(57)【要約】【課題】作成文書が、審査・承認の履歴と共に同じ文書作成者端末の画面に表示されることで、文書の作成から審査・承認、さらには公開、登録に至るまでの作業を効率的に行えるようにする。【解決手段】文書管理サーバは、文書作成者端末で作成された文書の審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と、その作成した文書を管理者端末に配信し、その認否判断の結果、承認であると判断された場合に、管理者端末から文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信する配信手段、および公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される登録手段を有するようにする。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末と、この文書作成者が作成した文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末と、通信ネットワークを介して前記文書作成者端末および前記管理者端末に接続されると共に、前記文書の閲覧、文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理サーバとを備え、前記文書管理サーバは、前記文書作成者端末で作成された文書の審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と、その作成した文書を前記管理者端末に配信し、その配信された審査・承認申請の対象となる文書の管理者による認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信する配信手段、および前記公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される登録手段を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理サーバの前記配信手段は、管理者による審査・承認の認否判断の結果、否認と判断された場合には、前記管理者端末から前記文書作成者端末にその結果を電子メールで配信すると共に、前記文書作成者が修正した修正文書を、前記配信手段により、前記管理者端末に送信して審査・承認の再申請を受けるようにしたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記データベースに、審査・承認の申請から認否判断がなされるまでの間の審査・承認の経過状況に関する承認履歴情報を記録した審査・承認履歴ファイルを格納し、前記文書作成者端末の画面に、前記承認履歴情報が、審査・承認の対象とされている作成文書を添付していることを示す文書添付アイコンと共に同時に表示することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理サーバは、前記文書作成者端末の画面に表示される前記承認履歴情報と共に、審査・承認に関する管理者の電子メールを同時に表示するようにしたことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理サーバは、文書作成作業の途中にある文書を一時的に保存する一時保存情報ファイルを有し、文書作成作業途中にあることを示す表示を、文書作成者端末や閲覧者端末の画面に表示した文書のうち、該当する文書に表示されるようにしたことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末と、この文書作成者が作成した文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末とを、通信ネットワークを介して文書管理サーバに接続し、前記文書作成者端末で作成された文書の審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報を、その審査・承認申請の対象となる文書と共に前記管理者端末に配信し、その配信された審査・承認申請の対象となる文書の認否判断を管理者が行い、その認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書を承認する情報と共に公開依頼する情報を配信し、前記公開依頼する情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される、ようにしたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等の管理をコンピュータの実行により実現する、文書管理システムのプログラムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末で作成された文書を、審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と共に、文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末に配信する機能と、その配信された審査・承認申請の対象となる文書の管理者による認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信する機能と、前記公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される機能と、を実現する文書管理システムのプログラム。
【請求項８】
標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等の文書管理システムを実現する、文書管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記コンピュータに、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末で作成された文書を、審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と共に、文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末に配信し、この配信された審査・承認申請の対象となる文書の管理者による認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信し、この公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録させる、ことを実行させるプログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システム、文書管理方法、文書管理システムのプログラム、およびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
【特許文献１】特開２００２−３２４０７２号公報
【特許文献２】特開２００２−３２４０６３号公報
【０００３】
従来、ペーパーレス化を図り、文書管理を効率的に行う文書管理システムに関する技術として、例えば、特許文献１および特許文献２に記載のものが公知である。特許文献１のものは、通信ネットワークを介してクライアント端末（作成者端末、審査者端末、承認者端末、閲覧者端末）を文書管理サーバに接続した文書管理システムにおいて、作成者端末で作成された新規登録対象となる文書を、審査承認者端末に審査承認依頼情報と共に配信し、審査承認先で判別手段により審査承認をパスしたことを判断した場合に、この判別手段により判別された作成文書が、登録手段により正式文書としてデータベースに自動的に登録されるようにしたものである。これにより、審査承認先を指定して登録要求を送信するだけの操作により、その文書が自動的に審査承認ルートを経て正式文書としてデータベースに登録するので、審査・承認の作業と、文書登録作業とを別個に行う手間を省くことができるものである。
【０００４】
また、特許文献２のものは、新聞、雑誌等における複数の文章を、複数の文書作成者が共同で作成する文書作成管理システムに関し、文書作成管理サーバが、すべての文書作成者が担当している文書の作成が完了したことを認識すると、審査者端末や承認者端末に対して作成完了の通知を送信し、各担当者が作成した文書を、１つの文書に統合するようにしたものである。これにより、複数の文書作成者が共同して文書を作成する場合において、すべての文書の作成状況の管理と、作成完了後の文書の統合編集を文書管理サーバにより、自動的に管理させることができ、効率化を図れるものである。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１のものは、作成された文書が、判別手段により審査者や承認者（管理者）の審査を経てパスすることで、文書管理サーバの登録手段により自動的に正式文書としてデータベースに登録されるようにしたものではあるが、文書作成者は、自己の担当する文書が、いつ正式登録されたかを知ることができず、また、データベースに正式文書を登録する前に、文書作成者（担当者）が最終的に再度確認チェックを経てから、社内等でだれでもが閲覧可能とする公開作業を行えるようにした構成を有しないものである。
【０００６】
また、特許文献２のものでは、文書管理サーバが、複数の文書作成者が共同して作成する複数の文書の作成作業がすべて完了したことを認識した時点で、作成管理端末に、作成完了を通知し、複数の文書を１つの文書に統合して編集するだけのものに過ぎず、文書作成者の文書作成の効率化および審査・承認過程における履歴情報把握による審査・承認作業の迅速化を図るようにしたものでなかった。
【０００７】
さらに、従来では、文書作成者端末における文書作成画面には、審査・承認ルート（ワークフロー）の過程にある文書の承認履歴を表示する画面が、別の画面に表示されるようにしていたため、承認履歴を参照しながら文書の作成作業を行うことができず、また、このように承認履歴を画面表示する操作が相当に困難を伴う作業であったために、文書作成作業の効率化を図る上で問題があった。
【０００８】
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みて工夫されたものであって、社内で作成された標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、およびこれら文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システムにおいて、審査・承認の申請対象となっている作成文書が、審査・承認の履歴と共に同じ文書作成者端末の画面に表示されることで、文書の作成から審査・承認、さらには公開、登録に至るまでの作業を効率的に行えるようにした文書管理システム、文書管理方法、文書管理システムのコンピュータプログラム、および文書管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とするものである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明においては、次のような手段を講じることとした。すなわち、請求項１記載の発明は、文書管理システムであって、標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末と、この文書作成者が作成した文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末と、通信ネットワークを介して前記文書作成者端末および前記管理者端末に接続されると共に、前記文書の閲覧、文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理サーバとを備え、前記文書管理サーバは、前記文書作成者端末で作成された文書の審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と、その作成した文書を前記管理者端末に配信し、その認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信する配信手段、および前記公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される登録手段を有することを特徴とする。
【００１０】
請求項１記載の発明においては、文書作成者が作成した作成文書を、管理者に審査・承認依頼する場合には、文書管理サーバが有する配信手段によって、文書作成者端末で作成された作成文書を、管理者端末に、審査・承認申請情報と、作成した文書とを配信し、管理者が審査・承認の判断を行った結果、承認するとの判断を行ったときには、文書の公開を依頼する情報を管理者端末から文書作成者端末に配信するようにし、文書の公開依頼情報に基づいて文書作成者が、公開処理をすることにより、審査・承認申請において承認された文書が、正式の文書としてデータベースに登録される。このため、文書作成者（担当者）は、自己の作成を担当する文書が、管理者によって正式に登録可能と判断された時期を知ることができ、文書作成者において最終、かつ確認的に作成文書をチェックした後で、閲覧可能となる文書公開のための処理を行うことでデータベースに登録できるようになる。
【００１１】
また、請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書管理システムに係り、前記文書管理サーバの前記配信手段は、管理者による審査・承認の認否判断の結果、否認と判断された場合には、前記管理者端末から前記文書作成者端末にその結果を電子メールで配信すると共に、前記文書作成者が修正した修正文書を、前記配信手段により、前記管理者端末に送信して審査・承認の再申請を受けるようにしたことを特徴とする。
【００１２】
この請求項２記載の発明において、管理者により自己の作成した文書が否認された場合には、文書管理サーバの配信手段により、管理者端末から文書作成者端末に、その結果が電子メールで配信されるので、文書作成者は、自動的に自己の文書の否認を知ることができ、その場合に、修正した修正文書を、配信手段により管理者端末に送信することで、直ちに審査・承認の再申請を依頼することができ、文書作成作業の効率化を図れるようになる。
【００１３】
また、請求項３記載の発明は、請求項１または２記載の文書管理システムに係り、前記データベースに、審査・承認の申請から認否判断がなされるまでの間の審査・承認の経過状況に関する承認履歴情報を記録した履歴ファイルを格納し、前記文書作成者端末の画面に、前記承認履歴情報が、審査・承認の対象とされている作成文書を開けることを示す文書添付アイコンと共に同時に表示されることを特徴とする。
【００１４】
この請求項３記載の発明において、承認履歴情報を、文書作成者端末の画面に表示することができるので、例えば、審査・承認依頼を申請していた自己の作成文書が否認された場合に、その文書を修正する必要が生じるが、その修正作業を行う場合には、自己の修正すべき文書が開かれた画面に、承認履歴情報も同時に表示されているので、従来のように文書作成者が、一旦、文書修正画面を閉じて、承認履歴を画面表示する作業を行う必要がなくなり、また、自己の担当する作成文書が、どのような審査・承認状況にあるかを容易に知ることができて便利である。
【００１５】
また、請求項４記載の発明は、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書管理システムに係り、前記文書管理サーバは、前記文書作成者端末の画面に表示される前記承認履歴情報と共に、審査・承認に関する管理者の電子メールを同時に表示するようにしたことを特徴とする。
【００１６】
この請求項４記載の発明によれば、文書作成者端末において、文書を作成、修正を行う場合には、承認履歴情報と共に、電子メールも表示されるため、その電子メールを開くことにより、審査・承認における管理者の意見、要望事項の記載等を参照することができるので、文書の修正作業を効率的に行えるようになる。
【００１７】
また、請求項５記載の発明は、請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理システムに係り、前記文書管理サーバは、文書作成作業の途中にある文書を一時的に保存する一時保存情報ファイルを有し、文書作成作業途中にあることを示す表示を、文書作成者端末や閲覧者端末の画面に表示した文書のうち、該当する文書に表示するようにしたことを特徴とする。
【００１８】
この請求項５記載の発明では、文書管理サーバは、一時保存情報ファイルを有しているので、文書作成者が途中で文書作成を中止しても、その状況を一時保存情報ファイルに格納される。このため、文書作成者端末や閲覧者端末の、最新文書一覧リスト、最新資料一覧リスト等の表示画面には、この作成作業を中断している状況にある文書に関しては、例えば、「保留中」、「改」、「改版」といった表示を行うことで、作成途中にある文書で、審査・承認をパスしていない文書であることが容易に判断できるようになる。
【００１９】
また、請求項６記載の発明は、文書管理方法であって、標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等を管理する文書管理システムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末と、この文書作成者が作成した文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末とを、通信ネットワークを介して文書管理サーバに接続し、前記文書作成者端末で作成された文書の審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報を、その審査・承認申請の対象となる文書と共に前記管理者端末に配信し、その配信された審査・承認申請の対象となる文書の認否判断を管理者が行い、その認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書を承認する情報と共に公開依頼する情報を配信し、前記公開依頼する情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される、ようにしたことを特徴とする。
【００２０】
この請求項６記載の発明においては、請求項１記載の発明に示した主要手順にしたがった処理を行うようにした文書管理方法を提供するようにしたものである。
【００２１】
また、請求項７記載の発明は、文書管理システムのプログラムであって、標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等の管理をコンピュータの実行により実現する、文書管理システムのコンピュータプログラムであって、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末で作成された文書を、審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と共に、文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末に配信する機能と、その配信された審査・承認申請の対象となる文書の管理者による認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信する機能と、前記公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録される機能と、を実現する。
【００２２】
この請求項７記載の発明においては、上記した請求項１記載の発明において示した主要機能を実現させるためのプログラムを提供するようにしたものである。
【００２３】
また、請求項８記載の発明は、標準関係、資料、記録等の文書の閲覧、および前記文書の新規作成、改訂、廃止等の文書管理システムを実現する、文書管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記コンピュータに、前記文書の新規作成、改訂、廃止等を行う文書作成者が使用する文書作成者端末で作成された文書を、審査・承認の認否判断を依頼するための審査・承認申請情報と共に、文書の審査・承認を行う管理者が使用する管理者端末に配信し、この配信された審査・承認申請の対象となる文書の管理者による認否判断の結果、承認であると判断された場合に、前記管理者端末から前記文書作成者端末に当該作成文書の公開依頼情報を配信し、この公開依頼情報に基づき文書作成者が、公開処理をした場合に、前記審査・承認の申請対象とされていた作成文書が正式文書としてデータベースに登録させる、ことを実行させるプログラムを記録したことを特徴とする。
【００２４】
この請求項８記載の発明においては、上記した請求項１記載の発明において示した文書管理システムの実現を、文書管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体で行うようにしたものであり、記録媒体としては、文書管理サーバや、文書作成者端末、管理者端末といったクライアント端末のハードディスクだけでなく、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、ＦＤ、ＲＡＭカード、磁気カード等の記録媒体でもよい。これにより、文書管理システムの拡大、通信ネットワーク化をより効率的に行えるようになる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下において、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳述する。図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示したシステム構成図である。本文書管理システムは、会社全体の文書ファイルを統括して登録管理する文書管理サーバ１と、会社の各職場に設置されるクライアント端末２としての、ワークフロー（文書ファイルの流れ）に応じて区別された、文書作成者が使用する文書作成者端末，文書の改訂作業を行う者が使用する文書改訂者端末，管理者が使用する端末である審査者１端末，審査者２端末，それらの上位管理者の使用する承認者端末、社員が閲覧するために使用する閲覧者端末と、これらのクライアント端末を文書管理サーバ１に接続する通信ネットワークＮとで形成されている。この通信ネットワークＮは、インターネットを利用した社内通信網であるイントラネット、広域通信網としてのエクストラネット等のシステムであり、文書管理システムは、この通信ネットワークＮを介してクライアント・サーバシステムを構成するものである。
【００２６】
なお、本実施の形態においては、各クライアント端末２は、文書管理サーバ１との間を、例えば、ネットワークプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）によってデータの送受信を行うようにしている。また、文書管理サーバ１はウェブサーバ機能、文書データベース３を管理制御するデータベースサーバ機能、および電子メールの配信を制御管理するメールサーバ機能を有しており、各クライアント端末２はウェブブラウザ機能を備えている。
【００２７】
上記文書管理サーバ１は、図２のようにクライアント端末２の文書管理システムのトップ画面に示したような文書ファイル群を一元管理するための文書データベース（以下「データベース」を、場合に応じて「ＤＢ」と略称する）３を有する（図１参照）。この文書管理サーバ１は、クライアント端末２から送信されてきた作成途中、あるいは作成した文書ファイルを受信してデータとして蓄積したり、あるいは文書データベース３に登録すると共に、クライアント端末２からアクセスされた文書要求に応じて文書データベース３を検索して、該当する文書ファイルを読み出し、要求依頼元のクライアント端末２へ送信する。他方、文書データベース３は、クライアント端末２において作成された文書ファイルを記憶して管理するようになっている。
【００２８】
文書データベース３には、図２に示すように、標準関係の文書１００に関するファイルを格納した標準文書ＤＢ３１，資料・記録（本社・支所）関係の文書２００に関するファイルを格納した資料・記録ＤＢ３２、および台帳やプロジェクト関係の文書３００に関するファイルを格納したＤＢ（図１には図示しない）が設けられる。また、文書データベース３として、審査・承認が可能なユーザーであるか否かの判断を行うと共に、審査・承認者の日本語名を取得する権限管理ＤＢ３３，ＩＳＯ（国際標準化機構）のＤＯＣＵＭＥＮＴ  ＮＯ．を取得するための番号管理ＤＢ３４，ＩＳＯ承認後に発信文書を作成したり、宛先、その写しの宛先ユーザーへ電子メールを送信したりするといったエージェント処理時に使用する公簡ＤＢ３５、所属する職制の略称を取得する内線電話帳ＤＢ３６，所属の略称をキーにして連続番号を取得し、公簡側で発信番号をセットするようにする公簡用番号管理情報ＤＢ３７等のデータベースが設けられる。
【００２９】
上記した標準ＤＢ３１は、例えば、図２の「最新文書」のビューである表示画面１０１の「事業部・部・Ｇ標準」をクリックして表示される図３に示す画面で表示されるように、「標準文書」に関する「最新文書」群が表示されるので、これに対応して図４に示すように、最初に開かれるビューである分類別ファイル、各部門で作成した標準を部門別に分類・表示する作成部門別ファイル、品質に関する標準だけを集めて表示する品質ファイル、環境に関する標準だけを集めて表示する環境ファイル、一般標準だけを集めて表示する一般ファイル、品質に関するＩＳＯの要求事項別に分類して表示する要求事項（品質）ファイル、環境に関するＩＳＯの要求事項別に分類して表示する要求事項（環境）ファイル、文書のワークフローの状況を表示するステータスファイル、審査・承認の履歴情報を表示する審査・承認履歴ファイル、廃止された標準を表示する廃止標準ファイル等で形成されている。
【００３０】
また、資料・記録（本社・支所）ＤＢ３２には、図５に示されるように、資料・記録文書に関する最新文書であって、作成された年代別に表示する作成年代別ファイル、資料別ファイル、番号順ファイル、分類別ファイル、文書更新期限ファイル、文書保存期限ファイル、全文書表示ファイル、ステータスファイル、審査・承認履歴ファイル、分類作成ファイル、旧グループファイル等が設けられる。この資料・記録ＤＢ３２の内容は、図２の「資料・記録（本社・支所）」内の閲覧した部門の名前をクリックすることで、図２１に示すような資料・記録に関する「最新文書」のビューが表示されて、閲覧可能となるものである。
【００３１】
文書データベース３に登録された文書ファイルのデータ構成は、図６に示すように、文書ファイルが登録される文書ファイル領域と、この文書ファイル領域に対応付けられている文書管理情報領域とからなる。文書管理情報は、対応する文書ファイルに添付されている付帯情報である。
【００３２】
上記文書管理情報としての付帯情報は、図７に示されるように、文書ファイルの識別情報としての「ＴＩＴＬＥ（文書名）」、「資料番号（文書番号）」、「作成者名」、「作成者メールアドレス」、「配布先１メールアドレス」、「配布先２メールアドレス」、「配布先ｎメールアドレス」、「文書公開の有無」といった項目を備えている。
【００３３】
その文書ファイルの識別情報である「ＴＩＴＬＥ（文書名）」を指定することで、当該文書ファイルにアクセスすることができる。「作成者メールアドレス」は、その文書を作成した作成者宛に電子メールを配信する場合のメールアドレスである。配布先１メールアドレス、配布先２メールアドレス、配布先メールアドレスｎは、作成した文書を審査者１端末、審査者２端末、承認者端末等のメールアドレスである。
【００３４】
また、文書管理サーバ１におけるファイル構成は、図８に示すように、文書データベース３の他に、例えば、最新文書一覧リスト（ファイル）１１、最新資料一覧リスト（ファイル）１２、登録・公開に関する情報を記録する登録・記録情報ファイル１３，作成文書を一時的に保存（保留）していることを記録する一時保存（保留）情報ファイル１４，文書の改訂作業を行っている情報を記録する改訂作業情報ファイル１５，文書の廃止作業を記録する廃止作業ファイル１６が設けられる。
【００３５】
図９は、最新文書一覧リストファイル１１を、図１０は最新資料一覧リストファイル１２を示したもので、これら各一覧リストファイル１１、１２によりデータベース３１，３２に登録された全文書を一覧形式で記憶管理するものである。文書ごとに、「文書名」、「文書番号」、「作成者等」、一時保存としての「保留」、「改訂中」、「制限情報」等の項目がある。制限情報は、公開された文書を閲覧する場合に、その閲覧できる者を、所属する部門、役職あるいは文書作成作業に応じた制限を加えるためのものである。例えば、全部門の人が無制限に閲覧できる場合には、「０１」を、限定された部門にのみ限定して閲覧が可能である場合は「０２」を、特定の役職以上の者（管理者）にしか閲覧を許可しない場合には「０３」を、さらに、文書作成者と、文書の審査・承認を依頼する管理者とが閲覧できる場合には「０４」をというように、４段階のレベルに分けて制限を与える。
【００３６】
図１１は、審査・承認履歴を示すファイル１７の一例であり、データベース３１，３２に登録された各文書（審査・承認を経る前の作成中の文書も含む）ごとに、「文書名」、「文書番号」、「作成者名」、「審査・承認者名」、「状況」、「承認日付」、審査・承認依頼申請の「受付日付」等の項目を有する。これにより、文書が作成されてデータベース３１，３２に登録されるに至る審査・承認履歴が、記憶して管理されることとなる。
【００３７】
次に、本実施の形態の文書管理システムの動作を、図１２乃至１６に示すフローチャートに基づいて説明する。すなわち、クライアント端末２に表示されるポータルサイト画面において、「標準・資料・記録」をクリックすると、図２に示すような文書管理システムのトップ画面が表示される（ステップＳ１）。ここで、「標準」、「資料・記録」、「台帳・プロジェクト」のいずれかをクリックすることで、それぞれのフローに進んで、閲覧、文書の新規作成、改訂、廃止等の手順で処理することが可能となる。以下では、主として「標準」関係の文書について手順を説明していくこととする。
【００３８】
標準関係の文書の閲覧手順については、閲覧者端末２において、図２に示す「事業部・部・Ｇ標準」のボタンをクリックすると（ステップＳ２）、図３に示すビューが表示される。ここで、閲覧したい標準を選択（ステップＳ３）してダブルクリックすると、標準が添付ファイルとして設けられているので、これを起動して表示閲覧できる（ステップＳ４）。閲覧画面において、ステップＳ５で文書を新規に作成（新規作成）するか、改訂、廃止、あるいは終了するかを選択するなどして、いずれかの手順に進めることになる。
【００３９】
次に、ステップＳ５において、新規作成を選択した場合の手順について説明する。この新規作成を行う場合には、図３の表示画面１０１のメニューにある「新規作成」ボタン１０２を押す（ステップＳ６）。すると、図１７に示すように、文書情報入力画面としての新規フォーム１０３が開くので、これに必要項目を入力していく（ステップＳ７）。すなわち、必要項目の入力は、例えば次のようにして行われる。まず、「シンボルコード」として、Ｂ（「業務標準」を表す）かＥ（「技術標準」を表す）を選択する。
【００４０】
「区分コード」としては、Ａ（「マニュアル」を表す）、Ｂ（「社標準」を表す）、Ｃ（「事業部」を表す）、Ｄ（「部標準」を表す）、Ｅ（「グループ標準」を表す）のいずれかを選択する。
【００４１】
「分類コード」には、Ｂ（「業務標準」を表す）、Ｅ（「技術標準」を表す）に定められたいずれかの分類コードを選択する。
【００４２】
「部門コード」として、４桁の数値（「経理コード」である）を入力すると、部門名が自動表示される。
【００４３】
「シンボルコード」で「業務標準」を選択すると、「品質標準」、「環境標準」、「一般標準」のどれかに該当するチェックボックスが表示されるので、該当するものにチェックする。この場合、複数選択が可能である。
【００４４】
「品質標準」、「環境標準」をチェックすると、ＩＳＯ要求事項選択の項目が表示されるので、該当するキーワードを選択する。この場合、項目は複数選択が可能である。例えば、「シンボルコード」、「品質標準」、「環境標準」で入力する際に、選択しておくと、ＩＳＯ要求事項（品質）および環境の該当するＩＳＯ要求事項の箇所に表示される。
【００４５】
「表示部門」において、この標準を表示する事業部、支所を選択する。
【００４６】
「タイトル」に関しては、新規作成した標準のタイトルを入力する。
【００４７】
「本文」、「添付資料」には、作成した標準のファイル（作成文書）を添付する。
【００４８】
ここで、新規フォーム１０３のメニューにある「ＤＯＣＵＭＥＮＴ  ＮＯ．」ボタン１０４を押す（ステップＳ８）。これにより、標準番号が取得されると共に、ステップＳ９において、審査・承認ルートにしたがったワークフローに流さない場合には、標準ファイルの作成文書が自動的に一時保存されることとなる（ステップＳ１０）。
【００４９】
次に、新規作成した標準ファイルが、審査・承認されて登録・公開されるワークフローの実行の流れを説明する。まず、作成した文書（標準ファイル）を、図１８の「ステータス」ビュー１０５から開き（ステップＳ１１）、メニューの「編集」ボタン１０６を押して編集状態にする（ステップＳ１２）。
【００５０】
すると、図１９に示す編集画面１０７が表示され、そのメニューにある「ルート設定」ボタン１０８を押す（ステップＳ１３）と、その画面１０７に小さな「承認ルート設定」画面１０９が表示される（ステップＳ１４）。審査者を経由する場合には（ステップＳ１５）、審査１，審査２の欄に各審査者を、承認の欄に承認者を設定する（ステップＳ１６）。審査者は２名までで、一人であってもよく、また、場合によっては（承認者自身がワークフローを実行する場合等）、設定を省略することができ、ステップＳ２４にジャンプする。
【００５１】
審査者、承認者を設定したら、「ＯＫ」ボタン１１０を押して確定する（ステップＳ１７）。すると、編集画面１０７のメニューに「審査依頼」ボタン１１１が現れ、このボタンを押すとワークフローが開始する（ステップＳ１８）。
【００５２】
ワークフローが開始すると、文書管理情報内から審査者、承認者の対応する「配布先メールアドレス」を読み出し、審査・承認者宛のメールアドレスを設定する。これにより、審査者、承認者に審査・承認の申請依頼のメッセージを設定された電子メールが、審査者１クライアント端末２、審査者２クライアント端末２、承認者クライアント端末２に配信される（ステップＳ１９）。このとき、電子メールには、作成文書が添付ファイルとして添付されているので、添付ファイルのリンクアイコン（図示しない）をクリックし（ステップＳ２０）、該当する作成文書を開き（ステップＳ２１）、内容を承認するかどうかの確認をすることができる（ステップＳ２２）。
【００５３】
ステップＳ２２において確認を行った結果、審査・承認者は「審査」または「承認」のボタン（図示しない）を押す。承認された場合には、文書管理情報に基づき作成者のメールアドレスが設定された「公開依頼」の電子メールが、開始者（文書作成者）のクライアント端末２に配信される（ステップＳ２３）。これを見た文書作成者は「公開」ボタン（図示しない）を押す（ステップＳ２４）と、新規作成された標準ファイルが標準文書ＤＢ３１（図１参照）に登録され、同時に図示しない掲示板の該当箇所に、この標準が新規作成された事実が掲示されることとなる（ステップＳ２５）。なお、掲示板への掲示基準は、標準ファイルに応じて異なり、例えば、「社標準」の場合には、全社向けの掲示板に、また、各事業部、部、グループ標準の場合には、各事業部向けの掲示板に掲示されるようにしている。
【００５４】
ステップＳ２２において、審査・承認者が新規作成文書に問題があると判断した場合には、「否認」ボタン（図示されない）を押し、開始者（文書作成者）に電子メールで差し戻される（ステップＳ２６）。差し戻された文書作成者は、改めて内容を検討し、審査・承認者から指摘された事項等を手直しした後、「再申請」ボタンを押すことで（ステップＳ２７）、再度の審査・承認を申請し（ステップＳ２８）、ステップＳ１９へリターンすることができる。
【００５５】
また、事業部標準以下のレベルの標準である場合には、開始者（あるレベル以上の役職にある管理者）が、このワークフローを省略して標準を登録することができる。例えば、ワークフローの実行に際して、図２０に示した「承認ルート」設定画面１０９において、「承認者」の欄に、自己を選択設定してワークフローを開始することができる。それ以外の操作手順は、上記したように、図１２のステップＳ１１以降のステップの流れに沿い、自身で承認および公開を行っていくものである。
【００５６】
次に、登録されている標準文書（標準ファイル）について訂正を行う場合の操作手順を、図１２，図１４、図１５を参照して説明する。すなわち、図１２のステップＳ２９において、文書改訂者クライアント端末２で標準を訂正を行う場合には、図３に示す「最新文書」のビュー１０１で改訂しようとする文書を選択し（ステップＳ３０）、メニューにある「改訂文書作成」ボタン１２０を押す（ステップＳ３１）。すると、選択した文書の前には、「改訂中」との表示がなされ、文書が改訂作業にあることが表示され、文書改訂者以外の他の人が、改訂操作するのを制限する。
【００５７】
ナビゲータの「ステータス」を押して、改訂作業をするためのビューに移り（ステップＳ３２）、改訂しようとする文書を選択する（ステップＳ３３）。
【００５８】
次いで、添付されている文書ファイルを自分のパソコン、すなわち文書改訂者クライアント端末２に保存し、そこで内容を修正する（ステップＳ３４）。パソコンに保存した文書ファイルの修正が終了すると、改訂文書を開き、「編集」ボタンを押して編集状態にし（ステップＳ３５）、そこで修正したファイルを添付し、改訂前のファイルを消去する。
【００５９】
改訂された標準ファイルは、上記で説明した標準ファイルの新規作成のワークフローの操作手順と同じように、ステップＳ３６以降のステップを手順を進めることでワークフローが実行され、審査・承認されたものが、標準文書データベース３１に登録されて、公開されることとなる。このワークフローにおけるステップＳ３７から、図１５に示すステップＳ５４までの手順は、上記した新規作成のワークフローにおけるステップＳ１１（図１２参照）からステップＳ２８（図１３参照）までの手順と同じであるので、ワークフローを示すことでその詳細な説明は割愛することとする。
【００６０】
こうして、ステップＳ３６からステップＳ５４までの手順を進めることで、改訂された標準ファイルが、登録、公開されることとなる。
【００６１】
次に、ステップＳ５５で、標準ファイル（標準文書）の廃棄を行う場合の手順を説明する。図１６において、「最新文書」のビューで、廃止しようとする文書を選択し（ステップＳ５６）、メニューにある「改訂文書作成」ボタン１２０（図３参照）を押す（ステップＳ５７）。このとき、選択した文書の前には、「改訂中」の文字が表示され、改訂中であることが表示され、他の人は改訂操作するのを制限される。
【００６２】
ナビゲータの「ステータス」ボタンを押して、改訂作業をするためのビューに移り（ステップＳ５８）、そこで廃止しようとする文書を選択し（ステップＳ５９）、ダブルクリックして開く。
【００６３】
添付されているファイルを自分のパソコンに取り入れて保存し、廃止するための修正を行う（ステップＳ６０）。パソコンに保存したファイルの修正が終了したら、廃止しようとする文書を開き、「編集」ボタンを押して編集状態にし（ステップＳ６１）、修正したファイルを添付し、改訂前のファイルを消去する（ステップＳ６２）。次に、「タイトル」の前に、例えば、「（廃止）工程管理要領」というように「（廃止）」を付け加える。「表示部門」の下に、「廃止」という項目が表示されているので、「廃止する」をチェックする（ステップＳ６３）。
【００６４】
この後の手順は、上記した標準ファイルを改訂する手順と同じ要領でワークフローを実行していく（ステップＳ６４）。この場合のワークフローについても、その詳細な説明は割愛することとする。ワークフローが終了して、公開操作をすることで、廃止された標準ファイルは、「廃止標準」のビューで表示されることなる（ステップＳ６５）。
【００６５】
上記では、標準文書（標準ファイル）において、「標準の閲覧」、「標準の新規作成」、「標準の訂正」、「標準の廃止」の作業手順について説明したが、「資料・記録」文書の「閲覧」、「新規作成」、「訂正」、「廃止」についても同じ操作手順で実行されていくこととなる。例えば、図２に表示された部門の中から閲覧したい部門の名前をクリックすると、その部門の資料・記録ＤＢ３２が、図２１に示すように、「作成年代別」の閲覧ビュー１１５が開かれる。この閲覧ビューには、「作成年代別」の他に、「資料別」、「番号順」、「分類別」、「文書更新期限」、「文書保管期限」、「全文書表示」、「ステータス」、「履歴」、「分類作成」、「旧グループ」等のビューがあり、閲覧したい資料・記録を選択してダブルクリックして開き、上記標準の場合と同じ要領で、添付ファイルとしてある資料・記録を起動して閲覧できるようになる。
【００６６】
次に、「資料・記録」文書について、例えば、ＩＳＯ（国際標準化機構）に関する資料・記録文書の「新規作成」の操作手順を、ＤＢ処理のフローで説明する。すなわち、図２２、図２３に示すフロー図となり、上記標準文書で説明したと同じような手順、すなわち図２２，図２３に示すようなステップＳを経て、「資料・記録」文書の登録、公開が実行されていく。なお、図中、「アクション」とは、「処理」を意味する。
【００６７】
なお、図２４は、審査・承認をパスしたことを受けて、社内あるいは社外に公簡を発信するようにした発信処理フロー図であり、図２３に示すステップＳ７０で、審査・承認をパスした場合には、ステータスが「承認済」に設定され、「保存＆終了」する。このとき、同時に公簡の発信エージェントが起動し、図２４の発信処理フローに進む。すなわち、ステップＳ７１に示すように、「発信してもいいですか？」との問いに対して、答えを入力することが可能な画面が表示される。
【００６８】
すると、ＩＳＯ文書側の項目を引き継いで文書が作成され（ステップＳ７２）、公簡用番号管理ＤＢ３７（図１参照）より「所属＋４桁の番号」でなる「発信番号」を取得する（ステップＳ７３）。ステップＳ７４で、文書が公簡ＤＢ３５に保存され、発信処理が行われる（ステップＳ７５）。そして、宛先が、社内のみ、社外のみ、あるいは社内と社外との３通りの場合分けで、電子メールが通信ネットワークＮを介して配信される。
【００６９】
このように、本実施の形態によれば、文書作成者等の担当者が自己の担当する作成文書等が、審査・承認申請の結果を、管理者から配信されてくる電子メールにより知ることができるので便利であり、また、担当者が「公開」処理を行うことで、自動的にＤＢ３１，３２に作成した文書等が登録されるので、作業の能率を向上できる。
また、担当者は、登録する前に、自己の文書の再チェックもできるので、文書の作成の精度を高めることも可能となる。
また、ワークフローの過程にある自己の文書の状況、すなわち審査・承認の「承認履歴」が、図１７，図１９、図２０に示されるように、クライアント端末２の画面に、審査・承認申請対象となっている文書ファイルを存在を示すリンクアイコンの下に表示されるため、従来のように、文書ファイルの表示画面を一旦消去してから、承認履歴を表示する別の画面を困難な操作をして開くことで履歴を確認していたのとは異なり、担当者は、承認履歴を文書ファイルが表示されると同じ画面上で見ることができ、文書の作成、修正作業の効率化を図ることができる。
また、この場合に、同一画面上に、電子メールの着信状況を把握できるようにしているので、電子メールに記載された管理者の指摘事項等を見ることができ、文書の修正作業の能率向上が可能となる。
【００７０】
【発明の効果】
請求項１の発明、この請求項１記載の発明に示した主要手順にしたがった処理を行うようにした文書管理方法に係る請求項６記載の発明、および請求項１記載の発明において示した主要機能を実現させるためのコンピュータプログラムに係る請求項７記載の発明によれば、文書作成者が作成した作成文書を、管理者に審査・承認依頼する場合には、文書管理サーバが有する配信手段によって、文書作成者端末で作成された作成文書を、管理者端末に、審査・承認申請情報と、作成した文書とを配信し、管理者が審査・承認の判断を行った結果、承認するとの判断を行ったときには、文書の公開を依頼する情報を管理者端末から文書作成者端末に配信するようにし、文書の公開依頼情報に基づいて文書作成者が、公開処理をすることにより、審査・承認申請において承認された文書が、正式の文書としてデータベースに登録される。このため、文書作成者（担当者）は、自己の作成を担当する文書が、管理者によって正式に登録可能と判断された時期を知ることができ、文書作成者において最終、かつ確認的に作成文書をチェックした後で、閲覧可能となる文書公開のための処理を行うことでデータベースに登録できる効果を奏する。
【００７１】
また、請求項２記載の発明によれば、管理者により自己の作成した文書が否認された場合には、文書管理サーバの配信手段により、管理者端末から文書作成者端末に、その結果が電子メールで配信されるので、文書作成者は、自動的に自己の文書の否認を知ることができ、その場合に、修正した修正文書を、配信手段により管理者端末に送信することで、直ちに審査・承認の再申請を依頼することができ、文書作成作業の効率化を図れる効果を奏する。
【００７２】
また、請求項３記載の発明によれば、承認履歴情報を、文書作成者端末の画面に表示することができるので、例えば、審査・承認依頼を申請していた自己の作成文書が否認された場合に、その文書を修正する必要が生じるが、その修正作業を行う場合には、自己の修正すべき文書が開かれた画面に、承認履歴情報も同時に表示されているので、従来のように文書作成者が、一旦、文書修正画面を閉じて、承認履歴を画面表示する作業を行う必要がなくなり、また、自己の担当する作成文書が、どのような審査・承認状況にあるかを容易に知ることができて便利となる効果を奏する。
【００７３】
また、請求項４記載の発明によれば、文書作成者端末において、文書を作成、修正を行う場合には、承認履歴情報と共に、電子メールも表示されるため、その電子メールを開くことにより、審査・承認における管理者の意見、要望事項の記載等を参照することができるので、文書の修正作業を効率的に行える効果を奏する。
【００７４】
また、請求項５記載の発明によれば、文書管理サーバは、一時保存情報ファイルを有しているので、文書作成者が途中で文書作成を中止しても、その状況を一時保存情報ファイルに格納される。このため、文書作成者端末や閲覧者端末の、最新文書一覧リスト、最新資料一覧リスト等の表示画面には、この作成作業を中断している状況にある文書に関しては、例えば、「保留中」、「改」、「改版」といった表示を行うことで、作成途中にある文書で、審査・承認をパスしていない文書であることが容易に判断できる効果を奏する。
【００７５】
また、請求項６記載の発明によれば、請求項１記載の発明に示した主要手順にしたがった処理を行うようにした文書管理方法によって、審査・承認者の承認を得る作業（ワークフロー）を行っているクライアント端末の画面に、承認された文書が表示されるので、従来のワークフロー操作における複雑な条件入力の困難さから解放され、審査・承認の効率化、文書作成等の操作の簡略化を図ることができる効果を奏する。
【００７６】
また、請求項７記載の発明によれば、請求項１記載の発明において示した主要機能を実現させるためのプログラムによって、ワークフローをコンピュータ上で操作処理することができ、ひいては会社組織等が有する全文書、書類の管理を、総合かつ統括的に運用管理でき、紙媒体の使用を極力低減するようにペーパーレスを図れ、事務処理に要する手間、時間、資源の有効活用を図ることができる効果を奏する。
【００７７】
また、請求項８記載の発明によれば、上記した請求項１記載の発明において示した文書管理システムの実現を、文書管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体で行うようにしたものであり、記録媒体としては、文書管理サーバや、文書作成者端末、管理者端末といったクライアント端末のハードディスクだけでなく、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、ＦＤ、ＲＡＭカード、磁気カード等の記録媒体でもよい。これにより、文書管理システムの拡大、通信ネットワーク化をより効率的に行える効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る実施の形態における文書管理システムのシステム全体構成図である。
【図２】上記文書管理システムの文書配置構成を示す初期表示画面である。
【図３】「最新文書」のビューを示した表示画面である。
【図４】標準文書ＤＢに格納される文書ファイル群を示す説明図である。
【図５】資料・記録ＤＢに格納される文書ファイル群を示す説明図である。
【図６】文書ファイルのデータ構成を示す図である。
【図７】文書ファイルに添付される文書管理情報のデータ構成を示す図である。
【図８】文書管理サーバのファイル構成を説明する図である。
【図９】最新文書一覧リストのファイルを示す図である。
【図１０】最新資料一覧リストのファイルを示す図である。
【図１１】審査・承認履歴ファイルを示す図である。
【図１２】文書管理システムのフロー図である。
【図１３】図１２のフロー図の続きを示す文書管理システムのフロー図である。
【図１４】図１２のフロー図の続きを示す文書管理システムのフロー図である。
【図１５】図１４のフロー図の続きを示す文書管理システムのフロー図である。
【図１６】図１２のフロー図の続きを示す文書管理システムのフロー図である。
【図１７】文書情報入力画面としての新規フォームを表示した画面を示す図である。
【図１８】「ステータス」ビューを開いた画面を示す図である。
【図１９】編集画面を示す図である。
【図２０】図１９の編集画面上に、承認ルート設定画面が表示された画面を示す図である。
【図２１】「資料・記録」文書の「最新資料」における「作成年別」ビューを示した表示画面である。
【図２２】「ＩＳＯ」のＤＢ処理フローを示すフロー図である。
【図２３】図２１のフロー図の続きを示す「ＩＳＯ」のＤＢ処理フロー図である。
【図２４】公簡の発信手順を示す発信処理フロー図である。
【符号の説明】
１…文書管理サーバ
２…クライアント端末
３…文書データベース
１１…最新文書一覧リストファイル
１２…最新資料一覧リストファイル
１３…登録公開情報ファイル
１４…一時保存（保留）情報ファイル
１５…改訂作業情報ファイル
１６…廃止作業ファイル
１７…審査・承認履歴ファイル
３１…標準文書ＤＢ
３２…資料・記録ＤＢ
３３…権限管理ＤＢ
３５…公簡ＤＢ
３７…公簡用番号管理情報ＤＢ
Ｎ…通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2004280321.tif 000019
【図１８】
2004280321.tif 000020
【図１９】
2004280321.tif 000021
【図２０】
2004280321.tif 000022
【図２１】
2004280321.tif 000023
【図２２】
2004280321.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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