(57)【要約】  【課題】  掲示板への登録に制限を設けていない場合には記憶手段の記憶容量が不足して円滑な運用の妨げとなる。  【解決手段】  複数のＰＣ２からの要求に応じてファイルを登録することが可能なファイルＤＢ２１ａを備え、各ＰＣからファイルＤＢ２１ａに登録済みのファイルを参照することが可能であり、各ＰＣ２に対して予め設定されている登録可能なファイル数及びデータ量を記憶した掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅと、各ＰＣ２が既にファイルＤＢ２１ａに登録済みのファイルの数及びデータ量を記憶した掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄとを備えている。各ＰＣ２からの要求に応じてファイルＤＢ２１ａにファイルを登録する際に、登録すべきファイルの数及びデータ量と、掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅ及び掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄの記憶内容とに基づいて、ファイルの登録の可否を制御部１０が判断する。【選択図】      図２
2005190023.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の外部装置からの要求に応じてファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段を備え、該ファイル記憶手段に記憶されている複数のファイルを複数の外部装置から参照することが可能な文書管理装置において、
個々の外部装置に対して予め設定されている前記ファイル記憶手段に記憶させることが可能なファイルの数及びデータ量を記憶した第１の記憶手段と、
個々の外部装置から前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの数及びデータ量を記憶した第２の記憶手段と、
個々の外部装置からの要求に応じて前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させる際に、前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求されたファイルの数及びデータ量と、前記第１の記憶手段の記憶内容と、第２の記憶手段の記憶内容とに基づいて、前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させることの可否を判断する判断手段と
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記第２の記憶手段は個々の外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルそれぞれに関して、それぞれのファイルが前記ファイル記憶手段に記憶された記憶時期に関する情報を記憶しており、
前記判断手段が前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルを前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの内の記憶時期が最も古いファイルを前記第２の記憶手段の記憶内容に基づいて検索する検索手段と、
該検索手段が検索したファイルを前記ファイル記憶手段から削除する手段と
を更に備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記第２の記憶手段は個々の外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルそれぞれに関して、それぞれのファイルが前記ファイル記憶手段に記憶された記憶時期に関する情報を記憶しており、
前記判断手段が前記ファイル記憶手段へのファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルを前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置が前記ファイル記憶手段に既に記憶させてあるファイルのリストを前記外部装置へ送信する手段を更に備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部のパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたり、プリントアウトしたりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像処理装置として、記録用紙に記録された画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部の装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して外部の装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。
【０００３】
また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ等を記憶手段に記憶させておき、記憶させてあるデータを必要に応じて記憶手段から読み出して記録用紙へプリントアウトしたり、外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書または画像を必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書または画像を複数のユーザで共用することが可能になる。
【特許文献１】特開２０００−４９８４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、上述したようなファイルサーバ機能を有する文書管理装置には各ユーザが文書または画像を登録しておくことが可能であるが、そのようなデータを実際に記憶するためのハードディスク等の記憶手段の記憶容量に限界があることはいうまでもない。このため、各ユーザが個々に使用可能な記憶容量に関しては制限が設けられている場合が一般的であるが、各ユーザが共有する掲示板機能に関してはそのような制限が設けられていないのが実情である。
【０００５】
このため、掲示板への登録に制限を設けていない場合には記憶手段の記憶容量が不足して円滑な運用の妨げとなるので、より大容量の記憶手段を増設する等の対策を講じる必要が生じるという問題がある。また、掲示板に長期にわたって登録されている文書，画像に関してはその内容が陳腐化している可能性もあり、更に利用者が全く、またはほとんどないような文書，画像に関しては掲示板に登録しておくこと自体が無意味であり、従って記憶手段の記憶容量を無駄にしているという問題もある。
【０００６】
ところで、特許文献１には、利用者が登録可能な電子掲示板，電子会議室の数を制限する技術が開示されている。この特許文献１に開示されている技術においても、一応は記憶手段の記憶容量の使用量を抑制する効果はあると考えられるが、本来は同一の人物が多数の電子掲示板，電子会議室に同一の意見を投稿することによる弊害を防止することを目的としたものである。従って、特許文献１に開示されている技術では、同一人物が同一の電子掲示板，電子会議室に多数の投稿をすることにより記憶手段の容量が不足するという、前述したような問題を解決することは出来ない。
【０００７】
本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、文書管理装置の各ユーザが共通利用できる掲示板への個々人による文書，画像ファイルの登録を何らかの条件に従って制限することにより、掲示板に登録された文書，画像ファイルを実際に記憶する記憶手段の記憶容量を徒に浪費する虞がなく、また記憶手段の記憶容量を増設する必要もない文書管理装置の提供を主たる目的とする。
【０００８】
更に本発明は上述の目的に加えて、掲示板への個々人による文書，画像ファイルの登録が限界に達したような場合に、掲示板に長期にわたって登録されていてその内容が陳腐化している可能性がある文書，画像ファイル、あるいは利用者が全く、またはほとんどないような文書，画像ファイルを掲示板から、具体的には記憶手段から自動的に、またはユーザの手動操作によって選択的に削除する、換言すれば登録を抹消することにより新たな登録を可能にして円滑な利用が可能な文書管理装置の提供をも目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、複数の外部装置からの要求に応じてファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段を備え、該ファイル記憶手段に記憶されている複数のファイルを複数の外部装置から参照することが可能な文書管理装置において、個々の外部装置に対して予め設定されている前記ファイル記憶手段に記憶させることが可能なファイルの数及びデータ量を記憶した第１の記憶手段と、個々の外部装置から前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの数及びデータ量を記憶した第２の記憶手段と、個々の外部装置からの要求に応じて前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させる際に、前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求されたファイルの数及びデータ量と、前記第１の記憶手段の記憶内容と、第２の記憶手段の記憶内容とに基づいて、前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させることの可否を判断する判断手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
このような本発明の文書管理装置では、個々の外部装置からの要求に応じてファイル記憶手段にファイルを記憶させる際に、ファイル記憶手段に記憶させることを要求されたファイルの数及びデータ量と、第１の記憶手段の記憶内容と、第２の記憶手段の記憶内容とに基づいて、ファイル記憶手段にファイルを記憶させることの可否が判断される。
【００１１】
また本発明に係る文書管理装置は、前記第２の記憶手段は個々の外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルそれぞれに関して、それぞれのファイルが前記ファイル記憶手段に記憶された記憶時期に関する情報を記憶しており、前記判断手段が前記ファイル記憶手段にファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルを前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの内の記憶時期が最も古いファイルを前記第２の記憶手段の記憶内容に基づいて検索する検索手段と、該検索手段が検索したファイルを前記ファイル記憶手段から削除する手段とを更に備えたことを特徴とする。
【００１２】
このような本発明の文書管理装置では、判断手段がファイル記憶手段にファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルをファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置がファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの内の記憶時期が最も古いファイルがファイル記憶手段から削除される。
【００１３】
更に本発明に係る文書管理装置は、前記第２の記憶手段は個々の外部装置が前記ファイル記憶手段に記憶させてあるファイルそれぞれに関して、それぞれのファイルが前記ファイル記憶手段に記憶された記憶時期に関する情報を記憶しており、前記判断手段が前記ファイル記憶手段へのファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルを前記ファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置が前記ファイル記憶手段に既に記憶させてあるファイルのリストを前記外部装置へ送信する手段を更に備えたことを特徴とする。
【００１４】
このような本発明の文書管理装置では、判断手段がファイル記憶手段へのファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルをファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置がファイル記憶手段に既に記憶させてあるファイルのリストが外部装置へ送信される。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、個々の外部装置からの要求に応じてファイル記憶手段にファイルを記憶させる際に、ファイル記憶手段に記憶させることを要求されたファイルの数及びデータ量と、第１の記憶手段の記憶内容と、第２の記憶手段の記憶内容とに基づいて、ファイル記憶手段にファイルを記憶させることの可否が判断されるので、ファイル記憶手段が記憶するファイル数及びデータ量の総量が制限される。
【００１６】
また本発明に係る文書管理装置によれば、判断手段がファイル記憶手段にファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルをファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置がファイル記憶手段に記憶させてあるファイルの内の記憶時期が最も古いファイルがファイル記憶手段から削除されるので、新たなファイルをファイル記憶手段に記憶させることが可能になる。
【００１７】
更に、本発明に係る文書管理装置によれば、判断手段がファイル記憶手段へのファイルを記憶させることを不可と判断した場合に、当該ファイルをファイル記憶手段に記憶させることを要求した外部装置がファイル記憶手段に既に記憶させてあるファイルのリストが外部装置へ送信されるので、外部装置のユーザはファイルのリストを参照してファイルを削除することにより、新たなファイルをファイル記憶手段に記憶させることが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下に、本発明に係る文書管理装置をデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）に適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は本発明の文書管理装置としてのＭＦＰを示している。
【００１９】
ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して複数のコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と通信可能である。
【００２０】
図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２等と接続されている。
【００２１】
制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム１１ａに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。
ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラム１１ａとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラム１１ａの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。
【００２２】
モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。
【００２３】
読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。
【００２４】
記録部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの記録紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーする。
【００２５】
操作部１８は、ＭＦＰ１を操作するために必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。
【００２６】
上述した構成により、ＭＦＰ１は、図示しない所定の原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する。
【００２７】
また、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データを記録部１７で記録用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像を記録部１７で記録用紙にハードコピーして記録するネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。
【００２８】
ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。この蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データが画像ファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データをユーザが再利用できるように画像ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに蓄積させておくことにより、画像データのファイルサーバとしても機能する。
【００２９】
ＭＦＰ１はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，上述したような各機能により取得した画像ファイルへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ｃ等を記憶させている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている画像ファイルをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作する。
【００３０】
従って、ＭＦＰ１とＬＡＮ接続されていてウェブブラウザを備えたＰＣ２において、図示しないＣＰＵがウェブブラウザを立ち上げて、ＭＦＰ１により提供されるウェブページ２１ｃを指定した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている画像ファイルをＰＣ２へ提供する。これにより、ＰＣ２のユーザは、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望の画像ファイルを取得して閲覧したり、所望の処理、たとえばファクシミリ送信等の処理を行なったりすることができると共に、新たに画像ファイルをファイルＤＢ２１ａに登録することもできる。
【００３１】
更に、蓄積部２１には、掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄ及び掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅが適宜の記憶領域に設定されている。掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄは、図３の模式図にその登録内容を示すように、掲示板に登録されている各ファイルに対応付けて、個々のファイルを特定するためのファイルＩＤ，個々のファイルを登録したユーザを特定するユーザＩＤ，個々のファイルのファイル名，個々のファイルの登録日時，個々のファイルのデータ量，個々のファイルへのアクセス数，個々のファイルの最新のアクセス日時及び前回のアクセス日時等が登録されている。なお、ファイルが掲示板に登録されているということは、後述するように、ファイルＤＢ２１ａに設けられている掲示板フォルダに記憶されているということであり、ファイルＤＢ２１ａの記憶容量を消費することはいうまでもない。
【００３２】
掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄには、たとえば番号が「１」のファイルは、ファイルＩＤが「１０１１」であり、登録したユーザのユーザＩＤが「１１１」 であり、ファイル名が「ファクス文書１２」であり、登録日時が「０３１０１２」、即ち２００３年１０月１２日（年月日に併せて時刻も登録してもよいことはいうまでもない）であり、データ量が「０．５１（ＭＢ）」であり、アクセス数が「００５」、即ち５回であり、最新のアクセス日時が「０３１１３０（２００３年１１月３０日）」であり、前回のアクセス日時（最新のアクセスの１回前のアクセス日時）が「０３１１２９（２００３年１１月２９日）」であることが登録されている。
【００３３】
なお、この掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄの登録内容は、掲示板に新たにファイルが登録される都度、換言すればファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダに新たにファイルが記憶される都度、また掲示板からファイルが削除される都度、換言すればファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダからファイルが削除される都度、更に掲示板に登録されいる各ファイルがアクセスされる都度、制御部１０の制御により更新される。
【００３４】
掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅは、図４の模式図にその登録内容を示すように、掲示板にファイルを登録することが可能な各ユーザに対応付けて、個々のユーザ名，個々のユーザを特定するためのユーザＩＤ，個々のユーザの登録許可条件、即ち個々のユーザに許可されているファイルの登録数及びデータ量，個々のユーザの登録状況、即ち個々のユーザが掲示板にその時点で登録しているファイルの登録数及びデータ量等が登録されている。
【００３５】
掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅにはたとえば、ユーザ名が「ユーザ１」のユーザは、ユーザＩＤが「１１１」であり、登録許可条件がファイル数は「１０」，データ量は「２（ＭＢ）」であり、登録状況がファイル数は「１０」，データ量は「１．５０（ＭＢ）」であることが登録されている。なお、この図４に示されている例では、個々のユーザに対して個別に設定されている掲示板への登録許可条件が登録されているが、全てのユーザに対して一律の条件を設定してもいことはいうまでもない。
【００３６】
なお、この掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容は、各ユーザが掲示板に新たにファイルを登録する都度、即ちファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダが新たにファイルを記憶する都度、また掲示板からファイルを削除する都度、即ちファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダからファイルが削除される都度、更に掲示板に登録されいる各ファイルがアクセスされる都度、制御部１０の制御により更新される。
【００３７】
図５及び図６は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１が提供するウェブページ２１ｃの画面構成例を示す模式図である。図５は、ＬＡＮを介してＭＦＰ１からウェブページ２１ｃを提供されるＰＣ２において、ユーザがログイン画面（図示せず）に従って、例えばユーザＩＤ及びパスワード等を入力してログインした場合に提供される初期画面の構成例を示している。
【００３８】
ＭＦＰ１は、各種の処理により取得した画像データを、それぞれの送信者又は送信先等に基づいて、それぞれ蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに設けられた共有フォルダ又は個人フォルダに画像ファイルとして記憶させている。共有フォルダには、掲示板フォルダ、送信フォルダ及び処理済フォルダが設けられており、個人フォルダには、受信フォルダ、送信フォルダ及び保存フォルダが設けられている。従って、ＰＣ２に表示される画面には、図５に示すように、それぞれのフォルダ内の画像ファイルを閲覧する際に用いるために、共有フォルダの選択ボタンとしての掲示板ボタン３０ａ、送信ボックスボタン３０ｂ及び処理済ボックスボタン３０ｃと、個人フォルダの選択ボタンとしての受信ボックスボタン３１ａ、送信ボックスボタン３１ｂ及び保存ボックスボタン３１ｃとが表示される。
【００３９】
なお、図５に示すように、初期画面は、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａが選択された場合の表示画面であり、上述した各ボタン３０ａ，３０ｂ…３１ｂ，３１ｃと、掲示板画面３２とを表示する。掲示板画面３２は、現在ログイン中のユーザＩＤ及び当該掲示板画面３２における最終更新時間等を表示すると共に、掲示板上での閲覧が可能に設定された各画像ファイルのファイル情報一覧３２ａを表示する。
【００４０】
ファイル情報一覧３２ａには、各画像ファイルの件名（ファイル名）、ページ数、送信元及び受信日時等のファイル情報が表示されている。ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示してあるチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から、選択した画像ファイルの提供を受けることができる。また、ＭＦＰ１から画像ファイルを提供されたＰＣ２は、掲示板画面３２の下部に画像表示画面３３として画像ファイルを表示させる。これにより、ユーザは、所望の画像ファイルの内容を掲示板上で閲覧することができる。なお、ＭＦＰ１は、上述したようにして画像ファイルがアクセスされた場合に、個々のファイルのアクセスログに基づいて前述した如く掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄの登録内容、この場合はアクセス数及びアクセス日時を更新する。
【００４１】
また、掲示板画面３２は、上述したようなファイル情報一覧３２ａから選択した画像ファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３２ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３２ｃを表示する。なお、プルダウンメニュー３２ｂは、「送信する」、「コピーする」、「 移動する」 、「プリントする」、「削除する」等の各処理を選択できるように構成されている。
【００４２】
このような掲示板画面３２に従って、ＰＣ２のユーザが、所望の画像ファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂにて所望の処理を選択して実行ボタン３２ｃをオンした場合、ＰＣ２のＣＰＵは、選択された処理に応じた信号をＰＣ２のユーザを示すユーザＩＤと共にＬＡＮを介してＭＦＰ１へ送信する。ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２が送信した信号及びユーザＩＤを受信することにより、ＰＣ２のユーザにより選択された画像ファイルに対して行なうべき処理の実行指示、及びこの実行指示を行なったユーザのユーザＩＤを受け付ける受付手段として動作する。また、ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２から受信した信号に従った処理を行なう処理手段として動作する。
【００４３】
具体的には、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って、所望の画像ファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂにて「送信する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルをファクシミリ通信又はＬＡＮを介したデータ通信により、設定された送信先へ送信する送信処理を行なう。
【００４４】
また、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って、所望の画像ファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂ中の「コピーする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを設定されたフォルダにコピーするコピー処理を行なう。
【００４５】
同様にＰＣ２のユーザが「移動する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを設定されたフォルダに移動させる移動処理を行なう。また、ＰＣ２のユーザが「プリントする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａから画像メモリ１６に読み出し、読み出した画像データを記録部１７に与えて記録用紙にハードコピーさせるプリント処理を行なう。
更に、ユーザが「削除する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを掲示板から、具体的にはファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダから削除する削除処理を行なう。
【００４６】
なお、掲示板から画像ファイルが削除された場合には、具体的にはファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダから画像ファイルが削除された場合には、掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄ及び掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容が制御部１０の制御により更新される。
【００４７】
図６は受信ボックスボタン３１ａが選択された場合に、ＭＦＰ１から提供されるウェブページ２１ｃに基づいてＰＣ２が表示する受信ボックス画面３４の構成例を示している。
図６に示すように、受信ボックス画面３４は、当該ユーザの個人フォルダ内の受信フォルダに格納された画像ファイルのファイル情報一覧３４ａを表示すると共に、図５に示す掲示板画面３２と同様に、ファイル情報一覧３４ａから選択した画像ファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３４ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３４ｃを表示する。なお、受信ボックス画面３４のプルダウンメニュー３４ｂは、「送信する」、「コピーする」、「 移動する」 、「プリントする」、「削除する」の他、「掲示板に登録する」を選択できるように構成されている。
【００４８】
従って、掲示板画面３２（図５参照）と同様に、受信ボックス画面３４において、ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示しているチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望する画像ファイルの提供を受けることができる。また、受信ボックス画面３４に従って、ＰＣ２のユーザが、所望の画像ファイルを選択してプルダウンメニュー３４ｂにて「掲示板に登録する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択された画像ファイルを、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａを選択した場合に表示される掲示板画面３２（図５参照）から閲覧できるように設定する。具体的には、ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２において選択された画像ファイルを掲示板フォルダへ移動させる。これにより、そのファイルに関するファイル情報は、掲示板ボタン３０ａを選択した場合に表示される掲示板画面３２のファイル情報一覧３２ａに表示されるようになる。
【００４９】
以下に、上述した構成のＭＦＰ１において、ユーザが画像データ（ファイル）を新たに掲示板に登録する際の処理について説明する。ところで、本発明の文書管理装置としてのＭＦＰ１では個々のユーザが掲示板に登録することが可能な画像データ（ファイル）の数，データ量を制限することにより、ファイルＤＢ２１ａの記憶容量を有効に利用すると共に、ファイルＤＢ２１ａの記憶容量が不足するような事態が生じないようにしている。
【００５０】
図７は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１において、画像ファイルを掲示板に登録する際の処理手順を示すフローチャートであり、たとえば、上述の図６に示すようなＰＣ２の受信ボックス画面３４上で図８に示すように「掲示板に登録する」を選択して実行ボタン３４ｃをオンしたような場合に実行される。
【００５１】
この場合、制御部１０はまず、個々のユーザに応じて予め設定されている掲示板に登録可能なファイル数，データ量を越えない範囲でのみ、新規のファイルの掲示板への登録を許可する。換言すれば、新規に掲示板にファイルを登録した場合にそのユーザに掲示板への登録が許可されているファイル数，データ量を越える可能性がある場合には、そのユーザが掲示板に既に登録しているファイルが掲示板から削除された場合にのみ、新たなファイルの掲示板への登録が許可される。
【００５２】
たとえば、上述の図６に示すようなＰＣ２の画面上でユーザが「掲示板に登録する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０はまず、掲示板に新規に登録されようとしているファイル（以下、登録対象ファイルという）のデータ量を計算する（ステップＳ１１）。このファイルのデータ量の計算そのものは従来公知の技術である。次に制御部１０は、現在ログインしているユーザのユーザＩＤに従って掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録許可条件のフィールドからそのユーザに許可されている掲示板への登録可能ファイル数を、また同時に登録状況のフィールドからそのユーザが現在掲示板に登録しているファイル数を読み出し、登録対象ファイルを新たに登録した場合に登録可能ファイル数を越えるか否かを判断する（ステップＳ１２）。
【００５３】
このステップＳ１２での判断の結果、登録可能ファイル数を越えないと判断されれば（ステップＳ１２でＮＯ）、制御部１０は次に現在ログインしているユーザのユーザＩＤに従って掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録許可条件のフィールドからそのユーザに許可されている掲示板への登録可能データ量を、また同時に登録状況のフィールドからそのユーザが現在掲示板に登録しているファイルのデータ量を読み出し、登録対象ファイルを新たに登録した場合に登録可能データ量を越えるか否かを判断する（ステップＳ１３）。
【００５４】
このステップＳ１３での判断の結果、登録可能データ量を越えないと判断されれば（ステップＳ１３でＮＯ）、制御部１０は登録対象ファイルを、図６に示すような画面上で指定されている条件に従って掲示板に登録し（ステップＳ１４）、１個の登録対象ファイルに対する掲示板への登録処理を終了する。この処理は具体的には、登録対象ファイルをファイルＤＢ２１ａの個々人の受信フォルダから掲示板フォルダへ制御部１０の制御により移動することにより行なわれる。
【００５５】
ところで、先のステップＳ１２又はＳ１３のいずれかにおける判断結果がＹＥＳであった場合、具体的にはステップＳ１２において掲示板への登録可能ファイル数を越えると判断された場合、またはステップＳ１３において掲示板への登録可能データ量を越えると判断された場合（ステップＳ１２又はＳ１３でＹＥＳ）、制御部１０はＰＣ２の表示画面に図９に示すような表示を行なうことにより、掲示板への登録済みファイルを削除するか、または登録を中止するかをユーザに選択させる（ステップＳ１５）。この図９に示す画面上で、登録済みのファイルを削除することをユーザが選択すると（ステップＳ１５でＹＥＳ）、既に掲示板に登録済みのファイルを削除することができる（ステップＳ１６）。また、図９に示す画面上で、登録を中止することをユーザが選択すると（ステップＳ１５でＮＯ）、制御部１０はファイルの掲示板への登録を拒否して制御を終了する（ステップＳ１７）。この場合、登録対象ファイルの掲示板への登録は行なわれず、従って掲示板に登録済みのファイルが削除されることもない。
【００５６】
ステップＳ１５でＹＥＳであった場合、即ちユーザが図９に示す画面上で、登録済みのファイルを削除することを選択した場合、制御部１０はサブルーチンとして用意されているステップＳ１６の登録済みファイル削除処理を実行する。
【００５７】
図１０は上述のサブルーチンとして用意されているステップＳ１６の登録済みファイル削除処理の詳細を示すフローチャートである。まず最初に制御部１０は自動削除を選択するか否かをユーザに選択させる（ステップＳ２１）。この場合、ＰＣ２が表示している画面上にはには図１１に示すような、「自動削除」と「手動削除」のいずれを選択することが可能なプルダウンメニュー３４ｂが表示される。ここでユーザが「自動削除」を選択すると（ステップＳ２１でＹＥＳ）、制御部１０は図１２に示すように、ＰＣ２に表示している画面上のプルダウンメニュー３４ｂに「ファイル自動削除」を表示し、更にその詳細なメニューとして「登録順に削除」、「アクセス数順に削除」、「アクセス間隔順に削除」等の条件を表示する。
【００５８】
ここで、ユーザがいずれの条件をも選択せずに中止ボタン３４ｄをオンした場合には（ステップＳ２５でＹＥＳ）、掲示板から削除すべきファイルが選択されないまま図７のフローチャートのステップＳ１２へ処理が戻される。しかし、ユーザがたとえば「登録順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ２２でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイル中の登録日時が最も古いファイルを掲示板から削除する（ステップＳ３２）。
【００５９】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが登録しているファイル中の登録日時が最も古いファイルを探し出して掲示板から、具体的には掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄの掲示板フォルダから削除する。またこの掲示板からのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新する。具体的には、現在ログインしているユーザのユーザＩＤに対応する掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録状況のフィールドのファイル数及びデータ量の登録内容をファイルを削除したことに応じて更新する。いうまでもないがこの場合、ファイル数の登録内容は「１」デクリメントされ、データ量の登録内容は削除したファイルのデータ量が差し引かれた値に更新される。
【００６０】
以下同様に、ユーザが「アクセス数順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイル中のアクセス数が最も少ないファイルを掲示板から削除する（ステップＳ３３）。
【００６１】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが掲示板に登録しているファイル中のアクセス数が最も少ないファイルを探し出して削除する。またこの掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄからのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新することは上述の場合と同様である。
【００６２】
また、ユーザが「アクセス間隔順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ２４でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイル中のアクセス間隔が最も長いファイルを掲示板から削除する（ステップＳ３４）。
【００６３】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが登録しているファイル中のアクセス日時のフィールドの最新の日時と前回の日時とからアクセス間隔が最も長いファイルを探し出して掲示板から削除する。またこの掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄからのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新することは上述の場合と同様である。
【００６４】
なお、上述の例では「登録順に削除」、「アクセス数順に削除」、「アクセス間隔順に削除」の条件を例示したが、掲示板に登録済みのファイルをその他の条件、たとえばデータ量の大小によって自動的に削除するようにしてもよい。
【００６５】
ところで、先のステップＳ２１においてユーザが自動削除を選択せずに手動削除を選択した場合は（ステップＳ２１でＮＯ）、サブルーチンとして用意されているステップＳ３１のユーザによる削除ファイル選択処理が可能になる。図１３はそのユーザの手動選択が可能な削除ファイル選択処理のサブルーチンの手順を示すフローチャートである。
【００６６】
この場合、制御部１０はまず図１４に示すように、ＰＣ２に表示している画面上にプルダウンメニュー３４ｂに「ファイル手動削除」を表示し、更にその詳細なメニューとして「登録順に削除」、「アクセス数順に削除」、「アクセス間隔順に削除」等の条件を表示する。
【００６７】
ここで、ユーザがいずれの条件をも選択せずに中止ボタン３４ｄをオンした場合には（ステップＳ４５でＹＥＳ）、掲示板から削除すべきファイルが選択されないまま図７のフローチャートのステップＳ１２へ処理が戻される。しかし、ユーザがたとえば「登録順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ４２でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイルを登録日時が古い順にリストにした掲示板ファイル情報一覧３４ａを図１５に示すように表示する（ステップＳ５２）。
【００６８】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが登録しているファイル中の登録日時が古い順にファイルを探し出してファイル情報をリストにしたファイル情報一覧３４ａを表示する。そして、ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示しているチェックボックスを選択することにより、削除すべきファイルを選択することができる（ステップＳ５２１でＹＥＳ）。この後は図７のステップＳ１２へ処理が戻される。また、図１５に示す画面上で中止ボタン３４ｄをユーザがオンすると（ステップＳ５２２でＹＥＳ）、図７のステップＳ１２へ処理が戻される。
【００６９】
なお、掲示板からの、具体的にはファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダからのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新する。具体的には、現在ログインしているユーザのユーザＩＤに対応する掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録状況のフィールドのファイル数及びデータ量の登録内容をユーザの選択によりファイルを削除したことに応じて更新する。いうまでもないがこの場合、ファイル数の登録内容は「１」デクリメントされ、データ量の登録内容は削除したファイルのデータ量が差し引かれた値に更新される。
【００７０】
以下同様に、ユーザが「アクセス数順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ４３でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイルをアクセス数が少ない順にリストにしたファイル情報一覧３４ａを表示する（ステップＳ５３）。
【００７１】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが登録しているファイルへのアクセス数が少ない順にファイルを探し出してリストにしたファイル情報一覧３４ａを表示する。そして、ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示してあるチェックボックスを選択することにより、削除すべきファイルを選択することができる（ステップＳ５３１でＹＥＳ）。
この後は図７のステップＳ１２へ処理が戻される。また、図１５に示す画面上で中止ボタン３４ｄをユーザがオンすると（ステップＳ５３２でＹＥＳ）、図７のステップＳ１２へ処理が戻される。またこの掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄからのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新することは上述の場合と同様である。
【００７２】
また、ユーザが「アクセス間隔順に削除」を選択して実行ボタン３４ｃをオンした場合（ステップＳ４４でＹＥＳ）、制御部１０は現在ログインしているユーザが掲示板に登録しているファイルをアクセス間隔が長い順にリストにしたファイル情報一覧３４ａを表示する（ステップＳ５４）。
【００７３】
具体的には、制御部１０は掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄを現在ログインしているユーザのユーザＩＤで検索して、そのユーザが登録しているファイル中のアクセス日時のフィールドの最新の日時と前回の日時とからアクセス間隔を求め、アクセス間隔が長い順にファイルを探し出してリストにしたファイル情報一覧３４ａを表示する。そして、ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示してあるチェックボックスを選択することにより、削除すべきファイルを選択することができる（ステップＳ５４１でＹＥＳ）。この後は図７のステップＳ１２へ処理が戻される。また、図１５に示す画面上で中止ボタン３４ｄをユーザがオンすると（ステップＳ５４２でＹＥＳ）、図７のステップＳ１２へ処理が戻される。またこの掲示板ファイル情報ＤＢ２１ｄからのファイルの削除に伴なって、制御部１０は掲示板ユーザ情報ＤＢ２１ｅの登録内容を更新することは上述の場合と同様である。
【００７４】
なお、上述の例では「登録順に削除」、「アクセス数順に削除」、「アクセス間隔順に削除」の条件を例示したが、掲示板に登録済みのファイルをその他の条件、たとえばデータ量の大小によってファイル情報一覧３４ａにリスト表示し、その中から削除すべきファイルをユーザが選択して削除するようにしてもよい。
【００７５】
以上のように本発明によれば、ＭＦＰ１において画像ファイルを掲示板に登録するそれぞれのユーザに対して、掲示板に登録可能なファイル数，データ量を制限することにより、画像ファイルが実際に記憶される記憶手段としてのファイルＤＢ２１ａの容量を徒に浪費する虞がなく、また記憶手段の記憶容量を肥大化させる必要もない文書管理装置としてのＭＦＰ１を提供することが可能になる。
【００７６】
また上述したように本発明によれば、掲示板への個々人による文書，画像ファイルの登録が限界に達したような場合に、長期にわたって掲示板に登録されていてその内容が陳腐化している可能性がある文書，画像ファイル、あるいは利用者が全く、またはほとんどないような文書，画像ファイルをファイルを実際に記憶する記憶手段としてのファイルＤＢ２１ａから自動的に、またはユーザの手動操作によって選択的に削除する、換言すれば登録を抹消することにより、円滑な利用が可能な文書管理装置としてのＭＦＰ１を提供することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを含むネットワーク構成例を示す模式図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。
【図３】掲示板ファイル情報ＤＢの登録内容の構成例を示す模式図である。
【図４】掲示板ユーザ情報ＤＢの登録内容の構成例を示す模式図である。
【図５】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図６】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図７】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。
【図８】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図９】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図１０】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図１２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図１３】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【図１５】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。
【符号の説明】
【００７８】
１  ＭＦＰ（文書管理装置）
２  ＰＣ（コンピュータ）
１０  制御部
２１  蓄積部（画像記憶手段）
２１ａ  ファイルデータベース
２１ｄ  掲示板ファイル情報データベース
２１ｅ  掲示板ユーザ情報データベース
【図１】
2005190023.tif 000003
【図２】
2005190023.tif 000004
【図３】
2005190023.tif 000005
【図４】
2005190023.tif 000006
【図５】
2005190023.tif 000007
【図６】
2005190023.tif 000008
【図７】
2005190023.tif 000009
【図８】
2005190023.tif 000010
【図９】
2005190023.tif 000011
【図１０】
2005190023.tif 000012
【図１１】
2005190023.tif 000013
【図１２】
2005190023.tif 000014
【図１３】
2005190023.tif 000015
【図１４】
2005190023.tif 000016
【図１５】
2005190023.tif 000017