(57)【要約】    【課題】  専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、電子バインダ内部に含まれるデータの操作を行えるようにして、ユーザの利便性の向上を図ることができるデータ管理装置、データ管理方法及びデータ管理用プログラムを提供する。    【解決手段】  電子バインダから文書データを取り出す操作がマウスカーソルで実行されたときに、サムネイルデータ管理テーブル９１２からインデックスの付加されたサムネイルが、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、直接取り出すことができ、また電子バインダに文書データを挿入する操作がマウスカーソルで実行されたときに、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、挿入される文書データに関する、バインダ文書管理テーブル９００、文書管理テーブル９０４及びサムネイルデータ管理テーブル９１２の各内容を追加する処理が実行される。【選択図】      図１６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダ手段と、
該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加手段と、
前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力手段と、
前記操作指示入力手段により前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダ手段を制御する制御手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記バインダ手段は、前記複数のデータを個別に管理するバインダデータ管理テーブルと、前記複数のデータのそれぞれに関する属性情報を管理するデータ管理テーブルと、複数のサムネイルを管理するサムネイルデータ管理テーブルと、前記複数のサムネイルのそれぞれに付加されたインデックスを管理するバインダインデックステーブルとを含むデータベースを有する記憶手段を備えることを特徴とする請求項１記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記操作指示入力手段により前記インデックスの付加されたサムネイルを前記電子バインダから取り出す操作指示が入力されたときに、前記バインダ手段が前記サムネイルデータ管理テーブルから前記インデックスの付加されたサムネイルを取り出すように制御することを特徴とする請求項２記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記操作指示入力手段により前記サムネイルに付加されたインデックスに対して新たなデータを追加する操作指示が入力されたときに、前記バインダ手段が該新たなデータに関する、前記バインダデータ管理テーブル、前記データ管理テーブル及び前記サムネイルデータ管理テーブルの各内容を追加するように制御することを特徴とする請求項２又は３記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記操作指示入力手段が前記サムネイルに付加されたインデックス上に所定時間置かれた場合には、前記バインダ手段が前記データ管理テーブルから該インデックスの付加されたサムネイルのデータに関する属性情報を読み出し、表示するように構成されていることを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記バインダ手段で一度に表示される、サムネイルに付加されたインデックスの数を設定する設定手段を備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項記載のデータ管理装置。
【請求項７】
複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダステップと、
該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加ステップと、
前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力ステップと、
前記操作指示入力ステップにより前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダステップを制御する制御ステップとを備えることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項８】
コンピュータに組み込まれるデータ管理用プログラムにおいて、
複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダステップと、
該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加ステップと、
前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力ステップと、
前記操作指示入力ステップにより前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダステップを制御する制御ステップとを
前記コンピュータに実行させることを特徴とするデータ処理用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、アプリケーションデータやスキャナ等を介してコンピュータに入力された画像データ等の様々な電子データを統合して、文書管理、印刷を行うためのデータ管理装置、データ管理方法及びデータ管理用プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業において電子情報化が進み、例えば、ワードプロセッサアプリケーションの文書や表計算ソフトウェアのデータ等の数多くの電子データが存在する。
【０００３】
また、近年、スキャナ又はスキャナ機能を備えた複写機で紙文書で管理していた資料を読み込むことによって、該資料を画像データに変換し、電子データとして効率的にコンピュータで管理することが行われている。
【０００４】
文書管理システムは通常データベースを備え、該データベース内にスキャナ等から取り込まれたイメージ文書又はアプリケーションで作成されたアプリケーション文書が保持されている。そして、ユーザはコンピュータでこの文書管理システムにアクセスすることで所望の文書を取得する。
【０００５】
文書管理システムでは、単一の文書だけでなく、複数の異なる種類の文書をまとめて１つの文書と扱うことも求められており、これは電子バインダ機能によって実現されている。電子バインダ機能とは、複数の異なる種類の文書を一旦ページ毎に特定のフォーマットに変換をして、該特定のフォーマットに変換されたページ毎の文書を１つの文書として扱うものである（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）。
【０００６】
電子バインダ機能では、電子バインダの中に特定のフォーマットに変換された文書をインポートすることによって、該電子バインダにページ（文書）が登録される。この電子バインダのデータの保持方式として、各文書のデータをページ単位に持ち、電子バインダ内でページ毎に自由に並べ替えが行える方式と、文書単位でデータを保持して、電子バインダ内で文書単位に並べ替えが行える方式とがある。電子バインダの文書は、文書管理システムにおいてサムネイル表示される場合が多い。
【特許文献１】特開２００２−０９１９４９号公報
【特許文献２】特開２００１−２２９１５９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、電子バインダの内部のデータを操作するときには、電子バインダの操作を行うためのアプリケーションを起動して操作を行わなければならなかった。例えば、既存の電子バインダに文書を追加する場合や、ページの一部だけの並べ替え行う場合だけでも電子バインダを操作するアプリケーションを起動する必要がある。また、電子バインダを操作するアプリケーションを起動せずに、別の表示ウィンドウが起動して電子バインダを操作できる場合もあるが、文書管理ソフト上のサムネイルを操作することで電子バインダにその操作結果が反映されるものはなかった。
【０００８】
従って、ユーザは電子バインダ内部に含まれる文書の操作を行う際には、常に電子バインダを操作するアプリケーションを起動する必要があるため、より快適に電子バインダを使用できる技術が求められていた。
【０００９】
本発明の目的は、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、電子バインダ内部に含まれるデータの操作を行えるようにして、ユーザの利便性の向上を図ることができるデータ管理装置、データ管理方法及びデータ管理用プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１のデータ管理装置は、複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダ手段と、該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加手段と、前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力手段と、前記操作指示入力手段により前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダ手段を制御する制御手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項２のデータ管理装置は、請求項１のデータ管理装置において、前記バインダ手段は、前記複数のデータを個別に管理するバインダデータ管理テーブルと、前記複数のデータのそれぞれに関する属性情報を管理するデータ管理テーブルと、複数のサムネイルを管理するサムネイルデータ管理テーブルと、前記複数のサムネイルのそれぞれに付加されたインデックスを管理するバインダインデックステーブルとを含むデータベースを有する記憶手段を備えることを特徴とする。
【００１２】
好ましくは、前記属性情報は、データのリンク先のアドレス、データ名、データサイズ、データ作成者、データ作成日、データ更新日、及びサムネイルのデータのリンク先等である。
【００１３】
請求項３のデータ管理装置は、請求項２のデータ管理装置において、前記制御手段は、前記操作指示入力手段により前記インデックスの付加されたサムネイルを前記電子バインダから取り出す操作指示が入力されたときに、前記バインダ手段が前記サムネイルデータ管理テーブルから前記インデックスの付加されたサムネイルを取り出すように制御することを特徴とする。
【００１４】
これによれば、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、電子バインダから直接所望のサムネイルを取り出すことができる。
【００１５】
請求項４のデータ管理装置は、請求項２又は３のデータ管理装置において、前記制御手段は、前記操作指示入力手段により前記サムネイルに付加されたインデックスに対して新たなデータを追加する操作指示が入力されたときに、前記バインダ手段が該新たなデータに関する、前記バインダデータ管理テーブル、前記データ管理テーブル及び前記サムネイルデータ管理テーブルの各内容を追加するように制御することを特徴とする。
【００１６】
これによれば、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、電子バインダに直接所望のサムネイルを挿入することができる。
【００１７】
請求項５のデータ管理装置は、請求項２乃至４のいずれか１つのデータ管理装置において、前記操作指示入力手段が前記サムネイルに付加されたインデックス上に所定時間置かれた場合には、前記バインダ手段が前記データ管理テーブルから該インデックスの付加されたサムネイルのデータに関する属性情報を読み出し、表示するように構成されていることを特徴とする。
【００１８】
これによれば、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、ユーザはマウスカーソルをインデックスの上に置くだけで、インデックスの付加されたサムネイルのデータに関する属性情報を確認することができる。
【００１９】
請求項６のデータ管理装置は、請求項１乃至５のいずれか１つのデータ管理装置において、前記バインダ手段で一度に表示される、サムネイルに付加されたインデックスの数を設定する設定手段を備えることを特徴とする。
【００２０】
これによれば、ユーザが一番見やすいインデックスの数を設定することができる。
【００２１】
請求項７のデータ管理方法は、複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダステップと、該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加ステップと、前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力ステップと、前記操作指示入力ステップにより前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダステップを制御する制御ステップとを備えることを特徴とする。
【００２２】
請求項８のデータ管理用プログラムは、コンピュータに組み込まれるデータ管理用プログラムにおいて、複数のデータを束ねて１つの電子バインダに含めて、該複数のデータのそれぞれをサムネイルで表示し、管理するバインダステップと、該サムネイルにインデックスを付加するインデックス付加ステップと、前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示を入力する操作指示入力ステップと、前記操作指示入力ステップにより前記サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、前記インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるように前記バインダステップを制御する制御ステップとを前記コンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２３】
請求項１、７、８の発明によれば、サムネイルに付加されたインデックスに対して所定の操作指示が入力されたときに、該インデックスの付加されたサムネイルに対して該所定の操作が反映されるようにバインダが制御されるので、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、電子バインダ内部に含まれるデータの操作を行えるようにして、ユーザの利便性の向上を図ることができる。
【００２４】
具体的には、電子バインダから文書データを取り出す操作がマウスカーソルで実行されたときに、サムネイルデータ管理テーブルからインデックスの付加されたサムネイルが、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、直接取り出すことができ、また電子バインダに文書データを挿入する操作がマウスカーソルで実行されたときに、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、挿入される文書データに関する、バインダデータ管理テーブル、データ管理テーブル及びサムネイルデータ管理テーブルの各内容を追加する処理が実行されるので、ユーザの利便性の向上を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
【００２６】
図１は、本発明の実施の形態に係るデータ管理装置を備える管理システムの構成を示す図である。
【００２７】
本システムは、データ管理装置としての文書管理サーバ１０２及び文書管理クライアント１０４、１０５を備えており、これらは互いにネットワーク１０１を介して接続されている。文書管理サーバ１０２はデータベース１０３を、文書管理クライアント１０４はデータベース１０６をそれぞれ備えている。データベース１０３及びデータベース１０６には文書データや管理のためのデータが格納されている。文書管理クライアント１０４，１０５から文書管理サーバ１０２へ文書アクセスの要求が行われると、文書管理サーバ１０２は適宜データベース１０３にアクセスを行い、文書管理クライアント１０４，１０５から要求のある文書データの格納や取り出しを行う。クライアント１０５は、データベース１０３とデータベース１０６の両方にアクセスすることが可能である。
【００２８】
なお、文書管理システムに関するデータベース技術は公知の技術を用いるものとする。
【００２９】
図２は、図１の文書管理サーバ１０２のハードウエア構成を示す図であり、文書管理クライアント１０４、１０５のハードウエア構成も同様である。
【００３０】
同図において、２０１はＣＰＵであり、このコンピュータ装置全体の制御及び演算処理等を行うものである。２０２はＲＯＭであり、システム起動プログラムの情報等の記憶領域である。２０３はＲＡＭであり、使用制限のないデータ記憶領域である。２０４は入力デバイス制御部であり、不図示のキーボードやマウス等の入力デバイスより入力データを受け取り、ＣＰＵ２０１へ伝達する。２０５はＣＲＴ部であり、不図示のディスプレイへの表示制御をする。２０６はハードディスク（ＨＤ）装置であり、プログラムやデータを記憶しておき、プログラム実行時に必要に応じてプログラムやデータをＲＡＭ２０３へロードする。２０７は通信部であり、ネットワーク通信制御を行うものであり、ネットワークに接続された他のコンピュータや周辺機器との通信が可能である。２０８は文書データやデータベースを格納するハードディスクである。２０９は上記各構成部を互いに接続するバスである。
【００３１】
次に電子バインダについて説明する。電子バインダ（以下、「バインダ」という）では、異なる文書データを統一的なフォーマットに変換する必要がある。たとえば、TIFFやビットマップファイルのような画像フォーマット、Adobe社のPDF（登録商標）、また、World  Wide  Web  Consortiumで作成されたSVGなどに文書データを構成するページデータのフォーマットを変換する。そして、変換されたページデータを基にページや文書データの順番の入れ替えや回転、削除などの編集操作を行う。
【００３２】
ページデータのフォーマットの変換方法として、アプリケーションから印刷を実行する方法がある。これは、プリンタドライバを用いて、ページデータを統一的なフォーマットに変換する。
【００３３】
図３は、図１の文書管理サーバ１０２がページデータを統一的なフォーマットに変換するまでの工程を示す図である。この工程は、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が実行する。
【００３４】
図３に示すように、バインダ生成プログラム３０１がバインダに取り込みたいアプリケーションファイル３０２に関連付けされたアプリケーション３０３を起動させ、特定の統一フォーマットへ変換するプリンタドライバ３０４を用いた印刷の指示を実行する。プリンタドライバ３０４によって生成された統一的なフォーマットデータ３０５をページデータとしてバインダ内部に取り込む。
【００３５】
ここで、アプリケーションを起動して特定のプリンタドライバで印刷することによって、統一的なフォーマットデータを生成してバインダに取り込む方式について説明したが、特定のアプリケーションに関連付けされていないファイルフォーマット、たとえば画像フォーマットなどは、アプリケーションを起動しないで、直接統一的なフォーマットに変換してもよい。
【００３６】
また、バインダは、変換されたページデータと共にオリジナル文書データを有していてもよい。オリジナル文書データとは、変換に利用された元となる文書データのことである。バインダがオリジナル文書データを有する場合には、バインダは、変換されたページがオリジナル文書データの何ページに該当するかを示すデータも格納する。
【００３７】
従って、ユーザはバインダ内のページ番号から、オリジナル文書データとその何ページ目に相当するかを判断することができ、逆にオリジナル文書データ内の特定のページがバインダ文書の何ページ目に相当するかを判断することもできる。
【００３８】
図４は文書管理ソフトウェア、ファイル管理ソフトウェア及びバインダソフトウェアのＧＵＩの一例を示す図である。
【００３９】
同図において、４０１は文書管理ソフトウェアであり、４０２はＯＳに付随するファイル管理ソフトウェアであり、４０３はバインダソフトウェアである。４０４はオリジナル文書データを管理するドキュメントリストであり、４０５はオリジナル文書データの各ページを表示するページビューであり、４０６はバインダ文書データを管理するワークスペースであり、４０７はバインダ文書を表示するための表示ソフトウェアである。
【００４０】
図４では、例えば、文書管理ソフトウェア４０１やファイル管理ソフトウェア４０２からマウスによるドラッグ＆ドロップによってバインダソフトウェア４０３にオリジナル文書データを移すと、ＣＰＵ２０１が上述したプリンタドライバ３０４等による統一フォーマットへの変換を行う。
【００４１】
このとき、バインダソフトウェア４０３は、オリジナル文書データをバインダ内に取り込み、ドキュメントリスト４０４にオリジナル文書データの一覧を表示し、ページビュー４０５に選択されたオリジナル文書データの各ページを表示する。ドキュメントリスト４０４、ページビュー４０５及びワークスペース４０６には、各ページを縮小表示したサムネイルが表示される。
【００４２】
このバインダソフトウェア４０３では、ドキュメントリスト４０４やページビュー４０５からワークスペース４０６に各ページや文書データを移動することで、バインダとしてのデータを構築していく。また、ワークスペース４０６内でページの並べ替え等が行える。
【００４３】
また、バインダソフトウェア４０３では、その表示構成をより簡潔にするため、ページビュー４０５を表示しないように設定することができる。ページビュー４０５を表示しないように設定されたバインダソフトウェア４０３の表示例を図５に示す。
【００４４】
図５において、５０１はワークスペースであり、バインダ文書データを管理する。ワークスペース５０１が図４のワークスペース４０６と異なるのは、文書単位のデータで管理されることである。例えば、図５では、ワークスペース５０１には３つの文書データ５０３、５０４、５０５が表示されているが、図４のワークスペース４０６ではページ単位で文書データが表示されている。ワークスペース５０１には、それぞれ文書データの先頭ページのサムネイルが表示され、また、サムネイルの隅にどのようなアプリケーションのファイルであるかを示すアイコンが付加されている。
【００４５】
ドキュメントリスト５０２には、バインダ内のオリジナル文書データの一覧が表示される。このとき、文書データのファイル名とこの文書データに関連付けられたアプリケーションのアイコン５０６が表示される。アイコンが表示されていない場合（５０７）は、バインダ内にオリジナル文書データが格納されておらず、変換後のページデータだけが格納されている。
【００４６】
図６で、文書管理ソフトウェア４０１における文書データの表示形式について説明する。
【００４７】
図６（Ａ）は表紙の付された文書データのサムネイル表示の例を示し、図６（Ｂ）は表紙をめくった場合の文書データのサムネイル表示の例を示す。
【００４８】
文書管理ソフトウェア４０１では、文書データは図６（Ａ）に示すように表紙６０１が付された状態で１ページ目が透けて表示される。文書管理ソフトウェア４０１内の文書データは、ページを変更してサムネイルを表示することが可能である。また、文書データには、ページ変更のためのバー６０２が付されており、バー６０２は、ページ番号フィールド６０３と、前ページ送りボタン６０４と、後ページ送りボタン６０５とから構成されている。ページ番号フィールド６０３は、ｘ／ｙという形式で表示されており、「ｘ」が現在のページ数、「ｙ」が文書データの総ページ数を表す。ページ番号フィールド６０３に直接ページ番号を入力して、特定のページのサムネイルを表示させることができる。図６（Ａ）の例は、ページ番号フィールド６０３が「０／１６」である。「０」は、表紙を表している。さらに、前ページ送りボタン６０４及び後ページ送りボタン４０５によって、１ページずつ前後のページに移動させることが可能である。
【００４９】
図７は、文書データのサムネイル表示にインデックスが付加されている例を示す図である。
【００５０】
文書データのサムネイル表示には、文書毎のインデックス７０１が付加される。インデックス７０１は、インデックス逆戻しボタン７０２と、インデックス順送りボタン７０３と、各文書を指し示すインデックス項目ボタン７０４とから構成されている。
【００５１】
図７の例では、インデックス項目ボタン７０４は、３つのインデックス７０５，７０６，７０７からなる。なお、項目数が３つというのは固定でなく、例えばサムネイル表示の大きさに比例して増減することが可能である。この項目数の設定は、文書管理ソフトウェア４０１を使用してユーザが自由にできる。
【００５２】
インデックス順送りボタン７０３を押下した場合には、次のインデックスがあれば次のものを表示し、インデックス逆戻しボタン７０２を押下した場合には、前のインデックスがあればそれを表示する。また、マウスカーソルをインデックス上に置いた場合に、例えば図８に示すような文書名、作成日及び作成者からなるポップアップ８０１が表示される。このポップアップ８０１は、文書名に限らず、更新日、編集者及び文書サイズ等の当該文書に関する付加的な属性データを表示してもよい。
【００５３】
図９は、図１のデータベース１０３内におけるデータの管理構造を示す図である。
【００５４】
はじめに、図９における複数の黒丸は、データベース１０３内でのリンクを表しているものとする。９００は、バインダ文書管理テーブルであり、バインダ内に含まれる文書データを順番を保持して管理している。９０１はバインダの先頭に存在する文書データ用のフィールドであり、９０２はその次の文書データ用のフィールドであり、９０３は、ｎ番目の、即ちバインダの最後に存在する文書データ用のフィールドである。このバインダ文書管理テーブル９００のそれぞれのフィールドは、各々対応する文書管理テーブル９０４にデータベース１０３の内部でリンク付けされている。文書管理テーブル９０４は、その文書データの実体を指し示すリンク９０５、文書名９０６、サイズ９０７、作成者９０８、作成日９０９、及び更新日９１０等のその文書データに対する付加的な属性情報を示すためのフィールドを持ち、そこにそれぞれの値が設定されている。また、付加的な属性情報については、図９に挙げただけでなく、その他のものが存在してもよい。更には、文書管理テーブル９０４は、サムネイルデータ設定リンク９１１を有し、文書データのサムネイル情報を示すサムネイルデータ管理テーブル９１２へのリンクが設定されている。サムネイルデータ管理テーブル９１２は、それぞれの文書データのページ毎にサムネイルデータを保持している。
【００５５】
データベース１０３は、バインダのインデックスを表すものとして、バインダインデックステーブル９１３を有する。
【００５６】
本実施例においては、バインダインデックステーブル９１３の項目（インデックス数）は３つであるが、この項目数は適宜変更して構わない。また、この項目数が変更されることで、バインダのサムネイルに付いているインデックスの数が変更される。バインダインデックステーブル９１３のフィールド９１４，９１５，９１６は、それぞれ図７のバインダのサムネイルのインデックス７０５、７０６、７０７に対応する。
【００５７】
このバインダインデックステーブル９１３のフィールドは、それぞれバインダ文書管理テーブル９００のフィールドにリンクされている。例えば、現在、バインダに含まれる文書データのうち先頭から３つ目までの文書データがバインダインデックスとして設定されているとすると、図９のフィールド９０１，９０２，９１７のリンクが張られて、サムネイルのインデックス７０５、７０６、７０７からバインダの中に含まれるそれぞれの文書データにアクセスすることができる。バインダ内の文書データが必要な場合は、各テーブルを辿りながら、必要な情報を取得する。
【００５８】
図１０は、文書管理ソフトウェア４０１において、バインダのサムネイルのインデックスをマウスカーソルでクリックした場合に実行される処理を示すフローチャートであり、この処理は主としてＣＰＵ２０１により実行される。
【００５９】
本フローチャートは、サムネイルのインデックスをクリックした場合に適用されるものであり、サムネイルのその他の部分又はサムネイル以外がクリックされた場合は本フローチャートは適用されない。
【００６０】
まず、バインダのサムネイルのどの部分がマウスによってクリックされたかを判別する（ステップＳ１００１）。具体的には、インデックス逆戻しボタン７０２、インデックス順送りボタン７０３、又はインデックス７０５，７０６，７０７のいずれがマウスカーソルによってクリックされたかを判別する。
【００６１】
インデックス順送りボタン７０３がマウスカーソルによってクリックされた場合には、ステップＳ１００２へ進み、インデックス逆戻しボタン７０２がマウスカーソルによってクリックされた場合には、ステップＳ１００３へ進み、インデックス７０５，７０６，７０７のいずれかがマウスカーソルによってクリックされた場合には、ステップＳ１００４へ進む。
【００６２】
ステップＳ１００２では、クリックされたバインダに対応するバインダインデックステーブル９１３の各フィールドにおけるバインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を１つずつシフトすることが可能であるか否かを判別する。ここでは、例えばバインダインデックステーブル９１３のフィールド９１４は、バインダ文書管理テーブル９００のフィールド９０１にリンクしているが、バインダ文書管理テーブル９００のフィールド９０２へリンクをシフトできるか否かを判断している。
【００６３】
ステップＳ１００２において、バインダ文書管理テーブル９００へのリンク先をシフトすることができない場合には、エラー処理が実行され（ステップＳ１００７）、本処理を終了する。これは、例えば、図９のバインダインデックステーブル９１３において、一番始めのフィールドが、バインダ文書管理テーブル９００の最後のフィールドにリンクされている場合が該当する。
【００６４】
一方、ステップＳ１００２において、バインダ文書管理テーブル９００へのリンク先をシフトすることができる場合には、バインダインデックステーブル９１３の各フィールドにおけるバインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を１つずつシフトする（ステップＳ１００５）。つまりステップＳ１００５ではインデックスの示す情報の付け替えが実行されている。
【００６５】
次に、シフト後のリンク先に対応するサムネイルの再描画を行う（ステップＳ１００６）。即ち、現在、先頭にあるインデックスのページに対応する文書データがサムネイルとして描画される。
【００６６】
以上のステップＳ１００２→ステップＳ１００５→ステップＳ１００６の一連の処理は、例えば、図７のように、インデックス７０５，７０６，７０７がそれぞれ文書データの１ページ目、２ページ目、３ページ目とリンクされているときに、インデックス順送りボタン７０３がマウスカーソルによってクリックされた場合、インデックス７０５，７０６，７０７はそれぞれ文書データの２ページ目、３ページ目、４ページ目とリンクされるようになり、２ページ目の文書データがサムネイルとして描画されることを意味する。
【００６７】
なお、本実施の形態では、インデックス順送りボタン７０３がマウスカーソルによってクリックされた場合、インデックス７０５，７０６，７０７は１ページずつ増やしたページとリンクされるように設定されているが、例えば、２ページずつ増やしたページとリンクされるように設定してもよく、又サムネイルに表示されているインデックス数に相当するページ数分だけ増やしたページとリンクするように設定してもよい（つまり、３つのインデックス７０５，７０６，７０７がサムネイルに表示されている場合に、インデックス順送りボタン７０３がマウスカーソルによってクリックされると、インデックス７０５，７０６，７０７はそれぞれ３ページずつ増やしたページとリンクされる）。
【００６８】
ステップＳ１００３では、クリックされたバインダに対応するバインダインデックステーブル９１３の各フィールドにおけるバインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を１つずつ前にシフトすることが可能であるか否かを判別する。ここでは、例えばバインダインデックステーブル９１３のフィールド９１４は、バインダ文書管理テーブル９００のフィールド９０２にリンクしているが、バインダ文書管理テーブル９００のフィールド９０１へリンクをシフトできるか否かを判断している。
【００６９】
ステップＳ１００３において、バインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を前にシフトすることができない場合には、エラー処理が実行され（ステップＳ１００７）、本処理を終了する。これは、例えば、図９のバインダインデックステーブル９１３において、一番始めのフィールドが、バインダ文書管理テーブル９００の最初のフィールドにリンクされている場合が該当する。
【００７０】
一方、ステップＳ１００３において、バインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を前にシフトすることができる場合には、バインダインデックステーブル９１３の各フィールドにおけるバインダ文書管理テーブル９００へのリンク先を１つずつ前にシフトして（ステップＳ１００８）、シフト後のリンク先に対応するサムネイルの再描画を行う（ステップＳ１００６）。即ち、現在、先頭にあるインデックスのページに対応する文書データがサムネイルとして描画される。
【００７１】
以上のステップＳ１００３→ステップＳ１００８→ステップＳ１００６の一連の処理は、例えば、インデックス７０５，７０６，７０７がそれぞれ文書データの２ページ目、３ページ目、４ページ目とリンクされているときに、インデックス逆戻しボタン７０２がマウスカーソルによってクリックされた場合、インデックス７０５，７０６，７０７はそれぞれ文書データの１ページ目、２ページ目、３ページ目とリンクするようになり、１ページ目の文書データがサムネイルとして描画されることを意味する。
【００７２】
インデックス逆戻しボタン７０２がマウスカーソルによってクリックされた場合、インデックス７０５，７０６，７０７は１ページずつ減らしたページとリンクされるように設定されているが、例えば、２ページずつ減らしたページとリンクされるように設定されてよい。
【００７３】
次に、ステップＳ１００１でインデックス７０５，７０６，７０７のいずれかがクリックされた場合は、クリックされたサムネイルの位置情報からバインダのインデックスの値を取得して、その値をｉ１とする（ステップＳ１００４）。ここで、位置情報からバインダインデックスへの変換は、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）に関する公知の技術を使用するものとする。次にバインダインデックステーブル９１３では、インデックスｉの指し示すバインダ文書管理テーブル９００のリンク先をＢＩＴ（ｉ）と表すことにする。
【００７４】
ステップＳ１００９では、バインダインデックステーブル９１３からＢＩＴ（ｉ１）を求める。次いで、データベース１０３内で、バインダ文書管理テーブル９００のＢＩＴ（ｉ１）が指す文書管理テーブル９０４を取得し（ステップＳ１０１０）、文書管理テーブル９０４のサムネイルフィールド９１１よりサムネイルデータ管理テーブル９１２を呼び出し、当該文書の先頭のサムネイルの表示データを取得する（ステップＳ１０１１）。次に、バインダインデックステーブル９１３の先頭フィールドを、クリックされたリンク先にシフトして、バインダインデックステーブル９１３の先頭フィールド以降のフィールドは、１つずつリンク先をシフトして、順番に設定される（ステップＳ１０１２）。このとき、バインダインデックステーブル９１３の先頭フィールド以降のフィールドのリンク先が存在しない場合もあり得る。そして、シフト後のリンク先に対応するサムネイルの再描画を行う（ステップＳ１００６）。即ち、現在、先頭にあるインデックスのページに対応する文書データがサムネイルとして描画される。
【００７５】
以上のステップＳ１００４→ステップＳ１００９〜ステップＳ１０１２の一連の処理は、例えば、インデックス７０５，７０６，７０７がそれぞれ文書データの１ページ目、２ページ目、３ページ目にリンクされているときに、インデックス７０７がマウスカーソルによってクリックされた場合、インデックス７０５，７０６，７０７はそれぞれ文書データの３ページ目、４ページ目、５ページ目にリンクされるようになり、３ページ目の文書データがサムネイルとして描画されることを意味する。
【００７６】
次に、図１１は、電子バインダのインデックス上にマウスカーソルを一定時間以上置いた場合に、そのインデックスに該当する文書データの文書情報を表示する場合に実行される処理を示すフローチャートであり、この処理は主としてＣＰＵ２０１により実行される。
【００７７】
まず、マウスカーソルの動きを検知し、マウスカーソルが動いたか否かを判別する（ステップＳ１１０１）。マウスカーソルが動いている場合は、この処理は中止される。マウスカーソルが動いていない場合は、マウスカーソルが一定時間以上、インデックスの上に存在しているか否かが判別される（ステップＳ１１０２）。一定時間以上経過していない場合にはステップＳ１１０１の判別に戻る一方、一定時間経過している場合には、マウスカーソルの置かれた位置情報からインデックスの値を取得して、その値をｉ１とする（ステップＳ１１０３）。
【００７８】
次に、バインダインデックステーブル９１３からＢＩＴ（ｉ１）を求める（ステップＳ１１０４）。次いで、データベース内で、バインダ文書管理テーブル９００のＢＩＴ（ｉ１）が指す文書管理テーブル９０４を取得し（ステップＳ１００５）、文書管理テーブル９０４からバインダ内部の文書情報として表示すべきデータを取得して（ステップＳ１１０６）、そのデータの表示を行い（ステップＳ１１０７）、本処理を終了する。
【００７９】
次に、インデックスをマウスカーソルで選択して、ドラッグすることによって、バインダの内部文書を引き出す処理を図１２〜図１５を参照しながら説明する。
【００８０】
図１２はマウスカーソルでインデックスを選択している状態を示す図であり、図１３はマウスカーソルでインデックスを選択したまま、バインダから引き出している状態を示す図である。この状態では、インデックスの上下関係によって、サムネイルの表示が変わる。
【００８１】
図１３では、インデックス１から３が表示されている状態で、インデックス２を引き出しているので、これより上にあるインデックス１は表示されているが、下にあるインデックス３は表示されない。図１４は、バインダから選択したインデックスを引き出した状態を示す図である。バインダからインデックスが引き出されると、そのサムネイルは、当該文書の先頭ページのサムネイルとなる。
【００８２】
図１５は、選択したインデックスからマウスカーソルを離した場合の状態を示す図である。
【００８３】
同図に示すように、バインダから取り出された文書データは、文書管理システムで扱われる通常の文書データとなる。図１５では、取り出された文書データは、バインダの中に残されたままであるが、特定の操作を加えることでバインダから完全に取り出すことも可能である。たとえば、図１５のようにバインダに文書データを残す場合は、マウスの左ボタンを利用して操作を行い、バインダに文書データを残さない場合はマウスの右ボタンを利用して操作を行うなどの方法がある。また、バインダに文書データを残さない場合には、キーボード上の特定のキーを押しながら、マウスの操作をするなどの方法がある。
【００８４】
図１６は、バインダから１ページの文書データを抜き取る場合の処理を示すフローチャートである。
【００８５】
まず、マウスカーソルの置かれた位置情報から選択されたインデックスの値を取得して、その値をｉ１とし（ステップＳ１６０１）。バインダインデックステーブル９１３からＢＩＴ（ｉ１）を求める（ステップＳ１６０２）。
【００８６】
次いで、データベース１０３内で、バインダ文書管理テーブル９００のＢＩＴ（ｉ１）が指す文書管理テーブル９０４を取得し（ステップＳ１６０３）、データベース内で、文書管理テーブル９０４のコピーを行う（ステップＳ１６０４）。この処理によって、文書管理システム内で、抜き取る文書データが複製される。次に、前記文書管理テーブル９０４及び該テーブル９０４にリンクされたサムネイル管理テーブル９１２から、当該文書データのサムネイルを取得し（ステップＳ１６０５）、ドラッグ中であるか否かを判別し（ステップＳ１６０６）、ドラッグ中であれば、ステップＳ１６０５で取得した文書のサムネイルを利用して、抜き出した文書データに対するサムネイルを表示し（ステップＳ１６０７）、ステップＳ１６０６へ戻る。ドラッグ中でなければ、マウスカーソルが離された位置に当該文書データのサムネイルを配置する（ステップＳ１６０８）。
【００８７】
ここで、ステップＳ１６０５の処理の後に、バインダ文書管理テーブル９００から当該文書データに対するフィールドを取り除くことで、バインダから選択した文書データを取り除く処理が実現できる。そしえ、この場合は、バインダインデックステーブル９１３の取り除かれたフィールドを詰めるための処理が実行される。
【００８８】
次に、バインダに対して、他の文書データを挿入することも可能である。たとえば、図１５の状態で、文書「ガイドサンプル」をマウスで選択して、バインダのサムネイルに対してドラッグする。なお、ドラッグ中は点線の枠で文書データが表現される（図１７）。そして、文書データを挿入したいインデックスの上で一定時間マウスを保持しておくと、バインダの挿入される位置にドラッグされた文書データのサムネイルが図１８のように表示される。この状態から、マウスカーソルを更にバインダのサムネイル側、即ち図１８では、左方向にドラッグすると図１９のようにバインダに当該文書データが挿入される。
【００８９】
また、バインダの一番上に文書データを挿入したい場合は、インデックスの表示状況に関わらず、逆戻しボタンの上にマウスカーソルを置けばよい。バインダの一番下に文書データを挿入したい場合は、順送りボタンの上にマウスカーソルを置けばよい。更に、マウスカーソルがインデックス上にあるときに、特定のキーを操作する（押下する）ことで図２０に示すように、マウスカーソルが置かれているインデックスに対応する文書データの属性情報を表示させることも可能である。なお、この操作は説明のための一例であって、キー操作に限らなくても構わない。
【００９０】
図２１は、バインダに文書データを挿入する場合に実行される処理を示すフローチャートであり、この処理は主としてＣＰＵ２０１により実行される。
【００９１】
まず、マウスカーソルの動きを検知し、マウスカーソルが動いたか否か判別する（ステップＳ２００１）。マウスカーソルが動いている場合は、この処理は中止される。マウスカーソルが動いていない場合は、インデックス上の文書情報を表示するための特定のキー入力があったか否かを判別する（ステップＳ２００２）。特定のキー入力があった場合は、マウスカーソルが置かれているインデックス上の文書情報を表示するための情報を取得し、表示するための処理が行われる（ステップＳ２００３）。この処理は、先に説明した図１１のフローチャートのステップＳ１１０３〜ステップＳ１１０７までの処理に相当する。そして、ステップＳ２００３で表示させた情報を消す処理が行われるまで待ち処理が行われ（ステップＳ２００４）、ステップＳ２００５に進む。ステップＳ２００４の待ち処理とは、たとえば、任意のキー入力があったり、マウスカーソルが動作したりするまで待つ処理である。
【００９２】
上記ステップＳ２００２の判別の結果、特定のキー入力がない場合には、マウスカーソルが一定時間以上、インデックスの上に存在しているか否かが判別される（ステップＳ２００５）。マウスカーソルが一定時間以上、インデックスの上に存在していない場合には、ステップＳ２００１へ戻り、再度マウスカーソルの動きを検知する。マウスカーソルが一定時間以上、インデックスの上に存在している場合には、マウスカーソルの置かれた位置がいずれのインデックス上であるかを判別する（ステップＳ２００６）。
【００９３】
マウスカーソルの置かれた位置がインデックス順送りボタン７０３の上であれば、ステップＳ２００７へ進み、インデックス逆戻しボタン７０２の上であれば、ステップＳ２００８へ進み、インデックス７０５，７０６，７０７のいずれかの上であれば、ステップＳ２００９へ進む。
【００９４】
ステップＳ２００７では、ｉ１にインデックスの最後の番号を代入する。ここで、フローチャート上のIndex(Last)は、インデックスの最後の番号を表すものとする。ステップＳ２００８では、バインダの一番始めのインデックスを表す「１」をｉ１に代入する。ステップＳ２００９では、マウスカーソルの置かれた位置情報からインデックスの値を取得して、ｉ１とする。次いで、ステップＳ２００７、Ｓ２００８、Ｓ２００９のそれぞれからＳ２０１０の処理へ進み、バインダインデックステーブル９１３からＢＩＴ（ｉ１）を求める。次いで、データベース１０３内で、バインダ文書管理テーブル９００のＢＩＴ（ｉ１）が指す文書管理テーブル９０４を取得し（ステップＳ２０１１）、ドラッグ中の文書とバインダのサムネイルの合成表示を行い（ステップＳ２０１２）、再度マウスカーソルの動きを検知し、該マウスカーソルがバインダのサムネイル方向に動かされたのか又はバインダサムネイルと反対側の方向へ動かされたのかを判別する（ステップＳ２０１３）。マウスカーソルがバインダのサムネイル方向に動かされた場合は、挿入される文書データのサムネイル作成やデータベース情報の更新、サムネイル変更などバインダに文書データを登録する処理が実行され（ステップＳ２０１５）、本処理を終了する一方、マウスカーソルがバインダサムネイルと反対側の方向へ動かされた場合には、キャンセル処理が行われ（ステップＳ２０１４）、本処理を終了する。
【００９５】
ステップＳ２０１５では、データベース情報の更新として挿入される文書データに関する、バインダ文書管理テーブル９００、文書管理テーブル９０４及びサムネイルデータ管理テーブル９１２の各内容を追加する処理が実行される。
【００９６】
上述したように、本実施の形態によれば、電子バインダから文書データを取り出す操作がマウスカーソルで実行されたときに、サムネイルデータ管理テーブル９１２からインデックスの付加されたサムネイルが、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、直接取り出すことができ、また電子バインダに文書データを挿入する操作がマウスカーソルで実行されたときに、専用のバインダソフトウエアを立ち上げることなく、挿入される文書データに関する、バインダ文書管理テーブル９００、文書管理テーブル９０４及びサムネイルデータ管理テーブル９１２の各内容を追加する処理が実行されるので、ユーザの利便性の向上を図ることができる。
【００９７】
本実施の形態では、電子バインダが文書データを管理する構成としたが、電子バインダは文書データに限らず、動画像データ、静止画像データ、又は音声データ等のネットワーク（例えばＬＡＮやインターネット等）上で送受信可能なデータを全て管理することができる。動画像データ、静止画像データ、又は音声データ等を管理する際には、電子バインダはこれらのデータを表す、アイコンデータや予めユーザが記憶媒体に用意したデータを文書データの代わりに用いることができる。
【００９８】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムをコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００９９】
この場合、上記プログラムは、不図示の該プログラムを記録した記録媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【０１００】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【０１０１】
更にまた、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記録媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータが記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【０１０２】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】本発明の実施の形態に係るデータ管理装置を備える管理システムの構成を示す図である。
【図２】図１の文書管理サーバ１０２のハードウエア構成を示す図である。
【図３】図１の文書管理サーバ１０２がページデータを統一的なフォーマットに変換するまでの工程を示す図である。
【図４】文書管理ソフトウェア、ファイル管理ソフトウェア及びバインダソフトウェアのＧＵＩの一例を示す図である。
【図５】ページビュー４０５を表示しないように設定されたバインダソフトウェア４０３の表示例を示す図である。
【図６】（Ａ）は表紙の付された文書データのサムネイル表示の例を示す図であり、（Ｂ）は表紙をめくった場合の文書データのサムネイル表示の例を示す図である。
【図７】文書データのサムネイル表示にインデックスが付加されている例を示す図である。
【図８】マウスカーソルをインデックス上に置いた場合に表示されるポップアップ表示の一例を示す図である。
【図９】図１のデータベース１０３内におけるデータの管理構造を示す図である。
【図１０】文書管理ソフトウェア４０１において、バインダのサムネイルのインデックスをマウスカーソルでクリックした場合に実行される処理を示すフローチャートである。
【図１１】電子バインダのインデックス上にマウスカーソルを一定時間以上置いた場合に、そのインデックスに該当する文書データの文書情報を表示する場合に実行される処理を示すフローチャートである。
【図１２】マウスカーソルでインデックスを選択している状態を示す図である。
【図１３】マウスカーソルでインデックスを選択したまま、バインダから引き出している状態を示す図である。
【図１４】バインダから選択したインデックスを引き出した状態を示す図である。
【図１５】選択したインデックスからマウスカーソルを離した場合の状態を示す図である。
【図１６】バインダから１ページの文書データを抜き取る場合の処理を示すフローチャートである。
【図１７】バインダに他の文書データを挿入するために、文書データをドラッグしている状態の一例を示す図である。
【図１８】バインダに他の文書データを挿入するかどうかをユーザに確定させるための表示例を示す図である。
【図１９】他の文書データが挿入された後のバインダの表示例を示す図である。
【図２０】マウスカーソルが置かれているインデックスに対応する文書データの属性情報を表示する例を示す図である。
【図２１】バインダに文書データを挿入する場合に実行される処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１０４】
１０１  ネットワーク
１０２  文書管理サーバ
１０４，１０５  文書管理クライアント
１０３，１０６  データベース
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  入力デバイス制御部
２０５  ＣＲＴ部
２０６  ハードディスク（ＨＤ）装置
２０７  通信部
２０８  ハードディスク
【図１】
2005165644.tif 000003
【図２】
2005165644.tif 000004
【図３】
2005165644.tif 000005
【図４】
2005165644.tif 000006
【図５】
2005165644.tif 000007
【図６】
2005165644.tif 000008
【図７】
2005165644.tif 000009
【図８】
2005165644.tif 000010
【図９】
2005165644.tif 000011
【図１０】
2005165644.tif 000012
【図１１】
2005165644.tif 000013
【図１２】
2005165644.tif 000014
【図１３】
2005165644.tif 000015
【図１４】
2005165644.tif 000016
【図１５】
2005165644.tif 000017
【図１６】
2005165644.tif 000018
【図１７】
2005165644.tif 000019
【図１８】
2005165644.tif 000020
【図１９】
2005165644.tif 000021
【図２０】
2005165644.tif 000022
【図２１】
2005165644.tif 000023