(57)【要約】【課題】本人確認処理に特有な処理に適切に対応し、保管書類の管理を簡易化することができるとともに、保管書類から必要な書類を迅速に取得することのできる書類管理方法および装置並びにプログラムを提供する。【解決手段】エントリー端末４若しくはスキャン端末３から入力された本人確認書等の入力データとイメージデータとをワークＤＢ２１に格納し、本人確認記録サーバ２が日次更新処理を実行する際に、確定されている入力データとイメージデータとをワークＤＢ２１から蓄積ＤＢ２０に移動して長期保存する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けてコンピュータで管理する書類管理方法において、
前記コンピュータが管理する第１の記憶領域に前記記述内容データと前記イメージデータとを関連付けて格納し、予め設定された若しくは指定された時点で前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の領域に格納している記述内容データとイメージデータとを前記コンピュータ装置が管理する第２の記憶領域に移動して格納することを特徴とする書類管理方法。
【請求項２】
前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶領域に格納し、前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする請求項１記載の書類管理方法。
【請求項３】
前記第１の記憶領域を第３の記憶領域と第４の記憶領域とで構成するとともに、前記記述内容データと前記イメージデータとを前記第３の記憶領域に格納し、前記時点で前記記述内容データの確定が確認されなかった場合に、前記第３の記憶領域に格納されている記述内容データとイメージデータとを前記第４の記憶領域に移動することを特徴とする請求項１または２に記載の書類管理方法。
【請求項４】
前記記述内容データの確定に要したデータを前記記述内容データおよび前記イメージデータに関連付けて、前記第２の記憶領域に格納することを特徴とする請求項２記載の書類管理方法。
【請求項５】
前記記述内容データの確定が予め指定された期間内に確認されない場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする請求項２記載の書類管理方法。
【請求項６】
少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けて管理する書類管理装置において、
未確定の記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを記憶する第１の記憶手段と、
確定された記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを記憶する第２の記憶手段と、
予め設定された若しくは指定された時点で、前記第１の記憶手段が記憶する記述内容データの確定が確認された場合に、該確定が確認された記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第２の記憶手段に移動させて記憶させるデータ移動手段と
を具備することを特徴とする書類管理装置。
【請求項７】
前記データ移動手段は、
前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶手段が記憶している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶手段に記憶させ、前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶手段に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする請求項６記載の書類管理装置。
【請求項８】
前記第１の記憶手段は、
第１の記憶領域と第２の記憶領域とを有するとともに、新たに記憶する記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第１の記憶領域に記憶し、
前記データ移動手段は、
前記時点で、前記記述内容データの確定が確認されなかった場合に、前記第１の記憶領域に記憶されている記述内容データとイメージデータとを前記第２の記憶領域に移動する
ことを特徴とする請求項６または７に記載の書類管理装置。
【請求項９】
前記第２の記憶手段は、
前記記述内容データの確定に要したデータを前記記述内容データおよび前記イメージデータに関連付けて記憶することを特徴とする請求項７記載の書類管理装置。
【請求項１０】
前記データ移動手段は、
前記記述内容データの確定が予め指定された期間内に確認されない場合に、該確定が確認されない記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第１の記憶手段から削除することを特徴とする請求項７記載の書類管理装置。
【請求項１１】
少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けてコンピュータに管理させる書類管理プログラムにおいて、
前記コンピュータが管理する第１の記憶領域に前記記述内容データと前記イメージデータとを関連付けて格納する第１のステップと、
予め設定された若しくは指定された時点で前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の領域に格納している記述内容データとイメージデータとを前記コンピュータ装置が管理する第２の記憶領域に移動して格納する第２のステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とする書類管理プログラム。
【請求項１２】
前記第２のステップは、
前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶領域に格納する第３のステップと、
前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除する第４のステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１１記載の書類管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、書類管理方法および装置並びにプログラムに関し、特に、金融機関等における本人確認書等の本人確認処理に要する書類の管理を適切に行うことのできる書類管理方法および装置並びにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
金融機関等では、従来から顧客との特定の取引（口座開設、口座振替など）において、顧客の本人確認を行っている。この本人確認は、顧客に本人であることを確認するための確認書類（身分証明書）を提示してもらい、本人であることが確認できれば取引を行うようにすることで行っている。この際、取引担当者が図１１に示すような本人確認書という書類に取引の種類、顧客に関する情報（住所、氏名、生年月日、顧客番号など）、取引担当者に関する情報（担当者名、住所、生年月日など）、その他必要な情報を記録し、この本人確認書を本人確認を行った確認書類のコピー等とともに保管するようにしている。この本人確認の処理は、各金融機関のガイドライン等に基づいて行っていたもので、法的義務は存在しなかった。
【０００３】
ところで、最近、「金融機関等による顧客等の本人確認等に関する法律」（以下、本人確認法）が施行され、これに伴って、上述の本人確認書の作成・保管が法的義務となるとともに、これまでよりも厳正に処理を行うことが金融機関等に要求されている。
【０００４】
また、本人確認法は、テロ資金や犯罪収益等の追跡のための情報を確保し、金融機関がテロ資金供与やマネー・ローンダリング等に利用されるのを防ぐことを目的としている。このため、本人確認書等の保管書類が犯罪捜査の為に使用される可能性があり、これらの管理の簡易化および保管したものが即座に取り出すようにできることが望ましい。
【０００５】
保管書類の管理の簡易化等を実現するためには、近年、金融機関において導入され始めている帳票データ入力システム（例えば、特許文献１参照）を適用することが考えられる。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−２６６０５３号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
上述したように、特許文献１に記載されている帳票データ入力システムを適用することで、本人確認書等の保管書類の管理を簡易化することができる。しかしながら、この帳票データ入力システムは、本人確認処理に最適であるとは言えない。
【０００８】
例えば、上述の帳票データ入力システムは、帳票等のイメージをスキャンし、検索あるいは管理に必要なデータ等の入力（エントリー）がなされると、その取引案件の情報を確定して、そのままデータ蓄積用データベースに保存されるようになっている。これに対して、本人確認処理では、エントリー時点では取引案件に対する入力データ内容等が不確定で後にデータが確定する場合や、後に所定情報を付加する必要がある場合等が存在する。このような処理では、既にデータ蓄積用データベースに保存されている大量のデータの中から該当取引案件を検索し、データ更新を行わなければならず、非常に時間を要してしまうことがある。
【０００９】
そこで、この発明は、本人確認処理に特有な処理に適切に対応し、保管書類の管理を簡易化することができるとともに、保管書類から必要な書類を迅速に取得することのできる書類管理方法および装置並びにプログラムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けてコンピュータで管理する書類管理方法において、前記コンピュータが管理する第１の記憶領域に前記記述内容データと前記イメージデータとを関連付けて格納し、予め設定された若しくは指定された時点で前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の領域に格納している記述内容データとイメージデータとを前記コンピュータ装置が管理する第２の記憶領域に移動して格納することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶領域に格納し、前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記第１の記憶領域を第３の記憶領域と第４の記憶領域とで構成するとともに、前記記述内容データと前記イメージデータとを前記第３の記憶領域に格納し、前記時点で前記記述内容データの確定が確認されなかった場合に、前記第３の記憶領域に格納されている記述内容データとイメージデータとを前記第４の記憶領域に移動することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項４の発明は、請求項２の発明において、前記記述内容データの確定に要したデータを前記記述内容データおよび前記イメージデータに関連付けて、前記第２の記憶領域に格納することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項５の発明は、請求項２の発明において、前記記述内容データの確定が予め指定された期間内に確認されない場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項６の発明は、少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けて管理する書類管理装置において、未確定の記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを記憶する第１の記憶手段と、確定された記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを記憶する第２の記憶手段と、予め設定された若しくは指定された時点で、前記第１の記憶手段が記憶する記述内容データの確定が確認された場合に、該確定が確認された記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第２の記憶手段に移動させて記憶させるデータ移動手段とを具備することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記データ移動手段は、前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶手段が記憶している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶手段に記憶させ、前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶手段に格納している記述内容データとイメージデータとを削除することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項８の発明は、請求項６または７の発明において、前記第１の記憶手段は、第１の記憶領域と第２の記憶領域とを有するとともに、新たに記憶する記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第１の記憶領域に記憶し、前記データ移動手段は、前記時点で、前記記述内容データの確定が確認されなかった場合に、前記第１の記憶領域に記憶されている記述内容データとイメージデータとを前記第２の記憶領域に移動することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項９の発明は、請求項７の発明において、前記第２の記憶手段は、前記記述内容データの確定に要したデータを前記記述内容データおよび前記イメージデータに関連付けて記憶することを特徴とする。
【００１９】
また、請求項１０の発明は、請求項７の発明において、前記データ移動手段は、前記記述内容データの確定が予め指定された期間内に確認されない場合に、該確定が確認されない記述内容データと該記述内容データに関連付けられたイメージデータとを前記第１の記憶手段から削除することを特徴とする。
【００２０】
また、請求項１１の発明は、少なくとも書類の記述内容データと該書類のイメージデータとを関連付けてコンピュータに管理させる書類管理プログラムにおいて、前記コンピュータが管理する第１の記憶領域に前記記述内容データと前記イメージデータとを関連付けて格納する第１のステップと、予め設定された若しくは指定された時点で前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の領域に格納している記述内容データとイメージデータとを前記コンピュータ装置が管理する第２の記憶領域に移動して格納する第２のステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２１】
また、請求項１２の発明は、請求項１１の発明において、前記第２のステップは、前記時点で、前記記述内容データの確定状態に係わらずに前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを複製して前記第２の記憶領域に格納する第３のステップと、前記記述内容データの確定が確認された場合に、前記第１の記憶領域に格納している記述内容データとイメージデータとを削除する第４のステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係る書類管理方法および装置並びにプログラムの一実施の形態について、添付図面を参照して、詳細に説明する。
【００２３】
図１は、この発明を適用した本人確認書管理システムの構成例を示した図である。同図に示すように、本人確認書管理システム１は、本人確認記録サーバ２とスキャン端末３（３−１〜３−ｎ）、エントリー端末４（４−１〜４−ｍ）を具備し、これらがネットワーク５を介して接続されている。
【００２４】
本人確認記録サーバ２は、サーバとして動作するコンピュータ装置であり、本人確認書のイメージデータ並びにエントリー入力されたデータを格納し、エントリー端末４等からの要求に応じてイメージ並びにエントリーデータを供給する。このため、データの格納領域として、本人確認記録サーバ２は、蓄積ＤＢ（データベース）２０と、ワークＤＢ（データベース）２１を有しており、ワークＤＢ２１には、ワーク領域２２と一時保留領域２３が形成されている。
【００２５】
蓄積ＤＢ２０は、確定されたデータ等を長期保存用および検索用として格納するデータベースである。
【００２６】
ワークＤＢ２１は、主として確定される前のデータを格納するデータベースであり、蓄積ＤＢ２０に比して格納しているデータ量が少ないため、データ処理時におけるアクセスに対するレスポンスを確保しやすい。
【００２７】
ワーク領域２２は、毎日の作業において、頻繁にデータを出し入れする領域である。ここに格納されているデータは、確定された後に、１日の作業終了時の日次更新作業で蓄積ＤＢ２０に移された後、ワーク領域２２から消去される。
【００２８】
一時保留領域２３は、毎日の作業で、データを確定することができず、蓄積ＤＢ２０には完全に移行できないデータを確定されるまで格納する。
【００２９】
スキャン端末３（３−１〜３−ｎ）は、クライアントとして動作するコンピュータ装置で、それぞれ、スキャナ３０（３０−１〜３０−ｎ）が接続されている。そして、接続されたスキャナ３０を制御して書類のイメージを電子データとして取り込み、これを本人確認記録サーバ２のワーク領域２２に格納する。なお、スキャン端末３は、それぞれ、エントリー端末４として利用することもできる。また、スキャナ３０は、スキャン端末３からの制御により、書類のイメージを電子データに変換する装置である。
【００３０】
エントリー端末４（４−１〜４−ｍ）は、クライアントとして動作するコンピュータ装置であり、本人確認記録サーバ２ののワーク領域２２に格納されたイメージデータを画面に表示したり、画面表示をもとにオペレータが入力したデータをイメージデータに付加して本人確認記録サーバ２のワーク領域２２に再度格納する等の処理を行う。
【００３１】
なお、スキャン端末３やエントリー端末４の数は、それぞれ処理を行う規模に応じて増減させることが可能である。
【００３２】
また、ネットワーク５は、金融機関等の１店舗内のネットワークとして構成してもよく、複数店舗間の接続を含めたネットワークとしてもよい。ネットワーク５を複数店舗間の接続を行うものとした場合には、本人確認記録サーバ２を本店にのみ設置し、各支店のスキャン端末３、エントリー端末４を接続し、情報を集中管理することもできる。
【００３３】
さらに、本人確認書管理システム１を構成する本人確認記録サーバ２、スキャン端末３、エントリー端末４、ネットワーク５は、他の用途、例えば、上述の特許文献１に記載されている帳票入力システムと、兼用するようにしてもよい。
【００３４】
次に、本人確認記録サーバ２の詳細について説明する。図２は、本人確認記録サーバ２の機能的な構成を示すブロック図である。なお、図２に示した各部は、コンピュータ装置を動作させるプログラムにより実現されるもので、使用するプログラミング言語やプログラミング手法により、図２に示したものとは、異なる機能的な構成となる場合もある。
【００３５】
さて、本人確認記録サーバ２は、図２に示すように、蓄積ＤＢ２０とワークＤＢ２１に加え、入出力処理部２４とデータ処理部２５、検索処理部２６、日次更新処理部２７、ワークＤＢ管理部２８、蓄積ＤＢ管理部２９の各機能部を具備して構成される。
【００３６】
入出力処理部２４は、スキャン端末３やエントリー端末４との間で、データや指示等の授受を行う。データ処理部２５は、ワークＤＢ２１へのデータの格納および取得等の処理を行う。検索処理部２６は、蓄積ＤＢ２０からデータの検索および取得等の処理を行う。日次更新処理部２７は、日次更新処理を実行する。なお、日次更新処理についての詳細は、後述する。ワークＤＢ管理部２８は、ワークＤＢ２１を管理し、蓄積ＤＢ管理部２９は、蓄積ＤＢ２０を管理する。
【００３７】
なお、ここでは、スキャン端末３とエントリー端末４は、予めインストールされているプログラムに基づいて動作するものとするが、この構成に代えて、本人確認記録サーバ２に図示しないプログラム提供部を配し、都度、スキャン端末３とエントリー端末４にプログラムを提供するようにしてもよい。
【００３８】
次に、本人確認書管理システム１を利用した処理について説明する。図３は、本人確認書管理システム１を利用した本人確認書の登録処理の流れを示すフローチャートである。
【００３９】
本人確認書の登録処理は、イメージデータの採取処理（ステップ１０１）、エントリー処理（ステップ１０２）、ベリファイ処理（ステップ１０３）、日次更新処理（ステップ１０４）の順に行われる。ここで、処理対象が保留データでなければ（ステップ１０５でＮＯ）、処理対象は、先の日次更新処理により確定データとなり、登録処理は終了する。一方、処理対象が保留データであれば（ステップ１０５でＹＥＳ）、保留データの修正を行い（ステップ１０６）、再度、日次更新処理を行う（ステップ１０４）。
【００４０】
なお、図３に示したフローチャートは、案件毎の処理の流れを示したものであり、実際には、各ステップの処理を複数案件に対して実行した後に、次のステップの処理を実行する流れとなる。
【００４１】
ここで、上述した本人確認書の登録処理の各ステップで実行する処理の詳細について説明する。
【００４２】
ステップ１０１のイメージデータの採取処理では、オペレータが、スキャン端末３を操作し、本人確認書（図１１参照）および確認書類のイメージをスキャナ３０により採取し、採取したイメージをスキャン端末３から本人確認記録サーバ２へ送信し、ワークＤＢ２１のワーク領域２２に保存する。この際、各イメージデータには、整理番号（案件番号）が付けられる。なお、イメージデータの採取処理では、通常、多数の書類を一括で処理することとなる。
【００４３】
ステップ１０２のエントリー処理では、オペレータが、イメージデータを見ながら書類の種類や記入事項、その他必要事項を入力（手入力）し、入力データとイメージデータを関連付けて保存する。この処理により、後にデータ検索を行うことが可能となる。
【００４４】
ここで、ステップ１０２での処理を具体的に説明する。オペレータが、エントリー端末４若しくはスキャン端末３を操作し、図示しないメニュー画面でエントリー処理を選択すると、本人確認記録サーバ２のワーク領域２２に保存されているデータの一覧が読み出される。オペレータが、この一覧から処理対象のデータを選択すると、エントリー端末４若しくはスキャン端末３は、該当するデータをワーク領域２２から読み出して、図４に示すような画面２００を表示する。
【００４５】
画面２００では、イメージ表示部２０１に本人確認書や確認書類等のイメージが表示される。オペレータは、このイメージを参照して、画面２００の情報入力部２０２に必要なデータを入力する。オペレータがデータの入力を終え、登録ボタン２０３を押下（マウス、キーボード等による選択指示）すると、情報入力部２０２に入力されたデータが、イメージデータと関連付けられて、ワーク領域２２に保存される。
【００４６】
また、オペレータは、続けて別の案件のエントリー処理を行う場合には、案件選択ボタン２０４を押下して、データを選択する画面（不図示）に移行し、同様の処理を繰り返して行う。
【００４７】
ここで、オペレータによる情報入力部２０２へのデータ入力の詳細について説明する。図５は、画面２００の情報入力部２０２の表示例を示した図である。
【００４８】
オペレータは、図５に示すような情報入力部２０２の各欄に必要なデータを入力するか、対応するデータを選択する。
【００４９】
例えば、エントリー処理時には、正規の本人確認ができておらず、データ確定ができないものは、本人確認欄２２１で「未済」を選択し、情報登録欄２２２で「仮登録」を選択する。正規の本人確認ができていない状態とは、例えば、顧客が得意先等であり、その場では本人確認のための書類が提示されなかったが、取引手続の一部を実施した場合や、電話やインターネット等の非対面でなされた取引が相当する。
【００５０】
また、郵送が必要な場合には、郵送欄２２３で「必要」を選択し、情報登録欄２２２で「仮登録」を選択する。郵送が必要な場合とは、取引の際に顧客が提示した本人であることを確認するための確認書類が、第三者でも入手可能なもの（住民票など）である場合で、この場合には、後日、金融機関から確認書類の住所に郵便物を送り、無事届けば取引を行うこととなる。
【００５１】
続いて、ステップ１０３の処理について説明する。ステップ１０３のベリファイ処理では、ステップ１０２におけるエントリー処理でのデータ入力が正しく行われたことを確認する。この処理は、確認の処理であるため、通常は、エントリー処理を行ったオペレータとは別のオペレータが実行する。
【００５２】
具体的な処理としては、オペレータが、エントリー端末４若しくはスキャン端末３を操作し、図示しないメニュー画面でベリファイ処理を選択して本人確認記録サーバ２のワーク領域２２に保存されているデータの一覧を読み出し、この一覧から処理対象のデータを選択してエントリー端末４若しくはスキャン端末３にベリファイ処理用の画面を表示させる。ベリファイ処理用の画面は、図４に示した画面２００と、ほぼ同様の画面（画面左上部のタイトル「エントリー」が「ベリファイ」に代わった画面）である。オペレータは、イメージ表示部２０１に相当する表示部に表示されるイメージを参照して、情報入力部２０２に相当する入力部に入力されているデータの確認を行う。オペレータは、確認の結果、入力されているデータに間違いが無ければ、登録ボタン２０３に相当するボタンを押下し、入力されているデータに間違いがあれば、これを修正して登録ボタン２０３に相当するボタンを押下する。これにより、修正があればワーク領域２２に格納されているデータが上書きされる。また、ワーク領域２２に格納されているデータには、ベリファイ処理済である情報（フラグ等）が付加される。
【００５３】
ステップ１０４の日次更新処理では、１日の業務の終了時等にワーク領域２２保存されたデータ（イメージデータおよびエントリーデータ）をチェックし、データ確定できるものについては、長期データ保存用の蓄積ＤＢ２０に保存する。データ確定できないものや後で情報付加されるデータについては、コピーを蓄積ＤＢ２０に保存し、ワーク領域２２のデータは、一時保留領域２２に移して保存する。また、一時保留領域２３のデータもチェックし、データ確定されたものについては、蓄積ＤＢ２０のデータに上書きして一時保留領域２３のデータを消去し、情報が付加されたデータについては、蓄積ＤＢ２０のデータに上書きし、一時保留領域２３のデータをそのまま保存しておくか、あるいは削除するかが選択されることとなる。なお、日次更新処理は、本人確認記録サーバ２で実行される処理であり、その詳細については、後述する。
【００５４】
ステップ１０６の保留データの修正処理では、オペレータが保留データの修正を行う。保留データは、確定されていないデータであり、ステップ１０２のエントリー処理で、画面２００の情報登録欄２２２で「仮登録」が選択されたデータに相当する。この保留データは、ステップ１０４の日次更新処理により、一時保留領域２３に格納されており、オペレータは、保留データをエントリー端末４若しくはスキャン端末３に読み出して、データの修正を行う。
【００５５】
具体的な処理を説明すると、例えば、郵送必要のデータについて情報を付加する場合は、オペレータは、エントリー端末４等に表示される図示しないメニュー画面で郵送返戻物管理を選択する。これにより、エントリー端末４等には、図６に示すような画面３００が表示される。
【００５６】
オペレータが、画面３００の案件照会ボタン３０１を押下すると、表示部３０２に該当するデータの一覧が表示され、この一覧から郵送の戻ってきた案件の整理番号を選択すると、画面３００に、当該データに関する情報表示・入力欄３０３が表示される。
【００５７】
この状態で、オペレータが、返戻入力ボタン３０４を押下すると、情報表示・入力欄３０３の郵送返戻欄３０５が入力可能となり、オペレータが、この郵送返戻欄３０５に、戻ってきた日付等の必要な情報を入力して、登録ボタン３０６を選択すると、郵送返戻欄３０５に入力した情報が付加されて一時保留領域２３の該当データに上書きが行われる。
【００５８】
また、ステップ１０２のエントリー処理時に本人確認未済であった案件のデータ確定させる場合（本人確認できたので確定させる場合など）は、オペレータは、エントリー端末４等に表示される図示しないメニュー画面で、本人確認保留検索を選択する。これにより、エントリー端末４等は、一時保留領域２３からデータを読み出して、図示しない一覧画面を表示する。この一覧から、オペレータがデータ確定させる案件の整理番号を選択すると、エントリー端末４等に保留データ修正用の画面が表示される。
【００５９】
保留データ修正用の画面は、図４に示した画面２００と、ほぼ同様の画面（画面左上部のタイトル「エントリー」が「保留データ修正」に代わった画面）である。オペレータが、本人確認欄２２１に相当するデータ選択欄で「済」を選択し、情報登録欄２２２に相当するデータ選択欄で「本登録」を選択して、登録ボタン２０３に相当するボタンを押下すると、変更されたデータが一時保留領域２３の該当データに上書きされることとなる。
【００６０】
次に、本人確認記録サーバ１による日次更新処理の詳細について説明する。図７は、日次更新処理の流れを示すフローチャートである。なお、以下の説明では、過去に少なくとも一度は日次更新処理が実行され、以前に処理された保留データが一時保留領域２３に格納され、同じデータ（コピーデータ）が蓄積ＤＢ２０に格納されているものとする。
【００６１】
日次更新処理では、まず、ワークＤＢ２１のワーク領域２２若しくは一時保留領域２３に格納されている処理対象のデータが、当日（処理しているその日）に処理されたデータあるいは更新されたデータであるかをチェックし、当日に処理あるいは更新されているデータであれば（ステップ４０１でＹＥＳ）、当該データをコピーして蓄積ＤＢ２０へ保存する（ステップ４０２）。
【００６２】
ここで、当該データがデータ確定されたものである場合、つまり、上述の画面２００（図４参照）の情報登録欄２２２で、「本登録」が選択されたデータである場合には（ステップ４０３でＹＥＳ）、当該データをワーク領域２２若しくは一時保留領域２３から削除し（ステップ４０４）、処理を終了する。
【００６３】
一方、処理対象のデータが、確定されたものでない場合、つまり、情報登録欄２２２で「仮登録」が選択されたデータである場合や（ステップ４０３でＮＯ）、処理対象のデータが、当日に処理または更新されたデータでない場合には（ステップ４０１でＮＯ）、当該データに郵送指定が付加されたものか否かを確認する（ステップ４０５）。郵送指定が付加されたデータとは、画面２００の郵送欄２２３で「必要」が選択されたデータである。
【００６４】
当該データに郵送指定が付加されていた場合（ステップ４０５でＹＥＳ）、その返戻があれば（ステップ４０６でＹＥＳ）、当該データをワーク領域２２若しくは一時保留領域２３から削除し（ステップ４０４）、処理を終了する。なお、ステップ４０４で一時保留領域２３から削除されたデータは、上述したように、そのコピーが蓄積ＤＢ２０に格納されているため、当該データを後で確認することは可能である。
【００６５】
また、処理対象のデータに対応する返戻が無い場合や（ステップ４０６でＮＯ）、処理対象のデータに郵送指定が付加されていない場合には（ステップ４０５でＮＯ）、当該データがワーク領域２２に格納されているものであれば（ステップ４０７でＹＥＳ）、これを一時保留領域２３に移行し（ステップ４０８）、当該データが一時保留領域２３に格納されているものであれば（ステップ４０７でＮＯ）、何も処理を行わない、つまり、当該データを一時保留領域２３に保持したままで、処理を終了する。
【００６６】
なお、ここで説明した処理は、データ毎の処理を示したものであり、日次更新処理では、全てのデータに対して同様の処理が実行される。
【００６７】
次に、日次更新処理における具体的な処理例を図７に示したフローチャートに沿って、数例説明する。
【００６８】
処理対象のデータが、当日に処理されてデータ確定されたものである場合には、ワーク領域２２に格納されている当該データを蓄積ＤＢ２０にコピーし、ワーク領域２２に格納されているデータを削除する（ステップ４０１でＹＥＳ、ステップ４０２、ステップ４０３でＹＥＳ、ステップ４０４）。つまり、当該データをワーク領域２２から蓄積ＤＢ２０に移動する処理を行うこととなる。
【００６９】
処理対象のデータが、当日に処理されたものの、郵送による確認が必要でデータ確定できなかったものである場合には、ワーク領域２２に格納されている当該データを蓄積ＤＢ２０にコピーする。そして、通常、当日に返戻があることは無いため、ワーク領域２２に格納されている当該データを一時保留領域２３に移行される（ステップ４０１でＹＥＳ、ステップ４０２、ステップ４０３でＮＯ、ステップ４０５でＹＥＳ、ステップ４０６でＮＯ、ステップ４０７でＹＥＳ、ステップ４０８）。
【００７０】
処理対象のデータが、前日以前にデータ確定されずに処理され、当日にデータ確定されたものである場合には、一時保留領域２３に格納されている当該データを蓄積ＤＢ２０にコピーし、一時保留領域２３に格納されているデータを削除する（ステップ４０１でＹＥＳ、ステップ４０２、ステップ４０３でＹＥＳ、ステップ４０４）。つまり、当該データを一時保留領域２３から蓄積ＤＢ２０に移動する処理を行うこととなる。
【００７１】
処理対象のデータが、前日以前にデータ確定されずに処理され、当日に返戻があったものである場合には、一時保留領域２３に格納されている当該データを蓄積ＤＢ２０にコピーし、一時保留領域２３に格納されているデータを削除する（ステップ４０１でＹＥＳ、ステップ４０２、ステップ４０３でＮＯ、ステップ４０５でＹＥＳ、ステップ４０６でＹＥＳ、ステップ４０４）。この処理では、データ確定はされないものの、当該案件に対して返戻があった旨の情報が蓄積ＤＢ２０へ格納されることとなる。
【００７２】
処理対象のデータが、前日以前にデータ確定されずに処理され、当日に何ら処理が為されなかったものである場合には、当該データは、一時保留領域２３に保持されたままとなる（ステップ４０１でＮＯ、ステップ４０５でＮＯ、ステップ４０７でＮＯ）。
【００７３】
次に、日次更新処理の別例を説明する。図８は、日次更新処理の別例の流れを示すフローチャートである。なお、同図中で、図７に示した符号と同じ符号を付しているステップは、図７を参照して説明した処理と同様の処理を行うため、ここでの説明は省略する。
【００７４】
ここで説明する処理においては、郵送による確認が必要な案件のデータ、つまり、画面２００の郵送欄２２３で「必要」を選択したデータに対し、返戻の監視期間を設定しておくものとする。監視期間の設定は、エントリー処理時に案件毎に個別に設定してもよく、一定期間を自動的に設定するようにしてもよい。そして、日次更新処理においては、返戻の有無を確認した際に、返戻が無ければ（ステップ４０６でＮＯ）、当該データが監視期間内のものであるか否かを確認する。確認の結果、当該データが監視期間内のものであった場合は（ステップ４０９でＹＥＳ）、当該データがワーク領域２２に格納されているもの、つまり、当日に処理が為されたものであれば（ステップ４０７でＹＥＳ）、当該データを一時保留領域に移行し（ステップ４０８）、当該データが既に一時保留領域２３に格納されているものであれば（ステップ４０７でＮＯ）、当該データをそのまま一時保留領域２３に保持して、処理を終了する。一方、当該データが監視期間内のものでなければ（ステップ４０９でＮＯ）、当該データを一時保留領域２３から削除して（ステップ４０４）、処理を終了する。
【００７５】
この処理は、一定期間の監視の間に、郵便の返戻が発生しなかった場合は、その案件のデータは郵便の戻りなしとして自動的に長期保存データとして蓄積ＤＢ２０に最終格納し、別管理のしくみから消去する処理であり、この処理により、処理の効率化を図ることができる。
【００７６】
続いて、日次更新処理のさらに別の例を説明する。図９は、日次更新処理の別例の流れを示すフローチャートである。なお、同図中で、図７に示した符号と同じ符号を付しているステップは、図７を参照して説明した処理と同様の処理を行うため、ここでの説明は省略する。
【００７７】
ここで説明する処理においては、郵送による確認が必要な案件のデータ、つまり、画面２００の郵送欄２２３で「必要」を選択したデータに対し、返戻があった場合に、オペレータが当該データを削除するか否かを指定するものとする。削除の指定は、例えば、図６に示した画面３００で、オペレータが返戻に関する情報を入力する際に、当該入力と併せて行うものとする。そして、日次更新処理では、郵送に対する返戻があった際に（ステップ４０６でＹＥＳ）、削除指定の有無を確認する（ステップ４１０）。確認の結果、当該データに対する削除指定があれば（ステップ４１０でＹＥＳ）、当該データを一時保留領域２３から削除して（ステップ４０４）、処理を終了する。一方、当該データに対する削除指定がなければ（ステップ４１０でＮＯ）、当該データがワーク領域２２に格納されているもの、つまり、当日に処理が為されたものであれば（ステップ４０７でＹＥＳ）、当該データを一時保留領域に移行し（ステップ４０８）、当該データが既に一時保留領域２３に格納されているものであれば（ステップ４０７でＮＯ）、当該データをそのまま一時保留領域２３に保持して、処理を終了する。
【００７８】
この処理では、返戻ありとして情報が付加された案件のデータは、削除指定の入力がない限り、消去されることはない。これにより、郵送が戻ってきた案件のブラックリストのようなものを作ることも可能になる。なお、削除指定のあるケースとしては、特にデータを保持しておく必要がないと判断した場合や、郵便以外の方法で本人確認が終了した旨のデータを付加された場合等が考えられる。
【００７９】
なお、図８を参照して説明した処理と、図９を参照して説明した処理とを併せて行うこともでき、この場合の日次更新処理は、図１０に示すような流れとなる。
【００８０】
また、この発明は、本人確認処理に関する書類等を管理する以外にも、入力と同時に確定を行うことができない場合が存在する書類等の管理に適用することが可能である。
【００８１】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、本人確認書等の入力データとイメージデータとをワークＤＢに格納し、日次更新処理を実行する際に、入力データが確定されていた場合に、ワークＤＢに格納している入力データとイメージデータとを蓄積ＤＢに移動して長期保存するように構成したので、本人確認書および付属データの管理が厳正かつ効率的に行うことができるとともに、本人確認書および付属データの管理を行う場合に特に問題となるデータエントリー時にデータ確定できない案件やデータエントリー後に情報が付加される案件の処理を簡単かつ効率的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を適用した本人確認書管理システムの構成例を示した図である。
【図２】本人確認記録サーバ２の機能的な構成を示すブロック図である。
【図３】本人確認書管理システム１を利用した本人確認書の登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】エントリー画面の例を示した図である。
【図５】図４に示した画面の一部を拡大した図である。
【図６】郵送返戻物管理画面の例を示した図である。
【図７】日次更新処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】日次更新処理の別例の流れを示すフローチャート（１）である。
【図９】日次更新処理の別例の流れを示すフローチャート（２）である。
【図１０】日次更新処理の別例の流れを示すフローチャート（３）である。
【図１１】本人確認書の例を示した図である。
【符号の説明】
１    本人確認書管理システム
２    本人確認記録サーバ
３−１〜３−ｎ  スキャン端末
４−１〜４−ｍ、エントリー端末
５    ネットワーク
２０    蓄積ＤＢ
２１    ワークＤＢ
２２    ワーク領域
２３    一時保留領域
２４    入出力処理部
２５    データ処理部
２６    検索処理部
２７    日次更新処理部
２８    ワークＤＢ管理部
２９    蓄積ＤＢ管理部
３０−１〜３０−ｎ  スキャナ
２００    画面
２０１    イメージ表示部
２０２    情報入力部
２０３    登録ボタン
２０４    案件選択ボタン
２２１    本人確認欄
２２２    情報登録欄
２２３    郵送欄
３００    画面
３０１    案件照会ボタン
３０２    表示部
３０３    情報表示・入力欄
３０４    返戻入力ボタン
３０５    郵送返戻欄
３０６    登録ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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