(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続される電子メールデータ管理システムによって、この従業員端末で作成される電子メールデータを管理する方法であって、
前記システムは、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、保険会社の従業員の属性情報を格納する従業員データベース（ＤＢ）と、を備え、
前記従業員ＤＢは、従業員の属性情報として、従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を格納するものであり、
この方法は、
前記システムの電子メールデータ取得手段が、定型文テーブルから選択された定型文及び定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得工程と、
前記システムのアドレス判別手段が、電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別工程と、
社外宛の電子メールであると判別された場合に、前記システムの規制ワード判別手段が、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別工程と、
前記システムの電子メール送信手段が、当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信工程と、
を備え、
前記電子メールデータ取得工程は、従業員端末から定型文やフリー文の入力要求を受け付けるものであり、従業員端末からフリー文の入力要求を受け付けた場合に、前記従業員ＤＢの属性情報における従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を参照してフリー文の作成権限を判断する
ことを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法において、
前記従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴は、電子メールの作成ルールや規制ワードや保険商品の勧誘方針や保険商品の勧誘に関する関連法規などに関する研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴である
ことを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項１又は２の何れかに記載の方法において、
電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、前記システムの電子メールデータ転送手段が、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送工程をさらに備えている
ことを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項１、２又は３の何れかに記載の方法において、
前記規制ワード判別工程は、社外宛の電子メールであり、かつ、フリー文入力要求を受け付けた場合に、当該電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する
ことを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項１、２、３又は４の何れかに記載の方法において、
前記電子メールデータ管理システムは、ＨＴＭＬフォーマットの電子メール（Ｗｅｂメール）データを管理するＷｅｂメールサーバで構成され、
このＷｅｂメールサーバは、前記規制ワードライブラリと、前記各工程を実行するためのコンピュータプログラムとを格納するものであり、
前記従業員端末は、Ｗｅｂメールサーバ上でＷｅｂメールを閲覧可能なＷｅｂブラウザ機能と、Ｗｅｂメールデータを作成する機能とを有する
ことを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項１の方法において、
前記電子メールデータ取得工程は、定型文とフリー文とを識別可能な形態で電子メールデータを取得するものであり、
前記規制ワード判別工程は、電子メールデータの形態に基づいて特定したフリー文に前記規制ワードが含まれるかを判別する
ことを特徴とする方法。
【請求項７】
請求項１の方法において、
前記規制ワードライブラリは、各規制ワードについて複数段階の規制レベルを関連付けて格納するものであり、
前記電子メールデータ転送工程は、規制ワードが含まれる電子メールデータを当該規制ワードの規制レベルと共に管理者の端末に送信する
ことを特徴とする方法。
【請求項８】
請求項７の方法において、
前記電子メール送信工程は、電子メールに含まれる規制ワードの規制レベルに応じて、その電子メールの許可／不許可、送信条件などを決定することを特徴とする方法。
【請求項９】
請求項７の方法において、
さらに、前記規制ワード判別工程において電子メールデータに含まれると判別された規制ワードの規制レベルを電子メールデータに関連付けて識別可能に従業員端末に表示させる規制ワード表示工程を備えたことを特徴とする方法。
【請求項１０】
請求項９の方法において、
前記規制ワード表示工程は、「条件付で使用可能」や「注意喚起」などの規制レベルが相対的に低い規制ワードは表示し、「使用禁止」などの規制レベルが相対的に高い規制ワードは表示しないことを特徴とする方法。
【請求項１１】
請求項１の方法において、
前記規制ワード判別工程は、作成された若しくは作成中の電子メールデータについて、従業員端末から規制ワード判別の指令を受け付けた場合に、当該電子メールデータの電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別することを特徴とする方法。
【請求項１２】
請求項１１の方法において、
前記電子メールデータ転送工程は、電子メール本文に規制ワードが含まれていると判別された場合に、この判別結果と共に当該電子メールデータを管理者端末に転送することを特徴とする方法。
【請求項１３】
請求項１１の方法において、
前記電子メールデータ転送工程は、規制ワードの有無が判別された電子メールデータについて従業員端末から「送信」「戻る」「保存」「決定」の何れかの指令を受け付けた場合に、前記規制ワードの判別結果と共に当該電子メールデータを管理者端末に転送することを特徴とする方法。
【請求項１４】
請求項１の方法において、
前記電子メールデータ取得工程は、フリー入力可能な電子メールのタイトルを含む電子メールデータを取得するものであり、
前記規制ワード判別工程は、電子メールのタイトルに規制ワードが含まれているかも判別する
ことを特徴とする方法。
【請求項１５】
請求項１の方法において、
前記規制ワードライブラリは、規制ワードとして、自社の保険商品の名称、特約、契約条件などの商品情報を特定する用語を含むことを特徴とする方法。
【請求項１６】
保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続され、この従業員端末で作成される電子メールデータを管理する電子メールデータ管理システムであって、
電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、
顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、
保険会社の従業員の属性情報を格納する従業員データベース（ＤＢ）と、
定型文テーブルから選択された定型文及びこの定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得手段と、
電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別手段と、
社外宛の電子メールであると判別された場合に、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別手段と、
当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信手段と、を備え、
前記従業員ＤＢは、従業員の属性情報として、従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を格納するものであり、
前記電子メールデータ取得手段は、従業員端末から定型文やフリー文の入力要求を受け付けるものであり、従業員端末からフリー文の入力要求を受け付けた場合に、前記従業員ＤＢの属性情報における従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を参照してフリー文の作成権限を判断する
ことを特徴とするシステム。
【請求項１７】
請求項１６記載のシステムにおいて、
前記従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴は、電子メールの作成ルールや規制ワードや保険商品の勧誘方針や保険商品の勧誘に関する関連法規などに関する研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴である
ことを特徴とするシステム。
【請求項１８】
請求項１６又は１７の何れかに記載のシステムにおいて、
電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送手段、をさらに備えている
ことを特徴とするシステム。
【請求項１９】
保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続されるコンピュータシステムに格納され、このコンピュータシステムを、従業員端末で作成される電子メールデータを管理する電子メールデータ管理システムとして機能させるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータシステムは、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、保険会社の従業員の属性情報を格納する従業員データベース（ＤＢ）と、を備え、
前記従業員ＤＢは、従業員の属性情報として、従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を格納するものであり、
このコンピュータプログラムは、
定型文テーブルから選択された定型文及びこの定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得工程と、
電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別工程と、
社外宛の電子メールであると判別された場合に、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別工程と、
当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信工程と、
電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送工程と
を前記コンピュータシステムに実行させ、
前記電子メールデータ取得工程は、従業員端末から定型文やフリー文の入力要求を受け付けるものであり、従業員端末からフリー文の入力要求を受け付けた場合に、前記従業員ＤＢの属性情報における従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を参照してフリー文の作成権限を判断する
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項２０】
請求項１９記載のコンピュータプログラムにおいて、
前記従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴は、電子メールの作成ルールや規制ワードや保険商品の勧誘方針や保険商品の勧誘に関する関連法規などに関する研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴である
ことを特徴とするシステム。
【請求項２１】
請求項１６又は１７の何れかに記載のコンピュータプログラムにおいて、
電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送手工程、をさらに前記コンピュータシステムに実行させるものである
ことを特徴とするシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、保険会社の電子メールを管理する電子メールサーバと、このサーバにコンピュータネットワークを介して接続され保険会社の従業員が操作する従業員端末とを備えた電子メールデータ管理システムによって、この従業員が作成した電子メールデータを管理する方法、システム及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
保険会社の営業活動は、一般的に、営業資料などの書面を利用して商品内容や契約条件などを直接説明する対面型の営業活動が中心となっている。すなわち、契約外交員や営業所の社員（以下、「営業担当者」と総称する）が、各種の営業資料を持参して顧客（潜在顧客を含む。以下同様）の自宅や職場に訪問し、顧客に適した保険商品や認知させたい新商品等を直接説明することで、保険の必要性を喚起して新規契約につなげたり、契約済みの保険商品の見直し（特約の追加・変更、保険金額の増減など）を促したりする。
【０００３】
特に、大手の保険会社では、顧客の年齢や家族構成などの様々な属性に満遍なく対応できるように多くの保険商品や付帯特約を用意しており、商品体系が複雑多様化しているため、対面型の営業活動がより重要になっている。
【０００４】
一方で、このような対面型の営業活動は、営業担当者が顧客とスケジュール調整を行った上で自宅や職場に出向いて個人情報や要望などをヒアリングし、帰社して必要な営業資料を用意して郵送若しくは直接手渡し、再度必要書類を受け取りに行く、という手順を経るため、契約までに数日〜数週間を要することになり、営業効率や迅速性の面で改善すべき点は多い。訪問スケジュールの調整などの一部の工程を電話で行うことも可能であるが、効率化や時間短縮の効果は限定的である。
【０００５】
このような状況下で、現在では、インターネットや電子メールに代表される情報通信ツールを活用した営業活動も行われるようになってきている。特に、電子メールは、信書のように顧客個人との間で情報を送受信でき秘密性が保てると共に、書面のように情報伝達の正確性も保証され、かつ電話に準じた迅速性も備えているため、有効な営業ツールとして広く活用されている。
【０００６】
このような、情報通信ツールを活用して保険会社の営業活動を支援する手法については、以下の特許文献１、２が参考になる。
【０００７】
【特許文献１】特開２００２−２０２９７０号公報
【特許文献２】特開２００４−１１８５５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ここで、保険商品は、いわゆる満期型や年金型の商品のように、顧客にとって投資や貯蓄の側面を有すると共に、契約期間中に支払う保険料の総額も大きい場合もあり、さらに、契約に際して家族構成や病歴などの個人情報を取り扱うことになるため、電子メールによる営業活動にも通常の営業活動と同様に様々な法規制が適用される。ところが、電子メールによる営業活動については、上記した対面型の営業活動に比べて、上司や管理部門による事前チェックが困難であるという事情がある。具体的には、電子メールは営業担当者の端末で作成され、プリンタへの出力などを介さずにそのまま顧客に送信できるため、作成中のメールや送信前のメールの内容を上司や審査部門などがチェックすることは非常に困難である。
【０００９】
そのため、保険会社によっては、顧客への電子メールの送信を一切禁止したり、予め用意された定型文の送信だけを許可しているところもある。また、顧客への電子メールの送信を許可している保険会社でも、使用禁止ワードの有無を自動的にチェックするフィルタリングシステムや、全てのメールを審査部門がチェックしてから送信を許可する事前審査システムを導入して法規制を遵守するようにしている場合が多い。このような、電子メールの事前チェックについては、保険業界には言及されていないが、以下の特許文献３、４が参考になる。
【００１０】
【特許文献３】特開２００２−２０７６７２号公報
【特許文献４】特開２００７−２７２６０７号公報
【００１１】
しかしながら、大手の保険会社であれば、顧客宛の電子メールの送信件数は１日に数百件〜千件以上、１か月で１万件〜数万件にもなるため、全ての電子メールを上司や審査部門が事前にチェックするのは非現実的である。また、特許文献３、４に開示されているフィルタリングシステムを採用した場合には、事務的な連絡や定型文のメールも一律にチェックされることになり、電子メールの迅速性のメリットを阻害することになる。さらに、フィルタリングによってメール送信の許否を個別に判定するだけでは、水平展開による全社的なレベル向上につながらない。
【００１２】
本発明は、このような課題を解決するためになされたもので、営業ツールとしての電子メールの有用性を維持しながら法規制も遵守でき、さらに、事後的な検証も容易に行える電子メールデータの管理方法、管理システム、及びコンピュータに電子メールデータの管理処理を実行させるためのコンピュータプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明の第１の主要な観点によれば、保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続される電子メールデータ管理システムによって、この従業員端末で作成される電子メールデータを管理する方法であって、前記システムは、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、を備え、この方法は、前記システムの電子メールデータ取得手段が、定型文テーブルから選択された定型文及びこの定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得工程と、前記システムのアドレス判別手段が、電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別工程と、社外宛の電子メールであると判別された場合に、前記システムの規制ワード判別手段が、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別工程と、前記システムの電子メール送信手段が、当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信工程と、電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、前記システムの電子メールデータ転送手段が、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送工程とを備えたことを特徴とする方法が提供される。
【００１４】
ここで、本明細書における「電子メール」は、メールタイトル（件名）、メール本文、送信者の識別情報（アカウント）、及び１以上の送信先（宛先）の電子メールアドレスを含む従来周知のデータ構成を備えている。
【００１５】
また、本発明の第２の主要な観点によれば、保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続され、この従業員端末で作成される電子メールデータを管理する電子メールデータ管理システムであって、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、定型文テーブルから選択された定型文及びこの定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得手段と、電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別手段と、社外宛の電子メールであると判別された場合に、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別手段と、当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信手段と、電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送手段とを備えたことを特徴とするシステムが提供される。
【００１６】
また、本発明の第３の主要な観点によれば、保険会社の従業員が操作する従業員端末がコンピュータネットワークを介して接続されるコンピュータシステムに格納され、このコンピュータシステムを、従業員端末で作成される電子メールデータを管理する電子メールデータ管理システムとして機能させるコンピュータプログラムであって、前記コンピュータシステムは、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブルと、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリと、を備え、このコンピュータプログラムは、定型文テーブルから選択された定型文及びこの定型文以外のフリー文の少なくとも何れかのテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを前記従業員端末から取得する電子メールデータ取得工程と、電子メールデータに含まれるメールアドレスのドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するアドレス判別工程と、社外宛の電子メールであると判別された場合に、所定のタイミングで前記規制ワードライブラリを参照して、電子メール本文のフリー文に規制ワードが含まれているかを判別する規制ワード判別工程と、当該電子メールデータをメールアドレス宛に送信する電子メール送信工程と、電子メール本文に規制ワードが含まれている場合に、所定のタイミングで当該従業員及び／若しくは電子メールデータを管理する管理者の端末に当該電子メールデータを送信する電子メールデータ転送工程とを前記コンピュータシステムに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、従業員端末で作成される電子メールデータについて、社外のアドレスが含まれ、かつ、定型文以外のフリー文が入力された場合にだけ規制ワードが含まれているかを判別することにした。すなわち、規制ワードが含まれる可能性がない定型文メールや、法規制等に抵触するおそれがない社内宛の電子メールはチェック対象から除外したので、電子メールのチェックを迅速かつ効率的に実行することが可能になる。また、本発明では、従業員端末からフリー文の入力要求を受け付けた場合に、前記従業員ＤＢの属性情報における従業員ごとの研修の受講履歴及び／若しくは試験の受検履歴を参照してフリー文の作成権限を判断する。そのため、営業担当者等は、迅速性や商品説明の必要性などに応じて定型文メールとフリー文メールとを使い分けることができ、電子メールを営業ツールとして有効に活用できるようになる。また、規制ワードが含まれるかのチェック結果を管理者端末にも転送するようにしたので、規制ワードの有効性や、規制ワードを含む電子メールのパターンなどの有効なデータを蓄積でき、社内教育や事後的な検証を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。以下においては、従業員端末のブラウザソフトを利用してＷｅｂメールサーバ上で電子メールの作成や閲覧などを行うＷｅｂメールを例にとって説明する。
【００１９】
図１は本発明の一実施形態の全体構造を示すネットワーク構成図である。この図で符号１で示す電子メールデータ管理システムは、ＨＴＭＬフォーマットの電子メール（Ｗｅｂメール）データを管理する保険会社２のＷｅｂメールサーバで構成され、インターネットを介して保険会社２の支店、支部、営業所等に所属する主として営業担当の従業員の端末３や顧客端末４と接続される。この電子メールデータ管理システム１は、保険会社２内の電子メール審査部門の端末（審査端末）５や、前記従業員の上司である支部長、支店長などの所定の管理職社員の端末（管理者端末）６と社内の専用回線を介して接続される。このＷｅｂメールサーバは、プロバイダ等に設置されるメールサーバを兼用している。
【００２０】
前記従業員端末３は、図示しないプロバイダのメールサーバ等を介して前記電子メールデータ管理システム１（Ｗｅｂメールサーバ）に接続可能なＰＣや携帯電話などの通信端末であり、Ｗｅｂメールデータを閲覧するＷｅｂブラウザ機能と、Ｗｅｂメールサーバ上で電子メールを作成する機能とを有する。また、顧客端末４も、図示しないプロバイダの受信サーバ等を介して電子メールデータ管理システム１から送信された電子メールをダウンロードして閲覧可能な通信端末である。
【００２１】
なお、本明細書においては、従業員が作成し顧客に送信されたもの若しくは作成済みで送信フォルダに格納された送信待ちのものを「電子メール」と表記する。また、送信先アドレスが選択されてなかったりメール本文が未完成である等の未完成のものや、作成済みで禁止ワードが検出されて送信が禁止されたもの、警告ワード若しくは禁止ワードが検出されて所定の管理者や審査部門の端末に転送されたものを「電子メールデータ」と称する。
【００２２】
次に、図２の機能ブロック図を参照して本実施形態に係る電子メールデータ管理システム１の概略構成を説明する。  
このシステム１は、保険会社に備えられたＷｅｂサーバ（コンピュータ）に内蔵されたＣＰＵ１１にシステムバス１２を介してＲＡＭ１３、ＲＯＭやＨＤＤなどの外部記憶装置１４及び入出力インタフェース（Ｉ／Ｆ）１５が接続されている。入出力Ｉ／Ｆ１５には、マウスやキーボードなどの入力装置１６、ディスプレイなどの出力装置１７、キーボードや、ＮＩＣなどの通信デバイス１８及びＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭなどのリムーバブル記録媒体１９用のドライブ２０が夫々接続されている。外部記憶装置１４は、データ格納部１４ａとプログラム格納部１４ｂとを備えている。何れも、記憶装置内に確保された一定の記憶領域である。
【００２３】
このようなハードウェア構成において、通信Ｉ／Ｆや通信デバイス１８等を介して前記従業員端末３や管理者端末５などから各種の指令を受信したり、オペレータが入力装置１６を操作して各種の指令（コマンド）を入力することで、プログラム格納部１４ｂにインストールされたソフトウェアプログラムがＣＰＵ１１によってＲＡＭ１３上に呼び出されて実行され、ＯＳ（オペレーションシステム）と協働してこの発明の機能を奏するものである。
【００２４】
データ格納部１４ａは、電子メール本文を作成するための複数の定型文を格納する定型文テーブル２１と、顧客宛の電子メールにおいて使用が規制される規制ワードを格納する規制ワードライブラリ２２と、従業員の氏名、所属部門（支店名等）、役職などの属性情報を格納する従業員データベース（ＤＢ）２３とを備えている。
【００２５】
前記定型文テーブル２１は、「あいさつ」「キャンペーン」「商品説明」「事務連絡」などの複数のカテゴリーごとに夫々複数パターン設定された定型文を格納するものである。これらの定型文は、審査部門などによって種々の規制に抵触しないかの審査が済んでいるため、従業員はこれらの定型文を選択することで、規制に抵触しない電子メールを瞬時に作成できる。本実施形態では、１の電子メールに定型文を３つまで挿入できるように設定されている（図４参照）。この複数の定型文の組み合わせについても、審査部門が事前にチェック済みである。
【００２６】
前記規制ワードライブラリ２２は、図３（Ａ）に示すように、「商品説明」「個人情報の収集」「ニード喚起」などの複数の規制カテゴリーに分類された複数の規制ワードについて、複数段階の規制レベルを関連付けて格納するものである。図示の規制レベルは、所定のアラームが表示されるが送信は可能な「警告」と、アラームが表示されると共に送信も禁止される「禁止」との２段階が設定されている。この他にも、特定の送信先（社内、既存顧客（契約者等）など）に限って送信可能、上司の承認を条件に送信可能、などの種々の規制レベルを設定できる。
【００２７】
また、本実施形態では、過剰・不適切な営業活動を事前にチェックするため、規制ワードとして、自社の保険商品の名称、特約、契約条件などの商品情報を特定する用語も格納している。一般的な商品等の営業活動では、顧客に対して自社の商品やサービスの情報を積極的に提供するが、保険商品の営業においては、上記した理由により、書面を提示した対面での説明がより重要になっている。その意味で、保険業界においては、電子メールは限定的・補助的な営業ツールであると言える。そのため、本実施形態では、自社商品であっても電子メールに含める条件を厳しく制限することにした。
【００２８】
さらに、本実施形態では、図３（Ｂ）に示すように、規制レベルが「警告」の規制ワードや、規制ワードでない用語について、特定の語句との組み合わせによって商品勧誘やニード喚起などの規制カテゴリーに該当するおそれがあるものも、「禁止」用語としてこの規制ワードライブラリ２２に登録している。例えば、「誕生日」という用語は、個人情報の収集等に該当するおそれがあるため「警告」ワードとして登録されているが、単独で過剰・不適切な営業活動とまでは言えないし、「お祝い」のような他の目的で使用される場合も少なくない。しかし、「教え」のような、情報伝達を指示する言葉と組み合わされる場合には、「個人情報の収集」を目的にしている可能性が高いため、規制レベルを上げて、「禁止」用語として登録することにした。図３（Ｂ）では、同様の規制目的で複数の「警告」ワード（「住所」「誕生日」など）と、組み合わされる可能性のある複数の用語（「教え」「おしえ」など）との組み合わせを登録している。
【００２９】
従業員ＤＢ２３は、従業員の氏名、ＩＤ、所属部門、職制、電子メールアドレスなどの従来周知の社員属性情報に加えて、保険商品の勧誘に関する関連法規や社内の勧誘方針、電子メールの作成ルール、規制ワードなどに関する研修の受講履歴や試験の受検履歴を格納する。この研修や試験で所定の合格基準を満たした従業員や、所定の職制の従業員（営業所長、支部長、本社部長など）だけが、後述するフリー文を含む電子メールを作成し、顧客（社外）に送信できる。
【００３０】
前記プログラム格納部１４ｂは、メインプログラムの他、電子メールデータ取得手段２５、アドレス判別手段２６、規制ワード判別手段２７、電子メール送信手段２８、規制ワード表示手段２９、及び電子メールデータ転送手段３０を備えている。
【００３１】
電子メールデータ取得手段２５は、図４（Ａ）に示す電子メールの作成画面を生成して本システム１に接続した従業員端末３に表示させ、この作成画面を通じて営業担当者等が入力したメールのタイトルと、前記定型文テーブル２１から選択した定型文やこの定型文以外のフリー文のテキストデータを含む電子メール本文と、１以上の電子メールアドレスと、を含む電子メールデータを取得するものである。具体的には、この電子メールの作成画面は、社内及び社外のアドレス帳を表示させるアドレス帳ボタン３１ａ、３１ｂ、メールタイトルの入力欄３２、メール本文の入力欄３３、及び「送信内容確認」ボタン３４が設けられている。
【００３２】
アドレス帳ボタン３１ａ、３１ｂが押されて表示されたアドレス帳から、従業員等が選択した１以上の宛先のメールアドレスが宛先表示欄３５に表示される。後述するように、アドレス判別手段２６は、宛先のメールアドレスが社外のアドレス帳から選択されたかを監視している。
【００３３】
前記メールタイトルの入力欄３２もフリー入力が可能であるため、フリー文と同様に、規制ワード判別手段２７によって規制ワードの有無等がチェックされる。
【００３４】
前記メール本文の入力欄３３は、前文入力欄３３ａ、本文入力欄３３ｂ、及び末文入力欄３３ｃに分割され、夫々プルダウンメニューで前記定型文テーブル２１に格納された複数のカテゴリーや定型文などが選択できるように構成されている。このうち、本文入力欄３３ｂは、「お祝い」「スケジュール確認」などの複数のカテゴリーから従業者等が選択して「選択」ボタン３６を押した場合に、図示しない各カテゴリーの定型文が定型文テーブル２１から選択可能に表示される。図示の例では、最大で３つのカテゴリーを選択できる。選択された定型文等は、「送信内容確認」ボタン３４によって別画面で確認できる。
【００３５】
従業員等は、定型文以外に顧客等に送信したい場合は、本文入力欄３３ｂのプルダウンメニューから「フリー文」が選択し、図４（Ｂ）のフリー文入力ボックス３７を表示させる。このフリー文入力ボックス３７にテキストデータが入力され、「戻る」「確認（チェック）」「決定」の何れかのボタン３８〜４０が押されると、規制ワード判別手段２７によってテキストデータの規制ワードの有無がチェックされる。このように、従業員端末３からフリー文の入力要求を受け付けた場合にだけフリー文を入力できるようにしたので、入力された定型文とフリー文とを容易に識別できる。なお、メール本文の入力欄を、定型文入力欄とフリー文入力欄とに分割して、定型文とフリー文とを識別できるようにしてもよい。
【００３６】
また、本実施形態では、この電子メールデータ取得手段２５は、従業員端末３からフリー文の入力要求を受け付けた場合、すなわち本文入力欄３３ｂのプルダウンメニューから「フリー文」が選択された場合に、前記従業員ＤＢ２３に格納された当該従業員の前記研修受講履歴や受検履歴を参照してフリー文の作成権限を判断する認証機能も備えている。フリー文の作成権限を有していると判断された場合にだけ、図４（Ｂ）のフリー文入力ボックス３７が表示される。フリー文の作成権限を有していない場合には、「研修を受講してください」などの定型のメッセージが従業員端末３に表示される。
【００３７】
図２に示すアドレス判別手段２６は、社外アドレス帳ボタン３１ｂが押され１以上の電子メールアドレスが選択されたかを監視し、選択されたアドレスに含まれるドメインに基づいて当該電子メールが社外宛であるかを判別するものである。社外であると判別された場合に、規制ワード判別手段２７に規制ワードの判別を指示する。
【００３８】
規制ワード判別手段２７は、宛先に社外の電子メールアドレスを含む電子メールデータについてフリー文入力ボックス３７にフリー文が入力された場合に、入力されたテキストデータやメールタイトル入力欄３２に入力されたメールタイトルに、前記規制ワードライブラリ２２に登録された何れかの規制ワードが含まれるかをチェックするものである。具体的には、フリー文のテキストデータを全文検索し、「警告」か「禁止」に該当する規制ワードが１つでも含まれているかをチェックする。
【００３９】
本実施形態では、前記フリー文入力ボックス３７（図４（Ｂ））の「戻る」「確認（チェック）」「決定」の何れかのボタン３８〜４０が押された場合に、従業員端末３から規制ワード判別の指令を受け付けたとみなして、規制ワードの有無を判別するようにしている。なお、従業員等は、フリー文の入力途中に「確認（チェック）」ボタン３９を押して随時チェックを受けることも可能である。また、入力済みの電子メールが送信ボックスに保存された場合、図４（Ａ）の「送信内容確認」ボタン３４が押された場合などにチェックすることにしてもよい。要は、電子メールが社外に送信される前にこの規制ワード判別手段２７がチェックできるようにすればよい。
【００４０】
規制ワード判別手段２７によるチェックの結果、フリー文に何れかの規制ワードが含まれている場合には、後述するように、規制ワード表示手段２９によって図５に示すチェック結果画面が従業員端末３に表示される。
【００４１】
電子メール送信手段２８は、作成された電子メールを指定された宛先のプロバイダの受信サーバを特定して送信する従来周知のＷｅｂメールサーバの機能と、前記規制ワード判別手段２７が電子メールデータから検索した規制ワードの規制レベル（「警告」か「禁止」か）に応じて、その電子メールの送信許可／不許可、送信条件などを決定する機能を備えている。例えば、「警告」の中で複数のレベルが設定されている場合や、時期によって送信が「禁止」されるワードなどが含まれている場合などは、「警告」ワードであっても送信が禁止されることもある。
【００４２】
規制ワード表示手段２９は、前記規制ワード判別手段２７が電子メールデータから検索した１以上の規制ワードと、この規制ワードの規制レベル（「警告」か「禁止」か）とを、当該電子メールデータに関連付けて従業員端末３に表示させるものである。具体的には、図５に示すように、電子メールデータのチェック結果を示すＨＴＭＬフォーマットの画面を生成して従業員端末３に送信しブラウザで表示させる。
【００４３】
本実施形態では、規制レベルが低い「警告」ワードが含まれている場合は、図５（Ａ）に示すように、結果表示画面の「確認ワード・チェック理由」の表示欄４２にフリー文に含まれる「警告」ワード及びチェック理由（規制カテゴリー）を表示し、「確認内容」表示欄４３に注意を喚起する具体的なコメントや規制ワードを含むメールの具体例を表示している。これらのコメントやメールの具体例は、前記規制ワードライブラリ２２に、規制ワードや規制カテゴリーごとに登録される。この画面で「修正・戻る」ボタン４４が押されると、前記電子メールの作成画面（図４（Ａ））に戻って規制ワードを含むフリー文やタイトルを修正できる。また、「確認・送信」ボタン４５が押されると、このままの内容で電子メールが送信される。
【００４４】
一方、規制レベルが相対的に高い「禁止」ワードが含まれている場合は、図５（Ｂ）に示すように、結果表示画面の「チェック理由」表示欄４６にはチェック理由（規制カテゴリー）だけが表示され、フリー文に含まれる「禁止」ワードは表示されない。これは、禁止ワードを表示すると、その言葉を使わずに同じ意味のメールを作成されるおそれがあるためである。例えば、「禁止」ワードを平仮名・カタカナ・漢字を組み合わせたり当て字を使用すること(「さん大疾ペイ」「学士保健」等)、禁止ワードを別の言葉で説明すること（「死の原因になる３つの大きな病気」「学資金の準備のためのほけん」）などが該当する。なお、「確認内容」表示欄４７には、「警告」ワードと同様に、注意喚起のコメント等が表示される。また、「禁止」ワードが含まれている電子メールデータは送信が許可されないため、このチェック結果画面には「確認・送信」ボタンはなく、「戻る」ボタン４８だけが設置される。
【００４５】
電子メールデータ転送手段３０は、前記規制ワード判別手段２７が電子メールデータに規制ワードが含まれていると判別した場合に、所定のタイミングで審査端末５や管理者端末６に当該電子メールデータとチェック結果（規制ワード及びその規制レベル）とを転送するものである。すなわち、この電子メールデータ転送手段３０は、社外のアドレスを含む全ての電子メールについて、電子メールの管理部門である審査部門の特定のアドレスと、作成者である従業員の管理者の特定のアドレスとを自動的に送信先として設定する。そのため、前記従業員ＤＢ２３には、各従業員の管理者の電子メールアドレスが従業員ＩＤに関連付けて格納するのが好ましい。なお、「禁止」ワードが含まれている場合には、社外の顧客等には送信されず審査端末５や管理者端末６だけに送信されることになる。
【００４６】
電子メールを転送するタイミングは、図５（Ａ）の「修正・戻る」ボタン４４や「確認・送信」ボタン４５、及び図５（Ｂ）の「戻る」ボタン４８の何れかのボタンが押された時点である。
【００４７】
このようにして管理者端末６等に転送された電子メールデータは、図６に示すように、この管理者端末６等にリスト表示される。この例では、受信日時、送信者（従業員の氏名）、社外の宛先、メールのタイトル及び規制レベル（「禁止」か「警告」か）が一覧表示される。なお、規制レベルに応じて、リスト中の電子メールデータを色分けしたり特定のアイコンやメッセージをポップアップ表示するようにしてもよい。管理者等は、このような規制レベルの表示を参考にして、このリストの左端の「表示」ボタン５０を押して特定の電子メールデータの全文や規制ワードなどを参照することができる。これにより、社外への電子メールを送信前にチェックすることが可能であると共に、規制ワードの使用例などの規制ワードライブラリ２２の見直しや社内教育に有益な情報を蓄積することができる。
【００４８】
以下、このシステム１の詳細な機能を実際の動作と共に、図７のフローチャートを参照して説明する。なお、以下においては、従業員端末３を操作する従業員について、社員ＩＤなどによるログイン認証が完了しているものとする。
【００４９】
まず、前記電子メールデータ取得手段２５が従業員端末３に提示した図４（Ａ）の作成画面で、フリー文が入力されたかを監視する（Ｓ１）。具体的には、図４（Ａ）の本文入力欄３３ｂの何れかのプルダウンメニューから「フリー文」が選択され、選択ボタン３６が押された場合に以下の処理を実行する。
【００５０】
フリー文が選択されると（Ｓ１のＹｅｓ）、前記規制ワード判別手段２７が規制ワードライブラリ２２をメモリにロードする（Ｓ２）。ついで、この電子メールデータ取得手段２５が、従業員ＤＢ２３でこの従業員の受講歴等に基づいてフリー文の作成権限を確認する（Ｓ３）。作成権限が確認できなければ（Ｓ３のＮｏ）、「研修を受講してください」などの定型メッセージを出力して（Ｓ４）、図４（Ａ）の作成画面に戻る。
【００５１】
作成権限を確認できた場合には（Ｓ３のＹｅｓ）、電子メールデータ取得手段２５は、図４（Ｂ）のフリー文入力ボックス３７を表示させてフリー文の入力を受け付ける（Ｓ５）。一方、この処理の前に、若しくは平行して、前記アドレス判別手段２６が、図４（Ａ）のアドレス帳ボタン３１ａ、３１ｂを使用したアドレスの入力を受け付けると共に（Ｓ６）、入力されたアドレスに社外のアドレスを含むかを監視する（Ｓ７）。なお、社外アドレスが入力された後に、上記したＳ１〜Ｓ５の処理を開始するようにしてもよい。
【００５２】
社外のアドレスが入力され、かつフリー文が入力された後に、従業員端末３から図４（Ｂ）の「確認（チェック）」ボタン３９が押された場合に（Ｓ８のＹｅｓ）、前記規制ワード判別手段２７が起動し、そのフリー文及びメールタイトルに規制ワードが含まれているか、及びその規制レベルをチェックする（Ｓ９）。
【００５３】
電子メールデータに禁止ワードが含まれている場合は（Ｓ１０のＹｅｓ）、前記規制ワード表示手段２９がその禁止ワードを含まない、図５（Ｂ）のチェック結果画面を生成して従業員端末３に表示させる（Ｓ１１）。また、警告ワードが含まれている場合は（Ｓ１０のＮｏ、Ｓ１２のＹｅｓ）、前記規制ワード表示手段２９がその警告ワードを含む、図５（Ａ）のチェック結果画面を生成して従業員端末３に表示させる（Ｓ１３）。何れかの規制ワードを含む場合には、前記規制ワード判別手段２７が当該電子メールデータに規制レベルを特定するフラグ（規制フラグ）を付加してメモリに登録する（Ｓ１４）。一方、何れの規制ワードも含まれていない場合は（Ｓ１２のＮｏ）、規制フラグを付さずにＳ１５に進む。
【００５４】
このステップＳ１５では、前記電子メールデータ転送手段３０が図５（Ａ）の「修正・戻る」ボタン４４か図５（Ｂ）の「戻る」ボタン４８が押されたかを監視し（Ｓ１５、Ｓ１６）、何れかのボタンが押されると（Ｓ１５のＹｅｓ、Ｓ１６のＹｅｓ）、電子メールデータとそのチェック結果（規制ワード、規制フラグ）とを審査端末５及び管理者端末６に転送する（Ｓ１７）。なお、規制ワードを含まない電子メールデータも審査端末５等に転送される。転送されたメールデータは、図６に示すように、管理者端末６等にリスト表示される。
【００５５】
また、電子メール送信手段２８も、図５（Ａ）の「送信・確認」ボタン４５が押されたかを監視しており（Ｓ１６）、このボタン４５が押されると、禁止ワードが含まれるかに基づいて送信可否を判別する（Ｓ１８、Ｓ１９）。警告ワードだけが含まれている場合若しくは規制ワードが含まれていない場合には、指定されたアドレス宛に電子メールを送信する（Ｓ２０）。
【００５６】
一方、前記Ｓ１で、メール本文のプルダウンメニューで定型文だけが選択された場合は（Ｓ１のＮｏ）、前記電子メールデータ取得手段２５は、選択されたカテゴリーに関連付けられた定型文を前記定型文テーブル２１から抽出して従業員端末３に提示し、定型文の選択入力を受け付ける（Ｓ２１）。また、前記アドレス判別手段２６が、図４（Ａ）のアドレス帳ボタン３１ａ、３１ｂを使用したアドレスの入力を受け付ける（Ｓ２２）。この場合は、フリー文が入力されないため、社外アドレスが選択されるかの監視を行う必要はない。なお、メール本文の最初の定型文とメールタイトルとを連動させる等してメールタイトルのフリー入力ができない設定にした場合にはメールタイトルのチェックは不要であるが、メールのタイトルや本文についてフリー入力や定型文の一部変更を可能にしている場合には、メールタイトルについても規制ワードのチェックを受けるのが好ましい。
【００５７】
宛先のアドレスが入力されメール本文が完成した後、従業員端末３から図４（Ａ）の「送信内容確認」ボタン３４等が押されると（Ｓ２３）、指定されたアドレス宛に前記電子メール送信手段２８が電子メールを送信する（Ｓ２０）。また、前記Ｓ６で入力されたアドレスに社外アドレスが含まれない場合も（Ｓ７のＮｏ）、規制ワードをチェックする必要がないため、Ｓ２３に進む。
【００５８】
なお、この発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、発明の要旨を変更しない範囲で種々変形可能である。
【００５９】
例えば、上記実施形態においては、Ｗｅｂメールの例を説明したが、従業員端末にインストールされた通常のメーラーを使用するインターネットメールでも本発明を好適に適用できる。
【００６０】
また、規制ワードや規制レベル、定型文のカテゴリーの種類、チェック結果の表示レイアウト（図５）、管理者端末６等の表示レイアウト（図６）などは上記した例に限られない。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】図１は、本発明の一実施形態の概要を示すネットワーク構成図である。
【図２】図２は、電子メール管理システムの機能ブロック図である。
【図３】図３は、規制ワードライブラリのデータ構成を示す概念図である。
【図４】図４は、電子メールの作成画面の例を示す図である。
【図５】図５は、電子メールのチェック結果の例を示す図である。
【図６】図６は、管理者端末に表示される電子メールリストの例を示す図である。
【図７】図７は、電子メールチェックの処理工程を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６２】
１…電子メールデータ管理システム
２…保険会社
３…従業員端末
４…顧客端末
５…審査端末
６…管理者端末
１１…ＣＰＵ
１２…システムバス
１３…ＲＡＭ
１４…記憶装置
１４ａ…データ格納部
１４ｂ…プログラム格納部
１５…入出力インタフェース
１６…入力装置
１７…出力装置
１８…通信デバイス
１９…リムーバブル記録媒体
２０…ドライブ
２１…定型文テーブル
２２…規制ワードライブラリ
２３…従業員データベース（ＤＢ）
２５…電子メールデータ取得手段
２６…アドレス判別手段
２７…規制ワード判別手段
２８…電子メール送信手段
２９…規制ワード表示手段
３０…電子メールデータ転送手段
３１ａ…社内アドレス帳ボタン
３１ｂ…社外アドレス帳ボタン
３２…メールタイトル入力欄
３３…メール本文入力欄
３３ａ…前文入力欄
３３ｂ…本文入力欄
３３ｃ…末文入力欄
３４…「送信内容確認」ボタン
３５…宛先表示欄
３６…「選択」ボタン
３７…フリー文入力ボックス
３８…「戻る」ボタン
３９…「確認（チェック）」ボタン
４０…「決定」ボタン
４２…「確認ワード・チェック理由」の表示欄
４３…「確認内容」表示欄
４４…「修正・戻る」ボタン
４５…「確認・送信」ボタン
４６…「チェック理由」表示欄
４７…「確認内容」表示欄
４８…「戻る」ボタン
５０…「表示」ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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