(57)【要約】【課題】  電子メールを用いた効率的な印刷処理を可能とする。【解決手段】  プリントサーバは、プリント指示メールを受信すると、プリント予約を行うと共に部数確認メールを送信する（ステップ１００〜１１２）。ユーザーは部数確認メールに対する部数指示メールを返信し（ステップ１１４〜１１８）、プリントサーバは、部数指示メールに基づいてプリント部数を設定し、指定されているプリント終了日時に合わせて、必要部数のプリント出力が得られるようにプリント処理を実行する（ステップ１２０〜ステップ１２８）。これにより、個々のユーザーが同じジョブデータを送信してプリント処理を行う必要が無いので、的確なプリント処理を効率的に行うことができる。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイルが添付されると共に印刷指示が記述された電子メールを印刷指示メールとして、添付ファイルに対する印刷処理を行う印刷処理方法であって、
前記印刷指示メールに前記印刷指示として印刷処理日時及び、印刷部数の確認先メールアドレスが記述されているときに、
前記確認先メールアドレスから送信される部数指示メールから印刷部数を設定し、設定した印刷部数の印刷出力を、前記印刷処理日時までに行うことを特徴とする印刷処理方法。
【請求項２】
前記印刷指示に基づいた部数確認メールを前記確認先メールアドレスのそれぞれへ送信し、前記部数確認メールに対する返信メールから前記印刷部数を設定して印刷処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の印刷処理方法。
【請求項３】
前記確認先メールアドレスの数を暫定印刷部数とし、前記暫定印刷部数と前記印刷処理日時に基づいて部数確認期限を設定し、前記部数確認メールに前記部数確認期限を記述することを特徴とする請求項２に記載の印刷処理方法。
【請求項４】
複数の情報処理端末と電子メールの交換可能にネットワーク接続されると共に、前記情報処理端末から入力される印刷データ及び印刷指示に基づいて印刷処理を行う印刷処理装置であって、
前記印刷データが添付ファイルとして添付された前記電子メールから、印刷処理日時及び印刷部数の確認先の前記情報処理端末を特定すると共に、前記確認先として記述されている前記情報処理端末から前記印刷指示メールに基づいて送信された電子メールから印刷部数を特定するメール解析手段と、
前記メール解析手段によって特定される印刷日時及び印刷部数に基づいて印刷処理を行う予約実行手段と、
を含むことを特徴とする印刷処理装置。
【請求項５】
前記確認先の前記情報処理端末へ送信する前記印刷指示に基づいた部数確認メールを生成するメール生成手段を含み、
前記メール解析手段が前記部数確認メールに対する返信メールから前記印刷部数を特定することを特徴とする請求項４に記載の印刷処理装置。
【請求項６】
前記確認先メールアドレスの数を暫定印刷部数とし、前記暫定印刷部数と前記印刷処理日時に基づいて、前記部数確認メールに記述する部数確認期限を設定可能であることを特徴とする請求項５に記載の印刷処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールで送信されたＰＤＦファイルなどのデータを受信して、印刷処理等を行うときの印刷処理方法及び印刷処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネット、イントラネットなどのネットワークを利用した情報伝達手段として電子メールが普及し、電子メールの利用が一般化している。電子メールでは、テキストデータなどの文字情報に限らず、画像データや音楽データの送受信が可能となっている。
【０００３】
また、この電子メールでは、宛て先として複数のメールアドレスを指定することにより、それぞれのメール受信者に同一のメールや添付ファイルを配信する。
【０００４】
一方、ネットワークでは、プリントサーバやプリントコントローラ（以下、プリントサーバとする）を介してプリンタが接続されており、ネットワークに接続シテイル多数のクライアントが、１台ないし数台のプリンタを共同利用することに稼動効率の向上が図られている。
【０００５】
また、ネットワークでは、プリントサーバにメールアドレスを設定することにより、プリントサーバに電子メールで、ＰＤＦファイルなどを添付ファイルとして送信することにより、添付ファイルの印刷処理が可能となるようにしている。
【０００６】
ところで、１台又は数台のプリンタを多数のクライアントが利用する場合、時間によっては印刷処理が滞り、印刷出力されるまでの待ち時間が長くなることがある。また、用紙切れなどのエラーが生じると、待ち時間がさらに長くなってしまう。
【０００７】
ここから、プリンタからの印刷出力時刻を設定することにより、待ち時間をなくして、所望の時刻に印刷物を手にすることができるようにした提案がなされている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００８】
一方、電子メールに添付されている添付ファイルを印刷処理するときには、メール受信者が、添付ファイルを適切なアプリケーションを用いて開き、アプリケーション上で印刷処理を設定して、印刷ジョブとしてプリントサーバへ送信する必要がある。
【０００９】
電子メールでは、複数のクライアントに同一の添付ファイルを送信することができるが、添付ファイルを印刷処理するときには、それぞれのクライアントが印刷処理を設定する必要がある。
【００１０】
また、プリントサーバでは、印刷ジョブのそれぞれに対して、所定の画像処理、ＲＩＰ処理を行って、ラスタデータをプリンタへ出力する。また、プリントサーバでは、多数のクライアントから同一のジョブを受け取っても、それぞれの印刷ジョブに対して、画像処理、ＲＩＰ処理を実行するため、印刷指示が重なると、所望の時間に印刷物を手にすることができないとい問題がある。
【００１１】
ここから、複数のメール受信者と共に、添付ファイルをプリントサーバへ送信して、プリントサーバで一括してメール受信者分の部数を印刷処理することも考えられるが、それが適正な部数であるか否かが不明となる。すなわち、メール受信者が、必ずしも添付ファイルの印刷出力を不要とするかもしれないし、また、一人で複数部の印刷出力を必要とすることもある。
【００１２】
また、多数部を一括して印刷出力する場合、画像処理及びＲＩＰ処理の時間は節約できるが、実際に印刷処理される時刻が不確かであり、印刷処理が溜まっていると、必要な時刻に必要な部数の印刷物が得られないという問題が生じると共に、逆に、一般のクライアントから送信される印刷ジョブの処理時間にも影響を与えてしまう。
【００１３】
また、複数回に分けて印刷出力を得ようとしたときには、その都度、プリントサーバに添付ファイルを添付した電子メールを送信しなければならないと言う問題がある。
【特許文献１】特開平６−３４０１５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１４】
本発明は上記事実に鑑みてなされたものであり、電子メールを用いて印刷処理を行うときに、効率的な印刷処理を可能とする印刷処理方法及び印刷処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記目的を達成するために本発明は、添付ファイルが添付されると共に印刷指示が記述された電子メールを印刷指示メールとして、添付ファイルに対する印刷処理を行う印刷処理方法であって、前記印刷指示メールに前記印刷指示として印刷処理日時及び、印刷部数の確認先メールアドレスが記述されているときに、前記確認先メールアドレスから送信される部数指示メールから印刷部数を設定し、設定した印刷部数の印刷出力を、前記印刷処理日時までに行うことを特徴とする。
【００１６】
この発明によれば、印刷日時が指定した印刷指示メールによって印刷予約を行う。また、印刷部数は、印刷指示メールによって指定される確認先から印刷指示メールとして送る。
【００１７】
これにより、指定された日時に必要な分の印刷処理を行うことができる。このときの印刷処理を行う印刷データは、最初の印刷指示メールに添付されているので、同一の印刷データを必要部数だけ送ることがなく、効率的な印刷処理が可能となる。
【００１８】
なお、印刷日時としては、印刷終了日時を指定しても良く、また、印刷開始日時を指定しても良い。
【００１９】
このような本発明においては、前記印刷指示に基づいた部数確認メールを前記確認先メールアドレスのそれぞれへ送信し、前記部数確認メールに対する返信メールから前記印刷部数を設定して印刷処理を行うことができる。
【００２０】
また、本発明では、前記確認先メールアドレスの数を暫定印刷部数とし、前記暫定印刷部数と前記印刷処理日時に基づいて部数確認期限を設定し、前記部数確認メールに前記部数確認期限を記述するものであってもよい。
【００２１】
このような本発明に適用される印刷処理装置は、複数の情報処理端末と電子メールの交換可能にネットワーク接続されると共に、前記情報処理端末から入力される印刷データ及び印刷指示に基づいて印刷処理を行う印刷処理装置であって、前記印刷データが添付ファイルとして添付された前記電子メールから、印刷処理日時及び印刷部数の確認先の前記情報処理端末を特定すると共に、前記確認先として記述されている前記情報処理端末から前記印刷指示メールに基づいて送信された電子メールから印刷部数を特定するメール解析手段と、前記メール解析手段によって特定される印刷日時及び印刷部数に基づいて印刷処理を行う予約実行手段と、を含むものであれば良い。
【００２２】
また、印刷処理装置は、前記確認先の前記情報処理端末へ送信する前記印刷指示に基づいた部数確認メールを生成するメール生成手段を含み、前記メール解析手段が前記部数確認メールに対する返信メールから前記印刷部数を特定可能とすることが好ましく、前記確認先メールアドレスの数を暫定印刷部数とし、前記暫定印刷部数と前記印刷処理日時に基づいて、前記部数確認メールに記述する部数確認期限を設定可能であることがより好ましく、これにより、指定された印刷日時に、的確な印刷処理を行うことができる。
【発明の効果】
【００２３】
以上説明したように本発明によれば、電子メールを用いた効率的な印刷処理が可能となる。また、印刷部数は、予め設定している確認先からの要求に基づいて設定されるので、的確な部数の印刷処理を簡単にかつ効率的に行うことができるという優れた効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下に図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。図１には、本実施の形態に適用したネットワーク１０の概略構成を示している。このネットワーク１０には、画像処理装置としてプリントサーバ１２が設けられ、このプリントサーバ１２に、印刷出力装置となるプリンタ１４が接続している。
【００２５】
また、ネットワーク１０には、複数のクライアントＰＣ１６が接続しており、クライアントＰＣ１６のそれぞれから、プリンタ１４を用いた印刷出力が可能となっている。
【００２６】
一方、ネットワーク１０には、受信メールサーバ（ＰＯＰサーバ）１８及び送信メールサーバ（ＳＭＴＰサーバ）２０が設けられ、ネットワーク１０では、クライアントＰＣ１６のそれぞれ又はクライアントＰＣを使用するネットワークユーザー用のメールアドレスが設定されている。また、ネットワーク１０では、プリントサーバ１２に対してもメールアドレスが設定されている。なお、以下では、説明を簡略化するために、クライアントＰＣ１６ごとに、該クライアントＰＣ１６を使用するユーザーのメールアドレスが設定されているものとする。
【００２７】
これにより、ネットワーク１０では、クライアントＰＣ１６の間や、クライアントＰＣ１６とプリントサーバ１２の間で電子メールの使用が可能となっている。なお、ネットワーク１０は、外部ネットワークにも接続しており、これにより、インターネットや外部のネットワーク等との間で電子メールの交換が可能となっている。
【００２８】
すなわち、受信メールサーバ１８は、プリントサーバ１２を含むネットワーク１０内の登録ユーザー（クライアントＰＣ１６）宛の電子メールを受信すると、プリントサーバ１２及びクライアントＰＣ１６からの要求に応じて、該当する電子メールを配信する。
【００２９】
また、送信メールサーバ２０は、ネットワーク１０内から送信された電子メールを、宛て先となるメールアドレスが登録されている受信メールサーバ（受信メールサーバ１８など）へ配信する。なお、本実施の形態では、受信メールサーバ１８と送信メールサーバ２０を設けたが、受信メールサーバと送信メールサーバを一体にしたメールサーバを用いても良い。
【００３０】
このようなネットワーク１０は、従来公知の構成を適用でき、ネットワーク１０の詳細な説明を省略する。
【００３１】
一方、図２には、プリントサーバ１２の概略構成を示している。プリントサーバ１２には、ネットワークインターフェイス（Ｉ／Ｆ）２２及び、双方向インターフェイス（双方向Ｉ／Ｆ）２４が設けられ、ネットワークＩ／Ｆ２２を介して、ネットワーク１０（図１参照）に接続し、双方向Ｉ／Ｆ２４を介してプリンタ１４に接続している。
【００３２】
また、プリントサーバ１２には、プリントサーバ１２の作動及びプリンタ１４の作動を制御するプリントコントローラ２６と、画像処理部２８及び印刷機能設定部３０が設けられている。
【００３３】
プリントサーバ１２では、印刷ジョブが入力されると、印刷機能設定部３０で印刷部数などの各種の印刷機能の設定を行い、設定された印刷機能に基づいて画像処理部２８で画像処理及びＲＩＰ処理が行われ、印刷ジョブの画像データに基づいたラスタデータが生成される。
【００３４】
プリントコントローラ２６は、画像処理部２８で生成されたラスタデータをプリンタ１４へ出力する。これにより、プリンタ１４から印刷ジョブに応じた印刷出力が得られるようになっている。なお、プリントサーバ１２は、印刷処理に関して従来公知の構成となっており、ここでの詳細な説明を省略する。
【００３５】
ところで、このプリントサーバ１２には、入力判定部３２及びメール管理部３４が設けられている。入力判定部３２では、ネットワークＩ／Ｆを介してプリントサーバ１２に入力されるデータが、印刷ジョブか電子メールかを判定し、印刷ジョブが入力されたときには、この印刷ジョブを印刷機能設定部３０へ送り、印刷処理が実行されるようにしている。
【００３６】
また、入力判定部３２では、電子メールを受信すると、受信した電子メールをメール管理部３４へ出力するようになっている。
【００３７】
メール管理部３４には、情報解析部３６及びメール作成部３８が形成されている。情報解析部３６では、受信した電子メール内に記録されている印刷指示（以下、プリント指示とする）及びプリント指示を実行するための情報を抽出する。また、メール作成部３８では、情報解析部３６で抽出した情報に基づいて、予め設定されたフォームの電子メールを作成する。
【００３８】
また、情報解析部３６では、受信した電子メールから、メール作成部３８で作成した電子メールの送信先アドレスを抽出する。
【００３９】
これにより、メール管理部３４では、受信した電子メールに応じた電子メールの発信が可能となっている。
【００４０】
また、プリントサーバ１２には、各種のデータを記憶するＨＤＤ４０が設けられ、ジョブ管理部４２が形成されている。ジョブ管理部４２では、電子メールで添付ファイルと共に添付ファイルのプリント指示が入力されると、プリント指示と添付ファイルをプリントジョブとしてＨＤＤ４０に格納して保持する。また、ジョブ管理部４２では、保持したプリント指示又は、メール管理部３４から入力されるプリント指示に基づいて、保持しているプリントジョブを読み出して、印刷機能設定部３０へ出力する。
【００４１】
これにより、プリントサーバ１２では、電子メールに添付された添付ファイルを、該電子メール又は新たに入力される電子メールによる指示に基づいてプリント処理を実行するようになっている。なお、プリントサーバ１２では、カレンダー機能を備えたタイマーが設けられ、予め設定した時刻に、プリントジョブの実行（プリント処理）が可能となっている。
【００４２】
ここで、このように構成されているプリントサーバ１２での、プリント指示メールに対する基本的処理を説明する。図３には、このときのネットワーク１０での処理の流れを示しており、以下では、図３のステップ番号を併記する。
【００４３】
電子メールでプリント指示するユーザ（プリント指示者）は、プリント指示メールを作成する（ステップ１００）と、このプリント指示メールをプリントサーバ１２へ発信する（ステップ１０２）。
【００４４】
プリントサーバ１２では、添付ファイル（以下、ジョブデータとする）と共に、ジョブデータに対するプリント指示が記述された電子メールを受信すると、設定に基づいたプリント処理を実行する。
【００４５】
これに対して、プリントサーバ１２では、プリント指示に、プリント終了日時と、部数（プリント部数）の確認先アドレスが記述された電子メール（プリント指示メール）を受信する（ステップ１０４）と、ジョブデータをプリントジョブとして保持し（ステップ１０６）、プリント終了日時に合わせたプリント予約を設定する。これと共に、指定されているプリント終了日時に基づいて、部数確認期限を設定する（ステップ１０８）。
【００４６】
この部数確認期限としては、例えば受信した電子メールで設定されている確認先アドレスの数によって暫定部数を設定し、ジョブデータに基づいた１部分のプリント処理を行ったときの予測時間から、暫定部数のプリント処理の実行に必要な処理時間を予測し、予測した処理時間とプリント終了日時から、プリント処理を開始する時刻（日時）を設定できるので、この日時までにプリント部数を確定できるように設定する。
【００４７】
この後に、プリントサーバ１２では、部数確認期限を明記した部数確認メールを作成し（ステップ１１０）、作成した部数確認メールを、確認先アドレスのそれぞれに送信する（ステップ１１２）。
【００４８】
図４には、プリント指示メールの一例を示しており、プリント予約用のプリント指示メールとしては、ジョブデータとなる添付ファイルが含まれ、かつ、プリント終了日時と共に、プリント部数が確認可能な情報が含まれていればよく、予め定めているフォーム（書式）であることが好ましい。なお、暫定部数としては、部数確認アドレスに加えて、「予備部数」の指定があるときには、その予備部数も含める。
【００４９】
部数確認先アドレスに指定されて、部数確認メールを受け取ったユーザーは、例えば、プリント出力を必要とするときには、部数確認メールを返信する。
【００５０】
図５（Ａ）及び図５（Ｂ）には、プリント指示メールに基づいた部数確認メールの一例を示している。図５（Ａ）及び図５（Ｂ）に示すように、部数確認メールとしては、少なくとも返信期限を明記する。なお、図５（Ａ）及び図５（Ｂ）では、部数確認メールの受信者が、指定されているプリント出力を不要とするときには、部数確認メールの返信を行わないようにしている。
【００５１】
部数確認メールとしては、図５（Ａ）に示すように、部数確認メールが返信されることにより、該当ユーザの必要部数が１部であるとカウントするようにしているが、図５（Ｂ）に示すように、部数入力欄４６を設けて、必要部数を入力できるようにしても良い。
【００５２】
また、部数確認メールとしては、データジョブをプレビュー用に高圧縮したファイルを作成し、このファイルを添付ファイルとして部数確認メールに添付しても良い。
【００５３】
ここで、部数確認メールを受信したユーザーが、プリント出力を要求するときには、返信メール（部数指示メール）を作成し（ステップ１１６）、この部数指示メールをプリントサーバ１２へ送信する（ステップ１１８）。
【００５４】
プリントサーバ１２のメール管理部３４では、部数確認メールが返信されると、この返信メールを受信する（ステップ１２０）。この後、プリントサーバ１２では、部数確認期限に達すると、返信メールを集計して、プリント部数を設定する（ステップ１２２）と共に、集計したプリント部数からプリント開始時刻を設定する（ステップ１２４）。
【００５５】
すなわち、部数確認メールの返信メールを受信すると、受信した返信メールの数を、プリント部数に設定する。なお、返信メールに必要部数を入力する部数入力欄４６（図５（Ｂ）参照）が設けられているときには、その返信メールに対しては、部数入力欄４６に入力されている必要部数をカウントすればよい。
【００５６】
メールサーバ１２では、このようにしてプリント部数、プリント開始時刻を設定すると、プリント開始時刻でプリント処理を開始し（ステップ１２６）、プリント終了日時に、確認された部数のプリント出力が得られるようにする（ステップ１２８）。
【００５７】
これにより、ネットワーク１０では、複数のクライアントＰＣ１６（ユーザー）から、同じジョブデータのプリント処理が入力されることが無いため、同じジョブデータに基づいたプリント処理を繰り返すことがなく、プリントサーバ１２やプリンタ１６の負荷を軽減することができる。
【００５８】
また、プリントサーバ１２では、プリント指示メールに基づいて、個々のユーザーからプリント出力の要否を確認するので、プリント出力の無駄を省くことができる。
【００５９】
さらに、プリントサーバ１２では、プリント指示メールで指定されたプリント終了日時に合わせて、プリント処理が終了するようにしているので、適切なタイミングで、プリント出力を必要とするユーザーに渡るようにすることができる。
【００６０】
一方、以上の説明では、プリント指示メールに、プリント終了日時と、部数確認先アドレスを含むようにしたが、プリント指示メールの指示は、これに限るものでは無く、プリントサーバ１２の設定に合わせて、各種の指示を行うものであっても良い。
【００６１】
図６Ａ及び図６Ｂには、プリント指示メールに対するプリントサーバ１２での設定情報及び、設定情報に対するプリントサーバ１２の設定（設定値）を示している。
【００６２】
プリントサーバ１２での設定情報としては、プリント開始日時、プリント終了日時、部数（プリント部数）、部数確認先アドレス、部数確認方法、部数確認期限、暫定部数、最小部数、予備部数、プリント可能／不可能時間帯及びプリント不可能時間帯のプリント強制許可があり、プリントサーバ１２には、これらの設定情報を含ませることができる。
【００６３】
図６Ａに示すように、プリント開始日時の設定としては、「日時」、「自動」、「即」、「未定（未設定）」の何れかに設定することができ、プリント終了日時は、「日時」及び「未定（未設定）」がある。
【００６４】
ここで、「日時」が設定されているときには、プリント指示メールでの設定を用い、「未定」であるときには、それぞれ他の設定情報を参照して設定し、また、日時の設定ができないときには、プリント指示メールの発信者などから日時の設定が可能となる情報が入力されたときに、その情報に基づいて設定する。
【００６５】
部数には、プリント指示メールなどで具体的に設定されている数値を用いる「（数値）」、「自動」又は「未定（未設定）」の何れかであるが、「未定」では、他の情報を参照して設定するか、プリント指示メールの発信者などから部数設定が可能な情報が入力されたときに部数設定を行う。
【００６６】
部数確認先アドレスは、「アドレス」又は「グループ」に設定することができる。また、部数確認方法としては、返信メールを用いる方法やＵＲＬを用いる方法に設定することができ、何れの場合も、部数確認メールで指定方法を明示する。
【００６７】
さらに、図６Ｂに示すように、部数確認期限は、「自動」、「プリント開始時刻まで」、「プリント終了時刻まで」及び、プリント指示メールでの具体的設定を用いる「（日時）」があり、予備部数は、プリント指示メールの具体的数値を用いる「（数値）」及び、予め数値で設定する「（割合）」に設定することができる。
【００６８】
また、設定情報としては、プリント可能／不可能時間帯を含ませることができ、これにより、例えば、通常のプリント処理が集中する時間帯を避けてプリント処理を行うことができるので、プリント処理の効率化と共に、プリント処理が滞留してしまうのを防止することができる。
【００６９】
さらに、設定情報には、プリント不可能時間帯での強制プリント許可を含ませることができ、これにより、緊急を要するプリント処理にも対処可能とすることができる。
【００７０】
一方、図７（Ａ）には、部数確認メールに含ませることができる設定情報を示している。部数確認メールには、プリントサーバ１２での設定情報に基づいて、「部数の確認方法」、「部数確認アドレス」、「部数確認ＵＲＬ」ないし「部数確認期限」を含ませることができる。
【００７１】
また、図７（Ｂ）には、部数確認返信メールに含ませることができる設定情報を示しており、部数確認メールでは、プリントサーバ１２の設定情報に基づいて「依頼部数」又は「拒否部数（不要部数）」を含むように設定することができる。
【００７２】
図７（Ｃ）には、プリントサーバ１２での予約プリントに対して含ませることができる設定情報を示しており、プリントサーバ１２では、設定情報に合わせて、「部数確認グループ」、「部数確認期限のプリント開始時刻からの余裕時間」ないし、「部数確認期限のプリント収容時刻からの余裕時間」などを、予約プリントに対する設定情報としてもたせることができる。
【００７３】
ここで、図８には、プリントサーバ１２での設定情報の設定の一部が前記した図３と異なるときのネットワーク１０での処理の流れを示している。
【００７４】
図８では、プリントサーバ１２が部数確認先アドレスのそれぞれへ送信する部数確認メールに対する返信メールを、必要／不要部数（必要部数／不要部数）を指定する部数確認メールとなるようにし、プリントサーバ１２が部数指示メールを受信すると、部数指示受領メール（確認メール）を返信するように設定情報を設定している。
【００７５】
また、プリントサーバ１２では、部数確認期限に達するまでは、部数変更のための部数確認メールを受け付けるが、部数確認期限が過ぎると、部数確認期限の受付を拒否し、拒否する旨の返信メール（部数指示拒否メール）を発信するように設定されている。
【００７６】
さらに、プリントサーバ１２では、プリント処理が終了すると、プリント処理が終了したことを示す通知を電子メール（プリント結果通知メール）で行うようにしている。なお、図８で、図３と同一のステップでは、同一の符号を付与している。
【００７７】
ジョブデータのプリント指示を行うときには、プリント指示者がジョブデータを添付したプリント指示メールをプリントサーバ１２へ送信する（ステップ１００、１０２）。
【００７８】
プリントサーバ１２では、プリント指示メールを受信する（ステップ１０４、１０６）、部数確認期限を設定すると共に、プリント開始予定時刻を設定する（ステップ１３０）。この後に、プリントサーバ１２は、部数確認メールを作成し（ステップ１１０）、作成した部数確認メールを、部数確認先アドレスのそれぞれへ送信する（ステップ１１２）。これにより、部数確認先に指定されているユーザーは、部数確認メールを受け取る（ステップ１１４）。
【００７９】
このときの部数確認メールとしては、例えば、図５（Ｂ）に示すフォームを用いることができる。
【００８０】
ここで、部数確認メールを受け取ったユーザーは、必要部数又は不要部数を明記した返信メールを作成し（ステップ１３２）、作成した返信メールをプリントサーバ１２へ返信する（ステップ１１８）。
【００８１】
プリントサーバ１２では、部数確認メールの返信メールである部数指示メールを受け取ると（ステップ１３２）、確認メール（部数指示受領メール）を返信する（ステップ１３４）。このときの確認メール（部数指示受領メール）には、部数指示メールに基づいた部数変更方法が記述されることが好ましい。
【００８２】
一方、部数指示メールを発信した後に、指示部数の変更が生じることがある。このときには、指示部数（必要部数／不要部数）を変更するための部数指示メール（例えば、部数確認メール又は部数指示受領メール）に対する返信メールとして作成することができる（ステップ１３６）。
【００８３】
部数変更メールを作成したユーザーは、この部数変更メールをプリントサーバ１２へ送信する（ステップ１３８）。
【００８４】
プリントサーバ１２では、必要部数／又は不要部数を記述した部数変更メールを受け取ったとき（ステップ１４０）にも、確認メールを発信する（ステップ１４２）。
【００８５】
このようにして、必要部数／不要部数の指示がなされて、部数確認期限に達すると、プリントサーバ１２では、必要部数／不要部数を集計して、プリント部数を設定し（ステップ１２２）、設定したプリント部数に基づいてプリント開始時刻を再設定する（ステップ１４４）。この後に、設定したプリント開始時刻になると、プリントサーバ１２では、予約されているプリント処理を開始する（ステップ１２６）。
【００８６】
一方、部数指示メールの作成が送れてしまうことがある（ステップ１４６）。この部数指示メールが送信されたとき（ステップ１４８）に、既にプリント処理が開始していることがある。
【００８７】
プリントサーバ１２は、プリント処理が開始された後に、部数指示メールを受信すると（ステップ１５０）、部数指示拒否メールを、部数指示メールの発信元へ送信する。このときの部数指示拒否メールには、部数指示を拒否する理由を記述することが好ましい。
【００８８】
これにより、部数確認期限（プリント処理開始）を過ぎて部数指示メールを発信したユーザーは、部数指示が受け付けられなかったことを的確に確認することができる。また、プリントサーバ１２では、プリント処理を開始してから受信した部数指示を拒否することにより、予め指定されているプリント終了日時にプリント処理を終了することができる。
【００８９】
プリントサーバ１２では、プリント処理が終了すると（ステップ１２８）、プリント終了結果を通知する電子メール（プリント結果メール）を作成し（ステップ１５４）、このプリント結果通知メールを、部数確認先に設定されているユーザーに発信する（ステップ１５６）。
【００９０】
このときの通知メールには、プリント部数、プリント結果などを記述することができ、これにより、ユーザーは、プリント処理が終了したことを確認できるので、プリント出力を遅滞なく受け取ることができる。
【００９１】
一方、プリントサーバ１２の設定情報には、複数回のプリント出力が可能となるように設定することができる。
【００９２】
このときには、プリント指示者からプリントサーバ１２へ送信するプリント指示メールに、複数のプリント終了日時又はプリント開始日時を設定して送信する。なお、ここでは、複数のプリント終了日時が設定されるものとして説明する。
【００９３】
プリントサーバ１２では、プリント指示メールに複数のプリント終了日時が指定されているときには、それぞれのプリント終了日時に対して部数確認期限を設定する。このときにも、プリントサーバ１２では、プリント指示メールに指定されている部数確認先アドレスの個数から暫定部数を設定し、設定した暫定部数と１部をプリント出力するのに要する予測時間から、暫定部数の全てをプリント出力するのに必要な時間を予測し、予測した時間とプリント終了日時のそれぞれから、各プリント終了日時に対する部数確認期限を設定する。
【００９４】
この後に、プリントサーバ１２では、部数確認メールを作成し、部数確認先アドレスのそれぞれに送信する。
【００９５】
図９（Ａ）には、このときの部数確認メールの一例を示している。この部数確認メールでは、プリント指示メールで指定されているプリント終了日時に対してＩＤを付与し、該ＩＤと共に、プリント終了日時、部数確認期限などを明示する。
【００９６】
また、この部数確認メールには、部数入力欄４８が設けられており、この部数入力欄４８に、プリント終了日時を指定するＩＤと共に、そのときのプリント出力の必要部数を入力する。
【００９７】
図９（Ｂ）には、一例として、ＩＤが１で１部のプリント出力を要求するときの返信メール（部数指示メール）の一例を示している。このときには、部数入力欄４８に、プリントサーバ１２でプリント終了日時ごとに設定しているＩＤと、そのときの出力指示部数を記述する。
【００９８】
また、図９（Ｃ）には、ＩＤが１で１部、２で２部、４で１０部のプリント出力を要求する返信メール（部数指示メール）の要部を示している。このときには、部数入力欄４８に、プリント終了時間に対するＩＤごとに、プリント出力の要求部数を記述する。
【００９９】
なお、部数確認メールを受信したユーザーで、プリント出力を必要としない（要求しない）ユーザーは、部数確認メールに対する返信を行わないものであっても良いが、プリント出力を要求しないユーザーは、部数入力欄４８に何も記述せずにプリントサーバへ返信するようにしてもよい。
【０１００】
プリントサーバ１２では、部数確認メールに対する返信メールとして部数指示メールを受け取ると、ＩＤで設定されているプリント終了日時ごとに、プリント出力する部数をカウントし、プリント終了日時のそれぞれに対して設定している部数確認期限ごとに必要部数を決定する。
【０１０１】
また、プリントサーバ１２では、部数確認期限で集計したプリント部数とプリント終了日時に基づいてプリント開始時刻を設定し、設定したプリント開始時刻でプリント処理を開始することにより、それぞれのプリント終了日時に合わせて、要求されたプリント部数が得られるようにする。すなわち、プリント終了日時ごとに、要求されるプリント部数を集計してプリント処理を実行する。
【０１０２】
なお、ここでは、プリント終了日時ごとにＩＤを設定し、設定したＩＤごと（プリント終了日時ごと）に、必要部数の確認を行うようにしたが、これに限らず、プリント終了日時ごとの指定を受けずに、プリント出力が必要か否かを、必要なときには、必要部数を含めて受け付けるようにし、プリント終了日時ごとに設定している部数確認期限ごとに、それまで要求された部数を集計して、プリント出力を行うようにしても良い。
【０１０３】
一方、プリントサーバ１２の設定情報として、予め設定した部数のプリント出力が集まった時点で、その部数分のプリント出力を行うようにしても良い。
【０１０４】
このときには、プリント終了日時と部数確認先アドレスが記述されたプリント指示メールを受信すると、このプリント指示メールで指定されているプリント終了日時を、最終的なプリント終了日時として認識し、最終的な部数確認期限を設定する。
【０１０５】
このときの部数確認期限は、部数確認先アドレスの数から暫定部数を設定し、設定した暫定部数及びプリント終了日時に基づいて設定する。また、プリントサーバ１２では、プリント済み部数を持つようにし、最初は、このプリント済み部数を０（ゼロ）としておく。
【０１０６】
プリントサーバ１２では、部数確認期限を設定すると、部数確認メールを、部数確認先アドレスのそれぞれに発信する。このときには、部数確認メールに、図１０に示す記述が含まれればよい。部数確認メールでは、プリント終了日時等の記述を省略して、少なくとも部数確認期限を明確にする。
【０１０７】
プリントサーバ１２では、部数確認メールを受信するごとに必要部数のカウント値を更新する。また、カウントした必要部数からプリント済み部数を差し引いた値が、プリントサーバ１２で予め設定されている先行プリント開始部数に達すると、その部数分のプリント出力を行う。
【０１０８】
また、プリントサーバ１２では、プリント出力が終了すると、プリント出力した部数を、プリント済み部数に加算する。
【０１０９】
プリントサーバ１２では、この作業を、部数確認期限まで繰り返す。なお、先行プリントを行ったときには、該当プリント出力に対するプリント出力を要求したユーザーに対して、部数確認期限前に先行プリントを行って、ユーザーがＭ要求したプリント出力が終了していることを示す通知メールを送信することが好ましい。
【０１１０】
このような先行プリントを行いながら、部数確認期限に達すると、プリントサーバ１２では、必要部数からプリント済み部数を差し引いた最終的に必要なプリント出力部数を算出し、これとプリント終了日時からプリント開始時刻を設定し、設定したプリント開始時刻に達してから、プリント終了日時に合わせてプリント処理を開始し、部数指示に対して残っているプリント出力を行う。
【０１１１】
なお、先行プリントを行うときの部数は、プリントサーバ１２での設定ではなく、プリント指示メールで設定しても良い。また、先行プリント部数を、１に設定して、部数確認メールを受けることごとにプリント出力を行うようにしても良い。
【０１１２】
また、部数確認メールでは、複数部のプリント出力の要求に対応するため、部数入力欄を設けても良く、また、返信メールの数によって部数を指示するものであっても良い。すなわち、複数部のプリント出力を要求するユーザーは、必要な部数の数だけプリントサーバ１２へ返信メールを送信するようにしても良い。
【０１１３】
このときには、プリント済み部数を部数確認先アドレスで指定されているユーザーの数としても良い。また、プリント済み部数の確認は、行わないものであっても良い。
【０１１４】
一方、プリントサーバ１２では、設定情報として、プリント終了日時又はプリント開始日時に先立って先行プリントを行うときの部数ではなく、プリント時間帯を設定することもできる。
【０１１５】
このときにも、プリント指示メールを受信すると、プリント指示メールの例えば、プリント終了日時の指定及び部数確認先アドレスの数から、部数確認期限を設定し、部数確認メールを、部数確認先アドレスのそれぞれへ発信する。
【０１１６】
このときの部数確認メールには、図１０に示すように、部数確認期限を明示し、プリント終了日時等を省略する。
【０１１７】
プリントサーバ１２では、この部数確認メールに基づいて、ユーザーが返信する部数指示メールを受信すると、必要部数の値を更新する。
【０１１８】
また、プリントサーバ１２は、予め設定しているプリント時間帯になると、その時点での必要部数とプリント済み部数を差し引いた部数分のプリント処理を実行する。
【０１１９】
このときに、プリント処理に要する時間を予測し、プリント時間帯内に終了可能か否かを判断し、終了可能であれば、必要部数とプリント済み部数を差し引いた部数分のプリント処理を実行する。
【０１２０】
また、プリント時間帯内に終了できないと予測されるときには、プリント時間帯内でプリント出力が可能な部数だけプリント処理を実行する。
【０１２１】
この後に、プリント処理が終了した部数をプリント済み部数に加算し、部数確認期限に達するまで、プリント時間帯での先行プリントを実行する。このときにも、プリント出力が終了した分のユーザーに対しては、要求されたプリント出力が終了したことを通知する通知メールを発することが好ましい。
【０１２２】
また、部数確認期限に達した時には、必要部数からプリント済み部数を差し引いたプリント部数を算出し、算出したプリント部数とプリント終了日時に基づいてプリント開始時刻を設定し、設定したプリント開始時刻で、残りの部数分のプリント出力を実行する。
【０１２３】
なお、先行プリントによってプリント済み部数が必要部数に達しているときには、プリント終了日時に合わせたプリント処理が終了されることになる。
【０１２４】
一方、以上の説明では、プリントサーバ１２宛に送信されたプリント指示メールを、プリントサーバ１２が受信することにより、このプリント指示メールに基づいてプリントサーバ１２が部数確認メールを作成、送信し、返信メールとプリント指示メールに基づいて、プリント処理を実行するように説明したが、メール発信者が、ジョブデータを添付ファイルとした電子メールを、メール受信者に送信するときに、この電子メールの写しをプリントサーバ１２へ送信することにより、プリントサーバ１２が、プリント指示メールであると判断するようにしても良い。
【０１２５】
すなわち、添付ファイルが付加された電子メールの写しが、プリントサーバ１２宛に送信されたときには、プリントサーバ１２がこの電子メールをプリント指示メールとして受け取るものであっても良い。
【０１２６】
図１１（Ａ）には、このときの電子メールの一例を示している。この電子メールは、資料１．pdfと資料２．pdfをファイルとして、user１が、user２、user３及びuser４に発信するときに、プリントサーバ１２（ここでは、printserver１）に写しを送信するようにしている。
【０１２７】
また、この電子メールの本文では、プリントサーバ１２に対するプリント指示が記述されている。この電子メールでは、添付ファイルである「資料１．pdf」と「資料２．pdf」をジョブデータに指定し、プリント終了日時の指定が記述されている。また、部数の確認方法としてメール返信数を指定している。
【０１２８】
プリントサーバ１２では、この電子メールをプリント指示メールとして受け取ると、プリント指示に基づいてプリント予約を行う。
【０１２９】
このとき、プリントサーバ１２では、部数がメール返信数となっていることから、宛て先のユーザー）メールアドレス）の数を暫定部数に設定し、プリント終了日時と暫定部数に基づいて、プリント開始日時（プリント開始時刻）を設定する。また、プリントサーバ１２では、部数確認方法として、メール返信数が指定されているので、部数確認メールの作成、発信を省略する。
【０１３０】
また、メール受信者は、プリント指示が付加された電子メールを受け取ったときに、添付ファイルのプリント出力を要求するときには、この電子メールに対する返信メールをプリントサーバ１２へ送信する。このとき、プリントサーバ１２へ送信する電子メールは、元の発信者への返信メールの写しであっても良い。
【０１３１】
図１１（Ｂ）には、元のメール発信者に対する返信メールの写しを、プリントサーバ１２へのプリント要求とする返信メール（プリント要求メール）の一例を示している。
【０１３２】
プリントサーバ１２では、このような返信メールを受信すると、受信した返信メール内に、プリントジョブの指示内容が記述されているか否かを解析し、予約済みのプリント指示を含んでいるときには、該当するプリントジョブに対するプリント要求メールと判断し、該当するプリントジョブに対する必要部数にカウントする。
【０１３３】
また、プリントサーバ１２では、予約されたプリントジョブ（プリント指示）に対して設定しているプリント開始時刻に達すると、それまでに集計した必要部数のプリント処理を開始する。なお、このときには、プリント処理中に、プリント要求メールを受信したときには、その分も含めてプリント処理を行うようにしてもよく、また、プリント終了後であっても、プリント終了日時前であれば、プリント要求のメールを受信したときに、必要部数を変更して、プリント出力を行うようにしても良い。
【０１３４】
プリントサーバ１２では、プリント終了後、指定されているプリント終了日時に達したとき、又は、必要部数（例えば、先に設定している暫定部数など）のプリント終了後に、例えば、プリント処理を終了した旨の通知メールを送信し、プリント予約を削除（解除）する。
【０１３５】
さらに、プリントサーバ１２には、設定情報として、警告／通知機能を含ませる（設定する）ことができる。
【０１３６】
この警告／通知機能は、プリント指示によってプリント終了日時などが指定されているときに、指定されたプリント終了日時にプリント処理が終了できないこがと予測されるときに、ネットワーク１０の管理者、プリントサーバ１２やプリンタ１４の管理者のみならず、プリント指示者（プリント指示メールの発信者）、部数確認先などに、電子メールで通知する。
【０１３７】
すなわち、警告手段として電子メールを用いる。また、警告手段としては、電話（ファクシミリを含む）、ランプ、表示、警報音などのプリントサーバ１２ないしプリンタ１４で設定されている公知の手段を合わせて適用することもできる。
【０１３８】
電子メールを用いた警告通知としては、例えば、指定されたプリント終了日時から設定したプリント開始時刻を過ぎても、プリント処理を開始することができないときに実行するように設定する。このときには、プリント終了時刻を予測できれば、予測したプリント終了日時（時刻）も合わせて通知する。
【０１３９】
設定したプリント開始時刻にプリント処理が開始できない状態としては、プリント開始時刻からプリント終了時刻の間に、他の予約プリントが重なったり、プリント開始時刻に先立って入力されたプリントジョブがプリント開始時刻を過ぎても終了しないときなどを他のプリントジョブの実行中となったときなどに加え、プリントジョブが滞留してしまったときなどがある。
【０１４０】
また、設定したプリント開始時刻にプリント処理が開始できない状態としては、トナーなどのプリンタ１４内の消耗品切れや、消耗品が切れることが予測される状態、用紙切れや用紙切れが予測される状態（指定された部数分の用紙がないなど）などに加え、プリンタ１４の故障、紙詰まり、プリンタ１４の排出口に出力物が溜まっているか、溜まってしまうことによる排出不良が発生する可能性のあるとき、プリンタ１４の電源が切られているかスリープ状態にある、などが挙げられる。
【０１４１】
プリントサーバ１２では、このような状態を検出したときに、警告通知メールを発信する。
【０１４２】
このとき、プリントサーバ１２では、通知メールに、予約されているプリントジョブに対するアクセスを可能とするＵＲＬを記述し、通知メールを受け取ったプリント指示者などが、ＵＲＬをクリックすることによりプリントジョブのキャンセルや、プリント指示（例えばプリント終了日時など）の指定変更などが可能となるようにしても良い。
【０１４３】
また、プリンタ１４自体が原因（例えば、用紙切れ、消耗品切れ、プリンタ故障、電源切れ警告など）となるプリント処理の停滞は、通常の警告や警告表示などで、プリンタないしネットワーク管理者が対処して解消可能であるので、プリント開始時刻に対して予め設定した時間前であれば、通知メールを発信しないように設定しても良い。
【０１４４】
これにより、プリント指示に沿ったプリント処理ができないときに、的確な通知を行うことにより、プリント指示者や部数確認先のユーザーに的確な通知を行うことにより、迅速な対処が可能となるようにできる。
【０１４５】
なお、以上説明した本実施の形態は、本発明の構成を限定するものでは無く、本発明は、電子メール機能を用いてプリント処理が可能な任意の構成のネットワークに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１４６】
【図１】本実施の形態に適用したネットワークの概略構成図である。
【図２】本実施の形態に印刷処理装置として適用したプリントサーバの概略構成図である。
【図３】プリントサーバを設けたネットワークでの電子メールを用いた印刷処理の流れの概略を示す手順図である。
【図４】プリント指示メールの一例を示す概略図である。
【図５】（Ａ）及び（Ｂ）は、それぞれ、部数確認メールの例を示す概略図である。
【図６Ａ】プリントサーバでの電子メールを用いたプリント予約に対する設定情報と設定内容の一例を示す図表である。
【図６Ｂ】図６Ａと共に、プリントサーバでの電子メールを用いたプリント予約に対して適用可能な設定情報と設定内容の一例を示す図表である。
【図７】（Ａ）は部数確認メールに対して適用可能な設定情報と設定内容の一例を示す図表、（Ｂ）は返信メールに対して適用可能な設定情報と設定内容の一例を示す図表、（Ｃ）はプリントサーバでの電子メールを用いたプリント予約に対して適用可能とする設定情報と設定内容の一例を示す図表である。
【図８】図３とは異なる設定情報を用いた印刷処理の流れでの一例を示す手順図である。
【図９】部数確認メールの他の一例を示す概略図、（Ｂ）は（Ａ）に対する部数指示メールの一例を示す概略図、（Ｃ）は（Ａ）に対する部数指示メールで（Ｂ）と異なる記述の一例を示す概略図である。
【図１０】部数確認メールの記述の他の一例を示す概略図である。
【図１１】（Ａ）は印刷指示メールの他の一例を示す概略図、（Ｂ）は（Ａ）に基づいた返信メールの一例を示す概略図である。
【符号の説明】
【０１４７】
１０    ネットワーク
１２    プリントサーバ（印刷処理装置）
１４    プリンタ（印刷出力装置）
１６    クライアントＰＣ（情報処理端末）
１８    送信メールサーバ
２０    受信メールサーバ
２６    プリントコントローラ
２８    画像処理部
３４    メール管理部
３６    情報解析部（メール解析手段）
３８    メール作成部（メール作成手段）
４２    ジョブ管理部
【図１】
2005275544.tif 000003
【図２】
2005275544.tif 000004
【図３】
2005275544.tif 000005
【図４】
2005275544.tif 000006
【図５】
2005275544.tif 000007
【図６Ａ】
2005275544.tif 000008
【図６Ｂ】
2005275544.tif 000009
【図７】
2005275544.tif 000010
【図８】
2005275544.tif 000011
【図９】
2005275544.tif 000012
【図１０】
2005275544.tif 000013
【図１１】
2005275544.tif 000014