(57)【要約】【課題】スケジュール管理システムにおいて、予約者が不在の場合にも代行者によって確実にスケジュールデータを変更可能とする。【解決手段】予約実行管理部１１２は、会議参加メンバー及び使用会議室についての予約情報をスケジュールデータとしてスケジュールデータベース１０８に登録し、また変更されたスケジュールデータを更新する。予約発信者管理部１１３は、スケジュールデータ変更の権限を有するユーザを予約発信者として予約発信者データベース１０９に設定する。クライアントからのスケジュールデータの変更要求に応答して、予約発信者管理部１１３は、予約発信者データベース１０９を参照し、要求元が予約発信者として設定されている場合にスケジュールデータの変更を許可する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議参加メンバ及び使用会議室についての予約情報をスケジュールデータとしてスケジュールデータベースに登録し、前記スケジュールデータベース中の前記スケジュールデータを変更するスケジュール管理方法において、前記スケジュールデータ変更の権限を有するユーザを予約発信者として予約発信者データベースに設定し、前記スケジュールデータの変更要求に応答して前記予約発信者データベースを参照し、要求元が前記予約発信者として設定されている場合に前記スケジュールデータの変更を許可することを特徴とするスケジュール管理方法。
【請求項２】
前記予約発信者データベースについて新たな前記予約発信者の追加要求を受け付け、ユーザ情報データベースを参照して要求元ユーザの属性を取得し、前記要求元ユーザがシステム管理者権限をもつユーザである場合に新たな前記予約発信者の前記予約発信者データベースへの追加変更を許可することを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理方法。
【請求項３】
計算機に、会議参加メンバ及び使用会議室についての予約情報をスケジュールデータとしてスケジュールデータベースに登録する機能、および前記スケジュールデータベース中の前記スケジュールデータを変更する機能を実現させるためのスケジュール管理のためのプログラムであって、前記計算機に、前記スケジュールデータ変更の権限を有するユーザを予約発信者として予約発信者データベースに設定する機能、前記スケジュールデータの変更要求に応答して前記予約発信者データベースを参照する機能、および要求元が前記予約発信者として設定されている場合に前記スケジュールデータの変更を許可する機能を実現させるためのプログラム。
【請求項４】
さらに前記計算機に、前記予約発信者データベースについて新たな前記予約発信者の追加要求を受け付ける機能、ユーザ情報データベースを参照して要求元ユーザの属性を取得する機能、および前記要求元ユーザがシステム管理者権限をもつユーザである場合に新たな前記予約発信者の前記予約発信者データベースへの追加変更を許可する機能を実現させるための請求項３記載のプログラム。
【請求項５】
複数のクライアント計算機とスケジュール管理サーバ計算機とを有するスケジュール管理システムにおいて、前記スケジュール管理サーバ計算機は、会議参加メンバ及び使用会議室についての予約情報をスケジュールデータとして格納するスケジュールデータベースと、前記スケジュールデータ変更の権限を有するユーザを予約発信者として設定する予約発信者データベースと、前記クライアント計算機の１つから受信した前記スケジュールデータの変更要求に応答して前記予約発信者データベースを参照する手段と、要求元ユーザが前記予約発信者として設定されている場合に前記スケジュールデータの変更を許可する手段とを有することを特徴とするスケジュール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、スケジュール管理技術に係わり、特に会議スケジュールの予約情報を管理する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のスケジュール管理システムでは、個人の発信した予約スケジュールを変更できるのは予約の発信者本人かシステム管理者に限定されていた。このようなシステムでは、例えば予約者が出張中にスケジュール変更が必要になったような場合、代行者が変更処理を行うことができないので、運用上は代行者が新規のスケジュールを予約し、スケジュール変更をメール等で通知するという方法が取られている。
【０００３】
またこの問題を解決する他の方法としては、特開平７−２３９８７７号公報（特許文献１）に開示されているように他者が予約したスケジュールを自分の予約スケジュールとして取り込む方法が提案されており、これによれば予約された各人が自分でスケジュールを変更することが可能となるが、発信者であれば一度の操作で済む変更処理を受信者全てが行う必要がある。
【０００４】
【特許文献１】
特開平７−２３９８７７号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来のスケジュール変更方法では、前者の場合、不在者が変更前のスケジュールデータを削除するまで変更後のスケジュールデータと一時的に重複して予約されている状態が発生し、受信者が混乱するという問題があった。また後者の場合では、個々人がそれぞれにスケジュールを取り込み、削除し、新規に予約するという処理を行うことになり、手間がかかりミスも多くなるという問題があった。
【０００６】
本発明の目的は、予約者の代行者が確実にスケジュール変更できるようなスケジュール管理技術を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、会議参加メンバ及び使用会議室についての予約情報をスケジュールデータとしてスケジュールデータベースに登録し、スケジュールデータベース中のスケジュールデータを変更するスケジュール管理方法において、スケジュールデータ変更の権限を有するユーザを予約発信者として予約発信者データベースに設定し、スケジュールデータの変更要求に応答して予約発信者データベースを参照し、要求元が予約発信者として設定されている場合にスケジュールデータの変更を許可するスケジュール管理技術を特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。
【０００９】
図1は、本実施形態のスケジュール管理システムの構成図である。システムは、クライアント１０１〜１０５とスケジュール管理サーバ１０６とから構成される。クライアント１０１〜１０５とスケジュール管理サーバ１０６は、ＬＡＮなどのネットワーク１２０によって接続される。クライアント１０１〜１０５は、パーソナルコンピュータなどのクライアント計算機であり、ハードウェアとしてはＣＰＵ、メモリ、入力装置、表示装置などによって構成される。またクライアント１０１〜１０５は、プログラム実行によってＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）機能、ブラウザ機能などを実現する。
【００１０】
この例ではクライアント１０１は管理者によって、クライアント１０２は予約者によって、クライアント１０３は変更者によって、クライアント１０４及び１０５は被予約者によって操作される。管理者は、本システムを管理するシステム管理者である。予約者は最初にスケジュールを予約する人である。変更者は予約者に代わってスケジュールデータの変更ができる人である。以下予約者と変更者とを合わせて予約発信者と呼ぶ。被予約者はスケジュールデータ中に会議メンバとして予約された人である。なお管理者、予約者、変更者及び被予約者は役割を示しているから、１人の担当者が複数の役割を兼ねることが可能である。従って各役割は、クライアント１０１〜１０５のどの計算機を使用してもよい。
【００１１】
スケジュール管理サーバ１０６は、ＣＰＵ、メモリ、ディスク記憶装置などのハードウェアによって構成されるサーバ計算機であり、その記憶装置上に、ユーザ及び会議施設についての情報を格納するユーザ・施設情報データベース１０７、会議メンバ及び会議施設についての予約情報を含むスケジュールデータを格納するスケジュールデータベース１０８、スケジュールデータの変更が可能な予約発信者を設定する予約発信者データベース１０９、およびスケジュールデータベース１０８中の変更後スケジュールデータに対応して変更前スケジュールデータを格納する変更前スケジュールデータベース１１０を設ける。
【００１２】
スケジュール管理サーバ１０６は、ユーザ・施設管理部１１１、予約実行管理部１１２、予約発信者管理部１１３および変更前スケジュール管理部１１４を備える。これら管理部は、スケジュール管理サーバ１０６のメモリにロードされ、そのＣＰＵによって実行されることによってその機能を実現するアプリケーションプログラムである。ユーザ・施設管理部１１１は、アクセス要求に応答してユーザ・施設情報データベース１０７にアクセスし、データの参照・更新・追加・削除の操作を行う。予約実行管理部１１２は、アクセス要求に応答してスケジュールデータベース１０８にアクセスし、スケジュールデータについて上記の操作を行う。予約発信者管理部１１３は、アクセス要求に応答して予約発信者データベース１０９にアクセスし予約発信者情報について上記の操作を行う。スケジュールデータベース１０８中のスケジュールデータを変更する権限をもつ者は、予約発信者データベース１０９に登録される予約発信者に限られる。また予約発信者データベース１０９中の予約発信者を登録・変更する権限をもつ者は予約者に限られる。ただしシステム管理者は予約発信者の予約発信者データベース１０９への追加のみできる。変更前スケジュール管理部１１４は、アクセス要求に応答して変更前スケジュールデータベース１１０にアクセスし、変更前スケジュールデータについて上記の操作を行う。なお図示しないクライアント要求受付部がクライアント１０１〜１０５からの要求を受け付けて必要な管理部に渡し、管理部からの応答情報を受け取って要求元のクライアントへ送信する。
【００１３】
図２は、ユーザ・施設情報データベース１０７中のユーザ情報を管理するためのテーブルのデータ形式を示す図である。ユーザ情報テーブルは、少なくともユーザ名２０１、ユーザＩＤ２０２および属性２０３のデータ項目を備えている。
【００１４】
図３は、ユーザ・施設情報データベース１０７中の施設情報を管理するためのテーブルのデータ形式を示す図である。施設情報テーブルは、少なくとも施設名３０１および施設ＩＤ３０２のデータ項目を備えている。
【００１５】
図４は、予約発信者データベース１０９中の初期設定時の予約発信者情報を格納するテーブルのデータ形式を示す図である。この予約発信者情報テーブルは、グループＩＤ４０１及び予約発信者ユーザＩＤ４０２のデータ項目を備えている。グループＩＤ４０１は、その予約発信者が所属するプロジェクト識別子である。特にグループを区別する必要がない場合にはグループＩＤ４０１をもたなくともよい。
【００１６】
図５は、予約発信者データベース１０９中の会議設定時の予約発信者情報を格納するテーブルのデータ形式を示す図である。この予約発信者情報テーブルは、少なくとも会議ＩＤ４１１及び予約発信者のユーザＩＤ４１２のデータ項目を備えている。会議ＩＤ４１１は、各会議スケジュールを区別するための識別子である。
【００１７】
図６は、スケジュールデータベース１０８のデータ形式を示す図である。スケジュールデータベース１０８の各レコードは、１件の会議スケジュールデータに対応し、会議名５０１、会議ＩＤ５０２、開催日５０３、開催時間５０４、予約メンバ５０５、施設５０６及び変更フラグ５０７の各データ項目を格納する。予約メンバ５０５は、被予約者のユーザＩＤを設定する。施設５０６は予約された会議室の識別子である。変更フラグ５０７は、当該スケジュールデータが更新されたか否かを示すフラグである。
【００１８】
図７は、変更前スケジュールデータベース１１０のデータ形式を示す図である。変更前スケジュールデータベース１１０は、スケジュールデータベース１０８中のスケジュールデータのうち更新されたスケジュールデータについてその変更前のスケジュールデータの履歴を格納する。会議名５０１から施設５０６までそのデータ項目は、スケジュールデータベース１０８のデータ項目と同じ形式である。
【００１９】
図８は、予約発信者を初期設定するときの予約発信者管理部１１３の処理の流れを示すフローチャートである。予約発信者管理部１１３は、要求のあったクライアント計算機に対してユーザ・施設情報データベース１０７からユーザ名一覧を取得し、予約発信者候補として要求元のクライアント計算機へ送信する（ステップ７０１）。そのクライアント計算機は、ユーザ名一覧を表示装置上に表示する。クライアント計算機は、選択された予約発信者名とグループＩＤが入力されればグループＩＤとをスケジュール管理サーバ１０６へ送信する。予約発信者管理部１１３は、受信したグループＩＤと予約発信者名を受け付け（ステップ７０２）、予約発信者データベース（ＤＢ）１０９に受信したグループＩＤ４０１と予約発信者ユーザＩＤ４０２を登録する（ステップ７０３）。
【００２０】
図９は、会議スケジュールを設定するときの予約実行管理部１１２及び予約発信者管理部１１３の処理の流れを示すフローチャートである。予約実行管理部１１２は、予約者のクライアント１０２からの要求により会議のスケジュールデータを作成し、スケジュールデータベース１０８に登録する（ステップ８０１）。予約実行管理部１１２は、予約者の要求に従い、またユーザ・施設情報データベース１０７を参照して公知の手順により会議のスケジュールデータを作成する。この際にこのスケジュールデータについて会議ＩＤを生成し、スケジュールデータベース１０８に登録する。次に予約発信者管理部１１３を介して当該予約者のユーザＩＤを予約発信者データベース１０９に登録する（ステップ８０２）。次に予約発信者として当該予約者のユーザ名をクライアント１０２に表示し（ステップ８０３）、予約発信者を変更するか否か予約者の選択を待つ。
【００２１】
予約発信者を変更しない場合（ステップ８０４ＮＯ）には、ステップ８０８へ行く。予約発信者を変更する場合（ステップ８０４ＹＥＳ）、予約発信者管理部１１３は、予約発信者データベース１０９中に初期設定された当該グループあるいは全体の予約発信者候補を取得し、予約者のクライアント１０２へ送信する（ステップ８０５）。ユーザＩＤに対応する予約発信者名はユーザ・施設情報データベース１０７から取得する。クライアント１０２は、受信した予約発信者候補を表示する。予約者は予約発信者を追加することができる。追加される予約発信者は、表示される予約発信者候補中のユーザであってもよいし、それ以外のユーザであってもよい。追加される予約発信者は変更者となる。予約者は、会議スケジュール設定後に別のログインから始まるセションで予約発信者を変更することができる。その場合には、予約発信者管理部１１３は、ステップ８０３で予約者名と変更者があれば変更者名を表示する。予約者は予約者名を追加するか又は削除することができる。予約者を予約発信者リストから削除することはできない。また後述のシステム管理者による変更を除いて当該スケジュールデータの予約者以外のユーザが予約者を変更することはできない。予約発信者管理部１１３は、予約者のクライアント１０２から予約発信者の追加・削除要求を受領し（ステップ８０６）、その要求に従って予約発信者データベース１０９の該当する会議ＩＤ４１１に対応する予約発信者ユーザＩＤ４１２を更新する（ステップ８０７）。次に登録された予約発信者すべてのクライアント計算機へ予約されたスケジュールデータを発信履歴として通知する（ステップ８０８）。
【００２２】
図１０は、スケジュールデータ変更時の予約発信者管理部１１３及び予約実行管理部１１２の処理の流れを示すフローチャートである。予約実行管理部１１２は、ユーザからの要求によりスケジュールデータベース１０８からスケジュールデータのリストを取得し、要求元のクライアント計算機へ送信する（ステップ９０１）。ユーザは変更したいスケジュールデータを選択する。クライアントから会議ＩＤとともにスケジュールの変更要求を受領すると（ステップ９０２）、予約発信者管理部１１３は、受領した会議ＩＤに基づいて予約発信者データベース１０９を検索する（ステップ９０３）。
【００２３】
該当する会議ＩＤに対応して当該要求元ユーザが予約発信者として登録されていれば（ステップ９０４ＹＥＳ）、予約実行管理部１１２は、スケジュールデータベース１０８から該当するスケジュールデータを取得し、要求元のクライアントへ送信し、変更データを受け付ける（ステップ９０５）。次に予約実行管理部１１２は、変更後のスケジュールデータによってスケジュールデータベース１０８を更新する（ステップ９０６）。このとき当該スケジュールデータの変更フラグ５０７をオンにセットする。次に変更前のスケジュールデータを変更前スケジュールデータベース１１０に登録する（ステップ９０７）。次に登録されている予約発信者すべてのクライアント計算機へ変更後のスケジュールデータを発信履歴として通知する（ステップ９０８）。当該ユーザが予約発信者として予約発信者データベース１０９に登録されていなければ（ステップ９０４ＮＯ）、要求元のクライアント計算機へエラーメッセージを送信し（ステップ９０９）、処理を終了する。
【００２４】
図１１は、変更前スケジュールデータを取得するときの予約実行管理部１１２及び変更前スケジュール管理部１１４の処理の流れを示すフローチャートである。予約実行管理部１１２は、クライアント計算機からの要求に従い、スケジュールデータベース１０８からスケジュールデータのリストを取得し、要求元のクライアントへ送信する（ステップ１００１）。これらスケジュールデータの中に変更後のスケジュールデータが含まれている場合に、ユーザが更新後スケジュールデータを選択したとき、その選択を受け付け（ステップ１００２）、変更前スケジュール管理部１１４は、該当する変更前スケジュールデータを変更前スケジュールデータベース１１０から取得する（ステップ１００３）。次に変更前スケジュール管理部１１４は、取得した変更前スケジュールデータを要求元クライアントへ送信する（ステップ１００４）。上記の処理手順によって予約発信者は、必要に応じて変更前のスケジュールデータを確認することができる。
【００２５】
図１２は、システム管理者により予約発信者を変更するときの予約実行管理部１１２及び予約発信者管理部１１３の処理の流れを示すフローチャートである。スケジュールデータの変更が必要であるにもかかわらず、登録されている予約発信者がすべて不在の状況が生じた場合には、このスケジュールデータを変更することができない。図１２に示す処理は、システム管理者の介入によってこの状態を打開するものである。予約実行管理部１１２は、ユーザからの要求により、スケジュールデータベース１０８からスケジュールデータのリストを取得し、要求元のクライアント計算機へ送信する（ステップ１１０１）。クライアント計算機はこのリストを表示する。ユーザによって目的のスケジュールデータが選択されたとき、予約実行管理部１１２は、選択されたスケジュールデータの会議ＩＤを受け付ける（ステップ１１０２）。予約発信者の変更が指示されたとき（ステップ１１０３ＹＥＳ）、ユーザ・施設管理部１１１を介してユーザ・施設情報データベース１０７にアクセスし、当該ユーザの属性２０３を取得する(ステップ１１０４)。当該ユーザがシステム管理者であれば(ステップ１１０５ＹＥＳ)、予約発信者管理部１１３は、管理者のクライアント１０１から追加の予約発信者名を伴う予約発信者追加要求を受領し（ステップ１１０６）、その要求に従って該当する会議ＩＤ４１１に対応する予約発信者ユーザＩＤ４１２に新しい変更者を追加するように予約発信者ユーザＩＤ４１２を更新する（ステップ１１０７）。予約発信者のユーザＩＤはユーザ・施設情報データベース１０７から取得される。システム管理者が既登録の予約発信者を削除することはできない。当該ユーザがシステム管理者でなければ（ステップ１１０５ＮＯ）、要求元のクライアント計算機へエラーメッセージを送信し（ステップ１１０８）、処理を終了する。
【００２６】
図１３は、クライアント計算機に表示されるスケジュールデータ一覧の画面例を示す図である。画面情報は、縦方向に日付１２０２をとり、横方向に時刻１２０１をとり、スケジュールデータ１２０３〜１２０７の占める時間帯を示している。さらに変更が生じたスケジュールデータは、その先頭に※記号を付している。ユーザが変更されたスケジュルデータを選択する操作を行うことによって、スケジュール管理サーバ１０６からその変更前スケジュールデータを取得し、表示させることができる。
【００２７】
【発明の効果】
本発明によれば、予約者以外に指定された代行者がスケジュールデータを変更できるので、予約者が出張や退職等で不在の場合にも不要なスケジュールデータを残すことなく、確実にスケジュールデータを変更することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施形態のスケジュール管理システムの構成図である。
【図２】実施形態のユーザ・施設情報データベース１０７のユーザ情報のデータ形式を示す図である。
【図３】実施形態のユーザ・施設情報データベース１０７の施設情報のデータ形式を示す図である。
【図４】実施形態の予約発信者データベース１０９中の初期設定時の予約発信者テーブルのデータ形式を示す図である。
【図５】実施形態の予約発信者データベース１０９中の会議設定時の予約発信者テーブルのデータ形式を示す図である。
【図６】実施形態のスケジュールデータベース１０８のデータ形式を示す図である。
【図７】実施形態の変更前スケジュールデータベース１１０のデータ形式を示す図である。
【図８】実施形態において予約発信者を初期設定するときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】実施形態のスケジュールデータを設定するときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】実施形態のスケジュールデータ変更時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１１】実施形態の変更前スケジュールデータを取得したときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】実施形態のシステム管理者により予約発信者を変更するときの処理の流れを示すフローチャートである。
【図１３】スケジュールデータ一覧の画面例を示す図である。
【符号の説明】
１０１、１０２、１０３、１０４、１０５：クライアント、１０６：スケジュール管理サーバ、１０８：スケジュールデータベース、１０９：予約発信者データベース、１１０：変更前スケジュールデータベース、１１２：予約実行管理部、１１３：予約発信者管理部、１１４：変更前スケジュール管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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