(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザを認証する認証手段と、
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報と、
記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定手段と、を有する画像形成装置において、
前記認証手段により認証された前記ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナであると判定された場合、前記操作権限判定手段は、前記文書パスワードの入力要求を省略し、
該ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナでない場合でも、前記認証手段により認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記操作権限判定手段は前記文書パスワードの入力要求を省略する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
ユーザを認証する認証手段と、
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報と、
記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定手段と、を有する画像形成装置において、
前記認証手段により認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記操作権限判定手段は前記文書パスワードの入力要求を省略する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
複数の前記ドキュメントを選択して一度に操作する場合、
前記認証手段により認証された前記ユーザが文書オーナである前記ドキュメント、又は、前記認証手段により認証された前記ユーザに対し所定の操作内容で前記操作権限が設定された前記ドキュメント、を順に当該操作の処理対象とする、
ことを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記アクセス管理情報に全てのユーザに所定の操作内容の操作権限が設定されており、
前記ドキュメント情報が生成された後に、当該画像形成装置に新たなユーザが登録された場合、前記アクセス管理情報には新たなユーザに対しても前記所定の操作内容の操作権限が設定され、
前記アクセス管理情報に、登録された全てのユーザに対し所定の操作内容の操作権限が設定されている場合、
前記操作権限判定手段は、前記認証手段により認証された前記ユーザが該ユーザの操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合であっても、該ユーザに前記文書パスワードの入力を要求する、
ことを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項５】
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報、を有する画像形成装置の機密保持方法において、
ユーザを認証する認証ステップと、
前記ユーザが前記ドキュメントの文書オーナであるか否かを判定する判定ステップと、
操作権限判定手段が、記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定ステップとを有し、
前記認証ステップにより認証された前記ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナであると判定された場合、前記操作権限判定手段は、前記文書パスワードの入力要求を省略し、
該ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナでない場合でも、前記認証ステップにより認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記操作権限判定手段は前記文書パスワードの入力要求を省略する、
ことを特徴とする機密保持方法。
【請求項６】
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報、を有する画像形成装置の機密保持方法において、
ユーザを認証する認証ステップと、
操作権限判定手段が、記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定ステップとを有し、
前記認証ステップにより認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記操作権限判定手段は前記文書パスワードの入力要求を省略する、
ことを特徴とする機密保持方法。
【請求項７】
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報、を有する画像形成装置のコンピュータに、
ユーザを認証する認証ステップと、
前記ユーザが前記ドキュメントの文書オーナであるか否かを判定する判定ステップと、
記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定ステップと、を実行させ、
前記操作権限判定ステップにおいて、
前記認証ステップにより認証された前記ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナであると判定された場合、前記文書パスワードの入力要求を省略し、
該ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナでない場合でも、前記認証ステップにより認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記文書パスワードの入力要求を省略する、
処理を実行させるプログラム。
【請求項８】
ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報、を有する画像形成装置のコンピュータに、
ユーザを認証する認証ステップと、
記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定ステップと、を実行させ、
前記操作権限判定ステップにおいて、
前記認証ステップにより認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記文書パスワードの入力要求を省略する、
処理を実行させるプログラム。
【請求項９】
前記請求項７又は８に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置に関し、特に、蓄積されたドキュメントの操作を認証されたユーザに許可することができる画像形成装置、画像形成装置の機密保持方法、プログラム及びプログラムを記憶した記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
情報の取り扱いに関する意識が向上し、プリンタ等の画像形成装置においてもセキュリティ機能の重要性が高まり、画像形成装置の持つ機能や資源について、利用を制限する機能が搭載されている。セキュリティ機能においては、機器を利用するユーザ毎にあらかじめユーザ情報（ＩＤやパスワード等）を登録、保持しておき、ユーザが機器を操作する際にパスワードとＩＤの入力を求め、その整合性をもってユーザが認証されたら機器の機能、資源の利用を許可する。
また、画像形成装置は、印刷用のドキュメントを電子データとしてＨＤＤ等の記憶領域に蓄積することが可能となっており、蓄積したドキュメントは、その後ユーザが必要な時に印刷することができる（文書印刷機能）。そして、蓄積されたドキュメントに対してもユーザからの閲覧や印刷などの操作を制限することが可能である。
各ドキュメントには文書名、文書作成者又は文書オーナ情報、パスワード、蓄積日時、及び、操作制限について記録されたアクセス制御リスト（以下、文書ＡＣＬという）等の管理情報を付加することができる。すなわち、文書ＡＣＬは、機器に登録されているユーザがドキュメントの印刷、削除、編集などの諸操作が行えるかどうかを設定するための管理情報である。
ドキュメントに対しても操作制限したことにより、ドキュメントを印刷、削除等の操作を行う際にパスワードを入力することとして、パスワードを知らない者は印刷できないため、機密性を保つことができる。
また、各ドキュメントに対して文書ＡＣＬを設定することにより、意図しないユーザがドキュメントを操作することを防ぐことができ、機密性がより向上する。
このようなセキュリティ技術について、画像処理装置へのアクセスだけでなく、画像処理装置の機能に対するアクセス権をユーザに持たせる発明が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１のセキュリティ技術では、ネットワーク上に画像形成装置の機能のアクセス権を登録した利用者制限データベースを備えることで、機器の使用制限だけではなく、機能の使用制限を行うことができる。
また、画像処理装置で読み取った電子文書に対して容易にアクセス制限をかける画像処理装置が提案されている（例えば、特許文献２参照。）。読み取った電子文書にアクセス制限がかけられるので、第三者は権限がなければ当該電子文書にアクセスすることができず、機密性を保つことができる。
【特許文献１】特開２００４−２８９３０２号公報
【特許文献２】特開２００５−１４９０８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、セキュリティ性能を向上させると、ユーザが蓄積したドキュメントを印刷、削除等の諸操作を行うまでに、複数回パスワードの入力を行う必要が生じるなど、操作が複雑になってしまう。
図１６は、画像形成装置を利用する場合の従来の認証処理の一例を示す。画像形成装置の例えば文書を削除する場合、ユーザは、まず、ログインＩＤ、パスワードを入力してユーザ認証を受けなければならない（Ｓ１００）。
ついで、ユーザは印刷等の対象となるドキュメントを選択し（Ｓ２００）、操作パネルから削除ボタンを選択して操作する（Ｓ３００）。すると、画像形成装置は指定された文書にパスワードが登録されているか否かを判定し（Ｓ４００）、登録されている場合には（Ｓ４００のＹｅｓ）もう一度パスワードの入力を要求する（Ｓ５００）。ユーザが正しいパスワードを入力すると（Ｓ６００）、ＨＤＤから指定された文書が削除され（Ｓ７００）、操作パネル等に削除された旨の結果（又はエラー表示）が表示される（Ｓ８００）。
このように、パスワードの入力要求を増やすことで機密性は非常に向上するが、ドキュメントを蓄積した文書オーナ等にとっては、複数回のパスワード入力が煩わしく、時間がかかってしまう。また、ドキュメント毎に色々なパスワードを覚える必要も生じ面倒である。
【０００４】
本発明は、上記課題に鑑み、ドキュメントの機密性を保持しつつ、ドキュメント操作の際のパスワード入力作業を軽減して、操作性良くドキュメント操作が可能な画像形成装置、画像形成装置の機密保持方法、プログラム及びプログラムを記憶した記憶媒体を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題に鑑み、本発明は、ユーザを認証する認証手段と、ドキュメント毎に文書オーナ、文書パスワード、及び、前記ドキュメントに対する操作内容毎の操作権限がユーザ毎に設定されたアクセス管理情報が、登録されたドキュメント情報と、記憶領域に蓄積されたドキュメントを操作する場合に前記ユーザに前記文書パスワード及び操作内容の入力を要求する操作権限判定手段と、を有する画像形成装置において、前記認証手段により認証された前記ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナであると判定された場合、前記操作権限判定手段は、前記文書パスワードの入力要求を省略し、該ユーザが前記ドキュメントの前記文書オーナでない場合でも、前記認証手段により認証された前記ユーザが、該ユーザの前記操作権限が設定された操作内容で前記ドキュメントを操作する場合、前記操作権限判定手段は前記文書パスワードの入力要求を省略する、ことを特徴とする。
なお、認証手段による認証は、例えば、ユーザＩＤとパスワードの整合性判定であるが、生体認証等を使用してもよい。
本発明によれば、さらにアクセス管理情報により操作権限を判定することで、文書オーナでない場合でもアクセス管理情報に操作権限が設定されている場合、文書の機密性は保持しつつ、ユーザの文書操作性を向上させることができる。例えば、文書オーナであるのに、他のユーザにアクセス管理情報を変更されオーナ権限を失ってしまった場合でも、文書パスワードの入力なしに操作が行える。
【発明の効果】
【０００６】
ドキュメントの機密性を保持しつつ、ドキュメント操作の際のパスワード入力作業を軽減して、操作性良くドキュメント操作が可能な画像形成装置、画像形成装置の機密保持方法、プログラム及びプログラムを記憶した記憶媒体を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら実施例を上げて説明する。本実施の形態のパスワードの入力処理は、主に文書を印刷するプリンタ機能を有する画像形成装置に適用されるが、複写機、ファクシミリ装置やスキャナ装置、これらの複合機ＭＦＰ（Multi  Function Printer）にも適用できる。
【０００８】
図１は、本実施の形態の画像形成装置を利用したプリントシステムの構成図を示す。ネットワーク２を介してパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）３と画像形成装置４とが接続されている。ＰＣ３で作成又は保持するドキュメントは画像形成装置４に送信され、通常は画像形成装置４によりそのまま印刷されると共に、ドキュメントは画像形成装置４のＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等に蓄積される。
【０００９】
ドキュメントの秘匿性が高い場合などは、ＰＣ３からドキュメントを送信したユーザが画像形成装置４に到達してからパスワードの入力など所定の操作をすることで、格納されているドキュメントを印刷することができる。このようにすることで、印刷されたドキュメントが第三者の目に触れることが防止される。また、格納されているドキュメントは、権限のある者であればパスワードの入力により印刷することができる。以下では、ユーザが画像形成装置４を操作するための（認証されるための）パスワードをユーザパスワード、認証後に文書を操作するためのパスワードを文書パスワードという。
【００１０】
本実施の形態の画像形成装置４は、ＨＤＤ等に格納されているドキュメントを印刷、ファックス送信、スキャン等する場合に入力が要求される文書パスワードの入力作業の低減を可能とする。
【００１１】
図２は、画像形成装置４のハードウェア構成図の一例を示す。画像形成装置４は、各部を集中的に制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１を備えており、このＣＰＵ１１には、読出し専用メモリであるＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、各種データを書換え可能に記憶してＣＰＵ１１の作業エリアとして機能するＲＡＭ（Random Access Memory）１３とがバス１９で接続されており、コンピュータを構成している。さらにバス１９には、設定内容などを記憶するＮＶ−ＲＡＭ（Non-Volatile ＲＡＭ）、画像処理や制御のためのプログラムやファイルが記憶されたＨＤＤ１５と、メモリカードやＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭなどの記憶媒体１８を読み取るドライブ装置１７と、ネットワーク２に接続してＰＣ３との通信を可能にするＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）１６、とが接続されている。
【００１２】
記憶媒体１８は、特許請求の範囲における記憶媒体に相当するものであり、特許請求の範囲におけるプログラムが記憶されている。
【００１３】
ＣＰＵ１１は、記憶媒体１８に記憶されているプログラムをドライブ装置１７から読み取り、ＨＤＤ１５にインストールする。また、ネットワーク２からプログラムをダウンロードし、ＨＤＤ１５にインストールするようにしてもよい。
【００１４】
ＣＰＵ１１がＨＤＤ１５のプログラムを実行することで、画像形成装置４を構成するコンピュータが、ユーザを認証する認証手段と、認証手段により認証されたユーザに該ドキュメントを操作するための文書パスワードの入力を要求する操作権限判定手段と、して機能する。
【００１５】
図３は、本実施の形態に係る画像形成装置４のソフトウェア構成を示す機能ブロック図である。図３では複合機の例を示しているが、印刷機構を備えた印刷装置等であってもよい。また、図１は本実施の形態における各機能のソフトウェアとして、それぞれの適応範囲を説明上の一例として示しており、その構成単位はこれより単純であっても複雑であってもよい。
【００１６】
図３に示すように、本実施の形態の画像形成装置４はドキュメントなどデータを受信するインターフェイス３０と、ユーザに操作部を表示し操作を入力させるタッチパネル等で構成される操作パネル３４のハードウェア資源を持つ。
【００１７】
通信制御部２５、アドレス帳管理部２６、文書管理部２７、システム管理部２８及びパネル制御部２９は、ソフトウェアモジュールで構成されるサービスコントロールであり画像形成装置４に共通のコントロールサービスである。また、プリンタ部２１、コピー部２２、ファクシミリ部２３及びスキャナ部２４は、アプリケーションソフトウェアで構成されるアプリケーションであり、それぞれが印刷，複写，ファクシミリ送信，スキャンの各機能を統括する。
【００１８】
サービスコントロール及びアプリケーションは、画像形成装置４に搭載されているＯＳ（オペレーションシステム）上で起動され、接続されたハードウェア資源の制御，設定情報の管理，画面の表示要求等を行う。なお、ＯＳは、ＵＮＩＸ（登録商標）やＬＩＮＵＸ（登録商標）などの汎用なオペレーティングシステムでよく、サービスコントロール及びアプリケーションの各ソフトウエアをそれぞれプロセスとして並列実行する。
【００１９】
サービスコントロールは、あらかじめ定義された関数によりアプリケーションからの処理要求を受信可能とするアプリケーションプログラムインターフェイス（ＡＰＩ）を介してアプリケーションと広義の通信をする。サービスコントロールは、アプリケーションからの処理要求を解釈して、ハードウエア資源の獲得要求を発生させる。
【００２０】
システム管理部２８は、アプリ管理、操作部管理、システム画面表示（ジョブリスト画面、カウンタ表示画面など）、リソース管理、割り込みアプリ制御等のシステム全般の管理をおこなう。例えば、アプリ管理では、アプリケーションの登録と、その情報を他のアプリケーションに通知する処理をおこなう。操作部管理では、アプリケーションの操作部使用権の排他制御をおこなう。そして、操作部の使用権を持つアプリケーションに、操作部パネル３４から入力されたキー情報を排他的に通知する。また、システム画面表示では、操作部使用権を持つアプリケーションからの要求内容に応じて、ウォームアップや紙詰まりなど状態に対応する警告画面の表示をおこなう。また、リソース管理では、アプリケーションがジョブ（プリンタ部２１の場合には、１文書の印刷動作）を実行するにあたって、排他しなければならないエンジンリソース（スキャナ、ステープルなど）の排他制御のためのサービスをおこなう。また、割り込みアプリ制御では、特定のアプリケーションを優先動作さるための制御・サービスをおこなう。
【００２１】
通信制御部２５は、ネットワークを介して通信する必要のあるアプリケーションに対して共通に利用できるサービスを提供するためのモジュール群であり、ネットワーク側から各プロトコルによって受信したデータを各アプリケーションに振り分けたり、アプリケーションからデータをネットワーク側に送信する際の仲介をおこなう。
【００２２】
アドレス帳管理部２６は画像形成装置４を利用するユーザを管理するためのモジュールであり、ユーザを新たに登録したり削除する。登録されたユーザ名（ＩＤ）とユーザパスワードはアドレス帳３１に記憶され、アドレス帳管理部２６はアプリケーションからの要求に応じて整合性をチェックすることによりユーザ認証を行う。ここで登録されるユーザ名（ユーザＩＤなどユーザを識別できる情報であればよい）は画像形成装置４を使用するユーザと1対１で対応つけられるものであり、複数のユーザ間で重複するものではない。
【００２３】
文書管理部２７は、メモリ制御をおこなうコントロールサービスであり、画像メモリの取得および開放、ＨＤＤの利用、画像データの圧縮および伸張などをおこなう。ファイル管理情報３２には、ハードディスク装置に蓄積されるドキュメントや画像データを管理するための情報が格納される。また、ファイル管理情報３２は、ドキュメントＩＤ、ドキュメント名、文書オーナ、文書パスワード、作成日時、有効期間、ページ数、文書ＡＣＬ等を有するドキュメント情報を格納する。ドキュメントＩＤはドキュメントを識別するための重複しない識別子であり、ドキュメント名は文書オーナなど人が認識可能なファイル名等であり、文書オーナはそのドキュメントの作成者や管理者、保存者など最も権限の高いユーザの上位概念であり、作成日時はドキュメントの作成日時であり、有効期間はドキュメントの内容が有効な期間であり、ページ数はドキュメントの総ページ数である。文書ＡＣＬ（アクセス制御リスト）については後述する。
【００２４】
パネル制御部２９は、ユーザとのインターフェイスとなる操作パネル３４を制御するモジュールであり、ユーザのキー操作イベントを本体制御に通知する処理、各アプリケーションがＧＵＩを構築するためのライブラリ関数を提供する処理、構築されたＧＵＩ情報をアプリ別に管理する処理、操作パネル上への表示反映処理などをおこなう。また、パネル制御部２９は、タッチパネルキー入力検出機能、表示アプリ切替、表示言語切替、メッセージ表示、ハードキー入力検出機能、などを有する。
【００２５】
続いて、本実施の形態の画像形成装置４の動作を簡単に説明する。ＰＣ３から送信されたデータ（ドキュメント）はネットワーク２を経由してインターフェイス３０より画像形成装置４に入力される。入力されたデータは通信制御部２５にて処理され、他のコントロールサービスまたは各アプリケーションに送られる。
【００２６】
操作パネルより入力された操作内容（データ）はパネル制御部２９にて処理され、システム管理部２８の制御の下、他のコントロールサービスまたは各アプリケーションに送られる。また、アドレス帳管理部２６は通信制御部２５やパネル制御部２９より送られてくるユーザ情報に関するデータを受け取ってアドレス帳３１に登録を行う。また、アドレス帳管理部２６は、ログイン処理によるユーザＩＤとユーザパスワードの整合性判定など認証処理も行う。システム管理部２８は、画像形成装置４のシステム全体に関わる基本設定の管理、保存などを行う。
【００２７】
続いて、ユーザ登録及びログインの処理について説明する。図４はユーザ登録及びログインのシーケンス図を示す。
【００２８】
図４ではユーザＡはネットワークを介してユーザ登録を行い（Ｓ１）、また、ユーザＢは操作パネル３４を介してユーザ登録を行っている（Ｓ２）。ネットワークを介してユーザ登録を行う場合、他のコンピュータから送信されるユーザ名とユーザパスワードが通信制御部２５により受信され、アドレス帳管理部２６に送信される。アドレス帳管理部２６は、ユーザ名とユーザパスワードを対応づけてアドレス帳３１に登録する。ユーザ名とユーザパスワードと送受信は、例えば、コンピュータに表示されたＷｅｂブラウザなどで所定のタグで指定される項目とすればよい。
【００２９】
操作パネル３４を介してユーザ登録を行う場合、パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードの入力欄を表示するので、ユーザがユーザ名とユーザパスワードを入力すると、アドレス帳管理部２６に送信される。アドレス帳管理部２６は、ユーザ名とユーザパスワードを対応づけてアドレス帳３１に登録する。
【００３０】
図５（ａ）はパネル制御部２９が操作パネル３４に表示する操作パネル画面の一例を示す。操作パネル画面には、各種の選択ボタンとして「システム初期設定」、「コピー／ドキュメントボックス  初期設定」、「プリンタ初期設定」、「スキャナ初期設定」、「ログイン」、「Ｅｎｇｌｉｓｈ」、「問い合わせ情報」、「カウンター」が表示されている。
【００３１】
ユーザＡが「ログイン」をタッチすると、図５（ｂ）に示すログイン画面が表示される。ユーザは操作パネルからタッチパネル型のキーボード（不図示）を操作してユーザ名とユーザパスワードを入力し、最後に「実行」ボタンをタッチする。これにより、パネル制御部２９はアドレス帳管理部２６にユーザ名とユーザパスワードを送信する（Ｓ３）。例えば、ログイン画面におけるユーザ名の入力欄に「ユーザＡ」、パスワードの入力欄に「ユーザパスワード」を入力する。
【００３２】
アドレス帳管理部２６は、ユーザ名とユーザパスワードを受信して、入力されたユーザＡのユーザ名とユーザパスワードが、アドレス帳３１に格納されたユーザ名とユーザパスワードと整合するか否かを照合してログインの認証の可否を判断する（Ｓ４）。認証結果は、システム管理部２８に送信される（Ｓ５）。
【００３３】
システム管理部２８は、ユーザＡのユーザ名とユーザパスワードが一致する場合には、パネル制御部２９に入力されたユーザ名を例えば操作パネル画面（初期設定画面）に表示するよう依頼する（Ｓ６）。また、システム管理部２８は、ユーザＡのユーザ名とユーザパスワードが一致しない場合には、パネル制御部２９に、例えば「パスワードが一致しません。もう一度、ユーザ名とパスワードを入力してください。」のメッセージとログイン画面の表示を依頼する。パネル制御部２９は依頼に基づき操作パネル３４に画面を表示する（Ｓ６）。
【００３４】
図５（ｃ）はユーザ名が表示された操作パネル画面の一例を示す。画面の左上の「ログイン：」に続けて「ユーザＡ」と表示されている。また、図５（ａ）で「ログイン」と表示されていたボタンが「ログアウト」と変更されている。この表示によってもログインされたことをユーザＡが認識することができる。
【００３５】
続いて、ＨＤＤ１５に蓄積したドキュメントに付加されるドキュメント情報について説明する。図６は、ファイル管理情報３２に格納されているドキュメント情報の構成を示す図である。図６には各ドキュメント（図では３つ）のドキュメント情報がそれぞれ表示されている。
【００３６】
各ドキュメントには、ドキュメントＩＤ、ドキュメント名、文書オーナ、文書パスワード、作成日時、有効期間、ページ数、文書ＡＣＬ等、で構成されるドキュメント情報が付加されている。ここで、文書パスワードは、当該ドキュメントを印刷、削除等の操作するために設定される任意のパスワードである。
【００３７】
ユーザはこのようなドキュメント情報による蓄積文書の一覧を表示できる。ユーザがログインして、蓄積されたドキュメントの一覧の表示を所望する場合、操作パネル３４から所定の操作することで、文書管理部２７がファイル管理情報３２からパネル制御部２９に送信したドキュメント情報の一部が操作パネル３４に表示される。
【００３８】
図７は操作パネル３４に表示される蓄積文書一覧の表示例を示す。蓄積文書一覧の表示例では、各ドキュメントの「登録番号」、「ドキュメント名」、「文書オーナ名」、「作成日時」が表示されている。パネル制御部２９は、各ドキュメント管理ファイル３２からこれらの項目を抽出し、一覧として表示する。
【００３９】
また、蓄積文書一覧の表示例には、操作するための種々の操作ボタンとして詳細表示ボタン４１、印刷ボタン４２、消去ボタン４３等が表示される。これらの操作ボタンを選択すると、従来は、必ず文書パスワードの入力が要求され、文書パスワードを知らないユーザは当該ドキュメントを表示、印刷等することができなかった。本実施の形態では実施例において説明するように、所定の場合には文書パスワードの入力を省略できる。
【００４０】
一覧の文書のいずれかを選択した後（タッチした後）、詳細表示ボタン４１を選択すると当該文書の内容やドキュメント情報の内容が表示される。また、一覧の文書のいずれかを選択した後、印刷ボタン４２を選択すると当該文書が印刷される。また、一覧の文書のいずれかを選択した後、消去ボタン４３を選択すると当該文書がＨＤＤ３５から削除される。
【００４１】
続いて、文書ＡＣＬについて説明する。図８は文書ＡＣＬの一例を示す。図６に示したように、ドキュメント情報には、各ドキュメントに対して文書ＡＣＬが付加されている。文書ＡＣＬには、画像形成装置４に登録されているユーザが印刷、削除、編集などの操作が行えるかどうか（以下、操作権限という）をユーザ及び操作毎に設定されている。
【００４２】
図８の文書ＡＣＬによれば、ドキュメントＩＤ１のドキュメントについて、登録ユーザＡは閲覧権限を有し、登録ユーザＢは閲覧権限を有し、登録ユーザＣはフルコントロールの権限を有することなる。また、ドキュメントＩＤ２のドキュメントについて、登録ユーザＡ〜Ｃは閲覧権限を有することなる。また、ドキュメントＩＤ３のドキュメントについて、登録ユーザＡ〜Ｃはフルコントロールの権限を有することなる。
【００４３】
ユーザが図７の操作パネル３４からいずれかのボタンを選択した場合、パネル制御部２９は操作内容を文書管理部２７に送出するので、文書管理部２７は操作内容とユーザ名に基づき当該ドキュメントの文書ＡＣＬを参照し、そのユーザにより操作内容の操作が許可されているか否かを判定する。
【００４４】
なお、文書ＡＣＬは、ドキュメントをＨＤＤに蓄積する際、文書管理部２７により自動的に付加される。自動的に付加された際の初期状態は、全ての操作項目において許可された操作権限がない状態である。
【００４５】
文書ＡＣＬの設定について説明する。図９は文書ＡＣＬの設定画面の一例を示す。文書ＡＣＬの設定は、操作パネル３４においても可能だが、図９はネットワーク２に接続されたコンピュータのＷｅｂブラウザにより表示されている。画像形成装置４のＷｅｂアプリはコンピュータが接続すると文書ＡＣＬの設定画面を形成するＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）やＸＭＬ（eXtensible Markup Language）のファイルを送信する。コンピュータのＷｅｂブラウザが送信されたファイルを解釈することで図９の画面が表示される。
【００４６】
図９では、文書ＡＣＬが付加されているドキュメントのドキュメント名及び文書オーナと共に、全てのユーザに対し一括に設定が可能な「全てのユーザ」欄４４、各ユーザ又はグループ毎に設定が可能な「アクセス許可ユーザ／グループ」欄４５を有している。また、「アクセス許可ユーザ／グループ」欄４５には、絞り込み条件を設定する絞込み条件欄４６、各ユーザ毎に設定するための設定表４７が表示されている。
【００４７】
文書ＡＣＬの設定画面では、各登録ユーザに対して、「閲覧」、「編集」、「編集/削除」、「フルコントロール」という権限を設定できる。例えば、「全てのユーザ」欄４４において、「閲覧」をチェック（選択）すると全てのユーザの閲覧が許可された（操作権限として設定された）文書ＡＣＬとなる。すなわち、全てのユーザに対して一括で操作権限を与えることができる。
【００４８】
また、「全てのユーザ」欄４４を利用して操作権限を登録した場合、後から画像形成装置４に登録されたユーザについてもその操作（例えば閲覧）の操作権限が設定される。
【００４９】
また、登録ユーザ毎に設定する場合、設定表４７において対応するユーザの「閲覧」、「編集」、「編集/削除」、「フルコントロール」の欄をチェックすればよい。
【００５０】
登録されたユーザ数が多い場合には、絞り込み条件欄４６に絞り込み条件を入力することにより表示されるユーザを絞り込むことができる。例えば、ユーザの登録番号の範囲やユーザ名により絞り込むことができる。また、絞り込み条件欄４６をプルダウンすると、グループが選択できる。
【００５１】
画面右上の「ＯＫ」ボタンをクリックすると、設定内容が画像形成装置４に送信される。通信制御部２５は受信した文書ＡＣＬの設定内容を文書管理部２７に送信するので、文書管理部２７は、当該ドキュメントの文書管理ＡＣＬを更新する。
【００５２】
図１０は、文書ＡＣＬの設定と文書操作の操作権限の関係を示す文書管理情報の一例である。図１０では、文書ＡＣＬの設定項目に対応づけて、可能な文書操作が「○」で禁止される文書操作が「×」で示されている。
【００５３】
例えば、文書ＡＣＬにて「閲覧」がチェックされている場合、書誌情報の閲覧は可能、印刷は可能、文書名変更は禁止、削除は禁止、文書パスワード変更は禁止、ＡＣＬ設定は禁止される。すなわち、これらの文書操作は、文書ＡＣＬにて操作権限として設定されていないとユーザは所望の操作を行うことができない。このような文書管理情報は、文書管理部２７にて保持されている。また、文書管理情報を編集可能としてもよい。
【実施例１】
【００５４】
続いて、画像形成装置４に蓄積された文書を削除する場合に、文書パスワードの入力を省略しうる処理手順について図１１のフローチャート図に基づき説明する。
【００５５】
まず、ユーザからログインのためのユーザパスワードが入力される（Ｓ１１）。すなわちユーザは図５（ａ）のような操作パネル画面からログインのボタンを選択し、図５（ｂ）のようなログイン画面からユーザ名とユーザパスワードを入力する。パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードをアドレス帳管理部２６に送出し、アドレス帳管理部２６はユーザ名とユーザパスワードの整合性をチェックする。
【００５６】
ユーザ名とユーザパスワードが一致してユーザが認証されると、システム管理部２８はログインしたユーザを記憶する。ユーザが蓄積されたドキュメントの一覧を表示させるよう操作パネル３４から操作すると図７のような蓄積文書一覧画面が表示される。
【００５７】
ついで、ユーザから文書操作するドキュメントの選択と削除が操作パネル３４から入力される（Ｓ１２）。ユーザは蓄積文書一覧画面から削除するドキュメントを選択し、消去ボタン４３にタッチする。
【００５８】
操作パネル制御部２９はユーザの操作から操作内容を判定する（Ｓ１３）。操作パネル制御部２９は、ドキュメントＩＤと削除の操作であることを示す削除信号を文書管理部２７に送出する。
【００５９】
文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書パスワードが登録されているか否かを判定する（Ｓ１４）。
【００６０】
文書パスワードが登録されていない場合（Ｓ１４のＮｏ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ１５）。
【００６１】
また、削除が完了したら、文書管理部２７はパネル制御部２９に文書操作の結果表示を依頼するので、パネル制御部２９は操作パネル３４に操作の結果を表示する（Ｓ１６）。操作パネル３４には、例えば「ドキュメント○○は削除されました。」等と表示される。
【００６２】
文書パスワードが登録されている場合（Ｓ１４のＹｅｓ）、文書管理部２７はログインしているユーザが文書オーナか否か判定する（Ｓ１７）。すなわち、ドキュメント情報の文書オーナとユーザ名が一致するか否か判定する。削除の対象として選択されたドキュメントの文書オーナが文書操作した場合（Ｓ１７のＹｅｓ）、ステップＳ１１のログインにより既にユーザとして認証されているので、改めて文書パスワードの入力を要求することなく、ステップＳ１５及びＳ１６に進みドキュメントが削除される。
【００６３】
ステップＳ１７において、ログインしているユーザが文書オーナでない場合（Ｓ１７のＮｏ）、文書管理部２７はパネル制御部２９に文書パスワードの入力を要求する画面の表示を依頼する（Ｓ１８）。
【００６４】
文書パスワードの入力を要求する画面が表示されると、ユーザにより文書パスワードが入力され（Ｓ１９）、入力された文書パスワードがドキュメント情報の文書パスワードと一致すれば、ステップＳ１５及びＳ１６のようにしてドキュメントが削除される。なお、ステップＳ１９では簡単のため、入力された文書パスワードが正しくない場合を省略したが、文書パスワードが正しくない場合、削除されずエラーメッセージ等が表示される。
【００６５】
以上のように、本実施例ではログインしたユーザが文書オーナである場合、削除という文書操作が入力されても再度の文書パスワードの入力を要求しないため、ユーザが煩わしさを感じたり余計な時間がかかることがなく、また、ログイン時にはユーザのユーザパスワードに基づき認証されているのでセキュリティが低下することもない。なお、本実施例では文書操作として削除を例にしたが、詳細表示、印刷、文書パスワードの変更など、他の文書操作についても同様に適用できる。
【実施例２】
【００６６】
実施例１ではログインしたユーザが文書オーナでない場合に文書パスワードの入力を要求したが、本実施例では、文書ＡＣＬに当該文書操作の操作権限が登録されている場合は文書パスワードの入力を省略する画像形成装置４について図１２のフローチャート図に基づき説明する。
【００６７】
まず、ユーザからログインのためのユーザパスワードが入力される（Ｓ２１）。すなわちユーザは図５（ａ）のような操作パネル画面からログインのボタンを選択し、図５（ｂ）のようなログイン画面からユーザ名とユーザパスワードを入力する。パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードをアドレス帳管理部２６に送出し、アドレス帳管理部２６はユーザ名とユーザパスワードの整合性をチェックする。
【００６８】
ユーザ名とユーザパスワードが一致してユーザが認証されると、システム管理部２８はログインしたユーザを記憶する。
【００６９】
ユーザが蓄積されたドキュメントの一覧を表示させるよう操作パネル３４から操作すると、文書管理部２８は文書ＡＣＬを参照し、ログインしたユーザが閲覧可能なドキュメントのドキュメント名、文書オーナ名、作成日時をファイル管理情報３２から抽出し、パネル制御部２９に図７のような蓄積文書一覧画面を表示させる（Ｓ２２）。
【００７０】
ついで、ユーザから文書操作するドキュメントの選択と削除が操作パネル３４から入力される（Ｓ２３）。ユーザは蓄積文書一覧画面から削除するドキュメントを選択し、消去ボタン４３にタッチする。
【００７１】
操作パネル制御部２９はユーザの操作から操作内容を判定する（Ｓ２４）。操作パネル制御部２９は、ドキュメントＩＤと削除の操作であることを示す削除信号を文書管理部２７に送出する。
【００７２】
文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する（Ｓ２５）。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【００７３】
文書管理部２７は、文書ＡＣＬに基づいてログインしたユーザに削除の文書操作が許可されているか否かを判定する（Ｓ２６）。
許可されていない場合（Ｓ２６のＮｏ）、文書管理部２７は、エラー履歴として文書の削除を行えなかった旨を登録保持しておく（Ｓ２７）。この場合、当該文書の削除は行われない。
そして、パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか否か及び削除しない場合にはその理由等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ２９）。
【００７４】
文書ＡＣＬにおいてログインしたユーザの削除が許可されている場合（Ｓ２６のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ２８）。すなわち、ログインしたユーザに削除の操作権限が設定されていれば、ドキュメントに文書パスワードが付与されていても、文書パスワード入力をさせることなくそのまま削除処理を継続して終了する。これによりユーザのユーザパスワード入力による煩わしさを軽減することができる。
パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか旨等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ２９）。
【００７５】
本実施例ではログインしたユーザが文書ＡＣＬにおいて削除の操作権限が設定されている場合、削除の文書操作が入力されても再度の文書パスワードの入力を要求しないため、ユーザが煩わしさを感じたり余計な時間がかかることがなく、また、ログイン時にはユーザのユーザパスワードに基づき認証されているのでセキュリティが低下することもない。なお、本実施例では文書操作として削除を例にしたが、詳細表示、印刷、文書パスワードの変更など、他の文書操作についても同様に適用できる。
【実施例３】
【００７６】
本実施例では、ログインしたユーザが文書オーナでない場合でも文書ＡＣＬに削除の操作権限が設定されている場合、文書パスワードの入力を省略する画像形成装置４について図１３のフローチャート図に基づき説明する。なお、図１３において図１２と同一ステップには同一の符号を付した。
【００７７】
まず、ユーザからログインのためのユーザパスワードが入力される（Ｓ２１）。すなわちユーザは図５（ａ）のような操作パネル画面からログインのボタンを選択し、図５（ｂ）のようなログイン画面からユーザ名とユーザパスワードを入力する。パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードをアドレス帳管理部２６に送出し、アドレス帳管理部２６はユーザ名とユーザパスワードの整合性をチェックする。
【００７８】
ユーザ名とユーザパスワードが一致してユーザが認証されると、システム管理部２８はログインしたユーザを記憶する。
【００７９】
ユーザが蓄積されたドキュメントの一覧を表示させるよう操作パネル３４から操作すると、文書管理部２８は文書ＡＣＬを参照し、ログインしたユーザが閲覧可能なドキュメントのドキュメント名、文書オーナ名、作成日時をファイル管理情報３２から抽出し、パネル制御部２９に図７のような蓄積文書一覧画面を表示させる（Ｓ２２）。
【００８０】
ついで、ユーザから文書操作するドキュメントの選択と削除が操作パネル３４から入力される（Ｓ２３）。ユーザは蓄積文書一覧画面から削除するドキュメントを選択し、消去ボタン４３にタッチする。
【００８１】
操作パネル制御部２９はユーザの操作から操作内容を判定する（Ｓ２４）。操作パネル制御部２９は、ドキュメントＩＤと削除の操作であることを示す削除信号を文書管理部２７に送出する。
【００８２】
文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する（Ｓ２５）。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【００８３】
ついで、文書管理部２７は、ログインしたユーザが削除の対象として選択されたドキュメントの文書オーナか否か判定する（Ｓ３１）。選択されたドキュメントのドキュメント情報を参照し、登録されている文書オーナとログインユーザが一致するか否かをチェックする。
ログインしたユーザが文書オーナである場合（Ｓ３１のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ２８）。パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか旨等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ２９）。すなわち、ログインしたユーザと文書オーナが一致すればドキュメントに文書パスワードが付与されていても、ログインにより既にユーザとして認証されているので、改めで文書パスワードの入力を要求しない。
【００８４】
ログインしたユーザが文書オーナでない場合（Ｓ３１のＮｏ）、文書管理部２７は、文書ＡＣＬに基づいてログインしたユーザに削除の文書操作が許可されているか否かを判定する（Ｓ３２）。文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【００８５】
許可されていない場合（Ｓ３２のＮｏ）、文書管理部２７は、エラー履歴として文書の削除を行えなかった旨を登録保持しておく（Ｓ３３）。この場合、当該文書の削除は行われない。
そして、パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか否か及び削除しない場合にはその理由等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ２９）。
【００８６】
文書ＡＣＬにおいてログインしたユーザの削除が許可されている場合（Ｓ３２のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ２８）。すなわち、ログインしたユーザに削除の操作権限が設定されていれば、文書オーナでなくてもまたドキュメントに文書パスワードが付与されていても、文書パスワード入力をさせることなくそのまま削除処理を継続して終了する。これによりユーザの文書パスワード入力による手間を軽減することができる。
【００８７】
本実施例ではログインしたユーザが文書オーナでない場合でも文書ＡＣＬにおいて削除の操作権限が設定されている場合、文書パスワードの入力を要求しないため、ユーザが煩わしさを感じたり余計な時間がかかることがなく、また、ログイン時にはユーザのユーザパスワードに基づき認証されているのでセキュリティが低下することもない。なお、本実施例では文書操作として削除を例にしたが、詳細表示、印刷、文書パスワードの変更など、他の文書操作についても同様に適用できる。
【実施例４】
【００８８】
本実施例では複数文書の文書操作の場合に文書パスワード入力の回数を低減する画像形成装置４について図１４のフローチャート図に基づき説明する。
【００８９】
まず、ユーザからログインのためのユーザパスワードが入力される（Ｓ４１）。すなわちユーザは図５（ａ）のような操作パネル画面からログインのボタンを選択し、図５（ｂ）のようなログイン画面からユーザ名とユーザパスワードを入力する。パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードをアドレス帳管理部２６に送出し、アドレス帳管理部２６はユーザ名とユーザパスワードの整合性をチェックする。
【００９０】
ユーザ名とユーザパスワードが一致してユーザが認証されると、システム管理部２８はログインしたユーザを記憶する。
【００９１】
ユーザが蓄積されたドキュメントの一覧を表示させるよう操作パネル３４から操作すると、文書管理部２８は文書ＡＣＬを参照し、ログインしたユーザが閲覧可能なドキュメントのドキュメント名、文書オーナ名、作成日時をファイル管理情報３２から抽出し、パネル制御部２９に図７のような蓄積文書一覧画面を表示させる（Ｓ４２）。
【００９２】
ついで、ユーザから文書操作するドキュメントの選択と削除が操作パネル３４から入力される（Ｓ４３）。本実施例では、ユーザは操作パネル３４から一度に複数のドキュメントを選択し、消去ボタン４３にタッチする。
【００９３】
操作パネル制御部２９はユーザの操作から操作内容を判定する（Ｓ４４）。操作パネル制御部２９は、複数のドキュメントＩＤと削除の操作であることを示す削除信号を文書管理部２７に送出する。
【００９４】
文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択された全てのドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する（Ｓ４５）。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【００９５】
ついで、文書管理部２７は、ログインしたユーザが削除の対象として選択されたドキュメントの文書オーナか否かを順番に判定する（Ｓ４６）。選択されたドキュメントのドキュメント情報を参照し、登録されている文書オーナとログインユーザが一致するか否かをチェックする。
ログインしたユーザが文書オーナである場合（Ｓ４６のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ４９）。すなわち、ログインしたユーザと文書オーナが一致すればドキュメントに文書パスワードが付与されていても、ログインにより既にユーザとして認証されているので、改めで文書パスワードの入力を要求しない。
本実施例では、複数のドキュメントが選択されているので、文書管理部２７は全てのドキュメントの処理が終了するまで、ドキュメント毎に削除されたか否かの結果をＮＶ−ＲＡＭ等に保持しておく。
【００９６】
ログインしたユーザが文書オーナでない場合（Ｓ４６のＮｏ）、文書管理部２７は、文書ＡＣＬに基づいてログインしたユーザに削除の文書操作が許可されているか否かを順番に判定する（Ｓ４７）。文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【００９７】
文書ＡＣＬにおいてログインしたユーザの削除が許可されている場合（Ｓ４７のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ４９）。すなわち、ログインしたユーザに削除の操作権限が設定されていれば、文書オーナでなくてもまたドキュメントに文書パスワードが付与されていても、文書パスワードを入力をさせることなくそのまま削除処理を継続して終了する。これによりユーザの文書パスワード入力による手間を軽減することができる。
【００９８】
許可されていない場合（Ｓ４７のＮｏ）、文書管理部２７は、エラー履歴として文書の削除を行えなかった旨を登録保持しておく（Ｓ４８）。この場合、当該文書の削除は行われない。
ついで、文書管理部２７は選択された複数のドキュメントのうち、未処理のドキュメントがあるか否か判定する（Ｓ５０）。未処理のドキュメントがある場合（Ｓ５０のＹｅｓ）、ステップＳ４６に戻り全てのドキュメントの処理が終了するまで処理を繰り返す。
未処理文書がなくなった場合（Ｓ５０のＮｏ）、パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか否か及び削除しない場合にはその理由等を複数のドキュメントに対応づけて操作パネル３４に表示しユーザに伝える（Ｓ５１）。失敗したドキュメント毎にエラーログとして記録を保持しているので、ユーザは削除に失敗した文書及び理由を認識することができ、再度の操作等の対応を行う事ができる。
【００９９】
本実施例によれば、複数の文書が一度に選択された場合でも、文書パスワードの入力を要求しないで済むため、パスワードの入力はユーザパスワードの１回でよい。また、ユーザが煩わしさを感じたり余計な時間がかかることがなく、また、ログイン時にはユーザのユーザパスワードに基づき認証されているのでセキュリティが低下することもない。
【０１００】
なお、本実施例では文書操作として削除を例にしたが、詳細表示、印刷、文書パスワードの変更など、他の文書操作についても同様に適用できる。
【０１０１】
また、本実施例では、文書オーナとログインしたユーザの判定一致判定、及び、文書ＡＣＬにログインしたユーザの操作権限が設定されているか否かの判定、の両方の判定を行う例を示したが、文書オーナとログインしたユーザの一致判定のみ（実施例１）、又は、文書ＡＣＬにログインしたユーザの操作権限が設定されているか否かの判定のみ（実施例２）、を判定することとしてもよい。
【実施例５】
【０１０２】
上述したように、「全てのユーザ」欄４４を利用して操作権限を登録した場合、後から画像形成装置４に登録されたユーザについても自動的にその操作（例えば閲覧）の操作権限が設定される。このようにすると、文書ＡＣＬの設定を行った時は全ての登録ユーザに対してその操作権限を与えても良いと判断しても、その後に登録されたユーザに対して全て同じ権限を与えてよいとは必ずしもいえない場合が生じる。
【０１０３】
このため、「全てのユーザ」欄４４に操作権限が設定されている場合、文書ＡＣＬに操作権限が設定されていても文書パスワードの入力を要求することで、蓄積されたドキュメントの機密性を保つ。
【０１０４】
図１５は、「全てのユーザ」欄４４に操作権限が設定されている場合にユーザがドキュメントを削除する処理手順のフローチャート図を示す。
【０１０５】
まず、ユーザからログインのためのユーザパスワードが入力される（Ｓ６１）。すなわちユーザは図５（ａ）のような操作パネル画面からログインのボタンを選択し、図５（ｂ）のようなログイン画面からユーザ名とユーザパスワードを入力する。パネル制御部２９はユーザ名とユーザパスワードをアドレス帳管理部２６に送出し、アドレス帳管理部２６はユーザ名とユーザパスワードの整合性をチェックする。
【０１０６】
ユーザ名とユーザパスワードが一致してユーザが認証されると、システム管理部２８はログインしたユーザを記憶する。
【０１０７】
ユーザが蓄積されたドキュメントの一覧を表示させるよう操作パネル３４から操作すると、文書管理部２８は文書ＡＣＬを参照し、ログインしたユーザが閲覧可能なドキュメントのドキュメント名、文書オーナ名、作成日時をファイル管理情報３２から抽出し、パネル制御部２９に図７のような蓄積文書一覧画面を表示させる（Ｓ６２）。
【０１０８】
ついで、ユーザから文書操作するドキュメントの選択と削除が操作パネル３４から入力される（Ｓ２３）。ユーザは蓄積文書一覧画面から削除するドキュメントを選択し、消去ボタン４３にタッチする。
【０１０９】
操作パネル制御部２９はユーザの操作から操作内容を判定する（Ｓ６４）。操作パネル制御部２９は、ドキュメントＩＤと削除の操作であることを示す削除信号を文書管理部２７に送出する。
【０１１０】
文書管理部２７はファイル管理情報３２に格納されている選択されたドキュメントのドキュメント情報を抽出し、文書ＡＣＬを参照する（Ｓ６５）。文書ＡＣＬにはログインしたユーザに対応づけて削除が許可されているか否かが設定されている。
【０１１１】
ついで、文書管理部２７は、ログインしたユーザが削除の対象として選択されたドキュメントの文書オーナか否か判定する（Ｓ６６）。選択されたドキュメントのドキュメント情報を参照し、登録されている文書オーナとログインユーザが一致するか否かをチェックする。
ログインしたユーザが文書オーナである場合（Ｓ６６のＹｅｓ）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ７２）。パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか旨等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ７３）。すなわち、ログインしたユーザと文書オーナが一致すればドキュメントに文書パスワードが付与されていても、ログインにより既にユーザとして認証されているので、改めで文書パスワードの入力を要求しない。
【０１１２】
ログインしたユーザが文書オーナでない場合（Ｓ６６のＮｏ）、文書管理部２７は、文書ＡＣＬに基づいてログインしたユーザに削除の操作が許可されているか否かを判定する（Ｓ６７）。
【０１１３】
許可されていない場合（Ｓ６７のＮｏ）、文書管理部２７は、エラー履歴として文書の削除を行えなかった旨を登録保持しておく（Ｓ７１）。この場合、当該文書の削除は行われない。  
文書ＡＣＬにおいてログインしたユーザの削除が許可されている場合（Ｓ６７のＹｅｓ）、ついで、文書管理部２７は、削除の操作権限が「全てのユーザ」欄４４の設定によるものか否か判定する（Ｓ６８）。
【０１１４】
「全てのユーザ」欄４４の設定によるものでない場合（Ｓ６８のＮｏ）、ユーザ毎に許可されているので、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ７２）。すなわち、文書パスワードの入力を要求しない。
【０１１５】
「全てのユーザ」欄４４の設定により削除の文書操作が許可されている場合（Ｓ６８のＹｅｓ）、文書管理部２７はパネル制御部２９に文書パスワードの入力画面の表示を依頼する（Ｓ６９）。すなわち、この場合、文書ＡＣＬの設定後、自動的に設定された操作権限か又は本来許可されるべき操作か不明であるので、文書パスワードの入力が必要となる。
【０１１６】
正しい文書パスワードが入力された場合には（Ｓ７０）、文書管理部２７は選択されたドキュメントをＨＤＤ１５から削除する（Ｓ７２）。パネル制御部２９は、削除処理が正しく行えたか旨等を操作パネル３４に表示してユーザに伝える（Ｓ７３）。正しい文書パスワードが入力されない場合、ドキュメントは削除されない。
【０１１７】
本実施例によれば、ログインしたユーザが文書オーナの場合、文書パスワードの入力を要求しないので煩わしさを感じることがない。また、文書ＡＣＬにてログインユーザの削除の操作権限が設定されている場合でも、それが全ユーザに共通で一括して設定されている権限の場合、そのまま削除せずログインしているユーザに文書パスワードの入力を要求するので、セキュリティを確保することができる。また、一括して設定されている権限でない場合、文書パスワードの入力を要求せずそのままドキュメントが削除されるので、ユーザが煩わしさを感じたり余計な時間がかかることがない。
以上のように、本実施の形態の画像形成装置は、ドキュメントの機密性を保持しつつ、ドキュメントの操作のための煩わしいパスワード入力作業を軽減し、ドキュメントの操作性が良い画像形成装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１８】
【図１】画像形成装置を利用したプリントシステムの構成図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成図の一例である。
【図３】画像形成装置のソフトウェア構成を示す機能ブロック図である。
【図４】ユーザ登録及びログインのシーケンス図である。
【図５】操作パネルに表示される操作パネル画面等の一例である。
【図６】ファイル管理情報に格納されているドキュメント情報の構成を示す図である。
【図７】蓄積文書一覧の表示例を示す図である。
【図８】文書ＡＣＬの一例を示す図である。
【図９】文書ＡＣＬの設定画面の一例である。
【図１０】文書ＡＣＬの設定と文書操作の操作権限の関係を示す文書管理情報の一例を示す図である。
【図１１】画像形成装置に蓄積された文書を削除する場合に、文書パスワードの入力を省略しうる処理手順を示すフローチャート図である。
【図１２】文書ＡＣＬに当該文書操作の操作権限が登録されている場合は文書パスワードの入力を省略する処理手順のフローチャート図である。
【図１３】ログインしたユーザが文書オーナでない場合でも文書ＡＣＬに基づき文書パスワードの入力を省略する処理手順を示すフローチャート図である。
【図１４】複数文書の文書操作の場合に文書パスワード入力の回数を低減する処理手順を示すフローチャート図である。
【図１５】文書ＡＣＬの全てのユーザが操作権限を与えられている場合に文書操作する場合の処理手順のフローチャート図である。
【図１６】従来の認証処理の一例を示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【０１１９】
３      パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
４      画像形成装置
２１    プリンタ部
２２    コピー部
２３    ファクシミリ部
２４    スキャナ部
２５    通信制御部
２６    アドレス帳管理部
２７    文書管理部
２８    システム管理部
２９    パネル制御部
３０    インターフェイス
３１    アドレス帳
３２    ファイル管理情報
３３    基本設定
３４    操作パネル
【図１】
0004839103.tif 000002
【図２】
0004839103.tif 000003
【図３】
0004839103.tif 000004
【図４】
0004839103.tif 000005
【図５】
0004839103.tif 000006
【図６】
0004839103.tif 000007
【図７】
0004839103.tif 000008
【図８】
0004839103.tif 000009
【図９】
0004839103.tif 000010
【図１０】
0004839103.tif 000011
【図１１】
0004839103.tif 000012
【図１２】
0004839103.tif 000013
【図１３】
0004839103.tif 000014
【図１４】
0004839103.tif 000015
【図１５】
0004839103.tif 000016
【図１６】
0004839103.tif 000017