(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
インターネット、イントラネット、またはインターネットとイントラネットが相互に接続されたネットワークに接続された、サーバとクライアント・コンピュータからなる電子文書データベースシステムであって、サーバ上には少なくとも、
文書を作成・編集・保存する為の文書データベースと、
キー情報を元にデータを検索する参照データベースとを有し、
また、サーバまたはクライアント上には、
クライアント側から選択文書を要求すると、その要求がクライアント側ＣＰＵの働きでサーバ側ＣＰＵに到達し、メモリ上に待機する制御プログラムの働きで選択文書がサーバ上の文書データベースから読み出され、クライアント側ＣＰＵに至り、クライアント側ＣＰＵの働きで該選択文書をメモリまたは一時ファイル上に読み込む文書読込手段と、
メモリまたは一時ファイル上に読み込まれた文書データ上に存在するキー情報フィールドからキー情報を取り出すステップに続き少なくとも１つの評価項目のデータを取り出すステップとからなる抽出手段と、
キー情報を元に参照データベースを要求するステップと該参照データベースから参照文書を読み出すステップと該参照文書から評価項目評価値および評価方法の組を少なくとも１組を取り出すステップとからなる読込手段と、
前記文書データから取り出した前記評価項目データと前記参照文書から取り出した前記評価項目評価値および評価方法の組から前記評価方法のフィールドに記載された命令文に従って前記評価項目データと前記評価項目評価値を評価項目の数だけ順次評価して評価値を得るステップと少なくとも１つの評価値を元に総合評価値を取得するステップとからなる評価手段と、
前記評価手段により得た評価値が命令文を満たす評価である場合には前記文書データに承認の表示を記入するステップと承認日時を記入するステップと署名を行うステップとからなる承認手段と、
承認された文書をクライアント側から文書保存を要求すると、その要求はクライアント側ＣＰＵの働きで、サーバ側ＣＰＵに到達し、メモリ上に待機する制御プログラムの働きで保存受付をクライアントに返すステップと、該保存受付に従い承認済みの文書データをクライアント側ＣＰＵの働きでクライアント側メモリまたは一時ファイルから取り出しサーバに送り出すと、サーバ側ＣＰＵが受信し、サーバ側ＣＰＵの働きでサーバ上の文書データベースに保存するステップとからなる保存手段と、
を有した電子文書承認システム。
【請求項２】
インターネット、イントラネット、またはインターネットとイントラネットが相互に接続されたネットワークに接続された、サーバとクライアント・コンピュータからなる電子文書データベースシステムであって、サーバ上には少なくとも、
文書を作成・編集・保存する為の文書データベースと、
キー情報を元にデータを検索する参照データベースとを有し、
また、サーバまたはクライアント上には、
クライアント側から選択文書を要求すると、その要求がクライアント側ＣＰＵの働きでサーバ側ＣＰＵに到達し、メモリ上に待機する制御プログラムの働きで選択文書がサーバ上の文書データベースから読み出され、クライアント側ＣＰＵに至り、クライアント側ＣＰＵの働きで該選択文書をメモリまたは一時ファイル上に読み込む文書読込手段と、
メモリまたは一時ファイル上に読み込まれた文書データ上に存在するキー情報フィールドからキー情報を取り出すステップに続き少なくとも１つの評価項目のデータを取り出すステップとからなる抽出手段と、
キー情報を元に参照データベースを要求するステップと該参照データベースから参照文書を読み出すステップと該参照文書から評価項目評価値および評価方法の組を少なくとも１組を取り出すステップとからなる読込手段と、
前記文書データから取り出した前記評価項目データと前記参照文書から取り出した前記評価項目評価値および評価方法の組から前記評価方法のフィールドに記載された命令文に従って前記評価項目データと前記評価項目評価値を評価項目の数だけ順次評価して評価値を得るステップと少なくとも１つの評価値を元に総合評価値を取得するステップとからなる評価手段と、
前記評価手段により得た評価値が命令文を満たす評価である場合には前記文書データに承認の表示を記入するステップと承認日時を記入するステップと署名を行うステップとからなる承認手段と、
承認された文書をクライアント側から文書保存を要求すると、その要求はクライアント側ＣＰＵの働きで、サーバ側ＣＰＵに到達し、メモリ上に待機する制御プログラムの働きで保存受付をクライアントに返すステップと、該保存受付に従い承認済みの文書データをクライアント側ＣＰＵの働きでクライアント側メモリまたは一時ファイルから取り出しサーバに送り出すと、サーバ側ＣＰＵが受信し、サーバ側ＣＰＵの働きでサーバ上の文書データベースに保存するステップとからなる保存手段と、
を有した電子文書承認方法。
【請求項３】
前記文書読込手段が、
選択文書を要求するステップと、
クライアント側から選択文書を要求すると、その要求はクライアント側ＣＰＵの働きで、サーバ側ＣＰＵに到達し、ＲＡＭ上に待機する制御プログラムの働きでアクセス制御手段が呼び出され、文書へのアクセス権情報をチェックするステップと、
アクセス権が確認された場合に選択文書を送信するステップと、
選択文書を受信するステップとを
実行する事からなり、
前記保存手段が、
文書保存を要求するステップと、
該ステップの働きで、文書保存要求はクライアント側ＣＰＵの働きで、サーバ側ＣＰＵに到達し、ＲＡＭ上に待機する制御プログラムの働きでアクセス制御手段が呼び出され、文書データベースの文書へのアクセス権情報をチェックするステップと
アクセス権が有る場合に文書データを送信するステップと
アクセス権が有る場合に文書データを受信して保存するステップとを
実行する事からなる
請求項２に記載の電子文書承認方法。
【請求項４】
キー情報を元に参照文書を取得する前記参照データベースの
参照文書において、
タイトル情報、キー情報、および本文情報に加えて、
評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを
少なくとも１つ備えるようになし、
前記参照文書を編集モードで開いた時に、
画面上で前記評価情報セットを直接編集出来るようにしたことを特徴とする
電子文書承認システムに供する請求項２に記載の電子文書承認方法。
【請求項５】
前記文書データベースの文書中に
評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットに加えて、
該評価情報セットに対応した評価結果を１組としたものを
少なくとも１つ備えるようになした
請求項１に記載の電子文書承認システム。
【請求項６】
複数の文書を、文書の選択欄とともに一覧表として画面表示する文書一覧表示画面を備え、
該文書一覧表示画面において複数の文書を選択して文書の承認を要求した場合に、
前記文書読込手段に順次文書を渡すようになした、
請求項１に記載の電子文書承認システム。
【請求項７】
前記文書データベースの文書中に
評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを備える文書に
さらに
前記文書一覧表示画面の行の列に表示する行表示内容を備えるようになし、
文書のダイジェストを該行表示内容に記録し、
評価結果に否の項目が有る場合にはさらにその評価結果のメッセージを追加して該行表示内容に記録する様になした
請求項６に記載の電子文書承認システム。
【請求項８】
前記文書一覧表示画面において
総合評価結果と、項目別評価結果と、行表示内容とを
一覧の行内に表示するようにした請求項６に記載の電子文書承認システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子文書の電子承認に係り、特に定形の電子文書の承認を誤り無くかつ効率的に承認する事を可能にした電子文書承認システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ロータス・ノーツに代表されるグループウェアの活用が広まるにつれて電子文書を電子承認する事が行われるようになった。業務の効率化とスピード化により、一人当たりが処理する電子文書の数が多くなり、電子承認の依頼数が多くなっている。
【０００３】
電子文書を承認する為には電子文書を画面上に開き内容を確認する必要がある。内容を審査しないと承認するか否認するかの行動を起こす事は出来ない為である。
【０００４】
電子文書を画面上に開くにはメールに添付された文書へのリンクを辿る方法や、文書データベース（以下ＤＢと記載する）のビューと呼ばれる一覧画面から文書を選択する方法がある。いずれの方法でも文書を画面上に開くまでには数秒程度が必要である。
【０００５】
電子文書が多くなると承認依頼数も多くなる。管理者の下には大勢の担当者が居り、その担当者が管理者に対して承認依頼を行うから、管理者は非常に大量の電子文書を画面上に開いて内容を確認し、承認行為を行う必要が有る。
【０００６】
文書の内、特に各種の伝票は枚数が非常に多く、注意を要する場所も限られている。紙の伝票の場合には、慣れると非常な速さで伝票をめくり、承認印を押す事が出来る。しかし、電子文書の場合には開くだけで数秒かかるので、特に管理者への負担が非常に大きい。
【０００７】
この様な事から特許文献１では、複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能な技術を出願している。
【０００８】
また特許文献２では、書式が統一されており、申し込み順に処理をする必要があり、かつ承認ルートが同一である申込書や申請書等の文書を一括して取りまとめた形で承認依頼をし、依頼された承認者がまとめて承認できるようにすることにより、承認処理のわずらわしさを軽減でき、人為的ミスの発生しにくく、迅速な電子承認処理を行える電子文書回覧承認システムを出願している。
【特許文献１】特許公開２００２−１３２７５９
【特許文献２】特許公開２００４−３２６５１８
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
特許文献１の一括した閲覧及び承認では、複数の文書を連結して表示しているので、画面の１ページに収まりきらない場合に、画面をスクロールする必要が有り、件数が多いと苦痛である。また、否認すべき文書が含まれていた場合には全体を承認できない。
【００１０】
特許文献２のくくり手段は、電子メールの発信数を減らすには効果があるが、管理者は非常に大量の電子文書を画面上に開いて内容を確認する作業からは開放されない。
【００１１】
承認依頼が多い為、管理者への負担が非常に大きく、精神的な余裕がなくなっている所へ、電子文書を画面上に開く時間が長いので文書を審査する時間が結果的に短くなって、承認行為が雑になり易く、時に否認すべきものを承認してしまう問題も発生している。
【００１２】
また、担当者が各種の伝票の記載をミスしたり、社内のルールから見て当然管理者が否認する内容を記載した伝票を作成して承認申請を行う場合もあり、この点でも管理者の負担が大きい問題があった。
【００１３】
本発明は、電子文書の、特に定形の各種伝票等の文書の、承認を行うにあたり文書を１つづ開く事なく素早く、かつ誤り無く承認する事を可能にするものである。
【００１４】
本発明は、担当者が各種の文書を作成する過程において、文書の記載内容を評価して、当然否認される文書を承認依頼する事が無いようにする事を可能にするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
請求項１および請求項２に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法は、インターネット等のネットワークに接続された、サーバとクライアント・コンピュータからなり、サーバ上には少なくとも、文書を作成・編集・保存する為の文書データベースと、キー情報を元にデータを検索する参照データベースとを有し、また、サーバまたはクライアント上には、文書データベースから文書を読み出す文書読込手段と、文書データからキー情報および少なくとも１つの評価項目データを取り出す抽出手段と、キー情報を元に参照データベースから評価項目評価値および評価方法の組を少なくとも１組を取り出す読込手段と、前記評価項目データと前記評価項目評価値から前記評価方法に従って評価項目の数だけ順次評価を行う評価手段と、評価手段の結果に基づき前記文書の承認を行う承認手段と、承認された文書を保存する保存手段と、を有した電子文書承認システムであって、前記文書読込手段が、選択文書を要求するステップと、要求に従って選択文書へのアクセス権をチェックするステップと、アクセス権が確認された場合に選択文書を送信するステップと、選択文書を受信するステップとを実行する事からなり、前記抽出手段が、文書データからキー情報を取り出すステップと、文書データから評価項目のデータを取り出すステップとを実行する事からなり、前記読込手段が、前記キー情報をキーとして参照データベースから参照文書を取り出すステップと、該参照文書から評価項目評価値および評価方法の組を取り出すステップとを実行する事からなり、前記評価手段が、評価項目のデータと評価項目評価値とを評価方法に従って評価値を取得するステップと少なくとも１つの評価値を元に総合評価値を取得するステップとを実行する事からなり、前記承認手段が、総合評価値の結果に従って承認の表示を記入するステップと、承認日時を記入するステップと、文書に電子署名をするステップとを実行する事からなり、前記保存手段が、文書保存を要求するステップと、文書へのアクセス権をチェックするステップと、アクセス権が有る場合に文書データを送信するステップと、アクセス権が有る場合に文書データを受信して保存するステップとを実行する事からなる動作方法をおこなうものである。
【００１６】
請求項３に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法に供する、参照データベースの参照文書編集方法は、キー情報を元に参照文書を取得する参照データベースの参照文書において、タイトル情報、キー情報、および本文情報に加えて、評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを、少なくとも１つ備えるようになし、参照文書を編集モードで開いた時に、画面上で前記評価情報セットを直接編集出来るようにしたことを特徴とするものである。
【００１７】
請求項４および請求項５に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法に供する文書データベースは、文書中に評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを少なくとも１つ備え、かつ該情報評価セットに対応した評価結果を備えるようになしたもので、文書データベースの文書を作成または編集時に、抽出手段が、文書データからキー情報を取り出すステップと、文書データから評価項目のデータを取り出すステップとを実行する事からなり、読込手段が、キー情報をキーとして参照データベースから参照文書を取り出すステップと、参照文書から評価項目評価値および評価方法の組を取り出すステップとを実行する事からなり、評価手段が、評価項目のデータと評価項目評価値とを評価方法に従って評価値を取得するステップと１つまたは複数の評価値を元に総合評価値を取得するステップとを実行する事からなり、ボタン操作または保存のイベントで前記抽出手段と、前記読込手段と、前記評価手段とを実行して、評価項目表示名と前記評価手段の評価結果とを文書内に記録するステップとを実行する事を特徴とするものである。
【００１８】
請求項６に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法に供する、電子文書承認システムの動作方法は、文書データベースの文書中に評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを、少なくとも１つ備えるようになした電子文書承認システムにおいて、承認の要求が発生した時に、文書内の評価情報セットの情報に基づいて、総合評価が良の場合には承認を実行し、総合評価が否の場合には承認を中断して確認画面を表示するステップを実行する事を特徴とするものである。
【００１９】
請求項７に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法に供する、電子文書承認システムは、文書一覧表示画面において複数の文書を選択して文書の承認を要求した場合に、文書読込手段に順次文書を渡すようになした事により、一括した承認を行う事を特徴とするものである。
【００２０】
請求項８および請求項９に対応する、本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法に供する、電子文書承認システムは、文書データベースの文書中に、評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを備え、さらに文書一覧を表示する画面の行の列に表示する行表示内容を備えるようになし、文書のダイジェストを該行表示内容に記録し、評価結果に否の項目が有る場合には、さらにその評価結果のメッセージを追加して該行表示内容に記録する様になして、総合評価結果と、項目別評価結果と、行表示内容とを、文書一覧表示画面の行内に表示するようにした事を特徴とするものである。
【発明の効果】
【００２１】
文書の一覧表示画面において、選択文書の承認を実行した時に、文書の評価を自動的に行ない、文書の承認が行われるので、文書を画面上に開く必要がなくなり、承認が極めて高速に行われる。また文書の評価を自動的に行う事から、承認すべきでない文書を誤って承認する恐れが無い。これにより、文書を画面上に開く為の待ち時間が無くなり、効率的に電子文書の承認ができるだけでなく、承認すべきでない文書を承認する誤りが無くなり、その効果は極めて大である。
【００２２】
キー情報を元に参照文書を取得する参照ＤＢの参照文書自体に評価情報セットのデータを持つ事から、参照文書の編集時に評価情報セットのデータを直接編集出来るので、データの意味を理解しやすく、データ記入時に分かりやすいので、その効果は極めて大である。
【００２３】
文書の評価を担当者の文書作成中や文書保存時に行う事ができるので、担当者が承認依頼を行う前に、その文書が承認されるか、否認されるか分かり、無駄な否認文書発生が抑制でき、管理者と担当者の負担を軽減できるので、その効果は極めて大である。
【００２４】
文書の一覧表示画面において、行内に総合評価結果と、項目別評価結果と、行表示内容とを表示するので、承認すべきかどうかが一目で判断でき、かつ評価項目に否の評価がある場合で承認者による個別の判断が必要な場合でも、行表示内容に否の評価の内容を表示するので、文書を画面上に開かずに承認、否認の判断が出来る。これにより、文書を画面上に開く為の待ち時間が無くなり、効率的に電子文書の承認ができ、その効果は極めて大である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
インターネット等のネットワークに接続された、サーバとクライアント・コンピュータからなる電子文書データベースシステムであって、サーバ上には少なくとも、文書データベースと、参照データベースとを有し、また、サーバまたはクライアント上には、文書読込手段と、抽出手段と、読込手段と、評価手段と、承認手段と、保存手段とを有した電子文書承認システムである。
【００２６】
また、インターネット等のネットワークに接続された、サーバとクライアント・コンピュータからなる電子文書データベースシステムであって、サーバ上には少なくとも、文書データベースと、参照データベースとを有し、また、サーバまたはクライアント上には、文書表示・編集手段と、抽出手段と、読込手段と、評価手段と、承認手段と、保存手段と、を有し電子文書には、評価項目表示名と評価項目評価値と評価方法とを１組とした評価情報セットを少なくとも１つ備え、さらに行表示内容を有し、保存された文書を文書一覧表示画面において、総合評価結果と、項目別評価結果と、行表示内容と、を一覧の行内に表示するようにした電子文書承認システムである。
【実施例１】
【００２７】
（構成）
図１は本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムの全体構成の一実施例を示すものである。同図において、１はサーバ、２、３、４、５はクライアント、６はインターネット等のネットワーク、７はファイアーウォール、８はネットワークである。同図において、電子文書承認システムのサーバ１はインターネットを介してクライアント２および３に接続されている。また、クライアント４および５はファイアーウォール７とイントラネットなどのネットワーク８を介してサーバ１に接続されている。同図ではクライアントが４つ図示されているが、この数は任意であり、いくら多くてもかまわない。
【００２８】
図２は図１に示す電子文書承認システムのサーバ１の全体構成の一実施例を示すものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。１００はサーバ本体、１１１はバス、１１２はＣＰＵ、１１３はＲＯＭ、１１４はＲＡＭ、１１５はハードディスク、１１６は表示装置、１１７は入力装置、１１８は通信手段、１１９は印刷装置、１２０は外部記憶装置である。
【００２９】
図３は図１に示す２、３、４および５のクライアントシステムの全体構成の一実施例を示したもので、２のクライアントで代表して図示したものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。２００はクライアントシステム本体で通常はパーソナルコンピュータなどで構成される。２１１はバス、２１２はＣＰＵ、２１３はＲＯＭ、２１４はＲＡＭ、２１５はハードディスク、２１６は表示装置、２１７は入力装置、２１８は通信手段、２１９は印刷装置、２２１は個人認証手段である。
【００３０】
図４は電子文書承認システムのサーバ本体１００のシステム構成の一実施例を示したもので、既出の同番号は同一物を示す。１５０は制御プログラム、１５１は認証手段、１５２はアクセス制御手段で制御中はＲＡＭ  １１４に実装される。１６０は認証ＤＢ、１６１は受注伝票ＤＢ、１６２は顧客ＤＢ、１６３は参照ＤＢでハードディスク１１５に実装される。同図において制御プログラム１５０、認証手段１５１、アクセス制御手段１５２も起動前はハードディスク１１５上に存在するが、サーバ本体１００が稼動している状態においては、ＲＡＭ  １１４上にロードされている。ここで受注伝票ＤＢ  １６１が文書ＤＢに相当し、顧客ＤＢ  １６２が参照ＤＢに相当する。参照ＤＢ  １６３は第２の参照ＤＢである。
【００３１】
図５は電子文書承認システムのクライアント側の詳細構成の一実施例を示したものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。２５０は制御プログラム、１０は承認ボタン、１１は文書読込手段、１２は文書データ、１３は抽出手段、１４は読込手段、１５は対象情報、１６は評価情報、１７は評価手段、１８は承認手段、および１９は文書保存手段である。
【００３２】
図６は電子文書承認システムの対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細の一実施例を示したものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。１５−１は評価項目１のデータ、１５−２は評価項目２のデータ、１５−ｎは評価項目ｎのデータ、１６−１は評価項目表示名、評価項目評価値および評価方法からなる評価情報セット１、１６−２は評価項目表示名、評価項目評価値および評価方法からなる評価情報セット２、１６−ｎは評価項目表示名、評価項目評価値および評価方法からなる評価情報セットｎ、１７−１は評価１、１７−２は評価２、１７−ｎは評価ｎ、１７−Ｊは総合評価である。
【００３３】
図７は電子文書承認システムの対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細の一実施例を示したものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。
【００３４】
図８は参照ＤＢの一実施例である顧客ＤＢ  １６２の文書の画面表示例である。同図において、既出の同番号は同一物を示す。２０−１はタイトル、２０−２はキー情報、２０−３は客先情報、２０−４は評価情報領域、２０−４−１は評価情報セット１、２０−４−２は評価情報セット２、および２０−４−ｎは評価情報セットｎである。
【００３５】
図８の顧客ＤＢ  １６２の文書の画面表示例において評価情報セット１  ２０−４−１、評価情報セット２  ２０−４−２、および評価情報セットｎ  ２０−４−ｎは評価情報領域２０−４を構成する。
【００３６】
（作用）
図１の一実施例の自動評価を有した電子文書承認システムのサーバ１は常にクライアント２および３からのアクセスをインターネット６経由で待ち受けている。また、クライアント４および５からのアクセスをネットワーク８、およびファイアーウォール７を経由した後にンターネット６経由で待ち受けている。ここで、インターネット６はイントラネットでもかまわない。また、クライアントの接続数は任意でかまわない。
【００３７】
図２の一実施例により、電子文書承認システムのサーバ１の作用についてについて説明する。サーバ本体１００はコンピュータで、ＲＯＭ  １１３は読み出し専用のメモリであり、コンピュータの電源を投入するとＲＯＭ  １１３内に記憶されたコンピュータの起動プログラムが呼び出され、バス１１１を介してＣＰＵ１１２にロードされ、一時的に記憶が必要なものはＲＡＭ  １１４に保存される。この時に、ＣＰＵ  １１２、ＲＯＭ  １１３、ＲＡＭ  １１４の働きによってハードディスク１１５の内部に保存されたＯＳが呼び出されコンピュータが起動する。コンピュータが起動すると、サーバ１００の制御プログラム１５０がハードディスク１２２から呼び出され、ＲＡＭ１１４にロードされる。ＯＳや制御プログラム１５０は入力装置１１７からの入力に従って、必要な処理を行い、表示装置１１６に表示をしたり、印刷装置１１９から印刷を行ったりする。図４に示す制御プログラム１５０が起動されると、サーバ１は常に種々の要求待ちとなって、どの要求に対しても反応する。
【００３８】
図１に示すクライアントシステム２から５等から要求があると、ネットワーク６、通信手段１１８を介して要求が送られるので、ＣＰＵ  １１２はそれを検知して、制御プログラム１５０に制御を渡し、認証、アクセス制御、ＤＢの読み出し・保存、プログラムのロード等を行う。
【００３９】
図３の一実施例により、電子文書承認システムのクライアント２の作用についてについて説明する。クライアントシステム本体２００はコンピュータで、ＲＯＭ  ２１３は読み出し専用のメモリであり、コンピュータの電源を投入するとＲＯＭ  ２１３内に記憶されたコンピュータの起動プログラムが呼び出され、バス２１１を介してＣＰＵ２１２にロードされ、一時的に記憶が必要なものはＲＡＭ  ２１４に保存される。この時に、ＣＰＵ  ２１２、ＲＯＭ  ２１３、ＲＡＭ  ２１４の働きによってハードディスク２１５の内部に保存されたＯＳが呼び出されコンピュータが起動する。コンピュータが起動すると、クライアントシステム本体２００の制御プログラム２５０がハードディスク２１５から呼び出され、ＲＡＭ２１４にロードされる。ＯＳや制御プログラム２５０は入力装置２１７からの入力に従って、必要な処理を行い、表示装置２１６に表示をしたり、印刷装置２１９から印刷を行ったりする。ユーザ等が入力装置２１７からクライアントシステム本体２００に対して操作を行うと、ＯＳと制御プログラム２５０の働きによって、表示装置２１６に応答メッセージが表示される。
【００４０】
例えば、クライアントシステム２から認証の要求を行う場合は、その要求がＣＰＵ２１２により検知され、制御プログラム２５０の働きによって、バス２１１に接続された通信手段２２６、ネットワーク６を介して要求が送られるので、サーバ１はそれを検知して、制御プログラム１５０に制御を渡し、認証処理を行う。
【００４１】
クライアントシステム２には個人認証手段２２１をバス２１１に接続することにより、バイオメトリクスに基づいた強固な認証を行う事も可能である。またＩＣカードによる認証を行い、カードを所有している事とパスワードによる認証を行う事も可能である。
【００４２】
文書承認を行う場合は、ユーザが入力装置２２４からクライアントシステム本体２００に対して操作を行うと、ＯＳと制御プログラム２５０の働きによって、表示装置２２３に応答メッセージが表示さる。操作はＣＰＵ  ２１２により検知され、制御プログラム２５０の働きによって、バス２１１に接続された通信手段２１８、ネットワーク６を介して要求が送られるので、サーバ１のサーバ本体１００にある通信手段１１８はそれを検知する。通信手段１１８は要求をＣＰＵ  １１２に送り、制御プログラム１５０に制御を渡し、文書承認処理等を行う。
【００４３】
顧客ＤＢ処理を行う場合においても、同様にユーザが入力装置２１７からクライアントシステム本体２００に対して操作を行うと、ＯＳと制御プログラム２５０の働きによって、表示装置２１６に応答メッセージが表示さる。操作はＣＰＵ  ２１２により検知され、制御プログラム２５０の働きによって、バス２１１に接続された通信手段２１８、ネットワーク６を介して要求が送られるので、サーバ１のサーバ本体１００にある通信手段１１８はそれを検知する。通信手段１１８は要求をＣＰＵ  １１２に送り、制御プログラム１５０に制御を渡し、顧客ＤＢ処理を行う。
【００４４】
図４および図５に基づいて自動評価を有した電子文書承認システムの作用を説明する。一覧表示画面において文書を選択して、承認ボタン１０をクリックすると、文書読込手段１１の働きで文書ＤＢになる受注伝票ＤＢ  １６１から文書データ１２になる受注伝票をＲＡＭ  ２１４に読み込む。
【００４５】
次に抽出手段１３により、文書データ１２から評価対象にする対象情報１５を抽出する。また、同じく抽出手段１３により、文書データ１２からキー情報を抽出する。参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２からキー情報を元に読込手段１４の働きで顧客情報を読込み、評価情報１６を得る。
【００４６】
図６に対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細の一実施例を示す。抽出手段１３により抽出したデータが評価項目１のデータ１５−１から評価項目ｎのデータ１５−ｎまでである。また、読込手段１４により読み込んだデータが評価情報セット１  １６−１から評価情報セットｎ  １６−ｎまでである。評価情報セットは評価項目表示名、評価項目評価値および評価方法からなる。
【００４７】
図７にさらに対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細の一実施例を示す。１５−１は価格９０，０００円、１５−２はＭ率  １５％、１５−３は納期余裕２日を示す。１６−１は「価格」と価格ランクと評価方法、１６−２は「Ｍ率」とＭ率ランクと評価方法、１６−３は「納期余裕」と納期余裕ランクと評価方法である。同図では価格がＡ以下であるから評価１７−１はＡ。Ｍ率が１５％でＡ以下Ｂ以上であるから評価１７−２はＢ。納期余裕が２日でＡ以上であるから評価１７−３はＡである。
【００４８】
総合評価１７−Ｊは、評価１７−１から評価１７−ｎに対して予め定めた演算を施して得る。総合評価１７−ＪがＡの場合には承認手段１８を実行し、受注伝票である文書データ１２に承認を記入して、文書保存手段１９により文書を文書ＤＢである受注伝票ＤＢ  １６２に保存する。
【００４９】
図４および図５に基づいて自動評価を有した電子文書承認システムの作用を説明したが、これを図１１の文書承認フローの一実施例でさらに詳しく説明する。
【００５０】
一覧表示画面において文書を選択して、承認ボタン１０をクリックするとＡ−１ステップが実行される。一覧表示画面上に選択文書が有る場合はＡ−２ステップでＹｅｓのルートが選択され、Ａ−３のステップが実行される。
【００５１】
Ａ−３のステップは選択文書を読み込むステップであり、文書読込手段１１に対応する。その詳細は図１２の文書読込手段フローの一実施例である。同図においてＢＣ−１ステップでクライアント側から選択文書を要求すると、その要求はＣＰＵ２１２の働きで、バス２１１、通信手段２１８、ネットワーク６、通信手段１１８、バス１１１を経由してＣＰＵ１１２に到達し、ＢＳ−１ステップでＲＡＭ  １１４上に待機する制御プログラム１５０の働きでアクセス制御手段１５２が呼び出され、文書ＤＢである受注伝票ＤＢ  １６１の文書へのアクセス権がチェックされる。アクセス権が無い場合には拒絶される為フローは先に進まずに、その時点でリターンする。アクセス権が有る場合にはＢＳ−２ステップに進み、選択文書は制御プログラム１５０とＣＰＵ  １１２の働きで、ＨＤＤ  １１５から読み出され、バス１１１、通信手段１１８、ネットワーク６、通信手段２１８、バス２１１を経てＣＰＵ  ２１２に至り、ステップＢＣ−２で選択文書をＲＡＭ  ２１４上に読み込む。この様にして読み込まれたものが文書データ１２である。  
【００５２】
Ａ−４ステップとＡ−５ステップは抽出手段１３に対応する。Ａ−４ステップはＲＡＭ  ２１４上の文書データ１２からキー情報である顧客ＩＤを取り出す。また、Ａ−５ステップは同様に評価項目のデータを評価項目の数だけ順次取り出す。
【００５３】
Ａ−６ステップは読込手段１４に対応する。その詳細は図１３の参照ＤＢに関する読込手段フローの一実施例である。同図においてＣＣ−１ステップでクライアント側から参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２を要求する。この要求は、ＣＰＵ２１２の働きで、バス２１１、通信手段２１８、ネットワーク６、通信手段１１８、バス１１１を経由してＣＰＵ１１２に到達し、ＣＳ−１ステップでＲＡＭ  １１４上に待機する制御プログラム１５０の働きでアクセス制御手段１５２が呼び出され、参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２へのアクセス権がチェックされる。アクセス権が無い場合には拒絶が、アクセス権が有る場合には許可が最初のルートを逆方向に辿りＣＣ−１に返される。拒絶された場合にはフローは先に進まずに、その時点でリターンする。許可された場合はステップＣＣ−２に進む。
【００５４】
ＣＣ−２ステップはＡ−４で取得したキー情報である顧客ＩＤの文書をサーバ１に要求する。その要求はＣＰＵ２１２の働きで、バス２１１、通信手段２１８、ネットワーク６、通信手段１１８、バス１１１を経由してＣＰＵ１１２に到達し、ＣＳ−２ステップでＲＡＭ  １１４上に待機する制御プログラム１５０の働きでアクセス制御手段１５２が呼び出され、参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２の文書へのアクセス権がチェックされる。アクセス権が無い場合には拒絶される為フローは先に進まずに、その時点でリターンする。アクセス権が有る場合にはＣＳ−３ステップに進み、選択文書は制御プログラム１５０とＣＰＵ  １１２の働きで、ＨＤＤ  １１５から読み出され、バス１１１、通信手段１１８、ネットワーク６、通信手段２１８、バス２１１を経てＣＰＵ  ２１２に至り、ＣＣ−３ステップで選択文書をＲＡＭ  ２１４上に読み込む。
次にＣＣ−４ステップで選択文書から評価項目セットを取り出す。この様にして読み込まれたものが評価情報１６である。
【００５５】
Ａ−７ステップは評価手段１７に対応するもので、評価項目の評価値と評価方法を元にデータを順次評価する。図６および図７はその評価項目データ、評価値、評価を示した図である。図７は図６さらに具体的にしたものである。１５−１は価格９０，０００円、１５−２はＭ率  １５％、１５−３は納期余裕２日を示す。１６−１は「価格」と価格ランクと評価方法、１６−２は「Ｍ率」とＭ率ランクと評価方法、１６−３は「納期余裕」と納期余裕ランクと評価方法である。図では価格がＡ以下であるから評価１７−１はＡ。Ｍ率が１５％でＡ以下Ｂ以上であるから評価１７−２はＢ。納期余裕が２日でＡ以上であるから評価１７−３はＡである。
【００５６】
Ａ−８ステップ、Ａ−９ステップおよびＡ−１０ステップは承認手段１８に対応する。Ａ−８は評価手段１７の総合評価１７−ＪがＡの場合にはＡのルートでＡ−１０ステップに進むが、Ｂの場合にはＢのルートでＡ−９ステップに進む。Ｃの場合にはＣのルートでＡ−２ステップに戻り別の選択文書に処理を移す。
【００５７】
Ａ−９ステップは総合評価がＢの場合に確認メッセージを表示するステップで、承認しても良い場合にはＡ−１０ステップに進むが、そうでない場合にはＡ−２ステップに戻り別の選択文書に処理を移す。
【００５８】
Ａ−１０は承認を実際に実行するステップで図１４にその詳細を示す。
【００５９】
図１４のＤ−１ステップで文書データ１２に承認の表示を記入する。Ｄ−２ステップで承認日時を記入する。Ｄ−３ステップで文書データ１２に署名を行う。
【００６０】
Ａ−１１ステップは文書保存手段１９に対応する。Ａ−１１ステップの詳細を図１５文書保存手段フローの一実施例に示す。
【００６１】
同図においてＥＣ−１ステップでクライアント側から文書保存を要求すると、その要求はＣＰＵ２１２の働きで、バス２１１、通信手段２１８、ネットワーク６、通信手段１１８、バス１１１を経由してＣＰＵ１１２に到達し、ＥＳ−１ステップでＲＡＭ  １１４上に待機する制御プログラム１５０の働きでアクセス制御手段１５２が呼び出され、文書ＤＢである受注伝票ＤＢ  １６１の文書へのアクセス権がチェックされる。アクセス権が無い場合には拒絶が、アクセス権が有る場合には許可が最初のルートを逆方向に辿りＥＣ−１に返される。拒絶された場合にはフローは先に進まずに、その時点でリターンする。許可された場合はステップＥＣ−２に進む。
【００６２】
ＥＣ−２ステップでは承認済みの文書データ１２をＣＰＵ２１２の働きでＲＡＭ  ２１４から取り出し、バス２１１、通信手段２１８を経由してネットワーク６に送り出す。
【００６３】
ＥＳ−２ステップでは文書データ１２を通信手段１１８、バス１１１を経由してＣＰＵ１１２が受信し、ＣＰＵ１１２の働きでＨＤＤ  ２１５内の文書ＤＢである受注伝票ＤＢ  １６１内に保存する。
【００６４】
以上でＡ−１１ステップを終了すると最初のＡ−２ステップに戻り、選択文書が残っているか調べ、残っている場合には同じ処理を繰り返す。選択文書が残っていない場合には処理を終了する。
【００６５】
以上で、図４および図５に基づいて説明した自動評価を有した電子文書承認システムの作用を、図１１の文書承認フローの一実施例でさらに詳しく説明した。
【００６６】
以上説明した如く、文書の一覧表示画面において、複数の選択文書の承認を実行した時に、順次、文書の評価を自動的に行ない、文書の承認が行われるので、文書を画面上に開く必要がなくなり、一括した承認が極めて高速に行われる。また文書の評価を自動的に行う事から、承認すべきでない文書を誤って承認する恐れが無い。これにより、大量の文書を画面上に開く為の多大な待ち時間が無くなり、効率的に電子文書の一括承認ができるだけでなく、承認すべきでない文書を承認する誤りが無くなり、その効果は極めて大である。
【００６７】
次に参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２の参照文書である顧客情報文書について図８の顧客ＤＢの顧客情報文書の編集画面の一実施例を元に説明する。
【００６８】
図示しない顧客情報の一覧画面において顧客情報を選択して開くと、顧客情報が顧客情報表示画面２０に表示される。ここで顧客情報の一覧画面はグループウェアでビューと呼ばれる画面で一般的なものである。
【００６９】
顧客情報表示画面２０において、タイトル２０−１、キー情報２０−２、客先情報２０−３に加えて本発明になる評価情報領域２０−４を備える。評価情報領域２０−４には評価情報セット２０−４−１から、必要に応じて２０−４−ｎまでを備える。評価情報セットにはその評価項目の意味を表す評価項目名と、評価値、評価方法を記載する欄がある。
【００７０】
顧客情報を記載する文書そのものに直接評価項目名、評価値、評価方法を記載するので、文書編集時に同時に編集できる。
【００７１】
顧客情報を記載する文書そのものに直接評価項目名、評価値、評価方法を記載するので、顧客情報と独立に記載するのに比べて分かりやすく、ボタンの掛け違いの様な記載ミスをする恐れが無くなる。また顧客情報を開いた時に一目で評価情報を確認できるので、顧客情報と独立に記載するのに比べて、はるかに便利である。
【実施例２】
【００７２】
（構成）
図９は電子文書承認システムの構成の詳細の一実施例を示したものである。同図において、既出の同番号は同一物を示す。２１は文書、２１−１はタイトル、２１−２はキー情報、２１−３は本文、２１−４は評価情報領域、２１−４−１は評価情報セット１と評価結果、２１−４−２は評価情報セット２と評価結果、２１−４−ｎは評価情報セットｎと評価結果、２１−５は行表示内容、２２は要約手段である。
【００７３】
図１０は電子文書承認システムの文書一覧表示画面の一実施例を示したものである。２３は文書一覧表示画面、２３−１は文書選択列、２３−２は製番表示列、２３−３は評価表示列、２３−４は項目別評価表示列、２３−５は客先名表示列、２３−６は行表示内容表示列、２３−７は金額表示列、２３−８は承認ボタンである。
【００７４】
（作用）
図９の電子文書承認システムの構成の詳細の一実施例の作用を説明する。
【００７５】
図９の文書２１はクライアントの表示装置１１６の画面に開いた時に表示される形である。文書が受注伝票の場合はタイトル２１−１は製番、客先名、および製品名を連結したものを自動表示する。キー情報２１−２には客先ＩＤを記載する。本文２１−３の場所には受注した製品の手配コード、品名、型式、受注数量、単価、金額等を一覧表形式で記載する。また、金額の合計、支払方法等を記載する。
【００７６】
評価情報領域２１−４には評価情報セット１と評価結果２１−４−１から評価情報セットｎと評価結果２１−４−ｎが評価手段１７により記入される。これは一実施例として例えば、図７の評価情報１６および評価手段１７と同様の内容である。受注伝票である文書２１の２１−４−１には１６−１と１７−１が対応し、２１−４−２には１６−２と１７−２が対応し、２１−４−３には１６−３と１７−３が対応する。即ち２１−４−１には「価格」、１０００００，２０００００、以下、Ａが記入され、２１−４−２には「Ｍ率」、２０，１０、以上、Ｂが記入され、２１−４−３には「納期余裕」、２，１、以上、Ａが記入される。総合評価２１−４−ＪにはＢが記入される。
【００７７】
行表示内容２１−５には受注伝票である文書２１のダイジェストが表示される。一例ではＭ率がＢであったので、行表示内容２１−５の先頭部分に「Ｍ率Ｂ」のメッセージが来る。
【００７８】
図９の電子文書承認システムの構成の詳細の一実施例の作用をさらに順を追って説明する。
【００７９】
担当者が、クライアントの表示装置１１６の画面において、文書２１を作成または編集する。編集作業が終わり、図示しない再計算ボタンをクリックするか、文書を保存するか等のイベントを発生させる。
【００８０】
イベントが発生すると抽出手段１３が起動し、文書データ１２から評価対象にする対象情報１５を抽出する。また、同じく抽出手段１３により文書データ１２からキー情報を抽出する。参照ＤＢである顧客ＤＢ  １６２からキー情報を元に読込手段１４の働きで顧客情報を読込、評価情報１６を得る。
【００８１】
図６に対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細を示す。抽出手段１３により抽出したデータが評価項目１のデータ１５−１から評価項目ｎのデータ１５−ｎまでである。また、読込手段１４により読み込んだデータが評価項目１評価値と評価方法１６−１から評価項目ｎ評価値と評価方法１６−ｎまでである。
【００８２】
図７にさらに対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７の詳細を示す。１５−１は価格９０，０００円、１５−２はＭ率  １５％、１５−３は納期余裕２日を示す。１６−１は「価格」と価格ランクと評価方法、１６−２は「Ｍ率」とＭ率ランクと評価方法、１６−３は「納期余裕」と納期余裕ランクと評価方法である。図では価格がＡ以下であるから評価１７−１はＡ。Ｍ率が１５％でＡ以下Ｂ以上であるから評価１７−２はＢ。納期余裕が２日でＡ以上であるから評価１７−３はＡである。
【００８３】
総合評価１７−Ｊは、評価１７−１から評価１７−ｎに対して予め定めた演算を施して得る。評価１７−１から評価１７−ｎの値は評価項目表示名と伴に文書２１の評価情報領域２１−４に保存される。評価１７−１から評価１７−ｎは図７の場合では１７−１から１７−３である。
【００８４】
対象情報１５、評価情報１６、および評価手段１７のデータは評価手段１７の働きで評価情報領域２１−４に書き込まれる。即ち２１−４−１には「価格」、１０００００，２０００００、以下、Ａが記入され、２１−４−２には「Ｍ率」、２０，１０、以上、Ｂが記入され、２１−４−３には「納期余裕」、２，１、以上、Ａが記入される。総合評価２１−４−ＪにはＢが記入される。
【００８５】
要約手段２２もイベントが発生すると起動して、評価１７−１から評価１７−ｎを調べる。評価がすべてＡの場合には受注の情報をダイジェストする。評価にＢやＣが含まれている場合には行表示内容２１−５の先頭部分にその評価項目名と評価を記載する。
【００８６】
以上図９を代表にして図６、図７を交えて本発明になる自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法の作用を説明した。
【００８７】
次に図１６の編集文書の評価フローの一実施例、図１７の文書内に評価情報セットを有する場合の文書承認フローの一実施例、および図１０一覧表示画面の一実施例に基づき、自動評価を有した電子文書承認システムおよび方法の作用をさらに詳しく説明する。
【００８８】
担当者が編集作業を終わらせ、図示しない再計算ボタンをクリックするか、文書を保存するか等のイベントを発生させると図１６のフローがスタートする。図１６において各ステップの符号は図１１と類似の場所には同じ番号を振ってある。
【００８９】
ＡＡ−４ステップとＡＡ−５ステップは抽出手段１３に対応する。ＡＡ−４ステップは画面上に表示した編集文書に対応するＲＡＭ  ２１４上の文書データ２１からキー情報である顧客ＩＤを取り出す。また、ＡＡ−５ステップは同様に評価項目のデータを評価項目の数だけ順次取り出す。
【００９０】
ＡＡ−６ステップは読込手段１４に対応する。その詳細は図１３の参照ＤＢに関する読込手段フローの一実施例で既に説明した通り、評価情報１６を取得する。
【００９１】
ＡＡ−７ステップは評価手段１７に対応するもので、評価項目の評価値と評価方法を元にデータを順次評価する。図６および図７はその評価項目データ、評価値、評価を示した図である。図７は図６さらに具体的にしたものである。１５−１は価格９０，０００円、１５−２はＭ率  １５％、１５−３は納期余裕２日を示す。１６−１は「価格」と価格ランクと評価方法、１６−２は「Ｍ率」とＭ率ランクと評価方法、１６−３は「納期余裕」と納期余裕ランクと評価方法である。図では価格がＡ以下であるから評価１７−１はＡ。Ｍ率が１５％でＡ以下Ｂ以上であるから評価１７−２はＢ。納期余裕が２日でＡ以上であるから評価１７−３はＡである。
【００９２】
ＡＡ−１２ステップは評価情報１６と評価結果１７のデータを文書２１の評価情報領域２１−４に書き込む。
【００９３】
ＡＡ−１３ステップとＡＡ−１４ステップは要約手段２２に対応する。ＡＡ−１３ステップは評価情報領域２１−４の値を調べて、評価がＢ，Ｃの場合に行表示内容２１−５に評価結果を出力する。
【００９４】
ＡＡ−１４ステップは受注の情報をダイジェストして行表示内容に追加する。
【００９５】
以上の様にして文書２１の評価情報領域２１−４と行表示内容２１−５にデータが記載され、文書２１に保存される。
【００９６】
これにより、作成者が文書２１を作成している段階でもその文書が承認されるか、否認されるかが分かる。このため承認申請を行う前に指摘される内容に対してあらかじめ修正を行う事ができ、文書の無駄な往復が無くなり、その効果は極めて大である。
【００９７】
次に図１７および図１０により、編集が終わり、承認申請された文書について承認の作用を説明する。
【００９８】
図１０の文書一覧表示画面２３には承認依頼中の文書が表示される。この文書一覧表示画面２３において、評価表示列２３−３には文書２１の総合評価結果が、項目別評価表示列２３−４には文書２１の個別評価結果が表示される。また、行表示内容表示列２３−６には行表示内容２１−５の内容が表示されており、評価が悪かった内容が表示される。以上により文書一覧表示画面２３上において承認者は承認しても良いかどうかの判断が一目で分かる。
【００９９】
ＡＡ−１ステップでは一覧表示画面２３において文書選択列２３−１にチェックをする事で文書を選択して、承認ボタン２３−８をクリックすると、ＡＡ−２ステップに移行し、選択文書が有るかどうかを調べる。選択文書が有る場合にはＡＡ−３に移行する。
【０１００】
ＡＡ−３ステップは選択文書を読み込むステップであり、文書読込手段１１に対応する。その詳細は図１２の文書読込手段フローの一実施例である。同図の作用は既に説明した。読み込まれた文書が文書データ１２である。ただし、ここでは文書データ１２は画面表示されないがデータ構造としては文書２１の如くになっており、評価情報領域２１−４を有している。
【０１０１】
Ａ−８ステップ、Ａ−９ステップおよびＡ−１０ステップは承認手段１８に対応する。ＡＡ−８ステップは総合評価２１−４−Ｊに基づいて評価を行う。総合評価がＡの場合にはＡＡ−１０ステップに移行する。総合評価がＢの場合には確認メッセージのＡＡ−９ステップに移行する。総合評価がＣの場合は承認されずにＡＡ−２ステップに戻る。
【０１０２】
ＡＡ−９ステップでは総合評価がＢの文書に対して「総合評価がＢですが承認しますか？」のメッセージを表示する。一覧表示画面２３の評価表示列２３−３、項目別評価表示列２３−４で評価にＢが含まれどの評価項目がＢになっているかが一目で分かる。さらに、行表示内容表示列２３−６には行表示内容２１−５の内容が表示されており、評価が悪かった内容が表示される。
【０１０３】
Ｙｅｓを選択するとＡＡ−１０ステップに移行するが、Ｎｏを選択すると承認されずにＡＡ−２ステップに戻る。
【０１０４】
ＡＡ−１０ステップでは承認を実際に実行する。既に作用を説明した図１４にその詳細を示す。
【０１０５】
ＡＡ−１１ステップは文書保存手段１９に対応する。Ａ−１１ステップの詳細を図１５文書保存手段フローの一実施例に示す。同図の作用は既に説明した。
【０１０６】
Ａ−１１ステップを終了すると最初のＡＡ−２ステップに戻り、選択文書が残っているか調べ、残っている場合には同じ処理を繰り返す。選択文書が残っていない場合には処理を終了する。
【０１０７】
以上説明した如く、文書の一覧表示画面において、選択文書の承認を実行した時に、文書データベースの文書中にある総合評価により、文書の承認が行われるので、文書を画面上に開く必要がなくなり、承認が極めて高速に行われる。また文書の総合評価結果により、承認すべきでない文書を誤って承認する恐れが無い。これにより、文書を画面上に開く為の待ち時間が無くなり、効率的に電子文書の承認ができるだけでなく、承認すべきでない文書を承認する誤りが無くなり、その効果は極めて大である。
【０１０８】
行表示内容に記載された内容は図１０の一覧表示画面で２３−６に表示されるので、文書を画面上に開かなくてもその文書を承認すべきかどうかがすぐに分かる。また、図１０では２３−３に評価、２３−４に項目別評価が表示されるのでこれにより、承認者は一覧画面だけで評価と問題のある評価の内容まで把握出来るので、承認できるか、詳細をチェックして評価すべきか、否認すべきかが分かり、管理者の負担が大幅に軽くなり、その効果は極めて大である。
【実施例３】
【０１０９】
実施例１では読込手段１４で読み込むのは参照ＤＢとして顧客ＤＢ  １６２のみであったが、参照ＤＢ  １６３等、他の関連するＤＢを読み込んでも良い。例えば、受注伝票に記載された製品の製品コードをキーとして製品ＤＢから製品に関する情報を取り出して対象情報１５に加えても良い。
【０１１０】
図７で評価項目に価格、Ｍ率、納期余裕を挙げたが、製品の種類と仕向地から販売可能かどうかを評価するようにしても良い。この様な場合には参照ＤＢ  １６３等の追加の参照ＤＢが必要である。
【実施例４】
【０１１１】
文書ＤＢとして受注伝票を例に挙げたが、他にも例えば、見積書、発注書、納品書、請求書、旅費請求書、設備や備品の購入伝票、入金伝票、出金伝票、振替伝票、申込書、申請書などが挙げられる。ここに挙げた文書以外でも、定形の文書であればどの様な文書でも適用できる。
【産業上の利用可能性】
【０１１２】
調査、承認が必要な定形の電子文書に対して適用できる。また非定型の電子文書であっても抽出手段を工夫すれば適用できる。
【図面の簡単な説明】
【０１１３】
【図１】自動評価を有した電子文書承認システムの全体構成の一実施例
【図２】電子文書承認システムのサーバの全体構成の一実施例
【図３】クライアントコンピュータシステムの全体構成の一実施例
【図４】電子文書承認システムのサーバ側のシステム構成の一実施例
【図５】電子文書承認システムのクライアント側の詳細構成の一実施例
【図６】対象情報、評価情報および評価手段の構成一実施例
【図７】対象情報、評価情報および評価手段のデータの一実施例
【図８】顧客ＤＢの顧客情報文書の編集画面の一実施例
【図９】自動評価を有した電子文書承認システムの詳細構成の一実施例
【図１０】一覧表示画面の一実施例
【図１１】文書承認フローの一実施例
【図１２】文書読込手段フローの一実施例
【図１３】参照ＤＢに関する読込手段フローの一実施例
【図１４】承認手段フローの一実施例
【図１５】文書保存手段フローの一実施例
【図１６】編集文書の評価フローの一実施例
【図１７】文書内に評価情報セットを有する場合の文書承認フローの一実施例
【符号の説明】
【０１１４】
１    サーバ
２    クライアント
３    クライアント
４    クライアント
５    クライアント
６    インターネット
７    ファイアーウォール
８    ネットワーク
１０    承認ボタン
１１    文書読込手段
１２    文書データ
１３    抽出手段
１４    読込手段
１５    対象情報
１５−１    評価項目１のデータ
１５−２    評価項目２のデータ
１５−ｎ    評価項目ｎのデータ
１６    評価情報
１６−１    評価情報セット１
１６−２    評価情報セット２
１６−ｎ    評価情報セットｎ
１７    評価手段
１７−１    評価１
１７−２    評価２
１７−ｎ    評価ｎ
１７−Ｊ    総合評価
１８    承認手段
１９    文書保存手段
２０    顧客情報表示画面
２０−１    タイトル
２０−２    キー情報
２０−３    客先情報
２０−４    評価情報領域
２０−４−１    評価情報セット１
２０−４−２    評価情報セット２
２０−４−ｎ    評価情報セットｎ
２１    文書
２１−１    タイトル
２１−２    キー情報
２１−３    本文
２１−４    評価情報領域
２１−４−１    評価情報セット１と評価結果
２１−４−２    評価情報セット２と評価結果
２１−４−ｎ    評価情報セットｎと評価結果
２１−５    行表示内容
２２    要約手段
２３    文書一覧表示画面
２３−１    文書選択列
２３−２    製番表示列
２３−３    評価表示列
２３−４    項目別評価表示列
２３−５    客先名表示列
２３−６    行表示内容表示列
２３−７    金額表示列
２３−８    承認ボタン
１００  サーバ本体
１１１  バス
１１２    ＣＰＵ
１１３    ＲＯＭ
１１４    ＲＡＭ
１１５    ハードディスク
１１６    表示装置
１１７    入力装置
１１８    通信手段
１１９    印刷装置
１２０    外部記憶装置
１５０    制御プログラム
１５１    認証手段
１５２    アクセス制御手段
１６０    認証ＤＢ
１６１    受注伝票ＤＢ
１６２    顧客ＤＢ
１６３    参照ＤＢ
２００  クライアントシステム
２１１  バス
２１２    ＣＰＵ
２１３    ＲＯＭ
２１４    ＲＡＭ
２１５    ハードディスク
２１６    表示装置
２１７    入力装置
２１８    通信手段
２１９    印刷装置
２２１    個人認証手段
２５０    制御プログラム
【図１】
0004801955.tif 000002
【図２】
0004801955.tif 000003
【図３】
0004801955.tif 000004
【図４】
0004801955.tif 000005
【図５】
0004801955.tif 000006
【図６】
0004801955.tif 000007
【図７】
0004801955.tif 000008
【図８】
0004801955.tif 000009
【図９】
0004801955.tif 000010
【図１０】
0004801955.tif 000011
【図１１】
0004801955.tif 000012
【図１２】
0004801955.tif 000013
【図１３】
0004801955.tif 000014
【図１４】
0004801955.tif 000015
【図１５】
0004801955.tif 000016
【図１６】
0004801955.tif 000017
【図１７】
0004801955.tif 000018