(57)【要約】【課題】追記型で追記の際などに押印を必要とする文書を、効率よく作成・管理することができる文書管理システムを提供する。【解決手段】本文書管理システムは、文書データを作成する文書作成端末１と電子印鑑３を備え、文書作成端末１の文書データ格納部１３に記憶される文書データを、複数回にわたり読み出しそこに追加記入すると共に、その記入に対応して文書内に電子印鑑３により押印する追記型の押印文書を管理するための文書管理システムである。文書作成端末１は、文書データ格納部１３から文書データを読み出し、追記すると共に、電子印鑑３を用いて文書データ中の所定箇所に、所定の印影イメージデータを貼り付けて押印文書データを作成する。押印文書データは文書作成端末１の文書データ格納部１３に再度格納され、かつ印刷のためにプリンタ４にそのデータを出力し、押印文書を印刷する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを作成する文書データ作成手段と、該文書データ作成手段が作成した文書データを書き込み読み出し可能に記憶する文書データ記憶手段と、を具備し、文書データ記憶手段が記憶する文書データを、複数回にわたり読み出しそこに追加記入すると共に、その記入に対応して文書内に押印する追記型の押印文書を管理するための文書管理システムであって、
前記文書データ記憶手段から文書データを押印のために読み出す文書データ読出し手段と、
該文書データ読出し手段が読み出した文書データ中の所定箇所に、所定の印影イメージデータを貼り付けて押印文書データを作成する押印文書データ作成手段と、
該押印文書データ作成手段が作成した押印文書データを前記文書データ記憶手段に再書き込みする押印文書データ格納手段と、
該押印文書データを印刷のために出力する印刷出力手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記印影イメージデータは、予め印影イメージ記憶手段に記憶され、ユーザの押印操作に応じて指定された該印影イメージデータを該印影イメージ記憶手段から読み出し、文書データ中の指定箇所に貼り付けることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば学校で作成される指導要録のように、各年度毎に追加記載が行われる追記型の文書であって、各年度毎に或いは追記の際などに押印を必要とする文書を管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、学校において作成し保存が義務付けられている文書として、指導要録があるが、その指導要録は各生徒毎に作成され、学籍の記録、学習の記録などが記載される。この指導要録の記載内容や記載要領は、学校教育法で詳細に規定されており、各生徒のホームルーム担任者によって、各年度毎に学籍の記録、学習の記録などが記入され、その記入毎につまり各年度毎に担任者が記名押印し、且つ校長が記名押印する必要がある。
【０００３】
ところで、近年、各種の文書はパーソナルコンピュータ（パソコン）上で作成される傾向にあり、作成されたそれらの文書の保存・管理もパソコン上で行われ、各種の文書を効率よく管理するために、文書管理に関するシステムは、例えば下記特許文献１などで提案されている。
【特許文献１】特開２００２−１０９０２８公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、上記の学校における指導要録のように、各年度毎に追加記載が行われる追記型の文書であって、年度毎に或いは追記の際などに押印し、印刷を必要とする文書は、パソコン上で保存管理することが難しいという課題があった。
【０００５】
すなわち、追記型の文書であって、追記の際などに押印を必要とする文書は、パソコン上で押印を行うことが物理的に不可能である。このために、この種の文書をパソコン上で管理する場合は、例えば各年度毎に追加記載した文書を一旦印刷してその印刷物に押印し、さらにその押印後の文書を保存する場合は、例えばイメージスキャナにかけてイメージデータとして保存しなければならない。しかし、文書をイメージデータとして保存すると文書の修正や追記ができないという問題が生じる。
【０００６】
そこで、過年度に押印すべき印鑑を保存し、後日、その印鑑を一括して押印するという対策が講じられる場合もあったが、そのような押印は、押印文書の偽造に当る問題があった。
【０００７】
さらに、追記型で過年度に押印を必要とする文書を、コンピュータで管理し印刷する場合、同じ用紙に順次追加印刷と押印を繰り返し行うことも試みられているが、同じ用紙に印字をずらさずに正確な位置に追記印刷することが非常に困難であること、一括大量印刷時には、過去の印刷物を事前にコンピュータの出力順に並べておく必要があり、その並び順が誤ったり途中で順番が飛んだ場合には、誤った用紙に印刷が行われること、及び、印刷機に用紙が巻き込まれるなどして原紙を損なった場合には、押印された過去の印刷物が再現できなくなるなどの問題があった。
【０００８】
このため、生徒が在学する年度毎に追記と押印を行う指導要録のような、追記型で、年度毎に或いは追記の際などに押印を必要とする文書は、コンピュータにより保存・管理することが難しいという課題があった。
【０００９】
本発明は、上述の課題を解決するものであり、追記型で追記の際などに押印を必要とする文書を、効率よく作成・管理することができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書管理システムは、文書データを作成する文書データ作成手段と、該文書データ作成手段が作成した文書データを書き込み読み出し可能に記憶する文書データ記憶手段と、を具備し、文書データ記憶手段が記憶する文書データを、複数回にわたり読み出しそこに追加記入すると共に、その記入に対応して文書内に押印する追記型の押印文書を管理するための文書管理システムであって、文書データ記憶手段から文書データを押印のために読み出す文書データ読出し手段と、文書データ読出し手段が読み出した文書データ中の所定箇所に、所定の印影イメージデータを貼り付けて押印文書データを作成する押印文書データ作成手段と、押印文書データ作成手段が作成した押印文書データを文書データ記憶手段に格納する押印文書データ格納手段と、押印文書データを印刷のために出力する印刷出力手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１１】
ここで、上記印影イメージデータは、予め印影イメージ記憶手段に記憶され、ユーザの押印操作に応じて指定された印影イメージデータを印影イメージ記憶手段から読み出し、文書データ中の指定箇所に貼り付けるように構成することができる。
【発明の効果】
【００１２】
上記文書管理システムは、複数回にわたり追加記入され、追加記入した際などに押印を必要とし、且つ押印した文書を印刷する形態の文書の作成・管理に使用される。本文書管理システムによれば、文書データ作成手段が所定の文書データを作成し、その文書データ作成手段が作成した文書データを文書データ記憶手段に記憶する。その後、追加記入のために文書データ読出し手段が文書データ記憶手段から文書データを読み出し、追加記入を行い、さらに追加記入を行なった際などに、ユーザの押印操作に応じて指定された印影イメージデータが印影イメージ記憶手段から読み出され、押印文書データ作成手段によって文書データ中の指定箇所に印影イメージデータが貼り付けられ、押印文書データが作成される。そして、作成された押印文書データは、印刷出力手段により印刷のためにプリンタなどに出力され、印刷される。
【００１３】
したがって、文書には所定箇所にユーザの指定した印影が押印された状態で印刷され、押印された文書を印刷出力することができる。さらに、押印された文書データは文書データ記憶手段に記憶され、再度追加記入がある場合は、押印文書データを再び記憶手段から読み出し、追加記入した後、ユーザの押印操作に応じて指定された箇所に、印影イメージ記憶手段から読み出した印影イメージデータを貼り付ける。そして、押印文書データは、再び、文書データ記憶手段に記憶されると共に、印刷出力手段により印刷のためにプリンタなどに出力され、印刷される。
【００１４】
このように、追記型で押印を必要とする文書であっても、繰り返し追加記入を行うと共に押印し、押印した文書データをプリンタに出力して印刷することができる。したがって、この種の追記型の過年度に押印を必要とする文書であっても、パソコンを用いて効率よく作成・管理することができる。なお、ここで過年度の押印とは、過去の年度においてその年毎に押印を行うことを意味するものである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。図１は文書管理システムの全体構成図を示し、図２は文書作成端末１の構成図を、図３は印影サーバ２の構成図を示している。
【００１６】
本文書管理システムは、図１に示すように、各ユーザが文書を作成するために使用する複数の情報端末であって、ＬＡＮを介して相互に接続された複数の文書作成端末１、１、…、各ユーザが所有する電子印鑑３の印影イメージデータを記憶し、電子印鑑３の押印操作時にアクセスされ、指定された印影イメージデータをその文書作成端末１にＬＡＮを介して送出する印影サーバ２、及び、文書作成端末１、１、…、からの印刷データを入力し、押印された文書を印刷するプリンタ４を備えて構成される。
【００１７】
文書作成端末１は、例えばパーソナルコンピュータから構成され、図２に示すように、文書データを作成する文書データ作成部１０、文字入力などを行う入力部１１、入力し編集した文書などを画面表示する表示部１２、入力した文書データを格納する文書データ格納部１３、及び外部接続されるＬＡＮに対して信号の入出力を制御するＬＡＮ制御部１４を備えている。
【００１８】
文書データ作成部１０は、文字入力や編集などのために各種データの演算処理を実行するＣＰＵ、ＣＰＵのワークエリアとして動作するＲＡＭ、プログラムデータなどの固定データを格納したＲＯＭなどから構成され、インストールされた基本ソフトウエア上で動作する文書作成ソフトウエアにより、文書作成処理を実行する。入力部１１はユーザが操作するキーボード、マウスなどから構成され、各種キー信号、座標信号、各種ファンクション信号などを文書データ作成部１０に出力する。表示部１２は、入力・編集された文書などを画面表示するＣＲＴ或いは液晶ディスプレイなどから構成される。文書データ格納部１３はハードディスク装置などから構成され、作成された文書データを読み出し書き込み可能に記憶するものである。
【００１９】
また、この文書作成端末１には、後述の電子印鑑３が接続され、電子印鑑３によって押印された印鑑の印影（イメージデータ）を印影サーバ２から読み出し、文書の所定箇所（印鑑の移動操作に応じて決定された座標位置）に貼り付ける処理を実行するための、ソフトウエアがインストールされている。
【００２０】
印影サーバ２は、図３に示すように、ＣＰＵ、ＲＡＭなどからなる主制御部２０、信号の入力を行う入力部２１、外部接続されたＬＡＮに対して信号の入出力制御を行うＬＡＮ制御部２２、複数のユーザのＩＤ、パスワードなどを記憶するユーザデータベース２３、各ユーザの電子印鑑３の印影イメージデータを記憶する印影データベース２４、及び文書データなどを格納する文書データベース２５を備えて構成される。
【００２１】
この印影サーバ２には、予め各ユーザの電子印鑑の印影がイメージデータとして入力され、印影データベース２４に格納されている。この印影サーバ２に各ユーザの文書作成端末１からＩＤ，パスワードを指定して押印のアクセスがあったとき、印影サーバ２は、そのユーザのＩＤ，パスワードに対応した印影イメージデータを印影データベース２４から読み出し、ＬＡＮを介して文書作成端末１に送出するように構成される。さらに、印影サーバ２には、後日検証可能な形態で、押印の正当性を保証するための保証データが、暗号化されて格納される。
【００２２】
電子印鑑３は、例えば印鑑形状に形成された印鑑本体内にＩＣチップを内蔵して構成され、図４に示すように、そのＩＣチップ内のメモリにＩＤ・パスワード格納部３１が設けられ、そのユーザのＩＤ，パスワードがＩＤ・パスワード格納部３１記憶されている。また、この電子印鑑３には、ユーザが押印時に操作するためのスイッチ３２と、そのユーザの印鑑を指定するＩＤ，パスワードデータを送出するためのデータ出力送信部３３が設けられ、データ出力送信部３３は、スイッチ３２が操作されたとき、後述の押印台の受信部３４に対し、微弱電波にそのデータを重畳させて送信するように構成される。
【００２３】
押印台については、図示を省略しているが、例えば小形のデジタイザ（タブレット）から構成され、受信部３４が設けられると共に、文書作成端末１に対しＵＳＢケーブルなどを介して接続される。電子印鑑３をその押印台に押し当てたとき、その位置を示すＸＹ座標データ信号が文書作成端末１に送出される。さらに、電子印鑑３のスイッチ３２をオンしたとき、電子印鑑３のデータ出力送信部３３からＩＤ・パスワードのデータが押印台の受信部３４に対し送信され、ＩＤ・パスワードデータはその受信部３４から文書作成端末１に送られるように構成される。
【００２４】
次に、上記構成の文書管理システムの動作を、追記型で押印を必要とする文章、例えば生徒指導要録の作成を例に、図５のフローチャートを参照して説明する。
【００２５】
例えば高等学校のホームルーム担任者が生徒指導要録を、文書作成端末により作成する場合、文書作成端末１を操作して、先ず原文書をサーバ２の文書データベース２５から或いは文書作成端末１の文書データ格納部１３から読み出し、表示部１２にその原文書である生徒指導要録を表示する（ステップ１１０）。次に、ホームルーム担任者はその原文書の指導要録内において、各々の生徒の当該年度の出欠席の記録、指導上参考となる諸事項、各教科、科目の学習の記録などの欄に、必要事項を入力して記入する（ステップ１２０）。
【００２６】
そして、それらの指導要録の必要欄に必要事項を入力した後、ホームルーム担任者は、図６に示すように、上部のホームルーム担任者氏名欄に自分の名前を入力した後、電子印鑑３を使用して、氏名欄に押印を行う（ステップ１３０）。即ち、担任者が氏名欄に押印する場合、先ず、電子印鑑３を持って図示しない押印台の上にそれを載置すると、電子印鑑３の押印台上での位置データがＸＹ座標データとして文書作成端末１に送られ、文書作成端末１の表示部１２に表示される指導要録の担任者氏名欄内において、その位置が例えばポインターとして表示される。
【００２７】
この状態で、ユーザは、電子印鑑３を押印台の上で動かしながら、ポインターを移動させて押印する位置を希望の位置にセットし、電子印鑑３のスイッチ３２をオン操作する。このとき、電子印鑑３のＩＤ・パスワード格納部３１から読み出されたＩＤ・パスワードデータが、データ出力送信部３３から押印台の受信部３４に送信され、この信号が押印台から文書作成端末１に入力される。このとき、文書作成端末１は印影サーバ２にＩＤ・パスワードを指定してアクセスし、印影サーバ２は印影データベース２４に記憶されたそのＩＤ・パスワードに対応した印影イメージデータを読み出し、ＬＡＮを通して文書作成端末１に送信する。この印影イメージデータを入力した文書作成端末１の文書データ作成部１０は、その印影イメージデータを、表示部１２のポインターが示す氏名欄の位置に、貼り付けるように処理し、これによって、ホームルーム担任者の氏名欄にその担任者の印が例えば朱色で表示される（ステップ１４０）。また、この押印時には、画面には表示されないが、各々の押印毎に、押印を保証する保証データ（例えば押印者の識別データと押印した日時を示す日付時刻データ）が文書データに添付され記憶される。
【００２８】
さらに、生徒指導要録には、ホームルーム担任者の氏名欄の上に、校長の氏名と印を記入する欄があるが、この校長氏名欄においても、上記と同様に、文書作成端末１の入力部１１を用いて校長の氏名を入力する共に、校長は自らの電子印鑑３を使用して、上記と同様に、その校長氏名欄に押印操作し、その印鑑の印影イメージデータを氏名欄内に貼り付けるように処理する。これにより、校長の氏名欄には、氏名共に校長の印影が、図６のように記入表示される。このときも同時に押印の保証データが文書データに添付される。
【００２９】
そして、このように必要事項を入力記入し、ホームルーム担任者と校長の氏名押印がなされた生徒指導要録は、必要に応じて、文書作成端末１からプリンタ４に送られ、紙面に印刷される（ステップ１５０）。さらに、文書データ格納部１３またはサーバ２の文書データベース２５に再格納される（ステップ１６０）。
【００３０】
このような学校における生徒指導要録は、その生徒が在学中の各年度毎に作成され、上記と同様に、原文書が文書データ格納部１３またはサーバ２の文書データベース２５から文書作成端末１の文書データ作成部１０に読み出され、そこに必要事項を入力記入した状態で、再びホームルーム担任者の氏名欄と校長の氏名欄に押印して電子印鑑３の印影イメージデータを貼り付ける。そして、電子印鑑３によって押印された指導要録の文書データは、プリンタ４に送られて紙面に印刷され、文書データ格納部１３またはサーバ２の文書データベース２５に再格納される。
【００３１】
このように、生徒の在学中の各年度毎に、追加記入し且つホームルーム担任者と校長の記名捺印を必要とする生徒指導要録のように、追記型で過年度毎に押印を必要とする文書であっても、文書作成端末１を使用して、効率よく文書を作成し管理することができる。また、押印が電子印鑑３による押印であっても、押印者と押印の日時を保証する保証データがその文書データ中に添付されるため、押印の正当性が保証されて、押印の意味が薄れることはなく、公文書においても充分に使用することは可能となる。
【００３２】
なお、本発明は、上記実施形態に限定されることはなく、以下のような実施形態でも実施可能である。上記実施形態では、電子印鑑は印鑑本体とタブレットからなり、その印影イメージデータを印影サーバに格納していたが、印影イメージデータを印鑑本体内に格納すると共に、文書作成端末とはケーブルで接続し、印鑑本体の印面を表示器の画面上に付けることにより、印影を貼り付ける文書上の位置を指定し、印鑑本体から印影イメージデータを文書作成端末に送る構造のものでも、使用可能である。また、印鑑本体やタブレットなどの特別な器具を使用せずに、マウスとポインターにより、画面上の文書の所定箇所に押印を行なうように構成することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本発明の一実施形態を示す文書管理システムの全体構成図である。
【図２】文書作成端末１の構成図である。
【図３】印影サーバ２の構成図である。
【図４】電子印鑑３の構成図である。
【図５】追記型文書作成と押印の処理を示すフローチャートである。
【図６】文書作成端末１で生徒指導要録を作成する際の表示画面の説明図である。
【符号の説明】
【００３４】
１−文書作成端末
２−印影サーバ
３−電子印鑑
４−プリンタ
１０−文書データ作成部
１１−入力部
１２−表示部
１３−文章データ格納部
２０−主制御部
２３−ユーザデータベース
２４−印影データベース                                                                       
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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