(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を内部に保持する文書管理サーバと、
所定の処理を実行するために前記文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置と、
前記文書処理装置からの取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を当該文書処理装置へ配送する文書配送サーバと、
を有し、
前記文書配送サーバは、
前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段と、
予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段と、
取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から特定される、当該電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件に従って当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段と、
前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段と、
を有し、
前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限し、
前記文書処理装置は、取得要求に応じて前記文書配送サーバから送られてきた出力制限付きの電子文書に対して所定の処理を実行することを特徴とする電子文書処理システム。
【請求項２】
請求項１記載の電子文書処理システムにおいて、
前記文書配送サーバは、前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段を有することを特徴とする電子文書処理システム。
【請求項３】
請求項２記載の電子文書処理システムにおいて、
前記文書配送サーバに着脱可能に接続され、出力制限情報の初期設定値を記憶する初期値記憶手段を有し、
前記出力制限情報設定処理手段は、前記初期値記憶手段から読み出した出力制限情報の初期設定値をユーザに編集可能に画面表示し、ユーザにより変更された設定値を受け付けることで各電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする電子文書処理システム。
【請求項４】
所定の処理を実行するために文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置からの文書取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を前記文書処理装置へ送信する文書配送サーバにおいて、
前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段と、
予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段と、
取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から取得要求送信元の前記各出力制御因子に対する現状値を認識し、その認識した各出力制御因子の現状値と、前記文書管理サーバから取得した電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件との照合結果を参照しながら、当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段と、
前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段と、
を有し、
前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限することを特徴とする文書配送サーバ。
【請求項５】
請求項４記載の文書配送サーバにおいて、
前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段を有することを特徴とする文書配送サーバ。
【請求項６】
請求項４記載の文書配送サーバにおいて、
前記出力制限情報には、前記照合結果として相反する出力制限条件が選出された場合に最終的に１つの出力制限条件を決定するための規則が設定されていることを特徴とする文書配送サーバ。
【請求項７】
請求項６記載の文書配送サーバにおいて、
初期値記憶手段から読み出すことで出力制限情報の初期設定値を入力する初期値入力手段を有し、
前記出力制限情報設定処理手段は、前記初期値記憶手段から読み出した出力制限情報の初期設定値をユーザに編集可能に画面表示し、ユーザにより変更された設定値を受け付けることで各電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする文書配送サーバ。
【請求項８】
請求項４記載の文書配送サーバにおいて、
前記出力制限情報設定処理手段は、
前記文書管理サーバが保持する電子文書を画面表示する表示手段を有し、
前記出力制限情報設定処理手段は、画面表示された電子文書上に出力制限設定領域をユーザに範囲指定させ、その指定された出力制限設定領域に対して更に各出力制御因子の出力制限条件をユーザに設定させることで電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする文書配送サーバ。
【請求項９】
所定の処理を実行するために文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置からの文書取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を前記文書処理装置へ送信する文書配送サーバを、
前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段、
予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段から、前記文書取得手段が取得した電子文書に対応した出力制限情報を取り出す手段、
取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から取得要求送信元の前記各出力制御因子に対する現状値を認識し、その認識した各出力制御因子の現状値と、前記文書管理サーバから取得した電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件との照合結果を参照しながら、当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段、
前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段、
として機能させ、
前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限することを特徴とする文書配送プログラム。
【請求項１０】
請求項９記載の文書配送プログラムにおいて、前記文書配送サーバを更に、
前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段として機能させる文書配送プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書処理システム、特に電子文書を取得して処理を実行する者、処理の実行場所等に応じた電子文書の出力制限に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から電子文書をネットワーク上のサーバコンピュータあるいはデータベースサーバ等のコンピュータに登録、保存しておき、内部又は外部のネットワークを介して他のコンピュータ等から取得し、印刷できるようなサービスシステムが提供されている。
【０００３】
近年においては、コンピュータそのものではなく電子文書を取り扱う装置として代表的な複合機もネットワーク接続が可能であり、電子文書を読み取った複合機が内部に電子文書を保持、転送することで、前述したコンピュータを代用することが可能になっている。
【０００４】
ところで、近年の複合機は、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能等に加えて、指定された宛先へ読取文書等の画像データをメール送信する電子メール機能を搭載するなど、多機能化が進んでいる。一方、携帯電話やＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などの携帯端末機器には、従来から搭載されている電子メール機能に加えて、赤外線通信等の近距離無線通信機能が搭載された機種も普及してきており、利便性が更に向上している。このような複合機や携帯端末機器等の高機能化を有効利用することで更に利便性の高いサービス等が提案されている。
【０００５】
例えば、近年では、ビジネス上、複合機等に保存している電子文書を保存しておき、その電子文書をいつでもどこからでも取り出して印刷出力したいというニーズが高まっている。このようなニーズに応えるために、電子文書の出力サービスでは、電子文書の識別情報（以下、「文書ＩＤ」）をメール送信するなどして携帯電話に通知しておけば、携帯電話のユーザは、通知された文書ＩＤを近くにある複合機に赤外線通信を利用して送信し、その複合機に、文書ＩＤをキーに電子文書保存元の複合機から取り出させ、印刷させることができる。これにより、携帯電話のユーザは、近くに印刷可能な複合機があれば、必要なドキュメントをいつでもどこでも必要なときに入手することができるので極めて便利である。
【０００６】
しかしながら、その一方では、最近の社会情勢として機密文書の漏洩や企業が預かる個人情報の漏洩による経済損失が大きな問題になっている。このような企業のセキュリティ強化に伴い、電子文書を他の装置から取り出して出力するプル型の印刷サービスシステムにおいては、より一層の厳格な文書出力管理が要求されてきている。この厳格の程度として、ページ単位であったり、あるいは機密情報の印刷領域のみであったり、きめ細かな出力制御が求められている。
【０００７】
例えば、電子文書の取出しが許可されたエリア内に位置するコンピュータや携帯型機器からのデータ転送要求のみを受け付けて所定のデータを転送する技術が提案されている（例えば特許文献１）。
【０００８】
【特許文献１】特開２０００−２７００１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、この従来技術において出力の制限ができるのでは、データ転送を要求したエリア、すなわち場所に関する条件設定だけである。つまり、印刷する者や時間など他の条件を設定することはできない。そして、出力対象となるのは、電子文書全体を出力するか否かである。つまり、出力が許可されると、電子文書の全文の出力が許可されることになり、例えばページ毎、内容毎などの細かな設定をすることができない。
【００１０】
従来からユーザＩＤ及びパスワードを用いたユーザ認証技術を利用して出力を制限することは一般的であり、このユーザ認証技術は前述した印刷者毎の出力制限に該当するかもしれない。しかし、ユーザ認証後にアクセス可能になるのは、電子文書の全文の出力が許可されることになり、ページ毎、内容毎などの細かな設定をすることができない。また、パスワードが漏洩すると、なりすましによりいかなる場所からでも電子文書が取り出されることになり、セキュリティ上、厳格であるとは言い難い。
【００１１】
また、技術的には、ページ内の印刷領域毎に出力可否を判断させるためのアクセス制限情報を付加することは可能であるかもしれない。しかし、同じ電子文書に対して印刷する者、場所、時間等の細かな条件が設定されたアクセス制限情報を付加することは、手間がかかり、また非効率的である。
【００１２】
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、電子文書に対して細かな出力制限をより簡便に設定できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
以上のような目的を達成するために、本発明に係る電子文書処理システムは、電子文書を内部に保持する文書管理サーバと、所定の処理を実行するために前記文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置と、前記文書処理装置からの取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を当該文書処理装置へ配送する文書配送サーバとを有し、前記文書配送サーバは、前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段と、予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段と、取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から特定される、当該電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件に従って当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段と、前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段とを有し、前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限し、前記文書処理装置は、取得要求に応じて前記文書配送サーバから送られてきた出力制限付きの電子文書に対して所定の処理を実行することを特徴とする。
【００１４】
また、前記文書配送サーバは、前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段を有することを特徴とする。
【００１５】
また、前記文書配送サーバに着脱可能に接続され、出力制限情報の初期設定値を記憶する初期値記憶手段を有し、前記出力制限情報設定処理手段は、前記初期値記憶手段から読み出した出力制限情報の初期設定値をユーザに編集可能に画面表示し、ユーザにより変更された設定値を受け付けることで各電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする。
【００１６】
本発明に係る文書配送サーバは、所定の処理を実行するために文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置からの文書取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を前記文書処理装置へ送信する文書配送サーバにおいて、前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段と、予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段と、取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から取得要求送信元の前記各出力制御因子に対する現状値を認識し、その認識した各出力制御因子の現状値と、前記文書管理サーバから取得した電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件との照合結果を参照しながら、当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段と、前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段とを有し、前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限することを特徴とする。
【００１８】
また、前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段を有することを特徴とする。
また、前記出力制限情報には、前記照合結果として相反する出力制限条件が選出された場合に最終的に１つの出力制限条件を決定するための規則が設定されていることを特徴とする。
【００１９】
また、初期値記憶手段から読み出すことで出力制限情報の初期設定値を入力する初期値入力手段を有し、前記出力制限情報設定処理手段は、前記初期値記憶手段から読み出した出力制限情報の初期設定値をユーザに編集可能に画面表示し、ユーザにより変更された設定値を受け付けることで各電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする。
【００２０】
また、前記出力制限情報設定処理手段は、前記文書管理サーバが保持する電子文書を画面表示する表示手段を有し、前記出力制限情報設定処理手段は、画面表示された電子文書上に出力制限設定領域をユーザに範囲指定させ、その指定された出力制限設定領域に対して更に各出力制御因子の出力制限条件をユーザに設定させることで電子文書に対して出力制限情報を設定することを特徴とする
【００２１】
本発明に係る文書配送プログラムは、文書配送所定の処理を実行するために文書管理サーバが保持する電子文書を取得する文書処理装置からの文書取得要求に応じて前記文書管理サーバが保持する電子文書を前記文書処理装置へ送信する文書配送サーバを、前記文書処理装置から送られてきた電子文書の取得要求に応じて当該電子文書を前記文書管理サーバから取得する文書取得手段、予め設定された各出力制御因子に対して、前記文書処理装置が保持する各電子文書の出力を、設定された範囲若しくは属性により特定される部分毎に制限するための出力制限条件が設定された出力制限情報を、当該各電子文書に関連付けして記憶する出力制限情報記憶手段から、前記文書取得手段が取得した電子文書に対応した出力制限情報を取り出す手段、取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から取得要求送信元の前記各出力制御因子に対する現状値を認識し、その認識した各出力制御因子の現状値と、前記文書管理サーバから取得した電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件との照合結果を参照しながら、当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する制限付電子文書生成処理手段、前記制限付電子文書生成処理手段が生成した電子文書を取得要求送信元の前記文書処理装置へ送信する文書送信手段として機能させ、前記制限付電子文書生成処理手段は、前記現状情報が送られてきた時刻が、出力制限条件の１つとして設定された出力を制限する時間内であるときには当該電子文書の部分の出力を制限することを特徴とする。
【００２２】
また、前記文書配送サーバを更に、前記文書処理装置が保持する各電子文書に対して出力制限情報を設定し、前記出力制限情報記憶手段に登録する出力制限情報設定処理手段として機能させるものである。
【発明の効果】
【００２３】
本発明によれば、電子文書全体に限らず部分的に出力の制限が設定され、かつその各部分に対して電子文書の取得要求を送信した場所、人などの因子毎に異なる出力の制限条件が設定された出力制限情報を用いるようにしたので、電子文書に対してより細かな出力制限を簡便に設定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２５】
図１は、本発明に係る電子文書処理システムの一実施の形態であるネットワークプリントシステムを示したブロック構成図である。図１には、ＬＡＮ２に接続された２台の複合機１０，３０及び文書配送サーバ２０と、携帯端末機器４０とが示されている。複合機１０，３０は、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能、電子メール機能、更に携帯端末機器４０などの機器との間で赤外線通信等を行う無線通信機能を搭載した画像形成装置である。複合機１０，３０は、搭載したコンピュータでアプリケーションを実行することでコピー機構、スキャナ機構等のハードウェア構成と連携動作しながら当該処理機能を発揮するが、その際に、例えばスキャナ機能等により読み取った文書を内蔵ハードディスクドライブなどで一時保持する。本実施の形態においては、複合機１０に搭載したコンピュータを文書管理サーバとして利用する。
【００２６】
複合機１０は、文書入力部１１、文書登録部１２、ユーザ情報入力部１３、電子メール機能処理部１４及び電子文書送信部１５を有している。文書入力部１１は、印刷等の処理対象となる紙文書をスキャンなどすることによって画像データ（電子文書）を形成する。文書登録部１２は、文書入力部１１により形成された電子文書を文書保存部１７に登録する。このとき、文書登録部１２に含まれる文書ＩＤ付与部１６は、電子文書を識別するための識別情報（以下、「文書ＩＤ」）を生成し付与する。ユーザ情報入力部１３は、電子文書の所有者及び電子メールの宛先に指定される者のメールアドレスを入力する。電子メール機能処理部１４は、複合機１０が持つ電子メール機能を実施する。電子文書送信部１５は、文書配送サーバ２０からの要求に応じて該当する電子文書を文書保存部１７から取り出し返信する。
【００２７】
文書配送サーバ２０は、複合機３０からの取得要求に応じて複合機１０が保持する電子文書を取り出し、出力制限を施してから複合機３０へ配送するサーバコンピュータである。文書配送サーバ２０は、初期値入力部２１、出力制限情報設定処理部２２、取得要求受付部２３、電子文書取得部２４、制限付電子文書生成処理部２５、電子文書送信部２６及び情報管理部２７を有している。初期値入力部２１及び出力制限情報設定処理部２２は、文書配送サーバ２０を、出力制限情報を設定する装置として機能させるための構成要素である。このうち、初期値入力部２１は、予め設定された出力制限情報の初期値を入力する。出力制限情報設定処理部２２は、複合機１０が保持管理する電子文書個々に対して出力制限情報を設定し、出力制限情報記憶部２８に登録する。登録する際、文書ＩＤを付加するなどして出力制限情報と電子文書との対応関係が明確になるよう関連付ける。電子文書取得部２４、制限付電子文書生成処理部２５及び電子文書送信部２６は、文書配送サーバ２０を、出力制限付きの電子文書を取得要求送信元の装置へ送信する装置として機能させるための構成要素である。このうち、取得要求受付部２３は、複合機３０が発する電子文書の取得要求を受け付ける。電子文書取得部２４は、電子文書の取得要求に含まれている文書ＩＤをキーにして複合機１０から該当する電子文書を取得する。本実施の形態において用いる取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報や出力制限情報のデータ構成等についての詳細は後述するが、制限付電子文書生成処理部２５は、取得要求により特定できる取得要求送信側の現状情報から、取得要求送信元の出力制限情報を構成する各出力制御因子に対する現状値を認識し、その認識した各出力制御因子の現状値と、複合機１０から取得した電子文書に関連付けられた出力制限情報に設定された各出力制御因子の出力制限条件との照合結果を参照しながら、当該電子文書を編集して出力制限付きの電子文書を生成する。電子文書送信部２６は、制限付電子文書生成処理部２５が生成した電子文書を取得要求送信元である複合機３０へ送信する。情報管理部２７は、出力制限情報記憶部２８に登録された出力制限情報の更新、削除等情報管理を行う。なお、文書配送サーバ２０が有する構成要素２１〜２７は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと文書配送サーバ２０のハードウェア資源との協調動作により実現される。
【００２８】
複合機３０は、所定の処理を実行するために複合機１０が保持する電子文書を取得する文書処理装置として機能する。ここでいう所定の処理というのは、本実施の形態では複合機３０が携帯端末機器４０からの要求に応じて実施する印刷処理を想定しているが、印刷処理に限るものではない。また、他の装置のために複合機３０が他の装置の代わりに複合機１０から電子文書を取得し、当該他の装置で実施される処理も所定の処理に該当する。本実施の形態における複合機３０は、印刷要求受付部３１、文書取得処理部３２及び印刷処理部３３を有している。印刷要求受付部３１は、携帯端末機器４０から送られてきた印刷要求を受け付ける。文書取得処理部３２は、受け付けた印刷要求に含まれる文書ＩＤ等を含む文書取得要求を文書配送サーバ２０に送信し、該当する電子文書を文書配送サーバ２０から取得する。この取得した電子文書は、出力制限付きの電子文書である。印刷処理部３３は、取得された電子文書を印刷する。
【００２９】
前述した各複合機１０，３０は、印刷機能等の複数の機能を持つ画像形成装置であり、複合機として本来的に持つ処理機能は同等である。更に、ハードウェア構成上は基本的に同等の構成である。図１には、本実施の形態を説明する上で、文書管理サーバとして機能する複合機１０と、文書処理装置として機能する複合機３０とを、異なる構成要素でそれぞれ図示したが、基本的には同様の構成を持たせておいてもよい。なお、複合機１０が有する構成要素１１〜１６、複合機３０が有する構成要素３１〜３３は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと各複合機１０，３０のハードウェア資源との協調動作により実現される。
【００３０】
携帯端末機器４０は、前述したように携帯電話を想定している。本実施の形態で用いる携帯電話は、電子メール機能に加えて赤外線通信等による無線通信機能を有しているものとする。携帯端末機器４０は、図１に示したようにメール機能処理部４１及び印刷要求部４２を有しているが、メール機能処理部４１は、電子メール機能を利用した手段であり、印刷要求部４２は、無線通信機能を利用して複合機３０に印刷要求を発する手段である。
【００３１】
次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、電子文書が複合機１０に登録され、そして電子文書の登録を電子文書提供者に通知するまでの処理について図２に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３２】
文書入力部１１は、例えばスキャナ機能を利用して文書を読み取り入力する（ステップ１０１）。なお、この文書の入力処理では、最終的に電子文書を取得できればよいので、スキャナ機能を用いて内部にて電子文書を形成すること以外に、例えばネットワーク経由で電子文書という形態にて直接受信してもよい。
【００３３】
電子文書が形成されると、文書ＩＤ付与部１６は、その電子文書を識別するための情報（文書ＩＤ）を付与するが（ステップ１０２）、文書ＩＤは、文書を識別するためのコードと、当該文書を保存する複合機１０から電子文書を取り出し出力制限を加える装置、すなわち本実施の形態では文書配送サーバ２０を特定するためのコードとを含んで生成される。文書配送サーバ２０を特定するためのコードというのは、文書配送サーバ２０のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどであり、文書ＩＤ付与部１６は、文書配送サーバ２０の識別コードを事前に把握している。なお、後述する説明から明らかになるが、この識別コードは、取得要求を発する複合機３０がその送信先を特定するために利用される。そして、文書登録部１２は、電子文書に文書ＩＤを付加して文書保存部１７に登録する（ステップ１０３）。
【００３４】
上記のように複合機１０を操作して文書登録をしたユーザは、文書を電子化して複合機１０に登録したことを同一部署の者など他の者に通知したいとき、例えば複合機１０の操作パネルを操作して自己の識別情報及びその通知したい者の識別情報を入力する。通知したい者の識別情報は、後段の処理を考慮すると、メールアドレスが都合よい。ユーザ情報入力部１３がユーザ操作により設定された識別情報を入力すると（ステップ１０４）、電子メール機能処理部１４は、電子文書の文書ＩＤをメール本文に記載し、かつ入力されたメールアドレスを宛先に指定してメール送信する（ステップ１０５）。なお、ここでは、ユーザが宛先に指定するメールアドレスを手入力するようにしたが、例えば、ユーザが所有する携帯電話の赤外線通信機能等の近距離無線通信機能を利用して携帯電話のアドレス帳に登録されているメールアドレスを複合機１０へ送信することで、宛先に指定するメールアドレスを複合機１０へ入力するようにすれば、便利であり、また誤入力を防止できる。
【００３５】
以上のようにして、複合機１０に電子文書が新たに登録されると、文書配送サーバ２０は、その電子文書に関連付ける出力制限情報を生成することによって当該電子文書に出力制限を設定することになるが、この本実施の形態において特徴的な出力制限設定処理を説明する前に、本実施の形態の特徴が明確になるように、この処理の実施により生成される出力制限情報並びに出力制限が設定された結果、得られる印刷物について説明する。
【００３６】
図３は、本実施の形態において設定する出力制限情報の初期設定値をテーブル形式にて表現したときの例を示した図であり、図４は、図３と同じく初期設定値に相当し、図３に示した出力制限情報の有効性を設定する適用設定テーブルの例を示した図である。また、図５は、複合機１０に保存された電子文書を構成する１ページであり、図６は、出力制限が設定された後の図５に示した電子文書を複合機３０にて印刷された印刷物の例を示した図である。更に、図７は、出力制限の設定処理において１ページ内に出力制限の設定方法を説明するために用いる図である。
【００３７】
電子文書に対する出力制限の設定に関し、本実施の形態において特徴的なことは、第一に電子文書全体に対して出力制限を設定すること、すなわち電子文書の印刷の可否の設定のみならず、電子文書に対して部分的に出力制限を設定できるようにしたことである。具体例をあげると、文書が目次、サマリ、本文等に区分けされて構成されている場合、サマリのみ、あるいは本文のみという区分けした単位毎に出力の可否を設定できるようにしたことである。営業実績報告書、見積書など企業が作成する文書は、一般に形式や書式が定型化されている場合が少なくないので、コンピュータにおける画像解析処理により目次、サマリ、本文等の記載箇所を電子文書の中から自動検出することは可能である。更に、本実施の形態においては、ページ単位や電子文書の構成、内容毎での出力制限に加えて、文字・図形区分、斜字、太字等の文字属性等文書に含まれる細かな設定に対してもその属性毎に出力制限を設定することができる。更に、このような出力制限は、全ての文書に共通した出力制限の設定ということができるが、文書毎に個別に出力制限を設定することも可能である。このうち、１ページの中から出力制限を行う領域を部分的に設定する場合の例を図５乃至図７を用いて説明する。
【００３８】
図５に示した文書のうちグラフと表に関しては印刷を制限したいとする。この場合、ユーザは、所定の操作を行うことでグラフと表の部分を含む領域を範囲指定し、それぞれの印刷領域５１，５２を出力制限領域として設定する。この設定内容は、後述するように出力制限情報として出力制限情報記憶部２８に登録される。そして、複合機１０から取り出した電子文書に対して、この出力制限情報に基づき出力制限を付加することで、その出力制限付きとなった電子文書を印刷すると、図６に例示したようにグラフと表の部分の印刷を制限することができる。
【００３９】
また、タイトル部分、見出し部分、本文記載部分等記載箇所が予め決められている定型フォームに対して特に有効であるが、図７に示したように出力制限を行う領域を予め設定し、その各領域に対して出力制限を設定することも可能である。各領域には、領域と出力制限の設定内容との対応付けをするためにＡ，Ｂ，・・と識別コードが割り振られる。なお、図７に例示したように、各領域は、重畳していても、包含されていても、また共通の出力制限を設定する場合には同じ識別コードを割り振るようにしてもよい。
【００４０】
このように、本実施の形態においては、全ての文書に共通した出力制限及び文書個々に対応した出力制限を設定することができ、その出力制限の設定単位として文書の内容であったり、領域であったり、文字属性だったりと、出力制限を各電子文書に対して細かに設定することができる。この設定すべき項目は、図３においてテーブルの縦方向の出力許可領域としてリスト表示している。図３には、領域指定として「全文」、「本文のみ」、「サマリのみ」という単位で設定した場合のテーブル構成例が示されている。また、文書個々に設定可能な個別属性として、前述した各領域Ａ〜Ｄそれぞれに、また文字属性単位に出力制限が設定できる例が示されている。
【００４１】
そして、本実施の形態において特徴的なことは、第二に設定された出力制限単位の各有効性を、いつ、どこ、誰から、という電子文書取得要求を送信した側の現状に応じて異ならせることができるようにしたことである。すなわち、前述した第一の特徴事項は、「サマリのみ」など電子文書のどの領域に、あるいはどの属性に、などと電子文書に対する出力制限情報の条件設定を行うことであったが、この第二の特徴事項では、電子文書に設定された出力制限の各設定単位に対して、いつ、どこ、誰から、換言すると文書取得要求が送られてきた時間、文書取得要求送信元の場所、文書取得要求を送信した者など文書取得要求を送信した側の現状によって出力制限の条件を設定できるようにした。例えば、文書のサマリ部分の印刷を、業務中（定時内）における取得要求であれば許可（制限無しに印刷）するが、時間外（早朝・深夜）であれば拒否（制限付きで印刷）するなどである。また、文書のサマリ部分の印刷を、地位の高い役職Ｇ５以上の者からの要求であれば許可するが、それより低い役職Ｇ４以下の者からの要求であれば拒否するなどである。
【００４２】
本実施の形態によれば、「本文のみ」等の同じ出力許可領域に対しても、受信した取得要求から特定できる取得要求送信元の現状（「定時内」あるいは「早朝・深夜」等）によって出力制限条件の設定内容を異ならせることができる。この取得要求送信元の場所情報や装置情報等について設定すべき項目は、図３においてテーブルの横方向の制御因子として示している。
【００４３】
図３には、制御因子の例として場所因子、人因子、端末因子及び時刻因子が示されている。場所因子は、取得要求送信元の場所によって出力制限を設定するものである。本実施の形態においては、複合機３０が携帯端末機器４０からの印刷要求を受けて文書取得要求を文書配送サーバ２０へ送信するが、複合機３０は、いったん設置されると頻繁に移設されるものではない。従って、本実施の形態では、既存の複合機を特定しうる情報を文書取得要求送信元の場所を特定する情報として使用することにし、具体的には複合機３０のＩＰアドレスを場所情報として使用する。複合機３０のＩＰアドレスは、本システム内においてマスタ管理されているので、文書取得要求に含まれている複合機３０のＩＰアドレスを、マスタ管理しているＩＰアドレスと照合することにより複合機３０の設置場所、すなわち、文書取得要求送信元の場所を特定することができる。本実施の形態では、場所因子を、「イントラ内」すなわちイントラネット（事業所内）、「イントラ外」すなわちインターネット（事業所外）及び「国外」すなわち事業所外でも特に国外という大まかな場所によって分類するようにしているが、複合機３０の設置場所（文書取得要求送信元の場所）が特定できれば、場所因子のうち「イントラ内」、「イントラ外」または「国外」のうちどれに該当するかが特定でき、これにより、どの出力制限条件（「条件無」、「他条件を優先」、「原則禁止」及び「禁止」）を当該出力許可領域に対して設定するかを特定できる。
【００４４】
人因子は、取得要求送信元のユーザによって出力制限を設定するものである。本実施の形態においては、ユーザ情報としてメールアドレスによって要求した個人を特定することができるので、本実施の形態においては、メールアドレスを情報文書取得要求送信元のユーザを特定する情報として使用することにし、具体的には携帯端末機器４０に登録されているメールアドレスをユーザ情報として使用する。携帯端末機器４０のメールアドレスは、当該企業のシステムにおいてマスタ管理されているので、文書取得要求に含まれている携帯端末機器４０のメールアドレスを、マスタ管理しているメールアドレスと照合することにより文書取得要求を送信したユーザを特定することができる。本実施の形態では、人因子を、役職によって分類するようにしている。各ユーザの役職は、当該企業のシステムにおいてマスタ管理されているので、文書取得要求に含まれている携帯端末機器４０のメールアドレスが特定できればユーザが特定でき、ユーザが特定できれば役職が特定できる。これにより、文書取得要求に含まれている携帯端末機器４０のメールアドレスから、どの出力制限条件を当該出力許可領域に対して設定するかを特定できる。
【００４５】
端末因子は、処理要求送信元の端末機器（本実施の形態では携帯端末機器４０）によって出力制限を設定するものである。端末機器は、ＭＡＣアドレスや製造番号、電話番号等によって処理要求の送信元の機器を特定することができるので、携帯端末機器４０として携帯電話を想定している本実施の形態においては、電話番号を装置情報として使用する。携帯電話の電話番号は、当該企業のシステムにおいてマスタ管理されているので、携帯端末機器４０の電話番号を、マスタ管理している電話番号と照合することにより処理要求を発した携帯電話がシステムに登録されているか否かを特定することができる。なお、処理要求を発した携帯電話の電話番号は、文書取得要求に含まれて文書配送サーバ２０に通知される。本実施の形態では、端末因子を、マスタへの登録の有無によってどの出力制限条件を当該出力許可領域に対して設定するかを特定できる。
【００４６】
時刻因子は、取得要求が送信された時刻によって出力制限を設定するものである。取得要求が送信された時刻は、送信元の複合機３０により設定された文書取得要求発信時における現在時刻を時間情報として使用する。本実施の形態では、時刻因子を、「定時内」及び「早朝・深夜」と分類しているので、文書取得要求に含まれている時間情報を、当該企業の就業規則マスタ等と照合することにより文書取得要求の送信時刻が定時内か否かを特定することができる。
【００４７】
なお、前述した各制御因子の分類は、一例であってこれに限定されるものではなく、本システムを適用する環境に応じて適切に分類すればよい。例えば、場所因子であれば事業所毎や事業所内のフロア毎、人因子であれば職種毎、端末因子であれば機種毎、時刻因子であれば、時間帯や曜日毎などである。また、本実施の形態では、いつ誰がどこから、という５Ｗ１Ｈを把握するという観点で取得要求送信側の状況を把握する情報として、場所情報やユーザ情報を制御因子として設定したが、制御因子を必ずしもこのような観点に限定する必要はない。
【００４８】
次に、各制御因子に設定可能な出力制限条件について説明する。本実施の形態では、出力許可領域毎かつ各制御因子の分類毎に出力制限の内容（出力制限条件）を設定することになるが、その出力制限条件として、本実施の形態では、「条件無」、「他条件を優先」、「原則禁止」及び「禁止」のいずれかを設定する。「条件無」は無条件に出力を許可する、すなわち制限無しに出力させる場合に設定する。ところで、図３に例示したように、本実施の形態では、出力許可領域毎各制御因子の分類毎に出力制限条件を設定できる一方で、相反する出力制限条件が選出されてしまう場合も当然ながら存在しうる。例えば、取得要求送信元がイントラネット内であったために制限無しと判定できる一方で、それが深夜であったために出力が制限された印刷と判定される場合もありうる。「他条件を優先」及び「原則禁止」は、このような場合を考慮した出力制限条件である。「他条件を優先」は、他の出力制限条件を優先してもよい場合に設定する。「原則禁止」は、他の出力制限条件が存在しない場合には出力を禁止（制限付きで出力）する場合に設定する。「禁止」は出力を常に禁止する場合に設定する。本実施の形態では、以上のように４種類の出力制限条件を設定できる例を示したが、出力制限条件の設定内容は、これに限定されるものではない。
【００４９】
なお、前述したように、本実施の形態では、「他条件を優先」や「原則禁止」などの出力制限条件を設けて他の設定内容との調整ができるようにしたが、「条件無」と「禁止」が出力制限条件として選出されてしまう場合もあり得る。そこで、このような場合を考慮して、出力制限条件に対して優先順位を設定したり、多数を優先したりするなど、電子文書の各出力部分に対して最終的に１つの出力制限条件が決定できる規則を事前に決めておくことが望ましい。本実施の形態では、テーブル化して示した出力制限情報とは別個に、このような出力制限条件特定のための優先情報もあわせて設定する。
【００５０】
以上説明したように、本実施の形態においては、１つの電子文書に対して文書全体ではなく細かな単位で出力制限を設定することができる。更に、１つの出力許可領域に対して制御因子により表すことのできる取得要求送信時点における要求送信元の状況によって出力制限条件を設定することができる。このことを図３に示した出力制限情報設定テーブルの説明と併せて説明した。なお、図３に示したテーブルには、「特殊」な設定をできる領域が確保されており、これにより、文書によっては出力制限を更に設定できるように拡張性を持たせた。
【００５１】
本実施の形態の動作として、複合機１０の文書保存部１７に文書ＩＤを付加して電子文書を登録する処理については、既に説明した。本実施の形態においては、その文書登録処理に続けて、その登録した電子文書に対して前述した出力制限情報設定テーブルで表現した出力制限情報を設定することになるが、この電子文書に対する出力制限情報設定処理について図８に示したフローチャートを用いて説明する。
【００５２】
各電子文書に対して出力制限情報を設定する際、何も設定されていない状態から全ての出力制限条件を個々に設定するのは手間がかかるので、図３に示したように出力制限情報に初期値を設定しておく。例えば、ある企業において統一された共通の初期値を設定しておく。そして、出力制限情報設定テーブルに設定された全ての出力制限条件を常に有効とするのではなく、図４に示したように出力制限情報設定テーブルの設定を出力制限として適用するか否かを設定する適用設定テーブルも併せて設定しておく。この出力制限情報設定テーブル及び適用設定テーブルは、例えばＵＳＢメモリなどの着脱型の不揮発性記憶手段に記憶されており、初期値入力部２１は、文書配送サーバ２０に装着されたＵＳＢメモリから各テーブルの初期設定値を入力する。そして、図示しないディスプレイに画面表示する（ステップ１１１）。各テーブルは、例えばマイクロソフト社のエクセルなどの表計算ソフトで作成しておけば都合良く、各出力制限条件は、その表計算ソフトが持つシート上に編集可能に展開される。
【００５３】
ユーザがその表示内容を参照し、初期値をそのまま当該電子文書の出力制限設定値として使用するのであれば、編集することなく出力制限情報設定テーブルを閉じる。もし、出力制限条件を変更したければ、各種記号で表現された現在の出力制限条件を所望の出力制限条件の記号に変更する。ここで、図５，６に示したように、ユーザが当該電子文書に依存した出力制限を設定したい場合、出力制限情報設定処理部２２は、電子文書取得部２４を介して当該電子文書を複合機１０から読み出し、当該電子文書の該当するページを画面表示し、ユーザに出力制限を行う領域を範囲指定させ、また出力制限情報設定テーブルに対して必要に応じてセルを挿入するなどの編集をさせて当該範囲指定した領域に対して出力制限を新たに設定させる。出力制限情報設定処理部２２は、以上のように出力制限を設定するユーザ操作に応じて画面表示を適宜変更させながら出力制限条件を設定させる（ステップ１１２）。そして、ユーザが表計算ソフトを終了させるなどして出力制限条件の設定を終了させると、出力制限情報設定処理部２２は、その設定内容を当該電子文書に付加する出力制限情報として出力制限情報記憶部２８に登録する（ステップ１１３）。
【００５４】
なお、説明を省略したが、適用設定テーブルも同様に必要に応じて編集させた後、出力制限情報記憶部２８に登録する。更に、前述したようにユーザにより設定された出力制限条件特定のための優先情報も併せて出力制限情報記憶部２８に登録する。
【００５５】
本実施の形態によれば、以上のようにして登録される電子文書に対して出力制限情報を設定する。ところで、本実施の形態では、出力制限情報の初期値が設定された出力制限情報設定テーブルをＵＳＢメモリなどに登録しておき、文書配送サーバ２０は、このＵＳＢメモリからの初期値を読み出し、そして必要に応じて編集をして各電子文書に対する出力制限情報を設定するようにした。もちろん、出力制限情報を設定する方法、手順としては、これに限定されるものではないが、このような着脱型の記憶手段を利用する方法を採用したのは、次の理由による。
【００５６】
まず、初期値を設定したのは、前述したとおり何も設定されていない状態から設定する手間を省くためである。また、企業において統一した初期値を設定するためでもある。文書処理に適切な初期値をいったん設定さえしてしまえば、電子文書に付加する出力制限情報は、その初期値を変更することなくそのまま利用できる可能性が高い。あるいは部分的な変更に留めることができる。このように、全社的に共通した初期値を設定することである程度統一された出力制限の設定が可能になる。
【００５７】
ただ、従業員は、設計仕様書や見積書など自己の業務やクライアントに特化した文書を繰り返し作成するものである。従って、前述した全社的に共通の初期値を自分用にカスタマイズしたり、あるいは出力許可領域の個人設定を追加したりするなどして、個人用の初期値を設定したい場合もある。そこで、個人所有のＵＳＢメモリに自分用にカスタマイズした出力制限情報設定テーブル（初期値）を登録しておくようにすれば便利である。つまり、全社的に共通した初期値を適宜変更して自分用の初期値を設定し、その自分用の出力制限情報設定テーブル（初期値）を個人使用のＵＳＢメモリ等に保存しておくような利用形態が好都合である。なお、ここでは、全社的に対して個人使用を例にしたが、部署毎にＵＳＢメモリ等を利用するようにしてもよい。
【００５８】
次に、携帯端末機器４０の所有者が複合機３０を利用して、複合機１０に登録されている電子文書を印刷する処理について説明する。
【００５９】
携帯端末機器４０において、メール機能処理部４１は、図２におけるステップ１０５で複合機１０が送信した電子メールをすでに受信している。携帯端末機器４０は、所有者によるボタン操作に応じて受信メールを画面表示する。所有者は、画面表示された電子メールの本文を参照することで文書ＩＤを認識すると、文書の印刷のために近くにある複合機３０に携帯端末機器４０をローカル接続する。ここで、ローカル接続とは、前述したように赤外線通信やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ等の近距離無線通信を用いることを想定している。ただ、無線通信に限定する必要はなく、例えばＵＳＢ等での有線接続でもカードリーダ等を使った接続でもよい。そして、印刷要求部４２は、ユーザ操作に応じて電子メール本文に含まれていた文書ＩＤと、携帯端末機器４０の機器ＩＤとユーザＩＤとを含む印刷要求を複合機３０へ送信する。機器ＩＤは、印刷要求の送信元となる携帯端末機器４０を一意に識別するための情報であり、例えば携帯端末機器４０の製造番号や電話番号等が考えられる。ユーザＩＤは、印刷を要求した者を一意に識別するための情報であり、例えば携帯端末機器４０のメールアドレスや電子文書処理システムにログインする際に指定するユーザＩＤ等が考えられる。本実施の形態では、出力制限情報に設定されている人因子及び端末因子との照合のために、機器ＩＤとして携帯端末機器４０の電話番号を用い、ユーザＩＤとして携帯端末機器４０のメールアドレスを用いる。
【００６０】
複合機３０において、印刷要求受付部３１がローカル接続された携帯端末機器４０が出力した印刷要求を受け付けると、文書取得処理部３２は、印刷要求に含まれていた文書ＩＤ、機器ＩＤ及びユーザＩＤと、場所情報及び時間情報を含む取得要求を生成して文書配送サーバ２０へ送信する。場所情報というのは、文書取得要求の送信元となる場所を特定するための情報であり、本実施の形態では、出力制限情報に設定されている場所因子との照合のために、複合機３０のＩＰアドレスを用いる。時間情報には、取得要求を生成し送信するときの時刻を設定するので、本実施の形態では、複合機３０のシステム時刻を設定することにする。
【００６１】
続いて、電子文書の取得要求を受信してからその要求に応じて電子文書を送信するまでの文書配送サーバ２０における処理を図９に示したフローチャートを用いて説明する。
【００６２】
文書配送サーバ２０において、取得要求受付部２３は、複合機３０から送られてきた文書取得要求を受信すると（ステップ２０１）、その受信した文書取得要求を制限付電子文書生成処理部２５へ送る。制限付電子文書生成処理部２５は、文書取得要求に含まれている文書ＩＤを電子文書取得部２４へ通知して複合機１０からその文書ＩＤに対応する電子文書を取得させる（ステップ２０２）。この処理を詳細に説明すると、電子文書取得部２４は、制限付電子文書生成処理部２５から受け取った文書ＩＤを含む取得要求を複合機１０へ送る。その取得要求を受け取った複合機１０の電子文書送信部１５は、その文書ＩＤをキーに文書保存部１７を検索することによって送信対象の電子文書を取り出し、要求送信元の文書配送サーバ２０へ送信する。このようにして、電子文書取得部２４は、複合機１０から取り出した電子文書を制限付電子文書生成処理部２５へ送る。
【００６３】
制限付電子文書生成処理部２５は、電子文書の取得と共に、文書ＩＤをキーにして当該電子文書に設定した出力制限情報設定テーブルを出力制限情報記憶部２８から取り出す（ステップ２０３）。なお、フローでは、電子文書取得後に出力制限情報設定テーブルを取得したが、このステップ２０２とステップ２０３の処理の順番はどちらが先でも同時でもよい。そして、制限付電子文書生成処理部２５は、文書取得要求に含まれている場所情報等の各情報から要求送信元の現況、すなわち出力制限情報に含まれる各制御因子に対する現状値を認識する（ステップ２０４）。まず、場所因子に関しては、複合機３０のＩＰアドレスからマスタデータベースを参照に複合機３０が「イントラ内」に設置されているか、「イントラ外」に設置されているか、あるいは「国外」に設置されているか、を特定する。人因子に関しては、それぞれマスタデータベースを参照に携帯端末機器４０のメールアドレスからユーザを特定し、そしてそのユーザの役職を特定することで、当該ユーザが「Ｇ７以上」、「Ｇ５〜Ｇ６」等どの分類に属するかを特定する。端末因子に関しては、携帯端末機器４０の電話番号がマスタデータベースに登録されているか否かを判別する。そして、時刻因子に関しては、就業規則マスタを参照に時間情報（要求送信時刻）が「定時内」であったか、「早朝・深夜」であったかを判別する。
【００６４】
制限付電子文書生成処理部２５は、このように、文書取得要求の送信側の現状を把握すると、電子文書に設定されている所定領域や文字属性等の各出力許可領域に対して各制御因子における出力制限条件を出力制限情報設定テーブルから特定し、そして、各出力許可領域に対する出力制限条件を決定する（ステップ２０５）。本実施の形態においては、各制御因子から１つずつ、計４つの出力制限条件が選出されることになるが、前述したように、この選出された出力制限条件が矛盾する場合もあり得るので、優先情報等を参照に各出力許可領域に対してただ１つの出力制限条件を決定する。
【００６５】
そして、制限付電子文書生成処理部２５は、決定した出力制限条件に基づいて電子文書を構成する表、グラフ、文字等の印刷部分それぞれに対して出力制限を設定する。なお、このときも、例えばサマリの中にグラフが含まれており、サマリとグラフの各出力制限条件が異なる場合もあるので、制限付電子文書生成処理部２５は、設定した優先情報を参照にどのような出力制限条件にてサマリの中のグラフを印刷するかを決定する。そして、制限付電子文書生成処理部２５は、複合機１０に保存されている電子文書を、決定した出力制限条件に合致する編集を施すことで、出力制限付きの電子文書を生成する（ステップ２０６）。電子文書送信部２６は、以上のようにして制限付電子文書生成処理部２５が生成した出力制限付きの電子文書を取得要求送信元の複合機３０へ送信する（ステップ２０７）。
【００６６】
複合機３０において、文書取得処理部３２は、以上のように携帯端末機器４０からの印刷要求に応じて該当する電子文書を取得すると、印刷処理部３３に当該電子文書を印刷させる。このとき、文書は、図６に示したように印刷される。つまり、携帯端末機器４０が複合機３０へ印刷要求を発し、複合機３０は、この要求に応じて電子文書を取得し、印刷することになるが、この処理が実施された場所、印刷依頼者、依頼に用いた機器、更に依頼した時刻によって、出力が制限された状態で電子文書が印刷されることになる。
【００６７】
本実施の形態によれば、同じ電子文書でも印刷処理が実行される場所、主体、時刻等によって異なる印刷物を提供することができる。従って、例えば、ある従業員が機密文書を事業所内で定時内において印刷する場合には、機密文書をそのまま印刷させるが、同じ従業員が同じ機密文書を事業所内で定時以外の時間帯に印刷する場合、あるいは同じ従業員が同じ機密文書を定時内であっても事業所外から印刷する場合には出力を制限するなどの出力制御を行うことができる。これにより、機密文書の不正持ち出しや外部からの不正取得を未然に防止することができる。
【００６８】
本実施の形態では、出力制限情報記憶部２８に設定登録された出力制限情報に基づいて複合機１０に保存されている電子文書に対して出力制限を付加するようにした。この出力制限情報は、前述したように基本的には出力制限情報設定処理部２２によって設定登録されるが、この設定した出力制限情報を登録後に変更したり、電子文書の削除に伴い削除したりする必要が生じてくる場合も考えられる。そこで、本実施の形態では、情報管理部２７を設けて出力制限情報設定処理部２２に登録された出力制限情報を変更、削除等の更新ができるようにした。なお、情報管理部２７における出力制限情報の変更処理は、出力制限情報設定テーブル（初期値）の編集処理と同様でよいので説明を省略する。
【００６９】
ところで、本実施の形態における電子文書処理システムでは、複合機１０に保存される電子文書の配送手段として、文書配送サーバ２０を複合機１０とは別個に設けたが、文書配送サーバ２０が持つ処理機能を複合機１０に設けることによって文書配送サーバ２０を用いずに複合機単体で上記説明した処理を実行させることは可能である。ただ、本実施の形態では、電子文書に対する不正アクセス等を防止して情報漏洩を未然に阻止しようとするものであることから、このような目的をより効果的に達成するために、文書取得要求を受け付ける窓口となるコンピュータを、電子文書が保存された複合機１０とは別個に設置し、そして出力制限付きの電子文書を提供するような形態とした。
【００７０】
なお、本実施の形態においては、作成された電子文書の全体若しくは部分に対して判読不能に制限付きで印刷するようにした。その方法として、図６に例示したように該当箇所を黒塗り印刷するようにした。これは、該当箇所を上書きするだけなので簡単だからである。ただ、出力の制限を行うことができればよいので、必ずしも該当箇所を黒塗りする必要はなく、例えば何も印刷しないようにしてもよい。
【００７１】
また、本実施の形態では、上記説明したように出力制限情報に基づき既存の電子文書に印刷されるべき部分の上書きによる隠蔽によって、つまり削除するという観点から情報漏洩を防止しようとしたが、既存の電子文書に対してコピー禁止用の特殊コードの印刷など情報付与という観点から電子文書の２次的な流布防止等を施すことも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７２】
【図１】本発明に係る電子文書処理システムの一実施の形態であるネットワークプリントシステムを示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態において電子文書の登録を電子文書提供者に通知するまでの処理を示したフローチャートである。
【図３】本実施の形態において設定する出力制限情報の初期設定値をテーブル形式にて表現したときの例を示した図である。
【図４】図３に示した出力制限情報設定テーブルに設定された出力制限情報の有効性を設定する適用設定テーブルの例を示した図である。
【図５】本実施の形態における複合機に保存された電子文書の例を示した図である。
【図６】出力制限が設定された後の図５に示した電子文書を印刷したときの例を示した図である。
【図７】本実施の形態において文書に対して出力制限を設定する方法を説明するために用いる図である。
【図８】本実施の形態における電子文書に対する出力制限情報設定処理を示したフローチャートである。
【図９】本実施の形態において電子文書の取得要求を受信してからその要求に応じて電子文書を送信するまでの文書配送サーバにおける処理を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００７３】
２  ＬＡＮ、１０，３０  複合機、１１  文書入力部、１２  文書登録部、１３  ユーザ情報入力部、１４  電子メール機能処理部、１５  電子文書送信部、１６  文書ＩＤ付与部、１７  文書保存部、２０  文書配送サーバ、２１  初期値入力部、２２  出力制限情報設定処理部、２３  取得要求受付部、２４  電子文書取得部、２５  制限付電子文書生成処理部、２６  電子文書送信部、２７  情報管理部、２８  出力制限情報記憶部、３１  印刷要求受付部、３２  文書取得処理部、３３  印刷処理部、４０  携帯端末機器、４１  メール機能処理部、４２  印刷要求部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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