(57)【要約】【課題】基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報を一元的に検索及び変更する。【解決手段】  文書を構成する文書情報がＸＭＬ形式のデータに変換されて管理されているとともに、文書を構成する文書情報が検索される場合、その文書情報によって構成される基本文書と付随文書との関連づけと、指定された検索文字列に対する重要度、類似度または係り受け関係によって文書情報が検索される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の文書情報から構成される複数の基本文書と、前記複数の基本文書のうち少なくとも１つに付随する付随文書とを互いに関連づけて管理する関連文書管理システムであって、
前記基本文書及び付随文書を構成する文書情報が入力された場合に該文書情報をＸＭＬ形式のデータに変換するフォーマット変換手段と、
前記フォーマット変換手段にて変換された文書情報を前記複数の基本文書及び付随文書毎に管理する情報管理手段と、
前記複数の基本文書と前記付随文書との関連づけを管理する関連性管理手段と、
検索文字列及び基本文書名が指定された場合、前記関連性管理手段にて前記基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、前記検索文字列の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報を検索する検索手段と、
前記検索手段にて検索された文書情報を表示出力する表示手段とを有することを特徴とする関連文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の関連文書管理システムにおいて、
前記検索手段にて検索されたＸＭＬ形式の文書情報をタグ情報に基づいてフォーマット変換して印字出力する印字手段を有することを特徴とする関連文書管理システム。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の関連文書管理システムにおいて、
前記検索手段は、文書情報の変更及び基本文書名が指定された場合、前記関連性管理手段にて前記基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、変更対象となる文書情報の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報を検索し、該文書情報を、指定された文書情報に置き換え、
前記表示手段は、前記検索手段にて検索された文書情報及び置き換えられた文書情報を表示し、
前記情報管理手段は、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更して管理することを特徴とする関連文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載の関連文書管理システムにおいて、
前記情報管理手段は、前記検索手段にて検索された付随文書のうち当該検索手段にて検索された文書情報を含む付随文書が、指定された基本文書とは異なる他の基本文書に関連づけて管理されている場合、その旨を示す警告信号を出力し、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、前記検索手段にて検索された文書情報が前記置き換えられた文書情報に変更された付随文書を、新たに前記指定された基本文書のみと関連づけて管理することを特徴とする関連文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の基本文書とそれに付随する付随文書とを互いに対応づけて管理する関連文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、契約者が掛け金を支払うことにより所定の保障が行われる保険の契約においては、契約者が保険に加入した際、加入した保険の内容が掲載された保険証券と、その保険に関する約款、しおり、規定集及び重要事項説明書と、関係するパンフレット等の印刷物が契約者に対して発行される。なお、保険には、様々な保障が設定されており、契約者は、これらの保障の中から自分に合った保障を選択し、その内容の保険に加入することになる。また、契約者に対して発行される約款においては、契約者が加入した保険の種類とは無関係に全ての保障についての内容が掲載されている。
【０００３】
保険会社においては、このように異なる種類の数多くの文書が管理されている。具体的には、約款、規定集、重要事項説明書、パンフレット、営業マニュアルや業務運用マニュアル等の異なる文書があり、基本文書となる約款が更新されると、それに付随する付随文書の改訂が行われる。
【０００４】
このように、基本文書となる約款が更新された場合、それに付随する様々な付随文書を更新する必要があり、文書の作成、改訂、保管には多大な手間とコストがかかる。また、文書の種類によっては管理部門が異なり、文書の用途によっては同じ内容であっても表現方法が異なる場合もあるため、数多くの文書の中から、必要な文書を迅速に探し出すことが困難となっている。
【０００５】
ここで、複数の種類の帳票にて共通に印字される共有情報を、各帳票に印字されるデータが登録された帳票データフォルダ内にてそれぞれ共有部品情報として管理しておき、共有情報が変更された場合に、各帳票データフォルダ内の共有部品も変更する技術が考えられている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００６】
この技術を用いれば、基本文書となる約款に変更があった場合、それに付随する付随文書においても、対応する箇所を変更することができるようになる。
【特許文献１】特開２００３−１８７１７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述した特許文献１に記載された技術を用いた場合においては、基本文書中にて変更があった場合にそれに付随する付随文書についても変更される情報を共有部品情報として予め登録しておく必要があり、共有部品情報として予め登録されていない情報については、上述したように基本文書にて変更された場合であってもそれに付随する付随文書にて変更することができないという問題点がある。特に、上述したような保険文書においては、例えば、表現方法が異なる場合や、品詞が異なる場合であっても、同一の情報として取り扱う場合が多く、このような情報について、基本文書とそれに付随する付随文書間にて一元的に検索、変更可能とすることが望まれる。
【０００８】
本発明は、上述したような従来の技術が有する問題点に鑑みてなされたものであって、基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報を一元的に検索及び変更することができる関連文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために本発明は、
所定の文書情報から構成される複数の基本文書と、前記複数の基本文書のうち少なくとも１つに付随する付随文書とを互いに関連づけて管理する関連文書管理システムであって、
前記基本文書及び付随文書を構成する文書情報が入力された場合に該文書情報をＸＭＬ形式のデータに変換するフォーマット変換手段と、
前記フォーマット変換手段にて変換された文書情報を前記複数の基本文書及び付随文書毎に管理する情報管理手段と、
前記複数の基本文書と前記付随文書との関連づけを管理する関連性管理手段と、
検索文字列及び基本文書名が指定された場合、前記関連性管理手段にて前記基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、前記検索文字列の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報を検索する検索手段と、
前記検索手段にて検索された文書情報を表示出力する表示手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
また、前記検索手段にて検索されたＸＭＬ形式の文書情報をタグ情報に基づいてフォーマット変換して印字出力する印字手段を有することを特徴とする。
【００１１】
また、前記検索手段は、文書情報の変更及び基本文書名が指定された場合、前記関連性管理手段にて前記基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、変更対象となる文書情報の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報を検索し、該文書情報を、指定された文書情報に置き換え、
前記表示手段は、前記検索手段にて検索された文書情報及び置き換えられた文書情報を表示し、
前記情報管理手段は、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更して管理することを特徴とする。
【００１２】
また、前記情報管理手段は、前記検索手段にて検索された付随文書のうち当該検索手段にて検索された文書情報を含む付随文書が、指定された基本文書とは異なる他の基本文書に関連づけて管理されている場合、その旨を示す警告信号を出力し、前記検索手段にて検索された文書情報を前記置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、前記検索手段にて検索された文書情報が前記置き換えられた文書情報に変更された付随文書を、新たに前記指定された基本文書のみと関連づけて管理することを特徴とする。
【００１３】
上記のように構成された本発明においては、複数の基本文書及びそれに付随する付随文書を構成する文書情報が入力されると、フォーマット変換手段において、入力された文書情報がＸＭＬ形式のデータに変換され、情報管理手段においてこの文書情報が複数の基本文書及び付随文書毎に管理されるとともに、関連性管理手段において、複数の基本文書と付随文書との関連づけが管理される。その後、検索文字列及び基本文書名が指定された場合、検索手段において、関連性管理手段にて基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書が検索されるとともに、検索文字列の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列が抽出され、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報が検索され、検索された文書情報が表示手段にて表示出力される。
【００１４】
このように、複数の基本文書及びそれに付随する付随文書を構成する文書情報がＸＭＬ形式のデータに変換されて管理されているとともに、文書を構成する文書情報が検索される場合、その文書情報によって構成される基本文書と付随文書との関連づけと、指定された検索文字列に対する重要度、類似度または係り受け関係によって文書情報が検索されるので、基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報の検索が一元的に行われることになる。
【００１５】
また、検索手段において、文書情報の変更及び基本文書名が指定された場合、関連性管理手段にて当該基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、変更対象となる文書情報の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のいずれかを含む文書情報を検索し、検索された文書情報を、指定された文書情報に置き換え、情報管理手段において、検索手段にて検索された文書情報を、置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、検索手段にて検索された文書情報を、置き換えられた文書情報に変更して管理する場合は、基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報の変更が一元的に行われることになる。
【発明の効果】
【００１６】
以上説明したように本発明においては、複数の基本文書及びそれに付随する付随文書を構成する文書情報がＸＭＬ形式のデータに変換されて管理されているとともに、文書を構成する文書情報が検索される場合、その文書情報によって構成される基本文書と付随文書との関連づけと、指定された検索文字列に対する重要度、類似度または係り受け関係によって文書情報が検索される構成としたため、基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報を一元的に検索することができる。
【００１７】
また、検索手段において、文書情報の変更及び基本文書名が指定された場合、関連性管理手段にて当該基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、変更対象となる文書情報の中から、予め算出された重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、指定された基本文書及び検索された付随文書の中から、抽出された文字列に対して、少なくとも、類似する文字列、部分一致する文字列及び係り受け関係が等しい文字列のうちいずれかを含む文書情報を検索し、検索された文書情報を、指定された文書情報に置き換え、情報管理手段において、検索手段にて検索された文書情報を、置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、検索手段にて検索された文書情報を、置き換えられた文書情報に変更して管理するものにおいては、基本文書とそれに付随する付随文書について文書情報を一元的に変更することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下に、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１９】
図１は、本発明の関連文書管理システムの実施の一形態を示す図である。
【００２０】
本形態は図１に示すように構成されている。
【００２１】
入力部１０は、基本文書となる約款や、それに付随するしおり、規定集、重要事項説明書、パンフレット等の付随文書を構成する文書情報や、付随文書を検索するための検索文字列や基本文書名、あるいは変更する文書情報が入力される。
【００２２】
フォーマット変換部２０は、入力部１０を介して入力された文書情報をＸＭＬ（eXtensible Markup Language）形式のデータに変換する。
【００２３】
情報管理部３０は、フォーマット変換部２０にてＸＭＬ形式のデータに変換された文書情報を、複数の基本文書及び付随文書毎に文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理する。
【００２４】
関連性管理部４０は、文書ファイル１１−１〜１１−ｎにて管理される文書情報から構成される基本文書と付随文書との関連づけを関連性テーブル４１上にて管理する。
【００２５】
情報検索部５０は、入力部１０を介して検索文字列及び基本文書名が指定された場合、文書ファイル１１−１〜１１−ｎにて文書情報が管理される付随文書のうち、関連性管理部４０にて入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、文字列データベース８０を参照し、入力部１０を介して指定された検索文字列の中から重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、類似語データベース９０を参照し、検索された文書の中から、抽出された文字列に類似する文字列を含む文書情報を検索したり、抽出された文字列と部分一致する文字列を含む文書情報を検索したり、抽出された文字列と係り受け関係が等しい文字列を含む文書情報を検索する。また、入力部１０を介して文書情報の変更及び基本文書名が指定された場合、関連性管理部４０にて入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書に関連づけて管理された付随文書を検索するとともに、文字列データベース８０を参照し、変更対象となる文書情報の中から重要度が所定値よりも高い文字列を抽出し、類似語データベース９０を参照し、検索された文書の中から、抽出された文字列に類似する文字列を含む文書情報を検索したり、抽出された文字列と部分一致する文字列を含む文書情報を検索したり、抽出された文字列と係り受け関係が等しい文字列を含む文書情報を検索し、検索された文書情報を、指定された文書情報に置き換える。
【００２６】
表示部６０は、情報検索部５０にて検索された文書情報や情報検索部５０にて置き換えられた文書情報をタグ情報に基づいて所定の形式に編集して表示出力する。
【００２７】
印字部７０は、情報検索部５０にて検索された文書情報や情報検索部５０にて置き換えられた文書情報をタグ情報に基づいて所定の形式に編集して印字出力する。
【００２８】
さらに、情報管理部３０は、情報検索部５０にて検索された文書情報を、情報検索部５０にて置き換えられた文書情報に変更する旨が指定された場合、情報検索部５０にて検索された文書情報を、情報検索部５０にて置き換えられた文書情報に変更し、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理する。なお、この場合、情報管理部３０においては、変更された文書情報を新たな文書ファイルとして新規登録することもあり、詳細は後述する。
【００２９】
以下に、上記のように構成された関連文書管理システムにおける関連文書管理方法について説明する。
【００３０】
まず、図１に示した関連文書管理システムにおいて基本文書及びそれに付随する付随文書を構成する文書情報が文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして登録される際の処理について説明する。
【００３１】
図２は、図１に示した関連文書管理システムに文書情報が登録される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【００３２】
図１に示した関連文書管理システムにて管理したい基本文書及びそれに付随する付随文書を構成する文書情報が入力部１０を介して入力されると（ステップＳ１）、フォーマット変換部２０において、入力された文書情報がＸＭＬ形式のデータに変換される（ステップＳ２）。なお、文書情報は、例えば、テキスト形式のデータとして入力部１０を介して入力され、フォーマット変換部２０にてＸＭＬ形式のデータに変換されることが考えられる。
【００３３】
その後、情報管理部３０において、フォーマット変換部２０にてＸＭＬ形式のデータに変換された文書情報が、基本文書及び付随文書毎に文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして登録、管理される（ステップＳ３）。この文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理されている文書情報は、ＸＭＬ形式のデータに変換されているため、文書を構成する文書情報のそれぞれに付与されたタグに基づいて、その文書情報が何に関するデータであるかを認識することができ、その後、情報検索部５０にて検索される場合に、その文書情報のみならず、文書情報に付与されたタグによって検索対象を絞り込むことができる。
【００３４】
また、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして登録、管理される基本文書と付随文書との関連づけにおいては、関連性管理部４０の関連性テーブル４１上において管理される。
【００３５】
図３は、図１に示した関連性管理部４０に設けられた関連性テーブル４１の一例を示す図である。
【００３６】
図３に示すように、図１に示した関連性管理部４０に設けられた関連性テーブル４１においては、横軸に基本文書となる約款、縦軸にその約款に付随する付随文書がそれぞれ配置され、互いの文書の関連づけが管理されている。例えば、約款Ａには、しおりａ、規定集ａ、パンフレットａが関連づけられ、また、約款Ｂには、しおりｂ、規定集ｂ、パンフレットａ、パンフレットｂが関連づけられている。また、これにより、パンフレットａは、約款Ａ、約款Ｂに共通に関連づけられている。なお、この関連づけテーブルは、文書ファイル登録時に随時定義される。
【００３７】
次に、図１に示した関連文書管理システムにて文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして登録された文書情報が検索される際の処理について説明する。
【００３８】
図４は、図１に示した関連文書管理システムに登録された文書情報が検索される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【００３９】
図１に示した関連文書管理システムにて文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理されている文書を構成する文書情報を検索するために、文書情報を検索するための検索文字列及び検索対象となる文書名が入力部１０を介して入力されると（ステップＳ１１）、まず、情報検索部５０において、関連性管理部４０の関連性テーブル４１が参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書に関連づけられた付随文書が検索される（ステップＳ１２）。
【００４０】
また、情報検索部５０において、文字列データベース８０が参照され、入力部１０を介して入力された検索文字列の中から、予め設定された重要度が所定値よりも高い文字列が抽出される（ステップＳ１３）。ここで、文字列データベース８０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理される文書情報に含まれる文字列について、その重要度が予め算出されている。重要度を算出する方法として、例えば、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理される文書情報に含まれる文字列のそれぞれについて、出現頻度を算出し、出現頻度が低い文字列ほど識別力が高いものとして重要度が高くなるように設定することが考えられる。また、文字列を抽出するための重要度は任意に設定することができ、重要度を“０”とすれば、重要度による文字列の抽出が行われない。
【００４１】
次に、情報検索部５０において、類似語データベース９０、並びに、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ１３にて抽出された文字列に類似する文字列を含む文書情報が検索される。ここで、類似語データベース９０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理される文書に含まれる文字列について、その類似語が予め登録されている。例えば、「火事」と「火災」と「延焼」等といった単語どうしの類義語や、「損壊」と「壊れる」等といった品詞の相違による類似語が登録されている。
【００４２】
また、情報検索部５０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ１３にて抽出された文字列に対して、部分一致する文字列を含む文書情報が検索される。なお、この部分一致検索は曖昧検索とも呼ばれ、一般的に用いられる方法によって行われる。
【００４３】
また、情報検索部５０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ１３にて抽出された文字列に対して、係り受け関係が等しい文字列を含む文書情報が検索される。ここで、係り受け関係とは、主語対述語の関係や、形容詞と名詞との関係等といった、単語あるいは文節どうしの関係である。
【００４４】
上述したような類似語検索、部分一致検索及び係り受け検索のうち、少なくとも１つを用いて文書情報が検索される（ステップＳ１４）。
【００４５】
情報検索部５０にて検索された文書情報は、その後、表示部６０にて表示される（ステップＳ１５）。なお、表示部６０においては、ブラウザ機能を有しており、それにより、ＸＭＬ形式で文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理されている文書情報をタグ情報に基づいてＨＴＭＬ形式に変換して表示することができる。
【００４６】
なお、本形態においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理されている文書情報を検索するために、検索文字列及び基本文書名が入力部１０を介して入力されているが、その他、文書の説明文や、文書の公開範囲や、ＸＭＬ形式のデータに付与されたタグや、文書情報を入力部１０を介して入力した日時等を入力部１０を介して指定することも考えられる。ただし、文書の説明文や、文書の公開範囲を指定する場合は、文書を登録する際にこれらの情報を指定して文書ファイル１１−１〜１１−ｎに登録しておく必要がある。
【００４７】
次に、図１に示した関連文書管理システムにて文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして登録された文書情報が変更される際の処理について説明する。
【００４８】
図５は、図１に示した関連文書管理システムに登録された文書情報が変更される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【００４９】
図１に示した関連文書管理システムにて文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理されている文書情報を変更するために、変更対象となる文書情報を指定するための情報及び基本文書名が入力部１０を介して入力されると（ステップＳ２１）、まず、情報検索部５０において、関連性管理部４０の関連性テーブル４１が参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書に関連づけられた付随文書が検索される（ステップＳ２２）。また、この際、変更対象となる文書情報と併せて変更後の文書情報も入力部１０を介して入力される。
【００５０】
また、情報検索部５０において、文字列データベース８０が参照され、入力部１０を介して入力された情報の中から、予め設定された重要度が所定値よりも高い文字列が抽出される（ステップＳ２３）。
【００５１】
次に、情報検索部５０において、類似語データベース９０、並びに、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書及びステップＳ２２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ２３にて抽出された文字列に類似する文字列を含む文書情報が検索される。
【００５２】
また、情報検索部５０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書及びステップＳ２２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ２３にて抽出された文字列に対して、部分一致する文字列を含む文書情報が検索される。
【００５３】
また、情報検索部５０においては、文書ファイル１１−１〜１１−ｎのうち、入力部１０を介して指定された基本文書名による基本文書及びステップＳ１２にて検索された付随文書を構成する文書情報が登録された文書ファイルが参照され、入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書及びステップＳ２２にて検索された付随文書の中から、ステップＳ２３にて抽出された文字列に対して、係り受け関係が等しい文字列を含む文書情報が検索される。
【００５４】
上述したような類似語検索、部分一致検索及び係り受け検索のうち、少なくとも１つを用いて文書情報が検索される（ステップＳ２４）。
【００５５】
次に、情報検索部５０において、検索された文書情報が、入力部１０を介して入力された、変更後の文書情報に置き換えられる（ステップＳ２５）。この際、情報検索部５０においては、情報検索部５０にて検索された文書情報のうち、置き換えられた部分が認識可能となるように文書情報が置き換えられている。
【００５６】
次に、情報検索部５０にて検索された文書情報と、情報検索部５０にて変更後の情報に置き換えられた文書情報とが表示部６０に表示される（ステップＳ２６）。
【００５７】
図６は、図１に示した関連文書管理システムにおいて、文書情報が変更される場合に表示部６０に表示される情報を示す図である。
【００５８】
図６に示すように、表示部６０においては、ステップＳ２４にて検索された文書情報１ａ〜１ｃ毎に、変更後の情報に置き換え前の文書情報４ａ〜４ｃと、その一部がステップＳ２５にて置き換えられた文書情報５ａ〜５ｃと、この文書情報４ａ〜４ｃを文書情報５ａ〜５ｃに変更する場合にチェックするチェックボックス６ａ〜６ｃとが表示されている。また、ステップＳ２５にて置き換えられた置き換え部分２ａ〜２ｃにおいては、太字やアンダーラインによって強調表示されており、それにより、ステップＳ２４にて検索された文書情報のうち、どこが置き換えられているかを認識できるようになっている。
【００５９】
その後、表示部６０に表示された文書情報１ａ〜１ｃのうち、文書情報４ａ〜４ｃを文書情報５ａ〜５ｃに変更するもののチェックボックス６ａ〜６ｃがチェックされ、変更ボタン３が押下されることにより文書情報の変更が指定されると（ステップＳ２７）、情報管理部３０において、情報検索部５０にて検索された文書情報のうち、チェックボックス６ａ〜６ｃにてチェックされた文書情報が、情報検索部５０にてその一部が置き換えられた文書情報に変更され、文書ファイル１１−１〜１１−ｎとして管理される（ステップＳ２８）。
【００６０】
なお、この際、チェックボックスにてチェックをした文書情報が付随文書を構成するものであって、その付随情報が、ステップＳ２１にて入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書とは異なる他の基本文書にも関連づけて管理されている場合、この付随文書の文書情報が変更されることによって、関連づけられた他の基本文書との整合性をとることができなくなる虞れが生じるため、情報管理部３０において、整合性を確認させるために、この付随情報が、ステップＳ２１にて入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書とは異なる他の基本文書にも関連づけて管理されている旨を示す警告信号が出力され、表示部６０に表示される、その後、その文書情報の変更が指定された場合、文書情報が変更された付随文書が、ステップＳ２１にて入力部１０を介して入力された基本文書名による基本文書のみと関連づけられて新たに関連性テーブル４１にて管理されることになる。
【００６１】
また、印字部７０において、ステップＳ２４にて検索された文書情報や、ステップＳ２８にて変更された文書情報をタグ情報に基づいてフォーマット変換して印字出力することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】本発明の関連文書管理システムの実施の一形態を示す図である。
【図２】図１に示した関連文書管理システムに文書情報が登録される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図３】図１に示した関連性管理部に設けられた関連性テーブルの一例を示す図である。
【図４】図１に示した関連文書管理システムに登録された文書情報が検索される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】図１に示した関連文書管理システムに登録された文書情報が変更される際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】図１に示した関連文書管理システムにおいて、文書情報が変更される場合に表示部に表示される情報を示す図である。
【符号の説明】
【００６３】
１０    入力部
１１−１〜１１−ｎ    文書ファイル
２０    フォーマット変換部
３０    情報管理部
４０    関連性管理部
４１    関連性テーブル
５０    情報検索部
６０    表示部
７０    印字部
８０    文字列データベース
９０    類似語データベース
【図１】
2005148892.tif 000003
【図２】
2005148892.tif 000004
【図３】
2005148892.tif 000005
【図４】
2005148892.tif 000006
【図５】
2005148892.tif 000007
【図６】
2005148892.tif 000008