(57)【要約】【課題】管理者が実際に文書保存箱を格納する空き領域を選択する際、既に格納されている文書保存箱の廃棄年に関する情報が提供されないため、各格納棚に格納される文書保存箱の廃棄年がバラバラの状態になる可能性が極めて高くなる。そのため、文書保存箱の廃棄作業が非効率になるとともに、廃棄忘れを招くなどの課題があった。【解決手段】使用状況管理部１２から出力された廃棄年情報を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する棚選択部１４を設け、使用状況管理部１２から出力された使用状況データを参照して、その棚選択部１４により選択された格納棚における空き領域を提示する。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
公文書が収納されている文書保存箱を格納する格納棚の使用状況を管理するとともに、その文書保存箱の廃棄年を管理する管理手段と、上記管理手段に管理されている格納棚の使用状況を参照して、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚を検索する棚検索手段と、上記棚検索手段により複数の格納棚が検索された場合、上記管理手段に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する棚選択手段と、上記管理手段に管理されている格納棚の使用状況を参照して、上記棚選択手段により選択された格納棚における空き領域を提示する提示手段とを備えた公文書管理装置。
【請求項２】
棚選択手段は、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が複数存在する場合、廃棄年が同一の文書保存箱を最も多く格納している格納棚を選択することを特徴とする請求項１記載の公文書管理装置。
【請求項３】
棚選択手段は、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が複数存在する場合、最も廃棄年が迫っている文書保存箱を格納している格納棚を選択することを特徴とする請求項１記載の公文書管理装置。
【請求項４】
棚選択手段は、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が存在しない場合、未格納状態の格納棚を選択することを特徴とする請求項１記載の公文書管理装置。
【請求項５】
提示手段は、棚選択手段により選択された格納棚に複数の空き領域が存在する場合、廃棄年が同一の文書保存箱と隣り合う空き領域を優先的に提示することを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の公文書管理装置。
【請求項６】
管理手段に管理されている格納棚の使用状況を参照して、その格納棚の使用状況を視覚的に表す棚情報画面を表示する使用状況表示手段を設けたことを特徴とする請求項１から請求項５のうちのいずれか１項記載の公文書管理装置。
【請求項７】
使用状況表示手段は、棚情報画面を表示する際、管理手段に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、格納棚における文書保存箱の格納領域を廃棄年別に色分け表示することを特徴とする請求項６記載の公文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、公文書が収納されている文書保存箱を格納する格納棚の使用状況等を管理して、その格納棚の空き領域を提示する公文書管理装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
図５は従来の公文書管理装置を示す構成図であり、図において、データベース１は公文書が収納されている文書保存箱に係る文書保存箱情報と、その文書保存箱を格納している格納棚に係る格納棚情報とを対にして記憶しており、使用状況管理部２はデータベース１に記憶されている格納棚情報を参照して格納棚の使用状況を把握し、その使用状況を示す使用状況データを出力する。
空き領域提示部３は使用状況管理部２から出力された使用状況データを参照して、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚を検索し、その格納棚の空き領域をディスプレイ４に表示し、インタフェース部５は文書保存箱情報等の入力を受け付けて、その文書保存箱情報等をデータベース１に格納する。
【０００３】
次に動作について説明する。
公文書は、法律上、所定の期間保存する必要があるので（保存期間は、公文書毎に異なる）、例えば、図６に示すような文書保存箱に収納され、その文書保存箱が庁舎内の書庫等にある格納棚に格納される。
ただし、庁舎内の書庫等には、多くの格納棚が設置され、また、格納棚は多くの文書保存箱を格納することができるので、新たに文書保存箱を格納棚に格納する際、その文書保存箱をどの格納棚のどの領域（格納棚の段、列）に格納するかを登録して、以後、その文書保存箱を管理できるようにする必要がある。
【０００４】
まず、公文書の管理者は、図６に示すような文書保存箱に公文書を収納すると、その文書保存箱の番号を採番し、その番号を文書保存箱の表面に印刷する。
なお、文書保存箱の表面には、文書保存箱の番号の他、その文書保存箱を管理する部署の名称、その文書保存箱の作成年・保存期間・廃棄年、公文書を束ねている簿冊の名称などを文書保存箱情報として印刷する。ただし、文書保存箱情報の印刷は、管理者による手書きでもよいし、機械による印字でもよい。また、文書保存箱の表面には、文書保存箱情報を埋め込むためのフォーマットが予め印刷されていてもよい。
また、文書保存箱情報をカード等に印刷して、そのカードを文書保存箱の表面に貼り付けるようにしてもよい。
【０００５】
公文書の管理者は、文書保存箱情報の印刷を完了すると、公文書管理装置に対して格納棚の空き領域の表示を要求する。
公文書管理装置の使用状況管理部２は、空き領域の表示要求を受けると、データベース１に記憶されている格納棚情報を参照して格納棚の使用状況を把握し、その使用状況を示す使用状況データを出力する。
ここで、データベース１に記憶されている格納棚情報は、既に格納棚に格納されている文書保存箱が、どの格納棚のどの領域（格納棚の段、列）に格納されているかを示すデータである。
【０００６】
空き領域提示部３は、使用状況管理部２から使用状況データを受けると、その使用状況データを参照して、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚を検索し、その格納棚の空き領域をディスプレイ４に表示する。
図７は格納棚の空き領域を表示する画面例であり、図７の例では、空き領域は□で表示され、既に格納されている領域は■で表示される。
【０００７】
これにより、公文書の管理者は、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚の空き領域を認識することができるので、１以上の空き領域の中から、実際に文書保存箱を格納する空き領域を適当に選択して、その空き領域を指定する。例えば、ディスプレイ４に表示されている任意の□を管理者がマウス等でタッチすることにより指定する。
【０００８】
そして、公文書の管理者は、インタフェース部５を操作して、新たな文書保存箱に係る文書保存箱情報を入力する。
インタフェース部５は、公文書の管理者が任意の空き領域を指定して文書保存箱情報を入力すると、その空き領域を示す格納棚情報と当該文書保存箱情報を対にしてデータベース１に格納する。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
従来の公文書管理装置は以上のように構成されているので、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚の空き領域を提示することができる。しかし、管理者が実際に文書保存箱を格納する空き領域を選択する際、既に格納されている文書保存箱の廃棄年に関する情報が提供されないため、各格納棚に格納される文書保存箱の廃棄年がバラバラの状態になる可能性が極めて高くなる。そのため、文書保存箱の廃棄作業が非効率になるとともに、廃棄忘れを招くなどの課題があった。
なお、既に格納されている文書保存箱の廃棄年に関する情報が提供される場合には、廃棄年が同一の文書保存箱を一纏めにして格納することが可能になるが、管理者が空き領域を選択する際、廃棄年に関する情報を考慮して選択する必要が生じるため、空き領域の選択処理が煩雑になる問題が生じる。
【００１０】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、各格納棚に格納される文書保存箱の廃棄年がバラバラの状態になるのを防止して、文書保存箱の廃棄作業の効率性を高めることができる公文書管理装置を得ることを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る公文書管理装置は、管理手段に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する棚選択手段を設け、管理手段に管理されている格納棚の使用状況を参照して、その棚選択手段により選択された格納棚における空き領域を提示するようにしたものである。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による公文書管理装置を示す構成図であり、図において、データベース１１は公文書が収納されている文書保存箱に係る文書保存箱情報と、その文書保存箱を格納している格納棚に係る格納棚情報とを対にして記憶しており、使用状況管理部１２はデータベース１１に記憶されている文書保存箱情報と格納棚情報を参照して、各格納棚の使用状況と各格納棚に格納されている文書保存箱の廃棄年を管理する機能を備えている。なお、データベース１１及び使用状況管理部１２から管理手段が構成されている。
【００１３】
棚検索手段を構成する棚検索部１３は使用状況管理部１２に管理されている格納棚の使用状況を参照して、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚を検索する機能を有し、棚選択手段を構成する棚選択部１４は棚検索部１３により複数の格納棚が検索された場合、使用状況管理部１２に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する機能を有している。
提示手段を構成する空き領域提示部１５は使用状況管理部１２に管理されている格納棚の使用状況を参照して、棚選択部１４により選択された格納棚における空き領域をディスプレイ１６に表示する機能を有し、インタフェース部１７は文書保存箱情報等の入力を受け付けて、その文書保存箱情報等をデータベース１１に格納する機能を有している。
【００１４】
次に動作について説明する。
まず、公文書の管理者は、図６に示すような文書保存箱に公文書を収納すると、その文書保存箱の番号を採番し、その番号を文書保存箱の表面に印刷する。
なお、文書保存箱の表面には、文書保存箱の番号の他、その文書保存箱を管理する部署の名称、その文書保存箱の作成年・保存期間・廃棄年、公文書を束ねている簿冊の名称などを文書保存箱情報として印刷する。ただし、文書保存箱情報の印刷は、管理者による手書きでもよいし、機械による印字でもよい。また、文書保存箱の表面には、文書保存箱情報を埋め込むためのフォーマットが予め印刷されていてもよい。
また、文書保存箱情報をカード等に印刷して、そのカードを文書保存箱の表面に貼り付けるようにしてもよい。
【００１５】
公文書の管理者は、文書保存箱情報の印刷を完了すると、公文書管理装置に対して格納棚の空き領域の表示を要求する。
公文書管理装置の使用状況管理部１２は、空き領域の表示要求を受けると、データベース１１に記憶されている文書保存箱情報と格納棚情報を参照して、各格納棚の使用状況と各格納棚に格納されている文書保存箱の廃棄年を把握し、各格納棚の使用状況を示す使用状況データと、各格納棚に格納されている文書保存箱の廃棄年を示す廃棄年情報とを出力する。
ここで、データベース１１に記憶されている格納棚情報は、既に格納棚に格納されている文書保存箱が、どの格納棚のどの領域（格納棚の段、列）に格納されているかを示すデータである。
【００１６】
棚検索部１３は、使用状況管理部１２から使用状況データを受けると、その使用状況データを参照して、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚を検索する。
即ち、棚検索部１３は、庁舎内の書庫等に設置されている多くの格納棚の中から、空き領域がある格納棚を検索する。
【００１７】
棚選択部１４は、棚検索部１３が複数の格納棚を検索した場合、即ち、空き領域がある格納棚が複数存在する場合、使用状況管理部１２から出力された廃棄年情報を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する。
ただし、棚選択部１４は、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が複数存在する場合には、廃棄年が同一の文書保存箱を最も多く格納している格納棚を選択する。
例えば、棚番号２０Ａ−１の格納棚と、棚番号２０Ｂ−３の格納棚とが検索された場合において、棚番号２０Ａ−１の格納棚には廃棄年が同一の文書保存箱が１０個格納されており、棚番号２０Ｂ−３の格納棚には廃棄年が同一の文書保存箱が７個格納されているときは、棚番号２０Ａ−１の格納棚を選択する。廃棄年が同一の文書保存箱の個数が同じときは、棚番号が若い格納棚を選択する。
【００１８】
一方、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が存在しない場合、未格納状態の格納棚を選択する。なお、未格納状態の格納棚が存在しない場合、最も廃棄年が迫っている文書保存箱を格納している格納棚を選択する。
例えば、棚番号２０Ａ−５の格納棚と、棚番号２０Ｂ−１の格納棚とが検索された場合において、棚番号２０Ａ−５の格納棚には廃棄年が“２００４年”と“２００５年”の文書保存箱が格納されており、棚番号２０Ｂ−１の格納棚には廃棄年が“２００３年”と“２００５年”の文書保存箱が格納されているときは、“２００３年”の文書保存箱を格納している棚番号２０Ｂ−１の格納棚を選択する。
【００１９】
空き領域提示部１５は、使用状況管理部１２から使用状況データを受けると、棚選択部１４により選択された格納棚における空き領域をディスプレイ１６に表示する。
ただし、空き領域提示部１５は、棚選択部１４により選択された格納棚に複数の空き領域が存在する場合、廃棄年が同一の文書保存箱と隣り合う空き領域、即ち、左側又は右側に廃棄年が同一の文書保存箱が存在する空き領域を選択する。なお、この場合においても、複数の空き領域が存在するときは、より上の段に位置する空き領域を選択し、また、複数の空き領域が同じ段に位置するときは、より左側に位置する空き領域を選択する。
【００２０】
図２は格納棚の空き領域を表示する画面例であり、図２の例では、空き領域は□で表示され、特に選択された空き領域の□は点滅表示される。また、既に格納されている領域には□の中に廃棄年が表示される。なお、図２は新たな文書保存箱の廃棄年が“２００５”年の場合の画面例である。
ここでは、□の中に廃棄年を表示するものを示しているが、廃棄年の代わりに文書保存箱の番号を表示し、管理者がマウスで当該番号をクリックすると、その廃棄年を含む文書保存箱情報を表示するようにしてもよい。
【００２１】
公文書の管理者は、新たな文書保存箱を格納することが可能な格納棚の空き領域を確認すると、インタフェース部１７を操作して、新たな文書保存箱に係る文書保存箱情報を入力する。
インタフェース部１７は、公文書の管理者が文書保存箱情報を入力すると、上記のようにして選択された空き領域を示す格納棚情報と当該文書保存箱情報を対にしてデータベース１１に格納する。
【００２２】
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、使用状況管理部１２から出力された廃棄年情報を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する棚選択部１４を設け、使用状況管理部１２から出力された使用状況データを参照して、その棚選択部１４により選択された格納棚における空き領域を提示するように構成したので、各格納棚に格納される文書保存箱の廃棄年がバラバラの状態になるのを防止して、文書保存箱の廃棄作業の効率性を高めることができる効果を奏する。
【００２３】
また、この実施の形態１によれば、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が存在しない場合、未格納状態の格納棚を選択するように構成したので、廃棄年が異なる文書保存箱の混在を未然に防止することができる効果を奏する。
さらに、この実施の形態１によれば、格納棚に複数の空き領域が存在する場合、廃棄年が同一の文書保存箱と隣り合う空き領域を優先的に提示するように構成したので、文書保存箱の廃棄作業の効率性を高めることができる効果を奏する。
【００２４】
実施の形態２．
上記実施の形態１では、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が複数存在する場合、廃棄年が同一の文書保存箱を最も多く格納している格納棚を選択するものについて示したが、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚が複数存在する場合、棚選択部１４が最も廃棄年が迫っている文書保存箱を格納している格納棚を選択するようにしてもよい。
【００２５】
例えば、棚番号２０Ａ−５の格納棚と、棚番号２０Ｂ−１の格納棚とが検索された場合において、棚番号２０Ａ−５の格納棚には廃棄年が“２００４年”と“２００５年”の文書保存箱が格納されており、棚番号２０Ｂ−１の格納棚には廃棄年が“２００３年”と“２００５年”の文書保存箱が格納されているときは、“２００３年”の文書保存箱を格納している棚番号２０Ｂ−１の格納棚を選択する。
この実施の形態２によれば、新たな文書保存箱以外の文書保存箱がいち早く廃棄される格納棚が選択されるため、以後、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱をより多く格納することが可能になる効果を奏する。
【００２６】
実施の形態３．
図３はこの発明の実施の形態３による公文書管理装置を示す構成図であり、図において、図１と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
使用状況表示手段を構成する使用状況表示部１８は使用状況管理部１２に管理されている格納棚の使用状況を参照して、その格納棚の使用状況を視覚的に表す棚情報画面を表示する機能を有している。
【００２７】
上記実施の形態１，２では、空き領域提示部１５が棚選択部１４により選択された格納棚における空き領域をディスプレイ１６に表示するものについて示したが、管理者から格納棚の使用状況の表示要求を受けると、使用状況管理部１２に管理されている格納棚の使用状況を参照して、使用状況表示部１８が、その格納棚の使用状況を視覚的に表す棚情報画面を表示するようにしてもよい。
例えば、格納棚がＡ１〜Ａ５まであるとき、管理者がインタフェース部１７を操作して棚番号Ａ４を入力すると、図４に示すように、棚番号Ａ４の格納棚の使用状況を表す棚情報画面を表示する。
この際、使用状況表示部１８は、使用状況管理部１２に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、格納棚における文書保存箱の格納領域を廃棄年別に色分け表示するようにする。
【００２８】
以上で明らかなように、この実施の形態３によれば、使用状況管理部１２に管理されている格納棚の使用状況を参照して、その格納棚の使用状況を視覚的に表す棚情報画面を表示するように構成したので、管理者が格納棚の使用状況と文書保存箱の廃棄年を容易に把握することができる効果を奏する。
また、この実施の形態３によれば、棚情報画面を表示する際、使用状況管理部１２に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、格納棚における文書保存箱の格納領域を廃棄年別に色分け表示するように構成したので、管理者が文書保存箱の廃棄年を容易に把握することができる効果を奏する。
【００２９】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、管理手段に管理されている文書保存箱の廃棄年を参照して、新たな文書保存箱と廃棄年が同一の文書保存箱を格納している格納棚を選択する棚選択手段を設け、管理手段に管理されている格納棚の使用状況を参照して、その棚選択手段により選択された格納棚における空き領域を提示するように構成したので、各格納棚に格納される文書保存箱の廃棄年がバラバラの状態になるのを防止して、文書保存箱の廃棄作業の効率性を高めることができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１による公文書管理装置を示す構成図である。
【図２】格納棚の空き領域を表示する画面例を示す説明図である。
【図３】この発明の実施の形態３による公文書管理装置を示す構成図である。
【図４】棚情報画面を示す説明図である。
【図５】従来の公文書管理装置を示す構成図である。
【図６】文書保存箱を示す斜視図である。
【図７】格納棚の空き領域を表示する画面例を示す説明図である。
【符号の説明】
１１　データベース（管理手段）、１２　使用状況管理部（管理手段）、１３棚検索部（棚検索手段）、１４　棚選択部（棚選択手段）、１５　空き領域提示部（提示手段）、１６　ディスプレイ、１７　インタフェース部、１８　使用状況表示部（使用状況表示手段）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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