(57)【要約】【課題】  会議の開催通知において、会議の主催者の負担をより軽減する。【解決手段】  会議情報通知システム１０は、電話会議の主催者の端末２０から送信される、電話会議の開催に関する開催情報を受信する会議情報受信部１２と、当該受信された開催情報に含まれる主催者端末２０を特定するための主催者端末特定情報を含ませて電話会議の開催通知情報を作成する会議通知情報作成部１４と、受信された開催情報に含まれる出席者端末特定情報を参照して、当該作成された開催通知情報を出席者端末３０に送信する会議通知情報送信部１６と、当該送信された開催通知情報に含まれる主催者端末特定情報に基づいて、当該開催通知情報の送信処理についての請求先を主催者とする課金情報を作成する課金情報作成部１８と、を備える。なお、出席者端末特定情報は電話番号であることが好ましい。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電話会議の主催者の端末から送信される、前記電話会議の開催に関する開催情報を受信する会議情報受信手段と、
当該受信された開催情報に含まれる前記主催者端末を特定するための主催者端末特定情報を含ませて前記電話会議の開催通知情報を作成する会議通知情報作成手段と、
当該作成された開催通知情報を所定の送信先に送信する会議通知情報送信手段と、
当該送信された開催通知情報に含まれる主催者端末特定情報に基づいて、当該開催通知情報の送信処理についての請求先を前記主催者とする課金情報を作成する課金情報作成手段と、
を備える会議情報通知システム。
【請求項２】
電話会議の主催者の端末から送信される、前記電話会議の開催に関する開催情報を受信する会議情報受信手段と、
当該受信された開催情報を参照して、前記電話会議の開催通知の送信処理についての請求先を前記主催者とする課金対象情報を含ませて、会議の開催通知情報を作成する会議通知情報作成手段と、
当該作成された開催通知情報を所定の送信先に送信する会議通知情報送信手段と、
を備える会議情報通知システム。
【請求項３】
前記会議情報受信手段が受信した開催情報に基づいて、電話会議の予約処理を行う会議予約手段を更に備える請求項１又は２に記載の会議情報通知システム。
【請求項４】
前記会議情報受信手段が受信する開催情報には、前記電話会議の出席者の端末を特定する出席者端末特定情報が含まれており、
前記会議通知情報送信手段は、前記会議通知情報作成手段が作成した会議の開催通知情報を、前記出席者端末特定情報を参照して、前記出席者端末に送信する、
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の会議情報通知システム。
【請求項５】
前記出席者端末特定情報は電話番号であることを特徴とする請求項４に記載の会議情報通知システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議情報通知システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、会議の予定や内容等の通知を、より簡易に行うため以下の技術が提案されている。即ち、会議の主催者から会議の予定や内容に関する情報及び会議の出席者に関する情報を受信し、その会議の情報を、例えば電子メールにより出席者の端末に送信し、会議に関する情報を通知するというものである（例えば、下記特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−２０６２６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
近年、固定電話機や携帯電話機を用いた電話会議やＴＶ電話会議が盛んに行われるようになってきた。この電話会議システムの回線処理は電話会議装置で行われ、この電話会議に参加する各参加者が互いに会議形式で通話できるようになっている。以下、電話会議が開催されるまでの流れの一例を説明する。
【０００４】
まず、電話会議の主催者は、携帯電話機等から電話会議装置にアクセスして、会議室を利用する時間帯を予約申請すると共に、会議の参加者の電話番号を登録する。そして、その時間帯になったら、主催者は携帯電話機から電話会議装置を発呼して、電話会議装置との接続を確立する。電話会議装置は、主催者からの発呼を受け付けると、主催者が予め登録した会議の参加者の携帯電話機に発呼して、参加者の呼出しを行う。このようにして、主催者の携帯電話機と各参加者の携帯電話機とが電話会議装置を介して接続され、主催者と参加者とによる電話会議が開始される。
【０００５】
このような電話会議システムにおいて、主催者が参加者に対して電話会議の開催を通知する場合には、上述の特許文献１に記載のように通常の電子メールを用いることとなる。具体的には、まず主催者が自分の携帯電話機に参加者のメールアドレスを登録し、電話会議開催の案内文を記載したメール本文を作成し、その登録したメールアドレスと共に電話会議装置に送信する。そして電話会議装置はそのメールアドレスに対して受信したメール本文を送信する。従って、主催者は電話会議開催の案内文を作成して送信しなければならず、参加者のメールアドレスも認識している必要があるという二重の負荷がある。
【０００６】
そこで、本発明は、主催者の負担をより軽減することができる会議情報通知システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明者らは本発明に至る過程で更に様々な側面から検討を行った。電話会議システムにおいて、電話会議開催の案内通知を電話会議装置が自動的に生成して参加者に送信するように構成すると、電話会議システムの構成次第では案内通知の送信が電話会議装置の自発的な動作であるものとみなされ、その案内通知の送信に起因する諸費用の請求先が電話会議装置になってしまう場合も考えられる。そこで本発明者らは、既にある電話会議システムの構成になるべく変更を加えずに、上述の課題に加えてこの新たな課題をも解決するべく更に鋭意検討を重ねた。本発明はこれら検討過程における知見に基づくものである。
【０００８】
本発明の会議情報通知システムは、電話会議の主催者の端末から送信される、電話会議の開催に関する開催情報を受信する会議情報受信手段と、当該受信された開催情報に含まれる主催者端末を特定するための主催者端末特定情報を含ませて電話会議の開催通知情報を作成する会議通知情報作成手段と、当該作成された開催通知情報を所定の送信先に送信する会議通知情報送信手段と、開催通知情報に含まれる主催者端末特定情報に基づいて、当該開催通知情報の送信処理についての請求先を主催者とする課金情報を作成する課金情報作成手段と、を備える。
【０００９】
本発明の会議情報通知システムによれば、主催者端末が送信した開催情報に基づいて開催通知情報が作成され所定の送信先に送信され、参加者に通知がなされる。従って、電話会議開催の案内文を主催者が作成して送信する必要がなく、主催者の負担はより軽減される。また、作成された課金情報により、開催通知情報の送信処理についての請求が主催者になされることとなるので、電話会議装置が請求先になることがない。
【００１０】
また、会議情報通知システムは、電話会議の主催者の端末から送信される、電話会議の開催に関する開催情報を受信する会議情報受信手段と、当該受信された開催情報を参照して、電話会議の開催通知の送信処理についての請求先を主催者とする課金対象情報を含ませて、会議の開催通知情報を作成する会議通知情報作成手段と、当該作成された開催通知情報を所定の送信先に送信する会議通知情報送信手段と、を備える。
【００１１】
本発明の会議情報通知システムによれば、送信した開催情報に基づいて開催通知情報が作成され所定の送信先に送信され、参加者に通知がなされる。従って、電話会議開催の案内文を主催者が作成して送信する必要はなく、主催者の負担はより軽減される。また、開催通知情報に含められた課金対象情報により、開催通知情報の送信処理についての請求が主催者になされることとなるので、電話会議装置が請求先になることはない。
【００１２】
また、会議情報通知システムは、会議情報受信手段が受信した開催情報に基づいて、電話会議の予約処理を行う会議予約手段を更に備えることも好ましい。上記によれば、会議の主催者は本システムに電話会議の開催に関する開催情報を送信するだけで電話会議の通知と会議の予約との両方が行われるので、主催者の負担は更に軽減される。
【００１３】
また、本発明の会議情報通知システムにおいて、会議情報受信手段が受信する開催情報には、電話会議の出席者の端末を特定する出席者端末特定情報が含まれており、会議通知情報送信手段は、会議通知情報作成手段が作成した会議の開催通知情報を、出席者端末特定情報を参照して、出席者端末に送信することも好ましい。上記により、電話会議の予約においても用いられうる出席者端末特定情報に基づき、電話会議の通知を会議の出席者に直接、通知することができる。即ち、主催者端末から本システムに送信される情報には、電話会議の通知を行うためのみに必要となる出席者端末の宛先の情報が含まれている必要がない。従って、主催者は参加者のメールアドレス等を認識している必要がなく、主催者の負担は更に軽減される。
【００１４】
また、本発明に係る会議情報通知システムにおいて、より具体的には、出席者端末特定情報は電話番号であることも好ましい。電話会議を行う端末において、電話番号は必ず設定されている、端末を特定可能な情報であるので、本システムのより容易な実現が可能となる。また、通常、電話番号は容易に変更することができず、端末毎に固定のものが設定されているので、出席者への通知がより確実に行われる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の会議情報通知システムによれば、電話会議の開催通知において、電話会議開催の案内文を主催者が作成して送信する必要がなく、主催者の負担はより軽減される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の知見は、例示のみのために示された添付図面を参照して以下の詳細な記述を考慮することによって容易に理解することができる。引き続いて、添付図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。可能な場合には、同一の部分には同一の符号を付して、重複する説明を省略する。
【００１７】
図１に、本実施形態に係る会議情報通知システム１０の構成を示す。会議情報通知システム１０は、通信網Ｎを介して、会議の主催者の端末２０、及び会議の複数の出席者の端末３０と接続されており、互いに情報の送受信を行うことが可能である。また、会議情報通知システム１０は、課金装置４０及び電話会議システム５０と接続されており、互いに情報の送受信を行うことが可能である。
【００１８】
主催者端末２０は、出席者に電話会議の内容を通知するために、電話会議の開催情報を作成し、会議情報通知システム１０に送信する。主催者端末２０により作成される開催情報に含まれる内容には、例えば、開催日時、主催者や出席者の名前等の会議参加者に関する情報、主催者及び出席者の端末を特定する情報、並びに会議の内容等が含まれていることが好ましい。本実施形態においては、主催者及び出席者の端末を特定する情報は、必ず含まれているものとする。主催者及び出席者の端末を特定する情報としては、電話番号を用いるのが好ましい。
【００１９】
出席者端末３０は、会議情報通知システム１０から送信された会議の開催通知情報を受信する。出席者は端末３０に送信された情報を参照することにより、会議の開催日時や内容を知ることができる。主催者端末２０及び出席者端末３０としては、具体的には例えば、携帯電話機を用いるのが好ましい。
【００２０】
課金装置４０は、会議情報通知システム１０により作成される課金情報を参照して、会議情報通知システム１０が行う、会議通知情報の送信処理に対して課金を行う。電話会議システム５０は、主催者端末２０及び出席者端末３０に対し、通信網Ｎを介した電話会議を行うサービスを提供する。主催者端末２０、出席者端末３０及び通信網Ｎが、映像データの送受信が可能のものである場合、電話会議システム５０は、ＴＶ電話会議が可能なシステムとするのも好ましい。
【００２１】
引き続いて、会議情報通知システム１０について説明する。会議情報通知システム１０は、主催者端末２０から会議の情報を受信し、出席者の端末３０に会議を通知する会議通知情報を送信するシステムである。会議情報通知システム１０は、具体的には例えば、１つ以上の情報処理装置を含んで構成される。
【００２２】
会議情報通知システム１０は機能的な構成要素として、会議情報受信部１２（会議情報受信手段）と、会議通知情報作成部１４（会議通知情報作成手段）と、会議通知情報送信部１６（会議通知情報作成手段）と、課金情報作成部１８（課金情報作成手段）と、会議予約部１９（会議予約手段）とを備える。引き続いて、会議情報通知システム１０の各構成要素について説明する。
【００２３】
会議情報受信部１２は、主催者端末２０から会議の開催に関する開催情報を受信する部分である。会議情報受信部１２は、受信した開催情報を会議通知情報作成部１４、会議通知情報送信部１６及び会議予約部１９に送信する。
【００２４】
会議通知情報作成部１４は、会議情報受信部１２から送信された開催情報を参照して、出席者端末３０に送信するための会議の開催通知情報を作成する部分である。当該作成の際、開催通知情報には、主催者端末２０を特定するための主催者端末特定情報、例えば主催者端末２０の電話番号を含ませる。作成した開催通知情報は、会議通知情報送信部１６に送信される。
【００２５】
なお、会議通知情報作成部１４は、作成する開催通知情報に、主催者端末特定情報でなく、電話会議の開催通知の送信処理についての請求先を主催者とする課金対象情報を含ませることとしてもよい。
【００２６】
会議通知情報送信部１６は、会議情報受信部１２から送信された開催情報に含まれる、出席者端末３０を特定する情報を参照して、作成された開催通知情報を出席者端末３０に送信する部分である。
【００２７】
課金情報作成部１８は、送信された開催通知情報を会議通知情報送信部１６から読出し、その開催通知情報に含まれる主催者端末特定情報に基づいて、当該送信処理についての請求者先を主催者とする課金情報を作成する部分である。開催通知情報に課金対象情報が含められる態様では、この課金情報作成部１８は必要ない。
【００２８】
会議予約部１９は、主催者端末２０から送信された情報に基づいて、電話会議が実際に開催可能なように、電話会議システム５０にアクセスし、電話会議情報の予約情報の登録を行う部分である。
【００２９】
以下、図２のフローチャートを用いて、本実施形態における会議情報通知システム１０により実行される処理を説明する。
【００３０】
まず、主催者端末２０において主催者が、会議の情報を作成し、会議情報通知システム１０に送信する。ここで作成される会議の情報は、具体的には例えば、開催日時、主催者や出席者の名前等の会議参加者に関する情報、主催者及び出席者の端末を特定する情報、並びに会議の内容等が含まれていることが好ましい。また、ＴＶ会議か否かという会議の種類の情報等が更に含まれていてもよい。
【００３１】
会議の情報の作成及び送信は、例えば、会議情報通知システム１０に接続し表示される図３に示すような入力フォームに各種の情報を入力することにより、行われることとしてもよい。図３で示す入力フォームは、電話番号で会議に出席する出席者の端末３０を指定するためのものである。なお、上記の入力フォームによる送信は、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ  Ｗｉｄｅ  Ｗｅｂ）技術等を用いることにより実現することが可能である。また、主催者端末２０で予め会議の情報を作成しておき、それをＳＭＳ（Ｓｈｏｒｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｓｅｒｖｉｃｅ）や電子メール等で会議情報通知システム１０に送信してもよい。また、出席者端末３０の宛先情報は、電話番号以外のものでも端末３０が特定可能なものであればよい。
【００３２】
なお、送信時には、会議通知の送信処理の課金先を主催者とするため、必ず主催者端末２０を特定する情報が含まれることとする。但し、この主催者端末２０を特定する情報は、主催者が会議の情報を作成するときに明示的に含める必要はなく、入力フォームでの送信に自動的に付加される情報、あるいはメールのヘッダ等に自動的に記載される情報等のメタ情報のようなものでもよい。
【００３３】
主催者端末２０から電話会議の開催に関する情報の送信が行われると、会議情報通知システム１０では、会議情報受信部１２が当該情報を受信する（Ｓ０１）。会議情報受信部１２は、受信した開催情報を会議通知情報作成部１４、会議通知情報送信部１６及び会議予約部１９に送信する。
【００３４】
続いて、会議通知情報作成部１４が、受信された情報を参照して、出席者端末３０に送信するための会議の開催通知情報を作成する（Ｓ０２）。図４に示すように開催通知情報は、主催者、ＴＶ会議である旨、及び開催日時等が含まれることが好ましい。また、図４に示される情報以外にも、他の出席者に関する情報や会議の内容についての情報が含まれていてもよい。また、図４中の破線で囲まれた部分の情報は、主催者端末２０を特定するための情報である主催者端末２０の電話番号である。この主催者端末２０の情報は、課金情報作成部１８が課金情報を作成する際に、課金の請求先である主催者を特定するために用いられる。なお、主催者端末２０を特定するための情報は特定が可能であるものであれば、電話番号以外のものでもよい。
【００３５】
なお、開催通知情報に課金対象情報が含められる態様では、会議通知情報作成部１４は、ここで課金対象情報を含ませる。
【００３６】
続いて、会議通知情報送信部１６が、主催者端末２０により送信された情報に含まれる出席者端末３０を特定する情報を参照して、作成された会議の開催通知情報を出席者端末３０に送信する（Ｓ０３）。当該送信は、具体的には例えば、出席者端末３０を特定する情報から、ＳＷＳにおける出席者端末３０の宛先を特定し、ＳＷＳにより行われることが好ましい。出席者端末３０に送信された情報を参照することにより、出席者は会議の開催及び内容を知ることができる。
【００３７】
続いて、課金情報作成部１８が、送信された開催通知情報に含まれる主催者端末特定情報に基づいて、当該開催通知情報の送信処理についての請求先を主催者とする課金情報を作成する（Ｓ０４）。例えば、開催通知情報が図４に示す内容のものである場合は、前述のように主催者端末特定情報は電話番号であるので、その電話番号の携帯電話機を所持する者に対して課金を行うような課金情報を作成する。この課金情報には、課金先の他に、課金金額等を含めることとしてもよい。
【００３８】
続いて、課金装置４０が、会議情報通知システム１０に上記作成された課金情報にアクセスし、その内容を参照することにより、送信処理に対する課金先の特定を行う（Ｓ０５）。課金装置４０は、特定された課金先、即ち主催者に対して課金請求を行う。
【００３９】
なお、開催通知情報に課金対象情報が含められる態様では、課金装置４０は、会議通知情報送信部１６にアクセスし、送信された開催通知情報を参照して、送信処理に対する課金先の特定を行う。なお、図１において、会議通知情報送信部１６と課金装置４０との間の破線で描かれた矢印がこの場合の情報の流れである。
【００４０】
一方、会議情報通知システム１０では、会議予約部１９が、会議情報受信部１２が受信した会議の開催情報に基づいて、電話会議の予約処理を電話会議システム５０に対して行う（Ｓ０６）。具体的には、例えば、会議予約部１９は、開催情報の会議が実際に行われるよう、予約情報を電話会議システム５０に登録すること等を行う。
【００４１】
上記により、本実施形態に係る会議情報通知システム１０によれば、主催者端末２０が送信した開催情報に基づいて、開催通知情報の作成及び送信がなされ、参加者に電話会議の通知がなされる。従って、電話会議開催の案内文を主催者が作成して送信する必要がなく、主催者の負担はより軽減される。また、作成された課金情報により、開催通知情報の送信処理についての請求が主催者になされることとなるので、電話会議装置が請求先になることがない。なお、開催通知情報に課金対象情報が含められる態様においても、同様の効果を奏する。
【００４２】
また、本実施形態のように、電話会議の予約処理も行うこととすれば、会議の主催者は、本システムに電話会議の開催に関する開催情報を送信するだけで電話会議の通知と会議の予約の両方が行われるので、主催者の負担は更に軽減される。
【００４３】
また、本実施形態のように、会議通知情報送信部１６が受信する開催情報に、出席者端末３０を特定する情報を含めることとすれば、電話会議の予約においても用いられる当該出席者端末情報に基づき、電話会議の通知を会議の出席者に直接、通知することができる。即ち、主催者端末２０から本システム１０に送信される情報には、電話会議の通知を行うためのみに必要となる出席者端末の宛先の情報が含まれている必要がない。従って、主催者は参加者のメールアドレス等を認識している必要がなく、主催者の負担は更に軽減される。
【００４４】
また、本実施形態のように、出席者端末３０の宛先情報が電話番号であるとすれば、電話会議を行う端末において電話番号は必ず設定されている、端末を特定可能な情報であるので、本システム１０のより容易な実現が可能となる。また、通常、電話番号は容易に変更することができず、端末毎に固定のものが設定されているので、出席者の通知がより確実に行われる。
【００４５】
なお、会議情報通知システム１０、課金装置４０、及び電話会議システム５０はそれぞれ別構成しているが、それらの何れか２つあるいは全てが一体となった構成となっていてもよい。例えば、会議情報通知システム１０と電話会議システム５０とが、１つの情報処理装置（サーバ）により実現されていてもよい。また、それらの間で一部の機能（モジュール）が共通化されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】実施形態に係る会議情報通知システムの構成を示す図である。
【図２】実施形態において会議情報通知システムで実行される処理を示すフローチャートである。
【図３】主催者端末において、会議情報を入力するための入力フォームの例を示す図である。
【図４】出席者端末に送信される会議の開催通知情報の例を示す図である。
【符号の説明】
【００４７】
１０…会議情報通知システム、１２…会議情報受信部、１４…会議通知情報作成部、１６…会議通知情報送信部、１８…課金情報作成部、１９…会議予約部、２０…主催者端末、３０…出席者端末、４０…課金装置、５０…電話会議システム、Ｎ…通信網。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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