(57)【要約】【課題】本人確認義務が課されている金融機関等の委託業務において、受託者が委託者のために保存する顧客等の本人確認記録を効率的に管理するための本人確認記録管理システム等を提供する。【解決手段】保存期限ＤＢに本人確認記録の保存期限が記録されており、これを参照して保存期限の経過を確認する。保存期限を経過していれば委託者との取引終了の記録があるかを確認し、取引終了の記録があれば当該契約者の本人確認記録を削除し、保存期限ＤＢから当該契約者のレコードを削除する。取引終了の記録がない場合には、委託者である保険会社の保険契約者ＤＢを参照し、保険契約の終了を判断し、保険契約が終了している場合は取引終了を記録し、その後に保存期限に法定保存期限等のＸ年後を記録する。Ｘ年後には、取引終了が記録された契約者については、本人確認記録の削除が可能になっている。【選択図】      図１４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するためのシステムであって、
契約者別に設けられたレコードに少なくとも受託者が保存する本人確認記録の第一の保存期限を含む契約者情報を記憶した契約者情報記憶手段と、
前記契約者情報記憶手段において前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約者と委託者の契約の終了に関する契約終了情報を記録する契約終了情報記録手段と、
前記契約終了情報を記録したレコードに第二の保存期限を設定する第二保存期限設定手段と、
前記契約者情報記憶手段に記憶された第二の保存期限に到達し、かつ契約終了情報が記録されたレコードを特定して本人確認記録を破棄すべき契約者を選択する契約者選択手段と、
を備えることを特徴とする本人確認記録管理システム。
【請求項２】
前記第二の保存期限には、前記契約者と委託者の契約の終了から本人確認記録の法定保存期限を経過した時、又は前記第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時のいずれかが設定されることを特徴とする請求項１記載の本人確認記録管理システム。
【請求項３】
前記第二保存期限設定手段は、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続している契約者にかかるレコードにも第二の保存期限を設定することを特徴とする請求項１又は２記載の本人確認記録管理システム。
【請求項４】
契約者と受託者の契約が終了すると前記契約者情報記憶手段に前記第一の保存期限を設定する第一保存期限設定手段を備えることを特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の本人確認記録管理システム。
【請求項５】
前記第一の保存期限には契約者と受託者の契約が終了した時から本人確認記録の法定保存期限の経過した時が設定されることを特徴とする請求項４記載の本人確認記録管理システム。
【請求項６】
契約者と委託者の契約の存続に関する契約存続情報を記憶した契約存続情報記憶手段を備えており、
前記契約終了情報記録手段は前記契約存続情報記憶手段を参照して契約者と委託者の契約終了情報を記録することを特徴とする請求項１乃至５いずれかに記載の本人確認記録管理システム。
【請求項７】
前記契約終了情報記録手段、又は前記第二保存期限設定手段、又は前記契約者選択手段の少なくとも一つを定期的に起動する起動手段を備えることを特徴とする請求項１乃至６いずれかに記載の本人確認記録管理システム。
【請求項８】
受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するためのプログラムであって、コンピュータに、
契約者別に設けられたレコードに少なくとも受託者が保存する本人確認記録の第一の保存期限を含む契約者情報を記憶した契約者情報記憶装置の前記第一の保存期限を参照して前記第一の保存期限に到達した契約者にかかるレコードを選択する契約者選択ステップと、
前記契約者選択ステップで選択されたレコードについて前記契約者情報に契約者と委託者の契約が存続していない情報が含まれるレコードを選択して本人確認記録を廃棄すべき契約者として特定する契約者特定ステップと、
前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約者と委託者の契約の終了に関する契約終了情報を記録する契約終了情報記録ステップと、
前記契約終了情報を記録したレコードに第二の保存期限を設定する第二保存期限設定ステップと、
を実行させるための本人確認記録管理用プログラム。
【請求項９】
前記第二の保存期限には、前記契約者と委託者の契約の終了から本人確認記録の法定保存期限を経過した時、又は前記第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時のいずれかが設定されることを特徴とする請求項８記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１０】
前記第二保存期限設定ステップでは、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続している契約者にかかるレコードにも第二の保存期限を設定することを特徴とする請求項８又は９記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１１】
コンピュータに契約者と受託者の契約が終了すると前記契約者情報記憶装置に前記第一の保存期限を設定する第一保存期限設定ステップを実行させることを特徴とする請求項８乃至１０いずれかに記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１２】
前記第一の保存期限には契約者と受託者の契約が終了した時から本人確認記録の法定保存期限の経過した時が設定されることを特徴とする請求項１１記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１３】
前記契約終了情報記録ステップでは、契約者と委託者の契約の存続に関する契約存続情報を記憶した契約存続情報記憶装置を参照して契約者と委託者の契約終了情報を記録することを特徴とする請求項８乃至１２いずれかに記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１４】
コンピュータに前記契約者選択ステップの起動を定期的に実行させるプログラムを含むことを特徴とする請求項８乃至１３いずれかに記載の本人確認記録管理用プログラム。
【請求項１５】
受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するための方法であって、
コンピュータが、契約者別に設けられたレコードに少なくとも受託者が保存する本人確認記録の第一の保存期限を含む契約者情報を記憶した契約者情報記憶装置の前記第一の保存期限を参照して前記第一の保存期限に到達した契約者にかかるレコードを選択する契約者選択ステップと、
前記コンピュータが、前記契約者選択ステップで選択されたレコードについて前記契約者情報に契約者と委託者の契約が存続していない情報が含まれるレコードを選択して本人確認記録を廃棄すべき契約者として特定する契約者特定ステップと、
前記コンピュータが、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約者と委託者の契約の終了に関する契約終了情報を記録する契約終了情報記録ステップと、
前記コンピュータが、前記契約終了情報を記録したレコードに第二の保存期限を設定する第二保存期限設定ステップと、
を有することを特徴とする本人確認記録の管理方法。
【請求項１６】
前記第二の保存期限には、前記契約者と委託者の契約の終了から本人確認記録の法定保存期限を経過した時、又は前記第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時のいずれかが設定されることを特徴とする請求項１５記載の本人確認記録の管理方法。
【請求項１７】
前記第二保存期限設定ステップでは、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続している契約者にかかるレコードにも第二の保存期限を設定することを特徴とする請求項１５又は１６記載の本人確認記録の管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、本人確認義務が課されている金融機関の委託業務において、受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するための本人確認記録管理システム、本人確認記録管理用プログラム及び本人確認記録の管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
平成１５年１月６日に施行された「金融機関等による顧客等の本人確認等に関する法律（本人確認法）」により、金融機関は所定の取引の際に顧客等の本人確認を行う義務が課されることとなっている。この法律においては、銀行預金口座の開設等の取引開始時において、当該金融機関が運転免許証や健康保険証等の公的証明書によって顧客の氏名や住所等の本人特定事項を確認することとなっている。
【０００３】
本人確認のための手続は、図１に示した手順により行われる。まず、顧客が金融機関との取引を要求すると、本人確認が必要な取引か否かを確認する。本人確認法は貯蓄性の高い取引や多額の資金移動のチェックを目的とするものであるため、例えば保険会社であれば掛け捨て型の保険の加入には本人確認が不要であり、貯蓄型の保険は本人確認が必要となっている。本人確認が必要な取引である場合には、当該顧客について既に本人確認が行われているか否かを、取引を有する保険会社であれば保険証券等で確認する。記載内容が当該顧客本人と一致する場合には、改めての本人確認は不要である。
【０００４】
当該顧客について本人確認が行われていない場合、又は本人確認済みであることの確認が取れない場合は、運転免許証等の公的証明書により本人確認を行う。証明書の内容が本人と一致する場合は、本人確認が完了したこととなる。氏名や住所などが一致しない場合には、不一致の理由を確認し、その理由が正当なものと認められる場合には、本人確認が完了したこととなる。
【０００５】
このような手順により金融機関が本人確認を行うと、直ちに本人確認記録を作成し、銀行口座を閉鎖した日などの当該顧客との契約が終了した日から７年が経過するまで、当該本人確認記録を保存しなければならない（本人確認法第４条第１項及び第２項）。本人確認記録には、顧客の本人特定事項の他に、確認を行った金融機関の担当者名、確認日付、確認方法等の内容が記録される（金融庁ホームページ掲載の「はやわかり本人確認法」＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｆｓａ．ｇｏ．ｊｐ／ｈｏｎｎｉｎｋａｋｕｎｉｎ／ｈｏｎｎｉｎｋａｋｕｎｉｎ．ｈｔｍｌ＞参照）。
【０００６】
金融機関はこのような手順で行った本人確認記録については、所定の内容を書面、電磁的記録等により行うことが定められている（本人確認法施行規則第７条）が、今後はデータベースを用いた電磁的記録が一般的になるものと想定される。本人確認法は施行されて間がないこともあり、本人確認記録に関連する従来技術を記載した技術文献は、出願人の知る限りでは存在していない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本人確認法に基づく本人確認は、同一の顧客であっても金融機関毎に行い、金融機関毎に本人確認記録を保存するのが原則である。図２の例に示すように、ある顧客が銀行及び保険会社と取引を行う場合は、銀行及び保険会社それぞれが本人確認を行い、本人確認記録を保存する。
【０００８】
本人確認記録の保存について例外的な扱いが認められる取引として、金融機関（委託者）が他の金融機関（受託者）に委託して顧客等との取引を行う場合が定められている（本人確認法施行令第３条第２項第３号及び第４号）。図３の例に示すように、受託者である銀行が委託者である保険会社に代わって保険商品を顧客に販売する場合であれば、受託者が当該顧客について預金口座の開設に際して作成した本人確認記録を行って保存していることにより、委託者は当該保険契約を本人確認済みの顧客等との取引として取り扱うことが認められている。
【０００９】
金融機関は一般に顧客データベースを構築して顧客管理を行っているが、他の金融機関からの受託業務にかかる顧客については、委託者のシステムに依存して自らの顧客データベースによる管理の対象としていない場合も少なくない。このようなケースにおいて、委託者が受託者の本人確認記録に依存して当該顧客との継続的な取引を開始すると、当該顧客と受託者の取引が終了して法定保存年限の７年が経過した場合に、当該顧客に関する本人確認記録が廃棄されてしまい、図４の例のように、委託者にとって当該顧客が本人確認未済の顧客となってしまうケースが生じ得る。
【００１０】
このような課題に対して、受託者が全ての本人確認記録を永久保存とすることにより解決が可能であるが、データが増加する一方で膨大となるため、システムリソースを必要以上に消費してしまうとともに、必要なデータを検索する場合の処理効率を妨げる要因ともなってしまう。
【００１１】
また、全ての顧客について、委託者及び受託者それぞれとの取引状況を定期的に参照して本人確認記録の保存期限を算出し、双方の保存期限を超えたもののみを選択して本人確認記録を廃棄することも可能であるが、全ての顧客を対象に頻繁にこれらの処理を繰り返すことは、システム処理の負担が課題となり、保存事務は必ずしも効率化されないものと考えられる。
【００１２】
先に説明した通り、制度上は委託者である金融機関が受託者である他の金融機関に本人確認記録を依存することは可能となっているものの、上記のように受託者の保存期間満了後の委託者のための保存期間の管理について困難な問題が存在することから、殆ど行われていないのが現状である。しかしながら、金融制度自由化の進展により保険商品の銀行窓口での販売など、金融機関が自己の金融商品を他の金融機関に販売委託するケースが増加するに従って、金融機関の事務効率化の観点から、また顧客利便性の観点からも、本人確認記録の委託が現実的に可能となることが好ましい。
【００１３】
本発明は、これらの課題に対応してなされたものであり、本人確認義務が課されている金融機関等の委託業務において、受託者が委託者のために保存する本人確認記録を効率的に管理するための本人確認記録管理システム、本人確認記録管理用プログラム及び本人確認記録の管理方法を提供することを目的とするものである。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
これらの課題を解決するために、本発明は、受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するためのシステムであって、契約者別に設けられたレコードに少なくとも受託者が保存する本人確認記録の第一の保存期限を含む契約者情報を記憶した契約者情報記憶手段と、前記契約者情報記憶手段において前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約者と委託者の契約の終了に関する契約終了情報を記録する契約終了情報記録手段と、前記契約終了情報を記録したレコードに第二の保存期限を設定する第二保存期限設定手段と、前記契約者情報記憶手段に記憶された第二の保存期限に到達し、かつ契約終了情報が記録されたレコードを特定して本人確認記録を破棄すべき契約者を選択する契約者選択手段と、を備えることを特徴とする。前記第二の保存期限には、前記契約者と委託者の契約の終了から本人確認記録の法定保存期限を経過した時、又は前記第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時のいずれかが設定されることを特徴とすることもできる。
【００１５】
この発明においては、契約者と受託者の契約が終了して受託者にとっての本人確認記録の保存期限が経過した契約者について、委託者と当該契約者と間での契約が終了した契約者を選択し、委託者にとって必要な保存期限を設定することにより、受託者及び委託者いずれの契約からも本人確認記録の保存期限が経過した契約者を容易に特定することが可能になる。尚、ここで契約とは預金口座の開設や保険契約の存続のように、顧客等といわゆる取引が行われる根拠となるものであり、例えば残高がゼロとなっても預金口座が存続している状態であれば契約は存在することとなる。契約者とは、契約を締結する相手方である顧客が該当するが、本人確認法において顧客等と定義されている（本人確認法第３条）全ての者が含まれる。
【００１６】
ここで第一の保存期限には、受託者自身の契約者との契約について必要な本人確認記録の保存期限が用いられ、一般的には契約者と受託者の契約終了により確定した当該契約終了からの法定保存期限が用いられる。第二の保存期限には、それぞれの契約者についての契約終了時を特定して、当該契約終了時から本人確認記録の法定保存期限を設定してもよいし、対象となる契約者について一律に第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を設定してもよい。前者の場合は、本人確認記録の廃棄をよりきめ細かく行うことが可能であり、後者の場合は、システムにかかる負荷を軽減して保存期限の設定を効率的に行う効果がある。尚、ここで用いられる法定保存期限は、現行の本人確認法においては契約の終了から７年間とされているが（本人確認法第４条第２項）、法律等に定められる期限が変更されたときには、当該変更された期限が当然に適用される。設定される期限は法定保存期限と同一であるほか、法定保存期限を担保するという趣旨からは、法定保存期限を超える期限を設定しても同様の効果を生じさせることができる。
【００１７】
前記第二保存期限設定手段は、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続している契約者にかかるレコードにも第二の保存期限を設定することを特徴とすることもできる。
【００１８】
第一の保存期限に到達して、受託者にとっては本人確認記録の法定保存期間が経過している契約者についても、契約者と委託者の契約が存続している以上は委託者のために本人確認記録の保存が必要である。契約者と委託者の契約存続の確認直後に契約者と委託者の契約が終了したとしても、当該本人確認記録はその時点から法定保存期間経過後までは保存が必要になる。従って、契約者と委託者の契約存続の確認から法定保存期間経過後までは本人確認記録の廃棄が可能となることは起こり得ないため、このように設定すると、次回以降の契約者と委託者の契約存続の確認時に不要な契約者にかかるレコードを選択することがなく、対象となるレコードを減少させて効率的な処理が可能になる。
【００１９】
また、本発明は、契約者と受託者の契約が終了すると前記契約者情報記憶手段に前記第一の保存期限を設定する第一保存期限設定手段を備えることを特徴とすることもできる。前記第一の保存期限には契約者と受託者の契約が終了した時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時が設定されることを特徴としてもよい。
【００２０】
本発明においては、まず受託者自身の契約者との契約について必要な本人確認記録の保存期限として、契約者と受託者の契約終了により確定した当該契約終了からの法定保存期限等を設定することが必要である。この構成においては、当該設定を自動化することにより、本人確認記録を廃棄すべきレコードを特定するまでの全体の処理を効率化することが可能になる。
【００２１】
さらに、本発明は、契約者と委託者の契約の存続に関する契約存続情報を記憶した契約存続情報記憶手段を備えており、前記契約終了情報記録手段は前記契約存続情報記憶手段を参照して契約者と委託者の契約終了情報を記録することを特徴とすることもできる。
【００２２】
委託者の契約者に関する契約の存続情報については、通常は委託者の顧客データベース等により管理されている。前記契約終了情報記録手段が契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約終了情報を記録する際には、例えば委託者が顧客データベースから契約状況一覧等を出力して、受託者側でこれを見ながら該当するレコードに契約終了情報を記録することとしてもよいが、当該顧客データベース等を直接参照できるよう構成することにより、契約終了情報の記録を効率的に行うことができる。
【００２３】
さらに、本発明は、前記契約終了情報記録手段、又は前記第二保存期限設定手段、又は前記契約者選択手段の少なくとも一つを定期的に起動する起動手段を備えることを特徴とすることもできる。
【００２４】
本発明による本人確認記録の保存期限の管理は、受託者と契約者の契約が終了して、受託者自身の契約上の本人確認記録の保存期限が設定された契約者から、順次管理を行うことが必要になる。本人確認記録の保存期限の到達については、期限に到達する契約者が生じるたびに管理に必要な各機能を起動したり、例えば毎日一度といった頻度を定めて期限に到達した契約者を選択することとしてもよいが、前者の場合は期限の監視にシステム上の負担がかかることも想定される。保存期限の設定や管理はリアルタイム性が要求されるものではないので、後者の方式で足りるものと考えられるため、上記の構成のように定期的な起動を設定すればよい。
【００２５】
設定する期間については、例えば一日一度といったように頻繁に起動することとすると、本人確認記録の廃棄をきめ細かく行うことによりデータベースのリソースを有効活用することに資するものであり、逆に一年に一度といった間隔を空けて起動することとすれば、保存期限の設定等にかかるシステムの起動回数を減らすことにより処理システムにかかる負荷を軽減することが可能になる。いずれも本人確認記録の保存期限の管理にかかる処理の効率化に資するものであるが、上記の通りリアルタイム性が要求されない点を考慮すると、一定の間隔を空けて起動することがより効果的と考えられる。
【００２６】
尚、本発明にかかる本人確認記録管理システムは、上記のそれぞれの構成に対応したシステムにかかる処理を実行するための本人確認記録管理用プログラムとして構成することもできる。
【００２７】
つまり、本発明は、受託者が委託者のために保存する本人確認記録を管理するためのプログラムであって、コンピュータに、契約者別に設けられたレコードに少なくとも受託者が保存する本人確認記録の第一の保存期限を含む契約者情報を記憶した契約者情報記憶装置の前記第一の保存期限を参照して前記第一の保存期限に到達した契約者にかかるレコードを選択する契約者選択ステップと、前記契約者選択ステップで選択されたレコードについて前記契約者情報に契約者と委託者の契約が存続していない情報が含まれるレコードを選択して本人確認記録を廃棄すべき契約者として特定する契約者特定ステップと、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続していない契約者にかかるレコードに契約者と委託者の契約の終了に関する契約終了情報を記録する契約終了情報記録ステップと、前記契約終了情報を記録したレコードに第二の保存期限を設定する第二保存期限設定ステップと、を実行させるための本人確認記録管理用プログラムである。前記第二の保存期限には、前記契約者と委託者の契約の終了から本人確認記録の法定保存期限を経過した時、又は前記第二の保存期限を設定する時から本人確認記録の法定保存期限を経過した時のいずれかが設定されることを特徴とすることもできる。前記第二保存期限設定ステップでは、前記第一の保存期限に到達し、かつ契約者と委託者の契約が存続している契約者にかかるレコードにも第二の保存期限を設定することを特徴とすることもできる。
【００２８】
また、本発明は、コンピュータに契約者と受託者の契約が終了すると前記契約者情報記憶装置に前記第一の保存期限を設定する第一保存期限設定ステップを実行させることを特徴とすることもできる。前記第一の保存期限には契約者と受託者の契約が終了した時から本人確認記録の法定保存期限の経過した時が設定されることを特徴としてもよい。
【００２９】
さらに、本発明は、前記契約終了情報記録ステップでは、契約者と委託者の契約の存続に関する契約存続情報を記憶した契約存続情報記憶装置を参照して契約者と委託者の契約終了情報を記録することを特徴とすることもできる。
【００３０】
さらに、本発明は、コンピュータに前記契約者選択ステップの起動を定期的に実行させるプログラムを含むことを特徴とすることもできる。
【００３１】
尚、本発明は、本発明にかかる本人確認記録管理システム又は本人確認記録管理用プログラムのそれぞれの構成に対応して、それぞれの構成の本人確認記録管理システム又は本人確認記録管理用プログラムを用いた本人確認記録の管理方法として構成することもできる。
【００３２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明では、委託者である保険会社が受託者である銀行に本人確認記録の保存を委託する例について説明するが、本発明は委託者が受託者に本人確認記録の保存を委託する関係にあるものを全て含むものであり、かかる実施形態に限定されるものではない。また、本発明は以下の実施形態の通り本人確認記録の保存期限に法定期限を設定することが好ましいが、設定期限については法定の要件の範囲で管理者が自主的に定めることが可能なものであり、法的保存期限を超える期間を設定するものや、商品やサービスの性質又は態様などに応じて設定するものであってもよい。
【００３３】
図１は、本人確認法に基づく本人確認及び本人確認記録のフローを示す図である。図２は、金融機関の委託業務にかかる本人確認記録の原則を示す図である。図３、図４は、金融機関の委託業務にかかる本人確認記録について、それぞれ例外的に認められる取扱い、本人確認記録を受託者に委託した場合に生じ得る問題を示す図である。図５、図６は、本発明にかかる本人確認記録管理システムのそれぞれ第一、第二の実施形態における構成を示すブロック図である。図７は、本人確認記録の保存期限を記憶した保存期限データベースの構成の一例を示す図である。図８は、委託者の顧客等についての契約状況を記憶した契約者データベースの構成の一例を示す図である。図９、図１０、図１１は、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定に関するそれぞれ第一、第二、第三の例を示す図である。図１２は、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定した後、法定保存期限経過した後に再び本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定する場合の関係を示す図である。図１３は、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を１年に１度行うことにより、全ての契約者を対象に本人確認記録の管理が可能なことを示す図である。図１４は、本発明にかかる本人確認記録管理システムで、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を行うフローチャートである。
【００３４】
図１から図４については、本発明の生じる背景となった本人確認法の原則、委託者が受託者に本人確認記録の保存を依存する場合の問題等について例示したものであり、その内容は従来の技術において説明した通りである。
【００３５】
図５及び図６は、本発明にかかる本人確認記録管理システムの構成を示すブロック図である。委託者である保険会社の保険会社システム２０には保険契約者データベース２２が、受託者である銀行の銀行システム１０には銀行契約者データベース１２及び本人確認記録データベース１３がそれぞれ備えられている。
【００３６】
図５に示した第一の実施形態においては、保存期限データベース１４は受託者の銀行システム１０側に備えられており、制御部１１は銀行契約者データベース１２から銀行との契約が終了した契約者について、本人確認記録の保存期限を保存期限データベース１４に設定する。
【００３７】
その後に、制御部１１は保存期限データベース１４において保存期限に到達した契約者にかかるレコードを選択して、保険会社との契約の有無を保険会社システム２０の保険契約者データベース２２からデータを取得して確認する。保険契約が終了した契約者については、保存期限データベース１４の該当するレコードに保険会社の契約終了の記録がされるとともに、新たな保存期限が設定される。新たな保存期限に到達すると、制御部１１は本人確認記録データベース１３から該当する契約者の本人確認記録を削除し、併せて保存期限データベース１４の当該契約者にかかるレコードを削除する。
【００３８】
図６に示した第二の実施形態においては、保存期限データベース２３は委託者の保険会社システム２０側に備えられており、制御部２１は銀行契約者データベース１２から制御部１１を介して銀行との契約が終了した契約者に関するデータを取得し、本人確認記録の保存期限を保存期限データベース２３に設定する。
【００３９】
その後に、制御部２１は保存期限データベース２３において保存期限に到達した契約者にかかるレコードを選択して、保険会社との契約の有無を保険会社システム２０の保険契約者データベース２２を参照して確認する。保険契約が終了した契約者については、保存期限データベース２３の該当するレコードに保険会社の契約終了の記録がされるとともに、新たな保存期限が設定される。新たな保存期限に到達すると、制御部２１は制御部１１に対して本人確認記録データベース１３から該当する契約者の本人確認記録を削除してよい旨の指示データを送信し、併せて保存期限データベース２３の当該契約者にかかるレコードを削除する。
【００４０】
以下の詳細な説明では、保存期限データベース１４が銀行システム１０側に備えられた第一の実施形態を前提として説明する。
【００４１】
図７は、本人確認記録の保存期限を記憶した保存期限データベース１４の構成の一例を示している。このように、保存期限データベース１４では、受託者及び委託者双方の顧客について、銀行側の管理体系に基づいた顧客コードを付与し、顧客コード毎に本人確認記録の保存期限を記録するフィールドと、委託者との取引存続の有無を記録するフィールドが設けられている。
【００４２】
図８は、委託者である保険会社の顧客についての契約状況を記憶した保険契約者データベース２２の構成の一例を示している。ここでは保険会社との契約が継続している契約者に関する契約者コードの一覧が、受託者である銀行の顧客コードと関連付けて記憶されている。このデータベースを参照することにより、銀行側の顧客コードに対応する契約者コードの有無により、当該顧客について保険会社との契約が継続しているか否かを容易に確認することができる。
【００４３】
図９は、図７及び図８に示した例を前提として、２００３年４月１日に本人確認記録を廃棄するための処理を起動した場合の、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定の一例について示した図である。
【００４４】
２００３年４月１日の時点において、図７の例で受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客の顧客コードは、「０００１」「０００２」「０００３」「０００４」の４件である。このうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされている顧客は、取引終了のフィールドの「１」が契約終了を意味するものとすると、顧客コード「０００１」「０００２」の２件となる。この２件については、委託者である保険会社においても本人確認記録保存期限が到達していると判断されて、顧客コード「０００１」「０００２」の２件に対応する本人確認記録が本人確認記録データベース１３から廃棄され、保存期限データベース１４からも顧客コード「０００１」「０００２」にかかるレコードが削除される。尚、ここで取引終了のフィールドに「１」が記録されていると、委託者である保険会社においても本人確認記録保存期限が到達していると判断できる根拠については後述する。
【００４５】
受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客のうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされていない顧客は、顧客コード「０００３」「０００４」の２件である。この２件については、図８の例に示した保険契約者データベース２２を参照して、保険会社との契約が存続しているか否かを確認する。「０００３」については、契約者コード及び顧客コードが存在せず、保険会社との契約が終了していると判断されるため、取引終了のフィールドに「１」を記録する。「０００４」については、顧客コードと対応する契約者コードが存在しており、保険会社との契約が継続していると判断されるため、取引終了のフィールドは「０」のままである。
【００４６】
尚、ここでは保険契約者データベース２２には２００３年４月１日現在で有効な契約を有する契約者のみが記録されていることを前提としているが、保険契約者データベース２２に満期や解約により既に契約が有効でなくなった契約者についても記録がされている場合には、当該契約が有効でなくなった日付等を記録し、これを参照することにより契約が継続しているか否かを判断することもできる。この点については、図１０及び図１１の例においても同様である。
【００４７】
上記の保険会社との契約が存続しているか否かの確認と合わせて、顧客コード「０００３」「０００４」の本人確認記録保存期限のフィールドには、当日である２００３年４月１日から本人確認記録の法定保存期限である７年が経過した２０１０年３月３１日が記録される。尚、上記の通り保険契約者データベース２２の契約が有効でなくなった日付等を参照して契約が継続しているか否かを判断する場合には、当該契約が有効でなくなった日付から法定保存期限の経過後の日付を本人確認記録保存期限のフィールドに記録するよう設定することもできる。このように新たな本人確認記録保存期限を設定すると、ここに記録された期限に到達すれば、取引終了が記録された契約者については保険会社との契約終了から法定保存期限である７年の経過が確実に担保されることになるため、前述の通り次に本人確認記録保存期限に到達した時においては、取引終了のフィールドに「１」が記録されている契約者にかかる本人確認記録を機械的に削除することが可能になる。
【００４８】
図１０は、図７及び図８に示した例を前提として、２００４年４月１日に本人確認記録を廃棄するための処理を起動した場合の、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定の一例について示した図である。
【００４９】
２００４年４月１日の時点において、図７の例で受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客の顧客コードは、「０００５」「０００６」「０００７」の３件である。このうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされている顧客は、取引終了のフィールドに「１」が記録されている顧客コード「０００５」の１件となる。この１件については、委託者である保険会社においても本人確認記録保存期限が到達していると判断されて、顧客コード「０００５」に対応する本人確認記録が本人確認記録データベース１３から廃棄され、保存期限データベース１４からも顧客コード「０００５」にかかるレコードが削除される。
【００５０】
受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客のうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされていない顧客は、顧客コード「０００６」「０００７」の２件である。この２件については、図８の例に示した保険契約者データベース２２を参照して、保険会社との契約が存続しているか否かを確認する。「０００６」については、契約者コード及び顧客コードが存在せず、保険会社との契約が終了していると判断されるため、取引終了のフィールドに「１」を記録する。「０００７」については、顧客コードと対応する契約者コードが存在しており、保険会社との契約が継続していると判断されるため、取引終了のフィールドは「０」のままである。
【００５１】
上記の保険会社との契約が存続しているか否かの確認と合わせて、顧客コード「０００６」「０００７」の本人確認記録保存期限のフィールドには、当日である２００４年４月１日から本人確認記録の法定保存期限である７年が経過した２０１１年３月３１日が記録される。このように新たな本人確認記録保存期限を設定するとで、取引終了が記録された契約者については保険会社との契約終了から法定保存期限である７年の経過が確実に担保されることは図９の場合と同様である。
【００５２】
図１１は、図７及び図８に示した例を前提として、さらに２００３年４月１日に図９の例に示した処理を行い、２０１０年４月１日に本人確認記録を廃棄するための処理を起動した場合の、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定の一例について示した図である。
【００５３】
２０１０年４月１日の時点において、図９の例により新たな本人確認記録保存期限に到達した顧客の顧客コードは、「０００３」「０００４」の２件である。さらに、その後に新たに受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客の顧客コードが、「０１０１」「０１０２」の２件となっている。このうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされている顧客は、取引終了のフィールドに「１」が記録されている顧客コード「０００３」の１件となる。この１件については、委託者である保険会社においても本人確認記録保存期限が到達していると判断できるので、顧客コード「０００３」に対応する本人確認記録が本人確認記録データベース１３から廃棄され、保存期限データベース１４からも顧客コード「０００３」にかかるレコードが削除される。
【００５４】
受託者との契約における本人確認記録保存期限が到達している顧客のうち、委託者である保険会社との取引終了の記録がされていない顧客は、顧客コード「０００４」「０１０１」「０１０２」の３件である。この３件については、保険契約者データベース２２を参照して、保険会社との契約が存続しているか否かを確認する。「０００４」「０１０１」については、契約者コード及び顧客コードが存在せず、保険会社との契約が終了していると判断されるため、取引終了のフィールドに「１」を記録する。「０１０２」については、顧客コードと対応する契約者コードが存在しており、保険会社との契約が継続していると判断されるため、取引終了のフィールドは「０」のままである。
【００５５】
上記の保険会社との契約が存続しているか否かの確認と合わせて、顧客コード「０００４」「０１０１」「０１０２」の本人確認記録保存期限のフィールドには、当日である２０１０年４月１日から本人確認記録の法定保存期限である７年が経過した２０１７年３月３１日が記録される。このように新たな本人確認記録保存期限を設定することで、取引終了が記録された契約者については保険会社との契約終了から法定保存期限である７年の経過が確実に担保されることは図９、図１０の場合と同様である。
【００５６】
上記の図９〜図１１の例に示したとおり、本人確認記録保存期限の確認を１年に１回行うこととすると、１年間に本人確認記録保存期限に到達した契約者に関する委託者のための本人確認記録保存の必要性の有無について、効率的にチェックを行うことができる。図１２は、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定した後、法定保存期限を経過した後に再び本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定する場合の関係を示したもの、図１３は本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を１年に１度行うことにより、全ての契約者を対象に本人確認記録の管理が可能なことを示したものであるが、法定保存期限毎に循環するこのようなサイクルを複数設定することにより、全ての契約者について漏れなく効率的な管理を行うことができる。
【００５７】
図１２において、「Ａ」は受託者の顧客との契約の終了を、「Ｂ」は委託者の顧客との契約の終了を示している。つまり、「Ａ」が法定保存期限である７年を超えると受託者自身のために本人確認記録を保存する義務が消滅するが、併せて「Ｂ」が法定保存期限である７年を超えることにより、受託者は委託者のために本人確認記録を保存する義務も消滅することとなるため、この時点で初めて本人確認記録を廃棄することができる。
【００５８】
つまり、２００３年４月１日においては、「ＡａｎｄＢ」の要件を満たすもののみを廃棄し、「Ａ」のみのものについては委託者との契約の存続を確認し、委託者との契約も消滅したものを「ＡａｎｄＢ」とする。ここで法定保存期限を加算した新たな本人確認記録保存期限を設定することにより、新たな本人確認記録保存期限を経過した後には「ＡａｎｄＢ」は自動的に廃棄可能な要件を満たすこととなる。一方、１年に１回かかる廃棄と新たな期限設定を行うこととすると、２００９年４月１日から２０１０年３月３１日までに新たに受託者との契約が終了した顧客は、「Ａ」として管理の対象に加わることになる。
【００５９】
このように１年に１回、かかる廃棄と新たな期限設定を行うことを継続した場合、図１３に示すように、各期間漏れなく契約の終了をチェックすることが可能になり、確実かつ効率的に本人確認記録の管理を行うことができる。尚、この例では５件のサイクルを表示しているが、１年に１回として法定保存期限の７年に対応した７件のサイクルを実行することにより、全ての期間漏れなく契約の終了をチェックすることが可能になる。
【００６０】
続いて、図１４を用いて、本発明にかかる本人確認記録管理システムで、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を行うフローについて説明する。尚、このフローは図５に示した第一の実施形態、図６に示した第二の実施形態のいずれにおいても該当するものである。
【００６１】
まず、保存期限データベースを参照する（Ｓ０１）。保存期限データベースのそれぞれのレコードについて、保存期限を経過しているか否かを確認し（Ｓ０２）、保存期限が経過していないレコードについては、そのまま処理を終了する。
【００６２】
保存期限を経過しているレコードについては、取引終了の記録があるか否かを確認する（Ｓ０３）。取引終了の記録がある場合には、当該レコードにかかる契約者の本人確認記録は削除可能なものと判断されて、当該契約者にかかる本人確認記録を本人確認記録データベースから削除し（Ｓ０４）、さらに保存期限データベースから当該契約者にかかるレコードを削除する（Ｓ０５）。
【００６３】
取引終了の記録がない場合には、当該レコードにかかる契約者の本人確認記録は削除不可と判断されて、続いて委託者である保険会社の保険契約者データベースを参照する（Ｓ０６）。ここで該当する契約者に関するデータの有無から保険契約が終了しているか否かを判断し（Ｓ０７）、保険契約が終了している場合は当該契約者にかかるレコードに委託者についての取引終了を記録する（Ｓ０８）。取引終了を記録した後、又は保険契約が終了していない場合、いずれの場合についても保存期限に法定保存期限等のＸ年後を記録して（Ｓ０９）、処理を終了する。
【００６４】
【発明の効果】
本発明により、本人確認義務が課されている金融機関等の委託業務において、受託者が委託者のために保存する本人確認記録について、委託者にとって必要な本人確認記録を受託者の契約終了により廃棄してしまうことを確実に防止しながら、受託者が全ての本人確認記録を永久保存することによらずに、受託者の保存事務を効率化することが可能になる。
【００６５】
その結果、受託者が委託者から本人確認を要する金融商品の販売についても積極的に受託することが可能になり、受託者にとっては販売する金融商品の多様化、委託者にとっては金融商品の販売ルートの拡大、顧客にとっては多様な金融商品を多様なルートで購入することが可能になるという効果を生じさせるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本人確認法に基づく本人確認及び本人確認記録のフローを示す図である。
【図２】金融機関の委託業務にかかる本人確認記録の原則を示す図である。
【図３】金融機関の委託業務にかかる本人確認記録について、例外的に認められる取扱いを示す図である。
【図４】金融機関の委託業務にかかる本人確認記録について、本人確認記録を受託者に委託した場合に生じ得る問題を示す図である。
【図５】本発明にかかる本人確認記録管理システムの第一の実施形態における構成を示すブロック図である。
【図６】本発明にかかる本人確認記録管理システムの第二の実施形態における構成を示すブロック図である。
【図７】本人確認記録の保存期限を記憶した保存期限データベースの構成の一例を示す図である。
【図８】委託者の顧客等についての契約状況を記憶した契約者データベースの構成の一例を示す図である。
【図９】本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定に関する第一の例を示す図である。
【図１０】本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定に関する第二の例を示す図である。
【図１１】本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定に関する第三の例を示す図である。
【図１２】本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定した後、法定保存期限経過した後に再び本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等を設定する場合の関係を示す図である。
【図１３】本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を１年に１度行うことにより、全ての契約者を対象に本人確認記録の管理が可能なことを示す図である。
【図１４】本発明にかかる本人確認記録管理システムで、本人確認記録の廃棄及び新たな保存期限等の設定を行うフローチャートである。
【符号の説明】
１０    銀行システム
１１    制御部
１２    銀行契約者データベース
１３    本人確認記録データベース
１４    保存期限データベース
２０    保険会社システム
２１    制御部
２２    保険契約者データベース
２３    保存期限データベース
【図１】
2004272474.tif 000003
【図２】
2004272474.tif 000004
【図３】
2004272474.tif 000005
【図４】
2004272474.tif 000006
【図５】
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【図６】
2004272474.tif 000008
【図７】
2004272474.tif 000009
【図８】
2004272474.tif 000010
【図９】
2004272474.tif 000011
【図１０】
2004272474.tif 000012
【図１１】
2004272474.tif 000013
【図１２】
2004272474.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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