(57)【要約】      （修正有）【課題】短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信可能であり、かつ、スキャンした画像データではなく、図面データやフォームオーバレイして出力するための文書データをＦＡＸ用画像データに変換して、ＦＡＸサーバにＦＡＸ送信させることができるメール送信端末及びＦＡＸ送信システム、並びにメール送信端末用プログラムを提供する。【解決手段】本ＦＡＸ送信システムは、メール送信サーバ１００、データベース（ＤＢ）サーバ１１０、Ｗｅｂサーバ１２０、送信端末としてのパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１３０、ＦＡＸサーバ１５０とを備え、通信回線１６０を介して互いに接続されている。Ｗｅｂサーバが、ＰＣから受信したＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成し、特定されたＦＡＸの送信に必要な図面データ、又は文書データ及びフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換し、ＦＡＸの送信先に関するデータとともにＦＡＸサーバに送信する。【選択図】図１
2005197817.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとにネットワークを介して接続するメール送信端末において、
ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する受信手段と、
ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ、文書データ及びフォームデータを記憶する記憶手段と、
該ＦＡＸ用パラメータに基づいて、前記記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ、又は前記ＦＡＸの送信に必要な文書データ及びフォームデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された図面データ又は文書データ及びフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換手段と、
前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信手段と
を備えることを特徴とするメール送信端末。
【請求項２】
前記メール送信端末が複合機であることを特徴とする請求項１記載のメール送信端末。
【請求項３】
ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとに接続するＦＡＸ送信システムにおいて、
ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する第１受信手段、ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ又はフォームオーバレイして出力するための文書データとを記憶する第１記憶手段、及び前記ＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成するメール送信情報生成手段を備えるＷｅｂサーバと、
前記メール送信情報生成手段で生成されたメール送信情報を受信する第２受信手段、日付や時刻、前記ＦＡＸの送信先、前記ＦＡＸの送り主、該送り主のメールアドレス、前記図面データ、前記文書データ、前記フォームデータ及び処理ステータスを示す状態フラグのそれぞれの対応関係を示す情報を含むデータベース手段、及び前記受信されたメール送信情報及び前記データベース手段に含まれる情報に基づいて、前記第１記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ又は文書データを特定する特定手段を備えるデータベースサーバと、
前記フォームオーバレイに使用されるフォームデータを記憶する第２記憶手段、前記データベース手段に登録された新規情報を受信する第３受信手段、前記第３受信手段により受信された新規情報に基づいて、前記特定手段により特定された図面データ、又は前記特定手段により特定された文書データ及び前記第２記憶手段に記憶されたフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換手段、及び前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信手段を備えるメール送信サーバと
を有することを特徴とするＦＡＸ送信システム。
【請求項４】
前記送信手段が前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信した後に、前記送信手段は前記データベースサーバに前記状態フラグの更新情報を送信することを特徴とする請求項３記載のＦＡＸ送信システム。
【請求項５】
前記ＦＡＸサーバからエラー通知メールを受信したときには、前記送信手段は前記データベースサーバに前記状態フラグの更新情報を送信し、前記メール送信サーバは前記エラー通知メールとは異なるエラー通知メールを作成し、前記ＦＡＸの送り主に送信することを特徴とする請求項３又は４記載のＦＡＸ送信システム。
【請求項６】
前記メール送信サーバを複数備えることを特徴とする請求項３乃至５のいずれか１項記載のＦＡＸ送信システム。
【請求項７】
前記データベース手段は、前記ＦＡＸの送信先毎に、前記ＦＡＸの送信先に対応する前記図面データ、前記文書データ及び前記フォームデータのそれぞれの情報を変更することを特徴とする請求項３乃至６のいずれか１項記載のＦＡＸ送信システム。
【請求項８】
ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとにネットワークを介して接続され、ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ、文書データ及びフォームデータを記憶する記憶手段を備えるメール送信端末で実行されるメール送信端末用プログラムにおいて、
ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する受信モジュールと、
前記ＦＡＸ用パラメータに基づいて、前記記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ、又は前記ＦＡＸの送信に必要な文書データ及びフォームデータを特定する特定モジュールと、
前記特定モジュールにより特定された図面データ又は文書データ及びフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換モジュールと、
前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信モジュールと
を備えることを特徴とするメール送信端末用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、短時間に大量のデータを多数の相手方にＦＡＸ送信可能なＦＡＸサーバと接続するメール送信端末及びＦＡＸ送信システム、並びにメール送信端末用プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業の業務システムで出力される帳票を取引先（販売店や工務店等）へＦＡＸ送信する場合、パソコン等に入力されている当該帳票をレーザプリンタで一旦出力した後、その出力された帳票をＦＡＸ装置を用いて取引先へＦＡＸ送信することが実行されている。
【０００３】
一方、ＦＡＸと同様の簡単な操作でイメージデータを電子メールとして取引先等へ送信するＦＡＸ型電子メール装置が知られている（例えば、特許文献１）。このＦＡＸ型電子メール装置は、外部記憶部、フォーマット変換部、スキャナ部、パネル部、圧縮・伸長部及びＬＡＮ制御部を備えており、スキャナ部がイメージを読み込み、圧縮・伸長部が該読み込まれたイメージデータを圧縮し、フォーマット変換部が該圧縮されたイメージデータを電子メールのフォーマットに変換する。そして、パネル部で電子メールの宛先入力が行われ、この入力された宛先にフォーマット変換された電子メールがＬＡＮ制御部を介して送信される。
【０００４】
また、既存のＦＡＸ装置を利用してＦＡＸ原稿を電子メール送信するＦＡＸ用電子メール変換装置が知られている（例えば、特許文献２）。
【０００５】
このＦＡＸ用電子メール変換装置は、ＦＡＸ装置に接続する第１接続部と、公衆回線網に接続する第２接続部と、ＬＡＮ網に接続するＬＡＮ接続部を備え、ＦＡＸ装置から得られたＦＡＸデータをＬＡＮ網に送る場合は、電子メール形態にＦＡＸデータを変換し、ＬＡＮ網からデータを受けてＦＡＸ装置に送る場合は、ＦＡＸデータ形態にＬＡＮ網から受けたデータを変換することにより、既存のＦＡＸで電子メールの送受信を行う。
【特許文献１】特開平８−２４２３２６号公報
【特許文献２】特開平９−２８４５２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述したように、レーザプリンタで一旦帳票を出力し、出力された帳票を改めてＦＡＸ装置を用いて取引先へＦＡＸ送信する方法では、短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信できないという問題がある。
【０００７】
特許文献１記載のＦＡＸ型電子メール装置及び特許文献２記載のＦＡＸ用電子メール変換装置は、スキャンした画像を電子メールに添付して宛先に送信するものであり、ＣＡＤのファイルやフォームオーバーレイして印刷する文書データをそのままＦＡＸ送信することはできないという問題がある。
【０００８】
さらに、特許文献２記載のＦＡＸ用電子メール変換装置では、ＦＡＸ装置から第１の電話回線を介して当該ＦＡＸ用電子メール変換装置に画像データを送信する方式であるため、例え、ＦＡＸ装置で１度に多ページの送信（同報送信）が可能であっても、多数の宛先に短時間に大量のＦＡＸ送信をすることは極めて困難であるという問題がある。
【０００９】
本発明は、上記各課題に鑑みてなされたものであり、短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信可能であり、かつ、スキャンした画像データではなく、図面データやフォームオーバレイして出力するための文書データをＦＡＸ用画像データに変換して、ＦＡＸサーバにＦＡＸ送信させることができるメール送信端末及びＦＡＸ送信システム、並びにメール送信端末用プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１のメール送信端末は、ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとにネットワークを介して接続するメール送信端末において、ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する受信手段と、ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ、文書データ及びフォームデータを記憶する記憶手段と、該ＦＡＸ用パラメータに基づいて、前記記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ、又は前記ＦＡＸの送信に必要な文書データ及びフォームデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定された図面データ又は文書データ及びフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換手段と、前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項２のメール送信端末は、請求項１記載のメール送信端末において、前記メール送信端末が複合機であることを特徴とする。
【００１２】
請求項３のＦＡＸ送信システムは、ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとに接続するＦＡＸ送信システムにおいて、ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する第１受信手段、ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ又はフォームオーバレイして出力するための文書データとを記憶する第１記憶手段、及び前記ＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成するメール送信情報生成手段を備えるＷｅｂサーバと、前記メール送信情報生成手段で生成されたメール送信情報を受信する第２受信手段、日付や時刻、前記ＦＡＸの送信先、前記ＦＡＸの送り主、該送り主のメールアドレス、前記図面データ、前記文書データ、前記フォームデータ及び処理ステータスを示す状態フラグのそれぞれの対応関係を示す情報を含むデータベース手段、及び前記受信されたメール送信情報及び前記データベース手段に含まれる情報に基づいて、前記第１記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ又は文書データを特定する特定手段を備えるデータベースサーバと、前記フォームオーバレイに使用されるフォームデータを記憶する第２記憶手段、前記データベース手段に登録された新規情報を受信する第３受信手段、前記第３受信手段により受信された新規情報に基づいて、前記特定手段により特定された図面データ、又は前記特定手段により特定された文書データ及び前記第２記憶手段に記憶されたフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換手段、及び前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信手段を備えるメール送信サーバとを有することを特徴とする。
【００１３】
請求項４のＦＡＸ送信システムは、請求項３記載のＦＡＸ送信システムにおいて、前記送信手段が前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信した後に、前記送信手段は前記データベースサーバに前記状態フラグの更新情報を送信することを特徴とする。
【００１４】
請求項５のＦＡＸ送信システムは、請求項３又は４記載のＦＡＸ送信システムにおいて、前記ＦＡＸサーバからエラー通知メールを受信したときには、前記送信手段は前記データベースサーバに前記状態フラグの更新情報を送信し、前記メール送信サーバは前記エラー通知メールとは異なるエラー通知メールを作成し、前記ＦＡＸの送り主に送信することを特徴とする。
【００１５】
請求項６のＦＡＸ送信システムは、請求項３乃至５のいずれか１項記載のＦＡＸ送信システムにおいて、前記メール送信サーバを複数備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項７のＦＡＸ送信システムは、請求項３乃至６のいずれか１項記載のＦＡＸ送信システムにおいて、前記データベース手段は、前記ＦＡＸの送信先毎に、前記ＦＡＸの送信先に対応する前記図面データ、前記文書データ及び前記フォームデータのそれぞれの情報を変更することを特徴とする。
【００１７】
請求項８のメール送信端末用プログラムは、ユーザ端末と、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバとにネットワークを介して接続され、ＦＡＸの送信先に関するデータと、該ＦＡＸの送信先に送信するＦＡＸの元データとしての図面データ、文書データ及びフォームデータを記憶する記憶手段を備えるメール送信端末で実行されるメール送信端末用プログラムにおいて、ＦＡＸ用パラメータを前記ユーザ端末から受信する受信モジュールと、前記ＦＡＸ用パラメータに基づいて、前記記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中から前記ＦＡＸの送信に必要な図面データ、又は前記ＦＡＸの送信に必要な文書データ及びフォームデータを特定する特定モジュールと、前記特定モジュールにより特定された図面データ又は文書データ及びフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換する画像データ変換モジュールと、前記ＦＡＸ用画像データ及び前記ＦＡＸの送信先に関するデータを前記ＦＡＸサーバに送信する送信モジュールとを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１，８の発明によれば、ユーザ端末から受信ＦＡＸ用パラメータに基づいて、記憶手段に記憶されている図面データ又は文書データの中からＦＡＸの送信に必要な図面データ、又はＦＡＸの送信に必要な文書データ及びフォームデータが特定され、この特定された図面データ又は文書データ及びフォームデータがＦＡＸ用画像データに変換されて、該ＦＡＸ用画像データ及びＦＡＸの送信先に関するデータが、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバに送信されるので、短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信可能であり、かつ、スキャンした画像データではなく、図面データやフォームオーバレイして出力するための文書データをＦＡＸ用画像データに変換して、ＦＡＸサーバにＦＡＸ送信させることができる。
【００１９】
請求項３の発明によれば、Ｗｅｂサーバが、ユーザ端末から受信したＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成し、データベースサーバが、該メール送信情報及びデータベースに登録されている情報に基づいて、Ｗｅｂサーバに記憶されている図面データ又は文書データの中からＦＡＸの送信に必要な図面データ又は文書データを特定し、メール送信サーバが、データベースに登録された新規情報に基づいて、データベースサーバで特定された図面データ、又はデータベースサーバで特定された文書データ及びメール送信サーバに記憶されたフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換し、該変換されたＦＡＸ用画像データ及びＦＡＸの送信先に関するデータを、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバに送信するので、短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信可能であり、かつ、スキャンした画像データではなく、図面データやフォームオーバレイして出力するための文書データをＦＡＸ用画像データに変換して、ＦＡＸサーバにＦＡＸ送信させることができる。
【００２０】
請求項６の発明によれば、メール送信サーバを複数備えることにより、更に短時間で大量のＦＡＸを送信することが可能になり、更に可用性も向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しつつ説明する。
【００２２】
図１は、本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送信システムの概略構成を示す図である。
【００２３】
本ＦＡＸ送信システムは、送信者がパソコン等の端末でＦＡＸ送信したい内容を指定して、電子メールで宛先に送信すると、宛先のＦＡＸ装置がＦＡＸデータとして当該内容を受信する。
【００２４】
本ＦＡＸ送信システムは、メール送信サーバ１００と、データベース（ＤＢ）サーバ１１０と、Ｗｅｂサーバ１２０と、送信端末としてのパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１３０と、ＦＡＸサーバ１５０とを備えており、これらの各構成は互いに通信回線１６０を介して接続されている。ＦＡＸサーバ１５０は公衆回線１７０を介して受信端末としてのＦＡＸ装置１４０に接続されている。
【００２５】
メール送信サーバ１００は、フォームオーバーレイ用のフォームデータを記憶するＦＯＲＭ部１０１と、フォームデータ以外の各種データを記憶するＤＡＴＡ部１０２とを備え、ＤＢサーバ１１０はＰＣ１３０から送信指示、又はＦＡＸ装置１４０へのデータ送信成功の事実やデータ送信失敗の事実等の送信履歴を記憶するＤＢ１１１を備えている。
【００２６】
図２は、図１のメール送信サーバ１００の構成を示すブロック図である。ＤＢサーバ１１０及びＷｅｂサーバ１２０の構成もメール送信サーバ１００の構成と同様である。
【００２７】
メール送信サーバ１００は、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９、及びこれらを互いに接続するシステムバス２０を備えている。
【００２８】
ＣＰＵ２１はオペレーションシステム（以下、「ＯＳ」という。）やアプリケーションプログラムに基づいて各種の演算及びハードウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２は、ＯＳやアプリケーションプログラムのワークエリアとして機能し、データの一時保存領域としても利用される。
【００２９】
ＲＯＭ２３は、システムバス２０に接続されている各種デバイスを制御するプログラムを格納し、ハードディスク２８には、ＯＳやメール送信アプリケーション等の様々なプログラムやデータが格納されている。ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、セットされたＣＤ−ＲＯＭに格納されているデータやプログラムを読み出す。
【００３０】
ＬＡＮアダプタ２４はＯＳの通信プログラムと協働して、通信回線１６０を介してＷｅｂサーバ１２０等とのデータ通信を行う。キーボード２６やマウス２７はＣＰＵ２１に指示を入力するための入力装置である。ビデオアダプタ２５は、不図示のディスプレイに画像を形成するために使用される。
【００３１】
メール送信サーバ１００のハードディスク２８には、図１のフォームデータを記憶するＦＯＲＭ部１０１と、フォームデータ以外の各種データを記憶するＤＡＴＡ部１０２が含まれ、ＤＢサーバ１１０のハードディスクには、図１のＤＢ１１１が含まれる。Ｗｅｂサーバ１２０のハードディスクには、後述する、文書データ、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、送信先リストファイル、ＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルが記憶されている。ＦＯＲＭ部１０１に記憶されているフォームデータは、メール送信サーバ１００で直接最新のフォームデータに更新することができるが、通信回線１６０を介して、ＰＣ１３０からも最新のフォームデータに更新することができる。
【００３２】
図３は、ＦＡＸデータの送信を指示する際にＰＣ１３０の不図示のディスプレイに表示される画面の一例を示す図である。
【００３３】
この画面には、宛先電話番号入力欄３０１と、宛先グループ名入力欄３０２と、送信文書名入力欄３０３と、送信フォーム名入力欄３０４と、添付ファイル名入力欄３０５と、宛先リストファイル名入力欄３０６と、「前の画面」ボタン３０７と、「キャンセル」ボタン３０８と、「送信」ボタン３０９とが表示される。
【００３４】
宛先電話番号入力欄３０１には、ＦＡＸデータを送信したい相手先の電話番号を入力する。宛先グループ名入力欄３０２には、ＦＡＸデータを送信したい宛先グループ名を入力する。送信文書名入力欄３０３には、Ｗｅｂサーバ１２０のハードディスクから読み出す文書名を入力する。送信フォーム名入力欄３０４には、フォームオーバーレイのために使用するフォームデータ名を入力する。添付ファイル名入力欄３０５には、ＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルであって、送信データとして使用するファイル名を入力する。この欄には、複数のファイルを入力することができる。宛先リストファイル名入力欄３０６には、Ｗｅｂサーバ１２０のハードディスクに記憶されている宛先リストファイルのファイル名を入力する。宛先リストファイルには、複数の宛先電話番号が記載されており、１つの宛先リストファイルを宛先リストファイル名入力欄３０６に入力すると、該入力された宛先リストファイルに記載された複数の宛先電話番号を宛先電話番号入力欄３０１に入力したのと同様の効果がある。
【００３５】
なお、Ｗｅｂサーバ１２０のハードディスクに記憶されている宛先グループ名や送信文書名や送信フォーム名や添付ファイル名以外に、ＰＣ１３０のハードディスクに記憶されている宛先グループ名や送信文書名や送信フォーム名や添付ファイル名を指定できるようにしても良い。この場合、例えば図３の３０１乃至３０６の各入力欄の右側に「参照」ボタンを表示させ、参照ボタンが押下されたらＰＣ１３０のハードディスクに記憶されている各ファイルやＷｅｂサーバ１２０のハードディスクに記憶されている各ファイルを参照することができる。図３の「前の画面」ボタン３０７が押下されると、１つ前の画面表示に戻り、「送信」ボタン３０９が押下されると、各入力欄に入力されたパラメータ（以下、「ＦＡＸ用パラメータ」という）がＷｅｂサーバ１２０に送信される。「キャンセル」ボタン３０８が押下されると、この画面表示が消去される。
【００３６】
図４は、印刷用文字データの生成処理及びＤＢサーバのデータ更新処理を示すフローチャートである。これらの処理は、主として各サーバのＣＰＵがハードディスク等に記憶されるプログラムに従って実行し、データ等の送受信は各サーバのＣＰＵがＬＡＮアダプタを介して実行する。
【００３７】
まず、ＰＣ１３０でＦＡＸ用パラメータの入力がされ（ステップＳ４０１）、「送信」ボタン３０９が押下されると、ＦＡＸ用パラメータはＷｅｂサーバ１２０に送信され（ステップＳ４０２）、Ｗｅｂサーバ１２０はＦＡＸ用パラメータを受信する（ステップＳ４２１）。Ｗｅｂサーバ１２０は、受信したＦＡＸ用パラメータに送信文書名入力欄３０３で入力された文書名が含まれているか否かを判別する（ステップＳ４２２）。
【００３８】
ＦＡＸ用パラメータに当該文書名が含まれている場合には、当該文書名に応じてＷｅｂサーバ１２０のハードディスクから文書データを読み出し、この文書データに基づいて、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を生成して、所定のフォルダ（例えば、日付時刻をフォルダ名称にする）を作成後に、該フォルダに生成した印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を記憶する（ステップＳ４２３）。ＦＡＸ用パラメータにＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルのファイル名が含まれている場合には、当該ファイル名に対応するファイルも上記作成されたフォルダに記録する。尚、ＰＣ１３０よりＦＡＸ用パラメータと同時にＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルを受信した場合には、これらのファイルも上記作成されたフォルダに記録する。
【００３９】
上記ステップＳ４２２において、ＦＡＸ用パラメータに当該文書名が含まれていない場合には、ステップＳ４２３の処理をスキップする。
【００４０】
次に、Ｗｅｂサーバ１２０は、上記受信したＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成する（ステップＳ４２４）。メール送信情報は、Ｗｅｂサーバ１２０がＦＡＸ用パラメータを受信した日付や時刻を示す「日付時刻」、ＦＡＸ用パラメータの送信者を示す「送信者名」、及び当該送信者のメールアドレスを示す「送信者メールアドレス」、並びにＦＡＸ用パラメータに含まれる「宛先グループ」、「宛先電話番号」、「送信フォーム名」、及び「添付ファイル名」等のデータを含む。
【００４１】
Ｗｅｂサーバ１２０は、ステップＳ４２４で生成したメール送信情報をＤＢサーバ１１０に送信する（ステップＳ４２５）。
【００４２】
ＤＢサーバ１１０はメール送信情報をＷｅｂサーバ１２０から受信し（ステップＳ４５１）、Ｗｅｂサーバ１２０から受信したメール送信情報に基づいて、ＤＢサーバ１１０のＤＢ１１１に新規情報が登録され、ＤＢ１１１の登録情報を更新する（ステップＳ４５２）。
【００４３】
ＤＢサーバ１１０は、ステップＳ４５２のＤＢ１１１の登録情報の更新が成功したか否かを判別し（ステップＳ４５３）、ＤＢ１１１の登録情報の更新が成功した場合には、ＤＢサーバ１１０は成功メッセージをＷｅｂサーバ１２０に送信し（ステップＳ４５４）、Ｗｅｂサーバ１２０がこの成功メッセージを受信して（ステップＳ４２６）、本処理を終了する。
【００４４】
一方、ステップＳ４５３の判別の結果、ＤＢ１１１の登録情報の更新が失敗した場合には、ＤＢサーバ１１０は失敗メッセージをＷｅｂサーバ１２０に送信する（ステップＳ４５５）。Ｗｅｂサーバ１２０は、この失敗メッセージを受信して（ステップＳ４２７）、ＰＣ１３０に対してＤＢ１１１の登録情報の更新が失敗した旨のメール（失敗通知メール）を送信し（ステップＳ４２８）、本処理を終了する。ＰＣ１３０はＷｅｂサーバ１２０からこの失敗通知メールを受信する（ステップＳ４０３）。
【００４５】
尚、上記処理では、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を作成後（ステップＳ４２３）に、ステップＳ４２４でメール送信情報を生成したが、これらの処理の順番を逆にすることも可能である。これらの処理の順番を逆にすることで、メール送信情報に含まれる「送信者名」、「送信者メールアドレス」又は「宛先電話番号」等のデータを反映して印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を作成することができる。
【００４６】
図５は、ＦＡＸ用画像データの生成処理及び該ＦＡＸ用画像データをＦＡＸサーバ１５０へ送信する送信処理を示すフローチャートである。これらの処理は、主として各サーバのＣＰＵがハードディスク等に記憶されるプログラムに従って実行し、データ等の送受信は各サーバのＣＰＵがＬＡＮアダプタを介して実行する。
【００４７】
まず、メール送信サーバ１００は定期的にＤＢサーバ１１０のＤＢ１１１に新規情報が登録されているかを照会する（ステップＳ５２１）。具体的には、ＤＢ１１１に新規情報が登録されているかの検索要求をＤＢサーバ１１０に対して送信する。これに対して、ＤＢサーバ１１０はＤＢ１１１に新規情報が登録されているかの検索を実行し、検索結果をメール送信サーバ１００に通知する。
【００４８】
次に、メール送信サーバ１００は、ＤＢサーバ１１０の検索結果に基づいて、ＤＢ１１１に新規情報が登録されているか否かを判別し（ステップＳ５２２）、ＤＢ１１１に新規情報が登録されていない場合は処理はステップＳ５２８に進み、ＤＢ１１１に新規情報が登録されている場合には、その登録された新規情報をＤＢサーバ１１０に対して要求する（ステップＳ５２３）。ＤＢサーバ１１０はＤＢ１１１から該登録された新規情報を抽出し（ステップＳ５５２）、該抽出された新規情報をメール送信サーバ１００に対して送信する（ステップＳ５５３）。メール送信サーバ１００は、ＤＢサーバ１１０から新規情報を受信し（ステップＳ５２４）、ハードディスク２８に記憶する。新規情報は、日付時刻、送信者名、送信者メールアドレス、宛先電話番号、必要な宛先グループ名、フォームファイル名、ＤＡＴファイル名、必要なＰＤＦファイル名、必要なＤＸＦファイル名、及び状態フラグを含んでいる。
【００４９】
図６は、ＤＢ１１１に登録されている情報の一例を示す図である。
【００５０】
同図に示すように、ＤＢ１１１に登録されている情報は、１列で１つの情報を示し、ＤＢ１１１に登録された日付や時刻を示す「日付時刻」、ＦＡＸ用パラメータの送信者を示す「送信者名」、及び当該送信者のメールアドレスを示す「送信者メールアドレス」、ＦＡＸ用パラメータに含まれる「宛先グループ」、「宛先電話番号」、各種ファイルの「ファイル名」（フォームファイル名、添付ファイル名及びＤＡＴファイル名等）、及び「状態フラグ」のデータを含む。「状態フラグ」は、処理ステータスを示し、例えば、１つの情報がＤＢ１１１に登録されただけの状態であれば「０」と表され、後述するように、該１つの情報に基づいてＦＡＸ用画像データの作成が完了すると「１」と表され、該ＦＡＸ用画像データがＦＡＸサーバ１５０へ送信され、送信が成功すると「２」と表され、送信が失敗すると「３」と表される。ＤＢ１１１に登録される１つの情報に対応するフォームファイル名、添付ファイル名及びＤＡＴファイル名等は１つに限らず、複数であってもよい。
【００５１】
上記図６のＤＢ１１１に登録されている情報では、宛先グループ「港区ｚｚｚ組合」に属する複数の宛先電話番号に対して、同一の印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、フォームデータ、ＰＤＦファイル及びＤＸＦ等の図面ファイルが設定されているが、複数の宛先電話番号に対して、それぞれ異なる印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、フォームデータ、ＰＤＦファイル及びＤＸＦ等の図面ファイルを設定することも可能である。
【００５２】
複数の宛先電話番号に対して、それぞれ異なる印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、フォームデータ、ＰＤＦファイル及びＤＸＦ等の図面ファイルを設定するには、Ｗｅｂサーバ１２０のハードディスクに記憶されている宛先リストファイルを使用するのが有効である。
【００５３】
図８は、宛先リストファイルの内容の一例を示す図であり、図９は、図６のＤＢ１１１に登録されている情報の変形例を示す図である。
【００５４】
図８の宛先リストファイルには、宛先電話番号、顧客名称、必要に応じてファイル名（ＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名、ＤＸＦファイル名）が含まれている。同図に示すように、ＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名、ＤＸＦファイル名は、宛先電話番号毎に異なるものが指定されている。これにより、相手先に応じて異なる文書データや図面データをＦＡＸ送信することができる。このように、宛先リストファイルにＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名及びＤＸＦファイル名が含まれる場合には、ＤＢ１１１にＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名及びＤＸＦファイル名を記憶する必要はない。従って、図９では、「港区ｚｚｚ組合．ｌｓｔ」という宛先リストファイルを指定している情報については、ＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名及びＤＸＦファイル名を指定しない。
【００５５】
これにより、宛先リストファイルとＤＢ１１１との間でファイル名の重複を避けることができ、ＤＢ１１１のハードディスクの記憶容量を節約することができる。
【００５６】
一方、ＤＢ１１１にＤＡＴファイル名、ＰＤＦファイル名及びＤＸＦファイル名が記憶される場合には、宛先リストファイルには、ＤＢ１１１に記憶されていない、例外的なファイル名のみを含めるようにしてもよい。
【００５７】
上述したメール送信サーバ１００のハードディスク２８に記憶される新規情報は、ＤＢ１１１に登録されている情報と同様の体系を有する。
【００５８】
図５に戻り、メール送信サーバ１００は、ハードディスク２８に記憶された新規情報に基づいて、Ｗｅｂサーバ１２０に対してＦＡＸ用データ（即ち、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、ＰＤＦファイル、ＤＸＦ等の図面ファイル、さらに、新規情報に宛先リストファイルが記載されている場合には、その宛先リストファイルも含む）の送信要求を通知し、Ｗｅｂサーバ１２０がＦＡＸ用データをメール送信サーバ１００に送信し（ステップＳ５４１）、メール送信サーバ１００は、該ＦＡＸ用データを受信する（ステップＳ５２５）。尚、メール送信サーバ１００は、ＦＡＸ用データの受信に失敗した場合は、送信者メールアドレスの項目に記載されているメールアドレス宛にＦＡＸ用データの受信に失敗した旨の通知メールを送信して、処理を終了する。また、ステップＳ５２５のＦＡＸ用データの受信が完了すると、Ｗｅｂサーバ１２０に記憶されているＦＡＸ用データは削除される。
【００５９】
次に、メール送信サーバ１００は、ステップＳ５２５で受信したＦＡＸ用データが印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を含むか否かを判別し（ステップＳ５２８）、ＦＡＸ用データが印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を含む場合には、ステップＳ５２４でＤＢサーバ１１０から受信した新規情報内の「フォームファイル名」と「ＤＡＴファイル名」に基づいて、印刷プログラムのＡＰＩを使用して、指定のフォルダに「ＴＩＦＦファイル」を生成する（ステップＳ５２９）。尚、ＴＩＦＦファイルの生成処理が失敗した場合は、ＲＡＭ２２の所定のワークエリアＡにエラーコードを記憶する。
【００６０】
上記ステップＳ５２８の判別の結果、ＦＡＸ用データが印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）を含まない場合には、ステップＳ５２９の処理をスキップし、ＦＡＸ用データがＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルを含むか否かを判別する（ステップＳ５３０）。ＦＡＸ用データがＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルを含む場合には、変換プログラムによってＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルをＴＩＦＦファイルに変換し、この変換されたＴＩＦＦファイルを「新規情報」が記憶されているフォルダに記憶する（ステップＳ５３１）。尚、ＴＩＦＦファイルへの変換処理が失敗した場合も、ＲＡＭ２２の所定のワークエリアＡにエラーコードを記憶する。
【００６１】
上記ステップＳ５３０の判別の結果、ＦＡＸ用データがＰＤＦファイルやＤＸＦ等の図面ファイルを含まない場合には、ステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理をスキップして、ステップＳ５２９のＴＩＦＦファイルの生成処理及びステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理が成功したか否かを判別する（ステップＳ５３２）。この判別は、上記ＲＡＭ２２の所定のワークエリアＢにエラーコードが記憶されているか否かを判別することで実行される。つまり、前記ワークエリアＡにエラーコードが記憶されていれば、ステップＳ５２９のＴＩＦＦファイルの生成処理が、前記ワークエリアＢにエラーコードが記憶されていれば、ステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理が、それぞれ失敗したことになる。
【００６２】
ステップＳ５３２の判別の結果、ステップＳ５２９のＴＩＦＦファイルの生成処理及びステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理が失敗した場合には、ワークエリアＡ，Ｂに記憶されたエラーコードを電子メールでＰＣ１３０に送信する（ステップＳ５３３）と共にＤＢサーバ１１０に状態フラグの更新情報を送信する。ＤＢサーバ１１０はこの更新情報を受信すると、ＤＢ１１１の「状態フラグ」を更新する（ステップＳ５５４）。尚、メール送信サーバ１００がワークエリアＡ，Ｂに記憶されたエラーコードを電子メールでＰＣ１３０に送信した後、ワークエリアＡ，Ｂに記憶されたエラーコードは削除される。
【００６３】
一方、ステップＳ５３２の判別の結果、ステップＳ５２９のＴＩＦＦファイルの生成処理及びステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理が成功した場合には、メール送信サーバ１００は、ハードディスク２８に記憶している新規情報に基づいてファクスサーバ１５０に送信する電子メールのヘッダ情報を生成し、ステップＳ５２９のＴＩＦＦファイルの生成処理及びステップＳ５３１のＴＩＦＦファイルへの変換処理で得られたＴＩＦＦファイルを該電子メールに添付して、不図示のＳＭＴＰサーバ経由でファクスサーバ１５０に送信する（ステップＳ５３４）。尚、ステップＳ５２５でＦＡＸ用データをＷｅｂサーバ１２０から受信したときに、ＦＡＸ用データに宛先リストファイルが含まれている場合には、ステップＳ５３４でファクスサーバ１５０に送信される電子メールに宛先リストファイルも添付する。
【００６４】
ステップＳ５３４で電子メールの送信に成功すると、メール送信サーバ１００は、ステップＳ５２６で未送信フォルダの下に作成された個別フォルダとその中のファイルを送信済みフォルダに移動し、ＤＢサーバ１１０に状態フラグの更新情報（送信完了）を送信し（ステップＳ５３５）、ステップＳ５２１に戻る。ＤＢサーバ１１０はこの更新情報を受信すると、ＤＢ１１１の「状態フラグ」を更新する（ステップＳ５５４）。
【００６５】
ファクスサーバ１５０は、ステップＳ５３４でメール送信サーバ１００から送信された電子メールを受信すると、ヘッダ情報（ＴＯフィールド等）や添付の宛先リストファイルに基づいて宛先電話番号を特定し、ダイヤルアップして、添付されたＴＩＦＦファイルの画像をＦＡＸ用画像データとしてＦＡＸ装置１４０に送信する。エラーが生じた場合は、エラーが生じた宛先電話番号がメール送信サーバ１１０に電子メールで通知される。
【００６６】
メール送信サーバ１１０は、ファクスサーバ１５０から受信したエラー通知メールに基づいて、ＤＢ１１１の状態フラグを更新する情報（ＦＡＸ送信失敗）をＤＢサーバ１１０に送信する。ＤＢサーバ１１０はこの情報に基づいて状態フラグを更新する。さらに、メール送信サーバ１００は、ファクスサーバ１５０から受信したエラー通知メールに記載された宛先電話番号に対応するＰＣ１３０の送信者メールアドレスに対し、ファクスサーバ１５０から受信したエラー通知メールとは異なるエラー通知メールを生成して送信する。なお、ファクスサーバ１５０からＰＣ１３０宛にエラー通知メールを生成して送信しても良い。
【００６７】
以上説明したように、本発明の実施の形態によれば、Ｗｅｂサーバ１２０が、ＰＣ１３０から受信したＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成し、データベースサーバ１１０が、該メール送信情報及びデータベースに登録されている情報に基づいて、Ｗｅｂサーバ１２０に記憶されている図面データ又は文書データの中からＦＡＸの送信に必要な図面データ又は文書データを特定し、メール送信サーバ１００が、データベースに登録された新規情報に基づいて、データベースサーバ１１０で特定された図面データ、又はデータベースサーバ１１０で特定された文書データ及びメール送信サーバ１００に記憶されたフォームデータをＦＡＸ用画像データに変換し、該変換されたＦＡＸ用画像データ及びＦＡＸの送信先に関するデータを、複数のＦＡＸ受信端末にＦＡＸを一括で送信するＦＡＸサーバ１５０に送信するので、短時間に大量のＦＡＸを多数の相手方に送信可能であり、かつ、スキャンした画像データではなく、図面データやフォームオーバレイして出力するための文書データをＦＡＸ用画像データに変換して、ＦＡＸサーバにＦＡＸ送信させることができる。
【００６８】
上記実施の形態では、メール送信サーバ１００と、ＤＢサーバ１１０と、Ｗｅｂサーバ１２０とが別々に構成されたが、図７に示すように、メール送信サーバ１００にＤＢサーバ１１０及びＷｅｂサーバ１２０の機能を搭載して、１つのメール送信サーバとして構成してもよい。メール送信サーバ１００、ＤＢサーバ１１０及びＷｅｂサーバ１２０に含まれるプログラムや各種データ（印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、ＰＤＦファイル、ＤＸＦ等の図面ファイル、さらに、新規情報に宛先リストファイルが記載されている場合には、その宛先リストファイル等）を複合機にインストールして実行させても、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。
【００６９】
また、上記実施の形態では、ＦＡＸ送信システムにメール送信サーバが１つのみであったが、複数備えるようにＦＡＸ送信システムを構成してもよい。これにより、各メール送信サーバにかかる負荷を分散させることができ、更に大量のＦＡＸ送信を短時間で実行することができる。
【００７０】
ＦＡＸ送信システムに複数のメール送信サーバを設ける場合には、上記図５のステップＳ５４１の処理において、Ｗｅｂサーバ１２０がＦＡＸ用データを一方のメール送信サーバに送信した後、同一のＦＡＸ用データが他方のメール送信サーバに送信されないようにするため、送信後のＦＡＸ用データをＷｅｂサーバ１２０のハードディスク内の送信済みフォルダの下に移動させるようにしてもよい。また、送信後のＦＡＸ用データをＷｅｂサーバ１２０のハードディスク内の送信済みフォルダの下に移動させるようにＷｅｂサーバ１２０を構成することは、ＦＡＸ送信システムにメール送信サーバが１つのみである場合にも適用できる。
【００７１】
上述した図４のフローチャートでは、Ｗｅｂサーバ１２０は、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）の生成（ステップＳ４２３）の後、受信したＦＡＸ用パラメータに基づいてメール送信情報を生成（ステップＳ４２４）したが、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）の生成（ステップＳ４２３）と、メール送信情報の生成（ステップＳ４２４）との間に、Ｗｅｂサーバ１２０がＦＡＸ用データをメール送信サーバ１００に送信する処理を実行してもよい。この処理は、図１０のフローチャートに基づいて説明する。
【００７２】
図１０において、まず、Ｗｅｂサーバ１２０は、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）の生成（ステップＳ４２３）の後、ＰＣ１３０から受信したＦＡＸ用パラメータに基づいて、ＦＡＸ用データ（即ち、印刷用文字データ（ＤＡＴファイル）、ＰＤＦファイル、ＤＸＦ等の図面ファイル、さらに、新規情報に宛先リストファイルが記載されている場合には、その宛先リストファイルも含む）をメール送信サーバ１００に送信し（ステップＳ１２１）、メール送信サーバ１００は、該ＦＡＸ用データを受信する（ステップＳ１４１）。
【００７３】
次いで、Ｗｅｂサーバ１２０は、メール送信サーバ１００へのＦＡＸ用データの送信が成功したか否かを判別し（ステップＳ１２２）、ＦＡＸ用データの送信が成功した場合には、ステップＳ４２４の処理に進む一方、ＦＡＸ用データの送信が失敗した場合には、エラーメッセージをＰＣ１３０に送信し（ステップＳ１２３）、本処理を終了する。ＰＣ１３０はＷｅｂサーバ１２０から受信したエラーメッセージを不図示のディスプレイに表示し（ステップＳ１０３）、ステップＳ４０１の処理に戻る。
【００７４】
上述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記憶した記憶媒体等の媒体をシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体等の媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、本発明が達成されることは云うまでもない。
【００７５】
この場合、記憶媒体等の媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体等の媒体は本発明を構成することになる。
【００７６】
プログラムコードを供給するための記憶媒体等の媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、或いはネットワークを介したダウンロードなどを用いることができる。
【００７７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは云うまでもない。
【００７８】
更に、記憶媒体等の媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは云うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送信システムの概略構成を示す図である。
【図２】図１のメール送信サーバ１００の構成を示すブロック図である。
【図３】ＦＡＸデータの送信を指示する際にＰＣ１３０の不図示のディスプレイに表示される画面の一例を示す図である。
【図４】印刷用文字データの生成処理及びＤＢサーバのデータ更新処理を示すフローチャートである。
【図５】ＦＡＸ用画像データの生成処理及び該ＦＡＸ用画像データをＦＡＸサーバ１５０へ送信する送信処理を示すフローチャートである。
【図６】ＤＢ１１１に登録されている情報の一例を示す図である。
【図７】図１のＦＡＸ送信システムの概略構成の変形例を示す図である。
【図８】宛先リストファイルの内容の一例を示す図である。
【図９】図６のＤＢ１１１に登録されている情報の変形例を示す図である。
【図１０】図４の印刷用文字データの生成処理及びＤＢサーバのデータ更新処理の一部の変形例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８０】
１００  メール送信サーバ
１１０  データベース（ＤＢ）サーバ
１２０  Ｗｅｂサーバ
１３０  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１４０  ＦＡＸ装置
１５０  ＦＡＸサーバ
１６０  通信回線
１７０  公衆回線
【図１】
2005197817.tif 000003
【図２】
2005197817.tif 000004
【図３】
2005197817.tif 000005
【図４】
2005197817.tif 000006
【図５】
2005197817.tif 000007
【図６】
2005197817.tif 000008
【図７】
2005197817.tif 000009
【図８】
2005197817.tif 000010
【図９】
2005197817.tif 000011
【図１０】
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