について説明する。図２には、アプリケーション層と、サービス層と、ハンドラ層のソフトウェアが示されている。アプリケーション層には、コピーアプリ１１０と、プリンタアプリ１１１と、スキャナアプリ１１２がある。ここで、アプリとは、アプリケーションを表す。
【００１６】
コピーアプリ１１０は、コピー用のアプリケーションである。プリンタアプリ１１１は、プリンタ用のアプリケーションである。紙文書読み込み手段に対応するスキャナアプリ１１２は、スキャナ用のアプリケーションである。
【００１７】
サービス層には、印刷制御モジュール１２１と、読み取り制御モジュール１２２と、オペレーションパネル制御モジュール１２３がある。
【００１８】
印刷制御モジュール１２１は、印刷を制御するモジュールで、コピーアプリ１１０やプリンタアプリ１１１が利用する。読み取り制御モジュール１２２は、紙文書を読み込む制御を行うもので、コピーアプリ１１０やスキャナアプリ１１２が利用する。属性情報入力手段に対応するオペレーションパネル制御モジュール１２３は、オペレーションパネルに表示したり、利用者からの入力を検出したりするもので、各アプリが利用する。
【００１９】
ハンドラ層には、プロッタハンドラ１３１と、スキャナハンドラ１３２と、メモリ管理モジュール１３３がある。プロッタハンドラ１３１は、印刷を行うプロッタのハンドラである。スキャナハンドラ１３２は、スキャナのハンドラである。画像保存手段に対応するメモリ管理モジュール１３３は、ＭＦＰ１０１に備わるメモリやハードディスクに対して読み書きを行う。
【００２０】
以上が主なソフトウェアであるが、上記以外にもネットワークを利用するためのドライバなどがある。
【００２１】
次に、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成について説明する。図３は、ＭＦＰ１０１の一実施例のハードウェア構成図を示している。ＭＦＰ１０１は、コントローラボード６０と、オペレーションパネル５３と、ＦＣＵ６８と、エンジン７１と、プロッタ７２とを含む。また、ＦＣＵ６８は、Ｇ３規格対応ユニット６９と、Ｇ４規格対応ユニット７０とを有する。
【００２２】
また、コントローラボード６０は、ＣＰＵ６１と、ＡＳＩＣ６６と、ＨＤＤ６５と、ローカルメモリ（ＭＥＭ−Ｃ）６４と、システムメモリ（ＭＥＭ−Ｐ）６３と、ノースブリッジ（以下、ＮＢと記す）６２と、サウスブリッジ（以下、ＳＢと記す）７３と、ＮＩＣ７４（Network Interface Card）と、ＵＳＢデバイス７５と、ＩＥＥＥ１３９４デバイス７６と、セントロニクスデバイス７７とを含む。
【００２３】
オペレーションパネル５３は、コントローラボード６０のＡＳＩＣ６６に接続されている。また、ＳＢ７３と、ＮＩＣ７４と、ＵＳＢデバイス７５と、ＩＥＥＥ１３９４デバイス７６と、セントロニクスデバイス７７は、ＮＢ６２にＰＣＩバスで接続されている。
【００２４】
また、ＦＣＵ６８と、エンジン７１と、プロッタ７２は、コントローラボード６０のＡＳＩＣ６６にＰＣＩバスで接続されている。
【００２５】
なお、コントローラボード６０は、ＡＳＩＣ６６にローカルメモリ６４、ＨＤＤ６５などが接続されると共に、ＣＰＵ６１とＡＳＩＣ６６とがＣＰＵチップセットのＮＢ６２を介して接続されている。このように、ＮＢ６２を介してＣＰＵ６１とＡＳＩＣ６６とを接続すれば、ＣＰＵ６１のインタフェースが公開されていない場合に対応できる。
【００２６】
なお、ＡＳＩＣ６６とＮＢ６２とはＰＣＩバスを介して接続されているのでなく、ＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）６７を介して接続されている。このように、図１のアプリケーション層５やコントローラ６を形成する一つ以上のプロセスを実行制御するため、ＡＳＩＣ６６とＮＢ６２とを低速のＰＣＩバスでなくＡＧＰ３５を介して接続し、パフォーマンスの低下を防いでいる。
【００２７】
ＣＰＵ６１は、ＭＦＰ１０１の全体制御を行うものである。ＣＰＵ６１は、図２で説明した各ソフトウェアをＯＳ上に起動して実行させる。
【００２８】
ＮＢ６２は、ＣＰＵ６１、システムメモリ６３、ＳＢ７３およびＡＳＩＣ６６を接続するためのブリッジである。システムメモリ６３は、ＭＦＰ１０１の描画用メモリなどとして用いるメモリである。ＳＢ７３は、ＮＢ６２とＰＣＩバス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。また、ローカルメモリ６４はコピー用画像バッファ、符号バッファとして用いるメモリである。
【００２９】
ＡＳＩＣ６６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣである。ＨＤＤ６５は、画像データの蓄積、文書データの蓄積、プログラムの蓄積、フォントデータの蓄積、フォームの蓄積などを行うためのストレージである。また、オペレーションパネル５３は、ユーザからの入力操作を受け付けると共に、ユーザに向けた表示を行う。
【００３０】
以上がＭＦＰ１０１のソフトウェア並びにハードウェアの構成である。次に、オペレーションパネルに表示される内容について、図４を用いて説明する。
【００３１】
図４は、属性情報が表示されているオペレーションパネルを示す図である。このオペレーションパネル２００には、種類ボタン２０１と、営業所コード入力欄２０２と、顧客コード入力欄２０３と、テンキー２０４が表示されている。
【００３２】
このうち、種類ボタン２０１は、利用者が紙文書の種類を入力するボタンである。紙文書の種類には、受注伝票、売上報告書、交通費清算書、仕入伝票、契約書、その他の６種ある。営業所コード入力欄２０２は、各営業所に一意的に割り当てられたコードが入力される欄である。顧客コード入力欄２０３は、各顧客に一意的に割り当てられたコードが入力される欄である。これらコードの入力は、テンキー２０４を用いて入力される。
【００３３】
以上説明した種類ボタン２０１と、営業所コード入力欄２０２と、顧客コード入力欄２０３に入力される内容が、本実施の形態では属性情報となるが、属性情報は、読み込む紙文書に関する情報である。
【００３４】
このオペレーションパネル２００に表示される画面は、このＭＦＰを導入した会社によってカスタマイズ可能なので、属性情報は、その会社によって異なることもある。なお、画面のカスタマイズは、この技術の分野における通常の知識を有するものであれば容易に行うことができる。
【００３５】
オペレーションパネル２００で利用者が属性情報を入力し、紙文書を読み込ませると、読み込まれた画像が、属性情報とともに保存される。このとき生成される属性情報データベース（以下、属性情報ＤＢと記す）を、図５を用いて説明する。
【００３６】
図５に示される属性情報ＤＢは、項目名に「ファイル名」、「種類」、「営業所コード」、「顧客コード」を有する。ファイル名は、紙文書を読み込んだ画像のファイル名であり、例えば○○.jpgなどである。この項目は、ファイル名とパス、あるいはＵＲＬなどで、画像を指定することができるものであればよい。
【００３７】
「種類」、「営業所コード」、「顧客コード」は、先ほど説明した属性情報である。
【００３８】
紙文書を読み込むたびに、この属性情報ＤＢは更新される。そして、この属性情報ＤＢは、図３で示したＨＤＤ６５、または、図１で示したパソコン１０２のＨＤＤに保存される。なお、画像と属性情報ＤＢは必ずしも同じ機器である必要はない。
【００３９】
また、属性情報は、上述した属性情報ＤＢの他に、テキストファイル、ＣＳＶファイル、ＸＭＬなど汎用的なファイル形式で保存するようにしても良い。
【００４０】
次に、紙文書を読み込んでから保存されるまでの処理を、図６のフローチャートを用いて説明する。属性情報入力段階に対応するステップＳ１０１で、利用者から属性情報が入力される。次に、紙文書読み込み段階に対応するステップＳ１０２で、利用者がＭＦＰの読み込みボタンを押下することで、ＭＦＰは紙文書を読み込む。そして、画像保存段階に対応するステップＳ１０３で、ＭＦＰは、画像を属性情報に関連付けて保存する。この関連付けは、上述した属性情報ＤＢが用いられる。
【００４１】
以上説明したように、本実施の形態によれば、誰でも使える複写機を紙文書の入力機器として使うと同時に、オペレーションパネルより紙文書の属性情報を入力し、画像と属性情報の両方を１回の入力操作で保存することが可能となる。
【００４２】
また、上述したように属性情報の設定は導入先ごとにカスタマイズができるので、汎用性がある。
【００４３】
さらに、保存された画像、属性情報を、例えば社内システムにそのまま入力、利用ができるため、入力作業の一極集中を避けられ、入力作業の負荷が軽減される。また、紙文書を見ながら属性情報の入力作業が不要となる。
【００４４】
上記作業は全て複写機のタッチパネルより行うので、パソコンの操作知識は不要であり、パート労働者や高齢者が在籍する部署での入力作業も可能性が期待できる。
【００４５】
なお、２００４年６月頃、ｅ−文書法（仮称）が制定される見込みである。この法律が施行され、財務文書（帳簿、領収書）の電子保存が認められると、書類の保管スペースの低減や、原本移送の必要性など、企業の負担を軽減できる。このｅ−文書法の下で、入力されたファイルのタイムスタンプや、改ざん防止機能のあるファイル形式（例えばセキュアＰＤＦ）は、ファイルの原本性を保証するための一証拠になりうる。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の実施の形態の全体構成図である。
【図２】ＭＦＰのソフトウェア構成図である。
【図３】ＭＦＰのハードウェア構成図である。
【図４】属性情報が表示されているオペレーションパネルを示す図である。
【図５】属性情報ＤＢを示す図である。
【図６】紙文書が読み込まれてから保存されるまでの処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４７】
５３、２００  オペレーションパネル
６０  コントローラボード
６１  ＣＰＵ
６２  ノースブリッジ（ＮＢ）
６３  システムメモリ（ＭＥＭ−Ｐ）
６４  ローカルメモリ（ＭＥＭ−Ｃ）
６５  ハードディスク装置（ＨＤＤ）
６６  ＡＳＩＣ
６７  ＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）
６８  ファックスコントロールユニット（ＦＣＵ）
６９  Ｇ３
７０  Ｇ４
７１  エンジン
７２  プロッタ
７３  サウスブリッジ（ＳＢ）
７４  ＮＩＣ
７５  ＵＳＢデバイス
７６  ＩＥＥＥ１３９４デバイス
７７  セントロニクス
７９  スキャナ
１００  ネットワーク
１０１  ＭＦＰ
１０２  パソコン
１１０  コピーアプリ
１１１  プリンタアプリ
１１２  スキャナアプリ
１２１  印刷制御モジュール
１２２  読み取り制御モジュール
１２３  オペレーションパネル制御モジュール
１３１  プロッタハンドラ
１３２  スキャナハンドラ
１３３  メモリ管理モジュール
２０１  種類ボタン
２０２  営業所コード入力欄
２０３  顧客コード入力欄
２０４  テンキー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
2005275953.tif 000006
【図５】
2005275953.tif 000007
【図６】
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