(57)【要約】【課題】契約書などの印鑑の押印などが含まれる書類を効率的に管理可能なステム提供することである。【解決手段】書類理サーバーにより書誌事項を基に書類ＩＤを発行し、この書誌事項、書類ＩＤをＱＲ（２次元）コード化しこのさらにシールに印刷する。そしてこの印刷されたシールを含む書類をスキャニングしＱＲコードを切り出しこの切り出したＱＲコードを復号化し書誌事項、書類ＩＤを基にデータベースにスキャニングした画像を登録する【選択図】  図１
2005165795.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類をデータベースに登録するシステムにおいて前記書類に関連する書誌事項を基に書類ＩＤを生成する書類ＩＤ生成手段、前記書誌事項と前記書類ＩＤをコード化する書誌事項書類ＩＤコード化手段、前記コードを２次元コードに変換する２次元コード化手段、前記２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段、前記２次元コードシールを含む書類をスキャニングし画像を取得するスキャニング手段、前記スキャニングにより取得した画像データから前記２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段、前記切り出した２次元コードを解析し書誌事項書類ＩＤを復元する２次元コード解析手段、前記復元した書誌事項書類ＩＤを基に前記データベースに前記画像を登録するデータベース登録手段から構成されることを特徴とする書類管理システム
【請求項２】
前記書類は契約書であり、前記書誌事項は契約書名称、契約書ナンバー、契約相手先、契約締結日、契約満了日、契約担当部署、契約担当者、契約書相手先担当部署、契約書相手先担当者、契約分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項３】
前記書類は契約書であり、前記書誌事項は契約満了日を含み前記契約満了日より所定の日数の前の日に前記契約書が満了になることを関連部署に通知する通知手段を有していることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項４】
前記書類は保証書であり、前記書誌事項は対象機器名称またはサービス名称、保証書ナンバー、保証書相手先会社、保証開始日、保証書満了日、担当部署、担当者、保証書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項５】
前記書類は保証書であり、前記書誌事項は保証満了日を含み前記保証満了日より所定の日数の前の日に前記保証が満了になることを関連部署に通知する通知手段を有していることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項６】
前記書類は領収書であり、前記書誌事項は相手先、領収書発行日付、領収書の属する勘定科目、担当部署、担当者、領収書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項７】
前記書類は領収書であり、前記書誌事項は領収書発行日を含み前記領収書発行日より所定の日数の後に前記データベースに登録された該当画像を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を有することを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項８】
前記書類は受領書であり、前記書誌事項は相手先、受領書発行日付、担当部署、担当者、受領書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項９】
前記書類は受領書であり、前記書誌事項は受領書発行日を含み前記受領書発行日より所定の日数の後に前記データベースに登録された該当画像を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を有することを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項１０】
前記２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段は２次元コードを透明シールに非可視インクで印刷を行い、前記スキャニング手段は可視画像を取得する可視画像取得手段および前記非可視インクにより印刷された非可視２次元コードを読み取る非可視画像取得手段から構成され前記２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段は前記非可視画像取得手段で取得した画像から２次元コードを切り出すことを特徴とする特許請求範囲第１項記載の書類管理システム
【請求項１１】
書類をデータベースに登録するシステムにおいて書類管理サーバーを有し前記書類管理サーバーに前記書類の書誌事項を登録する書誌事項登録手段、前記書類管理サーバーにおいて書誌事項に基づき書類ＩＤを生成する書類ＩＤ生成手段、前記書類管理サーバーにおいて前記書誌事項と前記生成された書類ＩＤの両者のデータをコードに生成する書誌書類ＩＤコード生成手段、前記書誌書類ＩＤコードを２次元コードに印刷する２元コード印刷手段、前記２次元コードシールを含む書類をスキャニングし画像を取得するスキャニング手段、前記スキャニングにより取得した画像データから前記２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段、前記切り出した２次元コードを解析し前記書誌書類ＩＤコードを復元する２次元コード解析手段、前記復元した書誌書類ＩＤコードを基に前記データベースに前記画像を登録するデータベース登録手段から構成されることを特徴とする書類管理システム
【請求項１２】
前記書誌事項登録手段はネットワークに接続された端末から可能でありネットワークを通じて前記書類管理サーバーに登録することを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１３】
前記書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードは暗号化されており、前記復元した書誌書類ＩＤコードを基に前記データベースに前記画像を登録する際に前記書類ＩＤ暗号化復号手段を有し、前記複合化が正常に行なわれたときのみ前記画像をデータベースに登録されることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１４】
前記書類管理サーバーと前記データベースはネットワークにより接続されており、前記書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードは前記書類管理サーバー登録されており、前記２次元コードから復元した書誌書類ＩＤコードを基に前記データベースに前記画像を登録する際に前記復元された書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードを前記書類管理サーバーの登録された書類ＩＤコードと一致確認を行なう確認手段を有し、前記確認手段により一致したときのみデータベースに登録されることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１５】
前記書類は契約書であり、前記書誌事項は契約書名称、契約書ナンバー、契約相手先、契約締結日、契約満了日、契約担当部署、契約担当者、契約書相手先担当部署、契約書相手先担当者、契約分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１６】
前記書類は契約書であり、前記書誌事項は契約満了日を含み前記契約満了日より所定の日数の前の日に前記契約書が満了になることを関連部署に通知する通知手段を有していることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１７】
前記書類は保証書であり、前記書誌事項は対象機器名称またはサービス名称、保証書ナンバー、保証書相手先会社、保証開始日、保証書満了日、担当部署、担当者、保証書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１８】
前記書類は保証書であり、前記書誌事項は保証満了日を含み前記保証満了日より所定の日数の前の日に前記保証が満了になることを関連部署に通知する通知手段を有していることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項１９】
前記書類は領収書であり、前記書誌事項は相手先、領収書発行日付、領収書の属する勘定科目、担当部署、担当者、領収書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項２０】
前記書類は領収書であり、前記書誌事項は領収書発行日を含み前記領収書発行日より所定の日数の後に前記データベースに登録された該当画像を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を有することを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項２１】
前記書類は受領書であり、前記書誌事項は相手先、受領書発行日付、担当部署、担当者、受領書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むことを特徴とすることを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項２２】
前記書類は受領書であり、前記書誌事項は受領書発行日を含み前記受領書発行日より所定の日数の後に前記データベースに登録された該当画像を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を有することことを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【請求項２３】
前記２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段は２次元コードを透明シールに非可視インクで印刷を行い、前記スキャニング手段は可視画像を取得する可視画像取得手段および前記非可視インクにより印刷された非可視２次元コードを読み取る非可視画像取得手段から構成され前記２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段は前記非可視画像取得手段で取得した画像から２次元コードを切り出すことを特徴とする特許請求範囲第１０項記載の書類管理システム
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は契約書、保証書、受領書、領収書等の書類を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来契約書、保証書、受領書、領収書といった書類は印鑑とかサインなどといった文章の文字のように直接デジタル化できない情報が入っていた。この印鑑とかサインとかいった情報はデジタル化するためには画像デジタル化処理を行う必要があった。しかしながら現場ではこういった契約書、保証書、受領書（納品等の受領書）、領収書いった書類を実際にデジタル化し書類管理を行なうということはほとんど行なわれていないのが現状であった。
【０００３】
一方ＩＴ技術の進展により各種情報はデジタルデータ化されておりコンピュータで各種情報の管理が行なわれているが、上記のような契約書、保証書、受領書、領収書といった書類は上述したように印鑑とかサインとかいったアナログデータが含まれているため直接的にＩＴ技術で管理できなかったため、せっかくのコンピュータをこの分野に適用できなかった。一部こういったアナログを管理しようとする方法が提案されているが、例えば特開２０００−２９３６０２ではカルテの項目を２次元コード化してカルテを電子データ化して使おうといった試みがなされてきた。しかしながら統一的に管理するというところまでは至っていないのが現状である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、上記の点に鑑みなされたものであり、契約書、保証書、受領書、領収書といった印鑑とかサインとかいったアナログ情報を含む書類の効率的な管理を提供することであり、さらにこういったアナログ情報を統一的に一元管理可能とすることが目的である。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
前述の課題を解決するために本発明者は鋭意研究の結果以下の手段をとった。すなわち書類をデータベースに登録するシステムにおいてこの書類に関連する書誌事項事項を基に書類ＩＤを生成する書類ＩＤ生成手段、前記書誌事項書類ＩＤをコード化する書誌事項書類ＩＤコード化手段、このコードを２次元コードに変換する２次元コード化手段、さらにこの２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段、から構成されこのシールを該当する書類に貼り付け、この２次元コードシールを含む書類をスキャニングし画像を取得するスキャニング手段、このスキャニングにより取得した画像データから前述の２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段、この切り出した２次元コードを解析し書誌事項書類ＩＤを復元する２次元コード解析手段、そしてこの復元した書誌事項書類ＩＤを基に前述のデータベースにこの画像を登録するデータベース登録手段から構成されればよい。
【０００６】
そして前述の書類は契約書である場合、前述の書誌事項は契約書名称、契約書ナンバー、契約相手先、契約締結日、契約満了日、契約担当部署、契約担当者、契約書相手先担当部署、契約書相手先担当者、契約分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含めばよい
【０００７】
さらに契約満了日などの前に契約満了を関連部署に通知することも有効であるが、この書類は契約書であった場合に、書誌事項は契約満了日を含みこの契約満了日より所定の日数の前の日に前記契約書が満了になることを関連部署に通知する通知手段を設けておけば契約満了日の前に必要な措置を行なうことが可能となる。この際には例えば登録してある担当者に契約満了日の所定日数の前にメールで担当者に通知すればよく、さらに必要に応じて該当画像（契約書画像）を閲覧するリンクあるいは画像（契約書画像）を貼付してもよい。
【０００８】
この書類が保証書である場合、前述の書誌事項は対象機器名称またはサービス名称、保証書ナンバー、保証書相手先会社、保証開始日、保証書満了日、担当部署、担当者、保証書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含めばよい。
【０００９】
さらに保証書満了日などの前に保証満了を関連部署に通知することも有効であるが、前述の書類は保証書であった場合に、この書誌事項は保証満了日を含み保証満了日より所定の日数の前の日にこの保証が満了になることを関連部署に通知する通知手段を設けておけば契約満了日の前に必要な措置を行なうことが可能となる。この際には例えば登録してある担当者に保証満了日の所定日数の前にメールで担当者に通知すればよく、さらに必要に応じて該当画像（保証書画像）を閲覧するリンクあるいは画像（保証書画像）を貼付してもよい。
【００１０】
この書類が領収書である場合、前述の書誌事項は相手先、領収書発行日付、領収書の属する勘定科目、担当部署、担当者、領収書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むようにすればよい。
【００１１】
領収書等は法的に保存しておく期間が決まっているが、この保存期間をすぎた時削除するようにすることも有効である。書類は領収書であった場合には、この書誌事項は領収書発行日を含みこの領収書発行日より所定の日数の後にデータベースに登録された該当画像（領収書画像）を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を設けておけばよい。削除することによって保存する必要のない画像を続けて保管することの無駄を削減することができると同時に担当者に通知することにより実際に保管してある現物の領収書を廃棄し倉庫保管費用を削減することが可能となる。
【００１２】
この書類が受領書である場合、この書誌事項は相手先、受領書発行日付、担当部署、担当者、受領書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むようにすればよい。受領書等はずっと保管しておいても無駄であるため所定日数後削除するようにしてもよい。書類は受領書であった場合に、この書誌事項は受領書発行日を含みこの受領書発行日より所定の日数の後にデータベースに登録された該当画像（受領書画像）を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を設けておけばよい。削除することによって保存する必要のない画像を続けて保管することの無駄を削減することができると同時に担当者に通知することにより実際に保管してある現物の領収書を廃棄し倉庫保管費用を削減することが可能となる。
【００１３】
２次元コードを通常のシールに可視インクで印刷しこのシールを該当書類に貼った場合にはシールを貼った部分の書類部が隠れてしまうが、これを避け２次元コードのシールを貼っても貼った部分の書類が読めると非常に便利である。これを実現するためには前述の２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段は２次元コードを透明シールに非可視インクで印刷を行えばよく、この非可視インクで２次元コードを印刷した透明シールを貼った書類を主キャニングするスキャニング手段は可視画像を取得する可視画像取得手段および前記非可視インクにより印刷された非可視２次元コードを読み取る非可視画像取得手段から構成されるようにすればよく、非可視２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段は前記非可視画像取得手段で取得した画像から２次元コードを切り出すようにすればよい。例えば非可視インクは特定波長例えば紫外線に対して蛍光を発する物質等の材料でインクを構成すればよい。そして非可視画像取得手段（非可視画像スキャニング）の際に光源を紫外線とすればよい。
【００１４】
次に書類管理を会社内等で一括管理する場合のシステムについて説明する。書類をデータベースに登録するシステムにおいて書類管理サーバーを有しこの書類管理サーバーに書類の書誌事項を登録する書誌事項登録手段、前述の書類管理サーバーにおいて書誌事項に基づき書類ＩＤを生成する書類ＩＤ生成手段、前記書類管理サーバーにおいて前記書誌事項と前記生成された書類ＩＤの両者のデータをコードに生成する書誌書類ＩＤコード生成手段、前述の書誌書類ＩＤコードを２次元コードに印刷する２元コード印刷手段、前述の２次元コードシールを含む書類をスキャニングし画像を取得するスキャニング手段、このスキャニングにより取得した画像データから前述の２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段、この切り出した２次元コードを解析し前述の書誌書類ＩＤコードを復元する２次元コード解析手段、この復元した書誌書類ＩＤコードを基に前述のデータベースにこの画像を登録するデータベース登録手段から構成されていればよい。
【００１５】
この書誌事項登録手段はネットワークに接続された端末から可能でありネットワークを通じて前述の書類管理サーバーに登録するようにすればよい。
【００１６】
さらにこの書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードは暗号化されており、前述の復元した書誌書類ＩＤコードを基に前記データベースに前述の画像を登録する際にこの書類ＩＤ暗号化復号手段を有し、この複合化が正常に行なわれたときのみ前述の画像をデータベースに登録するようにすればよい。こういった方法をとることにより正常に書類管理サーバーから発行された２次元コード以外の不正使用を防ぐことが可能となる。
【００１７】
この書類管理サーバーと前述のデータベースはネットワークにより接続されており、この書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードは前述の書類管理サーバー登録されており、２次元コードから復元した書誌書類ＩＤコードを基に前述のデータベースに該当画像を登録する際に前述の復元された書誌書類ＩＤコードのうち書類ＩＤコードを前述の書類管理サーバーの登録された書類ＩＤコードと一致確認を行なう確認手段を設けておき、この確認手段により一致したときのみデータベースに登録するようにすればよい。上記と同様にこの方法により正常に書類管理サーバーから発行された２次元コード以外の不正使用を防ぐことが可能となる。
【００１８】
そして前述の書類は契約書である場合、前述の書誌事項は契約書名称、契約書ナンバー、契約相手先、契約締結日、契約満了日、契約担当部署、契約担当者、契約書相手先担当部署、契約書相手先担当者、契約分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含めばよい
【００１９】
さらに契約満了日などの前に契約満了を関連部署に通知することも有効であるが、この書類は契約書であった場合に、書誌事項は契約満了日を含みこの契約満了日より所定の日数の前の日に前記契約書が満了になることを関連部署に通知する通知手段を設けておけば契約満了日の前に必要な措置を行なうことが可能となる。この際には例えば登録してある担当者に契約満了日の所定日数の前にメールで担当者に通知すればよく、さらに必要に応じて該当画像（契約書画像）を閲覧するリンクあるいは画像（契約書画像）を貼付してもよい。
【００２０】
この書類が保証書である場合、前述の書誌事項は対象機器名称またはサービス名称、保証書ナンバー、保証書相手先会社、保証開始日、保証書満了日、担当部署、担当者、保証書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含めばよい。
【００２１】
さらに保証書満了日などの前に保証満了を関連部署に通知することも有効であるが、前述の書類は保証書であった場合に、この書誌事項は保証満了日を含み保証満了日より所定の日数の前の日にこの保証が満了になることを関連部署に通知する通知手段を設けておけば契約満了日の前に必要な措置を行なうことが可能となる。この際には例えば登録してある担当者に保証満了日の所定日数の前にメールで担当者に通知すればよく、さらに必要に応じて該当画像（保証書画像）を閲覧するリンクあるいは画像（保証書画像）を貼付してもよい。
【００２２】
この書類が領収書である場合、前述の書誌事項は相手先、領収書発行日付、領収書の属する勘定科目、担当部署、担当者、領収書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むようにすればよい。
【００２３】
領収書等は法的に保存しておく期間が決まっているが、この保存期間をすぎた時削除するようにすることも有効である。書類は領収書であった場合には、この書誌事項は領収書発行日を含みこの領収書発行日より所定の日数の後にデータベースに登録された該当画像（領収書画像）を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を設けておけばよい。削除することによって保存する必要のない画像を続けて保管することの無駄を削減することができると同時に担当者に通知することにより実際に保管してある現物の領収書を廃棄し倉庫保管費用を削減することが可能となる。
【００２４】
この書類が受領書である場合、この書誌事項は相手先、受領書発行日付、担当部署、担当者、受領書書分類から選ばれた少なくとも１つの項目を含むようにすればよい。
【００２５】
受領書等はずっと保管しておいても無駄であるため所定日数後削除するようにしてもよい。書類は受領書であった場合に、この書誌事項は受領書発行日を含みこの受領書発行日より所定の日数の後にデータベースに登録された該当画像（受領書画像）を削除する削除手段、さらに書類保管部署に削除したことを通知する通知手段を設けておけばよい。削除することによって保存する必要のない画像を続けて保管することの無駄を削減することができると同時に担当者に通知することにより実際に保管してある現物の領収書を廃棄し倉庫保管費用を削減することが可能となる。
【００２６】
２次元コードを通常のシールに可視インクで印刷しこのシールを該当書類に貼った場合にはシールを貼った部分の書類部が隠れてしまうが、これを避け２次元コードのシールを貼っても貼った部分の書類が読めると非常に便利である。これを実現するためには前述の２次元コードをコード用シールに印刷する２次元コード印刷手段は２次元コードを透明シールに非可視インクで印刷を行えばよく、この非可視インクで２次元コードを印刷した透明シールを貼った書類を主キャニングするスキャニング手段は可視画像を取得する可視画像取得手段および前記非可視インクにより印刷された非可視２次元コードを読み取る非可視画像取得手段から構成されるようにすればよく、非可視２次元コードを切り出す２次元コード切り出し手段は前記非可視画像取得手段で取得した画像から２次元コードを切り出すようにすればよい。例えば非可視インクは特定波長例えば紫外線に対して蛍光を発する物質等の材料でインクを構成すればよい。そして非可視画像取得手段（非可視画像スキャニング）の際に光源を紫外線とすればよい。
【発明の効果】
【００２７】
以上述べたよう本発明によれば、契約書、保証書、受領書、領収書といった印鑑とかサインとかいったアナログ情報を含む書類の効率的な管理することが可能となるだけでなく過去のデジタル化されていない書類の画像データ整理にもその効力を発することが可能となり、容易に書誌事項あるいは新たに発行した書類ＩＤといった項目をキーに検索が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下に実施例を示す。
【実施例】
【００２９】
以下さらに図に基づいてさらに詳しく説明していく。図１は実施例の契約書を登録するシステムのブロック図であり、１０１は書誌事項入力とＱＲコードからなる２次元コードシールを印刷可能なプリンターとを備えた携帯端末であり、無線でネットワークに接続することができる。１０２は書類管理サーバーであり１０３は無線の基地局を通じて１０１の携帯端末から入力した書誌事項を基に書類ＩＤを生成し、この書類ＩＤを登録するとともに該当書誌事項および書類ＩＤをコード化する。そしてこの書誌事項書類ＩＤのコード化されたものをＱＲコード（２次元コード）に生成する。１０４は契約書などの書類であってこの書類を基に書誌事項を１０１の携帯端末で入力し基地局１０３を通じて１０２の書類管理サーバーで上述のようにＱＲコードを生成し再び基地局１０３を通じて１０２の書類管理サーバーから１０１の携帯端末に送信しこの生成したＱＲコードを携帯端末１０１でシールに印刷する。
【００３０】
次にこの印刷したＱＲコードシール１０７を該当書類１０４に貼り付ける。そしてこのＱＲコードシールを貼り付けた書類１０４をスキャナー１０５においてスキャニングを行い画像を取得する。そしてこの画像からＱＲコード部を切り出し切り出したＱＲコードを解析することにより書誌事項、書類ＩＤへの復号化を行なう。そしてこの復号化した書誌事項および書類ＩＤを基にネットワークを通じて１０６のデータベースに画像を登録すればよい。
【００３１】
図２に上述の手法により書類を登録する際のフローを示したが、このときのフローは書類の不正登録を防ぐためネットワークを通じて書類管理サーバーで発行した書類ＩＤの一致の確認処理を行なっている。フローにしたがって説明していく。２０１では図1の携帯端末によって書誌事項を入力し、無線基地局１０３を介してネットワークを通じて１０２の書類管理サーバーにアクセスすし、書類ＩＤの発行要求を行なう。２０２では図1の１０２の書類管理サーバーにより書類ＩＤを生成し２０３で書類管理サーバーに書類ＩＤを登録する。
【００３２】
２０４では１０２の書類管理サーバーで書誌事項、書類ＩＤをコード化し、２０５ではこの書誌事項、書類ＩＤをコード化したものをＱＲコード（２次元コード）化し、これを携帯端末にネットワーク、１０３の基地局を通じて送信する。２０６ではこの送信されたＱＲコードをシールに印刷するが印刷されたシールが１０７である。次にこのＱＲコードを該当契約書に貼るがその様子は図１の１０４である。そして２０７において図１の１０４を１０５のスキャナーでスキャニングする。２０８では取得画像からＱＲコードを切り出し、２０９においてはＱＲコードを解析し書誌書類ＩＤを復号化する。２１０においてはネットワークを通じて１０２の書類管理サーバーにアクセスし該当書類ＩＤが登録されているものと一致するかを確認し、確認されたもののみ２１１でネットワークを介して図１の種類画像ＤＢにアクセスしスキャニングした画像を書誌種類ＩＤの項目を基に登録する。
【００３３】
このようにすることによって画像を読み込んだデータベースでありながら後から書誌事項、書類ＩＤといった要素から検索することが可能となり、さらに書類管理サーバーで一元管理することが可能となり偽造等も防ぐことが可能となる。本実施例においてはＱＲコードは可視の場合であるが、透明シールに非可視インクで印刷しておけば書類の画像がＱＲコードのシールで隠される部分はなくなる。これは透明シールに例えば紫外線蛍光のインクをでＱＲコードを印刷しスキャニングする際に通常の可視光でスキャニングと光源を紫外線としたスキャニングを行なえばよく、この紫外線を光源としたスキャニング画像からＱＲコードを切り出せばよい。
【００３４】
図３は書類ＩＤを暗号化した場合の例である。３０１では図1の携帯端末によって書誌事項を入力し、無線基地局１０３を介してネットワークを通じて１０２の書類管理サーバーにアクセスすし、書類ＩＤの発行要求を行なう。３０２では図1の１０２の書類管理サーバーにより書類ＩＤを生成し３０３ではこの書類ＩＤを暗号化し書類管理サーバーに暗号化された書類ＩＤを登録する。
【００３５】
３０４では１０２の書類管理サーバーで書誌事項、暗号化された書類ＩＤをコード化し、３０５ではこの書誌事項、書類ＩＤをコード化したものをＱＲコード（２次元コード）化し、これを携帯端末にネットワーク、１０３の基地局を通じて送信する。３０６ではこの送信されたＱＲコードをシールに印刷するが印刷されたシールが１０７である。次にこのＱＲコードを該当契約書に貼るがその様子は図１の１０４である。そして３０７において図１の１０４を１０５のスキャナーでスキャニングする。３０８では取得画像からＱＲコードを切り出し、３０９においてはＱＲコードを解析し書誌書類ＩＤを復号化する。このとき予めインストールしてある暗号復号ソフトを使い書類ＩＤの暗号化されたものを復号化すればよい。３１０においては暗号が正常に復号されているか同化を確認し、確認されたもののみ３１１でネットワークを介して図１の種類画像ＤＢにアクセスしスキャニングした画像を書誌書類ＩＤの項目を基に登録する。このような登録をすることによって書誌事項あるいは新たに発行され一元管理された書類ＩＤ等をキーに書類を検索し必要な画像を表示することが容易に可能となる。
【００３６】
この場合も前述のように透明シールに非可視インクで印刷しておけば書類の画像がＱＲコードのシールで隠される部分はなくなる。
【００３７】
図４は契約書の書誌事項の例であって、ここでは契約締結日：Ａ、契約満了日：Ｂ、契約相手先：Ｃ、契約担当部署：Ｄ、担当者：Ｅ、担当者メール：Ｆ、契約相手先担当部署：Ｇ、契約相手先担当者：Ｈ、契約書ナンバー：Ｉ、分類：Ｊといった項目があり、コード化においては書誌事項の項目ではなく略号（Ａ、Ｂ等）を使えばよい。またこの中で契約満了日に対してその所定日数の前に担当者に契約が満了になることを自動で通知することも便利である。これは図５に示したが、契約満了日の２ヶ月（本例では満了日２００５／１２／９であり、その２ヶ月前２００５／１／９）前に担当者にメールで通知するようにしておけばよい。そして必要に応じて該当画像を添付するか、あるいは画像のアドレスをリンクにて送付してもよい。
【００３８】
図６は保証書の書誌事項の例である。ここでは保証開始日：Ａ、保証満了日：Ｂ、保証会社：Ｃ、保証対象機器：Ｄ、担当者：Ｅ、担当者メール：Ｆ、相手連絡先：Ｇ、相手先担当者：Ｈ、相手担当者メール：Ｉ、保証書Ｎｏ．：Ｊといった項目があり、コード化においては書誌事項の項目ではなく略号（Ａ、Ｂ等）を使えばよい。またこの中で保証満了日に対してその所定日数の前に担当者に保証が満了になることを自動で通知することも便利である。これは図７に示したが、保証満了日の１ヶ月（本例では満了日２００４／１２／９であり、その２ヶ月前２００４／１／９）前に担当者にメールで通知するようにしておけばよい。そして必要に応じて該当画像を添付するか、あるいは画像のアドレスをリンクにて送付してもよい。
【００３９】
図８は領収書の書誌事項の例である。ここでは領収書発行日：Ａ、領収書相手先：Ｂ、領収書名称：Ｃ、勘定科目：Ｄ、数量：Ｅ、金額：Ｆ、担当者メール：Ｇ、相手連絡先：Ｈ、相手先担当者：Ｉ、相手担当者メール：Ｊといった項目があり、コード化においては書誌事項の項目ではなく略号（Ａ、Ｂ等）を使えばよい。領収書等は法的に保存しておく期限が決まっているがその後は取っておく必要がないため破棄してもよい。あるいは通常使うサーバーから抹消し別なところに登録しておいてもよい・その様子を図９に示したが領収書の発行日が２００３／１２／１０であり破棄日がその５年後の例であって破棄日（本例では２００８／１／９）にデータベースから削除しその情報をメールで担当者に通知すればよい。
【００４０】
図８は領収書の書誌事項の例である。ここでは受領書発行日：Ａ、受領書相手先：Ｂ、受領書名称：Ｃ、数量：Ｅ、担当者メール：Ｆ、相手連絡先：Ｇ、相手先担当者：Ｈ、相手担当者メール：Ｉといった項目があり、コード化においては書誌事項の項目ではなく略号（Ａ、Ｂ等）を使えばよい。受領書等は社内規定等で保存しておく期限が決まっているがその後は取っておく必要がないため破棄してもよい。あるいは通常使うサーバーから抹消し別なところに登録しておいてもよい・その様子を図１０に示したが受領書の発行日が２００３／１２／１０であり破棄日がその２年後の例であって破棄日（本例では２００５／１／９）にデータベースから削除しその情報をメールで担当者に通知すればよい。
【００４１】
以上の実施例においては書誌事項入力、シール印刷携帯端末は無線でネットワークにアクセスしているがこれに限られるものではなく通常の固定端末でもよいことは言うまでもない。さらに書類管理サーバー、データベース、スキャナーなどもネットワーク上に設けられているがこれに限られるものではない。必要に応じて１つの装置に組み込んでもよいしあるいは複数に分けて組み込んでもよいのは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】実施例の全体概要
【図２】実施例のフロー（書類ＩＤの一致を確認する方法）
【図３】実施例のフロー（書類ＩＤを暗号化し復号する方法）
【図４】契約書の書誌事項例
【図５】契約書の満了日の通知手段の時間的流れ
【図６】保証書書誌事項例
【図７】保証書の満了日の通知手段の時間的流れ
【図８】領収書書誌事項例
【図９】領収書データのデータベースからの削除の時間的流れ
【図１０】受領書書誌事項例
【図１１】受領書データのデータベースからの削除の時間的流れ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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