(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、
前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、
を実行させる業務効率向上プログラムであって、
前記入力された前記業務名が製造である場合は、前記予め定められた前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、営業部門及び開発部門、前工程と後工程、設備と材料、並びに、納期と製造能力の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラム。
【請求項２】
コンピュータに、
前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、
前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、
を実行させる業務効率向上プログラムであって、
前記入力された前記業務名が開発である場合は、前記予め定められた前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、ニーズ及びシーズ、並びに、製造部門及び製品仕様の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラム。
【請求項３】
コンピュータに、
前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、
前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、
を実行させる業務効率向上プログラムであって、
前記入力された前記業務名がマネージャーである場合は、前記入力された前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、仕事の状況及び部下の状況、並びに、上長及び部下の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラム。
【請求項４】
コンピュータに、
前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、
前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、
を実行させる業務効率向上プログラムであって、
前記入力された前記業務名が人事である場合は、前記入力された前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、人びと及び経営方針を含むことを特徴とする業務効率向上プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、産業活動推進上の業務効率を向上させるための、業務効率向上プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
仕事を進める上では、その対象を明確にし、それへの対応方法を最良に選択することが基本となる。産業活動の各種の場面における「業務」についても、その「対象」を明確にし、その対象に傾注することが業務効率を飛躍的に改善することとなる。
【０００３】
例えば、「開発」という業務の対象は、例えば「市場ニーズ」と「技術シーズ」とすることができ、これら２つの対象を最良の状態で連結させることが開発という業務といえる。すなわち、対象への「貢献あるいは価値」の最大化とこれら複数の対象の結合による対応「利益」の最大化が業務（仕事）の目的ともいえる。
【０００４】
また、これら対象は、同じ開発という業務であっても、その局面で変化する。
すなわち、例えば、上記の開発という業務の場合について例をあげると、一連の配発プロセスの初期の段階である開発テーマの決定の局面においては、その対象は上記のように「市場ニーズ」と「技術シーズ」とすることができるが、終段においては、その対象は例えば、「製造部門」と「新製品の仕様」となることもある。
【０００５】
しかしながら、一般の企業等における実際の「業務」の場では、その「対象」が明確でないままにそれに対応したり、当初は対象が明確であってもいつの間にか外れて対応したり、あるいは、状況や局面の変化に対応して対象が変化しているのにも係わらずそれを考慮にいれないで対応していることが多かった。このために、業務の結果が業績に結びつかなかったり、計画とおりの結果を出せなかったり、また、業務遂行途中で修正ややり直しが発生したりと、業務の効率を著しく落としていた。
【０００６】
このように、業務を遂行する途中で対象から離れてしまうのは、対象を明確にするのに便利な、また、状況に合わせて常々参照できるのに便利なチャートや記入シート、あるいはコンピュータ上で動作するツールなどが従来存在しないことが大きな原因であった。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
上記のように、従来、対象が明確でないままにそれに対応したり、対象が明確であってもそのことからいつの間にかはずれて対応したり、あるいは、状況や局面の変化に対応して対象への認識を変えないまま対応していることが多く、業務の効率を著しく落としていた。
【０００８】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものである。すなわち、その目的は、業務の対象を明確にするのに便利な、また、状況に合わせて常々参照できるのに便利な業務効率向上プログラムを提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するため、本発明は、コンピュータに、前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、を実行させる業務効率向上プログラムであって、前記入力された前記業務名が製造である場合は、前記予め定められた前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、営業部門及び開発部門、前工程と後工程、設備と材料、並びに、納期と製造能力の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラムを第１の要旨とする。
【００１０】
さらに、本発明は、コンピュータに、前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、を実行させる業務効率向上プログラムであって、前記入力された前記業務名が開発である場合は、前記予め定められた前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、ニーズ及びシーズ、並びに、製造部門及び製品仕様の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラムを第２の要旨とする。
【００１１】
さらに、本発明は、コンピュータに、前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、を実行させる業務効率向上プログラムであって、前記入力された前記業務名がマネージャーである場合は、前記入力された前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、仕事の状況及び部下の状況、並びに、上長及び部下の少なくともいずれかを含むことを特徴とする業務効率向上プログラムを第３の要旨とする。
【００１２】
さらに、本発明は、コンピュータに、前記コンピュータを使用する使用者に業務名を入力させる第１の処理と、前記使用者により入力された業務名に基づいて予め定められた第１及び第２の対象の組み合わせを選択し、前記業務名を略三角形状のパターンの頂点付近に表示させ、かつ前記第１及び第２の対象を前記略三角形形状のパターンの底辺の両端付近にそれぞれ表示させる第２の処理と、を実行させる業務効率向上プログラムであって、前記入力された前記業務名が人事である場合は、前記入力された前記第１及び第２の対象の前記組み合わせは、人びと及び経営方針を含むことを特徴とする業務効率向上プログラムを第４の要旨とする。
【００１６】
【発明の実施の形態】
本発明者は、刻々と変化する業務の対象を簡単に再確認でき、業務の進めかたを軌道修正するために便利なツールを発明した。これによれば、視覚的に簡潔且つ明瞭に対処すべき業務の対象を認識して的確な対処を採ることができ、その結果として、業務効率を大幅に向上させることができる。
【００１７】
以下、本発明の業務効率向上チャート及び記入シート、業務効率向上ツール、並びにこれらを記録した電子情報記録媒体、並びにそれらを用いた業務向上方法に関する実施の形態について説明する。
【００１８】
図１は、本発明の業務効率向上チャートの基本構成を表す概念図である。すなわち、本発明の業務効率向上チャートは、同図に表したように、略三角形のパターンと、その頂点付近に表示された業務名、その底辺の両端（すなわち、底角）付近に表示された当該業務に対する各種状況ごとの第１、第２の対象の名称からなる、「対象トライアングル」を基本構成とする。
【００１９】
このように、業務名を三角形の頂点に表示し、その三角形の底角にそれぞれの局面における２つの対象を表示することにより、各局面における対象の組み合わせを視覚的に分かりやすく表示することが可能となる。このことにより、業務を遂行する作業者が、それぞれが直面している局面における対象の組み合わせを一目で認識することでき、まず、それぞれの対象の仕組みを究明することを的を外れることなく実行でき、また、それら対象の仕組みに基づいて、２つの対象を最良の状態で最も低いコストで連結させる対応が可能となる。その結果、業務の効率が著しく向上する。
【００２０】
本発明者は、対象トライアングルの視覚的効果を調べるために、以下の実験を実施した。すなわち、図１に表したように業務名と二つの対象名を三角形状に表示した場合（▲１▼）と、比較例として、他の配置として、▲２▼業務名、第１対象、第２の対象を直列的に横に並べた表形式とした場合、▲３▼業務名の横に二つの対象を上下に並べて表示した場合、のそれぞれについて、その内容の視認性（５段階評価：５が最も見やすい、１が見にくい）、および記憶時間（正しく記憶されていた時間を測定）の２点の評価項目を、被験者４０人に対して人間工学的手法により評価実験した。
【００２１】
その結果、視認性に関しては、平均特性値が、それぞれ▲１▼＝４．５、▲２▼＝１．２、▲３▼＝２．４となり、また、記憶時間に関しては、平均特性値が、それぞれ▲１▼１４．３時間、▲２▼２．５時間、▲３▼４．５時間であり、「対象トライアングル」を有する本発明の業務効率向上チャートは、内容の視認性および記憶時間に関して著しく高い性能を有することが立証された。
【００２２】
この時、図２（ａ）に例示したように、本発明の業務効率向上チャートでは、対象トライアングルの底辺に、２つの対象から伸びた対向する矢印を付加しても良い。こうすると、「業務が２つの対象を最良の状態に結びつけることであること」が、より分かりやすく表示され、これにより、より効果が高まる。
【００２３】
さらに、図２（ｂ）に示すように、本発明のチャートでは、業務名と２つの対象とを結ぶ斜辺に、各対象に向かう矢印を付加しても良い。これにより、当該業務推進の上で、「対象状況をありありと事実レベルで見る」こと、「それを消化し、対象の仕組みあるいは革新を発見していく」ことが基本あり、重要であることを視覚的に表示でき、さらに効果が高まる。
【００２４】
さらに、図２（ｃ）に示すように、上記２種の矢印を両方付与することも効果が大きいことは言うまでもない。
【００２５】
さらに、図３（ａ）〜（ｃ）に示すように、上記の「対象トライアングル」は、三角形状が倒立したものとしても良い。この場合、各業務（仕事）は、対象のために存在しており、対象に貢献することであるという概念を効果的に表示でき、その結果、それを視認した人が、それを受け止める効果が改善でき、効果的である。
【００２６】
また、本発明の業務効率向上チャートは、複数の「対象トライアングル」を業務名ごとに所定の順で配列した「対象トライアングル群」からなるチャートからなっている。
【００２７】
これの具体的な例を図４に例示する。本具体例では、製造という業務に関して、局面Ａではその対象を「営業部門」と「開発部門」とし、局面Ｂでは「後工程」と「前工程」とし、局面Ｃでは「機械設備」と「材料」とし、局面Ｄでは「納期」と「製造能力」としている。
【００２８】
このように、各局面における対象の組み合わせが分かりやすく表示できているので、このことにより、業務を遂行する作業者が、それぞれが直面している局面の変化に合わせた対象の組み合わせの変化を一望でき、適切なその組み合わせを選択し、あるいは、確認でき、２つの対象を最良の状態で最も低いコストで連結させる対応が可能となる。
【００２９】
図５は、複数の業務名に対し複数の状況（局面）をあわせて表した対象トライアングル群を例示する概念図である。
【００３０】
本発明の業務効率向上チャートは、当該業務の担当部門全体で使用するときは、当該担当部門の対象としていくつかの組み合わせを適切に選択し、所定の場所に掲示するなどによりそれを全員が共有化するとよい。さらに、当該担当部門に属する下位集団または各個人に関しては、それぞれの業務に関しての対象をいくつかの局面の場合について選択し、それらを関係部門や関係する他の個人作業者と共有化するのが良い。
【００３１】
あるいは、業務の進展に従って変化する対象に関して、対象の組み合わせの三角形を予め作成しておき、業務の進展に従って変化する対象を適宜参照することにより、直面する対象を錯誤することなく認識し、それらへの対応を実行する。
このことにより、業務の効率を著しく向上させることができる。
【００３２】
一方、本発明の記入シートは、略三角形状のパターンと、業務を特定するための名称を前記略三角形状のパターンの頂点付近に記入すべきことを表す第１の表示と、前記業務名についての第１及び第２の対象を特定するための名称を、前記略三角形状のパターンの底辺の両端付近に記入すべきことを表す第２の表示と、を備えている。
【００３３】
この記入シートは、例えば、業務の担当部門、あるいは、そこに在籍する個々の担当者に関して、あるいは状況・局面の変化に対して、対応する対象が何かをより明確にし、共有化し、実際にそれに基づいて行動できるようにするために、それぞれが記入し、それをもとに所定の方法により考察したり議論したりする際に用いる。
【００３４】
図６は、本発明の記入シートを説明するための概念図である。
【００３５】
同図（ａ）に例示した具体例の場合、左側に略三角形状があり、その頂点付近に四角の枠が設けてあり、その付近には「仕事」、あるいは「対応」といった表示やそれらを囲む枠が設けることにより、業務名を記入すべきことを表す第１の表示９が設けられている。
【００３６】
また、その底辺の両端付近には、それぞれ四角の枠と「対象」という文字の表示やそれを囲む枠を設けることによる、前記業務名についての第１及び第２の対象を特定するための名称を記入すべき第２の表示１０が設けられている。
【００３７】
また、同図（ａ）の右側に表したように、記入例を設けても良い。
【００３８】
さらに、図６（ｂ）に例示したように「対応」という表示は業務名としてもよいし、図６（ｃ）のように、「仕事」、「対象」の文字の表示だけでも良い。さらに、図６（ｄ）のように三角形状パターンの下に例えば脚注のような形で、上記第１、第２の表示を行っても良いし、あるいは、記入シートを複数枚セットをした場合には、そのセットの中の例えば表紙としてあるいは別紙の使用方法として、上記第１、第２の表示を行っても良い。
【００３９】
なお、上記の例ではその表示を日本語としたが、その内容を表す外国語、あるいは、略号・記号などとしてもよいことは言うまでもない。
【００４０】
さらに、本発明は、コンピュータを用いた以下の構成としても良い。すなわち、例えば、図７に示すように、コンピュータ使用者が業務名の名称の候補を画面上で入力する。その後、それに基づきそれと類似する業務名（あるいはそれに対応した２つの対象の組み合わせを同時に）、例えばいくつか表示・出力させる。
その後、それに基づき、その中からコンピュータ使用者が適切な業務名を選択または入力、修正する機能をもたせ、最も適切な業務名と対象の組み合わせを確定させる。そして、この確定させた業務名と対象の組み合わせを上記の対象トライアングル、または、対象トライアングル群で表示、または出力させる。さらに上記を例えば社内コンピュータネットワークあるいはインターネット上で行うことにより、更なる業務効率向上が期待できる。
【００４１】
さらに、上記の業務効率向上チャート、記入シート、業務効率向上ツールは、磁気テープ、フロッピーディスク、ハードディスク、ＩＣメモリー、ＩＣメモリーカード、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の電子情報記録媒体に記録することにより、例えば情報を移転・保存しやすくなり、また移動中あるいは移動先でも情報をしようすることが可能になり、より効果的である。またさらに、これら同様にインターネットあるいはイントラネットにおいて、有線あるいは無線通信手段によりこれらを伝送して供給してもよい。
【００４２】
本発明を実際に実施した一例を以下に説明する。
【００４３】
以下の実施例は、文房具・事務用品を製造販売する会社の製造部門における実施例である。
【００４４】
当該製造部門は、第１製造課、第２製造課の２つに分かれている。第１製造課は従来からの製品であるノート類を製造しており、第２製造課では新規開発品である糊付きメモ用紙を製造している。製造部全体の定常状態の対象は、図２に示す局面Ａの業務−対象の対象トライアングル、すなわち対象は営業部門と開発部、があてはまり、これを製造部門全体の従業員の集合場所や各種会議室、執務室、製造現場等に掲示した。また、図４に示す局面Ａ、局面Ｂ、局面Ｃ、局面Ｄの対象トライアングルも合わせて掲示した。
【００４５】
さらに、第１製造課では、自課が特に取り組むべき、課題として材料コスト低減を掲げた。これに従い、局面Ｃの対象トライアングルが重要であると認識し、これらは、第１製造課に在籍する全員にカードとして配布し、特に注意を喚起した。そして、第１製造課の全員が、機械設備の仕組みと材料の性質に関しての事実データを収集した。これに基づき、これら対象の仕組みとして、複数ある各種機械設備の特徴や故障状況、機械停止時の材料損失の状況、各種ある複数の材料に関しての荷姿と価格の関係、従来の材料納入メーカ以外のメーカの材料の性質、材料の保存安定性等を調査し、これに基づき対象の仕組みを明らかにした。
【００４６】
また、これらの調査結果に関しての報告並びに対策会議の席上、上記局面Ｃの対象トライアングルを掲示し、また、資料中においても、この対象トライアングルを判断基準として決議した。これに基づき、機械設備の能力を最大限に生かす材料メーカの選定と材料発注形態・時期を定めることができ、その結果、材料コストの大幅低減に成功した。その額は年間１億６千万円で、当該製品の材料に関しての年間コストのうちの４３％を削減できた。
【００４７】
また、第１製造課の製造過程は、前工程、中工程、後工程の３つに大きく分かれているが、これらの作業者の作業室に、局面Ｂの「対象」＝「後工程」と「前工程」を掲示した。このことにより、前工程、中工程、後工程の作業者は、上記対象を常に意識することができ、例えば、中間製品を工程間で受け渡しする際の場所や一度に受け渡しする量等が工程間で最も適切になるように工夫することができた。また、従来の作業改善会議は工程間の縄張り意識があり自己工程に有利な方向に導くことのみを考えた議論がなされていたのに対し、本発明の局面Ｂの対象トライアングルを掲示することにより、対象である他工程がどのようになっているかをそれぞれ意識し、調査し、それの仕組みを捉えることを行い、これに基づいた議論がなされることにより、作業改善会議の時間が従来の６７％となり、これを賃金換算すると約１３％のコスト削減となり大きな業務効率が向上した。
【００４８】
一方、第２製造課の課題は、約３か月後に発売が計画されている新製品を顧客が要求するとおりに製造することが中心課題と認識した。このため、第２製造課全体の対象の対象トライアングルは、製造部門全体と同じく図２の局面Ａの「対象」＝「営業部門」と「開発部門」とさだめ、これを表示したカードを第２製造課在籍の全員に配布した。
【００４９】
これにより、在籍人員全員が、営業部門がどのように顧客からの注文を受けるかに始まり、顧客からのクレーム情報を入手しどのように処理しているか等の状況を事実に基づき調査した。また、開発部門が当該新製品をどのように開発したか、当該新製品に関する技術情報が開発部門のどこに存在しているか等の開発部門の状況を事実をもとにして調査し、その仕組みを明らかにした。
【００５０】
これらに基づき、対象である営業部門と開発部門とを最も適切に結合されるように、新製品の試作計画を立案し、そのための機械設備を確保し、また、試作担当者を任命し、試作を実施した。さらに、この試作品は営業部門を通じて顧客に提供された。その検査が行われた結果、いくつかの不具合が営業部門を通じて通知され、これが、当該開発部門並び当該製造部門および当該製造課に連絡された。それぞれの担当部門において改善策が検討され、これらクレームは解消された。
【００５１】
また、次の段階として、新製品に関しての製造能力が不足気味で、新製品発売後、約６か月間、客先の要求する納期に間に合わない週が全体の１０％程度発生すると予想された。これに対し、第２製造課では、図２の局面Ｄの「対象」＝「納期」と「製造能力」を取り上げ、この対象トライアングルを在籍人員全員にカードとして配布することと同時に会議室にも掲示した。
【００５２】
これにより、課員全員で、客先要求納期がどのように決まり、変更され、連絡されるかを調査し、また、製造能力がどのように変化するかを時間単位、日にち単位、週単位で調査し、また、機械設備が停止する頻度とその原因を調査・分析する等、対象に関する調査結果をもとにその仕組みを解明した。その際にたびたび開催された検討会議では、会議室に掲示された対象の対象トライアングルを適宜参照し、業務が的は外れてないか常に意識した。その結果、納期変更の連絡があった際の連絡ルート、材料発注の時期、材料保管量、製造ロット単位の変更が実施され、また、製造中間製品の取り扱いに関する作業標準の変更、検査方法の変更、複数ある機械設備の生産能力のバランスの調整、流し方方法の変更が実施された。
【００５３】
その結果、当初は納期遅れとなる週が全体の１０％あったのに対して、各種生産方法の変更の後は納期遅れとなる週は無しとなり、さらに全体の生産能力は平均２０％増加し、それに見合う新たな顧客を獲得することができた。上記、当該第２製造課において本発明を実施した結果、生産能力の向上、すなわち業務効率向上の率はは割合にして３８％となり著しい改善が認められた。
【００５４】
なお、本発明の業務効率向上チャートおよび業務効率向上ツールにおいて、業務名や仕事の名称の例としては、企画、営業、製造、販売、総務、経理、人事、人財育成、研究、開発、研究開発、監査、配送、品質管理、顧客窓口、クレーム処理、社長、取締役、部長、課長、リーダ、メンバー、管理職等、産業上の企業等の活動に係わる各種活動および組織上のミッションまたは役職の名称を用いることができる。また、対象の例としては、顧客、市場、商品、サービス、材料、設備、機械、各種工程、各種部門、ニーズ、シーズ、情報、人、方針、経営方針、上長、部下などの他、上記業務名としての例として挙げた各種等、業務名以外のものであれば各種のものを用いることができる。
【００５５】
【発明の効果】
以上、詳述したように、本発明によれば、業務の対象を明確にするのに便利な、また、状況に合わせて常々参照できるのに便利な業務効率向上プログラムを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の業務効率向上チャートの一実施例を説明する説明図である。
【図２】本発明の業務効率向上チャートの一実施例を説明する説明図である。
【図３】本発明の業務効率向上チャートの一実施例を説明する説明図である。
【図４】本発明の業務効率向上チャートの一実施例を説明する説明図である。
【図５】本発明の業務効率向上チャートの一実施例を説明する説明図である。
【図６】本発明の記入シートの一実施例を説明する説明図である。
【図７】本発明の業務効率向上ツールの構成の例を説明する説明図である。
【符号の説明】
１  略三角形状のパターン
２  業務名
３  第１の対象名
４  第２の対象名
５  対象トライアングル
６  底辺の矢印
７  頂点から底角への矢印
８  対象トライアングル群
９  第１の表示
１０  第２の表示
１１  第１の手段
１２  第２の手段
１３  第３の手段
１４  第４の手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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