(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント作成ソフトウェアを用いたドキュメントの作成を支援するドキュメント作成支援方法であって、
管理者が、管理サーバ上において、前記ドキュメント作成ソフトウェアで使用する素材を格納する素材データベースと、前記素材データベースの各素材に関して、識別子と当該素材の更新日を含む期日条件とを関連付けて管理する管理リストとを、準備し、
ユーザが、情報処理装置上のドキュメント作成ソフトウェアを用いて、前記素材データベースの素材を利用して、ドキュメントを作成し、
前記情報処理装置は、
ユーザによってドキュメントに挿入された素材について、識別子と挿入日とを関連付けて管理するユーザ側管理リストを有し、
ユーザによってドキュメントに前記素材データベースの素材が挿入されたとき、当該素材の識別子を前記ドキュメントに挿入された素材に付加し、
ユーザによって前記ドキュメントに対して所定の処理の操作が行われたとき、当該ドキュメントに含まれた素材について、前記管理リスト内の当該素材の識別子と関連付けられた期日条件を確認するとともに、前記ユーザ側管理リスト内の当該素材の識別子と関連付けられた挿入日を確認し、
確認した前記期日条件を満たさないと判断したとき、及び、前記挿入日が前記更新日の前であるときに、エラー処理を実行する
ことを特徴とするドキュメント作成支援方法。
【請求項２】
請求項１記載のドキュメント作成支援方法において、
確認した前記期日条件は、当該素材の使用期限を含み、
前記情報処理装置は、前記所定の処理の実行日が前記使用期限を超えているとき、前記期日条件を満たさないと判断する
ことを特徴とするドキュメント作成支援方法。
【請求項３】
請求項１記載のドキュメント作成支援方法において、
確認した前記期日条件は、当該素材が使用可能となる解禁日を含み、
前記情報処理装置は、前記所定の処理の実行日が前記解禁日の前であるとき、前記期日条件を満たさないと判断する
ことを特徴とするドキュメント作成支援方法。
【請求項４】
請求項１記載のドキュメント作成支援方法において、
前記管理リストは、少なくとも１つの素材に関連付けて、当該素材の更新版である更新素材の識別子を管理し、
前記情報処理装置は、
前記期日条件を満たさないと判断した場合において、前記管理リスト内において当該素材と関連付けられた更新素材があるとき、当該識別子の更新素材を前記素材データベースから読み出してユーザに提示する
ことを特徴とするドキュメント作成支援方法。
【請求項５】
ドキュメント作成ソフトウェアを用いたドキュメントの作成を支援するドキュメント作成支援プログラムであって、
前記ドキュメント作成ソフトウェアで使用する素材を格納する素材データベースと、前記素材データベースの各素材に関して、識別子と当該素材の更新日を含む期日条件とを関連付けて管理する管理リストと、ユーザによってドキュメントに挿入された素材について、識別子と挿入日とを関連付けて管理するユーザ側管理リストとを、用い、
ユーザによってドキュメントに前記素材データベースの素材が挿入されたとき、当該素材の識別子を前記ドキュメントに挿入された当該素材に付加する処理と、
ユーザによって前記ドキュメントに対して所定の処理の操作が行われたとき、当該ドキュメントに含まれた素材について、前記管理リスト内の当該素材の識別子と関連付けられた期日条件を確認するとともに、前記ユーザ側管理リスト内の当該素材の識別子と関連付けられた挿入日を確認する処理と、
確認した前記期日条件を満たさないと判断したとき、及び、前記挿入日が前記更新日の前であるときに、エラー処理を実行する処理とを実行させる
ことを特徴とするドキュメント作成支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント作成ソフトウェアを用いたドキュメントの作成を支援するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的なドキュメント作成ソフトウェアを用いて、提案書やカタログ、チラシ等のドキュメントを作成する場合において、作成者は、過去に作成されたドキュメント、自己のＰＣ、社内のサーバ等にある画像データや図形データ等（以下、単に画像データ等という）を自由に貼りつけて使用することができる。
【０００３】
特許文献１には、印刷用の画像データ等を管理するデータベースシステムが開示されている。このものでは、商品の品番をキーにして文字データ、画像データおよび図形データのそれぞれの素材を関連付けし、それらの関係を記載した管理テーブルを設けて管理している。その管理テーブルには、属性情報として、登録日時、更新日時、登録者等の情報が品番と関連付けて記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−１２３０１５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述のとおり、一般的なドキュメント作成ソフトウェアではドキュメントを作成するのに際し、画像データ等を自由に貼りつけて使用することができるので便利である一方で、作成者が気づかないうちに、使用が禁止されているもの、使用期限が切れてしまったもの、更新された情報が反映されていないもの等、使用すべきではない画像データ等（以下単に使用禁止データともいう）を使用している場合がある。このような使用禁止データが掲載されたドキュメントが社外でのプレゼンテーションに用いられたり、そのドキュメントが印刷されて配布等されたりすると、企業のイメージの悪化を招くだけでなく、様々なトラブルの原因となることが考えられる。
【０００６】
特許文献１では、画像データ等を品番情報や登録日時等の属性情報と関連付けして管理しているが、上記のような使用禁止データの使用、特に使用期限が切れてしまったものや更新された情報が反映されていないものの使用を防止するという課題を解決するものではない。
【０００７】
上記の点に鑑み、本発明は、使用期限の切れた画像データ等や更新情報が反映されていない画像データ等の素材が掲載されたドキュメントが利用されるのを未然に防止することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の一態様では、ドキュメント作成ソフトウェアを用いたドキュメントの作成を支援するドキュメント作成支援方法は、管理者が、管理サーバ上において、前記ドキュメント作成ソフトウェアで使用する素材を格納する素材データベースと、前記素材データベースの各素材に関して、識別子と期日条件とを関連付けて管理する管理リストとを、準備し、ユーザが、情報処理装置上のドキュメント作成ソフトウェアを用いて、前記素材データベースの素材を利用して、ドキュメントを作成し、前記情報処理装置が、ユーザによってドキュメントに前記素材データベースの素材が挿入されたとき、当該素材の識別子を前記ドキュメントに挿入された素材に付加し、ユーザによって前記ドキュメントに対して所定の処理の操作が行われたとき、当該ドキュメントに含まれた素材について、前記管理リスト内の当該素材の識別子と関連付けられた期日条件を確認し、確認した前記期日条件を満たさないと判断したとき、エラー処理を実行する。
【０００９】
この態様によると、素材データベースの各素材に関して、識別子と期日条件とを関連付けて管理する管理リストが準備され、ユーザによってドキュメントに対して所定の処理の操作が行われた場合において、期日条件を満たさないと判断されたとき、エラー処理が実行される。これにより、例えば、ユーザがこのエラー処理に基づいて作成ドキュメントの修正等を実施することができるので、期日条件を満たさない素材が掲載されたドキュメントやそのドキュメントの印刷物が利用されるのを未然に防ぐことができる。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によると、期日条件を満たさない素材がドキュメント内に含まれているとき、エラー処理を実行させることができるので、使用期限切れの素材や更新情報が反映されていない素材が掲載されたドキュメントやそのドキュメントの印刷物が利用されるのを未然に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施の形態に係るドキュメント作成支援システムを含む全体構成図
【図２】（ａ）はサーバ側管理リストの例、（ｂ），（ｃ）はユーザ側管理リストの例
【図３】ドキュメント作成支援システムの処理の流れを示すフロー図
【図４】実施形態に係るドキュメント作成支援の一例を示したイメージ図であり、（ａ）はユーザにより作成されたドキュメントの例、（ｂ）は情報処理装置によるエラー処理の例
【図５】情報処理装置によるエラー処理の他の例
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
【００１３】
図１は実施の形態に係るドキュメント作成支援システムを含む全体構成のイメージ図である。図１において、ドキュメント作成支援システム１は、管理サーバ１０と、管理サーバ１０とネットワーク２を介して接続される情報処理装置としてのユーザＰＣ２０とを備えている。
【００１４】
管理サーバ１０は、写真やキャラクター等の画像データや図形データ等の素材（以下、単に素材ともいう）と、素材を管理するためのサーバ側管理リスト１２とが格納された素材データベース１１を備えている。なお、本態様では、サーバ側管理リスト１２が素材データベース１１内に格納されているものとしたが、サーバ側管理リスト１２が素材データベース１１の外部に設けられていてもよい。
【００１５】
サーバ側管理リスト１２には、図２（ａ）に示すように、素材を識別するための識別子としての素材ＩＤと、各素材についての期日条件および関連素材情報とが関連付けて記載されている。なお、図２（ａ）に記載した“素材Ｎｏ”は、説明の便宜上追加した番号であり、サーバ側管理リスト１２には記載されない情報である。
【００１６】
本開示において、期日条件とは、各素材の使用可否を期日によって規定するためのものであり、例えば、その素材が使用開始可能となる始期（図２（ａ）では使用可能始期と記載する）、その素材の使用期限、更新日、更新後の使用期限、初回の使用からの使用可能期間等の期日を示したものである。
【００１７】
なお、期日条件としての期日は、上記例示した期日に限定されず、各素材の使用可否を規定できる期日であれば、他の期日であってもよい。なお、本開示に係る期日は、本開示内では年月日であるものとして説明するが、これに限定されない。具体的には、期日は、各素材の使用可否を判断するための時限を総称する概念である。したがって、期日は、年月日などの日付に限定されず、時限を示せれば他の形式であってもよい。例えば、年月日に加えて、時分までを含むようなものであってもよいし、年月までが記載されているようなものであってもよいし、年が含まれない月日等であってもよい。以下の説明において同様とする。
【００１８】
関連素材情報には、特定の素材と関連する関連素材の情報が記載されている。関連素材情報とは、例えば、素材が更新された場合に、その更新素材に付与された識別子である更新素材ＩＤ、素材の使用期限切れ等によってドキュメント２３が利用できなくなった場合に、その利用できなくなった素材に類似する、代替可能である等の理由から差し替えを推奨する素材を示す識別子である推奨素材ＩＤ等を示したものである。なお、更新素材ＩＤは、図２（ａ）の素材Ｇ３の欄に示すように、更新前の素材ＩＤである“ＸＸ０１２”と異なる素材ＩＤ“ＵＤ０１２”が付与された素材を格納してもよいし、図２（ａ）の素材Ｇ４の欄に示すように、更新前の素材ＩＤである“ＸＸ０１３”を更新素材ＩＤとしても用いる、すなわち同じ素材ＩＤが付与された更新素材を古い素材に上書きして格納するようにしてもよい。
【００１９】
管理サーバ１０を管理する管理者は、素材の追加がある場合には、素材を素材データベース１１に追加するとともに、追加された素材の素材ＩＤおよび期日条件を関連付けてサーバ側管理リスト１２に登録（記載）する。例えば、２０１０年２月１日に、図２（ａ）の素材Ｇ１を追加する場合、管理者は、素材ＩＤである“ＸＸ０１０”とともに、２０１１年４月３０日という使用期限をサーバ側管理リスト１２に登録する。
【００２０】
図１に戻り、ユーザＰＣ２０には、ドキュメントを作成するためのドキュメント作成ソフトウェア（以下、ドキュメント作成ソフトともいう）２１と、このドキュメント作成ソフト２１と連携して動作するドキュメント作成支援ソフトウェア（以下、作成支援ソフトともいう）２２とがインストールされている。ドキュメント作成ソフト２１としては、例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ（ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ、Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ）等が用いられる。ユーザは、これらのドキュメント作成ソフト２１を用いてドキュメント２３を作成し、ユーザＰＣ２０内に保存したり、プリンタ３を用いて印刷したりする。さらに、ユーザＰＣ２０には、図２（ｂ）に示すように、ドキュメント内に貼り付けられた素材の素材ＩＤおよび管理期日が関連付けて記載されたユーザ側管理リスト２４が格納されている。ユーザ側管理リスト２４は、作成支援ソフト２２のドキュメント作成支援プログラムに基づいて、ユーザＰＣ２０によって更新される。なお、本開示において、管理期日とは、各素材の利用状況等を期日によって管理するためのものであり、例えば、ユーザがドキュメント作成ソフト２１を用いて素材データベース１１内の素材をドキュメント２３に貼り付け（挿入）した期日である素材貼付日（例えば、年月日）を示したものである。期日の定義は、期日条件の期日と同様である。
【００２１】
＜ドキュメント作成支援システムの処理（１）＞
図３のフローに従って、ドキュメント作成支援システム１で実施される処理について詳細に説明する。本態様では、図３において、管理サーバ１０内の素材データベース１１には少なくとも素材Ｇ１〜Ｇ６が格納されており、サーバ側管理リスト１２は図２（ａ）のように記載されているものとする。また、ドキュメント２３は新規作成されるものであり、ドキュメント２３の作成開始時点において、管理サーバ１０内に格納された素材がドキュメント２３には貼り付けられていないものとする。
【００２２】
まず、ユーザは、ドキュメント作成ソフト２１を起動させてドキュメント編集画面を開くとともに、作成支援ソフト２２を起動させる（Ｓ１）。なお、ユーザが、ドキュメント作成ソフト２１または作成支援ソフト２２のいずれか一方のソフトの起動処理の操作をした際に、他方のソフトが自動的に起動するようにしてもよい。
【００２３】
次に、ユーザＰＣ２０は、作成支援ソフト２２のドキュメント作成支援プログラムに基づいて、ドキュメント２３内に素材ＩＤが付加された素材があるか否かを確認する（Ｓ２）。この時点では、ドキュメント２３には素材ＩＤが付加された素材が含まれていないため（Ｓ２で“ＮＯ”）、フローはＳ５に進む。なお、以下の記載において、説明の便宜上、ユーザＰＣ２０が作成支援ソフト２２のドキュメント作成支援プログラムに基づいて何らかの処理を行う場合に、単にユーザＰＣ２０が処理を行うと記載する場合がある。
【００２４】
Ｓ５において、ユーザは、ユーザＰＣ２０上において、ドキュメント作成ソフト２１を用いてドキュメント２３の作成を行う。図４（ａ）は、ユーザによって作成されたドキュメント２３の一例を示した図である。この例では、ユーザは、２０１２年１０月１０日に、素材Ｇ１〜Ｇ４をドキュメント２３に貼り付ける作業を行うものとする。具体的には、ユーザＰＣ２０は、ネットワーク２を介して素材データベース１１に格納された素材データにアクセスし、ユーザは、素材データベース１１から選択した素材Ｇ１〜Ｇ４をドキュメント２３に貼り付ける。ユーザＰＣ２０は、素材Ｇ１〜Ｇ４をドキュメント２３に貼り付けるとき、それぞれの素材に関連付けされた素材ＩＤ：ＸＸ０１０〜ＸＸ０１３を非表示の情報として対応する素材に付加して貼り付ける。また、ユーザＰＣ２０は、ユーザ側管理リスト２４に、貼り付けた素材Ｇ１〜Ｇ４の素材ＩＤ：ＸＸ０１０〜ＸＸ０１３と、素材貼付日である２０１２年１０月１０日の日付とを関連付けて記載する（図２（ｂ）参照）。
【００２５】
ドキュメント作成ソフト２１上において、ユーザが、作成したドキュメントに対する所定の処理の操作である保存（または印刷）操作を行ったとき、ユーザＰＣ２０は、ネットワーク２を介してサーバ側管理リスト１２の素材ＩＤ：ＸＸ０１０〜ＸＸ０１３と関連付けて記載された期日条件および関連素材情報（図２（ａ）参照）を確認する（Ｓ６）。
【００２６】
Ｓ６の確認の結果、上記保存（または印刷）の実行日である２０１２年１０月１０日は、素材Ｇ１の使用期限を超えているため（Ｓ７で“ＮＯ”）、ユーザＰＣ２０は、図４（ｂ）に示すように、エラー処理として“使用期限切れの素材が検出されたこと”をモニタ画面上に表示するとともに、保存（または印刷）の処理が実行されないようにする（Ｓ８）。
【００２７】
ユーザは、図４（ｂ）の表示の“ＯＫ”を押下して、ドキュメント編集画面に戻り（Ｓ５）、例えば使用期限を超えた素材Ｇ１をドキュメント２３から削除（図示しない）して、再び保存（または印刷）を実行するための操作を行う。すると、ユーザＰＣ２０は、ネットワーク２を介してサーバ側管理リスト１２の素材ＩＤ：ＸＸ０１１〜ＸＸ０１３と関連付けて記載された期日条件および関連素材情報（図２（ａ）参照）を確認する（Ｓ６）。
【００２８】
上記確認の結果、使用期限を超えている素材は確認されないため（Ｓ７で“ＹＥＳ”）、ユーザＰＣ２０は、ユーザから指示された保存（または印刷）を実行して（Ｓ９）、ドキュメント２３の編集画面に戻る（Ｓ５）。
【００２９】
ユーザが、追加の所定の処理の操作を行うことなくドキュメント作成ソフト２１および作成支援ソフト２２を立ち下げると、処理は終了する。
【００３０】
以上のように、本態様によると、使用期限の切れた素材が掲載されたドキュメントが印刷されたり、保存されたりすることを防ぐことができる。すなわち、使用期限の切れた素材が掲載された印刷物やプレゼンテーション資料等が利用されることを未然に防止することができる。
【００３１】
なお、本態様では、所定の処理は、保存や印刷であるものとしたが、これに限定されない。例えば、ドキュメント２３への素材の貼り付けを所定の処理としてもよい。そうすると、本態様のＳ５において、ユーザが素材Ｇ１（素材ＩＤ：ＸＸ０１０）を貼り付ける操作をした時に、Ｓ６の期日確認が実施され、Ｓ８のエラー処理が実行されることになる。
【００３２】
＜ドキュメント作成支援システムの処理（２）＞
次に、「ドキュメント作成支援システムの処理（１）」で２０１２年１０月１０日に保存されたドキュメント２３を、ユーザが２０１４年７月１日に再度開いて印刷する場合において、ドキュメント作成支援システム１で実施される処理について詳細に説明する。なお、本態様では、ドキュメント２３の編集画面を開く処理を所定の処理に含むものとする。
【００３３】
まず、ユーザは、ドキュメント作成ソフト２１を起動させてドキュメント２３の編集画面を開くとともに、作成支援ソフト２２を起動させる（Ｓ１）。
【００３４】
次に、ユーザＰＣ２０は、ドキュメント２３内に素材ＩＤが付加された素材があるか否かを確認する（Ｓ２）。本態様では、ドキュメントには、素材Ｇ２〜Ｇ４が含まれているため（Ｓ２で“ＹＥＳ”）、ユーザＰＣ２０は、自機内に保存されたユーザ側管理リスト２４および管理サーバ１０内に格納されたサーバ側管理リスト１２を参照し、素材ＩＤ：ＸＸ０１１〜ＸＸ０１３と関連付けて記載された素材貼付日、期日条件および関連素材情報（図２（ａ），（ｂ）参照）を確認する（Ｓ３）。
【００３５】
上記確認の結果、素材Ｇ３の更新日（２０１３年１月１日）が素材貼付日（２０１２年１０月１０日）よりも後であるため（Ｓ４で“ＮＯ”）、ユーザＰＣ２０は、図５（ａ）に示すように、エラー処理として“古い素材が検出された”ことをモニタ画面上に表示する（Ｓ８）。
【００３６】
ユーザは、図５（ａ）の表示の“ＯＫ”ボタンを押下して、ドキュメント２３の編集画面に進み（Ｓ５）、ドキュメントの修正や追加等を行う。本態様では、ユーザは、更新期限が切れた素材Ｇ３（素材ＩＤ：ＸＸ０１２）を、その更新素材である素材Ｇ７（素材ＩＤ：ＵＤ０１２）に差し替えるものとする（図示しない）。ユーザＰＣ２０は、上記の素材Ｇ７をドキュメント２３に貼り付けるとき、素材Ｇ７に関連付けされた素材ＩＤ：ＵＤ０１２（非表示）を素材Ｇ７に付加して貼り付ける。また、ユーザＰＣ２０は、ユーザ側管理リスト２４から素材ＩＤ：ＸＸ０１２（素材Ｇ３）の欄を削除するとともに，ユーザ側管理リスト２４に、ＵＤ０１２（素材Ｇ７）と、素材貼付日である２０１４年７月１日とを関連付けて記載する（図２（ｃ）参照）。
【００３７】
ドキュメント作成ソフト２１上において、ユーザが、作成したドキュメントの保存（または印刷）操作を行ったとき、ユーザＰＣ２０は、自機内に保存されたユーザ側管理リスト２４および管理サーバ１０内に格納されたサーバ側管理リスト１２を参照し、素材ＩＤ：ＸＸ０１１，ＵＤ０１２，ＸＸ０１３と関連付けて記載された素材貼付日、期日条件および関連素材情報（図２（ａ），（ｃ）参照）を確認する（Ｓ６）。
【００３８】
上記確認の結果、使用期限を超えている素材や、更新されたにも関わらず更新が反映されていない素材は確認されないため（Ｓ７で“ＹＥＳ”）、ユーザＰＣ２０は、ユーザから指示された保存（または印刷）を実行して（Ｓ９）、ドキュメント２３の編集画面に戻る（Ｓ５）。
【００３９】
ユーザが、所定の処理の操作を行うことなくドキュメント作成ソフト２１および作成支援ソフト２２を立ち下げると、処理は終了する。
【００４０】
以上のように、本態様によると、更新前の状態で残っている素材を含むドキュメントが印刷されたり、保存されたりすることを防ぐことができる。すなわち、更新前の状態で残っている素材が掲載された印刷物やプレゼンテーション資料等が利用されることを未然に防止することができる。
【００４１】
なお、本態様のＳ８において、ユーザＰＣ２０は、エラー処理として“古い素材が検出された”ことをモニタ画面上に表示するものとしたが、例えば、図５（ｂ）に示すように、エラー処理として“古い素材が検出された”ことの表示に加えて、更新素材である素材Ｇ７（素材ＩＤ：ＵＤ０１２）の表示を行い、差し替えの可否を確認するようにしてもよい。例えば、ユーザによって“差替”ボタンが押下された場合、ユーザＰＣ２０は、自動的に素材Ｇ３と素材Ｇ７との差し替えを行う。これにより、ユーザによる素材検索の手間を省くことができる。一方で、ユーザによって“差替せずに編集に戻る”ボタンが押下された場合、ユーザＰＣ２０は、ドキュメント２３の編集画面に戻す処理を行う。
【００４２】
なお、上記の態様のように、更新前の素材である素材Ｇ３の素材ＩＤ：ＸＸ０１２と、更新後の素材である素材Ｇ７の素材ＩＤ：ＵＤ０１２とが異なる場合は、素材ＩＤの欄と更新素材ＩＤの欄との比較結果および更新日を超えているか否かに基づいて、素材の使用期限を超えているか否かを判断することも可能である。一方で、素材Ｇ４のように、更新前後で素材ＩＤ：ＸＸ０１３が等しいとき、すなわち、更新版の素材を更新前の素材に上書き保存していくときには、上述のようなユーザ側管理リスト２４の素材貼付日と、サーバ側管理リスト１２の更新日とを比較して期日条件を満たすか否かを判断するのがよい。
【００４３】
＜その他の実施形態＞
本開示の内容を実施形態により説明してきたが、種々の改変が可能である。
【００４４】
例えば、ドキュメント２３の作成に用いる素材として、その素材が使用開始可能となる始期が設定された素材を用いてもよい。使用開始可能となる始期が設定された素材とは、新商品発売前の商品の画像や、契約開始日前のキャラクター等の画像等が考えられる。
【００４５】
具体的には、例えば、使用開始始期が２０１４年１２月１日であり、使用期限が２０１６年３月１日のように設定された図２（ａ）の素材Ｇ５（素材ＩＤ：ＸＸ０２０）に示すような素材である。この場合、例えば、２０１４年１２月１日よりも前、または使用期限を超えて所定の処理が実行された場合、Ｓ３またはＳ６の期日確認において、ユーザＰＣ２０は、エラー表示や、ドキュメントの印刷が実行されないようにするエラー処理（Ｓ８）を行う。また、上記のエラー表示の際に、例えば、推奨素材ＩＤに登録された素材がある場合には、その画像を併せて表示するようにしてもよい。例えば、図２（ａ）の素材Ｇ５の例では、２０１４年１２月１日よりも前、または使用期限を超えて所定の処理が実行された場合、エラー表示に加えて、差し替え用の推奨画像として、推奨素材ＩＤに登録された素材Ｇ２（素材ＩＤ：ＸＸ０１１）を表示して、差し替えの要否を確認するようにしてもよい。
【００４６】
また、ドキュメント２３の作成に用いる素材として、その素材の使用開始日から所定の使用可能期間が指定された素材を用いてもよい。具体的には、例えば、使用可能期間が“使用開始日から３年”のように設定された図２（ａ）の素材Ｇ６（素材ＩＤ：ＸＸ０２１）に示すような素材である。この場合、例えば、ユーザＰＣ２０は、素材が最初に貼り付けられた起算日を素材とともにドキュメント２３に挿入する。そして、ユーザによって所定の処理の操作が行われた際に、この起算日に基づいて、Ｓ３またはＳ６において、使用可能期間を超過しているか否かの期日確認を実施する。
【００４７】
また、上記の各態様では、所定の処理が実行された日を基準にＳ３またはＳ６の期日確認を実施するものとしたが、これに限定されない。例えば、ユーザＰＣ２０上において、ユーザに所定の日付を指定させ、その指定された日付に基づいて、Ｓ３またはＳ６の期日確認を実施してもよい。これにより、実際に印刷物を配布する日や、プレゼンテーションを実施する日に基づいて期日確認が実施できるメリットがある。
【００４８】
また、素材ＩＤは、管理者が付与するものとしたが、例えば素材のファイル名の一部または全部が自動的に素材ＩＤとして設定されるようにしてもよい。また、素材の管理をユーザが実施するようにしてもよい。すなわち、管理者とユーザが同一人物であってもよい。
【００４９】
また、ユーザＰＣ２０は、定期的（例えば、１回／日）にサーバ側管理リスト１２を自機内に取り込み、図３のＳ３およびＳ６の期日確認を自機内に取り込んだリストを用いて実施するようにしてもよい。これにより、ユーザＰＣ２０が毎回サーバにアクセスする手間が省けるとともに、例えば一時的にネットワークが切断された状態においても、ドキュメント作成支援システムを機能させることができる。
【産業上の利用可能性】
【００５０】
本発明は、使用期限切れであったり、更新情報が未反映である素材が掲載された印刷物やプレゼンテーション資料等の利用を未然に防止することができるので、例えば、使用期限が管理された商品等を製造・販売する企業におけるチラシや提案書作成等において有用である。
【符号の説明】
【００５１】
２  ネットワーク
１０  管理サーバ
１１  素材データベース
１２  サーバ側管理リスト（管理リスト）
２０  ユーザＰＣ（情報処理装置）
２１  ドキュメント作成ソフトウェア
２３  ドキュメント
２４  ユーザ側管理リスト
ＸＸ０１０，ＸＸ０１１，ＸＸ０１２，ＸＸ０１３  素材ＩＤ（識別子）
ＸＸ０２０，ＸＸ０２１  素材ＩＤ（識別子）
ＵＤ０１２  素材ＩＤ（更新素材の識別子）  
【図１】
0006432196.tif 000002
【図２】
0006432196.tif 000003
【図３】
0006432196.tif 000004
【図４】
0006432196.tif 000005
【図５】
0006432196.tif 000006