(57)【要約】【課題】  過去の種々の会議情報を蓄積すると共に、その内容を検索することにより、会議実施の準備、前処理、会議の開催、後処理までのプロセスを円滑かつ短時間に進める。【解決手段】  過去に開催された種々の会議に関する情報を記憶する会議情報記憶段階と、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等の会議の開催目的を入力する会議目的入力段階と、会議情報記憶段階で記憶された種々の会議情報から最適な運営手段を検索する会議手段検索段階と、開催しようとする会議における参加者の選定、役割分担、日程の調整、参加者への連絡等についての事項を出力する会議手段出力段階と、を備えた。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議実施の決定、準備、前処理、会議の開催及び後処理までを運営する会議の運営方法であって、
過去に開催された種々の会議に関する情報を記憶する会議情報記憶段階と、
特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等という会議の開催目的を入力する会議目的入力段階と、
前記会議情報記憶段階で記憶された種々の会議情報から最適な運営手段を検索する会議手段検索段階と、
開催しようとする会議における参加者の選定、役割分担、日程の調整、参加者への連絡等についての事項を出力する会議手段出力段階と、
を備えた、ことを特徴とする会議の運営方法。
【請求項２】
前記会議情報記憶段階は、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等といった会議の目的についての情報を記憶する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項３】
前記会議情報記憶段階は、参加者の氏名・役職名及び最終決定権者名についての情報を記憶する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項４】
前記会議情報記憶段階は、会議の開催日、会議を開催する場所の規模、会議の進行方法についての情報を記憶する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項５】
前記会議目的入力段階は、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等という会議の開催目的を入力する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項６】
前記会議目的入力段階は、会議名、主な参加者名を更に入力する、ことを特徴とする請求項５の会議の運営方法。
【請求項７】
前記会議手段検索段階では、記憶されている会議情報から会議の目的に応じて検索する事項の優先順位を変更する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項８】
決議会に関する前記会議手段検索段階では、事項の決定方法及び最終決定権を持つ人を参加させることを検索事項の上位にする、ことを特徴とする請求項７の会議の運営方法。
【請求項９】
意見の収集会議に関する前記会議手段検索段階では、議題に対して様々な観点から意見を収集できるように参加者を選定することを検索事項の上位にする、ことを特徴とする請求項７の会議の運営方法。
【請求項１０】
周知会の会議に関する前記会議手段検索段階では、簡潔に理解しやすいメッセージを作ることを検索事項の上位にする、ことを特徴とする請求項７の会議の運営方法。
【請求項１１】
前記会議手段出力段階は、前記会議目的入力段階で入力した事項に適応した会議の参加者の氏名と役職、会議の開催日、会議を開催する場所の規模、会議の進行方法について出力する、ことを特徴とする請求項１の会議の運営方法。
【請求項１２】
前記会議手段出力段階において、会議の目的、開催日、開催場所について選定された参加予定者へ通信回線を利用して連絡する、ことを特徴とする請求項１又は１１の会議の運営方法。
【請求項１３】
前記通信回線がイントラネットである、ことを特徴とする請求項１１の会議の運営方法。
【請求項１４】
前記通信回線がインターネットである、ことを特徴とする請求項１１の会議の運営方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議を最適な条件で円滑に運営することができる会議の運営方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業等の組織における様々な会議を運営するためには、会議の前処理、会議実施の準備、会議の後処理までのプロセスを円滑に進める必要がある。例えば、開催者は会議実施の決定、会議実施の前処理、会議の実施（開催）、会議の後処理の順番で運営する。この会議実施の決定では、会議を実施（開催）するかどうかを検討し、決定する。会議実施の準備では、議題、タイムスケジュール及び参加者の選定をする。会議実施の前処理では、参加予定者へ連絡すると共に会議資料を配布し、会議室を予約し、ＯＨＰやパソコン等の設備、備品の予約をする。会議実施では、会議の開催、議題の決議、議事録作成・承認を受ける。会議後処理では、議事録の送付、議事録の承認、議事録の最終化を行う。
【０００３】
会議を運営する手段としては、特許文献１の特開２０００−９２４６６公報「会議参加者の状態管理方法とその記憶媒体」のように、回線で接続された個別のコンピュータを介して行われる電子会議の各ディスプレ上に同一の画面を議長の操作で表示可能な電子会議システムにおける会議参加者の状態を管理する方法が提案されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−９２４６６
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、会議参加者へ会議の目的、主旨、決定方法について明確に意思伝達ができていないと、会議の進行が遅延しがちになり、十分な議論が展開しないことが多かった。最悪の場合は、結論がでないで次回に持ち越すことがあり、時間の浪費になった。
【０００６】
一方、会議を運営する者にとっては、会議実施の決定があってから、参加者の選択、会議の日程、会議時間といった準備や前処理に膨大な時間を費すことが多かった。会議の参加予定者については、例えば過去に多数の会議に参加している経験者たる上司から聞きだすことが実情であった。しかし、新規事項に関する会議では、誰に会議の運営について問い合わせたらよいかを判断できないことがあった。また、参加予定者の人数分の資料についてコピーを作成し、事前に配布する必要があった。
【０００７】
更に、従来の会議の運営方法では、議事録を一人の人がパソコンに入力し、又は筆記していた。会議の議論が白熱すると一字一句入力することができないことがあるので、ＭＤやテープに録音したものを聞きなおして入力することもあった。
【０００８】
また、特許文献１の会議参加者の状態管理方法では、ネットワークを利用して結ばれた遠隔地間で会議を行うことについて提案されているが、会議の準備からその運営そして後処理までの会議の一連については提案されていなかった。
【０００９】
本発明は、上述した問題点を解決するために創案されたものである。すなわち本発明の目的は、過去の種々の会議情報を蓄積すると共に、その内容を検索することにより、会議実施の準備、前処理、会議の開催、後処理までのプロセスを円滑かつ短時間に進めることができる会議の運営方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明によれば、会議実施の決定、準備、前処理、会議の開催及び後処理までを運営する会議の運営方法であって、過去に開催された種々の会議に関する情報を記憶する会議情報記憶段階と、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等という会議の開催目的を入力する会議目的入力段階と、前記会議情報記憶段階で記憶された種々の会議情報から最適な運営手段を検索する会議手段検索段階と、開催しようとする会議における参加者の選定、役割分担、日程の調整、参加者への連絡等についての事項を出力する会議手段出力段階と、  を備えた、ことを特徴とする会議の運営方法が提供される。
【００１１】
前記会議情報記憶段階では、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等といった会議の目的についての情報を記憶する。前記会議情報記憶段階では、参加者の氏名・役職名及び最終決定権者名についての情報を記憶する。前記会議情報記憶段階では、会議の開催日、会議を開催する場所の規模、会議の進行方法についての情報を記憶する。
【００１２】
前記会議目的入力段階では、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等といった会議の目的を入力する。前記会議目的入力段階では、会議名、主な参加者名を更に入力する。
【００１３】
前記会議手段検索段階では、記憶されている会議情報から会議の目的に応じて検索する事項の優先順位を変更することができる。
【００１４】
決議会に関する前記会議手段検索段階では、決定方法を明確にすると共に、最終決定権を持つ人を参加させることを検索事項の上位にする。意見の収集会議に関する前記会議手段検索段階では、議題に対して様々な観点から意見を収集できるように参加者を選定することを検索事項の上位にする。周知会の会議に関する前記会議手段検索段階では、簡潔に理解しやすいメッセージを作ることを検索事項の上位にする。
【００１５】
前記会議手段出力段階は、前記会議目的入力段階で入力した事項に適応した会議の参加者の氏名と役職、会議の開催日、会議を開催する場所の規模、会議の進行方法について出力する。
【００１６】
前記会議手段出力段階において、会議の目的、開催日、開催場所について選定された参加予定者へ通信回線を利用して連絡する。前記通信回線はイントラネット又はインターネットである。
【発明の効果】
【００１７】
上記方法では、開催しようとする会議が、どのような会議タイプなのかを考え、それぞれの留意点を考慮しながら会議に関する条件を入力するだけで、最適な会議を開催運営することができる。これにより会議の準備を容易に行うことができると共に、参加予定者へ的確に連絡でき、重要な会議から緊急を要する会議まで様々な会議を確実に運営することができる。
【００１８】
更に、事項の決定、合意の承認又は事項の報告等という会議の目的、参加者の氏名・役職、最終決定権者名、会議時間等の状況、会議の開催日、会議を開催する場所の規模又は会議の進行方法等についての種々の会議情報をデータ化してあるので、会議の運営は勿論のこと議事録についても短時間にかつ容易に作成することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明の会議運営方法は、過去に開催された種々の会議に関する情報を記憶し、特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等といった開催する会議の開催目的を入力すれば、会議情報記憶段階で記憶された種々の会議情報から最適な運営手段を検索して、開催しようとする会議における参加者の選定、役割分担、日程の調整、参加者への連絡等についての事項を出力することができ、会議実施の決定、準備、前処理、会議の実施及び後処理までを円滑に運営する方法である。
【実施例１】
【００２０】
以下、本発明の好ましい実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は本発明の会議運営方法を示すブロック図である。
本発明の会議運営方法を実施するためのシステムは、演算処理装置１、データベース２、入力装置３、出力装置４、入力処理部５、検索処理部６、出力制御部７、会議目的別データ８、参加者や最終決定権者等の氏名と役職等に関する参加者のデータ９、その他の会議管理データ１０とから構成されたものである。
【００２１】
入力装置３は、各会議目的別データ８、参加者のデータ９の入力及びその他の会議管理データ１０等のデータの入力と、これから開催する会議の条件等を入力するものである。この入力装置３は、入出力モードの選択入力、検索の選択入力、処理の実行命令の入力、画像の入力等を行うキーボード、マウス、タブレット、スキャナ、記録媒体の読み込み手段などから成るものである。
【００２２】
出力装置４は、入力画面や処理画面、選択画面、入力更新データ、処理データなどの表示を行うディスプレ、印刷出力を行うプリンタ等である。
【００２３】
演算処理装置１は、入力装置３から入力された会議の条件等に基づき各種の演算処理を実行するものであり、入力処理を行う入力処理部５、会議目的別データ８、参加者のデータ９、その他の会議管理データ１０について検索をする検索処理部６、会議の準備、参加者の選定、連絡、会議時間、会議方法等の会議の手順にしたがって議事録の作成等の後処理等について、出力装置４に出力するための制御処理を行う出力処理部７などを備える。
【００２４】
データベース２には、会議における特定事項の決定、合意の承認又は事項の報告等の情報データ等を格納する会議目的別データ８を有する。また、このデータベース２には、参加者の氏名と役職、特定事項を決定する会議における最終決定権者等に関する参加者のデータ９を格納する。更に、データベース２には、会議の参加者、会議の開催日、会議を開催する場所の規模及び会議の進行方法について格納するその他の会議管理データ１０を有する。
【００２５】
このように、データベース２に格納する会議に関する情報としては、様々な事項がある。会議を開催する際に、会議の目的に応じて一番適する会議タイプ又は組み合わせを考慮し、それぞれの留意点を考慮しながら会議を組み立てる必要がある。そこで、会議目的別データ８には、「決議会」、「意見の収集会」、「報告会」又は「周知会（説明会）」を分けて格納する。この「決議会」の会議は、特定の事項について決定するものであり、その決定方法と共に、最終決定権者の有無及びその氏名と役職名を格納する。
【００２６】
「意見の収集会」の会議は、ブレーンストーミング会議とも称され、議題に対して様々な観点から意見を収集できるように参加者を選定することに特徴を有する会議である。この会議では  幅広い意見を聞く必要がある。また、意見が出やすいようにリラックスした環境を設定する必要があるので、昼休みを挟んで昼食をとりながら進行する等の条件を格納する。
【００２７】
「周知会（説明会）」の会議は、特定の事項について説明をする会議であり、その説明内容にメッセージ性を持たせ、参加者に何を周知したいのかを明確にする会議である。説明に際しては簡潔に理解しやすいメッセージを作る必要があり、その最低限の伝達事項や伝達者名等を格納する。
【００２８】
「報告会」の会議については、会議形式を取る必要があるのか、電子メールや電子掲示板などで代替できるかを検討する。可能な限り報告内容を事前に電子メール、電子掲示板などで報告したかどうかについての情報を格納する。また、会議中に質問や討議したかどうかの情報も格納する。
【００２９】
次に、会議を運営する上で重要な事項に、会議における役割分担がある。この役割分担としては、「開催者」、「進行役」、「議事役」及び「参加者」があり、それぞれの役割を明確に理解し、それを遂行することが効果的な会議の実施に繋がる。そこで、参加者のデータ９には参加者の氏名と役職、特定事項を決定する会議における最終決定権者等に関する情報を格納する。ここで、「開催者」には、会議のゴールを明確にするものであり、会議の５Ｗ１Ｈを明確にすることにより、会議のゴール（目標）、アジェンダ（協議事項）、資料を予め参加者に連絡、送付する役割がある。
【００３０】
「進行役」には、タイムマネージメントに注意すると共に、会議のゴールから議論の内容が逸れていかないように注意する役割がある。更に、議題ごとに決定された内容や目的を明確にする必要がある。
【００３１】
「議事役」には、決定事項や結論が何かを明確に記載すると共に、持ち越し事項とその担当者、期限を明確に記載する役割がある。
【００３２】
「参加者」には、会議のゴールを予め理解すると共に、ゴール達成に必要な情報、意見を積極的に提供する必要がある。
【００３３】
図２は会議運営方法のフロー図である。 図３は会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、会議実施要綱の表紙である。図４は会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、議事内容設定シートである。図５は会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、本会議５Ｗ１Ｈ設定シートである。
本発明の会議の運営方法による処理の例を説明する。会議運営に関するデータの検索、更新処理するために、先ず、図３に示すように、開催する会議の名称を特定する。更に会議のゴール、議事内容を考え特定する。このように会議の名称と会議のゴール、議事内容から格納されているデータベース２からそのデータを読み出して展開することにより、最適な会議の種類等を表示する。例えば、事項の決定会議、合意の承認を得るための会議又は事項の報告をするための会議といった開催目的別の種類を特定する。
【００３４】
次に、図４に示すように、議題、説明者、所要時間等を入力する。これにより、会議の目的、即ち事項の決定、合意の承認又は事項の報告の別が判定される（図２参照）。参加者の選定では、管理者層の出席を必要とするか否か、関係者のみの出席で十分か、予定する参加者の全員の出席が必要かについて判定される。会議の開催日では、緊急を要するために期限があるのか否か、参加予定者のスケジュールの調整が必要か否かについて判定される。開催場所については、その参加者の人数から会議室の大中小が判定される。会議の方法については、会議の目的や参加者の人数に応じて進行役の有無やディスカッション方式の方がベターであるか否かの判定がされる。議決の方法についても、会議の目的に応じて、多数決方式、管理者層の意見徴収の必要性、更に資料の作成の有無について判定される。会議結果についての連絡方法について、電子メールや電子掲示板で十分か否かについて判定される。
【００３５】
図６は会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に会議実施の準備と前処理部分の説明図である。図７は会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に会議実施部分の説明図である。図８は会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に後処理部分の説明図である。図９は会議結果を報告するシートを示す説明図である。
上述した会議に関する種々の運営方法が検索できたら、開催者は、図６に示すように、「会議実施の決定」をするときは「決定」ボタンを選択し、決定しないときは「取り消し」ボタンを選択する。「会議実施の準備」に際しては「開始」ボタンを選択し、その準備が終了したときは「終了」ボタンを選択する。この「会議実施の準備」では、議題を作成し、参加者を選定し、個人スケジュールとの連携を図り、配布コードを自動作成する。同時にタイムスケジュールの作成と開催日を設定する。その後、資料を作成する。
【００３６】
「会議実施の前処理」に際して、「開始」ボタンを選択し、その前処理が終了したときは「終了」ボタンを選択する。この「会議実施の前処理」では、会議形態を決定し、会議室を予約し、参加者へ連絡し（実施要綱を送付し）、と同時に会議中に使用するＯＨＰやパソコン等の設備を予約する。その後、議題資料を送付する。なお、各参加者への連絡はペーパーレスの観点からイントラネットやインターネットを使用する。
【００３７】
「会議実施」に際して、「開始」ボタンを選択し、その会議が終了したときは「終了」ボタンを選択する。この「会議実施」では、開催者は、図７に示すように、議題・主旨を説明し、議決、ブレーンストーミング、周知、報告のそれぞれの会議方法に応じて会議を進行する。議事録は会議中に同時に作成する。この会議内においては会議内容をまとめ、議事録を確認し、議事録を承認する。これは時間の短縮を図るために会議中に承認を受ける。
【００３８】
最後に、図８に示すように、「会議後処理」に際して、「開始」ボタンを選択し、その後処理が終了したときは「終了」ボタンを選択する。この「会議後処理」では、参加者へ議事録を送付する。この議事録については、必要に応じて修正して議事録の内容を確定する。確定版の議事録を関係者へ送付し、この議事録は保存する。本発明では、会議内に議事録が承認されているので、事後処理に時間を必要としない。
【００３９】
更に、会議結果については図９に示すような事項が参加者へ連絡される。例えば、会議の名称、開催日時、場所、出席者の氏名と役職名、議事内容、会議資料、決定、確認事項、持ち越し事項及び次のステップ、その担当者名と期限等が連絡事項となる。更に、問題点や懸案事項を記載する。
【００４０】
なお、本発明は、過去のデータを記憶させ、それを検索して最適な条件を判定することにより、会議を円滑に運営すると共に、時間を短縮することができる方法であれば、上述した発明の実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。例えば、会議の運営以外に講義やセミナーを運営する場合にも本発明を適用することができる。
【産業上の利用可能性】
【００４１】
本発明の会議の運営方法は、過去の種々の会議情報を蓄積すると共に、その内容を検索することにより、会議実施の準備から会議の後処理までのプロセスを円滑に進めることができ、会議の準備から後処理に要する時間を大幅に短縮することができる。
【００４２】
また、決議会、意見の収集会、報告会、周知会及び説明会の何れの種類の会議にも利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の会議の運営方法を示すブロック図である。
【図２】会議の運営方法のフロー図である。
【図３】会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、会議実施要綱の表紙である。
【図４】会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、議事内容設定シートである。
【図５】会議運営方法に使用する会議用フォーマットであり、本会議５Ｗ１Ｈ設定シートである。
【図６】会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に会議実施の準備と前処理部分の説明図である。
【図７】会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に会議実施部分の説明図である。
【図８】会議の運営方法のプロセスを示すものであり、特に後処理部分の説明図である。
【図９】会議結果を報告するシートを示す説明図である。
【符号の説明】
【００４４】
１  演算処理装置
２  データベース
３  入力装置
４  出力装置
５  入力処理部
６  検索処理部
７  出力制御部
８  会議目的別データ
９  参加者のデータ
１０  その他の会議管理データ
【図１】
2005174162.tif 000003
【図２】
2005174162.tif 000004
【図５】
2005174162.tif 000005
【図３】
2005174162.tif 000006
【図４】
2005174162.tif 000007
【図６】
2005174162.tif 000008
【図７】
2005174162.tif 000009
【図８】
2005174162.tif 000010
【図９】
2005174162.tif 000011
【手続補正書】
【提出日】平成15年12月18日(2003.12.18)
【手続補正１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図６】
2005174162.tif 000012