(57)【要約】    【課題】  ユーザが電子メールやＦＡＸを閲覧できない環境にいても、事務機器１，２の電子メールやＦＡＸ受信状況を確認することができる文書受信通知装置を提供することにある。    【解決手段】  通知システム２０４は、ＷＷＷサーバ２０５、メールサーバ２０６、データベースサーバ２０７、及び課金サーバ２０８により構成されており、ユーザに電子メールサービス、ＷＷＷ閲覧サービス、事務機器利用サービスを提供する。通知システム２０４には、ネットワークインターネット２０３を介して、クライアント１、クライアント２、事務機器１、及び事務機器２等が接続されている。通知システム２０４は、設定された通知タイミングで通知電子メールを送信し、設定された通知タイミングでＷＥＢデータを作成し、個人ポータルＷＥＢページに反映処理を行う【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信文書を受信する受信手段と、前記受信した通信文書を事務機器へ出力する出力手段と、前記受信した通信文書の受信情報をＷＥＢ画面に反映する反映手段を有することを特徴とする文書受信通知装置。
【請求項２】
前記出力手段が前記受信した通信文書を前記事務機器に出力する時期を設定する設定手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書受信通知装置。
【請求項３】
前記通信文書は電子メールから成ることを特徴とする請求項１又は２記載の文書受信通知装置。
【請求項４】
事務機器が通信文書を受信したことを検出する検出手段と、前記事務機器の通信文書受信情報をＷＥＢ画面に反映する反映手段を有することを特徴とする文書受信通知装置。
【請求項５】
前記通信文書はＦＡＸから成ることを特徴とする請求項４記載の文書受信通知装置。
【請求項６】
通信文書を受信する受信し、前記受信した通信文書を事務機器へ出力し、前記受信した通信文書の受信情報をＷＥＢ画面に反映することを特徴とする文書受信通知方法。
【請求項７】
前記受信した通信文書を前記事務機器に出力する時期を設定する設定ステップを有することを特徴とする請求項６記載の文書受信通知方法。
【請求項８】
事務機器が通信文書を受信したことを検出し、前記事務機器の通信文書受信情報をＷＥＢ画面に反映することを特徴とする文書受信通知方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、事務機器による電子メールやＦＡＸ受信時の文書受信通知装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
事務機器による電子メールやＦＡＸ受信時の通知方法としては、予めユーザが設定した通知先に電子メールやＦＡＸ受信の通知メールを送信したり、受信した事務機器の情報表示パネルに電子メールやＦＡＸ受信の事実を表示したりする方法がある。電子メールを、事務機器に自動出力する場合においても、予めユーザが設定した通知先に電子メール受信の通知メールを送信したり、事務機器の情報表示パネルに電子メール受信の事実を表示したりする方法があるのみである（例えば、特許文献１）。
【特許文献１】特開２００１−０５１９１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従って、事務機器の電子メールやＦＡＸの受信情報を確認するには、ユーザは自らの電子メールやＦＡＸを閲覧できる環境にいなければならない。
【０００４】
本発明の目的は、ユーザが電子メールやＦＡＸを閲覧できない環境にいても、事務機器の電子メールやＦＡＸ受信を確認することができる文書受信通知装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の目的を達成するために、請求項１記載の文書受信通知装置は、通信文書を受信する受信手段と、前記受信した通信文書を事務機器へ出力する出力手段と、前記受信した通信文書の受信情報をＷＥＢ画面に反映する反映手段を有することを特徴とする。
【０００６】
請求項４記載の文書受信通知装置は、事務機器が通信文書を受信したことを検出する検出手段と、前記事務機器の通信文書受信情報をＷＥＢ画面に反映する反映手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１記載の文書受信通知装置によれば、通信文書を事務機器へ出力する手段と電子メールの受信情報をＷＥＢ画面に反映する手段を設けるので、事務機器の信文書受信の際にユーザに通知する手段がＷＥＢページへの通知も可能となり、ユーザは通信文書を扱えない環境にいてもＷＥＢブラウザさえあれば事務機器へ出力する通信文書の受信状況を確認することができる。
【０００８】
請求項２記載の文書受信通知装置によれば、出力手段が受信した通信文書を前記事務機器に出力する時期を設定するので、事務機器の電子メールやＦＡＸ受信状況の確認を所望の時に行うことができる。
【０００９】
請求項４記載の文書受信通知装置によれば、事務機器が通信文書を受信したことを検出する検出手段と、前記事務機器の通信文書受信情報をＷＥＢ画面に反映する反映手段を設けるので、事務機器の信文書受信の際にユーザに通知する手段がＷＥＢページへの通知も可能となり、ユーザは通信文書を扱えない環境にいてもＷＥＢブラウザさえあれば事務機器の通信文書受信状況を確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の実施の形態に係る文書受信通知装置を図面を参照しながら詳述する。
【００１１】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書受信通知装置の概略構成を示す図である。
【００１２】
図１において、通知システム２０４（文書受信通知装置）は、ＷＷＷサーバ２０５、メールサーバ２０６、データベースサーバ２０７、及び課金サーバ２０８により構成されており、ユーザに電子メールサービス、ＷＷＷ閲覧サービス、事務機器利用サービスを提供する。各サーバは、ＬＡＮ(Local Area Network)で接続されており、相互にデータのやり取りを行うことができる。
【００１３】
事務機器利用サービスとは、ホスティングサービスを利用しているユーザが事務機器利用の機器保守契約を事務機器提供者と締結し、ホスティングサービスと連動して事務機器を利用するサービスである。
【００１４】
本ホスティングシステムではメールサーバ２０６で受信した電子メールについて、ユーザが事務機器への出力設定をすることができ、更に出力の対象電子メールについては受信通知設定を行うことができる。
【００１５】
上記通知システム２０４には、ネットワークインターネット２０３を介して、クライアント１、クライアント２、事務機器１、及び事務機器２等が接続されている。
【００１６】
クライアント１は、通知システム２０４とネットワークインターネット２０３で接続されたパーソナルコンピュータである。クライアント１は、電子メールを読み書きするためのＭＵＡ(Mail User Agent)プログラム 及びＭＴＡ (Mail Transfer Agent) プログラムを備えており、電子メールの送受信ができるようになっている。
【００１７】
クライアント２は、通知システム２０４とネットワークインターネット２０３で接続されたパーソナルコンピュータである。クライアント２は、電子メールを読み書きするためのメールプログラムであるＭＵＡプログラムを備えており、ユーザはクライアント２のＭＵＡプログラムを操作して、電子メールを作成し、電子メールシステムのメールサーバで動作しているＭＴＡプログラムに電子メールの配信を依頼することができる。
【００１８】
また、ユーザはクライアント２のＭＵＡプログラムを操作して、ＰＯＰ（Post Office Protocol）やＩＭＡＰ(Internet Messaging Access Protocol)を使って、電子メールシステムにアクセスし、電子メールシステムに存在するユーザ宛ての電子メールを取り込み閲覧することができる。
【００１９】
また、クライアント２は、Netscape Navigatorに代表されるＷＷＷブラウザを備えており、ユーザは、ＷＷＷブラウザを操作して、通知システム２０４のＷＷＷサーバ２０５にアクセスすることが可能であり、ユーザ登録処理、及びアドレス帳処理や各種設定操作を行うことができる。また、クライアント２は、ある特定の電話番号に電話をかける電話プログラムを備えている。
【００２０】
ネットワークインターネット２０３は、公衆電話回線、ＩＳＤＮ、衛星通信網及び無線回線網を含んだ公衆回線網である。
【００２１】
事務機器１は、通知システム２０４とネットワークインターネット２０３で接続された事務機器である。複写やＦＡＸ送受信、スキャニング、電子メールなどの処理を行うことができる。本実施の形態では、クライアント１が属するドメインにより管理されている。
【００２２】
事務機器２は、通知システム２０４とネットワークインターネット２０３で接続された事務機器である。複写やＦＡＸ送受信、スキャニング、電子メールなどの処理を行うことができる。本実施の形態では、クライアント２が属するドメインにより管理されている。
【００２３】
通知システム２０４を構成する各サーバの機能は以下の通りである。
【００２４】
ＷＷＷサーバ２０５は、認証プログラム２０５ａ、ユーザ登録プログラム２０５ｂ、アドレス帳プログラム２０５ｃ、アカウント生成プログラム２０５ｄ、及び通知処理プログラム２０５ｅを備えている。ユーザがＷＷＷブラウザを操作して、ＷＷＷサーバ２０５にアクセスすると、ＷＷＷサーバ２０５は、各種ＷＷＷ画面を生成してＷＷＷブラウザに送る。これらの画面には、個人ポータルＷＥＢページやＦＡＸ管理者画面、ＦＡＸ受信通知設定画面も含まれる。
【００２５】
ユーザは、ＷＷＷブラウザに送られてきた、ＷＷＷ画面を閲覧、操作することにより様々な要求をＷＷＷサーバ２０５に依頼することができる。
【００２６】
ネットワークインターネット２０３経由でユーザの要求を受け取ったＷＷＷサーバ２０５は各種プログラムを起動し処理を実行する。
【００２７】
メールサーバ２０６は、ＭＴＡプログラム２０６ａ、及びＰＯＰ／ＩＭＡＰプログラム２０６ｂを備える。
【００２８】
ＭＴＡプログラム２０６ａは、電子メールシステム利用ユーザのメールアカウント管理、及び電子メールシステム利用ユーザ宛ての電子メール処理を行う。
【００２９】
ＭＴＡプログラム２０６ａは、ネットワークインターネット２０３を介して配信されてきた、電子メールシステム利用ユーザ宛ての電子メールを受信し、ＳＰＯＯＬ(Simultaneous Peripheral Operation Online) と呼ばれるメールサーバ上のデータ保存領域に保存する。この時、ＭＴＡプログラム２０６ａは、受信した電子メールをユーザ別、即ち、電子メールアドレス別に仕分けして保存する。
【００３０】
ＰＯＰ／ＩＭＡＰプログラム２０６ｂは、ユーザがＭＵＡプログラムを操作して、ＰＯＰやＩＭＡＰを使って、電子メールシステムにアクセスしてくると、ＰＯＰ／ＩＭＡＰプログラム２０６ｂは、メールサーバのＳＰＯＯＬに保存されている電子メールをＭＵＡに引き渡す。
【００３１】
また、ユーザがＭＵＡプログラムを操作して、電子メールの送信処理を行った場合、ＭＵＡプログラムは、電子メールシステムのＭＴＡプログラム２０６ａに電子メールの配信を依頼する。配信依頼を受けたプログラムは、ユーザが作成した電子メールをＳＭＴＰ(Simple Mail Transfer Protocol)で配信する。
【００３２】
データベースサーバ２０７は、ユーザ情報データベース２０７ａ、アドレス帳データベース２０７ｂ、認証データベース２０７ｃ、通知情報データベース２０７ｄ、機器保守契約データベース２０７ｅ、及び機器保守契約管理プログラム２０７ｆを備える。
【００３３】
課金サーバ２０８は、課金プログラム２０８ａ及び課金データベース２０８ｂを備える。
【００３４】
次に、通知システム２０４の処理について説明する。
【００３５】
先ず、ある特定のユーザ（以下「ユーザ１」という。）が電子メールシステムのユーザ登録をおこなったユーザ（以下「ユーザ２」という。）の電子メールアドレス宛てに電子メールを送信し、その電子メールをユーザ２が閲覧する際の処理の流れについて説明する。
【００３６】
ユーザ１は、クライアント１で動作しているＭＵＡプログラムを操作して、ユーザ２の電子メールアドレスを宛先とした電子メールを作成し、送信する。クライアント１のＭＴＡプログラムは、送信された電子メールをＳＭＴＰでユーザ２の電子電子メールアドレスを持ったメールサーバ、即ち、メールサーバ２０６宛てに配信する。
【００３７】
メールサーバ２０６のＭＴＡプログラムは、この電子メールを受け取り、ＳＰＯＯＬ上のユーザ２の電子メール保存領域に保管する。そして、ユーザ２はクライアント２で動作しているＭＵＡプログラムを操作して、メールサーバ２０６にアクセスする。
【００３８】
ＭＵＡプログラムは、メールサーバ２０６のＰＯＰ／ＩＭＡＰプログラム２０６ｂと、ＰＯＰで通信し、ＳＰＯＯＬ上のユーザ２の電子メール保存領域に保管された電子メールを読み出し、ユーザ２は、ＭＵＡプログラムを介して電子メールを閲覧することができる。
【００３９】
次に、電子メールシステムのユーザ登録を行ったユーザ２が、ユーザ１の電子メールアドレス宛てに電子メールを送信する際の処理の流れについて説明する。
【００４０】
ユーザ２は、クライアント２で動作しているＭＵＡを操作して、ユーザ１の電子メールアドレスを宛先とした電子メールを作成し、送信する。クライアント２のＭＵＡプログラムは、メールサーバ２０６のＭＴＡプログラムにアクセスして電子メールの配信を依頼する。配信を依頼されたＭＴＡプログラムは、ＳＭＴＰでユーザ１の電子メールアドレスを持ったメールサーバ、即ち、クライアント１で動作しているＭＴＡプログラム宛てに、電子メールを配信する。
【００４１】
図２は、図１における通知システム２０４によって実行される電子メール受信通知処理のフローチャートである。
【００４２】
本処理においては、メールサーバ２０６で受信した電子メールをメールサーバ２０６で保存し、本処理は、メールサーバ２０６又はＷＷＷサーバ２０５によって実行される。
【００４３】
ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラム２０５ｅは、受信した電子メールが事務機器での出力設定対象となっているか否かの判別と、通知対象電子メールであるか否かの判別と、サーバに一時保存する電子メールであるか否かの判別と、設定された通知タイミングでの通知対象電子メールの送信と、設定された通知タイミングでのＷＥＢデータの作成と個人ポータルＷＥＢページへの反映処理を行う。
【００４４】
事務機器１，２へ出力する電子メールの出力・通知手順設定は、後述する図３の画面の操作によって行われる。
【００４５】
図３の画面で設定の変更があったときは、ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラムは変更内容を反映して処理を行う。
【００４６】
図２において、メールサーバ２０６で電子メールを受信し（ステップＳ２０１）、電子メールの受信を受けてＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラム２０５ｅが起動すると（ステップＳ２０２）、通知処理プログラム２０５ｅは受信電子メールが出力対象電子メールであるか否かを判別し（ステップＳ３００）、出力対象外の電子メールであるときは（ステップＳ２０３でＮＯ）、通常の電子メールとして処理を行って（ステップＳ２０４）、本処理を終了する。
【００４７】
ステップＳ２０３の判別の結果、出力設定対象の電子メールであるときは、受信電子メールが通知対象の電子メールであるか否かを判別し（ステップＳ２０５）、通知対象の電子メールであるときは、直ちに事務機器への出力処理を行わない一時保存対象の電子メールであるか否かを判別する（ステップＳ２０６）。
【００４８】
ステップ２０５の判別の結果、通知対象外の電子メールでないときは、事務機器に転送して出力をし（ステップＳ２１４）、本処理を終了する。転送する元電子メールはメールサーバ２０６に残しておいてよい。
【００４９】
ステップ２０６の判別の結果、一時保存対象の電子メールであるときは、電子メールを事務機器に転送することなく、電子メールをメールサーバ２０５にて保存し（ステップＳ２０８）、一時保存対象の電子メールでないときは、事務機器に転送して出力する（ステップＳ２０７）。転送する元電子メールはメールサーバ２０５に残しておいてもよい。
【００５０】
続くステップ２０９では、設定された通知手段がＷＥＢか電子メールかを判別し、通知手段として電子メールが設定されているときは、設定された通知タイミングでメールデータを作成し（ステップＳ２１０）、更に、設定された通知タイミングで通知電子メールをユーザに送信して（ステップＳ２１１）、本処理を終了する。
【００５１】
ステップ２０９の判別の結果、ＷＥＢによる通知が設定されているときは、設定された通知タイミングでＷＥＢデータを作成し（ステップＳ２１２）、更に設定された通知タイミングでユーザの個人ポータルＷＥＢページに反映させて（ステップＳ２１３）、本処理を終了する。
【００５２】
図２の処理によれば、通知手段を「ＷＥＢ」に設定しておくことにおり、メールサーバ２０６で電子メールを受信したときに（ステップＳ２０１）、通知システム２０４は、設定された通知タイミングでＷＥＢデータを作成し(ステップＳ２１２)、個人ポータルＷＥＢページに反映処理を行う（ステップＳ２１３）ので、ユーザは電子メールを閲覧できない環境にいても、ＷＥＢブラウザさえあれば事務機器へ出力する電子メールの受信状況を確認することができる。
【００５３】
図４は、図１における事務機器１，２によって実行される電子メール受信通知処理のフローチャートである。
【００５４】
本処理においては、メールサーバ２０６で受信した電子メールのうち出力対象の電子メールを事務機器に転送し、本処理は、事務機器１，２によって実行される。事務機器１，２は、ＷＥＢページへの受信通知については条件が整ったときに、ＷＷＷサーバ２０５にＷＥＢデータ作成を依頼する。
【００５５】
通知処理プログラムはＷＷＷサーバ２０５と事務機器１，２に存在している。ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラム２０５ｅは、受信した電子メールが事務機器１，２での出力設定対象となっているか否かの判別と、設定された通知タイミングでの通知対象電子メールの送信と、事務機器１，２からＷＥＢデータ作成依頼を受けてＷＥＢデータの作成と個人ポータルＷＥＢページへの反映処理を行う。
【００５６】
事務機器１，２の通知処理プログラムは、事務機器１，２での出力対象電子メールを受信して、受信電子メールが通知対象電子メールであるか否かの判別と、事務機器１，２の保存領域の一時保存する電子メールであるか否かの判別と、設定された通知タイミングで通知電子メールの送信とＷＷＷサーバ２０５へのＷＥＢデータ作成依頼を行う。
【００５７】
事務機器１，２へ出力する電子メールの出力・通知手段は、図３の画面を用いて行う。
【００５８】
図３の画面で設定の変更があるときは、ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラムは変更内容を反映し、更に事務機器１，２の通知処理プログラムに変更情報を通知する。
【００５９】
図４において、メールサーバ２０６で電子メールを受信し（ステップＳ４０１）、ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラムは受信電子メールが出力対象の電子メールであるか否かを判別し（ステップＳ４０２）、出力対象外の電子メールであるときは（ステップＳ４０２でＮＯ）、通常の電子メールとして処理を行って（ステップＳ４０３）、本処理を終了する。
【００６０】
ステップＳ４０２の判別の結果、出力対象電子メールであるときは、電子メールについては、事務機器１，２に転送し（ステップＳ４０４）、事務機器１，２は電子メール受信を受けて事務機器１，２内の通知処理プログラム２０５ｅを起動させる（ステップＳ４０５）。
【００６１】
次いで、通知処理プログラム２０５ｅは、受信電子メールが通知対象の電子メールであるか否かを判別し（ステップＳ４０６）、通知対象電子メールのときは、直ちに事務機器１，２への出力処理を行わない一時保存対象の電子メールであるか否かを判別し（ステップＳ４０７）、一時保存対象の電子メールであるときは、電子メールを事務機器１，２の保存領域に保存し（ステップＳ４１０）、一時保存対象電子メールでないときは、事務機器１，２に転送し出力する（ステップＳ４０９）。
【００６２】
続くステップＳ４１１では、設定された通知手段がＷＥＢか電子メールかを判別し、通知手段として電子メールが設定されているときは、事務機器１，２は、設定された通知タイミングで通知メールデータを作成し（ステップＳ４１２）、更に設定された通知タイミングで通知メールをユーザに送信し（ステップＳ４１３）、本処理を終了する。
【００６３】
ステップＳ４１１の判別の結果、通知手段としてＷＥＢが設定されているときは、事務機器１，２は、設定された通知タイミングで通知用ＷＥＢデータ作成をＷＷＷサーバ２０５に依頼し（ステップＳ４１４）、更に、ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラム２０５ｅがＷＥＢデータを作成し、ユーザの個人ポータルＷＥＢページに反映させて（ステップＳ４１５）、本処理を終了する。
【００６４】
図４の処理によれば、通知手段を「ＷＥＢ」に設定しておくことにより、メールサーバ２０６で電子メールを受信したときに（ステップＳ４０１）、設定された通知タイミングでＷＥＢデータを作成し(ステップＳ４１４)、個人ポータルＷＥＢページに反映処理を行う（ステップＳ４１５）ので、ユーザは電子メールを閲覧できない環境にいてもＷＥＢブラウザさえあれば事務機器１，２へ出力する電子メールの受信状況を確認することができる。
【００６５】
図３は、事務機器１，２へ出力する電子メールの出力・通知順設定画面を示す図である。
【００６６】
図３において、出力対象となる電子メール送信元の情報が一覧に表示される。特定の送信元を送信元電子メールアドレス設定の対象から削除するためには、画面左の削除選択用チェックボックスをチェックし、「削除」ボタンを押すことによって削除される。
【００６７】
新規の送信元電子メールアドレスを事務機器１，２での出力対象に追加するためには、「新規送信元の追加」ボタンを押すことによって、図３の画面に移動し、新規送信元情報を追加する。
【００６８】
一覧に表示されている送信元の情報を変更する場合は、「設定変更」ボタンを押すことによって、図３の新規送信元情報の追加欄がない画面で設定変更する。
【００６９】
サービス仕様によっては、「設定変更」ボタンと「削除」ボタンのみの表示として、図３で常に新規送信元情報の追加を可能としてもよい。
【００７０】
図３は、事務機器１，２に出力する電子メールの出力方法や通知方法を設定するための画面の例である。
【００７１】
図３の画面では、さらに、以下の設定が可能である。
【００７２】
１．通知タイミングの設定
２．電子メールの送信元ごとの事務機器１，２への出力及び通知手順の設定
３．通知手段の設定
４．新規送信元情報の設定
通知タイミング設定には、２つの設定があり、いずれかを選択する。
【００７３】
１．指定した通知時間間隔で通知する設定
２．電子メール受信件数で通知する設定
「１」は受信確認と通知を実施する時間間隔を設定することができる。受信確認時にＦＡＸ受信がなければ通知しなくてもよいし、０件受信と通知してもよい。
【００７４】
「２」は設定された値に電子メール受信件数が達したときに通知処理を実施するための設定である。
【００７５】
「電子メールの送信元ごとの事務機器１，２への出力及び通知手順の設定」には、３つの設定があり、いずれかを選択する。
【００７６】
１．直ちに出力せず（保存して）通知する
２．出力して通知する
３．通知は行わず出力する
図３の例では、送信元名前と送信元アドレスは編集不可能となっているが、入力テキストボックスを用意することによって編集可能としてもよい
通知手段設定には、２つの設定がある。
【００７７】
１．電子メールで通知
２．ＷＥＢページ上で通知
「１」を選択した場合、ホスティングサービスで利用しているユーザ自身の電子メールアドレスに事務機器１，２への出力対象電子メールの受信通知メールが送信される。入力テキストボックスを用意して、任意の電子メールアドレスを設定できるようにしてもよい。「２」を選択した場合、ホスティングサービスで提供されているユーザ自身の個人ポータルＷＥＢページに事務機器１，２への出力対象電子メールの受信が通知される（画面上にメッセージ表示、画面の色が変化するなど）。
【００７８】
新規送信元情報の設定には、送信元の名前と送信元アドレスを入力する入力テキストボックスのほかに、３つの設定があり、いずれかを選択する。
【００７９】
１．直ちに出力せず（保存して）通知する
２．出力して通知する
３．通知は行わず出力する
設定内容を有効にするためには「設定する」ボタンを押し、設定内容を反映させる。「クリア」ボタンを押すことで編集前の状態に戻すこともできる。
【００８０】
図５は、蓄積された出力待ち電子メールの一覧を表示する画面を示す図である。図５の画面に表示された出力待ち電子メールの一覧は、図３の画面で「新規登録情報の設定」で「出力せず（保存して）通知する。」を選択することにより蓄積される。
【００８１】
図５の例では、出力待ち電子メールに対して出力指示と出力設定の破棄の操作を可能としている。アクションを設定して「設定」ボタンを押すと指定された処理が実行される。操作を指定しなければ出力待ち電子メールとして電子メール保存領域にとどまる。設定作業でやり直す場合には、「クリア」ボタンを押すことでチェックボックスのチェックを消すことができる。
【００８２】
以下、本発明の第２の実施の形態に係る文書受信通信装置を図面を参照して説明する。
【００８３】
本実施の形態では、図６の画面において、ホスティングサービスで提供されているＦＡＸ管理者/担当者を設定することができる。
【００８４】
ホスティングサービスで提供されているドメインに属するユーザの一覧が表示されている。管理者の設定、解除の操作は例えばチェックボックスを利用して行う。管理者はＦＡＸ受信時のＦＡＸ整理担当業務を行い、ＦＡＸ受信通知を受け取る人物（ＦＡＸ担当者）を設定することができる。複数設定することが可能で、設定操作は例えばチェックボックスを利用して行う。本例では、「設定する」ボタンと「元の設定に戻す」ボタンとを表示している。
【００８５】
図８は、ＦＡＸ管理者又はＦＡＸ担当者が設定するＦＡＸ受信通知設定の画面である。
【００８６】
この画面例で設定する項目は、ＦＡＸ受信時の処理方法、通知タイミングの設定、通知手段の設定である。
【００８７】
「ＦＡＸ受信時の対応」には、３つの設定がある
１．出力せず（保存して）ＦＡＸ担当者に通知する
２．出力してＦＡＸ担当者に通知する
３．通知は行わず出力する
「３」を選択した場合、図７のＦＡＸ受信通知処理は実行されない。また、通知タイミング設定と通知手段設定は表示する必要はない（入力できない表示にしておく）。
【００８８】
「通知タイミング設定」には、２つの設定がある
１．指定した通知時間間隔で通知する設定
２．ＦＡＸ受信件数で通知する設定
「１」は、受信確認と通知を実施する時間間隔を設定することができる。受信確認時にＦＡＸ受信がなければ通知しなくてもよく、０件受信と通知してもよい
「２」は、設定された値にＦＡＸ受信件数が達したときに通知処理を実施するための設定である。
【００８９】
「通知手段設定」には、２つの設定がある。
【００９０】
１．メールで通知
２．ＷＥＢページ上で通知
「１」を選択した場合、ホスティングサービスで利用しているＦＡＸ担当者の電子メールアドレスに通知メールが送信される。入力テキストボックスを用意して、任意の電子メールアドレスを設定できるようにしてもよい。
【００９１】
「２」を選択した場合、ホスティングサービスで提供されているＦＡＸ担当者の個人ポータルＷＥＢページに通知される。個人ポータルＷＥＢページの画面にＦＡＸ受信通知情報を表示する（画面上にメッセージ表示、画面の色が変化するなど）。ＦＡＸ管理者用のＷＥＢページに反映させてもよい。本例では、「設定する」ボタンと「クリア」ボタンを表示している。
【００９２】
図７は、本発明の第２の実施の形態に係る文書受信通知装置によって実行される文書受信通知処理のフローチャートである。
【００９３】
本通知処理プログラムは、サーバと事務機器１，２に存在している。
【００９４】
サーバの通知処理プログラムは、事務機器１，２から受け取ったＦＡＸ受信情報をもとにＷＥＢデータを作成し、通知先のＷＥＢページにＦＡＸ受信情報を反映させる。
【００９５】
事務機器１，２の通知処理プログラムは、直ちに出力すべきＦＡＸであるか一度保存して通知処理を行うべきＦＡＸであるかの判定および処理と、設定された通知タイミングでの通知メール送信と、サーバへのＦＡＸ受信通知用ＷＥＢデータ作成の依頼を行う。
【００９６】
ＷＥＢ画面（図８）で受信設定の変更があった場合、サーバの通知処理プログラムは変更内容を反映し、さらに事務機器１，２の通知処理プログラムに変更情報を通知する。
【００９７】
図７において、事務機器１，２がＦＡＸを受信すると（ステップＳ７０１）、事務機器１，２は、ＦＡＸ受信を受けて通知プログラム処理を実行し（ステップＳ７０２）、次いで、通知プログラムは、そのＦＡＸが出力すべきＦＡＸであるか、一度保存して通知処理を行うべきＦＡＸであるかを判別する（ステップＳ７０３）。
【００９８】
ステップＳ７０３の判別の結果、受信ＦＡＸが出力すべきＦＡＸであるときは、それを事務機器１，２にＦＡＸ出力し（ステップＳ７０４）、一方、一度保存して通知処理を行うべきＦＡＸであるときは、事務機器１，２のデータ保存領域にＦＡＸデータを保存する（ステップＳ７０５）。
【００９９】
続くステップＳ７１１では、設定された通知手段がＷＥＢか電子メールかを判別し、通知手段として電子メールが設定されているときは、事務機器１，２は、設定された通知タイミングで通知メールデータを作成し（ステップＳ７１２）、更に設定された通知タイミングで通知メールをユーザに送信し（ステップＳ７１３）、本処理を終了する。
【０１００】
ステップＳ７１１の判別の結果、通知手段としてＷＥＢページ（ホスティングサービスで提供されているページでＦＡＸ管理者/担当者ページやＦＡＸ担当者の個人ＷＥＢポータルページ）が設定されているときは、事務機器１，２は、設定された通知タイミングでサーバにＦＡＸ受信情報を送信し、通知用のＷＥＢデータ作成をＷＷＷサーバ２０５に依頼し（ステップＳ７１４）、更に、ＷＷＷサーバ２０５の通知処理プログラム２０５ｅがＷＥＢデータを作成し（ステップＳ７１５）、ユーザの個人ポータルＷＥＢページ（ホスティングサービスで提供されているページでＦＡＸ管理者/担当者ページやＦＡＸ担当者の個人ＷＥＢポータルページ）に反映させて（ステップＳ７１６）、本処理を終了する。
【０１０１】
上記ステップＳ７１４において、ＦＡＸドキュメントもＦＡＸ受信情報として転送してもよい。
【０１０２】
図７の処理によれば、通知手段を「ＷＥＢ」に設定しておくことにより、事務機器１，２でＦＡＸを受信したときに（ステップＳ７０１）、通知システム２０４は、設定された通知タイミングでＷＥＢデータを作成し(ステップＳ７１５)、個人ポータルＷＥＢページに反映処理を行う（ステップＳ７１６）ので、ユーザは電子メールを閲覧できない環境にいてもＷＥＢブラウザさえあれば事務機器１，２へ出力する電子メールの受信状況を確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】本発明の実施の形態に係る受理通知装置の概略構成を示す図である。
【図２】図１における通知システム２０４によって実行されるメール受信通知処理のフローチャートである。
【図３】事務機器１，２へ出力する電子メールの出力・通知手順設定画面を示す図である。
【図４】図１における事務機器１，２によって実行される電子メール受信通知処理のフローチャートである。
【図５】出力待ちメール一覧画面を示す図である。
【図６】ＦＡＸ管理者／担当者の設定画面を示す図である。
【図７】本発明の第２の実施の形態に係る文書受信通知装置によって実行される文書受信通知処理のフローチャートである。
【図８】ＦＡＸ受信通知設定画面を示す図である。
【符号の説明】
【０１０４】
２０３  ネットワークインターネット
２０４  通知システム
２０５  ＷＷＷサーバ
２０５ａ  認証プログラム
２０６  メールサーバ
２０６ａ  ＭＴＡプログラム
２０７  データベースサーバ
２０７ａ  ユーザ情報データベース
２０８  課金サーバ
２０８ａ  課金プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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