(57)【要約】【課題】  登録制御情報の作成、変更を簡易に行う。【解決手段】  オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ８００）、オペレータが入力したユーザ名、パスワードに基づき文書管理サーバに対してユーザ認証を行い、その認証結果を受け取る（ステップＳ８０１）。次に、ユーザ認証に成功したか否かを判別し（ステップＳ８０２）、ユーザ認証に成功した場合は、通知先やインデックスなど、所望の登録制御情報を設定する（ステップＳ８０３）。尚、複数の登録制御情報の設定が可能である。そして、その登録制御情報をそのユーザと関連付けて文書管理サーバの属性記憶部１１４に保存し（ステップＳ８０４）、処理を終了する（ステップS８０５）。ステップS８０２においてユーザ認証に失敗した場合は、何も処理を行わず、処理を終了する（ステップＳ８０５）。【選択図】  図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記文書管理サーバによって、文書登録処理を制御するための登録制御情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する登録制御情報記憶ステップと、
前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記登録制御情報記憶ステップにおいて記憶された前記登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する登録制御情報取得応答ステップと、
前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて送信された登録制御情報のうちの指定された登録制御情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録ステップと
を備えることを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項２】
前記文書管理クライアントによって、前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信ステップと、
前記機器から前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて送信された登録制御情報を前記文書管理サーバから受信する登録制御情報取得ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報取得ステップにおいて受信した登録制御情報の内容を示す登録制御メニューを表示する登録制御情報表示ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報表示ステップにおいて表示された登録制御メニューに対する操作に基づいて、登録制御情報を指定する登録制御情報指定ステップと、
前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報指定ステップにおいて指定された登録制御情報と、前記データ取得ステップにおいて取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信ステップと
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項３】
前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証ステップとをさらに備え、
前記登録制御情報送信ステップにおいて、前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、作成した前記登録制御情報と前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、
前記登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記第２ユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記機器によって、前記第２のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項４】
前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得ステップと、
前記文書管理クライアントによって、前記第１のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得ステップと、
前記機器によって、前記第２のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定ステップとをさらに備え、
前記登録制御情報送信ステップにおいて、前記文書管理クライアントによって、作成した前記登録制御情報と前記第１のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記機器によって、前記第２のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項５】
前記機器は、スキャンによって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項６】
前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項７】
前記機器は、スキャンまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項８】
請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項９】
請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１０】
取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバは、
文書登録処理を制御するための登録制御情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する登録制御情報記憶手段と、
前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記登録制御情報記憶手段によって記憶された前記登録制御情報を前記機器に送信する登録制御情報取得応答手段と、
前記登録制御情報取得応答手段によって送信された登録制御情報のうちの指定された登録制御情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１１】
前記文書管理クライアントは、
前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信手段を備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求手段と、
前記登録制御情報取得応答手段によって送信された登録制御情報を前記文書管理サーバから受信する登録制御情報取得手段と、
前記登録制御情報取得手段によって受信した登録制御情報の内容を示す登録制御メニューを表示する登録制御情報表示手段と、
前記登録制御情報表示手段によって表示された登録制御メニューに対する操作に基づいて、登録制御情報を指定する登録制御情報指定手段と、
画像データを取得するデータ取得手段と、
前記登録制御情報指定手段によって指定された登録制御情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えた
ことを特徴とする請求項１０に記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証手段をさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証手段をさらに備え、
前記登録制御情報送信手段は、前記第１のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、作成した前記登録制御情報と前記第１のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、
前記登録制御情報取得要求手段は、前記第２ユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記第２のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得手段と、
前記第１のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得手段と、
前記第２のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記登録制御情報送信手段は、作成した前記登録制御情報と前記第１のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
登録制御情報取得要求手段は、前記第２のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理システム。
【請求項１４】
前記機器は、スキャンによって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１５】
前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１６】
前記機器は、スキャンまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１７】
取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記文書管理サーバによって、文書登録時に文書名となる文書名情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する文書名情報記憶ステップと、
前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書名情報記憶ステップにおいて記憶された前記文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する文書名情報取得応答ステップと、
前記文書管理サーバによって、前記文書名情報取得応答ステップにおいて送信された文書名情報のうちの指定された文書名情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録ステップと
を備えることを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項１８】
前記文書管理クライアントによって、前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信ステップと、
前記機器から前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報取得応答ステップにおいて送信された文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報取得ステップにおいて受信した文書名情報の内容を示す文書名メニューを表示する文書名情報表示ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報表示ステップにおいて表示された文書名メニューに対する操作に基づいて、文書名情報を指定する文書名情報指定ステップと、
前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報指定ステップにおいて指定された文書名情報と、前記データ取得ステップにおいて取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信ステップと
をさらに備えることを特徴とする請求項１７に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項１９】
前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証ステップと、
前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得ステップと、
前記文書管理クライアントによって、前記第１のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証ステップと、
前記第２ユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得ステップと、
前記機器によって、前記第２のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定ステップとをさらに備え、
前記文書名情報送信ステップにおいて、前記文書管理クライアントによって、作成した前記文書名情報と前記第１のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記文書名情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
文書名情報取得要求ステップにおいて、前記機器によって、前記第２のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報取得応答ステップにおいて、前記文書名情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項１８に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項２０】
前記機器は、スキャンによって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１７乃至１９のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項２１】
前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１７乃至１９のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項２２】
前記機器は、スキャンまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項１７乃至１９のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項２３】
請求項１７乃至１９のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項２４】
請求項１７乃至１９のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項２５】
取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバは、
文書登録処理を制御するための文書名情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する文書名情報記憶手段と、
前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書名情報記憶手段によって記憶された前記文書名情報を前記機器に送信する文書名情報取得応答手段と、
前記文書名情報取得応答手段によって送信された文書名情報のうちの指定された文書名情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２６】
前記文書管理クライアントは、
前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信手段を備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求手段と、
前記文書名情報取得応答手段によって送信された文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得手段と、
前記文書名情報取得手段によって受信した文書名情報の内容を示す文書名メニューを表示する文書名情報表示手段と、
前記文書名情報表示手段によって表示された文書名メニューに対する操作に基づいて、文書名情報を指定する文書名情報指定手段と、
画像データを取得するデータ取得手段と、
前記文書名情報指定手段によって指定された文書名情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えた
ことを特徴とする請求項２５に記載の文書管理システム。
【請求項２７】
前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証手段と、
前記第１のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得手段と、
前記第１のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証手段と、
前記第２ユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得手段と、
前記第２のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記文書名情報送信手段は、作成した前記文書名情報と前記第１のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報記憶手段は、前記文書名情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
文書名情報取得要求手段は、前記第２のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報取得応答手段は、前記文書名情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記機器に送信する
ことを特徴とする請求項２６に記載の文書管理システム。
【請求項２８】
前記機器は、スキャンによって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項２５乃至２７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項２９】
前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項２５乃至２７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項３０】
前記機器は、スキャンまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器である
ことを特徴とする請求項２５乃至２７のいずれかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びその制御方法並びに記録媒体に関する。より詳細には、原稿を読み込み画像データを生成し送信するデジタル複合機と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システム、その制御方法、記録媒体、及びプログラムに関する。さらに、そのような文書管理システムの文書登録において、デジタル複合機から生成された画像データに文書名を付加して文書管理サーバに登録する文書管理システム、その制御方法、記録媒体、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷された文字、図形、画像等のデータをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文書の画像データや、ワードプロセッサなどで作成した文書データに、インデックスなどの文書管理情報を関連付けて記憶する文書管理サーバと、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムが提案されている。
【０００３】
また、このような文書管理システムには、原稿を読み込み画像データを作成し送信することができるデジタル複合機が通信ネットワークを介して接続され、デジタル複合機から送信した画像データを文書管理サーバに文書として登録できるものも提案されている（例えば特許文献１）。
【０００４】
このような文書管理システムは、例えば図１６のように、文書管理クライアント１６００と、文書管理サーバ１６０１と、画像転送装置１６０６と、デジタル複合機１６０７とから構成され、これらが通信ネットワーク１６０８で接続されている。また、文書管理サーバ１６０１は、属性管理サーバ部１６０２と、属性データベース・ファイル１６０３と、ボリュームサーバ部１６０４と、ボリュームファイル１６０５とで構成されている。属性管理サーバ部１６０２は、画像データや文書データを階層化されたフォルダに格納されている文書として管理できるように、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するためのＲＤＢＭＳ（Relational Database Management System）で、フォルダ属性、文書属性、ページ属性などを属性データベース・ファイル１６０３内に記憶している。ボリュームサーバ部１６０４は、属性管理サーバ部１６０２でページに対応付けられている実データを管理するためのサーバで、画像データ、文書データなどをボリュームファイル１６０５内に記憶している。
【０００５】
文書管理クライアント１６００は、文書管理システムのクライアントであり、文書管理サーバ１６０１により管理される文書の検索や表示などを行うことができる。この場合、文書管理クライアント１６００は、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）プロトコル上に定義されるＳＱＬ（Structured Query Language）プロトコルにより属性管理サーバ部１６０２に対して各種要求を送信し、その処理結果を属性管理サーバ部１６０２から受信するとともに、さらに画像データや文書データに対する処理が発生した場合は、ＲＰＣ（Remote Procedure Call）によりボリュームサーバ部１６０４に対して各種要求を送信し、その処理結果をボリュームサーバ部１６０４から受信する。
【０００６】
デジタル複合機１６０７は、コピー、スキャナ、プリンタ、ＦＡＸなどの複合機能をもつ画像形成装置であり、スキャナから読み込んだ画像データやＦＡＸで受信した画像データを、ＦＴＰ（file transfer protocol）などの通信ネットワークプロトコルにより、画像転送装置１６０６に送信する。画像転送装置１６０６は、ＦＴＰなどの通信ネットワークプロトコルによりデジタル複合機１６０７から受信した画像データを、予め設定されている格納先フォルダやインデックスなどの登録制御情報に基づいて文書管理サーバ１６０１に文書として登録するもので、文書管理サーバ１６０１との間の情報転送制御は、文書管理クライアント１６００と同様に行う。尚、登録制御情報とは、格納先フォルダの「サイズ、属性情報（ｘｘｘ会社、等）、インデックス」等を予め設定した情報である。
【０００７】
さらに、従来技術では、デジタル複合機でスキャンした文書をファイルとして登録する場合、登録時のファイル名としてスキャンした日時が自動的に設定される（例えば特許文献２）。
【０００８】
また、従来の文書登録アプリケーションの技術を用いれば、文書格納先ごとに固定の文字列を文書名に付加することができる。しかし、格納先フォルダごとに文字列が固定になってしまい、文書ごとに文書名をつけることはできなかった。さらに、デジタル複合機のオペレーションパネル（オペパネ）上でスキャン文書ごとに文書名を指定できるが、オペパネ上に表示されるキーボード画面で入力しなければならないため、打ち間違いや操作しにくいという問題があった。
【０００９】
【特許文献１】特開２００３−０８１５１７８号公報
【特許文献２】特開２００１−３５８８５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
上記従来技術の文書管理システムでは、画像転送装置１６０６において、文書管理サーバ１６０１に対する登録制御情報を予め設定するだけでなく、デジタル複合機１６０７においても、ファイル送信に使用するプロトコル、送信先のホスト名、フォルダ・パス、ユーザ名、パスワードなど、画像転送装置１６０６に対する送信先情報も予め設定する必要がある。このため、登録制御情報を新たに作成する場合や、文書管理サーバ１６０１のフォルダ構成がかわるなどして登録制御情報を変更する場合、画像転送装置１６０６における登録制御情報だけでなく、デジタル複合機１６０７における送信先情報も作成、変更する必要があり、登録制御情報の作成、変更の作業が煩雑になるという問題がある。
【００１１】
また、文書登録時において、デジタル複合機１６０７に表示され、オペレータが指定できるのは、画像転送装置１６０６における登録制御情報に対応付けられた送信先情報であるため、登録制御情報の個々の内容を確認し、指定することはできない。さらに、デジタル複合機１６０７における送信先情報は、デジタル複合機１６０７の全てのオペレータに共通な情報として作成されるため、文書管理サーバ１６０１におけるユーザ毎に、或いは、文書登録の操作毎に所望の登録制御情報を指定することは困難である。このため、デジタル複合機１６０７から簡易な操作により登録制御情報を柔軟に指定することができないという問題もある。
【００１２】
また、格納された文書のファイル名が日時のみだと文書参照時に大変分かりづらいため、文書名にテーマを示す文字列を付加する(例えば「定例議事録_20030505.pdf」など)ことをユーザが考えた場合、文書管理システムにおいて手動でファイル名の変更を行わなければならなかった。これでは、時間や手間が必要となり非効率的である。また、文書登録アプリケーションを使用して宛先ごとに固定文字列を文書名に指定した場合は、文書名は格納先のフォルダ内文書が“全て同じ文字列＋日付”となり、やはり分かりやすい文書名とはいえない。さらに、デジタル複合機上で文書名を指定した場合は、自由な文書名が作成できるがオペパネのキーボード画面での入力が必要となり、その操作性から手間と時間を要してしまっていた。
【００１３】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、登録制御情報の作成、変更を簡易に行うことができる文書管理システム及びその制御方法並びに記録媒体を提供することにある。また、本発明の他の目的は、簡易な操作により登録制御情報を柔軟に指定することができる文書管理システム及びその制御方法並びに記録媒体を提供することにある。
【００１４】
さらに、本発明の他の目的は、簡単に文書名を指定できる文書管理システム及びその制御方法並びに記録媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
このような目的を達成するために、本発明の文書管理システムの制御方法は、取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法であって、前記文書管理サーバによって、文書登録処理を制御するための登録制御情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する登録制御情報記憶ステップと、前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記登録制御情報記憶ステップにおいて記憶された前記登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する登録制御情報取得応答ステップと、前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて送信された登録制御情報のうちの指定された登録制御情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録ステップとを備えることを特徴とする。
【００１６】
ここで、前記文書管理クライアントによって、前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信ステップと、前記機器から前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求ステップと、前記機器によって、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて送信された登録制御情報を前記文書管理サーバから受信する登録制御情報取得ステップと、前記機器によって、前記登録制御情報取得ステップにおいて受信した登録制御情報の内容を示す登録制御メニューを表示する登録制御情報表示ステップと、前記機器によって、前記登録制御情報表示ステップにおいて表示された登録制御メニューに対する操作に基づいて、登録制御情報を指定する登録制御情報指定ステップと、前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、前記機器によって、前記登録制御情報指定ステップにおいて指定された登録制御情報と、前記データ取得ステップにおいて取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信ステップとをさらに備えることを特徴とすることができる。
【００１７】
さらに、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証ステップと、前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証ステップとをさらに備え、前記登録制御情報送信ステップにおいて、前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、作成した前記登録制御情報と前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記第２ユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記機器によって、前記第２のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【００１８】
また、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得ステップと、前記文書管理クライアントによって、前記第１のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定ステップと、前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得ステップと、前記機器によって、前記第２のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定ステップとをさらに備え、前記登録制御情報送信ステップにおいて、前記文書管理クライアントによって、作成した前記登録制御情報と前記第１のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記機器によって、前記第２のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【００１９】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記文書管理サーバは、文書登録処理を制御するための登録制御情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する登録制御情報記憶手段と、前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記登録制御情報記憶手段によって記憶された前記登録制御情報を前記機器に送信する登録制御情報取得応答手段と、前記登録制御情報取得応答手段によって送信された登録制御情報のうちの指定された登録制御情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録手段とを備えたことを特徴とする。
【００２０】
ここで、前記文書管理クライアントは、前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信手段を備え、前記機器は、前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求手段と、前記登録制御情報取得応答手段によって送信された登録制御情報を前記文書管理サーバから受信する登録制御情報取得手段と、前記登録制御情報取得手段によって受信した登録制御情報の内容を示す登録制御メニューを表示する登録制御情報表示手段と、前記登録制御情報表示手段によって表示された登録制御メニューに対する操作に基づいて、登録制御情報を指定する登録制御情報指定手段と、画像データを取得するデータ取得手段と、前記登録制御情報指定手段によって指定された登録制御情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えたことを特徴とすることができる。
【００２１】
また、前記文書管理クライアントは、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証手段をさらに備え、前記機器は、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証手段をさらに備え、前記登録制御情報送信手段は、前記第１のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、作成した前記登録制御情報と前記第１のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、前記登録制御情報取得要求手段は、前記第２ユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記第２のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【００２２】
また、前記文書管理クライアントは、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得手段と、前記第１のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定手段とをさらに備え、前記機器は、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得手段と、前記第２のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定手段とをさらに備え、前記登録制御情報送信手段は、作成した前記登録制御情報と前記第１のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、登録制御情報取得要求手段は、前記第２のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【００２３】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムの制御方法は、取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法であって、前記文書管理サーバによって、文書登録時に文書名となる文書名情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する文書名情報記憶ステップと、前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書名情報記憶ステップにおいて記憶された前記文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する文書名情報取得応答ステップと、前記文書管理サーバによって、前記文書名情報取得応答ステップにおいて送信された文書名情報のうちの指定された文書名情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録ステップとを備えることを特徴とする。
【００２４】
ここで、前記文書管理クライアントによって、前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信ステップと、前記機器から前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求ステップと、前記機器によって、前記文書名情報取得応答ステップにおいて送信された文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得ステップと、前記機器によって、前記文書名情報取得ステップにおいて受信した文書名情報の内容を示す文書名メニューを表示する文書名情報表示ステップと、前記機器によって、前記文書名情報表示ステップにおいて表示された文書名メニューに対する操作に基づいて、文書名情報を指定する文書名情報指定ステップと、前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、前記機器によって、前記文書名情報指定ステップにおいて指定された文書名情報と、前記データ取得ステップにおいて取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信ステップとをさらに備えることを特徴とすることができる。
【００２５】
また、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証ステップと、前記第１のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得ステップと、前記文書管理クライアントによって、前記第１のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定ステップと、前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証ステップと、前記第２ユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得ステップと、前記機器によって、前記第２のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定ステップとをさらに備え、前記文書名情報送信ステップにおいて、前記文書管理クライアントによって、作成した前記文書名情報と前記第１のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記文書名情報記憶ステップにおいて、前記文書管理サーバによって、前記文書名情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、文書名情報取得要求ステップにおいて、前記機器によって、前記第２のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記文書名情報取得応答ステップにおいて、前記文書名情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【００２６】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記文書管理サーバは、文書登録処理を制御するための文書名情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する文書名情報記憶手段と、前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書名情報記憶手段によって記憶された前記文書名情報を前記機器に送信する文書名情報取得応答手段と、前記文書名情報取得応答手段によって送信された文書名情報のうちの指定された文書名情報と、画像データとを前記機器から受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを文書として記憶する文書登録手段とを備えたことを特徴とする。
【００２７】
ここで、前記文書管理クライアントは、前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信手段を備え、前記機器は、前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求手段と、前記文書名情報取得応答手段によって送信された文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得手段と、前記文書名情報取得手段によって受信した文書名情報の内容を示す文書名メニューを表示する文書名情報表示手段と、前記文書名情報表示手段によって表示された文書名メニューに対する操作に基づいて、文書名情報を指定する文書名情報指定手段と、画像データを取得するデータ取得手段と、前記文書名情報指定手段によって指定された文書名情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えたことを特徴とすることができる。
【００２８】
また、前記文書管理クライアントは、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第１のユーザ認証手段と、  前記第１のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第１のフォルダ取得手段と、  前記第１のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第１のフォルダ指定手段とをさらに備え、前記機器は、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第２のユーザ認証手段と、前記第２ユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第２のフォルダ取得手段と、前記第２のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、所望のフォルダ情報を指定する第２のフォルダ指定手段とをさらに備え、前記文書名情報送信手段は、作成した前記文書名情報と前記第１のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、前記文書名情報記憶手段は、前記文書名情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、文書名情報取得要求手段は、前記第２のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、前記文書名情報取得応答手段は、前記文書名情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記機器に送信することを特徴とすることができる。
【発明の効果】
【００２９】
以上説明したように本発明によれば、文書管理システムにおいて、登録制御情報の作成、変更を簡易に行うことができる。また、取得した画像データを送信可能な機器から簡易な操作により登録制御情報を柔軟に指定することができる。  
さらに、得した画像データを送信可能な機器から簡単に文書名を指定できる効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
実施形態１ 
以下、図面を参照して本発明の実施形態１を詳細に説明する。なお、各図面において同様の機能を有する箇所には同一の符号を付し、説明の重複は省略する。
【００３１】
図１は、本発明の実施形態１における文書管理システムの全体の構成を説明するブロック図である。この文書管理システムは、文書管理クライアント１００と、文書管理サーバ１１０と、デジタル複合機１３０とから構成され、これらが通信ネットワーク１４０で接続される。
【００３２】
文書管理クライアント１００は、文書管理サーバ１１０で管理される文書の検索や表示を行う本文書管理システムのクライアントであり、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１と、クライアント処理部１０２と、通信ネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）１０３とから構成される。ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１は、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１００の各機能に係るオペレータからの指示を受け付けるとともに、その処理結果などの各種情報をオペレータに提供するもので、ＣＲＴ（cathode ray tube）、液晶等に代表される表示装置や、キーボードやポインティングデバイスなどの入力装置から構成される。クライアント処理部１０２は、ＣＰＵ（central processing unit）やメモリなどから構成され、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１００の各機能の処理を行い、文書管理サーバ１１０に対する処理が発生した場合には、通信ネットワークＩ／Ｆ１０３を介して文書管理サーバ１１０に各種要求コマンドを送信し、その応答を受信する。
【００３３】
文書管理サーバ１１０は、文書管理クライアント１００、或いはデジタル複合機１３０から格納された画像データや文書データを管理するための本文書管理システムのサーバで、通信ネットワークＩ／Ｆ１１１と、属性管理サーバ部１１２と、ボリュームサーバ部１１５と、サービスサーバ部１１８とから構成される。文書管理サーバ１１０は、デジタル複合機１３０から受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する。ユーザ情報によってユーザ毎の登録制御情報を管理し、またフォルダ毎の登録制御情報を管理している。
【００３４】
属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５、サービスサーバ部１１８は、本実施形態１のように１つのパーソナルコンピュータで構成されてもかまわないし、通信ネットワーク１４０で接続される別々のパーソナルコンピュータで構成されてもかまわない。通信ネットワークＩ／Ｆ１１１は、通信ネットワーク１４０に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどの通信ネットワークプロトコルの処理を行う。
【００３５】
属性管理サーバ部１１２は、画像データや文書データを階層化されたフォルダに格納されている文書として管理できるように、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性などを管理するためのサーバ部で、属性管理サーバ処理部１１３と、属性記憶部１１４とから構成される。属性管理サーバ処理部１１３は、１つのタスクから構成され、クライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、属性記憶部１１４に対して更新や検索などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８に送信する。属性記憶部１１４は、フォルダ属性、文書属性、ページ属性、ユーザ情報、ユーザ情報によってユーザ毎に管理される登録制御情報、フォルダ毎に管理される登録制御情報などを記憶するもので、通常、ハードディスク等である。
【００３６】
ボリュームサーバ部１１５は、属性管理サーバ部１１３でページに対応付けられている文書データや画像データなどの実データを蓄積し、管理するためのサーバ部で、ボリュームサーバ処理部１１６と、ボリューム記憶部１１７とから構成される。ボリュームサーバ処理部１１６は、１つのタスクから構成され、クライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、ボリューム記憶部１１７に対して更新やデータ取得などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８に送信する。ボリューム記憶部１１７は、文書データや画像データを記憶するもので、通常、ハードディスクなどである。
【００３７】
サービスサーバ部１１８は、１つのタスクから構成され、デジタル複合機１３０から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、デジタル複合機１３０から要求された各処理を行い、文書の登録、属性の更新、検索など、属性管理サーバ部１１２、或いはボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合には、通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介してこれらに各種要求コマンドを送信し、その応答を受信し、その処理結果をデジタル複合機１３０に送信する。
【００３８】
デジタル複合機１３０は、コピー、スキャナ、プリンタ、ＦＡＸなどの複合機能をもつ画像形成装置であり、画像入力デバイスであるスキャナ部１３１、画像出力デバイスであるプリンタ部１３２、コントローラユニット１３３、ユーザインタフェースである操作部１３４から構成される。スキャナ部１３１、プリンタ部１３２、操作部１３４は、それぞれコントローラユニット１３３に接続され、コントローラユニット１３３は、通信ネットワーク（ＬＡＮ（local area network））１４０、公衆回線（ＷＡＮ（wide area network））１５０に接続されている。
【００３９】
コントローラユニット１３３は、操作部１３４からの入力情報に基づきスキャン・ジョブなどの処理を行うとともに、機器の状態やジョブの状態などの情報を操作部１３４に提供する。また、文書管理サーバ１１０に対する処理が発生した場合は、サービスサーバ部１１８に要求コマンドを送信するとともに、その応答を受信し、文書管理サーバ１１０から取得した情報を操作部１３４に提供する。
【００４０】
図２は、図１に示した文書管理クライアントと文書管理サーバの機能構成を示すブロック図であり、図１と同じものには同一の符号を付してある。
【００４１】
文書管理クライアント１００のクライアント処理部１０２は、クライアントアプリケーション部２００、画像処理部２０１、キャビネット文書管理部２０２、データベース通信部２０３、ボリューム通信部２０４から構成される。クライアントアプリケーション部２００は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１からの指示に従い、文書管理クライアント１００の各機能の処理を行うとともに、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１の表示画面の制御を行う。また、属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合は、その要求をキャビネット文書管理部２０２に供給し、その処理結果をキャビネット文書管理部２０２から受け取る。画像処理部２０１は、クライアントアプリケーション部２００、キャビネット文書管理部２０２からの要求に従い、画像の伸長、圧縮、色空間変換、下地とばし、拡大/縮小、回転などの画像処理を行う。
【００４２】
キャビネット文書管理部２０２は、属性管理サーバ部１１２とボリュームサーバ部１１５に対する要求を、キャビネット、フォルダ、文書、ページからなるオブジェクト・モデルで行えるようにするもので、フォルダ属性、文書属性、ページ属性に対する参照、更新などの処理が発生した場合には、その要求をデータベース通信部２０３に供給し、その処理結果をデータベース通信部２０３から受け取るとともに、画像データや文書データに対する登録、削除、取得などの処理が発生した場合には、その要求をボリューム通信部２０４に供給し、その処理結果をボリューム通信部２０４から受け取る。データベース通信部２０３は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Structured Query Language）プロトコルにより、属性管理サーバ１１２に対する要求コマンドを通信ネットワークＩ／Ｆ１０３を介してデータベース通信部２０５に送信し、その応答コマンドをデータベース通信部２０５から受信する。ボリューム通信部２０４は、ＲＰＣ（Remote Procedure Call）により、ボリュームサーバ部１１５に対する要求コマンドを通信ネットワークＩ／Ｆ１０３を介してボリューム通信部２０７に送信し、その応答コマンドをボリューム通信部２０７から受信する。
【００４３】
次に、文書管理サーバ１１０の属性管理サーバ処理部１１３は、データベース通信部２０５、データベース処理部２０６から構成される。データベース通信部２０５は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Structured Query Language）プロトコルにより、属性管理サーバ部１１２に対する要求コマンドをデータベース通信部２０３、或いはデータベース通信部２１０から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をデータベース処理部２０６に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてデータベース通信部２０３、或いはデータベース通信部２１０に送信する。データベース処理部２０６は、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するためのＲＤＢＭＳ（Relational Database Management System）で、データベース・ファイルである属性記憶部１１４に対して更新や検索などの処理を行う。
【００４４】
図３は、データベース処理部２０６が、フォルダ、文書、その文書中のページの包含関係とこれらの属性を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。フォルダ管理テーブル３００は、フォルダを識別するためのフォルダＩＤと、親のフォルダを識別するための親フォルダＩＤと、フォルダ名と、作成日時とから構成される。文書管理テーブル３０１は、文書を識別するための文書ＩＤと、親のフォルダを識別するための親フォルダＩＤと、文書名と、サイズと、ページ数と、画像データの集まりであるイメージ文書なのかどのアプリケーションの文書データなのかを識別するための文書タイプと、作成日時と、文書を検索するためのインデックスが含むキーワードとから構成される。ページ管理テーブル３０２は、ページを識別するためのページＩＤと、親の文書を識別するための親文書ＩＤと、ページ番号と、ページデータのファイル・フォーマットを識別するためのページタイプと、画像データの場合の用紙サイズを識別するための用紙サイズと、ファイル・サイズと、ボリュームサーバ部１１５で管理される画像データ、文書データを識別するためのボリュームＩＤとから構成される。
【００４５】
次に再度図２を参照すると、文書管理サーバ１１０のボリュームサーバ処理部１１６は、ボリューム通信部２０７、ボリューム処理部２０８から構成される。ボリューム通信部２０７は、ＲＰＣ（Remote Procedure Call）により、ボリュームサーバ部１１５に対する要求コマンドをボリューム通信部２０４、或いはボリューム通信部２１１から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をボリューム処理部２０８に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてボリューム通信部２０４、或いはボリューム通信部２１１に送信する。ボリューム処理部２０８は、ボリュームファイルであるボリューム記憶部１１７に対して更新やデータ取得などの処理を行う。
【００４６】
図４は、ボリューム処理部２０８が、画像データや文書データを追加、取得するための、ボリューム記憶部１１７におけるデータ構成例である。ボリューム管理ファイル４００は、データを識別するためのボリュームＩＤと、データが記憶されているボリューム記憶ファイルを識別するためのファイル名と、データの記憶開始位置であるオフセットと、データのサイズとから構成される。ボリューム記憶ファイル４０１には、実際の画像データ、文書データが連続して記憶される。
【００４７】
次に、文書管理サーバ１１０のサービスサーバ部１１８は、サービス通信部２０９、データベース通信部２１０、ボリューム通信部２１１、キャビネット文書管理部２１２、画像処理部２１３、サービスプロバイダ部２１４から構成される。サービス通信部２０９は、ＨＴＴＰ（HyperText Transport Protocol）プロトコル上のＳＯＡＰ（simple object access protocol）プロトコルにより、文書管理サーバ１１０に対する要求コマンドをデジタル複合機１３０から通信ネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をサービスプロバイダ部２１４に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてデジタル複合機１３０に送信する。サービスプロバイダ部２１４は、サービス通信部２０９からの要求に従って処理を行い、その処理結果を返す。また、文書の登録、属性の更新、検索など、属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合は、その要求をキャビネット文書管理部２１２に供給し、その処理結果をキャビネット文書管理部２１２から受け取る。データベース通信部２１０、ボリューム通信部２１１、キャビネット文書管理部２１２、画像処理部２１３の各機能構成部については、前述した文書管理クライアントにおけるそれら機能構成部と同様であるので、説明を省略する。
【００４８】
図５は、図１に示したデジタル複合機の構成を示すブロック図であり、図１と同じものには同一の符号を付してある。コントローラユニット１３３は、画像入力デバイスであるスキャナ部１３１や画像出力デバイスであるプリンタ部１３２と接続し、一方では通信ネットワーク（ＬＡＮ）１４０や公衆回線（ＷＡＮ）１５０と接続することで、画像情報やデバイス情報の入出力を行う為のコントローラである。
【００４９】
コントローラユニット１３３において、図中符号５００はＣＰＵで、システム全体を制御するコントローラである。５０１はＲＡＭ（random access memory）で、ＣＰＵ５００が動作するためのシステムワークメモリであり、入力された画像データを一時記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。５０２はＲＯＭ（read only memory）で、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。５０３はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムソフトウェア、画像データを格納する。
【００５０】
５０４は操作部Ｉ／Ｆで、操作部１３４とのインタフェース部であり、操作部１３４に表示する画像データを操作部１３４に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ５０４は、操作部１３４からオペレータが入力した情報を、ＣＰＵ５００に伝える役割をする。５０５は通信ネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）で、通信ネットワーク（ＬＡＮ）１４０に接続し、情報の入出力を行う。５０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線（ＷＡＮ）１５０に接続し、画像情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス５０７上に配置される。
【００５１】
５０８はイメージバス（Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ）Ｉ／Ｆで、システムバス５０７と画像データを高速で転送する画像バス５０９を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス５０９は、ＰＣＩ（peripheral component interconnect bus）バスまたはＩＥＥＥ（Institute of Electrical and Electronics Engineers）１３９４で構成される。画像バス５０９上には以下のデバイスが配置される。
【００５２】
５１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、ＰＤＬ（page-description language）コードをビットマップイメージに展開する。５１１はデバイスＩ／Ｆ部で、画像入出力デバイスであるスキャナ部１３１，プリンタ部１３２とコントローラ１３３を画像入力部インタフェース５１２，印刷部インタフェース５１３を介して接続し、画像データの同期系/ 非同期系の変換を行う。５１４はスキャナ画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工，編集を行う。また、スキャナ画像処理部５１４は、入力された画像がカラー原稿か白黒原稿かを画像の彩度信号から判断しその結果を保持する機能を有する。５１５はプリンタ画像処理部で、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。
【００５３】
５１６は画像回転部で、スキャナ画像処理部５１４と連携して、スキャナ部１３１からの画像読み込みと同時に画像を回転しメモリ上に格納したり、メモリ上にある画像を回転し、メモリ上に格納、もしくはメモリ上にある画像をプリンタ画像処理部５１５と連携して回転しながら印字出力することができる。５１７は画像圧縮部で、多値画像データはＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）、２値画像データはＪＢＩＧ（Joint Bi-level Experts Group）、ＭＭＲ（Modified Modified READ code）、ＭＨ（Modified Huffman）の圧縮伸長処理を行う。５１８は解像度変換部で、メモリ上にある画像を解像度変換処理し、メモリ上に格納する。５１９は色空間変換部で、マトリクス演算により、たとえばメモリ上にあるＹＵＶ画像をＬａｂ画像に変換し、メモリ上に格納する。５２０は階調変換部で、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ，２５６階調の画像を誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ，２階調に変換し、メモリ上に格納する。画像回転部５１６、画像圧縮部５１７、解像度変換部５１８、色空間変換部５１９、階調変換部５２０は、それぞれ連結して動作することが可能で、例えばメモリ上の画像を画像回転、解像度変換する場合は、両処理をメモリを介することなしに行うことができる。
【００５４】
図６に操作部１３４の構成を示す。ＬＣＤ（liquid crystal display）表示部６００は、ＬＣＤ上にタッチパネルシート６０１が貼られており、システムの操作画面およびソフトキーを表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報をコントローラユニット１３３内のＣＰＵ５００に伝える。スタートキー６０２は原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキー６０２中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤ６０３があり、その色によってスタートキー６０２が使える状態にあるかどうかを示す。ストップキー６０４は稼働中の動作を止める働きをする。ＩＤ（identification）キー６０５は、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキー６０６は操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００５５】
図７は、図１に示したデジタル複合機のコントローラユニットにおける、システムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。ユーザインタフェース（ＵＩ）部７００はオペレータからの入力情報をアプリケーション部７０１に供給するとともに、その処理結果をアプリケーション部７０１から受け取り、操作部１３４に表示する画面を生成する。アプリケーション部７０１は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部７００からの要求に従って処理を行い、スキャンが要求された場合には、ジョブコントロールドメイン部７０２に指定されたスキャン設定とともにスキャン・ジョブを投入するとともに、機器の状態やジョブの状態などの情報をジョブコントロールドメイン部７０２から受け取る。また、文書管理サーバ１１０へのアクセスが要求された場合には、その要求をサービス通信部７０３に供給し、その処理結果を受け取る。ジョブコントロールドメイン部７０２は、スキャン・ジョブ、コピー・ジョブ、プリント・ジョブ、ＦＡＸジョブなどの、複数のジョブの処理を司るもので、スキャン・ジョブが投入された場合は、指定されたスキャン設定に基づきスキャナ部１３１を動作させ、原稿を読み込み画像データを生成し、保存する。サービス通信部７０３は、ＨＴＴＰプロトコル上のＳＯＡＰプロトコルにより、文書管理サーバ１１０に対する要求コマンドを通信ネットワークＩ／Ｆ７０４を介して文書管理サーバ１１０内のサービス通信部２０９に送信し、その応答を受信する。通信ネットワークＩ／Ｆ部７０４は、通信ネットワーク１４０に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどの通信ネットワークプロトコルの処理を行う。
【００５６】
次に、文書管理クライアントにおける、ユーザに関連付けた登録制御情報の作成処理の動作について、図８のフローチャートに従い説明する。まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ８００）、オペレータが入力したユーザ名、パスワードに基づき文書管理サーバに対してユーザ認証を行い、その認証結果を受け取る（ステップＳ８０１）。次に、ユーザ認証に成功したか否かを判別し（ステップＳ８０２）、ユーザ認証に成功した場合は、通知先やインデックスなど、所望の登録制御情報を設定する（ステップＳ８０３）。尚、複数の登録制御情報の設定が可能である。そして、その登録制御情報をそのユーザと関連付けて文書管理サーバの属性記憶部１１４に保存し（ステップＳ８０４）、処理を終了する（ステップS８０５）。ステップS８０２においてユーザ認証に失敗した場合は、何も処理を行わず、処理を終了する（ステップＳ８０５）。
【００５７】
図９は、文書管理サーバが上記ユーザに関連付けた文書登録制御情報を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。ユーザ管理テーブル９００は、ユーザを識別するためのユーザＩＤと、ユーザ名と、パスワードとから構成されるユーザ情報を管理するテーブルである。登録制御情報テーブル９０１は、登録制御情報を識別するための情報ＩＤと、登録制御情報を識別するための名称と、通知先が設定されているか否かを識別するためのフラグ１と、通知先のメール・アドレスと、インデックスが設定されているか否かを識別するためのフラグ２と、インデックスの文字列と、この登録制御情報が関連付けられているユーザのユーザＩＤとから構成される。
【００５８】
次に、文書管理クライアントにおける、フォルダに関連付けた登録制御情報の作成処理の動作について、図１０のフローチャートに従い説明する。まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１０００）、文書管理サーバからフォルダ情報のリストを取得し（ステップＳ１００１）、フォルダをリスト表示する（ステップＳ１００２）。次に、所望のフォルダを指定し（ステップＳ１００３）、さらに、通知先やインデックスなど、所望の登録制御情報を設定する（ステップＳ１００４）。尚、複数の登録制御情報の設定が可能である。そして、その登録制御情報をそのフォルダと関連付けて文書管理サーバの属性記憶部１１４に保存し（ステップＳ１００５）、処理を終了する（ステップS１００６）。
【００５９】
図１１は、文書管理サーバが上記フォルダに関連付けた文書登録制御情報を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。登録制御情報テーブル１１００は、登録制御情報を識別するための情報ＩＤと、登録制御情報を識別するための名称と、通知先が設定されているか否かを識別するためのフラグ１と、通知先のメール・アドレスと、インデックスが設定されているか否かを識別するためのフラグ２と、インデックスの文字列と、この登録制御情報が関連付けられているフォルダのフォルダＩＤとから構成される。
【００６０】
次に、デジタル複合機における、ユーザに関連付けられた登録制御情報を用いた画像送信処理の動作について、図１２のフローチャートに従い説明する。まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１２００）、オペレータが入力したユーザ名、パスワードに基づき文書管理サーバに対してユーザ認証を行い、その認証結果を受け取る（ステップＳ１２０１）。次に、ユーザ認証に成功したか否かを判別し（ステップＳ１２０２）、ユーザ認証に失敗した場合には、何も処理を行わず、処理を終了する（ステップＳ１２０３）。ステップＳ１２０２においてユーザ認証に成功した場合は、文書管理サーバからそのユーザに関連付けられた登録制御情報を取得し（ステップＳ１２０４）、登録制御情報があるか否か判別し（ステップＳ１２０５）、登録制御情報がある場合にはそのリストを表示し（ステップＳ１２０６）、所望の登録制御情報を指定する（ステップＳ１２０７）。ステップＳ１２０５において登録制御情報がない場合には、ステップＳ１２０６、ステップＳ１２０７は行わず、ステップＳ１２０８に移行する。
【００６１】
次に、原稿サイズ、解像度などの所望のスキャン設定を設定し（ステップＳ１２０８）、操作部のスタートボタンを押下することにスキャン・ジョブを開始し、原稿を読み込み、画像データを生成し、保存する（ステップＳ１２０９）。次に、スキャン・ジョブが正常に終了したか否かを判別し（ステップＳ１２１０）、スキャン・ジョブが正常に終了した場合には、ステップＳ１２０７で指定された登録制御情報と、ステップＳ１２０９で保存された画像データとに基づき、文書管理サーバに文書登録要求を送信し（ステップＳ１２１１）、ステップＳ１２０９で保存された画像データを削除し（ステップＳ１２１２）、処理を終了する（ステップＳ１２１３）。ステップＳ１２１０においてスキャン・ジョブが正常に終了しなかった場合には、ステップＳ１２１１、ステップＳ１２１２を行わず、処理を終了する（ステップＳ１２１３）。
【００６２】
次に、デジタル複合機における、フォルダに関連付けられた登録制御情報を用いた画像送信処理の動作について、図１３のフローチャートに従い説明する。まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１３００）、文書管理サーバからフォルダ情報のリストを取得し（ステップＳ１３０１）、フォルダをリスト表示する（ステップＳ１３０２）。次に、所望のフォルダを指定し（ステップＳ１３０３）、文書管理サーバからそのフォルダに関連付けられた登録制御情報を取得する（ステップＳ１３０４）。ステップＳ１３０５からステップＳ１３１３の動作については、上記図１２におけるステップＳ１２０５からステップＳ１２１３と同様であるので、説明を省略する。
【００６３】
次に、文書管理サーバにおける文書登録処理の動作について、図１４のフローチャートに従い説明する。まず、デジタル複合機から文書登録要求コマンドを受信することにより処理を開始し（ステップＳ１４００）、そのコマンドから登録制御情報と画像データを読み込む（ステップＳ１４０１）。次に、メモリ上に確保した文書属性バッファDocPropertyに文書名、作成日時などを設定し（ステップＳ１４０２）、ステップＳ１４０１で取得した登録制御情報にインデックスが設定されているか否かを判別し（ステップＳ１４０３）、インデックスが設定されている場合は、その文字列を上記文書属性バッファDocPropertyに設定し（ステップＳ１４０４）、上記文書属性バッファDocPropertyに基づいた文書の登録処理を行う（ステップＳ１４０５）。ステップＳ１４０３において登録制御情報にインデックスが設定されていない場合は、ステップＳ１４０４を行わず、ステップＳ１４０５に移行する。次に、ステップＳ１４０１で取得した登録制御情報に通知先が設定されているか否かを判別し（ステップＳ１４０６）、通知先が設定されている場合は、そのメール・アドレスに文書登録通知のメールを送信し（ステップＳ１４０７）、処理を終了する（ステップＳ１４０８）。ステップＳ１４０６において登録制御情報に通知先が設定されていない場合には、ステップＳ１４０７を行わず、処理を終了する（ステップＳ１４０８）。
【００６４】
また、図１５は、文書管理システムを制御するための制御プログラムを格納した記録媒体の構成を示す図である。この記録媒体を本実施形態１のシステムを構成する各装置にインストールすることで、本実施形態１の機能が実現される。
【００６５】
図１５において、「第１通信モジュール」は、通信ネットワークを介して文書管理サーバとの間で情報転送を行うための、文書管理クライアントのプログラムモジュールである。「登録制御情報送信モジュール」は、登録制御情報を作成し、文書管理サーバに送信するための、文書管理クライアントのプログラムモジュールである。
【００６６】
「第２通信モジュール」は、文書管理サーバとの間で情報転送を行うための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。「登録制御情報取得モジュール」は、文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信し、文書管理サーバに記憶されている登録制御情報を受信するための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。「登録制御情報表示モジュール」は、受信した登録制御情報の内容を示す登録制御メニューを表示するための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。「登録制御情報指定モジュール」は、表示した登録制御メニューに対する操作に基づいて登録制御情報を指定するための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。適宜登録制御情報の指定及び変更による更新が可能である。「読み込みモジュール」は、原稿を読み込み、画像データを生成するための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。「画像送信モジュール」は、指定された登録制御情報と、生成された画像データとを文書管理サーバに送信するための、デジタル複合機のプログラムモジュールである。
【００６７】
「第３通信モジュール」は、文書管理クライアントとの間で情報転送を行うための、文書管理サーバのプログラムモジュールである。「登録制御情報記憶モジュール」は、文書管理クライアントから受信した登録制御情報を記憶するための、文書管理サーバのプログラムモジュールである。「第４通信モジュール」は、デジタル複合機との間で情報転送を行うための、文書管理サーバのプログラムモジュールである。「登録制御情報取得応答モジュール」は、デジタル複合機から受信した登録制御情報取得要求に基づいて、記憶されている登録制御情報をデジタル複合機に送信するための、文書管理サーバのプログラムモジュールである。「文書登録モジュール」は、デジタル複合機から登録制御情報と画像データとを受信し、登録制御情報に基づいて画像データを文書として記憶するための、文書管理サーバのプログラムモジュールである。
【００６８】
実施形態１の効果 
以上説明したように、本実施形態１によれば、登録制御情報の作成、変更は、文書管理クライアントから文書管理サーバに対して行うだけで済むため、簡易に行うことができるという効果を奏する。また、文書管理サーバのユーザ、或いはフォルダに関連付けて登録制御情報を作成、保存することができ、デジタル複合機において、オペレータが操作中の文書管理サーバのユーザ、或いはフォルダに関連付けられている登録制御情報を取得し、表示した中から所望の登録制御情報を指定できるので、デジタル複合機から簡易な操作により登録制御情報を柔軟に指定することができるという効果を奏する。
【００６９】
実施形態２ 
以下、図面を参照して本発明の実施形態２を詳細に説明する。なお、各図面において同様の機能を有する箇所には同一の符号を付し、説明の重複は省略する。本実施形態２のシステムの基本構成は実施形態１で示した構成を基本としたものであり、以下では、本実施形態２の特徴に係る機能について説明する。
【００７０】
図１７は、本実施形態２による文書管理システムの全体構成図を示す。ここでは本実施形態２における文書管理システムの全体の構成を説明する。この文書管理システムは、文書管理クライアント１７００と、文書管理サーバ１７１０とから構成される。これらは本実施形態２のように、通信ネットワーク１７４０で接続される別々のパーソナルコンピュータで構成されてもかまわないし、１つのパーソナルコンピュータで構成されてもかまわない。また、文書管理クライアント１７００、及び、文書管理サーバ１７１０は、デジタル複合機１７３０と通信ネットワーク１７４０で接続される。
【００７１】
文書管理クライアント１７００は、文書管理サーバ１７１０により管理される文書と、デジタル複合機１７３０により管理される文書とを統合的に扱う本文書管理システムのクライアントであり、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１と、クライアント処理部１７０２と、通信ネットワークＩ／Ｆ１７０３とから構成される。ユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１は、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１７００の各機能に係るオペレータからの指示を受け付けるとともに、その処理結果などの各種情報をオペレータに提供するもので、ＣＲＴ、液晶等に代表される表示装置や、キーボードやポインティングデバイスなどの入力装置から構成される。クライアント処理部１７０２は、ＣＰＵやメモリなどから構成され、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１７００の各機能の処理を行い、文書管理サーバ１７１０、デジタル複合機１７３０に対する処理が発生した場合には、これらに対して各種要求コマンドを送信し、その応答を受信する。
【００７２】
文書管理サーバ１７１０は、通信ネットワークＩ／Ｆ１７１１と、画像データや文書データを階層化されたフォルダに格納されている文書として管理できるように、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するために文書管理サーバ処理部１７１２と、属性記憶部１７１３とから構成される文書管理サーバ処理部と、文書管理サーバ処理部でページに対応付けられている文書データや画像データなどの実データを蓄積し、管理するためにボリュームサーバ処理部１７１４とボリューム記憶部１７１５とから構成されるボリュームサーバ処理部と、デバイスからの処理要求を扱うためのクライアント処理部１７１６とＵＩ部１７１７を含む。通信ネットワークＩ／Ｆ１７１１は、通信ネットワーク１７４０に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどの通信ネットワークプロトコルやＳＯＡＰ/ＸＭＬ（eXtensible [eXtended] Markup Language）などのＷＥＢサービスに対応するプロトコルの処理を行う。
【００７３】
文書管理サーバ処理部１７１２は、１つのタスクから構成され、クライアント処理部１７０２から要求コマンドを受信し、属性記憶部１７１３に対して更新や検索などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１７０２に送信する。属性記憶部１７１３は、フォルダ属性、文書属性、ページ属性などを記憶するもので、通常、ハードディスク等である。ボリュームサーバ処理部１７１４は、１つのタスクから構成され、クライアント処理部１７０２からの要求コマンドを受信し、ボリューム記憶部１７１５に対して更新やデータ取得などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１７０２に送信する。ボリューム記憶部１７１５は、文書データや画像データを記憶するもので、通常、ハードディスクなどである。クライアント処理部１７１６は、クライアント処理部１７０２と同等の機能を有し、主にデジタル複合機１７３０に対する処理が発生した場合に、これに対して各種要求コマンドを送信し、その応答を受信する。
【００７４】
デジタル複合機１７３０は、コピー、スキャナ、プリンタ、ＦＡＸなどの複合機能をもつ画像形成装置であり、ユーザインタフェースである操作部１７３１、画像入力デバイスであるスキャナ部１７３２、画像出力デバイスであるプリンタ部１７３３、コントローラユニット１７３４から構成される。操作部１７３１、スキャナ部１７３２、プリンタ部１７３３は、それぞれコントローラユニット１７３４に接続され、コントローラユニット１７３４は、通信ネットワーク（ＬＡＮ）１７４０、公衆回線（ＷＡＮ）１７５０に接続されている。コントローラユニット１７３４は、ジョブコントロールドメイン部１７３５とアプリケーション部１７３６を有している。ジョブコントロールドメイン部１７３５はスキャン処理やプリント処理を制御し、アプリケーション部１７３６は、ＳＯＡＰ/ＸＭＬなどのＷＥＢサービスに対応可能なプロトコルを含む通信ネットワークＩ／Ｆを有し、文書管理クライアント１７００や文書管理サーバ１７１０との間で要求及び応答の送受信を行う。
【００７５】
コントローラユニット１７３４は、スキャナ部１７３２から読み込まれた画像データや、公衆回線（ＷＡＮ）１７５０からＦＡＸで受信した画像データ、通信ネットワーク（ＬＡＮ）１７４０から受信したＰＤＬコードをビットマップイメージに展開した画像データを、記憶領域に記憶でき、操作部１７３１からの指示、あるいは文書管理クライアント１７００のユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１からの指示により、ジョブコントロールドメイン部１７３５を通じて、プリンタ部１７３３から印刷することができる。また、アプリケーション部１７３６は、ＷＥＢサービスへの接続Ｉ／Ｆを含み、クライアント処理部１７０２、１７１６から要求コマンドを受信し、スキャナ部１７３２から読み込まれた画像データをクライアント処理部１７０２、１７１６へ送信したり、ジョブコントロールドメイン部１７３５を介して、クライアント処理部１７０２、１７１６から取得した画像データをプリンタ部１７３３から印刷したりする。
【００７６】
図１８は、図１７に示した文書管理システムの機能構成図を示す。文書管理クライアント１７００のクライアント処理部１７０２は、クライアントアプリケーション部１８００、画像処理部１８０１、キャビネット文書管理部１８０２、データベース通信部１８０３、ボリューム通信部１８０４から構成される。クライアントアプリケーション部１８００は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１からの指示に従い、文書管理クライアント１７００の各機能の処理を行うとともに、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１の表示画面の制御を行う。また、文書管理サーバ処理部１７１２、ボリュームサーバ処理部１７１４に対する処理が発生した場合は、その要求をキャビネット文書管理部１８０２に供給し、その処理結果をキャビネット文書管理部１８０２から受け取る。画像処理部１８０１は、クライアントアプリケーション部１８００、キャビネット文書管理部１８０２からの要求に従い、画像の伸長、圧縮、色空間変換、下地とばし、拡大/縮小、回転などの画像処理を行う。
【００７７】
キャビネット文書管理部１８０２は、文書管理サーバ１７１０に対する要求を、キャビネット、フォルダ、文書、ページからなるオブジェクト・モデルで行えるようにするもので、フォルダ属性、文書属性、ページ属性に対する参照、更新などの処理が発生した場合には、その要求をデータベース通信部１８０３に供給し、その処理結果をデータベース通信部１８０３から受け取るとともに、画像データや文書データに対する登録、削除、取得などの処理が発生した場合には、その要求をボリューム通信部１８０４に供給し、その処理結果をボリューム通信部１８０４から受け取る。データベース通信部１８０３は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Structured Query Language）プロトコルにより、文書管理サーバ処理部１７１２に対する要求コマンドをデータベース通信部１８１０に送信し、その応答コマンドをデータベース通信部１８１０から受信する。ボリューム通信部１８０４は、ＲＰＣ（Remote Procedure Call）によりボリュームサーバ処理部１７１４に対する要求コマンドをボリューム通信部１８１２に送信し、その応答コマンドをボリューム通信部１８１２から受信する。
【００７８】
次に、文書管理サーバ１７１０の文書管理サーバ処理部１７１２は、データベース通信部１８１０、データベース処理部１８１１から構成される。データベース通信部１８１０は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Structured Query Language）プロトコルにより、文書管理サーバ１７１０に対する要求コマンドをデータベース通信部１８０３から受信した場合、その要求をデータベース処理部１８１２に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてデータベース通信部１８０３に送信する。データベース処理部１８１１は、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するためのＲＤＢＭＳ（Relational Database Management System）で、データベース・ファイルである属性記憶部１７１３に対して更新や検索などの処理を行う。
【００７９】
文書管理サーバ１７１０のボリュームサーバ処理部１７１４は、ボリューム通信部１８１２とボリューム処理部１８１３から構成される。ボリューム通信部１８１２は、ＲＰＣ（Remote Procedure Call）により文書管理サーバ１７１０に対する要求コマンドをボリューム通信部１８０４から受信した場合、その要求をボリュームサーバ処理部１８１３に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてボリューム通信部１８０４に送信する。ボリュームサーバ処理部１８１３は、ボリューム記憶部１７１５に対して画像データや文書データに対する登録、削除、取得などの処理を行う。
【００８０】
文書管理サーバ１７１０のクライアント処理部１７１６は、データベース通信部１８１４、ボリューム通信部１８１５、キャビネット文書管理部１８１６、画像処理部１８１７、クライアントアプリケーション部１８１８から構成される。主にデジタル複合機を通信先の対象とし、ＳＯＡＰ/ＸＭＬなどに代表されるＷＥＢサービスを利用可能なプロトコルに対応している。それぞれの機能は、文書管理クライアントと同じであるため、説明は省略する。
【００８１】
図１９は、文書管理サーバにおけるフォルダインデックス（文書名情報）の設定フローチャートを示す。ここでは、文書管理クライアント１７００の指示によって文書管理サーバ上で行われる操作であって、本実施形態２では文書管理サーバのフォルダに文書登録時以前にあらかじめ設定しておく必要のあるフォルダインデックスの設定フローを示す。ここでは、フォルダに対してインデックスを設定した場合の例を示すが、フォルダにインデックス情報を保存する他に、ユーザやキャビネットに対してインデックス情報を保存方法もある。それらに関しての説明は、以下のフォルダにインデックス情報を保存する場合と基本的に同様なため省略する。
【００８２】
Ｓ２００では、文書管理クライアント１７００は文書管理サーバのキャビネット一覧を表示する。Ｓ２１０では、文書管理クライアント１７００のユーザが表示されたキャビネット一覧の中から所望のキャビネットを選択する。Ｓ２２０では、文書管理クライアント１７００のユーザが認証コードを入力し、ユーザ認証を行い、Ｓ２３０で、ユーザ認証の成否を判定し、ユーザ認証に成功した場合はＳ２４０へ移行し、ユーザ認証に失敗した場合は、終了する。
【００８３】
Ｓ２４０では、文書管理クライアント１７００でフォルダ一覧の表示と選択を繰り返し行うことで、ユーザが所望のフォルダを指定する。Ｓ２５０では、文書管理クライアント１７００のユーザはフォルダインデックスの入力を行うか否かを確認し、入力を行う場合にはＳ２５１へ移行し、入力を行わない場合にはＳ２６０へ移行する。Ｓ２５１では、文書管理クライアント１７００のユーザがＳ２４０で指定したフォルダに保存するフォルダインデックスを、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１７０１の操作部から入力する。尚、この場合、複数のフォルダインデックスを入力可能である。Ｓ２６０では、文書管理サーバ１７１０は入力されたフォルダインデックスを、指定のフォルダに保存する。
【００８４】
図２０は、文書管理サーバへの文書登録フローチャートを示す。ここでは、デジタル複合機１７３０の指示による文書管理サーバへの文書登録フローチャートを示す。本実施形態２では、文書名を簡単に指定できるため、分かりやすい文書名が効率よく指定できる。ここでは、図１９と同様にフォルダに対してインデックスを設定した場合の例を示すが、フォルダにインデックス情報を保存する他に、ユーザやキャビネットに対してインデックス情報を保存方法もある。それらに関しての説明は、以下のフォルダにインデックス情報を保存する場合と基本的に同様なため省略する。
【００８５】
Ｓ３００では、デジタル複合機１７３０が文書管理サーバへ接続する。Ｓ３１０では、デジタル複合機１７３０のユーザが自動、または手動によって、ユーザ認証を行う。Ｓ３２０で、ユーザ認証の成否を確認し、ユーザ認証に成功した場合はＳ３２１へ移行し、ユーザ認証に失敗した場合は、終了する。Ｓ３２１では、デジタル複合機１７３０はフォルダ一覧を取得してフォルダを指定後、文書管理サーバから、図１９で設定したフォルダインデックスの情報を取得する。
【００８６】
Ｓ３３０では、Ｓ３２１でフォルダインデックスが取得できたか否かを判断し、インデックスが取得できていればＳ３３１へ移行し、インデックス情報の取得失敗やあらかじめインデックスの設定がされていない等によってインデックスが取得できていない場合はＳ３４０へ移行する。Ｓ３３１では、デジタル複合機１７３０は取得したフォルダインデックスを操作部１７３１の表示部に表示し、Ｓ３３２で、ユーザが表示されたフォルダインデックスの一覧の中から文書名に付加したい文字列を選択する。
【００８７】
Ｓ３４０では、デジタル複合機１７３０で文書名も含めて、スキャン設定の全体の確認を行う。ここでは、文書名の編集や、原稿サイズ、スキャン解像度、など各種設定を設定・変更することができる。Ｓ３４１では、デジタル複合機１７３０のユーザの確認が完了したかの判断を行い、設定が適切である場合は、Ｓ３５０へ移行し、設定が不適切な場合は、Ｓ３４０へ移行する。Ｓ３４５で、デジタル複合機１７３０は原稿をスキャンし、Ｓ３５０では、指定されたスキャン設定に従って、文書管理サーバへスキャン画像の文書登録を行う。
【００８８】
尚、他の実施形態として、Ｓ３４５では、スキャンの替わりにＦＡＸやメールの受信文書をそれらのＢＯＸか取り込んでも良い。
【００８９】
図２１は、本実施形態２における文書登録のイメージ図を示す。デジタル複合機１７３０と文書管理サーバが、インターネットを含めた通信ネットワークを介してダイナミックに情報交換を行うことと、フォルダインデックスをデジタル複合機１７３０上に表示してユーザに選択手段を与えていることが本実施形態２の特徴である。
【００９０】
以下には、特に、キャビネットやフォルダに文書名情報をあらかじめ設定している場合の例を説明する。本実施形態２のシステムを制御するための制御プログラムを格納した記録媒体の基本構成は実施形態１で示した図１５と同様である。この記録媒体を本実施形態２のシステムを構成する各装置にインストールすることで、本実施形態２の機能が実現される。デジタル複合機１７３０は、文書管理サーバへの要求機能と文書管理サーバからの返答を受信し、操作部１７３１の表示部に表示することができる。つまり文書管理サーバをデジタル複合機１７３０が制御している。よって、デジタル複合機１７３０からの操作によって文書管理クライアント側での表示態様を制御できる。
１．あらかじめ文書管理サーバのキャビネットやフォルダに文書名情報（図１９で設定を示したインデックス）を設定しておく。
２．デジタル複合機１７３０と文書管理サーバの間では、セキュリティの面からユーザ認証を行い、アクセス権のあるフォルダ一覧を文書管理サーバから取得し、フォルダ一覧をオペパネ上に表示し、ユーザは所望のフォルダを指定する。ユーザがフォルダを指定する操作以外は自動で行う。
３．ユーザにより指定されたフォルダに設定されている文書名情報（インデックス）の一覧を取得する。
４．取得した文書名情報（インデックス）をオペパネに表示し、ユーザに選択・編集の手段を与える。
５．ユーザが選択・編集した文書名情報（インデックス）を文書名として指定して、画像データと一緒に文書管理サーバに送信する。
【００９１】
図２２は、本実施形態２におけるインデックス保存のイメージ図を示す。ここでは、図１７に示す属性記憶部１７１３内でのインデックス情報の記憶方法のイメージを示す。ユーザＩＤ/キャビネットＩＤ/フォルダＩＤと対応付けて、文書名となるインデックス情報を保存・管理する。その他、ユーザ、キャビネット、フォルダの各ＩＤと対応付ける情報の例としては、名称や作成日時などが挙げられる。これらを表形式で保持することで検索を行うことができる。
【００９２】
実施形態２の効果 
以上説明したように、本実施形態２によれば、従来ユーザが手間と時間をかけて行っていた文書管理システム上での文書名編集の必要性が減少する。また、文書管理サーバのフォルダに複数のフォルダインデックス（または、キャビネットインデックス、または、ユーザインデックス）を保存することによって、１つの格納先フォルダに異なる文書名を自動設定することができる。さらに、デジタル複合機１７３０上でフォルダインデックス（または、キャビネットインデックス、または、ユーザインデックス）の文字列を選択し文書名を編集することにより、最適な文書名を必要最低限の手間で指定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の実施形態１の文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態１のシステムの文書管理クライアントと文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態１の文書管理サーバの属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態１の文書管理サーバのボリューム記憶部におけるデータ構成例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態１のシステムのデジタル複合機の構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の実施形態１のデジタル複合機の操作部の構成を示す図である。
【図７】本発明の実施形態１のデジタル複合機のシステムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。
【図８】本発明の実施形態１の本システムの文書管理クライアントにおける、ユーザに関連付けた登録制御情報の作成処理を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態１のシステムの文書管理サーバが、ユーザに関連付けた文書登録制御情報を管理するための、属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態１のシステムの文書管理クライアントにおける、フォルダに関連付けた登録制御情報の作成処理を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態１のシステムの文書管理サーバが、フォルダに関連付けた文書登録制御情報を管理するための、属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態１のシステムのデジタル複合機における、ユーザに関連付けられた登録制御情報を用いた画像送信処理を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態１のシステムのデジタル複合機における、フォルダに関連付けられた登録制御情報を用いた画像送信処理を説明するフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態１のシステムの文書管理サーバにおける文書登録処理を説明するフローチャートである。
【図１５】本発明の実施形態１の文書管理システムを制御するための制御プログラムを格納した記録媒体の構成を示す図である。
【図１６】従来技術の文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図１７】本発明の実施形態２の文書管理システムの全体構成図である。
【図１８】本発明の実施形態２の文書管理システムの機能構成図である。
【図１９】本発明の実施形態２の文書管理サーバにおけるファイルインデックスの設定フローチャートである。
【図２０】本発明の実施形態２の文書管理サーバへの文書登録フローチャートである。
【図２１】本発明の実施形態２の文書登録のイメージ図である。
【図２２】本発明の実施形態２のインデックス保存のイメージ図である。
【符号の説明】
【００９４】
１００  文書管理クライアント
１０１  ユーザインタフェース（ＵＩ）部
１０２  クライアント処理部
１０３、１１１  通信ネットワークＩ／Ｆ
１１０  文書管理サーバ
１１２  属性管理サーバ部
１１３  属性管理サーバ処理部
１１４  属性記憶部
１１５  ボリュームサーバ部
１１６  ボリュームサーバ処理部
１１７  ボリューム記憶部
１１８  サービスサーバ部
１３０  デジタル複合機
１３１  スキャナ部
１３２  プリンタ部
１３３  コントローラユニット
１３４  操作部
１４０  通信ネットワーク
１５０公衆回線（ＷＡＮ）
１７００  文書管理クライアント
１７０１、１７１７  ユーザインタフェース（ＵＩ）部
１７０２  クライアント処理部
１７０３、１７１１  通信ネットワークＩ／Ｆ
１７１０  文書管理サーバ
１７１２  文書管理サーバ処理部
１７１３  属性記憶部
１７１４  ボリュームサーバ処理部
１７１５  ボリューム記憶部
１７１６  クライアント処理部
１７３０  デジタル複合機
１７３２  スキャナ部
１７３３  プリンタ部
１７３４  コントローラユニット
１７３１  操作部
１７４０  通信ネットワーク
１７５０公衆回線（ＷＡＮ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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