(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを受信する受信手段と、当該受信手段が受信したデータを複数の格納先のいずれかに格納する格納手段とを有するデータ格納システムであって、
前記複数の格納先のそれぞれに対応付けて、データが格納されたことを通知する通知先を示す情報を保持する保持手段と、
前記受信したデータの格納先を示す格納先情報を取得する取得手段と、
前記受信したデータの格納先に対応付けて前記保持手段により保持されている情報を参照し、通知先を決定する決定手段と、
前記決定手段により決定された通知先に対して、前記取得手段により取得された格納先情報を付加した電子メールを送信する送信手段と、を備え、
前記格納先情報が前記取得手段により取得されない場合、前記送信手段は、前記決定手段により決定された通知先に対して、データが格納されたことを通知するために前記格納先情報が付加されていない電子メールを送信することを特徴とするデータ格納システム。
【請求項２】
データを受信する受信手段と、当該受信手段が受信したデータを複数の格納先のいずれかに格納する格納手段と、前記複数の格納先のそれぞれに対応付けて、データが格納されたことを通知する通知先を示す情報を保持する保持手段と、を有するデータ格納システムのデータ格納方法であって、
前記受信したデータの格納先を示す格納先情報を取得する取得工程と、
前記受信したデータの格納先に対応付けて前記保持手段により保持されている情報を参照し、通知先を決定する決定工程と、
前記決定工程で決定された通知先に対して、前記取得工程で取得された格納先情報を付加した電子メールを送信する送信工程と、を備え、
前記格納先情報が前記取得工程で取得されない場合、前記送信工程では、前記決定工程で決定された通知先に対して、データが格納されたことを通知するために前記格納先情報が付加されていない電子メールを送信することを特徴とするデータ格納方法。
【請求項３】
請求項２に記載のデータ格納方法の各工程をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項４】
請求項２に記載のデータ格納方法の各工程をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ格納システムおよび方法に関する。より詳細には、スキャン機能およびＦＡＸ受信機能を持つ複合機から文書格納アプリケーションを経由して、文書管理アプリケーションに格納された文書や画像のデータのＵＲＬをユーザにメールで配信するデータ格納システム、データ格納方法、記録媒体およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書や画像のデータ格納システムでは、スキャン機能およびＦＡＸ受信機能を持つ複合機等の機器のＢＯＸに格納された文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locater）を直接ユーザにメールで通知する、あるいはコンピュータで動作する文書格納アプリケーションによって一時蓄積した文書のＵＲＬをユーザに通知するというものであった。若しくは、例えばデジタルカメラのような機器からＷＥＢサーバに格納された画像のＵＲＬをＷＥＢサーバがユーザにメールで配信するというものもあった。
【０００３】
いくつかの文献に上述のような従来の技術に関連した技術内容が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】国際公開第９７／３８５１０号パンフレット
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら上述の従来のデータ格納システムでは、文書を機器のＢＯＸに蓄積若しくは文書格納アプリケーションによって蓄積する場合は、機器のＢＯＸ若しくは文書格納アプリケーションによる文書格納領域の容量に制限がある。このため、ユーザが文書を引き取るか別のコンピュータで動作する文書管理アプリケーションに転送する必要があり、通信ネットワークのトラフィックが増えてしまう。
【０００７】
また画像をＷＥＢサーバに格納する場合は、格納したユーザ若しくはそのユーザが指定した相手にメールを送るようになっており、画像の格納先のアクセス権はあまり考慮されていない。
【０００８】
このため、格納した文書や画像等の送受信に係る通信ネットワークの負荷が多くセキュリティが脆弱であるという点において、上記従来技術には未だ改善の余地があった。
【０００９】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたもので、その第１の目的は、通信ネットワークの負荷を軽減したデータ格納システムおよび方法を提供することにある。
【００１０】
また、本発明の第２の目的は、セキュリティを高めたデータ格納システムおよび方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
このような目的を達成するために、本発明のデータ格納システムは、データを受信する受信手段と、当該受信手段が受信したデータを複数の格納先のいずれかに格納する格納手段とを有するデータ格納システムであって、前記複数の格納先のそれぞれに対応付けて、データが格納されたことを通知する通知先を示す情報を保持する保持手段と、前記受信したデータの格納先を示す格納先情報を取得する取得手段と、前記受信したデータの格納先に対応付けて前記保持手段により保持されている情報を参照し、通知先を決定する決定手段と、前記決定手段により決定された通知先に対して、前記取得手段により取得された格納先情報を付加した電子メールを送信する送信手段と、を備え、前記格納先情報が前記取得手段により取得されない場合、前記送信手段は、前記決定手段により決定された通知先に対して、データが格納されたことを通知するために前記格納先情報が付加されていない電子メールを送信することを特徴とする。
【００１９】
また上記目的を達成するために、本発明のデータ格納方法は、データを受信する受信手段と、当該受信手段が受信したデータを複数の格納先のいずれかに格納する格納手段と、前記複数の格納先のそれぞれに対応付けて、データが格納されたことを通知する通知先を示す情報を保持する保持手段と、を有するデータ格納システムのデータ格納方法であって、前記受信したデータの格納先を示す格納先情報を取得する取得工程と、前記受信したデータの格納先に対応付けて前記保持手段により保持されている情報を参照し、通知先を決定する決定工程と、前記決定工程で決定された通知先に対して、前記取得工程で取得された格納先情報を付加した電子メールを送信する送信工程と、を備え、前記格納先情報が前記取得工程で取得されない場合、前記送信工程では、前記決定工程で決定された通知先に対して、データが格納されたことを通知するために前記格納先情報が付加されていない電子メールを送信することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２５】
以上説明したように本発明によれば、データ格納システムにおいて、格納した文書や画像に対して通信ネットワーク上の無駄な配信を抑える効果を奏する。
【００２６】
また、本発明によれば、データ格納システムにおいて、格納した文書や画像に対してアクセス制御ができる効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。なお、各図面において同様の機能を有する箇所には同一の符号を付し、説明の重複は省略する。
【００２８】
（装置構成）  
図１は本実施形態のデータ格納システムの構成を示すブロック図である。図中符号１はスキャン機能およびＦＡＸ受信機能を持つ複合機で、スキャンによって取り込まれまたはＦＡＸ受信した文書や画像のデータ（以下、便宜上これらデータを単に文書と呼ぶこととする）を、通信ネットワークを介して文書格納アプリケーションに送信する機能を持つ複合機である。２は複合機１から送られてきた文書を格納し管理するための文書管理アプリケーションが動作するＰＣ（personal computer）１である。３はＷＥＢオプションが追加された場合にＷＥＢサーバが動作するＰＣ２である。４は文書格納アプリケーションが動作するＰＣ３である。５は文書格納アプリケーションから送信された、格納された文書のＵＲＬを受信し、ユーザがその文書を閲覧、ダウンロードするためのＰＣ４である。
【００２９】
符号４のＰＣ３で動作する文書格納アプリケーションは、複合機１から送られてきた文書（１０１）をＰＣ１上で動作する文書管理アプリケーションに格納し（１０２）、さらに格納した文書のＵＲＬをＷＥＢサーバから文書管理アプリケーションを経由して取得し、また格納した文書へのユーザ毎のアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し（１０３）、アクセス権を保有するユーザにのみメールでＵＲＬを送信する（１０４）機能を持つ。
【００３０】
ＰＣ３の図中符号４１は、図２に示すソフトウェアおよび図３に示す文書格納アプリケーションを使い、文書格納処理あるいは図６に示す手順の格納文書のＵＲＬをユーザにメール送信する処理を実行するためのＣＰＵ（central processing unit）である。４２は図２に示すＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）などの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ（read only memory）である。４３は図２あるいは図３に示すソフトウェアをＨＤ（hard disk）４４から一時ロードしＣＰＵ４１が実行できるようにするためのＲＡＭ（random access memory）である。４４は図２に示すＯＳ（operating system）あるいは図３の文書格納アプリケーション、および処理に要する種々のデータ、テーブル等を格納してあるＨＤである。４５は図２あるいは図３に示すソフトウェアを実行する際にＵＩ（ユーザインタフェース）を操作するための入力装置である。４６は図２あるいは図３に示すソフトウェアのＵＩ、実行状態などを表示するためのモニタである。４７はＰＣ３をＬＡＮに接続するための通信ネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）である。
【００３１】
尚、本実施形態では通信ネットワークの一例としてＬＡＮ（local area network）を使い、データ転送のプロトコルとしてＦＴＰ（file transfer protocol）を使うものとする。また文書管理アプリケーションのＷＥＢオプションとして例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）２０００サーバのＩＩＳ（Internet Information Server）のＷＥＢサーバを使い、文書管理アプリケーションに格納された文書のリンク情報としてＵＲＬを生成する。また文書管理アプリケーションとＷＥＢオプションは、本実施形態では違うサーバ上にあるものとする。また、以下で述べられている文書格納アプリケーションの文書格納時の画像変換処理、文書管理アプリケーションへのユーザ認証、文書の格納などの一連の処理は、従来技術と同様な当業者に周知なものでよい。
【００３２】
図２は本実施形態のＰＣ３上で動作するソフトウェアの構成図である。ＰＣ３上のそれぞれの構成要素のハードウェアの動作制御は、ＢＩＯＳ２０３およびＯＳ２０２より行われる。またＬＡＮ上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使って行われ、ＯＳによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。文書格納アプリケーション２０１は複合機１との通信、文書の格納機能を持っている。
【００３３】
図３は、文書格納アプリケーション２０１の構成図である。プロトコル制御部３０３では、複合機１との間で例えばＦＴＰのようなプロトコルを使い文書の送受信を行う。文書格納部３０４ではプロトコル制御部３０３から渡された文書をＰＣ１で動作する文書管理アプリケーションの所望の格納先に格納することができる。その際、文書管理アプリケーションへの格納時の宛先に従って、画像変換処理を行う。
【００３４】
文書格納部３０４はその際に、格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由でＰＣ２で動作するＷＥＢサーバから取得し、さらにその文書へのユーザ毎のアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し、これらの情報に従ってＵＲＬを含むメールとそのメールを送信するユーザのリストを作成し、メールを送信することができる。全体制御部３０２はプロトコル制御部３０３から文書格納部３０４への文書の受け渡し、プロトコル制御部３０３あるいは文書格納部３０４の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、エラー発生時のユーザへのエラー通知などを行う。
【００３５】
図４は、文書格納アプリケーション２０１からＰＣ１で動作する文書管理アプリケーションに文書を格納する際のユーザＩＤ、パスワードといったログイン情報とメール送信に使うユーザのアドレスをまとめたログイン情報のテーブルである。このログイン情報のテーブルは、予めＰＣ３に保持されており、文書格納アプリケーション２０１によって管理されている。
【００３６】
図５は、文書格納アプリケーション２０１の文書管理アプリケーションへの格納時の宛先情報のテーブルである。このテーブルには宛先名称、格納先のパス、メール送信時のアドレス、使用するプロトコルが含まれている。文書格納アプリケーション２０１はこの宛先情報のテーブルと図４のログイン情報のテーブルと実際に格納した文書へのユーザ毎のアクセス権をもとに、ＵＲＬを送信するユーザのリストを作成する。この宛先情報のテーブルは、予めＰＣ３に保持されており、文書格納アプリケーション２０１によって管理されている。格納した文書へのユーザ毎のアクセス権は、予めＰＣ１に保持されており、文書管理アプリケーションによって管理されている。
【００３７】
またこの図５の宛先情報のテーブルには、宛先毎に文書格納時のログインユーザのＩＤとパスワード、および各宛先毎の文書の画像変換処理も関連付けられている。さらに宛先情報、ログインユーザのＩＤとパスワード、画像変換処理、ＵＲＬをメール送信するかどうか、メール送信する場合にどのユーザに送るかの設定は、図３に示す設定モジュール３０１で行うことができる。
【００３８】
（動作説明）  
図６は本実施形態における、文書格納アプリケーション２０１が文書格納時にＷＥＢサーバの有無を確認し、ＷＥＢサーバが存在する場合にのみ格納した文書にアクセス権のあるユーザにＵＲＬを送信する処理手順を示したフローチャートである。この処理手順は、図１中符号４のＰＣ３のＣＰＵ４１が、文書格納アプリケーション２０１をＲＡＭ４３にロードすることによって実行される。以下に図６に従って、本実施形態のデータ格納システムの文書の格納、格納先ＵＲＬの配信、ユーザ認証について説明する。
【００３９】
まずＰＣ３のＣＰＵ４１では、ステップＳ５１において複合機１からの文書受信待ちの状態となっている。ここでＣＰＵ４１は文書を受信すると、ステップＳ５２に進み、通常の文書格納処理、つまり送られてきた文書に付加されている文書管理アプリケーションへの格納時の宛先に従って、画像変換処理を行い、文書管理アプリケーションにログインし、格納先のパスにその文書を格納するという一連の処理を行う。
【００４０】
次にステップＳ５３でＣＰＵ４１は、文書格納処理時のＰＣ１の文書管理アプリケーションからの戻り値として、文書管理アプリケーションで管理しているＷＥＢオプションの情報からＷＥＢサーバが存在するかどうかを示すパラメータが返される。ここでＷＥＢサーバが存在しない場合にはＣＰＵ４１は処理をステップＳ５１に戻し、再度格納文書の受信待ちの状態となる。
【００４１】
ここでＷＥＢサーバが存在する場合にはステップＳ５４に進み、ＣＰＵ４１はＷＥＢサーバが生成した今格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由で取得する。さらにステップＳ５５でＣＰＵ４１は、文書管理アプリケーションから今格納した文書のユーザ毎のアクセス権を取得する。
【００４２】
次にステップＳ５６でＣＰＵ４１は、図４の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブルと図５の宛先情報のテーブルを参照し、文書のアクセス権を保有するユーザのログイン情報のテーブルのメールアドレスと宛先情報のテーブルに含まれるメールアドレスとを比較し、ＵＲＬを送信するユーザのメールアドレスのリストを作成する。例えば図５中符号５０１で示したように、宛先Ａに送られてきた文書を格納し、その文書へのアクセス権がユーザＡにのみあった場合には、宛先Ａに対してユーザＣのメールアドレスが書かれているが、ＵＲＬを送信するユーザのメールアドレスのリストには、ユーザＡのアドレスのみ含まれるという処理が行われる。
【００４３】
ステップＳ５７でＣＰＵ４１は、前もって用意されたメール本文に取得したＵＲＬを付加し、メールアドレスのリストにあるアドレスを送信先に設定したメールを作成し、ステップＳ５８でそのメールを送信する。その後ＣＰＵ４１は再度ステップＳ５１に戻り、格納文書受信待ちの状態となる。
【００４４】
（他の実施形態）  
以上述べた実施形態の他に次の形態を実施できる。  
１）上述の実施形態では、図１に示すように文書管理アプリケーションとＷＥＢオプションは違うコンピュータ上にあるが、それらは同じコンピュータ上にあってもよい。  
２）上述の実施形態では、図１に示すように文書格納アプリケーションと文書管理アプリ家ションは違うコンピュータ上にあるが、それらは同じコンピュータ上にあってもよい。
３）図６に示した処理手順において、ステップＳ５３においてＷＥＢサーバが存在しない場合、ＣＰＵ４１は処理をステップＳ５５へスキップし、ステップＳ５７でＵＲＬを含まないメールを送信することにより、文書格納が完了した通知とすることもできる。  
４）また、前述した実施形態の機能を実現するように各種のデバイスを動作させるように、それら各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに、上記記実施形態機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）を格納されたプログラムに従って、上記各種デバイスを動作させることによって実施したものも本発明の範疇に含まれる。  
５）またこの場合、上記ソフトウェアのプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば係るプログラムコードを格納した記憶媒体は本発明を構成する。  
６）係るプログラムコードを格納する記憶媒体としては、例えばフロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。  
７）またコンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、前述の実施形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）、あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して前述の実施形態の機能が実現される場合にも、係るプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。  
８）さらに供給されたプログラムコードが、コンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能格納ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。  
９）上述の実施形態は本発明の例示のために説明したが、上述の実施形態の他にも変形が可能である。その変形が特許請求の範囲で述べられている本発明の技術思想に基づく限り、その変形は本発明の技術的範囲内となる。
【００４５】
（実施形態の効果）  
本実施形態では、格納した文書のＵＲＬのみを文書格納アプリケーションからユーザに送ることにより、ユーザがそのＵＲＬで指示される文書を確認した後に、必要な文書のみダウンロードすればよいので、通信ネットワークの負荷を軽減することができる。また、例えばＷＥＢオプションが追加されていない、若しくはＷＥＢサーバが立ち上がっていない場合には、メールを送信しないので、通信ネットワークの負荷を軽減することができる。若しくはこの場合にＵＲＬを含まないメールを送信することにより、文書格納完了の通知とすることもできる。さらに、宛先情報に設定されたメール送信先のユーザのうち、格納した文書にアクセスできるユーザにのみＵＲＬをメールで送信することで、格納した文書に対してアクセス制御ができる。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の実施形態におけるデータ格納システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態におけるＰＣ２上で動作するソフトウェアの構成図である。
【図３】本発明の実施形態における文書格納アプリケーションのモジュール構成図である。
【図４】本発明の実施形態における文書格納アプリケーションの文書格納時の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブルである。
【図５】本発明の実施形態における文書格納アプリケーションの文書格納時の宛先情報のテーブルである。
【図６】本発明の実施形態における文書格納時にユーザにＵＲＬをメールで送信する手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４７】
１  複合機
２  ＰＣ１
３  ＰＣ２
４  ＰＣ３
５  ＰＣ４
４１  ＣＰＵ
４２  ＲＯＭ
４３  ＲＡＭ
４４  ＨＤ
４５  入力装置
４６  モニタ
４７  通信ネットワークＩ／Ｆ
１０１  文書送信
１０２  文書格納
１０３  ＵＲＬとアクセス権の取得
【図１】
0004756822.tif 000002
【図２】
0004756822.tif 000003
【図３】
0004756822.tif 000004
【図４】
0004756822.tif 000005
【図５】
0004756822.tif 000006
【図６】
0004756822.tif 000007