(57)【要約】【課題】企業内ネットワークを介して送信された個人宛電子メールの内容を、必要なときに、その情報を必要とする関係者に知らせるための電子メールを利用した企業データベースシステムを提供する。【解決手段】複数の顧客端末機と企業内ネットワークのサーバとがインターネットを介して接続されたシステムにおいて、前記サーバが顧客端末機から送信される電子メールを受信し記憶する手段、活動情報を記憶する手段、前記受信した電子メールから送信元のメールアドレスを読み取る手段、前記送信元のメールアドレスを前記活動情報の顧客メールアドレスと照合する手段及び前記受信した電子メールの送信元メールアドレスが顧客メールアドレスと一致する場合該電子メールを前記顧客メールアドレスと関連するプロジェクトに活動情報として追加記憶する手段を備えた電子メールを利用した企業データベースシステムである。【選択図】図２
2004054449.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の顧客端末機と企業内ネットワークのサーバとがインターネットを介して接続されたシステムにおいて、前記サーバが顧客端末機から送信される電子メールを受信し記憶する手段、活動情報を記憶する手段、前記受信した電子メールから送信元のメールアドレスを読み取る手段、前記送信元のメールアドレスを前記活動情報の顧客メールアドレスと照合する手段及び前記受信した電子メールの送信元メールアドレスが顧客メールアドレスと一致する場合該電子メールを前記顧客メールアドレスと関連するプロジェクトに活動情報として追加記憶する手段を備えた電子メールを利用した企業データベースシステム。
【請求項２】
前記受信した電子メールから送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時を読み取る手段、前記受信した電子メールから読み取った送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時を前記営業活動情報の該当顧客情報と照合する手段及び前記受信した電子メールの送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時が該当顧客情報の送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時とが一致する場合前記電子メールを関連するプロジェクトに営業活動情報として追加記憶する手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の電子メールを利用した企業データベースシステム。
【請求項３】
企業内ネットワークの利用者の要請により、顧客と照合関連づけされた電子メールを営業活動情報とともに前記利用者に送信する手段を備えた請求項１又は請求項２に記載の電子メールを利用した企業データベースシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、企業内ネットワークに送信されてくる電子メールを企業活動に活用するための、電子メールを利用した企業データベースシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業活動に役立てるために、情報の活用が叫ばれている。最近では、ナレッジ・マネジメントが脚光を浴び、個人の範囲に止まっている情報を、関係する従業員全員が共有する試みが行われている。例えば、成績の良い営業マンが実践している行動パターンを情報化し、これを関係者が全員共有することにより、企業全体の営業成績を向上させようとするものである。
【０００３】
企業活動に役立つ情報は、広範囲に亘ることはいうまでもない。ここでは、特に、電子メールを企業活動に有効に活用するための、電子メールに焦点を当てる。電子メールは企業内ネットワークを介して個人宛に送信されるため、電子メールの情報は個人の活動範囲に止まるケースが多い。電子メールのソフトには転送の機能が付いているので、この転送機能を利用して、電子メールを他人に転送することは可能である。しかしながら、電子メールを受け取った人が、転送しようとする意志が働かなければ、その情報は個人に埋没することになる。
【０００４】
即ち、個人が受け取った電子メールは、その電子メールを必要とする者に必然的に届くとは限らないのである。企業間でやりとりされる電子メールは、個人が受け取ったとしても、企業の業務全般に係わるケースが多いので、必然的に必要な電子メールを関係者が知る必要がある。電子メールを受け取った人の意志に関係なく、受け取った電子メールの内容を、必要なときに、必要な関係者が知るためのシステムが求められる理由がここにある。電子メールを分類登録し、必要なときに必要とする者が手元に呼び出せるシステムが求められている。
【０００５】
このようなシステムに関して、例えば、特開２０００−２１５１２３には、「ユーザが文書を作成して電子メールの添付ファイルにして作成した文書を登録専用の送信先アドレス宛に送信し、その送信された電子メールを取り込んでヘッダ情報の送信元アドレスと、サーバ内にあらかじめ用意してあるメールアドレス、登録位置情報、個人証明書などからなるユーザ情報に基づいて文書共有サーバが読み出す記憶装置への登録位置を決定し、添付ファイルを登録する」システムが記載されている。
【０００６】
また、特開平１０−１７３６９７には、「電子メールサーバ側に、受信した電子メールの宛先メールアドレス内に特定キーワードが存在するか否かをチェックするキーワードチェック部と、前記特定キーワードを含む宛先を実アドレスに変換する宛先解読部と、前記電子メールサーバが管理する電子メールアドレスとそのアドレスを持つ人の上司及び部下の情報が登録してある電子メールアドレス一覧ファイルと、前記宛先メールアドレスのスプーラに電子メールを配信する電子メール配信部とを有する」システムが記載されている。
【０００７】
しかしながら、特開２０００−２１５１２３は、電子メールを「文書を電子メールの添付ファイルにし登録専用の送信先アドレス宛に送信する」ものを対象にしており、企業従業員各自に送信される電子メールを対象にしたものではない。また、特開平１０−１７３６９７は、「受信した電子メールの宛先メールアドレス内の特定キーワードをチェックし、特定キーワードを含む宛先を実アドレスに変換した上で宛先メールアドレスのスプーラに電子メールを配信する」システムである。これは、特定キーワードをもつ電子メールを予め定められた者に配信するものであり、企業従業員各自に送信される電子メールを対象にしたものではなく、また、情報を必要とする者に伝達されるわけでもない。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、企業内ネットワークを介して送信された個人宛電子メールの内容を、必要なときに、その情報を必要とする関係者が知るための電子メールを利用した企業データベースシステムを提供しようとするものである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の顧客端末機と企業内ネットワークのサーバとがインターネットを介して接続されたシステムにおいて、前記サーバが顧客端末機から送信される電子メールを受信し記憶する手段、活動情報を記憶する手段、前記受信した電子メールから送信元のメールアドレスを読み取る手段、前記送信元のメールアドレスを前記活動情報の顧客メールアドレスと照合する手段及び前記受信した電子メールの送信元メールアドレスが顧客メールアドレスと一致する場合該電子メールを前記顧客メールアドレスと関連するプロジェクトに活動情報として追加記憶する手段を備えた電子メールを利用した企業データベースシステムである。
【００１０】
また、照合関連づけする手段として更に受信者名、送信者名及び受信日時を追加することができる。即ち、前記受信した電子メールから送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時を読み取る手段、前記受信した電子メールから読み取った送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時を前記営業活動情報の該当顧客情報と照合する手段及び前記受信した電子メールの送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時が該当顧客情報の送付先（受信者名）、送信者名及び受信日時とが一致する場合前記電子メールを関連するプロジェクトに営業活動情報として追加記憶する手段を備えたことを特徴とする電子メールを利用した企業データベースシステムである。
【００１１】
そして、企業内ネットワークの利用者の要請により、顧客と照合関連づけされた電子メールを営業活動履歴とともに前記利用者に送信する手段を備えた電子メールの管理システムである。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を実施形態に基づいて説明する。システムの構成を、図１に示した。複数の顧客と企業のサーバーとがインターネットを介して接続されており、電子メールが送受信される。そして、該企業のサーバには企業内の従業員たる利用者がアクセス可能となっている。
【００１３】
電子メールの管理システムの運用手順を図２に示した。まず、企業内ネットワークのサーバは顧客から電子メールを受け取る。受け取った電子メールの一例を図３に示した。顧客から受信した電子メールは、ｅ−セールスマネージャーのメールデータに取り込まれる。送信者である顧客のメールアドレスと情報案件マスターに登録されているメールアドレスとを照合する。メールアドレスが一致すれば、その案件情報を取得する。この際、情報案件マスターに登録されている受信者名、送信者名及び受信日時を更に照合し、メールアドレス、受信者名、送信者名及び受信日時が一致するプロジェクトを取得することができる。受信日時の照合に関しては、受信日時がプロジェクトの活動期間と一致するかどうかを照合する。
【００１４】
案件情報マスターには、企業活動で営業を行っている案件の情報が登録されている。案件毎に、プロジェクト名、相手側企業の企業名、メールアドレス、担当者、当方の担当者名、活動期間等が記録されている。案件情報マスターに登録されている営業活動記録の中のメールアドレスと受信した電子メールのメールアドレスとを照合し、一致すればその電子メールを活動履歴データに登録する。照合の際に、更に、受信者名、送信者名及び受信日時を加えることができる。活動履歴データには、プロジェクト毎に営業活動履歴が登録されている。営業活動履歴の例を図４に示した。活動記録は、該当プロジェクトの開始以降の活動状況を記録したものである。相手側企業との打合議事録、電話のメモ、見積書、メール等が記録されている。新たに受信した電子メールは、この活動履歴データに追加され登録される。
【００１５】
企業内の利用者は、必要に応じて、活動履歴データを参照し、随時営業活動に必要な情報を適宜得、活用することができる。勿論、電子メールを読むこともできる。
【００１６】
本発明は、電子メールを自社社員、顧客社員を含む多数担当者が一定期間共同作業するプロジェクト（商談等）の案件として登録するものである。即ち、電子メールをサーバへ取り込むだけでなく、メールアドレス又はメールアドレス、送信者名、受信者名及び受信日時から、プロジェクトを特定し、受信した電子メールをそのプロジェクトの活動情報として登録する。
【００１７】
受信日時からプロジェクトを照合することについて、説明を加える。例えば、自社社員Ａと顧客Ｃとの間のメールを登録する際に、社員Ａと顧客Ｃの関わるプロジェクトが複数ある場合、該当プロジェクトの活動期間を参照し、その電子メールの日付けが該当するプロジェクトの活動期間に一致すれば、そのプロジェクトに関する電子メールと判断することができる。
【００１８】
【発明の効果】
本発明は、顧客から送信される電子メールを、営業活動の情報として捉え、該当するプロジェクトに関わる情報として登録するものである。そして、企業内ネットワークを介して送信された個人宛電子メールの内容を、必要なときに、必要とする者が知ることができる。電子メールを営業活動に有機的に活用できるとともに、活動履歴データ登録された資料とともに電子メールを参照することができるので、プロジェクトの引き継ぎ、作業履歴管理も非常に容易になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の構成の一例を示す図である
【図２】本発明のシステムの手順を示す図である
【図３】受信した電子メールの一例を示す図である
【図４】活動履歴データの一例を示す図である
【図１】
2004054449.tif 000003
【図２】
2004054449.tif 000004
【図３】
2004054449.tif 000005
【図４】
2004054449.tif 000006