(57)【要約】【課題】ネットワーク上の電子データへの不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害を防止することなどを可能とする。【解決手段】ネットワークシステムは、機器連動データ管理システム１００、画像形成装置１０１、１０７、情報処理装置１０２、１０３、１０５、１０６、携帯情報端末１０４、１０８、通信回線網１１０を備える。機器連動データ管理システム１００は、画像形成装置によるデータの印刷出力後、画像形成装置の記憶装置内から該当する電子データを削除し、これと連動してデータサーバ１１４から該当する電子データを削除する制御を行う。また、印刷出力に使用した画像形成装置の記憶装置内から電子データを削除した記録である削除ログ、及びデータサーバ１１４から電子データを削除した記録である削除ログを送信者に発行する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、
電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、
電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項３】
前記記憶手段から電子データを削除した場合、削除完了を示す削除情報を保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記データ出力装置及び前記記憶手段から電子データを削除した場合、削除完了を示す削除情報を保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記削除情報を電子データの送信者に通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項３又は４記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記データ出力装置は、印刷媒体に画像を印刷する画像形成装置であり、前記削除手段は、前記データ出力装置から電子データの印刷出力が可能な出力可能出力者数を基に、電子データの削除を決定することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項７】
前記データ出力装置は、印刷媒体に画像を印刷する画像形成装置であり、前記削除手段は、前記データ出力装置から電子データの印刷出力が可能な出力可能部数を基に、電子データの削除を決定することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項８】
前記記憶手段は、利用者毎に記憶領域が割り当てられ、前記利用者は、個別に識別情報が割り当てられていることを特徴とする請求項１記載のデータ管理装置。
【請求項９】
前記請求項１乃至８の何れかに記載のデータ管理装置と、電子データを出力するデータ出力装置と、前記データ出力装置にアクセス可能なクライアント装置とをネットワークを介して通信可能に接続したことを特徴とするデータ管理システム。
【請求項１０】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置により実行されるデータ削除方法において、
前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ管理装置から前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記データ管理装置に格納された電子データの削除を決定することを特徴とするデータ削除方法。
【請求項１１】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置のデータ削除方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ管理装置から前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記データ管理装置に格納された電子データの削除を決定するモジュールを備えることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複写機や複合機等の画像形成装置に対するインターネット等のネットワークを介した電子データの送信、画像形成装置による電子データの印刷出力、ネットワーク上のデータの管理等を行う場合に適用されるデータ管理装置、データ管理システム、データ削除方法、及び該方法を実行するプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ネットワーク上の電子データ（画像文書）を管理する装置として画像文書回覧装置が提案されている。該装置は、指定された期間または期日を過ぎるとネットワーク上の電子データを記憶装置内から自動的に削除する手段と、ネットワーク上の電子データにアクセスできるユーザを設定し、電子データに対するアクセス状況を管理する手段と、指定された期間または期日までにアクセス権をもったユーザがネットワーク上の電子データにアクセスしなかった場合、強制的に複写機や複合機等の画像形成装置から電子データを印刷出力させる手段とを備えている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平７−１７７２７７号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、近年は、ネットワーク上の電子データに対する不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害が頻繁に起こっていることから、ネットワーク上の電子データのセキュリティ面を強化することが非常に重要となってきている。そのため、従来から、以下の課題を解決することが要望されている。
【０００５】
（１）電子データの送信者が電子データにアクセス権限を設定し、アクセス権限を持った電子データの出力者が電子データを複写機や複合機等の画像形成装置から印刷出力しなかった際に、強制的に前記画像形成装置から印刷出力させることは可能だが、送信者は、出力者が電子データの印刷出力結果としての文書を入手したかを確認することができない。そのため、出力者が不在のときなどに電子データが印刷出力された場合、他人に文書を盗まれる可能性が高く危険である。更に、出力者が電子データを印刷出力しても印刷出力確認を得ることができず、送信者がいつ画像形成装置において文書が印刷出力されたかという情報を把握することもできない場合が多々見受けられる。
【０００６】
（２）出力者が電子データを画像形成装置から印刷出力した際に、画像形成装置の記憶装置内に電子データが残されていると、記憶装置内から電子データを盗まれる可能性が高い。
【０００７】
（３）ネットワーク上のデータサーバ等に保存されている電子データに、削除を行う期日を示す削除期日情報を付加しておくことで、ネットワーク上から電子データを削除することは可能だが、送信者は電子データが実際に削除されたことを確認する手段がない。また、電子データを削除するための複数の条件を設定することができない。
【０００８】
本発明の目的は、ネットワーク上の電子データへの不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害を防止することなどを可能としたデータ管理装置、データ管理システム、データ削除方法、及び該方法を実行するプログラムを提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成するため、本発明のデータ管理装置は、ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
上述の目的を達成するため、本発明のデータ管理装置は、ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。尚、本実施の形態は本発明の下位概念の一例を示すものである。
【００１２】
図１は、本実施の形態に係るネットワークシステムの構成例を示すブロック図である。
【００１３】
図１において、ネットワークシステムは、サービス提供事業者に設置された機器連動データ管理システム１００（データ管理装置）、画像形成装置１０１、画像形成装置１０７（以上データ出力装置）、情報処理装置１０２、情報処理装置１０５、情報処理装置１０６、携帯情報端末１０８（以上クライアント装置）、情報処理装置１０３、携帯情報端末１０４、中継装置１０９、１１１、通信回線網１１０を備えている。
【００１４】
サービス提供事業者は、通信ネットワーク（通信回線網１１０）を通じてサービス利用者（以後ユーザと称する）に各種配信サービスを提供する事業者であり、本実施の形態においては、通信ネットワーク上に記憶媒体とサーバを配置して、ネットワーク資源を貸与するホスティングサービスをユーザに提供し、通信ネットワーク上の画像形成装置（複写機や複合機等）のためのアプリケーションをユーザに提供する事業者であるとする。
【００１５】
一般的には、ホスティングサービスとは、インターネットデータセンタ内のサーバの領域をユーザに貸し出すサービスである。また、通信ネットワーク上のアプリケーションとは、ユーザが通信ネットワーク上の画像形成装置（複写機や複合機等）を利用可能とするためにユーザに提供されるシステムである。
【００１６】
本実施の形態では、前提条件として、機器連動データ管理システム１００を利用するユーザは、サービス提供事業者から、個人を特定するためのユーザ情報（識別情報）として例えばメールアドレス・ＩＤ・パスワードなどが割り当てられている。また、通信ネットワーク上の画像形成装置１０１、１０７を特定する情報としては例えばシリアル番号などが設定され、画像形成装置１０１、１０７を使用するユーザのユーザ情報が登録されていることとする。また、ユーザには、データサーバ１１４におけるユーザ毎に使用できる記憶領域が割り当てられていることとする。
【００１７】
また、本実施の形態では、情報処理装置や画像形成装置などの表示部に画面を表示するための画面情報をＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述し、クライアント（情報処理装置など）と機器連動データ管理システム１００内のサーバとの間におけるデータの送受信にＣＧＩ（Ｃｏｍｍｏｎ  Ｇａｔｅｗａｙ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を用い、必要な箇所にはｊａｖａ（登録商標）及びその他のＷｅｂベースの技術を使用することで、ネットワークシステムを構築することを想定している。勿論、これは一例に過ぎず、他の技術を採用してもよいことは当業者であれば理解できよう。
【００１８】
画像形成装置１０１は、ユーザが利用する、インターネットと接続が可能な装置であり、Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標）に代表されるＷｅｂブラウザを備えている。最近では画像データを保存しておくための記憶装置を備えている画像形成装置もある。ユーザは画像形成装置１０１のＷｅｂブラウザを操作し、インターネットを経由してサービス提供事業者の機器連動データ管理システム１００と接続する。画像形成装置の例としては、コピー機能、ファクス機能、プリンタ機能及びスキャナ機能を備えたマルチファンクション複合機が挙げられるが、勿論、スキャナ機能とプリンタ機能とＷｅｂブラウザを備えていれば、本発明を適用可能である。即ち、複合機、複写機のいずれでもよい。
【００１９】
情報処理装置（または外部記憶装置）１０２は、ユーザのデータが保存されている装置である。情報処理装置（または外部記憶装置）１０２は、画像形成装置１０１とＬＡＮで接続されており、画像形成装置１０１を利用することによって（画像形成装置１０１を介して）、情報処理装置（または外部記憶装置）１０２に保存されているデータを、他の情報処理装置や画像形成装置に送信することができる。
【００２０】
情報処理装置１０３は、サービス提供事業者が利用する装置である。携帯情報端末１０４は、サービス提供事業者が利用する、電子メールを送受信できる機能を備えた装置であり、例えば携帯電話機やＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）として構成されている。
【００２１】
情報処理装置１０５は、情報処理装置１０３と同様の機能を備えた装置である。情報処理装置１０６は、電子メールを送受信できる機能を備えた装置である。画像形成装置１０７は、画像形成装置１０１と同様の機能を備えた装置である。携帯情報端末１０８は、ユーザが利用する、携帯情報端末１０４と同様の機能を備えた装置であり、例えば携帯電話機やＰＤＡとして構成されている。
【００２２】
中継装置１０９は、ネットワーク間を中継する装置である。通信回線網１１０は、公衆電話回線、ＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｓｅｒｖｉｃｅｓ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、衛星通信網などから構成されているものであり、例えばインターネットとして構成されている。中継装置１１１は、中継装置１０９と同様の機能を備えた装置である。
【００２３】
機器連動データ管理システム１００は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２（配信手段、削除手段、通知手段）、データベースサーバ１１３（保存手段）、データサーバ１１４（記憶手段）、メールサーバ１１５、システムタイマ１１６を備えている。サービス提供事業者は、機器連動データ管理システム１００によりユーザに対し、ホスティングサービス、ユーザが利用する画像形成装置に関わる顧客管理サービス、画像形成装置にデータを配信する配信サービスを提供する。Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２、データベースサーバ１１３、データサーバ１１４、メールサーバ１１５は、ＬＡＮによって接続されており、相互にデータのやり取りを行うことが可能になっている。
【００２４】
Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２は、認証プログラム１１２ａ、データ送信サービスプログラム１１２ｂ、データ出力サービスプログラム１１２ｃ、データ削除プログラム１１２ｄ、アクセス履歴管理プログラム１１２ｅ、削除管理プログラム１１２ｆ、削除ログ生成プログラム１１２ｇ、顧客管理プログラム１１２ｈを備えている。
【００２５】
ユーザが情報処理装置などのクライアント装置からＷｅｂブラウザを操作してＷｅｂアプリケーションサーバ１１２にアクセスすると、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２は各種Ｗｅｂ画面情報を生成してＷｅｂブラウザへ送る。ユーザはＷｅｂブラウザに送られてきたＷｅｂ画面情報に対応した画面を閲覧し操作することにより、各種の要求をＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に依頼することができる。Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２は、Ｗｅｂブラウザ経由で受け取ったＷｅｂアプリケーションの各種の要求に従って上記各プログラムを起動し、処理を実行する。
【００２６】
認証プログラム１１２ａは、認証画面情報の生成と、ユーザ側で認証画面情報に対応した認証画面を介して入力されたユーザＩＤとパスワードに基づき認証処理を行うプログラムである。データ送信サービスプログラム１１２ｂは、ユーザからユーザへ（情報処理装置から情報処理装置へ、情報処理装置から画像形成装置へなど）のデータ送信を担当するメインプログラムである。データ出力サービスプログラム１１２ｃは、ユーザが出力サービスを利用した際の管理情報を出力サービスデータベース１１３ｆに登録するプログラムである。データ削除プログラム１１２ｄは、画像形成装置の記憶装置内の該当するデータベース情報を削除するプログラムである。
【００２７】
アクセス履歴管理プログラム１１２ｅは、ユーザがデータベースサーバ１１４に格納されているデータを出力した際の出力情報をアクセス履歴データベース１１３ｅに保存するプログラムである。削除管理プログラム１１２ｆは、削除条件を削除管理データベース１１３ｃに登録するプログラムである。削除ログ生成プログラム１１２ｇは、削除ログを削除管理データベース１１３ｃに保存するプログラムである。顧客管理プログラム１１２ｈは、サービス提供事業者が提供するサービスを利用するユーザに関わる顧客情報を顧客管理データベース１１３ｇに保存するプログラムである。
【００２８】
データベースサーバ１１３は、認証データベース１１３ａ、機器ＩＤ情報データベース１１３ｂ、削除管理データベース１１３ｃ、送信サービスデータベース１１３ｄ、アクセス履歴データベース１１３ｅ、出力サービスデータベース１１３ｆ、顧客管理データベース１１３ｇを備えている。
【００２９】
認証データベース１１３ａには、ユーザＩＤ、パスワードなどのユーザを認証するために必要な認証情報が格納されている。認証データベース１１３ａは、認証プログラム１１２ａによって該データベース内の認証情報が参照される。尚、認証情報と関連付けて、ユーザ情報（例えば、会社名、管理者名、管理者ＩＤ、住所、電話番号等）やサービス情報（サービス内容、ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）アドレス等）を保存してもよい。
【００３０】
機器ＩＤ情報データベース１１３ｂには、ユーザが予めサービス提供事業者と契約をしたときに割り当てられたインターネットと接続が可能な画像形成装置のシリアル番号、メールアドレス、ユーザ情報（例えば、会社名、管理者名、管理者ＩＤ、住所、電話番号等）、サービス情報（サービス内容）が格納されている。
【００３１】
削除管理データベース１１３ｃには、ユーザが送信するデータに対して指定した削除条件が格納されている。データの削除条件としては、例えば、画像形成装置を使用して印刷出力を行う出力者の宛先（メールアドレス）、印刷出力可能な画像形成装置、画像形成装置を利用して印刷出力を行う出力者の数である宛先数、画像形成装置で印刷出力が可能な部数である出力部数、画像形成装置で印刷出力が可能な時間である出力可能時間、画像形成装置で印刷出力が可能な期間である出力可能期間などがある。これらの削除条件は、削除管理プログラム１１２ｆによって削除管理データベース１１３ｃに登録される。
【００３２】
本実施の形態では、これらの削除条件をａｎｄ（＆）、ｏｒの条件式で関連付け（図１４の削除管理テーブルの下段の「条件設定」参照）、削除条件に基づき（例えば、画像形成装置にアクセスし印刷出力を行った出力者が出力可能出力者数に達した場合、印刷出力部数が出力可能部数に達した場合、出力可能時間に達した場合、出力可能期間に達した場合など）、印刷出力に使用した画像形成装置の記憶装置内のデータ、及びデータサーバ１１４内のデータを削除する。
【００３３】
削除管理データベース１１３ｃは、アクセス履歴データベース１１３ｅを定期的に参照し、出力情報を確認し、削除対象となる画像形成装置の記憶装置に残されているデータの削除を指示し、削除ログ生成プログラム１１２ｇによって削除管理データベース１１３ｃ内に削除完了ログを保存する。
【００３４】
また、削除管理データベース１１３ｃは、アクセス履歴データベース１１３ｅを定期的に参照し、削除管理データベース１１３ｃに格納された削除条件とアクセス履歴データベース１１３ｅに格納された出力情報とが一致すると、データサーバ１１４へ該当データの削除を指示し、削除ログ生成プログラム１１２ｇによって削除管理データベース１１３ｃ内に削除完了ログ（以下削除ログ）を保存する。
【００３５】
アクセス履歴データベース１１３ｅには、ユーザがデータサーバ１１４に格納されているデータを出力した際の出力情報が格納されている。出力情報はアクセス履歴管理プログラム１１２ｅによってアクセス履歴データベース１１３ｅに保存される。
【００３６】
送信サービスデータベース１１３ｄには、ユーザが送信サービスを利用した際の管理情報が格納されている。管理情報はデータ送信サービスプログラム１１２ｂによって送信サービスデータベース１１３ｄに登録される。
【００３７】
出力サービスデータベース１１３ｆには、ユーザが出力サービスを利用した際の管理情報が収納されている。管理情報はデータ出力サービスプログラム１１２ｃによって出力サービスデータベース１１３ｆに登録される。
【００３８】
顧客管理データベース１１３ｇには、本サービスを利用するユーザ情報が格納されている。ユーザ情報としては、例えば、ユーザ名・メールアドレス・ユーザパスワード・使用する画像形成装置のＩＤなどがある。使用する画像形成装置については、顧客管理データベース１１３ｇが機器ＩＤ情報データベース１１３ｂを参照し選択する。
【００３９】
データサーバ１１４には、機器連動データ管理システム１００を利用するユーザが送信したデータが格納されている。データサーバ１１４の内部は、ユーザ毎に使用可能な記憶領域が割り当てられている。データサーバ１１４に格納されたデータは、通信回線網１１０を介して画像形成装置或いは情報処理装置などに配信される。
【００４０】
メールサーバ１１５には、ＳＭＴＰ／ＰＯＰプログラム１１５ａが格納されている。各ユーザがＭＵＡ（Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｕｓｅｒ  Ａｇｅｎｔ）プログラムを操作し、ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を使ってメールサーバ１１５にアクセスしてくると、ＳＭＴＰ／ＰＯＰプログラム１１５ａが、メールサーバ１１５のメールスプール１１５ｂに保存されているメールをＭＵＡプログラムに引き渡す。また、各ユーザがＭＵＡプログラムを操作し、電子メールの送信処理を行った場合、ＭＵＡプログラムは、メールサーバ１１５のＭＴＡ（Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ａｇｅｎｔ）プログラムに電子メールの配信を依頼し、配信依頼を受けたＭＴＡプログラムは、各ユーザが作成した電子メールをＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で配信する。
【００４１】
システムタイマ１１６は、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の各プログラムにおける処理が年月日や時刻情報を必要な時にアクセスするタイマである。
【００４２】
図２は、機器連動データ管理システム１００のＷｅｂアプリケーションサーバ１１２、データベースサーバ１１３、データサーバ１１４、メールサーバ１１５のハードウエアの構成例を示す図である。
【００４３】
図２において、各サーバは、それぞれ、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、表示部２０４、通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）２０５、ハードディスクドライブ装置（ＨＤＤ）２０６、操作部２０７を備えている。尚、クライアントである情報処理装置１０２、１０３も図２と同様の構成を備えている。
【００４４】
ＣＰＵ２０１は、上述の各種プログラムを実行し、本システムを制御する中央演算処理装置である。ＲＡＭ２０２は、プログラムのワークエリアとして使用される記憶装置である。ＲＯＭ２０３は、ブートプログラム等を記憶した記憶装置である。表示部２０４は、プログラムの実行結果などを表示するためのものであり、ＣＲＴディスプレイ或いは液晶ディスプレイから構成されている。通信Ｉ／Ｆ２０５は、インターネットやＬＡＮ等に接続するためのものである。
【００４５】
ＨＤＤ２０６は、認証データベース１１３ａ、機器ＩＤ情報データベース１１３ｂ、削除管理データベース１１３ｃ、送信サービスデータベース１１３ｄ、アクセス履歴データベース１１３ｅ、出力サービスデータベース１１３ｆ、顧客管理データベース１１３ｇに関する情報を記憶する記憶装置である。操作部２０７は、キーボード、ポインティングデバイス、音声認識デバイスなどの入力装置である。
【００４６】
図３は、画像形成装置１０１及び画像形成装置１０７のハードウエアの構成例を示すブロック図である。
【００４７】
図３において、画像形成装置は、コントローラユニット３００、操作部３０１、スキャナ３１５、プリンタ３１６を備えている。更に、コントローラユニット３００は、ＣＰＵ３０４、ＲＡＭ３０５、操作部Ｉ／Ｆ３０６、ネットワークＩ／Ｆ３０７、モデム３０８、ＲＯＭ３０９、ハードディスクドライブ装置（ＨＤＤ）３１０、イメージバスＩ／Ｆ３１１、デバイスＩ／Ｆ３１２、プリンタ画像処理部３１３、スキャナ画像処理部３１４、システムバス３１７、画像バス３１８を備えている。
【００４８】
コントローラユニット３００は、画像入力デバイスであるスキャナ３１５や画像出力デバイスであるプリンタ３１６と接続し、一方ではＬＡＮ３０２やＷＡＮ３０３と接続することで、画像情報やデバイス情報の入出力を行う。ＣＰＵ３０４は、システム全体を制御する中央演算処理装置である。ＲＡＭ３０５は、ＣＰＵ３０４が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一次記憶するための画像メモリとしても機能する。ＲＯＭ３０９は、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムを格納している。ＨＤＤ３１０は、システムソフトウエア、画像データを格納する。
【００４９】
操作部Ｉ／Ｆ３０６は、操作部３０１とのインタフェースを司るものであり、操作部３０１に表示する画像データを操作部３０１に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０６は、画像形成装置の使用者が操作部３０１を通じて入力した情報をＣＰＵ３０４に伝える役割を果たす。ネットワークＩ／Ｆ３０７は、ＬＡＮ３０２に接続し、情報の入出力を行う。モデム３０８は、公衆回線（ＷＡＮ）３０８に接続し、情報の入出力を行う。イメージバスＩ／Ｆ３１１は、信号を伝送するシステムバス３１７と画像データを高速転送する画像バス３１８とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００５０】
画像バス３１８は、例えば、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ  Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ  Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）バス、またはＩＥＥＥ（Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ  ｏｆ  Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ  ａｎｄ  Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃｓ  Ｅｎｇｉｎｅｅｒｓ）１３９４規格に対応したバスである。画像バス３１８上には以下のデバイスが配置される。デバイスＩ／Ｆ３１２は、画像入力デバイスであるスキャナ３１５や画像出力デバイスであるプリンタ３１６とコントローラユニット３００とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。スキャナ画像処理部３１４は、スキャナ３１５からの入力画像データに対し、補正、加工、編集を行う。プリンタ画像処理部３１３は、プリンタ３１６への印刷出力画像データに対して、プリンタ３１６の補正、解像度変換等を行う。スキャナ３１５は、原稿から画像を読み取る画像入力（画像読取）デバイスである。プリンタ３１６は、用紙に画像を形成する画像出力（画像形成）デバイスである。
【００５１】
次に、上記のように構成された本実施の形態のネットワークシステムにおける各種処理を図４乃至図１９を参照しながら説明する。
【００５２】
＜電子データ送信処理＞
図４乃至図６は、送信者が本ネットワークシステムのデータ送信サービスを利用する際の電子データ送信処理を示すフローチャートである。
【００５３】
図４乃至図６において、先ず、電子データ送信者（電子データの送信を行う者。以下送信者）が例えば画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザを起動し（ステップＳ４０１）、サービス利用画面にアクセスするためのサービス提供事業者が指定したＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）をＷｅｂブラウザにより入力する（ステップＳ４０２）。入力されたＵＲＬは、サービス提供事業者に設置された機器連動データ管理システム１００のＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に送信される。
【００５４】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２上で起動された認証プログラム１１２ａにより認証画面情報が生成され、生成された認証画面情報が画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２に送信され、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより認証画面が表示される（ステップＳ４０３）。認証画面情報はＨＴＭＬなどにより生成することができるが、他のマークアップランゲージを用いてもよいし、Ｊａｖａ（登録商標）等によりアプリケーションとして作成してもよい。
【００５５】
次に、送信者が予め登録されているユーザＩＤとパスワードを認証画面から入力すると（ステップＳ４０４）、ユーザＩＤとパスワードがＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に送信される。Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の認証プログラム１１２ａは、ユーザＩＤとパスワードに基づいて認証処理を行う（ステップＳ４０５）。例えば、認証プログラム１１２ａが顧客管理データベース１１３ｇに保存されているユーザ情報を参照して認証処理を行い、認証がＯＫならばステップＳ４０６へ進み、認証がＮＧならばエラー処理を行う。エラー処理としては、ユーザＩＤやパスワードが間違っている旨を送信者に画面情報として通知したり、ステップＳ４０３に戻って、再びユーザＩＤとパスワードを入力するための認証画面を表示させたりしてもよい。
【００５６】
認証がＯＫとなった場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ送信サービスプログラム１１２ｂによって送信サービス選択画面情報が生成され、生成された送信サービス選択画面情報が画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２に送信され、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより送信サービス選択画面が表示される（ステップＳ４０６）。送信者は送信サービス選択画面上で電子データ（以下データ）の処理方法を選択する（ステップＳ４０７）。データサーバ１１４に対するデータの新規登録を選択した場合はステップＳ４０８へ進み、データサーバ１１４に既に登録してあるデータの編集を選択した場合はステップＳ４２７へ進む。
【００５７】
既に登録してあるデータの編集を選択した場合、上記ステップＳ４０１〜ステップＳ４０５までの認証処理で用いた予め登録されたユーザＩＤとパスワードを基に、送信サービスデータベース１１３ｅ内の送信サービステーブル（図示略）から既に送信完了したデータを検索し、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、データ一覧を示す既登録データ選択画面が表示される（ステップＳ４２７）。送信者が既登録データ選択画面上で該当するデータを選択すると（ステップＳ４２８）、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、選択したデータの登録情報が表示される（ステップＳ４２９）。
【００５８】
送信者は選択したデータの処理方法を選択する（ステップＳ４３０）。選択したデータの登録情報を編集（登録内容変更）する場合はステップＳ４０８へ進む。また、選択したデータを削除する場合はＷｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ、図１１のステップＳ７０２へ進み、本処理を終了する。
【００５９】
他方、上記ステップＳ４０７でデータの新規登録を選択した場合、または上記ステップＳ４３０でデータの登録情報の編集（登録内容変更）を選択した場合、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより出力者選択画面が表示される（ステップＳ４０８）。送信者は出力者選択画面上で、電子データ出力者（画像形成装置によりデータの印刷出力を行う者。以下出力者）を選択する（ステップＳ４０９）。出力者を予め登録されているユーザ一覧から選択する場合は出力者選択を選択し、ステップＳ４１０へ進む。また、出力者の宛先を手動で入力する場合は手動入力を選択し、ステップＳ４１１へ進む。
【００６０】
上記出力者選択を選択した場合、送信者が出力者選択画面上の登録リスト参照ボタンを押下することによって、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の顧客管理プログラム１１２ｈを起動させ、データベースサーバ１１３の顧客管理データベース１１３ｇから予め登録されている登録者リストを読み出し、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより登録者選択画面（図１６参照）を表示させる（ステップＳ４１０）。送信者は登録者選択画面から出力者を検索し選択する。出力者の選択後は、ステップＳ４１２へ進む。
【００６１】
他方、上記手動入力を選択した場合、送信者は出力者の出力先の情報を手動で入力する（ステップＳ４１１）。入力方法としては、例えば、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより表示されているキーボードを利用して入力する。出力先の情報の入力後、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の顧客管理プログラム１１２ｈを起動させ、入力された出力者が顧客管理データベース１１３ｇに登録されている場合はステップＳ４１２へ進み、顧客管理データベース１１３ｇに登録されていない場合はエラー処理を行う。エラー処理としては、入力された出力者が本サービス利用者に登録されていない旨を送信者に画面情報として通知したり、ステップＳ４０９に戻って、再び出力者の出力先の情報を入力させたりしてもよい。
【００６２】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより出力者確認画面を表示させ（ステップＳ４１２）、送信者に出力者確認画面上で確認を行わせる（ステップＳ４１３）。送信者が出力者確認画面上でＯＫを入力したならばステップＳ４１４へ進み、ＮＧを入力したならばステップＳ４０９へ戻る。
【００６３】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより削除条件登録画面を表示させ（ステップＳ４１４）、送信者に削除条件登録画面上で削除条件を選択させる（ステップＳ４１５）。上記ステップＳ４１２で登録した出力者が画像形成装置による印刷出力後にデータを削除する場合はステップＳ４１６へ進む。また、削除条件を複数登録する場合はステップＳ４１７へ進む。
【００６４】
登録した出力者が出力後にデータを削除する場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ、上記ステップＳ４１２で登録した出力者（複数の場合は全出力者）が該当データを画像形成装置により印刷出力した後に、出力者（複数の場合は全出力者）が利用した画像形成装置及びデータサーバ１１４から該当データを削除する方法を削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１（図１４参照）に登録する（ステップＳ４１６）。
【００６５】
他方、削除条件を複数登録する場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１３ｈを起動させ、図７及び図８に示す削除条件登録処理を行う（ステップＳ４１７）。
【００６６】
次に、送信者は上記ステップＳ４１６または上記ステップＳ４１７で入力した削除条件について確認を行う（ステップＳ４１８）。削除条件を確認した結果ＯＫならばステップＳ４１９へ進む。また、削除条件を確認した結果ＮＧならばステップＳ４１４へ戻る。
【００６７】
削除条件を確認した結果ＯＫの場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ、上記ステップＳ４０８〜ステップＳ４１８で登録された削除条件をデータベースサーバ１１３の削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１にアップロードし保存する（ステップＳ４１９）。
【００６８】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザによりデータ選択画面を表示させ（ステップＳ４２０）、送信者にデータ送信方法を選択させる（ステップＳ４２１）。送信者がインターネットやＬＡＮなどに接続されている例えば情報処理装置１０２（または外部記憶装置）からのデータを送信することを選択した場合は、ステップＳ４２２へ進み、画像形成装置１０１の画像入力機能を用いて文書などを入力（スキャニング）して送信することを選択した場合は、ステップＳ４２３へ進む。
【００６９】
情報処理装置１０２（または外部記憶装置）からのデータを送信することを選択した場合、送信者は送信画面のデータ参照ボタンを押下することで、情報処理装置１０２（または外部記憶装置）に格納されているデータを参照し、該当データを選択する（ステップＳ４２２）。続いて送信者が送信ボタンを押下すると、ステップＳ４２４へ進む。
【００７０】
他方、画像形成装置１０１の画像入力機能を用いて文書などを入力して送信することを選択した場合、原稿をスキャナ３１５にセットし、スキャナ３１５で原稿から読み取ったデータを画像形成装置１０１に格納する（ステップＳ４２３）。続いて送信者が送信ボタンを押下すると、ステップＳ４２４へ進む。
【００７１】
上記ステップＳ４２２または上記ステップＳ４２３の操作に基づき、情報処理装置１０２（または外部記憶装置）或いは画像形成装置１０１からＷｅｂアプリケーションサーバ１１２へデータが送信される（ステップＳ４２４）。次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ送信プログラム１１２ｂを起動させ、データをデータサーバ１１４の予めユーザ毎に割り当てられた指定の記憶領域に格納（アップロード）する（ステップＳ４２５）。また、システムタイマ１１６から読み出したアップロード日時情報と共に、アップロードしたデータのデータ情報（例えば、データ名、送信者名、送信場所など）を、送信サービスデータベース１１３ｄの送信サービステーブル（図示略）に送信者ごとに保存し、ステップＳ４２６へ進む。
【００７２】
次に、上記ステップＳ４２５のデータのアップロードと同時に、メールサーバ１１５のＳＭＴＰ／ＰＯＰプログラム１１５ａを起動させ、上記ステップＳ４０８〜ステップＳ４１３で登録した出力者に対し、上記ステップＳ４２５で削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１（図１４参照）に保存された削除条件と、データサーバ１１４内の送信者の領域にデータがアップロードされている旨を電子メール送信する（ステップＳ４２６）。尚、電子メール送信の替わりに電話で連絡することも想定される。電子メール送信が終わると本処理を終了する。
【００７３】
＜電子データ削除条件登録処理＞
図７及び図８は、電子データ送信処理時の電子データ削除条件登録処理（図５のステップＳ４１７で削除条件を登録する際の電子データ削除条件登録処理）を示すフローチャートである。
【００７４】
図７及び図８において、先ず、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させる（ステップＳ５０１）。次に、図５のステップＳ４０８〜ステップＳ４１３で登録した出力先の出力者情報（ユーザ名・ユーザＩＤ・使用可能機種ＩＤなど）を顧客データベース１１３ｇから読み出し、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、出力者情報表示画面（図１７参照）を表示させる（ステップＳ５０２）。
【００７５】
次に、送信者が出力者情報表示画面上で各出力者が使用可能な機器（画像形成装置）を識別するための使用可能機器ＩＤを選択すると、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の機器情報データベース１１３ｂを起動させ、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、各出力者の使用可能機器情報（機種・設置場所・管理者名・管理者ＩＤ・現状の動作状況など）を表示させる（ステップＳ５０３）。次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、各出力者の出力可能機器ＩＤ選択（出力可能機器登録）画面（図１８参照）を表示させる（ステップＳ５０４）。送信者は出力可能機器ＩＤ選択画面上で各出力者の出力可能機器ＩＤを選択する（ステップＳ５０５）。
【００７６】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、出力可能出力者数入力画面を表示させる（ステップＳ５０６）。送信者は出力可能出力者数入力画面上で、印刷出力が可能な者を示す出力可能出力者数を入力する（ステップＳ５０７）。尚、出力可能出力者数のデフォルト値は、出力先に指定されている出力者数となっている。また、出力可能出力者数に指定されている出力者数より大きい数値を入力した場合は、エラーとなる。また、出力可能出力者数に入力する値は、１以上で且つ出力先に指定されている出力者数以下でなければならない。
【００７７】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、宛先（メールアドレス）毎の出力可能部数登録画面を表示させる（ステップＳ５０８）。送信者は出力可能部数登録画面上で、印刷出力が可能な部数を示す出力可能部数を選択する（ステップＳ５０９）。出力可能部数を全出力者に対し無制限とする場合はステップＳ５１０へ進み、出力可能部数を指定する場合はステップＳ５１１へ進む。
【００７８】
出力可能部数を全出力者無制限とする場合、送信者は出力可能部数登録画面上で全出力者の出力可能部数を無制限にすることを選択する（ステップＳ５１０）。
【００７９】
他方、出力可能部数を指定する場合、送信者は出力可能部数登録画面上で各出力者に出力可能部数を指定する（ステップＳ５１１）。尚、デフォルト値は各出力者１部とする。また、最大値は各出力者が印刷出力に使用する画像形成装置１０７の機種・仕様により異なるが、最大値を超えた数値を入力した場合はエラーを表示させる。
【００８０】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、出力可能時間登録画面を表示させる（ステップＳ５１２）。送信者は出力可能時間登録画面上で、印刷出力が可能な時間を示す出力可能時間を選択する（ステップＳ５１３）。出力可能時間を全出力者に対し無制限（２４時間）とする場合はステップＳ５１４へ進み、出力可能時間を指定する場合はステップＳ５１５へ進む。
【００８１】
出力可能時間を全出力者無制限（２４時間）とする場合、送信者は出力可能時間登録画面上で全出力者の出力可能時間を無制限（２４時間）にすることを選択する（ステップＳ５１４）。
【００８２】
他方、出力可能時間を指定する場合、送信者は出力可能時間登録画面上で各出力者に出力可能時間を指定する（ステップＳ５１５）。出力可能時間については、××時××分〜××時××分といった登録を行うことができ、「時」は０〜２４、「分」は「０、１０、２０、３０、４０、５０」から選択する。
【００８３】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、出力可能期間登録画面を表示させる（ステップＳ５１６）。送信者は出力可能期間登録画面上で、印刷出力が可能な期間を示す出力可能期間を登録する（ステップＳ５１７）。出力可能期間については、××××年××月××日〜××××年××月××日といった登録を行うことができる。デフォルト値は送信者がデータをアップロードした当日とする。
【００８４】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、上記ステップＳ５０２〜ステップＳ５１７で登録した内容に対応した削除条件詳細設定（削除条件式設定）画面（図１９参照）を表示させる（ステップＳ５１８）。送信者は削除条件詳細設定画面上で上記ステップＳ５０２〜ステップＳ５１７で登録した各削除条件の詳細設定を行う（ステップＳ５１９）。即ち、登録した各削除条件をａｎｄ、ｏｒの条件式で関連付け、削除管理データベース１１３ｂの削除管理テーブル１４０１に保存する。
【００８５】
次に、画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２のＷｅｂブラウザにより、上記ステップＳ５０３〜ステップＳ５１９で登録した内容に対応した削除条件確認画面を表示させる（ステップＳ５２０）。送信者は削除条件確認画面上で削除条件の確認を行う（ステップＳ５２１）。送信者が削除条件確認画面上でＯＫを入力したならば本処理を終了し、ＮＧを入力したならばステップＳ５０２に戻る。
【００８６】
＜電子データ出力処理＞
図９及び図１０は、電子データ出力処理（出力者が本ネットワークシステムの出力サービスを利用する際の処理）を示すフローチャートである。
【００８７】
図９及び図１０において、先ず、出力者はデータベースサーバ１１３の顧客管理データベース１１３ｃに予め登録されているメールアドレスが設定されているメールソフトを、例えば情報処理装置１０６或いは携帯情報端末（例えば携帯電話機）１０８で起動させ（ステップＳ６０１）、図６のステップＳ４２６で画像形成装置１０１或いは情報処理装置１０２から送信された電子メールをメールソフトにより受信する（ステップＳ６０２）。
【００８８】
次に、図７のステップＳ５０５で選択された出力可能機器ＩＤに対応する画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザを起動する（ステップＳ６０３）。次に、サービス利用画面にアクセスするためのサービス提供事業者の指定するＵＲＬを、画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザにより入力する（ステップＳ６０４）。入力されたＵＲＬはＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に送信される。
【００８９】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２上で起動された認証プログラム１１２ａにより認証画面情報が生成され、生成された認証画面情報が画像形成装置１０７に送信され、画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザにより認証画面が表示される（ステップＳ６０５）。認証画面情報はＨＴＭＬなどにより生成することができるが、他のマークアップランゲージを用いてもよいし、Ｊａｖａ（登録商標）等によりアプリケーションとして作成してもよい。
【００９０】
次に、出力者が予め登録されているユーザＩＤとパスワードを認証画面上で入力すると（ステップＳ６０６）、ユーザＩＤとパスワードがＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に送信される。Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の認証プログラム１１２ａは、ユーザＩＤとパスワードに基づき認証処理を行う（ステップＳ６０７）。例えば、認証プログラム１１２ａが顧客管理データベース１１３ｇに保存されているユーザ情報を参照して認証処理を行い、認証がＯＫならばステップＳ６０８へ進む。認証がＮＧならばエラー処理を行う。エラー処理としては、ユーザＩＤやパスワードが間違っている旨を送信者に画面情報として通知したり、ステップＳ６０５に戻って、再びユーザＩＤとパスワードを入力するための認証画面を表示させたりしてもよい。
【００９１】
認証がＯＫとなった場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ出力サービスプログラム１１２ｃによって出力可能データリスト画面情報が生成され、生成された出力可能データリスト画面情報が画像形成装置１０７に送信され、画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザにより出力可能データリスト画面が表示される（ステップＳ６０８）。
【００９２】
出力者は出力可能データリスト画面上で出力したいデータを選択する。出力者が出力したいデータを選択すると、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ出力サービスプログラム１１２ｃが起動し、データサーバ１１４内の出力者に関連付けられている領域において、選択されたデータが削除されている否かをチェックする（ステップＳ６０９）。データが削除されていたらステップＳ６１０へ進み、データが削除されていなかったらステップＳ６１１へ進む。
【００９３】
データサーバ１１４内のデータが削除されていた場合、画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザにより、データサーバ１１４からデータが削除された旨のエラーを表示し（ステップＳ６１０）、本処理を終了する。
【００９４】
他方、データサーバ１１４内のデータが削除されていなかった場合、画像形成装置１０７のＷｅｂブラウザにより、上記ステップＳ６０９で選択したデータのデータ情報（データ名、データ送信者、送信者ＩＤ、出力可能期間、出力部数など）を表示する（ステップＳ６１１）。
【００９５】
次に、出力者は出力可能データリスト画面上で該当データの印刷出力の有無を選択する（ステップＳ６１２）。該当データを印刷出力しない場合は、本処理を終了する。
【００９６】
他方、該当データを印刷出力する場合は、出力可能データリスト画面の出力ボタンを押下することによって、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ出力サービスプログラム１１２ｃを起動させ、データサーバ１１４から該当データの印刷出力処理を行い、ステップＳ６１３へ進む。
【００９７】
次に、出力者は該当データの印刷出力確認を行う（ステップＳ６１３）。データの印刷出力が正常に行われた場合は、画像形成装置１０７の出力確認画面で成功ボタンを選択し、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ出力サービスプログラム１１２ｃを起動させ、データベースサーバ１１３の出力サービスデータベース１１３ｆの出力サービステーブル（図示略）に出力情報（印刷出力を行う出力場所（画像形成装置の設置場所）、時間、ユーザ名）を保存する。
【００９８】
他方、データの印刷出力を失敗した場合は、ステップＳ６１４へ進む。データの印刷出力を失敗した場合とは、例えば、画像形成装置１０７の紙詰まりや故障等の場合が考えられる。
【００９９】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ出力サービスプログラム１１２ｃを起動させ、データベースサーバ１１３の出力サービスデータベース１１３ｃの出力サービステーブル（図示略）に、出力者が画像形成装置による印刷出力を失敗したことを示す出力失敗情報（例えば、データ名・ユーザＩＤ・出力機器ＩＤ・出力場所など）を保存する（ステップＳ６１４）。
【０１００】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のアクセス履歴管理プログラム１１２ｅを起動させ、データベースサーバ１１３の出力サービスデータベース１１３ｃの出力サービステーブル（図示略）から出力情報を参照し、出力者が印刷出力を失敗したことを示す出力失敗情報を入手する（ステップＳ６１５）。
【０１０１】
次に、メールサーバ１１５のＳＭＴＰ／ＰＯＰプログラム１１５ａを起動させ、上記ステップ６１５で入手した出力失敗情報を送信者へ電子メール送信する（ステップＳ６１６）。尚、電子メール送信の替わりに電話で連絡することも想定される。電子メール送信が終わると本処理を終了する。
【０１０２】
＜電子データ削除処理及び削除ログ生成処理＞
図１１乃至図１３は、電子データ削除処理及び削除ログ生成処理を示すフローチャートである。
【０１０３】
図１１乃至図１３において、先ず、データベースサーバ１１３の出力サービスデータベース１１３ｃの出力サービステーブル（図示略）に保存されている出力情報に従って、データサーバ１１４内のデータが印刷出力されたか否かをチェックする（ステップＳ７００、ステップＳ７０１）。データサーバ１１４内のデータが印刷出力されている場合はステップＳ７０４へ進み、データサーバ１１４内のデータが印刷出力されていない場合はステップＳ７０２へ進む。
【０１０４】
データサーバ１１４内のデータが印刷出力されていない場合、データベースサーバ１１３の削除管理データベース１１３ｂに送信者によるデータ削除を示す送信者削除が設定されているか否かをチェックする（ステップＳ７０２）。削除管理データベース１１３ｂに送信者削除が設定されている場合はステップＳ７１４へ進み、削除管理データベース１１３ｂに送信者削除が設定されていない場合はステップＳ７０３へ進む。
【０１０５】
削除管理データベース１１３ｂに送信者削除が設定されていない場合、データベースサーバ１１３の削除管理データベース１１３ｂの削除管理テーブル１４０１の出力可能時間１４０１ｂの設定と出力可能期間１４０１ｃの設定をチェックし、システムタイマ１１６の計時に従って出力期間が満了したかどうかを判定し（ステップＳ７０３）、出力期間が満了した場合はステップＳ７１４へ進み、出力期間が満了していない場合は本処理を終了する。
【０１０６】
他方、データサーバ１１４内のデータが印刷出力されている場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のアクセス履歴管理プログラム１１２ｅを起動させ（ステップＳ７０４）、データ出力情報（出力者、出力機器ＩＤ、出力部数など）をデータベースサーバ１１３のアクセス履歴データベース１１３ｅに保存する（ステップＳ７０５）。
【０１０７】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ削除プログラム１１２ｄを起動し、上記ステップＳ７０５で保存されたデータ出力情報に記述された画像形成装置１０７のＨＤＤ３１０内の該当データの削除を実行させる（ステップＳ７０６）。次に、画像形成装置１０７のＨＤＤ３１０内の該当データの削除を完了したことを示す通知情報を、画像形成装置１０７からＷｅｂアプリケーションサーバ１１２に送信する（ステップＳ７０７）。
【０１０８】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ（ステップＳ７０８）、上記ステップＳ７０７で画像形成装置１０７から送信された該当データの削除を完了したことを示す通知情報を、削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１の１４０１ａに保存する（ステップＳ７０９）。
【０１０９】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除ログ生成プログラム１１２ｇ  を起動させ（ステップＳ７１０）、削除ログを生成し、削除ログをデータベースサーバ１１３の削除管理データベース１１３ｃの削除ログテーブル（図示略）に保存する（ステップＳ７１１）。次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ、該当データの削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１（図１４参照）から、該当データのアクセス履歴データベース１１３ｅのアクセス履歴テーブル１５０１（図１５参照）を参照させる（ステップＳ７１２）。
【０１１０】
次に、該当データの削除管理データベース１１３ｃの削除管理テーブル１４０１と、該当データのアクセス履歴データベース１１３ｅのアクセス履歴テーブル１５０１とが一致するか否かを判定し（ステップＳ７１３）、一致しなかった場合はこれ以降の処理は行わず本処理を終了し、一致した場合はステップＳ７１４へ進む。
【０１１１】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２のデータ削除プログラム１１２ｄを起動させる（ステップＳ７１４）。データ削除プログラム１１２ｄの指示を受け、データサーバ１１４内の該当データの削除を実行させる（ステップＳ７１５）。次に、データサーバ１１４内の該当データの削除を完了したことを示す情報を、データサーバ１１４からＷｅｂアプリケーションサーバ１１２へ送信する（ステップＳ７１６）。
【０１１２】
次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させ（ステップＳ７１７）、データサーバ１１４内の該当データの削除を完了したことを示す情報を削除管理データベース１１３ｃに保存する（ステップＳ７１８）。次に、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除ログ生成プログラム１１２ｇを起動させ（ステップＳ７１９）、該当データの削除ログを生成し、削除ログを削除管理データベース１１３ｇの削除ログテーブル（図示略）に保存する（ステップＳ７２０）。
【０１１３】
次に、メールサーバ１１５のＳＭＴＰ／ＰＯＰプログラム１１５ａを起動させ、上記ステップＳ７１１で削除管理データベース１１３ｇの削除ログテーブルに保存された各ユーザが使用した画像形成装置内の削除ログと、上記ステップＳ７２０で削除管理データベース１１３ｇの削除ログテーブルに保存されたデータサーバ１１４内の削除ログを、送信者のメールアドレスに電子メール送信し（ステップＳ７２１）、本処理を終了する。
【０１１４】
以上説明したように、本実施の形態によれば、ネットワーク上の電子データを削除する削除条件（換言すれば、電子データにアクセスできる条件）を複数設定し、画像形成装置による電子データの印刷出力後、画像形成装置の記憶装置内から該当する電子データを削除し、これと連動してデータサーバ１１４から該当する電子データを削除する制御を行うため、近年頻繁に起きているネットワーク上の電子データへの不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害を防止することができる。
【０１１５】
また、電子データの印刷出力に使用した画像形成装置の記憶装置内から電子データを削除した記録である削除ログ、及びデータサーバ１１４から電子データを削除した記録である削除ログを送信者に発行するため、送信者は電子データが削除されたことを確認することができると共に、サービス提供事業者に対する顧客の信頼性を向上させることができる。
【０１１６】
尚、上記実施の形態において、インターネットなどの通信ネットワークにＩｐｖ６（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ  Ｖｅｒｓｉｏｎ  ６）ネットワークを利用し、機器固有のグローバルＩＰアドレスをサービス提供事業者の機器連動データ管理システム１００に予め登録しておくグローバルＩＰアドレス／機器情報対応メモリテーブルと、Ｉｐｖ６プロトコルのプラグアンドプレイ機能を用いて、グローバルＩＰアドレスを自動的に登録する仕組みとすることも可能である。
【０１１７】
また、上記実施の形態において、Ｗｅｂアプリケーションサーバ１１２の削除管理プログラム１１２ｆを起動させてデータ送信及び印刷出力を行う際に、経由するネットワーク上に設置されたルータの記憶装置などに残されたデータも削除し、その削除ログも同様に保存することも可能である。
【０１１８】
また、上記実施の形態において、ネットワークシステムを図１に示す構成としたが、ネットワークシステムを構成する機器（画像形成装置、情報処理装置、携帯情報端末等）の種類・設置台数・接続形態は任意とすることが可能である。
【０１１９】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図４乃至図１３のフローチャート）をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。
【０１２０】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【０１２１】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【０１２２】
また、本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが記憶媒体に記憶されたプログラムを読出して実行することによっても、達成することができる。
【０１２３】
この場合、格納媒体から読出されたプログラムコード自体が上述した各実施の形態の機能を実現すると共に、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。
【０１２４】
プログラムコードを記憶する記憶媒体としては、例えば、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク（登録商標）、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等がある。
【０１２５】
上述した実施の形態の機能は、コンピュータから読出されたプログラムコードを実行することによるばかりでなく、コンピュータ上で稼動するＯＳ等がプログラムコードの指示に基づいて実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現することができる。
【０１２６】
更に、本発明は、前述した実施の形態を実現するソフトウェアのプログラムがネットワーク上のデータベース又はホームページから通信プログラムによりダウンロードされ、このプログラムを読出して実行することによって達成することができる。
【０１２７】
上記プログラムは、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページからコンピュータプログラム自体、又は自動インストール機能を含む圧縮ファイルをハードディスク等の記憶媒体にダウンロードすることによっても供給することができる。
【０１２８】
また、上記プログラムは、プログラムコードを暗号化した上で格納したＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体をユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムコードを実行してコンピュータにインストールさせることによっても供給することができる。
【０１２９】
上述した実施の形態の機能は、プログラムコードを複数のファイルに分割し、夫々のファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現することができる。即ち、本発明の機能処理をコンピュータで実現させるためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明を構成する。
【０１３０】
また、上述した実施の形態の機能は、記憶媒体から読出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード又はコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備えられたメモリに書込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボード又は機能拡張ユニットに備えられたＣＰＵ又はＭＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を実行することによっても実現することができる。
【０１３１】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、データ出力装置に対するアクセスを基に、データ出力装置に配信された電子データを削除し、データ管理装置の記憶手段に格納された電子データを削除する制御を行うため、近年頻繁に起きているネットワーク上の電子データへの不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害を防止することができる。
【０１３２】
また、電子データの出力に使用したデータ出力装置内から電子データを削除したことを示す削除情報、及びデータ管理装置の記憶手段から電子データを削除したことを示す削除情報を電子データ送信者に発行するため、電子データ送信者は電子データが削除されたことを確認することができると共に、データ管理装置を運営する事業者に対するユーザの信頼性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るネットワークシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】機器連動データ管理システムのＷｅｂアプリケーションサーバ、データベースサーバ、ファイルサーバ、メールサーバのハードウエアの構成例を示すブロック図である。
【図３】画像形成装置のハードウエアの構成例を示すブロック図である。
【図４】電子データ送信処理を示すフローチャートである。
【図５】図４のフローチャートの続きである。
【図６】図５のフローチャートの続きである。
【図７】電子データ送信処理時の電子データ削除条件登録処理を示すフローチャートである。
【図８】図７のフローチャートの続きである。
【図９】電子データ出力処理を示すフローチャートである。
【図１０】図９のフローチャートの続きである。
【図１１】電子データ削除処理及び削除ログ生成処理を示すフローチャートである。
【図１２】図１１のフローチャートの続きである。
【図１３】図１２のフローチャートの続きである。
【図１４】削除管理テーブルを示す図である。
【図１５】アクセス履歴テーブルを示す図である。
【図１６】登録者選択画面を示す図である。
【図１７】出力者情報表示画面を示す図である。
【図１８】出力可能機器登録画面を示す図である。
【図１９】削除条件式設定画面を示す図である。
【符号の説明】
１００  機器連動データ管理システム
１０１、１０７  画像形成装置
１０２、１０３、１０５、１０６  情報処理装置
１０４、１０８  携帯情報端末
１１０  通信回線網
１１２  Ｗｅｂアプリケーションサーバ
１１２ａ  認証プログラム
１１２ｂ  データ送信サービスプログラム
１１２ｃ  データ出力サービスプログラム
１１２ｄ  データ削除プログラム
１１２ｅ  アクセス履歴管理プログラム
１１２ｆ  削除管理プログラム
１１２ｇ  削除ログ生成プログラム
１１２ｈ  顧客管理プログラム
１１３  データベースサーバ
１１３ａ  認証データベース
１１３ｂ  機器ＩＤ情報データベース
１１３ｃ  削除管理データベース
１１３ｄ  送信サービスデータベース
１１３ｅ  アクセス履歴データベース
１１３ｆ  出力サービスデータベース
１１３ｇ  顧客管理データベース
１１４  データサーバ
１１５  メールサーバ
１１６  システムタイマ
【図１】
2005025450.tif 000003
【図２】
2005025450.tif 000004
【図３】
2005025450.tif 000005
【図４】
2005025450.tif 000006
【図５】
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【図６】
2005025450.tif 000008
【図７】
2005025450.tif 000009
【図８】
2005025450.tif 000010
【図９】
2005025450.tif 000011
【図１０】
2005025450.tif 000012
【図１１】
2005025450.tif 000013
【図１２】
2005025450.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
2005025450.tif 000016
【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
2005025450.tif 000020
【図１９】
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【手続補正書】
【提出日】平成16年5月28日(2004.5.28)
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、
電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置において、
電子データを格納する記憶手段と、前記記憶手段の電子データを前記データ出力装置に配信する配信手段と、前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記記憶手段に格納された電子データの削除を決定する削除手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項３】
前記記憶手段から電子データを削除した場合、削除完了を示す削除情報を保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記データ出力装置及び前記記憶手段から電子データを削除した場合、削除完了を示す削除情報を保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記削除情報を電子データの送信者に通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項３又は４記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記データ出力装置は、印刷媒体に画像を印刷する画像形成装置であり、前記削除手段は、前記データ出力装置から電子データの印刷出力が可能な出力可能出力者数を基に、電子データの削除を決定することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項７】
前記データ出力装置は、印刷媒体に画像を印刷する画像形成装置であり、前記削除手段は、前記データ出力装置から電子データの印刷出力が可能な出力可能部数を基に、電子データの削除を決定することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項８】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置により実行されるデータ削除方法において、
前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ管理装置から前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記データ管理装置に格納された電子データの削除を決定することを特徴とするデータ削除方法。
【請求項９】
ネットワークを介してアクセス可能なデータ出力装置と前記ネットワークを介して通信可能なデータ管理装置のデータ削除方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
前記データ出力装置に対するアクセスを基に、前記データ管理装置から前記データ出力装置に配信された電子データの削除、及び前記データ管理装置に格納された電子データの削除を決定するモジュールを備えることを特徴とするプログラム。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複写機や複合機等の画像形成装置に対するインターネット等のネットワークを介した電子データの送信、画像形成装置による電子データの印刷出力、ネットワーク上のデータの管理等を行う場合に適用されるデータ管理装置、データ削除方法、及び該方法を実行するプログラムに関する。


【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
本発明の目的は、ネットワーク上の電子データへの不正アクセス・データ盗聴・データの改ざんなどの被害を防止することなどを可能としたデータ管理装置、データ削除方法、及び該方法を実行するプログラムを提供することにある。