(57)【要約】【課題】データ出力装置における出力データの残存を防ぎ、情報の漏洩を防止する。【解決手段】データ出力装置１０において、ユーザ端末１０から受信された出力データをＨＤＤ４０内のユーザに対応するメールボックスに格納し、格納後、一定時間内に入力部３２を介してプリント出力指示が入力され、出力部３８によりプリント出力された出力データ、或いは一定時間内に入力部３２を介してプリント出力の指示が入力されなかった出力データをＨＤＤ４０から完全消去する。【選択図】          図２
2004338232.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ端末から送信されたプリント出力対象の出力データを受信する通信部と、
ユーザ毎に出力データを記憶する記憶領域を複数有し、前記受信された出力データをユーザに対応する記憶領域に格納する外部記憶装置と、
ユーザの認証情報及びプリント出力指示を入力する入力部と、
前記入力された認証情報に基づいてユーザの認証を行い、当該認証されたユーザに対応する出力データを前記外部記憶装置から読み出す制御部と、
前記読み出された出力データをプリント出力する出力部と、を備え、
前記制御部は、前記プリント出力された出力データを前記外部記憶装置から完全消去することを特徴とするデータ出力装置。
【請求項２】
前記外部記憶装置は、出力データを記憶するデータ記憶領域と、当該出力データの記憶領域を示すアドレス情報を記憶するインデックス領域とを有し、
前記制御部は、前記プリント出力された出力データ及びそのアドレス情報を前記外部記憶装置から消去することにより完全消去を行うことを特徴とする請求項１に記載のデータ出力装置。
【請求項３】
前記制御部は、前記受信された出力データが前記外部記憶装置に記憶された後、一定時間内に前記入力部を介して当該出力データのプリント出力指示が入力されたか否かを判別し、一定時間内にプリント出力されなかった場合は当該出力データを外部記憶装置から完全消去することを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ出力装置。
【請求項４】
前記制御部による外部記憶装置における出力データの完全消去の動作設定は、変更不可能であることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載のデータ出力装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データに基づいてプリント出力を行うファクシミリ装置、プリンタ、複写機又はこれらの複合機（以下、データ出力装置という。）に関する。
【０００２】
【従来の技術】
パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ；Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒという。）等のユーザ端末で作成したテキストデータや画像データをデータ出力装置でプリント出力する場合、データ出力装置がユーザ端末から離れた場所に設置されていると、ユーザがデータ出力装置のところへプリントを取りに行くまでにプリントの内容が他人に見られる可能性が高く、重要な機密書類を出力する場合には情報が漏洩する危険性があった。
【０００３】
プリントの機密性を確保するために、排紙ボックスを複数備え、各排紙ボックスに鍵を設置して、ユーザから指定された排紙ボックスへプリントを排紙する出力データ装置もあるが、プリント出力する度にユーザはプリントが排紙された排紙ボックスの開錠操作をしなければならず、煩雑であった。
【０００４】
そこで、近年では、メールボックス機能を備えたデータ出力装置が開発されている（例えば、特許文献１参照）。これは、データ出力装置の記憶手段に、ユーザ毎に出力データを記憶する記憶領域を設けて各ユーザのメールボックスとして使用するものである。プリント出力時には、出力データをユーザ端末からデータ出力装置に送信すると、データ出力装置側では受信された出力データが送信元のユーザに対応するメールボックスに格納される。そして、ユーザがデータ出力装置の方へ出向いてユーザＩＤを入力し、直接プリント出力指示を入力することでユーザに対応するメールボックスから出力データが読み出されてプリント出力される。
【０００５】
上記メールボックスは、通常ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等の外部記憶装置に設けられることが多い。これは、例えば複写機能を有するデータ出力装置の場合、データ出力装置本体のメモリにメールボックスを設けると、複写動作時に原稿から読み取られた画像データの記憶領域が圧迫され、複写動作等に支障をきたす等、他機能の動作に影響するためである。
【０００６】
【特許文献１】
登録実用新案２５２２８１７号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ＨＤＤでは一般に、データを記憶するデータ記憶領域と当該データが記憶された記憶領域を示すアドレス情報を記憶するインデックス領域とを有し、データを読み出す際にはインデックス領域のアドレス情報を参照して当該アドレスで示されたデータ記憶領域からデータを読み出す構成となっている。ＨＤＤに保存されたデータを消去する際には、通常はインデックス領域に記憶されているアドレス情報だけが消去されて読み出し不可能な状態に設定されるだけであるため、実際にデータが記憶されているデータ記憶領域では、他のデータが上書きされるまでデータが残存することとなる。
【０００８】
すなわち、ＨＤＤに機密データを保存した場合、積極的にデータの消去を行わなければデータ記憶領域に機密データが残存することとなり、機密データが外部に漏洩する可能性が残る。
【０００９】
登録実用新案２５２２８１７号公報に記載の考案によれば、出力データに対してプリント出力、消去、永久保存と、処理内容を設定することができるが、ユーザの設定ミスにより消去しなければならない機密データを永久保存したりと、処理内容の設定ができるがために、不用意に出力データをＨＤＤに残す恐れがある。
【００１０】
本発明の課題は、データ出力装置側における出力データの残存を防ぎ、情報の漏洩を防止することである。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、
ユーザ端末から送信されたプリント出力対象の出力データを受信する通信部と、
ユーザ毎に出力データを記憶する記憶領域を複数有し、前記受信された出力データをユーザに対応する記憶領域に格納する外部記憶装置と、
ユーザの認証情報及びプリント出力指示を入力する入力部と、
前記入力された認証情報に基づいてユーザの認証を行い、当該認証されたユーザに対応する出力データを前記外部記憶装置から読み出す制御部と、
前記読み出された出力データをプリント出力する出力部と、を備え、
前記制御部は、前記プリント出力された出力データを前記外部記憶装置から完全消去することを特徴とする。
【００１２】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のデータ出力装置において、
前記外部記憶装置は、出力データを記憶するデータ記憶領域と、当該出力データの記憶領域を示すアドレス情報を記憶するインデックス領域とを有し、
前記制御部は、前記プリント出力された出力データ及びそのアドレス情報を前記外部記憶装置から消去することにより完全消去を行うことを特徴とする。
【００１３】
請求項１、２に記載の発明によれば、ユーザ端末から受信された出力データを外部記憶装置に格納し、出力データのプリント出力が終了すると、当該プリント出力された出力データ及びアドレス情報をＨＤＤ４０から消去することにより完全消去を行うので、機密性の高い出力データを一旦外部記憶装置に保存した場合でも、外部記憶装置から出力データが自動的にかつ確実に消去され、情報の漏洩を防止することができる。
【００１４】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載のデータ出力装置において、
前記制御部は、前記受信された出力データが前記外部記憶装置に記憶された後、一定時間内に前記入力部を介して当該出力データのプリント出力指示が入力されたか否かを判別し、一定時間内にプリント出力されなかった場合は当該出力データを外部記憶装置から完全消去することを特徴とする。
【００１５】
請求項３に記載の発明によれば、外部記憶装置に格納された出力データが一定時間内にプリント出力されない場合は、当該出力データを外部記憶装置から完全消去するので、ユーザの出力忘れや出力ミスにより外部記憶装置に出力データが残存することを防ぐことができる。
【００１６】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れか一項に記載のデータ出力装置において、
前記制御部による外部記憶装置における出力データの完全消去の動作設定は、変更不可能であることを特徴とする。
【００１７】
請求項４に記載の発明によれば、出力データの完全消去動作の設定は、変更できない構成であるので、設定ミス等により不用意に外部記憶装置に出力データが残存することを防ぐことができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
本実施の形態では、データ出力装置において、ユーザ端末から受信された出力データをＨＤＤに記憶し、プリント出力された出力データ及び一定時間プリント出力されない出力データはＨＤＤから完全消去する例を説明する。
【００１９】
まず、構成を説明する。
図１に、本実施の形態におけるデータ出力システム１００のシステム構成を示す。図１に示すように、データ出力システム１００は、ユーザ端末１０と、データ出力装置３０とが通信ネットワークＮを介して互いに情報の送受信が可能に接続されている。なお、図１には、１台のユーザ端末１０と、１台のデータ出力装置３０とが接続された例を示したが、設置台数及び設置場所は特に限定しない。
【００２０】
ユーザ端末１０は、ＰＣやＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の情報処理装置であり、ユーザ端末１０で作成されたデータ（テキストデータ、画像データ含む）をそのプリント出力条件の情報とともにデータ出力装置３０に送信し、プリント出力するよう指示コマンドを送信する。
【００２１】
データ出力装置３０は、ユーザ端末１０から送信されたデータをプリント出力するものである。本実施の形態では、複写機能を有するデータ出力装置の例を説明する。
図２に、データ出力装置３０の機能的構成を示す。
図２に示すように、データ出力装置３０は、制御部３１、入力部３２、表示部３３、プログラムメモリ３４、通信部３５、画像読取部３６、画像メモリ３７、出力部３８、Ｉ／Ｆ（ＩｎｔｅｒＦａｃｅ）３９、ＨＤＤ４０を備えて構成される。
【００２２】
制御部３１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等から構成され、プログラムメモリ３４に格納されるシステムプログラムの他、本発明に係るプリント出力処理プログラム（図４参照）等を図示しないＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）に展開し、当該プログラムとの協働により処理動作を統括的に制御する。
【００２３】
制御部３１は、プリント出力処理において、通信部３５を介してユーザ端末１０から出力データを受信すると、ＨＤＤ４０内の、送信元のユーザに対応するメールボックスのデータ記憶領域に受信された出力データを格納し、インデックス領域にそのアドレス情報を書き込む。制御部３１は、計時機能を有し、出力データがＨＤＤ４０内に格納されると、一定時間の計時を開始する。
【００２４】
出力データをＨＤＤ４０に格納後、制御部３１は、一定時間が経過したか否かを判別し、一定時間内に入力部３２を介してユーザの認証情報を入力され、プリント出力指示が入力された場合は、ユーザの認証情報に基づいてユーザ認証を行い、認証されたユーザのメールボックスから出力データを読み出して画像メモリ３７に出力し、出力部３８にプリント出力の指示情報を出力する。出力部３８によるプリント出力が終了すると、制御部３１は、当該プリント出力された出力データ及びそのアドレス情報をＨＤＤ４０から消去する。一方、一定時間内に入力部３２からプリント指示が入力されなかった場合も同様に、出力データ及びそのアドレス情報をＨＤＤ４０から消去する。
【００２５】
なお、この制御部３１による、ＨＤＤ４０における出力データ及びそのアドレス情報の消去動作は、予めプログラムされた動作であり、設定変更不可能であるとする。具体的には、データ出力装置３０における各種動作設定時に表示される操作画面上に、出力データをＨＤＤ４０に永久保存する動作を選択可能な設定項目を設けず、ユーザ或いはシステム管理者によっても設定変更できないように構成する。
【００２６】
入力部３２は、パスワード、ユーザＩＤ等、ユーザの認証情報を入力するための数字キー、プリント出力開始を指示するスタートキー等の各種機能キーや、表示部３３と一体型に構成されるタッチパネル等を備え、操作されたキーに対応する操作信号、タッチパネル上に表示された操作画面での入力操作に応じた操作信号を制御部３１に出力する。
【００２７】
表示部３３は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等から構成され、各種操作画面や制御部３１による処理結果などの各種表示情報を表示する。
【００２８】
プログラムメモリ３４は、磁気的又は光学的記録媒体、若しくは半導体メモリから構成され、システムプログラムの他、プリント出力処理プログラム及び各種プログラムで処理されたデータ等を記憶する。
【００２９】
通信部３５は、ネットワークインターフェイスカード（以下、ＮＩＣ；Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）やモデム等の通信用のインターフェイスを備えて通信手段を実現し、通信ネットワークＮ上の外部機器と相互に情報の送受信を行う。例えば、通信部３５は、ユーザ端末１０からプリント出力対象のデータ及びプリント出力指示情報を受信する。
【００３０】
画像読取部３６は、スキャナ等から構成され、原稿台にセットされた原稿面を読み取ってデジタル画像データに変換し、当該画像データを画像メモリ３７に出力する。
【００３１】
画像メモリ３７は、画像読取部３６で読み取られた画像データ及びＨＤＤ４０から読み出されたプリント出力対象の出力データを一時的に格納するメモリである。
【００３２】
出力部３８は、制御部３１からの出力指示に従って、画像メモリ３７に格納されている画像データ又は出力データに基づいて、指定されたサイズのプリント用紙にプリント出力する。その出力方式は、電子写真方式、インクジェット方式等、どの方式であってもよく、特に限定しない。
【００３３】
Ｉ／Ｆ３９は、ＨＤＤ４０と制御部３１とを接続するためのインターフェイスであり、ＨＤＤ４０と制御部３１との間で、データの転送速度や転送タイミングの調整を行い、両者間のデータのやり取りを仲介する。
【００３４】
ＨＤＤ４０は、プリント出力対象の出力データを保存するための外部記憶装置である。ＨＤＤ４０は、予め登録されているユーザ毎に出力データを格納するためのメールボックスＭの領域を複数備えている。メールボックスＭは、図３に示すように、ユーザ情報や出力データの読み出しに必要なインデックス情報を記憶するインデックス領域５０と、出力データを記憶するデータ記憶領域６０とを有している。
【００３５】
インデックス領域５０には、メールボックスＭを使用しているユーザ名（例えば、“ユーザＡ”）、ユーザの認証情報（例えば、“ユーザＩＤ；ｕｓｅｒＡ１”）等のユーザ情報５１や、出力データのデータファイル名（例えば、“ｄ１１”）及びその出力データが格納された記憶領域を示すアドレス情報（例えば、“Ａ００１”）が対応付けられたインデックス情報５２が格納されている。また、データ記憶領域６０には、出力データを記憶する領域単位毎にアドレス６１が付されて、出力データ６２が格納されている。
【００３６】
次に、本実施の形態における動作を説明する。
図４を参照して、データ出力装置３０により実行されるプリント出力処理を説明する。説明の前提として、ユーザはユーザ端末１０においてデータを作成し、当該作成されたデータをプリント出力する際に、プリントサイズや枚数等のプリント条件を入力後、メールボックスを指定してプリント出力指示を入力する。ユーザ端末１０では、入力されたプリント条件に基づいて出力指示情報が生成され、当該出力指示情報とともにプリント出力指示された出力データがデータ出力装置３０に送信される。
【００３７】
図４に示すプリント出力処理では、ユーザ端末１０からの出力データの受信が待機され、ステップＳ１において出力データが受信されたか否かが判別される。
ユーザ端末１０から出力データが受信されると（ステップＳ１；Ｙ）、当該受信された出力データがＨＤＤ４０に格納される（ステップＳ２）。格納時には、まず出力データの送信元のユーザが特定され、当該特定されたユーザに対応する、ＨＤＤ４０内のメールボックスＭのデータ記憶領域６０に、受信された出力データが格納される。そして、出力データが格納された記憶領域のアドレス情報がインデックス領域５０に書き込まれる。
【００３８】
一方、ユーザはユーザ端末１０においてプリント出力を指示した後、データ出力装置３０の方へ移動し、データ出力装置３０の入力部３２を介してユーザＩＤを入力し、ユーザが使用しているメールボックスを開いてプリント出力する出力データを選択し、プリント出力指示を入力する。
【００３９】
データ出力装置３０では、ＨＤＤ４０に出力データが格納されると、制御部３１により一定時間の計時が開始され、ステップＳ３において、一定時間が経過したか否かが判別される。一定時間が経過していない場合は（ステップＳ３；Ｎ）、入力部３２を介してユーザＩＤが入力され、プリント出力指示が入力されたか否かが判別される（ステップＳ４）。プリント出力指示が入力されていない場合は（ステップＳ４；Ｎ）、ステップＳ３に戻り、一定時間の経過が判別される。
【００４０】
まず、一定時間が経過する前に、入力部３２を介してユーザからプリント出力指示が入力された場合について説明する。
一定時間が経過する前に、入力部３２を介してプリント出力指示が入力された場合（ステップＳ４；Ｙ）、入力部３２から入力されたユーザＩＤに基づいてユーザが特定され、特定されたユーザに対応するＨＤＤ４０のメールボックスＭからユーザにより選択された出力データが読み出される。読み出された出力データは出力部３８によりプリント出力される（ステップＳ５）。
【００４１】
プリント出力が終了すると、ステップＳ６では、プリント出力された出力データの完全消去が行われる。すなわち、ＨＤＤ４０において、プリント出力された出力データが格納されていたデータ記憶領域６０に白紙データが上書きされ、出力データが消去されるとともに、インデックス領域５０において記憶されていた出力データのアドレス情報が消去される。なお、完全消去の方法として、ＨＤＤ４０において消去対象領域の論理フォーマット、物理フォーマットを実行することとしてもよい。
【００４２】
ＨＤＤ４０から出力データ及びそのアドレス情報が消去されると、出力データの消去が終了したことを通知する通知情報が通信部３５を介してユーザ端末１０に送信され（ステップＳ７）、本処理を終了する。ユーザ端末１０では、データ出力装置３０において出力データが消去されたことを通知するメッセージが表示手段に表示される。
【００４３】
次に、入力部３２を介してユーザからプリント指示が入力される前に、一定時間が経過した場合について説明する。
入力部３２を介してプリント出力指示が入力される前に、一定時間が経過した場合（ステップＳ３；Ｙ）、ＨＤＤ４０において出力データの消去が行われる（ステップＳ６）。出力データの消去は、上述した方法と同様であり、ＨＤＤ４０において、プリント出力された出力データが格納されていたデータ記憶領域に白紙データが上書きされ、出力データが消去されるとともに、インデックス領域において記憶されていた出力データのアドレス情報が消去される。
【００４４】
ＨＤＤ４０から出力データ及びそのアドレス情報が消去されると、出力データの消去が終了したことを通知する通知情報が通信部３５を介してユーザ端末１０に送信され（ステップＳ７）、本処理を終了する。ユーザ端末１０では、データ出力装置３０において出力データが消去されたことを通知するメッセージが表示手段に表示される。
【００４５】
以上のように、ユーザ端末から出力データを受信すると、ユーザに対応するＨＤＤ内のメールボックスに受信された出力データを格納し、入力部からユーザＩＤ及び出力指示を入力されると、ＨＤＤからユーザに対応する出力データを読み出してプリント出力する。プリント出力後には、プリント出力された出力データ及びそのアドレス情報をＨＤＤから完全消去するので、機密データをデータ出力装置に一旦保存しプリント出力した場合でも、ＨＤＤから機密データが自動的に完全消去され、機密データの漏洩を防止することができる。
【００４６】
さらに、ＨＤＤに出力データを保存するように設定することは不可能な構成であるので、不用意にＨＤＤに機密データを残す危険性がなく、よりデータ出力装置のセキュリティ機能に対する信頼性を向上させることができる。
【００４７】
本来、データ管理はホスト側で行うことが基本であり、出力側でデータを保存する機能を持つことは、ホスト側でデータの集中管理ができなくなってしまうため、セキュリティ上望ましくない。
【００４８】
また、ＨＤＤに出力データを格納後、一定時間経過してもプリント出力指示が入力されない場合、ＨＤＤからその出力データを完全消去するので、ユーザの出力忘れや、誤って同一の出力データをデータ出力装置側に送信した場合でも、ＨＤＤに出力データが残存することを防止することができる。
【００４９】
【発明の効果】
請求項１、２に記載の発明によれば、ユーザ端末から受信された出力データを外部記憶装置に格納し、出力データのプリント出力が終了すると、当該プリント出力された出力データ及びアドレス情報をＨＤＤ４０から消去することにより完全消去を行うので、機密性の高い出力データを一旦外部記憶装置に保存した場合でも、外部記憶装置から出力データが自動的にかつ確実に消去され、情報の漏洩を防止することができる。
【００５０】
請求項３に記載の発明によれば、外部記憶装置に格納された出力データが一定時間内にプリント出力されない場合は、当該出力データを外部記憶装置から完全消去するので、ユーザの出力忘れや出力ミスにより外部記憶装置に出力データが残存することを防ぐことができる。
【００５１】
請求項４に記載の発明によれば、出力データの完全消去動作の設定は、変更できない構成であるので、設定ミス等により不用意に外部記憶装置に出力データが残存することを防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を適用した実施の形態のデータ出力システム１００のシステム構成を示す図である。
【図２】データ出力装置３０の機能的構成を示す図である。
【図３】ＨＤＤ４０のデータ構成を示す図である。
【図４】データ出力装置３０により実行されるプリント出力処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１００    データ出力システム
１０    ユーザ端末
３０    データ出力装置
３１    制御部
３２    入力部
３３    表示部
３４    プログラムメモリ
３５    通信部
３６    画像読取部
３７    画像メモリ
３８    出力部
３９    Ｉ／Ｆ
４０    ＨＤＤ
５０    インデックス領域
６０    データ記憶領域
【図１】
2004338232.tif 000003
【図２】
2004338232.tif 000004
【図３】
2004338232.tif 000005
【図４】
2004338232.tif 000006