(57)【要約】【課題】  予算の執行者に割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替が行われた旨の通知を電子メールにより自動的に通知することにより、予算配分に関する通知の管理を簡易に行う。【解決手段】  予算管理システム（予算配分通知システム）１００に、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段１８１と、読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段１８２と、読み出した前記予算配分データを基に、割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成し、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する通知送信手段１８３と、を備える。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、
割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、
予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、
前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、
を備えることを特徴とする予算配分通知システム。
【請求項２】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、
割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、
予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、
前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、
を備えることを特徴とする予算配分通知システム。
【請求項３】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、
予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、
予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、
前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、
を備えることを特徴とする予算配分通知システム。
【請求項４】
前記配信先アドレスは、電子メールアドレスであることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかの項に記載の予算配分通知システム。
【請求項５】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、
割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、
読み出した前記予算配分データを基に割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、
ことを特徴とする予算配分通知方法。
【請求項６】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、
割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、
読み出した予算配分データを基に割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、
ことを特徴とする予算配分通知方法。
【請求項７】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、
予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、
読み出した予算配分データを基に前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、
ことを特徴とする予算配分通知方法。
【請求項８】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、
前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項９】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、
前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１０】
予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、
予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、
読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、
前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、予算配分通知システムおよびその方法ならびにコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、大学では、図書館などの施設や事務局などの組織、教授などの予算執行単位ごとに予算を管理している。そして、この予算執行単位は、予算の割り当てが確定した後、使用の許可（リリース）があった後に、リリースされた分の予算のみを実際に使用することができる。一方、割り当て確定済みの予算であってもリリースされていない、あるいは、リリース済みであっても未使用分の予算が、年度の途中などで他の予算執行単位の予算へ振替えられたり、削減されたりする場合があった。
【０００３】
一方、特許文献１には、予算査定者による査定完了後即座に予算の査定結果および査定差額等を予算申請者に通知し、また、査定結果を通知する際に予算申請者に査定による予算額の見直しによる予算要求額への影響度を査定差額及び査定差額比率から分かりやすく分類して表示し、さらに、予算申請に対して査定担当者が効率的に査定作業を進めることができるよう予算明細及び予算明細額等を表示する技術について記載されている。
【特許文献１】特開平１０−３１２４１６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来、大学の予算管理者は、予算の割当／リリース／振替／削減などの予算配分を、書類により各予算執行単位へ通知していた。これは、予算管理者が予算配分を決定したときに、関係する予算執行単位に応じた予算配分の通知書類を出力して、それぞれに配布しなければならず、非常に煩雑な作業であった。また、各予算執行単位においては、予算配分の通知書類を受け取って管理しなければならず、うっかりこの書類を見落としてしまったり、廃棄してしまったりしやすいなど、利便性に欠けている。
【０００５】
しかし、特許文献１では、予算査定者による査定完了後に予算の査定結果および査定差額等を予算申請者に通知しているが、実際にその予算がリリースされ、使用可能になったことを通知することは行っていない。また、予算の振替や削減が行われた旨を関係者に通知することは行っていない。
【０００６】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、予算の執行者に割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替が行われた旨の通知を電子メールにより自動的に通知することにより、予算配分に関する通知の管理を簡易に行うことができる予算配分通知システムおよびその方法ならびにコンピュータプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、を備えることを特徴とする予算配分通知システムである。
【０００８】
また、請求項２に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、を備えることを特徴とする予算配分通知システムである。
【０００９】
また、請求項３に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段と、予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出す予算配分データ読出手段と、予算配分データ読出手段が読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出手段と、前記予算配分データ読出手段が読み出した予算配分データを基に、前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成し、前記配信先読出手段が読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信手段と、を備えることを特徴とする予算配分通知システムである。
【００１０】
また、請求項４に記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれかの項に記載の予算配分通知システムであって、前記配信先アドレスは、電子メールアドレスであることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、読み出した前記予算配分データを基に割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、ことを特徴とする予算配分通知方法である。
【００１２】
また、請求項６に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、読み出した予算配分データを基に割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、ことを特徴とする予算配分通知方法である。
【００１３】
また、請求項７に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられる予算配分通知方法であって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段を用意し、予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを前記記憶手段から読み出し、読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出し、読み出した予算配分データを基に前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成して、読み出した前記配信先アドレス宛に送信する、ことを特徴とする予算配分通知方法である。
【００１４】
また、請求項８に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、割り当て済みの予算が使用可能になったことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が使用可能になった旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムである。
【００１５】
また、請求項９に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、割り当て済みの予算が削減されたことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、読み出した前記予算配分データ内で示される予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、割り当て済みの予算が削減になった旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムである。
【００１６】
また、請求項１０に記載の発明は、予算の執行単位である予算センタへ予算配分に関する通知を配信する予算配分通知システムに用いられるコンピュータプログラムであって、予算センタへの予算配分に関わる情報である予算配分データと、予算配分に関する通知の予算センタ毎の配信先アドレスとを記憶する記憶手段から、予算センタに割り当て済みの予算が他の予算センタへ振替えられたことを示す予算配分データを読み出す予算配分データ読出ステップと、読み出した前記予算配分データ内で示される予算の振替元または振替先の予算センタの予算配分に関する通知の配信先アドレスを前記記憶手段から読み出す配信先読出ステップと、前記予算配分データ読出ステップで読み出した予算配分データを基に、前記振替元の予算センタに割り当て済みの予算が前記振替先の予算センタへ振替えられた旨の通知を生成し、前記配信先読出ステップで読み出した配信先アドレス宛に送信する通知送信ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムである。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、すでに予算センタ（予算の執行単位）へ割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替が行われたときに、関連する予算センタへ電子メールによりその旨通知することができる。これにより、各予算センタにおいては、割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替に関わる予算配分の通知の管理における利便性が向上し、これらの通知の見落としを抑止することができる。また、予算管理者が、割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替を決定したときに、関係する各予算執行センタへその旨の通知を送付するための作業の負荷が軽減する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の一実施の形態について、図面を参照して説明する。図１は、本発明の予算配分通知システムとしての予算管理システム１００の構成を示すブロック図である。
予算管理システム１００は、大学において運用され、大学の施設や組織、学部（あるいは教授）などの予算の執行単位である予算センタ及び大学の予算管理者の保有する端末装置２００とＬＡＮ（Local Area Network）やＶＰＮ（Virtual Private Network）などのネットワークNを介して接続される。
【００１９】
予算管理システム１００は、例えば、サーバなどで構成することができ、通信手段１１０、配信リスト管理手段１２０、配信リスト記憶手段１３０、予算センタマスタ管理手段１４０、予算センタマスタ記憶手段１５０、予算配分処理手段１６０、予算配分データ記憶手段１７０、及び、予算配分通知手段１８０からなる。
【００２０】
配信リスト記憶手段１３０は、メール配信先一覧を記憶する。メール配信先一覧は、電子メールアドレスをグループ化した配信リストにより構成される。配信リストは、配信リストの識別情報と、予算管理者や予算センタの職員、教授などの電子メールアドレスのリストとからなる。
【００２１】
予算センタマスタ記憶手段１５０は、予算センタを管理するための情報である予算センタマスタを記憶する。予算センタマスタは、予算センタのコードや名称、財務管理領域のコード、当該予算センタに関する予算配分を通知する電子メール（以下、「予算配分データ通知メール」）の配信先を示す配信リストの識別情報、予算センタの責任者の情報等からなる。なお、財務管理領域とは、同一のグループとして財務管理される範囲を示す。
【００２２】
予算配分データ記憶手段１７０は、予算の登録、配賦、振替、削減、リリース（予算の使用許可）など予算配分に関わる情報を示す予算配分データを記憶する。予算配分データは、予算配分データの属性などを示すヘッダー情報及び明細の詳細を示す明細情報からなる。ヘッダー情報は、予算配分データを識別する伝票番号、予算タイプ（当初予算、リリース、削減、振替など）、関連する明細情報の数、明細の説明（明細テキスト）、予算配分データの登録日、登録者、伝票日付などの情報からなる。また、明細情報は、伝票番号、明細番号、財務管理領域のコード、予算センタのコード、予算科目のコード、年度、予算の外部的財源であるファンドのコード、金額などの情報からなる。なお、金額は、当該予算センタへの配分に関わる金額（年度値）と、他予算センタへの配賦に関わる金額（年度配分値）との詳細に分けるようにもできる。
【００２３】
通信手段１１０は、ネットワークＮと接続され、端末装置２００とのデータの送受信を行う。配信リスト管理手段１２０は、配信リストの登録、更新、削除など、配信リスト記憶手段１３０内のメール配信先一覧の管理を行う。予算センタマスタ管理手段１４０は、予算センタマスタの登録、更新、削除など、予算センタマスタ記憶手段１５０内の予算センタマスタの管理を行う。予算配分処理手段１６０は、予算の登録、配賦、振替、削減、リリースに関する予算配分データの登録など、予算配分データ記憶手段１７０内の予算配分データの管理を行う。
【００２４】
予算配分通知手段１８０は、予算配分データ読出手段１８１、配信先読出手段１８２、及び、通知送信手段１８３からなる。予算配分データ読出手段１８１は、予算配分データ通知メールにより予算センタへ通知する予算配分に関わる予算配分データを予算配分データ記憶手段１７０から読みだす。配信先読出手段１８２は、予算配分データ読出手段１８１が読み出した予算配分データから、予算配分データ通知メールの配信先となる予算センタの予算センタマスタを予算センタマスタ記憶手段１５０から読み出し、さらに、配信リスト記憶手段１３０を参照して、読み出した予算センタマスタを基に予算センタの配信リストを読み出す。通知送信手段１８３は、配信先読出手段１８２が読み出した配信リストで示される電子メールアドレス宛に、予算配分データ読出手段１８１が読み出した予算配分データを基に生成した予算配分データ通知メールを送信する。
【００２５】
端末装置２００は、例えば、パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Personal Digital Assistants：情報携帯端末）などで構成することができ、ネットワークＮを介して予算管理システム１００と通信する機能を有する。そして、予算管理システム１００から受信した画面情報をディスプレイに表示したり、マウスやキーボードなどにより入力されたデータを予算管理システム１００へ送信する機能や、電子メールを送受信するメーラを備える。
【００２６】
次に、予算管理システム１００の動作について説明する。
まず、予算配分を行う前に、配信リスト及び予算センタマスタを登録する。
予算管理者（あるいは予算センタ）は、自身の端末装置２００から予算管理システム１００へ自身のＩＤを送信してアクセスし、配信リストの登録を要求する。予算管理システム１００の配信リスト管理手段１２０は、端末装置２００から配信リストの登録の要求を受け付けると、配信リスト登録更新画面を返送する。予算管理者は、端末装置２００が表示する配信リスト登録更新画面に、新規に登録する配信リストの配信リストの識別情報、配信リストに登録する予算管理者、予算センタの職員や教授などの電子メールアドレスのリストなどを入力し、登録ボタンを押す。予算管理システム１００の配信リスト管理手段１２０は、予算管理者が入力した配信リストの識別情報、電子メールアドレスのリストなどからなる配信リストを受信すると、配信リスト記憶手段１３０のメール配信先一覧に登録する。
【００２７】
図２は、メール配信先一覧の設定例を示す。
同図において、メール配信先一覧には、配信リストの識別情報が「List00」、「List01」、「List02」、「List03」、「List04」、…、である配信リストが登録されていることを示している。そして、「List00」で識別される配信リストには、電子メールアドレス「aaa@xxx.co.jp」、「bbb@xxx.co.jp」、「ccc@xxx.co.jp」、…が登録されている。同様に、「List01」で識別される配信リストには、電子メールアドレス「ddd@xxx.co.jp」、「eee@xxx.co.jp」、…が、「List02」で識別される配信リストには、電子メールアドレス「fff@xxx.co.jp」、「ggg@xxx.co.jp」、…が、「List03」で識別される配信リストには、電子メールアドレス「hhh@xxx.co.jp」、「jjj@xxx.co.jp」、…が、「List04」で識別される配信リストには、電子メールアドレス「kkk@xxx.co.jp」、「mmm@xxx.co.jp」、…が、登録されていることを示す。
【００２８】
また、図８は、配信リスト登録更新画面の画面イメージを示す。同図においては、配信リスト登録更新画面は、２画面により構成される。最初の画面では、まず、新規に登録する配信リストの配信リストの識別情報１３１を入力し、２つめの画面では、電子メールアドレスのリスト１３２を入力し、登録ボタンを押す。これにより、入力された配信リストが端末装置２００から予算管理システム１００へ送信される。
【００２９】
続いて、予算管理者（あるいは予算センタ）は、予算センタマスタを登録する。
予算管理者（あるいは予算センタ）は、自身の端末装置２００から予算管理システム１００へ自身のＩＤを送信してアクセスし、予算センタマスタの登録を要求する。予算管理システム１００の予算センタマスタ管理手段１４０は、端末装置２００から予算センタマスタの登録の要求を受け付けると、予算センタマスタ登録更新画面を返送する。予算管理者は、端末装置２００が表示する予算センタマスタ登録更新画面に、新規に登録する予算センタの予算センタのコード、名称、財務管理領域のコード、予算配分データ通知メールの配信先としての配信リストの識別情報、予算センタの責任者の情報等などからなる予算センタマスタを入力し、登録ボタンを押す。予算管理システム１００の予算センタマスタ管理手段１４０は、予算管理者が入力した予算センタマスタを受信すると、予算センタマスタ記憶手段１５０に登録する。
【００３０】
図３は、予算センタマスタの設定例を示す。
同図において、予算センタマスタには、コード「00」、「01」、「02」、「03」、「04」、…で識別される予算センタが登録されていることを示す。そして、コード「00」、「01」、「02」、「03」、「04」で識別されるそれぞれの予算センタの名称は「国立大学」、「事務局」、「付属図書館」、「文学部」、「教育学研究科」であり、予算配分データ通知メールはそれぞれ配信リストの識別情報「List00」、「List01」、「List02」、「List03」、「List04」で識別される配信リストへ通知すること、さらに、それぞれの予算センタの責任者のユーザ名及び名称が示されている。また、これらの予算センタの財務管理領域のコードは「2000」であることを示している。
【００３１】
また、図９は、予算センタマスタ登録更新画面の画面イメージを示す。同図において、予算管理者（あるいは予算センタ）は、端末装置２００の表示する予算センタマスタ登録更新画面に予算センタの財務管理領域のコード１５１、予算センタのコード１５２、予算配分データ通知メールの配信先を示す配信リストの識別情報１５３、予算センタの責任者の情報（ユーザ名１５４、ユーザ名称１５５）などを入力し、登録ボタンを押す。予算管理システム１００の予算センタマスタ管理手段１４０は、端末装置２００から受信した予算センタマスタを、予算センタマスタ記憶手段１５０へ登録する。
【００３２】
上述する配信リスト及び予算センタマスタの登録後、予算配分が行われる。予算管理者は、自身の端末装置２００から予算管理システム１００へ自身のＩＤ（登録者の識別情報）を送信してアクセスし、予算配分処理を要求する。予算管理システム１００の予算配分処理手段１６０は、端末装置２００から予算配分処理の要求を受け付けると、予算配分処理画面を返送する。予算管理者は、端末装置２００が表示する予算配分処理画面に、登録する予算配分データの予算タイプ、明細テキスト、伝票日付、財務管理領域のコード、予算センタのコード、予算科目のコード、年度、ファンドのコード、金額等を入力し、登録ボタンを押す。予算管理システム１００の予算配分処理手段１６０は、予算管理者が入力したデータを受信すると、この受信したデータを基に生成した予算配分データを予算配分データ記憶手段１７０へ登録する。なお、伝票番号は、予算配分処理手段１６０が予算配分データ登録時に自動的に生成し、割り当てる。また、明細番号は端末装置２００において割り当ててもよいし、予算配分処理手段１６０において割り当ててもよく、関連する明細情報の数は、この明細番号を基に設定される。また、データの登録日には、予算配分データ記憶手段１７０へこの予算配分データを登録した日が自動的に設定される。
【００３３】
図４は、予算配分データの登録について説明するための図であり、図５は、予算配分データのヘッダー情報の設定例を、図６は、予算配分データの明細情報の設定例を示す。
図４の予算の登録（２００３年度）に示すように、予算センタ「国立大学」の予算科目「教育経費」、「研究経費」、「診療経費」に、それぞれ予算額「１００万」が登録されたとする。このとき、図５に示す予算配分データのヘッダー情報には、この予算配分データに割り当てられた伝票番号「0500000585」、予算タイプ「当初予算」、明細情報の数「００３」、登録者の識別情報、明細テキスト、登録日、伝票日付等からなるヘッダー情報が登録される。また、図６に示す明細情報には、伝票番号「0500000585」、明細番号「001」〜「003」の明細情報が登録される。この明細番号「001」の明細情報には、予算センタ「国立大学」のコード「00」（予算センタ）、予算科目「教育経費」のコード「010000」（予算科目）、年度「２００３」、予算タイプ「当初予算」、年度値「1,000,000」円等が登録される。また、明細番号「002」の明細情報には、予算センタ「国立大学」のコード「00」、予算科目「研究経費」のコード「020000」、年度「２００３」、予算タイプ「当初予算」、年度値「1,000,000」円等が、明細番号「003」の明細情報には、予算センタ「国立大学」のコード「00」、予算科目「診療経費」のコード「030000」、年度「２００３」、予算タイプ「当初予算」、年度値「1,000,000」円等が登録される。
【００３４】
また、図４の予算の配賦（２００３年度）に示すように、予算センタ「国立大学」の予算科目「教育経費」から、予算センタ「事務局」、「付属図書館」、「文学部」、「教育学研究科」のそれぞれの予算科目「教育経費」に各「２０万」が配賦されたとする。このとき、図５に示す予算配分データのヘッダー情報には、この予算配分データに割り当てられた伝票番号「0500000586」、予算タイプ「当初予算」、明細情報の数「008」、登録者の識別情報、明細テキスト、登録日、伝票日付からなるヘッダー情報が登録される。また、図６に示す明細情報には、伝票番号「0500000586」、明細番号「001」〜「008」の明細情報が登録される。明細番号「001」の明細情報には、予算の配賦元「国立大学」の「教育経費」の明細が、明細番号「002」の明細情報には、予算の配賦先「事務局」の「教育経費」の明細が登録される。すなわち、明細番号「001」の明細情報には、予算センタ「国立大学」のコード「00」（予算センタ）、予算科目「教育経費」のコード「010000」（予算科目）、年度「２００３」、予算タイプ「当初予算」、年度配分値「200,000」円等が登録され、明細番号「002」の明細情報には、予算センタのコード「01（事務局）」、予算科目「教育経費」のコード「010000」、年度「２００３」、予算タイプ「当初予算」、年度値「200,000」円等が登録される。同様に、明細番号「003」、「004」の明細情報には、それぞれ予算の配賦元「国立大学」の「教育経費」の明細及び予算の配賦先「付属図書館（予算センタのコード：02）」の「教育経費」の明細が、明細番号「005」、「006」の明細情報には、それぞれ予算の配賦元「国立大学」の「教育経費」の明細及び配賦先「文学部（予算センタのコード：03）」の「教育経費」の明細が、明細番号「007」、「008」の明細情報には、それぞれ予算の配賦元「国立大学」の「教育経費」の明細及び配賦先「教育学研究科（予算センタのコード：04）」の「教育経費」の明細が登録される。
【００３５】
また、図４の予算の振替（２００３年度）に示すように、予算センタ「文学部」の予算科目「教育経費」から、予算センタ「教育学研究科」の「教育経費」に「２万」円が振替えられたとする。このとき、図５に示す予算配分データのヘッダー情報には、この予算配分データに割り当てられた伝票番号「0500000587」、予算タイプ「振替」、明細情報の数「002」、登録者の識別情報、明細テキスト、登録日、伝票日付からなるヘッダー情報が登録される。また、図６に示す明細情報には、伝票番号「0500000587」、明細番号「001」及び「002」の明細情報が登録される。明細番号「001」の明細情報には、予算の振替元の明細が、明細番号「002」の明細情報には、予算の振替先の明細が登録される。すなわち、明細番号「001」の明細情報には、予算センタ「文学部」のコード「03」、予算科目「教育経費」のコード「010000」、年度「２００３」、予算タイプ「振替」、年度値「-20,000」円等が登録され、明細番号「002」の明細情報には、予算センタ「教育学研究科」のコード「04」、予算科目「教育経費」のコード「010000」、年度、予算タイプ「振替」、年度値「20,000」円等が登録される。
【００３６】
また、図４の予算の削減（２００３年度）に示すように、予算センタ「国立大学」の予算科目「研究経費」が「２０万」円削減されたとする。このとき、図５に示す予算配分データのヘッダー情報には、この予算配分データに割り当てられた伝票番号「0500000588」、予算タイプ「削減」、明細情報の数「001」、登録者の識別情報、明細テキスト、登録日、伝票日付からなるヘッダー情報が登録される。また、図６に示す明細情報には、伝票番号「0500000588」、明細番号「001」の明細情報が登録される。この明細情報には、予算の削減対象の予算センタ「国立大学」のコード「00」（予算センタ）、予算科目「研究経費」のコード「020000」（予算科目）、年度「２００３」、予算タイプ「削減」、年度値「-200,000」円等が登録される。
【００３７】
また、図４のリリース（２００３年度）に示すように、予算センタ「国立大学」の予算科目「教育経費」及び「研究経費」へ割り当て済みの、すなわち、登録あるいは配賦された予算のうち「６０万」円がリリースされたとする。このとき、図５に示す予算配分データのヘッダー情報には、この予算配分データに割り当てられた伝票番号「0500000589」、予算タイプ「リリース」、明細情報の数「002」、登録者の識別情報、明細テキスト、登録日、伝票日付からなるヘッダー情報が登録される。また、図６に示す明細情報には、伝票番号「0500000589」、明細番号「001」及び「002」の明細情報が登録される。この明細番号「001」の明細情報には、予算がリリースされた予算センタ「国立大学」のコード「00」（予算センタ）、予算科目「教育経費」のコード「010000」（予算科目）、年度「２００３」、予算タイプ「リリース」、年度値「600,000」円等が、明細番号「002」には、予算センタ「国立大学」のコード「00」、予算科目「研究経費」のコード「020000」、年度「２００３」、予算タイプ「リリース」、年度値「600,000」円等が登録される。
【００３８】
また、図１０は、予算配分データ登録画面の画面イメージを示す。同図は、図４に示す予算の登録を行うための予算処理画面を示している。予算管理者は、端末装置２００が表示する予算処理画面に、財務管理領域のコード１７１、予算タイプ１７２、ファンドのコード１７３、会計年度１７４、対象となる予算センタのコード１７５、予算科目のコード（予算コード）１７６、金額１７７などを入力し、登録ボタンを押す。なお、予算のリリース、削減についても予算の登録同様の情報が入力される。また、予算の配賦、振替のときには、配賦元及び配賦先、あるいは、振替元及び振替先毎に会計年度、予算センタのコード、予算科目のコード、金額などを入力し、登録ボタンを押す。
【００３９】
次に、予算配分データ通知メールの配信手順を説明する。図７は、予算管理システム１００における予算配分データ通知メール配信のフローチャートを示す。
まず、予算管理システム１００の予算配分通知手段１８０は、予算配分データ通知メールの配信トリガを検出する（ステップＳ１０Ｙｅｓ）。例えば、マニュアルによる予算配分データ通知メールの配信であれば、予算管理者の端末装置２００から、予算配分データ通知メールの配信要求を受け付けたとき、自動であれば、所定の時間に達したときや、新たな予算配分データが登録されたときなどがトリガとなる。ここでは、予算管理者の端末装置２００から配信条件を受信して配信要求を受け付けたとする。配信条件は、例えば、年度、財務管理領域、予算タイプ、予算配分データの登録日、予算センタあるいはこれらの組み合わせなどにより指定される。
【００４０】
予算配分データ読出手段１８１は、端末装置２００から受信した配信条件に合致する予算配分データを予算配分データ記憶手段１７０から読み出す（ステップＳ２０）。続いて、配信先読出手段１８２は、読み出した予算配分データの明細情報から、予算センタのコードを抽出する（ステップＳ３０）。そして、この抽出した予算センタのうち最初の予算センタに注目する（ステップＳ４０）。
配信先読出手段１８２は、この注目した予算センタのコードに対応する予算センタマスタを予算センタマスタ記憶手段１５０から読み出す。さらに、この読み出した予算センタマスタ内で示される配信リストの識別情報を取得し、この配信リストの識別情報で特定される配信リストを配信リスト記憶手段１３０から読み出す（ステップＳ５０）。
通知送信手段１８３は、ステップＳ３０で抽出した予算配分データのうち、注目した予算センタのコードを明細情報に持つ予算配分データで示される当該予算センタの予算配分内容を通知するための電子メールを生成し、ステップＳ５０で読み出した配信リストで示される電子メールアドレスを宛先として配信する（ステップＳ６０）。
【００４１】
配信先読出手段１８２は、ステップＳ３０で抽出した予算センタのうち、まだ予算配分データ通知メールを配信していない予算センタがあるか否かを判断する（ステップＳ７０）。予算配分データ通知メールを配信していない予算センタが存在する場合には、次の予算配分データ通知メールを配信していない予算センタに注目し（ステップＳ８０）、ステップＳ５０〜ステップＳ７０の処理を繰り返す。
そして、ステップＳ７０において、全ての予算センタへ予算配分データ通知メールを配信したと判断した場合には、予算配分データ通知メール送信処理を終了する。
【００４２】
図１１は、予算配分データ通知メールの配信登録画面の画面イメージを示す。同図においては、財務管理領域のコード、リリース（予算タイプ）、予算センタのコード、予算配分データの登録日などの配信条件が指定可能なことを示している。例えば、リリースを指定するチェックボックスをチェックした場合は、予算タイプがリリースである予算配分データに関する予算配分データがステップＳ２０で抽出されるため、リリースに関する予算配分を通知する内容の予算配分データ通知メールが配信される。
【００４３】
図１２は、予算配分データ通知メールの通知内容を示す図である。
予算配分データ通知メールでは、予算配分された予算の会計年度、予算センタのコード及び名称、ファンドのコード及び名称、予算科目のコード（予算コード）及び名称、配分額（登録、配賦、リリース、振替、削減の金額）、配分の種別（登録、配賦、リリース、振替、削減）などが通知される。なお、削減及び振替元のときには、配分額にマイナスが付加される。また、配分の種別毎に予算配分データ通知メールを送信したり、あるいは、電子メールの本文内で配分の種別毎に予算科目や配分額をまとめて通知することでもよい。また、配分の種別や予算配分データ内の情報を基に、電子メール内の通知文を変えても良い。
【００４４】
なお、上記実施の形態によれば、ネットワークＮを介して接続される端末装置２００から配信リスト、予算センタマスタ、予算配分データなど各種データの登録、及び、予算配分データ通知メールの配信登録を行っているが、予算管理システム１００の備えるキーボードやマウスなどの入力手段から登録してもよい。
【００４５】
上記実施の形態によれば、予算の登録や配賦、割り当て済みの予算のリリース、削減、あるいは、振替などの予算配分が行われたときに、関連する予算センタへ電子メールによりその旨通知することができる。これにより、各予算センタにおいては、予算配分に関わる通知の管理における利便性が向上し、通知の見落としを抑止することができる。また、予算配分が決定したときに、予算管理者が関係する各予算執行センタへ通知を送付するため作業の負荷を軽減する。
【００４６】
なお、上述の予算管理システム１００は、内部にコンピュータシステムを有している。そして、上述した動作の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものである。
【００４７】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、ＲＯＭの他に、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のシステムやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００４８】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の一実施の形態による予算管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】同実施の形態によるメール配信先一覧の設定例を示す図である。
【図３】同実施の形態による予算センタマスタの設定例を示す図である。
【図４】同実施の形態による予算配分データの登録について説明するための図である。
【図５】同実施の形態による予算配分データのヘッダー情報の設定例を示す図である。
【図６】同実施の形態による予算配分データの明細情報の設定例を示す図である。
【図７】同実施の形態による予算配分データ通知メール配信のフローチャートである。
【図８】同実施の形態による配信リスト登録更新画面の画面イメージを示す図である。
【図９】同実施の形態による予算センタマスタ登録更新画面の画面イメージを示す図である。
【図１０】同実施の形態による予算配分データ登録画面の画面イメージを示す図である。
【図１１】同実施の形態による予算配分データ通知メールの配信登録画面の画面イメージを示す図である。
【図１２】同実施の形態による予算配分データ通知メールの通知内容を示す図である。
【符号の説明】
【００５０】
１００…予算管理システム（予算配分通知システム）
１１０…通信手段
１２０…配信リスト管理手段
１３０…配信リスト記憶手段
１４０…予算センタマスタ管理手段
１５０…予算センタマスタ記憶手段
１６０…予算配分処理手段
１７０…予算配分データ記憶手段
１８０…予算配分通知手段
１８１…予算配分データ読出手段
１８２…配信先読出手段
１８３…通知送信手段
２００…端末装置
【図１】
2005165766.tif 000003
【図２】
2005165766.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2005165766.tif 000009
【図８】
2005165766.tif 000010
【図９】
2005165766.tif 000011
【図１０】
2005165766.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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