(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成手段により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成手段
を具備し、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、前記指示書作成手段は、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段
を具備する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷の指示を受け、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、
前記指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する指示書を印刷用ファイルとして生成し、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
【請求項５】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成機能により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成機能
を実現させ、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、前記指示書作成機能により、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項６】
前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする請求項５記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を管理する文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書を管理する文書管理システムでは、格納されている文書を検索する必要性がある。そのため、文書管理システムは、文書毎に属性情報を付加し管理することが可能である。この属性情報は、日付や文書名の他に、文書の概要、付属情報、契約書類の契約条件、契約日、契約期限などの文書の内容や付随情報を示す文字情報がある。また、文字情報以外にも文書管理システムが連携するサービス（コラボレーションサービス、ワークフローサービスなど）が存在した場合、この連携サービスから文書登録されることで、登録元サービスの関連作業を呼出すリンク情報を付加することも可能である。文書管理システムでは、文書のバージョンアップや版改訂など追加登録処理を行った場合、前記した属性情報は常に最新の文書に継承される。このような文書管理システムにおいて、属性検索処理で抽出された文書は、最新状態の文書が取得・閲覧できるのに加えて、過去の改訂文書、作成履歴や連携サービスにおける処理経緯などが確認できる。
しかし、このように管理された電子文書でも、契約書などの紙文書が原本となる文書では、一旦紙に印刷され、紙での処理が必須となる。この場合、最終的な原本は紙文書となり、文書管理システム上で管理される電子文書は、最終成果物ではなくなってしまうことが多い。そこで、その文書は、紙文書の原本をスキャナなどで読み取って電子化し、そのスキャンされた文書を文書管理システムに再度登録することで、最終成果物として管理できるようになる。
【０００３】
このような文書管理システムに関して、例えば、特許文献１には、複数の原稿を一度に読み取り、その読み取った原稿画像に複数の電子文書に対する操作を効率的に実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供することを課題とし、リーダ部が、文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取り、画像入出力制御部は、その読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出し、抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、読取手段で前記原稿を読み取った読取順序で検索し、検索した検索順序で電子文書の検索結果一覧を操作部の表示部に出力し、操作部によって、出力した検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力し、入力された操作指示に基づいて、検索結果一覧で示される文書情報に対応する電子文書の操作を一括して実行することが記載されている。
また、例えば、特許文献２には、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子ファイル化することができ、電子ファイル化された文書やファイルを容易に管理することができる文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムを提供することを課題とし、本文書管理支援装置は、デジタル複合機から成る文書読取装置と、複数のクライアントコンピュータとにネットワークを介して接続され、予め作成された指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存することが記載されている。
【特許文献１】特開２００５−１０７６９０号公報
【特許文献２】特開２００４−１７１２９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このように文書管理システムに登録されたスキャン文書は、新規登録で扱われるため、元の電子文書に付加された属性情報が有効に活用できないという問題点がある。
また、既存の電子文書と、スキャン文書を関連付け（紐付け）て管理する施策としては、同一フォルダ内でファイルを管理し、ファイルに付加した属性をフォルダに付加する管理方法がある。このようなフォルダ管理方法の場合は、改訂履歴を管理しにくいという欠点がある。１つの文書オブジェクトで管理するためには、手作業で属性を継承するような登録（バージョン追加や版追加・改訂）をしなければならないという煩雑さが生じる。
また、スキャン操作から電子文書を操作する既存技術はあるが、スキャンされた文書を既存の電子文書に対して改訂するようなものはない。
また、スキャン操作時の自動処理化のために、文書ＩＤ（文書を特定する識別子）などのオリジナルコードを、既存文書に埋め込むことでファイル操作を行うような既存技術はいくつかあるが、契約書など公式文書はオリジナル情報を付加するような編集ができないという場合もある。
また、セキュリティ上の問題として、紙文書そのものに元の電子文書に関する格納情報を埋め込むと、文書の流通の過程で、コード解読による電子文書の漏えいや改ざんが行われる危険性もある。
【０００５】
なお、特許文献１に記載された文書管理装置は、文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置の制御を行うものであり、文書そのものにＩＤを埋め込むことを行っており、紙文書から関連する電子文書を操作することが目的である。つまり、スキャンされた文書と既存電子文書を関連付けて（紐付けて）管理することは考慮されていない。
更に、特許文献２に記載された文書管理支援装置は、指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するものである。しかしながら、フォルダ保管のため、文書そのもののバージョン管理は考慮されていない。
【０００６】
本発明は、このような従来の技術が有する問題点に着目してなされたもので、電子文書を文書管理装置から印刷した後、その印刷した紙文書をもとに作業を行い、その後にその紙文書を文書管理装置に再登録することを前提としたものであって、文書に関する属性情報を付した指示書を文書とともに印刷することができるようにした文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
［１］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成手段により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成手段
を具備し、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、前記指示書作成手段は、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理装置。
【０００８】
［２］  前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする［１］記載の文書管理装置。
【００１８】
［３］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段
を具備する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷の指示を受け、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、
前記指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する指示書を印刷用ファイルとして生成し、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理方法。
【００１９】
［４］  前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする［３］記載の文書管理方法。
【００２１】
［５］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成機能により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成機能
を実現させ、
前記指示書が前記画像入力装置によって入力された場合に、前記電子文書に関する属性情報を前記画像入力装置によって入力された画像の文書に継承し、前記電子文書と該画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付ける処理を行うことができるように、前記指示書作成機能により、該指示書内に、関係付けの処理を指示できる欄を設ける
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【００２２】
［６］  前記電子文書と前記画像入力装置によって入力された画像の文書との関係付けとして、バージョンまたは版に関する処理を行うこと
であることを特徴とする[５]記載の文書管理プログラム。
【発明の効果】
【００３０】
本発明にかかる文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムによれば、電子文書を文書管理装置から印刷した後、その印刷した紙文書をもとに作業を行い、その後にその紙文書を文書管理装置に再登録する文書管理であって、文書に関する属性情報を付した指示書を文書とともに印刷することができるようにしたので、紙文書と電子文書の関連付けを容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下、図面に基づき本発明の好適な一実施の形態を説明する。
各図は本発明の一実施の形態を示している。図１は、本発明の一実施の形態の概念的なモジュール構成図を示している。
本実施の形態の概略を説明する。
電子文書を管理する文書管理システムでは、各文書に属性情報を付加して管理することができる。管理されている電子文書に対する処理として、印刷が行われ、その印刷された紙文書で各種手続きを行うことが多々ある。このような紙文書は、処理が完了したところでスキャナ等の画像読み取り装置などでスキャン処理を行い、電子文書化することで、文書管理システムに再登録を行う。こうすることで、電子の世界で管理することが可能である。このような文書に対して、既存の電子文書と紙文書の関連付け（紐付け）を行い、既存の電子文書に設定されている属性情報を継承する管理システムを提供する。
【００３２】
なお、ここで説明する管理部、処理部等の部品は、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等のモジュールを指す。したがって、本実施の形態における部品はプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。したがって、本実施の形態は、プログラム、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、部品は機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１部品を１プログラムで構成してもよいし、複数部品を１プログラムで構成してもよく、逆に１部品を複数プログラムで構成してもよい。また、複数部品は１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１部品が複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータによって実現される場合も含まれる。
【００３３】
一実施の形態は、大きく分けて文書管理システム１０とスキャン文書処理システム２０とを有している。この他にスキャン、プリント、ＦＡＸ、複写等の機能を有する複合機３０と接続されている。文書管理システム１０は複合機３０と接続され、指示書Ａ紙１０３Ａ、契約書Ａ紙１０２Ａ等の紙文書を出力する。ここで、紙文書を出力するものであれば、複合機３０に限定されることはなく、プリンタ、ＦＡＸ等であってもよい。スキャン文書処理システム２０は複合機３０と接続され、指示書Ａ紙１０５Ａ、契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａを入力する。ここで、紙文書を入力するものであれば、複合機３０に限定されることはなく、スキャナ、ＦＡＸ等であってもよい。また、文書管理システム１０とスキャン文書処理システム２０とは、それぞれ複数存在していてもよい。文書管理システム１０、スキャン文書処理システム２０はそれぞれサーバにあり、通信回線によって接続されている。もちろんのことながら、文書管理システム１０、スキャン文書処理システム２０の両方は１つのサーバで実現されてもよく、文書管理システム１０またはスキャン文書処理システム２０は複合機３０によって実現されてもよい。
【００３４】
文書管理システム１０は、文書管理部１１と登録文書作成アプリケーション１２と連携ワークフローサービス１３を有している。文書管理部１１は、契約書Ａ電子最終版１００Ａ等の電子文書とその属性情報を記憶するデータベースである。登録文書作成アプリケーション１２は、契約書Ａ電子最終版１００Ａ等の電子文書の作成、編集、印刷、入力等の処理を行うアプリケーションである。ワープロ等の汎用的な文書処理アプリケーションであってもよいし、契約文書処理等の専用のアプリケーションであってもよい。文書管理部１１、スキャン文書処理システム２０内の動的フォーム生成処理部２４と接続されており、対象となる電子文書のやり取りが行われる。また、複合機３０とも接続されており、文書およびその文書に対応する指示書の印刷を指示する。指示書は、対象となっている文書の前または後に連続して印刷する。または、指示書のみを印刷することもできる。
連携ワークフローサービス１３は、契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａ等の電子文書を対象にしたワークフロー管理を行う。ワークフロー管理は、グループウェアの代表的な機能の１つであり、例えば電子文書の流れを電子メッセージの流れとし、必要なルートに従ったメッセージの配信、メッセージの配信過程の管理などを行う。連携ワークフローサービス１３内は、例えば起動処理部１３１、処理処理部１３２、登録処理部１３３といった一連の処理がある。
起動処理部１３１は、文書管理部１１からの契約書Ａ電子最終版１００Ａや、スキャン文書処理システム２０からの契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａ等の電子文書の入力があり、連携ワークフローサービス１３自身を起動させる。つまり、スキャン文書である契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａが添付されて、ワークフロー作業が起動される。その際、元の電子文書である契約書Ａ電子最終版１００Ａをワークフローサービスでのみ編集可能（チェックアウト）とし、文書管理システムでは編集不可能とする。
そして、その起動により予め定められたワークフローによって処理処理部１３２による処理が行われる。ここでは、電子文書が担当者のＰＣ（パソコン）へ配信され、編集、承認等の処理を促すものである。
その処理が終了すると、登録処理部１３３によって、対象となっている電子文書を文書管理部１１へ登録することが行われる。つまり、元文書（契約書Ａ電子最終版１００Ａ）をスキャン文書（契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａ）に改編登録（チェックイン）する。
【００３５】
スキャン文書処理システム２０は、スキャン画像処理部２１、フォーム解析処理部２２、フォームリソース管理部２３、動的フォーム生成処理部２４、配布処理部２５、登録処理部２６、ＷＦ連携処理部２７を有している。スキャン画像処理部２１は、複合機３０と接続されており、紙文書を複合機３０でスキャンした結果であるイメージデータに対して、ノイズ除去、回転、傾き補正等の画像処理を行う。これは、次のフォーム解析処理部２２により、適格な解析を行うために画像に対して施されるものである。
フォーム解析処理部２２は、スキャン画像処理部２１による処理結果を用いて、指示書Ａ紙１０５Ａ等の指示書のフォームを解析する。ここでのフォーム解析とは、画像内のどの位置にデジタルデータが記載されている文書情報登録エリア１９１があるか等（指示書のフォームについては図４を用いて後述する）を調べることであり、指示書内に記載（記憶）された情報を読み取ることである。例えば、指示書の識別子等が読み取られる。
【００３６】
動的フォーム生成処理部２４は、登録文書作成アプリケーション１２から属性情報を受け取り、指示書Ａ電子１０７Ａ等の指示書を生成する。その際、フォームリソース管理部２３に対して、どのような指示書を生成するかを通知し、フォームリソース管理部２３からフォームＩＤ（指示書の識別子）を受け取る。そして、そのフォームＩＤを指示書内に記載する。
フォームリソース管理部２３は、動的フォーム生成処理部２４から通知された指示書に関する情報を管理する。つまり、動的フォーム生成処理部２４から生成する指示書に関する情報を受け取り、そのフォームＩＤを返す。また、フォーム解析処理部２２の解析結果を用いて、いままでに生成された指示書のうち、どの指示書が戻ってきたのかのマッチングを行い、もどってきた指示書に関する情報は削除する等の処理を行う。
【００３７】
配布処理部２５は、フォーム解析処理部２２からの解析処理結果から、対象とする電子文書（スキャン画像）をどの文書管理部１１に格納すべきか、どの連携ワークフローサービス１３で処理させるべきかを決定する。
登録処理部２６は、配布処理部２５の結果に応じて、該当する文書管理部１１に対象の電子文書である契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａを格納する。つまり、指示書Ａ紙１０５Ａから抽出された属性情報（特に保管先情報）に応じて、文書管理部１１にその電子文書を記憶する。そして、フォーム解析処理部２２によって解析された結果である属性情報も契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａに該当する属性情報として文書管理部１１に格納する。そして、指示書Ａ紙１０５Ａを契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａの作業履歴ファイルとして文書管理部１１に格納することもできる。
また、ＷＦ連携処理部２７は、配布処理部２５の結果に応じて、該当する連携ワークフローサービス１３へ契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａを渡す。その場合、指示書Ａ紙１０５Ａから抽出された属性情報（特に、タスクＵＲＬ、ワークフローＵＲＬ等のリンク情報）を連携ワークフローサービス１３等に渡す。
【００３８】
複合機３０のハードウェア構成例を図２を用いて説明する。本ハードウェアは、ＣＰＵ３１０、ＨＤ３３０、スキャナ３４０、プリンタ３５０、ＲＡＭ３６０、ＲＯＭ３７０、通信インタフェース３８０、ユーザインタフェース３９０、内部バス３９９を有している。ＣＰＵ３１０は、複合機３０全体の制御を行う。ＲＡＭ３６０は、プログラム、データ、イメージデータを記憶する。ＲＯＭ３７０は、固定的なプログラム、データを記憶し、主に複合機３０の電源オン時に必要な情報が記憶されている。ＨＤ３３０は、ＲＡＭ３６０に記憶されたイメージデータを格納したりする。通信インタフェース３８０は、通信網との通信処理を行い、他の機器との送受信を行う。ユーザインタフェース３９０は、複合機３０の操作者による操作を受け付け、ＣＰＵ３１０からの指示に従い、操作者への表示を行う。スキャナ３４０は、イメージデータをＲＡＭ３６０に取り込む。プリンタ３５０は、ＲＡＭ３６０内のイメージデータをプリントアウト等する。これらは、内部バス３９９に接続されており、各部分は連携して処理を行う。
【００３９】
次に作用・働き（動作）を説明する。
まず、図３を用いて、本実施の形態を用いた場合の文書処理の流れの概略を説明する。ここでは、契約処理を例示して、その契約書の流れを中心にして説明する。
操作者は、文書管理システム１０内の登録文書作成アプリケーション１２を用いて、契約書Ａ電子最終版１００Ａ、契約書Ｂ電子最終版１００Ｂ、契約書Ｃ電子最終版１００Ｃを作成する。それぞれの文書には、契約書Ｎｏ．、顧客名、タスクＵＲＬ、ワークフローＵＲＬ、契約期限等の文書属性が記憶された指示書Ａ電子１０１Ａ、指示書Ｂ電子１０１Ｂ、指示書Ｃ電子１０１Ｃ等も登録文書作成アプリケーション１２によって自動的に、あるいは操作者が入力することによって作成される。そして、これらの電子文書は、文書管理部１１に格納される。
【００４０】
次に、操作者は契約書Ａ電子最終版１００Ａ等の電子文書を複合機３０を用いて印刷し（プリント９０１）、紙文書にする。ここで、印刷されるものは契約書Ａ電子最終版１００Ａに対応する契約書Ａ紙１０２Ａ、契約書Ｂ電子最終版１００Ｂに対応する契約書Ｂ紙１０２Ｂ、契約書Ｃ電子最終版１００Ｃに対応する契約書Ｃ紙１０２Ｃ、そして指示書Ａ電子１０１Ａに対応する指示書Ａ紙１０３Ａ、指示書Ｂ電子１０１Ｂに対応する指示書Ｂ紙１０３Ｂ、指示書Ｃ電子１０１Ｃに対応する指示書Ｃ紙１０３Ｃである。そして、契約書Ａ紙１０２Ａ等が印刷される前または後に、指示書Ａ紙１０３Ａ等が印刷される。この指示書は、フェースシートとも呼ばれ、契約書Ａ紙１０２Ａが複数ページの場合に、その境界にプリントアウトされるので、どこまでが契約書Ａ紙１０２Ａであるかを容易に操作者が識別できる。指示書は、文書管理システム１０への指示が記載されている他に、紙文書に対する捺印作業などの人への指示書を兼ねたものである。また、指示書には、属性情報が記載されている。さらに、指示書には、紙文書に対する操作者からのメッセージを記載できるメッセージ領域がある。
【００４１】
そして、指示書（指示書Ａ紙１０３Ａ等）に従って契約処理が紙文書（契約書Ａ紙１０２Ａ等）を用いて行われる（捺印契約締結９０２）。捺印等された紙文書（契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａ、契約書Ｂ紙（原本）締結版１０４Ｂ、契約書Ｃ紙（原本）締結版１０４Ｃ）と手書きのコメント（メッセージ）が記された紙の指示書（指示書Ａ紙１０５Ａ、指示書Ｂ紙１０５Ｂ、指示書Ｃ紙１０５Ｃ）とがそれぞれ組になっている。したがって、この指示書内にメモ等を記載すれば済むので、新たに作業メモを付すようなことは不要になる。
【００４２】
これらの契約処理が終了した紙文書（契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａ等）を複合機３０を用いて文書管理システム１０に入力する（スキャン９０３）。複合機３０によって、スキャンインする際は、プリント９０１と同様に、契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａ等の前または後に指示書Ａ紙１０５Ａ等を入力できるようにする。これによって、スキャン画像（電子文書）に対応する指示書が決定される。そして、指示書Ａ紙１０５Ａ等の指示書を解析し、その指示に従って、契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａ等の電子文書の格納先等が決定等される。スキャン時には、指示書を仕切り紙として一括スキャンすることができる。このスキャン処理の後に、本システムが自動的に既存電子ファイルの新規バージョンとしてスキャンイメージの自動登録、属性の自動継承や自動付加等を行う。
次に、スキャンインされた電子文書を文書管理システム１０内で新規バージョン登録９０４し、契約書Ａ紙（原本）締結版１０４Ａに対応する契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａ、契約書Ｂ紙（原本）締結版１０４Ｂに対応する契約書Ｂスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ｂ、契約書Ｃ紙（原本）締結版１０４Ｃに対応する契約書Ｃスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ｃとして格納する。この際、指示書（指示書Ａ紙１０５Ａ等）の解析結果から登録方法が決定される。その登録方法として、バージョンアップ登録、文書（コンテンツ）差換え、登録後の属性コピー等がある。ここでは、例えば、契約書Ａ電子最終版１００Ａ、契約書Ｂ電子最終版１００Ｂ、契約書Ｃ電子最終版１００Ｃがそれぞれ新たなバージョンとして、契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａ、契約書Ｂスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ｂ、契約書Ｃスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ｃとして文書管理部１１に格納される。属性情報も同様に、指示書Ａ電子１０７Ａ、指示書Ｂ電子１０７Ｂ、指示書Ｃ電子１０７Ｃとして文書管理部１１に格納される。ただし、指示書Ａ電子１０７Ａには、契約書Ａスキャン画像電子（原本）締結版１０６Ａのようにイメージデータのみではなく、指示書Ａ紙１０５Ａを解析した結果であるテキスト情報や手書きのコメント領域等のイメージデータが含まれている。
これによって、電子文書と紙文書とが関係付けられ、いったん紙文書として処理されたとしても、文書管理システム１０内では電子文書との連携がとられ、一貫した文書処理ができている。属性情報に関しては、スキャン登録作業によって、自動的に属性が継承される。つまり、指示書に追記された情報を新たな属性情報として加えたり、属性情報の値を変更したりすることも可能である。
【００４３】
より具体的に文書処理を説明する。
（１）文書管理システム１０は、文書一覧画面に、各文書に紙文書手続き印刷ボタンを配置する。この紙文書手続き印刷ボタンが押下されると、文書格納情報等が記載された指示書と実ファイルとを１つの印刷用ファイルとして作成し、画面に表示、もしくはダウンロード可能にする。
（２）操作者は（１）で取得した印刷用ファイルを印刷指示する。これによって、指定した実ファイルと手続き用指示書は複合機３０によって印刷され、紙文書が生成される。
【００４４】
（３）指示書に、元文書格納情報（格納元の文書管理ＩＤや格納フォルダ、キャビネットなど文書管理システム１０が管理する情報）を複合機３０による入力によって抽出可能に記憶させる。この際、文書管理システム１０の属性情報を同時に文字情報として差し込むことも可能である。属性情報に紙文書での承認ルートや印刷後の指示を登録しておくことで、印刷した指示書に紙文書で行う作業指示を表記することも可能である。また、スキャン後に連携ワークフローサービス１３などによる電子業務フロー処理を行わせる場合、複雑なワークフローが定義されていることが多いので、ワークフローのルートを紙上で指示できる入力エリアも配置可能である。
【００４５】
（４）指示書にしたがって、紙文書での手続きが完了した後、操作者は紙文書を複合機３０でスキャンする。
（５）スキャンされた指示書と文書は、指示書読み取り処理が行われる。スキャン作業は、複数の指示書と文書のセットを一度にスキャンすることができる。指示書読み取り処理は、指示書をジョブの仕切りとし、複数ジョブを指示書別に分割することができる。
（６）指示書読み取り処理では、指示書にある情報を読み取り、配布処理へと渡す。指示書にある情報としては、元電子文書の格納先情報、指示書に入力された電子処理の指示情報などである。
（７）配布処理では、指示書の内容にしたがって指示書以降に添付された文書のイメージファイル（スキャン文書）を後工程に渡す。
（８）（７）の後工程として、文書管理システム１０に登録する処理を行う。また、各種承認や合議処理などを行う連携ワークフローサービス１３との連携もできる。
【００４６】
（９）登録処理部２６が文書管理システム１０内の文書管理部１１に登録する場合、取得した属性情報（特に保管先情報）に対応した該当文書に対して文書改訂の追加登録を行う。文書改訂には、バージョンアップや版追加などがあり、既存文書に設定された属性情報を継承する登録を行う。
（１０）連携ワークフローサービス１３と連携する場合、指示書の情報に従って、文書管理システム１０の該当電子文書をワークフローサービス以外では編集禁止（チェックアウト）もしくは文書そのものの編集をロック処理し、他者の編集作業を禁止した上で、指定された業務フローを起動する。業務フロー終了後、文書管理システム１０に最終文書として該当文書に対して追加登録を行う。この際に、該当文書を編集可能（チェックイン）とする。属性情報を継承するのは（９）と同じである。
（１１）文書管理システム１０から取得する際、または複合機３０による印刷が行われた際に、電子文書のチェックアウトをすることもできる。ここでのチェックアウトは、他者のみでなく、電子文書の所有者であっても編集が禁止される。つまり、電子文書と紙文書とが混在した文書処理を行うシステムであるので、紙文書による処理が必要な期間は、電子文書に対する編集を禁止しなければならないからである。この場合は、登録処理部２６により登録時にチェックインすることで、紙文書の印刷からその紙文書の再登録までの間における編集や改ざんを防ぐことができる。
以上のような処理によって、文書管理システム１０内で管理される文書を、紙文書として出力して利用するというシーンにおいて、元の電子文書に対して、紙文書を文書の追加登録が可能な指示書を自動作成して、１つの印刷用ファイルとしてユーザに提供することで、紙文書の業務と電子管理の効率化を可能とする。
【００４７】
次に、図４を用いて、指示書Ａ紙１０３Ａ（契約書Ａ紙１０２Ａの指示書）の典型的なフォームについて説明する。指示書Ａ紙１０３Ａ内には、文書情報登録エリア１９１、文書登録情報の表示エリア１９２、紙の配布指示情報表示エリア１９３、手書き入力エリア１９４、電子処理指示エリア１９５の領域がある。手書き入力エリア１９４、電子処理指示エリア１９５の領域は、紙文書に対する操作者からのメッセージ（該文書に対する指示、属性情報変更・追加、コメント等）を記載できるものである。そして、該メッセージがその文書の属性情報として文書管理部１１に記憶される。
【００４８】
文書情報登録エリア１９１に記載されるものとして、属性情報を記憶しているもの、例えば、バーコード、２次元バーコード（ＱＲコード等）、グリフコード（例えば特開平６−７５７９５号公報に開示されている）等がある。これらは、その模様から記載されている情報を人間の目で容易に認識できるものではない。また、その模様そのものがウォーターマークのように人間の目には視認できにくいものなどでもよい。さらに、画像に限定されるものではなく、微小のＩＣチップが紙に埋め込まれたものであってもよい。その場合は、複合機３０は画像入力または画像出力のみでなく、その画像入力とともにそのＩＣチップの内容を読み込むリーダー、その画像の印刷とともにそのＩＣチップに内容を書きこむライターが付加されている。文書情報登録エリア１９１に記憶される情報は、登録文書作成アプリケーション１２等で生成された属性情報等である。特に、文書情報登録エリア１９１に記憶される情報として、文書管理部１１に記憶されている電子文書の記憶位置に関する保管先情報を記憶し、人間の目で視読できるような文書登録情報の表示エリア１９２等の欄には記載しないようにすることもできる。
【００４９】
文書登録情報の表示エリア１９２は、文書の属性情報等をユーザが理解できるように文字情報で表示した領域である。文書管理部１１内の文書属性情報やシステムログから自動生成される。紙文書で行う処理と対応する電子文書で行う電子処理とに一連の案件名を付与することで、紙と電子の作業の一貫性を取ることが可能となる。例えば、属性情報の一部であるフォームＩＤ、登録シート作成日時、担当者名、文書名、保管先、案件名等が記載されている。特に、文書名等は文書自身（契約書Ａ紙１０２Ａ）にも記載してもよいが、保管先（電子文書または紙文書の保管先）は、文書自身に記載することは行わず、この指示書のみに記載するようにしている。
【００５０】
紙の配布指示情報表示エリア１９３は、紙文書で実施する業務フローを表示する領域である。紙の配布指示情報表示エリア１９３に記載される情報は、指示書作成時に自動作成され、文書属性から取得されたもの、電子文書作成時に操作者が記載したもの、または、印刷指示の際に操作者が追記したものである。例えば、契約書Ａ紙１０２Ａを対象にした担当者への指示事項、承認作業フロー等の紙文書で作業すべきことが記載されている。
【００５１】
手書き入力エリア１９４は、紙文書による作業中に担当者がコメントを手書きで記載できる領域である。これは、スキャン登録時に抽出可能となっている。この抽出コメントは、文書管理システム１０内の文書管理部１１に属性情報として登録される際に、イメージデータで保管したり、ＯＣＲ処理して文書属性に付加したりすることも可能である。
【００５２】
電子処理指示エリア１９５は、複合機３０によるスキャン後の電子文書に対する電子的な作業等を指定可能とする領域であり、紙文書による処理が終了した後に、文書管理システム１０内の連携ワークフローサービス１３による処理への指示等が記入される欄である。つまり、（１）対象となっている文書に関する属性情報を変更するための操作者の指示、（２）複合機３０により入力された文書に対するワークフローの処理ルートについての操作者の指示、（３）対象となっている文書の版に関する操作者の指示、等を記入できるようになっている。
具体的に、この欄は、文書の属性である「承認結果」は「承認」または「否決」であるか、ワークフローの処理ルートである「合議先」は「Ａ取締役」、「Ｂ専務」、「Ｃ役員」または「Ｄ本部長」であるか、文書の版に関する操作者の指示である「登録種別」は「バージョン追加」、「版改訂」または「原本フラグ有効」であるか等を指定できるようになっている。なお、バージョンは、文書を書き換えた場合等に順次バージョンアップが発生するものである。版は、複数の関係する文書の一部が変更等された場合に、その文書群に対して新たな版が発生するものである。
また、この欄は、チェック欄になっており、担当者がペン等を用いてチェックすると、フォーム解析処理部２２によってその画像が解析され、その項目がチェックされていることが判明する。そして、ＷＦ連携処理部２７は、どの処理を行うべきか等の指示を連携ワークフローサービス１３に対して行う。なお、「登録種別」は、本システムで自動的に指定することも可能である。その場合は、登録文書作成アプリケーション１２において印刷指示を行う場合に操作者が指定すること、文書の属性情報でバージョン追加のルール指定すること、スキャン登録時は必ず原本フラグが有効になるというルールにすること、ワークフロー中の確認画面で指示すること等である。
文書情報登録エリア１９１、文書登録情報の表示エリア１９２、紙の配布指示情報表示エリア１９３内に記載される情報は、指示書Ａ電子１０１Ａに記憶されている情報である。
【００５３】
次に、図５を用いて、指示書による制御のフローを説明する。文書およびその文書に対応する指示書を複合機３０により入力した後に、スキャン文書処理システム２０内のフォームリソース管理部２３が行う処理であり、その文書が複数ある場合は、文書毎に繰り返される。
ステップＳ４０２では、文書形式の確認を行う。つまり、処理の対象となっている文書が、一般の文書であるか指示書であるかの確認を行う。
ステップＳ４０３では、フォーム解析処理部２２により処理結果である指示書解析ステータスの確認を行う。ステータスとしては３つあり、０：解析失敗、１：解析成功（文書あり）、２：解析成功（文書なし）である。０：解析失敗の場合はステップＳ４０６へと進む。１：解析成功（文書あり）の場合はステップＳ４０４へと進む。２：解析成功（文書なし）の場合は、指示書のみが複合機３０により入力され、その後に文書は入力されなかった場合である。この場合は、エラー処理であるステップＳ４０７へと進む。また、ワークフローが不要である文書の場合もあり、その場合はステップＳ４０６へ進む。
ステップＳ４０４では、連携ワークフローサービス１３の操作の準備が行われる。具体的には、連携ワークフローサービス１３内の起動処理部１３１へのコメントを生成することを行う。ここでエラーが発生した場合はステップＳ４０７へと進む。
ステップＳ４０５では、連携ワークフローサービス１３に対してワークフロー操作（起動）を行う。ここでエラーが発生した場合はステップＳ４０７へと進む。
ステップＳ４０６では、指示書が印刷された後に、その指示書が複合機３０により入力されたので、その指示書の役割は終了したことになる。そこで、管理対象とする指示書を削除する処理を行う。
ステップＳ４０７では、エラー文書の記録を文書管理システム１０に対して行う。
ステップＳ４０８では、文書管理部１１内の文書属性に対して、指示書の内容を付与する。
ステップＳ４０９では、この一連の処理が終了したことを操作者に知らせるためにその旨の表示を行う。より具体的には、処理の成功、失敗等をスキャン文書処理システム２０のコンソールに表示する。
【００５４】
次に、図６を用いて、本実施の形態が管理する文書属性を記憶する文書属性管理テーブル５００を説明する。文書属性は、文書管理部１１内にある文書属性管理テーブル５００によって記憶されている。契約書用の文書属性管理テーブル５００は、文書ＩＤ欄５０１、文書名欄５０２、保管先情報欄５０３、作成日時欄５０４、契約書Ｎｏ．欄５０５、顧客名欄５０６、タスクＵＲＬ欄５０７、ワークフローＵＲＬ欄５０８、契約期限欄５０９、版欄５１０等がある。文書ＩＤ欄５０１には、文書を一意に特定する識別子である文書ＩＤが記憶される。文書名欄５０２には、登録文書作成アプリケーション１２によって作成される文書の名前が記憶される。保管先情報欄５０３には、その電子文書が文書管理部１１内に記憶されている位置に関する情報が記憶される。作成日時欄５０４には、登録文書作成アプリケーション１２によって作成された日時が記憶される。契約書Ｎｏ．欄５０５には、契約書Ｎｏ．が記憶される。顧客名欄５０６には、契約書を結ぶ顧客名が記憶される。タスクＵＲＬ欄５０７には、本契約書を対象としたタスクのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）が記憶される。ワークフローＵＲＬ欄５０８には、本契約書を対象としたワークフローのＵＲＬが記憶される。つまり、顧客名欄５０６、ワークフローＵＲＬ欄５０８に記憶される情報は、連携するサービス（登録文書作成アプリケーション１２、連携ワークフローサービス１３等）から該電子文書を取り出すためのリンク情報である。契約期限欄５０９には、本契約書による契約の期限が記憶される。版欄５１０には、本契約書の版番号またはバージョン番号が記憶される。この他の属性を欄を増やすことによって記憶することもできる。
【００５５】
次に、図７を用いて、文書管理システム１０からの印刷処理に関するユーザインタフェースおよび処理の実現例を説明する。ステップＳ７０１、ステップＳ７０２は、文書管理部１１により表示され、ステップＳ７０３、ステップＳ７０４、ステップＳ７０５は、登録文書作成アプリケーション１２により表示される。
ステップＳ７０１は、文書を印刷するための操作画面である。画面上部にはフォルダ名が表示され、そのフォルダに対する操作の一覧が表示される。画面左下には、当該フォルダが文書管理部１１内の階層構造でどのような位置にあるかが表示される。画面右下には、そのフォルダ内の文書の一覧とその文書に対する操作の一覧が表示される。ここで、サンプル文書の「操作一覧」が選択されると、ステップＳ７０２の画面へと推移する。また、サンプル文書の操作一覧内の操作アイコンである「登録文書作成」が選択されると、ステップＳ７０３へと推移する。
ステップＳ７０２は、サンプル文書の操作一覧がメニュー形式で表示されている画面である。例えば、操作としてワークフロー起動、登録文書作成等がある。ここで「登録文書作成」が選択されると、ステップＳ７０３へと推移する。
ステップＳ７０３は、登録文書作成処理が実行される。対象となっている文書とその指示書の印刷用ファイルが作成され、ステップＳ７０４へと推移する。ここでエラーが発生すると、ステップＳ７０５へ推移し、エラー画面を表示する。
ステップＳ７０４は、作成された登録文書（印刷用ファイル）を取得する。取得の方法として、操作者の指示によって、ＷＥＢブラウザを介して、画面への表示またはそのファイルが所定の記憶装置にダウンロードされる。このファイルを印刷することによって、紙文書と紙の指示書が生成される。
【００５６】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、その場合は、以下の発明としても把握することができる。
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成機能により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００５７】
コンピュータに、
電子文書を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００５８】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００５９】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に関する属性情報に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００６０】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００６１】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に前記文書入力機能により入力された文書を格納する文書格納機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００６２】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能により印刷された文書と指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に前記文書入力機能により入力された文書を格納する文書格納機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
【００６３】
コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止機能と、
前記印刷機能により印刷された文書と指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したデータ処理装置読み取り可能な記録媒体。
また、本実施の形態は、以下の発明としても把握できる。
［１］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成手段により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［２］  電子文書を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書を印刷する印刷手段と、
前記印刷手段による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［３］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成手段によって作成された指示書を印刷する印刷手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［４］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に関する属性情報に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記指示書作成手段によって作成された指示書を印刷する印刷手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［５］  前記電子文書に関する属性情報は、連携するサービスから該電子文書を取り出すためのリンク情報を含む
ことを特徴とする［１］，［３］または［４］記載の文書管理システム。
［６］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出手段と、
前記属性抽出手段により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［７］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出手段と、
前記属性抽出手段により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に前記文書入力手段により入力された文書を格納する文書格納手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［８］  前記文書格納手段は、前記属性抽出手段により抽出された属性情報に応じて、その指示書とともに前記文書入力手段により入力された文書に対応する前記電子文書記憶手段に記憶されている該当する電子文書のバージョンまたは版に関する処理を行う
ことを特徴とする［６］または［７］記載の文書管理システム。
［９］  前記文書格納手段は、前記属性抽出手段により抽出された属性情報を、その指示書とともに前記文書入力手段により入力された文書の属性情報として前記電子文書記憶手段に記憶する
ことを特徴とする［６］，［７］または［８］記載の文書管理システム。
［１０］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成手段によって作成された指示書を印刷する印刷手段と、
前記印刷手段により印刷された文書と指示書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出手段と、
前記属性抽出手段により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に前記文書入力手段により入力された文書を格納する文書格納手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［１１］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示手段と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成手段と、
前記印刷指示手段による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成手段によって作成された指示書を印刷する印刷手段と、
前記印刷手段による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止手段と、
前記印刷手段により印刷された文書と指示書を入力する文書入力手段と、
前記文書入力手段により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出手段と、
前記属性抽出手段により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
［１２］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段
を具備する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷の指示を受け、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、
前記指示に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する指示書を印刷用ファイルとして生成する
ことを特徴とする文書管理方法。
［１３］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段
を具備する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷の指示を受け、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、
前記指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記作成された指示書を印刷し、
前記印刷された文書と指示書を入力し、
前記入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出し、
前記抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に前記入力された文書を格納する
ことを特徴とする文書管理方法。
［１４］  電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶手段
を具備する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対して印刷の指示を受け、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、
前記指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記作成された指示書を印刷し、
前記印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にし、
前記印刷された文書と指示書を入力し、
前記入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出し、
前記抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする
ことを特徴とする文書管理方法。
［１５］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書および該電子文書に対応する前記指示書作成機能により作成された指示書を印刷用ファイルとして生成する印刷用ファイル生成機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［１６］  コンピュータに、
電子文書を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［１７］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［１８］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に関する属性情報に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［１９］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［２０］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に前記文書入力機能により入力された文書を格納する文書格納機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［２１］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能により印刷された文書と指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に前記文書入力機能により入力された文書を格納する文書格納機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
［２２］  コンピュータに、
電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶している電子文書記憶機能と、
前記電子文書記憶機能に記憶されている電子文書に対して印刷を指示する印刷指示機能と、
前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成する指示書作成機能と、
前記印刷指示機能による指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記指示書作成機能によって作成された指示書を印刷する印刷機能と、
前記印刷機能による印刷が行われると該電子文書を編集禁止の状態にする編集禁止機能と、
前記印刷機能により印刷された文書と指示書を入力する文書入力機能と、
前記文書入力機能により入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出する属性抽出機能と、
前記属性抽出機能により抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶機能に記憶された該当する電子文書を編集可能の状態にする編集可能機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
前記［１］から［２２］の発明は次のように作用する。
これらの文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムは、電子文書記憶手段は電子文書とその電子文書に関する属性情報を記憶しており、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対する印刷の指示を受け、前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、前記指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記作成された指示書を印刷する。
また、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に関する属性情報に対する印刷の指示を受け、前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、前記指示に応じて、前記作成された指示書を印刷する。
また、文書と該文書に関する属性情報を抽出可能にした指示書を入力し、前記入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出し、前記抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に前記入力された文書を格納する。
また、前記電子文書記憶手段に記憶されている電子文書に対する印刷の指示を受け、前記電子文書に関する属性情報を画像入力装置によって抽出可能にした指示書を作成し、前記指示に応じて、前記電子文書を印刷する前または後に、前記作成された指示書を印刷し、前記印刷された文書と指示書を入力し、前記入力された指示書から文書に関する属性情報を抽出し、前記抽出された属性情報に応じて、前記電子文書記憶手段に前記入力された文書を格納する。
このように作用することによって、紙文書と電子文書の関連付けが容易に行えるようになる。
これらの文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムによれば、電子文書を文書管理システムから印刷した後、その印刷した紙文書をもとに作業を行い、その後にその紙文書を文書管理システムに再登録する文書管理であって、文書に関する属性情報を付した指示書を文書とともに印刷することができるようにしたので、紙文書と電子文書の関連付けを容易に行うことができる。
また、指示書を紙文書とともにスキャンし、その指示書に従って文書管理システムによって管理されている元電子文書に対して属性情報を変更することができるので、元電子文書に付加された属性情報を、スキャン操作のみで継承する登録が実現できる。
また、紙文書に電子文書の保管先情報を埋め込むことを不要としたので、公式文書等の機密性を高め、保管情報の漏えい対策が行える。
【００６４】
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】文書管理システムを例示した概略ブロック図である。
【図２】データ処理装置のハードウェアを例示した概略ブロック図である。
【図３】文書管理システムを用いた文書の管理例を示す模式図である。
【図４】文書管理システムによって作成された指示書例を示す図である。
【図５】指示書による制御のフローチャートである。
【図６】文書属性のデータ構造例を示す図である。
【図７】印刷用文書作成の際のユーザインタフェースである画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００６６】
１０…文書管理システム
１１…文書管理部
１２…登録文書作成アプリケーション
１３…連携ワークフローサービス
２０…スキャン文書処理システム
２１…スキャン画像処理部
２２…フォーム解析処理部
２３…フォームリソース管理部
２４…動的フォーム生成処理部
２５…配布処理部
２６…登録処理部
２７…ＷＦ連携処理部
３０…複合機
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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