(57)【要約】【課題】登録済みの情報から必要なデータを容易に探し出せ、しかも、重複したデータの発生を大幅に低減可能とする装置、方法、コンピュータに実行させるプログラムおよびその記憶媒体を提供する。【解決手段】所定の構造を有するデータの管理におけるデータの新規登録に関し、まず検索しようとする対象物に関する特定用情報の入力を受け付け、入力された対象物に近似する登録済対象物に関する情報を抽出してユーザーに表示する。その後、前記対象物に関する情報を新規に登録可能となる。新規登録の実行は、抽出情報の表示を実行した後のみに限られる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の構造を有するデータを管理する装置であって、検索しようとする対象物に関する特定用情報のユーザーによる入力を受け付ける検索入力手段と、入力された前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出する登録済情報抽出手段と、該抽出された情報を表示する抽出情報表示手段と、新たな対象物に関する情報を新規に登録する新規登録手段とを備え、該新規登録手段は、前記抽出情報表示手段の実行後にのみ実行されるよう構成されていることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記新規登録手段は、登録しようとするデータが登録済対象物に関する情報に一致すると推定される場合、ユーザーに報知するものであることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記新規登録手段は、前記抽出情報表示手段の実行後、ナビゲーションに従って実行されることを特徴とする請求項１、２のいずれかに記載の情報管理装置。
【請求項４】
前記所定のデータ構造を有するデータは、会社名、団体名、部署名、人名、電話番号、所在地、電子メールアドレスおよびＵＲＬのうち少なくとも１つを含む取引先情報であり、前記登録済情報抽出手段は、取引先情報もしくはその一部分をキーワードとして検索する検索手段であることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の情報管理装置。
【請求項５】
前記登録済情報抽出手段は、登録申請中の対象物に関する情報も抽出するものであることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の情報管理装置。
【請求項６】
前記登録済情報抽出手段は、同義語辞書に基づいて情報を抽出するものであることを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の情報管理装置。
【請求項７】
前記登録済情報抽出手段は、前記特定用情報として複数のキーワードの入力を受け付け、登録済対象物の情報の検索に際しては入力された複数のキーワードのすべてと関連する情報を優先的に抽出するものであることを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の情報管理装置。
【請求項８】
請求項１〜７のいずれかに記載の情報管理装置を用いて情報を管理することを特徴とする情報管理方法。
【請求項９】
検索しようとする対象物に関する特定用情報の入力を受け付けるクライアント計算機と、該クライアント計算機からの要求に応じて前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するサーバ計算機とが、ネットワークを介して接続されている情報管理システムに使用されるサーバ計算機であって、該サーバ計算機で抽出された情報が前記クライアント計算機に表示された後にのみ、新たな対象物の情報を新規に登録するよう構成されていることを特徴とする情報管理システムに使用されるサーバ計算機。
【請求項１０】
検索しようとする対象物に関する特定用情報の入力を受け付けるクライアント計算機と、該クライアント計算機からの要求に応じて前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するサーバ計算機とが、ネットワークを介して接続されている情報管理システムに使用されるクライアント計算機であって、前記サーバ計算機で抽出された情報が前記クライアント計算機に表示された後にのみ、新たな対象物の情報を新規に登録するよう構成されていることを特徴とする情報管理システムに使用されるクライアント計算機。
【請求項１１】
所定のデータ構造を有するデータを識別コードと関連づけて管理するプログラムであって、検索しようとする対象物に関する特定用情報のユーザーによる入力を受け付けるステップと、前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するステップと、前記抽出された情報を表示する抽出情報表示ステップと、新たな対象物に関する情報を新規に登録する新規登録ステップとを有し、前記新規登録ステップは前記抽出情報表示ステップの後にのみ実行されることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
請求項１１に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、取引先情報などの情報を管理する装置ならびにプログラムおよび記憶媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業においては、経理、生産管理、販売管理などをおこなうソフトウェアを利用して情報管理がなされている。企業は事業を拡大すれば当然、取引先数は増大し、また、取引先も社名の変更や、他社との合併、電話番号の変更、事務所の移転等によって日々変わってくるので取引先情報もそれに応じて変わってくる。従って、これらの状況に追従可能な管理方法が要求されることになる。
【０００３】
一般に、取引先情報を管理する場合、個々の取引先情報に対して他との重複が許されないユニークなコードを割り振ることがなされている。目的のデータへアクセスしたり、目的とするデータを抽出する際、このコードが必然的に用いられる。ユーザーは利用頻度の高い情報のコードを記憶しているので、コードさえ指定すれば容易に対応する情報の内容を確認したり取得することができる。
【０００４】
図２は販売情報を管理するシステムで用いられる販売情報の一部を示す図である。図に示すように各レコードには、取引先コード、取引金額などが格納されている。図３は取引先情報の一部を示す図である。図２中の取引先コードは、図３に示す取引先コードと対応しており、個々の取引先情報に対してユニークなコードが割り振られている。ユーザーである営業担当者などがそれぞれ担当している製品の得意先は通常、特定の１００社程度におおむね固定していることが少なくないから、ある担当者が販売情報管理システムに「Ｂ商店」の販売情報を入力する時、記憶している「Ｂ商店」に対応するコード「００３」を入力することでいちいち「Ｂ商店」という取引先名などを正確に入力しなくてもよいようにする、といった方法で使用される。また、本発明者らの知見によると、ユーザーである経理担当者が販売情報管理システムにおいて、「Ｂ商店」の取引金額を集計したい場合、取引先コード「００３」の取引金額だけを集計すれば済むようになっておれば、利用方法として理想的である。
【０００５】
ところで、ユーザーが新たな取引先情報を追加登録する場合、既存の取引先情報にすでに割り付けられたコードと重複しない新たなコードが発生され、これが追加登録される取引先情報に対応づけられる。
【０００６】
本発明者らの知見によると、取引先の件数が少ない場合や、ユーザーが用いる取引先情報が予め決まっている場合には、上記のような運用方法で何ら問題は起こらないが、取引先件数が膨大となった場合や、多くのユーザーが登録された取引先情報にアクセスするようになると、ユーザーに大きな負担がかかったり、その結果ユーザの操作が面倒になり、不適切な入力が横行してシステムの管理上の問題が生じることがある。
【０００７】
この問題に対して、特許文献１に、情報の入力や検索、閲覧などの作業を効率よく行うことのできる情報管理システムが開示されている。しかし、このシステムは情報を分類して表示することに特徴があり、データの重複登録や集計が正確に行えないなどの問題に対しては何ら有効な手段はこの文献には開示されていない。
【特許文献１】特開２００２−２５９６５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ユーザーが必要な取引先情報のコードを予め知っている場合は、取引先情報を手がかりとして必要なデータへアクセスできたが、必要な取引先情報のコードがわからない場合、膨大な量のデータから必要な取引先情報のコードを探し出すのは容易ではなく、ユーザーの大きな負担となっていた。必要な取引先情報が存在するにもかかわらず、見つけ出すことができないと、ユーザーは必要な取引先情報のコードが存在しないものと考えてしまうか、探し出すのが面倒になってしまい、新規に実質的に同一の取引先情報の登録を申請したりすることになり、同じ意味のデータが複数存在することとなり、結果として集計作業が煩雑または不正確となり、ユーザーの効率が低下する問題が生じた。
【０００９】
例えば、経理担当者Ｋが、図２の販売情報から「ＡＢＣ商会」の「取引金額」を合計する処理を行う場合を考える。ここで、取引先情報として「ＡＢＣ商会」と同じ内容の取引先情報がコード「０１０」に重複して登録されていたとする。このことを知らない経理担当者Ｋは、販売情報の中から取引先コードが「００２」のみの「取引金額」を合計してしまい、コード「０１０」の「取引金額」を集計値に含めないので正確な合計値が算出されず、誤った集計結果となってしまう。また、たとえ集計担当者がコードが「００２」と「０１０」の取引先が同じ「ＡＢＣ商会」であることがわかっていたとしても、作業量が増加して作業効率が低下する。従って経理担当者Ｋは、集計毎にコードが異なるが実質的に同一の取引先がどれであるかを調べなくてはならなくなり、作業量が大幅に増大し、煩雑になってしまう。
【００１０】
さらなる問題点として、重複する取引先情報が加わるということで、取引先情報のデータ量が必要以上に増大してしまう問題が同時に発生してしまう。その結果、時間が経れば経るほどユーザ作業量の増大、集計結果の信頼性の低下という問題が発生していた。また、取引先の電話番号が変わったとき、その前後の同一の取引先データが存在したりすると、どちらの電話番号が正しいか判然としないといった問題も発生する。
【００１１】
本発明の目的は、上記従来の技術で発生するこれらの問題点を解決し、登録済みの情報から必要なデータを容易に探し出せ、しかも、重複したデータの発生を大幅に低減可能とする情報管理装置、方法、ならびに、コンピュータに実行させるプログラムおよびその記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的を達成するために、本発明に係る情報管理装置は、所定の構造を有するデータを管理する装置であって、検索しようとする対象物に関する特定用情報のユーザーによる入力を受け付ける検索入力手段と、入力された前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出する登録済情報抽出手段と、該抽出された情報を表示する抽出情報表示手段と、新たな対象物に関する情報を新規に登録する新規登録手段とを備え、該新規登録手段は、前記抽出情報表示手段の実行後にのみ実行されるよう構成されていることを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の好ましい形態は、前記新規登録手段は、登録しようとするデータが登録済対象物に関する情報に一致すると推定される場合、ユーザーに報知するものであることを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の好ましい形態は、前記新規登録手段は、前記抽出情報表示手段の実行後、ナビゲーションに従って実行されることを特徴とする。
【００１５】
また、本発明の好ましい形態は、前記所定のデータ構造を有するデータは、会社名、団体名、部署名、人名、電話番号、所在地、電子メールアドレスおよびＵＲＬのうち少なくとも１つを含む取引先情報であり、前記登録済情報抽出手段は、取引先情報もしくはその一部分をキーワードとして検索する検索手段であることを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の好ましい形態は、前記登録済対象物は、登録申請中の対象物も含まれることを特徴とする。
【００１７】
また、本発明の好ましい形態は、前記登録済情報抽出手段は、同義語辞書に基づいて情報を抽出するものであることを特徴とする。
【００１８】
また、本発明の好ましい形態は、前記登録済情報抽出手段は、前記特定用情報として複数のキーワードの入力を受け付け、登録済対象物の情報の検索に際しては入力された複数のキーワードのすべてと関連する情報を優先的に抽出するものであることを特徴とする。
【００１９】
また、本発明の情報管理方法は、上記の情報管理装置を用いて情報を管理することを特徴とする。
【００２０】
また、本発明に係る情報管理システムのサーバ計算機は、検索しようとする対象物に関する特定用情報の入力を受け付けるクライアント計算機と、該クライアント計算機からの要求に応じて前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するサーバ計算機とが、ネットワークを介して接続されている情報管理システムに使用されるサーバ計算機であって、該サーバ計算機で抽出された情報が前記クライアント計算機に表示された後にのみ、新たな対象物の情報を新規に登録するよう構成されていることを特徴とする。
【００２１】
また、本発明に係る情報管理システムのクライアント計算機は、検索しようとする対象物に関する特定用情報の入力を受け付けるクライアント計算機と、該クライアント計算機からの要求に応じて前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するサーバ計算機とが、ネットワークを介して接続されている情報管理システムに使用されるクライアント計算機であって、前記サーバ計算機で抽出された情報が前記クライアント計算機に表示された後にのみ、新たな対象物の情報を新規に登録するよう構成されていることを特徴とする。
【００２２】
また、本発明のプログラムは、所定のデータ構造を有するデータを識別コードと関連づけて管理するプログラムであって、検索しようとする対象物に関する特定用情報のユーザーによる入力を受け付けるステップと、前記特定用情報に符合する登録済対象物に関する情報を抽出するステップと、前記抽出された情報を表示する抽出情報表示ステップと、新たな対象物に関する情報を新規に登録する新規登録ステップとを有し、前記新規登録ステップは前記抽出情報表示ステップの後にのみ実行されることを特徴とする。
【００２３】
また、本発明の記憶媒体は、上記に記載のプログラムを記憶したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２４】
以上説明したように、本発明の情報管理装置は、ユーザーに対して登録済情報提示手段を実行した後にのみ対象物の新規登録を許可することにより、登録済みの情報を容易に探し出すことができ、かつ、必要最小限の新規登録だけが行われるようになり、同一内容が別データとして登録されることを激減させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、図面を参照しながら本発明の一実施形態に係る情報管理装置について説明する。
【００２６】
図４は本実施形態による情報管理装置を示す図である。図に示されるように、本装置は、ＬＡＮ１０を介して接続された一つのサーバ計算機７と複数のクライアント計算機１から構成される。図ではクライアント計算機が２つ接続されている様子が示されており、販売情報管理システム100のような、情報管理装置を利用するシステムも接続されている。なお、ＬＡＮ１０は社内ネットワークなどのＬＡＮだけではなく、インターネットであっても構成上問題ない。
【００２７】
本装置で取り扱う対象物のデータ構造は、図３で説明した取引先情報のように少なくとも１つ以上の情報が含まれている。対象物の特性によっては必須である情報を設定してもよい。また、個々の対象物に対して、重複しないコードが割り振られており、コードによって対象物を識別することができる。このような対象物のデータは、登録済情報としてサーバ計算機７の記憶部９に格納されている。
【００２８】
以下説明する各機能手段は、サーバ計算機７およびクライアント計算機１を動作させるコンピュータプログラムの作用により計算機各部が動作することで実現されている。このようなプログラムは、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭといった有形のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体や、有線または無線の伝送手段により伝送されることが多い。
【００２９】
各クライアント計算機１には、検索入力手段２、抽出情報表示手段３および新規登録手段４が備えられている。検索入力手段２は、ユーザーが検索しようとする対象物を特定するための情報を受け付ける。ここで「検索する」とは、登録済かどうか、あるいは、登録済または申請中であるかどうかを確認することや登録済のデータの中から対象物に関する情報を見いだすべく探索することをいう。対象物を特定する任意の文字や数字等のキーワードを１つ以上入力することができる。なお、本発明において、他の形態として、検索入力手段２、抽出情報表示手段３および新規登録手段４の実体の一部または全部がサーバ計算機にあって、クライアント計算機には情報の検索のための必要最低限の入力手段や表示手段のみ(汎用のブラウザ等)または検索入力手段２、抽出情報表示手段３および新規登録手段４の残余の部分が含まれる形態もよい。要は、クライアント計算機とサーバ計算機とあわせて上記各手段が本発明の作用効果を発揮可能に構成されておればよいのである。なお、クライアント計算機がこのような関係にあるサーバ計算機にアクセス可能に構成されている必要がある。ここで、「アクセス可能」とは、上記のような構成のサーバ計算機にクライアント計算機として現実にアクセス可能なようにネットワークに接続されていることをいう。そうしたサーバ計算機へのアクセスのためにパスワード等を用いるユーザ認証を要する場合には、そのようなユーザ認証が可能になっている必要がある。したがって、クライアント計算機が接続されているネットワークに現実に上記のようなサーバ計算機が当該クライアント計算機からアクセス可能に構成されていない限り、当該クライアント計算機は上記のようなサーバ計算機にアクセス可能とはいえない。
【００３０】
また、各クライアント計算機には、ユーザーがデータ等を入力するためのキーボードやマウスなどの入力装置５および処理結果を表示するための表示装置６も備えられている。
【００３１】
サーバ計算機７には、上記で説明した対象物のデータを格納する記憶部９と、クライアント計算機１の要求により実行される登録済情報抽出手段８が備えられている。この登録済情報抽出手段８は、近似対象物を精度良く探し出すために同義語辞書や類推機能を備えていたり、アンド検索の機能を備えていることが好ましい。同義語辞書とは、ある対象物を示す名前が複数存在し、それらが関連づけられている辞書のことであり、例えば、「○○電気工業」という正式な会社名と呼称としての「○○電工」という略した会社名とが関連づけられている辞書である。ユーザーは「○○電工」をキーワードとしても、同義語辞書により「○○電気工業」の情報を見つけだすことができる。同義語辞書は、漢字の新字と旧字の対応などが関連づけられているのが好ましい。これらはルックアップテーブルなどを利用して実現できる。また、類推機能とは、入力された情報とはひらがな、かたかなのちがい、大文字、小文字のちがい、全角、半角のちがい、「・」の有無のちがいなどの同一性を強く推定できる微小な差異しかないものを同一と推定して抽出することをいう。これはルックアップテーブルや所定のルールに基づくコード変換などの手法により実現できる。また、アンド検索とは、複数のキーワードを指定でき、これらをすべて含む情報を検索することを意味する。さらに、すべての情報を含まなくても、大多数のキーワードを含むものも同様に検索してもよい（不完全アンド検索）。上記アンド検索の場合のようにすべてのキーワードを含むもののみを検索する場合や、不完全アンド検索においてすべてのキーワードを含む情報を先に表示させることをキーワードのすべてを含む情報を優先的に抽出するという。
【００３２】
図１は本実施形態の動作について示したフロー図である。図１を用いて本実施形態の動作について説明する。まず、ユーザーが検索しようとする対象物を特定するための情報が、検索入力手段２によって受け付けられる（Ｓ１）。次にユーザーの指示によってクライアント計算機１は、受け付けられた情報に関連する登録済対象物を検索するようサーバ計算機７に要求し、この要求を受けたサーバ計算機７は、登録済情報抽出手段８により記憶部９から近似対象物を探し出し、クライアント計算機１にそのデータを送信する（Ｓ２）。次にクライアント計算機１は、サーバ計算機７から受信したデータをユーザーに表示する（Ｓ３）。ユーザーは表示された内容を確認し、利用したい対象物が見つからなければ新規登録手段４を通じて新規対象物の登録を行うことができる（Ｓ４）。ただし、ユーザーの見落としなどで登録しようとした対象物のデータが登録済情報として既に存在する場合やサーバ計算機７において実質的に同一と推定される場合、その旨をユーザーに報知することが重複データを作成しない点に関して好ましい。なお、ステップＳ４でユーザーが直接登録を実行できるのではなく、登録申請を行うこととし、申請を受理したシステム管理者が申請情報を確認後に登録できるようにすることが、重複情報や誤った情報の登録を防止できる観点からより好ましい形態である。
【００３３】
ここで、ステップＳ４は、ステップＳ３が実行されてはじめて実行可能となる。すなわち、ユーザーは当初から対象物の新規登録をしようとしても、まず登録済情報表示手段を実行して提示された登録済対象物を確認するよう促される。
【００３４】
これにより、ユーザーが登録済情報であるにも関わらず新規対象物であると誤認識していた場合でも、新規登録動作の前に登録済情報に同一対象物が存在するかどうかを確認することで、同一対象物が重複して登録されることが回避される。また、ステップＳ３を行うことで、情報が完全一致しなくても実質的に同じ内容（例えば、「ＡＢ」と「Ａ・Ｂ」）を発見できたり、膨大な登録済情報から目的の情報を見つけられるので、安易に新規登録の実行または申請をすることがなくなり、重複データの発生が大幅に低減可能となる。その結果、必要最小限の新規登録だけが行われるようになり、同一内容が別データとして登録されることを激減させることができる。
【００３５】
図５は、クライアント計算機１でのステップＳ１における画面を示している。ユーザーは、ここに空白で区切ったキーワードを複数並べて入力し、これらが関連する登録済対象物の情報を検索できるようにする。画面上には、検索入力手段２と、サーバ計算機７にある登録済情報抽出手段８の実行を要求するボタン１１が備えられている。ユーザーがボタン１１を押すことによりステップＳ２へ進む。
【００３６】
ステップＳ２では、登録済情報抽出手段８が実行され近似対象物が抽出されるが、ステップＳ４が登録申請の場合、登録済情報だけでなく、登録申請中の情報も検索範囲に含まれることが重複登録を避ける観点から好ましい。また、修正されることが予約されている登録済情報がある場合、予約されている情報についても検索対象に含めることが、複数のユーザーからの登録が錯綜することを避ける観点から好ましい。例えば、登録済取引先である「Ａ社」が４月１日に「Ｂ社」に社名変更することが既に取引先情報管理装置に反映されており、「Ａ社」という取引先名が４月１日になった時点で自動的に「Ｂ社」に変更されるよう予約されているとする。４月１日以前に「Ｂ社」をキーワードとして登録済情報を抽出しようとしたユーザーは、「Ａ社」の取引先情報を見つけ出すが、社名が「Ａ社」から「Ｂ社」へ変更されることが既に予約されていることを知り、新規または修正の登録が不要であることを確認できる。なお、コードの利用に際しては、申請中のものが登録されたときにその登録されたコードを入力することを予約しておけるようになっているのが好ましい。この場合、申請中の対象物に割り当てられた仮コードを入力できるように、登録後にその仮コードを一括して登録されたコードに置換するようにしておくのがよい。
【００３７】
図６は、ステップＳ３における画面例を示している。登録済情報抽出手段８の実行結果である近似対象物が抽出情報表示手段３に表示される。ここで、ユーザーは検索したい対象物を特定できればその情報を利用し、特定できなければ新規登録するためのステップＳ４へ進むよう誘導される。この誘導はナビゲーションによってなされる。ナビゲーションは、ユーザーが抽出情報表示手段に表示された情報を見て評価または確認することを促す動作のことである。ナビゲーションによる誘導は、不慣れなユーザーが安心して利用できる点、検索結果を注意深く確認することをユーザーに促すことができる点から好ましい形態である。具体的なナビゲーションを実現する手段の例として、図６にユーザーの判断を促すためのボタン１２とボタン１３が示されている。抽出結果の中に目的の情報と推測される情報が見つかれば、ユーザーはボタン１２を押すことで詳細情報を閲覧できる。こうした機能がないと、ユーザーが抽出情報表示手段の表示を無視して新規登録に進もうとするおそれがあるので、これをできるだけ回避することで誤登録の可能性を小さくするのである。同じ目的で、ナビゲーションは新規登録の本体機能に先立って複数のステップを経るよう構成されているのがよい。上記報知があってもユーザーが新規登録を望むときは、新規登録できるようにしてもよい。このとき、必要があれば詳細情報を修正できることが情報の更新の観点から好ましい形態である。また、目的の情報が見あたらないと判断した場合、ユーザーはボタン１３を押すことで新規登録のためのステップＳ４へ進むことができる。
【００３８】
図７は、ステップＳ４における画面例を示している。新しいコードが取得されるので、ユーザーは情報（内容１〜４）を入力し、ボタン１４を押して新規対象物を登録する。新規に登録した情報は、記憶部９に格納される。なお、ボタン１４は新規登録ボタンであるが、新規登録の申請を経て登録される場合はボタン１４は新規登録申請を意味するボタンであることは当然である。
【００３９】
以上の通り、本実施形態の取引先情報の管理装置は、コンピュータのメモリ上のプログラムおよびデータならびに中央演算装置の動作によって実現されている。かかるコンピュータプログラムは、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭといったコンピュータ読み取り可能な有形記憶媒体または無線もしくは有線のネットワーク等の伝送媒体を通じて流通される。
【実施例１】
【００４０】
販売情報を扱う営業担当者が取引先情報管理装置を利用する際の実施例について説明する。図８は、取引先情報管理装置に登録済みの取引先情報を示す図である。図からわかるように取引先情報は、会社名、部署名、所在地、電話番号の４つから構成されている。取引先情報管理装置のハードウェア構成は、図４と同様の構成であるので説明を省略する。
【００４１】
営業担当者Ｔは、「Ａ社□○部」への販売情報を販売情報管理システムへ登録するため、「Ａ社□○部」の取引先コードを必要としていたとする。営業担当者Ｔはコード「００１」に「Ａ社○○部」の情報は既に登録されていることを知っていたが、コード「００４」に「Ａ社□○部」の情報が登録されていることを認識していなかった。営業担当者Ｔは、「Ａ社□○部」のコードの有無を確認し、有りの場合はそのコードを取得するべく、販売情報管理システムの入力画面（図示せず)における「コード入力」ボタンを押した。そこで、「Ａ社□○部」の情報を新規に登録しようとした。このような状況における取引先情報管理装置の動作を説明する。図９は取引先情報管理装置の動作フローを示す図である。ステップＳ１１からステップＳ１３までは図１のステップＳ１からステップＳ３までと同様である。ステップＳ１３の後、ユーザーが取引先情報を特定できた場合、情報に修正が必要であれば修正申請、必要でなければ情報の詳細を閲覧するか、販売情報管理システムへの目的のコード入力のステップに移る。逆にユーザーが取引先情報を特定できなかった場合、ユーザーが新規登録しようと入力した情報が登録済取引先情報と同一または、前述の類推機能や同義語辞書を用いて同一と推定される場合はユーザーへ報知され、そうでなければ新規登録申請がなされる。
【００４２】
まず、営業担当者Ｔは図１０に示す検索入力手段２へ取引先を特定する情報として「Ａ社」を入力し、検索ボタン１１を押した（ステップＳ１１）。これにより、クライアント計算機１はサーバ計算機７に対して、「Ａ社□○部」を特定するための情報「Ａ社」を基に登録済取引先情報を検索するように要求した。
【００４３】
次に、この要求に対してサーバ計算機７は、登録済取引先情報抽出手段８によって会社情報が「Ａ社」であるコード「００１」とコード「００４」の取引先情報を抽出し、クライアント計算機１に送信した（ステップＳ１２）。
【００４４】
次にクライアント計算機１は、図１１に示す抽出情報表示手段３を通じて受信した取引先情報を営業担当者Ｔに対して表示した（ステップＳ１３）。
【００４５】
表示された情報を検索した営業担当者Ｔは、コード「００４」として既に「Ａ社□○部」の情報が登録されていることを知り、新規に登録申請する必要性がないと判断し、「はい」ボタン１２を押した。このあとさらに、詳細情報の表示画面に進むか見出したコードを販売情報管理システムに入力するとともに、同システムの画面に戻るか否かを選択するようになっている。結果として、「Ａ社□○部」の情報が重複して登録されてしまうことが未然に防止できた。万一、営業担当者Ｔが、コード「００４」として既に「Ａ社□○部」の情報が登録されていることを見逃してしまい、「いいえ」ボタン１３を押し、図１２に示す新規登録手段を通じて「Ａ社□○部」の情報を登録申請しようとした場合、サーバ計算機７は同じ情報がコード「００４」として存在することを検知し、図１３に示すような画面により報知する。従って、見逃しにより重複データが登録されることも防止できる。なお、上記実施例ではすべての対象物を完全にユニークに管理できることを目指した形態としたが、ユニークなコードを必要とする範囲が例えば法人（個人）までであって、部署については重複登録をあえて許すというような、対象物のレベルによる新規登録排除機能の強度制御を行うようにしてもよい。
【００４６】
以上のように、ユーザーが新規登録しようとする取引先情報が登録済みであった場合、新規登録の実行が登録済取引先情報提示手段の実行後にしか実行されないので、ユーザーは新規登録前に目的の取引先情報が登録済みであることに気づくことができ、提取引先情報の重複登録を減少させることができる。登録済取引先情報提示手段を実行しなくても新規登録できてしまうと、登録済取引先情報の存在を確認せずに新規登録してしまうユーザーにより、重複情報が増加し、他のユーザーが情報を検索するときに混乱する原因となってしまう。
【産業上の利用可能性】
【００４７】
本発明の好ましい適用対象としては取引先情報の管理システムのほか、商品・製品情報の管理システム、部品データベースシステムなどがあるが、これらに限られるものでないことは、言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の一実施形態例における動作のフローチャートである。
【図２】販売情報管理システムで用いられる情報の一部を示す図である。
【図３】取引先情報管理システムで用いられる情報の一部を示す図である。
【図４】本発明の一実施形態例における、情報管理装置を示す図である。
【図５】図１のステップＳ１における、画面例を示す図である。
【図６】図１のステップＳ３における、画面例を示す図である。
【図７】図１のステップＳ４における、画面例を示す図である。
【図８】本発明の一実施例における、登録済みの取引先情報を示す図である。
【図９】本発明の一実施例における動作のフローチャートである。
【図１０】図９における、ステップＳ１の画面例を示す図である。
【図１１】図９のステップＳ３における画面例を示す図である。
【図１２】図９のステップＳ４における画面例を示す図である。
【図１３】本発明の一実施例における、同一の登録済取引先情報が存在することをユーザーへ報知するための画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００４９】
１：クライアント計算機
２：検索入力手段
３：抽出情報表示手段
４：新規登録手段
５：入力装置
６：表示装置
７：サーバ計算機
８：登録済情報抽出手段
９：記憶部
１０：ＬＡＮ
１１：ボタン
１２：ボタン
１３：ボタン
１４：新規登録ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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