(57)【要約】【課題】  イベントの発生にともなって必要となる業務の処理を自動化するワークフローシステムにおいて、現実の業務に沿った柔軟な処理を実行することができるワークフローシステムを提供することである。【解決手段】  業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段と、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブルと、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段と、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段とを備えた。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、
操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段と、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブルと、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段と、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段と
を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票の入力項目に対して前記操作者が内容入力するための伝票入力手段と、伝票の種類と該伝票の種類ごとの提出先とを対応付けた伝票テーブルと、前記伝票テーブルを検索して前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票の提出先を抽出する提出先抽出手段と、前記提出先抽出手段によって抽出した提出先に前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票を送信する伝票送信手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項３】
業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作するワークフロープログラムにおいて、
前記コンピュータを、操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブル、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段、並びに、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段として機能させることを特徴とするワークフロープログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はワークフローシステムに関し、特にコンピュータを用いて業務を効率化するためのワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会社等の組織においては様々な業務が存在する。この業務の種類としては、たとえば、その会社等の顧客に対する業務である主たる業務のほか、従業員等の人事管理や福利厚生に関する業務、資材管理の業務など様々なものが存在する。最近では、この様々な業務の処理をコンピュータを用いて自動化し、業務を効率化するワークフローシステムが提供され始めている。
【０００３】
たとえば会社等では、その様々な業務に応じてそれを担当する部署が設けられており、従業員は、「結婚」、「出産」、「転勤」等（以下「イベント」という）で自身の環境が変わった場合（以下「イベントの発生」という）には、その変更、手続を行う業務の担当部署に対して申請書類（以下「伝票」ともいう）を提出する必要がある。また、申請書類を受理した担当部署ではそれに応じた手続を行う。
【０００４】
たとえば非特許文献１においては、従業員が会社の仕事で出張した場合にその旅費を精算する「附近地旅費精算書」を作成する業務の処理に関するワークフローシステムについて説明している。また、この非特許文献１に記載の従来のワークフローシステムでは、上述のような業務の流れに対して、たとえば申請者がパソコン等の端末装置から申請内容を入力することができるシステムを提供し、業務の効率化を実現しようとしている。
【０００５】
【非特許文献１】宍戸周夫、杉山秋著、「Ｇｒｏｕｐｍａｘワークフロー」、初版、株式会社ＩＤＧコミュニケーションズ、１９９９年３月３０日、７４頁−１７７頁
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、たとえば非特許文献１に記載のような従来のワークフローシステムでは、以下のような問題があった。
【０００７】
非特許文献１に記載のワークフローシステムでは、何らかのイベントが発生した場合に、そのイベントで必要となる処理について、申請者が申請内容を入力するようなシステムとすることは可能である。
【０００８】
ところが、現実の業務では、あるイベントの発生にともなって処理が必要となる申請書類は複数種類存在する複雑なものであり、イベントの発生を会社に申請する従業員においてはどの書類を提出すればよいのかが不明であったり、また、複数種類の申請書類のそれぞれは、必ずしも同じ部署宛ての書類であるとは限らず、柔軟な処理が必要であった。
【０００９】
これに対して非特許文献１に記載のワークフローシステムでは、このような柔軟な対応ができないという問題があった。
【００１０】
本発明は上記の点にかんがみてなされたもので、イベントの発生にともなって必要となる業務の処理を自動化するワークフローシステムにおいて、現実の業務に沿った柔軟な処理を実行することができるワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は上記の目的を達成するために、業務の流れをコンピュータを用いて自動化するワークフローシステムにおいて、操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段と、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブルと、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段と、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段と
を備えたことを特徴とする。
【００１２】
また本発明は、請求項１に記載の発明において、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票の入力項目に対して前記操作者が内容入力するための伝票入力手段と、伝票の種類と該伝票の種類ごとの提出先とを対応付けた伝票テーブルと、前記伝票テーブルを検索して前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票の提出先を抽出する提出先抽出手段と、前記提出先抽出手段によって抽出した提出先に前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票を送信する伝票送信手段とをさらに備えたことを特徴とする。
【００１３】
また本発明は、業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作するワークフロープログラムにおいて、前記コンピュータを、操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブル、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段、並びに、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、イベントの発生にともなって必要となる業務の処理を自動化するワークフローシステムにおいて、現実の業務に沿った柔軟な処理を実行することができるワークフローシステムを提供することができる。
【００１５】
すなわち、本発明によれば、イベントとそのイベントの発生によって作成が必要となる伝票との対応付けを設けたので、実際に必要な伝票がどれであるのかをイベントの申請者が容易にわかり、現実の業務に沿った適切なシステムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明による実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１７】
図１は、本発明によるワークフローシステムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。
【００１８】
本実施の形態のワークフローシステムは、会社の業務を自動化するシステムであって、たとえば、会社の従業員のそれぞれにおいて発生するイベントを会社で管理する必要がある場合、そのイベントの発生に伴う会社で必要な処理をコンピュータを用いて処理するものである。
【００１９】
図１に示すように、本実施の形態のワークフローシステムは、サーバーコンピュータ１とプリンタ２とパソコン３とパソコン４とをネットワーク５で接続して構成される。
【００２０】
なお、本実施の形態のワークフローシステムは、図１のようなネットワーク構成を採用しているが、本発明はこれに限られるものではなく、スタンドアロンで動作するコンピュータにおいて処理実行するものであってもかまわない。
【００２１】
図１において、ネットワーク５は、たとえばイーサネット（登録商標）やトークンリング等のＬＡＮやそのほかインターネットなど、また有線、無線を問わず、また通信プロトコルも問わず、どのようなネットワークでもかまわない。ネットワーク５に接続された各装置のそれぞれには、予めネットワーク上のアドレスが設定されており、各装置はこのアドレスによって識別され、ネットワーク５に接続された他の装置との通信を行う。
【００２２】
プリンタ２は、ネットワーク５に接続された各装置からの指示によって伝票等を印刷可能な装置である。
【００２３】
図２は、図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。
【００２４】
サーバーコンピュータ１は、図１に示したネットワーク５とのインタフェースであるネットワーク接続手段１４と、サーバーコンピュータ１全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段１１と、ユーザがサーバーコンピュータ１に対する操作、指示等を入力したり、サーバーコンピュータ１がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段１２と、サーバーコンピュータ１の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段１３とを有して構成される。入出力手段１２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。
【００２５】
図３は、図１に示したパソコン３の構成を示すブロック図である。
【００２６】
図１に示したパソコン３および４は、本実施の形態に関わる基本構成は同様であるので、ここでは代表してパソコン３について説明する。
【００２７】
パソコン３は、図１に示したネットワーク５とのインタフェースであるネットワーク接続手段３４と、パソコン３全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段３１と、ユーザがパソコン３に対する操作、指示等を入力したり、パソコン３がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段３２と、パソコン３の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段３３とを有して構成される。入出力手段３２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。
【００２８】
次に、本実施の形態の動作について説明する。
【００２９】
本実施の形態のワークフローシステムは、ワークフローに係るアプリケーションプログラムをサーバーコンピュータ１やパソコン３等において起動させて実現される。
【００３０】
ここでは、ワークフローとして、会社の従業員が自身についてのイベントの発生を会社に届け出る必要が生じた場合の処理を例にとって説明する。
【００３１】
図４は、図１に示したワークフローシステムの動作のフローチャートを示す図である。
【００３２】
図４のフローチャートは、会社の従業員がイベントの発生にともなってその申請を会社に行う際の処理を本実施の形態のワークフローシステムによって行う場合の処理の流れを示す図である。
【００３３】
パソコン３および４は会社の従業員のそれぞれが操作するパソコンであるとし、以下では、パソコン３を操作する従業員が自身についてのイベントの発生を会社に届け出る場合について説明する。
【００３４】
まず、自身についてのイベントの発生を会社に届け出る必要が生じた従業員は、パソコン３の入出力手段３２を操作し、イベントの入力を行う（Ｓ−１）。このステップ（Ｓ−１）では、たとえば、その従業員が発生したイベントの名称を入力する。イベントの名称としては、「結婚」、「転勤」、「出産」、「葬儀」等が挙げられる。このようなイベント名を従業員すなわちパソコン３の操作者が入力する際には、直接文字入力してもよいが、入出力手段３２においてイベント名の選択肢を表示し、そこから操作者が該当するイベント名を選択入力するようにしてもよい。なお、これが、操作者がイベントが発生した旨および該イベントの種類を入力するイベント入力手段である。
【００３５】
パソコン３の制御手段３１では、入出力手段３２によって入力されたイベント名を認識し、そのイベントの種類を判断する（Ｓ−２）。ここで、イベントの種類の判断とは、たとえばステップ（Ｓ−１）において、操作者がイベントの名称を直接に文字入力するような構成を採用した場合に、発生したイベントが「結婚」であるときに「結婚」と入力せずにたとえば「入籍」と入力したような場合に今回入力されたイベントが「結婚」であると判断するというものである。これは、たとえば、「結婚」といったイベント名に対応付けてそれを表す類似の単語であるたとえば「入籍」等をたとえば記憶手段３３に予め記憶しておき、制御手段３１がこの対応付けに基づいて、操作者による入力が示すイベント名を求めることによって実現可能である。この対応付けはたとえばＲＤＢ（リレーショナルデータベース）によって記憶しておくことができる。
【００３６】
なお、イベント名と類似の単語との対応付けはサーバーコンピュータ１の記憶手段１３に記憶しておき、このイベントの種類を判断する処理はサーバーコンピュータ１の制御手段１１にて行うようにしてもよい。
【００３７】
また、ステップ（Ｓ−１）においてイベント名の選択肢を表示し、そこから操作者が該当するイベント名を選択入力するようにした場合には、ステップ（Ｓ−２）におけるイベントの種類を判断する処理は不要となる。
【００３８】
ステップ（Ｓ−２）の後、今回操作者によって入力されたイベント名が認識できたならば、そのイベント名のイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票の種類を求める（Ｓ−３）。
【００３９】
このステップ（Ｓ−３）の処理について図５を参照しながら以下に詳しく説明する。
【００４０】
図５は、サーバーコンピュータ１の記憶手段１３に予め記憶した、イベント名と、そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票の名前との対応付けの例を示す図である。なお、これが、イベントの種類と該イベントの種類ごとの作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類とを対応付けたイベントテーブルである。
【００４１】
本実施の形態では、図５に示す対応付けがサーバーコンピュータ１の記憶手段１３に記憶してある場合について説明するが、本発明はこれに限られるものではなく、図５に示す対応付けをパソコン３の記憶手段３３に記憶しておき、ステップ（Ｓ−３）の処理をパソコン３の制御手段３１において行うようにしてもよい。また、この対応付けはたとえばＲＤＢ（リレーショナルデータベース）によって記憶しておくことができる。
【００４２】
図４のステップ（Ｓ−３）の処理では、パソコン３の制御手段３１が、ステップ（Ｓ−２）の処理で求まったイベント名を、ネットワーク接続手段３４およびネットワーク５を介してサーバーコンピュータ１に対して送信する。
【００４３】
このパソコン３から送信されたイベント名を、ネットワーク５およびネットワーク接続手段１４を介して受信したサーバーコンピュータ１の制御手段１１では、図５に示した、記憶手段１３に予め記憶してある、イベント名とそのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票の名前との対応付けに基づいて、受信したイベント名に対応付けられた、そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票名を取得する。なお、これが、前記イベントテーブルを検索して前記イベント入力手段によって入力された種類のイベントが発生した際に作成する必要が生じる可能性のある伝票の種類を抽出する伝票抽出手段である。
【００４４】
図５に示した例では、イベント名「結婚」に対しては、「家族異動届」、「世帯住所変更届」および「交通費変更届」等が、そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票であることを示している。
【００４５】
ここで、「そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる伝票」とせずに、「そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票」としているのは、そのイベントの発生状況によって必要であったり、必要でなかったりする伝票が存在するからである。これに該当するのは、たとえば「交通費変更届」であり、結婚したからといって必ずしも交通費が変わるわけではないが、結婚にともなって転居して交通費が変わる可能性も大きい。
【００４６】
「そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票」の中から「そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる伝票」を選び出すのは、パソコン３の操作者すなわちイベントの申請者自身が自分の状況に応じて選択するようにしてもよいし、パソコン３の入出力手段３２によってイベントの申請者に対する質問を実施し、これによってイベントの申請者の状況を制御手段３１または制御手段１１が把握し、必要な伝票を特定するようにしてもよい。
【００４７】
サーバーコンピュータ１の制御手段１１では、上述のようにして必要な可能性のある伝票名が取得できたならば、その情報を、ネットワーク接続手段１４およびネットワーク５を介してパソコン３に対して送信する。このとき送信する情報としては、伝票名のみを送信するようにしてパソコン３側でその伝票名の伝票のフォーマット（様式）をたとえば記憶手段３３から取得するようにしてもよいし、制御手段１１にてその伝票名の伝票のフォーマットを記憶手段１３から取得してその伝票のフォーマットをパソコン３に対して送信するようにしてもよい。これらの伝票のフォーマットは記憶手段１３や記憶手段３３に予め記憶しておけばよい。
【００４８】
必要となる可能性のある伝票の情報を、ネットワーク５およびネットワーク接続手段３４を介して受信したパソコン３の制御手段３１では、その受信した情報を入出力手段３２によって操作者に提示し（これが、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票を前記操作者に対して提示する必要伝票提示手段である。）、操作者はこれに応じて、入出力手段３２によって各伝票のフォーマットの各項目に対して該当事項を入力する（Ｓ−４）。なお、これが、前記伝票抽出手段によって抽出した種類の伝票の入力項目に対して前記操作者が内容入力するための伝票入力手段である。また、このとき、操作者は、必要に応じて、自身が入力した各伝票をプリンタ２によって印刷することができる。これは、制御手段３１による制御の下、ネットワーク接続手段３４およびネットワーク５を介してプリンタ２に対して印刷データすなわち伝票のデータを送信することによって実現できる。
【００４９】
操作者がパソコン３の入出力手段３２によって各伝票の各項目に対する入力を完了したならば、パソコン３の制御手段３１は、ステップ（Ｓ−４）の入力内容を、ネットワーク接続手段３４およびネットワーク５を介してサーバーコンピュータ１に対して送信する。
【００５０】
このパソコン３から送信された、操作者による各伝票の入力内容を、ネットワーク５およびネットワーク接続手段１４を介して受信したサーバーコンピュータ１の制御手段１１では、たとえば記憶手段１３に予め記憶してある、伝票ごとの送付先（たとえば、伝票１は総務部に送付する、伝票２は経理部に送付する、伝票３は人事部および総務部に送付する、など）（なお、これが、伝票の種類と該伝票の種類ごとの提出先とを対応付けた伝票テーブルである。）を読み出し、それに基づいて、パソコン３から受信した各伝票の操作者による入力内容のそれぞれを、会社の各組織、各部署の担当者に対して送信する（なお、これが、前記伝票テーブルを検索して前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票の提出先を抽出する提出先抽出手段であり、また、前記提出先抽出手段によって抽出した提出先に前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票を送信する伝票送信手段である）。
【００５１】
この送信は、ネットワーク５にＳＭＴＰ等のプロトコルを有するメールサーバーを備え（サーバーコンピュータ１が兼ねてもよい）、会社の各組織、各部署の担当者や各従業員にメールアドレスを設定し、そのメールアドレス宛てに送信するようにしてもよいし、また、ネットワーク５に接続した複数のパソコンのそれぞれごとに所有者すなわち操作者を定めておき、ある人宛ての送信物はその人のパソコンに対して直接送信するようにしてもよい。また、そのほか、サーバーコンピュータ１の記憶手段１３に会社の各組織、各部署の担当者や各従業員用のボックス（記憶領域）を設け、ある人宛ての送信物はその人のボックスに記憶するようにして、各部署の担当者や各従業員は各自のボックス内をたとえば自身のパソコンからリモート操作で参照して自身宛ての送信物を得るようにしてもよい（これも、前記提出先抽出手段によって抽出した提出先に前記伝票入力手段によって内容が入力された伝票を送信する伝票送信手段である）。
【００５２】
このようにすることによって、各伝票を正しい宛先に確実に送信することができる。
【００５３】
サーバーコンピュータ１から、伝票を受け取った会社の各組織、各部署の担当者では、各伝票ごとに必要な、会社ごとに決められた手続を行う（交通費変更の実施等）（Ｓ−５）。このとき、会社の各組織、各部署の担当者は、必要に応じて、受信した各伝票をプリンタ２によって印刷することができる。これは、担当者が操作するパソコンの制御手段（パソコン３の制御手段３１に相当）による制御の下、ネットワーク接続手段（パソコン３のネットワーク接続手段３４に相当）およびネットワーク５を介してプリンタ２に対して印刷データすなわち伝票のデータを送信することによって実現できる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明によるワークフローシステムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示したパソコン３の構成を示すブロック図である。
【図４】図１に示したワークフローシステムの動作のフローチャートを示す図である。
【図５】サーバーコンピュータ１の記憶手段１３に予め記憶した、イベント名と、そのイベントが発生したときに会社に対して提出する必要が生じる可能性のある伝票の名前との対応付けの例を示す図である。
【符号の説明】
【００５５】
１  サーバーコンピュータ
２  プリンタ
３  パソコン
４  パソコン
５  ネットワーク
１１  制御手段
１２  入出力手段
１３  記憶手段
１４  ネットワーク接続手段
３１  制御手段
３２  入出力手段
３３  記憶手段
３４  ネットワーク接続手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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