(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記入力データに前記入力データを識別するための識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段が前記入力データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子
と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、
前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記入力データに付加して印刷する印刷手段と、
前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、
前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記画像形成装置は、
前記情報処理装置からの前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを判断する判断手段と、
前記判断手段が前記識別子が付加されていると判断した場合、前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する印刷手段と、
前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備し、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、
前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、前記印刷手段が印刷を行う際に、当該印刷を行う各ページに対応するページ識別子を生成するページ識別子生成手段を更に備え、
前記画像形成装置の前記送信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記入力データまたは前記印刷データのページの印刷を１回行う度に当該ページに対応するページ識別子を前記文書管理装置に送信し、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
用紙を破棄する破棄手段と、
ネットワーク通信手段と、
前記用紙上の画像を読み取る画像スキャナと、
前記画像スキャナで読み取った画像の画像データに前記識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段が、前記画像データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と破棄時の送信であることを示す破棄送信情報と、を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を具備するシュレッダを更に備え、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項１乃至請求項４のうち少なくともいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記シュレッダの前記判断手段は、前記シュレッダの前記画像スキャナが読み取った前記画像データに、前記識別子に加えて、前記用紙の各ページに対応するページ識別子が含まれるか否か、を更に判断し、
前記シュレッダの前記送信手段は、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子と共に前記ページ識別子が含まれると判断した場合、前記識別子と前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を前記文書管理装置に送信し、
前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの前記送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、
前記文書管理装置の前記更新手段は、前記画像形成装置の前記受信手段が受信した前記識別子、前記破棄送信情報、及び前記ページ識別子に基づいて前記画像データの印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、
前記画像形成装置が、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、
前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記画像形成装置に送信する第３ステップと、
前記第３ステップで送信された前記識別子を前記画像形成装置が取得する第４ステップと、
前記第４ステップで取得した前記識別子を前記画像形成装置が前記入力データに付加して印刷する第５ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記画像形成装置が前記文書管理装置に送信する第６ステップと、
前記第６ステップで前記画像形成装置から受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第７ステップと、
前記第６ステップで識別子を受信した際に、前記第７ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第８ステップと、
前記第８ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第９ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、
前記情報処理装置が、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、
前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、
前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記情報処理装置に送信する第３ステップと、
前記第３ステップで送信された前記識別子を前記情報処理装置が取得する第４ステップと、
前記第４ステップで取得した前記識別子を前記情報処理装置が前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する第５ステップと、
前記第５ステップで送信された前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを前記画像形成装置が判断する第６ステップと、
前記第６ステップで前記識別子が付加されていると判断した場合、前記画像形成装置が前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する第７ステップと、
前記画像形成装置が、前記第７ステップで前記印刷データに付加した前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する第８ステップと、
前記第８ステップで前記画像形成装置が送信した前記識別子と前記印刷送信情報とを前記文書管理装置が受信する第９ステップと、
前記第９ステップで受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第１０ステップと、
前記第９ステップで識別子を受信した際に、前記第１０ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第１１ステップと、
前記第１１ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第１２ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷された文書のライフサイクルを把握、管理することにより、情報漏洩を防ぐ文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィス等のＯＡ化の著しい発展に伴い、画像形成により大量の紙文書が印刷され、オフィスに保管されている。その結果、紙文書からの漏洩の要因として、全てのコピー文書が所定の方法で破棄されたかどうか把握することが困難ということがあげられる。
その結果、こっそり文書のコピーが持ち出されたとしても把握することができず、なぜ、どこで、なにが持ち出されたからということも把握できないことがある。
このような状況において、機密の漏洩を防止する技術として、以下の技術をあげることができる。
【特許文献１】特開２００３−０６２４７６号公報
【特許文献２】特開２００５−１０７９７３号公報
【特許文献３】特開２０００−１５９４１０号公報
【０００３】
特許文献１記載の発明では、機密書類をシュレッダにより破棄する際に画像を読み取り、保存管理することで、高い機密レベルを維持しつつ、機密書類保管に必要な空間を削減している。
特許文献２記載の発明では、ＩＤタグを用いることにより物品の破棄、持ち出しを検出し、管理している。
特許文献３記載の発明では、用紙分別装置において、使用済みの用紙が再利用に適切がどうかを判定基準に含めて用紙のサイズ毎に自動的に分別し、不適切なものについては裁断処理をして機密漏れやプリンタ等のトラブルを回避している。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献２に記載された発明では、ＩＤタグを用いて物品のライフサイクルを把握しようとしているが、印刷された紙文書に適用するにはコストがかかりすぎる。
ＩＤタグ等を用いずに、安価にこの問題を解決するためには、紙文書のコピー状況を把握することが必要であり、そのためには、コピー（印刷）を実施したことを把握すること、破棄したことを把握すること、およびそれらの状態を記憶しておくことが必要となる。  そこで、本発明の目的は、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記入力データに前記入力データを識別するための識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段が前記入力データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
請求項２記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記入力データに付加して印刷する印刷手段と、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段とを具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
請求項３記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を備える文書管理システムであって、前記情報処理装置は、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼することで当該文書管理装置により発行された前記識別子を取得する識別子取得手段と、前記識別子取得手段が取得した前記識別子を前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する送信手段とを具備し、前記画像形成装置は、前記情報処理装置からの前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを判断する判断手段と、前記判断手段が前記識別子が付加されていると判断した場合、前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する印刷手段と、前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備し、前記文書管理装置は、前記画像形成装置の前記送信手段が送信した、前記識別子と前記印刷送信情報とを受信する受信手段と、前記受信手段が受信した識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する記憶制御手段と、前記受信手段が識別子を受信した際に、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす更新手段と、を具備することを特徴とする文書管理システムを提供する。
【０００６】
請求項４記載の発明では、前記画像形成装置は、前記印刷手段が印刷を行う際に、当該印刷を行う各ページに対応するページ識別子を生成するページ識別子生成手段を更に備え、前記画像形成装置の前記送信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記入力データまたは前記印刷データのページの印刷を１回行う度に当該ページに対応するページ識別子を前記文書管理装置に送信し、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記識別子及び印刷送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理システムを提供する。
請求項５記載の発明では、用紙を破棄する破棄手段と、ネットワーク通信手段と、前記用紙上の画像を読み取る画像スキャナと、前記画像スキャナで読み取った画像の画像データに前記識別子が含まれるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子が含まれると判断した場合に、前記識別子と破棄時の送信であることを示す破棄送信情報と、を前記文書管理装置に送信する送信手段と、を具備するシュレッダを更に備え、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記検索手段が、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、その印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項１乃至請求項４のうち少なくともいずれか１項に記載の文書管理システムを提供する。
請求項６記載の発明では、前記シュレッダの前記判断手段は、前記シュレッダの前記画像スキャナが読み取った前記画像データに、前記識別子に加えて、前記用紙の各ページに対応するページ識別子が含まれるか否か、を更に判断し、前記シュレッダの前記送信手段は、前記判断手段が、前記画像データに前記識別子と共に前記ページ識別子が含まれると判断した場合、前記識別子と前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を前記文書管理装置に送信し、前記文書管理装置の前記受信手段は、前記シュレッダの前記送信手段が送信した前記識別子及び前記破棄送信情報と共に、前記ページ識別子を受信し、前記文書管理装置の前記更新手段は、前記画像形成装置の前記受信手段が受信した前記識別子、前記破棄送信情報、及び前記ページ識別子に基づいて前記画像データの印刷回数を１つ増やすことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システムを提供する。
【０００７】
請求項７記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、前記画像形成装置が、前記画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記画像形成装置に送信する第３ステップと、前記第３ステップで送信された前記識別子を前記画像形成装置が取得する第４ステップと、前記第４ステップで取得した前記識別子を前記画像形成装置が前記入力データに付加して印刷する第５ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記入力データに基づいて画像形成を１回行う度に前記画像形成装置が前記文書管理装置に送信する第６ステップと、前記第６ステップで前記画像形成装置から受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第７ステップと、前記第６ステップで識別子を受信した際に、前記第７ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第８ステップと、前記第８ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第９ステップと、を有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
請求項８記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、前記情報処理装置が、前記印刷データの印刷管理を行う場合に、前記印刷データを識別するための識別子の発行を前記文書管理装置に依頼する第１ステップと、前記第１ステップの依頼に応じて、前記文書管理装置が前記識別子を発行する第２ステップと、前記第２ステップで発行された前記識別子を前記文書管理装置が前記情報処理装置に送信する第３ステップと、前記第３ステップで送信された前記識別子を前記情報処理装置が取得する第４ステップと、前記第４ステップで取得した前記識別子を前記情報処理装置が前記印刷データに付加して前記画像形成装置に送信する第５ステップと、前記第５ステップで送信された前記印刷データに、前記識別子が付加されているかを前記画像形成装置が判断する第６ステップと、前記第６ステップで前記識別子が付加されていると判断した場合、前記画像形成装置が前記識別子を前記印刷データに付加して印刷する第７ステップと、前記画像形成装置が、前記第７ステップで前記印刷データに付加した前記識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報とを、前記印刷データに基づいて画像形成を１回行う度に前記文書管理装置に送信する第８ステップと、前記第８ステップで前記画像形成装置が送信した前記識別子と前記印刷送信情報とを前記文書管理装置が受信する第９ステップと、前記第９ステップで受信した前記識別子と該識別子に対応付けられた前記入力データの印刷回数とを記憶媒体に記憶する第１０ステップと、前記第９ステップで識別子を受信した際に、前記第１０ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されているか否かを検索する第１１ステップと、前記第１１ステップで、該識別子と同一の識別子が前記記憶媒体に記憶されていると判断した場合、前記識別子に対応付けられた前記入力データを１回受信する度に、その印刷回数を１つ増やす第１２ステップと、を有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
【発明の効果】
【０００８】
請求項１記載の発明では、画像形成装置は、入力データを識別するための識別子が含まれる場合に、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて入力データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することが可能となり、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる。
請求項２記載の発明では、画像形成装置は、画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼することで文書管理装置により発行された識別子を取得し、取得した識別子を入力データに付加して印刷し、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置からの依頼に応じて発行した識別子を画像形成装置に送信し、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて入力データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することが可能となり、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することができる。
請求項３記載の発明では、情報処理装置は、印刷データの印刷管理を行う場合に、印刷データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼することで文書管理装置により発行された識別子を取得し、取得した識別子を印刷データに付加して画像形成装置に送信し、画像形成装置は、情報処理装置からの印刷データに識別子が付加されていると判断した場合、識別子を印刷データに付加して印刷し、識別子及び印刷時の送信であることを示す印刷送信情報を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、情報処理装置からの依頼に応じて発行した識別子を情報処理装置に送信し、画像形成装置から受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて、印刷データを印刷した回数を更新するので、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができ、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項４記載の発明では、画像形成装置は、印刷を行う際に印刷を行う各ページに対応するページ識別子を生成し、識別子及び印刷送信情報と共にページ識別子を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、画像形成装置から受信した識別子、印刷送信情報、及びページ識別子に基づいて、印刷データのページ毎の印刷数を更新するので、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項５記載の発明では、用紙上の画像を読み取った画像データに識別子が含まれると判断した場合に、識別子及び破棄時の送信であることを示す破棄送信情報を文書管理装置に送信するシュレッダを更に備え、文書管理装置は、シュレッダが送信した識別子及び破棄送信情報を受信し、受信した識別子及び破棄送信情報に基づいて、印刷数を更新することができるため、文書管理装置にてコピー状況及び破棄状況を把握することができ、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
【０００９】
請求項６記載の発明では、シュレッダは、読み取った画像データに、識別子に加えて、用紙の各ページに対応するページ識別子が含まれると判断した場合、識別子と破棄送信情報と共に、ページ識別子を文書管理装置に送信し、文書管理装置は、シュレッダが送信した識別子及び破棄送信情報と共にページ識別子を受信し、受信した識別子、破棄送信情報、及びページ識別子に基づいて印刷データのページ毎の印刷数を更新することができるため、文書管理装置にてコピー状況及び破棄状況を把握することができ、文書のライフサイクルを把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項７記載の発明では、画像スキャナからの入力データに基づいて画像形成を行う画像形成装置と、前記画像形成装置とネットワークを介して接続する文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、画像形成装置が、画像スキャナからの入力データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼する第１ステップと、第１ステップの依頼に応じて、文書管理装置が識別子を発行する第２ステップと、第２ステップで発行された識別子を文書管理装置が画像形成装置に送信する第３ステップと、第３ステップで送信された識別子を画像形成装置が取得する第４ステップと、第４ステップで取得した識別子を画像形成装置が入力データに付加して印刷する第５ステップと、第２ステップで発行された識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報と、を画像形成装置が文書管理装置に送信する第６ステップと、第６ステップで画像形成装置から受信した識別子と印刷送信情報とに基づいて、文書管理装置が入力データを印刷した回数を更新する第７ステップと、を有することにより、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
請求項８記載の発明では、印刷データを作成する情報処理装置と、情報処理装置とネットワークを介して接続する画像形成装置および文書管理装置と、を用いた文書管理方法であって、情報処理装置が、印刷データの印刷管理を行う場合に、印刷データを識別するための識別子の発行を文書管理装置に依頼する第１ステップと、第１ステップの依頼に応じて、文書管理装置が識別子を発行する第２ステップと、第２ステップで発行された識別子を文書管理装置が情報処理装置に送信する第３ステップと、第３ステップで送信された識別子を情報処理装置が取得する第４ステップと、第４ステップで取得した識別子を情報処理装置が印刷データに付加して画像形成装置に送信する第５ステップと、第５ステップで送信された印刷データに、識別子が付加されているかを画像形成装置が判断する第６ステップと、第６ステップで識別子が付加されているとした場合、画像形成装置が識別子を印刷データに付加して印刷する第７ステップと、画像形成装置が、第７ステップで印刷データに付加した識別子と、印刷時の送信であることを示す印刷送信情報と、を文書管理装置に送信する第８ステップと、第８ステップで画像形成装置が送信した識別子と印刷送信情報とを文書管理装置が受信する第９ステップと、第９ステップで受信した識別子及び印刷送信情報に基づいて、文書管理装置が印刷データを印刷した回数を更新する第１０ステップと、を有することにより、文書管理装置にてコピー状況を把握することができ、また、文書複製を把握することができるため、簡易に、文書の管理を確実に行い、情報漏洩を防止することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の好適な実施の形態を図１ないし図１５を参照して、詳細に説明する。
図１は、本実施例に係る文書管理装置が適用される例を示した図である。この図に示すように、１台以上の文書作成装置２４、２６、２８、１台以上の画像形成装置２２、１台以上のシュレッダ２０、１台の文書管理装置１０がネットワーク（ＬＡＮ）３０で互いに通信可能に接続されている。ネットワーク通信は暗号化し、通信内容を盗聴されないようにしておくことが望ましい。
図２は、文書管理装置内の文書管理データの更新状態を示した図である。図２のように更新されていくことで、コピー文書の状態を把握することが可能となる。
【００１１】
次に、本発明の実施例を具体的に説明する。
第１の実施例では（請求項２、８記載の文書作成装置に相当）、文書作成用ソフトウェアが動作し、作成した電子文書を画像形成装置２２で画像形成可能なデータに変換し、画像形成装置２２に送信するプリンタドライバが動作するＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。
画像形成装置２２は、ユーザが電子文書の作成／閲覧アプリケーションから印刷を実行すると、もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を画像形成装置２２への印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信する。コピー管理が必要でない場合には、コピー管理が不要という情報を印刷データに付与し、画像形成装置２２へ送信するようにする。
【００１２】
ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も可能である。
また、印刷データはヘッダ部分にメタ情報が記録される形式となっており、原本識別子やコピー管理要否の情報は、そこに付与されるものとする。
文書作成装置からコピー管理する電子文書を印刷する際の処理手順を図３のフローチャートを参照して説明する。なお、この動作は前記プリンタドライバにより実現できる。
まず、印刷を実行し、コピー管理設定を取得する（ステップ１０）。そして、コピー管理する場合は（ステップ１１；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ１２）、コピー管理する印刷データを作成する（ステップ１３）。一方、コピー管理しない場合は（ステップ１１；Ｎ）、コピー管理しない印刷データを作成する（ステップ１４）。そして、印刷データを送信する（ステップ１５）。
【００１３】
次に、第２の実施例を説明する（請求項１、３、４、５、８記載の画像形成装置に装置相当）。
例として、文書作成装置（ＰＣ）からの印刷データを印刷可能であり、また、スキャナで読み取った画像を印刷可能なＭＦＰ（コピア／プリンタ／ＦＡＸ／スキャナ複合機）が考えられる。
ＭＦＰは、ＣＰＵ（中央演算処理装置）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）を搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能であり、ＲＡＭ上に展開された画像データを印刷可能である。ＲＯＭには、ＭＦＰを制御するファームウェアが記録されている。
【００１４】
画像形成装置（ＭＦＰ）２２は、文書作成装置２４からの印刷データを受信すると、印刷データに付与されているコピー管理が必要かどうかの情報を参照し、必要な場合には印刷データに付与されている原本識別子をＲＡＭ上に保存しておき、１ページずつ印刷する度に、原本識別子に関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
ページ識別子はページ番号とするのが簡単である。また、印刷の際には原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。情報の埋め込みには、各識別子情報を簡単に読み取られてしまう可能性の低い電子透かしの技術を用いることが望ましいが、所定箇所にバーコードで印字するという方法などでも実現可能である。
スキャナで読み取った際に、原本識別子およびページ識別子を読み取ることが可能であれば、どのような方法でも可能である。
【００１５】
文書管理装置からの印刷データを印刷する際の画像形成装置の処理手順を図４のフローチャートを参照して説明する。
まず、印刷データ受信し、ヘッダ情報を解析する（ステップ２０）。そして、コピー管理する場合（ステップ２１；Ｙ）、ページ識別子を生成し（ステップ２２）、コピー管理する画像を展開する（ステップ２３）。一方コピー管理しない場合（ステップ２１；Ｎ）、コピー管理しない画像を展開する（ステップ２４）。
そして、印刷動作を実行し（ステップ２５）、さらにコピー管理する場合は（ステップ２６；Ｙ）、文書管理装置１０へ各識別子を送信し（ステップ２７）、全ページ印刷が終了したら（ステップ２８；Ｙ）、処理を終了する。
【００１６】
次に、第３の実施例として、スキャナを用いてコピーを実行する場合の処理を説明する。
もしコピー管理が必要な文書を印刷しようとする場合には、ネットワーク通信により文書管理装置１０に原本識別子の発行を依頼し、その応答にて原本識別子を取得する。
取得した識別子とコピー管理が必要であるという情報を記憶しておき、１ページずつ印刷する度に原本識別子と関連するページ識別子を生成し、原本識別子とページ識別子と印刷時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。なお、同一ページを複数回印刷する場合には、同一のページ識別子を用いる。
【００１７】
ページ識別子の生成規則は原本識別子にページ番号を付与したものが簡単である。また、印刷の際に印刷データに原本識別子とページ識別子を埋め込んで印刷する。ここで、コピー管理するか否かの判定は、紙文書の管理を徹底するという意味では、デフォルトの設定としてコピー管理することにし、ユーザが必要な場合にのみコピー管理しないという設定に変更可能にすることが望ましい。
他にも、印刷実行の度にユーザに問い合わせ画面にて選択させるという方法も考えられる。これらの設定はＭＦＰの操作部から行うことが可能である。
【００１８】
次に、この第３の実施例の処理手順を図５のフローチャートを参照して説明する。
まず、画像を読み取り（ステップ３０）、画像解析を行う（ステップ３１）。その結果、各識別子がある場合は（ステップ３２；Ｙ）、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。一方、各識別子がない場合は（ステップ３２；Ｎ）、コピー管理設定を取得し（ステップ３３）、コピー管理する場合は（ステップ３４；Ｙ）、原本識別子を取得し（ステップ３５）、ページ識別子を生成する（ステップ３６）。そして、コピー管理する画像を展開し（ステップ３８）、文書管理装置１０へ各識別子を送信する（ステップ３９）。
一方、コピー管理しない場合は（ステップ３４；Ｎ）、コピー管理しない画像の展開を行う（ステップ３７）。
そして、全ページ印刷が終了すると（ステップ４０；Ｙ）、処理を終了する。
【００１９】
次に、シュレッダ２０の実施例を説明する。
画像スキャナを搭載したシュレッダ２０は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭを搭載しており、スキャナで読み取った画像をＲＡＭ上に保存しＣＰＵにてデータ処理可能である。ＲＯＭにはシュレッダ２０を制御するファームウェアが記録されている。
まず、ユーザの指示により動作を開始すると、給紙トレイに積載されている印刷済み用紙をピックアップし、両面の画像を画像スキャナにより読み取り、ＲＡＭに読み取りデータを保存する。保存されたデータをＣＰＵにて解析し、表裏の各面において、原本識別子、ページ識別子が織り込まれていることを確認した場合、各原本識別子とページ識別子とページ破棄時の送信であるという情報とをあわせて文書管理装置１０に送信する。
【００２０】
次に、この実施例の処理手順を図６のフローチャートを参照して説明する。
まず、用紙を搬送し（ステップ５０）、画像を読み取り（ステップ５１）、画像を解析する（ステップ５２）。その結果、各識別子がある場合（ステップ５３；Ｙ）、各識別子を文書管理装置１０に送信する（ステップ５４）。各識別子がない場合（ステップ５３；Ｎ）、次用紙に進み（ステップ５５）、次の用紙がない場合（ステップ５５；Ｎ）、粉砕して（ステップ５６）、処理を終了する。
【００２１】
次に、文書管理装置１０の実施例を説明する。
例として、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）などの不揮発性記憶媒体を搭載したＰＣ（パーソナルコンピュータ）が考えられる。不揮発性記録媒体に文書管理データを記録する。ＰＣを文書管理装置１０として動作させるサーバアプリケーションは、以下のように処理を行う。
文書作成装置２４、２６、２８もしくは画像形成装置２２から原本識別子の発行要求を受信すると、発行済みの識別子と重複しないように識別子を採番し、要求元へ返信する。次の採番予定の識別子は不揮発性記憶媒体に記録しておく。
この実施例の処理を図７のフローチャートを参照して説明する。
まず、原本識別子発行要求を受信すると（ステップ６０）、採番値を取得する（ステップ６１）。そして、文書管理データ検索を行い（ステップ６２）、使用済みか否かを判断する（ステップ６３）。使用済みの場合（ステップ６３；Ｙ）、採番値＋１を行い（ステップ６５）、使用済みでない場合（ステップ６３；Ｎ）、採番値＋１を次回採番値として保存する（ステップ６４）。そして、当該採番値を送信する（ステップ６６）。
【００２２】
次に、文書管理データの更新処理について説明する。
印刷時の原本識別子及びページ識別子を受信すると、まず、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがなかった場合には、新規に不揮発性記憶媒体の領域を確保し、原本識別子とページ識別子を記憶し、また、そのコピー数を１として記憶する。この例を図８に示してある。
そして、該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を＋１する。この例を図９に示してある。
破棄時の原本識別子、ページ識別子を受信すると、受信済みの原本識別子とページ識別子の組み合わせを検索する。該当する組み合わせがあった場合には、そのコピー数を−１する。この例を図１０に示してある。
【００２３】
次に、文書管理データの更新処理の手順を図１１のフローチャートを参照して説明する。
まず、識別子情報を受信し（ステップ７０）、文書管理データを検索する（ステップ７１）。そして、登録済みか否かの判断を行い（ステップ７２）、登録済みでない場合（ステップ７２；Ｎ）、文書管理データに追加する（ステップ７４）。
一方、登録済みの場合（ステップ７２；Ｙ）、次に、シュレッダ２０からのデータか否かを判断する（ステップ７３）。その結果、シュレッダ２０からのデータでない場合は（ステップ７３；Ｎ）、コピー数＋１とし（ステップ７５）、シュレッダ２０からのデータの場合は（ステップ７３；Ｙ）、コピー数−１とする（ステップ７６）。
【００２４】
次に、認証機構を付与した実施例を説明する。
各装置に認証機能を持たせ、機能実行に認証を必要とすることで、文書破棄情報を偽装により破棄せずに文書を保持されるといったことを避けることができる。
また、認証情報として利用されるユーザＩＤ等を文書管理装置の文書管理データに記録することで、誰がコピーを作成（印刷）し、誰が破棄したかを記録に残すことができ、文書管理の有益な情報として利用できるようになる。
【００２５】
（文書作成装置の実施例）
文書作成装置は、前述の例に加えて、印刷データに、ユーザにより設定された認証情報を付与し、画像形成装置に送信する。また、文書作成装置は文書作成装置のユーザが設定可能な認証情報を、文書管理装置に送信するデータに付与して送信するものとする。
【００２６】
（画像形成装置の実施例）
文書作成装置からの印刷データを印刷する場合、画像形成装置２２は、前述の例に加えて、印刷のための認証機能を具備し、印刷データに付加された認証情報に対して認証可能な場合のみ画像形成を実行する。
認証方法はＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）認証やＬＤＡＰ認証など、広く普及している既存の認証方法を導入することで、認証情報管理の一元化が図れるため望ましい。勿論、各機器にアカウントを作成し、個別に認証処理を実施させる方法でも実現可能である。
また、画像形成装置から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
【００２７】
また、画像スキャナによりコピー印刷を行う場合も同様である。この画像形成装置２２は操作部を有し、操作部から認証情報を入力し、認証できた場合のみ画像形成装置２２を操作可能であるものとする。画像形成装置２２から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、画像形成装置使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
さらに、画像形成装置２２は、装置の管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータには画像形成装置の認証情報も付与して送信するものとする。
【００２８】
（シュレッダの実施例）
このシュレッダ２０は操作部を有し、操作部から認証情報を入力して認証できた場合のみ、シュレッダ２０を操作可能であるものとする。シュレッダ２０から文書管理装置１０へ送信するデータは、原本およびページ識別子だけでなく、シュレッダ２０使用のための認証情報に含まれるユーザ情報もあわせて送信する。
シュレッダ２０は、管理者が設定可能な認証情報を不揮発性メモリに記録することが可能であり、文書管理装置１０に送信するデータにはシュレッダ２０の認証情報も付与して送信するものとする。
【００２９】
（文書管理装置の実施例）
前述の例に加えて、全ての受信データに対し、付与されているはずの認証情報が認証可能な場合にのみ処理を継続する。
画像形成装置からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１２のように最終印刷者情報として記録する。
そして、シュレッダ２０からの各識別子情報＋ユーザ情報を受け取ると、文書管理データにユーザ情報も図１３のように最終破棄者として記録する。
【００３０】
次に、日時情報を用いた実施例を説明する。
前述の２つの例に加えて、文書管理装置２０は計時手段を備えているものとする。文書管理装置２０にて画像形成装置２２やシュレッダ２０から各識別子情報を受信した際の日時情報を保存しておくと、文書管理上有益な情報として活用できる。この例を図１４に示してある。
さらに望ましくは、コピー数が０となった場合には、破棄が完了したものとみなし、そのときから所定の期間が経過したら、記憶領域から原本識別子、ページ識別子及びそれらに対応する情報全てを削除することで、記憶領域を有効活用でき、また破棄未完了の文書検索も容易にすることができる。
この処理は定期的に実施してもよいし、文書破棄がなされたタイミング、すなわち、シュレッダ２０からの情報を受信したタイミングで実施してもよい。
【００３１】
図１５は、定期的にデータ整理を実施する場合の処理手順を示したフローチャートである。
データ整理時期となると、文書管理データを検索し（ステップ８１）、コピー数０かつ現在時刻−最終破棄時刻＞所定期間を満たすページがあるか否かを判断する（ステップ８２）。その結果、該当するページがあった場合（ステップ８２；Ｙ）、該当ページデータを削除する（ステップ８３）。
【００３２】
次に、印刷済み用紙の処分先を一元化した実施例を説明する。
上記説明した実施例では、管理対象の印刷済み用紙は必ずシュレッダ２０にて破棄することを想定している。しかし、管理対象のみシュレッダ２０に破棄し、他のものはリサイクルボックスに破棄するような運用では利用者に分別の負荷がかかり、運用ルールが厳守されない可能性がある。
このような問題に対し、既存の技術として、印刷済み用紙を画像スキャナにて読み取り、その結果に応じてシュレッダ２０にて破棄したり、裏面を再利用するためのトレイへと収納したりする用紙分別装置や、用紙分別装置と一体化した画像形成装置が提案されている。
前述の例のＭＦＰ２２やシュレッダ２０のかわりに、これら用紙分別装置や画像処理装置を用いることで、全ての印刷済み用紙は、この装置にて破棄する運用が可能となり、ユーザは単純なルールに従うだけなので、運用ルールが守られる可能性が高くなる。
また、画像形成装置と一体化した用紙分別装置では、画像スキャナ、各識別子を読み取るための画像解析部や、ネットワーク経由の通信部も共通化でき、コスト面での優位性が得られる。
これらの機器を適用する場合には、管理対象の文書が破棄される場合に、文書管理装置に前述の各識別子データ（やユーザ情報）を送信すればよい。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本実施例の全体の構成を示したブロック図である。
【図２】文書管理データの例を示した図である。
【図３】文書作成装置の動作の処理手順を示したフローチャートである。
【図４】ＰＣからの印刷データを印刷する場合の処理手順を示したフローチャートである。
【図５】スキャンしてコピーする場合の処理手順を示したフローチャートである。
【図６】シュレッダの動作の処理手順を示したフローチャートである。
【図７】原本識別子の採番の処理手順を示したフローチャートである。
【図８】新規登録を示した図である。
【図９】既存ページの追加を示した図である。
【図１０】ページ破棄を示した図である。
【図１１】文書管理データの更新の処理手順を示したフローチャートである。
【図１２】最終印刷者の更新を示した図である。
【図１３】最終破棄者の更新を示した図である。
【図１４】時刻保存の一例を示した図である。
【図１５】定期的にデータを整理する際の処理手順を示したフローチャートである
【符号の説明】
【００３４】
１０  文書管理装置
２０  シュレッダ
２２  画像形成装置
２４  文書作成装置１
２６  文書作成装置２
３０  ＬＡＮ
【図１】
0004823727.tif 000002
【図２】
0004823727.tif 000003
【図３】
0004823727.tif 000004
【図４】
0004823727.tif 000005
【図５】
0004823727.tif 000006
【図６】
0004823727.tif 000007
【図７】
0004823727.tif 000008
【図８】
0004823727.tif 000009
【図９】
0004823727.tif 000010
【図１０】
0004823727.tif 000011
【図１１】
0004823727.tif 000012
【図１２】
0004823727.tif 000013
【図１３】
0004823727.tif 000014
【図１４】
0004823727.tif 000015
【図１５】
0004823727.tif 000016