(57)【要約】【課題】  文書電子データにアクセス制限がある場合に、アクセス権が簡便に変更され、簡便な手続きで文書電子データを送信できることを課題とする。【解決手段】  アクセス権限が設定された文書電子データを格納するデータベースと、第１のユーザがデータベース内の文書電子データを第２のユーザに送信するように指示する指示手段と、データベース内の文書電子データに対して第１のユーザ又は第２のユーザのアクセス権がない場合にアクセス権限変更申請通知を文書電子データの管理者に送信する申請通知送信手段と、アクセス権限変更申請通知に応じてデータベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に文書電子データを第２のユーザに送信するデータ送信手段とを有する文書管理装置が提供される。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
アクセス権限が設定された文書電子データを格納するデータベースと、
第１のユーザが前記データベース内の文書電子データを第２のユーザに送信するように指示する指示手段と、
前記データベース内の文書電子データに対して前記第１のユーザ又は前記第２のユーザのアクセス権がない場合にアクセス権限変更申請通知を前記文書電子データの管理者に送信する申請通知送信手段と、
前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に前記文書電子データを前記第２のユーザに送信するデータ送信手段と
を有する文書管理装置。
【請求項２】
前記データ送信手段は、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に、前記文書電子データの送信再開指示があると、前記文書電子データを前記第２のユーザに送信する請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記データ送信手段は、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権が条件付きでありに変更された場合に、前記条件に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権を元に戻す請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記データ送信手段は、前記データベース内の文書電子データのアクセス権が元に戻されると、前記文書電子データの送信処理をキャンセルする請求項３記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記データ送信手段は、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に、その旨を前記第１のユーザに送信して通知する請求項２〜４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記データ送信手段は、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に、その旨及びアクセスＩＤを前記第１のユーザに送信して通知し、前記アクセスＩＤの入力により前記文書電子データの送信再開指示があると、前記文書電子データを前記第２のユーザに送信する請求項５記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記申請通知送信手段は、前記データベース内の文書電子データに対して前記第１のユーザ又は前記第２のユーザのアクセス権がない場合には、その旨を知らせ、アクセス権限変更申請を行う旨の指示があると、前記アクセス権限変更申請通知を前記文書電子データの管理者に送信する請求項１〜６のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項８】
アクセス権限が設定された文書電子データを格納するデータベース内の文書電子データを第１のユーザが第２のユーザに送信するように指示する指示ステップと、
前記データベース内の文書電子データに対して前記第１のユーザ又は前記第２のユーザのアクセス権がない場合にアクセス権限変更申請通知を前記文書電子データの管理者に送信する申請通知送信ステップと、
前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に前記文書電子データを前記第２のユーザに送信するデータ送信ステップと
を有する文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年では、読み取った文書画像データをデータベースに格納し、その格納情報をその文書の印刷媒体に情報として付加し、その印刷媒体の格納情報を読み取って、格納された文書データから再印刷を行うと言う文書管理システムが下記の特許文献１などで既に知られている。
【０００３】
このシステムによれば、格納情報付き出力用紙を持っていれば、格納データの出力が得られる訳であるが、もし、この格納データに対してアクセス制限が設定されており、出力を希望する者にそのアクセス権利が与えられていなかった場合、格納情報付き出力用紙を読み取り、格納文書データにアクセスした時点でエラー処理としてユーザにアクセス権の無い事が知らされる。
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−１４３４１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記した従来の文書管理システムでは、アクセスできないことが発覚した時にユーザが文書管理者を特定し、新たな手段を持って文書管理者に対して文書へのアクセス権の変更を申請し、それが通ってから改めて文書データへのアクセスに行くと言った手間を必要とした。
【０００６】
上記のような一時的なアクセス権の変更の場合、申請者のアクセス後には速やかにアクセス権の回復が必要な場合も多い。この場合も通常と同じ手順でアクセス権を元に戻さねばならず、文書管理者の負担は大きかった。
【０００７】
また、上記した従来の文書管理システムでは、出力方法が電子メールなどの出力先にもユーザが存在し、アクセス権が存在する場合のアクセス権申請方法は実現されていない。
【０００８】
本発明の目的は、上記の欠点を解決するために、本システム内でアクセス権のない文書に対してアクセスしようとした場合、及び、出力先にユーザが存在する場合にそのユーザのアクセス許可も同時に自動的に管理者に許可の申請を行い、もし、許可されれば自動的に出力待ち状態のジョブを用意し、申請者が即座に出力を得られるようにすることである。
【０００９】
また、本発明の他の目的は、アクセス権の変更に対して条件を設定させるようにしたことによって、自動的にアクセス権の現状復帰が可能になるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の文書管理装置は、アクセス権限が設定された文書電子データを格納するデータベースと、第１のユーザが前記データベース内の文書電子データを第２のユーザに送信するように指示する指示手段と、前記データベース内の文書電子データに対して前記第１のユーザ又は前記第２のユーザのアクセス権がない場合にアクセス権限変更申請通知を前記文書電子データの管理者に送信する申請通知送信手段と、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に前記文書電子データを前記第２のユーザに送信するデータ送信手段とを有する。
【００１１】
また、本発明の文書管理方法は、アクセス権限が設定された文書電子データを格納するデータベース内の文書電子データを第１のユーザが第２のユーザに送信するように指示する指示ステップと、前記データベース内の文書電子データに対して前記第１のユーザ又は前記第２のユーザのアクセス権がない場合にアクセス権限変更申請通知を前記文書電子データの管理者に送信する申請通知送信ステップと、前記アクセス権限変更申請通知に応じて前記データベース内の文書電子データのアクセス権がありに変更された場合に前記文書電子データを前記第２のユーザに送信するデータ送信ステップとを有する。
【００１２】
本発明によれば、文書電子データに対して第１のユーザ又は第２のユーザのアクセス権がない場合には、アクセス権限変更申請通知を文書電子データの管理者に送信する。管理者により文書電子データのアクセス権がありに変更されると、文書電子データは第２のユーザに送信されるので、アクセス制限がある場合にも、アクセス権が簡便に変更され、第１のユーザは簡便な手続きで文書電子データを送信することができる。
【発明の効果】
【００１３】
以上説明したように、本発明によれば、文書電子データに対して第１のユーザ又は第２のユーザのアクセス権がない場合には、アクセス権限変更申請通知を文書電子データの管理者に送信する。管理者により文書電子データのアクセス権がありに変更されると、文書電子データは第２のユーザに送信されるので、アクセス制限がある場合にも、アクセス権が簡便に変更され、第１のユーザは簡便な手続きで文書電子データを送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１０は、本発明の実施形態によるデジタル複合機のハードウェア構成例を示す。中央処理装置１０２には、読み取り装置１０１、画像印刷装置１０３、表示装置１０４、入力装置１０５、外部記憶装置１０６及び通信装置１０７が接続される。ネットワーク１０８は、通信装置１０７に接続される。例えば、読み取り装置１０１はスキャナ、画像印刷装置１０３はプリンタ、表示装置１０４及び入力装置１０５はタッチパネル、外部記憶装置１０６はデータストレージである。
【００１５】
複合機のハードウェアとして、入力及び表示用のタッチパネル１０４，１０５、スキャナ１０１、プリンタ１０３、データストレージ１０６を持ち、ネットワーク１０８に接続可能なデジタル複合機を例に挙げる。このデジタル複合機は、スキャナで読み取った画像データやネットワークを通して送られた文書データをデータストレージに格納する事が可能で、その格納データをプリンタを用いて印刷する事が可能であるものとする。また、その格納データを電子メールに添付して送信する事が可能であるものとする。また、このデジタル複合機は、個人認証機能を持ち、複合機へのアクセス、格納データへのアクセス（読み取り権、書き込み権、印刷権など）が個人毎に設定可能であるものとする。ネットワーク接続が可能な為、ネットワークを通してのデータへのアクセス、アクセス権の変更、印刷指示なども個人認証を経て可能となる。
【００１６】
上記複合機のデータストレージ機能として、格納データの検索機能を搭載しており、タッチパネルからユーザが入力した検索条件によって、その結果がタッチパネル上に示され、検索されたデータに対して印刷、電子メール送信など出力処理が行える。
【００１７】
図１１は、文書管理システムの構成例を示す。文書管理システムは、上記複合機と、ネットワークで接続されたPCのシステムである。複合機本体１１３は、タッチパネル１１１、スキャナ部１１２、印刷部１１６、データストレージ１１７を有する。文書電子データAは、アクセス権限が設定され、データストレージ１１７内のデータベースに格納される。中央処理装置１０２は、例えば記憶装置１０６内のコンピュータプログラムに応じて処理する。パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１５は、通信手段１１４を介して、複合機本体１１３に接続され、通信を行うことができる。PC１１５の基本的構成は、図１０と同じであるが、読み取り装置１０１及び画像印刷装置１０３は必ずしも必要でない。
【００１８】
本実施形態では前記PC１１５を用いて、文書作成者１（管理者）が文書データAを作成し、複合機のデータストレージ１１７に格納する。その際、文書データAに対し、４人のユーザ（ユーザ１、ユーザ２、宛先ユーザ３、宛先ユーザ４）のアクセス権を設定する。ユーザ１に対しては読み取り/書きこみ/印刷/送信全て禁止、ユーザ２に対しては読み取り/書きこみ禁止/印刷/送信可能の設定を行った。宛先ユーザ３に対しては読み取り/書きこみ/印刷/送信全て禁止、宛先ユーザ４に関しては読み取り/書きこみ禁止/印刷/送信可能の設定を行ったものとする。
【００１９】
（第１の実施形態）
上記のシステムを基に、本発明の第１の実施形態の例を説明する。
【００２０】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ３宛ての電子メール送信指示（文書データAを電子メールに添付して送信）をかける。この時、図１に示すように、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ１１）、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ１２）。次に宛先ユーザ３の文書Aに対するアクセス権を確認すると（ステップ１３）、「読み取り不可」であるため、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ３の電子データAの読み取り権利申請」を通知する（ステップ１４）。上記のように本実施形態では、文書データAを取得し送信するユーザ１と送信された文書データAを受信して読むユーザ３のいずれか禁止されているアクセス権に関して、文書作成者１に対して自動的にアクセス権変更申請を行うものである。
【００２１】
ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止して表示し、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図２（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ２１）。
【００２２】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、電子データAに対するいずれかのユーザ（ログインユーザまたは宛先ユーザ）のアクセス権変更を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。この場合、文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるかさせないか」と宛先ユーザ３に対して「読ませるか読ませないか」を判断する。
【００２３】
もし、この電子データをユーザ１、宛先ユーザ３に対して開示しても構わないと考えた場合、文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と、宛先ユーザ３に対する読み取り権を「読み取り可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。
【００２４】
このアクセス権の変更を待っていた（ステップ２１）複合機は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受け、アクセス権をあり（送信権と読み取り権が可能）に変更する（ステップ２２）。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから電子メール送信処理（送信ジョブ）を生成する（ステップ２３）。この時、この送信処理は複合機内で停止され、図３に示すように、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ３１）。こうすることにより、許可が下りた途端に勝手に送信されるのではなく、許可が下りた時点では文書データAの取得とそれによる送信ジョブを生成させるだけに留まり、送信タイミングはユーザ１にゆだねられるものとなる。ユーザ１の送信再開指示により、文書データAを添付した電子メールを宛先ユーザ３へ送信する（ステップ３２）。これによって、ユーザ１は送信権の無い文書データAの送信作業において、わざわざ別の手段で文書管理者１に確認を取って、尚且つ、文書データAの送信権変更タイミングを２人で合わせて処理する必要がなくなる。
【００２５】
また、本実施形態では、複合機が文書作成者１のアクセス権変更指示を受けると（図２（Ｂ）のステップ２２１）、アクセス権が変更され（図２（Ｂ）のステップ２２２）た場合に即座に送信処理を自動的に行ってしまう（図２（Ｂ）のステップ２２３）事も可能である。
【００２６】
ユーザ１が文書データAを宛先ユーザ４に送る場合、文書データAに対してユーザ１には「送信不可」の設定がなされているが、宛先ユーザ４に対しては「読み取り可能」と許可されているため、図１において、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」のみを通知する（ステップ１２）。この場合も、ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図２（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ２１）。
【００２７】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、電子データAに対するいずれかのユーザ（ログインユーザまたは宛先ユーザ）のアクセス権変更を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。この場合、文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるかさせないか」を判断する。
【００２８】
もし、この電子データをユーザ１に対して開示しても構わないと考えた場合、文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。
【００２９】
このアクセス権の変更を待っていた（ステップ２１）複合機は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受け、アクセス権（送信権が可能に）を変更する（ステップ２２）。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから電子メール送信処理（送信ジョブ）を生成する（ステップ２３）。この時、この送信処理は複合機内で停止され、図３に示すように、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ３１）。こうすることにより、許可が下りた途端に勝手に送信されるのではなく、許可が下りた時点では文書データAの取得とそれによる送信ジョブを生成させるだけに留まり、送信タイミングはユーザ１にゆだねられるものとなる。ユーザ１の送信再開指示により、電子メールが送信される（ステップ３２）。これによって、ユーザ１は送信権の無い文書データAの送信作業において、わざわざ別の手段で文書管理者１に確認を取って、尚且つ、文書データAの送信権変更タイミングを２人で合わせて処理する必要がなくなる。
【００３０】
また、本実施形態では、複合機が文書作成者１のアクセス権変更指示を受けると（図２（Ｂ）のステップ２２１）、アクセス権が変更され（図２（Ｂ）のステップ２２２）た場合に即座に送信処理を自動的に行ってしまう（図２（Ｂ）のステップ２２３）事も可能である。
【００３１】
ユーザ２が文書データAを宛先ユーザ３に送る場合、文書データAに対してユーザ２には「送信可能」の設定がなされているが、宛先ユーザ３に対しては「読み取り不可」と禁止されているため、図１において、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「宛先ユーザ３の電子データAの読み取り権利申請」のみを通知する（ステップ１４）。この場合も、ユーザ２の送信指示はジョブとして受け付けられたが、宛先ユーザの読み取り許可が下りていないので「許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ２のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図２（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAの宛先ユーザ３に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ２１）。
【００３２】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、文書電子データAに対するいずれかのユーザ（ログインユーザまたは宛先ユーザ）のアクセス権変更を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。この場合、文書作成者１は宛先ユーザ３に対して「読ませるか読ませないか」を判断する。
【００３３】
もし、この電子データを宛先ユーザ３に対して開示しても構わないと考えた場合、文書データAの宛先ユーザ３に対する読み取り権を「読み取り可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。
【００３４】
このアクセス権の変更を待っていた（ステップ２１）複合機は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受け、アクセス権（送信権と読み取り権が可能に）を変更する（ステップ２２）。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ２のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから電子メール送信処理を生成する（ステップ２３）。この時、この送信処理は複合機内で停止され、図３に示すように、ユーザ２の送信再開指示を待つ（ステップ３１）。こうすることにより、許可が下りた途端に勝手に送信されるのではなく、許可が下りた時点では文書データAの取得とそれによる送信ジョブを生成させるだけに留まり、送信タイミングはユーザ２にゆだねられるものとなる。ユーザ２の送信再開指示により、電子メールが送信される（ステップ３２）。これによって、ユーザ２は宛先ユーザ３の読み取り権の無い文書データAの送信作業において、わざわざ別の手段で文書管理者１に確認を取って、尚且つ、文書データAの読み取り権変更タイミングを２人で合わせて処理する必要がなくなる。
【００３５】
また、本実施形態では、複合機が文書作成者１のアクセス権変更指示を受けると（図２（Ｂ）のステップ２２１）、アクセス権が変更され（図２（Ｂ）のステップ２２２）た場合に即座に送信処理を自動的に行ってしまう（図２（Ｂ）のステップ２２３）事も可能である。
【００３６】
ユーザ２が文書データAを宛先ユーザ４に送る場合、文書データAに対してユーザ２には「送信可能」の設定がなされているが、宛先ユーザ４に対しても「読み取り可能」と許可されているため、図１に示すように、即座に送信処理が行われる（ステップ１７）。
【００３７】
（第２の実施形態）
次に、前記のシステムを基に、本発明の第２の実施形態の例を説明する。
【００３８】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ４宛てに送信指示を掛ける。この時、図１に示すように、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ１１）、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の文書電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ１２）。ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図４（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ４１）。
【００３９】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるか、させないか」を判断する。もし、ユーザ１に対して「送信させても良い」と考えた場合でも恒久的にアクセスを許すのではなく、一時的な送信のみの許可を与えると考える場合がある。この場合、文書作成者１は一定時間のみ「送信可能」とする事ができる。文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。このアクセス権の変更を待っていた（ステップ４１）複合機は、まず、アクセス権変更に対して元のアクセス権に回復する為の条件の入力を求める。文書作成者１は、制限時間を２４時間と限定し、これを設定する（ステップ４２）。そして、送信権を「送信可能」に変更（ステップ４３）する。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから送信処理を生成する。この時、この送信処理は実際に送信される手前で停止され、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ４４）。
【００４０】
ここで、図４（Ｂ）に示すように、複合機内では文書データAに対して「２４時間たったか？」と言う条件監視（ステップ４５）と、ジョブに対して「送信指示はあるか」と言う指示監視（ステップ４６）の２つの監視が同時に行われる。もし２４時間が経過したならば（ステップ４５）、文書データAに対するユーザ１の送信権利は元の「送信不可能」に戻される（ステップ４８）。ただし、第２の実施形態では、文書データAに対すアクセス時のアクセス権の変更のみを行うものとし、既に送信の為に文書データAを取得し送信処理を開始してしまった（アクセスは既に終わった）ジョブを中止しない。この為、「送信指示待ち」状態のジョブは文書データAのアクセス権回復に無関係にユーザ１の指示を待ちつづけ（ステップ４６）、ユーザ１の送信指示が行われた場合、このジョブの送信処理が再開される（ステップ４７）。
【００４１】
こうすることにより、第１の実施形態に加え、条件設定によって自動的に変更したアクセス権を変更する事ができるようになる。
【００４２】
（第３の実施形態）
次に、前記のシステムを基に、本発明の第３の実施形態の例を説明する。
【００４３】
第３の実施形態では第２の実施形態に加え、文書データAのアクセス権が変更された場合、それに従って送信指示待ちジョブを処理するものである。
【００４４】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ４宛てに送信処理を掛ける。この時、図１において、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ１１）、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ１２）。ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図４（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ４１）。
【００４５】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるか、させないか」を判断する。もし、ユーザ１に対して「送信させても良い」と考えた場合でも恒久的にアクセスを許すのではなく、一時的な送信のみの許可を与えると考える場合がある。この場合、文書作成者１は一定時間のみ「送信可能」とする事ができる。文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。このアクセス権の変更を待っていた（ステップ４１）複合機は、まず、アクセス権変更に対して元のアクセス権に回復する為の条件の入力を求める。文書作成者１は、制限時間を２４時間と限定し、これを設定する（ステップ４２）。そして、送信権を「送信可能」に変更（ステップ４３）する。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから送信処理を生成する。この時、この送信処理はプリンタに送る手前で停止され、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ４４）。
【００４６】
ここで、図５に示すように、複合機内では文書データAに対して「２４時間たったか？」と言う条件監視（ステップ５２）と、ジョブに対して「送信指示はあるか」と言う指示監視（ステップ５１）の２つの監視が同時に行われる。もし、２４時間以内にユーザ１から送信指示が行われた場合（ステップ５２）、送信処理が再開される（ステップ５５）。もし、２４時間経過しても送信指示がされなかった場合、２４時間経過という条件を満たしたので（ステップ５２）、文書データAに対すアクセス時のアクセス権の変更を行い（ステップ５３）、送信指示待機中ジョブはキャンセルとする（ステップ５４）。
【００４７】
（第４の実施形態）
次に、前記のシステムを基に、本発明の第４の実施形態の例を説明する。
【００４８】
第４の実施形態では第１の実施形態に加え、文書データAのアクセス権が変更され、それに従って許可待ちジョブを送信待ちジョブに変更する場合に、ユーザ１に対してその変更を通知するものである。
【００４９】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ４宛てに送信処理を掛ける。この時、図１において、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ１１）、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ１２）。ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図２（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ２１）。
【００５０】
一方、ユーザ２が同様の送信指示を文書データAに対して行った場合、文書データAにはユーザ２に対して「送信可能」の権利が与えられているため、指示後、即座に文書データAが取得され、複合機から送信される。
【００５１】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるか、させないか」を判断する。もし、ユーザ１に対して「送信させても良い」と考えた場合、文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。図６に示すように、このアクセス権の変更を待っていた（ステップ６１）複合機は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受け、アクセス権（送信権を送信可能に）を変更する（ステップ６２）。「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから送信処理を生成する（ステップ６３）。この時、図３に示すように、この送信処理は実際に送信される手前で停止され、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ３１）。同時に、図６に示すように、ユーザ１に対し、許可が下り、送信指示待ちの送信ジョブが発生したことを知らせる通知を電子メールにて送付する（ステップ６４）。こうすることにより、許可が下りたことをユーザ１が知りうる手段が提供される。図３において、送信再開が指示されると、送信する（ステップ３２）。
【００５２】
（第５の実施形態）
次に、前記のシステムを基に、本発明の第５の実施形態の例を説明する。
【００５３】
第５の実施形態では第４の実施形態の許可待ちジョブを送信待ちジョブに変更する場合に、この送信ジョブに送信指示を出すためのIDを指定する。その後にユーザ１に対してその変更を通知し、この通知にアクセスIDを添付し、ユーザ１はこのアクセスIDを使うことにより送信が可能となり、送信指示人の特定の強化を図る。
【００５４】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ４宛てに送信処理を掛ける。この時、図１において、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ１１）、本実施形態のシステムは自動的に文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ１２）。ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ１５）。図７に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ７１）。
【００５５】
一方、ユーザ２が同様の送信指示を文書データAに対して行った場合、文書データAにはユーザ２に対して「送信可能」の権利が与えられているため、指示後、即座に文書データAが取得され、複合機から送信される。
【００５６】
文書作成者１はPC１１５（図１１）にて、「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を電子メールソフトにて受け取り、申請の事実を知る。文書作成者１はユーザ１に対して「送信させるか、させないか」を判断する。もし、ユーザ１に対して「送信させても良い」と考えた場合、文書データAのユーザ１に対する送信権を「送信可能」と変更するためPCから複合機内のデータストレージにアクセスする。このアクセス権の変更を待っていた（ステップ７１）複合機は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受け、アクセス権（送信権を送信可能に）を変更する（ステップ７２）。ここで、アクセス権変更に対して元のアクセス権に回復する為の条件の入力を求める。文書作成者１は、制限時間を４８時間と限定し、これを設定する（ステップ７３）。
【００５７】
「送信許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、送信許可を受けて、文書データAを取得し、そのデータから送信処理を生成する（ステップ７４）。この時、この送信処理はプリンタに送る手前で停止され、図８に示すように、ユーザ１の送信再開指示を待つ（ステップ８２）。このジョブはアクセスIDとして例えば「１２３４」が定義されており、この入力がないと送信ジョブが再開されない。同時に、図７に示すように、ユーザ１に対し、許可が下り、送信指示待ちの送信ジョブが発生したことを知らせる通知にアクセスIDと１２３４を添付して、電子メールにて送付する（ステップ７５）。こうすることにより、許可が下りたことをユーザ１が知りうる手段が提供される。
【００５８】
ここで、図８に示すように、複合機内では文書データAに対して「４８時間たったか？」と言う条件確認（ステップ８１）を行う。４８時間を経過していなかった（条件を満たしていない）場合には、ジョブに対して「送信指示はあるか」と言う指示確認（ステップ８２）を行う。送信指示がなかった場合（ステップ８２でNO）、条件確認（ステップ８１）に戻る。４８時間という条件を満たすか、送信指示があるまで、ステップ８１、ステップ８２の確認を繰り返す。もし、４８時間が経過し、条件を満たした場合（ステップ８１でYES）、ユーザ１に対して変更していた文書データAに対するアクセス権を元の「送信不可」に変更する（ステップ８３）。そして、送信指示待ちにしていた送信ジョブをキャンセルし消去する（ステップ８４）。
【００５９】
もし４８時間以内にユーザ１のアクセスがあり、送信指示をした場合は（ステップ８２でYES）、ID入力画面（図１２）を複合機のタッチパネル１０４（図１０）に表示する（ステップ８５）。ID入力画面は、IDを入力する領域１２１（図１２）と、ID入力後に実行させるための実行ボタン１２３（図１２）と、IDの入力操作自体をキャンセルさせるためのキャンセルボタン１２２（図１２）を持つ。ここでユーザ１がステップ７５にて通知されたアクセスID（１２３４）を入力する。もし、入力したIDが１２３３などと間違っていた場合（ステップ８６）、送信指示処理を終了し、次の送信指示があるまでステップ８１、ステップ８２の確認を繰り返す。
【００６０】
ステップ８５でユーザ１がIDとして１２３４を入力し実行ボタンを押した場合、IDが合致（ステップ８６）したときは、送信待ちであった送信ジョブの送信処理を開始する（ステップ８７）。
【００６１】
第５の実施形態では、アクセス権の回復時にそのデータに関する送信ジョブも同時にキャンセルすることと、送信ジョブの実行にIDを必要とし、更なるセキュリティー強化を特徴とする。
【００６２】
（第６の実施形態）
次に、前記のシステムを基に、本発明の第６の実施形態の例を説明する。
【００６３】
第６の実施形態では第１の実施形態で行っていた管理者への自動申請をユーザ１に対して申請するかどうかを確認させる。
【００６４】
ユーザ１が複合機のタッチパネル１０４（図１０）を用いて、複合機のデータストレージ１０６（図１０）に格納されている文書データの中から文書作成者１の格納した文書データAを検索した。検索結果として文書データAの文書名がタッチパネル１０４（図１０）に表示され、ユーザ１はその文書データ表示を選択し、宛先ユーザ４宛てに送信処理を掛ける。この時、図９に示すように、文書データAに対してユーザ１のアクセス権は「送信不可」であったため（ステップ９１）、文書管理者に送信許可を求める申請を行うかどうかを確認するためのメッセージ（図１３）をタッチパネル１０４（図１０）に表示する（ステップ９２）。申請確認メッセージは、申請を行うための申請ボタン１３２（図１３）と申請を行わず処理を中止するためのキャンセルボタン１３１（図１３）を持つ。ユーザ１がここで申請を行わないとするとキャンセルボタンを押す。すると、ユーザ１のそれまでの処理は終了される（ステップ９７）。もし、申請をするための申請ボタンを押した場合（ステップ９３）、文書作成者１に対し、ネットワーク１０８（図１０）を通して電子メールで「ユーザ１の電子データAの送信権利申請」を通知する（ステップ９４）。ユーザ１の送信指示はジョブとして受け付けられたが、送信許可が下りていないので「送信許可待ち」状態として停止して表示し、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機内に保持される（ステップ９５）。図２（Ａ）に示すように、権利申請通知を行った複合機内では文書データAのユーザ１に対するアクセス権の変更があるまで待ちつづける（ステップ２１）。その後の処理は、第１の実施形態と同じである。図９のステップ９１にてアクセス権が「送信可」である場合には、ステップ９６にて文書データAを取得して送信する。
【００６５】
（第７の実施形態）
上記実施形態における「電子データの出力」は、前記実施形態にある電子データを用いた送信処理のほか、電子データを通信手段を用いて送信するファイル転送処理（FTP、SMB、ファイルシステムへの書き出しなどのファイル交換方法）全般を含む。
【００６６】
（第８の実施形態）
上記実施形態における「データベース」は、上記実施形態を実施するハードウェア上に位置する他、上記実施形態を実施するハードウェアとデータベースが何がしかの通信手段によって接続されている場合も含む。
【００６７】
（第９の実施形態）
上記実施形態における「通知」は、前記実施形態の電子メールを用いた通知の他、通信手段を通じて他の機器へデータを送信できる通知機能全般を含む。また、この「通知」は上記実施形態を実施するハードウェア内の別のプログラムへデータ（信号）を送信する場合も含む。
【００６８】
以上説明したように、上記実施形態によれば、文書電子データを保管し、個々の文書電子データに対し、読み出し許可などのいわゆるアクセス権限の設定が可能なデータベースと、前記データベースに格納された文書電子データを何らかの媒体として出力する出力装置からなる文書取得装置で、ユーザ認証により前記文書出力装置へのユーザアクセスを管理する手段と、ログインしたユーザが前記文書出力装置で前記データベース内の電子データを何らかの媒体として出力させる手段と、ログインしたユーザに特化した情報（ユーザの投入したジョブの情報など）を表示する手段を有する文書管理システムであって、出力指示時に指定した電子データへのアクセスに対するログインユーザのアクセス権、又は、出力先ユーザのアクセス権のいずれかが無かった場合に自動的にアクセス権限変更申請を文書電子データ管理者に通知する手段と、ログインユーザに申請中ジョブが存在する事を示す出力許可待ち情報を表示する手段と、アクセス権限変更申請中である電子データに対してアクセス権限が変更された場合に自動的にその電子データを用いて申請者（前記ログインユーザ）の出力再開待ちジョブとして、前記出力装置にジョブを作成する手段と、申請者（前記ログインユーザ）が前記出力再開待ち出力ジョブに対して出力再開を指示する手段と、アクセス権限が申請されたデータに対して、文書管理者がアクセス権を変更する場合、変更したアクセス権限を維持する条件を設定する手段と、前記条件にしたがってアクセス権限を元の権限に戻す手段と、設定条件が満たされ、前記電子データへのアクセス権限が元に戻された場合に、出力再開待ちジョブが存在していたら、その出力ジョブをキャンセルする手段と、出力再開待ちジョブが発生した場合に、自動的に申請者（ログインユーザ）に通知する手段と、アクセス権限変更申請中である電子データに対してアクセス権限が変更された場合に自動的にその電子データを用いて申請者（前記ログインユーザ）の出力再開待ちジョブを作成する場合に、このジョブに対して再実行用情報を付加する手段と、前記再実行用情報を第４の実施形態の通知に載せる手段と、前記出力再開待ちジョブの再開指示時に前記再実行用情報を入力した時のみ、実行可能とする手段と、出力指示時に指定した電子データへのアクセスに対するログインユーザへのアクセス権限が無かった場合に、アクセス権の変更申請を行うかどうかをログインユーザに入力させる手段を設けたことにより、文書アクセス時に自動的にアクセス申請が行われ、許可されれば自動的に出力待ち状態のジョブが生成されるため、出力を得ようとしたユーザの作業を軽減できると言う効果がある。また、アクセス権の自動復帰の機能により、一時的なアクセス許可の場合の管理者の手間が軽減されると言う効果もある。
【００６９】
本実施形態は、コンピュータ（中央処理装置）がプログラムを実行することによって実現することができる。また、プログラムをコンピュータに供給するための手段、例えばかかるプログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体又はかかるプログラムを伝送するインターネット等の伝送媒体も本発明の実施形態として適用することができる。また、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体等のコンピュータプログラムプロダクトも本発明の実施形態として適用することができる。上記のプログラム、記録媒体、伝送媒体及びコンピュータプログラムプロダクトは、本発明の範疇に含まれる。記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００７０】
なお、上記実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図２】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図３】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態の動作の流れを示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態のハード概念図である。
【図１１】本発明の実施形態のシステムの概念図である。
【図１２】本発明の実施形態の表示装置上に表示された入力画面の例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態の申請確認画面表示手段の例で、表示装置上に表示された確認メッセージの例を示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１０１  読み取り装置
１０２  中央処理装置
１０３  画像印刷装置
１０４  表示装置
１０５  入力装置
１０６  外部記憶装置
１０７  通信装置
１０８  ネットワーク
１１１  タッチパネル
１１２  スキャナ部
１１３  複合機本体
１１４  通信手段
１１５  パーソナルコンピュータ
１１６  印刷部
１１７  データストレージ
【図１】
2005085152.tif 000003
【図２】
2005085152.tif 000004
【図３】
2005085152.tif 000005
【図４】
2005085152.tif 000006
【図５】
2005085152.tif 000007
【図６】
2005085152.tif 000008
【図７】
2005085152.tif 000009
【図８】
2005085152.tif 000010
【図９】
2005085152.tif 000011
【図１０】
2005085152.tif 000012
【図１１】
2005085152.tif 000013
【図１２】
2005085152.tif 000014
【図１３】
2005085152.tif 000015