(57)【要約】【課題】  個々の文書、簿冊に対して適切なアクセス権限を付与し個々の文書、簿冊を管理する行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムを提供する。【解決手段】  行政文書管理サーバ２のアクセス権限管理部１０は、ユーザ端末３から文書名または簿冊名と、文書または簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザの所属、職位および役割とを取得すると、文書管理データ１２を参照して、文書または簿冊に設定されているフラグの値を取得し、フラグの値に従って、例外アクセス権限データ１４、またはデフォルトアクセス権限データ１３を参照して、ユーザの職位、職位および役割に基づいて許可レベルを取得し、ユーザ所望の操作内容が許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定する。【選択図】  図１
2005085136.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
公的機関の業務において作成される文書を管理する行政文書管理装置であって、
少なくとも、文書名と前記文書に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値と、前記文書を保管する簿冊の簿冊名と、前記簿冊に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値とからなる文書管理データと、
特定の文書、または特定の簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定される例外アクセス権限データと、
文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定されるデフォルトアクセス権限データと、
を記憶する記憶手段と、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザの職位とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザの職位に基づいて許可レベルを取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定するアクセス権限管理手段と、
を備えることを特徴とする行政文書管理装置。
【請求項２】
前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位毎に設定され、
前記アクセス権限管理手段は、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織および職位とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織での職位、または役割に基づいて許可レベルを取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする請求項１に記載の行政文書管理装置。
【請求項３】
前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位および組織内での役割毎に設定され、
前記デフォルトアクセス権限データは、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位および役割毎に設定され、
前記アクセス権限管理手段は、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織、職位。役割とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織内での役割毎に設定されている許可レベルを優先して取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項２に記載の行政文書管理装置。
【請求項４】
前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする文書のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、当該文書を保管している簿冊のフラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、許可レベルを取得することを特徴とする請求項１乃至請求項３に記載の行政文書管理装置。
【請求項５】
前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする簿冊のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、前記デフォルトアクセス権限データを参照して許可レベルを取得することを特徴とする請求項１乃至請求項４に記載の行政文書管理装置。
【請求項６】
公的機関の業務において作成される文書を管理するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、
少なくとも、文書名と前記文書に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値と、前記文書を保管する簿冊の簿冊名と、前記簿冊に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値とからなる文書管理データと、特定の文書、または特定の簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定される例外アクセス権限データと、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定されるデフォルトアクセス権限データとを記憶するコンピュータを、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザの職位とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザの職位に基づいて許可レベルを取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定するアクセス権限管理手段と、
して機能させることを特徴とする行政文書管理プログラム。
【請求項７】
前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位毎に設定され、
前記アクセス権限管理手段は、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織および職位とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織での職位、または役割に基づいて許可レベルを取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする請求項６に記載の行政文書管理プログラム。
【請求項８】
前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位および組織内での役割毎に設定され、
前記デフォルトアクセス権限データは、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位および役割毎に設定され、
前記アクセス権限管理手段は、
前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織、職位。役割とを取得すると、
前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織内での役割毎に設定されている許可レベルを優先して取得し、
前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定する
ことを特徴とする請求項６乃至請求項７に記載の行政文書管理プログラム。
【請求項９】
前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする文書のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、当該文書を保管している簿冊のフラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、許可レベルを取得することを特徴とする請求項６乃至請求項８に記載の行政文書管理プログラム。
【請求項１０】
前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする簿冊のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、前記デフォルトアクセス権限データを参照して許可レベルを取得することを特徴とする請求項６乃至請求項９に記載の行政文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、個々の文書、簿冊に対して適切なアクセス権限を付与し個々の文書、簿冊を管理する行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
行政機関や地方公共団体の業務は、「文書主義」によって成り立っており、日々膨大な文書が作成され、保管されている。この膨大な文書を管理するためのコンピュータシステムとして、行政文書管理システムがある（例えば、特許文献１）。
【０００３】
ところで、行政機関で扱われる文書には、完全性、機密性を確保することが要求される。そのため文書を電子データとして管理するためには、個々の文書に対してアクセス権限を設定する必要がある。
【０００４】
また、膨大な文書や簿冊１つ１つに対してアクセス権限を設定するためには、多大な労力を必要とするため、可能な限り低い作業負担でアクセス権限を設定できるコンピュータシステムが要望されていた。
【特許文献１】特開２０００−９９４７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は上記事情に鑑み、個々の文書、簿冊に対して適切なアクセス権限を設定しておき、個々の文書、簿冊を操作しようとするユーザに応じて操作の可否を決定する行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明である行政文書管理装置は、公的機関の業務において作成される文書を管理する行政文書管理装置であって、少なくとも、文書名と前記文書に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値と、前記文書を保管する簿冊の簿冊名と、前記簿冊に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値とからなる文書管理データと、特定の文書、または特定の簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定される例外アクセス権限データと、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定されるデフォルトアクセス権限データとを記憶する記憶手段と、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザの職位とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザの職位に基づいて許可レベルを取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定するアクセス権限管理手段とを備えることを特徴とする。
【０００７】
また、請求項２に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項１に記載の行政文書管理装置であって、前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位毎に設定され、前記アクセス権限管理手段は、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織および職位とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織での職位、または役割に基づいて許可レベルを取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項３に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項１乃至請求項２に記載の行政文書管理装置であって、前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位および組織内での役割毎に設定され、前記デフォルトアクセス権限データは、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位および役割毎に設定され、前記アクセス権限管理手段は、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織、職位。役割とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織内での役割毎に設定されている許可レベルを優先して取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項４に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項１乃至請求項３に記載の行政文書管理装置であって、前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする文書のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、当該文書を保管している簿冊のフラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、許可レベルを取得することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項５に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項１乃至請求項４に記載の行政文書管理装置であって、前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする簿冊のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、前記デフォルトアクセス権限データを参照して許可レベルを取得することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項６に記載の発明である行政文書管理プログラムは、公的機関の業務において作成される文書を管理するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、少なくとも、文書名と前記文書に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値と、前記文書を保管する簿冊の簿冊名と、前記簿冊に対してアクセス権限が設定されているか否かを示すフラグの値とからなる文書管理データと、特定の文書、または特定の簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定される例外アクセス権限データと、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位毎に設定されるデフォルトアクセス権限データとを記憶するコンピュータを、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザの職位とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザの職位に基づいて許可レベルを取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定するアクセス権限管理手段として機能させることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項７に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項６に記載の行政文書管理プログラムであって、前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位毎に設定され、前記アクセス権限管理手段は、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織および職位とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織での職位、または役割に基づいて許可レベルを取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項８に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項６乃至請求項７に記載の行政文書管理プログラムであって、前記例外アクセス権限データは、特定の文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが特定組織の職位および組織内での役割毎に設定され、前記デフォルトアクセス権限データは、文書、または簿冊に対して行える操作を操作内容毎にランク付けした許可レベルが職位および役割毎に設定され、前記アクセス権限管理手段は、前記文書名または前記簿冊名と、当該文書、または当該簿冊に対して行おうとする操作内容と、操作しようとするユーザが所属する組織、職位。役割とを取得すると、前記文書管理データを参照して、当該文書または当該簿冊に設定されている前記フラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、ユーザが所属する組織内での役割毎に設定されている許可レベルを優先して取得し、前記操作内容が当該許可レベルで許可されている操作であるか判定し、操作の可否を決定することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項９に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項６乃至請求項８に記載の行政文書管理プログラムであって、前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする文書のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、当該文書を保管している簿冊のフラグの値を取得し、当該フラグの値に従って、前記例外アクセス権限データ、または前記デフォルトアクセス権限データを参照して、許可レベルを取得することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項１０に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項６乃至請求項９に記載の行政文書管理プログラムであって、前記アクセス権限管理手段は、ユーザが操作しようとする簿冊のフラグの値が、アクセス権限が設定されていないことを示している場合、前記デフォルトアクセス権限データを参照して許可レベルを取得することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、個々の文書や簿冊にアクセス権限を設定可能にしておき、個々の文書にアクセス権限を設定しない場合は、その文書に対して簿冊のアクセス権限が適用され、簿冊にアクセス権限を設定しない場合は、さらにデフォルトのアクセス権限が適用され、ユーザが所属する組織、職位、組織内における役割に応じて操作の可否が決定されるので、全ての文書、簿冊に対して機密性を確保することができ、かつ、アクセス権限を設定する手間を省くことも可能となり、管理業務の負担を低減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明の実施形態について、図１〜図９に基づいて説明する。
【００１８】
本実施形態における行政文書管理システム１は、行政文書管理サーバ２、複数のユーザ端末３によって構成され、相互にネットワーク４によって接続される。行政文書管理サーバ２は、文書の電子データを記憶する文書データベース５を備えており、また、アクセス権限管理部１０を備え、ユーザ認証データ１１、文書管理データ１２、デフォルトアクセス権限データ１３、複数の例外アクセス権限データ１４を記憶する。
【００１９】
アクセス権限管理部１０は、ユーザが操作しようと選択した文書に設定されているアクセス権限と、ユーザを識別する情報とに基づいて、その操作の可否を判定する機能を有する。
【００２０】
また、ユーザ認証データ１１は、図２に示すように、ユーザ名、ユーザ所属コード、所属、職位、役割の項目を有するデータテーブルであり、各ユーザを識別する各情報が記録される。ユーザ所属コードの項目には、組織毎の識別コードが記録され、左から桁毎に、組織全体の識別コード，部の識別コード，課の識別コード，係の識別コードを示し、“００”以外の数値が各組織に割り振られる。識別コードが“００”であれば、ユーザはその組織に所属していないことを示す。
【００２１】
このユーザ所属コードの値によって、ユーザが組織全体での職位を示す。例えば、“０１，０１，０１，００”のユーザ所属コードを有するユーザ「高橋」は人事課の課長なので、係の識別コードを“００”とすることで“課”に所属していることを示し、“０１，０１，０１，０１”のユーザ所属コードを有するユーザ「足立」は“係”に所属していることを示しているので、ユーザ「足立」よりユーザ「高橋」の方が職位が上であることが分かる。
【００２２】
また、文書管理データ１２は、図３に示すように、簿冊管理テーブルと複数の文書管理テーブルからなるデータであり、簿冊管理テーブルは、簿冊管理番号と共に個々の簿冊に関する情報を記録するデータテーブルであり、簿冊管理番号、年度、簿冊番号、常用区分、簿冊名、管理課、および機密フラグの項目を有する。また、文書管理テーブルは、簿冊毎に用意され、管理される個々の文書の情報を文書管理番号と共に記録するデータテーブルであり、簿冊管理番号、文書管理番号、文書番号、管理課、件名、鑑、機密フラグ、決裁履歴ＣＳＶ、テキストファイル、および添付ファイル１〜３の項目を有する。
【００２３】
機密フラグの項目には、簿冊または文書に対して例外アクセス権限データ１４が設定されているか否かを示す値が記録される。この機密フラグの値が“１”であれば、その文書、または簿冊に対して例外アクセス権限データ１４が設定されていることを示し、“０”であれば、その文書、または簿冊に対して例外アクセス権限データ１４が設定されていないことを示している。文書に例外アクセス権限データ１４が設定されていない場合は、その文書が保管されている簿冊に設定されている機密フラグの値に従うアクセス権限が適用される。文書の機密フラグの値、および簿冊の機密フラグの値が“０”である場合は、デフォルトのアクセス権限が文書、および簿冊の両方に適用される。
【００２４】
また、デフォルトアクセス権限データ１３は、図４に示すように、各操作レベルに対して設定されている職位と役割を記録したデータテーブルである。このデータテーブルには、例えば、操作レベル“４”の権限を有するユーザは、文書主任という役割を有する者であることが記録されている。個々の文書、または簿冊に例外アクセス権限データ１４が設定されていない場合は、このデフォルトアクセス権限データ１３に設定されている操作レベルに従って操作内容の可否が判断される。
【００２５】
また、例外アクセス権限データ１４は、図５、図６に示すように、各操作レベルに対して設定されている組織と職位、役割を記録したデータテーブルであり、その例外アクセス権限データ１４が設定される文書、または簿冊を示す情報が関連付けて記録される。例えば、図５には、この例外アクセス権限データ１４が設定されている文書、または簿冊に対して操作レベル“１”を有するのは、新規採用係の主任以上の職位を有する者であることが記録されている。
【００２６】
また、文書に対するアクセス権限は、図７に示すように、操作レベルごとに許可される操作内容が異なる。操作レベル“１”を有するユーザは、書誌・本体の表示だけを行うことができ、操作レベル“２”を有するユーザは、書誌・本体の表示に加えて、本体の追加・変更・削除を行うことができる。同様に、操作レベル“３”を有するユーザは、書誌変更までを行うことができ、操作レベル“４”を有するユーザは、その文書に対して書誌・本体の削除までの全ての操作を行うことができる。
【００２７】
また、簿冊に対するアクセス権限は、図８に示すように、操作レベルごとに許可される操作内容が異なる。操作レベル“１”を有するユーザは、属性の表示だけを行うことができ、操作レベル“２”を有するユーザは、属性の表示に加えて、文書の追加を行うことができる。同様に、操作レベル“３”を有するユーザは、属性の変更までを行うことができ、操作レベル“４”を有するユーザは、その簿冊に対して簿冊の削除までの全ての操作を行うことができる。
【００２８】
また、ユーザ端末３は、ユーザが所望の操作を行いたい文書の文書番号と操作内容、およびユーザ名を送信する機能を有する。
【００２９】
次に、図９に示すフローチャートに基づいて、行政文書管理サーバ２の行うアクセス権限管理処理について説明する。
【００３０】
まず、ユーザが、所望の操作を行いたい文書を選択、ユーザ端末３からユーザが所望の操作を行いたい文書の文書番号と操作内容、およびユーザ名が行政文書管理サーバ２へ送信される。文書ではなく、簿冊に対して操作を行う場合は、ユーザ端末３から簿冊の簿冊番号と操作内容、およびユーザ名が送信されるが、ここでは一例として、ユーザは文書に対して何等かの操作を行う場合を想定する。
【００３１】
行政文書管理サーバ２のアクセス権限管理部１０は、まず、文書管理番号と操作内容を取得し（ステップＳ０１）、続いて、ユーザ名を元にユーザ認証データ１１を参照して、ユーザ所属コード、組織、職位、役割を取得する（ステップＳ０２）。
【００３２】
次に、アクセス権限管理部１０は、ユーザによって選択された文書の文書番号を元に、文書管理データ１２を参照して、その文書に設定されている機密フラグの値を取得し（ステップＳ０３）、その文書の機密フラグの値が“１”であるか“０”であるか判定する（ステップＳ０４）。
【００３３】
機密フラグの値が“１”であれば、その文書に対して設定された例外アクセス権限データ１４が存在するということであり、アクセス権限管理部１０は、その選択された文書に設定されている例外アクセス権限データ１４を参照する（ステップＳ０５）。
【００３４】
また、機密フラグの値が“０”であれば、アクセス権限管理部１０は、その文書が保管されている簿冊の機密フラグの値を取得し（ステップＳ０６）、その簿冊の機密フラグの値が“１”であるか“０”であるか判定する（ステップＳ０７）。
【００３５】
機密フラグの値が“１”であれば、その簿冊に対して設定された例外アクセス権限データ１４が存在するということであり、アクセス権限管理部１０は、その文書が保管されている簿冊に設定されている例外アクセス権限データ１４を参照する（ステップＳ０８）。
【００３６】
また、機密フラグの値が“０”であれば、その選択された文書にも、その文書が保管されている簿冊にも例外アクセス権限データ１４が設定されていないということであり、アクセス権限管理部１０は、デフォルトアクセス権限データ１３を参照する（ステップＳ０９）。
【００３７】
例えば、図３に示す文書管理データ１２において、ユーザが選択した文書の文書管理番号が200307120000031564であれば、文書管理テーブルの機密フラグの値は“１”なので、その文書管理番号200307120000031564の文書に設定されている例外アクセス権限データ１４が参照される。
【００３８】
また、ユーザが選択した文書の文書管理番号が200307120000034613であれば、文書管理テーブルの機密フラグの値は“０”なので、その文書管理番号200307120000031564の文書を保管する簿冊管理番号2003040100103264の簿冊の機密フラグが参照される。そして簿冊管理番号2003040100103264の簿冊に設定されている簿冊管理テーブルの機密フラグの値は“１”なので、文書管理番号200307120000034613の文書には、簿冊管理番号2003040100103264の簿冊に設定されている例外アクセス権限データ１４が適用される。
【００３９】
次に、アクセス権限管理部１０は、選択された文書に設定されている例外アクセス権限データ１４、または選択された文書を保管する簿冊に設定されている例外アクセス権限データ１４、またはデフォルトアクセス権限データ１３に設定されている操作レベルに応じた職位および役割と、ユーザのユーザ所属コード、組織、職位、役割から、ユーザの操作レベルを取得し（ステップＳ１０）、ユーザ所望の操作が可能かどうか判定する（ステップＳ１１）。
【００４０】
具体的には、下記の条件に従って、アクセス権限管理部１０はユーザ所望の操作が可能かどうか判定する。
【００４１】
１：例外アクセス権限データ１４に設定されている組織と、ユーザが所属する組織の従属関係を判定する。上下関係が無い場合は、“アクセス権限無し”となる。ただし、デフォルトアクセス権限データ１３の場合は、各文書、または各簿冊を管理する組織（文書管理データ１２内の管理課の値）を元に判定する。
【００４２】
２：従属関係が有り“アクセス権限有り”の場合は、職位と役割に応じて操作レベルを決定する。ユーザに与えられている役割が、例外アクセス権限データ１４に記録されている場合は、役割での操作レベルを優先する。
【００４３】
３：決定された操作レベルに応じて、ユーザ所望の操作が可能であるか判定する。
【００４４】
このステップＳ１１の処理では、アクセス権限管理部１０は、まず、例外アクセス権限データ１４に設定されている組織と、ユーザが所属する組織の上下関係を元に、アクセス権限の有無を判定する。このアクセス権限の有無は、ユーザ所属コードの値から判定される。
【００４５】
アクセス権限管理部１０は、組織全体の識別コード、部の識別コード、課の識別コードの値、係の識別コードが同じ値であれば、例外アクセス権限データ１４に設定されている組織と、ユーザが所属する組織とには従属関係があると判定する。ただし値が“００”の場合は組織に上下関係が有ることを示すので、その上下関係が判定される。組織の従属関係が無い場合、例えば、図１０に示すように新規採用係と総務課との関係のように直接従属しない場合は、“アクセス権限無し”と判定される。
【００４６】
また、アクセス権限管理部１０は、組織の上下関係を、ユーザ所属コードの値“００”の位置によって判定する。例えば、新規採用係に所属するユーザのユーザ所属コードは“０１，０１，０１，０１”、人事課に所属するユーザのユーザ所属コードは“０１，０１，０１，００”となっており、“課”までは同じ値を有するので、アクセス権限管理部１０は、組織の上下関係があると判定する。また、ユーザ所属コードが“０１，０１，００，００”である総務部に所属するユーザも、新規採用係と上下関係があることになる。また、ユーザ所属コードが“０１，０１，０２，００”である総務課に所属するユーザは、“０２”という異なる値があるので、アクセス権限管理部１０は、新規採用係とは組織の上下関係がないと判定する。
【００４７】
逆に、文書に対して何等かの操作を行おうとするユーザが所属する組織が、例外アクセス権限データ１４に設定されている組織より下位に位置する場合も、アクセス権限管理部１０は、組織の上下関係はあるが下位に位置するので、アクセス権限は有りと判定する。
【００４８】
このように、ユーザが所属する組織と例外アクセス権限データ１４に設定されている組織が一致、またはユーザが所属する組織が例外アクセス権限データ１４に設定されている組織より上位に位置する場合（従属関係がある場合）に、アクセス権限管理部１０は、“アクセス権限有り”と判定する。
【００４９】
また、文書にも簿冊にも例外アクセス権限データ１４が設定されていない場合は、デフォルトアクセス権限が適用されるが、上記の場合と同様に、アクセス権限管理部１０は、組織の従属関係を判定する。例えば、図３に示す文書管理番号200307120000031564の文書は管理課が人事課となっているが、この人事課に所属するユーザに与えられるユーザ所属コードと、操作を行おうとするユーザのユーザ所属コードが比較され、アクセス権限の有無が判定される。
【００５０】
アクセス権限の有無が判定された後に、アクセス権限管理部１０は、ユーザの所属、職位、役割に基づいて、操作レベルを決定する。例えば、図５に示す例外アクセス権限データ１４を選択された文書に設定されている例外アクセス権限データ１４とし、ユーザの所属が人事課新規採用係、職位が主任、役割が文書主任であるとすると、アクセス権限管理部１０は、そのユーザの操作レベルを“４”とする。仮にユーザの所属が人事課新規採用係、職位が主任、役割が通常であるならば、そのユーザの操作レベルは“１”となる。ユーザ所望の操作が、書誌の変更であれば、図７に示すように、操作レベルは“３”以上が必要となるので、ユーザの操作レベルが“４”であれば、操作可能であることになり、ユーザの操作レベルが“１”であれば、操作不可能であることになる。
【００５１】
また、例えば、図６に示す例外アクセス権限データ１４を選択された文書を保管する簿冊に設定されている例外アクセス権限データ１４とし、ユーザの所属が人事課、職位が課長、役割が通常であるとすると、アクセス権限管理部１０は、簿冊に設定されている操作レベルを文書に設定されている操作レベルとみなし、そのユーザの文書に対する操作レベルを“３”とする。この簿冊に設定されている操作レベルが、ユーザの文書の操作レベルとなる。
【００５２】
また、ユーザの所属が人事課新規採用係、職位が主任、役割が文書主任であるとすると、そのユーザの所属する組織が設定されていないが下位の組織なので操作レベルは与えられる。ユーザ所望の操作が、書誌の変更であれば、図７に示すように、操作レベルは“３”以上が必要となるので、ユーザの操作レベルが“３”であれば、操作可能であることになる。
【００５３】
また、ユーザ所属コードが“０１，０１，００，００”である総務部の部長は、図５や図６の例外アクセス権限データ１４の条件に設定されている職位のうち、主事より下位に位置し、課長より上位に位置するので、操作レベルは“３”となる。
【００５４】
なお、例外アクセス権限データ１４が設定されておらず、デフォルトアクセス権限データ１３が適用される場合も、アクセス権限管理部１０は、上記と同様の処理を行い、操作レベルを決定する。
【００５５】
アクセス権限管理部１０は、操作可能であると判定すると、ユーザ端末３に対して、ユーザ所望の操作で選択された文書が操作可能であることを通知し、その所望の操作を継続して実行し（ステップＳ１２）、操作不可能であると判定すると、ユーザ所望の操作で選択された文書が操作不可能であることを通知し、処理を中止する（ステップＳ１３）。
【００５６】
このように、個々の文書や簿冊にアクセス権限を設定可能にしておき、個々の文書にアクセス権限を設定しない場合は、その文書に対して簿冊のアクセス権限が適用され、簿冊にアクセス権限を設定しない場合は、さらにデフォルトのアクセス権限が適用され、ユーザが所属する組織や職位等に応じて操作の可否が決定されるので、全ての文書、簿冊に対して機密性を確保することができ、かつ、アクセス権限を設定する手間を省くことも可能となり、管理業務の負担を低減することができる。
【００５７】
なお、図１に示されているアクセス権限管理部１０が行う処理が記述されたプログラムを汎用のコンピュータに実行させることによって、行政文書管理サーバ２を実現しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】行政文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】ユーザ認証データを示す図である。
【図３】文書管理データを示す図である。
【図４】デフォルトアクセス権限データの例を示す図である。
【図５】例外アクセス権限データの例を示す図である。
【図６】例外アクセス権限データの例を示す図である。
【図７】文書に対して設定されるアクセス権限の例を示す図である。
【図８】簿冊に対して設定されるアクセス権限の例を示す図である。
【図９】アクセス権限管理処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】組織の従属関係を表した図である。
【符号の説明】
【００５９】
１  行政文書管理システム
２  行政文書管理サーバ
３  ユーザ端末
４  ネットワーク
５  文書データベース
１０  アクセス権限管理部
１１  ユーザ認証データ
１２  文書管理データ
１３  デフォルトアクセス権限データ
１４  例外アクセス権限データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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