(57)【要約】【課題】既に文書管理サーバ等のデータベースに格納されたインデックス情報を、より効率的なインデックス処理の機能を持ったアプリケーションを用いて更新することができるインデックスデータ処理方法を提供する。【解決手段】文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書イメージデータ、該文書イメージデータに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書イメージデータを特定するための文書ＩＤをエクスポートする工程を有する。インデックス作成用アプリケーションを用い、前記工程でエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書イメージを管理すると共に、前記工程でエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１の工程と、
インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２の工程と、
前記インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３の工程とを有することを特徴とするインデックスデータ処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データベース内の文書データに対応付けられたインデックスデータを処理するインデックスデータ処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
今日、オフィスにおけるネットワークの普及や文書の電子化の促進等に伴い、文書をネットワーク上のデータベースで管理するための文書管理サーバを備えた文書管理システムが広く用いられている。このような文書管理システムでは、文書のみを保存するだけでなく、文書に関連する情報をインデックスデータとして保存し、インデックスデータを利用した検索等の機能を備えている。
【０００３】
また、ＯＣＲ等を用いてインデックスデータを作成し、データベースに登録することを目的としたものも存在する（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）。
【０００４】
このような提案では、新規に文書を取り込み、インデックスデータをＯＣＲ機能で自動的に作成し、文書データ及び作成されたインデックスデータを上記の文書管理サーバに格納するという手段を採っている。
【０００５】
【特許文献１】
特開平８−１５３１１０号公報
【特許文献２】
特開平９−３３９４１８号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特許文献１及び特許文献２の提案では、全て新規に読み込んだ文書を対象とするものであり、既に文書管理サーバに格納された文書データのインデックス付けに対しては、より効率的なインデックス処理の機能を持ったインデックス作成専用アプリケーションを利用することができない。そのため、インデックス作成専用アプリケーションが備えているＯＣＲ機能等のインデックス付けのための諸機能を有効に活用することができなかった。
【０００７】
本発明は上記従来の問題点に鑑み、既に文書管理サーバ等のデータベースに格納されたインデックス情報を、より効率的なインデックス処理の機能を持ったインデックス作成専用アプリケーションを用いて更新することができるインデックスデータ処理方法を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のインデックスデータ処理方法では、文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１の工程と、インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２の工程と、前記インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３の工程とを有することを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。
【００１０】
図１は、本発明の実施の一形態に係るインデックスデータ処理方法を示すモジュール間フロー図である。図２は、図１に示したインデックスデータ処理方法を実現するためのシステム構成の一例を示すブロック図である。
【００１１】
〔システム構成〕
まず図２において、インデックスデータ処理方法を実現するためのシステムは、サーバコンピュータ（以下、文書管理サーバと記す）１１とクライアントコンピュータ１２から構成され、それぞれはローカルネットワークで接続されているものとする。
【００１２】
文書管理サーバ１１は、文書管理サーバアプリケーション３１が使用するデータベースエンジン１１１を備え、インデックスデータ及び文書イメージデータをハードディスク（ＨＤ）上に保存する。なお、クライアントコンピュータ１２と通信するためのプロトコル制御は全て文書管理サーバ１１で動作するＯＳが処理するものとする。
【００１３】
クライアントコンピュータ１２は、文書管理サーバ１１にアクセスするためのサーバアクセスモジュール１２１と、文書管理サーバアプリケーション３１の操作を行うための文書管理クライアント１２２と、インデックスを作成する機能を所有したインデックス作成アプリケーション１２３とを備えている。本クライアントコンピュータ１２も文書管理サーバ１１と通信するためのプロトコル制御についてはクライアントコンピュータ１２で動作するＯＳが処理するものとする。また、文書管理クライアント１２２とインデックス作成アプリケーション１２３は共に、文書管理サーバ１１のデータベース１１１にアクセスする場合にはサーバアクセスモジュール１２１を使用する。
【００１４】
本システムの一般的な用途は、クライアントコンピュータ１２に接続されたスキャナ１２４から文書をスキャンして取り込み、ＯＣＲ機能などを利用して文書にインデックス付けを行い、インデックス付けされた文書を文書管理サーバ１１のデータベース１１１に登録し、文書管理クライアント１２２を使用して、登録した文書の管理、閲覧等を行うというものである。
【００１５】
しかし、本実施形態のインデックスデータ処理方法を利用すれば、既にデータベース１１１に登録された文書に対してもインデックス作成アプリケーション１２３を使用することが可能になる。そのために、文書管理クライアント１２２及びインデックス作成アプリケーション１２３間に新たなインターフェースを提供することができる。
【００１６】
〔インデックスデータ処理方法のフロー〕
次に、インデックスデータ処理方法について、図１のフロー図を用いて説明する。なお、図１のフロー図に従ったプログラムをクライアント１２内の記憶装置に格納し動作することにより、上述の制御方法を実現させることが可能となる。
【００１７】
このインデックスデータ処理方法は、４つのモジュールを利用して実施される。４つのモジュールとは、文書を管理している文書管理サーバアプリケーション３１と、文書管理サーバアプリケーション３１から文書イメージデータ及びインデックスデータを抜き出して特定のフォルダ３５に保存する抜出モジュール３２と、抜き出されたインデックスデータ及び画像データを取り込んでインデックスデータを編集するインデックス作成アプリケーション１２３と、編集されたインデックスデータで文書管理サーバアプリケーション３１に保存されたインデックス情報を更新する更新モジュール３３といった、図１に示す各モジュールである。
【００１８】
かかるインデックスデータ処理は、文書管理サーバアプリケーション３１から起動される。その時、文書管理サーバアプリケーション３１から文書イメージデータ及びインデックスデータを抜き出す処理を行う抜出モジュール３２が呼び出される（ステップＳ３１）。ここで呼び出された抜出モジュール３２はダイアログを表示し（後述する図４参照）、インデックスデータ抜き出しのための設定をユーザに要求する。
【００１９】
ダイアログ上で設定が終了してＯＫが押されると、入力された設定に従って抜出モジュール３２は、文書イメージデータと、該文書イメージデータに対応付けられたインデックスデータを文書管理サーバアプリケーション３１から抜き出し（ステップＳ３２）、ある特定のフォルダ３５に保存する（ステップＳ３３）。この時のデータフォーマットに関しては後述する。また、インデックスデータと文書イメージデータの他に、データベース１１１上のフォルダのインデックス構造を表すデータ、及びデータベース１１１内の文書を特定するための文書ＩＤも同時に保存する。
【００２０】
全てのデータの保存が終了すると、抜出モジュール３２はインデックス作成アプリケーション１２３を呼び出し（ステップＳ３４）、インデックスデータのインポートを要求する。本実施形態では、インデックス作成アプリケーション１２３の呼び出しにはコマンドラインと起動スイッチを使用している。例えば、フォルダ「Ｃ：￥ＤＭＳ￥Ｅｘｐｏ￥」にインデックスデータを保存している場合は、
＜アプリケーション名．ｅｘｅ＞／ＩＣ：￥ＤＭＳ￥Ｅｘｐｏ￥
でインデックス作成アプリケーション１２３を起動する。
【００２１】
起動されたアプリケーションは、「／Ｉ」スイッチの後に示されたフォルダ（Ｃ：￥ＤＭＳ￥Ｅｘｐｏ￥）からインデックスデータ及び文書イメージデータをインポートする（ステップＳ３５）。この時、インデックス構造を表すデータを始めにインポートして、インデックスデータ及び文書イメージデータを取り込むための表を作成しておく。インポートが正常に終了すると、アプリケーションはデータを全て削除する。
【００２２】
インポートされたデータは、インデックス作成アプリケーション１２３が備えるインデックス作成のための機能を利用してインデックス付けが行われる（ステップＳ３６）。インデックス作成アプリケーション１２３は、インデックス付けのためにＯＣＲ等の機能を備えて自動的にインデックス付けを行えるようにしたものが多く、文書管理サーバアプリケーション３１上で行うよりも効率的なインデックス付けが可能である。
【００２３】
インデックス付けが終了すると、インデックス作成アプリケーション１２３は、文書管理サーバ１１上のデータベース１１１内のデータを更新するために、インデックスデータ及び画像データを特定のフォルダ３６に保存する（ステップＳ３７）。データフォーマットについてはステップＳ３３で格納したものと同じである。ただし、更新時はインデックスデータ構造をエクスポートする必要がない。
【００２４】
エクスポートが終了後、インデックス作成アプリケーション１２３は、更新モジュールを呼び出す（ステップＳ３８）。本実施形態では、更新モジュール３３はインデックス作成アプリケーション１２３用のダイナミックリンクライブラリとして提供されている。保存フォルダ情報等は全て関数の引数で渡されるものとする。更新モジュール３３は、保存フォルダ３６からデータを読み込み（ステップＳ３９）、文書管理サーバ１１上のインデックスデータを更新する（ステップＳ４０）。さらに、更新モジュール３３は、ステップＳ３２の時点で引き出した文書ＩＤを基に、文書管理サーバ１１のデータベース１１１内の文書を探し当て、その文書のインデックス情報を更新する。
【００２５】
このように本実施形態では、文書管理サーバ１１のデータベース１１１に既に格納されたドキュメントデータのインデックス情報を、より効率的なインデックス作成アプリケーションを用いて抜き出し、インデックス情報のみを更新することができる。
【００２６】
〔ユーザインターフェースの一例〕
図３、図４、及び図５は、上述した本実施形態に係るインデックスデータ処理方法を利用して実際に、文書管理サーバ１１上のインデックスデータをインデックス作成アプリケーション１２３に取り込む際のユーザインターフェースの一例を示す図である。
【００２７】
図３は、文書管理サーバアプリケーション３１のクライアント画面である。クライアントコンピュータ１２のアプリケーション上では、文書管理サーバアプリケーション３１のデータベース１１１に格納された文書の閲覧、コピー、更新、削除、及び検索等の操作を行うことが可能である。
【００２８】
クライアントの画面は２面に分かれており、左側の画面５１は、文書管理サーバ１１のデータベース１１１内の構造をツリービュー形式で表示するフォルダ選択画面である。ここで、あるフォルダを選択した場合、右側の画像表示画面５２にはそのフォルダに保存されている文書データが表示される。
【００２９】
本実施形態の文書管理サーバアプリケーション３１では、フォルダ毎にアプリケーション内で使用するインデックスデータ構造が定義されている。つまり同一フォルダ内の文書は全て同じインデックス構造を所有することになる。
【００３０】
画像表示画面５２では、複数文書の選択が可能であり、特定の文書のみをインデックス作成アプリケーション１２３で取り出したい時には画像表示画面５２においても文書の選択が必要である。本実施形態においては、２つの文書が選択状態にあり、その状態でメニューより本実施形態のインデックス処理方法を起動する。
【００３１】
図４は、インデックスデータ処理方法が起動された時に表示される設定ダイアログの一例であり、インデックスデータをインデックス作成アプリケーション１２３にインポートするためのダイアログを表している。
【００３２】
設定項目として、［Ｆｏｌｄｅｒ］、［Ｉｍｐｏｒｔ　Ｆｉｌｅｓ］、及び［Ｉｍｐｏｒｔ　Ｔｙｐｅ］の３つの項目が存在する。［Ｆｏｌｄｅｒ］項目５３には、インポートする文書が格納されている文書管理サーバアプリケーション３１上のフォルダが表示される。この項目は表示のみで変更することはできない。
【００３３】
［Ｉｍｐｏｒｔ　Ｆｉｌｅｓ］項目５４は、”Ａｌｌ　Ｆｉｌｅｓ”と”Ｓｅｌｅｃｔｅｄ　Ｆｉｌｅｓ”の２つのラジオボタンを選択する形式になっている。”Ａｌｌ　Ｆｉｌｅｓ”を選択した場合にはフォルダ内の文書を全てインポート対象に設定し、”Ｓｅｌｅｃｔｅｄ　Ｆｉｌｅｓ”を選択した場合には文書管理クライアント１２２上で選択中の文書のみをインポート対象に設定する。
【００３４】
［Ｉｍｐｏｒｔ　Ｔｙｐｅ］項目５５は、”Ｉｎｄｅｘ　Ｏｎｌｙ”と”Ｉｎｄｅｘ　ａｎｄ　Ｉｍａｇｅ”の２つのラジオボタンから選択する形式になっている。”Ｉｎｄｅｘ　Ｏｎｌｙ”を選択した場合には、インデックスデータのみがインデックス作成アプリケーション１２３にインポートされる。この場合、インデックス作成アプリケーション１２３が所有するＯＣＲ等の画像を利用するような一部の機能が使用できなくなるが、画像ファイルをインポート対象にしないので速度は向上する。”Ｉｎｄｅｘ　ａｎｄ　Ｉｍａｇｅ”を選択した場合には画像ファイルとインデックスデータの両方をインポートする。
【００３５】
図５は、インデックスデータをインポートした後のインデックス作成アプリケーション１２３の画面の一例である。
【００３６】
インデックス作成アプリケーション１２３では、インデックスデータを表形式で表示し（同図の５６）、管理を行っている。また、画像データがインポートされた場合には、同図５のように画面下部５７に画像のサムネイルを表示することも可能である。この状態で、インデックスデータはインポートされたことになり、アプリケーションの機能を用いてインデックスデータの編集を行うことが可能になる。
【００３７】
〔文書管理サーバ内データベース構造〕
図６は、本実施形態のインデックスデータ処理方法を使用する文書管理サーバ１１内のデータベース構造の一例を示す概念図である。
【００３８】
本実施形態におけるデータベース１１１内では、データは全て図６中の４１に示すようなレコード構造を採っている。レコードの先頭には必ずレコードＩＤフィールド４１１を持ち、このＩＤはデータベース１１１内でユニークなＩＤである。次に各レコードの内容を保存するためのデータフィールド４１２が配置される。このデータフィールドの内容はレコードの種別毎に異なり、複数のデータフィールドを持つレコードも存在する。最後に、レコード自身がつながる親レコードＩＤ４１３が保存される。この親レコードへのリンクを基にデータベース１１１は概念的にツリー構造を採っている。
【００３９】
全ての基になるのがルートレコード４１である。このレコードはシステム上に１つしか存在しない、またレコードＩＤは「００００００００」を持ち、親レコードは存在しないが、便宜的に「００００００００」が格納されている。データレコード４１２にはルートレコードを示すため”ルート”というテキスト文字が書かれている。
【００４０】
４２はサブフォルダレコードである。ルートレコードの直下、もしくはフォルダレコード４３の下に作成され、フォルダレコード４３と同じくＩＤ１０００００００番台が与えられる。このデータレコードには、サブフォルダレコードを示すためのテキスト”サブフォルダ”が格納されている。サブフォルダレコード４２は、子レコードとしてフォルダレコード４３を持つ。
【００４１】
フォルダレコード４３は、文書管理サーバ１１内のデータベース１１１上のフォルダに対応している。データレコードとしてフォルダ名を、子レコードとしてインデックスレコード４４とドキュメントレコード４６を持つ。フォルダレコード４３は、子レコードとしてフォルダレコード自身を持つこともできるので、フォルダの階層化に対応可能である。
【００４２】
インデックスレコード４４は、フォルダのインデックス構造を定義するインデックスフィールドレコードを子レコードに持つレコードであり、各フォルダに１つだけ用意される。また、インデックスレコード４４は、２０００００００番台のＩＤが与えられている。
【００４３】
４５は、フォルダのインデックス構造の各フィールドを定義しているフィールド定義レコードである。このフィールド定義レコード４５は、データフィールドにフィールドを定義するための、フィールド名、フィールドタイプ、及びフィールド長の情報を保持している。例えばＩＤ２０００００００１のレコードで定義されているフィールドは、Ｎａｍｅというフィールド名で、２５６文字のテキストデータを保持するフィールドである。
【００４４】
４６はドキュメントレコードで、このフォルダに保存されている文書をまとめている。ドキュメントレコード４６には３００００００００番台のＩＤが与えられ、子レコードとしてドキュメント規定レコード４７を持つ。
【００４５】
ドキュメント規定レコード４７はドキュメント毎に用意され、データフィールドにはファイル名が保存されている。子レコードにはインデックス情報レコード４８を持つ。
【００４６】
インデックス情報レコード４８は、４５で定義されたインデックス構造に対応して、このドキュメントのインデックス情報を格納している。つまり、データレコードにフィールド名及びフィールドデータが格納されたレコードがフィールド定義レコード４５の数分用意される。
【００４７】
４９はユーザレコードであり、文書管理サーバ１１で管理するユーザ情報をまとめており、ユーザ毎の情報を格納したユーザ定義レコード４１０を子レコードに持つ。ユーザ定義レコード４１０はデータフィールドにユーザ名及びパスワードを格納している。
【００４８】
なお、図６は本実施形態における概念図であり、実際の保存形態は使用するデータベースエンジンに応じて変更される。
〔データフォーマットの例〕
図７は、本実施形態のインデックスデータ処理の１つとして、文書管理サーバ上のインデックスデータ構造をインデックス作成アプリケーション１２３に伝えるためにエクスポートされるファイルのデータフォーマットの一例を示す図である。
【００４９】
なお、このファイルはテキストで記述され、セクションとＩＤによってデータを判別している。セクションにはインポートするデータを格納しているフォルダについての情報が記述された［Ｆｏｌｄｅｒ］セクションと、そのフォルダ上のインデックス構造を示す個々のフィールドについて記述した［Ｆｉｅｌｄ］セクションがある。
【００５０】
［Ｆｏｌｄｅｒ］セクションには、フォルダの名前を記述した［Ｎａｍｅ］、フォルダ内の文書ファイルの総数を記述し［ＴｏｄａｌＦｉｌｅｓ］、フォルダ内のページの総数を記述した［ＴｏｔａｌＰａｇｅｓ］、現在選択されている文書の数を記述した［ＣｕｒｒｅｎｔＦｉｌｅｓ］の４つのＩＤが存在する。
【００５１】
また、［Ｆｉｅｌｄ］セクションには、フィールドの総数を記述した［ＦｉｅｌｄＣｏｕｎｔ］、Ｘ番目のフィールドの名前を記述した［ＦｉｅｌｄＸＮａｍｅ］（Ｘ＝１，２，３．．．）、Ｘ番目のフィールドの種類（テキスト、数字、日付）を記述した［ＦｉｅｌｄＸＴｙｐｅ］（Ｘ＝１，２，３．．．）、Ｘ番目のフィールドの長さを記述した［ＦｉｅｌｄＸＬｅｎｇｔｈ］（Ｘ＝１，２，３．．．）の４つのＩＤが存在する。
【００５２】
インデックス作成アプリケーション１２３はこのデータを基にインデックスを格納し、ユーザに表示するための表構造を作成する。このインデックスデータフォーマットに沿って実際に作成されたインデックス情報データの一例を図８に示す。
【００５３】
図９は、本実施形態のインデックスデータ処理の１つとして、各文書のインデックス及び文書画像ファイル情報をインデックス作成アプリケーション１２３に伝えるためにエクスポートされるファイルのデータフォーマットの一例を示す図である。
【００５４】
このファイルもテキストで記述され、セクションとＩＤによってデータを判別している。セクション［ＸＸＸＸＸＸ］はファイル番号を表し、「０００００１」からカウントアップする。全てのファイル番号セクションは同じＩＤを持ち、文書管理サーバ１１のデータベース１１１内で文書ファイルを特定するためのファイルＩＤを記述した［ＩＤ］、文書画像ファイルのページ数を記述した［Ｐａｇｅｓ］、Ｘ番目のフィールドデータの内容を記述した［ＦｉｅｌｄＸ］（Ｘ＝１，２，３．．．）、文書画像ファイルへのパス名を記述した［ＦｉｌｅＮａｍｅ］が存在する。また、このフォーマットはインデックスデータ更新の際（ステップＳ３７）にも使用される。このフォーマットに従って実際に作成されたインデックス情報データの一例を図１０に示す。
【００５５】
図１１は、図７と図９の情報から実際にインデックス作成アプリケーション１２３が作成するインデックス操作用の表の一例を示している。
【００５６】
なお、本発明は、上述した実施形態の装置に限定されず、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器から成る装置に適用してもよい。前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体をシステムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、完成されることは言うまでもない。
【００５７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭを用いることができる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５８】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、次のプログラムコードの指示に基づき、その拡張機能を拡張ボードや拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが処理を行って実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
［実施の態様の概要］
本発明の実施態様の例を以下に列挙する。
【００５９】
＜実施態様１＞　文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１の工程と、インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２の工程と、前記インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１の工程でエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３の工程とを有する事を特徴とするインデックスデータ処理方法。
【００６０】
＜実施態様２＞　前記データベースは、前記インデックスデータ及び前記文書データをハードディスク上に保存する事を特徴とする実施態様１に記載のインデックスデータ処理方法。
【００６１】
＜実施態様３＞　前記インデックス作成アプリケーションは、前記データベース内のデータを更新するために、前記インデックスデータ及び前記文書データを特定のフォルダに保存する事を特徴とする実施態様２記載のインデックスデータ処理装置。
【００６２】
＜実施態様４＞　文書管理用アプリケーションにより、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１の手段と、インデックス作成用アプリケーションにより、前記第１の手段でエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２の手段と、前記インデックス作成用アプリケーションにより、前記第１の手段でエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３の手段とを有する事を特徴とするインデックスデータ処理装置。
【００６３】
＜実施態様５＞　前記データベースは、前記インデックスデータ及び前記文書データをハードディスク上に保存する事を特徴とする実施態様４に記載のインデックスデータ処理装置。
【００６４】
＜実施態様６＞　前記インデックス作成アプリケーションは、前記データベース内のデータを更新するために、前記インデックスデータ及び前記文書データを特定のフォルダに保存する事を特徴とする実施態様５に記載のインデックスデータ処理装置。
【００６５】
＜実施態様７＞　インデックスデータの処理方法を実行するために、コンピュータで読み取り可能なの制御プログラムを提供する媒体であって、前記制御プログラムは、文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１のステップと、インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１のステップでエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２のステップと、前記インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１のステップでエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３のステップとを有する事を特徴とする制御プログラムを提供する媒体。
【００６６】
＜実施態様８＞　インデックスデータの処理方法を実行するために、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、文書管理用アプリケーションを用い、データベース上の特定フォルダのインデックス構造、前記特定フォルダに格納された文書データ、該文書データに対応付けられたインデックスデータ、及び前記データベース内の文書データを特定するための文書ＩＤをエクスポートする第１のステップと、インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１のステップでエクスポートされたデータを取り込み、前記インデックス構造を基にインデックスデータ及び文書データを管理する第２のステップと、前記インデックス作成用アプリケーションを用い、前記第１のステップでエクスポートした文書ＩＤを基に前記データベース内のインデックスデータを変更する第３のステップとを有する事を特徴とする制御プログラム。
【００６７】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように本発明によれば、データベースに既に格納されたインデックス情報の書き換えが可能になり、ユーザはどのような文書管理用アプリケーションにある文書データであっても、効率的なインデックス作成用アプリケーションを使用してインデックス付け作業が行え、作業負担の軽減を図ることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の一形態に係るインデックスデータ処理方法を示すモジュール間フロー図である。
【図２】図１に示したインデックスデータ処理方法を実現するためのシステム構成の一例を示すブロック図である。
【図３】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図４】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図５】ユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図６】文書管理サーバ１１内のデータベース構造の一例を示す概念図である。
【図７】エクスポートされるファイルのデータフォーマットの一例を示す図である。
【図８】図７のインデックスデータフォーマットに沿って実際に作成されたインデックス情報データの一例を示す図である。
【図９】エクスポートされるファイルのデータフォーマットの一例を示す図である。
【図１０】図９のインデックスデータフォーマットに沿って実際に作成されたインデックス情報データの一例を示す図である。
【図１１】図７と図９の情報から実際にインデックス作成アプリケーション１２３が作成するインデックス操作用の表の一例を示す図である。
【符号の説明】
１１　文書管理サーバ
１２　クライアント
１１１　データベース
１２１　サーバアクセスモジュール
１２２　文書管理クライアント
１２３　インデックス作成アプリケーション
１２４　スキャナ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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