(57)【要約】      （修正有）【課題】ネットワークシステムを介して送受信される印刷データの機密性を総合的に図ると共に、印刷される文書データのトレーサビリティの向上を図る。【解決手段】アクセス権管理者の認証と、アクセス権の設定と、文書をアクセスする利用者の認証を行うと共に、文書の管理情報を保持する文書管理サーバ２と、利用者が用いるＰＣ等の情報処理装置であって、利用者の認証と利用者が文書の印刷を指定する場合には認証を行うと共に、印刷ウォーターマークの生成と、印刷ログの管理を行うプリンタサーバ４と、印刷物受取者の認証を行うと共にプリンタサーバ４から送られる文書を印刷するプリンタ３４，３５を備える。また、コピーログの管理とコピーウォーターマークの管理を行い、コピー文書の管理をするコピーサーバと、ウォーターマークの抽出及びコピー者の認証を行うと共に、文書をコピーするコピー機を備える。【選択図】  図１
2004280227.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された複数の情報処理装置を使用して文書の管理及び印刷を行う文書管理システムにおいて、
文書のアクセス権を設定するアクセス管理者用の情報処理装置と、
多数の文書情報を保存する記憶装置を有し、アクセス権管理者の認証と、アクセス権の設定と、文書をアクセスする利用者の認証を行うと共に、文書の利用形態に応じた文書の管理情報を保持する手段を有する文書管理サーバと、
該文書管理サーバに接続され、利用者が文書の印刷を指定する場合には印刷者としての認証を行うと共に、文書の印刷要求を発する手段を有する情報処理装置と、
印刷文書の管理と、印刷ウォ−ターマークの生成と、印刷ログの管理を行う手段を有し、文書管理サーバからの文書を受信してプリンタに対する印刷の管理を行うプリンタサーバと、
印刷物受取者の認証を行う手段を有し、プリンタサーバから送られる文書を印刷するプリンタと、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書管理サーバの記憶装置は、文書ファイルと、該文書ファイルに関連する管理情報を保持するタグファイルを対応させて記憶することを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項３】
前記記憶装置は、アクセス者、アクセス内容、アクセス回数、アクセス日時、アクセス機器に関する情報をタグファイルとして記憶することを特徴とする請求項２記載のシステム。
【請求項４】
文書管理サーバで管理される文書をアクセス権限及び利用形態に応じて複数のランクに分ける管理情報をテーブルとして前記記憶装置に記憶することを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項５】
前記プリンタサーバにおいて、印刷ログ情報及び印刷ウォーターマークを記憶する記憶装置を有することを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項６】
前記プリンタサーバは、印刷文書と印刷者のＩＤを含む情報から印刷ウォーターマークを生成する手段を有することを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項７】
前記プリンタサーバは、文書の機密レベルに応じて印刷ウォーターマークを管理する手段を有することを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項８】
ネットワークに接続される情報処理装置には、利用者が所持するＩＣカードをよむアプライアンスボックスが備えられることを特徴とする請求項１記載のシステム。
【請求項９】
ネットワークに接続された複数の情報処理装置を使用して文書の管理及び印刷を行う文書管理システムにおいて、
文書のアクセス権を設定するアクセス管理者用の情報処理装置と、
多数の文書情報を保存する記憶装置を有し、アクセス権管理者の認証と、アクセス権の設定と、文書をアクセスする利用者の認証を行うと共に、文書の利用形態に応じた文書の管理情報を保持する手段を有する文書管理サーバと、
該文書管理サーバに接続でき、利用者の認証と、利用者が文書の印刷を指定する場合には印刷者としての認証を行うと共に、文書の印刷命令を発する手段を有する情報処理装置と、
印刷者の認証と、印刷文書の管理と、印刷ウォ−ターマークの生成と、印刷物の受取者の認証と、印刷ログの管理を行う手段を有し、文書管理サーバからの文書を受信してプリンタに対する印刷の管理を行うプリンタサーバと、
印刷物受取者の認証を行う手段を有し、プリンタサーバから送られる文書を印刷するプリンタと、
コピー者の認証と、コピーの管理と、コピーウォーターマークの生成と、コピーログの管理とコピーウォーターマークの管理を行うと共に、コピーされる文書の管理をするコピーサーバと、ウォーターマークの抽出及びコピー者の認証を行うと共に文書をコピーする手段を有するコピー機とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
前記コピーサーバは、コピーログファイルとコピーウォーターマークを記憶する記憶装置を有する請求項９項記載のシステム。
【請求項１１】
ネットワークに接続された複数の情報処理装置を使用して文書の管理及び印刷を行う文書管理システムにおいて、
情報を保持する文書ファイルと、該文書ファイルに関連する管理情報を保持するタグファイルを関連付けてなる多数の文書情報を記憶する記憶装置を有すると共に、文書をアクセスする利用者のチェックを行う手段と、文書の利用形態に応じた文書の管理情報を保持する手段を有する文書管理サーバと、
該文書管理サーバに接続され、文書情報のアクセスが行うと共に、文書に対する複数の利用形態が行える利用者用の情報処理装置と、
文書管理サーバから受信される文書情報を受信して印刷のために保管すると共に、印刷ウォ−ターマークの生成及び印刷ログの管理を行う手段を有するプリンタサーバと、
印刷物受取者のチェックを行う手段を有し、プリンタサーバから送られる文書情報を印刷するプリンタと、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１２】
前記文書管理サーバと該プリンタサーバは、同じ計算機で構成されることを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【請求項１３】
更に該プリンタは、印字媒体に付加された管理用コードを検知する検知手段を有し、該検知手段による検知の結果、特定の管理コードの媒体がセットされた場合のみ印刷が許可されることを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【請求項１４】
印刷に関する管理情報を保持する無線ＩＣタグを所定の位置に備えることを特徴とする印字媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書管理システムに係り、特にネットワークを介して接続されるサーバやパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、プリンタ、コピー機、端末機を含むシステムで取り扱われる文書をプリンタで印刷したり、コピー機で複写する場合における文書のセキュリティ管理を行う文書総合管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク接続されるサーバやＰＣ、その他種々のコンピュータ機器を介して取得された情報を参照してプリンタで印刷したり、配布したり、更には自分のＰＣに保存することが日常行われている。その場合、ネットワークを介して伝送される情報やプリンタで印刷される情報のセキュリティを確保することが重要である。ネットワークにおける伝送情報のセキュリティ確保に関しては、例えば伝送データを暗号化して送信者と受信者間で秘密キーを交換することにより対応することが知られている。
【０００３】
プリンタにおける印刷データのセキュリティの問題には、印刷データの機密性の確保に関する問題がある。例えば印刷の対象とされる文書ファイルは権限のある本人によってアクセスされているか、プリンタにスプールされて印刷された印刷物は印刷を指示した本人が正規に受取っているか、などの問題がある。
【０００４】
前者の印刷文書ファイルのアクセス特権に関しては、例えば特開平１１−２３７９６９号公報（特許第３，２１８，０１７号）（特許文献１）には、ユーザからファイルサーバへの印刷権限の要求に応じて、ファイルサーバはデジタル署名及びプリントサーバにより必要される情報を含む証明書を発行し、プリントサーバはファイルの受信権限として証明書をファイルサーバに送信し、ファイルサーバがプリントサーバから受信されたこの証明書と元々発行した証明書を照合して同一であることを確認したら、該当するファイルをそのプリントサーバに送信するようにし、これによってクライアントからの要求に応じてファイルソースからクライアントの権限付与に基づいてプリンタがファイルソースから直接ファイルを検索する技術が開示されている。
【０００５】
後者の印刷物の機密保護に関しては、例えば特開２００２−１２７５４５号公報（特許文献２）には、印刷データを生成するコンピュータでは、本人のＩＤとなる指紋や手書き文字の画像データに番号を付して予め登録し、コンピュータからプリンタへ送信する印刷データが機密データである場合、プリンタでは、本人にＩＤ（例えば指紋）を入力させ，そのＩＤと予め登録登録されたＩＤとを照合して、両者が一致した場合に機密データの印刷出力を許可することにより、印刷データの機密保護を図るプリンタセキュリティシステムが開示されている。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１１−２３７９６９号公報（カラム３０〜４０、５１〜５５、図１、図５）
【特許文献２】
特開２００２−１２７５４５号公報（カラム１７〜３１、図１、図２）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１にはファイルソースへのアクセス権限については言及されているが、例えばアクセス権限の種別や文書ファイルの重要度にどのように対応するかについては詳細に開示されていない。また、上記２件の何れの特許文献にも、印刷データがどのようなルートをたどって、誰に操作されて、何れのものに渡ったのかと言う、所謂文書データのトレースについては言及されていない。更に、印刷された文書のコピーの管理まで含め、総合的に文書の機密管理を行なうかについても詳細に言及されていない。
【０００８】
本発明の目的は、ネットワークシステムを介して送受信される印刷データの機密性を総合的に図るための文書管理システムを提供することにある。
本発明の他の目的は、印刷の対象となるファイルへのアクセス権限の管理を厳重に行なうシステムを提供することにある。
本発明の他の目的は、印刷対象となるファイルをその重要度に応じて管理できるようにするシステムを提供することにある。
本発明の更に他の目的は、印刷対象データのトレーサビリティを比較的に容易に行い得るプリンタシステムを提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、ネットワークに接続された複数の情報処理装置を使用して文書の管理及び印刷を行う文書管理システムにおいて、文書のアクセス権を設定するアクセス管理者用のＰＣ等の情報処理装置と、多数の文書情報を保存する記憶装置を有し、アクセス権管理者の認証と、アクセス権の設定と、文書をアクセスする利用者の認証を行うと共に、文書の利用形態に応じた文書の管理情報を保持する手段を有する文書管理サーバと、該文書管理サーバに接続され、利用者が文書の印刷を指定する場合には印刷者としての認証を行うと共に、文書の印刷要求を発する手段を有するＰＣ等の情報処理装置と、印刷文書の管理と、印刷ウォ−ターマークの生成と、印刷ログの管理を行う手段を有し、文書管理サーバからの文書を受信してプリンタに対する印刷の管理を行うプリンタサーバと、印刷物受取者の認証を行う手段を有しプリンタサーバから送られる文書を印刷するプリンタとを有するシステムにより構成される。
本発明はまた好ましくは、上記システムに追加して、コピー者の認証とコピーの管理とコピーウォーターマークの生成とコピーログの管理とコピーウォーターマークの管理を行うと共に、コピーされる文書の管理をするコピーサーバと、ウォーターマークの抽出及びコピー者の認証を行うと共に文書をコピーする手段を有するコピー機とを備える。コピーサーバは、コピーログファイルとコピーウォーターマークを記憶する記憶装置を有する。
文書管理サーバの記憶装置は、文書ファイルと該文書ファイルに関連する管理情報を保持するタグファイルとを対応させて文書として記憶する。タグファイルは、例えばアクセス者、アクセス内容、アクセス回数、アクセス日時、アクセス機器に関する情報を含む。管理の対象となる文書はアクセス権限または利用形態に応じて複数のランクに分けられ、それらを示す管理情報は例えばテーブルとして記憶装置に記憶される。
プリンタサーバは、印刷文書と印刷者のＩＤを含む情報から印刷ウォーターマークを生成し、管理する手段を有する。プリンタサーバの記憶装置は、印刷ログ情報及び印刷ウォーターマークを記憶する。
ネットワークに接続される各種の情報処理装置には、利用者が所持するＩＣカードの情報を読むアプライアンスボックスが備えられる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を図面により詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施例による文書総合管理システムの全体構成を示す図である。
このシステムはネットワーク９に接続される、アクセス権管理者のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１、文書管理サーバ２、印刷者が利用するプリンタステーション３、プリンタ３４、プリンタサーバ４、コピーサーバ５、文書の複写をするコピー機６、及び認証局のシステム７、多数の利用者のＰＣ８を含んで構成される。別の表現をすれば、このシステムは主に文書管理サーバ２を含む文書システムと、プリンタサーバ４及びプリンタステーション３、及びプリンタ３５を含むプリンタ管理システムと、コピーサーバ５及びコピー機６を含むコピー管理システムと、及びアクセス管理者用及び利用者用の多数のＰＣを含むシステム、及び認証局を含むシステムの結合から構成されると言ってよい。このシステムは１つの企業内又は１事業所内で実現される文書管理システムと理解して良い。
ネットワーク９は企業内ＬＡＮやイントラネット、又はインターネットである。このシステムで扱われる全ての機器、即ちＰＣ，アプライアンスボックス、サーバ２，４，５、プリンタ３４，３５、コピー機６にはそれぞれ固有のＩＤが付与される。また、このシステムの利用者例えば企業の従業員に対しては固有のＩＤを含むＩＣカードが与えられる。このＩＣカードをアプライアンスボックスで読ませ、関連するサーバや各機器で使用が許可された場合のみその利用ができる。後述するが、アクセス権管理者によって利用者がアクセスできる文書、文書の処理行為はランク分けされ、アクセス許可された文書のランクの情報も各ＩＣカードに記憶されている。
アクセス管理者は組織を管理できる例えば企業や事業所のマネージャであり、以下に説明するように、このシステムの利用者である企業の従業員に対してアクセスできる文書のランク（或いは種別）を決定すると共に、利用者対応に文書のランクを決める権限を有する。勿論、利用者が用いるＩＣカードの付与権限も有する。
【００１１】
図１のシステムを構成する各装置の詳細な説明の前に、これら装置の果たす機能、役割について、理解を助けるために図２を参照して概略的に説明する。
図２は文書管理システムにおける各構成の機能の例を示す図である。
アクセス権管理者１は、アクセス権管理者認証を得て、管轄する利用者のアクセス権を設定する。文書管理サーバ２は、アクセス権管理者の認証を得て、アクセス権管理者によって行われるアクセス権の設定を行う共に、文書管理サーバの利用者（即ちアクセス者）の認証を得て、及び文書の利用制限の管理を行う。
印刷者ＰＣは、利用者の認証を得て、文書の参照を行うと共に、印刷者の認証を得て、印刷命令の実行を行う。プリンタサーバ４は、印刷者の認証の管理、印刷制限の管理、印刷ウォーターマークの生成、印刷物の受取者の認証管理、印刷ログ情報の管理、印刷ウォーターマークの管理を行う。ここで印刷者とは、印刷目的をもってＰＣで印刷出力操作を行うシステムの利用者である。プリンタ４は、印刷物の受取者の認証を得て、文書の印刷出力を行う。
コピーサーバ５は、コピー者の認証の管理、コピー管理、コピーウォーターマークの生成及び管理、コピーログ情報の管理を行う。
コピー機６は、コピー者の認証の得て、ウォーターマークの抽出、及び文書のコピーを行う。
認証局７は、利用者の公開鍵を管理すると共に、この文書管理システムにおいて使用される全ての情報処理装置及びその利用者に対する認証を行い、電子証明書を発行する。
【００１２】
・アクセス権管理者
さて、説明を図１に戻して、アクセス権管理者が使用するＰＣ１にはアプライアンスボックス（以下単にボックスと言う）１１が接続されている。アクセス権管理者は、自らもＩＣカードを所持し、ＰＣ１を用いて文書管理サーバ２にアクセスできると共に、このシステムの利用者に対してアクセス権限を設定できる。アクセス権管理者の所持するＩＣカードはアクセス管理者用の固有ＩＤを持ったＩＣカードであり、一方文書管理サーバ２のメモリにはアクセス権管理者の固有のＩＤ番号が登録されている。ボックス１１は他のボックスと同様にＩＣカードの読取り機能を有し、ＩＣカードの内容を読んで、ＰＣ１がその内容を文書管理サーバ２に送信する。文書管理サーバ２ではＰＣ１から送信されたＩＣカードの情報と予め記憶装置に登録されたＩＤ及びアクセス権管理者コードとを照合し、その結果一致すれば正当なアクセス権管理者であると見なして、ＰＣ１にその旨を返し、ＰＣ１をアクセス権管理者が使用することを許可する（アクセス権管理者認証）。
【００１３】
・文書管理テーブル
この実施例のシステムでは、図３に示すアクセス権限設定テーブルを使用することにより、文書に対するアクセス者の権限設定及び文書へのアクセス者の許可チェックが行なわれる。図３を参照して、アクセス権管理者によって設定される文書のアクセス権限の内容について説明する。
アクセスされる文書は、その重要度に応じてレベル１からレベル１０までの１０段階に分けられる。また、利用者が企業の場合、例えば職位に応じて取締役Ａから一般社員Ｅまでの５段階に分けられる。例えば文書レベル１は本人が業務上作成した文書であり、職位に限らず，自ら参照、編集、削除、印刷、コピーができるものとする。文書レベル２は同一部署内の共通文書であり、職務上参照等はできるが、削除はできない。文書レベル１０は極秘文書であり、社内の限定した者のみが参照可能である。それぞれの職位と文書のレベルからアクセス許可「１」又は否「０」かのフラグが登録されて、このテーブルは文書管理サーバ２の記憶装置２１に格納されている。
【００１４】
また、文書の利用形態についてもアクセス権管理者によって利用形態の権限の設定が行なわれる。この利用形態は、下記の５段階にランク分けされる。
権限１：文書の参照、
権限２：文書の編集、
権限３：文書の印刷、
権限４：文書の削除
権限５：文書のコピー、
アクセス権管理者によって、職位ランクに対応して文書の利用形態の権限と文書レベルの組み合わせが決められて、テーブルとして文書管理サーバ２の記憶装置２１に登録される。例えば、本人が業務上作成した文書（文書レベル１）は職務遂行上必要となるので、職位に限らず，自ら全てのモード、即ち参照、編集、削除、印刷、コピーができるものとする。また、例えば、社規の文書（例えば文書レベル３）は通常参照のみが許されるので、これには権限１が設定され、権限２〜５は「否」である。図３の利用者Ａ〜Ｅのものは社規に関しては利用形態「権限１」である。取締役会の決定に従って社規を訂正する必要がある場合など、特定の者（例えば社長室のマネージャ）のみが、編集、削除するのでその者には権限２、３，４，５、が付与される。更に他の例として、利用者Ｅの一般社員は、日常の仕事を遂行する上で文書、同じ部署における設計図、設計マニュアルなどの共通的な文書は、それらを参照し、印刷し、コピーを行う必要があるので、利用者Ｅに対しては文書レベル１，２に対しては例えば利用形態権限１、３、５が設定される。また、利用者Ｅが自分で作成した、設計図など（文書レベル１）に対しては利用形態権限の全ての権限１〜５が設定される。
このようなルールに従って、利用者毎に利用権限が設定され、その設定はテーブル化されて文書管理サーバ２の記憶装置２１に格納される。また利用者の権限の範囲は、その利用者のＩＣカードにも登録される。例えばＩＣカードは利用者ＩＤ、職位コード、部門コード、有効期限などの情報を記憶している。
【００１５】
文書管理サーバ２における記憶装置２１は、図３に示すテーブルを記憶する他に、膨大な量の文書２０を記憶する大容量の記憶装置である。各文書２０は文書ファイル２０１とそれに対応して付加されるタグファイル２０２によって構成される。
【００１６】
通常、利用者はＰＣ８をネットワーク９に接続して、ボックス８１で自分のＩＣカードを読み込ませる。文書管理サーバ２で利用者ＩＤのチェックを行い、「可」であれば、その利用者にアクセス許可を与える。更に利用者の職位に応じて図３のテーブルに登録された文書レベル及び利用形態の権限を与えられ、その範囲で記憶装置２１記憶されている種々の文書２０のアクセス許可が与えられる。
【００１７】
・タグ情報
利用者（アクセス者）の文書へのアクセスはタグ情報により管理される。タグ情報には、アクセス者のＩＤ、文書レベル、オーナーシップ、アクセス内容（即ち参照、編集、印刷、コピーなどの利用形態モード）、アクセス回数、アクセス日時、アクセス機器、アクセス有効期限などの情報が含まれる。これらの情報はタグファイル２０２としてまとめられて、対応する文書ファイル２０１に関連付けられて文書毎に記憶装置２１に記憶される。タグ情報のうちアクセス者ＩＤは、当該文書へアクセスが許可される利用者の職位ランクを登録するものであり、利用者のＩＣカードから得られる職位との照合により、チェックされる。文書レベルとは当該文書のレベル情報である。オーナーシップとは当該文書を作成した本人を示し、その者のＩＤを登録する。アクセス内容とは、当該文書の利用形態として参照、編集、印刷、削除、コピーのいずれを許容するかを示す情報である。文書毎に文書のレベルに応じて５つの利用形態権限から許容されるモードが選択されて設定される。アクセス回数とは、当該文書に対する現在のアクセス回数及びその上限制限値である。同じ文書が何回もアクセスされることを規制する。文書管理サーバ２は同じ文書にアクセスがある度にアクセス回数を更新して、最新のアクセス回数として記憶する。アクセス日時とは、最も最近アクセスされた日時を登録する情報である。この情報を見て、長い間アクセスされた形跡が無い文書を削除することができる。アクセス機器とは、アクセスが許容されるＰＣ８等の機器のＩＤを示すものであり、その機器のＩＤが登録される。アクセス有効期限とは、アクセス対象の文書をアクセスできる期限であり、例えば社内募集広告や期限付きの文書のようなものであり、文書の種類によっては期限が付されている。期限の日時を過ぎると当該文書へのアクセスは禁止される。
・プリンタサーバ４
プリンタサーバ４は、管轄内のプリンタ、印刷操作機器（例えばＰＣ）、印刷文書及び印刷者の管理をする。プリンタサーバ４は記憶装置４１を備え、プリンタ３４、３５で印刷される文書、及び印刷ログファイル４０１、印刷ウォーターマークファイル４０２を保存する。文書データは文書管理サーバ２からネットワーク９を介して受信される。プリンタサーバ４は、またボックス３１、３２、３３から送られる利用者の所有するＩＣカードの内容をチェックし、印刷者及び印刷文書の許可管理をする。印刷が許可された者に対しては、印刷受取者認証を発行する。
・ウォーターマークの生成
プリンタサーバ４は、印刷者のＩＣカードに書き込まれているＩＤ、文書のタグ２０２が保持しているコピーのアクセス権情報、コピーのコントロール情報（即ちコピーが許可されているかを示す制御情報）、及び印刷出力する日時、シリアルナンバーをエンコードして、不可視のユニークな印刷ウォーターマークを生成する。この生成されたウォータマークマークは印刷文書データに電子情報として埋め込まれる。文書の印刷時にこのウォーターマークが印刷文書の背景として印字される。生成されたウォーターマークは、そのマーク毎に固有の管理情報が付され、印刷ウォーターマークファイル４０２に保存される。ウォーターマークはその文書にアクセスした利用者に特有のものであり、爾後その文書のコピーを別人が所持している場合、その所持者から印刷者トレースする１つの重要な情報となる。
尚、印刷ウォーターマークファイル４０２はプリンタサーバ４に持たせずに、プリンタ３４、３５に持たせても良い。
【００１８】
他の例として、ウォーターマークの生成は、上記の様に利用者のＩＤ等に依存して生成させないで、例えば図６に示すように、文書の機密レベルに応じてウォーターマークの有無及びマークの種類を登録するテーブルを記憶装置４１に格納して管理するようにしても良い。この場合、ウォーターマークファイル４０２には予め複数種のウォータマークが固有の番号を付されて用意され、その中から選択されたウォーターマークの番号がテーブルの「ウォーターマークの種類」の欄に登録される。このテーブルの内容は変更可能であるので、種類の登録は適宜更新できる。
・ログ情報の管理
プリンタサーバ４は、また印刷者及び印刷文書に関する経過情報を印刷ログファイル４０１として記憶装置４１に記録して管理する。ログ情報（印刷ログファイルの内容）には、例えば図７に示すように、文書ファイル名（文書ＩＤ）、印刷出力操作者のＩＤ、出力操作した機器（ＰＣなど）のＩＤ、出力プリンタのＩＤ、出力（プリンタサーバからの出力）日時、出力文書の受取者のＩＤ、受取日時（印刷実行時）、及びウォーターマークの管理情報（例えばウォーターマークの種類情報）などが含まれる。これにより、いつ、誰が、どのプリンタで、どのような文書を、出力印刷したかトレースできる。更に利用者のＩＣカードから取得する部門コードをログ情報に加えて、この部門コードを加金先の部門コードとして利用しても良い。例えば、プリンタサーバの処理として、毎月印刷ログファイルを検索して、部門コードをキーとして印刷文書の数を集計処理し、その集計値に単価を乗算することにより部門コード毎に印刷代を算出するようにできる。
・印刷のための文書の指定とチェック
利用者が例えばプリンタ３５である文書２０の印刷を行う場合、利用者はＰＣ３０またはＰＣ８から対象とする文書のファイル名称、印刷物の受取者のＩＤ，印刷先のプリンタのＩＤ等を入力する。ＰＣ３０は、ネットワーク９を介してＩＣカードの内容である利用者のＩＤ及び文書レベル等の情報及び指定された文書ファイル名称を文書管理サーバ２に送信する。
文書管理サーバ２では、指定された文書ファイル名称によって同定された文書２０を記憶装置２１から読み出し、受信した職位コードに従ってから図３のテーブルから文書レベルを取得し、さらにその文書のタグファイルの内容と利用者の職位コード、文書レベルを照合チェックする。チェックの結果、当該文書のアクセスが許可されたら、文書ファイル２０１とタグファイル２０２を含む文書２０をプリンタサーバ４へ送信する。文書２０はプリンタサーバ４の記憶装置４１に一旦格納される。
【００１９】
プリンタサーバ４はタグファイル２０２の内容をチェックする。そしてアクセス内容としてその文書の印刷が許可されていれば、プリンタ３５に文書ファイル及び印刷命令を送る。この時、プリンタサーバ４では印刷する文書に対してウォーターマークを生成し、文書ファイルに埋め込んで、これをプリンタ３５に送る。また、プリンタサーバ４では印刷の出力者ＩＤ、印刷文書ＩＤ等をログファイル４０１として記憶装置４１に記録して管理する。
【００２０】
・プリンタステーション３
プリンタステーション３はＰＣ３０を備え、ＰＣ３０にはボックス３１が接続される。ＰＣ３０にはボックス３２を介してプリンタ３４が接続される。また、ネットワーク９に直接的にボックス３３を介してプリンタ３５が接続される。ＰＣ３０はプリンタ３４が接続される点を除けば、利用者が通常使用するＰＣ８と同様の構成、機能を有している。
印刷者はシステムの利用者であり、他の利用者と同様に、固有のＩＤを含むＩＣカードが与えられている。利用者が目的とする文書を印刷したい場合、自分のＩＣカードをボックスに挿入して印刷許可チェックを受ける。ボックス３１で読まれるＩＣカードはＰＣ３０の利用許可チェックのためであり、ボックス３２で読まれるＩＣカードはプリンタ３４の利用許可チェックのためであり、ボックス３３で読まれるＩＣカードの内容はプリンタ３５の利用許可チェックのためである。プリンタサーバ４から送信された文書はプリンタ３４または３５内のメモリに格納される（スプール）に止まり、印刷物としての印字出力はされない。ＰＣ３０からの印刷操作をした者が印刷物を出力したい場合には、出力指定した先のプリンタに対応するボックス３２又は３３で自分のＩＣカードを読ませる。ＩＣカードのＩＤと印刷物の受取者のＩＤの照合チェックの結果、許可された場合のみスプールされた文書が印字出力される。これによって印刷操作者が印刷指示したにも拘わらず、プリンタに印刷物が放置されたり、許可の無い（指定されていない）受取者がプリンタからスプール文書を印字出力することが防止される。
【００２１】
通常は、印刷操作出力者とプリンタでの印刷物の受取者が同じ場合がほとんどであるが、両者が相違する場合もある。例えば、印刷操作出力者は管理者であり受取者は部下である場合とか、印刷操作出力者は東京本社のＡさんであり、受取者は大阪支店にいるＢさんである場合のなどであり、このような場合、上述にように受取者の指定及びその照合チェックを行うことにより印刷物が確実に指定された受取者に取得される。
・コピーサーバ５
コピーサーバ５は記憶装置５１を備え、その記憶装置５１にはコピー機６でコピーされる文書を一時的に保存する。更にコピーログファイル５０１とコピーウォーターマークファイル５０２などの管理情報を記憶する。
【００２２】
コピーログファイル５０１は、図８に示すようにコピーログファイル５０１に記憶されるコピーログ情報には、コピー者（コピーを行う利用者）ＩＤ、コピー機ＩＤ、コピー文書のＩＤ、コピー日時、コピー物保持者のＩＤ，及びコピー物シリアル番号などが含まれる。コピーログ情報の取得は次の通りである。ログ情報の内、コピー者ＩＤ，コピー物保持者ＩＤは、コピー時に利用者が使用するＩＣカードの情報をボックス６１で読取ることにより取得される。またコピー日時やコピー機ＩＤはコピー機から取得される。尚、コピー機は日時を計時するタイマーを有している。
【００２３】
この実施例によるプリンタシステムで扱われる文書ファイル及び印刷される文書には全て固有のＩＤが付与されている。また、このシステムに属するプリンタで印刷される文書には印刷ウォーターマークが付されている。コピーの時コピー文書は光学的に走査されて文書の電子情報が取得されるが、その際コピー文書のウォーターマークも同時に読取られ、そのマークが認識されることによりコピー文書ＩＤ、及びコピー物シリアル番号が取得される。
コピーサーバ５は、コピー日時、コピー者ＩＤ，コピー機ＩＤ，などの情報を新たに生成し、これらの情報を印刷ウォーターマークに付加してコピーウォーターマークを生成すると共に、それを保持して管理する。
【００２４】
コピーサーバ５はボックス６１で読まれたＩＣカードの内容をチェックし、コピー者を特定する。コピー者がネットワークに接続されたプリンタ例えば３５で印刷された文書を、コピー機６でコピーしようとすると、コピー機が有するソフトウェアによりウォーターマークとして埋め込まれた情報を抽出する。そしてコピーサーバ５は当該文書のタグによりコピー者がコピーを許可されているかをチェックする。許可されていればそのコピー者はコピーが可能となる。
許可されたコピー回数はタグ情報としてコピーサーバ５に保持され、コピー回数はコピーのログ情報とタグ情報を参照することにより制限される（コピー制限）。
【００２５】
コピー機６はボックス６１を介してネットワークに接続される。プリンタで紙媒体に一旦出力された文書がこのコピー機６を用いて複写される。コピー機は文書情報の他に、プリンタで文書に埋め込まれた不可視でユニークなコピーウォーターマークをコピーする。
【００２６】
認証局７はこの文書管理システムで使用される、サーバやＰＣ、プリンタ、コピー機等全ての情報処理装置のＩＤ、及び全ての利用者のＩＤを記憶装置に登録しており、認証の要求がある度に電子証明書を発行する。
尚、認証局７には更に、ネットワーク９を介して通信される印刷対象となる文書データの機密を保持するために公開鍵を管理する、所謂公開鍵管理システムＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）の機能を持たせても良い。認証局７は情報処理装置及び利用者の認証発行のために設けられるものであり、本発明の実勢例に係る文書管理システムやプリンタ管理システム、コピー管理システムの機密性の管理とは別のものとして扱うことができ、システムの全体の運用に際しては必ずしも必須ではない。
【００２７】
図９に示すフローチャートを参照してプリンタシステムにおける文書の印刷についての動作を説明する。
まず、システムのアクセス権管理者によってアクセス権の設定が行なわれる（４０１）。アクセス権管理者はＰＣ１から、管理情報を入力して文書管理サーバ２に送信する。管理情報としては、アクセス者、アクセス内容、参照〜コピーなどの動作モードの指定、アクセス回数、アクセス日時、アクセス機器、アクセス有効期限などの情報が含まれる。これらはサーバ２の記憶装置２２にタグファイルとして格納される。また、アクセス許可した者には、固有のＩＤが記憶されたＩＣカードが配布される。
そして、利用者がネットワークに接続されたＰＣ８や３０から文書サーバ２をアクセスすると、管理サーバ２では利用者のＩＣカードの内容と、アクセス対象となった文書２０のタグファイル２０２の内容を照合し、利用者の認証を行う（４０２）。
クライエント認証で合致すれば、文書管理サーバ２アクセスが許可される（４０３）。文書管理サーバ２では、アクセス対象の文書のレベルと利用者の権限及び利用形態がチェックされる（４０４）。利用形態のうち、「印刷」が許容されると、プリンタサーバ４で印刷者とプリンタ３５の認証が行われる（４０５，４０７）。印刷者とプリンタの認証の結果、許容されれば、当該文書の印刷命令が実行され、指定されたプリンタに対して文書ファイルが送信される（４０６）。プリンタでは文書は即出力されず、印刷物の受取者の認証が行われる（４０８）。認証の結果、許可されると、文書が印刷情報に複合化される（４０９）。プリンタに送られる文書ファイルには印刷ウォーターマークが織り込まれており、このウォーターマークも複合化されて、文書情報とウォーターマーク情報が合わさり（４１０）、両者の情報が印刷情報として印字出力される。
その後、印刷された文書がコピー機６でコピーされる場合、コピー者認証が行われ、コピー者とコピー文書のチェックが行われる（４１２）。認証の結果、許容されればコピー出力される（４１３）。このようにプリンタで印刷された文書、及びコピー機で複写されたコピー文書には固有のウォーターマークが含まれているので、それらの文書を見え、そのトレースが可能である。
【００２８】
・他の実施例、代案例
次に他の実施例、代替案について説明する。
【００２９】
・テーブル使用の変形例
図５は他の実施例による文書アクセス権限設定テーブルの概要を示す図である。この例は、図３に示すテーブルを使用する代りに、図５のテーブルを使用して文書レベルに応じて利用者の文書へのアクセス制限を行うものである。
このテーブルは、システムの利用者のＩＤに対応して、１０段階に分類された文書レベルのうちの利用許可、及び文書利用形態権限、アクセス権管理者が登録される。例えば、利用者ＩＤ「１０００１」に対しては、許可される文書のレベルにフラグ「１」が付され、その利用形態１〜５の許可される形態にフラグ「１」が付されて記憶される。この利用者１が例えば取締役である場合、全てのレベル１〜１０の文書に対して全ての利用形態１〜５が付与される。一方ＩＤ「５９９９９」の利用者ｎは一般社員なので、文書レベルが１と２に対してのみ、図示の様に利用形態が設定される。尚、このテーブルにはアクセス権管理者コードの欄が設けられ、その欄にフラグ「１」が登録されていることにより、アクセス権管理者であることを表示する。
このテーブルを使用する場合には、利用者のＩＣカードには職位コードを保持していることを要しない。また文書管理サーバ２の文書における利用権限のチェック動作については、図３のテーブルを用いた場合と基本的には変らないので、詳細な説明は省略する。
【００３０】
また、図５のテーブルを使用した実施例の他の変形例としては、このテーブル内容を夫々の利用者のＩＣカードに登録するようにしても良い。これによれば、図５のテーブルその物を省略することができる。例えば、ＩＤ「５９９９９」の利用者のＩＣカードには図５の利用者ＩＤ「５９９９９」に対応した内容が保持される。文書管理サーバ２のアクセスに際して、利用者のＩＣカード情報からこれらの文書制限管理情報が文書管理サーバ２に送信され、そこでアクセス対象の文書に付いたタグ情報のうちの文書レベル情報と照合することにより、その利用者が当該文書をアクセスできる権限を有しているか否かがチェックされる。
【００３１】
また、他の例として、ＩＣカードには職位コードの情報を登録せず、図４に示すようなテーブルを用いることにより職位とその職位に居る利用者を管理するようにしても良い。記憶装置２１に登録される図３のテーブルと図４のテーブルの両方を参照することにより、文書へのアクセスのチェックができる。利用者の職位が変る度に、図４のテーブルの内容を職位ランクに対応して利用者ＩＤを書き換えるだけで良いので、企業の職制変更に容易に対処できる。一々従業員のＩＣカードを回収して、職位変更の更新手続きをした後、返却するといった手間が省けることになる。
【００３２】
更に他の変形例として、図３、図４及び図５に示すいずれのテーブルも使用しない例もある。この例とは、図１に示す文書毎に付けられるタグ情報として、当該文書をアクセスでき得る全ての利用者のＩＤを登録することである。利用者が所持するＩＣカードのＩＤをタグ情報の１つであるアクセス許可者のＩＤを順次照合することにより、利用者が当該文書のアクセスを許可されているかをチェックすることができる。この例によればタグ情報のための記憶容量が増えるが、文書管理サーバ２における図３又は４のテーブルを管理するための処理が省ける。
【００３３】
・システム的な変形例
上記実施例では、文書管理サーバ２、プリンタサーバ４、コピーサーバ５を夫々別のサーバで構成した例について説明したが、これらのサーバを１つの計算機で構成しても良い。或いは適宜組合わせを変えて、例えばプリンタサーバとコピーサーバを１つの計算機で構成しても良い。文書管理サーバが東京にあり、プリンタステーションとコピーステーションが大阪にある場合には後者の構成が好ましい。
【００３４】
更に他の実施例として、例えば、前述の認証局７はシステムに有れば、全体のシステム内で使用される情報処理装置や利用者のチェックができ、証明書を発行することができるが、他の例ではこの認証局７は必ずしも必要としない。これが無くても文書情報の管理及び印刷対象データの管理は行え、目的は達成され得る。
【００３５】
・無線ＩＣタグ付き印字媒体使用の例
本発明の他の実施例によれば、プリンタ管理システムにおいて、印刷媒体の制限して印刷することもできる。例えば印刷媒体となる用紙を指定し、特定の用紙がプリンタにセットされている場合のみ許可された文書を印刷するようにする。これは、使用が許可された用紙である旨の特定のコード情報を所定の場所に付した用紙をカセットにセットし、一方プリンタの所定の箇所には特定のコード情報を読取る検知器等を設置しておき、その検知器で読取ったコード情報が、予め許可されたコードであるか否かをプリンタ又はプリンタサーバでチェックすることによりセットされた印刷媒体の適合性を管理することができる。この特定のコードが付された印刷媒体は、例えば管理者が所有していても良いし、複数あるカセットの１つに予めその特定の媒体をセットしておいても良い。
特定のコード情報は例えばバーコードであり、これを光学的イメージセンサで検出するようにしても良い。
更に他の例では、特定の情報を記録した無線ＩＣタグを印刷媒体の所定の場所に埋め込むようにしても良い。この無線ＩＣタグ付きの媒体の場合、プリンタの所定の場所に受信ＩＣを備えることが必要となる。特に無線ＩＣタグ付き媒体の場合、タグに多種多様な情報を持たせることができる。全ての印刷媒体にシリアル番号等の固有のＩＤが付されたタグを備え、これらのＩＤをプリンタサーバ又は記憶装置を備えたプリンタで管理するのが好ましい。この場合、当該プリンタ管理システムが導入された企業や事業所では、この無線ＩＣタグが付いた媒体のみを原紙管理として認め、用いることができる。
更に、無線ＩＣタグには固有のＩＤだけでなく、印刷可能な文書のレベル情報を付加しておき、当該文書レベル以外の文書の印刷は拒否するようにもできる。この場合、プリンタシステムには、無線ＩＣタグからの許可文書レベル情報と印刷文書の文書レベルを照合する手段を設け、その適合性をチェックすることが必要となる。
【００３６】
・ＩＣカードの代替例
また、上記実施例ではシステムにおけるプリンタやコピー機の利用者を認証するために、固有のＩＤが記録されたＩＣカードを付与し、これをボックスで読取る構成としたが、ＩＣカードを用いずに、ＩＣカードと同等の機能を持ったＵＳＢキーのシステムを用いた構成とすることもできる。また、上記ＩＣカード及びボックスを使用しないで、情報処理装置の各所に入力装置を用意し、利用者がこの入力装置から固有のＩＤ又はパスワードを入力するような構成しても良い。また、ＩＣカードの使用とパスワードの入力の両方を併用しても良い。更にアクセス権管理者の権限は重大であることに鑑み、アクセス権管理者に対してのみ、ＩＣカードとパスワードの入力を併用するようにしても良い。尚、パスワードを使用する場合には、例えば図４の利用者管理テーブルに利用者後毎のパスワードを予め記憶するようにしておき、アクセスする機器（入力装置）から送られるパスワードとテーブルに登録されたものとの照合を行なうことで実現できる。
【００３７】
また、上記実施例におけるコピー機に代えて、例えばファクシミリ機、スキャナなど、一般に文書の複製ができる機器を用いても良い。
【００３８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ネットワークを介して送受信される印刷データの機密性を保持できる総合的な文書管理システムが達成できる。また、印刷対象となるファイルへのアクセス権限の管理を厳重に行え、また、ファイルの重要度に応じてセキュリティを管理できる。更に印刷物のトレースも比較的に容易に行える。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例による文書総合管理システムの全体構成を示す図。
【図２】一実施例における文書管理システムにおける各構成機器の機能の例を示す図。
【図３】一実施例による文書のアクセス権限を設定するテーブルの概要を示す図。
【図４】他の実施例において利用されるテーブル一例を示す図。
【図５】他の実施例による文書アクセス権限設定テーブルの概要を示す図。
【図６】プリンタサーバで管理されるウォーターマーク管理テーブルの内容を示す図。
【図７】プリンタサーバにおけるログ情報の管理テーブルの内容を示す図。
【図８】コピーサーバにおけるコピーログ情報の管理テーブルの内容を示す図。
【図９】プリンタシステムにおけるクライアント側からの動作説明のためのフローチャートを示す図。
【符号の説明】
１：パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、
２：文書管理サーバ、
３：プリンタステーション、
４：プリンタサーバ、
５：コピーサーバ、
６：コピー機、
７：認証局のシステム、
８：ＰＣ、
９：ネットワーク、
３４，３５：プリンタ、
２１，４１，５１：記憶装置、
１１，３１，３２，３３，６１：アプライアンスボックス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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