(57)【要約】【課題】電子メールを一連の承認者による承認を受けてから社外に送信する業務が簡単に行われるシステムを提供する。【解決手段】電子メールを社外アドレスへ送信する際に、一連の承認者からなる承認ルートを設定する。電子メールは承認ルートに従って順次、自動的に転送され、承認を取り付ける。全ての承認者の承認を取り付けたとき、電子メールは自動的に社外アドレスに送信される。電子メールの承認・送信に関する情報は、任意の端末から随時、閲覧できる。【選択図】      図１
2005011176.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１ネットワークを介して接続された複数の端末を備え、前記複数の端末のうちの特定端末は第２ネットワークに接続され、
前記複数の端末のうちの１つとしての起案者端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から承認ルートを選択して宛先アドレス付きの電子メールを生成し、前記承認ルート候補は前記複数の端末のうちの少なくとも１つの承認者端末を示し、
前記承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記特定端末は、前記電子メールを前記第２ネットワークを介して前記宛先アドレスに自動的に送信する電子メール承認・配送システム。
【請求項２】
前記承認ルートに含まれる端末は順序を付けられており、
前記承認は、前記順序に従って行われる電子メール承認・配送システム。
【請求項３】
第１ネットワークを介して接続された複数の端末を備え、前記複数の端末のうちの特定端末は第２ネットワークに接続され、
前記複数の端末は第１グループと、前記特定端末を含む第２グループとにグループ化されており、
前記第１グループに属する起案者端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から１つを第１承認ルートとして選択して中継アドレスと宛先アドレス付きの電子メールを生成し、前記第１承認ルートは前記第１グループに属する少なくとも１つの承認者端末を示し、前記中継アドレスは前記第２グループに含まれる中継端末のアドレスであり、
前記第１承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記電子メールは前記中継端末に転送され、
前記中継端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から１つを第２承認ルートとして選択し、前記第２承認ルートは前記第２グループに属する少なくとも１つの承認者端末を示し、
前記第２承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記特定端末は、前記電子メールを前記第２ネットワークを介して前記宛先アドレスに自動的に送信する電子メール承認・配送システム。
【請求項４】
前記第１承認ルートと前記第２承認ルートとに含まれる端末は順序を付けられており、
前記第１グループのなかの承認と前記第２グループのなかの承認とは、各々が前記順序に従って行われる電子メール承認・配送システム。
【請求項５】
請求項３または４において、
さらに、転送された前記中継端末が受信した各々の前記電子メールに対して受付操作を行ったか否かの情報を格納するテーブルを具備し、
前記テーブルは、前記第１ネットワークに接続された端末から閲覧できる電子メール承認・配送システム。
【請求項６】
請求項１から５のいずれかにおいて、
更に、各々の前記承認者端末における承認の結果を格納する承認結果テーブルを具備し、
前記承認結果テーブルは、前記第１ネットワークに接続された端末から参照できる電子メール承認・配送システム。
【請求項７】
請求項１から６のいずれかにおいて、
更に、電子メールの分類情報を含む電子メールデータベースを具備し、
前記電子メールは、作成されるとき前記分類情報を付加され、
前記電子メールは、前記分類情報に基づいて前記電子メールデータベースに自動的に分類されて格納される電子メール承認・配送システム。
【請求項８】
請求項７において、
更に前記起案者端末は、前記電子メールデータベースを参照して過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択し、前記雛型を用いて前記電子メールを生成する電子メール承認・配送システム。
【請求項９】
請求項１から８のいずれかにおいて、
更に、前記電子メールの各々を区別する発信番号を生成する採番部を具備し、
前記発信番号は、前記電子メールの件名に付加される電子メール承認・配送システム。
【請求項１０】
請求項１から９のいずれかにおいて、
更に、前記電子メールにはコメントが付加され、
前記コメントは、前記第１ネットワークに接続された端末から前記電子メールを閲覧するときには表示され、
前記第２ネットワークを介して前記電子メールが送信されるときには削除される電子メール承認・配送システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定の承認を取り付けて電子メールを送信する電子メール承認・配送システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
組織内で起草された文書のなかには、所定の担当者による承認が求められるものがある。承認は、所定の承認ルートに属する複数の担当者により決められた順番で行われることがある。承認ルートは、複数の部署にまたがることがある。承認は、起草者と個々の承認者との間で、口頭での応答、紙または電子メールの授受などの手段によって行われる。
【０００３】
例えば技術部に属する技術者が取引先からさまざまな資材を購入するために起票した際、組織の規則によって決められた承認の手続を経てから取引先に電子メールまたはＦａｘによって連絡がなされる。承認の手続は複数の部署にまたがることがあり、技術者が起票してから取引先に連絡が届くまでの間に、技術部の承認者、資材部の担当者、資材部の決裁者など多くの担当者の手を経ることが必要となることがある。
【０００４】
文書の承認の手続を容易に行うことができる技術が求められている。特に、資材の発注票に例示される文書を作成し、所定の承認ルートによる承認を受け、取引先に送るまでの業務にかかる労力を低減する技術が求められている。
【０００５】
原料の発注、納入計画の変更作業にかかる労力を低減することを目的とする技術として、顧客の原料ストッカー内の在庫情報と原料使用計画に基づいて最適な原料出荷計画を計算し、最新の納入計画を顧客に提供する製品受注システムが知られている（特許文献１参照）。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−１３３２３１号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【０００８】
本発明の他の目的は、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【０００９】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成を開始してから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１０】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１１】
本発明の更に他の目的は、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１２】
本発明の更に他の目的は、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１３】
本発明の更に他の目的は、電子メールが自動的に分類され整理される電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１４】
本発明の更に他の目的は、電子メールが承認を受けて取引先に届けられるまでの業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【００１５】
【課題を解決するための手段】
以下に、［発明の実施の形態］で使用される番号を括弧付きで用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号は、［特許請求の範囲］の記載と［発明の実施の形態］との対応関係を明らかにするために付加されたものである。ただし、それらの番号を、［特許請求の範囲］に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。
【００１６】
本発明における電子メール承認・配送システムは、第１ネットワーク（１９）を介して接続された複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２）を備えている。第１ネットワーク（１９）に属する端末のうちの特定端末（１２）は第２ネットワーク（２１）に接続されている。
【００１７】
第１ネットワーク（１９）に接続された複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２）のうちの１つとしての起案者端末（３）は、承認ルートテーブル（２３）に格納されている複数の承認ルート候補（３１）の中から承認ルート（４）を選択して宛先アドレスつきの電子メールを生成する。承認ルート候補（３１）は、複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、６）のうちの少なくとも１つの承認者端末を示している。
【００１８】
承認ルート（４）によって示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末（１２）は、電子メールを第２ネットワーク（２１）を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【００１９】
このような電子メール承認・配送システムによれば、社外あるいは他部門へ電子メールを送る場合に所定の承認手続を経ることが求められているとき、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる。
【００２０】
更に、このような電子メール承認・配送システムは、口頭、Ｆａｘあるいは電子メールの授受によって承認を人が確認してから改めて宛先アドレスに送信する手間がなく、電子メールの承認・配送業務が短時間で行われる。
【００２１】
更に、承認ルート（４）に含まれる端末は順序を付けられており、承認はその順序に従って行われる。
【００２２】
承認業務の速さにおいては、承認ルート（４）に示されている端末に一斉に電子メールを送ることが好ましい。各々の業務において求められる承認の順序が決まっている場合には、承認が承認ルート（４）の順序に従って行われることが好ましい。
【００２３】
本発明による電子メール承認・配送システムは、複数の部署にまたがる承認を必要とする電子メールの送信に用いられることがある。その場合、電子メール承認・配送システムは、第１ネットワーク（１９）を介して接続された複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、１２）を備えている。複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２）のうちの特定端末（１２）は、第２ネットワーク（２１）に接続されている。複数の端末（２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２）は、第１グループ（１）と、特定端末（１２）を含む第２グループ（７）とにグループ化されている。
【００２４】
第１グループ（１）に属する起案者端末（３）は、承認ルートテーブル（２３）に格納されている複数の承認ルート候補（３１）の中から１つを第１承認ルート（４）として選択して中継アドレスと宛先アドレス付きの電子メールを生成する。第１承認ルート（４）は、第１グループ（１）に属する少なくとも１つの承認者端末を示す。中継アドレスは、第２グループ（７）に属する中継端末（９）のアドレスを示す。
【００２５】
第１承認ルート（４）により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、電子メールは中継端末（９）に自動的に転送される。
【００２６】
中継端末（９）は、承認ルートテーブル（２３）に格納されている複数の承認ルート候補（３１）の中から１つを第２承認ルート（１０）として選択する。第２承認ルート（１０）は、第２グループ（７）に属する少なくとも１つの承認者端末を示している。
【００２７】
第２承認ルート（１０）により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末（１２）は、電子メールを第２ネットワーク（２１）を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【００２８】
第１承認ルート（４）と第２承認ルート（１０）とに含まれる端末は更に順序を付けられており、各々の承認はその順序に従って行われる。
【００２９】
このような電子メール承認・配送システムによれば、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が簡易に行われる。
【００３０】
本発明による電子メール承認・配送システムは更に、中継端末（９）が転送された電子メールに対して受付操作を行ったか否かの情報を格納するテーブル（２８）を具備している。テーブル（２８）は、第１ネットワーク（１９）に接続された端末から閲覧することができる。
【００３１】
このようなテーブル（２８）によって、電子メールがある部署から他の部署へ転送されたとき、他の部署における受付で電子メールが滞っていないかどうか監視することができ、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が確実に行われる。
【００３２】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、各々の承認者端末における承認の結果（５４、５９）を格納する承認結果テーブル（２７）を具備している。承認結果テーブル（２７）は、第１ネットワーク（１９）に接続された端末（２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２）から参照することができる。
【００３３】
承認結果テーブル（２７）によって、関係者が電子メールの承認と送信に関する情報を容易に知ることができる。例えば起案者は、自分が発信したメールの承認に関する情報を知るために個々の承認者に尋ねる必要がない。更に、承認業務がどこかで滞っている場合に、承認結果テーブル（２７）を参照することでどこで滞っているかをすぐに知ることができ、適切な人に直接、督促をすることができる。
【００３４】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの分類情報（４８）を含む電子メールデータベース（２６）を具備している。電子メールは、作成されるときに分類情報（４８）を付加される。更に電子メールは、付加された分類情報（４８）に基づいて、電子メールデータベース（２６）に自動的に分類されて格納される。
【００３５】
起案者端末（３）は、電子メールデータベース（２６）を参照して過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択し、雛型を用いて電子メールを生成する。
【００３６】
電子メールの生成が過去の電子メールを参照して行われることで、電子メールの作成が短時間で正確に行われる。特に、内容が類似したメールを繰り返し送信する業務においては、業務の効率が高くなる。電子メールデータベース（２６）に過去の電子メールが自動的に分類されて登録されていることで、作成したい電子メールに近い内容の過去の電子メールを探すことが容易である。
【００３７】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの各々を区別する発信番号を生成する採番部（２５）を具備している。発信番号は、電子メールの件名に付加される。
【００３８】
発信番号が件名に付加されていると、宛先アドレスから履歴のない返信メールを受け取った場合に、容易にどの電子メールに対する返信であるかを知ることができる。
【００３９】
本発明による電子メール承認・配送システムにおいては更に、電子メールにコメント（４７）が付加される。コメント（４７）は、第１ネットワーク（１９）に接続された端末から電子メールを閲覧するときには表示され、第２ネットワーク（２１）を介して電子メールが送信されるときには削除される。
【００４０】
コメント（４７）には、第１ネットワーク（１９）に接続された端末（２０−１、２０−ｎ、３、６、９、１２）だけから閲覧される内部情報が記される。このようなコメント（４７）が電子メールに付加されることで、当該電子メールに関する社内向けの付帯情報を別途、承認者に回す必要がなく、業務が簡易になる。更に、コメント（４７）として電子メールの内容の要約を書いておくと、承認者が電子メールの要件をすばやく把握することを助け承認業務がスピードアップする。更にコメントを参照することで雛型として用いる電子メールを探すときに容易に所望の電子メールを探すことができる。
【００４１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。本実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部１で起案された電子メールが設計部１と資材部７における承認手続を経て社外の端末１３に送信される業務に用いられる。
【００４２】
図１を参照して、本発明の実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部１に属する起案者２に割り当てられた起案者端末３、起案者端末３において設定され設計部１の内部における複数の端末の順番を表す承認ルート４、承認ルート４の最後の端末であり最終承認者５に割り当てられた最終承認者端末６を含んでいる。電子メール承認・配送システムは更に、起案者端末３によって設定され資材部７に属する担当者８に割り当てられた担当者端末９、資材部７の内部における複数の端末の順番を表し担当者端末９によって設定される承認ルート１０、承認ルート１０の最後の端末であり最終承認者１１に割り当てられた最終承認者端末１２、起案者端末３によって設定される取引先端末１３のアドレスを含んでいる。
【００４３】
設計部１に属する任意の端末は、起案者端末３または最終承認者端末６となることができる。資材部７に属する任意の端末は、担当者端末９または最終承認者端末１２になることができる。図１において承認ルート４、１０は２台の端末を含んでいるが、承認ルートに含まれる端末は１台あるいは３台以上でもよい。
【００４４】
図２を参照して、本発明における電子メール承認・配送システムは、第１ネットワーク１９と、第１ネットワークに接続された複数の端末２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２と、アドレス帳２２と、承認ルートテーブル２３と、採番部２５と、電子メールデータベース２６と、承認結果テーブル２７と、資材部受付テーブル２８とを備えている。複数の端末２０−１〜２０−ｎ、３、６、９、１２には、承認ルート４および承認ルート１０に含まれる端末が含まれている。端末１２は第２ネットワーク２１に接続されており、第２ネットワークは取引先端末１３に接続されている。
【００４５】
図３を参照して、承認ルートテーブル２３は、複数の承認ルート候補３１を格納している。複数の承認ルート候補３１は、部・課に例示されるグループ３２に分かれていることが、検索のしやすさの点から好ましい。承認ルートテーブル２３は、各々の部署によって個別に作成され管理されていることが、検索あるいは管理の容易さにおいて好ましい。
【００４６】
図４は、電子メールデータベース２６を示している。電子メールデータベース２６は、過去に送信した電子メールの一覧である電子メールテーブル４１、電子メールを分類する項目を格納する分類テーブル４２、電子メールを作成するときに雛型として頻繁に利用される電子メールの一覧である雛型テーブル４３を備えている。分類テーブル４２に格納される項目としては、電子メールの作成者、資材部に所属するバイヤー、プロジェクト、品名、メーカ名が例示される。
【００４７】
図５は、電子メールテーブル４１を示している。電子メールテーブル４１は、過去に送信された電子メールの送信日４４、アドレス４５、本文４６、コメント４７、分類テーブル４２から選択された分類４８を含んでいる。
【００４８】
図６は、承認結果テーブル２７を示している。承認結果テーブル２７は、起案者２、起案者２がメールを発信した日である上程日５２、設計部１に所属する承認者５３、各々の承認者５３による承認状況５４、各々の承認者５３が承認を与えた承認日５５、資材部７に所属する担当者８、担当者８がメールを発信した日である上程日５７、資材部７における承認者５８、各々の承認者５８による承認状況５９、各々の承認者５８が承認を与えた承認日６０を格納している。
【００４９】
図７は、資材部受付テーブル２８を示している。資材部受付テーブル２８は、担当者欄６１、未処理メール欄６３を備えている。担当者欄６１は、資材部７における担当者８となる可能性のある人のリストを格納している。未処理メール欄６３は、担当者欄６１に含まれる各々の人が受信し、まだ受信処理を終えていない電子メールの一覧のリストを格納している。
【００５０】
このような構成を備える電子メール承認・配送システムは、以下のように動作する。
【００５１】
図８は、設計部１に所属する起案者端末３における電子メール作成業務のフローを示している。起案者端末３において、過去に送信した電子メールを雛型として用いるか、雛型を用いないかの選択がなされる（ステップＳ１）。
【００５２】
雛型を用いるとき、電子メールデータベース２６が参照される。起案者２は、雛型テーブル４３に格納されている過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者２は、分類テーブル４２を用いて分類条件を設定し、設定した条件に適合する過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者２は、過去の電子メールの内容をフリーワード検索することによって所望の電子メールの候補を表示し、それらの中から雛型として用いる電子メールを選択する（ステップＳ２）。
【００５３】
業務の性質によって、電子メールの分類４８を決めれば承認ルート４が決まるときは、雛型は承認ルート４の情報を含んでいるのが好ましい。承認ルート４の変更が多い業務では、雛型は承認ルート４の情報を含まないのが好ましい。
【００５４】
電子メールデータベース２６が雛型テーブル４３を備えていることによって、頻繁に用いる電子メールの雛型が短時間で容易に検索される。電子メールデータベース２６が分類テーブル４２を備えていることによって、過去の電子メールを担当者、バイヤー、プロジェクト、品名、メーカに例示されるさまざまな分類項目から検索することができるため、雛型として用いるのに適切な過去の電子メールを探すことが容易である。このように雛型がさまざまな手段を用いて選択されることで、作成したい電子メールの雛型として適切な過去の電子メールを短時間で容易に見つけることができる。
【００５５】
過去の電子メールをコピーして雛型として用いることで、電子メールの作成が短時間で容易に行われる。更に、電子メールの作成が正確に行われる。特に内容または体裁に重複する部分が多い電子メールを繰り返し送信するときには、電子メールの作成にかかる時間と労力が大幅に低減される。
【００５６】
雛型として用いるために過去の電子メールから選択された電子メールは、必要ならば修正が加えられて完成される（ステップＳ３）。
【００５７】
起案者２が雛型を用いずに電子メールを作成するとき、起案者２は、承認ルート４を新規に作成するか承認ルートテーブル２３に格納されている承認ルートの候補の中から選択するかを選択する（ステップＳ４）。
【００５８】
承認ルートテーブル２３を用いる場合、起案者２は作成中の電子メールに対して適切な承認ルート４を承認ルートテーブル２３から選択する（ステップＳ５）。
【００５９】
新規に承認ルート４を作成する場合、起案者２はアドレス帳２２を用いて承認ルート４を設定する（ステップＳ６）。起案者２は、新規に作成された承認ルート４を承認ルートテーブル２３に登録するかしないかを選択する（ステップＳ７）。設定された承認ルート４が今後も使用されることが予想されるとき、起案者２は承認ルート４を承認ルートテーブル２３に登録する（ステップＳ８）。
【００６０】
起案者２は作成中の電子メールに関する分類４８を分類テーブル４２から選択する。分類項目としては、プロジェクト、品名、メーカ名、資材部７に所属するバイヤーが例示される。選択された分類４８は、電子メールの内容に付加される（ステップＳ９）。
【００６１】
こうした分類項目を付加された電子メールは定型化された様式で分類が示されており理解しやすい。更に、分類テーブル４２を用いることで、電子メールに含まれることが業務上望ましいあるいは不可欠である各種の情報を書き漏らすことが防がれる。
【００６２】
設計部１に所属する起案者２は、資材部７に所属する担当者８を選択する（ステップＳ１０）。起案者２は、コメント４７を入力する（ステップＳ１１）。コメント４７は、電子メールが表示されるときに、電子メールの本文と同じ画面上に、囲み枠によって電子メールの本文とは区別されて表示される。コメント４７は、社内だけで閲覧される情報であり、電子メールが社外に送信されるときには省略される。コメント４７の内容としては、電子メールの内容の要約、電子メールの内容に承認を与えた人の情報、残しておきたい備考などが例示される。コメント４７は、社内における閲覧の過程で参照される。更にコメント４７は、電子メールデータベース２６を用いて所望の電子メールを探すときに、内容をすばやく把握するために利用される。
【００６３】
電子メールにコメント４７が付けられることで、個々の電子メールに関わる社内向けの業務上の情報を電子メールと一緒に承認者に配信することができ、承認業務が簡易に行われる。さらに、コメント４７として電子メールの内容の要約が書かれていると、承認者が電子メールの内容をすばやく把握して承認業務を行うことができ、承認業務が短時間で行われる。
【００６４】
起案者２は、電子メールの本文４６を入力して電子メールを完成する（ステップＳ１２）。
【００６５】
図９を参照して、起案者端末３から電子メールが発信される（ステップＳ２１）。承認者端末の順番を示す変数ｎは、ｎ＝１に設定される（ステップＳ２２）。電子メールは承認ルート４のｎ番目の承認者端末に転送される（ステップＳ２３）。ｎ番目の承認者端末には電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される（ステップＳ２４）。
【００６６】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、起案者端末３に通知される（ステップＳ２５）。
【００６７】
電子メールの内容が承認されたとき、ｎ番目の承認者端末が設計部における最終承認者端末６であるかどうかが判定される（ステップＳ２６）。ｎ番目の承認者端末が設計部１の最終承認者端末６でないとき、ｎに１が加えられ、ステップＳ２３に戻る（ステップＳ２７）。ｎ番目の承認者端末が設計部１の最終承認者端末６であるとき、電子メールは資材部７における担当者端末９に転送される（ステップＳ２８）。
【００６８】
担当者端末９に転送されたメールは、資材部受付テーブル２８に登録される（ステップＳ２９）。
【００６９】
図１０は、電子メールが資材部７における担当者端末９に転送されてからのフローを示している。担当者８が電子メールを開くと、採番部２５は電子メールの発信番号を生成する（ステップＳ３０）。発信番号を与えられた電子メールは、資材部受付テーブル２８から削除される（ステップＳ３１）。
【００７０】
資材部受付テーブル２８には、資材部７における担当者端末９に転送され、まだ担当者端末９において開かれていない電子メールが示されている。設計部１における起案者２や最終承認者５は、資材部受付テーブル２８を参照して、なかなか電子メールを開かない担当者８には電子メールを送って督促することができる。あるいは起案者２や最終承認者５は、資材部受付テーブル２８を参照して担当者８を決め、または変更等をする際にすばやく対処することができる。
【００７１】
このような資材部受付テーブル２８を備えた電子メール承認・配送システムは、電子メールの承認を複数の部署にまたがって取り付けることが求められるとき、各々の部署の受け付けで業務が滞ることを防止し、電子メールの承認・配送業務が確実に行われるようにする。
【００７２】
資材部７における担当者８は、設計部１における起案者２が行ったステップＳ４〜ステップＳ８と同じ手順で、資材部７における承認ルート１０を設定する（ステップＳ３２）。承認者端末の順番を示す変数ｎは、ｎ＝１に設定される（ステップＳ３３）。
【００７３】
電子メールは承認ルート１０のｎ番目の承認者端末に転送される（ステップＳ３４）。ｎ番目の承認者端末には転送された電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される（ステップＳ３５）。
【００７４】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、担当者端末９に通知される（ステップＳ３６）。
【００７５】
電子メールの内容が承認されたとき、ｎ番目の承認者端末が資材部の最終承認者端末１２であるかどうかが判定される（ステップＳ３７）。ｎ番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末１２でないとき、ｎに１が加えられ、ステップＳ３４に戻る（ステップＳ３８）。
【００７６】
ステップＳ３０で生成された発信番号が、電子メールの件名に付加される（ステップＳ３９）。件名に発信番号が付加された電子メールは、電子メールを送信した取引先から電子メールの履歴情報が含まれていない返信メールを受け取った場合、すばやく確実に、どの電子メールに対する返信メールであるかを知ることを可能にする。
【００７７】
ｎ番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末１２であるとき、電子メールは、バイヤー名、プロジェクト名、品名、メーカ名に例示される分類４８とともに電子メールテーブル４１に登録される（ステップＳ４０）。
【００７８】
電子メールが電子メールテーブル４１に登録されるときの分類項目は、ステップＳ５において電子メールを作成する過程で入力されたものである。そのため作成された電子メールは、登録のための作業を別に必要とせず、電子メールデータベース２６に自動的に分類されて保存される。
【００７９】
続いて取引先が電子メールを使えるかどうかの判定がなされる（ステップＳ４１）。取引先が電子メールを使える場合は、電子メールが取引先に送信される（ステップＳ４２）。取引先が電子メールを使えない場合は、電子メールに適当な責任者のサインの画像が添付されたものが自動的にプリントアウトされる（ステップＳ４３）。プリントアウトされた電子メールは、取引先にファックスで送信される（ステップＳ４４）。
【００８０】
取引先への連絡が電子メールで行われることで、取引先の担当者が出先にいる場合などファックスが使えない環境でも、携帯端末を用いて連絡することができ、電子メールがすばやく確実に届けられる。取引先が電子メールを使えない環境のとき、電子メールの内容が適当な責任者のサインの画像を自動的に添付されてプリントアウトされることで、すばやく簡単にファックス送信をすることができる。
なお、本実施形態では取引先が電子メールを使えるかどうかの判定を最終段階のＳ４１で行うこととしたが、この判定はもっと前の段階、例えば資材部の担当者に転送された後の早い段階で行わせることとしてもよい。また、この判定をマニュアルで選択することとしてもよい。
【００８１】
本発明における電子メール承認・配送システムを用いると、電子メールが設定された承認ルートに従って自動的に転送されるために、承認ルートに従って順次、承認を取り付けていく業務を人の手で管理する手間が無く、業務が簡素化する。更に、業務が確実に行われる。
【００８２】
特に、複数の部署にまたがる承認業務を必要とする文書についても、部署内の所定の承認先への転送と他部署における担当者への転送が一貫して自動的に行われるため、業務が簡素化し、すばやく確実に行われる。
【００８３】
承認結果テーブル２７に格納されている情報は、設計部１または資材部７に属する任意の端末から閲覧することができ、発信された電子メールの承認・送信についての状況が、いつでも簡単に分かる。そのため、承認や送信などの業務を行った者は、別にそのことを関係者に連絡する必要が無く、業務が簡素化する。
【００８４】
更に、承認結果テーブル２７を参照することで、承認業務が滞っていないかどうか、あるいは承認ルートのどこで承認業務が滞っているかを直ちに知ることができる。そのために任意の者が容易に業務の督促をすることができ、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる。承認結果テーブル２７を定期的に閲覧する係の物を決めておけば、電子メールの承認・配送業務がさらに確実に行われる。
【００８５】
本発明による電子メール承認・配送システムによれば、電子メールが過去の電子メールを雛型として作成され、承認・配信がオンラインで行われるため、電子メールの作成から取引先に送信されるまでの業務が短時間で行われる。
【００８６】
更に、電子メールの作成から承認を経て取引先に送信されるまでの過程がすべてペーパーレスで行われることで、控えのコピーを採って保管するなどの書類に管理に関する業務が省かれる。
【００８７】
【発明の効果】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【００８８】
更に本発明によれば、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【００８９】
本発明によれば、電子メールの作成が開始されてから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムが提供される。
【００９０】
本発明によれば、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムが提供される。
【００９１】
本発明によれば、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムが提供される。
【００９２】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【００９３】
本発明によれば、電子メールが自動的に分類整理される電子メール承認・配送システムが提供される。
【００９４】
更に本発明によれば、電子メールの承認・配送業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態を示す図である。
【図３】承認ルートテーブルである。
【図４】電子メールデータベースである。
【図５】電子メールテーブルである。
【図６】承認結果テーブルである。
【図７】資材部受付テーブルである。
【図８】電子メールの作成プロセスを示すフローチャートである。
【図９】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【図１０】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【符号の説明】
３…起案者端末
４…承認ルート
５…最終承認者
６…最終承認者端末
９…担当者端末
１０…承認ルート
１２…最終承認者端末
１３…取引先端末
１９…第１ネットワーク
２０−１〜２０−ｎ…端末
２１…第２ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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