(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する電子ペンと、
受付識別情報を認識するための受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、前記来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目とが、前記電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、
担当者が使用する担当者端末と、
受付が使用する受付端末と、
前記担当者端末及び前記受付端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたサーバとを備え、
前記受付端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記サーバへ送信する受付処理システムにおけるサーバであって、
前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段と、
前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段と、
前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段と、
前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目及び担当者項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段と、
前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段と、
前記受付端末から、前記電子ペンにより前記帳票に記入された記入情報を取得する記入情報取得手段と、
前記座標情報に基づいて前記記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段と、
前記受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する受付識別情報特定手段と、
前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段と、
前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段と、
前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段と、
前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段と、
前記帳票のフォーマットデータに、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段と、
前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段と、を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項２】
前記帳票は、前記ルーム識別情報を認識するためのルーム項目と、前記部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目と、をさらに有しており、
前記座標情報記憶手段は、前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、ルーム項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶したものであって、
前記ルーム項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段と、
前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段と、
前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段と、をさらに備え、
前記管理情報記憶手段は、前記受付識別情報に対応付けて、さらに前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、を備えることを特徴とする請求項１に記載のサーバ。
【請求項３】
移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する第１電子ペン及び第２電子ペンと、
受付識別情報を認識するための第１受付項目及び第２受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目と、部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目とが、前記第１電子ペン及び前記第２電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、
担当者が使用する担当者端末と、
受付が使用する受付端末と、
前記部屋に設置されたルーム端末と、
前記担当者端末、前記受付端末及び前記ルーム端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたサーバとを備え、
前記受付端末及び前記ルーム端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記サーバへ送信する受付処理システムにおけるサーバであって、
前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段と、
前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段と、
前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段と、
前記帳票を構成する第１受付項目、第２受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段と、
前記電子ペンを識別するペン識別情報と、前記部屋を識別するルーム識別情報とを対応付けて記憶するルーム情報記憶手段と、
前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段と、
前記受付端末から、前記受付で使用される第１電子ペンにより前記帳票に記入された第１記入情報を取得する第１記入情報取得手段と、
前記ルーム端末装置から、前記部屋で使用される第２電子ペンにより前記帳票に記入された第２記入情報を取得する第２記入情報取得手段と、
前記第２記入情報に基づいて、前記部屋で使用される第２電子ペンのペン識別情報を認識するペン識別情報認識手段と、
認識したペン識別情報と、前記ルーム情報記憶手段とに基づいて、前記ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段と、
前記座標情報に基づいて前記第１記入情報及び第２記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段と、
前記第１受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第１受付識別情報特定手段と、
前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段と、
前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段と、
前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段と、
前記第２受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第２受付識別情報特定手段と、
前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段と、
前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段と、
前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段と、
前記第１受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報と、前記第２受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報とが一致する場合に、前記帳票のフォーマットデータに、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段と、
前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段と、を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項４】
前記予約情報は、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋を識別するルーム識別情報と、使用する日時を示す使用日時情報とを有するルーム予約情報を有しており、
前記サーバは、
前記ルーム識別情報と、一定の時間毎の前記部屋の予約状況とを対応付けてルーム情報として記憶するルーム情報記憶手段と、
前記予約情報取得手段が取得した予約情報に含まれるルーム予約情報が有するルーム識別情報及び使用日時情報に基づいて、前記ルーム情報を参照することにより、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋が空いているか否かを判定するルーム判定手段と、をさらに備え、
前記受付識別情報発行手段は、前記ルーム判定手段が前記部屋が空いていると判定した場合にのみ、前記受付識別情報を発行することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載のサーバ。
【請求項５】
前記予約情報は、前記来訪者に関する来訪者予約情報と、前記担当者に関する担当者予約情報と、来訪予定時刻に関する来訪予定時刻情報とをさらに有しており、
前記受付端末装置から、前記来訪者予約情報、前記担当者予約情報及び前記来訪予定時刻情報のいずれか１つ以上の情報を検索情報として取得する検索情報取得手段と、
前記予約情報送信手段は、前記検索情報に基づいて、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載のサーバ。
【請求項６】
前記来訪項目、退社項目、入室項目及び退室項目には、チェックマークが記入されることを特徴とする請求項３乃至５のいずれか一項に記載のサーバ。
【請求項７】
移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する電子ペンと、
受付識別情報を認識するための受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、前記来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目とが、前記電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、
担当者が使用する担当者端末と、
受付が使用する受付端末と、
前記担当者端末及び前記受付端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたコンピュータとを備え、
前記受付端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記コンピュータへ送信する受付処理システムにおける前記コンピュータにより実行されるプログラムであって、
前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段、
前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段、
前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段、
前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目及び担当者項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段、
前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段、
前記受付端末から、前記電子ペンにより前記帳票に記入された記入情報を取得する記入情報取得手段、
前記座標情報に基づいて前記記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段、
前記受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する受付識別情報特定手段、
前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段、
前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段、
前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段、
前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段、
前記帳票のフォーマットデータと、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段、
前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
前記帳票は、前記ルーム識別情報を認識するためのルーム項目と、前記部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目と、をさらに有しており、
前記座標情報記憶手段は、前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、ルーム項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶したものであって、
前記ルーム項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段と、
前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段と、
前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段と、をさらに備え、
前記管理情報記憶手段は、前記受付識別情報に対応付けて、さらに前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、を備えることを特徴とする請求項７に記載のプログラム。
【請求項９】
移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する第１電子ペン及び第２電子ペンと、
受付識別情報を認識するための第１受付項目及び第２受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目と、前記部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目とが、前記第１電子ペン及び前記第２電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、
受付が使用する受付端末と、
前記部屋に設置されたルーム端末と、
前記担当者端末、前記受付端末及び前記ルーム端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたコンピュータとを備え、
前記受付端末及び前記ルーム端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記コンピュータへ送信する受付処理システムにおける前記コンピュータにより実行されるプログラムであって、
前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段、
前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段、
前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段、
前記帳票を構成する第１受付項目、第２受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段、
前記電子ペンを識別するペン識別情報と、前記部屋を識別するルーム識別情報とを対応付けて記憶するルーム情報記憶手段、
前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段、
前記受付端末から、前記受付で使用される第１電子ペンにより前記帳票に記入された第１記入情報を取得する第１記入情報取得手段、
前記ルーム端末装置から、前記部屋で使用される第２電子ペンにより前記帳票に記入された第２記入情報を取得する第２記入情報取得手段、
前記第２記入情報に基づいて、前記部屋で使用される第２電子ペンのペン識別情報を認識するペン識別情報認識手段、
認識したペン識別情報と、前記ルーム情報記憶手段とに基づいて、前記ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段、
前記座標情報に基づいて前記第１記入情報及び第２記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段、
前記第１受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第１受付識別情報特定手段、
前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段、
前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段、
前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段、
前記第２受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第２受付識別情報特定手段、
前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段、
前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段、
前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段、
前記第１受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報と、前記第２受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報とが一致する場合に、前記帳票のフォーマットデータに、前記来訪者イメージデータと、前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段、
前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１０】
前記予約情報は、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋を識別するルーム識別情報と、使用する日時を示す使用日時情報とを有するルーム予約情報を有しており、
前記プログラムは、
前記ルーム識別情報と、一定の時間毎の前記部屋の予約状況とを対応付けてルーム情報として記憶するルーム情報記憶手段、
前記予約情報取得手段が取得した予約情報に含まれるルーム予約情報が有するルーム識別情報及び使用日時情報に基づいて、前記ルーム情報を参照することにより、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋が空いているか否かを判定するルーム判定手段、としてさらに前記コンピュータを機能させ、
前記受付識別情報発行手段は、前記ルーム判定手段が前記部屋が空いていると判定した場合にのみ、前記受付識別情報を発行することを特徴とする請求項７乃至９のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項１１】
前記予約情報は、前記来訪者に関する来訪者予約情報と、前記担当者に関する担当者予約情報と、来訪予定時刻に関する来訪予定時刻情報とをさらに有しており、
前記受付端末装置から、前記来訪者予約情報、前記担当者予約情報及び前記来訪予定時刻情報のいずれか１つ以上の情報を検索情報として取得する検索情報取得手段と、
前記予約情報送信手段は、前記検索情報に基づいて、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項１２】
前記来訪項目、退社項目、入室項目及び退室項目には、チェックマークが記入されることを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか一項に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ペンを使用して電子ペン用帳票に記入された情報を、取得・管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
通常、外部から来訪者が訪れる場合、会社の担当者が前もって受付に訪問予定を連絡する。そして、当日、来訪者が紙媒体の受付記録票にサインを記入する。このとき、来訪者は、必要であれば時間を確認して当該受付記録票に来訪時刻を記入する。また、来訪者は、必要であれば退社時に担当者のサイン及び退社時刻を受付記録票に記入してもらい、受付に当該受付記録票を返却する。受付は、このような紙媒体の受付記録票を保管することにより、来訪者の記録の管理を行っていた。
【０００３】
しかし、このような紙媒体の受付記録票による管理では、一定の保管スペースを常に確保しておく必要があった。また、紙媒体であることから、受付記録票の提示を求められて検索する場合に、人的負荷が大きく、多くの検索時間が必要であった。さらに、来訪時刻や退社時刻は、来訪者や担当者が自ら時計を見て記入しなければならないため、手間がかかる上に、記入時刻が曖昧となるといった問題が生じていた。また、例えば打合を行う部屋やその部屋の入室時刻及び退室時刻といった受付終了後の来訪者の動向を把握することが困難であった。
【０００４】
このような問題を解消すべく、ネットワークを介して通信可能な端末装置を利用して、来訪者の受付処理を行うシステムが知られている（例えば、特許文献１及び２）。しかし、このようなシステムでは、来訪者や担当者の直筆サインを取得できない、コンピュータに不慣れな来訪者や担当者による操作が難しいといった新たな問題が生じていた。
【０００５】
一方、近年、「電子ペン」、「デジタルペン」などと呼ばれるペン型入力デバイスが登場しており（以下、本明細書では「電子ペン」と呼ぶ。）、その代表的なものとしてスウェーデンのAnoto社が開発した「アノトペン（Anoto pen）」が知られている。アノトペンは、所定のドットパターンが印刷された専用紙（以下、「専用ペーパー」と呼ぶ。）とペアで使用される。アノトペンは、通常のインクタイプのペン先部に加えて、専用紙上のドットパターンを読み取るための小型カメラと、データ通信ユニットを搭載している。利用者が専用紙上にアノトペンで文字などを書いたり、専用紙上に図案化されている画像をチェックしたりすると、ペンの移動に伴って小型カメラが専用紙上のドットパターンを検出し、利用者が書き込んだ文字、画像などの記入データ（「ストロークデータ」ともいう）が取得される。この記入データが、データ通信ユニットによりアノトペンから近くのパーソナルコンピュータや携帯電話などの端末装置に送信される。このアノトペンを利用したシステムは、キーボードに代わる入力デバイスとして利用することが可能であり、上述のパーソナルコンピュータやキーボードの使用に抵抗がある利用者にとっては非常に使いやすい。
【０００６】
そこで、電子ペンを使用して紙媒体の受付記録票に対しペン入力を行い、当該受付記録票に記入された情報を電子データに変換して管理をすることができれば便利である。
【０００７】
【特許文献１】特開平７−１６８８８９号公報
【特許文献２】特開２００２−３４２８０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、以上の点に鑑みてなされたものであり、電子ペンにより帳票に記入された情報に基づいて、来訪情報を電子データとして管理することができる受付処理システムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の１つの観点では、移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する電子ペンと、受付識別情報を認識するための受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、前記来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目とが、前記電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、担当者が使用する担当者端末と、受付が使用する受付端末と、前記担当者端末及び前記受付端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたサーバとを備え、前記受付端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記サーバへ送信する受付処理システムにおけるサーバであって、前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段と、前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段と、前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段と、前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目及び担当者項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段と、前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段と、前記受付端末から、前記電子ペンにより前記帳票に記入された記入情報を取得する記入情報取得手段と、前記座標情報に基づいて前記記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段と、前記受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する受付識別情報特定手段と、前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段と、前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段と、前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段と、前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段と、前記帳票のフォーマットデータに、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段と、前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段と、を備える。
【００１０】
上記のように構成されたサーバは、担当者端末から、来訪予定を予約するための予約情報を取得する。ここで、担当者とは、外部からの来訪者に対応する社員であり、サーバを管理する会社の社員である。また、担当者端末とは、当該会社において担当者が使用する端末装置であり、ネットワークを介してサーバとデータの授受が可能なパソコンやＰＤＡ（Personal Digital Assistants）等のことである。担当者端末から予約情報を取得すると、サーバは、当該予約情報を識別する受付識別情報を発行する。そして、サーバは、受付識別情報をキーとして予約情報を記憶する。
【００１１】
一方、利用者は、会社に来訪者が来た場合、電子ペンを使用して帳票を構成する各項目に記入を行う。帳票とは、来訪者の受付記録を管理するための受付記録票であり、来訪項目、退社項目、受付項目、来訪者項目及び担当者項目から構成されている。受付項目、来訪項目及び退社項目は、受付にいる社員が電子ペンを使用して記入を行う。具体的に、受付項目には受付識別情報が記入される。このとき受付端末は、サーバから受付識別情報及び予約情報を取得して表示する。受付は、当該予約情報を確認して来訪者に合致する場合には、当該受付識別情報を受付項目に記入する。また、来訪項目及び退社項目への記入時刻は、それぞれ来訪者の来訪時刻及び退社時刻として管理されるため、受付にいる社員は、来訪時及び退社時に直ちに記入を行う必要がある。一方、来訪者項目は、来訪者が当該電子ペンを使用して記入を行う。具体的に、来訪者項目には来訪者のサインが記入される。また、担当者項目は、担当者が当該電子ペンを使用して記入を行う。具体的に、担当者項目には担当者のサインが記入される。このとき、電子ペンは、当該電子ペンの移動に伴って帳票上のドットパターンを読み取り、利用者、即ち受付の社員、来訪者及び担当者が記入した記号や文字に関する記入情報を取得する。ここで、記入情報には、当該ドットパターン上の位置座標と、記入した記号や文字のストロークデータと、記入時刻を示す時間情報とが含まれている。電子ペンが取得した情報は、受付端末を介してサーバに送信される。ここで、受付端末とは、当該会社において受付の社員が使用する端末装置であり、担当者端末と同様にネットワークを介してサーバとデータの授受が可能なパソコンやＰＤＡ等のことである。
【００１２】
サーバは、座標情報を参照することにより、取得した記入情報から、帳票を構成する各項目にそれぞれ記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバは、受付項目に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することで受付識別情報を特定する。また、サーバは、来訪者項目及び担当者項目にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者及び担当者のサインを来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータとして取得する。さらに、サーバは、来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータと、帳票のフォーマットデータとをマージすることにより、受付記録データを作成する。また、サーバは、来訪項目及び退社項目に記入された項目記入情報に含まれる時間情報を抽出し、それぞれの記入時刻を、来訪時刻及び退社時刻として特定する。そして、サーバは、特定した受付識別情報をキーとして、特定した来訪時刻及び退社時刻と、作成した受付記録データとを管理情報として記憶、管理する。
【００１３】
このように本発明によれば、電子ペンで記入した内容が、帳票のフォーマットにマージされた形でイメージデータ化されるため、紙媒体の帳票を保存する必要がなく、電子データの画像ファイルとして管理することが可能となる。よって、過去の受付記録を即座に検索、確認することができる。
【００１４】
上記サーバの一態様では、前記帳票は、前記ルーム識別情報を認識するためのルーム項目と、前記部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目と、をさらに有しており、前記座標情報記憶手段は、前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、ルーム項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶したものであって、前記ルーム項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段と、前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段と、前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段と、をさらに備え、前記管理情報記憶手段は、前記受付識別情報に対応付けて、さらに前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、を備える。
【００１５】
上記のように構成されたサーバにおいて、帳票は、ルーム項目、入室項目及び退室項目を有している。利用者、具体的に担当者又は来訪者は、ルーム項目に使用する部屋のルーム識別情報を記入する。また、入室項目には入室時に、退室項目には退室時に記入を行う。これらの記入情報は、他の項目への記入情報とともに、受付端末を介してサーバへ送信される。サーバは、ルーム項目に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することでルーム識別情報を特定する。また、サーバは、入室項目及び退室項目に記入された項目記入情報から時間情報を抽出し、それぞれの記入時刻を、入室時刻及び退室時刻として特定する。そして、サーバは、受付識別情報をキーとして、特定したルーム識別情報、入室時刻及び退室時刻を管理情報として記憶、管理する。これによれば、来訪時刻及び退社時刻のみならず、会議室等といった部屋への入室時刻及び退室時刻の記録を管理することが、担当者又は来訪者が電子ペンを使用して記入するのみで可能となる。よって、受付を通った後の来訪者の詳細な行動を容易に取得し、管理することができる。
【００１６】
本発明の別の観点では、移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する第１電子ペン及び第２電子ペンと、受付識別情報を認識するための第１受付項目及び第２受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目と、部屋への入室時刻及び退室時刻を認識するための入室項目及び退室項目とが、前記第１電子ペン及び前記第２電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、担当者が使用する担当者端末と、受付が使用する受付端末と、前記部屋に設置されたルーム端末と、前記担当者端末、前記受付端末及び前記ルーム端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたサーバとを備え、前記受付端末及び前記ルーム端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記サーバへ送信する受付処理システムにおけるサーバであって、前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段と、前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段と、前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段と、前記帳票を構成する第１受付項目、第２受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、入室項目及び退室項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段と、前記電子ペンを識別するペン識別情報と、前記部屋を識別するルーム識別情報とを対応付けて記憶するルーム情報記憶手段と、前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段と、前記受付端末から、前記受付で使用される第１電子ペンにより前記帳票に記入された第１記入情報を取得する第１記入情報取得手段と、前記ルーム端末装置から、前記部屋で使用される第２電子ペンにより前記帳票に記入された第２記入情報を取得する第２記入情報取得手段と、前記第２記入情報に基づいて、前記部屋で使用される第２電子ペンのペン識別情報を認識するペン識別情報認識手段と、認識したペン識別情報と、前記ルーム情報記憶手段とに基づいて、前記ルーム識別情報を特定するルーム識別情報特定手段と、前記座標情報に基づいて前記第１記入情報及び第２記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段と、前記第１受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第１受付識別情報特定手段と、前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段と、前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段と、前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段と、前記第２受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する第２受付識別情報特定手段と、前記入室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、入室時刻を特定する入室時刻特定手段と、前記退室項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退室時刻を特定する退室時刻特定手段と、前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段と、前記第１受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報と、前記第２受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報とが一致する場合に、前記帳票のフォーマットデータに、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段と、前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記入室時刻特定手段が特定した入室時刻と、前記退室時刻特定手段が特定した退室時刻と、前記ルーム識別情報特定手段が特定したルーム識別情報と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段と、を備える。
【００１７】
上記のように構成されたサーバは、担当者端末から、来訪予定を予約するための予約情報を取得し、受付識別情報を発行する。そして、サーバは、受付識別情報をキーとして当該予約情報を記憶する。一方、利用者は、会社に来訪者が来た場合、電子ペンを使用して帳票を構成する各項目に記入を行う。帳票とは、来訪者の受付記録を管理するための受付記録票であり、第１受付項目、第２受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目、担当者項目、ルーム項目、入室項目及び退室項目から構成されている。第１受付項目、来訪項目及び退社項目は、受付にいる社員が受付に設置された第１電子ペンを使用して記入を行う。また、来訪者項目は、来訪者が当該第１電子ペンを使用して記入を行う。一方、ルーム項目、入室項目、退室項目及び担当者項目は、担当者又は来訪者が各部屋に設置された第２電子ペンを使用して記入を行う。具体的に、ルーム項目にはルーム識別情報が記入される。入室項目及び退室項目への記入時刻は、それぞれ各部屋への入室時刻及び退室時刻として管理されるため、担当者は、入室時及び退室時に直ちに記入を行う必要がある。このとき、第１電子ペン及び第２電子ペンは、それぞれの移動に伴って帳票上のドットパターンを読み取り、利用者、即ち受付の社員、来訪者及び担当者が記入した記号や文字に関する記入情報を取得する。第１電子ペンが取得した情報は、第１記入情報として受付端末を介してサーバに送信される。一方、第２電子ペンが取得した情報は、第２記入情報としてルーム端末を介してサーバに送信される。ここで、ルーム端末とは、会議室等といった各部屋にそれぞれ設置されている端末装置であり、担当者端末及び受付端末と同様にネットワークを介してサーバとデータの授受が可能なパソコンやＰＤＡ等のことである。
【００１８】
サーバは、座標情報を参照することにより、取得した第１記入情報及び第２記入情報から、帳票を構成する各項目にそれぞれ記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバは、第２記入情報に含まれる第２電子ペンのペン識別情報を特定し、特定したペン識別情報に基づいてルーム情報を参照することで、担当者が使用した部屋を識別するルーム識別情報を特定することができる。また、サーバは、第１受付項目に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することで受付識別情報を特定する。さらに、サーバは、第２受付項目に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することで受付識別情報を特定する。また、サーバは、来訪項目、退社項目、入室項目及び退室項目に記入された項目記入情報に含まれる時間情報を抽出し、それぞれの記入時刻を、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻として特定する。また、サーバは、来訪者項目及び担当者項目にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者及び担当者のサインを来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータとして取得する。さらに、サーバは、特定した受付識別情報が一致する第１記入情報及び第２記入情報から取得した来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータと、帳票のフォーマットデータとをマージすることにより、受付記録データを作成する。そして、サーバは、特定した受付識別情報をキーとして、特定した来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻と、作成した受付記録データとを管理情報として記憶、管理する。
【００１９】
このように本発明によれば、受付では受付に設置された第１電子ペンを使用し、会議室等の部屋では各部屋に設置された第２電子ペンを使用するため、受付から担当者又は来訪者に電子ペンを手渡す必要がない。よって、電子ペンの紛失といった人的ミスを防止することができる。
【００２０】
上記サーバの一態様では、前記予約情報は、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋を識別するルーム識別情報と、使用する日時を示す使用日時情報とを有するルーム予約情報をさらに有しており、前記サーバは、前記ルーム識別情報と、一定の時間毎の前記部屋の予約状況とを対応付けてルーム情報として記憶するルーム情報記憶手段と、前記予約情報取得手段が取得した予約情報に含まれるルーム予約情報が有するルーム識別情報及び使用日時情報に基づいて、前記ルーム情報を参照することにより、前記担当者及び前記来訪者が使用する部屋が空いているか否かを判定するルーム判定手段と、をさらに備え、前記受付識別情報発行手段は、前記ルーム判定手段が前記部屋が空いていると判定した場合にのみ、前記受付識別情報を発行する。
【００２１】
上記のように構成されたサーバは、予め、会議室等の部屋を識別する部屋識別情報と、当該部屋の予約状況とを対応付けたルーム情報を保有している。また、予約情報のルーム予約情報には、担当者が使用したい部屋及び使用日時に関する情報が含まれている。そのため、サーバは、ルーム情報とルーム予約情報を比較することにより、担当者が使用したい部屋が空いているか否かを判定することができる。サーバは、担当者が使用したい部屋が空いている場合にのみ、受付識別情報を発行する。即ち、受付識別情報をキーとして予約情報を記憶する。これによれば、担当者が使用したい部屋が空いていない場合には、受付識別情報を発行せず、予約情報の記憶も行わないため、異なる担当者が、同じ時間に同じ部屋を使用するといったダブルブッキングを防止することができる。
【００２２】
上記のように構成されたサーバにおいて、前記予約情報は、前記来訪者に関する来訪者予約情報と、前記担当者に関する担当者予約情報と、来訪予定時刻に関する来訪予定時刻情報とをさらに有しており、前記受付端末装置から、前記来訪者予約情報、前記担当者予約情報及び前記来訪予定時刻情報のいずれか１つ以上の情報を検索情報として取得する検索情報取得手段と、前記予約情報送信手段は、前記検索情報に基づいて、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する。これによれば、受付端末は、検索情報に合致する予約情報及びその受付識別情報を取得して画面上に表示することができる。よって、受付の社員は、容易に来訪者に対応する受付識別情報を認識し、電子ペンを使用して帳票に記入することが可能となる。
【００２３】
上記のように構成されたサーバにおいて、前記来訪項目、退社項目、入室項目及び退室項目には、チェックマークが記入される。これによれば、帳票を構成する来訪項目、退社項目、入室項目及び退室項目にそれぞれチェックマークを記入することで、記入時刻に基づき、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定することができる。つまり、電子ペンを使用して記入すると、その記入時刻を電子ペンが管理しているため、利用者が時刻を記入しなくとも、時刻とは関係のないチェックマークの記入のみで容易に来社時刻や退社時刻を特定することができる。
【００２４】
本発明の別の観点では、移動した軌跡に沿ってドットパターンを読取り、演算した位置座標とそのときの時間情報とを記入情報として送信する電子ペンと、受付識別情報を認識するための受付項目と、会社への来訪時刻及び退社時刻を認識するための来訪項目及び退社項目と、前記来訪者に関する情報を認識するための来訪者項目と、前記来訪者に対応する担当者に関する情報を認識するための担当者項目とが、前記電子ペンにより読取り可能なドットパターンに重畳されて印刷された電子ペン用帳票と、担当者が使用する担当者端末と、受付が使用する受付端末と、前記担当者端末及び前記受付端末とネットワークを介して送受信可能に接続されたコンピュータとを備え、前記受付端末は、前記電子ペンから記入情報を受信して、前記コンピュータへ送信する受付処理システムにおける前記コンピュータにより実行されるプログラムであって、前記担当者端末から、会社への来訪予定を予約するための予約情報を取得する予約情報取得手段、前記予約情報を識別するための受付識別情報を発行する受付識別情報発行手段、前記予約情報を、前記受付識別情報に対応付けて記憶する予約情報記憶手段、前記帳票を構成する受付項目、来訪項目、退社項目、来訪者項目及び担当者項目と、前記ドットパターン上のそれぞれの位置座標とを対応付けた座標情報を記憶する座標情報記憶手段、前記受付端末に、前記予約情報記憶手段が記憶する受付識別情報及び予約情報を送信する予約情報送信手段、前記受付端末から、前記電子ペンにより前記帳票に記入された記入情報を取得する記入情報取得手段、前記座標情報に基づいて前記記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する項目記入情報抽出手段、前記受付項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、受付識別情報を特定する受付識別情報特定手段、前記来訪項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、来訪時刻を特定する来訪時刻特定手段、前記退社項目に記入された項目記入情報の時間情報に基づいて、退社時刻を特定する退社時刻特定手段、前記来訪者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、来訪者に関する情報をイメージデータとして取得する来訪者イメージデータ取得手段、前記担当者項目に記入された項目記入情報の位置座標により構成されるストロークに基づいて、担当者に関する情報をイメージデータとして取得する担当者イメージデータ取得手段、前記帳票のフォーマットデータと、前記来訪者イメージデータと前記担当者イメージデータとをマージして、受付記録データを作成する受付記録データ作成手段、前記来訪時刻特定手段が特定した来訪時刻と、前記退社時刻特定手段が特定した退社時刻と、前記受付記録データ作成手段が作成した受付記録データとを管理情報として、前記受付識別情報特定手段が特定した受付識別情報に対応付けて記憶する管理情報記憶手段、として前記コンピュータを機能させる。
【００２５】
上記プログラムをコンピュータにより実行することにより、上述のサーバを実現することができる。また、上述のサーバの各態様も同様に実現することができる。
【発明の効果】
【００３０】
本発明によれば、電子ペンにより帳票に記入された情報に基づいて、来訪情報及び担当者のサインと、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻とを電子データとして管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。まず、本実施形態のシステムにおいて入力デバイスとして使用される電子ペンの概要について説明する。
【００３２】
［電子ペン］
図１は電子ペンの使用形態を模式的に示す図であり、図２は電子ペンの構造を示す機能ブロック図である。図１に示すように、電子ペン１０は、ドットパターンが印刷された専用ペーパー２０と組み合わせて使用される。電子ペン１０は、通常のインクペンと同様のペン先部１７を備えており、利用者は通常のインクペンと同様に専用ペーパー２０上に文字などを書くことになる。
【００３３】
図２に示すように、電子ペン１０は、その内部にプロセッサ１１、メモリ１２、データ通信ユニット１３、バッテリー１４、ＬＥＤ１５、カメラ１６及び圧力センサ１８を備える。また、電子ペン１０は通常のインクペンと同様の構成要素としてインクカートリッジ（図示せず）などを有する。
【００３４】
電子ペン１０は、ペン先部１７により専用ペーパー２０上に描かれたインクの軌跡をデータ化するのではなく、専用ペーパー２０上で電子ペン１０が移動した軌跡座標をデータ化する。ＬＥＤ１５が専用ペーパー２０上のペン先部１７近傍を照明しつつ、カメラ１６が専用ペーパー２０に印刷されているドットパターンを読み取り、データ化する。つまり、電子ペン１０は専用ペーパー２０上で利用者が電子ペン１０を移動させることにより生じるストロークを画像データ又はベクトルデータとして取得することができる。
【００３５】
圧力センサ１８は、利用者が電子ペン１０により専用ペーパー上に文字などを書く際にペン先部１７に与えられる圧力、即ち筆圧を検出し、プロセッサ１１へ供給する。プロセッサ１１は、圧力センサ１８から与えられる筆圧データに基づいて、ＬＥＤ１５及びカメラ１６のスイッチオン／オフの切換を行う。即ち、利用者が電子ペン１０で専用ペーパー２０上に文字などを書くと、ペン先部１７には筆圧がかかる。よって、所定値以上の筆圧が検出されたときに、利用者が記述を開始したと判定して、ＬＥＤ１５及びカメラ１６を作動する。
【００３６】
カメラ１６は専用ペーパー２０上のドットパターンを読み取り、そのパターンデータをプロセッサ１１に供給する。プロセッサ１１は、供給されたドットパターンから、専用ペーパー２０上でのＸ，Ｙ座標を算出する。
【００３７】
プロセッサ１１は、利用者の記述が行われる間に、筆圧の配列データ及びＸ，Ｙ座標データを取得し、タイムスタンプ（時間情報）と関連付けてメモリ１２に記憶していく。よって、メモリ１２内には利用者の記述内容に対応するデータが時系列で記憶されていく。メモリ１２の容量は例えば１Ｍバイト程度とすることができる。
【００３８】
利用者により送信指示がなされるまでは、取得された全てのデータはメモリ１２内に保持される。そして、利用者が送信指示を行うと、データ通信ユニット１３により、電子ペン１０と所定距離内にある端末装置２５へメモリ１２内のデータが送信される。基本的には、一度送信指示がなされると、電子ペン１０はメモリ１２内に記憶していた全てのデータを端末装置２５へ送信するため、メモリ１２内はクリアされる。よって、送信後にもう一度同じ情報を端末装置２５へ送信したい場合には、利用者は専用ペーパー２０上に再度記述を行う必要がある。なお、この場合、利用者は専用ペーパー２０上にインクペンで書かれた文字などをなぞればよいことになる。
【００３９】
電子ペン１０自体は、送信ボタンなどの機能ボタンを備えておらず、送信指示その他の指示は、利用者が専用ペーパー２０上の所定位置に設けられた専用ボックスを電子ペン１０でチェックすることにより実行される。専用ボックスの位置座標には、予め送信指示が対応付けられており、プロセッサ１１は専用ボックスの位置座標を受信すると、データ通信ユニット１３にメモリ１２内のデータを供給し、端末装置２５への送信を行わせる。なお、電子ペン１０は、データの送信完了を電子ペンの振動により示すことができる。
【００４０】
バッテリー１４は電子ペン１０内の各要素に電源供給するためのものであり、例えば電子ペンのキャップ（図示せず）により電子ペン１０自体の電源のオン／オフを行うことができる。
【００４１】
このように、電子ペン１０は利用者が専用ペーパー２０上に記述した文字などに対応する座標データ及び筆圧データを取得して近傍の端末装置２５へ送信する機能を有するが、電子ペン１０のペン先部１７は通常のインクペンとなっているため、専用ペーパー２０上に記述した内容はオリジナルの原本として残るという特徴がある。即ち、紙の原本に対して記述するのと同時に、その内容を座標データなどの形態でリアルタイムに電子化することができる。
【００４２】
なお、電子ペン１０の標準機能によれば、電子ペン１０により得られるデータは、原則として座標データ又はベクトルデータの形態であり、テキストデータではない。但し、電子ペン１０は標準機能として、専用ペーパー２０上に設けられた専用エリアに記述することにより、英数字に限りテキスト化する機能は備えている。
【００４３】
また、電子ペン１０内には、ペン自体及びその所有者に関するプロパティ情報（ペン情報及びペン所有者情報）を保持することができ、アプリケーションから参照することができる。ペン情報としては、バッテリーレベル、ペンＩＤ、ペン製造者番号、ペンソフトウェアのバージョン、サブスクリプションプロバイダのＩＤなどを保持できる。また、ペン所有者情報としては、国籍、言語、タイムゾーン、emailアドレス、空きメモリ容量、名称、住所、ファックス／電話番号、携帯電話番号などを保持することができる。
【００４４】
なお、上記の例におけるデータ通信ユニット１３では、Bluetooth（登録商標）の無線伝送、ＵＳＢケーブルを使用した有線伝送、端子などの接触によるデータ伝送など、各種の方法によって電子ペン１０から端末装置２５へのデータ送信を行うことが考えられる。
【００４５】
次に、電子ペンにより利用者が記述した内容のＸ，Ｙ座標データを取得する方法について説明する。前述のように専用ペーパー２０には、所定のドットパターンが印刷されている。電子ペン１０のカメラ１６は、利用者が専用ペーパー２０上に記述したインクの軌跡を読み取るのではなく、専用ペーパー２０上のドットパターンを読み取る。実際、図１に示すように、ＬＥＤ１５による照明エリア及びカメラ１６の撮影エリア（照明エリア内に位置する）は、ペン先部１７が専用ペーパー２０に接触する位置とはずれている。
【００４６】
ドットパターンはカーボンを含む専用インキなどで印刷されており、カメラ１６はその専用インキによるパターンのみを認識することができる。専用インキ以外のインキ（カーボンを含まない）により、専用ペーパー上に罫線や枠などを印刷しても、電子ペンはそれらを認識することはない。よって、専用ペーパーを利用して各種申込書などの帳票を作成する際は、専用インキ以外のインキで入力枠や罫線、注意書きなどを印刷する。
【００４７】
ドットパターンは、図３に例示するように、各ドットの位置がデータに対応付けされている。図３の例では、ドットの位置を格子の基準位置（縦線及び横線の交差点）から上下左右にシフトすることにより、０〜３の２ビット情報を表示した例である。このようにして表現された情報の組合せにより、専用ペーパー上の位置座標が決定される。図４（ａ）に例示するように、縦横２mmの範囲内に３６個のドットが格子状に配置され、これらのドットにより示されるデータの配列（図４（ｂ））が、その専用ペーパー上の位置座標と対応付けされている。よって、電子ペン１０のカメラ１６が図４（ａ）に示すようなドットパターンを撮影すると、プロセッサ１１はカメラ１６から入力されるドットパターンのデータに基づいて図４（ｂ）に示すデータ配列を取得し、それに対応する専用ペーパー上の位置座標（即ち、そのドットパターンがその専用ペーパー上のどの位置にあるのか）をリアルタイムで算出する。なお、ドットパターンを認識する最小単位は２mm×２mmであり、カメラ１６は毎秒１００回程度の撮影を行う。
【００４８】
次に、専用ペーパーについて説明する。専用ペーパーの構造の一例を図５に示す。図示のように、専用ペーパー２０は、台紙３０上にドットパターン３２が印刷され、その上に罫線などの図案３４が印刷されている。台紙３０は通常は紙であり、ドットパターン３２は前述のようにカーボンを含んだ専用インキにより印刷される。また、通常のインキなどにより図案３４が印刷される。ドットパターンと図案とは同時に印刷してもよいし、いずれかを先に印刷してもよい。
【００４９】
図案３４の例を図６に示す。図６は、ある申込書３６の例であり、複数の記入欄３８や送信ボックス３９が印刷されている。図６には明確に図示されておらず、詳細は後述するが、実際にはドットパターンが申込書３６の全面に印刷されており、その上に記入欄３８や送信ボックス３９が通常のインキにより印刷されている。利用者は、ドットパターンを意識することなく、従来からある申込書と同様に、電子ペン１０を使用して必要事項を申込書３６の各記入欄３８に記入すればよい。
【００５０】
専用ペーパー２０上のエリアは大きく２種類のエリアに分けることができる。１つは記入エリアであり、電子ペン１０による記述内容をそのまま情報として取り扱うエリアである。図６の例では複数の記入欄３８がこれに該当する。もう１つは機能エレメントであり、対応するエリア内を電子ペン１０でチェックした際に、予めそのエリアに対して定義されているアクション、指示などを実行するようになっている。図６の例における送信ボックス３９がこれに該当する。
【００５１】
送信ボックス３９は前述したように電子ペン１０内に記憶されているデータを近傍の端末装置２５へ送信するための指示を行う際に使用される。利用者が送信ボックス３９内に電子ペン１０でチェックを入れると、電子ペン１０が送信ボックス内のドットパターンを読み取る。当該パターンは送信指示に対応付けられており、電子ペン１０内のプロセッサ１１はデータ通信ユニット１３にメモリ１２内の記憶データの送信命令を発する。
【００５２】
ドットパターンの割り当ては、通常、アプリケーション（用紙の種類）毎に行われる。即ち、ある申込書内のドットパターンは１枚の用紙の中で重複することはないが、同一の申込書には全て同じドットパターンが印刷されている。よって、利用者が電子ペン１０で必要事項を入力すると、その入力事項がその申込書のどの項目に対するものであるかを、申込書上の座標データから特定することができる。
【００５３】
このように、ドットパターンを印刷した専用ペーパー上に所定の図案を印刷することにより、専用ペーパーを利用した各種申込書が作成できる。利用者は電子ペン１０を使用して通常の要領で必要事項を記入すれば、その電子データが自動的に取得される。
【００５４】
上記の例では、ドットパターンは専用ペーパー上にカーボンを含むインキにより印刷されているが、プリンタ及びカーボンを含むインクを使用してドットパターンを通常の紙上にプリントすることも可能である。さらに、専用ペーパー上の図案も印刷ではなく、プリンタにより形成することも可能である。ドットパターンをプリンタにより紙上に形成する場合には、１枚１枚に異なるドットパターンを形成することが可能である。よって、形成されたドットパターンの違いにより、それらの用紙１枚１枚を識別し、区別することが可能となる。
【００５５】
なお、本明細書においては、「印刷」の語は、通常の印刷のみならず、プリンタによるプリントも含む概念とする。
【００５６】
次に、電子ペンにより取得したデータの送信処理について図２を参照して説明する。電子ペン１０が取得したデータは、主として利用者が入力した事項のデータであるが、通常はそのデータの送信先であるサービスサーバがどこであるかの情報は含まれていない。その代わりに、その専用ペーパーに関するアプリケーションやサービスを特定する情報が専用ペーパー上のドットパターンに含まれており、利用者の入力作業中に専用ペーパーからその情報が取得されている。よって、電子ペン１０から記入データを受け取った端末装置２５は、まず、問い合わせサーバ２６に対して、その専用ペーパーに対して入力されたデータをどのサービスサーバ２７へ送信すべきかの問い合わせを行う。問い合わせサーバ２６は、専用ペーパー毎に、対応するサービスサーバの情報を有しており、端末装置２５からの問い合わせに応じて、当該専用ペーパーに関するサービスなどを行うサービスサーバ２７の情報（ＵＲＬなど）を端末装置２５へ回答する。それから、端末装置２５は、電子ペンから取得した記入データをそのサービスサーバ２７へ送信することになる。
【００５７】
なお、上記の例では端末装置２５、問い合わせサーバ２６及びサービスサーバ２７が別個に構成されているが、これらの幾つか又は全てを１つの装置として構成することも可能である。本実施形態において、後述するサーバは、問い合わせサーバ２６及びサービスサーバ２７を兼ねているものとする。
【００５８】
[第１実施形態]
（i）受付処理システム
次に、本実施形態の受付処理システムについて説明する。図７に受付処理システム１００の概略構成を示す。図７に示す受付処理システム１００は、利用者が電子ペン用帳票に記入した情報から、来訪者及び担当者のサインと、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻とを電子データとして取得し、管理することができるものである。
【００５９】
図７に示すように、受付処理システム１００は、担当者端末装置（以下、「担当者端末」と呼ぶ。）５１、受付端末装置（以下、「受付端末」と呼ぶ。）５２及びサーバ５がネットワーク２を通じて接続されることにより構成される。ここで、ネットワーク２の１つの好適な例はインターネットである。また、担当者端末５１及び受付端末５２は、それぞれ担当者及び受付の社員が使用する端末装置であって、具体的にはＰＣやＰＤＡといったネットワーク２を介してデータの授受が可能な端末装置である。ここで、担当者とは、来訪者と打合せ等を行う者であって、サーバ５を使用する会社の社員であるとする。
【００６０】
なお、サーバ５は、社員データベース（以下、「ＤＢ」と呼ぶ。）６、ルームＤＢ７、予約ＤＢ８及び管理ＤＢ９に接続されている。また、図７は、便宜上、１つの担当者端末５１及び１つの受付端末５２を構成要素として含むこととしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、複数の担当者がそれぞれ使用する複数の担当者端末及び複数の受付でそれぞれ使用される複数の受付端末を構成要素として含むこととしてもよい。
【００６１】
まず、図８を参照して、本システムにおける受付処理方法の概要を述べておく。図８（ａ）は、外部の来訪者が会社を訪問した際に、受付、来訪者及び担当者が電子ペン１０を使用して記入する受付記録票の例であり、図８（ｂ）は、実際に記入が行われた受付記録票の例である。なお、受付記録票は、詳細は後述するが、電子ペン用帳票であるものとする。
【００６２】
外部の来訪者が会社を訪問し、当該会社内で打合せ等を行う場合、当該打合せ等に参加する社員の１人が担当者となる。担当者は、自身が使用する担当者端末５１を使用し、自分自身に関する担当者予約情報と、来訪者に関する来訪者予約情報と、来訪予定時刻に関する来訪予定時刻情報と、打合せ等で使用する部屋に関するルーム予約情報とを予約情報として、来訪者が訪問するより前に予めサーバ５へ送信する。具体的に、担当者予約情報とは、担当者を識別する社員ＩＤや担当者の電話番号（内線番号）等の情報である。来訪者予約情報とは、来訪者の氏名、会社名、所属、来訪人数等の情報である。来訪予定時刻情報とは、来訪者が会社を訪問する日時の情報である。ルーム予約情報とは、来訪者と担当者が使用する会議室等の部屋に関する情報であって、例えば各部屋を識別するルームＩＤ、各部屋を使用する日時を示す使用日時情報である。
【００６３】
担当者端末５１から予約情報を取得すると、サーバ５は、当該予約情報に含まれるルーム予約情報に基づいてルームＤＢ７を参照することにより、担当者が指定する部屋が空いているか否かを判定する。ルームＤＢ７は、各部屋を識別するルームＩＤと、一定時間毎の各部屋の予約状況とを対応付けて記憶している。即ち、ルームＤＢ７を参照することで、各時刻における各部屋の予約状況を容易に確認することができる。そして、サーバ５は、担当者が指定する部屋が空いている場合に、受付ＩＤを発行し、当該受付ＩＤをキーとして予約情報を予約ＤＢ８に記憶する。また、サーバ５は、発行した受付ＩＤを担当者に知らせるため、担当者端末５１に送信することとしてもよい。
【００６４】
外部の来訪者が会社を訪問すると、受付の社員（以下、「受付」と呼ぶ。）は、まず、電子ペン１０を使用して、図８（ａ）に示すような受付記録票３の来訪項目６１にチェックマークを記入する。なお、本実施形態では、チェックマークを「レ」としているが、本発明はこれに限定されるものではなく、「マル（○）」等任意の記号を適用することができる。さらに、受付は、受付端末５２を使用し、来訪時刻、担当者氏名、来訪者氏名等を検索情報として入力することにより、サーバ５から当該検索情報に合致する予約情報及びその受付ＩＤを取得する。具体的には、受付端末５２から検索情報を取得したサーバ５は、当該検索情報を条件として予約ＤＢ８を検索する。つまり、サーバ５は、予約ＤＢ８に記憶された来訪者予約情報、来訪予定時刻情報及び担当者予約情報と、検索情報に含まれる来訪者名、来訪時刻及び担当者名とを比較し、合致する受付ＩＤ及び予約情報を受付端末５２に送信する。受付端末５２は、サーバ５から取得した受付ＩＤ及び予約情報を画面上に表示する。受付は、画面上の受付ＩＤ及び予約情報を確認し、電子ペン１０を使用して、該当する受付ＩＤを受付記録票３の受付項目６２に記入する。
【００６５】
次に、受付は、来訪者に当該電子ペン１０を使用して、当該受付記録票３の来訪者項目６３に記入をしてもらう。具体的に、来訪者項目６３は、来訪者の氏名、会社名、所属を記入する項目から構成されており、来訪者には電子ペン１０を使用してサインをしてもらうことになる。そして、受付は、来訪者にサインしてもらった受付記録票３及びそのとき使用した電子ペン１０を、担当者に手渡す。
【００６６】
担当者は、来訪者と共に予め予約した部屋に入室すると、渡された電子ペン１０を使用して、受付記録票３の入室項目６６にチェックマークを記入する。また、担当者は、当該電子ペン１０を使用して、受付記録票３のルーム項目６５に予約した部屋のルームＩＤを記入する。なお、入室項目６６及びルーム項目６５への記入の順番は任意であるが、入室項目６６へ記入した時刻が入室時刻として管理されるため、入室すると直ちに入室項目６６へチェックマークを記入することが望ましい。そして、担当者は、打合せが終了して退室する際に、当該電子ペン１０を使用して、受付記録票３の退室項目６７にチェックマークを記入する。さらに、担当者は、当該電子ペン１０を使用して、受付記録票３の担当者項目６８に記入を行う。具体的に、担当者項目６８は、担当者の氏名を記入する項目から構成されており、担当者は電子ペン１０を使用してサインをすることになる。そして、担当者は、当該受付記録票３及び当該電子ペン１０を受付に返却する。
【００６７】
受付は、受付記録票３及び電子ペン１０を取得すると、当該電子ペン１０を使用して、当該受付記録票３の退社項目６４にチェックマークを記入する。なお、退社項目８４への記入時刻が、来訪者の退社時刻として管理されるため、来訪者が退社した際、直ちにチェックマークを記入することが望ましい。これにより、受付記録が完了する。受付記録が完了した状態の受付記録票３の例を図８（ｂ）に示す。
【００６８】
このとき、電子ペン１０には、来訪項目６１に記入したチェックマークから退社項目６４に記入したチェックマークまでの記入情報がひとまとまりで記憶されている。受付が、図８には図示されていないが、上述のような送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、当該記入情報は受付端末５２を介してサーバ５へ送信される。サーバ５は、詳細は後述するが、受付記録票３上のドットパターンと、各項目とを対応付けた座標テーブルに基づいて、記入情報から、各項目に記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバ５は、受付項目６２に記入された項目記入情報に含まれるストロークデータを文字認識することにより、受付ＩＤを特定する。さらに、サーバ５は、ルーム項目６５に記入された項目記入情報に含まれるストロークデータを文字認識することにより、ルームＩＤを特定する。また、サーバ５は、来訪項目６１、退社項目６４、入室項目６６及び退室項目６７にそれぞれ記入された項目記入情報から時間情報を抽出し、各項目への記入時刻に基づいて、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する。また、サーバ５は、来訪者項目に記入された項目記入情報から、来訪者のサインを来訪者イメージデータとして抽出する。さらに、サーバ５は、担当者項目に記入された項目記入情報から、担当者のサインを担当者イメージデータとして抽出する。
【００６９】
サーバ５は、予め受付記録票のフォーマットデータを保有している。そのため、サーバ５は、当該フォーマットデータに、抽出した来訪者イメージデータと、抽出した担当者イメージデータとをマージすることにより、デジタルデータである受付記録データを作成することができる。そして、サーバ５は、特定した受付ＩＤをキーとして、特定した来訪時刻、退社時刻、入室時刻退室時刻及びルームＩＤと、作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する。
【００７０】
これによれば、電子ペン１０で記入した内容が、受付記録票３のフォーマットにマージされた形でイメージデータ化されるため、受付記録票３を紙媒体として保管する必要がなく、画像ファイルとして管理することが可能となる。よって、過去の受付記録票３を即時に検索、確認することができる。また、来訪者及び担当者の直筆サインもイメージデータとして管理することができる。また、来訪時刻及び退社時刻のみならず、会議室等への入室時刻と退室時刻の記録もチェックマークを記入することで容易に取得することができる。よって、来訪者が来訪した後における行動のより詳細な情報を取得、管理することができる。さらに、電子ペン１０が時間管理を行っているため、時刻を数字で記入しなくても、チェックマークやサインを記入することで容易に記入時刻を特定することができる。
【００７１】
なお、本実施形態では、受付は受付記録票３及び電子ペン１０を担当者に手渡すこととしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、来訪者に手渡すこととしてもよい。
【００７２】
また、本実施形態では、来訪者項目６３及び担当者項目６８にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを抽出し、フォーマットデータにマージして受付記録データを作成することとしている。しかし、本発明はこれに限定されるものではなく、受付記録票３に記入された全ての記入情報から、全イメージデータを抽出し、フォーマットデータとマージして受付記録データを作成することとしてもよい。
【００７３】
（ii）受付記録票
受付記録票３は、図８に示すように、来訪項目６１、受付項目６２、来訪者項目６３、退社項目６４、ルーム項目６５、入室項目６６、退室項目６７及び担当者項目６８から構成されている。各項目には、それぞれを識別する情報である項目ＩＤが割り当てられている。
【００７４】
本実施形態のシステムでは、図８に示すような受付記録票３は、上述した専用ペーパーとして作成されている。即ち、図５に例示するように台紙３０上にドットパターン３２が印刷されており、その上に所定の罫線などの図案が印刷されている。先に述べたように、ドットパターン３２は電子ペン１０が認識することができるように、カーボンを含んだインキにより印刷されている。一方、罫線などの図案３４は、通常の（カーボンを含まない）インキにより印刷されているため、電子ペン１０がそれを認識することはない。
【００７５】
このように、受付記録票３上にはドットパターン３２が印刷されており、受付記録票３が細分化された複数の項目から構成されていることで、項目ＩＤとドットパターン３２上の位置座標とを対応付けた座標テーブルに基づいて、容易に利用者が記入した情報を特定することが可能となる。
【００７６】
（iii）サーバ
次に、サーバ５について詳しく説明する。図９は、受付処理システム１００における、特にサーバ５の内部構成を示す。図示のように、サーバ５は、受付処理プログラム１０１、予約情報取機能１０２、予約登録機能１０３、記入情報取得機能１０４、座標テーブル１０５、受付ＩＤ特定機能１０６、ルームＩＤ特定機能１０７、時刻特定機能１０８、イメージデータ取得機能１０９、受付記録データ作成機能１１０、フォーマットデータ１１１及び管理ＤＢ記憶機能１１２から構成されている。
【００７７】
なお、各機能は、サーバ５が有するＣＰＵが予め用意されたプログラムを実行することにより実現される。
【００７８】
受付処理プログラム１０１は、担当端末５１から取得した予約情報を、受付ＩＤをキーとして予約ＤＢ８に記憶することで予約登録を行うプログラムである。また、受付処理プログラム１０１は、受付端末５２から取得した記入情報に基づいてイメージデータ及び各種時刻を特定し、受付ＩＤをキーとして当該イメージデータ及び各種時刻を管理ＤＢ９に記憶することで受付記録を電子データとして管理するプログラムである。
【００７９】
予約情報取得機能１０２は、担当者端末５１から、来訪者予約情報、担当者予約情報、ルーム予約情報及び来訪予定時刻を予約情報として取得する機能である。
【００８０】
予約登録機能１０３は、さらに、社員ＤＢ確認機能、ルームＤＢ確認機能、受付ＩＤ発行送信機能及び予約ＤＢ記憶機能から構成されている。
【００８１】
社員ＤＢ確認機能は、予約情報に含まれる担当者予約情報から社員ＩＤを特定し、当該社員ＩＤに基づいて社員ＤＢ６を参照することで担当者に関する情報を確認する機能である。ここで、社員ＤＢ６について、図１０を参照して説明する。図１０は、社員ＤＢ６のデータ構造を模式的に示す図である。図１０に示すように、社員ＤＢ６は、社員ＩＤ、所属、氏名及び電話番号等の項目から構成されている。社員ＩＤとは、社員を識別する情報であり、所属、氏名及び電話番号とは、当該社員ＩＤが割り当てられた社員の所属部署、氏名、内線番号に関する情報である。予約情報取得機能１０２が取得した予約情報には、担当者予約情報が含まれており、当該担当者予約情報には、担当者の社員ＩＤや氏名に関する情報が含まれている。よって、社員ＤＢ確認機能は、担当者予約情報に含まれる社員ＩＤに基づいて、社員ＤＢ６を参照することで、当該担当者に関する情報を容易に確認することができる。なお、社員ＤＢ確認機能は、担当者予約情報に含まれる氏名と、社員ＤＢ６から抽出した氏名とが異なる場合には、エラー情報を作成し、担当者端末５１に当該エラー情報を送信することとしてもよい。また、本実施形態における社員ＤＢ６のデータ構造は図１０に示すとおりであるが、本発明はこれに限定されるものではなく、社員ＤＢ６のデータ構造は任意に設定することが可能である。
【００８２】
ルームＤＢ確認機能は、予約情報に含まれるルーム予約情報からルームＩＤ及び使用日時情報を抽出し、当該ルームＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することで、担当者が指定した部屋が空いているか否かを確認する機能である。ここで、ルームＤＢ７について、図１１を参照して説明する。図１１は、ルームＤＢ７のデータ構造を模式的に示す図である。図１１に示すように、ルームＤＢ７は、日付、ルームＩＤ、時間及び予約の項目から構成されている。ルームＩＤとは、各部屋を識別する情報であり、予約とは、対応する日付及び時間にその部屋が空いているか、又は、すでに予約されているかといった予約状況を示す情報である。つまり、ルームＤＢ７は、各部屋の一定時間毎の予約状況が記憶されている。予約情報取得機能１０２が取得した予約情報には、ルーム予約情報が含まれており、当該ルーム予約情報には、担当者が使用したい部屋のルームＩＤ及び使用日時情報に関する情報が含まれている。ここで、ルーム予約情報に含まれる使用日時情報とは、担当者が使用したい日及び時刻であるものとする。よって、ルームＤＢ確認機能は、ルーム予約情報に含まれるルームＩＤ及び使用日時情報に基づいて、ルームＤＢ７を参照することにより、担当者が指定する日時に、使用したい部屋が空いているか否かを確認、判定することができる。
【００８３】
受付ＩＤ発行送信機能は、ルームＤＢ確認機能が、担当者が指定する部屋が空いていると判定した場合に、受付ＩＤを発行し、担当者端末５１に当該受付ＩＤを送信する機能である。また、受付ＩＤ発行送信機能は、ルームＤＢ確認機能が、担当者が指定する使用したい部屋がすでに予約されていると判定した場合に、予約することができない旨のメッセージを作成し、担当者端末５１に当該メッセージを送信する機能である。
【００８４】
予約ＤＢ記憶機能とは、受付ＩＤ発行送信機能が受付ＩＤを発行した場合に、当該受付ＩＤをキーとして、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報を予約ＤＢ８に記憶する機能である。ここで、予約ＤＢ８について図１２を参照して説明する。図１２は、予約ＤＢ８のデータ構造を模式的に示す図である。図１２に示すように、予約ＤＢ８は、受付ＩＤ、担当者予約情報、来訪者予約情報、来訪予定時刻及びルームＩＤから構成されている。担当者予約情報は、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報に含まれる担当者予約情報である。よって、図示のように、予約ＤＢ８を構成する担当者予約情報は、さらに社員ＩＤ、担当者名及び電話番号から構成されている。なお、予約ＤＢ８を構成する担当者予約情報には、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報に含まれる情報のみならず、社員ＤＢ確認機能が確認した情報を記憶させることとしてもよい。また、来訪者予約情報は、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報に含まれる来訪者予約情報である。よって、図示のように、予約ＤＢ８を構成する来訪者予約情報は、さらに来訪者名、会社名、所属及び人数から構成されている。また、来訪予定時刻は、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報に含まれる来訪予定時刻であり、ルームＩＤは、ルーム予約情報に含まれるルームＩＤである。
【００８５】
予約登録機能１０３は、社員ＤＢ確認機能、ルームＤＢ確認機能、受付ＩＤ発行送信機能及び予約ＤＢ記憶機能により、受付ＩＤをキーとして予約ＤＢ８に予約情報を記憶することで、予約登録を完了する機能である。また、予約登録機能１０３は、受付端末５２から、担当者の氏名、来訪者の氏名、来訪者の人数、来訪日時といった検索情報を取得した場合、当該検索情報に基づいて予約ＤＢ８を参照し、当該検索情報に合致する予約情報及びその受付ＩＤを受付端末５２に送信する。受付端末５２は、サーバ５から取得した受付ＩＤ及び予約情報を画面上に表示する。これにより、受付は、来訪者が訪問した際に対応する受付ＩＤを確認し、受付記録票３に記入することが可能となる。
【００８６】
記入情報取得機能１０４は、受付処理プログラム１０１を実行することにより、利用者、即ち受付、来訪者及び担当者が電子ペン１０を使用して受付記録票３に記入した記入情報を取得する機能である。また、記入情報取得機能１０４は、座標テーブル１０５を参照することにより取得した記入情報から、各項目へ記入された項目記入情報を抽出する機能である。
【００８７】
ここで、座標テーブル１０５について図１３を参照して説明する。図１３は、座標テーブル１０５のデータ構造を模式的に示す図である。図示のとおり、座標テーブル１０５は、項目ＩＤ、座標データ、項目名及び文字認識の項目から構成されている。項目ＩＤは、受付記録票３を構成する各項目を識別する情報である。座標データは、受付記録票３に印刷されたドットパターン上における各項目の配置を示す座標データである。項目名は、各項目の名称である。文字認識は、対応する項目に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識をする必要があるか否かを示す情報である。例えば、来訪項目６１や退社項目６４は、チェックマークを記入するだけなので、文字認識の必要はない。また、来訪者項目６３や担当者項目６８は、イメージデータとして取得するため、文字認識の必要はない。よって、来訪項目６１や来訪者項目６８に対応する文字認識の項目には、図示のようにハイフン（−）が規定されている。一方、受付項目６２及びルーム項目６５は、それぞれ受付ＩＤ及びルームＩＤが記入され、サーバ５が当該受付ＩＤ及びルームＩＤを文字認識により特定する必要がある。よって、受付項目６２やルーム項目６５に対応する文字認識の項目には、図示のようにマル（○）が規定されている。
【００８８】
受付ＩＤ特定機能１０６は、受付項目６２に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識を行うことで受付ＩＤを特定する機能である。
【００８９】
ルームＩＤ特定機能１０７は、ルーム項目６５に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識を行うことでルームＩＤを特定する機能である。
【００９０】
時刻特定機能１０８は、来訪項目６１、退社項目６４、入室項目６６及び退室項目６７に記入されたそれぞれの項目記入情報から時間情報を抽出し、記入時刻に基づいて来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する機能である。
【００９１】
イメージデータ取得機能１０９は、来訪者項目６３及び担当者項目６８にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者の直筆サインを来訪者イメージデータとして、担当者の直筆サインを担当者イメージデータとして取得する機能である。
【００９２】
受付記録データ作成機能１１０は、イメージデータ取得機能１０９が取得した来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを、受付記録票３のフォーマットデータ１１１にマージすることで、電子データである受付記録データを作成する機能である。
【００９３】
管理ＤＢ記憶機能１１２は、受付ＩＤ特定機能１０６が特定した受付ＩＤをキーとして、時刻特定機能が特定した来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻と、ルームＩＤ特定機能が特定したルームＩＤと、受付記録データ作成機能１１０が作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する機能である。具体的に、管理ＤＢ記憶機能１１２は、図１４に示すように、受付ＩＤをキーとして、受付記録票３に記入された情報を管理ＤＢ９に記憶する。図１４は、管理ＤＢ９のデータ構造を模式的に示す図である。このように、受付ＩＤをキーとして、受付管理票３に記入された全ての情報を電子データとして管理ＤＢ９に記憶して管理する。
【００９４】
（iv）受付処理
次に、受付処理システム１００により実行される受付処理について説明する。図１５は、受付処理のフローチャートである。
【００９５】
来訪者が会社を来訪する場合、担当者は担当者端末５１を使用して、予め予約情報をサーバ５へ送信する。サーバ５は、担当者端末５１から予約情報を取得すると（ステップＳ１）、予約情報に含まれる担当者予約情報を取得する。そして、サーバ５は、担当者予約情報に含まれる社員ＩＤを特定し、当該社員ＩＤに基づいて社員ＤＢ６を参照することで、担当者に関する情報を確認する（ステップＳ２）。このとき、担当者予約情報に含まれる情報と、社員ＤＢ６に含まれる情報とが一致しない場合には、エラーメッセージを作成して担当者端末５１に送信することとしてもよい。さらに、サーバ５は、予約情報に含まれるルーム予約情報を取得する。そして、サーバ５は、ルーム予約情報からルームＩＤ及び使用日時情報を抽出し、当該ルームＩＤ及び使用日時情報に基づいてルームＤＢを参照することで、担当者が指定した日時で部屋が空いているか否かを判定する（ステップＳ３）。部屋が既に予約されていて空いていないと判定した場合（ステップＳ３；Ｎｏ）、サーバ５は、予約できない旨のメッセージを作成し、担当者端末５１へ送信する（ステップＳ１２）。そして、サーバ５は、ステップＳ１からＳ３の処理を繰り返し行う。一方、部屋が空いていると判定した場合（ステップＳ３；Ｙｅｓ）、サーバ５は、受付ＩＤを発行する。そして、サーバ５は、発行した受付ＩＤをキーとして、担当者端末５１から取得した予約情報を予約ＤＢ８に記憶する（ステップＳ４）。また、サーバ５は、発行した受付ＩＤを担当者端末５１へ送信する。
【００９６】
来訪者が会社を来訪した際、受付は、まず、電子ペン１０を使用して受付記録票３の来訪項目６１にチェックマークを記入する。そして、受付は受付端末５２を使用して、来訪者の氏名、来訪者の人数、来訪時間といった検索情報をサーバ５へ送信する。サーバ５は、取得した検索情報に基づいて予約ＤＢ８を参照することにより、検索情報と一致する予約情報及び受付ＩＤを受付端末５２に送信する（ステップ５）。受付端末５２は、サーバ５から取得した予約情報及び受付ＩＤを画面上に表示し、受付は、電子ペン１０を使用して当該受付ＩＤを受付記録票３の受付項目６２に記入する。また、来訪者は、当該電子ペン１０を使用して当該受付記録票３の来訪者項目６３に記入を行う。また、担当者は、来訪者と共に予約した部屋へ入室した際、当該電子ペン１０を使用して当該受付記録票３の入室項目６６にチェックマークを記入すると共に、当該部屋のルームＩＤをルーム項目６５へ記入する。さらに、担当者は、来訪者と共に予約した部屋を退室する際、当該電子ペン１０を使用して当該受付記録票３の退室項目６７にチェックマークを記入する。また、担当者は、当該電子ペン１０を使用して当該受付記録票３の担当者項目８７にサインを記入する。
【００９７】
受付は、担当者から当該電子ペン１０及び当該受付記録票３を返却されると、当該電子ペン１０を使用して、当該受付記録票３の退社項目６４にチェックマークを記入する。そして、受付は、電子ペン１０を使用して送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、電子ペン１０内に記憶された記入情報を、受付端末５２を介してサーバ５へ送信する。
【００９８】
サーバ５は、受付端末５２から記入情報を取得すると（ステップＳ６）、まず、座標テーブル１０５を参照することにより、当該記入情報から各項目へ記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバ５は、受付項目６２に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することにより受付ＩＤを特定する（ステップＳ７）。また、サーバ５は、ルーム項目６５に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することによりルームＩＤを特定する（ステップＳ８）。また、サーバ５は、来訪項目６１、退社項目６４、入室項目６６及び退室項目６７にそれぞれ記入された項目記入情報に基づいてそれぞれの記入時刻を特定することにより、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する（ステップＳ９）。さらに、サーバ５は、来訪者項目６３に記入された項目記入情報から、来訪者のサインを来訪者イメージデータとして取得する。また、担当者項目６８に記入された項目記入情報から、担当者のサインを担当者イメージデータとして取得する（ステップＳ１０）。さらに、サーバ５は、取得した来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを、受付記録票３のフォーマットデータにマージすることにより、受付記録データを作成する（ステップＳ１１）。
【００９９】
そして、サーバ５は、ステップＳ７で特定した受付ＩＤをキーとして、ステップＳ８及びＳ９で特定したルームＩＤ、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻と、ステップＳ１１で作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する。これにより、受付処理は完了する。
【０１００】
なお、本実施形態では、図１１に示すようなルームＤＢ７をサーバ５が保有しており、サーバ５がルーム予約情報及びルームＤＢ７に基づいて、担当者が指定した部屋の予約状況を確認することとしている。しかし、本発明はこれに限定されるものではなく、サーバ５とネットワーク２を介して通信可能な他の端末や他のサーバがルームＤＢ７を保有しており、当該他の端末や他のサーバが、担当者が指定した部屋の予約状況を確認し、確認結果をサーバ５へ送信することとしてもよい。
【０１０１】
このように、本実施形態によれば電子ペンで記入した内容が、受付記録票３のフォーマットデータにマージされた形でイメージデータ化されるため、受付記録票３を紙媒体として保存管理する必要がなく、電子データである画像ファイルとして管理することが可能である。よって、過去の受付記録を即座に検索、確認することができる。具体的には、所定の端末装置が受付ＩＤや来訪日時などの情報をサーバ５へ送信すると、サーバ５は当該情報に基づいて管理ＤＢ９から該当する受付ＩＤや受付記録データなどの情報を抽出し、当該端末装置へ送信する。
【０１０２】
また、本実施形態によれば、受付記録票３にチェックマークを記入するだけで、従来のように来訪時刻及び退社時刻だけではなく、打合せに使用する会議室等への入室時刻及び退室時刻を認識することが可能となる。よって、来訪者が会社を訪問した後の行動をより詳細に取得、管理することができる。
【０１０３】
また、本実施形態によれば、電子ペンを使用して記入を行うと、その記入時刻を電子ペン１０が管理しているため、数字により利用者が正確な時刻を記入する必要がない。よって、チェックマークやサインなど直接時刻を表す文字列以外の記入であっても、容易に記入時刻を把握することができる。
【０１０４】
[第２実施形態]
（i）受付処理システム
次に、第２実施形態における受付処理システムについて説明する。図１６に受付処理システム２００の概略構成を示す。図１６に示す受付処理システム２００は、利用者が電子ペン用帳票に記入した情報から、来訪者及び担当者のサインと、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻とを電子データとして取得し、管理することができるものである。
【０１０５】
第２実施形態と第１実施形態との相違点は、第１実施形態では、受付、来訪者及び担当者が使用する電子ペン１０は１本であり、当該電子ペン１０に記憶された記入情報は一括してサーバ５へ送信されるのに対し、第２実施形態では、受付及び来訪者が使用する電子ペン１０ａと担当者が使用する電子ペン１０ｂが異なるものであり、電子ペン１０ａに記憶された記入情報（以下、「記入情報Ａ」と呼ぶ。）と電子ペン１０ｂに記憶された記入情報（以下、「記入情報Ｂ」と呼ぶ。）が別々にサーバ５へ送信される点である。
【０１０６】
なお、第１実施形態と同様の部分は、便宜上説明を省略する。
【０１０７】
図１６に示すように、受付処理システム２００は、担当者端末５１、受付端末５２及びルーム端末５３及びサーバ７０がネットワーク２を通じて接続されることにより構成される。ここで、ルーム端末とは、各部屋に設置された端末である。なお、電子ペン１０ｂは、各部屋に設置されており、詳細は後述するが、ペンＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することでルームＩＤを特定することが可能であるとする。
【０１０８】
まず、図１７を参照して、本システムにおける受付処理方法の概要を述べておく。図１７（ａ）は、外部の来訪者が会社を訪問した際に、受付及び来訪者が電子ペン１０ａを、担当者が電子ペン１０ｂを使用して記入する受付記録票の例であり、図８（ｂ）は、実際に記入が行われた受付記録票の例である。
【０１０９】
外部の来訪者が会社を訪問し、当該会社内で打合せ等を行う場合、当該打合せ等に参加する社員の１人が担当者となる。担当者は、自身の担当者端末５１を使用し、担当者予約情報と、来訪者予約情報と、来訪予定時刻情報と、ルーム予約情報とを予約情報として、来訪者が訪問するより前に予めサーバ７０へ送信する。担当者端末５１から予約情報を取得すると、サーバ７０は、当該予約情報に含まれるルーム予約情報に基づいてルームＤＢ７を参照することにより、担当者が指定する部屋が空いているか否かを判定する。そして、サーバ７０は、担当者が指定する部屋が空いている場合に、受付ＩＤを発行し、当該受付ＩＤをキーとして予約情報を予約ＤＢ８に記憶する。また、サーバ５は、発行した受付ＩＤを担当者に知らせるため、担当者端末５１に送信することとしてもよい。
【０１１０】
外部の来訪者が会社を訪問すると、受付は、まず、電子ペン１０ａを使用して、図１７（ａ）に示すような受付記録票７１の来訪項目８１にチェックマークを記入する。さらに、受付は、受付端末５２を使用し、来訪時刻、担当者氏名、来訪者氏名等の検索情報を入力することにより、サーバ５から所定の受付ＩＤと予約情報を取得する。さらに、受付端末５２は、サーバ５から取得した受付ＩＤ及び予約情報を画面上に表示する。受付は、画面上の受付ＩＤ及び予約情報を参照し、電子ペン１０ａを使用して、該当する受付ＩＤを受付記録票７１の受付項目８２に記入する。次に、受付は、来訪者に当該電子ペン１０ａを使用して、当該受付記録票７１の来訪者項目８３に記入をしてもらう。そして、受付は、来訪者にサインしてもらった受付記録票７１のみを、担当者に手渡す。
【０１１１】
担当者は、来訪者と共に予め予約した部屋に入室すると、当該部屋に設置された電子ペン１０ｂを使用して、受付記録票の入室項目８５にチェックマークを記入する。また、担当者は、当該電子ペン１０ｂを使用して、受付記録票３の受付項目８６に受付ＩＤを記入する。そして、担当者は、打合せが終了して退室する際に、当該電子ペン１０ｂを使用して、受付記録票７１の担当者項目８７に記入を行う。さらに、担当者は、当該電子ペン１０ｂを使用して、受付記録票７１の退室項目８８にチェックマークを記入する。このとき、電子ペン１０ｂには、入室項目８５に記入したチェックマークから退室項目８８に記入したチェックマークまでの記入情報Ｂがひとまとまりで記憶されている。担当者が、図１７には図示されていないが、上述のような送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、当該記入情報Ｂはルーム端末５３を介してサーバ７０へ送信される。
【０１１２】
そして、担当者は、当該受付記録票７１を受付に返却する。受付は、受付記録票７１を取得すると、電子ペン１０ａを使用して、当該受付記録票７１の退社項目８４にチェックマークを記入する。なお、退社項目８４への記入時刻が、来訪者の退社時刻として管理されるため、来訪者が退社した際、直ちにチェックマークを記入することが望ましい。これにより、受付記録が完了する。受付記録が完了した状態の受付記録票７１の例を図１７（ｂ）に示す。このとき、電子ペン１０ｂには、来訪項目８１に記入したチェックマークから退社項目８４に記入したチェックマークまでの記入情報Ａがひとまとまりで記憶されている。受付が、図１７には図示されていないが、上述のような送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、当該記入情報Ａは受付端末５２を介してサーバ７０へ送信される。
【０１１３】
サーバ７０は、座標テーブルに基づいて、記入情報Ａ及びＢから、各項目に記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバ７０は、受付項目８２及び受付項目８６に記入された項目記入情報に含まれるストロークデータを文字認識することにより、それぞれの受付ＩＤを特定する。ここで、サーバ７０は、同一の受付ＩＤを有する記入情報Ａ及びＢを対応付けて認識する。つまり、同一の受付ＩＤを有する記入情報Ａ及びＢを紐付け、同一の来訪者に関する情報として取り扱う。
【０１１４】
さらに、サーバ７０は、ルーム端末５３から取得した記入情報Ｂに基づいて、担当者が使用した電子ペン１０ｂのペンＩＤを特定する。そして、サーバ７０は、特定したペンＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することにより、当該電子ペン１０ｂが設置された部屋のルームＩＤを特定する。また、サーバ７０は、来訪項目８１、退社項目８４、入室項目８５及び退室項目８８にそれぞれ記入された項目記入情報から時間情報を抽出し、記入時刻に基づいて来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する。また、サーバ７０は、来訪者項目８３に記入された項目記入情報から、来訪者のサインを来訪者イメージデータとして取得する。さらに、サーバ７０は、担当者項目８７に記入された項目記入情報から、担当者のサインを担当者イメージデータとして取得する。
【０１１５】
サーバ５は、予め受付記録票７１のフォーマットデータを保有している。そのため、サーバ７０は、当該フォーマットデータに、抽出した来訪者イメージデータと、抽出した担当者イメージデータとをマージすることにより、デジタルデータである受付記録データを作成することができる。このときの来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータは、それぞれ同一の受付ＩＤを有する記入情報Ａ及びＢから抽出したものである。そして、サーバ７０は、特定した受付ＩＤをキーとして、特定した来訪時刻、退社時刻、入室時刻退室時刻及びルームＩＤと、作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する。
【０１１６】
本実施形態では、受付は受付記録票７１を担当者に手渡すこととしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、来訪者に手渡すこととしてもよい。また、本実施形態では、来訪者項目８３及び担当者項目８７にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを抽出し、フォーマットデータにマージして受付記録データを作成することとしている。しかし、本発明はこれに限定されるものではなく、受付記録票７１に記入された全ての記入情報から、全イメージデータを抽出し、フォーマットデータにマージして受付記録データを作成することとしてもよい。
【０１１７】
（ii）受付記録票
受付記録票７１は、図１７に示すように、来訪項目８１、受付項目８２、来訪者項目８３、退社項目８４、入室項目８５、受付項目８６、担当者項目８７及び退室項目８８から構成されている。各項目には、それぞれを識別する情報である項目ＩＤが割り当てられている。
【０１１８】
本実施形態のシステムでは、図１７に示すような受付記録票７１は、上述した専用ペーパーとして作成されている。即ち、図５に例示するように台紙３０上にドットパターン３２が印刷されており、その上に所定の罫線などの図案が印刷されている。先に述べたように、ドットパターン３２は電子ペン１０が認識することができるように、カーボンを含んだインキにより印刷されている。一方、罫線などの図案３４は、通常の（カーボンを含まない）インキにより印刷されているため、電子ペン１０がそれを認識することはない。
【０１１９】
このように、受付記録票７１上にはドットパターン３２が印刷されており、受付記録票７１が細分化された複数の項目から構成されていることで、項目ＩＤとドットパターン３２上の位置座標とを対応付けた座標テーブルに基づいて、容易に利用者が記入した情報を特定することが可能となる。
【０１２０】
（iii）サーバ
次に、サーバ５について詳しく説明する。図１８は、受付処理システム２００における特にサーバ７０の内部構成を示す。図示のように、サーバ７０は、受付処理プログラム２０１、予約情報取得機能２０２、予約登録機能２０３、記入情報取得機能２０４、座標テーブル２０５、受付ＩＤ特定機能２０６、ルームＩＤ特定機能２０７、時間特定機能２０８、イメージデータ取得機能２０９、受付記録データ作成機能２１０、フォーマットデータ２１１及び管理ＤＢ記憶機能２１２から構成されている。
【０１２１】
なお、各機能は、サーバ５が有するＣＰＵが予め用意されたプログラムを実行することにより実現される。
【０１２２】
受付処理プログラム２０１は、担当者端末５１から取得した予約情報を、受付ＩＤをキーとして予約ＤＢ８に記憶することで予約登録を行うプログラムである。また、受付処理プログラム２０２は、受付端末５２から取得した記入情報Ａとルーム端末５３から取得した記入情報Ｂとを受付ＩＤに基づいて紐付けした上で、当該受付ＩＤをキーとして、記入情報Ａ及びＢから取得したイメージデータ及び各種時刻を管理ＤＢ９に記憶することで、受付記録を電子データとして管理するプログラムである。
【０１２３】
予約情報取得機能２０２は、担当者端末５１から、来訪者予約情報、担当者予約情報、ルーム予約情報及び来訪予定時刻を予約情報として取得する機能である。
【０１２４】
予約登録機能２０３は、さらに、社員ＤＢ確認機能、ルームＤＢ確認機能、受付ＩＤ発行送信機能及び予約ＤＢ記憶機能から構成されている。社員ＤＢ確認機能は、予約情報に含まれる担当者予約情報から社員ＩＤを特定し、当該社員ＩＤに基づいて社員ＤＢ６を参照することで担当者に関する情報を確認する機能である。ルームＤＢ確認機能は、予約情報に含まれるルーム予約情報からルームＩＤ及び使用日時情報を特定し、当該ルームＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することで、担当者が指定した部屋が空いているか否かを確認する機能である。受付ＩＤ発行送信機能は、ルームＤＢ確認機能が、担当者が指定する使用したい部屋が空いていると判定した場合に、受付ＩＤを発行し、担当者端末５１に当該受付ＩＤを送信する機能である。また、受付ＩＤ発行送信機能は、ルームＤＢ確認機能が、担当者が指定する使用したい部屋がすでに予約されていると判定した場合に、予約することができない旨のメッセージを作成し、担当者端末５１に当該メッセージを送信する機能である。予約ＤＢ記憶機能とは、受付ＩＤ発行送信機能が受付ＩＤを発行した場合に、当該受付ＩＤをキーとして、予約情報取得機能１０２が取得した予約情報を予約ＤＢ８に記憶する機能である。
【０１２５】
予約登録機能２０３は、社員ＤＢ確認機能、ルームＤＢ確認機能、受付ＩＤ発行送信機能及び予約ＤＢ記憶機能により、受付ＩＤをキーとして予約ＤＢ８に予約情報を記憶することで、予約登録を完了する機能である。また、予約登録機能２０３は、受付端末５２から、担当者の氏名、来訪者の氏名、来訪者の人数、来訪日時といった検索情報を取得した場合、当該検索情報に基づいて予約ＤＢ８を参照し、当該検索情報に合致する受付ＩＤ及び予約情報を受付端末５２に送信する。受付端末５２は、サーバ５から取得した受付ＩＤ及び予約情報を画面上に表示する。これにより、受付は、来訪者が訪問した際に対応する受付ＩＤを確認し、受付記録票７１に記入することが可能となる。
【０１２６】
記入情報取得機能２０４は、受付処理プログラム２０１を実行することにより、受付及び来訪者が電子ペン１０ａを使用して受付記録票７１に記入した記入情報Ａを、受付端末５２から取得する機能である。また、記入情報取得機能２０４は、受付プログラム２０１を実行することにより、担当者が電子ペン１０ｂを使用して受付記録票７１に記入した記入情報Ｂを、ルーム端末５３から取得する機能である。さらに、記入情報取得機能２０４は、座標テーブル２０５を参照することにより、取得した記入情報Ａ及びＢから、各項目へ記入された項目記入情報を抽出する機能である。
【０１２７】
なお、座標テーブル２０５は、図１３に示す座標テーブル１０５と同様であるため、便宜上説明は省略する。
【０１２８】
受付ＩＤ特定機能２０６は、受付項目８２に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識を行うことで受付ＩＤを特定する機能である。また、受付ＩＤ特定機能２０６は、受付項目８６に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識を行うことで受付ＩＤを特定する機能である。このとき、受付ＩＤ特定機能２０６は、受付ＩＤが一致する記入情報Ａと記入情報Ｂを紐付け、同一の来訪者に関する記入情報として取り扱う。
【０１２９】
ルームＩＤ特定機能２０７は、ルーム端末５３から取得した記入情報Ｂに基づいて、電子ペン１０ｂのペンＩＤを特定し、当該ペンＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することで、担当者が使用した部屋を識別する情報であるルームＩＤを特定する機能である。なお、図１１には記載されていないが、ルームＤＢ７は、ルームＩＤに対応付けて、対応する部屋に設置された電子ペン１０ｂの識別情報であるペンＩＤが記憶されているものとする。
【０１３０】
時刻特定機能２０８は、来訪項目８１、退社項目８４、入室項目８６及び退室項目８８に記入されたそれぞれの項目記入情報から、記入時刻を抽出し、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する機能である。
【０１３１】
イメージデータ取得機能２０９は、来訪者項目８３及び担当者項目８７にそれぞれ記入された項目記入情報から、来訪者のサインを来訪者イメージデータとして、担当者のサインを担当者イメージデータとして取得する機能である。
【０１３２】
受付記録データ作成機能２１０は、同一の受付ＩＤを有する記入情報Ａ及びＢからそれぞれ抽出した来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを、受付記録票７１のフォーマットデータ２１１にマージすることで、電子データである受付記録データを作成する機能である。
【０１３３】
管理ＤＢ記憶機能２１２は、受付ＩＤ特定機能２０６が特定した受付ＩＤをキーとして、時刻特定機能が特定した来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻と、ルームＩＤ特定機能２０７が特定したルームＩＤと、受付記録データ作成機能１１０が作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する機能である。このように、本実施形態によれば受付ＩＤをキーとして、受付管理票３に記入された全ての情報を電子データとして管理ＤＢ９に記憶して管理する。
【０１３４】
（iv）受付処理
次に、受付処理システム２００により実行される受付処理について説明する。図１９は、受付処理のフローチャートである。
【０１３５】
来訪者が会社を来訪する場合、担当者は担当者端末５１を使用して、予め予約情報をサーバ５へ送信する。サーバ５は、担当者端末５１から予約情報を取得すると（ステップＳ２１）、予約情報に含まれる担当者予約情報を取得する。そして、サーバ５は、担当者予約情報に含まれる社員ＩＤを特定し、当該社員ＩＤに基づいて社員ＤＢ６を参照することで、担当者に関する情報を確認する（ステップＳ２２）。このとき、担当者予約情報に含まれる情報と、社員ＤＢ６に含まれる情報とが一致しない場合には、エラーメッセージを作成して担当者端末５１に送信することとしてもよい。さらに、サーバ５は、予約情報に含まれるルーム予約情報を取得する。そして、サーバ５は、ルーム予約情報からルームＩＤ及び使用日時情報を抽出し、当該ルームＩＤ及び使用時間に基づいてルームＤＢを参照することで、担当者が指定した日時で部屋が空いているか否かを判定する（ステップＳ２３）。部屋が既に予約されていて空いていないと判定した場合（ステップＳ２３；Ｎｏ）、サーバ５は、予約できない旨のメッセージを作成し、担当者端末５１へ送信する（ステップＳ３４）。そして、サーバ５は、ステップＳ２１からＳ２３の処理を繰り返し行う。一方、部屋が空いていると判定した場合（ステップＳ２３；Ｙｅｓ）、サーバ５は、受付ＩＤを発行する。そして、サーバ５は、発行した受付ＩＤをキーとして、担当者端末５１から取得した予約情報を予約ＤＢ８に記憶する（ステップＳ２４）。また、サーバ５は、発行した受付ＩＤを担当者端末５１へ送信する。
【０１３６】
来訪者が会社を来訪した際、受付は、まず、電子ペン１０ａを使用して受付記録票７１の来訪項目８１にチェックマークを記入する。そして、受付は、受付端末５２を使用して、来訪者の氏名、来訪者の人数、来訪時間といった検索情報をサーバ７０へ送信する。サーバ７０は、取得した検索情報に基づいて予約ＤＢ８を参照することにより、検索情報と一致する予約情報及びその受付ＩＤを受付端末５２に送信する（ステップＳ２５）。受付端末５２は、サーバ５から取得した予約情報及び受付ＩＤを画面上に表示し、受付は、電子ペン１０ａを使用して当該受付ＩＤを受付記録票７１の受付項目８２に記入する。また、来訪者は、当該電子ペン１０ａを使用して当該受付記録票７１の来訪者項目８３に記入を行う。
【０１３７】
また、担当者は、来訪者と共に予約した部屋へ入室した際、当該部屋に設置された電子ペン１０ｂを使用して当該受付記録票７１の入室項目８５にチェックマークを記入する。そして、担当者は、当該電子ペン１０ｂを使用して受付ＩＤを受付項目８６に記入する。さらに、担当者は、来訪者と共に予約した部屋を退室する際、当該電子ペン１０ｂを使用して当該受付記録票７１の担当者項目８７にサインを記入する。そして、担当者は、当該電子ペン１０ｂを使用して当該受付記録票７１の退室項目８８にチェックマークを記入する。最後に、担当者は、当該電子ペン１０ｂを使用して送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、電子ペン１０ｂ内に記憶された記入情報Ｂを、ルーム端末５３を介してサーバ５へ送信する。これにより、サーバ５は、ルーム端末５３から記入情報Ｂを取得する（ステップＳ２６）。
【０１３８】
受付は、担当者から当該受付記録票７１を返却されると、電子ペン１０ａを使用して、当該受付記録票７１の退社項目８４にチェックマークを記入する。最後に、受付は、電子ペン１０ａを使用して送信ボックス３９にチェックマークを記入することにより、電子ペン１０ａ内に記憶された記入情報Ａを、受付端末５２を介してサーバ５へ送信する。これにより、サーバ５は、受付端末５２から記入情報Ａを取得する（ステップＳ２７）。記入情報Ａ及びＢを取得したサーバ５は、当該記入情報Ａ及びＢから各項目へ記入された項目記入情報を抽出する。そして、サーバ７０は、受付項目８２に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することにより受付ＩＤを特定する。また、サーバ７０は、受付項目８６に記入された項目記入情報からストロークデータを抽出し、文字認識することにより受付ＩＤを特定する（ステップＳ２８）。このとき、サーバ７０は、同一の受付ＩＤのストロークデータを保有する記入情報Ａ及びＢを紐付け、同一の来訪者に関する情報として取り扱う。
【０１３９】
また、サーバ７０は、記入情報Ｂに基づいて、担当者が使用した電子ペン１０ｂのペンＩＤを特定し、当該ペンＩＤに基づいてルームＤＢ７を参照することにより、当該電子ペン１０ｂが設置された部屋のルームＩＤを特定する（ステップＳ２９）。ここで、特定したルームＩＤが示す部屋とは、担当者及び来訪者が打合せ等で使用した部屋の識別情報である。
【０１４０】
また、サーバ７０は、来訪項目８１、退社項目８４、入室項目８５及び退室項目８８にそれぞれ記入された項目記入情報に基づいてそれぞれの記入時刻を特定することにより、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻を特定する（ステップＳ３０）。さらに、サーバ７０は、来訪者項目８３に記入された項目記入情報から、来訪者のサインを来訪者イメージデータとして取得する。また、サーバ７０は、担当者項目８７に記入された項目記入情報から、担当者のサインを担当者イメージデータとして取得する（ステップ３１）。そして、サーバ７０は、取得した来訪者イメージデータ及び担当者イメージデータを、受付記録票７１のフォーマットデータにマージすることにより、受付記録データを作成する（ステップＳ３２）。
【０１４１】
最後に、サーバ７０は、ステップＳ２８で特定した受付ＩＤをキーとして、ステップＳ２９及びＳ３０で特定したルームＩＤ、来訪時刻、退社時刻、入室時刻及び退室時刻と、ステップＳ３２で作成した受付記録データとを管理ＤＢ９に記憶する。これにより、受付処理は完了する。
【０１４２】
なお、上記のような第２実施形態では、ルームＩＤを記入情報Ｂに含まれる電子ペン１０ｂのペンＩＤにより特定することとしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、記入情報Ｂに含まれるルーム端末５３のＩＰアドレス等により特定することとしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０１４３】
本発明は、受付記録票に記入した情報を電子データに変換して保管するとともに、来訪者の来訪時刻、退社時刻等の時間管理を容易に行うことができる受付処理システムとして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１４４】
【図１】電子ペンの使用形態を模式的に示す図である。
【図２】電子ペンの構造を示す機能ブロック図である。
【図３】専用ペーパーに印刷されたドットパターンによる情報の表現方法を説明する図である。
【図４】ドットパターン及びそれに対応する情報の例である。
【図５】専用ペーパーにより構成される帳票の構造を示す。
【図６】電子ペン用帳票の例を示す。
【図７】第１実施形態における受付処理システムの概略構成を示す図である。
【図８】第１実施形態において使用する受付記録票の例である。
【図９】図７に示す受付処理システムに含まれるサーバの機能ブロック図である。
【図１０】社員ＤＢのデータ構造を模式的に示す図である。
【図１１】ルームＤＢのデータ構造を模式的に示す図である。
【図１２】予約ＤＢのデータ構造を模式的に示す図である。
【図１３】座標テーブルのデータ構造を模式的に示す図である。
【図１４】管理ＤＢのデータ構造を模式的に示す図である。
【図１５】第１実施形態における受付処理のフローチャートである。
【図１６】第２実施形態における受付処理システムの概略構成を示す図である。
【図１７】第２実施形態において使用する受付記録票の例である。
【図１８】図１６に示す受付処理システムに含まれるサーバの機能ブロック図である。
【図１９】第２実施形態における受付処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【０１４５】
２…ネットワーク
１０…電子ペン
１１…プロセッサ
１２…メモリ
１３…データ通信ユニット
１４…バッテリー
２５…端末装置
２６…問い合わせサーバ
２７…サービスサーバ
１００…受付処理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
0004848707.tif 000016
【図１６】
0004848707.tif 000017
【図１７】
0004848707.tif 000018
【図１８】
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【図１９】
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