(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の格納位置にかかるデータを取得する取得手段と、
格納位置にかかるデータとセキュリティポリシの設定とを対応づける対応データを参照して、前記電子文書に対し、取得した格納位置にかかるデータに対応する設定がなされたセキュリティポリシを付与する付与手段と、
を備え、
前記対応データは、格納位置にかかるデータに対応づけて、電子文書の表示、編集、複製、及び印刷のうちの１種類以上の操作について当該種類の操作の実行を許可または禁止される主体を表すセキュリティポリシの設定を含み、
前記付与手段は、前記対応データにおいて、前記取得した格納位置にかかるデータに対応づけられたセキュリティポリシの設定を、前記電子文書に対して付与するセキュリティポリシの設定とする、
ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項２】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
紙文書を読み取って前記電子文書を生成し、設定された格納位置に格納する生成手段を備え、
前記取得手段にかかる前記電子文書は、生成手段により生成され格納された電子文書である、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項３】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記格納位置を指定する入力を受け付ける受付手段を備え、
前記付与手段は、受け付けた前記格納位置に格納されている複数の電子文書に対し、セキュリティポリシを付与する、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項４】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記格納位置にかかるデータは、格納位置を示す識別データである、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項５】
請求項４に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記対応データは、前記識別データが示す格納位置に格納されている、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項６】
請求項１に記載のセキュリティポリシ付与装置において、
前記格納位置にかかるデータは、格納位置に付与された属性データである、ことを特徴とするセキュリティポリシ付与装置。
【請求項７】
コンピュータに対し、
電子文書の格納位置にかかるデータを取得する取得手順と、
格納位置にかかるデータとセキュリティポリシの設定とを対応づける対応データを参照して、前記電子文書に対し、取得した格納位置にかかるデータに対応する設定がなされたセキュリティポリシを付与する付与手順と、
を実行させ、
前記対応データは、格納位置にかかるデータに対応づけて、電子文書の表示、編集、複製、及び印刷のうちの１種類以上の操作について当該種類の操作の実行を許可または禁止される主体を表すセキュリティポリシの設定を含み、
前記付与手順において、前記対応データにおいて前記取得した格納位置にかかるデータに対応づけられたセキュリティポリシの設定を、前記電子文書に対して付与するセキュリティポリシの設定とする、
ことを特徴とするセキュリティポリシ付与プログラム。
【請求項８】
コンピュータが実行する方法であって、
電子文書の格納位置にかかるデータを取得する取得手順と、
格納位置にかかるデータとセキュリティポリシの設定とを対応づける対応データを参照して、前記電子文書に対し、取得した格納位置にかかるデータに対応する設定がなされたセキュリティポリシを付与する付与手順と、
を含み、
前記対応データは、格納位置にかかるデータに対応づけて、電子文書の表示、編集、複製、及び印刷のうちの１種類以上の操作について当該種類の操作の実行を許可または禁止される主体を表すセキュリティポリシの設定を含み、
前記付与手順において、前記対応データにおいて前記取得した格納位置にかかるデータに対応づけられたセキュリティポリシの設定を、前記電子文書に対して付与するセキュリティポリシの設定とする、
ことを特徴とするセキュリティポリシ付与方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書にセキュリティポリシを付与する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク環境が整備されるにつれて、オフィスにおける文書の電子化・ペーパレス化が進んでいる。例えば、情報を伝達する場合には、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）などで電子文書が作成され、配布が行われる。この電子文書には、加工容易性や転送容易性などの多くの利点がある一方、情報漏洩や改竄の危険性もある。そこで、電子文書を適切なセキュリティポリシの下で管理することが重要となる。
【０００３】
オフィスには、現在もなお、電子化されていない紙文書や、セキュリティポリシを付与されていない電子文書が大量に存在する。電子化の観点及びセキュリティの観点からすれば、これらの紙文書や電子文書は、セキュリティポリシを付与した電子文書として保存することが望ましい。しかし、一般に、電子文書にセキュリティポリシを付与する作業には、大変な労力が伴う。
【０００４】
なお、下記特許文献１には、紙文書を電子化する際に、電子文書を利用できるユーザを設定してセキュリティを確保する技術が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−２４９９２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記特許文献１の技術では、複合機やスキャナの操作パネルから、利用可能なユーザの設定が行われる。このため、大量の紙文書を電子化する場合には、依然として大きなユーザ負担を伴う。また、この技術では、既に存在する電子文書に対しセキュリティポリシを付与することができない。
【０００７】
本発明の目的は、紙文書あるいは電子文書にセキュリティポリシを付与する作業を簡易化する新たな技術を実現することにある。
【０００８】
本発明の別の目的は、大量の紙文書あるいは電子文書の各々に、迅速にセキュリティポリシを付与する技術を確立することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のセキュリティポリシ付与装置は、電子文書の格納位置にかかるデータを取得する取得手段と、格納位置にかかるデータとセキュリティポリシの設定とを対応づける対応データを参照して、前記電子文書に対し、取得した格納位置にかかるデータに対応する設定がなされたセキュリティポリシを付与する付与手段と、を備え、前記対応データは、格納位置にかかるデータに対応づけて、電子文書の表示、編集、複製、及び印刷のうちの１種類以上の操作について当該種類の操作の実行を許可または禁止される主体を表すセキュリティポリシの設定を含み、前記付与手段は、前記対応データにおいて、前記取得した格納位置にかかるデータに対応づけられたセキュリティポリシの設定を、前記電子文書に対して付与するセキュリティポリシの設定とすることを特徴とする。
【００１０】
セキュリティポリシ付与装置は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエアを用いて構築することができる。セキュリティポリシ付与装置は、単体の筐体からなる装置として構築されてもよいし、通信可能な複数の筐体からなる装置として構築されてもよい。
【００１１】
取得手段は、電子文書の格納位置にかかるデータを取得する手段である。電子文書とは、文字、あるいは図や写真などからなる書類を表現するデータ（電子的に構築された情報）をいう。電子文書は、印刷イメージにおける１ページの用紙からなるものであっても、複数ページの用紙からなるものであってもよい。複数枚の用紙からなる場合は、通常、全ページが一つのファイルにまとめられる。また、電子文書の格納位置とは、電子文書が格納された（保存された、あるいは記憶されたとも言える）位置をいう。電子文書の格納位置は、典型的には、記憶装置上の格納位置、すなわち、格納された記憶装置やその装置内の位置（ディレクトリなど）であるが、実際上の格納位置、すなわち、建物、フロア、部署などの位置であってもよい。そして、格納位置にかかるデータとは、格納位置そのものを表すデータ、あるいは、格納位置と関連づけがなされたデータをいう。
【００１２】
付与手段は、電子文書にセキュリティポリシを設定する手段である。設定にあたっては、予め用意された対応データを参照する。対応データは、格納位置にかかるデータとセキュリティポリシの設定とが対応づけられたデータである。対応データは、付与するセキュリティポリシに準じた形式で（つまりプロトタイプとして）形成されていてもよい。対応データの配置位置は特に限定されず、例えば、格納位置にかかるディレクトリにファイルとして格納されていても、格納位置にかかる各ディレクトリと対応づけられて別途テーブル化されていてもよい。セキュリティポリシとは、電子文書に対する操作権限を定めた管理情報をいう。また、操作権限とは、電子文書に対し、読み出し、書き込み、印刷、送信などの各操作を行いうる権限をいう。セキュリティポリシの設定は、電子文書毎に行うことができ、また、ユーザやユーザグループ毎に行うこともできる。ゆえに、セキュリティポリシの設定にあたっては、一般に複数のユーザに対する複数の権限の有無等を定めることが必要であり、このような具体的要素の値を定めることを、ここではセキュリティポリシの設定と呼んでいる。対応データによって、格納位置にかかるデータは、一つあるいは複数（全てであってもよい）の要素の値と対応づけられている。付与手段は、格納位置にかかるデータによって定まる値を反映してセキュリティポリシを設定し、電子文書に対し付与する。セキュリティポリシの付与は、電子文書に対して、セキュリティポリシに従った操作権限の実効性が確保されるように行われる。その具体的仕組みは様々に設定可能であり、例えば、権限があるものだけが復号可能な暗号化を行ったり、権限があるものだけが通過可能なゲートを設けたりする態様を例示することができる。
【００１３】
この態様によれば、ユーザは、必要に応じて対応データを設定しさえすれば、あとは、必ずしも特別な操作を行うことなく（もちろん必要に応じて確認等を行うことは可能である）、電子文書に適当なセキュリティポリシを付与することができる。格納位置は、電子文書の性質を反映していることが多いため、格納位置にかかるデータに基づいてセキュリティポリシを設定することで、電子文書をその性質を反映したセキュリティポリシで保護することが可能となる。そして、上記態様をとることで、特に大量の電子文書に対するセキュリティポリシ設定を行う場合に、その作業の負担が軽減される。なお、セキュリティポリシ付与装置は、通常は、まだセキュリティポリシが付与されていない電子文書を対象として処理を行う。しかし、例えば、再設定を行うべく、付与済みの電子文書に対してセキュリティポリシを設定するようにしてもよい。
【００１４】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、紙文書を読み取って前記電子文書を生成し、設定された格納位置に格納する生成手段を備え、前記取得手段にかかる前記電子文書は、生成手段により生成され格納された電子文書である。典型的には、生成手段における読み取り機能は、スキャナを用いて実現される。スキャナは、それ自体で一つの筐体を占め通信可能に設定されたものであってもよいし、例えば、複写機や複合機の一機能をなすものであってもよい。後者の場合、複写機や複合機内に取得手段や付与手段を構築することも有効である。なお、生成された電子文書の格納位置は、設定に従って自動的に定められてもよいし、ユーザ指示に基づいて定められてもよい。
【００１５】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記格納位置を指定する入力を受け付ける受付手段を備え、前記付与手段は、受け付けた前記格納位置に格納されている複数の電子文書に対し、セキュリティポリシを付与する。これにより、指定された格納位置に格納された一部または全部の電子文書の各々に対し、一時にセキュリティポリシを付与することが可能となる。一部の電子文書を対象とする場合には、電子文書のファイル形式や作成日時などに関する選択条件を設定することで、いずれの電子文書に対しセキュリティポリシを付与するかを決定することができる。
【００１６】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記格納位置にかかるデータは、格納位置を示す識別データである。識別データとしては、典型的には、記憶装置名や記憶ディレクトリ名など記憶装置上の格納位置を識別するデータが用いられるが、例えば、建物名、フロア名、部署名など記憶装置が置かれた現実上の格納位置を識別するデータであってもよい。識別データは、格納する電子文書の性質を反映して付与されることも多く、確保すべきセキュリティレベルと関連づけられる可能性がある。
【００１７】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記対応データは、前記識別データが示す格納位置に格納されている。つまり対応データは、格納位置にファイルなどの形式で格納されている（もちろん、装置上でそのように認識できれば十分であり、実体は記憶装置のどこにあってもよい）。こうすることで、各格納位置においてユーザがその内容を参照することも可能となるなど、セキュリティポリシの付与操作性を高め、また、誤操作の要因を減らすことができるものと期待される。
【００１８】
本発明のセキュリティポリシ付与装置の一態様においては、前記格納位置にかかるデータは、格納位置に付与された属性データである。格納位置に付与された属性データとしては、例えば、格納位置たる記憶装置やディレクトリに対するユーザやグループのアクセス権についてのデータ、格納位置の所有者や管理者についてのデータ、格納位置の生成日時などのデータを例示することができる。格納位置に付与された属性データには、設定すべきセキュリティポリシと密接に関連した情報が含まれることも多く、確保すべきセキュリティレベルと関連づけられる可能性がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
図１は、本実施の形態にかかるポリシ付与システム１０の概略的な構成を示すブロック図である。ポリシ付与システム１０は、電子文書に対するセキュリティポリシの付与及びその管理を行うシステムである。ポリシ付与システム１０には、画像入力装置１２、電子文書管理部１４、ユーザ端末１６、リポジトリ１８、ポリシ管理サーバ２０、及びユーザ認証サーバ２２が含まれている。これらは、例えば単一の装置内において集中処理システムとして構築されてもよいし、ネットワーク等で接続された分散処理システムとして構築されてもよい。
【００２０】
画像入力装置１２は、紙文書から電子文書（典型的にはラスタ形式で作成される電子画像）を生成する装置であり、例えば、スキャナ、スキャナとプリンタを備えた複写機、複写機にファックス機能等を追加した複合機などによって構築される。画像入力装置１２は、紙文書から電子文書を生成して、電子文書管理部１４に送信する。生成された段階では、通常は、その電子文書にはセキュリティポリシは設定されていない。
【００２１】
電子文書管理部１４は、本ポリシ付与システム１０の中核をなす装置であり、画像入力装置１２から入力した電子文書をリポジトリ１８の適当な格納位置に格納する機能、電子文書にセキュリティポリシを付与する機能、電子文書をセキュリティポリシに従って管理する機能などを備える。電子文書をリポジトリ１８に格納位置するにあたっては、その格納位置を、予めプログラミングされた設定に従って定めてもよいし、画像入力装置１２から送られるユーザ指示に従って定めてもよい。また、セキュリティポリシ付与のための機能としては、電子文書の格納位置（既に格納された位置、または今後格納される位置）にかかるデータであるポリシ情報を取得する機能、ポリシ情報とセキュリティポリシの要素の値とを対応づける情報に基づいてセキュリティポリシを決定する機能、決定したセキュリティポリシに基づいて電子文書の暗号化等を行う機能などを挙げることができる。また、セキュリティポリシに従って管理する機能としては、電子文書へのアクセス要求があった場合に、ポリシ管理サーバ２０に対し、セキュリティポリシに基づくユーザ操作権限を問い合わせ、アクセスの可否を判定する機能などを挙げることができる。この機能を実現するため、電子文書管理部１４は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）や、画像入力装置１２と同じまたは異なる複合機など、演算制御機能を備えたハードウエアとその動作を規定するソフトウエアとによって構築されるコンピュータを用いて構築される。なお、電子文書管理部１４は、画像入力装置１２に接続されており、画像入力装置１２から電子文書やユーザ指示が入力される他、ユーザ端末１６にも接続されており、このユーザ端末１６を通じてもユーザ指示が入力される。
【００２２】
ユーザ端末１６は、ユーザ操作に基づいて、電子文書管理部１４に対し、電子文書の生成、保存、印刷等の指示を行う装置である。ユーザは、例えば、ユーザ端末１６を通じて、リポジトリ１８に既に保存されているセキュリティポリシ未設定の電子文書に対し、セキュリティポリシを設定するよう指示することもできる。ユーザ端末１６は、ＰＣや複合機をはじめとして、ネットワーク上の様々な機器によって構築されうる。
【００２３】
リポジトリ１８は、電子文書を格納する装置であり、電子文書管理部１４がセキュリティポリシを付与する前あるいは付与した後の電子文書等を格納する。セキュリティポリシが付与された電子文書は、権限なき第三者による操作がなされないよう暗号化などを施されていることがある。リポジトリ１８の構築は、電子文書管理部１４からアクセス可能な記憶装置を用いて行うことが可能である。記憶装置の具体的例としては、電子文書管理部１４に接続されたファイルサーバ、画像入力装置１２のローカルストレージ、ユーザ端末１６のローカルストレージ、インターネット上のファイルサーバ、Ｐ２Ｐの共有ファイル領域などを挙げることができる。
【００２４】
ポリシ管理サーバ２０は、電子文書管理部１４などからアクセス可能に配置され、電子文書に付与されたセキュリティポリシを管理するサーバである。セキュリティポリシは、表示、編集、複製、印刷など電子文書に対する各種操作権限を定めるものであり、電子文書毎かつユーザ毎に設定されうる。ポリシ管理サーバ２０に設定されたセキュリティポリシには、各電子文書の格納位置や識別情報の他、各種操作に対するユーザ操作権限についての情報が記載される。また、必要に応じて、電子文書の暗号化情報など、電子文書を保護するためになされた操作を特定するための情報が記載される。
【００２５】
ユーザ認証サーバ２２は、ポリシ管理サーバ２０等からアクセス可能に配置された装置であり、ポリシ付与システム１０に対してログインや操作指示等を行うユーザを認証する。ポリシ付与システム１０が分散処理システムを構築している場合には、構成要素たる各装置におけるユーザ認証を、このユーザ認証サーバ２２を用いて一括して行うように設定することもできる。
【００２６】
続いて、図１のポリシ付与システム１０の動作の概略を、図２と図３のＵＭＬシーケンス図を用いて説明する。
【００２７】
図２は、紙文書をスキャンして電子文書を生成し、その電子文書にセキュリティポリシを設定する場合の処理の流れを説明する図である。この場合、ユーザは、画像入力装置１２の操作パネルから、ユーザ名やパスワードを入力してログインを試みる。すると、入力されたユーザ名やパスワードの情報は、画像入力装置１２から電子文書管理部１４とポリシ管理サーバ２０を経てユーザ認証サーバ２２に送られ、ユーザ認証サーバ２２によって認証される（Ｓ１０）。そして、認証された旨の情報は、ポリシ管理サーバ２０と電子文書管理部１４を経由して画像入力装置１２に伝えられ（Ｓ１２）、その操作パネルに表示される。
【００２８】
続いてユーザは、画像入力装置１２に紙文書をセットして、スキャンの指示を行う。この際には、標準設定またはユーザ指示により、必要に応じて、生成する電子文書の処理態様（リポジトリ１８のどの親展ボックス等に格納するのか、プリントアウトするのか、ファクシミリ送信するのかなど）や、生成する電子文書にセキュリティポリシを付与するか否かなどの指示がなされる。画像入力装置１２では、紙文書をスキャンして電子文書を作成し（Ｓ１４）、電子文書管理部１４に送信する。
【００２９】
生成された電子文書が親展ボックスに格納され、かつ、格納位置に基づいてセキュリティポリシが付与される場合、電子文書管理部１４では、まず、取得した電子文書からポリシ情報と文書情報を取得する（Ｓ１６）。ここで、文書情報は、格納位置（リポジトリ名、ディレクトリ名（親展ボックス名）など）や格納文書名など電子文書の格納に必要となる情報である。文書情報は、典型的には、画像入力装置１２から入力されるユーザ指示に基づいて取得されるが、例えば電子文書から取得することも可能である。後者の例としては、電子文書を構成する文字や画像、電子文書のメタデータ、電子文書の前後にこの電子文書と関連づけてスキャン生成された別の電子文書を構成する文字や画像などから取得する態様などが挙げられる。また、ポリシ情報は、セキュリティポリシ設定のキーワードとなる情報であり、電子文書の格納位置と関連づけられた情報である。すなわち、ポリシ情報は、それを定めることでセキュリティポリシの少なくとも一部を決定できるようにセキュリティポリシの一部または全部の要素の値と対応づけられており、かつ、格納位置の識別名称や、格納位置に付与されている属性（所有者の識別名称や、格納位置へのアクセス権設定）等の情報を含んでいる。ポリシ情報の取得は、例えば、文書情報と同様にして行ってもよいし、文書情報における格納位置の情報に基づいて行うなどしてもよい。
【００３０】
電子文書管理部１４は、予め設定された対応関係に従って、取得したポリシ情報から、付与するセキュリティポリシの設定内容を決定する。そして、ポリシ管理サーバ２０に対し、決定したセキュリティポリシをこの電子文書に設定するよう指示を出す（Ｓ１８）。ポリシ管理サーバ２０では、電子文書の文書情報とともに、セキュリティポリシを保存し、電子文書管理部１４に対しその報告を行う（Ｓ２０）。また、電子文書管理部１４は、必要に応じて電子文書を暗号化した後に、文書情報に従ってこの電子文書をリポジトリ１８に格納する（Ｓ２２）。
【００３１】
このようにして、紙文書の電子文書化と、電子文書に対するセキュリティポリシ設定とが行われる。この態様においては、一度セキュリティポリシ設定のルールを定めておけば、その後は、ユーザが特に意識することがなくとも、セキュリティポリシ設定された電子文書を大量に作成することができる。したがって、例えば、オフィスにおける大量の紙文書を、迅速かつ簡易に電子化することが可能となる。
【００３２】
続いて、図３を用いて、図２に示した態様の変形例を説明する。図３は、リポジトリ１８に格納されている電子文書に対しセキュリティポリシを設定する場合の処理の流れを示す図である。
【００３３】
この例では、ユーザは、ユーザ端末１６を操作して、電子文書管理部１４にログインを試みる。電子文書管理部１４は、ポリシ管理サーバ２０を経てユーザ認証サーバ２２にユーザ認証を依頼し（Ｓ３０）、ユーザ認証結果は、ポリシ管理サーバ２０、電子文書管理部１４を経てユーザ端末に伝えられる（Ｓ３２）。
【００３４】
ユーザ端末１６からは、電子文書管理部１４に対し、セキュリティポリシを設定したい電子文書が指定される（Ｓ３４）。この指定にあたっては、通常は、電子文書を特定できるようにその格納位置も特定される。また、ある格納位置が特定された場合に、その位置にある一部または全部の電子文書が自動的に指定されるようにしてもよい。
【００３５】
電子文書管理部１４は、リポジトリ１８から、指定された電子文書にかかるポリシ情報を取得し（Ｓ３６）、このポリシ情報に基づいて、セキュリティポリシの設定を行う。また、電子文書管理部１４は、ポリシ管理サーバ２０に対し、電子文書に既にセキュリティポリシが設定されているか否かを確認する（Ｓ３８）。既にセキュリティポリシが設定されている場合には、設定を行わないか、このセキュリティポリシに反しない範囲で再設定を行うことになる。他方、セキュリティポリシが設定されていない場合には、電子文書管理部１４は、ポリシ管理サーバ２０に対し、新たなセキュリティポリシの設定を行わせる（Ｓ４０）。そして、ポリシ管理サーバ２０からは、電子文書管理部１４に対し、セキュリティポリシの付与を完了した旨の通知がなされる（Ｓ４２）。なお、セキュリティポリシの設定にあたり、電子文書を暗号化する必要がある場合には、リポジトリ１８に対しその旨の指示が行われる。
【００３６】
続いて、図４と図５を用いて、電子文書の格納位置に基づいて、セキュリティポリシを付与する具体例を説明する。
【００３７】
図４は、電子文書の格納位置の構築例を示す図である。ここでは、電子文書を格納するための階層的なディレクトリ（親展ボックスやホルダなどと呼んでも良い）が構築されている。具体的には、ここには、最上位の階層としてのルートディレクトリ５０と、その下の階層をなす機密ディレクトリ５２、社外秘ディレクトリ５４及びＸＸＸ契約書ディレクトリ５６とが構築されている。そして、機密ディレクトリ５２にはファイル形式をなす電子文書６０，６２が、社外秘ディレクトリ５４には電子文書６４が、ＸＸＸ契約書ディレクトリ５６には電子文書６６，６８が、それぞれ格納されている。
【００３８】
電子文書の格納位置は、ディレクトリ構造によって特定される。図示した例では、各ディレクトリ名はディレクトリ全体で唯一のものであり、ディレクトリ名自体で格納位置を表すことができる。また、ディレクトリ名に重複がある場合でも、相対パスや絶対パスを用いて、格納位置を特定することができる。
【００３９】
ここでは、こうして特定される格納位置の情報は、図２や図３を用いて説明したポリシ情報として用いられる。すなわち、電子文書の格納位置の情報が、セキュリティポリシの内容を定めるための情報として採用される。格納位置は、一般に、電子文書がもつ性質を強く反映して設定される。図４の例では、機密ディレクトリ５２には、その名の通り、機密にすべき電子文書が格納されるものと予測される。また、社外秘ディレクトリ５４には社外秘にすべき電子文書が、ＸＸＸ契約書ディレクトリ５６には契約書がそれぞれ格納されるものと見込まれる。ゆえに、各ディレクトリに格納される電子文書に対しては、ディレクトリ名など、格納位置に固有な情報を反映してセキュリティポリシを付与することが有効となる。
【００４０】
図５は、ポリシ情報とセキュリティポリシの要素の値とを対応づける対応データの例を示す図である。図においては、対応データは対応表１００として記されている。この対応表１００には、ポリシ情報を表すディレクトリ名欄１０２と、対応する要素の値を示す付与ポリシ欄１０４とが設けられている。そして、付与ポリシ欄１０４は、各種操作を示す表示欄１０６、編集欄１０８、複製欄１１０、及び印刷欄１１２に細分化されている。
【００４１】
符号１２０で示した行には、ディレクトリ名欄１０２に「機密」ディレクトリが設定された場合のセキュリティポリシの値が示されている。具体的には、表示の実行は「ユーザＡ」と「ユーザＢ」にのみ許され、編集、複製、印刷の実行は全てのユーザに対して禁止するようセキュリティポリシが設定される。同様にして、符号１２２で示した行によれば、ポリシ情報として「社外秘」ディレクトリが設定された場合には、表示の実行を全ユーザに許可し、編集の実行を「ユーザＡ」と「ユーザＢ」にのみ許可し、複製、印刷の実行を全てのユーザに禁じるセキュリティポリシが設定される。また、符号１２４で示した行によれば、ポリシ情報として「ＸＸＸ契約書」が設定された場合には、表示の実行をグループＡに許可し、編集、複製、印刷の実行を全てのユーザに禁じるセキュリティポリシが設定される。
【００４２】
図１に示した電子文書管理部１４には、予めこの対応表１００が設定される。そして、セキュリティポリシの設定時には、電子文書管理部１４は、取得したポリシ情報をキーワードとして、対応表１００のディレクトリ名欄１０２を検索し、対応する値を読み取る。なお、対応表１００の各内容は、各ポリシ情報と対応づけ可能に作成されていればどこに置かれていてもよい。例えば、ポリシ情報に対応した各ディレクトリに格納された場合には、格納位置たるディレクトリから直接セキュリティポリシの値が取得されることとなる。こうした対応表１００の作成は、通常、ユーザ指示に基づいて行われる。しかし、ユーザの負担を軽減するため、例えば、既にセキュリティポリシが設定されている電子文書の設定態様を解析し、得られた設定規則をユーザに提案するといった自動作成処理機能を設けることも有効であると考えられる。
【００４３】
図４と図５を用いて説明した例では、格納位置のディレクトリ名に応じたセキュリティポリシが設定された。しかし、格納位置の識別名称以外の関連情報に基づいてセキュリティポリシを付与することも有効であろう。この関連情報の一例としては、格納位置に設定されているアクセス権の情報が挙げられる。
【００４４】
図６は、各ディレクトリに対して設定されているアクセス権を表形式で示した図である。図示した表には、ディレクトリ名欄１５０と、ディレクトリに対するアクセス権欄１５２とが設けられており、後者はさらに読み出し欄１５４及び書き込み欄１５６に分かれている。そして、符号１６０で示された機密ディレクトリの行では、このディレクトリ（内のファイル）に対し、ユーザＡとユーザＢのみが読み出しを許され、ユーザＡとユーザＢのみが書き込みを許される旨の設定がなされている。ここで、読み出しが許される権限とは、例えば、ディレクトリ内にどのような電子文書があるかを調べることができ、かつ、標準的にはディレクトリ内の電子文書を閲覧することができる権限をいう。また、書き込み許される権限とは、例えば、ディレクトリ内に電子文書を新たに作成することができ、かつ、例外設定がない限りディレクトリ内の既存の電子文書を改変・消去できる権限をいう。同様にして、符号１６２の社外秘ディレクトリでは、全ユーザが読み出しを許され、ユーザＡ、ユーザＢ及びグループＡが書き込みを許される設定がなされており、符号１６４のＸＸＸ契約書ディレクトリでは、グループＡのみが読み出し及び書き込みを許される設定がなされている。
【００４５】
このアクセス権をもとに、ディレクトリ内の電子文書に対してセキュリティポリシを付与することは有効である。簡単な例としては、セキュリティポリシにおける表示、複製、印刷の各権限を、ディレクトリに対する読み出しの権限に準じて設定し、セキュリティポリシにおける編集の権限を、ディレクトリに対する書き込み権限に準じて設定する態様が挙げられる。こうすることで、電子文書は、後に別の格納位置に移された場合にも、当初の格納位置に対するアクセス権を反映したセキュリティポリシによって保護されることになる。ただし、図５と図６に示した例のように、ディレクトリに対するアクセス権に比べ、セキュリティポリシの設定要素が細かい場合には、アクセス権に基づいただけではセキュリティポリシを細かに設定することはできない。つまり、セキュリティポリシを細かに設定する場合には、アクセス権とセキュリティポリシとを一対多で対応づける必要があり、別の情報を加えたり、予めユーザ指示を行うなどして、その対応づけの方法を定める必要がある。
【００４６】
最後に、図７と図８のフローチャートを用いて、セキュリティポリシ設定における処理の流れを説明する。
【００４７】
図７は、スキャンにより作成した電子文書に対し、セキュリティポリシ設定を行う例を示すフローチャートである。この場合、ユーザは、まず画像入力装置１２からログインを試み、ユーザ認証サーバ２２においてユーザ認証を受ける（Ｓ１００）。ユーザ認証は、例えば、ＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバを用いて実現することができる。認証処理の結果（Ｓ１０２）、認証に失敗すると処理は中止され、認証に成功すると処理の続行が許される。後者の場合、ユーザは、画像入力装置１２に紙文書のスキャンを指示する（Ｓ１０４）。この時、ユーザは、作成される電子文書の格納先を指定する。
【００４８】
スキャンの結果得られた電子文書は格納先の情報とともに電子文書管理部１４に送られる。電子文書管理部１４は、受信データ中からポリシ情報と文書情報を取得し（Ｓ１０６）、このポリシ情報に対応したセキュリティポリシの設定するための対応データがあるか否かを調べる（Ｓ１０８）。そして、対応データが存在しない場合には処理が中止され、存在する場合には、対応データに基づいてセキュリティポリシが作成されて、電子文書と対応づけてポリシ管理サーバ２０に登録される（Ｓ１１０）。そして、操作権限を有するユーザの公開鍵で電子文書を暗号化するとともに、ポリシ管理サーバ２０の情報と固有の文書ＩＤを電子文書付与する処理が行われて、電子文書がリポジトリ１８に格納される（Ｓ１１２）。格納位置は、ステップＳ１０６で取得した文書情報に基づいて選ばれる。
【００４９】
続いて、図８を用いて、既に保管されている電子文書に対して、セキュリティポリシを設定する態様を説明する。図示したフローチャートにおいては、図７と同様の処理には同一の番号を付しており、その説明を簡略化する。
【００５０】
この処理においては、ユーザ認証が行われた後（Ｓ１００，Ｓ１０２）、ユーザからセキュリティポリシを付与すべき電子文書が格納されたディレクトリを指定される。電子文書管理部１４では、このディレクトリに付与対象となる電子文書が存在するか否かを調べ（Ｓ１２０）、存在しない場合には処理を終了し、存在する場合にはこのディレクトリと対応づけられたポリシ情報及び文書情報を取得する（Ｓ１０６）。後者の場合に、対応データがあるか否かを調べる態様は図７の場合と同様である。
【００５１】
電子文書管理部１４は、さらに、このディレクトリに格納された各電子文書について、ポリシ管理サーバ２０からセキュリティポリシの取得を試み（Ｓ１２２）、その有無を判定する（Ｓ１２４）。この結果、既にセキュリティポリシが設定されていた場合には処理を終了し、設定されていない場合にはポリシ管理サーバ２０に対しセキュリティポリシの設定がなされるとともに、リポジトリ１８に格納されている電子文書の暗号化などが行われる（Ｓ１１０）。そして、このディレクトリ内に未処理の電子文書が残されているかを判定し、残されている場合にはステップＳ１２２以下の処理を繰り返す。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】ポリシ付与システムの概略的な構成例を示す図である。
【図２】紙文書をスキャンした場合の処理の流れを示すシーケンス図である。
【図３】既存の電子文書に対する処理の流れを示すシーケンス図である。
【図４】電子文書を格納するディレクトリ構成の例を示す図である。
【図５】格納ディレクトリとセキュリティポリシを対応づける表である。
【図６】格納ディレクトリに対するアクセス権の設定例を示す図である。
【図７】紙文書をスキャンした場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】既存の電子文書に対する処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５３】
１０  ポリシ付与システム、１２  画像入力装置、１４  電子文書管理部、１６  ユーザ端末、１８  リポジトリ、２０  ポリシ管理サーバ、２２  ユーザ認証サーバ、５０  ルートディレクトリ、５２  機密ディレクトリ、５４  社外秘ディレクトリ、５６  ＸＸＸ契約書ディレクトリ、１００  対応表、１０２，１５０  ディレクトリ名欄、１０４  付与ポリシ欄、１０６  表示欄、１０８  編集欄、１１０  複製欄、１１２  印刷欄、１５２  アクセス権欄、１５４  読み出し欄、１５６  書き込み欄。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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