(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議に使用したコンテンツと、該会議に参加した各参加者の電子メールアドレスと、前記各参加者を認証するパスワードとを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記コンテンツを記憶した前記記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成する所在情報生成手段と、
前記所在情報生成手段の生成したＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信する電子メール作成・送信手段と、
送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせる制御手段と、を有し、
前記制御手段は、既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とする閲覧管理装置。
【請求項２】
前記所在情報生成手段は、数字と文字との少なくとも一方を含み、該数字と文字との少なくとも一方が所定の順番で並べられたテーブルを記憶手段に記憶し、乱数を複数回発生させて、発生させた各乱数に対応する文字又は数字を前記記憶手段からそれぞれ抽出し、抽出した文字又は数字を、対応する乱数の発生順に並べて所定長さを有する識別情報を生成することを特徴とする請求項１記載の閲覧管理装置。
【請求項３】
コンピュータを、
会議に使用したコンテンツを記憶した記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成する手段と、
生成されたＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信する手段と、
送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせる手段として機能させ、
既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とするプログラム。
【請求項４】
閲覧管理装置で実行される閲覧管理方法であって、
会議に使用したコンテンツを記憶した記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成するステップと、
生成されたＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信するステップと、
送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせるステップとを有し、
既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とする閲覧管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議や打ち合わせで使用された資料を取り込んだデータや、会議中の発言を録音した音声データをネットワーク経由で迅速に配布する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークを介して会議を行うネットワーク会議システムでは、遠隔に位置する複数の会議室において、カメラやマイクなどの画像・音声入力装置や、モニタやスピーカなどの画像・音声出力装置を設置し、通信回線を利用して、各会議室において行なわれる発言や質疑応答などのイベントを共有し、遠隔地間で議事を同期して進行させることができる。
【０００３】
また、電子会議システムでは、モニタに表示された会議資料のデータ、カメラで撮影された画像データやマイクで入力された音声データ等の会議資料をファイル共有サーバに登録し、保存する。会議の参加者は、ファイル共有サーバに接続することによって会議資料を自コンピュータ端末装置に複製している（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
また、特許文献２には、ネットワーク上を流通可能なサイバー名刺を形成する情報画像カードに関する発明が開示されている。
情報画像カードは、親カードと子カードとから構成されている。親カードは配布用の子カードの発行や送信、情報の更新、日記帳の記入などの情報画像カードに関する基本操作を行うことが可能である。また子カードは、親カードに基づいて複数発行可能であり、ネットワークを介して配布可能となっている。
情報画像カードの所有者（親カード所有者）は、電子メールの添付ファイルとして、あるいは日記帳などを介して形成されるコミュニティスペースを介して、第三者に自己の子カードを配布、交換することが可能となる。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−４９５９５号公報
【特許文献２】特開２００２−６３２９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、会議資料が悪意の第三者に悪用されないようにするために、誰がどの会議資料を何回閲覧したのかを管理したり、場合によっては閲覧者を制限する必要がある。しかしながら、特許文献１及び２にはこれらの技術について開示はない。
【０００７】
また、特許文献２では、専用のクライアントソフトウェアをユーザの端末装置にインストールしなければならず、ユーザに余計な負担をかけることになる。また、資料を参照したいときにクライアントソフトウェアをインストールした端末装置を所持していないと、資料を参照することができないという問題も生じる。
【０００８】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、会議資料の閲覧状況を管理することができる閲覧管理装置、閲覧管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
かかる目的を達成するために本発明の閲覧管理装置は、会議に使用したコンテンツと、該会議に参加した各参加者の電子メールアドレスと、前記各参加者を認証するパスワードとを対応付けて記憶する記憶手段と、前記コンテンツを記憶した前記記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成する所在情報生成手段と、前記所在情報生成手段の生成したＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信する電子メール作成・送信手段と、送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせる制御手段と、を有し、前記制御手段は、既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とする。
コンテンツの記憶場所を示すＵＲＬに、会議の参加者を特定するアドレスＩＤを含んだＵＲＬを記録した電子メールを会議の参加者の電子メールアドレス宛てに送信することで、参加者は、会議のコンテンツを取得することができ、閲覧管理装置は、コンテンツの取得要求を出した参加者を特定することができる。また、一度、取得要求を受け付けたアクセスＩＤは、外部に知られている可能性があるため、このアクセスＩＤと同一のアクセスＩＤを含む取得要求を拒否することで、悪意のあるコンテンツの取得要求を拒否することができる。さらに、ログインしてからの経過時間が所定時間以上経過した場合に、閲覧管理装置が利用者の端末との接続を切断することで、例えば、悪意のある第三者によってコンテンツが無断で書き換えられたり、無断に取得される問題を未然に防ぐことができる。
【００１０】
上記閲覧管理装置において、前記所在情報生成手段は、数字と文字との少なくとも一方を含み、該数字と文字との少なくとも一方が所定の順番で並べられたテーブルを記憶手段に記憶し、乱数を複数回発生させて、発生させた各乱数に対応する文字又は数字を前記記憶手段からそれぞれ抽出し、抽出した文字又は数字を対応する乱数の発生順に並べて所定長さを有する識別情報を生成することを特徴とする。
【００１１】
本発明のプログラムは、コンピュータを、会議に使用したコンテンツを記憶した記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成する手段と、生成されたＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信する手段と、送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせる手段として機能させ、既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とする。
【００１２】
本発明の閲覧管理方法は、閲覧管理装置で実行される閲覧管理方法であって、
会議に使用したコンテンツを記憶した記憶手段の記憶場所を示すＵＲＬに、参加者を識別して、コンテンツの取得要求が該参加者からのものであることを識別するために生成されたアクセスＩＤを含ませたＵＲＬを生成するステップと、生成されたＵＲＬを記録した電子メールを作成して、前記参加者の電子メールアドレス宛てに送信するステップと、送信した電子メールに記録されたＵＲＬを指定したコンテンツの取得要求を受け付けると、受け付けた取得要求に含まれるアクセスＩＤを取り出して、該アクセスＩＤの示す参加者がすでにログインしているか否かを判定し、ログインしていない場合には前記参加者のパスワードの入力要求を、取得要求を出力した端末に送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が正常終了した場合に、取得要求されたコンテンツを前記端末に送信し、また、前記アクセスＩＤの示す参加者がログインしている場合には、ログインしてからの経過時間が所定時間を経過したか否かを判定して、前記所定時間を経過している場合には前記取得要求を受け付けた端末との接続を切断してログアウトさせるステップとを有し、既にコンテンツの取得要求を受け付けて要求されたコンテンツを端末に送信した識別情報と同一のアクセスＩＤを含むコンテンツの取得要求を受け付けても、該取得要求を拒否することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、会議資料の閲覧状況を管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例を説明する。
【実施例】
【００１９】
本実施例の構成を図１に示す。本実施例は、ネットワークに接続されたサーバ装置１と、議事録作成装置（本発明の管理手段に該当する）１０とを有している。サーバ装置１は、データ配信装置２０と、データ管理装置３０と、データベース４０とを有している。
【００２０】
議事録作成装置１０は、会議ごとに会議セッションＩＤを発行し、この会議セッションＩＤごとに、会議の議題、開催日、開催場所、参加者、議事概要などの基本情報と、会議中にプロジェクタ等によって表示した資料のデータと、資料に対する書き込みデータと、会議中の発言を録音した音声データとを関連付けて登録する。なお、以下では、これらのデータを会議コンテンツと呼ぶ。基本情報の入力は、不図示の操作パネルからユーザの操作入力によって行われる。
図３（Ａ）には、会議ごとのコンテンツを管理するコンテンツＩＤ管理テーブルの一例を示す。このコンテンツＩＤ管理テーブルは、議事録作成装置１０によってデータベース４０内に作成される。この管理テーブルでは、会議で使用された資料データや音声データにコンテンツＩＤが付され、会議ごとに発行される会議セッションＩＤに関連付けされて登録される。また、会議セッションＩＤには、会議参加者の電子メールアドレスも関連付けされて登録される。
【００２１】
また議事録作成装置１０は、会議コンテンツをデータベース４０に登録すると、図２に示すような議事録データを作成する。この議事録データは、会議の概要を示すものであって、会議資料データや音声データを視聴することはできない。議事録データには、会議の議題、開催日、開催場所、参加者、議事概要といった基本情報と、会議資料の一部のサムネイル画像と、このサムネイル画像がどのような資料であるのかを示す説明文とが表示される。生成された議事録データは、データベース４０に格納される。
【００２２】
データ配信装置２０は、識別子生成部２１と、メール生成部２２と、メール配信部２３とを有している。
【００２３】
識別子生成部（本発明の所在情報生成手段に該当する）２１は、ユニークなアクセスＩＤを生成して、メール生成部２２に送出する。生成したアクセスＩＤは、データベース４０のアクセスコントロール管理テーブルに登録される。図３（Ｂ）には、ユーザからのアクセスを管理するアクセスコントロール管理テーブルの一例が示されている。アクセスコントロール管理テーブルには、識別子生成部２１で生成したアクセスＩＤに、ログインＩＤと会議セッションＩＤとを関連付けて登録する。なお、ログインＩＤは、サーバ装置１の提供するシステムにログインするためのＩＤであり、システムを利用可能なユーザごとに設定される。
【００２４】
メール生成部（本発明のメール作成手段に該当する）２２は、議事録作成装置１０によって作成された議事録データをデータベース４０から取り出して、議事録データを本文とする電子メールを作成する。この議事録データには、リンクを張っておき、ネットワークに接続された環境であれば、サーバ装置１へのアクセスができるようにする。また、議事録データに貼り付けられるリンク先のＵＲＬには、識別子生成部２１で生成したアクセスＩＤを含ませる。すなわち、会議コンテンツの所在を表すＵＲＬ（第１の所在情報）に、アクセスＩＤ（本発明の識別情報に該当する）を含ませることで、ユーザ毎に異なるＵＲＬ（本発明の第２の所在情報に該当する）が生成される。このため、リンク先のＵＲＬは、ユーザ毎に異なるように設定される。
メール配信部２３は、メール生成部２２で生成された電子メールを、電子メールの宛先に設定された送信先に送信する。
【００２５】
また、議事録データには、図１０に示すようにリンクの代わりにバーコードやＱＲコードのように光学的に読み取り可能なコードを埋め込んでも良い。光学的に読み取り可能なコードには識別子生成部２１で生成したアクセスＩＤを含ませる。この場合、議事録をプリントした紙を会議参加者に郵送や、ＦＡＸで送信する。会議参加者は、紙にプリントされた光学的に読み取り可能なコードを、光学的読み取り装置で読み取ることで、リンク先のデータへアクセスすることができる。
【００２６】
データ管理装置３０は、データ入出力装置３１と、識別子管理部３２と、データ取得部３３とを有している。なお、データ入出力装置３１と識別子管理部３２とで本発明の特定手段として機能する。また、識別子管理部３２が計数手段と、アクセス拒否手段として機能する。
【００２７】
データ入出力装置３１は、ユーザ端末装置からのアクセスを受け付けると、この端末装置からのアクセス要求に含まれるアクセスＩＤを取り出す。取り出されたアクセスＩＤは、識別子管理部３２に送出される。議事録データに張られたリンクがユーザによってクリック（選択）されると、ユーザ端末装置は、ＨＴＴＰのプロトコルに従って、リンク先として貼り付けられたＵＲＬからサーバ名を除いた部分を要求コマンドとしてサーバ装置１に送信する。データ入出力装置３１は、ユーザ端末装置からのアクセスを受けると、該当端末装置の端末識別ＩＤと、要求コマンドからアクセスＩＤを取り出す。
【００２８】
識別子管理部３２では、データ入出力装置３１から送出されたアクセスＩＤから該当するユーザを識別する。
識別子管理部３２は、アクセスＩＤからアクセスコントロール管理テーブルを参照して、アクセスのあったユーザのログインＩＤ、会議セッションＩＤを取り出し、さらに図３（Ｃ）に示すユーザプロファイル管理テーブルからパスワードを取り出す。ユーザプロファイル管理テーブルには、図３（Ｃ）に示すようにサーバ装置１の提供するシステムにログインするためのログインＩＤと、パスワードと、電子メールアドレスとがユーザごとに登録されて管理されている。識別子生成部２１で生成されたアクセスＩＤはユニークなものであるので、アクセスＩＤからログインＩＤやパスワードを割り出すことができる。識別子管理部３２は、パスワードとログインＩＤとを割り出すと、データ入出力装置３１を介してアクセスのあったユーザ端末装置に認証画面を表示させ、認証を実行する。
ユーザによって正常なパスワードが入力されると、識別子管理部３２は、認証の成功をデータ取得部３３に通知し、会議セッションＩＤをデータ取得部３３に通知する。
また、識別子管理部３２は、データ入出力装置３１から取得した端末識別ＩＤをデータベース４０に格納して管理する。
【００２９】
データ取得部３３は、通知された会議セッションＩＤの会議コンテンツをデータベース４０から取り出して、データ入出力装置３１を介してユーザ端末装置に送信する。
【００３０】
なお、データベース４０には、図３（Ａ）に示すコンテンツ管理テーブル、図３（Ｂ）に示すアクセスコントロール管理テーブル、図３（Ｃ）に示すユーザプロファイル管理テーブルの他に、図３（Ｄ）に示すセッション管理テーブルが設けられている。セッション管理テーブルでは、サーバ装置１の提供するシステムにユーザ端末装置の識別ＩＤと、最後にコンテンツをアクセスした時刻が管理される。
【００３１】
また、図１に示すデータ配信装置２０と、データ管理装置３０とはソフトウェア制御によって実現することも可能である。図４は、データ配信装置２０と、データ管理装置３０とをソフトウェア制御によって実現するための制御装置の構成を示すものであり、ＲＯＭ５２に格納したプログラムをＣＰＵ５１が読み込んで、このプログラムに従った演算をＣＰＵ５１で行うことにより、各装置の機能が実現される。なお、ＣＰＵ５１による演算の手順は、後述するフローチャートを参照しながら説明する。また、ＲＡＭ５３には、演算結果のデータが書き込まれ、ＮＶＲＡＭ（Non Volatile RAM）５４には、電源オフ時にバックアップが必要なデータが保存される。
【００３２】
本実施例は、会議コンテンツの概要をまとめた議事録データ中に、会議コンテンツの所在を示すリンクを張って、ユーザ端末装置に電子メールで送信する。リンク先を指定するＵＲＬには、識別子生成部２１で生成したユニークなアクセスＩＤを含ませる。
【００３３】
サーバ装置１は、ユニークなアクセスＩＤに関連付けしてユーザを認証するための認証情報（パスワードとログインＩＤ）を管理している。サーバ装置１は、ユーザ端末装置からアクセスがあると、該当ＵＲＬからアクセスＩＤを抽出し、該当のアクセスＩＤに関連付けられたパスワードと、ログインＩＤとをデータベースより取り出す。送信されるＵＲＬのアクセスＩＤがユーザごとに異なるので、どのユーザがどのコンテンツにアクセスしたのかをサーバ装置１側で管理することができる。
また、サーバ装置１は、アクセスＩＤからユーザを特定すると、ユーザ端末装置に認証画面を表示させ、認証情報（パスワード）を入力させる。認証に成功した場合には、該当ユーザ端末装置に会議コンテンツをダウンロードする。
【００３４】
また、不正なアクセスやアクセスの乱用を防ぐため、発行したＵＲＬは予め定めた制限回数のアクセスを受け付けた時点で無効とする。例えば、制限回数を１回に設定すれば、同じＵＲＬ（アクセスＩＤ）でのアクセスは、１回のみ許可される。
また、アクセスの許可は、同じ端末装置がログアウトするまで有効とする。一旦、一定時間を経過しても利用者からのアクセスがなかった場合には、サーバ装置１側で自動的にログアウトする。ログアウトした時点で、アクセス１回とカウントする。また、アクセスＩＤは、利用者からの要求に従って、再発行することができるようにする。
【００３５】
式（１）には、発行できるアクセスＩＤの数を示す。また、式（２）には、登録できるパスワードの数を示す。登録ユーザの数をｎとし、アクセスＩＤと、パスワードの組み合わせから認証を行う場合、アクセスＩＤとパスワードの認証情報が破られる確率は、式（３）となる。電子メールによってユーザに通知するアクセスＩＤを、１回のみアクセスを許可するように設定することで、非常に強固なセキュリティ機能を持たせることができる。
【００３６】
【数１】
0004802873.tif 000002
【数２】
0004802873.tif 000003
【数３】
0004802873.tif 000004
【００３７】
次に、図５に示すフローチャートを参照しながらアクセスＩＤの生成手順を説明する。
識別子生成部２１は、ＵＲＬに含ませるアクセスＩＤを生成する。識別子生成部２１は、初期設定として、予め設定されたアクセスＩＤの長さを表すパラメータをｌｅｎ、生成中のアクセスＩＤの長さをカウントするカウンタをｉとして、ｉ＝０とする。また、ｉｄをアクセスＩＤの文字列とする（ステップＳ１）。
【００３８】
まず、識別子生成部２１は、生成中のアクセスＩＤの長さｉと、設定されたアクセスＩＤの長さｌｅｎとを比較する（ステップＳ２）。カウンタｉのカウント値がｌｅｎよりも小さい場合には（ステップＳ２／ＹＥＳ）、ｎ＝０〜６１までの乱数を発生させる（ステップＳ４）。識別子生成部２１には、ｎ＝０〜６１の数字に対応させた文字が登録されている。発生した乱数に該当する番号の文字を図６に示すテーブルから取り出して、生成中のアクセスＩＤ（＝ｉｄ）に追加する（ステップＳ５）。そして、ｉの値を１加算する（ステップＳ６）。この処理を繰り返し行い、生成中のＵＲＬアクセスＩＤの長さが、予め設定された長さｌｅｎとイコールとなったところで（ステップＳ２／ＮＯ）、生成したｉｄをアクセスＩＤとして出力する（ステップＳ３）。
【００３９】
次に、図７に示すフローチャートを参照しながら、電子メールの本文中に、生成したアクセスＩＤを含むＵＲＬをリンクとして埋め込み、該当するユーザ端末装置に送信するフローを説明する。
まず、メール生成部２２は、メール送信の宛先リストをデータベース４０から取得する（ステップＳ１１）。データベース４０のコンテンツＩＤ管理テーブルには、図３（Ａ）に示すように会議セッションＩＤに関連付けされて、電子メールを送信する送信先アドレスが登録されている。
【００４０】
メール生成部２２は、取得した宛先リストから送信先のアドレスを１件ずつ取り出して、すべての送信が完了したか否かを判定する（ステップＳ１２）。送信が完了していない場合には（ステップＳ１２／ＮＯ）、電子メールアドレスを検索キーとしてユーザプロファイル管理テーブルを参照し、ログインＩＤを取得する。ユーザプロファイル管理テーブルには、図３（Ａ）に示すようにログインＩＤに関連付けされて、ユーザのパスワードと電子メールアドレスとが登録されている。
【００４１】
メール生成部２２は、ログインＩＤを取得することができた場合には（ステップＳ１４／ＹＥＳ）、識別子生成部２１で生成したアクセスＩＤに、ログインＩＤ、コンテンツＩＤを関連付けして、図３（Ｂ）に示すアクセスコントロール管理テーブルに登録する（ステップＳ１６）。また、メール生成部２２は、会議コンテンツの配置場所を示すＵＲＬに、アクセスＩＤを含ませる。さらに、電子メールの本文に、生成したＵＲＬを接続先とするリンクを貼り付ける（ステップＳ１７）。
【００４２】
また、ステップＳ１４で、ログインＩＤを取得することができなかった場合（ステップＳ１４／ＮＯ）、メール生成部２２は、一時的に利用可能なパスワードを生成する（ステップＳ１５）。このパスワードは管理者から利用者に通知する。サーバ装置１の提供するシステムに登録していないユーザであっても、一時的なパスワードを発行して通知することにより、本システムを利用可能となる。
【００４３】
生成した電子メールは、メール生成部２２からメール配信部２３に送出され、メール配信部２３から送信先に送信される（ステップＳ１８）。上述した処理を、宛先リストに登録されたすべての電子メールアドレスに対して行う。すべての送信先に対して、ユニークなアクセスＩＤを埋め込んだ電子メールの送信が完了すると（ステップＳ１２／ＹＥＳ）、この処理を終了する。
【００４４】
次に、図８に示すフローチャートを参照しながら、データ管理装置３０の処理手順を説明する。
ユーザ端末装置からネットワークを介してアクセス要求を受け付けると、ユーザ端末装置からのアクセス要求に含まれる端末識別ＩＤと、アクセスＩＤとを取り出す（ステップＳ２１）。取り出された端末識別ＩＤ、アクセスＩＤは、識別子管理部３２に送出される。議事録データに張られたリンクがユーザによってクリック（選択）されると、ユーザ端末装置は、ＨＴＴＰのプロトコルに従って、リンク先として貼り付けられたＵＲＬからサーバ名を除いた部分を要求コマンドとしてサーバ装置１に送信する。データ入出力装置３１は、ユーザ端末装置からのアクセスを受けると、該当端末装置の端末識別ＩＤと、要求コマンドからアクセスＩＤを取り出す（ステップＳ２１）。
【００４５】
識別子管理部３２は、データ入出力装置３１から送出された端末識別ＩＤ、アクセスＩＤから該当するユーザを識別する。まず、識別子管理部３２は、データ入出力装置３１でアクセスＩＤを取得することができなかった場合には（ステップＳ２２／ＮＯ）、該当ユーザ端末装置からのアクセスを拒否する（ステップＳ２８）。またデータ入出力装置３１からアクセスＩＤを取得することができた場合（ステップＳ２２／ＹＥＳ）、識別子管理部３２はアクセスＩＤからアクセスコントロール管理テーブルを参照して、アクセスのあったユーザのログインＩＤ、会議セッションＩＤを取り出し、さらに図３（Ｃ）に示すユーザプロファイル管理テーブルからパスワードを取り出す。
識別子生成部２１で生成されたアクセスＩＤはユニークなものであるので、アクセスＩＤからログインＩＤ、パスワード、会議セッションＩＤを割り出すことができる。識別子管理部３２は、パスワード、ログインＩＤ、会議セッションＩＤを割り出すと、さらにこのユーザは、ログイン中であるかどうかを判断する（ステップＳ２３）。ログイン中でない場合（ステップＳ２３／ＮＯ）は、データ入出力装置３１を介してアクセスのあったユーザ端末装置に、図９に示す認証画面を表示させ（ステップＳ２４）、認証を実行する（ステップＳ２５）。認証に失敗した場合（ステップＳ２５／ＮＯ）には、該当ユーザ端末装置からのアクセスは拒否し、ユーザ端末装置に認証画面を表示させる（ステップＳ２４）。
【００４６】
ユーザによって正常なパスワードが入力されると、識別子管理部３２は、アクセス履歴を記録し（ステップＳ２６）、認証に成功したことをデータ取得部３３に通知し、会議セッションＩＤをデータ取得部３３に出力する。データ取得部３３は、識別子管理部３２から会議セッションＩＤを取得すると、取得した会議セッションＩＤで登録された会議コンテンツをデータベース４０から取得する。取得した会議コンテンツをデータ入出力装置３１を介して該当ユーザ端末装置に送信して表示させる（ステップＳ２９）。
【００４７】
会議コンテンツをユーザ端末装置に送信すると、識別子管理部３２は図３（Ｄ）に示すセッション管理テーブルに該当ユーザの最終アクセス時間を記録する（ステップＳ３０）。さらに、識別子管理部３２は、アクセスに使用したアクセスＩＤを使用済みに設定し（ステップＳ３１）、処理を終了する。
また、ログイン中にユーザ端末装置からのアクセスを受け付けると（ステップＳ２３／ＹＥＳ）、最後の操作入力から所定時間を経過しているかどうかを判断する（ステップＳ２７）。最後の操作入力から今度の操作まですでに所定時間を経過した場合（ステップＳ２７/ＹＥＳ）は、該当ユーザ端末からのアクセスを拒否する（ステップＳ２８）。ただし、所定時間を経過していない場合（ステップＳ２７／ＮＯ）は、データ取得部３３に通知し、会議コンテンツをデータ入出力装置３１を介して該当ユーザ端末装置に送信して表示させる（ステップＳ２９）。
【００４８】
なお、このフローでは、アクセスＩＤを検出できなかった場合に、該当ユーザ端末装置からのアクセスを拒否しているが、認証画面をユーザ端末装置に表示して認証を行い、認証に成功した場合にシステムへのログインを許可するように設定してもよい。
【００４９】
上述した実施例は本発明の好適な実施の一例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】サーバ装置の構成を示す図である。
【図２】議事録データの一例を示す図である。
【図３】データベース内に構成される管理テーブルの構成を示す図である。
【図４】ソフトウェアによって動作する制御装置の構成を示す図である。
【図５】アクセスＩＤの生成手順を示すフローチャートである。
【図６】アクセスＩＤに使用される文字列を示す図である。
【図７】会議コンテンツの所在を示すＵＲＬを含む電子メールを作成する手順を示すフローチャートである。
【図８】ユーザ端末装置からのアクセスによって、会議コンテンツを表示させる手順を示す図である。
【図９】ユーザ端末装置に表示させる認証画面の一例を示す図である。
【図１０】議事録データの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００５１】
１  サーバ装置
１０  議事録作成装置
２０  データ配信装置
２１  識別子生成部
２２  メール生成部
２３  メール配信部
３０  データ管理装置
３１  データ入出力装置
３２  識別子管理部
３３  データ取得部
４０  データベース 
【図１】
0004802873.tif 000005
【図２】
0004802873.tif 000006
【図３】
0004802873.tif 000007
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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