(57)【要約】    【課題】  管理用の装置によるシステムコストの増大を避けることができ、しかもＯＡ機器の交換や追加などの変更が生じた際の更新作業に煩わされるユーザ側の負担を軽減する。    【解決手段】  作業用ＰＣ２が複合機（ＯＡ機器）１に対して印刷要求を行った際に、複合機から装置状態情報及び連絡先情報を取得し、装置状態情報に基づいて連絡が必要と判断した所要の連絡事項（消耗品の発注、または修理の依頼）を、連絡先情報に基づいてインターネットを介して、複合機に係るサービス拠点側に設置された連絡受付装置３に通知するものとする。【選択図】    図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＯＡ機器と、このＯＡ機器に対して所要の処理を指示する作業用の情報処理装置と、前記ＯＡ機器に係るサービス拠点側に設置された連絡受付装置とを有し、
前記ＯＡ機器は、自装置の状態に関する装置状態情報並びに前記連絡受付装置のアドレスに関する連絡先情報を自身の記憶手段に保持し、
前記作業用の情報処理装置及び連絡受付装置は共に、インターネットに接続され、
前記作業用の情報処理装置は、前記ＯＡ機器に対して所要の処理を指示した際に、前記ＯＡ機器から前記装置状態情報及び連絡先情報を取得し、前記装置状態情報に基づいて連絡が必要と判断した所要の連絡事項を、前記連絡先情報に基づいてインターネットを介して前記連絡受付装置に送信することを特徴とするＯＡ機器の連絡システム。
【請求項２】
前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報及び連絡先情報の取得、連絡の要否の判断、並びに前記連絡受付装置に対する連絡事項の送信の各過程を、前記ＯＡ機器を制御する制御プログラムと共に導入される状態監視プログラムにより実行することを特徴とする請求項１に記載のＯＡ機器の連絡システム。
【請求項３】
前記ＯＡ機器は、前記作業用の情報処理装置に導入された状態監視プログラムからの書き込み指示に応じて、前記連絡先情報の書き込み処理を実行する制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載のＯＡ機器の連絡システム。
【請求項４】
前記ＯＡ機器は、インターネットに接続され、そのインターネットを介して受け取った電子メールによる書き込み指示に応じて、前記連絡先情報の書き込み処理を実行する制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載のＯＡ機器の連絡システム。
【請求項５】
前記装置状態情報は、消耗品の残量状態に関する情報と、装置の異常状態に関する情報とを含み、
前記連絡先情報は、消耗品の調達に係るサービス拠点並びにサービスマンの派遣に係るサービス拠点の各々に対応する前記連絡受付装置のアドレスに関する情報を含み、
前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報に基づいて消耗品の残量不足と判断すると、前記連絡先情報に基づいて消耗品の調達に係るサービス拠点に対応するアドレスを指定して消耗品の発注を行い、前記装置状態情報に基づいて装置の異常と判断すると、前記連絡先情報に基づいてサービスマンの派遣に係るサービス拠点に対応するアドレスを指定して修理の依頼を行うことを特徴とする請求項１に記載のＯＡ機器の連絡システム。
【請求項６】
前記ＯＡ機器は、消耗品に関する前記装置状態情報の他に、消耗品を特定する品番に関する情報をさらに保持し、
前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報に基づいて消耗品の品番を付して消耗品の発注に関する連絡事項を送信することを特徴とする請求項５に記載のＯＡ機器の連絡システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＯＡ機器に係る消耗品の発注及び保守依頼などの所要の連絡事項を、ＯＡ機器の状態に応じて自動的にサービス拠点に通知するＯＡ機器の連絡システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ＯＡ機器（印字装置、ファクシミリ装置、複合機など）では、機器の運用に大きな支障が生じないように、トナーや用紙などの消耗品を適宜に補充し、また機器に異常が発生した場合には迅速に修理の依頼を行って早急に復旧させることが必要であるが、このとき、消耗品の残量状況や機器の異常を検出して人手を介さずにサービス拠点に連絡を行う連絡システムを構築すると、ユーザにとっては電話などで連絡する面倒がなくなる利点があり、またサービスを提供する側にとっても業務の効率を高める利点がある。
【０００３】
このような連絡システムとしては、従来、ファクシミリ装置において自装置の異常を検出してＰＳＴＮを利用してサービス拠点にサービスコールを行うように構成したものが知られているが、これはＰＳＴＮ用のインタフェイスを備えたものに限定される。これに対し、近年のＬＡＮの普及により多くのＯＡ機器がＬＡＮ対応となっていることからＬＡＮを利用したシステムが望ましく、このようなシステムとしては、ＬＡＮ接続されたＯＡ機器の消耗品の状態をＬＡＮを介して収集して消耗品の発注を行う連絡システムが知られている（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−１９４７６７号公報（第１図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、前記従来の連絡システムでは、複数のＯＡ機器を一括して管理する管理用の装置（自動発注端末装置）からサービス拠点側の装置に向けて所要の連絡を行うようにしており、管理下のＯＡ機器を常時監視する都合から、特定のＰＣに管理用のアプリケーションを導入するなどして管理用の装置を特別に用意する必要があり、システムコストの増大を招くという問題がある。
【０００５】
また、管理用の装置で複数のＯＡ機器を一括して管理するため、ＯＡ機器が別物に交換されたり、あるいは新規に追加されたりした場合に、管理用の装置が保持する情報に対して修正や新規登録などの更新作業が必要になり、ユーザ側でのメンテナンスの負担が大きくなる問題がある。
【０００６】
本発明は、このような従来技術の問題点を解消するべく案出されたものであり、その主な目的は、管理用の装置によるシステムコストの増大を避けることができ、しかもＯＡ機器の交換や追加などの変更が生じた際の更新作業に煩わされるユーザ側の負担を軽減することができるように構成されたＯＡ機器の連絡システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明によるＯＡ機器の連絡システムは、ＯＡ機器と、このＯＡ機器に対して所要の処理を指示する作業用の情報処理装置と、前記ＯＡ機器に係るサービス拠点側に設置された連絡受付装置とを有し、前記ＯＡ機器は、自装置の状態に関する装置状態情報並びに前記連絡受付装置のアドレスに関する連絡先情報を自身の記憶手段に保持し、前記作業用の情報処理装置及び連絡受付装置は共に、インターネットに接続され、前記作業用の情報処理装置は、前記ＯＡ機器に対して所要の処理を指示した際に、前記ＯＡ機器から前記装置状態情報及び連絡先情報を取得し、前記装置状態情報に基づいて連絡が必要と判断した所要の連絡事項を、前記連絡先情報に基づいてインターネットを介して前記連絡受付装置に送信するものとした。
【０００８】
これによると、作業用の情報処理装置が個別にＯＡ機器から情報を取得して所要の連絡先に連絡するため、管理用の装置を特別に用意する必要がなく、システムコストの増大を抑えることができる。しかも、ＯＡ機器に対する指示の度に、その都度必要な情報を取得するため、運用中のＯＡ機器に登録情報の変更が生じた場合を除き、ＯＡ機器の交換や追加に伴う更新作業は特に必要なく、更新作業に煩わされる面倒を軽減することができる。
【０００９】
前記ＯＡ機器の連絡システムにおいては、請求項２に示すとおり、前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報及び連絡先情報の取得、連絡の要否の判断、並びに前記連絡受付装置に対する連絡事項の送信の各過程を、前記ＯＡ機器を制御する制御プログラムと共に導入される状態監視プログラムにより実行する構成とすることができる。これによると、ＯＡ機器を使用する際に導入が必須である制御プログラムと共に状態監視プログラムが作業用の情報処理装置に導入されるため、管理のためのプログラムを特別に情報処理装置に導入する手間がいらず、ユーザの負担を軽減することができる。
【００１０】
前記ＯＡ機器の連絡システムにおいては、請求項３に示すとおり、前記ＯＡ機器は、前記作業用の情報処理装置に導入された状態監視プログラムからの書き込み指示に応じて、前記連絡先情報の書き込み処理を実行する制御手段を有する構成とすることができる。これによると、運用中のＯＡ機器に連絡先の変更が生じた場合、その連絡先情報の更新作業を作業用の情報処理装置により効率良く行うことができる。
【００１１】
この場合、作業用の情報処理装置に対する状態監視プログラムの導入時に、ＯＡ機器の連絡先情報の書き込み処理を実行させるようにすると、ＯＡ機器に事前に連絡先情報を設定しておく面倒がなくなる。また、連絡先情報は、制御プログラム及び状態監視プログラムと共にＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体に格納されてユーザに配布され、これを用いて導入時の連絡先情報の設定処理を行えば良い。さらに連絡先情報の更新の際には、インターネットを介して最新の連絡先情報を取得するようにすると、連絡先情報を手入力する手間を省くことができる。
【００１２】
前記ＯＡ機器の連絡システムにおいては、請求項４に示すとおり、前記ＯＡ機器は、インターネットに接続され、そのインターネットを介して受け取った電子メールによる書き込み指示に応じて、前記連絡先情報の書き込み処理を実行する制御手段を有する構成とすることができる。これによると、運用中のＯＡ機器に連絡先の変更が生じた場合、連絡先情報の更新作業を電子メールによりサービス拠点側から行うことができ、ユーザ側でのメンテナンスの負担を軽減することができる。
【００１３】
前記ＯＡ機器の連絡システムにおいては、請求項５に示すとおり、前記装置状態情報は、消耗品の残量状態に関する情報と、装置の異常状態に関する情報とを含み、前記連絡先情報は、消耗品の調達に係るサービス拠点並びにサービスマンの派遣に係るサービス拠点の各々に対応する前記連絡受付装置のアドレスに関する情報を含み、前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報に基づいて消耗品の残量不足と判断すると、前記連絡先情報に基づいて消耗品の調達に係るサービス拠点に対応するアドレスを指定して消耗品の発注を行い、前記装置状態情報に基づいて装置の異常と判断すると、前記連絡先情報に基づいてサービスマンの派遣に係るサービス拠点に対応するアドレスを指定して修理の依頼を行う構成とすることができる。これによると、ＯＡ機器の状態に応じた連絡事項の通知を的確に行うことができる。
【００１４】
この場合、連絡受付装置はＷｅｂサーバを構成し、ＵＲＬをアドレスとして連絡受付装置にアクセスして、ＨＴＴＰの手順にしたがって消耗品の発注を内容とする送信データあるいは修理の依頼を内容とする送信データを連絡受付装置に送信するものとすれば良い。なお、連絡受付装置自体は、消耗品の調達に係るサービス拠点並びにサービスマンの派遣に係るサービス拠点の各々に設置する必要はなく、連絡受付装置で受け取った後に、各拠点に設置された端末装置に送信する構成のものでも良い。
【００１５】
前記ＯＡ機器の連絡システムにおいては、請求項６に示すとおり、前記ＯＡ機器は、消耗品に関する前記装置状態情報の他に、消耗品を特定する品番に関する情報をさらに保持し、前記作業用の情報処理装置は、前記装置状態情報に基づいて消耗品の品番を付して消耗品の発注に関する連絡事項を送信する構成とすることができる。これによると、作業用の情報処理装置がＯＡ機器から消耗品の品番に関する情報を取得して連絡先に通知するため、消耗品の発注を確実に行うことができる。
【発明の効果】
【００１６】
このように本発明によれば、作業用の情報処理装置が個別にＯＡ機器から情報を取得して所要の連絡先に連絡するため、管理用の装置を特別に用意する必要がなくなり、システムコストの増大を抑える上で大きな効果が得られる。その上、ＯＡ機器に対する指示の度に、その都度必要な情報を取得するため、運用中のＯＡ機器に登録情報の変更が生じた場合を除き、ＯＡ機器の交換や追加に伴う更新作業は特に必要がなくなり、ユーザ側の負担を軽減して使い勝手の良いシステムを構築する上で顕著な効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
【００１８】
図１は、本発明が適用されたネットワークシステムの全体構成を示すブロック図である。このネットワークシステムは、複合機（ＯＡ機器）１の消耗品の不足状態及び異常状態に応じて消耗品の調達及び修理に関わる所要の連絡先に消耗品の発注及び修理の依頼に関する連絡を行うものである。
【００１９】
ユーザ側では、所要のアプリケーションを利用して種々の作業を行う作業用ＰＣ（作業用の情報処理装置）２が、複合機１とＬＡＮ接続され、作業用ＰＣ２での印刷要求に応じて複合機１で所定の用紙への印刷が実行される。また作業用ＰＣ２は、ＬＡＮ経由でインターネットに接続されている。
【００２０】
サービス側では、ユーザ側からの消耗品の発注及び修理の依頼に関する連絡を受け付ける連絡受付装置（ＵＲＬサーバ）がインターネットに接続されており、例えばＨＴＴＰの手順で作業用ＰＣ２と通信を行うことができる。また、ユーザ側の複合機１に登録された情報の更新を行う管理用ＰＣ４がインターネットに接続されている。
【００２１】
図２は、図１に示した複合機に保持される装置状態情報の内容を示している。複合機１は、レーザ露光による静電潜像をトナーにより現像して用紙に画像形成を行う画像形成部、この画像形成部に用紙を供給する給紙部、画像形成部を通過した用紙を排出させる排紙部を有し、これら各部に多数配置されたセンサにより紙ジャムなどの異常が検出され、また、トナー、ステープル針、用紙などの各種の消耗品の残量が所定のセンサで検出され、これらのセンサの検出結果は、自装置の状態に関する装置状態情報として記憶部に保持される。
【００２２】
消耗品に関する情報としては、消耗品の残量の程度を示す装置状態情報の他に、消耗品の品番に関する情報が、トナー、ステープル針、用紙などの各消耗品ごとに記憶されている。また装置の異常に関する異常情報としては、異常状態を示す装置状態情報と、異常状態を識別するエラーコードが記憶されている。
【００２３】
図３は、図１に示した複合機に保持される連絡先情報の内容を示している。複合機１には、自装置に関わる連絡先に関する連絡先情報、すなわち自装置に対応する消耗品の受注・納入のサービスを行う拠点の連絡先（消耗品発注宛先）のＵＲＬまたは電話番号、並びに自装置の修理のためのサービスマンの派遣を行う拠点の連絡先（サービスコール宛先）のＵＲＬまたは電話番号に関する情報が保持されている。この他、複合機１に関する問い合わせの便宜のため、担当営業拠点やディーラーの連絡先に関する情報も保持されている。
【００２４】
図４は、図１に示したネットワークシステムでの連絡時の要領を示すブロック図である。作業用ＰＣ２には、複合機１の印刷処理を制御するプリンタドライバ（制御プログラム）と共に、複合機１の状態を監視して情報を画面表示させるステータスモニタ（状態監視プログラム）が導入されており、所要のアプリケーションで印刷の指示を行うと、プリンタドライバが起動して複合機１に対して印刷要求を行い、同時にステータスモニタが起動して複合機１に対して装置状態情報の送出を要求し、複合機１の制御部１１では、記憶部（記憶手段）１２の装置状態情報を取り出して作業用ＰＣに送出する処理が行われる。
【００２５】
さらに作業用ＰＣ２のステータスモニタでは、複合機１に対して印刷要求を行った際に、複合機１から装置状態情報と共に連絡先情報を取得し、装置状態情報に基づいて連絡が必要と判断した所要の連絡事項を、連絡先情報に基づいて所要の連絡受付装置３に通知するようになっている。このとき、必要に応じて複合機１から作業用ＰＣ２に消耗品の品番に関する情報が送出され、作業用ＰＣ２では消耗品の品番を付して連絡事項を連絡受付装置３に送信する。
【００２６】
すなわち、消耗品の残量に関する装置状態情報に基づいて消耗品の調達が必要と判断すると、図３に示した消耗品の受注・納入のサービスを行う拠点の連絡先のアドレスに基づいてその連絡受付装置３に対して、消耗品を発注する旨の連絡事項並びに消耗品の品番を示す送信データを送出する。
【００２７】
他方、異常に関する装置状態情報に基づいて修理が必要と判断すると、図３に示した修理のためのサービスマンの派遣を行う拠点の連絡先のアドレスに基づいてその連絡受付装置３に対して、修理を依頼する旨の連絡事項を示す送信データを送出する。
【００２８】
図５は、図１に示した作業用ＰＣで表示される警告画面を示している。前記のとおり、作業用ＰＣ２のステータスモニタでは、複合機１から取得した装置状態情報に基づいて所要の連絡が必要と判断されると、この警告画面がディスプレイ２１に表示される。ここでは、消耗品に関する装置状態情報に基づいて消耗品の残量が少なく消耗品の調達が必要な状態にあるものと判断された場合を示しており、複合機１に異常があるものと判断された場合には、メッセージ欄５１に「機器障害」などの異常を示す文言が表示される。この警告画面で消耗品の残量不足または装置の異常を了解したオペレータがＯＫボタン５２を操作すると、次の連絡先確認画面に切り替わる。
【００２９】
図６は、図１に示した作業用ＰＣで表示される連絡先確認画面を示している。この連絡先確認画面は、図５に示した警告画面の次にディスプレイ２１に表示され、複合機１から取得した連絡先情報に誤りがないかの確認をオペレータに促すものであり、連絡先情報表示欄６１に、複合機１から取得した連絡先情報に基づいて連絡先ごとのＵＲＬまたは電話番号が表示される。この連絡先確認画面で連絡先を確認したオペレータがＯＫボタン６２を操作すると、消耗品の残量不足の場合には次の消耗品発注画面に切り替わる。
【００３０】
図７は、図１に示した作業用ＰＣで表示される消耗品発注画面を示している。この消耗品発注画面は、図６に示した連絡先確認画面の次にディスプレイ２１に表示され、消耗品の発注内容をオペレータに最終確認させるものであり、発注先アドレス表示欄７１に、消耗品の受注・納入のサービスを行う拠点の連絡受付装置３のアドレスが表示され、発注内容表示欄７２に、発注する消耗品の名称、品番及び数量が表示される。この消耗品発注画面で発注内容を確認したオペレータが発注ボタン７３を操作すると、消耗品の受注・納入に係る連絡受付装置３に接続して、画面表示された発注内容の発注データを送出する処理が行われる。
【００３１】
なお、装置異常の場合は、例えば修理のためのサービスマンの派遣を行う拠点の連絡受付装置３のアドレス、並びに修理を依頼する旨の文言が記載されたサービスコール画面が表示され、その画面上の依頼ボタンを操作することで、修理を依頼する内容の送信データを送出する処理が行われるものとすれば良い。
【００３２】
図８は、図１に示した作業用ＰＣでの処理手順を示すフロー図である。作業用ＰＣ２でプリントを指示すると、前記のとおり、ステータスモニタが起動して複合機１から装置状態情報及び連絡先情報を取得し、ステップ１０１にて消耗品の残量が補充を必要とするレベルにあること（消耗品警告）、また装置の異常があること（機器異常）の判定が行われ、そのいずれかがある場合にはステップ１０２に進んで装置情報の表示、すなわち図５に示した警告画面をディスプレイ２１に表示させる。そしてステップ１０３にて連絡先情報の表示、すなわち図６に示した連絡先確認画面をディスプレイ２１に表示させ、ついでステップ１０４にて消耗品残量不足の場合には消耗品の発注、すなわち図７に示した消耗品発注画面をディスプレイ２１に表示させた上で発注データを送出する処理が行われ、他方、装置異常の場合にはサービスコール、すなわち修理の依頼を内容とする送信データを送出する処理が行われる。
【００３３】
図９は、図１に示したネットワークシステムでの複合機の連絡先情報設定の要領を示すブロック図である。複合機１の連絡先情報は、第１に、自装置に備え付けの操作パネル１３での入力操作により設定することができる。複合機１は、ファクシミリ送信のための宛先ダイヤル番号の入力のためのテンキーや、宛先名称の入力などのためのアルファベットキーなどの文字入力キーが配列された操作パネル１３を備え、この操作パネル１３を利用して図３に示した連絡先情報を手入力で設定することができる。
【００３４】
複合機１の連絡先情報は、第２に、作業用ＰＣ２に導入されたステータスモニタを利用して設定することができる。複合機１の制御部（制御手段）１１は、作業用ＰＣ２のステータスモニタからの書き込み指示に応じて、作業用ＰＣ２から受け取った連絡先情報に基づいて自装置の連絡先情報を書き換える処理を実行する。
【００３５】
このステータスモニタによる連絡先情報設定処理は、まずプリンタドライバと共にステータスモニタが作業用ＰＣ２に導入されたときに行われる。複合機１に関連する連絡先情報は、複合機１に添付されてユーザに配布されるＣＤ−ＲＯＭに、プリンタドライバ及びステータスモニタのプログラムと共に格納されており、ステータスモニタの導入時にそのプログラムと共に作業用ＰＣ２の所定の記憶手段に連絡先情報が記憶され、ステータスモニタはその連絡先情報を用いて複合機１に連絡先情報を書き換える処理を指示する。
【００３６】
また、作業用ＰＣ２のステータスモニタは、オペレータの指示に応じて連絡先情報設定画面をディスプレイ２１に表示させ、文書などにより入手した連絡先情報を作業用ＰＣ２のキーボードを利用して入力させ、これにより取得した連絡先情報を用いて複合機１に連絡先情報を書き換える処理を実行させることもできる。これは、連絡先情報の更新が必要となったときに行えば良く、このとき、インターネットを介してサービス側のサーバ装置から最新の連絡先情報を取得することも可能である。
【００３７】
複合機１の連絡先情報は、第３に、サービス側の管理用ＰＣ４などからの電子メールにより設定することができる。複合機１の制御部１１は、電子メールによる書き込み指示に応じて、電子メールに格納された連絡先情報に基づいて自装置の連絡先情報を書き換える処理を実行する。複合機１は、電子メールにより画像データを送受するインタネットファクシミリ機能を有し、受け取った電子メールを解析して、連絡先情報の設定を指示する内容のものであれば、連絡先情報の設定処理を実行する。
【産業上の利用可能性】
【００３８】
本発明にかかるＯＡ機器の連絡システムは、システムコストの増大を抑えると共にユーザ側のメンテナンスの負担を軽減する効果を有し、ＯＡ機器の消耗品の発注及び保守依頼などの所要の連絡事項を、ＯＡ機器の状態に応じて自動的にサービス拠点に通知するＯＡ機器の連絡システムなどとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明が適用されたネットワークシステムの全体構成を示すブロック図
【図２】図１に示した複合機に保持される装置状態情報の内容を示す図
【図３】図１に示した複合機に保持される連絡先情報の内容を示す図
【図４】図１に示したネットワークシステムでの連絡時の要領を示すブロック図
【図５】図１に示した作業用ＰＣで表示される警告画面を示す図
【図６】図１に示した作業用ＰＣで表示される連絡先確認画面を示す図
【図７】図１に示した作業用ＰＣで表示される消耗品発注画面を示す図
【図８】図１に示した作業用ＰＣでの処理手順を示すフロー図
【図９】図１に示したネットワークシステムでの複合機の連絡先情報設定の要領を示すブロック図
【符号の説明】
【００４０】
１  複合機（ＯＡ機器）
２  作業用ＰＣ（作業用の情報処理装置）
３  連絡受付装置
４  管理用ＰＣ
１１  制御部（制御手段）
１２  記憶部（記憶手段）
１３  操作パネル
２１  ディスプレイ
【図１】
2005221624.tif 000003
【図２】
2005221624.tif 000004
【図３】
2005221624.tif 000005
【図４】
2005221624.tif 000006
【図５】
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【図６】
2005221624.tif 000008
【図７】
2005221624.tif 000009
【図８】
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【図９】
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