(57)【要約】【課題】自動メール送信機能によって原稿の読み取りからその原稿の画像ファイルを添付した電子メールの送信までを自動的に実行する場合に、添付ファイルの内容を把握可能な表題や本文を、メモリ資源の消費や操作負担を伴わずに電子メールに自動付加することのできる画像処理装置を提供する。【解決手段】原稿を読み取って得た画像データを解析して原稿中のキーワードを抽出し、原稿の画像データを変換して電子メールに添付可能な画像ファイルを作成し、この画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ抽出したキーワードを表題や本文に自動付加した電子メールを作成し、この電子メールを指定された宛先に送信する。【選出図】図１【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿を読み取る読取手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
原稿を読み取る読取手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項３】
原稿を読み取る読取手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを複数抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段の抽出した複数のキーワードの一部を表題に付加するとともに前記表題より多くのキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項４】
原稿を読み取る読取手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルが添付され、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項５】
原稿を読み取る読取手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルが添付され、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項６】
前記識別情報を作成する識別情報作成手段を有し、
前記識別情報作成手段は、送信する電子メール毎または添付する画像ファイル毎にそれぞれを一意に特定し得る識別情報を作成する
ことを特徴とする請求項４または５に記載の画像処理装置。
【請求項７】
前記識別情報作成手段は、複数種類の識別情報を作成可能であって、これらの中でユーザによって選択された種類の識別情報を作成する
ことを特徴とする請求項６に記載の画像処理装置。
【請求項８】
前記キーワード抽出手段が抽出した複数のキーワードの中からユーザによる１または２以上のキーワードの選択を受け付けるキーワード選択手段を有し、
前記電子メール送信手段は、ユーザの選択したキーワードを電子メールに付加する
ことを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６または７に記載の画像処理装置。
【請求項９】
原稿を読み取る読取手段と、
原稿中でキーワードを抽出する領域の指定をユーザから受け付ける抽出領域指定手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記抽出領域指定手段で指定された領域からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項１０】
原稿を読み取る読取手段と、
原稿中でキーワードを抽出する領域の指定をユーザから受け付ける抽出領域指定手段と、
前記読取手段で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記抽出領域指定手段で指定された領域からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段と、
前記ファイル化手段の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段の抽出したキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項１１】
前記キーワード抽出手段は、前記抽出領域指定手段で指定された領域以外からもキーワードを抽出し、
前記電子メール作成手段は、前記抽出領域指定手段で指定された領域から抽出したキーワードと前記指定された領域以外から抽出したキーワードとを組み合わせたものを電子メールの表題と本文の一方または双方に付加する
ことを特徴とする請求項９または１０に記載の画像処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャナで原稿を読み取って得た画像を添付ファイルとして添付した電子メールを指定された宛先にネットワークを通じて送信する機能を備えたデジタル複写機など画像処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナで原稿を読み取って得た画像データをＴＩＦＦ形式などに変換してファイル化し、この画像ファイルを添付した電子メールを指定の宛先に送信する自動メール送信機能（Scan to E-mail機能）を備えた画像処理装置では、送信内容の概略を受信者に知らせるために、電子メールの本文に予め定めたメッセージを自動付加したり、連続番号や画像ファイルの作成日時や送信日時などを電子メールの表題に自動付加したりするようになっている。
【０００３】
たとえば、「ＴＩＦＦ形式の画像データが添付されています。」のようなメッセージの本文を付加したり、「画像Ｎｏ．０００３６」のような連続番号が電子メールの表題に付加したりするようになっている。
【０００４】
添付されている画像ファイルの内容をこのような本文や表題から受信者が認識することは難しく、添付ファイルを開いてみなければ内容が分からない場合が生じていた。このため、受信した電子メールの要否判断に手間がかかるばかりでなく、ウィルスに感染する可能性が高まる。
【０００５】
そこで、自動メール送信機能によって、原稿の読み取りからその原稿の画像ファイルを添付した電子メールの送信までを自動的に実行する場合においても、電子メールに付加する本文の内容を送信者が自由入力できるようにした装置が提案されている。この装置では、本文にすべき原稿をスキャナで読み取り、これを文字認識して得たテキストを電子メールの本文に付加したり、本文にすべきメッセージを予め複数種類登録しておき、それらの中から本文として今回付加するものをワンタッチキーなどで選択したりするようになっている（たとえば、特許文献１参照。）。
【０００６】
このほか短縮キーに電子メールの宛先と電子メールに付加する表題とを組みにして予め登録しておき、短縮キーが操作されると、その短縮キーに登録されている表題を付けた電子メールをその短縮キーに登録されている宛先に送信するように構成した装置が提案されている（たとえば、特許文献２参照。）。
【０００７】
【特許文献１】特開２００１−２２６６０号公報
【特許文献２】特開２００１−５６７８９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
画像ファイルとして添付する原稿とは別の原稿を読み取って、これを文字認識して得たテキストを電子メールの本文に付加するものでは、本文にすべき原稿を別途用意しなければならず、その準備に手間がかかってしまう。
【０００９】
本文や表題にするテキストをワンタッチキーや短縮キーに予め登録するものでは、登録に手間がかかるほか、登録用のメモリエリアが消費されてしまう。さらに、送信する各種の原稿に対応可能なように本文や表題が多数のキーに登録されている場合には、どのキーにどの本文や表題が登録されているかが分かり難くなって操作性が低下するほか、意図しない内容の本文や表題を誤って付加してしまう場合も生じてしまう。
【００１０】
また、操作の煩わしさ等からユーザがワンタッチキーや短縮キーを利用しない場合には、電子メールの本文や表題として、単に画像ファイルが添付されている旨のメッセージや自動的に割り振られた連続番号などの定型的な情報しか付加されなくなり、結局、添付ファイルを開いてみなければ画像ファイルの内容を推定できなくなってしまう。さらに、登録されていない本文や表題を付けて送信する必要が生じた場合には、その時点で新たな登録を行なってから送信しなければならず、操作が煩雑であった。
【００１１】
短縮キーに宛先と表題とを組みにして登録する場合には、同じ宛先であっても表題が異なる毎に別の短縮キーに登録しなければならず、多数の短縮キーやメモリエリアが消費されてしまう。また短縮キーを選択する際の操作性も低下する。
【００１２】
本発明は、上記の問題を解決しようとする課題にするものであり、自動メール送信機能によって原稿の読み取りからその原稿の画像ファイルを添付した電子メールの送信までを自動的に実行する場合に、添付ファイルの内容を把握可能な表題や本文を、メモリ資源の消費や操作負担を伴わずに自動付加することのできる画像処理装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
請求項１に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００１４】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）は、読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析してその原稿中のキーワードを抽出し、電子メール作成手段（３３）は、原稿の画像ファイルを添付しかつ抽出されたキーワードを表題に自動付加した電子メールを作成し、電子メール送信手段（３４）は、この電子メールを指定の宛先に送信する。キーワードの抽出は、どのような抽出方法で行なってもよい。たとえば、絶対的あるいは相対的な文字サイズ、アンダーラインや枠などによる文字飾りの有無、ページ内での位置などを基準にキーワードを抽出することができる。
【００１５】
キーワードが複数抽出された場合は、その中の１つを表題に付加してもよいし複数を付加してもよい。たとえば、キーワードとしての優劣を評価し、最高順位のものだけを表題に付加したり、上位から複数個までを表題に付加したりするように構成できる。なお表題は、メーラ（メールソフト）において受信メールを一覧表示する際に表示される項目の１つであって、件名や題名などとも呼ばれる。
【００１６】
請求項２に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００１７】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）は、読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析してその原稿中のキーワードを抽出し、電子メール作成手段（３３）は、原稿の画像ファイルを添付しかつ抽出されたキーワードを本文に自動付加した電子メールを作成し、電子メール送信手段（３４）は、この電子メールを指定の宛先に送信する。キーワードが複数抽出された場合は、その中の１つを本文に付加してもよいし複数を付加してもよい。本文には、キーワードのほか「画像ファイルが添付されています。」などのメッセージを自動付加するとよい。
【００１８】
請求項３に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを複数抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出した複数のキーワードの一部を表題に付加するとともに前記表題より多くのキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００１９】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）は、読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析してその原稿中のキーワードを複数抽出する。電子メール作成手段（３３）は、原稿の画像ファイルを添付し、かつ抽出された複数のキーワードの一部を表題に付加するとともに表題より多くのキーワードを本文に付加した電子メールを作成する。電子メール送信手段（３４）は、この電子メールを指定の宛先に送信する。
【００２０】
たとえば、キーワードとしての優劣を評価し、最高順位のものを表題に付加し、その他のものを本文に付加するように構成することができる。本文には、表題より多くの情報を含めて表示させることができるので、多くのキーワードを本文に載せることで、受信者は添付ファイルを開かずにその内容をより的確に推定することが可能になる。
【００２１】
請求項４に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルが添付され、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００２２】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものが電子メールの表題に自動付加される。識別情報は、装置が自動付与したものであっても、ユーザが予め設定したものであってもよい。また添付ファイルを一意に特定可能な情報でもその他任意の情報であってもよい。たとえば、請求書のように似たような原稿を読み取って何度も送信する場合には、抽出されるキーワードが同一になるので、日時や連番など添付ファイルを一意に特定可能な識別情報とキーワードとを組み合わせたものを表題に付加することで、キーワードが同一であっても添付ファイルの違いを受信者に認識させることが可能になる。
【００２３】
請求項５に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記原稿中のキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルが添付され、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００２４】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものが電子メールの本文に自動付加される。識別情報は、装置が自動付与したものであっても、ユーザが予め設定したものであってもよい。また添付ファイルを一意に特定可能な情報であってもその他任意の情報であってもよい。
【００２５】
請求項６に係る発明は、前記識別情報を作成する識別情報作成手段（３２）を有し、
前記識別情報作成手段（３２）は、送信する電子メール毎または添付する画像ファイル毎にそれぞれを一意に特定し得る識別情報を作成する
ことを特徴とする請求項４または５に記載の画像処理装置である。
【００２６】
上記発明によれば、識別情報作成手段（３２）は、電子メール毎または添付する画像ファイル毎にそれぞれを一意に特定し得る識別情報を作成する。電子メールの送信日時や、画像ファイルの読み取り日時、電子メールや画像ファイル毎に割り振る連続番号、ユーザ毎の連続番号などを電子メール等を一意に特定し得る識別情報として利用することができる。請求書のように似たような原稿を何度も送信する場合には、抽出されるキーワードが同一になることがあるので、キーワードと添付ファイル等を一意に特定可能な識別情報とを組み合わせたものを表題に付加することで、キーワードが同一であっても添付ファイルの違いを受信者に認識させることが可能になる。
【００２７】
請求項７に係る発明は、前記識別情報作成手段（３２）は、複数種類の識別情報を作成可能であって、これらの中でユーザによって選択された種類の識別情報を作成する
ことを特徴とする請求項６に記載の画像処理装置である。
【００２８】
上記発明によれば、作成可能な複数種類の識別情報の中からユーザの選択した種類の識別情報が自動付加される。ユーザ選択は、装置のデフォルト値として受け付けてもよいし、ユーザ毎に異なる選択を受け付けてもよい。たとえば、ユーザＩＤに対応付けてユーザ毎の選択結果を登録しておき、ジョブ実行時に入力されたユーザＩＤに対応付けて登録されている種類の識別情報を自動付加するように構成することができる。
【００２９】
請求項８に係る発明は、前記キーワード抽出手段（３１）が抽出した複数のキーワードの中からユーザによる１または２以上のキーワードの選択を受け付けるキーワード選択手段（１６）を有し、
前記電子メール送信手段（３４）は、ユーザの選択したキーワードを電子メールに付加する
ことを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６または７に記載の画像処理装置である。
【００３０】
上記発明によれば、キーワード抽出手段（３１）が抽出した複数のキーワードの中からユーザの選択した１または２以上のキーワードが電子メールの表題や本文に付加される。ユーザ選択は、たとえば、抽出された複数のキーワードをリスト表示したものの中から受け付けたり、キーワードの優劣を評価し、最高順位のものをユーザに提示して確認操作を求め、承認が得られない場合にすべてのキーワードあるいは順位が２位以下のキーワードをリスト表示してそれらの中から１または２以上の選択を受け付けたりするなど各種の態様で行なうことができる。
【００３１】
請求項９に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
原稿中でキーワードを抽出する領域の指定をユーザから受け付ける抽出領域指定手段（２２）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記抽出領域指定手段（２２）で指定された領域からキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードを表題に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００３２】
請求項１０に係る発明は、原稿を読み取る読取手段（１３）と、
原稿中でキーワードを抽出する領域の指定をユーザから受け付ける抽出領域指定手段（２２）と、
前記読取手段（１３）で原稿を読み取って得た画像データを解析して前記抽出領域指定手段（２２）で指定された領域からキーワードを抽出するキーワード抽出手段（３１）と、
前記画像データに基づいて電子メールに添付可能な画像ファイルを作成するファイル化手段（２０）と、
前記ファイル化手段（２０）の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつ前記キーワード抽出手段（３１）の抽出したキーワードを本文に付加した電子メールを作成する電子メール作成手段（３３）と、
前記電子メール作成手段（３３）の作成した電子メールを指定された宛先に送信する電子メール送信手段（３４）と
を有する
ことを特徴とする画像処理装置である。
【００３３】
上記請求項９または１０に記載の発明によれば、原稿中でユーザの指定する領域からキーワードを抽出し、これを電子メールの表題や本文に付加するようになっている。領域指定は１箇所だけでも複数箇所であってもよい。また原稿の１ページ目のみを抽出領域に指定してもよいし、抽出対象になる１または２以上のページを指定可能に構成してもよい。たとえば、請求書のような定形文書では、文書のタイトルなどが同一なので、抽出されるキーワードが同一になり易いが、各請求書を一意に特定可能な請求書番号のような部分をキーワードの抽出領域に指定すれば、各請求書を一意に特定可能な情報をキーワードとして付加することが可能になる。すなわち、キーワードとして抽出される特徴を備えていない文字列を原稿中から自動抽出して表題や本文に付加することが可能になる。
【００３４】
請求項１１に係る発明は、前記キーワード抽出手段（３１）は、前記抽出領域指定手段（２２）で指定された領域以外からもキーワードを抽出し、
前記電子メール作成手段（３３）は、前記抽出領域指定手段（２２）で指定された領域から抽出したキーワードと前記指定された領域以外から抽出したキーワードとを組み合わせたものを電子メールの表題と本文の一方または双方に付加する
ことを特徴とする請求項９または１０に記載の画像処理装置である。
【００３５】
上記発明によれば、指定された領域から抽出したキーワードとその他の領域から抽出したキーワードの双方が表題や本文に付加される。これにより、タイトルのように原稿の種類を把握可能な一般的なキーワードと、指定した領域に存する文字列の双方を表題や本文に付加することができ、添付ファイルの内容を判断するためのより的確な情報を表題や本文において受信者に提供することができる。
【発明の効果】
【００３６】
本発明に係る画像処理装置によれば、原稿を読み取って得た画像ファイルを添付して電子メールを自動送信する際に、原稿中のキーワードを抽出してこれを電子メールの本文や表題に自動的に付加するので、表題や本文に用いるメッセージを予め登録したり、登録されたものの中から今回付加するものを送信時に選択したりするなどの操作負担を伴うことなく、添付ファイルの内容を受信者が把握可能な情報を電子メールの表題や本文に付加することができる。また表題や本文に用いるメッセージを登録保存するためのメモリが不要になるという利点がある。
【００３７】
さらに、電子メールの送信毎に原稿の画像データを解析してキーワードを抽出するので、原稿の種類が滅多に送信するものか否かに係らず常に適切なキーワードを表題や本文に自動的に付加することができる。
【００３８】
本文にキーワードを付加するものでは、多数のキーワードを本文に含めることができる。また表題と本文の双方にキーワードを付加するとともに、表題より多くのキーワードを本文に付加するものでは、表題と本文のそれぞれの特性を活かして、添付ファイルの内容判断のための手掛かりを受信者に提供することができる。
【００３９】
抽出したキーワードと所定の識別情報とを組み合わせたものを表題や本文に付加するものでは、抽出されたキーワードが同一であっても添付ファイルの違いを受信者に認識させることができる。特に日時や連番など添付ファイルを一意に特定可能な識別情報とキーワードとを組み合わせるものでは、各電子メールに添付されている原稿画像が異なることを受信者に明確に通知することができる。
【００４０】
さらに作成可能な複数種類の識別情報の中からユーザの選択した種類の識別情報を自動付加するものでは、多様なユーザ要求に応じることができる。
【００４１】
複数のキーワードを抽出し、これらの中からユーザの選択した１または２以上のキーワードを電子メールの表題や本文に付加するものでは、ユーザの希望に沿ったキーワードを付加することができ、受信者が添付ファイルの内容を推定するためのより有効な情報を表題や本文に付加することができる。
【００４２】
原稿中でユーザの指定する領域からキーワードを抽出し、これを電子メールの表題や本文に付加するものでは、文字の大きさや文字飾りなどの特徴からキーワードとして抽出され難い文字列についてもキーワードとして抽出することができる。たとえば、請求書を原稿とする場合に、各請求書を一意に特定可能な請求書番号の存する部分をキーワードの抽出領域に指定すれば、請求書を個別に特定し得る情報をキーワードとして付加することが可能になる。
【００４３】
さらに、指定された領域から抽出したキーワードとその他の領域から抽出したキーワードの双方を表題や本文に付加するものでは、タイトルのように原稿の種類を把握可能な一般的なキーワードと、原稿中の特定領域に存する文字列の双方を表題や本文に付加することができ、添付ファイルの内容を判断するためのより的確な情報を表題や本文において受信者に提供することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４４】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００４５】
図２は、本発明の実施の形態に係る画像処理装置１０を含むシステム構成を示している。画像処理装置１０は、原稿画像を読み取るスキャナ機能と、原稿画像を読み取ってその複製画像を記録紙上に形成するコピー機能と、印刷データに対応する画像を記録紙上に形成するプリンタ機能と、原稿画像を送受信するファクシミリ機能と、スキャナ機能による原稿の読み取りからその画像ファイルを添付した電子メールの送信までを自動的に実行する自動メール送信機能などを備えた、デジタル複合機と称される装置である。
【００４６】
画像処理装置１０は、インターネットやイントラネットなどのネットワーク２に接続されている。ネットワーク２には、電子メールを送受信する機能を備えたパーソナルコンピュータなどの通信端末であるクライアントＰＣ４と、電子メールの送受信において中継蓄積機能を果たすメールサーバ６が接続されている。メールサーバ６はＰＯＰ（Post Office Protocol）やＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）などのプロトコルに対応している。自動メール送信機能によって画像処理装置１０が送信した電子メールはメールサーバ６を介してクライアントＰＣ４に到達する。
【００４７】
画像処理装置１０は、自動メール送信機能において読み取った原稿の画像データを解析して原稿中のキーワードを抽出し、当該キーワードを画像ファイルが添付された電子メールの表題や本文に自動的に付加する機能を備えている。
【００４８】
図３は、画像処理装置１０の構成を示している。画像処理装置１０は、当該装置の動作を統括制御する制御部として機能するＣＰＵ（中央処理装置）３０と、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）１１と、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）１２とを主要部とした回路で構成されている。ＲＯＭ１１は、ＣＰＵ３０が実行するプログラムや各種固定データを記憶している。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ３０がプログラムを実行する際に各種データを一時的に格納するワークメモリや、回転処理などを施すために画像データを少なくとも１ページ分格納するページメモリとして機能する。
【００４９】
読取部１３は、原稿画像を読み取って対応する画像データを取り込む機能を果たす。読取部１３は、原稿を照射する光源と、原稿をその幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に移動させる移動手段と、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーから成る光学経路とを備えている。ラインイメージセンサは、たとえば、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）で構成される。ラインイメージセンサが出力するアナログ画像信号はＡ／Ｄ変換され、デジタルの画像データとして取り込まれる。
【００５０】
印刷部１４は、画像データに対応する画像を電子写真プロセスによって記録紙上に形成して出力する機能を果たす。印刷部１４は、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有する、いわゆるレーザープリンタとして構成されている。
【００５１】
表示操作部１５は、表面にタッチパネルを備えた液晶ディスプレイと各種の操作スイッチとから構成され、ユーザに各種の案内表示や状態表示を行なったり、ユーザから各種の操作を受け付けたりする機能を有している。ネットワーク接続部１７は、ネットワーク２とのインターフェイス機能を果たす。ローカル接続Ｉ／Ｆ部１８は、ＩＥＥＥ１２８４などに準拠した各種端末をローカル接続するためのインターフェイス機能を果たす。
【００５２】
画像処理部１９は、画像データを圧縮・伸張する機能や画像を拡大・縮小する機能、画像を回転させるほか画像データを印刷可能なデータに変換する機能などを果たす。また画像データを変換して電子メールに添付可能な形式（たとえば、ＴＩＦＦ形式）の画像ファイルを作成するファイル化手段２０としての機能を果たす。記憶装置２１は、ファイル化手段２０が作成した画像ファイルや圧縮された画像データやファクシミリデータ、印刷データなどを格納するための大容量の記憶装置である。ここではハードディスク装置（ＨＤＤ）を使用している。
【００５３】
ＣＰＵ３０は、当該装置全体の動作を制御するほか、キーワード抽出手段３１と、識別情報作成手段３２と、電子メール作成手段３３と、電子メール送信手段３４としての機能を果たす。キーワード抽出手段３１は、読取部１３で原稿を読み取って得た画像データを解析して原稿中のキーワードを抽出する機能を果たす。識別情報作成手段３２は、表題や本文に付加する際にキーワードと組み合わせる識別情報を作成する機能を果たす。識別情報には、連続番号や日付などが用いられる。
【００５４】
電子メール作成手段３３は、ファイル化手段２０の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付し、かつキーワード抽出手段３１の抽出したキーワードを表題や本文に付加した電子メールを作成する機能を果たす。電子メール送信手段３４は、電子メール作成手段３３の作成した電子メールを指定された宛先に送信する機能を果たす。なお、表示操作部１５は、キーワード抽出手段３１が抽出した複数のキーワードの中から電子メールの表題や本文に用いる１または２以上のキーワードの選択操作をユーザから受け付けるキーワード選択手段１６としての機能を果たす。
【００５５】
図１は、画像処理装置１０が自動メール送信機能を実行する際の動作の流れを示している。自動メール送信機能には、全自動モードと半自動モードと選択モードの３つの動作モードがある。全自動モードでは、抽出されたキーワードの中で装置が最適と推定したものが自動的に表題や本文に付加される。半自動モードでは、装置が最適と推定したキーワードでよいか否かをユーザに問い合わせる。選択モードでは、抽出された複数のキーワードをリスト表示し、それらの中でユーザが選択したものを表題や本文に付加するようになっている。
【００５６】
ユーザは、これらのモードを最初に選択する。モードの選択は、装置の環境設定として予め設定したり、ユーザ個別の環境設定として設定したりすることができる。また自動メール送信機能を実施する際にモードを個別に選択することも可能になっている。ここでは、全自動モードが予め選択されているものとして説明する。
【００５７】
ユーザは自動メール送信機能を実行するに際してまず表示操作部１５から電子メールの宛先を指定する（ステップＳ１０１）。宛先の指定は既に登録してあるものの中から選択する方法と直接宛先を入力する方法がある。宛先指定後ユーザが原稿を原稿台にセットしてスタート釦を操作すると、読取部１３によって原稿が読み取られる（ステップＳ１０２）。
【００５８】
キーワード抽出手段３１は、読取部１３で読み取った原稿の画像データを解析してキーワードを抽出する（ステップＳ１０３）。キーワードの抽出は、原稿が複数ページある場合には、その１ページだけを対象に行なってもよいし、複数ページを対象に行なってもよい。またいかなる抽出方法であってもよい。たとえば、文字コードと文字サイズを抽出し、原稿内での相対的な文字サイズが大きい文字列をキーワードとして抽出したり、文字領域の識別を行なって切り出した矩形文字列領域において下線や枠付などの文字飾りに係る属性の有無や原稿内での文字列の位置に基づいてキーワードの可能性を判断したりすることができる。
【００５９】
ここでは、切り出した矩形文字列領域毎に、文字サイズと文字飾りの有無と原稿内での文字列の位置の各判断要素を総合判断することで、各キーワードに順位付けを行なうようになっている。すなわち、原稿の中から上記判断要素に基づいてキーワードとしての可能性がある文字列を抽出し、図４に示すように、各キーワードに対して判断要素毎に点数を与え、その合計点によって順位付けするようになっている。位置の判断要素では、ページ内での文字列の位置がキーワードとしての可能性が高い位置か否かに基づいて点数が与えられる。
【００６０】
たとえば、ページの上部中央にあれば高得点になる。また段落の途中にある場合は加点しない。文字サイズは、原稿内での相対サイズで判断する。他の文字や平均の文字サイズに比べて大きい文字ほど高い点数を与える。文字飾りについては有無を判断し、文字飾りがある場合に一定の点数を与えるようになっている。図４の例では、合計点が６点のキーワード４が最高順位になっており、合計点が４点のキーワード２が２位に、合計点が３点のキーワード１が３位に順位付けされている。
【００６１】
画像処理部１９のファイル化手段２０は、読取部１３で読み取った原稿の画像データを電子メールに添付可能な形式に変換した画像ファイルを作成する（ステップＳ１０５）。その後、識別情報作成手段３２は、キーワードと組み合わせる識別情報を生成する。ここでは、画像処理装置１０が自動メール送信機能によって電子メールを生成する毎にカウントアップする連続番号を生成している（ステップＳ１０６）。
【００６２】
電子メール作成手段３３は、最高順位のキーワードと識別情報とを組み合わせた表題を作成するとともに（ステップＳ１０７）１位から５位までのキーワードと識別情報を含む本文を作成し（ステップＳ１０８）、これらを表題および本文にし、かつファイル化手段２０の作成した画像ファイルを添付ファイルとして添付した電子メールを作成する（ステップＳ１０９）。電子メール送信手段３４は、作成された電子メールを、指定された宛先に対応するネットワーク２上のメールサーバ６にネットワーク接続部１７を介して送信し（ステップＳ１１０）、自動メール送信機能に係る一連の動作を終了する（エンド）。
【００６３】
図５は、画像処理装置１０の送信した電子メールを受信したクライアントＰＣ４のメーラに表示される受信メール一覧表示画面２００の一例を示している。受信メール一覧表示画面２００の中の一覧表示欄２０１には、各電子メールについて、添付ファイルの有無、送信者、表題、受信日時の各項目が一覧表示されている。画像処理装置から受信した電子メールの欄２０２では、添付ファイルが有りになっているとともに、自動付加された表題が表示されている。受信メール一覧表示画面２００の下部には本文表示欄２０３がある。ここには一覧表示欄２０１で選択されている電子メールの本文が表示される。図５では画像処理装置から受信した電子メールの欄２０２が選択されており、画像処理装置１０によって自動付加された本文が表示されている。
【００６４】
図５の例では、画像処理装置から受信した電子メールの欄２０２の表題として「キーワード：○○○００１」が表示され、本文には、「このメールにはキーワード：○○○００１のファイルが添付されています。なお、その他のキーワードは以下の通りです。」というメッセージとその下方に抽出された複数のキーワードがリスト表示されている。
【００６５】
このようにキーワードと識別情報とを組み合わせたものを表題や本文に用いることで、同じような原稿を送信する場合にも、それらを明確に区別することが可能になる。たとえば、請求書のように似たような原稿を何度も送信する場合には、抽出されるキーワードが同一になる。そこで、連続番号のように添付ファイルを一意に特定可能な識別情報と抽出されたキーワードとを組み合わせたものを表題や本文に付加することで、キーワードが同一であっても添付ファイルの違いを受信者に認識させることが可能になる。
【００６６】
また表題に含めることのできる文字数が少数に制限されるが、本文には多くの文字を含めることができるので、表題より多くのキーワードを本文に付加することで、表題と本文のそれぞれの特性を活かして、添付ファイルの内容を判断するための手掛かり情報を受信者に提供することができる。
【００６７】
なお、識別情報は、連続番号のほか日時など添付ファイルや送信する電子メールを一意に特定可能な情報であればよい。また複数の事項を組み合わせた識別情報であってもよい。たとえば、「連続番号＋日時」を識別情報としてもよい。さらにユーザの指定する任意の文字列を加えるようにしてもよい。識別情報を複数種類作成可能な場合には、どの種類の識別情報をキーワードと組み合わせるかを選択し得るように構成するとよい。選択方法として装置単位での選択とユーザ単位での選択を設けるとよい。ユーザ毎に識別情報を選択可能にする場合は、画像処理装置１０の操作開始時に入力したユーザＩＤに対応する選択条件が自動的に採用される構成にするとよい。さらに識別情報を付加するか否かをユーザ選択可能にしてもよい。
【００６８】
図６は、半自動モードにおいて最高順位のキーワードの適否をユーザに問い合わせる確認画面３００を示している。確認画面３００は、たとえば、図１のステップＳ１０６の実行後に表示される。ここで「ＯＫ」釦３０１を押下すると、確認画面３００に表示されているものが表題として確定する。「その他」釦３０２を押下すると、図７に示すキーワード選択画面３１０が表示操作部１５に表示される。キーワード選択画面３１０には抽出されたキーワードがリスト表示される。ここでは画面の上から下にキーワードとしての順位の高い順に表示してある。なお選択モードが指定されている場合には、確認画面３００を経ずに直接、キーワード選択画面３１０が表示される。
【００６９】
ユーザがリスト表示されたものの中から適切なキーワードを選択して「決定」釦３１１を押下すると表題に用いるキーワードが確定する。ここでは、タッチパネル式の液晶を用いているので、表示箇所を指先で触れることでキーワードを選択することができ、選択されたキーワードは背景色が他と異なる色に変化したり反転表示したりするようになっている。なお、リストの中に適切なキーワードが無い場合には、ユーザにより任意の文字列を入力し得るようになっている。またリスト表示されたものの中から表題に用いるキーワードを２以上選択し得るように構成してもよい。１つのキーワードでは内容把握が難しい場合でも、２以上のキーワードを組み合わせることで画像ファイルの内容が推定可能になる場合に対応することができる。
【００７０】
次にキーワードの抽出領域をユーザが指定し得るように構成したものについて説明する。図８は、キーワードの抽出領域を指定可能な画像処理装置１０ａの構成を示している。図１に示したものに比べて、表示操作部１５が抽出領域指定手段２２としての機能を備えている点で相違する。抽出領域指定手段２２は、原稿中でキーワードの抽出領域の指定をユーザから受け付ける機能を果たす。抽出領域の指定はいかなる方法であってもよい。たとえば、座標で指定したり、抽出領域を枠で囲った原稿を予め読み取って抽出領域を自動解析させて指定する方法をとることができる。
【００７１】
キーワード抽出手段３１は、指定された抽出領域にある文字列をキーワードとして抽出する。抽出領域にある文字列は、文字サイズや文字飾りなどがキーワードとしての特徴を備えていない場合でもキーワードとして抽出される。またキーワード抽出手段３１は、抽出領域以外については相対的な文字サイズや文字飾りの有無などの判断要素に基づいて画像データを解析してキーワードを抽出し、それらに順位付けを行なう。そして、抽出領域から抽出した文字列と画像解析によって取得したキーワードとを組み合わせたものを電子メールの表題や本文に用いる。
【００７２】
たとえば、図９に示すような原稿３５０においては、文字サイズや位置、枠が有ることなどに基づいて「請求書」という文字列が最高順位のキーワードとして自動抽出される。一方、指定された抽出領域３５１から「Ｈ００２３４」という請求書番号に相当する文字列が抽出される。電子メール作成手段３３は、これらを組み合わせて「キーワード：請求書Ｈ００２３４」という表題を作成して電子メールに付加する。
【００７３】
このように、原稿中でユーザの指定する領域からキーワードを抽出し、これを電子メールの表題や本文に付加することにより、文字の大きさや文字飾りの有無などの特徴からキーワードとして抽出され難い文字列であっても、特定の位置に存在するものについてはキーワードとして抽出することができる。また、抽出領域から抽出したキーワードとその他の領域から抽出したキーワードとを組み合わせたものを表題や本文に付加するので、タイトルのように原稿の種類を把握可能な一般的なキーワードと、原稿中の特定位置に存する特定の文字列の双方を表題や本文に付加することができ、添付ファイルの内容を判断するためのより的確な情報を表題や本文において受信者に提供することが可能になる。
【００７４】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。たとえば、実施の形態では抽出したキーワードを表題と本文の双方に付加構成にしたが、表題のみあるいは本文のみとしてもよい。また実施の形態では、コピー機能やファクシミリ機能などを備えたデジタル複合機を例に説明したが、自動メール送信機能を実行し得る装置であればよい。
【図面の簡単な説明】
【００７５】
【図１】本発明の実施の形態に係る画像処理装置が自動メール送信機能を実行する際の動作を示す流れ図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る画像処理装置を含むシステム構成図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る画像処理装置の構成を示すブロック図である。
【図４】各キーワードを順位付けするための得点表の一例を示す説明図である。
【図５】画像処理装置の送信した電子メールを受信したクライアントＰＣのメーラに表示される受信メール一覧表示画面の一例を示す説明図である。
【図６】半自動モードにおいて最高順位のキーワードの適否をユーザに問い合わせる確認画面の一例を示す説明図である。
【図７】キーワード選択画面の一例を示す説明図である。
【図８】キーワードの抽出領域を指定可能な画像処理装置の構成を示すブロック図である。
【図９】抽出領域を指定した原稿の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００７６】
２…ネットワーク
４…クライアントＰＣ
６…メールサーバ
１０…画像処理装置
１０ａ…画像処理装置
１１…ＲＯＭ
１２…ＲＡＭ
１３…読取部
１４…印刷部
１５…表示操作部
１６…キーワード選択手段
１７…ネットワーク接続部
１８…ローカル接続Ｉ／Ｆ部
１９…画像処理部
２０…ファイル化手段
２１…記憶装置
２２…抽出領域指定手段
３０…ＣＰＵ
３１…キーワード抽出手段
３２…識別情報作成手段
３３…電子メール作成手段
３４…電子メール送信手段
２００…受信メール一覧表示画面
２０１…一覧表示欄
２０２…画像処理装置から受信した電子メールの欄
２０３…本文表示欄
３００…確認画面
３０１…「ＯＫ」釦
３０２…「その他」釦
３１０…キーワード選択画面
３１１…「決定」釦
３５０…原稿
３５１…抽出領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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