(57)【要約】【課題】予めメーリングリストをデータベースに登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができるメーリングリスト作成装置を得ることを目的とする。【解決手段】データベース１からジョブ管理部１１により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索部１２を設け、その検索部１２の検索結果を参照してメーリングリストを作成するように構成した。これにより、予めメーリングリストをデータベース１に登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
各ジョブに関連する担当者を管理するとともに、その担当者のメールアドレスを管理するデータベースと、任意のジョブを指定するジョブ指定手段と、上記データベースから上記ジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索手段と、上記検索手段の検索結果を参照してメーリングリストを作成するリスト作成手段とを備えたメーリングリスト作成装置。
【請求項２】
任意のジョブを指定するジョブ指定手段と、上記ジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスの検索要求をデータベースに送信する検索要求手段と、上記データベースから検索結果を受信する受信手段と、上記受信手段により受信された検索結果を参照してメーリングリストを作成するリスト作成手段とを備えたメーリングリスト作成装置。
【請求項３】
任意のジョブを指定するジョブ指定手段と、上記ジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する情報の送信要求をデータベースに送信して、そのデータベースから当該ジョブに関連する情報を受信する情報受信手段と、上記情報受信手段により受信された情報から上記ジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索手段と、上記検索手段の検索結果を参照してメーリングリストを作成するリスト作成手段とを備えたメーリングリスト作成装置。
【請求項４】
リスト作成手段がメーリングリストを作成すると、メーラーを起動して、そのメーリングリストを上記メーラーに引き渡す起動手段を設けたことを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項５】
起動手段は、リスト作成手段がメールの件名と本文の記入を受け付けた場合、その件名と本文をメーラーに引き渡すことを特徴とする請求項４記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項６】
リスト作成手段は、メーリングリストを作成する際、検索結果に含まれているメールアドレスを相互に照合し、同一のメールアドレスが複数存在する場合、同一のメールアドレスを１つだけ残して他を削除することを特徴とする請求項１から請求項５のうちのいずれか１項記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項７】
リスト作成手段は、同一のメールアドレスに係る担当者を相互に照合し、担当者の名前が異なる場合、各担当者の名前がメールのＴｏ欄に入力される設定を施すことを特徴とする請求項６記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項８】
リスト作成手段は、メーリングリストを作成する際、検索結果に含まれている担当者を相互に照合し、同一の担当者が複数存在する場合、同一の担当者のメールアドレスを１つだけ残して他を削除することを特徴とする請求項１から請求項５のうちのいずれか１項記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項９】
リスト作成手段は、メーリングリストを作成する際、検索結果に含まれている担当者のメールアドレス又は名前がメールのＴｏ欄に入力される設定を施すことを特徴とする請求項１から請求項５のうちのいずれか１項記載のメーリングリスト作成装置。
【請求項１０】
リスト作成手段は、メールのＴｏ欄に入力される担当者のメールアドレス又は名前をメールのＣｃ欄に変更する修正を受け付けることを特徴とする請求項９記載のメーリングリスト作成装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、所定のジョブに関連する担当者のメールアドレスを検索してメーリングリストを作成するメーリングリスト作成装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来のメーリングリスト作成装置は、予めユーザＩＤとプロジェクト番号が対応付けられたメーリングリストをデータベースに登録し、ユーザＩＤとプロジェクト番号が指定されると、そのユーザＩＤとプロジェクト番号をキーにして、データベースからメーリングリストを検索し、そのメーリングリストを画面上に表示する。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−２０７７７２公報（段落番号［００４８］、図８）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来のメーリングリスト作成装置は以上のように構成されているので、ユーザＩＤとプロジェクト番号を指定すれば、データベースからメーリングリストを検索して表示することができる。しかし、担当者の追加や変更が生じると、予めデータベースに登録されているメーリングリストを変更するなどの作業を実施しなければならず、多くの手間を要するとともにメールの送信漏れが発生するなどの課題があった。
【０００５】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、予めメーリングリストをデータベースに登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができるメーリングリスト作成装置を得ることを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明に係るメーリングリスト作成装置は、データベースからジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索手段を設け、その検索手段の検索結果を参照してメーリングリストを作成するようにしたものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置を示すシステム構成図であり、図２はこの発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。図において、データベース１は例えばＬＡＮを介してユーザＰＣ２と接続され、各ジョブに関連する担当者を管理するオーダー情報テーブルと、担当者のメールアドレスを管理する担当者情報テーブルとを備えている。ユーザＰＣ２は例えばユーザが使用するパソコンであり、メールを送信する際に使用する。
【０００８】
ジョブ管理部１１はデータベース１に管理されているジョブの内容を階層的に表示（オーダー番号、工程名、成果物（文書、図面など）の順に階層的に表示）して、任意のジョブの指定を受け付ける機能を備えている。なお、ジョブ管理部１１はジョブ指定手段を構成している。
検索部１２はデータベース１からジョブ管理部１１により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する。なお、検索部１２は検索手段を構成している。
【０００９】
リスト作成部１３は検索部１２の検索結果を参照してメーリングリストを作成する。なお、リスト作成部１３はリスト作成手段を構成している。
メーラー起動部１４はリスト作成部１３がメーリングリストを作成すると、メーラー１５を起動して、そのメーリングリストをメーラー１５に引き渡す機能を備えている。なお、メーラー起動部１４は起動手段を構成している。
メーラー１５はメーラー起動部１４から引き渡されたメーリングリストを参照して、１以上の宛先にメールを配信する。
図３はこの発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置の処理内容を説明する説明図であり、図４はこの発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置の処理内容を示すフローチャートである。
【００１０】
次に動作について説明する。
まず、ジョブ管理部１１は、データベース１に管理されているジョブの内容を階層的に表示する（ステップＳＴ１）。即ち、ジョブ管理部１１は、図３に示すように、オーダー管理ＧＵＩを起動して、データベース１のオーダー情報テーブルを参照することにより、データベース１に管理されているジョブの内容を階層的に表示する。図３の例では、オーダー番号“Ｂ０００１”のジョブの内容を表示しており、オーダー番号、工程名、成果物（文書、図面など）の順に階層的に表示している。
【００１１】
ジョブ管理部１１は、任意のジョブの指定を受け付ける機能を備えており、例えば、ユーザがマウスやキーボードを操作して、オーダー番号“Ｂ０００１”を選択すると、オーダー番号“Ｂ０００１”に関連する担当者の検索要求を検索部１２に出力する（ステップＳＴ２）。
また、例えば、ユーザが工程“１”を選択すると、工程“１”に関連する担当者の検索要求を検索部１２に出力し、ユーザが成果物“１”を選択すると、成果物“１”に関連する担当者の検索要求を検索部１２に出力する。
【００１２】
検索部１２は、ジョブ管理部１１から例えばオーダー番号“Ｂ０００１”に関連する担当者の検索要求を受けると、オーダー番号“Ｂ０００１”をキーにして、データベース１のオーダー情報テーブルからオーダー番号“Ｂ０００１”に関連する担当者を検索する（ステップＳＴ３）。
そして、検索部１２は、オーダー番号“Ｂ０００１”に関連する担当者を検索すると、その担当者をキーにして、データベース１の担当者情報テーブルからその担当者のメールアドレスを検索する（ステップＳＴ４）。
【００１３】
リスト作成部１３は、検索部１２から検索結果を受けると、その検索結果を参照してメーリングリストを作成し（ステップＳＴ５）、ブラウザを起動して、そのメーリングリストを示すメーリングリストカスタマイズ画面を表示する（ステップＳＴ６）。
図５はメーリングリストカスタマイズ画面の表示例であるが、図５からも明らかなように、メールの配信漏れを防止するため、メーリングリストカスタマイズ画面のデフォルトの状態では、Ｔｏ欄にチェックが入っており、ユーザがＴｏ欄のチェックをはずす操作を行わない限り、メールのＴｏ欄に担当者のメールアドレス又は名前が自動的に入力されるように設定される。一方、ユーザがＴｏ欄のチェックをはずしてＣｃ欄にチェックを入れる操作を行えば（通常はＣｃ欄にチェックを入れれば、Ｔｏ欄のチェックは自動的にはずれる）、メールのＣｃ欄に担当者のメールアドレス又は名前が自動的に入力されるように設定される。
【００１４】
ただし、リスト作成部１３は、メーリングリストを作成する際、同一の担当者に同一のメールが重複して配信される状況の発生を回避するため、検索結果に含まれているメールアドレスを相互に照合し、同一のメールアドレスが複数存在する場合、同一のメールアドレスを１つだけ残して他を削除する。図５の例では、“斎藤五郎”宛のメールが重複しているので、成果物“４”、成果物“５”のＴｏ欄のチェックをはずしている。
なお、リスト作成部１３は、メールの件名と本文の記入を受け付ける機能を備えているので、図６に示すように、ユーザは、メーリングリストカスタマイズ画面において、メールの件名と本文を記入することができる。ただし、メーリングリストカスタマイズ画面において、メールの件名と本文を記入することは必須ではなく、後述するメーラー１５の表示画面上でメールの件名と本文を記入してもよい。
【００１５】
リスト作成部１３は、メーリングリストカスタマイズ画面において、メーリングリストのカスタマイズを完了し、ユーザが“決定”キーをクリックすると、メーリングリストの編集内容を確認するためのメーリングリスト表示画面を表示する（ステップＳＴ７，ＳＴ８）。
なお、図７はメールの件名と本文が記入されている場合のメーリングリスト表示画面の表示例であり、図８はメールの件名と本文が記入されていない場合のメーリングリスト表示画面の表示例である。
【００１６】
ここで、メーリングリストの編集内容に不備があり、ユーザが“閉じる”キーをクリックすると、図５又は図６のメーリングリストカスタマイズ画面に戻り、再編集が可能になる（ステップＳＴ９，ＳＴ６）。
一方、メーリングリストの編集内容に不備がなく、ユーザが“メーラー起動”キーをクリックすると、メーラー起動部１４がメーラー１５を起動し、メーラー１５に対してメーリングリストの引き渡しを行う（ステップＳＴ９，ＳＴ１０）。また、メールの件名と本文が記入されている場合には、メールの件名と本文の引き渡しも行う。
なお、メーラー１５の起動やメーリングリスト等の引き渡しは、図７及び図８に示すようなＨＴＭＬ言語を用いて行う。
【００１７】
図９はメールの件名と本文が記入されている場合のメーラーの表示画面であり、図１０はメールの件名と本文が記入されていない場合のメーラーの表示画面である。
なお、図９及び図１０の例では、Ｔｏ欄には、“山田太郎”、“斎藤五郎”のメールアドレスが表示され、Ｃｃ欄には、“松田花子”のメールアドレスが表示されているが、メールアドレスではなく、担当者の名前を表示するようにしてもよい。
メーラー１５は、ユーザが図９又は図１０の表示画面から送信指令を入力すると、Ｔｏ欄及びＣｃ欄に記述されている宛先に同一内容のメールを配信する（ステップＳＴ１１）。
【００１８】
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、データベース１からジョブ管理部１１により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索部１２を設け、その検索部１２の検索結果を参照してメーリングリストを作成するように構成したので、予めメーリングリストをデータベース１に登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができる効果を奏する。
【００１９】
また、この実施の形態１によれば、メーラー起動部１４がメーラー１５を起動し、メーラー１５に対してメーリングリストの引き渡しを行うように構成したので、自動的に作成したメーリングリストを用いてメールの配信を行うことができる効果を奏する。
また、メールの件名と本文が記入されている場合には、メールの件名と本文の引き渡しも行うように構成したので、迅速にメールを配信することができる効果を奏する。
【００２０】
さらに、この実施の形態１によれば、リスト作成部１３がメーリングリストを作成する際、検索部１２の検索結果に含まれているメールアドレスを相互に照合し、同一のメールアドレスが複数存在する場合、同一のメールアドレスを１つだけ残して他を削除するように構成したので、同一の担当者に同一のメールが重複して配信される状況の発生を回避することができる効果を奏する。
【００２１】
実施の形態２．
上記実施の形態１では、リスト作成部１３がメーリングリストを作成する際、検索部１２の検索結果に含まれているメールアドレスを相互に照合し、同一のメールアドレスが複数存在する場合、同一のメールアドレスを１つだけ残して他を削除するものについて示したが、図１１に示すように、メールアドレスは一致するが、担当者の名前が異なる場合がある（複数の担当者が同一のメールアドレスを共有する場合がある）。図１１の例では、“斎藤五郎”と“田中次郎”が同一のメールアドレスを共有している。
【００２２】
リスト作成部１３は、このような場合に対処するため、同一のメールアドレスに係る担当者を相互に照合し、担当者の名前が異なるときは、各担当者に対応するＴｏ欄にデフォルトでチェックを入れるようにする。
これにより、各担当者宛に同一内容のメールが複数配信されることになるが、同一内容のメールを同一のメールアドレスに複数配信することは無駄が多いので、この実施の形態２では、同一のメールアドレスにはメールを１通だけ配信し、各担当者の名前がメールのＴｏ欄に入力される設定を施すようにする。
【００２３】
即ち、リスト作成部１３がメーリングリストをメーラー１５に引き渡す際、同一のメールアドレスにはメールを１通だけ配信するメーリングリストを引き渡すが、そのメールのＴｏ欄に対して各担当者の名前（図１１の例では、“斎藤五郎”と“田中次郎”の名前）の入力を要求する情報を引き渡すようにする。
この実施の形態２によれば、複数の担当者が同一のメールアドレスを共有する場合でも、無駄なメールの配信を防止することができる効果を奏する。
【００２４】
実施の形態３．
上記実施の形態１では、リスト作成部１３がメーリングリストを作成する際、検索部１２の検索結果に含まれているメールアドレスを相互に照合し、同一のメールアドレスが複数存在する場合、同一のメールアドレスを１つだけ残して他を削除するものについて示したが、リスト作成部１３が検索部１２の検索結果に含まれている担当者を相互に照合し、同一の担当者が複数存在する場合、同一の担当者のメールアドレスを１つだけ残して他を削除するようにしてもよい。
【００２５】
即ち、担当者によっては複数のメールアドレスを保有している場合がある。このような場合、上記実施の形態１のリスト作成部１３では、メールアドレスが異なるため、同一の担当者に同一内容のメールを複数配信するメーリングリストを作成することになる。
この実施の形態３では、メールアドレスが異なる場合でも、担当者が同一である場合には、同一の担当者のメールアドレスを１つだけ残して他を削除するようにする。
これにより、ある担当者が複数のメールアドレスを保有している場合でも、無駄なメールの配信を防止することができる効果を奏する。
【００２６】
実施の形態４．
図１２はこの発明の実施の形態４によるメーリングリスト作成装置を示すシステム構成図であり、図１３はこの発明の実施の形態４によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。図において、図１及び図２と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
データベース３は図１のデータベース１と同様にオーダー情報テーブルと担当者情報テーブルを備えており、ユーザＰＣ２から担当者やメールアドレスの検索要求を受けると、担当者やメールアドレスを検索して、その検索結果をユーザＰＣ２に送信する機能を備えている。
【００２７】
ジョブ管理部２１は図２のジョブ管理部１１と同様の機能を有する他に、指定を受け付けたジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスの検索要求をデータベース３に送信する機能を備えている。なお、ジョブ管理部２１はジョブ指定手段と検索要求手段を構成している。
受信部２２はデータベース３から送信された検索結果を受信する受信手段を構成している。
【００２８】
上記実施の形態１では、ユーザＰＣ２が検索部１２を搭載しているものについて示したが、図１２に示すように、データベース３とユーザＰＣ２がインターネットなどのネットワークを介して接続されるような場合には、データベース３とユーザＰＣ２間のデータ通信量を削減する観点から、データベース３がメールアドレス等の検索機能を持つようにしてもよい。
【００２９】
即ち、この実施の形態４では、ユーザＰＣ２のジョブ管理部２１が図２のジョブ管理部１１と同様にして、任意のジョブの指定を受け付けると、そのジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスの検索要求をデータベース３に送信する。
データベース３は、ユーザＰＣ２から検索要求を受けると、図２の検索部１２と同様にして、そのジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスを検索し、その検索結果をユーザＰＣ２に送信する。
ユーザＰＣ２の受信部２２は、データベース３から送信された検索結果を受信し、その検索結果をリスト作成部１３に出力する。
以下、上記実施の形態１と同様であるため説明を省略する。
【００３０】
以上で明らかなように、この実施の形態４によれば、データベース３から検索結果を受信する受信部２２を設け、その受信部２２により受信された検索結果を参照してメーリングリストを作成するように構成したので、予めメーリングリストをデータベース３に登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができる効果を奏する。
【００３１】
実施の形態５．
図１４はこの発明の実施の形態５によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。図において、図１３と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
情報受信部２３はジョブ管理部１１により指定されたジョブに関連する情報の送信要求をデータベース１に送信して、そのデータベース１から当該ジョブに関連する情報を受信し、そのジョブに関連する情報を検索部１２に出力する。なお、情報受信部２３は情報受信手段を構成している。
【００３２】
上記実施の形態４では、ジョブ管理部２１がジョブに関連する担当者等の検索要求をデータベース３に送信すると、データベース３がジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスを検索して、その検索結果をユーザＰＣ２に送信するものについて示したが、情報受信部２３がジョブ管理部１１により指定されたジョブに関連する情報の送信要求をデータベース１に送信して、そのデータベース１から当該ジョブに関連する情報（オーダー情報テーブル及び担当者情報テーブルの一部）を受信し、検索部１２が当該ジョブに関連する情報から当該ジョブに関連する担当者と当該担当者のメールアドレスを検索するようにしてもよく、上記実施の形態４と同様の効果を奏することができる。
【００３３】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、データベースからジョブ指定手段により指定されたジョブに関連する担当者を検索して、その担当者のメールアドレスを検索する検索手段を設け、その検索手段の検索結果を参照してメーリングリストを作成するように構成したので、予めメーリングリストをデータベースに登録することなく、所定のジョブに関連する担当者宛のメーリングリストを自動的に作成することができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置を示すシステム構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。
【図３】この発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置の処理内容を説明する説明図である。
【図４】この発明の実施の形態１によるメーリングリスト作成装置の処理内容を示すフローチャートである。
【図５】メーリングリストカスタマイズ画面を示す説明図である。
【図６】メールの件名と本文が記入されたメーリングリストカスタマイズ画面を示す説明図である。
【図７】メールの件名と本文が記入されている場合のメーリングリスト表示画面を示す説明図である。
【図８】メールの件名と本文が記入されていない場合のメーリングリスト表示画面を示す説明図である。
【図９】メールの件名と本文が記入されている場合のメーラーの表示画面を示す説明図である。
【図１０】メールの件名と本文が記入されていない場合のメーラーの表示画面を示す説明図である。
【図１１】メーリングリストカスタマイズ画面を示す説明図である。
【図１２】この発明の実施の形態４によるメーリングリスト作成装置を示すシステム構成図である。
【図１３】この発明の実施の形態４によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。
【図１４】この発明の実施の形態５によるメーリングリスト作成装置のユーザＰＣを示す構成図である。
【符号の説明】
１，３  データベース、２  ユーザＰＣ、１１  ジョブ管理部（ジョブ指定手段）、１２  検索部（検索手段）、１３  リスト作成部（リスト作成手段）、１４  メーラー起動部（起動手段）、１５  メーラー、２１  ジョブ管理部（ジョブ指定手段、検索要求手段）、２２  受信部（受信手段）、２３  情報受信部（情報受信手段）。
【図１】
2004199281.tif 000003
【図２】
2004199281.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2004199281.tif 000009
【図８】
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【図９】
2004199281.tif 000011
【図１０】
2004199281.tif 000012
【図１１】
2004199281.tif 000013
【図１２】
2004199281.tif 000014
【図１３】
2004199281.tif 000015
【図１４】
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