(57)【要約】【課題】アドレス帳を特別に加工することなく、各自のクライアントコンピュータのメールソフトウェア等で利用しているアドレス帳を使用し、アドレス帳のメンテナンス作業を軽減し、かつクライアントコンピュータのメールソフトウェアと同じ感覚で個人的なアドレス指定を可能にすることができるネットワークを提供する。【解決手段】電子メールアドレスが必要なジョブが発生した際、機器の利用者に対しネットワーク上の個人アドレス帳を検索するか否かを確認し、ネットワーク上の個人アドレス帳を探索することを機器の利用者が希望した場合には探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳であって、かつ当該アドレスにアクセスすることが許可されているアドレス帳に記載のアドレスを前記ジョブで利用し、また機器の利用者がネットワーク上の個人アドレスを探索することを希望しない場合には機器アドレス帳に記載されたアドレスを前記ジョブに利用した。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク上の参照可能かつ個人アドレス帳を含むフォルダを検索する個人アドレス帳検索手段と、検索された個人アドレス帳を表示する個人アドレス帳表示手段と、表示された個人アドレス帳の中から所望の個人アドレス帳を選択する個人アドレス帳選択手段と、該個人アドレス帳選択手段により選択された個人アドレスを表示する個人アドレス表示手段と、該個人アドレス表示手段により表示された個人アドレスから個人アドレスを選択する個人アドレス選択手段と、登録・機器アドレス表示手段と登録・機器アドレス選択手段とを備え、電子メールアドレスが必要なジョブが発生した際、機器の利用者に対しネットワーク上の個人アドレス帳を検索するか否かを確認し、前記ネットワーク上の個人アドレス帳を探索することを機器の利用者が希望した場合には、探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳であって、かつ当該アドレスにアクセスすることが許可されているアドレス帳に記載のアドレスを前記ジョブにより利用し、また機器の利用者がネットワーク上の個人アドレスを探索することを希望しない場合には、機器アドレス帳に記載されたアドレスを前記ジョブに利用することを特徴とするネットワークシステム。
【請求項２】
前記個人アドレス帳登録手段と、個人アドレス帳記憶手段と、登録・機器アドレス帳表示手段と、登録・機器アドレス帳選択手段とを備え、探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳を機器に登録することによりネットワーク上のアドレス帳を探索することなく所望の個人アドレス帳に記載のアドレスを前記ジョブで利用することを特徴とする請求項１記載のネットワークシステム。
【請求項３】
アドレス追加手段を備え、探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳を機器のアドレス帳として登録することにより、ネットワーク上のアドレス帳を探索することなく機器アドレス帳から所望のアドレスを選択し、前記ジョブで利用することを特徴とする請求項２記載のネットワークシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はネットワークに接続した機器、例えばサーバーコンピュータやクライアントコンピュータ、あるいは複合画像入出力装置等に記憶されたアドレス帳を利用することができるネットワークシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィスにおいては省スペース化のため、コピー・ファックス・プリンタ・スキャナなど複数の機能を持つ、いわゆる複合機が数多く導入されつつある。このような複合機はネットワークに接続しているので、一般公衆回線を介して受信したファクシミリ文書を複合機において出力として印刷せず、例えば画像ファイルに変換し、送付先個人のクライアントコンピュータに電子メールの添付ファイルとして送信したり、あるいはクライアントコンピュータから複合機を介して公衆回線にファクシミリ送信を行ったりすることによりプリンタ用紙を用いることなくファクシミリ文書を伝送することができ省資源化を実現する上で著しい効果を有している。
ところで、前記のようなプリントレスのファクシミリ送受信に代表されるような機能実現のために重要な役割を担っているものは送受信等に利用されるアドレス帳であり、従来は複合機の操作部に設けられたタッチパネル等を利用して直接登録することが一般的であった。
しかし、アドレス帳のメンテナンスに大量の工数が必要な場合もあり、複合機のタッチパネルを直接操作し、メンテナンスを行う代わりにネットワークに接続したクライアントコンピュータから複合機のアドレス帳を編集することができるように改善されてきている。ただし、このようなネットワーク上の機器のアドレス帳のメンテナンスを遠隔操作する機能を備えていても、アドレス帳をメンテナンスする人材が必要であり、そのような人材を各企業において確保し、業務遂行させることは費用等を考慮すると厳しく、前記のように遠隔操作によるアドレス帳のメンテナンス機能を当該機器が備えていても、実際には放置されていることが多い。
このような問題点を解決するために、例えば特開２００１−２４９８８２公報では、各クライアントコンピュータ上のアドレス帳の内容を含むアドレス帳をサーバー上で管理し、そのアドレス帳を各機器上にダウンロードし、クライアントコンピュータや複合機のアドレス帳の同期をとり、その内容の更新を一斉に行うことで機器の使用効率を著しく向上させることが可能なネットワークシステム等が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−２４９８８２公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１のネットワークシステムでは、クライアントコンピュータや複合機等すべてのアドレス帳の情報を含むアドレス帳を作成し、それをサーバー上で管理するためアドレス帳の容量が大きくなりやすく、また、個人的なアドレス帳もサーバー上のアドレス帳に複製されるので、機密性がなく、個人的なアドレス帳をクライアントコンピュータ上に登録することができないという問題点があった。
そこで、本発明は前記問題点に鑑み、アドレス帳を特別に加工することなく、各自のクライアントコンピュータのメールソフトウェア等で利用しているアドレス帳を使用し、アドレス帳のメンテナンス作業を軽減し、かつクライアントコンピュータのメールソフトウェアと同じ感覚で個人的なアドレス指定を可能にすることができるネットワークシステムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するために、本発明にかかる請求項１記載のネットワークシステムはネットワーク上の参照可能かつ個人アドレス帳を含むフォルダを検索する個人アドレス帳検索手段と、検索された個人アドレス帳を表示する個人アドレス帳表示手段と、表示された個人アドレス帳のなかから所望の個人アドレス帳を選択する個人アドレス帳選択手段と、該個人アドレス帳選択手段により選択された個人アドレスを表示する個人アドレス表示手段と、該個人アドレス表示手段により表示された個人アドレスから個人アドレスを選択する個人アドレス選択手段と、登録・機器アドレス表示手段と登録・機器アドレス選択手段とを備え、電子メールアドレスが必要なジョブが発生した際、機器の利用者に対しネットワーク上の個人アドレス帳を検索するか否か確認し、ネットワーク上の個人アドレス帳を探索することを機器の利用者が希望した場合には探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳であって、かつ当該アドレスにアクセスすることが許可されているアドレス帳に記載のアドレスを前記ジョブで利用し、また機器の利用者がネットワーク上の個人アドレスを探索することを希望しない場合には機器アドレス帳に記載されたアドレスを前記ジョブに利用した。
これによりネットワーク上の個人アドレス帳を利用することができ、機器のアドレス帳のメンテナンス作業を軽減することができる。
本発明にかかる請求項２記載のネットワークシステムは前記請求項１記載のネットワークシステムに加え、個人アドレス帳登録手段と、個人アドレス帳記憶手段と、登録・機器アドレス帳表示手段と、登録・機器アドレス帳選択手段とを備え、探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳を機器に登録することによりネットワーク上のアドレス帳を探索することなく所望の個人アドレス帳に記載のアドレスを前記ジョブで利用した。
これによりメールアドレス取得要求を伴うジョブが発生する毎にネットワーク上の個人アドレス帳が存在するフォルダの探索を行わず、機器に記憶した個人アドレス帳の場所等の情報に基づき簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
【０００５】
本発明にかかる請求項３記載のネットワークシステムは前記請求項２記載のネットワークシステムに加え、アドレス追加手段を備え、探索により発見したネットワーク上の個人アドレス帳を機器のアドレス帳として登録することにより、ネットワーク上のアドレス帳を探索することなく機器アドレス帳から所望のアドレスを選択し、前記ジョブで利用した。
これによりメールアドレス取得要求を伴うジョブが発生する毎にネットワーク上の個人アドレス帳が存在するフォルダの探索を行わず、個人アドレスを機器のアドレス帳に登録することができるので、より簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。なお、本発明が適用されるネットワーク環境は図１に示すようにネットワーク２３上に複合機等の機器２０と複数のクライアントコンピュータ２１、２２等の機器が接続し、かつ各機器においてアドレス帳２０ａ、２１ａ、２２ａを保有している場合であって、さらに各クライアントコンピュータ上の個人アドレス帳２１ａ、２２ａはネットワーク２３上の機器から参照できる、例えば、共有フォルダ等に置かれていることが前提である。
図２は本発明にかかるネットワークシステムに用いられる複合機等の機器の主制御部に設けられ、ネットワーク上の個人アドレス帳を利用するための機能ブロックを示す図であって、該機器の主制御部は個人アドレス帳検索手段１、個人アドレス帳表示手段２、個人アドレス帳選択手段３、個人アドレス表示手段４、個人のアドレス選択手段５、登録・機器アドレス帳表示手段６、登録・機器アドレス帳選択手段７、登録・機器アドレス帳表示手段８、登録・機器アドレス選択手段９、個人アドレス帳登録手段１０、個人アドレス帳記憶手段１１、及びアドレス追加手段１２を備えている。
【０００７】
このような環境のもとで本発明にかかるネットワークシステムについて図３に示したフローチャートに基づいて説明する。
まず、ファクシミリ転送やスキャナ文書転送などの電子メールアドレスが必要なジョブ（メール送信指示受信）に関連してメールアドレスの取得要求が発生すると（ステップＳ１）、個人アドレス帳検索手段１はアドレス帳を検索するか否かを複合機等の機器の利用者に問い合わせ（ステップＳ２）、検索すると指定された場合（ステップＳ２でＹＥＳ）は、ネットワーク上の参照可能かつ個人アドレス帳を含むフォルダを検索する（ステップＳ３）。ここでネットワーク上に他の機器から参照可能に設定されたフォルダはコンピュータ上のディレクトリ検索と同様に検索することができ、フォルダの内容参照のためにパスワードチェックが必要な場合、パスワードを入力することで承認され、フォルダ内の内容を参照することができる。
共有設定され、かつ承認によりアクセスすることが許可されたネットワーク上のフォルダ内に個人アドレス帳が存在した場合、個人アドレス帳表示手段２によりアドレス帳を表示し（ステップＳ４）、機器の利用者は利用したいアドレス帳を個人アドレス帳選択手段３により選択し（ステップＳ５）、その後、個人アドレス表示手段４により選択された個人アドレスを表示する（ステップＳ６）。
機器の利用者は表示された個人アドレスから個人アドレス選択手段５を用いて所望の個人アドレスを選択し（ステップＳ７）、当該選択された個人アドレスはメールアドレス取得要求を行ったジョブに通知される（ステップＳ８）。
【０００８】
一方、ステップＳ２において機器の利用者がアドレス帳の検索を行わないと指定した場合（ステップＳ２でＮＯ）、登録・機器アドレス帳表示手段６により表示された登録済みの個人アドレス帳あるいは機器アドレス帳の中から所望のアドレス帳を登録・機器アドレス帳選択手段７により選択し（ステップＳ９）、機器に登録された個人アドレス帳を利用する場合には（ステップＳ１０でＹＥＳ）、登録・機器アドレス表示手段８により選択された登録個人アドレス帳が表示される（ステップＳ１１）。そして登録・機器のアドレス表示手段８により表示されたアドレスから登録・機器アドレス選択手段９により所望の登録個人アドレスが選択され（ステップＳ１２）、当該選択されたアドレスはメールアドレス取得要求を行ったジョブに通知される（ステップＳ８）。
また一方、ステップＳ１０において機器に登録された個人アドレス帳を利用しない場合（ステップＳ１０でＮＯ）、機器のアドレス帳を登録・機器のアドレス表示手段８により表示し（ステップＳ１３）、登録・機器アドレス選択手段９により所望のアドレスが選択され（ステップＳ１４）、当該選択されたアドレスはメールアドレス取得要求を行ったジョブに通知される（ステップＳ８）。
このように本発明にかかるネットワークシステムではクライアントコンピュータの利用者が第三者からアクセス可能な共有フォルダに個人アドレス帳を記憶しておき、さらに当該フォルダにパスワード等のアクセス制限を課すことにより、クライアントコンピュータの利用者も含め所定の権限を有すもののみ複合機等の機器から個人アドレス帳に記録されたアドレスを参照することができる。また、機器の利用者がネットワーク上の個人アドレス帳の参照を行わない場合には、既に記憶された個人アドレス帳あるいは機器のアドレス帳を用いてジョブに必要なアドレスを獲得することができる。
【０００９】
図４は本発明の他の実施の形態を示すフローチャートであり、図３に示したステップＳ６に関連して行われる動作を示し、他のステップＳ１〜Ｓ１４は前記実施の形態と同一である。
すなわち、個人アドレス表示手段４により個人のアドレスが表示されている状態で個人アドレス帳登録手段１０により個人のアドレス帳を登録するか否か機器の利用者に問い合わせ（ステップＳ１５）、個人アドレス帳を登録する場合には（ステップＳ１５でＹＥＳ）個人アドレス帳登録手段１０により個人アドレス帳記憶手段１１に登録し（ステップＳ１６）、また個人アドレス帳を登録しない場合には（ステップＳ１５でＮＯ）そのまま個人アドレスを表示するようにする。ここで、個人アドレスを登録するにあたり、個人アドレス帳登録手段１０は個人のアドレス帳が存在する場所並びに機器の利用者が入力したアドレス帳の名前を個人アドレス帳記憶手段１１に記憶し、また個人アドレス帳が存在するフォルダにパスワード等が設定されている場合にはそのパスワードも個人アドレス帳記憶手段１１に記憶する。
したがって、メールアドレス取得要求を伴うジョブが発生する毎にネットワーク上の個人アドレス帳が存在するフォルダの探索を行わず、機器に記憶した個人アドレス帳の場所等の情報に基づき簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
【００１０】
図５は本発明の他の実施の形態を示すフローチャートであり、図３に示したステップＳ７に関連して行われる動作を示し、他のステップＳ１〜Ｓ１４あるいはＳ１〜Ｓ１６は前記実施の形態と同一である。
すなわち、個人アドレス選択手段５により個人アドレスを選択した場合、選択した個人アドレスを機器のアドレスとして追加するか否か機器の利用者に問い合わせを行い（ステップＳ１７）、機器の利用者が追加を指示した場合（ステップＳ１７にてＹＥＳ）、アドレス追加手段１２により機器のアドレス帳に当該アドレスを追加し、その後、ステップＳ８に戻り、当該選択されたアドレスがメールアドレス取得要求を行ったジョブに通知される。また、個人アドレスを機器のアドレス帳に追加しない場合には（ステップＳ１７でＮＯ）選択したアドレスをメールアドレス取得要求をおこなったジョブに通知する（ステップＳ８）。
したがって、この実施例の場合にはメールアドレス取得要求を伴うジョブが発生する毎にネットワーク上の個人アドレス帳が存在するフォルダの探索を行わず、個人アドレスを機器のアドレス帳に登録することができるので、より簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
【００１１】
【発明の効果】
前記のように、請求項１記載のネットワークシステムによれば、ネットワーク上の個人アドレス帳を利用することができ、機器のアドレス帳のメンテナンス作業を軽減することができる。
また請求項２記載のネットワークシステムによれば、メールアドレス取得要求を伴うジョブが発生する毎にネットワーク上の個人アドレス帳が存在するフォルダの探索を行わず、機器に記憶した個人アドレス帳の場所等の情報に基づき簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
さらに請求項３記載のネットワークシステムによれば、個人のアドレス帳を機器のアドレス帳に登録することができるので、ネットワークを探索することなく、いっそう簡単に個人アドレス帳を利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が適用されるネットワーク環境を示す図。
【図２】本発明にかかるネットワークシステムにおいて、ネットワーク上の個人アドレス帳を利用するために複合機等の機器に設けられた機能ブロックを説明するための図。
【図３】本発明にかかるネットワークシステムの動作を説明するフローチャート。
【図４】本発明にかかるネットワークシステムの他の実施の形態を示すフローチャート。
【図５】本発明にかかるネットワークシステムの他の実施の形態を示すフローチャート。
【符号の説明】
１  個人アドレス帳検索手段
２  個人アドレス帳表示手段
３  個人アドレス帳選択手段
４  個人アドレス表示手段
５  個人のアドレス選択手段
６  登録・機器アドレス帳表示手段
７  登録・機器アドレス帳選択手段
８  登録・機器アドレス帳表示手段
９  登録・機器アドレス選択手段
１０  個人アドレス帳登録手段
１１  個人アドレス帳記憶手段
１２  アドレス追加手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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