(57)【要約】   【課題】  担当者が容易に作業工程に関する情報を入力し、また参照することができる。  【解決手段】  作業依頼を受理し、作業に関する一連の流れを管理する事務管理システム１０は、端末装置２２等からの作業依頼に応答して、作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるワークフロー実行処理部３４と、進捗管理表を記憶する進捗管理表ＤＢ４４とを備え、ワークフロー実行処理部３４が、上席者の承認に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるように構成されている。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する事務管理システムであって、
作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるワークフロー処理手段と、
前記進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段とを備え、
前記ワークフロー処理手段が、前記上席者の承認に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるように構成されたことを特徴とする事務管理システム。
【請求項２】
前記ワークフロー処理手段が、
作業依頼を受理して、当該作業依頼に対する承認に関する処理を実行する作業依頼承認処理手段と、
前記承認された作業の実施にかかる承認に関する処理を実行する作業実施承認処理手段とを備えたことを特徴とする請求項１に記載の事務管理システム。
【請求項３】
前記事務管理システムが、上席者が携帯する携帯表示装置に、ワンタイムパスワードを送信し、当該携帯表示装置上に表示させるワンタイムパスワード発行システムから、前記ワンタイムパスワードを受理するように構成され、
前記ワークフロー処理手段が、上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求め、入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるように構成されたことを特徴とする請求項１または２に記載の事務管理システム。
【請求項４】
さらに、事務管理システムが、上席者が携帯する携帯表示装置であって、ワンタイムパスワードを発行するワンタイムパスワード発行システムと、少なくとも同じ時刻には同じワンタイムパスワードを表示可能な携帯表示装置から入力されたワンタイムパスワードを受理するように構成され、
前記ワークフロー処理手段が、上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求め、入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるように構成されたことを特徴とする請求項１または２に記載の事務管理システム。
【請求項５】
さらに、前記作業に付与された作業パスワードを記憶する作業パスワード記憶手段を備え、記憶された作業パスワードが前記作業担当者に通知され、かつ、前記作業担当者が、前記作業パスワードを入力することにより、前記ロックの解除された領域への情報の入力が可能となるように構成されたことを特徴とする請求項１ないし４の何れか一項に記載の事務管理システム。
【請求項６】
さらに、依頼者、作業担当者および上席者の少なくともいずれかに、要求に応答して、関連する作業の進捗管理表を提示する進捗提示手段を備えたことを特徴とする請求項１ないし５の何れか一項に記載の事務管理システム。
【請求項７】
さらに、承認ごとに１以上の承認の権限をもつ上席者がリストされた承認者グルーピングテーブルを備え、
前記ワークフロー処理手段が、前記グルーピングテーブルにリストされた上席者の何れかとの連絡が取れた場合に、当該上席者の承認を求めることを特徴とする請求項１ないし６の何れか一項に記載の事務管理システム。
【請求項８】
前記ワークフロー処理手段が、事後承認が可能であるか否かを判断し、事後承認が可能であれば、進捗管理表中、当該承認に関して事後承認が必要であるフラグをセットした上で、次の作業に関する領域のロックを解除し、かつ、承認を求める処理を実施することを特徴とする請求項７に記載の事務管理システム。
【請求項９】
作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する事務管理システムであって、作業を構成する各作業工程に関する情報を含む進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段を備えた事務管理システムにおける事務管理方法であって、
作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、当該作業依頼を参照して、当該進捗管理表中の項目に所定の情報を与えるとともに、進捗管理表を進捗管理表記憶手段に記憶するステップと、
所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるステップと、
前記承認の受理に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるステップとを備えたことを特徴とする事務管理方法。
【請求項１０】
前記承認を求めるステップが、
作業依頼を受理して、当該作業依頼に対する承認に関する処理を実行するステップと、
前記承認された作業の実施にかかる承認に関する処理を実行するステップとを有することを特徴とする請求項９に記載の事務管理方法。
【請求項１１】
さらに、上席者が携帯する携帯表示装置に、ワンタイムパスワードを送信し、当該携帯表示装置上に表示させるワンタイムパスワード発行システムから、前記ワンタイムパスワードを受理するステップと、
上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求めるステップと、
入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるステップとを備えたことを特徴とする請求項９または１０に記載の事務管理方法。
【請求項１２】
さらに、上席者が携帯する携帯表示装置であって、ワンタイムパスワードを発行するワンタイムパスワード発行システムと、少なくとも同じ時刻には同じワンタイムパスワードを表示可能な携帯表示装置を利用して、上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求めるステップと、
入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるステップとを備えたことを特徴とする請求項９ないし１１の何れか一項に記載の事務管理方法。
【請求項１３】
さらに、作業パスワード記憶手段に記憶された、作業に付与された作業パスワードを作業担当者に通知するステップと、
前記作業担当者による作業パスワードの入力に応答して、前記ロックの解除された領域への情報の入力を可能とするステップとを備えたことを特徴とする請求項９ないし１１の何れか一項に記載の事務管理方法。
【請求項１４】
さらに、依頼者、作業担当者および上席者の少なくともいずれかに、要求に応答して、関連する作業の進捗管理表を提示するステップを備えたことを特徴とする請求項９ないし１３の何れか一項に記載の事務管理方法。
【請求項１５】
さらに、承認ごとに１以上の承認の権限をもつ上席者がリストされた承認者グルーピングテーブルを参照して、前記リストされた上席者の何れかとの連絡が取れた場合に、当該上席者の承認を求めるステップを備えたことを特徴とする請求項９ないし１４の何れか一項に記載の事務管理方法。
【請求項１６】
さらに、事後承認が可能であるか否かを判断するステップと、
事後承認が可能であれば、進捗管理表中、当該承認に関して事後承認が必要であるフラグをセットした上で、次の作業に関する領域のロックを解除し、かつ、承認を求める処理を実施するステップとを備えたことを特徴とする請求項１５に記載の事務管理方法。
【請求項１７】
作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する、作業を構成する各作業工程に関する情報を含む進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段を備えたコンピュータを動作させる、当該コンピュータにより読み出し可能なプログラムであって、
作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、当該作業依頼を参照して、当該進捗管理表中の項目に所定の情報を与えるとともに、進捗管理表を進捗管理表記憶手段に記憶するステップと、
所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるステップと、
前記承認の受理に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１８】
前記承認を求めるステップにおいて、
作業依頼を受理して、当該作業依頼に対する承認に関する処理を実行するステップと、
前記承認された作業の実施にかかる承認に関する処理を実行するステップとを前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７に記載のプログラム
【請求項１９】
さらに、上席者が携帯する携帯表示装置に、ワンタイムパスワードを送信し、当該携帯表示装置上に表示させるワンタイムパスワード発行システムから、前記ワンタイムパスワードを受理するステップと、
上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求めるステップと、
入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７または１８に記載のプログラム。
【請求項２０】
さらに、上席者が携帯する携帯表示装置であって、ワンタイムパスワードを発行するワンタイムパスワード発行システムと、少なくとも同じ時刻には同じワンタイムパスワードを表示可能な携帯表示装置を利用して、上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求めるステップと、
入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７または１８に記載のプログラム。
【請求項２１】
さらに、作業パスワード記憶手段に記憶された、作業に付与された作業パスワードを作業担当者に通知するステップと、
前記作業担当者による作業パスワードの入力に応答して、前記ロックの解除された領域への情報の入力を可能とするステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７ないし２０の何れか一項に記載のプログラム。
【請求項２２】
さらに、依頼者、作業担当者および上席者の少なくともいずれかに、要求に応答して、関連する作業の進捗管理表を提示するステップを前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７ないし２１の何れか一項に記載のプログラム。
【請求項２３】
さらに、承認ごとに１以上の承認の権限をもつ上席者がリストされた承認者グルーピングテーブルを参照して、前記リストされた上席者の何れかとの連絡が取れた場合に、当該上席者の承認を求めるステップを、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項１７ないし２２の何れか一項に記載のプログラム。
【請求項２４】
さらに、事後承認が可能であるか否かを判断するステップと、
事後承認が可能であれば、進捗管理表中、当該承認に関して事後承認が必要であるフラグをセットした上で、次の作業に関する領域のロックを解除し、かつ、承認を求める処理を実施するステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項２３に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作業依頼から作業の完了に至るまでの一連の流れを管理する事務管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、顧客からの作業依頼が事務管理担当者に受理されると、所定の受付処理を実行した後、作業担当者に書類が配布される。この際に依頼自体を承認する必要があれば、事務管理担当者は上席者に承認を求め、承認をもらった上で、次の作業工程に作業が進められる。次いで、作業担当者は実施計画を作成した上で、上席者に実施計画の承認を求める。
【０００３】
作業依頼の受理から、作業の完了に至るまでの作業工程においては、担当者からの承認の依頼、および、上席者による承認という手続が数多く存在する。したがって、作業担当者が円滑に作業工程に従うことができるように、種々のワークフロー管理システムが提案されている。
【０００４】
たとえば、特許文献１には、作業担当者や施工管理者などの労力を軽減するために、電子的な工程表を利用した管理方法が開示されている。この管理方法においては、工程表の雛形に工程管理者が作業項目および作業期間を記入する。また、特許文献２には、電子文書に対する承認又は否認を判定し、その判定にしたがって所定のメッセージを送信できるシステムが開示されている。
【特許文献１】特開２００２−１４９７４９号公報
【特許文献２】特開２０００−３３０８８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に開示されたような日程表に、作業工程における予定日を入力することが困難な場合がある。たとえば、作業工程間に上席者の承認を要するときには、当該承認の後でなければ次工程の作業を実施することが不可能である。
【０００６】
また、承認に時間を要すると、依頼に応じた迅速な作業を実施することができないという問題点が生じる。
【０００７】
本発明は、担当者が容易に作業工程に関する情報を入力し、また参照することができる事務管理システムを提供することを目的とする。また、本発明は迅速かつ支障なく作業を進めることができる事務管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の目的は、作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する事務管理システムであって、作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるワークフロー処理手段と、前記進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段とを備え、前記ワークフロー処理手段が、前記上席者の承認に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるように構成されたことを特徴とする事務管理システムにより達成される。
【０００９】
本発明によれば、上席者の承認により、進捗管理表中の次の作業工程に関する領域のロックを解除する。たとえば、依頼が承認されることで、次の作業工程である作業予定に関する領域のロックを解除し、当該領域の項目に情報を入力できるようにする。したがって、担当者は、適切な情報の入力が可能となり、ワークフローを適正に運用することが可能となる。
【００１０】
好ましい実施態様においては、前記ワークフロー処理手段が、作業依頼を受理して、当該作業依頼に対する承認に関する処理を実行する作業依頼承認処理手段と、前記承認された作業の実施にかかる承認に関する処理を実行する作業実施承認処理手段とを備えている。
【００１１】
別の好ましい実施態様においては、前記事務管理システムが、上席者が携帯する携帯表示装置に、ワンタイムパスワードを送信し、当該携帯表示装置上に表示させるワンタイムパスワード発行システムから、前記ワンタイムパスワードを受理するように構成され、前記ワークフロー処理手段が、上席者の承認の依頼と、当該承認が必要な作業との時間間隔が所定の値以下であるときに、前記上席者にワンタイムパスワードの入力を求め、入力されたワンタイムパスワードと、前記ワンタイムパスワード発行システムから受理したワンタイムパスワードとを照合し、双方が一致した場合に、承認がされたものとして処理を進めるように構成されている。
【００１２】
この実施態様によれば、承認が必要な作業までに時間的な余裕がない場合にも、迅速に承認を得ることが可能となる。ワンタイムパスワードの入力を求める際に、事務管理システムが、たとえば、上席者の携帯電話に架電して、音声により承認を求める事項を通知し、携帯電話にワンタイムパスワードをキー入力することを求めても良い。
【００１３】
また、好ましい実施態様においては、さらに、前記作業に付与された作業パスワードを記憶する作業パスワード記憶手段を備え、記憶された作業パスワードが前記作業担当者に通知され、かつ、前記作業担当者が、前記作業パスワードを入力することにより、前記ロックの解除された領域への情報の入力が可能となるように構成されている。
【００１４】
別の好ましい実施態様においては、さらに、作業依頼者、作業担当者および上席者の少なくともいずれかに、要求に応答して、関連する作業の進捗管理表を提示する進捗提示手段を備えている。これにより、関係者は作業の進捗状況を参照することが可能となる。
【００１５】
また、本発明の目的は、作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する事務管理システムであって、作業を構成する各作業工程に関する情報を含む進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段を備えた事務管理システムにおける事務管理方法であって、作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、当該作業依頼を参照して、当該進捗管理表中の項目に所定の情報を与えるとともに、進捗管理表を進捗管理表記憶手段に記憶するステップと、所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるステップと、前記承認の受理に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるステップとを備えたことを特徴とする事務管理方法により達成される。
【００１６】
さらに、本発明の目的は、作業依頼を受理し、当該作業に関する一連の流れを管理する、作業を構成する各作業工程に関する情報を含む進捗管理表を記憶する進捗管理表記憶手段を備えたコンピュータを動作させる、当該コンピュータにより読み出し可能なプログラムであって、作業依頼に応答して、当該作業を構成する各作業工程に関する情報を入力および参照可能な進捗管理表を生成し、当該作業依頼を参照して、当該進捗管理表中の項目に所定の情報を与えるとともに、進捗管理表を進捗管理表記憶手段に記憶するステップと、所定の作業工程において上席者による承認が必要な場合に、当該上席者に必要な情報を与えて、承認を求めるステップと、前記承認の受理に応答して、進捗管理表中、次の作業工程に関する領域のロックを解除し、情報の入力を、作業担当者に認めるステップとを、前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラムによっても達成される。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、担当者が容易に作業工程に関する情報を入力し、また参照することができる事務管理システムを提供することが可能となる。また、本発明によれば迅速な作業を実現することができる事務管理システムを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。図１は、本発明の実施の形態にかかる事務管理システムおよびその周辺の概略を示すブロックダイヤグラムである。図１に示すように、本実施の形態において、事務管理システム１０は、たとえば、社内システム中の内部ネットワーク１２を介して、ワンタイムパスワード発行システム１４や、端末装置１６−１、１６−２、・・・と接続されている。また、事務管理システム１０は、インターネット２０を介して、外部のコンピュータ２２−１、２２−２、・・・とデータ授受ができるようになっている。
【００１９】
本実施の形態において、事務管理システム１０は、顧客に設置したコンピュータに関わる作業に関する依頼を受領し、当該依頼の受領から作業の完了に至るまでのワークフローを管理する。なお、上記コンピュータに関わる作業には、ソフトウェアモジュールの変更／追加、データベース中のレコードの追加／更新／削除、ハードウェアの追加／削除などが含まれる。
【００２０】
また、ワンタイムパスワード発行システム１４は、依頼や作業を承認する権限をもつ者（本明細書においては「上席者」と称する。）が保持する、データ受信機能をもち、かつ、セキュアな、カード状のワンタイムパスワード表示端末２４にデータを送信することができる。ワンタイムパスワード発行システム１４は、所定タイミングで、異なるパスワードを発行し、発行したパスワードを、ワンタイムパスワード表示端末２４に伝達する。ワンタイムパスワードは、所定のタイミングと後続する次のタイミングとの間だけ有効となる。このようなワンタイムパスワードは、上席者が端末装置１６を用いて、電子メールで受領した申請を承認する代わりに利用することができる。より具体的には、申請の承認に緊急を要する場合に、上席者から通知されたワンタイムパスワードを、オペレータが入力し、ワンタイムパスワードの有効性の確認を持って承認があったとすることが可能である。また、発行されたワンタイプパスワードは、事務管理システム１０に伝達され、事務管理システム１０中に記憶される。
【００２１】
図２は、本実施の形態にかかる事務管理システム１０の構成をより詳細に示すブロックダイヤグラムである。図２に示すように、事務管理システム１０は、顧客からの依頼を受領して必要な処理を実行する依頼受領処理部３２と、ワークフローにかかわる処理を実行するワークフロー処理実行部３４と、内部ネットワーク１２を介した通信や、インターネット２０を介した通信を制御する通信制御部３６とを有している。また、事務管理システム１０は、チェックシートデータベース（ＤＢ）３８、トラブル管理ＤＢ４０、作業パスワード管理ＤＢ４２、および、進捗管理表ＤＢ４４を有している。
【００２２】
チェックシートＤＢ３８には、依頼に応じた種々のチェックシートが記憶されている。トラブル管理ＤＢ４０には、過去の作業時のトラブル事例が蓄積されている。また、パスワード管理ＤＢ４２には、上記コンピュータに関わる作業ごとに付与され、当該作業を一意的に特定するパスワードが記憶される。また、進捗管理表ＤＢ４４は、作業の依頼ごとにその進捗状況や作業実施者、承認のための上席者が記載された進捗管理表を記憶する。進捗管理表の詳細については後述する。
【００２３】
このように構成された事務管理システム１０にて実行される処理について説明する。図３ないし図８は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理を示すフローチャートである。まず、図３を参照して、顧客による依頼から依頼の承認に至るまでの作業工程を説明する。
【００２４】
本実施の形態においては、二種類のいずれかの手法にて依頼をなすことができる。第１の手法を、Ｗｅｂ申請と称する。Ｗｅｂ申請においては、依頼者が外部のコンピュータ２２を操作して、インターネット２０を介して事務管理システム１０にアクセスし、ウェブ（Ｗｅｂ）上で、依頼書に必要事項を記入して、事務管理システム１０に送信する。また、第２の手法を、音声申請と称する。音声申請においては、依頼者が電話回線を通じて音声にて、依頼書の必要事項を発語し、これに応じて、事務管理システム１０において、発語された必要事項を認識する。
【００２５】
Ｗｅｂ申請により依頼書を受理すると、事務管理システム１０の依頼受領処理部３２は、依頼書中の必要事項に基づき、ワークフローおよび作業状況を把握するための進捗管理表の各項目にデータを与え、当該進捗管理表を、進捗管理表ＤＢ４４に記憶する（ステップ３０１−１）。音声申請の場合にも同様に、認識された必要事項に基づき、進捗管理表を作成する（ステップ３０１−２）。
【００２６】
図９および図１０は、Ｗｅｂ申請における依頼書の例を示す図であり、図９は依頼書の前半部分、図１０は依頼書の後半部分を示す。依頼者は、依頼書を参照して、作業対象となるシステム名（対象システム名）、変更前後の計算機、システムＩＤおよびライブラリ名などを記入すればよい。
【００２７】
図１１ないし図１４は、進捗管理表の例を示す図である。図１１ないし図１４において、横一列のセルが、特定の作業に関するレコードに関している。進捗管理表は、図３に示す受付処理の際に、その項目に値や文字からなる情報が与えられる受付処理項目群（図１１参照）、作業の進行に伴って、その項目に値や文字からなる情報が与えられる作業処理項目群（図１２および図１３参照）、および、作業完了時に、その項目に値や文字からなる情報が与えられる完了処理項目群（図１４参照）を有している。また、上席者により依頼の承認が得られなかった場合（却下された場合）には、その却下理由が記述される依頼却下事由記述欄（図１４参照）が設けられている。
ステップ３０１−１或いはステップ３０１−２においては、図１１に示す受付処理項目群に属する項目、たとえば、受付日、Ｗｅｂ申請の場合の依頼書名、依頼者の所属する部署名、依頼者名、作業を実施するチーム名（作業実施チーム名）、作業実施者名、実施日（実施予定日）および締切日の項目に、依頼書などに記入された情報に基づいて、情報が付与される。
【００２８】
ワークフローにしたがって、依頼を承認する権限をもつ上席者にメールが送信された後、当該上席者は、メールに添付された依頼書を参照して、当該依頼を申請すべきか却下すべきかを判断する（第１の上席承認：ステップ３０２）。
【００２９】
承認の場合には、上席者が端末装置１６を操作して、たとえば、承認ボタンをオンすることにより、依頼の承認を示す情報が事務管理システム１０に伝達される。事務管理システム１０の依頼承認処理部４６は、これに応答して、第１のフラグオン処理を実行する（ステップ３０３）。第１のフラグオン処理においては、受付処理項目群の「上席承認」の項目に、オンを示すフラグ（たとえば「１」の値）が付与される。次いで、依頼承認処理部４６は、第１の作業工程エリアロック解除処理を実行する（ステップ３０４）。これは、上記受付項目処理群の「上席承認」の項目のフラグがオンになったことに応答して実行され、次の工程にかかる進捗管理表中の項目群（本実施の形態では図１２に示す作業処理項目群）中、所定の項目（作業予定日時など）のロックが解除され、当該項目群に属する項目に、作業担当者が必要な情報を記入することが可能となる。
【００３０】
次いで、依頼承認処理部４６は、チェックシートＤＢ３８を参照して、作業実施の際に適切なチェックシートを選択する（ステップ３０５）。チェックシートには、たとえば、作業担当者が依頼書を受理した際に当該依頼書に記入すべき項目、作業実施の際に確認すべき項目などが列挙され、項目ごとにチェックボックスが設けられている。したがって、作業担当者は、作業の進行に伴ってチェックシートを確認し、チェックボックスに印をつけていくことで、作業ミスなどの発生を防止することが可能となる。
【００３１】
このような処理の後、依頼承認処理部４６は、ワークフローにしたがって、依頼書およびチェックシートを、作業担当者宛にメールにて送信する（ステップ３０６）。また、ここで、依頼承認処理部４６は、作業を一意的に特定するための作業パスワードを発行し、これを、作業パスワード管理ＤＢ４２に記憶する。このようにして依頼の承認が終了する。
【００３２】
その一方、第１の上席承認において、依頼が却下された場合（ステップ３０２においてＮｏ（却下）の場合）、上席者は、却下事由を記載した上で、これを事務管理システム１０宛てにメール返信する（ステップ３０７）。事務管理システム１０は、却下事由を、進捗管理表中の却下事由の項目（図１４参照）に記入するとともに、事務管理担当者の端末装置に、依頼が却下されたことを示すウィンドウをポップアップ表示する（ステップ３０８）。その後、事務管理担当者の操作により、或いは、自動的に、依頼者に対して、却下事由とともに依頼が却下されたことを示すメールを依頼者に返送する（ステップ３０９）。
【００３３】
上席者により依頼が承認された場合には、上記依頼承認処理部４６における処理により、図１２に示す、作業進行に伴って情報を与える作業処理項目群に属する項目に、所望の情報を入力することが可能となる。図４に示すように、ステップ３０６にて送信されたメールを受理した作業担当者は、事務管理システム１０にアクセスして、進捗管理表を参照し、作業処理項目群に属する項目、たとえば、作業予定日を記入することができる。
【００３４】
事務管理システム１０は、トラブル管理ＤＢ４０を参照して、依頼書に示される作業に関連する過去の作業の事例を検索し、当該作業における確認を要するポイントを抽出する（ステップ４０２）。なお、抽出された要確認ポイントは、上席者や作業担当者が、端末装置１６を操作して、事務管理システム１０にアクセスすることにより参照可能である（ステップ４０３）。次いで、事務管理システム１０は、ワークフローにしたがって、作業担当者による作業の実施予定を承認するため、実施予定を承認する権限をもつ上席者にメールを送信する。当該上席者は、進捗管理表を参照して、実施予定を承認すべきか否かを判断する（第２の上席承認：ステップ４０４）。
【００３５】
承認の場合には、上席者が端末装置１６を操作して、たとえば、承認ボタンをオンすることにより、実施予定の承認を示す情報が事務管理システム１０に伝達される。事務管理システム１０の作業実施承認処理部４８は、これに応答して、第２のフラグオン処理を実行する（ステップ４０５）。第２のフラグオン処理においては、作業処理項目群の「上席承認（計画）」の項目に、オンを示すフラグ（たとえば「１」の値）が付与される。次いで、作業実施承認処理部４８は、第２の作業工程エリアロック解除処理を実行する（ステップ４０６）。これは、作業項目群の「上席承認（計画）」の項目のフラグがオンになったことに応答して実行され、作業処理項目群に属する他の項目のロックが解除され、当該項目に作業担当者が必要な項目を記入することが可能となる。
【００３６】
作業実施承認処理部４８は、作業パスワード管理ＤＢ４２を検索して、当該作業に関する作業パスワードを取得し（ステップ４０７）、これを作業担当者にメールにて伝達する（ステップ４０８）。
【００３７】
このようにして実施予定が承認されると、図５に示すように、実施計画レビューリストに作業計画が反映される（ステップ５０１）。この実施計画レビューリスト中の情報は、作業担当者や上席者、或いは、顧客が参照できるオペレータ確認画面に反映される（ステップ５０２）。
【００３８】
図１５は、オペレータ確認画面の例を示す図である。オペレータ確認画面においては、作業ごとに、その状態、開始日時および終了日時、および、作業項目を示す情報がリストされている。作業の状態には、「作業予定」、「実行中」および「問題なく完了」などが含まれる。たとえば、作業担当者や上席者の要求に応じて、それぞれが関係している作業の情報のみが、事務管理システム１０にて抽出され、それぞれの者の端末装置１６に提示するオペレータ確認画面が生成される。また、顧客の要求に応じて、当該顧客の依頼にかかる作業の情報のみが、事務管理システム１０にて抽出され、顧客に提示するためのオペレータ確認画面が生成される。
【００３９】
事務管理システム１０は、所定のタイミングで（たとえば、一日一度、決められた時刻に）、進捗管理表ＤＢ４４中の各作業に関する情報を参照する。情報を参照した作業について、作業実施予定日より前であれば何ら処理を行わず、その一方、予定日を経過していた場合（ステップ５０３でノー(No)）には、後述する予定日の連絡処理（図８（ａ）参照）を実行する。
【００４０】
また、作業実施予定日であれば（ステップ５０３でイエス(Yes)）、事務管理システム１０は、作業担当者宛に、作業予定日が本日であること、および、作業の実施を促すメールを送信する（ステップ５０４）。作業担当者は、作業を実施し（ステップ５０５）、これにしたがって、事務管理システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が作業実施中であることを提示できるようにしておく（ステップ５０６）。
【００４１】
作業が終了すると、作業担当者は、端末装置１６を操作して事務管理システム１０にアクセスし、作業処理項目群に属する項目中、作業実施日に、実際に作業を実施した日時を記入する（ステップ５０７）。このように作業実施日に日時が記入されると、事務監視システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が当該日時に実施され作業が完了したことを提示できるようにしておく（ステップ５０８）。
【００４２】
作業が実施されると、事務管理システム１０は、その後、所定のタイミングで（たとえば、一日一度決められた時刻に）作業確認の実施に関する処理を実行する。図６に示すように、事務管理システム１０が、進捗管理表ＤＢ４４中の各作業に関する情報を参照し、ある作業について、作業確認予定日を超過していた場合（ステップ６０１でノー(No)）には、後述する予定日の連絡処理（図８（ａ）参照）を実行する。
【００４３】
作業確認予定日であれば（ステップ６０１でイエス(Yes)）、事務管理システム１０は、作業担当者宛に、作業確認日が本日であること、および、作業確認の実施を促すメールを送信する（ステップ６０２）。作業担当者は、作業確認を実施し（ステップ６０３）、これにしたがって、事務管理システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が作業確認中であることを提示できるようにしておく（ステップ６０４）。
【００４４】
作業確認が終了すると、作業担当者は、端末装置１６を操作して事務管理システム１０にアクセスし、作業処理項目群に属する項目中、作業確認日に、実際に作業確認を実施した日時を記入する（ステップ６０５）。このように作業確認日に日時が記入されると、事務監視システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が当該日時に実施確認がされたことを提示できるようにしておく（ステップ６０６）。
【００４５】
作業確認が修了すると、事務管理システム１０は、その後、所定のタイミングで（たとえば、一日一度決められた時刻に）稼動確認の実施に関する処理を実行する。図７に示すように、事務管理システム１０が、進捗管理表ＤＢ４４中の各作業に関する情報を参照し、ある作業について稼動確認予定日を超過していた場合（ステップ７０１でノー(No)）には、後述する予定日の連絡処理（図８（ａ）参照）を実行する。
【００４６】
稼動確認予定日であれば（ステップ７０１でイエス(Yes)）、事務管理システム１０は、作業担当者宛に、稼動確認日が本日であること、および、稼動確認の実施を促すメールを送信する（ステップ７０２）。作業担当者は、稼動確認を実施し（ステップ７０３）、これにしたがって、事務管理システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が稼動確認中であることを提示できるようにしておく（ステップ７０４）。
【００４７】
稼動確認が終了すると、作業担当者は、端末装置１６を操作して事務管理システム１０にアクセスし、作業処理項目群に属する項目中、稼動確認日に、実際に稼動確認を実施した日時を記入する（ステップ６０５）。このように稼動確認日に日時が記入されると、事務監視システム１０は、顧客や上席者が、当該作業の状況を参照したときに、オペレータ確認画面において、当該作業が当該日時に稼動確認がされたことを提示できるようにしておく（ステップ６０６）。
【００４８】
次いで、事務管理システム１０は、ワークフローにしたがって、作業担当者による作業完了を承認するため、承認する権限をもつ上席者にメールを送信する。当該上席者は、進捗管理表を参照して、作業や稼動確認が適切に実施されたかを確認し、当該作業完了を承認すべきか否かを判断する（第３の上席承認：ステップ７０７）。
【００４９】
承認の場合には、上席者が端末装置１６を操作して、たとえば、承認ボタンをオンすることにより、実施予定の承認を示す情報が、事務管理システム１０に伝達される。事務管理システム１０の作業実施承認処理部４８は、これに応答して、第３のフラグオン処理を実行する（ステップ７０８）。第３のフラグオン処理においては、作業処理項目群の「上席承認（完了）」の項目に、オンを示すフラグ（たとえば「１」の値）が付与される。次いで、作業実施承認処理部４８は、第３の作業工程エリアロック解除処理を実行する（ステップ７０９）。これは、作業項目群の「上席承認（完了）」の項目のフラグがオンになったことに応答して実行され、完了処理項目群に属する項目のフラグが解除され、当該項目に作業担当者が必要な項目を記入することが可能となる。また、事務管理システム１０は、オペレータ確認画面にロック解除を反映させる（ステップ７１０）。すなわち、作業担当者、上席者或いは顧客がオペレータ確認画面を参照する際に、作業の状態が「問題なく完了」と提示されるようにする。なお、ステップ７０７においてノー(No)と判断された場合には、異例事態への対応が実行される（図８（ｂ）のステップ８０２参照）。
【００５０】
このようにして作業の完了が確認されると、事務管理システム１０は、完了報告を作成し、依頼書とともに依頼者に返送するとともに、進捗管理表に含まれる種々の情報をファイリングする（ステップ７１１）。このようにして、作業の依頼から完了報告に至るまでの処理が終了する。
次に、予定日を超過していた場合の予定日の連絡処理について説明する。図８（ａ）に示すように、事務管理システム１０は、依頼書や進捗管理表を参照して、チームリーダや上席者宛に、作業担当者に実施を促すことを内容とするメールを送信する（ステップ８０１）。
【００５１】
また、図７のステップ７０７でノー(No)と判断された場合、作業が実施され、その稼動が確認されたにもかかわらず、それが上席者に承認されなかったことになる。したがって、この場合には、作業担当者にその旨をメール通信するとともに、作業に応じた処置を含む異例事態への対応処理が実行される（図８（ｂ）のステップ８０２参照）。
【００５２】
上記図４ないし図８に示す流れにおいて、上席承認処理（図３のステップ３０２、図４のステップ４０４、図７のステップ７０７）は、基本的にメール送信および上席者からのメール返信により実現される。しかしながら、承認の依頼日が作業予定日に近接していた場合（たとえば、依頼日中に作業を実施すべき場合）には、メール送受信では、予定通りに作業できない事態が生じ得る。そこで、本実施の形態においては、ワンタイムパスワードによる照合を利用して、上席者からのワンタイムパスワードの入力をもって承認とみなすことにより、タイムリーな承認を実現している。
【００５３】
図１６は、上席承認処理のより詳細なフローチャートの一例を示す。依頼者や作業担当者からの承認依頼を受理すると（ステップ１６０１）、事務管理システム１０は、進捗管理表を参照し、作業予定日時などから依頼日時を減算して、その値が、所定の時間（たとえば１２時間）以下であるか否かを判断する（ステップ１６０２）。所定の時間を超えている場合（ステップ１６０３でノー(No)）には、前述したようなメール送信による承認依頼を実行する（ステップ１６０４）。
【００５４】
その一方、所定時間以下である場合(ステップ１６０３でイエス(Yes))には、上席者に架電して、音声により承認依頼事項を流した上で、承認の場合には、上席者が携帯するワンタイムパスワード表示端末２４に表示されたワンタイムパスワードをキー入力するように求める（ステップ１６０５）。上席者への架電および音声への通知は、オペレータが行っても良いし、事務管理システム１０にて自動的に実行されても良い。また、ワンタイムパスワードを上席者が音声にて発語し、これを事務管理システム１０が認識しても良い。
【００５５】
事務管理システム１０は、キー入力されたワンタイムパスワードを受理すると（ステップ１６０６）、当該受理したワンタイムパスワードと、ワンタイムパスワード発行システム１４から伝達されているワンタイムパスワードとを照合する（ステップ１６０７）。両者が一致しない場合には（ステップ１６０８でノー(No)）、承認が得られる依頼が却下されたものとして処理が進められ、その一方、両者が一致した場合には、承認が得られたものとして処理が進められる。
【００５６】
本実施の形態によれば、上席者による承認にしたがって、作業が進められ、進捗管理表中、作業工程にしたがった予定日等を、徐々に記入することが可能となる。したがって、作業担当者は、段階的に、所定の項目に予定日等を記入することが可能となり、記入ミスなどを防止することができる。
【００５７】
また、本実施の形態においては、依頼日時が作業予定日時等に近接している場合には、電話による承認する権限をもつ上席者への通信、ワンタイムパスワードの入力、および、ワンタイムパスワードの照合を実行することにより、迅速に承認を得ることが可能となる。これにより、作業担当者が承認を得ることなく作業を行わざるを得ないような状況が生じるのを防止することが可能となる。
【００５８】
次に、本実施の形態にかかる上席承認処理（図３のステップ３０２、図４のステップ４０４、図７のステップ７０７）についてより詳細に説明する。ここでは、処理を迅速化するために複数の上席者を登録しておき、ある上席者との連絡が取れない場合には、他の上席者との連絡をとる。図１７は、上席処理をより詳細に示すフローチャートである。図１７に示すように、特定の上席者に対して、承認を求めるメールを送信した後、所定の時間内に当該メールが開封されたことを示す情報を受理しない場合には、当該上席者への電話連絡が可能であるか否かが判断される（ステップ１７０１）。上席者への電話連絡が可能であれば、電話を利用した承認処理が実施される（ステップ１７０２）。
【００５９】
当該上席者への電話連絡が不可能であれば（ステップ１７０１でノー(No)）、承認者グルーピングテーブルが参照され、テーブルにリストされた他の承認者との電話連絡が可能か否かが判断される（ステップ１７０３）。図１８（ａ）は承認者グルーピングテーブルの例を示す図である。図１８（ａ）に示すように、承認が必要なとき（本実施の形態では、第１の承認から第３の承認）ごとに、承認者およびその連絡先がリストされている。たとえば、リストの先頭の者が、最初の承認依頼のメール送信や電話連絡（ステップ１７０１参照）の対象者である。したがって、本実施の形態においては、ステップ１７０３においては、リストの２番目および／または３番目の者に対して電話連絡がなされる。
【００６０】
ステップ１７０３においてイエス(Yes)であり、かつ、当該承認者が社内に在籍している場合には（ステップ１７０４でイエス(Yes)）、ステップ１７０２において、通常の承認処理が実施される。その一方、ステップ１７０４でノー(No)、つまり、電話連絡が可能な承認者が社内に在籍していない場合には、前述したワンタイムパスワードを発行して（ステップ１７０５）、当該ワンタイムパスワードを利用した承認を実施する。
【００６１】
これに対して、ステップ１７０３においてノー(No)と判断された場合、つまり、承認者グルーピングテーブルに列挙された当該承認に関する承認者との電話連絡が取れない場合には、連絡が取れない場合の手順書を参照して、処理が進められる（ステップ１７０６）。図１８（ｂ）は手順書の例を示す図である。この手順書を参照して、事後承認でも可能な作業であると判断された場合には（ステップ１７０７でイエス(Yes)）、該当する進捗作業表のレコードにおいて、当該承認に関連付けて事後承諾フラグをセットして（ステップ１７０８）、未承認の状態で、次の作業に進む。この場合に、承認者グルーピングテーブルを参照した電話連絡等（ステップ１７０３〜１７０５）は継続して実施される。
【００６２】
ステップ１７０７でノー(No)と判断された場合には、オートコールシステムなどを利用して、承認者グルーピングテーブルに列挙された承認者の何れかと連絡がとれるまで、電話連絡を取り続ける（ステップ１７０９）。上席者に連絡が取れた場合には（ステップ１７１０）、ステップ１７０５に進む。その一方、連絡が取れない場合には、連絡が取れるまで処理が待機される（ステップ１７１１）。
【００６３】
このように、本実施の形態にかかる承認処理によれば、承認者グルーピングテーブルを利用して、あらかじめ登録された複数の承認者のいずれかに連絡をとるようにしている。これにより、承認を迅速化することが可能となる。
【００６４】
本発明は、以上の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲内で、種々の変更が可能であり、それらも本発明の範囲内に包含されるものであることは言うまでもない。
たとえば、上記実施の形態においては、コンピュータに関わる作業の工程を管理するために事務管理システムが適用されているが、これに限定されるものではなく、融資の依頼から決済にいたるまでの一連の作業、製造現場における部品などの在庫管理、流通現場における物品の在庫管理など、作業工程間に承認を要する種々の作業に適用することが可能である。
【００６５】
また、音声申請があった場合、当該申請を承認するために、上席者に対して架電して、依頼者が申請したときの音声を再生し、これに応答して、上席者が、あらかじめ定められた返答、たとえば、「○○（申請事項）について、＊＊（作業）することを承認する」という返答をすることにより、事務管理システム１０において、音声による返答を認識し、第１のフラグオン処理や第１の作業工程エリアロック解除処理（図３のステップ３０３、３０４参照）を実行しても良い。ここでは、上席者の音声情報（たとえば、声門の情報）をあらかじめ登録しておき、上席者の音声であるか否かを照合するステップを付加しても良い。
【００６６】
また、音声申請の承認に限定されず、他の承認の際（たとえば、実施予定の承認や作業完了の承認）においても、事務管理システム１０にてあらかじめ用意した音声を再生し、これに対して、上席者が定められた回答をすることにより、承認がなされたとしても良い。
【００６７】
さらに、音声による承認の音声データを、進捗管理表ＤＢにおいて、承認にかかる作業と関連付けて記憶しておくことにより、作業に問題が生じたときに、音声データから誰が承認したかを把握することが可能となる。
【００６８】
また、前記実施の形態において、音声による申請およびＷｅｂ申請により、作業を依頼するように構成しているが、これに限定されるものではなく、メールによる作業依頼を受け付けられるように構成しても良い。この場合に、依頼書の文書データをメールに添付すればよい。
【００６９】
また、前記実施の形態において、ワンタイムパスワード発行システムが、ワンタイムパスワードを送信し、携帯表示装置が、送信されたワンタイムパスワードを受信して、その内容を表示するように構成されているが、これに限定されるものではない。たとえば、ワンタイムパスワード発行システム、および、携帯表示装置が、同じ時刻を保持でき（つまり、時間的に同期し）、かつ、同一のロジックを用いて、それぞれがワンタイムパスワードを発行し、同じ時刻には同じワンタイムパスワードが保持されているような構成を採用しても良い。
【００７０】
また、前記実施の形態において、作業依頼を受理できる期限を規定し、たとえば、作業完了までの期間が所定の期間以上である場合のみ、依頼を受理し、それ以外の、作業依頼は受理しないような構成をとっても良い。さらに、この場合、作業依頼書に緊急フラグを付与できるようにしておき、緊急フラグがセットされていた場合には、例外的に作業依頼を受理するように構成しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】図１は、本発明の実施の形態にかかる事務管理システムおよびその周辺の概略を示すブロックダイヤグラムである。
【図２】図２は、本実施の形態にかかる事務管理システム１０の構成をより詳細に示すブロックダイヤグラムである。
【図３】図３は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図４】図４は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図５】図５は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図６】図６は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図７】図７は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図８】図８は、顧客による依頼から作業の完了に至るまでに実行される処理の例を示すフローチャートである。
【図９】図９は、本実施の形態にかかるＷｅｂ申請における依頼書の例を示す図である。
【図１０】図１０は、本実施の形態にかかるＷｅｂ申請における依頼書の例を示す図である。
【図１１】図１１は、本実施の形態にかかる進捗管理表の例を示す図である。
【図１２】図１２は、本実施の形態にかかる進捗管理表の例を示す図である。
【図１３】図１３は、本実施の形態にかかる進捗管理表の例を示す図である。
【図１４】図１４は、本実施の形態にかかる進捗管理表の例を示す図である。
【図１５】図１５は、本実施の形態にかかるオペレータ確認画面の例を示す図である。
【図１６】図１６は、本実施の形態にかかる上席承認処理をより詳細に示すフローチャートである。
【図１７】図１７は、本実施の形態かかる承認処理の他の例を示す図である。
【図１８】図１８は、上記承認処理に利用される承認者グルーピングテーブルおよび手順書の例を示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１０    事務管理システム
１２    内部ネットワーク
１４    ワンタイムパスワード発行システム
１６    端末装置
２０    インターネット
２２    外部コンピュータ
２４    ワンタイムパスワード表示端末
３２    依頼受領処理部
３４    ワークフロー実行処理部
３６    通信制御部
３８    チェックシートＤＢ
４０    トラブル管理ＤＢ
４２    作業パスワードＤＢ
４４    進捗管理表ＤＢ
【図１】
2004252950.tif 000003
【図２】
2004252950.tif 000004
【図３】
2004252950.tif 000005
【図４】
2004252950.tif 000006
【図５】
2004252950.tif 000007
【図６】
2004252950.tif 000008
【図７】
2004252950.tif 000009
【図８】
2004252950.tif 000010
【図９】
2004252950.tif 000011
【図１０】
2004252950.tif 000012
【図１１】
2004252950.tif 000013
【図１２】
2004252950.tif 000014
【図１３】
2004252950.tif 000015
【図１４】
2004252950.tif 000016
【図１５】
2004252950.tif 000017
【図１６】
2004252950.tif 000018
【図１７】
2004252950.tif 000019
【図１８】
2004252950.tif 000020