(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
決裁すべき案件の内容が記された文書データを記憶する案件データベース、および前記案件を処理する各担当者の順序を示す情報及び各担当者の処理結果を示す情報を含む決裁フローデータを記憶する決裁フローデータベースを有する情報処理装置と、前記各担当者がそれぞれ有する利用者端末とが通信可能に接続されて構成される情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記案件を処理する担当者が有する利用者端末より、電子データである前記案件の文書データを決裁フローに供して取り扱う電子運用の状態から、前記案件の内容を用紙に印刷して前記案件を処理する紙運用の状態への切り替え依頼、ないし、前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を受信し、前記案件データベースにおいて該当案件に関する運用状態の情報を前記切り替え依頼に応じて更新する運用情報受信部と、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記案件の内容を用紙に印刷する印刷装置に、前記案件データベースから取得した前記案件の文書データを送信する文書データ送信部と、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記決裁フローデータベースから取得した前記案件に関する決裁フローデータを、前記用紙に装着された記憶媒体に書き込む決裁フローデータ書き込み部と、
前記利用者端末から前記案件に対する処理結果を受信する処理結果受信部と、
前記処理結果を、前記決裁フローデータベースにおける前記案件に関して書き込む決裁フローデータベース更新部と、
を備え、
前記利用者端末は、
前記案件に関してユーザインターフェイスで受け付けた、前記電子運用から前記紙運用の状態への切り替え依頼、もしくは前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を、前記情報処理装置へ送信する処理部と、
前記担当者による前記案件に関する処理結果の入力を受け付ける処理結果受付部と、
前記案件が紙運用されている場合、前記処理結果により前記用紙の記憶媒体における前記決裁フローデータの更新を行う記憶媒体更新部と、
前記案件に関する処理結果を前記情報処理装置へ送信する処理結果送信部とを備える、
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、
前記情報処理装置は、
各担当者の識別情報と各担当者の本人確認を行うための認証情報とを対応付けて記憶するユーザデータベースと、
前記利用者端末から、前記案件を処理する担当者の識別情報と認証情報とを受信する認証情報受信部と、
前記ユーザデータベースに前記担当者の識別情報と対応付けて記憶されている認証情報と、前記受信した認証情報とを比較する認証情報比較部と、
を備え、
前記決裁フローデータベース更新部は、前記各認証情報が一致した場合にのみ、前記処理結果を、前記決裁フローデータベースに書き込む
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項３】
決裁すべき案件の内容が記された文書データを記憶する案件データベースと、
前記案件を処理する各担当者の順序を示す情報及び各担当者の処理結果を示す情報を含む決裁フローデータと、
前記案件を処理する担当者が有する利用者端末より、電子データである前記案件の文書データを決裁フローに供して取り扱う電子運用の状態から、前記案件の内容を用紙に印刷して前記案件を処理する紙運用の状態への切り替え依頼、ないし、前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を受信し、前記案件データベースにおいて該当案件に関する運用状態の情報を前記切り替え依頼に応じて更新する運用情報受信部と、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記案件の内容を用紙に印刷する印刷装置に、前記案件データベースから取得した前記案件の文書データを送信する文書データ送信部と、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記決裁フローデータベースから取得した前記案件に関する決裁フローデータを、前記用紙に装着された記憶媒体に書き込む決裁フローデータ書き込み部と、
前記利用者端末から前記案件に対する処理結果を受信する処理結果受信部と、
前記処理結果を、前記決裁フローデータベースにおける前記案件に関して書き込む決裁フローデータベース更新部とを有する情報処理装置に、通信可能に接続される、前記各担当者が有する利用者端末であって、
前記案件に関してユーザインターフェイスで受け付けた、前記電子運用から前記紙運用の状態への切り替え依頼、もしくは前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を、前記情報処理装置へ送信する処理部と、
前記担当者による前記案件に関する処理結果の入力を受け付ける処理結果受付部と、
前記案件が紙運用されている場合、前記処理結果により前記用紙の記憶媒体における前記決裁フローデータの更新を行う記憶媒体更新部と、
前記案件に関する処理結果を前記情報処理装置へ送信する処理結果送信部と、
を備える利用者端末。
【請求項４】
決裁すべき案件の内容が記された文書データを記憶する案件データベース、および前記案件を処理する各担当者の順序を示す情報及び各担当者の処理結果を示す情報を含む決裁フローデータを記憶する決裁フローデータベースを有する情報処理装置と、前記各担当者がそれぞれ有する利用者端末とが通信可能に接続されて構成される情報処理システムの制御方法であって、
前記情報処理装置は、
前記案件を処理する担当者が有する利用者端末より、電子データである前記案件の文書データを決裁フローに供して取り扱う電子運用の状態から、前記案件の内容を用紙に印刷して前記案件を処理する紙運用の状態への切り替え依頼、ないし、前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を受信し、前記案件データベースにおいて該当案件に関する運用状態の情報を前記切り替え依頼に応じて更新し、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記案件の内容を用紙に印刷する印刷装置に、前記案件データベースから取得した前記案件の文書データを送信し、
電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記決裁フローデータベースから取得した前記案件に関する決裁フローデータを、前記用紙に装着された記憶媒体に書き込み、
前記利用者端末から前記案件に対する処理結果を受信し、
前記処理結果を、前記決裁フローデータベースにおける前記案件に関して書き込み、
前記利用者端末は、
前記案件に関してユーザインターフェイスで受け付けた、前記電子運用から前記紙運用の状態への切り替え依頼、もしくは前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を、前記情報処理装置へ送信し、
前記担当者による前記案件に関する処理結果の入力を受け付け、
前記案件が紙運用されている場合、前記処理結果により前記用紙の記憶媒体における前記決裁フローデータの更新を行い、
前記案件に関する処理結果を前記情報処理装置へ送信する、
ことを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項５】
請求項４に記載の情報処理システムの制御方法において、
前記情報処理装置は、各担当者の識別情報と各担当者の本人確認を行うための認証情報とを対応付けて記憶するユーザデータベースを有し、
前記情報処理装置が、前記利用者端末から、前記案件を処理する担当者の識別情報と認証情報とを受信し、
前記情報処理装置が、前記ユーザデータベースに前記担当者の識別情報と対応付けて記憶されている認証情報と、前記受信した認証情報とを比較し、
前記情報処理装置は、前記各認証情報が一致した場合にのみ、前記利用者端末から送信された前記案件に対する処理結果の前記決裁フローデータベースへの書き込みを行う
ことを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、案件の起票から決裁までの処理を電子文書と紙文書の双方を用いて行う情報処理装置、利用者端末及び情報処理装置の制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
起票された案件の情報を電子文書として持ち、決裁フローの処理をコンピュータ上で実現する電子決裁処理システムが開発されている。決裁フローとは、起票された案件に対し、複数人で決裁が行われる場合の一連の業務処理の流れを指す。また決裁とは、審査、承認、合議、決裁等案件に関わる一連の審議行為の全てを含み、決裁者とは審議行為を行う全ての人を含むものとする。  
一方、決裁フローの処理全てを電子決裁処理システムで行うとコンピュータに不慣れな担当者にとっては非効率になる場合がある為、紙文書と電子文書を混在させる場合もある。  
例えば、文書の種別によって事前に紙文書で運用するか電子文書で運用するかを決めておき、紙文書で運用すると決めた文書は決裁フローの全ての処理を紙文書で運用し、電子文書で運用すると決めた文書は電子決裁システムで運用するようにする場合がある。  
また決裁フローの途中で、電子文書の運用(以下、電子運用とも表す)と紙文書の運用(以下、紙運用とも表す)とを切り替える場合もある（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−２６５１４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、紙運用から電子運用に戻す場合には、担当者がスキャナ等で紙文書を読み込む時点で、紙文書へ施された決裁処理内容が電子決裁処理システムへ反映される。しかしながら、担当者が決裁処理を実施した時点で電子決裁処理システムへ反映することが出来れば、各担当者はいつでも電子決裁処理システムから電子運用中の場合と同様に、決裁の進捗状況を確認したり、案件の検索をすることが出来、決裁処理を迅速に的確に行うことが出来る。
【０００４】
また、電子運用から紙運用に切り替えられた後には、決裁処理を実施した担当者から次の担当者へ紙文書を回覧するという運用になるが、ここで、電子運用の場合と同様に、紙運用の場合でも、決裁処理を実施する担当者の本人認証ができれば、別の担当者が本人になりすまして決裁処理をする等の不正を防ぐことができ、電子運用と同様のセキュリティを確保することが出来る。
【０００５】
このために、決裁フローの途中で電子文書の運用と紙文書の運用とを切り替える場合において、案件を一意に特定するＩＤや、決裁フローに関する各種情報、決裁フローにおける案件の進捗状況を示す情報(現在どの決裁者に文書が渡って決裁処理中であるかを示す情報や、現在までの決裁者の処理内容の結果を示す情報。以下、指定が無い場合は、進捗と表す)を紙文書と電子決裁処理システムで管理し同期をとることを可能とする技術が求められている。
【０００６】
本発明の課題は、紙運用においても、電子運用と同等のユーザ認証と、進捗の管理を実現することができる情報処理システム、利用者端末及び情報処理システムの制御方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するための本発明の情報処理システムは、決裁すべき案件の内容が記された文書データを記憶する案件データベース、および前記案件を処理する各担当者の順序を示す情報及び各担当者の処理結果を示す情報を含む決裁フローデータを記憶する決裁フローデータベースを有する情報処理装置と、前記各担当者がそれぞれ有する利用者端末とが通信可能に接続されて構成される情報処理システムであって、前記情報処理装置は、前記案件を処理する担当者が有する利用者端末より、電子データである前記案件の文書データを決裁フローに供して取り扱う電子運用の状態から、前記案件の内容を用紙に印刷して前記案件を処理する紙運用の状態への切り替え依頼、ないし、前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を受信し、前記案件データベースにおいて該当案件に関する運用状態の情報を前記切り替え依頼に応じて更新する運用情報受信部と、電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記案件の内容を用紙に印刷する印刷装置に、前記案件データベースから取得した前記案件の文書データを送信する文書データ送信部と、電子運用から紙運用への切り替え依頼を受けた場合、前記決裁フローデータベースから取得した前記案件に関する決裁フローデータを、前記用紙に装着された記憶媒体に書き込む決裁フローデータ書き込み部と、前記利用者端末から前記案件に対する処理結果を受信する処理結果受信部と、前記処理結果を、前記決裁フローデータベースにおける前記案件に関して書き込む決裁フローデータベース更新部と備え、前記利用者端末は、前記案件に関してユーザインターフェイスで受け付けた、前記電子運用から前記紙運用の状態への切り替え依頼、もしくは前記紙運用から前記電子運用の状態への切り替え依頼を、前記情報処理装置へ送信する処理部と、前記担当者による前記案件に関する処理結果の入力を受け付ける処理結果受付部と、前記案件が紙運用されている場合、前記処理結果により前記用紙の記憶媒体における前記決裁フローデータの更新を行う記憶媒体更新部と、前記案件に関する処理結果を前記情報処理装置へ送信する処理結果送信部とを備えることを特徴とする。
【０００８】
このような態様によって、紙文書により決裁される案件の進捗状況を情報処理システムで管理し、同期をとることが可能となる。これにより、担当者が決裁処理を実施した時点で決裁の結果を情報処理システムへ反映することが出来る。そして各担当者はいつでも情報処理システムから電子運用中の場合と同様に、決裁の進捗状況を確認したり、案件の検索をすることが出来、決裁処理を迅速に的確に行うことが出来る。
【０００９】
また上記情報処理システムにおいて、前記情報処理装置は、各担当者の識別情報と各担当者の本人確認を行うための認証情報とを対応付けて記憶するユーザデータベースと、前記利用者端末から前記案件を処理する担当者の識別情報と認証情報とを受信する認証情報受信部と、前記ユーザデータベースに前記担当者の識別情報と対応付けて記憶されている認証情報と前記受信した認証情報とを比較する認証情報比較部と、を備え、前記決裁フローデータベース更新部は、前記各認証情報が一致した場合にのみ、前記処理結果を前記決裁フローデータベースに書き込むようにすることもできる。
【００１０】
このような態様によって、紙文書の場合においても、電子運用の場合と同様に、決裁処理を実施する担当者の本人認証を行うことができる。これにより、別の担当者が本人になりすまして決裁処理をする等の不正を防ぐことができ、電子運用と同様のセキュリティを確保することが出来る。
【００１１】
その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明を実施するための最良の形態の欄、及び図面により明らかにされる。
【発明の効果】
【００１２】
紙文書により決裁される案件の進捗状況を情報処理システムで管理し、同期をとることが可能となる。また、紙運用時でも電子運用時と同等のユーザ認証を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照しながら最良の実施形態について説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置等は、単なる説明例に過ぎず、本発明はこれらの記載に限定されるものではない。
【００１４】
＝＝＝全体構成例＝＝＝
本実施形態に関る情報処理システム９００（以下、電子決裁処理システム９００とも記す）を示す構成図を図１に示す。本実施の形態における電子決裁処理システム９００は、ネットワーク４を介して電子決裁処理装置１とクライアント２とが通信可能に接続されて構成される。なお電子決裁処理装置１は、特許請求の範囲に記載の情報処理装置に相当する。またクライアント２は、特許請求の範囲に記載の利用者端末に相当する。
【００１５】
電子決裁処理装置１は、行政機関や民間企業などにおいて業務アプリケーションで起案された案件に関する情報や決裁状態を管理するコンピュータであり、サーバ・クライアント型やＷｅｂ型等、システムの形態は問わない。詳細は後述するが、電子決裁処理装置１は、決裁処理を紙文書による運用と電子文書による運用とを切り替える機能と、電子文書の情報を紙文書と記憶媒体に出力する機能とを持つ。
【００１６】
クライアント２は、ネットワーク４を介して電子決裁処理装置１と接続し、ＰＣ（Personal Computer）等で実現されるコンピュータである。また詳細は後述するが、クライアント２は、紙文書に添付された記憶媒体に記憶される決裁フローの進捗状況と、電子文書の決裁フローの進捗状況との同期をとる機能を備える。またクライアント２は、決裁処理を行う担当者（以下、ユーザとも記す）に関する情報と決裁処理を行う案件のＩＤを取得し、電子決裁処理装置１と接続しユーザが処理可能であるか否か（処理権限を有するか否か）の認証を行う。またクライアント２は、決裁処理を取得し、紙文書に添付される記憶媒体と電子決裁処理装置１が備える後述の決裁フローデータベースの決裁処理の進捗情報を更新する。
【００１７】
ネットワーク４は、電子決裁処理装置１とクライアント２をつなぐネットワークであり、無線ＬＡＮや有線ＬＡＮ、インターネット等によって実現される。  
記憶媒体３は更新可能な不揮発性の記憶媒体であり、フラッシュメモリやＩＣチップ等で実現される。記録媒体３は、ＲＦＩＤ（RadioFrequency Identification）におけるタグとすることもできる。  
紙文書５は決裁処理の際に担当者間を回覧される用紙である。紙文書５には各担当者が決裁すべき案件の内容を示す文書が印刷される。
【００１８】
＝＝＝電子決裁処理装置＝＝＝
図１に示すように、電子決裁処理装置１は、処理部１１と出力部１２と記憶部１３と入力部１４と通信部１５を含んで構成される。
【００１９】
処理部１１は、出力部１２と記憶部１３と入力部１４と通信部１５に接続され、電子決裁処理装置１全体を制御する。処理部１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）とメモリとを含んで構成され、ＣＰＵが指定された番地のメモリに格納されたプログラムを実行することによって実現される。  
出力部１２は、処理部１１から出力命令が出された情報を出力する。出力部１２はプリンタやディスプレイやライタ等の出力機器全般によって実現される。ライタは記憶媒体３へ情報を書き込む機能を有する。  
記憶部１３は、ハードディスクやＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶装置によって実現され、処理部１１によって読み書きされる情報を記憶する。  
入力部１４はテキストデータを入力するキーボードや画像データを読み込むスキャナ、記憶媒体３から情報を読み込むリーダ等で実現され、入力されたデータは処理部１１へ渡される。  
通信部１５はネットワーク４に接続され、ネットワーク４を介してクライアント２や他のコンピュータとの通信を行う。通信部１５はネットワーク接続機器や、他業務アプリケーションとの通信ＡＰＩ（Application Program Interface）やサーブレットで実現される。
【００２０】
なお、出力部１２や記憶部１３、入力部１４は、電子決裁処理装置１の一部として構成されていても良いし、電子決裁処理装置１とは別体として構成されていてもよい。
【００２１】
また、特許請求の範囲に記載の案件データベース、決裁フローデータベース、ユーザデータベース、運用情報受信部、文書データ送信部、決裁フローデータ書き込み部、処理結果受信部、決裁フローデータベース更新部、認証情報受信部、認証情報比較部は、電子決裁処理装置１が有するＣＰＵによりプログラムが実行され、処理部１１や出力部１２、記憶部１３、入力部１４、通信部１５を構成する各ハードウェア機器と協働することにより実現される。
【００２２】
＝＝＝クライアント＝＝＝
クライアント２は、処理部２１と出力部２２と入力部２３と通信部２４を含んで構成される。
【００２３】
処理部２１は、出力部２２と入力部２３と通信部２４に接続され、クライアント２全体を制御する。処理部２１はＣＰＵとメモリとを含んで構成され、ＣＰＵが指定された番地のメモリに格納されたプログラムを実行することによって実現される。  
出力部２２は処理部２１から出力命令が出された情報を出力し、ディスプレイや、記憶媒体３等のライタ等によって実現される。  
入力部２３はテキストデータを入力するキーボードや、スイッチ等の入力装置、記憶媒体３等から情報を読み込むリーダ等で実現され、入力されたデータは処理部２１へ渡される。  
通信部２４はネットワーク４に接続され、ネットワーク４を介して電子決裁処理装置１や他のコンピュータとの通信を行う。通信部２４はネットワーク接続機器や、電子決裁処理装置１との通信ＡＰＩやサーブレットで実現される。
【００２４】
なお、出力部２２や入力部２３は、クライアント２の一部として構成されていても良いし、クライアント２とは別体として構成されていてもよい。
【００２５】
また、特許請求の範囲に記載の処理結果受付部、記憶媒体更新部、処理結果送信部は、クライアント２が有するＣＰＵによりプログラムが実行され、処理部２１や出力部２２、入力部２３、通信部２４を構成する各ハードウェア機器と協働することにより実現される。
【００２６】
＜電子決裁処理装置の記憶部＞
次に、電子決裁処理装置１の記憶部１３が保持するデータの概要図を図２に示す。  
記憶部１３は、電子決裁処理に関る情報として、ユーザデータベース１３２、案件データベース１３３、決裁フローデータベース１３４、管理データベース１３５を、ＤＢＭＳ(DataBase Management System)１３１によって管理している。以下、データベースをＤＢとも記す。
【００２７】
ユーザＤＢ１３２は、電子決裁処理装置１のユーザ情報９を管理するデータベースであり、各担当者の識別情報と各担当者の本人確認を行うための認証情報とを対応付けて記憶する。ユーザ情報９には、各担当者の識別情報であるユーザＩＤや、各担当者の本人確認を行うための認証情報であるログイン時の認証情報、ユーザの役職、ユーザの所属等が含まれる。またユーザの権限情報等を含んでもよい。ログイン方式は、パスワード方式や生体認証方式等が挙げられ、認証情報はログイン方式によって格納される情報が変化する。  
案件ＤＢ１３３は、案件のＩＤや案件の情報を管理するデータベースであり、各担当者が決裁すべき案件の内容が記された案件情報６（特許請求の範囲に記載の文書データに相当する）を記憶する。  
決裁フローＤＢ１３４は、案件に対応付けられている決裁フローの情報や決裁フローの進捗情報を管理するデータベースであり、案件を処理する各担当者の順序を示す情報や、各担当者の処理結果を示す情報を含む決裁フローデータ７を記憶する。  
管理ＤＢ１３５は、電子決裁処理装置１の設定情報全般を管理するデータベースである。設定情報には、連携する業務アプリケーションの情報等が挙げられる。
【００２８】
＜電子決裁処理装置の処理部の機能説明＞
次に、電子決裁処理装置１の処理部１１の機能構成を図３に示す。処理部１１においてプログラムが実行されることにより、ユーザ管理機能１１１、決裁フロー管理機能１１２、ドキュメント管理機能１１３、メンテナンス機能１１４が実現される。
【００２９】
ユーザ管理機能１１１は、ユーザＤＢ１３２に記憶されるユーザ情報９のメンテナンスやログイン認証等、ユーザ情報９に関する処理を行う機能である。  
ドキュメント管理機能１１３は、案件ＤＢ１３３に記憶される案件情報６の検索や添付ファイル設定、案件情報６のメンテナンス等の、案件情報６に関する処理を行う機能である。  
決裁フロー管理機能１１２は、決裁フローＤＢ１３４に記憶される決裁フローデータに関する処理を行う機能である。  
メンテナンス機能１１４は、電子決裁処理装置１のシステム設定等のメンテナンスを行う機能である。
【００３０】
＜クライアントの処理部の機能説明＞
次に、クライアント２の処理部２１の機能構成を図４に示す。  
ユーザ認証機能２１１は、紙文書に対して決裁処理を行うユーザの情報と、紙文書の案件情報を元に、電子決裁処理装置１と接続して認証を行う機能である。  
決裁処理機能２１２は、ユーザが紙文書５に対して実施する決裁処理を、記憶媒体３と決裁フローＤＢ１３４に反映する処理を行う機能である。
【００３１】
＜電子決裁処理装置の出力部の機能説明＞
次に、電子決裁処理装置１の出力部１２の機能構成を図５に示す。出力部１２は処理部１１から取得した出力命令に従って外部に情報を出力する。  
画面１２１は、画面上に情報を表示し、ＰＣのディスプレイ等が挙げられる。プリンタ１２２は、紙へ情報を印刷する。ライタ１２３は記憶媒体３へ情報を書き込む。その他外部出力機能は、画面１２１、プリンタ１２２、ライタ１２３以外の出力機能全般を指し、ＲＯＭライタや音声出力機等があげられる。
【００３２】
＜クライアントの出力部の機能説明＞
次に、クライアント２の出力部２２の機能構成を図６に示す。出力部２２は処理部２１から取得した出力命令に従って外部に情報を出力する。  
画面２２１は、画面上に情報を表示し、ＰＣのディスプレイ等が挙げられる。ライタ２２２は記憶媒体３へ情報を書き込む。その他外部出力機能は、画面２２１、ライタ２２２以外の出力機能全般を指し、ＲＯＭライタや音声出力機等があげられる。
【００３３】
＜データ構成と概要＞
次に、本実施形態に係る電子決裁処理装置１の記憶部１３が保持するデータの詳細を、図７乃至図９を参照しながら説明する。但し、図示のデータ項目は一例であり、特定的な記述が無い限り、並び順や、形式や、図示されていない付加情報等は限定しない。
【００３４】
案件情報６は、案件ＩＤ６１と、運用状態６２と、案件情報６３を保持する。案件ＩＤ６１は案件を一意に識別するユニークキーである。運用状態６２は、当該の案件が紙運用なのか電子運用なのかを表し、運用を切り替えた時点で更新される。案件情報６３は案件ＩＤ６１に関連付けられる、案件に関連するその他の情報全般が格納される。例としては案件を帳票に印刷する時の出力イメージや、案件に添付されるファイルや、案件名等が挙げられる。
【００３５】
決裁フローデータ７は、案件ＩＤ７１、決裁順序７２、決裁処理７３、ユーザ情報７４、完了状態７５と、処理結果７６を含んで構成され、決裁フローにおいて何番目に何の処理が行われるかを表す。案件ＩＤ７１は、案件情報６の案件ＩＤ６１と対応付けられている。決裁順序７２は紙運用時の回覧順に対応し、何番目に何の決裁処理が行われるかを表している。決裁処理７３は、決裁フロー中の決裁順序７２での処理を表し、起案、承認、合議、決裁、審査等の決裁処理が格納される。ユーザ情報７４は、決裁処理７３を行うユーザに関する情報を表し、ユーザＩＤ等、ユーザを一意に識別できるユニークキー等が格納される。完了状態７５は、当該決裁処理が決裁者によって処理済かどうかを表す。処理結果７６は、当該の決裁処理７３が処理済みの場合に処理結果が格納され、承認、非承認等のデータが格納される。
【００３６】
図８に示す例の場合、ユーザＡによって案件ＩＤがAA-0001の案件が起案され、２番目にユーザＢによって承認され、３番目にユーザＣによって供覧処理が実施された。また、今後の処理としては、４番目にユーザＤによって決裁処理が、５番目にユーザＥによって審査処理が実施される必要があるが、例では未完了である。
【００３７】
ユーザ情報９は、各担当者の識別情報と各担当者の本人確認を行うための認証情報とを含む。ユーザＩＤは、決裁処理を行うユーザに関する情報を表し、ユーザＩＤ等ユーザを一意に識別できるユニークキー等が格納され、決裁フローデータ７のユーザ情報７４と対応付けられる。認証情報は、本人確認を行うための情報であり、パスワードや生態認証情報等である。
【００３８】
＜処理の説明＞
次に、紙運用と電子運用が混在している決裁フローについて、図１０を用いながら説明する。
【００３９】
図１０は左列から、紙運用時の回覧物(紙及び記憶媒体)、決裁処理の流れの１例、決裁フローＤＢ１３４を表す。また、簡略化の為、図１０では周辺装置は省略している。図１０中の黒丸は、決裁フローＤＢ１３４や、紙文書、記憶媒体上の決裁フローの進捗状況を表す。例えば決裁フローにおいて進捗状態が１つ進んだ(例えば、起案状態から承認状態へ進んだ)場合、黒丸が一つ増える。
【００４０】
図１０中では、決裁フローは起案、承認、合議、決裁、審査の順に進む。起案Ｓ６０１、承認Ｓ６０２は電子決裁処理装置１上で行われた。ここで、合議Ｓ６０４へ進む前に、紙運用に切り替える為、電子決裁処理装置１の保持する案件の情報を、紙文書５と記憶媒体３へ出力する（Ｓ６０３）。その後、合議Ｓ６０４、決裁Ｓ６０５は紙運用で実施する。このとき、各担当者による紙文書への押印処理と並行して、記憶媒体３の進捗情報を更新する。更に、決裁フローＤＢ１３４の進捗情報も更新する。次に、審査Ｓ６０７の処理へ進む前に、再度電子運用へ切り替える(Ｓ６０６)が、電子運用への切り替え後に実施された決裁処理に関しては、紙文書と記憶媒体へは反映せず、決裁フローＤＢ１３４のみ更新する。
【００４１】
＜電子運用から紙運用への切り替え＞
ここで、電子運用の案件を紙運用へ切り替える場合（Ｓ６０３）の処理フローを、図１１乃至図１４を参照しながら説明する。  
まず図１１において、案件を処理する担当者が有するクライアント２は、電子決裁処理装置１に対して、紙運用へ切り替えたい案件の情報と、切り替え依頼を送信する(Ｓ７０１)。電子決裁処理装置１は、依頼された案件が紙運用へ切り替えることが可能かどうか判断する(Ｓ７０２)。紙運用へ切り替えられる場合、当該案件の運用状態６２を紙運用に更新する(Ｓ７０３)。また、案件のイメージデータ等の出力する為の情報を取得(Ｓ７０４)し、さらに記憶媒体３へ記録するための決裁フローデータ７を取得する（Ｓ７０５）。そして出力部１２に対して出力命令を発行する(Ｓ７０６)。
【００４２】
＜ユーザインタフェース＞
次に、電子決裁処理装置１にて、案件の運用を紙運用へ切り替える場合のユーザインタフェースの一例を図１２に示す。  
画面８は電子決裁処理装置１と接続しているクライアント２に表示される画面である。画面８には、案件の検索条件の入力欄８１と、検索結果の表示域８２を備えている。また、機能ボタンとして、検索ボタン８３、詳細表示ボタン８４、案件の運用状態切り替えボタン８５を備えている。案件の検索条件８１は、図示されているものは１例であり、限定はしない。ユーザは案件の検索条件を入力し、検索ボタン８３をクリックすると、検索条件でヒットした案件の一覧８２が画面に表示される。検索結果の一覧には、案件ごとにチェックボックスが備えられ、処理を行う案件はチェックボックスにチェックを入れることで、処理対象とすることができる。紙運用に切り替える場合は、一覧中で切り替えたい案件のチェックボックスを選択し、運用切り替えボタン８５の紙運用切り替えボタンをクリックする。そうすると、図１０で示される運用切り替え処理が実行され、切り替え可能であった場合は運用が紙運用に切り替わる。
【００４３】
＜出力情報の説明＞
次に、Ｓ７０７の出力処理について、図１３を例として用いて詳細に説明する。  
紙運用へ切り替え後、電子決裁処理装置１は、図１０のＳ７０４及びＳ７０５にて、案件ＤＢ１３３と決裁フローＤＢ１３４から案件情報６と決裁フローデータ７を取得する。そして出力部１２に出力命令を出す。これにより、プリンタ等の印刷装置に案件情報６が送信され、プリンタ２２３を介して、案件情報６が出力される。ここで、紙文書５へ全ての案件情報６を出力するのではなく、通常の紙文書の回覧による決裁フローで必要な情報のみ印刷することもできる。また出力部１２は、貼付や添付等の方法により紙文書５に装着されている記憶媒体３へ、ライタ２２２を介して決裁フローデータ７を書き込む。
【００４４】
＜決裁フローデータ＞
次に、図１４を例として用いて、決裁フローＤＢ１３４の決裁フローデータ７と、紙文書５の決裁フローデータとの対応を説明する。図１４において、決裁フローデータ７は、案件ＩＤが”AAA-0001”の案件の決裁フローの例である。紙文書５は、印刷された紙文書の例である。案件ＩＤが”AAA-0001”の案件の決裁フローでの決裁順序と処理は、決裁フローデータ７から起案、承認、承認、決裁、審査の順序であることが分かる。紙文書５は決裁欄５１１を持ち、起案、承認、承認、決裁、審査の決裁順序と、押印欄が印刷される。また、決裁フローデータ７から、３番目の決裁処理まで完了しており、承認されていることが分かるため、紙文書５の決裁欄５１１には、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣの印を印刷する。４番目と５番目の処理は未完了状態であることから、決裁欄５１１の押印欄には何も印刷しない。また、紙文書には案件ＩＤ５１２を印刷する。
【００４５】
＜紙運用時の決裁処理について＞
次に、紙運用時（Ｓ６０４、Ｓ６０５）の処理フローを、図１５乃至図１７を参照しながら説明する。  
担当者は、回覧されて来た紙文書５の帳票の内容を確認し、決裁処理を実施する場合、まずクライアント２に対して、ユーザ情報と案件情報を入力する(Ｓ１２０１)。クライアント２は入力されたユーザ情報と案件情報を電子決裁処理装置１へ送信する。そして電子決裁処理装置１にてユーザが案件に対して決裁処理を行えるかどうか判断された場合(Ｓ１２０２)、ユーザは実施する決裁処理の情報をクライアントに入力する(Ｓ１２０３)。クライアント２は、記憶媒体３に記憶されている決裁フローデータの更新を行う(Ｓ１２０４)。またクライアント２は、電子決裁処理装置１に決裁フローデータを送信する。そして電子決裁処理装置１は、決裁フローＤＢ１３４に記憶されている決裁フローデータの更新を行う(Ｓ１２０５)。また、ユーザは紙文書に対して同様の決裁処理を行う(Ｓ１２０６)。
【００４６】
＜認証処理について＞
次に、図１５のＳ１２０２の認証処理を、図１６に示すフロー図を参照しながら詳細に説明する。
【００４７】
まず、ユーザが電子決裁処理装置１を使用可能なユーザであるか確認する(ログイン認証)為に、クライアント２は、入力されたユーザ情報を電子決裁処理装置１へ送信する（Ｓ１３０１）。電子決裁処理装置１は、受信したユーザ情報とユーザＤＢ１３２に格納されているユーザ情報とを照合する(Ｓ１３０２、Ｓ１３０３)。この処理は、通常のシステムへのログイン処理と同様であり、ログイン認証方式は、キーボードからのパスワード方式であっても、指紋認証や静脈認証等の生体認証等でも構わない。
【００４８】
ユーザが電子決裁処理装置１へのログイン認証に成功した場合には、電子決裁処理装置１は、次に当該の案件が紙運用であるかどうか判断する（Ｓ１３０５、Ｓ１３０６）。クライアント２は、紙文書５に添付される記憶媒体３から取得(Ｓ１３０４)した案件ＩＤを電子決裁処理装置１へ送信し、電子決裁処理装置１は案件ＤＢ１３３から案件の運用状態(Ｓ１３０５)を取得し、紙運用であるかどうか判断する(Ｓ１３０６)。ここで、案件ＩＤの入力方法についても、ユーザ情報と同様に形態は問わず、記憶媒体からリーダを使用して案件ＩＤを読み取ったり、ユーザによるキーボード入力であっても構わない。
【００４９】
当該案件が紙運用であると判断された場合、電子決裁処理装置１は、次に、ユーザが案件に対して決裁処理を行う権限があるか否かを判断する（Ｓ１３０７、Ｓ１３０８）。電子決裁処理装置１は当該案件の決裁フローデータ７を取得し(Ｓ１３０７)、ユーザ情報と決裁フローデータ７から、ユーザに処理権限があるか否かを判断する(Ｓ１３０８)。ここで、判断条件としては、案件の次の決裁処理の担当ユーザが当該ユーザであるかどうか、また、代理決裁が可能なユーザであるかどうか、等が挙げられる。ここで、図１６では、ユーザが決裁処理可能であるかどうか判断する機能は、電子決裁処理装置１へ搭載されているが、クライアント２へ搭載されていれていても構わない。
【００５０】
＜決裁処理データ更新について＞
ユーザ認証によって処理が許可された場合、決裁処理を行う。図１７を用いて、決裁フローデータ更新の処理を説明する。ユーザ情報と案件情報から、ユーザが実施可能な決裁処理が決定される(Ｓ１４０１、Ｓ１４０２)。ここで、前述の実施可能な決裁処理は、１種類とは限らない。例えば、図１３の決裁フローにおいて、ユーザＤの担当の処理は４番目の処理の決裁であるが、ユーザＤがユーザＥの代理決裁権限を持っている場合、さらに審査処理が可能になる。また、決裁処理は１種類でも、処理内容は複数存在する(承認、非承認等)為、ユーザは実施する決裁処理と決裁内容をクライアント２に入力する必要がある。
【００５１】
電子決裁処理装置１から、ユーザが実施可能な決裁処理をクライアント２が取得後、クライアント２は、ユーザが実施可能な決裁処理と処理内容を、ユーザが選択可能な形式で出力部２２に出力し、ユーザに選択させる。例えば、ユーザＤが決裁と審査の処理が実施可能である場合、クライアント２の画面２２１には、「決裁」と「審査」の両方の処理が表示され、さらに処理内容の選択肢が「承認」と「非承認」である場合、「決裁」「審査」それぞれの処理について「承認」「非承認」の選択肢が設けられ、ユーザによって選択される(Ｓ１４０３、Ｓ１４０４、Ｓ１４０５)。
【００５２】
決裁処理と処理内容が選択された場合、クライアント２は電子決裁処理装置１の決裁フローＤＢ１３４と、紙文書５に添付される記憶媒体３の決裁フロー情報の更新を行う(Ｓ１４０６、Ｓ１４０７)。また、紙文書５に対して決裁処理を実施する。例えば、ユーザＤが決裁処理を承認する場合、決裁フローＤＢ１３４の当該案件の４番目の決裁処理の完了状態が完了に更新され、更に結果が承認の状態に更新される。記憶媒体３も同様に更新される。また、紙文書５の押印欄に、承認印がユーザＤによって押印される。
【００５３】
＜紙運用から電子運用への切り替え＞
次に、紙運用の案件を電子運用へ切り替える場合の処理フローを図１８に示す。クライアント２は、電子決裁処理装置１に対して、電子運用へ切り替えたい案件の情報と、切り替え依頼を送信する(Ｓ９０１)。電子決裁処理装置１は、依頼された案件が電子運用へ切り替えることが可能かどうか判断する(Ｓ９０２)。電子運用へ切り替えられる場合、電子決裁処理装置１は当該案件の運用情報を電子運用に更新する(Ｓ９０３)。
【００５４】
紙運用から電子運用へ切り替える場合も、電子運用から紙運用へ切り替える場合と同様に、図１２の画面８で例えられるユーザインタフェースから処理依頼を送信することが出来る。ユーザは、処理を切り替えたい案件のチェックボックスにチェックを入れ、運用切り替えボタン８５の電子運用切替ボタンをクリックすると、図１８のＳ９０１で示される処理が実行され、切り替え可能であった場合は運用が電子運用に切り替わる。
【００５５】
以上、本実施の形態について説明したが、本実施の形態においては、紙文書５にはライタによって更新可能な記憶媒体３が添付される。そして、電子決裁処理装置１は、案件の情報を電子文書として管理するドキュメント管理機能１１３と、ユーザ情報を管理するユーザ管理機能１１１と、案件の進捗状況を管理する決裁フロー管理機能１１２を備える。ドキュメント管理機能１１３は、電子文書を出力する出力装置と接続する。出力装置は電子文書を紙文書５に印刷するプリンタ機能と、紙文書５に添付された記憶媒体３へ案件の情報と進捗情報を書き込むライタの機能を備える。
【００５６】
一方、クライアント２は、記憶媒体３と電子決裁処理装置１と接続し、決裁処理機能２１２とユーザ認証を行うユーザ認証機能２１１とを備える。決裁処理機能２１２は、決裁処理を選択する機能と、進捗状況を更新するＤＢ更新機能を備える。
【００５７】
案件情報ＤＢ１３３は、案件情報６を保持する。案件情報６は、案件ＩＤ６１と運用状態６２と文書情報６２とを含む。運用状態６２は、当該案件が現在電子運用と紙運用の何れかで運用されているかの情報を保持する。
【００５８】
決裁フローＤＢ１３４は、決裁フローデータ７を保持する。決裁フローデータ７は、案件ＩＤ７１と、決裁フロー情報と、進捗情報とを保持する。決裁フロー情報は、案件の起案から最終決裁完了までの決裁順序７２と、決裁処理内容７３と、処理担当のユーザ情報７４と、完了状態７５とを保持する。進捗情報は決裁処理が承認か非承認かの状態を保持する。
【００５９】
紙運用時は、紙文書５と記憶媒体３には決裁フローデータ７が出力される。紙文書５へ施された決裁処理と、記憶媒体３が保持する進捗情報と、電子決裁処理装置１が保持する進捗情報とは、同期がとられる。
【００６０】
紙運用時にユーザが決裁処理を実施する場合、ユーザはクライアント２を介して記憶媒体３の更新と決裁フローＤＢ１３４の更新を行うが、ユーザ認証に成功した場合のみ可能となる。ユーザ認証は２段階に分けて行われる。まず、電子決裁処理装置１が、ユーザ管理機能１１１により、入力されたユーザ情報から電子決裁処理装置１へログインが可能か判断する。ログイン可能と判断された場合、次に、電子決裁処理装置１は、決裁フローＤＢ１３４に記憶されている決裁フローデータ７と、記憶媒体３から読み込んだ案件ＩＤ及びユーザ情報から、ユーザが案件に対して決裁処理が可能な状態か否かを判断する。
【００６１】
処理可能と判断された場合には、記憶媒体３の更新と決裁フローＤＢ１３４の更新を行う。ユーザ認証時に、ユーザが処理可能な決裁処理は１つ又は２つ以上に決定される。１つの場合は、クライアント２の決裁処理機能２１２によって、処理内容(承認もしくは非承認)を選択する。２つ以上の場合は、まず、クライアント２の決裁処理機能２１２によって、どの決裁処理を実施するか選択し、次に処理内容を選択する。クライアント２は、選択された更新内容を、ライタ２２２によって記憶媒体３へ更新する。また、クライアント２は、電子決裁処理装置１へ接続し、決裁フローＤＢ１３４を更新する。
【００６２】
以上により、紙運用時でも、決裁処理内容が電子決裁処理装置１へ反映される為、同一決裁フロー内に紙文書と電子文書が混在しても正常に決裁フローを継続することが出来る。また、決裁処理時に、紙文書に添付される記憶媒体３へ情報を書き込むライタを搭載したクライアント２によって記憶媒体３を更新し、さらにクライアント２に電子決裁処理装置１と接続しユーザ認証を行う機能を搭載することで、紙運用時でも電子運用時と同等のセキュリティを持ったユーザ認証を実現することができる。
【００６３】
以上発明を実施するための最良の形態について説明したが、上記実施の形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本実施の形態に係る、電子決裁処理システムと紙文書、記憶媒体の構成図である。
【図２】本実施の形態に係る電子決裁処理装置の記憶部の構成を示す図である。
【図３】本実施の形態に係る電子決裁処理装置の処理部の機能の構成を示す図である。
【図４】本実施の形態に係るクライアントの処理部の機能の構成を示す図である。
【図５】本実施の形態に係る電子決裁処理装置の出力部の機能の構成を示す図である。
【図６】本実施の形態に係るクライアントの出力部の機能の構成を示す図である。
【図７】本実施の形態に係る案件情報のデータ構成を示す図である。
【図８】本実施の形態に係る決裁フローデータの構成を示す図である。
【図９】本実施の形態に係るユーザ情報のデータ構成を示す図である。
【図１０】本実施の形態に係る紙運用と電子運用が混合した場合の処理を示すフロー図である。
【図１１】本実施の形態に係る電子運用から紙運用へ運用を切り替える処理のフロー図である。
【図１２】本実施の形態に係る運用を切り替える画面インタフェースの例である。
【図１３】本実施の形態に係る電子運用から紙運用へ運用を切り替える際に、電子データから紙文書と記憶媒体へ出力される情報を示す。
【図１４】本実施の形態に係る電子運用から紙運用へ運用を切り替える際に、紙文書に印刷される情報の詳細を示す。
【図１５】本実施の形態に係る紙運用時の決裁処理のフロー図である。
【図１６】本実施の形態に係る紙運用時のユーザ認証処理のフロー図である。
【図１７】本実施の形態に係る紙運用時の記憶媒体と決裁フローＤＢの更新処理のフロー図である。
【図１８】本実施の形態に係る紙運用から電子運用へ運用を切り替える処理のフロー図である。
【符号の説明】
【００６５】
１      電子決裁処理装置
１１    電子決裁処理装置の処理部
１２    電子決裁処理装置の出力部
１３３  ユーザデータベース
１３４  案件データベース
１３５  決裁フローデータベース
１３６  管理データベース
２      クライアント
２１    クライアントの処理部
２２    クライアントの出力部
２３    クライアントの入力部
３      記憶媒体
４      ネットワーク
５      紙文書
６      案件情報
７      決裁フローデータ
８      運用切り替え機能の画面インタフェース例
９      ユーザ情報
９００  電子決裁処理システム
【図１】
0004694378.tif 000002
【図２】
0004694378.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0004694378.tif 000013
【図１３】
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【図１４】
0004694378.tif 000015
【図１５】
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【図１６】
0004694378.tif 000017
【図１７】
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【図１８】
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