(57)【要約】【課題】  利用者がキャビネット等の内容を覚える必要がなく、かつ、キャビネット等の外部にキャビネットの内容物について表示をする必要のない、利便性、安全性がより向上した書類管理システムを得る。【解決手段】  書類等を格納する複数のキャビネット１と、キャビネット１の扉２を施解錠する電気錠３と、利用者を認証する認証手段５と、認証情報等を格納した利用者データベース１０と、利用者に対して情報を提示する表示手段６と、利用者が表示手段６に表示された情報を選択するための入力手段７と、キャビネット１の内容物を示す情報を格納した管理資産データベース１１と、利用者がアクセス権限を有すると判断した場合に、権限を有するキャビネット１の内容物を示す情報の一覧を管理資産データベース１１から読み出して表示手段６に表示させ、入力手段７により選択された情報を格納するキャビネット１の電気錠３を解錠させる制御手段８とを備える。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類等を格納する複数のキャビネットと、
前記キャビネットの扉に取り付けられ、この扉を施解錠する電気錠と、
利用者を識別する認証情報が入力され、利用者を認証する認証手段と、
前記認証情報等を格納した利用者データベースと、
利用者に対して情報を提示する表示手段と、
利用者が前記表示手段に表示された情報を選択するための入力手段と、
前記キャビネットの内容物を示す情報を格納した管理資産データベースと、
前記認証手段に入力された認証情報と前記利用者データベースに格納されている認証情報とに基づいて、利用者がアクセス権限を有するかどうかを判断して、権限を有すると判断した場合に、前記認証手段に入力を行った利用者がアクセス権限を有するキャビネットの内容物を示す情報の一覧を前記管理資産データベースから読み出し、その一覧を前記表示手段に表示させ、前記入力手段により選択された情報を格納するキャビネットの電気錠を解錠させる制御手段と、
を備えたことを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記キャビネットは、表示灯を備え、
前記制御手段は、前記電気錠を解錠させる際に、前記表示灯を点灯させることを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記入力手段は、前記表示手段の上に重ね合わされるタッチパネルであることを特徴とする請求項１または２に記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記書類管理システムは、利用者が前記キャビネットにアクセスする様子を撮影するカメラと、このカメラの映像を録画する録画装置とを備えたことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、前記電気錠を解錠した後に前記カメラおよび前記録画装置の動作を開始させることを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記書類管理システムは、前記電気錠が施錠したことを検知する施錠センサを備え、
前記制御手段は、前記施錠センサにより前記電気錠の施錠が検知されたときに、前記カメラおよび前記録画装置の動作を終了させることを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記書類管理システムは、扉が開いたことおよび扉が閉じたことを検知する戸開閉センサを備え、
前記制御手段は、前記戸開閉センサが前記扉が開いたことを検知したときに、前記カメラおよび前記録画装置の動作を開始させることを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記書類管理システムは、扉が開いたことおよび扉が閉じたことを検知する戸開閉センサを備え、
前記制御手段は、前記戸開閉センサが前記扉が閉じたことを検知したときに、前記カメラおよび前記録画装置の動作を終了させることを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、書類等を格納するキャビネットの施解錠を電子的に管理する書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の机やキャビネット等の引出、扉の施解錠管理を電子的に行う従来の書類管理システムでは、まず、利用者ＩＤとパスワードを用いて利用者の認証を行う。正しく認証されると、ディスプレイ上には、その利用者が管理する管理対象物の識別番号が表示される。そして、利用者がキーボードなどから識別番号を入力すると、その番号が利用者の管理範囲内か否かをチェックして、範囲内であれば該当する机やキャビネットの引出、扉の施錠もしくは解錠を実行する（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平７−２３８７２３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来の書類管理システムでは、正しく認証された場合にディスプレイ上には、キャビネット等の識別番号のみが表示されるので、利用者はその内容を覚えておく必要があった。これを解決するために、キャビネット等の周囲にキャビネットの内容物を記した掲示を行った場合には、権限のない利用者にもその内容物の存在を知られてしまい、その結果、物理的なこじ開けなどによるセキュリティ上の脅威が増してしまうという問題があった。
【０００５】
この発明は、以上のような問題点を解決するためになされたもので、利用者がキャビネット等の内容を覚える必要がなく、かつ、キャビネット等の外部にキャビネットの内容物について表示をする必要のない、利便性、安全性がより向上した書類管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明の書類管理システムは、書類等を格納する複数のキャビネットと、キャビネットの扉に取り付けられ、この扉を施解錠する電気錠と、利用者を識別する認証情報が入力され、利用者を認証する認証手段と、認証情報等を格納した利用者データベースと、利用者に対して情報を提示する表示手段と、利用者が表示手段に表示された情報を選択するための入力手段と、キャビネットの内容物を示す情報を格納した管理資産データベースと、認証手段に入力された認証情報と利用者データベースに格納されている認証情報とに基づいて、利用者がアクセス権限を有するかどうかを判断して、権限を有すると判断した場合に、認証手段に入力を行った利用者がアクセス権限を有するキャビネットの内容物を示す情報の一覧を管理資産データベースから読み出し、その一覧を表示手段に表示させ、入力手段により選択された情報を格納するキャビネットの電気錠を解錠させる制御手段とを備えたものである。
【発明の効果】
【０００７】
この発明の書類管理システムは以上説明したように、書類等を格納する複数のキャビネットと、キャビネットの扉に取り付けられ、この扉を施解錠する電気錠と、利用者を識別する認証情報が入力され、利用者を認証する認証手段と、認証情報等を格納した利用者データベースと、利用者に対して情報を提示する表示手段と、利用者が表示手段に表示された情報を選択するための入力手段と、キャビネットの内容物を示す情報を格納した管理資産データベースと、認証手段に入力された認証情報と利用者データベースに格納されている認証情報とに基づいて、利用者がアクセス権限を有するかどうかを判断して、権限を有すると判断した場合に、認証手段に入力を行った利用者がアクセス権限を有するキャビネットの内容物を示す情報の一覧を管理資産データベースから読み出し、その一覧を表示手段に表示させ、入力手段により選択された情報を格納するキャビネットの電気錠を解錠させる制御手段とを備えたので、利用者は、従来のようにキャビネットの識別番号を覚えておく必要がなく、また、キャビネットの周囲にその識別番号を掲示しておく必要もなしに、所望の書類をキャビネットから取り出すことができる。このため、本発明によれば、利便性、安全性がより向上した書類管理システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下に図面を参照してこの発明の実施の形態について説明する。尚、各図において、同一または相当する部分には同一の符号を付してその説明を簡略化ないし省略する。
【０００９】
実施の形態１．
図１は、この発明の実施の形態１の書類管理システムの配置構成を示す図である。図２は、図１に示す制御手段とこの制御手段に接続された各要素との機能的な構成を説明するための図である。
本実施の形態１の書類管理システムは、書類などを格納するキャビネット１を複数台備えている。各キャビネット１の扉２には、この扉２を施解錠する電気錠３が設けられている。また、本実施の形態１の書類管理システムは、操作盤４を備えている。操作盤４には、利用者を識別する認証情報が入力され、利用者を認証する認証手段５が設けられている。具体的には、認証手段５は、例えば、磁気カードリーダ、ＩＣカードリーダ、指紋認証装置などで構成されている。操作盤４には、さらに、利用者に対して情報を提示する表示手段６と、利用者が表示手段６に表示された情報を選択するための入力手段７が設けられている。表示手段６は、例えば、液晶ディスプレイなどであり、入力手段７は、例えば、液晶ディスプレイなどの表示手段６の上に重ね合わされる透明のタッチパネルなどである。また、操作盤４には、本書類管理システムを制御する制御手段８が設けられている。また、各キャビネット１の上部には、ランプなどによる表示灯９が設けられている。尚、ここでは、認証手段５を用いて認証手続を行うこととしているが、利用者ＩＤとパスワードの入力により認証を行う場合には、認証手段５に代えて、表示手段６と入力手段７の組み合わせをもって認証手段５の機能を実現させることも可能である。
【００１０】
本実施の形態１の書類管理システムは、各利用者に関する情報などを格納する利用者データベース１０を備えている。さらに、本実施の形態１の書類管理システムは、各キャビネット１に格納されている内容物が何であるかを示す情報（以下、キャビネット１の内容情報と称する）を格納する管理資産データベース１１を備えている。本実施の形態１の書類管理システムでは、これらのデータベースを用いて、制御手段８は、以下の処理を実行する。制御手段８は、利用者が認証手段５に行った入力と、利用者データベース１０に格納された各利用者に関する情報に基づいて、その利用者が正しい利用者であると認証できるかどうかの判断を行う。さらに、制御手段８は、認証手段５に入力を行った利用者がアクセス権限を有するキャビネット１の内容情報の一覧を管理資産データベース１１から読み出して、表示手段６にその一覧を表示させる。そして、制御手段８は、入力手段７により選択されたキャビネット１の電気錠３の解錠を行うものである。尚、図１では、利用者データベース１０と管理資産データベース１１は、共に制御手段８に内蔵した例を示しているが、これに限らず、利用者データベース１０と管理資産データベース１１は、制御手段８とは別に外部に設けることとしてもよい。
【００１１】
次に、図３、図４を用いて、利用者データベース１０と管理資産データベース１１について、その構成を具体例で説明する。図３は、図２に示す利用者データベース１０の構成の一例を示す図であり、図４は、図２に示す管理資産データベース１１の構成の一例を示す図である。
図３に示すように、利用者データベース１０には、利用者ごとに、利用者ＩＤ、利用者名、認証情報、権限情報が格納されている。利用者ＩＤは、利用者を識別するために各利用者に一意的に割り当てられる番号である。利用者名は、正しく認証が行われた場合に、表示手段６に利用者名を表示するなどの目的で格納されている。認証情報とは、例えば、ＩＣカードを用いる場合にはカードから読み出される利用者の認証情報（ＩＣカードの利用者ＩＤ）であり、指紋認証装置を用いる場合には利用者の指紋情報であり、パスワードによる認証の場合にはパスワードである。権限情報とは、各利用者がアクセスする権限を持つ書類に関する情報であり、具体的には、図４に示す管理資産データベース１１のキャビネットＩＤが相当する。また、図４に示すように、管理資産データベース１１には、各キャビネットを識別するためのキャビネットＩＤと、それぞれのキャビネットＩＤに対応した各キャビネット１の内容情報が格納されている。
【００１２】
次に、図５を参照して、制御手段８が実行する動作について説明する。図５は、図１に示す制御手段８の動作を示すフローチャートである。
利用者は、本発明の実施の形態１の書類管理システムを利用するにあたって、まず、認証手段５を用いて利用者認証を受ける必要があり、利用者による利用者認証の入力があるまでは、本書類管理システムは待機状態とされている（ステップ１０１）。
【００１３】
認証手段５に対して行われた入力は、制御手段８に送られる。制御手段８は、利用者データベース１０に格納された利用者ＩＤなどの利用者認証情報をもとに、行われた入力から正当な利用者であると認証できるかどうかを判定する（ステップ１０２）。
その結果、正しく認証が行われなかった場合には、認証を却下し、新たな入力がされるまで待機状態とされる。
【００１４】
ステップ１０２において、正しく認証が行われた場合には、制御手段８は、認証を得た利用者の権限情報を利用者データベース１０から読み出すことで、その利用者が権限を有するキャビネット１があるか否かを判定する（ステップ１０３）。
その結果、権限情報が空である。つまり、当該利用者が権限を持つキャビネット１がなければ、その利用者に対する処理を終了し、新たな入力がされるまで待機状態とされる。
【００１５】
ステップ１０３において、権限情報が空でない場合には、権限情報として利用者データベース１０に格納されているキャビネットＩＤに対応するキャビネット１の内容情報を、管理資産データベース１１から読み出し、認証を得た利用者が権限を有するキャビネット１の内容情報の一覧を表示手段６に表示し、その利用者が表示されたキャビネット１の一つを入力手段７を用いて選択するのを待つ（ステップ１０４）。
【００１６】
図６は、図１に示す表示手段６に表示される権限情報の一例である。図６に示すように、表示手段６には、認証を得た利用者の利用者名と、その利用者が権限を有するキャビネット１の内容情報の一覧が表示される。尚、図示はしていないが、該当するキャビネット１の内容情報の数が多く、表示手段６にすべてを一度に表示しきれない場合には、該当するキャビネット１の内容情報のうちの一定個数を一度に表示し、次または前の一定個数を表示する操作ボタンを入力手段７に設けることとしてもよい。
【００１７】
図６に示すような画面が表示手段６上に表示されると、タッチパネルによる入力手段７を用いている場合には、利用者は、表示手段６上の書類名に触れることにより、所望の書類を選択することができる。もちろん、キーボードなど他の入力手段を用いることも可能であり、この場合には、例えば、表示されるキャビネット１の内容情報の隣りに番号を付加し、キーボードからはその番号を入力することとすればよい（ステップ１０４）。
【００１８】
次に、入力手段７を介してキャビネット１が選択されると、制御手段８は、その選択されたキャビネット１に備え付けられた電気錠３に信号を送り、扉２を解錠させる。このとき、利用者にどのキャビネット１が解錠したのかを知らせるために、各キャビネット１にランプなどによる表示灯９を備え付けておき、制御手段８が該当するキャビネット１の表示灯９を動作させるようにしてもよい（ステップ１０５）。本実施の形態１による制御手段８の動作は以上であり、以上の動作を終えると、次の入力待ちに戻る。
【００１９】
以上説明した通り、本実施の形態１の書類管理システムは、各キャビネット１の内容情報を格納する管理資産データベース１１を備えている。そして、本書類管理システムにアクセスしようとする利用者の認証が正しく行われた場合に、管理資産データベース１１が有するキャビネット１の内容情報を表示手段６に表示することとしている。このため、利用者は、従来のようにキャビネット１の識別番号を覚えておく必要がなく、また、キャビネット１の周囲にその識別番号を掲示しておく必要もなしに、所望の書類をキャビネット１から取り出すことができる。
【００２０】
また、本実施の形態１の書類管理システムは、各キャビネット１の上部に表示灯９を備えたので、選択し、解錠されたキャビネット１がどのキャビネット１であるかを利用者に容易に知らせることができ、本書類管理システムの利便性を高めることができる。また、本実施の形態１の書類管理システムでは、入力手段７として、タッチパネルを用いたことで、表示手段６に表示されたキャビネット１の内容情報等の選択を簡便に行うことができる。
【００２１】
実施の形態２．
図７は、この発明の実施の形態２の書類管理システムの配置構成を示す図である。図８は、図７に示す制御手段とこの制御手段に接続された各要素との機能的な構成を説明するための図である。
図７、図８に示すように、本実施の形態２の書類管理システムは、実施の形態１の書類管理システムに対し、さらに、利用者がキャビネット１にアクセスする様子を撮影するカメラ１２とその撮影された映像を録画するための録画装置１３とを備えている。尚、カメラ１２は、キャビネット１の上方に設置され、録画装置１３は、例えば、操作盤４内に設置される。また、各キャビネット１のそれぞれの電気錠３には、電気錠３の施錠を検知する施錠センサ１４が設置されている。各キャビネット１のそれぞれの扉２には、扉２が開いたことおよび扉２が閉じたことを検知する戸開閉センサ１５が設置されている。
【００２２】
図９は、図７に示す制御手段１６の動作を示すフローチャートである。
図９において、ステップ１０１〜ステップ１０５までの処理については、実施の形態１における動作と同様であり、本実施の形態２の制御手段１６は、これらの動作に加えて以下の動作を行う。すなわち、制御手段１６は、ステップ１０５でキャビネット１を解錠した後に、カメラ１２および録画装置１３を動作させて、利用者がそのキャビネット１を利用する様子を撮影、録画する（ステップ１０６）。
【００２３】
ここで、キャビネット１の施錠動作は、例えば、施錠した状態でも扉を閉めることのできる電気錠３を用いた場合であれば、上記ステップ１０５による扉２の解錠から一定期間経過後に行うことができる。また、そうでない場合には、例えば、戸開閉センサ１５が扉２が閉じたことを検知したとき、あるいは、利用者が入力手段７などを用いて施錠操作を行ったときに行うこととしてもよい。このキャビネット１の施錠操作は、制御手段１６が行ってもよいし、あるいは、制御手段１６によらずに、電気錠３や入力手段７にこれらの動作を行わせるようにしてもよい。
【００２４】
次に、上記ステップ１０６において、制御手段１６がカメラ１２および録画装置１３の動作を開始または終了させるタイミングについて説明する。まず、カメラ１２および録画装置１３の動作開始タイミングとしては、例えば、上記ステップ１０５による扉２の解錠を行ったとき、あるいは、キャビネット１の扉２に設置された戸開閉センサ１５が扉２が開いたことを検知したときである。また、カメラ１２および録画装置１３の動作終了タイミングとしては、例えば、電気錠３に取り付けられた施錠センサ１４が電気錠３の施錠を検知したとき、あるいは、キャビネット１の扉２に設置された戸開閉センサ１５が扉２が閉じたことを検知したときであり、あるいは、その両者が同時に成立したときとしてもよい。
【００２５】
本実施の形態２の書類管理システムでは、上記のような手法を用いて、制御手段８がカメラ１２と録画装置１３の動作を開始させるタイミングおよび動作を終了させるタイミングを決定することとしたので、キャビネット１に利用者がアクセスする様子を、無駄なく撮影し、録画することができる。
【００２６】
以上説明した通り、本実施の形態２の書類管理システムでは、実施の形態１の書類管理システムに対し、さらに、カメラ１２と録画装置１３を備えたことで、キャビネット１にアクセスする利用者を外部から監視することができ、より安全性の優れた書類管理システムを構築することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】この発明の実施の形態１の書類管理システムの配置構成を示す図である。
【図２】図１に示す制御手段とこの制御手段に接続された各要素との機能的な構成を説明するための図である。
【図３】図２に示す利用者データベースの構成の一例を示す図である。
【図４】図２に示す管理資産データベースの構成の一例を示す図である。
【図５】図１に示す制御手段の動作を示すフローチャートである。
【図６】図１に示す表示手段に表示される権限情報の一例である。
【図７】この発明の実施の形態２の書類管理システムの配置構成を示す図である。
【図８】図７に示す制御手段とこの制御手段に接続された各要素との機能的な構成を説明するための図である。
【図９】図７に示す制御手段の動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００２８】
１  キャビネット、  ３  電気錠、  ５  認証手段、  ６  表示手段、  ７  入力手段、  ８、１６  制御手段、  ９  表示灯、  １０  利用者データベース、  １１  管理資産データベース、  １２  カメラ、  １３  録画装置、  １４  施錠センサ、  １５  戸開閉センサ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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