(57)【要約】【課題】ユーザの操作を簡略化し、文書登録を効率よく行うことができる文書管理システムを提供する。【解決手段】文書管理装置７と、文書登録時にフォームを認識するフォーム認識装置４と、フォーム認識後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置５と、フォームと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置６とを備えた文書管理システム。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理装置と、文書登録時にフォームを認識するフォーム認識装置と、フォーム認識後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、フォームと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書管理装置と、文書登録時に文書のタイトルを自動的に抽出するタイトル抽出装置と、タイトル抽出後以前登録したファルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、タイトルと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書管理装置と、文書登録時に文書の重要文を自動的に抽出する重要文抽出装置と、重要文抽出後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、重要文と登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１〜３に記載の文書管理システムの動作をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書登録時における文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書登録時における文書管理システムに関連して、例えば、特許文献１〜３記載の技術が知られている。
【特許文献１】特開２００１−１０１１６９公報
【特許文献２】特開２００２−２５９８９５公報
【特許文献３】特開２００２−２６９１２６公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
現在の文書管理システムでは、文書管理システムに接続するアプリケーションを起動し、ユーザがキャビネット、フォルダを選択して文書を登録する。しかし、自動的に文書の登録先を分類でき、ユーザの手間を省くと共に、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるようにして誤操作が防ぐことができるシステムが望まれている。
本発明は、ユーザの操作を簡略化し、文書登録を効率よく行うことができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時にフォームを認識するフォーム認識装置と、フォーム認識後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、フォームと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項１記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書のフォームを自動的に認識し、登録文書のフォームを記録する。以前、同じフォームの文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、フォームと登録フォルダを記録する。
請求項２記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時に文書のタイトルを自動的に抽出するタイトル抽出装置と、タイトル抽出後以前登録したファルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、タイトルと登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書のタイトルを自動的に抽出する。以前、同じタイトルの文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、抽出したタイトルと登録フォルダを記録する。
請求項３記載の発明は、文書管理装置と、文書登録時に文書の重要文を自動的に抽出する重要文抽出装置と、重要文抽出後以前登録したフォルダを検索し同じフォルダに登録する文書登録装置と、重要文と登録フォルダを記録する登録フォルダ記録装置とを備えた文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項３記載の発明では、データベースなどを使用した文書管理システムにおいて、文書登録時に文書の重要文を自動的に抽出する。以前、同じ重要文の文書が登録されたフォルダに文書を登録する。新規の場合には、抽出した重要文と登録フォルダを記録する。
請求項４記載の発明は、請求項１〜３に記載の文書管理システムの動作をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体を最も主要な特徴とする。
請求項４記載の発明によれば、上記請求項１〜３記載の機能を記録媒体が読み込み可能なコンピュータにて実現することができる。
【０００５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。本文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、フォーム認識装置４、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、フォーム認識装置４で自動的に登録文書のフォームを認識する。文書のフォームを認識後、以前同じフォームの文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合は文書登録装置５でそのフォルダに対し文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、認識したフォームとユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
以下、第１の実施の形態にかかる文書管理システムとして、データベース７をベースにした文書管理システムを例にとり、図２に示したフローチャートに基づいて処理の詳細を述べる。
データベース７をベースにした文書管理システムでは、通常、登録した文書、フォルダ、ショートカットなど様々で情報がデータベース７に登録される（Ｓ１）。文書管理システムは、会社などで扱われるドキュメントが管理される。その文書には、業務上で作成された文書や画像などがあるが、業種などによっては、ある決められた形式の文書を登録するという場合がある。たとえば、商品の注文書や請求書などである。これらは、会社あるいは、製品などによって決められたフィールドで区切られている。ユーザがデータベース７に文書を登録する場合、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、登録したいキャビネット、フォルダを選択し、文書の読み込み登録を行う。つまり、文書の登録場所の分類は、登録するユーザによって行われる。
【０００６】
本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリーションを起動し、文書を読み込む。その際、自動的にその文書のフォームを認識する（Ｓ２）。このフォーム認識に際しては、傾き補正を行い文書のフォームを認識する。この認識したフォームの文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ３）。
もし、検索し同じフォームが見つかった場合（Ｓ３で“あり”）、そのフォームの文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかを取得する。この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ４）。もし、同じフォームが見つからなかった場合（Ｓ３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書のフォームと登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース７内のテーブルに保存しておく（Ｓ７）。これが、次回同じフォーム登録時使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【０００７】
図３は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、タイトル抽出装置８、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、タイトル抽出装置８で自動的に登録文書のタイトルを抽出する。文書のタイトルを抽出後、以前と同じタイトルの文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合、そのフォルダに対し文書登録装置５で文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、抽出したタイトルとユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
【０００８】
以下、第２の実施の形態に係る文書管理システムとして、データベースをベースにした文書管理システムを例にとり、図４に示したフローチャートに基づき説明する。
本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、文書を読み込み登録する（Ｓ１１）。その際、自動的にその文書のタイトルを抽出する（Ｓ１２）。このタイトルの抽出は、文書内の文字のポイント、文字数などを総合的に判断し、文書中からタイトルを抽出する。
この抽出したタイトルの文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ１３）。もし、検索し同じタイトルが見つかった場合（Ｓ１３で“あり”）、そのタイトルの文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかの情報を取得し、この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ１４）。もし、同じタイトルが見つからなかった場合（Ｓ１３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ１５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ１６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書のタイトルと登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース内のテーブルに保存しておく（Ｓ１７）。これが、次回同じタイトル登録時に使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【０００９】
図５は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。本文書管理システムは、スキャナ１、文書管理接続アプリケーション２、ファイルシステム３、重要文抽出装置９、文書登録装置５、登録フォルダ記録装置６、文書管理装置（データベース）７を備えている。
文書管理接続アプリケーション２は、ファイルシステム３上のファイルやスキャナ１から読み取ったファイルの登録を行う。文書登録が行われると、重要文抽出装置９で登録文書の重要文を抽出する。文書の重要文を抽出後、以前同じ重要文の文書を登録したフォルダを検索する。もし、以前登録していた場合、そのフォルダに対し文書登録装置５で文書の登録を行う。もし、登録フォルダが見つからなかった場合、抽出した重要文とユーザが選択して登録するフォルダを登録フォルダ記録装置６で記録する。
【００１０】
以下、第３の実施の形態に係る文書管理システムであるデータベースをベースにした文書管理システムを例にとり、処理の詳細を図６に示したフローチャートに基づいて説明する。本実施の形態の文書管理システムでは、データベース７へ接続するアプリケーション２を起動し、文書を読み込み、登録する（Ｓ２１）。その際、自動的にその文書の重要文を抽出する（Ｓ２２）。
この重要文の抽出に際しては、文書内の文字にＯＣＲをかけて文書を抽出し、文書の構成から重要文を抽出する。この抽出した重要文の文書が以前登録されているかどうかをデータベース７から検索する（Ｓ２３）。もし、検索し同じ重要文が見つかった場合（Ｓ２３で“あり”）、その重要文の文書がどのキャビネット、どのフォルダに登録されたのかを取得し、この取得した情報の場所へ文書を登録する（Ｓ２４）。もし、同じ重要文が見つからなかった場合（Ｓ２３で“なし”）、ユーザに登録先を選択するように促す（Ｓ２５）。
ユーザは、読み込んだ文書を登録するキャビネット、フォルダを選択し、文書を登録する（Ｓ２６）。ユーザの操作としてはこれで終了であるが、登録後、システムでは、登録した文書の重要文と登録したキャビネット、フォルダの情報を対でデータベース７内のテーブルに保存しておく（Ｓ２７）。これが、次回同じ重要文登録時に使用される。
本実施の形態の文書管理システムにより、自動的に、文書の登録先を分類できる。これにより、ユーザの手間を省くことができる。また、同じ文書が常に同じ場所へ登録されるためユーザによる誤操作を防ぐことができる。
【００１１】
【発明の効果】
請求項１記載の発明によれば、登録文書のフォームを認識し、自動的にフォルダに登録することにより、文書の分類を省くことができる。つまり、文書登録ユーザの操作を簡略化することができ、文書登録を迅速に行うことができる。また、誤操作も防ぐことができる。
請求項２記載の発明によれば、登録文書のタイトルを抽出し、自動的にフォルダに登録することにより、上記と同様の効果を奏する。
請求項３記載の発明によれば、登録文書の重要文を抽出し、自動的にフォルダに登録することにより、上記と同様の効果を奏する。
請求項４記載の発明によれば、上記請求項１〜３記載の機能を記録媒体が読み込み可能なコンピュータにて実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】第１の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図４】第２の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図６】第３の実施の形態に係る文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
４  フォーム認識装置
５  文書登録装置
６  登録フォルダ記録装置
７  文書管理装置（データベース）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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