(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
互いに通信可能なアドレス管理装置とデータ通信装置とを含むデータ通信システムであって、
前記アドレス管理装置は、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けたアドレスデータを記憶する送信先記憶手段を備え、
前記データ通信装置は、他の装置からデータを受信するデータ受信手段と、
送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するローカル記憶手段と、
前記データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと前記ローカル記憶手段に記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記データに含まれる関連情報で書き換える第１ローカル更新手段と、
前記データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる送信元の関連情報とを含む更新要求を前記アドレス管理装置に送信する更新要求手段と、
前記アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置から前記アドレスデータを受信するアドレスデータ取得手段と、
前記受信されたアドレスデータの少なくとも１つに含まれる前記送信先アドレス宛にデータを送信するデータ送信手段と、を備え、
前記アドレス管理装置は、さらに、前記データ通信装置から前記更新要求を受信することに応じて、該更新要求に含まれる前記送信元アドレスと前記送信先記憶手段に記憶された前記アドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、前記更新要求に含まれる前記関連情報で書き換える更新手段を備えた、データ通信システム。
【請求項２】
前記データ通信装置は、前記アドレスデータ取得手段により前記アドレス管理装置から前記アドレスデータが受信されることに応じて、受信された前記アドレスデータに含まれる前記送信先アドレスと前記ローカル記憶手段に記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記アドレスデータにより前記送信先アドレスと関連付けられた前記関連情報で書き換える第２ローカル更新手段と、をさらに備え、
前記データ通信装置が備える前記データ送信手段は、前記受信されたアドレスデータまたは前記ローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信する、請求項１に記載のデータ通信システム。
【請求項３】
前記アドレス管理装置が備える前記送信先記憶手段は、前記アドレスデータをユーザ毎に記憶し、
前記データ通信装置は、ユーザを認証するための認証手段をさらに備え、
前記データ通信装置が備える前記アドレスデータ取得手段は、前記認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置から前記認証されたユーザに関連して記憶された前記アドレスデータを受信する、請求項１または２に記載のデータ通信システム。
【請求項４】
前記アドレス管理装置が備える更新手段は、前記受信された更新要求に含まれる前記送信元アドレスが前記送信先記憶手段に記憶されている複数の前記アドレスデータにより複数の前記関連情報が関連付けられている場合、複数の前記関連情報のすべてを、前記更新要求に含まれる前記関連情報で書き換える、請求項３に記載のデータ通信システム。
【請求項５】
前記データ通信装置は、前記認証手段により認証されたユーザのログインを許可するログイン許可手段と、
前記ログイン許可手段による許可が解除された場合、受信された前記アドレスデータを破棄する破棄手段と、をさらに備えた請求項３または４に記載のデータ通信システム。
【請求項６】
前記データ通信装置は、受信された前記アドレスデータを更新するための更新指示を受け付ける更新指示受付手段と、
前記認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた前記更新指示とを含む手動更新指示を前記アドレス管理装置に送信する手動更新指示送信手段と、をさらに備え、
前記アドレス管理装置は、前記手動更新指示を受信することに応じて、前記送信先記憶手段に記憶された前記アドレスデータのうち前記手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータを、前記手動更新指示に含まれる前記更新指示に従って更新する手動更新手段と、
前記送信先記憶手段に記憶された前記アドレスデータを削除する削除手段と、
前記手動更新手段が更新する対象となる前記アドレスデータが前記削除手段により削除されたことにより前記送信先記憶手段に存在しない場合、エラー信号を返信する更新結果送信手段をさらに備え、
前記データ通信装置は、前記アドレスデータを受信した後に前記エラー信号を受信する場合、警告する警告手段をさらに備えた、請求項３〜５のいずれかに記載のデータ通信システム。
【請求項７】
前記関連情報は、データを送信するための仕様を含む、請求項１〜６のいずれかに記載のデータ通信システム。
【請求項８】
アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置であって、
他の装置からデータを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求を前記アドレス管理装置に送信する更新要求手段と、
前記アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置が記憶するアドレスデータを前記アドレス管理装置から受信するアドレスデータ取得手段と、
前記アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けており、
送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するローカル記憶手段と、
前記データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと前記ローカル記憶手段に記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記データに含まれる関連情報で書き換える第１ローカル更新手段と、
前記アドレスデータ取得手段により前記アドレス管理装置から前記アドレスデータが受信されることに応じて、受信された前記アドレスデータに含まれる前記送信先アドレスと前記ローカル記憶手段に記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記アドレスデータにより前記送信先アドレスと関連付けられた前記関連情報で書き換える第２ローカル更新手段と、
前記受信されたアドレスデータまたは前記ローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するデータ送信手段と、を備えたデータ通信装置。
【請求項９】
前記アドレスデータは、前記アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、
ユーザを認証するための認証手段をさらに備え、
前記アドレスデータ取得手段は、前記認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置から前記認証されたユーザに関連して記憶された前記アドレスデータを受信する、請求項８に記載のデータ通信装置。
【請求項１０】
前記認証手段により認証されたユーザのログインを許可するログイン許可手段と、
前記ログイン許可手段による許可が解除された場合、受信された前記アドレスデータを破棄する破棄手段とをさらに備えた、請求項９に記載のデータ通信装置。
【請求項１１】
受信された前記アドレスデータを更新するための更新指示を受け付ける更新指示受付手段と、
前記認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた前記更新指示とを含む手動更新指示を前記アドレス管理装置に送信する手動更新指示送信手段と、
前記アドレスデータを受信した後、前記手動更新指示の送信に応じて前記アドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告する警告手段をさらに備え、
前記エラー信号は、前記アドレス管理装置が記憶する前記アドレスデータのうち前記手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、前記アドレス管理装置により送信される、請求項９または１０に記載のデータ通信装置。
【請求項１２】
アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置で実行されるアドレス管理方法であって、
他の装置からデータを受信するステップと、
前記他の装置からデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求を前記アドレス管理装置に送信するステップと、
前記アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置が記憶するアドレスデータを前記アドレス管理装置から受信するステップと、
前記アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けており、
送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するステップと、
前記他の装置からデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記データに含まれる関連情報で書き換えるステップと、
前記アドレス管理装置から前記アドレスデータが受信されることに応じて、受信された前記アドレスデータに含まれる前記送信先アドレスと、記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記アドレスデータにより前記送信先アドレスと関連付けられた前記関連情報で書き換えるステップと、
受信された前記アドレスデータまたは前記ローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するステップと、を含むアドレス管理方法。
【請求項１３】
前記アドレスデータは、前記アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、
前記アドレス管理方法は、ユーザを認証するステップをさらに含み、
前記アドレス管理装置から受信するステップは、前記認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信するステップと、
前記アドレス管理装置から前記認証されたユーザに関連して記憶された前記アドレスデータを受信するステップと、を含む請求項１２に記載のアドレス管理方法。
【請求項１４】
前記認証するステップにおいて認証されたユーザのログインを許可するステップと、
前記ログインを許可するステップにおいて、許可が解除された場合、受信された前記アドレスデータを破棄するステップと、をさらに含む請求項１３に記載のアドレス管理方法。
【請求項１５】
受信された前記アドレスデータを更新するための更新指示を受け付けるステップと、
前記認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた前記更新指示とを含む手動更新指示を前記アドレス管理装置に送信するステップと、
前記アドレスデータを受信した後、前記手動更新指示の送信に応じて前記アドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告するステップと、をさらに含み、
前記エラー信号は、前記アドレス管理装置が記憶する前記アドレスデータのうち前記手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、前記アドレス管理装置により送信される、請求項１３または１４に記載のアドレス管理方法。
【請求項１６】
アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置を制御するコンピュータで実行されるアドレス管理プログラムあって、
他の装置からデータを受信するステップと、
前記他の装置からデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求を前記アドレス管理装置に送信するステップと、
前記アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、前記アドレス管理装置が記憶するアドレスデータを前記アドレス管理装置から受信するステップと、
前記アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けており、
送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、前記送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するステップと、
前記他の装置からデータが受信されることに応じて、受信された前記データの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記データに含まれる関連情報で書き換えるステップと、
前記アドレス管理装置から前記アドレスデータが受信されることに応じて、受信された前記アドレスデータに含まれる前記送信先アドレスと、記憶された前記ローカルアドレスデータにより関連付けられた前記関連情報を、受信された前記アドレスデータにより前記送信先アドレスと関連付けられた前記関連情報で書き換えるステップと、
受信された前記アドレスデータまたは前記ローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するステップと、をコンピュータに実行させるアドレス管理プログラム。
【請求項１７】
前記アドレスデータは、前記アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、
前記アドレス管理プログラムは、ユーザを認証するステップをさらに前記コンピュータに実行させ、
前記アドレス管理装置から受信するステップは、前記認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信するステップと、
前記アドレス管理装置から前記認証されたユーザに関連して記憶された前記アドレスデータを受信するステップと、を含む請求項１６に記載のアドレス管理プログラム。
【請求項１８】
前記認証するステップにおいて認証されたユーザのログインを許可するステップと、
前記ログインを許可するステップにおいて、許可が解除された場合、受信された前記アドレスデータを破棄するステップと、をさらに前記コンピュータに実行させる請求項１７に記載のアドレス管理プログラム。
【請求項１９】
受信された前記アドレスデータを更新するための更新指示を受け付けるステップと、
前記認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた前記更新指示とを含む手動更新指示を前記アドレス管理装置に送信するステップと、
前記アドレスデータを受信した後、前記手動更新指示の送信に応じて前記アドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告するステップと、をさらに前記コンピュータに実行させ、
前記エラー信号は、前記アドレス管理装置が記憶する前記アドレスデータのうち前記手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、前記アドレス管理装置により送信される、請求項１７または１８に記載のアドレス管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、データ通信システム、アドレス管理装置、データ通信装置、アドレス管理方法およびアドレス管理プログラムに関し、特に、予め記憶された送信先のアドレス宛にデータを送信するデータ通信システム、そのデータ通信システムに含まれるアドレス管理装置、データ通信装置、およびそれらで実行されるアドレス管理方法およびアドレス管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複合機（以下「ＭＦＰ」という）は、ファクシミリ送信、電子メール送信、インターネットファクシミリ送信、ＦＴＰ送信等、種々の通信方式でデータを送信することができる。このＭＦＰは、送信先の指定を容易にするために、送信先の名称とアドレスとを関連付けたアドレスデータを予め記憶しており、ユーザが送信先の名称を指定するだけで、送信先のアドレスが設定され、データを送信可能となる。一方、ＭＦＰが複数のユーザにより使用され、ＭＦＰに単一のアドレスデータが記憶される場合、複数のユーザがアドレスデータを共有することになる。この場合、複数のユーザがそれぞれアドレスデータをＭＦＰに記憶させると、アドレスデータの数が多くなり、所望のアドレスデータを選択するのが困難になってしまうといった問題がある。このため、アドレスデータをユーザ毎に管理する技術が知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
また、送信先の機器において、受信および出力可能なデータの仕様として解像度、サイズ、符号化方式等が予め定められているため、送信先の機器が受信および出力することが可能な仕様のデータを送信する必要がある。また、データの漏洩に備えて受け手により定められた公開鍵でデータを暗号化して送信することが必要とされる場合がある。このため、データの仕様と公開鍵とをアドレスデータに含めるようにしておけば、送信先の名称が指定されたときに、送信先の機器が受信および出力可能な仕様でデータを送信することができ、また、受け手により定められた公開鍵で暗号化したデータを送信することができる。
【０００４】
しかしながら、ユーザ毎にアドレスデータを管理する場合、異なるユーザにより管理される同一の送信先のアドレスデータが複数存在する場合があり、ユーザごとに複数のアドレスデータそれぞれに対応して、送信するデータの仕様または暗号化のための公開鍵を登録しなければならないといった問題がある。
【０００５】
また、ＭＦＰが複数のユーザに共有のアドレスデータを記憶する場合、複数のＭＦＰ間で同一の送信先のアドレスデータを、複数のＭＦＰそれぞれが記憶する場合がある。この場合は、ある１つのＭＦＰでアドレスデータに含まれるデータの仕様または暗号化のための公開鍵が更新されたとしても他のＭＦＰが記憶する同一の送信先のアドレスデータにおいてデータの仕様または公開鍵が更新されない。このため、複数のＭＦＰごとに仕様または公開鍵を更新しなければならないといった問題がある。
【特許文献１】特開２００４−８８６１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたデータ通信システムを提供することである。
【０００７】
この発明の他の目的は、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたアドレス管理装置を提供することである。
【０００８】
この発明のさらに他の目的は、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたデータ通信装置を提供することである。
【０００９】
この発明のさらに他の目的は、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたアドレス管理方法を提供することである。
【００１０】
この発明のさらに他の目的は、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたアドレス管理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ通信システムは、互いに通信可能なアドレス管理装置とデータ通信装置とを含むデータ通信システムであって、アドレス管理装置は、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたアドレスデータを記憶する送信先記憶手段を備え、データ通信装置は、他の装置からデータを受信するデータ受信手段と、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するローカル記憶手段と、データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスとローカル記憶手段に記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換える第１ローカル更新手段と、データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる送信元の関連情報とを含む更新要求をアドレス管理装置に送信する更新要求手段と、アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、アドレス管理装置からアドレスデータを受信するアドレスデータ取得手段と、受信されたアドレスデータの少なくとも１つに含まれる送信先アドレス宛にデータを送信するデータ送信手段と、を備え、アドレス管理装置は、さらに、データ通信装置から更新要求を受信することに応じて、該更新要求に含まれる送信元アドレスと送信先記憶手段に記憶されたアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、更新要求に含まれる関連情報で書き換える更新手段を備える。
【００１２】
この局面に従えば、アドレス管理装置に送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたアドレスデータが記憶されており、データ通信装置において、他の装置からデータが受信されると、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる送信元の関連情報とを含む更新要求がアドレス管理装置に送信される。アドレス管理装置は、データ通信装置から更新要求が受信されると、アドレスデータにより送信元アドレスと関連付けられた関連情報が更新要求に含まれる関連情報で書き換える。また、データ通信装置において他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報が、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換えられる。このため、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたデータ通信システムを提供することができる。
【００１５】
好ましくは、データ通信装置は、アドレスデータ取得手段によりアドレス管理装置からアドレスデータが受信されることに応じて、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスとローカル記憶手段に記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換える第２ローカル更新手段と、をさらに備え、データ通信装置が備えるデータ送信手段は、受信されたアドレスデータまたはローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信する。
【００１６】
この局面に従えば、アドレス管理装置からアドレスデータが受信されると、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報が、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換えられる。アドレス管理装置から受信されるアドレスデータは、データ通信装置が他の装置からデータを受信したときに送信する更新要求がアドレス管理装置において受信されることに応じて、関連情報が書き換えられているので、ローカルアドレスデータが最新のアドレスデータで更新される。このため、ローカルアドレスデータの更新の頻度を多くして、ローカルアドレスデータを最新の状態にすることができる。
好ましくは、アドレス管理装置が備える送信先記憶手段は、アドレスデータをユーザ毎に記憶し、データ通信装置は、ユーザを認証するための認証手段をさらに備え、データ通信装置が備えるアドレスデータ取得手段は、認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信し、アドレス管理装置から認証されたユーザに関連して記憶されたアドレスデータを受信する。
好ましくは、アドレス管理装置が備える更新手段は、受信された更新要求に含まれる送信元アドレスが送信先記憶手段に記憶されている複数のアドレスデータにより複数の関連情報が関連付けられている場合、複数の関連情報のすべてを、更新要求に含まれる関連情報で書き換える。
この局面に従えば、アドレス管理装置がアドレスデータをユーザ毎に記憶する場合、データ通信装置から更新要求が受信されると、アドレスデータにより送信元アドレスと関連付けられたすべての関連情報が更新要求に含まれる関連情報で書き換えられる。このため、アドレスデータをユーザ毎に記憶する場合であってもアドレスデータを容易に更新することができる。
【００１８】
好ましくは、データ通信装置は、認証手段により認証されたユーザのログインを許可するログイン許可手段と、ログイン許可手段による許可が解除された場合、受信されたアドレスデータを破棄する破棄手段と、をさらに備える。
【００１９】
好ましくは、データ通信装置は、受信されたアドレスデータを更新するための更新指示を受け付ける更新指示受付手段と、認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた更新指示とを含む手動更新指示をアドレス管理装置に送信する手動更新指示送信手段と、をさらに備え、アドレス管理装置は、手動更新指示を受信することに応じて、送信先記憶手段に記憶されたアドレスデータのうち手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータを、手動更新指示に含まれる更新指示に従って更新する手動更新手段と、記憶手段に記憶されたアドレスデータを削除する削除手段と、手動更新手段が更新する対象となるアドレスデータが削除手段により削除されたことにより送信先記憶手段に存在しない場合、エラー信号を返信するエラー応答手段をさらに備え、データ通信装置は、アドレスデータを受信した後にエラー信号を受信する場合、警告する警告手段をさらに備える。
【００２０】
この局面に従えば、アドレス管理装置において、ユーザがデータ通信装置で認証された時点において記憶されていたアドレスデータが削除された後に、アドレスデータが更新されるとデータ通信装置は警告するので、アドレス管理装置に記憶されたアドレスデータが削除されたことをユーザに通知することができる。
【００２１】
好ましくは、関連情報は、データを送信するための仕様を含む。
【００２６】
この発明のさらに他の局面によれば、アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置であって、他の装置からデータを受信するデータ受信手段と、データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求をアドレス管理装置に送信する更新要求手段と、アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータをアドレス管理装置から受信するアドレスデータ取得手段と、アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けており、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するローカル記憶手段と、データ受信手段によりデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスとローカル記憶手段に記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換える第１ローカル更新手段と、アドレスデータ取得手段によりアドレス管理装置からアドレスデータが受信されることに応じて、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスとローカル記憶手段に記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換える第２ローカル更新手段と、受信されたアドレスデータまたはローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するデータ送信手段と、を備える。
【００２７】
この局面に従えば、他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報が、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換えられ、アドレス管理装置からアドレスデータが受信されると、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報が、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換えられる。このため、ローカルアドレスデータの更新の頻度を多くして、ローカルアドレスデータを最新の状態にすることができる。その結果、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたデータ通信装置を提供することができる。
【００２８】
好ましくは、アドレスデータは、アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、ユーザを認証するための認証手段をさらに備え、アドレスデータ取得手段は、認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信し、アドレス管理装置から認証されたユーザに関連して記憶されたアドレスデータを受信する。
【００２９】
好ましくは、認証手段により認証されたユーザのログインを許可するログイン許可手段と、ログイン許可手段による許可が解除された場合、受信されたアドレスデータを破棄する破棄手段と、をさらに備える。
【００３０】
好ましくは、受信されたアドレスデータを更新するための更新指示を受け付ける更新指示受付手段と、認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた更新指示とを含む手動更新指示をアドレス管理装置に送信する手動更新指示送信手段と、アドレスデータを受信した後、手動更新指示の送信に応じてアドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告する警告手段をさらに備え、エラー信号は、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータのうち手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、アドレス管理装置により送信される。
【００３１】
この局面に従えば、ユーザが認証された時点においてアドレス管理装置から受信したアドレスデータが、更新される時点でアドレス管理装置に記憶されていない場合に警告するので、アドレス管理装置に記憶されたアドレスデータが削除されたことをユーザに通知することができる。
【００３４】
この発明のさらに他の局面に従えば、アドレス管理方法は、アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置で実行されるアドレス管理方法であって、他の装置からデータを受信するステップと、他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求をアドレス管理装置に送信するステップと、アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータをアドレス管理装置から受信するステップと、アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けており、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するステップと、他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換えるステップと、アドレス管理装置からアドレスデータが受信されることに応じて、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスと、記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換えるステップと、受信されたアドレスデータまたはローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するステップと、を含む。
【００３５】
この局面に従えば、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたアドレス管理方法を提供することができる。
好ましくは、アドレスデータは、アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、アドレス管理方法は、ユーザを認証するステップをさらに含み、アドレス管理装置から受信するステップは、認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信するステップと、アドレス管理装置から認証されたユーザに関連して記憶されたアドレスデータを受信するステップと、を含む。
好ましくは、認証するステップにおいて認証されたユーザのログインを許可するステップと、ログインを許可するステップにおいて、許可が解除された場合、受信されたアドレスデータを破棄するステップと、をさらに含む。
好ましくは、受信されたアドレスデータを更新するための更新指示を受け付けるステップと、認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた更新指示とを含む手動更新指示をアドレス管理装置に送信するステップと、アドレスデータを受信した後、手動更新指示の送信に応じてアドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告するステップと、をさらに含み、エラー信号は、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータのうち手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、アドレス管理装置により送信される。
【００３８】
この発明のさらに他の局面に従えば、アドレス管理装置と通信可能なデータ通信装置を制御するコンピュータで実行されるアドレス管理プログラムあって、他の装置からデータを受信するステップと、他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、該データに含まれる関連情報とを含む更新要求をアドレス管理装置に送信するステップと、アドレス管理装置にアドレス要求を送信し、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータをアドレス管理装置から受信するステップと、アドレスデータは、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けており、送信先のアドレスを示す送信先アドレスと、送信先に関する関連情報とを関連付けたローカルアドレスデータを記憶するステップと、他の装置からデータが受信されることに応じて、受信されたデータの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたデータに含まれる関連情報で書き換えるステップと、アドレス管理装置からアドレスデータが受信されることに応じて、受信されたアドレスデータに含まれる送信先アドレスと、記憶されたローカルアドレスデータにより関連付けられた関連情報を、受信されたアドレスデータにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換えるステップと、受信されたアドレスデータまたはローカルアドレスデータに含まれる少なくとも１つの送信先アドレス宛にデータを送信するステップと、をコンピュータに実行させる。
【００３９】
この局面に従えば、データの送信先に関する情報の更新を容易にしたアドレス管理プログラムを提供することができる。
好ましくは、アドレスデータは、アドレス管理装置においてユーザ毎に記憶されており、アドレス管理プログラムは、ユーザを認証するステップをさらにコンピュータに実行させ、アドレス管理装置から受信するステップは、認証されたユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むアドレス要求を送信するステップと、アドレス管理装置から認証されたユーザに関連して記憶されたアドレスデータを受信するステップと、を含む。
好ましくは、認証するステップにおいて認証されたユーザのログインを許可するステップと、ログインを許可するステップにおいて、許可が解除された場合、受信されたアドレスデータを破棄するステップと、をさらにコンピュータに実行させる。
好ましくは、受信されたアドレスデータを更新するための更新指示を受け付けるステップと、認証されたユーザのユーザ識別情報と受け付けられた更新指示とを含む手動更新指示をアドレス管理装置に送信するステップと、アドレスデータを受信した後、手動更新指示の送信に応じてアドレス管理装置からエラー信号を受信する場合、警告するステップと、をさらにコンピュータに実行させ、エラー信号は、アドレス管理装置が記憶するアドレスデータのうち手動更新指示に含まれるユーザ識別情報のユーザと関連付けられたアドレスデータが記憶されていない場合に、アドレス管理装置により送信される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４０】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００４１】
図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるデータ通信システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、データ通信システム１は、それぞれがネットワーク２に接続され、データ通信装置として機能するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００，１０１，１０２と、アドレス管理装置として機能するサーバ２００とを含む。
【００４２】
ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、インターネットにゲートウェイを介して接続されている。ネットワーク２の接続形態は有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、公衆交換電話網（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）を用いたネットワーク、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、インターネットであってもよい。
【００４３】
サーバ２００は、一般的なコンピュータである。ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれは、電子メールを送受信するためのメール送受信プログラムがインストールされており、インターネットに接続された電子メールサーバを介して電子メールの送受信が可能である。
【００４４】
ＭＦＰ１００，１０１，１０２各々は、原稿を読取るためのスキャナ装置、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成装置およびファクシミリ装置を含み、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能を備えている。なお、本実施の形態においてはＭＦＰ１００，１０１，１０２を例に説明するが、ＭＦＰ１００，１０１，１０２に代えて、電子メールを送受信する機能を備えた装置であれば、たとえば、プリンタ、ファクシミリ装置、パーソナルコンピュータ等であってもよい。また、ＭＦＰ１００，１０１，１０２は、機能が同じなので以下の説明では特に言及しない限りＭＦＰ１００を例に説明する。
【００４５】
図２は、ＭＦＰの外観を示す斜視図である。図３は、ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図２および図３を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１１０と、原稿を読み取るための原稿読取部１３０と、原稿を原稿読取部１３０に搬送するための自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１２０と、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力する画像データに基づいて用紙等に画像を形成するための画像形成部１４０と、画像形成部１４０に用紙を供給するための給紙部１５０と、ユーザインターフェースとしての操作パネル１６０と、を含む。メイン回路１１０は、ＣＰＵ１１１と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１１２と、ＲＯＭ１１３と、ＲＡＭ１１４と、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  ａｎｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）１１５と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６と、ファクシミリ部１１７と、フラッシュメモリ１１８Ａが装着されるカードインターフェース（Ｉ／Ｆ）１１８とを含む。ＣＰＵ１１１は、ＡＤＦ１２０、原稿読取部１３０、画像形成部１４０、給紙部１５０および操作パネル１６０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。
【００４６】
ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム、またはそのプログラムを実行するために必要なデータを記憶する。ＲＡＭ１１４は、ＣＰＵ１１１がプログラムを実行する際の作業領域として用いられる。
【００４７】
操作パネル１６０は、ＭＦＰ１００の上面に設けられ、表示部１６０Ａと操作部１６０Ｂとを含む。表示部１６０Ａは、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１６０Ｂは、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受付ける。操作部１６０Ｂは、表示部１６０Ａ上に設けられたタッチパネルをさらに含む。
【００４８】
通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ＭＦＰ１００をネットワーク２に接続するためのインターフェースである。ＣＰＵ１１１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してＭＦＰ１０１，１０２またはサーバ２００との間で通信し、データを送受信する。また、通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ネットワーク２を介してインターネットに接続されたコンピュータと通信が可能である。また、通信Ｉ／Ｆ部１１２は、電子メールサーバとの間で電子メールを送受信する。
【００４９】
ファクシミリ部１１７は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）に接続され、ＰＳＴＮにファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮからファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部１１７は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１６に記憶する、または画像形成部１４０に出力する。画像形成部１４０は、ファクシミリ部１１７により受信されたファクシミリデータを用紙にプリントする。また、ファクシミリ部１１７は、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮに接続されたファクシミリ装置に送信する。
【００５０】
カードＩ／Ｆ１１８は、フラッシュメモリ１１８Ａが装着される。ＣＰＵ１１１は、カードＩ／Ｆ１１８を介してフラッシュメモリ１１８Ａにアクセス可能である。ＣＰＵ１１１は、カードＩ／Ｆ１１８に装着されたフラッシュメモリ１１８Ａに記録されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードして実行する。なお、ＣＰＵ１１１が実行するプログラムは、フラッシュメモリ１１８Ａに記録されたプログラムに限られず、ＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードして実行するようにしてもよい。この場合、ネットワーク２に接続された他のコンピュータが、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムを書換える、または、新たなプログラムを追加して書き込むようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１００が、ネットワーク２に接続された他のコンピュータからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＨＤＤ１１６に記憶するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１が直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００５１】
図４は、サーバ２００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図４を参照して、サーバ２００は、サーバ２００の全体を制御するためのＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム等を記憶するためのＲＯＭ２０２と、ＣＰＵ２０１の作業領域として用いられるＲＡＭ２０３と、サーバ２００をネットワーク２に接続するためのネットワークＩ／Ｆ２０４と、大容量記憶装置としてのＨＤＤ２０５と、表示部２０６と、ユーザの操作の入力を受付ける操作部２０７とを含む。
【００５２】
本実施の形態におけるデータ通信システム１において、ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれは、データの送信先となる送信先アドレスとその送信先に関連する関連情報とを関連付けたアドレスデータを記憶する。また、サーバ２００は、ユーザ毎にアドレスデータを記憶する。ここでは、ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれが記憶するアドレスデータをローカルアドレスデータといい、サーバ２００がユーザ毎に記憶するアドレスデータをユーザ別アドレスデータという。ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれが記憶するローカルアドレスデータは、ＭＦＰ１００，１０１，１０２を使用する複数のユーザがアクセス可能であり、複数のユーザにより共有される。例えば、ユーザＡがＭＦＰ１００にログインすると、ＭＦＰ１００は、サーバ２００にユーザＡを識別するためのユーザ識別情報を送信し、サーバ２００がユーザＡのために記憶するユーザ別アドレスデータをサーバ２００からダウンロードする。したがって、ユーザＡは、ＭＦＰ１００が記憶するローカルアドレスデータと、ＭＦＰ１００がサーバ２００からダウンロードしたユーザＡのユーザ別アドレスデータとを使用可能になる。
【００５３】
図５は、サーバが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。サーバ２００が備えるＨＤＤ２０５は、ユーザ別アドレスデータ２５１を記憶する。ユーザ別アドレスデータ２５１は、ユーザごとに関連付けられたユーザ別レコードを含む。ユーザ別レコードは、送信先を示す送信先アドレスと、関連情報とを関連付ける。
【００５４】
図６は、ユーザ別アドレスデータが含むユーザ別レコードのフォーマットの一例を示す図である。図６を参照して、ユーザ別レコードは、ＮＯの項目と、ユーザ識別情報の項目と、ユーザ名称の項目と、種別の項目と、送信先アドレスの項目と、関連情報の項目とを含む。ＮＯの項目は、ユーザ別アドレスデータに含まれるユーザ別レコードを特定するための番号が設定される。
【００５５】
ユーザ識別情報の項目は、そのアドレスレコードが関連付けられたユーザを識別するためのユーザ識別情報が設定される。ユーザ名称の項目は、送信先のユーザの名称が設定される。ここでは、ユーザの氏名が設定される。種別の項目は、送信先の装置にデータを送信する通信方法の種別が設定される。ここでは、種別の項目に、通信方法として電子メールを示す「ＭＡＩＬ」と、通信方法としてインターネットファクシミリを示す「ＩＦＡＸ」とのいずれかが設定される。なお、別の通信方法が設定されてもよい。送信先アドレスの項目は、送信先のアドレスが設定される。ここでは、通信方法に、電子メールまたはインターネットファクシミリとしたので、電子メールアドレスが設定される。
【００５６】
関連情報の項目は、通信解像度の項目と、原稿幅の項目と、符号化方式の項目と、Ｓ／ＭＩＭＥ証明書の項目とを含む。通信解像度の項目は、電子メールに添付するデータの解像度が設定される。原稿幅の項目は、電子メールに添付するデータのサイズが設定される。符号化方式の項目は、電子メールに添付するデータを符号化するための符号化方式が設定される。Ｓ／ＭＩＭＥ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓｅ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍａｉｌ  Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎｓ）証明書の項目は、電子メールに添付するデータをＲＳＡ公開鍵暗号方式で暗号化するための公開鍵が設定される。
【００５７】
関連情報のうち通信解像度の項目と、原稿幅の項目と、符号化方式の項目とは、種別に「ＩＦＡＸ」が設定されたユーザ別レコードに対して有効となるが、Ｓ／ＭＩＭＥ証明書の項目は無効となる。すなわち、送信先アドレスの項目に、インターネットファクシミリ装置に割り当てられた電子メールアドレスが送信先アドレスとして設定される場合、通信解像度の項目と、原稿幅の項目と、符号化方式の項目に、それぞれの値が設定されるが、Ｓ／ＭＩＭＥ証明書の項目には何も設定されない。図では、何も設定されていないことを「−」で示している。
【００５８】
また、Ｓ／ＭＩＭＥ証明書の項目は、種別に「ＭＡＩＬ」が設定されたユーザ別レコードに対して有効となるが、通信解像度の項目と、原稿幅の項目と、符号化方式の項目とは無効となる。すなわち、送信先アドレスの項目に、インターネットファクシミリ装置に割り当てられた電子メールアドレスでない電子メールアドレスが送信先アドレスとして設定される場合、Ｓ／ＭＩＭＥ証明書の項目に値が設定されるが、通信解像度の項目と、原稿幅の項目と、符号化方式の項目には何も設定されない。
【００５９】
図５に戻って、サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１は、手動更新指示を受け付ける手動更新指示受付部２１１と、手動更新指示に従ってユーザ別アドレスデータ２５１を更新する手動更新部２１３と、更新要求を受け付ける更新要求受付部２１７と、更新要求に従ってユーザ別アドレスデータ２５１を更新する自動更新部２１９と、ユーザ別アドレスデータ２５１の更新の結果を返信する更新結果送信部２１５と、アドレス要求を受け付けるアドレス要求受付部２２１と、アドレス要求に従ってユーザ別アドレスデータ２５１を送信するユーザ別アドレス送信部２２３と、ユーザ別アドレスデータ２５１を編集するためのユーザ別アドレス編集部２２５と、を含む。
【００６０】
図７は、ＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の概要をＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。図７を参照して、ＭＦＰ１００が備えるＨＤＤ１１６は、ローカルアドレスデータ５１を記憶する。ローカルアドレスデータ５１は、ＭＦＰ１００を使用する複数のユーザがアクセス可能なアドレスデータである。ローカルアドレスデータ５１は、ローカルレコードを含む。ローカルレコードは、送信先を示す送信先アドレスと、関連情報とを関連付ける。
【００６１】
図８は、ローカルアドレスデータが含むローカルレコードのフォーマットの一例を示す図である。図６に示したユーザ別レコードと異なる点は、ユーザ識別情報の項目を含まない点である。
【００６２】
図７に戻って、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１は、電子メールを受信するための電子メール受信部１１と、電子メールの受信に応じてローカルアドレスデータ５１を更新するための第1ローカル更新部１５と、更新要求をサーバ２００に送信するための更新要求送信部１３と、ローカルアドレスデータ５１を編集するためのローカルアドレス編集部１７と、ユーザを認証するための認証部２７と、認証されたユーザのログインを許可するためのログイン許可部３１と、認証されたユーザに関連付けられているユーザ別アドレスデータ２５１をサーバ２００から取得し、ＨＤＤ１１６に記憶するユーザ別アドレス取得部２９と、取得されたユーザ別アドレスデータに基づいてＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１を更新する第２ローカル更新部２３と、取得されたユーザ別アドレスデータ２５１とローカルアドレスデータ５１とに基づいて送信先のユーザ名称を表示するためのアドレス表示部２５と、表示されたユーザ名称のうちから送信先のユーザ名称の指定を受け付ける指定受付部２１と、指定されたユーザ名称に関連付けられた送信先アドレスにデータを送信するためのデータ送信部１９と、ログイン許可部３１による許可の解除に応じてＨＤＤ１１６に記憶されたログインユーザアドレスデータ５３を破棄する破棄部３３と、ＨＤＤ１１６に記憶されたログインユーザアドレスデータ５３を編集するためのログインユーザアドレス編集部３５と、ログインユーザアドレスデータ５３のうち編集されたユーザ別レコードを含む手動更新指示をサーバ２００に送信する手動更新指示送信部３７と、手動更新がエラーとなった場合に警告する警告部３９と、を含む。
【００６３】
以下、図５および図７を参照しつつＭＦＰ１００およびサーバ２００それぞれの動作について説明する。ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の電子メール受信部１１は、通信Ｉ／Ｆ１１２を制御して電子メールを受信する。具体的には、電子メールサーバに電子メールのダウンロードを要求する信号を通信Ｉ／Ｆ１１２を介して送信し、通信Ｉ／Ｆ１１２が電子メールサーバから送信されてくる電子メールを受信すると、通信Ｉ／Ｆ１１２から電子メールを取得する。電子メールサーバのＩＰアドレスは予めＨＤＤ１１６等に記憶されている。電子メール受信部１１は、ログイン許可部３１によりログインが許可される時、および定期的にダウンロードを要求する信号を送信する。電子メール受信部１１は、アドレス更新用の電子メールを受信すると、受信したアドレス更新用の電子メールを更新要求送信部１３および第１ローカル更新部１５に出力する。アドレス更新用の電子メールのフォーマットは、予め定められており、通信方式がインターネットファクシミリの場合には、関連情報として通信解像度、原稿幅および符号化方式を含み、通信方式がインターネットファクシミリとは異なる電子メールの場合にはＳ／ＭＩＭＥ証明書（公開鍵）を含む。
【００６４】
なお、電子メール受信部１１は、受信した電子メールがアドレス更新用の電子メールでない場合、電子メールをＨＤＤ１１６の所定の領域に記憶する。また、通信方式がインターネットファクシミリの場合は、電子メールに添付されているデータを画像形成部１４０に出力し、データの画像を用紙に形成させるようにしてもよい。
【００６５】
第１ローカル更新部１５は、入力されるアドレス更新用の電子メールに基づいて、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１を更新する。具体的に説明すると、第１ローカル更新部１５は、アドレス更新用の電子メールから送信元の電子メールアドレスと、関連情報とを抽出する。そして、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１を検索し、アドレス更新用の電子メールから抽出した送信元の電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが、送信先アドレスの項目に設定されているローカルレコードを抽出する。次に、抽出したローカルレコードの関連情報の項目の値を、アドレス更新用の電子メールから抽出された関連情報に変更する。これにより、ローカルアドレスデータ５１が更新される。
【００６６】
更新要求送信部１３は、入力されるアドレス更新用の電子メールの受信に応じて、更新要求信号をサーバ２００に送信する。具体的には、アドレス更新用の電子メールから送信元の電子メールアドレスと、関連情報とを抽出し、それらを含む更新要求信号を生成する。そして、更新要求信号をサーバ２００に送信する指示を通信Ｉ／Ｆ１１２に出力し、通信Ｉ／Ｆ１１２に送信させる。
【００６７】
サーバ２００において、ＭＦＰ１００から送信される更新要求信号は、ネットワークＩ／Ｆ２０４により受信される。ネットワークＩ／Ｆ２０４は、受信した更新要求信号をＣＰＵ２０１に出力する。サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１の更新要求受付部２１７は、更新要求信号をネットワークＩ／Ｆ２０４から受け付け、それを自動更新部２１９に出力する。
【００６８】
自動更新部２１９は、更新要求受付部２１７から更新要求信号が入力されると、入力される更新要求信号に基づいて、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を更新する。具体的には、自動更新部２１９は、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を検索し、更新要求信号に含まれる電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが、送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードを抽出する。
【００６９】
ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１は、ユーザ毎に送信先アドレスと関連情報とを関連付けるため、ユーザ識別情報が異なるが送信先アドレスが同じ複数のユーザ別レコードがユーザ別アドレスデータ２５１に含まれる場合がある。このため、ユーザ別アドレスデータ２５１のうちに、更新要求信号に含まれる電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードが複数存在する場合がある。この場合、自動更新部２１９は、複数のユーザ別レコードの全てを抽出する。
【００７０】
次に、自動更新部２１９は、抽出した全てのユーザ別レコードそれぞれの関連情報の項目の値を、更新要求信号に含まれる関連情報に変更する。自動更新部２１９は、更新した結果を更新結果送信部２１５に出力する。
【００７１】
サーバ２００は、更新要求信号がＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかから受信されると、ユーザ別アドレスデータ２５１を更新するので、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかでアドレス更新用の電子メールが受信されるごとに、ユーザ別アドレスデータ２５１が更新される。このため、ユーザ別アドレスデータ２５１を最新の状態にすることができる。さらに、更新要求信号に含まれる電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードが複数存在する場合は、複数のユーザ別レコードそれぞれの関連情報の項目の値を、更新要求信号に含まれる関連情報に変更する。送信先アドレスと関連情報とは一対であるため、同じ送信先アドレスを含む複数のユーザ別レコードの関連情報を一度に更新することにより、別のユーザに関連するユーザ別レコードの関連情報を最新の状態にすることができる。
【００７２】
また、サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１のユーザ別アドレス編集部２２５は、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を削除する。具体的には、ユーザ別アドレス編集部２２５は、操作部２０７に予め設けられたユーザ別アドレスデータ編集ボタンが指示されると、ユーザ別アドレスデータ２５１を編集するためのユーザ別アドレス編集モードに、サーバ２００を切り換える。編集は、ユーザ別レコードの追加、変更および削除である。表示部２０６にユーザ別アドレス編集画面を表示し、操作部２０７にユーザが入力する操作に従って、ユーザ別レコードの追加、変更または削除をする。ユーザ別アドレス編集部２２５は、ユーザ識別情報を指定する削除指示が入力されると、そのユーザ識別情報が設定されたユーザ別レコードの全てをユーザ別アドレスデータ２５１から削除する。
【００７３】
一方、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の認証部２７は、ＭＦＰ１００を操作するユーザを認証する。具体的には、ユーザが操作部１６０Ｂに入力する認証情報を受け付け、ＨＤＤ１１６に予め記憶された認証情報と比較する。認証情報は、ここでは、パスワードを用いている。このため、ＨＤＤ１１６にユーザを識別するためのユーザ識別情報とパスワードとの組を予め記憶しておき、認証部２７は、操作部１６０Ｂに入力されるユーザ識別情報とパスワードとの組と、同一の組がＨＤＤ１１６に記憶されているか否かを判断する。認証部２７は、操作部１６０Ｂに入力されたパスワードと、ＨＤＤ１１６に予め記憶されたパスワードとが一致すれば、そのユーザを認証するが、一致しなければ認証しない。認証部２７は、ユーザを認証する場合、認証したユーザのユーザ識別情報をユーザ別アドレス取得部２９と、ログイン許可部３１とに出力するが、ユーザを認証しない場合、認証失敗を示す信号をログイン許可部３１に出力する。
【００７４】
ログイン許可部３１は、認証部２７からユーザ識別情報が入力されると、ログインを許可する。ログインが許可される場合、その後、操作部１６０Ｂに入力される操作を、認証部２７から入力されるユーザ識別情報で特定されるユーザによる操作として取り扱われる。また、ログイン許可部３１は、ユーザが操作部１６０Ｂに入力するログアウト指示を受け付けると、ログイン許可部３１によるログインの許可を解除する。なお、認証失敗を示す信号が入力された場合、換言すれば認証部２７によりユーザが認証されなかった場合、ゲストユーザとしてログインを許可するようにしてもよい。
【００７５】
ユーザ別アドレス取得部２９は、認証部２７からユーザ識別情報が入力されると、そのユーザ識別情報を含むアドレス要求信号をサーバ２００に送信する。具体的には、アドレス要求信号をサーバ２００に送信する指示を通信Ｉ／Ｆ１１２に出力し、通信Ｉ／Ｆ１１２に送信させる。
【００７６】
サーバ２００において、ＭＦＰ１００から送信されるアドレス要求信号は、ネットワークＩ／Ｆ２０４により受信される。ネットワークＩ／Ｆ２０４は、受信したアドレス要求信号と、それを送信してきたＭＦＰ１００に割り当てられたＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）アドレスとをＣＰＵ２０１に出力する。サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１のアドレス要求受付部２２１は、アドレス要求信号とＭＦＰ１００のＩＰアドレスとをネットワークＩ／Ｆ２０４から受け付け、それらをユーザ別アドレス送信部２２３に出力する。ＭＦＰ１００のＩＰアドレスは、ＭＦＰ１００を識別するための装置識別情報である。
【００７７】
ユーザ別アドレス送信部２２３は、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を検索することによってアドレス要求受付部２２１から入力されるユーザ識別情報と関連付けられたユーザ別レコードを抽出し、抽出したユーザ別レコードを、ＭＦＰ１００に送信する。具体的には、抽出したユーザ別レコードとＭＦＰ１００のＩＰアドレスとをネットワークＩ／Ｆ２０４に出力し、ネットワークＩ／Ｆ２０４に送信させる。
【００７８】
ＭＦＰ１００において、サーバ２００から送信されるユーザ別レコードは、通信Ｉ／Ｆ１１２により受信される。通信Ｉ／Ｆ１１２は、受信したユーザ別レコードをＣＰＵ１１１に出力する。ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１のユーザ別アドレス取得部２９は、ユーザ別レコードを通信Ｉ／Ｆ１１２から受け付け、それをログインユーザアドレスデータ５３としてＨＤＤ１１６に記憶するとともに、ログインしたユーザのユーザ別アドレスデータを取得したことを示すダウンロード完了信号をアドレス表示部２５および第２ローカル更新部２３に出力する。このように、ユーザがＭＦＰ１００により認証され、ログインが許可されるごとに、サーバ２００に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１のうちからログインユーザに関連するユーザ別レコードが取得される。このため、ユーザがＭＦＰ１００にログインするごとに、その時点においてサーバ２００において最新の状態に更新されたユーザ別アドレスデータ２５１に含まれるユーザ別レコードが取得されるので、最新のユーザ別レコードを取得することができる。
【００７９】
第２ローカル更新部２３は、ユーザ別アドレス取得部２９からダウンロード完了信号を受け付けると、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３を読出し、ログインユーザアドレスデータ５３に基づいて、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１を更新する。具体的には、ログインユーザアドレスデータ５３に含まれるユーザ別レコードを順に選択し、選択したユーザ別レコードごとに、選択したユーザ別レコードの送信先アドレスの項目に設定されている送信先アドレスと同じ送信先アドレスが設定されているローカルレコードをローカルアドレスデータ５１から抽出する。そして、抽出されたローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値が、ユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている値と異なる場合、ローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値を、ユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている値に変更する。サーバ２００に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１のうちからログインユーザに関連するユーザ別レコードが取得されるごとに、ローカルアドレスデータ５１が更新されるので、ローカルアドレスデータ５１を更新する頻度が多くなり、できるだけ新しい状態にすることができる。
【００８０】
アドレス表示部２５は、ユーザ別アドレス取得部２９からダウンロード完了信号を受け付けると、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３とローカルアドレスデータ５１とを読出し、ログインユーザアドレスデータ５３に含まれるユーザ別レコードと、ローカルアドレスデータ５１に含まれるローカルレコードとを合体し、送信元アドレスが重複するレコードを除くアドレスデータを生成する。そして、生成したアドレスデータのユーザ名称の項目の値を一覧表示するための送信先指定画面を生成し、表示部１６０Ａに表示する。
【００８１】
指定受付部２１は、表示部１６０Ａに表示された送信先指定画面に従って、ユーザが操作部１６０Ｂにユーザ名称を指定する指示を入力すると、その指示で特定されるユーザ名称を、データ送信部１９に出力する。
【００８２】
データ送信部１９は、指定受付部２１からユーザ名称が入力される。また、データ送信部１９は、ユーザが操作部１６０Ｂに送信するデータを指定する指示を入力すると、その指定されたデータを取得する。データは、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力するデータ、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータを含む。
【００８３】
さらに、データ送信部１９は、入力されたユーザ名称がユーザ名称の項目に設定されているユーザ別レコードまたはローカルレコードを、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１またはログインユーザアドレスデータ５３のうちから抽出する。データ送信部１９は、取得したデータを、抽出したユーザ別レコードまたはローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値に従って処理し、処理後のデータを含む電子メールを生成し、送信する。
【００８４】
具体的には、抽出したユーザ別レコードまたはローカルレコードの種別の項目に「ＩＦＡＸ」が設定されている場合、関連情報の項目のうち通信解像度の項目、原稿幅の項目、符号化方式の項目に設定されている値を取得する。そして、解像度の項目および原稿幅の項目に設定されている値で定まる解像度およびサイズにデータを変換し、変換したデータを符号化方式の項目に設定されている符号化方式で符号化する。そして、符号化したデータを添付ファイルとして含み、送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスを宛先とする電子メールを生成し、送信する。また、抽出したユーザ別レコードまたはローカルレコードの種別の項目に「ＭＡＩＬ」が設定されている場合、関連情報の項目のうちＳ／ＭＩＭＥ証明書の項目に設定されている鍵情報を取得する。そして、鍵情報でデータを暗号化し、暗号化されたデータを添付ファイルとして含み、送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスを宛先とする電子メールを生成し、送信する。
【００８５】
ユーザは、表示されたユーザ名称のうちからいずれかを選択し、データを指定する操作をするだけで、送信先アドレスが決定され、データが送信されるので、操作を簡略化することができる。
【００８６】
破棄部３３は、ログイン許可部３１によるログインの許可が解除されると、ＨＤＤ１１６に記憶されたログインユーザアドレスデータ５３を破棄する。具体的には、ログインユーザアドレスデータ５３をＨＤＤ１１６から消去する。このため、ログインユーザのログインが許可されている期間だけ、そのログインユーザに関連するユーザ別レコードを含むログインユーザアドレスデータ５３がＨＤＤ１１６に記憶される。従って、別のユーザがＭＦＰ１００にログインした場合には、そのユーザに関連付けられたユーザ別レコードがサーバ２００からダウンロードされ、ログインユーザアドレスデータ５３としてＨＤＤ１１６に新たに記憶される。
【００８７】
ログインユーザアドレス編集部３５は、ＨＤＤ１１６に記憶されたログインユーザアドレスデータ５３を編集する。また、ログインユーザアドレス編集部３５は、ＨＤＤ１１６にログインユーザアドレスデータ５３が記憶されていない場合、ログインユーザアドレスデータ５３を生成し、ＨＤＤ１１６に記憶する。具体的には、ログインユーザアドレス編集部３５は、操作部１６０Ｂに予め設けられたログインユーザアドレスデータ編集ボタンが指示されると、ログインユーザアドレスデータ５３を編集するためのログインユーザアドレス編集モードに、ＭＦＰ１００を切り換える。
【００８８】
編集は、ログインユーザレコードの追加、変更および削除である。表示部１６０Ａにログインユーザアドレス編集画面を表示し、操作部１６０Ｂにユーザが入力する操作に従って、ログインユーザレコードの追加、変更または削除をする。ログインユーザアドレス編集部３５は、編集が終了すると、追加、変更または削除されたログインユーザレコードを手動更新指示送信部３７に出力する。追加、変更または削除されたログインユーザレコードが複数存在する場合には、それらの全てを手動更新指示送信部３７に出力する。
【００８９】
手動更新指示送信部３７は、ログインユーザアドレス編集部３５から追加、変更または削除されたログインユーザレコードが入力されると、それらとログインユーザのユーザ識別情報とを含む手動更新指示信号を生成し、その手動更新指示信号をサーバ２００に送信する。具体的には、手動更新指示信号をサーバ２００に送信する指示を通信Ｉ／Ｆ１１２に出力し、通信Ｉ／Ｆ１１２に送信させる。
【００９０】
サーバ２００において、ＭＦＰ１００から送信される手動更新指示信号は、ネットワークＩ／Ｆ２０４により受信される。ネットワークＩ／Ｆ２０４は、受信した手動更新指示信号とＭＦＰ１００のＩＰアドレスとをＣＰＵ２０１に出力する。サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１の手動更新指示受付部２１１は、手動更新指示信号とＭＦＰ１００のＩＰアドレスとをネットワークＩ／Ｆ２０４から受け付け、それらを手動更新部２１３に出力する。
【００９１】
手動更新部２１３は、手動更新指示受付部２１１から手動更新指示信号とＭＦＰ１００のＩＰアドレスとが入力されると、入力される手動更新指示信号に基づいて、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を更新する。具体的には、手動更新部２１３は、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を検索し、手動更新信号に含まれるユーザ識別情報に関連付けられ、かつ、手動更新信号に含まれるログインユーザレコードの送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが、送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードを抽出する。そのようなユーザ別レコードが抽出されなかった場合には、手動更新信号に含まれるユーザ識別情報とログインユーザレコードとから新たなユーザ別レコードを生成し、ユーザ別アドレスデータ２５１に追加して記憶するとともに、エラー信号を更新結果送信部２１５に出力する。
【００９２】
手動更新部２１３は、ユーザ別レコードが抽出された場合、そのユーザ別レコードを変更または削除する。変更する場合、抽出したユーザ別レコードの関連情報の項目の値を、手動更新信号に含まれるユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている関連情報に変更する。なお、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を検索し、手動更新信号に含まれるログインユーザレコードの送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが、送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードが複数存在する場合には、それら複数のユーザ別レコードそれぞれの関連情報の項目の値を、手動更新信号に含まれるユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている関連情報に変更するようにしてもよい。
【００９３】
更新結果送信部２１５は、手動更新部２１３からエラー信号が入力される場合、エラー信号をＭＦＰ１００に送信する。具体的には、エラー信号と、ＭＦＰ１００のＩＰアドレスとをネットワークＩ／Ｆ２０４に出力し、エラー信号をネットワークＩ／Ｆ２０４に送信させる。
【００９４】
ＭＦＰ１００において、サーバ２００から送信されるエラー信号は、通信Ｉ／Ｆ１１２により受信される。通信Ｉ／Ｆ１１２は、受信したエラー信号をＣＰＵ１１１に出力する。ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の警告部３９は、エラー信号を通信Ｉ／Ｆ１１２から受け付ける。警告部３９は、エラー信号を通信Ｉ／Ｆ１１２から受け付ける場合、ログインユーザアドレス編集部３５によりログインユーザアドレスデータ５３が新規に作成された場合を除き、警告する。サーバ２００に記憶されているはずのログインユーザに関連付けられたユーザ別アドレスデータをダウンロードした後に、サーバ２００においてユーザ別アドレスデータが削除されているからである。警告は、例えば、「サーバのアドレスデータが削除されました。」等の警告メッセージを表示部１６０Ａに表示する。また、警告音をスピーカから出力するようにしてもよいし、警告メッセージと警告音を出力するようにしてもよい。警告により、サーバ２００においてユーザ別アドレスデータが削除されたことを、ユーザに通知することができる。
【００９５】
ローカルアドレス編集部１７は、ＨＤＤ１１６に記憶されたローカルアドレスデータ５１を編集する。具体的には、ローカルアドレス編集部１７は、操作部１６０Ｂに予め設けられたローカルアドレスデータ編集ボタンが指示されると、ローカルアドレスデータ５１を編集するためのローカルアドレス編集モードに、ＭＦＰ１００を切り換える。編集は、ローカルレコードの追加、変更および削除である。表示部１６０Ａにローカルアドレス編集画面を表示し、操作部１６０Ｂにユーザが入力する操作に従って、ローカルレコードの追加、変更または削除をする。
【００９６】
図９は、ＭＦＰで実行されるアドレス管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。アドレス管理処理は、ＣＰＵ１１１がアドレス管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。図９を参照して、ＣＰＵ１１１は、データ受信処理を実行する（ステップＳ１０１）。
【００９７】
図１０は、データ受信処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１０を参照して、ＣＰＵ１１１は、アドレス更新用の電子メールを受信したか否かを判断する（ステップＳ１２１）。アドレス更新用の電子メールは、そのフォーマットが予め定められており、アドレス更新用とは異なる別の通常の電子メールと区別される。例えば、アドレス更新用の電子メールであることを示すコードを、表題に設定するようにし、そのコードを検出することによりアドレス更新用の電子メールか否かを判断するようにすればよい。アドレス更新用の電子メールは、関連情報として、通信方式がインターネットファクシミリの場合には通信解像度、原稿幅および符号化方式を含み、通信方式がインターネットファクシミリとは異なる電子メールの場合にはＳ／ＭＩＭＥ証明書（公開鍵）を含む。アドレス更新用の電子メールを受信したならば処理をステップＳ１２２に進めるが、そうでなければ処理をアドレス管理処理に戻す。すなわち、データ受信処理は、アドレス更新用の電子メールを受信することを条件に実行される処理である。
【００９８】
ステップＳ１２２においては、受信されたアドレス更新用の電子メールの送信元を示す送信元アドレスを抽出する。次に、受信されたアドレス更新用の電子メールから関連情報を抽出する（ステップＳ１２３）。そして、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１のうちからステップＳ１２２で抽出された送信元アドレスを含むローカルレコードを抽出する（ステップＳ１２４）。そして、抽出したローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値が、ステップＳ１２３において抽出された関連情報と同一か否かを判断する（ステップＳ１２５）。双方が同一ならばステップＳ１２６をスキップして処理をステップＳ１２７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１２６に進める。
【００９９】
ステップＳ１２６においては、ステップＳ１２４において抽出したローカルレコードの関連情報の項目の値を、ステップＳ１２３において電子メールから抽出した関連情報で書き換える。具体的には、通信方式がインターネットファクシミリの場合には、通信解像度の項目、原稿幅の項目および符号化方式の項目を書き換え、通信方式がインターネットファクシミリとは異なる電子メールの場合にはＳ／ＭＩＭＥ証明書の項目を書き換える。このように、ＭＦＰ１００がアドレス更新用の電子メールを受信すると、ローカルアドレスデータ５１が更新されるので、ＭＦＰ１００に記憶されるローカルアドレスデータ５１の関連情報を送信先に合わせた値にすることができる。
【０１００】
具体的には、ＭＦＰ１００が受信するアドレス更新用の電子メールの送信元アドレスが、インターネットファクシミリ装置に割り当てられた電子メールアドレスの場合には、その装置が有する機能に応じて、その装置が受信可能なデータの仕様を特定するための関連情報でローカルアドレスデータ５１が更新される。また、ＭＦＰ１００が受信する電子メールの送信元アドレスが、ユーザに割り当てられた電子メールアドレスの場合は、電子メールに添付するデータを暗号化するための公開鍵でローカルアドレスデータ５１が更新される。このため、図１２を用いて後述するデータ送信処理で説明するように、ローカルアドレスデータ５１を用いてデータを送信する場合に、送信先に合わせた仕様のデータまたは暗号化したデータを送信することができる。
【０１０１】
なお、データ受信処理が実行される段階においては、他のＭＦＰ１０１、１０２それぞれが記憶するローカルアドレスデータは、更新されない。
【０１０２】
ステップＳ１２７においては、ステップＳ１２２において電子メールから抽出された送信元アドレスと、ステップＳ１２３において電子メールから抽出された関連情報とを含む更新要求信号をサーバ２００に送信する。更新要求信号を受信するサーバ２００における処理の詳細は後述するが、更新要求信号に従ってユーザ別アドレスデータ２５１を更新し、更新要求信号を送信してきたＭＦＰ１００に更新結果を示す応答を返信する。ステップＳ１２８においては、サーバ２００が送信する応答を受信し、処理をアドレス管理処理に戻す。
【０１０３】
図９に戻って、データ受信処理が実行された後、ステップＳ１０２においては、ログイン要求を受け付けたか否かを判断する。ログイン要求を受け付けたならば処理をステップＳ１０３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１０１に戻す。
【０１０４】
ステップＳ１０３においては、ログインを要求するユーザを認証する。ユーザが操作部１６０Ｂに入力するユーザ識別情報とパスワードとの組を受け付け、受け付けた組をＨＤＤ１１６に予め記憶されているユーザ識別情報とパスワードとの組と比較する。そして、入力されるユーザ識別情報とパスワードとの組と同一の組がＨＤＤ１１６に記憶されていれば認証成功と判断し、そうでなければ認証失敗と判断する。認証成功と判断された場合（ステップＳ１０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ１０５に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１０１に戻す。
【０１０５】
ステップＳ１０５においては、認証されたユーザのログインを許可する。具体的には、ログインを許可した後、操作部１６０Ｂに入力される操作を、ステップＳ１０２において受け付けたユーザ識別情報で特定されるユーザによる操作として取り扱う。
【０１０６】
次に、アドレス要求信号をサーバ２００に送信する（ステップＳ１０６）。アドレス要求信号は、ログインが許可されたユーザ（ログインユーザ）のユーザ識別情報を含む。アドレス要求信号を受信したサーバ２００が実行する処理の詳細については後述するが、サーバ２００が記憶するユーザ別アドレスデータ２５１のうちからログインユーザに関連付けられているユーザ別レコードを抽出し、ＭＦＰ１００に返信する。
【０１０７】
したがって、次のステップＳ１０７においては、サーバ２００からユーザ別レコードを受信したか否かを判断する。ユーザ別レコードを受信したならば処理をステップＳ１０８に進め、そうでなければ処理をステップＳ１１０に進める。ステップＳ１０８においては、ステップＳ１０７において受信されたユーザ別レコードをログインユーザアドレスデータ５３としてＨＤＤ１１６に記憶する。そして、ローカルアドレス更新処理を実行する（ステップＳ１０９）。次のステップＳ１１０においては、データ送信処理を実行する。
【０１０８】
図１１は、ローカルアドレス更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１１を参照して、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３のうちから処理対象として１つのログインユーザレコードを選択する（ステップＳ１３１）。次に、選択したログインユーザレコードの送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されているローカルレコードを、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１のうちから抽出する（ステップＳ１３２）。そのようなローカルレコードが抽出されたならば処理をステップＳ１３３に進めるが、存在しなければステップＳ１３３をスキップして処理をステップＳ１３４に進める。
【０１０９】
ステップＳ１３３においては、ステップＳ１３２において抽出されたローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値を、処理対象に選択したログインユーザレコードの関連情報の項目に設定されている値で書き換えることにより、ローカルレコードを更新する。次に、未だ処理対象に選択されていないログインユーザレコードが存在するか否かを判断し、未処理のログインユーザレコードが存在するならば処理をステップＳ１３１に戻し、存在しなければ処理を図９に示すアドレス管理処理に戻す。
【０１１０】
このように、ＭＦＰ１００は、ユーザがログインすると、そのログインユーザと関連付けられたユーザ別レコードを、サーバ２００から受信する。そして、受信したユーザ別レコードに基づいて、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１を更新する。このため、例えば、ＭＦＰ１０１においてアドレス更新用の電子メールが受信され、サーバ２００が記憶するユーザ別アドレスデータ２５１に含まれるユーザ別レコードが更新されていれば、その更新されたユーザ別レコードに基づいて、ＭＦＰ１００のＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１が更新される。このため、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうちの複数に、同じ送信先アドレスが設定されたローカルアドレスデータがそれぞれ記憶されている場合、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかでアドレス更新用の電子メールが受信されたならば、その後、他のＭＦＰにユーザがログインすれば他のＭＦＰに記憶されているローカルアドレスデータが更新される。このため、ローカルアドレスデータ５１の関連情報を設定する必要がなく、また、アドレス更新用の電子メールを、ＭＦＰ１００，１０１，１０２の全てに送信する必要がない。ただし、更新されるローカルレコードの送信先アドレスと同一の送信先アドレスを、ログインユーザに関連付けられたユーザ別レコードのいずれかに設定されていることが条件となる。
【０１１１】
図１２は、データ送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。データ送信処理は、図９のステップＳ１１０において実行される処理である。図１２を参照して、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３と、ローカルアドレスデータ５１とに基づいて、アドレスデータを生成する（ステップＳ１４１）。アドレスデータは、ログインユーザアドレスデータ５３に含まれるログインユーザレコードと、ローカルアドレスデータ５１に含まれるローカルレコードとを含み、ローカルレコードとログインユーザレコードとで、送信先アドレスが重複しないように生成される。アドレスデータのフォーマットは、ローカルアドレスデータ５１のフォーマットと同じにすればよい。またアドレスデータは、重複する場合には、いずれか一方に基づいてアドレスデータが生成される。
【０１１２】
ステップＳ１４２においは、生成されたアドレスデータのユーザ名称の項目に設定されているユーザ名称を一覧表示するための送信先指定画面を生成し、表示部１６０Ａに表示する。そして、送信先が指定されたか否かを判断する（ステップＳ１４３）。表示部１６０Ａに表示された送信先指定画面に従って、ユーザが操作部１６０Ｂにユーザ名称を指定する指示を入力すると、送信先の指定を受け付ける。送信先の指定を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ１４３でＮＯ）、送信先の指定を受け付けたならば（ステップＳ１４３でＹＥＳ）、処理をステップＳ１４４に進める。
【０１１３】
ステップＳ１４４においては、データの指定を受け付けたか否かを判断する。ユーザが操作部１６０Ｂに送信するデータを指定する指示を入力すると、データの指定を受け付ける。データの指定を受け付けたならば処理をステップＳ１４５に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１４３に戻す。ステップＳ１４５においては、ステップＳ１４４において指定されたデータを取得する。データは、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力するデータ、およびＨＤＤ１１６に記憶されたデータを含む。
【０１１４】
次に、関連情報に従って送信データを生成する（ステップＳ１４６）。関連情報は、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１またはログインユーザアドレスデータ５３のうち、ステップＳ１４３において送信先として指定されたユーザ名称がユーザ名称の項目に設定されているユーザ別レコードまたはローカルレコードの関連情報の項目に設定されている値である。
【０１１５】
例えば、ステップＳ１４３において送信先として指定されたユーザ名称がユーザ名称の項目に設定されているユーザ別レコードまたはローカルレコードの種別の項目に「ＩＦＡＸ」が設定されている場合、関連情報は、関連情報の項目のうち通信解像度の項目、原稿幅の項目、符号化方式の項目に設定されている値である。ＣＰＵ１１１は、解像度の項目および原稿幅の項目に設定されている値で定まる解像度およびサイズにデータを変換し、変換したデータを符号化方式の項目に設定されている符号化方式で符号化し、符号化したデータを添付ファイルとして含み、送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスを宛先とする電子メールを送信データとして生成する。
【０１１６】
また、ステップＳ１４３において送信先として指定されたユーザ名称がユーザ名称の項目に設定されているユーザ別レコードまたはローカルレコードの種別の項目に「ＭＡＩＬ」が設定されている場合、関連情報は、関連情報の項目のうちＳ／ＭＩＭＥ証明書の項目に設定されている公開鍵である。ＣＰＵ１１１は、公開鍵でデータを暗号化し、暗号化されたデータを添付ファイルとして含み、送信先アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスを宛先とする電子メールを送信データとして生成する。
【０１１７】
次のステップＳ１４７においては、ステップＳ１４６において生成された送信データを送信し、処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。ユーザは、表示されたユーザ名称のうちからいずれかを選択し、データを指定する操作をするだけで、送信先アドレスが決定され、データが送信されるので、操作を簡略化することができる。
【０１１８】
図９に戻って、ステップＳ１１１においては、ログインユーザアドレス編集指示を受け付けたか否かを判断する。操作部１６０Ｂに予め設けられたログインユーザアドレスデータ編集ボタンが指示されると、ログインユーザアドレス編集指示を受け付ける。ログインユーザアドレス編集指示を受け付けると処理をＳ１１２に進めるが、そうでなければステップＳ１１２をスキップして処理をステップＳ１１３に進める。ステップＳ１１２において、ログインユーザアドレス編集処理を実行する。ログインユーザアドレス編集処理については後述する。
【０１１９】
ステップＳ１１３においては、ローカルアドレス編集指示を受け付けたか否かを判断する。操作部１６０Ｂに予め設けられたローカルアドレスデータ編集ボタンが指示されると、ローカルアドレス編集指示を受け付ける。ローカルアドレス編集指示を受け付けると処理をＳ１１４に進めるが、そうでなければステップＳ１１４をスキップして処理をステップＳ１１５に進める。ステップＳ１１４において、ローカルアドレス編集処理を実行する。ローカルアドレス編集処理については後述する。
【０１２０】
ステップＳ１１５においては、ステップＳ１０１において実行したのと同様にデータ受信処理を実行し、処理をステップＳ１１６に進める。ステップＳ１０１において実行されるデータ受信処理は、ＭＦＰ１００にログインしているユーザが存在しない場合に実行されるのに対して、ステップＳ１１５において実行されるデータ受信処理は、ユーザがＭＦＰ１００にログインしている間に実行される。
【０１２１】
次のステップＳ１１６においては、ログインユーザがログアウトしたか否かを判断する。ユーザにより操作部１６０Ｂに予め設けられたログアウトボタンが指示される場合、または、ログインが許可されてから操作が入力されることなく所定時間が経過した場合、ログインユーザがログアウトしたことを検出する。ログインユーザがログアウトしたことを検出した場合は、処理をステップＳ１１７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１１０に戻す。ステップＳ１１７においては、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３を削除し、処理をステップＳ１０１に戻す。このため、ログインユーザのログインが許可されている期間だけ、そのログインユーザに関連するユーザ別レコードを含むログインユーザアドレスデータ５３をＨＤＤ１１６に記憶することができる。
【０１２２】
図１３は、ログインユーザアドレス編集処理の流れの一例を示すフローチャートである。ログインユーザアドレス編集処理は、図９のステップＳ１１２において実行される処理である。図１３を参照して、ＣＰＵ１１１は、ログインユーザレコードを追加する指示を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１６１）。ログインユーザレコードを追加する指示を受け付けたならば処理をステップＳ１６２に進め、そうでなければ処理をステップＳ１６６に進める。ステップＳ１６６においては、ログインユーザレコードを変更する指示を受け付けたか否かを判断する。ログインユーザレコードを変更する指示を受け付けたならば処理をステップＳ１６７に進め、そうでなければ処理をステップＳ１７０に進める。処理がステップＳ１７０に進む場合は、ログインユーザレコードを削除する指示を受け付けた場合である。
【０１２３】
ステップＳ１６２においては、追加するログインユーザレコードを生成するために、送信先のユーザ名称を受け付ける。次に、送信先アドレスを受け付ける（ステップＳ１６３）。そして、ログインユーザレコードを生成する（ステップＳ１６４）。具体的には、ログインユーザのユーザ識別情報をユーザ識別情報の項目に設定し、ステップＳ１６２において受け付けられたユーザ名称をユーザ名称の項目に設定し、ステップＳ１６３において受け付けられた送信先アドレスを送信先アドレスの項目に設定し、関連情報の項目にデフォルトの関連情報を設定することより、ログインユーザレコードを生成する。
【０１２４】
次のステップＳ１６５においては、生成されたログインユーザレコードと追加コマンドとを含む手動更新指示信号をサーバ２００に送信し（ステップＳ１６５）、処理をステップＳ１７２に進める。
【０１２５】
一方、ステップＳ１６７においては、変更内容を受け付ける。変更内容は、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３に含まれるログインユーザレコードを特定する情報と、変更後の関連情報とを含む。そして、変更内容により特定されるログインユーザレコードの関連情報の項目を、変更内容に含まれる関連情報で変更する（ステップＳ１６８）。そして、変更後のログインユーザレコードと、変更コマンドとを含む手動更新指示信号をサーバ２００に送信し（ステップＳ１６９）、処理をステップＳ１７２に進める。
【０１２６】
処理がステップＳ１７０に進む場合は、ログインユーザレコードを削除する指示を受け付けた場合である。ログインユーザレコードを削除する指示は、ログインユーザアドレスデータ５３に含まれるログインユーザレコードを特定する情報を含む。このため、ステップＳ１７０においては、ログインユーザレコードを削除する指示により特定されるログインユーザレコードを、ＨＤＤ１１６に記憶されているログインユーザアドレスデータ５３から削除する。そして、削除されたログインユーザレコードと削除コマンドとを含む手動更新指示信号をサーバ２００に送信し（ステップＳ１７１）、処理をステップＳ１７２に進める。
【０１２７】
ステップＳ１７２においては、サーバ２００から応答を受信するまで待機状態となり（ステップＳ１７２でＮＯ）、応答を受信したならば（ステップＳ１７２でＹＥＳ）処理をステップＳ１７３に進める。ステップＳ１７３においては、応答がエラー信号か否かを判断する。応答がエラー信号ならば処理をステップＳ１７４に進め、そうでなければ処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１２８】
ステップＳ１７４においては、ログインユーザアドレスが新規に作成されたか否かを判断する。新規に作成されたものであれば処理を図９に示したアドレス管理処理に戻すが、そうでなければ処理をステップＳ１７５に進める。ステップＳ１７５においては、警告し、処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。警告は、例えば、「サーバのアドレスデータが削除されました。」等の警告メッセージを表示部１６０Ａに表示する。または、警告音をスピーカから出力する。サーバ２００に記憶されているはずのログインユーザに関連付けられたユーザ別アドレスデータをダウンロードした後に、サーバ２００においてユーザ別アドレスデータが削除された場合に、警告するので、ログインユーザに、サーバ２００において記憶されているはずのユーザ別アドレスデータが削除されたことを通知することができる。
【０１２９】
図１４は、ローカルアドレス編集処理の流れの一例を示すフローチャートである。ローカルアドレス編集処理は、図９のステップＳ１１４において実行される処理である。図１４を参照して、ＣＰＵ１１１は、ローカルレコードを追加する指示を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１８１）。ローカルレコードを追加する指示を受け付けたならば処理をステップＳ１８２に進め、そうでなければ処理をステップＳ１８６に進める。ステップＳ１８６においては、ローカルレコードを変更する指示を受け付けたか否かを判断する。ローカルレコードを変更する指示を受け付けたならば処理をステップＳ１８７に進め、そうでなければ処理をステップＳ１８９に進める。処理がステップＳ１８９に進む場合は、ローカルレコードを削除する指示を受け付けた場合である。
【０１３０】
ステップＳ１８２においては、追加するローカルレコードを生成するために、送信先のユーザ名称を受け付ける。次に、送信先アドレスを受け付ける（ステップＳ１８３）。そして、ローカルレコードを生成する（ステップＳ１８４）。具体的には、ステップＳ１８２において受け付けられたユーザ名称をユーザ名称の項目に設定し、ステップＳ１８３において受け付けられた送信先アドレスを送信先アドレスの項目に設定し、関連情報の項目にデフォルトの関連情報を設定することより、ローカルレコードを生成する。
【０１３１】
次のステップＳ１８５においては、生成されたローカルレコードをＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１に追加し、処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１３２】
一方、ステップＳ１８７においては、変更内容を受け付ける。変更内容は、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１に含まれるローカルレコードを特定する情報と、変更後の関連情報とを含む。そして、変更内容により特定されるローカルレコードの関連情報の項目を、変更内容に含まれる関連情報で変更し（ステップＳ１８８）、処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１３３】
処理がステップＳ１８９に進む場合は、ローカルレコードを削除する指示を受け付けた場合である。ローカルレコードを削除する指示は、ローカルアドレスデータ５１に含まれるローカルレコードを特定する情報を含む。このため、ステップＳ１８９においては、ローカルレコードを削除する指示により特定されるローカルレコードを、ＨＤＤ１１６に記憶されているローカルアドレスデータ５１から削除し、処理を図９に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１３４】
図１５は、サーバで実行されるアドレス管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。アドレス管理処理は、サーバ２００が備えるＣＰＵ２０１がアドレス管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ２０１により実行される処理である。図１５を参照して、ＣＰＵ２０１は、手動更新指示信号を受信したか否かを判断する（ステップＳ０１）。ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかから手動更新指示信号を受信したならば処理をステップＳ０２に進め、そうでなければ処理をステップＳ０３に進める。ステップＳ０２においては、手動更新処理を実行し、処理をステップＳ０３に進める。手動更新処理については後述する。
【０１３５】
ステップＳ０３においては、更新要求信号を受信したか否かを判断する。ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかから更新要求信号を受信したならば処理をステップＳ０４に進め、そうでなければ処理をステップＳ０５に進める。ステップＳ０４においては、自動更新処理を実行し、処理をステップＳ０５に進める。自動更新処理については後述する。
【０１３６】
ステップＳ０５においては、アドレス要求信号を受信したか否かを判断する。ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかからアドレス要求信号を受信したならば処理をステップＳ０６に進め、そうでなければ処理をステップＳ０１に戻す。ステップＳ０６においては、ユーザ別アドレス送信処理を実行し、処理をステップＳ０１に戻す。ユーザ別アドレス送信処理については後述する。
【０１３７】
図１６は、手動更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。手動更新処理は、図１５のステップＳ０２において実行される処理であり、手動更新信号が受信された場合に実行される。図１６を参照して、ＣＰＵ２０１は、手動更新指示信号に含まれるユーザ識別情報を含むユーザ別レコードが、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１に存在するか否かを判断する（ステップＳ１１）。そのようなユーザ別レコードが存在すれば処理をステップＳ１３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１２に進める。ステップＳ１２においては、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうち手動更新指示信号を送信してきたものにエラー信号を返信し、処理をステップＳ１３に進める。
【０１３８】
ステップＳ１３においては、手動更新指示信号に含まれるユーザ識別情報がユーザ識別情報の項目に設定されているユーザ別レコードを、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１のうちから抽出する。手動更新指示信号に含まれるユーザ識別情報がユーザ識別情報の項目に設定されている複数のユーザ別レコードをユーザ別アドレスデータ２５１が含む場合には、複数のユーザ別レコードの全てを抽出する。
【０１３９】
ステップＳ１４においては、手動更新指示信号に含まれるコマンドが追加コマンドか否かを判断する。追加コマンドならば処理をステップＳ１５に進め、そうでなければ処理をステップＳ１７に進める。ステップＳ１７においては、手動更新指示信号に含まれるコマンドが変更コマンドか否かを判断する。変更コマンドならば処理をステップＳ１８に進め、そうでなければ処理をステップＳ１９に進める。処理がステップＳ１９に進む場合は、手動更新指示信号に含まれるコマンドが削除コマンドの場合である。
【０１４０】
ステップＳ１５においては、ユーザ別レコードを生成する。ユーザ別レコードは、手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードである。そして、手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードをＨＤＤ１１６に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１に追加し（ステップＳ１６）、処理をステップＳ２０に進める。ステップＳ２０においては、ユーザ別アドレスデータ２５１の更新が成功したことを示す更新成功信号を、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうち手動更新指示信号を送信してきたものに返信し、処理を図１５に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１４１】
一方、ステップＳ１８においては、手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードに基づいてＨＤＤ１１６に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１を変更し、処理をステップＳ２０に進める。具体的には、ＨＤＤ１１６に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１に含まれるユーザ別レコードのうち、手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードの送信元アドレスの項目に設定されている電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが設定されているユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている値を、手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている関連情報に変更する。
【０１４２】
また、ステップＳ１９においては、ＨＤＤ１１６に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１に含まれるユーザ別レコードのうち手動更新指示信号に含まれるユーザ別レコードと同じユーザ別レコードを削除し、処理をステップＳ２０に進める。
【０１４３】
図１７は、自動更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。自動更新処理は、図１５のステップＳ０４において実行される処理であり、更新要求信号が受信された場合に実行される。図１７を参照して、ＣＰＵ２０１は、更新要求信号に含まれる送信先アドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードを、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１のうちから抽出する（ステップＳ３１）。ユーザ別アドレスデータ２５１に、更新要求信号に含まれる送信先アドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されているユーザ別レコードが複数含まれる場合には、複数のユーザ別レコードの全てを抽出する。
【０１４４】
ステップＳ３２においては、ステップＳ３１において抽出したユーザ別レコードのうちから１つを選択する。そして、選択したユーザ別レコードの関連情報の項目に設定されている値を、更新要求信号に含まれる関連情報に変更する（ステップＳ３３）。そして、ステップＳ３１において抽出したユーザ別レコードのうちに未選択のものが存在するか否かを判断する。未選択のユーザ別レコードが存在すれば、処理をステップＳ３２に戻し、そうでなければ処理を図１５に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１４５】
更新要求信号が受信されると自動更新処理が実行される。自動更新処理が実行されると、受信された更新要求信号に含まれる電子メールアドレスと同じ電子メールアドレスが送信先アドレスの項目に設定されている複数のユーザ別レコードそれぞれの関連情報が更新される。このため、ユーザ識別情報が異なるが送信先アドレスが同じ複数のユーザ別レコードがユーザ別アドレスデータ２５１に含まれる場合、ユーザ毎にユーザ別レコードを更新する必要がなく、ユーザ別アドレスデータ２５１の管理が容易となる。
【０１４６】
図１８は、ユーザ別アドレス送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。ユーザ別アドレス送信処理は、図１５のステップＳ０６において実行される処理であり、アドレス要求信号が受信された場合に実行される。図１８を参照して、ＣＰＵ２０１は、受信されたアドレス要求信号に含まれるユーザ識別情報を抽出する（ステップＳ４１）。そして、抽出されたユーザ識別情報がユーザ識別情報の項目に設定されているユーザ別レコードを、ＨＤＤ２０５に記憶されているユーザ別アドレスデータ２５１のうちから抽出する（ステップＳ４２）。抽出されたユーザ識別情報がユーザ識別情報の項目に設定されているユーザ別レコードがユーザ別アドレスデータ２５１に複数含まれる場合には、複数のユーザ別レコードの全てを抽出する。
【０１４７】
ステップＳ４３においては、抽出に成功したか否かを判断する。少なくとも１つのユーザ別レコードが抽出されたならば抽出に成功したと判断する。抽出に成功したならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４５に進める。
【０１４８】
ステップＳ４４においては、ステップＳ４２において抽出されたユーザ別レコードの全てを、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうちアドレス要求信号を送信してきたものに返信し、処理を図１５に示したアドレス管理処理に戻す。一方、ステップＳ４５においては、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうちアドレス要求信号を送信してきたものにエラー信号を返信し、処理を図１５に示したアドレス管理処理に戻す。
【０１４９】
以上説明したように本実施の形態におけるデータ通信システム１は、互いに通信可能なアドレス管理装置としてのサーバ２００とデータ通信装置としてのＭＦＰ１００，１０１，１０２とを含む。サーバ２００は、ユーザ別アドレスデータ２５１をＨＤＤ２０５に記憶しており、ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれは、他の装置からアドレス更新用の電子メールを受信すると、電子メールの送信元のアドレスを示す送信元アドレスと、電子メールに含まれる送信元の関連情報とを含む更新要求をサーバ２００に送信する。更新要求を受信したサーバ２００は、ユーザ別アドレスデータ２５１により送信元アドレスと関連付けられた関連情報を更新要求に含まれる関連情報で書き換えるので、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかにおいてアドレス更新用の電子メールが受信されるごとに、ユーザ別アドレスデータを更新することができる。
【０１５０】
また、サーバ２００はユーザ別アドレスデータ２５１をユーザ毎に記憶しており、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかから更新要求を受信すると、ユーザ別アドレスデータ２５１により送信元アドレスと関連付けられた全ての関連情報を更新要求に含まれる関連情報で書き換える。このため、ユーザ別アドレスデータ２５１が複数のユーザにそれぞれ関連付けられた送信元アドレスが同じ複数のユーザ別レコードを含む場合に、全てのユーザ別レコードを一度に更新することができる。
【０１５１】
また、ＭＦＰ１００，１０１，１０２それぞれは、ローカルアドレスデータ５１をＨＤＤ１１６に記憶しており、アドレス更新用の電子メールを受信することに応じて、電子メールに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータ５１により関連付けられた関連情報を、受信された電子メールに含まれる関連情報で書き換え、サーバ２００からユーザ別レコードを受信すると、ユーザ別レコードに含まれる送信先アドレスとローカルアドレスデータ５１により関連付けられた関連情報を、受信されたユーザ別レコードにより送信先アドレスと関連付けられた関連情報で書き換える。このため、ローカルアドレスデータの更新の頻度を多くして、ローカルアドレスデータを最新の状態にすることができる。サーバ２００から受信するユーザ別レコードは、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかが他の装置からアドレス更新用の電子メールを受信したときに送信する更新要求がサーバ２００において受信されることに応じて、関連情報が書き換えられているので、ローカルアドレスデータ５１が最新のユーザ別レコードで更新される。このため、最新のユーザ別レコードでローカルアドレスデータ５１を更新することができる。
【０１５２】
さらに、サーバ２００において、ユーザがＭＦＰ１００，１０１，１０２のいずれかで認証されると、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうちユーザのログインを許可したものにおいて、ＨＤＤ１１６にログインユーザアドレスデータ５３が記憶される。その後、サーバ２００において記憶されていたユーザ別アドレスデータ２５１が削除され、ＭＦＰ１００，１０１，１０２のうちユーザのログインを許可したものにおいて、ログインユーザアドレスデータ５３が更新されると、警告メッセージが表示される。このため、サーバ２００に記憶されたユーザ別アドレスデータ２５１が削除されたことをユーザに通知することができる。
【０１５３】
なお、上述した実施の形態においては、データ通信システム１に含まれるＭＦＰ１００，１０１，１０２と、サーバ２００について説明したが、図９〜図１４に示したアドレス管理処理および図１５〜図１８に示したアドレス管理処理を実行するためのアドレス管理方法、およびアドレス管理方法をコンピュータに実行させるためのアドレス管理プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。
【０１５４】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【０１５５】
＜付記＞
（１）  前記データは、電子メールであり、
前記仕様は、電子メールに含まれるデータを暗号化するための鍵情報である、請求項７に記載のデータ通信システム。
（２）  前記データは、電子メールであり、
前記仕様は、電子メールに含まれるデータのフォーマットを定義する情報である、請求項６に記載のデータ通信システム。
【図面の簡単な説明】
【０１５６】
【図１】本発明の実施の形態の１つにおけるデータ通信システムの全体概要を示す図である。
【図２】ＭＦＰの外観を示す斜視図である。
【図３】ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図４】サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図５】サーバが備えるＣＰＵが有する機能の一例をＨＤＤに記憶するデータとともに示す機能ブロック図である。
【図６】ユーザ別アドレスデータが含むユーザ別レコードのフォーマットの一例を示す図である。
【図７】ＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の概要をＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。
【図８】ローカルアドレスデータが含むローカルレコードのフォーマットの一例を示す図である。
【図９】ＭＦＰで実行されるアドレス管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１０】データ受信処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１１】ローカルアドレス更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１２】データ送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１３】ログインユーザアドレス編集処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１４】ローカルアドレス編集処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１５】サーバで実行されるアドレス管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１６】手動更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１７】自動更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１８】ユーザ別アドレス送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１５７】
１  データ通信システム、２  ネットワーク、１１  電子メール受信部、１３  更新要求送信部、１５  ローカル更新部、１７  ローカルアドレス編集部、１９  データ送信部、２１  指定受付部、２３  ローカル更新部、２５  アドレス表示部、２７  認証部、２９  ユーザ別アドレス取得部、３１  ログイン許可部、３３  破棄部、３５  ログインユーザアドレス編集部、３７  手動更新指示送信部、３９  警告部、５１  ローカルアドレスデータ、５３  ログインユーザアドレスデータ、１００，１０１，１０２  ＭＦＰ、１１０  メイン回路、１１１  ＣＰＵ、１１２  通信Ｉ／Ｆ、１１６  ＨＤＤ、１１８  カードＩ／Ｆ、１１８Ａ  フラッシュメモリ、１６０  操作パネル、１６０Ａ  表示部、１６０Ｂ  操作部、２００  サーバ、２０１  ＣＰＵ、２０４  ネットワークＩ／Ｆ、２０５  ＨＤＤ、２０６  表示部、２０７  操作部、２１１  手動更新指示受付部、２１３  手動更新部、２１５  更新結果送信部、２１７  更新要求受付部、２１９  自動更新部、２２１  アドレス要求受付部、２２３  ユーザ別アドレス送信部、２２５  ユーザ別アドレス編集部、２５１  ユーザ別アドレスデータ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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