【手続補正書】
【提出日】平成21年12月2日(2009.12.2)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理システムにおいて、
各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、
各端末と通信ネットワークで接続されたサーバシステムと、を有し、
前記端末は、
書類ごとに付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置と、
コンピュータの演算制御部が、書類から前記ＩＣタグ読取装置で識別情報を読み取るとともに前記サーバシステムへ伝達する、読取伝達手段と、
を有し、
前記サーバシステムは、
チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースと、
コンピュータの演算制御部が、どのような識別情報がどの端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理手段と、
を有することを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いる
ことを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項１又は２記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、
各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数手段を有する
ことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】
工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取って前記サーバシステムへ伝達することにより、前記データベース及び管理手段で識別させる
ことを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項７】
チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理手段が書類の処理状態を識別する
ことを特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項８】
書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、前記サーバシステムへ伝達することにより前記管理データに反映させる
ことを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項９】
ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達するとともに、その前記管理手段が識別する
ことを特徴とする請求項１から８のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１０】
前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項１から９のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１１】
前記各書類の各ＩＣタグは、互いに異なるグループＩＤを予め記憶し、前記ＩＣタグ読取装置は、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、前記各ＩＣタグは、自己のグループＩＤと合致する前記読取信号に対して応答する
ことを特徴とする請求項１０記載のワークフロー管理システム。
【請求項１２】
前記端末又は前記サーバシステムは、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索手段を前記コンピュータの演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１０又は１１記載のワークフロー管理システム。
【請求項１３】
前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数手段を前記端末又は前記サーバシステムの演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１０から１２のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１４】
前記端末は、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーも備えたことを特徴とする請求項１から１３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１５】
複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、
前記サーバシステムは、前記コンピュータの演算制御部により、
前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理手段を実現する
ことを特徴とする請求項１から１４のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１６】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記サーバシステムの前記管理手段は前記管理データの一部を、各端末のＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項１から１５のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１７】
前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項１から１６のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１８】
前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧手段を、前記サーバシステム又は前記端末の前記演算制御部が実現することを特徴とする請求項１から１７のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１９】
書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を前記端末が備え、
書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出手段と、
前記空欄検出手段で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、その端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処手段と、
を有することを特徴とする請求項１から１８のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２０】
前記サーバシステムの前記管理手段は、
書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録し、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始する
ことを特徴とする請求項１から１９のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２１】
前記サーバシステムの前記管理手段は、
書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め有し、
端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録し、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力する
ことを特徴とする請求項１から２０のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２２】
前記サーバシステムにおいて、
前記各端末について操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶し、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理手段を前記演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１から２１のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２３】
前記サーバは、
顧客ごとの属性を含む顧客データを予め記憶した顧客属性記憶手段を有し、
前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析手段を前記演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項８から２２のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２４】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消手段を有することを特徴とする請求項１から２３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２５】
複写式書類綴りの各葉ごとに、相互に異なった位置に前記ＩＣタグを設けたことを特徴とする複写式書類綴り。
【請求項２６】
書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台と、
前記搭載面内に設けられ、搭載面に搭載された書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項２７】
書類投入用のスリットを有する箱型の工程識別箱と、
前記スリットに設けられ、スリットから投入される書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項２８】
書類の異なる位置に設けられたＩＣタグを読み取るための複数のＩＣタグ読取装置を備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項２９】
各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、各端末と通信ネットワークで接続されたサーバシステムと、を有し、一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理方法において、
前記端末においては、
書類ごとに付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置を有すると共に、
コンピュータの演算制御部が、書類から前記ＩＣタグ読取装置で識別情報を読み取るとともに前記サーバシステムへ伝達する、読取伝達処理を実行し、
前記サーバシステムにおいては、
チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースを有すると共に、
コンピュータの演算制御部が、どのような識別情報がどの端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理処理を実行する
ことを特徴とするワークフロー管理方法。
【請求項３０】
前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いる
ことを特徴とする請求項２９記載のワークフロー管理方法。
【請求項３１】
工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項２９又は３０記載のワークフロー管理方法。
【請求項３２】
工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項２９から３１のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３３】
前記管理処理は、
各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数処理を含む
ことを特徴とする請求項２９から３２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３４】
工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取って前記サーバシステムへ伝達することにより、前記データベース及び管理手段で識別させる
ことを特徴とする請求項２９から３３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３５】
チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理手段が書類の処理状態を識別する
ことを特徴とする請求項２９から３４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３６】
書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、前記サーバシステムへ伝達することにより前記管理データに反映させる
ことを特徴とする請求項２９から３５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３７】
ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達するとともに、その前記管理処理で識別する
ことを特徴とする請求項２９から３６のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３８】
前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から３７のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３９】
前記各書類の各ＩＣタグに、互いに異なるグループＩＤを予め記憶させ、前記ＩＣタグ読取装置において、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、前記各ＩＣタグは、自己のグループＩＤと合致する前記読取信号に対して応答する
ことを特徴とする請求項３８記載のワークフロー管理方法。
【請求項４０】
前記端末又は前記サーバシステムにおいて、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索処理を前記コンピュータの演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３８又は３９記載のワークフロー管理方法。
【請求項４１】
前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数処理を前記端末又は前記サーバシステムの演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３８から４０のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４２】
前記端末が、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーによっても、書類から情報を読み取ることを特徴とする請求項２９から４１のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４３】
複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、
前記サーバシステムにおいて、前記コンピュータの演算制御部により、
前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理を実行する
ことを特徴とする請求項２９から４２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４４】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有する場合に、
前記サーバシステムが前記管理処理において、前記管理データの一部を、各端末の前記ＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項２９から４３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４５】
前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項２９から４４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４６】
前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧処理を、前記サーバシステム又は前記端末の前記演算制御部が実行することを特徴とする請求項２９から４５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４７】
書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を有する前記端末において、
書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出処理と、
前記空欄検出処理で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、その端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処処理と、
を実行することを特徴とする請求項２９から４６のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４８】
前記サーバシステムの前記管理処理において、
書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録し、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始する
ことを特徴とする請求項２９から４７のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４９】
前記サーバシステムにおける前記管理処理において、
書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め用意し、
端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録し、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力する
ことを特徴とする請求項２９から４８のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５０】
前記サーバシステムにおいて、
前記各端末について操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶し、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理処理を前記演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項２９から４９のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５１】
前記サーバにおいて、
顧客ごとの属性を含む顧客データを所定の顧客属性記憶手段に予め記憶し、
前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析処理を前記演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３６から５０のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５２】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消処理を含むことを特徴とする請求項２９から５１のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５３】
各葉ごとに相互に異なった位置に前記ＩＣタグを設けた前記複写式書類綴りを用いることを特徴とする請求項４３から５２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５４】
書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台を供えた前記端末を用い、
前記搭載面内に設けたＩＣタグ読取装置により、搭載面に搭載された書類のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から５３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５５】
書類投入用のスリットを有する箱型の工程識別箱を用い、
前記スリットに設けたＩＣタグ読取装置により、スリットから投入される書類のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から５４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５６】
書類の異なる位置にそれぞれ設けられたＩＣタグを、複数のＩＣタグ読取装置によりそれぞれ読み取ることを特徴とする請求項２９から５５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５７】
請求項１から２４のいずれか一項に記載のワークフロー管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム。