(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、
前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、
前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、
前記ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムであって、
前記ウェブサーバは、
前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードを生成する受付コード生成手段と、
前記案件を特定することが可能な案件特定情報と前記受付コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、
前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、
を具備し、
前記データベースサーバは、
前記案件に係る情報である案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、
前記読取データサーバは、
前記読取装置によって前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードを抽出する受付コード抽出手段と、
前記受付コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録手段と、を具備し、
前記ウェブサーバの受付コード生成手段は、１件の前記読取データについて一意に定まる受付コードを生成することで、前記読取データごとに前記受付コードを存在させ、
前記読取データサーバの登録手段は、前記ウェブサーバの受付コード生成手段によって生成された受付コードが前記読取データサーバの受付コード抽出手段によって抽出された受付コードと一致する場合、前記読取データを前記案件情報と関連付けることを特徴とする書類登録システム。
【請求項２】
前記ウェブサーバの前記添付コード作成手段は、前記読取装置を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することを特徴とする請求項１に記載の書類登録システム。
【請求項３】
前記ウェブサーバは、前記データベースサーバの受付コード抽出手段が抽出した前記受付コードについて、前記読取データと前記案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、前記読取データと前記案件情報との関連付けが完了していることを通知する通知手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の書類登録システム。
【請求項４】
前記ウェブサーバは、前記添付コード作成手段が前記添付コードを作成してから所定時間内に前記読取データサーバの登録手段が前記読取データと前記案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告手段を更に備えることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の書類登録システム。
【請求項５】
案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、前記ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムにおいて、前記読取データを前記案件と関連付ける書類登録方法であって、
前記ウェブサーバによって、前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応すると共に、１件の前記読取データについて一意に定まる受付コードを生成することで、前記読取データごとに前記受付コードを存在させる受付コード生成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記案件を特定することが可能な案件特定情報と前記受付コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、
前記印刷装置によって、前記添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する印刷ステップと、
前記読取装置によって、前記印刷ステップで印刷された送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取ることで読取データを生成する読取データ生成ステップと、
前記読取データサーバによって、前記読取装置によって生成された読取データに含まれる前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードを抽出する受付コード抽出ステップと、
前記読取データサーバによって、前記受付コード生成ステップで生成された受付コードが前記受付コード抽出ステップで抽出された受付コードと一致する場合、前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録ステップと、
を備える書類登録方法。
【請求項６】
前記添付コード作成ステップで、前記読取装置を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することを特徴とする請求項５に記載の書類登録方法。
【請求項７】
前記ウェブサーバは、前記受付コード抽出ステップで抽出した前記受付コードについて、前記読取データと前記案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、前記読取データと前記案件情報との関連付けが完了していることを通知する通知ステップを更に備えることを特徴とする請求項５又は請求項６に記載の書類登録方法。
【請求項８】
前記ウェブサーバは、前記添付コード作成ステップで前記添付コードを作成してから所定時間内に前記登録ステップで前記読取データと前記案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告ステップを更に備えることを特徴とする請求項５から請求項７のいずれかに記載の書類登録方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、案件に関する紙媒体の書類を読み取ることで生成された読取データを当該案件に係る情報と関連付けて登録する書類登録システム及び書類登録方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る書類の作成及び管理において、出願前から権利化後に至るまでの様々な段階で電子化が進んでいる。しかしながら、案件に関する書類が保管される包袋（ファイル）については、書類のすべてが電子化されていることは稀であり、紙媒体の書類と、所定の形式に基づいて電子化された書類（以下、単に「電子化書類」という。）とが混在する。例えば、権利に関する契約書等には紙媒体の書類が用いられるが、出願書類や公報等には電子化書類が広く用いられている。そこで、紙媒体の書類を電子化することで保管書類のすべてを電子化書類として一括管理するシステムが提案されている。
【０００３】
このように紙媒体の書類を電子化して一括管理するシステムとして、例えば、契約書等の書類を画像データとしてデータベースに格納して管理する契約管理システムが知られている（特許文献１参照）。また、紙媒体の書類を電子化するときに、案件や添付書類等を特定するためのバーコードが記載された送付状を読み込むことで、電子化書類に加えて案件の書誌情報等を利用できるように構成した知的財産管理システムが知られている（特許文献２参照）。
【０００４】
上述のようなシステムに登録される包袋には、１つの案件に対して多種多様な書類が存在し、個々の書類が有する情報も多岐に渡る。そのため、ファックスやスキャナ等の読取装置を用いて紙媒体の書類を電子化して登録する際には、電子化書類（すなわち、読取装置によって生成された読取データ）を案件と関連付けて、各書類の有する情報を容易に照会できるようにしておく必要がある。また、読取装置を用いて紙媒体の書類を大量に電子化してシステムに登録する際には、複数の書類について電子化処理を行いながら、読取データを案件と関連付けて登録することが必要となる。
【特許文献１】特開２００４−２４０８９１号公報
【特許文献２】特開２００１−３２５２８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に記載の契約管理システムでは、電子化書類や契約内容を登録及び修正するためのマンマシンインターフェースを設けることで、電子化書類及び当該書類の有する情報の登録及び修正に加えて、登録された情報を照会できるように構成されている。しかしながら、特許文献１に記載のシステムは、電子化書類の登録又は修正を１つずつ行うことを前提とした構成となっている。そのため、１つの案件に関して複数の書類が存在する場合には、システム使用者が読取データの内容を１つずつ確認しながら読取データを案件と関連付ける必要があり、煩雑な作業が必要となっていた。特に、複数の案件に関する複数の書類を一括して電子化処理する場合、このような関連付けの作業は極めて煩雑なものとなっていた。
【０００６】
一方、特許文献２に記載の知的財産管理システムでは、１つの案件に関する複数の書類について電子化処理を行なう場合であっても、バーコードが記載された送付状を用いることで電子化処理後の読取データを案件と関連付けることができる。また、案件名や添付書類等に対応するバーコードを送付状に記載することで、電子化処理時に個々の書類に関する情報をシステムに登録することができる。しかしながら、特許文献２に記載の知的財産管理システムで用いる送付状は、バーコードを用いて添付書類等に関する情報を登録することは可能であっても、システムに格納済みの案件情報（例えば、書類の概要や書誌事項）については読取データと関連付けることができなかった。そのため、１つの案件に関して複数の読取データが存在する場合に、格納済みの案件情報を読取データと関連付けるには、特許文献１に記載のシステムの場合と同様に、システム使用者が読取データの内容を１つずつ確認しながら、関連付けを行う必要があった。
【０００７】
そこで、本発明は、複数の紙媒体の書類の電子化処理を行なう際に、案件名だけでなく、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けて登録することができる書類登録システム及び書類登録方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の書類登録システムは、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムであって、ウェブサーバは、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードを生成する受付コード生成手段と、受付コードを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、を具備し、データベースサーバは、案件に係る情報である案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、読取データサーバは、読取装置によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コードを参照することで、読取データから受付コードを抽出する受付コード抽出手段と、受付コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付けて登録する登録手段と、を具備する。
【０００９】
本発明の書類登録システムによれば、まず、案件情報に対応する受付コードに基づいて添付コードが作成される。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで書類の読取データから受付コードが抽出されて、抽出された受付コードを用いて読取データは案件情報と関連付けられる。従って、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、案件名だけでなく、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。
【００１０】
また、ウェブサーバの受付コード生成手段は、１件の読取データに係る案件情報について一意に定まる受付コードを生成するように構成してもよい。このように構成することで、１件の読取データに対して１つの受付コードが生成されるため、登録された読取データを区別することが容易となる。特に、１つの案件において内容が類似する読取データが複数存在する場合や内容が一部重複する読取データが存在する場合であっても、システムにおいて登録された読取データを容易に区別することができる。
【００１１】
また、読取データサーバの登録手段は、ウェブサーバの受付コード生成手段によって生成された受付コードが読取データサーバの受付コード抽出手段によって抽出された受付コードと一致する場合、読取データを案件情報と関連付けるように構成してもよい。このように構成することで、読取データと案件情報との関連付けをより確実に登録することができるだけでなく、受付コードが生成されていない案件情報を有する読取データが誤って登録されることを防止できる。
【００１２】
また、ウェブサーバの添付コード作成手段は、案件を特定することが可能な案件特定情報を含む添付コードを作成するように構成してもよい。このように構成することで、読取データがシステムに登録される前であっても、添付コードが添付された読取データによって案件を特定することができるため、読取データの識別性が向上する。
【００１３】
また、ウェブサーバの添付コード作成手段は、読取装置を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成するように構成してもよい。このように構成することで、読取データがシステムに登録された後に、紙媒体の書類の読み取りに用いられるべき読取装置を特定することができるため、読取データの特定をより詳細にわたって行うことができる。
【００１４】
また、ウェブサーバは、データベースサーバの受付コード抽出手段が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、読取データと案件情報との関連付けが完了していることを通知する通知手段を更に備えるように構成してもよい。このように構成することで、システム使用者は関連付けが完了している読取データを知ることができるため、読取データが重複して登録されることを防止できる。
【００１５】
また、ウェブサーバは、添付コード作成手段が添付コードを作成してから所定時間内に読取データサーバの登録手段が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告手段を更に備えるように構成してもよい。このように構成することで、添付コードが作成されたままで、読取データと案件情報との関連付けが未登録となることを防止できる。
【００１６】
本発明は、上記のように書類登録システムに係る発明として記述できる他に、以下のように書類登録方法に係る発明としても記述することができる。
【００１７】
本発明の書類登録方法は、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムにおいて、読取データを案件と関連付ける書類登録方法であって、ウェブサーバによって、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードを生成する受付コード生成ステップと、ウェブサーバによって、受付コードを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、ウェブサーバによって、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、印刷装置によって、添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する印刷ステップと、読取装置によって、印刷ステップで印刷された送付状と案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取ることで読取データを生成する読取データ生成ステップと、読取データサーバによって、読取装置によって生成された読取データに含まれる添付コードを参照することで、読取データから受付コードを抽出する受付コード抽出ステップと、読取データサーバによって、受付コード抽出ステップで抽出された受付コードを用いて、読取データを案件情報と関連付けて登録する登録ステップと、を備える。
【００１８】
なお、上記の書類登録方法に係る発明は、上記の書類登録システムに係る発明と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する発明である。
【発明の効果】
【００１９】
本発明の書類登録システム及び書類登録方法によれば、案件情報に対応する受付コードを用いて読取データが案件情報と関連付けられるため、案件名だけでなく、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けて登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面を参照しながら、本発明に係る書類登録システム及び書類登録方法の実施形態を説明する。
【００２１】
まず、図１から図４を参照して、本発明の実施形態に係る書類登録システム及び周辺装置を説明する。
【００２２】
図１は、本発明の実施形態に係る書類登録システム１の全体構成を示す図である。図１に示される書類登録システム１は、特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る案件の包袋（ファイル）における紙媒体の書類を画像として読み取る読取装置６００によって生成される読取データを案件と関連付けて登録するシステムである。この書類登録システム１は、ウェブサーバ１００と、データベースサーバ２００と、読取データサーバ３００と、端末装置４００と、印刷装置５００と、読取装置６００とを備えている。
【００２３】
書類登録システム１において、ウェブサーバ１００と、データベースサーバ２００と、読取データサーバ３００とはそれぞれの通信部１１０，２１０，３１１を介して相互に情報通信ができるように構成されている。また、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び読取データサーバ３００は、インターネット網やＬＡＮ（Local Area Network）等からなるネットワークＮ１を介して端末装置４００との間で相互に情報通信を行うことができるように構成されている。更に、読取データサーバ３００は、電話回線網やＬＡＮ等からなるネットワークＮ２を介して読取装置６００から送信された読取データ（例えば、ファックスデータ、ＰＤＦやＴＩＦＦ等の形式に基づく電子データ）を受信できるように構成されている。
【００２４】
次に書類登録システム１を構成する要素及びその機能を説明する。
＜ウェブサーバ＞
ウェブサーバ１００は、端末装置４００、データベースサーバ２００及び読取データベースサーバとの間で情報の送受信を行うことが可能であり、外部からの指示に応じて案件に関する送付状データを作成することができる装置である。このウェブサーバ１００は、機能的な構成要素として、通信部１１０と、格納部１２０と、処理部１３０とを備えている。
【００２５】
通信部１１０は、データベースサーバ２００、読取データサーバ３００及び端末装置４００との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報及び読取データ等の各種データの送受信を行なう。
【００２６】
格納部１２０は、通信部１１０によって送受信されるデータ及び処理部１３０によって処理されたデータを格納する部分であり、例えばデータベースサーバ２００から送信された案件情報や端末装置４００から送信された情報を格納する。
【００２７】
処理部１３０は、ウェブサーバ１００における各種の処理を行なう部分であり、データベースサーバ２００及び端末装置４００等による要求に応じた処理を行なう部分として受付情報生成部１３１（受付コード生成手段）と、添付コード作成部１３２（添付コード作成手段）と、送付状データ作成部１３３（送付状データ作成手段）と、通知部１３４（通知手段）と、警告部１３５（警告手段）と、案件登録部１３６を備えている。
【００２８】
受付情報生成部１３１は、端末装置４００からの要求に基づいて、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に対応する受付コードを生成する部分であり、生成した受付コードを添付コード作成部１３２及び後述するデータベースサーバ２００に出力する。受付情報生成部１３１が生成する受付コードは、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。受付コードの例としては、「１２３４５６７８９」のように数字のみによる表記や「ＴＭ２００５−１２３４」のよう数字、文字及び記号を組み合わせた表記にすることができる。
【００２９】
この受付情報生成部１３１は、読取データに係る案件を特定するための番号（以下、「案件番号」という。）と同一の受付コードを生成するだけでなく、１件の読取データ（例えば、１件の契約書を読み取った読取データ）に係る案件情報（例えば、案件番号、契約内容の概略及び契約先の名称（特に複数存在する契約先のうちの１つ契約先の名称））について一意に定まる受付コードを生成することができる。このように一意に定まる受付コードを生成する場合、１つの案件に対して、読取データごとに受付コードが存在することになる。なお、案件番号として用いることができる番号の例には、いわゆる書誌情報と呼ばれる特許出願等の出願番号、登録番号及び包袋の整理番号（ファイル番号）を用いた番号がある。
【００３０】
また、受付情報生成部１３１は、データベースサーバ２００の案件情報格納部２２１に格納されている案件情報の一部もしくは全部を添付した上で、受付コードを含む受付情報として添付コード作成部１３２に出力することもできるように構成されている。なお、以下において、受付コードに案件情報等のその他の情報を添付したものを受付情報という。受付情報生成部１３１における受付情報の生成に際しては、端末装置４００の制御部４３０による指示又は受付情報生成部１３１の設定に応じて、所定の案件情報を受付コードに添付した受付情報を生成することができる。
【００３１】
なお、本実施形態での案件情報とは、案件番号に限られず、案件に関する種々の情報（例えば、案件の名称、法域、出願日又は登録日、書類の名称、送信者の情報（案件担当者の氏名、所属、電話番号、ファックス番号）、送信先の情報（受信者氏名等）及び案件に関するコメント等）のことであり、情報の種類が単数又は複数のいずれの場合も含む。
【００３２】
添付コード作成部１３２は、上記の受付コードを含むデータに基づいて、印刷装置５００によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する部分である。また、添付コード作成部１３２は、添付コードを作成したことを通知する添付コード作成通知を後述する警告部１３５に出力するように構成されている。
【００３３】
添付コード作成部１３２が作成する添付コードは、受付コードと同様に、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。また、添付コードは、受付コードと同一の形態で表記してもよいが、受付コードをバーコード又はＱＲコード（登録商標）のような二次元コードに変換して表記してもよい。添付コードとしてバーコードや二次元コードを用いた場合、添付コードの情報量を増やすことができるだけでなく、読取データサーバ３００において添付コードを認識して抽出する精度を向上することができる。
【００３４】
なお、添付コード作成部１３２は、受付情報生成部１３１によって生成された受付情報又は案件情報格納部２２１等に格納されている情報を利用して、案件を特定することが可能な案件特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような案件特定情報には、上述した案件番号に限らず、上述の案件情報から選択された単数又は複数種類の情報を用いることができる。
【００３５】
また、添付コード作成部１３２は、案件情報格納部２２１等に格納されている情報を利用して、読取装置６００を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような読取装置特定情報には、例えば、読取装置６００がファックスである場合にはファックス番号、ネットワークに接続されたスキャナである場合にはネットワークアドレスを用いることができる。
【００３６】
このような案件特定情報又は装置特定情報を含む添付コードを作成する場合には、記録容量の面から、添付コードを二次元コードで表記することが好ましい。
【００３７】
送付状データ作成部１３３は、読取装置６００によって紙媒体の書類を読み取る時に添付する送付状を作成する部分であり、上述の添付コードを含む送付状データを作成することができる。この送付状データ作成部１３３が作成する送付状は、データベースサーバ２００に格納されている案件情報と添付コード作成部１３２によって作成された添付コードとを用いて、所定の形式（例えば、ＰＤＦやＴＩＦＦ等のファイル形式）で、例えば図２に示される送付状１０１０のように作成される。
【００３８】
図２に示される例の場合、送付状１０１０には、表題１００１と、宛先１００２と、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に基づく書誌情報１００３と、登録ファックス番号１００４と、添付コード１００５とが記載されている。この送付状１０１０は、読取装置６００によって読み取る際、案件に関する紙媒体の書類１０２０（例えば契約書）に添付されることで、送付状１０１０と書類１０２０とが１セットにまとまった送付物１０００についての読取データが生成される。なお、送付状１０１０には、端末装置４００の入力部４４０を介して入力したコメントが記載されるようにしてもよい。また、宛先１００２や書誌情報１００３等についても、送付状１０００を作成する過程で端末装置４００の入力部４４０を介して入力したデータを利用してもよい。
【００３９】
読取データ生成の際には、図２に示されるように送付物１０００について１つの読取データが生成されるようにしてもよいが、図３に示すように複数の案件に関する書類１０２０，２０２０，３０２０（なお、単数の案件についての複数の書類（例えば、契約先の異なる３通の契約書）でもよい）のそれぞれに対して送付状１０１０，２０１０，３０１０を添付した送付物１０００，２０００，３０００をまとめて１セットとしたものについて読取データが生成されるようにしてもよい。この場合、後述する読取データサーバ３００は、読取データから送付状１０１０，２０１０，３０１０を識別して、記載された添付コード１００５，２００５，３００５を抽出することで、各送付物の区切りを判断する。
【００４０】
通知部１３４は、後述する読取データサーバ３００の関連付け登録部３３３における処理結果に関する通知を受けることで、当該処理結果に関する通知情報を生成する部分である。具体的には、後述する受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていないと判断した場合、通知部１３４は読取データサーバ３００が受信した読取データについて受付コードが生成されていないことを端末装置４００に通知する。また、後述する読取データサーバ３００の受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、通知部１３４は読取データと案件情報との関連付けが完了していることを端末装置４００に通知する。なお、この通知部１３４は、関連付け登録部３３３から関連付けが完了している旨の通知を受けたときに、後述する読取データサーバ３００の読取データ格納部３２０に対して、関連付けが完了していると判断した読取データの削除を指示するように構成してもよい。
【００４１】
警告部１３５は、添付コード作成部１３２が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する部分である。所定時間内に読取データと案件との間の関連付けを行わなかった否かの判断は、警告部１３５が関連付け登録部３３３における処理結果の通知を受けることによって行うことができる。具体的には、処理結果の内容に係わらず、関連付け登録部３３３による関連付けに関する動作の処理結果を警告部１３５が受信することで、警告部１３５は処理結果の通知を受けることができる。なお、この警告部１３５による判断に用いられる所定時間は、システムの構成や設置状況に応じて、適宜定めることができる。
【００４２】
案件登録部１３６は、データベースサーバ２００の案件情報格納部２２１に格納される案件情報の登録に関する処理を実行する部分であり、例えば端末装置４００の入力部４４０を介して入力された情報を処理して、案件情報格納部２２１に出力して格納させる。
【００４３】
＜データベースサーバ＞
データベースサーバ２００は、案件に係る情報である案件情報、受付コード及び関連付け情報等を格納する装置である。このデータベースサーバ２００は、機能的な構成要素として、通信部２１０と、格納部２２０と、処理部２３０とを備えている。
【００４４】
通信部２１０は、ウェブサーバ１００、読取データサーバ３００及び端末装置４００との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報、受付情報及び関連付け情報等の各種データの送受信を行なう。
【００４５】
格納部２２０は、通信部２１０によって送受信されるデータ及び処理部２３０によって処理されたデータを格納する部分であり、例えば案件情報、受付情報及び関連付け情報を格納する。この格納部２２０は、案件情報格納部２２１（案件情報格納手段）と、受付情報格納部２２２と、関連付け情報格納部２２３とを備えている。
【００４６】
案件情報格納部２２１は、上述した案件に係る情報である案件情報を格納する部分である。この案件情報格納部２２１に格納されている案件情報は、ウェブサーバ１００や端末装置４００による要求に応じて、通信部２１０を介して外部に出力することができるようにされている。
【００４７】
受付情報格納部２２２は、ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１によって生成された受付コード等の受付情報を格納する部分である。この受付情報格納部２２２は、受付コードのほかに、読取データを送信する送信者情報（氏名、所属等）、送信先情報（受信者氏名等）及び受付コードに対応する案件情報を格納することができるように構成されている。
【００４８】
関連付け情報格納部２２３は、後述する読取データサーバ３００の関連付け登録部３３３による関連付けの登録結果に関する情報を格納する部分である。具体的には、関連付け情報格納部２２３は、読取データサーバ３００の読取データ格納部３２０に格納されている読取データと受付情報格納部２２２に格納されている受付コードとの間の関連付けに関する情報を格納する。
【００４９】
処理部２３０は、データベースサーバ２００における各種の処理を行なう部分であり、例えば、ウェブサーバ１００、読取データサーバ３００及び端末装置４００による指示に基づいて、通信部２１０を介して受信したデータを格納部２２０に格納させる。
【００５０】
＜読取データサーバ＞
読取データサーバ３００は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する装置であり、読取装置６００によって読み取られた読取データを格納し、ウェブサーバ１００及び端末装置４００等の要求に応じて外部に読取データを出力する。この読取データサーバ３００は、機能的な構成要素として、通信部３１１と、読取データ受信部３１２と、読取データ格納部３２０と、処理部３３０とを備えている。
【００５１】
通信部３１１は、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び端末装置４００との間で相互に情報通信を行う部分であり、読取データ等の各種データの送受信を行なう。
【００５２】
読取データ受信部３１２は、ネットワークＮ２を介して、読取装置６００によって読み取られた紙媒体書類の読取データを読取装置６００の読取データ送信部６２０から受信して、読取データ格納部３２０へ出力する部分である。
【００５３】
読取データ格納部３２０は、読取データ受信部３１２によって受信された読取データを格納する部分である。この読取データ格納部３２０は、ウェブサーバ１００又は端末装置４００の要求に応じて、読取データサーバ３００の外部に読取データを出力できるように構成されている。なお、読取データ格納部３２０において読取データを格納する形態は、特に限定されないが、ページごとの読取データに一連のファイル名（例えば、１ページ目はFAX101-001、２ページ目はFAX101-002、３ページ目はFAX101-003等）を付けて格納したり、１つの書類に係る読取データを１つのフォルダに格納したりすることができる。
【００５４】
処理部３３０は、読取データサーバ３００における各種の処理を行なう部分であり、読取データ格納部３２０に格納されている読取データに関する処理を行なう部分として、添付コード抽出部３３１と、受付情報抽出部３３２（受付コード抽出手段）と、関連付け登録部３３３（登録手段）とを備えている。
【００５５】
添付コード抽出部３３１は、読取データに含まれる添付コードを抽出する部分である。この添付コード抽出部３３１は、送付物１０００，２０００，３０００に含まれる送付状１０１０，２０１０，３０１０及び書類１０２０，２０２０，３０２０の各ページに相当する読取データにおいて、添付コード１００５，２００５，３００５が所定の位置に存在するか否かを判断することによって、添付コードが記載されたページを判別し、記載されている添付コードを抽出する。
【００５６】
受付情報抽出部３３２は、読取装置６００によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コード（すなわち、添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コード）を参照することで、読取データから受付コードを抽出する部分である。この受付情報抽出部３３２は、予め格納している変換テーブルを参照することで、添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コードを受付コード及び受付コード以外の情報に変換する。また、受付情報抽出部３３２は、変換した添付コードから受付コードを抽出して、通信部３１１を介してデータベースサーバ２００へ出力することができるように構成されている。なお、添付コードに受付コード以外の受付情報等のその他の情報（例えば、案件特定情報及び装置特定情報）が含まれている場合、受付情報抽出部３３２は、受付コードに加えて、その他の情報も抽出し、データベースサーバ２００へ出力することができるように構成されている。
【００５７】
関連付け登録部３３３は、受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードを用いて、読取データ格納部３２０に格納されている読取データを案件情報と関連付けて登録する部分である。この関連付け登録部３３３による関連付けは、例えば、受付情報格納部２２２の受付コードに対応するように、読取データ格納部３２０の読取データに付けられたファイル名の変更を行うための情報（関連付け情報）を生成して、処理結果を読取データ格納部３２０や関連付け情報格納部２２３に出力し、端末装置４００からの要求等に応じて照会できるように格納させることによって行うことができる。また、受付情報格納部２２２の受付コードと読取データ格納部３２０の読取データに付けられたファイル名との対応関係に関する情報（関連付け情報）の生成を行い、関連付け情報格納部２２３に出力し、端末装置４００からの要求等に応じて照会できるように格納させることによっても行うことができる。更に、読取データと案件情報との関連付けに際して、関連付け登録部３３３は、受付情報格納部２２２に格納されている送信者情報や送信先情報をあわせて関連付けることができる。
【００５８】
また、システム利用者によってなされた設定等に応じて、関連付け登録部３３３は、ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１によって生成された受付コードが読取データサーバ３００の受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと一致する場合、読取データを案件情報と関連付けることができるように構成されている。
【００５９】
＜端末装置＞
端末装置４００は、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び読取データサーバ３００との間で相互に通信可能であり、書類登録システム１のクライアント・コンピュータとしての機能を有する装置である。この端末装置４００は、機能的な構成要素として、通信部４１０と、格納部４２０と、制御部４３０と、入力部４４０と、表示部４５０とを備えている。
【００６０】
通信部４１０は、ネットワークＮ１を介して、書類登録システム１のウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び読取データサーバ３００との間で相互に通信可能であり、各種の処理に関する要求を送信し、処理結果を受信する部分である。格納部４２０は、端末装置４００において生成されたデータや通信部４１０を介して受信した案件情報や読取データ等のデータを格納する部分である。制御部４３０は、端末装置４００における各種の処理及び端末装置４００を構成する各要素の制御を行う部分である。
【００６１】
入力部４４０は、ウェブサーバ１００等に対する要求や案件情報等を入力する部分であり、キーボードやマウス等の入力装置によって構成される。表示部４５０は、端末装置４００における処理の結果や各サーバ１００，２００，３００から受信したデータ（案件情報や読取データ等）を表示する部分であり、ＬＣＤ等の表示装置によって構成される。例えば、通信部４１０を介して受信した案件情報を示す場合、図４に示されるように、表示部４５０には、送付状１０１０の作成を指示する送付状作成ボタン４５１、送付状印刷ボタン４５２、その他の処理に関するボタン４５３，４５４に加えて、案件情報の一部である書誌情報４５５、案件データ４５６（図４の例では標章）、詳細情報４５７が表示される。
【００６２】
＜印刷装置＞
印刷装置５００は、端末装置４００の制御部４３０の要求によって、ウェブサーバ１００の送付状データ作成部１３３によって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する装置である。具体的には、端末装置４００がウェブサーバ１００から受信した送付状データに基づいて、送付状を紙媒体に印刷して出力することができるように構成されている。この印刷装置５００によって出力された送付状１０１０，２０１０，３０１０は、図２及び図３に示されるように、案件の紙媒体の書類に添付して使用される。
【００６３】
＜読取装置＞
読取装置６００は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する装置であり、機能的な構成要素として、読取部６１０と、読取データ送信部６２０とを備えている。このような読取装置としては、例えばファックス装置やスキャナを用いることができる。
【００６４】
読取部６１０は、案件に関する紙媒体の書類及び印刷装置５００によって印刷された送付状１０１０，２０１０，３０１０を読み取って読取データを生成するとともに、読取データ生成にともなう処理を行う部分である。読取部６１０によって生成される読取データの形式は特に限定されず、読取装置６００がファックス装置の場合はファックスデータ、読取装置６００がスキャナの場合は画像データに用いられる各種の形式（例えば、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式）に基づいた読取データが生成される。
【００６５】
読取データ送信部６２０は、ネットワークＮ２を介して、読取部６１０によって生成された読取データを読取データサーバ３００の読取データ受信部３１２に送信する部分である。
【００６６】
引き続き、図５から図９を参照して、本発明の実施形態に係る書類登録方法として、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取る読取装置６００によって生成される読取データを案件（具体的には、データベースサーバ２００の受付情報格納部２２２に格納されている受付コード）と関連付けて登録する書類登録方法を説明する。
【００６７】
まず、図５のシーケンス図を用いて、接続要求生成から案件情報表示までの処理を説明する。ウェブサーバ１００との接続が認められている端末装置４００において、入力部４４０を介したシステム使用者による指示を受けて、制御部４３０は、ウェブサーバ１００との間の接続を要求する接続要求を生成し（Ｓ１０１）、通信部４１０を介してウェブサーバ１００に接続要求を送信する（Ｓ１０２）。ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介して受信した接続要求を受けて、端末装置４００との接続に関する認証を行い（Ｓ１０３）、認証完了通知を端末装置４００に送信する（Ｓ１０４）。
【００６８】
端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して認証完了通知を受信した後、システム使用者が入力部４４０を用いて入力した案件の書誌情報等に応じて、表示部４５０に表示すべき案件に関する選択案件情報を生成し（Ｓ１０５）、通信部４１０を介して生成した選択案件情報をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ１０６）。
【００６９】
ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介して選択案件情報を受信した後、データベースサーバ２００に対して案件情報の照会を行うために、案件情報要求を生成し（Ｓ１０７）、データベースサーバ２００に送信する（Ｓ１０８）。
【００７０】
データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介して案件情報要求を受信した後、格納部２２０の案件情報格納部２２１に格納されている案件情報から案件情報要求の内容に応じた案件情報を抽出し（Ｓ１０９）、抽出した案件情報をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ１１０）。
【００７１】
ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介してデータベースサーバ２００から受信した案件情報を格納部１２０に格納するとともに（Ｓ１１１）、受信した案件情報を端末装置４００に送信する（Ｓ１１２）。
【００７２】
端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して端末装置４００から送信された案件情報を受信して、例えば図４に示されるような態様にて表示部４５０に表示する（Ｓ１１３）。
【００７３】
次に、図６のシーケンス図を用いて、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を説明する。送付状の作成に際して、図４に示されるように端末装置４００の表示部４５０に案件情報を表示した状態で、システム使用者が入力部４４０を用いて送付状作成ボタン４５１を選択することで、端末装置４００の制御部４３０は送付状作成要求を生成する（Ｓ２０１）。なお、この送付状作成要求の生成に際して、システム使用者は、必要に応じて、入力部４４０を用いて発信者、送信先や通信文等のコメントを送付状に印刷される内容として入力して、送付状作成要求に添付させる。当該要求生成後、制御部４３０は、通信部４１０を介して送付状作成要求をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ２０２）。
【００７４】
ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１は、通信部１１０を介して端末装置４００から送付状作成要求を受信した後、端末装置４００からの要求に基づいて、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に対応する受付コードを含む受付情報を生成する（Ｓ２０３）。上述のように、受付情報の生成に際して、受付情報生成部１３１は、端末装置４００の制御部４３０の指示又は受付情報生成部１３１の設定に応じて、Ｓ１１１において格納部１２０に格納した案件情報の一部又は全部を受付コードに添付した受付情報を生成する。
【００７５】
ウェブサーバ１００の処理部１３０は、受付情報を生成した後、通信部１１０を介して受付情報をデータベースサーバ２００に送信する（Ｓ２０４）。データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介してウェブサーバ１００から受付情報を受信した後、受付コードを含む受付情報を格納部２２０の受付情報格納部２２２に格納する（Ｓ２０５）。また、ウェブサーバ１００の添付コード作成部１３２は、受付コードを含むデータ（又は受付情報のデータ）に基づいて、印刷装置６００によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する（Ｓ２０６）。作成された添付コードは、読取装置６００で読み取られることによって読取データに添付される。なお、上述のように、添付コードの作成に際して、添付コード作成部１３２は、端末装置４００の制御部４３０の指示又は添付コード作成部１３２の設定に応じて、受付情報及び案件情報等を利用して、添付コードに案件特定情報及び装置特定情報を含む添付コードを作成する。
【００７６】
ウェブサーバ１００の送付状データ作成部１３３は、添付コードを含む送付状データを作成する（Ｓ２０７）。作成される送付状データは、例えば図２に示されるように添付コード１００５が記載された送付状１０１０を所定の形式（例えば、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式）で作成したものである。また、上述のようにＳ２０１の送付状作成要求の生成に際して、システム使用者が送付状に印刷される内容としてコメント等を入力している場合には、作成される送付状データに入力されたコメント等を反映させる。送付状データ作成部１３３が送付状データを作成した後、処理部１３０は、通信部１１０を介して送付状データを端末装置４００に送信する（Ｓ２０８）。
【００７７】
端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して受信した送付状データを格納部４２０に格納し（Ｓ２０９）、システム使用者による入力部４４０を用いた送付状印刷ボタン４５３の選択に応じて、送付状データの紙媒体への印刷を印刷装置５００に指示する。制御部４３０からの指示を受けて、印刷装置５００は、添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する（Ｓ２１０）。
【００７８】
次に、図７のシーケンス図を用いて、送付状及び書類の読取から受付コード等の抽出までの処理を説明する。印刷装置５００を用いて送付状を紙媒体に印刷して出力した後、読取装置６００によって、Ｓ２１０で印刷された送付状と案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取って（Ｓ３０１）、読取データを生成する（Ｓ３０２）。具体的には、図２に示される例の場合、読取装置６００を用いて、図２に示されるように紙媒体の書類１０２０に送付状１０１０を添付した送付物１０００を読み取る。読取装置６００の読取部６１０は、送付物１０００を読み取ることで読取データ（ファクシミリデータ又はＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式のデータ）を生成する。読取データを生成した後、読取装置６００は、読取データ送信部６２０を介して読取データを読取データサーバ３００に送信する（Ｓ３０３）。
【００７９】
読取データサーバ３００の処理部３３０は、読取データ受信部３１２を介して受信した読取データを読取データ格納部３２０に格納する（Ｓ３０４）。次に、処理部３３０の添付コード抽出部３３１は、読取データに含まれる添付コードを抽出する（Ｓ３０５）。
【００８０】
受付情報抽出部３３２は、予め格納している変換テーブルを用いて添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コードを変換する（Ｓ３０６）。受付情報抽出部３３２は、Ｓ３０６で変換された添付コードから受付コードを抽出する。これにより、読取データサーバ３００の受付情報抽出部３３２は、読取装置６００によって生成された読取データに含まれる添付コードを参照することで、読取データから受付コードを抽出する（Ｓ３０７）。引き続き、受付情報抽出部３３２は、受付コード以外に添付コードに含まれている案件特定情報及び装置特定情報等を抽出する（Ｓ３０８）。
【００８１】
次に、図８のシーケンス図を用いて、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を説明する。読取データサーバ３００の受付情報抽出部３３２において受付コード、案件特定情報及び装置特定情報等の抽出が完了した後、関連付け登録部３３３は、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されているか否かを判断する（Ｓ４０１）。
【００８２】
Ｓ４０１において、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていると判断した場合（Ｓ４０３の処理結果がＹｅｓの場合）、すなわち、受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードが受付情報生成部１３１によって生成された受付コードと一致する場合、関連付け登録部３３３は関連付け情報格納部２２３に格納されている情報を参照することで、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと受付コードとの間の関連付けが以前に行われていたか否かを判断する（Ｓ４０２）。
【００８３】
Ｓ４０２において、関連付け処理情報の受付コードは関連付け済みではないと判断した場合（Ｓ４０２の処理結果がＮｏの場合）、すなわち、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていなかったと判断した場合、関連付け登録部３３３は読取データ格納部３２０の読取データを受付情報格納部２２２の受付コードと関連付ける処理を行い、関連付け情報を生成して（Ｓ４０３）、通信部３１１を介してデータベースサーバ２００に送信する（Ｓ４０４）。データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介して受信した関連付け情報を、関連付け情報格納部２２３に格納する（Ｓ４０５）。これにより、読取データサーバ３００の関連付け登録部３３３は、読取データサーバ３００の受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コード（すなわち、Ｓ３０７で抽出された受付コード）を用いて、読取データを案件情報と関連付けて登録する処理を行う。
【００８４】
関連付け情報を関連付け情報格納部２２３に格納した後、処理部３３０の関連付け登録部３３３は、関連付けの処理が終了したことを示す処理結果通知を生成し（Ｓ４０６）、通信部３１１を介して処理結果通知をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ４０７）。ウェブサーバ１００の通知部１３４及び警告部１３５は、通信部１１０を介して処理結果通知を受信することで、関連付けの処理が終了したことを確認する（Ｓ４０８）。
【００８５】
一方、Ｓ４０１において、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていないと判断した場合（Ｓ４０１の処理結果がＮｏの場合）又はＳ４０２において受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードは関連付け済みであると判断した場合（Ｓ４０２の処理結果がＹｅｓの場合）、読取データ格納部３２０の読取データを受付コードと関連付ける処理を行わずに、読取データサーバ３００の関連付け登録部３３３の指示を受けて、ウェブサーバ１００の通知部１３４はＳ４０１又はＳ４０２における処理結果に対応する通知情報を生成する（Ｓ４０９）。すなわち、通知部１３４は、Ｓ４０３の処理結果がＮｏの場合には読取データサーバ３００が受信した読取データについて受付コードが生成されていない旨の通知情報を生成し、Ｓ４０４の処理結果がＹｅｓの場合には読取データと受付コードとの関連付けが完了している旨の通知情報を生成する。
【００８６】
ウェブサーバ１００の通知部１３４は、通知情報を生成した後、通信部１１０を介して通知情報を端末装置４００に送信する（Ｓ４１０）。端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して通知情報を受信して、表示部４５０に表示する（Ｓ４１１）。
【００８７】
上記のように、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取る読取装置６００によって生成される読取データを当該案件と関連付けて登録する処理が行われる。
【００８８】
引き続き、図９を用いて、ウェブサーバ１００の警告部１３５において警告情報を生成する処理を説明する。なお、この警告情報を生成する処理は、図５から図８までに示される書類登録方法に係る処理と並行して行われる。
【００８９】
まず、図６に示されるＳ２０６の処理とあわせてウェブサーバ１００の添付コード作成部１３２が作成した添付コード作成通知が警告部１３５に入力される（Ｓ５０１）。警告部１３５は、添付コード作成通知が入力された後、図８に示されるＳ４０６の処理で生成された処理結果通知の入力を待機する（Ｓ５０２）。ここで、データベースサーバ２００の処理部２３０において生成された処理結果通知の入力があった場合、警告部１３５は警告情報を生成せずに処理を終了する。
【００９０】
一方、処理結果通知の入力がない場合、警告部１３５は、添付コード作成通知の入力から所定時間が経過しているか否かを判断し（Ｓ５０３）、所定時間が経過していない場合（Ｓ５０３の処理結果がＮｏの場合）、所定時間が経過するまでＳ５０２からＳ５０３までの処理を繰り返す。処理結果通知の入力がないまま所定時間が経過した場合（Ｓ５０３の処理結果がＹｅｓの場合）、警告部１３５は、所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと受付コードとの間の関連付けを完了していないことを警告する警告情報を生成する（Ｓ５０４）。警告情報を生成した後、警告部１３５は通信部１１０を介して端末装置４００に警告情報を送信する（Ｓ５０５）。
【００９１】
これにより、警告部１３５は、添付コード作成部１３２が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを外部に警告する。
【００９２】
以上説明した本実施形態に係る書類登録システム１及び書類登録方法について作用及び効果を説明する。
【００９３】
書類登録システム１は、まず、案件情報に対応する受付コードに基づいて添付コードを作成する。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで、書類登録システム１は書類の読取データから受付コードを抽出して、その受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付ける。従って、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、案件名だけでなく、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。
【００９４】
また、書類登録システム１の受付情報生成部１３１は、１件の読取データに係る案件情報について一意に定まる受付コードを生成するように構成される。このように構成することで、１件の読取データに対して１つの受付コードが生成されるため、登録された読取データを区別することが容易となる。特に、１つの案件において内容が類似する読取データが複数存在する場合や内容が一部重複する読取データが存在する場合であっても、システムにおいて登録された読取データを容易に区別することができる。
【００９５】
また、書類登録システムの関連付け登録部３３３は、受付情報生成部１３１によって生成された受付コードが受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと一致する場合、読取データを受付コード（案件情報）と関連付けるように構成される。このように構成することで、読取データと案件情報との関連付けをより確実に登録することができるだけでなく、受付コードが生成されていない案件情報を有する読取データが誤って登録されることを防止できる。
【００９６】
また、書類登録システム１の添付コード作成部１３２は、案件を特定することが可能な案件特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成される。このように構成することで、読取データがシステム１に登録される前であっても、添付コードが添付された読取データによって案件を特定することができるため、読取データの識別性が向上する。また、受付情報生成部１３１によって生成された受付コードが受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと一致するか否かを判断する際に、案件特定情報を併用することで、読取データが誤って登録される可能性をより低減することができる。
【００９７】
また、書類登録システム１の添付コード作成部１３２は、読取装置６００を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成される。このように構成することで、読取データがシステムに登録された後に、紙媒体の書類の読み取りに用いられるべき読取装置６００を特定することができるため、読取データの特定をより詳細にわたって行うことができる。また、受付情報生成部１３１によって生成された受付コードが受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと一致するか否かを判断する際に、装置特定情報を併用することで、読取データが誤って登録される可能性をより低減することができる。
【００９８】
また、書類登録システム１は、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、読取データと受付コード（案件情報）との関連付けが完了していることを通知する通知部１３４を更に備えるように構成される。このように構成することで、システム使用者は関連付けが完了している読取データを知ることができるため、読取データが重複して登録されることを防止できる。
【００９９】
また、書類登録システム１は、添付コード作成部１３２が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと受付コード（案件情報）との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告部１３５を更に備えるように構成される。このように構成することで、添付コードが作成されたままで、読取データと受付コード（案件情報）との関連付けが未登録となることを防止できる。
【０１００】
なお、本実施形態に係る書類登録方法も、書類登録システム１と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する。
【０１０１】
また、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更が可能であることは勿論である。
【０１０２】
例えば、上述の書類登録システム１及び書類登録方法では、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び読取データサーバ３００を別個に設けた場合を説明したが、これらのサーバを統合して、１つのサーバとして構成してもよい。同様に、書類登録システム１と通信可能に構成される端末装置４００、印刷装置５００及び読取装置６００を統合して、１つの装置として構成してもよい。また、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び読取データサーバ３００の各構成要素を、他のサーバに設けるように構成してもよい。具体的には、ウェブサーバ１００や読取データサーバ３００の構成要素の一部をデータベースサーバ２００が備えるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】本発明の実施形態に係る書類登録システムの全体構成図である。
【図２】読取装置によって読み取られる送付状及び書類の一態様を示す図である。
【図３】読取装置によって読み取られる送付状及び書類の他の態様を示す図である。
【図４】端末装置の表示部に表示される案件情報の例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る書類登録方法について、接続要求生成から案件情報表示までの処理を示すシーケンス図である。
【図６】本発明の実施形態に係る書類登録方法について、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を示すシーケンス図である。
【図７】本発明の実施形態に係る書類登録方法について、送付状及び書類の読取から受付コード等の抽出までの処理を示すシーケンス図である。
【図８】本発明の実施形態に係る書類登録方法について、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を示すシーケンス図である。
【図９】ウェブサーバの警告部において警告情報を生成する処理を示す図である。
【符号の説明】
【０１０４】
１…書類登録システム、１００…ウェブサーバ、１１０…通信部、１２０…格納部、１３０…処理部、１３１…受付情報生成部、１３２…添付コード作成部、１３３…送付状データ作成部、１３４…通知部、１３５…警告部、２００…データベースサーバ、２１０…通信部、２２０…格納部、２２１…案件情報格納部、２２２…受付情報格納部、２２３…関連付け情報格納部、２３０…処理部、２３１…案件登録部、２３２…関連付け登録部、３００…読取データサーバ、３１１…通信部、３１２…読取データ受信部、３２０…読取データ格納部、３３０…処理部、３３１…添付コード抽出部、３３２…受付情報抽出部、４００…端末装置、４１０…通信部、４２０…格納部、４３０…制御部、４４０…入力部、４５０…表示部、５００…印刷装置、６００…読取装置、６１０…読取部、６２０…読取データ送信部、Ｎ１…ネットワーク、Ｎ２…ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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