(57)【要約】    【課題】  内容は同一であるが送信相手によって個別のデータが含まれる送信文書を簡易に自動送信できるデータ送信方法及び当該方法を実行する情報処理装置を提供する。    【解決手段】  宛先情報ファイルに記録されている送信先の宛先情報を、定義ファイルに定義された送信用ファイルの差込位置に差し込んで送信用ファイルを宛先情報に記録されている宛先に送信する。【選択図】      図５
2005130290.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置において、
内容の修正が可能な送信用ファイルと、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイル及び前記宛先情報を前記送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを記憶する記憶手段と、
前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込み手段と、
前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置において、
送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、
前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶する記憶手段と、
前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込み手段と、
前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
前記記憶手段から前記定義ファイルを読み出して、修正する修正手段とを更に備えることを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記定義ファイルには、前記送信用ファイルの送信を中継する、前記通信回線に接続された中継装置が定義されており、
前記送信手段は、前記送信用ファイルが前記中継装置から前記宛先に送信される時刻を設定可能な送信時刻設定機能を備えることを特徴とする請求項1乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記中継装置から送信結果を受信する受信手段と、
当該受信した送信結果を表示する表示手段と、
表示した前記送信結果の中から再送の指示を受けたものについて前記定義ファイルを同様の形式で出力する出力手段とを備えることを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記出力された定義ファイルに対応した前記宛先情報を作成する宛先情報再生成手段をさらに備えることを特徴とする請求項５記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記宛先情報はＦＡＸ番号であり、前記中継装置はＦＡＸ装置であることを特徴とする請求項４乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記宛先情報はメールアドレスであり、前記中継装置はメールサーバであることを特徴とする請求項４乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記送信用ファイルは表計算ソフトの形式に従って作成されたものであり、前記宛先情報の位置はセル番号により指定されることを特徴とする請求項1乃至８のいずれか1項に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置によるデータ送信法であって、
送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成ステップと、
前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するステップと、
前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みステップと、
前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信ステップとを備えることを特徴とするデータ送信方法。
【請求項１１】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置からデータ送信するデータ送信プログラムであって、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成モジュールと、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するモジュールと、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みモジュールと、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とするデータ送信プログラム。
【請求項１２】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置からデータ送信するデータ送信プログラムが格納された、コンピュータにより読み取り可能な記憶媒体であって、
前記プログラムは、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成モジュールと、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するモジュールと、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みモジュールと、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置、当該情報処理装置によるデータ送信方法、及びデータ送信プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ＦＡＸやメールによって同一内容の文書を複数の異なる宛先に送付するための機能として、同報通信や同報送信と言われる機能が提供されている。一方、内容がほぼ同一の文書であっても、送信相手によって個別のデータが含まれる文書、例えば本文中に宛先の部署名や名前を差し込んで送信するような場合がある。この場合にＦＡＸによって送信するときは、１通ずつ異なる部分を書き込んだり、オフィースアプリケーション等の差し込み印刷機能を使用して異なる部分の差し込みを行ったりした文書を印刷してから送信していた。また、メール送信によって送信するときであってもＦＡＸによる場合と同様に１通ずつ異なる部分を書き込んだ文書を送信していた。
【０００３】
このように内容がほぼ同一の文書であっても、送信相手によって個別のデータが含まれる文書を送信するような場合には、上記のように１通（件）ごとに手動で送信しなければならないので、操作が煩雑かつ面倒であり、手間がかかっていた。
【０００４】
そこで、予め格納してある宛先データをメッセージ文に差し込み、かつ同一メッセージ文で多数の宛先に自動送信するＦＡＸアダプタ付き情報処理装置及び方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。このＦＡＸアダプタ付き情報処理方法によれば、メッセージ文に宛先データを差し込み、宛先データであるＦＡＸ番号を自動ダイヤルしてメッセージ文を送信し、未送信のものが有る場合には、全ての宛先データの送信処理が終了するまで自動的に送信が繰り返される。
【特許文献１】特開平６−９８１２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に記載のＦＡＸアダプタ付き情報処理方法では、メッセージ文の編集中に宛先データを差し込むので、差し込み情報や送信情報を保持して汎用的に使用することができない。また、以前に送信した文書と同様にメッセージ文と宛先データとを組み合わせた文書を送信したい場合であっても、速やかに同様の組み合わせの文書を作成して送信することができない。さらに、文書が未送信となった場合には、全ての宛先データに文書を再送信するので、宛先に間違えが有るものの再送信を中止したくてもできないという問題が有る。
【０００６】
本発明の目的は、内容は同一であるが送信相手によって個別のデータが含まれる送信文書を簡易に自動送信及び必要な宛先に再送信できるデータ送信方法及び当該方法を実行する情報処理装置を提供することにある。        
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置において、内容の修正が可能な送信用ファイルと、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイル及び前記宛先情報を前記送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを記憶する記憶手段と、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込み手段と、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項２記載の情報処理装置は、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置において、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成手段と、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶する記憶手段と、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込み手段と、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の情報処理装置は、請求項１又は２記載の情報処理装置において、前記記憶手段から前記定義ファイルを読み出して、修正する修正手段とを更に備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項４項記載の情報処理装置は、請求項1乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置において、前記定義ファイルには、前記送信用ファイルの送信を中継する、前記通信回線に接続された中継装置が定義されており、前記送信手段は、前記送信用ファイルが前記中継装置から前記宛先に送信される時刻を設定可能な送信時刻設定機能を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載の情報処理装置は、請求項４記載の情報処理装置において、前記中継装置から送信結果を受信する受信手段と、当該受信した送信結果を表示する表示手段と、表示した前記送信結果の中から再送の指示を受けたものについて前記定義ファイルを同様の形式で出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
請求項６記載の情報処理装置は、請求項５記載の情報処理装置において、前記出力された定義ファイルに対応した前記宛先情報を作成する宛先情報再生成手段をさらに備えることを特徴とする。
【００１３】
請求項７記載の情報処理装置は、請求項４乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置において、前記宛先情報はＦＡＸ番号であり、前記中継装置はＦＡＸ装置であることを特徴とする。
【００１４】
請求項８記載の情報処理装置は、請求項４乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置において、前記宛先情報はメールアドレスであり、前記中継装置はメールサーバであることを特徴とする。
【００１５】
請求項９記載の情報処理装置は、請求項1乃至８のいずれか1項に記載の情報処理装置において、前記送信用ファイルは表計算ソフトの形式に従って作成されたものであり、前記宛先情報の位置はセル番号により指定されることを特徴とする。
【００１６】
上記目的を達成するために、請求項１０記載のデータ送信方法は、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置によるデータ送信法であって、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成ステップと、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するステップと、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みステップと、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信ステップとを備えることを特徴とする。
【００１７】
上記目的を達成するために、請求項１１記載のデータ送信プログラムは、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置からデータ送信するデータ送信プログラムであって、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成モジュールと、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するモジュールと、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みモジュールと、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１８】
上記目的を達成するために、請求項１２記載の記憶媒体は、通信回線を介してデータを送受信可能な情報処理装置からデータ送信するデータ送信プログラムが格納された、コンピュータにより読み取り可能な記憶媒体であって、前記プログラムは、送信先の宛先情報が記録されている宛先情報ファイルの前記宛先情報を、内容の修正が可能な送信用ファイルに差し込むための当該送信ファイル上の差込位置が定義された定義ファイルを作成する定義ファイル作成モジュールと、前記宛先情報ファイル及び前記定義ファイルを記憶するモジュールと、前記定義ファイルに定義された差込位置に、前記宛先情報を差し込む差し込みモジュールと、前記宛先情報が差し込まれた送信用ファイルを前記宛先情報に記録されている宛先に送信する送信モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
請求項１及び２の情報処理装置、請求項１０のデータ送信方法、請求項１１のデータ送信プログラム、並びに請求項１２の記憶媒体によれば、宛先情報ファイルに記録されている送信先の宛先情報を、定義ファイルに定義された送信用ファイルの差込位置に差し込んで送信用ファイルを宛先情報に記録されている宛先に送信するので、内容は同一であるが送信相手によって個別のデータが含まれる送信文書を簡易に自動送信できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法について詳細に説明する。
【００２１】
図１は、本実施の形態にかかるデータ送信方法を実行する情報処理装置を含むシステム構成を示す図である。
【００２２】
システム１は、情報処理装置１００、ＦＡＸ装置２００（中継装置）、メールサーバ３００（中継装置）等が通信回線１０を介して互いに送受信可能に接続されている。情報処理装置１００は例えばパーソナルコンピュータである。情報処理装置１００の記憶部１２０には、後述する送信用ファイルと定義ファイルと宛先情報ファイルとが格納されている。
【００２３】
図２は、図１における情報処理装置１００の構成を示すブロック図である。図３は、図１におけるＦＡＸ装置２００の構成を示すブロック図である。図４は、図１におけるメールサーバ３００の構成を示すブロック図である。
【００２４】
図２に示す情報処理装置１００は、システムバス１０１に制御部１１０、記憶部１２０、記憶制御部１３０、表示部１４０、表示制御部１５０、ファイル取込部１６０、ファイル作成・修正部１７０、入力部１８０、通信部１９０等が接続され成る。
【００２５】
システムバス１０１は例えばＰＩＣバス、ＡＧＰバス、メモリバス等である。制御部１１０はＣＰＵ１１１、ＲＡＭ１１２、ＲＯＭ１１３を備えている。ＣＰＵ１１１は、オペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウエアの制御を行う。
【００２６】
ＲＡＭ１１２には、記憶部１２０あるいは不図示のＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出された、オペレーションシステムのプログラムや本実施の形態にかかるデータ送信方法を実現するプログラム等のアプリケーションプログラムが記憶され、これらはＣＰＵ１１１の制御の下に実行される。
【００２７】
ＲＯＭ１１３にはオペレーションシステムと協働して記憶部１２０等への入出力を制御するいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。
【００２８】
記憶部１２０はハードディスク（ＨＤ）であり送信用ファイル１２１、定義ファイル１２２、宛先情報ファイル１２３が格納される。送信用ファイル１２１は所定のフォーマットの複数のファイルであり、内容の修正が可能である。
【００２９】
この送信用ファイル１２１は、Excel（マイクロソフト社の登録商標）等の表計算ソフトによって作成可能であり、保存の形式はＣＳＶ形式等である。宛先情報ファイル１２３は、送信先の宛先情報が記録されたファイルである。定義ファイル１２２は、送信用ファイルに宛先情報の内容を差し込む位置や送信に使用するＦＡＸ装置名等が定義されているファイルである。この定義ファイル１２２はユーザが作成する必要があるが、それについては後述する。記憶制御部１３０は記憶部による記憶を制御するものである。
【００３０】
表示部１４０は、ユーザによる入力操作等のためのＵＩや各種の情報を表示するためのディスプレイである。表示制御部１５０は表示部１４０による表示を制御するものである。
【００３１】
さらに、ファイル取込部１６０がファイルを取り込んで、ファイル作成・修正部１７０はファイルを作成し、修正する。入力部１８０は、キーボードやマウス等により入力操作をするものである。
【００３２】
通信部１９０は、送信用ファイル１２１を通信回線１０を介してＦＡＸ装置２００やメールサーバ３００に送信したり、それらから送信結果やデータを受信したりするものである。
【００３３】
図３に示すＦＡＸ装置２００は、システムバス２０１に制御部２１０、ＦＡＸシステム２２０、記憶制御部２３０、表示部２４０、表示制御部２５０、文書読込部２６０、印刷部２７０、入力部２８０、通信部２９０等が接続されて成る。
【００３４】
制御部２１０はＣＰＵ２１１、ＲＯＭ２１２、ＲＡＭ２１３を備えている。
【００３５】
ＦＡＸシステム２２０はＦＡＸを受信するＦＡＸ受信部２２１、ＦＡＸを送信するＦＡＸ送信部２２２、ＦＡＸの送受信を制御するＦＡＸ通信制御部２２３、ＦＡＸの送受信の結果等を記録するログ管理部２２４を有している。これにより、後述するように、情報処理装置１００がこのＦＡＸ装置２００を中継してメールを送信した場合には、送信の成否等の送信記録が情報処理装置１００に送り返される。
【００３６】
文書読取部２６０はＦＡＸで送信する文書の画像面を走査して画像を読み取る。また、印刷部２７０はＦＡＸで受信した文書を印刷する。
【００３７】
入力部２８０は、操作画面上で印刷部数や濃度、拡大・縮尺等の入力設定をするためのものである。通信部２９０は、通信回線１０を介して情報処理装置１００やＦＡＸ装置２００との間でデータの送受信をするものである。
【００３８】
図４に示すメールサーバ３００は、システムバス３０１に制御部３１０、メールシステム３２０、記憶制御部３３０、表示部３４０、表示制御部３５０、文書読込部３６０、印刷部３７０、入力部３８０、通信部３９０等が接続されて成る。
【００３９】
メールサーバ３００は、ＦＡＸ装置２００のＦＡＸシステム２２０に代えてメールシステム３２０を有する点がＦＡＸ装置２００と異なる。メールシステム３２０は、受信ＢＯＸ３２１、送信ＢＯＸ３２２、メール通信制御部３２３、及びログ管理部３２４を有する。
【００４０】
受信ＢＯＸ３２１は情報処理装置１００等から受信したメールを格納し、送信ＢＯＸ３２３は送信するメールを一旦格納し、メール通信制御部３２３はメールの送受信を制御し、ログ管理部３２４はメールの送受信記録等を管理する。これにより、後述するように、情報処理装置１００がこのメールサーバ３００を中継して送信したメールは、送信の成否等の送信記録が情報処理装置１００に送り返される。
【００４１】
次に、データ送信方法について説明する。
【００４２】
図５は、本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法を示すフローチャートである。
【００４３】
先ず、ステップＳ５０１で定義ファイルを選択する。ここで、定義ファイル１２２の作成／修正（編集）について説明する。
【００４４】
図６は、定義ファイルを作成／修正する処理を示すフローチャートである。
【００４５】
先ず、新規作成か修正（編集）かの判別をし（ステップＳ６１）、新規作成の場合には、各種送信情報設定を行って（ステップＳ６２）、この設定した内容で定義ファイルを保存する（ステップＳ６３）。これにより、定義ファイルが新規に作成される。ステップＳ６１の判別の結果、修正である場合には、定義ファイルの内容を表示部１４０に表示する（ステップＳ６４）。この画面上（図示せず）で修正箇所を選択し（ステップＳ６５）、その内容を変更し（ステップＳ６６）、修正後の内容で定義ファイルを保存する（ステップＳ６７）。これにより、定義ファイルの修正（編集）をすることができる。
【００４６】
図７は、本実施の形態において定義ファイルの作成等をするときに表示部１４０に表示される「定義作成／編集」画面を示す図である。
【００４７】
不図示の作業選択画面から定義作成／編集ボタンをクリックすると、「定義作成／編集」画面７０が表示される。この「定義作成／編集」画面７０の表示領域７１には、情報処理装置１００のＯＳに設定されているＦＡＸのうち、送信に使用できるＦＡＸ名が表示される。使用できるＦＡＸが複数ある場合にはそれらのリストが表示されるので、ユーザはリストの中から使用するＦＡＸを選択する。なお、通信回線１（図１参照）を介して情報処理装置に接続されているメールサーバ３００を中継装置としてリストに加えておき、このメールサーバ３００を介してメールを送信することもできる。
【００４８】
領域７２は作成する定義名を入力する領域であり、既に作成されている定義ファイル１２２を編集しようとするときは、表示領域７２に定義ファイル名がリスト表示される。したがって、ユーザは、リスト表示された定義ファイル名の中から編集しようとする定義ファイルを選択する。
【００４９】
表示領域７３は送信に使用するExcelブックが表示されるところであり、ユーザは表示されたExcelブックの中から送信に利用するものを選択する。この選択は、参照ボタン７３ａをクリックすると不図示の「ファイルを開く」ダイアログボックスが表示されるので、その中からExcelで作成した送信フォーマットを選択すればよい。これによって表示領域７３にExcelブック名が表示されるとともに「定義作成／編集」画面７０の右側にExcelブックが表示される。
【００５０】
定義の説明領域７４は、作成する定義の説明やメモ等、保存しておきたい内容を記述しておく領域であり、メモ等の保存が不要であれば何も記入しなくて良い。
【００５１】
宛先情報ファイル表示部７５では、送信したいデータの入った宛先情報ファイルの選択が行われる。宛先情報ファイルはＣＳＶ形式によって作成されたものである。宛先情報ファイルの選択は、参照ボタン７５ａをクリックすると不図示の「ファイルを開く」ダイアログボックスが表示され、このダイアログボックスに宛先情報ファイルが表示されるので、その中から目的とする宛先情報ファイルを選択すればよい。選択された宛先情報ファイル名は、宛先情報ファイル表示部７５に表示される。
【００５２】
チェックボックス７６は、宛先情報ファイルの１行目がタイトル行である場合にはチェックをＯＮにし、タイトル行でない場合、すなわち、１行目から実データである場合にはチェックをＯＦＦにする。
【００５３】
設定表示部７７は、送信フォーマットに差し込みたい宛先情報ファイルの項目と、差し込み先のExcelブック中のセル番号との対応付けを行うための表示部である。宛先情報ファイルの項目は、上記の宛先情報ファイルの選択が行われることによって設定表示部７７の１列目に宛先情報ファイルの１行目の項目（データ）が表示される。
【００５４】
図８は、図７における設定表示部７７及びその近傍の拡大図である。
【００５５】
図８に示すように、設定表示部７７の１列目に宛先情報ファイルの１行目のデータとしてのＦＡＸ番号、会社名、部署名、担当者名、及び住所が表示されている。宛先情報ファイルのどの項目がＦＡＸ番号であるかの指定は、ＦＡＸ番号の項目を選択してからＦＡＸ確定ボタン７８をクリックすることによって行う。ここで選択した項目が後述する図９（ａ）の定義ファイルに示されるように宛先情報位置として記憶される。
【００５６】
送信フォーマットに差し込みたい宛先情報ファイルの項目とExcelブックのセル番号との対応付けを行うには、Excelブックの中で差し込みたい位置のセルをクリックし、設定表示部７７の１列目に表示された各項目の中から差し込みたい項目をクリックし、セル確定ボタン７９をクリックすればよい。これにより、Excelブックの指定セルには指定した宛先情報ファイルのデータ（宛先情報ファイルの１行目がタイトル行である場合はタイトル）が表示され、一方、設定表示部７７には、指定した項目の右隣の２列目に選択したセル番号が表示される。
【００５７】
クリアボタン８０をクリックすると定義等をしてきた事項がクリアされて画面が初期状態にもどる。保存ボタン８１をクリックすると、上記のように定義等してきた内容で定義ファイル１２２が保存される。なお、定義ファイル１２２を修正した場合には、保存ボタン８１をクリックすることによって修正した内容で保存される。削除ボタン８２をクリックすると、表示領域７２に表示されている定義ファイル１２２が削除される。戻るボタン８３をクリックすると、「定義作成／編集」画面７０の前画面である作業選択画面に戻る。以上のようにして定義ファイル１２２が作成される。
【００５８】
図９は、定義ファイルを例示する図であり、（ａ）はＦＡＸ送信を行う場合の定義ファイルを示し、（ｂ）は、メールによる送信を行う場合の定義ファイルを示している。この場合、送信用ファイルが複数ある場合、mail*.txtのように対象のファイル名を全て記載するようにしてもよいし、フォルダ名を指定して、その中に含まれるファイル全てを対象とするようにしてもよい。後述する再送用定義ファイルについても同様の形式で作成される。また、中継装置情報と、送信用ファイルの種類を変更することにより、送信用ファイルの形式にとらわれることなく、さまざまな組合せで送信することが可能である。
【００５９】
（ａ）に示す定義ファイルでは、ＦＡＸ送信を中継する中継装置名が自動送信用ＦＡＸであり、送信用ファイル名がfax.xlsであり、宛先情報ファイル名がatesaki.csvであり、宛先情報位置が宛先情報ファイルの５項目目であり、fax.xls\ sheet1!B3の位置に宛先情報ファイルの２項目目のデータを差し込み（差込項目１）、fax.xls\ sheet1!B4の位置に宛先情報ファイルの３項目目のデータを差し込み（差込項目２）、fax.xls\ sheet1!B5の位置に宛先情報ファイルの４項目目のデータを差し込む（差込項目３）ことが定義されている。また、（ｂ）に示す定義ファイルでは、メールを中継する中継装置がMail-Serverであり、送信用ファイル名がmail*.txtであり、宛先情報ファイル名がatesaki.csvであり、宛先情報位置が宛先情報ファイルの５項目目であり、mail*.txt\ 5行目6Blockの位置に宛先情報ファイルの２項目目のデータを差し込み（差込項目１）、mail*.txt\ 6行目6Blockの位置に宛先情報ファイルの３項目目のデータを差し込み（差込項目２）、mail*.txt\ 7行目6Blockの位置に宛先情報ファイルの４項目目のデータを差し込む（差込項目３）ことが定義されている。
【００６０】
ステップＳ５０１で定義ファイル１２２が選択されると、選択された定義ファイル１２２を読み込み（ステップＳ５０２）、次に、送信フォーマットを取得する（ステップＳ５０３）。続いて、宛先情報ファイルを取得して（ステップＳ５０４）、宛先１件分のデータを読み込む（ステップＳ５０５）。図１０は、宛先情報ファイルを例示する図である。図示した例では、宛先情報の項目は、宛先の支店名、部署名、担当者名、電話番号、及びＦＡＸ番号である。
【００６１】
次に、ステップＳ５０５で読み込んだ宛先１件分のデータの定義ファイルで指定されている宛先情報位置からＦＡＸ番号を取得して（ステップＳ５０６）、上記の送信フォーマットにデータを差し込む（ステップＳ５０７）。
【００６２】
次に、送信を中断するか否か（最初の宛先先のときは中止するか否か）を判別し（ステップＳ５０８）、中断でない場合には上記の取得したＦＡＸ番号宛に送信する（ステップＳ５０９）。なお、送信用ファイルがＦＡＸ装置２００等の中継装置から宛先に送信される時刻を設定しておき、当該時刻になったときに送信されるようにしてもよい。この送信については後述する。
【００６３】
送信を終了したものについて、送信結果をログファイルに出力する（ステップＳ５１０）。このログファイルは表示画面１４０上で随時に閲覧できる。
【００６４】
次に、ステップＳ５０９の送信が宛先情報ファイル中の最後の宛先か否かを判別する（ステップＳ５１１）。最後の宛先の場合には本データ送信方法の実行を終了する。ステップＳ５１１の判別の結果、最後の宛先でない場合には、ステップＳ５０５に戻って上記の手順を繰り返す。
【００６５】
ステップＳ５０８の判別の結果、送信を中断する場合には、ステップＳ５１２に進み、送信を中断したことをログファイルに出力し、終了する。この場合には、送信されなかったことがログファイルに出力される。
【００６６】
なお、送信データをＦＡＸ送信する場合について以上に説明したが、メールによる送信であっても同様に実施することができる。その場合、図９の（ｂ）に示したような定義ファイルを作成すればよい。
【００６７】
また、再送信を実行する際には、上記の再送用定義ファイルを指定すれば、初回の送信と同じ手順で再送信できる。ここで、再送用定義ファイルの作成について説明する。
【００６８】
図１３は、再送用定義ファイルの作成をするときに図２における表示部１４０に表示される「ログ表示画面」である。
【００６９】
ユーザより、ログ表示の指示を受けると「ログ表示画面」１３００が表示される。ログ表示期間領域１３０１では、表示させたいログの期間を設定することができる。ログ選択領域１３０２では、表示させたいログの種類を選択することができる。ここで選択された結果が、結果表示領域１３０６に表示される。再送用ファイル作成ボタン１３０４が選択（押下）されると、表示されている内容の「再送信用ファイル」を作成する。表示されている内容全てを対象としてもよいし、選択した内容（図ではハイライト）のみを対象として、再送用定義ファイルを作成してもよい。この時、対象として選択された項目が、再送用宛先情報ファイルとして作成され、再送用ファイル内では、宛先情報ファイルとして、再送用宛先情報ファイルを指定する。１３０５は、送信日時・送信結果・定義名・宛先位置・Excel名（ファイル名）・送信ＦＡＸ名（中継装置名）等の項目が表示されている。１３０３は終了ボタンで、このボタンが選択（押下）された時には処理を終了する。
【００７０】
図１１は、再送用定義ファイルの作成処理を示すフローチャートである。
【００７１】
先ず、ユーザは、表示画面１４０に通信ログを表示させる（ステップS１１０１）。次に、表示させたログ表示画面上で再送するデータを選択する（ステップS１１０２）。
【００７２】
次に、画面上のメニューから「再送信用ファイル作成」を選択して、元の定義ファイルと同形式の再送用定義ファイル作成をして（ステップS１１０３）、選択されている宛先の宛先情報を元の宛先情報ファイルから抽出し（ステップS１１０４）、再送用宛先情報ファイルに記述し（ステップS１１０５）、最後に、定義ファイル内で指定されている宛先情報ファイルを前記再送用情報ファイルに差し替える（ステップS１１０６）。これにより再送用定義ファイルの作成が完了する。
【００７３】
なお、通信ログ表示画面上で、正しい値を入力可能な場合は、宛先情報ファイル内のＦＡＸ番号あるいはメールアドレス等の宛先を書き換えるようにしても良い。
【００７４】
図１２は、ＦＡＸ送信の際に表示されるＦＡＸ送信画面を示す図である。
【００７５】
ＦＡＸ送信画面１２００は上記の作業選択画面（図示せず）からＦＡＸ送信を選択すると表示される画面であり、送信する定義ファイルを選択するための画面である。定義ファイル選択領域１２０１では事前に作成された定義ファイルの定義名がリスト内に表示される。定義ファイルが１つの場合には当該定義ファイルが選択状態で表示される。
【００７６】
この定義ファイル選択領域１２０１の下方には、送信に使用するＦＡＸ装置を選択するための送信ＦＡＸ選択領域１２０２が配置されており、情報処理装置１００のOSに設定されているＦＡＸ装置のうち、送信に使用できるＦＡＸ装置名がリスト内に表示され、定義ファイル選択領域１２０１で選択されている定義ファイルで設定されているFAX装置名が選択状態で表示される。また、使用できるＦＡＸ装置が１つの場合には、当該ＦＡＸ装置が選択状態で表示される。
【００７７】
送信ＦＡＸ選択領域１２０２の下方には、定義ファイルの説明を表示するための定義ファイル説明表示領域１２０３が配置されている。この定義ファイル説明表示領域１２０３の下方には、ＦＡＸの送信時刻を指定する送信時刻指定ボタン１２０４と指定する送信時刻を入力するための送信時刻してい領域１２０５とが配置されている。送信時刻指定ボタン１２０４は、直ちに送信する場合に選択する第１の選択ボタン１２０４ａと指定した送信時刻に送信する場合に選択する第２の選択ボタン１２０４ｂから成る。第２の選択ボタン１２０４ｂを選択すると、その横に配置された送信時刻指定領域１２０５に送信時刻が入力できる。送信時刻指定領域１２０５では１時簡単位の設定と１０分単位の設定とを組み合わせて送信時刻の設定ができる。
【００７８】
第１の選択ボタン１２０４ａを選択して送信ボタン１２０６をクリックすると、直ちに送信が行われる。また、第２の選択ボタン１２０４ｂを選択し、送信時刻を設定した状態で送信ボタン１２０６をクリックすると、設定した時間に送信が行われる。戻るボタン１２０７はＦＡＸ送信画面１２００を作業選択画面に戻すためのボタンである。
【００７９】
以上のデータ送信方法によれば、宛先情報ファイルに記録されている送信先の宛先情報を、定義ファイルに定義された送信用ファイルの差込位置に差し込んで送信用ファイルを宛先情報に記録されている宛先に送信するので、内容は同一であるが送信相手によって個別のデータが含まれる送信文書を簡易に自動送信できる。さらに加えて送信エラーとなって再送が必要なデータも、再送用定義ファイルによって通常の送信と同様に簡易に再送信できる。
【００８０】
また、ユーザがデータの差込箇所や差込むデータの種類等を自由に設計できるため、柔軟に送信文書が作成できる。
【００８１】
また、自動送信時に必要な情報を定義ファイルとして保持することにより、宛先情報の変更や送信情報の変更が容易にできるので、大量のＦＡＸ送信業務に伴う負荷を大幅に軽減できる。
【００８２】
上記実施の形態では、システム１は、情報処理装置１００とＦＡＸ装置２００およびメールサーバ３００とからなっているが、情報処理装置１００とＦＡＸ装置２００、または情報処理装置１００とメールサーバ３００とで構成されていてもよく、また、情報処理装置１００にＦＡＸ装置やメールサーバの機能をもたせ、一体で構成されてもよい。
【００８３】
また、上記実施の形態において、定義ファイル１２２の構成は図９（ａ）（ｂ）に示すものに限られず、カンマ区切りやタブ区切りのような形式であっても本発明の目的が達成されることはいうまでもない。
【００８４】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムをコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。
【００８５】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接に供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給されるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】本実施の形態にかかるデータ送信方法を実行する情報処理装置を含むシステム構成を示す図である。
【図２】図１における情報処理装置１００の構成を示すブロック図である。
【図３】図１におけるＦＡＸ装置２００の構成を示すブロック図である。
【図４】図１におけるメールサーバ３００の構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の実施の形態にかかるデータ送信方法を示すフローチャートである。
【図６】定義ファイルを作成／編集する処理を示すフローチャートである。
【図７】本実施の形態において定義ファイルの作成等をするときに表示部１４０に表示される「定義作成／編集」画面を示す図である。
【図８】図７における設定表示部７７及びその近傍の拡大図である。
【図９】定義ファイルを例示する図であり、（ａ）はＦＡＸ送信を行う場合の定義ファイルを示し、（ｂ）は、メールによる送信を行う場合の定義ファイルを示している。
【図１０】宛先情報ファイルを例示する図である。
【図１１】再送用定義ファイルの作成処理を示すフローチャートである。
【図１２】ＦＡＸ送信の際に表示されるＦＡＸ送信画面を示す図である。
【図１３】再送用定義ファイルの作成をするときに図２における表示部１４０に表示される「ログ表示画面」である。
【符号の説明】
【００８７】
１０  通信回線
７７  設定表示部
１００  情報処理装置
１２０  記憶部
１２１  送信用ファイル
１２２  定義ファイル
１２３  宛先情報ファイル
１７０  ファイル作成・修正部
１９０  通信部
２００  ＦＡＸ装置
２２４  ログ管理部
２９０  通信部
３００  メールサーバ
３２４  ログ管理部
３９０  通信部
１２００  ＦＡＸ送信画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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