(57)【要約】【課題】議事録管理システムに登録された次回会議予定の情報を、スケジュール管理システムと連動してスケジュールデータを自動登録する方式と、会議室の予約を行うシステムと連動して会議室の予約を行う方式を提供する。【解決手段】議事録管理システムから議事録を登録すると、次回会議予定の情報が会議予定情報テーブルに登録される。その情報から自動的にスケジュール管理システムと連動して会議室の予約状況の確認、スケジュールの登録を行うことができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の議事内容を項目と対応付けて議事録として管理する議事録管理システムにおいて、人や施設または人のみのスケジュールの管理を行うスケジュール管理システムと情報及び動作指示を送受信する手段を備え、議事録項目に次回会議の出席予定者、開催日時、開催場所の項目を備え該項目を入力した議事録を議事録管理システムに登録する手段を有し、スケジュール管理システムに該項目の情報と動作指示を前記送受信手段により送信し、スケジュール管理システムにおいて次回の会議の出席予定者及び開催場所または会議の出席予定者のスケジュールデータを登録する手段を有することを特徴とするスケジュール管理システムと連動する議事録管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の議事録管理システムにおいて、上記議事録に次回会議予定の変更に必要な項目を備えており、該項目を入力した議事録を議事録管理システムに前記登録手段により登録処理をした後、スケジュール管理システムに該項目の情報と動作指示を前記送受信する手段により送信することでスケジュール管理システムにより次回の会議の出席予定者及び開催場所または会議の出席予定者のスケジュールデータを変更することを特徴とするスケジュール管理システムと連動する議事録管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の議事録管理システムにおいて、上記議事録に今後の検討項目及び検討担当者及び検討期限の項目を備えており、該項目を入力した議事録を議事録管理システムに登録後に、スケジュール管理システムに該項目の情報と動作指示を前記送受信する手段により送信し、スケジュール管理システムにより検討担当者の検討期限日のスケジュール情報に検討項目を登録することを特徴とするスケジュール管理システムと連動する議事録管理システム。
【請求項４】
施設のスケジュール管理を行うスケジュール管理システムと情報及び動作指示を送受信する手段を備えており、議事録管理システムにおいて登録処理をした議事録項目のうち次回開催日時と次回開催場所の情報と動作指示を前記送受信する手段により送信し、スケジュール管理システムにより施設の予約状況を確認し、会議の開催場所のスケジュールデータを登録する手段を有することを特徴とするスケジュール管理システムと連動する議事録管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、議事録管理システムに関し、特に次回会議をスケジュール管理システムと連動して設定する支援機能を備えた議事録管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から議事録の作成と管理を支援する議事録管理システムは存在し、議事録中の各項目と内容を対応付けて管理し、検索や統計に利用するシステムが知られている。議事録は定型書式に則って作成されるので比較的データベース管理がしやすい書類であり、特に出席者、開催日、開催場所等の日時及び場所情報が明記されるので、個人や会議室のスケジュールとの関連付けが容易であるという特徴がある。
従来の議事録管理とスケジュール管理を対応付けたシステムとしては、特許文献１に記載のようなシステムが存在する。また、スケジュール管理と連動して会議の設定を支援するシステムとしては、特許文献２に記載のようなシステムが存在する。
【０００３】
【特許文献１】特開平９−４４５６１号公報
【０００４】
【特許文献２】特開平９−９１３４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
通常会議の開催においては、一つのテーマについて一回の会議で議事が終わることは少なく、複数回の会議が開催されるのが普通である。その際、次回会議の設定は議事録作成時に行われることが多い。上記従来システムのうち、特許文献１に記載のようなシステムでは、会議の企画を起点としてスケジュールに対応付けて議事録が登録されているため、過去の会議の議事録を検索する事は可能であるが、次回の会議を設定するためには今回議事録からではなく別途会議の企画から開始する必要があった。また、特許文献２に記載のようなシステムでは参加者のスケジュールの空き時間と会議室の空き時間から条件の合う日時と会議室を検索し自動的に開催日時と開催場所を決めることが可能であるが、この検索条件は別途設定する必要があり、検索条件の入力ミス等により議事録に記載された日時や場所と異なる会議室を予約してしまう場合があるという問題があった。また、議事録の作成、会議室の予約を行った後に改めて次回会議の出席予定者のスケジュールに登録しなければならない為、出席予定者が多い場合等は登録作業が煩雑となり、登録漏れ、登録内容の誤り等が生じやすく、議事録に記載された内容と齟齬をきたす場合がある。また、次回の会議の予定が変更となった場合、スケジュールの変更の運用も煩雑となる。
【０００６】
本発明の目的は上記課題を解決し、議事録管理システムに入力した情報をスケジュール管理システムに送信し、会議の開催日時と場所を設定して参加者へのスケジュール登録を自動的に行うシステムを提供することにある。また、他の目的は次回会議予定の変更を議事録管理システムに入力し、その変更内容をスケジュール管理システムに送信して新たなスケジュールの設定と登録を行うシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明のスケジュール管理システムと連動する議事録管理システムでは、会議設定のためにスケジュール管理システムを検索して情報を登録するために必要な項目を設定し、その項目の内容をスケジュール管理システムに送信する機能を備える。その項目としては、議事録の内容に記載される次回会議予定の情報、すなわち「次回会議名」、「次回会議出席予定者」、「次回会議開催日時」、「次回会議開催場所」を設定する。このうち「次回会議名」と「次回会議出席予定者」以外はスケジュールにより可変な情報としても良い。議事録管理システムにおいてこれら全ての項目を入力し、その情報と登録依頼をスケジュール管理システムに送信し、スケジュール管理システムから登録の結果を受信する。
【０００８】
また、上記可変な情報とした「次回会議開催日時」、「次回会議開催場所」のどちらか一方、あるいは両方を空白としてスケジュール管理システムに検索依頼を送信しても良い。ユーザと施設のスケジュールを一括管理するスケジュール管理システムの場合は、両者を空白として同時に送信しても良いが、別に管理するシステムの場合は、どちらかの情報を先に検索し、その結果に基づいて他方の情報を検索する二段階の検索依頼を行う。このように空白を含む入力情報と検索依頼コマンドをスケジュール管理システムに送信し、スケジュール管理システムから検索結果を受信する。検索結果により最適な日時と場所を選択し、議事録管理システムにおいて「次回会議開催日時」、「次回会議開催場所」として入力し、全ての入力情報と登録依頼をスケジュール管理システムに送信する。これにより、上記情報が含まれた議事録を議事録管理システムに登録したタイミングで、スケジュール管理システムにより会議出席予定者と会議室のスケジュール登録を行うことが可能となる。
【０００９】
次回会議予定を変更する場合は、以下のように実施する。まず議事録管理システムより対象となる会議の議事録を呼び出す。議事録には変更項目入力欄を設けておき、変更となった「次回会議名」、「次回会議出席予定者」、「次回会議開催日時」、「次回会議開催場所」の情報を議事録管理システムに入力する。入力した情報によるスケジュール登録は、上記と同様に行う。この時前回登録したスケジュール情報が存在するので、スケジュール登録依頼と併せてスケジュール削除依頼を送信する。この変更は、新規スケジュール登録として処理するのではなく、各出席者のスケジュール変更依頼として対象者名と新規日時と場所を送信することによって処理しても良い。
また、議事録の今後の検討項目の情報（担当者、期限日時を含む）の情報をスケジュール管理システムに送信し、スケジュール管理システムの持つ個人毎の懸案項目やイベント項目に今後の検討項目を登録しても良い。この時、担当者がスケジュール登録対象者、期限日時が検討項目を登録する日時となる。
【発明の効果】
【００１０】
本発明の議事録管理システムは、以上のようにスケジュール管理システムと連動してスケジュール登録処理を行う機能を持つので、次回会議予定を議事録管理システムに登録すればスケジュール管理システムへの登録が自動的に行われ、これまでの運用におけるスケジュール管理システムへの登録作業、会議室の予約といった運用負担を軽減する効果を奏する。
【００１１】
また、議事録と別にスケジュール管理システムに情報を入力することによるスケジュールの登録漏れ、登録内容誤り等を防止する効果を奏する。また、議事録管理システムから会議予定の変更を行うことにより、変更ミスが少なくなりかつ議事録とスケジュールの対応付けを保つことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の一実施例を図面を用いて説明する。
図１は本発明の一実施例を示すスケジュール管理システムと議事録管理システムの構成図である。１０１はスケジュール管理システムであり、１０２は議事録管理システムである。１０３は利用者からの入力の受付や、ネットワークを介してスケジュール管理システム１０１、議事録管理システム１０２とのスケジュール情報や議事録情報の授受、画面表示等を行うクライアントコンピュータである。スケジュール管理システム（１０１）に含まれるテーブルは次のとおりである。１０４はスケジュール管理システムに登録されているユーザの情報を管理するユーザ管理テーブルである。１０５は会議室の予約状況を管理する会議室情報テーブルである。１０６は予約を行うユーザや会議室の情報、日時、場所の情報、その日に行うイベントの内容等の情報で構成されるスケジュールデータを格納するスケジュールテーブルである。１０７は変更されたスケジュールの前のスケジュールデータを格納する変更スケジュールテーブルである。スケジュール管理システム（１０１）は、それぞれのテーブルにアクセスして処理を行う手段であるユーザ管理部（１１１）、会議室情報管理部（１１２）、スケジュール管理部（１１３）、変更スケジュール管理部（１１４）を備える。議事録管理システム（１０２）に含まれるテーブルは次のとおりである。１０８は当該会議名、出席者、実施日時、実施場所、議事内容等で構成される議事情報を格納する議事情報テーブルである。１０９は、次回会議予定の情報を格納する会議予定情報テーブルである。１１０は、今後の検討項目の情報を格納する検討項目情報テーブルである。議事録管理システム（１０２）は、それぞれのテーブルにアクセスして処理を行う手段である議事情報管理部（１１５）、会議予定情報登録部（１１６）、検討項目情報登録部（１１７）からなる。尚、議事録管理システム（１０２）とスケジュール管理システムは、使用者のユーザＩＤ/パスワードの情報を共有するものとする。
【００１３】
図２は、議事録管理システム（１０２）の会議予定情報登録部によって更新される会議予定情報のデータテーブルの例である。会議予定情報としては、少なくとも、議事録管理システムから議事録を登録する際に付与される議事録ＩＤ（２０１）、次回会議名（２０２）、次回出席予定者（２０３）、次回開催日（２０４）、次回開催時間（２０５）、次回開催場所（２０６）の項目を備え、その他必要な項目を加えて構成されている。
【００１４】
図３は、議事録管理システム（１０２）の検討項目情報登録部によって更新される検討項目情報のデータテーブルの例である。検討項目情報としては、少なくとも、議事録管理システムから議事録を登録する際に付与される議事録ＩＤ（３０１）、今後の検討項目（３０２）、担当者（３０３）、期限（３０４）の項目を備え、その他必要な項目を加えて構成されている。
【００１５】
図４に、議事録管理システム（１０２）で議事録を作成してから次回会議予定がスケジュール管理システム（１０１）に登録されるまでの流れを示す。最初に、議事録管理システム（１０２）で議事録を入力する（ステップ４０１）。次に次回会議予定、今後の検討項目を入力した後、議事録の登録処理を行う（ステップ４０２）。この時点で登録した議事録に対し議事録IDが付与され、当該会議の議事情報は議事情報テーブル（１０８）に、次回会議予定の情報は会議予定情報テーブル（１０９）に、今後の検討項目の情報は検討項目情報テーブル（１１０）に格納される。ここで、議事録フォーマットに次回開催日、次回開催時間、次回開催場所が入力されているか、すなわち会議予定情報テーブル（１０９）の次回開催日（２０４）、次回開催時間（２０５）、次回開催場所（２０６）のデータが格納されているかの判定を行う（ステップ４０３）。すべてが格納されている場合は、スケジュール管理システム（１０１）にログインＩＤ/パスワードの情報を送信してログインし、会議予定情報テーブル（１０９）の次回開催日（２０４）、次回開催時間（２０５）、次回開催場所（２０６）の情報と会議室の検索依頼を送信し、会議室の予約状況を確認する（ステップ４０４）。
【００１６】
検索した会議室に先約があるか判定し（ステップ４０５）、先約がなければ、スケジュール管理システム（１０１）に会議室の登録依頼を送信する（ステップ４０６）。会議予定情報テーブル（１０９）に上記のデータのいずれかが格納されていない場合と、格納されているが先約があった場合には、次回開催日時、次回開催場所等のいずれかの情報と会議室の検索依頼を送信し、空いている会議室を検索する（ステップ４０７）。検索して得られた情報は、次回会議予定変更欄に入力し、後に示す図７のフローに従い、スケジュールの登録を行う。最後に、会議予定情報テーブル（１０９）、検討項目情報テーブル（１１０）の情報とスケジュール登録依頼を送信し、次回出席予定者、今後の検討項目の担当者のスケジュールへの登録を行う（ステップ４０８）。
【００１７】
図５に、議事録管理システム（１０２）より議事録を登録する際の、入力フォーマット例を示す。この議事録フォーマットでは、まず従来どおり会議名（５０１）、会議実施日時（５０２）、会議実施場所（５０３）、会議の出席者（５０４）、会議の内容（５０５）、会議で提示した資料名（５０６）を入力する。その後、次回会議名（５０７）、次回出席予定者（５０８）、次回開催日（５０９）、次回開催時間（５１０）、次回開催場所（５１１）、今後の検討項目（５１２）、検討項目の担当者（５１３）、検討項目の対策期限（５１４）を入力する。入力を終えたら登録ボタン（５１５）を押下する。この時点で議事録に対し議事録IDが付与され、今回の会議内容に係る項目と議事録IDの情報は議事録管理システム（１０２）の議事情報テーブル（１０８）に格納され、次回会議予定、今後の検討項目に係る項目、議事録IDの情報は会議予定情報テーブル（１０９）に格納される。
【００１８】
次回会議予定の変更を行う際は、変更後の次回会議名(５１６)、変更後の次回出席予定者（５１７）、変更後の次回開催日（５１８）、変更後の次回開催時間（５１９）、変更後の次回開催場所（５２０）を入力した後、変更ボタン（５２１）を押下する。この時点で次回会議予定変更の情報は議事録管理システム（１０２）の会議予定情報テーブル（１１０）に格納される。
【００１９】
図６に、図５の入力フォーマットを用いて議事録管理システム（１０２）に議事録を登録し、次回会議予定がスケジュール管理システム（１０１）に反映された結果をクライアントコンピュータ（１０３）で表示した画面例を示す。左上部に日付（６０１）、縦軸にユーザ（６０４）と会議室（６０４）、その日に行う項目を示すイベント欄（６０２）、横軸に時間（６０３）を示している。６０６〜６１２はスケジュールデータを示しており、画面には会議名が表示されているが、それぞれ時刻、行先、メモ欄等の情報を持つ。ここでは、先頭に“※”が付与されているスケジュールデータが議事録の登録により更新された情報である（実際には“※”は表示しない）。
【００２０】
図５の入力フォーマットを用いて次回会議予定の変更を行う場合は、議事録フォーマットの会議予定変更欄の項目に入力した後、変更ボタン（５２１）を押下すれば、以下に示す図７のフロー図に従い、変更されたスケジュールの内容が図６の画面に反映される。  
図７に、議事録管理システム（１０２）で図５のフォーマットから会議の変更の情報を入力し、スケジュール管理システム（１０１）でスケジュールの変更が行われるまでの流れを示す。最初に、議事録管理システム（１０２）で次回予定を変更する議事録を呼び出し、表示する（ステップ７０１）。次に次回会議予定の変更情報を入力した後、変更処理を行う（ステップ７０２）。この時点で、変更後の次回会議予定の情報は会議予定情報テーブル（１１０）に格納される。ここで、議事録フォーマットの変更欄に次回開催日、次回開催時間、次回開催場所が入力されているか、すなわち会議予定情報テーブル（１０９）に次回開催日（２０４）、次回開催時間（２０５）、次回開催場所（２０６）のデータが格納されているかの判定を行う（ステップ７０３）。  
すべてが格納されている場合は、スケジュール管理システム（１０１）にログインＩＤ/パスワードの情報を送信してログインし、会議予定情報テーブル（１０９）の次回開催日（２０４）、次回開催時間（２０５）、次回開催場所（２０６）の情報と会議室の検索依頼を送信し、会議室の予約状況を確認する（ステップ７０４）。検索した会議室に先約があるか判定し（ステップ７０５）、先約がなければスケジュール管理システム（１０１）に会議室の登録依頼を送信する（ステップ７０６）。会議予定情報テーブル（１０９）に上記のデータのいずれかが格納されていない場合と、格納されているが先約があった場合には、次回開催日時、次回開催場所等のいずれかの情報と会議室の検索依頼を送信し、空いている会議室を検索する（ステップ７０７）。検索して得られた情報は、次回会議予定変更欄に入力し、改めてスケジュールの変更を行う。
【００２１】
次に、前回予約した会議室の予約の取り消し依頼を送信する（ステップ７０８）。次に、会議予定情報テーブル（１０９）の情報とスケジュール登録依頼を送信し、変更後の次回出席予定者のスケジュールへの登録を行う（ステップ７０９）。最後に、前回登録したユーザのスケジュールの削除依頼を送信する（ステップ７１０）。
【００２２】
以上、本発明の一実施形態について説明したが、会議中に次回開催場所を出席者にアナウンスするために、会議中に議事録を作成し、作成中に次回開催日時の会議室の空き状況を検索し、予約するようにしてもよい。
【００２３】
また、スケジュール管理システム（１０１）においてスケジュールの二重登録が出来ない場合、
次回出席予定者のスケジュールに先約があった場合は、登録不可の旨の情報を返信しても良い。
また、本実施例ではスケジュール管理システムにスケジュールの変更を管理する変更スケジュールテーブル（１０７）が備わっていることを仮定したが、備わっていない場合は、議事録管理システム（１０２）にスケジュールの変更を管理するテーブルを用意し、スケジュールの変更を行う際は、そのテーブルの情報をスケジュール管理システム（１０１）に送信するようにしても良い。
【００２４】
また、本実施例ではスケジュール管理システム（１０１）に会議室の検索、予約を行う機能が備わっていることを仮定したが、スケジュール管理システム（１０１）と会議室の検索、予約を行うシステムが別であってもよい。
また、本実施例では会議予定情報テーブルは、議事録ＩＤ、次回会議名、次回出席予定者、次回開催日、次回開催時間、次回開催場所が備わっていること仮定したが、これらの項目のうちの一部の項目がないテーブルとしても良い。例えば次回開催時間の項目がないテーブルの場合は、次回開催日のイベント項目への登録依頼を送信することとすればよい。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】スケジュール管理システムに議事録管理システムを連動させる機能の概要図。
【図２】会議予定情報テーブル（１０９）において格納される情報を示す図。
【図３】検討項目情報テーブル（１１０）において格納される情報を示す図。
【図４】議事録の登録からスケジュールの更新までの流れを示すフロー図。
【図５】議事録の入力フォーマットを示す図。
【図６】登録したスケジュールデータを示す画面の図。
【図７】次回会議予定の変更を行う流れを示すフロー図。
【符号の説明】
【００２６】
１０１：スケジュール管理システム
１０２：議事録管理システム
１０９：会議予定情報テーブル
１１０：検討項目情報テーブル
１１６：会議予定情報登録部
１１７：検討項目情報登録部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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