(57)【要約】【課題】電子掲示板をビジネスツールとして利用するためには、機能的に不十分だった。【解決手段】文書管理装置１００は、管理対象となる文書コンテンツを電子的な掲示板を使って、ユーザに提供する。文書管理装置１００は、複数の電子掲示板の相関状態を管理する。電子掲示板をクライアント装置１４に提供する場合、文書管理装置１００は、電子掲示板の相関状態を可視化して提供する。これにより、ユーザは、各電子掲示板の相関状態を把握することができるので、例えばプロジェクト毎に掲示板を管理し、必要な電子掲示板を容易に把握できる。【選択図】図１
2005100190.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象となるコンテンツを電子的な掲示板により、クライアント装置に提供する装置であって、
前記コンテンツを受け付ける手段と、
前記掲示板を特定する識別情報と、受け付けたコンテンツとを対応付けて格納する手段と、
第１掲示板と第２掲示板との相関状態を、それらの掲示板の識別情報に関連付けて管理する管理手段と、
相互に関連付けされた識別情報に基づいて前記相関状態を可視化するための画面情報を生成する手段と、
前記画面情報を前記クライアント装置に送信する手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記識別情報に、その識別情報に対応付けられたコンテンツに対する処理権限を設定する手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記管理手段は、前記相関状態を階層状に管理し、
前記処理権限が設定された第１識別情報の下位の階層に属する第２識別情報に、前記第１識別情報に設定された処理権限を継承する手段を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は文書管理技術に関し、とくに文書を電子的に管理し、複数のユーザからの閲覧を可能にする電子的な掲示板機能を備える装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク通信のためのインフラストラクチャー、各種通信ソフトウエア、セキュリティ技術などのネットワーク技術が発達して信頼性が増すにつれて、ネットワーク技術はビジネスシーンにおいても積極的に利用されるようになった。ビジネスにおける各種の文書はデジタルデータとして取り扱われ、例えば電子メールに添付して送信されたり、電子的に回覧されたりする。そうしたネットワークを利用した文書の提供方法として、電子的な掲示板（以下、単に「電子掲示板」という）がある。電子掲示板は、電子メールのように１対１の情報伝達ではなく、１対多の情報伝達を可能にするシステムであり、あるユーザが書き込んだメッセージを複数のユーザが閲覧できたり、書き込みを行うことができたりする。こうした電子掲示板として、書き込まれた情報を集計する機能を備えるものがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−４９８４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
電子掲示板は、インターネットにおけるコミュニケーション手段として多く利用されている。電子掲示板を提供するサイトの中には、予め用意されたカテゴリ毎にユーザが新たに掲示板を作成できるものがある。しかしながら、いずれの電子掲示板も、ユーザ同士の日常的な内容に関する意見交換の場として発達しており、ビジネスツールとして活用するためには、機能的に不十分である。
【０００４】
本発明はこうした点に鑑みてなされたもので、その目的は、ビジネスツールとして耐えうる機能を有する電子掲示板技術の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明のある態様は、管理対象となるコンテンツを電子的な掲示板により、クライアント装置に提供する装置である。この装置は、コンテンツを受け付ける手段と、掲示板を特定する識別情報と、受け付けたコンテンツとを対応付けて格納する手段と、第１掲示板と第２掲示板との相関状態を、それらの掲示板の識別情報に関連付けて管理する管理手段と、相互に関連付けされた識別情報に基づいて相関状態を可視化するための画面情報を生成する手段と、画面情報をクライアント装置に送信する手段とを備える。これにより、ユーザは、掲示板の相関状態を直観的に把握できる。
【０００６】
この装置は、識別情報に、その識別情報に対応付けられたコンテンツに対する処理権限を設定する手段を更に備えてもよい。これにより、ユーザの処理権限に応じて、処理権限を有する掲示板の相関状態だけを可視化できる。
【０００７】
管理手段は、相関状態を階層状に管理し、この装置は、処理権限が設定された第１識別情報の下位の階層に属する第２識別情報に、第１識別情報に設定された処理権限を継承する手段を更に備えてもよい。これにより、処理権限の設定作業を簡便にできる。
【０００８】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、複数の電子掲示板の相関状態を管理するとともに、その相関状態を可視化できる。これにより、利便性の高い文書管理装置を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
図１（ａ）は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ネットワーク１２を介して第１クライアント装置１４ａおよび第２クライアント装置１４ｂ（以下、単に「クライアント装置１４」という）と接続されている。文書管理装置１００は、コンテンツを格納し、電子的な掲示板の機能を利用してそのコンテンツをクライアント装置１４に提供する。「コンテンツ」は、例えば画像データ、映像データ、音声データ、文書データなど所定のアプリケーションで処理することにより、ユーザが視覚、聴覚、触覚などで認識可能な情報である。また、そのコンテンツは単一のファイルで構成されていてもよいし、複数のファイルおよびデータの組合せで構成されてもよい。要は、コンテンツは、所定のアプリケーションで所定の処理を実行するために必要な情報である。
【００１１】
図１（ｂ）は、図１（ａ）のクライアント装置１４に表示される掲示板表示画面５０の一例を示す図である。掲示板表示画面５０は、電子掲示板の階層構造を表示するための階層表示領域５２と、選択された電子掲示板に含まれるコンテンツの一覧を表示するための一覧表示領域５４とを有する。この掲示板表示画面５０は、クライアント装置１４に搭載されているブラウザによって表示される。そのブラウザは、例えばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）などの文書記述言語に基づいて形成されたファイルに基づいて、表示処理を行う一般的なＨＴＭＬブラウザであってもよいし、文書管理装置１００からデータ取得し、掲示板表示画面５０を表示する専用ブラウザであってもよい。
【００１２】
階層表示領域５２は、文書管理装置１００に管理されている電子掲示板の階層構造を表示する。この階層構造は、ひとつの新着ボックス６６と掲示板ボックス６８とを含み、詳細は後述するが掲示板ボックス６８に関しては、ユーザが任意に追加することができる。各掲示板ボックス６８が、それぞれひとつの電子掲示板を示す。本図では電子掲示板の階層構造を枝状に可視化しているが、他の例ではこれに限らず、電子掲示板毎の相関状態を視覚的に把握できるよう可視化してもよい。このように、電子掲示板の相関状態を可視化することにより、ユーザはそれぞれの電子掲示板の相関状態を直観的に把握でき、必要な情報を短時間に見つけ、閲覧することができる。
【００１３】
電子掲示板を閲覧する場合、ユーザは所望の掲示板ボックス６８を選択する。選択中アイコン６４は、選択中の状態を示し、本図では「２００３／１０／１５」という電子掲示板が選択されている。電子掲示板を選択すると、一覧表示領域５４に、選択した電子掲示板に登録されているコンテンツの一覧が表示される。各コンテンツには、複数のユーザが自由に書き込みを行うことができるコメントファイルが対応付けられている。つまり、本実施の形態における電子掲示板は、コンテンツとそのコンテンツに対応付けられたコメントファイルとの組合せを複数登録することができる。所望のコンテンツやコメントに対応付けられた文書アイコン５６またはコメントアイコン５８を選択することにより、対応する文書６０またはコメント６２が表示される。文書６０またはコメント６２は、一覧表示領域５４に表示されてもよいし、別の表示領域に表示されてもよい。
【００１４】
新着ボックス６６を選択することにより、新たに登録されたコンテンツの一覧を一覧表示領域５４に表示することができる。詳細は後述するが、新たにコンテンツが登録されると、図１（ａ）の文書管理装置１００は、そのコンテンツをいずれかの電子掲示板に関連付けて格納する。そして、文書管理装置１００は、新たに格納したコンテンツへのリンク情報を新着ボックス６６に対応付ける。これにより、新着ボックス６６を選択することにより、新たなコンテンツの一覧を表示することができ、ユーザが新たなコンテンツを見忘れることを防止できる。
【００１５】
登録ボタン５５は、電子掲示板に新たにコンテンツを登録するための処理を開始するためのボタンである。登録ボタン５５を押下することにより、コンテンツを登録するための操作画面が表示され、その画面に従い、例えば、コンテンツの選択、電子掲示板の選択、閲覧権限の設定などを行う。このような電子掲示板により、各種のコンテンツをユーザが所望するカテゴリ毎に分類して管理できるとともに、それらのカテゴリを階層的に可視化することで直観的にカテゴリ間の相関状態を把握できる。また、カテゴリ間の相関状態は任意に設定できるので、例えば企画プロジェクト毎や時系列的に相関状態を設定することで、ビジネスシーンに合わせて活用することができる。
【００１６】
図２は、図１（ａ）の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、ハードウエアコンポーネントで言えば、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェース等を中心に実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。これから説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１７】
設定部１１２は、クライアント装置１４からの指示に基づいて、例えば電子掲示板の作成、閲覧や削除等の権限設定、他電子掲示板との相関状態の変更等、電子掲示板に係る種々の情報の設定を行う。設定部１１２は、電子掲示板に関する種々の情報を階層情報格納部１１８に格納し、権限に関する情報を権限情報格納部１２０に格納する。
【００１８】
階層情報格納部１１８は、電子掲示板毎に他の電子掲示板との相関状態を特定する情報を保持する。例えば、各電子掲示板は識別情報（以下、単に「掲示板ＩＤ」という）が割り当てられ、文書管理装置１００は、その掲示板ＩＤに基づいて各電子掲示板とそれに含まれるコンテンツやコメントファイルを管理する。そして、掲示板ＩＤを利用して、電子掲示板毎に上位と下位の電子掲示板を特定できるように掲示板ＩＤが関連付けられている。例えば、階層情報格納部１１８は、ＸＭＬ（eXtensible Markup Language）を利用して、上位の電子掲示板を示す開始タグと終了タグの間に、その電子掲示板に属する下位の電子掲示板を示すタグを記述することで階層構造を保持してもよいし、電子掲示板毎に上位と下位の電子掲示板の掲示板ＩＤを保持してもよい。階層情報格納部１１８のデータ構造は任意であり、要は、各電子掲示板の相関状態を特定できるようにデータを保持すればよい。
【００１９】
権限情報格納部１２０は、電子掲示板毎に例えば閲覧権限、削除権限、印刷権限、変更権限など電子掲示板に関連付けられたコンテンツおよびコメントファイルに対する各種の処理の実行権限を保持する。こうした権限は、ユーザ毎、グループ毎に設定することが可能である。グループ毎に権限を設定できるように、権限情報格納部１２０はグループとそのグループに属するユーザに関する情報も更に保持する。例えば、権限情報格納部１２０は、各電子掲示板の掲示板ＩＤに対応付けて、各種処理の権限を有するユーザの識別情報またはグループの識別情報を保持する。このように電子掲示板毎に権限を設定することにより、例えば、所定のプロジェクトのメンバーだけが閲覧できる電子掲示板を作成することができる。
【００２０】
権限自動設定部１１４は、電子掲示板に対する各種処理の権限を自動的に設定する。例えば、権限自動設定部１１４は、新たに電子掲示板が登録されると、その電子掲示板の相関状態に基づいて、上位の電子掲示板の権限を継承することで自動的に設定する。また、他の例では、権限自動設定部１１４は、上位の電子掲示板に設定された権限をデフォルト値として設定し、その後、ユーザにデフォルト値として設定した権限を提示し、権限の変更を促してもよい。これにより、電子掲示板に対する権限の設定作業を簡便にすることができる。また、新たに登録された電子掲示板の上位に他の電子掲示板が存在しない場合、すなわち最上位の電子掲示板を新たに登録した場合、権限自動設定部１１４は、権限の設定をユーザに促してもよいし、その電子掲示板を作成したユーザだけに閲覧権限を設定してデフォルト値としてもよい。権限自動設定部１１４は、電子掲示板の相関状態を認識するために階層情報格納部１１８を参照する。
【００２１】
登録部１０２は、クライアント装置１４から電子掲示板に新たに登録するコンテンツを受け付け、指定された電子掲示板に対応付けて文書情報格納部１０４に格納する。登録部１０２は、受け付けたコンテンツ毎に識別情報（以下、単に「コンテンツＩＤ」という）を付与し、そのコンテンツＩＤと掲示板ＩＤとを対応付けて文書情報格納部１０４に格納する。つまり、文書情報格納部１０４は、コンテンツ本体を格納するとともに、そのコンテンツ本体の格納場所を特定するパスと、そのコンテンツの名称と、コンテンツＩＤと、掲示板ＩＤとを対応付けたテーブルを保持する。これにより、電子掲示板毎にコンテンツを管理できる。
【００２２】
提供部１０６は、図１（ｂ）の掲示板表示画面５０を形成するための画面情報を、クライアント装置１４を操作するユーザに応じて動的に生成し、クライアント装置１４に提供する。提供部１０６は、画面情報の生成に先駆け、クライアント装置１４を操作するユーザを特定し、そのユーザに応じた電子掲示板の階層構造を階層構造可視化部１２２に要求する。提供部１０６は、認証を行うことでユーザを特定してもよいし、クライアント装置１４の例えばＩＰアドレスや、ＭＡＣアドレスに基づいてユーザを特定してもよい。
【００２３】
階層構造可視化部１２２は、階層情報格納部１１８と権限情報格納部１２０を参照して、提供部１０６から供給されたユーザが閲覧可能な電子掲示板を特定し、特定した電子掲示板を階層状に表示するための階層表示情報を生成する。本実施の形態では、階層構造可視化部１２２は、階層情報格納部１１８に保持されているデータに基づいて、各電子掲示板の相関状態を階層に応じて枝状に可視化すべく階層表示情報を形成する。階層表示情報は、例えばＨＴＭＬなどの文書記述言語に基づいて生成されてもよいし、その他の言語やデータフォーマットに準じて生成されてもよい。
【００２４】
例えば、上位の電子掲示板に対して閲覧権限が設定されておらず、下位の電子掲示板に対してユーザの閲覧権限が設定されている場合、階層構造可視化部１２２は、閲覧権限の設定されていない電子掲示板も可視化するが、その電子掲示板に対応付けられたコンテンツとコメントファイルは閲覧できないように階層表示情報を形成する。具体的には、ＨＴＭＬを利用して階層表示情報を記述する場合、閲覧権限のない電子掲示板を示す図１（ｂ）の掲示板ボックス６８に、一覧表示領域５４に一覧を表示するための情報へのリンクを付加しない。一方、上位から下位まで閲覧権限のない電子掲示板については、階層構造可視化部１２２は、可視化しない。つまり、階層表示情報にその電子掲示板を可視化するためのコードを記述しない。これにより、階層構造可視化部１２２は、ユーザに関係する複数の電子掲示板を、それらの相関状態を把握しやすいように可視化できる。階層構造可視化部１２２は、図１（ｂ）の階層表示領域５２に表示を行うための階層表示情報を生成する。階層構造可視化部１２２は、生成した階層表示情報を提供部１０６に供給する。
【００２５】
新着リスト生成部１０８は、文書情報格納部１０４に新たに格納されたコンテンツの情報と、閲覧履歴格納部１１０に保持されている閲覧履歴とに基づいて、ユーザが未だ閲覧していないコンテンツもしくは電子掲示板を特定して新着リストを生成する。新着リストには、特定したコンテンツもしくは電子掲示板を形成するためのファイルへのリンクが付加されている。そして、新着リスト生成部１０８は生成した新着リストを提供部１０６に供給する。
【００２６】
提供部１０６は、新着リストを図１（ｂ）の新着ボックス６６に関連付けるとともに、階層表示情報に基づいて図１（ｂ）の掲示板表示画面５０を形成するための画面情報を生成する。そして、提供部１０６は、画面情報をクライアント装置１４に提供する。そして、その画面情報に基づいてクライアント装置１４から要求された電子掲示板の一覧、コンテンツ、コメントなどを文書情報格納部１０４から読み込み、提供する。また、クライアント装置１４に提供したコメントに新たに書き込みが行われた場合、提供部１０６は新たな書き込みをクライアント装置１４から受け付け、文書情報格納部１０４に格納されているコメントファイルを更新する。また、提供部１０６は提供したコンテンツのコンテンツＩＤとユーザＩＤとを対応付けて、閲覧履歴格納部１１０に格納する。
【００２７】
図３は、図２の設定部１１２における電子掲示板の作成や変更などの操作に利用する掲示板設定画面８０の一例を示す図である。この掲示板設定画面８０は、クライアント装置１４に表示される。階層表示領域５２は、設定時点の各電子掲示板の相関状態を階層状に可視化して表示するための領域である。設定項目入力領域８２は、電子掲示板に対する種々の設定を行うための領域である。本図は、選択した電子掲示板に対して、下位の電子掲示板を作成するための表示の一例である。ユーザが設定ボタン８４を押下することで、設定項目入力領域８２に入力された項目が、クライアント装置１４から設定部１１２に送信され、設定部１１２は登録処理を開始する。また、ユーザがキャンセルボタン８６を押下することで、設定処理を中止する。
【００２８】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。この実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】図１（ａ）は、実施の形態に係る文書管理システムの構成図であり、図１（ｂ）は、図１（ａ）のクライアント装置に表示される掲示板表示画面の一例を示す図である。
【図２】図１（ａ）の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図２の設定部における電子掲示板の作成や変更などの操作に利用する掲示板設定画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００３０】
１０  文書管理システム、１２  ネットワーク、５０  掲示板表示画面、５２  階層表示領域、５４  一覧表示領域、６０  文書、６２  コメント、６６  新着ボックス、６８  掲示板ボックス、８０  掲示板設定画面、８２  設定項目入力領域、１００  文書管理装置、１０２  登録部、１０４  文書情報格納部、１０６  提供部、１０８  新着リスト生成部、１１０  閲覧履歴格納部、１１２  設定部、１１４  権限自動設定部、１１８  階層情報格納部、１２０  権限情報格納部、１２２  階層構造可視化部、１４  クライアント装置、１４ａ  第１クライアント装置、１４ｂ  第２クライアント装置。
【図１】
2005100190.tif 000003
【図２】
2005100190.tif 000004
【図３】
2005100190.tif 000005