(57)【要約】【課題】送付先へ送付文書を送付する場合に、取扱者（管理者）による取り扱いが一層至便となる文書送受信方法および文書送受信システムを提供すること。【解決手段】文書送受信システム２０は、通信網２５を介して一方のシステム側と他方のシステム側との間で、文書の送受信を行う文書送受信システムにおいて、一方のシステム側にて送付対象の文書と送付対象文書に対する鑑文書の作成、および送付先と発行日を指定する入出力手段２３１と、前記文書、鑑文書作成のためのテンプレートおよび送付先を記録するデータファイル２３５と、前記文書、テンプレート、送付先を表示する表示手段２３２と、前記文書に対する起案決裁を行う起案決裁手段２３４と、前記起案決裁手段２３４にて決裁された前記文書に対する鑑文書に前記入出力手段２３１にて指定された送付先を前記鑑文書の所定欄に記入すると共に、前記発行日に基づき前記送付先に対象文書を自動的に送信する文書送受信手段２３３とを備える。【選択図】  図１
2005295275.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
送付先へ送信する送付文書，送付先に応じた鑑テンプレートおよび送付先リストを入出力手段にて作成、保存するステップと、
上記保存された鑑テンプレートおよび送付先リストを表示手段へ表示するステップと、
この表示手段に表示された鑑テンプレートを基に、鑑文書を入出力手段にて作成するステップと、
上記作成された送付文書を起案決裁手段にて起案決裁するステップと、
上記起案決裁が認証された場合、入出力手段にて上記送付先リストから送付先を指定するステップと、
送付先が指定されたことにより、文書送受信手段にてこの指定された送付先を上記鑑文書のヘッダ部に自動的に表示させると同時に、上記作成された鑑文書および送付文書を一式にして送付先へ送信するステップとを具備することを特徴とする文書送受信方法。
【請求項２】
複数の送付先へ送信する送付文書，送付先に応じた鑑テンプレートおよび送付先リストを入出力手段にて作成、保存するステップと、
上記保存された鑑テンプレートおよび送付先リストを表示手段へ表示するステップと、
この表示された鑑テンプレートを基に、鑑文書を入出力手段にて作成するステップと、
上記作成された送付文書を起案決裁手段にて起案決裁するステップと、
上記起案決裁が認証された場合、入出力手段にて上記送付先リストから送付先を指定するステップと、
上記送付文書の複数の送付先を指定することにより、文書送受信手段にて指定された複数の送付先に対応した鑑文書および送付文書を同報化するステップと、
送付先が指定されたことにより、文書送受信手段にてこの指定された送付先を上記鑑文書のヘッダ部に自動的に表示させると同時に、上記作成された鑑文書および送付文書を一式にして送付先へ送信するステップとを具備することを特徴とする文書送受信方法。
【請求項３】
上記複数の送付文書を送付する送付先リストを保存するステップは、送付文書発行日を基準にして、その発行日順に整列して表示するステップであることを特徴とする請求項１または２記載の文書送受信方法。
【請求項４】
上記鑑文書を作成するステップは、送付先リストの中から選定された送付先を指定することにより、この指定された送付先が鑑文書のヘッダ部に自動的に附されることを特徴とする請求項１または２記載の文書送受信方法。
【請求項５】
上記送付文書を通信網を介して上記送付先へ送信するステップは、送付先リストに表示される発行日に合わせて自動的に発行することを特徴とする請求項１または２記載の文書送受信方法。
【請求項６】
通信網を介して他システムとの文書の送受信を行う文書送受信システムにおいて、
送付対象の文書と送付対象文書に対する鑑文書の作成、および送付先と発行日を指定する入出力手段と、
前記文書、鑑文書作成のためのテンプレートおよび送付先を記録するデータファイルと、
前記文書、テンプレート、送付先を表示する表示手段と、
前記文書に対する起案決裁を行う起案決裁手段と、
前記起案決裁手段にて決裁された前記文書に対する鑑文書に前記入出力手段にて指定された送付先を前記鑑文書の所定欄に記入すると共に、前記発行日に基づき前記送付先に対象文書を自動的に送信する文書送受信手段とを備えたことを特徴とする文書送受信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を通信網を介して、文書送信（発行）元から文書受信側へ文書を送信する文書送受信方法および文書送受信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書送受信システムとして、ファクシミリ手段を用いて、文書送信（発行）元と文書受信側との間で文書を送受信する文書送受信システムが知られている。
【０００３】
この文書送受信システムによれば、ファクシミリ手段に送付先リストを予め保存して、文書の送信時に送付先リストの中から該当する送付先を選定して送付先表示部へ表示するようにしたものがある。
【０００４】
すなわち、この種の文書送受信システムとして、特開平６−１５２９１７号公報（［特許文献１］参照）に開示されている。
【０００５】
図５には、従来の文書送受信システム１を示す。
【０００６】
この文書送受信システム１によれば、図４に示すように、ファクシミリ手段２と、このファクシミリ手段２に通信路３を介して接続されるワードプロセッサ４と、ファクシミリ手段２から他のファクシミリ手段５側へ通信路６を介して接続された構成のものである。
【０００７】
ファクシミリ手段２には、ワードプロセッサ４により作成された文書を一時格納する文書ファイル７および複数の送付先名を記録する送付先リストファイル８とを備えている。
【０００８】
文書ファイル７から取り出された任意の文書は、例えば図５に示すように鑑文書に相当する文書９である。
【０００９】
この文書９は、そのヘッダ部９ａにおいて送付先名が表示される。
【００１０】
この文書９に表示される送付先名は、図６に示す送付先リストファイル８から該当送付先を選定した送付先リスト１０が表示されるようになっている。
【特許文献１】特開平６−１５２９１７号公報（第３頁左欄の第８行目〜第３頁の右欄の第２９行目および図１〜図６）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
従来の文書送受信システム１によれば、作成された文書９を送付先へ送付するにあたり、送付先リストファイル８から、該当する送付先を選定してヘッダ部９ａに表示させるようにしているから、これが複数の送付先へ送付する場合には、例え送付先が同一であっても送付１件毎に都度送付先を選定しなければならないこと、また、１件の送付が終わらないと次の送付ができなく、操作上不便であると共に、時間もかかり不都合であった。
【００１２】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたもので、送付先へ送付文書を送付する場合に、その送付作業を簡便に行なうことができるようにして、取扱者（管理者）をしてその取り扱いが一層至便となる文書送受信方法および文書送受信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するために、本発明によれば、送付先へ送信する送付文書，送付先に応じた鑑テンプレートおよび送付先リストを保存するステップと、上記保存された鑑テンプレートおよび送付先リストを表示手段へ表示するステップと、この表示手段に表示された鑑テンプレートを基に、鑑文書を入出力手段にて作成するステップと、上記作成された送付文書を起案決裁手段にて起案決裁するステップと、上記起案決裁が認証された場合、入出力手段にて上記送付先リストから送付先を指定するステップと、送付先が指定されたことにより、文書送受信手段にて指定された送付先を上記鑑文書のヘッダ部に自動的に表示させると同時に、上記作成された鑑文書および送付文書を一式にして送付先へ送信するステップとを具備することを特徴とする文書送受信方法を提供する。
【００１４】
上記目的を達成するために、本発明によれば、複数の送付先へ送信する送付文書，送付先に応じた鑑テンプレートおよび送付先リストを入出力手段にて作成、保存するステップと、上記保存された鑑テンプレートおよび送付先リストを表示手段へ表示するステップと、この表示された鑑テンプレートを基に、鑑文書を入出力手段により作成するステップと、上記作成された送付文書を起案決裁手段にて起案決裁するステップと、上記起案決裁が認証された場合、入出力手段にて上記送付先リストから送付先を指定するステップと、上記送付文書の複数の送付先を指定することにより、文書送受信手段にて指定された複数の送付先に対応した鑑文書および送付文書を同報化するステップと、送付先が指定されたことにより、文書送受信手段にて指定された送付先を上記鑑文書のヘッダ部に自動的に表示させると同時に、上記作成された鑑文書および送付文書を一式にして送付先へ送信するステップとを具備することを特徴とする文書送受信方法を提供する。
【００１５】
上記目的を達成するために、本発明によれば、通信網を介して他システムとの文書の送受信を行う文書送受信システムにおいて、送付対象の文書と送付対象文書に対する鑑文書の作成、および送付先と発行日を指定する入出力手段と、前記文書、鑑文書作成のためのテンプレートおよび送付先を記録するデータファイルと、前記文書、テンプレート、送付先を表示する表示手段と、前記文書に対する起案決裁を行う起案決裁手段と、前記起案決裁手段にて決裁された前記文書に対する鑑文書に前記入出力手段にて指定された送付先を前記鑑文書の所定欄に記入すると共に、前記発行日に基づき前記送付先に対象文書を自動的に送信する文書送受信手段とを備えたことを特徴とする文書送受信システムを提供する。
【発明の効果】
【００１６】
複数の送付先へ同一文書を送付する場合に、その送付作業を簡便に行なうことができるようにしたから、取扱者をして一層至便となる文書送受信方法および文書送受信システムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明にかかる文書送受信システムの実施形態について、添付図面を参照して説明する。
【００１８】
図１は、本発明の文書送受信に係るシステム（文書送受信システムと定義する）の概要を示す図である。
【００１９】
図１は複数のシステム間で文書の送受信を行うための文書送受信システム２０を示す。
【００２０】
文書送受信システム２０は、たとえばＡ官庁に設けられるＡ官庁システム２１と、Ｂ官庁〜Ｎ官庁に設けられるＢ官庁システム２２ａ〜Ｎ官庁システム２２ｎとより構成される。
【００２１】
Ａ官庁システム２１は、文書管理システム２３と文書交換システム２４とより構成される。
【００２２】
符号２５は、通信網で、例えば専用通信回線である。この専用通信回線２５は、各官庁の文書交換システム２４，２８…にて電子化された文書を送受信可能に設けられている。
【００２３】
Ａ官庁の文書管理システム２３は、文書を作成する入出力手段２３１と、文書等を表示する表示手段２３２、送付文書に対する決裁処理をするための起案決裁手段２３４と、後述する文書交換システムと送受信対象文書のやり取りを行う文書送受信手段２３３、文書の送付時の表題となる鑑テンプレート、送付先を予めリスト化した送付リストを記憶するデータファイル２３５とを備えている。
【００２４】
文書交換システム２４は、他の官庁との文書の送受信を行うための、文書送信手段２４１、他の官庁から受信した文書または、自官庁の文書管理システム２３で作成され、他の官庁へ送信すべき文書を受信する文書受信手段２４２、この文書受信手段２４２で受信した文書、文書の送付時の表題となる鑑テンプレート、送付先を予めリスト化した送付先リスト（送付先のアドレスを含む）を記憶するデータファイル２４３とより構成される。
【００２５】
尚、文書送信手段２４１は、送信対象の文書の施行日に基づき送信タイミングを制御する機能を備えている。
【００２６】
文書管理システム２３の文書送受信手段２３３は、送信対象としてデータファイル２３５に保存されている文書とこの文書に対する鑑文書と、当該文書の送付先となる送付先一覧と、送付対象文書とを一式にして交換システム２４側に送信する。
【００２７】
文書管理システム２３の起案決裁手段２３４は、例えば文書発行責任者の承認を得るために設けられる機能を備え、文書発行責任者が図示しない決裁認証用端末の入出力手段を操作して、表示手段２３２の、例えば表示画面上に表示させると共に、表示文書の内容や送付先を確認し、再び入出力手段２３１を操作して認証が行なえるようになっている。
【００２８】
入出力手段２３１は、図示しないキーボード操作により、文書管理システム２３の鏡テンプレート、文書および送付先リストの各ファイルを保存するデータファイシル２３５を開き、必要な鏡テンプレート，文書ファイルおよび送付先リストから送付先名を指定して表示画面へ表示させることができる。
【００２９】
この表示方法としては、送付先リストのファイルの中から、官庁向のファイルを選定して、表示画面へ表示させ、この表示された［送付先官庁］から、例えばＢ官庁が指定できるようになっている。
【００３０】
この指定には、表示画面において、送付先名の表示欄を指定（例えば表示欄をクリックする）して、鑑文書のヘッダ部に表示させることができる。
【００３１】
この鑑文書および送付文書は、例えば図２（ａ）および（ｂ）に示すように送付文書形式で画面表示される。
【００３２】
すなわち、図２（ａ）に示す鑑文書４６は、例えば縦文書形式で、ヘッダ４６ａ位置が自動的にレイアウトされ、送付先が表示される。このように文書管理システム２３にて鑑文書の所定欄に送付先が記入され、指定した送付先毎の鑑文書が作成できる仕組みとしても良いが、文書交換システム２４にて処理も可能につき、文書管理システム２３では、送付先となる一覧の作成で足りる。
【００３３】
また、件名欄４６ｂには、件名「○×▽□」が、取扱者をして手入力により書き込まれる。
【００３４】
更に、日付４６ｃについては、Ａ官庁の文書管理システム２３の日付機能を用いて送信日（発行日）を自動的にレイアウトし、表示させることができる。
【００３５】
また、日付４６ｃは、送付先リスト４８にてＢ官庁が指定されると同時に鑑文書４６が指定されるようになっている。
【００３６】
また、図２（ｂ）に示す送付文書４７は、取扱者側にて予め作成され、電子ファイル化されたものである。
【００３７】
この送付文書４７には、予め施行日（発行日）が附されてあり、送付先リスト４８にてＢ官庁が指定されると同時に、送付文書４７が指定されるようになっている。
【００３８】
更に、送付先リスト４２は、図２（ｃ）に示すように、［指定］，［送付先官庁］，［送付先部門］，［氏名］および［施行日］が表示される。
【００３９】
この表示される中から、例えばＢ官庁およびＣ官庁へ送付する場合には、［指定］欄をクリックすることにより、指定を完了させることができる。
【００４０】
送付先リスト４８には、［施行日］である、例えば「平成２０年５月１日」４８ａが表示される。
【００４１】
この「平成２０年５月１日」が表示されることにより、鑑文書４６および送付文書４７との相関が取られるようになっている。
【００４２】
すなわち、Ｂ官庁側へ送付する一式の文書として取り扱われる。
【００４３】
この一式の文書は、例えば図１に示すように、Ｂ官庁〜Ｎ官庁側へ送信するに先だって、決裁を受けるために、起案決裁手段２３４を機能させて、決済を受けるようになっている。
【００４４】
この決裁には、送付文書４７の内容について行なわれるが、必要により、鑑文書４６の送付先についても認証を受けることができる。
【００４５】
決裁され認証されると、文書送受信手段２３３にて一式の文書として組まれ、文書交換システム２４に送信される（送付対象の文書、鑑文書（場合によっては各送付先が記入された鏡文書）、送付先一覧が一式の文書として文書交換システム２４に渡される。）。そして文書交換システム２４の文書受信手段２４２にて受信し、データファイル２４３に保存される。
【００４６】
続いて、Ａ官庁システム２１に予め格納されているプログラム（図示せず）により、文書交換システム２４に保存されている送付対象の文書を指定された送付先に基づき同報により他の官庁側へ自動送信されるようになっている。文書の送付にあたり、文書受信手段２４２にて、文書管理システム２３より受信した一式の文書の中から鑑文書と送付先一覧を取得し、送付先一覧に記載された送付先を鑑文書のヘッダ部に記入し、各送付先毎の鑑文書を作成してデータファイル２４３に保存する。
【００４７】
文書送信手段２４１は、送付先に対する送付にあたり、施行日にあわせて送付する日にちを制御するようになっている。そして施行日にあわせて送信する際に、鑑文書に記載された送付先のアドレスをデータファイル２４３の送付先リストより抽出し送信する。
【００４８】
Ａ官庁システム２１の各データファイル２３５および２４３に記録されている送付先リストに対する送付先名の変更や送付先の追加があった場合や、内容の小変更、更には必要により付記する場合には、文書管理システム２３の入出力手段２３１を操作して備考欄等に書き込むことができる。
【００４９】
上記送付先名，鑑文書および発行日を明記した送付文書の内容は画面表示され、取扱者が確認することができるようになっている。
【００５０】
Ａ官庁システム２１と専用通信回線２５を介して接続されるその他の官庁システム（図１におけるＢ官庁システム２２ａ〜Ｎ官庁システム２２ｎ）も、Ａ官庁システム２１と同一の構成となっている。すなわち、例えばＢ官庁を例にとると、文書管理システム２７（入出力手段２７１、表示手段２７２、文書送受信手段２７３、起案決裁手段２７４、文書、鑑テンプレート、送付先リストを格納するデータファイル２７５）、文書交換システム２８（文書送信手段２８１、文書受信手段２８２、文書、鏡テンプレート、送付先リストを格納するデータファイル２８３）を備えている。
【００５１】
Ａ官庁システム２１側から専用通信回線２５を介して、例えばＢ官庁システム２２ａ側へ送付された図２（ａ）に示す鑑文書４６および図２（ｂ）に示す送付文書４７は、それぞれ文書交換システム２８の文書受信手段２８２にて受信し、文書管理システム２７のデータファイル２７５に保存される。Ａ官庁システム２１より受信した文書は文書管理システム２７の表示手段２７２にの表示画面に表示されるようになっている。
【００５２】
そして、送信先を指定するにあたって、図２（ｃ）に示すように、複数の送付先官庁の中から、所定の官庁を指定し、［指定］欄をチェックすることができるようになっている。
【００５３】
次に、Ａ官庁システム２１とＢ官庁システム２２ａ〜２２ｎ相互間で文書の送受信の作用について図３を参照して説明する。尚、ここでは、Ａ官庁システム２１よりＢ官庁システム２２ａ側へ文書が送信される場合を例に説明する。また、ステップ１からステップ６までの処理を文書管理システム２３側の処理とし、ステップ７、８の処理を文書交換システム２４側が行うものとして説明する。
【００５４】
送付文書４７，鑑テンプレートおよび送付先リストをＡ官庁システム２１側の文書管理システム２３の入出力手段２３１図２（ａ）および（ｂ）に示すように作成し、文書等をデータファイル２３５に保存する＜ステップ１＞。
【００５５】
送付文書の作成にあたり、ステップ１で作成した鑑テンプレートおよび送付先リストを表示手段２３２の表示画面に表示する＜ステップ２＞。
【００５６】
ステップ２で表示した鑑テンプレートを元に、入出力手段２３１で送付先に対応した鑑文書４６を作成する＜ステップ３＞。
【００５７】
ステップ３で作成した送付文書４７について、起案決裁手段２３４にて起案決裁にかける。ここで非認証の場合には、＜ステップ１＞に戻る＜ステップ４＞。
【００５８】
認証された場合には、Ａ官庁システム２１側の入出力手段２３１を操作して図２（ｃ）に示す送付先リストから送付先を指定する＜ステップ５＞。
【００５９】
鑑文書４６のヘッダ部４６ａに送付先を表示させ、文書管理システム２３から文書交換システム２４へ送付文書と一式で送信する＜ステップ６＞。
【００６０】
文書交換システム２４は、文書管理システム２３より受信した送付対象の文書と鑑文書をデータファイル２４３に保存する＜ステップ７＞。
【００６１】
文書交換システム２４の文書送信手段２４１にて、鑑文書に記載された施行日より送信すべき対象を抽出し、送信対象文書の鑑文書の送信送付先に基づき、データファイル２４３に保存されている送付先リストより送付アドレスを取得して、送付先へ送付対象文書を送付する＜ステップ８＞。
【００６２】
以上の＜ステップ１＞〜＜ステップ８＞を経ることにより、Ａ官庁側から所定の送付先であるＢ〜Ｎ官庁側へ所要の送付文書を送信することができる。
【００６３】
Ａ官庁側よりＢ官庁側へ送信された文書は、Ｂ官庁側の文書交換システム２８の文書受信手段２８２にて文書を受信しデータファイル２８３に保存する。この受信した文書は文書管理システム２７の表示手段２７２に表示される仕組みになっている。
【００６４】
上記作用の説明において、ステップ３の処理にて、各送付先毎の鑑文書を作成するようにしたが、ステップ３では、送付先を選択し一覧を作成するだけの処理でも足りる。その場合は、ステップ６の処理で送付される一式の文書の構成としては、送付対象の文書、送付先未記入の鑑文書、送付先一覧となり、ステップ７の文書を保存する処理において、送付先一覧より、送付先を抽出し鑑文書の所定欄に送付先を記入して送付先毎の鑑文書を作成する。
【００６５】
従って、本発明における文書の送受信に係るシステムによれば、所要の送付文書４７の送付先の選定から指定が容易に行なえる。また、鑑文書４６の作成が鑑テンプレートを使用して作成できるので、その作成が容易となる。更に、送付文書を複数の送付先へ送信するにあたって、同報にて送信が可能となる。
【００６６】
本発明の文書送受信システム２０によれば、送付文書４７の送付元をＡ官庁とし、送付先をＢ〜Ｎ官庁の場合を例示したが、その他の官庁の場合、更には、民間会社やその他の機関にて適用することができることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明の文書送受信システムの実施形態を示す概要図。
【図２】本発明の文書送受信システムの実施形態における画面表示例を示す図で、（ａ）は、鑑文書の表示画面例を示す図、（ｂ）は、送付文書の表示画面例を示す図、（ｃ）は、送付先リストの表示画面例を示す図。
【図３】本発明の文書送受信システムの作用を説明するフロー図。
【図４】従来の文書送受信システムの概要を示す図。
【図５】図４のファクシミリ手段に格納される送付先リストの一例を示す図。
【図６】図４のファクシミリ手段により送信されるファクシミリ文書の一例を示す図。
【符号の説明】
【００６８】
２０  文書送受信システム
２１  Ａ官庁システム
２２ａ〜２２ｎ  Ｂ官庁システム
２３，２７  文書管理システム
２３１，２７１  入出力手段
２３２，２７２  表示装置
２３３，２７３  文書送受信手段
２３４，２７４  起案決済手段
２３５，２８３，２７５  データファイル
２４，２８  文書交換システム
２４１  文書送信手段
２４２  文書受信手段
２５  専用通信回線（通信網）
４６  鑑文書（官庁向例）
４６ａ  ヘッダ部
４６ｂ  件名欄
４６ｃ  日付
４７  送付文書（官庁向例）
４８  送付先リスト（官庁向例）
【図１】
2005295275.tif 000003
【図２】
2005295275.tif 000004
【図３】
2005295275.tif 000005
【図４】
2005295275.tif 000006
【図５】
2005295275.tif 000007
【図６】
2005295275.tif 000008