(57)【要約】【課題】  ネットワーク会議の出欠管理を行うことができるネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムを提供する。【解決手段】  Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催者のクライアント端末３００から仮想会議室を利用した会議の予約を受け付け、参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を含む会議予約情報として記憶手段に記憶して、その記憶手段より会議予約情報を参照して各参加予定者のクライアント端末４００に会議の開催通知を送信して、開催通知を送信してから、会議が開催日時に開催されるまでの間、記憶手段の会議予約情報を更新して参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を管理する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された複数のクライアント端末に、リアルタイムでのコミュニケーションが可能な仮想会議室を提供するネットワーク会議サーバであって、
会議主催者の利用する前記クライアント端末で入力された少なくとも前記会議の開催日時、前記会議の参加予定者に関する情報を含む前記仮想会議室を利用した前記会議の予約データを受信して受け付ける予約手段と、
前記予約手段により入力された情報及び、前記参加予定者の前記会議に対する出欠に関する情報を少なくとも含む会議予約情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段より前記会議予約情報を参照して各前記参加予定者のクライアント端末に前記会議の開催通知を送信する開催通知送信手段と、
前記開催通知送信手段が前記開催通知を送信してから、前記会議が前記開催日時に開催されるまでの間、前記記憶手段の前記会議予約情報を更新して前記参加予定者の前記会議に対する出欠に関する情報を管理する出欠管理手段と
を具備することを特徴とするネットワーク会議サーバ。
【請求項２】
前記開催通知手段は、各前記参加予定者のクライアント端末が前記会議の出欠に関する出欠情報を返信するための出欠返信手段を前記会議の開催通知に含めて送信し、
前記出欠管理手段は、前記出欠返信手段により返信される出欠情報を前記参加予定者のクライアント端末から受信する度に、前記会議予約情報に含まれる前記会議の出欠に関する情報を更新することで、前記参加予定者の出欠に関する情報を管理すること
を特徴とする請求項１に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項３】
前記出欠管理手段は、前記会議の開催時点における欠席者を確認することを特徴とする請求項１または２に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項４】
前記出欠管理手段は、前記出欠返信手段による返信状況を管理することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項５】
前記参加予定者のクライアント端末からの要求に応じて、前記出欠情報の変更を指示する変更指示手段を前記クライアント端末へ提供する出欠変更手段を更に具備し、
前記出欠管理手段は、前記出欠変更手段が提供した前記変更指示手段の指示に応じて前記会議予約情報に含まれる前記会議の出欠に関する情報を更新すること
を特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項６】
前記会議の終了後に前記会議予約情報に含まれる前記会議の出欠に関する情報を参照して、前記会議の欠席者へ前記会議の議事録を閲覧するよう督促する議事録督促手段を更に具備することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項７】
前記欠席者が前記議事録を閲覧したか否かに関する閲覧履歴情報を管理する閲覧管理手段を更に具備することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項８】
前記閲覧管理手段は、前記閲覧履歴情報を基に前記議事録を閲覧していない欠席者へ閲覧を促すことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項９】
前記閲覧履歴情報を参照して、前記議事録を全欠席者が閲覧したと判断した場合、または、前記議事録の閲覧が開始されてから所定期間経過したと判断した場合に前記議事録のデータを削除する議事録削除手段を更に具備することを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載のネットワーク会議サーバ。
【請求項１０】
ネットワークに接続された複数のクライアント端末に、リアルタイムでのコミュニケーションが可能な仮想会議室を提供するネットワーク会議サーバを用いたネットワーク会議方法であって、
会議主催者の利用する前記クライアント端末で入力された少なくとも前記会議の開催日時、前記会議の参加予定者に関する情報を含む前記仮想会議室を利用した前記会議の予約データを受信して受け付ける予約ステップと、
前記予約ステップで入力された情報及び前記参加予定者の前記会議に対する出欠に関する情報を少なくとも含む会議予約情報を記憶する記憶手段より、前記会議予約情報を参照して各前記参加予定者のクライアント端末に前記会議の開催通知を送信する開催通知送信ステップと、
前記開催通知送信ステップで前記開催通知を送信してから、前記会議が前記開催日時に開催されるまでの間、前記記憶手段の前記会議予約情報を更新して前記参加予定者の前記会議に対する出欠に関する情報を管理する出欠管理ステップと
を有することを特徴とするネットワーク会議方法。
【請求項１１】
前記開催通知ステップは、各前記参加予定者のクライアント端末が前記会議の出欠に関する出欠情報を返信するための出欠返信手段を前記会議の開催通知に含めて送信し、
前記出欠管理ステップは、前記出欠返信手段により返信される出欠情報を前記参加予定者のクライアント端末から受信する度に、前記会議予約情報に含まれる前記会議の出欠に関する情報を更新することで、前記参加予定者の出欠に関する情報を管理すること
を特徴とする請求項１０に記載のネットワーク会議方法。
【請求項１２】
前記出欠管理ステップは、前記会議の開催時点における欠席者を確認することを特徴とする請求項１０または１１に記載のネットワーク会議方法。
【請求項１３】
前記会議の終了後に前記会議予約情報に含まれる前記会議の出欠に関する情報を参照して、前記会議の欠席者へ前記会議の議事録を閲覧するよう督促する議事録督促ステップを更に有することを特徴とする請求項１０乃至１２のいずれか１項に記載のネットワーク会議方法。
【請求項１４】
請求項１０〜１３に記載のネットワーク会議方法をネットワーク会議サーバに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して複数のクライアント端末間におけるコミュニケーション環境（例えばＷｅｂ会議環境）を提供するネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークを介して複数のＰＣ（パーソナル  コンピュータ）間で会議（以下、ネットワーク会議とする）を開催できるソフトウェアが発売されている。これは、出張コストの削減や時間の有効活用としての手段として考えられている。また、従来、分散したスペースに存在する人々のコミュニケーションツールの一つとしてネットワークを利用した分散システムが考えられている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、分散オフィスに点在する各ユーザの状況を互いに仮想の個室オフィスとして画像と共に表示することで識別可能とし、メッセージ送信などでコミュニケーションを図ることが可能な分散システムが開示されており、分散オフィスに在席する人々が簡単にＷｅｂ会議を行うツールとして利用されることが可能であり、会議室予約機能を示唆している。
【０００３】
また、利便性を向上させた会議室の予約に関する技術が開示されている（例えば、特許文献２参照。）。この特許文献２には、ネットワークによる会議が出来る環境において会議室予約可能であり、会議室予約がなされると電子メールで参加者に通知する仕組みが提供されており、物理的な会議室だけでなく共通資源としてのネットワーク会議システムの資源を予約することも示唆している。その他の技術として、ネットワーク上で行われるテレビ会議の欠席者を後で参照できるようにテレビ会議議事録を保存するための会議システムが開示されている（例えば、特許文献３参照。）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−１８６４９０号公報
【特許文献２】特開２０００−０２０６２６号公報
【特許文献３】特開平１１−０６９３３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に記載の分散システムにおいては、図面（特許文献１の図９）にコントロールパネル部分に会議室予約ボタンの開示があるものの、詳細な動作が開示されておらずどの様に実施されるのか不明である。また、特許文献２に記載の会議室予約の通知に関するシステムは、単に会議開催の通知のみにとどまり、参加予定者の出欠状況をシステムとして確認することができないという問題を有している。さらには欠席者のために特許文献３のように、会議録としての映像や音声を蓄積した場合においても、会議開催者が欠席者に対する会議録の配信や、配信後の会議録の閲覧の有無を管理することができないという問題がある。
【０００６】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、ネットワーク会議の出欠管理を行うことができるネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
また、好ましくは、ネットワーク会議の欠席者に対して会議の議事録を閲覧するよう督促する処理や、督促後における議事録の閲覧状況の管理ができるネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この発明は、上述した課題を解決すべくなされたもので、本発明によるネットワーク会議サーバにおいては、ネットワークに接続された複数のクライアント端末に、リアルタイムでのコミュニケーションが可能な仮想会議室を提供するネットワーク会議サーバであって、会議主催者の利用するクライアント端末で入力された少なくとも会議の開催日時、会議の参加予定者に関する情報を含む仮想会議室を利用した会議の予約データを受信して受け付ける予約手段と、予約手段により入力された情報及び、参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を少なくとも含む会議予約情報を記憶する記憶手段と、記憶手段より会議予約情報を参照して各参加予定者のクライアント端末に会議の開催通知を送信する開催通知送信手段と、開催通知送信手段が開催通知を送信してから、会議が開催日時に開催されるまでの間、記憶手段の会議予約情報を更新して参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を管理する出欠管理手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明によるネットワーク会議サーバの一態様例においては、上記会議の終了後に会議予約情報に含まれる会議の出欠に関する情報を参照して、会議の欠席者へ会議の議事録を閲覧するよう督促する議事録督促手段を更に具備することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明によるネットワーク会議方法においては、ネットワークに接続された複数のクライアント端末に、リアルタイムでのコミュニケーションが可能な仮想会議室を提供するネットワーク会議サーバを用いたネットワーク会議方法であって、会議主催者の利用するクライアント端末で入力された少なくとも会議の開催日時、会議の参加予定者に関する情報を含む仮想会議室を利用した会議の予約データを受信して受け付ける予約ステップと、予約ステップで入力された情報及び参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を少なくとも含む会議予約情報を記憶する記憶手段より、会議予約情報を参照して各参加予定者のクライアント端末に会議の開催通知を送信する開催通知送信ステップと、開催通知送信ステップで開催通知を送信してから、会議が開催日時に開催されるまでの間、記憶手段の会議予約情報を更新して参加予定者の会議に対する出欠に関する情報を管理する出欠管理ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明によるプログラムは、請求項１０〜１３に記載のネットワーク会議方法をネットワーク会議サーバに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明のネットワーク会議サーバ、ネットワーク会議方法及びそのプログラムは、会議予約情報を参照して各参加予定者のクライアント端末に会議の開催通知を送信して、開催通知を送信してから、会議が開催日時に開催されるまでの間、会議に対する出欠に関する情報を管理することにより、ネットワーク会議の出欠管理を行うことができる。
これにより、上記出欠管理を行うことにより、ネットワーク会議の欠席者が把握できるので、欠席者に対して会議の議事録を閲覧するよう督促する処理や、督促後における議事録の閲覧状況の管理ができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施形態について説明する。
まず、本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ（ネットワーク会議サーバ）及びクライアント端末（利用者端末）から構成されるネットワーク会議システムの概略構成について説明する。図１は、本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ及びクライアント端末から構成されるネットワーク会議システムの概略構成を示す図である。
【００１３】
図１において、１００は、Ｗｅｂ会議システムであり、後述するＷｅｂ会議サーバ２００及び複数のクライアント端末３００、４００がＬＡＮ１０１、１０２やＷＡＮ１０３などのネットワークを介して接続された構成である。２００は、Ｗｅｂ会議サーバであり、ネットワークに接続されている複数のクライアント端末３００、４００の利用者にＷｅｂ会議を利用する環境や、各利用者間のコミュニケーションを可能とする環境を提供する。ここで、Ｗｅｂ会議とは、各クライアント端末３００、４００で立ち上げたブラウザ画面に仮想の会議室を表示することで実現されるものである。仮想の会議室とは、例えば図１４−２に示すような複数の出席者の映像が画面に表示される会議室である。尚、図１４−２に示すＷｅｂ会議画面例についての説明は後述する。
【００１４】
図１に示すように、Ｗｅｂ会議サーバ２００及びクライアント端末３００、４００は、ネットワーク（ＬＡＮ１０１、１０２及びＷＡＮ１０３）を介して相互に接続されている。また、本実施形態においては、クライアント端末３００は、Ｗｅｂ会議を主催する利用者が使用する端末であり、クライアント端末４００がＬＡＮ１０２及びＷＡＮ１０３を介してＷｅｂ会議に参加する利用者が使用する端末とする。尚、図１のネットワーク上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１５】
以上に示す構成により、Ｗｅｂ会議サーバ２００を含むＷｅｂ会議システム１００は、Ｗｅｂ会議開催までの出欠の管理処理、Ｗｅｂ会議の開催処理、Ｗｅｂ会議終了後の欠席者に対する議事録の閲覧の督促処理など、本実施形態の特徴的な処理を行う。
【００１６】
次に、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例について説明する。
図２は、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例を示す図である。図２において、ＣＰＵ（中央演算装置）２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ（リード  オンリー  メモリ）２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（ＢａＳｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  ＳｙＳｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、Ｗｅｂ会議サーバ２００の後述する種々の機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ（ランダム  アクセス  メモリ）２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１７】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴ２１０に限定されるものではなく、液晶ディスプレイなどでも構わない。これらは必要に応じて利用者が使用するものであり、本発明の本質には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(R)メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００１８】
通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワーク１００を介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワーク１００での通信制御処理を実行する。例えば、通信Ｉ／ＦＣ２０８は、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等での利用者からの指示を可能とする。
【００１９】
また、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００の種々の機能を実現するためのＷｅｂ会議プログラム２１２は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、Ｗｅｂ会議プログラム２１２が用いる定義ファイル２１３及び各種情報テーブル２１４は外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【００２０】
尚、クライアント端末３００、４００のハードウェア構成も図２に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成と同様の構成である。また、クライアント端末３００、４００は、更に、不図示のローカルインターフェースを有しており、例えばＵＳＢ（ＵｎｉｖｅｒＳａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  ＢｕＳ）などの汎用的な技術を用いることが可能である。そして、クライアント端末３００、４００は不図示のＵＳＢカメラなどを用いて画像の取り込みが可能な構成を有しており、該ＵＳＢカメラで撮像された画像を所定間隔（例えば、毎秒５フレーム等）で、ＱＣＩＦフォーマットでＪＰＥＧ圧縮して或いはＨ．２６３などの圧縮符号化を行いＷｅｂ会議サーバ２００へ送信することが可能な構成を有している。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００、４００からリアルタイムの画像を受信する。
【００２１】
次に、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００を含むＷｅｂ会議システム１００の処理フローの概略について説明する。
図３は、図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００を含むＷｅｂ会議システム１００の処理フローを示す図である。上述したように、Ｗｅｂ会議システム１００において、クライアント端末３００とクライアント端末４００とＷｅｂ会議サーバ２００は、ネットワークを介して互に接続されている。そして、クライアント端末３００、４００は、Ｗｅｂ会議サーバ２００から提供される各種操作画面を介して、Ｗｅｂ会議に係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明するが、図３の各処理の詳細については後述するので、以下の説明においては、図３に示す各処理の概略について説明する。
【００２２】
図３に示すように、まず、ステップＳ００１において、Ｗｅｂ会議システム１００は、会議予約処理を行う。これにより、Ｗｅｂ会議開催にあたりその主催者が、Ｗｅｂ会議サーバ２００に用意されている会議室予約マスタ等へ、仮想会議室の予約および会議日程、時刻、会議参加予定者の登録などの基本情報となる予約データを登録するための登録画面（例えばＧＵＩ）が、クライアント端末３００に表示される。その際に、Ｗｅｂ会議への参加予定者（主催者が参加を望む者）の出欠自動確認処理の設定、欠席者のための会議議事録録画設定などの情報登録も行われる。この時、Ｗｅｂ会議システム１００は、登録画面における会議の予約が完了すると、Ｗｅｂ会議の参加予定者へ会議開催の案内をインスタントメッセージにて配信する。このインスタントメッセージのウィンドウには、参加予定者が会議の出欠の返事をする機能を有している。尚、インスタントメッセージとは、一般的に、ネットワークに接続した端末同士で直接メッセージのやりとりが可能になる機能を示すが、本実施形態においては、クライアント端末同士がＷｅｂサーバ２００を介して行うメッセージのやりとりも含むとする。
【００２３】
次に、ステップＳ００２において、Ｗｅｂ会議システム１００は、Ｗｅｂ会議の参加予定者からの返信に基づいて、会議の出欠に関する処理を行う。具体的には、会議開催通知（上記インスタントメッセージ）を受け取った会議参加予定者が、クライアント端末４００において、出欠の返事を入力する操作に応じた処理プロセスである。会議開催通知を受け取った参加予定者は、そのスケジュール、内容等を確認して、出席もしくは欠席の判断を行い、その会議開催通知に含まれる出欠の返信機能を利用することで、出席あるいは欠席の意思を会議主催者に伝えることができる。なお、会議開催通知は、会議出席予定者に対する会議出席依頼でもある。
【００２４】
次に、ステップＳ００３において、Ｗｅｂ会議システム１００は、会議開催通知（会議出席依頼）に対する返信状態の自動管理および出欠状態の自動管理処理を行う。例えば、Ｗｅｂ会議の主催者が、会議参加予定者からの出欠の返信がなされているか、また、欠席者がいるか否かといった内容を、あらかじめ設定された時刻にＷｅｂ会議サーバ２００から自動的に受け取る処理などが行われる。
【００２５】
次に、ステップＳ００４において、Ｗｅｂ会議システム１００は、ステップＳ００３で自動的に行われる返信状態や出欠状態の管理処理とは別に、主催者が任意のタイミングで手動にて返信状態や出欠状態の管理を行う環境を提供する処理を行う。
【００２６】
次に、ステップＳ００５において、Ｗｅｂ会議システム１００は、ステップＳ００２において会議参加予定者が出欠を返信した後に、参加予定者が自身の出欠を変更可能な環境を提供する処理を行う。ここで、行われる変更手続きが、ステップＳ００３およびステップＳ００４に反映されるのは言うまでもない。
【００２７】
次に、ステップＳ００６において、Ｗｅｂ会議システム１００は、実際に会議開催の日時が到来し、実際にＷｅｂ会議を開催する処理を行う。例えば、Ｗｅｂ会議が開催される際に、ステップＳ００１の会議予約処理の際にあらかじめ会議主催者が欠席者のための議事録保存ステータスを立てている場合で、なおかつ欠席者が存在する場合は議事録の録画が自動的に行われる。また、欠席者が存在する場合、Ｗｅｂ会議終了後にその欠席者のクライアント端末４００へ会議終了の案内および会議議事録閲覧を促すインスタントメッセージを送信する。
【００２８】
次に、ステップＳ００７において、Ｗｅｂ会議システム１００は、Ｗｅｂ会議の欠席者がクライアント端末４００を用いて、会議議事録の閲覧を行う環境を提供する処理を行う。次に、ステップＳ００８において、Ｗｅｂ会議システム１００は、会議欠席者が会議の議事録の閲覧を行ったかどうかの閲覧状況を指導管理する処理を行う。例えば、Ｗｅｂ会議サーバ２００が欠席者の議事録閲覧の閲覧状態を監視しており、会議主催者はクライアント端末３００からの指示入力により、未閲覧者のリスト表示を行い、必要に応じて欠席者に議事録の閲覧を促すためのメッセージを送信できる。
【００２９】
次に、ステップＳ００９において、Ｗｅｂ会議システム１００は、議事録データの消去処理を行う。例えば、Ｗｅｂ会議サーバ２００の（外部メモリ２１１の）ハードディスク容量を圧迫せぬように、会議の全欠席者が会議議事録を閲覧終了したと、Ｗｅｂ会議サーバ２００が自己判断した場合に、会議議事録データを消去する。また、会議終了から２週間を経過するにもかかわらず未閲覧者（未閲覧の欠席者）が存在する場合、クライアント端末３００を操作する会議主催者の判断により議事録データの消去を行うか否かを判断できる機能を有する。
【００３０】
以上に示したように、本実施形態におけるＷｅｂ会議システム１００は、Ｗｅｂ会議開催までの出欠の管理処理機能や、Ｗｅｂ会議の開催処理機能や、Ｗｅｂ会議終了後の欠席者に対する議事録の閲覧の督促処理や、督促後における議事録の閲覧状況の管理を行うことができる。
【００３１】
次に、図３に示した各処理の詳細について説明する。
まず、図３におけるステップＳ００１の会議予約処理の詳細について説明する。図４は、図３におけるステップＳ００１の処理の詳細なフローを示す図である。図４に示すように、ステップＳ１１２において、クライアント端末３００の利用者（主催者）の指示により、クライアント端末３００は、Ｗｅｂ会議を予約するための会議予約画面をＷｅｂ会議サーバ２００へ要求する。
【００３２】
これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ１０２において、Ｗｅｂ会議開催にあたっての各ステータスを管理するための情報テーブル（会議予約テーブル）を作成する。具体的には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議予約テーブルとして図５に示すような会議室予約マスタ４０を作成して、Ｗｅｂ会議開催にあたっての各ステータスを管理する。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室の予約画面情報をクライアント端末３００へ送信する。これにより、ステップＳ１１３において、クライアント端末３００は、例えば図６に示す会議室予約画面５０を表示する。
【００３３】
ここで、上述した図５、図６について説明する。図５は、本実施形態における会議室予約マスタ例を示す図である。図５に示すように、会議予約を特定する会議予約番号に関連付けて以下に示す情報を格納する。尚、会議予約番号は、Ｗｅｂ会議サーバ２００がシーケンシャルに自動採番するものである。「会議室番号」とは、Ｗｅｂ会議を開催する会議室を特定する情報である。「会議開始年月日時分」とは、Ｗｅｂ会議を開始する日時に関する情報である。「会議終了年月日時分」とは、Ｗｅｂ会議を終了する日時に関する情報である。
【００３４】
「参加者ＩＤ」とは、Ｗｅｂ会議の参加予定者（通常、主催者が決める）を特定する複数のＩＤを少なくとも含む情報である。「返信有無フラグ」とは、Ｗｅｂ会議の参加予定者全員に配信される会議開催通知に対して出欠の返信の有無を示す情報であり、０＝返信なし、１＝返信あり、である。「参加不参加フラグ」とは、Ｗｅｂ会議に参加するか否かを示す情報であり、０＝不参加、１＝参加、である。尚、「返信有無フラグ」「参加不参加フラグ」は、「参加者ＩＤ」に関連付けて格納する情報である。すなわち、Ｗｅｂ会議の参加予定者毎に、返信の有無および参加不参加に関する情報を格納する。
【００３５】
「議事録のレコーディング処理フラグ」とは、Ｗｅｂ会議の議事録としてＷｅｂ会議の映像および音声を記録するか否かを示す情報であり、０＝記録しない、１＝記録する、である。「不参加者の録画データ参照、未参照フラグ」とは、Ｗｅｂ会議の欠席者が会議の議事録を閲覧したか否かを示す情報であり、０＝未参照（未閲覧）、１＝参照済み（閲覧済み）である。「参加／不参加の返信管理フラグ」とは、Ｗｅｂ会議への参加／不参加（出席／欠席）の返信を自動管理するか手動で管理するかを示す情報であり、０＝自動管理しない、１＝自動管理する、である。「参加／不参加の返信の有無確認タイミング」とは、上述した「参加／不参加の返信管理フラグ」のフラグ＝１の場合（自動管理する場合）に、参加／不参加の返信を自動で確認処理する時刻ｔ１、ｔ２を指定する情報である。
【００３６】
また、図６は、本実施形態における会議室予約画面例を示す図である。図６に示すように、会議の予約日時、会議室番号、会議の名称（タイトル）、出席者（参加予定者）の選択（本実施形態では参加者ＩＤの選択）、出欠返信の自動管理をするか否か、返信／出欠状況の確認時間の指定、欠席者用の議事録を録画するか否かなどについて主催者が指定することができる。但し、仮想会議室が１つしかない場合には会議室を識別するための会議室番号は特に必要が無いことは言うまでもない。
【００３７】
次に、図４の説明に戻る。Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ１０４において、会議室予約マスタ４０の全てのフラグを０にセットすることで初期化する。次に、クライアント端末３００において、ステップＳ１１３で表示された会議室予約画面５０に主催者が入力を行う（ステップＳ１１５〜Ｓ１１８）。これにより、クライアント端末３００は、会議室予約画面５０で主催者が入力した予約情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。
【００３８】
これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００から予約情報を受信して、ステップＳ１０３において、受信した予約情報を基に、実施を予定するＷｅｂ会議の詳細について外部メモリ２１１内の会議室予約マスタ４０に登録する。次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００から受信した予約情報に基づき、出欠返信の自動管理をするという指示があれば（ステップＳ１０５のＹＥＳ）、ステップＳ１０６に進み、会議室予約マスタ４０の「参加／不参加の返信管理フラグ」＝１として、ステップＳ１０７へ進む。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００から受信した予約情報に基づき、出欠返信の自動管理をするという指示がなければ（ステップＳ１０５のＮＯ）、ステップＳ１０９に進む。
【００３９】
次に、ステップＳ１０７において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約画面５０において返信／出欠状況の確認時間が指定されているか否かを判定する。ここで、返信／出欠状況の確認時間が指定されている場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ１０８に進み、指定された確認時間を、会議室予約マスタ４０の「参加／不参加の返信の有無確認タイミング」のｔ１、ｔ２に登録して、ステップＳ１０９へ進む。また、返信／出欠状況の確認時間が指定されていない場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ１０９へ進む。
【００４０】
ステップＳ１０９において、Ｗｅｂ管理サーバ２００は、会議室予約画面５０において欠席者用議事録録画すると指示されたか否かを判定する。ここで、欠席者用議事録録画を指示している場合（ステップＳ１０９のＹＥＳ）には、ステップＳ１１０に進み、Ｗｅｂ管理サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「議事録のレコーディング処理フラグ」＝１に設定して、ステップＳ１１１へ進む。また、欠席者用議事録録画を指示していない場合（ステップＳ１０９のＮＯ）には、Ｗｅｂ管理サーバ２００は、ステップＳ１１１に進む。次に、ステップＳ１１１において、Ｗｅｂ管理サーバ２００は、会議室予約画面５０で出席者として選択された参加予定者のクライアント端末４００へ会議開催通知をインスタントメッセージにより配信する。
【００４１】
これにより、図８（ａ）に示す会議開催通知画面６０が、各参加予定者のクライアント端末４００に表示される（後述する図７のステップＳ２０９）。図８（ａ）は、本実施形態における会議開催通知画面例を示す図である。図８（ａ）に示すように、会議開催通知画面６０には、開催日時、会議室番号、会議名称、会議内容などを参加予定者に通知している。また、会議開催通知画面６０は、参加予定者に通知されたＷｅｂ会議への出欠を返信するよう促し、さらに、欠席の理由などを入力する入力欄を設けている。
以上により、図３のステップＳ００１における会議予約処理の詳細な説明を終える。
【００４２】
次に、図３のステップＳ００２における会議参加予定者の返信処理の詳細について説明する。図７は、図３におけるステップＳ００２の処理の詳細なフローを示す図である。図７に示すように、ステップＳ２０１で、Ｗｅｂ管理サーバ２００は、ＣＰＵ２０１がメモリコントローラ２０７を制御して外部メモリ２１１の会議室予約マスタ４０を読み出す。また、上述したように、クライアント端末４００は、ステップＳ２０９において、会議参加の依頼でもある図８（ａ）に示すような会議開催通知画面６０を表示する。ここで、ステップＳ２１０において、クライアント端末４００を利用するＷｅｂ会議の参加予定者が、会議開催通知画面６０において出席または欠席を指定する操作を行うと、クライアント端末４００は、指定された出欠情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末４００から出欠情報を受信する。
【００４３】
次に、ステップＳ２０２において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、受信した出欠情報に基づき、出欠情報の送信元である参加予定者がＷｅｂ会議に出席するか、欠席するかを判断する。ここで、出欠情報の送信元である参加予定者がＷｅｂ会議を欠席すると判断した場合には、ステップＳ２０５に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」＝０に設定する。次に、ステップＳ２０６に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議主催者へ欠席の案内メッセージを送信する。次に、ステップＳ２０７に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、欠席の返信をしたクライアント端末４００に対して、会議議事録閲覧用のパスワードを送信する。これにより、欠席の返信を行ったクライアント端末４００には、図８（ｃ）に示すパスワード通知画面７２が表示される。図８（ｃ）は、本実施形態における会議議事録閲覧用のパスワード通知画面例を示す図である。
【００４４】
一方、出欠情報の送信元である参加予定者がＷｅｂ会議に出席すると判断した場合、ステップＳ２０３に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」＝１に設定する。次に、ステップＳ２０４に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議主催者へ出席のメッセージを送信する。次に、ステップＳ２１２において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、出席の返信をしたクライアント端末４００に対して、会議参加用のパスワードを送信する。これにより、出席の返信を行ったクライアント端末４００には、図８（ｂ）に示すパスワード通知画面７１が表示される。図８（ｂ）は、本実施形態における会議参加用のパスワード通知画面例を示す図である。
【００４５】
次に、ステップＳ２０８において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０において、出欠情報の送信元である参加予定者（の参加者ＩＤ）に関連する「返信有無フラグ」＝１に設定する。
以上により、図３のステップＳ００２の出欠返信処理が終了する。
【００４６】
次に、図３のステップＳ００３における会議開催通知に対する返信状態の自動管理および出欠状態の自動管理処理の詳細について説明する。図９は、図３におけるステップＳ００３の処理の詳細なフローを示す図である。図９に示すように、ステップＳ００３において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、そのＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１に記憶されている会議室予約マスタ４０を読み出す。次に、ステップＳ３０１において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、読み出した会議室予約マスタ４０の「会議開始年月日時分」を参照して会議日時が到来したか否かを判断して、会議日時が到来している場合、返信／出欠状態の管理処理を終了する。また、会議日時が到来していない場合には、ステップＳ３０２に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０を参照して、そのＷｅｂ会議の「参加／不参加の返信管理フラグ」＝０であった場合、処理を終了し、「参加／不参加の返信管理フラグ」＝１であった場合はステップＳ３０３へ進む。
【００４７】
ステップＳ３０３において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、システムタイマーを監視し、ステップＳ３１８、ステップＳ３０４もしくはステップＳ３０５の処理により、会議日時が到来していない間に会議室予約マスタ４０の「参加／不参加の返信の有無確認タイミング」で設定された時刻ｔ１、ｔ２の到来によりステップＳ３０６へ進む。尚、ステップＳ３０３〜Ｓ３０５およびＳ３１８の処理は、デーモン処理である。
【００４８】
次に、ステップＳ３０６において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「返信有無フラグ」を参照して、出欠の返信を行っていない者がある場合には、ステップＳ３０７に進み、出欠情報の未返信者のリストを生成し、会議主催者のクライアント端末３００へ送信する。これにより、会議主催者のクライアント端末３００は、ステップＳ３１３において図１０に示すような出欠情報の未返信者のリスト画面７５を表示する。尚、図１０に示すように、リスト画面７５に未返信者のリストと合わせて欠席者（欠席予定の者）のリストを表示しているが、未返信者＝欠席者として扱うからである。
【００４９】
次に、ステップＳ３０８において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議主催者のクライアント端末３００へ、出欠情報の未返信者のクライアント端末４００に対して返信作業を促すメッセージを送信するか否かを選択する選択画面の情報を送信する。これにより、会議主催者のクライアント端末３００は、ステップＳ３１４において、出欠情報の未返信者に対して返信作業を催促するメッセージを送信するか否か選択を促す選択画面を表示する。これにより、会議主催者は、ステップＳ３１５において、必要に応じて、返信を促すメッセージを未返信者へ送信することができる。ここで、会議主催者が、未返信者へ返信を促すメッセージを送信する方を選択したか、未返信者へ返信を促すメッセージを送信しない方を選択したかに応じた送信指示がＷｅｂ会議サーバ２００へ送信される。
【００５０】
次に、ステップＳ３０９において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、上述した送信指示に応じて、未返信者へ返信催促のインスタントメッセージを送信するか否かを判断する。ここで、送信すると判断した場合には、ステップＳ３１０に進み、未返信者のクライアント端末３００へ返信催促のインスタントメッセージを送信して、ステップＳ３１１へ進む。また、送信しないと判断した場合には、ステップＳ３１１へ進む。
【００５１】
次に、ステップＳ３１１において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０内に「参加不参加フラグ」＝０が存在するか（欠席者が存在するか）確認する。ここで、欠席者が存在しない場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ３０３に戻る。また、欠席者が存在する場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ３１２に進み、出欠状況を確認できる情報（例えば欠席者リスト）を生成して、会議主催者のクライアント端末３００へ送信する。これにより、会議主催者のクライアント端末３００は、図１０に示すように欠席者リストを含むリスト画面７５を表示する。
以上により、図３のステップＳ００３における返信／出欠状態の自動管理処理が終了する。
【００５２】
次に、図３のステップＳ００４における会議開催通知に対する返信状態の手動管理および出欠状態の手動管理処理の詳細について説明する。図１１は、図３におけるステップＳ００４の処理の詳細なフローを示す図である。図１１に示すように、主催者の操作により、クライアント端末３００は、ステップＳ４０３において、会議開催通知に対する返信状態を確認する画面の表示指示をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ＣＰＵ２０１がステップＳ４０１において、外部メモリ２１１に記憶されている会議室予約マスタ４０を読み出し、ステップＳ４０２において、会議室予約マスタ４０の「返信有無フラグ」と「参加不参加フラグ」の情報を参照して、上述した図１０に示すようなリスト画面７５を表示するための各状況表示データを生成し、主催者のクライアント端末３００へ送信する。これにより、ステップＳ４０４において、会議主催者のクライアント端末３００に、図１０に示すような返信状態を確認できるリスト画面７５が表示される。
以上により、図３のステップＳ００４における返信／出欠状態の手動管理処理が終了する。
【００５３】
次に、図３のステップＳ００５における会議参加予定者による自身の出欠に対する変更処理の詳細について説明する。図１２は、図３におけるステップＳ００５の処理の詳細なフローを示す図である。図１２に示すように、ステップＳ５１１において、参加予定者の操作により、クライアント端末４００より、図６に示した会議室予約画面５０の表示の指示が、Ｗｅｂ会議サーバ２００へ送信される。これにより、ステップＳ５０１のいて、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１に記憶されている会議室予約マスタ４０を読み込み、読み込んだ情報を基に会議室予約画面５０の情報をクライアント端末４００へ送信する。これにより、ステップＳ５１２に示すように、クライアント端末４００に会議室予約画面５０が表示される。この会議室予約画面５０において、参加予定者は、依頼者側に返信した出欠の変更を行う。
【００５４】
次に、ステップＳ５０２おいて、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、参加／不参加（出席／欠席）の状況に変更があるか否かを判断する。ここで、上述した出欠の変更が行われていれば、出欠状況に変更ありと判断して、ステップＳ５０３に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、出席から欠席への変更か否かを判断する。ここで、出席から欠席への変更であれば、ステップＳ５０５に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議主催者にその旨メッセージを送信し、ステップＳ５０６に進み、出席から欠席へ変更した欠席者のクライアント端末４００へ会議議事録を閲覧するためのパスワードを送信する。また、ステップＳ５０７において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」を０（欠席）に変更する。
【００５５】
また、欠席から出席への変更であれば、ステップＳ５０８に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議主催者に欠席から出席に変更した旨のメッセージを送信し、ステップＳ５０９において、欠席から出席へ変更した出席者のクライアント端末４００へ会議室へ入室するためのパスワードを送信する。次に、ステップＳ５１０において、会議室予約マスタ４０の出席欠席ステータスを出席に変更する。
以上により、図３のステップＳ００５における出欠の変更処理が終了する。
【００５６】
次に、図３のステップＳ００６におけるＷｅｂ会議の実施処理の詳細について説明する。図１３は、図３におけるステップＳ００６の処理の詳細なフローを示す図である。図１３に示すように、まず、ステップＳ６１０において、参加予定者のクライアント端末４００からＷｅｂ会議室への入室操作が行われる。具体的には、クライアント端末４０からのＷｅｂ会議室への入室要求に応じて、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、Ｗｅｂ会議入室画面の情報を入室要求してきたクライアント端末４００へ返信する。これにより、クライアント端末４００は、図１４−１に示すようなＷｅｂ会議入室画面８０を表示する。このＷｅｂ会議入室画面８０において、参加予定者は入室操作を行う。
【００５７】
図１４−１は、本実施形態におけるＷｅｂ会議入室画面例を示す図である。図１４−１に示すように、Ｗｅｂ会議入室画面８０は、Ｗｅｂ会議室の会議室名の一覧を表示して、選択可能とする会議室名一覧エリア８１と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室の現在の使用状況を表示する使用状況表示エリア８２と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室へ入室するか否かを参加予定者が指示する入室指示エリア８３と、入室に必要な認証のためのパスワードを入力する入力欄を含むパスワード入力エリア８４と、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室に関する情報を表示する会議室情報表示エリア８５などから構成されている。また、図１４−１に示すように開催中のＷｅｂ会議室に関する情報や、会議室名一覧エリア８１で選択された会議室の本日の予約状況なども合わせて表示してもよい。
【００５８】
次に、ステップＳ６０２において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、参加予定者からの入室要求に応じて、会議室予約マスタ４０から該当する会議に関するデータを読み込む。ここで、パスワードのチェックも行い、ＯＫであれば、Ｗｅｂ会議画面を表示するための画面情報を、入室要求したクライアント端末４００に対して送信する。これにより、ステップＳ６１１において、クライアント端末４００は、図１４−２に示すようなＷｅｂ会議画面９０を表示する。
【００５９】
図１４−２は、本実施形態におけるＷｅｂ会議画面例を示す図である。図１４−２に示すように、Ｗｅｂ会議画面９０は、クライアント端末４００を利用している参加予定者自身の映像やマイク、スピーカの音量を調整するＧＵＩなどを表示する自身表示エリア９１と、複数のＷｅｂ会議出席者による文字によるコミュニケーション（いわゆるチャットのような機能）を提供するメッセージ表示エリア９２と、Ｗｅｂ会議に参加している他の出席者の映像を表示する他の出席者表示エリア９３とから構成される。尚、出席者自身の映像や他の出席者の映像は、クライアント端末３００、４００に備え付けられたＵＳＢカメラで撮像したものである。また、Ｗｅｂ会議に出席する出席者は、各自が利用しているクライアント端末３００、４００において、マイクおよびスピーカを通して、互いに会話が可能である。
【００６０】
ここで、図１３の説明に戻る。尚、以下の説明においては、Ｗｅｂ会議に出席可能な参加予定者は全員入室を終えている状態とする。ステップＳ６０３、Ｓ６０９において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」＝１であるのに、入室していない（会議に出席していない）参加者がいるか否かを判断して、いればその参加者の「参加不参加フラグ」＝０に変更する。次に、ステップＳ６１４において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」＝０であるのに、入室している（会議に出席している）参加者がいるか否かを判断して、いればその参加者の「参加不参加フラグ」＝１に変更する（ステップＳ６１５）。
【００６１】
次に、ステップＳ６１６において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議室予約マスタ４０の「議事録のレコーディング処理フラグ」＝１であるか否かを判断する。ここで、「議事録のレコーディング処理フラグ」＝１ならば、ステップＳ６１７に進み、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」＝１であるか否かを判断する。また、「議事録のレコーディング処理フラグ」＝１ではない場合には、ステップＳ６０５へ進む。
【００６２】
次に、ステップＳ６１７において、「参加不参加フラグ」＝１であると判断した場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ６０４に進み、外部メモリ２１１へ会議議事録の録画を開始する。また、「参加不参加フラグ」＝１ではないと判断した場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ６０５へ進む。
【００６３】
次に、ステップＳ６０５において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、Ｗｅｂ会議の開始処理を行う。ここで、Ｗｅｂ会議室からの退室操作を各出席者が行うと、各クライアント端末４００は、退室要求をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、ステップＳ６０６において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、Ｗｅｂ会議の終了処理を行う。次に、ステップＳ６１８において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、議事録録画中であるか否かを判断する。
【００６４】
ここで、議事録録画中であると判断した場合には、ステップＳ６０７に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議議事録の録画処理を終了して、ステップＳ６０８に進む。また、議事録録画中ではないと判断した場合には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ６０８に進み、欠席者（「参加不参加フラグ」＝０の参加者）のクライアント端末４００へ会議終了案内と議事録閲覧案内を送信する。これにより、欠席者のクライアント端末４００は、図１５に示すような議事録閲覧案内画面１５１が表示される（ステップＳ６１９）。図１５は、本実施形態における議事録閲覧案内画面例を示す図である。図１５に示すように、議事録閲覧案内画面１５１は、会議に関する情報と、録画した議事録の再生を今すぐ行うか、後で行うかを選択させる手段を備える。これにより、欠席者へ積極的に議事録の閲覧を促すことができる。
以上により、図３のステップＳ００６におけるＷｅｂ会議の実施処理が終了する。
【００６５】
次に、図３のステップＳ００７における会議欠席者の議事録閲覧処理の詳細について説明する。図１６は、図３におけるステップＳ００７の処理の詳細なフローを示す図である。図１６に示すように、まず、ステップＳ７０８において、会議欠席者の議事録閲覧開始操作により、クライアント端末４００は、議事録閲覧開始要求をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、議事録閲覧開始要求を受信して、ステップＳ７０１に進み、外部メモリ２１１に記憶されている会議室予約マスタ４０を参照して、議事録閲覧開始要求に対応する会議に関する情報を読み出す。
【００６６】
次に、ステップＳ７０２において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、議事録閲覧開始要求を行った欠席者の「参加不参加フラグ」が０であるか否かを判断する。これにより、出席したことを忘れて欠席者ではないのに議事録閲覧開始要求を発信してしまった場合に、無駄な議事録の閲覧が行われることを防ぐことができる。
【００６７】
ここで、「参加不参加フラグ」が１の場合には、欠席者ではないと判断されるので、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ７０７に進み、議事録閲覧の該当者（＝欠席者）ではない旨を表示する画面情報を、議事録閲覧開始要求してきたクライアント端末４００へ送信する。これにより、ステップＳ７１４において、クライアント端末４００には、議事録の閲覧を行う必要がない旨が表示される。
【００６８】
また、ステップＳ７０２において、「参加不参加フラグ」が０の場合には、欠席者と判断されるので、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ７０３に進み、議事録閲覧開始要求に応じて議事録の一覧表示情報をクライアント端末４００へ送信する。これにより、クライアント端末４００には、議事録の一覧表示を行う図１７に示すような議事録バインダ画面１１０が表示される。図１７は、本実施形態における議事録一覧表示画面例を示す図である。欠席者は、議事録バインダ画面１１０に表示されている議事録の一覧の中から、閲覧したい議事録を選択する（ステップＳ７１０）。これにより、クライアント端末４００は、欠席者が選択した議事録に関する情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、特定の議事録の閲覧を希望する情報を受信して、その特定の議事録の閲覧を認証するためのパスワードの入力を利用者端末４００の利用者である欠席者に求める。これにより、欠席者が、利用者端末４００においてパスワードの入力を行う（ステップＳ７１１）と、利用者端末４００は、入力されたパスワードをＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。
【００６９】
次に、ステップＳ７０４において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、受信したパスワードの認証処理を行う。ここで、パスワードを認証できれば次のステップＳ７０５に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、外部メモリ２１１内に保存されている録画した議事録の再生処理を行う。これにより、クライアント端末４００には、再生処理された、議事録の映像として、図１４−２で示したＷｅｂ会議の画面が再生表示される。
【００７０】
次に、クライアント端末４００において、欠席者が議事録の閲覧を終了した（ステップＳ７１３）場合に、クライアント端末４００は、閲覧終了の信号をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ７０６において、会議室予約マスタ４０の「不参加者の録画データ参照、未参照フラグ」＝１とする。
以上により、図３のステップＳ００７における会議欠席者の議事録閲覧処理が終了する。尚、図７に示した処理では、ステップＳ７０７の処理により会議の出席者には議事録を閲覧させないようにしているが、この限りではなく、出席者が議事録を閲覧できるようにしてもよい。
【００７１】
次に、図３のステップＳ００８における会議欠席者の議事録閲覧・未閲覧の状態管理処理の詳細について説明する。図１８は、図３におけるステップＳ００８の処理の詳細なフローを示す図である。図１８に示すように、まず、ステップＳ８０５において、会議主催者が、会議欠席者の議事録未閲覧者（未参照者）のチェック画面を要求する操作を行うことで、クライアント端末３００は、Ｗｅｂ会議サーバ２００へ会議欠席者の議事録未閲覧者のチェック画面を要求する。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００から会議欠席者の議事録未閲覧者のチェック画面の要求を受信する。
【００７２】
次に、Ｗｅｂ会議サーバ２００では、ステップＳ８０１において、ＣＰＵ２０１は外部メモリ２１１に記憶されている会議室予約マスタ４０を読み込み、ステップＳ８０２において、会議室予約マスタ４０内の「不参加者の録画データ参照、未参照フラグ」を参照して、未閲覧者の一覧画面（チェック画面）をクライアント端末３００に表示させるための情報を作成して、クライアント端末３００へ送信する。これにより、クライアント端末３００は、ステップＳ８０６において、図１９に示すようなチェック画面１２０を表示する。図１９は、本実施形態における議事録未閲覧者のチェック画面例を示す図である。図１９に示すように、チェック画面１２０には、議事録未閲覧者のリストとして、参加者ＩＤ及び参加者ＩＤで特定される参加者の氏名の一覧が表示されている。また、チェック画面１２０には、クライアント端末３００を操作する会議主催者が、チェック画面１２０で表示された議事録未閲覧者へ、議事録の閲覧を督促するメッセージを送信するか否かを選択できる選択手段（図１９の「Ｙｅｓ」「Ｎｏ」）が含まれている。
【００７３】
次に、会議開催者にとって、議事録の閲覧を督促したい欠席者がチェック画面１２０のリスト内にいない場合（ステップＳ８０７のＮＯ）には、ステップＳ８０９に進み、チェック画面１２０の終了処理を行う。また、会議開催者にとって、議事録の閲覧を督促したい欠席者がチェック画面１２０のリスト内にある場合（ステップＳ８０７のＹＥＳ）には、ステップＳ８０８に進み、未閲覧者へ閲覧を督促するインスタントメッセージを送信する指示をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。
【００７４】
これにより、クライアント端末３００から上記インスタントメッセージを送信する指示を受信した場合（ステップＳ８０３のＹＥＳ）には、ステップＳ８０４に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、未閲覧者がいる、未閲覧者へ閲覧を促すメッセージを送信する。これにより、ステップＳ８１１において、未閲覧者のクライアント端末４００に図２０に示すような閲覧督促メッセージ１３０が表示される。図２０は、本実施形態における閲覧督促メッセージ例を示す図である。図２０に示すように、閲覧督促メッセージ１３０は、会議の開催日時、会議室番号、会議名称、会議内容などの会議に関する情報と、議事録を今すぐ閲覧するか否かを選択する選択手段とを含む。また、クライアント端末３００から上記インスタントメッセージを送信する指示を受信していない場合（ステップＳ８０３のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、処理を終了する。
以上により、図３のステップＳ００８におけるＷｅｂ会議の実施処理が終了する。
【００７５】
次に、図３のステップＳ００９における議事録データ消去処理の詳細について説明する。図２１は、図３におけるステップＳ００９の処理の詳細なフローを示す図である。図２１に示すように、まず、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ９０１において、会議室予約マスタ４０を読み込み、ステップＳ９０２において、読み込んだ会議室予約マスタ４０の「不参加者の録画データ参照、未参照フラグ」を参照して、議事録未閲覧者が存在するか否かを判断する。ここで、未閲覧者が存在しない場合（ステップＳ９０２のＮＯ）は、ステップＳ９０５に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、その議事録データを消去する。
【００７６】
また、未閲覧者が存在する場合（ステップＳ９０２のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ９０３に進み、会議終了後２週間経過した議事録データであるか否かを判断する。ここで、２週間経過した議事録データである場合（ステップＳ９０３のＹＥＳ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、ステップＳ９０６に進み、会議主催者のクライアント端末３００へ２週間以上経過した旨を含むメッセージを送信する。また、２週間経過していない議事録データである場合（ステップＳ９０３のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、処理を終了する。
【００７７】
次に、会議主催者のクライアント端末３００は、ステップＳ９０６の処理に応じてＷｅｂ会議サーバ２００からメッセージを受信して、ステップＳ９０８において、受信したメッセージを図２２に示すようなメッセージ画面１４０を表示する。図２２は、本実施形態における２週間経過した議事録データが存在する場合のメッセージ画面例を示す図である。図２２に示すように、メッセージ画面１４０は、２週間以上経過した議事録がある旨を伝えるメッセージ欄と、未閲覧者の一覧を表示する欄と、議事録の番号を表示する欄とから構成されている。また、メッセージ画面１４０には、会議開催者に議事録データの消去の可否を選択させる選択手段も含んでいる。
【００７８】
ここで、上記選択手段により、クライアント端末３００を利用する会議主催者がデータ消去の可否を入力すると、クライアント端末３００は、ステップＳ９０９において、データ消去の可否の入力を受け付け、その情報をＷｅｂ会議サーバ２００へ送信する。
【００７９】
これにより、ステップＳ９０４において、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、クライアント端末３００から受信した情報が、議事録データの消去可であるか消去不可であるかを判断する。ここで、議事録データの消去可である場合（ステップＳ９０４のＹＥＳ）には、ステップＳ９０５に進み、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、外部メモリ２１１に記憶されている議事録データの消去処理を行う。また、議事録データの消去不可である場合（ステップＳ９０４のＮＯ）には、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、処理を終了する。
【００８０】
尚、クライアント端末３００は、議事録データを保持（消去しない指示を出した）の場合は、一旦この処理を終了した後に、翌日にまたこのプロセスを起動する。また、上述したステップＳ９０１はＷｅｂ会議サーバ２００が自動的に起動するステップである。
【００８１】
以上に示したように、本実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ２００は、会議開催通知を行ってから会議が開催されるまでの間、会議室予約マスタ４０の「参加不参加フラグ」を更新することで参加予定者の出欠を管理することができる。これにより、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、会議開催日時が来た時点で会議に出席予定の参加予定者へＷｅｂ会議室への入室を促すＷｅｂ会議入室画面８０を表示させることができ、効率よく会議開催を行うことができる。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、この開催時点において出席予定であった参加予定者が出席しているか否かを確認して、最終的な出欠を確定する。これにより、欠席者を的確に把握することができ、その後に、議事録の閲覧などを督促するメッセージを確実に送信できる。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、欠席者による議事録の閲覧状況を管理できるので、未閲覧の欠席者に議事録の閲覧を督促することができる。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、全ての欠席者が閲覧を終えた議事録や所定期間が過ぎた議事録のデータを自動削除するので、記憶容量を節約することができる。また、Ｗｅｂ会議サーバ２００は、上述した出欠管理の方法として、会議開催通知に出欠の返信を行うための返信手段を含ませて、会議の参加予定者からの返信により出欠情報を収集する際に、返信状況を管理できるので、出欠の返信がまだな参加予定者へ返信の督促を行うことができる。
【００８２】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００８３】
尚、上述したＷｅｂ会議サーバ２００は、種々の処理機能を実現する為のプログラムをメモリより読み出してＣＰＵ２０１が実行することによりその機能を実現させるものであったが、この限りではなく、各処理の全部または一部の機能を専用のハードウェアにより実現してもよい。
また、上述したメモリは、光磁気ディスク装置、フラッシュメモリ等の不揮発性のメモリや、ＣＤ−ＲＯＭ等の読み出しのみが可能な記録媒体、ＲＡＭ以外の揮発性のメモリ、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読み取り、書き込み可能な記録媒体より構成されてもよい。
【００８４】
また、上述したＷｅｂ会議サーバ２００において図４、７、９、１１、１２、１３、１６、１８、２１に示した各種処理を行う機能を実現する為のプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより各処理を行っても良い。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
【００８５】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００８６】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現する為のものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムに既に記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【００８７】
また、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体等のプログラムプロダクトも本発明の実施形態として適用することができる。
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】本発明の一実施形態におけるＷｅｂ会議サーバ及びクライアント端末から構成されるネットワーク会議システムの概略構成を示す図である。
【図２】図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】図１に示したＷｅｂ会議サーバ２００を含むＷｅｂ会議システム１００の処理フローを示す図である。
【図４】第２の実施形態における図１に示したネットワーク会議システムの処理フローを示す図である。
【図５】本実施形態における会議室予約マスタ例を示す図である。
【図６】本実施形態における会議室予約画面例を示す図である。
【図７】図３におけるステップＳ００２の処理の詳細なフローを示す図である。
【図８】本実施形態における会議開催通知画面例と、会議参加用及び会議議事録閲覧用のパスワード通知画面例を示す図である。
【図９】図３におけるステップＳ００３の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１０】本実施形態における出欠情報の未返信者のリスト画面例を示す図である。
【図１１】図３におけるステップＳ００４の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１２】図３におけるステップＳ００５の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１３】図３におけるステップＳ００６の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１４−１】本実施形態におけるＷｅｂ会議入室画面例を示す図である。
【図１４−２】本実施形態におけるＷｅｂ会議画面例を示す図である。
【図１５】本実施形態における議事録閲覧案内画面例を示す図である。
【図１６】図３におけるステップＳ００７の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１７】本実施形態における議事録一覧表示画面例を示す図である。
【図１８】図３におけるステップＳ００８の処理の詳細なフローを示す図である。
【図１９】本実施形態における議事録未閲覧者のチェック画面例を示す図である。
【図２０】本実施形態における閲覧督促メッセージ例を示す図である。
【図２１】図３におけるステップＳ００９の処理の詳細なフローを示す図である。
【図２２】本実施形態における２週間経過した議事録データが存在する場合のメッセージ画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００８９】
１００          Ｗｅｂ会議システム
１０１，１０２  ＬＡＮ
１０３          ＷＡＮ
２００          Ｗｅｂ会議サーバ
３００，４００  クライアント端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４−１】
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【図１４−２】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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