(57)【要約】【課題】コーポレートカードを利用して発生した経費の精算における公費と私費の分離作業をより正確かつ迅速に行い、経費精算業務の効率を向上させることが可能な経費精算方法およびそのシステムを提供する。【解決手段】データ送受信用端末装置１６により法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２からカード利用データＡを取得する。データ送受信用端末装置１６に格納されているカード利用データＡをリムーバブル記憶装置４０に一旦記憶した後、リムーバブル記憶装置４０に記憶されたカード利用データＡをデータ処理装置２６の記憶手段４２に登録する。データ処理装置２６は、記憶手段４２にアクセスし、カード利用データＡの業種コードが指定業種コードデータＤに登録されている指定業種コードに該当しないと判定した場合、前記業種コードを含むカード利用データＡを私費として認定する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
団体と関係する個人が、前記団体と金融機関とが契約して発行されるコーポレートカードを利用することにより、発生した経費の精算を行う経費精算方法であって、
前記コーポレートカードの利用結果であるカード利用データを前記金融機関から取得するステップと、
前記カード利用データに含まれる前記コーポレートカードの利用先の業種を示す業種コードが、前記団体が公費の対象として指定する業種を示す指定業種コードに該当するか否かを判定するステップと、
前記業種コードが前記指定業種コードに該当しない場合、前記業種コードを含む前記カード利用データを私費と認定するステップと、
を有することを特徴とする経費精算方法。
【請求項２】
請求項１記載の経費精算方法において、
さらに、前記個人の申請に基づく経費精算に係る申請内容に対応する経費精算データを作成するステップと、
前記経費精算データを参照し、前記申請内容が前記団体が定める所定の基準に適合しているか否かを判定し、前記申請内容が前記基準に適合していると判定した場合、前記申請内容が承認されたものとして前記経費精算データを確定するステップと、
前記指定業種コードに該当する業種コードを含む前記カード利用データと、前記ステップで承認されて確定した前記経費精算データとを比較し、両者が所定の条件下で合致した場合、前記カード利用データを公費と認定するステップと、
を有することを特徴とする経費精算方法。
【請求項３】
団体と関係する個人が、前記団体と金融機関とが契約して発行されるコーポレートカードを利用することにより、発生した経費の精算を行う経費精算システムであって、
前記金融機関とネットワークを介して接続され、前記コーポレートカードの利用結果であるカード利用データを前記金融機関との間で送受信するデータ送受信用端末装置と、
前記個人によって経費精算に係る申請内容が入力されるとともに、入力された前記申請内容に対応する経費精算データを作成する申請用端末装置と、
前記データ送受信用端末装置を介して前記金融機関から取得した前記カード利用データに含まれる前記コーポレートカードの利用先の業種を示す業種コードが、前記団体が公費の対象として指定する業種を示す指定業種コードに該当するか否かを判定し、前記業種コードが前記指定業種コードに該当しない場合、前記業種コードを含む前記カード利用データを私費と認定し、一方、前記経費精算データを参照し、前記申請内容が前記団体が定める所定の基準に適合しているか否かを判定し、前記申請内容が前記基準に適合していると判定した場合、前記申請内容が承認されたものとして前記経費精算データを確定させ、この確定された前記経費精算データと、前記指定業種コードに該当する業種コードを含むカード利用データとを比較し、両者が所定の条件下で合致した場合、前記カード利用データを公費と認定するデータ処理装置と、
を備え、少なくとも、前記申請用端末装置と前記データ処理装置とがネットワークで接続されていることを特徴とする経費精算システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、金融機関が発行するコーポレートカードを利用することにより、発生した経費の精算を効率的に行う経費精算方法およびそのシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、法人と、この法人と関係する個人との間の出張旅費、研究費あるいは交際費などの経費の精算は、現金で行われていた。しかしながら、現金は、手配、受け渡しおよび管理が非常に煩雑であり、経理部門の担当者はかなりの負担を強いられていた。さらに、現金の場合、持ち運び中に紛失する可能性があるとともに、銀行などの金融機関が営業していない深夜における急な出張などの緊急時に迅速に対応できないという問題があった。
【０００３】
そこで、現金による経費精算を極力抑えるべく、法人とクレジット会社などの金融機関とが契約することによって発行されるコーポレートカードを各個人に付与し、キャッシュレスで経費を精算する方法が採用されている。
【０００４】
ところで、コーポレートカードの決済方式には、例えば、カード利用金額の全てを法人へ請求する法人支払型決済方式や、カード利用金額の全てを個人へ請求する個人支払型決済方式がある。また、コーポレートカードは、私費として利用される場合と公費として利用される場合があり、さらに、公費と私費とが混在する場合もある。
【０００５】
すなわち、前記法人支払型決済方式または個人支払型決済方式のコーポレートカードが公費と私費とが混在するような使われ方をした場合、前記コーポレートカードは、法人または個人どちらか一方の口座からしか引き落としができないため、法人あるいは個人が相手側の負担分を一時的に立て替える必要がある。例えば、個人支払型決済方式のコーポレートカードを用いて個人が公費、例えば、研究費に係る物品を購入した場合、この物品の購入代金は個人の口座から引き落とされる。この引き落とし時に、残高に余裕があるか、あるいは、法人から前記物品の購入代金が予め振り込まれていれば何ら問題ない。しかしながら、法人からの振込みが遅れ、個人口座の残高が不足した場合、前記購入代金の引き落としができないか、あるいは、個人口座の残高が不足する口座借越となるなどの懸念がある。
【０００６】
上記の問題を解決する決済方式として、公私分離型決済方式を挙げることができる（例えば、非特許文献１参照）。公私分離型決済方式は、カード利用総金額のうち公費分を法人に対して請求し、私費分を個人に対して請求する決済方式である。この方式によれば、法人あるいは個人が相手側負担分を一時的に立て替える必要がないため、前述したように引き落としができなかったり、口座借越となる問題を回避することができる。
【０００７】
【非特許文献１】
日本交通公社、“Ｃｏｒｐｏｒａｔｅ  ＣＡＲＤ”、［ｏｎｌｉｎｅ］、［平成１４年１１月１４日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｊｔｂ．ｃｏ．ｊｐ／ｊａｇｅｎｔ／ｊｔｂｃａｒｄ．ｈｔｍｌ＞
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、前記公私分離型決済方式では、カード利用金額を公費分と私費分とに仕分けする作業が必要である。従来、該仕分け作業は、クレジット会社から取得したカードの利用明細であるカード利用データに基づいて、実際にカードを利用した本人である個人によって行われていた。
【０００９】
この場合、例えば、個人が私用目的でカードを利用したにも関わらず、必要経費、すなわち公費として仕分けすることができるなど、仕分け作業をする段階で個人の主観が介在し易く、公費と私費の仕分け結果の信頼性が著しく低下する問題があった。
【００１０】
さらに、加盟店によっては、クレジット会社に対する売上票の送付が半月あるいは１ヶ月単位になることがある。従って、加盟店によっては、前記カード利用データの取得サイクルも、月に１、２回程度となってしまう。すなわち、このカード利用データに基づいて行われる該仕分け作業は、実際にカードを利用してから半月あるいは１ヶ月以上も経過した後に行われることになる。従って、経費の精算に必要な領収書や利用金額の控えを紛失し、あるいは、カード使用実績の記憶が曖昧なものとなる可能性が高くなる。
【００１１】
このように、個人の裁量に依存した従来の公費と私費の仕分け作業は、信頼性が極めて低いという問題があった。
【００１２】
本発明は、上記の問題を解決するためになされたものであり、コーポレートカードを利用して発生した経費の精算における公費と私費の分離作業をより正確かつ迅速に行い、経費精算業務の効率を向上させることが可能な経費精算方法およびそのシステムを提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
前記の課題を解決するために、本発明は、団体と関係する個人が、前記団体と金融機関とが契約して発行されるコーポレートカードを利用することにより、発生した経費の精算を行う経費精算方法であって、
前記コーポレートカードの利用結果であるカード利用データを前記金融機関から取得するステップと、
前記カード利用データに含まれる前記コーポレートカードの利用先の業種を示す業種コードが、前記団体が公費の対象として指定する業種を示す指定業種コードに該当するか否かを判定するステップと、
前記業種コードが前記指定業種コードに該当しない場合、前記業種コードを含む前記カード利用データを私費と認定するステップと、
を有することを特徴とする。
【００１４】
本発明において、経費精算における私費の認定は、業種コードを比較するといった客観的な方法で行われる。すなわち、個人の主観が介在することがなく、コーポレートカードを利用した経費精算における私費の認定をより正確に行うことが可能となる。従って、個人がコーポレートカードを私用目的で自由に使うことができるなど、コーポレートカードを有効に活用することができる。
【００１５】
この場合、団体には民法上の社団法人および財団法人、宗教法人、学校法人、中間法人法上の中間法人、農業協同組合、株式会社、有限会社などの法人や、あるいは、法人以外の団体、例えば、学術団体、学友会、町内会、クラブなどの権利能力なき社団が含まれる。
【００１６】
さらに、前記個人の申請に基づく経費精算に係る申請内容に対応する経費精算データを作成するステップと、前記経費精算データを参照し、前記申請内容が前記団体が定める所定の基準に適合しているか否かを判定し、前記申請内容が前記基準に適合していると判定した場合、前記申請内容が承認されたものとして前記経費精算データを確定するステップと、前記指定業種コードに該当する業種コードを含む前記カード利用データと、前記ステップで承認されて確定した前記経費精算データとを比較し、両者が所定の条件下で合致した場合、前記カード利用データを公費と認定するステップとを有すると、前記指定業種コードに該当すると判定されたカード利用データのうち、前記個人によって申請された後、承認されて信頼性が確保された経費精算データと合致したもののみを公費と認定するので、個人の裁量に依存した仕分け作業に比して公費の認定の信頼性をより一層高めることができる。
【００１７】
さらに、本発明は、団体と関係する個人が、前記団体と金融機関とが契約して発行されるコーポレートカードを利用することにより、発生した経費の精算を行う経費精算システムであって、
前記金融機関とネットワークを介して接続され、前記コーポレートカードの利用結果であるカード利用データを前記金融機関との間で送受信するデータ送受信用端末装置と、
前記個人によって経費精算に係る申請内容が入力されるとともに、入力された前記申請内容に対応する経費精算データを作成する申請用端末装置と、
前記データ送受信用端末装置を介して前記金融機関から取得した前記カード利用データに含まれる前記コーポレートカードの利用先の業種を示す業種コードが、前記団体が公費の対象として指定する業種を示す指定業種コードに該当するか否かを判定し、前記業種コードが前記指定業種コードに該当しない場合、前記業種コードを含む前記カード利用データを私費と認定し、一方、前記経費精算データを参照し、前記申請内容が前記団体が定める所定の基準に適合しているか否かを判定し、前記申請内容が前記基準に適合していると判定した場合、前記申請内容が承認されたものとして前記経費精算データを確定させ、この確定された前記経費精算データと、前記指定業種コードに該当する業種コードを含むカード利用データとを比較し、両者が所定の条件下で合致した場合、前記カード利用データを公費と認定するデータ処理装置と、
を備え、少なくとも、前記申請用端末装置と前記データ処理装置とがネットワークで接続されていることを特徴とする。
【００１８】
本発明によれば、データ送受信用端末装置を介して取得したカード利用データに含まれるカード利用先の業種を示す業種コードが、団体が公費の対象として指定する指定業種コードに該当するか否かをデータ処理装置が自動的に判定するので、個人の主観が介在することなく、コーポレートカードを利用した経費精算における私費の認定をより正確且つ迅速に行うことが可能となる。従って、経費精算業務の効率を向上させることができる。さらに、個人がコーポレートカードを私用目的で自由に使うことができるなど、コーポレートカードを有効に活用することができる。
【００１９】
また、本発明によれば、データ処理装置が指定業種コードに該当すると判定されたカード利用データのうち、申請用端末装置から入力された後、データ処理装置で承認されて信頼性が確保された経費精算データと合致したもののみを公費と認定するので、個人の裁量に依存した仕分け作業に比して公費の認定の信頼性をより一層高めることができる。しかも、この認定は、データ処理装置で自動的に行われるので、人間による作業に比して極めて迅速に行われる。
【００２０】
さらに、個人による申請用端末装置からの経費精算に係る申請は、データ送受信用端末装置によるカード利用データの取得処理とは無関係に行われる。すなわち、個人はコーポレートカードを利用した直後に経費精算の申請を行うことができ、申請内容が曖昧なものになることがなく、また、経費の精算に必要な領収書や利用金額の控えなどを紛失する可能性が極めて低くなり、従って、申請内容の信頼性が向上し、結果、公費と私費の仕分け精度を向上させることができる。
【００２１】
なお、上記における「団体が定める所定の基準」とは、例えば、団体内の経費精算に係る職務規程などであり、一方、「所定の条件」とは、前記経費精算データとカード利用データとを比較する際に、経費精算申請時における実質的に問題のない軽微な申請ミスによって前記経費精算データとカード利用データの両者が不一致と判定されないように、あるいは、前記カード利用データのフォーマットと団体内の申請フォーマットとが異なることによって両者が不一致と判定されないように、時間的、あるいは金額的に設けた許容範囲を言う。
【００２２】
【発明の実施の形態】
本発明に係る経費精算方法について、それを実施するシステムとの関係において好適な実施の形態を挙げ、添付の図面を参照しながら以下に説明する。
【００２３】
図１は、本実施の形態に係る経費精算システム１０の概略構成図である。経費精算システム１０は、団体、例えば、法人と、金融機関であるクレジット会社１２とが契約することにより発行されるコーポレートカードを前記法人と関係する自然人（以下、個人と言う）が利用して、クレジット会社１２と提携する加盟店から物品を購入し、あるいは、サービスの提供を受けることにより発生する経費、主に出張旅費の精算を行うシステムである。
【００２４】
経費精算システム１０は、電話回線などの法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２の端末装置（図示せず）と接続されるデータ送受信用端末装置１６と、イントラネットなどの法人内ネットワーク２０に接続された申請用端末装置２２と、上長用端末装置２４と、データ処理装置２６と、メール送受信用端末装置２８と、経理用端末装置３０とから基本的に構成される。法人内ネットワーク２０には、さらにプリンタなどの出力装置（図示せず）が必要に応じて接続される。前記各装置１６、２２、２４、２６、２８、３０は、プログラムを実行するＣＰＵなどのプログラム実行手段と、プログラムやデータを格納するメモリ、ハードディスクなどの記憶手段と、装置間で通信を行うための通信手段とを基本的に備え、また、必要に応じて、ＣＲＴなどの表示手段、キーボード、マウス、音声入力装置などの入力手段を備える。すなわち、前記各装置１６、２２、２４、２６、２８、３０は、前述したような構成の装置であればよく、例えば、汎用のコンピュータやワークステーションであってもよいし、このシステムに特化した専用機であってもよい。
【００２５】
データ送受信用端末装置１６は、法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２との間で、月に１、２回、カード利用データＡのやり取りを行う。
【００２６】
ここで、カード利用データＡについて説明する。カード利用データＡの基本フォーマットを図２に示す。カード利用データＡは、ヘッダ部ＡＨとデータ部ＡＤとから基本的に構成される。
【００２７】
ヘッダ部ＡＨは、図３に示すように、カード利用データＡの送信先である法人番号ＡＨ１、法人名ＡＨ２、カード利用データＡの送信元であるクレジット会社名ＡＨ３、カード利用データＡの送付年月日ＡＨ４、カード利用データＡの返却年月日ＡＨ５から基本的に構成される。なお、カード利用データＡの送付時には、返却年月日ＡＨ５は未設定である。
【００２８】
データ部ＡＤは、図４に示すように、カード利用会員番号ＡＤ１、カード利用年月日ＡＤ２、コーポレートカードを利用した先の加盟店コードＡＤ３、前記加盟店が属する業種コードＡＤ４、カード利用金額ＡＤ５、公費として法人に請求する公費請求金額ＡＤ６、私費として個人に請求する私費請求金額ＡＤ７、公私分離済フラグＡＤ８から構成される。業種コードＡＤ４は、例えば、ＩＳＯ（Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ  ｆｏｒ  Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ：国際標準化機構）業種コードを挙げることができる。また、カード利用金額ＡＤ５、公費請求金額ＡＤ６および私費請求金額ＡＤ７は、ＡＤ５＝ＡＤ６＋ＡＤ７の関係にあり、さらに、カード利用データＡの送付時には、公費請求金額ＡＤ６、私費請求金額ＡＤ７および公私分離済フラグＡＤ８は未設定である。なお、コーポレートカードの利用件数が複数の場合、ヘッダ部ＡＨは共通であるため１つであるが、データ部ＡＤはその件数に応じて複数設定される。例えば、カード利用件数が３件の場合、カード利用データＡは、図５に示す如きデータ構造となる。
【００２９】
以上のように構成されるカード利用データＡは、データ処理装置２６の記憶手段４２に格納される。ところで、データ処理装置２６とデータ送受信用端末装置１６間におけるカード利用データＡのやり取りは、図１に示すように、フロッピー（登録商標）・ディスクや光磁気ディスクなどのリムーバブル記憶装置４０によって行われる。このように、データ送受信用端末装置１６とデータ処理装置２６の間をネットワークなどで接続せずにオフラインにした理由は、セキュリティのためであって、例えば、ハッカーなどによる不正アクセスや法人内ネットワーク２０に接続された各装置２２、２４、２６、２８、３０内の情報、例えば、個人情報が外部に漏洩するのを回避するためである。
【００３０】
申請用端末装置２２は、基本的には、実際にコーポレートカードを利用した個人によって操作される。個人は、申請用端末装置２２を構成する表示手段に表示される入力画面を見ながら入力手段を用いて経費を精算するために必要な申請内容を入力する。この入力作業は、データ送受信用端末装置１６によって月に１、２回程度行われるカード利用データＡの取得処理とは全く無関係に、すなわち、コーポレートカードを利用した直後に行われる。申請用端末装置２２は、個人によって入力された申請内容から経費精算データＢを自動的に作成し、作成した経費精算データＢをデータ処理装置２６の記憶手段４２に格納する。
【００３１】
ここで、経費精算データＢについて説明する。経費精算データＢは、図６に示すように、カード利用会員番号Ｂ１、支払い方法Ｂ２、支払い年月日Ｂ３、支払い先コードＢ４、支払い先業種コードＢ５、基本料金Ｂ６、特別料金Ｂ７、総支払い金額Ｂ８、私費支払い金額Ｂ９、備考欄Ｂ１０、比較処理済フラグＢ１１から構成される。個人がコーポレートカードを利用した場合、支払い方法Ｂ２にはコーポレートカードを利用したことを示すコード（例えば、０）がセットされ、現金を利用した場合、現金を利用したことを示すコード（例えば、１）がセットされる。支払い先コードＢ４には、コーポレートカードの支払い先の固有のコードが設定され、支払い先業種コードＢ５には前記支払い先が属する業種コード、例えば、ＩＳＯ業種コードが設定される。基本料金Ｂ６には乗車料金などの基本的な料金が設定され、特別料金Ｂ７には自由席特急券、グリーン席特急券などの特別な料金が設定される。総支払い金額Ｂ８には、基本料金Ｂ６と特別料金Ｂ７の合計額が設定される。私費支払い金額Ｂ９には、総支払い金額Ｂ８の内、私費として支払った金額が設定される。比較処理済フラグＢ１１には、後述する経費精算データＢとカード利用データＡの比較処理が完了した際、完了済みを示すコードがセットされる。なお、経費精算項目が複数ある場合、経費精算データＢはその項目数に応じて複数設定される。例えば、経費精算項目が３件の場合、図７に示すようなデータ構造となる。
【００３２】
上長用端末装置２４は、基本的には、申請用端末装置２２から入力された経費の精算に必要な申請内容に対応する経費精算データＢが、後述する法人が定めた所定の基準に適合していない場合において、個人の上長によって操作される。
【００３３】
データ処理装置２６は記憶手段４２を有し、この記憶手段４２には前述したカード利用データＡおよび経費精算データＢが格納されるとともに、個人情報データＣおよび指定業種コードデータＤが格納される。
【００３４】
個人情報データＣは、各個人に関する各種情報をデータベース化したものであり、図８に示すように、ＩＤコードＣ１、氏名Ｃ２、生年月日Ｃ３、性別Ｃ４、職員区分Ｃ５、カード利用会員番号Ｃ６、カード有効期限Ｃ７、パスワードＣ８、パスワード期限Ｃ９、利用権限Ｃ１０、メールアドレスＣ１１などから構成される。このうち、利用権限Ｃ１０には、この個人が経費精算システム１０を利用することができる権限を有しているか否かを示すコードが設定される。例えば、個人が既に退職している場合には経費精算システム１０を利用する権限を喪失していることを示すコード（例えば、０）が設定され、個人が在職中で且つ経費精算システム１０の利用を許されている場合には該システムを利用する権限を有していることを示すコード（例えば、１）が設定される。
【００３５】
指定業種コードデータＤは、法人が公費の対象として指定する指定業種コードをデータベース化したものである。図９は、指定業種データコードＤのフォーマットの一例を示すものであり、指定業種コードＤ１を航空会社（業種コード＝４５１１）、鉄道会社（業種コード＝４１１２）およびバス会社（業種コード＝４１３１）の３業種に設定した場合を例に挙げている。なお、この場合の業種コードは、ＩＳＯ業種コードである。
【００３６】
メール送受信用端末装置２８は、申請用端末装置２２、上長用端末装置２４、データ処理装置２６、経理用端末装置３０間での電子メールの送受信を管理する。
【００３７】
経理用端末装置３０は、経理担当者によって操作される。経理担当者は、経理用端末装置３０を操作してデータ処理装置２６の記憶手段４２に格納されたカード利用データＡ、経費精算データＢ、個人情報データＣおよび指定業種コードデータＤにアクセスすることが可能である。経理担当者は、経理用端末装置３０を用いて、例えば、経費精算データＢにアクセスして支払い方法Ｂ２を参照して現金による精算であるか否かを確認する作業や、指定業種コードが変更された場合に指定業種コードデータＤを更新する作業や、あるいは、異動、退職などにより各個人に関する各種情報が変更になった場合、個人情報データＣを更新する作業などを行う。
【００３８】
本実施の形態の経費精算システム１０は、基本的には以上のように構成されるものであり、次に、この経費精算システム１０の動作について説明する。
【００３９】
図１０は、経費精算データＢを確定する手順を示すフローチャートである。先ず、申請用端末装置２２の表示手段に図１１に示すログイン画面Ｗ１が表示される。個人は、自分のＩＤコードおよびパスワードを入力した後、ログインボタン５０を押し、申請用端末装置２２にログインする（ステップＳ１０）。次いで、申請用端末装置２２は、データ処理装置２６の記憶手段４２に格納された個人情報データＣのパスワード期限Ｃ９を参照し、パスワードの期限が過ぎているか否かの判定を行い、期限が過ぎている場合、エラーメッセージなどを表示手段に表示し、ログインを拒否する。次いで、申請用端末装置２２は、前記個人情報データＣの利用権限Ｃ１０を参照し、ログインした個人が経費精算システム１０を利用する権限を有しているか否かの判定を行い、利用権限を有していないと判定した場合、エラーメッセージなどを表示手段に表示し、ログインを拒否する。
【００４０】
ログインが許可された場合、申請用端末装置２２を構成する表示手段には図１２に示す申請内容入力画面Ｗ２が表示される。個人は、経費精算に係る申請内容であって必須入力項目である支払い方法５２、支払い年月日５４、支払い先コード５６、支払い先業種コード５８、基本料金６０、特別料金６２、および備考欄６４の各項目に必要事項を入力する（ステップＳ１２）。申請用端末装置２２は、入力された各項目５２、５４、５６、５８、６０、６２、６４のデータから図６に示す経費精算データＢを自動的に作成する（ステップＳ１４）。この場合、経費精算データＢのカード利用会員番号Ｂ１には、図１１に示すログイン画面Ｗ１において入力されたＩＤコードに対応するＩＤコードを有する個人情報データＣ（図８参照）内のカード利用会員番号Ｃ６が設定される。申請用端末装置２２は、このようにして作成した経費精算データＢをデータ処理装置２６の記憶手段４２に格納し（ステップＳ１６）、格納が完了した旨をデータ処理装置２６に通知する（ステップＳ１８）。
【００４１】
格納完了通知を受けたデータ処理装置２６は、記憶手段４２に格納された経費精算データＢを参照し、個人が申請した経費精算に係る申請内容が法人が定めた所定の基準、例えば、法人内の経費精算に係る職務規程などに適合しているか否かを自動的に判定する（ステップＳ２０）。例えば、図６に示す経費精算データＢの特別料金Ｂ７にグリーン席特急券を購入した履歴があったとする。この場合、データ処理装置２６は経費精算データＢのカード利用会員番号Ｂ１をキーとして個人情報データＣの職員区分Ｃ５を参照する。この職員区分Ｃ５は個人の役職を示すものであり、例えば、役員クラス、マネージャクラス、一般クラスに分類されているものとする。そして、例えば、この個人の職員区分Ｃ５が一般クラスであったとする。一方で、「一般クラスの個人がグリーン車を利用することは原則禁止」とする職務規程があったとする。すなわち、この場合、一般クラスである個人がグリーン車を利用したことになるため、個人による申請内容が前記職務規程に適合していないと判定される。
【００４２】
個人が申請した経費精算に係る申請内容が法人が定めた所定の基準に適合していると判定された場合、ステップＳ３０の処理に移行する。
【００４３】
個人が申請した経費精算に係る申請内容が法人が定めた所定の基準に適合していないと判定された場合、データ処理装置２６は、メール送受信用端末装置２８を介して上長用端末装置２４に対して個人による申請内容が基準外と判定された旨の電子メールＭ１を送信する（ステップＳ２２）。
【００４４】
電子メールＭ１を受信した上長は、上長用端末装置２４からデータ処理装置２６の記憶手段４２にアクセスし、経費精算データＢの内容を確認し（ステップＳ２４）、前記個人による申請を承認するか否かを判断する（ステップＳ２６）。例えば、経費精算データＢの備考欄Ｂ１０にグリーン車を利用することが許容されている役員クラスに同行したことが記載されていた場合、上長は理由が正当であると判断し、該経費精算データＢを承認する。
【００４５】
一方、備考欄Ｂ１０に何ら記載がない場合、あるいは、理由が正当でないと上長が判断した場合、上長は、上長用端末装置２４を操作してメール送受信用端末装置２８を介して申請用端末装置２２に対して経費精算データＢが上長によって否認された旨の電子メールＭ２を送信する（ステップＳ２８）。この電子メールＭ２を受信した個人は、申請用端末装置２２に再度ログインし、ステップＳ２０における判定に合格するか、あるいはステップＳ２６における上長の承認判断に合格できるように、経費精算データＢの内容を修正する。
【００４６】
次いで、経費精算データＢが現金によって精算されたものであるか否かが判断される（ステップＳ３０）。具体的には、経理担当者が経理用端末装置３０を操作してデータ処理装置２６の記憶手段４２にアクセスして経費精算データＢの支払い方法Ｂ２を参照し、現金を利用したことを示すコードである１がセットされていた場合、この経費精算データＢが現金で精算されたものと判断する。
【００４７】
現金で精算されたと判断された場合、経理担当者は、予め、個人→上長→経理担当者経由で提出された領収書と経費精算データＢとを照合し、特に問題がなければ、現金で精算された金額を個人の口座に入金する（ステップＳ３２）。
【００４８】
以上のような処理を経て、経費精算データＢが確定する（ステップＳ３４）。
【００４９】
図１３は、カード利用データの取得処理および公私分離処理の手順を示すフローチャートである。この処理は、データ送受信用端末装置１６によって月に１、２回程度行われるカード利用データＡの取得処理時に実行される。
【００５０】
先ず、データ送受信用端末装置１６が法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２の端末装置にアクセスしてカード利用データＡを取得し、自身の記憶手段に格納する（ステップＳ５０）。
【００５１】
次いで、経理担当者は、データ送受信用端末装置１６の記憶手段に格納されているカード利用データＡをリムーバブル記憶装置４０に一旦記憶した後、このリムーバブル記憶装置４０をデータ処理装置２６に装填し、リムーバブル記憶装置４０に記憶されたカード利用データＡをデータ処理装置２６の記憶手段４２に登録する（ステップＳ５２）。
【００５２】
データ処理装置２６は、記憶手段４２にアクセスし、カード利用データＡのデータ部ＡＤに属する業種コードＡＤ４が指定業種コードデータＤに登録している指定業種コードＤ１（図９参照）に該当するか否かを判定する（ステップＳ５４）。
【００５３】
業種コードＡＤ４が登録された指定業種コードＤ１に該当しなかった場合、この業種コードＡＤ４を含むカード利用データＡは、個人の使用目的で利用されたものと判定され、私費として認定される（ステップＳ６８）。例えば、個人が移動手段として遊覧船を利用した場合、カード利用データＡの業種コードＡＤ４にはＩＳＯ業種コードで４４６８（マリンサービス）が設定されている。しかしながら、この業種コード４４６８は、公費の対象の業種コードとして指定業種コードデータＤ（図９参照）に登録されていない。従って、遊覧船を利用することによって発生した経費は、公費とはみなされず、私費として扱われる。
【００５４】
指定業種コードＤ１に該当すると判定された業種コードＡＤ４を有するカード利用データＡは、次なるステップＳ５６において、図１０に示すフローチャートの手順を経て、既に承認されて確定した経費精算データＢと比較される（ステップＳ５６）。
【００５５】
ここで、カード利用データＡと経費精算データＢとの比較処理について、図１４を用いて説明する。まず、単純比較処理が行われる（ステップＳ１００）。単純比較処理とは、経費精算データＢのカード利用会員番号Ｂ１とカード利用データＡのカード利用会員番号ＡＤ１を比較し、経費精算データＢの支払い年月日Ｂ３とカード利用データＡのカード利用年月日ＡＤ２を比較し、経費精算データＢの支払い先コードＢ４とカード利用データＡの加盟店コードＡＤ３を比較し、経費精算データＢの総支払い金額Ｂ８とカード利用データＡのカード利用金額ＡＤ５を単純に比較するものである。
【００５６】
前記単純比較処理の結果が判定され（ステップＳ１０２）、経費精算データＢとカード利用データＡとが全て合致した場合、正式に公費として認定され、カード利用データＡへの書き込み処理が施される（ステップＳ１０４）。具体的には、経費精算データＢの私費支払い金額Ｂ９がカード利用データＡのデータ部ＡＤの私費請求金額ＡＤ７に設定される。経費精算データＢの総支払い金額Ｂ８から私費支払い金額Ｂ９を差し引いた金額がカード利用データＡのデータ部ＡＤの公費請求金額ＡＤ６に設定される。この場合、経費精算データＢの私費支払い金額Ｂ９に私費が設定されていない場合、公費請求金額ＡＤ６＝総支払い金額Ｂ８となる。データ部ＡＤの公私分離済フラグＡＤ８に公私分離済みを示すコードがセットされ、カード利用データＡのヘッダ部ＡＨの返却年月日ＡＨ５が設定される。さらに、経費精算データＢの比較処理済フラグＢ１１に比較処理が終了したことを示すコードがセットされる。
【００５７】
次いで、処理の終了を示す処理終了フラグに比較処理が正常に終了したことを示す正常終了コードをセットし（ステップＳ１０６）、処理を終了する。
【００５８】
前記単純比較処理において経費精算データＢとカード利用データＡが合致しなかった場合、第１集計比較処理が行われる（ステップＳ１０８）。まず、合致しなかった経費精算データＢの中にカード利用会員番号Ｂ１と支払い年月日Ｂ３と支払い先コードＢ４が同一のレコードがあった場合、各レコードの総支払い金額Ｂ８の総和を求め、この総和と合致していないカード利用データＡのカード利用金額ＡＤ５とを比較する。例えば、個人が電車の往復乗車券を購入した際、クレジット会社１２は、法人に対して往復一括の金額を請求する。しかしながら、個人は、申請用端末装置２２から経費精算に係る申請内容を入力する際、往乗車券と復乗車券を個別に入力することがある。この際、実質的には何ら問題ないのだが、前記単純比較処理では合致していないと判断されてしまう。第１集計比較処理はこのような事態を救済するための処理である。
【００５９】
前記第１集計比較処理の結果が判定され（ステップＳ１１０）、経費精算データＢとカード利用データＡとが全て合致した場合、カード利用データＡへの書き込み処理（ステップＳ１０４）および正常終了コードのセット処理（ステップＳ１０６）が実行される。
【００６０】
前記第１集計比較処理において経費精算データＢとカード利用データＡとが合致しなかった場合、第２集計比較処理が行われる（ステップＳ１１２）。合致しなかったカード利用データＡの中にカード利用会員番号ＡＤ１とカード利用年月日ＡＤ２と加盟店コードＡＤ３が同一のレコードがあった場合、各レコードのカード利用金額ＡＤ５の総和を求め、この総和と合致していない経費精算データＢの総支払い金額Ｂ８とを比較する。例えば、個人が特急電車を利用した際、クレジット会社１２は、法人に対して乗車券の金額と特急券の金額とを個別に請求する。しかしながら、個人は、申請用端末装置２２から経費精算に係る申請内容を入力する際、乗車券と特急券を区別することなく一括して申請することがある。この際、実質的には何ら問題ないのだが、前記単純比較処理では合致していないと判断されてしまう。第２集計比較処理はこのような事態を救済するための処理である。
【００６１】
前記第２集計比較処理の結果が判定され（ステップＳ１１４）、経費精算データＢとカード利用データＡとが全て合致した場合、カード利用データＡへの書き込み処理（ステップＳ１０４）および正常終了コードのセット処理（ステップＳ１０６）が実行される。
【００６２】
前記第２集計比較処理において経費精算データＢとカード利用データＡとが合致しなかった場合、日時変更比較処理が施される（ステップＳ１１６）。日時変更比較処理は、合致しなかった経費精算データＢの支払い年月日Ｂ３を前後に適当に、例えば、±３日ずらしながら、合致していないカード利用データＡと比較する。例えば、個人が電車を利用したとする。この際、切符を購入した日と実際に乗車した日とが異なったとする。このようなケースの場合、個人が申請用端末装置２２から経費精算に係る申請内容を入力する際、切符を購入した日、すなわち、コーポレートカードを利用した日ではなく、乗車した日を誤って入力してしまうことがある。日時変更比較処理は、このような事態を救済するためのものである。
【００６３】
前記日時変更比較処理の結果が判定され（ステップＳ１１８）、経費精算データＢとカード利用データＡとが全て合致した場合、カード利用データＡへの書き込み処理（ステップＳ１０４）および正常終了コードのセット処理（ステップＳ１０６）が実行され、合致しなかった場合は、処理終了フラグに異常終了を示すコードがセットされる（ステップＳ１２０）。
【００６４】
ここで、図１３のフローチャートに示す処理に戻り、ステップＳ５８において、処理終了フラグが参照されて正常終了を示すコードがセットされているか否かが判定される。処理終了フラグに正常終了コードがセットされている場合、経理担当者は、確定したカード利用データＡをデータ処理装置２６の記憶手段４２から一旦リムーバブル記憶装置４０に記憶し、リムーバブル記憶装置４０をデータ送受信用端末装置１６に装填し、リムーバブル記憶装置４０に記憶されたカード利用データＡをデータ送受信用端末装置１６の記憶手段に格納する。データ送受信用端末装置１６は、カード利用データＡを法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２に返却する（ステップＳ６０）。公私分離済みのカード利用データＡを受け取ったクレジット会社１２は、カード利用データＡの公費請求金額ＡＤ６の金額を公費として法人に請求し、私費請求金額ＡＤ７の金額を私費として個人に請求する。
【００６５】
一方、処理終了フラグに異常終了コードがセットされている場合、データ処理装置２６は、メール送受信用端末装置２８を介して申請用端末装置２２に対して、経費精算データＢとカード利用データＡの比較処理に失敗した旨の電子メールＭ３を送信する（ステップＳ６２）。この電子メールＭ３を受信した個人は、申請用端末装置２２に再度ログインし、経費精算データＢとカード利用データＡとが合致するように経費精算データＢの内容を修正し、その後、再度ステップＳ５６の比較処理が実行される。
【００６６】
さらに、データ処理装置２６は、経費精算データＢの比較処理済フラグＢ１１を参照し、一定期間経過しても比較処理済とならない経費精算データＢがあるか否かを判定する（ステップＳ６４）。一定期間経過しても比較処理済とならない経費精算データＢが存在した場合、データ処理装置２６は、一定期間経過しても経費精算データＢが訂正されなかったので、経費精算データＢと合致していないカード利用データＡを自動的に私費として処理する旨を伝える電子メールＭ４を個人に対して送信した後（ステップＳ６６）、該カード利用データＡを自動的に私費と認定する（ステップＳ６８）。私費と認定されたカード利用データＡは、ステップＳ６０において、法人外ネットワーク１４を介してクレジット会社１２に返却される。
【００６７】
以上説明した本実施の形態における経費を精算するために必要な申請内容を申請用端末装置２２から入力する作業は、実際にコーポレートカードを利用した本人である個人によって行われるものとして説明したが、これに限定されるものではなく、コーポレートカードを利用した本人以外の代理入力者によって行うようにしてもよい。
【００６８】
例えば、申請用端末装置２２の表示手段に、図１５に示すような申請内容入力画面Ｗ３を表示する。この申請内容入力画面Ｗ３には実際にコーポレートカードを利用した個人の氏名を入力するカード利用者氏名６６入力欄が新たに設けられている。代理入力者は、このカード利用者氏名６６に実際にコーポレートカードを利用した個人の氏名を入力する。この場合、代理入力ではなく実際にコーポレートカードを利用した本人である個人によって入力作業が行われる場合、カード利用者氏名６６は空欄となる。
【００６９】
入力作業が本人によって行われた場合、すなわち、カード利用者氏名６６が空欄の場合、申請用端末装置２２は、図１１に示すログイン画面Ｗ１において入力されたＩＤコードに対応するＩＤコードを有する個人情報データＣ（図８参照）を検索し、該個人情報データＣ内のカード利用会員番号Ｃ６を経費精算データＢのカード利用会員番号Ｂ１に設定する。一方、入力作業が代理入力者によって行われた場合、すなわち、カード利用者氏名６６に実際にコーポレートカードを利用した個人の氏名が入力された場合、申請用端末装置２２は、カード利用者氏名６６に入力された氏名に対応する氏名を有する個人情報データＣを検索し、該個人情報データＣ内のカード利用会員番号Ｃ６を経費精算データＢのカード利用会員番号Ｂ１に設定する。
【００７０】
このように経費を精算するために必要な申請内容を実際にコーポレートカードを利用した個人以外の代理入力者が入力できるようにすることにより、コーポレートカードを実際に利用した個人が病気などにより長期間休んでいる場合、あるいは、実際にコーポレートカードを利用した個人が多忙で入力作業を容易に行うことができない役員であった場合でも、例えば、その個人の同僚、あるいは秘書などが代理入力することが可能となり、経費精算処理が滞ることがない。
【００７１】
また、本実施の形態では、申請内容入力画面Ｗ２、Ｗ３において、支払い先コード５６および支払い先業種コード５８を直接入力するようにしているが、例えば、図１６に示す申請内容入力画面Ｗ４の如く、支払い先７０と表示されたタイトル部分にマウスカーソルを合わせてクリックすると選択項目７２〜７８の一覧が表示され、この選択項目７２〜７８のいずれかをマウスカーソルで選択できるような表示形式の入力画面とすることもできる。この場合、データ処理装置２６の記憶手段４２には、図１７に示す如く選択項目７２〜７８毎に対応する支払い先コードおよび支払い先業種コードが格納された支払い先データＥが格納されており、申請用端末装置２２は、この支払い先データＥにアクセスし、各選択項目７２〜７８に対応する支払い先コードおよび支払い先業種コードを取得し、経費精算データＢの支払い先コードＢ４、支払い先業種コードＢ５にそれぞれ設定する。
【００７２】
このように支払い先コードおよび支払い先業種コードを直接入力するのではなく、選択項目７２〜７８の中から選択させるようにすることにより、個人あるいは個人に代わる代理入力者が申請用端末装置２２から経費精算に必要な申請内容を入力する際、支払い先コードおよび支払い先業種コードを調べる手間が省かれ、入力作業を簡素化させることができる。さらに、支払い先コードおよび支払い先業種コードを間違えて入力することがなくなるので、再入力などの無駄な作業が減り、結果、経費精算が迅速に行われる。
【００７３】
ところで、ＩＳＯ業種コードは、図１８に示すように、同一の業種でありながら異なるコードが付与される場合がある。また、業種によっては、図１９に示すように、加盟店にほぼ１対１に対応するほどに細分化してコードが付与される場合がある。そこで、ＩＳＯ業種コードを直接比較（図１３のステップＳ５４の処理参照）するのではなく、例えば、図１８に示す例に関しては、図２０に示すように、ＩＳＯ業種コード４０１１と４１１２とに対応した新たな一つの業種コード（例えば、２１）に一旦変換した後、この新たな業種コードで比較するようにしてもよい。このようにすることにより、指定業種コードデータＤの構成要素数が減り、データ処理装置２６の記憶手段４２における容量を削減することができる。さらに、構成要素数が減ることに伴い比較処理時間も短縮化され、結果、データ処理装置２６の処理を高速化させることができる。
【００７４】
なお、以上説明した本実施の形態では、出張旅費の精算を行うものとして説明してきたが、本実施の形態の経費精算システム１０は、研究費や交際費などを含む経費精算全般に広く適用することができる。
【００７５】
また、本実施の形態では、コーポレートカードを法人に適用した場合を例に挙げたが、コーポレートカードは法人以外の団体、例えば、学術団体、学友会、町内会などの権利能力なき社団にも適用することができる。
【００７６】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、経費精算における私費の認定は、業種コードを比較するといった客観的な方法で行われる。すなわち、個人の主観が介在することがなく、コーポレートカードを利用した経費精算における私費の認定をより正確に行うことが可能となる。従って、個人がコーポレートカードを私用目的で自由に使うことができるなど、コーポレートカードを有効に活用することができる。
【００７７】
さらに、団体が指定した指定業種コードに該当すると判定されたカード利用データのうち、前記個人によって申請された後、承認されて信頼性が確保された経費精算データと合致したもののみを公費と認定するので、個人の裁量に依存した仕分け作業に比して公費の認定の信頼性をより一層高めることができる。
【００７８】
また、本発明によれば、データ送受信用端末装置を介して取得したカード利用データに含まれるカード利用先の業種を示す業種コードが、団体が公費の対象として指定する指定業種コードに該当するか否かをデータ処理装置が自動的に判定するので、個人の主観が介在することなく、コーポレートカードを利用した経費精算における私費の認定をより正確且つ迅速に行うことが可能となる。従って、経費精算業務の効率を向上させることができる。さらに、個人がコーポレートカードを私用目的で自由に使うことができるなど、コーポレートカードを有効に活用することができる。
【００７９】
また、本発明によれば、データ処理装置が指定業種コードに該当すると判定されたカード利用データのうち、申請用端末装置から入力された後、データ処理装置で承認されて信頼性が確保された経費精算データと合致したもののみを公費と認定するので、個人の裁量に依存した仕分け作業に比して公費の認定の信頼性をより一層高めることができる。しかも、この認定は、データ処理装置で自動的に行われるので、人間による作業に比して極めて迅速に行われる。
【００８０】
さらに、個人による申請用端末装置からの経費精算に係る申請は、データ送受信用端末装置によるカード利用データの取得処理とは無関係に行われる。すなわち、個人はコーポレートカードを利用した直後に経費精算の申請を行うことができ、申請内容が曖昧なものになることがなく、また、経費の精算に必要な領収書や利用金額の控えなどを紛失する可能性が極めて低くなり、従って、申請内容の信頼性が向上し、結果、公費と私費の仕分け精度を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る経費精算システムの概略構成図である。
【図２】カード利用データの基本フォーマットを示す説明図である。
【図３】図２に示すカード利用データのヘッダ部の詳細フォーマットを示す説明図である。
【図４】図２に示すカード利用データのデータ部の詳細フォーマットを示す説明図である。
【図５】カード利用件数が複数ある場合のカード利用データのデータ構造を示す説明図である。
【図６】経費精算データの詳細フォーマットを示す説明図である。
【図７】経費精算項目が複数ある場合の経費精算データのデータ構造を示す説明図である。
【図８】個人情報データの詳細フォーマットを示す説明図である。
【図９】指定業種コードデータの詳細フォーマットを示す説明図である。
【図１０】経費精算データを確定する手順を示すフローチャートである。
【図１１】申請用端末装置の表示手段に表示されるログイン画面を示す説明図である。
【図１２】申請用端末装置の表示手段に表示される申請内容入力画面を示す説明図である。
【図１３】カード利用データの取得処理および公私分離処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】カード利用データと経費精算データとの比較処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】図１２に示す申請内容入力画面の別の画面例を示す説明図である。
【図１６】図１２に示す申請内容入力画面のまた別の画面例を示す説明図である。
【図１７】支払い先データの詳細フォーマットを示す説明図である。
【図１８】同一の業種でありながら異なるコードが付与された複数のＩＳＯ業種コードを示す説明図である。
【図１９】細分化されたコードが付与された複数のＩＳＯ業種コードを示す説明図である。
【図２０】図１８に示す複数のＩＳＯ業種コードを一つの新たな業種コードに変換した状態を示す説明図である。
【符号の説明】
１０…経費精算システム                １２…クレジット会社
１４…法人外ネットワーク              １６…データ送受信用端末装置
２０…法人内ネットワーク              ２２…申請用端末装置
２４…上長用端末装置                  ２６…データ処理装置
２８…メール送受信用端末装置          ３０…経理用端末装置
４０…リムーバブル記憶装置            ４２…記憶手段
【図１】
2004252675.tif 000003
【図２】
2004252675.tif 000004
【図３】
2004252675.tif 000005
【図４】
2004252675.tif 000006
【図５】
2004252675.tif 000007
【図６】
2004252675.tif 000008
【図７】
2004252675.tif 000009
【図８】
2004252675.tif 000010
【図９】
2004252675.tif 000011
【図１０】
2004252675.tif 000012
【図１１】
2004252675.tif 000013
【図１２】
2004252675.tif 000014
【図１３】
2004252675.tif 000015
【図１４】
2004252675.tif 000016
【図１５】
2004252675.tif 000017
【図１６】
2004252675.tif 000018
【図１７】
2004252675.tif 000019
【図１８】
2004252675.tif 000020
【図１９】
2004252675.tif 000021
【図２０】
2004252675.tif 000022