(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データの書き込みができる記憶媒体を利用可能であると共に組織体の各グループで使用されるパーソナルコンピュータと、該パーソナルコンピュータが取り扱うデータの中の機密情報を管理する管理サーバと、機密情報の管理に必要とするデータとして、該グループ毎に重要度が付加されたグループ別重要度データを記憶するデータベースサーバとがデータ通信可能に接続されているデータ管理システムであって、
前記管理サーバは、所定の解析方法によって、収集した各文書に共通して現れる単語を低く重み付けを行い、特定の文書に現れる単語を高く重み付けを行い、該解析方法によって重み付けをした単語をキーワードとすると共に重みの大きさに応じて重要度を表す値を該キーワードに付加し、該キーワードと、該キーワードを使用するグループとを関連付けて機密データとして前記データベースサーバに記憶し、
前記パーソナルコンピュータは、前記記憶媒体にデータを書き込むときに、該データから単語を抽出し、該単語と前記データベースサーバの機密データのキーワードとを対比して、該データが機密情報かどうかを判断し、該データが機密情報である場合に、該データに含まれるキーワードを使用するグループがあると、該キーワードをグループ別に分け、グループ毎に分けられた各キーワードの重要度を集計し、集計して得たグループ別の重要度と前記グループ別重要度データとを比較し、グループの重要度に比べて集計した重要度が大きい場合に、該グループの機密情報に該データが該当すると判断する、
ことを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
前記パーソナルコンピュータは、前記記憶媒体に書き込むデータが機密情報であるとき、該データのログ情報を前記データベースサーバに送り、
前記データベースサーバは、前記パーソナルコンピュータからログ情報を受け取ると、該ログ情報を記録しておくことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記ログ情報は、データを前記記憶媒体に書き込む実行ユーザと、該データに付けられている名称と、該データを書き込む日付けおよび時刻の少なくとも一方とからなることを特徴とする請求項２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
前記パーソナルコンピュータは、書き込むデータが機密情報であるとき、該データの持ち出し理由の入力を要求し、該持ち出し理由が特定の持ち出し理由であるとき、該データと該持ち出し理由とを前記ログ情報に付加することを特徴とする請求項２または３に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
データの書き込みができる記憶媒体を利用可能であると共に組織体の各グループで使用されるパーソナルコンピュータと、該パーソナルコンピュータが取り扱うデータの中の機密情報を管理する管理サーバと、機密情報の管理に必要とするデータとして、該グループ毎に重要度が付加されたグループ別重要度データを記憶するデータベースサーバとがデータ通信可能に接続されているシステムのデータ管理方法であって、
前記管理サーバにより、所定の解析方法によって、収集した各文書に共通して現れる単語を低く重み付けを行い、特定の文書に現れる単語を高く重み付けを行い、該解析方法によって重み付けをした単語をキーワードとすると共に重みの大きさに応じて重要度を表す値を該キーワードに付加し、該キーワードと、該キーワードを使用するグループとを関連付けて機密データとして前記データベースサーバに記憶し、
前記パーソナルコンピュータにより、前記記憶媒体にデータを書き込むときに、該データから単語を抽出し、該単語と前記データベースサーバの機密データのキーワードとを対比して、該データが機密情報かどうかを判断し、該データが機密情報である場合に、該データに含まれるキーワードを使用するグループがあると、該キーワードをグループ別に分け、グループ毎に分けられた各キーワードの重要度を集計し、集計して得たグループ別の重要度と前記グループ別重要度データとを比較し、グループの重要度に比べて集計した重要度が大きい場合に、該グループの機密情報に該データが該当すると判断する、
ことを特徴とするデータ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子化されたデータが記憶媒体に書き込まれて持ち出される際に、このデータを管理するデータ管理システムおよびデータ管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子化されたデータを記憶する記憶媒体として、ＵＳＢメモリ等の小型記憶媒体が広く普及している。こうした小型記憶媒体を用いると、データの持ち出しが容易であるために、データの持ち出しを管理する必要がある。特に、データが機密情報や業務情報をデータ化したものである場合には、各種の重要情報がデータに含まれているので、データの持ち出し管理は企業等において特に重要である。
【０００３】
このために、機密情報であることを示す機密フラグを用いて、データを管理するシステムがある（例えば、特許文献１参照。）。このシステムでは、あらかじめデータに対して、データの内容が機密情報であることを示す機密フラグを関連付けて保存している。そして、データが読み出された場合に、関連付けされた機密フラグを用いて、データが機密情報に該当するかどうかを判定し、機密情報である場合に、データを読み出した端末のＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を記憶して、データを管理している。
【特許文献１】特開２００７−１１５２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、先に述べたシステムには次の課題がある。つまり、このシステムでは、各データに対してあらかじめ機密フラグを関連付けておく必要がある。つまり、事前にデータが機密情報かどうかを判断して、データを振り分ける必要がある。しかし、企業等で使用されるデータは更新されることがあり、こうした場合に、データが機密情報になるときや、その逆のときもある。特に、データが更新された場合に機密情報となったときに、機密フラグの変更がないと、データが機密扱いにはならない。つまり、機密フラグを事前に振り分けておくと、データの管理上、問題が発生する。
【０００５】
この発明の目的は、前記の課題を解決し、データが機密情報かどうかを事前に振り分けることを不要にして、データの持ち出しを管理する、データ管理システムおよびデータ管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記の課題を解決するために、請求項１の発明は、データの書き込みができる記憶媒体を利用可能であると共に組織体の各グループで使用されるパーソナルコンピュータと、該パーソナルコンピュータが取り扱うデータの中の機密情報を管理する管理サーバと、機密情報の管理に必要とするデータとして、該グループ毎に重要度が付加されたグループ別重要度データを記憶するデータベースサーバとがデータ通信可能に接続されているデータ管理システムであって、前記管理サーバは、所定の解析方法によって、収集した各文書に共通して現れる単語を低く重み付けを行い、特定の文書に現れる単語を高く重み付けを行い、該解析方法によって重み付けをした単語をキーワードとすると共に重みの大きさに応じて重要度を表す値を該キーワードに付加し、該キーワードと、該キーワードを使用するグループとを関連付けて機密データとして前記データベースサーバに記憶し、前記パーソナルコンピュータは、前記記憶媒体にデータを書き込むときに、該データから単語を抽出し、該単語と前記データベースサーバの機密データのキーワードとを対比して、該データが機密情報かどうかを判断し、該データが機密情報である場合に、該データに含まれるキーワードを使用するグループがあると、該キーワードをグループ別に分け、グループ毎に分けられた各キーワードの重要度を集計し、集計して得たグループ別の重要度と前記グループ別重要度データとを比較し、グループの重要度に比べて集計した重要度が大きい場合に、該グループの機密情報に該データが該当すると判断する、ことを特徴とするデータ管理システムである。
【０００７】
請求項１の発明では、機密情報を表すキーワードを機密データとして、あらかじめデータベースサーバが記憶している。こうした状態のときに、ＵＳＢメモリなどの記憶媒体にデータを書き込む際に、パーソナルコンピュータは、書き込まれるデータから単語を抽出する。この後、パーソナルコンピュータは、データから抽出した単語と機密データのキーワードとを対比して、データが機密情報かどうかを判断する。
【０００８】
請求項２の発明は、請求項１に記載のデータ管理システムにおいて、前記パーソナルコンピュータは、前記記憶媒体に書き込むデータが機密情報であるとき、該データのログ情報を前記データベースサーバに送り、前記データベースサーバは、前記パーソナルコンピュータからログ情報を受け取ると、該ログ情報を記録しておくことを特徴とする。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項２に記載のデータ管理システムにおいて、前記ログ情報は、データを前記記憶媒体に書き込む実行ユーザと、該データに付けられている名称と、該データを書き込む日付けおよび時刻の少なくとも一方とからなることを特徴とする。
【００１１】
請求項４の発明は、請求項２または３に記載のデータ管理システムにおいて、前記パーソナルコンピュータは、書き込むデータが機密情報であるとき、該データの持ち出し理由の入力を要求し、該持ち出し理由が特定の持ち出し理由であるとき、該データと該持ち出し理由とを前記ログ情報に付加することを特徴とする。
【００１２】
請求項５の発明は、データの書き込みができる記憶媒体を利用可能であると共に組織体の各グループで使用されるパーソナルコンピュータと、該パーソナルコンピュータが取り扱うデータの中の機密情報を管理する管理サーバと、機密情報の管理に必要とするデータとして、該グループ毎に重要度が付加されたグループ別重要度データを記憶するデータベースサーバとがデータ通信可能に接続されているシステムのデータ管理方法であって、前記管理サーバにより、所定の解析方法によって、収集した各文書に共通して現れる単語を低く重み付けを行い、特定の文書に現れる単語を高く重み付けを行い、該解析方法によって重み付けをした単語をキーワードとすると共に重みの大きさに応じて重要度を表す値を該キーワードに付加し、該キーワードと、該キーワードを使用するグループとを関連付けて機密データとして前記データベースサーバに記憶し、前記パーソナルコンピュータにより、前記記憶媒体にデータを書き込むときに、該データから単語を抽出し、該単語と前記データベースサーバの機密データのキーワードとを対比して、該データが機密情報かどうかを判断し、該データが機密情報である場合に、該データに含まれるキーワードを使用するグループがあると、該キーワードをグループ別に分け、グループ毎に分けられた各キーワードの重要度を集計し、集計して得たグループ別の重要度と前記グループ別重要度データとを比較し、グループの重要度に比べて集計した重要度が大きい場合に、該グループの機密情報に該データが該当すると判断する、ことを特徴とするデータ管理方法である。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１および請求項５の発明によれば、データを記録媒体に書き込む時点で、書き込みデータが機密情報であるかどうかを判断するので、従来のように、データが更新されたときに、データが機密情報から外れて管理されないといった、データの更新の影響を受けることを防ぐことができる。しかも、組織の各グループに応じて、持ち出しファイルを管理することができる。
【００１４】
請求項２の発明によれば、記憶媒体に書き込むデータが機密情報であると、ログ情報をデータベースサーバに記憶するので、データが漏洩した場合、漏洩したデータの関連情報とログ情報とを照合することにより、情報の流出元を特定することを可能にする。
【００１５】
請求項３の発明によれば、ログ情報はデータを記憶媒体に書き込む実行ユーザ、データに付けられている名称、書き込みの日時からなるので、ログ情報のデータ量を少なくして、記憶手段の負担を軽くすることができる。
【００１７】
請求項４の発明によれば、記憶媒体に書き込むデータの持ち出し理由が所定の持ち出し理由であるとき、このデータと持ち出し理由とをログ情報に付加して記録するので、持ち出し理由毎にデータを管理することを可能にする。また、データが組織体から漏洩した場合、漏洩した内容とログ情報のデータとを照合することにより、情報の流出元を特定することを可能にする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
次に、この発明の実施の形態について、図面を用いて詳しく説明する。企業内の重要情報には機密情報や業務情報などがあるが、以下の実施の形態では、企業内で扱われる機密情報を例として説明する。つまり、以下の実施の形態では、機密情報をデータ化したものを管理対象のデータとする。
【００１９】
（実施の形態１）
この実施の形態によるデータ管理システムについて、図１〜図３を用いて説明する。このデータ管理システムは、図１に示すように、企業に設けられている営業部門の各パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１、…、総務部門の各パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１２が取り扱うデータの中で、データ化された機密情報を管理するものであり、各パーソナルコンピュータ１１および各パーソナルコンピュータ１２に加えて、各種データを管理する管理サーバ１と、データを記憶するデータベースサーバ２と、管理担当者によって操作される管理用パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３とを備えている。管理サーバ１、データベースサーバ２、管理用パーソナルコンピュータ３、各パーソナルコンピュータ１１および各パーソナルコンピュータ１２は、ローカルエリアネットワークＮＷによってデータ通信可能に接続されている。
【００２０】
管理サーバ１は、企業内で扱われる各種のデータをデータベースサーバ２に記憶して管理する。管理サーバ１は、パーソナルコンピュータ１１やパーソナルコンピュータ１２から、データのログ情報を受信すると、受信したログ情報をデータベースサーバ２に記憶する。
【００２１】
また、管理サーバ１がデータベースサーバ２に記録するデータとして、社員データがある。社員データは各社員の所属などを記録したものであり、この社員データを図４に示す。この社員データには、企業内で社員を識別するための社員番号と、社員の氏名が記録されている。また、社員データには、企業内のコンピュータなどを使用する際の識別情報であるユーザＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）と、パスワードが記録されている。さらに、社員データには、社員の企業内での所属（グループ）などが記録されている。こうした社員データは、データベースサーバ２の社員ＤＢ（データベース）に記録されている。
【００２２】
管理サーバ１がデータベースサーバ２に記録するデータとして、機密データがある。機密データは文書の中で機密情報を特徴付ける単語をデータ化したものであり、管理サーバ１は機密データを次のようにして作成する。管理サーバ１は、パーソナルコンピュータ１１、１２で取り扱われる文書の中で、機密情報を含む文書を収集する。例えば、既に機密扱いなどにされている文書、図面などを含む文書、研究部門などのような特定のグループが取り扱う文書などが収集対象の文書となる。
【００２３】
管理サーバ１は、機密情報を含む文書を収集すると、ＴＦ（Ｔｅｒｍ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ）・ＩＤＦ（Ｉｎｖｅｒｓｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ）法などのような解析方法を用いて、各文書に含まれる単語に対して重み付けを行う。ＴＦ・ＩＤＦ法は、収集した文書において、高い頻度で出てくる単語の重要度を下げ、低い頻度で出てくる単語の重要度を上げて、単語に対する重み付けを行う。これにより、収集した各文書に現れる、共通の単語の重要度は低く重み付けされ、特定の文書に現れる単語は高く重み付けされる。
【００２４】
管理サーバ１は、各文書中の単語に対して重み付けを行ってキーワードとし、各キーワードを重みの大きさによって分類する。そして、管理サーバ１は、分類したキーワードに対して重要度を表す値を付け、機密データとしてデータベースサーバ２の機密情報ＤＢ（データベース）に記憶する。データベースサーバ２に記憶される機密データを図５に示す。この機密データは、ＴＦ・ＩＤＦ法によって抽出されて重みが付けられたキーワードに対して、「１」〜「５」の数値が重要度として付与されている。さらに、機密データには、キーワードが所属するグループが記録されている。つまり、各グループには特有のキーワードがある。
【００２５】
なお、管理担当者が管理用パーソナルコンピュータ３を操作して、機密データのキーワードを編集することも可能である。つまり、機密データに対してキーワードの追加や重要度の変更等も行える。
【００２６】
管理サーバ１がデータベースサーバ２に記録するデータとして、グループ別重要度データがある。グループ別重要度データは企業内の各グループの重要度を表すものであり、このグループ別重要度データを図６に示す。このグループ別重要度データには、企業内の各部門をそれぞれのグループとし、各グループの重要度を数値で表している。こうしたグループ別重要度データは、データベースサーバ２のグループ別サーバ送信判定ＤＢ（データベース）に記録されている。
【００２７】
営業部門で使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１や、総務部門で使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１２は基本的に同様であるので、パーソナルコンピュータ１１を例として説明する。パーソナルコンピュータ１１は、図２に示すように、ＵＳＢメモリ２０が利用可能なコンピュータであり、図３に示すように、データなどを伝送するバス１１Ａに接続されている処理部１１Ｂ、記憶部１１Ｃ、表示部１１Ｄ、入力部１１Ｅ、ＵＳＢインターフェース（Ｉ／Ｆ）１１Ｆ、読み取り部１１Ｇおよび通信部１１Ｈを備えている。
【００２８】
入力部１１Ｅはキーボードやマウスなどの入力装置であり、入力部１１Ｅにはデータや各種の指示等が入力される。表示部１１Ｄは、ＬＣＤ（液晶ディスプレイ）などの表示装置であり、処理部１１Ｂの制御によって、入力部１１Ｅに入力されたデータ等を表示する。ＵＳＢインターフェース１１Ｆは、ＵＳＢメモリ２０を接続するためのインターフェースであり、処理部１１Ｂの制御によって、ＵＳＢメモリ２０に対してデータの読み書きを行う。読み取り部１１Ｇは、手書きの文字や印刷された文字を光学的に読み取って画像化する装置である。通信部１１Ｈは、処理部１１Ｂの制御によって、ローカルエリアネットワークＮＷを用いて、データの送受信を管理サーバ１などと行う。記憶部１１Ｃは、パーソナルコンピュータ１１のための各種のプログラムを記憶している。また、入力部１１Ｅに入力されたデータを、処理部１１Ｂの制御によって一時的に記憶する。
【００２９】
処理部１１Ｂは、パーソナルコンピュータ１１に関する各種の処理を行う。例えば、パーソナルコンピュータ１１が起動された後、処理部１１Ｂは、パーソナルコンピュータ１１を使用状態にするために、入力部１１Ｅに入力されたユーザＩＤとパスワードを記憶部１１Ｃに記憶する。
【００３０】
また、処理部１１Ｂは、記憶部１１Ｃが記憶している各種のプログラムを実行する。処理部１１Ｂが実行するプログラムには、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）処理がある。ＯＣＲ処理は、読み取り部１１Ｇなどが読み取った画像から、文字を識別してテキストに変換する処理である。
【００３１】
処理部１１Ｂが実行するプログラムには、書き込み処理がある。書き込み処理は、ＵＳＢインターフェース１１ＦにＵＳＢメモリ２０が接続されたときに、実行されるプログラムであり、この書き込み処理により、ＵＳＢメモリ２０に対するファイル形式のデータなどの書き込みが可能になる。つまり、書き込み処理は、ＵＳＢメモリ２０等の小型記憶媒体用の書き込み専用のプログラムである。書き込み処理によってＵＳＢメモリ２０に書き込みが可能なデータには、文書ファイルや画像ファイルなどがある。
【００３２】
処理部１１Ｂが実行するプログラムには、データ判定処理がある。データ判定処理は、ＵＳＢメモリ２０のような小型記憶媒体にファイル等のデータを書き込む場合に、機密情報がデータの内容に含まれているかどうかを判定して管理するためのプログラムである。データ判定処理は書き込み処理が起動された後で行われる。このデータ判定処理を図７〜図１１に示す。なお、小型記憶媒体に対する書き込み専用のプログラムにデータ判定処理を付加してもよい。つまり、書き込み処理とデータ判定処理とを一組として、小型記憶媒体に対する書き込み専用のプログラムとしてもよい。
【００３３】
処理部１１Ｂは、データ判定処理を開始すると、ファイル指定処理を行う（ステップＳ１）。ステップＳ１のファイル指定処理は図８に示す処理であり、処理部１１Ｂは、小型記憶媒体に書き込むファイル（以下、「持ち出しファイル」という）と、持ち出しファイルの書き込み先（以下、「持ち出し先」という）とを指定するための入力画面を表示して（ステップＳ２１）、持ち出しファイルと持ち出し先の入力待ちとなる（ステップＳ２２）。この実施の形態では、持ち出し先がＵＳＢメモリ２０である。ステップＳ２２の後、持ち出しファイルと持ち出し先を指定するための入力が有ると（ステップＳ２３）、処理部１１Ｂは、持ち出しファイルの書き込み指示の入力を待つ（ステップＳ２４）。書き込み指示が有ると（ステップＳ２５）、処理部１１Ｂはファイル指定処理を終了する。なお、ステップＳ２３で持ち出しファイルと持ち出し先を指定するための入力が無い場合、また、ステップＳ２５で書き込み指示が無い場合、処理部１１Ｂは処理をステップＳ２２に戻す。
【００３４】
ステップＳ１のファイル指定処理が終了すると、処理部１１Ｂは、持ち出しファイルからテキストを抽出して（ステップＳ２）、テキストの有無を判断する（ステップＳ３）。持ち出しファイルにテキストが有ると、処理部１１Ｂは、機密情報を表すキーワードをパターンマッチングで調べる（ステップＳ４）。ステップＳ４のパターンマッチングは、持ち出しファイルのテキストと、機密データ（図５）のキーワードとを比較して、持ち出しファイルに含まれているキーワードを見つけ出す処理である。また、処理部１１Ｂは、ファイルを持ち出す実行ユーザ、実行日時、持ち出しファイルのファイル名をログ情報とする。実行ユーザは、例えば営業部門の担当者がパーソナルコンピュータ１１の操作を開始するときに、パーソナルコンピュータ１１に入力する、社員データ（図４）のユーザＩＤとパスワードからなる情報であり、記憶部１１Ｃが記憶している情報である。
【００３５】
この後、処理部１１Ｂは、ステップＳ４のパターンマッチングの結果から、持ち出しファイルが機密情報に該当するかどうかを判断する（ステップＳ６）。持ち出しファイルが機密情報であると、処理部１１Ｂは、グループ化処理を行う（ステップＳ７）。ステップＳ７のグループ化処理は図９に示す処理であり、処理部１１Ｂは、機密情報の重要度をグループ別に集計する（ステップＳ４１）。例えば図１２に示すように、テキストが「交通費」、「見積金額」といったキーワードを含む場合、処理部１１Ｂは、機密データ（図５）を用いて、グループ別にキーワードを分ける。この後、処理部１１Ｂは、各キーワードの重要度を集計し、グループ別の重要度を算出する。
【００３６】
ステップＳ４１が終了すると、処理部１１Ｂは、集計によって得たグループ別の重要度と、グループ別重要度データ（図６）とを比較して（ステップＳ４２）、集計によって得たグループ別の重要度が大きいかどうかを判断する（ステップＳ４３）。集計によって得たグループ別の重要度がグループ別重要度データ（図６）に比べて大きい場合、持ち出しファイルが機密情報であり、かつ、特定グループの機密情報に該当するとして、処理部１１Ｂは、持ち出しファイルの中身であるファイル本体と、検出した機密情報を表すキーワードとをログ情報に付加して、ステップＳ５のログ情報を変更し（ステップＳ４４）、グループ化処理を終了する。なお、ステップＳ４３で、集計によって得たグループ別の重要度がグループ別重要度データ（図６）に比べて小さい場合、処理部１１ＢはステップＳ５のログ情報を変更しないで、グループ化処理を終了する。
【００３７】
ステップＳ７のグループ化処理が終了すると、処理部１１Ｂは、持ち出し理由指定処理を行う（ステップＳ８）。ステップＳ８の持ち出し理由指定処理は図１０に示す処理であり、処理部１１Ｂは、表示部１１Ｄを制御して、持ち出し理由選択画面を表示する（ステップＳ６１）。この持ち出し理由選択画面には、各持ち出し理由が表示される。持ち出し理由としては、例えば「委託先へ提供」や「社外に持ち出す」などがある。ステップＳ６１の後、処理部１１Ｂは、持ち出し理由の選択入力を待つ（ステップＳ６２）。選択入力が無ければ（ステップＳ６３）、処理部１１Ｂは処理をステップＳ６２に戻す。
【００３８】
ステップＳ６３で持ち出し理由の選択入力が有ると、処理部１１Ｂは、選択された持ち出し理由の中で、あらかじめ指定されている特定の持ち出し理由（以下、「特定理由」という）が有るかどうかを判断する（ステップＳ６４）。選択された持ち出し理由に特定理由が有ると、処理部１１Ｂは、選択された持ち出し理由と、持ち出しファイルの中身であるファイル本体と、検出した機密情報を表すキーワードとをログ情報に付加して、ログ情報を変更し（ステップＳ６５）、持ち出し理由指定処理を終了する。もし、ステップＳ６４で、選択された持ち出し理由に特定理由が無いと、処理部１１Ｂは、ログ情報を変更しないでグループ化処理を終了する。また、ログ情報がファイル本体と、検出した機密情報を表すキーワードとを既に含むとき、処理部１１Ｂは、このログ情報に対して、選択された持ち出し理由だけを付加してログ情報を変更する。
【００３９】
ステップＳ８が終了すると、処理部１１Ｂは、通信部１１Ｈを制御して、ログ情報を管理サーバ１に送信する（ステップＳ９）。この後、処理部１１Ｂは、ＵＳＢインターフェース１１Ｆに接続されているＵＳＢメモリ２０、つまり小型記憶媒体に持ち出しファイルを書き込み（ステップＳ１０）、データ判定処理を終了する。
【００４０】
一方、ステップＳ３で、持ち出しファイルにテキストが無いと、処理部１１Ｂは、持ち出しファイルに対してＯＣＲ処理を行う（ステップＳ１１）。つまり、処理部１１Ｂは、持ち出しファイルから文字を識別して文書に変換する処理を行う。この後、処理部１１Ｂは、テキストを抽出したかどうかを判断する（ステップＳ１２）。テキストを抽出すると、処理部１１Ｂは、ステップＳ４以降の処理を行う。
【００４１】
また、テキストを抽出しないと、処理部１１Ｂは、ファイル数判別処理を行う（ステップＳ１３）。ステップＳ１３の持ち出しファイル数判別処理は図１１に示す処理であり、処理部１１Ｂは、ステップＳ１で指定された持ち出しファイルの数を調べ（ステップＳ８１）、持ち出しファイルが複数かどうかを判断する（ステップＳ８２）。持ち出しファイルが複数有ると、処理部１１Ｂは、表示部１１Ｄを制御して、持ち出し不可のエラーメッセージを表示し（ステップＳ８３）、ファイル数判別処理を終了する。ステップＳ８２で、持ち出しファイルが１つであると、処理部１１Ｂは、ファイルを持ち出す実行ユーザ、実行日時、持ち出しファイルのファイル名をログ情報とする（ステップＳ８４）。この後、処理部１１Ｂは、通信部１１Ｈを制御して、ログ情報を管理サーバ１に送信し（ステップＳ８５）、ＵＳＢインターフェース１１Ｆに接続されているＵＳＢメモリ２０に持ち出しファイルを書き込み（ステップＳ８６）、ファイル数判別処理を終了する。
【００４２】
このようにして、処理部１１Ｂは、図７〜図１１に示すデータ判定処理を行う。そして、データ判定処理が終わると、続いて処理部１１Ｂは書き込み処理を終了する。
【００４３】
次に、この実施の形態のデータ管理システムを用いたデータ管理方法について説明する。管理サーバ１は、文書の中で機密情報を特徴付ける単語をデータ化して機密データ（図５）を作成し、このデータをデータベースサーバ２に記憶する。このとき、管理サーバ１は、パーソナルコンピュータ１１、１２で取り扱われる文書の中で、機密情報を含む文書を収集して、機密データ（図５）を作成する。また、管理担当者が管理用パーソナルコンピュータ３を操作して、機密データ（図５）を作成してもよい。さらに、データベースサーバ２が記憶している機密データ（図５）は、管理用パーソナルコンピュータ３からの修正が可能である。
【００４４】
こうした状態の場合に、例えば営業の担当者がパーソナルコンピュータ１１を使用するとき、パーソナルコンピュータ１１を起動し、社員データ（図４）に登録されているユーザＩＤとパスワードをパーソナルコンピュータ１１に入力して、パーソナルコンピュータ１１を使用状態にする。このとき、パーソナルコンピュータ１１は、入力されたユーザＩＤとパスワードを記憶する。こうして、担当者は、パーソナルコンピュータ１１を使用する。この後、ＵＳＢメモリ２０を使用するために、担当者がＵＳＢメモリ２０をパーソナルコンピュータ１１に差し込む。さらに、パーソナルコンピュータ１１に記憶されているファイルをＵＳＢメモリ２０に書き込もうとすると、書き込み専用のプログラムが実行されて、書き込み処理が行われ、続いて、データ判定処理が行われる。
【００４５】
この後、担当者により、ファイルが指定されて、書き込みの指示がパーソナルコンピュータ１１に入力された場合に、持ち出しファイルにテキストがあるとき、パーソナルコンピュータ１１は、持ち出しファイルの内容が機密情報であるかどうかに応じて、また、持ち出しファイルの重要度および持ち出し理由に応じて、ＵＳＢメモリ２０にファイルを書き込む際に、次のログ情報をデータベースサーバ２に送信する。
ａ．持ち出しファイルが機密情報でない場合、実行ユーザ、実行日時、ファイル名からなるログ情報を送信する。
ｂ．持ち出しファイルが機密情報である場合、あらかじめ設定された各グループの重要度に比べて集計された重要度が低いとき、実行ユーザ、実行日時、ファイル名からなるログ情報を送信する。
ｃ．持ち出しファイルが機密情報である場合、あらかじめ設定された各グループの重要度に比べて集計された重要度が高いとき、実行ユーザ、実行日時、ファイル名、ファイル本体、検出したキーワードからなるログ情報を送信する。
ｅ．持ち出しファイルが機密情報である場合、持ち出し理由に特定理由が含まれているとき、実行ユーザ、実行日時、ファイル名、ファイル本体、持ち出し理由からなるログ情報を送信する。
ｆ．持ち出しファイルが機密情報である場合、あらかじめ設定された各グループの重要度に比べて集計された重要度が高く、しかも、持ち出し理由に特定理由が含まれているとき、実行ユーザ、実行日時、ファイル名、ファイル本体、検出したキーワード、持ち出し理由からなるログ情報を送信する。
【００４６】
管理サーバ１は、こうしたログ情報を受信すると、このログ情報をデータベースサーバ２に記録して、持ち出しファイルの情報を管理する。もし、機密情報の流出が発生すると、管理担当者は、管理用パーソナルコンピュータ３を操作して、データベースサーバ２に記録したログ情報や社員データ（図４）を参照することにより、また、ファイル本体や持ち出し理由などにより、情報の流出元などを探すことが可能である。
【００４７】
こうして、この実施の形態によれば、ＵＳＢメモリ２０等の小型記憶媒体にデータを書き込むときに、機密かどうかを判断するので、従来のようにデータの更新の影響を受けることがない。また、この実施の形態によれば、データを小型記憶媒体に書き込む際に、このデータが機密情報であるかどうかを判断するので、従来のように、ファイルの更新時に機密フラグの更新等を行うことを不要にすることができる。さらに、持ち出しファイルが機密情報である場合、重要度や持ち出し理由に応じて、ファイル本体をログ情報としてデータベースサーバ２に記録するかどうかを判断するので、データベースサーバ２に保存するログ情報のデータ量を小さくすることができ、データベースサーバ２の負担を軽くすることが可能である。しかも、グループに応じて、また、持ち出し理由に応じて、持ち出しファイルを管理することができる。例えば、漏洩した内容とファイル本体とを照合することにより、情報の流出元を特定することを可能にする。
【００４８】
（実施の形態２）
この実施の形態では、実施の形態１のデータ判定処理に代わって、簡略化したものを用いる。なお、この実施の形態では、先の実施の形態と同一もしくは同一と見なされる構成要素には、それと同じ参照符号を付けて、その説明を省略する。この実施の形態では、図１３のデータ判定処理を用いる。つまり、このデータ判定処理は、実施の形態１のデータ判定処理において、ステップＳ７のグループ化処理と、ステップＳ８の持ち出し理由指定処理を省略する。そして、これらの処理の代わりに、処理部１１Ｂは、ステップＳ６の後、持ち出しファイルの中身であるファイル本体と、検出した機密情報を表すキーワードとをログ情報に付加して、ログ情報を変更し（ステップＳ７Ａ）、次のステップＳ９の処理を行う。
【００４９】
この実施の形態によれば、小型記憶媒体に書き込むときに、機密かどうかを判断するので、従来のようにデータの更新の影響を受けることがない。また、この実施の形態によれば、ファイルを小型記憶媒体に書き込む際に、このファイルが機密情報であるかどうかを判断するので、従来のように、ファイルの更新時に機密フラグの更新等を行うことを不要にすることができる。さらに、この実施の形態によれば、ファイル本体をログ情報としてデータベースサーバ２に保存するので、漏洩した内容とファイル本体とを照合することにより、情報の流出元を特定することを可能にする。
【００５０】
（実施の形態３）
この実施の形態では、実施の形態１のデータ判定処理を簡略化したものを用いる。なお、この実施の形態では、先の実施の形態と同一もしくは同一と見なされる構成要素には、それと同じ参照符号を付けて、その説明を省略する。この実施の形態では、実施の形態１のデータ判定処理において、ステップＳ７のグループ化処理と、ステップＳ８の持ち出し理由指定処理のどちらか一方を省略する。
【００５１】
こうした実施の形態によれば、重要度に応じて、または、持ち出し理由により、ファイル本体をログ情報としてデータベースサーバ２に記録するかどうかを判断するので、データベースサーバ２に保存するログ情報のデータ量を小さくすることができる。
【００５２】
以上、この発明の各実施の形態を詳述してきたが、具体的な構成は各実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、各実施の形態では、小型記憶媒体としてＵＳＢメモリ２０を例としたが、小型記憶媒体はこれに限定されることなく、例えば、ＵＳＢ接続が可能な大容量記憶装置などであってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】この発明の実施の形態１によるデータ管理システムを示す構成図である。
【図２】パーソナルコンピュータとＵＳＢメモリを示す斜視図である。
【図３】各部門で用いられているパーソナルコンピュータの一例を示す構成図である。
【図４】データベースサーバが記憶する社員データの一例を示す図である。
【図５】データベースサーバが記憶する機密データの一例を示す図である。
【図６】データベースサーバが記憶するグループ別重要度データの一例を示す図である。
【図７】データ判定処理を示すフローチャートである。
【図８】ファイル指定処理を示すフローチャートである。
【図９】グループ化処理を示すフローチャートである。
【図１０】持ち出し理由指定処理を示すフローチャートである。
【図１１】ファイル数判別処理を示すフローチャートである。
【図１２】機密情報のグループ化を説明する図である。
【図１３】実施の形態２によるデータ判定処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５４】
１  管理サーバ
２  データベースサーバ（記憶手段）
１１、１２  パーソナルコンピュータ
２０  ＵＳＢメモリ（記憶媒体）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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