(57)【要約】【課題】  設定されたアクセス権に応じて、その更新情報を電子メールにて通知することを目的とする。【解決手段】  データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、文書に対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム、を提供する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、
上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システムに関し、特に、ネットワークを介して複数のマシンで文書を登録、検索する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムにおいては、文書の登録や変更が行われた際に、ユーザにその更新情報を電子メールにて通知する文書管理システムが提案されていた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、予め決められたユーザに対してのみしかその更新情報を電子メールにて通知することができなかった。
【０００４】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、登録や変更が行われた文書データに設定されたアクセス権に応じて、その更新情報を電子メールにて通知するユーザを設定することを目的とする。また、上記更新情報の取得を定期的に行うことを目的とする。
また、どのアクセス権のユーザにまで上記更新情報を電子メールで通知するかを設定できることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は上記目的を達成するために、データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム等を提供する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、登録や変更が行われた文書データに設定されたアクセス権に応じて、電子メールにてその更新情報を通知するユーザを設定することが可能となる。
【０００７】
また、上記更新情報の取得を定期的に行うことが可能となる。
また、文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することが可能となる。
また、どのアクセス権のユーザにまで更新情報を電子メールで通知するかを設定することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明の実施の形態の説明を行う。
（第１の実施の形態）
図１は、本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施の形態における文書管理システムは、パーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント１０００・サーバー１１００型のアプリケーションシステムであり、クライアント１０００から文書データを取り込み、サーバー１１００でユーザ情報を用いて文書の管理を行う。各文書データにはユーザごとに、「なし」、「読み取り」、「削除」の３段階にアクセス権を設定できる。
【０００９】
＜クライアント１０００の処理＞
まず、文書入出力や操作を行うクライアント１０００の処理部について説明する。１００１はユーザインターフェース部である。クライアント１０００はユーザインターフェース部１００１を介してユーザの操作を受け取り、文書管理制御部１００２にそのユーザ操作を伝える。
【００１０】
ユーザインターフェース部１００１から伝えられた操作情報は、文書管理制御部１００２で解析され、文書の参照、登録や変更といった操作を行う。また、必要に応じてサーバー１１００から操作対象のファイルに対するユーザのアクセス権の取得を行い、登録要求のあった文書データの送信、参照要求のあった文書データの受信、登録データの操作などをアクセス権に応じて適切に行う。
【００１１】
１００３は通信制御部で、サーバー１１００と通信するための制御を行う。本実施の形態の通信制御部１００３は、文書管理サーバーの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００１２】
＜サーバー１１００の処理＞
次に、サーバーシステム１１００内に配置される各種の処理部について説明する。１１０１は通信制御部で、クライアント１０００の通信制御部１００３と通信のための制御を行う。ただし、サーバー１１００の通信制御部１１０１は、多数のクライアント１０００の通信制御部１００３と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００１３】
１１０２は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
１１０３はデータベース制御部で、データベースに登録したり変更したりするデータの作成や保存の処理を行う。また、クライアント１０００からの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡すデータを作成する処理を行う。その際、データベースに何らかの変更が生じた場合に、メール送信部１１０６を呼び出す。
【００１４】
１１０４は文書情報データベースで、文書データそのものとそれに関するセキュリティ情報が保存されるデータベースである。
１１０５はユーザ情報データベースで、ユーザの個人情報や権限、アクセス権に関する情報が保存されるデータベースである。
【００１５】
１１０６はメール送信部で、更新された文書データのアクセス権をチェックし、それに応じた宛先でその更新した旨を伝える電子メールを送信する処理を行う。詳細は図２を用いて後述する。
【００１６】
図２はメール送信部１１０６の処理手順を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ２００１でユーザ情報の取得を行う。具体的には、そのユーザの電子メールアドレスを取得する。
【００１７】
ステップＳ２００２では登録や変更を通知する電子メールの宛先を設定する。  
詳細は図３を用いて後述する。
ステップＳ２００３ではステップＳ２００２で指定された宛先に文書データの更新情報を電子メールで送信する。
【００１８】
図３は電子メールの宛先設定手順を示すフローチャートである。
ステップＳ３００１では、その文書データにアクセス権を持つユーザでまだ送信先の種類が未設定のユーザがいるかどうかを検出する。
【００１９】
未設定のユーザが検出されなければ、図３に示す処理を終了する。
未設定のユーザが検出されればステップＳ３００２へと進み、文書管理制御部１１０２を通してユーザ情報データベース１１０５から取得したアクセス権を判断する。
【００２０】
ここで、取得したアクセス権が「なし」であった場合は、上記宛先に設定せずにステップＳ３００１へ戻る。
アクセス権が「読み込み」であった場合は、ステップＳ３００３へと進み、送信先の種類をＴｏに設定する。
アクセス権が「削除」であった場合は、ステップＳ３００４へと進み、送信先の種類をＣｃに設定する。
以上の処理を未設定ユーザが検出されなくなるまで続ける。
【００２１】
本実施の形態によれば、更新された文書データに対するアクセス権に応じて、重要度の異なる電子メールを自動的に送信することができるようになる。
【００２２】
（第２の実施の形態）
前記実施の形態では、文書データに更新が加わるたびに電子メールを送信していたが、図４に示すように更新チェック部４００１をもうけて定期的に文書データの更新をチェックするようにしてもよい。
この場合、システムはメールの送信にかかる負荷を軽減することができる。
【００２３】
（第３の実施の形態）
前記実施形態では、更新のあった文書データにアクセス権を持つ全てのユーザに電子メールを送信していたが、図５の処理手順に示すように、全員送信チェックステップＳ５００１をもうけてＴｏのみに送るかＣｃを有効にするかを変更できるようにしてもよい。
【００２４】
この場合、その文書データの更新が更新情報電子メールの受信者にとって重要かどうかを通知することもでき、ユーザの負担を削減することができる。
【００２５】
（第４の実施の形態）
前記実施の形態では、電子メールの送信者は固定されていたが、図６の処理手順に示すように、更新文書データの所有者を取得するステップＳ６００１、電子メールの送信者を設定するステップＳ６００２を設けて、更新部署データの所有者を送信者にして更新通知電子メールを送信するようにしてもよい。
【００２６】
この場合、更新した文書データの所有者を明確にすることができる。
以下に本発明の特徴を付記する。
【００２７】
（付記１）データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム。
【００２８】
（付記２）上記更新情報の取得を定期的に行うことを特徴とする附記１記載の文書管理システム。
【００２９】
（付記３）どのアクセス権のユーザにまで上記更新情報を電子メールで通知するかを設定できることを特徴とする附記１記載の文書管理システム。
【００３０】
（付記４）更新された文書データの所有者がその文書データの更新情報を通知する電子メールの送信者となることを特徴とする附記１記載の文書管理システム。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の第１の実施の形態における文書管理システムのシステムブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態における電子メール送信部のフローチャートである。
【図３】本発明の第１の実施の形態における電子メール宛先設定部のフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施の形態における文書管理システムのシステムブロック図である。
【図５】本発明の第３の実施の形態における電子メール宛先設定部のフローチャートである。
【図６】本発明の第４の実施の形態における電子メール送信部のフローチャートである。
【符号の説明】
【００３２】
１００１  ユーザインターフェース部
１００２  文書管理制御部
１００３  通信制御部
１１０１  通信制御部
１１０２  文書管理制御部
１１０３  データベース制御部
１１０４  文書情報データベース
１１０５  ユーザ情報データベース
１１０６  メール送信部
４００１  更新チェック部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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