(57)【要約】 【課題】  本発明は、記録の保管が容易で、介護スタッフ同士のすれ違いも解消され、顧客満足度も上昇させることができる介護記録保管システムを提供することを目的とするものである。【解決手段】  本発明は、担当の介護スタッフが業務内容を自由に記録する文書の作成と、前記文書の作成で作成した文書を他の介護スタッフ全員に報告するメール送信と、前記メール送信により担当の介護スタッフの記録を把握するメール受信と、前記メール受信の内容をデータベースに保管するデータ登録と、前記データ登録の後でキーワードを指定して情報を抽出するデータ検索と、監督官庁に提出する書類を前記データ検索を利用して作成する資料の作成とからなり、前記メール受信又は前記データ検索により情報が各介護スタッフに行き渡り、状況に適した対応をすることができることを特徴とする介護記録保管システムの構成とした。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
担当の介護スタッフが業務内容を自由に記録する文書の作成と、前記文書の作成で作成した文書を他の介護スタッフ全員に報告するメール送信と、前記メール送信により担当の介護スタッフの記録を把握するメール受信と、前記メール受信の内容をデータベースに保管するデータ登録と、前記データ登録の後でキーワードを指定して情報を抽出するデータ検索と、監督官庁に提出する書類を前記データ検索を利用して作成する資料の作成とからなり、前記メール受信又は前記データ検索により情報が各介護スタッフに行き渡り、状況に適した対応をすることができることを特徴とする介護記録保管システム。
【請求項２】
一のクライアントがインターネットを介してサーバにアクセスし、前記サーバの中央処理装置が主記憶装置に呼び込まれたプログラムに実行命令を出すことで、データベースに登録等の操作を行い、他のクライアントにメール送信した後、一のクライアントに補助記憶装置に保管されている画面を返送することを特徴とする請求項１に記載の介護記録保管システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インターネット回線を使用し、電子メールと記録保存型ソフトウェアを使った介護記録保管システムに関する発明である。
【背景技術】
【０００２】
介護保険制度導入により、介護施設における記録の重要性が高まった。施設利用者一人一人の状況を把握し、質の高いサービスを提供するためにも、拘束行為や転倒事故などの記録を残しておくことが必要である。
【０００３】
また、定期に行われる監督官庁による査察等において、介護の内容について資料の提出が要求されるので、毎日の業務の積み重ねを残しておくことが、提出書類を作成する上で大変重要である。
【０００４】
従来においては、特許文献１に記載の発明のように、介護サービス実施状況に関する情報を、端末から通信回線を介してデータベースに記録し、管理するという発明も公開されている。
【特許文献１】特開２００２−０６３２７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、介護記録を残すことができるソフトウェアも存在するが、既存のソフトウェアでは、記録書式が定型的なため、介護スタッフの心情などを自由に記載することができず、充分な労務管理もできない。
【０００６】
また、勤務体系が三交代制である場合、業務の申送りにより他の介護スタッフに対して状況を引き継ぐことが重要であり、過去の記録も含めて情報を簡単に伝達させることができる必要がある。
【０００７】
そこで、本発明は、記録の保管が容易で、介護スタッフ同士のすれ違いも解消され、顧客満足度も上昇させることができる介護記録保管システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、上記の課題を解決するために、担当の介護スタッフが業務内容を自由に記録する文書の作成と、前記文書の作成で作成した文書を他の介護スタッフ全員に報告するメール送信と、前記メール送信により担当の介護スタッフの記録を把握するメール受信と、前記メール受信の内容をデータベースに保管するデータ登録と、前記データ登録の後でキーワードを指定して情報を抽出するデータ検索と、監督官庁に提出する書類を前記データ検索を利用して作成する資料の作成とからなり、前記メール受信又は前記データ検索により情報が各介護スタッフに行き渡り、状況に適した対応をすることができることを特徴とする介護記録保管システムの構成とした。
【発明の効果】
【０００９】
本発明は、以上の構成であるから以下の効果が得られる。第１に、最低限度の書式が設定されているだけで、その他は担当の介護スタッフが自由に記述することができるので、報告すべき内容が漏れることが少なくなる。
【００１０】
第２に、介護を担当した者が、その他の介護スタッフ全員にメールで状況を報告するので、申送り時間も短縮され、介護スタッフ同士のすれ違いも解消される。また、部署内だけでなく、広い範囲にまで情報を伝達することも可能となり、周知が徹底される。
【００１１】
第３に、各介護スタッフが行った毎日の業務記録をデータベースに保管しておくので、監督官庁に資料を提出する際でも、データベースから内容を転記するだけで、容易に提出書類を作成することができる。
【００１２】
第４に、データベースに登録することで、必要な資料を検索する時間が大幅に短縮される。また、法令により記録の保管義務があり、書類として残すのに必要とされる書庫スペースも削減される。
【００１３】
第５に、データベースに記録を蓄積していくことで、業務に支障を来たす事柄など問題点を洗い出すことができ、こまめに業務改善を行うことで、顧客満足度を上昇させることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
介護スタッフが自由に記録を残すことができるようにするため、文書型のデータベースを利用し、検索等が行いやすいように表題に日付や氏名を入れるなど、あらかじめ統一の書式を定めておく。
【実施例１】
【００１５】
以下に、添付図面に基づいて、本発明である介護記録保管システムについて詳細に説明する。図１は、本発明である介護記録保管システムの流れを示すフローチャートである。      
【００１６】
本発明である介護記録保管システム１は、担当の介護スタッフが業務内容を自由に記録する文書の作成２と、前記文書の作成２で作成した文書を他の介護スタッフ全員に報告するメール送信３と、前記メール送信３により担当の介護スタッフの記録を把握するメール受信４と、前記メール受信４の内容をデータベース１５ａに保管するデータ登録５と、前記データ登録５の後でキーワード７ａを指定して情報を抽出するデータ検索７と、監督官庁に提出する書類を前記データ検索７を利用して作成する資料の作成８とからなり、前記メール受信４又は前記データ検索７により情報が各介護スタッフに行き渡り、状況に適した対応６をすることができることを特徴とする。
【００１７】
文書の作成２では、担当の介護スタッフがワープロソフト２ｂやテキストエディタを利用して、行った介護サービスの内容や施設内で起こった事などを自由に記述する。ただし、統一書式として日付の記述方法はあらかじめ決めておく。尚、介護スタッフは介護施設の職員であり、施設利用者１０に対して介護を行う者である。
【００１８】
また、担当者の氏名や施設利用者１０の氏名などは、同姓の人と混同しないようにフルネームで記載する。検索時にキーワード７ａとなる事項であるため、情報の抽出が正確に行えるようにする。
【００１９】
記録する内容は、主として、業務報告、クレーム報告、家族対応記録、入居者懇談会記録、介護者会議、防災訓練記録、介護者日誌（拘束者記録を含む）などであり、表題に名称を入れるなどして分かりやすくする。
【００２０】
施設の職員の中には、コンピュータの使用が苦手な人も存在することが考えられるので、手書き文書２ｄをスキャナ２ｅ等で取り込んでファイル３ｅとして保存したものも記録の対象とすることができる。
【００２１】
メール送信３では、文書の作成２で作成した文書２ｃをメールソフト３ａを利用して、他の職員全員に送信する。送る内容は文書２ｃからテキスト３ｂを貼り付けても良いし、添付ファイル３ｊとしても良い。
【００２２】
スキャナ２ｅ等で取り込んだ画像や、他のアプリケーションで作成した表などテキスト３ｂとして貼り付けることができないものについては、ファイル３ｅを電子メールに添付３ｇして送ることができる。
【００２３】
メール受信４では、担当者が送った介護記録等に関するメール４ｂを、各職員が受け取って施設利用者１０の健康状態などを把握する。勤務体系が三交代制である場合、一人の施設利用者１０に付く担当者が変わるため、業務の引き継ぎが必要となる。
【００２４】
電子メールを利用することで、職員を集めて口頭で周知させる場合に比べて、申送り時間が短縮される。伝達内容がメール４ｂに文章として残っているため、連絡漏れということが無くなり、周知を徹底することができる。
【００２５】
電子メールは、職員間の報告、連絡又は相談の手段として利用できるが、休暇中でも自宅１９ｂに転送してもらうことで報告内容を確認することもできる。また、受付など介護１７に直接関わらない部署へも情報を伝達することができる。
【００２６】
データ登録５では、介護スタッフの中で責任者１１ｃが、電子メールとして送られてきた介護記録等をデータベース１５ａに登録５ｄする。各職員がそれぞれメール４ｂを蓄積していると量が膨大になり削除する必要が出てくるからである。
【００２７】
データベース１５ａは、文書型のものを使用する。１つのレコードに文書全体を格納することができ、キーはデータベース管理システムが内部で管理する。ファイル５ｇ自体をレコードに格納することも可能である。
【００２８】
施設利用者１０一人に対して１つのレコードを持つ訳ではなく、一日に施設内で起きたことを１つの文書として１レコードに登録５ｄする。施設利用者１０全員の生活を記録するのではなく、特に変化のあった人のみを記録できるので効率的である。
【００２９】
ローカルエリアネットワーク２３により職員が利用するコンピュータ同士を繋ぎ、データベース１５ａは一箇所で管理する。施設１９の規模に応じて、イントラネット２３ａやインターネット２３ｂと範囲を広げていくことも可能である。
【００３０】
データ検索７では、データベース１５ａに蓄積された情報のうち、指定したキーワード７ａを含むデータ５ｂを抽出する。キーワード７ａは複数指定でき、検索したい条件を設定することで、特定の人物や事象に関する情報のみに絞って照会できる。
【００３１】
毎日データベース１５ａに蓄積されていく介護記録等は、日付を統一の書式で記述するので、日付順に並び替えれば、ある施設利用者１０の介護状態の経過なども追跡して調べることができる。
【００３２】
データベース１５ａの検索機能を利用することで、書類から必要な事項を探し出す時間が大幅に短縮され、発生した事案に対して迅速に対処することができる。また、関連した情報も容易に収集することができる。
【００３３】
対応６では、メール受信４で業務報告を受けた時点、又はデータ検索７で過去の記録を照会した結果、何らかの対処が必要と判断された場合に、介護スタッフに指示等を出し、処置を行う。
【００３４】
各介護スタッフに指示等を出す際にも、電子メールを利用すれば、時間を掛けずに一斉に通知することができる。介護スタッフが離れた場所にいる場合でも、必要な資料等を瞬時に送ることもできる。
【００３５】
資料の作成８では、定期的に行われる監督官庁による査察やケアマネージャーによる要介護度の認定調査の際に提出する資料を作成する。データベース１５ａから必要な情報を転記して書類を作成し、印刷１７ｅすれば良い。
【００３６】
提出する資料１６の内容に応じて、必要な事項を含んだ記録を抽出していくが、資料１６の様式が定められていない場合は、文書形式で登録５ｄされたデータ５ｂをそのまま利用して作成することもできる。
【００３７】
データベース１５ａに登録５ｄする書式は決まっていないので、定型的な書式だったために記載されずに捨てられてしまうような情報も残っている場合が多く、後から資料を作成する際に役立つ。
【００３８】
図２は、本発明である介護記録保管システムのある介護スタッフが担当者となった場合の作業内容を示す図である。作業内容９は、施設利用者１０に対して、介護スタッフ１１が介護１７をする場合である。
【００３９】
介護施設の職員は、介護スタッフ１１、介護スタッフ１１ａ、介護スタッフ１１ｂ及び責任者１１ｃで、各自利用するコンピュータとしてクライアント１２、１２ａ、１２ｂ、１２ｃを所持するものとする。
【００４０】
データベース１５ａを管理するコンピュータとしてサーバ１５が設置され、クライアント１２、１２ａ、１２ｂ、１２ｃとはローカルエリアネットワーク２３で繋いでイントラネット２３ａを構築する。
【００４１】
職員の中で責任者１１ｃは、クライアント１２ｃからサーバ１５にアクセスし、データベース１５ａを操作したり、プリンタ１５ｂから印刷１７ｅを行ったりする。尚、責任者１１ｃが担当者として介護１７する場合もある。
【００４２】
図２においては、施設利用者１０の担当者は介護スタッフ１１であり、その他の職員は別の人を担当したり、休日でいない場合もある。介護スタッフ１１は、勤務時間内において施設利用者１０に対し介護１７を行う。
【００４３】
介護スタッフ１１は、介護１７を行った後、介護記録として文書１３を作成する。介護スタッフ１１は、文書１３の内容をネットワークを利用して電子メール１４、１４ａ、１４ｂを介護スタッフ１１ａ、介護スタッフ１１ｂ及び責任者１１ｃに送信１７ａ、１７ｂ、１７ｃする。
【００４４】
介護スタッフ１１ａ、介護スタッフ１１ｂ及び責任者１１ｃが施設内で勤務している場合は、各自のクライアント１２ａ、１２ｂ、１２ｃに対して電子メール１４、１４ａ、１４ｂが送られるが、休日などで不在の場合は、自宅１９ｂのコンピュータ２１ｈに転送することもできる。
【００４５】
送られた電子メール１４、１４ａ、１４ｂにより、次に施設利用者１０を担当する者が介護状況を把握することができる。また、その他に介護スタッフ１１から他の職員に報告等する事項があれば同時に送信１７ａ、１７ｂ、１７ｃする。
【００４６】
責任者１１ｃは、電子メール１４ｂを受信したら、内容をサーバ１５内のデータベース１５ａに登録１７ｄする。職員全員に介護状況は伝達されるが、各自がメール４ｂを削除してしまった場合でも、データベース１５ａで確認することが可能となる。
【００４７】
また、責任者１１ｃは、資料１６を提出する必要がある場合には、データベース１５ａから必要な情報を抽出して資料１６を作成し、印刷１７ｅする。尚、プリンタ１５ｂはサーバ１５に接続しても良いし、クライアント１２ｃに接続しても良い。
【００４８】
図３は、本発明である介護記録保管システムの別の介護スタッフが担当者となった場合の作業内容を示す図である。作業内容９ａは、施設利用者１０に対して、介護スタッフ１１ａが介護１７をする場合である。
【００４９】
介護施設の職員の構成及びコンピュータ環境の構築については、図２と同様である。図３においては、施設利用者１０の担当者は介護スタッフ１１ａであり、勤務時間内において施設利用者１０に対し介護１７ｆを行う。
【００５０】
図２の場合と同様に、介護スタッフ１１ａは、介護１７ｆを行った後、介護記録として文書１３ａを作成する。介護スタッフ１１ａは、文書１３ａの内容をネットワークを利用して電子メール１４ｃ、１４ｄ、１４ｅを介護スタッフ１１、介護スタッフ１１ｂ及び責任者１１ｃに送信１７ｇ、１７ｈ、１７ｉする。
【００５１】
送られた電子メール１４ｃ、１４ｄ、１４ｅにより、更に次の担当者が施設利用者１０の介護状況を把握することができる。電子メール１４ｅを受信した責任者１１ｃは、図２の時と同様に、内容をサーバ１５内のデータベース１５ａに登録１７ｄする。
【００５２】
施設利用者１０の担当者が別の職員に変わったとしても、図２又は図３のように毎日の介護業務が行われ、介護記録等がデータベース１５ａに蓄積されていく。データベース１５ａに保管することで、データ量が膨大なものとなっても、簡単に参照することが可能となる。
【００５３】
図４は、本発明である介護記録保管システムのコンピュータの構成を示す図である。構成１８では、まず施設１９内で介護記録保管システム１の環境を構築する場合を考える。      
【００５４】
施設１９の部署２０内でコンピュータ２１、２１ａ、２１ｂ同士をローカルエリアネットワーク２３を利用して接続し、そのうちの１つのコンピュータ２１にデータベース１５ａを置いて共有化する。
【００５５】
別の部署２０ａのように規模が大きくなった場合には、サーバ２２を設けてデータベース１５ａを管理しても良い。サーバ２２に対してクライアント２１ｃ、２１ｄ、２１ｅをローカルエリアネットワーク２３で接続し、イントラネット２３ａを構築する。
【００５６】
イントラネット２３ａとは、インターネット標準技術に基づく企業内ネットワークのことであり、部署２０と部署２０ａのそれぞれのネットワークを繋いで規模を大きくしていくこともできる。
【００５７】
データベース１５ａは部署２０、２０ａそれぞれに設けても良いし、施設１９内でまとめて１つにしても良い。介護サービスの提供の仕方により適した方法を選択することができる。
【００５８】
施設１９内の部署２０、２０ａは同一建物又は同一敷地内である必要はなく、本部と支部のように離れていても問題はない。イントラネット２３ａに用いるサーバ２２については、施設１９で設ける他に、レンタルで外部に設けて簡単に構築することもできる。
【００５９】
ただし、回線が建物の外に出る場合は、ローカルエリアネットワーク２３の他にインターネット２３ｂも利用することになり、ファイアウォールを設けるなどセキュリティ等を強化する必要がある。
【００６０】
イントラネット２３ａを構築することで、グループ内のネットワークを作り上げることができ、サーバ２２を介してグループ内でファイルを共有し、各々が利用することができるというメリットがある。
【００６１】
更に、インターネット２３ｂを利用すれば、別の施設１９ａとも連携することが可能となる。施設１９ａにおいて、サーバ２２ａとクライアント２１ｆ、２１ｇのネットワークが構築されているとする。
【００６２】
施設１９の部署２０ａでクライアント２１ｃを使用している職員と、施設１９ａでクライアント２１ｆを使用している職員とが、電子メールを用いて介護記録等のやり取りをすることができるようになる。
【００６３】
また、休暇を取っている職員や既に帰宅した職員に対して、緊急時等に自宅１９ｂのコンピュータ２１ｈに転送してもらう場合にも、インターネット２３ｂを利用して電子メールを送信する。
【００６４】
インターネット２３ｂを利用した場合、施設１９が複数あっても、ウェブサーバを設けてデータベース１５ａを一元管理することもできる。各施設１９、１９ａの職員が端末となるコンピュータからウェブサーバにあるウェブサイトにアクセスし、ウェブサーバが応答する。
【００６５】
コンピュータ端末からの指示に対して、ウェブサーバ上のプログラムを実行し、データベース１５ａを参照又は更新するなど処理を行った後、画面を返送する等して処理結果をコンピュータ端末に通知する。
【００６６】
ウェブサイト及び処理プログラムを作成することで、共通の作業を自動化させることも可能となる。例えば、責任者１１ｃが行っていたデータベース１５ａへの登録５ｄを、担当者が入力した時点で行ってしまうとか、電子メールを予め登録しておいた宛先３ｈに自動的に送信したりすることができる。
【００６７】
図５は、本発明である介護記録保管システムの文書の作成を示す図である。図５では、一般的なワープロソフト２ｂを使用して文書の作成２を行うが、文書２ｃを入力できるアプリケーションであればどのようなものを使用しても構わない。
【００６８】
文書２ｃの最初の行には、表題５ｅとして日付、文書２ｃの種類及び記録者の部署２０、氏名などを記述する。日付はデータの検索や並べ替えをするために、西暦にするか和暦にするか、年月日の区切り方をどうするかなど書式を統一しておくことが好ましい。
【００６９】
文書２ｃの種類としては、業務報告や介護者日誌などを記述し、記録者の氏名は同姓の人と識別できるようにフルネームで記述する。データベース１５ａに登録５ｄした際にキーワード７ａとして検索しやすくするためである。
【００７０】
文書２ｃの内容は、担当者が自由に書くことができる。図５に示すように、見出しを付け、施設利用者１０の介護状況を記したり、解りやすく記述することが望ましい。施設利用者１０の氏名も検索しやすいようにフルネームで記述する。
【００７１】
図６は、本発明である介護記録保管システムの文書等の取込みを示す図である。担当者が作成した手書き文書２ｄをスキャナ２ｅで取り込んで、文書の作成２ａを行う。
【００７２】
担当者の中には、コンピュータのキーボード入力が苦手だったり、アプリケーションの操作方法が解らない人もいることが予想されるので、手書きで文書を作成してもらう。コンピュータの操作ができる者が、スキャナ２ｅで取込み２ｆを行い、画像ファイルとして保存する。
【００７３】
また、表など文書２ｃでは作成しにくいものを扱いたい時には、表計算ソフトのように表を作成するのに便利なアプリケーションを利用した方が良い場合もある。介護記録を特別なアプリケーションで作成し、ファイル３ｅとして残しても良い。
【００７４】
介護記録をファイル３ｅとして作成する場合には、他の全ての職員が参照できることが必要であるので、あらかじめアプリケーションを導入しておくなど、コンピュータの環境面を整備しておく必要がある。
【００７５】
図７は、本発明である介護記録保管システムのメール送信を示す図である。図７では、担当者が一般的なメールソフト３ａを使用して他の職員に報告する内容を作成し、メール送信３を行う。
【００７６】
宛先３ｈには、他の職員のメールアドレスを記述するが、複数指定して一斉に同じ内容を送ることもできる。また、題名３ｉには、内容が簡単に把握できるように文書２ｃの表題５ｅ等を記述することが望ましい。
【００７７】
メールの内容は、文書の作成２で作成した文書３ｃからテキスト３ｂを転記３ｆすることで作成する。文書３ｃからテキスト３ｂをコピーして貼り付ければ、文書３ｃの内容をそのまま送ることができる。
【００７８】
複数の文書３ｃをまとめて１つのメールの内容としても良いし、文書３ｃ以外の内容を新たに追加してメールの内容を作成しても良い。例えば、介護記録の報告の他に連絡事項を追加記載する場合などである。
【００７９】
スキャナ２ｅからの取込画像３ｄや特別なアプリケーションで作成したファイル３ｅを送りたい場合には、保存先を指定して添付３ｇしておく。メールを送る際には、テキスト３ｂと共に添付ファイル３ｊが送信される。
【００８０】
図８は、本発明である介護記録保管システムのメール受信を示す図である。図８でも、一般的なメールソフト４ａを使用する。担当者が送信に使用したメールソフト３ａと異なっていても問題はないが、グループ内では同じアプリケーションを使用するのが好ましい。
【００８１】
各職員がメールソフト４ａでメール４ｂを受信すると一覧に表示される。一覧からメール４ｂを選択して開くことで、送られた内容を確認することができる。添付ファイル３ｊについても対応のアプリケーションが存在していれば、参照することができる。
【００８２】
各職員は、メール４ｂを確認し、それぞれ対応６を行う。担当者の後に施設利用者１０を介護１７ｆする者は、担当者が行った介護内容を引き継ぐことでスムーズに作業に取りかかることができるようになる。
【００８３】
また、メール４ｂを確認して緊急を要すると判断した場合に、担当者に対して指示を出して対応６することもできる。電子メールを利用することで、申送り時間も短縮され、内容も文章として残るので口頭のように聞き漏らすこともなくなる。
【００８４】
メール４ｂの送受信により、各職員が施設利用者１０に対する介護１７の仕方について、報告、連絡又は相談したりすることができる。各職員に情報が周知されることによって介護サービスの質の向上を図れる。
【００８５】
図９は、本発明である介護記録保管システムのデータ登録を示す図である。図９では、文書型のデータベースソフト５ａを使用し、責任者１１ｃがメール４ｂの内容をデータベース５ｃに登録５ｄする。
【００８６】
文書型データベースは、文書全体を１つのレコードとして格納できる。データベース管理システムが文書単位で管理するので、文字長やデータ型などを気にせずに記述することができる。
【００８７】
データベースソフト５ａでは、ワープロソフト２ｂ同様の入力欄があり、メール受信４で受け取った内容をデータ５ｂとして転記する。登録５ｄを行うと入力内容が１件のレコードとしてデータベース５ｃに蓄積される。
【００８８】
新たな内容を登録５ｄする場合は、新規の入力領域を設けてデータ５ｂを記載する。新規のデータ５ｂは、入力内容全体が新たなレコードとして追加され、データベース管理システムにより管理される。
【００８９】
各職員がメール４ｂを蓄積するよりも、データベース５ｃに登録５ｄして一元管理する方が、後から内容を参照する際に検索機能が利用できるなど効率が良い。各職員が同じ内容のメール４ｂを膨大に持っていても資源の無駄となる場合もあるので、データベース５ｃがメール４ｂのバックアップとしての機能も併せ持つ。
【００９０】
データベースソフト５ａの表題５ｅの欄には、データ５ｂの１行目の内容が表示される。表示するデータ５ｂはレコードであるため、最初又は最後のデータ５ｂに移動したり、１件前又は後ろのデータ５ｂに移動したりできるが、一覧ボタン５ｆを押して表題５ｅの一覧を出して表示するデータ５ｂを選択することもできる。
【００９１】
図１０は、本発明である介護記録保管システムの登録データ一覧を示す図である。図１０の登録データ一覧２４は、内容を確認したい文書データを切り替えるのに使用する。
【００９２】
登録データ一覧２４は、左側に分類一覧２４ａが表示され、右側に表題一覧２４ｂが表示される。分類一覧２４ａはツリー状の構成をしており、例えば、データ５ｂを施設毎に分けたり、施設の中を部署毎に分けたりすることができる。
【００９３】
表題一覧２４ｂには、文書データの表題５ｅが一覧として表示される。分類を分けて文書データを登録５ｄした場合には、分類一覧２４ａから選択した分類に属する文書データの表題５ｅのみが表題一覧２４ｂに表示される。
【００９４】
表題５ｅ自体は、データベース５ｃのキーではないので、重複しても問題ないが、文書データを識別しづらくなるため、日付、文書データの種類及び担当者の氏名などが入るようにすることが好ましい。
【００９５】
ＯＫボタン２４ｃを押すと選択した表題５ｅの文書データが画面に表示され、キャンセルボタン２４ｄを押すと登録データ一覧２４を閉じて、元の画面に戻る。表題一覧２４ｂの表題５ｅをダブルクリックしても、ＯＫボタン２４ｃを押した場合と同じ効果が発生する。
【００９６】
図１１は、本発明である介護記録保管システムのデータ登録でファイルを登録する場合を示す図である。図１１では、メール４ｂに添付３ｇされたファイル５ｇをそのままデータベース５ｃに登録５ｄする。
【００９７】
テキストデータとして記述できないものは、ファイル５ｇのまま入力領域に貼り付けることができる。ファイル５ｇはアイコンとして表示されるので、展開することで内容を確認することもできる。
【００９８】
ファイル５ｇを格納できるので、データの形式にとらわれず様々な情報をデータベース５ｃに蓄積していくことができる。ただし、検索する上ではテキストデータの方が有利であるので、組み合わせて登録５ｄすることが好ましい。
【００９９】
例えば、ファイル５ｇのみでは表題５ｅが付かないので、テキストデータで表題５ｅやファイル５ｇの簡単な説明を追加したりする。ファイル５ｇを展開しなくても、ファイル５ｇの内容を把握できるようになる。
【０１００】
図１２は、本発明である介護記録保管システムのデータ検索を示す図である。図１２のデータ検索７は、データベース１５ａに蓄積された情報の中から、条件に合うものだけを抽出する際に利用する。
【０１０１】
キーワード７ａは必ず１つ以上指定する。蓄積された文書データの中でキーワード７ａを含むものだけを抽出することができる。キーワード７ａは複数指定することができ、検索条件７ｂにより組み合わせ方を指定する。
【０１０２】
検索条件７ｂでは、キーワード７ａを必ず含むもの、複数のキーワード７ａのうち何個以上含むもの又はキーワード７ａを含まないものなどの指定ができる。その他にＡＮＤ条件やＯＲ条件を指定する方法もある。
【０１０３】
データ５ｂを分類に分けて登録５ｄした場合には、対象分類７ｄにより、現在選択されている分類以下のみをデータ検索７するか、全分類でデータ検索７するかを指定することができる。施設内のみ又は部署内のみをデータ検索７したい場合に利用することができる。
【０１０４】
データ検索７を実行する場合は、索引検索ボタン７ｅ又は全文検索ボタン７ｆを押し、データ検索７を中止する場合は、キャンセルボタン７ｇを押す。索引検索ボタン７ｅは、表題５ｅのみでデータ検索７を行う場合で、全文検索ボタン７ｆは、文書全体でデータ検索７を行う場合に使用する。
【０１０５】
検索対象７ｃは、一番最初にデータ検索７を実行する際は全データから行うが、データ検索７により出来た部分集合に対して更にデータ検索７を行う場合には、絞り込み又は追加を指定することができる。
【０１０６】
検索対象７ｃの絞り込みは、データ検索７により出来た部分集合に対して更に条件を指定して絞り込んで抽出する機能で、検索対象７ｃの追加は、データ検索７により出来た部分集合に対して別の条件で抽出した部分集合を追加する機能である。
【０１０７】
条件を組み合わせて１回のデータ検索７で得たいデータ５ｂを抽出することもできるし、データ検索７を繰り返して徐々に絞り込んでいくこともできる。部分集合の状態からでも、検索対象７ｃを全データにして、最初からデータ検索７を行うこともできる。
【０１０８】
図１３は、本発明である介護記録保管システムの検索結果一覧を示す図である。図１３の検索結果一覧２５は、登録データ一覧２４と同様であるが、表題一覧２４ｂは、条件で絞った抽出データ一覧２５ａとなる。
【０１０９】
検索対象７ｃを行った後、条件に合うデータ５ｂのみが、抽出データ一覧２５ａに一覧として表示される。データ５ｂの量が膨大になった場合でも、必要な情報を短時間で収集することが可能となる。
【０１１０】
登録データ一覧２４の場合と同様に、抽出データ一覧２５ａの表題５ｅを選択することで、表示する文書データを切り替えることができる。検索結果一覧２５は、検索解除することで、登録データ一覧２４に戻すことができる。
【０１１１】
図１４は、本発明である介護記録保管システムの資料の作成で必要となる書類の一覧を示す図である。図１４には、監督官庁の査察等の際に提出する資料１６の一部を挙げる。      
【０１１２】
必要書類一覧２６は、区分２６ａごとに、項目２６ｂに対する必要書類２６ｃを示すものである。区分２６ａの例としては、運営主体の経営方針、ホームの運営方針、建物・設備、生活サービスの提供、食事サービスの提供、ケアマネジメント又は介護サービスの提供がある。
【０１１３】
運営主体の経営方針の区分２６ａには、経営姿勢の周知、意思決定のプロセス又は経営方針の変更等の項目２６ｂがあり、経営姿勢の周知に対しては、経営姿勢・方針関連文書及び自主行動基準関係書類等が必要書類２６ｃとなる。
【０１１４】
その他図１４に示すような資料１６を、監督官庁の査察等の際にデータベース１５ａから該当する文書データを抽出し、必要事項を転記することで作成する。提出書類の書式が決まっていない場合には、介護記録等がそのまま利用できる。
【０１１５】
資料の作成８は、監督官庁へ書類を提出する場合以外に、施設１９内部で介護会議などを実施する場合にも作成する。毎日の業務報告から拾い上げた施設１９内の問題点を１週間に一度など定期的にまとめて会議の議案とすることができる。
【０１１６】
介護会議は、介護の方向性を組織全体で決めていく場であり、施設介護において統一した介護方針を打ち出す上で大変重要なものである。介護会議で業務上の問題点を解決していくことで、顧客満足度を向上させていくことができる。
【０１１７】
本発明である介護記録保管システム１では、データベース１５ａに毎日の業務記録を蓄積していき、検索機能により必要な情報を短時間で収集し、書類も簡単に作成することができる。作業が早くなることで、対応６も迅速なものとなる。
【実施例２】
【０１１８】
以下に、実施例１の介護記録保管システム１をインターネット２３ｂを利用して実現する場合について説明する。図１５は、本発明である介護記録保管システムのインターネットを利用したシステムの構成を示す図である。
【０１１９】
インターネット２３ｂを利用した介護記録保管システム２７は、一のクライアント２７ａがインターネット２３ｂを介してサーバ２８にアクセス２９し、前記サーバ２８の中央処理装置が主記憶装置に呼び込まれたプログラム２８ａに実行命令２９ａを出すことで、データベース２８ｃに登録等の操作２９ｃを行い、他のクライアント２７ｂ、２７ｃにメール送信２９ｄした後、一のクライアント２７ａに補助記憶装置に保管されている画面２８ｂを返送２９ｂすることを特徴とする。
【０１２０】
図１における文書の作成２は、施設１９で介護１７を担当する者が使用するクライアント２７ａのコンピュータから行う。クライアント２７ａのキーボード等が入力装置としての役割を果たす。
【０１２１】
クライアント２７ａがインターネット２３ｂを介してサーバ２８にアクセス２９すると、サーバ２８の主記憶装置にＣＧＩ等のプログラム２８ａが記憶され、中央処理装置によって実行命令２９ａが出され、ＨＴＭＬ等の画面２８ｂがクライアント２７ａに返送２９ｂされる。
【０１２２】
プログラム２８ａ及び画面２８ｂは、ハードディスク等の補助記憶装置に保存されており、必要に応じて主記憶装置に呼び込まれる。返送２９ｂされた画面２８ｂは、クライアント２７ａに表示されるので、クライアント２７ａのディスプレイ等が出力装置としての役割を果たす。
【０１２３】
クライアント２７ａに最初に表示される画面２８ｂには、入力領域が設けられてあり、介護記録等を記述する。スキャナ２ｅで取り込んだ手書き文書２ｄや他のアプリケーションで作成したファイル３ｅ等については、画面２８ｂからサーバ２８に取り込んで、ハードディスク等に保管する。
【０１２４】
記述した内容は、クライアント２７ａからインターネット２３ｂを介してサーバ２８へ送られる。また、同時にクライアント２７ａからはサーバ２８に対する指示が出され、サーバ２８は、図１におけるメール送信３及びデータ登録５に該当する処理を行う。
【０１２５】
クライアント２７ａから記述内容の登録の指示が来た場合には、サーバ２８はプログラム２８ａに実行命令２９ａを出し、データベース２８ｃに対して登録の操作２９ｃを行うと共に、他のクライアント２７ｂ、２７ｃにメール送信２９ｄを行う。
【０１２６】
データベース２８ｃは、ハードディスク等に設けられるので、補助記憶装置である。登録の操作２９ｃの際には、ハードディスク等に一時保管されたファイル３ｅも記述内容と同様にデータベース２８ｃに登録され、メール４ｂにも添付３ｇされる。
【０１２７】
メール送信２９ｄについては、あらかじめ送信先は設定しておく。送信者はクライアント２７ａとなるが、クライアント２７ａに対して送信されても、送信したという確認となるので問題はない。
【０１２８】
メール送信２９ｄにより、他のクライアント２７ｂ、２７ｃが図１におけるメール受信４を受け、メール４ｂに記された報告等に対して、対応６がされる。メールを返信する際は、直接相手のメールアドレスを指定しても良いし、画面２８ｂを通じて送ることも可能とする。
【０１２９】
一連の処理が完了すると、プログラム２８ａは処理結果の画面２８ｂをクライアント２７ａへ返送２９ｂする。正常終了と異常終了の画面２８ｂを用意しておき、クライアント２７ａが処理結果を確認できるようにする。
【０１３０】
図１におけるデータ検索７を行う場合には、まずクライアント２７ａがインターネット２３ｂを介してサーバ２８にアクセス２９し、検索用の画面２８ｂを返送２９ｂしてもらう。検索用の画面２８ｂに検索条件を指定し、サーバ２８に検索の指示を出す。
【０１３１】
サーバ２８の中央処理装置によりプログラム２８ａに実行命令２９ａが出され、プログラム２８ａは、クライアント２７ａから送られた検索条件からデータベース２８ｃを操作２９ｃする命令を作成し、処理を行う。
【０１３２】
プログラム２８ａは、データベース２８ｃの検索により抽出した部分集合を表示する画面２８ｂを作成し、クライアント２７ａに返送２９ｂする。尚、検索条件を指定しなかった場合は全件のデータが画面２８ｂに表示する対象となる。
【０１３３】
検索結果の画面２８ｂには、１件ずつ表示していく方法や一覧から選択して表示する方法などがあり、必要事項のみを抽出して表示することで、図１における資料の作成８に役立てることができる。
【０１３４】
提出書類の書式が決まっている場合には、あらかじめ雛形を用意しておき、プログラム２８ａにより自動的に記載事項を埋め込んで作成し、クライアント２７ａのプリンタ１５ｂから印刷１７ｅさせることもできる。
【０１３５】
以上のように、本発明である介護記録保管システム１、２７は、最低限度の書式が設定されているだけで、その他は担当の介護スタッフが自由に記述することができるので、報告すべき内容が漏れることが少なくなる。
【０１３６】
介護１７を担当した者が、その他の介護スタッフ全員にメールで状況を報告するので、申送り時間も短縮され、介護スタッフ同士のすれ違いも解消される。また、部署内だけでなく、広い範囲にまで情報を伝達することも可能となり、周知が徹底される。
【０１３７】
各介護スタッフが行った毎日の業務記録をデータベース１５ａに保管しておくので、監督官庁に資料１６を提出する際でも、データベース１５ａから内容を転記するだけで、容易に提出書類を作成することができる。
【０１３８】
データベース１５ａに登録することで、必要な資料１６を検索する時間が大幅に短縮される。また、法令により記録の保管義務があり、書類として残すのに必要とされる書庫スペースも削減される。
【０１３９】
データベース１５ａに記録を蓄積していくことで、業務に支障を来たす事柄など問題点を洗い出すことができ、こまめに業務改善を行うことで、顧客満足度を上昇させることが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【０１４０】
介護施設以外であっても、同様の方法を導入することが可能である。例えば、勤務体系が三交代制であって別の職員に引き継ぎを行う必要があるような業務において利用することが考えられる。
【図面の簡単な説明】
【０１４１】
【図１】本発明である介護記録保管システムの流れを示すフローチャートである。
【図２】本発明である介護記録保管システムのある介護スタッフが担当者となった場合の作業内容を示す図である。
【図３】本発明である介護記録保管システムの別の介護スタッフが担当者となった場合の作業内容を示す図である。
【図４】本発明である介護記録保管システムのコンピュータの構成を示す図である。
【図５】本発明である介護記録保管システムの文書の作成を示す図である。
【図６】本発明である介護記録保管システムの文書等の取込みを示す図である。
【図７】本発明である介護記録保管システムのメール送信を示す図である。
【図８】本発明である介護記録保管システムのメール受信を示す図である。
【図９】本発明である介護記録保管システムのデータ登録を示す図である。
【図１０】本発明である介護記録保管システムの登録データ一覧を示す図である。
【図１１】本発明である介護記録保管システムのデータ登録でファイルを登録する場合を示す図である。
【図１２】本発明である介護記録保管システムのデータ検索を示す図である。
【図１３】本発明である介護記録保管システムの検索結果一覧を示す図である。
【図１４】本発明である介護記録保管システムの資料の作成で必要となる書類の一覧を示す図である。
【図１５】本発明である介護記録保管システムのインターネットを利用したシステムの構成を示す図である。
【符号の説明】
【０１４２】
１        介護記録保管システム
２        文書の作成
２ａ      文書の作成
２ｂ      ワープロソフト
２ｃ      文書
２ｄ      手書き文書
２ｅ      スキャナ
２ｆ      取込み
３        メール送信
３ａ      メールソフト
３ｂ      テキスト
３ｃ      文書
３ｄ      取込画像
３ｅ      ファイル
３ｆ      転記
３ｇ      添付
３ｈ      宛先
３ｉ      題名
３ｊ      添付ファイル
４        メール受信
４ａ      メールソフト
４ｂ      メール
５        データ登録
５ａ      データベースソフト
５ｂ      データ
５ｃ      データベース
５ｄ      登録
５ｅ      表題
５ｆ      一覧ボタン
５ｇ      ファイル
６        対応
７        データ検索
７ａ      キーワード
７ｂ      検索条件
７ｃ      検索対象
７ｄ      対象分類
７ｅ      索引検索ボタン
７ｆ      全文検索ボタン
７ｇ      キャンセルボタン
８        資料の作成
９        作業内容
９ａ      作業内容
１０        施設利用者
１１        介護スタッフ
１１ａ      介護スタッフ
１１ｂ      介護スタッフ
１１ｃ      責任者
１２        クライアント
１２ａ      クライアント
１２ｂ      クライアント
１２ｃ      クライアント
１３        文書
１３ａ      文書
１４        電子メール
１４ａ      電子メール
１４ｂ      電子メール
１４ｃ      電子メール
１４ｄ      電子メール
１４ｅ      電子メール
１５        サーバ
１５ａ      データベース
１５ｂ      プリンタ
１６        資料
１７        介護
１７ａ      送信
１７ｂ      送信
１７ｃ      送信
１７ｄ      登録
１７ｅ      印刷
１７ｆ      介護
１７ｇ      送信
１７ｈ      送信
１７ｉ      送信
１８        構成
１９        施設
１９ａ      施設
１９ｂ      自宅
２０        部署
２０ａ      部署
２１        コンピュータ
２１ａ      コンピュータ
２１ｂ      コンピュータ
２１ｃ      クライアント
２１ｄ      クライアント
２１ｅ      クライアント
２１ｆ      クライアント
２１ｇ      クライアント
２１ｈ      コンピュータ
２２        サーバ
２２ａ      サーバ
２３        ローカルエリアネットワーク
２３ａ      イントラネット
２３ｂ      インターネット
２４        登録データ一覧
２４ａ      分類一覧
２４ｂ      表題一覧
２４ｃ      ＯＫボタン
２４ｄ      キャンセルボタン
２５        検索結果一覧
２５ａ      抽出データ一覧
２６        必要書類一覧
２６ａ      区分
２６ｂ      項目
２６ｃ      必要書類
２７        介護記録保管システム
２７ａ      クライアント
２７ｂ      クライアント
２７ｃ      クライアント
２８        サーバ
２８ａ      プログラム
２８ｂ      画面
２８ｃ      データベース
２９        アクセス
２９ａ      実行命令
２９ｂ      返送
２９ｃ      操作
２９ｄ      メール送信
【図１】
2005301849.tif 000003
【図２】
2005301849.tif 000004
【図３】
2005301849.tif 000005
【図４】
2005301849.tif 000006
【図５】
2005301849.tif 000007
【図６】
2005301849.tif 000008
【図７】
2005301849.tif 000009
【図８】
2005301849.tif 000010
【図９】
2005301849.tif 000011
【図１０】
2005301849.tif 000012
【図１１】
2005301849.tif 000013
【図１２】
2005301849.tif 000014
【図１３】
2005301849.tif 000015
【図１４】
2005301849.tif 000016
【図１５】
2005301849.tif 000017