(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データファイルをフォルダ内に保存することが可能であるデータ保存装置であって、
少なくとも１つの文字を含む複数のキーワードを記憶することが可能であるキーワード記憶手段と、
データファイルを入力するデータファイル入力手段と、
前記キーワード記憶手段に記憶されている前記複数のキーワードと前記データファイル入力手段で入力されたデータファイルを用いて得られるテキストデータに含まれる複数のテキストとを比較することによって、前記複数のキーワードと前記複数のテキストの両者に共通して含まれる複数のキーワードを含むキーワード群を特定するキーワード特定手段と、
キーワード特定手段で特定されたキーワード群を出力するキーワード出力手段と、
前記キーワード出力手段で出力された前記キーワード群の中から１つのキーワードを選択することを許容するキーワード選択許容手段と、
前記キーワード選択許容手段で選択されたキーワードをフォルダ名とするフォルダ内に、前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを保存するデータファイル保存手段、
を備えているデータ保存装置。
【請求項２】
前記データファイル入力手段は、外部装置から送信されたデータファイルを受信するものであり、
前記キーワード出力手段は、前記データファイル入力手段で受信されたデータファイルにタグ情報が付加されている場合に、前記キーワード特定手段で特定された前記キーワード群と前記タグ情報とを出力し、
前記タグ情報は、送信元情報、件名及び送信日時情報のうちの少なくとも１つであり、
前記データファイル保存手段は、前記キーワード選択許容手段で前記タグ情報が選択された場合に、前記タグ情報をフォルダ名とするフォルダ内に、前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを保存する
ことを特徴とする請求項１に記載のデータ保存装置。
【請求項３】
モードを選択することを許容するモード選択許容手段をさらに備え、
前記キーワード出力手段は、
（１）モード選択許容手段で第１モードが選択された場合には、前記キーワード特定手段で特定された前記キーワード群と前記タグ情報とを出力し、
（２）モード選択許容手段で第２モードが選択された場合には、前記キーワード群を出力しないでタグ情報を出力する
ことを特徴とする請求項２に記載のデータ保存装置。
【請求項４】
前記キーワード特定手段は、前記モード選択許容手段で前記第２モードが選択された場合には、前記キーワード群を特定する処理を実行しない
ことを特徴とする請求項３に記載のデータ保存装置。
【請求項５】
前記キーワード記憶手段は、前記キーワード選択許容手段で前記タグ情報が選択された場合に、前記タグ情報をキーワードとして新たに記憶する
ことを特徴とする請求項２から４のいずれか一項に記載のデータ保存装置。
【請求項６】
少なくとも１つの文字を入力することを許容する文字入力許容手段をさらに備え、
前記データファイル保存手段は、前記キーワード選択許容手段でキーワードが選択されずに、文字入力許容手段で文字が入力された場合に、前記文字入力手段で入力された文字をフォルダ名とするフォルダ内に、前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを保存する
ことを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載のデータ保存装置。
【請求項７】
前記キーワード記憶手段は、前記文字入力許容手段で入力された少なくとも１つの文字をキーワードとして新たに記憶する
ことを特徴とする請求項６に記載のデータ保存装置。
【請求項８】
前記キーワード出力手段は、前記データファイル入力手段でデータファイルが入力された日時に関する入力日時情報をさらに出力し、
前記データファイル保存手段は、前記キーワード選択許容手段で前記入力日時情報が選択された場合に、前記入力日時情報をフォルダ名とするフォルダ内に、前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを保存する
ことを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載のデータ保存装置。
【請求項９】
前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを構成するデータが音声データである場合に、当該音声データをテキストデータに変換する第１変換手段をさらに備え、
前記キーワード特定手段は、前記キーワード記憶手段に記憶されている前記複数のキーワードと前記第１変換手段で得られたテキストデータの両者に共通して含まれるキーワード群を特定する
ことを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載のデータ保存装置。
【請求項１０】
前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを構成するデータが画像データである場合に、当該画像データをテキストデータに変換する第２変換手段をさらに備え、
前記キーワード特定手段は、前記キーワード記憶手段に記憶されている前記複数のキーワードと前記第２変換手段で得られたテキストデータの両者に共通して含まれるキーワード群を特定する
ことを特徴とする請求項１から９のいずれかに記載のデータ保存装置。
【請求項１１】
前記データファイル入力手段で入力された前記データファイルを構成するデータを複数の形態素に分割する形態素解析手段をさらに備え、
前記キーワード特定手段は、形態素解析手段で得られた前記複数の形態素と前記キーワード記憶手段に記憶されている前記複数のキーワードの両者に共通して含まれるキーワード群を特定する
ことを特徴とする請求項１から１０のいずれかに記載のデータ保存装置。
【請求項１２】
データファイルをフォルダ内に保存することが可能であるとともに少なくとも１つの文字を含む複数のキーワードを記憶することが可能であるデータ保存装置のためのコンピュータプログラムであって、
このコンピュータプログラムは、データ保存装置に搭載されるコンピュータに、以下の各処理、即ち
データファイルを入力するデータファイル入力処理と、
前記複数のキーワードと前記データファイル入力処理で入力されたデータファイルを用いて得られるテキストデータに含まれる複数のテキストとを比較することによって、前記複数のキーワードと前記複数のテキストの両者に共通して含まれる複数のキーワードを含むキーワード群を特定するキーワード特定処理と、
前記キーワード特定処理で特定されたキーワード群を出力するキーワード出力処理と、
前記キーワード出力処理で出力された前記キーワード群の中から１つのキーワードが選択された場合に、そのキーワードをフォルダ名とするフォルダ内に、前記データファイル入力処理で入力された前記データファイルを保存するデータファイル保存処理、
を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データファイルをフォルダ内に保存することが可能であるデータ保存装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
多くのデータ保存装置は、フォルダとファイルの階層構造を利用して、フォルダ内にデータファイルを保存する。この種のデータ保存装置の中には、入力されたデータファイルの保存先となるフォルダの候補を出力して、出力した候補の中からユーザによって選択されたフォルダにデータファイルを保存するものがある（例えば特許文献１）。特許文献１のデータ保存装置は、複合機とＰＣとサーバと認証サーバで構成されている。認証サーバは、過去に入力されたデータファイルの保存先のフォルダ名や保存日付等の情報が含まれている履歴情報を有している。複合機にデータファイルが入力されると、複合機は、認証サーバの履歴情報に基づいて、複合機とＰＣとサーバが有する各フォルダに優先順位を付ける。複合機は、優先順位の高いフォルダから順に複合機の表示装置に表示する。複合機は、表示装置に表示されたフォルダの中から、ユーザによって選択されたフォルダにデータファイルを保存させる。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−３２９６６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ユーザは、データファイルをその内容に関連するフォルダ名を有するフォルダ内に保存させることが多い。このようにしておくと、ユーザは、フォルダ名を見ただけで、そのフォルダ内に保存されているデータファイルの内容を容易に推察することができる。この結果、ユーザは、所望のデータファイルを利用したい場合に、フォルダ名をキーとしてそのデータファイルを容易に検索することができる。
【０００５】
上述したように、上記の特許文献１の技術は、データファイルの保存先となるフォルダの候補をユーザに提供する。しかしながら、特許文献１の技術では、データファイルの内容に基づいて候補が特定されない。即ち、データファイルの保存先の候補として、そのデータファイルの内容に関連するフォルダ名をユーザに提供することができない。本明細書によって開示される技術は、このような知見に鑑みて創作されたものであり、データファイルの保存先の候補として、そのデータファイルの内容に関連するフォルダ名をユーザに提供することができる技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本明細書によって開示される１つの技術は、データファイルをフォルダ内に保存することが可能であるデータ保存装置である。このデータ保存装置は、キーワード記憶手段とデータファイル入力手段とキーワード特定手段とキーワード出力手段とキーワード選択許容手段とデータファイル保存手段を備えている。キーワード記憶手段は、少なくとも１つの文字を含む複数のキーワードを記憶することが可能である。なお、キーワード記憶手段に記憶される複数のキーワードは、ユーザによって入力されたものであってもよいし、デフォルトとして設定されているものであってもよい。データファイル入力手段は、データファイルを入力する。なお、この「データファイル」という用語は、最も広義に解釈されるべきものであり、あらゆる種類のデータを含む概念である。データファイル入力手段に入力される段階では、「データファイル」は、必ずしもファイル名が対応づけられていなくてもよく、データのみによって構成されていてもよい。キーワード特定手段は、キーワード記憶手段に記憶されている複数のキーワードとデータファイル入力手段で入力されたデータファイルの両者に共通して含まれるキーワード群を特定する。キーワード出力手段は、キーワード特定手段で特定されたキーワード群を出力する。キーワード選択許容手段は、キーワード出力手段で出力されたキーワード群の中から１つのキーワードを選択することを許容する。データファイル保存手段は、キーワード選択許容手段で選択されたキーワードをフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを保存する。
【０００７】
上記した技術では、データファイルの保存先の候補として、そのデータファイルの内容に関連するフォルダ名をユーザに提供することができる。ユーザは、候補の中からフォルダ名を選択することにより、そのフォルダ内にデータファイルを保存させることができる。
【０００８】
上記のデータ保存装置は、１つの装置によって構成されてもよいし、２つ以上の別体の装置によって構成されていてもよい。後者の場合、上記の全ての手段のうちの少なくとも１つを備える装置と、それ以外の手段を備える他の装置とによって、上記のデータ保存装置が構成されてもよい。この場合、２つ以上の装置が通信可能に接続されていてもよい。例えば、第１の装置がデータ入力手段とキーワード出力手段とキーワード選択許容手段を備えており、第２の装置がキーワード記憶手段とキーワード特定手段とデータファイル保存手段を備えており、第１の装置と第２の装置が通信可能に接続されている構成であってもよい。この場合、データ保存装置は、第１の装置と第２の装置の両者を含む。
【０００９】
上記のデータファイル入力手段は、外部装置から送信されたデータファイルを受信するものであってもよい。データファイル入力手段で受信されたデータファイルにタグ情報が付加されている場合に、キーワード出力手段が、キーワード特定手段で特定されたキーワード群とタグ情報とを出力してもよい。キーワード選択許容手段でタグ情報が選択された場合に、データファイル保存手段は、タグ情報をフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを保存してもよい。上記のタグ情報は、送信元情報、件名及び送信日時情報のうちの少なくとも１つであってもよい。送信日時情報とは、送信された日付だけであってもよいし、送信された時刻だけであってもよいし、送信された日付と時刻の両者であってもよい。例えば、データファイルが電子メールである場合、送信元のアドレス情報、件名、送信日時情報がタグ情報として付加されていてもよい。また、例えば、データファイルがＦＡＸで受信されたデータファイルである場合、送信元のＦＡＸ番号、送信元の名前、送信日時情報がタグ情報として付加されていてもよい。このデータ保存装置では、キーワード出力手段が、データファイルに付加されているタグ情報をフォルダ名の候補として出力する。ユーザは、キーワード特定手段で特定されたキーワード群とタグ情報の中からフォルダ名を選択することができる。
【００１０】
上記したデータ保存装置は、モードを選択することを許容するモード選択許容手段をさらに備えていてもよい。モード選択許容手段で第１モードが選択された場合、キーワード出力手段は、キーワード特定手段で特定されたキーワード群とタグ情報とを出力してもよい。モード選択許容手段で第２モードが選択された場合、キーワード出力手段は、キーワード群を出力しないでタグ情報を出力してもよい。また、第２モードが選択された場合には、キーワード特定手段は、キーワード群を特定する処理を実行しなくてもよい。この構成によれば、第２モードを選択することで、データファイルが入力されてから、キーワードが出力されるまでの時間を短縮することができる。キーワード群を特定する処理を行なう必要がないからである。この構成は、複数のデータファイルが短時間に入力される場合に特に有効である。例えば、特定の時間帯（例えば、平日の昼間）に大量にデータファイルが入力され、他の時間帯にはデータファイルの入力が少ない場合、ユーザは、上記の特定の時間帯にはモード選択許容手段で第２モードを選択しておくことができる。この場合、キーワード特定手段がキーワード群を特定しない。そのため、データファイルが入力されてからキーワード出力手段がタグ情報を出力するまでにかかる時間を短縮することができる。これにより、次々とデータファイルが入力される場合では、１つのデータファイルの処理に時間を掛けることなく、データファイルをフォルダに保存させることができる。一方において、他の時間帯では、ユーザは、第１モードを選択することができる。これにより、データファイルの入力が少ない時間帯では、第１モードに設定してデータファイルの内容に基づくキーワード群が出力されるようにすることができる。
【００１１】
上記したデータ保存装置は、少なくとも１つの文字を入力することを許容する文字入力許容手段をさらに備えていてもよい。この場合、データファイル保存手段は、キーワード選択許容手段でキーワードが選択されずに、文字入力許容手段で文字が入力された場合に、文字入力手段で入力された文字をフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを保存してもよい。この構成によれば、ユーザは、キーワード出力手段で出力されたキーワード群以外のキーワードをフォルダ名にしたい場合に、そのフォルダ名を入力することができる。
【００１２】
上記したキーワード記憶手段は、キーワード選択許容手段でタグ情報が選択された場合に、タグ情報をキーワードとして新たに記憶してもよい。また、上記したキーワード記憶手段は、文字入力許容手段で入力された少なくとも１つの文字をキーワードとして新たに記憶してもよい。この構成では、キーワード記憶手段に記憶されていないタグ情報や入力許容手段で入力された文字をキーワードとして記憶する。これにより、キーワード記憶手段の記憶内容を自動的に更新することができる。
【００１３】
上記したキーワード出力手段は、データファイル入力手段でデータファイルが入力された日時に関する入力日時情報をさらに出力してもよい。入力日時情報は、入力された日付だけであってもよいし、入力された時刻だけであってもよいし、入力された日付と時刻の両者であってもよい。データファイル保存手段は、キーワード選択許容手段で入力日時情報が選択された場合に、入力日時情報をフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを保存してもよい。上記したデータ保存装置によると、ユーザは、入力日時情報をフォルダ名として選択することができる。
【００１４】
上記したデータ入力手段は、テキストデータ、音声データ、画像データ等の様々な種類のデータで構成されるデータファイルを入力することが可能であってもよい。データファイル入力手段で入力されたデータファイルを構成するデータが音声データである場合に、当該音声データをテキストデータに変換する第１変換手段をさらに備えていてもよい。そして、キーワード特定手段は、キーワード記憶手段に記憶されている複数のキーワードと第１変換手段で得られたテキストデータの両者に共通して含まれるキーワード群を特定してもよい。また、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを構成するデータが画像データである場合に、当該画像データをテキストデータに変換する第２変換手段をさらに備えていてもよい。そして、キーワード特定手段は、キーワード記憶手段に記憶されている前記複数のキーワードと第２変換手段で得られたテキストデータの両者に共通して含まれるキーワード群を特定してもよい。
【００１５】
上記したデータ保存装置は、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを構成するデータを複数の形態素に分割する形態素解析手段をさらに備えていてもよい。この場合、キーワード特定手段は、形態素解析手段で得られた複数の形態素とキーワード記憶手段に記憶されている複数のキーワードの両者に共通して含まれるキーワード群を特定してもよい。この構成では、データファイルに、キーワード記憶手段に記憶されているキーワードと同一の文字列が含まれている場合でも、各形態素の文字列が異なれば、キーワードとして特定しない。例えば、キーワード記憶手段にキーワードとして「みかん」が記憶されているとする。入力されたデータファイルに、「みかんはっちゅうのけん」とある場合は、形態素解析手段で、「みかん／発注／の／件」と分解される。キーワード特定手段は、キーワード記憶手段に「みかん」が記憶されているために、キーワードとして「みかん」を特定することができる。一方において、入力されたデータファイルに「みかんせいのいえ」とある場合、形態素解析手段で、「未完成／の／家」と分解されるため、キーワード特定手段は、キーワードとして「みかん」を特定しない。上記の構成によれば、実質的にキーワードと共通しない文字列までキーワード特定手段で特定されることを防止することができる。これにより、ユーザによるフォルダ名の選択作業が軽減される。
【００１６】
上記したデータ保存装置を実現するためのコンピュータプログラムも有用である。このコンピュータプログラムは、データファイルをフォルダ内に保存することが可能であるととともに少なくとも１つの文字を含む複数のキーワードを記憶することが可能であるデータ保存装置に搭載されるコンピュータに、以下の各処理を実行させる。
（１）データファイルを入力するデータファイル入力処理。
（２）上記の複数のキーワードとデータファイル入力手段で入力されたデータファイルの両者に共通して含まれるキーワード群を特定するキーワード特定処理。
（３）キーワード特定処理で特定されたキーワード群を出力するキーワード出力処理。
（４）キーワード出力処理で出力されたキーワード群の中から１つのキーワードが選択された場合に、そのキーワードをフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力処理で入力されたデータファイルを保存するデータファイル保存処理。
このコンピュータプログラムを利用すると、上記したデータ保存装置を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
ここでは、以下の実施例に記載の技術の特徴の一部を列挙する。
（形態１）データ保存装置は、データ入力手段とキーワード出力手段とキーワード選択許容手段とを有する第１の装置（例えば多機能機）と、キーワード記憶手段とキーワード特定手段とデータファイル保存手段とを有する第２の装置（例えばサーバ）とを備えていてもよい。第１の装置と第２の装置は別体に構成されていてもよい。
（形態２）キーワード特定手段は、形態素解析手段で得られた複数の形態素のうち、名詞である複数の形態素とキーワード記憶手段に記憶されている複数のキーワードとの間で共通するキーワード群を特定してもよい。
【００１８】
以下のデータ保存装置も有用である。このデータ保存装置は、以下の構成を有する。
（１）タグ情報が付加されているデータファイルを入力するデータファイル入力手段。なお、タグ情報は、送信元情報、件名及び送信日時情報のうちの少なくとも１つである。
（２）上記のタグ情報を出力するタグ情報出力手段。
（３）タグ情報出力手段で出力されたタグ情報の中から１つの情報を選択することを許容する情報選択許容手段。
（４）情報選択許容手段で選択された情報をフォルダ名とするフォルダ内に、データファイル入力手段で入力されたデータファイルを保存するデータファイル保存手段。
このデータ保存装置によると、データファイルの保存先の候補として、そのデータファイルに付加されているタグ情報をユーザに提供することができる。
【実施例】
【００１９】
図面を参照して実施例を説明する。図１は、データ保存システム１０の構成を簡単に示す。データ保存システム１０は、多機能機２０とサーバ４０を備える。多機能機２０とサーバ４０は、別体に構成されている。多機能機２０とサーバ４０は、ＬＡＮケーブルや無線回線等のネットワーク回線１２を介して通信可能に接続されている。データ保存システム１０には、汎用のＰＣ５０がネットワーク回線１２を介して通信可能に接続されている。なお、データ保存システム１０に接続されるＰＣの数には制限はない。また、ＰＣ以外にも、他の多機能機等が通信可能に接続されていてもよい。
【００２０】
（多機能機の構成）
図２は、多機能機２０の構成を示す。多機能機２０は、スキャン装置２２とファクシミリ装置２４と電話装置２６と表示装置２８と操作装置３０と印刷装置３２と記憶装置３４と制御装置３６とネットワークインターフェイス３８を有する。スキャン装置２２は、スキャン装置２２にセットされたスキャン対象物をスキャンして画像データを作成する。ファクシミリ装置２４は、外部のファクシミリ装置から送信されたＦＡＸデータを受信する。ファクシミリ装置２４は、送信されたＦＡＸデータに、タグ情報として送信元のファクシミリ装置のファクシミリ番号や送信日時や送信元の名前等が付加されていれば、タグ情報も受信することができる。電話装置２６は、外部の電話装置からの着信を受信する。電話装置２６は、タグ情報として着信元の電話装置の電話番号を受信することもできる。表示装置２８は、様々な情報を表示することができる。操作装置３０は、ユーザによって操作される複数のキー（テンキー、スタートキー、キャンセルキー、検索ボタン等）を有する。ユーザは、操作装置３０を操作することによって、様々な情報や指示を多機能機２０に入力することができる。印刷装置３２は、印刷データに基づいて印刷媒体に印刷することができる。印刷データは、多機能機２０の外部（例えば、ＰＣ５０）から送られてくるものであってもよい。また、印刷データは、スキャン装置２２が作成したデータやファクシミリ装置２４が受信したデータであってもよい。
【００２１】
ネットワークインターフェイス３８には、ネットワーク回線１２が接続されている。多機能機２０は、ネットワークインターフェイス３８を介してサーバ４０と通信可能である。また、ネットワーク回線１２は、ＨＵＢやルータ等を介してＰＣ５０と接続されている。多機能機２０は、ネットワークインターフェイス３８を介してＰＣ５０と通信することが可能である。ＰＣ５０は、多機能機２０にデータファイルを送信することができる。例えば、ＰＣ５０は、電子メールとしてデータファイルを送信してもよいし、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ  Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ  Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ  ａｎｄ  Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ  ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等を利用してデータファイルを送信してもよい。これにより、多機能機２０は、データファイルを入力することができる。なお、多機能機２０に入力されるデータファイルは、スキャン装置２２が作成する画像データ、ファクシミリ装置２４が受信するＦＡＸデータ、電話装置２６が受信する音声データを含む。これらのデータは、多機能機２０に入力される段階では、ファイル名が付加されていない。後述する制御装置３６は、プログラムに従ってファイル名を自動的に決定してもよいし、ユーザによって入力された情報に基づいてファイル名を決定してもよい。
【００２２】
記憶装置３４は、様々な情報を記憶することができる。記憶装置３４は、サーバ４０と通信するために利用する通信ポートを記憶している。制御装置３６は、予め設定されているプログラムに従って様々な処理を実行し、多機能機２０の動作を統括的に制御する。制御装置３６は、記憶装置３４に多機能機２０にデータファイルが入力された入力日時情報を記憶させる。また、制御装置３６は、多機能機２０にデータファイルが入力された場合に、第１モードと第２モードのいずれかのモードで処理を実行する。ユーザは、操作装置３０を操作することによって、第１モードと第２モードを切り替えることができる。制御装置３６が実行する処理の内容は、後で詳しく説明する。
【００２３】
（サーバの構成）
図３は、サーバ４０の構成を示す。サーバ４０は、制御装置４２とハードディスク４４とネットワークインターフェイス４６を有する。制御装置４２は、予め設定されているプログラムに従って様々な処理を実行し、サーバ４０の動作を統括的に制御する。制御装置４２が実行する処理の内容は、後で詳しく説明する。ハードディスク４４は、様々な情報を記憶することができる。ハードディスク４４は、制御装置４２がサーバ４０の動作を制御するためのプログラムを記憶している。また、ハードディスク４４は、キーワードリスト４８を記憶している。キーワードリスト４８には、ユーザが予め入力した複数のキーワードが記憶されている。また、ハードディスク４４は、フォルダとファイルの階層構造を利用して、データファイルを記憶することができる。また、ハードディスク４４は、フォルダが指定されていないデータファイルを保存しておく未仕分けフォルダを有している。
ネットワークインターフェイス４６には、ネットワーク回線１２が接続されている。サーバ４０は、ネットワークインターフェイス４６を介して多機能機２０と通信可能である。また、サーバ４０は、ネットワークインターフェイス４６を介してＰＣ５０と通信可能である。サーバ４０は、ネットワークインターフェイス４６を介してＰＣ５０から様々なリクエストを受信する。制御装置４２は、ＰＣ５０からのリクエストに応じて、ＰＣ５０にフォルダのリストを送信したり、データファイルを送信したりすることができる。ユーザは、ＰＣ５０を利用して、ハードディスク４４に記憶されているデータファイルを検索したり、閲覧したりすることができる。また、ユーザは、ＰＣ５０を利用して、サーバ４０のキーワードリスト４８にキーワードを記憶させることができる。
【００２４】
（多機能機の処理）
図４は、多機能機２０に入力されたデータファイルをサーバ４０のハードディスク４４に記憶させる場合の多機能機２０の制御装置３６の処理手順を示すフローチャートである。多機能機２０にデータファイルが入力されると、本処理を開始する。制御装置３６は、入力されたデータファイルにタグ情報が付加されているか否かを確認する（Ｓ１２）。タグ情報が付加されていない場合（Ｓ１２でＮＯ）、制御装置３６は、入力されたデータファイルをサーバ４０に送信して（Ｓ１４）、Ｓ２２に進む。一方において、タグ情報が付加されている場合（Ｓ１２でＹＥＳ）、制御装置３６は、第２モードに設定されているのか否かを判断する（Ｓ１６）。第２モードに設定されている場合（Ｓ１６でＹＥＳ）、制御装置３６は、入力されたデータファイルをサーバ４０に送信せず、タグ情報でフォルダ名候補リストを作成する（Ｓ１８）。例えば、タグ情報に送信日時情報のみが含まれる場合、制御装置３６は、その送信日時情報を含むフォルダ名候補リストを作成する。この場合、１つの名称のみがフォルダ名候補になる。また、例えば、タグ情報に複数種類の情報（例えば送信日時情報と件名）が含まれる場合、制御装置３６は、それぞれの情報を含むフォルダ名候補リストを作成する。この場合、複数の名称がフォルダ名候補になる。Ｓ１８を終えると、Ｓ２８に進む。一方において、第１モードに設定されている場合（Ｓ１６でＮＯ）、制御装置３６は、入力されたデータファイルとタグ情報をサーバ４０に送信して（Ｓ２０）、Ｓ２２に進む。
【００２５】
Ｓ１４又はＳ２０でデータファイルをサーバ４０に送信した後、制御装置３６は、サーバ４０からの情報の受信を監視する（Ｓ２２）。サーバ４０からフォルダ名候補がないことを示す情報を受信した場合（Ｓ２２でＹＥＳ）、制御装置３６は、フォルダ名入力欄と記憶装置３４に記憶されている入力日時情報を表示装置２８に表示させて（Ｓ２４）、Ｓ３０に進む。サーバ４０からフォルダ名候補がないことを示す情報を受信せず（Ｓ２２でＮＯ）、フォルダ名候補リストを受信した場合（Ｓ２６）、制御装置３６は、フォルダ名候補リストとフォルダ名入力欄と記憶装置３４に記憶されている入力日時情報を表示装置２８に表示させる（Ｓ２８）。ユーザは、操作装置３０を操作することによって、表示装置２８に表示されているフォルダ名候補リスト又は入力日時情報から１つのキーワードを選択することができる。あるいは、ユーザは、操作装置３０を操作することによって、フォルダ名入力欄にキーワードを入力することができる。制御装置３６は、キーワードが選択されたか否かを監視する（Ｓ３０）。キーワードが選択された場合（Ｓ３０でＹＥＳ）、制御装置３６は、Ｓ３４に進む。
【００２６】
一方において、フォルダ名候補リストからキーワードが選択されなかった場合（Ｓ３０でＮＯ）、制御装置３６は、フォルダ名入力欄にキーワードが入力されたか否かを確認する（Ｓ３２）。キーワードが入力された場合（Ｓ３２でＹＥＳ）、制御装置３６は、Ｓ３４に進む。Ｓ３４では、制御装置３６は、Ｓ３０で選択されたキーワード、又はＳ３２で入力されたキーワードをサーバ４０に送信して、Ｓ３８に進む。一方において、フォルダ名入力欄にキーワードが入力されなかった場合（Ｓ３２でＮＯ）、制御装置３６は、フォルダ名が決定されなかったことを示す情報をサーバ４０に送信して（Ｓ３６）、Ｓ３８に進む。Ｓ３８では、制御装置３６は、サーバ４０にデータファイルを送信したか否かを確認する。既にサーバ４０にデータファイルを送信した場合（Ｓ３８でＹＥＳ）、制御装置３６は、処理終了する。一方において、サーバ４０にデータファイルを送信していない場合（Ｓ３８でＮＯ）、制御装置３６は、データファイルをサーバ４０に送信して処理を終了する。
【００２７】
（サーバの処理）
図５は、サーバ４０が多機能機２０から受信したデータファイルをフォルダに保存する場合の、制御装置４２の処理手順を示すフローチャートである。制御装置４２は、多機能機２０から送信されたデータファイルの受信を監視している（Ｓ５２）。多機能機２０からデータファイルを受信した場合（Ｓ５２でＹＥＳ）、制御装置４２は、多機能機２０からキーワードを受信したか否かを確認する（Ｓ５４）。キーワードを受信しなかった場合（Ｓ５４でＮＯ）、フォルダ名が決定されなかったことを示す情報を多機能機２０から受信したか否かを確認する（Ｓ５６）。フォルダ名が決定されなかったことを示す情報を受信した場合（Ｓ５６でＹＥＳ）、制御装置４２は、Ｓ５２で受信したデータファイルを未仕分けフォルダ内に保存して（Ｓ５８）、Ｓ５２に戻る。一方、フォルダ名が決定されなかったことを示す情報を受信しなかった場合（Ｓ５６でＮＯ）、制御装置４２は、Ｓ５２で受信したデータファイルを未仕分けフォルダ内に保存する（Ｓ６０）。制御装置４２は、Ｓ６０で未仕分けフォルダ内に保存したデータファイルについて、フォルダ名候補リスト作成処理を実行する（Ｓ６２）。フォルダ名候補リスト作成処理の内容は、後で詳しく説明する。一方において、データファイルとともにキーワードを受信した場合（Ｓ５４でＹＥＳ）、Ｓ６８に進む。
【００２８】
また、制御装置４２は、多機能機２０から送信されたキーワードの受信を監視している（Ｓ６４）。多機能機２０からデータファイルもキーワードも受信せず（Ｓ５２、Ｓ６４でＮＯ）、フォルダ名が決定されなかったことを示す情報を受信すると（Ｓ６６）、制御装置４２は、Ｓ５２に戻る。一方において、多機能機２０からデータファイルを受信せず、キーワードを受信した場合（５２でＮＯ、Ｓ６４でＹＥＳ）、制御装置４２は、Ｓ６８に進む。Ｓ６８では、制御装置４２は、受信したキーワードと共通するフォルダ名のフォルダをハードディスク４４の中から特定する。共通するフォルダ名のフォルダが特定された場合（Ｓ６８でＹＥＳ）、制御装置４２は、Ｓ６０で未仕分けフォルダ内に保存させたデータファイルを特定されたフォルダ内に保存させて（Ｓ７０）、Ｓ５２に戻る。一方において、共通するフォルダ名のフォルダが特定されなかった場合（Ｓ６８でＮＯ）、制御装置４２は、受信したフォルダ名のフォルダをハードディスク４４内に新たに作成する（Ｓ７２）。制御装置４２は、Ｓ６０で未仕分けフォルダ内に保存させたデータファイルを新たに作成したフォルダ内に保存させる（Ｓ７４）。制御装置４２は、ハードディスク４４に、新たに作成するフォルダのフォルダ名をキーワードリスト４８に登録させて（Ｓ７６）、Ｓ５２に戻る。
【００２９】
（フォルダ名候補リスト作成処理）
図６は、図５のＳ６２のフォルダ名候補リスト作成処理のフローチャートである。制御装置４２は、Ｓ５２で受信したデータファイルが画像データで構成されているか否かを確認する（Ｓ８２）。データファイルが画像データで構成されている場合（Ｓ８２でＹＥＳ）、制御装置４２は、ＯＣＲ等の文字認識を実行し、画像データをテキストデータに変換して（Ｓ８４）、Ｓ９０に進む。データファイルが画像データで構成されていない場合（Ｓ８２でＮＯ）、データファイルが音声データで構成されているか否かを確認する（Ｓ８６）。データファイルが音声データで構成されている場合（Ｓ８６でＹＥＳ）、制御装置４２は、音声解析を実行し、音声データをテキストデータに変換して（Ｓ８８）、Ｓ９０に進む。一方において、データファイルが音声データで構成されていない場合（Ｓ８６でＮＯ）、Ｓ５２で受信したデータファイルはテキストデータで構成されていることとなる。この場合、制御装置４２は、Ｓ９０に進む。
【００３０】
Ｓ９０では、制御装置４２は、Ｓ８４，８８で変換されたテキストデータ、又は、Ｓ５２で受信したテキストデータについて形態素解析を実行する。形態素解析されたテキストデータは、形態素ごとに分割され、各形態素の品詞が特定される。
制御装置４２は、形態素解析で形態素ごとに分割されたテキストデータの中から、名詞のテキストのみを抽出する（Ｓ９２）。制御装置４２は、Ｓ９２で抽出されたテキストとキーワードリスト４８の各キーワードとを比較して（Ｓ９４）、両者に共通するキーワード群を特定する。共通するキーワードがある場合（Ｓ９６でＹＥＳ）、制御装置４２は、データファイルにタグ情報が付加されているか否かを確認する（Ｓ９８）。タグ情報が付加されている場合（Ｓ９８でＹＥＳ）、Ｓ９６で特定されたキーワード群とタグ情報を合わせてフォルダ名候補リストを作成して（Ｓ１００）、Ｓ１０８に進む。一方において、共通するキーワードがあり、タグ情報が付加されていない場合（Ｓ９６でＹＥＳ、Ｓ９８でＮＯ）、制御装置４２は、Ｓ９６で特定されたキーワード群でフォルダ名候補リストを作成して（Ｓ１０２）、Ｓ１０８に進む。
【００３１】
一方において、共通するキーワードがない場合（Ｓ９６でＮＯ）、制御装置４２は、タグ情報が付加されているか否かを確認する（Ｓ１０４）。タグ情報が付加されている場合（Ｓ１０４でＹＥＳ）、制御装置４２は、タグ情報でフォルダ名候補リストを作成して（Ｓ１０６）、Ｓ１０８に進む。Ｓ１０８では、制御装置４２は、フォルダ名候補リストを多機能機２０に送信して、処理を終了する。一方において、共通するキーワードがなく、タグ情報が付加されていない場合（Ｓ９６、Ｓ１０４でＮＯ）、制御装置４２は、フォルダ名候補がないことを示す情報を多機能機２０に送信して（Ｓ１１０）、処理を終了する。
【００３２】
実施例のデータ保存システム１０について詳しく説明した。このデータ保存システム１０では、多機能機２０に入力されたデータファイルのテキストデータに含まれるキーワードでフォルダ名候補リストが作成される。このデータ保存システム１０によれば、ユーザは、フォルダ名候補リストからキーワードを選択することにより、入力されたデータファイルの内容に関連するフォルダ名のフォルダにデータファイルを保存することができる。
このデータ保存システム１０では、ＰＣ５０等の外部装置から送信されたデータファイルに含まれる送信元情報等のタグ情報を含むフォルダ名候補リストが作成される。このデータ保存システム１０によれば、ユーザは、フォルダ名候補リストからタグ情報を選択することにより、タグ情報をフォルダ名とするフォルダにデータファイルを保存することができる。
このデータ保存システム１０では、データファイルの入力日時情報がフォルダ名の候補として表示される。このデータ保存システム１０によれば、ユーザは、入力日時情報をフォルダ名として選択することにより、入力日時情報をフォルダ名とするフォルダにデータファイルを保存することができる。
また、このデータ保存システム１０では、ユーザがフォルダ名を入力することができる。これにより、ユーザは、フォルダ候補リストと入力時間情報の中に所望のフォルダ名がない場合に、所望のフォルダ名を入力することができる。
【００３３】
また、データ保存システム１０では、入力されたデータファイルのテキストデータが形態素解析を実行される。制御装置４２は、入力されたデータファイルに含まれる名詞のテキストのみを抽出し、キーワードリスト４８の各キーワードと比較して、フォルダ名候補リストを作成している。この構成によれば、名詞以外の形態素のテキストとキーワードリスト４８のキーワードが共通していてもフォルダ名候補リストにはリストアップされてない。これにより、実質的にフォルダ名候補とならないキーワードがフォルダ名候補リストにリストアップされることを防止することができる。これにより、ユーザがフォルダ名候補リストから所望のキーワードを選択する手間を軽減することができる。
【００３４】
（変形例１）
上記したデータ保存システム１０は、多機能機２０とサーバ４０が別体で構成されている。しかしながら、多機能機２０とサーバ４０は一体で構成されていてもよい。図７は、多機能機２０とサーバ４０の機能を併せ持つデータ保存装置１００の構成を示す。データ保存装置１００は、上記した多機能機２０の各装置２２，２４，２６，２８，３０，３２と同様の各装置１０２，１０４，１０６，１０８，１１０，１１２を備えている。また、データ保存装置１００は、多機能機２０の記憶装置３４とサーバ４０のハードディスク４４の機能を併せ持つハードディスク１１４と、多機能機２０の制御装置３６とサーバ４０の制御装置４２の機能を併せ持つ制御装置１１８を備えている。ハードディスク１１４は、キーワードリスト１１６を記憶している。さらに、データ保存装置１００は、ネットワークインターフェイス１２０を備えている。ネットワークインターフェイス１２０には、ネットワーク回線１２２が接続されている。ネットワーク回線１２２は、ＨＵＢやルータ等を介して外部のＰＣ等と通信可能に接続されている。
データ保存装置１００が入力されたデータファイルをハードディスク１１４内のフォルダに保存する場合の制御装置１１８が実行する処理手順は、図４から図６のフローチャートに若干の変更を加えることによって実現することができる。
【００３５】
（変形例２）
上記した実施例のサーバ４０のハードディスク４４は、ハードディスク４４内に存在するフォルダの全てのフォルダ名が記録されているフォルダ名リストを記憶していてもよい。制御装置４２は、図６のＳ１０８でフォルダ名候補リストを多機能機２０に送信するとき、又は、Ｓ１１０でフォルダ名候補がないことを示す情報を多機能機２０に送信するときに、フォルダ名リストを多機能機２０に送信してもよい。
多機能機２０は、フォルダ名候補リストとフォルダ名リストを受信した場合、それぞれを区別して表示してもよい。
【００３６】
（変形例３）
上記した実施例の多機能機２０の制御装置３６は、第１モード又は第２モードのいずれかのモードで処理を実行している。しかしながら、制御装置３６は、入力されたデータファイルにタグ情報が含まれている場合に、自動的に特定のタグ情報（例えば、送信元のＦＡＸ番号情報や、送信元のアドレス情報等の送信元情報）をキーワードとしてサーバ４０に送信する第３モードで処理を実行してもよい。第３モードの場合、多機能機２０にデータファイルが入力されると、制御装置３６は、入力されたデータファイルをサーバ４０に送信するとともに、タグ情報をキーワードとしてサーバ４０に送信し、処理を終了する。
これにより、図５に示すように、サーバ４０の制御装置４２は、Ｓ５２、Ｓ５４でＹＥＳとなり、タグ情報をフォルダ名とするフォルダにデータファイルを保存することができる。この場合、ユーザは、操作装置３０を操作することによって、第１モード、第２モード又は第３モードを切り替えることができる。
【００３７】
以上、本発明の具体例を詳細に説明したが、これらは例示にすぎず、特許請求の範囲を限定するものではない。特許請求の範囲に記載の技術には、以上に例示した具体例を様々に変形、変更したものが含まれる。
また、本明細書または図面に説明した技術要素は、単独であるいは各種の組合せによって技術的有用性を発揮するものであり、出願時請求項記載の組合せに限定されるものではない。また、本明細書または図面に例示した技術は複数目的を同時に達成するものであり、そのうちの一つの目的を達成すること自体で技術的有用性を持つものである。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】データ保存システムの概略図を示す。
【図２】多機能機の構成を示す。
【図３】サーバの構成を示す。
【図４】データ保存システムにデータファイルを保存する場合の多機能機の制御装置が実行する処理のフローチャートを示す。
【図５】データ保存システムにデータファイルを保存する場合のサーバの制御装置が実行する処理のフローチャートを示す。
【図６】フォルダ名候補リスト作成処理のフローチャートを示す。
【図７】変形例１のデータ保存装置の構成を示す。
【符号の説明】
【００３９】
１０：データ保存システム
１２：ネットワークケーブル
２０：多機能機
４０：サーバ
１００：データ保存装置
【図１】
0004626662.tif 000002
【図２】
0004626662.tif 000003
【図３】
0004626662.tif 000004
【図４】
0004626662.tif 000005
【図５】
0004626662.tif 000006
【図６】
0004626662.tif 000007
【図７】
0004626662.tif 000008