(57)【要約】   【課題】  使用者が簡単に間違えなく所定の文書を作成し、かつ、適切な宛て先に送信することができる。  【解決手段】  メールサーバ１４は、受信したメールに添付された文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に基づき、ドキュメント管理データベース２０を参照して、文書識別情報と関連付けられた実送信メールアドレスを特定するとともに、トランザクション通番を採番して、文書識別情報と関連付けて、トランザクションＤＢ２２に記憶する。その後、メールサーバ１４は、特定された実送信メールアドレスに宛てて文書が添付されたメールを送信する。  【選択図】  図１
2005190361.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ウェブサーバおよびメールサーバを備えた文書送受信システムであって、
前記ウェブサーバは、登録者からの指示にしたがって、その文書のフォームを、当該文書を一意的に特定する文書識別情報とともに記憶する文書格納データベースと、
前記文書フォームの情報格納領域に、前記文書識別情報を格納する識別情報格納手段とを有し、
前記メールサーバは、前記文書の文書識別情報と、前記文書の本来の宛て先である実送信メールアドレスとを関連付けて記憶したドキュメント管理データベースと、
メールサーバにおけるトランザクションを管理するために、トランザクション通番と前記文書識別情報とを関連付けて記憶したトランザクション管理データベースと、
前記ウェブサーバからダウンロードされた文書フォームから作成され、前記メールサーバの単一のメールアドレスに宛てて送信されたメールに添付された文書を受信するメール受信手段と、
前記受信したメールに添付された文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に基づき、前記ドキュメント管理データベースを参照して、前記文書識別情報と関連付けられた実送信メールアドレスを特定するとともに、トランザクション通番を採番して、前記文書識別情報と関連付けて、前記トランザクションＤＢに記憶する送信先特定手段と、
前記メールを添付された文書とともに、前記実送信メールアドレス宛に送信するメール送信手段とを有することを特徴とする文書送受信システム。
【請求項２】
前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、当該文書と関連する他の文書の文書識別情報を記憶可能であり、
前記送信先特定手段が、前記メールに添付された複数の文書のうち、前記ドキュメント管理データベースを参照して、関連する複数の文書が存在すると判断した場合には、単一のトランザクション通番を有するメールに、前記関連する複数の文書を添付することを特徴とする請求項１に記載の文書送受信システム。
【請求項３】
前記送信先特定手段が、前記トランザクション管理データベースに、前記トランザクション通番と関連付けて、メールの送信者を特定する情報を記憶するとともに、前記文書の情報格納領域に、前記採番したトランザクション通番を追記するように構成され、かつ、
前記メール受信手段により受信されたメールに添付された文書の情報格納領域に、既にトランザクション通番が追記されていた場合に、当該メールが、前記トランザクション管理データベースにおいて前記トランザクション通番と関連されて記憶されていた送信者を特定する情報に基づき、特定された送信者に宛てて送信されることを特徴とする請求項１または２に記載の文書送受信システム。
【請求項４】
前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、メールを送信する権利を有するものを示す送信権者を特定する情報を記憶可能であり、
前記送信先特定手段が、前記ドキュメント管理データベース中に、前記文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に関連付けられて送信権者を特定する情報が含まれる場合に、メールを送信者が、送信権者であれば、前記メールを実送信メールに宛てて送信するように構成されたことを特徴とする請求項１ないし３の何れか一項に記載の文書送受信システム。
【請求項５】
登録者からの指示にしたがって、その文書のフォームを、当該文書を一意的に特定する文書識別情報とともに記憶する文書格納データベースと、文書フォームの情報格納領域に、前記文書識別情報を格納する識別情報格納手段とを有するウェブサーバと共同するメールサーバであって、前記文書の文書識別情報と、前記文書の本来の宛て先である実送信メールアドレスとを関連付けて記憶したドキュメント管理データベースと、メールサーバにおけるトランザクションを管理するために、トランザクション通番と前記文書識別情報とを関連付けて記憶したトランザクション管理データベースとを備えたメールサーバを、
前記ウェブサーバからダウンロードされた文書フォームから作成され、前記メールサーバの単一のメールアドレスに宛てて送信されたメールに添付された文書を受信するメール受信手段、
前記受信したメールに添付された文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に基づき、前記ドキュメント管理データベースを参照して、前記文書識別情報と関連付けられた実送信メールアドレスを特定するとともに、トランザクション通番を採番して、前記文書識別情報と関連付けて、前記トランザクションＤＢに記憶する送信先特定手段、および、
前記メールを添付された文書とともに、前記実送信メールアドレス宛に送信するメール送信手段として機能させることを特徴とする送受信制御プログラム。
【請求項６】
前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、当該文書と関連する他の文書の文書識別情報を記憶可能であり、
前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、
前記メールに添付された複数の文書のうち、前記ドキュメント管理データベースを参照して、関連する複数の文書が存在すると判断した場合には、単一のトランザクション通番を有するメールに、前記関連する複数の文書を添付するように、前記メールサーバを動作させることを特徴とする請求項５に記載の送受信制御プログラム。
【請求項７】
前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、
前記トランザクション管理データベースに、前記トランザクション通番と関連付けて、メールの送信者を特定する情報を記憶するとともに、前記文書の情報格納領域に、前記採番したトランザクション通番を追記し、かつ、
前記メール受信手段により受信されたメールに添付された文書の情報格納領域に、既にトランザクション通番が追記されていた場合に、当該メールが、前記トランザクション管理データベースにおいて前記トランザクション通番と関連されて記憶されていた送信者を特定する情報に基づき、特定された送信者に宛てて送信されるように、前記メールサーバを動作させることを特徴とする請求項５または６に記載の送受信制御プログラム。
【請求項８】
前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、メールを送信する権利を有するものを示す送信権者を特定する情報を記憶可能であり、
前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、
前記ドキュメント管理データベース中に、前記文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に関連付けられて送信権者を特定する情報が含まれる場合に、メールを送信者が、送信権者であれば、前記メールを実送信メールに宛てて送信するように、前記メールサーバを動作させることを特徴とする請求項５ないし７の何れか一項に記載の送受信制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を所定のあて先に送信することができる文書送受信システムおよび送受信制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ビジネスにおいてもプライベートにおいても、電子メールの使用頻度は年々増加している。それに伴って、単なる連絡やお知らせの送信だけではなく、問い合わせや申請などにもメールが使われるようになってきた。
【０００３】
また、ビジネスにおいては、契約・交渉時やプロジェクト進行時には種々の文書がやりとりされる。このときに、使用者は、文書のフォーマットやその文書の送信先を、文書作成・送信のたびに調べなければならず、その結果、似たような他のアドレスにメールを送付しておくような間違いが生じる可能性がある。申請においても、使用者は、どのような内容をどのフォームを用いて記入すべきかに戸惑う場合も多い。また、申請ごとに提出先が異なるため、送付先を調べる手間がかかるという問題点があった。
【０００４】
たとえば、特許文献１には、フォームデータベースおよびフォーム中のフィールド名と関連した各項目のデータを登録した項目別データベースとを使用して、多種大量のデータ項目を効率的に管理するシステムが提案されている。
【特許文献１】特開２００２−１１７３６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記従来技術においては、種々の文書を効率よく管理でき、また、送受信者はフォームを単位して文書を送り或いは受け取ることができるため、内容を理解するのが容易になるという利点を有する。しかしながら、文書については内容を理解するだけではなく、どこに送るかということも重要であり、この技術では、文書のあて先は、従前のとおり送信者が文書ごとに特定する必要があった。
【０００６】
また、近年、いわゆるウェブページ上にフォームを提示して、フォーム中の入力欄に、必要事項を記入するように構成されたシステムも提案されている。しかしながら、このようなシステムでは、ウェブコンテンツの開発に技術および費用がかかり、開発の費用対効果を考えた場合に採算が合わない場合もある。
【０００７】
本発明は、使用者が簡単に間違えなく所定の文書を作成し、かつ、適切な宛て先に送信することができるシステムおよびプログラムを提供することを目的とする。また、本発明は使用者が既存のコンピュータを利用して宛て先を意識することなく、適切な宛て先に文書を送信することができるシステムおよびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の目的は、ウェブサーバおよびメールサーバを備えた文書送受信システムであって、前記ウェブサーバは、登録者からの指示にしたがって、その文書のフォームを、当該文書を一意的に特定する文書識別情報とともに記憶する文書格納データベースと、前記文書フォームの情報格納領域に、前記文書識別情報を格納する識別情報格納手段とを有し、前記メールサーバは、前記文書の文書識別情報と、前記文書の本来の宛て先である実送信メールアドレスとを関連付けて記憶したドキュメント管理データベースと、メールサーバにおけるトランザクションを管理するために、トランザクション通番と前記文書識別情報とを関連付けて記憶したトランザクション管理データベースと、前記ウェブサーバからダウンロードされた文書フォームから作成され、前記メールサーバの単一のメールアドレスに宛てて送信されたメールに添付された文書を受信するメール受信手段と、前記受信したメールに添付された文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に基づき、前記ドキュメント管理データベースを参照して、前記文書識別情報と関連付けられた実送信メールアドレスを特定するとともに、トランザクション通番を採番して、前記文書識別情報と関連付けて、前記トランザクションＤＢに記憶する送信先特定手段と、前記メールを添付された文書とともに、前記実送信メールアドレス宛に送信するメール送信手段とを有することを特徴とする文書送受信システムにより達成される。
【０００９】
これにより、文書フォームに必要事項を記入する者（ユーザ）は、文書の種別などによらず、単一のメールアドレス（メールサーバのメールアドレス）に宛てて、当該文書を添付したメールを送信すればよい。
【００１０】
文書識別情報は、文書を一意的に特定するドキュメントＩＤを利用すればよい。また、文書の情報格納領域は、ユーザが改変できないようにユーザが基本的にはアクセスできない状態であるのが望ましい。無論、アクセス可能であっても、通常はユーザがその存在を意識しないような隠し情報の領域を、情報格納領域として利用しても良い。
【００１１】
好ましい実施態様においては、前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、当該文書と関連する他の文書の文書識別情報を記憶可能であり、前記送信先特定手段が、前記メールに添付された複数の文書のうち、前記ドキュメント管理データベースを参照して、関連する複数の文書が存在すると判断した場合には、単一のトランザクション通番を有するメールに、前記関連する複数の文書を添付する。
【００１２】
別の好ましい実施態様においては、前記送信先特定手段が、前記トランザクション管理データベースに、前記トランザクション通番と関連付けて、メールの送信者を特定する情報を記憶するとともに、前記文書の情報格納領域に、前記採番したトランザクション通番を追記するように構成され、かつ、前記メール受信手段により受信されたメールに添付された文書の情報格納領域に、既にトランザクション通番が追記されていた場合に、当該メールが、前記トランザクション管理データベースにおいて前記トランザクション通番と関連されて記憶されていた送信者を特定する情報に基づき、特定された送信者に宛てて送信される。
【００１３】
さらに別の好ましい実施態様においては、前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、メールを送信する権利を有するものを示す送信権者を特定する情報を記憶可能であり、前記送信先特定手段が、前記ドキュメント管理データベース中に、前記文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に関連付けられて送信権者を特定する情報が含まれる場合に、メールを送信者が、送信権者であれば、前記メールを実送信メールに宛てて送信するように構成されている。
【００１４】
また、本発明の目的は、登録者からの指示にしたがって、その文書のフォームを、当該文書を一意的に特定する文書識別情報とともに記憶する文書格納データベースと、文書フォームの情報格納領域に、前記文書識別情報を格納する識別情報格納手段とを有するウェブサーバと共同するメールサーバであって、前記文書の文書識別情報と、前記文書の本来の宛て先である実送信メールアドレスとを関連付けて記憶したドキュメント管理データベースと、メールサーバにおけるトランザクションを管理するために、トランザクション通番と前記文書識別情報とを関連付けて記憶したトランザクション管理データベースとを備えたメールサーバを、
前記ウェブサーバからダウンロードされた文書フォームから作成され、前記メールサーバの単一のメールアドレスに宛てて送信されたメールに添付された文書を受信するメール受信手段、前記受信したメールに添付された文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に基づき、前記ドキュメント管理データベースを参照して、前記文書識別情報と関連付けられた実送信メールアドレスを特定するとともに、トランザクション通番を採番して、前記文書識別情報と関連付けて、前記トランザクションＤＢに記憶する送信先特定手段、および、前記メールを添付された文書とともに、前記実送信メールアドレス宛に送信するメール送信手段として機能させることを特徴とする送受信制御プログラムによっても達成される。
【００１５】
好ましい実施態様においては、前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、当該文書と関連する他の文書の文書識別情報を記憶可能であり、前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、前記メールに添付された複数の文書のうち、前記ドキュメント管理データベースを参照して、関連する複数の文書が存在すると判断した場合には、単一のトランザクション通番を有するメールに、前記関連する複数の文書を添付するように、前記メールサーバを動作させる。
【００１６】
別の好ましい実施態様においては、前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、前記トランザクション管理データベースに、前記トランザクション通番と関連付けて、メールの送信者を特定する情報を記憶するとともに、前記文書の情報格納領域に、前記採番したトランザクション通番を追記し、かつ、前記メール受信手段により受信されたメールに添付された文書の情報格納領域に、既にトランザクション通番が追記されていた場合に、当該メールが、前記トランザクション管理データベースにおいて前記トランザクション通番と関連されて記憶されていた送信者を特定する情報に基づき、特定された送信者に宛てて送信されるように、前記メールサーバを動作させる。
【００１７】
さらに別の実施態様においては、前記ドキュメント管理データベースが、前記文書識別情報と関連付けて、メールを送信する権利を有するものを示す送信権者を特定する情報を記憶可能であり、前記メールサーバを前記送信先特定手段として機能させるときに、前記ドキュメント管理データベース中に、前記文書の情報格納領域に格納された文書識別情報に関連付けられて送信権者を特定する情報が含まれる場合に、メールを送信者が、送信権者であれば、前記メールを実送信メールに宛てて送信するように、前記メールサーバを動作させる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、使用者が簡単に間違えなく所定の文書を作成し、かつ、適切な宛て先に送信することができるシステムおよびプログラムを提供することが可能となる。また、本発明によれば、使用者が既存のコンピュータを利用して宛て先を意識することなく、適切な宛て先に文書を送信することができるシステムおよびプログラムを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、添付図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。図１は、本実施の形態にかかる文書送受信システムを含む全体の構成を示すブロックダイヤグラムである。本実施の形態にかかる文書送信システム１０は、ウェブサーバ１２およびメールサーバ１４を備える。ウェブサーバ１２およびメールサーバ１４は、図１に示すように、管理センターなどで隣接して配置され、ＬＡＮにより接続されていてもよいし、離間して配置され、ＶＰＮなどで接続されていても良い。ウェブサーバ１２およびメールサーバ１４は、ネットワーク（ＬＡＮやＶＰＮ）を介して、クライアントコンピュータ１６−１、１６−２、・・・と接続されている。ウェブサーバ１２は、フォーム作成者が、他のユーザが利用すべきフォームを格納するフォーム格納ＤＢ１８を備える。また、メールサーバ１４は、送受信した文書を管理するドキュメント管理ＤＢ２０および通信トランザクションを管理するトランザクション管理ＤＢ２２を備える。
【００２０】
後に再度説明するが、本実施の形態においては、企業の担当者が社内文書のフォームを登録しておき、社員が必要な文書を作成するときに、所望のフォームを、クライアントコンピュータ１６を操作してウェブサーバ１２からダウンロードして、必要な項目を記入し、それをメールサーバに送信するようになっている。メールサーバ１４は、後述するように文書中に埋め込まれた情報から、当該文書のあて先を判別し、適切なあて先に文書を送信することができる。以下、文書のフォームを登録する者（この実施の形態では企業の担当者）を「登録者」と称し、文書のフォームをダウンロードして必要な事項を記入する者を「ユーザ」と称する。
【００２１】
図２（ａ）は、本実施の形態にかかるメールサーバ１４に接続されたドキュメント管理ＤＢ２０中のレコード構成を説明する図である。図２（ａ）に示すように、ドキュメント管理ＤＢのレコードは、項目として「ドキュメントＩＤ」、「ドキュメント名」、「実送信アドレス」、同報時に利用される「実送信アドレス（同報）」、「関連ドキュメント有無」、「送信権設定有無」、および、「送信権者メールアドレス」を含む。
【００２２】
「ドキュメントＩＤ」は、文書を一意的に種別するためのものである。「ドキュメントＩＤ」が、ドキュメント管理ＤＢ２０のレコードを特定するキーとなる。「ドキュメントＩＤ」は、部門別、申請内容別などで値を予め定めておいても良い。たとえば、最初の所定の桁（たとえば６桁）が部門を表わし、残りの所定の桁（たとえば４桁）が通番となるようにする。「ｊｉｎ００１−０００１」であれば、「ｊｉｎ００１」が人事部を表わし、「０００１」は通番で１番を表わす。
【００２３】
「ドキュメント名」は、ユーザが文書を特定しやすいように、登録者が任意に設定することができる。本実施の形態では、「ドキュメントＩＤ」がキー項目であるため、「ドキュメント名」は重複してもかまわない。
【００２４】
「実送信アドレス」には、登録者が文書の宛て先として所望のメールアドレスを与えることができる。たとえば、登録者自身のメールアドレスや、文書ごとの宛て先となるべきメールアドレスを設定することが可能である。なお、写し（いわゆる「ｃｃ」）など他の宛て先（送信先）を設定する必要がある場合には、「実送信アドレス（同報）」にメールアドレスが与えられる。
【００２５】
「関連ドキュメント有無」は一種のフラグである。たとえば、セットでファイル形式の異なる文書が利用される場合には、これらの文書が同時に送信先（宛て先）に送られるのが望ましい。そこで、このフラグに「ドキュメントＩＤ」の値が与えられると、後述するように、関連付けられたセットの文書が、同一メールの添付ファイルとして送信先に送ることができる。
【００２６】
「送信権設定有無」はフラグであり、その文書をダウンロードして、送信先に送信することができる権限に制限を課すか否かを設定することができる。この値が「１」であれば、送信権設定がオンとなる。つまり、送信権を持つものだけが送信できるように設定される。「送信権者メールアドレス」は、上記「送信権設定」が「１」のときに、送信権を持つものを特定するために、その者のメールアドレスが与えられる。
【００２７】
図２（ｂ）は、トランザクション管理ＤＢ中のレコード構成を説明する図である。図２（ｂ）に示すように、トランザクション管理ＤＢのレコードは、項目として、「トランザクション通番」、「ドキュメントＩＤ」、「トランザクションステータス」および「発信者アドレス」を含む。
【００２８】
「トランザクション通番」は、メールサーバ１４において受信したメールに付与される番号であり、そのメール自体を一意的に特定するキー項目である。「トランザクション通番」は、たとえば、「日付（ｙｙｍｍｄｄ）−通番１（ｓｓｓ）−通番２（ｔｔ）」という形式をとっても良い。この例では、「通番１＝ｓｓｓ」は、通常のトランザクションを特定する３桁の整数である。その一方、「通番２＝ｔｔ」は、２桁の整数であり、本発明の範囲ではないが、あるメールが複数の受信者に順次回覧されるときに、「通番２」をインクリメントするような形態で利用することができる。
【００２９】
「ドキュメントＩＤ」は、ドキュメント管理ＤＢ中のキー項目に相当する。「トランザクションステータス」は、処理状況を示す。この例では、「０」であれば「受信状態」、「１」であれば、送信先である「実アドレス」に向けてメールを送信した状態、「２」であれば、送信完了通知を発信者に送信した状態を、それぞれ示す。「発信者アドレス」は、メールを送信した者のメールアドレスに対応する。この「発信アドレス」は、たとえば、トランザクションで不具合が生じた場合に、警告を発したり通知する場合に利用できる。
【００３０】
次に、登録者による文書の登録について説明する。図３に示すように、登録者がクライアントマシン１６を操作して、ウェブサーバ１２にアクセスすると（ステップ３０１）、ウェブサーバ１２は、文書登録用に入力フォームを送信する（ステップ３０２）。図４は、文書登録用の入力フォームの例を示す図である。図４に示すように、文書登録用フォームには、入力項目として、「ドキュメント種別」、「ドキュメント名」、「実送信アドレス」、「実送信アドレス（同報）」、「関連ドキュメント有無」、「送信権設定有無」、「送信権者メールアドレス」、「登録フォーム格納場所」および「登録文書名」が含まれる。これら入力項目のうち、「ドキュメント名」、「実送信アドレス」、「実送信アドレス（同報）」、「関連ドキュメント有無」および「送信権設定有無」、「送信権者メールアドレス」は、ドキュメント管理ＤＢ２０中のレコードの項目に対応する。
【００３１】
本実施の形態において、「ドキュメント種別」は、「ドキュメントＩＤ」における最初の所定の行を特定するために利用される。「ドキュメント種別」はボタンをクリックすることによりリストが表示され、その中から所望の一つを選択できるようになっている。また、「登録フォーム格納場所」についても、登録者はウェブサーバにおける所望の場所を指定することができる。
【００３２】
登録者が、クライアントマシン１６を操作して、入力フォーム中に必要な情報を記入或いは選択した後、送信ボタンをオンすると、情報の入力済みの入力フォームおよび登録文書名で指定された文書ファイルが、ウェブサーバ１２に送信される（ステップ３０３）。ウェブサーバ１２は、受信した情報に基づいて、ドキュメントＩＤを採番する（ステップ３０４）。この実施の形態においては、ユーザ入力された「ドキュメント種別」に基づき、最初の所定の桁（たとえば６桁）が決定され、残りの桁（たとえば４桁）については、通番が付与される。
【００３３】
また、ウェブサーバ１２は、受信した文書中の所定の領域（情報格納領域）に、生成されたドキュメントＩＤを格納する（ステップ３０５）。たとえば、プロパティー情報領域などを情報格納領域として使用できる。文書の情報格納領域は、ユーザが改変できないようにユーザが基本的にはアクセスできない状態であるのが望ましい。しかしながら、アクセス可能であっても、通常はユーザがその存在を意識しないような隠し情報の領域を、情報格納領域として利用しても良い。
【００３４】
次いで、ウェブサーバ１２は、受信した情報とともにファイルを、フォーム格納ＤＢ１８に記憶する（ステップ３０６）とともに、ドキュメントＩＤ、および、受信した情報のうち、ドキュメント管理ＤＢ２０のレコードの項目の値を、メールサーバ１４に送信する（ステップ３０７）。メールサーバ１４は、受信したドキュメントＩＤをキーとして、他の項目（「ドキュメント名」、「実送信アドレス」、「実送信アドレス（同報）」、「関連ドキュメント有無」、「送信権設定有無」、「送信権者メールアドレス」）を含むレコードを生成し（ステップ３０８）、これをドキュメント管理ＤＢ２０に格納する（ステップ３０９）。このようにして、文書の登録が完了する。
【００３５】
次に、ユーザが文書をダウンロードしてから後の処理について、図５を参照して説明する。ユーザは、ウェブサーバ１２にアクセスして（ステップ５０１）、登録された文書のリストを参照して、必要な文書をダウンロードする（ステップ５０２）。ユーザは、ダウンロードした文書（フォーム）を参照して、必要な事項を記入した後、メーラを起動して、必要事項が記入された文書を添付ファイルとしてメールをメールサーバ１４に送信する（ステップ５０３）。ここでユーザは、いかなる文書についても、一意のメールアドレス（本実施の形態におけるメールサーバ１４のメールアドレス）宛てに、文書を添付したメールを送信すればよい。
【００３６】
メールを受信すると、メールサーバ１４は、実アドレス宛の自動送信処理を実行して（ステップ５０４）、当該文書の送信先にメールを送信する（ステップ５０５）。図６および図７は、自動送信処理を示すフローチャートである。なお、文書が添付されているメールにおいて、添付文書中の情報格納領域に、ドキュメントＩＤなどの情報が格納されていることを、「情報付き」、情報が格納されていないことを「情報なし」とも称する。また、メールに添付された文書を、以下、添付ファイルとも証する。
【００３７】
メールサーバ１４はメールを受信すると（ステップ６０１）、メール中の添付された文書の数（添付ファイル数）を取得する（ステップ６０２）。次いで、添付された文書のそれぞれについて、情報付きか情報なしかが調べられ、情報付きの添付ファイル数および情報なしの添付ファイル数が算出される（ステップ６０３）。以下、情報付き添付ファイル数を「情報付き」、情報なし添付ファイル数を「情報なし」と表わす。
【００３８】
「情報付き＝０」かつ「情報なし＝０」である場合には、添付ファイル自体がないため、発信者に対して警告メールが返信される（ステップ６０４）。「情報付き＞１」かつ「情報なし＞０」である場合にも、発信者に対して警告メールが返信される（ステップ６０５）。この場合、情報付きの添付ファイルが２以上あり、かつ、情報なしの添付ファイルも１以上あるため、情報付きの添付ファイルと情報なしの添付ファイルとの組み合わせが不明になるからである。
【００３９】
その一方、「情報付き＝１」かつ「情報なし＝０」、或いは、「情報付き＝１」かつ「情報なし＞０」である場合には、メールサーバ１４は、受理したメールに対してトランザクション通番を付与し、トランザクション管理ＤＢを更新する（ステップ６０６）。たとえば、「情報付き＝１」かつ「情報なし＝０」、或いは、「情報付き＝１」かつ「情報なし＞０」である場合には、「トランザクション通番」中、メールごとに「通番１」がインクリメントするように通番が付与され、「通番２＝００」となるようにトランザクション通番が付与されれば良い。次いで、メールサーバ１４は、添付ファイル（文書）中の情報格納領域に、追記が存在するか否かを判断する（ステップ（ステップ６０７）。本実施の形態において、追記は、添付ファイルの情報格納領域に既に付加されているトランザクション通番（ステップ６０６で付与されたのではなく、メール受信時に情報格納領域に既に存在していたもの）である。これは、受信したメールが新規のメールであるか返信メールであるかを判断するために利用される。後述するように、メールサーバ１４を介して、実アドレスにメールが送信されるときに、添付ファイル（文書）の情報格納領域には、トランザクション通番も格納される。したがって、トランザクション通番が既に存在していることは、そのメールが返信メールであることを意味する。
【００４０】
ステップ６０７でノー(No)と判断された場合には、メールサーバ１４は、添付ファイルの情報格納領域からドキュメントＩＤを取得し、取得したドキュメントＩＤをキーとして、ドキュメント管理ＤＢ２０を検索し、該当するレコードを読み込む（ステップ６０８）。次いで、メールサーバ１４は、読み込んだレコード中、「関連ドキュメント有無」にドキュメントＩＤが含まれているか否かを判断する（ステップ６０９）。ステップ６０９でイエス(Yes)と判断された場合には、メールサーバ１４は、他の添付ファイルを参照して、関連ドキュメントに対応するものを特定し、その文書を同一のメールで送信するために必要な処理を実行する（ステップ６１０）。なお、「情報付き＝１」かつ「情報なし＝０」、或いは、「情報付き＝１」かつ「情報なし＞０」の場合には、情報付きの添付ファイルは１つであるため、ステップ６０９でノー(No)と判断され、或いは、ステップ６０９でイエス(Yes)と判断されても、他の添付ファイルを見出すことができないため、ステップ６１０の処理によって、関連ドキュメントは特定されない。
【００４１】
次いで、メールサーバ１４は、レコード中、「送信権設定有無」を参照して、送信権設定の有無を判断する（ステップ７０１）。「送信権設定有無」が「０」である場合（ステップ７０１でノー(No)）、メールサーバ１４は、添付ファイルの情報格納領域にトランザクション通番を追記する（ステップ７０２）。次いで、メールサーバ１４は、ドキュメント管理ＤＢ２０から取得したレコードを参照して、「実送信メールアドレス」に宛てて、添付ファイル付のメールを送信する（ステップ７０３）。メールを送信すると、メールサーバ１４は、トランザクション管理ＤＢ２２中のレコードの「トランザクションステータス」を「１」に変更する（ステップ７０４）。その後、メールサーバ１４は、発信者に対して実送信メールアドレスに宛てた添付ファイル付のメール送信が終了した旨を通知し（ステップ７０５）、トランザクション管理ＤＢ２２中のレコードの「トランザクションステータス」を「２」に変更して処理を終了する（ステップ７０６）。
【００４２】
これに対して、「送信権設定有無」が「１」である場合（ステップ７０１でイエス(Yes)）、メールサーバは、メールの発信者のメールアドレスが、ドキュメント管理ＤＢ２０のレコード中、「送信権者メールアドレス」に含まれているか否かを判断する（ステップ７０７）。ステップ７０７でイエス(Yes)と判断されれば、ステップ７０２に進む。その一方、ステップ７０７でノー(No)と判断されると、メール発信者がそもそもそのメールを送信する権利を有していないため、発信者に宛てて警告メッセージがメールで送信される（ステップ７０８）。その後、メールサーバ１４は、トランザクション管理ＤＢ２２中のレコードの「トランザクションステータス」を「２２」にする（ステップ７０９）。
【００４３】
次に、ステップ６０３において、「情報付き＞１」かつ「情報なし＝０」と判断された場合について説明する。これは、添付ファイル付のメールが複数有り、全ての添付ファイル（文書）の情報格納領域に、ドキュメントＩＤなど必要なデータが含まれる。この場合には、ステップ６０６以下の処理を、添付ファイルの数だけ繰り返す。トランザクション管理ＤＢ２２は、「情報付き」の添付ファイルごとに管理しているため、単一のメールであっても、原則として添付ファイル付のメールごとにトランザクション管理ＤＢ２２のレコードが生成される。ただし、関連ドキュメントは、単一のメールにまとめて添付されるため、その場合、複数の添付ファイルが付加されたメールに、トランザクション管理ＤＢ２２のレコードが生成される。
【００４４】
添付ファイルについてトランザクション通番が付与され（ステップ６０６）、かつ、添付ファイルに追記が存在しなかった場合には（ステップ６０７でノー(No)）、関連ドキュメントの有無が判断される（ステップ６０８）。メールサーバ１４は、ドキュメント管理ＤＢ２０のレコード中に、「関連ドキュメント有無」にドキュメントＩＤが含まれているか否かを判断し、ドキュメントＩＤが含まれていれば、未処理の添付ファイル（文書）のそれぞれのドキュメントＩＤを参照して、「関連ドキュメント有無」の項目に含まれたドキュメントＩＤと同一のドキュメントＩＤを含む文書を見つけ、これを同一のメールに添付するための処理を実行する（ステップ６１０）。ここで見つけられた添付ファイル（文書）は、次のステップ６１６からの処理対象からは除かれる。このようにして、ある単一のメールの添付ファイル中に関連ドキュメントが含まれていれば、それらは単一のトランザクション通番をもつメールに添付されて実アドレス宛てに送信される。
【００４５】
次に、添付ファイル（文書）の情報格納領域にトランザクション通番が追記されていた場合には（ステップ６０７でイエス(Yes)）、メールサーバ１４は、追記されたトランザクション通番をキーに、トランザクション管理ＤＢ２２を検索して（ステップ６１１）、当該トランザクション通番を含むレコードから、「発信者メールアドレス」を取得し、「発信者メールアドレス」宛てにメールを送信する（ステップ６１２）。その後、トランザクション管理ＤＢ中のレコードの「トランザクションステータス」が「１」に変更される。次いで、メールサーバ１４は、メールの返信者に対して、添付ファイル付のメール送信が終了した旨を通知し（ステップ６１４）、トランザクション管理ＤＢ２２中のレコードの「トランザクションステータス」を「２」に変更して処理を終了する（ステップ６１５）。
【００４６】
以上説明したように、本実施の形態においては、メールの本来の宛て先（実アドレス）と関連付けられた識別子（本実施の形態では「ドキュメントＩＤ」）を情報格納領域に格納した文書を、ウェブサーバからダウンロードし、一意的なアドレスを宛て先とした電子メールにその文書を添付ファイルとして送信することで、その文書を所定の担当者に届けることが可能となる。これにより、文書の本来の宛て先である担当者のメールアドレスを調べることなく、単一のアドレス（たとえば、「Allsection@jri.co.jp」にメールを送信すれば足りる。
【００４７】
また、本実施の形態においては、メールサーバは、受信したメールの添付ファイル（文書）の情報格納領域に格納されたドキュメントＩＤに基づいて、登録されたドキュメントＩＤに関連付けられた実アドレスを取り出して、実アドレス宛に添付ファイルが付加されたメールを転送する。ここで、関連する複数の文書は単一のメールの添付ファイルとして送信することができる。これにより、添付ファイルの付加されたメールの宛て先である担当者が、メールを受信した際の添付ファイルの仕分けを容易にすることができる。
【００４８】
また、メールサーバは、受信したメールの添付ファイルの情報格納領域に、既にトランザクションＩＤが追記されていた場合には、これが担当者からの返信メールであると判断して、もともと文書を発信した発信者にメールを返信することも可能である。なお、返信メールを発信者に送る際（図６のステップ６１１〜６１５）に、トランザクション通番の下２桁を利用して、同じ添付ファイルが複数回やり取りされたときに、これを区別できるようにしても良い。
【００４９】
以下、本実施の形態の適用例について説明する。
［自己申告手続き］
会社において人事部や経理部などへの提出物は多く、提出先が一箇所でない場合も多い。関連部署は紙での申請書をワープロや表計算ソフトでファイル化し、登録するだけで簡単に電子化できる。利用者は各ドキュメントファイル用のWEBページより必要なドキュメントをダウンローとして、記入後、決められたアドレスへファイルを添付してメールを送付するだけで手続きが完了する。
たとえば、人事部が運営する業績報告手続きシステムについてその実施方法を説明する。
【００５０】
業績報告は半年毎（上期下期）に行われる。各社員は各期初めに業績目標を立て、次の期の目標設定時に前期の業績の実績を報告する。従来は各所属長が当該部の社員に様式を配布し、各社員は報告書を記述の上、直属上長と面談をする。面談で内容を確認した後、再度報告書を修正して上長に提出する。提出された報告書は各所属長がまとめて一括して人事部へ送付するといったプロセスとなっていた。これでは所属長の手間がかかり、社員数が多い部門では未提出者への勧告作業なども含めるとたいへんな時間がかかっていた。
各部門の稼動削減案として、人事部の作業を
各社員への報告書の一斉配付→各社員から受取った報告書の内容確認→期末に各社員へ返送とする方法があるが、この場合も一斉配布、返送は単純な送付作業では済まないため、かなりの時間と人手を要することとなる。
【００５１】
そこでこの作業に本実施の形態にかかるシステムを摘要した場合のプロセスを説明する。
（１）人事部では予め業績報告用の方式を登録しておく。ユーザ（各社員）は報告時期になると、方式ダウンロード用のウェブページにアクセスして、報告書をダウンロードして入手する。
【００５２】
業績報告では「業績報告書表紙」と「業績報告書詳細」の２ドキュメントをセットで扱う。ダウンロードのウェブページでは「業績報告書様式」をクリックすると、２ファイルがダウンロードできるようになっている。図８（ａ）は、登録されたドキュメント管理ＤＢのレコード例、図９はダウンロード画面の一例を示す。
（２）ユーザは、ダウンロードした報告書に見合ったソフトを使用して、内容を完成する。
（３）ユーザは、報告書が完成した後、直属上長と面談を行う。これは従来からのプロセスであり、直接面接しても、メールやチャットを使用してもよく、その会社、部門ににあったやり方ができる。
【００５３】
（４）ユーザは、面談の内容を業績報告書に反映する。これは（２）の作業と同様、適応のソフトを使用して作業する。
（５）報告書が完成したら、ユーザは、これを添付ファイルとして指定したメールを共通アドレスに送付する。業績報告書は２つのファイルからなっているので２つを同時に添付する。
【００５４】
もしユーザが直接人事部へ送付するのではなく、直属上長や所属長の最終確認を通してから人事部へ送付する場合には、回議の仕組みを組み込めば良い。回議システムとするにはメールサーバのドキュメント管理ＤＢやトランザクション管理ＤＢに回議用の項目を設けること、および、回議管理用ＤＢを用意することで実現できる。また添付ファイル（文書）の情報格納領域に付加される情報に、メール受信時に追記される「発信者情報」の他に回議に関するステータス等の情報を追記することが必要となる。これらを追加することで本システムを応用した回議システムを構築することができる。
【００５５】
（６）メールサーバは、ユーザからのメールを受信したら、添付ファイルの情報格納領域からドキュメントＩＤを取得し、それをキーとしてドキュメント管理ＤＢを検索し、実送信メールアドレスを取得する。またそれらの情報から新しいレコードを作成してトランザクション管理ＤＢを更新する。
【００５６】
本実施の形態にかかるシステムでは、添付ファイルが２つ以上ある場合、それらがすべて「情報付き」の文書であれば、別のトランザクションとして複数で管理される。よって、原則として、受信者への送信もそれぞれの添付ファイルごとに別メールとして送付されることとなる。しかしながら、受け取る側（担当者）においては、関連あるファイルを別々のメールで受け取ることとなるため同種のメールを多数者から受信すると関連付けが困難となる。
【００５７】
そこで、本実施の形態では、関連あるドキュメントは、ドキュメント登録時に関連付けを登録しておくことにより、どのドキュメントＩＤをもつ文書とセットとなっているかがわかるようになっている。受信したメールの添付ファイル（文書）のドキュメントＩＤが関連ドキュメント情報を持っていたときには、関連のある他の添付ファイルは、ひとつのメールにいっしょに添付して実送信メールアドレスに送信される。図８（ｂ）は、図８（ａ）で示す２つの文書が単一のメールとして実送信メールアドレスに送信される際のトランザクションＤＢのレコード例を示す図である。
【００５８】
（７）ユーザからのメールは実送信先である人事部に送信される。
（８）人事部はメールサーバを介して受信したユーザからのメールを受信する。
（９）人事部の担当者は、添付ファイルである報告書の内容に人事部記入事項を追加し集計作業等の処理を行う。
（１０）必要事項が追記された報告書を社員へ返送する。その場合もメールサーバ宛に、報告書を添付して送付する。
【００５９】
（１１）メールサーバは人事部から受信したメールを該当社員に転送する処理を行う。この場合には、添付ファイル（文書）の情報格納領域に「トランザクション通番」が追記されているかを判定する。追記があれば、受信したメールはドキュメント管理ＤＢ中にある実送信メールアドレス宛ではなく、トランザクション管理ＤＢ中の発信者アドレス宛の返信であると判断し、発信者アドレス宛のメールを送信する。
（１２）発信者である社員は人事部からの返信メールを開封し、添付されている報告書の追記事項を確認する。
【００６０】
［受講申し込み手続き］
講義の開催者は、通信教育や講習会などの申し込み様式を登録する。会社や団体で申し込み代行を行っている場合に関連の申し込み様式を一括管理し、ユーザは自分に必要な申し込みをダウンロード、記入後、決められたアドレスに送付するだけで申し込みができる。
【００６１】
［学校や幼稚園の連絡、書類提出］
学校や幼稚園からの連絡や提出物など現在紙で行われているものを電子化するときに使用する。現在紙で行われているものを電子化してウェブページに置く。ユーザが提出が必要なときにダウンロードして、必要事項を記入後、一定のアドレスに送付するだけで、提出先を調べる必要もなく、また子供が忘れて期限を過ぎてしまうことも防止できる。また兄弟がいて同様なものを複数枚記入する場合もコピーすれば作成時間を短縮できる。
【００６２】
学校や幼稚園の側もあらたなウェブコンテンツ作成をすることなく、簡単なワープロなどの様式を作成するだけで電子文書での受理が可能となる。学年や書類別に受理する場所を変えたい場合も、受信してから手作業で振り分ける必要がなく、最初に別書類で登録することにより、実担当者が直接受信できる。また長期間使用するものでなく今回限りという提出物などにも利用でき、学校や幼稚園からメールで直接保護者へ連絡し提出を促すこともできる。
【００６３】
本発明は、以上の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲内で、種々の変更が可能であり、それらも本発明の範囲内に包含されるものであることは言うまでもない。
【００６４】
前記実施の形態においては、ドキュメント登録の際に、関連ドキュメントがある場合に、そのドキュメントＩＤを入力している。ここで、メールサーバ１４は、その情報を受理すると、ドキュメント管理ＤＢ２０において、入力にかかるレコードを生成するだけでなく、関連ドキュメントとして特定されたドキュメントＩＤを有するレコードを更新するのが望ましい。  また、関連ドキュメントのドキュメントＩＤを入力する代わりに、文書を特定する他の情報を入力し、或いは、文書間のリンクを用いて関連ドキュメントを特定する手法を用いても良い。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】図１は、本実施の形態にかかる文書送受信システムを含む全体の構成を示すブロックダイヤグラムである。
【図２】図２（ａ）は、本実施の形態にかかるドキュメント管理ＤＢ中のレコード構成を説明する図、図２（ｂ）は、トランザクション管理ＤＢ中のレコード構成を説明する図である。
【図３】図３は、登録者による文書の登録を示すフローチャートである。
【図４】図４は、文書登録用の入力フォームの例を示す図である。
【図５】図５は、本実施の形態において、ユーザが文書をダウンロードしてから後の処理を説明するフローチャートである。
【図６】図６は、本実施の形態にかかる実メールアドレス宛ての送信処理をより詳細に示すフローチャートである。
【図７】図７は、本実施の形態にかかる実メールアドレス宛ての送信処理をより詳細に示すフローチャートである。
【図８】図８（ａ）は、登録されたドキュメント管理ＤＢのレコード例を示す図、図８（ｂ）は、トランザクション管理ＤＢのレコード例を示す図である。
【図９】図９は、ダウンロード画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００６６】
１０      メール送受信システム
１２      ウェブサーバ
１４      メールサーバ
１６      クライアントマシン
１８      フォーム格納ＤＢ
２０      ドキュメント管理ＤＢ
２２      トランザクション管理ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005190361.tif 000009
【図８】
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【図９】
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