(57)【要約】【課題】飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能な電子文書回覧システムを提供する。【解決手段】前記ネットワーク上に接続された複数のクライアント端末と、前記ネットワーク上におけるインターネットメールを含むグループウエアサーバと、前記電子的な稟議決裁文書を保存するための文書保存管理装置とを有し、電子的な稟議決裁文書の作成者が、前記クライアント端末を介して、文書の決裁規則に基づいて稟議決裁経路を設定し、電子的な稟議決裁処理を開始し、この電子的な稟議決裁回覧処理途中において、決裁承認依頼を受けた任意の担当者が不在の場合、決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者を飛ばし、稟議決裁回覧処理が進められると共に、飛ばされた決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者が、後閲者として設定され、対象案件の決裁完了後に、その後閲者に自動的に後閲依頼が送信される構成となっている。【選択図】      図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク上に電子的な稟議決裁文書を回覧して稟議決裁処理を行う電子文書回覧システムであって、
前記ネットワーク上に接続された複数のクライアント端末と、
前記ネットワーク上におけるインターネットメールを含むグループウエアサーバと、
前記電子的な稟議決裁文書を保存するための文書保存管理装置とを有し、
電子的な稟議決裁文書の作成者が、前記クライアント端末を介して、文書の決裁規則に基づいて稟議決裁経路を設定し、電子的な稟議決裁処理を開始し、この電子的な稟議決裁回覧処理途中において、決裁承認依頼を受けた任意の担当者が不在の場合、決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者を飛ばし、稟議決裁回覧処理が進められると共に、飛ばされた決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者が、後閲者として設定され、対象案件の決裁完了後に、その後閲者に自動的に後閲依頼が送信されることを特徴とする電子文書回覧システム。
【請求項２】
請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを作成者に決裁完了時にメールにて示すことを特徴とした電子文書回覧システム。
【請求項３】
請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを電子的な稟議決裁文書上に示すことを特徴とした電子文書回覧システム。
【請求項４】
請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを電子的な稟議決裁文書を管理する文書管理台帳上にて示すことを特徴とした電子文書回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、グループウエアを用いて電子的な稟議決裁文書を電子的に回覧し、電子的な稟議決裁処理を行う電子文書回覧システムに関し、特に、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能な電子文書回覧システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、インターネットメールを含むグループウエア環境の普及により、文書の作成者により作成された電子文書が、電子的に回覧され、電子的な稟議決裁処理が行われるようになってきている。前記電子文書は、グループウエアで作成される書誌情報とそれに添付されるワープロソフト等のアプリケーションにより作成される電子文書実体から構成されるものとなっている。
このような電子文書に関する技術は広く知られており、例えば、特開２００２−０８２８３６公報では、次に電子文章の決済を行う端末を指定することで決済ルートのミスが発生しないようにした技術が開示されている。
ところで、前記従来技術においては、以下のような問題があった。
すなわち、例えば、電子的な稟議決裁経路に設定された人には、稟議決裁処理依頼のメールが送信され、それを処理しなければならいわけであるが、稟議決裁処理依頼を受けた担当者が不在（出張等による長期不在や休暇や病欠等短期の場合）である場合、稟議決裁処理が停滞してしまう。これは、特に、対象案件が至急を要する場合には大きな問題となってしまう。
このような場合を考慮すると、起案者が代理決裁承認処理（稟議決裁経路に設定された担当者の不在時に別の担当者が代行して決裁承認処理を行う）や飛ばし処理（次の稟議決裁経路に設定された人に稟議決裁依頼処理を進める）を実行することが望ましい。そして、このような場合は不在者に代わり処理を行うものに稟議決裁処理依頼のメールが送信される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前記従来の飛ばし処理では、飛ばされた稟議決裁承認依頼を受けた担当者は、稟議決裁処理を飛ばされた事を、稟議決裁処理依頼時のメールを開くことで知ることは可能であるが、そのメールは、不在時に受信した他のメールに埋もれてしまい、容易に確認することができない問題点があった。
また、文書の作成者としては、稟議決裁処理実行時、やもうえず不在の稟議決裁処理依頼を受けた担当者を飛ばしているが、本来は文書の内容に対する承認を得たいがために稟議決裁経路に設定しているものである。したがって、決裁後であっても、文書に対する内容確認がその不在者により確実に行なわれているかどうか判らないことは問題であった。
本発明の目的は、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能な電子文書回覧システムを提供することである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成するために、請求項１記載の発明は、ネットワーク上に電子的な稟議決裁文書を回覧して稟議決裁処理を行う電子文書回覧システムにおいて、前記ネットワーク上に接続された複数のクライアント端末と、前記ネットワーク上におけるインターネットメールを含むグループウエアサーバと、前記電子的な稟議決裁文書を保存するための文書保存管理装置とを有し、電子的な稟議決裁文書の作成者が、前記クライアント端末を介して、文書の決裁規則に基づいて稟議決裁経路を設定し、電子的な稟議決裁処理を開始し、この電子的な稟議決裁回覧処理途中において、決裁承認依頼を受けた任意の担当者が不在の場合、決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者を飛ばし、稟議決裁回覧処理が進められると共に、飛ばされた決裁承認依頼を受けた前記任意の担当者が、後閲者として設定され、対象案件の決裁完了後に、その後閲者に自動的に後閲依頼が送信されることを特徴とする。
したがって、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となる。
また、請求項２記載の発明は、請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを作成者に決裁完了時にメールにて示すことを特徴とする。
したがって、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、作成者に対して、後閲者が設定されていることを容易に通知することが可能となる。
また、請求項３記載の発明は、請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを電子的な稟議決裁文書上に示すことを特徴とする。
したがって、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、稟議決裁文書上に後閲者が設定されていることにより、誰が飛ばされたのかを容易に把握することが可能となる。
また、請求項４記載の発明は、請求項１の電子文書回覧システムにおいて、前記後閲者が設定されていることを電子的な稟議決裁文書を管理する文書管理台帳上にて示すことを特徴とする。
したがって、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、文書管理台帳上に後閲者が設定されていることにより、誰が飛ばされたのかを容易に把握することが可能となる。
【０００５】
【発明の実施の形態】
以下に添付の図を参照してこの発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明による電子文書回覧システムの一実施形態の概略図である。
図１に示すように、この電子文書回覧システムは、複数のクライアントＰＣ１と、インターネットメールを含むグループウエアサーバ３と、グループウエアサーバ３により作成される文書の書誌的情報とそれに添付される電子文書実体から構成される電子的な稟議決裁文書を保存するための文書保存管理装置５と、電子的な稟議決裁文書の出力を行う出力機器７とが、ネットワーク９を介して接続される構成となっている。
図２は、図１に示した電子文書回覧システムにおける電子文書の電子回覧フローの一例を示す図であり、図３は、電子文書の一構成例を示す図であり、図４は、本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第１実施形態のフローチャートである。
【０００６】
次に、図２、図３、図４、図５を参照して本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第１実施形態について説明する。
まず、図４のステップ１０１において、図２に示す作成者は、以下に示すように、図１に示す環境におかれたクライアントＰＣ１にて図３に示すような電子文書の作成を行い、電子稟議決裁処理を開始する。すなわち、電子回覧による電子稟議決裁処理を受けるために、グループウエアサーバ３を用いて、図３に示すように誌情報の作成し、作成した電子文書実体を添付し、電子文書を作成する。同時に電子的な稟議決裁経路（図２参照）の設定を文書の内容から決裁規則（文書の決裁を受ける際に、文書に対して必要となる審査、承認、決裁者が誰であるかを規定した規則）にしたがって設定し、電子的な稟議決裁処理を開始する。
ここで、稟議決裁回覧経路の順番は、職責の下位のものから上位のものへとなっており、最終的に上位の職責者が決裁・承認を行うことにより、案件に対する決裁承認が決定されるようになっている。
次に、作成された文書に従って、稟議決裁処理が、図２に示すように承認者１から実施されるわけであるが、ステップ１０３において、各承認者ごとに承認されたか却下されたか飛ばされたかが判定されて行き、前記ステップ１０３において承認されたか飛ばされた場合、ステップ１０５において、現在の承認者が最後の承認者か途中の承認者かが判定される。
前記ステップ１０５において途中の承認者と判定された場合、ステップ１０７において、その途中の承認者が承認したか飛ばされたかが判定され、飛ばされた場合、ステップ１０９において、この飛ばされた承認者が後閲者のリストに追加されて登録される。図２に示す一例の場合、承認者２が不在のため、作成者によって承認者３に決裁処理が飛ばされ、この時、飛ばされた承認者２が後閲者のリストに追加登録される。すなわち、作成者によって、図５（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの左欄のユーザリストから承認者２が選択され、図５（ａ）に示す飛ばしボタンが押下されて、図５（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの右欄の後閲者リストに承認者２が追加される。
次に、ステップ１１１において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１３において、後閲者のリストに後閲者があるか否かが判定され、後閲者のリストに後閲者がある場合、ステップ１１５において、後閲者のリストに登録された後閲者に後閲確認依頼メールが送信される。図２に示す一例の場合、決裁処理終了後、後閲者として承認者２が登録されているので、承認者２に後閲確認依頼メールが送信される。
そして、ステップ１１７において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１９において、稟議決裁処理が終了される。
【０００７】
次に、図２、図３、図６、図７を参照して本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第２実施形態について説明する。尚、同じステップには同じステップ番号を付してある。
この第２実施形態では、前記第１実施形態においてさらに作成者にも決裁が完了した旨のメールが送信されるようにしたものである。
すなわち、図６のステップ１０１において、図２に示す作成者は、以下に示すように、図１に示す環境におかれたクライアントＰＣ１にて図３に示すような電子文書の作成を行い、電子稟議決裁処理を開始する。すなわち、電子回覧による電子稟議決裁処理を受けるために、グループウエアサーバ３を用いて、図３に示すように誌情報の作成し、作成した電子文書実体を添付し、電子文書を作成する。同時に電子的な稟議決裁経路（図２参照）の設定を文書の内容から決裁規則にしたがって実施する。
次に、作成された文書に従って、稟議決裁処理が、図２に示すように承認者１から実施されるわけであるが、ステップ１０３において、各承認者ごとに承認されたか却下されたか飛ばされたかが判定されて行き、前記ステップ１０３において承認されたか飛ばされた場合、ステップ１０５において、現在の承認者が最後の承認者か途中の承認者かが判定される。
前記ステップ１０５において途中の承認者と判定された場合、ステップ１０７において、その途中の承認者が承認したか飛ばされたかが判定され、飛ばされた場合、ステップ１０９において、この飛ばされた承認者が後閲者のリストに追加されて登録される。図２に示す一例の場合、承認者２が不在のため、作成者によって承認者３に決裁処理が飛ばされ、この時、飛ばされた承認者２が後閲者のリストに追加登録される。すなわち、作成者によって、図７（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの左欄のユーザリストから承認者２が選択され、図７（ａ）に示す飛ばしボタンが押下されて、図７（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの右欄の後閲者リストに承認者２が追加される。
次に、ステップ１１１において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１３において、後閲者のリストに後閲者があるか否かが判定され、後閲者のリストに後閲者がある場合、ステップ１１５において、後閲者のリストに登録された後閲者に後閲確認依頼メールが送信され、ステップ１２１において、作成者にも決裁が完了した旨のメールが送信される。ここで、決裁が完了した旨のメールには、後閲者が設定されていることが表示される。
図２に示す一例の場合、決裁処理終了後、後閲者として承認者２が登録されているので、承認者２に、図７（ｃ）に示すような後閲確認依頼メールが送信される。
そして、ステップ１１７において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１９において、稟議決裁処理が終了される。
【０００８】
次に、図２、図３、図８、図９を参照して本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第３実施形態について説明する。尚、同じステップには同じステップ番号を付してある。
この第３実施形態では、前記第１実施形態においてさらに決裁が完了した文書が開かれた際、後閲者が設定されている旨の表記が稟議決裁文書上に表示されるようにしたものである。
すなわち、図８のステップ１０１において、図２に示す作成者は、以下に示すように、図１に示す環境におかれたクライアントＰＣ１にて図３に示すような電子文書の作成を行い、電子稟議決裁処理を開始する。すなわち、電子回覧による電子稟議決裁処理を受けるために、グループウエアサーバ３を用いて、図３に示すように誌情報の作成し、作成した電子文書実体を添付し、電子文書を作成する。同時に電子的な稟議決裁経路（図２参照）の設定を文書の内容から決裁規則にしたがって実施する。
次に、作成された文書に従って、稟議決裁処理が、図２に示すように承認者１から実施されるわけであるが、ステップ１０３において、各承認者ごとに承認されたか却下されたか飛ばされたかが判定されて行き、前記ステップ１０３において承認されたか飛ばされた場合、ステップ１０５において、現在の承認者が最後の承認者か途中の承認者かが判定される。
前記ステップ１０５において途中の承認者と判定された場合、ステップ１０７において、その途中の承認者が承認したか飛ばされたかが判定され、飛ばされた場合、ステップ１０９において、この飛ばされた承認者が後閲者のリストに追加されて登録される。図２に示す一例の場合、承認者２が不在のため、作成者によって承認者３に決裁処理が飛ばされ、この時、飛ばされた承認者２が後閲者のリストに追加登録される。すなわち、作成者によって、図９（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの左欄のユーザリストから承認者２が選択され、図９（ａ）に示す飛ばしボタンが押下されて、図９（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの右欄の後閲者リストに承認者２が追加される。
【０００９】
次に、ステップ１１１において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１３において、後閲者のリストに後閲者があるか否かが判定され、後閲者のリストに後閲者がある場合、ステップ１１５において、後閲者のリストに登録された後閲者に後閲確認依頼メールが送信され、ステップ１２３において、この時、決裁が完了した文書が開かれた際、後閲者が設定されている旨の表記が稟議決裁文書上に表示される。
図２に示す一例の場合、決裁処理終了後、後閲者として承認者２が登録されているので、稟議決裁文書上に、図９（ｃ）に示すような後閲者リストが表示される。
そして、ステップ１１７において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１９において、稟議決裁処理が終了される。
【００１０】
次に、図２、図３、図１０、図１１を参照して本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第４実施形態について説明する。尚、同じステップには同じステップ番号を付してある。
この第４実施形態では、前記第１実施形態においてさらに決裁が完了した文書を管理する文書管理台帳が開かれた際、後閲者が設定されている旨の表記が文書管理台帳上に表示されるようにしたものである。
すなわち、図１０のステップ１０１において、図２に示す作成者は、以下に示すように、図１に示す環境におかれたクライアントＰＣ１にて図３に示すような電子文書の作成を行い、電子稟議決裁処理を開始する。すなわち、電子回覧による電子稟議決裁処理を受けるために、グループウエアサーバ３を用いて、図３に示すように誌情報の作成し、作成した電子文書実体を添付し、電子文書を作成する。同時に電子的な稟議決裁経路（図２参照）の設定を文書の内容から決裁規則にしたがって実施する。
【００１１】
次に、作成された文書に従って、稟議決裁処理が、図２に示すように承認者１から実施されるわけであるが、ステップ１０３において、各承認者ごとに承認されたか却下されたか飛ばされたかが判定されて行き、前記ステップ１０３において承認されたか飛ばされた場合、ステップ１０５において、現在の承認者が最後の承認者か途中の承認者かが判定される。
前記ステップ１０５において途中の承認者と判定された場合、ステップ１０７において、その途中の承認者が承認したか飛ばされたかが判定され、飛ばされた場合、ステップ１０９において、この飛ばされた承認者が後閲者のリストに追加されて登録される。図２に示す一例の場合、承認者２が不在のため、作成者によって承認者３に決裁処理が飛ばされ、この時、飛ばされた承認者２が後閲者のリストに追加登録される。すなわち、作成者によって、図９（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの左欄のユーザリストから承認者２が選択され、図９（ａ）に示す飛ばしボタンが押下されて、図９（ｂ）に示す確認メッセージダイアログの右欄の後閲者リストに承認者２が追加される。
次に、ステップ１１１において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１３において、後閲者のリストに後閲者があるか否かが判定され、後閲者のリストに後閲者がある場合、ステップ１１５において、後閲者のリストに登録された後閲者に後閲確認依頼メールが送信され、ステップ１２５において、この時、決裁が完了した文書を管理する文書管理台帳が開かれた際、後閲者が設定されている旨の表記が文書管理台帳上に表示される。
図２に示す一例の場合、決裁処理終了後、後閲者として承認者２が登録されているので、文書管理台帳上に、図１１（ａ）、（ｂ）に示すような後閲者が設定されている旨の表記が表示される。
そして、ステップ１１７において、決裁完了処理が行われ、ステップ１１９において、稟議決裁処理が終了される。
【００１２】
【発明の効果】
以上の説明から理解されるように、本発明によれば、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となる。
また、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、作成者に対して、後閲者が設定されていることを容易に通知することが可能となる。
また、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、稟議決裁文書上に後閲者が設定されていることにより、誰が飛ばされたのかを容易に把握することが可能となる。
また、飛ばされた稟議決裁処理依頼を受けた担当者に対して、文書の稟議決裁処理があったことを確実に通知することが可能となり、さらに、文書管理台帳上に後閲者が設定されていることにより、誰が飛ばされたのかを容易に把握することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による電子文書回覧システムの一実施形態の概略図である。
【図２】図１に示した電子文書回覧システムにおける電子文書の電子回覧フローの一例を示す図である。
【図３】図１に示した電子文書回覧システムにおける電子文書の一構成例を示す図である。
【図４】本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第１実施形態のフローチャートである。
【図５】図４に示した電子文書回覧処理の第１実施形態における動作表示例を示す図である。
【図６】本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第２実施形態のフローチャートである。
【図７】図６に示した電子文書回覧処理の第２実施形態における動作表示例を示す図である。
【図８】本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第３実施形態のフローチャートである。
【図９】図８に示した電子文書回覧処理の第３実施形態における動作表示例を示す図である。
【図１０】本発明による電子文書回覧システムにおける電子文書回覧処理の第４実施形態のフローチャートである。
【図１１】図１０に示した電子文書回覧処理の第４実施形態における動作表示例を示す図である。
【符号の説明】
１…クライアントＰＣ、３…グループウエアサーバ、５…文書保存管理装置、７…出力機器、９…ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2004252506.tif 000010
【図９】
2004252506.tif 000011
【図１０】
2004252506.tif 000012
【図１１】
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