(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを管理する管理装置であって、
前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成する識別コード生成部と、
外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定する識別コード判定部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納する格納部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示すファイル識別子と、それに付随する付属情報と、を生成する、情報生成部と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項２】
前記格納部が、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルとして格納する、請求項１に記載の管理装置。
【請求項３】
印刷識別子生成部を、更に備え、
前記格納部が、前記電子ファイルを、それを特定するファイル識別子と、それに付随する付属情報と共に格納し、
前記印刷識別子生成部が、前記付属情報を用いて、印刷識別子を生成し、
前記識別コード生成部が、前記ファイル識別子及び前記印刷識別子を用いて前記識別コードを生成する、
請求項１または２に記載の管理装置。
【請求項４】
前記印刷識別子生成部が、少なくとも前記付属情報を用い、これを暗号化することによって前記印刷識別子を生成する、
請求項３に記載の管理装置。
【請求項５】
前記印刷識別子生成部が、管理されている前記電子ファイルの印刷回数を特定する印刷回数識別子を更に生成し、
前記識別コード生成部が、前記ファイル識別子、前記印刷識別子及び前記印刷回数識別子を用いて前記識別コードを生成する、
請求項３又は４に記載の管理装置。
【請求項６】
電子ファイルを管理する管理装置と、印刷装置と、印刷物を読み取って電子ファイルを生成する読取装置とを備える管理システムであって、
前記管理装置は、
前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成する識別コード生成部と、
前記読取装置を用いて生成された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定する識別コード判定部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記読取装置を用いて生成された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納する格納部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示すファイル識別子と、それに付随する付属情報と、を生成する、情報生成部と、
を備えることを特徴とする管理システム。
【請求項７】
前記格納部が、前記読取装置を用いて生成された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルとして格納する、請求項６に記載の管理システム。
【請求項８】
前記文書管理装置が、印刷識別子生成部を、更に備え、
前記格納部が、前記電子ファイルを、それを特定するファイル識別子と、それに付随する付属情報と共に格納し、
前記印刷識別子生成部が、前記付属情報を用いて、印刷識別子を生成し、
前記識別コード生成部が、前記ファイル識別子及び前記印刷識別子を用いて前記識別コードを生成する、
請求項６または７に記載の管理システム。
【請求項９】
前記印刷識別子生成部が、少なくとも前記付属情報を用い、これを暗号化することによって前記印刷識別子を生成する、
請求項８に記載の管理システム。
【請求項１０】
前記印刷識別子生成部が、管理されている前記電子ファイルの印刷回数を特定する印刷回数識別子を更に生成し、
前記識別コード生成部が、前記ファイル識別子、前記印刷識別子及び前記印刷回数識別子を用いて前記識別コードを生成する、
請求項８又は９に記載の管理システム。
【請求項１１】
電子ファイルを管理するための管理方法であって、
（ａ）前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成するステップと、
（ｂ）外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定するステップと、
（ｃ）前記（ｂ）のステップにおいて、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定された場合に、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、それが、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示す、ファイル識別子と、それに付随する付属情報とを生成し、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納するステップと、
を有することを特徴とする管理方法。
【請求項１２】
前記（ｃ）のステップにおいて、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルが、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルとして格納される、請求項１１に記載の管理方法。
【請求項１３】
前記（ａ）のステップにおいて、前記電子ファイルを特定するファイル識別子と、それに付随する付属情報とを用いて、印刷対象となる前記電子ファイルを特定するための印刷識別子が生成され、更に、前記ファイル識別子及び前記印刷識別子を用いて、前記識別コードが生成される、
請求項１１又は１２に記載の管理方法。
【請求項１４】
前記印刷識別子が、少なくとも前記付属情報を用いた暗号化によって生成される、請求項１３に記載の管理方法。
【請求項１５】
前記（ａ）のステップにおいて、更に、管理されている前記電子ファイルの印刷回数を特定する印刷回数識別子が生成され、前記ファイル識別子、前記印刷識別子及び前記印刷回数識別子を用いて、前記識別コードが生成される、
請求項１３又は１４に記載の管理方法。
【請求項１６】
コンピュータを用いて電子ファイルを管理するためのプログラムであって、
前記コンピュータに、
（ａ）前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成させるステップと、
（ｂ）外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定させるステップと、
（ｃ）前記（ｂ）のステップにおいて、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定された場合に、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、それが、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示す、ファイル識別子と、それに付随する付属情報とを生成し、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納させるステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１７】
前記（ｃ）のステップにおいて、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルとして格納させる、請求項１６に記載のプログラム。
【請求項１８】
前記（ａ）のステップにおいて、前記電子ファイルを特定するファイル識別子と、それに付随する付属情報とを用いて、印刷対象となる前記電子ファイルを特定するための印刷識別子を生成し、更に、前記ファイル識別子及び前記印刷識別子を用いて、前記識別コードを生成させる、
請求項１６又は１７に記載のプログラム。
【請求項１９】
前記印刷識別子が、少なくとも前記付属情報を用いた暗号化によって生成される、請求項１８に記載のプログラム。
【請求項２０】
前記（ａ）のステップにおいて、更に、管理されている前記電子ファイルの印刷回数を特定する印刷回数識別子を生成し、前記ファイル識別子、前記印刷識別子及び前記印刷回数識別子を用いて、前記識別コードを生成させる、
請求項１８又は１９に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイルを管理するための管理装置、それを用いた管理システム、管理方法、及びコンピュータ・プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等で作成された大量の文書等の電子ファイルを効率良く管理するため、種々の管理システムが提案されている。管理システムの一例としては、サーバ装置（サーバコンピュータ）、端末装置（クライアントコンピュータ）、スキャナ装置及びプリンタを備える管理システムが知られている（例えば、特許文献１〜３参照）。このような管理システムでは、各機器は、互いにＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを用いて接続されている。
【０００３】
管理システムにおいて、サーバ装置は、管理装置として機能し、文書の電子ファイルと、この電子ファイルに対するメタ情報を含む付属情報とを関連付けて管理する。文書の電子ファイルとしては、最初から端末装置のワープロソフト等を利用して作成された電子文書の電子ファイルと、紙文書をスキャナ装置で電子化することによって得られた電子化文書の電子ファイルなどがある。
【０００４】
メタ情報としては、作成日時、作成者、文書名、文書の概略等が挙げられる。その他に、例えば、文書が契約書である場合は、メタ情報としては、契約の種類、契約条件、契約日、契約期限等も挙げられる。更に、サーバ装置は、端末装置による電子ファイルの検索を可能とするため、管理する電子ファイル毎に、メタ情報に基づいてインデックス情報を作成する。インデックス情報も、メタ情報と同様に、付属情報として電子ファイルに関連付けられた状態で、サーバ装置に管理される。
【０００５】
このような管理システムでは、クライアント−サーバシステムが利用されているため、複数の人間が携わるワークフローを利用した文書等の電子ファイルの作成が容易になる。更に、ワークフローを利用した電子ファイル作成を行った場合におけるバージョン管理も容易になる。
【０００６】
また、特に、特許文献１又は２に開示の文書管理システムでは、サーバ装置は、管理している電子ファイルの印刷の際に、電子ファイルに含まれている文書と共に識別コードを印刷する。そして、サーバ装置は、この識別コードが印刷された紙文書がスキャナ装置によって読み込まれると、識別コードを解析し、印刷元の電子ファイルを特定する。
【０００７】
特許文献１又は２に開示の文書管理システムによれば、ユーザは、紙に印刷された文書に関する情報を知りたい場合や、この文書の電子ファイルの取得を望む場合において、文書が印刷された紙を、スキャナを用いて取り込むだけで良い。特許文献１及び２に開示の文書管理システムは、ユーザに高い利便性を提供する。
【０００８】
ところで、商取引の場においては、例えば、契約書、納品書、請求書等のように、紙面への印刷後に押印やサインによる承認をとる必要のある文書が存在する。このような文書については、承認前の文書と承認後の文書との両方を管理する必要がある。よって、承認前の文書が印刷され、印刷物に対して承認が行われた後に、再度電子化が行われる。そして、このような承認の必要な文書に対して、特許文献１又は２に開示の文書管理システムを用いれば、印刷物に識別コードが印刷されるので、承認後の電子化により、承認前の文書は簡単に特定される。
【０００９】
【特許文献１】特開２００５−１０７６９０号公報
【特許文献２】特開２００６−９９２２１号公報
【特許文献３】特開２００６−６５７２６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかしながら、特許文献１又は２に開示の文書管理システムを用いた場合は、承認後の文書は、承認前の文書に対して大きな相違点を有していないにも拘わらず、これとは全く異なる別の文書として管理されるので、ユーザにとって不便である。
【００１１】
また、ユーザが、承認後の文書と承認前の文書とが関連付けられた状態で管理されることを希望する場合は、ユーザが、別途、承認後の文書の電子ファイルに、承認前の文書の電子ファイルとの関連を示すメタ情報を付加する必要がある。この場合、ユーザに煩雑な作業を強いることになる。また、承認後の文書の電子ファイルの登録に時間がかかってしまう。
【００１２】
本発明の目的は、上記問題を解消し、印刷物から再度電子化された電子ファイルと印刷元の電子ファイルとを関連付けることより、ユーザにおける利便性を向上し得る管理装置、管理システム、管理方法及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するために本発明における管理装置は、電子ファイルを管理する管理装置であって、
前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記文書の電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成する識別コード生成部と、
外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定する識別コード判定部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納する格納部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示すファイル識別子と、それに付随する付属情報と、を生成する、情報生成部と、
を備えることを特徴とする。
【００１４】
また、上記目的を達成するために本発明における管理システムは、電子ファイルを管理する管理装置と、印刷装置と、印刷物を読み取って電子ファイルを生成する読取装置とを備える管理システムであって、
前記管理装置は、
前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物から前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成する識別コード生成部と、
前記読取装置を用いて生成された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定する識別コード判定部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記読取装置を用いて生成された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納する格納部と、
前記識別コード判定部が、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定した場合に、前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示すファイル識別子と、それに付随する付属情報と、を生成する、情報生成部と、
を備えることを特徴とする。
【００１５】
更に、上記目的を達成するために本発明における管理方法は、電子ファイルを管理するための文書管理方法であって、
（ａ）前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物からの前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成するステップと、
（ｂ）外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定するステップと、
（ｃ）前記（ｂ）のステップにおいて、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定された場合に、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、それが、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示す、ファイル識別子と、それに付随する付属情報とを生成し、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納するステップとを有することを特徴とする。
【００１６】
また、上記目的を達成するために本発明におけるプログラムは、コンピュータを用いて電子ファイルを管理するためのプログラムであって、
前記コンピュータに、
（ａ）前記電子ファイルの印刷物に付され、且つ、前記印刷物からの前記電子ファイルの特定を可能にする識別コードを生成させるステップと、
（ｂ）外部から入力された印刷物の電子ファイルに、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれているかどうか判定させるステップと、
（ｃ）前記（ｂ）のステップにおいて、前記識別コードに一致するコードの電子データが含まれていると判定された場合に、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルに対して、それが、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルの更新ファイルであることを示す、ファイル識別子と、それに付随する付属情報とを生成し、
前記外部から入力された印刷物の電子ファイルを、前記一致するコードから特定される前記電子ファイルに関連付けて格納させるステップとを実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、印刷物から再度電子化された電子ファイルと印刷元の電子ファイルとが関連付けられた状態で管理される。このため、ユーザにおける利便性の向上が図られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
（実施の形態）
以下、本発明の実施の形態における管理装置、管理システム、管理方法及びプログラムについて、図１〜図６を参照しながら説明する。最初に、本発明の実施の形態における管理装置及び管理システムの構成について図１〜図４を用いて説明する。
【００１９】
図１は、本発明の実施の形態における管理システムの全体構成を示す図である。図１に示すように、管理システムは、文書等の電子ファイルを管理する管理装置１と、電子ファイルの印刷を行う印刷装置２と、印刷物を読み取って電子ファイルを生成する読取装置３とを備えている。本実施の形態では、管理システムは、更に、端末装置４も備えている。また、管理装置１、印刷装置２、読取装置３、及び端末装置４は、ＬＡＮ等のネットワーク５によって接続されている。
【００２０】
また、本実施の形態では、管理装置１はサーバコンピュータである。端末装置４は、ネットワーク５によってサーバコンピュータに接続されたクライアントコンピュータである。印刷装置２は、レーザープリンタ等であり、管理装置１又は端末装置４からの指示に応じて、紙などの媒体に文字や図形を印刷する。６は印刷物である。読取装置３は、いわゆるイメージスキャナであり、管理装置１又は端末装置４からの指示に応じて、印刷物８の光学像から電子データ（画像データ）を生成する。読取装置３は、生成された電子データを、管理装置１又は端末装置４へと出力する。
【００２１】
このように、本実施の形態における管理システムも、背景技術の欄において述べた特許文献１〜３に開示の文書管理システムと同様に、クライアント−サーバシステムを利用している。本実施の形態における管理システムも、ワークフローを利用した文書作成や、ワークフローを利用した場合の文書のバージョン管理を容易なものとできる。
【００２２】
但し、本実施の形態における管理システムは、管理装置１の機能の点で、特許文献１〜３に開示の文書管理システムと大きく異なっている。管理装置１は、印刷物６に識別コード７を付する機能と、識別コード９が付された印刷物８の読取を行った場合に、識別コード９から元の文書の電子ファイルを特定し、これに印刷物８の電子ファイルを紐付ける機能とを有している。
【００２３】
例えば、図１において、印刷物６に押印又はサインがなされた紙文書が、印刷物８であるとすると、印刷物８を電子化することによって得られた電子ファイルは、印刷物６の元になった電子ファイルに紐付けられる。以下に、図２〜図４に基づいて管理装置１について説明する。
【００２４】
図２は、本発明の実施の形態における管理装置の構成を示すブロック図である。図３は、管理装置における識別コードの生成工程を示す図である。図４は、管理装置における識別コードの読取工程を示す図である。以下の説明においては、主に図２を用い、図３及び図４を適宜参酌しながら説明する。
【００２５】
図２に示すように、管理装置１は、格納部１０と、識別コード生成部１２と、識別コード判定部１７とを備えている。本実施の形態では、管理装置１は、更に、印刷識別子生成部１１と、情報生成部１３と、通信部２２とを備えている。
【００２６】
格納部１０は、管理対象となる文書の電子ファイル（図３参照）を格納する。電子ファイルは、端末装置４のワープロソフト等を利用して作成された電子文書の電子ファイルであっても良いし、印刷物を読取装置３で電子化することによって得られた電子化文書の電子ファイルであっても良い。
【００２７】
本実施の形態では、格納部１０は、電子ファイルを特定するためのファイル識別子及び電子ファイルに付随する付属情報と共に、文書の電子ファイルを格納できる（図３参照）。更に、格納部１０は、これら以外の情報を格納していても良い。
【００２８】
ファイル識別子は、文書の電子ファイル毎に付与されたＩＤであり、一意に管理されている。付属情報には、電子ファイルに関するメタ情報が含まれる。付属情報には、更に電子ファイルの検索に利用されるインデックス情報などが含まれてもよい。各種メタ情報は、作成日時、作成者、文書名、文書の概略等といった各種の情報である。インデックス情報は、端末装置による文書の検索を可能とするための情報である。本実施の形態では、ファイル識別子、メタ情報、及びインデックス情報は、後述するように、情報生成部１３によって作成される。
【００２９】
識別コード生成部１２は、印刷物に付される識別コードを生成する。識別コードは、印刷物からの電子ファイルの特定が可能になるように生成される。識別コードとしては、一次元コードや二次元コード等が挙げられ、具体的には、図３に示す識別コード７が挙げられる。識別コード７は、二次元コードであり、管理されている文書の電子ファイルの印刷物６（図１参照）に付されている。
【００３０】
識別コード生成部１２は、ファイル識別子を用いて識別コード７を生成することができる。本実施の形態では、識別コード生成部１２は、ファイル識別子に加え、印刷識別子、更には印刷回数識別子を用いて、識別コード７を生成することができる（図３中段参照）。また、本実施の形態では、印刷識別子生成部１１が、印刷識別子及び印刷回数識別子を生成する。また、識別コード７は、これらの識別子に含まれる文字列を、規定の手法に従って、図形パターンに変換することによって生成される。識別コード生成部１２は、識別コード７の生成の際、ファイル識別子として、暗号化した文字列を用いることができる。
【００３１】
印刷識別子は、ファイル識別子と共に、印刷対象となる文書の電子ファイルを特定するための識別子である。印刷識別子生成部１１は、付属情報、または、ファイル識別子及び付属情報を用いて、印刷識別子を生成する。具体的には、印刷識別子生成部１１は、印刷対象となる電子ファイルの付属情報である各種メタ情報、更にはインデックス情報を、ハッシュ関数等を利用して暗号化し、得られた暗号化文字列を印刷識別子とすることができる。
【００３２】
このように、識別コードの生成に印刷識別子を用いた場合は、情報の暗号化が可能となるため、管理システムにおけるセキュリティの向上が図られる。また、後述の読取の際に、印刷元の電子ファイルの詳しい情報も同時に得られるため、印刷元の電子ファイルの特定が確実なものとなる。なお、印刷識別子は、各種メタ情報のみから生成されていても良い。また、識別コード生成部１２は、各種メタ情報やインデックス情報について暗号化が必要ない場合は、印刷識別子を用いず、ファイル識別子、各種メタ情報及びインデックス情報から直接、識別コードを生成することもできる。
【００３３】
印刷回数識別子は、文書の電子ファイルの印刷回数を特定する識別子である。印圧識別子生成部１１は、例えば、メタ情報から、印刷対象となっている電子ファイルが現在までに印刷された回数を検出し、検出した回数から印刷回数識別子を生成する。識別コードの生成に印刷回数識別子を用いた場合は、識別コードから、印刷物のバージョンが特定できるので、管理装置１によるバージョン管理の厳密性が向上する。また、セキュリティの向上のため、印刷識別子生成部１１は、印刷回数識別子としても、暗号化文字列を用いることができる。
【００３４】
識別コード生成部１２は、識別コードを生成すると、識別コードを印刷するための情報と文書の電子ファイルとを、通信部２２及びネットワーク５（図１参照）を介して印刷装置２へと出力する。本実施の形態では、通信部２２は、管理装置（サーバコンピュータ）１とネットワーク５とを接続するインターフェイスである。
【００３５】
識別コード判定部１７は、管理装置１以外（外部）から管理装置１に入力された印刷物の電子ファイル（以下、「外部入力電子ファイル」という。）に、識別コードと一致するコードの電子データが含まれているかどうかの判定を行う。本実施の形態において、外部入力電子ファイルとしては、図１に示した読取装置３によって生成された印刷物８の画像データを含む電子ファイルが挙げられる。外部入力電子ファイルは、ネットワーク５及び通信部２２を介して、識別コード判定部１７に送られる。
【００３６】
なお、外部入力電子ファイルは、ネットワーク５に接続されていない別の読取装置によって生成されたものであっても良い。この場合は、外部入力電子ファイルは、記録媒体を経由して、識別コード判定部１７に入力されても良い。また、外部入力電子ファイルは、複数枚の画像データを含むファイルであっても良い。
【００３７】
本実施の形態では、識別コード判定部１７は、外部入力電子ファイルに対して、ファイル識別子、印刷識別子及び印刷回数識別子の抽出を実行する。そして、識別コード判定部１７は、外部入力電子ファイルから、これらの識別子と同一の識別子を抽出できた場合に、この外部入力電子ファイルに、識別コード生成部１２が生成した識別コード７に一致するコードの電子データが含まれていると判定する。
【００３８】
具体的には、図２に示すように、識別コード判定部１７は、コード読取部１８と、ファイル識別子照合部１９と、印刷識別子照合部２０と、印刷回数識別子照合部２１とを備えている。コード読取部１８は、外部入力電子ファイルから、一次元コードや二次元コードの画像を見つけ出し、これを検出する機能を備えている。例えば、コード読取部１８は、印刷物８（図１参照）に付されている識別コード（二次元コード）９の画像を検出する（図４上段参照）。
【００３９】
また、コード読取部１８は、各種のコードの画像を検出した場合に、コードに含まれる情報を抽出する機能も備えている。コード読取部１８によって抽出された情報は、ファイル識別子照合部１９、印刷識別子照合部２０、及び印刷回数識別子照合部２１に出力される。ファイル識別子照合部１９は、抽出された情報と、格納部１０に格納されている電子ファイルのファイル識別子との照合を行う。印刷識別子照合部２０は、抽出された情報と、印刷識別子生成部１１によって生成された印刷識別子との照合を行う。印刷回数識別子照合部２１は、抽出された情報と、印刷識別子生成部１１によって生成された印刷回数識別子との照合を行う。
【００４０】
照合の結果、ファイル識別子照合部１９、印刷識別子照合部２０、及び印刷回数識別子照合部２１が一致を確認した場合は、ファイル識別子、印刷識別子、及び印刷回数識別子が特定される（図４中段参照）。この場合、識別コード判定部１７は、外部入力電子ファイルに、識別コード７（図３下段参照）と一致するコードの電子データが含まれていると判定する。
【００４１】
また、本実施の形態では、一致が確認された場合は、識別コード判定部１７は、印刷識別子に対して復号化を実行し、暗号化前の情報、即ち、印刷元の電子ファイルの各種メタ情報とインデックス情報を取得する。そして、識別コード判定部１７は、復号化によって得られた情報、ファイル識別子及び印刷回数識別子を、外部入力電子ファイルの情報として、情報生成部１３に出力する。また、識別コード判定部１７は、ファイル識別子及び印刷回数識別子についても暗号化が行われている場合は、これらについての復号化も実行する。
【００４２】
本実施の形態において、情報生成部１３は、格納部１０に格納されている文書の電子ファイルに対して、ファイル識別子及び付属情報を生成する。具体的には、情報生成部１３は、ファイル識別子を生成するファイル識別子生成部１４と、各種メタ情報を生成するメタ情報生成部１５及びインデックス情報を生成するインデックス情報生成部１６を含む付属情報生成部２３とを備えている。
【００４３】
例えば、識別コード判定部１７が、外部入力電子ファイルに、識別コード生成部１２が生成した識別コードに一致する、コードの電子データが含まれていると判定した場合に、情報生成部１３は、情報の生成を実行する。言い換えると、情報生成部１３は、識別コード判定部１７が上述したように外部入力電子ファイルの情報を出力した場合は、この情報を用いて、外部入力電子ファイルに対して、新たなファイル識別子及び各種メタ情報を生成する。本実施の形態では、情報生成部１３は、外部入力電子ファイルに対して、インデックス情報を生成することもできる。
【００４４】
更に、本実施の形態では、情報生成部１３は、外部入力電子ファイルが印刷元の文書の電子ファイルの更新ファイルであることを示す、ファイル識別子、メタ情報、更にはインデックス情報を生成することができる。この場合、格納部１０は、例えば、図１に示した印刷物８から得られた外部入力電子ファイルを、印刷物６の元となった電子ファイルの更新ファイルとして格納することができる。
【００４５】
このように本実施の形態では、外部入力電子ファイルが、管理されている文書の電子ファイルの印刷物から得られたものである場合は、この外部入力電子ファイルは、元の電子ファイルと関連付けられ、新しい文書の電子ファイルとして格納される。
【００４６】
次に、本発明の実施の形態における管理方法について図５及び図６を用いて説明する。本実施の形態における管理方法は、図１及び図２に示した本実施の形態における管理装置を動作させることによって実行できる。本実施の形態における管理方法の説明は、適宜図１〜図４を参酌しながら、管理装置の動作と共に説明する。
【００４７】
なお、本発明の実施の形態における管理方法は、主な処理として、印刷処理、判定処理、及び更新処理を含んでいる。このうち印刷処理は、判定処理及び更新処理から独立して実行可能である。よって、印刷処理と、判定処理及び更新処理とに分けて説明する。
【００４８】
図５は、本発明の実施の形態における管理方法で行われる印刷処理を示すフロー図である。図５に示すように、先ず、識別コード生成部１２は、端末装置４からネットワーク５を経由して文書の電子ファイルの印刷が指示されているかどうかを判定する（ステップＳ１）。端末装置４から印刷が指示されていない場合は、識別コード生成部１２は、待機状態となる。一方、端末装置４から印刷が指示されている場合は、識別コード生成部１２は、ステップＳ２を実行する。
【００４９】
ステップＳ２においては、識別コード生成部１２は、格納部１０にアクセスし、印刷が指示されている文書の電子ファイルのファイル識別子と、その電子ファイルに付随する各種メタ情報及びインデックス情報を含む付属情報とを抽出する。例えば、図３に示す電子ファイルＡ−１の印刷が指示されている場合は、識別コード生成部１２は、電子ファイルＡ−１のファイル識別子Ａ−１、各種メタ情報Ａ−１及びインデックス情報Ａ−１を抽出する。
【００５０】
次に、識別コード生成部１２は、印刷識別子生成部１１に、印刷識別子と印刷回数識別子との生成を行わせる（ステップＳ３）。例えば、印刷識別子生成部１１は、各種メタ情報Ａ−１とインデックス情報Ａ−１とを暗号化し、これによって暗号化文字列を生成する。この暗号化文字列が、印刷識別子Ａ−１となる。また、印刷識別子生成部１１は、各種メタ情報Ａ−１から、電子ファイルＡ−１の現在までの印刷回数を検出し、これに「１」を足した数値を含む識別子を生成する。これが、印刷回数識別子Ａ−１となる。
【００５１】
次いで、識別コード生成部１２は、ファイル識別子、各種メタ情報、及びインデックス情報を用いて、識別コードを生成する（ステップＳ４）。例えば、図３に示すように、識別コード生成部１２は、ファイル識別子Ａ−１、各種メタ情報Ａ−１、及びインデックス情報Ａ−１全てを含む文字列を、規定の手法に従って、図形パターンに変換する。これにより、図３に示す識別コード７が生成される。
【００５２】
その後、識別コード生成部１２は、印刷用のデータを印刷装置２（図１参照）に出力し（ステップＳ５）、処理を終了する。本実施の形態では、識別コード生成部１２は、例えば、識別コード７を印刷するための情報と、電子ファイルＡ−１とを、通信部２２から、ネットワーク５を経由して印刷装置２に出力する。この結果、図１に示すように、印刷装置２は、識別コード７が印刷された印刷物６を出力する。
【００５３】
図６を用いて、判定処理及び更新処理について説明する。図６は、本発明の実施の形態における管理方法で行われる判定処理及び更新処理を示すフロー図である。図６に示すように、最初に、識別コード判定部１７は、電子化された印刷物の電子ファイル（画像データ）が、外部から入力されているかどうか判定する（ステップＳ１１）。電子ファイルの入力がない場合は、識別コード判定部１７は、待機状態となる。一方、電子ファイルが入力された場合、例えば、読取装置３を利用した印刷物８（図１参照）の電子化によって得られた電子ファイルが入力されている場合は、識別コード判定部１７は、ステップＳ１２を実効する。なお、以下の説明において、印刷物８は、上述したように、印刷物６に押印又はサインがなされた紙文書であるとする。
【００５４】
ステップＳ１２では、識別コード判定部１７は、ステップＳ１１で入力された電子ファイル（外部入力電子ファイル）に、一次元コードや二次元コードといったコードの電子データが含まれているかどうかの判定を行う。具体的には、コード読取部１８が、外部入力電子ファイルからコードの画像データの抽出を行う。識別コード判定部１７は、コード読取部１８が画像データを抽出できたか否かによって判定する。
【００５５】
判定の結果、コードの画像データが外部入力電子ファイルに含まれていない場合は、ステップＳ１１の場合と同様に、識別コード判定部１７は、待機状態となる。一方、コードの画像データが含まれている場合、例えば、外部入力電子ファイルに、識別コード９（図４上段参照）の画像データが含まれている場合は、識別コード判定部１７は、ステップＳ１３を実行する。
【００５６】
ステップＳ１３においては、識別コード判定部１７は、コードの画像データから、このコードに含まれる情報の抽出を実行する。例えば、上述したように識別コード９の画像データが含まれている場合は、コード読取部１８が、規定の手法に従って、図形パターンを文字列に変換する。これにより、識別コード判定部１７は、識別コード９に含まれる情報を取得する。
【００５７】
次に、識別コード判定部１７は、ステップＳ１３で得られた情報に対して照合処理を行い、この情報と、格納部１０に格納されているファイル識別子、印刷識別子、及び印刷回数識別子との一致を確認する（ステップＳ１４）。本実施の形態においては、ステップＳ１４は、ファイル識別子照合部１９、印刷識別子照合部２０、及び印刷回数識別子照合部２１によって実行される。
【００５８】
全ての識別子について一致の確認ができなかった場合は、ステップＳ１１及びＳ１２の場合と同様に、識別コード判定部１７は、待機状態となる。一方、全ての識別子について一致の確認ができた場合、例えば、ステップＳ１３で得られた情報が、ファイル識別子Ａ−１、印刷識別子Ａ−１及び印刷回数識別子Ａ−１それぞれと一致する部分を含んでいた場合は、識別コード判定部１７は、ステップＳ１５を実行する。また、この場合、識別コード判定部１７は、識別コード９から得られた情報が、ファイル識別子Ａ−１、印刷識別子Ａ−１及び印刷回数識別子Ａ−１であると認定する。
【００５９】
ステップＳ１５においては、識別コード判定部１７は、ステップＳ１４で特定された印刷識別子に対して復号化処理を行う。例えば、印刷識別子が、図４の中段に示した印刷識別子Ａ−１の場合は、電子ファイルＡ−１の各種メタ情報Ａ−１及びインデックス情報Ａ−１が得られる。ステップＳ１５の終了後、識別コード判定部１７は、ステップＳ１４及び１５で特定及び取得された情報、即ち、ファイル識別子、メタ情報、インデックス情報、及び印刷回数識別子を情報生成部１３に出力する。
【００６０】
次いで、情報生成部１３は、外部入力電子ファイルを印刷元の文書の電子ファイルに関連付けるため、ステップＳ１５で入力された情報に基づいて、新たなファイル識別子やメタ情報等の生成を行う（ステップＳ１６）。例えば、入力された情報が、電子ファイルＡ−１のファイル識別子Ａ−１、メタ情報Ａ−１、インデックス情報Ａ−１等である場合は、情報生成部１３は、外部入力電子ファイルを電子ファイルＡ−１に関連付けるためのファイル識別子やメタ情報等を生成する。
【００６１】
具体的には、情報生成部１３は、外部入力電子ファイルを電子ファイルＡ−２と設定する。また、情報生成部１３のファイル識別子生成部１４は、新たなファイル識別子Ａ−２を生成する。情報生成部１３のメタ情報生成部１５は、各種メタ情報Ａ−１に、電子ファイルＡ−２が電子ファイルＡ−１の更新ファイルであることを示す情報を付加し、新たな各種メタ情報Ａ−２を生成する。更に、情報生成部１３のインデックス情報生成部１６も、インデックス情報Ａ−１に、電子ファイルＡ−２が電子ファイルＡ−１の更新ファイルであることを示す情報を付加し、新たなインデックス情報Ａ−２を生成する。
【００６２】
その後、情報生成部１３が、外部入力電子ファイルと、新たなファイル識別子、新たな各種メタ情報及びインデックス情報とを格納部１０に出力すると、格納部１０は、外部入力電子ファイルを印刷元の電子ファイルの更新ファイルとして格納する（ステップＳ１７）。例えば、格納部１０は、印刷物８の電子ファイルＡ−２（図４下段参照）を、印刷物６の元となった電子ファイルＡ−１（図３上段参照）の更新ファイルとして格納する。ステップＳ１７の実行後、判定処理及び更新処理は終了する。
【００６３】
以上のように、本実施の形態においては、管理されている文書の電子ファイルが印刷された後に、得られた印刷物が再度電子化されると、印刷物の電子ファイルは、印刷元の電子ファイルと関連付けられた新たな電子ファイルとして管理される。また、この関連付けは、ユーザによる処理を必要とすることなく行われる。本実施の形態によれば、ユーザにおける利便性の向上が図られる。
【００６４】
また、本実施の形態における管理システム、管理装置及び管理方法は、特に、紙面への印刷後に押印やサインによる承認をとる必要のある文書（契約書、納品書、請求書等）に対して有効である。例えば、企業における契約書は、複数人が、ネットワークで接続された複数個の端末装置を利用したワークフローによって作成され、その後に、印刷される。そして、印刷物となった契約書に対して押印やサインがなされ、押印済及びサイン済の印刷物の保管が重要となる。
【００６５】
この場合に、本実施の形態における管理システム、管理装置及び管理方法によれば、押印済及びサイン済の印刷物の電子ファイルは、自動的に、ワークフローによって作成された電子文書の電子ファイルの更新ファイルとして登録される。本実施の形態によれば、今まで、電子ファイルと紙とで別々に保管・管理されていた文書の管理が、容易なものとなる。
【００６６】
なお、図６に示したように、本実施の形態は、印刷物の電子ファイルを「更新ファイル」として管理する例について説明しているが、本発明は、これに限定されるものではない。本発明においては、印刷物の電子ファイルは、印刷元の文書の電子ファイルの単なる関連ファイルとして管理されていても良い。
【００６７】
また、本実施の形態における管理装置１は、識別コード生成部１２、識別コード判定部１７、及び格納部１０のみが備えられた態様であっても良い。この態様であっても、印刷元の電子ファイルと印刷物の電子ファイルとの関連付けは可能であり、ユーザにおける利便性の向上は図られる。
【００６８】
上記態様においては、識別コード生成部１２は、印刷識別子や印刷回数識別子を用いないで識別コードを生成する。また、上記態様においては、格納部１０は、印刷物の電子ファイル（外部入力電子ファイル）に、印刷元の文書の電子ファイルの各種メタ情報やインデックス情報を付随させ、各種メタ情報及びインデックス情報の同一性によって関連付けを行うことができる。
【００６９】
また、本実施の形態における管理装置１は、コンピュータに、図５に示すステップＳ１〜Ｓ５と、図６に示すステップＳ１１〜Ｓ１７とを具現化させるプログラムをインストールし、このプログラムを実行することによって得られた装置であっても良い。
【００７０】
この場合は、コンピュータのＣＰＵ（central processing unit）が、印刷識別子生成部１１、識別コード生成部１２、情報生成部１３及び識別コード判定部１７として機能し、ステップＳ１〜Ｓ５、Ｓ１１〜１７の処理を実行する。格納部１０は、コンピュータに備えられたハードディスク等の記憶装置に、管理する文書の電子ファイルをすることによって実現できる。また、格納部１０は、ネットワークによって接続されたデータベースであっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の実施の形態における管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態における管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】管理装置における識別コードの生成工程を示す図である。
【図４】管理装置における識別コードの読取工程を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態における管理方法で行われる印刷処理を示すフロー図である。
【図６】本発明の実施の形態における管理方法で行われる判定処理及び更新処理を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００７２】
１  管理装置
２  印刷装置
３  読取装置
４  端末装置
５  ネットワーク
６  印刷物
７  識別コード
８  印刷物（押印済又はサイン済）
９  識別コード
１０  格納部
１１  印刷識別子生成部
１２  識別コード生成部
１３  情報生成部
１４  ファイル識別子生成部
１５  メタ情報生成部
１６  インデックス情報生成部
１７  識別コード判定部
１８  コード読取部
１９  ファイル識別子照合部
２０  印刷識別子照合部
２１  印刷回数識別子照合部
２２  通信部
２３  付属情報生成部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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