(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信用の電子メールを対象に誤指定の可能性を警告する電子メールの誤指定警告装置において、
送信済みメールの宛先情報および宛名情報を履歴情報として蓄積し、宛先情報が宛先アドレスおよび同時送信アドレスを含み、宛名情報が宛名形式を含む履歴DBと、
判別対象メールから宛先情報を抽出する手段と、
判別対象メールから宛名情報を抽出する手段と、
前記抽出した宛先情報および宛名情報を前記履歴DBの履歴情報と比較して誤指定の可能性を判別する手段と、
前記判別結果に基づいて警告メッセージを出力する手段とを具備し、
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛名形式が特定個人の宛先について、宛名情報および宛先アドレスの一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていると誤指定の可能性なしに判別し、宛名形式が特定個人以外の宛先について、宛名情報および同時送信アドレスが一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていると誤指定の可能性なしに判別することを特徴とする電子メールの誤指定警告装置。
【請求項２】
送信用の電子メールを対象に誤指定の可能性を警告する電子メールの誤指定警告装置において、
送信済みメールの宛先情報および宛名情報を履歴情報として蓄積し、宛先情報が宛先アドレスおよび同時送信アドレスを含み、宛名情報が宛名形式を含む履歴DBと、
判別対象メールから宛先情報を抽出する手段と、
判別対象メールから宛名情報を抽出する手段と、
前記抽出した宛先情報および宛名情報を前記履歴DBの履歴情報と比較して誤指定の可能性を判別する手段と、
前記判別結果に基づいて警告メッセージを出力する手段とを具備し、
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛名形式が特定個人の宛先について、宛名情報および宛先アドレスの一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていないと誤指定の可能性ありに判別し、宛名形式が特定個人以外の宛先について、宛名情報および同時送信アドレスが一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていないと誤指定の可能性ありに判別することを特徴とする電子メールの誤指定警告装置。
【請求項３】
前記宛名情報は、電子メールに視認できる態様で記述された送信相手の姓、名、敬称、組織名、所属部課名、役職名および表記形式の少なくとも一つを含むことを特徴とする請求項１または２に記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項４】
前記宛名情報を抽出する手段は、メール本文において宛名領域と本文領域とを識別し、前記宛名領域から宛名情報を抽出することを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項５】
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含む履歴情報が前記履歴DBに未登録であると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項６】
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含む履歴情報が前記履歴DBに複数登録されており、同時送信アドレスによるフィルタリング後も複数であれば、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項７】
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含むが宛先情報および宛名情報が完全一致ではない履歴情報が前記履歴DBに登録されていると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項８】
前記誤指定の可能性を判別する手段は、宛先情報および宛名情報が判別対象メールと一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性なしに判別することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項９】
前記警告メッセージを出力する手段は、宛先が初指定である旨の警告メッセージを出力することを特徴とする請求項５に記載の電子メールの誤指定警告装置。
【請求項１０】
前記警告メッセージを出力する手段は、前記宛先情報および宛名情報の少なくとも一部が一致しない履歴情報の宛先を誤指定の候補として警告するメッセージを出力することを特徴とする請求項２，６，７に記載の電子メールの誤指定警告装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール（以下、「メール」と称する）の送信前に、その宛先や宛名を履歴情報との対比により評価し、誤指定の可能性があれば警告メッセージを出力する電子メールの誤指定警告装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
メールの誤送信を低減する方法として、非特許文献１および非特許文献２には、電子メールクライアントが送信メールサーバーにメールデータを送信する前に、メール送信者に対して内容の再確認を促すシステムが開示されている。
【０００３】
これらのシステムでは、図１５に一例を示したように、送信しようとするメールの宛先や種別 (To/Cc/Bcc) の一覧を画面に表示し、各項目の先頭に設けられたチェックボックスをメール送信者にひとつずつチェックさせることで注意を促し、全ての項目がチェックされて初めてメールの送信ボタンが押下可能となるように構成されている。
【０００４】
また、非特許文献２に開示されたシステムは、宛先の他に、メール本文中の宛名領域に記載された会社名および人物名を色付きで表示し、これらの宛名と合わせて宛先の確認を促す機能も有している。
【０００５】
宛先の正当性の判断材料を提供する従来技術として、受信者の組織名、所属部課、フルネーム、顔写真等の関連情報を宛先とともに予めアドレス帳や独自のデータベースに登録しておき、送信前にそれらを取得して確認画面に表示する方法がある。
【０００６】
メールの宛先と本文とを組み合わせて誤送信の可能性を検知するシステムとして、特許文献１には、To/Ccに指定したメールアドレスの関連情報が本文中の宛名領域に記載されなかった場合、要確認項目として判別し、画面に注意表示を行う技術が開示されている。メールアドレスの関連情報には、メールアドレスの表示名およびメールアドレスのドメイン名に関連付けられた組織名が用いられる。
【０００７】
画面に表示されたテキスト情報の正当性を確実に利用者に確認させる手段として、特許文献２には、接触インタフェースに対して身体動作を伴う操作を行うことで、利用者が注意を払って内容確認を行うインタフェースが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開2015-001854号公報
【特許文献２】特開2014-164405号公報
【非特許文献】
【０００９】
【非特許文献１】Confirm-Address http://www.kenmaz.net/confirm_address/
【非特許文献２】CipherCraft/Mail https://www.ntts.co.jp/products/ccraftmail/
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
上記の従来技術には、以下のような技術課題があった。
(1) 類似メールアドレス・表示名の区別性の低さ
【００１１】
非特許文献１では、メールアドレスと表示名の一覧を画面表示して送信者に再考の機会を与えているが、表示している内容はメール作成時と同じ内容の繰り返しであるため、作成時点で宛先の見間違いや勘違いがあった場合にそれを気づかせるには不十分である。例えば、同姓の人物や、メールアドレスや表示名の綴りが似た人物（YoshiharaとYoshikawaなど）を誤って指定してしまった場合には、再度同じ字面を見ても気づかない可能性が高い。
【００１２】
また、非特許文献２に示されているように、宛先と本文中の宛名とを強調表示する方式では、人間が誤りやすい同名誤りの場合に見落としやすいという課題がある。例えば、本来の宛先「山田太郎 <yamada@zzzz.jp>」を「山田花子 <h-yamada@zzzz.jp>」と誤って指定し、宛名に「山田様」と記載した場合、宛名欄の人物名を色付き表示だけでは、誤りに気付けるだけの情報をシステムは提供できていない。
【００１３】
(2) 宛先の関連情報やホワイトリストの管理負担
送信者が送信時に指定する情報とは異なる情報を表示することで、上記(1)の欠点を補い、送信者が誤りに気付く機会を与えることが可能となる。既存手法として、予め登録された受信者の組織名、所属部課名、姓名、顔写真等の関連情報を確認画面に表示する方法があるが、事前にこれらの情報を収集して登録する手間がかかるという欠点がある。また、社内の宛先であれば、メールアドレスや所属情報はデータベース化済みなので比較的容易に照会可能な場合があるものの、一般にメール誤送信による情報漏洩の影響が大きな社外宛となると、人物の関連情報を管理する仕組みの新設が必要となる。
【００１４】
(3) 慣れによる注意喚起力の低下
単純操作への慣れと、恒常的なリスク表示への慣れによって、メール誤送信のリスクを高めてしまうことが考えられる。
【００１５】
非特許文献1では、毎回のメール送信時に行う動作が、「全てのチェックボックスをチェックする」という単純な作業であり、送信者が作業に慣れることで、内容をよく見ずにチェックして送信ボタンを押してしまうという危険性が生まれる。
【００１６】
特許文献1に示したシステムでは、宛先の表示名およびメールアドレスのドメイン名に関連付けられた組織名が宛名欄に含まれなければ、送信確認画面で注意・警告表示を行う。しかしながら、宛先は正しい場合でも、宛名の情報の不足・不一致が発生するケースは考えられる。
【００１７】
宛名として組織名や所属部課名、姓名、敬称をどこまで詳細に記載するかということは、送信者と受信者の関係やメールの頻度等によって変化する。相手と親しい場合やメールの頻度が多い場合は組織名を記載せず姓および敬称のみを宛名とすることも多い。この場合、組織名が不足して強調表示の対象となる。また、何度もメールのやり取りをしている中で、Ccに指定している受信者を宛名から省略する場合も考えられる。
【００１８】
このように、メールの表記に手間を掛けない人ほど、送信前確認において注意・警告表示が多くなる。注意・警告が恒常的に多いと、送信者がその状態に慣れてしまい、注意・警告表示の注意喚起力が低下する、リスクが過剰な警告情報に埋もれてしまう、という危険性がある。
【００１９】
(4) 送信者に対する確認負担の増大
メールの送信前確認における送信者の確認負担と精度はトレードオフの関係にある。例えば、特許文献2に示す方法を用いることで、メールの宛先という重要な情報を送信者が意識的に確認を行うことができるものの、確認者の負担も同時に大きくなる。
【００２０】
一般的に、送信者の確認項目が多い、拘束時間が長い等、操作における送信者の負担が増大すると、本来の業務に支障が出たり、集中力が散漫となって単純ミスが発生したりする危険性も増す。
【００２１】
さらに、送信者に対する過度の要求は、誤送信防止対策に対するモチベーションと積極性を下げ、対策のプロセスが形骸化する危険性も生まれる。
【００２２】
本発明の目的は、上記の技術課題を全て解決し、メールの宛名に関して、同じ人が同一人物宛に書く宛名は概ね同じ傾向にある、同時に送信する宛先の集合は頻繁に変わらず複数人宛に送る際には全てのアドレスを誤る可能性は低い、という傾向を利用し、送信者の操作負担を抑え、慣れによる確認項目の注意喚起力低下を軽減できる電子メールの誤指定警告装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００２３】
上記の目的を達成するために、本発明は、送信用の電子メールを対象に誤指定の可能性を警告する電子メールの誤指定警告装置において、以下の構成を具備した点に特徴がある。
【００２４】
(1) 送信済みメールの宛先情報および宛名情報を履歴情報として蓄積する履歴DBと、
【００２５】
判別対象メールから宛先情報を抽出する手段と、判別対象メールから宛名情報を抽出する手段と、抽出した宛先情報および宛名情報を前記履歴DBの履歴情報と比較して誤指定の可能性を判別する手段と、判別結果に基づいて警告メッセージを出力する手段とを具備した。
【００２６】
(2) 宛先情報が、電子メールの宛先アドレスおよび同時送信アドレスのうち、少なくとも宛先アドレスを含むようにした。
【００２７】
(3) 宛名情報が、電子メールに視認できる態様で記述された送信相手の姓、名、敬称、組織名、所属部課名、役職名および表記形式の少なくとも一つを含むようにした。
【００２８】
(4) 宛名情報を抽出する手段は、メール本文において宛名領域と本文領域とを識別し、宛名領域から宛名情報を抽出するようにした。
【００２９】
(5) 誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含む履歴情報が前記履歴DBに未登録であると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別するようにした（図７のステップS403→S409の手順に相当）。
【００３０】
(6) 誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含む履歴情報が前記履歴DBに複数登録されており、同時送信アドレスによるフィルタリング後も複数であれば、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別するようにした（図７のステップS403→S404→S405→S410の手順に相当）。
【００３１】
(7) 誤指定の可能性を判別する手段は、宛名情報として判別対象メールの宛名情報を含むが宛先情報および宛名情報が完全一致ではない履歴情報が前記履歴DBに登録されていると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別するようにした（図７のステップS403→S406→S410の手順に相当）。
【００３２】
(8) 誤指定の可能性を判別する手段は、宛先情報および宛名情報が判別対象メールと一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていると、当該判別対象メールの宛先を誤指定の可能性なしに判別するようにした（図７のステップS403→S406→S411の手順に相当）。
【００３３】
(9) 判別対象メールの宛名情報に基づいて、宛名形式が特定個人及びそれ以外のいずれであるかを判別する手段をさらに具備し、誤指定の可能性を判別する手段は、宛名形式が特定個人以外の宛先について、宛名情報および同時送信アドレスが当該判別対象メールと一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていると、当該別対象メールの宛先を誤指定の可能性なしに判別するようにした（図７のステップS401→S407→S408→S413の手順に相当）。
【００３４】
(10) 誤指定の可能性を判別する手段は、宛名形式が特定個人以外の宛先について、宛名情報および同時送信アドレスが当該判別対象メールと一致する履歴情報が前記履歴DBに登録されていないと、当該別対象メールの宛先を誤指定の可能性ありに判別するようにした（図７のステップS401→S407→S408→S412の手順に相当）。
【００３５】
(11) 警告メッセージを出力する手段は、宛先が初指定である旨の警告メッセージを出力するようにした。
【００３６】
(12) 警告メッセージを出力する手段は、宛先情報および宛名情報の少なくとも一部が一致しない履歴情報の宛先を誤指定の候補として警告するメッセージを出力するようにした。
【発明の効果】
【００３７】
(1) 類似メールアドレス・表示名の区別性の向上
誤指定の無い送信済みメールの宛先と宛名との対応関係に基づいて誤指定の可能性を判別するので、送信者が誤った宛先を指定した場合でも、宛名との食い違いが発生して誤りを容易に発見することができる。しかも、人手では見落としがちな似た綴りのメールアドレスや表示名でも確実に発見することができる。
【００３８】
また、同姓等で別人宛ての宛名が同じ文字列になる場合であっても、同じ文字列が複数人宛に使用されていることを検知し、加えて同時送信の宛先も組み合わせて誤指定の可能性を判別し、確認を表示するため、送信者は送信メールに書かれた宛先・宛名の字面だけに頼らずに、他の同名の宛先の存在を明確に意識した上で確認が可能となる。
【００３９】
(2) 宛先の関連情報やホワイトリストの管理が不要
過去に送信したメールの内容を使用するため、宛先（受信者）の関連情報を予めデータベース化したり、アドレス帳に登録・整理したりする等の管理作業は不要である。
【００４０】
(3) 慣れによる注意喚起力の低下の軽減
同一宛先・宛名のメールについては確認が簡略化され、新たな宛先へのメールやCcへの追加等、宛先誤指定が混じる可能性のある場合に集中して確認を行うことができる。また、過去の送信メールとの差異の有無を用いているため、宛名指定への組織名や所属部課の有無、Ccの人物が宛名に記載されないといった場合でも、宛先集合と宛名が過去の指定と同一であれば確認を簡略化可能である。
【００４１】
また、組織名の省略やCcの人物が宛名に不足している等、メールによるコミュニケーションにおいて一般的に発生しうる理由で恒常的に注意表示が表示される状況は無くなり、送信前確認における「注意・警告への慣れ」を抑制することができる。
【００４２】
(4) 送信者の確認負担の軽減
特許文献2に示したような、操作者（メール送信者）に一定の時間や操作負担と引き換えに意識的な確認を要求するシステムと組み合わせることで、要確認項目について重点的に送信者の確認を促しながら、宛先の誤指定の可能性が低いと判断した箇所は確認の操作を簡略化できるようになり、送信者の負担を減らして業務への影響を軽減するとともに、誤送信対策の形骸化を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明を適用した電子メール送信システムのブロック図である。
【図２】「宛先」および「宛名」の定義を説明するための図である。
【図３】宛先情報および宛名情報の一例を示した図である。
【図４】送信前確認装置の第１の実装例を示した機能ブロック図である。
【図５】送信前確認装置の第２の実装例を示した機能ブロック図である。
【図６】本発明の一実施形態の動作を示したフローチャート（その１）である。
【図７】本発明の一実施形態の動作を示したフローチャート（その２）である。
【図８】誤指定可能性判別の第１の例を説明するための図である。
【図９】誤指定可能性判別の第２の例を説明するための図である。
【図１０】誤指定可能性判別の第３の例を説明するための図である。
【図１１】誤指定可能性判別の第４の例を説明するための図である。
【図１２】誤指定可能性判別の第５の例を説明するための図である。
【図１３】誤指定可能性判別の第６の例を説明するための図である。
【図１４】誤指定可能性判別の第７の例を説明するための図である。
【図１５】従来の送信メール確認方法の一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【００４４】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について詳細に説明する。図１は、本発明を適用した電子メール送信システムの全体構成を示した機能ブロック図であり、送信用の電子メール（送信メール）を作成する電子メールクライアント１と、作成された送信メールを分析して、宛先が誤指定を含む可能性を警告するメッセージを送信確認画面３に重畳表示してメール送信者に提示し、誤指定の無いことが確認された送信メールのみをメール送信サーバー４へ転送する送信前確認装置２とを主要な構成としている。
【００４５】
前記送信前確認装置２において、送信制御部２００は、送信メールの送信処理を一時的に留保し、その分析を送信メール分析部２０２へ依頼する。履歴DB２０１には、誤指定のない過去の送信メールから抽出した宛先および宛名の履歴情報が対応付けられて蓄積される。
【００４６】
図２は、本実施形態における「宛先」および「宛名」の定義を説明するための図であり、「宛先」とは、宛先アドレス（Toアドレス）のように誤指定が誤送信に直結する具体的なアドレスであり、同時送信アドレス（Ccアドレス、Bccアドレス）を含めて「宛先情報」と表現する場合もある。「宛名」とは、メール本文に視認できる態様で記述された送信相手の姓、名、敬称、組織名、所属部課名、役職名および表記形式であり、「宛先」に誤指定が含まれているか否かの判断材料となる情報の総称である。
【００４７】
送信メール分析部２０２は、宛先情報抽出部２０２ａおよび宛名情報抽出部２０２ｂを含み、送信メールの内容と履歴DB２０１の蓄積データとを比較して、送信メールの宛先や宛名に誤指定が含まれている可能性を分析する。
【００４８】
前記宛先情報抽出部２０２ａは、前記送信メールに登録されている全ての宛先情報を抽出する。宛名情報抽出部２０２ｂは、前記送信メールに記述されている送信相手の姓、名、敬称、組織名、所属部課名、役職名および表記形式を宛名情報として抽出する。
【００４９】
図３は、前記抽出される宛先情報および宛名情報の一例を示した図であり、２つのToアドレスと２つのCcアドレスとが指定された送信メールであれば、各アドレスを宛先とする４つのエントリが生成されることになる。
【００５０】
「宛先情報」の「宛先」欄には、宛先のメールアドレスの一つが登録される。「同時送信アドレス」欄には、前記「宛先」欄のメールアドレスと同時に送信される宛先の全てのメールアドレスが登録される。
【００５１】
図示の例では、<t-yamada@zzzz.jp>，<h-tanaka@zzzz.jp>，<suzuki@yyyy.com>および<kinoshita@yyyy.com>の４か所へ同時送信されるので、「宛先」欄が<t-yamada@zzzz.jp>であれば、「同時送信アドレス」欄には<h-tanaka@zzzz.jp>，<suzuki@yyyy.com>および<kinoshita@yyyy.com>の３か所が登録される。「種別」欄には、宛先の種別として、To，Cc，Bccのいずれかが登録される。
【００５２】
「宛名先情報」の「形式」欄には、メール本文の宛名領域を分析することにより、宛名を特定する形式が登録される。本実施形態では、２つのメールアドレス<t-yamada@zzzz.jp>および<h-tanaka@zzzz.jp>については、宛名として個人名の"山田様"，"田中様"が記述されているので、「形式」欄には"特定個人"が登録される。これに対して、<suzuki@yyyy.com>および<kinoshita@yyyy.com>については、宛名として複数を総称する"関係各位"と記述されているので、「形式」欄には"対複数人"が登録される。
【００５３】
「宛名情報」の「組織名」欄には、メール本文の宛名領域を分析することにより、宛名の組織名が登録される。本実施形態では、２つの宛先<t-yamada@zzzz.jp>および<h-tanaka@zzzz.jp>については、宛名に組織名の指標となる文字列"株式会社"を含む名称として"株式会社ZZZZ"が記述されているので、これが組織名として登録される。なお、残りの宛先<suzuki@yyyy.com>および<kinoshita@yyyy.com>については、宛名に組織名の指標となる文字列が記述されていないので「組織名」は空欄とされる。
【００５４】
「宛名情報」の「所属部課名」欄および「役職名」欄には、メール本文の宛名領域を分析することにより、宛名の所属部課名（経理部、業務部、総務部など）や役職名（部長、課長、係長など）が登録される。本実施形態では、いずれの宛先についても、その宛名に所属部課名や役職名の指標となる文字列が記述されていないので、いずれの欄も空欄とされる。
【００５５】
「宛名情報」の「姓」、「名」および「敬称」の各欄には、メール本文の宛名領域を分析することにより、宛名の姓、名および敬称（様、殿など）が登録される。図示の例では、例えば宛先<t-yamada@zzzz.jp>については、宛名として"山田様"が記述されているので、「姓」および「敬称」の各欄に、それぞれ"山田"、"様"が登録される。これに対して、例えば宛先< suzuki@yyyy.com>については、「名」欄のみに"関係各位"が登録される。
【００５６】
図１へ戻り、誤指定判別部２０３は、後に詳述するように、今回の送信メールから抽出した宛先情報および宛名情報の組み合わせを、前記履歴DB２０１に登録されている宛先情報および宛名情報の組み合わせと比較・照合し、各組み合わせの一致または類似の態様に応じて、今回の送信メールに可能性として想定される誤指定の内容および程度を判別する。
【００５７】
送信前確認処理部２０４において、確認画面生成部２０４ａは、前記誤指定の内容および程度の判別結果に基づいて、メール送信者への警告メッセージの内容を決定し、これをメール送信者に対して表示出力する。
【００５８】
確認結果判定部２０４ｂは、前記送信確認画面上でのメール送信者の操作を検知し、誤指定の有無を判定する。送信メール処理部２０４ｃは、誤指定無しの送信メールについては、前記送信制御部２００へ送信許可を通知する一方、誤指定有の送信メールは破棄する。
【００５９】
前記送信制御部２００は、前記送信許可の通知を受信するとメール転送の保留を解除し、前記送信メールをメール送信サーバー４へ転送する。履歴更新部２０５は、誤指定無しの送信メールの宛先情報および宛名情報を履歴DB２０１へ履歴情報として追加登録する。
【００６０】
図４は、前記送信前確認装置の第１の実装例を示した機能ブロック図である。本実装例では、電子メールクライアントとしてのコンピュータ、スマートフォンあるいはタブレット端末等の情報端末が、前記送信メール分析部２０２、誤指定判別部２０３、送信前確認処理部２０４および履歴更新部２０５の各機能を実現する送信前確認プログラム３０および前記履歴DB２０１を備える。
【００６１】
送信前確認プログラム３０は、電子メールクライアントから送信メールを取得して分析し、誤指定の有無に基づいて決定した送信可否を電子メールクライアントへ返す。電子メールクライアントは、送信を許可された送信メールをネットワーク経由でメール送信サーバー４へ転送する。
【００６２】
図５、前記送信前確認装置の第２の実装例を示した機能ブロック図である。本実装例では、前記送信メール分析部２０２、誤指定判別部２０３、送信前確認処理部２０４および履歴更新部２０５の各機能を実現する送信前確認プログラム３０および前記履歴DB２０１を備えたメール送信プロキシサーバー５が、ネットワーク上に配置される。
【００６３】
送信前確認プログラム３０は、電子メールクライアントから送信メールをネットワーク経由で受信して分析し、送信者は別途指定されたURL等を用いて送信前確認画面をメール送信端末のブラウザで表示し、誤指定の有無を確認する。送信を許可された送信メールはネットワーク経由でメール送信サーバー４へ転送する。
【００６４】
図６，７は、本発明の一実施形態の動作を示したフローチャートであり、主に送信前確認装置２または送信前確認プログラム３０の動作を示している。
【００６５】
初めに図６を参照し、ステップS１では、判別対象の送信メールが取得される。ステップS２では、送信メールの本文が分析されて宛先の解析及び分解が行われる。
【００６６】
本実施形態では、前記図３に示したように、メール本文の宛名領域と本文領域との区切りを検出して宛名領域の要素を宛名情報に分解する。このとき、連名表記によって省略された要素も補完する。例えば、「株式会社ZZZZ 山田様、田中様」は「株式会社ZZZZ 山田様」および「株式会社ZZZZ 田中様」の２つに分解される。宛名が特定個人あるいは「関係各位」、「○○の皆様」などの対複数人かの判別も行われる。
【００６７】
宛名領域と本文領域との区切りは、先頭行以外の空行、形態素解析による助動詞（です、ます等）、罫線(--等)、引用記号(「>」、「|」等)、返信・転送時に電子メールクライアントが付与する全文引用の文言(Original Message, Forwarded Message)等に基づいて検出できる。各項目の分解も、形態素解析、パターンマッチ、人名辞書による解析等が考えられる。
【００６８】
ステップS３では、判別対象メールから抽出した宛先と宛名との対応付けが行われる。このとき、全ての宛先に対応する宛名が全て指定されているとは限らず、また宛先に指定された順番通りに宛名が記載されているとは限らない点に留意する必要がある。
【００６９】
一例として、宛先・宛名が共に１つずつであれば、それらは対応しているとみなせる。また、どちらかが複数であれば、宛先のメールアドレスおよび表示名と宛名とを比較し、(1) 文字種変換による比較を含めて類似する宛名と宛先を対応させる、(2) 他の候補が決定すれば消去法で対応付ける、といった手法を採りうる。
【００７０】
ステップS４では、以下に図７のフローチャートおよび図８ないし図１４を参照して詳述するように、判別対象メールから抽出した宛先等のデータを、過去の誤指定の無い送信メールから抽出した宛先等のデータと比較することにより、誤指定の有無を可能性として判断し、この判断結果に応じた警告メッセージをメール送信者へ提示する。
【００７１】
図８は、誤指定可能性判別の第１の例を説明するための図であり、ステップS４０１では、今回の判別対象メールから抽出した宛名形式が判別され、ここでは「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００７２】
図示の例では、履歴DB２０１に蓄積されている２つの宛先（エントリ）のうち、宛先が<h-tanaka@zzzz.jp>のエントリの宛名情報のみが判別対象メールの宛名情報を全て含むので、ここではエントリ集合Aは当該エントリ1件となる。
【００７３】
ステップS４０３では、前記エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別され、ここでは宛先数＝1なのでステップS４０６へ進む。ステップS４０６では、当該エントリ集合Aに宛先および宛名情報が判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリがあるか否かが判定される。ここでは完全に一致するエントリが存在すると判定されるので、ステップS４１１へ進んで警告不要とされる。
【００７４】
図６のフローチャートへ戻り、ステップS５では、送信前確認画面がメール送信端末のディスプレイに表示される。本例では警告メッセージが不要と判定されているので、図８(c)に示したように、宛先および件名についての確認操作を要求する画面のみが表示され、警告メッセージは表示されない。
【００７５】
ここで、表示された宛先および件名の表面を、図示の矢印に沿ってメール送信者が指でなぞると、送信ボタンがクリック可能な状態となる。なお、中止ボタンについては、上記の"なぞり"の有無にかかわらず常にクリックできる。
【００７６】
ステップS６では、メール送信者の確認操作が判別され、送信ボタンのクリックが検知されると、ステップS７へ進んでメール送信処理が実行される。ステップS８では、今回の判別対象メールから抽出した宛先、同時送信アドレスおよび各宛名情報が前記履歴DB２０１に蓄積される。これに対して、前記ステップS６において中止ボタンのクリックが検知されるとステップS９へ進み、今回の判別対象メールを破棄して当該処理を終了する。
【００７７】
このように、判別対象メールと宛名および宛先情報が完全に一致する送信済みメールのエントリが履歴DB２０１に蓄積されていれば、判別対象メールに誤指定の含まれる可能性が十分に低いと判断して警告メッセージが表示されないようにしたので、警告メッセージに対する慣れによる注意喚起力の低下を防止できるようになる。
【００７８】
図９は、誤指定可能性判別の第２の例を説明するための図であり、ステップS４０１では、判別対象メールの宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００７９】
ステップS４０３では、前記エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別される。図示の例では判別対象メールの宛名情報を含むエントリが履歴DB２０１に未登録なので、宛先数がゼロと判別されてステップS４０９へ進む。
【００８０】
ステップS４０９では、同図(c)に示したように、今回の宛先への送信履歴が無い旨の警告メッセージを送信前確認画面に重畳表示する確認手法が採用され、これがステップS５で表示される。メール送信者は当該警告メッセージを参考にすることで、誤指定の可能性の高い項目をより注意深く確認できるようになる。
【００８１】
図１０は、誤指定可能性判別の第３の例を説明するための図であり、ステップS４０１では、判別対象メールの宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００８２】
ステップS４０３では、エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別される。ここでは、抽出される2件のエントリはいずれも宛先が「h-tanaka@zzzz.jp」で重複しているため、宛先数が1件と判定されてステップS４０６へ進み、当該エントリ集合Aに宛先および宛名情報が判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリが存在するか否かが判定される。ここでは、2件のエントリとも宛先は一致するものの宛名情報は完全一致しない。したがって、宛先および宛名情報が全て一致するエントリは存在しないと判定され、ステップS４１０へ進んで警告要とされる。
【００８３】
このようなケースでは、「形式」、「姓」および「敬称」が一致する他の宛先との誤指定の可能性がある。したがって、同図(c)に示したように、宛先および件名について確認操作を要求する画面上に、未登録であった「組織名」および「所属部課名」の確認を要求する警告メッセージを重畳表示する確認手法が採用され、これがステップS５で表示される。
【００８４】
図１１は、誤指定可能性判別の第４の例を説明するための図であり、ステップS４０１では、判別対象メールの宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００８５】
ステップS４０３では、エントリ集合に含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数＝1と判定されるのでステップS４０６へ進み、当該エントリ集合Aに宛先および宛名情報が判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリが存在するか否かが判定される。ここでは、宛名情報は全て一致するものの、宛先が判別対象メールの<h-tanaka@yyyy.jp>に対して、前記エントリでは<h-tanaka@zzzz.jp>なので、両者は一致しない。したがって、宛先および宛名情報が全て一致するエントリは存在しないと判定されてステップS４１０へ進み、警告要とされる。
【００８６】
このようなケースでは、宛先アドレスが誤指定された可能性があるので、同図(c)に示したように、宛先および件名について確認操作を要求する画面上に、候補の宛先を特定して確認を促す警告メッセージを重畳表示する確認手法が採用され、これがステップS５で表示される。
【００８７】
図１２は、誤指定可能性判別の第５の例を説明するための図であり、判別対象メールには２つの宛先<t-yamada@zzzz.jp>、<h-tanaka@yyyy.jp>が登録されている。
【００８８】
一方の宛先<t-yamada@zzzz.jp>に関して、ステップS４０１では宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００８９】
ステップS４０３では、前記エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別され、ここでは宛先数＝1と判定されるのでステップS４０６へ進む。ステップS４０６では、当該エントリ集合Aに宛先および宛名情報が判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリが存在するか否かが判定される。ここでは、宛先および宛名情報が全て一致するエントリが存在すると判定されるので、ステップS４１１へ進んで警告不要とされる。
【００９０】
他方の宛先<h-tanaka@yyyy.jp>に関して、ステップS４０１では宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００９１】
ステップS４０３では、エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別される。ここでは宛先数＝２と判定されるのでステップS４０４へ進み、同時送信アドレスに基づくフィルタリングが行われる。本実施形態では、複数の宛先のうち、同時送信者が判別対象メールの同時送信者の部分集合となるエントリが抽出される。ただし、空は部分集合と見做さない。
【００９２】
図示の例では、同時送信者が部分集合となるエントリが１つなのでステップS４０５からS４０６へ進み、当該エントリ集合に宛先および宛名情報が判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリが存在するか否かが判定される。
【００９３】
ここでは、宛名情報は全て一致するものの、宛先が判別対象メールでは<h-tanaka@yyyy.jp>であるのに対して、蓄積データでは<h-tanaka@zzzz.jp>であって両者は一致しない。したがって、ステップS４１０へ進んで警告要とされる。
【００９４】
このようなケースでは、宛先として本来の<h-tanaka@zzzz.jp>を<h-tanaka@yyyy.jp>と誤指定した可能性がある。そこで、ステップS４１０では同図(c)に示したように、宛先および件名について確認操作を要求する画面上に、宛先の<h-tanaka@yyyy.jp>が<h-tanaka@zzzz.jp>の誤りでないかを指摘する警告メッセージを重畳表示する確認手順が採用され、これがステップS５で表示される。
【００９５】
図１３は、誤指定可能性判別の第６の例を説明するための図であり、ステップS４０１では、判別対象メールの宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【００９６】
ステップS４０３では、エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別される。ここでは宛先数＝２と判定されるのでステップS４０４へ進み、同時送信アドレスに基づくフィルタリングが行われる。本実施形態では、判別対象メールの同時送信アドレスが未登録（空）なのでステップS４０５からステップS４１４へ進み、前記ステップS４０２で抽出された宛先数＝２がフィルタリング後の宛先数とされる。そのため、ステップS４０５では宛先数が複数と判定されてステップS４１０へ進み、警告要とされる。
【００９７】
このようなケースでは、判別対象メールの宛先が、前記他のエントリの宛先<h-tanaka@zzzz.jp>である可能性がある。このため、ステップS４１０では、同図(c)に示したように、宛先および件名について確認操作を要求する画面上に、判別対象メールの宛先<h-tanaka@yyyy.jp>が<h-tanaka@zzzz.jp>の誤りでないかを特に確認させる警告メッセージを重畳表示する確認手順が採用され、これがステップS５で表示される。
【００９８】
図１４は、誤指定可能性判別の第７の例を説明するための図であり、判別対象メールには、宛先として１つのToアドレス< A@yyyy.jp>と２つのCcアドレス<B@yyyy.jp>，<C@yyyy.jp>とが登録されている。
【００９９】
Toアドレス< A@yyyy.jp>に関して、ステップS４０１では宛名形式が「特定個人」と判別されるのでステップS４０２へ進む。ステップS４０２では、履歴DB２０１から判別対象メールの宛名情報を含むエントリを全て抽出してエントリ集合Aが求められる。
【０１００】
ステップS４０３では、エントリ集合Aに含まれる宛先のうち重複を除いた宛先数が判別される。ここでは宛先数＝１と判定されるのでステップS４０６へ進み、当該エントリ集合に宛先および宛名情報が前記判別対象メールの宛名および宛先情報と完全に一致するエントリが存在するか否かが判定される。ここでは、宛先および宛名情報が全て一致するエントリが存在すると判定されるので、ステップS４１１へ進んで警告不要とされる。
【０１０１】
一方のCcアドレス<B@yyyy.jp>に関して、ステップS４０１では宛名形式が「対複数人」と判別されるのでステップS４０７へ進み、宛名情報および同時送信アドレスが完全に一致するエントリが履歴DB２０１から抽出される。ステップS４０８では、完全一致のエントリを抽出できたか否かが判断され、ここでは抽出できるので、ステップS４１３へ進んで警告不要とされる。
【０１０２】
他方のCcアドレス< C@yyyy.jp>に関しても同様に、ステップS４０１では宛名形式が「対複数人」と判別されるのでステップS４０７へ進み、ステップS４０８では、宛名情報および同時送信アドレスが完全に一致する蓄積データを履歴DB２０１から抽出できるので、ステップS４１３へ進んで警告不要とされる。
【０１０３】
このように、ToアドレスおよびCcアドレスのいずれについても、誤指定を含む可能性が十分に低く、警告メッセージが不要と判別されると、同図(c)に示したように、宛先および件名について確認操作を要求する画面のみを表示する確認手順が採用され、これがステップS５で表示される。
【符号の説明】
【０１０４】
１…電子メールクライアント，２…送信前確認装置，３…送信前確認画面，４…メール送信サーバー，５…メール送信プロキシサーバー，３０…送信前確認プログラム，２００…送信制御部，２０１…履歴DB，２０２…送信メール分析部，２０３…誤指定判別部，２０４…送信前確認処理部，２０５…履歴更新部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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