(57)【要約】【課題】  コンテンツに関する暗黙知や水面下での情報交換行為についても仲介するとともに、評価し、コンテンツの質の向上、鮮度の維持を可能とするコンテンツ管理方法及び知識共有化システムを提供する。【解決手段】  知識共有化システムのサーバ装置は、クライアント端末から、コンテンツとコンテンツの登録者ＩＤ及び閲覧対象者の指定情報を含んだコンテンツ付属情報とを受信して記憶保持する機能と、該コンテンツに関する情報交換を行う掲示板を自動生成する機能と、各コンテンツと各掲示板へのアクセス制御を行う機能と、前記コンテンツを送信した前記他のクライアント端末に対して、各コンテンツに対する評点の入力を要求し、受信する機能と、前記掲示板に対するアクセスを認めたクライアント端末から、前記投稿文を投稿した登録者に対する評点を受信する機能と、個人とコンテンツとの少なくとも２つの視点で前記評点を記憶保持し集計して出力する機能とを備えている。【選択図】  図１
2005316871.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアント端末と、クライアント端末から送信されるコンテンツを保持管理するサーバ装置と、を用いるコンテンツ管理方法であって、
前記クライアント端末が、前記サーバ装置に対して、コンテンツと、コンテンツの登録者ＩＤ及び閲覧対象者の指定情報を含んだコンテンツ付属情報を送信する工程と、
前記サーバ装置が、受信したコンテンツ及びコンテンツ付属情報を記憶保持するとともに、当該コンテンツに関する情報交換を行う掲示板を生成する工程と、
前記サーバ装置が、前記閲覧対象者として指定された他のクライアント端末からの要求に応じ、コンテンツを送信するとともに、当該コンテンツに対する評点の入力を要求する工程と、
前記コンテンツを受信し表示した前記他のクライアント端末が、当該コンテンツに対する評点の入力を受け付けて前記サーバ装置に対して送信する工程と、
前記サーバ装置が、前記閲覧対象者として指定された他のクライアント端末からの要求に応じて、前記掲示板へのアクセスを受け付ける工程と、
前記各クライアント端末が、前記掲示板になされた投稿文を投稿した登録者に付与する評点の入力を受け付けて前記サーバ装置に対して送信する工程と、
前記サーバ装置が、前記登録者ＩＤとコンテンツ毎に前記評点を保持管理し、集計して出力する工程と、を含むこと、
を特徴とするコンテンツ管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載のコンテンツ管理方法において、
前記サーバ装置は、前記コンテンツの登録から所定期間の経過後、少なくとも該コンテンツの評点累計値が所定のしきい値未満である場合には、該コンテンツの登録者に対してコンテンツの見直しを促す通知を送信すること、
を特徴とするコンテンツ管理方法。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のコンテンツ管理方法において、
前記クライアント端末は、前記サーバ装置に対して、更にコンテンツの有効期限を送信し、
前記サーバ装置は、前記有効期限に従って、前記各コンテンツを保持管理すること、
を特徴とするコンテンツ管理方法。
【請求項４】
請求項１乃至３いずれか一に記載のコンテンツ管理方法において、
前記掲示板は、回答を要求するスレッドであることを示すステータス情報を設定・表示可能であり、
該スレッドを創設した者及び予め定める管理者が、前記ステータス情報を修正可能としたこと、
を特徴とするコンテンツ管理方法。
【請求項５】
複数のクライアント端末と、クライアント端末から送信されるコンテンツを保持管理するサーバ装置と、を接続してなる知識共有化システムであって、
前記サーバ装置は、
前記クライアント端末から、コンテンツと、コンテンツの登録者ＩＤ及び閲覧対象者の指定情報を含んだコンテンツ付属情報を受信して記憶保持する手段と、
前記受信したコンテンツに関する情報交換を行う掲示板を自動生成する手段と、
前記コンテンツ付属情報に含まれる閲覧対象者の指定情報に基づいて前記各コンテンツと前記各掲示板へのアクセス制御を行う手段と、
前記コンテンツを送信したクライアント端末に対して、各コンテンツに対する評点の入力を要求し、受信する手段と、
前記掲示板に対するアクセスを認めたクライアント端末から、前記投稿文を投稿した登録者に対する評点を受信する手段と、
前記評点をそれぞれ前記登録者ＩＤとコンテンツ毎に、記憶保持し、集計して出力する手段と、を備えること、
を特徴とする知識共有化システム。
【請求項６】
請求項５に記載の知識共有化システムにおいて、
前記サーバ装置は、前記コンテンツの登録から所定期間の経過後、少なくとも該コンテンツの評点累計値が所定のしきい値未満である場合には、該コンテンツの登録者に対してコンテンツの見直しを促す通知を送信する手段を備えること、
を特徴とする知識共有化システム。
【請求項７】
請求項５又は６に記載の知識共有化システムにおいて、
前記サーバ装置は、
更に、前記クライアント端末からコンテンツの有効期限を受信する手段と、
前記有効期限に従って、前記各コンテンツを保持管理する手段とを備えること、
を特徴とする知識共有化システム。
【請求項８】
請求項５乃至７いずれか一に記載の知識共有化システムにおいて、
前記サーバ装置は、
スレッド創設時に前記掲示板のスレッドの性質を識別するためのステータス情報の入力を受け付けて、スレッド毎に該ステータス情報を表示する手段を、備え、
該スレッドを創設した者及び予め定める管理者が、前記ステータス情報を修正可能となるよう前記アクセス制御を実行すること、
を特徴とする知識共有化システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンテンツ管理方法及びコンテンツ管理を介して知識の共有化を図る知識共有化システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、ネットワーク上に文書等のコンテンツを保存・公開するサーバ装置を設けて、情報を共有させる方式が知られている。特に、企業等の組織体においては、組織内の端末ネットワークを用いて、組織構成員間の知識の共有化を図り、組織全体の競争力向上に役立てようとする試みが盛んである。より有効な成果を得るためには、有用・有益なコンテンツをより多く蓄積し、構成員が簡便にアクセスできるようにすることが望まれるが、そのためには、まず、そのような有用・有益なコンテンツを保有する者に、情報を提供するに到らせる仕組みの構築が必要とされる。例えば、優れたコンテンツの提供行為に対して、人事評価に反映すること、或いは、報償を与えることなどが考えられる。このとき、提供されたコンテンツの価値を逐一精査することも理論的には可能ではあるが、情報共有化が強く要請される大規模組織になればなる程、その労力も無視しえず、現実的な方法とはいえない。
【０００３】
そこで、特開２００１−２２２５９７号公報には、文書（知識）登録行為に対しポイント（評点）を付与するとともに、閲覧者側からもポイント（評点）を付与可能として、ポイント（評点）の蓄積度合いにより、人事評価等を可能として、有用な情報の登録行為に対するインセンティブを付与可能とした企業内情報登録活用推進方法が紹介されている。
【特許文献１】特開２００１−２２２５９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、こうしたサーバ装置に蓄積されるコンテンツの文書化されたものは、文書化の段階で、表現しにくい部分、情報発信側が常識的と考える部分がそぎ落とされることが知られている。また、プログラムにしても、その使用マニュアルが配布されるとしても、マニュアルに表れない使用上のコツや注意点等が存在する場合がある。その結果、情報の受け手側が、蓄積されたコンテンツを活用することができない事態が生じることがある。そこで、このような表面的知識（「形式知」ともいう）だけでなく、暗黙知と呼ばれるノウハウ、経験、勘、失敗事例等の重要性が指摘されている。実際上も、コンテンツが優れて有用であればある程、閲覧者からの問合せと、これに対する回答といった非公式の情報交換が行われている。
【０００５】
これに対し、従来の情報システムでは、上記した情報提供者やその他の協力者の表面に現れない組織への貢献（真の貢献）を捕捉できていない。例えば、上記した公報記載の技術をもってしても、文書化された形式知に対する評価がなされるのみであり、これを補完する暗黙知に対する配慮はなされていない。
【０００６】
また、従来の情報システムでは、登録された情報の見直しや改善を促す仕組みを欠いているという問題点もある。例えば、閲覧者が、閲覧した文書やプログラムについて、不具合を発見し、或いは、質問等を行うにしても、文書登録者に電子メール等で直接連絡するチャネルしか用意されていないケースも多い。このために、誤った情報や、陳腐化した情報が何時までも指摘されずに修正されないで放置されることも考えられる。
【０００７】
本発明は、上記した各事情に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、サーバ装置により、これらコンテンツに関する暗黙知や水面下での情報交換行為についても仲介するとともに、これを評価し、コンテンツの質の向上、鮮度の維持を可能とするコンテンツ管理方法及び知識共有化システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記課題を解決するための手段を提供する本発明の第１の視点によれば、複数のクライアント端末と、クライアント端末から送信されるコンテンツを保持管理するサーバ装置と、を用いた、下記記載のコンテンツ管理方法が提供される。まず、クライアント端末が、前記サーバ装置に対して、コンテンツとコンテンツの登録者ＩＤ及び閲覧対象者の指定情報を含んだコンテンツ付属情報を送信し、前記サーバ装置が、受信したコンテンツ及びコンテンツ付属情報を記憶保持するとともに、当該コンテンツに関する情報交換を行う掲示板を生成する。前記サーバ装置は、前記各クライアント端末からの要求に応じて、前記コンテンツ付属情報に基いたコンテンツの送信制御と掲示板へのアクセス制御を行う。そして、前記サーバ装置は、コンテンツを送信したクライアント端末に対しては、当該コンテンツに対する評点の入力を要求する。また、前記各クライアント端末は、前記掲示板になされた投稿文をユーザに参照させて、任意の投稿文を投稿した登録者に対して任意の評点を付与する旨の指示を受け付けて前記サーバ装置に対して送信する。そして、前記サーバ装置は、このようにして送信される評点について、前記登録者ＩＤとコンテンツ毎に保持管理し、登録者個人、グループ、コンテンツ自体などの各側面から、集計して出力する。
【０００９】
また、本発明の第２の視点によれば、複数のクライアント端末と、下記機能を実現する手段を備えるサーバ装置と、を接続し、上記した方法を実施することのできる情報共有化システムが提供される。前記サーバ装置は、前記クライアント端末から、コンテンツとコンテンツの登録者ＩＤ及び閲覧対象者の指定情報を含んだコンテンツ付属情報を受信して記憶保持する機能と、前記受信したコンテンツに関する情報交換を行う掲示板を自動生成する機能と、前記コンテンツ付属情報に基いた各コンテンツと前記各掲示板へのアクセス制御を行う機能と、前記コンテンツを送信したクライアント端末に対して、各コンテンツに対する評点の入力を要求し、受信する機能と、前記掲示板に対するアクセスを認めたクライアント端末から、前記投稿文を投稿した登録者に対する評点を受信する機能と、前記評点をそれぞれ前記登録者ＩＤとコンテンツ毎に、記憶保持し、集計して出力する機能とを備えている。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、組織の各構成員の知識量を向上させるとともに、平坦化する効果があることはもちろんとして、コンテンツの質・鮮度を維持することができる。その理由は、コンテンツを補完する暗黙知情報も評価の対象とするとともに、コンテンツの改善（アップデート）のフローに組み込み、一連のループを構成したことにある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
続いて、本発明の最良の実施の形態について、本発明を企業の統合グループウェアとして用いることができるよう具現した実施例を挙げて、詳細に説明する。図１は、本発明の一実施例に係る企業内の情報共有化システムの構成を表した図である。図１を参照すると、複数のクライアント端末１ａ、１ｂ、１ｃと、Ｗｅｂサーバ２と、が接続されたＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）が示されている。また、図示しないクライアント端末から、インターネット４を介して、サーバ２にリモートアクセスすることも可能である。
【００１２】
クライアント端末１ａ、１ｂ、１ｃは、ブラウザを備えたパーソナルコンピュータである。ブラウザを起動し、所定の認証手続を経て、Ｗｅｂサーバ２にアクセスし、コンテンツの閲覧、送信、ポイント処理等を行うことが可能である。
【００１３】
Ｗｅｂサーバ２は、ペーパレス型の文書管理環境を提供するサーバ装置であって、社員情報データベース（以下、社員情報ＤＢ）、文書管理データベース（以下、文書管理ＤＢ）、掲示板データベース（以下、掲示板ＤＢ）、ポイントデータベース（以下、ポイントＤＢ）、カスタマイズ情報データベース（以下、カスタマイズ情報ＤＢ）とが構築された記憶装置２１が接続されている。
【００１４】
また、Ｗｅｂサーバ２は、各社員のスケジュール管理機能、プロジェクト管理機能も有している。後に詳述する情報共有化機能により、社員のスケジュールや会議で使用する資料や会議後の議事録を記録したコンテンツを登録でき、閲覧、検索できる。従って、これら登録されたコンテンツを駆使して、会議資料の配布、事前説明、会議のアレンジ、会議室の予約、会議開催通知等を、電子メール等にて発信できる。同様に、プロジェクト管理の場面においても、後述するように、製品開発等のプロジェクトの進行状況をスケジューリングでき、それに関わる様々な議事録、報告書、評価レポート等のコンテンツをリンクできる。
【００１５】
図２は、社員情報ＤＢのデータ構造を表した図である。図２を参照すると、社員情報ＤＢの１レコードは、社員No.（社員番号）、所属、役職、内線（番号）、メールアドレス、担当業務、発行したコンテンツNo.、合計ポイントからなっている。合計ポイントは、当該社員がこれまでに行った情報共有化に資する行為（コンテンツの登録、他の構成員への掲示板を介した助言等）によって獲得した合計ポイントであり、人事評価や自己の目標管理等に利用される。但し、上記合計ポイントは、総コンテンツのうち現在利用可能なものに対して当該社員が貢献したポイントの合計であり、ポイントが与えられたコンテンツが有効期限切れとなった場合、内容の陳腐化により廃止された場合等は、当該有効期限切れ乃至廃止コンテンツに対する行為により得られたポイントは差し引かれる。また本実施例では、上述の構成により、誰が誰にポイントを加点・減点したといった情報は分からないようになっている。
【００１６】
図３は、文書管理ＤＢのデータ構造を表した図である。図３を参照すると、文書管理ＤＢの１レコードは、コンテンツNo.（コンテンツの管理番号）、承認日、コンテンツ名、バージョン（改版情報）、言語記号（日本語、英語、日英併記等）、カテゴリ、作成者、責任者（承認者）、共同作成者（不図示）、関連承認者（不図示）、公開先（閲覧権限を有する社員の属性や端末グループ名等）、通知先（登録を通知する対象社員の属性や端末グループ名等）、ステータス（コンテンツ用）、アウトライン、コメント、有効期限、関連コンテンツ、バックナンバー、ブックマークリスト、閲覧数（アクセス回数）、評価ポイント（コンテンツ用）を含んでいる。ステータス（コンテンツ用）には、コンテンツの登録に当たって必要な責任者の承認が得られているか否か等の情報が書き込まれる。アウトラインには、コンテンツの梗概、要約等の情報が書き込まれる。また、ブックマークリストには、当該コンテンツに対して、ブックマーク（後述）を設定した社員の社員Ｎｏ．が書き込まれる。従って、ブックマークリストと社員情報ＤＢとを連携させることで、ブックマークをした社員の氏名、組織名、役職名、連絡先の表示等が可能となっている。評価ポイント（コンテンツ用）は、当該コンテンツに付与された合計ポイントであり、コンテンツの評価や管理に利用される。
【００１７】
Ｗｅｂサーバ２は、上記文書管理ＤＢのコンテンツ毎に設定される有効期限に基づいて、文書管理を行う。例えば、有効期限を超過した場合、電子メールで当該コンテンツの作成者乃至責任者に通知し、コンテンツ内容の確認と有効期限の再設定、又は、コンテンツ廃止の選択を促す。同様に、Ｗｅｂサーバ２は、上記文書管理ＤＢのコンテンツ毎に記憶保持される閲覧数や、評価ポイント（コンテンツ用）に基づいて、文書管理を行う。例えば、閲覧数や評価ポイント（コンテンツ用）が登録後所定期間を経過しても、所定のしきい値に満たない場合、電子メールで当該コンテンツの作成者乃至責任者に通知し、コンテンツ廃止やバージョンアップを促す。
【００１８】
また、Ｗｅｂサーバ２は、オーナー変更機能を有している。組識変更、異動、業務内容の見直しが行われ、コンテンツの作成者、又は、責任者等の関係者が変更になった場合、上記文書管理ＤＢの関連フィールドを書き換えるオーナー変更機能により、引継ぎをスムーズに一括で行うことが可能となっている。
【００１９】
図４は、掲示板ＤＢのデータ構造を表した図である。図４を参照すると、掲示板ＤＢの１レコードは、コンテンツNo.（コンテンツの管理番号）、投稿No.、親投稿No.、題名、投稿者、更新日、ステータス（投稿用）、評価ポイント（投稿用）からなっている。ステータス（投稿用）は、投稿者が、投稿の際に、「質問」、「意見」、「リクエスト」、「トラブル」、「解決」といった区分の中から任意の区分を選択したものである。評価ポイント（投稿用）は、投稿文に対して与えられるポイントであり、投稿者は、上記した投稿コンテンツに対する評価と、投稿文に対する評価との双方を受け取ることが可能となる。
【００２０】
図５は、ポイントＤＢのデータ構造を表した図である。図５を参照すると、ポイントＤＢの１レコードは、コンテンツの発行、掲示板への投稿、掲示板の回答に対するお礼、コンテンツに対する評価といったポイント付与のための定義部分と、点数（ポイント数）からなっている。
【００２１】
図６は、社員スケジュールＤＢのデータ構造を表した図である。図６を参照すると、社員スケジュールＤＢの１レコードは、社員No.、日付、時間、要目、場所、関連プロジェクトNo.、任意のコメントからなっている。従って、予め各人により入力された社員スケジュールＤＢを参照することで、各人の会議の予定や、プロジェクトや自分の業務の締め切り等の履歴を確認することができる。また、他人のスケジュールも閲覧できるため、プロジェクトの進捗状況や空いている時間を一目で確認することができる。
【００２２】
図７は、プロジェクトＤＢのデータ構造を表した図である。図７を参照すると、プロジェクトＤＢの１レコードは、プロジェクトNo.、プロジェクト名、担当社員No.、担当業務、スケジュール、コメントからなっている。プロジェクトは、通常複数の社員によって担当され、各人にそれぞれプロジェクトを構成する担当業務（アクション）が与えられる。なお、担当業務（アクション）が「リーダー」となっている者は、その他の担当者と協議してスケジュールの決定、入力、変更、削除を行う。また、プロジェクトＤＢは、上述した社員情報ＤＢとリンクされるものとし、プロジェクトに参加している担当者とその担当者が受け持つ業務、責任範囲、締め切り等の情報と、社員情報ＤＢに格納された個人の情報を連携させて、受け持ち担当業務の締め切りが近づくと電子メール等による自動督促を行う際にも用いられる。
【００２３】
図８は、会議室ＤＢのデータ構造を表した図である。図８を参照すると、会議室ＤＢの１レコードは、会議室No,、会議室名、開始時間、終了時間、プロジェクトNo.、コメントからなっている。また、会議室ＤＢも、上述したプロジェクトＤＢとリンクされるものとし、特定の会議からプロジェクトの情報を検索する、プロジェクトから関連する会議の予定や議事録を探索できるように構成されている。
【００２４】
図９は、カスタマイズ情報ＤＢのデータ構造を表した図である。図９を参照すると、カスタマイズ情報ＤＢは、１レコードが社員No.、トップページの表示項目、検索結果の表示項目、検索条件、行先掲示板パターン、公開先パターン（不図示）、通知先パターン（不図示）、承認フローパターンとからなる各個人用のカスタマイズ情報である。
【００２５】
続いて、本実施例の動作について、図面を参照して、詳細に説明する。図１０は、本発明の一実施例に係る情報共有化システムのＷｅｂサーバ２にログインした直後に表示される個人用にカスタマイズされたトップページ（以下、マイページという）の一例である。以下、図１０を参照して、マイページについて説明する。
【００２６】
[マイページ]
社員が、社員No.でＷｅｂサーバ２にログインすると、Ｗｅｂサーバ２は、カスタマイズ情報ＤＢを参照して当該社員No.のカスタマイズ情報を読み取って、当該社員が自己に必要な情報だけ表示するようカスタマイズしたマイページが表示される。マイページには、システム管理者からのお知らせエリア、受領・承認・発行エリアといった電子決裁等に関連する情報表示領域と、ランキング、ＰＵＬＬ型フォルダ、ＰＵＳＨ型フォルダ、プロジェクトフォルダ、アンケート・募集といった情報共有機能に関連する情報表示領域が設けられている。
【００２７】
また、本実施例では、カスタマイズ情報ＤＢのトップページの表示項目フィールドを書き換えることにより、マイページの構成をカスタマイズし、設定保存することができるようになっている。
【００２８】
[コンテンツの登録]
Ｗｅｂサーバ２は、クライアント端末から、社員が作成した文書やプログラム等のコンテンツと、文書管理ＤＢの各項目（図３参照）を入力して仮登録し、当該作成者の上司の操作するクライアント端末からの承認による正式登録を経て、コンテンツの公開・共有を行うことができる。また、上記承認処理が行われると、コンテンツの登録者が設定した通知先（図３の通知先）に発行通知が電子メールにより送信されるとともに、そのコンテンツ毎に電子掲示板が自動的に設置される。なお、コンテンツや文書管理ＤＢの内容に不備があり、承認できない場合は、Ｗｅｂサーバ２は、承認者に差し戻し理由の入力を促して、コンテンツ登録者に対して、再登録を求める差し戻し処理を実行する。
【００２９】
なお、一のコンテンツに対して、添付文書や説明書、裏付けデータ等の従属するコンテンツを必要に応じて複数登録することができる。また、文書管理ＤＢの関連コンテンツフィールドにコンテンツNo.を書き込むことで関連するコンテンツにリンクを張ることも可能である。また、コンテンツを登録する際は、公開先を組織、個人、役職（部長、課長、主任、担当など）、立場（正社員／準社員／出向者など）の複数の条件の組み合わせで設定できるものとし（図３の文書管理ＤＢの公開先）、また、コンテンツの発行後も、承認者の承認を経て、その公開先（閲覧権）を自由に変更することができるものとする。更に、コンテンツへのリンクを強制的に、他の社員のマイページに表示させることもできる（ＰＵＳＨ型フォルダ）。以下、登録されたコンテンツを共有させる各機能について順次説明する。
【００３０】
[コンテンツの検索・ブックマーク]
このようにして登録されたコンテンツは、題名、日付（範囲指定）、アウトライン、登録部門、登録者、及び、コンテンツ内の全文検索等、任意の項目で検索することができる。例えば、図１０の画面上段に配された検索ボタンを起動することにより表示される検索画面から、任意の条件式を入力し、検索を実行すると、検索結果が、所定の順序でソートされて、一覧表示される。また更に、一覧表示中のコンテンツ名の近傍に表示される「ブックマーク」ボタンを起動することにより、所望のコンテンツを、自己のマイページのＰＵＬＬ型フォルダ（図１０参照）のいずれかのフォルダに格納することができるよう構成されている。
【００３１】
また、本実施例では、カスタマイズ情報ＤＢの検索結果の表示項目フィールドを書き換えることにより、検索結果等のコンテンツリストの表示項目（題名、文書No.、アウトライン、カテゴリ）等をカスタマイズし、設定保存することのできる構成となっている。
【００３２】
[ＰＵＬＬ型フォルダ]
ＰＵＬＬ型フォルダエリアには、文書管理ＤＢのブックマークリストの登録内容に従って、各社員が指定したコンテンツが表示される。また、各自フォルダを設けるとともに、フォルダ間で移動、削除も自由にできるようになっており、各社員が、自己が日常的・定期的に参照乃至使用するコンテンツを常時アクセスしやすい状態にしておくことが出来る。図１０の例では、ＰＵＬＬ型フォルダの筆頭項目に、設計報告書なるフォルダがあり、このフォルダに、５件のコンテンツ若しくはサブフォルダが存在しており、これらを順次展開して目的とするコンテンツにアクセスすることが可能となっている。
【００３３】
以上のように、ブックマークを設定し、ＰＵＬＬ型フォルダ欄から容易にアクセスできるようにすることが可能である。また例えば、クライアント端末からＷｅｂサーバ２に対して、選択されたコンテンツの文書管理ＤＢのブックマークリストに自己の社員No.を登録するよう要求しておけば、当該コンテンツがバージョンアップ、又は、削除された際に、Ｗｅｂサーバ２は、文書管理ＤＢの当該コンテンツのブックマークリストを参照し、電子メール等により、その旨を知らせる通知を行う。
【００３４】
[ＰＵＳＨ型フォルダ]
各社員は、自分で作成したフォルダにコンテンツを入れ、当該フォルダを他の社員のマイページに強制的に表示させることができる。より具体的には、自分で作成したコンテンツの文書管理ＤＢレコードのブックマークリストに他の社員No.を書き込み、当該社員のマイページのＰＵＳＨ型フォルダ（図１０参照）内に、所望のコンテンツが入ったフォルダを表示させることができるよう構成されている。図１０の例では、ＰＵＳＨ型フォルダの筆頭項目に、座席表・業務担当表なるフォルダがあり、このフォルダを展開して、５０件のコンテンツにアクセス可能となっている。これらは、他の社員によって、強制表示をするよう設定されたコンテンツが座席表・業務担当表フォルダに５０件存在することを意味している。
【００３５】
[プロジェクトフォルダ]
図１１は、図１０のマイページからプロジェクトフォルダの「製品開発Pj」を選択した場合に、展開される画面の一例を表した図である。図１１を参照すると、製品開発Pj（プロジェクト）として、当該社員が閲覧するように設定された新規プロジェクトの一覧が表示されている。
【００３６】
図１２は、図１１の製品開発プロジェクトの一覧から先頭の「プロジェクトＡＡＡ」を選択した場合に、展開されるコンテンツの詳細情報表示画面の一例を表した図である。図１２を参照すると、プロジェクトＡＡＡの詳細情報が表示されており、担当業務（アクション名）、担当者、スケジュール等が表示されている。更に、当該プロジェクトのメンバーであれば、自分の担当業務の進捗状況を入力することができる。図１２の例では、文書管理ＤＢに登録されたプロジェクト名、プロジェクトリーダー、アウトライン、コンテンツ作成者からのコメント、スケジュールが示されており、更に、下段には、担当業務毎の詳細スケジュールが示されている。詳細スケジュールのスケジュール欄の上段は、予定を表したものであり、下段は各担当者が入力する進捗状況（実績）を表している。例えば、スケジュールが遅れた場合には、その理由等が入力される。
【００３７】
なお、図１１、図１２の画面が表示された状態から当該プロジェクトに関するコンテンツを閲覧するためのリンク、メニュー項目等を選択すると、Ｗｅｂサーバ２は、クライアント端末側へのコンテンツのダウンロードを開始する。クライアント端末は、受信したコンテンツを表示し、閲覧させるとともに、閲覧終了後、当該プロジェクトに関するコンテンツに対するポイントの入力を受け付けて、Ｗｅｂサーバ２に対して送信する。Ｗｅｂサーバ２は、受信したポイントを、社員情報ＤＢの当該社員レコードの合計ポイントに加算するとともに、文書管理ＤＢの当該コンテンツレコードの評価ポイントに加算する。
【００３８】
図１３は、上記コンテンツに対する評価の入力画面を表した図である。図１３を参照すると、評価は、コンテンツのわかりやすさを評価する理解度と、有用性を評価するお役立ち度の２つの視点によって評価可能となっている。また、図１３の例では、評価を６段階とし、普通という中央値を選択できないようにしている。本実施例では、コンテンツの発行に対しては、例えば、１ポイントが付与されるのに対し、わかりやすい、役に立つとの最高の評価で１０ポイント、わかりにくい、役に立たないとの最低の評価で−１０ポイントとする等の他人による評価が重きをなすような評価体系を採用している。
【００３９】
[掲示板]
図１４は、図１１、図１２の画面が表示された状態から、図１３に例示される評価を行った後に、暗黙知情報である「掲示板」を閲覧乃至書き込み等するためのリンク、メニュー項目等を選択した場合に、展開される掲示板画面の一例を表した図である。コンテンツの本文を参照した他の社員は、掲示板を介して、コンテンツの内容に関して容易に質疑応答・改善要求が行うことができる。図１４の例では、投稿文のステータスとして「トラブル」、「リクエスト」が選択された場合にスレッドの文字が太字で強調表示され、スレッドの枠が緑色から赤色に変わり、トラブルアイコン、リクエストアイコンが点滅表示されるようにしているため、重要度、緊急度を視覚的に伝達することが可能となっている。
【００４０】
図１５は、図１４の掲示板画面の下段の[新規投稿]を選択した場合に表れる投稿文の入力画面の一例を表した図である。図１５を参照すると、投稿者は、まず、ドロップダウンリストを起動して、投稿文の性質を表すステータスを選択した後に、タイトル、コメント（本文）とを入力するものとなっている。
【００４１】
そして、ステータスとして「トラブル」、「リクエスト」が選択された投稿文に記載された内容が、コンテンツ作成者や他の社員により回答文の投稿がなされる。これにより、トラブルが解決し又は要望が満たされた場合、或いは、適切な対応がなされた場合、当該スレッドを立てた者は、ステータスを「解決」にすることができる。
【００４２】
そして、例えば、当該スレッドのステータスを「解決」としたお礼メッセージが投稿されると、スレッドの枠は元の緑色に戻り、トラブルアイコン、リクエストアイコンの点滅表示は終了する。勿論、ステータスを直感的に伝達できるものであれば、これら以外の訴求手段の組み合わせも採用可能である。
【００４３】
これらの解決率は、コンテンツ毎、社員毎、組織毎に自動集計され、社内ネットワーク上で公表される（図１０の中央左「ランキング」欄参照）。従って、解決率は、コンテンツの信頼性を定量的に算出する指標としても用いられる。
【００４４】
以上の通り、情報共有化への寄与度を表すポイントは、上記したコンテンツ自体の完成度や品質によっても、コンテンツと作成者にそれぞれ付与されるが、掲示板での質疑応答、トラブル報告、改善要求への対応によっても、コンテンツ毎、投稿者（コンテンツ作成者やその他助言者）に対しても付与される。また本実施例では、この掲示板における対応によって、ポイントを剥奪することを可能としてある。例えば、最終的な評価を低下させる必要が認められたり、掲示板での不適切な対応や回答に対して減点したりする場合に利用される。
【００４５】
更には、掲示板で最新情報、注意情報、トラブル事例等の情報を態動的に投稿／発信した者等の能動的行為者にポイントを付与可能としたり、投稿した質問に対して有効な回答をしてくれた者への受動的行為者にポイントを付与可能としてもよい。このようにすれば、情報共有化行為に寄与する行為に対して、多面的にポイントを付与することができる。
【００４６】
そして、Ｗｅｂサーバ２は、これらのポイントを、毎４半期、毎月等所定の時間間隔で、登録したコンテンツ毎・個人毎、組織毎で集計し、100点満点等に換算し、ポイントの高いコンテンツ、組織、個人を自動的にマイページにランキング表示する。上司や人事部は、獲得したポイントに加えて、その社員が何によってポイント獲得したのかについても定量的に見ることができ、表彰したり、人事評価に反映させることができる。
【００４７】
[アンケート・募集]
また、コンテンツを登録するとともに、自動生成される掲示板を利用して、トラブルを解決した人、この質問に適切な回答をくれた人、このアンケートに応えてくれた人にポイントを与えるという募集もでき、社員のマイページに表示する事ができる。自ら情報を発信する能動的な情報提供だけでなく、ポイント加算を条件に全社員に対してアンケートを実施したり、問題解決案を募集することもできる。上記した掲示板において、説明したとおり、意図した問題に対して有効なアイディアを提供してくれた人にだけポイントを付与したり、アンケートの有効票、有効回答にだけポイントを付与するといった運用が可能である。
【００４８】
[行先掲示板]
また、本実施例に係る情報共有化システムには、行先掲示板機能も備えられている。図１６は、本実施例に係る行先掲示板画面の一例を表した図である。図１６において、各担当者のメニュー欄のメールアイコンをクリックすると、メールソフトが立ち上がり当該担当者宛の電子メールを送信可能となっている。また、伝言メモアイコンをクリックすると、電話を取り次いだ時の用件／伝言の入力フォームが立ち上がり、更に、入力した用件／伝言を電子メールで送信できるようになっている。また、自己乃至ほかの担当者の履歴アイコンをクリックすると、過去のスケジュールを閲覧でき、自己乃至ほかの担当者のスケジュールアイコンをクリックすると、当該担当者の今後のスケジュールを更新・閲覧できるようになっている。ここで、他人のスケジュールも変更可能であるが、誰が変更したか履歴がされるものとなっている。従って、本人の出張時に、他の者が客先等との面会のアポイントメントを入れておくといった運用が可能となる。
【００４９】
なお、在席アイコンは、トグル式になっており、１クリックで、在籍中と、不在中とを切換えることが可能となっている。更に、不在中とした場合には、予め用意されたプルダウンメニューから該当する行先を選択することが可能となっている。また、コメント欄は、行先がプルダウンメニューに無い場合や、緊急連絡先等の情報を捕捉する際に用いられる。
【００５０】
また、本実施例に係る情報共有化システムでは、各画面に表示される人名には、リンクが張られており、人名をクリックすると、社員情報ＤＢを検索し、当該社員の連絡先、部署、担当業務などの個人情報を閲覧できるようになっている。
【００５１】
以上の実施例からも明らかなとおり、本発明に係る情報共有化システムによれば、コンテンツに対する質問、要求、トラブル、ノウハウ等の暗黙知を電子掲示板でやり取りさせ、適切な報償（ポイント）をより多面的に与えることが可能となっている。図１７は、掲示板の閲覧者から寄せられた質問・意見・改善要求・トラブル（報告）に対し、コンテンツの作成者が自ら回答・意見・改善策・修正（報告）等の投稿を行った場合に、授受されるポイント（加点／減点）の流れ（破線）を表した図である。また、図１８は、掲示板の閲覧者から寄せられた質問・意見・改善要求・トラブル（報告）に対し、コンテンツの作成者に代わって、他の閲覧者が自らの経験等に基づいて、回答・意見・助言・回避策・経験談等の投稿を行った場合に、授受されるポイントの流れ（破線）を表した図である。図１７、図１８に示されたように、本発明に係る情報共有化システムによれば、コンテンツの形式知を補助・補完する行為に対して適切な報償を与えることによって、これを推奨し、情報の陳腐化を防ぎ、品質を向上させることができる構成となっている。これを応用すれば、例えば、会議用資料をコンテンツとして登録しておき、会議を開催する前に、掲示板上で議論し、問題点を整理することも可能となる。また、会議を開催するまでもない内容であれば、単に、レジュメ等をコンテンツとして登録すれば、自動生成された電子掲示板内で話し合うことが可能であり、掲示板上で、各人の合意を得て、結論を得ることもできる。
【００５２】
また本実施例では、コンテンツの閲覧数だけでなく、合計ポイントもコンテンツの管理パラメータに利用している。閲覧数が、コンテンツ名やアウトラインで興味を惹かれた数を反映しているのに対して、本発明に係る情報共有化システムにより与えられるポイント数は、実際に中身を閲覧、又は使用し、実際に役立った数を表している。閲覧数や合計ポイントに応じて、活用されていないコンテンツは、破棄することにより、閲覧者による情報の検索性を高め、活用度の高い情報だけを存続させることができる。また、検索表示項目の設定において、所定の合計ポイント以下のコンテンツは表示しないオプション等も設定可能としてもよい。
【００５３】
なお上記した実施例では、形式知であるコンテンツの閲覧終了後、図１３等の評点入力画面を表示して、速やかにコンテンツに対するポイントの入力を受け付け、その後に暗黙知である掲示板情報を活用できるように構成している。従って、評点入力を行わない限り、形式知であるコンテンツは閲覧できても、暗黙知である掲示板は活用できないよう句付したものである。もちろん、事後的に、Ｗｅｂサーバ２が、当該コンテンツの閲覧者に対して、評点入力画面へのリンクを張った電子メール等を送信し、評価を行うよう催促する構成を採用しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明の一実施例に係る情報共有化システムの構成を表した図である。
【図２】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおける社員情報データベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図３】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおける文書管理データベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図４】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおける掲示板データベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図５】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおけるポイントデータベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図６】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおける社員のスケジュールデータベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図７】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおけるプロジェクトデータベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図８】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおける会議室データベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図９】本発明の一実施例に係る情報共有化システムにおけるカスタマイズ情報データベースのデータ構造の一例を表した図である。
【図１０】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１１】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１２】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１３】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１４】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１５】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１６】本発明の一実施例に係るクライアント端末に表示される画面を表した図である。
【図１７】本発明の一実施例におけるポイントの流れを表した図である。
【図１８】本発明の一実施例におけるポイントの流れを表した別の図である。
【符号の説明】
【００５５】
１ａ、１ｂ、１ｃ  クライアント端末
２  Ｗｅｂサーバ
４  インターネット
２１  記憶装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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