(57)【要約】【課題】複数のユーザが削除権限を有する場合、必要なコンテンツを取得する前に他のユーザに削除されてしまうことがある。【解決手段】文書管理装置１００はコンテンツを格納し、コンテンツを要求した取得装置２００に提供する。それぞれの取得装置２００は、文書管理装置１００から取得するコンテンツの取得条件を保持する。文書管理装置１００は、ネットワーク１２に接続された各取得装置２００から取得条件を収集する。文書管理装置１００は、いずれかの取得装置２００からコンテンツの削除要求を受け付けた場合、予め収集した取得条件に基づいて、削除指定されたコンテンツの取得を予定している取得装置２００の有無を判断する。全ての取得予定装置がそのコンテンツを取得済みの場合、文書管理装置１００はコンテンツを削除する。これにより、必要なコンテンツを取得する前に、削除されてしまうことを防止できる。【選択図】図１
2005100189.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアント装置が削除権限を有するコンテンツを格納する格納手段と、
前記コンテンツを要求したクライアント装置に、そのコンテンツを提供する手段と、
前記コンテンツが取得される可能性がなくなった場合、そのコンテンツを前記格納手段から削除する削除手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記クライアント装置におけるコンテンツの取得条件を管理する手段と、
各クライアント装置に既に提供したコンテンツの提供状況を管理する手段と、
前記複数のクライアント装置のいずれかから前記コンテンツの削除指示を受け付ける手段と、
を更に備え、
前記削除手段は、前記提供状況と前記取得条件とに基づいて、前記削除指示を受け付けた後に、前記コンテンツの取得を予定しているクライアント装置の有無を判定し、前記コンテンツの取得を予定しているクライアント装置が存在しない場合、前記コンテンツを削除することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
コンテンツを提供する提供装置から前記コンテンツを取得する装置であって、
前記提供装置から取得すべきコンテンツの条件を保持する手段と、
前記条件に基づいて、前記提供装置からコンテンツを取得する手段と、
前記条件を前記提供装置に送信する手段と、
を備えることを特徴とするコンテンツ取得装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は情報管理技術に関し、とくにネットワークを介してコンテンツを提供する装置、およびその装置からコンテンツを取得する装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク通信のためのインフラストラクチャー、各種通信ソフトウエア、セキュリティ技術などのネットワーク技術が発達して信頼性が増すにつれて、ネットワーク技術はビジネスシーンにおいても積極的に利用されるようになった。ビジネスにおける各種の文書はデジタルデータとして取り扱われ、例えば電子メールに添付して送信されたり、電子的に回覧されたりする。そうしたネットワークを利用した文書の提供方法として、サーバに文書ファイルを蓄積し、クライアント装置はサーバから必要な文書ファイルを取得する方法がある。具体的には例えば、サーバは、新たな文書ファイルを蓄積すると、その旨を示す新着情報をネットワークへブロードキャストする。その新着情報の受信を契機にクライアント装置は、サーバから新たに蓄積された文書ファイルを取得する。
【特許文献１】特開平９−３０５６５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
サーバに格納されているファイルに対する削除権限を複数のユーザもしくはクライアント装置が持つ場合、クライアント装置が必要なファイルをダウンロードする前に、他のクライアント装置からの指示によりそのファイルが削除されてしまうことがある。
【０００４】
本発明はこうした点に鑑みてなされたもので、その目的は、ファイルに対する削除権限を複数のユーザもしくはクライアント装置が有する場合でも、必要なファイルを確実に取得可能にする技術の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、複数のクライアント装置が削除権限を有するコンテンツを格納する格納手段と、コンテンツを要求したクライアント装置に、そのコンテンツを提供する手段と、コンテンツが取得される可能性がなくなった場合、そのコンテンツを格納手段から削除する削除手段とを備える。これにより、必要なコンテンツを取得する前に、他のクライアント装置によりそのコンテンツが削除されることを防止できる。
【０００６】
この装置は、クライアント装置におけるコンテンツの取得条件を管理する手段と、各クライアント装置に既に提供したコンテンツの提供状況を管理する手段と、複数のクライアント装置のいずれかからコンテンツの削除指示を受け付ける手段とを更に備え、削除手段は、提供状況と取得条件とに基づいて、削除指示を受け付けた後に、コンテンツの取得を予定しているクライアント装置の有無を判定し、コンテンツの取得を予定しているクライアント装置が存在しない場合、コンテンツを削除してもよい。
【０００７】
本発明の別の態様は、コンテンツを提供する提供装置からコンテンツを取得する装置であって、提供装置から取得すべきコンテンツの条件を保持する手段と、その条件に基づいて、提供装置からコンテンツを取得する手段と、その条件を提供装置に送信する手段とを備える。
【０００８】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、複数のクライアント装置が削除権限を有するコンテンツを、そのコンテンツを必要とするクライアント装置が取得する前に削除されることを防止できるので、必要なコンテンツを確実に取得できる利便的かつ安全性の高い文書管理装置、およびコンテンツ取得装置を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ネットワーク１２を介して第１取得装置２００ａおよび第２取得装置２００ｂ（以下、単に「取得装置２００」という）に接続されている。文書管理装置１００は、例えばファクシミリ通信により取得したファクシミリ原稿、スキャナにより読み込んだスキャナ文書、回覧システムにより回覧される回覧文書など種々のコンテンツを管理し、要求されたコンテンツを取得装置２００に提供する。「コンテンツ」は、例えば画像データ、映像データ、音声データ、文書データなど所定のアプリケーションで処理することにより、ユーザが視覚、聴覚、触覚などで認識可能な情報である。また、そのコンテンツは単一のファイルで構成されていてもよいし、複数のファイルおよびデータの組合せで構成されてもよい。要は、コンテンツは、所定のアプリケーションで所定の処理を実行するために必要な情報である。
【００１１】
文書管理装置１００は、新たにコンテンツを格納すると、そのコンテンツの種類、名称、格納日時などコンテンツに関する種々の情報を新着情報としてネットワーク１２にブロードキャストする。取得装置２００は、文書管理装置１００から取得すべきコンテンツの条件（以下、単に「コンテンツ取得条件」という）を保持する取得条件テーブル２０２を備える。そして、取得装置２００は新着情報とコンテンツ取得条件とに基づいて、新たに文書管理装置１００に格納されたコンテンツを取得するか否かを判定する。
【００１２】
取得条件テーブル２０２は、ユーザＩＤ欄２５０、種別欄２５２、格納場所欄２５４、および削除指示欄２５６を有する。ユーザＩＤ欄２５０は、ユーザの識別情報であり、ユーザ毎にコンテンツ取得条件を設定できる。種別欄２５２は、取得するコンテンツの種別を保持する。本実施の形態では、種別としてファクシミリ通信により受信した「受信文書」、スキャナで読み込んだ「スキャン文書」、回覧システムにより回覧される「回覧文書」が設定されている。種別はこれらに限らず、他の例では、文書管理装置１００の管理対象となるコンテンツの種類に応じて適宜設定されてよい。
【００１３】
格納場所欄２５４は、取得したコンテンツの格納場所を特定する情報を保持する。取得装置２００は、コンテンツを文書管理装置１００から取得すると、取得したコンテンツを格納場所欄２５４で指定された場所に格納する。削除指示欄２５６は、コンテンツを取得後に削除するか否かを指定する情報を保持する。つまり、削除指示欄２５６に削除することを指定する情報（以下、単に「削除指示」という）が保持されている場合、取得装置２００は、コンテンツ取得後に、文書管理装置１００に対してコンテンツの削除を要求する。また、削除指示欄２５６に削除しないことを指定する情報（以下、単に「非削除指示」という）が保持されている場合、取得装置２００はコンテンツ取得後に、文書管理装置１００に削除を要求しない。
【００１４】
文書管理装置１００は、取得装置２００から取得条件テーブル２０２を収集して管理する。これにより、文書管理装置１００は、ネットワーク１２に接続された各取得装置２００が取得するコンテンツを把握できるので、コンテンツ毎にそのコンテンツの取得を予定している取得装置２００を特定できる。こうした取得装置２００を、とくに「コンテンツ取得予定装置」という。したがって、文書管理装置１００は、コンテンツ毎に、コンテンツ取得予定装置を特定し、それらの装置におけるそのコンテンツの取得状況（以下、単に「コンテンツ取得状況」という）を把握できる。
【００１５】
文書管理装置１００は、取得装置２００から削除要求を受け付けると、コンテンツ取得状況に応じて、指定されたコンテンツを削除するか否かを判断する。そして、全てのコンテンツ取得予定装置が、削除指定されたコンテンツを取得済みの場合、文書管理装置１００は削除指定されたコンテンツを削除する。また、全てのコンテンツ取得予定装置が、削除指定されたコンテンツを取得済みでない場合、つまりコンテンツを未取得のコンテンツ取得予定装置が一台でも存在する場合、文書管理装置１００は削除指定されたコンテンツの削除はしない。これにより、全てのコンテンツ取得予定装置が、コンテンツを取得しかつ削除指示を受け付けた場合に、文書管理装置１００は指定されたコンテンツを削除するので、取得装置２００は取得すべきコンテンツを確実に文書管理装置１００から取得できる。
【００１６】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、ハードウエアコンポーネントで言えば、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェース等を中心に実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。これから説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１７】
格納処理部１０２は、例えばファクシミリ装置、スキャナ装置、端末装置などの任意の装置からコンテンツを取得して、サーバ側コンテンツ格納部１０４に格納する。文書管理装置１００がＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）の場合、格納処理部１０２は図示しないがファクシミリ通信ユニットおよびスキャナユニットからファクシミリ原稿ならびにスキャナ原稿を取得してもよい。格納処理部１０２は、所望の手段を介してコンテンツを受け付け、サーバ側コンテンツ格納部１０４に格納すればよい。
【００１８】
提供部１０６は、サーバ側コンテンツ格納部１０４に新たにコンテンツが格納されると、そのコンテンツに対する新着情報をネットワーク１２にブロードキャストする。これにより、ネットワーク１２に接続中の取得装置２００は、新着情報を受信し、取得条件に一致する場合にそのコンテンツを要求できる。提供部１０６は、取得装置２００からのコンテンツ提供要求に応じて、要求されたコンテンツをサーバ側コンテンツ格納部１０４から読み込み、取得装置２００に送信する。そして、提供部１０６は、提供したコンテンツを特定する情報と、提供先を特定する情報を提供履歴として提供履歴格納部１２２に格納する。提供履歴格納部１２２に格納する提供履歴のデータ構造は任意であるが、後述する判定部１１２における処理に必要なデータを少なくとも有する。
【００１９】
また、取得装置２００から新着情報のリストを要求された場合、提供部１０６はその取得装置２００に応じた新着情報のリストを生成して提供する。例えば、提供部１０６は、取得装置２００から、最後に受信した新着情報の日時を受け付け、その日時以降に新たにサーバ側コンテンツ格納部１０４に格納されたコンテンツを抽出し、それらの新着情報をリストとして生成する。これにより、文書管理装置１００が新着情報をブロードキャストした際に、例えばネットワークに接続していなかったり、電源が入っていなかったりしたために新着情報を受信できない取得装置２００にも新着情報を提供できる。
【００２０】
収集部１１４は、取得装置２００からコンテンツ取得条件を収集して、取得条件格納部１１０に格納する。収集部１１４は、定期的にコンテンツ取得条件の送信を取得装置２００に要求してもよいし、自ら要求はせずに単に取得装置２００から送信されるコンテンツ取得条件を受信してもよい。収集部１１４は、収集したコンテンツ取得条件を、そのコンテンツ取得条件を送信した取得装置２００を特定する装置ＩＤに対応付けて格納してもよいし、ユーザを特定するユーザＩＤに対応付けて格納してもよいし、図１の取得条件テーブル２０２を特定するテーブルＩＤに対応付けて格納してもよい。
【００２１】
例えば、ユーザＩＤに対応付けて格納することで、後述の判定部１１２は、ユーザ毎に管理されたコンテンツ取得状況に基づいて、コンテンツの削除判定を行うことができる。すなわち、ユーザが複数の取得装置２００を操作する場合、いずれかの取得装置２００でコンテンツを取得すれば、そのユーザはそのコンテンツを取得したことになる。一方、装置ＩＤに対応付けて格納することで、判定部１１２は装置ごとに管理されたコンテンツ取得状況に基づいて、コンテンツの削除判定を行う。すなわち、複数のユーザが同一の取得装置２００を操作する場合、いずれかひとりのユーザが取得装置２００でコンテンツを取得すれば、その装置はコンテンツを取得したことになる。取得条件格納部１１０のデータ構造は、コンテンツを取得した状態の定義により確定する。本実施の形態では、装置ＩＤに対応付けてコンテンツ取得条件を管理する。つまり、収集部１１４は、取得装置２００の装置ＩＤとコンテンツ取得条件とを対応付けて取得条件格納部１１０に格納する。
【００２２】
削除部１２０は、取得装置２００から削除要求を受け付けた場合、コンテンツ取得状況に応じて、指定されたコンテンツを削除するか否かを判定し、削除してもよいと判定したときにそのコンテンツをサーバ側コンテンツ格納部１０４から削除する。削除部１２０は、受付部１１８、判定部１１２、通知部１１６、およびファイル操作部１０８を有する。
【００２３】
受付部１１８は、取得装置２００から削除対象となるコンテンツを特定するコンテンツＩＤと削除要求を受け付ける。図１を用いて説明した取得条件テーブル２０２の削除指示欄２５６に削除指示が保持されている場合、取得装置２００は該当するコンテンツを取得すると削除要求を文書管理装置１００に向けて送信する。受付部１１８は、受け付けたコンテンツＩＤを判定部１１２に供給する。
【００２４】
判定部１１２は、取得条件格納部１１０と提供履歴格納部１２２とに保持されている情報に基づいて、コンテンツ取得状況を把握し、全てのコンテンツ取得予定装置がコンテンツを取得済みか否かを判定する。そして、全てのコンテンツ取得予定装置がコンテンツを取得済みの場合、判定部１１２は、コンテンツの削除をファイル操作部１０８に許可する。ファイル操作部１０８は、コンテンツＩＤで特定されるコンテンツ本体をサーバ側コンテンツ格納部１０４から削除する。
【００２５】
また、全てのコンテンツ取得予定装置がコンテンツを取得済みでない場合、指定されたコンテンツの削除はできないことを通知するよう通知部１１６に指示する。通知部１１６は、コンテンツの削除ができないことを取得装置２００に通知する。他の例では、このような通知をしなくてもよい。また、削除要求を出した取得装置２００に対して、文書管理装置１００は、あたかも指定したコンテンツを削除したように振る舞ってもよい。具体的には、提供部１０６は、削除要求を出した取得装置２００に対しては、削除を指定したコンテンツに関する情報を提供しない。
【００２６】
図３は、図２の文書管理装置１００の削除部１２０における処理のフローチャートの一例である。図２の受付部１１８は、取得装置２００から削除要求を受け付ける（Ｓ１０）。図２の判定部１１２は、コンテンツ取得状況に基づいて、コンテンツ取得予定装置のうち、未だ削除指定されたコンテンツを取得していない装置の有無を判定する（Ｓ１２）。未だ取得していないコンテンツ取得予定装置が存在する場合（Ｓ１２のＹ）、判定部１１２は削除指定されたコンテンツの削除を許可せず、通知部１１６に削除できない旨を通知させる（Ｓ１４）。全てのコンテンツ取得予定装置が削除指定されたコンテンツを取得済みの場合（Ｓ１２のＮ）、判定部１１２は、ファイル操作部１０８にコンテンツの削除を許可し、ファイル操作部１０８はサーバ側コンテンツ格納部１０４からそのコンテンツを削除する（Ｓ１６）。
【００２７】
図４は、図１の取得装置２００の内部構成図である。設定部２０６は、ユーザからコンテンツ取得条件を受け付け、取得条件テーブル２０２に格納する。送信部２０４は、取得条件テーブル２０２に新たなコンテンツ取得条件が格納されたり、変更されたり、削除された場合に、それを文書管理装置１００に送信する。例えば、取得条件テーブル２０２に新たなコンテンツ取得条件が格納された場合、送信部２０４は、そのコンテンツ取得条件を装置ＩＤに対応付けて文書管理装置１００に送信する。装置ＩＤは、例えば取得装置２００のＭＡＣアドレスや文書管理装置１００から予め割り当てられた情報などであってもよい。要は、装置ＩＤは、ネットワーク１２において取得装置２００を特定する情報であればよい。
【００２８】
取得部２０８は、文書管理装置１００から受信した新着情報と、取得条件テーブル２０２に保持されているコンテンツ取得条件とに基づいて、コンテンツ取得条件に該当するコンテンツか否かを判定し、該当する場合、そのコンテンツの提供を文書管理装置１００に要求する。取得部２０８は、文書管理装置１００から提供されたコンテンツをクライアント側コンテンツ格納部２１０に格納する。表示処理部２１２は、クライアント側コンテンツ格納部２１０に格納されているコンテンツを表示する。
【００２９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。この実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図２の文書管理装置の削除部における処理のフローチャートの一例である。
【図４】図１の取得装置の内部構成図である。
【符号の説明】
【００３１】
１０  文書管理システム、１２  ネットワーク、１００  文書管理装置、１０２  格納処理部、１０４  サーバ側コンテンツ格納部、１０６  提供部、１０８  ファイル操作部、１１０  取得条件格納部、１１２  判定部、１１４  収集部、１１６  通知部、１１８  受付部、１２０  削除部、１２２  提供履歴格納部、２００  取得装置、２００ａ  第１取得装置、２００ｂ  第２取得装置、２０２  取得条件テーブル、２０４  送信部、２０６  設定部、２０８  取得部、２１０  クライアント側コンテンツ格納部、２１２  表示処理部。
【図１】
2005100189.tif 000003
【図２】
2005100189.tif 000004
【図３】
2005100189.tif 000005
【図４】
2005100189.tif 000006