(57)【要約】    【課題】帳票仕分け作業が容易かつ確実に管理されうる方法の提供。    【解決手段】帳票出力コンピュータ２は、出力すべき帳票１２を、そのプリンタ８から印刷する。同時に符号化コード１４の付いた表紙１６も印刷される。印刷が完了した段階では、当該配布先に配布される帳票群１８が形成される。次に作業者は、コードリーダー４を用い、符号化コード１４を読み取る。読み取りにより、印刷実績データが帳票管理コンピュータ６に取り込まれる。次に帳票管理コンピュータ６は、データベース中の管理データと印刷実績データとを対比する。判定によって管理データと印刷実績データとの不一致が確認されると、帳票管理コンピュータ６が警告を発する。警告を受けた作業者は、原因究明、誤入力されたデータの修正、印刷のやり直し等の対応を取る。【選択図】図１
2005108064.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
多数の帳票が、配布先ごとに仕分けされ、かつ印刷実績データを含む符号化コードが付された状態で、帳票出力コンピュータにより印刷されるステップと、
この符号化コードがコードリーダーで読み取られ、印刷実績データが帳票管理コンピュータに取り込まれるステップと、
この印刷実績データが、帳票管理コンピュータによって、記憶装置に記憶された管理データと対比されるステップと
を含む帳票仕分け作業の管理方法。
【請求項２】
上記印刷実績データと管理データとが一致しない場合に、帳票管理コンピュータが警告を発するステップをさらに含む請求項１に記載の管理方法。
【請求項３】
多数の帳票を配布先ごとに仕分けして、かつ印刷実績データを含む符号化コードを付して印刷する帳票出力コンピュータと、
この符号化コードを読み取るコードリーダーと、
このコードリーダーと連結されており、符号化コードに含まれる印刷実績データと記憶装置に記憶された管理データとを対比する帳票管理コンピュータと
を備えた帳票仕分け作業の管理システム。
【請求項４】
配布先ごとに仕分けされた多数の帳票とともに印刷された符号化コードがコードリーダーで読み取られることで、印刷実績データが帳票管理コンピュータに取り込まれるステップと、
この印刷実績データと記憶装置に記憶された管理データとが帳票管理コンピュータによって対比されるステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、帳票が配布先ごとに仕分けされる作業の管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業では、日々多数の帳票が印刷され、配布される。帳票の種類、発行部門及び配布先は、様々である。帳票の印刷及び配布には、膨大な労力を要する。作業の負担を軽減する提案が、種々なされている（例えば特開２００２−２９８０６９公報参照）。
【０００３】
従来、帳票の印刷及び配布の作業は部門ごとに行われていたが、近年はこの作業が自動仕分けシステムで一元的に行われている。このシステムには、自動仕分けソフトが用いられている。このソフトウエアは、市販されている。
【０００４】
このシステムでは、１箇所において、多数の帳票が配布先ごとに仕分けされて印刷される。作業者は、この帳票を配布先に送る。このシステムが用いられることで、帳票の印刷及び配布が部門ごとに行われる場合に比べ、作業効率が高まる。
【特許文献１】特開２００２−２９８０６９公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このシステムで印刷された帳票に過不足があるか否かのチェックは、人手によって行われている。このチェックには、時間と労力を要する。また、本来は別個の部門に送付されるべき帳票同士が重ね合わされて１つの部門に送付されてしまうというミスが生じる場合があり、しかもそのミスが直ちには発見されないことが多い。自動仕分けシステムに対する誤入力に起因した送付ミスが生じるおそれもある。本発明の目的は、帳票仕分け作業が容易かつ確実に管理されうる方法の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る帳票仕分け作業の管理方法は、
（１）多数の帳票が、配布先ごとに仕分けされ、かつ印刷実績データを含む符号化コードが付された状態で、帳票出力コンピュータにより印刷されるステップ、
（２）この符号化コードがコードリーダーで読み取られ、印刷実績データが帳票管理コンピュータに取り込まれるステップ
及び
（３）この印刷実績データが、帳票管理コンピュータによって、記憶装置に記憶された管理データと対比されるステップ
を含む。
【０００７】
好ましくは、この管理方法は、
（４）印刷実績データと管理データとが一致しない場合に、帳票管理コンピュータが警告を発するステップ
をさらに含む。
【０００８】
他の発明に係る帳票仕分け作業の管理システムは、
多数の帳票を配布先ごとに仕分けして、かつ印刷実績データを含む符号化コードを付して印刷する帳票出力コンピュータと、
この符号化コードを読み取るコードリーダーと、
このコードリーダーと連結されており、符号化コードに含まれる印刷実績データと記憶装置に記憶された管理データとを対比する帳票管理コンピュータと
を備える。
【０００９】
さらに他の発明に係るコンピュータプログラムは、
（１）配布先ごとに仕分けされた多数の帳票とともに印刷された符号化コードがコードリーダーで読み取られることで、印刷実績データが帳票管理コンピュータに取り込まれるステップ
及び
（２）この印刷実績データと記憶装置に記憶された管理データとが帳票管理コンピュータによって対比されるステップ
をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１０】
この管理方法では、印刷された帳票の過不足のチェックが容易かつ確実である。しかもこの管理方法では、出力ミスや送付ミスが生じた場合でも、早期にこのミスが発見されうる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、適宜図面が参照されつつ、好ましい実施形態に基づいて本発明が詳細に説明される。
【００１２】
図１は、本発明の一実施形態に係る帳票仕分け作業の管理システムが示された概念図である。このシステムは、帳票出力コンピュータ２と、コードリーダー４と、帳票管理コンピュータ６とを備えている。帳票出力コンピュータ２は、プリンタ８を備えている。コードリーダー４と帳票管理コンピュータ６とは、ケーブル１０を介して連結されている。
【００１３】
帳票出力コンピュータ２の記憶装置（典型的にはハードディスク）には、出力されるべき帳票１２のフォームと、この帳票１２に記載されるべきデータが記憶されている。記憶装置には、自動仕分けプログラムがインストールされている。
【００１４】
帳票管理コンピュータ６は、記憶装置を備えている。この記憶装置には、データベースが格納されている。このデータベースには、管理データが記憶されている。管理データとしては、出力予定日、帳票コード、宛先コード、送付先コード、必要部数等に関するデータが挙げられる。出力予定日とは、当該帳票１２が印刷されるべき年月日である。帳票コードとは、識別の目的で帳票１２ごとに付与された番号である。宛先コードとは、識別の目的で部門ごとに付与された番号である。送付先コードとは、識別の目的で送付先ごとに付与された番号である。ここで送付先とは、複数の部門が同一地域に存在する場合のこの地域を意味する。例えば、東京本社に人事部、経理部及び法務部が存在する場合、人事部が宛先である帳票１２、経理部が宛先である帳票１２及び法務部が宛先である帳票１２が、一括して東京本社に送られる。この場合、人事部、経理部及び法務部には宛先コードが付され、東京本社には送付先コードが付される。本発明において「配布先ごとに仕分けされる」とは、
（１）送付先ごとに仕分けされる場合
（２）宛先ごとに仕分けされる場合
及び
（３）送付先ごとで大きく仕分けされ、かつ宛先ごとに細かく仕分けされる場合
を含む。
【００１５】
図２は、図１のシステムが用いられた帳票仕分け作業の管理方法が示されたフローチャートである。この管理方法では、まず帳票出力コンピュータ２の自動仕分けプログラムが起動する（ＳＴＥＰ１）。帳票出力コンピュータ２には、あらかじめ、帳票管理コンピュータ６の管理データと同等のデータ入力されている。従って、帳票出力コンピュータ２は、当日に出力すべき帳票１２を認識することができる。起動により、帳票出力コンピュータ２の表示部（モニタ）には、当日に出力されるべき帳票１２のリストが表示される（ＳＴＥＰ２）。通常は、配布先ごとに出力されるべき帳票１２がリスト表示される。作業者は、表示部を見て、出力すべき帳票１２の有無を判断する（ＳＴＥＰ３）。出力されるべき帳票１２がある場合、作業者は入力部（キーボード、マウス等）を操作し、１つ目の配布先に配布される帳票１２の出力を指示する（ＳＴＥＰ４）。
【００１６】
指示を受けた帳票出力コンピュータ２は、出力すべき帳票１２を、そのプリンタ８から印刷する（ＳＴＥＰ５）。このステップでは、同時に符号化コード１４の付いた表紙１６も印刷される。印刷が完了した段階では、当該配布先に配布される帳票群１８が形成される。この帳票群１８は、表紙１６を備えている。
【００１７】
符号化コード１４としては、バーコード、二次元コード及び三次元コードが例示される。この符号化コード１４には、印刷実績データが含まれている。印刷実績データには、印刷日時、帳票コード、宛先コード、送付先コード、印刷部数、印刷ページ数等が含まれる。
【００１８】
次に作業者は、コードリーダー４を用い、符号化コード１４を読み取る（ＳＴＥＰ６）。読み取りにより、印刷実績データが帳票管理コンピュータ６に取り込まれる（ＳＴＥＰ７）。印刷実績データは、帳票管理コンピュータ６のＲＡＭに、一時的に記憶される。
【００１９】
次に帳票管理コンピュータ６は、データベース中の管理データと印刷実績データとを対比する（ＳＴＥＰ８）。この対比は、帳票管理コンピュータ６にインストールされている管理プログラムによって行われる。この対比は、帳票コードをキーとして行われる。対比により、管理データと印刷実績データとの一致が判定される（ＳＴＥＰ９）。このステップでは、宛先の一致、送付先の一致、部数の一致、出力予定日と印刷日との一致等が判定される。
【００２０】
判定によって管理データと印刷実績データとの不一致が確認されると、帳票管理コンピュータ６が警告を発する（ＳＴＥＰ１０）。典型的な警告は、表示部へのエラーメッセージの表示である。通常は、エラーメッセージと共に、エラーの内容の詳細が表示される。具体的には、宛先、送付先、部数等の項目の中から、不一致の項目がリストアップされる。警告音によって警告がなされてもよい。警告を受けた作業者は、対応をとる（ＳＴＥＰ１１）。対応としては、原因究明、誤入力されたデータの修正、印刷のやり直し等である。
【００２１】
管理データと印刷実績データとが一致した場合（ＳＴＥＰ９において「Ｙｅｓ」の場合）、データベースが更新される（ＳＴＥＰ１２）。具体的には、印刷日時等がデータベースに記憶され、かつ、当該配布先に関する完了フラグが立てられる。
【００２２】
次に作業者は、表示部を見て、出力すべき帳票１２がさらにあるか否かを判断する（ＳＴＥＰ３に戻る）。出力されるべき帳票１２がある場合、作業者は、上記ＳＴＥＰ４からＳＴＥＰ１２を繰り返す。出力されるべき帳票１２が存在しない場合（ＳＴＥＰ３において「Ｎｏ」の場合）、作業者は、帳票管理コンピュータ６を操作して出力漏れの有無の判定を行う（ＳＴＥＰ１３）。この判定は、帳票コードに基づいて行われる。具体的には、当日印刷された全ての帳票１２の帳票コードと、管理データ中から抽出された当日印刷されるべき帳票１２の帳票コードとの過不足が、判定される。
【００２３】
判定によって出力漏れが確認されると、帳票管理コンピュータ６が警告を発する（ＳＴＥＰ１４）。典型的な警告は、表示部へのエラーメッセージの表示である。通常は、エラーメッセージと共に、エラーの内容の詳細が表示される。具体的には、出力が漏れた帳票１２の名称、コード、宛先、送付先等が表示される。警告を受けた作業者は、対応をとる（ＳＴＥＰ１５）。対応としては、原因究明、誤入力されたデータの修正、印刷のやり直し等である。出力漏れがなかった場合（ＳＴＥＰ１３において「Ｎｏ」の場合）、作業が完了する。
【００２４】
この管理方法では、帳票出力コンピュータ２に入力されるデータ（宛先、送付先、必要部数等）に誤入力があった場合でも、判定（ＳＴＥＰ９）において発見されうる。この管理方法では、帳票出力コンピュータ２への入力漏れがあった場合でも、判定（ＳＴＥＰ１３）において発見されうる。この管理方法では、配布先の異なる２つの帳票群１８が誤って重ねられた場合でも、誤送が防止されうる。
【００２５】
この管理方法では、帳票群１８に表紙１６が付けられ、この表紙１６に符号化コード１４が付される。表紙１６が省略され、帳票群１８の先頭の帳票１２に符号化コード１４が付されてもよい。
【００２６】
この管理方法では、帳票群１８が印刷されるたびに対応（ＳＴＥＰ１１）が取られる。対応は、全ての帳票群１８の印刷が完了した後に、まとめて行われてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００２７】
本発明は、多種多様の帳票が印刷される事業所において有用である。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る帳票仕分け作業の管理システムが示された概念図である。
【図２】図２は、図１のシステムが用いられた帳票仕分け作業の管理方法が示されたフローチャートである。
【符号の説明】
【００２９】
２・・・帳票出力コンピュータ
４・・・コードリーダー
６・・・帳票管理コンピュータ
８・・・プリンタ
１０・・・ケーブル
１２・・・帳票
１４・・・符号化コード
１６・・・表紙
１８・・・帳票群
【図１】
2005108064.tif 000003
【図２】
2005108064.tif 000004