(57)【要約】【課題】  業務の回覧順序を柔軟に設定可能なワークフローサーバを提供する。【解決手段】  フロー作成部１３は、追加されたタスクのタスク名と追加されたタスクを行うユーザのユーザ名を取得し、追加されたタスクを記録する新規レコードをフローデータ２４に作成し、タスク名とユーザ名とを、新規レコードのタスク名、実行者名の項目にそれぞれ記録し、追加されたタスクに対してタスクＩＤを発行、新規レコードのタスクＩＤの項目に記録し、予め設定されているタスクの回覧の優先順位に従って、追加されたタスクとまだ実行されていないタスクに対してワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）の項目に回覧順序を記録し、追加された回覧先のユーザ名を元に、前記ユーザ情報データベースに記録されているユーザデータを参照して、実行者ＩＤ、実行組織ＩＤ，職位コード、実行組織名、組織有効レベルを新規レコードに記録する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザ端末に対して設定されている回覧順序で所定のデータを個々に提供するワークフローサーバであって、
前記ユーザ端末に提供される文書データを、当該文書データを識別する識別情報と共に記憶する文書データベースと、
少なくともユーザ情報、所属情報、職位情報を有するデータテーブルであり、ユーザ毎に、所属と、その所属での役割が記録されたユーザデータを記憶するユーザ情報データベースと、
少なくともワークフローを構成する個々の業務を示すタスク情報、実行者情報、職位情報、およびワークフロー内の処理順序の項目を有するデータテーブルで構成されるフローデータに基づき、設定された個々の業務タスクとその業務タスクを実行する順序に従って、前記文書データを前記ユーザ端末へ提供するフロー制御部と、
このフロー制御部により前記文書データが提供されている途中で前記タスク情報と前記ユーザ情報が追加された場合に、
新規レコードを前記フローデータに作成して、当該追加されたタスク情報とユーザ情報を記録し、
前記予め設定されている業務タスクの回覧の優先順位に従って、前記追加された業務タスクとまだ実行されていない予め設定されている業務タスクに対して回覧順序を記録し、
前記追加された回覧先のユーザ情報を元に、前記ユーザ情報データベースに記録されているユーザデータを参照して、実行者情報，職位情報、実行組織情報を前記新規レコードに記録するフロー作成部と、
を備えることを特徴とするワークフローサーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務の回覧順序を柔軟に設定可能なワークフローサーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の一般的なワークフローシステムでは、ユーザが所属する部署や職位、組織の上下関係等の情報によって、その上長や関係部署に業務を回覧するためのフローを設定するようになっている。また、業務内容によって業務が特定の部署に関連する場合には、特定の部署に承認を求めるためのフローを予め用意しておくことによって対応している。
【０００３】
ところが、近年の組織の複雑化、また業務の複雑化に伴って、これまでのワークフローシステムでは、その業務の回覧順序を設定する際に対応できなくなっており、臨機応変に回覧順序を設定できるシステムが求められていた。
【特許文献１】特開２００２−１５７３８８号公報
【特許文献２】特開２００２−２４４９９号公報
【特許文献３】特開２００２−９９６８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
解決しようとする問題点は、回覧順序の設定変更の難しさであり、予め用意された回覧順序だけでなく、都度回覧順序を柔軟に設定可能なワークフローサーバを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、請求項１に記載のワークフローサーバは、複数のユーザ端末に対して設定されている回覧順序で所定のデータを個々に提供するワークフローサーバであって、前記ユーザ端末に提供される文書データを、当該文書データを識別する識別情報と共に記憶する文書データベースと、少なくともユーザ情報、所属情報、職位情報を有するデータテーブルであり、ユーザ毎に、所属と、その所属での役割が記録されたユーザデータを記憶するユーザ情報データベースと、少なくともワークフローを構成する個々の業務を示すタスク情報、実行者情報、職位情報、およびワークフロー内の処理順序の項目を有するデータテーブルで構成されるフローデータに基づき、設定された個々の業務タスクとその業務タスクを実行する順序に従って、前記文書データを前記ユーザ端末へ提供するフロー制御部と、このフロー制御部により前記文書データが提供されている途中で前記タスク情報と前記ユーザ情報が追加された場合に、新規レコードを前記フローデータに作成して、当該追加されたタスク情報とユーザ情報を記録し、前記予め設定されている業務タスクの回覧の優先順位に従って、前記追加された業務タスクとまだ実行されていない予め設定されている業務タスクに対して回覧順序を記録し、前記追加された回覧先のユーザ情報を元に、前記ユーザ情報データベースに記録されているユーザデータを参照して、実行者情報，職位情報、実行組織情報を前記新規レコードに記録するフロー作成部とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、回覧途中で、都度回覧順序の変更を受け付けることによって、通常の組織表に沿った作業分担だけでなく、組織の構成に関係無く行われる業務の処理に柔軟に対応することができ、利便性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
本実施形態について、図１〜図２４を用いて説明する。本実施形態におけるワークフローシステム１は、ワークフローサーバ２と複数のユーザ端末３とから構成され、相互にＬＡＮ等のネットワーク４によって接続される。また、ワークフローサーバ２は、文書データベース５、ユーザ情報データベース６、およびテンプレートデータベース７を備える。
【０００８】
図２にワークフローサーバ２の機能構成図を示す。ワークフローサーバ２は、図２に示すように、サーバ送受信部１０、文書管理部１１、フロー作成部１２、およびフロー制御部１３とを備える。
【０００９】
サーバ送受信部１０は、ユーザ端末３から送信される各種データ、メッセージを含むリクエストメッセージを、ネットワーク４を介して受信して、そのリクエストメッセージの内容に従って、受信したデータやメッセージを文書管理部１１、フロー作成部１２、およびフロー制御部１３に割り振る機能、リクエストメッセージの応答であるＨＴＭＬファイルを、ネットワーク４を介してユーザ端末３へ返信する機能を有する。全ての入出力は、このサーバ送受信部１０を介して行われることとする。
【００１０】
また、文書管理部１１は、ユーザ端末３から送信される起案文書、収受文書等、ユーザによって入力されたデータを元に文書データ２１を作成し、文書データベース５に記録する機能、また文書データベース５から特定の文書データ２１を取得する機能を有する。
【００１１】
また、フロー作成部１２は、テンプレートデータ２３、ユーザデータ２２等に基づいて、新規にフローデータ２４を作成する機能、既存のフローデータ２４に記録されている回覧順序の変更を受け付け、受け付けた変更内容に従ってフローデータ２４を変更する機能を有する。
【００１２】
また、フロー制御部１３は、フロー作成部１２によって作成されたフローデータ２４に記録されている回覧順序に基づいて、文書データ２１をユーザ端末３へ提供（回覧）する機能を有する。
【００１３】
文書データベース５は、ワークフローシステム１で回覧される文書データ２１を記憶する。文書データ２１は、文書を作成した文書種別を特定するための識別情報（文書分類、文書ファイル名、ジョブＩＤ等）、決裁区分、起案年月日等の複数の項目を有するデータテーブルであり、文書毎に１つのファイルが作成される。ジョブＩＤの項目値はフローデータ２４と文書データ２１を関連付けるための値である。
【００１４】
また、ユーザ情報データベース６は、個々のユーザを識別するためのユーザデータ２２を記憶する。ユーザデータ２２は、図３に示すように、ユーザ名、ユーザＩＤ等ユーザを特定するユーザ情報、所属コード、所属等、ユーザの所属を示す所属情報、職位、職位コード等ユーザの職位を示す職位情報の項目を有するデータテーブルであり、ユーザ毎に所属とその所属での役割が記録される。具体的には部署と、その部署での役割が記録されることになる。
【００１５】
また、テンプレートデータベース７は、後述するフローデータ２４を作成する際に用いられるテンプレートデータ２３を記憶する。このテンプレートデータ２３は、ジョブの回覧順序が記録された雛型のデータであり、図４に示すように、タスク、人数、デフォルト、変更可否、設定、職位コード、および組織有効レベルの項目を有するデータテーブルである。
【００１６】
図４は課長決裁の場合のテンプレートデータ２３であり、テンプレートデータ２３のタスクの項目には、起案元、決裁、施行等のタスクの区分を示すデータが記録され、人数の項目には、その処理を行うことができるユーザの人数が記録される。また、デフォルトの項目には、予め処理を行うべきユーザが設定されているかどうかを示すデータが記録され、変更可否の項目には、その処理を行うべきユーザが変更可能かどうかを示すデータが記録され、設定の項目には、その処理を行うべきユーザが誰であるのかを示すデータが記録される。また、職位コードの項目には、その処理を行うべきユーザの職位を示すデータが記録され、組織有効レベルの項目には、その処理を行うべき部署を示すデータが記録される。
【００１７】
また、ワークフローサーバ２は、ワークフローサーバ２が備える図示しない記憶装置または補助記憶装置に、フローの回覧順序を示すフローデータ２４を記憶する。図５にフローデータ２４を構成するデータ項目の一覧を示す。フローデータ２４は、図５に示すように、ジョブＩＤから代行区分までの１４項目を有するデータテーブルである。なお、各項目に記録されるデータの詳細については後述する。
【００１８】
また、ユーザ端末３は、キーボードやマウス等の入力装置とディスプレイ等の表示装置を備えるコンピュータ端末であり、Ｗｅｂブラウザ等を用いてユーザ端末３が備える表示装置に起案票入力画面等を表示し、その各入力画面に対して入力された諸データをワークフローサーバ２に送信する機能を有する。また、テンプレートデータベース７に記憶されているテンプレートデータ２３は、個々のユーザに最適化されたデータ内容で各ユーザ端末３に記憶されていても良い。
【００１９】
なお、ユーザ端末３−ワークフローサーバ２間の諸データの送受信は、ＨＴＴＰの規約に従ってファイル転送にて行うこととし、ユーザ端末３は、画面に表示されている入力項目に入力された値をＨＴＴＰリクエストメッセージのメッセージヘッダに挿入してワークフローサーバ２へ送信することとする。
【００２０】
また、起案票入力画面、回付先設定画面、ユーザ選択画面等、「（ユーザ端末３の画面上に）○○画面が表示される。」と記した場合、次の処理がユーザ端末３−ワークフローサーバ２間で行われていることとする。
【００２１】
まず、ユーザ端末３が○○画面を表示するためＨＴＴＰリクエストメッセージを所定のＩＰアドレス（ワークフローサーバ２）に対して送信する。ワークフローサーバ２は、そのＨＴＴＰリクエストメッセージに従って○○画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、ＨＴＴＰリクエストメッセージの応答としてそのＨＴＭＬファイルと付随する諸ファイルを返信する。ユーザ端末３は、そのＨＴＭＬファイル等を受信すると画面上に○○画面を表示する。
【００２２】
このように、ワークフローサーバ２は、ユーザ端末３から送信されるＨＴＴＰリクエストメッセージに従って、動的にＨＴＭＬファイルを作成する。
【００２３】
また、本実施形態において、「ジョブ」という場合は、例えば、起案から決裁までのワークフローを構成する一連の業務処理を指し、「業務タスクまたはタスク」という場合は、起案、決裁等、ワークフローを構成する個々の業務１つひとつの処理を指す。
【００２４】
次に、ワークフローサーバ２の動作について、ユーザ端末３に表示される画面遷移に従って説明する。
【００２５】
図６は、起案表入力画面である。ワークフローシステム１にログインしたユーザのユーザ端末３には、起案表入力画面左部にメニューが表示されており、業務（ジョブ）を起案する際、ユーザがそのうち「起案」ボタンを選択すると、ユーザ端末３の画面上に起案票入力画面が表示される。
【００２６】
起案するジョブで回覧する文書の文書データ２１を作成するため、ユーザがこの起案票入力画面に表示されている項目に適宜必要に応じて各データを入力し、起案票入力画面上部の「フロー設定」ボタンを選択すると、ユーザ端末３の画面上に図７に示す回付先設定画面が表示される。この時、フロー作成部１２は、テンプレートデータベース７からログインしているユーザに適したテンプレートデータ２３、例えば、ユーザの職位に応じたテンプレートデータ２３を取得し、テンプレートデータ２３に設定されている回覧順序でＨＴＭＬファイルを作成している。
【００２７】
例えば、図４に示す課長決裁のテンプレートデータ２３であれば、起案元のデフォルト項目データに基づきログインしているユーザである「坂下弘二」が起案元として設定され、決裁の設定項目データに基づき「坂下弘二」が所属する総務部総務課の課長である「高田嘉信」が決裁を行う者として設定され、施行の設定項目データに基づき起案者の「坂下弘二」が施行を行う者として設定される。
【００２８】
なお、ユーザがテンプレートデータ２３を使用せず、個別に回覧順序を設定する場合は、回付先設定画面の個別ルートのラジオボタンをチェックすると決裁区分から施行までの全ての入力項目を入力する画面がユーザ端末３の画面上に表示される（図示しない）。
【００２９】
ここで、起案元で回覧先を追加する場合、ユーザが回付先設定画面右部の「追加」ボタンを選択すると、図１０に示すユーザ選択画面がユーザ端末３の画面上に表示される。図８はユーザが、このユーザ選択画面左上部の対象者の検索の欄に検索条件を入力し、「検索」ボタンを選択し、ユーザ選択画面右上部の対象者一覧の欄に検索結果が表示された例を示している。この時、フロー作成部１２は、入力された検索条件に従って、ユーザ情報データベース６に記録されているユーザデータ２２を参照して、検索条件に該当するユーザを抽出し、ユーザ名、所属、職位等を元にＨＴＭＬファイルを作成している。
【００３０】
更に、ユーザが対象者一覧の欄に表示されているユーザを選択し、「追加」ボタンまたは「全て追加」ボタンを選択すると、図８示すように、ユーザ選択画面下部の選択者一覧の欄に選択したユーザが表示される。
【００３１】
次に、ユーザが、ユーザ選択画面下部の「設定」ボタンを選択すると、図９に示すように、ユーザ選択画面で選択したユーザが追加された回付先設定画面がユーザ端末３の画面上に表示される。図９に示す回付先設定画面に表示されている回覧順序で各タスクを行う者を決定する場合、ユーザが、回付先設定画面上部の「設定完了」ボタンを選択すると、フロー作成部１２は、図１１に示すフローデータ２４を作成し、さらにユーザが図６に示す起案票入力画面の「起案」ボタンを選択すると、文書管理部１１は、ユーザによって起案票入力画面に入力された各データを元に、フロー作成部１２によって作成されたフローデータ２４に関連付けて回覧する文書データ２１を作成する。
【００３２】
以下、フロー作成部１２のフローデータ２４の作成処理について、図１０のフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００３３】
まず、ユーザが、図９に示す回付先設定画面上部の「設定完了」ボタンを選択すると、ジョブを構成するタスク名と各タスクにおけるユーザ名とが設定完了を示すメッセージと共にユーザ端末３からワークフローサーバ２へ送信される。
【００３４】
フロー作成部１２は、設定完了を示すメッセージと共にユーザ端末３からタスク名とユーザ名を受信すると、その設定されたジョブに対して新規にジョブＩＤを発行する（ステップＳ０１）。次に、フロー作成部１２は、ユーザ端末３から送信された各タスクのタスク名を取得する（ステップＳ０２）。図９に示す回付先設定画面であれば、フロー作成部１２は起案元、決裁、施行の、３つのタスク名を取得する。
【００３５】
次に、例えば、図９に示す画面において、設定完了が指示されると、フロー作成部１２は、ユーザ端末３から送信された設定された情報より各タスクを行うユーザのユーザ名を取得し（ステップＳ０３）、フローデータ２４内にユーザ毎にレコードを作成する。具体的には図５に示すようにタスク名をタスク名の項目に、ユーザ名を実行者名の項目に記録し、さらに各レコードのジョブＩＤの項目にステップＳ０１で発行したジョブＩＤを記録する。また、フロー作成部１２は、レコード毎にタスクＩＤを発行し（ステップＳ０４）、それぞれのタスクＩＤを各レコードのタスクＩＤの項目に記録する。
【００３６】
次に、フロー作成部１２は、例えば、起案元、決裁、施行のように予め設定されているタスクの回覧順序に従って、各タスクに対してワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）を設定し（ステップＳ０５）、図５に示すそれぞれ各レコードのワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）の項目に記録する。
【００３７】
次に、フロー作成部１２は、各タスクのユーザ名を元に、図３に示すユーザ情報データベース６に記録されているユーザデータ２２の各項目値を参照して、ユーザＩＤを実行者ＩＤ、所属コードを実行組織ＩＤ，所属を実行組織名として、また職位コード、組織有効レベルを各レコードの各項目に記録する（ステップＳ０６）。
【００３８】
次に、フロー作成部１２は、各タスクのステータスを設定する（ステップＳ０７）。この時、フロー作成部１２は、先頭のタスク（ここでは図９に示すように先頭タスクである起案元）に対してステータス“１”を設定し、その他のタスク（決裁、施行）に対してはステータス“０”を設定する。最後に、フロー作成部１２は、処理可能日時を設定する（ステップＳ０８）。ステータス“１”はそのタスクが処理可能であることを示し、ステータス“０”はそのタスクが待機状態であることを示す。
【００３９】
このようにして、フロー作成部１２は、図１１に示すようなフローデータ２４を作成した後、新規に作成されたフローデータ２４のジョブＩＤを文書管理部１１に対して通知すると共に、作成したフローデータ２４を図示しない記憶装置または補助記憶装置に記録する。以降、フローの実行についてはフロー制御部１３と文書管理部１１がその処理を行う。
【００４０】
ワークフローサーバ２に新たに受け付けられたジョブは、図１２に示すように、受付一覧画面としてユーザ端末３の画面上に表示される。
【００４１】
ワークフローシステム１にログインしたユーザのユーザ端末３には、メニューが表示されており、そのうち「受付一覧」ボタンをユーザが選択すると、ユーザ端末３の画面上に受付一覧画面が表示される。この時、フロー制御部１３は、ログインしているユーザのユーザ名、およびユーザＩＤに基づいて、フローデータ２４のステータスの項目値が“１”（処理可能）になっているレコードのジョブＩＤを抽出し、抽出したジョブＩＤを元にそのジョブに関連付けられている文書の文書番号や件名等を文書管理部１１に要求し、文書管理部１１からの文書番号や件名等を元に、ＨＴＭＬファイルを作成している。
【００４２】
受付一覧画面で、ユーザが処理可能な文書を１つ選択すると、図１３に示すように、処理可能な文書の概要画面（ここでは起案文書概要画面）がユーザ端末３の画面上に表示される。この時、文書管理部１１はユーザ端末３から送信される文書番号等を元にその文書が記録されている文書データ２１を取得し、ＨＴＭＬファイルを作成している。また、フロー制御部１３は、文書管理部１１によって文書データ２１が取得されると、その文書データ２１のジョブＩＤを元にフローデータ２４を参照してユーザ端末３で処理が行われようとしているジョブを特定し、そのジョブで処理可能となっているレコードのステータスの項目値を“１”から“２”に変更する。ステータス“２”はそのタスクが処理中であることを示す。
【００４３】
ここで、ユーザが画面に表示されている文書を承認し、起案文書概要画面上部の「承認」ボタンを選択すると、フローデータ２４に定義されている次のレコードへ処理が移行される。この時、ユーザ端末３から「承認」ボタンが選択された旨を示すメッセージがワークフローサーバ２へ送信され、フロー制御部１３が「承認」ボタンが選択された旨を示すメッセージを受信すると、フロー制御部１３は、そのユーザのステータスの項目値を“２”から“３”に変更し、ワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）の項目値に従って処理対象である次のレコードのステータスの項目値を“０”から“１”へ変更し、処理可能日時を記録する。ステータス“３”はそのタスクが既に完了したことを示す。
【００４４】
また、画面に表示されている文書を承認せず、何等かの修正を加える場合、ユーザが起案文書概要画面上部の「修正」ボタンを選択すると、図１４に示す起案票修正画面がユーザ端末３の画面上に表示される。文書に対して修正を加える場合は、ユーザは、起案票修正画面に表示されている各項目に新たなデータを入力し、起案票修正画面上部の「修正登録」ボタンを選択すると、文書管理部１１によって修正されたデータがユーザ端末３からワークフローサーバ２へ送信され、文書管理部１１によって文書データ２１に記録される。
【００４５】
さらに、文書の回覧順序を修正する場合は、ユーザが起案票修正画面上部の「フロー変更」ボタンを選択すると、図１５に示す回付先設定画面がユーザ端末３の画面上に表示される。この時、フロー制御部１３は、フローデータ２４を参照してレコード毎に設定されている各情報（実行者名、職位コード等を含む）を取得するが、そのうち既にステータスの項目値が“３”、または“２”となっているレコードには修正を加えられないこととする。図１５に示す回付先設定画面では、ユーザ「坂下弘二」は既に処理が完了し、ユーザ「棚田辰也」が処理中でフロー変更を行おうとしているので、修正が加えられないようになっている。
【００４６】
図１５に示す回付先設定画面では、「回議先編集」ボタンと「合議先編集」ボタンの２つが用意されているが、ここで、ユーザが例えば「回議先編集」ボタンを選択すると、図１６に示す回議先編集画面がユーザ端末３の画面上に表示される。ユーザが、この回議先編集画面左部の回議先の検索の欄に検索条件を入力し、「追加」ボタンを選択すると、回議先編集画面右部の回議先一覧の欄に検索結果が表示される。図１６では、追加可能なタスクとして、起案元、回議先、決裁の３つが表示されているが、ここで、ユーザが例えば、回議先を選択し、回議先編集画面左下部の「設定」ボタンを選択すると、図１７に示すように、回議先を編集可能な回付先設定画面がユーザ端末３の画面上に表示される。
【００４７】
ユーザが新たに追加可能となった回議先に対してユーザを追加する場合、ユーザが回付先設定画面右部の「追加」ボタンを選択すると、図１８に示すユーザ選択画面がユーザ端末３の画面上に表示される。ユーザが、このユーザ選択画面左上部の対象者の検索の欄に検索条件を入力し、「検索」ボタンを選択すると、ユーザ選択画面右上部の対象者一覧の欄に検索結果が表示される。この時、フロー作成部１２は、入力された検索条件に従って、ユーザ情報データベース６に記録されているユーザデータ２２を参照して、検索条件に該当するユーザを抽出し、ユーザ名、所属、職位等を元にＨＴＭＬファイルを作成している。
【００４８】
ユーザが、図１８に示すユーザ選択画面下部の「設定」ボタンを選択すると、図１９に示すように、ユーザ選択画面で選択したユーザが追加された回付先設定画面がユーザ端末３の画面上に表示される。図１９に示す回付先設定画面に表示されている回覧順序でジョブの回覧順序を決定する場合、ユーザが、回付先設定画面上部（または下部）の「設定完了」ボタンを選択すると、フロー作成部１２は、図２１に示すフローデータ２４を作成する。以下、フロー作成部１２のフローデータ２４の修正処理について、図２０のフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００４９】
まず、ユーザが、図１９に示す回付先設定画面上部の「設定完了」ボタンを選択すると、設定完了を示すメッセージと共にジョブＩＤと追加されたタスクと追加されたユーザ名（所属と職位を含む）とがユーザ端末３からワークフローサーバ２へ送信される。フロー作成部１２は、設定完了を示すメッセージと共に追加されたタスク名と追加されたユーザ名を受信すると、まずジョブＩＤを取得し（ステップＳ１１）、修正処理を行うジョブを特定する。
【００５０】
次に、フロー作成部１２は、追加されたタスク名を取得（ステップＳ１２）、さらに追加されたユーザ名を取得し（ステップＳ１３）、追加されたタスクを記録するレコードを作成する。そして作成したレコードのジョブＩＤ、タスク名とユーザ名とを図２１に示すようにジョブＩＤ、タスク名、実行者名の各項目にそれぞれ記録する。
【００５１】
次に、フロー作成部１２は、追加されたタスクに対してタスクＩＤを発行（ステップＳ１４）、タスクＩＤの項目に記録し、予め設定されているタスクの回覧の優先順位に従って、追加されたタスクとまだ実行されていないタスクに対してワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）の項目に回覧順序を記録する（ステップＳ１５）。なお、タスクＩＤは回覧順序に関係なく、設定された順に連続する番号が設定される。
【００５２】
図１１に示す元のフローデータ２４では、回覧順序はワークフロー内の処理順序(ジョブ内順序）に記録されている通り０：起案、１：起案元、２：決裁、３：施行となっているが、このフローデータ２４に回議先というタスクを追加すると、回議先は起案元の次に行われるタスクなので、回覧順序は０：起案、１：起案元、２：回議先、３：決裁、４：施行となり、決裁と施行のタスクは回議先が追加された分、１つ回覧順序が下がる。
【００５３】
次に、フロー作成部１２は、追加されたタスクのユーザ名を元に、図３に示すユーザ情報データベース６に記録されているユーザデータ２２の各項目値を参照して、ユーザＩＤを実行者ＩＤ、所属コードを実行組織ＩＤ，所属を実行組織名として、また職位コード、組織有効レベルを各項目に記録し（ステップＳ１６）、各タスクのステータスを記録する（ステップＳ１７）。
【００５４】
このようにして、フロー作成部１２は、図２１に示すようなフローデータ２４に修正し、図示しない記憶装置または補助記憶装置に記録する。以降、修正されたジョブの実行についてはフロー制御部１３と文書管理部１１がその処理を行う。
【００５５】
さらに、文書の回覧順序を修正する場合、例えば、他の部署に文書を回覧する場合は、図２２に示すように、対象者の検索条件を変更することによって、他の部署のユーザが抽出されるので、ユーザが、ユーザ選択画面下部の「設定」ボタンを選択すると、図２３に示すように、ユーザ選択画面で選択したユーザが追加された回付先設定画面がユーザ端末３の画面上に表示される。
【００５６】
図２３に示す回付先設定画面に表示されているジョブの回覧順序で、ユーザが、回付先設定画面上部（または下部）の「設定完了」ボタンを選択すると、フロー作成部１２は、図２４に示すフローデータ２４を作成する。
【００５７】
このように、適宜必要に応じて回覧順序の変更を受け付け、都度フローデータ２４を修正することによって、回覧順序を柔軟に設定可能なワークフローシステム１を構築することができる。
【００５８】
なお、図２に示されているサーバ送受信部１０、文書管理部１１、フロー作成部１２、およびフロー制御部１３が行う処理が記述されたプログラムを汎用のコンピュータに実行させることによって、ワークフローサーバ２を実現しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】ワークフローシステムの構成を示す図である。
【図２】ワークフローサーバの機能構成を示す図である。
【図３】ユーザデータを示すデータテーブルである。
【図４】テンプレートデータを示すデータテーブルである。
【図５】フローデータを構成するデータ項目の一覧を示す図である。
【図６】起案票入力画面を示す図である。
【図７】回付先設定画面を示す図である。
【図８】ユーザ選択画面を示す図である。
【図９】回付先設定画面を示す図である。
【図１０】フロー作成時の処理を示すフローチャートである。
【図１１】フローデータを示す図である。
【図１２】受付一覧画面を示す図である。
【図１３】起案文書概要画面を示す図である。
【図１４】起案票修正画面を示す図である。
【図１５】回付先設定画面を示す図である。
【図１６】回付先編集画面を示す図である。
【図１７】回付先設定画面を示す図である。
【図１８】ユーザ選択画面を示す図である。
【図１９】回付先設定画面を示す図である。
【図２０】フロー変更時の処理を示すフローチャートである。
【図２１】フローデータを示す図である。
【図２２】ユーザ選択画面を示す図である。
【図２３】回付先設定画面を示す図である。
【図２４】フローデータを示す図である。
【符号の説明】
【００６０】
１  ワークフローシステム
２  ワークフローサーバ
３  ユーザ端末
４  ネットワーク
５  文書データベース
６  ユーザ情報データベース
７  テンプレートデータベース
１０  サーバ送受信部
１１  文書管理部
１２  フロー作成部
１３  フロー制御部
２１  文書データ
２２  ユーザデータ
２３  テンプレートデータ
２４  フローデータ
【図１】
2005085143.tif 000003
【図２】
2005085143.tif 000004
【図３】
2005085143.tif 000005
【図４】
2005085143.tif 000006
【図５】
2005085143.tif 000007
【図６】
2005085143.tif 000008
【図７】
2005085143.tif 000009
【図８】
2005085143.tif 000010
【図９】
2005085143.tif 000011
【図１０】
2005085143.tif 000012
【図１１】
2005085143.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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