(57)【要約】【課題】保護対象の情報の漏洩を確実に防止することができるようにするとともに、ユーザーの利便性を著しく向上して、高度な信頼性ならびに操作性を兼ね備えるようにする。【解決手段】電子ファイルを暗号化して保存し、該暗号化して保存した電子ファイルへの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、１つの暗号化された電子ファイルに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能な利用者を複数設定し、上記複数設定された利用者のそれぞれに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用するための少なくと１以上の利用形態の利用条件をそれぞれ設定する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを暗号化して保存し、該暗号化して保存した電子ファイルへの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、
１つの暗号化された電子ファイルに対して、前記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能な利用者を複数設定し、
前記複数設定された利用者のそれぞれに対して、前記１つの暗号化された電子ファイルを利用するための少なくと１以上の利用形態の利用条件をそれぞれ設定する
ことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の電子ファイルの管理方法において、
前記少なくと１以上の利用形態は、前記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を含み、
前記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理は、前記１つの暗号化された電子ファイルを復号化したデータに所定のデータを合成して印刷する
ことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項３】
請求項２に記載の電子ファイルの管理方法において、
前記所定のデータは、印刷時の属性を示すものである
ことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項４】
電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、
ネットワークを介して接続された利用者への１つの暗号化された電子ファイルのダウンロードを許可し、
前記ネットワークを介しての前記利用者との接続の遮断後において、はじめて前記ネットワークを介しての前記利用者との接続が回復したときに、
前記利用者の前記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴により、前記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴を更新する
ことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項５】
電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、
１つの暗号化された電子ファイルに対して、予め設定された利用者とは異なる利用者に対して前記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能とする設定がされたときに、
前記利用者に対してネットワークを介して電子メール送信を行い、
前記電子メールに応じて前記利用者が所定の情報を電子メールで返信すると、
前記利用者を前記１つの暗号化された電子ファイルに対して利用可能な利用者として設定する
ことを特徴とする電子ファイルの管理方法。
【請求項６】
電子ファイルを暗号化して保存し、該暗号化して保存した電子ファイルへの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、
１つの暗号化された電子ファイルに対して、前記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能な利用者を複数設定する第１の設定手段と、
前記第１の設定手段により複数設定された利用者のそれぞれに対して、前記１つの暗号化された電子ファイルを利用するための少なくと１以上の利用形態の利用条件をそれぞれ設定する第２の設定手段と
を有することを特徴とする電子ファイルの管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の電子ファイルの管理装置において、
前記少なくと１以上の利用形態は、前記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を含み、
前記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理は、前記１つの暗号化された電子ファイルを復号化したデータに所定のデータを合成して印刷する
ことを特徴とする電子ファイルの管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載の電子ファイルの管理装置において、
前記所定のデータは、印刷時の属性を示すものである
ことを特徴とする電子ファイルの管理装置。
【請求項９】
電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、
ネットワークを介して接続された利用者への１つの暗号化された電子ファイルのダウンロードを許可する許可手段と、
前記ネットワークを介しての前記利用者との接続の遮断後において、はじめて前記ネットワークを介しての前記利用者との接続が回復したときに、前記利用者の前記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴により、前記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴を更新する更新手段と
を有することを特徴とする電子ファイルの管理装置。
【請求項１０】
電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、
１つの暗号化された電子ファイルに対して、予め設定された利用者とは異なる利用者に対して前記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能とする設定がされたときに、前記利用者に対してネットワークを介して電子メール送信を行う送信手段と、
前記送信手段によって送信された電子メールに応じて前記利用者が所定の情報を電子メールで返信すると、前記利用者を前記１つの暗号化された電子ファイルに対して利用可能な利用者として設定する設定手段と
ことを特徴とする電子ファイルの管理装置。
【請求項１１】
請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の電子ファイルの管理方法をコンピューターに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項６乃至請求項１０のいずれか１項に記載の電子ファイルの管理装置としてコンピューターを機能させるためのプログラム。
【請求項１３】
請求項１１または請求項１２のいずれか１項に記載のプログラムを記録したコンピューター読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイル管理方法、電子ファイル管理装置、プログラムおよびコンピューター読み取り可能な記録媒体に関し、さらに詳細には、電子ファイルに記録された各種情報の漏洩防止を図る際に用いて好適な電子ファイル管理方法、電子ファイル管理装置、プログラムおよびコンピューター読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
なお、本明細書において「電子ファイル」は、文字列を記録したドキュメントファイル、静止画像や動画像などの各種の画像を記録した画像ファイルあるいはＣＡＤシステムにより作成されたＣＡＤデータを記録したＣＡＤファイルなどの各種のデータファイルを含むものとする。
【背景技術】
【０００３】
近年、コンピューターシステム関連のインフラが整備されるに従って、個人情報をはじめとする各種の情報が、大容量メディアやインターネットなどのネットワークを介して頻繁にやりとりされるようになってきた。
【０００４】
このように、コンピューターシステムを介して個人情報をはじめとする各種の情報が簡単に受け渡しされるようになるに伴い、こうした情報を無用に漏洩することなく安全に保護するための管理システムの開発が要望されてきた。
【０００５】
そこで、本願出願人は、こうした要望に応えるべく、電子ファイル化された保護対象の情報を暗号化することにより外部からの不正アクセスや万が一電子ファイルが流失した際の第三者の不正利用に対する防御を講じるとともに、暗号解読を許可された利用者に対しても暗号化された情報への利用制限を設定することができるようにして、当該保護対象の情報の漏洩を確実に防止して保護を図る管理システムを既に提案してきた。
【０００６】
なお、本願出願人が特許出願時に知っている先行技術は、上記において説明したようなものであって文献公知発明に係る発明ではないため、記載すべき先行技術情報はない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上記した本願出願人により提案されたようなシステム、即ち、電子ファイル化された保護対象の情報を暗号化することにより外部からの不正アクセスや万が一電子ファイルが流失した際の第三者の不正利用に対する防御を講じるとともに、暗号解読を許可された利用者に対しても暗号化された情報への利用制限を設定するようにして、当該保護対象の情報の漏洩を確実に防止して保護を図るようにした管理システムを改良し、保護対象の情報の漏洩をさらに確実に防止することができるようにするとともに、ユーザーの利便性を著しく向上して、高度な信頼性ならびに操作性を兼ね備えた電子ファイル管理方法、電子ファイル管理装置、プログラムおよびコンピューター読み取り可能な記録媒体を提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明のうち請求項１に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、該暗号化して保存した電子ファイルへの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、１つの暗号化された電子ファイルに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能な利用者を複数設定し、上記複数設定された利用者のそれぞれに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用するための少なくと１以上の利用形態の利用条件をそれぞれ設定するようにしたものである。
【０００９】
また、本発明のうち請求項２に記載の発明は、本発明のうち請求項１に記載の発明において、上記少なくと１以上の利用形態が、上記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を含み、上記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を、上記１つの暗号化された電子ファイルを復号化したデータに所定のデータを合成して印刷するものとしたものである。
【００１０】
また、本発明のうち請求項３に記載の発明は、本発明のうち請求項２に記載の発明において、上記所定のデータが印刷時の属性を示すようにしたものである。
【００１１】
また、本発明のうち請求項４に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、ネットワークを介して接続された利用者への１つの暗号化された電子ファイルのダウンロードを許可し、上記ネットワークを介しての上記利用者との接続の遮断後において、はじめて上記ネットワークを介しての上記利用者との接続が回復したときに、上記利用者の上記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴により、上記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴を更新するようにしたものである。
【００１２】
また、本発明のうち請求項５に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理方法において、１つの暗号化された電子ファイルに対して、予め設定された利用者とは異なる利用者に対して上記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能とする設定がされたときに、上記利用者に対してネットワークを介して電子メール送信を行い、上記電子メールに応じて上記利用者が所定の情報を電子メールで返信すると、上記利用者を上記１つの暗号化された電子ファイルに対して利用可能な利用者として設定するようにしたものである。
【００１３】
また、本発明のうち請求項６に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、該暗号化して保存した電子ファイルへの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、１つの暗号化された電子ファイルに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能な利用者を複数設定する第１の設定手段と、上記第１の設定手段により複数設定された利用者のそれぞれに対して、上記１つの暗号化された電子ファイルを利用するための少なくと１以上の利用形態の利用条件をそれぞれ設定する第２の設定手段とを有するようにしたものである。
【００１４】
また、本発明のうち請求項７に記載の発明は、本発明のうち請求項６に記載の発明において、上記少なくと１以上の利用形態が、上記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を含み、上記１つの暗号化された電子ファイルを印刷する処理を、上記１つの暗号化された電子ファイルを復号化したデータに所定のデータを合成して印刷するものとしたものである。
【００１５】
また、本発明のうち請求項８に記載の発明は、本発明のうち請求項７に記載の発明において、上記所定のデータが印刷時の属性を示すようにしたものである。
【００１６】
また、本発明のうち請求項９に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、ネットワークを介して接続された利用者への１つの暗号化された電子ファイルのダウンロードを許可する許可手段と、上記ネットワークを介しての上記利用者との接続の遮断後において、はじめて上記ネットワークを介しての上記利用者との接続が回復したときに、上記利用者の上記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴により、上記１つの暗号化された電子ファイルの利用の履歴を更新する更新手段とを有するようにしたものである。
【００１７】
また、本発明のうち請求項１０に記載の発明は、電子ファイルを暗号化して保存し、ネットワークを介して接続された利用者に対して該暗号化して保存した電子ファイルの利用制限を行う電子ファイル管理装置において、１つの暗号化された電子ファイルに対して、予め設定された利用者とは異なる利用者に対して上記１つの暗号化された電子ファイルを利用可能とする設定がされたときに、上記利用者に対してネットワークを介して電子メール送信を行う送信手段と、上記送信手段によって送信された電子メールに応じて上記利用者が所定の情報を電子メールで返信すると、上記利用者を上記１つの暗号化された電子ファイルに対して利用可能な利用者として設定する設定手段とを有するようにしたものである。
【００１８】
また、本発明のうち請求項１１に記載の発明は、本発明のうち請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の発明をコンピューターに実行させるためのプログラムである。
【００１９】
また、本発明のうち請求項１２に記載の発明は、本発明のうち請求項６乃至請求項１０のいずれか１項に記載の発明としてコンピューターを機能させるためのプログラムである。
【００２０】
また、本発明のうち請求項１３に記載の発明は、本発明のうち請求項１１または請求項１２のいずれか１項に記載のプログラムを記録したコンピューター読み取り可能な記録媒体である。
【００２１】
従って、本発明によれば、１つの電子ファイルに対して各利用者単位で異なる利用制限、例えば、暗号化された電子ファイルの閲覧期間に関する制限、暗号化された電子ファイルの印刷に関する制限、暗号化された電子ファイルの編集に関する制限あるいは暗号化された電子ファイルの外部の記憶手段への保存に関する制限などの設定が可能となるので、保護対象の情報の漏洩をきめ細かくさらに確実に防止することが可能となるとともに、各ユーザーにおける情報保護に関する運用形態に柔軟に対応することができるようになる。
【００２２】
また、本発明によれば、暗号化された電子ファイルへアクセスした履歴を監視することができるので、各利用者における暗号化された情報の使用状況や外部からの不正アクセスなどを確認することが可能となり、保護対象の情報の漏洩をきめ細かく監視して確実に防止することが可能となる。
【００２３】
また、本発明によれば、暗号化された電子ファイルを復号化して印刷する際に、印刷者に関する情報、例えば、誰がいつ印刷したかを示す情報も合わせて印刷されるため、印刷物の不正利用を抑止することができるようになり、保護対象の情報の漏洩を効果的に防止することが可能となる。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、保護対象の情報の漏洩を確実に防止することができるようになるとともに、ユーザーの利便性を著しく向上することができるようになり、高度な信頼性ならびに操作性を兼ね備えた電子ファイルの管理の手法を提供することができるという優れた効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、添付の図面を参照しながら、本発明による電子ファイル管理方法、電子ファイル管理装置、プログラムおよびコンピューター読み取り可能な記録媒体の実施の形態の一例を詳細に説明する。
【００２６】
図１には、本発明による電子ファイル管理装置の実施の形態の一例をあらわすブロック構成説明図が示されており、この電子ファイル管理装置１０は、サーバー・コンピューター（以下、「サーバー・コンピューター」を単に「サーバー」と適宜に称する。）１２とクライアント・コンピューター（以下、「クライアント・コンピューター」を「クライアント」と適宜に称する。）１４とをインターネットなどのネットワーク１６とを介して接続する、分散型コンピューター・システムの一つであるクライアント・サーバー・システムにより構築されている。
【００２７】
ここで、サーバー１２は、クライアント１４からの処理要求に応じて後述する各種の処理を実行するためのソフトウェア・プログラムを保存・管理する他に、本発明の実施に関連する構成として、後述する処理の実行において用いる各種のデータや当該処理により発生された各種のデータなどを保存・管理するデータベース１２ａを備えている。
【００２８】
また、クライアント１４は、サーバー１２へ処理要求を行ってサーバー１２が提供する機能やデータを利用するためのソフトウェア・プログラム（暗号化ファイル（後述する。）を復号化するためのソフトウェア・プログラムを含む。）を保存・管理しており、ネットワーク１６に複数台接続することが可能であることは勿論である。なお、図１には、３台のクライアント１４が、ネットワーク１６に接続された状態が示されている。
【００２９】
そして、各クライアント１４としては、キーボード１４ａやマウス１４ｂなど入力手段ならびにＣＲＴや液晶画面などの表示装置１４ｃを備えたパーソナル・コンピューター１４−１、１４−２や、文字や画像などを印刷するプリンター１４−３などをネットワーク１６に適宜に接続するようにしてよい。
【００３０】
設定ユーザー（後述する。）や許可ユーザー（後述する。）は、上記したクライアント１４を用いて後述する各種の処理の操作指示を行う。
【００３１】
次に、この電子ファイル管理装置１０において、保護の対象とされた情報の電子ファイルを暗号化してデータベース１２ａに保存する処理たるユーザー別ポリシー設定処理について説明する。
【００３２】
このユーザー別ポリシー設定処理においては、電子ファイルを暗号化してデータベース１２ａに記憶する処理が行われるが、その際に、１つの暗号化された電子ファイル（以下、「暗号化された電子ファイル」を「暗号化ファイル」と適宜に称する。）に対して、当該１つの暗号化ファイルを利用可能な利用者（以下、「暗号化ファイルを利用可能な利用者」を「許可ユーザー」と適宜に称する。）を複数設定することができ、さらに設定された複数の許可ユーザーのそれぞれに対して暗号化ファイルを利用する際の形態（以下、「許可ユーザーが暗号化ファイルを利用する際の形態」を「操作アクション」と適宜に称する。）を任意に設定することができる。
【００３３】
ここで、操作アクションとしては、「閲覧」、「印刷」、「編集」および「保存」が設定されている。なお、以下の説明においては、操作アクションとしての「閲覧」をあらわす場合には「閲覧（操作アクション）」と表記し、操作アクションとしての「印刷」をあらわす場合には「印刷（操作アクション）」と表記し、操作アクションとしての「編集」をあらわす場合には「編集（操作アクション）」と表記し、操作アクションとしての「保存」をあらわす場合には「保存（操作アクション）」と表記するこことする。
【００３４】
以下、これら４種類の操作アクションについて具体的に説明すると、まず、閲覧（操作アクション）とは、暗号化ファイルを復号化して、許可ユーザーが暗号化する前の電子ファイルに記憶された情報を視認可能とする処理を行うという、暗号化ファイルを利用する際の形態を意味するものである。
【００３５】
次に、印刷（操作アクション）とは、暗号化ファイルを復号化して、プリンター１４−３として構成されたクライアント１４により、許可ユーザーが暗号化する前の電子ファイルに記憶された情報を紙媒体などの媒体に印刷する処理を行うという、暗号化ファイルを利用する際の形態を意味するものである。
【００３６】
また、編集（操作アクション）とは、暗号化ファイルに記憶されている情報の一部または全部を修正・削除したりあるいは新たな情報を追加する処理を行うという、暗号化ファイルを利用する際の形態を意味するものである。
【００３７】
さらに、保存（操作アクション）とは、暗号化ファイルをクライアント１４の記憶領域にコピーして保存する処理を行うという、暗号化ファイルを利用する際の形態を意味するものである。
【００３８】
また、上記した４種類の操作アクションのそれぞれについては、各操作アクション毎に利用可能な回数および利用可能な期間を設定することができる。即ち、各許可ユーザー毎に設定された１つの操作アクションに対して、各許可ユーザー毎に利用可能な回数の制限および利用可能な期間の制限を任意に設定することができるものである。
【００３９】
なお、印刷（操作アクション）に関しては、公知の手法により媒体に印刷を行う「通常印刷」と本発明によるセキュア印刷処理（後述する。）により媒体に印刷を行う「セキュア印刷」とを選択的に設定することができるが、これら印刷（操作アクション）の詳細については後述する。
【００４０】
なお、後述するように、このユーザー別ポリシー設定処理に従ってデータベース１２ａに保存された暗号化ファイルをある利用者が利用するには、当該利用者がユーザー別ポリシー設定処理によって許可ユーザーとして設定されている必要があり、また、当該利用者が許可ユーザーとして設定されていたとしても、ユーザー別ポリシー設定処理によって設定された操作アクションのみをしか実行できない。
【００４１】
次に、ユーザー別ポリシー設定処理によって、電子ファイルを暗号化する処理について説明する。
【００４２】
まず、電子ファイルを暗号化したいユーザーが、パーソナル・コンピューター１４−１、１４−２により構成されたクライアント１４を用いてユーザー別ポリシー設定処理のルーチンを起動すると、パーソナル・コンピューター１４−１、１４−２の表示装置１４ｃに図２に示す画面が初期画面１００として表示される。
【００４３】
なお、本明細書においては、ユーザー別ポリシー設定処理のルーチンを起動して以下の処理を行う電子ファイルを暗号化したいユーザーについて、「設定ユーザー」と適宜に称することとする。
【００４４】
次に、設定ユーザーは、初期画面１００の暗号化対象ファイル入力領域１０２にカーソルを移動し、暗号化したい電子ファイルのファイル名をキーボード１４ａなどを用いて入力することにより、暗号化したい電子ファイルを暗号化対象ファイルとして指定するとともにそのファイル名を暗号化対象ファイル領域１０２に表示させる。
【００４５】
なお、暗号化対象ファイル領域１０２に暗号化対象ファイルのファイル名を入力するにあたっては、参照ボタン１０４を利用するようにしてもよい。即ち、マウス１４ｂなどを用いて参照ボタン１０４をクリックすると、この電子ファイル管理装置１０がアクセス可能な電子ファイル名が表示される。設定ユーザーは表示された電子ファイル名の中から暗号化対象ファイルの電子ファイル名をマウス１４ｂなどでクリックして指定することができ、当該クリックにより指定された暗号化対象ファイルの電子ファイル名は暗号化対象ファイル領域１０２に表示される。
【００４６】
次に、設定ユーザーは、初期画面１００のリストボタン１０６をクリックしてセキュリティーポリシークラスの選択画面を表示し、所望のセキュリティーポリシークラスを選択して指定する。
【００４７】
ここで、セキュリティーポリシークラスとは、上記において選択した暗号化対象ファイルを暗号化した暗号化ファイルに関して、利用者に対してどのようなレベルで利用制限をするかをユーザーが任意に設定するものである。そのレベルの一つとして、この電子ファイル管理装置１０においては、予め「任意のセキュリティーポリシー」が設定されている。
【００４８】
ここで、セキュリティーポリシークラスとしてユーザーが任意に設定したレベルを選択した場合には、公知の技術などを用いて当該設定に応じた適宜の処理を行うようにすればよいので、本明細書においてはその説明は省略し、本発明の実施に関連する「任意のセキュリティーポリシー」が選択された場合の処理について以下に説明する。
【００４９】
即ち、セキュリティーポリシークラスとして「任意のセキュリティーポリシー」が選択された場合には、暗号化対象ファイルを暗号化した暗号化ファイルを利用可能な許可ユーザーとして１または複数の利用者を設定するとともに、当該許可ユーザーのそれぞれに対して操作アクションの設定を行う。
【００５０】
具体的には、まず、許可ユーザー選択領域１０８の名前入力部１０８−１に暗号化ファイルを利用可能な許可ユーザーとして設定したい利用者の名前を入力し、許可ユーザー選択領域１０８のメールアドレス入力部１０８−２に名前入力部１０８−１に入力した利用者のメールアドレスを入力する。なお、許可ユーザー選択領域１０８に設定できる許可ユーザーは１名でもよいし複数名でもよいし、また、設定ユーザーを許可ユーザーとして設定することもできる。
【００５１】
次に、許可ユーザー選択領域１０８に入力した許可ユーザー毎に操作アクションの設定を行うことになるが、その場合には、許可ユーザー選択領域１０８における各操作アクションに対応した操作アクション入力領域、即ち、閲覧（操作アクション）入力領域１０８−３、印刷（操作アクション）入力領域１０８−４、編集（操作アクション）入力領域１０８−５ならびに保存（操作アクション）表示領域１０８−６のそれぞれの対応する領域をマウス１４ｂなどでクリックすることにより、各操作アクションの設定を指定することができる。
【００５２】
そして、操作アクションが設定が指定された場合には、各表示領域に「○」が表示され、各操作アクションにおけるデフォルトの条件での利用が許可される。
【００５３】
一方、各操作アクションに対して、さらに詳細な利用条件を設定する場合には、詳細な利用条件を設定したい許可ユーザーの名前をマウス１４ｂなどでクリックして、表示を点滅させる仮選択状態にする。この際には、複数の許可ユーザーの名前を一度に仮選択することができる。
【００５４】
そして、仮選択した名前に誤りが無ければ選択ボタンを１１０をマウス１４ｂなどでクリックして、仮選択を本選択に切り換えるとともに点滅状態の表示を反転表示に切り換える。
【００５５】
次に、詳細設定したい操作アクションのチェック領域、即ち、閲覧（操作アクション）チェック領域１１２−１、印刷（操作アクション）チェック領域１１２−２、編集（操作アクション）チェック領域１１２−３または保存（操作アクション）チェック領域１１２−４のいずれかをマウス１４ｂなどでクリックしてチェックし、詳細設定ボタン１１４をマウス１４ｂなどでクリックする。
【００５６】
すると、図３乃至図９に示す詳細設定画面が表示され、各ユーザー毎かつ各操作アクション毎に利用条件の設定を詳細に行うことができる。なお、図３乃至図９には、各詳細設定画面への入力状態の一例が示されている。
【００５７】
即ち、閲覧（操作アクション）チェック領域１１２−１をチェックして詳細設定ボタン１１４をクリックした場合には図３に示す閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００が表示され、また、印刷（操作アクション）チェック領域１１２−２をチェックして詳細設定ボタン１１４をクリックした場合には図４に示す印刷（操作アクション）詳細設定画面３００が表示され、図４に示す印刷（操作アクション）詳細設定画面３００で通常印刷を選択した場合には図５に示す通常印刷設定画面３０２が表示され、また、図４に示す印刷（操作アクション）詳細設定画面３００でセキュア印刷を選択した場合には図６に示すセキュア印刷設定画面３０４が表示され、また、図６に示すセキュア印刷設定画面２０６で地紋出力を選択した場合には図７に示す出力設定画面３０６が表示され、また、編集（操作アクション）チェック領域１１２−３をチェックして詳細設定ボタン１１４をクリックした場合には図８に示す編集（操作アクション）詳細設定画面４００が表示され、また、保存（操作アクション）チェック領域１１２−４をチェックして詳細設定ボタン１１４をクリックした場合には図９に示す保存（操作アクション）詳細設定画面５００が表示される。
【００５８】
まず、図３に示す閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００を参照しながら、各詳細設定画面に共通する点を含めて、閲覧（操作アクション）の詳細な利用条件の設定の処理について説明する。なお、本明細書においては、同一または相当する構成は同一の符号を付して示すことにより、重複する構成ならびに作用の説明は省略する。
【００５９】
この閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００の許可ユーザー表示領域２０２には、初期画面１００の許可ユーザー選択領域１０８に表示された内容と同内容が表示されることになり、選択ボタン１１４のクリックによって本選択された利用者の欄は色を反転させて表示される。なお、図３においては、実際に利用者を選択した状態が示されており、名前入力部１０８−１における「自分」とは設定ユーザーを示している。
【００６０】
ここで、閲覧（操作アクション）の詳細な設定を、本選択された許可利用者に限らずに許可ユーザー表示領域２０２に表示された全ての許可ユーザーに対して行いたい場合には、全ての許可ユーザーを対象するためのチェック領域２０４をマウス１４ｂなどクリックしてチェックし、一方、閲覧（操作アクション）の詳細な設定を本選択された許可ユーザーに限って行いたい場合には、本選択された許可ユーザーを対象するためのチェック領域２０６マウス１４ｂなどクリックしてチェックする。なお、図３においては、チェック領域２０４がチェックされた状態が示されている。
【００６１】
また、詳細設定する操作アクションのチェック領域、即ち、閲覧（操作アクション）チェック領域２０８−１、印刷（操作アクション）チェック領域２０８−２、編集（操作アクション）チェック領域２０８−３または保存（操作アクション）チェック領域２０８−４には、初期画面１００において詳細設定ボタン１１４をクリックする際にチェックされていた操作アクションのチェック領域と対応する欄にチェックが示される。なお、図３においては、チェック領域２０４がチェックされた状態が示されている。
【００６２】
また、図３乃至図９に示す詳細設定画面において、閲覧（操作アクション）チェック領域２０８−１、印刷（操作アクション）チェック領域２０８−２、編集（操作アクション）チェック領域２０８−３または保存（操作アクション）チェック領域２０８−４をマウス１４ｂなどクリックすると、クリックしたチェック領域に対応する詳細設定画面が表示される。
【００６３】
この閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００において、閲覧（操作アクション）を許容する回数を設定する場合には回数欄２１０をマウス１４ｂなどでチェックするとともに、回数入力欄２１２に閲覧（操作アクション）を許容する回数を入力する。また、閲覧（操作アクション）を許容する期間を設定する場合には期間欄２１４をマウス１４ｂなどでチェックするとともに、期間入力欄２１６に閲覧（操作アクション）を許容する期間を入力する。
【００６４】
そして、閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００に表示された入力状態でよければマウス１４ｂなどによりＯＫボタン２１８をクリックして、表示装置１４ｃの表示を初期画面１００へ戻す。また、ＯＫボタン２１８をクリックすると、閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００に表示された入力状態の設定が確定されてデータベース１２ａに記憶される。
【００６５】
一方、閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００への入力を中止したい場合には、キャンセルボタン２２０をマウス１４ｂなどでクリックする。キャンセルボタン２２０をクリックすると、表示装置１４ｃの表示が初期画面１００へ戻る。
【００６６】
また、ＯＫボタン２１８やキャンセルボタン２２０をクリックせずに、他の操作アクションチェック領域（印刷（操作アクション）チェック領域２０８−２、編集（操作アクション）チェック領域２０８−３または保存（操作アクション）チェック領域２０８−４）をチェックすると、チェックした操作アクションに対応した詳細設定画面を開くことができる。
【００６７】
次に、印刷（操作アクション）詳細設定画面３００を参照しながら、印刷（操作アクション）の利用条件の詳細な設定について説明する。
【００６８】
この印刷（操作アクション）詳細設定画面３００においては、印刷（操作アクション）の回数や期間を設定することができる他に、印刷の部数を設定することができる。即ち、印刷（操作アクション）詳細設定画面３００において、印刷（操作アクション）により印刷を許容する部数を設定する場合には部数欄３１０をマウス１４ｂなどでチェックするとともに、部数入力欄３１２に印刷（操作アクション）により印刷する部数を入力する。
【００６９】
また、印刷（操作アクション）詳細設定画面３００においては、印刷の種類として、通常印刷とセキュア印刷とのいずれかを設定することができる。なお、デフォルトは、通常印刷とされている。
【００７０】
まず、通常印刷を選択する場合には、印刷種類入力欄３１４のリスト・ボタン３１６をマウス１４ｂでクリックし、印刷種類の選択画面を表示し、マウス１４ｂなどにより通常印刷を選択して指定する。
【００７１】
すると、図５の通常印刷設定画面３０２がに示されているように、印刷種類入力欄３１４に「通常印刷」の文字が反転表示される。これにより、通常印刷が選択されたことになる。
【００７２】
なお、通常印刷は、一般に公知の技術を用いた印刷を行うものであるので、その詳細な説明は省略する。
【００７３】
一方、セキュア印刷を選択する場合には、印刷種類入力欄３１４のリスト・ボタン３１６をマウス１４ｂでクリックし、印刷種類の選択画面を表示し、マウス１４ｂなどによりセキュア印刷を選択して指定する。
【００７４】
ここで、セキュア印刷について説明すると、セキュア印刷とは、暗号化ファイルを復号化して媒体に印刷した際の印刷物が、無用に漏洩や流布したりあるいは容易に複製されることがないようにした印刷の手法である。
【００７５】
このセキュア印刷には、図１０（ａ）（ｂ）（ｃ）に示すように３種類の出力タイプがあり、電子ファイル管理装置においては、後述するようにこれら３種類の出力タイプを単独でまたは適宜に組み合わせて選択できるようになされている。
【００７６】
ここで、図１０（ａ）に示す出力タイプは「文字出力」と称されるものであって、プリンター１４−３で印刷する際に、復号化された暗号化ファイルには含まれていない文字を付加して印刷するものである。この付加する文字としては、例えば、印刷時の属性（時間、ＩＰ、ユーザ名など）がある。この文字出力においては、プリンター１４−３による印刷時に、後述するようにして指定した文字列のデータを生成して、当該生成した文字列のデータを復号化した暗号化ファイルのデータと合成してプリンター１４−３へ出力することにより、図１０（ａ）に示すような印刷結果を得るものである。
【００７７】
また、図１０（ｂ）に示す出力タイプは「地紋出力」と称されるものであって、プリンター１４−３で印刷された原本では視認することができないが、当該原本を複写機により複写すると、背景に文字やマークが浮かび上がるようにするものである。原本を複写機で複写した際には、その複写物上に文字やマークを視認することができるようになるため、原本の複写物であることが容易に判断することができる。
【００７８】
また、図１０（ｃ）に示す出力タイプは「消失パターン出力」と称されるものであって、プリンター１４−３で印刷された原本では復号化した暗号化ファイルのデータを視認することができるが、当該原本を複写機により複写すると、複写物上では復号化した暗号化ファイルのデータを視認することができないようにするものである。原本を複写機で複写した際には、復号化した暗号化ファイルのデータを読むことができなくるため、原本の複写物であることを容易に判断することができるようになる。
【００７９】
上記した操作によりセキュア印刷を選択し、詳細設定ボタン３１８をマウス１４ｂなどでクリックすると、出力様式を選択するためのウインドウ３２０が開く。このウインドウでは、出力様式として、上記した３種類のタイプとそれらを組み合わせたものが設定されており、これら出力様式のうちで任意のものをマウス１４ｂなどでクリックして指定すると、当該指定した出力様式の詳細な条件を設定するための出力設定画面が表示される。
【００８０】
ここで、図７には、出力様式として地紋出力を指定した場合の出力設定画面３０６が表示されており、この出力設定画面３０６においては、それぞれ対応するボタンを操作することにより、プリンター１４−３の種類を選択したり、背景として出力する模様を選択したり、複写の際に浮かび上がらす文字（テキスト）を入力したり定型句を選択したりすることができるようになされている。
【００８１】
なお、この出力設定画面３０６において、ＯＫボタン３２２をクリックすると、画面上に入力された設定が確定してセキュア印刷設定画面３０４へ戻る。一方、キャンセルボタン３２４をクリックすると、画面上に入力された設定を確定することなくセキュア印刷設定画面３０４へ戻る。
【００８２】
次に、編集（操作アクション）詳細設定画面４００と保存（操作アクション）詳細設定画面５００とを参照しながら、編集（操作アクション）と保存（操作アクション）との利用条件の詳細な設定について説明する。
【００８３】
この編集（操作アクション）詳細設定画面４００と保存（操作アクション）詳細設定画面５００とにおいては、閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００と同様に、編集（操作アクション）と保存（操作アクション）との回数と期間とをそれぞれ設定することができる。
【００８４】
以上のようにして、閲覧（操作アクション）詳細設定画面２００、印刷（操作アクション）詳細設定画面３００、編集（操作アクション）詳細設定画面４００ならびに保存（操作アクション）詳細設定画面５００の操作を終了して初期画面に戻り、暗号化ボタン１１６をマウス１４ｂなどでクリックすると、暗号化対象ファイルが暗号化されて暗号化ファイルとしてデータベース１２ｂに登録されるとともに、上記のようにして設定された当該暗号化子ファイルに対しての許可ユーザーおよび当該許可ユーザーに対してそれぞれ設定された操作アクションとが暗号化ファイルに対応してデータベース１２ｂに登録される。
【００８５】
従って、ある１つの暗号化ファイルに対して複数の許可ユーザーを設定する際に、連続的な処理操作で各許可ユーザーに対してそれぞれ異なる操作アクションの許可を設定できることになるので、各許可ユーザーに対する操作アクションの許可の設定が大幅に簡便化される。
【００８６】
なお、符号１１８で示す設定ボタンは、セキュリティーポリシーを変更したり増減したりするために使用するものであり、このセキュリティーポリシーの変更増減は公知の技術であるため、その詳細な説明は省略する。
【００８７】
以上の構成において、図１１に示すフローチャートを参照しながら、電子ファイル管理装置１０にアクセスする際の処理について説明すると、まず、暗号化ファイルを利用するために電子ファイル管理装置１０へのアクセスがあると（ステップＳ１１０２）、データベース１２ａの記憶内容を参照して当該アクセスした利用者が当該暗号化ファイルの許可ユーザーであるか否かを判断する（ステップＳ１１０４）。
【００８８】
なお、データベース１２ａには、許可ユーザーが電子ファイル管理装置１０の暗号化ファイルへアクセスする際の認証情報（ユーザーＩＤ、パスワードなど）を予め格納しており、許可ユーザーが電子ファイル管理装置１０へアクセスする際には認証情報を参照することにより、電子ファイル管理装置１０へのアクセスを許可することになる。なお、こうした認証については、公知の技術を利用することができる。
【００８９】
このステップＳ１１０４の判断処理において、アクセスした利用者が当該暗号化ファイルの許可ユーザーではないと判断された場合には、電子ファイル管理装置１０へのアクセスを拒否する（ステップＳ１１０６）。
【００９０】
一方、このステップＳ１１０４の判断処理において、アクセスした利用者が当該暗号化ファイルの許可ユーザーであると判断された場合には、アクセスした利用者の操作アクションが当該許可ユーザーに許可された操作アクションであるか否かを判断する（ステップＳ１１０８）。
【００９１】
このステップＳ１１０８の判断処理において、アクセスした利用者の操作アクションが当該許可ユーザーに許可された操作アクションではないと判断された場合には、電子ファイル管理装置１０は操作アクションの実行を拒否する（ステップＳ１１１０）。
【００９２】
一方、このステップＳ１１０８の判断処理において、アクセスした利用者の操作アクションが当該許可ユーザーに許可された操作アクションであると判断された場合には、電子ファイル管理装置１０は操作アクションを実行する（ステップＳ１１１２）。
【００９３】
そして、上記したステップＳ１１０６における不正アクセスやステップＳ１１１０における操作アクションの実行の拒否ならびにステップＳ１１１２における操作アクションの実行はデータベース１２ａに反映され、データベース１２ａの記録が更新される（ステップＳ１１１４）。従って、電子ファイル管理装置１０は、データベース１２ａから得られる常に更新された最新の情報に基づいて、上記した各判断処理を実行することができる。
【００９４】
次に、この電子ファイル管理装置１０において、ネットワーク１４を介することなく処理を行うオフライン処理について説明する。
【００９５】
図１２（ａ）（ｂ）（ｃ）には、このオフライン処理の機能説明図が示されているが、このオフライン処理は、ユーザー別ポリシー設定処理で保存（操作アクション）を許可された許可ユーザーのみを対象とした処理である。具体的には、オフライン処理は、以下のように行われるものである。
【００９６】
即ち、保存（操作アクション）を許可された許可ユーザーは、ネットワーク１６を介してクライアント１４に暗号化ファイルをダウンロードして、所定の記憶手段に記憶させておくことができる（図１２（ａ）参照）。なお、以下の説明においては、説明を簡略化して本発明の理解を容易にするために、クライアント１４に記憶させた暗号化ファイルに対して許可ユーザーが実行できる操作アクションは、閲覧（操作アクション）のみであるものとする。
【００９７】
従って、ネットワーク１６を使用することができない環境で暗号化ファイルを閲覧する必要がある許可ユーザーは、ネットワーク１６を介して暗号化ファイルをクライアント１４へダウンロードしておくと、クライアント１４とネットワーク１６との接続が遮断された状態でも、暗号化ファイルの閲覧（操作アクション）を実行することができる（図１２（ｂ）参照）。また、ダウンロードをした暗号化ファイルに対する許可ユーザーの閲覧（操作アクション）の履歴は、クライアント１４の記憶手段に保存される（図１２（ｂ）参照）。
【００９８】
そして、許可ユーザーの閲覧（操作アクション）の履歴を保存しているクライアント１４が、ネットワーク１６との接続の遮断後にはじめてネットワーク１６と接続したときには、クライアント１４が保存していた許可ユーザーの閲覧（操作アクション）の履歴を全てサーバー１２へ転送し、データベース１２ａの記憶を更新する（図１２（ｃ）参照）。クライアント１４は、保存していた許可ユーザーの閲覧（操作アクション）の履歴を全てサーバー１２へ転送した後には、保存していた許可ユーザーの閲覧（操作アクション）の履歴を全て消去する。
【００９９】
なお、上記においては、説明を簡略化するために操作アクションとして閲覧（操作アクション）のみを行うことができるようにしたが、これに限られるものではないことは勿論であり、その他の操作アクションを行えるようにしてもよい。その際にも、閲覧（操作アクション）の場合と同様に、各操作アクションの履歴を保存しておき、サーバー１２へ転送するようにして、サーバー１２のデータベース１２ａを更新するようにする。
【０１００】
次に、この電子ファイル管理装置１０において、データベース１２ａにおいて登録されていない利用者を利用可能とする仮登録処理について説明する。
【０１０１】
図１３には、この仮登録処理の機能説明図が示されているが、この仮登録処理は以下のように行われる。
【０１０２】
即ち、まず、設定ユーザーがクライアント１４を用いて、データベース１２ａに登録していない利用者をユーザー別ポリシー処理において許可ユーザーに指定して暗号化ボタン１１６をクリックすると、サーバー１２側ではデータベース１２ａを参照して、設定ユーザーが許可ユーザーと指定した利用者がデータベース１２ａに登録されていないことを検知する。
【０１０３】
そうすると、サーバー１２は、設定ユーザーが許可ユーザーと指定した利用者のメールアドレスに電子メールを送信して、当該利用者が許可ユーザーとして仮登録された旨を通知する。
【０１０４】
この通知を受けた当該利用者が、上記電子メールに対して予め設定された認証情報（ユーザーＩＤ、パスワードなど）を電子メールでサーバー１２へ返信すると、サーバー１２側で本登録が行われて当該利用者が暗号化ファイルを利用することができるようになる。
【０１０５】
このようにすることにより、データベース１２ａにおいて登録されていない利用者も、即時に暗号化ファイルを利用することができるようになる。
【産業上の利用可能性】
【０１０６】
本発明は、各種の企業や研究所あるいは個人からの電子ファイル化された各種の情報の漏洩防止対策に利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０７】
【図１】本発明による電子ファイル管理装置の実施の形態の一例をあらわすブロック構成説明図である。
【図２】電子ファイル管理装置の初期画面の説明図である。
【図３】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図４】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図５】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図６】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図７】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図８】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図９】電子ファイル管理装置の詳細設定画面の説明図である。
【図１０】セキュア印刷の説明図であり、（ａ）は出力タイプが「文字出力」の場合を示し、（ｂ）は出力タイプが「地紋出力」の場合を示し、（ｃ）は出力タイプが「消失パターン出力」の場合を示す。
【図１１】電子ファイル管理装置へアクセスする際の処理を示すフローチャートである。
【図１２】（ａ）（ｂ）（ｃ）は、オフライン処理の機能説明図である。
【図１３】仮登録処理の機能説明図である。
【符号の説明】
【０１０８】
１０      電子ファイル管理装置
１２      サーバー・コンピューター（サーバー）
１２ａ    データベース
１４      クライアント・コンピューター（クライアント）
１４−１、１４−２    パーソナル・コンピューター
１４−３  プリンター
１４ａ    キーボード
１４ｂ    マウス
１４ｃ    表示装置
【図１】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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