(57)【要約】【課題】文書を蓄積する際に必要な文書名及びフォルダ名の登録操作を容易にするとともに文書の内容とフォルダ名のミスマッチの発生を減少させる文書管理サーバを提供すること。【解決手段】複数の名称を第１データベースとして登録する第１登録手段と、第１データベースの夫々に対応付けて複数の名称を第２データベースとして登録する第２登録手段と、第１データベースを表示して、何れかの第１データベースの選択を受付ける第１受付手段と、第１データベースの選択を受付けた場合に当該第１データベースに対応付けられた第２データベースを表示し何れかの第２データベースの選択又は名称の変更を受付ける第２受付手段と、電子掲示板用文書として蓄積する画像データに対して選択された第１データベースの名称と、前記選択又は変更された第２データベースの名称を登録する手段とを備える文書管理サーバ。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の名称を第１データベースとして登録する第１登録手段と、登録された第１データベースのそれぞれに対応付けて複数の名称を第２データベースとして登録する第２登録手段と、前記第１データベースを表示して、何れかの第１データベースの選択を受付ける第１受付手段と、第１データベースの選択を受付けた場合に当該第１データベースに対応付けられた第２データベースを表示して、何れかの第２データベースの選択又は名称の変更を受付ける第２受付手段と、電子掲示板用文書として蓄積する画像データに対して前記選択された第１データベースの名称と、前記選択又は変更された第２データベースの名称とを登録する登録手段と、を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
前記登録手段により前記画像データに対して登録される前記第１データベースの名称はフォルダ名であり、前記登録手段により前記画像データに対して登録される前記第２データベースの名称は、文書名であることを特徴とする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
複数の名称をデータベースとして登録する登録手段と、登録された複数のデータベースを表示して、何れかのデータベースの選択又は名称の変更を受付ける受付手段と、電子掲示板用文書として蓄積する画像データに対して前記選択又は変更されたデータベースの名称を登録する手段と、を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ウェブサーバ機能を備えて、受信画像データ、スキャン画像データ等の文書を蓄積するとともに、クライアントからの要求に応じて蓄積した文書を閲覧させる文書管理サーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ファクシミリ複合機などにウェブサーバ機能を備え、受信画像データ、スキャン画像データ等の文書を蓄積して、クライアントからの要求に応じて蓄積した文書を閲覧させる文書管理サーバが普及している。かかる文書管理サーバの主な機能の１つとして電子掲示板機能がある。電子掲示板機能は、紙原稿が貼り付けられた掲示板の機能を電子化したものである。つまり、電子掲示板においては、掲示したい原稿の電子化データを文書管理サーバに蓄積し、該サーバとネットワークを介して接続されたクライアントのユーザがクライアント装置を通じて文書管理サーバに蓄積された電子化原稿の閲覧を行えるようにすることにより、紙原稿の掲示板と同様の機能が発揮される。
【０００３】
ところで、電子掲示板用文書として蓄積する文書には、通常、文書の内容を端的に表現する文字、記号等が文書名として付けられる。これは、文書管理サーバに多数蓄積された文書からユーザが必要とするものを容易且つ迅速に検索できるようにするためである。また、蓄積文書の件数が多い場合は、それぞれ異なる分類名が付されたフォルダが複数作成され、各分類名に従って上記文書がフォルダ毎に蓄積される。
【０００４】
蓄積する文書の文書名及びフォルダ名の登録は、ファクシミリ等により原稿を受信した際や、スキャナで紙原稿の画像データを読み取る際に、ユーザの入力操作によって行われるが、入力操作はユーザにとって煩わしいものであり、また、市場に提供されている通信複合機ではスペースの制限上操作部に設けられている入力キーが小さいので文字や記号の入力操作は不便であることが多い。
【０００５】
特許文献１に開示されている装置によれば、自動的に複数の候補（キーワード）が文書の記載内容から抽出され、抽出された候補の中からユーザの選択操作によりフォルダ名を登録することができるので、フォルダ名については上記した入力操作の手間が省かれる。
【特許文献１】特開２０００−２３１５０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述したように特許文献１の装置によれば、ユーザは自動的に抽出された複数の候補から何れかを選択する操作を行うだけで選択した名称をフォルダ名として登録することができるので、フォルダ名の登録については煩わしい文字等の入力操作を行わずに済む。しかし、文書名の入力操作は依然必要であり、また、フォルダ名についても、抽出された候補以外の名称をフォルダ名として登録したい場合も有り、そのような場合には、結局、煩わしいキー操作によりフォルダ名、文書名を入力しなければならない。
【０００７】
また、通常、フォルダ名は、その中に一括してファイリングされる文書の分類を端的に表現するように付けられるものであるが、文書管理サーバが多数人で共用される場合は、そのようなルールを知らずに、或いは誤って登録操作を行う者もあり、フォルダ名とその中に格納された文書の内容とがミスマッチを生じることもある。例えば、「組合情報」、「人事異動」、「部活のお知らせ」のような名称が付けられたフォルダが文書管理サーバに形成されている場合に、本来組合に関する情報を格納すべき「組合情報」フォルダに人事異動に関する内容が記載された文書を格納してしまうという不都合も多々生じ得る。
【０００８】
本発明はかかる課題に鑑みてなされたものであり、文書を蓄積する際に必要な文書名及びフォルダ名の登録操作の容易化を可能とするとともに、文書の内容とフォルダ名のミスマッチの発生を減少させることを可能とする文書管理サーバを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理サーバは、複数の名称を第１データベースとして登録する第１登録手段と、登録された第１データベースのそれぞれに対応付けて複数の名称を第２データベースとして登録する第２登録手段と、前記第１データベースを表示して、何れかの第１データベースの選択を受付ける第１受付手段と、第１データベースの選択を受付けた場合に当該第１データベースに対応付けられた第２データベースを表示して、何れかの第２データベースの選択又は名称の変更を受付ける第２受付手段と、電子掲示板用文書として蓄積する画像データに対して前記選択された第１データベースの名称と、前記選択又は変更された第２データベースの名称とを登録する登録手段と、を備えることを特徴としている。
【００１０】
請求項２記載の文書管理サーバは、請求項１記載の文書管理サーバにおいて、前記登録手段により前記画像データに対して登録される前記第１データベースの名称はフォルダ名であり、前記登録手段により前記画像データに対して登録される前記第２データベースの名称は、文書名であることを特徴としている。
【００１１】
請求項３記載の文書管理サーバは、複数の名称をデータベースとして登録する登録手段と、登録された複数のデータベースを表示して、何れかのデータベースの選択又は名称の変更を受付ける受付手段と、電子掲示板用文書として蓄積する画像データに対して前記選択又は変更されたデータベースの名称を登録する手段と、を備えることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１又は２記載の文書管理サーバによれば、ユーザは表示された第１及び第２データベースを選択するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要なフォルダ名及び文書名の登録を行うことができ、当該登録操作の容易化が図られる。また、ユーザは表示された第２データベースを変更するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、入力操作の簡略化が図られる。さらに、電子掲示板用文書に対して登録される第２データベースは、第１データベースのそれぞれに対応付けて登録されているので、予め管理者等により適切に第１データベースと第２データベースの登録が行われていれば、文書のフォルダ名と文書名がミスマッチを生じることが少なくなる。
【００１３】
請求項３記載の文書管理サーバによれば、データベースに予め複数の名称を登録しておけば、ユーザはデータベースとして表示された名称を選択するだけで、電子掲示板用文書として蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、当該登録操作の容易化が図られる。また、ユーザは表示されたデータベースを変更するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、入力操作の簡略化が図られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下本発明の第１の実施の形態に係る文書管理サーバについて図面に基づき説明する。図１に文書管理サーバ１として、ウェブサーバ機能を備えたデジタル複合機の構成例を示す。すなわち、文書管理サーバ１は、ＣＰＵ（中央処理装置）２、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリー）３、ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）４、掲示板用文書蓄積部５、モデム６、ＮＣＵ（ネットワークコントロールユニット）７、コーデック８、読取部９、記録部１０、表示部１１、操作部１２、及びＬＡＮインターフェース１３を備えたものであって、各部２乃至１３はバス１４によって接続されている。
【００１５】
ＣＰＵ２は、ＲＯＭ４に格納されたプログラムに従って、この文書管理サーバ１を構成する各部を制御する制御手段として機能する。ＲＡＭ３は、ＣＰＵ２の主メモリ、ワークエリア等として機能し、後述する複数の名称のデータベースや画像データ等を記憶する記憶手段として機能する。ＲＯＭ４は、ＣＰＵ２によりこの文書管理サーバ１の各部の動作が制御されるための各種プログラムを記憶している。掲示板用文書蓄積部５は、ＲＡＭ等の記憶手段からなり、文書管理サーバ１が読取部９によって読取った画像データや、他の端末装置との通信によって受信した画像データを蓄積（記憶）する。蓄積された画像データ（掲示板用文書）は、ブラウザを実装した後述のクライアントＰＣ１７、１９等から閲覧可能となる。
【００１６】
前記ＲＡＭ３が記憶するデータベースは、図２（ａ）に示すように、第１データベースと第１データベースのそれぞれ対応付けられた第２データベースとで構成される。第１及び第２データベースのそれぞれの名称は、文書管理サーバ１の管理者等によって、操作部１２から（クライアントＰＣ１７等による遠隔的な操作を含む。）文字、記号等が入力されてそれが登録されるようになっている。第１データベースには、文書の分類名として適した名称が登録されており、さらに各第１データベースそれぞれに対応付けられた第２データベースには、対応する第１データベースの分類名に意味内容的に含まれる名称が登録されている。本実施の形態においては、例えば図２に示すような名称の第１及び第２データベースが登録されている。すなわち、第１データベースとして、組合情報に関する掲示であることを示す名称「組合情報」、会社の総務部の掲示であることを示す名称「総務からのお知らせ」、部活動に関する掲示であることを示す名称「部活動のお知らせ」及び人事異動に関する掲示であることを示す名称「人事異動」が登録されている。第１データベースの「組合情報」に対応する第２データベースとしては、春闘に関することを示す名称「春闘」、組合の活動報告であることを示す名称「活動報告」、組合費の収支を報告するものであることを示す名称「組合費収支報告」が登録されている。その他の第１データベースについても図示するような名称の第２データベースがそれぞれ対応付けて登録されている。
【００１７】
モデム６は、例えばＩＴＵ−Ｔ（国際電気通信連合）の勧告Ｖ．３４規格又はこれと同様のものに従った送受信データの変調及び復調を行う。ＮＣＵ７は、電話回線を制御して電話をかけたり切ったりする回線網制御装置でありＰＳＴＮ（公衆交換電話網）１５に接続されている。コーデック８は、画像データを送信や蓄積するためにＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲ方式等により符号化し、受信した画像データや蓄積している画像データを復号する。
【００１８】
読取部９は、ＣＣＤカラーラインセンサ、Ａ／Ｄコンバータ、画像処理回路等を具備し、原稿の画像データを読み取って、多値化又は２値化画像データを生成する。記録部１０は、例えば電子写真方式のものからなり、原稿の画像データ等を記録紙上に記録する。
【００１９】
表示部１１は、例えば操作部１２に並設されたＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）からなり、各種の画面情報を表示する。操作部１２は、文字、記号、番号等の各種情報を入力する入力キーなどを具備する。
【００２０】
ＬＡＮインターフェース１３は、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）１６と文書管理サーバ１と通信可能に接続するインターフェースである。ＬＡＮ１６には、クライアントＰＣ１７が設置されており、クライアントＰＣ１７から文書管理サーバ１が蓄積している電子掲示板用文書を閲覧することができる。また、ＬＡＮ１６には、ルータ１８等も設置されており、文書管理サーバ１に蓄積された電子掲示板用文書は、ルータ１８、インターネット等を通じてＬＡＮ１６以外のネットワークに属するクライアント装置１９からも閲覧することができる。
【００２１】
上記構成を備える文書管理サーバ１は、読取部９で読取った原稿の画像データや、ファクシミリ通信、インターネットファクシミリ通信等によって受信した画像データを掲示板用文書蓄積部５に蓄積し、蓄積した画像データをクライアントＰＣ１７、１９の要求に応じて閲覧させるウェブサーバ機能を有する。また、読取り画像データや受信画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するに際しては、蓄積する画像データ（電子掲示板用文書）に対してフォルダ名及び文書名を登録する処理動作を実行する。
【００２２】
以下、読取部１０により原稿の画像データを読取って蓄積部５に蓄積するとともに、蓄積する画像データ（電子掲示板用文書）に対してフォルダ名及び文書名を登録するための処理動作を図３及び図４に示すフローチャートに基づいて説明する。なお、このフローチャートに基づいて説明する文書管理サーバ１の処理動作は、ＲＯＭ４に格納されている制御プログラムに基づいて制御手段であるＣＰＵ２が発行する命令に従って行われる。
【００２３】
まず、オペレータにより電子掲示板用文書として蓄積すべき原稿が読取部９にセットされ、フォルダ名を登録するための入力画面として、例えば図５（ａ）に示すような、フォルダ名登録画面２５が表示部１１に表示される（Ｓ１）。この画面２５はフォルダ名入力欄２５ａ、参照ボタン２５ｂ、決定ボタン２５ｃ及び取消ボタン２５ｄを有する。
【００２４】
図５（ｂ）に示すように、オペレータの操作部１２等の操作によって、フォルダ名入力欄２５ａに名称（例えば図示「最新技術情報」）が入力され、決定ボタン２５ｃが選択されると、ＣＰＵ２はフォルダ名が入力されたとみなして（Ｓ２：入力）、フォルダ名入力欄２５ａに入力された名称をＲＡＭ３に一時的に記憶するとともに、例えば図６（ａ）に示すような、文書名登録画面２６を表示部１１に表示する（Ｓ３）。一方、フォルダ名登録画面２５において、取消ボタン２５ｄが選択された場合は（Ｓ２：取消）、文書の蓄積処理を行わずに一連の処理動作を終了する。
【００２５】
前記Ｓ３において表示された文書名登録画面２６は、文書名入力欄２６ａ、決定ボタン２６ｂ及び取消ボタン２６ｃを有する。この画面２６において、図６（ａ）に示すように、オペレータの操作部１２等の操作によって、文書名入力欄２６ａに名称（例えば図示「通信技術」）が入力され、決定ボタン２６ｂが選択されると、ＣＰＵ２は文書名が入力されたとみなして（Ｓ４：入力）、前記Ｓ２の判断を行った際にＲＡＭ３に記憶した名称（フォルダ名）を第１データベースに追加登録するとともに、これに対応付けて入力された名称（文書名）を第２データベースに追加登録する（Ｓ５）。一方、同画面２６において、決定ボタン２６ｂが選択されず取消ボタン２６ｄが選択された場合は、前記Ｓ１に移行する。
【００２６】
前記Ｓ５の処理動作に続いて、セットされた紙原稿の画像データを読取部９によって読取り（Ｓ６）、読取られた原稿の画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともに前記Ｓ５において第１及び第２データベースに新たに追加された名称をそれぞれ同画像データのフォルダ名及び文書名として登録する（Ｓ７）。
【００２７】
前記Ｓ１において表示されたフォルダ名登録画面２５において、オペレータの操作部１２等の操作によって参照ボタン２５ｂが選択されると、例えば図６（ｂ）のフォルダ名データベース一覧２７に示すように、ＲＡＭ３に登録されている第１データベースが表示部１１に表示される（Ｓ８）。この一覧画面２７は登録されている第１データベースを表示するとともに、選択ボタン２７ａ、カーソル２７ｂの移動ボタン２７ｃ及び取消ボタン２７ｄを有する。
【００２８】
図６（ｂ）に示すように、表示された何れかの第１データベースにカーソル２７ｂが配置され、選択キー２７ａが選択されると、ＣＰＵ２は、カーソル２７ｂが配置された第１データベースが選択されたものとみなして（Ｓ９：選択）、例えば図７（ａ）に示すような、選択された第１データベースを編集するための編集画面２８を表示部１１に表示する（Ｓ１０）。この第１データベース編集画面２８においては、選択された第１データベースが表示されるとともに、表示された第１データベースの名称を部分的に或いは全体的に編集（変更）するためのカーソル２８ａが表示されている。また、同画面２８は、決定ボタン２８ｂ及び取消ボタン２８ｃを有する。なお、図７（ａ）に示す第１データベース編集画面２８は、一覧画面２７において「組合情報」が選択された場合の例を示している。
【００２９】
第１データベース編集画面２８において、オペレータの操作部１２等の操作によって、表示された第１データベースが編集され、決定ボタン２８ｂが選択された場合は、ＣＰＵ２は、表示した第１のデータベースが変更されたものとみなして（Ｓ１１：変更）、変更された名称（変更された後の名称）をＲＡＭ３に一時的に記憶するとともに、例えば図６（ａ）に示した文書名登録画面を表示部１１に表示する（Ｓ１３）。
【００３０】
文書名登録画面２６において、図６（ａ）に示すように、オペレータの操作部１２等の操作によって、文書名入力欄２６ａに文書名が入力され、決定ボタン２６ｂが選択されると、ＣＰＵ２は文書名が入力されたとみなして（Ｓ１４：入力）、前記Ｓ１１の判断処理に際してＲＡＭ３に記憶した変更された名称（フォルダ名）を第１データベースに追加登録するとともに、これに対応付けて文書名登録画面２６の文書名入力欄２６ａに入力された名称（文書名）を第２データベースに追加登録する（Ｓ１５）。一方、決定ボタン２６ｂが選択されず取消ボタン２６ｄが選択された場合は、前記Ｓ１０へ移行する。
【００３１】
一方、前記Ｓ１０で表示した、第１データベース編集画面２８において、表示された名称が編集（変更）されずに、決定ボタン２８ｂが選択された場合は、ＣＰＵ２は、第１データベース編集画面２８において表示した第１データベースをフォルダ名として選択されたものとみなして（Ｓ１１：決定）、例えば図７（ｂ）の文書名データベース一覧２９に示すように、選択された第１データベースに対応付けられている第２データベースを表示する（Ｓ１６）。この文書名データベース一覧画面２９は、選択された第１データベースに対応付けられた第２データベースを表示するとともに、カーソル２９ａ、選択ボタン２９ｂ、カーソル２９ａの移動ボタン２９ｃ及び取消ボタン２９ｄを有する。
【００３２】
図７（ｂ）に示すように、表示された何れかの第２データベースに移動ボタン２９ｃの操作によりカーソル２９ａが配置され、選択キー２９ｂが選択されると、ＣＰＵ２は、カーソル２９ａが配置された第２データベースが選択されたものとみなして（Ｓ１７：選択）、例えば図８（ａ）に示すような、選択された第２データベースを編集するための第２データベース編集画面３０を表示部１１に表示する（Ｓ１８）。この第２データベース編集画面３０においては、選択された第２データベースが表示されるとともに、表示された第２データベースの名称を部分的に或いは全体的に編集（変更）するためのカーソル３０ａが表示されている。また、同画面３０は、決定ボタン３０ｂ及び取消ボタン３０ｃを有する。なお、図８（ａ）に示す第２データベース編集画面３０は、文書名データベース一覧画面２９において「春闘」が選択された場合の例を示したものである。
【００３３】
第２データベース編集画面３０において、オペレータの操作部１２等の操作によって、表示された第２データベースの名称（文書名）が編集されて、決定ボタン３０ｂが選択された場合は、ＣＰＵ２は、表示した名称（文書名）が変更されたものとみなして（Ｓ１９：変更）、変更された名称（文書名）を前記Ｓ９において選択された第１データベースに対応付けて第２データベースとしてＲＡＭ３に追加登録する（Ｓ２０）。
【００３４】
一方、前記Ｓ１８で表示した第２データベース編集画面３０において、表示された名称が編集（変更）されずに、決定ボタン３０ｂが選択された場合は、ＣＰＵ２は、第２データベース編集画面３０において表示した第２データベースが選択されたものとみなす（Ｓ１９：決定）。そして、前記Ｓ９で選択された第１データベースに選択された第２データベースの名称（文書名）と同じものがふくまれるか否かを判断し（Ｓ２１）、存在する場合には、表示部１１にその旨を報知する処理として、例えば、図８（ｂ）に示すように、同じフォルダに選択された名称と同じもの（文書名）が既に登録されている旨の表示及び上書するか否かの選択をオペレータに促す警告画面３１を表示部１１に表示する（Ｓ２２）。この画面は、上書するか否かを指定する手段として、肯定ボタン３１ａ及び否定ボタン３１ｂを有し、オペレータの操作により、否定ボタン３１ｂが選択された場合には、前記Ｓ１８へ移行する（Ｓ２２：ＮＯ）。
【００３５】
前記Ｓ２０の処理動作、前記Ｓ２１の否定判断又は前記Ｓ２３の肯定判断を行った後は、前記Ｓ６へ移行して、セットされた紙原稿の画像データを読取部９によって読取り（Ｓ６）、読取られた原稿の画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともに選択又は変更されたフォルダ名及び文書名をそれぞれ読取った画像データのフォルダ名及び文書名として登録する（Ｓ７）。
【００３６】
以上の説明は、読取った原稿の画像データを電子掲示板文書として蓄積する場合の処理動作である。つぎに受信画像データを電子掲示板文書として蓄積する場合の処理動作を図９に示すフローチャートに基づいて説明する。
【００３７】
文書管理サーバ１が、ファクシミリ通信、インターネットファクシミリ通信、クライアントＰＣ１７、１８との通信等により、外部から画像データを受信すると（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、受信した画像データを電子掲示板用文書として蓄積するか否かをオペレータに問い合わせるための処理を行う。該処理としては、例えば「受信原稿があります。掲示板用文書として蓄積しますか？」などを表示部１１に表示する（Ｓ１０２）。そして、オペレータの所定操作により、受信した画像データを蓄積すべき操作がなされると（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、前記したＳ６の直前まで同様の処理動作を実行し、前記Ｓ６の画像データの読取り処理を行わずに、受信した画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともに、入力、選択又は変更されたフォルダ名及び文書名を同画像データのフォルダ名及び文書名として登録する（Ｓ１０４）。
【００３８】
以上の説明から明らかなように、第１の実施の形態に係る文書管理サーバ１によれば、ユーザは表示された第１及び第２データベースを選択するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要なフォルダ名及び文書名の登録を行うことができ、当該登録操作の容易化が図られる。
【００３９】
また、ユーザは表示された第２データベースを変更するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、入力操作の簡略化が図られる。
【００４０】
さらに、この文書管理サーバ１によれば、ユーザは第１データベースを選択して、表示された第２データベースの名称（文書名）を編集（変更）するだけで、図２（ａ）から（ｂ）に示すように、編集後の文書名（図示「技術部」）が最初に選択した第１データベース（図示「人事異動」）に対応付けて第２データベースに自動的に登録される。したがって、ユーザは、編集後の文書名を登録するために再度第１データベース（フォルダ名）の選択操作を行う手間が省かれ、これにより新規データベース（文書名）の登録操作の効率化が図られる。
【００４１】
さらにまた、電子掲示板用文書に対して登録される第２データベースは、第１データベースのそれぞれに対応付けて登録されているので、予め管理者等により適切に第１データベースと第２データベースの登録が行われていれば、文書のフォルダ名と文書名がミスマッチを生じることが少なくなる。
【００４２】
以下本発明の第２の実施の形態に係る文書管理サーバについて説明する。第２の実施の形態に係る文書管理サーバは、第１の実施の形態に係る文書管理サーバ１と同様の構成及び機能を備えるが、第１の実施の形態に係る文書管理サーバ１が第１データベース及び第２データベースを階層構造として登録するのに対し、第２の実施の形態に係る文書管理サーバは、第２データベース（文書名のデータベース）のみが登録されるものである。
【００４３】
したがって、第２の実施の形態に係る文書管理サーバのＲＡＭ３には、図１０に示すように、第２データベース（文書名のデータベース）のみが登録されている。
【００４４】
以下、読取部１０により原稿の画像データを読取って蓄積部５に蓄積するとともに、蓄積する画像データ（電子掲示板用文書）に対して文書名を登録するための処理動作を図１１に示すフローチャートに基づいて説明する。なお、このフローチャートに基づいて説明する文書管理サーバ１Ａの処理動作は、ＲＯＭ４に格納されている制御プログラムに基づいて制御手段であるＣＰＵ２が発行する命令に従って行われる。なお、以下では、前記「第２データベース（文書名のデータベース）」を単に「データベース」という。
【００４５】
まず、オペレータにより電子掲示板用文書として蓄積すべき原稿が読取部９にセットされ、文書名を登録するための入力画面として、例えば図１２（ａ）に示すような、文書名登録画面３５が表示部１１に表示される（Ｓ２０１）。この画面３５は文書名入力欄３５ａ、参照ボタン３５ｂ、決定ボタン３５ｃ及び取消ボタン３５ｄを有する。
【００４６】
オペレータの操作部１２等の操作によって、文書名入力欄３５ａに名称が入力され、決定ボタン３５ｃが選択されると、ＣＰＵ２は文書名が入力されたとみなして（Ｓ２０２：入力）、文書名入力欄３５ａに入力された名称（文書名）をデータベースに追加登録し（Ｓ２０３）、セットされた紙原稿の画像データを読取部９によって読取り（Ｓ２０４）、読取られた原稿の画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともにデータベースに新たに追加登録された名称を同画像データの文書名として登録する（Ｓ２０５）。
【００４７】
一方、前記Ｓ２０１において表示された文書名登録画面３５において、オペレータの操作部１２等の操作によって参照ボタン３５ｂが選択されると、例えば図１２（ｂ）の文書名データベース一覧３６に示すように、ＲＡＭ３に登録されているデータベースが表示部１１に表示される（Ｓ２０６）。この一覧画面３６は登録されているデータベースを表示するとともに、選択ボタン３６ａ、カーソル３６ｂの移動ボタン３６ｃ及び取消ボタン３６ｄを有する。
【００４８】
図１２（ｂ）に示すように、表示された複数のデータベースの何れかにカーソル３６ｂが配置され、選択ボタン３６ａが選択されると、ＣＰＵ２は、カーソル３６ｂが配置されたデータベースが選択されたものとみなして（Ｓ２０７：選択）、例えば図１３（ａ）に示すような、選択されたデータベースを編集するためのデータベース編集画面３７を表示部１１に表示する（Ｓ２０８）。このデータベース編集画面３７においては、選択されたデータベースが表示されるとともに、表示されたデータベースの名称（文書名）を部分的に或いは全体的に編集（変更）するためのカーソル３７ａが表示されている。また、同画面３７は、決定ボタン３７ｂ及び取消ボタン３７ｃを有する。なお、図１３（ａ）に示すデータベース編集画面３７は、文書名データベース一覧画面３６において「テニス部」が選択された場合の一例を示したものである。
【００４９】
データベース編集画面３７において、オペレータの操作部１２等の操作によって、表示されたデータベースの文書名が編集（変更）された場合は（Ｓ２０９：変更）、変更された名称（文書名）をデータベースに追加登録する（Ｓ２１０）。
【００５０】
一方、前記Ｓ２０８で表示したデータベース編集画面３７において、表示された名称が編集（変更）されずに、決定ボタン３７ｂが選択された場合は、ＣＰＵ２は、データベース編集画面３７において表示したデータベースが選択されたものとみなす（Ｓ２０９：決定）。そして、選択されたデータベース（文書名）と同じものが他のデータベースに存在するか否かを判断し（Ｓ２１１）、存在する場合には、表示部１１にその旨を報知する処理として、例えば、図１２（ｂ）に示すように、同じ名称の文書名が既に登録されている旨の表示及び上書するか否かの選択をオペレータに促す警告画面３８を表示部１１に表示する（Ｓ２１２）。この画面３８は、上書するか否かを指定する手段として、肯定ボタン３８ａ及び否定ボタン３８ｂを有する。オペレータの操作により、否定ボタン３８ｂが選択された場合には、前記Ｓ２０８へ移行する（Ｓ２１３：ＮＯ）。
【００５１】
前記Ｓ２１０の処理動作、前記Ｓ２１１の否定判断又は前記Ｓ２１３の肯定判断を行った後は、前記Ｓ２０４へ移行して、セットされた紙原稿の画像データを読取部９によって読取り（Ｓ２０４）、読取られた原稿の画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともに選択又は変更されたフォルダ名及び文書名をそれぞれ読取った画像データのフォルダ名及び文書名として登録する（Ｓ２０５）。
【００５２】
以上の説明は、読取った原稿の画像データを電子掲示板文書として蓄積する場合の処理動作である。つぎに受信画像データを電子掲示板文書として蓄積する場合の処理動作を図１４に示すフローチャートに基づいて説明する。
【００５３】
すなわち、文書管理サーバ１Ａが、ファクシミリ通信、インターネットファクシミリ通信、クライアントＰＣ１７、１８との通信等により、外部から画像データを受信すると（Ｓ３０１：ＹＥＳ）、受信した画像データを電子掲示板用文書として蓄積するか否かをオペレータに問い合わせるための処理を行う。該処理としては、例えば「受信原稿があります。掲示板用文書として蓄積しますか？」などを表示部１１に表示する（Ｓ３０２）。そして、オペレータの所定操作により、受信した画像データを蓄積すべき操作がなされると（Ｓ３０３：ＹＥＳ）、前記したＳ２０４の直前まで同様の処理動作を実行し、前記Ｓ２０４の画像データの読取り処理を行わずに、受信した画像データを電子掲示板用文書として蓄積部５に蓄積するとともに、入力、選択又は変更されたフォルダ名及び文書名を同画像データのフォルダ名及び文書名として登録する（Ｓ３０４）。
【００５４】
以上の説明から明らかなように、本実施の形態に係る文書管理サーバ１Ａによれば、データベースに予め複数の名称を登録しておけば、ユーザは表示されたデータベースを選択するだけで、電子掲示板用文書として蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、当該登録操作の容易化が図られる。また、ユーザはデータベースとして表示された名称を変更するだけで、電子掲示板用文書を蓄積する際に必要な文書名の登録を行うことができるので、入力操作の簡略化が図られる。
【産業上の利用可能性】
【００５５】
本発明は、ウェブサーバ機能を備えて、受信画像データ、スキャン画像データ等の文書にフォルダ名、文書名を付けて蓄積するとともに、クライアントからの要求に応じて蓄積した文書を閲覧させるサーバ装置に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理サーバの構成例及び該文書管理サーバが設置されるネットワークの構成例を示した図である。
【図２】第１データベース及び第２データベースの登録例を示した図である（第１の実施形態）。
【図３】第１実施形態に係る文書管理サーバが、読取部により原稿の画像データを読取って蓄積部に蓄積するとともに、蓄積する画像データに対してフォルダ名及び文書名を登録する処理動作を示したフローチャートである。
【図４】第１実施形態に係る文書管理サーバが、読取部により原稿の画像データを読取って蓄積部に蓄積するとともに、蓄積する画像データに対してフォルダ名及び文書名を登録する処理動作を示したフローチャートである。
【図５】フォルダ名登録画面の例を示した図である（第１の実施形態）。
【図６】文書名登録画面及びフォルダ名一覧画面の例を示した図である（第１の実施形態）。
【図７】第１データベース編集画面及び文書名データベース一覧画面の例を示した図である（第１の実施形態）。
【図８】第２データベース編集画面及び警告画面の例を示した図である（第１の実施形態）。
【図９】第１実施形態に係る文書管理サーバが、受信画像データを蓄積部に蓄積するとともに、蓄積する画像データに対してフォルダ名及び文書名を登録する処理動作を示したフローチャートである。
【図１０】第２の実施の形態に係るデータベースの例を示した図である。
【図１１】第２の実施形態に係る文書管理サーバが、読取部により原稿の画像データを読取って蓄積部に蓄積するとともに、蓄積する画像データに対して文書名を登録する際の処理動作を示したフローチャートである。
【図１２】文書名登録画面及び文書名データベース一覧の例を示した図である（第２の実施形態）。
【図１３】データベース編集画面及び警告画面の例を示した図である（第２の実施形態）。
【図１４】第２実施形態に係る文書管理サーバが、受信画像データを蓄積部に蓄積するとともに、蓄積する画像データに対して文書名を登録する際の処理動作を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１、１Ａ    文書管理サーバ
２    ＣＰＵ
３    ＲＡＭ
４    ＲＯＭ
５    掲示板用文書蓄積部
９    読取部
１７、１９    クライアントＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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