(57)【要約】  【課題】  他の利用者から予約されたスケジュールを管理する装置において、回答要求、出席要求等のフォロー日時を設定し、電話等による人手を介するフォローアップ作業を削減する。  【解決手段】  スケジュール管理表１は他の利用者から受けた予約スケジュールとこれに付属するフォローアップリストとを格納する。スケジュール管理部３は他の利用者から受けた予約スケジュールとフォローアップリストとをスケジュール管理表１に登録する。フォローアップ監視部４はフォローアップリストに設定されたフォローアップ日時に設定されたフォローアップ内容を実行する。その結果、回答要求や出席要求のメッセージが表示装置５に表示される。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者によって設定したスケジュールと他の利用者によって予約されたスケジュールとを有し、前記予約されたスケジュールはフォローアップ事項についてフォローアップする日時を付帯するスケジュール管理表に基づいてスケジュール管理する方法であって、
当該利用者によって設定された前記スケジュールを前記スケジュール管理表に登録するとともに、他の利用者から受信した予約スケジュールを前記スケジュール管理表に登録し、
前記フォローアップ日時を監視し、該日時に到達したとき所定のフォローアップを実行するよう起動することを特徴とするスケジュール管理方法。
【請求項２】
前記フォローアップは、前記予約されたスケジュールによって設定される会議に出席するか否かの回答を要求することを含むことを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理方法。
【請求項３】
前記フォローアップは、前記予約されたスケジュールによって設定される会議に出席を要求することを含むことを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理方法。
【請求項４】
利用者によって設定したスケジュールと他の利用者によって予約されたスケジュールとを有し、前記予約されたスケジュールはフォローアップ事項についてフォローアップする日時を付帯するスケジュール管理表と、
当該利用者によって設定された前記スケジュールを前記スケジュール管理表に登録するとともに、他の利用者から受信した予約スケジュールを前記スケジュール管理表に登録するスケジュール管理手段と、
前記フォローアップ日時を監視し、該日時に到達したとき所定のフォローアップを実行するよう起動するフォローアップ手段とを有することを特徴とするスケジュール管理
【請求項５】
前記フォローアップは、前記予約されたスケジュールによって設定される会議に出席するか否かの回答を要求することを含むことを特徴とする請求項４記載のスケジュール管理装置。
【請求項６】
前記フォローアップは、前記予約されたスケジュールによって設定される会議に出席を要求することを含むことを特徴とする請求項４記載のスケジュール管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スケジュール管理を行う装置に係わり、特に他の利用者から予約されたスケジュールを管理する装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のスケジュール管理装置においては、例えば特開平５−１８９４４２号公報（特許文献１）に記載されているように、会議を開催する場合等に会議出席者のスケジュール空き状況を確認し、スケジュール予約を行うことが可能である。しかしスケジュールの予約はしたものの、出欠の返事をしない人があり、また会議が近日中に行われない場合忘れられることもあり、結局電話等で出欠の確認をしたり、会議開催の前日に参加を促す為のフォローをすることになり、期待通りの行動が行われないことが多かった。
【０００３】
【特許文献１】特開平５−１８９４４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来技術によれば、予約されたスケジュールに対してフォローアップをする手段が無いため、結局電話等により人手をかけてフォローを行っている。
【０００５】
本発明の目的は、この課題を解決し、無駄な作業を削減することによる効率化を図ることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、予約スケジュールに付属してフォローアップリストを設け、このフォローアップリストにはフォローアップする日時とフォローアップ内容とを設定し、このフォローアップ日時を監視してこの日時に到達したときフォローアップ内容を実行するフォローアップ手段を設けたスケジュール管理装置を特徴とする。
【０００７】
例えばフォローアップ内容として、予約スケジュールによって設定される会議に出席するか否かの回答を要求することやこの会議に出席を要求することが挙げられる。
【発明の効果】
【０００８】
フォローアップ手段は、フォローアップ日時に到達したときフォローアップリストに設定されたアクション、例えば回答要求や出席要求を行うので、人手を介してフォローアップする作業を削減できる。
【０００９】
本発明によれば、フォローアップ日時に到達したとき自動的にフォローアップが行われるため、電話等による人手を介するフォローアップ作業を削減できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の一実施例について図面を用いて詳細に説明する。
【００１１】
図１は、本実施例のスケジュール管理装置の構成を示すブロック図である。１は当スケジュール管理装置が設定したスケジュール及び他のスケジュール管理装置が予約したスケジュールを格納するスケジュール管理表である。２は他のスケジュール管理装置の利用者に対してスケジュールの予約をするとき、スケジュール予約した利用者の一覧表を格納する予約利用者表である。３はスケジュール管理表１にスケジュールを登録し、予約利用者表２を参照して他の利用者へ予約スケジュールを送信し、他の利用者から回答が届いたときその回答を予約利用者表２に登録するスケジュール管理部である。４はスケジュール管理表１に登録された予約スケジュールに付属するフォローアップリストに従って設定された日時にフォローアップを行うフォローアップ監視部である。５はスケジュール管理部３を介してスケジュール管理表１及び予約利用者表２の内容を表示したり、フォローアップ監視部４が出力するフォローアップ・メッセージを表示する表示装置である。６はスケジュール管理部３を介してスケジュール管理表１にスケジュールを設定したり、予約スケジュールを送信するよう指示したり、回答を入力するキーボード等の入力装置である。７は表示装置５及び入力装置６とスケジュール管理部３及びフォローアップ監視部４との間に介在し、入力装置６から入力された指令を解釈してこれらの処理部に指示したり、これらの処理部から受けたデータを編集して表示装置５に表示する入出力部である。８は通信路を介して他のスケジュール管理装置と接続され、スケジュール管理部３からの予約スケジュールを送信したり、フォローアップ監視部４からの回答を送信したり、他のスケジュール管理装置から受信した予約スケジュールをスケジュール管理部３に渡し、受信した回答をスケジュール管理部３に渡す送受信部である。９はスケジュールを予約するに当り、他の利用者の権限を設定するセキュリティテーブルである。
【００１２】
スケジュール管理装置は、パソコン、ワークステーション、コンピュータ等の情報処理装置によって実現され得る。スケジュール管理表１、予約利用者表２及びセキュリティテーブル９はこの情報処理装置の記憶装置に格納されるファイル及びテーブルである。スケジュール管理部３及びフォローアップ監視部４はこの情報処理装置に格納されるプログラムを実行することによつて実現される。入出力部７及び送受信部８はこの情報処理装置のハードウェア及びソフトウェアによって実現される。表示装置５及び入力装置６はこの情報処理装置に接続される周辺装置又は端末装置である。なお図１に示すスケジュール管理装置は利用者ごとに設けられることを想定しているが、１台のスケジユール管理装置が複数の利用者を集中的に管理してもよい。このとき表示装置５及び入力装置６はこのスケジユール管理装置に接続される端末装置であり、上記説明の他のスケジュール管理装置とあるを他の端末装置と読み替えればよい。また当スケジュール管理装置が設定したスケジュールとあるを入力装置６からの利用者が設定したスケジュールと読み替えればよい。このとき通信路を介して送受信部８に接続されるのは他の表示装置５及び入力装置６である。
【００１３】
入力装置６から入出力部７を介してスケジュール管理表１の参照要求があったとき、スケジュール管理部３は入出力部７を介してスケジュール管理表１の内容を表示装置５に表示する。入力装置６からスケジユールの設定要求があったとき、スケジュール管理部３はこのスケジュールをスケジュール管理表１に登録する。また入力装置６から予約スケジュールの送信要求があったとき、スケジュール管理部３は予約スケジュールとフォローアップリストとから構成されるメッセージを組み立て、予約利用者表２に登録された各利用者に宛てて送受信部８を介して送信する。また送受信部８を介して他のスケジュール管理装置から予約スケジュールを受信したとき、スケジュール管理部３はセキュリティテーブル９を参照して相手利用者をチェックした後、この予約スケジュールをスケジュール管理表１に登録する。フォローアップ監視部４は、スケジュール管理表１の予約スケジュールに付属するフォローアップリストのタイミングを監視し、その日時が来たとき入出力部７を介して表示装置５に要求メッセージを表示する。また入力装置６から回答が入力されたとき、フォローアップ監視部４はこの回答をスケジュール管理表１に登録するとともに送受信部８を介して他のスケジュール管理装置へ送信する。すでにスケジュール管理表１に登録した回答を変更するときも同様である。送受信部８を介して他のスケジュール管理装置から回答を受信したとき、スケジュール管理部３は予約利用者表２上の相手利用者についてその回答を格納または更新する。入力装置６から入出力部７を介して予約利用者表２の参照要求が入力されたとき、スケジュール管理部３は予約利用者表２の内容を入出力部７を介して表示装置５に表示する。
【００１４】
図２は、スケジュール管理表１のデータ形式を事例によって示す図である。スケジュール２１は入力装置６から設定したスケジュール及び他のスケジュール管理装置又は端末装置から予約されたスケジュールであり、図示するように日時、場所及び内容を含んでいる。予約フラグ２２は当該スケジュールが予約スケジュールか否かを示すフラグであり、”１”の場合他の利用者から予約されたスケジュールを示し、”０”の場合当スケジユール管理装置又は端末装置の利用者が設定したスケジュールであることを示す。相手利用者２３は予約スケジュールの場合に予約した相手利用者の名称、識別コード、スケジュール管理装置又は端末装置の識別コード等である。フォローアップリスト２４は予約スケジュールに付属するフォローアップのためのメッセージであり、フォローアップの日時とフォローアップ内容とから構成される。図２では会議への出欠回答を要求する日時と出席要求する日時とを設定している。なおフォローアップリスト２４の有無によって予約スケジュールか否か判別できるときには、予約フラグはなくともよい。回答結果２５はフォローアップリストで回答要求が設定されているとき、それに対して行った回答の内容を格納する。回答結果２５の初期値はスペースである。なおスケジユール管理装置が複数の利用者を管理する場合には、スケジュール管理表１は各利用者ごとに設けられる。
【００１５】
予約利用者表２は他の利用者に送信する予約スケジユールに対応して設けられる相手利用者の一覧表であり、相手利用者対応に回答結果を格納する。なおスケジュール管理装置が複数の利用者を管理する場合には、予約利用者表２は各利用者ごとに設けられる。
【００１６】
セキュリティテーブル９は各利用者対応に他利用者から受信した予約スケジュールを受け入れるか否かの権限を設定するテーブルであり、受け入れる他利用者の利用者名、識別コード、スケジュール管理装置又は端末装置の識別コード又は受け入れないこれらの名称又は識別コードを設定するものである。
【００１７】
入力装置６からスケジュールの設定要求があったとき、スケジュール管理部３はこのスケジュールをスケジュール２１としてスケジュール管理表１に登録し、予約フラグ２２を０に設定する。また入力装置６から予約スケジュールの送信要求があったとき、スケジュール管理部３は入力された相手利用者の名称や識別コードを予約スケジュールに対応して設けられる予約利用者表２に登録し、入力された予約スケジュールとフォローアップリストとを登録された各利用者宛に送受信部８を介して送信する。
【００１８】
図３は、他利用者から予約スケジュールを受信したときのスケジュール管理部３の処理の流れを示すフローチャートである。スケジュール管理部３は、送受信部８を介して他の利用者から予約スケジュールとフォローアップリストとを受信する（ステップ３１）と、当利用者と他利用者の識別コードを認識した後、セキュリティテーブル９を参照し（ステップ３２）、相手利用者がスケジュール予約をする権限があるかどうか判定する（ステップ３３）。なおここでさらに当利用者のスケジュール管理表１を参照して予約スケジュールで指定された日時にすでに他のスケジュールが入っていないかチェックしてもよい。他のスケジュールと同じ日時に予約スケジュールの設定を許さないのであれば、ここで予約不可能となる。予約可能であれば（ステップ３３ＹＥＳ）、予約フラグがあればこれを１に設定し（ステップ３４）、スケジュール２１、予約フラグ２２、相手利用者２３及びフォローアップリスト２４をスケジュール管理表１に登録する（ステップ３５）。最後に予約スケジュールを送信した利用者に対し、予約が正常に終了した旨のメッセージを送信する（ステップ３６）。予約不可能であれば（ステップ３３ＮＯ）、予約スケジュールを送信した利用者に対し、予約ができない旨のメッセージを送信する（ステップ３７）。これらのメッセージを受信した予約メッセージ送信側のスケジュール管理部３は、入出力部７を介して表示装置５上に各相手利用者対応に予約の可否を表示する。
【００１９】
図４は、フォローアップリスト２４を実行するフォローアップ監視部４の処理の流れを示すフローチャートである。フォローアップ監視部４は一定時間間隔でタイマによる監視を行い（ステップ４１）、タイムアウトしたときスケジュール管理表１のフォローアップリスト２４を参照し、フォローアップの日時に達している項目があるかどうか判定する（ステップ４２）。予約フラグ２２があれば、予約フラグ２２が１のスケジュールのみをチェックすればよい。フォローアップの対象があれば（ステップ４２ＹＥＳ）、フォローアップ対象が回答要求かどうか判定する（ステップ４３）。回答要求であれば（ステップ４３ＹＥＳ）、回答結果２５を参照して回答がされているか否かを判定する（ステップ４４）。回答結果２５がスペースであれば（ステップ４４ＮＯ）、入出力部７を介して表示装置５に回答要求するメッセージを表示するよう入出力部７を起動し（ステップ４５）、ステップ４２に戻る。すでに回答結果２５が格納されていれば（ステップ４４ＹＥＳ）、ステップ４２に戻る。フォローアップ対象が出席要求であれば（ステップ４３ＮＯ）、スケジュール２１に設定された会議について出席要求のメッセージを表示装置５に表示するよう入出力部７を起動し（ステップ４６）、ステップ４２に戻る。出席要求メッセージの内容は回答結果２５の内容によって変えるとよい。例えば回答結果２５が「出席」の場合には「出席予定の回答をいただいておりますので出席をお願いします。」、「欠席」の場合には「代理出席をお願いします。」又は出席要求メッセージを表示しない等、回答結果２５がない場合には「まだ回答をいただいておりませんが出席をお願いします。」等である。特に出席要求メッセージの場合にはメッセージを表示するとともにブザー等の警告音を発すると効果的である。なお図４のステップ４１〜４４をフォローアップ監視手段が行い、ステップ４５及び４６をフォローアップ実行手段が行うというように、監視手段と実行手段とを分けてもよい。またフォローアップの済んだフォローアップ内容にフラグを立てて区別したり、電源断等の理由により表示装置５にメッセージを表示できない場合に再試行することについては、よく知られた技術を適用できるので詳述しない。
【００２０】
本実施例によれば、予約メッセージを受けた利用者はすぐ回答する必要はなく、適当なタイミングでフォローされる回答要求があったとき回答すればよいので、予約は早く回答はできるだけ遅くでき、予約する利用者にも予約を受ける利用者にも都合がよい。また一度回答した回答結果２５を後から変更でき、回答結果２５を変更すればすぐに予約した利用者の予約利用者表２に反映される。また回答要求に続いて会議の当日等に出席要求のフォローができるので、電話やファックスで出席要求する手間が不要である。さらに出席要求をするとき最新の回答結果２５に応じてメッセージの内容を変えるので、融通性のあるフォローができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】実施例のスケジュール管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】実施例のスケジュール管理表１のデータ形式を示す図である。
【図３】他利用者から予約スケジュールを受信したときの実施例のスケジュール管理部３の処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】フォローアップリスト２４を実行する実施例のフォローアップ監視部４の処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００２２】
１：スケジュール管理表、３：スケジュール管理部、４：フォローアップ監視部、２４：フォローアップリスト。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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