(57)【要約】【課題】  予定されているネットワーク会議へ参加者をより確実に参加させることができるネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムを提供する。【解決手段】  Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルより参照される予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末１０２の前に在席であるか否かを確認する。次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を出席者の利用者端末１０２へ送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバであって、
前記会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルと、
前記会議開催情報テーブルより参照される前記予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認手段と、
前記在席確認手段が在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に前記会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を前記出席者の利用者端末へ送信する入室画面送信手段と
を具備することを特徴とするネットワーク会議サーバ。
【請求項２】
前記会議入室画面は、前記会議室に入室するための認証情報を入力する入力手段を備えることを特徴とする請求項１に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項３】
前記会議入室画面において、出席者が前記会議室へ入室する操作及び前記認証情報の入力を行うと、前記出席者を特定する情報と、前記会議室を特定する情報と、前記認証情報とを少なくとも含む入室情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した前記入室情報に含まれる前記認証情報を参照して、前記出席者の認証を行う認証手段と、
前記認証手段が認証した場合に、各出席者とコミュニケーション可能な仮想的な前記会議室である会議室画面を表示するための情報を前記出席者の利用者端末へ送信する会議画面送信手段と
を具備することを特徴とする請求項２に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項４】
前記在席確認手段が、在席を確認した参加予定者が１名以下である場合に、前記会議室を利用するネットワーク会議を延期または中止とする延期／中止手段を具備することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項５】
前記延期／中止手段は、前記会議室を利用するネットワーク会議の主催者の利用者端末へ、前記ネットワーク会議を延期または中止するための画面情報を送信することを特徴とする請求項４に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項６】
前記在席確認手段が、在席を確認できなかった参加予定者を欠席者として、前記欠席者に関する情報を、前記会議室を利用するネットワーク会議の主催者の利用者端末へ送信する欠席者情報送信手段を具備することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項７】
ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバを用いたネットワーク会議方法であって、
前記会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルより参照される前記予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認ステップと、
前記在席確認ステップで在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に前記会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を前記出席者の利用者端末へ送信する送信ステップと
を有することを特徴とするネットワーク会議方法。
【請求項８】
ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバ用のプログラムであって、
前記会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルより参照される前記予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認ステップと、
前記在席確認ステップで在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に前記会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を前記出席者の利用者端末へ送信する送信ステップと
を前記ネットワーク会議サーバに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
前記会議入室画面は、前記会議室に入室するための認証情報を入力する入力手段を備えることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【請求項１０】
前記会議入室画面において、出席者が前記会議室へ入室する操作及び前記認証情報の入力を行うと、前記出席者を特定する情報と、前記会議室を特定する情報と、前記認証情報とを少なくとも含む入室情報を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した前記入室情報に含まれる前記認証情報を参照して、前記出席者の認証を行う認証ステップと、
前記認証ステップで認証した場合に、各出席者とコミュニケーション可能な仮想的な前記会議室である会議室画面を表示するための情報を前記出席者の利用者端末へ送信する会議画面送信ステップと
を更に前記ネットワーク会議サーバに実行させることを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
【請求項１１】
前記在席確認ステップが、在席を確認した参加予定者が１名以下である場合に、前記会議室を利用するネットワーク会議を延期または中止とする延期／中止ステップを更に前記ネットワーク会議サーバに実行させることを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか１項に記載のプログラム。
【請求項１２】
前記延期／中止ステップは、前記会議室を利用するネットワーク会議の主催者の利用者端末へ、前記ネットワーク会議を延期または中止するための画面情報を送信することを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
【請求項１３】
前記在席確認ステップが、在席を確認できなかった参加予定者を欠席者として、前記欠席者に関する情報を、前記会議室を利用するネットワーク会議の主催者の利用者端末へ送信する欠席者情報送信ステップを更に前記ネットワーク会議サーバに実行させることを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか１項に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して複数の利用者端末間におけるコミュニケーション環境（例えばＷｅｂ会議環境）を提供するネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークを介して複数のＰＣ（パーソナル  コンピュータ）間で会議（以下、ネットワーク会議とする）を開催できるソフトウェアが発売されている。これは、出張コストの削減や時間の有効活用としての手段として考えられている。また、従来、分散したスペースに存在する人々のコミュニケーションツールの一つとしてネットワークを利用した分散システムが考えられている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、分散オフィスに点在する各ユーザの状況を互いに仮想の個室オフィスとして画像と共に表示することで識別可能とし、メッセージ送信などでコミュニケーションを図ることが可能な分散システムが開示されており、分散オフィスに在席する人々が簡単にＷｅｂ会議を行うツールとして利用されることが可能であり、会議室予約機能を示唆している。
【０００３】
また、利便性を向上させた会議室の予約に関する技術が開示されている（例えば、特許文献２参照。）。この特許文献２には、ネットワークによる会議が出来る環境において会議室予約可能であり、会議室予約がなされると電子メールで参加者に通知する仕組みが提供されており、物理的な会議室だけでなく共通資源としてのネットワーク会議システムの資源を予約することも示唆している。
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−１８６４９０号公報
【特許文献２】特開２０００−０２０６２６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に記載の分散システムにおいては、図面（図９）にコントロールパネル部分に会議室予約ボタンの開示があるものの、詳細な動作が開示されておらずどの様に実施されるのか不明である。また、特許文献２に記載の会議室予約の通知に関するシステムは単に会議開催の通知のみに留まり、参加予定者が通知された会議を忘れてしまうと言う可能性を有している。すなわち、予定されているネットワーク会議へ、参加者が参加することを忘れてしまうと、会議の進行の妨げになってしまうという問題がある。
【０００６】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、予定されているネットワーク会議へ参加者をより確実に参加させることができるネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この発明は、上述した課題を解決すべくなされたもので、本発明によるネットワーク会議サーバにおいては、ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバであって、会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルと、会議開催情報テーブルより参照される予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認手段と、在席確認手段が在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を出席者の利用者端末へ送信する入室画面送信手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明によるネットワーク会議サーバの一態様例においては、上記在席確認手段が、在席を確認した参加予定者が１名以下である場合に、会議室を利用する会議を延期または中止とする延期／中止手段を具備することを特徴とする。
これにより、ネットワーク会議に出席可能な出席者が１名以下である場合に、ネットワーク会議を開催してしまうというコンピュータ資源を無駄に使用することを防ぐことができる。
【０００９】
また、本発明によるネットワーク会議方法においては、ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバを用いたネットワーク会議方法であって、会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルより参照される予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認ステップと、在席確認ステップで在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を出席者の利用者端末へ送信する送信ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明によるプログラムは、ネットワークに接続された複数の利用者端末間で仮想的な会議室におけるリアルタイムでのコミュニケーションを実現することでネットワーク会議の環境を提供するネットワーク会議サーバ用のプログラムであって、会議室別に予約日時及び参加予定者に関する情報を少なくとも含む会議開催情報テーブルより参照される予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認する在席確認ステップと、在席確認ステップで在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を出席者の利用者端末へ送信する送信ステップとをネットワーク会議サーバに実行させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明のネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムは、ネットワーク会議の予約日時の時点で、各参加予定者が各利用者端末の前に在席であるか否かを確認して、在席であると確認した参加予定者を出席者として、各出席者に会議室への入室を促す会議入室画面を表示するための情報を、出席者の利用者端末へ送信するので、予定されているネットワーク会議へ参加者をより確実に参加させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施形態について説明する。
まず、本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ（ネットワーク会議サーバ）及び利用者端末から構成されるネットワーク会議システムの概略構成について説明する。図１は、本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ及び利用者端末から構成されるネットワーク会議システムの概略構成を示す図である。
【００１３】
図１において、１０１は、ネットワーク１００に接続されている複数の利用者端末（クライアント端末）を示し、特にオフィスＡに属する端末である。１０２は、ネットワーク１００に接続されている複数の利用者端末（クライアント端末）を示し、特にオフィスＢに属する端末である。２００は、Ｗｅｂ会議サーバであり、ネットワーク１００に接続されている複数の利用者端末１０１、１０２の利用者にＷｅｂ会議を行う環境や、各利用者間のコミュニケーションを可能とする環境を提供する。ここで、Ｗｅｂ会議とは、各利用者端末１０１、１０２で立ち上げたブラウザ画面に仮想の会議室Ａ・３００を表示することで実現されるものである。仮想の会議室とは、例えば図９に示すような複数の出席者の映像が画面に表示される会議室である。尚、図９に示すＷｅｂ会議画面例については説明を後述する。
【００１４】
図１に示すように、利用者端末１０１、１０２及びＷｅｂ会議サーバ２００は、ネットワーク１００を介して相互に接続されている。また、本実施形態においては、利用者端末１０１は、Ｗｅｂ会議を主催する利用者が使用する端末であり、利用者端末１０２がＷｅｂ会議に参加する利用者が使用する端末とする。尚、図１のネットワーク１００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１５】
次に、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例について説明する。
図２は、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例を示す図である。図２において、ＣＰＵ（中央演算装置）２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ（リード  オンリー  メモリ）２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、Ｗｅｂ会議サーバ２００の後述する種々の機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ（ランダム  アクセス  メモリ）２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１６】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴ２１０に限定されるものではなく、液晶ディスプレイなどでも構わない。これらは必要に応じて利用者が使用するものであり、本発明の本質には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(R)メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００１７】
通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワーク１００を介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワーク１００での通信制御処理を実行する。例えば、通信Ｉ／ＦＣ２０８は、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のあ。マウスカーソル等での利用者からの指示を可能とする。
【００１８】
尚、利用者端末１０１、１０２のハードウェア構成も図２に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成と同様の構成である。また、利用者端末１０１、１０２は、更に、不図示のローカルインターフェースを有しており、例えばＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）などの汎用的な技術を用いることが可能である。そして、利用者端末１０１、１０２は不図示のＵＳＢカメラなどを用いて画像の取り込みが可能な構成を有しており、該ＵＳＢカメラで撮像された画像を所定間隔（例えば、毎秒５フレーム等）で、ＱＣＩＦフォーマットでＪＰＥＧ圧縮して或いはＨ．２６３などの圧縮符号化を行いＷｅｂ会議サーバ２００へ送信することが可能な構成を有している。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、利用者端末１０１、１０２からリアルタイムの画像を受信する。また、利用者端末１０１、１０２のＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、Ｗｅｂ会議サーバ２００と同様に、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳやＯＳなどを記憶するとともに、利用者端末１０１、１０２の後述する種々の処理を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
【００１９】
上記、Ｗｅｂ会議サーバ２００でのＷｅｂ会議機能の実現や、利用者端末１０１、１０２における撮像、画像送信方法及び、後述のフローチャートで説明する在席確認には、特開２００１−１６０９５９号公報、特開２００１−３４４３８９号公報または特開２００３−４４４４７に開示される技術が適用できる。
【００２０】
次に、図１に示したＷｅｂ会議システムにおける会議予約の処理について説明する。
図３は、図１に示したＷｅｂ会議システムにおける会議予約の処理フローを示す図である。利用者端末１０１、１０２は、Ｗｅｂ会議サーバ２００から提供される各種操作画面を介して、Ｗｅｂ会議予約に係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明する。以下に示す各ステップは利用端末１０１、１０２、Ｗｅｂ会議サーバ２００の各々のＣＰＵによって各々の外部メモリやＲＯＭ内のプログラムを処理することにより実行されるものである。
【００２１】
まず、主催者の操作する利用者端末１０１は、ステップＳ３０１で会議の予約処理があると、ステップＳ３０２でＷｅｂ会議を予約するための予約画面を送信するようＷｅｂ会議サーバ２００へ指示する会議予約画面送信指示を、ネットワークを介して通信Ｉ／Ｆコントローラを用いてＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ３０３で利用者端末１０１から会議予約画面送信指示を受信する。次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００のＣＰＵは、外部メモリ内に記憶されている会議預託画面画像のデータを読み出して、ステップＳ３０４で会議予約画面画像を利用者端末１０１へネットワークを介して送信する。
【００２２】
これにより、利用者端末１０１は、ステップＳ３０５でＷｅｂ会議サーバ２００から受信した図６に示すような会議予約画面を表示する。図６は、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００が利用者端末に提供する会議予約画面例を示す図である。図６に示すように、会議予約登録画面６０は、会議を予約する日付を指定するためのカレンダーが表示される日付指定欄６１と、日付指定欄６１で指定された日付の予約状況を表示する予約状況表示欄６２と、会議の予約入力を行うための入力欄６３とから構成されている。入力欄６３では、各予約日・予約時間・会議名称・説明・会議室名・パスワード・出席者の情報を入力することができる。なお、Ｗｅｂ会議における会議室名とは、仮想的な会議室の名称であり、この仮想的な会議室に入室することで、利用者は会議に参加できる。また、パスワードとは、各利用者が上述した会議室に入室する際に入力するパスワードであり、このパスワードを正しく入力しないと会議室に入室することができない（＝会議に参加できない）。
【００２３】
ここで、主催者が利用者端末１０１のＫＢ２０９などを操作することで、Ｗｅｂ会議の予約入力を行うとする。これにより、利用者端末１０１は、ステップＳ３０６で会議予約画面において予約入力ありと判断する（ステップＳ３０６のＹＥＳ）。次に、利用者端末１０１は、ステップＳ３０７でＷｅｂ会議サーバ２００に会議予約に関する情報を送信して、会議予約処理を終了する（ステップＳ３０８）。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ３０９で利用者端末１０１から送られた会議予約情報を受信する。次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ３１０において、ステップＳ３０９で受信した会議予約情報を図１１に示すような会議開催情報テーブル４０として外部メモリ２１１に保存する。図１１は、Ｗｅｂ会議サーバ２００が構築する会議開催情報テーブル例を示す図である。
【００２４】
図１１に示すように、会議開催情報テーブル４０は、会議室Ａ、Ｂ、Ｃ、…などの会議室名に関連付けて、会議開催に関する情報を格納する。これらの情報は、ステップＳ３０９で受信した会議予約情報を基に入力される。会議開催情報テーブル４０は、会議室名に関連付けて、予約日・予約時間・会議名称・説明・パスワード・出席者・出欠フラグ・主催者の情報が保存される。尚、出欠フラグに関しては、会議予約情報からではなく、後述する会議開催処理において、Ｗｅｂ会議サーバ２００が生成する情報である。
【００２５】
次に、ステップＳ３１１において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、参加予定の利用者端末１０２に対して会議の開催を知らせる情報（以下、会議通知情報とする）を送信する会議通知処理を行い、会議予約処理を終了する（ステップＳ３１２）。具体的には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、外部メモリ２１１内の会議開催情報テーブル４０の出席者に関する情報を参照して、出席者の名前を特定する。次に、名前で特定した各参加者の宛先を、予め外部メモリ２１１に保存されている図１２に示すユーザマスターテーブル５０を参照して特定し、その特定した宛先に会議通知情報を送信する。
【００２６】
図１２は、Ｗｅｂ会議サーバ２００が参照するユーザマスターテーブル例を示す図である。図１２に示すように、各利用者に固有の人名コードに関連付けて、人名コードで特定される利用者の人名と、人名コードで特定される利用者の宛先に関する情報と、人名コードで特定される利用者の在席／不在を示す在席フラグが格納されている。尚、このユーザマスターテーブルは、Ｗｅｂ会議サーバ２００が提供するＷｅｂ会議環境や利用者間のコミュニケーション環境を利用するために、例えば利用者端末１０１、１０２からＷｅｂ会議サーバ２００にログインした場合に、Ｗｅｂ会議サーバ２００内にて生成されるものである。また、在席フラグは、ログイン時はオン（在席）となり、その後、利用者端末１０１、１０２から定期的または在席／不在の状態が変化したタイミングなどで更新される。
【００２７】
尚、本実施形態においては、利用者端末１０１、１０２における在席／不在の検出方法としては、ＵＳＢカメラで撮影した映像を用いて、例えば一定時間以上動きが無ければ利用者が不在であると判断する方法や、キーボードやマウスの動きが一定時間以上なければ利用者が不在であると判断する方法、またはそれらの方法の組み合わせなどが考えられる。しかし、これに限定されるものではなく、各利用者端末１０１、１０２からＵＳＢカメラの映像を受信したＷｅｂ会議サーバ２００において、一定時間以上動きがない場合の不在検出を行っても良い。
【００２８】
ここで、図３の説明に戻る。上述したステップＳ３１２の処理により、利用者端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３１３でＷｅｂ会議サーバ２００から会議通知情報を受信し、受信した会議通知情報を基に図７に示す会議通知画面７０をポップアップウィンドウなどで表示する。以上により、利用者端末１０２における会議予約処理を終了する（ステップＳ３１４）。
【００２９】
図７は、Ｗｅｂ会議サーバ２００が利用者端末に表示させる会議通知画面例を示す図である。図７に示すように、会議通知画面７０には、タイトルとして「会議開催のお知らせ」が記載されている。また、会議通知画面７０には、会議通知の送信者および送信先に関する情報も記載されている。また、会議通知画面７０には、会議名称・予約日・予約時間・開催場所（会議室名）・パスワードなどの情報も記載されている。
【００３０】
以上に示した処理により、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議予約を受け付けて会議開催情報テーブル４０を構築し、会議通知を参加者に送信する。尚、上述した会議開催情報テーブル４０や、ユーザマスターテーブル５０は、Ｗｅｂ会議サーバ２００の外部メモリ２１１内に構築されるテーブルである。
【００３１】
次に、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００が会議を開催する際に行う会議開催処理について説明する。
図４は、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００が会議を開催する際に行う会議開催処理を示す図であり、各ステップはＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１のプログラムを処理することで実行される。図４に示すように、まず、ステップＳ４０１において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、そのＣＰＵ２０１が会議開催情報テーブル４０を参照して、開始時間となる会議があるか否かを判断する。ここで、開始時間になる会議がないと判断した場合（ステップＳ４０２のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催処理を終了する。また、開始時間になる会議が有ると判断した場合（ステップＳ４０２のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０３に進み、該当する会議（開始時刻となった会議）の参加者の人名を１名、外部メモリ２１１内にある会議開催情報テーブル４０の出席者の情報から抽出する。
【００３２】
次に、ステップＳ４０４に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ユーザマスターテーブル５０を参照して、ステップＳ４０３で抽出した人名に対応する在席フラグがオンであるかオフであるかにより、抽出した参加者の在席／不在を判断する。ここで、在席と判断した場合（ステップＳ４０４の在席）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０５に進み、会議開催情報テーブル４０においてその参加者（会議開催情報テーブル４０の出席者）の出欠フラグに対応する箇所に１（＝出席フラグ）を保存して、ステップＳ４０９へ進む。
【００３３】
また、不在と判断した場合（ステップＳ４０４の不在）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０６に進み、会議開催情報テーブル４０においてその参加者（会議開催情報テーブル４０の出席者）の出欠フラグに対応する箇所に０（＝欠席フラグ）を保存する。次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０７に進み、主催者の利用者端末１０１へ当該参加者（ステップＳ４０３で抽出した参加者）が不在であるため会議を欠席する旨を伝える欠席情報を送信する。次に、ステップ４０８に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、不在を検出した参加者に主催者に欠席情報を送信した旨を通知する通知情報を、参加者の利用者端末１０２へ送信して、ステップＳ４０９へ進む。
【００３４】
次に、ステップＳ４０９において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０２で特定したＷｅｂ会議に参加予定の参加者全員について在席／不在の確認を終えたか否かを判断する。ここで、参加者全員について確認を終えていない場合（ステップＳ４０９のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４０３に戻り、まだ在席／不在を確認していない参加者を１名抽出する。また、参加者全員について確認を終えた場合（ステップＳ４０９のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４１０に進み、出席者が２名以上か（出席フラグが２つ以上か）判断する。
【００３５】
ここで、出席者が２名以上である判断した場合（ステップＳ４１０のＹＥＳ）には、ステップＳ４１１に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、仮想的な会議室を各参加者の利用者端末１０１、１０２の画面に表示するなどの会議処理を行う。尚、会議処理の詳細については後述する。また、出席者が２名以上ではない判断した場合（ステップＳ４１０のＮＯ）には、ステップＳ４１２に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議の参加者が不在の旨を通知するとともに、今回の会議を延期して別途会議を開催するか否かなどを確認するメッセージを主催者の利用者端末１０１へ送信する。これにより、図１０に示すようなメッセージ３０が主催者の利用者端末１０１に表示される。図１０は、会議開始時間になっても参加者が不在の場合に、会議の延期を行うか確認するためのメッセージ例を示す図である。図１０に示すように、メッセージ３０は、会議開始時間になっても参加者が不在の旨を通知する文章と、会議の延期を行う場合には、延期する開始時間を入力する入力欄３１とを含む構成である。
【００３６】
ここで、主催者が入力欄３１に延期する開始時間を入力しなかった場合は、主催者の利用者端末１０１は、会議開始時間の変更無しの情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信し、主催者が入力欄３１に延期する開始時間を入力しなかった場合は、主催者の利用者端末１０１は、会議開始時間の変更有りの情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、会議開始時間の変更無しの情報を受信した場合（ステップＳ４１３のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催処理を終了する。また、会議開始時間の変更有りの情報を受信した場合（ステップＳ４１３のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ４１４に進み、会議開催情報テーブル４０の本会議（ステップＳ４０２で特定した会議）における予約日（必要があれば）及び予約時間の変更処理を行い、会議開催処理を終了する。尚、図には示していないが、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催処理の終了後に、変更後の会議予約時間を参加者に通知する。
【００３７】
以上に示したように、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００によれば、会議開催時刻に参加者全員の在席／不在を確認して、在席の参加者（＝出席者）が２名以上いなければ、会議を中止または延期することができる。これにより、無駄に会議室を占有する時間を削減することができるという効果を得られる。また、会議を延期するか否かは、会議の主催者に問い合わせるので、主催者にとっては延期の手続きが簡便に済むという効果が得られる。また、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００によれば、会議開催時刻に参加者全員の在席／不在を確認して、不在の参加者（＝欠席者）に関する情報を主催者に通知するので、主催者は、会議開催の時点で簡便かつ正確に欠席者を把握することができる。
【００３８】
次に、図４に示したステップＳ４１１の会議処理の詳細について説明する。
図５は、図４に示したステップＳ４１１の会議処理の詳細を示す図である。図５に示すように、まず、ステップＳ５０１において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催情報テーブル４０から出席フラグを参照して、ステップＳ５０２で、Ｗｅｂ会議の出席者の人名を１名抽出する。
【００３９】
次に、ステップＳ５０３において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ５０２で抽出した出席者の利用者端末１０２に対して、Ｗｅｂ会議への参加を促すためＷｅｂ会議入室画面の情報を送信する。これにより、ステップＳ５０２で抽出した出席者の利用者端末１０２には、図８に示すようなＷｅｂ会議入室画面８０が表示される。
【００４０】
図８は、本実施形態におけるＷｅｂ会議入室画面例を示す図である。図８に示すように、Ｗｅｂ会議入室画面８０は、Ｗｅｂ会議室の会議室名の一覧を表示して、選択可能とする会議室名一覧エリア８１と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室の現在の使用状況を表示する使用状況表示エリア８２と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室へ入室するか否かを利用者（ここではステップＳ５０２で抽出した出席者）が指示する入室指示エリア８３と、入室に必要な認証のためのパスワードを入力する入力欄を含むパスワード入力エリア８４と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室に関する情報を表示する会議室情報表示エリア８５などから構成されている。また、図８に示すように開催中のＷｅｂ会議室に関する情報や、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室の本日の予約状況なども合わせて表示してもよい。
【００４１】
ここで、ステップＳ５０２で抽出した出席者は、Ｗｅｂ会議入室画面８０に対して、例えば図７に示した会議通知で通知された情報を参照して、会議室名一覧エリア８１で会議室名を選択して、パスワードの入力及び入室指示を行う。これにより、ステップＳ５０２で抽出した出席者の利用者端末１０２は、入室を希望する会議室名や出席者の人名及びパスワードなどを含む入室情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。尚、何らかの事情でＷｅｂ会議に出席できない場合には、出席者はＷｅｂ会議入室画面８０を無視して構わない。
【００４２】
これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、出席者の利用者端末１０２から入室情報を受信して、受信した入室情報に含まれる会議室名や出席者の人名及びパスワードなどを参照して、その会議室名で特定される会議室に出席者が入室可能であるか否かの認証を行う（ステップＳ５０４）。ここで、出席者が会議室に入室可能である（認証がＯＫ）場合（ステップＳ５０４のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ５０５に進み、Ｗｅｂ会議画面の情報を出席者の利用者端末１０２へ送信して、ステップＳ５０６へ進む。これにより、出席者の利用者端末１０２は、Ｗｅｂ会議画面の情報を受信して、図９に示すようなＷｅｂ会議画面９０を表示する。
【００４３】
図９は、本実施形態におけるＷｅｂ会議画面例を示す図である。図９に示すように、Ｗｅｂ会議画面９０は、利用者端末１０２を利用している出席者自身の映像やマイク、スピーカの音量を調整するＧＵＩなどを表示する自身表示エリア９１と、複数のＷｅｂ会議出席者による文字によるコミュニケーション（いわゆるチャットのような機能）を提供するメッセージ表示エリア９２と、Ｗｅｂ会議に参加している他の出席者の映像を表示する他の出席者表示エリア９３とから構成される。尚、出席者自身の映像や他の出席者の映像は、利用者端末１０１、１０２に備え付けられたＵＳＢカメラで撮像したものである。また、Ｗｅｂ会議に出席する出席者は、各自が利用している利用者端末１０１、１０２において、マイクおよびスピーカを通して、互いに会話が可能である。
【００４４】
また、出席者が会議室に入室不可能である（認証できない）場合（ステップＳ５０４のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ５０６に進み、全ての出席者についてステップＳ５０３におけるＷｅｂ会議の入室画面の送信処理を終えたが否かを判断する。ここで、全ての出席者についてＷｅｂ会議の入室画面の送信処理を終えていない場合（ステップＳ５０６のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ５０１に戻る。また、全ての出席者についてＷｅｂ会議の入室画面の送信処理を終えている場合（ステップＳ５０６のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議処理を終了する。
尚、本実施形態においては、ステップＳ５０３〜Ｓ５０５までの処理を、会議の出席者を１名ずつ抽出して行ったが、これに限定されるものではなく、会議の出席者全員に並列にステップＳ５０３〜Ｓ５０５の処理を行うなどしてもよい。
【００４５】
以上に示したように、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００は、在席を確認したＷｅｂ会議の各出席者へＷｅｂ会議室への入室を促すＷｅｂ会議入室画面を送信するので、各出席者がうっかりＷｅｂ会議に出席し忘れることを防ぐことができる。また、各出席者がほぼ同じタイミングでＷｅｂ会議室に入室することになるので、会議の進行もスムーズに行うことができる。
【００４６】
尚、会議開催情報テーブル４０内に格納する情報は、図１１に示した情報に限定されるものではなく、会議開催のために必要な情報であれば種々の情報を格納してもよい。例えば、本実施形態においては出席者を人名で管理したが、この限りではなく、人名コードや、ログイン名またはユーザＩＤなど出席者を特定できる情報であればよい。
【００４７】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００４８】
尚、上述したＷｅｂ会議サーバ２００は、種々の処理機能を実現する為のプログラムをメモリより読み出してＣＰＵ２０１が実行することによりその機能を実現させるものであったが、この限りではなく、各処理の全部または一部の機能を専用のハードウェアにより実現してもよい。
また、上述したメモリは、光磁気ディスク装置、フラッシュメモリ等の不揮発性のメモリや、ＣＤ−ＲＯＭ等の読み出しのみが可能な記録媒体、ＲＡＭ以外の揮発性のメモリ、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読み取り、書き込み可能な記録媒体より構成されてもよい。
【００４９】
また、上述したＷｅｂ会議サーバ２００において図３〜図５に示す各種処理を行う機能を実現する為のプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより各処理を行っても良い。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
【００５０】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００５１】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現する為のものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムに既に記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【００５２】
また、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体等のプログラムプロダクトも本発明の実施形態として適用することができる。
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ及び利用者端末から構成されるネットワーク会議システムの概略構成を示す図である。
【図２】図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】図１に示したＷｅｂ会議システムにおける会議予約の処理フローを示す図である。
【図４】図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００が会議を開催する際に行う会議開催処理を示す図である。
【図５】図４に示したステップＳ４１１の会議処理の詳細を示す図である。
【図６】本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００が利用者端末に提供する会議予約画面例を示す図である。
【図７】Ｗｅｂ会議サーバ２００が利用者端末に表示させる会議通知画面例を示す図である。
【図８】本実施形態におけるＷｅｂ会議入室画面例を示す図である。
【図９】本実施形態におけるＷｅｂ会議画面例を示す図である。
【図１０】会議開始時間になっても参加者が不在の場合に、会議の延期を行うか確認するためのメッセージ例を示す図である。
【図１１】Ｗｅｂ会議サーバ２００が構築する会議開催情報テーブル例を示す図である。
【図１２】Ｗｅｂ会議サーバ２００が参照するユーザマスターテーブル例を示す図である。
【符号の説明】
【００５４】
１００          ネットワーク
１０１、１０２  利用者端末
２００          Ｗｅｂ会議サーバ
２０１          ＣＰＵ
２０２          ＲＡＭ
２０３          ＲＯＭ
２１１          外部メモリ
３００          仮想会議室Ａ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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