(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議のスケジュール、参加者、議事録役を含む会議に関する各種会議情報を管理する会議データベースに会議予定が登録されたとき、該会議予定の議事録役に該会議予定を通知する会議管理部と、
前記議事録役からの要求に応じて、前記会議データベースを参照して目的の会議に関する各種会議情報を記入した議事録テンプレートを該議事録役に提供する議事録テンプレート提供部と、
前記議事録役から会議内容が記載された議事録を受け、該議事録を会議情報に関連付けて前記会議データベースに登録し、該議事録を前記会議データベースに登録したとき、前記会議データベースを参照して該議事録に係る会議の参加者を特定し、該参加者に該議事録が登録されたことを通知する議事録管理部と、
前記会議データベースに登録された議事録にアクションアイテムが記載されており、当該アクションアイテムは、担当者情報とアクション内容とを特定の文字で結合した形式で記載され、該議事録から該特定の文字を検出して該担当者情報とアクション内容とを取得することでアクションアイテムを検出し、取得した該担当者情報に対応する担当者のユーザー端末に該アクションアイテムを通知することにより、該アクションアイテムの担当者のユーザー端末に格納されたＴｏＤｏリストに該アクションアイテムを登録するアクションアイテム管理部とを備えたスケジュール連携情報処理装置。
【請求項２】
前記議事録テンプレート提供部は、前記議事録役が指定する画像形成装置に前記議事録テンプレートの画像データを送信して該画像形成装置に該画像データを印刷させる請求項１に記載のスケジュール連携情報処理装置。
【請求項３】
前記議事録管理部は、スキャナー装置によって読み取られた前記議事録の画像データを受信して前記会議データベースに登録する請求項２に記載のスケジュール連携情報処理装置。
【請求項４】
前記議事録テンプレート提供部は、前記議事録役が指定するユーザー端末に前記議事録テンプレートの電子データを送信する請求項１に記載のスケジュール連携情報処理装置。
【請求項５】
前記議事録管理部は、前記議事録役に対応付けられたユーザー端末から前記議事録の電子データを受信して前記会議データベースに登録する請求項４に記載のスケジュール連携情報処理装置。
【請求項６】
前記会議管理部は、前記議事録役から該議事録役を引き受けるか否かの返答を受信し、該返答が該議事録役を引き受けない内容の場合に、別の参加者のユーザー端末に該議事録役の依頼を送信する、請求項１に記載のスケジュール連携情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スケジュール連携情報処理装置に関し、特に、会議のスケジュールと連携した議事録を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば会議等で使用される紙媒体の資料を用意する場面において、印刷担当者は、当該会議に使用される会議室の最寄りの画像形成装置等で会議用資料を印刷することがある。しかし、当該画像形成装置が会議室から遠く離れた場所に配置されていた場合、会議室まで大量の印刷物を運ぶ手間が生じてしまう。そのような不便を解消するために、例えば下記特許文献１には、会議スケジュール情報を管理するスケジュールサーバーと各画像形成装置のレイアウト情報を管理するレイアウトサーバーと連携して、会議スケジュール情報及び各画像形成装置のレイアウト情報を印刷担当者が操作する情報処理装置に表示して、印刷担当者が指示した印刷出力先に最も近い画像形成装置を選択するシステムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２９５２４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
一般的に、会議を開催する場合、進行役、レビュアー、議事録を作成する者（以下、議事録役という）等の役割が各人に（もしくは重複して）割り当てられることが多い。特に、議事録に関しては、議事録テンプレート（議事録の雛形となるデータ）を印刷（ハードコピー）した用紙に会議内容を直接記入して管理したり、ＰＣ等を用いて会議内容を記録した電子データを議事録として管理したりするなど、各組織によってさまざまである。上記特許文献１の技術によると、会議開催前に会議資料等を会議参加者に適切に配布することができるが、会議終了後に議事録等を会議参加者に適切に配布可能にすることについては考慮されていない。
【０００５】
本発明は、上記の問題を解決するためになされたもので、会議終了後に会議参加者に議事録等を適切に配布可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一局面に係るスケジュール連携情報処理装置は、会議のスケジュール、参加者、議事録役を含む会議に関する各種会議情報を管理する会議データベースに会議予定が登録されたとき、該会議予定の議事録役に該会議予定を通知する会議管理部と、
前記議事録役からの要求に応じて、前記会議データベースを参照して目的の会議に関する各種会議情報を記入した議事録テンプレートを該議事録役に提供する議事録テンプレート提供部と、
前記議事録役から会議内容が記載された議事録を受け、該議事録を会議情報に関連付けて前記会議データベースに登録し、該議事録を前記会議データベースに登録したとき、前記会議データベースを参照して該議事録に係る会議の参加者を特定し、該参加者に該議事録が登録されたことを通知する議事録管理部と、
前記会議データベースに登録された議事録にアクションアイテムが記載されており、当該アクションアイテムは、担当者情報とアクション内容とを特定の文字で結合した形式で記載され、該議事録から該特定の文字を検出して該担当者情報とアクション内容とを取得することでアクションアイテムを検出し、取得した該担当者情報に対応する担当者のユーザー端末に該アクションアイテムを通知することにより、該アクションアイテムの担当者のユーザー端末に格納されたＴｏＤｏリストに該アクションアイテムを登録するアクションアイテム管理部とを備えたものである。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、会議終了後に議事録が会議データベースに登録されると、該議事録に係る会議の参加者に、該議事録が登録されたことが通知されるので、会議終了後に会議参加者に議事録等を適切に配布することが可能になる。これにより、会議参加者の利便性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の一実施形態に係るスケジュール連携情報処理装置を含むシステム全体の構成図である。
【図２】会議データベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図３】ユーザーデータベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図４】議事録テンプレートの一例を示す模式図である。
【図５】変形例に係るスケジュール連携情報処理装置を含むシステム全体の構成図である。
【図６】スケジュール連携情報処理装置による会議前通知の一例を示す処理フロー図である。
【図７Ａ】スケジュール連携情報処理装置による議事録管理の一例を示す処理フロー図である。
【図７Ｂ】スケジュール連携情報処理装置による議事録管理の一例を示す処理フロー図であり、図７Ａに続く図である。
【図８Ａ】スケジュール連携情報処理装置による議事録管理の別例を示す処理フロー図である。
【図８Ｂ】スケジュール連携情報処理装置による議事録管理の別例を示す処理フロー図であり、図８Ａに続く図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携情報処理装置について図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携情報処理装置を含むシステム全体の構成図である。
【００１０】
本システムにおいて、スケジュール連携情報処理装置１０は、各種データベース（会議データベース（ＤＢ）１０１、ユーザーデータベース１０２）を参照して会議スケジュール情報及びユーザー情報等と連携することで、会議スケジュールを通知したり、会議の参加者に議事録が登録されたことを通知するスケジュール連携処理を実行する。スケジュール連携情報処理装置１０は、例えばサーバーコンピューターからなり、当該サーバーが、スケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムに従って動作することで、スケジュール連携処理を実行する。
【００１１】
画像形成装置２０は、例えば、プリンター、コピー機、ファクシミリ装置、あるいは、これら機能を兼ね備えたプリンターや複合機等である。画像形成装置２０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりスケジュール連携情報処理装置１０と接続されている。後述するように、画像形成装置２０は、会議の議事録テンプレートを印刷するのに用いられる。
【００１２】
また、スケジュール連携情報処理装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりユーザー端末１００と接続されている。ユーザー端末１００は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等である。スケジュール連携情報処理装置１０は、ユーザーによるユーザー端末１００の操作に基づいてユーザー端末１００から送信されてくる指示に従って会議スケジュールの登録処理等を実行し、また、ユーザー端末１００へ、システムに議事録が登録されたこと等を通知する。ユーザー端末１００にスケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムがインストールされている必要はなく、例えば、ユーザーはユーザー端末１００からウェブブラウザーアプリケーション等を用いて、スケジュール連携情報処理装置１０を操作可能とされる。
【００１３】
また、スケジュール連携情報処理装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段により会議データベース１０１、ユーザーデータベース１０２と接続され、データの送受信が可能とされている。
【００１４】
図２は、会議データベース１０１に格納されている情報の一例を示す模式図である。例えば、会議データベース１０１には、各会議を識別するための会議ＩＤごとに、主催者、会議室番号、開催日時、参加者、会議資料（例えば、ドキュメント）、議事録役、進行役等を示す各情報からなる会議情報が記憶されている。
【００１５】
図３は、ユーザーデータベース１０２に格納されているユーザー情報の一例を示す模式図である。例えば、ユーザーデータベース１０２には、ユーザーごとに、所有モバイル機器、電子メールアドレス等の各情報が記録されている。
【００１６】
図１に戻り、スケジュール連携情報処理装置１０の構成の詳細について説明する。スケジュール連携情報処理装置１０は、会議管理部１１、議事録テンプレート提供部１２、議事録管理部１３、アクションアイテム管理部１４、及びユーザー管理部１５を備えている。
【００１７】
会議管理部１１は、ユーザー端末１００を通じてユーザーから会議の予約を受け付けて、それを会議データベース１０１に登録する。また、会議管理部１１は、各会議の開催日時が近づくと、各会議の参加者に会議前通知を行う。会議前通知は、例えば、電子メール等の手段で行うことができ、各参加者は自分のユーザー端末１００で当該電子メールを受信可能とされている。以上のように、各会議の各参加者に会議開催をリマインドすることができる。
【００１８】
また、会議管理部１１は、議事録役には、当人がその会議における議事録の担当者であることを通知する。
【００１９】
議事録テンプレート提供部１２は、議事録役からの要求に応じて、会議データベース１０１を参照して目的の会議に関する各種会議情報を記入した議事録テンプレート（議事録の雛形となるデータ）を当該議事録役に提供する。より詳細には、例えば、議事録テンプレート提供部１２は、議事録役が指定する画像形成装置２０に議事録テンプレートの画像データを送信し、画像形成装置２０にその画像データを印刷させる。議事録役は、印刷された議事録テンプレートに議事内容を直接記入することができる。
【００２０】
図４は、議事録テンプレートの一例を示す模式図である。議事録テンプレートにおける会議ＩＤ、日時、場所、参加者、主催者、議事録（議事録役）、会議の各項目に対する必要記入事項は、議事録テンプレート提供部１２が会議データベース１０１から必要な情報（会議ＩＤ情報、会議開催時を示す日時情報、開催場所を示す場所情報、参加者，主催者，議事録役の名前又はＩＤ情報、進行役、会議資料など）を取得して自動入力する。なお、議事録役は、これら自動入力項目に上書きしてから、指定の画像形成装置２０で印刷することができる。
【００２１】
図１に戻り、議事録管理部１３は、議事録役から会議内容が記載された議事録を受け、その議事録を会議情報に関連付けて会議データベース１０１に登録する。議事録役は、例えば、印刷（ハードコピー）されて紙媒体等となった議事録テンプレートに会議内容を直接記入して議事録を完成させ、それを図略のスキャナー装置に読み取らせる。スキャナー装置は、読み取った議事録の画像データを、ネットワーク接続されたスケジュール連携情報処理装置１０へ送信する。議事録管理部１３は、その画像データを受信し、それを会議情報に対応付けて会議データベース１０１に登録する。
【００２２】
上記議事録の画像データとしては、スキャナー装置によって読み取られた議事録の画像データだけではなく、光学文字認識処理によってスキャナー装置により画像データから変換された議事録のテキストデータであってもよい。このテキストデータは、後述するアクションアイテムの取得に必要である。
【００２３】
画像形成装置２０がスキャナー機能を有する場合には、画像形成装置２０に議事録を読み取らせ、画像形成装置２０が当該読み取った議事録の画像データをスケジュール連携情報処理装置１０へ送信可能である。
【００２４】
更に、議事録管理部１３は、議事録を会議データベース１０１に登録したとき、会議データベース１０１を参照して、議事録に係る会議の参加者に対して、議事録が登録されたことを通知する。例えば、議事録管理部１３は、図４の議事録を会議データベース１０１に登録したとき、会議データベース１０１を参照して当該会議の４名の参加者「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」、「Ｄ」を特定し、各参加者に議事録が登録されたことを通知する。議事録管理部１３は、当該議事録登録通知を、例えば、電子メール等の手段で行い、各参加者は自分のユーザー端末１００で当該電子メールを受信する。以上のように、会議の各参加者に議事録が登録されたことを通知可能である。これにより、各参加者は、登録された議事録を適宜取得して各自のユーザー端末１００で閲覧したり、任意の画像形成装置で印刷することができる。
【００２５】
アクションアイテム管理部１４は、会議データベース１０１に登録された議事録に記載されたアクションアイテムを取得し、そのアクションアイテムの担当者のＴｏＤｏリストにそのアクションアイテムを登録する。アクションアイテムとは、誰がいつまでに何をすべきかを示す情報である。
【００２６】
例えば、各ユーザーのユーザー端末１００にＴｏＤｏリストが格納されており、アクションアイテム管理部１４がアクションアイテムの担当者のユーザー端末１００にアクションアイテムを通知することで、当該ユーザー端末１００にアクションアイテムを登録可能となっている。
【００２７】
ここで、担当者のユーザー名とアクション内容を特定の文字（例えば、「☆」）で結合して、例えば「☆ユーザー名：アクション内容」といった形式とし、アクションアイテムを表す記載ルールを決めておく。そして、スキャナー装置によって議事録の上記テキストデータが取得されている場合、アクションアイテム管理部１４は、そのテキストデータ中のアクションアイテムを示す特定の文字（例えば、上記「☆」）を検出することで、そのアクションアイテムの担当者及びアクション内容を取得することができる。
【００２８】
ユーザー管理部１５は、ユーザー端末１００を通じてユーザーからの指示に従って、ユーザーデータベース１０２にアクセスして、図３に示したユーザー情報の登録、削除、及び更新を行う。
【００２９】
ところで、議事録は、ハードコピーされた議事録テンプレートに直接記入されることで作成される以外に、紙媒体を介さずにユーザー端末１００上でデータとして作成される場合もある。図５は、変形例に係るスケジュール連携情報処理装置を含むシステム全体の構成図である。図５のスケジュール連携情報処理装置１０は、ユーザー端末１００上で議事録を作成する場合に対応したものである。図１からの変更点は次の通りである。
【００３０】
議事録テンプレート提供部１２は、議事録役からの要求に応じて、会議データベース１０１を参照して目的の会議に関する各種会議情報を記入した議事録テンプレートを当該議事録役に提供するが、このとき、議事録役が指定するユーザー端末１００に議事録テンプレートの電子データを送信する。例えば、議事録テンプレート提供部１２は、図４に示したような議事録テンプレートのドキュメントデータをユーザー端末１００に送信する。ドキュメントデータとは、ワードプロセッサーなどで作成された文書データであり、ユーザーは、ドキュメントデータにテキストを自由に追記することができる。
【００３１】
議事録管理部１３は、議事録役から会議内容が記載された議事録を受け、その議事録を会議情報に関連付けて会議データベース１０１に登録するが、議事録役のユーザー端末１００から議事録の電子データを受信し、その電子データを会議データベース１０１に登録する。議事録役は、例えば、ユーザー端末１００上で議事録テンプレートに会議内容を入力して議事録を完成させ、その電子データを、スケジュール連携情報処理装置１０へ送信する。議事録管理部１３は、その電子データを受信し、それを会議情報に対応付けて会議データベース１０１に登録することができる。
【００３２】
次に、スケジュール連携情報処理装置１０による会議前通知の一連の処理について図６を参照して説明する。図６は、スケジュール連携情報処理装置１０による会議前通知の一例を示す処理フロー図である。なお、本例に係る会議前通知は、図１及び図５のいずれの構成のシステムにも対応する処理である。
【００３３】
まず、会議主催者であるユーザーＡは、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースを操作して、自身のユーザーＩＤ及びパスワードを入力してスケジュール連携情報処理装置１０にログインする（１）。インタフェースを通じて入力されたユーザーＩＤ及びパスワードはスケジュール連携情報処理装置１０の本体に送られ（１．１）、会議管理部１１は、ユーザーデータベース１０２にアクセスしてユーザーＩＤ及びパスワードによるユーザー認証を試みる（１．１．１）。そして、ユーザー認証に成功すると、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースにその旨が表示され、ユーザーＡはスケジュール連携情報処理装置１０にログイン可能となる。
【００３４】
次に、ユーザーＡは、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースを操作して、会議予定として、会議スケジュール、開催場所、参加者、議事録役、進行役などの各種会議情報を入力する（２）。インタフェースを通じて入力された会議予定はスケジュール連携情報処理装置１０の本体に送られ（２．１）、スケジュール連携情報処理装置１０の会議管理部１１は、会議データベース１０１にアクセスして会議予定を登録する（２．１．１）。
【００３５】
更に、会議管理部１１は、会議前通知を行うか否かを判断し（２．１．２）、通知が必要である場合には、ユーザーデータベース１０２を参照して、会議参加者のユーザー情報として通知先（例えば、メールアドレス）を取得する（２．１．３）。そして、会議管理部１１は、議事録役や進行役等の役割を任されたユーザーに会議の役割及び会議スケジュールを通知する（２．１．４）。例えば、ユーザーＢは、当該会議前通知を受けて、ユーザー端末からスケジュール連携情報処理装置１０へ議事録役を引き受けるかどうかの返答をする。ユーザーＢの返答は、スケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースに表示され、ユーザーＡはそれにより議事録役の承認の有無を知ることができる。もし、ユーザーＢが議事録役を却下した場合、ユーザーＡは、スケジュール連携情報処理装置１０を通じて別の会議参加者に議事録役を依頼する。
【００３６】
次に、スケジュール連携情報処理装置１０による議事録管理の一連の処理について図７Ａ及び図７Ｂを参照して説明する。図７Ａ及び図７Ｂは、スケジュール連携情報処理装置１０による議事録管理の一例を示す処理フロー図である。なお、本例に係る議事録管理は、図１の構成のシステムに対応する処理である。
【００３７】
議事録役を引き受けたユーザーＢは、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースを操作して、スケジュール連携情報処理装置１０に議事録テンプレートを要求する（３）。このとき、議事録テンプレートの要求には会議ＩＤや議事録テンプレートの印刷先である画像形成装置等の情報が含まれている。インタフェースを通じて入力された議事録テンプレートの要求はスケジュール連携情報処理装置１０の本体に送られ（３．１）、スケジュール連携情報処理装置１０の議事録テンプレート提供部１２は、会議データベース１０１にアクセスしてその会議ＩＤに関する会議情報（会議スケジュール、開催場所、参加者、主催者、議事録役、会議の目的等の情報）を取得する（３．１．１）。そして、議事録テンプレート提供部１２は、取得した会議情報を会議テンプレートの各項目に自動入力して議事録テンプレートを生成し（３．１．２）、ユーザーＢが指定した画像形成装置２０へ議事録テンプレートの画像データを送信して印刷を要求する（３．１．３）。これにより、画像形成装置２０によって、ユーザーＢが議事録役を務める会議の議事録テンプレートが印刷される。
【００３８】
会議終了後に、ユーザーＢは、ハードコピーされた議事録テンプレートに会議内容を記載して議事録を完成させると、それを画像形成装置２０によって読み取らせるために、画像形成装置２０にユーザーＩＤ及びパスワードを入力してログインする（４）。画像形成装置２０に入力されたユーザーＩＤ及びパスワードは画像形成装置２０からスケジュール連携情報処理装置１０の本体に送られ（４．１）、スケジュール連携情報処理装置１０の議事録管理部１３は、ユーザーデータベース１０２にアクセスしてユーザーＩＤ及びパスワードによるユーザー認証を試みる（４．１．１）。そして、ユーザー認証に成功すると、議事録管理部１３は、会議データベース１０１にアクセスして議事録の登録対象である会議を特定し、その会議情報を取得する（４．１．２）。
【００３９】
会議情報が取得できたなら、議事録管理部１３は、その取得した会議情報を画像形成装置２０へ転送する。画像形成装置２０は、ユーザーＢがログインに成功した旨を表示画面に表示するとともに、受信した会議情報を表示する。
【００４０】
ユーザーＢは、画像形成装置２０を操作して、議事録を登録すべき会議を指定して、議事録を読み取らせる（５）。このとき、議事録以外に必要な書類も同時に画像形成装置２０に読み取らせることが可能である。
【００４１】
画像形成装置２０は、読み取った議事録の画像データをスケジュール連携情報処理装置１０へ送信する（５．１）。議事録管理部１３は、画像データを受信すると、会議データベース１０１にアクセスして、当該画像データを会議情報に関連付けて会議データベース１０１に登録する（５．１．１）。そして、議事録管理部１３は、ユーザーデータベース１０２にアクセスして、会議の参加者のメールアドレスを取得し（５．１．２）、議事録が登録されたことを各参加者に通知する（５．１．３）。
【００４２】
なお、図示していないが、アクションアイテム管理部１４が、会議データベース１０１に登録された議事録に記載されたアクションアイテムを取得し、そのアクションアイテムの担当者のＴｏＤｏリストにそのアクションアイテムを登録してもよい。
【００４３】
次に、スケジュール連携情報処理装置１０による議事録管理の別の一連の処理について図８Ａ及び図８Ｂを用いて説明する。図８Ａ及び図８Ｂは、スケジュール連携情報処理装置１０による議事録管理の別例を示す処理フロー図である。なお、本例に係る議事録管理は、図５の構成のシステムに対応する処理である。
【００４４】
議事録役を引き受けたユーザーＢは、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースを操作して、スケジュール連携情報処理装置１０に議事録テンプレートを要求する（３）。このとき、議事録テンプレートの要求には会議ＩＤやユーザーＢのメールアドレス等の情報が含まれている。インタフェースを通じて入力された議事録テンプレートの要求はスケジュール連携情報処理装置１０の本体に送られ（３．１）、スケジュール連携情報処理装置１０の議事録テンプレート提供部１２は、会議データベース１０１にアクセスしてその会議ＩＤに関する会議情報（会議スケジュール、開催場所、参加者、主催者、議事録役、会議の目的等の情報）を取得する（３．１．１）。そして、議事録テンプレート提供部１２は、取得した会議情報を会議テンプレートの各項目に自動入力して議事録テンプレートを生成し（３．１．２）、ユーザーＢのメールアドレスへ議事録テンプレートの電子データを送信する（３．１．３）。
【００４５】
会議終了後に、ユーザーＢは、議事録テンプレートの電子データをユーザー端末１００上で編集して議事録を完成させると、それをスケジュール連携情報処理装置１０へ送信するために、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースを操作して、自身のユーザーＩＤ及びパスワードを入力してスケジュール連携情報処理装置１０にログインする（４）。インタフェースを通じて入力されたユーザーＩＤ及びパスワードはスケジュール連携情報処理装置１０の本体へ渡され（４．１）、スケジュール連携情報処理装置１０の議事録管理部１３は、ユーザーデータベース１０２にアクセスしてユーザーＩＤ及びパスワードによるユーザー認証を試みる（４．１．１）。そして、ユーザー認証に成功すると、ユーザー端末１００の画面に表示されるスケジュール連携情報処理装置１０のインタフェースにその旨が表示され、ユーザーＢはスケジュール連携情報処理装置１０にログインすることができる。
【００４６】
スケジュール連携情報処理装置１０にログインしたユーザーＢは、ユーザー端末１００を操作して議事録の電子データを会議データベース１０１に登録する（５）。このとき、議事録管理部１３が議事録の電子データを受信し、会議データベース１０１にアクセスして登録してもよいし、図８Ｂに示したように、ユーザー端末が会議データベース１０１にアクセスして議事録を登録することも可能となっている。また、電子メールに議事録を添付してスケジュール連携情報処理装置１０又は会議データベース１０１に送信することも可能である。
【００４７】
ユーザーＢのユーザー端末１００が会議データベース１０１にアクセスして議事録を登録した場合、会議データベース１０１は、議事録管理部１３に議事録が登録されたことを通知する（５．１）。あるいは、会議データベース１０１は何も通知せずに、議事録管理部１３がポーリングによって会議データベース１０１に議事録が登録されたことを検知してもよい。
【００４８】
議事録管理部１３は、会議データベース１０１に議事録が登録されたことを検知すると、ユーザーデータベース１０２にアクセスして、会議の参加者のメールアドレスを取得し（５．１．１）、議事録が登録されたことを各参加者に通知する（５．１．２）。
【００４９】
なお、図示していないが、アクションアイテム管理部１４が、会議データベース１０１に登録された議事録に記載されたアクションアイテムを取得し、そのアクションアイテムの担当者のＴｏＤｏリストにそのアクションアイテムを登録してもよい。この場合、議事録に記載されたアクションアイテムを対象者のＴｏＤｏリストに登録することができる。
【００５０】
以上のように本実施形態に係るスケジュール連携情報処理装置１０によれば、会議スケジュールと連携して、会議終了後に議事録役によって会議の議事録が登録されたことを通知することができる。これにより、会議終了後に会議参加者に議事録等を適切に配布することができ、会議参加者の利便性が向上する。
【００５１】
なお、本発明は上記実施の形態の構成に限られず種々の変形が可能である。
【００５２】
また、図１乃至図８Ｂを用いて上記実施形態により示した構成及び処理は、本発明の一実施形態に過ぎず、本発明を当該構成及び処理に限定する趣旨ではない。
【符号の説明】
【００５３】
１０      スケジュール連携情報処理装置
１１      会議管理部
１２      議事録テンプレート提供部
１３      議事録管理部
１４      アクションアイテム管理部
２０      画像形成装置
１００    ユーザー端末
１０１    会議データベース
１０２    ユーザーデータベース
【図１】
0006327061.tif 000002
【図２】
0006327061.tif 000003
【図３】
0006327061.tif 000004
【図４】
0006327061.tif 000005
【図５】
0006327061.tif 000006
【図６】
0006327061.tif 000007
【図７Ａ】
0006327061.tif 000008
【図７Ｂ】
0006327061.tif 000009
【図８Ａ】
0006327061.tif 000010
【図８Ｂ】
0006327061.tif 000011