(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の識別情報を含む文書閲覧要求をクライアントから受信した場合に、当該文書に対して新たな識別情報を付与して、当該新たな識別情報および当該文書の内容を当該クライアントに返送し、かつ、当該新たな識別情報を新識別情報とし、前記文書閲覧要求に含まれる前記識別情報を旧識別情報とし、前記文書閲覧要求を行った利用者を表す情報と当該新識別情報と当該旧識別情報とを互いに対応づけた履歴情報を生成して管理する文書管理サーバに接続され、
前記文書管理サーバから複数の前記履歴情報を取得し、取得した複数の前記履歴情報において、１つの前記履歴情報における前記新識別情報が他の前記履歴情報における前記旧識別情報である前記履歴情報の対を特定し、当該１つの前記履歴情報における前記利用者を文書の送信者とし、当該他の前記履歴情報における前記利用者を文書の受信者として、当該送信者と当該受信者とを対にした送受信ペアを含む送受信履歴を求める履歴取得部と、
予め定められた文書の受け渡し順序に基づく送受信ペアが登録された受け渡しフローと前記送受信履歴とを照合して、前記送受信履歴に示された各送受信ペアを、前記受け渡しフローに登録されているか否かに基づいて登録送受信ペアと未登録送受信ペアとに分類する分類部と、
前記登録送受信ペアと前記未登録送受信ペアとを区別して示した文書の受け渡し履歴を提供する履歴提供部と、
を備えることを特徴とする履歴提供装置。
【請求項２】
請求項１に記載の履歴提供装置は、
前記受け渡しフローに登録された送受信ペアの中から、前記送受信履歴に示されていない送受信ペアを未実行送受信ペアとして特定する特定部を備え、
前記履歴提供部は、
前記未実行送受信ペアが、前記登録送受信ペア及び前記未登録送受信ペアと区別して示された文書の受け渡し履歴を提供することを特徴とする履歴提供装置。
【請求項３】
文書の識別情報を含む文書閲覧要求をクライアントから受信した場合に、当該文書に対して新たな識別情報を付与して、当該新たな識別情報および当該文書の内容を当該クライアントに返送し、かつ、当該新たな識別情報を新識別情報とし、前記文書閲覧要求に含まれる前記識別情報を旧識別情報とし、前記文書閲覧要求を行った利用者を表す情報と当該新識別情報と当該旧識別情報とを互いに対応づけた履歴情報を生成して管理する文書管理サーバに接続されたコンピュータシステムを、
前記文書管理サーバから複数の前記履歴情報を取得し、取得した複数の前記履歴情報において、１つの前記履歴情報における前記新識別情報が他の前記履歴情報における前記旧識別情報である前記履歴情報の対を特定し、当該１つの前記履歴情報における前記利用者を文書の送信者とし、当該他の前記履歴情報における前記利用者を文書の受信者として、当該送信者と当該受信者とを対にした送受信ペアを含む送受信履歴を求める履歴取得部と、
予め定められた文書の受け渡し順序に基づく送受信ペアが登録された受け渡しフローと前記送受信履歴とを照合して、前記送受信履歴に示された各送受信ペアを、前記受け渡しフローに登録されているか否かに基づいて登録送受信ペアと未登録送受信ペアとに分類する分類部と、
前記登録送受信ペアと前記未登録送受信ペアとを区別して示した文書の受け渡し履歴を提供する履歴提供部と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書の受け渡し履歴を提供する履歴提供装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
この分野の従来技術として、特許文献１に示される技術がある。この技術では、文書サーバが電子メールに添付した文書の送信履歴をユーザに提供する。これにより、ユーザは、実際に電子メールに添付されて送信された文書の送信履歴を把握することができる。
【０００３】
しかしながら、特許文献１の技術では、ユーザは、実際に送信された文書に対する送信経路が適切な経路であったかどうかを、送信履歴を見るだけでは把握することができない。例えば、予め定められた受け渡しフローに従えばユーザＡからユーザＢに提供されるべき文書Ｆが、ユーザＸからユーザＢに提供されたとする。その場合、特許文献１の技術では、ユーザは、ユーザＸからユーザＢに文書Ｆが提供されたという送信経路を把握することはできるが、文書Ｆが本来ユーザＡからユーザＢに提供されるべき文書であったことを、送信履歴を見るだけでは、把握することができない。また、特許文献１では、電子メールで送信された文書に対する送信履歴を把握することはできるが、電子メール以外で受け渡された文書に対する受け渡し履歴を把握することはできない。
【０００４】
また、特許文献２に示されたシステムでは、ワークフローや非定型業務における文書の配送履歴を管理している。しかし、特許文献２に示されたシステムは、単に文書の配送経路を示すだけであり、ユーザは、例えば、非定型業務において実際に配送された文書の配送経路が適切な経路であったかどうかを、配送履歴を見るだけでは把握することができない。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−１２５８４１号公報
【特許文献２】特開平１０−６３７４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、文書の実際の受け渡しが、予め定められた受け渡しフローに従って行われているかどうかをユーザが容易に把握することができる技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る履歴提供装置は、文書の識別情報を含む文書閲覧要求をクライアントから受信した場合に、当該文書に対して新たな識別情報を付与して、当該新たな識別情報および当該文書の内容を当該クライアントに返送し、かつ、当該新たな識別情報を新識別情報とし、前記文書閲覧要求に含まれる前記識別情報を旧識別情報とし、前記文書閲覧要求を行った利用者を表す情報と当該新識別情報と当該旧識別情報とを互いに対応づけた履歴情報を生成して管理する文書管理サーバに接続され、前記文書管理サーバから複数の前記履歴情報を取得し、取得した複数の前記履歴情報において、１つの前記履歴情報における前記新識別情報が他の前記履歴情報における前記旧識別情報である前記履歴情報の対を特定し、当該１つの前記履歴情報における前記利用者を文書の送信者とし、当該他の前記履歴情報における前記利用者を文書の受信者として、当該送信者と当該受信者とを対にした送受信ペアを含む送受信履歴を求める履歴取得部と、予め定められた文書の受け渡し順序に基づく送受信ペアが登録された受け渡しフローと前記送受信履歴とを照合して、前記送受信履歴に示された各送受信ペアを、前記受け渡しフローに登録されているか否かに基づいて登録送受信ペアと未登録送受信ペアとに分類する分類部と、前記登録送受信ペアと前記未登録送受信ペアとを区別して示した文書の受け渡し履歴を提供する履歴提供部と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、履歴提供部が、文書の送信者と受信者とを対にした送受信ペアを、受け渡しフローに登録されているか否かに基づいて登録送受信ペアと未登録送受信ペアとに区別して示した文書の受け渡し履歴を提供する。よって、ユーザは、文書の実際の受け渡しが、予め定められた受け渡しフローに従って行われているかどうかを容易に把握することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態とする）について、以下、図面を用いて説明する。
【００１０】
図１は、本実施形態に係る文書流通システムの概略構成を示す図である。図１に示すように、本システムは、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）やインターネットなどのネットワーク５０に接続された文書管理サーバ１０とクライアント３０と履歴提供装置７０とから構成される。
【００１１】
本システムでは、文書管理サーバ１０が文書の正本を管理する。クライアント３０は、文書管理サーバ１０が管理する文書を閲覧する場合、閲覧対象の文書を特定する識別情報を示した文書閲覧要求を文書管理サーバ１０に送信する。文書管理サーバ１０は、その文書閲覧要求に応じて、その要求に示された識別情報に基づいて正本を特定し、その正本に含まれる文書を複製し、その複製文書を含むデータを副本としてクライアント３０に提供する。さらに、文書管理サーバ１０は、クライアント３０からの文書閲覧要求に関する履歴情報を管理する。閲覧提供装置７０は、文書管理サーバ１０から履歴情報を取得して、その履歴情報を用いて文書の受け渡し履歴を生成し、ユーザに提供する。なお、文書とは、テキストファイル、画像ファイル、音声ファイル、動画ファイルなど、ネットワーク５０上で流通可能なデータ全般を示す。
【００１２】
ここで、文書管理サーバ１０についてさらに説明する。文書管理サーバ１０は、文書を閲覧するために必要なリファレンス情報を含むファイル（以下、このファイルを副本ショートカットと呼ぶ）を、クライアント３０に提供する。この副本ショートカットには文書の実体は含まない。クライアント３０は、副本ショートカットを開くと、その中に含まれるリファレンス情報(上記において「識別情報」として示したもの)に基づいて、文書管理サーバ１０にアクセスして、文書の実体を取得することができる。クライアント３０が取得した文書の実体は、文書を閲覧するためのアプリケーションが使用するワークメモリ上でのみ処理され、クライアント３０のディスク上にファイルとして保存されないようにする。そのため、クライアント３０は、ユーザからの文書の閲覧要求に応じて、副本ショートカットに対応する文書を取得する場合には、文書管理サーバ１０に必ずアクセスすることになる。よって、文書管理サーバ１０は、自身が管理する文書に対する履歴情報を管理することができる。
【００１３】
図２は、文書管理サーバ１０の機能ブロックを示す図である。図２において、文書登録部１２は、文書登録処理を実行する。より具体的には、文書登録部１２は、クライアント３０から文書登録要求を受け取り、その文書登録要求に含まれる文書とその文書の属性とを組みにして、その組みを正本として文書管理部２２に登録する。文書登録部１２は、正本を登録する際に、正本を一意に特定する正本ＩＤ（上記の文書ＩＤに相当する）を生成して、正本と正本ＩＤとを関連づけて文書管理部２２に登録する。また、文書登録部１２は、生成した正本ＩＤを派生関係情報記憶部２４が記憶する派生関係情報に登録する。派生関係情報については後述する。ここで、文書の属性は、例えば、その文書のファイル名、その文書を作成したユーザ名、その文書の作成日時などを示す。
【００１４】
ショートカット提供部１４は、副本ショートカット発行処理を実行する。より具体的には、ショートカット提供部１４は、副本ショートカット要求をクライアント３０から受け取ると、その副本ショートカット要求に含まれる正本ＩＤに対応する副本ショートカットを発行し、その副本ショートカットをクライアント３０に提供する。副本ショートカットは、副本ＩＤを含む。副本ＩＤは文書ＩＤとそこから作られた副本を全世界で一意に特定するものである(この場合サーバのリファレンス情報が論理的に副本ＩＤに含まれる。副本ＩＤが決まればサーバを特定することができる)が、別の実装も可能である。例えば、副本サブＩＤを文書管理サーバ１０内で一意に決まるものとして、文書管理サーバ１０のホスト名や文書閲覧の際のリクエストＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などを示したアクセス先情報と、閲覧対象の文書の正本ＩＤと関連付けられた副本サブＩＤを含むようにしてもよい。また、副本ショートカットの属性を含むようにしてもよい。なお、副本ショートカットのファイル形式は例えばＰＤＦ（Portable Document Format）である。
【００１５】
クライアント３０は、副本ショートカットに含まれるリファレンス情報を参照(または副本ＩＤから計算)して、そこに示されるリクエストＵＲＬに向けて、副本ＩＤを示した文書閲覧要求を送信することで、閲覧対象である文書の複製文書を含む副本を取得することができる。ここで、副本ＩＤは、すでに生成された正本ＩＤや他の副本ＩＤとは重複しないユニークな値である。
【００１６】
さらにショートカット提供部１４は、副本ＩＤを生成すると、派生関係情報記憶部２４が記憶する派生関係情報を更新する。派生関係情報は、正本ＩＤと、その正本ＩＤに対応する副本ＩＤとの派生関係、または副本ＩＤが生成される生成元副本ＩＤと生成された副本ＩＤとの対応を示す情報であり、派生関係情報のデータ構造は、木構造で表される。文書管理サーバ１０は、この派生関係情報を参照することで、副本ＩＤがどの正本ＩＤから派生して生成されたものかを判断することができる。図３は、派生関係情報に示される派生関係の一例を示す図である。
【００１７】
文書提供部１６は、文書提供処理を実行する。より具体的には、文書提供部１６は、クライアント３０からの文書閲覧要求を受け取ると、その文書閲覧要求から副本ＩＤを読み出し、派生関係情報を参照することで、その副本ＩＤの根（root）である正本ＩＤを特定する。続いて、文書提供部１６は、特定した正本ＩＤに関連づけられた正本を文書管理部２２から取り出し、その正本に含まれる文書を複製する。文書提供部１６は、ショートカット提供部１４と同様に新たな副本ＩＤを生成し、文書閲覧要求に示される副本ＩＤの子となるように、その副本ＩＤを派生関係情報に登録する。さらに、文書提供部１６は、複製文書と新たな副本ＩＤとを含む副本をクライアント３０に提供する。クライアント３０は、副本に含まれる新たな副本ＩＤを用いて、クライアント３０上の副本ショートカットに含まれる副本ＩＤを更新する。
【００１８】
履歴情報管理部１８は、ショートカット提供部１４や文書提供部１６が行ったそれぞれの処理の履歴情報を管理する。ショートカット提供部１４が副本ショートカット発行処理を行った場合、履歴情報管理部１８は、その副本ショーットカットを要求したユーザＩＤ、その時生成した副本ＩＤ、生成日時などを履歴として管理する。さらに、文書提供部１６が副本提供処理を行った場合、履歴情報管理部１８は、その副本を要求したユーザＩＤ（つまり文書閲覧要求をしたユーザＩＤ）、その時生成した更新用の新たな副本ＩＤ、文書閲覧要求に示された副本ＩＤ、副本提供日時などを履歴として管理する。
【００１９】
図４は、履歴情報管理部１８が管理する履歴情報の一例を示す。図４において、イベントフィールド１０２には、ショートカット提供部１４や文書提供部１６が行ったそれぞれの処理の種別が示される。種別としては、「ＳＣ生成」、「副本閲覧」がある。「ＳＣ生成」は、ショートカット提供部１４が副本ショートカット発行処理を行ったことを示す。さらに、「副本閲覧」は、文書提供部１６が文書提供処理を行ったことを示す。ユーザＩＤフィールド１０４には、文書管理サーバ１０に対して副本ショートカット要求や文書閲覧要求を行った要求元のユーザＩＤが示される。新ＩＤフィールド１０６には、文書管理サーバ１０がクライアント３０からの要求に応じて生成した新たな副本ＩＤが示される。旧ＩＤフィールド１０８には、クライアント３０から送信された文書閲覧要求に示された副本ＩＤが示される。つまり、旧ＩＤフィールドには、派生関係において、生成した新たな副本ＩＤの親となる副本ＩＤが示される。なお、イベント種別が「ＳＣ生成」の場合には、親となる副本ＩＤは存在しないため、旧ＩＤフィールド１０８には、「−」が示される。また、日付フィールド１１０には、文書管理サーバ１０がクライアント３０から文書閲覧等の要求を受け付けた日付が示される。
【００２０】
このように履歴情報管理部１８が管理する履歴情報の旧ＩＤフィールド１０８を参照することで、ユーザが、どの副本ＩＤを用いて閲覧要求してきたかがわかる。また、旧ＩＤフィールド１０８の副本ＩＤと同じ副本ＩＤが新ＩＤフィールド１０８に示された行を特定することで、ユーザが閲覧要求の際に用いた副本ＩＤがどのユーザから提供された副本ＩＤなのかを特定することができる。つまり、この履歴情報を参照することで、どのユーザがどのユーザから提供された副本ショートカットを用いて、いつ文書の閲覧を行ったのかを把握することができる。
【００２１】
続いて、文書管理サーバ１０から、上記の履歴情報を取得して、文書の受け渡し履歴を生成する履歴提供装置７０について説明する。
【００２２】
図５は、履歴提供装置７０の機能ブロックを示す図である。図５において、受け渡しフロー記憶部７２は、文書の回覧順序を示す受け渡しフローを記憶する。文書の受け渡しフローは、図６に示すように、ユーザＩＤ（ユーザ０１，０２，・・・）をノードとして、副本ショートカットの送り手を親、副本ショートカットの受け手を子とする木構造のデータである（以下、副本ショートカットの送り手と副本ショートカットの受け手との対を、「送受信ペア」と呼ぶ）。図６に示すフローに従って文書が回覧される場合、根（root）となるユーザ０１が、副本ショートカットを用いて対象文書を閲覧した後に、その副本ショートカットをユーザ０２およびユーザ０４に提供する。また、ユーザ０２は、提供された副本ショートカットを用いて対象文書を閲覧した後に、その副本ショートカットをユーザ０６およびユーザ０８に提供する。一方、ユーザ０４は、提供された副本ショートカットを用いて対象文書を閲覧した後に、その副本ショートカットをユーザ１０に提供する。ユーザ０４，０８，１０は、それぞれ提供された副本ショートカットを用いて対象文書を閲覧する。なお、文書の受け渡しフローは、例えば、企業などにおいて、帳票、書類などの文書を回覧、決裁する際の順序により定めることができる。また、受け渡しフロー記憶部７２に記憶する受け渡しフローは、例えば、文書ごとに用意してもよいし、根（root）となるユーザが文書の回覧を開始する際にその都度登録してもよい。
【００２３】
閲覧履歴取得部７４は、文書管理サーバ１０から上記の履歴情報を取得する。受け渡し履歴提供部７６は、ユーザにより指定された正本ＩＤに対する受け渡し履歴を生成し、提供する。受け渡し履歴は、指定された正本ＩＤに対する受け渡しフローと履歴情報とを用いて生成されるテーブルである。図７は、受け渡し履歴のテーブルの一例を示す図である。図７において、提供先フィールド１２０には、副本ショートカットを用いて文書の閲覧を行ったユーザＩＤ、つまり副本ショートカットを提供された提供先（受信者）のユーザＩＤが示される。提供元フィールド１２２には、閲覧する際にユーザが用いた副本ショートカットを提供した提供元（送信者）のユーザＩＤが示される。さらに、状態フィールド１２４には、受け渡し履歴に登録された各送受信ペアに対する状態種別が示される。状態種別としては、「閲覧済み」、「未定義」、「未読」の３つがある。「閲覧済み」は、閲覧履歴に示された送受信ペアの中で、受け渡しフローに定義された送受信ペアに対して割り当てられる状態種別である。つまり、「閲覧済み」は、受け渡しフローに定義された正規の提供先ユーザ（文書を閲覧したユーザ）が、対となる正規の提供元ユーザ（文書を提供したユーザ）から提供された副本ショートカットを用いて文書を閲覧したことを示す。また、「未定義」は、閲覧履歴に示された送受信ペアの中で、受け渡しフローに定義されていない送受信ペアに対して割り当てられる状態種別である。よって、受け渡しフローに定義された提供先ユーザであっても、対になる提供元ユーザが、受け渡しフローに定義されていないユーザであれば、その送受信ペアは、「未定義」となる。つまり、「未定義」は、受け渡しフローからはずれた副本ショートカットの受け渡しが行われ、文書の閲覧が行われたことを示す。さらに、「未読」は、受け渡しフローに定義された送受信ペアの中で、閲覧履歴には示されていない送受信ペアに対して割り当てられる状態種別である。つまり、「未読」は、受け渡しフローに定義された正規の提供先ユーザが、対となる提供元ユーザから提供されるべき副本ショートカットを用いて文書をまだ閲覧していないことを示す。
【００２４】
図８Ａは、受け渡し履歴提供部７６から提供された受け渡し履歴をクライアント３０等が備える表示装置に表示した場合の表示画面の一例を示す。表示画面は、各送受信ペアの状態種別をユーザが一目で把握できるように、例えば、色分けして表示される。また、文書の受け渡しフローをユーザが一目で把握できるように、送受信ペアごとに実行日時等をツリー形式で表示してもよい。
【００２５】
なお、文書管理サーバ１０から提供される履歴情報に基づいて、履歴提供装置７０は、文書管理サーバ１０への文書登録や、副本ショートカットの発行イベントについても、図８Ｂに示すように受け渡し履歴に合わせて表示してもよい。これにより、閲覧対象の文書をだれが文書管理サーバ１０に登録したのか（図８Ｂの状態フィールドの「新規登録」が該当する）、閲覧対象の文書に対する副本ショートカットをだれが文書管理サーバ１０から取得したのか（図８Ｂの状態フィールドの「ＳＣ発行」が該当する）も合わせて把握することができる。
【００２６】
ここで、さらに、受け渡し履歴提供部７６における受け渡し履歴の生成手順について、図９に示すフローチャートを用いて説明する。
【００２７】
まず、受け渡し履歴提供部７６は、文書管理サーバ１０から取得した図４に示すような履歴情報を一行ずつ読み出して、図１０の（Ａ）に示すような、提供元ユーザごとに提供先ユーザをまとめた送受信ペア表を作成する（Ｓ１００）。ここで、提供先ユーザは、履歴情報のユーザＩＤフィールドに示されたユーザＩＤを用いる。また、その提供先ユーザに対する提供元ユーザは、履歴情報の旧ＩＤフィールドの副本ＩＤと同一の副本ＩＤが新ＩＤフィールドに示された行のユーザＩＤフィールドのユーザＩＤを用いる。受け渡し履歴提供部７６は、上記のように提供元ユーザと提供先ユーザとを特定して、提供元ユーザごとに提供先ユーザを、送受信ペア表の提供先リストフィールド１３２に追加して、提供先数フィールド１３４の値に１を加算する。なお、図示はしていないが、受け渡し履歴提供部７６は、提供先ユーザごとに、履歴情報に示された日付情報も関連づけて送受信ペア表に登録しておく。
【００２８】
次いで、受け渡し履歴提供部７６は、図６に示すような受け渡しフローを参照して、受け渡し履歴の土台となる図１１の（Ａ）に示すような送受信確認表を作成する（Ｓ１０２）。上述の通り、受け渡しフローは、ユーザＩＤ（ユーザ０１，０２，・・・）をノードとして、副本ショートカットの送り手を親、副本ショートカットの受け手を子とする木構造のデータである。よって、各ノードのユーザＩＤを提供先、その提供先ノードの親となるノードのユーザＩＤを提供元として、送受信確認表を作成する。なお、受け渡しフローの根となるノードを提供先とした場合、その提供先に対する親は存在しないため、根となるノードに対する提供元は、「−」として、送受信確認表を作成する。なお、この段階では、送受信確認表を構成する状態フィールドおよび日付フィールドは空欄のままである。
【００２９】
続いて、受け渡し履歴提供部７６は、送受信確認表の各状態フィールドに「閲覧済み」もしくは「未読」のいずれか一方を設定する（Ｓ１０４）。より具体的には、受け渡し履歴提供部７６は、送受信確認表を一行ずつ読み込み、提供元をキーとして、送受信ペア表を検索する。そして、送受信ペア表の提供先リストに、送受信確認表の提供先が含まれていれば、その提供先に対応する状態フィールドに「閲覧済み」を設定し、検索した提供先に対応する日付情報も送受信ペアから読み出し、日付フィールドに設定する。さらに、受け渡し履歴提供部７６は、送受信ペア表の提供先リストから、該当する提供先を削除し、提供先数から１を減らす。一方、送受信ペア表の提供先リストに、送受信確認表の提供先が含まれていなければ、受け渡し履歴提供部７６は、その提供先に対応する状態フィールドに、「未読」を設定する。この処理を、送受信確認表の各行に対して行うことで、送受信確認表の各状態フィールドに「閲覧済み」もしくは「未読」のいずれか一方が設定される。この処理により、例えば、図１０の（Ａ）に示した送受信ペア表は、図１０の（Ｂ）のように更新される。さらに、図１１の（Ａ）に示した送受信確認表は、図１１の（Ｂ）のように更新される。
【００３０】
次いで、受け渡し履歴提供部７６は、送受信確認表に「未定義」の送受信ペアを追加する（Ｓ１０６）。より具体的には、受け渡し履歴提供部７６は、「閲覧済み」の送受信ペアが削除された送受信ペア表を参照して、提供先数が０でない行を検索する。受け渡し履歴提供部７６は、検索された提供先ごとに、提供先のユーザＩＤと提供元のユーザＩＤと日付情報とを組みにして、送受信確認表に追加登録し、追加された行の状態フィールドに「未定義」を設定する。なお、追加する行は、最終行でよいが、「未定義」の設定が終了した段階で、図１１の（Ｃ）のように提供元ごとや日付順に行を並び替えても良い。
【００３１】
以上のようにして生成された送受信確認表が受け渡し履歴となる。なお、受け渡し履歴をツリー形式で表示する場合には、図１２に示すように、送受信確認表に示される提供元を親、提供先を子とする木構造の配信ツリーを生成する。履歴提供装置７０は、この配信ツリーに基づいて、図８Ａに示すようなツリー形式の受け渡し履歴の画面をユーザに提供することができる。
【００３２】
以上、本実施形態によれば、ユーザは、履歴提供装置７０が提供する受け渡し履歴を参照することで、受け渡しフローに定義された副本ショートカットの受け渡しと、定義されていない副本ショートカットの受け渡しとをそれぞれ区別して把握することができる。つまり、ユーザは、文書の受け渡しが、予め定められた受け渡しフローに従って行われているかどうかを容易に把握することができる。
【００３３】
また、本実施形態によれば、受け渡しフローに定義された副本ショートカットの受け渡しの中で、未だに実際に実行されていない副本ショートカットの受け渡しも合わせて把握することができる。よって、受け渡しフローに定義された副本ショートカットの受け渡しの進捗状況も容易に把握することができる。
【００３４】
さらに、本実施形態では、副本ショートカットの受け渡しにより、文書の回覧をしており、ユーザは文書の閲覧を行う場合には、必ず文書管理サーバ１０にアクセスする必要がある。よって、電子メール等の通信手段を用いずに、例えば、フラッシュメモリやフロッピー（登録商標）ディスクに副本ショートカットを記憶させて回覧する場合でも、ユーザは文書の閲覧を行う場合には、必ず文書管理サーバ１０にアクセスするため、文書（副本ショートカット）の受け渡しが、予め定められた受け渡しフローに従って行われているかどうかを容易に把握することができる。
【００３５】
なお、文書管理サーバ１０は、履歴情報を提供可能な装置の一例である。よって、例えば、履歴提供装置７０は、文書の送り手と受け手とを把握できる履歴情報を管理する他の装置から閲覧履歴を取得しても構わない。他の装置としては、例えば、クライアント間でやり取りされる電子メールを監視し、その電子メールのヘッダ情報を解析することで、文書の送り手と受け手とを特定し、履歴情報として管理する装置が挙げられる。
【００３６】
また、上記実施形態では、履歴提供装置７０が、受け渡しフローを記憶する例について説明した。しかし、クライアント３０が、いわゆるグループウェアなどの周知のワークフロー管理装置を介して、文書の閲覧や決裁を行う場合、履歴提供装置７０は、ワークフロー管理装置から該当する受け渡しフローを取得しても構わない。ワークフロー管理装置を用いる場合にも、文書管理サーバ１０が閲覧対象の文書を管理すれば、ワークフロー管理装置が管理する受け渡しフロー以外でやり取りされる文書の閲覧履歴に関しても、履歴提供装置７０は、ユーザに提供することができる。
【００３７】
履歴提供装置７０は、典型的には、上述の履歴提供装置７０を構成する各部の機能を記述したプログラムを汎用のコンピュータに実行させることで実現することができる。また、上記実施形態では、履歴提供装置７０を単独の装置として説明したが、履歴提供装置７０は、例えば、文書管理サーバ１０やワークフロー管理装置と同一のコンピュータで構成しても構わない。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本実施形態に係る文書流通システムの概略構成を示す図である。
【図２】文書管理サーバの機能ブロックを示す図である。
【図３】正本ＩＤと副本ＩＤとの派生関係を示す木構造のデータの一例を示す図である。
【図４】文書管理サーバから提供される履歴情報の一例を示す図である。
【図５】履歴提供装置の機能ブロックを示す図である。
【図６】文書の受け渡しフローの一例を示す図である。
【図７】履歴提供装置から提供される文書の受け渡し履歴の一例を示す図である。
【図８Ａ】受け渡し履歴の表示画面の一例を示す図である。
【図８Ｂ】受け渡し履歴の表示画面の一例を示す図である。
【図９】受け渡し履歴提供部が行う受け渡し履歴の生成手順を示すフローチャートである。
【図１０】受け渡し履歴提供部が受け渡し履歴を生成する際に用いる送受信ペア表の一例を示す図である。
【図１１】受け渡し履歴提供部が受け渡し履歴を生成する際に用いる送受信確認表の一例を示す図である。
【図１２】送受信確認表を元に生成される配信ツリーの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００３９】
１０  文書管理サーバ、１２  文書登録部、１４  ショートカット提供部、１６  文書提供部、１８  履歴情報管理部、２２  文書管理部、２４  派生関係情報記憶部、３０  クライアント、５０  ネットワーク、７０  履歴提供装置、７２  受け渡しフロー記憶部、７４  閲覧履歴取得部、７６  受け渡し履歴提供部。
【図１】
0004752356.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８Ａ】
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【図８Ｂ】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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