(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のメンバーに回覧するための電子回覧ファイルを記憶していると共に、
前記電子回覧ファイルの位置情報を記憶する電子回覧ファイル位置情報記憶機能と、
前記複数の各メンバーが有する固定情報端末及び携帯情報端末のアドレスを格納するデータベース機能と、
前記複数の各メンバーが前記固定情報端末にログインしているか否かを認識するログイン状況認識機能と、
前記複数の各メンバーが前記電子回覧ファイルを閲覧したことを示す情報を取得する閲覧情報認識機能と、
を有する電子ファイル回覧システムであって、
前記複数の各メンバーが有する固定情報端末又は携帯情報端末へ、前記ログイン状況認識機能で認識した各メンバーが固定情報端末にログインしているか否かを示す情報と共に、前記電子回覧ファイルを送信する電子ファイル回覧サーバと、
前記電子ファイル回覧サーバから前記電子メールを受信可能な固定情報端末と、
前記電子ファイル回覧サーバから前記電子メールを受信可能な携帯情報端末と、
を有し、
前記固定情報端末及び前記携帯情報端末は、
前記電子ファイル回覧サーバから前記電子回覧ファイルと共に送信されてきた、各メンバーが固定情報端末にログインしているか否かを示す情報に基づいて、前記電子回覧ファイルの内容と共に各メンバーの固定情報端末へのログイン状況を表示する手段と、
当該固定情報端末又は携帯情報端末を有するメンバーにより指定された宛先へ電子メールを送信する手段と、を備えることを特徴とする電子ファイル回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワーク上で電子ファイルを回覧するための、電子ファイル回覧システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネットなどの情報ネットワーク上における電子回覧システムが従来利用されている。このシステムでは、稟議書のような回覧データを、複数のメンバーが自分の情報端末にて順次閲覧し、当該回覧データにコメントを記入したり、内容の承認を行ったりする。稟議書の内容によっては迅速な意思決定を必要とするものも多いので、このような電子回覧システムでは、回覧ファイルが停滞せず、迅速に全メンバーに閲覧されることが重要である。
【０００３】
例えば、特許第２６２１５８６号には、あるメンバーが情報システムにログインしておらず、回覧ファイルが停滞してしまうような場合に、あらかじめ指定された代理人に回覧ファイルを転送することによって、回覧を迅速に終了することができる通達伝達システムが開示されている。ところがこの従来技術では、経営トップなどの重要なメンバーに対しても、当人がログインしていなければ、回覧ファイルは代理人に転送されてしまう。重要な稟議書などでは、あくまでも当該メンバーが承認しないといけないような場合も多いが、この従来技術ではそういった必要性には対応できない。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
そこで本発明は、かかる課題を解決すべくなされたものであり、あるメンバーが自分の情報端末にログインしていないときでも、回覧ファイルを、滞りなく当該メンバー本人に閲覧させた上で、回覧を迅速に終了させるような電子ファイル回覧システムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するために、本発明は、複数のメンバーに回覧するための電子回覧ファイルを記憶していると共に、前記電子回覧ファイルの位置情報を記憶する電子回覧ファイル位置情報記憶機能と、前記複数の各メンバーが有する固定情報端末及び携帯情報端末のアドレスを格納するデータベース機能と、前記複数の各メンバーが前記固定情報端末にログインしているか否かを認識するログイン状況認識機能と、前記複数の各メンバーが前記電子回覧ファイルを閲覧したことを示す情報を取得する閲覧情報認識機能と、を有する電子ファイル回覧システムであって、前記複数の各メンバーが有する固定情報端末又は携帯情報端末へ、前記ログイン状況認識機能で認識した各メンバーが固定情報端末にログインしているか否かを示す情報と共に、前記電子回覧ファイルを送信する電子ファイル回覧サーバと、前記電子ファイル回覧サーバから前記電子メールを受信可能な固定情報端末と、前記電子ファイル回覧サーバから前記電子メールを受信可能な携帯情報端末と、を有し、前記固定情報端末及び前記携帯情報端末は、前記電子ファイル回覧サーバから前記電子回覧ファイルと共に送信されてきた、各メンバーが固定情報端末にログインしているか否かを示す情報に基づいて、前記電子回覧ファイルの内容と共に各メンバーの固定情報端末へのログイン状況を表示する手段と、当該固定情報端末又は携帯情報端末を有するメンバーにより指定された宛先へ電子メールを送信する手段と、を備えることを特徴とすることを特徴とする電子ファイル回覧システムである。
【０００６】
本発明によれば、あるメンバーが外出中などで固定情報端末にログインしていないなど、各メンバーの固定情報端末へのログイン状況を電子回覧ファイルと共に各メンバーの端末へ送信するので、緊急の内容の回覧ファイルが滞ることなく迅速に回覧される。また、サーバに電子回覧ファイルが記憶されるので、より容易に電子回覧ファイルの機密性を保証することができる。
【００２０】
【発明の実施の形態】
＝＝システム構成＝＝
まず、本発明の電子ファイル回覧サーバを使用したシステムの構成について説明する。回覧の内容はある種の稟議書とする。図１はそのようなシステム構成の一実施の形態を示している。
【００２１】
図１に示したように、本実施の形態における電子ファイル回覧システムは、サーバ１０と、このサーバ１０にインターネット等の通信回線を介して接続された各メンバーの固定情報端末たるパーソナルコンピュータ１４ａ、１４ｂと、このサーバ１０に通信回線（無線回線）を介して接続された各メンバーの携帯情報端末１６ａ、１６ｂと、サーバ１０が参照可能なデータベース１２とを有している。
【００２２】
サーバ１０は、ＨＴＭＬ言語等で記述されたＷｅｂページ形式の電子回覧ファイルを表示するＷｅｂサーバ機能や、電子メールの送受信を管理するメールサーバ機能を有している。
【００２３】
電子回覧ファイルには、テキストや画像データなどの形式で表示された稟議内容に加えて、各メンバーが閲覧したことを示す閲覧チェックボックスや、各メンバーがコメントを書き込むコメント記入欄が設けられている。この電子回覧ファイルは、サーバ１０に記憶されている。
【００２４】
サーバ１０は、前記２つの機能の他に、各メンバーが自分の所有する固定情報端末（パーソナルコンピュータなど）にログインしているか否かを知るログイン状況認識機能や、各メンバーが回覧ファイルの閲覧チェックボックスにチェックを行ったことを知る閲覧情報認識機能等を有する。
【００２５】
また、その他にも、後述するデータベース１２とのデータのやり取りを管理するデータベース管理機能や、回覧プロセス全体の進行を管理する回覧プロセス管理機能などを有する。これらの機能を含む、回覧サーバの内部構成イメージ図を図３に示す。
【００２６】
図１の状況において、パーソナルコンピュータ１４ａにはメンバーＡがログイン中であり、パーソナルコンピュータ１４ｂにはメンバーＢがログイン中である。メンバーＣ及びメンバーＤは、オフィスから外出中であって、携帯電話やＰＤＡ端末などの携帯情報端末１６ａ及び１６ｂをそれぞれ携帯している。また、図示していないが、メンバーＡ及びメンバーＢも、それぞれ自分の携帯情報端末は所有しており、外出中はこれを携帯する。同様にメンバーＣ及びメンバーＤは、それぞれパーソナルコンピュータなどの固定情報端末を各自のオフィスに所有している。
【００２７】
データベース１２には、メンバーＡ〜メンバーＤの所有する固定情報端末と携帯情報端末のメールアドレスが記録されている。また、回覧ファイルに各メンバーがコメントを記入した場合、そのコメントデータをデータベース１２に記録する。図４は、データベース１２内のメールアドレス一覧表を格納した部分のイメージ図を示している。なお、このメールアドレス一覧表は、サーバ１０内に記憶されていてもよい。
【００２８】
＝＝処理の流れ＝＝
次に、本実施の形態の処理の流れについて図２のサーバ処理フロー図を用いて説明する。本実施の形態ではメンバーＡが回覧ファイルを作成し、サーバに対して回覧要求を行う回覧要求者である。回覧ファイルはメンバーＡがあらかじめ作成したＷｅｂページ形式のファイルであり、メンバーＡによりあらかじめサーバ１０中の所定の位置（ＵＲＬ）に格納されている。このように回覧ファイルをサーバ１０中に保存する構成としたので、サーバに適宜なセキュリティ機能をもたせることにより、メンバー以外の者の不正アクセスなどから回覧ファイルを保護することが容易に行える。図５に、回覧ファイルのイメージ図を示す。
【００２９】
まず、回覧要求者であるメンバーＡが、自らのパーソナルコンピュータ１４ａのＷｅｂブラウザにて、サーバ１０内に保存されている回覧要求用Ｗｅｂ画面にファイルの回覧要求を登録する（Ｓ１０）。または所定のアドレスに向けて電子メールを送信することなどにより回覧要求を行うこととしてもよい。
【００３０】
次に、メンバーＡは、同様の方法により、回覧ファイルを送信するメンバーの順番、すなわち閲覧順番データをサーバ１０に登録する（Ｓ１２）。本実施の形態では、第１閲覧メンバーがメンバーＢで、その次の閲覧者がメンバーＣ、最終閲覧者がメンバーＤと登録する。
【００３１】
次に、サーバ１０は、前記ログイン状況認識機能により、第１閲覧者であるメンバーＢの、パーソナルコンピュータへのログイン状況を確認する（Ｓ１４）。本実施の形態においては、メンバーＢはログイン中であるので、電子メールの送信先として固定情報端末であるパーソナルコンピュータのアドレスを選択し（Ｓ１６）、そのアドレスに向けて、電子メールを送信する（Ｓ１８）。この際、データベース１２のアドレス記録ファイルを照会する。この電子メールには、回覧ファイルのＵＲＬがハイパーリンクとして記載されており、メンバーＢはこれをクリックすることによりＷｅｂブラウザにて回覧ファイルを閲覧することができる。
【００３２】
メンバーＢは、回覧ファイルの内容を閲覧したうえで、必要であればコメント記入欄にコメントを書き込む。そして最後に閲覧チェックボックスに閲覧済みであることを示すチェックを記す。
【００３３】
サーバ１０は、まず前記閲覧情報認識機能を用いて、メンバーＢが回覧ファイルを閲覧済みであるか否かを確認する（Ｓ１９）。閲覧済みであることが確認された場合は、次に、メンバーＢが記入したコメントがあるか否かを確認する。コメントがある場合はそのコメントをデータベース１２の所定の位置に保存する（Ｓ２２）。
【００３４】
上記コメントの保存が終了すると、またはコメントがなかった場合には、閲覧を終えたばかりの閲覧者であるメンバーＢが、閲覧順番データで指定された最終閲覧者であるか否かを確認する（Ｓ２４）。Ｙｅｓの場合は回覧要求者であるメンバーＡに回覧の終了を知らせる電子メールを送信して（Ｓ２８）回覧処理を終了する。本実施の形態では最終閲覧者はメンバーＤと指定されているので、次の閲覧者であるメンバーＣのログイン状況確認ステップ（Ｓ２６）へと進む。そして通知先の選択ステップ（Ｓ１６）に戻り、ステップＳ２４までをメンバーＣによる閲覧処理のために繰り返す。
【００３５】
メンバーＣは、メンバーＢと異なり、携帯情報端末１６ａを所持して外出している最中なので、電子メール送信先として、この携帯情報端末のアドレスが選択される。そして、携帯情報端末１６ａに向けて、回覧ファイルのＵＲＬ付き電子メールが送信される。以降のステップにおいてはメンバーＢのときと同様に処理が進められる。メンバーＣは外出中であっても、自分宛ての回覧があることを直ちに知り、回覧ファイルを携帯情報端末１６ａの液晶ディスプレイなどで読むことができる。そしてまた同様に、サーバ１０は、ステップｓ２６において、今度はメンバーＤのログイン状況を確認する。
【００３６】
メンバーＤもメンバーＣと同様に固定情報端末にログインしていないので、携帯情報端末１６ｂに向けて電子メールが送信される。そして、メンバーＤが閲覧を終了すると、ステップＳ２４において今度は最終閲覧者であることが確認される。そして最後に回覧要求者であるメンバーＡに向けて、全メンバーの閲覧が終了したことを知らせる電子メール送信される（Ｓ２８）。
【００３７】
また、本実施形態では、回覧ファイルに、各メンバーの固定端末ログイン状況がリアルタイムで表示されるようにすることとする。この場合、サーバが各メンバーのアクセス可能な情報端末を選択してそのアドレスに向けて電子メールを送信するのではなく、各メンバーが次の閲覧メンバーに対して独自に電子メールを送信することとしてもよい。
＝＝変形例など＝＝
上記実施の形態では、サーバ１０とデータベース１２をハードウェア的に別個の構成としたが、サーバコンピュータに同時にデータベース機能を持たせてもよい。また、本システムのユーザ数が多く、大量のアクセスが発生する場合などは、サーバコンピュータを複数設け、各種のサーバ機能をそれぞれのサーバコンピュータが別個に有することとしてもよい。
【００４０】
また、以上説明した電子ファイル回覧方法をサーバ１０に実行させるためのプログラムも実現可能であり、かかるプログラムをサーバ１０がインターネット等の通信回線を介してダウンロードしてもよい。
【００４１】
また、以上説明した電子ファイル回覧方法をサーバ１０に実行させるためのプログラムが記録された、サーバ１０が読み取り可能な記録媒体も実現可能であり、かかる記録媒体に記録されたプログラムをサーバ１０が読み込んでもよい。
【００４２】
【発明の効果】
本発明の電子ファイル回覧システムによれば、各メンバーの固定情報端末へのログイン状況を電子回覧ファイルと共に各メンバーの端末へ送信するので、回覧を迅速に終了させることができる。また、サーバに電子回覧ファイルが記憶されるので、より容易に電子回覧ファイルの機密性を保証することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の電子ファイル回覧サーバを用いたシステム構成の一実施の形態を示す図である。
【図２】  図１の実施の形態の電子ファイル回覧サーバの処理の流れを示すフロー図である。
【図３】  図１の実施の形態の電子ファイル回覧サーバの、回覧サーバの内部構成を示すイメージ図である。
【図４】  図１の実施の形態のデータベース１２内の、メールアドレス一覧表を格納した部分のイメージ図である。
【図５】  図１の実施の形態の電子ファイル回覧のイメージ図である。
【符号の説明】
１０  サーバ
１２  データベース
１４ａ、１４ｂ  パーソナルコンピュータ
１６ａ、１６ｂ  携帯情報端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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