(57)【要約】【課題】回覧する電子文書の管理に好適な電子文書回覧方法、電子文書回覧システムを提供する。【解決手段】回覧する電子文書が入力される電子文書入力端末と入力された電子文書が回付される回付先端末に電子文書を回付する回覧サーバと電子文書を保存する保存サーバとを有するシステムでの電子文書回覧方法であって、回覧管理サーバが電子文書を回付する回付先端末の経路を定めるためのルートを設定される回覧ルート設定段階と、電子文書入力端末が電子文書を入力される電子文書入力段階と、回覧管理サーバが電子文書を取得する電子文書取得段階と、保存サーバが電子文書を保存する電子文書保存段階と、回覧管理サーバが電子文書を回付先端末に回付する電子文書回付段階と、回付先端末が電子文書に対する回答を入力される回答入力段階と、回覧管理サーバが回答を取得する回答取得段階とを有する。【選択図】  図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
回覧する電子文書が入力される電子文書入力端末と、入力された前記電子文書が回付される回付先端末に、前記電子文書を回付する回覧サーバと、前記電子文書を保存する保存サーバとを有するシステムでの電子文書回覧方法であって、
前記回覧管理サーバが、前記電子文書を回付する回付先端末の経路を定めるためのルートを設定される回覧ルート設定段階と、
前記電子文書入力端末が、前記電子文書を入力される電子文書入力段階と、
前記回覧管理サーバが、前記電子文書を取得する電子文書取得段階と、
前記保存サーバが前記電子文書を保存する電子文書保存段階と、
前記回覧管理サーバが、前記電子文書を前記回付先端末に回付する電子文書回付段階と、
前記回付先端末が、前記電子文書に対する回答を入力される回答入力段階と、
前記回覧管理サーバが、前記回答を取得する回答取得段階とを有することを特徴とする電子文書回覧方法。
【請求項２】
前記回覧ルート設定段階で設定されるルートは、取得した前記回答に従って分岐する設定が可能であることを特徴とする請求項１に記載の電子文書回覧方法。
【請求項３】
前記回覧ルート設定段階で設定されるルートを、複数のルートとして設定することが可能であることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子文書回覧方法。
【請求項４】
前記回覧ルート設定段階では、複数の前記回付先端末で構成されるグループを１つの経路とする設定が可能であることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の電子文書回覧方法。
【請求項５】
前記回答取得段階で取得する回答は、履歴として保存されることを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の電子文書回覧方法。
【請求項６】
既に回覧され、前記電子文書のフォームが異なる電子文書がそれぞれ有する項目で、予め定められた項目を一覧にし、保存された前記電子文書を検索する電子文書検索段階を、さらに有することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の電子文書回覧方法。
【請求項７】
回覧する電子文書が入力される電子文書入力端末と、入力された前記電子文書が回付される回付先端末に、前記電子文書を回付する回覧サーバと、前記電子文書を保存する保存サーバとを有する電子文書回覧システムであって、
前記回覧管理サーバは、
前記電子文書を回付する回付先端末の経路を定めるためのルートを設定される回覧ルート設定手段と、
前記電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書を前記回付先端末に回付する電子文書回付手段と、
前記電子文書に対する回答を取得する回答取得手段とを有し、
前記電子文書入力端末は、
前記電子文書を入力される電子文書入力手段を有し、
前記保存サーバは、
前記電子文書を保存する電子文書保存手段を有し、
前記回付先端末は、
前記電子文書に対する回答を入力される回答入力手段を有することを特徴とする電子文書回覧システム。
【請求項８】
前記回覧ルート設定手段で設定されるルートを、取得した前記回答に従って分岐するルートとして設定することが可能であることを特徴とする請求項７に記載の電子文書回覧システム。
【請求項９】
前記回覧ルート設定手段で設定されるルートを、複数のルートを組み合わせたルートとして設定することが可能であることを特徴とする請求項７又は８に記載の電子文書回覧システム。
【請求項１０】
前記回覧ルート設定手段は、複数の前記回付先端末で構成されるグループを１つの経路とする設定が可能であることを特徴とする請求項７から９のいずれか１項に記載の電子文書回覧システム。
【請求項１１】
前記回答取得手段で取得する回答は、履歴として保存されることを特徴とする請求項７から１０のいずれか１項に記載の電子文書回覧システム。
【請求項１２】
既に回覧され、前記電子文書のフォームが異なる電子文書がそれぞれ有する項目で、予め定められた項目を一覧にし、保存された前記電子文書を検索する電子文書検索手段を、さらに有することを特徴とする請求項７から１１のいずれか１項に記載の電子文書回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書を回覧する電子文書回覧方法、電子文書回覧システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、会社などの組織において、申請書などは、例えば係長、課長、部長の順に回付され、承認されるという仕組みとなっている。
【０００３】
このような申請書などを電子文書化して承認する場合、電子文書化したファイルの管理は、所定のサーバなどにファイルを保存し、必要に応じて利用者が参照や更新などを行い、更新履歴を残すなどしている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
このように、利用者が参照や更新をする場合、ファイルの取り違いや、更新の履歴が不明確となることが発生する可能性があり、電子文書の管理者にとって好ましいものではない。また、利用者は自ら参照や更新をしなければならないため、煩わしいものである。また、ファイルが一つのサーバに集中するとアクセスも集中するため、サーバの他の処理に影響が出てしまい、好ましくない。
【０００５】
本発明は、このような問題点に鑑み、回覧する電子文書の管理に好適な電子文書回覧方法、電子文書回覧システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明は、回覧する電子文書が入力される電子文書入力端末と、入力された前記電子文書が回付される回付先端末に、前記電子文書を回付する回覧サーバと、前記電子文書を保存する保存サーバとを有するシステムでの電子文書回覧方法であって、前記回覧管理サーバが、前記電子文書を回付する回付先端末の経路を定めるためのルートを設定される回覧ルート設定段階と、前記電子文書入力端末が、前記電子文書を入力される電子文書入力段階と、前記回覧管理サーバが、前記電子文書を取得する電子文書取得段階と、前記保存サーバが前記電子文書を保存する電子文書保存段階と、前記回覧管理サーバが、前記電子文書を前記回付先端末に回付する電子文書回付段階と、前記回付先端末が、前記電子文書に対する回答を入力される回答入力段階と、前記回覧管理サーバが、前記回答を取得する回答取得段階とを有することを特徴とする。
【０００７】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定段階で設定されるルートは、取得した前記回答に従って分岐する設定が可能であることを特徴とする。
【０００８】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定段階で設定されるルートを、複数のルートとして設定することが可能であることを特徴とする。
【０００９】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定段階では、複数の前記回付先端末で構成されるグループを１つの経路とする設定が可能であることを特徴とする。
【００１０】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回答取得段階で取得する回答は、履歴として保存されることを特徴とする。
【００１１】
また、上記課題を解決するために、本発明は、既に回覧され、前記電子文書のフォームが異なる電子文書がそれぞれ有する項目で、予め定められた項目を一覧にし、保存された前記電子文書を検索する電子文書検索段階を、さらに有することを特徴とする。
【００１２】
また、上記課題を解決するために、本発明は、回覧する電子文書が入力される電子文書入力端末と、入力された前記電子文書が回付される回付先端末に、前記電子文書を回付する回覧サーバと、前記電子文書を保存する保存サーバとを有する電子文書回覧システムであって、前記回覧管理サーバは、前記電子文書を回付する回付先端末の経路を定めるためのルートを設定される回覧ルート設定手段と、前記電子文書を取得する電子文書取得手段と、前記電子文書を前記回付先端末に回付する電子文書回付手段と、前記電子文書に対する回答を取得する回答取得手段とを有し、前記電子文書入力端末は、前記電子文書を入力される電子文書入力手段を有し、前記保存サーバは、前記電子文書を保存する電子文書保存手段を有し、前記回付先端末は、前記電子文書に対する回答を入力される回答入力手段とを有することを特徴とする。
【００１３】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定手段で設定されるルートを、取得した前記回答に従って分岐するルートとして設定することが可能であることを特徴とする。
【００１４】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定手段で設定されるルートを、複数のルートを組み合わせたルートとして設定することが可能であることを特徴とする。
【００１５】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回覧ルート設定手段は、複数の前記回付先端末で構成されるグループを１つの経路とする設定が可能であることを特徴とする。
【００１６】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記回答取得手段で取得する回答は、履歴として保存されることを特徴とする。
【００１７】
また、上記課題を解決するために、本発明は、既に回覧され、前記電子文書のフォームが異なる電子文書がそれぞれ有する項目で、予め定められた項目を一覧にし、保存された前記電子文書を検索する電子文書検索手段を、さらに有することを特徴とする。
【００１８】
以上のように、本発明によれば、回覧する電子文書の管理に好適な電子文書回覧方法、電子文書回覧システムを提供することができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照し、本発明の実施形態について説明する。
【００２０】
図１を用いて、本発明の実施の形態に係る電子文書回覧システムの全体構成図を説明する。図１には、Ｗｅｂサーバ１０と、回覧サーバ１１と、保存サーバに対応する図書サーバ１２と、電子文書入力端末に対応する端末１３、１４と、それらを接続するネットワーク１５とが示されている。
【００２１】
Ｗｅｂサーバ１０は、端末１３、１４に、回覧に係る情報をＨＴＴＰによる送受信を行う。回覧サーバ１１は、電子文書を回付するなど回覧に関する処理を行う。図書サーバ１２は、電子文書などを保存するサーバである。端末１３、１４は、電子文書による申請をしたり、回付された電子文書に対する承認をしたり、システム管理者が回覧サーバ１１の設定をしたりする端末である。
【００２２】
なお、図１では、端末１３、１４の２台しか描かれていないが、申請や承認をする端末は、多数存在するのが普通である。また、電子文書と後述する履歴を保存する図書サーバ１２と回覧などを実行する回覧サーバ１１を分離することにより、電子文書回覧システムの性能が劣化しないようにしている。
【００２３】
次に、図１に示されるＷｅｂサーバ１０と、回覧サーバ１１と、図書サーバ１２と、端末１３、１４のコンピュータシステムのハードウェア構成を、図２を用いて説明する。
【００２４】
図２に示されるように、コンピュータシステムのハードウェア構成は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２２と，表示装置２３と，ドライブ装置２４と，記録媒体２５と，ハードディスク２６と，メモリ装置２７と，演算処理装置２０と，インタフェース装置２１とを含む。
【００２５】
入力装置２２は、申請者や承認者、システム管理者などが操作するキーボード及びマウスなどで構成され、コンピュータシステムに各種操作信号を入力するために用いられる。表示装置２３は、コンピュータシステムを操作するのに必要な各種ウィンドウやデータ等を表示する。インタフェース装置２１は、コンピュータシステムをネットワークに接続する為のインタフェースや他の機器を接続するためのインタフェースであり、例えばＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）やモデム、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）等で構成される。
【００２６】
そして、上記コンピュータシステムを動作させるためのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体２５によって提供されるか、ネットワークを通じてダウンロードされる。また、記録媒体２５は、ドライブ装置２４にセットされ、データやプログラムが記録媒体２５からドライブ装置２４を介してハードディスク２６にインストールされる。
【００２７】
ハードディスク２６は、データやプログラムを格納すると共に、必要なファイル等を格納する。メモリ装置２７は、コンピュータシステムの起動時にハードディスク２６からプログラムを読み出して格納する。演算処理装置２０は、メモリ装置２７に読み出され格納されたプログラムに従って処理を実行する。
【００２８】
次に、図３を用いて、電子文書回覧システムのデータベースなどについて説明する。図３には、図１で説明したＷｅｂブラウザ１９と、Ｗｅｂサーバ１０と、回覧サーバ１１と、図書サーバ１２と、回覧経路ＤＢ１６と、検討承認ＤＢ１７と、電子図書ＤＢ１８とが示されている。
【００２９】
Ｗｅｂブラウザ１９は、端末１３、１４が回覧に係る情報の送受信をＷｅｂサーバ１０と行うためのソフトウェアであり、電子文書入力手段と回答入力手段に対応する。回覧経路ＤＢ１６は、回覧する経路が記録されたデータベースである。検討承認ＤＢ１７は、回覧に対して行われた内容が記録されたデータベースである。電子図書ＤＢ１８は、回覧内容が記録されたデータベースである。
【００３０】
これらのＤＢについて説明する。図４は、回覧経路ＤＢ１６の構造を示す図である。回覧経路ＤＢ１６は、ルート名と、経路１〜Ｎの情報を有する。ルートは、回付する端末の順番を示すもので、ルート名は、そのルートの名称を表す。経路１〜Ｎは、そのルートが経由する端末、あるいは後述するグループを表している。
【００３１】
例えば交通費精算書は、最初に係長Ａに回付され、次に課長Ｂに回付されることを示している。また、社内新規定は、最初に第１グループの全ての構成員に回付され、同様に第２、３グループの全ての構成員に回付されることを示している。このように、回付先をグループ単位で割り当てることも可能である。また、アイデア申請書のように、最初の係長Ａの回答により、経路を分岐させることも可能である。例えば、係長Ａがアイデア申請書に対し、否認した場合を偽とし、承認した場合を真とすると、否認した場合は、アイデア情報管理者に回付され、承認した場合は、課長Ｂに回付される。なお、本実施の形態での回答とは、回付された人からの入力されたものをいう。従って、回答として、後述する承認や否認、コメントなどが挙げられる。
【００３２】
また、図４には描かれていないが、複数のルートを組み合わせたルートの設定も可能である。例えば、１つのルートを係長Ａから課長Ｂとし、もう一つのルートを係長Ｂから課長Ｃとしたとき、これら２つのルートを１つのルートとして設定することが可能である。この場合、並行して回覧が行われることになる。
【００３３】
このように回覧経路ＤＢ１６を備えることで、飛び越し承認や代理承認も対応できる。この場合、例えばスキップボタンを設けることで、回覧を回付された人が、スキップボタンを押下すると、回覧経路ＤＢ１６の次の回付先に回付するような処理にすればよい。
【００３４】
このように、多様な承認ルートの設定が可能となっており、この使用例として、組織や人事異動に連動する承認ルートなども設定することが可能である。
【００３５】
次に、検討承認ＤＢ１７について、図５を用いて説明する。検討承認ＤＢ１７は、文書Ｎｏと、経路１〜Ｎと、各経路における状態とコメントとを有する。このうち、文書Ｎｏは、各電子文書に割り当てられた一意的な番号である。経路１〜Ｎは、各電子文書が回覧される経路に対応する。状態は、その経路における回答である「承認」、「否認」、「差し戻し」などを表す。コメントは、各経路で電子文書を受け取った者が入力したコメントである。例えば、文書Ｎｏ７４は、経路１では、承認されているが、経路２では差し戻しされ、コメントとして記載漏れが指摘されている。
【００３６】
次に、電子図書ＤＢ１８について、図６を用いて説明する。電子図書ＤＢ１８は、文書Ｎｏと、申請日と、優先順位と、件名と、申請内容と、発注予定日と、備考と、添付と、ルート名の情報を有する。このうち、文書Ｎｏとルート名は上述した通りである。
【００３７】
申請日は、申請者が申請した日付を表す。優先順位は、この申請書の優先度を表す。件名は、申請書の件名を表す。申請内容は、申請する内容を表す。発注予定日は、発注する予定日を表す。備考は、この電子文書に関する備考を表す。添付は、この申請書に添付されたファイルなどを表す。
【００３８】
例えば、文書Ｎｏ５の申請日は、２００３年２月２４日であり、優先順位は、低となっている。また、件名はプリンタ購入であり、申請内容は、「営業１部拡張のため、プリンタを追加します。」という内容になっている。そして、発注予定日は、２００３年４月１日であり、備考は空欄となっている。また、カタログ図面が添付されており、ルート名は、購入申請書となっている。
【００３９】
なお、電子図書ＤＢ１８に保存されている電子文書は、ルートと後述するフォームとに回覧サーバ１１で関連づけられている。
【００４０】
以上がデータベースの内容である。次に、図７を用いて、回覧サーバ１１と図書サーバ１２のソフトウェアブロック図について説明する。図７には、回覧サーバ１１のソフトウェアブロック３００と、図書サーバ１２のソフトウェアブロック３１０とが示されている。ソフトウェアブロック３００には、検討承認情報管理部３０１と、回覧経路情報管理部３０２と、設定管理部３０３と、申請処理部３０４と、ビュー管理部３０６と、回付処理部３０７と、通信部３０８とが示されている。
【００４１】
検討承認情報管理部３０１は、検討承認ＤＢ１７の管理を行うものである。回覧経路情報管理部３０２は、回覧経路ＤＢ１６の管理を行うものである。設定管理部３０３は、後述するシステム管理者の設定を管理するものである。申請処理部３０４は、申請者に関する処理を行うものである。承認処理部３０５は、承認者に関する処理を行うものである。ビュー管理部３０６は、後述するビュー画面に関する処理を行うものである。回付処理部３０７は、回覧を回付する処理を行うものである。通信部３０８は、ネットワークを介して通信するための処理を行うものである。なお、設定管理部３０３と回覧経路情報管理部３０２は、回覧ルート設定手段に対応する。申請処理部３０４は、電子文書取得手段に対応する。回付処理部３０７は、電子文書回付手段に対応する。
【００４２】
次に、ソフトウェアブロック３１０について説明する。ソフトウェアブロック３１０には、電子図書管理部３１１と通信部３１２とが示されている。電子図書管理部３１１は、電子図書ＤＢ１８の管理を行うものである。通信部３１２は、ネットワークを介して通信するための処理を行うものである。電子図書管理部３１１は、電子文書保存手段に対応する。
【００４３】
以下、申請者、承認者、システム管理者に対するユーザインタフェースと処理について説明する。まず、図８を用いて、申請者が電子文書の申請を行う申請画面について説明する。申請画面には、申請ボタン３０と、確認ボタン２８と、通知ボタン２９、回答ボタン３１と、ボタン群３２、３３と、文書Ｎｏ欄３４と、優先順位欄３５と、申請日欄３６と、申請者欄３７と、承認者欄３８と、件名欄３９と、申請内容欄４０と、発注予定日欄４１と、備考欄４２と、添付欄４３と、削除ボタン４４とを有する。
【００４４】
申請ボタン３０は、申請者が申請する際に押下されるボタンである。回答ボタン３１は、承認者が用いるボタンである。ボタン群３２は、ルート設定など、主に申請者が用いるボタンである。ボタン群３３は、この申請書を印刷したり、保存するためのボタンである。確認ボタン２８は、確認を行う際に押下するボタンである。通知ボタン２９は、通知をする際に押下するボタンである。
【００４５】
文書Ｎｏ欄３４は、文書Ｎｏが表示される欄である。優先順位欄３５は、優先順位を選択するためのプルダウンメニューである。申請日欄３６も申請日を選択するためのプルダウンメニューとなっている。
【００４６】
申請者欄３７は、申請者が表示される欄である。承認者欄３８は、承認者が表示される欄である。件名欄３９は、件名を入力する欄である。申請内容欄４０は、申請内容を入力する欄である。発注予定日欄４１は、発注予定日を入力する欄である。備考欄４２は、備考を入力する欄である。添付欄４３は、ファイルなどを申請書に添付するものが表示される欄である。削除ボタン４４は、添付したファイルを添付せずに削除するときに押下されるボタンである。
【００４７】
次に、承認者に表示される画面を再び図８を用いて説明する。承認者は、申請内容などを見て、承認する場合は、回答ボタン３１の承認ボタンを、否認する場合は、否認ボタンを、差し戻す場合は、差し戻しボタンを押下する。これにより、承認者欄３８の状態にその回答と、その日付が表示される。
【００４８】
以上が申請者と承認者のユーザインタフェースである。次に、上述した申請書を一括して閲覧するビュー画面について、図９を用いて説明する。ビュー画面には、一括承認ボタン４５と、カテゴリ欄４６と、フォーム欄４７と、ビュー欄４８と、テキストボックス４９と、絞り込み検索ボタン５０と、ＣＳＶ出力ボタン５１と、閉じるボタン５２と、参照文書ボタン５３と、承認文書ボタン５４と、申請文書ボタン５５と、パスワード変更ボタン５６と、代理人設定ボタン５７と、１ページの表示件数欄５８と、表示ボタン５９と、チェックボックス６０と、申請日欄６１と、申請者欄６２と、申請書欄６３と、承認状態欄６４と、件名欄６５と、承認日欄６６と、承認者欄６７と、優先順位欄６８とが表示される。
【００４９】
一括承認ボタン４５は、表示されている申請書を一括して承認するためのボタンである。カテゴリ欄４６は、いかなるカテゴリを表示するかをプルダウンメニューで選択する欄である。フォーム欄４７もいかなるフォームの電子文書を表示するかを選択する欄である。ビュー欄４８もいかなるビューで表示するかをプルダウンメニューで選択する欄である。また、絞り込み検索ボタン５０は、テキストボックス４９に入力された文字列による検索を実行するためのボタンである。
【００５０】
参照文書ボタン５３は、参照文書を表示するための欄である。承認文書ボタン５４は、承認文書を表示するためのボタンである。申請文書ボタン５５は、申請文書を表示するためのボタンである。
【００５１】
パスワード変更ボタン５６は、パスワードを変更するためのボタンである。代理人設定ボタン５７は、承認者の代理人を設定するためのボタンである。ＣＳＶ出力ボタン５１は、ビューの内容をＣＳＶ型式で出力するためのボタンである。閉じるボタン５２は、この画面を閉じるためのボタンである。１ページの表示件数欄５８は、１ページに表示する件数を入力する欄である。表示ボタン５９は、表示する件数を変更した際に押下するボタンである。
【００５２】
チェックボックス６０は、一括承認する際に、承認する申請書をチェックするためのボタンである。申請日欄６１は、申請日を表示する欄である。申請者欄６２は、申請者を表示する欄である。申請書欄６３は、申請書を表示する欄である。承認状態欄６４は、承認状態を表示する欄である。件名欄６５は、件名を表示する欄である。承認日欄６６は、承認日を表示する欄である。承認者欄６７は、承認者を表示する欄である。優先順位欄６８は、優先順位を表示する欄である。
【００５３】
以上説明した申請日欄６１から優先順位欄６８までは、並べ替えが可能となっている。
【００５４】
また、フォーム欄４７に示されるようなフォームが異なる電子文書がそれぞれ有する項目で、予め定められた例えば申請者などの項目を一覧にし、保存された電子文書を検索することも可能となっている。この機能は、ビュー管理部３０６により実行される。
【００５５】
次に、図１０を用いて、システム管理者の設定画面について説明する。図１０に示される画面は、ルートを設定するルート設定画面である。
【００５６】
このルート設定画面には、ルート関連情報７２と、組織図７３と、組織グループ情報７４と、作成ルート使用可能組織グループ７５と、選択ボタン７６と、作成ルート７７と、戻るボタン７８と、登録ボタン７９と、終了ボタン８０とが表示される。
【００５７】
ルート関連情報７２は、ルート保存先と、ルート名と、ルート開始日付と、ルート終了日付の情報が表示される。組織図７３は、組織情報が、ツリー型式で表示される。組織グループ情報７４は、作成するルートの組織グループ情報である。作成ルート使用可能組織グループ７５は、ルートの経路として作成することが可能な組織とグループが表示される。選択ボタン７６は、作成ルート使用可能組織グループ７５のうち、経路にする組織グループを選択するためのボタンである。作成ルート７７は、作成するルートの経路となる組織グループが表示される。戻るボタン７８は、作成作業をキャンセルするボタンである。登録ボタン７９は、作成したルートを登録するボタンである。終了ボタン８０は、ルートの作成を終了するボタンである。
【００５８】
次に、グループを設定するグループ設定画面について説明する。図１１に示されるグループ設定画面には、日付欄９０と、組織改編ボタン９１と、組織図９２と、部署一覧９３と、基本情報９４と、新規作成ボタン９５と、組織異動ボタン９６と、上位組織情報欄９７と、組織情報欄９８と、登録ボタン９９と、削除ボタン１００と、組織作成ボタン１０１と、作成中組織削除ボタン１０２と、前組織に戻るボタン１０３と、終了ボタン１０４とが表示される。
【００５９】
日付欄９０は、日付をプルダウンメニューで選択する欄である。組織改編ボタン９１は、組織を改編する際に押下するボタンである。組織図９２は、上述したとおりである。部署一覧９３は、部署の一覧を表示する欄である。基本情報９４は、組織の基本情報を表示する欄である。新規作成ボタン９５は、基本情報を新規作成する場合に押下するボタンである。組織異動ボタン９６は、組織を異動する場合に押下するボタンである。上位組織情報欄９７は、上位組織名と上位組織終了日付からなる欄である。組織情報欄９８は、組織名と組織略名と組織名カナと組織終了日付からなる欄である。登録ボタン９９は、組織を登録する際に押下するボタンである。削除ボタン１００は、組織を削除する際に押下するボタンである。組織作成ボタン１０１は、組織を作成する際に押下するボタンである。作成中組織削除ボタン１０２は、作成中の組織を削除する際に押下するボタンである。前組織に戻るボタン１０３は、前に表示していた組織を表示する際に押下するボタンである。終了ボタン１０４は、作業を終了する際に押下するボタンである。
【００６０】
次に、システム管理者による申請書のフォームの作成について、図１２を用いて説明する。図１２に示されるフォーム作成画面は、レイアウト領域１１０と、ＧＵＩコンポーネント１１１と、張付けボタン１１２と、プロパティボタン１１３と、プロパティ１１４と、登録ボタン１１５と、削除ボタン１１６と、プレビューボタン１１７と、コピーボタン１１８と、終了ボタン１１９とが表示される。
【００６１】
レイアウト領域１１０は、フォームのレイアウトを表示する領域である。ＧＵＩコンポーネント１１１は、フォームに使用するＧＵＩコンポーネントを選択するためのものである。張付けボタン１１２は、選択したＧＵＩコンポーネントを張付けるボタンである。プロパティボタン１１３は、ＧＵＩコンポーネントのプロパティを表示する際に押下するボタンである。プロパティ１１４は、先ほど説明したプロパティを表示するものである。
【００６２】
登録ボタン１１５は、作成したフォームを登録する際に押下するボタンである。削除ボタン１１６は、作成したフォームを削除する際に押下するボタンである。プレビューボタン１１７は、フォームのプレビューを表示する際に押下するボタンである。コピーボタン１１８は、コンポーネントをコピーする際に押下するボタンである。終了ボタン１１９は、作成作業を終了する際に押下するボタンである。
【００６３】
なお、ＧＵＩコンポーネントには、テキストボックスやラベルなど多彩なコントロール機能が装備され、日付の妥当性や大小比較等のチェック機能が搭載されている。
【００６４】
このようにして作成したフォームに設定を行う画面を、図１３を用いて説明する。図１３には、３つのフォーム設定画面が示されている。まず、フォーム設定画面１６０の説明をする。フォーム設定画面１６０には、フォーム一覧１３０と、フォーム名１３１と、公開欄１３２と、メール通知欄１３３と、参照者の追加欄１３４と、滞留欄１３５と、コメント入力欄１３６と、採番欄１３７と、レイアウト設定ボタン１３８と、新規作成ボタン１３９と、コピーボタン１４０と、削除ボタン１４１と、登録ボタン１４２と、閉じるボタン１４３とが表示される。
【００６５】
フォーム一覧１３０は、フォームの一覧を表示するものである。フォーム名１３１は、フォームの名称を表す。公開欄１３２は、フォームを公開するかどうかをラジオボタンで設定するものである。メール通知欄１３３は、どのような場合に、メールの通知を行うかの設定をチェックボックスで設定するものである。また、参照者の追加欄１３４は、参照者を追加するかどうかをラジオボタンで設定するものである。
【００６６】
滞留欄１３５は、回覧が滞留した場合の処理を設定するもので、自動的に承認、否認するか、催促または何もしないことを設定できる。また、滞留期間の日数も営業日単位で設定できる。コメント入力欄１３６は、どのようなときにコメントを入力可能とするかをラジオボタンで設定するものである。図の場合、否認あるいは差し戻しの場合に、コメントが入力可能となる。
【００６７】
採番欄１３７は、採番を自動または手動で行うかを設定するものである。自動で設定する場合、書式を定めることもできる。レイアウト設定ボタン１３８は、レイアウトの設定を行う際に押下するボタンである。新規作成ボタン１３９は、フォーム一覧１３０に表示するフォームを新規に作成する際に押下するボタンである。コピーボタン１４０は、フォーム一覧１３０でフォームをコピーする場合に押下される。削除ボタン１４１は、設定を削除する際に押下するボタンである。登録ボタン１４２は、フォームの設定を登録する際に押下するボタンである。閉じるボタン１４３は、この画面を閉じる際に押下するボタンである。
【００６８】
次に、フォーム設定画面１６１の説明をする。フォーム設定画面１６１には、フォーム名１３１と、ルート設定欄１４４と、申請者変更欄１４５と、公開者通知欄１４６と、印刷欄１４７と、フォーム設定画面１６０と同様にレイアウト設定ボタン１３８と、新規作成ボタン１３９と、コピーボタン１４０が表示される。ルート設定欄１４４は、申請者によるルートの設定を使用可能とするかどうかをラジオボタンで設定するものである。申請者変更欄１４５は、申請者の変更を使用可能とするかどうかをラジオボタンで設定するものである。公開者通知欄１４６は、公開者の通知を使用可能とするかどうかをラジオボタンで設定するものである。印刷欄１４７は、回覧された申請書の印刷を可能とするかどうかをラジオボタンで設定するものである。
【００６９】
次に、フォーム設定画面１６２の説明をする。フォーム設定画面１６２には、最終保存先１４８と、参照ボタン１４９と、否認保存先１５０と、参照ボタン１５１と、最終保存時の承認履歴１５２と、登録ボタン１５３と、終了ボタン１５４とが表示される。
【００７０】
最終保存先１４８は、申請された申請書の回覧が終了した際に保存する場所を示すものである。参照ボタン１４９は、保存する場所である例えばフォルダを指定する際に用いられる。否認保存先１５０は、否認された申請書の保存先を示すもので、先ほどと同様に、参照ボタン１５１で、保存されるフォルダが指定される。最終保存時の承認履歴１５２は、その申請書に対して行われた履歴も一緒に保存するかどうかをラジオボタンで設定するものである。登録ボタン１５３は、フォーム設定画面１６２で設定した内容を登録する際に押下するボタンである。終了ボタン１５４は、設定を終了する際に押下するボタンである。
【００７１】
次に、図１４を用いてビュー設定について説明する。図１４に示される２つのビュー設定画面２００、２０１は、上述したビュー画面において、フォームごとに表示する一覧ビューの表示項目を設定する画面である。
【００７２】
まず、ビュー設定画面２００について説明する。ビュー設定画面２００には、フォーム一覧１７０と、フォーム名１７１と、登録済みルート１７２と、使用可能なルート１７３と、選択ボタン１７４と、ルート新規作成ボタン１７５と、登録済みビュー１７７と、使用可能なビュー１７８と、選択ボタン１７９と、ビュー新規作成ボタン１７６と、レイアウト設定ボタン１８０と、新規作成ボタン１８１と、コピーボタン１８２と、削除ボタン１８３と、登録ボタン１８４とが表示される。
【００７３】
これらのうち、フォーム一覧１７０と、フォーム名１７１と、レイアウト設定ボタン１８０と、新規作成ボタン１８１と、コピーボタン１８２は、図１３と同じものである。
【００７４】
登録済みルート１７２は、登録されているルートを表示するものであり、表示されているいずれかを選択すると、使用可能なルート１７３に使用可能なルートが表示され、選択ボタン１７４により、使用可能なルートを追加することや、登録済みルート１７２から登録されているルートを削除することができる。また、ルートを新規作成する場合は、ルート新規作成ボタン１７５で行う。
【００７５】
登録済みビュー１７７は、登録済みのビューを表示するものであり、使用可能なビュー１７８に表示されるビューから使用可能なビューを追加することや、登録済みのビューを削除することができる。また、ビューを新規作成する場合は、ビュー新規作成ボタン１７６で行う。
【００７６】
削除ボタン１８３は、設定を削除する際に押下するボタンである。登録ボタン１８４は、設定を登録する際に押下するボタンである。
【００７７】
次に、ビュー設定画面２０１について説明する。ビュー設定画面２０１には、フォーム選択欄１８５と、ビュー選択欄１８６と、タイトル１８９と、項目選択１９０と、選択項目欄２０２と、整列欄１９１と、選択ボタン１９２と、入れ替えボタン１９３と、被選択項目欄１９４と、新規作成ボタン１８７と、コピーボタン１８８と、プレビューボタン１９５と、登録ボタン１９６と、削除ボタン１９７と、終了ボタン１９８とが表示される。
【００７８】
フォーム選択欄１８５は、フォームを選択するものである。そして、ビュー選択欄１８６は、ビューを選択するものである。新規作成ボタン１８７は、ビューを新規に作成する際に押下するボタンである。コピーボタン１８８は、ビューをコピーする際に押下するボタンである。
【００７９】
タイトル１８９には、ビューのタイトルが表示される。項目選択欄１９０は、項目を選択する欄であり、選択項目欄２０２と被選択項目欄１９４とに表示される項目を、選択ボタン１９２を用いて選択するものである。整列ボタン１９１は、被選択項目欄１９４の項目を昇順あるいは降順に並べるものである。入れ替えボタン１９３は、被選択項目欄１９４で選択した項目の順番を上下するものである。プレビューボタン１９５は、ビューのプレビューを行う際に押下するボタンである。登録ボタン１９６は、作成したビューを登録する際に押下するボタンである。削除ボタン１９７は、ビューを削除する際に押下するボタンである。終了ボタン１９８は、ビューの作成を終了する際に押下するボタンである。
【００８０】
以上がユーザインタフェースの説明である。次に、電子文書回覧システムの処理を、フローチャートを用いて説明する。回覧ルート設定段階に対応するステップＳ１０１で、回覧サーバ１１は、システム管理者または申請者によりルートの設定がされる。電子文書入力段階に対応する次のステップＳ１０２で、申請者が入力した申請内容を回覧サーバ１１は取得する。電子文書回付段階に対応するステップＳ１０３で、回覧サーバ１１は、回付先に申請内容を送信する。回答取得段階に対応する次のステップＳ１０４で、回覧サーバ１１は、回付先から回答を取得する。回答を取得すると、回覧サーバ１１は、ステップＳ１０５で、回答に従い、次の経路を定める。ステップＳ１０６で、回覧サーバ１１は、全ての回付先に回付が終了したかどうか判断し、終了していない場合は、再びステップＳ１０３の処理を行う。回付が終了した場合には、電子文書保存段階に対応するステップＳ１０７で、回覧サーバ１１は、電子文書として申請内容を保存し、処理を終了する。
【００８１】
以上説明した電子文書回覧システムにより、添付したファイルや申請内容を示す電子文書など複数のファイルをまとめた電子包袋が、回覧サーバ１１に保存されず、図書サーバ１２に保存されるため、包袋に含まれる情報が拡散することがない。また、電子文書の責任者を、承認履歴を保存することで明確にすることができる。
【００８２】
さらに、回付先を一般大衆に広げることにより、電子図書貸し出しサービスとすることができる。また、電子文書のコンテンツを音楽、設計図面、経費精算文書などに応用することにより、法的文書の保管としての利用が可能になる。
【００８３】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、回覧する電子文書の管理に好適な電子文書回覧方法、電子文書回覧システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態における電子文書回覧システムの全体構成図である。
【図２】コンピュータシステムのハードウェア構成図である。
【図３】システムのデータベースを示す図である。
【図４】回覧経路ＤＢを示す図である。
【図５】検討承認ＤＢを示す図である。
【図６】電子図書ＤＢを示す図である。
【図７】ソフトウェアブロックを示す図である。
【図８】申請／承認画面を示す図である。
【図９】ビュー画面を示す図である。
【図１０】ルート設定画面を示す図である。
【図１１】グループ設定画面を示す図である。
【図１２】フォーム作成画面を示す図である。
【図１３】フォーム設定画面を示す図である。
【図１４】ビュー設定画面を示す図である。
【図１５】システムの処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０…Ｗｅｂサーバ
１１…回覧サーバ
１２…図書サーバ
１３、１４…端末
１６…回覧経路ＤＢ
１７…検討承認ＤＢ
１８…電子図書ＤＢ
２０…演算処理装置
２１…インタフェース装置
２２…入力装置
２３…表示装置
２４…ドライブ装置
２５…記録媒体
２６…ハードディスク
２７…メモリ装置
３０…申請ボタン
３２、３３…ボタン群
３４…文書Ｎｏ
３５…優先順位欄
３６、６１…申請日欄
３７、６２…申請者欄
３８、６７…承認者欄
３９…件名欄
４０…申請内容欄
４１…発注予定日欄
４２…備考欄
４３…添付欄
４４…削除ボタン
４５…一括承認ボタン
４６…カテゴリ欄
４７…フォーム欄
４８…ビュー欄
４９…テキストボックス
５０…絞り込み検索ボタン
５１…ＣＳＶ出力ボタン
５２、１４３…閉じるボタン
５３…参照文書ボタン
５４…承認文書ボタン
５５…申請文書ボタン
５６…パスワード変更ボタン
５７…代理人設定ボタン
５８…１ページの表示件数欄
５９…表示ボタン
６０…チェックボックス
６３…申請書欄
６４…承認状態欄
６５…件名欄
６６…承認日欄
６８…優先順位欄
７２…ルート関連情報
７３、９２…組織図
７４…組織情報グループ
７５…作成ルート使用可能組織グループ
７６…選択ボタン
７７…作成ルート
７８…戻るボタン
７９、９９、１１５、１４２、１５３、１８４、１９６…登録ボタン
８０、１０４、１１９、１５４、１９８…終了ボタン
９０…日付欄
９１…組織改編ボタン
９３…部署一覧
９４…基本情報
９５…新規作成ボタン
９６…組織異動ボタン
９７…上位組織情報欄
９８…組織情報欄
１００、１１６、１４１、１８３、１９７…削除ボタン
１０１…組織作成ボタン
１０２…作成中組織削除ボタン
１０３…前組織に戻るボタン
１１０…レイアウト領域
１１１…ＧＵＩコンポーネント
１１２…張付けボタン
１１３…プロパティボタン
１１４…プロパティ
１１７、１９５…プレビューボタン
１１８、１４０、１８２…コピーボタン
１３０、１７０…フォーム一覧
１３１、１７１…フォーム名
１３２…公開欄
１３３…メール通知欄
１３４…参照者の追加欄
１３５…滞留欄
１３６…コメント入力欄
１３７…採番欄
１３８…レイアウト設定ボタン
１３９、１８１…新規作成ボタン
１４４…ルート設定欄
１４５…申請者変更欄
１４６…公開者通知欄
１４７…印刷欄
１４８…最終保存先
１４９、１５１…参照ボタン
１５０…否認保存先
１５２…最終保存時の承認履歴
１６０、１６１、１６２…フォーム設定画面
１７２…登録済みルート
１７３…使用可能なルート
１７４…選択ボタン
１７５…ルート新規作成ボタン
１７６…ビュー新規作成ボタン
１７７…登録済みビュー
１７８…使用可能なビュー
１７９…選択ボタン
１８０…レイアウト設定ボタン
１８５…フォーム選択欄
１８６…ビュー選択欄
１８９…タイトル
１９０…項目選択
１９１…整列欄
１９２…選択ボタン
１９３…入れ替えボタン
１９４…被選択項目欄
２００、２０１…ビュー設定画面
３００、３１０…ソフトウェアブロック
３０１…検討承認情報管理部
３０２…回路経路情報管理部
３０３…設定管理部
３０４…申請処理部
３０５…承認処理部
３０６…ビュー管理部
３０７…回付処理部
３０８、３１２…通信部
３１１…電子図書管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
2005025513.tif 000012
【図１１】
2005025513.tif 000013
【図１２】
2005025513.tif 000014
【図１３】
2005025513.tif 000015
【図１４】
2005025513.tif 000016
【図１５】
2005025513.tif 000017