(57)【要約】【課題】  バインダ毎に、そのバインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルから電子化ドキュメントが作成されている場合に、検索に必要とされる文字列の入力を不要として、それら電子化ドキュメントを容易に検索・表示すること。【解決手段】  紙ファイル対応の文字コードファイルそれぞれから、特徴的な文字列をキーワードとして自動的に抽出した上、目次ファイルが作成されている状態で、初期状態画面としての電子化ファイル棚６１から、バインダ名称が「システム設計」の位置がクリックされれば、先ずそのバインダが恰も本６２として画面上に表示され、次に、その本６２の表示画面上で名称「システム設計」がクリックされれば、そのバインダについての目次ファイルが読み出された上、目次６３として画面上に表示され、更に、その目次６３の表示画面上から、例えば「２．電力」がクリックされれば、そのバインダについての文字コードファイルからは該当ページが読み出されることによって、その「２．電力」を含むページ６４が画面上に表示されるように構成した。【選択図】  図６ 
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
バインダ毎に、該バインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルを電子化処理することで、上記紙ファイル対応の文字コードファイルそれぞれから、特徴的な文字列をキーワードとして自動的に抽出した上、キーワードが所定順にソートされ、且つ出現ページが所定順にソートされた索引ファイルを作成する索引ファイル作成手段と、上記索引ファイルから、キーワードそれぞれについて、特定の出現ページを選択し、目次としてのキーワードと上記特定の出現ページとからなる目次ファイルを作成する目次ファイル作成手段と、ファイル棚を電子化し、上記バインダそれぞれの収容位置に該バインダの名称が表示可能とされた電子化ファイル棚を作成するとともに、上記バインダ対応に、少なくとも、該バインダの上記電子化ファイル棚での収容位置情報、上記名称及び上記索引ファイル、目次ファイル、文字コードファイルそれぞれの記憶アドレスを管理するバインダ情報ファイルを自動作成する電子化ファイル棚作成手段と、少なくとも、上記電子化ファイル棚の他、上記バインダ対応のバインダ情報ファイル、索引ファイル、目次ファイル及び文字コードファイルが記憶される記憶手段と、上記電子化ファイル棚、名称、目次ファイル及びページの選択的表示を行う表示手段とを含む電子化ドキュメント検索・表示装置。
【請求項２】
請求項１記載の電子化ドキュメント検索・表示装置において、少なくとも、文字の大きさに着目の上、上記特徴的な文字列がキーワードとして自動的に抽出される電子化ドキュメント検索・表示装置。
【請求項３】
請求項１、または２記載の電子化ドキュメント検索・表示装置において、上記表示手段では、上記電子化ファイル棚が初期表示された状態で、上記バインダの何れかの収容位置が選択されたことによる名称の表示、該名称が選択されたことによる目次ファイルの表示、該目次ファイル上で何れかの目次が選択されたことによるページの表示が行われる電子化ドキュメント検索・表示装置。
【請求項４】
請求項１〜３の何れかに記載の電子化ドキュメント検索・表示装置において、上記ファイル棚は、それまで実際に使用されていたファイル棚とされる電子化ドキュメント検索・表示装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化ドキュメント、特にバインダ毎に、そのバインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルの電子化により電子化ドキュメントが作成される場合であっても、それら電子化ドキュメントが容易に検索された上、表示されるようにした電子化ドキュメント検索・表示装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
既に、これまでにも、予め登録されている各種電子化ドキュメントの中から、所望の電子化ドキュメントを検索した上、表示することが行われている。その電子化ドキュメントを特定するための文字列がキーワードとして入力されることによって、そのキーワードを文字列として含む電子化ドキュメントが検索されているわけであるが、その際、キーワードとして、多くの文字列が入力される程に、検索され得る電子化ドキュメントは絞り込まれるようになっている。
【０００３】
因みに、特許文献１には、所定アプリケーションソフトにより作成された文書情報からは、テキスト情報及び文書画像が作成されており、これら情報、画像はファイル名と関連付けされた状態としてデータベース上に登録された状態で、オペレータにより所定の文字列が指定された場合には、その文字列に係る文書画像及びファイル名が表示されるようになっている。
【特許文献１】特開平８―２１２３３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、これまでの電子化ドキュメントの検索・表示では、検索されるべき文字列がその都度、最適なものとして入力されなければならず、文字列入力上での負担については、特に考慮されていないのが実情である。特に文字列の入力に際し、不適当な文字列が入力されたり、入力ミスがあった場合には、そのまま、不適当な文字列や誤った文字列で電子化ドキュメントが検索されてしまい、再度、文字列を入力し直されなければならないといった不具合があった。このため、コンピュータに不慣れな者にとっては、使い勝手がよくなかった。
【０００５】
一方、以上の不具合とは別に、これまでにあっては、電子化ドキュメントより所望の文字列が自動抽出されることはあっても、電子化ドキュメントよりキーワードを索引として自動的に抽出した上、目次や索引を事前に作成することは何等、行われていないのが現状である。例えば、ファイル棚に多くのバインダが整然として収容され、バインダ毎にある分野での関連資料が多数、紙ファイルとして綴じられており、これら関連資料が電子化された上、検索・表示される場合を想定すれば、もしも、事前に目次や索引が作成されているとすれば、恰も本を開くようなイメージでの検索・表示が可能になるというものである。
【０００６】
本発明の目的は、バインダ毎に、そのバインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルの電子化により電子化ドキュメントが作成されている場合に、検索に必要とされる文字列の入力を不要として、それら電子化ドキュメントが容易に検索された上、表示され得る電子化ドキュメント検索・表示装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明による電子化ドキュメント検索・表示装置は、バインダ毎に、該バインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルを電子化処理することで、上記紙ファイル対応の文字コードファイルそれぞれから、特徴的な文字列をキーワードとして自動的に抽出した上、キーワードが所定順にソートされ、且つ出現ページが所定順にソートされた索引ファイルを作成する索引ファイル作成手段と、上記索引ファイルから、キーワードそれぞれについて、特定の出現ページを選択し、目次としてのキーワードと上記特定の出現ページとからなる目次ファイルを作成する目次ファイル作成手段と、ファイル棚を電子化し、上記バインダそれぞれの収容位置に該バインダの名称が表示可能とされた電子化ファイル棚を作成するとともに、上記バインダ対応に、少なくとも、該バインダの上記電子化ファイル棚での収容位置情報、上記名称及び上記索引ファイル、目次ファイル、文字コードファイルそれぞれの記憶アドレスを管理するバインダ情報ファイルを自動作成する電子化ファイル棚作成手段と、少なくとも、上記電子化ファイル棚の他、上記バインダ対応のバインダ情報ファイル、索引ファイル、目次ファイル及び文字コードファイルが記憶される記憶手段と、上記電子化ファイル棚、名称、目次ファイル及びページの選択的表示を行う表示手段とを含むようにして、構成したものである。
【０００８】
その際、少なくとも、文字の大きさに着目の上、特徴的な文字列がキーワードとして自動的に抽出されるようにし、また、表示手段では、電子化ファイル棚が初期表示された状態で、上記バインダの何れかの収容位置が選択されたことによる名称の表示、該名称が選択されたことによる目次ファイルの表示、該目次ファイル上で何れかの目次が選択されたことによるページの表示が行われるようにした。更に、ファイル棚が電子化されるに際しては、それまで実際に使用されていたファイル棚が電子化されるようにした。実際にそれまで使用されていたファイル棚の電子化により、利用者は、違和感なしに、電子化ドキュメント検索・表示装置を使用可能となる。
【発明の効果】
【０００９】
バインダ毎に、そのバインダに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルの電子化により電子化ドキュメントが作成されている場合に、検索に必要とされる文字列の入力を不要として、それら電子化ドキュメントが容易に検索された上、表示され得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の一実施の形態について、図１から図６により説明する。
先ずその具体的説明に先立って、本発明に係る電子化対象としての、バインダ（一般に、多数の紙ファイルを一纏まりのものとして綴じるためのものとされ、紙袋等、機能上、同一のものも含む）それぞれに一纏まりとして綴じられている多数の紙ファイルについて説明しておく。これら紙ファイルの内容は、一般に、バインダ毎に異なっており、また、同一バインダに綴じられている紙ファイルであっても、ある特定分野、例えば水道工事に係る各種関係書類とされ、内容上、必ずしも一貫したものではなく、通常、各種内容の紙ファイルから一般に構成されている。
【００１１】
さて、本発明について具体的に説明する。先ず本発明による電子化ドキュメント検索・表示装置について説明すれば、その全体としての一例での概要構成を図１（Ａ），（Ｂ）として示す。図示のように、その全体は、電子ドキュメント作成部１１及び電子ドキュメント表示部１２から構成される。このうち、電子ドキュメント作成部１１は、ＯＣＲ手段１１１、データマイニング（data mining）手段１１２、索引・目次ファイル作成手段１１３及び電子化ファイル棚作成手段１１４を含むようして構成されており、これら手段の多くはソフトウェアとして構成され得るものとなっている。
【００１２】
その電子ドキュメント作成部１１での動作の概要は、以下のようである。
即ち、図２に示すように、名称が「システム設計」とされているバインダ２１には多数の紙ファイル２１１が一纏まりとして綴じられており、これら紙ファイル２１１からはイメージファイル（電子ファイル）２２が作成されるが、その作成にはスキャナが使用されるようになっている。イメージファイル２２はイメージデータであるので、イメージデータを文字に変換するソフト（ＯＣＲソフト：既知技術）を用いることで、文字コードファイル２３が作成可能となっている。結局、それら紙ファイル２１１はページ毎にスキャナにより読み込まれ、イメージファイル２２に順次、変換されているが、このイメージファイル２２は、更に、ＯＣＲ手段１１１により文字コードファイル２３に変換される。更に、その文字コードファイル２３からは、データマイニング手段１１２によりキーワードとしての文字列が自動的に抽出されることで、ページ毎に索引ワークファイル２４が作成されており、その索引ワークファイル２４それぞれからはまた、索引・目次ファイル作成手段１１３により、本イメージとしての索引ファイル及び目次ファイルが作成され、最後に、ファイル棚のイメージ、換言すれば、電子化ファイル棚が電子化ファイル棚作成手段１１４により作成されるようになっている。
【００１３】
一方、電子ドキュメント表示部１２は、電子化ファイル棚表示手段１２１、操作受付手段１２２、本イメージ表示手段１２３、目次表示手段１２４及びページ表示手段１２５を含むようにして構成されており、これら手段の多くはソフトウェアとして構成され得るものとなっている。この電子ドキュメント表示部１２では、その初期状態の画面として、電子化ファイル棚表示手段１２１により電子化ファイル棚が表示されることで、その画面上からの、所望のバインダを選択するための入力操作が受付可能となっている。その入力操作により操作受付手段１２２が動作することで、先ず本イメージ表示手段１２３によりその選択されたバインダが恰も本として画面上に表示される。次に、その本の表示画面上からの、目次を選択するための入力操作により操作受付手段１２２が動作することで、目次表示手段１２４により目次が画面上に表示されており、更に、その目次の画面上からの、所望の目次を選択するための入力操作により操作受付手段１２２が動作することで、ページ表示手段１２５により、その選択された目次を含むページが画面上に表示されるようになっている。因みに、電子化ドキュメント検索・表示装置の構成上、文字コードファイルや索引ファイル、目次ファイル等が記憶されるための記憶手段や、各種手段を一括制御するための制御手段が必要とされているが、これらについては、その図示が省略されている。
【００１４】
ここで、データマイニング手段での最も簡単な処理例について、図３（Ａ）〜（Ｃ）を参照しつつ、具体的に説明すれば、以下のようである。
即ち、その処理フロー例を図３（Ａ）に示す。図２に示すように、文字コードファイル２３のＮページ（頁）目が処理される場合を想定すれば、先ずその頁内で、文字列とその文字の大きさ等が取り込みされる度に、これらはワークファイル３０１上に一群のデータとして格納された上、そのページ内での処理が全て処理済みであるかが判定される（ステップＳ３１，Ｓ３２）。図３（Ｂ）に示すように、本例では、先ず最初の文字列「１．電力システム」とその文字の大きさ１６（仮に文字の大きさを１６ポイントとする）等が一群のデータとして、ワークファイル３０１上に格納されており、次には、文字列「ＸＸＸＸＸＸ」についても、文字列「ＸＸＸＸＸＸ」とその文字の大きさ１１（仮に文字の大きさを１１ポイントとする）等が一群のデータとして、ワークファイル３０１に格納されており、更に、文字列「２．鉄鋼システム」についても、文字列「２．鉄鋼システム」とその文字の大きさ１６（仮に文字の大きさを１６ポイントとする）等が一群のデータとして、ワークファイル３０１上に格納されている。
【００１５】
以下、Ｎページ目について、そのページ内の文字列が全て同様に処理されるが、やがて、そのページ内での処理が処理済みとなった場合には、ワークファイル３０１上でＮページ目での文字の大きさについての統計がとられ、統計結果は統計ワークファイル３０２上に格納される（ステップＳ３３）。図３（Ｃ）に示す統計ワークファイル３０２には、そのＮページ目での統計結果が示されているが、これから、本例では、文字コードファイル２３のＮページ目には、文字の大きさが１６ポイントの文字列が２個、また、１２ポイントの文字列が１個（文字の大きさが１２ポイントのものが１個あったと仮定）、更に、１１ポイントの文字列が６０個（文字の大きさが１１ポイントのものが６０個あったと仮定）あることが判る。
【００１６】
これより、員数が最も多い文字列よりも、更に、文字が大きい文字列となると、文字の大きさが１２ポイントと１６ポイントの文字列となり、２個ある１６ポイントの文字列のうち、先ず文字列「１．電力システム」がキーワードとして自動抽出され（ステップＳ３４）、その文字列「１．電力システム」に対しては、Ｎページというページ情報（その文字列の出現回数を含む）が加えられた状態として、索引ワークファイル２４上に格納された後、そのページ内での処理が全て処理済みかが判定される（ステップＳ３５，Ｓ３６）。この時点では、まだ、処理済みではないので、次には、文字列「２．鉄鋼システム」に対しても同様な処理が行われる。これと同様にして、１２ポイントの文字列についても、キーワードとして処理される。やがて、処理済みと判定された場合には、文字コードファイル２３の全ページが処理済みかが判定される（ステップＳ３７）。全ページが処理済みであれば、一連の処理は終了される。しかし、まだ、未処理のページがある場合には、ページＮは＋１更新された上（ステップＳ３８）、ステップＳ３１に戻り、（Ｎ＋１）ページ目での文字列とその文字の大きさの取り込みが開始される。
【００１７】
ところで、以上の処理例では、専ら、文字の大きさのみに着目して、文字列がキーワードとして自動抽出されているが、これに限定されることなく、以下の事項をも考慮の上、文字列がキーワードとして自動抽出されるようにしてもよい。即ち、
・漢字で、例えば５文字以上の単語（４文字までは一般熟語として出現する頻度は高い
が、５文字以上は会社名やシステム名称等、特定のキーワードになる確率が高いとい
える。）
・アンダーラインが付された単語
・文字の形状が他と異なる単語（斜体や強調文字、網掛等）
・カタカナで、例えば６文字以上の単語（エンタープライズやデータベース、インタフ
ェース等）
・ページ内における当該単語の記載位置（例えば、ページ最上段にセンタリング表記）
・ファイル全体、章、節、項、またはページ単位での出現回数
【００１８】
以上のように、１ページ目から最終ページに亘って、同様な処理が行われることによって、ページ毎に索引としてのキーワードが全て抽出される。次に、索引・目次ファイル作成手段での処理例について具体的に説明する。図４（Ａ）に示すマイニング対象頁（イメージ）４１からは、データマイニング手段による処理により索引ワークファイル４２がページ毎に作成されているが、この索引ワークファイル４２には、キーワードとしての文字列やその文字の大きさ（文字の特徴コード：１）、そのキーワードが出現したページの他、そのキーワードが複数回、出現した場合での出現回数が格納される。その際に、可能ならば、単語の記載位置等に基づき、元の紙ファイルについてのファイル名称も併せて抽出可能とされる。因みに、上記文字の特徴コードとは、文字列のキーワードとしての抽出分類コードとされる。例えば文字の大きさに着目して抽出されたのであれば、そのコードは「１」として、下線が付されていることを理由として抽出されたのであれば、そのコードは「２」として、それぞれ設定されるようにしたものである。
【００１９】
したがって、１ページ目から最終ページに亘って、同様な処理が行われることによって、ページ毎に索引としてのキーワードが全て抽出されることになる。次いで、ページ毎の索引ワークファイル４２の全てからは、キーワードそれぞれについての出現回数、出現ページ及びバインダ名称が一覧表示化されたファイル（図示せず）が作成された上、このファイル上でキーワードそれぞれがアルファベット順、あるいは「あいうえお」順にソート（並べ替え）されることで、自動抽出索引ファイル４３が作成されるようになっている。その後は、自動抽出索引ファイル４３上でキーワードそれぞれについての出現ページが若番順にソートされ、その結果として、図４（Ｂ）に具体的に示されているような索引ファイル４４が自動生成される。この索引ファイル４４から明らかなように、キーワードそれぞれは、その出現ページが若番順に並べ替えされていることが判る。後述のように、その索引ファイル４４は目次ファイルの作成に必須なものとされているが、キーワードによっては、２以上の出現ページを含むことから、後に必要に応じて、随時、参照可能とされるべく、索引ファイル４４は保存されるようになっている。因みに、出現回数については、それが索引としてのキーワードと併せて参照可能とされることで、利用者が目的のファイルを選択するための指標として扱うことができる。また、出現回数は、ページ単位以外にも、章単位、ファイル単位の出現回数を利用者の用途に応じて使い分けることも可能である。
【００２０】
さて、目次ファイルであるが、これは、結果的に、索引ファイル４４より作成される。キーワードに付随している出現ページが複数、存在する場合には、最初の出現ページ、即ち、最若番の出現ページがそのキーワード（目次）に割り当てられる。この結果を目次ファイル４５として示す。この目次ファイル４５は文字通り、そのバインダについての目次内容を示していることから、当然、保存された上、装置利用の際に参照可能とされる。
【００２１】
更に、電子化ファイル棚作成手段について説明する。図５に示すように、現実のファイル棚５１、望ましくは、実際にそれまで使用されていたファイル棚が電子化ファイル棚作成手段より電子化されることによって、電子化ファイル棚５２が用意される。さて、ファイル棚５１でのバインダそれぞれの収容位置は予め知れていることから、電子化ファイル棚５２でのバインダそれぞれの収容位置もそれに対応した位置とされ、その位置は、例えば座標により規定されるようになっている。例えば縦方向位置はアルファベット文字により、また、横方向位置は数字により規定されるようにする。ここで、例えば、ファイル棚５１の上から数えて２段目位置、左から数えて３冊目に相当するバインダが電子化される場合を想定すれば、横座標が３、縦座標がＢの位置には、そのバインダの名称「システム設計」が表示されるようにする。その名称「システム設計」は、例えば電子化ファイル棚５２のＢ行３列の位置がクリックされた状態で、バインダ２１の表紙がスキャナにより読み込まれた上、文字コードに変換されることによって、その位置に表示されるようにすればよい。
【００２２】
以上のように、電子化ファイル棚５２のＢ行３列の位置には「システム設計」が表示されるが、これと同時に、そのバインダについての各種情報がバインダ情報ファイル５３として自動作成される。ここにいう各種情報とは、具体的に以下のようなものである。
・ファイル棚No.:１
・横座標：３
・縦座標：Ｂ
・バインダ名称：システム設計
・索引ファイルの記憶アドレス
・目次ファイルの記憶アドレス
・文字コードファイルの記憶アドレス
以上のように、それら座標により、電子化ファイル棚５２のＢ行３列の位置とこのバインダ情報ファイル５３とが関係付けされているものであり、また、バインダ名称は、その位置がクリックされた際に、バインダの名称を確認・表示するのに必要とされている。更に、バインダについての索引ファイル、目次ファイル、文字コードファイルそれぞれの記憶アドレスが必要とされているのは、検索・表示の際に、記憶手段上に記憶されている、それら索引ファイル、目次ファイル、文字コードファイルがアクセスされた上、表示される必要があるからである。
【００２３】
他のバインダがそれぞれ電子化される場合にも、以上と同様にして処理されることによって、検索に必要とされる文字列の入力を不要として、それら電子化ドキュメントが容易に検索・表示可能とされているものである。即ち、図６に示すように、電子ドキュメント表示部では、その初期状態の画面として、電子化ファイル棚６１が表示されることで、その画面上から所望のバインダが選択可能となっている。ここで、バインダ名称が「システム設計」のバインダを利用者が所望する場合には、電子化ファイル棚６１のＢ行３列の位置がクリックにより選択されることで、先ずその選択されたバインダが恰も本（イメージ）６２として画面上に表示される。次に、その本６２の表示画面上で名称「システム設計」がクリックされることで、そのバインダについての目次ファイルが読み出された上、目次（イメージ）６３として画面上に表示されるようになっている。更に、その目次６３の表示画面上から、所望の目次、例えば「２．電力」がクリックにより選択される。この選択により、そのバインダについての文字コードファイルからは該当ページが読み出されることによって、その「２．電力」を含むページ（イメージ）６４が画面上に表示されるようになっている。
【００２４】
以上、本発明の一実施の形態について説明したが、これは、あくまでも、本発明の一例示であり、本発明の範囲をその実施の形態に限定する趣旨ではない。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明による電子化ドキュメント検索・表示装置の全体としての一例での概要構成を示す図である。
【図２】バインダに綴じられている紙ファイルから、イメージファイル、文字コードファイル、索引ワークファイルが順次、作成されることを説明するための図である。
【図３】データマイニング手段での処理例を説明するための図である。
【図４】索引・目次ファイル作成手段での処理例を説明するための図である。
【図５】電子化ファイル棚作成手段での処理例を説明するための図である。
【図６】電子ドキュメント表示部での表示処理例を説明するための図である。
【符号の説明】
【００２６】
１１…電子ドキュメント作成部、１１１…ＯＣＲ手段、１１２…データマイニング手段、１１３…索引・目次ファイル作成手段、１１４…電子化ファイル棚作成手段、１２…電子ドキュメント表示部、５１…ファイル棚、５２，６１…電子化ファイル棚、６２…本（イメージ）、６３…目次、６４…ページ、４４…索引ファイル（キーワードそれぞれについて、１以上の出現ページを含む）、４５…目次ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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