(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のＦＡＸ番号のそれぞれについて、該ＦＡＸ番号、該ＦＡＸ番号を宛先として送信すべきＦＡＸ資料の送信元を示す送信元番号ならびに当該ＦＡＸ資料に含まれる識別情報を含むデータを記憶する送信先データベースと、
まとめて送信された複数のＦＡＸ資料を受信し終わったなら、当該ＦＡＸ資料ごとに、該ＦＡＸ資料に含まれる識別情報と同じ識別情報ならびに当該ＦＡＸ資料の送信元を示す送信元番号を含むデータを前記送信先データベースから検索するとともに該データに含まれるＦＡＸ番号を宛先として該ＦＡＸ資料を送信するＦＡＸ資料送信手段と
を備えることを特徴とするＦＡＸ集中管理システム。
【請求項２】
前記各データは、当該データに含まれるＦＡＸ番号に対応する受信側での回線の回線数を含み、
前記ＦＡＸ資料送信手段は、前記ＦＡＸ資料の送信において、当該ＦＡＸ資料の宛先であるＦＡＸ番号を含むデータ内の回線数に基づいて当該回線数に対応する回線が均等に使用されるようにする
ことを特徴とする請求項１記載のＦＡＸ集中管理システム。
【請求項３】
請求項１または２記載のＦＡＸ集中管理システムをコンピュータにより実現するためのＦＡＸ集中管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のＦＡＸを複数の送信先へ確実に送信するためのＦＡＸ集中管理システムおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来においてＦＡＸによる書類などの送信が行われている。このＦＡＸ送信においては、ＦＡＸの送信を意図した相手へ誤り無く送信するために様々な対策が行われている。近年の顧客情報保護法施行に伴い、ＦＡＸを意図しない宛先に誤送付すると顧客情報漏洩となってしまう。
【０００３】
こうした状況において、銀行等の営業店において顧客が手書した伝票を入力処理する場合は、事務集中センタへ伝票ＦＡＸ送信して一括処理を行っている。事務集中センタの組織構成は、扱う業務毎に分かれている場合や、あるいは営業店の担当エリア毎に分かれている場合など様々である。営業店では顧客情報漏洩につながるＦＡＸの誤送信を防止するために、ＦＡＸ送信後に事務集中センタへ当該ＦＡＸが到達したことの確認を行っており、事務集中センタではＦＡＸ送信票に記入された送信枚数と受信枚数の突合せ確認を行ってＦＡＸの誤送信を防止している。
【０００４】
また、ＦＡＸ送信する際にＦＡＸ番号を誤入力して意図しない相手にＦＡＸ送信をしてしまうことを防止するため、ＦＡＸ送信する際には２名でＦＡＸ番号入力を目視確認することが行われている。
【０００５】
さらに、ＦＡＸ送信端末に記憶するアドレス帳に誤ったＦＡＸ番号を入力してしまい、結果として誤った宛先へＦＡＸ送信してしまうことを防止するため、ＦＡＸ番号をまとめたアドレス帳に新たにＦＡＸ番号を登録する際には、ＦＡＸ番号登録をしようとする相手先に到達テスト用のＦＡＸを送信して確認している。
【０００６】
また、ＦＡＸ送信しようとする送信原稿に記載された相手先のＦＡＸ番号を光学式の読取装置で読取り、読取ったデータでダイヤルしてＦＡＸ送信を行っている（特許文献１参照）。
【特許文献１】実案登録第３０１１８４９号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述のような従来の技術においては、業務毎あるいは伝票毎に事務集中センタの宛先が異なるので、該当する事務集中センタの数だけＦＡＸ送信をしなければならなかった。
【０００８】
また、受取側で資料の二重紙送りが生じているか否かを判別するのは難しかった。
【０００９】
また、該当する事務集中センタに対応したＦＡＸ送信票をそれぞれ作成する必要があるので過度の事務労力を要していた。
【００１０】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、ＦＡＸを複数の送信先へ送信する際の労力を軽減し、複数のＦＡＸを複数の送信先へ確実に送信することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
請求項１に記載の本発明は、複数のＦＡＸ番号のそれぞれについて、該ＦＡＸ番号、該ＦＡＸ番号を宛先として送信すべきＦＡＸ資料の送信元を示す送信元番号ならびに当該ＦＡＸ資料に含まれる識別情報を含むデータを記憶する送信先データベースと、まとめて送信された複数のＦＡＸ資料を受信し終わったなら、当該ＦＡＸ資料ごとに、該ＦＡＸ資料に含まれる識別情報と同じ識別情報ならびに当該ＦＡＸ資料の送信元を示す送信元番号を含むデータを前記送信先データベースから検索するとともに該データに含まれるＦＡＸ番号を宛先として該ＦＡＸ資料を送信するＦＡＸ資料送信手段とを備える。
請求項２に記載の本発明は、請求項１記載のＦＡＸ集中管理システムにおいて、前記各データは、当該データに含まれるＦＡＸ番号に対応する受信側での回線の回線数を含み、前記ＦＡＸ資料送信手段は、前記ＦＡＸ資料の送信において、当該ＦＡＸ資料の宛先であるＦＡＸ番号を含むデータ内の回線数に基づいて当該回線数に対応する回線が均等に使用されるようにすることを特徴とする。
請求項３に記載の本発明は、請求項１または２記載のＦＡＸ集中管理システムをコンピュータにより実現する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、ＦＡＸを複数の送信先へ送信する際の労力を軽減し、複数のＦＡＸを複数の送信先へ確実に送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
＜第１の実施の形態＞
図１は、ＦＡＸ集中管理システムの実施の形態に係る概略の全体構成図を示している。
【００１８】
この図１には、ＦＡＸ送信先を特定するための送信先情報を記憶した送信先データベース１１と、この送信先データベース１１を備えたＦＡＸ集中管理システム１と、ＦＡＸ送信の発信元となる営業店ＦＡＸ４と、ＦＡＸ集中管理システム１に接続されて営業店ＦＡＸ４が設置されている営業所に設置された営業店ＰＣ（パソコン端末）５と、事務集中センタｘのＦＡＸ２と、事務集中センタｙのＦＡＸ３と、ＬＡＮ７と、内線（または公衆網）６と、ＦＡＸ送信票８と、伝票９と、ＦＡＸ資料１０が示されている。
【００１９】
また、ＦＡＸ送信票８はＦＡＸ集中管理システム１に接続された営業店ＰＣ５上の操作により作成され、ＱＲコード（二次元コード）が記載されている。このＱＲコードが含む情報（確認情報）は、たとえば、処理ＩＤとして「コード＝Ｊ」他に送信資料枚数、ＦＡＸ送信者の識別ＩＤなどを含んでいる。この送信者の識別ＩＤを用いて営業店を特定する。
【００２０】
この構成において、伝票９には予めＱＲコード（伝票コード）が印刷されており、営業所では予めこの伝票コードが印刷された伝票９を使用するものとする。そして、このＱＲコード（伝票コード）が示す情報は印刷された伝票９の種類（業務）毎に、それに応じた設定でコード化されている。伝票９に印刷されるＱＲコードは、たとえば伝票であることを識別するための情報（コードＤ）と、業務内容を示す情報（業務ＩＤ：００１）がコード化されており、ＦＡＸ集中管理システム１においてはこのコードＤに基づいて当該書類が伝票９であるということを識別する。この識別により送信先データベース１１に記憶されている情報にアクセスして該当するＦＡＸ送信先を特定する。
【００２１】
送信先データベース１１の構成は、たとえば図２に示すようなデータテーブル構造を備えていることが好ましく、送信先名、資料の内容、送信先名および送信先ＦＡＸ番号を関連させて記憶し、資料の内容（例えば伝票の業務内容）によって送信先を自動的に振り分けることが可能な構成となっている。
【００２２】
たとえば、ＦＡＸの送信元となる「営業店」の項目と、あらかじめ設定されたＦＡＸ送信のやり方を識別するための「コード」の項目と、ＦＡＸ送信ごとに管理するために個別に付与される「業務ＩＤ」の項目と、をそれぞれデータテーブルに持たせている。さらにＦＡＸ送信をする相手先に関する送信先情報の項目として、ＦＡＸ送信先の事務集中センタの名前が記載された「事務集中センタ」の項目と、ＦＡＸ送信先の事務集中センタにおける部署名が記載された「部署名」の項目と、ＦＡＸ送信先の電話番号が記載された「ＦＡＸ番号」の項目と、ＦＡＸ送信先の事務集中センタが備えるＦＡＸ回線の数が記載された「回線数」の項目と、のそれぞれがデータテーブルに記載されている。
【００２３】
そして、このような構成のデータテーブルを用いた具体的な処理としては、「営業店」の「１」から、「コード」が「Ｊ」で示されたＦＡＸ送信の方法（複数の営業所へＦＡＸを振り分ける送信方法）でもって、「業務ＩＤ」が「００１」で特定される内容のＦＡＸ送信業務が開始される。「業務ＩＤ」が「００１」のＦＡＸ送信について、その「送信先情報」は「ｙ」と呼ばれる「事務集中センタ」であり、ここで実際にＦＡＸを受信する「部署名」は「ｂ」として指定されている。この「ｂ」の「ＦＡＸ番号」は「０３−１１１−１１１１」であって、「事務集中センタ」である「ｙ」のＦＡＸ回線数は「３」つの回線を備えることが示されている。
【００２４】
次に、この図１に示す構成において、ＦＡＸ集中管理システム１を用いて実行されるＦＡＸの宛先を集中管理するための基本的な手順を図中（１）〜（４）に沿って説明する。
【００２５】
まず、図１中（１）において、図示しないＦＡＸ送信者はＦＡＸ送信票８を作成するためにＦＡＸ集中管理システム１にログインする。このログインには予め設定されたユーザＩＤとパスワードを営業店ＰＣ５に入力することによって行われる。
【００２６】
次に、ログインしたＦＡＸ送信者の操作により、ＦＡＸ集中管理システムにおいて、業務ＩＤ、送信資料枚数およびＦＡＸ送信者の識別ＩＤを含むＱＲコードが記載されたＦＡＸ送信票８が作成される。ＦＡＸ送信票８にはＦＡＸ送信するＦＡＸ資料１０の枚数も情報として記載される。作成されたＦＡＸ送信票８は営業店ＰＣ５に接続された図示しないプリンタ等からプリントアウトされる。
【００２７】
次に、図１中（２）において、ＦＡＸ送信票８と送信先がそれぞれ異なるＦＡＸ資料１０（伝票９とそれに関連する続葉の資料、書類）とを一纏めにして、一度にＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信する。
【００２８】
なお、ここで営業店ＦＡＸ４からＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信されるＦＡＸ送信票８とＦＡＸ資料１０について、ＦＡＸ送信票８とＦＡＸ資料１０に含まれる伝票９のＱＲコードにより、その宛先の事務集中センタが特定されるので、ＦＡＸ資料１０を宛先の事務集中センタ毎にまとめる必要はなく、ばらばらの順序でもよい。
【００２９】
また、ＦＡＸ資料１０の伝票９に続くページの資料や書類の順序については、伝票９とその資料とを対応付けしてまとめておく必要があり、その伝票９の次頁以降に資料を所定の順序で並べておく。伝票９に続く次頁以降は伝票９と一組であると認識される。
【００３０】
そして、ＦＡＸ受信したＦＡＸ資料１０の枚数とＦＡＸ送信票８に記載されたＱＲコードに含まれる枚数情報とが一致するか否かが判断される（送信可否判断部）。もしＦＡＸ資料１０の枚数とＱＲコードが示す枚数情報とが不一致になった場合は、そのＦＡＸの送信元である営業店へエラー通知を送信する。このエラー通知を受けた営業店では該当するＦＡＸ資料１０を再びＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信し直す。
【００３１】
次に、ＦＡＸ受信したＦＡＸ資料１０の枚数とＦＡＸ送信票８に記載されたＱＲコードに含まれる枚数情報が一致すると、ＦＡＸ集中管理システム１ではＦＡＸ送信票８と一纏めにされて次頁へと続く伝票９に記載されたそれぞれのＱＲコードをＯＣＲ処理する。
【００３２】
次に、この処理で読取ったＱＲコードに含まれる情報に応じ、それぞれに対応する事務集中センターを特定し（送信先特定部）、ＦＡＸ送信の振り分けを行う（送信資料振り分け部）。なお、ここで行われる処理は振り分け処理のみであり、事務集中センタへのＦＡＸ送信は行わない。
【００３３】
また、ＦＡＸ資料１０が伝票９（添付資料がある場合はそれも含む）で構成されている場合は、ある事務集中センタが持つＦＡＸ回線数に応じて送信するＦＡＸ資料１０の枚数が均等になるように配分処理が行われる。さらに、ＦＡＸ資料１０が伝票９と添付資料により構成されている場合は、添付資料が無い場合のように均等な配分にはならないものの、複数の回線の負荷についてある特定の回線に負荷が集中しないように振り分けが実行される。
【００３４】
次に、図１中（４）にて、ＦＡＸ集中管理システム１はＦＡＸ資料１０（伝票９）のＦＡＸ宛先別の振り分け処理後に、公衆網６を介して、それぞれ該当する事務集中センタへの全回線数へＦＡＸ送信を行う。ここで実行されるＦＡＸ送信はＦＡＸ資料１０のみの送信であり、ＦＡＸ送信票８はＦＡＸ送信されない。
【００３５】
このようにして、ＦＡＸ集中管理システム１が業務内容に応じてＦＡＸ送信先を自動的に振り分けてＦＡＸ送信するＦＡＸ集中管理システムを構成することができ、ＦＡＸ送信元がその業務内容に応じてＦＡＸ送信先を指定する必要も無くすことができる。
【００３６】
次の図３には、１つの営業店から２つの事務集中センタへＦＡＸ送信する場合について説明するための説明図を示している。
【００３７】
この図３において営業店１６からはＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信票８と、そのＦＡＸ送信票８と一組になる複数の伝票ｘイ〜ホ１２と複数の伝票ｙイ〜ホ１３が営業店ＦＡＸ４を介して１回のみＦＡＸ送信される。
【００３８】
ＦＡＸ集中管理システム１では、ＦＡＸ受信したＦＡＸ送信票８に記載のＱＲコードを読み取り、処理ＩＤ＝Ｊ（複数の営業所へＦＡＸを振り分ける送信方法）のＦＡＸ送信であることを識別する。次に、ＦＡＸ送信において複数の伝票ｘイ〜ホ１２と複数の伝票ｙイ〜ホ１３が二重紙送りになっていないかを確認する。さらに伝票ｘイ〜ホ１２と伝票ｙイ〜ホ１３のそれぞれに記載されたＱＲコードをＯＣＲ処理により読み取り、伝票ｘイ〜ホ１２については事務集中センタｘ２宛であり、伝票ｙイ〜ホ１３については事務集中センタｙ３宛であることを識別して振り分ける。
【００３９】
次に、ＦＡＸ送信のためのＦＡＸ回線を均等に利用するように割当てする。たとえば、事務集中センタｘ２と事務集中センタｙ３のそれぞれにＦＡＸ回線を３回線ずつ割当てて均等にする。
【００４０】
そして、ＦＡＸ集中管理システム１からは宛先の事務集中センタｘ２、事務集中センタｙ３のそれぞれへＦＡＸ送信を開始する。
【００４１】
このようにＦＡＸ回線を均等に割り当てて同時送信することにより、ＦＡＸ送信時間を短縮することもできる。たとえば、５０枚のＦＡＸを送信する場合は、従来の単なるＦＡＸサーバを用いた場合は「５０枚×２枚分」の送信時間を必要としていたが、ＦＡＸ集中管理システム１を用いることにより「５０枚＋５０枚／事務集中管理センタ回線数分」の送信時間に短縮することができる。
【００４２】
すなわち、図３に当てはめれば、事務集中センタｘ２と事務集中センタｙ３のそれぞれにＦＡＸ回線が３回線ずつ割り当てられているので、５０枚＋５０枚／３回線＝５０枚＋１７枚＝６７枚分のＦＡＸ送信時間で済むことになり、単純なＦＡＸサーバの構成に比して３０パーセントのＦＡＸ送信時間の削減を達成できる。
【００４３】
次の図４には、２つの営業店から２つの事務集中センタへＦＡＸ送信する場合について説明するための説明図を示している。
【００４４】
すでに図３を参照して説明した構成に対して、この図４では営業店[１]２０、営業店[２]２１の２箇所に増えている。この場合においても、営業店[１]２０からはＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信票８と、そのＦＡＸ送信票８と一組になる複数の伝票ｘイ〜ホ１２および複数の伝票ｙイ〜ホ１３が営業店ＦＡＸ４を介して１回のみＦＡＸ送信される。同様に営業店[２]２１からはＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ送信票８と、そのＦＡＸ送信票８と一組になる複数の伝票ｘヘ〜ヌ２５および複数の伝票ｙヘ〜ヌ２６が営業店ＦＡＸ４を介して１回のみＦＡＸ送信される。
【００４５】
ＦＡＸ集中管理システム１では、ＦＡＸ受信した営業店[１]２０と営業店[２]２１のそれぞれのＦＡＸ送信票８に記載のＱＲコードを読み取り、処理ＩＤ＝Ｊ（複数の営業所へＦＡＸを振り分ける送信方法）のＦＡＸ送信であることを識別する。
【００４６】
さらに、二重紙送りになっていないかを確認した後に、伝票ｘイ〜ホ１２と伝票ｙイ〜ホ１３、伝票ｘヘ〜ヌ２５および伝票ｙヘ〜ヌ２６のそれぞれに記載されたＱＲコードをＯＣＲ処理により読み取り、伝票ｘイ〜ホ１２と伝票ｘヘ〜ヌ２５については事務集中センタｘ２宛であり、伝票ｙイ〜ホ１３と伝票ｙヘ〜ヌ２６については事務集中センタｙ３宛であることを識別して振り分ける。
【００４７】
＜第２の実施の形態＞
第１の実施の形態においては、ＦＡＸ送信を指定された送信先へ単に送信するのみであったが、第２の実施の形態においてはＦＡＸ送信のためのＦＡＸ回線を均等に利用するように割当てする。
【００４８】
たとえば、事務集中センタｘ２と事務集中センタｙ３のそれぞれにＦＡＸ回線を３回線ずつ割当てて均等にし、宛先の事務集中センタｘ２、事務集中センタｙ３のそれぞれへＦＡＸ送信を実行する。
【００４９】
以上説明した本実施の形態によれば、ＦＡＸを複数の送信先へ送信する際の労力を軽減し、複数のＦＡＸを複数の送信先へ確実に送信することができる。
【００５０】
また、複数の伝票をＦＡＸ送信する際に一度のＦＡＸ送信で複数の営業所へＦＡＸ送信を振り分けて送付することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】ＦＡＸ集中管理システムの実施の形態に係る、概略の全体構成図を示す。
【図２】ＦＡＸ集中管理システムの実施の形態に係る、送信先データベースの構成の一例を示す。
【図３】ＦＡＸ集中管理システムの実施の形態に係る、ＦＡＸ送信処理の一例を示す。
【図４】ＦＡＸ集中管理システムの実施の形態に係る、ＦＡＸ送信処理の一例を示す。
【符号の説明】
【００５２】
１  ＦＡＸ集中管理システム
２  事務集中センタｘのＦＡＸ
３  事務集中センタｙのＦＡＸ
４  営業店ＦＡＸ
５  営業店ＰＣ
６  公衆網
７  ＬＡＮ
８  ＦＡＸ送信票
９  伝票
１０  ＦＡＸ資料
１１  送信先データベース
【図１】
0004805053.tif 000002
【図２】
0004805053.tif 000003
【図３】
0004805053.tif 000004
【図４】
0004805053.tif 000005