(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置であって、
メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出部を設け、
ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出部で前記接続状態を検出し、
該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力すると共に、
該接続状態が異常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を中止するようにしたことを特徴とする、画像処理装置。
【請求項２】
前記ユーザに指示された処理を中止する場合に、前記メタデータファイルの書き込みができない旨を通知するための通知部を設けたことを特徴とする、請求項１の画像処理装置。
【請求項３】
スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置であって、
メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出部を設け、
ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出部で前記接続状態を検出し、
該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力すると共に、
該接続状態が異常であることを検出すれば、前記メタデータファイルを該画像処理装置のメモリに記憶するようにしたことを特徴とする、画像処理装置。
【請求項４】
スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置のプログラムであって、
メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出命令を備え、
ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出命令を実行して前記接続状態を検出し、
該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力する出力命令と、
該接続状態が異常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を中止する中止命令とを備えるように構成することを特徴とする、画像処理装置プログラム。
【請求項５】
スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置のプログラムであって、
メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出命令を備え、
ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出命令を実行して前記接続状態を検出し、
該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力する出力命令と、
該接続状態が異常であることを検出すれば、前記メタデータファイルを該画像処理装置のメモリに記憶する記憶命令とを備えるように構成することを特徴とする、画像処理装置のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はスキャナやプリンタ、ファクシミリなどの画像処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナとプリンタ、あるいはこれらにさらにファクシミリ処理部などを備えた複合機に付いて、スキャンした画像、コピーした画像、及びファクシミリで送受信した画像を、メタデータと共に、文書管理サーバに記憶することが知られている（特許文献１：特開２００３−３０２２０，特許文献２：特開２０００−３４１４５４）。メタデータは複合機での処理の内容あるいは処理した画像の属性を記載したデータで、画像データの属性等を記載したデータである点からメタデータと言い、特許文献１等に開示されるようにＸＭＬ等のファイル形式で記載される。また文書管理サーバ内で、文書管理を行うシステムをＤＭＳ（Document Management System）という。ＤＭＳはメタデータを保存するデータベースと画像データを保存するデータベースとで構成され、メタデータを検索して、対応する画像データを出力できる。この結果、複合機などで処理した画像データを有効利用するのが容易になる。
画像処理装置の例えばコピーなどで、読み取った画像データとメタデータとは、コピーの実行後に文書管理サーバに出力している。
しかし、メタデータファイルの出力時に画像処理装置の回線に障害が発生している場合や、送信先の文書管理サーバへファイルを書き込みできない場合などには、メタデータの書き込みができない。そのためコピーではプリントアウトした後に、スキャンではスキャンした後にメタデータファイルを書き込むことができない状態が発生する。
【特許文献１】特開２００３−３０２２０
【特許文献２】特開２０００−３４１４５４
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、画像処理装置が処理を実行した場合に、読み取った画像データのメタデータを文書管理サーバに確実に保存できるようにすることにある。
さらにこの発明の追加の課題は、画像処理装置と文書管理サーバとの接続状態の検出を、確実にできるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
この発明は、スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置であって、メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出部を設け、ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出部で前記接続状態を検出し、該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力すると共に、該接続状態が異常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を中止するようにしたことを特徴とする。
【０００５】
好ましくは、前記ユーザに指示された処理を中止する場合に、前記メタデータファイルの書き込みができない旨を通知するための通知部を設ける。
【０００６】
またこの発明では、スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置であって、メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出部を設け、ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出部で前記接続状態を検出し、該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力すると共に、該接続状態が異常であることを検出すれば、前記メタデータファイルを該画像処理装置のメモリに記憶するようにしたことを特徴とする。
【０００８】
さらにこの発明では、スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置のプログラムであって、メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出命令を備え、ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出命令を実行して前記接続状態を検出し、該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力する出力命令と、該接続状態が異常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を中止する中止命令とを備えるように構成することを特徴とする。
【０００９】
さらにまたこの発明では、スキャナとプリンタとを備え、かつ文書管理サーバに対し、画像データと該画像データの属性を記憶したメタデータとを送出する画像処理装置のプログラムであって、メタデータを文書管理サーバに一時書き込みができるか否かをチェックすることにより、画像処理装置と前記文書管理サーバとの接続状態を検出するための検出命令を備え、ユーザによる処理の指示を受け付けると、前記検出命令を実行して前記接続状態を検出し、該接続状態が正常であることを検出すれば、前記ユーザに指示された処理を実行して前記作成したメタデータファイルを前記文書管理サーバへ出力する出力命令と、該接続状態が異常であることを検出すれば、前記メタデータファイルを該画像処理装置のメモリに記憶する記憶命令とを備えるように構成することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
この発明では、画像処理装置での処理を行う前に、文書管理装置との接続状態が正常か否かを検出し、正常であることを確認して処理を行うので、メタデータファイルを文書管理装置に確実に保存できる。処理の履歴をすべて残すことができるため、例えばコピーに関する課金処理を確実に行うことができる。また、コピーやスキャン、及びインターネットファクシミリ送信などの処理の履歴を残すことができるので、無断で文書をコピーしたり送信することを防止できる。
【００１１】
そして、メタデータを文書管理サーバに書き込みできない場合には、管理者やユーザに通知するので、処理を行うことができないことを知らせることができる。またメタデータファイルを書き込めることを確認した後に処理を行うので、処理に関するメタデータを確実に保存できる。
【００１２】
さらにこの発明では、文書管理サーバとの接続状態が正常でなければ、メタデータファイルを画像処理装置のメモリなどに記憶して、確実にメタデータを保存する。接続状態が正常か否かは、例えば画像処理装置のＬＡＮなどへの接続チェックの他に、メタデータファイルを文書管理サーバへ書き込むことができるか否かにより検出できる。正常に書き込みができれば、接続状態は正常であることが分かる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【００１４】
図１〜図９に、実施例の複合機２とメタデータ管理プログラム８６とを示す。図１などにおいて、４はＬＡＮで、６は管理者端末、８はユーザ端末で通常複数の端末があり、１０はＤＭＳサーバである。管理者端末６はユーザ端末８はパーソナルコンピュータなどを用い、ＤＭＳサーバ１０も同様にパーソナルコンピュータなどで構成され、入出力するデータを一時的に記憶するフォルダと、メタデータを管理するデータベース並びにメタデータとリンクした、即ちメタデータと対応付けられた画像データを記憶するデータベースとを備えている。ＤＭＳサーバ１０はメタデータのデータベースと画像データのデータベース並びにフォルダや、メタデータと画像データの入出力を管理するソフトウェアから成るＤＭＳ本体を記憶している。
【００１５】
１２はインターネットサーバで、ここではＳＭＴＰサーバやＰＯＰサーバなどのインターネットアプリケーションのサーバから成り、ルータ１４を通じてインターネットとＬＡＮ４とが接続されている。
【００１６】
複合機２はネットワークインターフェース２０を介してＬＡＮ４に接続され、インターネットサーバ１２を介してインターネットとの間でインターネットファクシミリの送受信などを行い、ネットワークインターフェース２０はバス２１に接続されている。２２はスキャナでカラースキャナでもモノクロスキャナでもよく、２３はプリンタでカラープリンタでもモノクロプリンタでもよい。２４はファクシミリ処理部で、インターネットサーバ１２中のＳＭＴＰサーバなどを通じてインターネットファクシミリの送受信などを行い、また公衆電話回線網を通じてＧ３ファクシミリの送受信を行う。なおファクシミリ処理部２４は備えていなくても良い。そして複合機２がユーザに対して提供するサービスは、画像データのスキャンと画像データのコピーであり、これ以外にユーザ端末８等から送出された画像データのプリントができ、またファクシミリの送受信ができる。
【００１７】
複合機２はユーザインターフェースとしてタッチパネル２５とバイオメトリクスセンサ２６並びにキーボード２７を備えている。タッチパネル２５は、表示用のパネルに重ねて複数の感圧スイッチを入力用に設けたものである。バイオメトリクスセンサ２６は例えば指紋センサや静脈センサなどで、複合機２を操作するユーザを認証する。キーボード２７は、タッチパネル２５以外の入力スイッチを表す。なおバイオメトリクスセンサ２６やキーボード２７は設けなくても良い。
【００１８】
画像メモリ３０は画像データを記憶し、プログラムメモリ３１は複合機２を制御するためのプログラムを記憶し、特に後述のメタデータ管理プログラム８６を記憶する。画像処理部３２は画像に対する縮小／拡大／精鋭化／地色の除去などの画像処理を行う。ここでの画像処理は、画像データを処理して新たな画像データを作る処理である。リムーバブルディスク３３はメタデータなどを記憶し、複合機２に対して着脱自在のディスクである。なお画像メモリ３０やプログラムメモリ３１は、ハードディスクやＲＡＭなどで実現しても、あるいはリムーバブルディスクで実現しても良い。
【００１９】
メタデータ管理部４０は、複合機２で作成するメタデータを管理する。メタデータはスキャンあるいはコピーやプリントする画像、もしくは送受信する画像について、その属性を記載したデータである。メタデータはメタデータファイルとして画像データのファイルと共にＤＭＳサーバ１０へ出力され、メタデータはメタデータのデータベースに、画像データは画像データのデータベースに記憶される。そしてユーザは端末６，８あるいはタッチパネル２５などから、メタデータのデータベースなどを検索し、所望の画像データにアクセスできる。メタデータは従来のログファイルに代わる役割をし、複合機２がいつだれによってどのように使用されたかの記録となる。例えばメタデータにはスキャンかプリントかなどの処理の内容と、複合機２を操作したユーザ名並びに処理の日時、処理した画像のページ数などがシステムデータに記憶されている。
【００２０】
そして画像の内容やその他のキーワードがユーザ項目として記載されている。そこでＤＭＳサーバ１０を検索することにより、例えばユーザ毎の複合機２の使用状況を求めて、課金データとすることができる。またどのようなデータをいつ誰が処理したかの記録により、画像データに対するセキュリティを高めることができる。例えば画像データをスキャンあるいはコピーする毎に、メタデータを作成してＤＭＳサーバ１０に保存すれば、画像データの不法コピーや不法な持ち出しなどを制限することができる。さらにメタデータを用いて、特にユーザデータを用いて、画像を検索することができる。実施例では、メタデータは例えば発注書，請求書，契約書などの画像データの種類毎に異なるフォーマットで記憶するので、画像データは種類分けされてＤＭＳサーバ１０に記憶されている。そしてサーバ１０を検索することにより、必要な画像データにアクセスできる。
【００２１】
この明細書でテンプレートとフォーマットは同義語で、メタデータファイルの形式とデータ項目とを特定したものであり、原則として複数のメタデータのテンプレートを記憶する。テンプレート管理部４１はテンプレートをリムーバブルディスク３３に記憶させ、端末６，８やタッチパネル２５などに表示して、ユーザの入力を可能にし、スキャナ２２やプリンタ２３、ファクシミリ処理部２４などで処理した画像データとリンクさせて、メタデータファイルを作成する。
【００２２】
ＤＭＳチェッカ４２は、スキャナ２２やプリンタ２３あるいはファクシミリ処理部２４での処理の実行前に、メタデータファイルをＤＭＳサーバ１０のフォルダに一時書き込みができるかどうかをチェックする。即ちメタデータを画像処理の実行前に保存できるかどうかをチェックする。保存できない場合、スキャンやプリントあるいはファクシミリ送信などを禁止するか、もしくはリムーバブルディスク３３にメタデータを保存するなどの処理を行う。
【００２３】
出力制御部４３は、メタデータファイルと対応する画像ファイルとをＤＭＳサーバ１０や端末６，８などに出力する。ここでテンプレート毎の設定により、メタデータファイルを画像ファイルと共に出力するか、メタデータのみを出力するかを選択できる。出力制御部４３はメタデータファイルを画像データと共に出力するか、メタデータのみを出力するかを制御する。入力支援部４４はユーザデータ項目をユーザがタッチパネル２５やキーボード２７などから入力する際に支援し、例えばユーザ項目に対して不適正なデータが入力されるとそれをチェックして、正しいデータ形式で入力するようにユーザをガイドする。テンプレート設定部４５は、端末６あるいは端末６，８やタッチパネル２５などからテンプレートを設定する作業を支援する。
【００２４】
図２にテンプレートの例を示す。５０は個別のテンプレートで、ＤＭＳサーバ１０の種類に応じてＸＭＬもしくはＣＳＶなどのデータ形式を用いることができ、システムデータエリア５１とユーザデータエリア５２とに区分されている。システムデータエリア５１の各データ項目は、ＤＭＳサーバ１０にとって必須のデータ項目であり、ユーザデータエリア５２のユーザデータ項目５３は、端末６，８などから設定時に自由に設定したデータ項目である。ユーザデータ項目５３では、メタデータとして出力する項目名（メタデータネーム）と、タッチパネル２５などに表示するデータ名（ディスプレイネーム）の２重の項目名を記憶できるようにする。また項目名に対応するデータ本体を記憶する。なおデータ本体のフォーマットはＤＭＳサーバ１０などに応じて固定され、例えば数字のみ，英数字，英文字のみ，英文字＋記号，その他などの種類がある。そして複数種類のテンプレート５０がリムーバブルディスク３３に記憶され、テンプレート管理部４１により管理される。
【００２５】
図３，図４に例としてのメタデータファイル６０，６１を示す。図３のメタデータファイル６０はＸＭＬ形式で記載され、ファイルの前半のscanInfoからdocInfoまでは、システムデータのエリアであり、userDefinedのエリアがユーザデータエリアである。システムデータ中のPurchase orderは、画像データの種類を表し、またフォーマットの種類を表している。そしてスキャンを行った日時とスキャンを実行したユーザ名が記載されている。またメタデータや対応する画像データの保存先、ＤＭＳサーバでのファイル名、ページ数、白黒かカラーかの種別、画像データのファイル形式と解像度などが記載されている。これらはＤＭＳサーバ１０にとって必須の項目であり、メタデータファイルからこれらの項目に対するデータをＤＭＳサーバが発見できない場合、メタデータや画像データをＤＭＳサーバで管理できなくなる。そのためシステムデータとユーザデータとをファイル中での位置により区分し、ＤＭＳサーバ１０がメタデータファイルをファイルの先頭から後への順でチェックすれば、最初に必須のデータ項目を発見できるようにしてある。これらのデータ項目のうち、タイトルとユーザ名以外の部分は、複合機２側で自動的に発生できる。例えば日時や宛先、ファイル名、ページ数、ファイル形式、解像度などは、複合機２側で自動的に発生できる。ユーザ名や白黒かカラーかの種別は、タッチパネル２５へのユーザの入力などから求めることができる。
【００２６】
図４のメタデータファイル６１は、図３のメタデータファイル６０と実質的に同じデータを、ＣＳＶ（Comma Separated Values）形式で記載したものである。データ形式が異なるフォーマットが必要な理由は、ＤＭＳサーバ毎にデータフォーマットが定められているので、複数のＤＭＳサーバに対応するためには、テンプレートのフォーマットを複数用意する必要があるためである。
【００２７】
図５に実施例でのテンプレートの作成から、ＤＭＳサーバ１０へのメタデータファイル６０の送出までのプロセスを示す。テンプレート５０の設定は管理者端末６もしくはユーザ端末８で行い、設定について複合機２のテンプレート設定部４５が設定画面を提供するなどの支援を行う。設定されたテンプレートはリムーバブルディスク３３に保存する。複合機２を操作するユーザはタッチパネル２５やキーボード２７などから、テンプレートへのデータを入力する。ユーザ名はタッチパネル２５などから入力しても良いが、バイオメトリクスセンサ２６でユーザ認証を行い、認証されたユーザのユーザ名をテンプレートに入力しても良い。
【００２８】
そしてこの時、ユーザの入力を容易にするように入力支援部４４で支援を行う。例えば数字の入力しか許されていないデータ項目に対して英文字を入力すると、入力支援部４４でエラーを検出し、どの部分がエラーであるのかを表示する。またタッチパネルに表示された入力スイッチのうち、入力中の項目に対して使用できないスイッチをぼやかすなどにより、間違った入力をしないようにする。さらにデータの桁数が定まっている場合、所定の桁数のデータが入力されないと、データが不足しているもしくはデータが長すぎるなどのエラーを表示する。このようにして入力支援部４４により正しいデータが入力されるようにする。なおシステムデータは全データ項目に対してデータが存在する必要があり、ユーザの入力が必要なデータが入力されないと、入力支援部４４はエラーを表示する。これに対してユーザデータは一部の項目に対してデータが入力されないことを認めるようにしても、あるいは全てのデータ項目が入力されることを要求するようにしてもよい。
【００２９】
コピー，プリント及びファクシミリ送信の場合、これらの処理の実行前に、メタデータの入力が完了されていることを要求するようにし、スキャンの場合メタデータの入力とスキャンの実行の順序とは任意である。そしてスキャンした画像データやプリントもしくはコピーした画像データ、ファクシミリの送受信をした画像データを、画像データファイル６２とし、入力されたメタデータからメタデータファイル６０を作成し、これらを例えばリンクさせてＤＭＳサーバ１０へ送出する。
【００３０】
図６を参照して、メタデータファイル６０のみを、複合機２からＤＭＳサーバ１０へ送出する場合について説明する。複合機２のコピーで画像データを読み取ると、画像データファイル６２と、これとリンクさせたＸＭＬ形式のメタデータファイル６０とを作成する。メタデータファイル６０には、コピーに関して必須のデータ項目として、処理日時やユーザ名、及びプリントアウトした枚数などを記載する。そしてメタデータファイル６０を画像データファイル６２と共にＤＭＳサーバに出力するか、メタデータファイル６０のみを出力するかを、出力制御部４３で制御する。実施例では、メタデータファイル６０のみを出力することを実線で示す。
【００３１】
メタデータファイル６０に記載される、コピーに必須のデータ項目は、図１のリムーバブルディスク３３に記憶するテンプレートに基づいて定まる。テンプレートはコピーやスキャンなど処理毎に、及び契約書や請求書など文書の種類毎に用意され、それぞれの処理に固有のデータ項目を記載する。またメタデータ中に画像データのサムネイル画像６３を記載して、大まかな画像データが分かるようにしても良い。サムネイル画像であれば、セキュリティ上の問題もない。
【００３２】
処理に使用するテンプレート毎に、メタデータファイルを画像データファイルと共に出力するか、メタデータファイルのみを出力するかを決定しておくことにより、出力制御を行うことができる。例えば契約書や請求書などの重要文書をコピーする場合は、重要文書コピーのためのテンプレートをユーザが選択して、メタデータファイルを画像データファイルと共にＤＭＳサーバ１０や端末６，８などに出力する。雑書類をコピーする場合は、雑書類コピーのためのテンプレートをユーザが選択して、そのメタデータファイルのみをＤＭＳサーバ１０などに出力する。
【００３３】
出力制御部４３で、テンプレートの設定に従い、メタデータファイルを画像データファイルと共に出力するか、メタデータファイルのみを出力するかを制御できる。さらに、メタデータのみを出力することを処理毎にあらかじめ機器設定しておくと、例えばコピーではメタデータファイルのみを出力できる。またメタデータファイルのみを出力させるかどうかをユーザに選択させるためのスイッチを、タッチパネル２５などに設けてもよい。
【００３４】
図７に、メタデータファイルの出力アルゴリズムを示す。例えばコピーが指示されると、メタデータファイルの作成はコピーの実行と並行して行い、操作したユーザ名並びに処理の日時や、コピー終了時のプリントアウトした画像の枚数などのシステムデータを記載する（Ｓ１）。複合機２のＤＭＳチェッカ４２は、コピーの実行前に、メタデータファイルをＤＭＳサーバ１０のフォルダに一時書き込みができるかどうかをチェックする（Ｓ２，Ｓ３）。保存できない場合、スキャンやプリントなどを禁止するか、もしくはリムーバブルディスク３３にメタデータを保存するなどの処理を行う。メタデータをＤＭＳサーバ１０のフォルダに一時書き込みできれば、画像データのスキャンを行い（Ｓ４）、画像データファイルを作成する（Ｓ５）。そして読み取った画像をプリントアウトして（Ｓ６）、その枚数をメタデータファイルに書き込む。
【００３５】
実施例では、メタデータ項目の処理日時、ユーザ名、プリントアウト枚数を記載し、メタデータファイル６０を出力して（Ｓ７）、ＤＭＳサーバ１０の一時フォルダに対してオーバーライトする（Ｓ８）。メタデータファイルはＤＭＳサーバ１０に保存され、管理者はコピーに伴うユーザ毎の課金を確実に行うことができる。またユーザ毎の処理履歴をＤＭＳサーバ１０側で管理でき、ファクシミリ送信などで送信対象文書や送信先のアドレス等をメタデータファイルに記載することにより、文書のセキュリティ管理を行うことができる。
【００３６】
なお図示しないが、コピーなどが中断された場合などにおいて、中断された時点でのプリントアウト枚数をメタデータファイルに記載して出力することにより、コピーを中断した場合にもそのユーザに対し課金処理を行うことができる。
【００３７】
図８に、メタデータファイルの出力処理を示す。ユーザがコピーを指示すれば（Ｓ１０）、複合機がＬＡＮに正しく接続接続されているかを、ｐｉｎｇコマンドの送出などで確認する（Ｓ１１）。次にＤＭＳサーバにメタデータを書き込むための、書き込みディレクトリがあるかをチェックする（Ｓ１２）。そして実際にメタデータなどが一時的に書き込みできることを確認して、コピーを行う（Ｓ１４）。コピー終了で、メタデータファイルをＤＭＳサーバへ出力して書き込みを行い（Ｓ１５）、すでに書き込んだ一時フォルダにメタデータをオーバーライトする。
【００３８】
ＤＭＳサーバへの書き込みができなければ、コピーを中止する（Ｓ１６）。そして複合機のタッチパネルなどにコピーが実行できない旨を表示する。回線の復旧後などに、処理ができなかった旨を、電子メールやファクシミリ送信等で管理者端末へ通知してもよい（Ｓ１７）。この通知には、障害検出の日時や、ＬＡＮの切断などの障害の内容、要求された処理の種類などを記載する。
【００３９】
なお実施例では、ＤＭＳサーバへメタデータファイルを書き込みできないことを検出すればコピーなどを中止するが、処理を中止せずに複合機のリムーバブルディスクなどに読み取った画像データやメタデータを格納してもよい。そして書き込み先のＤＭＳサーバのアドレスも同時に記憶することにより、リムーバブルディスクから出力先であるＤＭＳサーバへメタデータを回線の復旧後などに送信できる。さらにそのリムーバブルディスクに保存されたメタデータを、ＤＭＳサーバで出力してもよい。
【００４０】
また一時フォルダの書き込みを確認した後に、障害などが発生してメタデータのオーバーライトができなければ、処理を異常終了させ、その時点でのメタデータをリムーバブルディスクなどに保存しても良い。
【００４１】
図９にメタデータ管理プログラム８６を示し、このプログラムは図１のプログラムメモリ３１に記憶され、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体やあるいは搬送波などにより複合機２に供給される。そしてプログラム８６はメタデータ管理部４０により処理される。テンプレート管理命令８７はテンプレートの管理一般を行い、ＤＭＳチェック命令８８は、メタデータファイルをＤＭＳサーバ１０に一時記憶できるかどうかのチェックを行い、出力制御命令８９はメタデータファイルのみをＤＭＳサーバ１０へ出力するか、画像データファイルと共に出力するかを制御する。入力支援命令９０はテンプレートへのユーザの入力、特にユーザ項目への入力を支援し、不適正な入力データをチェックしてその旨を表示し、不要なキーを隠すなどにより、ユーザが誤った形式でデータを入力しないように支援する。テンプレート設定命令９１は端末６などでのテンプレートの設定を支援する。そして命令８７〜９１の内容は、テンプレート管理部４１〜テンプレート設定部４５での前記の処理を実現するためのものである。またこの明細書において、メタデータ管理部４０に関する記載は全てそのままメタデータ管理プログラム８６にも当てはまる。
【００４２】
このように実施例によれば、複合機での処理の開始に先だってメタデータをＤＭＳサーバに書き込むことができるか否かをチェックし、書き込めることを確認した後に処理を行うので、処理に関するメタデータを確実に保存できる。例えば、ユーザがコピーなどを行ったにも関わらず、プリントアウト後にＬＡＮを切断してメタデータを出力させないなどを防止できる。
【００４３】
またメタデータを確実に保存できるので、複合機の使用状況を管理でき、処理の履歴を残すことができる。メタデータはＤＭＳサーバを介して検索できるので、どのユーザが複合機を用いてどのような処理を行ったかの履歴を求めることができ、例えばコピーに関する課金を確実に行うことができる。またどのユーザがどのような処理を行ったかや、取り扱われた文書を特定でき、セキュリティを重視した文書管理を行うことができる。さらに発注書やインボイスなどの管理や検索が容易になり、これらの画像データを共用できる。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】実施例の複合機とその使用環境とを示すブロック図
【図２】実施例でのメタデータのテンプレートを示す図
【図３】実施例でのＸＭＬ形式でのメタデータの例を示す図
【図４】実施例でのＣＳＶ形式でのメタデータの例を示す図で、データ内容は図３と同じ
【図５】実施例での、メタデータファイルの作成からＤＭＳサーバへの格納までのフローを示す図
【図６】実施例での、メタデータファイルの出力を説明するための図
【図７】実施例での、メタデータファイルの出力アルゴリズムを示す図
【図８】実施例での、メタデータファイルの出力処理のフローチャートを示す図
【図９】実施例のメタデータ管理プログラムのブロック図
【符号の説明】
【００４５】
２            複合機
４            ＬＡＮ
６            管理者端末
８            ユーザ端末
１０          ＤＭＳサーバ
１２          インターネットサーバ
１４          ルータ
２０          ネットワークインターフェース
２１          バス
２２          スキャナ
２３          プリンタ
２４          ファクシミリ処理部
２５          タッチパネル
２６          バイオメトリクスセンサ
２７          キーボード
３０          画像メモリ
３１          プログラムメモリ
３２          画像処理部
３３          リムーバブルディスク
４０          メタデータ管理部
４１          テンプレート管理部
４２          ＤＭＳチェッカ
４３          出力制御部
４４          入力支援部
４５          テンプレート設定部
５０          テンプレート
５１          システムデータエリア
５２          ユーザデータエリア
５３          ユーザ項目
６０，６１    メタデータファイル
６２          画像データファイル
６３          サムネイル画像
８６          メタデータ管理プログラム
８７          テンプレート管理命令
８８          ＤＭＳチェック命令
８９          出力制御命令
９０          入力支援命令
９１          テンプレート設定命令
【図１】
0004683057.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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