【手続補正書】
【提出日】平成15年12月12日(2003.12.12)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】発明の名称
【補正方法】変更
【補正の内容】
【発明の名称】電子ファイリング方法及び装置
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースを管理する電子ファイリング方法において、
前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除工程と、
前記削除工程で削除された管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程とを有することを特徴とする電子ファイリング方法。
【請求項２】
前記記憶工程によって記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除工程を有することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項３】
キーワードを入力する入力工程と、前記第1のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを更に有することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項４】
前記属性情報取得工程は、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶工程で記憶されている場合には、前記属性情報を取得しないことを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング方法。
【請求項５】
複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加工程と、前記追加工程において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶工程とを更に備え、前記削除工程は、前記ファイルが削除された場合に前記重複度数記憶工程において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
【請求項６】
ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング方法において、
前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程と、
キーワードを入力する入力工程と、
前記第１のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、
前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを有することを特徴とする電子ファイリング方法。
【請求項７】
復元するファイルの管理識別情報を指定する復元ファイル指定工程と、前記復元ファイル指定工程において指定された管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合、該管理識別情報を該記憶手段から削除することを特徴とする請求項６記載の電子ファイリング方法。
【請求項８】
複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加工程と、前記追加工程において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶工程とを更に備え、前記復元ファイル指定工程において指定された管理識別情報が、前記重複度数記憶工程において記憶された管理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の重複度数を加算することを特徴とする請求項７記載の電子ファイリング方法。
【請求項９】
ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、
前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除手段と、
前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する記憶手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項１０】
前記記憶手段に記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除手段を有することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１１】
キーワードを入力する入力手段と、前記第1のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを更に有することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１２】
前記属性情報取得手段は、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合には、前記属性情報を取得しないことを特徴とする請求項１１記載の電子ファイリング装置。
【請求項１３】
複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段とを更に備え、前記削除手段は、前記ファイルが削除された場合に前記重複度数記憶手段において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
【請求項１４】
ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、
前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶する記憶手段と、
キーワードを入力する入力手段と、
前記第１のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、
前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項１５】
復元するファイルの管理識別情報を指定する復元ファイル指定手段と、前記復元ファイル指定手段において指定された管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合、該管理識別情報を該記憶手段から削除することを特徴とする請求項１４記載の電子ファイリング装置。
【請求項１６】
複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段とを更に備え、前記復元ファイル指定手段において指定された管理識別情報が、前記重複度数記憶手段において記憶された管理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の重複度数を加算することを特徴とする請求項１５記載の電子ファイリング装置。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書等のファイルの記憶（または登録）時に、ファイルの記憶先や分類等の属性を示す属性情報を管理識別情報（以下「管理ＩＤ」という）と共にデータベース化し、この属性情報に基づいて文書ファイルを検索する電子ファイリング方法及び装置に関する。


【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００４】
本発明は、上記従来技術の問題を解決するためになされたものであり、その目的は、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる電子ファイリング方法及び装置を提供することにある。


【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースを管理する電子ファイリング方法において、前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除工程と、前記削除工程で削除された管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程とを有することを特徴とする。


【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング方法において、前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程と、キーワードを入力する入力工程と、前記第１のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを有することを特徴とする。


【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００７】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除手段と、前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する記憶手段とを有することを特徴とする。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶する記憶手段と、キーワードを入力する入力手段と、前記第１のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを有することを特徴とする。


【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる。


【手続補正２５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０４】
また、ファイル検索の正確性を確保しつつファイル削除処理のレスポンスを向上することができる。


【手続補正２６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０５】
また、例えば不要なファイルの管理識別情報を、処理に余裕のあるときに一括して削除すれば、ファイルの改廃処理の実質的負荷を軽減することができる。


【手続補正２７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０６】
また、ファイル検索の正確性を確保しつつファイルの複写処理を可能にすると共に、複写したファイルの削除処理のレスポンスを一層向上することができる。


【手続補正２８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正３０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０９
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正３１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１１０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１１０】
また、削除した重複登録に係るファイルを容易に復元することができる。


【手続補正３２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１１１】
また、一旦削除したファイルを容易に復元することができる。