(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、
このサーバ上で編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、
該保管用ファイル共有サーバに保管・公開する文書の所在を記録するデータベースと、
から成る文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記データベースから保管・公開する完成した文書データの所在を検索する検索手段と、
保管・公開するべき文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、
前記編集用ファイル共有サーバ上に編集のためのファイルを作成する編集ファイル作成手段と、
ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成し、完成した文書データを保管する保管ファイル作成手段と、
ある１つの業務用テンプレートを元に前記データベース上に登録するデータベース登録手段と、
完成した文書データを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトの定義手段と、
前記ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上に作成された複数のディレクトリ構造について、当該各ディレクトリ構造における同一の位置にあるフォルダに保管されており、同一の構造を有する文書データを横串検索する保管文書データ検索手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載した文書管理システムであって、
文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、コンピュータネットワークを介して接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、
コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末に文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段と
を備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義手段が定義する構造定義を前記編集用端末に送信する送受信手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管ファイル作成手段により前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し前記保管用ファイル共有サーバ上の定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する送受信手段と
をさらに備え、
前記データ編集用端末は、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのフォルダ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２のいずれかに記載した文書管理システムであって、
前記データベース登録手段が前記データベースに登録する業務用テンプレートは、
組織におけるビジネスプロセスを体系化することにより、体系化されたビジネスプロセスに対応した文書データ保管用のフォルダ構造と、
前記フォルダ構造の配下に前記各ビジネスプロセスで作成する文書データのテンプレートと、
業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトと
を定義したものであることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載した文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、前記業務用テンプレートを定義する業務用テンプレート定義手段をさらに備え、
前記保管手段は、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記業務用テンプレートが有するスクリプトを実施することにより業務用テンプレート定義に即して前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し定義された位置に保管する保管手段である
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載した文書管理システムであって、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記文書データの編集を行う作業用フォルダを備え、
前記保管用ファイル共有サーバの前記送受信手段は、前記業務用テンプレートを前記編集用ファイル共有サーバとデータベースに送信する機能を備え、
前記編集用ファイル作成手段は、ある１つの業務用テンプレートで定義したフォルダ構造を前記編集用ファイル共有サーバ上に作成し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを前記編集用ファイル共有サーバにコピーする機能を更に備える
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１，２，３，４又は５のいずれかに記載した文書管理システムであって、
前記データベースは、
保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバ上に保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレートと、
前記スクリプトを有する完成フォルダと
を含むことを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理方法の統制により企業等の組織規模での文書の共有、活用を行う文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業等の組織においてPCに代表される業務用端末の普及は進み、社員の作業の大半はPC等の端末上で行われている。電子化された業務文書は、共有化を図るためにファイル共有サーバへ保管されている。多くは、OSのファイル共有機能、又は、文書管理ソフトで部門毎に管理されている。この状態では、文書管理方法が部門毎により異なる場合が多く、他部門との文書での情報共有、検索に支障をきたす場合が多い。そのため企業規模で文書により情報の共有を行うには、文書管理システムを利用し社内文書の集中管理の方法がとられる。また、情報漏えい防止の観点からも、企業の重要な文書は一括して決められた場所に保管することが望ましく、社内文書の集中管理の需要が高まっている。
【０００３】
図７は、一般的なクライアント・サーバ型文書管理システムの構成図である。図７に示すように、文書を保管するファイルサーバ７０１と、文書を参照するＰＣ（端末）７０２、７０３、文書の保管状態を記録するデータベース７０４から構成されている。
図７に示すような構成からなる文書管理システムでは、業務担当者がＰＣ７０２を用い、専用クライアントソフトでファイルサーバ７０１へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、ユーザ権限に応じて保管されているファイルの参照を行う。一方、ＰＣ７０２で編集した文書を保管する場合は、専用クライアントソフトでファイルサーバ７０１へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、業務担当者が指定する文書をファイルサーバ７０１へ保管することができる。
【０００４】
また、特許文献１では、ＸＭＬ等の特定のフォーマットに変換することにより、変換テンプレートを利用することなく、ドキュメントの書式の自動判別、外観を利用した書式判定を行うことで文書の変換を簡略化し、ドキュメントの再利用を効率的に行えるようにする文書データを管理する方法及びシステムが開示されている。
また、特許文献２では、ソフトウェア開発過程で生成される産出物である各種文書を易しく作成し、これを一貫性よく維持し管理し得るソフトウェア文書の階層構造及び関係を用いるソフトウェア文書作成システム及びその運用方法が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−１０８００６号公報
【特許文献２】特開平１１−１８４６８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、一般的な文書管理システムでは文書データの一括管理の機能に重点を置いたものが多く、利用者が編集する文書、保管目的の文書、作成者以外へ公開するための文書が同じファイルシステム中で保管されることが多い。そのため保管目的の文書を改変させない措置や、編集、保管、公開状態の区別する管理を行う必要があり、システムの管理者、ファイルの作成者に複雑な管理作業が発生する。
【０００７】
これは、文書管理システム上で編集、保管、公開状態毎にディレクトリを作成することで管理を容易にすることができる。しかし、この作業が文書を作成する度に発生すること、管理者の技術に依存すること、作業グループ毎に管理規則が決められることが多いことから、社内での文書管理を統一し、文書での情報共有を行うことを阻害する。
【０００８】
また、文書を社内公開するには、文書中の機密情報を抜いたものを別の文書として作成する必要があり、作成者の負担となる。その結果、社内公開すれば情報共有、再利用に適した文書であっても、機密情報が記載されていることから社内公開されず、業務効率を低下させる。
また、特許文献１又は２に記載のいずれの技術においても、文書が帰属するビジネスプロセスという体系では管理されておらず、利用者にビジネスプロセスに則して文書を編集する必要を生じさせ業務効率を低下させていた。
【０００９】
更に、企業等の組織で一般的に実行されている文書管理では、以下に示す問題を含む状況が多々存在する。
各業務担当者が判断した保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)により文書データを保管している場合、ファイルサーバに保管する文書データの生成規則は業務担当者ごとに異なる。このため、文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。
業務担当者の所属する部署ごとの保管規則で文書データを保管している場合、ファイルサーバに保管された文書データの生成規則は部署ごとに異なる。このため、部署をまたがる文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。
保管する文書データのテンプレートは存在するが、文書データのテンプレートの使用が徹底されていないため、業務担当者によっては文書データのテンプレートを使用せず、異なるフォーマットの文書データがファイルサーバに保管されている。このため、文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。また、保管する文書データのテンプレートは存在するが、文書テンプレートの所在が十分に通達されておらず、文書データのテンプレートの使用が徹底されない。
保管する文書データの承認規則（承認フローに従った文書データの承認作業）は存在するが、文書データの承認処理が徹底されていないため、業務担当者は承認済みの文書データと未承認の文書データをファイルサーバに保管している。このため、ファイルサーバに保管された文書データが承認済みか未承認かの判断がつかないため、承認済みの文書データのみを検索することができない。
【００１０】
上記問題点に鑑み、本発明は、文書作成者が作業グループ内でのビジネスフローに従った業務用テンプレートを定義し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを編集しファイルサーバに保管することにより文書データの保管規則を統一することと、統一された保管規則により効率的な文書データの検索を実現することと、業務用テンプレートで定義したスクリプトで承認規則を自動化し、承認済みの文書データのみをファイルサーバに保管可能とすることと、承認済みの文書データのみの検索を可能とすることを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、請求項１に記載の本発明は、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、該保管用ファイル共有サーバに保管・公開する文書の所在を記録するデータベースと、から成る文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開する完成した文書データの所在を検索する検索手段と、保管・公開するべき文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、前記編集用ファイル共有サーバ上に編集のためのファイルを作成する編集ファイル作成手段と、ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成し、完成した文書データを保管する保管ファイル作成手段と、ある１つの業務用テンプレートを元に前記データベース上に登録するデータベース登録手段と、完成した文書データを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトの定義手段と、前記ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上に作成された複数のディレクトリ構造について、当該各ディレクトリ構造における同一の位置にあるフォルダに保管されており、同一の構造を有する文書データを横串検索する保管文書データ検索手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
そして、請求項２に記載の本発明は、請求項１に記載した文書管理システムであって、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、コンピュータネットワークを介して接続され、前記編集用ファイル共有サーバは、コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末に文書データを公開する編集用アクセス手段と、文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段とを備え、前記保管用ファイル共有サーバは、前記構造定義手段が定義する構造定義を前記編集用端末に送信する送受信手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管ファイル作成手段により前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し前記保管用ファイル共有サーバ上の定義された位置に保管する保管手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、検索結果を前記データ編集用端末に送信する送受信手段とをさらに備え、前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのフォルダ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
【００１２】
請求項３に記載の本発明は、請求項２に記載した文書管理システムであって、前記データベース登録手段が前記データベースに登録する業務用テンプレートは、組織におけるビジネスプロセスを体系化することにより、体系化されたビジネスプロセスに対応した文書データ保管用のフォルダ構造と、前記フォルダ構造の配下に前記各ビジネスプロセスで作成する文書データのテンプレートと、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトとを定義したものであることを特徴とする文書管理システムである。
【００１３】
請求項４に記載の本発明は、請求項３に記載した文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記業務用テンプレートを定義する業務用テンプレート定義手段をさらに備え、前記保管手段は、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記業務用テンプレートが有するスクリプトを実施することにより業務用テンプレート定義に即して前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し定義された位置に保管する保管手段であることを特徴とする文書管理システムである。
【００１４】
請求項５に記載の本発明は、請求項４に記載した文書管理システムであって、前記編集用ファイル共有サーバは、前記文書データの編集を行う作業用フォルダを備え、前記保管用ファイル共有サーバの前記送受信手段は、前記業務用テンプレートを前記編集用ファイル共有サーバとデータベースに送信する機能を備え、前記編集用ファイル作成手段は、ある１つの業務用テンプレートで定義したフォルダ構造を前記編集用ファイル共有サーバ上に作成し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを前記編集用ファイル共有サーバにコピーする機能を更に備えることを特徴とする文書管理システムである。
【００１５】
請求項６に記載の本発明は、  請求項１，２，３，４又は５のいずれかに記載した文書管理システムであって、前記データベースは、保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバ上に保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレートと、前記スクリプトを有する完成フォルダとを含むことを特徴とする文書管理システムである。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の文書管理システムによれば、以下のような効果がある。
業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用することにより、文書データのテンプレートの所在が明確になり、文書データのテンプレートを雛形とした文書データが作成可能となる。
更に、業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用することにより、完成フォルダの文書データの保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)を統一し、文書データの標準化を実現することが可能となる。また、文書データを標準化することにより効率的な検索（縦串検索・横串検索）が可能となる。
更に、業務用テンプレートで保管する機能と完成版文書の保管時に自動実行する機能を持つスクリプトを定義することにより、文書データの保管と承認を自動化することが可能となる。また、本機能により保管用ファイル共有サーバには承認済みのデータのみが保管可能となり、承認済みの文書データのみの検索が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。
【００１８】
図１は、本発明の一実施形態例を示すシステム構成図である。図２は、図１の文書管理システムの詳細図である。本文書管理システムは、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバ２０１と、このサーバ上の編集され完成された文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバ２０２と、保管・公開するべき文書の状態を記録するデータベース２０３と、文書データの編集を行う複数のデータ編集用PC２０４から２０６で構成され、これら全てがイントラネットに接続されている。
更に、データベース２０３は、保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバに保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレート１０２と、前記スクリプトを保管する完成フォルダ１０３を備える。編集用ファイル共有サーバ２０１は、業務用テンプレートで定義したフォルダ構造と同じフォルダ構造、文書データのテンプレート及び編集用文書データを有する作業用フォルダ（以下、「編集用フォルダ」ともいう）１０１を備える。
【００１９】
データ編集用PC２０４はネットワーク経由で編集用ファイル共有サーバ２０１にアクセスすることにより、編集用ファイル共有サーバ２０１がその記憶装置内に備え、編集用アクセス手段２１１により公開された読み書き可能な文書データ編集領域２０８を使用して編集することができる。編集用ファイル共有サーバ２０１には、データ編集用PC２０４からのアクセスに際して、文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段２１２を備える。この文書データ編集領域２０８は、保管用ファイル共有サーバ２０２からもネットワーク経由で読み書き可能な領域である。
【００２０】
保管用ファイル共有サーバ２０２には、本発明の文書管理システムがインストールされており、文書管理サービスを起動する。文書管理サービスはHTTPプロトコルを使用しアクセスすることができる。
データ編集用PC２０４〜２０６は、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスにアクセスするためのWebブラウザを備える。
データベース２０３には、保管・公開される文書構造を定義したファイルの記録場所と、保管文書の検索用データと、公開文書の検索用データと、文書管理システムのユーザ情報が記録される。
【００２１】
文書作成の作業を開始するにはまず、編集用PC２０４でWebブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書管理権限のあるユーザであれば、文書管理システムに登録された文書構造定義の選択が可能な画面に移る。
【００２２】
保管用共有ファイルサーバ２０２は、データベース２０３から保管・公開する文書の所在を検索手段２１３により検索し、選択された1つの構造定義を元に編集用ファイル共有サーバ２０１の文書データ編集領域２０８に編集用フォルダ構造と初期文書データを編集作成ファイル手段２１５により作成する。
また、保管用ファイル共有サーバ２０２の完成文書データ保管領域２０９に保管用フォルダ構造と初期文書データを保管ファイル作成手段２１７により作成し、同２０２サーバの公開文書データ保管領域２１０に公開用フォルダ構造を作成する。作成されたフォルダ構造の情報はデータベース２０３に保管文書検索データ、公開文書検索データとして記録される。なお、保管・公開する文書データのフォルダ構造と文書データは構造定義手段２１４で定義される。
文書管理サービスでは、この作成された保管用文書のフォルダ構造と文書データに対し、ユーザまたはグループからの参照の可否を設定する。
【００２３】
データ編集用PC２０４から２０６でデータの編集を行う。編集は文書データに対応した別アプリケーションで行う。文書管理システムの保管用ファイル共有サーバ２０２により、編集用フォルダ構造と文書データのテンプレートが作成されているため、そのフォルダ内に編集データを保管する。編集用ファイル共有サーバ２０１は、既存のファイルサーバと管理は同じであり、文書管理システムが作成した物以外にフォルダ、文書を作成可能である。
【００２４】
完成した文書を保管用ファイル共有サーバ２０２上の記憶装置内に保管するには、編集用PC２０４でWebブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書保管権限のあるユーザであれば、完成文書の一覧画面に移動し、保管したい文書を選択する。選択可能な文書は業務用テンプレート定義で決められたもののみで、自由に作成した文書は含まれない。業務用テンプレート定義はテンプレートで表現され、具体的には、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管可能とするスクリプトの業務用テンプレート定義のテンプレートである。なお、このテンプレートは保管用ファイル共有サーバ上のテンプレート作成手段２２１で作成される。
【００２５】
この選択後、文書管理システムは実際の文書データの位置をデータベース２０３より取得し、編集用ファイル共有サーバ２０１上の完成された業務用テンプレート定義のテンプレートに即して文書データを読み出し、定義された位置に保管手段２１９により保管する。また、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する場合は保管データ限定手段２１８により行われる。ここで保管する文書は、文書管理システムの完成文書一覧に表示されるようになり、参照権限を持つユーザへ公開される。この完成文書の公開ユーザは主に同じ作業グループのユーザである。
【００２６】
上述したように、保管文書はユーザがサーバに接続し直接参照できないため、意図しない文書やその他データが保管文書の中に紛れ込まない。保管用ファイル共有サーバのハードディスク使用を業務目的だけに限定できる。
優れた文書データは他の作業グループにも公開すべきである。主に社内への文書公開を行うには、編集用ＰＣ２０４でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書公開権限のあるユーザであれば、完成文書一覧より社内公開したい文書を選択する。選択後、文書管理システムは検索処理手段２２０により、実際の文書データの位置をデータベース２０３より取得し、保管用ファイル共有サーバ２０２上の完成された文書データを公開領域にコピーする。検索処理手段の検索結果はデータ編集用ＰＣへ送受信手段２１６により送信され、編集用ＰＣ２０４内の保管文書表示手段２２２、検索結果表示手段２２３で表示される。ここでコピーし、保管された文書は、文書管理システムの公開文書一覧に表示されるようになり、参照権限を持つユーザへ公開される。
【００２７】
このようにすることで、多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教えるだけでよいため、電子メールの通信量を減らすことができる。
また、多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教え、保管用ファイルサーバ２０３からのみ参照を許し、公開文書の位置をメールで通達する作業を業務用テンプレートのスクリプトにより自動化することにより、メール送信ミスや不正なメール転送による情報漏えいを防止することができる。
【００２８】
図３は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの図である。
以下、企業等の組織におけるビジネスプロセスを体系化し、図３に示す仮想的に体系化された業務を元により具体的な本発明の実行形態の一例を説明する。
図３に示すように、仮想的に体系化された引合業務で、引合業務はヒアリングプロセス３０４と提案・見積作成プロセス３０５と見積会議プロセス３０６と顧客提案プロセス３０７のビジネスプロセスからなり、各プロセスは図３に示す文書作成プロセス(ヒアリングプロセスの場合は作成→登録→保管、提案・見積も作成プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信)があり、本発明の実行により自動化枠３０３で囲まれた範囲の文書作成プロセス（ヒアリングプロセスの場合は保管、見積も作成プロセスでは承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信）が自動化可能となる。
【００２９】
図４は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスと業務用テンプレートとの対応図である。図４に示すように、引合業務４０１に対し、業務用テンプレートとして、業務名４０７をフォルダ構造のトップとし、引合業務のプロセスごとのサブフォルダ（ヒアリングプロセス４０４に対してヒアリングサブフォルダ４０８、提案・見積作成プロセス４０５に対して提案・見積作成プロセスサブフォルダ４１１、見積会議プロセス４０５に対して見積会議サブフォルダ４１６、顧客提案プロセス４０６に対して顧客提案サブフォルダ４１８）と、各サブツリーには自動化枠４０３で囲まれた範囲の文書作成プロセスを自動化するスクリプト（ヒアリングプロセスの場合は保管、見積も作成プロセスでは承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信）と、各サブツリーには各プロセスで作成する文書データのテンプレート（ヒアリングプロセスでは要件書４０９とヒアリングシート４１０、提案・見積作成プロセスでは提案書４１２と見積４１３スケジュール４１４と山積み４１５、見積会議プロセスでは議事録４１７、顧客提案プロセスでは提案書４１９と見積書４２０）の構造を定義する。
【００３０】
図５は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバと保管用ファイル共有サーバに適用した場合の一例を示す図である。
図５に示すように、保管用ファイル共有サーバの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用した場合の例である。具体的な業務名５１７（図５では「引合」）をトップとして、編集ファイル作成手段２１５により、業務用テンプレート５０１のフォルダ構造と同じフォルダ構成の編集用フォルダ１０１が作成され、編集用フォルダの各サブフォルダには業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレート（ヒアリングサブフォルダには要件書５０４とヒアリングシート５０５、提案・見積作成サブフォルダには提案書５０７と見積５０８とスケジュール５０９と山積み５１０、見積会議サブフォルダには提案書５１２、顧客提案サブフォルダには提案書５１４と見積書５１５）がコピーされ、実業務ではコピーされた文書データのテンプレートを元に文書を作成し、作成して未承認の文書データのファイルをテンプレートと編集用フォルダに保存する。
また、保管用ファイル共有サーバの業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用した場合、具体的な業務名５３２（図５では「引合」）をトップとして業務用テンプレート５０１のフォルダ構造と同じ構成の完成フォルダが作成され、業務用テンプレートの各プロセスで定義したスクリプトが完成フォルダにコピー（ヒアリングサブフォルダ５０３で定義されたスクリプトはヒアリングサブフォルダ５３３に、提案・見積作成サブフォルダ５０６で定義されたスクリプトは提案・見積作成サブフォルダ５３６に、見積会議サブフォルダ５１１で定義されたスクリプトは見積会議サブフォルダ５４１に、顧客提案サブフォルダ５１３で定義されたスクリプトは顧客提案サブフォルダ５４３にコピー）される。
編集用ファイル共有サーバの編集用フォルダに保管された未承認の文書データのファイルを保管用ファイル共有サーバの完成フォルダ１０３に保存すると、完成フォルダ１０１に定義されたスクリプトが実行され、ファイルの保管とスクリプトに定義された処理（ビアリングプロセスの場合は保管処理、提案・見積作成プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理）が自動的に実行される。
【００３１】
図６は、本発明の一実施形態例を示す完成フォルダの作成例と効率的な検索方式を示す図である。仮想的な業務であるA社殿メールシステムとB社殿経理システムに対して図５の処理を実行した場合の例であり、A社殿メールシステムに関して承認された文書データはA社殿メールシステム６０２をトップとするフォルダ構造以下のみに保管されているため効率的な縦串検索が可能である。また、A社殿メールシステムとB社殿経理システムの提案・見積作成に関する完成した文書データを検索する場合、A社殿メールシステムならば提案・見積作成サブフォルダ６０６とB社殿経理システムならば提案・見積作成サブフォルダ６２１に同フォルダ構成で保管されているため効率的な横串検索が可能である。
【００３２】
以上のように、本実施形態の文書管理システムがあれば、次のようなことが可能になる。
（１）業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用することにより、文書データのテンプレートの所在が明確になり、文書データのテンプレートを雛形とした文書データが作成可能となる。
（２）業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用することにより、完成フォルダの文書データの保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)を統一し、文書データの標準化を実現することが可能となる。また、文書データを標準化することにより効率的な検索(縦串検索・横串検索)が可能となる。
（３）業務用テンプレートで保管する機能と完成版文書の保管時に自動実行する機能を持つスクリプトを定義することにより、文書データの保管と承認を自動化することが可能となる。また、本機能により保管用ファイル共有サーバには承認済みのデータのみが保管可能となり、承認済みの文書データのみの検索が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本発明の一実施形態例を示すシステム構成図である。
【図２】図１の文書管理システムの詳細図である。
【図３】本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの図である。
【図４】本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスと業務用テンプレートとの対応図である。
【図５】本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバと保管用ファイル共有サーバに適用した場合の一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態例を示す完成フォルダの作成例と効率的な検索方式を示す図である。
【図７】一般的なクライアント・サーバ型文書管理システムの構成図である。
【符号の説明】
【００３４】
１０１  作業用フォルダ
１０２  業務用テンプレート
１０３  完成フォルダ
２０１  編集用ファイル共有サーバ
２０２  保管用ファイル共有サーバ
２０３  データベース
２０４、２０５、２０６  データ編集用ＰＣ
２０７  機密情報辞書
２０８  文書データ編集領域
２０９  完成文書データ保管領域
２１０  公開文書データ保管領域
２１１  編集用アクセス手段
２１２  ユーザ承認手段
２１３  検索手段
２１４  構造定義手段
２１５  編集ファイル作成手段
２１６  送受信手段
２１７  保管ファイル作成手段
２１８  保管データ限定手段
２１９  保管手段
２２０  検索処理手段
２２１  テンプレート作成手段
２２２  保管文書表示手段
２２３  検索結果表示手段
３０１  業務例
３０２  手作業範囲
３０３  自動化作業範囲
３０４  ヒアリングプロセス
３０５  提案・見積作成プロセス
３０６  見積会議プロセス
３０７  顧客提案プロセス
４０１  業務例
４０２  手作業範囲
４０３  自動化作業範囲
４０４  ヒアリングプロセス
４０５  提案・見積作成プロセス
４０６  見積会議プロセス
４０７  顧客提案プロセス
４０７  業務名
４０８  ヒアリングフォルダと定義スクリプト
４０９  要件定義書の文書データのテンプレート
４１０  ヒアリングシートの文書データのテンプレート
４１１  提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
４１２  提案書の文書データのテンプレート
４１３  見積の文書データのテンプレート
４１４  スケジュールの文書データのテンプレート
４１５  山積みの文書データのテンプレート
４１６  見積会議フォルダと定義スクリプト
４１７  議事録の文書データのテンプレート
４１８  顧客提案フォルダと定義スクリプト
４１９  提案書の文書データのテンプレート
４２０  見積書の文書データのテンプレート
５０１  業務用連プレート範囲
５０２  業務例
５０３  ヒアリングフォルダと定義スクリプト
５０４  要件定義書の文書データのテンプレート
５０５  ヒアリングシートの文書データのテンプレート
５０６  提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
５０７  提案書の文書データのテンプレート
５０８  見積の文書データのテンプレート
５０９  スケジュールの文書データのテンプレート
５１０  山積みの文書データのテンプレート
５１１  見積会議のフォルダと定義スクリプト
５１２  議事録の文書データのテンプレート
５１３  顧客提案のフォルダと定義スクリプト
５１４  提案書の文書データのテンプレート
５１５  見積書の文書データのテンプレート
５１６  編集用フォルダ範囲
５１７  業務名引合
５１８  ヒアリングフォルダ
５１９  要件定義書の文書データのテンプレートと作成文書
５２０  ヒアリングシートの文書データのテンプレートと作成文書
５２１  提案・見積作成フォルダ
５２２  提案書の文書データのテンプレートと作成文書
５２３  見積の文書データのテンプレートと作成文書
５２４  スケジュールの文書データのテンプレートと作成文書
５２５  山積みの文書データのテンプレートと作成文書
５２６  見積会議のフォルダ
５２７  議事録の文書データのテンプレートと作成文書
５２８  顧客提案のフォルダ
５２９  提案書の文書データのテンプレートと作成文書
５３０  見積書の文書データのテンプレートと作成文書
５３１  完成フォルダ範囲
５３２  業務名引合
５３３  ヒアリングフォルダと定義スクリプト
５３４  要件定義書の文書データのテンプレート
５３５  ヒアリングシートの完成文書
５３６  提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
５３７  提案書の完成文書
５３８  見積の完成文書
５３９  スケジュールの完成文書
５４０  山積みの完成文書
５４１  見積会議のフォルダと定義スクリプト
５４２  議事録の完成文書
５４３  顧客提案のフォルダと定義スクリプト
５４４  提案書の完成文書
５４５  見積書の完成文書
６０１  完成フォルダ範囲
６０２  業務名Ａ社殿メールシステム
６０３  ヒアリングフォルダと定義スクリプト
６０４  要件定義書の文書データのテンプレート
６０５  ヒアリングシートの完成文書
６０６  提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
６０７  提案書の完成文書
６０８  見積の完成文書
６０９  スケジュールの完成文書
６１０  山積みの完成文書
６１１  見積会議のフォルダと定義スクリプト
６１２  議事録の完成文書
６１３  顧客提案のフォルダと定義スクリプト
６１４  提案書の完成文書
６１５  見積書の完成文書
６１６  完成フォルダ範囲
６１７  業務名Ａ社殿メールシステム
６１８  ヒアリングフォルダと定義スクリプト
６１９  要件定義書の文書データのテンプレート
６２０  ヒアリングシートの完成文書
６２１  提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
６２２  提案書の完成文書
６２３  見積の完成文書
６２４  スケジュールの完成文書
６２５  山積みの完成文書
６２６  見積会議のフォルダと定義スクリプト
６２７  議事録の完成文書
６２８  顧客提案のフォルダと定義スクリプト
６２９  提案書の完成文書
６３０  見積書の完成文書
７０１  ファイルサーバ
７０２、７０３  ＰＣ
７０４  データベース
【図１】
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【図２】
0004652182.tif 000003
【図３】
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【図４】
0004652182.tif 000005
【図５】
0004652182.tif 000006
【図６】
0004652182.tif 000007
【図７】
0004652182.tif 000008