(57)【要約】【課題】本発明は、コミュニティ全員に対する電子文書の回覧を確実かつ利用性が良好な状態で行う電子文書回覧システムに関する。【解決手段】電子文書回覧システム１は、管理者が、管理者用コンピュータＰＣｋで、データベースサーバＳＶに一旦登録して回覧に供した電子文書の編集を行って登録要求を行うと、データベースサーバＳＶが、当該編集後の電子文書のデータベースＤＢへの登録を行い、管理者用コンピュータＰＣｋが、管理者によって当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、データベースサーバＳＶに未既読情報変更要求を行い、データベースサーバＳＶが、当該電子文書のユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更する。【選択図】          図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
回覧対象の電子文書が登録されるとともに当該電子文書の回覧を許可する各ユーザによる当該電子文書の未読・既読を管理する未既読情報を記憶するデータベースを有し、当該データベースへの前記電子文書の登録・削除処理及び当該未既読情報の未読・既読処理を行うデータベース部と、当該データベース部に接続され当該データベース部への前記電子文書の登録、削除の要求を行うとともに、当該電子文書の回覧を許可する前記ユーザの前記未既読情報への登録要求を行う管理部と、を備え、ネットワークに接続されたユーザの情報端末に対して前記データベース部の前記電子文書の閲覧を許可するとともに、当該ユーザによる当該電子文書の閲覧があると、当該ユーザの前記未既読情報を既読状態とすることで、ユーザによる前記電子文書の閲覧の有無を管理する電子文書回覧システムであって、前記管理部は、前記データベース部に一旦登録して回覧に供した前記電子文書の編集を行う編集機能を有し、当該編集機能を使用して前記電子文書の編集操作が行われると、前記データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行い、前記データベース部が、当該登録要求に応じて、当該編集後の電子文書の前記データベースへの登録を行い、前記管理部は、当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の前記未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、前記データベース部に未既読情報変更要求を行い、前記データベース部は、当該未既読情報変更要求に応じて、当該電子文書の前記ユーザ全員の前記未既読情報を未読状態に設定変更することを特徴とする電子文書回覧システム。
【請求項２】
前記管理部は、前記電子文書の編集操作が行われた後に、当該電子文書の前記ユーザの前記未既読情報のうち、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを、当該電子文書が当該ユーザによる閲覧後に編集があったことを示す既読後編集状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、前記データベース部に未既読情報変更要求を行い、前記データベース部は、当該未既読情報変更要求に応じて、前記既読状態となっているユーザの前記未既読情報のみを既読後編集状態に設定変更することを特徴とする請求項１記載の電子文書回覧システム。
【請求項３】
前記管理部は、前記電子文書の編集操作が行われ、前記データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行うと、前記データベース部の当該電子文書の全ユーザの前記未既読情報の未読状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求または当該電子文書の既読状態となっているユーザの既読後編集状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求を自動的に前記データベース部に行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子文書回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書回覧システムに関し、詳細には、コミュニティ全員に対する電子文書の回覧を確実かつ利用性が良好な状態で行う電子文書回覧システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から電子情報の通知方法においても、あるコミュニティ全員に当該電子情報を通知する方法として、従来の回覧板や連絡網というシステムを利用した電子回覧板方式が用いられており、検印や承認等を用いた経路特定方式で電子情報を特定の伝達経路で通知している。
【０００３】
ところが、伝達経路を特定した通知方式では、何らかの原因で伝達経路が中断されると、中断位置以降の人への情報の伝達が行われなくなってしまう。
【０００４】
一方、電子情報は、情報自体が物質に依存していないため、複数の人間が同時にその情報にアクセスすることができ、このような特徴を有する電子情報の場合、コミュニティ全員に認知されることさえ保証されれば、一定の経路をたどって伝達する必要がない。
【０００５】
そして、電子情報の場合は、特定の経路をたどる以外にも、コミュニティ全員に通知したことを保証することが可能であり、例えば、コミュニティ全員に同時にメールするという方法を用いることができる。
【０００６】
ところが、電子情報の情報量が大きい場合には、全員に同時にメールすることは、メールサーバに多大な負担を与える。通常、このような場合、データベースに電子情報を登録し、電子情報がデータベースに登録されている旨の通知だけを電子メールでユーザに送り、各ユーザが当該通知を受けて、能動的にデータベースを電子情報を読みに行くメール通知方式が取られる。
【０００７】
ところが、メール通知方式では、ユーザがデータベースに能動的に電子情報を読みに行かなくてはならないため、逆に、電子情報がコミュニティ全員に認知されたことが保証できなくなってしまう。
【０００８】
そこで、本出願人は、先に、電子文書を文書記憶手段に登録して、当該電子文書の回覧対象者の情報処理装置に文書を登録した旨の通知を行って、当該通知を受けた回覧対象者が文書記憶手段の当該電子文書の読み込みを行うと、当該回覧者情報に対応付けた既読未読情報を既読に設定することで、コミュニティ全員に同時に回覧対象の電子文書を通知しなくても、回覧対象の全員に文書内容を認知させ、かつ、認知されたか否かが分かる電子文書回覧システムを提案している（特許文献１参照）。そして、この電子文書回覧システムでは、コミュニティ全員に認知されたことが検知されると、当該電子文書を文書記憶手段から破棄できる状態となり、また、文書記憶手段に登録した電子文書の編集機能については考慮されていない。
【０００９】
【特許文献１】特開２００３−２１６５６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかしながら、上記従来技術にあっては、より一層利用性を向上させる上で、改良の必要があった。
【００１１】
すなわち、上記従来文献１記載の従来技術は、電子文書の編集機能が考慮されていないため、文書内容に変更の必要が生じた場合、変更を行った電子文書を別途新たに登録する必要がある。ところが、この場合、古い電子文書は、いまだ、コミュニティ全員に認知されていなくても、不要な電子文書であって、破棄されるべき電子文書であるが、従来技術では、コミュニティ全員が既読状態にならないと電子文書を文書記憶手段から削除できないため、不必要な情報をユーザに閲覧させることになり、利用性が悪いとともに、文書記憶手段に不要な電子文書が蓄積されて文書記憶手段の容量を圧迫することとなり、改良の必要があった。
【００１２】
そこで、請求項１記載の発明は、回覧対象の電子文書が登録されるとともに当該電子文書の回覧を許可する各ユーザによる当該電子文書の未読・既読を管理する未既読情報を記憶するデータベースを有し、当該データベースへの電子文書の登録・削除処理及び当該未既読情報の未読・既読処理を行うデータベース部と、当該データベース部に接続され当該データベース部への電子文書の登録、削除の要求を行うとともに、当該電子文書の回覧を許可するユーザの未既読情報への登録要求を行う管理部と、を備え、ネットワークに接続されたユーザの情報端末に対してデータベース部の電子文書の閲覧を許可するとともに、当該ユーザによる当該電子文書の閲覧があると、当該ユーザの未既読情報を既読状態とすることで、ユーザによる電子文書の閲覧の有無を管理するに際して、管理部が、データベース部に一旦登録して回覧に供した電子文書の編集を行う編集機能を有し、当該編集機能を使用して電子文書の編集操作が行われると、データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行い、データベース部が、当該登録要求に応じて、当該編集後の電子文書のデータベースへの登録を行い、管理部が、当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベース部に未既読情報変更要求を行い、データベース部が、当該未既読情報変更要求に応じて、当該電子文書のユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更することにより、古い電子文書をユーザがわざわざ閲覧することなく、古い電子文書がデータベースに登録されたままになることを防止しつつ、編集を施した適切な電子文書の閲覧を可能とし、利用性を向上させつつ、データベースの容量を圧迫することを防止することのできる電子文書回覧システムを提供することを目的としている。
【００１３】
請求項２記載の発明は、管理部が、電子文書の編集操作が行われた後に、当該電子文書のユーザの未既読情報のうち、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを、当該電子文書が当該ユーザによる閲覧後に編集があったことを示す既読後編集状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベース部に未既読情報変更要求を行い、データベース部が、当該未既読情報変更要求に応じて、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを既読後編集状態に設定変更することにより、ユーザが一度も見ていない状態の電子文書と、一度は見たがその後に編集されて、以後まだ見ていない状態の文書と、を区別できるようにして、ユーザが閲覧を行う場合にこれらの２つの状態を適切に認識できるようにし、利用性のより一層良好な電子文書回覧システムを提供することを目的としている。
【００１４】
請求項３記載の発明は、管理部が、電子文書の編集操作が行われ、データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行うと、データベース部の当該電子文書の全ユーザの未既読情報の未読状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求または当該電子文書の既読状態となっているユーザの既読後編集状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求を自動的にデータベース部に行うことにより、編集後に文書の未既読状態を自動的に未読状態または既読後編集状態に変更し、システム管理者の負担を軽減して、利用性の良好な電子文書回覧システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
請求項１記載の発明の電子文書回覧システムは、回覧対象の電子文書が登録されるとともに当該電子文書の回覧を許可する各ユーザによる当該電子文書の未読・既読を管理する未既読情報を記憶するデータベースを有し、当該データベースへの前記電子文書の登録・削除処理及び当該未既読情報の未読・既読処理を行うデータベース部と、当該データベース部に接続され当該データベース部への前記電子文書の登録、削除の要求を行うとともに、当該電子文書の回覧を許可する前記ユーザの前記未既読情報への登録要求を行う管理部と、を備え、ネットワークに接続されたユーザの情報端末に対して前記データベース部の前記電子文書の閲覧を許可するとともに、当該ユーザによる当該電子文書の閲覧があると、当該ユーザの前記未既読情報を既読状態とすることで、ユーザによる前記電子文書の閲覧の有無を管理する電子文書回覧システムであって、前記管理部は、前記データベース部に一旦登録して回覧に供した前記電子文書の編集を行う編集機能を有し、当該編集機能を使用して前記電子文書の編集操作が行われると、前記データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行い、前記データベース部が、当該登録要求に応じて、当該編集後の電子文書の前記データベースへの登録を行い、前記管理部は、当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の前記未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、前記データベース部に未既読情報変更要求を行い、前記データベース部は、当該未既読情報変更要求に応じて、当該電子文書の前記ユーザ全員の前記未既読情報を未読状態に設定変更することにより、上記目的を達成している。
【００１６】
この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記管理部は、前記電子文書の編集操作が行われた後に、当該電子文書の前記ユーザの前記未既読情報のうち、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを、当該電子文書が当該ユーザによる閲覧後に編集があったことを示す既読後編集状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、前記データベース部に未既読情報変更要求を行い、前記データベース部は、当該未既読情報変更要求に応じて、前記既読状態となっているユーザの前記未既読情報のみを既読後編集状態に設定変更するものであってもよい。
【００１７】
また、例えば、請求項３に記載するように、前記管理部は、前記電子文書の編集操作が行われ、前記データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行うと、前記データベース部の当該電子文書の全ユーザの前記未既読情報の未読状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求または当該電子文書の既読状態となっているユーザの既読後編集状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求を自動的に前記データベース部に行うものであってもよい。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１記載の発明の電子文書回覧システムによれば、回覧対象の電子文書が登録されるとともに当該電子文書の回覧を許可する各ユーザによる当該電子文書の未読・既読を管理する未既読情報を記憶するデータベースを有し、当該データベースへの電子文書の登録・削除処理及び当該未既読情報の未読・既読処理を行うデータベース部と、当該データベース部に接続され当該データベース部への電子文書の登録、削除の要求を行うとともに、当該電子文書の回覧を許可するユーザの未既読情報への登録要求を行う管理部と、を備え、ネットワークに接続されたユーザの情報端末に対してデータベース部の電子文書の閲覧を許可するとともに、当該ユーザによる当該電子文書の閲覧があると、当該ユーザの未既読情報を既読状態とすることで、ユーザによる電子文書の閲覧の有無を管理するに際して、管理部が、データベース部に一旦登録して回覧に供した電子文書の編集を行う編集機能を有し、当該編集機能を使用して電子文書の編集操作が行われると、データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行い、データベース部が、当該登録要求に応じて、当該編集後の電子文書のデータベースへの登録を行い、管理部が、当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベース部に未既読情報変更要求を行い、データベース部が、当該未既読情報変更要求に応じて、当該電子文書のユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更するので、古い電子文書をユーザがわざわざ閲覧することなく、古い電子文書がデータベースに登録されたままになることを防止することができるとともに、編集を施した適切な電子文書の閲覧をおこなわせることができ、利用性を向上させることができるとともに、データベースの容量を圧迫することを防止することができる。
【００１９】
請求項２記載の発明の電子文書回覧システムによれば、管理部が、電子文書の編集操作が行われた後に、当該電子文書のユーザの未既読情報のうち、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを、当該電子文書が当該ユーザによる閲覧後に編集があったことを示す既読後編集状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベース部に未既読情報変更要求を行い、データベース部が、当該未既読情報変更要求に応じて、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを既読後編集状態に設定変更するので、ユーザが一度も見ていない状態の電子文書と、一度は見たがその後に編集されて、以後まだ見ていない状態の文書と、を区別できるようにして、ユーザが閲覧を行う場合にこれらの２つの状態を適切に認識できるようにすることができ、利用性をより一層向上させることができる。
【００２０】
請求項３記載の発明の電子文書回覧システムによれば、管理部が、電子文書の編集操作が行われ、データベース部に対して当該編集後の電子文書の登録要求を行うと、データベース部の当該電子文書の全ユーザの未既読情報の未読状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求または当該電子文書の既読状態となっているユーザの既読後編集状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求を自動的にデータベース部に行うので、編集後に文書の未既読状態を自動的に未読状態または既読後編集状態に変更することができ、システム管理者の負担を軽減して、利用性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【実施例１】
【００２２】
図１〜図６は、本発明の電子文書回覧システムの第１実施例を示す図であり、図１は、本発明の電子文書回覧システムの第１実施例を適用した電子文書回覧システム１のシステム構成図である。
【００２３】
図１において、電子文書回覧システム１は、文書管理環境２とユーザ環境３が有線または無線のネットワークＮＷ１、ＮＷ２で接続されており、ネットワークＮＷ１とネットワークＮＷ２とは、専用回線、公衆回線または無線回線で接続されている。
【００２４】
文書管理環境２には、ネットワークＮＷ１に接続されたデータベースサーバ（データベース部）ＳＶと管理者用コンピュータ（管理部）ＰＣｋが設置されており、データベースサーバＳＶには、回覧対象の電子文書の登録されるデータベースＤＢを備えている。
【００２５】
管理者用コンピュータＰＣｋは、ネットワークＮＷ１を介してデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢに対する回覧対象の電子文書の登録、削除、読み込み及び未既読情報の変更等の依頼を行う。また、管理者用コンピュータＰＣｋは、データベースサーバＳＶのデータベースＤＢに一旦登録されて回覧に供された電子文書を編集する編集機能を備えている。
【００２６】
ユーザ環境３には、端末装置としての複数のユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎが設置されており、ユーザが文書管理環境２のデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢの電子文書を読み出すことができる。すなわち、各ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、管理者用コンピュータＰＣｋからデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに回覧対象の電子文書が登録された旨の電子メール等による通知があると、当該通知に応じてユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎからデータベースサーバＳＶにアクセスしてデータベースＤＢの電子文書を閲覧する。
【００２７】
そして、データベースサーバＳＶは、そのデータベースＤＢに回覧対象の電子文書を登録するが、この電子文書に対して、読み取り（閲覧）が行われていないか、読み取りが行われたかの情報である未既読情報を付与して当該電子文書の管理を行う。
【００２８】
そして、データベースサーバＳＶは、図２に示すように、モジュール構成されており、ユーザ管理部１０、文書管理部２０、表示管理部３０及びユーザ文書未既読情報管理部４０を備えている。
【００２９】
ユーザ管理部１０は、ユーザ（利用者）をシステムに登録するユーザ登録部１１及び、ユーザをシステムから削除するユーザ削除部１２を備えており、ユーザの管理を行う。
【００３０】
文書管理部２０は、指定された電子文書をデータベースＤＢに登録する文書登録部２１、指定された電子文書をデータベースから削除する文書削除部２２及び指定された電子文書を編集する文書編集部２３を備えており、電子文書のデータベースＤＢへの登録、削除、編集を管理する。
【００３１】
表示管理部３０は、指定された電子文書を表示用に加工して提供する文書表示部３１及び指定された電子文書に対するユーザ情報、未既読情報を表示用に加工するユーザ情報・未既読情報表示部３２を備えており、電子文書の表示に関する管理を行う。
【００３２】
ユーザ文書未既読情報管理部４０は、指定されたユーザに対して、指定された文書の未既読情報を変更するユーザ文書未既読変更部４１、指定されたユーザに対して指定された文書の未既読情報を取得するユーザ文書未既読取得部４２及び指定された文書に対して指定された未既読情報を持つユーザのリストを取得する文書未既読者取得部４３を備えており、ユーザによる電子文書の未読／既読を管理する。
【００３３】
そして、未既読情報は、未読情報と既読情報からなり、未読情報は、ユーザが該当する電子文書を読んでいない状態あるいは文書登録後に当該文書を一度も読んだことがない状態であり、既読情報は、ユーザが該当する電子文書を読んだ状態あるいは文書登録後に当該電子文書を一度以上読んでおり、かつ、もし電子文書が編集されているときには最終編集後にも当該文書を読んだ状態である。また、既読後編集状態があり、この既読後編集状態は、文書登録後に当該文書を一度以上読んでいて、当該読んだ後に当該文書が編集されており、かつ、最終編集後に当該文書をまだ読んでいない状態である。
【００３４】
そして、各モジュールである上記ユーザ管理部１０、文書管理部２０、表示管理部３０及びユーザ文書未既読情報管理部４０の間には、図３に示すような関連がある。
【００３５】
図３において、電子文書データ、ユーザ情報及び各ユーザの文書未既読情報は、上述のような内容であり、電子文書データは、回覧したい電子文書情報、ユーザ情報は、ユーザの名前等、各ユーザの文書未既読情報は、各電子文書に対する各ユーザの未既読情報（未読状態、既読状態、既読後編集状態）である。
【００３６】
そして、ユーザ管理部１０は、ユーザ情報として、データベースサーバＳＶを利用するユーザの登録、削除を行い、また、各ユーザの文書未既読情報にユーザ名を提供する。文書管理部２０は、電子文書データとして、データベースＤＢへの電子文書の登録、削除、編集を行い、また、各ユーザの文書未既読情報に文書名を提供する。表示管理部３０は、電子文書の表示及びユーザ名と未既読情報の表示を行い、ユーザ文書未既読情報管理部４０は、各ユーザの各文書に対する未既読情報の変更及び各電子文書に対する各未既読状態のユーザリストの作成を行う。
【００３７】
次に、本実施例の作用を説明する。まず、本実施例の電子文書回覧システム１による回覧対象の電子文書の登録、閲覧、削除の一連の回覧処理について、図４に基づいて説明する。
【００３８】
電子文書回覧システム１は、管理者が、管理者用コンピュータＰＣｋから本電子文書回覧システム１の利用を希望するユーザの登録、削除、変更をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録することができ、例えば、ユーザの登録を行う場合、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ登録の指示操作を行い、管理者用コンピュータＰＣｋがデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢにユーザを登録する。
【００３９】
また、管理者は、回覧対象の電子文書を登録する場合、管理者用コンピュータＰＣｋに対して文書登録指示を出す。管理者用コンピュータＰＣｋは、文書登録指示があると、データベースサーバＳＶにアクセスして、指定された電子文書をデータベースＤＢに登録する。管理者用コンピュータＰＣｋは、回覧対象の電子文書をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎにデータベースＤＢに回覧用電子文書が登録されている旨を通知する文書登録通知を送る。この文書登録通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行うものに限るものではないため、図４では、メールサーバを省略している。
【００４０】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに送られてきた文書登録通知を当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザが確認すると、当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【００４１】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【００４２】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示すように、表示する。図５では、電子文書の内容の表示欄の他に、未読、既読、既読後編集のチェック欄が設けられている。
【００４３】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【００４４】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読にする。この文書未既読情報の既読化処理は、データベースサーバＳＶが、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎからのユーザ文書未既読変更要求に応じて自動的に当該電子文書の文書未既読情報を既読状態に変更するようにしてもよいし、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ文書未既読変更要求を転送して、管理者が既読の指示操作を管理者用コンピュータＰＣｋに行うことで、当該管理者用コンピュータＰＣｋからの既読化要求に基づいて当該電子文書の文書未既読情報を既読状態に変更するようにしてもよい。
【００４５】
最後に、管理者は、データベースサーバＳＶに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書に対する未読者の有無を問い合わせる未読者検索指示を行い、データベースサーバＳＶは、未読者検索指示があると、未既読情報から未読者の有無を検索して、検索結果を管理者用コンピュータＰＣｋに戻し、管理者が、この検索結果で未読者がいないことを確認すると、管理者用コンピュータＰＣｋからデータベースサーバＳＶに当該電子文書の削除指示を行う。
【００４６】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋから電子文書の削除指示があると、当該削除指示のあった電子文書をデータベースＤＢから削除する。
【００４７】
なお、この電子文書のデータベースＤＢからの削除は、データベースサーバＳＶが自動的に処理するようにしてもよい。例えば、データベースサーバＳＶが、文書未既読情報に未読ユーザが無くなった時点で、あるいは、管理者用コンピュータＰＣｋから未読者検索指示があり、当該未読者検索指示に基づいて文書未既読情報を検索した結果が未読ユーザが無い状態であった時点で、管理者用コンピュータＰＣｋからの削除指示が無くても、当該未読ユーザの無くなった電子文書をデータベースＤＢから自動的に削除してもよい。
【００４８】
そして、電子文書回覧システム１は、管理者がデータベースＤＢの電子文書の編集を行うことができ、当該電子文書の編集が管理者により行われた場合には、図６に示すように回覧処理を行う。
【００４９】
すなわち、電子文書回覧システム１は、図６に示すように、図４の場合と同様に、管理者が、管理者用コンピュータＰＣｋから本電子文書回覧システム１の利用を希望するユーザの登録、削除、変更をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録することができ、例えば、ユーザの登録を行う場合、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ登録の指示操作を行い、管理者用コンピュータＰＣｋがデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢにユーザを登録する。
【００５０】
また、管理者は、回覧対象の電子文書を登録する場合、管理者用コンピュータＰＣｋに対して文書登録指示を出す。管理者用コンピュータＰＣｋは、文書登録指示があると、データベースサーバＳＶにアクセスして、指定された電子文書をデータベースＤＢに登録する。管理者用コンピュータＰＣｋは、回覧対象の電子文書をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎにデータベースＤＢに回覧用電子文書が登録されている旨を通知する文書登録通知を送る。この文書登録通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行う物に限るものではないため、図６では、メールサーバが省略されている。
【００５１】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに送られてきた文書登録通知を当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザが確認すると、当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【００５２】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【００５３】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示したように、表示する。
【００５４】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【００５５】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読状態にする。この文書未既読情報の既読化処理は、データベースサーバＳＶが、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎからのユーザ文書未既読変更要求に応じて自動的に当該電子文書の文書未既読情報を既読状態に変更するようにしてもよいし、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ文書未既読変更要求を転送して、管理者が既読の指示操作を管理者用コンピュータＰＣｋに行うことで、当該管理者用コンピュータＰＣｋからの既読化要求に基づいて当該電子文書の文書未既読情報を既読状態に変更するようにしてもよい。
【００５６】
そして、管理者が管理者用コンピュータＰＣｋに対してデータベースＤＢ内の電子文書の文書編集指示を出すと、データベースサーバＳＶが、当該文書編集指示に応じてデータベースＤＢ上の文書を編集する。
【００５７】
管理者用コンピュータＰＣｋは、既に回覧対象となっている電子文書の編集を行うと、当該電子文書の全てのユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書の編集を行った旨を通知する文書編集通知を送る。この文書編集通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行うものに限るものではないため、図６では、メールサーバを省略している。
【００５８】
管理者は、管理者用コンピュータＰＣｋに編集した電子文書を未読化する文書未読化指示を行い、管理者用コンピュータＰＣｋは、未読化指示があると、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読情報の未読化への変更を要請するユーザ文書未既読変更要求を出す。
【００５９】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋからユーザ文書未既読変更要求を受信すると、当該電子文書の全てのユーザのユーザ文書未既読情報を未読状態に変更する。
【００６０】
そして、上記文書編集通知を受け取ったユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎで当該文書編集通知を確認すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【００６１】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の編集された電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【００６２】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示すように、表示する。そして、図５のユーザ情報・未既読情報表示データでは、編集前に既に閲覧を行ったユーザであっても、上記未読化処理によって未読状態となっている。
【００６３】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【００６４】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読状態にする。この文書未既読情報の既読化処理は、上述のように、自動的に処理してもよい。
【００６５】
最後に、管理者は、データベースサーバＳＶに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書に対する未読者の有無を問い合わせる未読者検索指示を行い、データベースサーバＳＶは、未読者検索指示があると、未読者の有無を検索して、検索結果を管理者用コンピュータＰＣｋに戻し、管理者がこの検索結果で未読者がいないことを確認すると、データベースサーバＳＶに当該電子文書の削除指示を行う。
【００６６】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋから電子文書の削除指示があると、当該削除指示のあった電子文書をデータベースＤＢから削除する。
【００６７】
また、この電子文書のデータベースＤＢからの削除は、上述のように、自動化処理で行ってもよい。
【００６８】
このように、本実施例の電子文書回覧システム１は、回覧対象の電子文書が登録されるとともに当該電子文書の回覧を許可する各ユーザによる当該電子文書の未読・既読を管理する未既読情報を記憶するデータベースＤＢを有し、当該データベースＤＢへの電子文書の登録・削除処理及び当該未既読情報の未読・既読処理を行うデータベースサーバＳＶと、データベースサーバＳＶに接続されデータベースサーバＳＶへの電子文書の登録、削除の要求を行うとともに、当該電子文書の回覧を許可するユーザの未既読情報への登録要求を行う管理者用コンピュータＰＣｋと、を備え、ネットワークＮＷ１、ＮＷ２に接続されたユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対してデータベースサーバＳＶの電子文書の閲覧を許可するとともに、当該ユーザによる当該電子文書の閲覧があると、当該ユーザの未既読情報を既読状態とすることで、ユーザによる電子文書の閲覧の有無を管理するに際して、管理者用コンピュータＰＣｋが、データベースサーバＳＶに一旦登録して回覧に供した電子文書の編集を行う編集機能を有し、当該編集機能を使用して電子文書の編集操作が行われると、データベースサーバＳＶに対して当該編集後の電子文書の登録要求を行い、データベースサーバＳＶが、当該登録要求に応じて、当該編集後の電子文書のデータベースＤＢへの登録を行い、管理者用コンピュータＰＣｋが、当該電子文書の閲覧を許可するユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベースサーバＳＶに未既読情報変更要求を行い、データベースサーバＳＶが、当該未既読情報変更要求に応じて、当該電子文書のユーザ全員の未既読情報を未読状態に設定変更している。
【００６９】
したがって、古い電子文書をユーザがわざわざ閲覧することなく、古い電子文書がデータベースＤＢに登録されたままになることを防止することができるとともに、編集を施した適切な電子文書の閲覧をおこなわせることができ、利用性を向上させることができるとともに、データベースＤＢの容量を圧迫することを防止することができる。
【実施例２】
【００７０】
図７は、本発明の電子文書回覧システムの第２実施例を適用した電子文書回覧システムによる電子文書回覧処理のシーケンス図である。
【００７１】
なお、本実施例は、上記第１実施例の電子文書回覧システム１と同様の電子文書回覧システムに適用したものであり、本実施例の説明においては、必要に応じて、上記第１実施例の説明で用いた符号をそのまま用いて説明する。
【００７２】
本実施例の電子文書回覧システム１は、一旦データベースＤＢに電子文書を格納して文書登録通知を行って回覧に供した後、当該電子文書に編集を加えると、管理者用コンピュータＰＣｋから全てのユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対して文書編集通知を行うとともに、管理者の指示で、管理者用コンピュータＰＣｋが、データベースサーバＳＶのユーザ文書未既読情報から既読リストを取得して、既に既読状態となっているユーザ、すなわち、既に当該電子文書の閲覧を行ったユーザのユーザ文書未既読情報に対しては、既読後編集状態とし、未読のユーザに対しては、そのまま未読状態とする未既読変更処理を行う。
【００７３】
すなわち、本実施例の電子文書回覧システム１は、図７に示すように、管理者が、管理者用コンピュータＰＣｋから本電子文書回覧システム１の利用を希望するユーザの登録、削除、変更をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録することができ、例えば、ユーザの登録を行う場合、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ登録の指示操作を行い、管理者用コンピュータＰＣｋがデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢにユーザを登録する。
【００７４】
また、管理者は、回覧対象の電子文書を登録する場合、管理者用コンピュータＰＣｋに対して文書登録指示を出す。管理者用コンピュータＰＣｋは、文書登録指示があると、データベースサーバＳＶにアクセスして、指定された電子文書をデータベースＤＢに登録する。管理者用コンピュータＰＣｋは、回覧対象の電子文書をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎにデータベースＤＢに回覧用電子文書が登録されている旨を通知する文書登録通知を送る。この文書登録通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行う物に限るものではないため、図７では、メールサーバが省略されている。
【００７５】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに送られてきた文書登録通知を当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザが確認すると、当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【００７６】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【００７７】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示したように、表示する。
【００７８】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【００７９】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読状態にする。この文書未既読情報の既読化処理は、上述のように、自動的に処理してもよい。
【００８０】
そして、管理者が管理者用コンピュータＰＣｋに対してデータベースＤＢ内の電子文書の文書編集指示を出すと、データベースサーバＳＶが、当該文書編集指示に応じてデータベースＤＢ上の文書を編集する。
【００８１】
管理者用コンピュータＰＣｋは、既に回覧対象となっている電子文書の編集を行うと、当該電子文書の全てのユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書の編集を行った旨を通知する文書編集通知を送る。この文書編集通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行うものに限るものではないため、図７では、メールサーバを省略している。
【００８２】
管理者は、管理者用コンピュータＰＣｋに対して、当該編集を行った電子文書の既読者の検索を指示する既読者検索指示を行い、管理者用コンピュータＰＣｋは、既読者検索指示があると、データベースサーバＳＶに対してアクセスして当該電子文書に対するユーザ文書未既読情報から既読となっているユーザのリスト（既読者リスト）を取得する。
【００８３】
管理者は、管理者用コンピュータＰＣｋに対して既読者リスト上のユーザ全員の既読後編集状態への変更を指示する既読後編集化指示を行い、管理者用コンピュータＰＣｋは、データベースサーバＳＶに対して、既読者リスト上のユーザ全員の既読後編集状態への変更を要求するユーザ文書未既読情報変更要求を行う。
【００８４】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋからユーザ文書未既読情報変更要求があると、ユーザ文書未既読情報の既読状態となっているユーザの未既読状態を既読後編集状態に変更する。
【００８５】
そして、上記文書編集通知を受け取ったユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎで当該文書編集通知を確認すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【００８６】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の編集された電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【００８７】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示したように、表示する。そして、図５のユーザ情報・未既読情報表示データでは、編集前に既に閲覧を行ったユーザであっても、上記既読後編集化処理によって既読後編集状態となっているため、既読後に編集が行われたことを確認することができる。
【００８８】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【００８９】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読にする。この文書未既読情報の既読化処理は、上述のように、自動的に処理してもよい。
【００９０】
最後に、管理者は、データベースサーバＳＶに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書に対する未読者の有無を問い合わせる未読者検索指示を行い、データベースサーバＳＶは、未読者検索指示があると、未読者の有無を検索して、検索結果を管理者用コンピュータＰＣｋに戻し、管理者がこの検索結果で未読者がいないことを確認すると、データベースサーバＳＶに当該電子文書の削除指示を行う。
【００９１】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋから電子文書の削除指示があると、当該削除指示のあった電子文書をデータベースＤＢから削除する。
【００９２】
また、この電子文書のデータベースＤＢからの削除は、上述のように、自動化処理で行ってもよい。
【００９３】
このように、本実施例の電子文書回覧システム１は、管理者用コンピュータＰＣｋが、電子文書の編集操作が行われた後に、当該電子文書のユーザの未既読情報のうち、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを、当該電子文書が当該ユーザによる閲覧後に編集があったことを示す既読後編集状態に設定変更する変更操作が行われると、当該変更操作に応じて、データベースサーバＳＶに未既読情報変更要求を行い、データベースサーバＳＶが、当該未既読情報変更要求に応じて、既読状態となっているユーザの未既読情報のみを既読後編集状態に設定変更している。
【００９４】
したがって、ユーザが一度も見ていない状態の電子文書と、一度は見たがその後に編集されて、以後まだ見ていない状態の文書と、を区別できるようにして、ユーザが閲覧を行う場合にこれらの２つの状態を適切に認識できるようにすることができ、利用性をより一層向上させることができる。
【実施例３】
【００９５】
図８は、本発明の電子文書回覧システムの第３実施例を適用した電子文書回覧システムによる電子文書回覧処理のシーケンス図である。
【００９６】
なお、本実施例は、上記第１実施例の電子文書回覧システム１と同様の電子文書回覧システムに適用したものであり、本実施例の説明においては、必要に応じて、上記第１実施例の説明で用いた符号をそのまま用いて説明する。
【００９７】
本実施例の電子文書回覧システム１は、一旦データベースＤＢに電子文書を格納して文書登録通知を行った後、当該電子文書に編集を加えると、管理者用コンピュータＰＣｋから当該電子文書の全てのユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対して文書編集通知を行うとともに、管理者用コンピュータＰＣｋが、管理者が指示を行うことなく、自動的に、データベースサーバＳＶのユーザ文書未既読情報から既読リストを取得して、既に既読となっているユーザ、すなわち、既に当該電子文書の閲覧を行ったユーザのユーザ文書未既読情報に対しては、既読後編集状態とし、未読のユーザに対しては、そのまま未読状態とする未既読変更処理、あるいは、当該電子文書の全てのユーザの未既読情報を未読状態とする未既読変更処理を行う。
【００９８】
すなわち、本実施例の電子文書回覧システム１は、図８に示すように、管理者が、管理者用コンピュータＰＣｋから本電子文書回覧システム１の利用を希望するユーザの登録、削除、変更をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録することができ、例えば、ユーザの登録を行う場合、管理者用コンピュータＰＣｋにユーザ登録の指示操作を行い、管理者用コンピュータＰＣｋがデータベースサーバＳＶにアクセスして、データベースＤＢにユーザを登録する。
【００９９】
また、管理者は、回覧対象の電子文書を登録する場合、管理者用コンピュータＰＣｋに対して文書登録指示を出す。管理者用コンピュータＰＣｋは、文書登録指示があると、データベースサーバＳＶにアクセスして、指定された電子文書をデータベースＤＢに登録する。管理者用コンピュータＰＣｋは、回覧対象の電子文書をデータベースサーバＳＶのデータベースＤＢに登録すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎにデータベースＤＢに回覧用電子文書が登録されている旨を通知する文書登録通知を送る。この文書登録通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行う物に限るものではないため、図８では、メールサーバが省略されている。
【０１００】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに送られてきた文書登録通知を当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザが確認すると、当該ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【０１０１】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【０１０２】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示したように、表示する。
【０１０３】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【０１０４】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読にする。この文書未既読情報の既読化処理は、上述のように、自動的に処理してもよい。
【０１０５】
そして、管理者が管理者用コンピュータＰＣｋに対してデータベースＤＢ内の電子文書の文書編集指示を出すと、データベースサーバＳＶが、当該文書編集指示に応じてデータベースＤＢ上の文書を編集する。
【０１０６】
管理者用コンピュータＰＣｋは、既に回覧対象となっている電子文書の編集を行うと、当該電子文書の全てのユーザのユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書の編集を行った旨を通知する文書編集通知を送る。この文書編集通知は、電子メールで行う場合には、管理者用コンピュータＰＣｋとユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎとの間に電子メールを中継するメールサーバが必要となるが、文書登録通知は、電子メールで行うものに限るものではないため、図８では、メールサーバを省略している。
【０１０７】
管理者用コンピュータＰＣｋは、文書編集通知を行うと、管理者からの指示を受けることなく、データベースサーバＳＶに対してアクセスして当該電子文書に対するユーザ文書未既読情報から既読状態となっているユーザのリスト（既読者リスト）を取得する。
【０１０８】
管理者用コンピュータＰＣｋは、データベースサーバＳＶに対して、既読者リスト上のユーザ全員の未既読情報の既読後編集状態への変更を要求するユーザ文書未既読情報変更要求を行う。
【０１０９】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋからユーザ文書未既読情報変更要求があると、ユーザ文書未既読情報の既読となっているユーザの未既読状態を既読後編集状態に変更する。
【０１１０】
そして、上記文書編集通知を受け取ったユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎのユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎで当該文書編集通知を確認すると、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに閲覧指示を出し、閲覧指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶに文書を指定した表示依頼を出す。
【０１１１】
データベースサーバＳＶは、閲覧指示のあったデータベースＤＢ内の編集された電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを生成して、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに返す。
【０１１２】
ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶから送られてきた電子文書の表示用データとユーザ情報・未既読情報表示用データを、例えば、図５に示したように、表示する。そして、図５のユーザ情報・未既読情報表示データでは、編集前に既に閲覧を行ったユーザであっても、上記既読後編集化処理によって既読後編集となっているため、既読後に編集が行われたことを確認することができる。
【０１１３】
ユーザは、ユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎに表示された電子文書の内容を確認して、チェック欄に必要なチェック、例えば、既読状態にチェックを行うことで、文書既読化指示を出す。
【０１１４】
文書既読化指示を受けたユーザ用コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎは、データベースサーバＳＶにユーザ文書未既読変更要求を出し、データベースサーバＳＶは、このユーザ文書未既読変更要求に応じて当該電子文書の文書未既読情報を既読にする。この文書未既読情報の既読化処理は、上述のように、自動的に処理してもよい。
【０１１５】
最後に、管理者は、データベースサーバＳＶに対して、データベースＤＢの回覧用電子文書に対する未読者の有無を問い合わせる未読者検索指示を行い、データベースサーバＳＶは、未読者検索指示があると、未読者の有無を検索して、検索結果を管理者用コンピュータＰＣｋに戻し、管理者がこの検索結果で未読者がいないことを確認すると、データベースサーバＳＶに当該電子文書の削除指示を行う。
【０１１６】
データベースサーバＳＶは、管理者用コンピュータＰＣｋから電子文書の削除指示があると、当該削除指示のあった電子文書をデータベースＤＢから削除する。
【０１１７】
また、この電子文書のデータベースＤＢからの削除は、上述のように、自動化処理で行ってもよい。
【０１１８】
なお、上記説明では、管理者用コンピュータＰＣｋが、電子文書に編集が行われると、自動的に、当該編集文書のユーザの未既読情報を既読後編集状態に変更する場合について説明したが、この場合、当該編集文書のユーザの未既読情報を、未読状態に変更するようにしてもよい。
【０１１９】
このように、本実施例の電子文書回覧システム１は、管理者用コンピュータＰＣｋが、電子文書の編集操作が行われ、データベースサーバＳＶに対して当該編集後の電子文書の登録要求を行うと、データベースサーバＳＶの当該電子文書の全ユーザの未既読情報の未読状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求または当該電子文書の既読状態となっているユーザの既読後編集状態への設定変更を要求する未既読情報変更要求を自動的にデータベースサーバＳＶに行っている。
【０１２０】
したがって、編集後に文書の未既読状態を自動的に未読状態または既読後編集状態に変更することができ、システム管理者の負担を軽減して、利用性を向上させることができる。
【０１２１】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【産業上の利用可能性】
【０１２２】
所定のコミュニティ全員に対する電子文書の回覧を確実かつ利用性が良好な状態で行う電子文書回覧システムに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２３】
【図１】本発明の電子文書回覧システムの第１実施例を適用した電子文書回覧システムのシステム構成図。
【図２】図１のデータベースサーバのモジュール構成を示す図。
【図３】図２の各モジュール間の関係の説明図。
【図４】図１の電子文書回覧システムによる基本の電子文書回覧処理のシーケンス図。
【図５】図４の電子文書回覧処理でユーザ用コンピュータのディスプレイの表示画面の一例を示す図。
【図６】図１の電子文書回覧システムによる回覧中に文書編集を行った場合の電子文書回覧処理のシーケンス図。
【図７】本発明の電子文書回覧システムの第２実施例を適用した電子文書回覧システムによる回覧中に文書編集を行った場合の電子文書回覧処理のシーケンス図。
【図８】本発明の電子文書回覧システムの第３実施例を適用した電子文書回覧システムによる回覧中に文書編集を行った場合の電子文書回覧処理のシーケンス図。
【符号の説明】
【０１２４】
１  電子文書回覧システム
２  文書管理環境
３  ユーザ環境
ＮＷ１、ＮＷ２  ネットワーク
ＳＶ  データベースサーバ
ＰＣｋ  管理者用コンピュータ
ＤＢ  データベース
ＰＣ１〜ＰＣｎ  ユーザ用コンピュータ
１０  ユーザ管理部
１１  ユーザ登録部
１２  ユーザ削除部
２０  文書管理部
２１  文書登録部
２２  文書削除部
２３  文書編集部
３０  表示管理部
３１  文書表示部
３２  ユーザ情報・未既読情報表示部
４０  ユーザ文書未既読情報管理部
４１  ユーザ文書未既読変更部
４２  ユーザ文書未既読取得部
４３  文書未既読者取得部
【図１】
2005234953.tif 000003
【図２】
2005234953.tif 000004
【図３】
2005234953.tif 000005
【図４】
2005234953.tif 000006
【図５】
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【図６】
2005234953.tif 000008
【図７】
2005234953.tif 000009
【図８】
2005234953.tif 000010