(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得手段と、
前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定手段と、
前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段と、
前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶手段と、
を備えたことを特徴とする管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の管理装置において、
前記記憶手段が、前記関連する複数の書類の画像データを処理する処理の時間と共に、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶することを特徴とする管理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の管理装置において、
前記記憶手段が、前記関連する複数の書類の画像データを処理する処理の場所の情報と共に、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶することを特徴とする管理装置。
【請求項４】
請求項１から３のいずれか１項に記載の管理装置において、
前記位置情報を前記項目の種類毎に記憶した後に、当該画像データを装置内部から消去する消去手段を更に備えたことを特徴とする管理装置。
【請求項５】
画像データ取得手段が、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得ステップと、
特定手段が、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定ステップと、
位置情報算出手段が、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出ステップと、
記憶手段が、前記算出された位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶ステップと、
を含むことを特徴とする管理方法。
【請求項６】
コンピュータを、
関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得手段、
前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定手段、
前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段、および、
前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶手段として機能させることを特徴とする管理装置用のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類の電子データを管理する管理装置、管理方法、および、管理装置用のプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
業務の効率化のため書類の内容が電子データに電子化され、この中から所定の情報が抽出されている。例えば、特許文献１には、文書画像データのフォームを特定し、情報を抽出する領域を示す抽出エリアデータに基づいて文書画像データから情報を抽出する情報抽出装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１３−４１５３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、電子化した元の複数の書類に個人情報が含まれており、その情報を管理する際に個人情報として管理する場合は、漏えいが無いように高いセキュリティおよび書類の電子データ管理が要求されるが、従来技術では、単に情報を抽出するだけで、高いセキュリティの下で、一括した管理が難しかった。
【０００５】
そこで、本発明は上記の問題点等に鑑みて為されたもので、その課題の一例は、高いセキュリティの下で、書類の電子データを容易に管理する管理装置等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得手段と、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定手段と、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段と、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の管理装置において、前記記憶手段が、前記関連する複数の書類の画像データを処理する処理の時間と共に、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項３に記載の発明は、請求項１または請求項２に記載の管理装置において、前記記憶手段が、前記関連する複数の書類の画像データを処理する処理の場所の情報と共に、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の管理装置において、前記位置情報を前記項目の種類毎に記憶した後に、当該画像データを装置内部から消去する消去手段を更に備えたことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項５に記載の発明は、画像データ取得手段が、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得ステップと、特定手段が、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定ステップと、位置情報算出手段が、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出ステップと、記憶手段が、前記算出された位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶ステップと、を含むことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項６に記載の発明は、コンピュータを、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における１以上の項目の情報が記載されている前記各書類の画像の画像データを取得する画像データ取得手段、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目の種類が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから特定する特定手段、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段、および、前記算出した位置情報を、前記項目の種類毎に記憶する記憶手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、関連する複数の書類の画像データから、各書類における項目の種類が共通する項目共通特徴部分を特定し、書類の画像における各項目共通特徴部分の位置情報を算出し、算出した位置情報を、項目の種類毎に記憶することにより、関連する複数の書類の各画像情報は、個人情報を含まない項目共通特徴部分の位置情報に、関連する複数の書類に対応するように集約されるので、高いセキュリティの下で、書類の電子データを容易に管理できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施形態に係る管理システムの概要構成例を示す模式図である。
【図２Ａ】書類の一例を示す模式図である。
【図２Ｂ】書類の一例を示す模式図である。
【図３Ａ】書類の一例を示す模式図である。
【図３Ｂ】書類の一例を示す模式図である。
【図４】書類の一例を示す模式図である。
【図５】図１の第１管理装置の一例を示す模式図である。
【図６】図１の第１管理装置の概要構成の一例を示すブロック図である。
【図７】図１の第２管理装置の一例を示す模式図である。
【図８】図１の第２管理装置の概要構成の一例を示すブロック図である。
【図９】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１０】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１１】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１２】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１３Ａ】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１３Ｂ】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１３Ｃ】図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
【図１４】書類のグループ化の一例を示す模式図である。
【図１５Ａ】項目共通特徴部分の位置情報の一例を示す模式図である。
【図１５Ｂ】項目共通特徴部分の位置情報の一例を示す模式図である。
【図１５Ｃ】項目共通特徴部分の位置情報の一例を示す模式図である。
【図１６】図１の管理システムにおける書類およびデータのフローの一例を示す模式図である。
【図１７】図１の第１管理装置および管理サーバの動作例を示すシーケンス図である。
【図１８】図１７のデータのグループ化のサブルーチンを示すフローチャートである。
【図１９】管理サーバのデータベースの変形例を示す模式図である。
【図２０】管理サーバのデータベースの変形例を示す模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。なお、以下に説明する実施の形態は、管理システムに対して本発明を適用した場合の実施形態である。
【００１７】
［１．管理システムの構成および機能概要］
（１．１  管理システムの構成および機能）
まず、本発明の一実施形態に係る管理システムの構成および概要機能について、図１から図４を用いて説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態に係る管理システム１の概要構成例を示す模式図である。図２から図４は、書類の一例を示す模式図である。
【００１９】
図１に示すように、管理システム１は、工程毎に設置され、各工程の書類の画像を撮像し書類の工程を管理する第１管理装置１０と、最終工程に設置される第２管理装置２０と、書類の工程の情報（管理情報の一例）を管理する管理サーバ３０と、第１管理装置１０が撮像した画像に基づき入力作業をする端末装置４０と、を備えている。
【００２０】
第１管理装置１０は、顧客から預かった書類を受け入れ、画像を撮像して、書類を振り分ける。なお、適正な書類として振り分けられた書類は、保管棚５に保管される。一方、適正で無い書類として振り分けられた書類は、自工程を含む以前の工程に戻される。なお、適正な対象物とは異なる工程に進んでもよい。
【００２１】
第２管理装置２０は、例えば、保管棚５に保管されている書類を受け入れ、機密保持のために振り分けられた書類を裁断する。なお、第２管理装置２０は、第１管理装置１０により振り分けられた書類を、直接受け入れてもよい。
【００２２】
管理サーバ３０は、第１管理装置１０および第２管理装置２０から送信される書類の工程の情報（管理情報の一例）を管理する。また、管理サーバ３０は、書類に関する書類情報を管理する。ここで、書類情報の一例として、書類の画像データ、書類の画像データから抽出された特徴量、画像データから作成されたテキストデータ、顧客に納品するための納品用のデータ等の電子データが挙げられる。
【００２３】
端末装置４０は、例えば、パーソナルコンピュータやスマートフォンを含む携帯型無線電話機やタブレット端末等の携帯端末である。端末装置４０は、第１管理装置１０が撮像した画像を表示する。
【００２４】
第１管理装置１０、第２管理装置２０、管理サーバ３０、および、端末装置４０は、ネットワーク３を介して、例えば、通信プロトコルにＴＣＰ／ＩＰ等を用いて相互にデータの送受信が可能になっている。なお、ネットワーク３は、例えば、ローカルエリアネットワーク、インターネット、専用通信回線（例えば、ＣＡＴＶ（Community Antenna Television）回線）、移動体通信網、およびゲートウェイ等により構築されている。
【００２５】
書類は、例えば、契約書等の申込書類である。また、本人を確認するための書類は、住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書（例えば、電気、ガス等の公共料金の領収書のように氏名、住所が記載されたもの）、登記簿謄本、納品書等の書類である。なお、書類は、平面の紙のみならず、立体形状でもよく、書類の表面に、読み取り可能な情報が記載されていればよい。
【００２６】
図２Ａおよび図２Ｂに示すように、書類が契約書の場合、書類の表面に、契約内容、氏名、住所、電話番号等が記載されている。同じ形式の契約書の共通領域Ｃとして、契約内容、氏名の項目、住所の項目、電話番号の項目、印鑑証明用印影の項目（図示せず）等が挙げられる。契約書の非共通領域ＮＣとして、個人情報である氏名、住所、電話番号等が挙げられる。なお、共通領域Ｃは、同じ形式の書類に関して、共通している共通フォーマットの部分である。非共通領域ＮＣは、同じ形式の書類に関して、申請者毎に異なる部分である。
【００２７】
図３Ａおよび図３Ｂに示すように、書類が住民票の場合、書類の表面に、市町村名、住所、氏名、生年月日、性別等が記載されている。ある市町村の形式（書類に応じた所定の形式の一例）の住民票の共通領域Ｃとして、書類の名称、市町村名、住所の項目、氏名の項目、生年月日の項目、性別の項目等が挙げられる。住民票の非共通領域ＮＣとして、個人情報である住所、氏名、生年月日、性別等が挙げられる。
【００２８】
図３Ａおよび図３Ｂに示すように、書類が住民票の場合、市町村により記載の形式（書類に応じた所定の形式の一例）が異なる。
【００２９】
図４に示すように、書類に応じた所定の形式の一例として、書類が免許証の場合、書類の表面に、氏名、生年月日、住所、写真等が記載されている。免許証の共通領域Ｃとして、氏名の項目、住所の項目、生年月日の項目、写真の項目等が挙げられる。免許証の非共通領域ＮＣとして、個人情報である氏名、生年月日、住所、個人の写真等が挙げられる。
【００３０】
関連する複数の書類は、一個人や、一法人において関連する複数の書類である。同一の個人または同一の法人に関する少なくとも２以上の書類である。例えば、一個人や、一法人における、契約書等の申込書類、本人を確認するための書類（住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書）、納品書等の書類等から少なくとも２以上の書類である。関連する複数の書類の一例として、例えば、契約書、住民票、および、免許証の組み合せ、契約書、住民票、および、パスポートの組み合せ、申込書類、および、健康保険証の組み合せ、申込書類、領収証、契約書、および、登記簿謄本の組み合せ等が挙げられる。
【００３１】
（１．２  第１管理装置１０の構成および機能）
次に、第１管理装置１０の構成および機能について、図５から図６を用いて説明する。
【００３２】
図５は、第１管理装置１０の一例を示す模式図である。図６は、第１管理装置１０の概要構成の一例を示すブロック図である。
【００３３】
図５に示すように、第１管理装置１０は、書類の画像を撮像する撮像部１１と、撮像した画像を管理サーバ３０に出力する通信部１２と、書類を受け入れ搬送する搬送部１３と、搬送部１３により搬送されている一部の書類を取り除き保管するリジェクタ１５と、搬送されてきた書類を保管する保管機構１６と、第１管理装置１０を制御する制御部（図示せず）と、を備えている。また、各第１管理装置１０には、装置ＩＤが割り当てられている。
【００３４】
第１管理装置１０は、撮像部１１および制御部等を含む第１管理装置１０の本体と、リジェクタ１５と、保管機構１６とが、並べられて構成されている。
【００３５】
撮像部１１は、例えば、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）イメージセンサやＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）イメージセンサ等の撮像素子を有するスキャナである。撮像部１１は、第１管理装置１０が受け入れた書類をスキャニングして撮像する。なお、撮像部１１は、デジタルカメラでもよく、書類全体や、部分的に区切って、書類を所定のアングルから撮像してもよい。
【００３６】
通信部１２は、ネットワーク３に接続して、管理サーバ３０との通信状態を制御したり、第１管理装置１０の各部との通信状態を制御したりする。通信部１２は、撮像部１１が撮像した画像を、管理サーバ３０に出力する。また、通信部１２は、撮像した画像から抽出された特徴量を照合した照合結果を管理サーバ３０から受信する。さらに、通信部１２は、書類の工程の管理情報を更新するために、書類の工程の情報を管理サーバ３０に出力する。
【００３７】
搬送部１３は、例えば、書類を受け入れ、搬送する複数のローラＲを有する。搬送部１３は、書類を順に振り分ける複数の工程のうち、１の工程として前記書類を受け入れる書類を、ローラＲにより搬送する。
【００３８】
リジェクタ１５は、書類を振り分ける振分機能と、リジェクトされた書類を保管するトレイとを有する。リジェクタ１５は、撮像部１１により画像が撮像された書類で、管理サーバ３０における照合結果に応じて、受け入れた書類を振り分ける。リジェクタ１５に振り分けられた書類は、トレイに保管される。トレイは、引き出し可能である。なお、リジェクタ１５は、第１管理装置１０のアラート機能により、アラートの対象となった書類を、リジェクタ１５のトレイに振り分けてもよい。
【００３９】
保管機構１６は、書類を保管するトレイを有する。トレイは、引き出し可能である。リジェクタ１５の中に取り込まれなかった書類を保管する。
【００４０】
これらのトレイには、コードが付されていたり、ＲＦＩＤ（radio frequency identifier）タグが付されていてもよい。
【００４１】
なお、保管機構１６は顧客毎に複数あってもよい。
【００４２】
制御部は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）と、ＲＯＭ（Read Only Memory）と、ＲＡＭ（Random Access Memory）とを有する。制御部は、ＣＰＵが、ＲＯＭや、ＲＡＭに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部が、第１管理装置１０の各部（撮像部１１、通信部１２、搬送部１３、リジェクタ１５等）を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部が読み出し実行してもよい。
【００４３】
図６に示すように、撮像部１１と、リジェクタ１５と、保管機構１６とは、通信部１２を介して接続されている。図示されていないが、制御部は、搬送部１３および通信部１２等と接続されている。
【００４４】
図５および図６に示すように、書類は、搬送部１３のローラＲに取り込まれ、撮像部１１に搬送される。次に、撮像部１１に画像が撮像された書類は、搬送部１３のローラＲにより、リジェクタ１５に搬送される。リジェクタ１５における搬送部１３の振分機能により振り分けられ、リジェクタ１５においてリジェクトされた書類は、リジェクタ１５のトレイに貯められる。リジェクタ１５によりリジェクトされなかった書類は、搬送部１３のローラＲにより、保管機構１６に搬送され、保管機構１６のトレイに貯められる。
【００４５】
（１．３  第２管理装置２０の構成および機能）
次に、第２管理装置２０の構成および機能について、図７および図８を用いて説明する。
【００４６】
図７は、第２管理装置２０の一例を示す模式図である。図８は、第２管理装置２０の概要構成の一例を示すブロック図である。
【００４７】
なお、第１管理装置１０と異なる構成および機能について、主に説明する。
【００４８】
図７に示すように、第２管理装置２０は、書類の画像を撮像する撮像部２１と、撮像した画像を管理サーバ３０に出力する通信部２２と、書類を受け入れ搬送する搬送部２３と、搬送部２３により搬送されている一部の書類を取り除き保管するリジェクタ２５と、搬送されてきた書類を保管する保管機構２６と、顧客から裁断するように指示がある書類を裁断する裁断機２４を有するシュレッダ２７と、第１管理装置２０を制御する制御部（図示せず）と、を備えている。また、第２管理装置２０には、装置ＩＤが割り当てられている。
【００４９】
第２管理装置２０は、撮像部２１および制御部等を含む第２管理装置２０の本体と、リジェクタ２５と、保管機構２６と、シュレッダ２７が、並べられて構成されている。
【００５０】
撮像部２１は、撮像部１１と同様の構成および機能を有する。通信部２２は、通信部１２と同様の構成および機能を有する。搬送部２３は、搬送部１３と同様の構成および機能を有する。リジェクタ２５は、リジェクタ１５と同様の構成および機能を有する。保管機構２６は、保管機構１６と同様の構成および機能を有する。なお、保管機構２６は顧客毎に複数あってもよい。
【００５１】
第２管理装置２０の制御部は、第１管理装置２０の制御部と同様の構成および機能を有する。第２管理装置２０の制御部は、第２管理装置２０の各部を制御する。
【００５２】
裁断機２４は、書類を裁断する刃を有する。裁断機２４は、保管機構２６のローラＲにより搬送された書類を裁断して破棄する。なお、裁断機２４が、立体的な書類を、ハンマーやローラ等で潰してもよい。
【００５３】
シュレッダ２７は、裁断機２４と、裁断された書類を貯蔵するトレイと、を有する。トレイは、裁断された書類を廃棄するように、引き出し可能である。
【００５４】
図８に示すように、撮像部２１と、リジェクタ２５と、保管機構２６、シュレッダ２７とは、通信部２２を介して接続されている。図示されていないが、制御部は、搬送部２３および通信部２２等と接続されている。
【００５５】
図７および図８に示すように、書類は、搬送部２３のローラＲに取り込まれ、撮像部２１に搬送される。次に、撮像部２１に画像が撮像された書類は、搬送部２３のローラＲにより、リジェクタ２５に搬送される。リジェクタ２５によりリジェクトされた書類は、リジェクタ２５のトレイに貯められる。リジェクタ２５によりリジェクトされなかった書類は、搬送部２３のローラＲにより、保管機構２６に搬送される。
【００５６】
顧客から電子化の後に裁断する指示が無い書類が搬送されてきた場合、保管機構２６における搬送部２３の振分機能により、保管機構２６に振り分けられた書類は、保管機構２６のトレイに貯められる。この書類は、顧客に返却する書類である。顧客から電子化の後に裁断する指示がある書類が搬送されてきた場合、保管機構２６に振り分けされず、シュレッダ２７に搬送される。
【００５７】
シュレッダ２７に搬送された種類等の書類は、シュレッダ２７の裁断機２４により裁断される。裁断の屑は、シュレッダ２７のトレイに蓄えられる。
【００５８】
保管機構２６の書類は、顧客に返却のため、保管棚５に一時保管されてもよい。
【００５９】
（１．４  管理サーバ３０の構成および機能）
次に、管理サーバ３０の構成および機能について、図８から図１５を用いて説明する。
【００６０】
図９から図１３は、図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。図１４は、書類のグループ化の一例を示す模式図である。図１５は、項目共通特徴部分の位置情報の一例を示す模式図である。
【００６１】
図８に示すように、コンピュータである管理サーバ３０は、管理サーバ３０を制御する制御部と、データベース３２（ＤＢ３２）と、各第１管理装置１０および第２管理装置２０と通信する通信部３３と、管理情報等を表示する出力部３４と、を備えている。
【００６２】
制御部３１は、例えば、ＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、を有する。制御部３１は、ＣＰＵが、ＲＯＭや、ＲＡＭに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部３１が、管理サーバ３０の各部（データベース３２、通信部３３、出力部３４等）を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部３１が読み出し実行してもよい。
【００６３】
データベース３２（記憶手段の一例）は、例えば、ハードディスクドライブ等により構成されている。データベース３２には、図９に示すように、顧客に関するデータベース、図１０に示すように、書類の工程を管理するためのデータベース、図１１に示すように、画像データのグループ化のデータベース、図１４に示すように、書類情報のグループ化のデータベース、図１３Ａから図１３Ｃに示すように、顧客に納品するための納品用のデータを記憶したデータベース等が構築されている。
【００６４】
顧客に関するデータベースには、図９に示すように、顧客ＩＤに関連付けて、顧客名、および、書類を裁断してよいか否かの情報等が記憶されている。
【００６５】
書類の工程を管理するためのデータベースには、図１０に示すように、書類ＩＤに関連付けて、顧客ＩＤ、抽出した特徴量（書類情報の一例）、書類の現在の工程（管理情報の一例）、および、書類に対して次に行う適切な工程（管理情報の一例）等が記憶されている。
【００６６】
画像データのグループ化のデータベースには、グループ化された、各項目共通特徴部分の画像の一例として、図１１に示すように、ファミリーＩＤに関連付けて、図１４に示すような各書類における各項目（各書類に応じた所定の形式に従って書類における項目の一例）の部分画像（項目共通特徴部分の画像の一例）の画像データ（書類情報の一例）等が記憶されている。
【００６７】
図１４に示すように、契約書の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像と、住民票の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像（項目共通特徴部分の画像の一例）と、免許証の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像（項目共通特徴部分の画像の一例）とが、氏名ファミリーのとして、グループ化される。
【００６８】
契約書の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像と、住民票の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像と、免許証の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像とが、住所ファミリーとして、グループ化される。
【００６９】
契約書の電話の項目における非共通領域の部分のみの画像が、電話ファミリーとして、グループ化される。この場合、住民票および免許証に、電話番号の項目がないので、グループのメンバー数は、１である。
【００７０】
住民票の生年月日の項目における非共通領域の部分のみの画像と、免許証の生年月日の項目における非共通領域の部分のみの画像とが、生年月日ファミリーとして、グループ化される。この場合、契約書に、生年月日の項目がないので、グループのメンバー数は、２である。
【００７１】
住民票の性別の項目における非共通領域の部分のみの画像が、性別ファミリーとして、グループ化される。この場合、契約書および免許証に、性別の項目がないので、グループのメンバー数は、１である。
【００７２】
書類情報のグループ化のデータベースには、グループ化された項目および位置情報の一例として、図１２に示すように、ファミリーＩＤに関連付けて、書類における項目名、契約書、住民票、免許証、保険証といった書類種別、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報（書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報の一例）、画像データの処理場所、画像データの取得時刻等が、グループ化された書類情報として記憶されている。
【００７３】
図１５Ａから図１５Ｃに示すように、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報は、契約書、住民票等の非共通領域ＮＣにおける少なくとも１つの点ｐに設定される。
【００７４】
図１５Ａから図１５Ｃには、項目”氏名”が共通する非共通領域ＮＣにおける所定の点ｐが例示されている。点ｐは、項目共通特徴部分の一例である。各書類における項目が共通する項目共通特徴部分は、所定の契約書、所定の住民票、所定の免許証といった各書類に応じた所定の形式に基づき、特定される。特に、位置情報の点は、個人による違いが出やすいように、文字が記載されている位置が好ましい。また、図３Ａおよび図３Ｂに示すように、市町村によって、住民票の形式が異なる場合、市町村毎の違いが出やすい。
【００７５】
顧客に納品するための納品用のデータを記憶したデータベースには、図１３Ａから図１３Ｃに示すように、ファミリーＩＤに関連付けて、書類ＩＤと、端末装置４０のオペレータが画像データを見て入力したテキストデータ（書類情報の一例）等が記憶されている。
【００７６】
氏名に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース、住所に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース、性別に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース等が構築されている。これらのデータベースから納品用のデータが生成される。
【００７７】
これらのように、同じ管理サーバ３０の別々のデータベースにより管理されてもよいし、それぞれのデータベースが、別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。また、ファミリーＩＤ毎に別々のそれぞれ別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。
【００７８】
図１３Ａに示すように、氏名に関する納品用のデータを記憶した氏名データベースには、同じファミリーＩＤ”００００１”に、複数の書類が組まれた書類のセット（関連する複数の書類の一例）の契約書、住民票、および、免許証の書類ＩＤと、テキストデータ等が記憶されている。
【００７９】
図１３Ｃに示すように、性別に関する納品用のデータを記憶した氏名データベースには、契約書、住民票、および、免許証の書類ＩＤと、住民票から読み取られたテキストデータが記憶されている。
【００８０】
テキストデータの欄には、セットの書類に記載された内容が同一であるかの照合結果や、記載の有無のデータでもよい。
【００８１】
また、データベース３２には、各書類のフォーマットの情報が、契約書、住民票、免許証、保険証といった書類種別毎に記憶されている。さらに、住民票である場合、市町村毎のフォーマット情報がデータベース３２に記憶されている。また、契約書の場合、顧客の顧客ＩＤに関連付けられ、顧客毎の契約書のフォーマットが、データベース３２に登録されている。
【００８２】
このように、データベース３２は、前記グループ化された前記項目および前記位置情報を、前記関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する記憶手段の一例として機能する。
【００８３】
また、データベース３２には、オペレーティングシステムおよびサーバプログラム等の各種プログラムが記憶されていてもよい。なお、各種プログラムは、例えば、他のサーバ等からネットワーク３を介して取得されるようにしてもよいし、記録媒体に記録されてドライブ装置を介して読み込まれるようにしてもよい。
【００８４】
通信部３３は、ネットワーク３に接続して、第１管理装置１０、第２管理装置２０、および、端末装置４０との通信を制御する。
【００８５】
出力部３４は、例えば、液晶表示素子またはＥＬ（Electro Luminescence）素子等によって構成されている。
【００８６】
管理サーバ３０は、テキスト化されたデータを、顧客に暗号化して送信する。記録媒体で納品する場合は、管理サーバ３０または専用の端末がＤＶＤ等の記録媒体にテキスト化されたデータを暗号化して記録する。記録媒体が顧客に納品される。
【００８７】
書類を返却する必要がある顧客の場合、保管機能の保管機構２６または保管棚５から、書類が取り出され、書類も納品される。書類を返却する必要が無い顧客の場合、管理サーバ３０は、第２管理装置２０からの裁断完了情報に基づき、裁断が終わった旨の裁断通知も行う。
【００８８】
顧客からの完納通知を受けて、管理サーバ３０は、納品したデータを消去する。管理サーバ３０は、消去通知としてデータを消去した旨を顧客に通知する。なお、端末装置４０におけるテキストデータ化が終了したときに、管理サーバ３０は、画像データを消去してもよい。
【００８９】
［２．管理システムの動作］
次に、本発明の１実施形態に係る管理システムの動作について図を用いて説明する。
【００９０】
（２．１  書類およびデータのフロー）
まず、顧客から預かった書類を電子データ化して、顧客に納品するまでの工程を、図１６を用いて説明する。
【００９１】
図１６は、管理システム１における書類およびデータのフローの一例を示す模式図である。
【００９２】
まず、図１６に示すように、書類を処理する工程Ｐ１から工程Ｐ６に対して、書類に関するデータに対する処理の工程Ｍ１から工程Ｍ６がある。工程Ｐ１から工程Ｐ５に対してそれぞれ第１管理装置１０が設置され、工程Ｐ６に対して第２管理装置２０が設置されている。各第１管理装置１０の装置ＩＤおよび第２管理装置２０の装置ＩＤが、各工程（工程Ｐ１から工程Ｐ６）に対応する。
【００９３】
なお、工程Ｐ１から工程Ｐ５に対して、１台の第１管理装置１０で行ってもよい。
【００９４】
顧客（例えば、カード会社、保険会社等）から、複数の書類が組まれた書類のセットが、まとめて送られてくる。例えば、書類のセットが同封された封筒が詰められた段ボール箱が、顧客から送られてくる。なお、紙の書類でなく、書類を撮像した電子データ（例えば、記録媒体に記録された電子データ、ネットワークを介して送信されてきた電子データ）が送付されてきてもよい。
【００９５】
複数の書類のセットは、例えば、顧客の各ユーザ（例えば、カード会社、保険会社等に申し込みをする個人や法人）から顧客に申し込まれた書類のセットである。書類のセットは、申込書類（例えば、契約書、申込用紙）および本人確認用の書類等である。本人確認用の書類として２通必要な場合、例えば、住民票および免許証、住民票および健康保険証等である。なお、法人の場合、法人確認用の書類として、代表取締役の印が押された書類である。
【００９６】
なお、複数の書類のセット用に、フロントページが作成されてもよい。フロントページには、顧客名、書類のセットを特定するためのフロントページＩＤ、書類の数、受け付け日付、工程番号等が記載される。このフロントページを書類のセットに含めてもよいし、電子データ上存在し書類のセットに含めなくてもよい。データベース３２には、フロントページＩＤに関連付けられ、各書類の書類ＩＤが記憶される。また、データベース３２には、フロントページの管理情報のため、フロントページＩＤに関連付けられ、工程番号も記憶される。
【００９７】
工程Ｐ１において、書類毎に、一連の書類ＩＤが付与される。例えば、届けられた段ボールが開けられ、書類のセットが同封された封筒が取り出される。そして、封筒が開封されて、書類のセットが取り出される。各書類にコード等の各書類を識別するための書類ＩＤが付与される。ここで、付与されるコードの一例として、バーコードや２次元コード等が挙げられる。
【００９８】
書類ＩＤとして、各書類にコード等が付される。第１管理装置１０の受け入れ口に各書類を入れて、コードが付されるようにしてもよいし、人手によってコードを貼ってもよい。また、書類の画像の特徴量により、各書類に書類ＩＤが割り振られてもよい。
【００９９】
次に、工程Ｍ１において、各書類の特徴量が、管理サーバ３０のデータベース３２に保存される。具体的には、管理サーバ３０が、第１管理装置１０から送信されてくる各書類の画像から特徴量を抽出し、データベース３２に保存する。
【０１００】
例えば、第１管理装置１０が、各書類を順に受け入れ、書類の画像を撮像し、画像データを管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０は、画像データから、書類ＩＤ用の特徴量（書類を特定するための特徴量の一例）を抽出する。書類ＩＤ用の特徴量は、各書類にコードが付されている場合は、コードの部分の特徴量（コード番号）、コードが付されていない場合は、各書類の画像の全体またはある部分の特徴量（例えば、ベクトル量）である。
【０１０１】
なお、各書類にコードが付されている場合、コード読取装置がコードを読み込み、コードの情報を管理サーバ３０に送信されるようにしてもよい。コード読取装置が第１管理装置１０に接続されていてもよいし、内蔵されていてもよい。
【０１０２】
また、第１管理装置１０が、工程Ｐ１において書類を受け入れたときや、画像を撮像したときや、画像を解析したときに、トラブルを検出した場合、書類を、リジェクタ１５のトレイに振り分ける。なお、書類の受け入れ、画像の撮像、画像の解析、トラブルの検出、トレイへの振り分け等は、書類に対する処理の一例である。
【０１０３】
次に、工程Ｐ２において、書類の不備の確認作業が行われる。書類ＩＤが決まった書類が、工程Ｐ２の場所に運ばれ、書類のセットが全て揃っているか、書類の毀損が無いか等のチェックが行われる。
【０１０４】
具体的には、ＩＤが付与された書類が、工程Ｐ２の場所に運ばれ、第１管理装置１０に挿入される。第１管理装置１０が書類の撮像を行い、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、画像データより書類が、工程Ｐ２用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果（照合結果の一例）を第１管理装置１０に送信する。第１管理装置１０が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ１５のトレイか保管機構１６のトレイかに振り分ける。第１管理装置１０は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ３０に送信する。
【０１０５】
保管機構１６のトレイの書類に対して、各封筒に同封されていた書類が、一式揃っているか等の不備の確認作業が行われる。
【０１０６】
確認の結果が、第１管理装置１０または端末装置４０に入力される。例えば、コード読取装置により、書類のコードが読み取られた後に、第１管理装置１０または端末装置４０の画面に入力画面が表示されて、不備の確認結果が入力される。
【０１０７】
なお、第１管理装置１０が、書類の画像を撮像し管理サーバ３０に送信し、管理サーバ３０が、申込書類、本人確認用の書類等を画像認識して、規定の枚数があるか否か、申込書類および本人確認用の書類が一式揃っているか等を判定してもよい。
【０１０８】
なお、第１管理装置１０が、工程Ｐ１と工程Ｐ２とを同時に行ってもよい。
【０１０９】
次に、工程Ｍ２において、管理サーバ３０が、第１管理装置１０からの書類の工程の情報に基づき、進捗ステータスを更新する。
【０１１０】
具体的には、管理サーバ３０が、第１管理装置１０から送信されて来た書類の画像に基づき、書類ＩＤ用の特徴量を抽出し、ＢＤ３２を参照して、書類を特定する。管理サーバ３０が、書類ＩＤに基づき、特定された書類の進捗ステータスを更新する。
【０１１１】
なお、管理サーバ３０が、工程Ｍ１と工程Ｐ２とを同時に行ってもよい。
【０１１２】
次に、工程Ｐ３において、第１管理装置１０が、納品用データを作成するために、書類の画像データ化を行う。
【０１１３】
具体的には、書類が、工程Ｐ３の場所に運ばれ、第１管理装置１０に挿入される。第１管理装置１０が書類の撮像を行い、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、画像データより書類が、工程Ｐ３用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果（照合結果の一例）を第１管理装置１０に送信する。第１管理装置１０が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ１５のトレイか保管機構１６のトレイかに振り分ける。第１管理装置１０は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ３０に送信する。
【０１１４】
例えば、トレイに入った複数の書類のセットが、第１管理装置１０に取り入れられて、１枚１枚の書類が順に画像が撮像されて、書類が画像データ化される。第１管理装置１０は、納品用データの作成に必要な部分、および、書類の書類ＩＤを特定するために必要な部分を撮像する。なお、第１管理装置１０は、書類全体を撮像してもよいし、解像度を上げるため、複数のカメラで部分的に区切って、書類を所定のアングルから撮像してもよい。また、第１管理装置１０は、複数の書類を並べて、一度に撮像してもよい。
【０１１５】
第１管理装置１０が、画像データを管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が画像データを受信する。
【０１１６】
このように、管理サーバ３０は、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における項目の情報が記載されている前記各書類の画像を撮像した画像データを取得する画像データ取得手段の一例として機能する。
【０１１７】
次に、工程Ｍ３において、管理サーバ３０が、画像データを保存する。具体的には、管理サーバ３０が、第１管理装置１０から受信した画像データから、画像処理により書類ＩＤを特定する。管理サーバ３０が、書類ＩＤに基づき、画像データをデータベース３２に保存する。進捗ステータスも更新される。
【０１１８】
また、管理サーバ３０は、各書類に応じた所定の形式に基づき、各書類における項目が共通する項目共通特徴部分を、画像データから各々特定し、書類の画像における各項目共通特徴部分の位置情報を算出し、項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化し、グループ化された項目および位置情報を、関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する。
【０１１９】
ここで、電子化された書類の画像データは、各端末装置４０に送信され、各端末装置４０において、画像のテキスト化等の作業が行われる。特に、各グループ化された画像データが、ファミリーＩＤと共に、別々の端末装置４０に送信される。各端末装置４０において、ファミリーＩＤに対応した項目単位で、画像のテキスト化や、画像の確認が行われる。そして、各端末装置４０が、画像のテキスト化されたテキストデータや確認結果を、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、各端末装置４０からのテキストデータをまとめて、顧客に納品するための納品用データとして、データベース３２に保存する。
【０１２０】
次に、工程Ｐ４において、作業工程が実行される。例えば、作業として、法人用の書類に、個人用の書類が混ざっていないかの確認作業が挙げられる。
【０１２１】
具体的には、画像データ化が終了した書類が、工程Ｐ４の場所に運ばれ、第１管理装置１０に挿入される。第１管理装置１０が書類の撮像を行い、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、画像データより書類が、工程Ｐ４用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果（照合結果の一例）を第１管理装置１０に送信する。第１管理装置１０が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ１５のトレイか保管機構１６のトレイかに振り分ける。第１管理装置１０は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ３０に送信する。
【０１２２】
保管機構１６のトレイの書類に対して、例えば、法人用の書類と個人用の書類とが混ざっていないかの確認作業が行われる。
【０１２３】
確認の結果が、第１管理装置１０または端末装置４０に入力される。例えば、コード読取装置により、書類のコードが読み取られた後に、第１管理装置１０または端末装置４０の画面に入力画面が表示されて、確認結果が入力される。
【０１２４】
なお、第１管理装置１０が、法人用の書類と個人用の書類との差別ポイント（書類名や形式の違い等）のところを撮像して、管理サーバ３０が、法人用の書類と個人用の書類とが混ざっていないかの確認作業を行ってもよい。
【０１２５】
次に、工程Ｍ４において、管理サーバ３０が、第１管理装置１０からの書類の工程の情報に基づき、工程Ｍ２のように、進捗ステータスを更新する。
【０１２６】
なお、この作業工程が不要な場合、工程Ｐ４および工程Ｍ４は省略してもよい。一方、作業工程が複数ある場合、工程Ｐ４および工程Ｍ４のような工程が複数回行われる。
【０１２７】
次に、工程Ｐ５において、工程Ｐ４の作業が終わった書類が保管棚５に保管される。
【０１２８】
具体的には、工程Ｐ５の場所、すなわち、保管棚５の場所に、書類が運ばれ、第１管理装置１０に挿入される。第１管理装置１０が書類の撮像を行い、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、画像データより書類が、工程Ｐ５用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果（照合結果の一例）を第１管理装置１０に送信する。第１管理装置１０が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ１５のトレイか保管機構１６のトレイかに振り分ける。書類が入った保管機構１６のトレイが取り出され、トレイが保管棚５の所定位置に保管される。第１管理装置１０は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報および保管棚５における保管場所を、管理サーバ３０に送信する。
【０１２９】
例えば、トレイに入った複数の書類のセットが、第１管理装置１０に取り入れられて、工程Ｐ５用の書類か否かを判定される。工程Ｐ５用の書類として判定された、リジェクタ１５のトレイの書類が、トレイごと保管棚５の所定位置に保管される。
【０１３０】
次に、工程Ｍ５において、管理サーバ３０が、第２管理装置２０からの書類の工程の情報に基づき、工程Ｍ２のように、進捗ステータスを更新する。なお、管理サーバ３０が、書類が保管された保管棚５の保管場所を、データベース３２に記憶してもよい。
【０１３１】
次に、工程Ｐ６において、テキストデータ化が終わり、納品用データが完成した書類に対して、第２管理装置２０が、顧客に返却する書類か、裁断する書類かに振り分ける。第２管理装置２０が、裁断する書類に振り分けられた書類を裁断する。
【０１３２】
具体的には、テキストデータ化が終了した書類が、保管棚５から工程Ｐ６の場所に運ばれ、第２管理装置２０に挿入される。第２管理装置２０が書類の撮像を行い、管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０が、画像データより書類が、工程Ｐ６用の書類であるか否かの判定、および、顧客に返却する書類か、裁断する書類かを判定する。管理サーバ３０が、判定結果（照合結果の一例）を第２管理装置２０に送信する。第２管理装置２０が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ２５のトレイか、保管機構２６のトレイか、または、シュレッダ２７かに振り分ける。第２管理装置２０は、書類がどこに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ３０に送信する。シュレッダ２７が、書類を裁断した場合は、第２管理装置２０は、裁断完了情報を管理サーバ３０に送信する。
【０１３３】
次に、工程Ｍ６において、管理サーバ３０が、第２管理装置２０からの書類の工程の情報と、顧客からの納品用データの完納通知に基づき、納品用データを消去する。
【０１３４】
（２．２  第１管理装置および管理サーバの動作例）
次に、工程Ｐ１から工程Ｐ５における第１管理装置１０の動作例、および、工程Ｍ１から工程Ｍ５における管理サーバ３０の動作例について、図１７を用いて説明する。
【０１３５】
図１７は、第１管理装置および管理サーバの動作例を示すシーケンス図である。
【０１３６】
図１７に示すように、第１管理装置１０は、書類を受け入れる（ステップＳ１）。具体的には、第１管理装置１０の搬送部１３が、工程Ｐ１から工程Ｐ５のいずれか１つの工程において、書類を順に受け入れる。工程Ｐ２から工程Ｐ５においては、トレイに入れられた書類等を順に受け入れる。
【０１３７】
次に、第１管理装置１０は、トラブルがある否かを判定する。（ステップＳ２）。具体的には、第１管理装置１０の制御部が、書類を受け入れたときに、紙詰まりがあったか否か、書類の枚数が所定の枚数であるか否か等の受け入れた書類の状態を判定する。紙詰まりがある場合、搬送部１３から制御部に紙詰まりの信号が送信される。書類の枚数が所定の枚数であるか否かを判定する場合、制御部が、トレイのコードやＲＦＩＤタグ等を読み取り、トレイにある書類の所定の枚数を管理サーバ３０に問い合わせる。制御部が、書類の枚数をカウントして、所定の枚数であるか否かを判定する。なお、第１管理装置１０は、グループ化された書類情報を参照し（例えば、管理サーバ３０から受信）、位置情報の数から、各書類のセットの枚数が揃っているか判定してもよい。
【０１３８】
トラブルがある場合（ステップＳ２；ＹＥＳ）、第１管理装置１０は、アラームを通知する（ステップＳ３）。例えば、第１管理装置１０が、アラート機能として、音や光の点滅等により通知を行ったり、第１管理装置１０が、アラート信号を管理サーバ３０に送信して管理サーバ３０の出力部３４や端末に画面にアラートを表示させたりする。アラートのように通知することで、書類受け入れが上手くできなかった書類の混入を防止でき、判定結果を出力して管理できる。なお、第１管理装置１０等が、受け入れた書類の数を表示してもよい。また、管理サーバ３０が、グループ化された書類情報の処理場所や処理時刻の情報に基づき、トラブル処理の指示を行ってもよい。
【０１３９】
トラブルが無い場合（ステップＳ２；ＮＯ）、第１管理装置１０は、書類の画像を撮影する（ステップＳ４）。具体的には、第１管理装置１０の撮像部１１が、搬送部１３により搬送された書類を撮像する。書類の場合、搬送部１３のローラＲにより搬送されている書類を、撮像部１１によりスキャニングして撮像し、画像データを取り込む。第１管理装置１０の制御部が撮像した画像データを、制御部のＲＡＭ等のキャッシュメモリに保管する。
【０１４０】
なお、工程Ｐ１では、画像データは、書類ＩＤと対応付ける特徴量を抽出するための画像データである。例えば、書類を特定できるコードの部分の画像データや、書類を特定できる画像の全体またはある部分の画像データである。工程Ｐ２、Ｐ３、Ｐ４、Ｐ５、Ｐ６では、画像データは、書類ＩＤと対応付ける特徴量のための画像データである。
【０１４１】
さらに、工程Ｐ３では、画像データは、納品用データを作成するために必要な書類の画像データである。例えば、契約書の非共通領域ＮＣ、住民票の非共通領域ＮＣ、免許証の非共通領域ＮＣ等を含む画像データである。
【０１４２】
工程Ｐ３においては、書類における各項目の部分画像のみを撮像してもよい。例えば、図１４に示すように、契約の場合、契約書の非共通領域ＮＣにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、および電話の項目の部分画像が、別々に撮像される。住民票の場合、住民票の非共通領域ＮＣにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、生年月日の項目の部分画像、および、性別の項目の部分画像が、別々に撮像される。免許証の場合、免許証の非共通領域ＮＣにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、および、生年月日の項目の部分画像が、別々に撮像される。
【０１４３】
なお、紙の書類でなく、電子データが送られてきた場合、第１管理装置１０は、ステップＳ１の書類受け入れの処理では、電子データを受け入れ、ステップＳ２のトラブル判定の処理、ステップＳ３のアラーム通知の処理、および、ステップＳ５の撮像の処理を省略してもよい。
【０１４４】
次に、第１管理装置１０は、撮像した画像を送信する（ステップＳ５）。具体的には、第１管理装置１０の制御部が、通信部１２を介して、撮像部１１により取り込まれた画像データを、第１管理装置１０の装置ＩＤ、工程ＩＤ（例えば、工程Ｐ１等の工程名や工程番号）および書類ＩＤと共に、管理サーバ３０に送信する。
【０１４５】
なお、工程Ｐ３では、第１管理装置１０は、書類における各項目の部分画像の画像データを、項目を識別する項目ＩＤ、第１管理装置１０の装置ＩＤ、工程ＩＤおよび書類ＩＤと共に、別々に管理サーバ３０に送信してもよい。
【０１４６】
また、工程Ｐ３では、図１４に示すように、第１管理装置１０が、契約書、住民票、免許証等の各書類の各項目の部分画像毎に、グループ化した画像データを、ファミリー毎に別々に管理サーバ３０に送信してもよい。
【０１４７】
次に、管理サーバ３０は、画像を受信する（ステップＳ６）。具体的には、管理サーバ３０の制御部３１が、工程Ｍ１から工程Ｍ５のいずれか１つの工程において、第１管理装置１０からの画像データを、通信部３３を介して受信する。制御部３１が、受信した画像データを、制御部３１のＲＡＭ等のキャッシュメモリに保管する。
【０１４８】
このように、管理サーバ３０は、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における項目の情報が記載されている前記各書類の画像を撮像した画像データを取得する画像データ取得手段の一例として機能する。
【０１４９】
次に、管理サーバ３０は、所定の画像が撮像されているか否かを判定する（ステップＳ７）。制御部３１が書類の写りが悪い等を判定する。例えば、画像の撮像場所を誤った（例えば、共通領域Ｃが撮像されていない、非共通領域ＮＣが撮像されていない等）、画像が暗すぎる、受信した画像データにおける黒の割合が所定値以上である、または、画像のコントラストが悪い等の場合、制御部３１が、所定の画像が撮像されていないと判定する。
【０１５０】
なお、工程Ｍ１の場合、コードの部分が撮像されていなかった否か、コードの部分の写りが悪いか否か等を制御部３１が判定してもよい。また、工程Ｍ３の場合、画像のテキスト化等の作業のための画像領域が適切に撮像されているか否かを制御部３１が判定してもよい。
【０１５１】
所定の画像が撮像されていない場合（ステップＳ７；ＮＯ）、管理サーバ３０は、ステップＳ１３の処理を行う。
【０１５２】
所定の画像が撮像されている場合（ステップＳ７；ＹＥＳ）、管理サーバ３０は、特徴量を抽出する（ステップＳ８）。具体的には、制御部３１が、画像処理をして、書類を特定するための特徴量を画像データから抽出する。
【０１５３】
このように、管理サーバ３０は、前記書類を特定するための特徴量を前記撮像した画像から抽出する。
【０１５４】
次に、管理サーバ３０は、特徴量を照合する（ステップＳ９）。具体的には、制御部３１が、特徴量に基づき、データベース３２を参照して、書類ＩＤを特定する。制御部３１が、装置ＩＤおよび特定された書類ＩＤに基づき、書類の工程ＩＤと照合して、書類の工程が適切な工程であるか否かを判定する。さらに具体的には、制御部３１が、装置ＩＤに対応した工程と、適切な工程とが一致するか否かを判定して特定結果を求める。
【０１５５】
このように、管理サーバ３０は、前記書類の各工程における管理情報を記憶した記憶手段を参照して、前記撮像した画像から抽出された前記特徴量を照合する。
【０１５６】
なお、工程Ｍ３において、適切な工程であると判定された場合、図１１に示すように、制御部３１が、ファミリーＩＤを付与して、ファミリーＩＤと関連付けて、グループ化された、納品用データを作成するための画像データを保存する。
【０１５７】
書類における各項目の部分画像の画像データが、別々に第１管理装置１０から送信されてきた場合、管理サーバ３０は、各書類においる項目の部分画像の画像データを、項目毎にグループ化して、図１１に示すように、ファミリーＩＤを付与して、ファミリーＩＤに関連付けて、データベース３２に登録する。
【０１５８】
グループ化された画像データが第１管理装置１０から送信されてきた場合、管理サーバ３０は、図１１に示すように、ファミリーＩＤに関連付けて、データベース３２に登録する。グループ化された画像データに、ファミリーＩＤを付与が付与されていなかったら、管理サーバ３０は、ファミリーＩＤを付与して、ファミリーＩＤに関連付けて、各画像データをデータベース３２に登録する。
【０１５９】
このように、管理サーバ３０は、前記グループ化された前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とにより、前記グループ化された前記各項目共通特徴部分の画像を管理する。
【０１６０】
また、第１管理装置１０から、書類全体の画像データを受信した場合、図１４に示すように、管理サーバ３０は、各項目の部分画像に分解する。管理サーバ３０は、各書類における各項目の部分画像を、書類のセットの各書類ＩＤに基づき、グループ化する。管理サーバ３０は、図１１に示すように、ファミリーＩＤに関連付けて、データベース３２に登録する。
【０１６１】
また、工程Ｍ１においては、制御部３１が、特徴量を照合する代わりに、図１０に示すように、抽出された特徴量を、割り当てられた書類ＩＤと共に、データベース３２に記憶する。
【０１６２】
次に、管理サーバ３０は、グループ化するか否かを判定する（ステップＳ１０）。具体的には、制御部３１が、データベース３２の書類の工程を管理するためのデータベースを参照して、グループ化を行う必要の工程（例えば、書類の画像データ化の工程Ｐ３（工程Ｍ３））である否かを判定する。
【０１６３】
グループ化する場合（ステップＳ１０；ＹＥＳ）、管理サーバ３０は、書類情報のグループ化を行う（ステップＳ１１）。制御部３１が、書類における項目毎に、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報等の書類情報をグループ化する。書類情報のグループ化のサブルーチンにおいて、詳細に説明する。
【０１６４】
なお、ＩＤ付与の工程Ｐ１（工程Ｍ１）において、各書類の画像から特徴量を抽出する際に、書類における各項目の部分画像から、書類情報のグループ化を行ってもよい。この場合、管理サーバ３０は、各書類に、バーコード等の書類ＩＤを付与する代わりに、グループ化された項目と各項目共通特徴部分の位置情報等のグループ化された書類情報、または、ファミリーＩＤを付与してもよい。
【０１６５】
グループ化しなかった場合（ステップＳ１０；ＮＯ）、または、ステップＳ１１のグループ化の終了後、管理サーバ３０は、画像データを消去する（ステップＳ１２）。具体的には、制御部３１が、一時的に保管されている画像データを消去する。例えば、制御部３１が、特徴量の抽出等に利用されて、不要になった画像データを、ＲＡＭやデータベース３２等の管理サーバ３０内部から消去する。なお、ステップＳ８の特徴量の抽出の直後に、制御部３１が、画像データを消去してもよい。
【０１６６】
なお、工程Ｐ３において、納品用データを作成するための画像データは、ステップＳ１０では、消去されない。
【０１６７】
このように、管理サーバ３０は、前記各書類の画像を撮像した画像データを利用した後、当該画像データを装置内部から消去する消去手段の一例として機能する。
【０１６８】
次に、管理サーバ３０は、結果を送信する（ステップＳ１３）。具体的には、制御部３１が、通信部３３を介して、第１管理装置１０に、結果を送信する。例えば、ステップＳ９の照合結果として、適切な工程であった否かの情報、および、ステップＳ７の照合結果として、所定の画像が撮像されていた否かの情報を、制御部３１が、第１管理装置１０に送信する。
【０１６９】
次に、第１管理装置１０は、結果を受信する（ステップＳ１４）。具体的には、第１管理装置１０の制御部は、通信部１２を介して、管理サーバ３０から結果を受信する。
【０１７０】
次に、第１管理装置１０は、画像データを消去する（ステップＳ１５）。具体的には、第１管理装置１０の制御部が、一時的に保管されている画像データを消去する。管理サーバ３０に画像データが利用され、不要になった画像データを、制御部が第１管理装置１０内部から消去する。なお、ステップＳ５の画像データ送信の直後に、制御部が、画像データを消去してもよい。
【０１７１】
次に、第１管理装置１０は、書類を振り分ける（ステップＳ１６）。具体的には、第１管理装置１０の制御部が、管理サーバ３０から結果に基づき、搬送部１３およびリジェクタ１５が、書類を振り分ける。
【０１７２】
例えば、図５に示すように、撮像部１１により撮像された書類が、搬送部１３のローラＲによりリジェクタ１５まで搬送される。ステップＳ７で所定の画像が撮影されていない場合、または、ステップＳ９の照合結果で、書類の工程が適切な工程で無いと判定された場合、リジェクタ１５が、リジェクタ１５のトレイに書類を取り込む。一方、ステップＳ７で所定の画像が撮影されている場合、かつ、ステップＳ９の照合結果で、書類の工程が適切な工程であると判定された場合、搬送部１３が、保管機構１６まで書類を搬送する。このように書類を振り分けることにより、撮像が上手くできなかった書類、間違った工程の書類の混入を防止できる。
【０１７３】
なお、顧客毎に保管機構１６が複数ある場合、特徴量から求められた書類ＩＤに対応した顧客ＩＤに基づき、第１管理装置１０は、各保管機構に対応する書類を振り分けてもよい。この場合、顧客毎に一連の工程を連続して行わなくても、混合して処理できるので、作業効率が高くなる。
【０１７４】
次に、第１管理装置１０は、振分結果を送信する（ステップＳ１７）。具体的には、第１管理装置１０の制御部が、通信部１２を介して、第１管理装置１０の装置ＩＤおよび書類ＩＤと共に、書類の振分結果を管理サーバ３０に送信する。なお、振分結果は、例えば、搬送部１３およびリジェクタ１５の作動情報である。
【０１７５】
次に、管理サーバ３０は、管理情報を更新する（ステップＳ１８）。具体的には、制御部３１が、装置ＩＤ、書類ＩＤ、書類の振分結果を受信する。書類がリジェクタ１５に割り振られなかった場合、図１０に示すように、制御部３１が、書類ＩＤに基づき、データベース３２の現在の工程欄に装置ＩＤに対応した工程番号を、適切な工程欄に次の工程の工程番号を記憶する。書類がリジェクタ１５に割り振られた場合、制御部３１が、書類ＩＤに基づき、現在の工程欄に装置ＩＤに対応した工程番号を、データベース３２の適切な工程欄に、前の工程等の書類が処理されるべき工程番号を記憶する。
【０１７６】
このように、管理サーバ３０は、前記振分手段の振り分け結果に基づき前記書類の工程の前記管理情報を更新して、進捗ステータスを更新する。
【０１７７】
（２．３  第２管理装置および管理サーバの動作例）
次に、工程Ｐ６における第２管理装置２０の動作例、および、工程Ｍ６における管理サーバ３０の動作例について、第１管理装置１０と異なる動作について、主に説明する。なお、第２管理装置２０は、第１管理装置１０と異なり、シュレッダ２７を有し、書類の返品が必要で無い場合、書類の裁断を行う。また、第２管理装置２０は、書類情報のグループ化のための画像の取得を行わない。
【０１７８】
第２管理装置２０は、ステップＳ１のように、書類を受け入れ、ステップＳ２のように、トラブルがあるか否かを判定する。
【０１７９】
トラブルがある場合、第２管理装置２０は、ステップＳ３のように、アラームを通知する。
【０１８０】
トラブルが無い場合、第２管理装置２０は、ステップＳ４のように、書類の画像を撮影する。
【０１８１】
次に、第２管理装置２０は、ステップＳ５のように、撮像した画像を送信する。
【０１８２】
次に、管理サーバ３０は、ステップＳ６のように、画像を受信し、ステップＳ７のように、所定の画像が撮像されているか否かを判定する。
【０１８３】
所定の画像が撮像されていない場合、管理サーバ３０は、結果を第２管理装置２０に送信する。
【０１８４】
所定の画像が撮像されている場合、管理サーバ３０は、ステップＳ８のように、特徴量を抽出する。
【０１８５】
次に、管理サーバ３０は、特徴量に基づき、特徴量を照合する。具体的には、制御部３１が、特徴量に基づき、データベース３２を参照して、書類ＩＤを特定する。制御部３１が、装置ＩＤおよび特定された書類ＩＤに基づき、書類の工程ＩＤと照合して、書類の工程が適切な工程であるか否かを判定する。さらに具体的には、制御部３１が、装置ＩＤに対応した工程と、適切な工程とが一致するか否かを判定して特定結果を求める。
【０１８６】
さらに、制御部３１が、データベース３２を参照して、書類ＩＤに対応する顧客ＩＤに基づき、書類を裁断する否かの判定をする。
【０１８７】
次に、管理サーバ３０は、ステップＳ１２のように、画像データを消去する。
【０１８８】
次に、管理サーバ３０は、結果を送信する。具体的には、制御部３１が、通信部３３を介して、第２管理装置２０に、結果を送信する。例えば、照合結果として、適切な工程であった否かの情報、書類を裁断または返却か否かの情報、および、所定の画像が撮像されていた否かの情報を、制御部３１が、第２管理装置２０に送信する。
【０１８９】
次に、第２管理装置２０は、ステップＳ１４のように、結果を受信し、画像データを消去する。
【０１９０】
次に、第２管理装置２０は、管理サーバ３０から結果に基づき、搬送部２３、リジェクタ２５、および、シュレッダ２７が、書類を振り分ける。
【０１９１】
例えば、図７に示すように、撮像部２１により撮像された書類が、搬送部２３のローラＲによりリジェクタ２５まで搬送される。所定の画像が撮影されていない場合、書類の画像データからのテキスト化が終了していない場合、または、照合結果で、書類の工程が適切な工程で無いと判定された場合、リジェクタ２５が、リジェクタ２５のトレイに書類を取り込む。一方、所定の画像が撮影されている場合、かつ、照合結果で、書類の工程が適切な工程であると判定された場合、搬送部１３が、保管機構２６まで書類を搬送する。
【０１９２】
そして、照合結果で、書類を顧客に返却すると判定された場合、保管機構２６が、返却用に保管機構２６のトレイに書類を取り込む。一方、照合結果で、書類を裁断すると判定された場合、搬送部１３が、シュレッダ２７まで書類を搬送する。
【０１９３】
なお、顧客毎に保管機構２６が複数ある場合、特徴量から求められた書類ＩＤに対応した顧客ＩＤに基づき、第１管理装置２０は、各保管機構に対応する書類を振り分けてもよい。この場合、顧客毎に一連の工程を連続して行わなくても、混合して処理できるので、作業効率が高くなる。
【０１９４】
シュレッダ２７まで書類が搬送された場合、第２管理装置２０は、書類を裁断する。具体的には、シュレッダ２７の裁断機２４が、搬送部２３より搬送されてきた書類を裁断して、裁断の屑を、シュレッダ２７のトレイに落とす。
【０１９５】
次に、第２管理装置２０は、通信部２２を介して、第２管理装置２０の装置ＩＤおよび書類ＩＤと共に、書類の振分結果、および、裁断結果を管理サーバ３０に送信する。
【０１９６】
なお、振分結果は、例えば、搬送部２３、リジェクタ２５、および、保管機構２６の作動情報である。裁断結果は、例えば、シュレッダ２７の裁断機２４の作動結果である。裁断機２４が正常に作動した場合、裁断結果は、裁断が完了したことを示す情報である。紙詰まり等で裁断機２４が正常に作動しなかった場合、裁断結果は、裁断が未完了であることを示す情報である。
【０１９７】
次に、管理サーバ３０は、管理情報を更新する。具体的には、制御部３１が、装置ＩＤ、書類ＩＤ、書類の振分結果、裁断結果を受信する。
【０１９８】
書類がリジェクタ２５に割り振られた場合、図１０に示すように、制御部３１が、書類ＩＤに基づき、現在の工程欄に装置ＩＤに対応した工程番号を、適切な工程欄に、前の工程等の書類が処理されるべき工程番号を記憶する。
【０１９９】
書類が保管機構２６に割り振られた場合、制御部３１が、書類ＩＤに基づき、現在の工程欄に装置ＩＤに対応した工程番号を、データベース３２の適切な工程欄に工程の終了を示す情報を記憶する。
【０２００】
書類がシュレッダ２７に割り振られ、裁断された場合、制御部３１が、書類ＩＤに基づき、データベース３２の適切な工程欄等に裁断の完了を示す情報を記憶する。裁断に失敗した場合、裁断が未完了であることを示す情報が記録される。
【０２０１】
次に、管理サーバ３０は、画像データを消去する。具体的には、制御部３１が、第２管理装置２０からの書類の工程の情報と、顧客からの納品用データの完納通知に基づき、納品用データを作成するための画像データをデータベース３２から消去する。なお、制御部３１が、納品用データもデータベース３２から消去してもよい。
【０２０２】
（２．４  書類情報のグループ化のサブルーチン）
次に、書類情報のグループ化のサブルーチンについて、図１８を用いて説明する。
【０２０３】
図１８は、データのグループ化のサブルーチンを示すフローチャートである。
【０２０４】
図１８に示すように、管理サーバ３０は、書類の形式を特定する（ステップＳ２０）。具体的には、管理サーバ３０の制御部３１が、データベース３２に構築された書類毎のフォーマットの情報を参照して、書類の形式を特定する。さらに具体的には、制御部３１が、顧客ＩＤに基づいて書類のフォーマットを特定したり、書類の画像を画像解析して、書類のフォーマットを特定したりする。顧客ＩＤに基づいて書類のフォーマットを特定する場合、顧客毎に書類のセットが決まっているので、制御部３１が、顧客ＩＤに基づいて、書類のセットの情報を取得して、書類のセットの情報から、書類のフォーマットを特定する。また、画像解析により、書類のフォーマットを特定する場合、制御部３１が、画像解析により、記入されていないオリジナル書類とのマッチングを行って、書類のフォーマットを特定する。
【０２０５】
このように、管理サーバ３０は、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから各々特定する項目共通特徴部分特定手段の一例として機能する。
【０２０６】
次に、管理サーバ３０は、画像における項目共通特徴部分を特定する（ステップＳ２１）。具体的には、制御部３１が、特定した書類の形式に基づき、項目に対する記載位置を特定する。例えば、図１５Ａから図１５Ｃに示すように、各項目において非共通領域ＮＣの部分を特定する。
【０２０７】
なお、制御部３１が、項目「氏名」に対して、文字「氏名」の場所を探索して、文字「氏名」の周りの画像を、項目共通特徴部分を特定してもよい（ステップＳ２０を省略して、この処理を行ってもよい）。特に文字「氏名」の下部や、右側の所定の領域を特定する。
【０２０８】
このように、管理サーバ３０は、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから各々特定する項目共通特徴部分特定手段の一例として機能する。
【０２０９】
次に、管理サーバ３０は、画像における項目共通特徴部分の位置情報を算出する（ステップＳ２２）。図１５Ａから図１５Ｃに示すように、制御部３１が、書類の各項目の非共通領域ＮＣにおける少なくとも１つの点ｐの座標を算出し、位置情報をする。非共通領域ＮＣの点ｐは、所定の決まりに従い、位置が決められる。例えば、非共通領域ＮＣの書類の原点（０，０）に最も近い点ｐ／遠い点ｐ、非共通領域ＮＣの中の文字で左隅（書き出しの位置）の点ｐ、非共通領域ＮＣの中の文字で右隅（書き終わりの位置）の点ｐ等が挙げられる。
【０２１０】
契約書の場合、氏名の項目の位置情報（ｘ１１，ｙ１１）、住所の項目の位置情報（ｘ１２，ｙ１２）、および、電話番号の項目の位置情報（ｘ１３，ｙ１３）が算出される。住民票の場合、氏名の項目の位置情報（ｘ２１，ｙ２１）、住所の項目の位置情報（ｘ２２，ｙ２２）、生年月日の項目の位置情報（ｘ２４，ｙ２４）、および性別の項目の位置情報（ｘ２５，ｙ２５）が算出される。免許証の場合、氏名の項目の位置情報（ｘ３１，ｙ３１）、住所の項目の位置情報（ｘ３２，ｙ３２）、および生年月日の項目の位置情報（ｘ３４，ｙ３４）が算出される。
【０２１１】
このように、管理サーバ３０は、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段の一例として機能する。
【０２１２】
次に、管理サーバ３０は、項目と各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する（ステップＳ２３）。図１２に示すように、制御部３１が、例えば、項目「氏名」に対して、契約書の氏名の項目の位置情報（ｘ１１，ｙ１１）、住民票の氏名の項目の位置情報（ｘ２１，ｙ２１）、免許証の氏名の項目の位置情報（ｘ３１，ｙ３１）を、同じファミリーＩＤ「００００１」の氏名ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
【０２１３】
図１２に示すように、制御部３１が、例えば、項目「住所」に対して、契約書の住所の項目の位置情報（ｘ１２，ｙ１２）、住民票の住所の項目の位置情報（ｘ２２，ｙ２２）、免許証の住所の項目の位置情報（ｘ３２，ｙ３２）を、同じファミリーＩＤ「００００２」の住所ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
【０２１４】
図１２に示すように、制御部３１が、例えば、項目「電話番号」に対して、契約書の電話番号の項目の位置情報（ｘ１３，ｙ１３）を、ファミリーＩＤ「００００３」の電話番号ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。この例のように、位置情報にはブランクの書類種別があってもよい。
【０２１５】
図１２に示すように、制御部３１が、例えば、項目「生年月日」に対して、住民票の生年月日の項目の位置情報（ｘ２４，ｙ２４）および免許証の生年月日の項目の位置情報（ｘ３４，ｙ３４）を、同じファミリーＩＤ「００００４」の住所ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
【０２１６】
さらに、図１２に示すように、制御部３１が、各ファミリーＩＤに関連付け、画像データの処理場所（第１管理装置１０がある特定の場所に設置されている場合、装置ＩＤでもよい）および画像データの処理時間（画像を撮像した時刻や管理サーバ３０が画像データを受信した時刻、グループ化して登録する時刻等）を、記入して、項目名と、位置情報と共にグループ化する。
【０２１７】
グループ化された項目および位置情報は、書類のセットを管理する管理番号として利用される。特に、図３Ａおよび図３Ｂに示すように、市町村により、住民票のフォーマットが異なるため、グループ化された項目および位置情報は、市町村による違いが出やすく、別のものとして管理しやすい。また、個人により、書類の記入欄の書き出しの位置や、書き終わりの位置が異なるため、グループ化された項目および位置情報は、個人による違いが出やすく、別のものとして管理しやすい。また、手書きによる記入の場合、違いが出やすい。
【０２１８】
このように、管理サーバ３０は、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ３０は、前記グループ化された前記項目および前記位置情報を、前記関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する記憶手段の一例として機能する。管理サーバ３０は、前記関連する複数の書類に対する処理の時間と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ３０は、前記関連する複数の書類に対する処理の場所の情報と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ３０は、前記項目毎に、前記項目共通特徴部分の位置情報をグループ化するグループ化手段の一例として機能する。
【０２１９】
以上、本実施形態によれば、関連する複数の書類（例えば書類のセット）の画像から、各書類における項目が共通する項目共通特徴部分を特定し、項目と書類の各項目共通特徴部分の位置情報（例えば、点ｐの座標情報）とをグループ化し、グループ化された書類の項目および位置情報を、関連する複数の書類を管理する管理番号とすることにより、関連する複数の書類の各画像情報は、個人情報を含まない項目共通特徴部分の各位置情報にグループ化され、関連する複数の書類に対応するように集約されるので、高いセキュリティの下で、書類の電子データを容易に管理できる。
【０２２０】
また、グループ化された書類の項目および位置情報により、各書類のトレーサビリティが向上する。また、バーコード等の書類ＩＤを付与するかしないかに拘わらず、書類のフォーマットによらず、実物の書類と、電子データと対応付けを行うことができる。また、グループ化された書類の項目および位置情報により、書類のセットで履歴を管理することができる。
【０２２１】
また、各項目共通特徴部分の画像がグループ化され、グループ化された項目と各項目共通特徴部分の位置情報とにより、グループ化された各項目共通特徴部分の画像を管理する場合、グループ化することで複数の個人情報を含んだ書類の画像データの管理が容易となる。また、個人情報か記載された実物の書類を手元に保存することなく、各項目共通特徴部分のように分割された画像データとして個人情報に該当しない状態で管理を行うことができる。
【０２２２】
また、端末装置４０のオペレータは、複数の書類にまたがる項目共通特徴部分を横断的に比較でき、作業効率が向上する。
【０２２３】
また、関連する複数の書類に対する処理の時間と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する場合、関連する複数の書類に対する処理の時間の情報がグループ化された書類の項目および位置情報に加わることで、ユニーク性が高くなり、書類の履歴管理がより向上する。
【０２２４】
また、関連する複数の書類に対する処理の場所の情報と共に、項目と各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する場合、書類が処理された場所や工程が、グループ化された書類情報から判別でき、履歴管理がより向上する。
【０２２５】
このようなグループ化された書類情報と、作業工程の属性情報（）が付与できるので、書類のトレースが容易になる。
【０２２６】
また、項目が、複数の項目であり、項目毎に、項目共通特徴部分の位置情報をグループ化する場合、別々にグループ化しておき、グループ単位で処理することにより、書類に記載されている内容が、分割されるので、セキュリティが保たれる。
【０２２７】
さらに、グループ化された各項目共通特徴部分の画像を、項目毎に別々のデータベースに保存する場合、ウイルス等による情報漏れ、データの破損に対して頑健になる。
【０２２８】
また、各書類の画像を撮像した画像データを利用した後、当該画像データを装置内部から消去する場合、撮像した画像の電子データが装置内部から消去されるので、セキュリティを向上する、
【０２２９】
（変形例）
次に、管理サーバのデータベースの変形例について図１９および図２０を用いて説明する。
【０２３０】
図１９および図２０は、管理サーバのデータベースの変形例を示す模式図である。
【０２３１】
図１９に示すように、書類情報のグループ化のデータベースにおいて、ファミリーＩＤが、連番でなくてもよい。例えば、管理サーバ３０等が、乱数を発生させて、ユニークなファミリーＩＤを生成させる。
【０２３２】
さらに、ファミリーＩＤが連番でないので、図２０に示すように、画像データのグループ化のデータベースにおいて、同じ書類のセットから生成された、項目毎のグループ化された画像データが、連なって登録されない。従って、ファミリーＩＤから、どのグループ化された画像データが、関連するか推測しにくくなり、セキュリティが向上する。
【０２３３】
なお、ステップＳ２においてトラブルが発生した場合、ステップＳ１４において、書類がリジェクタ１５またはリジェクタ２５に振り分けられた時、フロントページの有無等により、管理サーバ３０が、書類のトレースのため、対応の指示を出力してもよい。
【０２３４】
例えば、フロントページが無い場合において、管理サーバ３０が、初期受入確認の情報と照合して、書類の不足は無いとき、最初の工程Ｐ１にミスあると判定し、書類を探すか、または、フロントページを再作成するかの指示を主強くする。また、フロントページが無い場合において、管理サーバ３０が、初期受入確認の情報と照合して、書類の不足するとき、１つ前の工程以前の工程にミス（封筒の開封作業等の工程Ｐ１も含む）を探すように指示を出力する。
【０２３５】
フロントページのみがある場合（すなわち、顧客からの書類が全て欠損）において、管理サーバ３０が、フロントページの工程履歴を辿る（グループ化された書類情報、または、フロントページのバーコード等の記号で紐付された電子データから探る）ように指示を出力する。なお、フロントページには、グループ化された書類情報が記載または付加されている。
【０２３６】
フロントページがあるが、対応する書類の一部が無い場合において、管理サーバ３０が、フロントページの工程履歴を辿るように指示を出力する。特に、管理サーバ３０が、フロントページのグループ化された書類情報に基づき、書類の履歴をトレースする。
【０２３７】
フロントページも、対応する書類も無い場合において、最終工程（工程Ｐ６）の納品時に発覚する場合、納品用データはあるが書類が無いとき、電子化されたフロントページから工程履歴を辿るように指示を出力し、電子化されたフロントページも納品用データも無いとき、初期受入確認の調査をするように指示を出力する。
【０２３８】
これらのように、電子データと書類自体とを連動して、書類のトレーサビリティが向上する。特に、グループ化された書類情報により、書類のセット単位でトレースができる。
【０２３９】
なお、グループ化された書類情報や、グループ化された画像データが、マイナンバー用証明書類の統合ソフトに利用されてもよい。
【０２４０】
例えば、複数の証明書に記載された情報を書類の特定箇所毎に収集して特定の部署に、グループ化された画像データを送る。氏名等の項目のグループ化された画像データを比較出来るように、端末装置４０に表示されて、文字が、当用漢字か旧字か等の比較や、記入が足りない場合の転記が容易にできる。また、転記は、どの証明書由来かを、端末装置４０等で起動する統合ソフトにおいて入力できるようにしておいてもよい。
【０２４１】
マイナンバー化の際に役所等では記載の不統一を統一化するニーズがあり、このようなニーズに、グループ化された書類情報、グループ化した画像データを利用してもよい。
【０２４２】
例えば、戸籍の名字が旧字である場合があり、戸籍票は旧字でも住民票は当用漢字が用いられている場合がある。第１管理装置１０および管理サーバ３０が、証明書類の氏名を、戸籍、住民票、免許証等から抽出してファミリー化する。なお、役所以外の利用では、氏名を表示したい媒体に、どの証明書由来かを統合ソフトにおいて入力できるようにしておくことにより、ニーズに対応できる。
【０２４３】
また、住所の記載が”３−２−１”、”３丁目２の１”、”三丁目２の１”のように、住所の表記が異なる場合がある。第１管理装置１０および管理サーバ３０が、証明書類の住所を、住民票、免許証等から抽出してファミリー化する。役所以外の利用では、住所を表示したい媒体に、どの証明書由来の表記を用いるか紐づけを行う。
【０２４４】
また、郵便局には、住所と氏名、市役所の市民課には、氏名、性別、住所、生年月日、および、印鑑証明用印影、市役所の戸籍課には、氏名、性別、本籍地、および家族構成等のように、納品先により、必要な項目が異なることがある。納品先に応じて、必要な各項目に対応したグループ化された書類情報を組み合わせるだけで、納品先の仕様に対応できる。例えば、「郵便局」には、住所と氏名をファミリー化したデータベースの情報を提供すればよく、市役所の市民課には、氏名、性別、住所、生年月日、および、印鑑証明用印影をファミリー化したデータベースの情報を提供すればよい。
【０２４５】
なお、ステップＳ２のトラブル判定、または、ステップＳ１６の書類の振り分けに関して、下記の５つの組み合わせに応じて、第１管理装置１０、第２管理装置２０、および、管理サーバ３０は、判定を行ってもよい。
【０２４６】
（１）書類が有り（書類のセット数が規定数量ある（グループ化された書類情報の位置情報数ある））、電子データ（画像データや端末装置４０により入力されたデータ）が有る場合、書類の実物は保管機構へ搬送され、判定結果がデータベース３２に保存され、電子データは消去される（画像データは利用終了後、入力されたデータは、納品完了後に消去）。
【０２４７】
（２）書類が有り（書類のセット数が規定数量ある）、電子データが無い場合、書類のセットが、リジェクタでリジェクトされ、書類のセット単位で規定箇所に搬送され保管され、アラートが発せられる。
【０２４８】
（３）書類が無く（書類のセット数が規定数量無い）、電子データが有る場合、アラートが発せられる。
【０２４９】
（４）書類が無く（書類のセット数が規定数量無い）、電子データが無い場合、エラー信号が発せられる。
【０２５０】
（５）書類が有り、電子データが有り、書類のセットの中において違う書類と入れ替わっている場合、書類のセットが、リジェクタでリジェクトされ、書類のセット単位で規定箇所に搬送され保管され、アラートが発せられる。
【０２５１】
さらに、本発明は、上記各実施形態に限定されるものでは無い。上記各実施形態は、例示であり、本発明の特許請求の範囲に記載された技術的思想と実質的に同一な構成を有し、同様な作用効果を奏するものは、いかなるものであっても本発明の技術的範囲に包含される。
【符号の説明】
【０２５２】
１：管理システム（管理装置）
３０：管理サーバ（管理装置）
３１：制御部
３２：データベース（記憶手段）
【図１】
0006390637.tif 000002
【図２Ａ】
0006390637.tif 000003
【図２Ｂ】
0006390637.tif 000004
【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
0006390637.tif 000006
【図４】
0006390637.tif 000007
【図５】
0006390637.tif 000008
【図６】
0006390637.tif 000009
【図７】
0006390637.tif 000010
【図８】
0006390637.tif 000011
【図９】
0006390637.tif 000012
【図１０】
0006390637.tif 000013
【図１１】
0006390637.tif 000014
【図１２】
0006390637.tif 000015
【図１３Ａ】
0006390637.tif 000016
【図１３Ｂ】
0006390637.tif 000017
【図１３Ｃ】
0006390637.tif 000018
【図１４】
0006390637.tif 000019
【図１５Ａ】
0006390637.tif 000020
【図１５Ｂ】
0006390637.tif 000021
【図１５Ｃ】
0006390637.tif 000022
【図１６】
0006390637.tif 000023
【図１７】
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【図１８】
0006390637.tif 000025
【図１９】
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【図２０】
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