(57)【要約】【課題】文書決裁業務と文書管理業務において、すべての文書が電子化されることはなく、紙文書が依然として残っており、電子文書と紙文書とを別途に決裁及び管理をしなければならない。該業務の一連の処理について、電子文書とともに紙文書を統合処理できる文書業務支援装置を提供する。【解決手段】電子文書と紙文書のいずれにも識別子を割り当て文書データベースに登録し、電子文書では該識別子を承認者及び決裁者がクリック可能なものとし、紙文書では該識別子を文書に付加して入力可能なものとし、承認者及び決裁者が該識別子をクリック乃至入力して承認及び決裁を行うことにより、電子文書と紙文書の承認進捗状況を管理し、統合処理する。さらに外部文書の収受と起案文書の作成、文書の施行と保管について該識別子により文書データベースを利用して処理することにより文書業務全般に渡って電子文書と紙文書を統合処理する。【選択図】図１
2004054364.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部からの収受文書及び組織内で作成した起案文書に関する情報を格納する文書データベースと、組織構成及び人事に関する情報を格納する組織・人事データベースと、前記文書データベースに登録された電子文書及び紙文書を識別する識別子と，該識別子を入力する文書識別子入力装置と、前記文書データベースに登録された文書に関して電子文書または紙文書のいずれかで承認及び決裁を受けることを選択する承認・決裁方法選択手段と、前記組織・人事データベースを参照し前記文書識別子入力装置により入力された識別子を元に前記文書データベースを参照及び更新して電子文書の承認及び決裁を行う電子文書承認・決裁手段と、前記文書データベースと前記組織・人事データベースを参照し起案票及び紙文書を印刷する起案票・紙文書印刷手段と、該紙文書を識別する識別子を起案票または紙文書に付加する文書識別子付加手段と、前記組織・人事データベースを参照し前記文書識別子入力装置により入力された識別子を元に前記文書データベースを参照及び更新して紙文書の承認及び決裁を行う紙文書承認・決裁手段と、前記文書データベースを参照して起案者乃至承認者及び決裁者が承認及び決裁中の電子文書乃至紙文書の承認進捗状況を参照する承認進捗状況参照手段と、前記電子文書承認・決裁手段及び前記紙文書承認・決裁手段の処理結果を受け決裁の終了検査及び廃案の処理を行う決裁終了検査・廃案処理手段とを具備した文書業務支援装置。
【請求項２】
決裁を受けようとする起案文書を作成する起案文書作成手段と、前記起案文書作成手段により作成した起案文書及び外部からの収受文書の決裁を受ける経路を前記組織・人事データベースを参照し設定する承認・決裁経路設定手段と、前記起案文書作成手段により作成した起案文書に識別子を割当てる文書識別子割当手段と、前記起案文書作成手段により作成した起案文書と前記識別子割当手段により割当てられた識別子を前記文書データベースに登録する起案文書登録手段とを具備した請求項１の文書業務支援装置。
【請求項３】
前記決裁終了検査・廃案処理手段の処理結果を受け決裁終了を起案者に通知する決裁終了通知手段と、前記電子文書承認・決裁手段及び前記紙文書承認・決裁手段の処理結果を受け前記文書データベースの情報を起案者が最終更新する文書情報確定手段と、前記文書情報確定手段によって確定した文書情報の改ざんを前記文書データベースにおいて防止する原本性保証手段とを具備した請求項１の文書業務支援装置。
【請求項４】
外部からの収受文書を機関を代表して受け付けし文書の識別子を割り当て前記文書データベースに登録する機関代表受付手段と、前記機関代表受付手段により受け付けた文書を担当課に配布する配布手段と、外部から直接乃至前記配布手段からの文書を受け付けし文書の識別子を割り当て前記文書データベースに登録する担当課受付手段とを具備した請求項１の文書業務支援装置。
【請求項５】
決裁終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して起案文書から発送乃至開示する施行文書を作成するための施行文書作成手段と、該施行文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して該施行文書に押印乃至電子署名する押印手段と、前記押印手段によって押印した施行文書を発送乃至開示する発送・開示手段とを具備した請求項１の文書業務支援装置。
【請求項６】
施行終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して文書の保管場所を登録する保管場所登録手段と、前記文書データベースを参照して文書を外部公開乃至内部閲覧する公開・閲覧手段と、施行終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して保管不要となった文書の情報を削除乃至更新する廃棄手段とを具備した請求項１の文書業務支援装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書決裁業務と文書管理業務において電子文書とともに紙文書を統合処理する文書業務支援装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】文書決裁業務では、起案者が草案となる起案文書を作成し、該起案文書の修正を行いながら中間承認者（以下、承認者）と最終決裁者（以下、決裁者）の承認及び決裁を仰いでいる。従来、起案者は作成した起案文書を紙に印字し、必要に応じて紙の添付資料とともに紙文書として、該紙文書に起案票を付け、承認者と決裁者の押印を受けることによって決裁を受けてきた。最近、紙文書を電子化し、組織内のＬＡＮなどのネットワークを利用して、承認と決裁をコンピュータシステムで行う文書決裁処理装置が開発されている。また、外部からの文書の受付から担当課への配布まで、及び起案から決裁までの承認及び決裁中、さらに決裁後の文書の発送や開示などを行う文書施行から文書の公開や閲覧、廃棄などを行う文書保管までの一連の文書管理は、個々の文書の取り扱い状況や保管場所などを理解できる台帳によってなされてきた。最近、この台帳をデータベースとして、その作成と管理を効率化する文書管理装置が開発されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、多数の紙文書を人手によって決裁し、管理することには多大な工数を必要とし、文書決裁に遅延が生じ、または適正な文書管理が行われない場合も生じている。また、上記のような文書決裁処理装置と文書管理装置を用いても、外部から収受する文書は紙文書であることが多く、電子文書と同等に扱うためには紙文書をスキャナなどの入力装置によって電子化しなければならず、この作業にも多大な工数を必要とする。さらにコンピュータシステムの表示装置に比較すると紙の方が見読性に優れているために重要案件や至急案件については紙文書により決裁した方が効率的であり、かつ適正に処理される場合もある。このような理由により、すべての文書が電子化されることはなく、紙文書の決裁と管理が依然として残っている。よって、従来の電子決裁処理装置と文書管理装置を用いても、電子文書と紙文書を併用して別途に決裁と文書管理を行わなければならないという問題がある。
【０００４】
特に紙文書の承認と決裁を従来の起案票に押印することで行うと、該紙文書の承認及び決裁中には、承認の進捗状況を管理できないため、決裁期限が厳格に決められた案件などでは問題を生じる。また、決裁後には、どの承認者と決裁者によって該紙文書が決裁されたかを表す承認・決裁情報は起案票に残った印章のみであり、電子的に承認・決裁を受けた電子文書とは情報の一元化が図れず、電子文書と紙文書は別途管理しなければならず、統合処理できないという問題がある。
【０００５】
本発明は、以上のような問題点を解決するためになされたもので、文書決裁業務と文書管理業務の一連の処理について、電子文書とともに紙文書を統合処理できる文書業務支援装置を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために請求項１の発明は、外部からの収受文書及び組織内で作成した起案文書に関する情報を格納する文書データベースと、組織構成及び人事に関する情報を格納する組織・人事データベースと、前記文書データベースに登録された電子文書及び紙文書を識別する識別子と，該識別子を入力する文書識別子入力装置と、前記文書データベースに登録された文書に関して電子文書または紙文書のいずれかで承認及び決裁を受けることを選択する承認・決裁方法選択手段と、前記組織・人事データベースを参照し前記文書識別子入力装置により入力された識別子を元に前記文書データベースを参照及び更新して電子文書の承認及び決裁を行う電子文書承認・決裁手段と、前記文書データベースと前記組織・人事データベースを参照し起案票及び紙文書を印刷する起案票・紙文書印刷手段と、該紙文書を識別する識別子を起案票または紙文書に付加する文書識別子付加手段と、前記組織・人事データベースを参照し前記文書識別子入力装置により入力された識別子を元に前記文書データベースを参照及び更新して紙文書の承認及び決裁を行う紙文書承認・決裁手段と、前記文書データベースを参照して起案者乃至承認者及び決裁者が承認及び決裁中の電子文書乃至紙文書の承認進捗状況を参照する承認進捗状況参照手段と、前記電子文書承認・決裁手段及び前記紙文書承認・決裁手段の処理結果を受け決裁の終了検査及び廃案の処理を行う決裁終了検査・廃案処理手段とを具備することを特徴とする。
【０００７】
請求項１の発明にあっては、起案者が電子文書と紙文書のいずれかで承認及び決裁を受けることを選択し、電子文書で承認及び決裁を受ける場合は承認者及び決裁者はクライアントパソコンに表示された識別子をクリックし該電子文書を参照して承認を行い、紙文書で承認及び決裁を受ける場合は印刷した紙文書に起案者が文書識別子を付加し、承認者及び決裁者は回覧される該紙文書を参照し識別子を入力することにより承認を行うことで、電子文書と紙文書のいずれも承認及び決裁中に承認の進捗状況を管理でき、決裁後は承認・決裁情報を統合処理できる。
【０００８】
また請求項２の発明は、決裁を受けようとする起案文書を作成する起案文書作成手段と、前記起案文書作成手段により作成した起案文書及び外部からの収受文書の決裁を受ける経路を前記組織・人事データベースを参照し設定する承認・決裁経路設定手段と、前記起案文書作成手段により作成した文書に識別子を割当てる文書識別子割当手段と、前記起案文書作成手段により作成した文書と前記識別子割当手段により割当てられた識別子とを前記文書データベースに登録する起案文書登録手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
請求項２の発明にあっては、起案者は電子文書と紙文書のいずれであっても統一的に起案文書の作成と承認及び決裁経路の設定と文書識別子の割当を行い、これらの情報を文書データベースに登録することで、文書作成及び起案時に電子文書と紙文書を統合処理できる。
【００１０】
また請求項３の発明は、前記決裁終了検査・廃案処理手段の処理結果を受け決裁終了を起案者に通知する決裁終了通知手段と、前記電子文書承認・決裁手段及び前記紙文書承認・決裁手段の処理結果を受け前記文書データベースの情報を起案者が最終更新する文書情報確定手段と、前記文書情報確定手段によって確定した文書情報の改ざんを前記文書データベースにおいて防止する原本性保証手段とを具備することを特徴とする。
【００１１】
請求項３の発明にあたっては、電子文書と紙文書のいずれであっても統一的に起案者への決裁終了通知と起案者による文書データベースの情報の確定と該情報の原本性保証を行うことで、決裁完了時に電子文書と紙文書を統一処理できる。
【００１２】
また請求項４の発明は、外部からの収受文書を機関を代表して受け付けし文書の識別子を割り当て前記文書データベースに登録する機関代表受付手段と、前記機関代表受付手段により受け付けた文書を担当課に配布する配布手段と、外部から直接乃至前記配布手段からの文書を受け付けし文書の識別子を割り当て前記文書データベースに登録する担当課受付手段とを具備することを特徴とする。
【００１３】
請求項４の発明にあたっては、電子文書と紙文書のいずれであっても統一的に機関代表受付による収受文書への文書識別子割当と担当課への配布と担当課受付による収受文書への文書識別子割当を行い、文書データベースに登録するすることで、外部からの文書収受時に電子文書と紙文書を統一処理できる。
【００１４】
また請求項５の発明は、決裁終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して起案文書から発送乃至開示するための施行文書を作成する施行文書作成手段と、該施行文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して該施行文書に押印乃至電子署名する押印手段と、前記押印手段によって押印した施行文書を発送乃至開示する発送・開示手段とを具備することを特徴とする。
【００１５】
請求項５の発明にあたっては、電子文書と紙文書のいずれであっても統一的に文書識別子の入力により文書データベースを参照して起案文書から施行文書の作成と該施行文書への押印乃至電子署名と発送乃至開示を行うことで、施行時に電子文書と紙文書を統一処理できる。
【００１６】
また請求項６の発明は、施行終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して文書の保管場所を登録する保管場所登録手段と、前記文書データベースを参照して文書を外部公開乃至内部閲覧する公開・閲覧手段と、施行終了後の文書の識別子を前記文書識別子入力装置により入力し前記文書データベースを参照して保管不要となった文書の情報を削除する廃棄手段とを具備することを特徴とする。
【００１７】
請求項６の発明にあたっては、電子文書と紙文書のいずれであっても統一的に識別子を入力して文書データベースを参照して文書の保管場所の登録と外部公開乃至内部閲覧と保管不要となった文書の廃棄を行うことで、保管時に電子文書と紙文書を統一処理できる。
【００１８】
【発明の実施形態】
以下、図面を用いて本発明の実施の形態について説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る文書業務支援装置の構成を示すブロック図である。図１に示す文書業務支援装置は、外部からの電子文書乃至紙文書を受付し、文書データベース７０に登録する文書収受手段１０、収受した外部文書によりあるいは起案者の発意により起案文書を作成し、組織・人事データベース８０を参照して承認者及び決裁者を設定し、文書データベース７０に登録する文書作成・起案手段２０、起案者が電子文書と紙文書のいずれかで承認及び決裁を受けるかを選択し、電子文書で承認及び決裁を受ける場合は承認者及び決裁者は文書データベース７０からクライアントパソコンに表示された識別子をクリックし該電子文書を参照して承認及び決裁を行い、紙文書で承認及び決裁を受ける場合は印刷した紙文書に起案者が識別子を付加し、承認者及び決裁者は回覧される該紙文書を参照し識別子を文書識別子入力装置９２で入力することにより承認及び決裁を行い、電子文書と紙文書のいずれの場合も承認及び決裁情報を文書データベース７０に登録する承認・決裁手段３０、決裁が終了した文書について起案者に決裁終了通知を行い、該通知を受けて起案者が文書識別子入力装置９３により識別子を入力して起案文書の最終校正を行い、文書データベース７０の文書情報を確定する決裁完了手段４０、決裁が完了した文書について起案者乃至施行者が文書識別子入力装置９４により識別子を入力して文書データベース７０の起案文書を参照して施行文書を作成し、該施行文書に押印乃至電子署名を行い、外部に発送乃至開示する施行手段５０、施行が終了した文書について起案者乃至文書管理者が文書識別子入力装置９５により識別子を入力して文書データベース７０に文書の保管場所を登録し、外部乃至内部申請者が文書の公開及び閲覧を要請した場合は文書管理者が文書データベース７０を参照し、文書を公開乃至閲覧に供し、保管が不要となった文書については文書管理者が文書識別子入力装置９５により識別子を入力して文書データベース７０の文書情報を削除し、該文書を廃棄する保管手段６０から構成されている。
【００１９】
文書収受手段１０は、図２に示すように電子文書乃至紙文書である外部文書１１が機関宛や機関代表者宛の場合は、機関代表受付手段１２により該外部文書を受け付け、文書の識別子を割り当てて、紙文書の場合は識別子を付加し、文書データベース７０に登録する。次に、配布手段１３により文書内容を検討して担当課を決定し、該担当課に文書を配布する。次に、担当課受付手段１４により該配布された文書は文書識別子入力装置９０で識別子を入力して文書データベース７０を参照し、該担当課で受け付けしたことを文書データベース７０に登録する。あるいは担当課宛の外部文書１１には文書の識別子を割り当てて、紙文書の場合は識別子を付加し、該担当課で受付したことを文書データベース７０に登録する。
【００２０】
なお、識別子は文書データベース７０内では文書を特定できるキーとし、その表現形態は、電子文書の場合は利用者がクライアントパソコンの画面上で認識でき、クリックできるものとする。この場合、文書識別子入力装置はマウスなどのポインティングデバイスとする。また、紙文書の場合の表現形態は、該紙文書に付加でき、かつクライアントパソコン自体乃至クライアントパソコンに入力装置を接続して利用者が入力できるもの、例えば、キーを表現するための必要桁数を持った数字列やバーコードのような光学的に入力可能なもの、あるいは電気的乃至磁気的に入力可能なものとする。この場合、文書識別子入力装置はそれぞれキーボード、バーコードリーダ、あるいは電気乃至磁気センサなどとする。
【００２１】
また、収受した文書について、識別子の割当と紙文書への付加、並びに文書データベース７０への登録を機関代表受け付け手段１２では行わず、担当課受付手段１４でまとめて行うこととしてもよい。さらに、識別子の割当と紙文書への付加、並びに文書データベース７０への登録を文書収受手段１０では行わず、文書作成・起案手段２０で、起案者が作成する起案文書と併せて行うこととしてもよい。
【００２２】
文書作成・起案手段２０は、図３に示すように文書収受手段１０で収受した文書を受け、あるいは起案者の発意で起案文書作成手段２１により起案者が、収受文書の回答あるいは起案者の発意を表す文書として起案文書を作成する。該起案文書の作成は、ワードプロセッサや表計算などのＯＡソフトウェアで行ってもよいし、専用のソフトウェアを用いてもよい。また、起案文書作成中にその作業を一時中断するために文書データベース７０に作成中の文書を保存し、その後文書識別子入力装置９１により識別子を入力して文書データーベース７０から文書を開き、作成作業を再開するものとする。次に起案者は作成した起案文書について承認及び決裁を受ける承認者及び起案者を承認・決裁経路設定手段２２により設定する。承認・決裁経路設定手段２２は、組織・人事データベース８０を参照し、起案者が属する課の承認者と、起案文書の内容によって承認を受けることが必要な他課の承認者、並びに機関長や部長など起案文書の内容による決裁者を起案者に提示して、承認者及び決裁者選択させ、その承認順序を設定させる。なお、この選択はすべての承認者及び決裁者を起案者に提示してこの中から起案者が判断し、手動で設定してもよいし、組織内で決められた決裁権限や承認順序を取り入れて自動もしくは自動と手動の組み合わせにより設定してもよい。次に作成した起案文書に、並びに文書収受手段１０で識別子を割り当てなかった場合は外部文書にも、識別子を文書識別子割当手段２３によって割り当てる。さらに、作成した起案文書と承認・決裁経路情報、並びに起案文書と必要によっては外部文書の識別子とを起案文書登録手段２４によって文書データベース７０に登録する。
【００２３】
なお、図３において起案文書作成手段２１と承認・決裁経路設定手段２２、及び文書識別子割当手段２３の順序は、必ずしも図３の順序でなくてもよく、また起案者が順序を自由に決められるようにしてもよい。さらに、上記では外部文書について文書収受手段１０で識別子を割り当てなかった場合は外部文書にも識別子を文書識別子割当手段２３によって割り当てることとしたが、外部文書を受けた起案文書のみに識別子を割り当てることとし、外部文書と起案文書を文書データベース内で対応を取るようにしてもよい。
【００２４】
承認・決裁手段３０は、図４に示すようにまず、起案者が承認・決裁方法選択手段３１により作成した起案文書を電子文書と紙文書のいずれかで承認及び決裁を受けるかを選択する。次に、電子文書で承認及び決裁を受ける場合は、電子文書承認・決裁手段３２により例えば図８に示すような承認者テーブルを参照して、順に承認及び決裁を受ける。図８の例では、文書種別欄は０が電子文書で、１が紙文書で承認及び決裁を受けることを表している。この例では文書種別欄が０なので、電子文書で承認及び決裁を受ける。また図８の他の欄は以下を表している。承認方法は０が１人ずつ順次承認を受ける承認者及び決裁者を、１が複数人並行して承認を受ける承認者を表している。なお、図８のテーブルで下の行の承認者ほど先に承認を受けるものとしている。承認要求は、現時点で１が承認を受けるべきことを、０が現時点では受けないことを表している。承認済みは、１が現時点で承認済みであること、０が現時点では未承認であることを表している。代決要求は、承認者の長期出張などの理由により１が予め決められた代決者で、組織・人事データベース８０に登録された代決者が承認すること、０が通常どおり承認者自身が承認することを表している。なお、組織内で決められた規則に従って代決要求が不要な場合は、図８のテーブルから削除してもよいし、不足している規則については、例えば起案者に文書の修正を求めるために差し戻しなどを行う欄を追加してもよい。図８の例では、下の行から順に参照し、承認方法欄ではＡ担当課の担当３と担当４は１で並行して承認を受け、係長、課長は０で１人ずつ順に承認を受けることを表している。また、承認済み欄では現時点でＡ担当課の担当４、担当３と係長、及び課長は１で承認済みであり、承認要求欄では総務課の担当２と担当１が１で承認を要求されていることを表している。なお、図８のような承認テーブルは、承認・決裁情報を表す一実現手段であり、承認・決裁経路設定手段２２により個々の文書について文書データベース７０に登録するものとする。
【００２５】
電子文書で承認及び決裁を受ける場合は、上記のように図８に示すようなテーブルを参照しながら、承認を要求する承認者及び決裁者のクライアントパソコンに、図１１に示すアンカ１１１を表示して、該承認者及び決裁者がアンカ１１１をクリックし、文書内容を画面で確認して承認するものとする。図８のテーブルの参照及び更新の方法は図９のフローチャートに示したように、まず図８のテーブルを下の行から参照し、承認・決裁経路上の未承認者の中で最下位、すなわち最も下の行の承認者を決定する。このとき、すべての承認者及び決裁者が承認済みであれば決裁者の決裁が終了したものとして処理を終了する。決裁が終了していない場合は、最下位の承認者と同時に承認を行う並行承認者が存在するかを、すなわち図８のテーブルの承認方法欄が１であるかを検出して調べる。並行承認者が存在する場合は図８のテーブルを１行ずつ上を参照して承認方法が同じく１となっている承認者を承認方法が０となる承認者まで並行承認者として抽出する。図８の例では、総務課の担当２が未承認者の中で最下位であり、承認方法が１なので１行上を参照して担当１の承認方法が１であり、その上の係長の承認方法は０であるので、現時点では担当２と担当１が同時に並行して承認すべきであることが分かる。このように並行承認者をすべて抽出し、該並行承認者に承認要求を行う。次に、最下位の承認者に承認要求を行い、このとき代決が必要な場合、すなわち代決要求が１である場合は、組織・人事データベース８０を参照して該承認者が代決すべき上位の承認者の承認を併せて要求する代決処理を行う。以上によって図８の例では総務課の担当２と担当１の承認要求欄を１に更新する。電子文書で承認及び決裁を受ける場合は、以上の処理を決裁終了まで繰り返す。
【００２６】
紙文書で承認及び決裁を受ける場合は、図４に示すようにまず起案者が起案票・紙文書印刷手段３３により起案票及び紙文書を印刷する。なお、起案者が作成した起案文書は上記の電子文書と同様に紙で回覧するのではなく、承認者及び決裁者のクライアントパソコンに表示することとし、印刷しないこととしてもよく、この場合は紙文書は起案票と外部文書などの添付資料のみとなる。次に、起案者は文書識別子付加手段３４により該起案票または起案文書に識別子を付加する。なお、紙文書における識別子をバーコードなど、紙への印刷により実現する場合は、識別子の付加を起案票・紙文書印刷手段３３により付加するものとしてもよい。次に、起案者は該起案票及び起案文書に必要に応じて外部文書などの資料を添付し、紙文書として承認者及び決裁者に回覧する。回覧されている紙文書を受けた承認者は、紙文書承認・決裁手段３５により承認及び決裁を行う。紙文書承認・決裁手段３５は図１０に示すように、まず回覧されている紙文書を受けた承認者が該紙文書の識別子を入力することにより、文書データベース７０から該紙文書の文書情報を抽出する。例えば図１１に示すボックス１１２を承認者及び決裁者のクライアントパソコンに表示して、数字列やバーコードなどとして識別子の入力を行うこととする。次に該文書情報に含まれる図８に示すような承認者テーブルに該承認者が登録されているかを調べる。登録されていない場合は、承認者テーブルに該承認者を追加する。次に、該承認者のクライアントパソコンに文書情報を表示して承認要求を行う。このとき代決が必要な場合、すなわち代決要求が１である場合は、組織・人事データベース８０を参照して該承認者が代決すべき上位の承認者の承認も併せて要求する代決処理を行う。最後に該承認者が図８のテーブルにおいて最上位の承認者、すなわち決裁者であり、該決裁者の承認が終了した場合は処理を終了する。また該承認者が決裁者でない場合は上記を繰り返す。なお、上記においては承認テーブルに該承認者が未登録の場合は承認者テーブルに追加したが、組織内で起案者が指定した承認者以外の承認は不要な場合は、テーブルに追加するのではなく、承認を拒否することとしてもよい。また、電子文書の場合と同様に組織内で決められたルールに従って代決要求が不要な場合は、図８のテーブルから削除してもよいし、不足しているルールについては、差し戻しなどの欄を追加してもよい。差し戻しを行う場合は、電子文書と紙文書のいずれでも図１に示すように文書作成・起案手段２０により起案者乃至承認者が文書識別子入力装置９１で識別子を入力し、文書データベース７０を参照して上記の文書作成及び起案時と同様な方法で文書と承認・決裁経路を修正することとする。
【００２７】
以上のように電子文書乃至紙文書の承認・決裁を行えば、承認進捗状況参照手段３６により文書データベース７０を参照して起案者乃至承認者及び決裁者が承認及び決裁中の文書の承認進捗状況を参照でき、電子文書と紙文書とを統一的に管理できる。
【００２８】
次に電子文書乃至紙文書により承認及び決裁を受けた後、図４に示すように決裁終了検査・廃案処理手段３６により、組織内で決められたルールに照らして必要な承認者及び決裁者の承認を受けているかを検査し、また途中で廃案になった文書については廃案に必要な処理を行う。
【００２９】
決裁完了手段４０は、図５に示すように決裁終了通知手段４１により決裁が終了した文書について起案者に決裁終了通知を行い、次に文書情報確定手段４２により該通知を受けて起案者が文書識別子入力装置９３により識別子を入力して起案文書の最終校正を行い、文書データベース７０の文書情報を確定し、確定後は原本性保証手段４３により文書情報を改ざん不可能とする。なお、原本性を保証するためには、例えば、データへのアクセス制御により実現してもよいし、データを暗号化することにより実現してもよい。
【００３０】
施行手段５０は、図６に示すようにまず、施行文書作成手段５１により決裁が完了した文書について起案者乃至施行者が文書識別子入力装置９４により識別子を入力して文書データベース７０の起案文書を参照して施行文書を作成する。次に、押印手段５２によって該施行文書に押印乃至電子署名を行い、発送・開示手段５３により該施行文書を外部に発送乃至開示する。なお、施行手段５０と押印手段５１、及び発送・開示手段５３において施行した事実を記録する必要がある場合は、文書データベース７０に施行情報を登録することとしてもよい。
【００３１】
保管手段６０は、図７に示すようにまず、保管場所登録手段６１により施行が終了した文書について起案者乃至文書管理者が文書識別子入力装置９５により識別子を入力して文書データベース７０に文書の保管場所を登録する。該保管場所は、紙文書の場合は紙文書そのものの保管場所を、電子文書の場合は本装置のハードディスクから外部媒体に保存し直したときに該外部媒体の保管場所を登録するものとする。その後、外部公開・内部閲覧手段６２により外部乃至内部申請者が文書の公開及び閲覧を要請した場合は文書管理者が文書データベース７０を参照し、文書を公開乃至閲覧に供する。なお、閲覧のための貸し出し情報を管理する必要がある場合は、文書管理者が文書識別子入力装置９５により識別子を入力して文書データベース７０に貸し出し情報を登録することとしてもよい。最後に、組織内で決められた規則に従って廃棄手段６３により保管が不要となった文書については文書管理者が文書識別子入力装置９５により識別子を入力して文書データベース７０の文書情報を削除し、該文書を廃棄する。なお、このとき文書情報をすべて削除するのではなく、件名や起案者名、起案日や決裁日などの目録情報は残すものとしてもよい。また、保管場所登録手段６１と外部公開・内部閲覧手段６２、及び廃棄手段６３においては、組織内で決められた分類に従って複数の文書を分類整理し、分類ごとに個々の文書の識別子に対応可能な識別子を改めて割り当て、該識別子を紙文書の場合は簿冊に、電子文書の場合は外部媒体に付加して、該識別子を利用して文書保管を行うこととしてもよい。
【００３２】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、電子文書と紙文書のいずれにも文書を識別する識別子を割り当て文書データベースに登録し、電子文書では該識別子を承認者及び決裁者のクライアントパソコンでクリック可能なものとし、紙文書では該識別子を文書に付加してクライアントパソコンで入力可能なものとし、承認者及び決裁者が該識別を入力して承認及び決裁を行うことにより、電子文書と紙文書のいずれも承認及び決裁中に承認の進捗状況を管理でき、統合処理できる。さらに承認・決裁前の外部文書の収受と起案文書の作成、決裁後の文書の施行と保管についても該識別子により文書データベースを利用して処理を行うことにより文書業務全般に渡って一貫して電子文書と紙文書を統合処理できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書業務支援装置の構成を示すブロック図である。
【図２】文書収受手段の構成を示すブロック図である。
【図３】文書作成・起案手段の構成を示すブロック図である。
【図４】承認・決裁手段の構成を示すブロック図である。
【図５】決裁完了手段の構成を示すブロック図である。
【図６】施行手段の構成を示すブロック図である。
【図７】保管手段の構成を示すブロック図である。
【図８】電子文書承認・決裁及び紙文書承認・決裁手段で参照する承認者テーブルを説明する図である。
【図９】電子文書承認・決裁手段の処理を示すフローチャートである。
【図１０】紙文書承認・決裁手段の処理を示すフローチャートである。
【図１１】文書の識別子の入力を行う画面の例を説明する図である。
【符号の説明】
１０　文書収受手段
２０　文書作成・起案手段
３０　承認・決裁手段
４０　決裁完了手段
５０　施行手段
６０　保管手段
７０　文書データベース
８０　組織・人事データベース
９０、９１、９２、９３、９４、９５　文書識別子入力装置
１１１　電子文書参照用アンカ
１１２　紙文書識別子入力ボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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