(57)【要約】【課題】期限切れが切迫した管理文書を自動予報し管理担当者に対応を促すことができる期限付き管理文書の期限状態表示装置を提供する。【解決手段】複数の期限付き管理文書のデータと各管理期限とを記憶するとともに、管理期限と日時経過データ間の変化する日時数量に対して予め定めた日時数量区分に従って複数の管理段階を予め定めておき、複数の期限付き管理文書の各々の管理期限と日時経過データの日時経過との間の変化する日時数量が複数の管理段階のいずれに該当するかに従って、表示部に表示された複数の期限付き管理文書のデータの各々の表示情報の表示色を複数の管理段階のうちの該当する管理段階に対応する所望の表示色に変更する制御をする。【選択図】      図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の期限付管理文書のデータと該複数の期限付管理文書の各管理期限とを記憶する記憶部と、
前記複数の期限付管理文書のデータの全部もしくは一部の表示情報を表示するとともに該表示情報に所定の複数の表示色から選択される所望の表示色を与えることができる表示部と、
前記管理期限と日時経過データ間の変化する日時数量に対して予め定めた日時数量区分に従って複数の管理段階を予め定めておき、前記複数の期限付管理文書の各々の管理期限と前記日時経過データの日時経過との間の前記変化する日時数量が前記複数の管理段階のいずれに該当するかに従って、前記表示部に表示された前記複数の期限付管理文書のデータの各々の前記表示情報の表示色を前記複数の管理段階のうちの前記該当する管理段階に対応する前記所望の表示色に変更する制御をする制御部と
を備えた期限付管理文書の期限状態表示装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は期限付き管理文書の期限状態を通報する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業活動，公共活動，サービス・ボランティアに到るまで、現在社会においては社会生活を営む上で何らかの形の文書が発生し、それを管理する必要がある。例えば企業活動においては、営業関連文書・設計関連文書・製造関連文書・出荷／検査関連文書、その他もろもろの文書が発生し、その文書には回答期限・有効期限・貸し出し期限・借用期限・保証期限・運用期限・納入期限・保管期限等、期限限定付きのものが多数存在する。更に、ＩＳＯを取得した企業・団体においては、これらの文書の管理をきちんと行い、定期監査においては自企業の生産活動は品質マニュアルに則ってきちんと運用されていることをこれらの文書によって証明することが要求される。従って、ＩＳＯ定期監査時に、期限切れの文書が発見されたときには大きな問題となってしまう。例えば、製造現場においては作業手順が配備され、現場作業者は材料の投入から機械設備の稼働・点検・保守に至るまですべて作業手順書通りに活動することが要求される。そこで使用される作業手順書は自社の品質システムにおいて管理対象となっており、有効期限（通常発行日あるいは改定日から２年か３年）が規定され、有効期限になったら再度見直さなければならないことになっている。（図１４．ＩＳＯ文書管理規定例参照）
【０００３】
現在、これらの作業手順書の有効期限の管理は次の手順の通り実施されている。
１）製造技術部門の担当者が作業手順書の作成、改訂を行い、発行日、改定日を記入し版管理番号を付与する。
２）上記の作業手順書に対し、業務責任者が審査し発行部署の上長が承認し、現場部門に配布される。作業手順書の原本は技術部門のファイル棚にファイリングされる。
３）製造技術部門では作業手順書等の文書を管理する担当者を決め、その担当者は新規発行手順書または改訂された手順書の管理（手順書名・発行日・改定日・担当者名等の管理）をコンピュータ（ＰＣ又はサーバ）を利用して行っている。
４）コンピュータの作業手順書管理ファイルを毎日アクセスし、有効期限切れ切迫の作業手順書がないかをチェックし、有った場合にはリストアップしてそのリストを担当者に渡し、作業手順書の見直しを実施するように依頼する。（図１５．有効期限切れ切迫の作業手順リストアップ例参照）
５）作業手順書の見直しを依頼された担当者は、手順書の見直しを実施し、再度、手順１）からの管理方法で管理する。
【０００４】
登録されている文書の回答期限がきたとき、または、検索指示があったとき、登録された内容をアクセスして、未解決課題を含む文書，回答期限がきた文書，所定期限内に回答が来る文書の少なくともいずれかを検出し、この検出に対応した情報を表示または印刷することにより、未解決課題を含む文書などの回答期限をオペレータに知らせて処理させる技術がある（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平０９−６７６７
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
以上は作業手順書の有効期限に限った管理要領であるが、製造部門においてはこの他に暫定運用申請書の暫定運用期限管理、装置借用期限管理、検査／測定器の校正期限管理、対策依頼書・検討依頼書等の回答期限管理、更には工程品質記録類の保管期限管理、品質記録の貸し出し期限管理等の期限管理が必要な文書が多数存在する。現状ではこれらの管理はパソコン等で行っており、特に暫定運用期限管理等の製造工程に影響を及ぼす文書は厳重な期限管理が要求される。
暫定運用とは、ある期間の間、製造作業手順あるいは材料の配分比、ロット先行確認データの値等を変更する措置をいう。
【０００６】
本発明の目的は、期限付き管理文書の期限管理を文書管理担当者が毎日コンピュータを用いてリストアップ管理したり、または担当者任せとなって管理漏れが発生し期限切れとなるという問題点を解決し、期限切れが切迫した管理文書を自動予報し管理担当者に対応を促すことができる期限付き管理文書の期限状態表示装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この目的を達成するために、本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置は、複数の期限付き管理文書のデータと該複数の期限付き管理文書の各管理期限とを記憶する記憶部と、
前記複数の期限付き管理文書のデータの全部もしくは一部の表示情報を表示するとともに該表示情報に所定の複数の表示色から選択される所望の表示色を与えることができる表示部と、
前記管理期限と日時経過データ間の変化する日時数量に対して予め定めた日時数量区分に従って複数の管理段階を予め定めておき、前記複数の期限付き管理文書の各々の管理期限と前記日時経過データの日時経過との間の前記変化する日時数量が前記複数の管理段階のいずれに該当するかに従って、前記表示部に表示された前記複数の期限付き管理文書のデータの各々の前記表示情報の表示色を前記複数の管理段階のうちの前記該当する管理段階に対応する前記所望の表示色に変更する制御をする制御部と
を備えた構成を有している。
【発明の効果】
【０００８】
１）本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置を用いることにより、期限付き文書の管理を漏れなく行うことができる。例えば、業務担当上長が期限付き文書の承認を行うと同時に表示装置に登録すれば、管理は徹底される。
２）以前のように文書担当管理者が毎日期限切れ切迫の文書をチェックをする必要がなくなり、自動的に期限切れ切迫の文書が表示される。
３）ファイル棚の上部に本発明の装置を設定することにより、関係者全員が共通に監視することができ、従って期限切れに近い管理文書の期限状態が表示されれば、その管理文書の担当者には直ちにその文書の処理を促すことになるので、期限切れ文書の存在をゼロにすることができる。
４）本発明の装置を設置することにより、ＩＳＯ審査時に文書管理が規定通りに確実に行われている証となり得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下本発明を図面を用いて説明する。
図１は、本発明による期限付管理文書の期限状態表示装置（以下表示装置という）を実現した場合のシステム構成例を示すブロック図であり、装置番号０１，０２，０３に示されている装置が本発明による表示装置であって、３台を配置した例を示している。
これらの表示装置０１，０２，０３を動作させるために制御端末１０が用いられ、ここでは２台を配置した例が示されている。
表示装置０１，０２，０３と制御端末１０との間には通信回線１５が配置されており、１６は本発明装置により管理される対応する期限付文書を収納するファイル棚であり、各ファイル棚１６には収納している期限付き文書を管理する表示装置０１，０２，０３が配置されていれば、管理の処理手続きに便利である。
【００１０】
図２は、本発明による表示装置の構成例を示すブロック図であって、１は電子表示部、２はデータ送受信部、３は制御部である。制御部３には、例えば、主要な制御機能としてＣＰＵ３−１が用いられ、これにプログラムメモリ３−２，文書格納エリアとして用いられる記憶用不揮発性メモリ（又は記憶用揮発性メモリ＋バックアップ装置）３−３及びリアルタイムクロック部３−４が付属している。電子表示部１は表示制御回路３−５を介して制御される。データ送受信部２はＣＰＵ３−１により直接制御される。
【００１１】
図３は、制御端末１０の構成例を示すブロック図であり、装置番号・文書名・文書番号等の期限付き文書登録データと期限付き文書抹消データを入力するための入力表示部１１，入力部１２，制御部１３及び入力データを送受信するためのデータ送受信部１４を備えている。
【００１２】
図４に制御端末１０の入力画面例を示す。期限付き文書担当者は表示装置０１，０２，０３に期限付き文書を登録するために、期限付き文書新規登録画面から装置番号（表示装置の識別番号）文書名、文書番号（各文書に付けられた識別番号）、期限、対応者、備考を入力し、送信キーを押す。また、表示装置に表示された期限付き文書の対応が完了した時点、あるいは表示装置に登録した期限付き文書が不要となったとき、期限付き文書登録抹消画面に文書番号を入力し送信キーを押す。
【００１３】
図５に制御端末１０、通報装置０１，０２，０３間の伝送データの内容を、図６に制御端末１０から送信キーを押した時の伝送データのシーケンスを示す。図１のシステム構成例で示したように１つの制御端末１０から複数の表示装置０１，０２，０３を制御するために伝送データの初めに装置番号／端末番号を付与する。表示装置０１，０２，０３は、初回立ち上げ時に、その表示装置０１，０２，０３に固有の装置番号を制御端末１０からのリモコンにより表示装置０１，０２，０３の記憶用不揮発性メモリに登録する（図７．リモコンキー参照）。端末１０側においても同じように端末番号を登録する。各表示装置０１，０２，０３及び制御端末１０は登録された装置番号、あるいは端末番号と一致する伝送データのみを取得し処理する。
【００１４】
図７にリモコンを用いた時の操作例を示す。なおこの場合、表示装置制御プログラムにリモコン制御プログラムを組み込む必要がある。
【００１５】
図８に表示装置０１，０２，０３内の記憶用不揮発性メモリの内容を示す。期限付き文書格納エリアは期限でソートされる。もし、格納データの数が表示部の最大表示可能な行数より多い場合には循環表示動作を行い、全データを表示する。
【００１６】
図９，図１０，図１１に、表示装置の制御プログラムのフローチャートを示す。表示制御プログラムは期限が現在日付から１週間以内になった文書データを通常表示色（緑）で表示開始し、現在日付と等しくなったら赤色表示に変え、警告を発する。（図１２、文書期限切れ予報装置表示例参照）期限付き文書の抹消は制御単から行うが、同時にリモコンを用いて行うことができれば更に使い勝手が良くなる。
【００１７】
本発明装置においては、表示制御のために、図９に示すように、まず「日付が変わったか」のテストをし（Ｓ１）、このテストの結果がｙｅｓであったときに、期限付き文書格納エリア３−３から期限付き文書データを順番に取得する（Ｓ２）。次に、「取付データの期限が現在日付から１週間以内か」のテストをし（Ｓ３）、このテストの結果がｙｅｓのときに、表示制御回路３−５で制御して、期限付き文書データを電子表示部１に通常色（例えば青色）で表示する（Ｓ４）。また、ステップＳ３におけるテストの結果がｎｏであったときには、「取得データの期限が現在日付と等しいか」のテストをする（Ｓ５）。このステップＳ５におけるテストの結果がｙｅｓであったときには、表示制御回路３−５を制御して、電子表示部１に表示されている期限付き文書データの表示色や通常色（例えば青色）から赤色で表示に変更する（Ｓ６）。さらに、ステップＳ５におけるテストの結果がｎｏであったときには、「期限付き文書格納エリアの期限付き文書データを全てチェックしたかのテストをテストをし（Ｓ７）、このテストの結果がｎｏのときにはステップＳ２に復帰し、このテストの結果がｙｅｓのときに、動作終了（ｅｎｄ）となる。
【００１８】
本発明装置においては、期限付き文書登録のために、図１０に示すように、まず期限付き文書登録電文フォーマットチェックをし（Ｓ１１）、次に「フォーマットが正しいか」のテストをし（Ｓ１２）、このテストの結果がｙｅｓであったときには、次に「期限付き文書格納エリアに受信した登録データが既に格納済か」のテストをする（Ｓ１３）。このステップＳ１３におけるテストの結果がｎｏであったときには、期限付き文書格納エリアは期限で検索（ソート）されているので、受信電文の格納位置を探して挿入し（Ｓ１４）、さらに制御端末１０に正常応答を返し、動作終了（ｅｎｄ）となる。ステップＳ１２におけるテストの結果がｎｏであったとき、およびステップＳ１３におけるテストの結果がｙｅｓがあったときには、制御端末１０にエラー応答を返し、動作終了（ｅｎｄ）となる。
【００１９】
本発明装置においては、期限付文書抹消のために、図１１に示すように、まず期限付き文書抹消電文フォーマットチェックをし（Ｓ２１）、「フォーマットが正しいか」のテストをし（Ｓ２２）、このテストの結果がｙｅｓであったときには、「期限付き文書格納エリアに受信した抹消データが既に格納済か」のテストをする（Ｓ２３）。ステップＳ２３におけるテストの結果がｙｅｓであったときには、期限付き文書格納エリアから該当データを抹消しそれ以降のデータを上に詰める移動を行い（Ｓ２４）、制御端末１０に正常応答を返して（Ｓ２５）、動作終了（ｅｎｄ）となる。ステップＳ２２におけるテストの結果がｎｏであったとき、およびステップＳ２３におけるテストの結果がｎｏであったときに、制御端末１０にエラー応答を返し（Ｓ２６）、動作終了（ｅｎｄ）となる。
【００２０】
図１３は表示装置システム実施例を示す。本図ではＰＤＰ（プラズマディスプレイ）１ａはファイル棚１６に取り付けた支柱により固定されるが、壁掛けにしたり天井からぶら下げて固定しても構わない。またＬＡＮ上に制御端末として個人使用のＰＣ（パーソナルコンピュータ）１８をＲＧＢ接続ケーブル１９により接続し、自由に期限付き文書の登録・抹消を行うことにより、期限付き文章の管理が更にいっそう徹底される。
【産業上の利用可能性】
【００２１】
本発明は、企業活動における営業関連文書，設計関連文書，製造関連文書，出荷／検査関連文書等の各種期限付き管理文書における回答期限，有効期限，貸し出し期限，借用期限，保証期限，運用期限，納入期限，保管期限等の管理期限を誤りなく正確に管理し、期限切れ文書の発生を適格に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置を用いた期限状態表示システム例を示すブロック図である。
【図２】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置を制御するための制御端末の構成例を示すブロック図である。
【図４】図３に示す制御端末の表示画面例を示す図である。
【図５】図２に示す本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置と図３に示す制御端末との間の伝送データ例を示す図である。
【図６】図３に示す制御端末で送信キーを押した時の伝送データシーケンスである。
【図７】図３に示す制御端末でリモコンキーを押す時の操作シーケンス例を説明するための図である。
【図８】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置に用いられている記憶内不揮発性メモリの内容を示す図である。
【図９】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置における管理期限の管理段階の表示制御を示すフローチャートである。
【図１０】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置における管理期限の管理段階の管理文書の登録制御を示すフローチャートである。
【図１１】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置における管理期限の管理段階の管理文書の抹消制御を示すフローチャートである。
【図１２】本発明による期限付き管理文書の期限状態表示装置における表示例を示す図である。
【図１３】図１に示すシステムのさらに具体的構成例を示す図である。
【図１４】文書管理規定の従来例を示す図である。
【図１５】有効期限切れ切迫の作業手順書をリストアップする従来例を示す図である。
【符号の説明】
【００２３】
０１，０２，０３  表示装置
１  電子表示部
１ａ  ＰＤＰ（プラズマディスプレイ）
２  データ送受信部
３  制御部
３−１  ＣＰＵ
３−２  プログラムメモリ
３−３  記憶用不揮発性メモリ又は記憶用不揮発性メモリ＋バックアップ装置
３−４  リアルタイムクロック部
３−５  表示制御回路
１０  制御端末
１１  入力表示部
１２  入力部
１３  制御部
１４  データ送受信部
１５  通信回線（ＬＡＮケーブル）
１６  ファイル棚
１７  支柱
１８  ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
１９  ＲＧＢ接続ケーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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