(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを格納する格納手段を有するファイル管理システムに含まれるファイルアクセス制御装置において、
前記格納手段及び前記格納手段に蓄積されているファイルにそれぞれ設定されたアクセス権情報を参照することによってファイルアクセス権を確認しながらアクセス要求された格納手段又はファイルへのアクセス制御を行うアクセス制御管理手段と、
ファイル取得要求を受信する受信手段と、
前記ファイル取得要求に含まれる識別情報から、ファイル取得要求元のユーザがファイルの取得権があるかを問い合わせる問い合わせ手段と、
前記問い合わせ手段による問合せの結果、前記ユーザが前記ファイルの取得権があると判断された場合に、前記ファイルに設定された前記ユーザのアクセス権情報を、前記ファイルのアクセス権情報として前記ファイルに付加する一方、前記ユーザが前記ファイルの取得権がないと判断された場合には、前記ファイルを格納している格納手段に設定されたアクセス権情報を、前記ファイルのアクセス権情報として前記ファイルに付加するアクセス権設定処理手段と、
前記アクセス権設定処理手段によりアクセス権情報が付加されたファイルを送信する送信処理手段と、
を有することを特徴とするファイルアクセス制御装置。
【請求項２】
請求項１記載のファイルアクセス制御装置と、
パスワード設定装置と、
を有し、
前記パスワード設定装置は、
一のファイルに対して異なる属性のパスワードを入力指定させ、その指定されたパスワードを当該ファイルの種別パスワードとして設定するパスワード設定処理手段と、
前記パスワード設定処理手段が入力指定させた種別パスワードを含むパスワード設定情報を当該ファイルに付加して前記ファイルアクセス制御装置へ送信することで、パスワード設定情報及びファイルを前記格納手段に登録させる登録要求処理手段と、
を有することを特徴とするファイル管理システム。
【請求項３】
請求項１記載のファイルアクセス制御装置と、
処理指示装置と、
を有し、
前記処理指示装置は、
取得要求に応じて前記ファイルアクセス制御装置から送られてくる、異なる属性のパスワードを複数含むパスワード設定情報が付加されたファイルを受信する受信手段と、
受信されたパスワード設定情報の中から当該ファイルをアクセスする際に入力指定させるパスワードを選択させ、その選択されたパスワードを当該ファイルのパスワードとして設定するパスワード設定処理手段と、
前記パスワード設定処理手段により設定されたパスワードを付加して当該ファイルの処理を依頼する処理指示手段と、
を有することを特徴とするファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル管理システム、特にファイル及びファイルの格納手段にそれぞれアクセス権が設定されている場合におけるファイルの管理及び利用に関する。
【背景技術】
【０００２】
システムのネットワーク化が普及している昨今では、電子データファイルのセキュリティ管理を軽視することができない状況にある。従って、データベースにパスワードを設定しておき、データベースアクセスをする際にパスワードを入力させたりしてセキュリティの強化が図られている。更にＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）などのファイル形式ではファイルにパスワードを設定することができるので、ファイル毎にパスワードを設定しておく。これにより、データベースにログインできた後でもファイルアクセスをする際にパスワード入力を更に要求できるので、セキュリティの更なる強化を図ることができる。近年では、このようにコンピュータシステムにログインするのと同様に、データベースサーバ、更にはファイルをパスワード管理することで不正なアクセスをより確実に阻止することが可能であり、またアクセス制御に関してより細かな設定が可能になってきている。
【０００３】
なお、上記のように強固なセキュリティ管理を行う技術として、例えば、文書を印刷する際に文書に設定したパスワードを入力させる技術（例えば、特許文献１）や、アクセス対象のファイルのＵＲＬ情報と認証情報を指定させて認証を行う技術（例えば、特許文献２）がある。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−２０６６３６号公報
【特許文献２】特開２００２−１８３０９１号公報
【特許文献３】特開２００３−２４２０３５号公報
【特許文献４】特開２００２−１４９６０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
確かに、従来技術においては、パスワードを設定しておくことで、セキュリティの強化を図ることは可能かもしれないが、例えばバッチ処理などで複数の文書ファイルをまとめて印刷したい場合、印刷の際にパスワードが設定された文書を開こうとする度にパスワードの入力が要求されることになる。従って、実質的にはまとめて印刷を行うことができず不便であった。
【０００６】
また、アクセス権を有するユーザがファイルをいったん取得してローカルにて保持管理した場合、その取得したファイルには、原則、当該ユーザのシステム環境、例えば当該ファイルを格納したローカルディスクに設定されているデフォルトのアクセス権が設定されることになる。すなわち、データベースサーバ側においてファイル単位にパスワードを設定するなどしてセキュリティ管理を徹底していても、アクセス権を有するユーザがクライアントにダウンロードして複製を作成してしまえば、クライアント側のアクセス権の設定いかんでは、当該複製ファイルは第三者から参照されてしまう可能性がある。
【０００７】
このように、従来においては、パスワード設定などによるファイルのセキュリティ強化に相反して一括した印刷などファイルを利用する際には不便になることがあった。
【０００８】
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、ファイルのセキュリティを維持しつつファイル利用の際の便宜を図ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイルアクセス制御装置は、ファイルを格納する格納手段を有するファイル管理システムに含まれるファイルアクセス制御装置において、前記格納手段及び前記格納手段に蓄積されているファイルにそれぞれ設定されたアクセス権情報を参照することによってファイルアクセス権を確認しながらアクセス要求された格納手段又はファイルへのアクセス制御を行うアクセス制御管理手段と、ファイル取得要求を受信する受信手段と、前記ファイル取得要求に含まれる識別情報から、ファイル取得要求元のユーザがファイルの取得権があるかを問い合わせる問い合わせ手段と、前記問い合わせ手段による問合せの結果、前記ユーザが前記ファイルの取得権があると判断された場合に、前記ファイルに設定された前記ユーザのアクセス権情報を、前記ファイルのアクセス権情報として前記ファイルに付加する一方、前記ユーザが前記ファイルの取得権がないと判断された場合には、前記ファイルを格納している格納手段に設定されたアクセス権情報を、前記ファイルのアクセス権情報として前記ファイルに付加するアクセス権設定処理手段と、前記アクセス権設定処理手段によりアクセス権情報が付加されたファイルを送信する送信処理手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
本発明に係るファイル管理システムは、上記ファイルアクセス制御装置と、処理指示装置と、を有し、前記処理指示装置は、一のファイルに対して異なる属性のパスワードを入力指定させ、その指定されたパスワードを当該ファイルの種別パスワードとして設定するパスワード設定処理手段と、前記パスワード設定処理手段が入力指定させた種別パスワードを含むパスワード設定情報を当該ファイルに付加して前記ファイルアクセス制御装置へ送信することで、パスワード設定情報及びファイルを前記格納手段に登録させる登録要求処理手段とを有することを特徴とする。
【００１７】
本発明に係るファイル管理システムは、上記ファイルアクセス制御装置と、処理指示装置と、を有し、前記処理指示装置は、取得要求に応じて前記ファイルアクセス制御装置から送られてくる、異なる属性のパスワードを複数含むパスワード設定情報が付加されたファイルを受信する受信手段と、受信されたパスワード設定情報の中から当該ファイルをアクセスする際に入力指定させるパスワードを選択させ、その選択されたパスワードを当該ファイルのパスワードとして設定するパスワード設定処理手段と、前記パスワード設定処理手段により設定されたパスワードを付加して当該ファイルの処理を依頼する処理指示手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、格納手段により格納されたファイルをユーザに提供する際に、格納手段に格納されているときのアクセス権に準じた設定内容とするアクセス権設定情報をファイルに付加してユーザ使用のクライアントへ送信するようにした。これにより、クライアントに対して、アクセス権設定情報に従いパスワード入力等を要求するなどの格納手段に格納されているときと同じ状態で当該ファイルのアクセス制御を行わせることができるので、クライアントへ送られた後でも格納手段にて保持管理されているときと同様に当該ファイルのセキュリティを維持することができる。
【００２０】
また、一のファイルに対して数字、特殊キー等の異なる属性のパスワードを設定して登録しておくようにしたので、ファイルを利用する際に便宜である。すなわち、例えばファイルを利用する機器が英文字キーを持たずにテンキーを持つプリンタの場合、プリンタから入力させるパスワードとして数字パスワードを設定するなど、ファイル利用する機器の入力手段の特性に応じて適切な属性のパスワードを選択できるようにすれば、パスワード入力が極めて簡便であり、あるいは正しいパスワードを容易に入力することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２２】
図１は、本発明に係るファイル管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。図１には、スキャナ２、プリンタ１０、ユーザ管理サーバ２０、クライアントＰＣ３０及びデータベースサーバ４０が示され、それぞれはネットワーク４に接続されている。スキャナ２は、印刷対象の文書を読み取る装置である。プリンタ１０は、印刷対象の文書を印刷する装置である。本実施の形態において使用するプリンタ１０は、コンピュータを搭載し、高印刷機能を有する複合機等の画像形成装置を想定している。プリンタ１０は、取得処理部１１と印刷実行部１２とを有している。取得処理部１１は、印刷対象の文書データを取得するが、文書の実体ファイルの代わりに格納先情報（ＵＲＬ）が指定された印刷指示を受け取ったとき、その格納先情報を参照に実体ファイルを取得する。本実施の形態では、データベースサーバ４０が実体ファイルを保持管理している。印刷実行部１２は、当該文書ファイルの印刷属性に従って取得処理部１１が取得した文書データの印刷画像を形成し、印刷媒体に転写することで印刷を実行する。プリンタ１０における構成要素１１，１２は、プリンタ１０に搭載されたコンピュータや印刷機構と、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。
【００２３】
ユーザ管理サーバ２０は、本システムを利用するユーザの認証を行うためのサーバコンピュータであり、ユーザ認証部２１とユーザ認証情報記憶部２２とを有する。ユーザ認証情報記憶部２２には、本システムにログインするために指定するユーザＩＤとパスワードを含むユーザ認証情報、本システムにおいて用いる文書データを格納するデータベースサーバ４０へのアクセス許可を取得するために指定するユーザＩＤとパスワードを含むアクセス権情報、更にデータベースサーバ４０に格納された文書データに対して各ユーザがアクセス許可を取得するために指定するユーザＩＤとパスワードを含むアクセス権情報が記憶されている。ユーザ認証部２１は、データベースサーバ４０などから送られてきたユーザＩＤ、パスワードを含む問合せに応じてユーザ認証情報記憶部２２を検索し、ユーザ認証を行う。ユーザ認証部２１は、ユーザ管理サーバ２０に搭載されたコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、ユーザ認証情報記憶部２２は、ユーザ管理サーバ２０に搭載された外部記憶装置にて実現される。
【００２４】
クライアントＰＣ３０は、文書データを利用するユーザによって使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）であり、登録処理部３１、取得処理部３２、印刷指示処理部３３及びローカル文書記憶部３４を有している。登録処理部３１は、ローカル文書記憶部３４にて保持していた文書データをデータベースサーバ４０に登録させるが、詳細は後述するように、登録対象の文書データに種々のパスワードを設定することができる。取得処理部３２は、ユーザからの要求に応じて印刷対象の文書データをデータベースサーバ４０から取得する。印刷指示処理部３３は、プリンタ１０に対して文書の印刷指示を出す。クライアントＰＣ３０における各構成要素３１〜３３は、クライアントＰＣ３０に搭載されたコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、ローカル文書記憶部３４は、クライアントＰＣ３０に搭載された外部記憶装置にて実現される。
【００２５】
データベースサーバ４０は、本システにおいて利用される文書データを保持管理するサーバコンピュータである。もちろん、格納対象のデータファイルは、文書データファイルに限定する必要はないが、本実施の形態では、データファイルの印刷処理を例示するので、便宜的に文書データをデータファイルの代表例として説明することにした。データベースサーバ４０は、文書管理部４１、文書送信処理部４２、アクセス制御管理部４３及び文書データベース４４を有している。文書管理部４１は、クライアントＰＣ３０からの登録要求に応じて送られてきた文書を文書データベース４４に登録するなど文書データベース４４を用いて文書の管理を行う。文書送信処理部４２は、プリンタ１０若しくはクライアントＰＣ３０からの取得要求に応じて後述する処理によりアクセス権情報が付加された文書データを取得要求発信元へ送信する。アクセス制御管理部４３は、文書データベース４４及び文書データベース４４に格納されている文書へのアクセス制御を行う。文書データベース４４には、本システムで取り扱うデータファイルが蓄積されている。データファイルには、一般にＲｅａｄ，Ｗｒｉｔｅなどのアクセス権（操作権）がファイル属性として設定されているが、本実施の形態では、更に後述する登録処理によって設定されたパスワードを含むアクセス権情報も合わせてファイル属性として設定される。文書データベース４４には、データファイルに関連付けされてアクセス権情報も登録される。データベースサーバ４０における各構成要素４１〜４３は、データベースサーバ４０に搭載されたコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書データベース４４は、データベースサーバ４０に搭載された外部記憶装置にて実現される。
【００２６】
なお、ネットワーク４は、図１では、便宜的に１本のＬＡＮで図示したが、このようなネットワーク構成に限定する必要はなく、複数のＬＡＮや公衆網を含めるなどして構成してもよい。また、本実施の形態では、スキャナ２とプリンタ１０を別装置として図示したが、必ずしも別装置として設ける必要はなく、１台の複合機等画像形成装置で実現してもよい。
【００２７】
次に、本実施の形態における動作について説明する。本実施の形態の基本的な処理の流れは、データベースサーバ４０への文書の登録と、文書利用のためにデータベースサーバ４０からの文書の取得とに大別できる。まず、最初にクライアントＰＣ３０が実施するデータベースサーバ４０への文書登録処理について説明する。
【００２８】
クライアントＰＣ３０のユーザが所定の文書の登録操作を行うと登録処理用のプログラムが起動され、登録処理部３１が処理を開始する。図２は、登録処理部３１がクライアントＰＣ３０のディスプレイ（図示せず）に表示する文書一覧画面のレイアウトの例を示した図であるが、登録処理部３１は、最初にこの文書一覧画面を表示する処理を実施することになる。ユーザは、スキャナ２からの読取文書若しくはローカル文書記憶部３４に格納されているファイルの中から登録したい文書を選択して文書一覧画面上に表示させる。従来のように各文書に設定されているファイル属性をそのまま利用し続けるのであれば、所定の登録指示操作を行えばよいが、本実施の形態の特徴的な機能を利用してより細かなファイル属性を設定したいのであれば、ユーザは、該当する文書に対応して表示された編集ボタン５１をクリック操作する。文書ファイル自体にパスワードがすでに設定されている場合、クリック操作に応じてパスワード入力画面を表示して文書を操作するために必要なパスワードを入力させる。登録処理部３１は、パスワードが入力された時点で文書に設定されているアクセス権限を解析して属性編集画面を表示する。この属性編集画面のレイアウトの例を図３に示す。属性編集画面には、文書に設定する読取、印刷、編集、アノテーションという操作権（アクセス権）のデフォルト値が画面表示される。ユーザは、必要に応じて操作権の設定変更を行う。
【００２９】
なお、ユーザにより入力されたパスワードが文書に施されているフルアクセスのパスワードと同一の場合は、前述のように属性編集画面を表示して操作権の編集も可能とする。しかし、入力されたパスワードがフルアクセスパスワードでない場合、もしくは、先にデータベースサーバ４０が発行し文書に施したパスワードであった場合、操作権の編集ができないように編集ボタン５１を薄く表示するなど選択できない形態で表示する。
【００３０】
また、図３に示したように属性編集画面には保護用パスワード詳細ボタン５２が設けられている。この保護用パスワード詳細ボタン５２がクリック操作されることで画面表示される保護用パスワード設定画面の例を図４に示す。本実施の形態では、図４から明らかなように、各文書に対して当該文書へのアクセスを許可するために異なる属性のパスワードを複数設定することができる。本実施の形態では、文書全ての属性に共通する保護用パスワードとは別に、図４に例示したように異なる属性のパスワード（種別パスワード）として数字、特殊キー及び音声によるパスワードが設定可能である。このうち、数字パスワードは、数字のみで構成されるパスワードである。例えば、一般的なプリンタ１０の操作パネルには、英文字のキーボタンはなくコピー枚数入力指定などのために用いる数字キーボタンが設けられているが、このような機器からでもテンキーを操作するだけで正しいパスワードが入力できるようにパスワードを数字列で形成する。特殊キーパスワードは、特殊キーを含むパスワードである。例えば、一般的なＰＤＡには、様々な特殊キーボタンが設けられているが、このような機器からでも正しいパスワードが容易に入力できるようにパスワードに特殊文字を含めて形成する。特殊キーパスワードは、入力デバイスの特殊キーボタンが押された時に入力情報として取得できるバイナリデータの組み合わせを１６進数文字（例：５６ＡＦ９Ｂ等）で入力する。音声パスワードは、音声によるパスワードである。例えば、携帯電話など音声入力が可能な機器からパスワード入力を容易にできるように音声を録音して形成する。つまり、音声認識機能を利用した音声認証によりユーザ認証が行われる。
【００３１】
更に、保護用パスワード設定画面からは、どのパスワードをユーザ認証の際に用いるかをクライアント毎に指定することができる。図４に示した設定例によると、ＩＰアドレス“１９２．１６８．０．１１９”が割り当てられた通信機能を有する機器（ＰＤＡ等）に対するユーザ認証には特殊キーパスワードを用いるということが把握できる。なお、このクライアント別使用パスワード指定の欄に設定されていない機器に対しては、保護用パスワードを用いてするユーザ認証を行う。
【００３２】
以上のようにして、データベースサーバ４０にて保持管理させたい文書データそれぞれにパスワードを含むアクセス権に関する情報が設定されると、登録処理部３１は、各文書にアクセス権情報を対応付けし、それを登録要求に含めてデータベースサーバ４０に送信する。
【００３３】
データベースサーバ４０がクライアントＰＣ３０から送られてきた登録要求を受信すると、文書管理部４１は、その登録要求に含まれている文書を文書データベース４４に登録すると共にアクセス権情報をユーザ管理サーバ２０へ送る。ユーザ管理サーバ２０は、送られてきたアクセス権情報をユーザ認証情報記憶部２２に登録する。このデータベースサーバ４０で保持管理される文書と、ユーザ管理サーバ２０で保持管理される当該文書のアクセス権情報とは、それぞれ関連付けして管理される。
【００３４】
本実施の形態では、以上のようにして登録対象の文書データを文書データベース４４に登録するが、このとき各文書に対して細かなアクセス権を設定することができる。
【００３５】
続いて、文書利用のためにデータベースサーバ４０からの文書を取得する処理について説明する。前述したように、データベースサーバ４０で保持管理される文書には多種のパスワード設定等アクセス権を細かに設定することができ、万全なセキュリティ対策を講じることが可能になる。この文書をダウンロードした場合、ダウンロードされた複製文書には、一般にダウンロード先の格納先（ディスク、フォルダ等）に設定されたアクセス権が付与される。こうすると、データベースサーバ４０で書込不可等の操作権やパスワードなどのアクセス権を設定していても、ダウンロードにより当該文書のセキュリティは、維持できなくなってしまう。そこで、本実施の形態では、次のように処理することで文書の複製先においてもデータベースサーバ４０で保持管理される文書と同様のアクセス権が維持できるようにした。図５は、本システムにおけるデータの流れを示した図であり、図６は、クライアントＰＣ３０からの要求に応じて文書を提供するデータベースサーバ４０における処理を示したフローチャートである。以下、これらの図を用いてクライアントＰＣ３０がデータベースサーバ４０にて保持管理されている複数の文書をダウンロードにより一括取得する処理を例にして本実施の形態の文書利用について説明する。
【００３６】
まず最初に、次のような処理手順にてデータベースサーバ４０に対するユーザ認証を行う（ステップ１１０）。すなわち、クライアントＰＣ３０からシステムログインしたユーザが所定の入力画面からユーザＩＤとパスワードを入力すると、クライアントＰＣ３０は、データベースサーバ４０に入力されたユーザＩＤとパスワードを送りユーザ認証要求をする。
【００３７】
データベースサーバ４０におけるアクセス制御管理部４３は、クライアントＰＣ３０から送られてきたユーザ認証要求を受け付けると、その要求に含まれているユーザＩＤとパスワードをユーザ管理サーバ２０へ送る。ユーザ管理サーバ２０におけるユーザ認証部２１は、データベースサーバ４０から送られてきたユーザＩＤとパスワードをデータベースサーバ４０に関するアクセス権情報と照合し、その認証結果をデータベースサーバ４０へ返す。
【００３８】
データベースサーバ４０におけるアクセス制御管理部４３は、認証が成功したことを確認すると、クッキー情報と共にデータベースサーバ４０へのアクセスが可能であることをクライアントＰＣ３０へ応答する。認証が失敗した場合は、その旨をクライアントＰＣ３０へ返し、ログインのためのユーザＩＤとパスワードを再入力させる。
【００３９】
認証が成功したユーザが所定の文書一覧表示操作を行うと、取得処理用のプログラムが起動され、取得処理部３２が処理を開始する。図７は、取得処理部３２がクライアントＰＣ３０のディスプレイ（図示せず）に表示する文書一覧画面のレイアウトの例を示した図であるが、取得処理部３２は、最初に表示対象文書の画面表示に必要な属性情報、図７に示した例に従うと文書名、ページ数、文書サイズに関する属性情報をデータベースサーバ４０から取得し、文書一覧画面に組み入れて表示する。そして、図７には、一覧表示された文書の中からチェックボックスがチェックされたことから“文書１”、“図面データ１”、“テスト文書”という各ＰＤＦファイルが選択された例が示されている。そして、ユーザにより文書一覧画面上の一括取得ボタン５３がクリック操作されると、取得処理部３２は、指定された文書を特定する文書名等を含む取得要求をデータベースサーバ４０へ送信する。
【００４０】
データベースサーバ４０がクライアントＰＣ３０から送られてきた取得要求を受信すると（ステップ１２０）、アクセス制御管理部４３は、その取得要求に含まれている文書名と要求元のユーザＩＤをユーザ管理サーバ２０へ送ることで、ユーザＩＤにより特定されるユーザが、文書名により特定される文書データファイルの取得権があるか否かを問い合わせる（ステップ１３０）。ユーザ管理サーバ２０におけるユーザ認証部２１は、データベースサーバ４０から送られてきた文書名により特定される文書データファイルのアクセス権情報を参照して、当該ユーザの取得権の有無をデータベースサーバ４０へ返す。
【００４１】
データベースサーバ４０におけるアクセス制御管理部４３は、取得権有りと判断された場合（ステップ１４０でＹ）、続けてユーザ管理サーバ２０に取得要求を送信することで、当該ユーザのユーザ認証情報と、データベースサーバ４０及び当該文書の各アクセス権情報とを取得する（ステップ１５０）。一般に、ユーザのパスワードは暗号化されてユーザ認証情報記憶部２２に登録されているが、本実施の形態では、パスワードを可逆暗号化により生成しているので、ユーザ管理サーバ２０は、パスワードを復号してからデータベースサーバ４０へ送る。グループ、ロール等その他のパスワードについても同様である。なお、各コンピュータ間は、ＳＳＬによる安全な通信方式を採用し、盗聴などの脅威に対する対策が行なわれているものとする。アクセス制御管理部４３は、ユーザ管理サーバ２０から取得したユーザのパスワードを当該文書の「開くパスワード」と設定し、取得したアクセス権情報と共に当該文書の当該文書のアクセス権情報として付加する（ステップ１６０）。
【００４２】
一方、アクセス制御管理部４３は、ユーザ管理サーバ２０により取得権無しと判断された場合（ステップ１４０でＮ）、続けてユーザ管理サーバ２０に取得要求を送信することで、データベースサーバ４０及び当該文書のアクセス権情報とを取得する（ステップ１７０）。そして、データベースサーバ４０のアクセス権情報に含まれるデータベースサーバアクセス許可用のパスワードを当該文書の「開くパスワード」と設定し、取得したアクセス権情報と共に当該文書のアクセス権情報として付加する（ステップ１６０）。文書送信処理部４２は、アクセス権情報が付加された文書を取得要求元のクライアントＰＣ３０へ送信する（ステップ１７０）。
【００４３】
以上の処理を図７に示した文書一覧画面で選択された各文書ファイルに対して繰り返し実行する。
【００４４】
クライアントＰＣ３０における取得処理部３２は、以上のようにしてデータベースサーバ４０からユーザにより選択された文書をダウンロードにより一括して取得することができる。
【００４５】
以上の処理によりクライアントＰＣ３０が取得した文書には、データベースサーバ４０にて管理されているときと同様のアクセス権が設定されていることになる。つまり、文書の所有者は、文書属性情報のオーナーとして設定されたユーザＩＤから特定することができるが、文書所有者のユーザＩＤが取得要求を発したユーザＩＤとが一致すれば、自己のパスワードが当該文書の「開くパスワード」と設定されているので、ダウンロードによりローカル化した複製文書に対してもデータベースサーバ４０にて管理されているときと同じセキュリティが維持できることになる。また、文書所有者が取得要求を発したユーザと同一でない場合には、データベースサーバアクセス用のパスワードが当該文書の「開くパスワード」と設定されているので、この場合においてもダウンロードによりローカル化した複製文書に対してもデータベースサーバ４０にて管理されているときと同じレベルでセキュリティを維持できることになる。
【００４６】
上記説明では、取得要求を発したユーザのパスワードを「開くパスワード」として利用する場合を説明したが、図７に示した「グループの権利優先」ボタン５４がチェックされた場合は、ユーザのパスワードを使わずにその文書への操作が許可されているグループのパスワードを文書に付加する。これにより、グループ内での文書の回覧・レビュー等を円滑に行わせることができる。
【００４７】
次に、データベースサーバ４０に蓄積されている文書の利用例として印刷を行う場合の処理について説明する。まず、クライアントＰＣ３０がプリンタ１０に印刷指示を出して印刷を行う場合について説明する。
【００４８】
クライアントＰＣ３０のユーザが所定の印刷指示操作を行うと印刷指示処理用のプログラムが起動され、印刷指示処理部３３が処理を開始する。図８は、印刷指示処理部３３がクライアントＰＣ３０のディスプレイに表示する印刷指示画面のレイアウトの例を示した図であるが、印刷指示処理部３３は、最初にこの印刷指示画面を表示する処理を実施することになる。ユーザは、この印刷指示画面から印刷指示を出すプリンタ、用紙サイズ、部数等の所定事項に加えて、ユーザＩＤと印刷対象の文書が格納されているデータベースサーバ４０のパスワードを入力指定する。ユーザは、更に、データベースサーバ４０に格納された文書の中から印刷対象とする文書を選択する。図８では、３つの文書データの印刷依頼をする場合の例を示した。印刷指示処理部３３は、入力指定されたパスワードによるユーザ認証後に、選択された文書の所在情報（ＵＲＬ）をデータベースサーバ４０から取得し、画面表示する。その後、ユーザによる印刷指示に応じて、印刷指示処理部３３は、ユーザ認証情報、データベースサーバ４０のログイン情報（ユーザＩＤ、パスワード）、印刷対象データとして印刷データの所在情報（ＵＲＬ）を印刷指示情報に含めてプリンタ１０に印刷を依頼する。
【００４９】
プリンタ１０がクライアントＰＣ３０からの印刷依頼を受け取ると、その印刷依頼の内容を一時保持すると共に印刷依頼の受付完了をジョブＩＤと共にクライアントＰＣ３０へ返信する。続いて、プリンタ１０における取得処理部１１は、受け取ったログイン情報によりデータベースサーバ４０へのアクセスが許可された後、印刷対象の文書データをデータベースサーバ４０から取得することになるが、この処理は、クライアントＰＣ３０を実施したダウンロード処理と同じである。すなわち、データベースサーバ４０のログイン情報を含む文書取得要求をデータベースサーバ４０へ送ると、データベースサーバ４０は、ユーザ管理サーバ２０と連携動作してユーザ認証を行った後、認証が成功した場合には、その旨をクッキー情報と共にプリンタ１０へ応答する。なお、ログインが失敗した場合は認証が失敗した旨を返し、プリンタ１０は印刷処理を終了する。
【００５０】
認証が成功すると、データベースサーバ４０は、上記と同様にしてユーザ管理サーバ２０から当該ユーザのパスワードを取得し、当該文書のアクセス権情報と合わせて文書に付加してプリンタ１０へダウンロードする。
【００５１】
以上のようにして印刷対象の文書を取得すると、プリンタ１０の印刷実行部１２は、取得した文書データから印刷画像を形成し印刷媒体に転写することで印刷を実行する。このとき、ダウンロードされたデータは、ユーザのパスワードで保護されているため、先の印刷依頼を受け付けたときに保存してあるユーザのパスワードを使用し文書を開くことができる。これにより、プリンタ１０は、ユーザにパスワード入力を要求しなくても印刷処理を行うことができるので、この例のように複数の文書を一括して印刷を行う一括印刷やバッチ印刷などにも支障を来すことなく印刷を実行することができる。
【００５２】
ただ、以上の処理は、プリンタ１０が文書データの取得処理を実行するため、プリンタ１０にかかる負荷が過大になるおそれがある。そこで、以下に、クライアントＰＣ３０がデータベースサーバ４０から印刷対象の文書データを一括して取得し、その文書データをプリンタ１０へ送ることで印刷指示を出す場合について説明する。
【００５３】
クライアントＰＣ３０が印刷対象の文書データをデータベースサーバ４０から取得する処理は、図７に示した文書一覧画面を用いてダウンロードした処理と同じなので説明を省略する。そして、取得した文書をプリンタ１０へ送ることで印刷を実行させればよい。ただ、文書データの所在情報をプリンタ１０へ送る上記印刷指示処理とは異なり、ここでは、ユーザのパスワード等クライアントＰＣ３０を使用するユーザのユーザ認証情報を送らない。そうすると、「開くパスワード」が設定された文書を印刷する際には、パスワードの入力が要求されてくる。もちろん、ユーザは、この入力要求に応じてプリンタ１０の操作パネルからパスワードを入力すれば印刷を行うことは可能である。
【００５４】
しかしながら、プリンタ１０の操作パネルには、一般に英文字の操作キーが設けられていないため、入力すべきパスワードに英文字が含まれていれば、当該文書を印刷することができないか、極めて煩雑なキー操作が要求されることになる。
【００５５】
そこで、本実施の形態では、パスワードの属性種別をユーザが選択できるようにした。図９には、図７と同じ文書一覧画面が示されているが、この画面のパスワードタイプの設定フィールド５５には、所定のユーザ操作に応じて図４で設定可能な種別パスワードがリスト表示される。従って、ユーザは、リスト表示された種別パスワードの中から適切な種別パスワードを選択すればよい。この例では、テンキーを持つプリンタ１０が文書を開くことになるので、ユーザは、数字パスワードを選択するのが都合よい。
【００５６】
このように、ユーザが文書を利用する機器に適切なパスワードのタイプを選択した後、所定の印刷指示操作を行うと、印刷指示処理部３３は、選択されたパスワードタイプと共に印刷対象の文書データを送ることでプリンタ１０に印刷を依頼する。
【００５７】
プリンタ１０がクライアントＰＣ３０からの印刷依頼を受け取ると、その印刷依頼の内容を一時保持すると共に印刷依頼の受付完了をジョブＩＤと共にクライアントＰＣ３０へ返信する。続いて、プリンタ１０における印刷実行部１２は、取得した文書データから印刷画像を形成し印刷媒体に転写することで印刷を実行する。但し、この例では、印刷対象の文書データは数字パスワードで保護されているため、パスワードの入力が必要である。従って、パスワード入力の必要性有りと判断すると、印刷実行部１２は、操作パネルにパスワード入力を促すメッセージを表示する。この表示されたメッセージに応じてユーザはパスワードを入力することになるが、ここで入力すべきパスワードは数字パスワードであるため、操作パネルから容易に入力することができる。印刷実行部１２は、クライアントＰＣ３０から受け取った数字パスワードと操作パネルの操作により入力されたパスワードとを比較・照合し、一致すれば、当該文書を開くことができるので、印刷を正常に行うことができる。もし、一致しなければ、パスワードの再入力を促す。仮に再入力されたパスワードでも文書が開けない場合には、印刷エラーとして次の文書の印刷等次の印刷処理に移行する。
【００５８】
本実施の形態によれば、文書を利用する機器のインタフェースに応じて適切な種別のパスワードを選択できるようにしたので、ユーザはパスワード入力を簡便に行うことができる。
【００５９】
なお、本実施の形態によれば、文書の登録依頼をするクライアントＰＣ３０で設定した内容で各文書ファイルに対するアクセス権が設定されているが、例えばデータベースサーバ４０若しくはユーザ管理サーバ２０に登録されたアクセス権設定情報の内容を変更するための手段を設けて、設定内容を更新できるように構成してもよい。これにより、文書ファイルに対してより適切なセキュリティ管理を実現することができる。
【００６０】
また、上記説明では、登録されたアクセス権設定情報に従いダウンロードする文書ファイルに設定するアクセス権を自動的に決定するようにしたが、登録された設定内容をより制限を加えたアクセス権を設定するようにしてもよい。パスワードを設定するとはいえ、データベースサーバ４０の外部に文書ファイルの複製が保持されることになるので、アクセス権限を弱めることができることはセキュリティを強化するためには便利である。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】本発明に係るファイル管理システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される文書一覧画面のレイアウトの例を示した図である。
【図３】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される属性編集画面のレイアウトの例を示した図である。
【図４】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される保護用パスワード設定画面のレイアウトの例を示した図である。
【図５】本実施の形態におけるデータベースサーバが行うダウンロード処理を示したフローチャートである。
【図６】本実施の形態におけるダウンロード処理においてデータの流れを示した図である。
【図７】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される文書一覧画面のレイアウトの例を示した図である。
【図８】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される印刷指示画面のレイアウトの例を示した図である。
【図９】本実施の形態においてクライアントＰＣに画面表示される文書一覧画面のレイアウトの例を示した図である。
【符号の説明】
【００６２】
２  スキャナ、４  ネットワーク、１０  プリンタ、１１，３２  取得処理部、１２  印刷実行部、２０  ユーザ管理サーバ、２１  ユーザ認証部、２２  ユーザ認証情報記憶部、３１  登録処理部、３３  印刷指示処理部、３４  ローカル文書記憶部、４０  データベースサーバ、４１  文書管理部、４２  文書送信処理部、４３  アクセス制御管理部、４４  文書データベース。
【図１】
0004821405.tif 000002
【図２】
0004821405.tif 000003
【図３】
0004821405.tif 000004
【図４】
0004821405.tif 000005
【図５】
0004821405.tif 000006
【図６】
0004821405.tif 000007
【図７】
0004821405.tif 000008
【図８】
0004821405.tif 000009
【図９】
0004821405.tif 000010