(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し、新たな協調作業場を作成し登録するための協調作業場作成支援装置、としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、該コンピュータに対し、
前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得するステップ、
前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出ステップ、
前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出するステップ、
前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出するステップ、
前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録するステップ、
を実行させるためのプログラム。
【請求項２】
請求項１記載のプログラムであって、
前記作業場抽出ステップでは、更に、
前記取得したユーザ間メッセージと、前記協調作業場管理装置に管理された各協調作業場に登録された情報との類似度の高さ、
及び前記取得したユーザ間メッセージのやりとりされた期間と、前記協調作業場管理装置に管理された各協調作業場の活動期間との重なり度合いの高さ、
のうちの少なくとも１つに基づき、抽出する候補協調作業場を絞り込む、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項３】
請求項２記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記候補協調作業場を前記指示者に提示して、前記候補協調作業場を利用するか否かの指示を前記指示者から受け取り、
前記候補協調作業場を利用するとの指示を受けた場合は、前記新たな協調作業場を登録する代わりに、前記取得したユーザ間メッセージの内容を前記候補協調作業場に登録メッセージとして登録する、
処理を更に実行させるためのプログラム。
【請求項４】
請求項３記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記候補協調作業場を利用するとの指示を受けた場合、前記メンバー候補のうち、前記候補協調作業場のメンバーに含まれない人を前記候補協調作業場のメンバーとして登録する、
処理を更に実行させるためのプログラム。
【請求項５】
請求項２〜４のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記候補協調作業場を利用するとの指示を受けた場合、前記メンバー候補のうち、前記候補協調作業場のメンバーに含まれない人に対して、前記候補協調作業場へアクセスするためのリンク情報を含んだ招待メッセージを送信する、
処理を実行させるためのプログラム。
【請求項６】
請求項２〜５のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記候補協調作業場を利用するとの指示を受けた場合、該候補協調作業場の参加メンバーのうち、前記取得したユーザ間メッセージのうちの少なくとも１つを受け取っていない人に対し、前記取得したユーザ間メッセージのうちその人が受け取っていないメッセージの内容を含んだ説明メッセージを送信する、
処理を更に実行させるためのプログラム。
【請求項７】
請求項２〜６のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記新たな協調作業場における前記参加メンバーの役割を、前記候補協調作業場におけるそれら各参加メンバーの役割に基づき決定し、前記協調作業場管理装置に登録する、
処理を更に実行させるプログラム。
【請求項８】
請求項１〜７のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記メンバー候補に対し組織上の関連があるユーザを該組織の情報を管理する所定の装置から求め、
前記組織上の関連があるユーザを前記新たな協調作業場の参加メンバーとして追加する、
処理を更に実行させるプログラム。
【請求項９】
請求項１〜８のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記新たな協調作業場における前記参加メンバーの役割を、それら各参加メンバーの組織上の関係、及び既存の協調作業場での参加メンバーの役割、のうちの少なくとも１つに基づき決定し、前記協調作業場管理装置に登録する、
処理を更に実行させるプログラム。
【請求項１０】
請求項１〜９のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記協調作業場管理装置に既登録の協調作業場に対する前記新たな協調作業場の関係を、
前記メンバー候補と前記協調作業場管理装置に既登録の各協調作業場のメンバー集合との比較、
前記取得したユーザ間メッセージとそれら既登録の協調作業場に登録された情報との比較、
及び前記取得したユーザ間メッセージの通信期間とそれら既登録の協調作業場の活動期間との比較、
の少なくとも１つに基づき決定し、既登録の協調作業場に対して該決定した関係をなすように前記新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録する、
処理を更に実行させるプログラム。
【請求項１１】
請求項１〜１０のいずれか一項に記載のプログラムであって、
前記新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録する際には、前記取得したユーザ間メッセージの内容を登録メッセージとして含む前記新たな協調作業場を登録する、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
請求項１１記載のプログラムであって、
前記取得したユーザ間メッセージの本文を登録メッセージとして含む前記新たな協調作業場を登録する処理では、それらユーザ間メッセージの内容をそれらユーザ間メッセージの返信関係に応じたスレッドをなすように関係づけて作成した登録メッセージ群を前記新たな協調作業場に登録する、
ことを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
請求項１〜１２のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記メンバー候補に対して、前記新たな協調作業場へアクセスするためのリンク情報を含んだ招待メッセージを送信する、
処理を実行させるためのプログラム。
【請求項１４】
請求項１〜１３のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記新たな協調作業場の参加メンバーのうち、前記取得したユーザ間メッセージの送信者及び受信者の集合に属さない人に対し、前記取得したユーザ間メッセージの内容を含んだ説明メッセージを送信する、
処理を更に実行させるためのプログラム。
【請求項１５】
請求項１〜１４のいずれか一項に記載のプログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記メンバー候補の中から前記新たな協調作業場のメンバーとする人を選択するためのユーザインタフェース手段を提供する、
処理を更に実行させるためのプログラム。
【請求項１６】
メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し新たな協調作業場を作成し登録するために、コンピュータが実行する協調作業場作成支援方法であって、
前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得するステップと、
前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出ステップと、
前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出するステップと、
前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出するステップと、
前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録するステップと、
を含む協調作業場作成支援方法。
【請求項１７】
メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し新たな協調作業場を作成し登録するための協調作業場作成支援装置であって、
前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得する手段と、
前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出手段と、
前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出する手段と、
前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出する手段と、
前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録する手段と、
を備える協調作業場作成支援装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し、新たな協調作業場の作成を支援するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザ間の情報共有やこれを利用した業務遂行のために、電子掲示板やワークフローシステムなどのような電子的な協調作業場の利用が進んでいる。電子的な協調作業場としては、例えば特許文献１のようなものが知られている。
【０００３】
電子的な協調作業場を所与のものとしてあらかじめ作成し、その場にユーザが参加して情報交換を行うことが従来よく行われている。しかし、ユーザ間のコミュニケーションには、自然発生的、自然成長的な側面もあるため、コミュニケーションが活発化してからそのコミュニケーションを行うコミュニティが利用する電子的な協調作業場を作成したいという要求もある。
【０００４】
従来、自然発生的に始まった電子メールによるコミュニケーションの履歴からコミュニティを作成する技術として、特許文献２に示される技術がある。この技術では、対象となる電子メール・メッセージを、既存のメッセージ集合と比較し、対象メッセージが既存のメッセージ集合と関係があれば、対象メッセージをその既存メッセージ集合に組み込み、対象メッセージが既存メッセージ集合のいずれとも関係がなければ、その対象メッセージを含む新たなメッセージ集合（コミュニティ）を作成する。
【０００５】
特許文献２の従来技術では、メッセージ集合を構成するメンバーは、その集合に含まれるメッセージの送信者及び受信者だけである。しかし、そのメッセージ集合の内容を元に電子的な協調作業場を新規に作成した場合、その協調作業場に送信者及び受信者以外も参加するようになることは自然な展開である。このような送信者及び受信者以外の参加者をいちいち管理者が登録していたのでは効率がよくない。メッセージから新たに作成した協調作業場に対し、それらメッセージの送信者及び受信者以外に参加する可能性が高い人があらかじめ推測できる場合には、そのような人を参加者の候補として求めることができると便利な場合が多い。
【０００６】
また、特許文献３には、メーリングリストに登録された人をコミュニティのメンバー候補とし、それら候補にコミュニティ参加の意思を問い合わせ、参加の意思表示をした人をメンバーとしてコミュニティを形成する仕組みが示される。
【０００７】
しかし、特許文献３の仕組みでは、メーリングリストに登録された人がメンバー候補となるだけである。
【０００８】
また、特許文献４には、討議すべき内容を設定すると、その内容に合致するような情報を発信している利用者を討議の参加候補者として収集し、討議への参加を呼びかけるシステムが開示される。
【０００９】
しかし、特許文献４の仕組みでは、討議すべき内容に合致するような情報を発信している人しか候補として選ばれない。情報共有という観点では、発言だけでなく、その発言を他の人が閲覧することで情報が行き渡ることも非常に重要であり、この観点では、単に発言者のみを候補とするだけでは不十分である。
【００１０】
【特許文献１】特開２０００−１０５７４８号公報
【特許文献２】特開２００４−１１０８１４号公報
【特許文献３】特許３５７３０３８号明細書
【特許文献４】特許２９８０１６７号明細書
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
本発明は、電子メール等のユーザ間メッセージを材料として新たな協調作業場を作成する装置において、ユーザ間メッセージには陽に現れない人脈に対応したメンバー候補を推測できるようにする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の１つの側面では、メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し、新たな協調作業場を作成し登録するための協調作業場作成支援装置、としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、該コンピュータに対し、前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得するステップ、前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出ステップ、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出するステップ、前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出するステップ、前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録するステップ、を実行させるためのプログラム、を提供する。
【００１３】
本発明の別の側面では、メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し新たな協調作業場を作成し登録するために、コンピュータが実行する協調作業場作成支援方法であって、前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得するステップと、前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出ステップと、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出するステップと、前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出するステップと、前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録するステップと、を含む協調作業場作成支援方法、を提供する。
【００１４】
更に別の側面では、メンバー同士が情報交換を行うための電子的な協調作業場を管理する協調作業場管理装置に対し新たな協調作業場を作成し登録するための協調作業場作成支援装置であって、前記協調作業場管理装置とは別に設けられたユーザ間メッセージ記録装置から、指示者から直接選択された又は指示者が指定した選択条件に応じて選択されたユーザ間メッセージの集合を、新たな協調作業場の作成のための判定材料として取得する手段と、前記協調作業場管理装置に管理された前記各協調作業場のメンバーと、取得した前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者と、の重なり度合いの高さに基づき、候補協調作業場を抽出する作業場抽出手段と、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者を基本メンバー候補として抽出する手段と、前記作業場抽出ステップにより抽出された前記候補協調作業場のメンバーであって、前記集合に含まれるユーザ間メッセージの送信者及び受信者のいずれでもない人を、追加メンバー候補として抽出する手段と、前記基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補、又はそれら基本メンバー候補及び前記追加メンバー候補から選択された者を、参加メンバーとして含む新たな協調作業場を前記協調作業場管理装置に登録する手段と、を備える協調作業場作成支援装置、を提供する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の好適な実施の形態（以下「実施形態」と呼ぶ）について説明する。
【００１６】
図１を参照して、本発明に係る協調作業場作成支援のための仕組みを説明する。この実施形態は、企業等の組織における組織構成員達の、情報交換を伴う協調作業を電子的に実現するシステムへの適用を１つの典型的な例としている。
【００１７】
図１において、協調作業場ＤＢ（データベース）１０は、電子的な協調作業場の情報を保存するデータベースである。協調作業場ＤＢ１０には、複数の協調作業場を登録することができる。協調作業場ＤＢ１０は、個々の協調作業場ごとに、その協調作業場に参加する参加者の情報（ユーザ情報）、それら参加者が情報のやりとりするための電子掲示板、それら参加者間で共有する各種アプリケーションのファイルを管理する共有ファイル管理部、などを保持する。ユーザ情報には、各参加者の氏名や電子メールアドレスなどの情報が含まれる。また、協調作業場に対する参加者は、その作業場での議論・情報交換等を管理するリーダ或いは議長、議論・情報交換に参加するメンバー、及び議論・情報交換の様子の閲覧のみを行うオブザーバといった複数の役割に分かれており、ユーザ情報には当該協調作業場におけるその参加者の役割の情報が含まれる。なお、以下では、役割を区別する必要がない場合、リーダ、メンバー、オブザーバを総称してメンバーと呼ぶことにする。また、協調作業場ＤＢ１０には、電子掲示板や共有ファイル置き場に対する各参加者の操作、例えば記事やファイルの投稿・アップロードや閲覧・ダウンロード等の操作、の記録が保存される。
【００１８】
協調作業場管理装置２０は、協調作業場ＤＢ１０に保持された協調作業場に対するユーザからの各種操作を処理するための装置である。例えば、協調作業場管理装置２０は、既存の協調作業場に登録されたメッセージの閲覧画面や、メッセージやファイルの登録やダウンロード、既存の協調作業場への参加者の登録や削除のための画面、削除のための画面、協調作業場ＤＢ１０に対する協調作業場の登録や削除の画面、などといった各種ユーザインタフェース画面をユーザに提供し、これら各画面に対するユーザの操作内容に応じた処理を実行する。協調作業場管理装置２０は、これらユーザインタフェース画面を、例えばウェブページの形でインターネット等のネットワーク上に存在する各クライアント装置に提供する。
【００１９】
図示例では、本実施形態の協調作業場作成支援のための機能は、この協調作業場管理装置２０の内部機能として組み込まれている。この協調作業場作成支援のための機能は、メール群指定器３０、作業場情報抽出器４０、及び協調作業場作成器５０を含んでいる。協調作業場管理装置２０のうち、協調作業場作成支援のための機能以外の部分は、特許文献１に示される協調作業支援装置と同等のものでよい。また、協調作業場ＤＢ１０で管理する情報には、上に例示したものの他、特許文献１や特開２００５−０９２３４７号公報に示されるような情報を含んでいてもよい。以下、協調作業場作成支援のための機能について説明する。
【００２０】
本実施形態では、一例として、新たな協調作業場を作成する原料として、電子メールを利用する。電子メールは、ユーザ間での通信のために広くまた気軽に用いられており、自然発生的なコミュニケーションの受け皿として有効に機能すると期待できる。そこで、本実施形態では、そのような電子メールの中から選ばれた１以上の電子メールを材料に、新たな協調作業場を作成する。
【００２１】
メール群入力器３０は、そのような新たな協調作業場の原料となる１以上の電子メールの入力を、協調作業場の作成を指示した指示者から受け付ける。この電子メールの入力は、例えば次のように行うことができる。例えば、図２に示すような、協調作業場（図では「タスク」と呼んでいる）の作成画面をウェブページ１００として協調作業場管理装置２０からその指示者の操作するクライアント装置に提供する。これに対し指示者は、クライアント装置上のメールクライアントのＵＩ（ユーザインタフェース）画面１１０上で、原料とする１以上の電子メールを選択し（反転表示部分１１２のメール群が選択されたメールを示す）、ポインティングデバイスのドラッグ・アンド・ドロップ動作により、それらメール群をそのクライアント装置のブラウザ画面上に表示されたウェブページ１００の原料入力領域に入力する。これにより、それら選択された各電子メールの情報（ヘッダ及びボディの両方を含む）がブラウザに渡される。更に指示者が作成指示ボタン１０４をクリックすると、その情報がＨＴＴＰ(Hypertext Transfer Protocol)によりメール入力群入力器３０に送られる。メール群入力器３０は、受け取った１以上の電子メールのデータを作業場情報抽出器４０に渡す。
【００２２】
作業場情報抽出器４０は、受け取った電子メールのデータと、協調作業場ＤＢ１０の登録情報と、アドレス情報ＤＢ６０の登録情報とから、新たな協調作業場を規定する各種の設定項目の情報を抽出する。アドレス情報ＤＢ６０には、この協調作業場管理装置２０に登録された各ユーザの姓名や電子メールアドレス、及び組織内でのそれら各ユーザの役割（例えば所属部署や職位など）、及びそれら役割同士が構成する階層関係の情報等が登録されている。抽出する設定項目の情報には、例えば新たな協調作業場のメンバー候補、各メンバー候補のその協調場での役割、その協調作業場が既存の協調作業場群の中に配置する際の配置位置（言い換えれば既存の協調作業場との関係）などがある。それら各項目の情報の抽出は、メンバー候補抽出器４２、メンバー役割判定器４４、及び協調作業場配置先判定器４６が担当する。各項目の情報抽出／判定の方法については、後で詳細に説明する。
【００２３】
協調作業場作成器５０は、作業場情報抽出器４０で抽出された各設定項目の情報に基づき新たな協調作業場を作成し、協調作業場ＤＢ１０に登録する。ここで、新たに協調作業場を登録した場合、その協調作業場が開設されたことなどを各参加者に知らせることで、その協調作業場の利用促進を図ることが有益である。また、電子メールから協調作業場を作成した場合、その電子メールのやりとりを行っていた人々の間ではそれら電子メールの情報は既知であるが、それ以外の参加者にはそれら電子メールの内容は未知である。そこで、開設された協調作業場の予備知識としてそれら電子メールの内容を参加者に知らせた方がよい場合もある。このようなことから、協調作業場作成器５０は、新たに登録した協調作業場に関して参加者に開設の告知や予備知識となるメール情報を知らせる電子メールを送信するためのモジュールとして、メール送信先判定器５２及びメール送信器５４を備える。メール送信先判定器５２は、どの参加者にどの電子メールを送信するかを判定する機能モジュールであり、その詳細な機能については後述する。メール送信器５４は、送信する電子メールを作成し、協調作業場管理装置２０に接続されたメールサーバを介して各宛先に送信する。
【００２４】
次に、本実施形態の協調作業場作成支援の仕組みによる協調作業場作成の手順を、図３を参照して説明する。
【００２５】
この手順では、まず指示者から原料となる１以上の電子メールを取得する（Ｓ１）。それら１以上の電子メールを受け取ったメンバー候補抽出器４２は、まずそれら１以上の電子メールのヘッダから、送信者と受信者（"cc"（カーボンコピー）の宛先も含む）を抽出する（Ｓ２）。これら抽出された送信者と受信者が、これから作成する新たな協調作業場の基本的なメンバー候補（基本メンバー候補と呼ぶ）となる。
【００２６】
次にメンバー候補抽出器４２は、Ｓ１で取得した１以上の電子メールと、協調作業場ＤＢ１０に登録された各協調作業場の情報に基づき、追加のメンバー候補を抽出する（Ｓ３）。このＳ３の処理を、図４〜図６の具体例を用いて説明する。
【００２７】
図４は、Ｓ１で取得した電子メール群２００から求められる基礎情報を示している。この例では、取得した電子メール群２００から、送信者及び受信者のいずれかに該当する基本メンバー候補２０２と、それら電子メール群２００のメッセージ内容２０４と、それら電子メール群２００がやりとりされた期間２０６を求めている。メッセージ内容２０４は、Ｓ１で取得した各電子メールのタイトル又は本文又はその両方に対し、自然言語解析技術、例えば要約処理やキーワード抽出処理を行うことにより求めることができる。図では、メッセージ内容２０４の例として「コラボ」（コラボレーション）を挙げているが、これは説明を簡略化するための例に過ぎない。実際には、メッセージ内容２０４は、既存の要約処理やキーワード抽出処理により求められたそれら電子メール群の内容の特徴を示す特徴ベクトルとなる。特徴ベクトルとしては、例えば、電子メール群に現れた各キーワードの出現頻度を要素とするキーワードベクトルがある。また、それら１以上の電子メールの送信日時の分布期間（すなわち最も早い電子メールの送信日時から最も遅い電子メールの送信日時までの期間）を、電子メールのやりとりの期間２０６とすることができる。
【００２８】
図５は、これら電子メール群２００から取得した情報との比較の対象となる、協調作業場ＤＢ１０に登録された協調作業場の情報の例を示す。この例では、各協調作業場（タスク）はタスクＩＤ（識別情報）により識別される。このタスクＩＤに対応づけて、協調作業場の参加者のユーザＩＤが、リーダ、メンバー、オブザーバの役割毎に分けて登録され、更にその協調作業場の活動期間が登録される。活動期間の始期は、基本的には協調作業場を登録した時点となる。終期は、リーダが協調作業場の活動の停止を協調作業場管理装置２０に指示した時であるが、あらかじめ終期を登録したり変更したりすることもできる。いずれにしても、後に残った協調作業場の情報がいつのものかが分かるよう、その活動次期の情報は管理されている。協調作業場での情報交換は、典型的には、電子掲示板に対するメッセージの登録と閲覧という形でなされ、それら登録されたメッセージは、スレッド形式など、一般的な電子掲示板のメッセージ管理のデータ構造で協調作業場ＤＢ１０に保存されている。図５に示した表の「メッセージ内容」は、そのような協調作業場でのメッセージの特徴を示す情報であり、例えばその協調作業場の電子掲示板に登録されたメッセージのキーワードベクトルがその典型例である。各協調作業場の「メッセージ内容」は、新たな協調作業場の作成依頼を受けてから動的に求めてもよいが、例えば１日ごとなどのように定期的に求めて協調作業場ＤＢ１０に登録し、それを参照するようにしてもよい。
【００２９】
メンバー候補抽出器４２は、電子メール群２００から求められる基礎情報と、協調作業場ＤＢ１０に登録された各協調作業場の情報との比較により、電子メール群に近い協調作業場を候補協調作業場として求め、その候補協調作業場に属するメンバー（より詳細にはリーダ、メンバー、及びオブザーバ）のうち、基本メンバー候補に入っていない人を追加メンバー候補として抽出する。
【００３０】
電子メール群２００と協調作業場の類似性は、人的側面、情報内容の側面、及び活動期間の側面といった各側面から総合的に判定する。人的側面では電子メール群２００と協調作業場との間での関与者の共通性を、情報内容の側面では電子メール群２００と協調作業場との間でのメッセージ内容の共通性を、活動期間の側面では電子メール群２００と協調作業場との間でのメッセージのやりとりの期間の共通性を、それぞれ類似性の判定の指標とする。
【００３１】
このように電子メール群２００と協調作業場との類似性に基づき追加メンバー候補を抽出するのは、次のような考えに基づく。すなわち、電子メールによる自然発生的なコミュニケーションも、協調作業場でのコミュニケーションも、同じ業務上のコミュニケーションなので、相互に関連性を持つ場合がある。例えば、既存の協調作業場のテーマから少しずれた話題を話し合う場合、その既存協調作業場ではテーマ違いのために議論せず、その代わりに、その既存協調作業場のメンバーと類似のメンバーの間で電子メールで議論するなどと言うことはよく考えられるシナリオである。このような場合に、電子メール群２００に人的、情報内容的な面で類似する既存の協調作業場のメンバーは、その電子メール群２００のテーマに関して関係を持っている可能性が高く、その電子メール群２００から新たに作成する協調作業場のメンバーとなる可能性は高いと言える。そこで、本実施形態では、電子メール群２００が表す議論・情報交換と人的、情報内容的に類似する既存の協調作業場のメンバーの中から、新たに作成する協調作業場の追加メンバー候補を抽出する。この処理の具体例を、図６を参照して説明する。
【００３２】
図６の例では、まず（１）図５に示した７つの協調作業場の中から、図４に示した電子メール群２００の基本メンバー候補２０２とメンバーの重なり度合いが高いものを抽出している。この例では、基本メンバー候補２０２のうちの７５％（３／４）をメンバー（役割は問わない）として含む協調作業場を抽出している。結果として抽出される協調作業場は、タスクＩＤが１〜４及び７である５つである。この例では、電子メール群２００の送信者及び受信者のうちの所定割合以上をメンバーとして含んでいる協調作業場を抽出している。図５の表中に示される追加メンバー候補は、各協調作業場のうち、基本メンバー候補２０２を除いた残りである。
【００３３】
なお、この例では、メンバーの重なり度が所定のしきい値（この例では７５％）以上である協調作業場を抽出したが、このような絞込条件は一例に過ぎない。この他にも、重なり度が上位から所定順位までにある協調作業場を抽出するというような条件も考えられる。
【００３４】
次に、（２）抽出された協調作業場の中から、その活動期間が電子メール群２００の通信期間２０６と重なっている度合いの高いものを抽出する。図示例では、通信期間２０６を完全に内包する活動期間を有する協調作業場を抽出しているが、これは一例に過ぎない。通信期間２０６のうちの所定割合（このしきい値はあらかじめ登録しておく）以上を活動期間に含むものを抽出するという抽出条件を用いることもできる。
【００３５】
このように、電子メール群２００の通信期間２０６と重なり度の高い活動期間を持つ協調作業場を抽出するのは、組織を構成する各員の業務内容は時間と共に変化していくためである。対象となる電子メール群２００と時期が異なっている協調作業場からメンバー候補を抽出しても、そのメンバー候補は電子メール群２００のやりとりの期間には異なる業務を行っているなど、適切でないメンバー候補が抽出される可能性が高い。電子メール群２００とほぼ同時期の協調作業場に限定することで、同時性を考慮した適切なメンバー候補を選ぶことができる。
【００３６】
このような活動期間による絞込により、図６の例では、タスクＩＤが１，３及び４の協調作業場とそれに属する追加メンバー候補が抽出される。本実施形態では、この抽出結果に対し、更にメッセージ内容の類似性に基づく絞込を行う。すなわち、タスクＩＤが１，３及び４の協調作業場のうちそのメッセージ内容の特徴が、電子メール群２００のメッセージ内容の特徴と類似するものを抽出する。例えばメッセージ内容の特徴としてキーワードベクトルを用いる場合、この抽出処理では、キーワードベクトルを多次元空間上の位置ベクトルと見て、キーワードベクトルが指し示す多次元空間上の点同士の距離に応じた類似度（距離が小さいほど類似度は高くなる等の関係を有する）を計算し、電子メール群２００のキーワードベクトルに対して所定のしきい値以上の類似度を持つ協調作業場を抽出する。図６の例では、タスクＩＤが４の協調作業場が抽出される。これが本実施形態の抽出処理により求められる最終的な候補協調作業場であり、その候補協調作業場（ＩＤ＝４）に属する追加メンバー候補Ｆが最終的に基本メンバー候補２０２に追加すべきメンバー候補となる。
【００３７】
この例では、最終的な候補協調作業場が１つに絞られたが、これが複数になる場合も当然起こり得る。このような場合、それら複数の候補協調作業場に属する追加メンバー候補の全員を、基本メンバー候補２０２に追加すべき最終的な追加メンバー候補とすればよい。
【００３８】
このようにして基本メンバー候補２０２と追加メンバー候補が決定された後、指示者に対してこれら基本メンバー候補２０２と追加メンバー候補のリストを提示し、不要なメンバー候補の削除や足りないメンバー候補の追加の指示をその指示者から受けるようにすることもできる。
【００３９】
以上に示した候補協調作業場及び追加メンバー候補の抽出の手順はあくまで一例に過ぎない。人的関係（人の重なり）、情報内容の関係（メッセージ内容の重なり）、及び時期的関係（通信期間の重なり）に基づく絞込の適用順序は、図６に例示した順に限らない。
【００４０】
また、人の重なり、メッセージの重なり、通信期間の重なりのそれぞれについて、その重なり度合いを数値化（例えば前述の類似度を用いればよい）し、それら３つの観点での重なり度合いの値を、あらかじめ実験等で求めた所定の関数に代入するなどして、電子メール群と既存協調作業場との間の総合的な類似度を求め、その類似度が最上位であったり、類似度がしきい値以上であったりなどといった条件を満足する既存作業場を候補作業場として抽出してもよい。そして、抽出した候補作業場のメンバーから追加メンバー候補を求めてもよい。
【００４１】
また、それら３つの関係に基づく絞込を全て実行する必要は必ずしもない。例えば、それら３つの関係のうちの１つを用いて候補協調作業場を求め、その候補協調作業場に属するメンバーから追加メンバー候補を抽出してもよい。
【００４２】
また、図６の例は、電子メール群２００と既存の協調作業場の関係から、電子メール群２００に関係の深い候補協調作業場を特定し、その候補協調作業場に属する基本メンバー候補２０２以外の人を追加メンバー候補として抽出するというものであった。これに対し、電子メール群２００と既存の協調作業場の関係以外の判断基準により、追加メンバー候補に絞込をかけてもよい。図７にその例を示す。図７の例も、図６の例と同様、図４に示すような特徴を持つ電子メール群２００と、図５に示す協調作業場群とを前提としている。
【００４３】
図７の例では、（１）まず人の重なりにより協調作業場をふるいにかけるところは図６の例と同じであるが、（２）その後で、残った協調作業場（ＩＤ＝１，２，３，４，７）に属する追加メンバー候補のうち、出現度（出現回数）の低いメンバー候補Ｉをふるい落としている。このフィルタリングは、例えば（１）の処理後に残った協調作業場群の中での各人の出現度に対し、例えば最高出現度の１／２以下の出現度の人は足切りする、等といった条件（この条件はあらかじめ作業場情報抽出器４０に登録しておく）に応じて行えばよい。その後の（３）及び（４）の処理では、図６の場合と同様、時期的な関係及び情報内容の関係に従って協調作業場の絞込を行うことで、最終的な候補協調作業場及び追加メンバー候補を特定している。なお、以上では、出現度による追加メンバー候補の絞込を、人の重なりによる絞込、の後に行っているが、これは必須ではなく、例えば期間の重なりによる絞込の後に行うようにしてもよい。また、出現度以外の条件により追加メンバー候補を絞り込んでもよい。
【００４４】
また、メンバー候補抽出器４２は、以上のようにして求めたメンバー候補に対して、上司や同一グループに属する人など、組織上所定の関係がある人を、アドレスＤＢ情報６０の情報を用いて特定し、そのような人をさらなるメンバー候補として抽出するようにしてもよい。
【００４５】
再び図３の説明に戻る。以上のようにして基本メンバー候補２０２及び追加メンバー候補の抽出が終わると、次にメンバー役割判定器４４が新たな協調作業場におけるそれら各メンバー候補（基本メンバー候補２０２及び追加メンバー候補の両方を含む）の役割を判定する（Ｓ４）。この役割の判定には、いくつかの手法を用いることができる。
【００４６】
１つは、電子メール群２００の送受信の関係に基づき役割を決める方式である。例えば、電子メールの「cc:」フィールドに記述される人は、「From:」フィールドに記述される送信者及び「To:」フィールドに記述される受信者に比べた場合、その電子メールでの情報のやりとりに対する関与の度合いは小さい。このようなことから、「cc:」フィールドに記述される人はオブザーバ的な要素が強いと考えられる。また、「From:」フィールドに記述される送信者は、電子メール群２００によるコミュニケーションにおいて積極的に発言している人なので、リーダ的な要素が強いと考えられる。「To:」フィールドに記述される受信者は、両者の中間と考えることができる。このようなことから、例えば、「From:」が最高、「To:」がその次、「cc:」が最低という順に得点を定め、ユーザが電子メール群２００の中で「From:」，「To:」，又は「cc:」のフィールドに現れた場合にそのフィールドに応じた得点を累計していくことで、そのユーザの得点を求める。そして得点の累計値が最高の人を「リーダ」と決める。また、電子メール群２００の中で「cc:」のフィールドにしか現れない人は「オブザーバ」に決定する。残りのメンバー候補の役割は「メンバー」とする。なお、この方式はあくまで一例に過ぎない。例えば、「From:」と「To:」は同じ得点でもよい。また、得点累計最上位の１人を自動的にリーダに選ぶ代わりに、上位の複数人をリーダ候補として指示者に提示し、指示者に最終的なリーダ（１人乃至複数人）を選択させるようにしてもよい。
【００４７】
役割の決定のための別の方式として、既存の協調作業場の情報を利用するというものがある。追加メンバー候補を抽出する際に、電子メール群２００に近い候補協調作業場を求めたが、各メンバー候補のその候補協調作業場での役割に基づき、新たな協調作業場での各メンバー候補の役割を決めるのである。例えば、図６の例では、最終的な候補協調作業場としてタスクＩＤが４のものが選ばれているが、この候補協調作業場では、図５に示すようにユーザＡがリーダ、Ｂ，Ｃ及びＦがメンバー、Ｄがオブザーバなので、基本メンバー候補Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ、及び追加メンバー候補Ｆの役割もそれと同じに決定する、等である。
【００４８】
最終的に抽出された候補協調作業場が複数ある場合は、例えばリーダ、メンバー、オブザーバに対しその順に小さくなる得点を定め、メンバー候補ごとに、それら複数の候補協調作業場でのそのメンバー候補の役割に応じた得点を累計していくことで総得点を求め、その総得点、又はその総得点を候補協調作業場の数で割った平均得点などの指標値に基づき、当該メンバー候補の役割を定めることができる。例えば、総得点が最高の人をリーダとし、平均得点があるしきい値以下の人をオブザーバとし、その他の人をメンバーとする、などの方式が考えられる（もちろんこれに限るものではない）。
【００４９】
また、最終的に抽出された候補協調作業場だけでなく、（１）〜（４）の各段階で抽出された候補協調作業場での各メンバー候補の役割を総合評価することで、新たな協調作業場での各メンバー候補の役割を決定するようにしてもよい。この場合、各役割に対して得点を定める点は上述と同様であるが、更にいつの段階で抽出された候補協調作業場であるかに応じて重み付けを行う。最終的に抽出された候補協調作業場の重みを最も大きくし、以下、段階を遡るにつれて重みを小さくする。このようにして重み付けを行った上での各メンバー候補の総得点、又は平均得点、又はその両方を用いて、新たな協調作業場での各メンバー候補の役割を決定する。
【００５０】
役割決定のための更に別の方式として、組織における各メンバー候補同士の関係を利用する方式も考えられる。すなわち、アドレス情報ＤＢ６０には、この協調作業場管理装置２０を使用している組織の各構成員の、組織上での階層関係が保持されており、この階層関係の情報を新たな協調作業場での各メンバー候補の役割の判定に利用する。例えば、求められた基本メンバー候補及び追加メンバー候補の中で、組織の階層関係で最も上位の人をリーダとし、その他の人をメンバーとする、等といった判定処理が考えられる。
【００５１】
以上、電子メール群２００の送受信関係、候補協調作業場での役割、及び組織上の階層関係のそれぞれを用いた役割決定の方式について説明した。実施例では、これらのうちの１つのみを用いてもよいし、２つ以上を組み合わせて用いてもよい。２つ以上の方式を組み合わせる場合、例えば、メンバー候補ごとに、各方式での役割判定結果を得点化（判定のために得点を求めている場合はその得点を利用）し、それら各方式での得点を所定の関数（例えば方式毎に重み付けを行って加算する関数など）に代入して総合評価値を求め、その総合評価値に応じ、新たな協調作業場での当該メンバー候補の役割を決定すればよい。
【００５２】
また、基本メンバー候補及び追加メンバー候補が求められると、協調作業場配置先判定器４６が、これから作成される新たな協調作業場が既存の協調作業場群の中でどの位置に配置されるか、を判定する（Ｓ５）。以下、この処理について説明する。
【００５３】
本実施形態の協調作業場ＤＢ１０に登録される協調作業場には、親子関係又は派生関係を規定される。これには次のような利点がある。すなわち、ある協調作業場での議論・情報交換の中で、その協調作業場のテーマの細部を掘り下げたり、それに近い別のテーマを別途話し合う必要が出てくる場合はよくあることである。そのような場合に、その協調作業場から別の協調作業場を派生させ、その別の協調作業場で細部や別テーマの議論や情報交換を行うようにすることで、各協調作業場をテーマごとにまとまりあるものに維持しつつ、テーマの多様な広がりをカバーすることができる。そして、各協調作業場からその派生関係の情報を参照できるようにしたり、あるいは派生元の協調作業場に派生先へのリンクを表示したり、逆に派生先の協調作業場に派生元へのリンクを表示したりすることで、ユーザが所望の協調作業場を探しやすくすることができる。なお、協調作業場は複数の親を持つこともできる。このような協調作業場の親子関係については、特開２００５−０９２３４７号公報に開示されるので、参照されたい。
【００５４】
ステップＳ５では、新たに作成する協調作業場を、このような協調作業場の親子関係の中のどの位置に配置するか、その配置位置の候補を求める。
【００５５】
親子関係の中で、これから生成する新規な協調作業場の占めるべき位置の候補を求めるに当たり、本実施形態では、追加メンバー候補の抽出の場合と同様の処理を利用する。すなわち、元になる電子メール群２００に近い既存の協調作業場を候補協調作業場として抽出する。候補協調作業場の求める処理は、図６を参照して説明した処理と同様でよい。そして、この候補協調作業場の子、又は兄弟となる位置を候補位置としてユーザに提示する。
【００５６】
例えば、新たな協調作業場の作成指示がなされた時点で、協調作業場ＤＢ１０内の協調作業場群が、図８に示す親子関係３００をなしているとする。この例では、協調作業場「タスク２」は子として協調作業場「タスク７」を持ち、協調作業場「タスク１」は、子として協調作業場「タスク３」及び「タスク４」を持っている。
【００５７】
ここで、メンバー候補抽出器４２により図６に示すような手順で「タスク４」が候補協調作業場として求められると、協調作業場配置先判定器４６は、「タスク４」の子及び兄弟の位置をそれぞれ候補位置３１２及び３１４として示した親子関係３１０の表示画像を作成し、この表示画像を例えばウェブページとしてクライアント装置に提供する。指示者が、このウェブページ上で、所望の候補位置３１２又は３１４をクリック操作などで選択し、その選択結果をブラウザの機能により協調作業場管理装置２０に送信すると、協調作業場配置先判定器４６がその選択結果に応じて新たな協調作業場の配置先を決定する。なお、協調作業場は複数の親を持つことができるので、複数の候補位置を選択することも許容される。
【００５８】
候補協調作業場が複数求められた場合、協調作業場配置先判定器４６は、それら候補協調作業場毎に、その子又は兄弟の位置を候補位置として提示する。
【００５９】
なお、候補協調作業場の子及び兄弟の位置に加えて、或いはその代わりに、親の位置を候補位置として提示するようにしてもよい。
【００６０】
また、候補位置を提示し、その中から指示者に所望のものを選択させる代わりに、例えば候補協調作業場に対して所定の関係にある位置（例えば子）を、新たな協調作業場の配置位置として自動的に決定してもよい。
【００６１】
なお、ステップＳ５の処理は、ステップＳ３で候補協調作業場を求めた後であれば、いつ実行してもよく、ステップＳ４より前に実行しても構わない。
【００６２】
再び図３の説明に戻る。以上のようにして、新たな協調作業場の各メンバー候補及びその役割、及びその協調作業場の配置先が決定されると、その決定内容が協調作業場作成器５０に渡される。協調作業場作成器５０は、その決定内容に応じた新たな協調作業場を作成して協調作業場ＤＢ１０に登録し（Ｓ６）、各メンバー候補に対して、その協調作業場への参加を求める電子メールを送信する（Ｓ７）。この電子メールには、その協調作業場へのリンク（例えばＵＲＬ）を組み込んでおくことが好適である。また、その協調作業場への招待の旨を示すメッセージをその電子メールに示してもよい。なお、ステップＳ７では、メール送信先判定器５２は、ステップＳ２及びＳ３で求められた基本メンバー候補及び追加メンバー候補（指示者がそれらメンバー候補から削除した者は除く。また指示者が追加したメンバー候補は含む）を、その電子メールの送信先と判定する。
【００６３】
なお、協調作業場作成器５０は、ステップＳ６で作成する新たな協調作業場の電子掲示板に対し、元になった電子メール群２００の各メッセージを登録する。すなわち、電子メール群２００を構成する電子メールごとに、その送信者を投稿者とし、メール本文をメッセージ内容とし、添付ファイルがある場合はその添付ファイルを含んだ電子メールの投稿メッセージを作成して電子掲示板に登録する。このとき、それら電子メール群の中に返信関係がある場合は、その返信関係から構成されるメールのスレッド（すなわち、メールＢがメールＡに対する返信である場合にＢがＡの子となることにより構成されるツリー構造）を、電子掲示板に登録されるそれらメッセージのスレッド乃至ツリー構造として保存する。このように、新たに作成した協調作業場に、電子メール群２００の情報を持たせることで、各メンバー候補は、その協調作業場にアクセスした場合、その協調作業場で取り扱うテーマが理解しやすい。なお、電子メールの返信関係は、電子メールのヘッダ情報（例えばIn-reply-to:フィールド）から求めることができる。
【００６４】
また、新規に作成された協調作業場に、各メンバー候補がその協調作業場に参加する意思があるか否かを入力するためのユーザインタフェースを設け、ステップＳ７で送信された電子メールを受け取ったメンバー候補が、そのユーザインタフェースに対して参加又は不参加のいずれかを指定できるようにしてもよい。そのようなユーザインタフェースは、例えば参加又は不参加の選択肢を示すＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）部品を含んだウェブページとして構成することができる。このユーザインタフェースに対して不参加の旨を入力したメンバー候補は、その協調作業場のメンバーのリストから削除される。
【００６５】
以上の実施形態は、各ユーザが自分のクライアント装置上のメールクライアントソフトウエアに管理された電子メールを材料に新たな協調作業場を作成することができた。このようなシステムでは、異なるユーザが、同一又は類似の電子メール群を材料として協調作業場を作成する場合が出てくる。このような場合に、指示ごとに協調作業場を作成していたのでは、同一又は類似のテーマについての協調作業場が乱立して混乱が生じるおそれがある。そこで、そのような同一又は類似のテーマについての協調作業場が乱立を低減するための手法について、図９を参照して以下に説明する。
【００６６】
この手順では、作業場情報抽出器４０は、材料となる電子メール群を取得すると（Ｓ１１）、その電子メール群と同じ、又は類似の電子メール群を材料とした協調作業場が過去に作成済みであるかどうかを判定する（Ｓ１２）。
【００６７】
この判定のために、協調作業場管理装置２０は、電子メール群を材料に協調作業場を作成した場合、材料とした各電子メールの識別情報を記憶しておく。識別情報としては、好適には、電子メールがデータとして保持しているメッセージＩＤを用いる。ただしこれは一例であり、送信者、受信者及びタイトルの組を識別情報として用いてもよい。材料とした電子メールの識別情報は、例えば、協調作業場ＤＢ１０に、その協調作業場の属性情報の１つとして保存しておけばよい。
【００６８】
ステップＳ１２の判定では、作業場情報抽出器４０は、ステップＳ１１で取得した電子メール群と、協調作業場ＤＢ１０の各協調作業場が材料とした電子メール群とを比較する。そして、取得した電子メール群とある協調作業場の材料の電子メール群との間で所定割合以上のメールが一致した場合に、協調作業場が既に作成済みと判定する。ただしこの判定はあくまで一例に過ぎない。双方とも材料とする或いは材料とした電子メール群の情報はあるのだから、それらの共通度合いから、これから作成する協調作業場と既存の協調作業場の類似度合いを求めることができ、この度合いがあるしきい値より高い既存協調作業場がある場合に「協調作業場が作成済み」と判定できる。この場合、その度合いがしきい値より高い既存協調作業場は、指示者がこれから作ろうとしている協調作業場の有力な候補と考えることができる。
【００６９】
ステップＳ１２で作成済みと判定した場合、作業場情報抽出器４０は、類似度合いがしきい値より高い既存協調作業場を指示者に提示し（Ｓ２０）、この既存協調作業場を利用するかどうかを問い合わせる（Ｓ２１）。これには、例えば、その既存協調作業場のウェブページの画像やメンバーのリストと、この作業場を利用するか否かを入力するためのＧＵＩ部品とを含んだウェブページをクライアント装置に送信すればよい。この問合せに対して、その既存作業場を利用する旨の回答が指示者からなされた場合、作業場情報抽出器４０は、ステップＳ１１で取得した電子メール群のうち、その既存協調作業場にメッセージが登録されていないものを特定し（これはメールの識別情報を用いることでできる）、それら登録されていないメッセージをその作業場の電子掲示板に追加する（Ｓ２２）。ここで、ステップＳ２２で新たに電子掲示板に追加したメッセージ群については、その既存作業場のメンバーの中にも知らない人がいる。そこで、メール送信先判定器５２は、その既存作業場のメンバーのうち、それら追加したメッセージの元となった電子メールの送信者及び受信者のいずれでもない人を送信先として求め、メール送信器５４が、それら各送信先に対しそれら追加したメッセージ群を本文に含んだ電子メールを送信する（Ｓ２６）。すなわち、このステップでは、既存作業場のメンバー毎に、ステップＳ１１で取得した電子メールのうちそのメンバーが送信者でも受信者でもないものを抽出し、これにより１以上の電子メールが抽出された場合、それら抽出された１以上の電子メールの内容を含んだ電子メールを作成して当該メンバーに送信する。
【００７０】
さて、ステップＳ１２の判定で、材料の電子メール群に対応する協調作業場が作成済みでないと判定された場合、作業場情報抽出器４０は、図３の手順のステップＳ２及びＳ３と同様の処理により、その電子メール群の特徴に類似した特徴を持つ既存の協調作業場（候補協調作業場）を求める（Ｓ１３及びＳ１４）。この処理において、電子メール群と既存の協調作業場との間の類似度を求め、その類似度が所定のしきい値を超える協調作業場があれば、これを類似作業場と判定する（Ｓ１５）。ここでの判定は、既に同じ協調作業場が作成済みであるかどうかを判定するものなので、この判定に用いるしきい値は、図３の手順において候補協調作業場を求める際に用いたしきい値よりも高い値である。
【００７１】
類似作業場があると判定された場合は、作業場情報抽出器４０は、その類似作業場を指示者に提示し（Ｓ２３）、これを利用するかどうかを問い合わせる（Ｓ２４）。そして、これに対して利用するとの回答が指示者からあった場合は、Ｓ１１で取得した電子メール群のメッセージをその類似作業場の電子掲示板に組み込み（Ｓ２５）、類似作業場のメンバーのうちそれら各メールを送っても受け取ってもいない人に対し、それら電子メール群のメッセージを含んだ電子メールを送信する（Ｓ２６）。
【００７２】
ステップＳ１５で類似作業場がないと判定された場合は、作業場情報抽出器４０及び協調作業場作成器５０は、図３の手順におけるステップＳ４〜Ｓ７と同様の処理により、新規の協調作業場を作成する（Ｓ１６〜Ｓ１９）。
【００７３】
なお、図９の手順において、ステップＳ２１又はＳ２５で既存の協調作業場を利用することを指示者が指示した場合に、ステップＳ１１で取得した電子メール群の送信者又は受信者のうち、その既存作業場のメンバーになっていない人がある場合がある。協調作業場作成器５０は、そのような人を求め、その既存作業場に新たなメンバーとして追加するようにしてもよい。新たなメンバーを追加した場合、協調作業場作成器５０は、その追加したメンバーにその既存作業場へのリンク等を含んだ電子メールを送信する。
【００７４】
以上説明したように、本実施形態では、新たな協調作業場のメンバー候補を求めるに当たり、材料として選択された電子メール群に対して人的、時期的、又は情報内容的などといった１乃至複数の側面で類似する既存の協調作業場の情報を用いる。これにより、電子メール群だけからは分からない、既存の議論・情報交換の人脈からのメンバー候補を抽出することが可能となる。
【００７５】
以上に説明した実施形態は一例に過ぎず、本発明の技術的思想の範囲内で様々な変形が可能である。
【００７６】
例えば、以上の例では、材料とする電子メールを指示者が手動で１つずつ選択したが、この代わりに、指示者が選択条件を入力し、その選択条件を満足する電子メール群を材料として自動選択するようにしてもよい。この自動選択のためのプログラムは、例えば、材料のメールの選択を促すためのウェブページに対しアプレットなどの形で組み込んだり、クライアント装置のブラウザにプラグイン等の形で組み込んだりすればよい。選択条件としては、例えばキーワード（或いは複数のキーワードからなる論理式）が考えられる。この場合、自動選択のためのプログラムは、公知のキーワード検索技術を用いることで、そのキーワードに対して高い適合度を持つ電子メール（例えば所定値以上の適合度を持つ、又は適合度が上位から所定順位以内、或いはそれらの組合せなど）を、クライアント装置にある指示者のメールボックスから検索し、これを協調作業場作成の材料として協調作業場管理装置２０に送信する。また、ユーザが１つ乃至複数の電子メールを選択条件として指定すると、それら選択された電子メールに対してメッセージ内容の特徴（例えばメッセージ内容から抽出したキーワードベクトル）の類似度が高い（類似度が所定値以上或いは上位所定順位以内或いはその組合せなど）電子メールを協調作業場作成の材料としてメールボックスから検索するようにしてもよい。また、選択条件としては、電子メールの送信者(To:フィールド)又は受信者(From:フィールド)又はその両方を用いることもできる。この場合、自動選択のプログラムは、指定された送信者・受信者の組合せを含んだ電子メール群を、協調作業場作成の材料として、メールボックスから検索する。
【００７７】
また、以上の実施形態では、指示者が１つのまとまりのある電子メール群を選択することを前提とし、その電子メール群から１つの協調作業場を作成した。しかし、この代わりに、指示者が雑多な電子メール群を選択し、それらから複数の協調作業場を自動生成する構成も考えられる。この場合、一つの方法として、指示者が選択した電子メール群をメッセージ内容に応じて複数のクラスタへとクラスタリングし、クラスタごとに上記実施形態の方法で協調作業場を作成するという方法が考えられる。
【００７８】
例えば、メール群入力器３０に対し、図１０に示すように、６つの電子メール４００−１〜４００−６が入力されたとする。この場合、メール群入力器３０は、協調作業場管理装置２０に設けられた文書分類装置７０に対し、それら電子メールを渡す。文書分類装置７０は、それら各電子メールのタイトル又は本文メッセージ又はその両方の特徴（例えばキーワードベクトル）を求め、その特徴が相互に類似する電子メール群ごとにクラスタ４１０−１及び４１０−２を作成する。このクラスタリングは、既存のクラスタ分析技術を用いればよい。そして、各クラスタ４１０−１及び４１０−２のそれぞれに対し、上述の実施形態の方法を適用することで、それぞれのクラスタに対応する協調作業場を作成する。
【００７９】
また、以上の例では、協調作業場作成の材料として電子メールを用いたが、これも一例に過ぎない。ユーザ間の通信手段には、電子メールの他に、メーリングリストやウェブメール、インスタントメッセージなど様々なものがある。これら電子メール以外の通信手段であっても、その通信の記録のデータが保存されるものであれば、その保存された通信記録を材料として上記実施形態の方法を利用することができる。
【００８０】
以上に例示した協調作業場の作成支援のための仕組みは、典型的には、上述した各構成要素の処理を記述したプログラムをコンピュータに実行させることにより実現できる。
【００８１】
以上では、協調作業場の作成支援のための仕組みを、協調作業場ＤＢ１０を管理する協調作業場管理装置２０に設けたが、これは一例に過ぎない。その仕組みを協調作業場管理装置２０とは別のコンピュータ上に構築してももちろんかまわない。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】協調作業場の原料となる電子メールを入力するためのユーザインタフェースの例を示す図である。
【図３】協調作業場の作成手順の一例を示す図である。
【図４】選択された電子メール群から抽出できる情報を説明するための図である。
【図５】協調作業場ＤＢに保持される各協調作業場の情報の一例を示す図である。
【図６】メンバー候補の絞込方法の一例を説明するための図である。
【図７】メンバー候補の絞込方法の別の一例を説明するための図である。
【図８】新たな協調作業場の配置位置の候補の提示処理を説明するための図である。
【図９】同一又は類似のテーマについての協調作業場の乱立を低減する仕組みを組み込んだ、協調作業場作成手順の一例を示す図である。
【図１０】選択された電子メール群から複数の協調作業場を作成する例を説明するための図である。
【符号の説明】
【００８３】
１０  協調作業場ＤＢ、２０  協調作業場管理装置、３０  メール群入力器、４０  作業場情報抽出器、４２  メンバー候補抽出器、４４  メンバー役割判定器、４６  協調作業場配置先判定器、５０  協調作業場作成器、５２  メール送信先判定器、５４  メール送信器。
【図１】
0004826177.tif 000002
【図３】
0004826177.tif 000003
【図４】
0004826177.tif 000004
【図５】
0004826177.tif 000005
【図６】
0004826177.tif 000006
【図７】
0004826177.tif 000007
【図９】
0004826177.tif 000008
【図１０】
0004826177.tif 000009
【図２】
0004826177.tif 000010
【図８】
0004826177.tif 000011