(57)【要約】【課題】  複数のインデックス情報によるファイルの再グループ化が可能なファイルシステムにおいて、目的のファイルを迅速に探し出すことができるファイル管理プログラムを提供すること。【解決手段】  サーバ装置１０のＨＤ１２に蓄積された複数のファイルを階層的に表示可能なプログラムであって、蓄積されるそれぞれのファイルについてテーマ別、日付別、所属別のインデックス情報を記録しておき、ユーザにより指定されたインデックス情報に基づいてファイルを階層化して表示させ、ユーザにより検索用のキーワードが指定された場合には、現在対象となっているフォルダ内のファイルを検索し、当該キーワードを含むファイルのみを表示させると共に、検索が解除されるまでは、同一インデックスについて対象となるフォルダが変更された際、あるいは、インデックスの種類が変更された際にも、そのキーワードを含むファイルのみを表示させる【選択図】  図２０
2005301920.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
検索キーの入力を受け付け、該検索キーを記憶領域に記憶する記憶手段と、
フォルダを階層化表示する階層構造表示領域と、該階層構造表示領域の中で選択対象となっているフォルダに属するファイルを一覧表示する一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第１の表示手段と、
前記階層構造表示領域においてフォルダが選択されることにより、該フォルダに属するファイルの中から前記記憶手段から読み出した検索キーに合致するファイルを抽出する抽出手段と、
前記階層構造表示領域と、前記抽出手段によって抽出されたファイルを一覧表示した前記一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第２の表示手段と、
して動作させることを特徴とするファイル管理プログラム。
【請求項２】
新たな検索キーの入力を受け付けることにより、前記記憶手段は該検索キーを前記記憶領域に記憶し、
前記抽出手段は、全フォルダ内のファイルの中から前記記憶手段から読み出した検索キーに合致するファイルを抽出するとともに、該ファイルが属するフォルダを抽出し、
前記第２の表示手段は、前記抽出手段によって抽出されたフォルダのみを階層化表示した前記階層構造表示領域と、前記抽出手段によって抽出されたファイルを一覧表示した前記一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示することを特徴とする請求項１記載のファイル管理プログラム。
【請求項３】
検索キーの入力を受け付け、該検索キーを記憶領域に記憶する記憶手段と、
フォルダを階層化表示する階層構造表示領域と、該階層構造表示領域の中で選択対象となっているフォルダに属するファイルを一覧表示する一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第１の表示手段と、
前記階層構造表示領域においてフォルダが選択されることにより、該フォルダに属するファイルの中から前記記憶手段から読み出した検索キーに合致するファイルを抽出する抽出手段と、
前記階層構造表示領域と、前記抽出手段によって抽出されたファイルを一覧表示した前記一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第２の表示手段と、
を備えることを特徴とするファイル管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイル等のファイルをコンピュータで蓄積して管理するためのプログラムに関し、特に、ユーザが検索キーを用いてファイルを検索するのに適したファイル管理プログラム、及び装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザがコンピュータ上のワードプロセッサや表計算のアプリケーションにより生成したデータファイルは、ユーザのコンピュータ、あるいはネットワークにより接続されたサーバコンピュータのハードディスク等の記憶装置に記録される。コンピュータのオペレーティングシステムは、通常これらのファイルを階層的にグループ化して管理する仕組みを備えている。例えば、マイクロソフト・ウィンドウズ・オペレーティングシステム（商標：米国マイクロソフト社）のファイルエクスプローラは、フォルダを利用して階層的な管理を可能にしている。すなわち、一つのフォルダには、複数のファイル、及び下位のフォルダを入れておくことができ、例えば、テーマ別、作成日付別、部署別等、ユーザの設定したインデックス情報(階層規約)に応じてファイルを階層的にグループ化することができる。
【０００３】
ただし、ウィンドウズのファイルエクスプローラは、インデックス情報を１種類しか設けることができず、例えば、テーマ別のインデックス情報に基づいてフォルダ階層を構築してファイルを蓄積すると、別のインデックス情報、例えば作成日付別にファイルを再グループ化して表示することはできなかった。
【０００４】
このような制約をなくす方法として、特許文献１には、複数のインデックス情報を情報ノードとして記憶し、この情報ノードを階層的に構成し、ファイルとの関係を定義する方法が開示されている。この方法によれば、複数のインデックス情報を切り替えてファイルを再グループ化して表示することが可能である。
【特許文献１】特開２００２−８２９６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の方法では、各フォルダに膨大な数のファイルが登録されている場合、ユーザが指定したインデックス情報でファイルを一覧表示しただけでは目的とするファイルを探し出すのが困難であり、キーワードを指定してフォルダ内を検索する必要があった。このとき、目的とするファイルがいずれのフォルダに含まれるかをユーザが知らない場合には、操作が煩雑となる。すなわち、従来のファイル管理方法では、現在参照しているフォルダとは別のフォルダの内容を表示させた場合や、別のインデックス情報によりファイルを表示し直した場合には、再度キーワードを指定して検索する必要があり、目的のファイルを探し出すまでに多くの時間や手間がかかる。例えば、作成日付別のインデックス情報によりファイルを階層化して表示しているとき、「2000年の夏頃に作成した」といった曖昧な記憶に基づいてファイルを検索する場合、2000年の６月〜８月のフォルダを順次開き、その都度キーワードを指定してファイルを検索する必要があった。また、作成日付別の表示により目的のファイルが探し出せず、テーマ別、あるいは部署別のインデックス情報によりファイルを表示し直して検索する場合にも、改めてキーワードを指定してファイルを検索する必要があった。
【０００６】
本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであり、その課題は、キーワードによりファイルを検索する際に、目的のファイルを迅速に探し出すことができるファイル管理プログラム及び装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するために、本発明によるファイル管理プログラムは、コンピュータを以下の４つの手段として動作させることを特徴とする。
１．検索キーの入力を受け付け、検索キーを記憶領域に記憶する記憶手段。
２．フォルダを階層化表示する階層構造表示領域と、階層構造表示領域の中で選択対象となっているフォルダに属するファイルを一覧表示する一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第１の表示手段。
３．階層構造表示領域においてフォルダが選択されることにより、このフォルダに属するファイルの中から記憶手段から読み出した検索キーに合致するファイルを抽出する抽出手段。
４．階層構造表示領域と、抽出手段によって抽出されたファイルを一覧表示した一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示する第２の表示手段。
【０００８】
上記の記憶手段は、新たな検索キーの入力を受け付けることにより、該検索キーを記憶領域に記憶し、抽出手段は、全フォルダ内のファイルの中から記憶手段から読み出した検索キーに合致するファイルを抽出するとともに、このファイルが属するフォルダを抽出し、第２の表示手段は、抽出手段によって抽出されたフォルダのみを階層化表示した階層構造表示領域と、抽出手段によって抽出されたファイルを一覧表示した一覧表示領域と、から構成される表示画面を表示するようにしてもよい。
【０００９】
さらに、本発明のファイル管理装置は、上記と同様の記憶手段、第１の表示手段、抽出手段、第２の表示手段の４つの手段から構成されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
以上のように構成された本発明のファイル管理プログラム及び装置によれば、選択するフォルダを変更した場合にも、記憶手段により記憶された検索キーを用いてファイルが抽出されるため、フォルダ変更の度に検索キーを設定し直す必要がなく、ユーザは目的とするファイルを迅速に探し出すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明にかかるファイル管理装置の実施形態を図面に基づいて説明する。本実施形態のファイル管理装置は、複数のクライアント装置とネットワークを介して接続されるサーバ装置上でファイル管理プログラムを実行することにより実現され、テーマ別、作成日付別、部署別の３種類のインデックス情報により、クライアント装置で生成、更新された文書ファイル等のデータファイルを管理する。
【００１２】
図１は、本実施形態のファイル管理プログラムを実行するサーバ装置１０を含んだコンピュータシステムの全体構成図である。このサーバ装置１０は、インターネット等のネットワークＮを介して複数のクライアント装置２０と夫々接続可能なサーバコンピュータである。また、サーバ装置１０は、ＣＰＵ１１，並びにこのＣＰＵ１１に接続されたハードディスク(ＨＤ)１２及びメモリ(ＲＡＭ)１３を備えている。ＨＤ１２には、ＣＰＵ１１に読み出されて実行されるファイル管理プログラム１２ａがインストールされていると共に、インデックス情報ＤＢ１２ｂが構築され、合わせてデータファイルを格納するデータファイル格納領域１２ｃをも備えている。
【００１３】
クライアント装置２０は、例えば、ウェブブラウザプログラムがインストールされたパーソナルコンピュータ等から構成されており、それぞれＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイ２１と、キーボード及びマウスを含む入力装置２２とを備えている。そして、ユーザは、クライアント装置２０からサーバ装置１０にアクセスすることにより、このサーバ装置１０にデータファイルを登録し、あるいは、サーバ装置１０に蓄積されたデータファイルから必要なファイルを読み出して利用することができる。サーバ装置１０に蓄積されるデータファイルは、インデックス情報ＤＢ１２ｂを利用して複数のインデックス情報に関して階層的に管理されている。なお、本発明のシステムは、複数のユーザによる利用を前提としており、データファイルを登録するのもユーザであり、それを利用するのもユーザである。ただし、以下の説明では、混乱を避けるため、クライアント装置２０を操作するユーザを特に「オペレータ」と称する。
【００１４】
次に、インデックス情報ＤＢ１２ｂに登録されるインデックス情報のデータ構造を説明する。この例では、前記のように、テーマ別、作成日付別、部署別の３種類のインデックス情報に基づいてファイルを管理しており、それぞれのインデックス情報毎に複数のテーブルを備えている。なお、「年 (Year) 」の要素は、テーマ別、作成日付別の各インデックス情報に共通の分類である。
【００１５】
各インデックス情報は、蓄積されるデータファイルに対応した「レポートタイトル(Experiment)」を最下位層の要素とする階層構造であり、テーマ別のインデックス情報は、上位階層から「テーマ (Theme) 」、「サブテーマ (Subtheme) 」、「レポートタイトル (Experiment) 」の３層構造、作成日付別のインデックス情報は、上位階層から「期間 (Cycle) 」、「日付(Date)」、「レポートタイトル (Experiment) 」の３層構造、部署別のインデックス情報は、上位階層から「組織(Organ)」、「グループ(Group)」、「作成者(Proposer)」、「レポートタイトル (Experiment) 」の４層構造である。例えば、テーマ別のインデックス情報に着目すると、あるテーマのフォルダ内に単数又は複数の下位のサブテーマのフォルダが存在し、それぞれのサブテーマのフォルダ内に対応するレポートタイトルが格納される。なお、括弧書きの英単語は、後で説明する画面上の表示との対応を示している。すなわち、各要素は、画面上では対応する英単語により表示される。
【００１６】
以下、各インデックス情報毎のデーブルの構造を説明する。表１〜表４は、テーマ別のインデックス情報を登録するためのテーブルの構成例を示す。表１に示す年情報テーブルは、各テーマがいずれの年度に属するものかを対応づけるテーブルであり、各レコードは、年ＩＤとテーマＩＤとの２つのフィールドを備えている。
【００１７】
【表１】
2005301920.tif 000003
【００１８】
表２に示すテーマテーブルは、上記の各テーマと、各テーマを画面に表示する際の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、テーマＩＤと表示名との２つのフィールドを備えている。
【００１９】
【表２】
2005301920.tif 000004
【００２０】
表３に示すサブテーマテーブルは、サブテーマと、このサブテーマを含む上位のテーマと、各サブテーマを画面に表示する際の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、サブテーマＩＤ、テーマＩＤ、表示名の３つのフィールドを備えている。
【００２１】
【表３】
2005301920.tif 000005
【００２２】
表４に示すレポートタイトルテーブルは、レポートタイトルと、このタイトルを含む上位のサブテーマと、各レポートタイトルを画面に表示する際の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、レポートＩＤ、サブテーマＩＤ、表示名の３つのフィールドを備えている。なお、レポートＩＤは、インデックス情報の最下位層の要素である。本実施形態では、データファイルは「レポート」に対応づけられ、それぞれのレポートに付されたタイトルである「レポートタイトル」により表示される。後述の検索処理で検索キーによる検索の対象となるのは、このレポートタイトルである。
【００２３】
【表４】
2005301920.tif 000006
【００２４】
次に、以下の表５〜表１０は、作成日付別のインデックス情報を登録するための構成例を示す。表５に示す年情報テーブルは、年とそのＩＤとを対応づけるテーブルであり、各レコードは、年ＩＤと年との２つのフィールドを備えている。
【００２５】
【表５】
2005301920.tif 000007
【００２６】
表６に示す期間テーブルは、データファイルを作成した日付が含まれる期間と、その期間が属する年と、期間の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、期間ＩＤ、年ＩＤ、表示名の３つのフィールドを備えている。
【００２７】
【表６】
2005301920.tif 000008
【００２８】
表７に示す日付期間テーブルは、データファイルを作成した日付と、その日付が含まれる期間とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、日付ＩＤ、期間ＩＤの２つのフィールドを備えている。
【００２９】
【表７】
2005301920.tif 000009
【００３０】
表８に示す日付テーブルは、上記の日付ＩＤと実際の日付、及びその表示名を対応づけるテーブルであり、各レコードは、日付ＩＤ、日付、表示名の３つのフィールドを備えている。
【００３１】
【表８】
2005301920.tif 000010
【００３２】
表９に示すレポート日付テーブルは、データファイルと、それが作成された日付とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、レポートＩＤ、日付ＩＤの２つのフィールドを備えている。
【００３３】
【表９】
2005301920.tif 000011
【００３４】
表１０に示すレポートタイトルテーブルは、レポートタイトルと、このタイトルを含む上位のサブテーマと、各レポートタイトルを画面に表示する際の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、レポートＩＤ、サブテーマＩＤ、表示名の３つのフィールドを備えている。
【００３５】
【表１０】
2005301920.tif 000012
【００３６】
次に、以下の表１１〜表１５は、部署別のインデックス情報を登録するための構成例を示す。表１１に示す組織情報テーブルは、データファイルを作成したユーザが所属する組織と、その表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、組織ＩＤと表示名との２つのフィールドを備えている。
【００３７】
【表１１】
2005301920.tif 000013
【００３８】
表１２に示すグループテーブルは、データファイルを作成したユーザが所属するグループと、その表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、グループＩＤと表示名との２つのフィールドを備えている。なお、グループは所属組織を横断して形成される場合がある。例えば、ある組織に所属するユーザと、別の組織に所属するユーザとが同一のグループに籍を置く場合がある。このような場合には、同一グループ名のフォルダが、各組織フォルダの下位にそれぞれ生成される。
【００３９】
【表１２】
2005301920.tif 000014
【００４０】
表１３に示すグループテーブルは、データファイルを作成したユーザが所属するグループと、そのユーザ内部通番とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、グループＩＤとユーザ内部通番との２つのフィールドを備えている。
【００４１】
【表１３】
2005301920.tif 000015
【００４２】
表１４に示すユーザテーブルは、データファイルを作成したユーザと、その表示名、所属する組織、そしてユーザ内部通番を対応づけるテーブルであり、各レコードは、ユーザＩＤ、その表示名、組織ＩＤ、ユーザ内部通番の４つのフィールドを備えている。
【００４３】
【表１４】
2005301920.tif 000016
【００４４】
表１５に示すレポートタイトルテーブルは、レポートタイトルと、このタイトルを含む上位のサブテーマと、データファイルを作成したユーザと、各レポートタイトルを画面に表示する際の表示名とを対応づけるテーブルであり、各レコードは、レポートＩＤ、サブテーマＩＤ、ユーザ内部通番、表示名の４つのフィールドを備えている。
【００４５】
【表１５】
2005301920.tif 000017
【００４６】
実施形態のファイル管理プログラムを実行するには、データファイルを登録する前に、上に説明したインデックス情報の構造を登録しておかなければならない。そこで、インデックス情報の構造の登録の手順につき、以下に画面例を用いて説明する。インデックス情報の構造は、管理者であるユーザがクライアント装置２０からサーバ装置１０にアクセスし、テーマ別、作成日付別、所属別の各種類毎に登録される。
【００４７】
図２に示す画面SC001は、テーマ別のインデックス情報が登録される前の状態におけるデータ表示画面の表示例である。データ表示画面は、図中左側に階層構造表示領域A1、右側にデータ詳細表示領域A2の２つのフレームを備える構成である。
【００４８】
階層構造表示領域A1には、テーマ別表示ボタンB1、日付別表示ボタンB2、所属別表示ボタンB3の３つのボタンと、2000年〜2004年の各年度別に作成された５つの年フォルダのアイコンが表示されている。各表示ボタンは、いずれかのボタンをクリックすることにより、対応するインデックス情報に基づいてデータファイルのタイトルを階層的に表示させる機能を有している。ここでは、テーマ別表示ボタンB1がクリックされて反転している。なお、年フォルダは、下位のフォルダを含む場合には、各アイコンの左側のマークが「＋」に変化し、これをマウスでクリックすることにより下位フォルダを展開して表示することができる。図２は、年フォルダの下位にフォルダが含まれない状態を表示しており、年フォルダの左側のマークは「−」である。
【００４９】
一方、データ詳細表示領域A2には、登録されたデータファイルについての情報、すなわち、「テーマ (Theme) 」、「サブテーマ (Subtheme) 」、「レポートタイトル (Experiment) 」、「作成者(Proposer)」、「年 (Year) 」、「期間 (Cycle) 」、「日付(Date)」を表示するための個別表示欄C1と、年を選択するための年選択メニュー欄C2、組織を選択するための組織選択メニュー欄C3、そして選択されたフォルダ内のデータファイルに対応する情報を表示するタイトルリスト欄C4とが表示されている。図２の画面例では、2004年が選択されているが、年フォルダの下位にテーマフォルダが登録されていないため、タイトルリスト欄C4にはデータは何も表示されていない。
【００５０】
なお、領域A1、A2のいずれも、上記で説明されていないボタン等を含むが、本願発明の主要部と関連が薄い部分であるため、詳細な説明は割愛する。
【００５１】
図３に示す画面SC002は、テーマ別インデックス情報の第１階層である「テーマ」を登録するためのテーマ登録画面の表示例である。図３の画面には、テーマ別インデックス情報の階層を選択する階層選択メニュー欄D1と、テーマが属する年を選択するための年選択メニュー欄D2と、テーマのリーダーであるユーザを選択するためのリーダー選択メニュー欄D3と、テーマを入力するためのテーマ入力欄D4と、登録されているテーマをリスト表示するリスト欄D5とが表示されている。図３の画面例では、年は「2004」、リーダーは「user1」が選択され、テーマとして「テーマ１」が入力されている。ただし、登録前であるため、リスト欄D5にはデータは何も表示されていない。画面SC002のAddボタンB4がクリックされると、上記の選択、入力された情報がクライアント装置２０からサーバ装置１０に送信され、サーバ装置１０はインデックス情報ＤＢ１２ｂにこれらの情報を登録する。
【００５２】
図３のテーマ登録画面でテーマとして「テーマ１」が登録された後に表示されるデータ表示画面には、テーマ別表示ボタンB1がクリックされた状態では、図４の画面SC003に示されるように、階層構造表示領域A1の年フォルダ「2004」の下位フォルダとして、テーマフォルダ「テーマ１」が表示される。
【００５３】
次に、図５に示す画面SC004は、テーマ別インデックス情報の第２階層である「サブテーマ」を登録するためのサブテーマ登録画面の表示例である。図５の画面には、テーマ別インデックス情報の階層を選択する階層選択メニュー欄D1と、登録しようとするサブテーマの上位のテーマが属する年を選択するための年選択メニュー欄D2と、このテーマを選択するためのテーマ選択メニュー欄D6と、このテーマのリーダーであるユーザを選択するためのリーダー選択メニュー欄D3と、サブテーマを入力するためのサブテーマ入力欄D7と、登録されているサブテーマをリスト表示するリスト欄D8とが表示されている。図５の画面例では、年は「2004」、テーマは「テーマ１」、リーダーは「user1」が選択され、サブテーマとして「サブテーマ１」が入力されている。ただし、登録前であるため、リスト欄D8にはデータは何も表示されていない。画面SC004のAddボタンB4がクリックされると、上記の選択、入力された情報がクライアント装置２０からサーバ装置１０に送信され、サーバ装置１０はインデックス情報ＤＢ１２ｂにこれらの情報を登録する。
【００５４】
図５のサブテーマ登録画面でサブテーマとして「サブテーマ１」が登録された後に表示されるデータ表示画面には、テーマ別表示ボタンB1がクリックされた状態では、図６の画面SC005に示されるように、階層構造表示領域A1の年フォルダ「2004」の下位フォルダとして、テーマフォルダ「テーマ１」が表示され、その下位フォルダとしてサブテーマフォルダ「サブテーマ１」が表示される。
【００５５】
上記の図２〜図６の画面を用いて必要なテーマ、サブテーマを登録した後、実際のデータファイルに対応するレポートタイトルを登録する。テーマ別インデックス情報に基づいてレポートタイトルを登録する場合の手順は、図７のフローチャートに示されている。このフローチャートと、図８に示す画面SC006とに基づいてレポートタイトルの登録について説明する。
【００５６】
図７の処理では、オペレータがクライアント装置２０を操作してサーバ装置１０からテーマ別インデックス情報に関するタイトル登録画面を呼び出す(S001)。図８に示す画面SC006は、テーマ別インデックス情報の最下層である「レポートタイトル」を登録するためのタイトル登録画面の表示例である。図８の画面には、テーマ別インデックス情報の階層を選択する階層選択メニュー欄D1と、登録しようとするレポートタイトルが含まれるテーマが属する年を選択するための年選択メニュー欄D2と、このテーマを選択するためのテーマ選択メニュー欄D6と、登録しようとするレポートタイトルが含まれるサブテーマを選択するためのサブテーマ選択メニュー欄D9と、このレポートタイトルを作成したユーザを選択する選択するための作成者選択メニュー欄D10と、レポートタイトルを入力するためのレポートタイトル入力欄D11と、登録されているレポートタイトルをリスト表示するタイトルリスト欄D12とが表示されている。
【００５７】
オペレータは、年選択メニュー欄D2から該当する年を選択し(S002)、続いてテーマ選択メニュー欄D6から該当するテーマを選択し(S003)、サブテーマ選択メニュー欄D9から該当するサブテーマを選択する(S004)。そして、作成者選択メニュー欄D10から作成者であるユーザを選択すると共に、レポートタイトルをレポートタイトル入力欄D11に入力する(S005)。図８の画面例では、年は「2004」、テーマは「テーマ１」、サブテーマは「サブテーマ１」、作成者は「user1」が選択され、レポートタイトルとして「タイトル１」が入力されている。ただし、登録前であるため、リスト欄D12にはデータは何も表示されていない。
【００５８】
画面SC006のAddボタンB4がクリックされると、上記の選択、入力された情報がクライアント装置２０からサーバ装置１０に送信され、サーバ装置１０はインデックス情報ＤＢ１２ｂにこれらの情報を登録する(S006)。クライアント装置は、図９に示される画面SC007に表示を切り替える(S007)。図９は、図８のタイトル登録画面でレポートタイトルとして「タイトル１」が登録された後に表示されるデータ表示画面であり、テーマ別表示ボタンB1がクリックされた状態では、階層構造表示領域A1の年フォルダ「2004」の下位フォルダとして、テーマフォルダ「テーマ１」が表示され、その下位フォルダとしてサブテーマフォルダ「サブテーマ１」が表示され、さらにそのサブテーマフォルダの下位にレポートタイトル「レポート１」が表示される。また、データ詳細表示領域A2の個別表示欄C1、タイトルリスト欄C4には、登録されたレポートタイトルが表示される。なお、図９に示す状態では、登録されたレポートタイトルが１件のみであるため、タイトルリスト欄C4にも１件のデータが表示されるのみであるが、複数のレポートタイトルが登録されると、タイトルリスト欄C4にはその一覧が表示され、個別表示欄C1にはリストから選択された１件に関するデータが表示される。
【００５９】
次に、日付別インデックス情報の登録について説明する。図１０に示す画面SC008は、日付別インデックス情報が登録される前の状態におけるデータ表示画面の表示例である。ここでは、日付別表示ボタンB2がクリックされて反転している。階層構造表示領域A1には、2000年〜2004年の各年度別に作成された５つの年フォルダのアイコンが表示されている。データ詳細表示領域A2には、個別表示欄C1と、データファイルが作成された日付が属する期間のリストが表示される期間リスト欄C13と、タイトルリスト欄C4とが表示されている。タイトルリスト欄C4には、前記のテーマ別インデックス情報に基づいて登録されたデータが表示されている。
【００６０】
図１１に示す画面SC009は、日付別インデックス情報の第１階層である「期間」を登録するための期間登録画面の表示例である。図１１の画面には、日付別インデックス情報の階層を選択する階層選択メニュー欄D1と、登録しようとする期間が含まれる年を選択するための年選択メニュー欄D2と、期間名を入力するための期間名入力欄D13と、この期間の始期と終期とを入力するための期日入力欄D14と、登録されている期間をリスト表示する期間リスト欄D15とが表示されている。図１０の画面例では、年は「2004」、期間名は「期間１」、始期及び終期は「2004/3/31」、「2004/4/30」が入力されている。ただし、登録前であるため、期間リスト欄D15にはデータは何も表示されていない。画面SC009のAddボタンB4がクリックされると、上記の選択、入力された情報がクライアント装置２０からサーバ装置１０に送信され、サーバ装置１０はインデックス情報ＤＢ１２ｂにこれらの情報を登録する。
【００６１】
図１１の期間登録画面で期間として「期間１」が登録された後に表示されるデータ表示画面には、日付別表示ボタンB2がクリックされた状態では、図１２の画面SC010に示されるように、階層構造表示領域A1の年フォルダ「2004」の下位フォルダとして、期間フォルダ「期間１」が表示され、その下位フォルダとしてこの期間に含まれる各日付に対応した日付フォルダが表示される。
【００６２】
上記の処理により日付別インデックス情報が登録された後、図１３に示す日付別登録のフローチャートにしたがって、データファイルと日付とを関連づける。ユーザは、図示せぬ日付登録画面において、タイトルリスト欄にリストされた中から目的のレポートタイトルを選択し、登録された日付リストの中から該当する日付を選択する(S110)。この情報がサーバ装置１０に送られると、サーバ装置１０は、レポートタイトルと日付とを対応付け、この日付が属する期間の情報と共にインデックス情報ＤＢ１２ｂに登録する(S111)。そして、クライアント装置２０は、登録された情報にしたがってデータ表示画面を表示する。この場合、図１２に示した日付フォルダの下位に、この日付に関連づけられたレポートタイトルが表示される。
【００６３】
次に、所属別インデックス情報の登録について説明する。図１４に示す画面SC011は、所属別インデックス情報の第１階層である「組織」のみが登録された状態におけるデータ表示画面の表示例である。ここでは、所属別表示ボタンB3がクリックされて反転している。階層構造表示領域A1には、表１１に示した３つの表示名の組織フォルダが表示されている。また、データ詳細表示領域A2には、個別表示欄C1と、年選択メニュー欄C2と、タイトルリスト欄C4とが表示されている。タイトルリスト欄C4には、前記のテーマ別インデックス情報に基づいて登録されたデータが表示されている。
【００６４】
所属別インデックス情報の第２階層である「グループ」を登録する処理は、図１５のフローチャートに示されている。このフローチャートと、図１６に示す画面SC012とに基づいて説明する。
【００６５】
図１５の処理では、オペレータがクライアント装置２０を操作してサーバ装置１０から所属別インデックス情報に関するグループ登録画面を呼び出す(S120)。図１６に示す画面SC012には、グループの表示名を入力するグループ名入力欄D16と、登録しようとするグループが含まれる組織を選択するための組織選択メニュー欄D17と、グループに所属させるユーザを特定するために登録されたユーザをリストするユーザーリスト欄D18とが表示されている。
【００６６】
オペレータは、グループ名入力欄D16に登録するグループの表示名を入力し、そのグループに所属させようとするユーザが所属する組織を組織選択メニュー欄D17から選択する(S121)。ここで、画面SC012のAddボタンB4をクリックすると、入力された情報がサーバ装置１０に送信され、サーバ装置は選択された組織に所属するメンバーのリストを抽出してクライアント装置２０に送信する(S122)。このとき、組織選択メニュー欄に組織が選択されると、その組織に所属するユーザのみが抽出され、図１５に示すように、組織選択メニュー欄が空欄であると、全組織に所属する全ユーザが抽出される。
【００６７】
クライアント装置２０は、受信した情報に基づいてユーザーリスト欄D18にユーザのリストを表示する(S123)。オペレータは、ユーザーリスト欄D18から当該グループに所属させるユーザに対応したMember欄のチェックボックスにチェックしてグループに登録するユーザを選択し(S124)、AddボタンB4をクリックする。これにより、グループと、そのグループに所属するユーザの情報がサーバ装置１０に送信され、サーバ装置１０はインデックス情報ＤＢ１２ｂにこれらの情報を登録すると共に、ユーザが所属している組織との関係でグループの配置を決定し、クライアント装置２０に送信する(S125)。クライアント装置２０は、この情報に基づいて図１７に示される画面SC013に表示を切り替える(S126)。
【００６８】
図１６のグループ登録画面で「グループ１」に所属するユーザとしてuser1,user4,user7が選択された後に表示されるデータ表示画面には、所属別表示ボタンB3がクリックされた状態では、図１７の画面SC013に示されるように、階層構造表示領域A1の各組織フォルダの下位フォルダとして、グループフォルダ「グループ１」が表示され、その下位フォルダとしてこの組織に属し、かつ、グループに属するユーザフォルダ「user1」、「user4」、「user7」が表示される。
【００６９】
次に、上記の操作により蓄積されたデータファイルを検索する場合の処理について説明する。データファイルを検索する場合、蓄積されたデータファイルの数が少ない場合には、キーワードによる絞り込みを行うことなく、検索が容易なインデックス情報を選択してフォルダを表示させ、データファイルを探し出してもよい。すなわち、データファイルが属するテーマやサブテーマが明らかな場合には、階層構造表示領域A1のテーマ別表示ボタンB1をクリックしてテーマ順にフォルダを展開し、目的とするサブテーマのフォルダからデータファイルを探し出すことができる。一方、テーマは明らかでないが、データファイルを作成した日付が明らかな場合には、日付別表示ボタンB2をクリックして日付順にフォルダを展開し、目的とする日付のフォルダからデータファイルを探し出すことができる。さらに、データファイルの作成者が明らかな場合には、所属別表示ボタンB3をクリックして所属、グループ別にフォルダを展開し、目的とする作成者のフォルダからデータファイルを探し出すことができる。このように複数種類のインデックス情報によりデータファイルを管理しているため、検索の際の手がかりが得やすく、目的とするデータファイルに迅速に到達することができる。
【００７０】
これに対して、蓄積されたデータファイルの数が膨大となる場合には、レポートタイトルに含まれる文字列をキーワードにしてデータファイルを検索した方が効率がよい。ただし、従来のようにフォルダを移動するたびにキーワードを入力し直すのでは手間がかかるため、実施形態のプログラムは、一旦入力されたキーワードを記憶し、キーワードによる検索が解除されるまでは、フォルダを移動した場合や、インデックス情報の種類を切り替えた場合にも同一のキーワードで各フォルダを自動的に検索し、条件に一致するファイルのみを表示する。また、階層構造表示領域A1には、条件に一致するファイルが含まれるフォルダのみを表示する。
【００７１】
検索時には、図１８の画面SC101及び図１９の画面SC102に示されるように、クライアント装置２０のディスプレイ２１に表示される画面は常に左右のフレームを有し、左側のフレームはインデックス情報の登録時と同様の階層構造表示領域A1として、右側のフレームは検索のキーワードを指定する入力欄E1、あるいは、その時点で選択されているフォルダに属するファイルの一覧表示領域である検索結果リスト欄E2が表示される検索表示領域A3として構成される。
【００７２】
図２０は、検索の表示処理を示すフローチャートである。この検索表示処理は、クライアント装置２０に何らかの入力があるとスタートする。処理がスタートすると、サーバ装置１０は、クライアント装置２０のディプレイ２１に表示されている画面の右側のフレーム(検索表示領域A3)に入力欄E1を含む検索画面が表示されているか、検索結果リスト欄E2を含む検索結果画面が表示されているかを判断する(S201)。
【００７３】
検索画面が表示されている場合、すなわち、図１８の画面SC101が表示されている場合には、サーバ装置１０は、クライアント装置２０のオペレータが入力欄E1にキーワードを入力してSearchボタンB5をクリックするのを待つ(S202)。キーワードが入力されてSearchボタンB5がクリックされると、サーバ装置１０は、入力されたキーワードを図示せぬ記憶領域に記憶し、階層構造表示領域A1に表示された複数のフォルダから特定のフォルダが選択されているか否かを判断する(S203)。
【００７４】
いずれのフォルダも選択されていない場合には、サーバ装置１０は、年情報テーブル、テーマテーブル、サブテーマテーブル、レポートタイトルテーブルを階層ＩＤにより連携し、入力されたキーワードに基づいてレポートタイトルテーブルの表示名を検索する(S204)。なお、階層ＩＤとは、前記の各テーブルにおける各階層のＩＤの総称である。例えば、テーマ別のインデックス情報を使用する場合には、年ＩＤ、テーマＩＤ、サブテーマＩＤ、レポートＩＤに該当し、日付別のインデックス情報を使用する場合には、年ＩＤ、期間ＩＤ、日付ＩＤ、所属別のインデックス情報を使用する場合には、組織ＩＤ、グループＩＤ、ユーザＩＤに相当する。また、階層ＩＤによる連携とは、各レポートタイトルについて、それが所属する上位階層の分類を関連付けておく処理である。
【００７５】
S204の検索実行後、サーバ装置１０は、図２１に示す階層取得処理のサブルーチンを実行し(S205)、クライアント装置２０の検索表示領域A3に検索結果を表示すると共に、階層構造表示領域A1には検索により抽出されたレポートが存在するレポートタイトルフォルダ、及びこれを含むサブテーマフォルダ、テーマフォルダのみを表示する(S206)。
【００７６】
一方、ステップS203で特定のフォルダが選択されていると判断された場合には、サーバ装置１０は、オペレータが選択しているフォルダの階層ＩＤと検索キーワードを取得し(S207)、図２２に示す検索処理のサブルーチンを実行する(S208)。このサブルーチンの実行後、サーバ装置１０は、上記と同様にステップS205、S206の処理を実行する。
【００７７】
また、ステップS201で右フレームに検索画面が表示されていないと判断された場合、すなわち、図１９に示す検索結果画面SC102が表示されていると判断された場合には、サーバ装置１０は、階層構造表示領域A1に表示されたフォルダから、現在選択されているフォルダと異なるフォルダが選択されるのを待つ(S209)。選択フォルダが変更されると、サーバ装置１０は、オペレータが新たに選択したフォルダの階層ＩＤを取得し、以前に入力された検索用のキーワードを図示せぬ記憶領域から読み出して継承し(S210)、上記と同様にステップS208、S205、S206の処理を実行する。
【００７８】
次に、上記の検索表示処理のステップS205で実行される階層取得処理のサブルーチンの内容を図２１にしたがって説明する。検索表示処理では、サーバ装置１０は、クライアント装置２０の表示モードとして、テーマ別が選択されているか否かを判断する(S301)。テーマ別が選択されていると判断された場合には、検索結果から、抽出されたレポートを含む最下位階層から最上位階層までの階層ＩＤを用いてレポートタイトル、サブテーマ、テーマの各階層のフォルダ名を取得し(S302)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００７９】
一方、ステップS301でテーマ別が選択されていないと判断された場合には、日付別表示が選択されているか否かが判断される(S303)。そして、日付別表示が選択されていると判断された場合には、検索結果から、抽出されたレポートを含む最下位階層から最上位階層までの階層ＩＤを用いて日付、期間、年情報の各階層のフォルダ名を取得し(S304)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００８０】
また、ステップS302で日付別が選択されていないと判断された場合には、所属別の表示が選択されていることとなるため、検索結果から、抽出されたレポートを含む最下位階層から最上位階層までの階層ＩＤを用いてユーザ、グループ、組織の各階層のフォルダ名を取得し(S305)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００８１】
次に、上記の検索表示処理のステップS208で実行される検索処理のサブルーチンの内容を図２２にしたがって説明する。検索処理では、サーバ装置１０は、クライアント装置２０の表示モードとして、テーマ別が選択されているか否かを判断する(S401)。テーマ別が選択されていると判断された場合には、オペレータに選択されたフォルダの階層から、このフォルダを含む上位階層のフォルダの階層ＩＤを全てインデックス情報ＤＢ１２ｂから取得する(S402)。例えば、オペレータが特定のレポートタイトルフォルダを選択していた場合には、このフォルダを含む上位のサブテーマフォルダ、テーマフォルダ、年フォルダの階層ＩＤを取得する。
【００８２】
続いて、サーバ装置１０は、保存されている検索キーワードとS402で取得された階層ＩＤとを検索条件に設定し(S403)、各階層を管理する年情報テーブル、テーマテーブル、サブテーマテーブル、レポートタイトルテーブルを各階層ＩＤを用いて連携し、S403で設定された検索条件と合わせ、レポートタイトルテーブルの表示名フィールド及び各階層の階層ＩＤフィールドを対象に検索を実行し(S404)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００８３】
一方、ステップS401でテーマ別が選択されていないと判断された場合には、日付別表示が選択されているか否かが判断される(S405)。そして、日付別表示が選択されていると判断された場合には、オペレータに選択されたフォルダの階層から、このフォルダを含む上位階層のフォルダの階層ＩＤを全てインデックス情報ＤＢ１２ｂから取得する(S406)。例えば、オペレータが特定のレポートタイトルフォルダを選択していた場合には、このフォルダを含む上位の日付フォルダ、期間フォルダ、年フォルダの階層ＩＤを取得する。
【００８４】
続いて、サーバ装置１０は、保存されている検索キーワードとS406で取得された階層ＩＤとを検索条件に設定し(S407)、テーマ別表示の際に参照される年情報テーブル、テーマテーブル、サブテーマテーブル、レポートタイトルテーブルに加え、日付別インデックス情報の各階層を管理する年情報テーブル、期間テーブル、日付テーブル、レポートタイトルテーブルを各階層ＩＤを用いて連携し、S407で設定された検索条件と合わせ、レポートタイトルテーブルの表示名フィールド及び各階層の階層ＩＤフィールドを対象に検索を実行し(S408)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００８５】
また、ステップS405で日付別が選択されていないと判断された場合には、所属別の表示が選択されていることとなるため、オペレータに選択されたフォルダの階層から、このフォルダを含む上位階層のフォルダの階層ＩＤを全てインデックス情報ＤＢ１２ｂから取得する(S409)。例えば、オペレータが特定のユーザフォルダを選択していた場合には、このフォルダを含む上位の組織フォルダ、グループフォルダ、ユーザフォルダの階層ＩＤを取得する。
【００８６】
続いて、サーバ装置１０は、保存されている検索キーワードとS409で取得された階層ＩＤとを検索条件に設定し(S410)、テーマ別表示の際に参照される年情報テーブル、テーマテーブル、サブテーマテーブル、レポートタイトルテーブルに加え、所属別インデックス情報の各階層を管理する組織情報テーブル、グループテーブル、ユーザテーブルを各階層ＩＤを用いて連携し、S410で設定された検索条件と合わせ、レポートタイトルテーブルの表示名フィールド及び各階層の階層ＩＤフィールドを対象に検索を実行し(S411)、図２０の検索表示処理に戻る。
【００８７】
以上の図２０〜２２のフローチャートに示した処理に従ってデータファイルを検索することにより、蓄積されるファイルの数が膨大な場合にも、短時間で目的のファイルを探し出すことができる。また、検索用のキーワードは、S202で入力された後は、図示せぬ検索解除の処理を行うまでは保存されており、S209で選択するフォルダが変更された場合にも継承されて次の検索に用いられる。
【００８８】
次に、上記の検索表示処理に伴う画面例を、図１８，１９、図２３〜２５に基づいて説明する。図１８の画面SC101は、図２０のS202で検索用のキーワードが入力され、S203でいずれのフォルダも選択されていないときに表示される。階層構造表示領域A1ではいずれのフォルダも選択されておらず、入力欄E1に「レポート」というキーワードが入力されている。この状態でSearchボタンB5がクリックされると、S204にしたがって全てのレポートタイトルフォルダを対象にして表示名が検索される。ここではテーマ別表示が選択されているため、検索の結果、図２１のS303にしたがってテーマ別インデックス情報が検索され、クライアント装置２０のディスプレイ２１には、図１９に示す検索結果画面SC102が表示される。ここでは、「Thm1」のテーマフォルダに含まれる３つのレポートと、「テーマ１」のテーマフォルダに含まれる２つのレポートとが表示されている。
【００８９】
一方、図２３の画面SC103は、図２０のS202で検索用のキーワードが入力され、S203で2003年のフォルダが選択されているときに表示される。この例では、階層構造表示領域A1では2003年の「Thm0」のフォルダが選択されており、入力欄E1に「レポート」というキーワードが入力されている。SearchボタンB5がクリックされると、S207にしたがって選択されたテーマフォルダに含まれるレポートタイトルフォルダを対象にして表示名が検索される。ここではテーマ別表示が選択されているため、検索の結果、図２１のS303にしたがってテーマ別インデックス情報が検索され、クライアント装置２０のディスプレイ２１には、図２４に示す検索結果画面SC104が表示される。この例では、「テーマ１」のテーマフォルダに含まれる「サブ１」のサブテーマフォルダに属する２つのレポートがリストされている。
【００９０】
図２４の画面で、階層構造表示領域A1に表示されたフォルダからオペレータが「Thm1」のテーマフォルダを選択すると、図２０のS210にしたがってこのフォルダの階層ＩＤが取得されると共に、キーワードは継承され、S208の検索処理が実行される。ここではテーマ別表示が選択されているため、検索の結果、図２１のS303にしたがってテーマ別インデックス情報が検索され、クライアント装置２０のディスプレイ２１には、図２５に示す検索結果画面SC105が表示される。この例では、「Thm1」のテーマフォルダに含まれる「Sub1」のサブフォルダに属する３つのレポートがリストされている。
【００９１】
この例のように、フォルダを変更する毎にキーワードを改めて入力する必要がなく、しかも、一旦キーワードを入力すると、そのキーワードに合致するレポートを含むフォルダのみが表示されるため、目的のデータファイルに迅速に到達することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明の実施形態のファイル管理プログラムが実行されるコンピュータシステムの構成を模式的に示すブロック図
【図２】実施形態のファイル管理プログラムによるテーマ別インデックス情報登録前の画面イメージ図
【図３】実施形態のファイル管理プログラムによるテーマ登録時の画面イメージ図
【図４】実施形態のファイル管理プログラムによるテーマ登録後の画面イメージ図
【図５】実施形態のファイル管理プログラムによるサブテーマ登録時の画面イメージ図
【図６】実施形態のファイル管理プログラムによるサブテーマ登録後の画面イメージ図
【図７】実施形態のファイル管理プログラムによるテーマ別登録処理を示すフローチャート
【図８】実施形態のファイル管理プログラムによるレポートタイトル登録時の画面イメージ図
【図９】実施形態のファイル管理プログラムによるレポートタイトル登録後の画面イメージ図
【図１０】実施形態のファイル管理プログラムによる日付別インデックス情報登録前の画面イメージ図
【図１１】実施形態のファイル管理プログラムによる期間登録時の画面イメージ図
【図１２】実施形態のファイル管理プログラムによる期間登録後の画面イメージ図
【図１３】実施形態のファイル管理プログラムによる日付別登録処理を示すフローチャート
【図１４】実施形態のファイル管理プログラムによる組織別インデックス情報登録前の画面イメージ図
【図１５】実施形態のファイル管理プログラムによる所属別登録処理を示すフローチャート
【図１６】実施形態のファイル管理プログラムによるグループ登録時の画面イメージ図
【図１７】実施形態のファイル管理プログラムによるグループ登録後の画面イメージ図
【図１８】実施形態のファイル管理プログラムによる全検索時の画面イメージ図
【図１９】実施形態のファイル管理プログラムによる全検索結果の画面イメージ図
【図２０】実施形態のファイル管理プログラムによる検索表示処理を示すフローチャート
【図２１】実施形態のファイル管理プログラムによる階層取得処理を示すフローチャート
【図２２】実施形態のファイル管理プログラムによる検索処理を示すフローチャート
【図２３】実施形態のファイル管理プログラムによる画面イメージ図
【図２４】実施形態のファイル管理プログラムによる画面イメージ図
【図２５】実施形態のファイル管理プログラムによる画面イメージ図
【符号の説明】
【００９３】
１０    サーバ装置
１１    ＣＰＵ
１２    ＨＤ
１２ａ  ファイル管理プログラム
１２ｂ  インデックス情報ＤＢ
１３    ＲＡＭ
２０    クライアント装置
２１    ディスプレイ
２２    入力装置 
【図１】
2005301920.tif 000018
【図１３】
2005301920.tif 000019
【図２０】
2005301920.tif 000020
【図２１】
2005301920.tif 000021
【図２２】
2005301920.tif 000022
【図２】
2005301920.tif 000023
【図３】
2005301920.tif 000024
【図４】
2005301920.tif 000025
【図５】
2005301920.tif 000026
【図６】
2005301920.tif 000027
【図７】
2005301920.tif 000028
【図８】
2005301920.tif 000029
【図９】
2005301920.tif 000030
【図１０】
2005301920.tif 000031
【図１１】
2005301920.tif 000032
【図１２】
2005301920.tif 000033
【図１４】
2005301920.tif 000034
【図１５】
2005301920.tif 000035
【図１６】
2005301920.tif 000036
【図１７】
2005301920.tif 000037
【図１８】
2005301920.tif 000038
【図１９】
2005301920.tif 000039
【図２３】
2005301920.tif 000040
【図２４】
2005301920.tif 000041
【図２５】
2005301920.tif 000042