(57)【要約】【課題】  変換テンプレートを利用することなく、ドキュメントの書式の自動判別、外観を利用した書式判定を行うことで文書の変換を簡略化し、ドキュメントの再利用を効率的に行えるようにする。【解決手段】  コンピュータシステムによって文書データを管理する方法であって、作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換工程と、変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割工程と、複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けて文書データ格納手段に格納する格納工程と、文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索工程と、検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力工程とを備えた。【選択図】  図３
2005108006.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータシステムによって文書データを管理する方法であって、
作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換工程と、
変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割工程と、
複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けて文書データ格納手段に格納する格納工程と、
文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索工程と、
検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力工程と
を備えたことを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法であって、
前記変換工程は、異なるフォーマットで作成された文書若しくは異なる文書作成アプリケーションによって作成された文書データを取得して、これらの文書データを共通のフォーマットに変換するものであることを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項１記載の方法であって、
前記格納工程は、所定の識別情報として、細分化データに含まれる文字列及び／若しくは記号を抽出して細分化データのタイトルを生成し、生成したタイトルに関連付けて細分化データを前記文書データ格納手段に格納するものであることを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項１記載の方法であって、
さらに、前記変換された文書データに含まれる複数のデータ属性を抽出する属性抽出工程を備え、
前記分割工程は、判定されたデータ属性毎に文書データを細分化するものである
ことを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項４記載の方法であって、
前記属性抽出工程は、細分化データに含まれる複数のデータ属性を抽出するものであり、
前記分割工程は、判定されたデータ属性毎に細分化データを更に細分化するものである
ことを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項４記載の方法であって、
さらに、前記出力工程でユーザ端末に出力された細分化データ毎の出力回数をカウントして前記文書データ格納手段に格納する出力回数カウント工程と、
特定の細分化データの出力回数の照会を受付けた場合に、前記文書データ格納手段を検索して当該細分化データの出力回数を提示する出力回数照会処理工程と
を備えたことを特徴とする方法。
【請求項７】
作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換手段と、
変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割手段と、
複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けて格納する文書データ格納手段と、
文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索手段と、
検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
コンピュータシステムに、
作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換ステップと、
変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割ステップと、
複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けてコンピュータシステムの文書データ格納手段に格納する格納ステップと、
文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索ステップと、
検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力ステップと
を実行させるための文書データ管理用コンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、提案書や設計書などの文書データを再利用して文書の作成効率を向上させることが出来る文書データ管理方法、文書データ管理システム及び文書データ管理用コンピュータプログラムに関する。  
【背景技術】
【０００２】
従来より、例えばコンピュータシステムの開発においては、提案書、システム設計書等（以後「ドキュメント」と称する）を作成する際、過去に作成した類似のシステムのドキュメントを参考にしたり、過去のドキュメントを再利用することで作業の効率化を図っている。
【０００３】
参考となる先行技術として、以下のものがある。
【特許文献１】特開平９−２４５０３５号公報
【特許文献２】特開２００３−２２８５６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
このようなドキュメントは、個人または開発プロジェクト単位で保管・管理されることが多い。そのため、当該開発プロジェクトの関係者以外の者は過去のドキュメントの存在自体を知らない場合が多い。
【０００５】
また、ドキュメントを集中管理して共有化した場合、膨大な量・種類のドキュメントから目的のもの探し出すには時間的・人的な負荷が大きい。目的のドキュメントを探し出せた場合であっても、このドキュメントから必要な部分を切り出して再利用するには、ドキュメントを作成したアプリケーションが利用できるようにユーザ端末の環境を設定した上で、カット&ペーストなどの機能を利用して個別に行うしかない。
【０００６】
さらに、ユーザがドキュメントの一部だけを再利用したい場合であっても、ドキュメントを管理するサーバからドキュメント全体をユーザ端末にダウンロードしたり、ネットワーク上でドキュメント全体を表示させて作業を行う必要がある。そのため、ユーザ端末のコンピュータ資源を過度に圧迫したり、ネットワーク環境に多大な負荷をかけることになる。
【０００７】
このように、過去のドキュメントを再利用するには種々の問題が存在するため、ドキュメントの再利用は限られた範囲で行われているに過ぎず、新規ドキュメント作成の作業効率の向上という目的を十分達成できていないのが実情である。
【０００８】
この点につき、既存のドキュメントをＸＭＬ（Extensible Markup Language）化して集中管理することが考えられる。この場合、ドキュメントをＸＭＬ化する際に変換テンプレートを作成してドキュメントを管理することで、ドキュメント再利用の利便性向上が期待できる。
【０００９】
しかし、過去に作成されたドキュメントはフォーマットが標準化されていないことが多く、ドキュメントの作成者ごとに異なる書式を利用している場合が多い。このような書式が統一されていないドキュメントを統合するには、ドキュメント毎にテンプレートを定義（作成）しなければならないことから、膨大な作業が必要となる。従って、このような方法によっても、過去のドキュメントの再利用を促進することは困難である。
【００１０】
本発明は上記の課題に鑑みてなされたもので、変換テンプレートを利用することなく、ドキュメントの書式の自動判別、外観を利用した書式判定を行うことで文書の変換を簡略化し、ドキュメントの再利用を効率的に行えるドキュメント管理方法及び管理システムを提供することを目的とする。  
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の第１の主要な観点によれば、コンピュータシステムによって文書データを管理する方法であって、作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換工程と、変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割工程と、複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けて文書データ格納手段に格納する格納工程と、文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索工程と、検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力工程とを備えたことを特徴とする方法が提供される。
【００１２】
このような構成によれば、作成された文書データをリッチテキストのような所定のフォーマットに変換する。変換された文書データからタグなどの外観上の特徴の情報（分割情報）を抽出し、この情報に基いて文書を複数の細分化データに分割する。分割された個々の細分化データにタイトル（XMLのタグ情報等）などの識別情報を付して記録する。これにより、ユーザがタイトル等の検索条件を指定すすことで、文書単位ではなく、分割された細分化データ単位で検索できる。従って、テンプレートを利用することなく、文書の変換や検索を簡単に行えるようになる。
【００１３】
また、本発明の第２の主要な観点によれば、作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換手段と、変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割手段と、複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けて格納する文書データ格納手段と、文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索手段と、検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム提供される。
【００１４】
また、本発明の第３の主要な観点によれば、コンピュータシステムに、作成された文書データを取得し、特定のフォーマットに変換する変換ステップと、変換された文書データから所定の分割情報を抽出し、この分割情報に基づいて文書データを複数の細分化データに分割する分割ステップと、複数の細分化データを所定の識別情報に関連付けてコンピュータシステムの文書データ格納手段に格納する格納ステップと、文書データの利用を希望するユーザの端末から検索条件を取得して前記文書データ格納手段から該当する細分化データを検索する検索ステップと、検索された細分化データをユーザ端末に出力する出力ステップとを実行させるための文書データ管理用コンピュータプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、ドキュメントの書式の自動判別、外観を利用した書式判定を行うことで文書の変換を簡略化し、ドキュメントの再利用を効率的に行えるドキュメント管理方法及び管理システムを得ることができる。
【００１６】
なお、この発明の他の特徴と顕著な効果は、次の発明の実施の形態の項の記載と添付した図面とを参照することで、より明確に理解される。  
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。
【００１８】
図１は本発明の一実施形態に係るシステムの全体イメージを示す図である。
【００１９】
この実施形態に係るシステムは、次の特徴を有する。
【００２０】
１．異なるアプリケーション（MS-Word、MS-Excel、一太郎、WordPerfectなど）で作成されたドキュメントが、XML形式の共通フォーマットで一元管理できる（図１参照）。
【００２１】
２．変換は対象ドキュメントを指定するだけで行える。
【００２２】
３．ドキュメントの書式については特に規制はない。すなわち、どのような書式で作成されたものでも変換可能である。
【００２３】
４．ドキュメントの変換はアプリケーションごとの差異をなくすため、RTF（RitchTextFormat）形式を介して行う（図１参照）。
【００２４】
５．RTFよりプロパティの情報、およびドキュメント本体の情報を取得してXML形式へ変換する（図３参照）。
【００２５】
６．プロパティからは、「ファイル名」「作成者」「作成日」などの情報を取得する（図３参照）。
【００２６】
７．ドキュメント本体は、「ブロック」「アイテム」「リスト」「パラグラフ」の属性毎に細分化する（図４参照）。
【００２７】
８．ドキュメントの細分化は、RTFのタグ情報、およびタグで囲まれた文章の「インデント」「フォントの書式」「前後関係」「字下げ」「改行」「空白文字数」の特定の情報に着目して、外観上の特徴に基づいて行う（図８参照）。ここで外観とは、パラグラフ内を左端からのインデント、フォントの大きさ、字下げ、改行、空白文字、特殊フォーマットを指す。本発明は、この外観に着目して文書データを走査し、実質の１段落を取得するように構成される。
【００２８】
９．細分化された情報は、ブロック単位にタイトル（XMLのタグ情報）が生成され管理される。ここでブロックとは、外見上の文章の固まりを指す（図６参照）。
【００２９】
１０．1つのブロックは複数のブロック、アイテム、リスト、パラグラフで構成され、各項目は階層化され管理される（図５参照）。ここで、図５において、ルートタグは1つ以上の文書構成要素（ブロック、アイテム、リスト、パラグラフ）を持つ。ブロックはルートタグ、もしくはブロック下に配置され、1つ以上の文書構成要素を持つ。アイテム、リスト、パラグラフ下には配置されない。アイテムはブロック、アイテム、リスト下に配置される。パラグラフ下には配置されない。リストはブロック、アイテム、リスト下に配置される。パラグラフ下には配置されない。
【００３０】
１１．XMLに変換されたドキュメントはカテゴリごとに分割されたXMLデータベースに集約され管理される。このようにカテゴリごとに集約することで再利用性がさらに高まる。ここでカテゴリとは、例えば「金融系」「流通系」といった産業ごとなど、再利用を意識した分類を指す。
【００３１】
１２．ドキュメントの再利用は細分化された単位を最小単位として行われる。
【００３２】
１３．ユーザが目的の文章を検索する場合は検索機能を利用して行う（図７参照）。具体的には、「タグ情報で検索」が指定された場合は、XMLの「XPath」を利用して検索を行う。「本文情報で検索」が指定された場合は、全文検索エンジン（たとえばオープンソースソフトウェアのNamazuなど）を利用して検索を行う。データベースを利用する場合は、DBMSにより提供される機能を利用する。
【００３３】
また、検索結果はタグ単位に、タグ情報とタグ内に含まれる文章をダイジェスト（指定キーワードを含んだ前後を指す）として表示される。検索結果に上下関係（タグが入れ子になっている状態）がある場合は、それが分かるようにインデントを行う。検索に使用したキーワードは強調して表示される。
【００３４】
「全文」ボタン押下で、タグに含まれる文章全体をポップアップで表示する。「階層」ボタン押下で、タグの階層情報（親子関係）をポップアップで表示する。「取込」ボタン押下で、タグに含まれる文章全体をカレントアプリケーション（ドキュメント作成中のアプリケーション）に送信する。ドキュメントが再利用（「取込」ボタンが押下）されることで、タグ単位にポイントが加算される。加算されたポイントは検索結果を表示する際に利用される。
【００３５】
１４．検索はブロック単位に付加されたタイトル、もしくはドキュメント全体を対象として行う。
【００３６】
１５．検索対象はどちらか一方、もしくは両方を選択することができる。
【００３７】
１６．検索のためのキーワードは検索対象それぞれで複数設定することができる。
【００３８】
１７．キーワードが複数指定された場合、キーワードの結合状態を「部分一致」「完全一致」のいずれかから選択できる。
【００３９】
１８．検索はXMLが提供する機能、および全文検索エンジンを利用して行う。
【００４０】
１９．検索結果はブロックを単位に一覧表示され、各ブロックはタグ情報、およびタグ内に含まれる文章のダイジェスト（検索キーワードを含む前後）で構成される。その際、検索キーワードに使用した文字は強調表示される。
【００４１】
２０．検索結果に上下関係（タグが入れ子になっている状態）がある場合は、それが分かるようにインデントされる。
【００４２】
２１．一覧の表示順は、再利用時に加算されたポイントを元に行われる。
【００４３】
２２．ブロック内の情報は「全文」ボタン押下することで、ポップアップ画面に表示される。
【００４４】
２３．ブロックの階層情報（親子関係）は「階層」ボタン押下することで、ポップアップ画面に表示される。
【００４５】
２４．カレントアプリケーションへの取込は「取込」ボタンを押下することで行われる。
【００４６】
２５．再利用された文章にはポイントが加算される。細分化データはポイント数でソートされ、ポイントが上がると検索結果が一覧の先頭方向に移動し、より先頭に表示されるようになる。
【００４７】
これらの各特徴は、実際にはコンピュータシステムの記憶媒体に確保された一定の領域及びこの領域にインストールされたプログラムによって実行されるものであり、図示しないＣＰＵによってＲＡＭ上に呼び出されて実行されることで、ＯＳ（オペレーションシステム）と協働してこの発明の機能を奏するようになっている。
【００４８】
次に、本発明の具体的な適用例を説明する。
【００４９】
ドキュメント（提案書、システム設計書など）を作成する際、過去の類似事例を参考に作成する。
【００５０】
他部門（社）にシステム開発を依頼する、または共同で開発を行う場合、自部門（社）だけであればドキュメントに盛り込まなくても良いような内容（暗黙知）もドキュメントに盛り込む必要が出てくる。このような場合、データベース化された暗黙知を適宜引用することが可能となる。
【００５１】
上流工程に沿って下流工程のドキュメントを作成する場合、上流工程で作成された内容を下流工程で活用できる。機能設計から詳細設計、結合テスト仕様書を作成する、詳細設計から単体テスト仕様書を作成するなどの場合である。図１１及び図１２に本発明を適用した例を示す。図１１が、XML化対象ドキュメント（ファイル名：SampleFile.doc）であり、図１２が、XML変換後ドキュメント（SampleFile.xml）である。
【００５２】
以上のような構成により、本発明は以下の効果を奏する。
【００５３】
１．過去に個人、プロジェクトが保管していたドキュメントを、その枠組みを超えて利用が可能になる。
【００５４】
２．利用者は容易に再利用可能な文書を検索、再利用できる。
【００５５】
３．しかも、文書はその使用頻度によりリスト順位がソートされるため、より頻繁に再利用された文書にアクセスすることができる。
【００５６】
４．再利用はブロック単位に文書の任意の範囲を指定して行うことができる。
【００５７】
５．切り貼りイメージでドキュメントが作成できることから、ドキュメントを作成するための時間が短縮できる。
【００５８】
６．従来、作成したアプリケーションがなければ利用できなかった文書（異なる形式で作成された文書）が利用できる。例えば、あるシステムの機能一覧がＷｏｒｄで作成されていたり、Ｅｘｃｅｌで作成されたり、またＰＤＦ（Portable Document Format）で提供されているような場合など、本来再利用が難しい環境での再利用を可能にする。
【００５９】
なお、この発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、発明の要旨を変更しない範囲で種々変形可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係るシステムの全体イメージを示す図である。
【図２】図２は、本システムの動作環境を示す図である。
【図３】図３は、本発明の実施形態の概念図を示す図。
【図４】図４は、木構造解析手段を示す図。
【図５】図５は、XMLファイル構成を示す図。
【図６】図６は、細分化され、XMLに変換された文書を示す図。
【図７】図７は、検索キーワード設定手段／ドキュメント検索手段を示す図。
【図８】図８は、ブロック解析手段を示す図。
【図９】図９は、XML変換ルールテーブルを示す図。
【図１０】図１０は、段落を形成する文字列を示す図。
【図１１】図１１は、XML化対象ドキュメントの例を示す図。
【図１２】図１２は、XML変換後ドキュメントの例を示す図。
【図１】
2005108006.tif 000003
【図２】
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【図３】
2005108006.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2005108006.tif 000010
【図９】
2005108006.tif 000011
【図１０】
2005108006.tif 000012
【図１１】
2005108006.tif 000013
【図１２】
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