(57)【要約】【課題】書面の作成あるいはオンラインでの提出を容易にするための電子申請システム等を提供することである。【解決手段】制御ボックス１は、操作部２より取得した操作者の指紋のデータに基づいて操作者を認証し、認証に成功すると、公的機関への申請に用いる書面を、あらかじめ申請書類データとして記憶しているうちから各種の条件に従って抽出し、操作部２に一覧表示させる。操作者が書面を選択すると、制御ボックス１は、この書面に、あらかじめ蓄積している当該操作者用の記載事項を自動的に追加し、その他、操作者の操作に従って、記載事項や添付書類を追加する。そして、操作者により書類提出が指示され、更に書類不備のないことが確認されると、制御ボックス１は、作成した書面を表すデータを、ネットワークを介し、提出先である公的機関のサーバ等へと送出する。【選択図】  図１
2005025304.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、を備える、
ことを特徴とする電子申請システム。
【請求項２】
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、を備える、
ことを特徴とする電子申請システム。
【請求項３】
前記書式記憶手段は、書面が用いられる手続と他の手続との前後関係を示す階層データを書面別に記憶し、
前記書面選択受付手段は、一覧表示する対象の各書面が用いられる各手続相互間の前後関係を階層データに基づいて特定し、これらの各書面を表す書式データを、特定した前後関係を示す態様で一覧表示する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の電子申請システム。
【請求項４】
過去に作成された記入済書面データを記憶する記入済書面データ記憶手段と、
書面選択情報が示す書面であって過去に作成された記入済書面を表す記入済書面データを記入済書面データ記憶手段より抽出して一覧表示する手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１、２又は３に記載の電子申請システム。
【請求項５】
前記記入済書面作成手段は、添付書類を読み取り、読み取った添付書類の画像を表すデータを生成して記入済書面データに添付する手段を備える、
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子申請システム。
【請求項６】
前記記入済書面作成手段は、書面の記載事項を構成する部分が記載されたシートから当該部分を読み取って、読み取った部分の画像が当該書面にはめ込まれた状態を表すデータを記入済書面データとして作成する、
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の電子申請システム。
【請求項７】
前記書面出力手段は、出力した記入済書面データが所定の提出先に受理されなかったとき、受理されなかったことを検知して、この記入済書面データへのリンクを表すリンク情報を含んだ電子メールを作成して所定の宛先に送信する、
ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の電子申請システム。
【請求項８】
前記記載事項記憶手段は、書面の差出人を識別する識別情報を差出人別に記憶しており、
前記記載事項抽出手段は、利用者を識別する照合用情報を外部より取得し、この照合用情報が識別する者と同一人を識別する識別情報が前記記載事項記憶手段に記憶されているか否かを判別し、記憶されていると判別したとき、該当する識別情報により識別される者を、作成すべき記入済書面の差出人として扱う、
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の電子申請システム。
【請求項９】
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、
書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶し、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶し、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを抽出し、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得し、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成し、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する、
ことを特徴とする電子申請方法。
【請求項１０】
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、
書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶し、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶し、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを抽出し、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得し、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成し、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する、
ことを特徴とする電子申請方法。
【請求項１１】
コンピュータを、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、
して機能させるためのプログラム。
【請求項１２】
コンピュータを、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、申請書をオンラインで提出するための電子申請システム、電子申請方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、公的機関に対して手続を行うための申請書類の提出等をオンラインで行うことを可能とするサービスが提供されており、そのサービスを利用して手続を行うためのシステムも考えられている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００３−１０８３２１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、申請書類の作成は複雑な作業であり、手続に習熟していないと書面の記載を誤りやすい。また、手続に不慣れな者にとっては、行おうとする手続に際してどの申請書類を選択すればよいかが判断できない場合もある。このため、書面の作成やオンラインでの提出を容易にする機能の提供が望まれていた。
【０００５】
この発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、書面の作成あるいはオンラインでの提出を容易にするための電子申請システム、電子申請方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、この発明の第１の観点にかかる電子申請システムは、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【０００７】
このような電子申請システムによれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面の利用回数に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【０００８】
また、この発明の第２の観点にかかる電子申請システムは、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【０００９】
このような電子申請システムによれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面を用いて行おうとする手続に係る機関、地域あるいは業種に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、このような電子申請システムによっても利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【００１０】
前記書式記憶手段は、書面が用いられる手続と他の手続との前後関係を示す階層データを書面別に記憶していてもよい。
この場合、前記書面選択受付手段は、一覧表示する対象の各書面が用いられる各手続相互間の前後関係を階層データに基づいて特定し、これらの各書面を表す書式データを、特定した前後関係を示す態様で一覧表示するものであってもよい。
このような構成を有していれば、それぞれの書面が使われるべき局面が容易に把握できるようになる。
【００１１】
前記電子申請システムは、
過去に作成された記入済書面データを記憶する記入済書面データ記憶手段と、
書面選択情報が示す書面であって過去に作成された記入済書面を表す記入済書面データを記入済書面データ記憶手段より抽出して一覧表示する手段と、
を更に備えていてもよい。
このような構成を有していれば、利用者である差出人等は、差出人自身が過去に提出した書面を参考にして書面の選択をすることができる。従って、このような構成を有している場合も利用者にとっては書面の選択が容易になる。
【００１２】
前記記入済書面作成手段は、添付書類を読み取り、読み取った添付書類の画像を表すデータを生成して記入済書面データに添付する手段を備えるものとすれば、記入済書面に添付書類を付すことができる。
【００１３】
前記記入済書面作成手段は、書面の記載事項を構成する部分が記載されたシートから当該部分を読み取って、読み取った部分の画像が当該書面にはめ込まれた状態を表すデータを記入済書面データとして作成するものとすれば、画像データを用いて書面への記載を行うことができる。
【００１４】
前記書面出力手段は、出力した記入済書面データが所定の提出先に受理されなかったとき、受理されなかったことを検知して、この記入済書面データへのリンクを表すリンク情報を含んだ電子メールを作成して所定の宛先に送信するものであってもよい。
このような構成を有していれば、提出した記入済書面が何らかの理由により返送された場合に、電子メールの受取人がこの記入済書面を参照することが可能となるので、その後に適切な対策を講じる助けとなる。
【００１５】
前記記載事項記憶手段は、書面の差出人を識別する識別情報を差出人別に記憶していてもよく、
前記記載事項抽出手段は、利用者を識別する照合用情報を外部より取得し、この照合用情報が識別する者と同一人を識別する識別情報が前記記載事項記憶手段に記憶されているか否かを判別し、記憶されていると判別したとき、該当する識別情報により識別される者を、作成すべき記入済書面の差出人として扱うものであってもよい。
このような構成を有していれば、前記電子申請システムの不正な利用が防止され、あるいは手続の誤りが防止される。
【００１６】
また、この発明の第３の観点にかかる電子申請方法は、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、
書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶し、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶し、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを抽出し、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得し、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成し、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する、
ことを特徴とする。
【００１７】
このような電子申請方法によれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面の利用回数に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【００１８】
また、この発明の第４の観点にかかる電子申請方法は、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、
書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶し、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶し、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを抽出し、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得し、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成し、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する、
ことを特徴とする。
【００１９】
このような電子申請方法によれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面を用いて行おうとする手続に係る機関、地域あるいは業種に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、このような電子申請システムによっても利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【００２０】
また、この発明の第５の観点にかかるプログラムは、
コンピュータを、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面の使用回数を示す使用回数データを書面別に記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
利用頻度が所定の基準を超える書面を使用回数データに基づいて特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、
して機能させるためのものであることを特徴とする。
【００２１】
このようなプログラムを実行するコンピュータによれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面の利用回数に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【００２２】
また、この発明の第６の観点にかかるプログラムは、
コンピュータを、
書面を表す書式データを、書面が用いられる手続別に記憶し、書面毎に、当該書面が利用される手続に係る機関、地域又は事業の業種を示す利用対象データを記憶する書式記憶手段と、
書面に記載すべき事項を表す記載事項データを書面の差出人別に記憶する記載事項記憶手段と、
差出人を指定する差出人指定情報を外部より取得して、この差出人指定情報が示す差出人が書面に記載すべき事項を表す記載事項データを前記記載事項記憶手段より抽出する記載事項抽出手段と、
差出人が行おうとする手続に係る機関、地域又は業種を指定する情報を取得し、この情報が示す機関、地域又は業種に係る手続で用いられる書面を特定して、特定した各書面を一覧表示し、一覧表示された各書面のうちいずれかを選択する書面選択情報を外部より取得する書面選択受付手段と、
書面選択情報が示す書面を表す書式データと、前記記載事項抽出手段により抽出された記載事項データとに基づいて、当該抽出された記載事項データが記入された状態の書面を表す記入済書面データを作成する記入済書面作成手段と、
記入済書面データを通信回線を介して外部に出力する書面出力手段と、
して機能させるためのものであることを特徴とする。
【００２３】
このようなプログラムを実行するコンピュータによれば、差出人が手続に用いようとする書面に、当該差出人用に用意された記載事項などが記載された状態を表す記入済書面データが作成され、通信回線を介して提出先に送付される。そして、書面の選択は、書面を用いて行おうとする手続に係る機関、地域あるいは業種に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちから、外部からの指示に従って行われる。従って、このような電子申請システムによっても利用者にとっては書面の選択が容易になり、従って、書面の作成やオンラインでの提出が容易になる。
【００２４】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態を、複合機を例とし、図面を参照して説明する。図１は、この発明の実施の形態に係る複合機の構成を示す図である。図示するように、この複合機は、制御ボックス１と、操作部２と、ＧＷコントローラ３と、スキャナ４と、プリンタ５とより構成されている。この複合機は、図２に示すように、筐体Ｂを有する１台の複合機として一体に形成されている。
【００２５】
制御ボックス１は、図３に示すように、制御部１１と、外部記憶部１２と、ネットワークインターフェース部１３と、バッテリ部１４とより構成されている。外部記憶部１２、ネットワークインターフェース部１３及びバッテリ部１４は、内部バスを介して制御部１１に接続されている。
【００２６】
制御部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等のプロセッサや、このプロセッサの作業領域を提供するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性メモリや、プロセッサの指示に従って操作部２の各部を制御する専用回路などからなり、外部記憶部１２に記憶されているプログラムに従って、後述する処理を行う。
【００２７】
外部記憶部１２は、ハードディスク装置やＳＲＡＭ（Ｓｔａｔｉｃ  ＲＡＭ）等の不揮発性メモリからなり、後述する処理を制御部１１に行わせるためのプログラムを予め記憶し、また、後述するユーザ用データをユーザの操作に従って記憶する。そして、外部記憶部１２は、制御部１１の指示に従って、自己が記憶するプログラムやユーザ用データ等のデータを制御部１１に供給したり、制御部１１のアクセスに従ってデータの更新や新たな記憶を行ったりする。
【００２８】
ネットワークインターフェース部１３は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）インターフェース回路等からなり、上述の通り制御部１１に接続されている他、図１に示すように外部のＬＡＮに接続されており、制御部１１と外部の機器との間でのＬＡＮを介したデータ交換を媒介する。また、図１に示すように、このＬＡＮは、モデム等の通信制御装置を介し、電話回線やインターネット等からなるネットワークに接続されているものとする。そして、ネットワークインターフェース部１３は、制御部１１がＬＡＮ及びこのネットワークを介して外部の機器との間で行うファクシミリ送受信やデータ交換も媒介するものとする。
【００２９】
バッテリ部１４は、蓄電池等より構成されており、外部記憶部１２のＳＲＡＭ等、電源切断時の記憶保持のためにバックアップを要するメモリに、記憶保持のための電力を供給する。
【００３０】
操作部２は、図４に示すように、入力部２１と、表示部２２と、音声入力部２３と、音声出力部２４と、シリアル入出力部２５と、無線入出力部２６と、記録媒体アクセス部２７と、指紋入力部２８とより構成されている。入力部２１、表示部２２、音声入力部２３、音声出力部２４、シリアル入出力部２５、無線入出力部２６、記録媒体アクセス部２７及び指紋入力部２８は、いずれも、制御ボックス１の制御部１１に接続されている。
【００３１】
入力部２１は、タッチパネルや感圧パッド等より構成されており、ユーザがタッチパネルを押圧したり、スタイラスペン等を用いて感圧パッド上で文字や図形を描く等、文字や図形を入力する操作を行うと、これらの操作に従ったデータ（例えば、タッチパネル上でユーザが押圧した位置に対応付けられているデータや、感圧パッド上で描かれた文字や図形を表すデータ）を制御部１１に供給する。
表示部２２は、液晶ディスプレイ等より構成されており、制御部１１の指示に従った文字や図形を自己の表示画面上に表示する。
【００３２】
音声入力部２３は、マイクロホンや低周波増幅器やＡ／Ｄ（Ａｎａｌｏｇ−ｔｏ−Ｄｉｇｉｔａｌ）変換器等より構成されており、音声を集音してディジタル形式の電気信号に変換し、この電気信号を制御部１１に供給する。
音声出力部２４は、スピーカや低周波増幅器やヘッドホンジャック等より構成されており、制御部１１の指示に従った音声を出力する。
【００３３】
シリアル入出力部２５は、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インターフェース回路やＵＳＢコネクタ等より構成されており、自己に有線接続された外部の機器と制御部１１との間のシリアル伝送を媒介する。
無線入出力部２６は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）用のインターフェース回路等より構成されており、自己に無線接続された外部の機器と制御部１１との間の伝送を媒介する。
【００３４】
記録媒体アクセス部２７は、各種の記録媒体（例えば、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ）、ＤＶＤ−Ｒ（Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＤＶＤ−ＲＷ（ＲｅＷｒｉｔａｂｌｅ）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ−Ｏｐｔｉｃａｌ  ｄｉｓｃ）、スマートメディア（登録商標）、ＳＤメモリ（商標）、メモリースティック（登録商標）、フレキシブルディスク、等）にアクセスする１個又は複数の記録媒体ドライブ装置より構成されており、自己にセットされた記録媒体に、制御部１１の指示に従ってアクセスして、この記録媒体よりデータを読み出して制御部１１に供給したり、制御部１１が供給するデータをこの記録媒体に書き込んだりする。
【００３５】
指紋入力部２８は、スキャナ等より構成されており、自己が備える走査面上にユーザ等の指が置かれ、更に制御部１１より指示を受けると、この指示に従ってこの指の指紋を読み取り、読み取った指紋の画像を表すデータを制御部１１に供給する。
【００３６】
なお、操作部２は、操作者の操作を容易にするため、図２及び図５に示すように、筐体Ｂが備えるコンソール部Ｃに集中して配置されている。なお、図５（ａ）は、コンソール部Ｃの上面を示す図であり、（ｂ）は、コンソール部Ｃの右側面を示す図であり、（ｃ）は、コンソール部Ｃの左側面を示す図であり、（ｄ）は、コンソール部Ｃの前方側面を示す図である。
【００３７】
ＧＷコントローラ３は、専用の回路より構成されており、あるいは、ＣＰＵ等のプロセッサ及びこのプロセッサの作業領域を提供するためのＲＡＭ等の揮発性メモリより構成されている。ＧＷコントローラ３は、制御ボックス１の制御部１１、スキャナ４及びプリンタ５に接続されている。制御ボックス１の制御部１１がＧＷコントローラ３の機能を行うものとしてもよい。
【００３８】
ＧＷコントローラ３は、制御部１１が供給する指示に従って、スキャナ４にスキャニングを行うことを指示し、スキャナ４より、スキャニングにより得られた画像を表す画像データを供給されると、この画像データを制御部１１に供給する。また、ＧＷコントローラ３は、制御部１１が供給する指示に従って、プリンタ５に、制御部１１が供給する印刷用のデータが表す文字や図形の印刷を指示する。
【００３９】
スキャナ４は、ＧＷコントローラ３に接続されており、ＧＷコントローラ３よりスキャニングを指示されると、この指示に従って、自己が備える走査面上に置かれた原稿（紙などからなるシート）を読み取り、読み取った原稿の画像を表すデータをＧＷコントローラ３に供給する。
【００４０】
プリンタ５は、ＧＷコントローラ３に接続されており、ＧＷコントローラ３より印刷を指示されると、この指示に従って、ＧＷコントローラ３が制御部１１より指示された文字や図形を、紙などからなるシートの面上に印刷する。
【００４１】
なお、外部記憶部１２が記憶し制御部１１が実行するプログラムは、システムサービス層、アプリケーション層、及び操作部インターフェース層を含んでいる。
システムサービス層は、制御部１１に、オペレーティングシステムの処理を行わせ、また、ＧＷコントローラ３が行う処理とアプリケーションの処理との間でのデータの受け渡しを制御する機能を提供する。
【００４２】
アプリケーション層に属するプログラムとしては、例えば、コピーアプリケーション、プリンタアプリケーション、ファクシミリアプリケーション、スキャナアプリケーション、ＩＴアプリケーションなどがある。
【００４３】
コピーアプリケーションは、この複合機にコピー機の機能を行わせるためのプログラムである。コピーアプリケーションの処理を実行する制御部１１は、操作部２を操作するユーザが原稿のコピーを指示すると、ＧＷコントローラ３を介してスキャナ４に原稿の読み取りを指示し、スキャナ４が読み取った原稿の画像を表すデータをＧＷコントローラ３より供給されると、ＧＷコントローラ３を介してプリンタ５に印刷を指示し、印刷すべき文字や図形を表すデータとして、スキャナ４が読み取った原稿の画像を表すデータをＧＷコントローラ３に供給する。この結果、プリンタ５により原稿がシートの面上にハードコピーされる。
【００４４】
プリンタアプリケーションは、この複合機にプリンタの機能を行わせるためのプログラムである。プリンタアプリケーションの処理を実行する制御部１１は、操作部２を操作するユーザがデータの印刷を指示すると（又は、他の処理からプリンタアプリケーションの処理が呼び出されると）、ＧＷコントローラ３を介してプリンタ５に印刷を指示し、一方でシリアル入出力部２５、無線入出力部２６、記録媒体アクセス部２７あるいはネットワークインターフェース部１３等より印刷すべき文字や図形を表すデータを取得してＧＷコントローラ３に供給する。この結果、プリンタ５により当該文字や図形がシートの面上に印刷される。
【００４５】
ファクシミリアプリケーションは、この複合機にファクシミリ装置の機能を行わせるためのプログラムである。ファクシミリアプリケーションの処理を実行する制御部１１は、操作部２を操作するユーザから原稿のファクシミリ送信が指示され（又は、他の処理からファクシミリアプリケーションの処理が呼び出され）、宛先のファクシミリ番号が供給されると、ＧＷコントローラ３を介してスキャナ４に原稿の読み取りを指示し、スキャナ４が読み取った原稿の画像を表すデータがＧＷコントローラ３より供給されると、このデータとファクシミリ番号とをネットワークインターフェース部１３に供給し、このデータのファクシミリ送信を行わせる。また、外部の機器よりファクシミリ送信された画像データをネットワークインターフェース部１３が受信して制御部１１に供給すると、ＧＷコントローラ３を介してプリンタ５に印刷を指示し、印刷すべき文字や図形を表すデータとして、ネットワークインターフェース部１３が供給した画像データをＧＷコントローラ３に供給する。
【００４６】
スキャナアプリケーションは、この複合機にスキャナの機能を行わせるためのプログラムである。スキャナアプリケーションの処理を実行する制御部１１は、操作部２を操作するユーザが原稿のスキャンを指示すると（又は、他の処理からスキャナアプリケーションの処理が呼び出されると）、ＧＷコントローラ３を介してスキャナ４に原稿の読み取りを指示し、スキャナ４が読み取った原稿の画像を表すデータをＧＷコントローラ３より供給されると、このデータを外部記憶部１２等に記憶させる。
【００４７】
ＩＴアプリケーションは、この複合機に課金制御や機器状態監視等の機能を行わせるためのプログラムである。
【００４８】
課金制御の処理を実行する制御部１１は、例えば、外部記憶部１２の記憶領域等に、プリンタ５が印刷を行った回数を示すデータを格納し、プリンタ５が新たに印刷を行うたびにこのデータを更新する。そして一方で、所定のタイミングが到来する毎に（例えば月末になるたびに）このデータに基づいてユーザへの課金額を所定の基準に基づいて算出し、算出結果を示すデータを外部記憶部１２の記憶領域等に格納する。
【００４９】
機器状態監視の処理を実行する制御部１１は、例えば、スキャナ４やプリンタ５がＧＷコントローラ３の指示に従った処理を開始してから所定時間内にこの処理を終了したか否かを判別し、終了していないと判別した場合に、スキャナ４又はプリンタ５に異常が生じた旨の情報を生成して外部記憶部１２の記憶領域等に格納する。あるいは、スキャナ４又はプリンタ５に異常が生じた旨の情報をネットワークインターフェース部１３を介して外部に通知してもよい。
【００５０】
なお、所定のタイミングあるいは所定時間の経過を示すデータは、外部より取得するようにしたり、あるいは制御部１１が水晶発振器等からなるタイマを備え、このタイマが、所定のタイミングあるいは所定時間の経過を示すデータを発生させるようにすればよい。
【００５１】
操作部インターフェース層に属するプログラムとしては、例えば、操作部ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）、音声ナビゲーションＵＩ、音声認識エンジン、等が含まれている。
操作部ＧＵＩの処理を実行する制御部１１は、操作部２の表示部２２に、制御部１１が待機するデータの入力をユーザに促すための画像を表示させる。音声ナビゲーションＵＩの処理を実行する制御部１１は、操作部２の音声出力部２４に、制御部１１が待機するデータの入力をユーザに促すための音声を発生させる。音声認識エンジンの処理を実行する制御部１１は、操作部２の音声入力部２３より供給された音声が示す文章を公知の音声認識の手法により特定し、特定した文章を表すテキストデータを生成する。
【００５２】
ユーザ用データには、後述する電子申請の処理をこの複合機に実行させるためのプログラムである申請書類作成アプリケーションが含まれ、また、申請書類データ、申請方法データ、ユーザ指紋データとが含まれる。
【００５３】
申請書類データは、各種公的機関（国、都道府県、市町村、あるいはその他の公的機関）に対する申請手続において用いるよう指定されている申請書類の書式を示すデータであり、手続別にあらかじめ記憶されている。
【００５４】
申請書類データは、記載事項が未記入の申請書類（未申請書類）を表すデータを含み、この申請書類を用いて過去に手続が行われた場合は、当該手続で利用された記入済みの申請書類（申請済書類）を表すデータを更に含む。申請済書類を表すデータには、申請の日時を示す申請日時情報が付されている。
【００５５】
また、手続別に記憶されている申請書類データには、手続別に、機関データや、地域データや、業種データや、階層構造データや、提出先アドレスや、利用回数データが付される。機関データは、当該申請書類データが利用される手続に係る公的機関を示すデータである。地域データは、当該申請書類データが利用され手続に係る地域を示すデータである。業種データは、当該申請書類データが利用される手続が特定の種類の事業の許認可に係る場合等におけるこの事業の業種を示すデータである。階層構造データは、当該申請書類が利用される手続と他の手続との前後関係を示すデータである。提出先アドレスは、当該申請書類データを提出する対象の公的機関のサーバのアドレスである。利用回数データは、当該申請書類データが利用された回数を示すデータである。利用回数データは、制御部１１が行う後述の処理に従って更新される。
【００５６】
申請方法データは、上述の各種公的機関に対する申請手続の内容を説明するデータであり、手続別にあらかじめ記憶されている。
【００５７】
なお、外部記憶部１２には、申請書類データ及び申請方法データとして、この複合機が設置されている場所が属する地域で利用される申請書類や申請手続に関するものが記憶されていれば十分である。
【００５８】
ユーザ指紋データは、電子申請の処理に従って申請手続を行うことを認められている正当なユーザの指紋の画像を表すデータである。ユーザ指紋データには、ユーザの住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス等、当該ユーザ指紋データが表す指紋を有するユーザに関する個人情報が付されている。また、当該ユーザの電子捺印を行うために用いられる電子捺印用データ（例えば、当該ユーザに割り当てられた、公開鍵暗号における秘密鍵に当たるデータ）も付されている。
【００５９】
次に、この複合機が行う電子申請の処理を、図６〜図８を参照して説明する。図６〜図８は、この複合機が行う電子申請の処理を示すフローチャートである。
【００６０】
制御部１１が、操作部２を操作するユーザの指示に応答する等して外部記憶部１２より申請書類作成アプリケーションを読み出し、申請書類作成アプリケーションを実行すると、制御部１１はまず、操作部ＧＵＩの制御に従って、操作部２の表示部２２に、指紋の入力を促す画像を表示させる（図６、ステップＳ１）。
【００６１】
指紋の画像を表すデータが指紋入力部２８から供給されると、制御部１１は、供給されたこのデータが正当なユーザの指紋を表していることを、ユーザ用データに含まれるユーザ指紋データに基づいて認証する（ステップＳ２）。具体的には、指紋入力部２８から供給されたデータが表す指紋と実質的に同一の指紋を表すユーザ指紋データがユーザ用データに含まれているか否かを判別する。
【００６２】
そして、ステップＳ２で認証に失敗すると（すなわち、指紋入力部２８から供給されたデータが表す指紋と実質的に同一の指紋を表すユーザ指紋データがユーザ用データに含まれておらず、従って、指紋入力部２８から供給されたデータは正当なユーザの指紋を表していない、と判別すると）、電子申請の処理を打ち切る（ステップＳ２：ＮＯ）。
【００６３】
一方、ステップＳ２で認証に成功すると（すなわち、指紋入力部２８から供給されたデータが正当なユーザの指紋を表していると判別すると）（ステップＳ２：ＹＥＳ）、制御部１１は、利用回数データを検索して、利用回数が３回以上である（あるいはその他所定の判断基準に照らして利用頻度が高いと判断される）申請書類データを特定し、特定した申請書類データ相互間に存在する手続の前後関係を、階層構造データに基づいて特定する。そして、特定した申請書類データが表す申請書類の画像を、手続の前後関係（階層構造）も示す形で表示部２２に一覧表示させる（ステップＳ３）。
【００６４】
ステップＳ３で申請書類が一覧表示された後、ユーザが操作部２を操作して、申請手続を行う対象の機関あるいは地域を示す情報を入力し（ステップＳ４）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、機関データあるいは地域データを検索して、ユーザが指定した期間あるいは地域において利用される申請書類データを特定し、特定した申請書類データ相互間に存在する手続の前後関係を、階層構造データに基づいて特定する。そして、特定した申請書類データが表す申請書類の画像を、階層構造も示す形で表示部２２に一覧表示させる（ステップＳ５）。
【００６５】
また、ステップＳ３で申請書類が一覧表示された後、ユーザが操作部２を操作して、申請手続に係る事業の業種を示す情報を入力し（ステップＳ４）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、業種データを検索して、ユーザが指定した業種に係る申請手続で利用される申請書類データを特定し、特定した申請書類データ相互間に存在する手続の前後関係を、階層構造データに基づいて特定する。そして、特定した申請書類データが表す申請書類の画像を、階層構造も示す形で表示部２２に一覧表示させる（ステップＳ５）。
【００６６】
一方、ステップＳ３又はＳ５で、ユーザが操作部２を操作して、一覧表示されている申請書類のいずれかを選択する情報を入力し（ステップＳ６）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、未申請書類又は申請済書類のいずれを表示するかの選択を促す画像を表示部２２に表示させる。そしてユーザが操作部２を操作して、いずれかを選択する情報を入力し（ステップＳ７）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、いずれが選択されたかを判別する（ステップＳ８）。
【００６７】
ステップＳ８で、未申請書類が選択されたと判別すると。制御部１１は、ステップＳ６で選択された申請書類のうち未申請書類を表示部２２に表示させる（ステップＳ９）。
【００６８】
一方、ステップＳ８で、申請済書類が選択されたと判別すると。制御部１１は、ステップＳ６で選択された申請書類のうち申請済書類を表示部２２に一覧表示させる（ステップＳ１０）。
【００６９】
ステップＳ１０で申請済書類が一覧表示された後、ユーザが操作部２を操作して、一覧表示されている申請済書類のいずれかを指定する情報を入力し（ステップＳ１１）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、指定された申請済書類を表示部２２に表示させる（ステップＳ１２）。
【００７０】
ステップＳ９又はＳ１２で、未申請書類又は申請済書類が表示されると、続いて制御部１１は、操作部ＧＵＩの制御に従って、表示部２２に、表示中の書類の印刷、ファクシミリ送信、電子メール転送、又は申請手続の開始を促す画像を表示させる（図７、ステップＳ１３）。
【００７１】
ユーザが操作部２を操作して、ステップＳ１３で表示中の書類の印刷、ファクシミリ送信、電子メール転送、又は申請手続の開始を指定する情報を入力し（ステップＳ１４）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、印刷、ファクシミリ送信、電子メール転送、又は申請手続の開始のいずれが指定されたかを判別する（ステップＳ１５）。
【００７２】
ステップＳ１５で、書類の印刷が指定されたと判別すると、制御部１１は、ステップＳ１３で表示中の書類を表すデータをプリンタアプリケーションの処理に引き渡し、この書類をプリンタ５に印刷させ（ステップＳ１６）、処理をステップＳ１５に戻す。
【００７３】
また、ステップＳ１５で、書類のファクシミリ送信が指定されたと判別すると、制御部１１は、ステップＳ１３で表示中の書類を表すデータをファクシミリアプリケーションの処理に引き渡し、宛先のファクシミリ番号がユーザの操作により操作部２から供給されるなどすると、この書類を当該宛先に宛ててファクシミリ送信させ（ステップＳ１６）、処理をステップＳ１５に戻す。
【００７４】
また、ステップＳ１５で、書類の電子メール送信が指定されたと判別すると、制御部１１は、操作部ＧＵＩの制御に従って、表示部２２に、電子メールの件名の入力を促す画像を表示させる。そして、操作部２より電子メールの件名が供給されると、ステップＳ１３で表示中の書類を表すデータを添付ファイルとする電子メールを作成し、操作部２より供給された件名をこの電子メールに付し、また、ステップＳ２で認証に成功した指紋と同一の指紋を表すユーザ指紋データに付されている電子メールアドレスを読み出し、宛先としてこの電子メールに付す。そして、ネットワークインターフェース部１３及びＬＡＮを介し、この電子メールをネットワークに送出し（ステップＳ１６）、処理をステップＳ１５に戻す。
【００７５】
また、ステップＳ１５で、申請手続の開始が指定されたと判別すると、制御部１１は、ステップＳ２で認証に成功した指紋と同一の指紋を表すユーザ指紋データに付されている個人情報のうちから、ステップＳ６で選択された申請書類の記載事項となる情報を抽出する。そして、抽出された個人情報が記載された当該申請書類を表すデータを作成して外部記憶部１２等に一時記憶させ、このデータが表す画像を表示部２２に表示させる（ステップＳ１７）。
【００７６】
次に、制御部１１は、操作部ＧＵＩの制御に従って、表示部２２に、申請書類の印刷、添付書類の添付、画像による記載事項の追加、手入力による記載事項の追加、又は申請書類の提出を促す画像を表示させる（ステップＳ１８）。
【００７７】
ユーザが操作部２を操作して、申請書類の印刷、添付書類の添付、画像による記載事項の追加、手入力による記載事項の追加、又は申請書類の提出を指定する情報を入力し（ステップＳ１９）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、申請書類の印刷、添付書類の添付、画像による記載事項の追加、手入力による記載事項の追加、又は申請書類の提出のいずれが指定されたかを判別する（ステップＳ２０）。
【００７８】
ステップＳ２０で、書類の印刷が指定されたと判別すると、制御部１１は、ステップＳ１７で表示中の書類を表すデータをプリンタアプリケーションの処理に引き渡し、この書類をプリンタ５に印刷させ（ステップＳ２１）、処理をステップＳ２０に戻す。
【００７９】
ステップＳ２０で、添付書類の添付が指定されたと判別すると、制御部１１は、スキャナアプリケーションの処理を呼び出し、添付書類の画像を表すデータをスキャナ４より取得する。（ただし、スキャナ４にはユーザ等によって添付書類がセットされるとする。）そして、制御部１１は、添付書類の画像を表すこのデータを、表示部２２に表示中の申請書類を表すデータに対応付けた形で、外部記憶部１２に一時記憶させる（ステップＳ２１）。なお、添付書類は写真であってもよい。
【００８０】
ステップＳ２０で、画像による記載事項の追加が指定されたと判別した場合も、制御部１１は、スキャナアプリケーションの処理を呼び出し、追加する対象の記載事項が記載された原稿の画像を表すデータをスキャナ４より取得して外部記憶部１２に一時記憶させる。（ただし、スキャナ４にはユーザ等によって、ユーザ等が追加したい記載事項が記載された原稿がセットされるとする。）そして、制御部１１は、一時記憶したデータのうちから、例えば公知の画像認識の手法により、追加する対象の記載事項の画像を表す部分を抽出する。そして、制御部１１は、抽出された記載事項の画像が、表示部２２に表示中の申請書類のうち当該記載事項が記載されるべき所定の位置にはめ込まれた状態の申請書類の合成画像を表すデータを作成し、現に一時記憶されている申請書類のデータに置き換えて外部記憶部１２等に一時記憶させ、またこの合成画像を表示部２２に表示させる（ステップＳ２１）。
【００８１】
また、ステップＳ２０で、手入力による記載事項の追加が指定されたと判別した場合、制御部１１は、操作部ＧＵＩの制御に従って、表示部２２に、追加する記載事項を記入するための記入欄を含んだ画像を表示させる。ユーザが入力部２１を操作して、記載事項をなす文字や図形を入力し、入力された文字や図形を表すデータが制御部１１へと供給されると、制御部１１は、供給された記載事項が表示部２２に表示中の申請書類の記載面に追加された状態の申請書類を表す新たなデータを作成する。そしてこの新たなデータを、現に一時記憶されている申請書類のデータに置き換えて外部記憶部１２等に一時記憶させ、また、この新たなデータが表す申請書類の画像を表示部２２に表示させる（ステップＳ２１）。
【００８２】
一方、ステップＳ２０で、申請書類の提出が指定されたと判別すると、制御部１１は、ステップＳ１７で表示中の申請書類の記載に誤りがないか否かの確認を促す画像を表示させる（図８、ステップＳ２２）。ユーザが操作部２を操作して、申請書類の記載の誤りの有無を示す情報を入力し（ステップＳ２３）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、申請書類の記載に不備がないとユーザが判断したか否かを判別する（ステップＳ２４）。そして、ユーザの判断が「記載不備あり」という判断であった場合（ステップＳ２４：ＹＥＳ）、制御部１１は処理をステップＳ１８に戻す。
【００８３】
一方、ユーザの判断が「記載不備なし」という判断であった場合（ステップＳ２４：ＮＯ）、制御部１１は、一時記憶されている申請書類のデータ（つまり表示中の申請書類を表すデータ）に、ステップＳ２で認証に成功した指紋と同一の指紋を表すユーザ指紋データに付されている電子捺印用データを用いて、電子捺印を施す（ステップＳ２５）。具体的には、例えば電子捺印用データが公開鍵暗号における秘密鍵に当たるデータである場合は、一時記憶されている申請書類の一部又は全部を、この秘密鍵を用いて公開鍵暗号の手法により暗号化し、暗号化により得られたデータを、一時記憶されている申請書類のデータに付す。
【００８４】
次に、制御部１１は、操作部ＧＵＩの制御に従って、表示部２２に、申請書類の提出を最終的に指示することを促す画像を表示させる（ステップＳ２６）。また、ステップＳ２６では、申請書類の提出先である公的機関の名称も表示させる。
【００８５】
ユーザが操作部２を操作して、申請書類の提出を指示する情報を入力し（ステップＳ２７）、操作部２がこの情報を制御部１１に供給すると、制御部１１は、ネットワークインターフェース部１３、ＬＡＮ及び外部のネットワークを介し、申請書類の提出先である公的機関のサーバに接続する。そして、このサーバに、電子捺印された申請書類のデータを送信する（ステップＳ２８）。なお、当該公的機関のサーバのアドレスは、当該申請書類の書式を表す申請書類データに付されている提出先アドレスを検索することにより特定すればよい。
【００８６】
また、ステップＳ２８では、送信したデータに、送信した日時を表す申請日時情報を付し、申請済書類を表すデータとして、このデータと書式が同一の申請書類データに追加する。また、この申請書類データに付されている利用回数データを、現状より１回多い利用回数を示すように更新する。
【００８７】
ステップＳ２８で申請書類を表すデータを送信した後、提出先である公的機関のサーバ等より、このデータを受理した旨を示す通知（この通知は例えば申請番号を含んでいてもよい）、又は、書類に不備があった旨の通知がこの複合機に宛てて返送されると、制御部１１はネットワークインターフェース部１３を介して通知を受信し、受信した通知がいずれの通知であるかを判別する（ステップＳ２９）。
【００８８】
そして、データを受理した旨の通知を受信したと判別すると、受信した通知の内容（申請番号等）を本文又は件名に含む電子メールを作成する。また、ステップＳ２で認証に成功した指紋と同一の指紋を表すユーザ指紋データに付されている電子メールアドレスを、宛先としてこの電子メールに付す。そして、ネットワークインターフェース部１３及びＬＡＮを介し、この電子メールをネットワークに送出する（ステップＳ３０）。
【００８９】
一方、書類不備の通知を受信したと判別すると、受信した通知の内容を本文又は件名に含み、ステップＳ２８で送信したデータのアドレスをリンク情報として本文に含む、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）等の形式の電子メールを作成する。また、ステップＳ２で認証に成功した指紋と同一の指紋を表すユーザ指紋データに付されている電子メールアドレスを、宛先としてこの電子メールに付す。そして、ネットワークインターフェース部１３及びＬＡＮを介し、この電子メールをネットワークに送出する（ステップＳ３１）。
【００９０】
ステップＳ３１で送信された電子メールを、電子メールクライアントプログラムを実行する外部のパーソナルコンピュータ等を用いて受信した申請者等が、表示された電子メールに含まれるリンク情報の表示箇所をクリックする等して選択すれば、このパーソナルコンピュータ等はこの複合機にアクセスし、ステップＳ２８で送信されたデータを取得し、表示する。この結果、申請者等は、提出したデータが表す申請書類のどの部分に不備があったかを検証することができる。
【００９１】
以上説明したステップＳ１〜Ｓ３１の処理の結果、ユーザが手続に用いようとする書面に、あらかじめ当該ユーザ用に用意された記載事項やユーザが追加した記載事項などが記載された状態を表すデータが作成され、このデータはネットワークを介して提出先に送付される。書面の選択は、例えば、書面の利用回数や手続の対象である機関、地域あるいは業種に基づいて抽出され一覧表示されたもののうちからユーザの指示に従って行われる。また、提出した申請書類の不備の有無が提出先から通知される場合は、この通知の結果がユーザ等に送られる。このように、この複合機によって、書面の作成やオンラインでの提出が支援される。
【００９２】
なお、この複合機の構成は上述のものに限られない。
例えば、ステップＳ１〜Ｓ２でこの複合機は、顧客に指紋を入力させてこの指紋に基づいた認証を行う代わりに、パスワード、網膜のパターンあるいはその他任意の照合用の情報の供給を求め、供給された情報に基づいて個人を認証するようにしてもよい。
【００９３】
また、ステップＳ５で、制御部１１は、ネットワークインターフェース部１３、ＬＡＮ及び外部のネットワークを介して外部のウェブサーバにアクセスし、ユーザが指定した地域、機関あるいは業種に係る申請手続で利用される申請書類データをダウンロードして外部記憶部１２に記憶させ、ダウンロードしたこの申請書類データを一覧表示の対象に含めてもよい。
【００９４】
また、ステップＳ５で、制御部１１は、過去に利用された申請書類データ（付されている利用回数データが利用回数１回以上を示している申請書類データ）を強調表示（例えば、色を変える、二重線で囲む、等）するようにしてもよい。
【００９５】
また、ステップＳ９やＳ１２では、例えば未申請書類や申請済書類の書面全体が実質的に最大の大きさで表示部２２に表示されるように、拡大表示又は縮小表示を行わせるようにしてもよい。
【００９６】
また、ステップＳ１０で、表示すべき申請済書類が複数ある場合は、申請済書類を表すデータに付されている申請日時情報に基づいて、それぞれの申請済書類を、提出された日時の順にソートして一覧表示するようにしてもよい。
【００９７】
また、制御部１１は、ステップＳ２８で提出されたデータに所定の規則に従って整理番号を割り当ててもよく、ステップＳ３０やＳ３１で送出する電子メールの本文あるいは件名に、この整理番号を更に含めるようにしてもよい。
【００９８】
また、この複合機と申請書類の提出先との間のデータ交換は、電子メールやファクシミリの送受信によって行ってもよい。また、この両者間のデータ交換は必ずしもネットワークを介さなくてもよく、例えば専用回線を介して行ってもよい。
【００９９】
また、ステップＳ３０やＳ３１で制御部１１は、所定の電子メールアドレスを宛先とした電子メールを送出する代わりに、所定の電話番号（ファクシミリ番号）に宛てて、集計書面をファクシミリ送信するようにしてもよい。
【０１００】
以上、この発明の実施の形態を説明したが、この発明にかかる電子申請システムは、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。
例えば、スキャナ及びプリンタを備えたパーソナルコンピュータに上述の制御ボックス１、操作部２、ＧＷコントローラ３、スキャナ４及びプリンタ５の動作を実行させるためのプログラムを格納した媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、フレキシブルディスク等）から該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行する複合機を構成することができる。
【０１０１】
また、例えば、通信回線の掲示板（ＢＢＳ）にこのプログラムをアップロードし、これを通信回線を介して配信してもよく、また、このプログラムを表す信号により搬送波を変調し、得られた変調波を伝送し、この変調波を受信した装置が変調波を復調してこれらのプログラムを復元するようにしてもよい。
そして、このプログラムを起動し、ＯＳの制御下に、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行することができる。
【０１０２】
なお、ＯＳが処理の一部を分担する場合、あるいは、ＯＳが本願発明の１つの構成要素の一部を構成するような場合には、記録媒体には、その部分を除いたプログラムを格納してもよい。この場合も、この発明では、その記録媒体には、コンピュータが実行する各機能又はステップを実行するためのプログラムが格納されているものとする。
【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、書面の作成あるいはオンラインでの提出を容易にするための電子申請システム、電子申請方法及びプログラムが実現される。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】図１の複合機の筐体及びコンソール部の外形を示す図である。
【図３】制御ボックスの構成を示すブロック図である。
【図４】操作部の構成を示すブロック図である。
【図５】（ａ）は、コンソール部の上面を示す図であり、（ｂ）は、コンソール部の右側面を示す図であり、（ｃ）は、コンソール部の左側面を示す図であり、（ｄ）は、コンソール部の前方側面を示す図である。
【図６】図１の複合機が行う電子申請の処理を示すフローチャートである。
【図７】図１の複合機が行う電子申請の処理を示すフローチャートの続きである。
【図８】図１の複合機が行う電子申請の処理を示すフローチャートの続きである。
【符号の説明】
１        制御ボックス
２        操作部
３        ＧＷコントローラ
４        スキャナ
５        プリンタ
１１      制御部
１２      外部記憶部
１３      ネットワークインターフェース部
１４      バッテリ部
２１      入力部
２２      表示部
２３      音声入力部
２４      音声出力部
２５      シリアル入出力部
２６      無線入出力部
２７      記録媒体アクセス部
２８      指紋入力部
Ｂ        筐体
Ｃ        コンソール部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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