(57)【要約】【課題】本発明は、ドキュメントを送信するドキュメント送信方法およびドキュメント送信プログラムに関し、ドキュメントを作成、修正した人のアドレス情報をアドレス情報域に書き込んでおき、ドキュメント修正時に修正した人以外の全てのアドレスに修正ドキュメントを送信し、ドキュメントが転送中に修正されたときに全ての関係者が修正されたドキュメントを受信して修正状況を把握でき、次回のドキュメント作成時に有効活用を図ることを目的とする。【解決手段】ドキュメントを作成あるいは変更されたときに、当該ドキュメントに対応づけて設けたアドレス情報域に、作成あるいは変更した人のアドレス情報を書き込むステップと、アドレス情報域に他人のアドレス情報が書き込まれていた場合には、当該書き込まれていたアドレス情報に、変更後のドキュメントを送信するステップとを有する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントを送信するドキュメント送信方法において、
ドキュメントを作成あるいは変更されたときに、当該ドキュメントに対応づけて設けたアドレス情報域に、作成あるいは変更した人のアドレス情報を書き込むステップと、
前記アドレス情報域に他人のアドレス情報が書き込まれていた場合には、当該書き込まれていたアドレス情報に、変更後のドキュメントを送信するステップとを有するドキュメント送信方法。
【請求項２】
前記アドレス情報域にアドレス情報およびドキュメントの作成、更新した日付を書き込んでおき、前記受信したドキュメント中に同じ名前のドキュメントが複数あったときには、日付の古い元のドキュメントに対して日付の新しい変更されたドキュメントの差分のデータを抽出し、次の頁に当該差分のデータの頁を挿入するステップを有する請求項１記載のドキュメント送信方法。
【請求項３】
ドキュメントを送信するドキュメント送信プログラムにおいて、
コンピュータに、
ドキュメントを作成あるいは変更されたときに、当該ドキュメントに対応づけて設けたアドレス情報域に、作成あるいは変更した人のアドレス情報を書き込むステップと、
前記アドレス情報域に他人のアドレス情報が書き込まれていた場合には、当該書き込まれていたアドレス情報に、変更後のドキュメントを送信するステップとして機能させるためのドキュメント送信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメントを送信するドキュメント送信方法およびドキュメント送信プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、担当者がドキュメントを作成して電子メールに添付ファイルとして添付して上司（例え部長）に送信し、これを受信した上司は修正、加工を行い、他の人（例えば事業部長）に転送することが行われている。
【０００３】
また、情報を複数のオブジェクトとその相互間のリンクで表したハイパーメディアのサブグラフをメッセージとして他の人に送信し、当該サブグラフをもとに必要な情報を送信元に送信依頼して受信する。そして、受信した内容を変更した場合には、変更通知を他の受信者に送信し、変更通知を受信した受信者は、変更内容が現在の表示内容に影響あるか否かを判別し、影響あれば該当オブジェクトの更新処理を行う技術がある（特許文献１）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平０６−２６６６３３号公報の〔００２９〕、〔００３０〕など参照。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
従来の上述した前者では、担当者が作成したドキュメントを部長に送信し、部長が修正して事業部長に転送していたため、元のドキュメントの作成者は修正した内容を知らないで、既に電子メールで送信した内容をもとに次のドキュメント、例えば次の月のドキュメントを作成して部長に送信した場合、前月のドキュメントが修正されたことを知らないで当該作成者が作成したために、不都合が生じてしまうという問題があった。
【０００６】
また、従来の上述した後者では、ハイパーメディアのサブグラフを送信元から受信者に送信し、受信者は当該サブグラフをもとに必要な内容を送信元に送信依頼する煩雑な作業が必要になってしまうと共に、変更者から変更通知を受信したときに変更内容が現在の表示内容に影響があるか否かを判別し、影響を与えると判明したときにその表示内容の送信依頼するという煩雑な作業が要求されてしまうという問題があった。
【０００７】
本発明は、これらの問題を解決するため、ドキュメントを作成、修正した人のアドレス情報をアドレス情報域に書き込んでおき、ドキュメント修正時に修正した人以外の全てのアドレスに修正ドキュメントを送信し、ドキュメントが転送中に修正されたときに全ての関係者が修正されたドキュメントを受信して修正状況を把握でき、次回のドキュメント作成時に有効活用を図ることを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。
【０００９】
図１において、端末１は、元データ作成者が操作する端末（例えばパソコン）であって、メール作成／更新手段４、および送信手段５などから構成されるものである。
【００１０】
端末２は、データ転送者が操作する端末（例えばパソコン）であって、メール作成／更新手段４、および送信手段５などから構成されるものである。
【００１１】
メール作成／更新手段４は、ドキュメント（メール）を新規に作成したり、受信したメールを更新（修正）したり、作成、更新したときにアドレス情報域に作成、更新した人のアドレス情報および日時を書き込んだりなどするものである。
【００１２】
送信手段５は、メールを送信するものである。
次に、動作を説明する。
【００１３】
端末１を構成するメール作成／更新手段４がドキュメント（メール）を新規に作成および作成した人のアドレス情報をメールに付加されているアドレス情報域に書き込み、送信手段５が指定された送信先にメールを送信し、受信した端末２のメール作成／更新手段４が受信したドキュメント（メール）を修正および修正した人のアドレス情報をアドレス情報域に追加書き込み、送信手段５が修正された後のメールを当該メールのアドレス情報域に書き込まれている自以外のアドレスに送信、および必要に応じて指定された送信先に送信するようにしている。
【００１４】
この際、アドレス情報域にアドレス情報およびドキュメント（メール）の作成、更新した日付を書き込んでおき、作成および受信したドキュメント（メール）中に同じ名前のドキュメントが複数あったときには、日付の古い元のドキュメントに対して日付の新しい変更（修正）されたドキュメントの差分のデータを抽出し、次の頁に当該差分のデータの頁を挿入するようにしている。
【００１５】
従って、ドキュメントを作成、修正した人のアドレス情報をアドレス情報域に書き込んでおき、ドキュメント修正時に修正した人以外の全てのアドレスに修正ドキュメントを送信することにより、ドキュメントが転送中に修正されたときに全ての関係者が修正されたドキュメントを受信して修正状況を把握でき、次回のドキュメント作成時に有効活用を図ることが可能となる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
次に、図１から図４を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【００１７】
図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、端末１は、元データ作成者が操作してメール（ドキュメント）を作成したりなどを行う端末（例えばパソコン）であって、メール作成／更新手段４、および送信手段５などから構成されるものである。
【００１８】
端末２は、データ転送者が操作して受信したメール（ドキュメント）をそのまま転送したり、修正した後に転送したりなどを行う端末（例えばパソコン）であって、メール作成／更新手段４、および送信手段５などから構成されるものである。
【００１９】
端末（受信者）３は、メールを受信する人の操作する端末（例えばパソコン）であって、メール作成／更新手段４、および送信手段５などから構成されるものである。
【００２０】
メール作成／更新手段４は、メール（ドキュメント）を新規に作成したり、受信したメールを更新（修正）したり、作成、更新したときにアドレス情報域に作成、更新した人のアドレス情報を書き込んだりなどするものである。
【００２１】
送信手段５は、メールを送信（アドレス情報域に書き込まれている自アドレス以外の全のアドレスをメールを送信、および指定された送信先にメールを送信）するものである。
【００２２】
次に、図１の▲１▼から▲５▼の順番に、図１の構成の動作の概略を説明する。
▲１▼は、端末１のメール作成／更新手段４がメール（元データ、ここでは、シート）を作成および作成者のアドレス情報、作成日付を当該メールのアドレス情報域に書き込み、送信手段５が当該メールを指定された送信先に送信する。
【００２３】
▲２▼は、▲１▼のメール送信時に、端末１に送信したメールをデータ１１として保存する。ここでは、エクセル（登録商標）の作成ワークシートにドキュメントを作成、およびアドレス領域（メールアドレス管理シート）にメール作成者のアドレスと作成日時を書き込んで保存する。
【００２４】
以上によって、メール作成すると、メールに作成者のアドレス情報と作成日付が書き込まれて指定された送信先に送信されると共に保存されることとなる。
【００２５】
▲３▼は、▲２▼で送信されたメールを受信した端末２の送信手段５がそのまま修正なしに指定された送信先に送信する。この場合には、端末１で作成されたメールと当該メールに付加されているアドレス情報域とがそのまま修正なしに端末３に転送されることとなる。
【００２６】
▲４▼は、修正して転送する。これは、端末２のメール作成／更新手段４が受信したメールを修正し、当該修正後のメールのアドレス情報域に自アドレス情報および修正日時を書き込み、送信手段５が指定された送信先に修正後のアドレス情報域の付加されているメールを送信する。
【００２７】
▲５▼は、返送する。これは、▲４▼で修正したメールについて、当該メールのアドレス情報域に書き込まれている自以外のアドレスに当該メールを返送する。
【００２８】
▲６▼は、保存する。これは、▲４▼で修正したメールをデータ２１として、修正ワークシートおよびアドレス情報（アドレス管理シート）で保存する。
【００２９】
以上の▲３▼から▲６▼によって、受信したメールについて修正なしにそのまま指定された送信先に送信したり、修正したメールと修正者のアドレスと修正日時をアドレス情報域に書き込んで、指定された送信先に送信およびアドレス情報域に書き込まれている自以外のアドレスに修正後のメールを返送して修正を知らせたりすることが可能となる。
【００３０】
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。ここで、端末（元データ作成者）１は図１の端末１、端末（データ転送者１）２、端末（データ転送者２）２は、図１の端末２をそれぞれ表す。
【００３１】
図２は、本発明の動作説明フローチャートを示す。
図２において、Ｓ１は、端末（元データ作成者）１が元データシートを作成し、書きこむ。これにより、例えば後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１中のデータシート１（元データに相当）が作成できたこととなる。
【００３２】
Ｓ２は、メールアドレスを抽出する。これは、Ｓ１で元データを作成した作成者のメールアドレスを取り出す。
【００３３】
Ｓ３は、メールアドレス管理シートを作成する。
Ｓ４は、メールアドレスを書き込む。これらＳ３、Ｓ４で後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１中のメールアドレス管理シートを作成し、これに元データの作成者のメールアドレス（例えば”Ａ”）および作成日付（例えば”日時１”）を書き込んだこととなる。
【００３４】
Ｓ５は、送信する。これは、Ｓ１からＳ４で作成した例えば後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１（元データ）を指定された送信先（端末２の操作者（例えば部長Ｂ））に送信する。
【００３５】
Ｓ６は、受信する。これは、送信したメールについて、送信先で修正されたときは、修正されたメールと、当該メールに付加された修正者のメールアドレスと更新日時を書き込んだメールアドレス管理シートが返送されてくるので、これを受信する。
【００３６】
Ｓ７は、反映する。これは、元データに対して、修正されたメールの修正内容を反映する。例えば差分のデータを元データの頁の次の頁に挿入する。
【００３７】
以上のＳ１からＳ８によって、元データ作成者は作成したメールに作成者のメールアドレスを付加して送信すると、送信先で修正されたときは修正メールと修正者のメールアドレス、更新日時が付加されて返送されてくるので、この修正メールを元データに反映し、その修正過程および修正内容を確認し、次回の元データ作成時に役立てることが可能となる。
【００３８】
Ｓ１１は、Ｓ５で送信されたメールを端末２（端末２の操作者）が受信する。Ｓ１２は、参照する。これは、受信したメール、例えば後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１を画面上に表示し、その内容（ここでは、１月と２月の売上を参照する。
【００３９】
Ｓ１３は、修正要か判別する。ＹＥＳの場合には、端末２の操作者（例えば部長Ｂ）が修正要と判断したので、Ｓ１４に進む。Ｓ１３のＮＯの場合には、メールの修正不要と判断したので、Ｓ２０で他に送信要か判別し、ＹＥＳのときにＳ２１で指定された送信先（例えば、事業部長Ｃ）にメールを送信し、ＮＯのときに終了する。
【００４０】
Ｓ１４は、Ｓ１３のＹＥＳでメール修正要と判断したので、データ書き込みあるいは修正する。これにより、例えば後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１（元データ）中のデータシート１の内容が、図４の（ｂ）のデータシートブック＃１中のデータシート１のように修正される（修正と矢印した部分が修正される）。
【００４１】
Ｓ１５は、メールアドレスを抽出する。これは、Ｓ１４でデータ修正した人のメールアドレスを抽出する。
【００４２】
Ｓ１６は、メールアドレス管理シートに自アドレス有りか判別する。これは、Ｓ１５で抽出したデータ修正した人のメールアドレスが既に例えば後述する図４の（ａ）のデータシートブック＃１中のメールアドレス管理シート中に書き込まれているか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ１８に進む。ＮＯの場合には、Ｓ１７でメールアドレスをメールアドレス管理シート中に新規に書き込み、Ｓ１８に進む。
【００４３】
Ｓ１８は、他のメールアドレスがあるか判別する。これは、メールアドレス管理シート中に自分以外の他のメールアドレスが書き込まれているか判別する。ＹＥＳの場合には、データシートを作成、修正した人のメールアドレスが書き込まれていると判明したので、Ｓ１９で自分以外の全メールアドレスに修正後のデータを送信し、Ｓ２０に進む。一方、Ｓ１８のＮＯの場合には、Ｓ２０に進む。
【００４４】
Ｓ２０は、他に送信要か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ２１で指定された他のメールアドレスにメールを送信する。一方、ＮＯの場合には、終了する。
【００４５】
以上のＳ１１からＳ２１によって、メールを受信した側では、修正不要のときはそのまま送信先に転送し、修正要のときは修正メールおよび修正者のメールアドレスと更新日時を付加して送信先に送信およびメールに書き込まれていた自分以外の全てのメールアドレスに修正メールを返答することにより、修正内容を関係する全ての人に同報することが可能となる。
【００４６】
Ｓ４１は、端末（データ転送者１）２からＳ２１で送信されたきたメールを、端末（データ転送者２）２が受信する。そして、Ｓ１１からＳ２１を既述したと同様に繰り返す。
【００４７】
図３は、本発明の動作説明フローチャート（反映）を示す。これは、例えば既述した図２のＳ６で修正メールを受信した端末（元データ作成者Ａ）１が元データに反映するときの動作を説明したものである。
【００４８】
図３において、Ｓ５１は、名寄を行う。これは、図２の端末（元データ作成者Ａ）１で元データ作成者Ａが作成した元データ、受信した修正データのファイル名で名寄を行う。
【００４９】
Ｓ５２は、差分のあるデータシート有か判別する。これは、例えばＳ５１で名寄後に図４の（ａ）と（ｂ）に示すように、同一のデータシートブック＃１があり、かつそのデータシート中に異なる部分（差分）のあるデータシートがあるか判別する。図４の（ａ）の元データに対する、図４の（ｂ）の修正データとでは、差分が修正と矢印を付した部分にあるので、Ｓ５２のＹＥＳとなり、Ｓ５３で新データシートを元データシートの次に更新日付を付加して挿入する。これは、例えば図４の（ｂ）の差分のあるデータシート１を取り出して更新日付を付加し、図４の（ａ）の元データのデータシート１の次に挿入する。そして、Ｓ５４に進む。一方、Ｓ５２のＮＯの場合には、終了する。
【００５０】
以上によって、元データを作成した端末１などで、送信したメールと、送信先で修正されて返信されてきたメールとを名寄し、同一データの差分を抽出して作成、更新日時の最も古いデータを基準に、差分を頁毎に抽出して元データの該当頁に挿入して反映し、修正内容および修正過程を見やすく整理して表示することが可能となる。
【００５１】
図４は、本発明のドキュメント例を示す。
図４の（ａ）は、データシートブック（元データ）の例を示す。データシートブック（元データ）は、メールアドレス管理シートおよびデータシート１、・・・から構成されるものである。メールアドレス管理シートには、データシート１、・・・を作成、ここでは、最初に作成した作成者のメールアドレス（例えばＡ）と、作成日時（例えば日時１）とを書き込んでデータシート１、・・・と一緒にメール送信するものである。データシート１、・・は、ドキュメントに内容を記載したものであって、ここでは、エクセル（登録商標）を用いて作成したシートに表を作成してデータ（ここでは、１月、２月の売上金額（百万円））を書き込んだものである。
【００５２】
図４の（ｂ）は、データシートブック＃１（修正データ）の例を示す。これは、図４の（ａ）のデータシートブック＃１（元データ）を受信した図１の端末２で修正を行った後のデータシートブック＃１（修正データ）の例を示し、ここでは、矢印で示した２月の売上を１５０百万円から２００百万円に修正している。メールアドレス管理シートの２．に修正者のメルアドレス（Ｂ）と修正日時（日時２）が書き込まれている。そして、図示のデータシートブック＃１（修正データ）をメールアドレス管理シートに書き込まれている自分以外、ここでは、１．のＡ（メールアドレスＡ）に修正したデータシートブック＃１（修正データ）を返信し、修正した内容を知らせると共に、修正したデータを指定した送信先に送信する。
【００５３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ドキュメントを作成、修正した人のアドレス情報をアドレス情報域に書き込んでおき、ドキュメント修正時に修正した人以外の全てのアドレスに修正ドキュメントを送信する構成を採用しているため、ドキュメントが転送中に修正されたときに全ての関係者が修正されたドキュメントを受信して修正状況を把握でき、次回のドキュメント作成時に有効活用を図ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】本発明の動作説明フローチャートである。
【図３】本発明の動作説明フローチャート（反映）である。
【図４】本発明のドキュメント例である。
【符号の説明】
１、２，３：端末
４：メール作成／更新手段
５：送信手段
１１、２１：データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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