(57)【要約】【課題】行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書の諸情報をデータベースに登録し、適切、かつ効率的に管理を行い、登録項目毎に諸情報の記録形態を設定することによって、項目の追加変更削除を容易に対応可能な行政文書管理システム、行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムを提供する。【解決手段】行政文書管理サーバ２は、サーバ送受信部６、ページデータ作成部７、データ保存部８、文書検索部９、および各種データファイルを記録するデータベース５を備え、データベース５は、ユーザ認証データ１０、Ｗｅｂページデータ１１、所定項目の項目値のみを記録する目録データ１２、および目録データ１２に記録されないその他の項目値をテキスト形式で記録する文書データ１３のデータファイルを記憶する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、記録された前記管理データを所定の表示形式で端末装置へ提供する行政文書管理システムであって、
前記データベースは、前記管理データの所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データを有し、
前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、前記目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、
前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段と、
を備えることを特徴とする行政文書管理システム。
【請求項２】
前記行政文書管理システムは、
検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、
検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の行政文書管理システム。
【請求項３】
前記行政文書管理システムは、
前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段を備えることを特徴とする請求項２に記載の行政文書管理システム。
【請求項４】
前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする請求項１乃至３に記載の行政文書管理システム。
【請求項５】
公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、管理する行政文書管理装置であって、
前記データベースは、前記管理データの所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データを有し、
前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、前記目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、
前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段と、
を備えることを特徴とする行政文書管理装置。
【請求項６】
前記行政文書管理装置は、
検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、
検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段と、
を備えることを特徴とする請求項５に記載の行政文書管理装置。
【請求項７】
前記行政文書管理装置は、
前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段を備えることを特徴とする請求項６に記載の行政文書管理装置。
【請求項８】
前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする請求項５乃至７に記載の行政文書管理装置。
【請求項９】
公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、管理するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、
前記行政文書管理プログラムは前記コンピュータを、
前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、
前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段と、
して機能させることを特徴とする行政文書管理プログラム。
【請求項１０】
前記行政文書管理プログラムは前記コンピュータを
検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、
検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段と、
して機能させることを特徴とする請求項９に記載の行政文書管理プログラム。
【請求項１１】
前記行政文書管理プログラムは前記コンピュータを
前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段として機能させることを特徴とする請求項１０に記載の行政文書管理プログラム。
【請求項１２】
前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする請求項９乃至１１に記載の行政文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書の諸情報をデータベースに登録し、適切、かつ効率的に管理を行い、登録項目毎に諸情報の記録形態を設定することによって、項目の追加変更削除を容易に対応可能な行政文書管理システム、行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
行政機関や地方公共団体の業務は、「文書主義」によって成り立っており、日々膨大な文書が作成され、保管されている。この膨大な文書を管理するためのコンピュータシステムとして、行政文書管理システムがある（例えば、特許文献１）。
【０００３】
この行政文書管理システムとは、行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書の諸情報をリレーショナルデータベースに登録し、適切、かつ効率的に管理しようというものである。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−４３２３４号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書は、書式が概ね決まっており、リレーショナルデータベースに登録する項目も概ね共通ではあるが、書式の変更や、項目の追加変更が全く行われないわけではない。年度が変更されると、文書の書式が変更されることはよくあることである。
【０００６】
一方、上記のようなリレーショナルデータベースを用いる行政文書管理システムでは、データベースの項目の追加、変更を行う際には、その都度データベースエンジンの見直し、データベースのデータ構造の見直しが必要である。
【０００７】
そのため従来は、文書の書式変更や項目の追加変更を行うと、データベースシステムの整合性を図るために多大な労力を必要としており、次のような機能を備える行政文書管理システムが要望されていた。
【０００８】
（１）項目毎にそのデータの保存形式を設定し、文書の書式の変更に伴う項目の追加変更削除を容易に行えること。
【０００９】
（２）保存形式によらず、データ検索を行えること。
【００１０】
（３）検索によって抽出されたデータを適切な表示形式で提供すること。
【００１１】
行政文書管理システムでは、このような機能を兼ね備えていること、さらに相互に連携していることが望まれるが、従来はそのようなものがなく、そのため、適切、かつ効率的に文書を管理することはできなかった。
【００１２】
本発明は上記事情に鑑み、登録項目毎にデータの記録形態を設定することによって、項目の追加変更削除を容易に行うことができ、保存形式によらずデータ検索を行うと共に、検索によって抽出されたデータを適切な表示形式で提供する行政文書管理システム、行政文書管理装置、および行政文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明である行政文書管理システムは、公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、記録された前記管理データを所定の表示形式で端末装置へ提供する行政文書管理システムであって、前記データベースは、前記管理データの所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データを有し、前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、前記目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【００１４】
請求項１の発明によれば、公的機関の業務において作成される文書を管理するための管理データのうち、所定項目の項目値を目録データに記録し、その他の項目値をテキスト形式の文書データに記録にすることで、項目を追加変更する際には容易にそのカスタマイズに対応することが可能であり、データベースの保守管理を容易に行うことができる。
【００１５】
また、請求項２に記載の発明である行政文書管理システムは、請求項１に記載の行政文書管理システムであって、検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段とを備えることを特徴とする。
【００１６】
また、請求項３に記載の発明である行政文書管理システムは、請求項２に記載の行政文書管理システムであって、前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段を備えることを特徴とする。
【００１７】
また、請求項４に記載の発明である行政文書管理システムは、請求項１乃至３に記載の行政文書管理システムであって、前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする。
【００１８】
また、請求項５に記載の発明である行政文書管理装置は、公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、管理する行政文書管理装置であって、前記データベースは、前記管理データの所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データを有し、前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、前記目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【００１９】
請求項５の発明によれば、公的機関の業務において作成される文書を管理するための管理データのうち、所定項目の項目値を目録データに記録し、その他の項目値をテキスト形式の文書データに記録にすることで、項目を追加変更する際には容易にそのカスタマイズに対応することが可能であり、データベースの保守管理を容易に行うことができる。
【００２０】
また、請求項６に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項５に記載の行政文書管理装置であって、検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段とを備えることを特徴とする。
【００２１】
また、請求項７に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項６に記載の行政文書管理装置であって、前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段を備えることを特徴とする。
【００２２】
また、請求項８に記載の発明である行政文書管理装置は、請求項５乃至７に記載の行政文書管理装置であって、前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする。
【００２３】
また、請求項９に記載の発明である行政文書管理プログラムは、公的機関の業務において作成される文書を管理するための複数項目値からなる管理データをデータベースに記録し、管理するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、前記行政文書管理プログラムは前記コンピュータを、前記管理データを受信すると、項目毎に前記項目値を、所定項目の項目値を２次元データテーブル形式で記録する目録データに記録するものとしないものに振り分ける振り分け手段と、前記振り分け手段によって前記目録データに記録するものと振り分けられた前記項目値を前記目録データに記録し、前記目録データに記録されない前記項目値をテキスト形式の文字列で記録した文書データを作成し、前記目録データに記録された当該項目値と当該文書データとを関連付ける情報を当該目録データに記録し、当該目録データと当該文書データを前記データベースに保存する保存手段として機能させることを特徴とする。
【００２４】
請求項９の発明によれば、公的機関の業務において作成される文書を管理するための管理データのうち、所定項目の項目値を目録データに記録し、その他の項目値をテキスト形式の文書データに記録にすることで、項目を追加変更する際には容易にそのカスタマイズに対応することが可能であり、データベースの保守管理を容易に行うことができる。
【００２５】
また、請求項１０に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項９に記載の行政文書管理プログラムであって、前記コンピュータを検索条件に応じて前記目録データに記録されている項目値を検索するデータテーブル検索手段と、検索条件に応じて前記文書データに記録されているテキスト形式の文字列を検索する文字列検索手段として機能させることを特徴とする。
【００２６】
また、請求項１１に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項１０に記載の行政文書管理プログラムであって、前記コンピュータを前記データテーブル検索手段の検索結果と、前記文字列検索手段の検索結果とを基に、所定の表示形式で前記管理データを表示するためのＨＴＭＬファイルを作成するページデータ作成手段として機能させることを特徴とする。
【００２７】
また、請求項１２に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項９乃至１１に記載の行政文書管理プログラムであって、前記所定項目とは、公的機関の業務において作成される文書で共通に用いられる項目であって、少なくとも年度、件名、課、起案年月日、収受年月日、文書番号、文書分類、決裁区分、公開区分、相手先情報、決裁年月日、施行年月日、保存媒体、保管場所の項目であることを特徴とする。
【００２８】
【発明の実施の形態】
本発明の実施形態について説明する前に、本発明における「収受」および「起案」、これらに関する言葉について説明する。
【００２９】
「収受」とは、一般に行政機関や地方公共団体において、文書がその団体に到達したことを確認し、その文書を受領することをいう。「収受文書」とは、その受領された文書がどのようなものであるかを記録した文書（書類）であり、本発明において収受文書作成とは、この収受文書に記載されている情報をデータベースに記録することをいう。
【００３０】
また、「起案」とは、一般に行政機関や地方公共団体において、所定の手続に基づき、決裁の内容となる原案を作成することをいう。「起案文書」とは、その作成された原案がどのようなものであるかを記録した文書（書類）であり、本発明において起案文書作成とは、この起案文書に記載されている情報をデータベースに記録することをいう。
【００３１】
本発明の実施形態について、図１〜図３２に基づいて説明する。
【００３２】
図１に本実施形態の行政文書管理システム１の構成を示す。本実施形態における行政文書管理システム１は、行政文書管理サーバ２、および複数のクライアント３から構成され、相互にインターネットやＬＡＮ等のネットワーク４によって接続される。
【００３３】
行政文書管理サーバ２は、サーバ送受信部６、ページデータ作成部７、データ保存部８、および文書検索部９を備える。また、行政文書管理サーバ２は各種データファイルを記録するデータベース５を備えており、そのデータベース５は、ユーザ認証データ１０、Ｗｅｂページデータ１１、目録データ１２、および文書データ１３のデータファイルを記憶している。
【００３４】
サーバ送受信部６は、所定のプロトコルに従って各種データ、およびＨＴＭＬファイル等の各種データファイルの送受信を行う機能と、および行政管理システムにログインしようとするユーザの認証を行う機能とを有する。サーバ送受信部６は、ユーザ認証データ１０を参照して、クライアント３から送信されたログイン名とパスワードを照合し、照合の結果、ユーザ認証データ１０に登録された正規のユーザであると判定されると、ユーザ認証データ１０の所属部署の項目からそのユーザの所属する部署の情報を取得する。
【００３５】
ページデータ作成部７は、検索条件の入力画面のような定型画面を表示するために予め用意されたＨＴＭＬファイル（Ｗｅｂページデータ１１）をデータベース５から取得する機能、文書検索部９からの検索結果と取得された文書ファイルを基に、検索結果の一覧や、目録や文書管理台帳等の帳票を、所定の項目をもって表示するためのＨＴＭＬファイルを作成する機能を有する。
【００３６】
データ保存部８は、クライアント３から送信されたデータを、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に振り分ける機能、振り分けられたデータを目録データ１２に記録する機能、目録データ１２に記録されないその他のデータを記述したＨＴＭＬ形式のテキストファイルを作成し、データベース５に保存する機能を有する。
【００３７】
文書検索部９は、ユーザが設定する検索条件に従って目録データ１２を検索し、その検索条件に該当するレコードに記録されている情報を抽出する機能、その抽出された情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する機能を有する。
【００３８】
ユーザ認証データ１０は、図２に示すように、ユーザ名、ログイン名、パスワード、所属部署の項目を有するデータテーブルであり、ユーザのユーザ名、ログイン名、パスワード、所属部署が記録される。データベース５には、このデータテーブルを記録したデータファイルが記憶されている。このユーザ認証データ１０１１は、ユーザが行政文書管理システム１にログインする際に、サーバ送受信部６によって参照される。
【００３９】
Ｗｅｂページデータ１１とは、収受文書作成画面、起案文書作成画面、検索条件指定画面等、定型画面を表示するためのＨＴＭＬ形式のページデータである。データベース５には、行政文書管理システム１で用いられる定型画面毎に、複数のＨＴＭＬファイルがＷｅｂページデータ１１として予め用意される。また、このＷｅｂページデータ１１はユーザによって適宜変更可能であることとする。
【００４０】
目録データ１２は、起案年月日、収受年月日、記号、番号、枝番、課、大分類、中分類、小分類、細分類、ファイル名、決裁区分、保存期間、公開区分、決裁年月日、施行年月日、廃棄予定日、相手先、発信者、件名、施行方法、完結年月日、添付資料有無、保存媒体、保管場所、年度、常用区分、公印、状態、相手先文書番号、文書データ１３名の項目を有するデータテーブルである。図３は目録データ１２の項目の一覧と、そのデータ型を示した図である。
【００４１】
起案年月日、収受年月日の項目には、起案文書、収受文書が作成された日付が記録され、記号、番号、枝番の項目には、その起案文書、収受文書を識別する文書番号が記録される。また、課の項目には、起案元、収受元の課名が記録される。
【００４２】
また、大分類、中分類、小分類、細分類、ファイル名の項目には、書類が保管される簿冊を識別する情報が記録される。決裁区分の項目には、書類の決裁を誰が行うのかが記録される。保存期間の項目には、起案文書、収受文書の保存期間が記録される。公開区分の項目には、起案文書、収受文書を公開する対象、開示の度合いが記録される。
【００４３】
決裁年月日、施行年月日、廃棄予定日の項目には、決裁される日付、施行される日付、書類が廃棄される予定日付がそれぞれ記録される。また、相手先の項目には、書類の相手先、送り先が記録され、発信者の項目には、例えば市長名といった発信元が記録される。
【００４４】
また、件名の項目には、起案文書、収受文書の件名が記録され、施行方法の項目には、例えば、郵送、ＦＡＸ、公示、告示等、起案文書、収受文書の内容を相手に伝える方法が記録される。また、完結年月日の項目には、原案が完了する日付が記録され、添付資料有無の項目には、起案文書、収受文書に添付資料として電子データが付属するかどうかが記録される。
【００４５】
また、保存媒体の項目には、起案文書、収受文書がどのような形態で保存されているかが記録され、保管場所の項目には、保存媒体の保管場所、または簿冊の保管場所が記録される。また、年度の項目には、何年度に起案、収受されたかが記録され、常用区分の項目には、常用、完結、累積が記録される。
【００４６】
また、公印の項目には、印章の有無、印章の種類等が記録され、状態の項目には、回覧中や決裁済等、書類の状態が記録され、相手先文書番号の項目には、相手先からの書類についている文書番号が記録される。また、文書データ１３名の項目には、そのレコードに付属する文書データ１３のファイル名が記録される。
【００４７】
目録データ１２に記録される項目は、特にこれらに限定されるものではないが、例えば、様々な文書で共通に用いられる項目、また変更、削除されないような項目である。
【００４８】
文書データ１３は、目録データ１２の１レコードに付属するデータであって、目録データ１２に記録されるデータを除くその他のデータが記述されたＨＴＭＬ形式のページデータである。データベース５には、目録データ１２に記録されているレコードそれぞれに付属する文書データ１３がＨＴＭＬ形式のテキストファイルとして複数記録される。図４は、文書データ１３として記録される項目と、ｉｎｐｕｔ要素を識別するｎａｍｅ属性の値（キー名）の一覧である。
【００４９】
図４には、電話番号、担当者名、課、係、文書種別、伺い文、本文、処理パタン、審査、浄書・校合、重要・緊急区分、機密レベル、条例、公開解除予定日、合議先（課）、合議先（係）、備考、相手先発送日の項目に入力される情報が、ＨＴＭＬ形式で保存されることが示されているが、これに限定されるものではない。テキスト形式なので適宜必要に応じて追加削除することが可能である。
【００５０】
また、本実施形態においては、行政文書管理サーバ２クライアント３間の諸データの送受信は、ＨＴＴＰ等のリモートファイル転送プロトコルの規約に沿って行うこととする。従って、本実施形態においては、行政文書管理サーバ２は、諸データを、ＨＴＭＬファイル等のマークアップ言語で記述されたテキストファイル、画像ファイル、動画ファイル、音声ファイル等のデータファイルの形態で送信する。
【００５１】
また、クライアント３は、受信したＨＴＭＬファイル等に記述されているページの内容をレンダリングし、画面上に表示する機能を有するＷｅｂブラウザを備えていることとする。ユーザが入力するデータは、Ｗｅｂブラウザによって取得され、例えば、ＨＴＴＰメッセージのメッセージボディ部に挿入され、行政文書管理サーバ２に送信される。
【００５２】
以降、本実施形態において特に断りの無い場合は、上記の通信方式に従って、行政文書管理サーバ２クライアント３間のデータ通信を行うこととするが、本発明は特にこの通信方式（通信プロトコル）に限定されるものではない。
【００５３】
次に本実施形態における行政文書管理システム１の動作について説明する。
【００５４】
＜ログイン＞
まず、ログイン処理について説明する。
【００５５】
ユーザがＷｅｂブラウザに所定のＵＲＬを入力すると、図５に示すログイン画面が表示される。このログイン画面に対してユーザがログイン名とパスワードを入力し、「接続」のボタンを選択すると、クライアント３は入力されたログイン名とパスワードを取得して、行政文書管理サーバ２へ送信する。
【００５６】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からログイン名とパスワードを受信すると、データベース５に記録されているユーザ認証データ１０を参照して、受信したログイン名とパスワードを照合する。照合の結果、登録ユーザであると判定されると、サーバ送受信部６は、ユーザ認証データ１０からそのユーザの所属部署を取得し、ページデータ作成部７にメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得するよう要求する。
【００５７】
次に、ページデータ作成部７は、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうちメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得する。ページデータ作成部７は、取得したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送し、サーバ送受信部６は、メニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する。クライアント３は、行政文書管理サーバ２からメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図６に示すメニュー画面を表示する。
【００５８】
このメニュー画面には、「収受文書作成処理」、「起案文書作成処理」、「文書呼出（修正）処理」、「決裁／閲覧登録処理」、「目録作成処理」、「文書管理台帳作成処理」、「文書検索処理」を起動するためのコマンドが登録されており、ユーザの選択によって、各処理が実行される。
【００５９】
以降、このメニュー画面に登録されている処理毎に、行政文書管理システム１の動作について説明する。
【００６０】
≪収受文書作成処理、起案文書作成処理≫
次に、収受文書作成処理、および起案文書作成処理について、図７のシーケンス図に基づいて説明する。「収受文書作成」とは、収受した文書の収受日付、件名等を入力し、収受票を作成することであり、「起案文書作成」とは、起案する文書の起案年月日、件名等を入力し、起案票を作成することである。
【００６１】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ０１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「収受文書作成」または「起案文書作成」を選択すると（ステップＳ０２）、クライアント３は、「収受文書作成」または「起案文書作成」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ０３）。
【００６２】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ０４）、作成される文書の種類に応じて、ページデータ作成部７に収受文書作成画面、または起案文書作成画面を表示するためのＨＴＭＬファイルの取得を要求する。ページデータ作成部７は、サーバ送受信部６からのそのＨＴＭＬファイルの取得要求に応じて、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータのうち収受文書作成画面、または起案文書作成画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得する（ステップＳ０５）。
【００６３】
次に、ページデータ作成部７は、取得したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送し、サーバ送受信部６は、起動コマンドを送信したクライアント３へその収受文書作成画面、または起案文書作成画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ０６）。
【００６４】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から収受文書作成画面、または起案文書作成画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図８および図９に示す収受文書作成画面、または図１０、図１１および図１２に示す起案文書作成画面を表示する（ステップＳ０７）。
【００６５】
ユーザが、画面に表示されている各項目にデータを入力し、画面左上部の「収受（収受文書作成画面）」または「起案（起案文書作成画面）」を選択すると（ステップＳ０８）、クライアント３は、入力されたデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ０９）。
【００６６】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された入力データを受信すると、受信した入力データをデータ保存部８へ転送する（ステップＳ１０）。データ保存部８は、サーバ送受信部６から入力データを受信すると、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に入力データを振り分ける（ステップＳ１１）。
【００６７】
次に、データ保存部８は、目録データ１２に記録するよう振り分けられた入力データを目録データ１２の各項目に記録し、その目録データ１２をデータベース５に保存する（ステップＳ１２）。また、データ保存部８は、目録データ１２に記録されないその他の入力データを記述したＨＴＭＬ形式の文書データ１３を作成し、その文書データ１３をデータベース５に保存する（ステップＳ１３）。
【００６８】
図８および図９の収受文書作成画面であれば、「収受年月日」、「文書番号」、「課」、「決裁区分」、「相手先」、「件名」、「相手先文書番号」の各項目に入力されたデータは、目録データ１２の各項目に記録される（「文書番号」に入力されたデータは、「記号」、「番号」、「枝番」の各項目に記録される）。また、その他、「電話番号」、「担当者名」、「係」、「本文」、「備考」、「相手先発送番号」の各項目に入力されたデータは、目録データ１２には記録する項目がないので、画面に表示されているイメージでＨＴＭＬ形式の文書データ１３が作成され、データベース５に記録される。
【００６９】
例えば、図８中、「件名」の項目に入力されている「文書管理システム導入についてのアンケート」は、目録データ１２の「件名」の項目に記録され、「決裁区分」の項目に入力されている「市長決裁」は、目録データ１２の「決裁区分」の項目に記録される。
【００７０】
また、「担当者名」の項目に入力されている「高橋ひでお」は、例えば、
＜ｆｏｒｍ＞
＜ｉｎｐｕｔ  ｔｙｐｅ＝”ｔｅｘｔ”  ｎａｍｅ＝”ＥＦＭ＿ＴＡＮＴＯ＿ＳＹＡ”  ｖａｌｕｅ＝”高橋ひでお”  ｓｉｚｅ＝”３０”＞
＜／ｆｏｒｍ＞
とＨＴＭＬ形式のテキストが出力され、他の項目値とあわせて文書データ１３のテキストファイルが作成される。また、図１１中、「合議先」の項目に入力されている「総務課」は、
＜ｆｏｒｍ＞
＜ｉｎｐｕｔ  ｔｙｐｅ＝”ｔｅｘｔ”  ｎａｍｅ＝”ＥＦＭ＿ＡＩＧＩ＿ＫＡ＿ＭＥＩ１”  ｖａｌｕｅ＝”総務課”  ｓｉｚｅ＝”３０”＞
＜／ｆｏｒｍ＞
とＨＴＭＬ形式のテキストが出力され、他の項目値とあわせて文書データ１３のテキストファイルが作成される。他の項目値についても同様に出力される。
【００７１】
図１０、図１１および図１２の起案文書作成画面であれば、「起案年月日」、「公開区分」、「発信者」、「添付資料」の各項目に入力されたデータは、目録データ１２の各項目に記録される（「添付資料」に入力されたデータは、「添付資料有無」、「保存媒体」の各項目に記録される）。また、その他、「文書種別」、「伺い文」、合議先の「課名」の各項目に入力されたデータは、目録データ１２には記録する項目がないので、画面に表示されているイメージでＨＴＭＬ形式の文書データ１３が作成され、データベース５に記録される。
【００７２】
なお、図８と図９は一体の画面であり、図８を画面スクロールさせると図９の画面となる。また、図１０、図１１および図１２についても同様であり、図１０を画面スクロールさせると順次図１１、図１２の画面となる。
【００７３】
≪文書呼出（修正）処理≫
次に、文書呼出（修正）処理について、図１３のシーケンス図に基づいて説明する。「文書呼出（修正）」とは、ユーザの所属する各課で保管している文書について、検索条件を指定して文書を呼び出すことである。決裁登録前、閲覧登録前の文書については記録内容を修正することが可能である。
【００７４】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ２１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「文書呼出（修正）」を選択すると（ステップＳ２２）、クライアント３は、「文書呼出（修正）」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ２３）。
【００７５】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ２４）、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうち検索条件指定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、クライアント３へ送信する（ステップＳ２５）。
【００７６】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から検索条件指定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図１４および図１５に示す検索条件指定画面を表示する（ステップＳ２６）。
【００７７】
ユーザが、検索条件を入力し、画面左上部の「検索」を選択すると（ステップＳ２７）、クライアント３は、入力された検索条件のデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ２８）。図１４および図１５に示す検索条件指定画面には、検索条件として、平成１３年度、起案日が平成１３年５月１日〜平成１３年１０月１日の間、文書番号が全庁収１、状態が起案前、起案中、決裁済のいずれかに該当、全文検索条件として「回答します」という文字列が指定されている。年度の項目に「平成１３年度」と入力されているが、これはクライアント３から行政文書管理サーバ２へ送信される際に、西暦の年号に変換される。
【００７８】
また、全文検索とは、文書データ１３に記録されている文字列を検索することであり、図１５に示す検索条件であれば、平成１３年度、起案日が平成１３年５月１日〜平成１３年１０月１日の間、文書番号が全庁収１、状態が起案前、起案中、決裁済のいずれかに該当するレコードに付属する文書データ１３中に「回答します」という文字列が記録されているかどうか検索することになる。
【００７９】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から入力された検索条件のデータを受信すると（ステップＳ２９）、文書検索部９にユーザの所属部署の情報と共に検索条件のデータを転送し、文書検索部９は、データベース５の目録データ１２から、ユーザの所属部署の情報に一致し、さらにその検索条件に該当するレコードを検索し（ステップＳ３０）、次に、検索条件に該当するレコードに記録されている文書データ１３名を基に、データベース５に記録されている文書データ１３を取得する（ステップＳ３１）。
【００８０】
次に、文書検索部９は、検索結果と取得された文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、転送された検索結果と取得された文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、サーバ送受信部６へ転送する。サーバ送受信部６は、ページデータ作成部７によって作成された検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する（ステップＳ３２）。
【００８１】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図１６に示す検索結果一覧画面を表示する（ステップＳ３３）。
【００８２】
ユーザが、呼び出す文書を決め、画面上の文書番号のボタンを選択すると（ステップＳ３４）、クライアント３は、選択された文書の文書番号のデータ（記号、番号、枝番のデータ）を取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ３５）。
【００８３】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された文書番号のデータを受信すると（ステップＳ３６）、文書番号のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、その文書番号のデータに該当するレコードに記録されている項目値（文書情報）をデータベース５の目録データ１２から抽出し、そのレコードに記録されている文書データ１３名を基に、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する（ステップＳ３７）。
【００８４】
文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる収受文書詳細画面、または起案文書詳細画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその収受文書詳細画面、または起案文書詳細画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ３８）。
【００８５】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から収受文書詳細画面、または起案文書詳細画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図１７に示す起案文書詳細画面、または図１８に示す収受文書詳細画面を表示する（ステップＳ３９）。
【００８６】
図１７の起案文書詳細画面は、図１８の検索結果一覧画面で文書番号「税起１第３７号」を選択した結果表示された画面である。
【００８７】
なお、図１６に示す検索結果一覧画面では、状態、文書番号、起案年月日、収受年月日、件名、添付資料の有無、分類（大分類〜細分類）、ファイル名の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。
【００８８】
≪決裁／閲覧登録処理≫
次に、決裁／閲覧登録処理について、図１９のシーケンス図に基づいて説明する。「決裁／閲覧登録」とは、承認決裁／閲覧が終了した文書の内容の確認および決裁日、施行日、閲覧日を登録することである。
【００８９】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ４１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「決裁／閲覧登録」を選択すると（ステップＳ４２）、クライアント３は、「決裁／閲覧登録」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ４３）。
【００９０】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ４４）、文書検索部９に、ユーザの所属部署の情報と共に、目録データ１２の状態の項目に「起案中」、または「回覧中」と記録されているレコードを抽出するよう要求する。文書検索部９は、サーバ送受信部６の要求に基づいて、データベース５の目録データ１２から、ユーザの所属部署の情報に一致し、さらに状態の項目が「起案中」、または「回覧中」となっているレコードを検索し（ステップＳ４５）、検索の結果、抽出されたレコードに記録されている文書データ１３名を基に、「起案中」、または「回覧中」となっている文書情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する（ステップＳ４６）。
【００９１】
次に、文書検索部９は、検索結果と取得した文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、転送された検索結果と取得した文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる決裁／閲覧文書一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、サーバ送受信部６へ転送する。サーバ送受信部６は、ページデータ作成部７によって作成された決裁／閲覧文書一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する（ステップＳ４７）。
【００９２】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から決裁／閲覧文書一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２０に示す決裁／閲覧文書一覧画面を表示する（ステップＳ４８）。
【００９３】
ユーザが、呼び出す文書を決め、画面上の文書番号のボタンを選択すると（ステップＳ４９）、クライアント３は、選択された文書の文書番号のデータ（記号、番号、枝番のデータ）を取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ５０）。
【００９４】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された文書番号のデータを受信すると（ステップＳ５１）、文書番号のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、その文書番号のデータに該当する文書情報をデータベース５の目録データ１２から抽出し、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３を、文書データ１３名を基にデータベース５から取得する（ステップＳ５２）。
【００９５】
次に、文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる決裁登録画面、または閲覧登録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその決裁登録画面、または閲覧登録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ５３）。
【００９６】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から決裁登録画面、または閲覧登録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２１、または図２２に示す決裁登録画面、または閲覧登録画面を表示する（ステップＳ５４）。
【００９７】
ユーザが、決裁登録画面、または閲覧登録画面に表示されている各項目にデータを入力し、画面左上部の「決裁登録（決裁登録画面）」または「閲覧登録（閲覧登録画面）」を選択すると（ステップＳ５５）、クライアント３は、入力されたデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ５６）。
【００９８】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された入力データを受信すると、受信した入力データをデータ保存部８へ転送する（ステップＳ５７）。データ保存部８は、サーバ送受信部６から入力データを受信すると、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に入力データを振り分ける（ステップＳ５８）。
【００９９】
次に、データ保存部８は、振り分けられた入力データを目録データ１２に記録し、データベース５に保存し（ステップＳ５９）、目録データ１２に記録されないその他の入力データを記述したＨＴＭＬ形式の文書データ１３を作成し、データベース５に保存する（ステップＳ６０）。
【０１００】
なお、図２０に示す決裁／閲覧文書一覧画面では、状態、文書番号、起案年月日、収受年月日、件名、添付資料の有無、分類（大分類〜細分類）、ファイル名の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。
【０１０１】
≪目録作成処理≫
次に、目録作成処理について、図２３のシーケンス図に基づいて説明する。各課で保管している文書について、課名、保存期間、起案・収受年度を指定して文書分類毎に文書の目録を作成することである。
【０１０２】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ６１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「目録作成」を選択すると（ステップＳ６２）、クライアント３は、「目録作成」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ６３）。
【０１０３】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ６４）、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうち目録作成条件入力画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、クライアント３へ送信する（ステップＳ６５）。
【０１０４】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から目録作成条件入力画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２４に示す目録作成条件入力画面を表示する（ステップＳ６６）。図２４に示す目録作成条件入力画面には、検索条件は、保存期間が１年、２年、３年、年度が平成１３年、常用区分が常用、完結、種別が作成中、起案／回覧中、決裁／閲覧中、移替済と指定されている。
【０１０５】
ユーザが、検索条件を入力し、画面右上部の目録作成のボタンを選択すると（ステップＳ６７）、クライアント３は、入力された検索条件のデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ６８）。
【０１０６】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された検索条件のデータを受信すると（ステップＳ６９）、その検索条件のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、データベース５に記録されている目録データ１２を検索し（ステップＳ７０）、その検索条件のデータに該当する文書情報を抽出する。また、文書検索部９は、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３を、文書データ１３名を基にデータベース５から取得する（ステップＳ７１）。
【０１０７】
文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる文書目録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその文書目録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ７２）。
【０１０８】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から文書目録画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２５に示す文書目録画面を表示する（ステップＳ７３）。図２５には、文書の分類毎に条件に適合する文書の一覧を表示している。
【０１０９】
図２５に示す文書目録画面では、文書の分類毎に（大分類〜細分類）、文書番号、起案年月日、収受年月日、件名、ファイル名の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。
【０１１０】
≪文書管理台帳作成処理≫
次に、文書管理台帳作成処理について、図２６のシーケンス図に基づいて説明する。「文書管理台帳作成」とは、各課で保管している文書について、年度を指定して起案文書または収受文書の文書管理台帳を作成することである。
【０１１１】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ８１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「文書管理台帳作成」を選択すると（ステップＳ８２）、クライアント３は、「文書管理台帳作成」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ８３）。
【０１１２】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ８４）、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうち台帳作成条件入力画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、クライアント３へ送信する（ステップＳ８５）。
【０１１３】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から台帳作成条件入力画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２７に示す台帳作成条件入力画面を表示する（ステップＳ８６）。図２７に示す台帳作成条件入力画面では、検索条件は、種別が起案／収受一覧作成、文書番号が税起１、課が税務課、年度が平成１３年と指定されている。なお、課の情報には、台帳を作成しようとするユーザの所属部署の情報が利用される。
【０１１４】
ユーザが、検索条件を入力し、画面右上部の台帳作成のボタンを選択すると（ステップＳ８７）、クライアント３は、入力された検索条件のデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ８８）。
【０１１５】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された検索条件のデータを受信すると（ステップＳ８９）、その検索条件のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、データベース５に記録されている目録データ１２を検索し（ステップＳ９０）、その検索条件のデータに該当する文書情報を抽出する。また、文書検索部９は、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３を、文書データ１３名を基にデータベース５から取得する（ステップＳ９１）。
【０１１６】
文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる文書管理台帳画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその文書管理台帳画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ９２）。
【０１１７】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から文書管理台帳画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２８に示す文書管理台帳画面を表示する（ステップＳ９３）。
【０１１８】
図２８に示す文書管理台帳画面では、文書番号、保存期間、起案年月日、収受年月日、件名、分類（大分類〜細分類）、ファイル名の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。
【０１１９】
≪文書検索処理≫
次に、文書検索処理について、図２９のシーケンス図に基づいて説明する。「文書検索」とは、各課の文書および書庫の文書を検索することである。
【０１２０】
ログイン処理が完了したクライアント３には、図６に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ１０１）。ユーザが、図６に示す画面左部のメニューから「文書検索」を選択すると（ステップＳ１０２）、クライアント３は、「文書検索」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ１０３）。
【０１２１】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ１０４）、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうち文書検索条件設定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、クライアント３へ送信する（ステップＳ１０５）。
【０１２２】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から文書検索条件設定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図３０に示す文書検索条件設定画面を表示する（ステップＳ１０６）。
【０１２３】
ユーザが、検索条件を設定し、画面左上部の「実行」を選択すると（ステップＳ１０７）、クライアント３は、設定された検索条件のデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ１０８）。
【０１２４】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から設定された検索条件のデータを受信すると（ステップＳ１０９）、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうち検索条件指定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、クライアント３へ送信する（ステップＳ１１０）。
【０１２５】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から検索条件指定画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図３１に示す検索条件指定画面を表示する（ステップＳ１１１）。図３１に示す検索条件指定画面では、検索条件は、年度が平成１２年、文書分類の大分類が共通第一、課が保健福祉課、常用区分が完結、保存期間が５年と指定されている。
【０１２６】
ユーザが、検索条件を入力し、画面左上部の「検索」を選択すると（ステップＳ１１２）、クライアント３は、入力された検索条件のデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ１１３）。
【０１２７】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された検索条件のデータを受信すると（ステップＳ１１４）、その検索条件のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、データベース５に記録されている目録データ１２を検索し（ステップＳ１１５）、その検索条件のデータに該当する文書情報を抽出する。また、文書検索部９は、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３を、文書データ１３名を基にデータベース５から取得する（ステップＳ１１６）。
【０１２８】
文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ１１７）。
【０１２９】
クライアント３は、行政文書管理サーバ２から検索結果一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図３２に示す検索結果一覧画面を表示する（ステップＳ１１８）。
【０１３０】
図３２に示す検索結果一覧画面では、状態、文書番号、起案年月日、収受年月日、件名、添付資料の有無、分類（大分類〜細分類）、ファイル名の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。
【０１３１】
また、ユーザが、呼び出す文書を決め、画面上の文書番号のボタンを選択すると、クライアント３は、選択された文書の文書番号のデータ（記号、番号、枝番のデータ）を取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する。
【０１３２】
行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された文書番号のデータを受信すると、文書番号のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、その文書番号のデータに該当するレコード（文書情報）をデータベース５の目録データ１２から抽出し、そのレコードに記録されている文書データ１３名を基に、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する。
【０１３３】
文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、収受文書詳細画面、または起案文書詳細画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその収受文書詳細画面、または起案文書詳細画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する。
【０１３４】
また、添付が有となっている場合、ユーザが表示のボタンを選択すると、行政文書管理サーバ２から電子データの添付資料に限ってクライアント３へ転送され、画面に表示される。
【０１３５】
なお、本実施形態においては、文書データ１３はＨＴＭＬ形式のテキストファイルで示しているが、本発明はこれに限定されるものではなく、文書データ１３をＸＭＬ形式で作成しても良い。その場合、例えば、図４に示すキー名をＸＭＬのタグ名として用い、データ保存部８は、クライアント３から送信されたデータを、データ項目毎に振り分け、目録データ１２に記録されないその他のデータを記述したＸＭＬ形式のテキストファイルを作成し、データベース５に保存する。また、ページデータ作成部７は、ＸＭＬ形式のテキストファイルとスタイルシート（ＸＳＬＴ等）を基に、各種画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成する。
【０１３６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、公的機関の業務において作成される文書を管理するための管理データのうち、所定項目の項目値を目録データに記録し、その他の項目値をテキスト形式の文書データに記録にすることで、項目を追加変更する際には容易にそのカスタマイズに対応することが可能であり、データベースの保守管理を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】行政文書管理システムのシステム構成と機能ブロックを示す図である。
【図２】ユーザ認証データを示すデータテーブルである。
【図３】行政文書管理システムにおいてデータテーブル（目録データ）で管理される項目の一覧である。
【図４】行政文書管理システムにおいてＨＴＭＬ形式（ＸＭＬ形式）で管理される項目の一覧である。
【図５】行政文書管理システムにログインする際の画面の表示例である。
【図６】行政文書管理システムのメニュー画面の表示例である。
【図７】収受文書作成処理、または起案文書作成処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図８】収受文書作成処理における登録要件を入力する画面の表示例である。
【図９】収受文書作成処理における登録要件を入力する画面の表示例である。
【図１０】起案文書作成処理における登録要件を入力する画面の表示例である。
【図１１】起案文書作成処理における登録要件を入力する画面の表示例である。
【図１２】起案文書作成処理における登録要件を入力する画面の表示例である。
【図１３】文書呼出（修正）処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図１４】文書呼出（修正）処理における検索条件を入力する画面の表示例である。
【図１５】文書呼出（修正）処理における検索条件を入力する画面の表示例である。
【図１６】文書呼出（修正）処理における検索結果一覧の表示例である。
【図１７】文書呼出（修正）処理における起案文書詳細（起案中）の表示例である。
【図１８】文書呼出（修正）処理における収受文書詳細（閲覧済み）の表示例である。
【図１９】決裁／閲覧処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図２０】決裁／閲覧処理における検索結果一覧の表示例である。
【図２１】決裁／閲覧処理における決裁登録の登録要件を入力する画面の表示例である。
【図２２】決裁／閲覧処理における閲覧登録の登録要件を入力する画面の表示例である。
【図２３】目録作成処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図２４】目録作成処理における検索条件を入力する画面の表示例である。
【図２５】目録作成処理における作成された目録の表示例である。
【図２６】文書管理台帳作成処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図２７】文書管理台帳作成処理における検索条件を入力する画面の表示例である。
【図２８】文書管理台帳作成処理における検索結果一覧の表示例である。
【図２９】文書検索処理の処理手順を示すシーケンス図である。
【図３０】文書検索処理における検索条件を指定する画面の表示例である。
【図３１】文書検索処理における検索条件を入力する画面の表示例である。
【図３２】文書検索処理における検索結果一覧の表示例である。
【符号の説明】
１  行政文書管理システム
２  行政文書管理サーバ
３  クライアント
４  ネットワーク
５  データベース
６  サーバ送受信部
７  ページデータ作成部
８  データ保存部
９  文書検索部
１０  ユーザ認証データ
１１  Ｗｅｂページデータ
１２  目録データ
１３  文書データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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