(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、
紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、
電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段と、
電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成するコード生成手段と、
前記コード生成手段が生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる文書情報登録手段と、
コード情報を印刷するコード印刷手段と、
前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する画像データ出力手段と、
電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する電子文書出力手段とを備え、
前記文書情報登録手段は、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる
ことを特徴とする文書整理システム。
【請求項２】
電子文書の関連情報は、電子文書の有効期限を含み、
文書情報登録手段は、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新する
請求項１に記載の文書整理システム。
【請求項３】
文書情報登録手段は、前記一方のコード情報に対応する有効期限が新たに入力されると、前記一方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて新たに文書情報記憶手段に記憶させ、前記他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新する
請求項２に記載の文書整理システム。
【請求項４】
文書情報登録手段は、電子文書の有効期限が近づいた旨の警告の通知先が入力されると、前記通知先を前記電子文書の有効期限に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、
電子文書の有効期限の一定期間前になったことを条件に、前記電子文書に対応する通知先に前記警告を通知する
請求項２または請求項３に記載の文書整理システム。
【請求項５】
キャビネット情報記憶手段は、キャビネット情報として、電子キャビネット内の棚の配置を示す情報を記憶し、
コード生成手段は、物理的キャビネット内の各棚内の各位置を特定する位置情報が入力されると、前記位置情報に一対一に対応する位置コード情報を生成し、紙文書を綴じるバインダのバインダ識別情報が入力されると、前記バインダ識別情報に一対一に対応するバインダコード情報を生成し、
コード印刷手段は、位置コード情報およびバインダコード情報を印刷し、
電子文書のコード情報とバインダコード情報との組が入力されると、電子文書識別情報とバインダ識別情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させ、バインダコード情報と位置コード情報との組が入力されると、バインダ識別情報と前記位置情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させる
請求項１から請求項４のうちのいずれか１項に記載の文書整理システム。
【請求項６】
文書情報登録手段は、電子文書の廃棄指示とともに電子文書のコード情報が入力されると、当該電子文書を削除する
請求項１から請求項５のうちのいずれか１項に記載の文書整理システム。
【請求項７】
紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段とを用いる文書整理方法であって、
電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成し、
生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、
コード情報を印刷し、
２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、
前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力し、
電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する
ことを特徴とする文書整理方法。
【請求項８】
電子文書の関連情報は、電子文書の有効期限を含み、
２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新する
請求項７に記載の文書整理方法。
【請求項９】
紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段とを備えるコンピュータに搭載される文書整理プログラムであって、
前記コンピュータに、
電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成するコード生成処理、
前記コード生成処理で生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる文書情報登録処理、
コード情報を印刷するコード印刷処理、
前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する画像データ出力処理、
電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する電子文書出力処理、および
２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる関連情報更新処理
を実行させるための文書整理プログラム。
【請求項１０】
前記コンピュータに、
文書情報登録処理で、関連情報として、入力された電子文書の有効期限を文書情報記憶手段に記憶させ、
関連情報更新処理で、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新させる
請求項９に記載の文書整理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書整理システム、文書整理方法および文書整理プログラムに関し、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットで、紙文書を電子化した電子文書を紙文書と同様に整理する文書整理システム、文書整理方法および文書整理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書を整理するために利用されるシステムが種々提案されている。例えば、特許文献１には、紙文書から生成した電子文書に電子透かし等の照合情報を付加し、電子文書を管理するための管理情報を生成し、管理情報と電子文書とをそれぞれ電子文書管理ＤＢに格納することによって文書を保管するシステムが記載されている。
【０００３】
また、例えば、特許文献２には、紙文書の保管場所を属性として電子文書と結び付けておくことで電子文書から紙文書の保管場所を特定し、また、紙文書にバーコードを埋めておくことにより電子文書を特定したりどの位置に保管されていたかを特定したりする文書管理システムが記載されている。
【０００４】
また、例えば、特許文献３には、資料を保管するキャビネットの棚と資料とにそれぞれ識別情報を付加し、識別情報に基づいて資料に関する資料情報と保管位置を示す位置情報とを対応付けて管理データベースに記憶させる物品管理支援システムが記載されている。
【特許文献１】特開２００４−３１０４６３号公報
【特許文献２】特開２００６−３０９２８２号公報
【特許文献３】特開２００２−１２８２１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
紙文書を保管する場合、紙文書の量が膨大になると、所望の紙文書を探し出すための時間と労力を多く費やさなくてはならなくなる。ＲＦタグを用いて紙文書の保管場所を把握可能とすることも考えられるが、実現するにあたっては大規模なシステムが必要となり、多大なコストを要する。
【０００６】
特許文献３等では、紙文書を保管する現実のキャビネットに対応するキャビネットの画像を報処理装置が視覚的に表示し、その画像中の位置を指定すると、その位置に保管された電子文書を出力する。また、画像として表示されたキャビネットによって、文書の内容を確認することができる。
【０００７】
しかし、紙文書を電子化したときに、電子文書に関連情報が付加されることがある。また、紙文書が改訂されることがある。紙文書が改訂され、新しい紙文書が作成されたときに、その紙文書の電子文書を登録する際、改訂前の関連情報を引き継がせるために、再度関連情報を入力すると、関連情報の入力のための負担が大きくなってしまう。
【０００８】
そこで、本発明は、現実のキャビネットと同様に、電子的に表示されるキャビネットとともに電子文書を管理することができ、また、文書改訂時の管理負担を軽減させることができる文書整理システム、文書整理方法および文書整理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の文書整理システムは、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段と、電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成するコード生成手段と、前記コード生成手段が生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる文書情報登録手段と、コード情報を印刷するコード印刷手段と、前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する画像データ出力手段と、電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する電子文書出力手段とを備え、前記文書情報登録手段は、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させることを特徴とする。
【００１０】
本発明の文書整理方法は、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段とを用いる文書整理方法であって、電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成し、生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、コード情報を印刷し、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力し、電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力することを特徴とする。
【００１１】
本発明の文書整理プログラムは、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶するキャビネット情報記憶手段と、紙文書を電子化した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、電子文書に関連付けられる情報を記憶する文書情報記憶手段と、電子文書と前記電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する位置関係記憶手段とを備えるコンピュータに搭載される文書整理プログラムであって、前記コンピュータに、電子文書と当該電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成するコード生成処理、前記コード生成処理で生成したコード情報と前記電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段に記憶させ、前記電子文書の関連情報が入力されたときに、当該関連情報を前記電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる文書情報登録処理、コード情報を印刷するコード印刷処理、前記キャビネット情報と前記位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する画像データ出力処理、電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する電子文書出力処理、および２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段に記憶させる関連情報更新処理を実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、現実のキャビネットと同様に、電子的に表示されるキャビネットとともに電子文書を管理することができ、また、文書改訂時の管理負担を軽減させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明の文書整理システムを模式的に示す説明図であり、図２は、本発明の文書整理システムの構成例を示すブロック図である。本発明の文書整理システムは、文書管理サーバ１０と、情報提供サーバ２０と、スキャナ３０と、コードプリンタ４０と、コードリーダ５０と、管理端末６０と、操作端末７０とを備える。文書管理サーバ１０、情報提供サーバ２０、スキャナ３０、コードプリンタ４０、コードリーダ５０、管理端末６０、および操作端末７０は、通信ネットワークを介して接続されている。あるいは、直接接続されていてもよい。例えば、スキャナ３０、コードプリンタ４０、コードリーダ５０は、文書管理サーバ１０に直接接続されていてもよい。また、管理端末６０および操作端末７０は、それぞれコードリーダ８０を備えている。
【００１４】
文書管理サーバ１０は、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットと、紙文書を電子化した電子文書を管理する。また、紙文書を物理的バインダに綴じるのと同様に、電子文書もグループ化される。このグループを電子バインダと呼ぶ。文書管理サーバ１０は、電子バインダの管理も行う。
【００１５】
情報提供サーバ２０は、管理端末６０および操作端末７０等と文書管理サーバ１０との間で授受される情報を中継する。また、情報提供サーバ２０は、文書管理サーバ１０が保持する情報に基づいて、電子文書が電子キャビネットに保管されている状態を表す視覚情報（画像データ）を生成し、操作端末７０に出力する。この画像データを管理端末６０にも出力してよい。
【００１６】
スキャナ３０は、紙文書を読み込み、電子文書化して文書管理サーバ１０に送信する。
【００１７】
後述するように、文書管理サーバ１０は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットにおける各棚の各位置に貼付されるコード情報を生成する。コードプリンタ５０は、文書管理サーバ１０が生成する各コード情報を印刷する。なお、コード情報は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットの各位置毎に、それぞれ異なる。コード情報は、例えば２次元コードであるが、２次元コード以外のコード情報であってもよい。
【００１８】
コードリーダ５０は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットにおける各棚の各位置に貼付されたコード情報を読み取り、読み取ったコード情報を文書管理サーバ１０に送信する。
【００１９】
管理端末６０は、文書管理サーバ１０が管理する各種情報（電子文書の情報、電子バインダの情報、電子キャビネットの情報等）を追加したり、変更したり、削除したりする命令を文書管理サーバ１０に対して送信する。
【００２０】
操作端末７０は、情報提供サーバ２０が生成する画像を表示する。また、操作端末７０は、ユーザの操作に応じて電子文書を文書管理サーバ１０に要求して電子文書を表示する。
【００２１】
管理端末６０が備えるコードリーダ８０と操作端末７０が備えるコードリーダ８０は、それぞれ紙文書、物理的バインダ、物理的キャビネットの各棚の各位置に貼付されたコード情報を読み取る。
【００２２】
また、文書管理サーバ１０は、情報入力部１１と、情報出力部１２と、棚情報処理部１１０と、バインダ情報処理部１２０と、文書情報処理部１３０と、関係情報処理部１４０と、コード生成部１５０と、コード印刷指示部１６０と、有効期限管理部１７０と、警告送信部１８０と、キャビネット情報処理部１９０と、棚情報テーブル２１０と、バインダ情報テーブル２２０と、文書情報テーブル２３０と、文書保存部２４０と、棚−バインダテーブル２５０と、バインダ−文書テーブル２６０と、担当者テーブル２７０と、担当部門テーブル２８０と、キャビネット構成テーブル２９０と、キャビネットテーブル２９５とを備える。
【００２３】
情報入力部１１は、管理端末６０、操作端末７０、スキャナ３０、コードリーダ５０が文書管理サーバ１０に送信した情報や命令を受信するインタフェースである。なお、これらの情報や命令は、情報提供サーバ２０を介して文書管理サーバ１０に送信される。
【００２４】
情報出力部１２は、文書管理サーバ１０が管理する情報を情報提供サーバ２０、操作端末７０、管理端末６０、コードプリンタ４０に送信するインタフェースである。
【００２５】
棚情報テーブル２１０は、キャビネット内の棚を表す情報を記憶する記憶手段である。例えば、棚情報テーブル２１０は、棚コードと、キャビネットＩＤと、棚場所ＩＤと、棚位置ＩＤとを対応付けた情報を記憶する。図３は、棚情報テーブル２１０が記憶する情報の例を示す説明図である。また、図４は、棚場所および棚位置を表す説明図である。物理的キャビネットには、それぞれキャビネットＩＤが付与されている。物理的キャビネットは、一つまたは複数の段を有し、各段は一つの場所あるいは複数の場所に区切られている。区切られた場所を棚場所と呼ぶ。棚場所ＩＤは、各段の各場所を識別する識別情報である。例えば、図４に示す例において、キャビネットＩＤ“００１”のキャビネットは３つの段を有し、各段は２つに区切られている。そして、最上段の右側の場所には、棚場所ＩＤ“００４”が付与されている。以下の説明では、棚場所における各位置を棚位置と呼ぶ。各棚位置には、棚位置ＩＤが付与される。また、個々の棚位置（換言すれば、キャビネット内の各棚内の各位置）と一対一に対応するコード情報である棚コードが生成される。棚位置毎に生成された棚コード３１０は、棚位置に貼付される（図４参照）。
【００２６】
キャビネット構成テーブル２９０は、電子キャビネット内の棚場所の配置を示す情報を記憶する記憶手段である。図５は、キャビネット構成テーブル２９０が記憶する情報の例を示す説明図である。キャビネット構成テーブル２９０は、例えば、キャビネット構成ＩＤと、棚段位置と、棚列位置と、棚場所ＩＤと、棚位置数とを対応付けて記憶する。これらの情報の組が、一つの棚場所の配置を示している。棚段位置は、棚場所がキャビネットの上から（あるいは下から）何段目であるかを表す。棚列位置は、棚場所がキャビネットの左から（あるいは右から）何番目の棚場所であるかを表す。棚位置数は、棚場所内の棚位置（図４参照）の数を表す。キャビネット構成ＩＤは、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤおよび棚位置数の組を識別する識別情報である。
【００２７】
キャビネットテーブル２９５は、キャビネットＩＤとキャビネット構成ＩＤとを対応付けて記憶する記憶手段である。図６は、キャビネットテーブル２９５が記憶する情報の例を示す説明図である。共通のキャビネットＩＤに対応する各キャビネット構成ＩＤの集合は、同一のキャビネットにおける各棚場所の配置（棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤおよび棚位置数）を表している。
【００２８】
対になる物理的キャビネットと電子キャビネットにおいて、キャビネットＩＤは共通である。さらに、物理的な棚場所と、電子キャビネットにおける対応する棚場所とで、棚場所ＩＤは共通である。同様に、物理的な棚位置と、電子キャビネットにおける対応する棚位置とで、棚位置ＩＤは共通である。
【００２９】
キャビネット構成テーブル２９０が記憶する情報およびキャビネットテーブル２９５が記憶する情報により、個々のキャビネットが有する各棚場所の配置を特定することができる。キャビネット構成テーブル２９０が記憶する情報およびキャビネットテーブル２９５が記憶する情報は、電子キャビネットの構成を表しているということができる。
【００３０】
バインダ情報テーブル２２０は、バインダを表す情報を記憶する記憶手段である。図７は、バインダ情報テーブル２２０が記憶する情報の例を示す説明図である。例えば、バインダ情報テーブル２２０は、図７に示すように、バインダコードと、バインダＩＤと、バインダ名とを対応付けて記憶する。バインダＩＤは、バインダを識別する識別情報であり、バインダ名は、各バインダの名称である。また、バインダコードは、個々のバインダと一対一に対応するコード情報である。なお、対になる物理的バインダおよび電子バインダにおいて、バインダコード、バインダＩＤおよびバインダ名は共通である。
【００３１】
文書情報テーブル２３０は、電子文書の文書ＩＤとともに、文書コードおよび文書の属性情報を記憶する記憶手段である。図８は、文書情報テーブル２３０が記憶する情報の例を示す説明図である。例えば、文書情報テーブル２３０は、図８に示すように、文書コードと、文書ＩＤと、文書名と、関連文書ＩＤと、担当者ＩＤと、担当部門ＩＤと、文書の有効期限とを対応付けて記憶する。文書ＩＤは、文書を識別する識別情報であり、文書名は文書の名称である。なお、対になる紙文書および電子文書において、文書ＩＤおよび文書名は共通である。関連文書ＩＤは、関連する文書の文書ＩＤである。担当者ＩＤは、担当者（例えば文書作成者）の識別情報であり、担当部門ＩＤは、担当部門の管理者の識別情報である。有効期限は、電子文書および電子文書に対応する紙文書の有効期限である。関連文書ＩＤ、担当者ＩＤ、担当部門ＩＤおよび有効期限はなくてもよい。
【００３２】
文書保存部２４０は、電子文書を記憶する記憶手段である。
【００３３】
棚−バインダテーブル２５０は、バインダとそのバインダが保存される棚位置との対応関係を示す情報を記憶する記憶手段である。図９は、棚−バインダテーブル２５０が記憶する情報の例を示す説明図である。棚−バインダテーブル２５０は、図９に示すように棚位置ＩＤとバインダＩＤとを対応付けて記憶することによって、バインダＩＤにより特定されるバインダが棚位置ＩＤにより特定される棚位置に保存されるという情報を保持している。
【００３４】
バインダ−文書テーブル２６０は、文書とその文書を綴じているバインダとの対応関係を示す情報を記憶する記憶手段である。図１０は、バインダ−文書テーブル２６０が記憶する情報の例を示す説明図である。バインダ−文書テーブル２６０は、図１０に示すようにバインダＩＤと文書ＩＤとを対応付けて記憶することによって、文書ＩＤにより特定される文書がバインダＩＤにより特定されるバインダに綴じられているという情報を保持している。
【００３５】
担当者テーブル２７０は、文書の担当者の情報を記憶する記憶手段である。図１１は、担当者テーブル２７０が記憶する情報の例を示す説明図である。担当者テーブル２７０は、例えば図１１に示すように、担当者ＩＤと、担当者名と、担当者の連絡先とを対応付けて記憶する。連絡先は、文書管理サーバ１０が操作端末に情報（例えば警告）を送信するときに送信先となるアドレス情報である。
【００３６】
担当部門テーブル２８０は、担当部門の管理者の情報を記憶する記憶手段である。図１２は、担当部門テーブル２８０が記憶する情報の例を示す説明図である。担当部門テーブル２８０は、例えば図１２に示すように、担当部門ＩＤと、担当部門名と、担当者ＩＤとを対応付けて記憶する。また、担当部門の管理者の連絡先（例えば、警告送信時における送信先となるアドレス情報）を、担当部門ＩＤと対応付けて記憶していてもよい。
【００３７】
棚情報処理部１１０は、棚情報テーブル２１０が記憶する情報を管理する。ここで、管理とは、新たな情報の追加、既に存在する情報の更新および削除を行うことを意味するが、追加、更新、削除以外の処理を行ってもよい。
【００３８】
キャビネット情報処理部１９０は、キャビネット構成テーブル２９０が記憶する情報およびキャビネットテーブル２９５が記憶する情報を管理する。
【００３９】
バインダ情報処理部１２０は、バインダ情報テーブル２２０が記憶する情報を管理する。
【００４０】
文書情報処理部１３０は、文書情報テーブル２３０が記憶する情報を管理する。また、文書保存部２４０が記憶する電子文書を管理する。例えば、スキャナ３０が生成した電子文書を受信すると、その電子文書を文書保存部２４０に記憶させる。
【００４１】
関係情報処理部１４０は、棚−バインダテーブル２５０が記憶する情報およびバインダ−文書テーブル２６０が記憶する情報を管理する。
【００４２】
また、棚情報処理部１１０、バインダ情報処理部１２０、文書情報処理部１３０および関係情報処理部１４０に処理を命令する情報は、コード情報により管理端末６０や操作端末７０から送信される。図１３は、文書管理サーバ１０に対する命令となるコード情報の例を示す。文書管理サーバ１０に対する命令となるコード情報として、キャビネット廃棄コード、バインダ確認コード、バインダ廃棄コード、文書確認コード、文書廃棄コードがある。キャビネット廃棄コードは、指定したキャビネットＩＤに対応するキャビネット構成ＩＤ、およびそのキャビネット構成ＩＤに対応する情報（図６、図５参照）の削除を命令するコード情報である。バインダ廃棄コードは、指定したバインダに関する情報をバインダ−文書テーブルから削除することを命令するコード情報である。また、文書廃棄コードは、指定した文書の情報を、文書情報テーブル２３０、文書保存部２４０、バインダ−文書テーブル２６０から削除することを命令するコード情報である。また、バインダ確認コードおよび文書確認コードは、バインダや文書の配置位置の出力（提示）を命令するコード情報である。文書管理サーバ１０に対する命令となるコード情報（図１３に例示する各コード）は、例えば、２次元コードとして予め用意しておく。
【００４３】
コード情報生成部１５０は、各棚位置、各バインダおよび各文書に一対一に対応するコード情報を生成する。コード印刷指示部１６０は、コード情報生成部１５０が生成したコード情報をコードプリンタ４０に印刷させる。
【００４４】
有効期限管理部１７０は、計時を行い、現在の時間（例えば、日付、日時）と、文書情報テーブル２３０に記憶された文書の有効期限（図８参照）とを比較する。そして、現在の時間が有効期限の一定時間前になったり、あるいは、有効期限が満了したときに、担当者の担当者の操作端末７０に警告を送信する。
【００４５】
警告送信部１８０は、電子文書の有効期限の一定期間前になったことを条件に、その電子文書に対応する通知先に警告を送信する。電子文書に対応する通知先とは、その電子文書の担当者の連絡先（図１１参照）である。
【００４６】
また、情報提供サーバ２０は、情報入力部２１と、視覚情報生成部２２とを備える。情報入力部２１は、管理端末６０および操作端末７０等と文書管理サーバ１０との間で授受される情報を中継する。
【００４７】
また、視覚情報生成部２２は、キャビネット構成テーブル２９０、キャビネットテーブル２９５、棚−バインダテーブル２５０、バインダ−文書テーブル２６０等が記憶している情報に基づいて、電子文書が電子キャビネットに保管されている状態を表す画像データを生成し、電子キャビネットの画像を操作端末７０に表示させる。図１４は、電子キャビネットの画像の例を示す説明図である。視覚情報生成部２２は、キャビネット構成テーブル２９０が記憶する情報およびキャビネットテーブル２９５が記憶する情報を文書管理サーバ１０から受信して、「共通のキャビネットＩＤに対応するキャビネット構成ＩＤ」に対応する棚段位置の最大値を電子キャビネットの段数する。また、そのキャビネット構成ＩＤに対応する棚列位置の最大値を各段の棚場所数とする。そして、棚段位置の最大値から定めた段数の各段に、棚列位置の最大値から定めた数の棚場所を有する電子キャビネットの画像データを生成する。例えば、「ある共通のキャビネットＩＤに対応するキャビネット構成ＩＤ」に対応する棚段位置の最大値が３であり、棚列位置の最大値が２であるとすると、３段で、各段が２つの棚場所に区切られている電子キャビネットの画像データを生成する。
【００４８】
また、視覚情報生成部２２は、棚情報テーブル２１０および棚−バインダテーブル２５０に記憶された情報を文書管理サーバ１０から受信する。そして、棚位置ＩＤを介して、キャビネット構成テーブル２９０に記憶されていた棚場所ＩＤと対応付けられるバインダＩＤがあるか否かを判定する。そのようなバインダＩＤが存在していれば、画像中の棚位置にバインダ画像９０を配置した画像データを生成する（図１４参照）。従って、図１４に示す電子キャビネットの画像において、バインダ画像９０が表示される位置は、文書を綴じたバインダが実際に存在する位置に対応する。
【００４９】
棚情報処理部１１０、バインダ情報処理部１２０、文書情報処理部１３０、関係情報処理部１４０、コード生成部１５０、コード印刷指示部１６０、有効期限管理部１７０、警告送信部１８０、およびキャビネット情報処理部１９０は、例えば、プログラムに従って動作するＣＰＵによって実現される。また、文書保存部２４０および各テーブル２１０，２２０，２３０，２５０，２６０，２７０，２８０，２９０，２９５は、コンピュータが備える記憶装置によって実現される。
【００５０】
情報提供サーバ２１が備える情報入力部２１および視覚情報生成部２２も、例えば、プログラムに従って動作するＣＰＵによって実現される。文書管理サーバ１０および情報提供サーバ２１が同一のコンピュータによって実現され、棚情報処理部１１０、バインダ情報処理部１２０、文書情報処理部１３０、関係情報処理部１４０、コード生成部１５０、コード印刷指示部１６０、有効期限管理部１７０、警告送信部１８０、キャビネット情報処理部１９０、情報入力部２１および視覚情報生成部２２が同一のＣＰＵによって実現されていてもよい。
【００５１】
次に、動作について説明する。なお、以下の説明では、コード情報が２次元コードである場合を例に説明する。ただし、コード情報は、２次元コードでなくてもよい。
【００５２】
まず、棚情報テーブル２２０への情報登録動作を説明する。図１５は、棚情報テーブル２２０への情報登録動作を示す説明図である。管理端末６０は、文書整理を行う管理者によって、物理的キャビネットに割り当てられたキャビネットＩＤと、そのキャビネットの棚場所ＩＤと、その棚場所における棚位置ＩＤを入力される。管理端末６０は、入力されたキャビネットＩＤ、棚場所ＩＤおよび棚位置ＩＤの組を、情報提供サーバ２０を介して、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１）。
【００５３】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、ステップＳ１で送信された各ＩＤを受信すると、その各ＩＤを文書管理サーバ１０に送信する。すなわち、ステップＳ１で送信された各ＩＤを文書管理サーバ１０に中継する（ステップＳ２）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、情報提供サーバ２０から、その各ＩＤを受信する（ステップＳ３）。
【００５４】
文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、受信した各ＩＤを棚情報処理部１１０に送り、棚情報処理部１１０は、そのキャビネットＩＤ、棚場所ＩＤ、および棚位置ＩＤの組を取得する（ステップＳ４）。
【００５５】
すると、棚情報処理部１１０は、棚位置ＩＤ毎に一意の２次元コードをコード生成部１５０に生成させる（ステップＳ５）。この２次元コードが棚コードである。
【００５６】
コード印刷指示部１６０は、コード生成部１５０が生成した棚コードをコードプリンタ４０に印刷させる（ステップＳ７）。印刷された棚コードは、対応する物理的キャビネットの棚位置に貼付される。
【００５７】
また、棚情報処理部１１０は、取得した棚場所ＩＤ、および棚位置ＩＤの組と、コード生成部１５０に生成させた棚コードとを対応付けて、棚情報管理テーブル２１０に記憶させる。
【００５８】
次に、キャビネット構成テーブル２９０への情報登録動作を説明する。図１６は、キャビネット構成テーブル２９０への情報登録動作を示す説明図である。管理端末６０は、管理者によって、キャビネット構成ＩＤ、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ、および棚位置数を入力される。管理端末６０は、入力されたキャビネット構成ＩＤ、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ、および棚位置数の組を情報提供サーバ２０を介して、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２０１）。
【００５９】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、ステップＳ２０１で送信された各情報を受信すると、その各情報を文書管理サーバ１０に送信（すなわち中継）する（ステップＳ２０２）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、情報提供サーバ２０から、その各情報を受信する（ステップＳ２０３）。情報入力部１１は、受信した情報をキャビネット情報処理部１９０に送り、キャビネット情報処理部１９０は、そのキャビネット構成ＩＤ、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ、および棚位置数の組を取得する（ステップＳ２０４）。キャビネット情報処理部１９０は、そのキャビネット構成ＩＤ、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ、および棚位置数を対応付けて、キャビネット構成テーブル２９０に記憶させる（ステップＳ２０５）。
【００６０】
次に、キャビネットテーブル２９５への情報登録動作を説明する。図１７は、キャビネットテーブルへの情報登録動作を示す説明図である。管理端末６０は、管理者によって、キャビネットＩＤとキャビネット構成ＩＤとを入力される。このとき、ステップＳ２０１（図１６参照）で入力されたキャビネット構成ＩＤ等が表す棚場所を有する物理的キャビネットのキャビネットＩＤと、そのキャビネット構成ＩＤとが入力される。管理端末６０は、入力されたキャビネットＩＤおよびキャビネット構成ＩＤを情報提供サーバ２０を介して、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２１１）。
【００６１】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、ステップＳ２１１で送信されたキャビネットＩＤおよびキャビネット構成ＩＤを受信すると、その各ＩＤを文書管理サーバ１０に送信（すなわち中継）する（ステップＳ２１２）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、情報提供サーバ２０から、その各ＩＤを受信する（ステップＳ２１３）。情報入力部１１は、受信した各ＩＤをキャビネット情報処理部１９０に送り、キャビネット情報処理部１９０は、そのキャビネットＩＤおよびキャビネット構成ＩＤを取得する（ステップＳ２１４）。キャビネット情報処理部１９０は、そのキャビネットＩＤおよびキャビネット構成ＩＤを対応付けて、キャビネットテーブル２９５に記憶させる（ステップＳ２１５）。同様に、棚情報処理部１１０も情報入力部１１からキャビネットＩＤおよびキャビネット構成ＩＤを取得し、棚テーブル２１０に記憶させてもよい（ステップＳ２１６，Ｓ２１７）。
【００６２】
次に、バインダ情報テーブル２２０への情報登録動作を説明する。図１８は、バインダ情報テーブル２２０への情報登録動作を示す説明図である。管理端末６０は、管理者によって、バインダＩＤおよびバインダ名を入力され、そのバインダＩＤ等を、情報提供サーバ２０を介して、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１１）。
【００６３】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、ステップＳ１１で送信された各情報を、文書管理サーバ１０に中継する（ステップＳ１２）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、バインダＩＤおよびバインダ名を受信する（ステップＳ１３）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、そのバインダＩＤおよびバインダ名をバインダ情報処理部１２０に送り、バインダ情報処理部１２０は、そのバインダＩＤ等を取得する（ステップＳ１４）。
【００６４】
すると、バインダ情報処理部１２０は、そのバインダＩＤと一対一に対応する２次元コードをコード生成部１５０に生成させる（ステップＳ１５）。この２次元コードがバインダコードである。コード印刷指示部１６０は、コード生成部１５０が生成したバインダコードをコードプリンタ４０に印刷させる（ステップＳ１６）。図１９は、物理的バインダにバインダコードを貼付した状態を示す説明図である。ステップＳ１６で印刷されたバインダコード３２０は、図１９に示すようにバインダの一部分に貼付される。
【００６５】
また、バインダ情報処理部１２０は、取得したバインダＩＤおよびバインダ名と、コード生成部１５０に生成させたバインダコードとを対応付けて、バインダ情報テーブル２１０に記憶させる。
【００６６】
次に、棚−バインダテーブル２５０への情報登録動作を説明する。この動作は、棚位置とその位置に配置されるバインダとの対応関係を登録する動作である。図２０は、棚−バインダテーブル２５０への情報登録動作を示す説明図である。コードリーダ５０は、物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取るように操作され、読み取ったバインダコードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２１）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、そのバインダコードを受信する（ステップＳ２２）。
【００６７】
同様に、コードリーダ５０は、その物理的バインダが保管される棚位置に貼付された棚コードを読み取るように操作され、読み取った棚コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２３）。情報入力部１１は、その棚コードを受信する（ステップＳ２４）。管理者は、上記の物理的バインダを上記の棚位置に保管する。
【００６８】
情報入力部１１は、ステップＳ２２，Ｓ２４でバインダコードおよび棚コードを受信すると、そのバインダコードおよび棚コードを関係情報処理部１４０に送り、関係情報処理部１４０は各コードを取得する（ステップＳ２５）。そして、関係情報処理部１４０は、そのバインダコードに対応するバインダＩＤをバインダ情報テーブル２２０から読み出し、棚コードに対応する棚位置ＩＤを棚情報管理テーブル２１０から読み出し、そのバインダＩＤおよび棚位置ＩＤを対応付けて棚−バインダテーブル２５０に記憶させる（ステップＳ２６）。この結果、物理的バインダと棚位置との対応関係が棚−バインダテーブル２５０に保持される。
【００６９】
次に、棚−バインダテーブル２５０の情報更新動作を説明する。図２１は、棚−バインダテーブル２５０の情報更新動作を示す説明図である。物理的バインダが別の棚位置に移動された場合にも、コードリーダ５０は、その物理的バインダのバインダコードと、移動後の棚位置の棚コードを読み取るように操作される。コードリーダ５０がバインダコードおよび棚コードを読み取ってから、関係情報処理部１４０がその各コードを取得するまでの動作は、図２０に示すステップＳ２１〜Ｓ２５と同様である。棚−バインダテーブル２５０には、バインダＩＤと移動前の棚位置の棚位置ＩＤとが対応付けられているので、関係情報処理部１４０は、取得したバインダコードに対応するバインダＩＤをバインダ情報テーブル２２０から読み出し、取得した棚コードに対応する棚位置ＩＤを棚情報管理テーブル２１０から読み出し、バインダＩＤおよび棚位置ＩＤを対応付けて棚−バインダテーブル２５０に上書きする（ステップＳ３６）。この結果、棚−バインダテーブル２５０に格納されている情報が更新される。
【００７０】
次に、文書登録動作を説明する。図２２は、文書登録動作を示す説明図である。スキャナ３０は、紙文書を読み取って電子文書を生成し、文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ４１）。また、管理端末６０は、管理者によって、文書ＩＤ、文書名を入力される。また、その文書に関連する文書の文書ＩＤ（関連文書ＩＤ）が合わせて入力されてもよい。管理端末６０は、その文書ＩＤ等の情報を、情報提供サーバ２０を介して、文書管理サーバ１０に送信する。
【００７１】
情報入力部１１は、電子文書、文書ＩＤ、文書名等を受信し、文書情報処理部１３０に送る（ステップＳ４２）。文書情報処理部１３０は、それらの情報を取得すると（ステップＳ４３）、その電子文書と一対一に対応する２次元コードをコード生成部１５０に生成させる（ステップＳ４４）。この２次元コードが文書コードである。コード印刷指示部１６０は、コード生成部１５０が生成した文書コードをコードプリンタ４０に印刷させる（ステップＳ４５）。図２３は、紙文書に文書コードを貼付した状態を示す説明図である。印刷された文書コード３３０は、図２３に示すようにバインダの一部分に貼付される。
【００７２】
また、文書情報処理部１３０は、コード生成部１５０が生成した文書コードと、取得した文書ＩＤ、文書名等とを対応付けて、文書情報テーブル２３０に記憶させる（ステップＳ４６）。また、取得した文書ＩＤと電子文書とを対応付けて、文書保存部２４０に記憶させる（ステップＳ４７）。
【００７３】
次に、バインダ−文書テーブル２６０への情報登録動作を説明する。この動作は、バインダとそのバインダに綴じられる文書との対応関係を登録する動作である。図２４は、バインダ−文書テーブル２６０への情報登録動作を示す説明図である。コードリーダ５０は、紙文書に貼付された文書コードを読み取るように操作され、読み取った文書コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ５１）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、その文書コードを受信する（ステップＳ５２）。
【００７４】
同様に、コードリーダ５０は、物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取るように操作され、読み取ったバインダコードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ５３）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、そのバインダコードを受信する（ステップＳ５４）。管理者は、上記の紙文書を上記の物理的バインダに綴じる。
【００７５】
情報入力部１１は、ステップＳ５２，Ｓ５４で文書コードおよびバインダコードを受信すると、その文書コードおよびバインダコードを関係情報処理部１４０に送り、関係情報処理部１４０は各コードを取得する（ステップＳ５５）。そして、関係情報処理部１４０は、その文書コードに対応する文書ＩＤを文書情報テーブル２３０から読み出し、バインダコードに対応するバインダＩＤを棚情報管理テーブル２１０から読み出し、文書ＩＤおよびバインダＩＤを対応付けてバインダ−文書テーブル２６０に記憶させる（ステップＳ５６）。この結果、バインダとそのバインダに綴じられる文書との対応関係がバインダ−文書テーブル２６０に保持される。
【００７６】
次に、バインダ−文書テーブル２６０の情報更新動作を説明する。図２５は、バインダ−文書テーブル２６０の情報更新動作を示す説明図である。紙文書が別の物理的バインダに移動された場合にも、コードリーダ５０は、その紙文書の文書コードと移動後の物理的バインダのバインダコードを読み取るように操作される。コードリーダ５０が文書コードおよびバインダコードを読み取ってから関係情報処理部１４０がその各コードを取得するまでの動作は、図２４に示すステップＳ５１〜Ｓ５５と同様である。バインダ−文書テーブル２６０には、文書ＩＤと移動前の物理的バインダのバインダコードとが対応付けられているので、関係情報処理部１４０は、取得した文書コードに対応する文書ＩＤと、取得したバインダコードに対応するバインダＩＤを、それぞれ、文書情報テーブル２３０、棚情報管理テーブル２１０から読みだし、文書ＩＤおよびバインダＩＤを対応付けてバインダ−文書テーブル２６０に上書きする（ステップＳ６６）。この結果、バインダ−文書テーブル２６０に格納されている情報が更新される。
【００７７】
次に、電子キャビネットを管理端末６０または操作端末７０に表示させる動作について説明する。以下、電子キャビネットを利用して文書を閲覧しようとする操作者が操作端末７０を操作する場合を例にして説明するが、管理端末７０に電子キャビネットを表示させる場合の動作も同様である。図２６（ａ）は物理的キャビネットの例を示し、図２６（ｂ）は電子キャビネットの例を示す。図２６（ａ）に示す物理的キャビネットが備える各棚場所毎にキャビネット構成ＩＤが定められ、キャビネット構成ＩＤ、棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ、および棚位置数が対応付けられて文書管理サーバ１０に保持されている。また、キャビネットのキャビネットＩＤと、そのキャビネットの各棚場所のキャビネット構成ＩＤが対応付けられて文書管理サーバ１０に保持されている。また、棚位置とバインダとの対応関係、およびバインダと紙文書との対応関係も文書管理サーバ１０に保持されている。
【００７８】
情報提供サーバ２０の視覚情報生成部２２は、操作端末７０から電子キャビネットの出力（表示）命令を受信すると、各電子キャビネット毎に、その電子キャビネットの各棚場所に定められた情報（棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ等）の出力命令を文書管理サーバ１０に送信する。なお、視覚情報生成部２２は、情報入力部２１を介して、文書管理サーバ１０、操作端末７０、管理端末６０と情報や命令を送受信する。
【００７９】
文書管理サーバ１０のキャビネット情報処理部１９０は、上記の命令を受信すると、キャビネットＩＤ毎に、キャビネットＩＤに対応する各キャビネット構成ＩＤをキャビネットテーブル２９５から読み込み、さらに、その各キャビネット構成ＩＤに対応する棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ等の組ををキャビネット構成テーブル２９０から読み込み、各キャビネット構成ＩＤ毎に棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ等の組を情報提供サーバ２０に送信する。すなわち、それぞれのキャビネットの各キャビネットＩＤ毎に、キャビネットが備える各棚場所毎の棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤ等の組を送信する。情報提供サーバ２０の視覚情報生成部２２は、その情報を受信する。
【００８０】
また、さらに、関係情報処理部１４０は、棚位置ＩＤを介して上記の各棚場所ＩＤに対応付けられたバインダＩＤを情報提供サーバ２０に送信する。すなわち、関係情報処理部１４０は、上記の各棚場所ＩＤに対応付けられた棚位置ＩＤを棚情報テーブル２１０から読み込み、さらに、その棚位置ＩＤに対応付けられたバインダＩＤを棚−バインダテーブル２５０から読み込み、棚場所ＩＤおよびバインダＩＤの組を情報提供サーバ２０に送信する。情報提供サーバ２０の視覚情報生成部２２は、棚場所ＩＤおよびバインダＩＤも受信する。
【００８１】
視覚情報生成部２２は、キャビネットＩＤ毎に以下の処理を行い、各電子キャビネットの画像データを生成する。視覚情報生成部２２は、個々のキャビネットＩＤ毎に、対応する各棚場所の棚段位置の最大値および棚列位置の最大値を特定する。そして、視覚情報生成部２２は、棚段位置の最大値を電子キャビネットの段数として定め、棚列位置の最大値を各段に設けられた棚場所数として定める。続いて、視覚情報生成部２２は、その段数を有し、各段にその棚場所数の棚場所を有する電子キャビネットの画像データを生成する。
【００８２】
また、視覚情報生成部２２は、電子キャビネットの各棚場所の棚場所ＩＤに対応するバインダＩＤを、情報提供サーバ２０から受信している場合には、その棚場所ＩＤが示す棚場所に、バインダの画像が表示されるように電子キャビネットの画像を生成する。視覚情報生成部２２は、生成した画像データを、情報入力部２１を介して操作端末７０に送信する。さらに、視覚情報生成部２２は、電子キャビネットの画像に含めた各バインダの画像と対応するバインダＩＤも操作端末７０に送信する。操作端末７０は、受信した画像データが表す画像を表示する。
【００８３】
図２６（ａ）に示すように、物理的バインダと棚場所の位置が変更されると、図２５に示した動作により、バインダ−文書テーブル２６０が保持する情報も更新される。そして、バインダ−文書テーブル２６０が保持するバインダと棚場所との対応関係に基づいて、視覚情報生成部２２は画像データを生成するので、表示される電子キャビネットは、物理的キャビネットと同様の位置にバインダが配置されるように表示される。
【００８４】
また、操作端末７０は、表示したバインダに対してマウスクリック等の操作が行われると、そのバインダのバインダＩＤを情報提供サーバ２０に送信する。情報提供サーバ２０の視覚情報生成部２２は、画像上でクリックされたバインダのバインダＩＤを操作端末７０から受信すると、そのバインダＩＤに対応する各文書ＩＤが示す電子文書を文書管理サーバ１０に要求する。文書管理サーバ１０の関係情報処理部１４０は、その要求に応じ、そのバインダＩＤに対応する文書ＩＤをバインダ−文書テーブル２６０から読み出し、さらに、文書情報処理部１３０は、その文書ＩＤが示す電子文書を文書保存部２４０から読み出し、その電子文書を情報提供サーバ２０に送信する。ただし、情報提供サーバ２０に送信する電子文書は、有効期限満了前の電子文書であり、有効期限を満了した電子文書は提供対象から除外し、情報提供サーバ２０に送信しない。有効期限の設定処理については後述する。
【００８５】
情報提供サーバ２０の視覚情報生成部２２は、文書管理サーバ１０から電子文書を受信すると、その電子文書を操作端末７０に送信する。操作端末７０は、受信した電子文書を表示する。
【００８６】
なお、視覚情報生成部２２は、各電子文書毎に、文書のイメージ画像データを生成し、そのイメージ画像データを操作端末７０に送信して、操作端末７０に文書のイメージ画像を表示させてもよい。また、文書情報処理部１３０が電子文書とともに、文書名も情報提供サーバ２０に送信し、視覚情報生成部２２は、文書のイメージ画像に文書名も表示されるように画像データを生成してもよい。
【００８７】
そして、操作端末７０は、文書のイメージ画像に対してクリック等の操作が行われたときに、その旨を情報提供サーバ２０に送信し、視覚情報生成部２２は、そのタイミングで電子文書を操作端末７０に送信してもよい。バインダに複数の文書がまとめられている場合には、各イメージ画像データの識別情報を生成して、操作端末７０がどの画像をクリックされたのかを通知できるようにしておけばよい。
【００８８】
また、検索用キーワードを操作端末７０や管理端末６０から文書管理サーバ１０に送信し、そのキーワードを含む電子文書を文書管理サーバ１０が検索して送信し、その電子文書を操作端末７０や管理端末６０が表示してもよい。
【００８９】
次に、管理者が紙文書を物理的バインダから抜き取って廃棄するときの動作について説明する。図２７は、文書廃棄時の動作を示す説明図である。コードリーダ５０は、廃棄対象の紙文書に貼付された文書コードと文書廃棄コードとを続けて読み取るように操作される。コードリーダ５０は、廃棄対象の紙文書に貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ１０に送信し、文書廃棄コードを読み取ると、その文書廃棄コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ７１，Ｓ７３）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、その文書コードおよび文書廃棄コードを受信する（ステップＳ７２，Ｓ７４）。情報入力部１１は、ステップＳ７１，Ｓ７３で受信した文書コードおよび文書廃棄コードを関係情報処理部１４０および文書情報処理部１３０に送る。
【００９０】
関係情報処理部１４０は、文書コードおよび文書廃棄コードを取得すると（ステップＳ７５）、その文書コードに対応する文書ＩＤを文書情報テーブル２３０から読み込み、その文書ＩＤおよびその文書ＩＤに対応付けられたバインダＩＤの組（図１０に示す文書ＩＤおよびバインダＩＤの組）をバインダ−文書テーブル２６０から削除する（ステップＳ７６）。
【００９１】
また、文書情報処理部１３０は、文書コードおよび文書廃棄コードを取得すると（ステップＳ７７）、その文書コードおよびその文書コードに対応する文書名、文書ＩＤ（図８参照）を文書情報テーブル２３０から削除する（ステップＳ７８）。このとき、関連文書ＩＤ、担当者ＩＤ、担当部門ＩＤ、有効期限も文書コードとともに記憶されていれば、それらの情報も削除する。
【００９２】
また、文書保存部２４０は、削除対象となる文書ＩＤと電子文書とを対応付けて記憶している。文書情報処理部１３０は、ステップＳ７８で削除対象となる文書ＩＤと電子文書との組を文書保存部２４０から削除する（ステップＳ７９）。
【００９３】
次に、管理者が物理的バインダを廃棄するときの動作について説明する。なお、廃棄される物理的バインダは紙文書を綴じていないものとする。廃棄しようとする物理的バインダに紙文書が綴じられている場合、管理者は、まず、その紙文書の廃棄処理（図２７参照）や、その紙文書を他のバインダに移動する処理（図２５参照）を行うように操作する。
【００９４】
図２８は、物理的バインダの廃棄時の動作を示す説明図である。コードリーダ５０は、廃棄対象の物理的バインダに貼付されたバインダコードとバインダ廃棄コードとを続けて読み取るように操作される。コードリーダ５０は、廃棄対象の物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取ると、そのバインダコードを文書管理サーバ１０に送信し、バインダ廃棄コードを読み取ると、そのバインダ廃棄コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ８１，Ｓ８３）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、そのバインダコードおよびバインダ廃棄コードを受信すると（ステップＳ８２，Ｓ８４）、そのバインダコードおよびバインダ廃棄コードを関係情報処理部１４０およびバインダ情報処理部１２０に送る。
【００９５】
関係情報処理部１４０は、バインダコードおよびバインダ廃棄コードを取得すると（ステップＳ８５）、このバインダコードに対応するバインダＩＤをバインダ情報テーブル２３０から読み込み、そのバインダＩＤおよびそのバインダＩＤに対応する棚位置ＩＤの組（図９に示すバインダＩＤおよび棚位置ＩＤの組）を棚−バインダテーブル２５０から削除する（ステップＳ８６）。
【００９６】
また、バインダ情報処理部１２０は、バインダコードおよびバインダ廃棄コードを取得すると（ステップＳ８７）、そのバインダコードと、そのバインダコードに対応するバインダＩＤと、バインダ名との組（図７参照）をバインダ情報テーブル２２０から削除する（ステップＳ８８）。
【００９７】
次に、電子文書の登録（図２２に例示する処理）の後、キャビネットを廃棄するときの動作について説明する。なお、廃棄される物理的キャビネットの各棚場所には物理的バインダはないものとする。廃棄しようとする物理的キャビネットに物理的バインダが存在する場合には、その物理的バインダを他の物理的キャビネットに移動させて図２１の処理を完了しておくか、あるいは、物理的バインダを廃棄して図１８の処理を完了しておく。
【００９８】
管理端末６０は、管理者によって、廃棄対象のキャビネットＩＤを入力される。また、コードリーダ８０は、キャビネット廃棄コードを読み取るように操作される。キャビネットＩＤが入力され、コードリーダ８０がキャビネット廃棄コードを読み取ると、管理端末６０は、そのキャビネットＩＤおよびコードリーダ８０を、情報提供サーバ２０を介して文書管理サーバ１０に送信する。
【００９９】
文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、管理端末６０からキャビネットＩＤおよびキャビネット廃棄コードを受信すると、そのキャビネットＩＤおよびキャビネット廃棄コードを棚情報処理部１１０およびキャビネット情報処理部１９０に送る。
【０１００】
すると、キャビネット情報処理部１９０は、そのキャビネットＩＤおよびそのキャビネットＩＤに対応付けられているキャビネット構成ＩＤの組（図６参照）をキャビネット構成テーブル２９０から削除する。さらに、そのキャビネット構成ＩＤおよび、そのキャビネット構成ＩＤに対応付けられている棚段位置、棚列位置、棚場所ＩＤおよび棚位置数（図７）をキャビネット構成テーブル２９０から削除する。また、棚情報処理部１１０は、そのキャビネットＩＤおよびそのキャビネットＩＤに対応付けられている棚コード、棚場所ＩＤ、棚位置ＩＤを棚情報テーブル２１０から削除する。
【０１０１】
次に、文書情報テーブルに電子文書の関連情報を登録する動作について説明する。関連情報は、電子文書の属性を示す属性情報であるということができる。ここでは、関連情報が電子文書の有効期限を含んでいる場合を例にして説明する。具体的には、有効期限、担当者、担当部門を関連情報とする場合を例にして説明する。なお、関連情報に、関連文書ＩＤや文書名を含めてもよい。
【０１０２】
図２９は、関連情報の登録動作を示す説明図である。以下、管理端末６０が操作される場合を例にして説明するが、操作端末７０が操作されてもよい。管理端末６０は、管理者によって有効期限、担当者および担当部門の組を入力される。これらの関連情報は、例えば、文書ＩＤとともに入力される。あるいは、コードリーダ８０が文書コードを読み取ってもよい。管理端末６０は、入力された有効期限、担当者、担当部門、および文書ＩＤ（文書コードでもよい）の組を、情報提供サーバ２０を介して文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ９１）。
【０１０３】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、ステップＳ９１で送信された有効期限等を受信すると、その有効期限等を文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ９２）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、情報提供サーバ２０から、有効期限、担当者、担当部門、および文書ＩＤの組を受信する（ステップＳ９３）。情報入力部１１は、受信した情報を文書情報処理部１３０に送り、文書情報処理部１３０はその情報を取得する（ステップＳ９４）。そして、文書情報処理部１３０は、取得した文書ＩＤに対応付けて、有効期限、担当者および担当部門をバインダ情報テーブル２２０に記憶させる（ステップＳ９５）。この結果、バインダ情報テーブル２２０に記憶されていた、文書コード、文書ＩＤ、文書名等に、有効期限、担当者、担当部門が追加される。
【０１０４】
ここでは、有効期限等を関連情報として文書情報テーブル２３０に追加する場合を例示したが、関連文書ＩＤや文書名等の他の情報を、上記と同様の動作で文書情報テーブル２３０に追加させてもよい。
【０１０５】
次に、文書の有効期限が近づいた旨の警告、または、有効期限が満了した旨の警告を送信するときの動作について説明する。図３０は、警告送信時の動作を示す説明図である。有効期限管理部１７０は、文書情報テーブル２３０に記憶されている各有効期限を参照して、現在の時間が、いずれかの有効期限の一定期間前になっているか否かを判定する（ステップＳ９１）。有効期限との比較対象となる現在の時間は、日付であっても、日時であってもよい。どの有効期限に関しても、現在の時間が一定期間前になっていなければ、同様の判定を繰り返す。
【０１０６】
現在の時間がいずれかの有効期限の一定期間前になっているならば（ステップＳ９１におけるＹＥＳ）、警告送信部１８０は、その有効期限に対応する担当者ＩＤを文書情報テーブル２３０から読み込み、さらに、その担当者ＩＤに対応する連絡先（図１１参照）を担当者テーブル２７０から読み込む。ここでは、担当者テーブル２７０に記憶されている連絡先は、担当者毎に定められたアドレス情報（例えば、メールアドレス）であるとする。警告送信部１８０は、その連絡先を宛先として、有効期限の一定期間前になった旨を示す警告を送信する（ステップＳ９２）。
【０１０７】
また、担当部門ＩＤととともに、担当部門の管理者の連絡先が担当部門テーブル２８０に登録されている場合、警告送信部１８０は担当部門の管理者にも警告を送信してもよい。この場合、有効期限に対応する担当部門ＩＤを文書情報テーブル２３０から読み込み、さらに、その担当部門ＩＤの連絡先を担当部門テーブル２８０から読み込み、その連絡先を宛先として、有効期限の一定期間前になった旨を示す警告を送信すればよい（ステップＳ９３）。
【０１０８】
上記の説明では、現在の時間が、いずれかの有効期限の一定期間前になっているか否かを判定する場合を説明したが、いずれか有効期限が満了したか否かを判定してもよい。すなわち、現在の時間がいずれかの有効期限と合致したか否かを判定すればよい。合致していれば、有効期限が満了したことになり、合致していなければ、まだ有効期限が満了していないことになる。
【０１０９】
そして、現在の時間がいずれかの有効期限と合致しているならば、警告送信部１８０は、有効期限が満了した文書の担当者に、有効期限が満了した旨の警告を送信すればよい。同様に、担当部門の管理者にも警告を送信してもよい。有効期限が満了した旨の警告を送信する動作は、上記のステップＳ９２，Ｓ９３と同様である。
【０１１０】
担当者（または担当部門の管理者）の操作端末７０は、文書管理サーバ１０から有効期限の一定期間前になった旨を示す警告、または有効期限が満了した旨の警告を受信するとその警告を表示する。担当者（または担当部門の管理者）は、その警告を確認して、文書の有効期限を延長するか否かを判断する。延長する場合には、図２９に示した処理と同様の処理を文書整理システムに行わせて、延長後の有効期限を新たに文書情報テーブル２３０に記憶させる。また、延長しない場合には、有効期限一定時間前の文書（あるいは有効期限が満了した文書）を廃棄し、図２７に示す処理を実行させる。
【０１１１】
次に、紙文書が改訂され、文書の版が更新されるときの動作を説明する。図３１は、文書改訂時の動作を示す説明図である。既に文書コードＩＤや有効期限等の情報が文書情報テーブル２３０に登録され、文書保存部２４０に電子文書が登録されている文書（以下、文書Ａと記す）が改訂されたとする。改訂された新たな文書を、以下、文書Ｂと記す。文書Ｂについても、ステップＳ４１〜Ｓ４７の動作が行われ、改訂前の文書Ａと同様に、文書コード、文書ＩＤ等が文書情報テーブル２３０に記憶され、電子文書が文書保存部２４０に記憶された状態となっているとする。そして、文書Ａとは別に文書Ｂに対して生成された文書コードが文書Ｂに貼付されているとする。また、電子文書の関連情報が、文書名、担当者ＩＤ、担当部門ＩＤ、関連文書ＩＤおよび有効期限である場合を例にして説明する。
【０１１２】
コードリーダ５０は、改訂前の文書Ａおよび改訂後の文書Ｂに貼付された文書コードをそれぞれ続けて読み取るように操作される。コードリーダ５０は、文書Ａに貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ１０に送信し、文書Ｂに貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１０１，Ｓ１０３）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１は、その各文書コードを受信する（ステップＳ１０２，Ｓ１０４）。情報入力部１１は、ステップＳ１０２，Ｓ１０４で受信した文書Ａ，Ｂそれぞれの文書コードを文書情報処理部１３０に送る。
【０１１３】
文書情報処理部１３０は、文書Ａ，Ｂそれぞれの文書コードを取得すると（ステップＳ１０５）、文書Ａの関連情報を文書Ｂの関連情報して引き継がせるように、文書Ｂの関連情報を更新する。すなわち、文書Ａの文書コードに対応付けられる文書Ａの関連情報を、文書Ｂの文書コードに対応付けられる文書Ｂの関連情報として、文書Ｂの文書ＩＤに対応付けて文書情報テーブル２３０に記憶させる（ステップＳ１０６）。
【０１１４】
本例では、文書情報処理部１３０は、文書Ａの文書コードに対応付けて記憶されている文書名、担当者ＩＤ、担当部門ＩＤを、それぞれ文書Ｂの文書コードに対応付けられる文書Ｂの関連情報として、文書Ｂの文書ＩＤに対応付けて文書情報テーブル２３０に記憶させる。
【０１１５】
同様に、文書情報処理部１３０は、文書Ａの文書コードに対応付けて記憶されている関連文書ＩＤを、文書Ｂの文書ＩＤに対応付けて文書情報テーブル２３０に記憶させる。このとき、文書Ａの関連文書ＩＤが未登録であれば、文書Ｂの関連文書ＩＤとして、文書Ａの文書ＩＤを文書情報テーブル２３０に記憶させる。また、文書情報処理部１３０は、文書Ａの関連文書ＩＤとして、文書Ｂの文書ＩＤを文書情報テーブル２３０に記憶させる。
【０１１６】
同様に、文書情報処理部１３０は、文書Ａの文書コードに対応付けて記憶されている有効期限を、文書Ｂの文書ＩＤに対応付けて文書Ｂの有効期限として文書情報テーブル２３０に記憶させる。このとき、文書Ａの文書コードに対応する文書Ａの有効期限を所定の期限に更新する。この所定の期限とは、現在の時間（例えば、現在の日付、あるいは現在日時）である。例えば、有効期限を日付で定める場合には、文書Ａの有効期限を現在の日付に更新すればよい。このように、文書Ａの有効期限を文書Ｂに引き継がせ、文書Ａの有効期限を現在の時間（現在の日付等）に更新することにより、文書Ａは有効期限満了文書となる。
【０１１７】
以上の動作の後、ステップＳ９１〜Ｓ９５の処理により文書Ａの有効期限が新たに入力され、再設定されたとする。すると、文書情報処理部１３０は、文書Ａの有効期限として、入力された有効期限を文書情報テーブル２３０に記憶させる。この結果、図３１に示す動作で、一旦、現在の時間に更新された文書Ａの有効期限は、新たに入力された有効期限に再度更新される。また、文書情報処理部１３０は、文書Ａの関連文書ＩＤにより特定される文書（すなわち文書Ｂ）の有効期限を所定の期限（すなわち、現在の日付や日時等の現在の時間）に更新する。このように、改訂前の文書Ａの有効期限が再設定されるときには、文書Ｂの有効期限を満了させるように文書Ｂの有効期限を更新し、文書Ｂは有効期限満了文書となる。
【０１１８】
次に、紙文書に貼付された文書コードや、物理的バインダに貼付されたバインダコードを利用して、文書やバインダの配置位置を表示する動作について説明する。この動作は、棚−バインダテーブル２５０への登録や、バインダ−文書テーブル２６０への登録を行った後、管理者や操作者が、登録内容を確認するために行われる。図３２は、この動作を示す説明図である。以下、操作端末７０を用いる場合を例にするが、操作端末７０の代わりに管理端末６０を用いてもよい。
【０１１９】
まず、バインダコードに応じたバインダの配置位置を表示する動作について説明する。操作端末７０のコードリーダ８０は、物理的バインダに貼付されたバインダコード、および予め用意されているバインダ確認コードを連続して読み取るように操作され、バインダコードおよびバインダ確認コードを読み取ると、そのバインダコードおよびバインダ確認コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１０１）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１はそのバインダコードおよびバインダ確認コードを受信すると（ステップＳ１０２）、バインダ情報処理部１２０に送り、バインダ情報処理部１２０はそのバインダコードおよびバインダ確認コードを取得する（ステップＳ１０３）。
【０１２０】
バインダ情報処理部１２０は、バインダ確認コードとともにバインダコードを取得すると、そのバインダコードに対応するバインダＩＤをバインダ情報テーブルから読み出す（ステップＳ１０４）。さらに、バインダ情報処理部１２０は、そのバインダＩＤに対応する棚位置ＩＤを棚−バインダテーブル２５０から読み出し、その棚位置ＩＤに対応する棚場所ＩＤを棚情報テーブル２１０から読み出す（ステップＳ１０５）。また、バインダ情報処理部１２０は、その棚場所ＩＤを、キャビネット構成テーブル２９０およびキャビネットテーブル２９５に記憶された情報とともに、情報出力部１２を介して、情報提供サーバ２０に送信する（ステップＳ１０６）。
【０１２１】
情報提供サーバ２０の情報入力部２１は、この情報を受信すると、視覚情報生成部２２に渡す（ステップＳ１０７）。視覚情報生成部２２は、キャビネット構成テーブル２９０およびキャビネットテーブル２９５に記憶されていた情報を用いて、電子キャビネットの画像データを生成する。この画像データの生成処理は、既に説明したように、段数や、各段の棚場所数を特定して生成すればよい。ただし、その画像データ生成時に、文書管理サーバ１０から受信した棚場所ＩＤに該当する棚場所を他の棚場所と区別して表示されるように画像データを生成する（ステップＳ１０８）。視覚情報生成部２２は、その画像データを操作端末７０に送信し、操作端末７０はその画像を表示する。その結果、操作者は、バインダコードに応じたバインダの配置場所を確認することができる。
【０１２２】
文書コードに応じた文書の配置位置を表示する動作は以下のようになる。ただし、上記の処理と同様の処理については詳細を省略する。操作端末７０のコードリーダ８０は、紙文書に貼付された文書コード、および予め用意されている文書確認コードを連続して読み取るように操作され、文書コードおよび文書確認コードを読み取ると、その文書コードおよび文書確認コードを文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１１１）。文書管理サーバ１０の情報入力部１１はその文書コードおよび文書確認コードを受信すると（ステップＳ１０２）、文書情報処理部１３０に送り、文書情報処理部１３０はその文書コードおよび文書確認コードを取得する（ステップＳ１１２）。
【０１２３】
文書情報処理部１３０は、文書確認コードとともに文書コードを取得すると、その文書コードに対応する文書ＩＤを文書情報テーブル２３０から読み出し（ステップＳ１１３）、さらに、その文書ＩＤに対応付けられたバインダＩＤをバインダ−文書テーブル２６０から読み出す（ステップＳ１１４）。文書情報処理部１３０は、そのバインダＩＤに対応する棚位置ＩＤを棚−バインダテーブル２５０から読み出し、その棚位置ＩＤに対応する棚場所ＩＤを棚情報テーブル２１０から読み出す（ステップＳ１１５）。また、文書情報処理部１３０は、その棚場所ＩＤを、キャビネット構成テーブル２９０およびキャビネットテーブル２９５に記憶された情報とともに、情報出力部１２を介して、情報提供サーバ２０に送信する（ステップＳ１０６）。
【０１２４】
以降のステップＳ１０７，Ｓ１０８の動作は、既に説明した動作と同様である。
【０１２５】
また、文書コードに応じた文書配置位置を表示する場合を示したが、文書コードの代わりに検索用キーワードを入力し、そのキーワードを含む文書の配置位置を表示させてもよい。
【０１２６】
次に、本発明の効果について説明する。
本発明によれば、キャビネット構成テーブル２９０、キャビネットテーブル２９５に記憶された情報に基づいて、視覚情報生成部２２が、物理的キャビネットに応じた電子キャビネットを表す画像データを生成し、操作端末７０等に表示させ、電子キャビネットに対する操作に応じて電子文書を操作端末７０に表示させる。紙文書が保管されている物理的キャビネットと同様の電子キャビネットを表示させ、その電子キャビネット上で文書の閲覧が可能となるので、文書を探す負担を軽減することができる。
【０１２７】
また、本発明では、文書が改訂されたときに、文書情報処理部１３０が改訂前の文書の関連情報（例えば有効期限等）を、改訂後の文書の関連情報として文書情報テーブル２３０に記憶させる。よって、文書情報処理部１３０が、改訂後の文書に関連情報を引き継がせる処理を行うので、文書整理を簡易化して管理負担を軽減することができる。すなわち、改訂後の文書の関連情報を入力し直す必要がなくなり、管理負担を軽減することができる。
【０１２８】
また、文書管理サーバ１０は、有効期限満了前の電子文書を提供するので、有効期限が満了した文書が閲覧されることを防止でき、電子文書の有効期限を適切に管理することができる。
【０１２９】
また、文書改訂時には、改訂前の文書の有効期限を改訂後の文書の有効期限として引き継がせるとともに、改訂前の文書の有効期限を現在の時間（例えば、現在の日付）に設定する。また、その改訂前の有効期限が再設定された場合には、改訂後の文書の有効期限を現在の時間（例えば、現在の日付）に設定する。よって、改訂を行った場合や、改訂後に元の文書の有効期間を再設定した場合においても、最新の有効期限に基づいて電子文書を提供することができる。
【０１３０】
次に、本発明の概要について説明する。
図３３は、本発明の概要を示すブロック図である。本発明の文書整理システムは、キャビネット情報記憶手段５０１と、電子文書記憶手段５０２と、文書情報記憶手段５０３と、位置関係記憶手段５０４と、コード生成手段５０５と、文書情報登録手段５０６と、コード印刷手段５０７と、画像データ出力手段５０８と、電子文書出力手段５０９とを備える。
【０１３１】
キャビネット情報記憶手段５０１（例えば、キャビネット構成テーブル２９０およびキャビネットテーブル２９５）は、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶する。
【０１３２】
電子文書記憶手段５０２（例えば、文書保存部２４０）は、紙文書を電子化した電子文書を記憶する。
【０１３３】
文書情報記憶手段５０３（例えば、文書情報テーブル２３０、担当者テーブル２７０、担当部門テーブル２８０）は、電子文書に関連付けられる情報を記憶する。
【０１３４】
位置関係記憶手段５０４（例えば、棚−バインダテーブル２５０およびバインダ−文書テーブル２６０）は、電子文書と電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する。
【０１３５】
コード生成手段５０５（例えば、コード生成部１５０）は、電子文書とその電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成する。
【０１３６】
文書情報登録手段５０６（例えば、文書情報処理部１３０）は、コード生成手段５０５が生成したコード情報と電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段５０３に記憶させ、その電子文書の関連情報が入力されたときに、その関連情報をその電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段５０３に記憶させる。
【０１３７】
コード印刷手段５０７（例えば、コード印刷指示部１６０およびコードプリンタ４０）は、コード情報を印刷する。
【０１３８】
画像データ出力手段５０８（例えば、視覚情報生成部２２）は、キャビネット情報と位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する。
【０１３９】
電子文書出力手段５０９（例えば、視覚情報生成部２２）は、電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する。
【０１４０】
また、文書情報登録手段５０６は、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書（例えば、上述の文書Ａ）の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書（例えば、上述の文書Ｂ）の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段５０３に記憶させる。
【０１４１】
以上のような構成により、紙文書が保管されている物理的キャビネットと同様の電子キャビネットを表示させ、文書管理の負担を軽減させることができる。また、改訂前の文書の関連情報を改訂後の文書に引き継がせることができるので、文書改訂時においても文書の管理負担を軽減させることができる。
【０１４２】
また、上記の実施形態には、電子文書の関連情報が、電子文書の有効期限を含み、文書情報登録手段５０６が、２つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段５０３に記憶させ、その一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限（例えば、現在の日付）に更新する構成が開示されている。
【０１４３】
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段５０６が、その一方のコード情報に対応する有効期限が新たに入力されると、その一方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて新たに文書情報記憶手段５０３に記憶させ、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新する構成が開示されている。
【０１４４】
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段５０６が、電子文書の有効期限が近づいた旨の警告の通知先が入力されると、その通知先を電子文書の有効期限に対応付けて文書情報記憶手段５０３に記憶させ、電子文書の有効期限の一定期間前になったことを条件に、その電子文書に対応する通知先に警告を通知する構成が開示されている。
【０１４５】
また、上記の実施形態には、キャビネット情報記憶手段５０１が、キャビネット情報として、電子キャビネット内の棚の配置を示す情報を記憶し、コード生成手段５０５が、物理的キャビネット内の各棚内の各位置を特定する位置情報が入力されると、その位置情報に一対一に対応する位置コード情報を生成し、紙文書を綴じるバインダのバインダ識別情報が入力されると、そのバインダ識別情報に一対一に対応するバインダコード情報を生成し、コード印刷手段５０７が、位置コード情報およびバインダコード情報を印刷し、電子文書のコード情報とバインダコード情報との組が入力されると、電子文書識別情報とバインダ識別情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させ、バインダコード情報と位置コード情報との組が入力されると、バインダ識別情報と位置情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させる構成が開示されている。
【０１４６】
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段５０６が、電子文書の廃棄指示とともに電子文書のコード情報が入力されると、その電子文書を削除する構成が開示されている。
【産業上の利用可能性】
【０１４７】
本発明は、電子文書を管理する文書整理システム、文書整理方法、文書整理プログラムに関する。
【図面の簡単な説明】
【０１４８】
【図１】本発明の文書整理システムを模式的に示す説明図である。
【図２】本発明の文書整理システムの構成例を示すブロック図である。
【図３】棚情報テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図４】棚場所および棚位置を表す説明図である。
【図５】キャビネット構成テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図６】キャビネットテーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図７】バインダ情報テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図８】文書情報テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図９】棚−バインダテーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図１０】バインダ−文書テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図１１】担当者テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図１２】担当部門テーブルが記憶する情報の例を示す説明図である。
【図１３】文書管理サーバに対する命令となるコード情報の例を示す説明図である。
【図１４】電子キャビネットの画像の例を示す説明図である。
【図１５】棚情報テーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図１６】キャビネット構成テーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図１７】キャビネットテーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図１８】バインダ情報テーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図１９】物理的バインダにバインダコードを貼付した状態を示す説明図である。
【図２０】棚−バインダテーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図２１】棚−バインダテーブルの情報更新動作を示す説明図である。
【図２２】文書登録動作を示す説明図である。
【図２３】紙文書に文書コードを貼付した状態を示す説明図である。
【図２４】バインダ−文書テーブルへの情報登録動作を示す説明図である。
【図２５】バインダ−文書テーブルの情報更新動作を示す説明図である。
【図２６】物理的キャビネットおよび電子キャビネットの例を示す説明図である。
【図２７】文書廃棄時の動作を示す説明図である。
【図２８】物理的バインダの廃棄時の動作を示す説明図である。
【図２９】関連情報の登録動作を示す説明図である。
【図３０】警告送信時の動作を示す説明図である。
【図３１】文書改訂時の動作を示す説明図である。
【図３２】文書やバインダの配置位置を表示する動作を示す説明図である。
【図３３】本発明の概要を示すブロック図である。
【符号の説明】
【０１４９】
１０  文書管理サーバ
１１  情報入力部
１２  情報出力部
２０  情報提供サーバ
２１  情報入力部
２２  視覚情報生成部
３０  スキャナ
４０  コードプリンタ
５０  コードリーダ
６０  管理端末
７０  操作端末
８０  コードリーダ
１１０  棚情報処理部
１２０  バインダ情報処理部
１３０  文書情報処理部
１４０  関係情報処理部
１５０  コード生成部
１６０  コード印刷指示部
１７０  有効期限管理部
１８０  警告送信部
１９０  キャビネット情報処理部
２１０  棚情報テーブル
２２０  バインダ情報テーブル
２３０  文書情報テーブル
２４０  文書保存部
２５０  棚−バインダテーブル
２６０  バインダ−文書テーブル
２７０  担当者テーブル
２８０  担当部門テーブル
２９０  キャビネット構成テーブル
２９５  キャビネットテーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
0004816655.tif 000029
【図２９】
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【図３０】
0004816655.tif 000031
【図３１】
0004816655.tif 000032
【図３２】
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【図３３】
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