(57)【要約】  【課題】効率的な営業活動を推進し得るシステムを提供する。  【解決手段】本発明のファイル管理システムによれば、検索ユニット１２により、一部又は全部の項目内容が一致する複数の消費者レコードが検索される。また、第１処理ユニット１４により、当該複数の消費者レコード間における項目内容の異同態様に基づき、第１アルゴリズムに従って「消費者状態」が推定される。また、第１処理ユニット１４により推定された消費者状態に基づき、第２処理ユニット１６により、第２アルゴリズムに従って当該消費者に対する適切な「営業方針」が決定される。そして、営業者等はそのコンピュータ２０を通じて「消費者状態」及び「営業方針」を認識し、これらに従って、当該消費者を相手とする適切且つ効率的な営業活動をし得るものと期待される。  【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
消費者の氏名、生年月日、性別、連絡先及び職業のうち、少なくとも１つに関する項目を含む複数の消費者レコードにより構成される消費者ファイルを管理するファイル管理システムであって、
前記消費者レコードのうち一部又は全部の項目内容が一致する複数の消費者レコードを検索する検索手段と、
複数の消費者レコード間における項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムを記憶する第１記憶手段と、
該検索手段により検索された複数の消費者レコードにより特定される複数の項目内容の異同態様に基づき、該第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードに対応する消費者状態を推定する第１処理手段とを備えていることを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
消費者状態と、該消費者を相手にする営業方針との対応関係を特定する第２アルゴリズムを記憶する第２記憶手段と、
前記第１処理手段により推定された消費者状態に基づき、該第２記憶手段により記憶されている第２アルゴリズムに従って、該消費者を相手にする営業方針を決定する第２処理手段とを備えていることを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項３】
消費者レコード数の多少が、該消費者レコードに対応する消費者による商取引回数の多少に依存している場合、前記第２処理手段が、対応する消費者レコード数が多い消費者に対して優先的に営業活動を行うという営業方針を決定することを特徴とする請求項２記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムには、複数の消費者レコード間において氏及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違するという項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する複数の消費者は家族関係にあるという消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムが含まれ、
前記検索手段により、氏及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違する複数の消費者レコードが検索された場合、前記第１処理手段が、該第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードにより特定される複数の消費者は家族関係にあると推定することを特徴とする請求項１、２又は３記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムには、複数の消費者レコード間において氏、名及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違するという項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する複数の消費者は該他の項目内容が変化した同一人であるという消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムが含まれ、
前記検索手段により、氏、名及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違する複数の消費者レコードが検索された場合、前記第１処理手段が、第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードにより特定される複数の消費者は該他の項目内容が変化した同一人であると推定することを特徴とする請求項１、２、３又は４記載のファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、消費者の氏名、生年月日、性別、連絡先及び職業のうち、少なくとも１つに関する項目を含む複数の消費者レコードにより構成される消費者ファイルを管理するファイル管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
健康食品や化粧品等、種々の商品販売やサービス提供について営業活動に際し、消費者ファイルを管理するシステムが利用されている。消費者ファイルは複数の消費者レコードにより構成されており、消費者レコードは消費者の氏名、生年月日、性別、連絡先等に関する項目（フィールド）により構成されている。
【０００３】
消費者の数、ひいては消費者に関するデータ量が膨大であるため、ファイル管理用の記憶資源の効率的利用という観点が不可欠である。そこで、既に提案されているシステム（例えば、特許文献１参照）を利用することが考えられる。当該システムによれば、氏名等の項目内容が一致しているレコードが検索され、検索されたレコードの一覧が表示される。また、一覧をチェックしたユーザの操作に応じてレコードが削除される。
【０００４】
従って、当該システムが利用されれば、複数の消費者レコードの重複が回避され得る。そして、同一人に対して、同様のＤＭが何通も送られたり、営業活動が一致して行われる事態が回避され得る。
【特許文献１】特開平７−２９６００２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、本願発明者の知見によれば、項目内容の異同態様には消費者の職業・住所が変更したとか、複数の消費者が家族・友人関係にある等、消費者の様々な状態が反映されている。
【０００６】
しかるに、前記システムによれば、氏名等の項目内容が一致するレコードの一覧が表示されるだけで、項目内容の異同態様の意味するところは特に考慮されていなかった。従って、前記システムが利用されるだけでは、消費者状態に応じた営業活動が行われず、社会人に対して学生向けの商品を広告したり等、営業活動が非効率的となる場合があった。
【０００７】
そこで、本発明は、効率的な営業活動を推進し得るシステムを提供することを解決課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記課題を解決するための本発明のファイル管理システムは、前記消費者レコードのうち、一部又は全部の項目内容が一致する複数の消費者レコードを検索する検索手段と、複数の消費者レコード間における項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムを記憶する第１記憶手段と、該検索手段により検索された複数の消費者レコードにより特定される複数の項目内容の異同態様に基づき、該第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードに対応する消費者状態を推定する第１処理手段とを備えていることを特徴とする。
【０００９】
本発明によれば、検索手段により、一部または全部の項目内容（フィールドデータ）が一致する複数の消費者レコードが検索される。また、第１処理手段により、当該複数の消費者レコード間におけるフィルドデータの異同態様に基づき、第１アルゴリズムに従って消費者状態が推定される。この「異同態様」は、どの項目内容が一致しているか、どの項目内容が相違しているかの別のほか、項目内容がどのように或いはどの程度相違するのかを意味する。
【００１０】
「第１アルゴリズム」が複数の消費者レコード間における項目内容の異同態様と、当該消費者状態との対応関係が適切に反映された形で構築されることで、当該推定の信頼度が向上する。そして、営業者等は、第１処理手段により推定された消費者状態を考慮に入れ、営業活動の効率化の観点から当該消費者に対する営業活動の内容を検討することができるものと期待される。
【００１１】
また、本発明のファイル管理システムは、消費者状態と、該消費者を相手にする営業方針との対応関係を特定する第２アルゴリズムを記憶する第２記憶手段と、前記第１処理手段により推定された消費者状態に基づき、該第２記憶手段により記憶されている第２アルゴリズムに従って、該消費者を相手にする営業方針を決定する第２処理手段とを備えていることを特徴とする。
【００１２】
本発明によれば、第１処理手段により推定された消費者状態に基づき、第２処理手段により、第２アルゴリズムに従って当該消費者を相手とする適切な営業方針が決定される。消費者状態と、当該状態に鑑みた消費者に対する適切な営業活動の内容との対応関係が反映された形で「第２アルゴリズム」が構築されることで、当該決定の重要度が向上され得る。そして、営業者等は、第２処理手段により決定された営業方針に従って、当該消費者を相手とする適切且つ効率的な営業活動を行うことができるものと期待される。
【００１３】
さらに本発明のファイル管理システムは、消費者レコード数の多少が、該消費者レコードに対応する消費者による商取引回数の多少に依存している場合、前記第２処理手段が、対応する消費者レコード数が多い消費者に対して優先的に営業活動を行うという営業方針を決定することを特徴とする。
【００１４】
本発明によれば、消費者データ数、ひいては商取引回数が多い消費者に対する営業活動が優先され得る。商取引回数が多い消費者は、営業活動によりさらなる商取引を行う可能性が高いので、そのような消費者への営業活動を優先させることで営業活動の効率化が図られ得る。
【００１５】
また、本発明のファイル管理システムは、前記第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムには、複数の消費者レコード間において氏及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違するという項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する複数の消費者は家族関係にあるという消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムが含まれ、前記検索手段により、氏及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違する複数の消費者レコードが検索された場合、前記第１処理手段が、該第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードにより特定される複数の消費者は家族関係にあると推定することを特徴とする。
【００１６】
本発明によれば、消費者が家族関係にあることに応じた営業活動が推進されることで、営業活動の効率化が図られる。
【００１７】
さらに本発明のファイル管理システムは、前記第１記憶手段により記憶されている第１アルゴリズムには、複数の消費者レコード間において氏、名及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違するという項目内容の異同態様と、該複数の消費者レコードに対応する複数の消費者は該他の項目内容が変化した同一人であるという消費者状態との対応関係を特定する第１アルゴリズムが含まれ、前記検索手段により、氏、名及び連絡先が一致する一方、他の項目内容が相違する複数の消費者レコードが検索された場合、前記第１処理手段が、第１アルゴリズムに従って、該複数の消費者レコードにより特定される複数の消費者は該他の項目内容が変化した同一人であると推定することを特徴とする。
【００１８】
本発明によれば、消費者の状況変化に応じた営業活動が推進されることで、営業活動の効率化が図られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明のファイル管理システムの実施形態について図面を用いて説明する。
【００２０】
図１は本発明の一実施形態におけるファイル管理システムの構成説明図であり、図２は本発明の一実施形態におけるファイル管理システムの機能説明図であり、図３は消費者ファイルの構成説明図である。
【００２１】
本実施形態におけるファイル管理システムは、図１に示すように、営業者用コンピュータ２０とネットワークを介した通信が可能なサーバ１０により構成されている。
【００２２】
サーバ１０は、記憶装置１１と、検索ユニット１２と、第１記憶装置１３と、第２記憶装置１４と、第１処理ユニット１５と、第２処理ユニット１６と、通信ユニット１７とを備えている。
【００２３】
記憶装置１１は消費者ファイルを記憶する。消費者ファイルは図３に示すように複数の消費者レコードにより構成され、消費者レコードは複数の項目（フィールド）により構成されている。項目には、例えば「氏」「名」「生年月日」「性別」「住所」「電話番号」「ｅ−ｍａｉｌアドレス」「職業」等が含まれる。記憶装置１１に記憶される消費者ファイルは、営業者用コンピュータ２０や、ファイルサーバ（図示略）等からサーバ１０にアップロードされた消費者ファイルが含まれる。また、消費者レコード数の多少が、当該消費者レコードに対応する消費者による商取引回数の多少に依存している。
【００２４】
検索ユニット１２はＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等により構成され、記憶装置１１により記憶されている消費者レコードのうち、一部又は全部の項目内容（項目内容）が一致する複数の消費者レコードを検索する。
【００２５】
第１記憶装置１３は複数の消費者レコード間における「項目内容の異同態様」と、当該複数の消費者レコードに対応する「消費者状態」との対応関係を特定する「第１アルゴリズム」を記憶する。「第１アルゴリズム」は複数の消費者レコード間における項目内容の異同態様と、当該消費者状態との対応関係が適切に反映された形で構築される。
【００２６】
第１処理ユニット１４はＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等により構成され、検索ユニット１２により検索された複数の消費者レコードにより特定される複数の項目内容の異同態様に基づき、第１記憶装置１３により記憶されている第１アルゴリズムに従って当該複数の消費者レコードに対応する消費者の「消費者状態」を推定する。
【００２７】
第２記憶装置１５は「消費者状態」と当該消費者への「営業方針」との対応関係を特定する「第２アルゴリズム」を記憶する。「第２アルゴリズム」は消費者状態と、当該消費者に対する適切な営業活動との対応関係が反映された形で構築されている。
【００２８】
第２処理ユニット１６はＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等により構成され、第１処理ユニット１４により推定された消費者状態に基づき、第２記憶装置１５により記憶されている第２アルゴリズムに従って、当該消費者を相手にする「営業方針」を決定する。また、第２処理ユニット１６は記憶装置１０により記憶されている消費者レコード数が多い消費者に対して優先的に営業活動を行うという営業方針を決定する。
【００２９】
通信ユニット１７は必要に応じて第２処理ユニット１６により決定された「営業方針」や、第１処理ユニット１４により推定された「消費者状態」を営業者用コンピュータ２０にダウンロードする等、外部コンピュータとネットワーク通信を行う。
【００３０】
営業者用コンピュータ２０は、ラップトップ型、ノート型、モバイル型等の種々のパソコンや、携帯電話機等であり、ネットワーク通信機能や、営業者による操作機能、その他後述の消費者情報や、営業方針等の表示機能を備えている。
【００３１】
前記構成のファイル管理システムの機能について図２を用いて説明する。
【００３２】
まず、営業者に対して「消費者状態」及び「営業方針」の提示を要請することを示す「リクエストデータ」が、営業者用コンピュータ２０からサーバ１０にアップロードされる（矢印Ａ１）。
【００３３】
これに応じて検索ユニット１２により、項目内容が一致する複数の消費者レコードが検索される（Ｓ１）。例えば「氏」が「松本」である消費者レコードが複数ある場合、他の項目内容の異同に関わらず当該複数の消費者レコードが検索される。
【００３４】
また、検索ユニット１２により検索された複数の消費者レコード間で、どの項目内容が一致し、どの項目内容が相違するか、さらには項目内用がどのように又はどの程度相違するかが、第１処理ユニット１４により認識される。また、第１処理ユニット１４により、第１記憶装置１３から第１アルゴリズムが読み出される。そして、第１処理ユニット１４により、項目内容の異同態様に基づき、第１アルゴリズムに従って消費者状態が推定される（Ｓ２）。
【００３５】
例えば項目「氏」「住所」の内容が「松本」「・・県・・市・・○丁目●番地・・」と一致する一方、項目「名」の内容が「与一」及び「芳江」と相違する場合、当該複数の消費者が「家族関係にあること」が消費者状態として推定される。この場合、さらに項目「性別」の内容が「男性」及び「女性」と相違し、項目「生年月日」の差が「１２年未満」であるとき、当該複数の消費者が「婚姻関係にあること」が消費者状態として推定される。
【００３６】
また、項目「氏」「名」「住所」の内容が「松本」「与一」「・・県・・市・・○丁目●番地・・」と一致する一方、項目「職業」の内容が「会社員」及び「飲食店経営」と相違する場合、当該複数の消費者は転職した同一人であることが消費者状態として推定される。
【００３７】
その他、第１処理ユニット１４により、複数の消費者レコード間における項目内容の種々の異同態様に応じて、種々の消費者状態が第１アルゴリズムに従って推定され得る。
【００３８】
続いて、第２処理ユニット１６により、第２記憶装置１５から第２アルゴリズムが読み出される。そして、第１処理ユニット１４により推定された「消費者状態」に基づき、第２アルゴリズムに従って当該消費者を相手にする「営業方針」が決定される（Ｓ３）。
【００３９】
例えば、家族関係にあると推定された複数の消費者に対し、項目「生年月日」の内容により特定される一の消費者の誕生日に合わせ、他の消費者にプレゼント用の品物の広告をすることが営業方針として決定される。前記例に当てはめると、まもなく・・県・・市・・○丁目●番地・・にお住まいの松本与一さんの誕生日なので、同じく・・県・・市・・○丁目●番地・・にお住まいのご家族の松本芳江さんに誕生プレゼント用の商品広告をすることが営業方針として決定される。また、会社員から飲食店経営者に転職した同一人であると推定された消費者に対して、その飲食店に備えておくべき健康食料品の購入をすすめることが営業方針として決定される。
【００４０】
その他、第２処理ユニット１６により、種々の消費者状態に応じて、種々の営業方針が第２アルゴリズムに従って推定され得る。
【００４１】
次に、第２処理ユニット１６により、同一消費者について、記憶手段１１により記憶されている消費者レコード数が多いほど、当該消費者を相手とする営業活動を優先するという付加的な営業方針が決定される（Ｓ４）。例えば、広告予算等の都合でｍ人の消費者に対してのみ広告すべきである場合、商取引回数が多い順に当該ｍ人の消費者が決定される。
【００４２】
そして、第１処理ユニット１４により推定された消費者状態を特定する「消費者状態データ」と、第２処理ユニット１６により決定された営業方針を特定する「営業方針データ」とが、通信ユニット１７により、サーバ１０から営業者用コンピュータ２０にダウンロードされる（矢印Ａ２）。これにより、営業者はコンピュータ２０を通じて「消費者状態」及び当該消費者を相手とする「営業方針」を認識することができる。
【００４３】
前記機能を発揮するファイル管理システムによれば、「第１アルゴリズム」が複数の消費者レコード間における「項目内容の異同態様」と「消費者状態」との対応関係が適切に反映された形で構築されることで、第１処理ユニット１４による推定（図２Ｓ２）の信頼度が向上する。
【００４４】
また「第２アルゴリズム」が消費者状態と、当該消費者に対する適切な営業活動の内容との対応関係が反映された形で構築されることで、第２処理ユニット１６による決定（図２Ｓ３）の重要度が向上する。
【００４５】
さらに、記憶装置１１により記憶されている消費者レコード数、ひいては商取引回数が多い消費者に対する営業活動が優先され得る（図２Ｓ４）。商取引回数が多い消費者に対して営業活動を行えば、当該消費者が新たに商取引を行う可能性が高いと予測されるので、効率的な営業の観点から妥当な営業方針が決定されるものと期待される。
【００４６】
従って、営業者等は、コンピュータ２０を通じて認識した「消費者状態」及び「営業方針」に従って、当該消費者を相手とする適切且つ効率的な営業活動を行うことができるものと期待される。
【００４７】
なお、前記実施形態では「消費者状態データ」及び「営業方針データ」の両方がサーバ１０から営業者用コンピュータ２０に同時にダウンロードされたが（図２矢印Ａ２）、他の実施形態として両データが異なるタイミングでコンピュータ２０にダウンロードされてもよく、また、営業者用コンピュータ２０からサーバ１０にアップロードされる「リクエストデータ」（図２矢印Ａ１）の内容に応じて両データのうち一方のみがコンピュータ２０にダウンロードされてもよい。
【００４８】
また、前記実施形態では消費者レコード数、ひいては商取引回数の多少に応じて消費者への営業活動の優先度（〜付加的な営業方針）が自動的に決定されたが（図２Ｓ４）、他の実施形態として営業活動の対象とすべき消費者の数が、営業活動予算等の都合で決定された人数を超えた場合のみ、当該優先度が決定されてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の一実施形態としてのファイル管理システムの構成説明図
【図２】本発明の一実施形態としてのファイル管理システムの機能説明図
【図３】消費者ファイルの構成説明図
【符号の説明】
【００５０】
１０‥サーバ（ファイル管理システム）、１１‥記憶装置、１２‥検索ユニット、１３‥第１記憶装置、１４‥第１処理ユニット、１５‥第２記憶手段、１６‥第２処理ユニット、１７‥通信ユニット、２０‥営業者用コンピュータ 
【図１】
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【図２】
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【図３】
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