(57)【要約】【課題】教育機関において生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を無人で受け付け、各担当者に適切に伝達することが可能な教務サポート用伝達情報受付装置および伝達情報受付方法の提供。【解決手段】利用者用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の生徒を識別するための生徒識別情報および伝達情報を取得する伝達情報取得手段１１と、伝達情報を生徒識別情報と関連付けてＲＤＢ１ｃへ記録する記録手段１２と、教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の担当者を識別するための担当者識別情報を取得する担当者情報取得手段１４と、担当者識別情報に基づいてＲＤＢ１ｃを検索し、担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得する検索手段１５と、取得した伝達情報を教育機関用端末に送信する伝達情報提供手段１６とを備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の生徒を識別するための生徒識別情報および伝達情報を取得する伝達情報取得手段と、
前記伝達情報を前記生徒識別情報と関連付けてデータベースへ記録する手段と、
教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の担当者を識別するための担当者識別情報を取得する手段と、
前記担当者識別情報に基づいて前記データベースを検索し、前記担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得する手段と、
前記取得した伝達情報を前記教育機関用端末に送信する手段と
を備えた教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項２】
前記伝達情報取得手段は、前記利用者用端末から音声情報により送信される伝達情報を文字情報へ変換して取得するものである請求項１記載の教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項３】
前記伝達情報取得手段は、前記利用者用端末から画像情報により送信される伝達情報を文字情報へ変換して取得するものである請求項１記載の教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項４】
前記利用者用端末は、電話装置、ファクシミリ装置、電子メールを送信可能な情報通信装置、または、ウェブページ上から文字情報を送信することが可能なブラウザを備えた情報通信装置である請求項１から３のいずれかに記載の教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項５】
前記伝達情報を取得した際、この取得した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて前記伝達情報を取得した旨を通知する手段を備えた請求項１から４のいずれかに記載の教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項６】
前記生徒識別情報は、教育機関を識別するコードを含むものである請求項１から５のいずれかに記載の教務サポート用伝達情報受付装置。
【請求項７】
利用者用端末から電気通信回線を介して送信される生徒識別情報および伝達情報を取得するステップと、
前記伝達情報を前記生徒識別情報と関連付けてデータベースへ記録するステップと、
教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される担当者識別情報を取得するステップと、
前記担当者識別情報に基づいて前記データベースを検索し、前記担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得するステップと、
前記取得した伝達情報を前記教育機関用端末に送信するステップと
を含む教務サポート用伝達情報受付方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、教育機関において生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を無人で受け付けることにより教務処理をサポートするための教務サポート用伝達情報受付装置および伝達情報受付方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の教育方針として個性化、多様化を重要視する傾向にあり、総合科目の高校、職業系の学校、普通高校、専門学校、短期大学、塾等の教育機関では、科目自由選択制カリキュラムを採用するところも多くなってきている。このような科目自由選択制カリキュラムにおいては、生徒ごとに選択する科目が異なるため、その教務処理は非常に複雑となってしまう。
【０００３】
そこで、本出願人は、特許文献１に開示する教務サポートシステムを開発した。この教務サポートシステムでは、ユーザ端末から入力された生徒識別情報と科目情報等を含んだ情報とを関連付けてデータベースに記憶させたり、データベースから生徒識別情報および科目情報を関連付けて読み出したりすることにより、従来の科目固定制はもちろん、科目自由選択制における複雑な教務処理を一元管理することが可能である。
【０００４】
ところで、上記のような教育機関では、開校時間外の生徒やその保護者等からの問い合わせや連絡等に対し、電話受け付けを用務員が行うか、留守番電話装置やファクシミリ装置等を個々の教育機関にそれぞれ設置するなどして対応している。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−３４４３５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、昨今の少子化傾向により生徒の数が減少しているため、上記のような教育機関でも人員の削減や設備投資の抑制が求められている。そのため、特に生徒数の少ない教育機関では、夜間の電話受け付けのために常駐する用務員を雇用したり、留守番電話装置やファクシミリ装置等を設置したりすることは困難である。
【０００７】
また、生徒数が多い教育機関では、生徒数に比例して問い合わせや連絡等が増えるため、これらに対応する用務員や設備等も増やす必要がある。また、生徒数が増えると、どの生徒や保護者等からどの教師宛てに問い合わせや連絡等があったかを管理することが困難となり、連絡事項等の伝達漏れが発生する可能性もある。
【０００８】
また、開校時間内においても、教師が授業中などで応対できない場合、時間をおいて再度かけ直す必要がある。特に、科目自由選択制カリキュラムを採用する教育機関では、非常に複雑な授業スケジュールとなっているため、教師の空き時間を狙って電話をかけ直すこと自体が非常に困難である。
【０００９】
そこで、本発明においては、教育機関において生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を無人で受け付け、各担当者に適切に伝達することが可能な教務サポート用伝達情報受付装置および伝達情報受付方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の教務サポート用伝達情報受付装置は、利用者用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の生徒を識別するための生徒識別情報および伝達情報を取得する伝達情報取得手段と、伝達情報を生徒識別情報と関連付けてデータベースへ記録する手段と、教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の担当者を識別するための担当者識別情報を取得する手段と、担当者識別情報に基づいてデータベースを検索し、担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得する手段と、取得した伝達情報を教育機関用端末に送信する手段とを備える。
【００１１】
また、本発明の教務サポート用伝達情報受付方法は、利用者用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の生徒を識別するための生徒識別情報および伝達情報を取得するステップと、伝達情報を生徒識別情報と関連付けてデータベースへ記録するステップと、教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される各教育機関の担当者を識別するための担当者識別情報を取得するステップと、担当者識別情報に基づいてデータベースを検索し、担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得するステップと、取得した伝達情報を教育機関用端末に送信するステップとを含む。
【００１２】
上記本発明によれば、生徒やその保護者等は、利用者用端末から電気通信回線を介して生徒識別情報および伝達情報を送信すると、この送信された伝達情報が、送信された生徒識別情報に関連付けられてデータベースへと記録される。一方、教師、事務員、教頭、校長等の担当者は、教育機関用端末から電気通信回線を介して担当者識別情報を送信すると、この送信された担当者識別情報に基づいてデータベースが検索され、この担当者識別情報に関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報が送信される。すなわち、生徒やその保護者等が、利用者用端末から生徒識別情報および伝達情報を送信すれば、各担当者が、教育機関用端末からこの伝達情報を受信することができる。
【００１３】
ここで、利用者用端末としては、固定電話装置、携帯電話装置、ＩＰ電話装置等の音声情報により伝達情報を送信することが可能な電話装置、画像情報により伝達情報を送信することが可能なファクシミリ装置、文字情報により作成した伝達情報を含む電子メールを送信可能なコンピュータ、携帯電話装置、携帯情報端末装置等の情報通信装置、ウェブページ上から文字情報を送信することが可能なブラウザを備えたコンピュータ、携帯電話装置、携帯情報端末装置等の情報通信装置を使用することが可能である。教育機関用端末も同様のものを使用することが可能である。
【００１４】
利用者用端末として、文字情報により伝達情報を直接送信可能な情報通信装置を使用する場合、伝達情報取得手段は、この利用者用端末としての情報通信装置から電気通信回線を介して送信される文字情報から生徒識別情報および伝達情報をそのまま取得することが可能である。また、利用者用端末として、音声情報により伝達情報を送信する電話装置を使用する場合、伝達情報取得手段は、この利用者用端末としての電話装置から音声情報により送信される伝達情報を文字情報へ変換して取得することができる。また、利用者用端末として、画像情報により伝達情報を送信するファクシミリ装置を使用する場合、伝達情報取得手段は、この利用者用端末としてのファクシミリ装置から画像情報により送信される伝達情報を文字情報へ変換して取得することができる。
【００１５】
ここで、伝達情報を取得した際、この取得した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて伝達情報を取得した旨を通知する構成とするのが望ましい。これにより、生徒やその保護者等から伝達情報を取得した際、その生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて担当する担当者に伝達情報を取得した旨が通知される。
【００１６】
また、生徒識別情報は、教育機関を識別するコードを含むものとすれば、複数の教育機関の生徒識別情報をこのコードによって識別して管理することができる。
【発明の効果】
【００１７】
（１）利用者用端末から電気通信回線を介して送信される生徒識別情報および伝達情報を取得し、伝達情報を生徒識別情報と関連付けてデータベースへ記録し、教育機関用端末から電気通信回線を介して送信される担当者識別情報を取得し、担当者識別情報に基づいてデータベースを検索し、担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得し、取得した伝達情報を、教育機関用端末に送信する構成により、生徒やその保護者等が、利用者用端末から生徒識別情報および伝達情報を送信すれば、各担当者が、教育機関用端末からこの伝達情報を受信することができる。これにより、教育機関の開校時間内、開校時間外に関わらず、生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を２４時間無人で受け付け、各担当者に適切に伝達することが可能となり、伝達情報の伝達漏れを防止することが可能となる。また、各担当者は、各自の空き時間にいつでも伝達情報を参照することができるので、各自の職務に集中することが可能となる。さらに、本発明によれば、生徒識別情報に関連付けられた担当者識別情報に基づいて各担当者に伝達情報が配信されるので、関連付けのない者には伝達情報は一切配信されず、セキュリティも確保できる。
【００１８】
（２）伝達情報を取得した際、この取得した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて伝達情報を取得した旨を通知する構成により、生徒やその保護者等から伝達情報を取得した際、その旨が担当する担当者宛てに通知されるので、各担当者は、新たに伝達情報がデータベースに蓄積されたことを知ることができる。これにより、各担当者は、各自の空き時間にこの新たに蓄積された伝達情報を参照しなければならないことを知ることができ、新たに蓄積された伝達情報を忘れずに参照することが可能となる。
【００１９】
（３）生徒識別情報は、教育機関を識別するコードを含むものとすることで、複数の教育機関の生徒識別情報をこのコードによって識別して管理することが可能となり、複数の教育機関の伝言を一括して管理することが容易となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
図１は本発明の実施の形態における教務サポート用伝言受付システムの構成図、図２は図１の教務サポート用伝達情報受付装置のブロック図である。
【００２１】
図１において、本発明の実施の形態における教務サポート用伝言受付システムは、総合科目の高校、職業系の学校、普通高校、専門学校、短期大学、塾等の教育機関（Ａ校、Ｂ校、Ｃ校、Ｄ校、・・・、Ｚ校）により共有されるデータセンタに設置された教務サポート用伝達情報受付装置１と、各教育機関に設置される教育機関用端末としてのコンピュータ２と、各教育機関で教育を受ける生徒およびその保護者等の教育機関の利用者が使用する利用者用端末としての携帯電話装置３、電話装置４、ファクシミリ装置５やコンピュータ６等とにより構成される。
【００２２】
教務サポート用伝達情報受付装置１と各教育機関のコンピュータ２とは、電気通信回線としてのインターネット７を介して接続される。一方、教務サポート用伝達情報受付装置１と各利用者の携帯電話装置３、電話装置４およびコンピュータ６とは、同じく電気通信回線としてのインターネット７を介して接続される。また、教務サポート用伝達情報受付装置１と各利用者のファクシミリ装置５とは公衆回線８を介して接続される。
【００２３】
なお、教務サポート用伝達情報受付装置１と各利用者の携帯電話装置３および電話装置４とは、公衆回線８を介して接続することも可能である。また、図示していないが、インターネット７に代えて、その他の電気通信回線としての仮想施設通信網や専用線等のネットワークを利用することも可能である。
【００２４】
教務サポート用伝達情報受付装置１は、データセンタ内部の電気通信回線としてのＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１ｄにより相互に接続される各種情報処理を行うサーバ１ａと、公衆回線８とＬＡＮ１ｄとを接続するコンピュータテレフォニサーバ（以下、「ＣＴサーバ」と称す。）１ｂと、各種情報を蓄積するデータベースとしてのリレーショナルデータベース（以下、「ＲＤＢ」と称す。）１ｃとにより構成される。
【００２５】
図２に示すように、教務サポート用伝達情報受付装置１は、利用者の伝達情報を取得する伝達情報取得手段１１と、取得した伝達情報をＲＤＢ１ｃに記録する記録手段１２と、伝達情報を取得した旨を通知する通知手段１３と、各教育機関の教師、事務員、教頭、校長等の各担当者の担当者識別情報を取得する担当者識別情報取得手段１４と、取得した担当者識別情報に基づいてＲＤＢ１ｃを検索する検索手段１５と、検索手段１５により取得した伝達情報を送信する伝達情報提供手段１６とを備える。
【００２６】
サーバ１ａは、伝達情報取得手段１１、記録手段１２、通知手段１３、担当者識別情報取得手段１４、検索手段１５および伝達情報提供手段１６を備える。ＣＴサーバ１ｂは、伝達情報取得手段１１、記録手段１２および通知手段１３を備える。
【００２７】
伝達情報取得手段１１は、携帯電話装置３、電話装置４、ファクシミリ装置５やコンピュータ６等の利用者用端末からインターネット７または公衆回線８を介して送信される生徒識別情報および伝達情報を取得するものである。生徒識別情報は、各教育機関の生徒を特定するための情報である。本実施形態においては、生徒識別情報は、発信者ＩＤおよびパスワードからなる。発信者ＩＤは、各教育機関にそれぞれ付与された各教育機関を識別するための学校コードと、各生徒にそれぞれ付与された各生徒を識別するための学籍コードにより構成されている。
【００２８】
伝達情報とは、各教育機関で教育を受ける生徒およびその保護者等の教育機関の利用者から、各教育機関に対して伝達する届出、連絡、問い合わせ等の内容を示す情報である。利用者用端末として、文字情報により伝達情報を直接送信可能な携帯電話装置３、電話装置４やコンピュータ６等を使用する場合、サーバ１ａの伝達情報取得手段１１は、これらの装置からインターネット７を介して送信される文字情報から発信者ＩＤ、パスワードを含む生徒識別情報および伝達情報を取得する。
【００２９】
携帯電話装置３、電話装置４やコンピュータ６等からの文字情報の送信は、電子メールによる場合、生徒識別情報および伝達情報を文字情報により形成した電子メールをサーバ１ａ宛てに送信することにより行われる。または、ウェブページによる場合、サーバ１ａにより提供され、携帯電話装置３、電話装置４やコンピュータ６等のブラウザにより表示されるウェブページ上から生徒識別情報および伝達情報を文字情報により入力し、送信することにより行われる。
【００３０】
また、利用者端末として、音声情報により伝達情報を送信可能な携帯電話装置３、電話装置４、ＩＰ電話装置として機能するコンピュータ６等を使用する場合、ＣＴサーバ１ｃの伝達情報取得手段１１は、これらの装置からインターネット７または公衆回線８を介して送信される音声情報から伝達情報を取得する。このとき、伝達情報取得手段１１は、伝達情報を含む音声情報を文字情報へ変換して伝達情報を取得する。
【００３１】
携帯電話装置３、電話装置４、ＩＰ電話装置として機能するコンピュータ６等の装置からの音声情報の送信は、これらの装置からＣＴサーバ１ｂの呼び出し（ダイヤル）操作を行い、ＣＴサーバ１ｂの応答に対してキー操作または音声を発することにより行われる。ＣＴサーバ１ｂの伝達情報取得手段１１は、このように発せられた音声からなる音声情報を文字情報へ変換して伝達情報を取得する。
【００３２】
なお、発信者ＩＤおよびパスワードを含む生徒識別情報については、上記と同様に生徒識別情報を含む音声情報を文字情報へ変換して取得するか、あるいは、ＣＴサーバ１ｂの呼び出し（ダイヤル）操作と同様の操作によって送信される文字情報により直接取得する。発信者ＩＤおよびパスワードを含む生徒識別情報の送信は、伝達情報の送信に先駆けて行われる。
【００３３】
また、利用者用端末として、画像情報により伝達情報を送信するファクシミリ装置５を使用する場合、ＣＴサーバ１ｂの伝達情報取得手段１１は、このファクシミリ装置５から公衆回線８を介して送信される画像情報から伝達情報を取得する。このとき、伝達情報取得手段１１は、伝達情報を含む画像情報を文字情報へ変換して伝達情報を取得する。
【００３４】
なお、発信者ＩＤおよびパスワードを含む生徒識別情報については、上記と同様に生徒識別情報を含む画像情報を文字情報へ変換して取得するか、あるいは、ＣＴサーバ１ｂの呼び出し（ダイヤル）操作と同様の操作によって送信される文字情報により直接取得する。発信者ＩＤおよびパスワードを含む生徒識別情報の送信は、伝達情報の送信に先駆けて行われる。
【００３５】
図３はＣＴサーバ１ｂによって音声録音およびファクシミリ受信が行われた場合の例を示している。図３に示すように、ＣＴサーバ１ｂは、携帯電話装置３や電話装置４によって発せられた音声を、学校（各教育機関）ごとに、発信者ＩＤと、その日付時間に関連付けて電子情報としてＲＤＢ１ｃに記録する。また、ＣＴサーバ１ｂは、ファクシミリ装置５によって発信されたファクシミリ情報を、同様に学校（各教育機関）ごとに、発信者ＩＤと、その日付時間に関連付けて画像情報としてＲＤＢ１ｃに記録する。その後、ＣＴサーバ１ｂは、これらの情報を文字情報へと変換する。
【００３６】
記録手段１２は、伝達情報取得手段１１により取得した伝達情報を、同じく伝達情報取得手段１１により取得した生徒識別情報に含まれる発信者ＩＤに関連付けてＲＤＢ１ｃへ記録するものである。図４Ａおよび図４ＢはＲＤＢ１ｃに記録される生徒識別情報を含む学籍情報および保護者情報のフォーマットをそれぞれ示している。図４ＣはＲＤＢ１ｃに記録される生徒識別情報および伝達情報を含む届出情報のフォーマットを示している。図４Ａ、図４Ｂ、図４Ｃに示すように、各情報は、すべて生徒識別情報としての発信者ＩＤを構成する学校コードおよび学籍コードを含んでおり、互いに学校コードおよび学籍コードによって関連付けられている。
【００３７】
通知手段１３は、伝達情報を伝達情報取得手段１１によって取得し、記録手段１２によってＲＤＢ１ｃに記録した際、ＲＤＢ１ｃを参照して、この取得した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応する電子メールアドレス（図４Ｂ参照。）に対して確認のための電子メールを送信するものである。各利用者は、この電子メールを受信することによって伝達情報がＲＤＢ１ｃに記録されたことを確認することができる。なお、この電子メールには、ＲＤＢ１ｃに記録された内容を含むものとすることができる。
【００３８】
また、通知手段１３は、伝達情報取得手段１１によって取得した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて各担当者へ伝達情報を取得した旨を通知するものである。具体的には、通知手段１３は、図４Ｃに示す届出情報に関連付けられた学校コードおよび学籍コードに対して担当者として設定された担当者を、担当者識別情報により特定し、各担当者へ伝達情報を取得した旨を通知する。
【００３９】
担当者識別情報は、各教育機関の教師、事務員、教頭、校長等の各担当者を特定するための情報である。本実施形態においては、担当者識別情報は、担当者ＩＤおよびパスワードからなる。担当者ＩＤは、各教育機関にそれぞれ付与された学校コードと、各担当者にそれぞれ付与された担当者コードにより構成されている。また、図示していないが、ＲＤＢ１ｃには、担当者情報として、各担当者の担当者識別情報（担当者ＩＤ（学校コード、担当者コード）、パスワード）、通知先情報、配信レベルおよび参照レベルが記録されている。
【００４０】
通知先情報は、通知先となる電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス等である。配信レベルとは、届出情報を自動配信するレベルである。参照レベルとは、届出情報を参照可能なレベルである。例えば、生徒の「欠席・遅刻の届出」は、生徒識別情報に関連付けられた担当者識別情報より特定されるその生徒の担任、副担任に自動配信されるように設定し、学年主任、教頭には自動配信しないが、参照可能なように設定することができる。配信レベルおよび参照レベルは、各教育機関の教師、事務員、教頭、校長等の担当者ごとに予め設定しておく。
【００４１】
担当者情報取得手段１４は、教育機関用端末としてのコンピュータ２からインターネット７を介して送信される各教育機関の担当者を識別するための担当者識別情報を取得するものである。担当者情報取得手段１４は、サーバ１ａにより提供され、コンピュータ２のブラウザにより表示されるウェブページ上から文字情報により入力され、送信された担当者ＩＤおよびパスワードを含む担当者識別情報を受信することにより、担当者識別情報を取得する。
【００４２】
検索手段１５は、担当者識別情報に基づいてＲＤＢ１ｃを検索し、担当者識別情報と関連付けられた生徒識別情報に対応する伝達情報を取得するものである。具体的には、検索手段１５は、各担当者に対して担当者情報識別情報に関連付けて設定された配信レベルおよび参照レベルに従って、自動配信または参照が許可された生徒を生徒識別情報により特定し、この生徒識別情報に対応する伝達情報を取得する。
【００４３】
伝達情報提供手段１６は、検索手段１５により取得した伝達情報を、教育機関用端末としてのコンピュータ２に送信するものである。送信は、この伝達情報を含むウェブページをサーバ１ａによりコンピュータ２に提供することにより行われる。送信されたウェブページは、コンピュータ２のブラウザにより表示される。
【００４４】
上記構成の教務サポート用伝言受付システムの処理について、図５のフロー図に基づいて説明する。なお、図５では、各教育機関で教育を受ける生徒およびその保護者等の教育機関の利用者の利用者用端末として、携帯電話装置３または電話装置４を使用した場合の例について説明する。
【００４５】
図５に示すように、教務サポート用伝達情報受付装置１は、各教育機関で教育を受ける生徒およびその保護者等の教育機関の利用者の携帯電話装置３または電話装置４からＣＴサーバ１ｂへの着信を待ち（Ａ１１）、着信があると応答する（Ａ１２）。ＣＴサーバ１ｂの伝達情報取得手段１１は、携帯電話装置３または電話装置４からの発信者ＩＤ入力（Ａ１３）およびパスワード入力（Ａ１４）を待ち、ＲＤＢ１ｃを参照して認証する。認証エラーの場合（Ａ１５）、回線を切断してステップＡ１１へ戻る。
【００４６】
認証できた場合、伝達情報取得手段１１は、音声による届出（Ｂ１２）、連絡（Ｂ１３）、問い合わせ（Ｂ１４）の選択メニュ（Ｂ１１）を携帯電話装置３または電話装置４へ送信する。さらに、届出（Ｂ１２）が選択されると、理由入力（Ｂ１５）、伝言入力（Ｂ１６）の選択メニュを送信する。また、連絡（Ｂ１３）が選択された場合には、伝言入力（Ｂ１６）、電話転送（Ｂ１７）を、問い合わせ（Ｂ１４）が選択された場合には、成績（Ｂ１８）、出欠（Ｂ１９）をそれぞれ選択メニュとして送信する。
【００４７】
ここで、理由入力（Ｂ１５）、伝言入力（Ｂ１６）、成績（Ｂ１８）、出欠（Ｂ１９）が選択され、それぞれ音声により入力された内容は、伝達情報取得手段１１によって取得され、内容確認（Ｂ２０）が行われる。内容がＯＫの場合、記録手段１２によりＲＤＢ１ｃへ記録した後、切断（Ｂ２１）してステップＡ１１へ戻る。一方、電話転送（Ｂ１７）の場合には、通知手段１３が、ＲＤＢ１ｃを参照し、発信者ＩＤによって関連付けられた学校コードに基づいて、各学校の電話番号宛てに転送し、担当者が直接応対して通話（Ｃ１１）を行う。通話が終わると、切断（Ｃ１２）してステップＡ１１へ戻る。
【００４８】
なお、ファクシミリ装置５を使用する場合には、利用者は、発信者ＩＤと伝達情報とをファクシミリ情報に含めて送信する。この送信された情報は、ＣＴサーバ１ｂにより受信され、伝達情報取得手段１１によりこの情報に含まれる発信者ＩＤと、ファクシミリ装置５の発信者番号通知とにより認証がなされ、記録手段１２によるＲＤＢ１ｃへの記録がなされる。なお、ここで発信者番号通知がなされていない場合であっても、認証未済みのフラグを付けてＲＤＢ１ｃへ記録する。
【００４９】
また、携帯電話装置３およびコンピュータ６を使用してインターネット７を介してサーバ１ａに接続した場合、サーバ１ａによって提供される図５と同様のメニュを含むウェブページにより、発信者ＩＤおよびパスワードと伝達情報とを送信する。送信された情報は、サーバ１ａによって受信され、伝達情報取得手段１１により発信者ＩＤおよびパスワードにより認証がなされ、記録手段１２によりＲＤＢ１ｃへの記録がなされる。
【００５０】
以上のようにＲＤＢ１ｃへの記録がなされると、サーバ１ａの通知手段１３は、ＲＤＢ１ｃを参照して、前述のようにこの記録した伝達情報に関連付けられる生徒識別情報に対応するメールアドレスに対して確認のための電子メールを送信するとともに、この生徒識別情報に対応する担当者識別情報に基づいて各担当者へ伝達情報を取得した旨を通知する。
【００５１】
一方、各教育機関の教師、事務員、教頭、校長等の各担当者は、教育機関用端末としてのコンピュータ２からインターネット７を介してサーバ１ａに接続する。担当者情報取得手段１４は、前述のように担当者ＩＤおよびパスワードを含む担当者識別情報を取得し、ＲＤＢ１ｃを参照して認証する。そして、検索手段１５は、図６に示すような検索画面のウェブページをコンピュータ２に提供する。
【００５２】
検索手段１５は、コンピュータ２から図６の検索画面によって入力され、送信された条件と、認証した担当者ＩＤに基づいてＲＤＢ１ｃを検索し、この担当者ＩＤに関連付けて設定された配信レベルおよび参照レベルに従って、自動配信または参照が許可された生徒を発信者ＩＤにより特定し、図７に示すような該当項目の一覧として伝達情報提供手段１６によりコンピュータ２へ提供する。ここで、図７の一覧から伝達情報を取得したいものをコンピュータ２により選択すると、その伝達情報が図８に示すように伝達情報提供手段１６により提供される。
【００５３】
なお、本実施形態においては、伝達情報提供手段１６により提供される情報は、前述のようにＲＤＢ１ｃに文字情報として記録された伝達情報であるが、ＣＴサーバ１ｂによって記録された音声情報および画像情報については、変換後の文字情報の他、元の音声情報および画像情報のまま提供することも可能である。
【００５４】
以上のように、本実施形態における教務サポート用伝言受付装置１によれば、各教育機関の生徒やその保護者等が、利用者用端末としての携帯電話装置３、電話装置４、ファクシミリ装置５やコンピュータ６等から学校コードおよび学籍コードを含む発信者ＩＤおよび伝達情報を送信すれば、各教育機関の担当者が、教育機関用端末としてのコンピュータ２からこの伝達情報を受信することができる。
【００５５】
これにより、教育機関の開校時間内、開校時間外に関わらず、生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を２４時間無人で受け付け、各担当者に適切に伝達することが可能となり、伝達情報の伝達漏れを防止することができる。また、各担当者は、各自の空き時間にいつでもコンピュータ２により伝達情報を参照することができるので、各自の職務に集中することが可能となる。さらに、発信者ＩＤに関連付けられた担当者ＩＤに基づいて各担当者に伝達情報が配信されるので、関連付けのない者には伝達情報は一切配信されず、セキュリティも確保される。
【００５６】
また、本実施形態における教務サポート用伝言受付装置１では、生徒やその保護者等から伝達情報を取得した際、この取得した伝達情報に関連付けられる発信者ＩＤに対応する電子メールアドレスおよび担当者ＩＤに基づいて伝達情報を取得した旨がそれぞれ通知されるので、生徒やその保護者等は伝達情報がＲＤＢ１ｃに記録されたこと確認することができるとともに、各担当者は、新たに伝達情報がＲＤＢ１ｃに蓄積されたことを知ることができる。これにより、生徒やその保護者等は、何らかの要因により伝達情報がＲＤＢ１ｃに記録されなかった場合にはそのことを知ることができるので、伝達情報がＲＤＢ１ｃに記録されるまでやり直すことが可能となる。また、各担当者は、各自の空き時間にこの新たに蓄積された伝達情報を参照しなければならないことを知ることができ、新たに蓄積された伝達情報を忘れずに参照することができる。
【００５７】
また、本実施形態における教務サポート用伝言受付装置１では、発信者ＩＤが、教育機関を識別する学校コードを含むので、複数の教育機関の発信者ＩＤをこの学校コードによって識別して管理することが可能となり、複数の教育機関の伝言を一括して管理することが容易にできる。
【産業上の利用可能性】
【００５８】
本発明の教務サポート用伝達情報受付装置は、教育機関において生徒やその保護者等の利用者から教師、事務員、教頭、校長等の担当者に対する伝言を無人で受け付けるための装置として有用である。特に、複数の教育機関の伝言を一ヶ所で集中して受け付けることが可能な教務サポート用伝達情報受付装置として好適である。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の実施の形態における教務サポート用伝言受付システムの構成図である。
【図２】図１の教務サポート用伝達情報受付装置のブロック図である。
【図３】ＣＴサーバによって音声録音およびファクシミリ受信が行われた場合の例を示す図である。
【図４Ａ】ＲＤＢに記録される学籍情報のフォーマットを示す図である。
【図４Ｂ】ＲＤＢに記録される保護者情報のフォーマットを示す図である。
【図４Ｃ】ＲＤＢに記録される届出情報のフォーマットを示す図である。
【図５】図１の教務サポート用伝達情報受付装置による処理のフロー図である。
【図６】検索画面の例を示す図である。
【図７】該当項目の一覧を示す図である。
【図８】伝達情報の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００６０】
１  教務サポート用伝言受付装置
１ａ  サーバ
１ｂ  ＣＴサーバ
１ｃ  ＲＤＢ（リレーショナルデータベース）
２  コンピュータ
３  携帯電話装置
４  電話装置
５  ファクシミリ装置
６  コンピュータ
７  インターネット
８  公衆回線
１１  伝達情報取得手段
１２  記録手段
１３  通知手段
１４  担当者情報取得手段
１５  検索手段
１６  伝達情報提供手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４Ａ】
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【図４Ｂ】
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【図４Ｃ】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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