(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ管理端末からデータファイルを入手する入手手段と、
前記入手手段で入手したデータファイルに基づく画像形成ジョブで使用する記録媒体の枚数を計算する計算手段と、
前記入手手段で入手したデータファイルに基づいて画像形成する際に、識別情報を前記計算手段で計算された枚数分だけ生成する識別情報生成手段と、
画像形成された記録媒体の排出が完了した該記録媒体に対して付与された前記識別情報をデータ管理端末に送信する送信手段と
を備えた
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記送信手段は、前記データファイルに基づいて画像形成された記録媒体の排出完了毎に、前記識別情報を前記データ管理端末に送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記送信手段は、前記データファイルに基づく画像形成ジョブの完了に応じて、前記識別情報を前記データ管理端末に送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記識別情報生成手段は、画像形成に先立って前記識別情報を生成する
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記データ管理端末から前記データファイルを入手するためのパスワードを取得する取得手段をさらに有し、
前記入手手段は、前記取得手段により取得した前記パスワードの入力に応じて、前記データファイルを入手する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記識別情報生成手段は、前記データファイルの属性に応じて、前記識別情報を生成する
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項７】
画像形成動作に異常が発生した場合は、異常が発生した時の記録媒体に対して割り当てられていた識別情報を破棄する
ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項８】
画像形成動作に異常が発生した場合は、異常が発生した時の記録媒体に対して割り当てられていた識別情報に代えて新たな識別情報を再生成する
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項９】
前記データファイルに対する画像形成動作の中断指示を受け付ける中断手段をさらに備え、
前記中断指示手段の中断指示を受け付けた場合は、中断前にデータ管理端末へ送信した識別情報の削除要求信号を前記データ管理端末へ送信する
ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
前記識別情報に基づいて識別情報画像を各記録媒体へ印刷する
ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【請求項１１】
前記識別情報のデータ管理端末への送信時に、前記データファイルに基づく画像形成動作の実行された日時情報も送信する
ことを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、保存された文書の管理を行なうデータ管理端末およびデータ管理端末に保存された文書の印刷を行なう画像形成装置に係わり、特に、出力後の文書の不正利用を抑止するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
機密性の高い文書データは、たとえば、暗号化やパスワードにより第三者の不正なアクセスから保護することが行なわれる。また、このような機密を要する文書データを印刷する場合には「機密」や「シークレット」などの文字を用紙に印刷することでその文書の取り扱いに関する注意を促すことが行なわれる。
【０００３】
しかし、上記のようなセキュリティ上の対策を講じていたとしても、印刷後の文書に関するセキュリティは、その文書を取り扱う者の責任に委ねられており、不注意な管理により他人に不正利用される虞もある。
【０００４】
そこで、出力された文書がどこに存在しているのか、破棄する必要がある文書は正しく破棄されたのかなど、機密文書に対する出力後のセキュリティを確保するために、予めＩＤ(Identification)の付加された記録用紙を用いて印刷を行ない、印刷に用いた記録用紙のＩＤを、文書ＩＤと共に出力履歴データベースに保存して管理する技術が提案されている（たとえば、特許文献１参照。）。
【０００５】
また、再利用可能な文書と再利用不可の文書とを分別するにあたって、「機密」や「シークレット」などの特定マークが印刷後の記録用紙に付されているか否かを画像解析で判断し、特定マークの付された記録用紙については再利用不可と判断して自動的に裁断することで、不正な利用を抑止する用紙分別装置がある（特許文献２参照）。
【０００６】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５公報
【特許文献２】特開２０００−１５９４１０公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に開示された技術においては、予めＩＤが付加された特別な用紙を使用する必要があると共に、ＩＤをＩＣ(Integrated Circuit)タグに記憶させるような用紙を用いると、ＩＤの確認のために特別な読み取り手段が必要になるなどの問題があった。
【０００８】
さらに、出力に失敗した用紙のＩＤも破棄情報としてすべて保存するので、運用期間の経過に伴ってデータベースの容量が次第に圧迫され、検索スピードを低下させる可能性もあった。
【０００９】
また、特許文献２に開示された用紙分別装置は、用紙の再利用におけるセキュリティを確保するものであり、印刷されてから再利用されるまでの間のセキュリティ問題については解決されない。また、印刷の際に手動でしか復帰できないエラー、たとえば、紙詰まりなどのエラーの生じた用紙は、「破れ」や「しわ」などのために再利用の分別対象にされない場合が多いので、用紙分別装置では出力に失敗した用紙に関する不正利用を抑止することはできなかった。
【００１０】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、予めＩＤの付加された特殊な用紙を使用することなく、出力後の文書の不正利用を抑止することのできる画像形成装置を提供することを目的としている。
【００１１】
さらに、出力履歴として記憶すべきデータを少なく抑えることのできる画像形成装置およびデータ管理端末を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的は以下に示す各項の発明により達成される。
【００１３】
（１）データ管理端末からデータファイルを入手する入手手段と、
前記入手手段で入手したデータファイルに基づく画像形成ジョブで使用する記録媒体の枚数を計算する計算手段と、
前記入手手段で入手したデータファイルに基づいて画像形成する際に、識別情報を前記計算手段で計算された枚数分だけ生成する識別情報生成手段と、
画像形成された記録媒体の排出が完了した該記録媒体に対して付与された前記識別情報をデータ管理端末に送信する送信手段と
を備えた
ことを特徴とする画像形成装置。
【００１４】
上記発明では、データ管理端末から入手したデータファイルに基づいて記録媒体に画像形成する際に、そのデータファイルに基づく画像形成ジョブで使用する記録媒体の枚数を計算し、その計算された枚数分だけ識別情報（たとえば、識別コード）を生成して各記録媒体に付与すると共に、画像形成されて排出の完了した記録媒体に付与された識別情報をデータ管理端末に送信する。送信された記録媒体毎の識別情報はデータ管理端末で記憶され管理される。記録媒体毎の識別情報を画像形成装置で生成するので、予め識別コードの付加された特殊な用紙は必要ない。
【００１５】
（２）前記送信手段は、前記データファイルに基づいて画像形成された記録媒体の排出完了毎に、前記識別情報を前記データ管理端末に送信する
ことを特徴とする（１）に記載の画像形成装置。
【００１６】
上記発明では、画像形成された記録媒体が正常に排出される毎に、その記録媒体に対応する識別情報がデータ管理端末に送信される。排出完了前に何らかのエラーの生じた記録媒体に割り当てていた識別情報は送信されない。すなわち、正常に出力の完了した記録媒体に割り当てた識別情報のみがデータ管理端末に登録されるので、データ管理端末に登録されていない識別情報を有する記録媒体は、不正な出力であると判定することができる。
【００１７】
（３）前記送信手段は、前記データファイルに基づく画像形成ジョブの完了に応じて、前記識別情報を前記データ管理端末に送信する
ことを特徴とする（１）に記載の画像形成装置。
【００１８】
上記発明では、データファイルに基づく画像形成ジョブが完了したとき、該ジョブに係わる識別情報が一括してデータ管理端末に送信される。画像形成ジョブの完了とはジョブの正常な完了であり、エラーでジョブが終了した場合や途中で中断された場合には、該ジョブに係わる識別情報は送信されない。たとえば、後処理（穴あけ、綴じ、折りなどの処理）でエラーとなったままジョブが終了した場合にも識別情報は送信されない。完了したジョブに係わる識別情報のみが登録されるので、ジョブの中断前に出力された記録媒体が不正利用された場合でも、それらの記録媒体に付された識別情報が不登録であることから不正な出力であると判定することができる。
【００１９】
（４）前記識別情報生成手段は、画像形成に先立って前記識別情報を生成する
ことを特徴とする（１）乃至（３）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００２０】
（５）前記データ管理端末から前記データファイルを入手するためのパスワードを取得する取得手段をさらに有し、
前記入手手段は、前記取得手段により取得した前記パスワードの入力に応じて、前記データファイルを入手する
ことを特徴とする（１）乃至（４）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００２１】
上記発明では、最初に、データファイルを入手するためのパスワードをデータ管理端末から取得し、次に、該取得したパスワードに対応したデータファイルを入手する。すなわち、文書は、パスワードで保護されている。
【００２２】
（６）前記識別情報生成手段は、前記データファイルの属性に応じて、前記識別情報を生成する
ことを特徴とする（１）乃至（５）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００２３】
上記発明によれば、たとえば、パスワードで保護されたデータファイルや、セキュリティ保護の設定ＯＮの属性を持つデータファイルについてのみ、識別情報が生成される。
【００２４】
（７）画像形成動作に異常が発生した場合は、異常が発生した時の記録媒体に対して割り当てられていた識別情報を破棄する
ことを特徴とする（１）乃至（６）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００２５】
上記発明では、画像形成に異常の生じた記録媒体の識別情報は破棄される。すなわち、破棄された識別情報は他の記録媒体に流用されず、また、データ管理端末へ送信されない。たとえば、ジョブ完了時に一括して識別情報を送信するものにおいて、ジョブの実行中に紙詰まりが生じ、リカバリ印刷が行なわれ、最終的にジョブが完了した場合、紙詰まりの生じた用紙に割り当てられた識別情報は、破棄され、ジョブ完了時にデータ管理端末へ一括送信する識別情報の中に含まれない。
【００２６】
（８）画像形成動作に異常が発生した場合は、異常が発生した時の記録媒体に対して割り当てられていた識別情報に代えて新たな識別情報を再生成する
ことを特徴とする（１）乃至（７）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００２７】
上記発明では、画像形成に異常が生じたときは、その異常の生じた記録媒体に割り当てられていた識別情報に代えて新たな識別コードが再生成される。たとえば、異常の生じた記録媒体に画像形成された画像と同じ画像の形成される別の記録媒体に対して、該再生成した新たな識別情報が割り当てられる。
【００２８】
（９）前記データファイルに対する画像形成動作の中断指示を受け付ける中断手段をさらに備え、
前記中断指示手段の中断指示を受け付けた場合は、中断前にデータ管理端末へ送信した識別情報の削除要求信号を前記データ管理端末へ送信する
ことを特徴とする（２）に記載の画像形成装置。
【００２９】
上記発明によれば、画像形成された記録媒体の排出が完了する毎にその記録媒体に割り当てた識別情報をデータ管理端末へ送信するように動作する画像形成装置において画像形成動作の中断指示を受けた場合は、中断前に送信した識別情報の削除を要求する削除要求信号をデータ管理端末へ送信する。データ管理端末から識別情報の登録を削除することで、中断前に正常に排出まで完了した記録媒体についても、正当な出力でないと判断されるようになる。
【００３０】
（１０）前記識別情報に基づいて識別情報画像を各記録媒体へ印刷する
ことを特徴とする（１）乃至（９）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【００３１】
上記発明によれば、識別情報を簡単に記録媒体に付加することができる。また、記録媒体に識別情報画像を印刷するので、後の確認作業において、該識別情報画像を光学的に読み取ることが可能になる。識別情報画像は、文字・記号などで印刷されてもよいし、バーコードなどに変換して印刷されてもよい。
【００３２】
（１１）前記識別情報のデータ管理端末への送信時に、前記データファイルに基づく画像形成動作の実行された日時情報も送信する
ことを特徴とする（１）乃至（１０）のいずれか１つに記載の画像形成装置。
【発明の効果】
【００５０】
本発明に係わる画像形成装置によれば、データ管理端末から入手したデータファイルに基づいて記録媒体に画像形成する際に、そのデータファイルに基づく画像形成ジョブで使用する記録媒体の枚数を計算し、その計算された枚数分だけ識別情報を生成して各記録媒体に付与すると共に、印刷が完了した記録媒体に対して付与された識別情報をデータ管理端末に登録するようにしたので、識別情報の登録の有無をデータ管理端末に問い合わせれば、予めＩＤの付加された特殊な用紙を使用することなく、出力後の文書の不正利用を抑止することができる。
【００５１】
また、正常に出力の完了した記録媒体に対する識別情報だけを記憶し、中断や出力に失敗した記録媒体に割り当てた識別情報はデータ管理端末に記憶しないので、出力履歴として記憶すべきデータ量を少なく抑えつつ、本来破棄されるべき中断や出力に失敗した記録媒体の不正利用を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５２】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００５３】
図１は、本発明の実施の形態に係わる画像形成装置１０およびデータ管理端末４０を含む文書管理システム５のシステム構成を示している。文書管理システム５は、文書のデータファイルの保存および保存している文書に対するアクセス情報や出力情報を一括管理するデータ管理端末４０と、該データ管理端末４０にアクセスして文書のデータファイルを入手し、該データファイルに基づいて画像形成する任意台数の画像形成装置１０とをネットワーク２に接続して構成される。ネットワーク２の種類は問わず、たとえば、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、ＷＷＷ（World Wide Web）などでよい。
【００５４】
画像形成装置１０は、データ管理端末４０にアクセスして取得したデータファイルに基づいて記録媒体に画像形成可能な装置であればよく、プリンタ装置１０ａや複合機１０ｂのほか、これらの装置１０ａ、１０ｂを画像形成手段として利用して文書の出力が可能なコンピュータ装置１０ｃなどでもかまわない。
【００５５】
データ管理端末４０は、文書管理サーバ４１と、認証サーバ４２と、記憶手段としてのデータベース４３とから構成される。ユーザはネットワークに接続された任意の端末装置や画像形成装置１０を介して認証サーバ４２および文書管理サーバ４１にアクセスする。認証サーバ４２は認証機能を持ち、アクセスユーザの認証処理を行なう。文書管理サーバ４１は文書を一括管理しており、アクセス情報や出力情報などをデータベース４３に保存して管理する。
【００５６】
文書管理サーバ４１および認証サーバ４２は、ネットワーク２を通じて画像形成装置１０と通信する機能を備えたコンピュータ装置と、該コンピュータ装置上で実行される所定の管理プログラムなどで構成される。データベース４３はハードディスク装置などの大容量・不揮発の記憶装置とデータベースプログラムとで構成される。文書管理サーバ４１および認証サーバ４２、データベース４３は、一体の装置として構成されてもよいし、ネットワーク２上に分散配置されてもよい。
【００５７】
文書管理システム５では、画像形成装置１０は、データ管理端末４０から入手したデータファイルに基づいて画像形成するに際して、画像形成される記録媒体（以後、用紙とする。）に固有の識別コード（以後、用紙ＩＤとする。）を割り当てると共に、出力（画像形成の処理、画像形成後の後処理、排紙処理等）の完了した用紙の用紙ＩＤをデータ管理端末４０へ送信して登録する。そして、データ管理端末４０に登録されている用紙ＩＤを持つ用紙は正規に印刷されたものと扱い、登録されていない用紙ＩＤを持つ用紙は不正なものとして扱うようになっている。
【００５８】
図２は、画像形成装置１０の一例としての複合機１０ｂの電気的構成を示している。複合機１０ｂは、コピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを備えており、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、表示部１４と、操作部１５と、読取部１６と、画像形成部１７と、通信部１８と、記憶部１９と、画像処理部２１とをバス２２に接続して構成される。
【００５９】
ＣＰＵ１１は、当該複合機１０ｂの動作を統括制御する機能を果たす。ＲＯＭ１２は、各種プログラムが予め記憶された読み出し専用のメモリである。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がＲＯＭ１２に格納されたプログラムを実行する際に各種のデータを一時格納するワークメモリや画像データを記憶する画像メモリとして使用される。
【００６０】
表示部１４は、液晶ディスプレイなどで構成され、設定画面、操作画面などユーザインターフェイス用の各種画面が表示される。操作部１５は、液晶ディスプレイの画面上に敷設されたタッチパネルや操作スイッチなどで構成され、各種のユーザ操作を受ける機能を果たす。
【００６１】
読取部１６は、原稿画像を光学的に読み取って対応する画像データを出力する機能を果たす。読取部１６は、ラインイメージセンサなどで構成される。
【００６２】
画像形成部１７は、画像データに応じた画像を用紙上に形成する機能を果たす。ここでは、用紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有する、電子写真プロセスを用いたレーザープリンタとして構成されている。
【００６３】
通信部１８は、ネットワーク２を通じてデータ管理端末４０やその他の外部装置と各種の信号やデータを送受信する機能を果たす。
【００６４】
記憶部１９は、読取部１６で読み取って得た画像データやデータ管理端末４０から受信したデータファイルなどを保存する記憶装置であり、たとえば、ハードディスク装置などの大容量・不揮発の記憶装置が使用される。
【００６５】
画像処理部２１は、画像データに拡大、縮小、回転、圧縮・伸張などの各種の処理を施す機能を果たす。
【００６６】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に格納されている所定のプログラムを実行することで、取得手段１１ａ、入手手段１１ｂ、識別コード生成手段１１ｃ、出力完了管理手段１１ｄ、送信手段１１ｅ、中断手段１１ｆとしての機能を果たす。
【００６７】
取得手段１１ａは、データ管理端末４０からデータファイルを入手する際に使用する出力用パスワードの取得に関する一連の制御を行なう。詳細には、ユーザの入力した認証情報を認証サーバ４２に問い合わせてユーザ認証を行ない、認証に成功した場合は該ユーザの出力可能な文書リストを文書管理サーバ４１から受け取る。さらに、この文書リストの中からのユーザの所望する文書の選択を受け付け、該選択された文書の出力要求を文書管理サーバ４１に対して行ない、その応答として、該文書のデータファイルを入手するための出力用パスワードを受信する。
【００６８】
入手手段１１ｂは、取得手段１１ａで取得した出力用パスワードをデータ管理端末４０に送信し、この出力用パスワードに対応するデータファイルをデータ管理端末４０から受信するための制御を行なう。識別コード生成手段１１ｃは、入手手段１１ｂで入手したデータファイルに基づく画像を用紙上に形成するに際して、画像形成される用紙毎に固有の用紙ＩＤ（識別情報）を生成する機能を果たす。
【００６９】
用紙ＩＤは、各用紙に固有のものであり、画像形成装置１０が複数台存在する場合は、それらの装置で重複した用紙ＩＤを生成しないように管理される。
【００７０】
たとえば、データ管理端末４０から今回の出力動作に固有の文字列を指定して画像形成装置１０に送信し、画像形成装置１０の識別コード生成手段１１ｃは、該受信した文字列に、画像形成装置１０側での連続番号（たとえば、ジョブ毎に１から始める連続番号）を付加して用紙ＩＤを生成すれば、重複のない用紙ＩＤを生成することができる。また、データ管理端末４０からデータファイルの入手に際して取得した出力用パスワードが今回の画像形成ジョブに固有のものであれば、該出力用パスワードを用紙ＩＤの一部に使用してもよい。
【００７１】
出力完了管理手段１１ｄは、各用紙が、正常に画像形成されて排紙完了したか否かを監視し、正常に排紙完了した用紙の用紙ＩＤを有効と判断する。また、出力異常のある場合にその用紙の用紙ＩＤを破棄したり、破棄した用紙ＩＤに代わる新たな用紙ＩＤの生成を制御したりする。送信手段１１ｅは、出力完了管理手段１１ｄにより用紙ＩＤが有効と判断される毎（すなわち、排紙完了毎）に、その有効とされた用紙ＩＤをデータ管理端末４０へ送信するための制御を行なう。なお、用紙ＩＤの送信においては、該用紙ＩＤと共に、画像形成された日時に関する日時情報とデータファイルに基づいて出力する際に用いる出力用パスワードとが関連付けされて送信されてもよい。
【００７２】
中断手段１１ｆは、操作部１５や外部端末からジョブの中断指示を受け付ける機能を果たす。送信手段１１ｅは、中断手段１１ｆが中断指示を受けた場合には、中断前にデータ管理端末４０へ送信済みの用紙ＩＤの削除を要求する削除要求信号を、データ管理端末４０へ送信するための制御を行なう。削除要求信号は出力用パスワードと関連付けされて送信される。
【００７３】
図３は、データ管理端末４０の文書管理サーバ４１が果たす機能を示している。文書管理サーバ４１は、登録文書開示部４１ａと、パスワード送信手段４１ｂと、データファイル送信手段４１ｃと、識別コード受信手段４１ｄと、登録管理部４１ｅと、登録確認手段４１ｆとしての機能を果たす。
【００７４】
登録文書開示部４１ａは、認証サーバ４２でのユーザ認証が成功した場合に、そのユーザの出力可能な文書のリストを該当の画像形成装置１０に送信する機能を果たす。なお、文書のデータファイルは文書管理サーバ４１の図示しない大容量記憶装置に記憶されている。パスワード送信手段４１ｂは画像形成装置１０からの文書出力要求に応じて、該出力要求された文書のデータファイルに関連付けされた出力用パスワードを返送する機能を果たす。データファイル送信手段４１ｃは、画像形成装置１０からの出力用パスワードの受信に応じて、該出力用パスワードに関連付けされた文書のデータファイルを、該出力用パスワードの送信元の画像形成装置１０へ送信する機能を果たす。
【００７５】
識別コード受信手段４１ｄは、画像形成装置１０から順次送られてくる用紙ＩＤを受信してデータベース４３に記憶させる機能を果たす。登録管理部４１ｅは、データベース４３への用紙ＩＤの記憶や削除を制御する機能を果たす。たとえば、画像形成装置１０からの削除要求信号の受信に応じて、該当する用紙ＩＤをデータベース４３から削除する。
【００７６】
登録確認手段４１ｆは、外部端末から用紙ＩＤの登録有無に関する問い合わせを受け付け、該問い合わせに係わる用紙ＩＤがデータベース４３に記憶されているか否かを調べ、その結果を、問い合わせ元の外部装置へ返送する機能を果たす。
【００７７】
図４は、データベース４３に登録された情報の一例を示している。データベース４３にはメインテーブル５０と、対応テーブル６０と、用紙ＩＤテーブル７０とが登録される。メインテーブル５０は、横一行で１つの出力動作に対応している。メインテーブル５０には、出力する文書のドキュメント名（データファイル名）と、出力要求日時と、ユーザＩＤと、発行した出力用パスワードと、出力日時と、出力デバイス（出力装置に固有の装置番号など）と、出力キーコードとが関連付けて登録される。
【００７８】
対応テーブル６０には、出力キーコードと用紙ＩＤコードとが対応付けて登録され、用紙ＩＤテーブル７０には用紙ＩＤコードと用紙ＩＤとが対応付けて登録される。出力キーコードによりメインテーブル５０と対応テーブル６０とは関連付けされ、用紙ＩＤコードにより対応テーブル６０と用紙ＩＤテーブル７０とは関連付けされる。たとえば、メインテーブル５０のNo.１レコードに登録されたドキュメント名「ｔｅｓｔ．ｄｏｃ」については、出力キーコードおよび用紙ＩＤコードを辿ることにより、４つの用紙ＩＤ「aaaa111」、「aaaa112」、「aaaa113」、「aaaa114」と関連付けされており、これらの用紙ＩＤを有する４枚の用紙に印刷出力されたことがわかるようになっている。
【００７９】
次に、文書管理システム５における文書の出力動作の流れを説明する。
【００８０】
図５は、正常に出力された場合における文書の出力動作の流れを示している。ここでは、複合機１０ｂの操作部１５からユーザが各種の操作を行なうものとする。認証処理に用いる情報をユーザが画像形成装置１０の操作部１５から入力すると、画像形成装置１０は入力された認証情報を認証サーバ４２に送信する（ステップＳ１０１）。認証サーバ４２は、画像形成装置１０から受信した認証情報に基づいてユーザ認証処理を行ない（ステップＳ１０２）、その結果をユーザに通知する（ステップＳ１０３）。ユーザへの通知は、たとえば、画像形成装置１０の表示部１４を介して行なわれる。また、認証サーバ４２は認証に成功したユーザのユーザ情報を文書管理サーバ４１に通知する（ステップＳ１０４）。
【００８１】
文書管理サーバ４１は、認証サーバ４２から通知されたユーザ情報に対応するユーザの出力可能な文書を、自装置に保存されている文書の中から検索し（ステップＳ１０５）、検出された文書に係わる情報を画像形成装置１０を介してユーザに開示する（ステップＳ１０６）。ここでは、検出された文書のタイトルを列挙した文書リストを画像形成装置１０へ送信して画像形成装置１０の表示部１４に表示させることでそのユーザの出力可能な文書に関する登録情報を通知している。ユーザの出力可能な文書は、たとえば、そのユーザのユーザ名で登録されている文書や、出力可能ユーザリストに当該ユーザが登録されている文書などが該当する。どの文書を出力可能とするかはシステム毎に適宜のルールで定めればよい。
【００８２】
ユーザは、文書管理サーバ４１から開示された文書リストの中から所望の文書を選択し、画像形成装置１０は該選択された文書の出力要求を文書管理サーバ４１に対して送信する(ステップＳ１０７)。
【００８３】
文書管理サーバ４１は、画像形成装置１０から文書の出力要求を受信すると、該出力要求に対応する文書のデータファイルをユーザが入手するための出力用パスワードを発行し、該出力用パスワードを、画像形成装置１０を介してユーザに通知する（ステップＳ１０８）。また、文書管理サーバ４１は、該出力要求に係わる情報をデータベース４３のメインテーブル５０に追加登録する（ステップＳ１０９）。詳細には、メインテーブル５０に新規のレコードを追加し、該追加したレコードに、出力要求された文書のドキュメント名（データファイル名）、出力要求日時、ユーザＩＤ、出力用パスワードを登録する。
【００８４】
ユーザは、文書管理サーバ４１から通知された出力用パスワードを画像形成装置１０の操作部１５から入力する（ステップＳ１１０）。画像形成装置１０は入力された出力用パスワードを文書管理サーバ４１に通知し（ステップＳ１１１）、文書管理サーバ４１は画像形成装置１０から受けた出力用パスワードの認証（発行した出力用パスワードとの一致確認）を行ない、その認証結果を画像形成装置１０に通知する（ステップＳ１１２）。画像形成装置１０は文書管理サーバ４１から受け取った認証結果をユーザに通知すると共に（ステップＳ１１３）、出力用パスワードの認証に成功している場合は、文書管理サーバ４１から、該出力用パスワードに対応付けされた文書のデータファイルをダウンロードする（ステップＳ１１４）。
【００８５】
画像形成装置１０は、文書のデータファイルのダウンロードが完了すると、該データファイルに基づく画像形成ジョブで使用する用紙の全枚数を計算し、画像形成動作に先立ち、その枚数分の用紙ＩＤを生成する（ステップＳ１１５）。
【００８６】
画像形成装置１０は、生成した用紙ＩＤの中のいずれか未使用の１つを、画像形成される用紙に付加して（ステップＳ１１６）、データファイルに基づく画像を印刷出力する（ステップＳ１１７）。ここでは、用紙の隅の所定位置に用紙ＩＤ（識別情報）に基づく識別情報画像が画像形成されるようにデータファイルに基づく画像とともに合成処理し、合成後の画像データに基づいて印刷処理が行なわれる。
【００８７】
画像形成された用紙が、紙詰まりなどの異常を起すことなく排紙完了して出力に成功すると、該排紙完了した用紙に付加した用紙ＩＤと、出力日時と、出力用パスワードとが文書管理サーバ４１に通知され（ステップＳ１１８）、文書管理サーバ４１はこの通知された情報をデータベース４３に登録する（ステップＳ１１９）。
【００８８】
上記ステップＳ１１６からＳ１１９の動作は、画像形成ジョブが完了するまで繰り返し行なわれる。すなわち、画像形成された用紙の排紙完了毎に、用紙ＩＤの通知・登録が逐次行なわれる。
【００８９】
全枚数の出力が完了すると画像形成装置１０は、出力完了信号を文書管理サーバ４１へ送信する（ステップＳ１２０）と共に、ユーザに対して出力完了を通知する（ステップＳ１２１）。文書管理サーバ４１は、出力完了信号の受信により、一連の出力処理の完了を認識する。
【００９０】
図６は、全用紙への出力に成功した場合における、用紙ＩＤの生成と、各用紙への用紙ＩＤの付与状態との対応関係の一例を示している。この例では、全枚数が４枚のデータファイル「test.doc」に対して４個の用紙ＩＤ８１（aaaa111、aaaa112、aaaa113、aaaa114）が初期生成され、これらの用紙ＩＤ８１が用紙Ｐ１〜Ｐ４に１対１に割り当てられて印刷出力された様子を示している。図６に示す画像形成ジョブは図４のメインテーブル５０のNo.1レコードに対応しており、用紙ＩＤテーブル７０のNo.1〜No.4レコードには、画像形成装置１０から受信した上記４個の用紙ＩＤ（aaaa111、aaaa112、aaaa113、aaaa114）が登録されている。
【００９１】
図７は、エラーが発生した場合における文書の出力動作の流れを示している。ステップＳ１０１からＳ１１５までの処理は図５と同一であり、それらの説明は省略する。画像形成装置１０は、ステップＳ１１５で初期生成した全枚数分の用紙ＩＤの中のいずれか未使用の１つを、画像形成される用紙に付加して（ステップＳ１４１）印刷出力するが、当該用紙の出力（画像形成の処理、画像形成後の後処理、排紙処理等の）動作において、紙詰まりなどのエラーが発生する（ステップＳ１４２）。
【００９２】
ユーザは、詰まっていた用紙を取り除くなどして、該エラーの要因を除去する（ステップＳ１４３）。画像形成装置１０は、該エラーの発生した用紙に割り当てていた用紙ＩＤを破棄し(ステップＳ１４４)、これに代わる新たな用紙ＩＤを再生成する(ステップＳ１４５)。再生成する用紙ＩＤは、破棄した用紙ＩＤと相違し、他と重複しない固有の用紙ＩＤである。
【００９３】
この再生成した用紙ＩＤを、エラー復旧後に最初に印刷する用紙に付加して（ステップＳ１４６）印刷出力する（ステップＳ１４７）。この用紙が紙詰まりなどの異常を起すことなく排紙完了され、出力に成功すると、該排紙完了した用紙に付加した用紙ＩＤ（再生成した用紙ＩＤ）と、出力日時と、出力用パスワードとを文書管理サーバ４１に通知して（ステップＳ１４８）データベース４３に登録する（ステップＳ１４９）。
【００９４】
全枚数の出力が完了すると画像形成装置１０は、出力完了信号を文書管理サーバ４１へ送信する（ステップＳ１５０）と共に、ユーザに対して出力完了を通知して（ステップＳ１５１）一連の出力動作が終了する。
【００９５】
図８は、出力に失敗した場合における、用紙ＩＤの生成および再生成と、各用紙への用紙ＩＤの付与状態との対応関係の一例を示している。この例では、全枚数が３枚のデータファイル「fpd.doc」に対して３個の用紙ＩＤ８２（1111qew、1112qew、1113qew）が初期生成されている。１ページ目の画像は、用紙ＩＤ「1111qew」を付与した用紙Ｐ１１に印刷され、出力に成功している。２ページ目の画像は、用紙ＩＤ「1112qew」を付与した用紙Ｐ１２に印刷されたが、該用紙Ｐ１２は紙詰まりなどのエラーを起して出力に失敗し、該出力の失敗に応じて新たな用紙ＩＤ８３（用紙ＩＤ「1114qew」）が再生成されている。２ページ目の画像は、再生成した用紙ＩＤ「1114qew」を付与した用紙Ｐ１３に再度画像形成され、出力に成功している。３ページ目の画像は、用紙ＩＤ「1113qew」を付与した用紙Ｐ１４に印刷され、出力に成功している。
【００９６】
この場合、用紙Ｐ１２に付与した用紙ＩＤ「1112qew」は破棄されて文書管理サーバ４１に送信されず、出力に成功した用紙の用紙ＩＤ（1111qew、1114qew、1113qew）のみが文書管理サーバ４１へ送信される。図８に示す画像形成ジョブは図４のメインテーブル５０のNo.2レコードに対応しており、用紙ＩＤテーブル７０のNo.5〜No.7レコードには、画像形成装置１０から受信した上記３個の用紙ＩＤ（1111qew、1114qew、1113qew）が登録されている。
【００９７】
図９は、出力が中断された場合における文書の出力動作の流れを示している。ステップＳ１０１からＳ１１９までの処理は図５と同一であり、それらの説明は省略する。図９の例では、１枚目の用紙に対する出力が成功し（ステップＳ１１７）、その用紙の用紙ＩＤが文書管理サーバ４１に通知されてデータベース４３に登録された後（ステップＳ１１８、Ｓ１１９）、ユーザからジョブ中断の指示を受けている(ステップＳ１６１)。画像形成装置１０は、ジョブの中断指示を受けると、当該画像形成ジョブを削除し（ステップＳ１６２）、さらに当該画像形成ジョブにおいて、ジョブの中断前に送信した用紙ＩＤの削除を要求する削除要求信号を文書管理サーバ４１に送信する(ステップＳ１６３)。削除要求信号は出力用パスワードと共に送信される。
【００９８】
文書管理サーバ４１は、削除要求信号の受信に応じて該当する登録を削除する（ステップＳ１６４。詳細には削除要求信号と共に受信した出力用パスワードに基づいて削除対象を特定し、該当するレコードを、メインテーブル５０および対応テーブル６０、用紙ＩＤテーブル７０からそれぞれ削除する。たとえば、図４に示すメインテーブル５０のNo.4レコードに係わる画像形成ジョブの実行中に削除要求信号を受信した場合は、図中＊マークを施した、メインテーブル５０のNo.4レコードと、対応テーブル６０のNo.9〜No.12レコードと、用紙ＩＤテーブル７０のNo.9〜No.12レコードとが削除される。
【００９９】
出力に失敗した用紙やジョブ中断前に印刷された用紙は、データファイルのセキュリティの観点から、本来、廃棄処分されるものである。しかし、これらの用紙が適正に廃棄されずに不正に利用された場合でも、出力に失敗した用紙の用紙ＩＤや中断されたジョブで使用された用紙の用紙ＩＤはデータ管理端末４０のデータベース４３に登録されていないので、印刷された記録用紙の利用に際して、データ管理端末４０に対して用紙ＩＤの登録の有無を問い合わせし、当該用紙ＩＤが不登録である旨の回答を得た場合は、その用紙ＩＤの付加された用紙が本来廃棄されるべきものであって不正利用であると認識することができ、適切な対処が可能となる。
【０１００】
たとえば、ネットワーク経由で商品を販売する際に、該商品の受取用チケットをダウンロードして印刷し、店頭でチケットと商品とを交換するようなシステムを運用する場合において、印刷するチケットに用紙ＩＤを付与して管理するようにしておけば、印刷出力に失敗した、本来廃棄されるべきチケットの不正利用を防止することができる。すなわち、廃棄されるべき不正なチケットに印刷された用紙ＩＤはデータ管理端末４０のデータベース４３に登録されていないので、商品との交換に際して店頭の端末装置からそのチケットの用紙ＩＤの登録有無をデータ管理端末４０に問い合わせれば、登録なし回答を得て、不正利用を発見することができる。
【０１０１】
なお、他の有価証券や、印刷物そのものに商品価値がある場合にも適用可能であることは言うまでもない。
【０１０２】
また、出力に成功した用紙に付した用紙ＩＤのみを登録するので、失敗した出力の履歴情報までも蓄積保存する場合に比べて、データベース４３に保存すべきデータ量が少なくなり、出力情報に関する効率的な管理を行なうことができる。
【０１０３】
次に、ユーザおよび各装置における動作の流れを説明する。
【０１０４】
図１０は、文書の印刷を行なう際にユーザが行なう動作を示している。まず、認証情報を入力し（ステップＳ２０１）、認証に成功したら（ステップＳ２０２；Ｙ）、文書管理サーバ４１にアクセスして文書リストを入手し、該文書リストの中から印刷希望の文書を選択する(ステップＳ２０３)。この時点でユーザは、選択した文書の閲覧が可能になる。
【０１０５】
選択した文書を印刷する場合は、文書管理サーバ４１から発行された出力用パスワードを入力する(ステップＳ２０４)。入力した出力用パスワードは文書管理サーバ４１によって認証され、認証に成功すると（ステップＳ２０５；Ｙ）文書が印刷され出力される。出力の途中でエラーが生じた場合は(ステップＳ２０６；Ｙ)、ユーザはそのエラー要因の除去、たとえば、紙詰まりが生じた場合にその詰まった用紙を取り除いて廃棄するなどの作業を行なう（ステップＳ２０７）。また、出力を中断（ジョブの中断）する場合は(ステップＳ２０８；Ｙ)、それまでに出力されている文書を破棄し廃棄処分する（ステップＳ２０９）。
【０１０６】
図１１は、認証サーバ４２の動作を示している。文書管理サーバ４１は複合機１０ｂやコンピュータ装置１０ｃなどを介してユーザから受け取った認証情報を検証し(ステップＳ２２１)、認証に成功した場合は（ステップＳ２２２；Ｙ）、文書管理サーバ４１に対して該ユーザのユーザ情報を通知して（ステップＳ２２４）処理を終了する（エンド）。認証に失敗した場合は（ステップＳ２２２；Ｎ）、その旨を示す所定のエラーメッセージをユーザに通知する(ステップＳ２２３)。
【０１０７】
図１２は、文書管理サーバ４１の動作を示している。まず、認証サーバ４２からユーザ情報を取得し（ステップＳ２４１）、該当するユーザに対応付けて登録されている文書を検索し、その文書リストをユーザに通知する（ステップＳ２４２）。その後、該文書リストを元に選択された文書の出力要求を受け取ると（ステップＳ２４３）、この出力要求に係わる文書のデータファイルを出力するための出力用パスワードを発行し、送信すると共に（ステップＳ２４４）、該文書に関する情報やアクセスユーザの情報、生成した出力用パスワードなどをデータベース４３のメインテーブル５０に追加登録する（ステップＳ２４５）。
【０１０８】
その後、出力用パスワードを受信すると(ステップＳ２４６)、この受信した出力用パスワードと発行済みの出力用パスワードとの一致・不一致を判定し（ステップＳ２４７）、不一致の場合は（ステップＳ２４７；Ｎ）、エラーを返して(ステップＳ２４８)、出力用パスワードの受信待機状態（ステップＳ２４６）に戻る。
【０１０９】
一致する場合は（ステップＳ２４７；Ｙ）、該当文書のデータファイルのダウンロードを開始する（ステップＳ２４９）。その後、用紙ＩＤの通知を受信した場合は（ステップＳ２５０；Ｙ）、該受信した用紙ＩＤをデータベース４３に登録し（ステップＳ２５１）、削除要求信号を受信した場合は（ステップＳ２５２；Ｙ）、データベース４３の該当する登録を削除（ステップＳ２５３）して処理を終了する（エンド）。
【０１１０】
削除要求信号を受信せず(ステップＳ２５２；Ｎ)かつ出力完了信号を受けない間は(ステップＳ２５４；Ｎ)、ステップＳ２５０に戻って処理を継続し、出力完了信号を受信した場合は（ステップＳ２５４；Ｙ）、データベース４３への登録を完了させて処理を終了する（エンド）。
【０１１１】
図１３は、画像形成装置１０の動作を示している。ユーザの選択した文書のデータファイルのダウンロードを行ない（ステップＳ２６１）、このデータファイルに係わる画像の印刷時に各用紙に付加するための用紙ＩＤを初期生成する（ステップＳ２６２）。この用紙ＩＤは、印刷される用紙の枚数分用意する。
【０１１２】
次に、生成した用紙ＩＤのうちいずれか未使用の１つを用紙に付加して印刷を行ない(ステップＳ２６４)、紙詰まりなどにより出力に失敗した場合（ステップＳ２６５；Ｎ）、失敗した用紙に付与した用紙ＩＤを破棄し（ステップＳ２６６）、該失敗のリカバリを行なう用紙に付与する新たな用紙ＩＤを再生成し（ステップＳ２６７）、次の用紙に該用紙ＩＤを付加して印刷をやり直す（ステップＳ２６４）。
【０１１３】
出力に成功（排紙完了）した場合は（ステップＳ２６５；Ｙ）、該用紙に付加した用紙ＩＤを文書管理サーバ４１に通知してデータベース４３に登録させる（ステップＳ２６８）。その後、印刷の完了前にジョブの中断指示を受けた場合は（ステップＳ２６９；Ｙ）、当該文書の出力に関する情報の削除要求信号を文書管理サーバ４１へ送信し（ステップＳ２７０）、画像形成装置１０から当該ジョブを削除して（ステップＳ２７２）処理を終了する（エンド）。
【０１１４】
ジョブの中断指示を受けない場合は(ステップＳ２６９；Ｎ)、当該ジョブに係わる印刷が完了したか否かを調べ（ステップＳ２７１）、完了していない場合は（ステップＳ２７１；Ｎ）ステップＳ２６４に戻り、印刷を継続する。当該ジョブに係わるすべてのページの印刷が完了した場合は(ステップＳ２７１；Ｙ)、該ジョブを削除して（ステップＳ２７２）処理を終了する（エンド）。
【０１１５】
図１４は、データファイルに基づいて印刷された用紙の利用に際して、用紙ＩＤの登録に関する問い合わせを受けた場合における文書管理サーバ４１の動作を示している。コンピュータ装置など任意の端末装置から用紙ＩＤを伴う問い合わせ要求を受けると（ステップＳ２８１）、問い合わせを受けた用紙ＩＤと同一の用紙ＩＤがデータベース４３に登録されているか否かを検索し（ステップＳ２８２）、その検索結果を問い合わせ元の端末装置に返信する（ステップＳ２８３）。問い合わせを受けた用紙ＩＤが登録されている場合は、ユーザ情報や文書のドキュメント名など該用紙ＩＤに対応付けられた情報を、問い合わせ元の端末装置へ通知するように構成してもよい。
【０１１６】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【０１１７】
たとえば、実施の形態では、各記録用紙の出力に成功する毎に、その用紙に付加した用紙ＩＤを文書管理サーバ４１へ通知するようにしたが、ジョブ単位に（複数ページ分を一括して）通知するように構成してもよい。すなわち、ジョブの実行中は、該ジョブにおいて出力に成功した用紙の用紙ＩＤを画像形成装置１０側で蓄積保存しておき、ジョブが正常終了した場合に、それまで蓄積保存しておいた用紙ＩＤを一括して文書管理サーバ４１へ送信して登録する。この用紙ＩＤの一括送信は、出力完了信号の役割も果たす。また、日時情報および出力用パスワードについても、ジョブ単位で一括送信するようにしても良いし、各記録用紙毎に付与するのではなく、ジョブ単位に付与するようにしても良い。なお、出力に失敗した用紙に付与した用紙ＩＤは文書管理サーバ４１への送信対象に含めずに破棄する。また、ジョブが中断された場合は、削除要求信号を文書管理サーバ４１へ送信する。これを受けた文書管理サーバ４１は、今回の出力動作に際してデータベース４３に初期登録した情報（図５などのステップＳ１０９で登録したもの）を削除する。
【０１１８】
また、実施の形態では、出力用パスワードの認証を経て文書のデータファイルをダウンロードするようにしたが、本発明は、ユーザからの要求に応じて、認証なしに、データファイルをダウンロードするシステムに適用して、用紙ＩＤの生成、付与、登録に係わる動作を行なうようにしてもよい。さらには、データファイルの属性に応じて用紙ＩＤの生成、付与、登録に係わる動作を行なう／行なわないを区別してもよい。属性は、たとえば、データファイル自体のセキュリティ保護のオン／オフ、出力後の文書に対する保護のオン／オフなどのように直接的に保護の有無を示す属性のほか、出力の有料／無料、著作権による制限の有無など間接的に保護の有無を示す属性でもかまわない。
【０１１９】
記録媒体への用紙ＩＤの付加において、用紙ＩＤを文字や記号で印刷するほか、たとえば、用紙ＩＤの内容をバーコードなど、コンピュータ装置で読み取り可能なコード情報に変換して付加するようにしてもよい。
【０１２０】
なお、出力用パスワードに有効期間を与えておき、有効期間の経過前に該出力用パスワードに関連付けされたデータファイルのダウンロードが行なわれない場合は、この出力パスワードを無効にするように制御してもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１２１】
【図１】本発明の実施の形態に係わる画像形成装置およびデータ管理端末を含む文書管理システムのシステム構成を示す説明図である。
【図２】本発明の実施の形態に係わる画像形成装置としての複合機の電気的構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理サーバの機能構成を示す説明図である。
【図４】データ管理端末のデータベースへの情報の登録例を示す説明図である。
【図５】正常に出力された場合における文書の出力動作の流れを示す説明図である。
【図６】全用紙への出力に成功した場合における、用紙ＩＤの生成と、各用紙への用紙ＩＤの付与状態との対応関係の一例を示す説明図である。
【図７】エラーが発生した場合における文書の出力動作の流れを示す説明図である。
【図８】出力に失敗した場合における、用紙ＩＤの生成および再生成と、各用紙への用紙ＩＤの付与状態との対応関係の一例を示す説明図である。
【図９】出力が中断された場合における文書の出力動作の流れを示す説明図である。
【図１０】文書の印刷を行なう際にユーザが行なう動作を示す流れ図である。
【図１１】認証サーバの動作を示す流れ図である。
【図１２】文書管理サーバの動作を示す流れ図である。
【図１３】画像形成装置の動作を示す流れ図である。
【図１４】用紙ＩＤの登録に関する問い合わせを受けた場合における文書管理サーバの動作を示す流れ図である。
【符号の説明】
【０１２２】
２…ネットワーク
５…文書管理システム
１０…画像形成装置
１０ａ…プリンタ装置
１０ｂ…複合機
１０ｃ…コンピュータ装置
１１…ＣＰＵ
１１ａ…取得手段
１１ｂ…入手手段
１１ｃ…識別コード生成手段
１１ｄ…出力完了管理手段
１１ｅ…送信手段
１１ｆ…中断手段
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…表示部
１５…操作部
１６…読取部
１７…画像形成部
１８…通信部
１９…記憶部
２１…画像処理部
２２…バス
４０…データ管理端末
４１…文書管理サーバ
４１ａ…登録文書開示部
４１ｂ…パスワード送信手段
４１ｃ…データファイル送信手段
４１ｄ…識別コード受信手段
４１ｅ…登録管理部
４１ｆ…登録確認手段
４２…認証サーバ
４３…データベース
５０…メインテーブル
６０…対応テーブル
７０…用紙ＩＤテーブル
８１、８２…初期生成した用紙ＩＤ
８３…再生成した用紙ＩＤ
【図１】
0004784346.tif 000002
【図２】
0004784346.tif 000003
【図３】
0004784346.tif 000004
【図４】
0004784346.tif 000005
【図５】
0004784346.tif 000006
【図６】
0004784346.tif 000007
【図７】
0004784346.tif 000008
【図８】
0004784346.tif 000009
【図９】
0004784346.tif 000010
【図１０】
0004784346.tif 000011
【図１１】
0004784346.tif 000012
【図１２】
0004784346.tif 000013
【図１３】
0004784346.tif 000014
【図１４】
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