(57)【要約】【課題】取引先からの請求明細を管理する経費管理システム及び経費管理装置並びに経費管理方法に関し、正確に経費の管理を行なえる経費管理システム及び経費管理装置並びに経費管理方法を提供することを目的とする。【解決手段】本発明は、納品明細及び納品明細に基づいて算出された請求明細とを請求先に通知する取引先端末装置と、取引先端末装置から通知された納品明細及び請求明細を管理する経費管理装置とを有するシステムであり、経費管理装置により、取引先端末装置から通知される納品明細に基づいて請求明細を算出し、算出された請求明細と取引先端末装置から通知された請求明細とを比較し、取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定し、請求明細が正当でないと判定された場合には、取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なうようにしたことを特徴する。【選択図】  図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
納品明細及び納品明細に基づいて算出された請求明細とを請求先に通知する取引先端末装置と、
前記取引先端末装置から通知された前記納品明細及び前記請求明細を管理する経費管理装置とを有し、
前記経費管理装置は、前記取引先端末装置から通知される前記納品明細に基づいて請求明細を算出する算出手段と、
前記算出手段で算出された請求明細と前記取引先端末装置から通知された前記請求明細とを比較し、前記取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定する正当性判定手段とを有することを特徴とする経費管理システム。
【請求項２】
前記経費管理装置は、前記正当性判定手段で前記請求明細が正当でないと判定された場合には、前記取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なう通知手段を有することを特徴とする請求項１記載の経費管理システム。
【請求項３】
前記経費管理装置は、前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測する予測手段を有することを特徴とする請求項１又は２記載の経費管理システム。
【請求項４】
納品明細及び納品明細に基づいて算出された請求明細とを請求先に通知する取引先端末装置と、
前記取引先端末装置から通知された前記納品明細及び前記請求明細を管理する経費管理装置とを有し、
前記経費管理装置は、前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測する予測手段を有することを特徴とする経費管理システム。
【請求項５】
取引先端末装置から通知される納品明細を記憶する第１の記憶手段と、
前記取引先端末装置から通知される請求明細を記憶する第２の記憶手段と、
前記取引先端末装置から通知される前記納品明細に基づいて請求明細を算出する算出手段と、
前記算出手段で算出された請求明細と前記取引先端末装置から通知された前記請求明細とを比較し、前記取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定する正当性判定手段とを有することを特徴とする経費管理装置。
【請求項６】
前記正当性判定手段で前記請求明細が正当でないと判定された場合には、前記取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なう通知手段を有することを特徴とする請求項５記載の経費管理装置。
【請求項７】
前記経費管理装置は、前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測する予測手段を有することを特徴とする請求項５又は６記載の経費管理装置。
【請求項８】
納品明細及び納品明細に基づいて算出された請求明細とを請求先に通知する取引先端末装置から通知された前記納品明細及び前記請求明細を管理する経費管理装置であって、
前記経費管理装置は、前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測する予測手段を有することを特徴とする経費管理装置。
【請求項９】
経費管理装置により取引先端末装置から通知される前記納品明細に基づいて請求明細を算出する算出手順と、
前記経費管理装置により、前記算出手段で算出された請求明細と前記取引先端末装置から通知された前記請求明細とを比較し、前記取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定する正当性判定手順とを有することを特徴とする経費管理方法。
【請求項１０】
前記経費管理装置は、前記正当性判定手段で前記請求明細が正当でないと判定された場合には、前記取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なう通知手順を有することを特徴とする請求項９記載の経費管理方法。
【請求項１１】
前記経費管理装置は、前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測する予測手段を有することを特徴とする請求項９又は１０記載の経費管理方法。
【請求項１２】
取引先から通知された納品明細及び請求明細を管理する経費管理方法であって、
前記納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測することを特徴とする経費管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は経費管理システム及び経費管理装置並びに経費管理方法に係り、特に、取引先からの請求明細を管理する経費管理システム及び経費管理装置並びに経費管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
知的財産権の分野では、特許、実用新案、意匠、商標などの出願手続、中間手続、登録手続、国際出願など非常に煩雑な事務処理が必要とされている。また、これら手続に関する手数料は、例えば、特許出願に関しては請求項、明細書行数、図面枚数などにより決定されており、人手により管理するのは、非常に困難である。このため、知的財産権の出願手続及び中間手続並びに登録手続に関する手数料などをコンピュータにより管理する特許管理装置が提案されていた（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１０−２８３４００号公報（段落番号００４２）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかるに、従来の管理装置は特許事務所側での特許管理を前提としており、企業側の特許管理、特に、経費管理などには適用できなかった。
【０００５】
例えば、企業側では、取引先からの請求明細を管理し、この請求明細に基づいて支払いを行なっている。このとき、特許事務所から請求明細が発行されると、担当者が未払いの請求に対してその請求明細の正否を判断し、誤りがある場合には取引先に通知していいた。このため、確認ミスや情報の漏れなどにより正確な判断が行なわれず、無駄な支払いが行なわれたり、支払いが不足したりする場合があるなどの課題があった。
【０００６】
また、予算を組む場合などには、担当者の経験に基づいて予算を組んでいたため、多めに予算が請求され、予算と支払いに大きな誤差が発生する恐れがあるなどの課題があった。
【０００７】
本発明は上記の点に鑑みてなされたもので、正確に経費の管理を行なえる経費管理システム及び経費管理装置並びに経費管理方法を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明は、納品明細及び納品明細に基づいて算出された請求明細とを請求先に通知する取引先端末装置と、取引先端末装置から通知された納品明細及び請求明細を管理する経費管理装置とを有するシステムであり、経費管理装置により、取引先端末装置から通知される納品明細に基づいて請求明細を算出し、算出された請求明細と取引先端末装置から通知された請求明細とを比較し、取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定し、請求明細が正当でないと判定された場合には、取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なうようにしたことを特徴する。
【０００９】
本発明によれば、取引先端末装置から通知される納品明細に基づいて請求明細を算出し、算出された請求明細と取引先端末装置から通知された請求明細とを比較し、取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定し、請求明細が正当でないと判定された場合には、取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なうことにより、請求の正当性を確認でき、請求及び支払いを正確に管理できる。
【００１０】
また、本発明は、納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測することを特徴とする。
【００１１】
本発明によれば、納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測することにより、未請求の案件や物品があった場合でも必要に応じてそれらを考慮して請求額などを予測、集計できる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
〔システム構成〕
図１は本発明の一実施例のシステム構成図である。
【００１３】
本実施例の経費管理システム１は、特許にかかわる経費を管理するためのシステムであり、主に、端末装置１１、ネットワーク１２、管理装置１３、コンピュータシステム１４を含む構成とされている。端末装置１１は、取引先２１−１〜２１−ｎに設けられており、特許庁２３に提出すべき書類、例えば、出願書類などを作成し、ネットワーク１２を介して特許庁２３に設けられたコンピュータシステム１４に発送する。ネットワーク１２は、例えば、インターネットであり、端末装置１１、管理装置１３、特許庁２３のコンピュータシステム１４間の通信を可能としている。
【００１４】
また、端末装置１１は、特許庁２３のコンピュータシステム１４からの発送書類を受領したときに通知される受領情報に基づいて管理センタ２２の管理装置１３に作成書類の納品や請求明細などを作成し、通知する。経費管理装置１３は、管理センタ２２に設けられており、端末装置１１からの納品書類や請求明細などを受領し、管理するとともに、請求明細などの正当性判定するための処理や過去の実績から支払いの予測するための処理を実行可能とされている。
〔端末装置１１〕
図２は端末装置１１のブロック構成図を示す。
【００１５】
端末装置１１は、例えば，パーソナルコンピュータからなり、入力装置３１、ＣＰＵ３２、ハードディスクドライブ３３、可換式記憶装置３４、メモリ３５、表示制御装置３６、表示装置３７、通信装置３８を含む構成とされている。
【００１６】
入力装置３１は、例えば、マウス、キーボードなどからなり、処理の指示やデータの入力を行なうための装置である。ＣＰＵ（ｃｅｎｔｒａｌ  ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  ｕｎｉｔ）３２は、入力装置３１による指示や入力データに基づいてハードディスクドライブ３３にインストールされたプログラムによる処理を行なうための装置である。
【００１７】
可換式記憶装置３４は、ＣＤ−ＲＯＭ（ｃｏｍｐａｃｔ  ｄｉｓｃ−ｒｏｍ）ドライブ、ＣＤ−Ｒ（ｒｅｃｏｒｄ−  ａｂｌｅ）／ＲＷ（ｒｅｗｒｉｔｅ−ａｂｌｅ）ドライブ、ＤＶＤ−ＲＯＭ（ｄｉｇｉｔａｌ  ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  ｄｉｓｋ−ｒｏｍ）ドライブ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ、ＤＶＤ−Ｒ／ＲＷドライブなどの光ディスクドライブから構成されている。可換式記憶装置３４は、対応する可換式ディスクからプログラムを読み取り、ハードディスクドライブ３３にインストールしたり、必要なデータを読み取ったり、ハードディスクドライブ３３に記憶されたデータの退避やバックアップを行なうために可換式ディスクへのデータの書き込みを行なったりする。
【００１８】
メモリ３５は、ＲＡＭ（ｒａｎｄｏｍ  ａｃｃｅｓｓ  ｍｅｍｏｒｙ）から構成されており、ＣＰＵ３２の作業用記憶領域として用いられる。
【００１９】
表示制御装置３６は、例えば、グラフィックスチップやグラフィックスボードなどから構成されており、ＣＰＵ３２の処理に応じた画像データを展開して、表示装置３７に表示させるための処理を行なう。表示装置３７は、例えば、ＣＲＴ（ｃａｔｈｏｄｅ  ｒａｙ  ｔｕｂｅ）やＬＣＤ（ｌｉｑｕｉｄ  ｃｒｙｓｔａｌ  ｄｅｖｉｃｅ）などから構成されており、表示制御装置３６で展開された画像を画面上に表示する。
【００２０】
なお、上記端末装置１１には、特許庁への電子出願を行なうための電子出願用プログラム及び管理センタ２２に出願書類の納品及び請求明細の発行を行なうための納品・請求明細発行プログラムがインストールされている。
【００２１】
まず、電子出願用プログラムについて説明する。
【００２２】
図３は端末装置１１にインストールされた電子出願プログラムの処理フローチャートを示す。
【００２３】
端末装置１１は、ステップＳ１−１で願書、明細書、図面などの書類を選択し、ステップＳ１−２で書類合成指示が行なわれると、ステップＳ１−３で選択された願書、明細書、図面などの書類が合成され、出願書類に変換される。
【００２４】
次に、端末装置１１は、ステップＳ１−４で送信指示があると、ステップＳ１−５で作成した出願書類を特許庁２３のコンピュータシステム１４に送信する。特許庁２３のコンピュータシステム１４は、端末装置１１からの書類を受信すると、端末装置１１に送信結果を通知する。端末装置１１は、ステップＳ１−６で特許庁２３のコンピュータシステム１４から送信結果を受信すると、ステップＳ１−７で特許庁２３のコンピュータシステム１４に受領書の送信を要求する。
【００２５】
特許庁２３のコンピュータシステム１４は、端末装置１１から受領書の送信要求を受信すると、端末装置１１に受領書を送信する。
【００２６】
端末装置１１は、ステップＳ１−８で特許庁２３のコンピュータシステム１４から受領書を受信すると、ステップＳ１−９で受信した受領書を内部に記憶する。
【００２７】
次に納品・請求明細発行プログラムについて説明する。
【００２８】
図４は端末装置１１の納品・請求明細発行プログラムの処理フローチャートを示す。
【００２９】
端末装置１１は、ステップＳ２−１で受領書が指示され、納品書作成が指示されると、ステップＳ２−２で納品書が作成される。次に、端末装置１１は、ステップＳ２−３で納品物品の取り込みが指示されると、対応する願書及び明細書並びに図面などの書類が自動的に取り込まれ、納品書に添付される。
【００３０】
端末装置１１は、ステップＳ２−４で納品が指示されると、ステップＳ２−５で納品書及び願書、明細書、図面などの添付書類を、ネットワーク１２を介して管理装置１３に送信する。
【００３１】
端末装置１１は、ステップＳ２−６で請求明細書作成指示が行なわれると、ステップＳ２−７で請求明細書を作成する。例えば、特許出願の場合、請求項の数、明細書の行数、図面の枚数が自動抽出される。次に、抽出された請求項数、明細書の行数、図面の枚数から予め設定された算出条件に基づいて算出される。料金算出条件は、例えば、基本料金として請求項が３項、明細書行数が２００行、図面数が４枚で１００、０００円が設定されており、追加料金として１請求項追加毎に２０００円、明細書１行追加毎に２００円、図面１枚追加毎に２０００円が追加されるように設定されている。また、料金算出条件としては、重要度に応じて係数を乗算し、差別化を図るようにしてもよい。
【００３２】
以上のように料金算出条件に基づいて算出された料金により請求明細書が作成される。
【００３３】
端末装置１１は、ステップＳ２−８で請求明細書の発行が指示されると、ステップＳ２−９で請求明細書を、ネットワーク１２を介して管理センタ２２の管理装置１３に送信する。
【００３４】
以上により端末装置１１により請求明細書が発行され、管理装置１３に通知される。
〔管理装置１３〕
図５は管理装置１３のブロック構成図を示す。
【００３５】
管理装置１３は、通信管理サーバ４１、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）４２、経費管理サーバ４３、請求明細書データベース部４４、特許共通マスタデータベース部４５、事務所データベース部４６−１〜４６−ｎから構成されている。
【００３６】
図６は通信管理サーバ４１のブロック構成図を示す。
【００３７】
通信管理サーバ４１は、通信装置５１、ＣＰＵ５２、ハードディスクドライブ５３、メモリ５４、可換式記憶装置５５、入力装置５６、表示制御装置５７、表示装置５８、ＬＡＮ通信装置５９を含む構成とされている。
【００３８】
通信装置５１は、ネットワーク１２との通信制御を行なう。ＣＰＵ５２は、ハードディスクドライブ５３にインストールされた通信制御プログラムに基づいてネットワーク１２とＬＡＮ４２との間の通信制御を行なう。メモリ５４は、ＲＡＭなどから構成され、ＣＰＵ５２の作業用記憶領域として用いられる。可換式記憶装置５５は、前述のような光ディスクドライブから構成されており、可換式ディスクから情報を読み取り、通信制御プログラムのインストールや更新、あるいは、データの入力を行なったり、可換式ディスクにデータを書き込み、バックアップを取ったりするための装置である。
【００３９】
入力装置５６は、マウス、キーボードなどから構成され、処理の指示やデータの入力を行なう。表示制御装置５７は、ＣＲＴ、ＬＣＤなどからなる表示装置５８を制御して、通信状態などのデータを表示するための制御を行なうものである。ＬＡＮ通信装置５９は、ＬＡＮ４２の通信制御を行なう。通信管理サーバ４１は、上記構成によりネットワーク１２とＬＡＮ４２とのインタフェースをとるとともに、管理サーバ４３、請求明細書データベース部４４、特許共通マスタデータベース部４５、取引先データベース部４６−１〜４６−ｎ間の通信の制御を行なっている。管理サーバ４３は、端末装置１１からの請求明細書を受信し、経費の管理を行なう装置である。
【００４０】
図７は管理サーバ４３のブロック構成図を示す。
【００４１】
管理サーバ４３は、通信装置６１、ＣＰＵ６２、ハードディスクドライブ６３、メモリ６４、可換式記憶装置６５、入力装置６６、表示制御装置６７、表示装置６８を含む構成とされている。
【００４２】
通信装置６１は、ＬＡＮ４２との通信制御を行なう。ＣＰＵ６２は、ハードディスクドライブ６３にインストールされた管理プログラムに基づいて請求明細書の管理を行なう。なお、メモリ６４は、ＣＰＵ６２の作業用記憶領域として用いられる。また、可換式記憶装置６５は、例えば、前述のような光ディスクドライブから構成され、可換式ディスクから管理プログラムを読み出して、ハードディスクにインストールしたり、更新したり、あるいは、データを可換式ディスクに記録し、データのバックアップをとったりするための装置である。入力装置６６は作業者が管理プログラムの実行指示やデータの入力を行なうための装置である。表示制御装置６７は、表示装置６８を制御して、請求明細書など各種管理データの表示を行なうための制御を行なっている。
【００４３】
次に経費管理サーバ４３で実行される管理プログラムの処理について説明する。
【００４４】
図８は管理サーバ４３で実行される管理プログラムの処理フローチャートを示す。
【００４５】
管理サーバ４３は、ステップＳ３−１で端末装置１１から請求明細書を受信すると、ステップＳ３−２で受信した請求明細書を請求明細書データベース部４４に蓄積する。
【００４６】
図９は請求明細書データベース部４４のデータ構成図を示す。
【００４７】
請求明細書データベース部４４には、端末装置１１から発行された請求明細書情報７１−１〜７１−ｍが記憶されている。
【００４８】
一つの請求明細書情報７１−１は、請求元コード、請求元名、案件コード、請求日、特許出願手数料、要約書作成料金、消費税、印紙代、合計、未払いフラグなどの情報を含む構成とされている。
【００４９】
請求元コードは請求明細書を発行した特許事務所に予め設定されたコードであり、端末装置１１から送信された請求明細書に付与されている。請求元名は請求明細書を発行した特許事務所の名称であり、端末装置１１から送信された請求明細書に付与されている。
【００５０】
案件コードは請求を行なった案件に予め付与されたコードであり、端末装置１１から送信された請求明細書に付与されている。請求日は請求を行なった日付を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されていたり、あるいは、請求明細書を受信したときに管理装置１３側で付与されたりする情報である。
【００５１】
特許出願手数料は請求された料金を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されている。要約書作成料金は特許出願時に添付される要約書の作成料金を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されている。消費税は請求額にかかる手数料を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されている。
【００５２】
印紙代は出願時などの手続を行なったときに、特許庁に支払った料金を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されている。合計は請求料金の総額を示す情報であり、端末装置１１から送信された請求明細書に予め付与されている。未払いフラグは支払いが済んだか否かを示しためのフラグであり、例えば、未払いのときにはオン、支払済のときにはオフする。
【００５３】
管理サーバ４３は、ステップＳ３−３で所定時間が経過すると、ステップＳ３−４で請求された料金の正当を判定するための正当性判定処理を実行する。
【００５４】
ここで、正当性判定処理について説明を行なう。
【００５５】
図１０は管理サーバ４３で実行される正当性判定処理の処理フローチャートを示す。
【００５６】
管理サーバ４３は、まず、ステップＳ４−１で請求明細書データベース部４４の各請求明細書の未払いフラグを参照して、未払いフラグがオンの請求明細書、すなわち、未払いの請求明細書のうち一つの請求明細書を取得する。管理サーバ４３は、ステップＳ４−２で取得された請求明細書に設定された請求元コードあるいは請求元名に基づいて請求元の特許事務所を検索し、請求元事務所のデータが蓄積された取引先データベース部４６−ｉを検索する。
【００５７】
ここで、取引先データベース部４６−ｉのデータ構成について説明する。
【００５８】
図１１は取引先データベース部４６−ｉのデータ構成図を示す。
【００５９】
取引先データベース部４６−ｉは、その取引先事務所により納品された手続の明細情報９１−１〜９１−ｋが案件単位で蓄積されている。明細情報９１−１は、案件コード、出願国、知財担当者、知財上司、手続き依頼事務所、発明ランク、知財上司承認日、事務所依頼日、出願日、発明者名、発明者所属、依頼明細書行数、依頼図面数、請求項数、明細書行数、図面数、発明届出書アドレス、出願明細書アドレス、経費マスタアドレス、出願経過、出願国数、併合件数、国内優先フラグ、基礎出願案件コード、分割出願フラグ、親出願案件コード、データ更新日、出願料請求フラグ、備考などの情報から構成されている。これらの情報は、依頼書、納品書などに基づいて設定される。
【００６０】
案件コードは、案件に予め設定されたコードである。出願国は、案件の出願国を示す情報である。知財担当者は、案件の担当者を示す情報であり、氏名やコードなどから構成される。知財上司は、案件の担当者の上司を識別するための情報であり、氏名やコードなどから構成される。
手続き依頼事務所は、案件の手続きを依頼した事務所を識別するための情報であり、名称やコードなどから構成される。発明ランクは、案件のランクを示す情報であり、このランクに基づいて料金などが設定される。知財上司承認日は、案件の知財上司が承認した日付を示す情報である。
事務所依頼日は、案件の事務所への依頼日を示す情報である。出願日は、案件の出願日を示す情報であり、納品書などから取得される。発明者名は、案件の発明者を識別するための情報であり、氏名やコードから構成される。発明者所属は、発明者の所属部署を示す情報であり、氏名やコードから構成される。依頼明細書行数は、案件の依頼書の行数を示す情報であり、依頼書から取得される。依頼図面数は、案件依頼時に添付された図面の数を示す情報であり、依頼書などから取得される。
請求項数は、出願時の請求項の数を示す情報であり、納品書、納品された明細書などから取得される。明細書行数は、出願明細書の行数を示す情報であり、納品書や納品された明細書から取得される。図面数は、出願明細書に添付された図面の枚数を示す情報であり、納品書や納品された明細書から取得される。発明届出書アドレスは、発明届出書が記憶されている記憶場所のアドレスを示す情報である。出願明細書アドレスは、納品された出願明細書が記憶されている記憶場所のアドレスを示す情報である。経費マスタアドレスは、経費を算出するための情報が記憶された記憶場所を示す経費マスタアドレスを示す情報である。
出願経過は、案件の出願経過を示す情報である。出願国数は、案件の出願国を示す情報である。併合件数は、併合した件数を示す情報である。国内優先フラグは、国内優先権主張の有無を示す情報である。基礎出願案件コードは、基礎出願の案件を識別するためのコードを示す情報である。
分割出願フラグは、分割出願の有無を示す情報である。親出願案件コードは、親出願の案件を識別するためのコードを示す情報である。データ更新日は、上記データの更新日を示すための情報である。出願料請求フラグは、出願料の請求の有無を識別するための情報である。備考は、打ち合わせ日時、場所などの情報が書き込まれる領域である。
管理サーバ４３は、ステップＳ４−３で取引先データベース部４６−ｉから対応する明細情報９１−ｊを取得する。次に管理サーバ４３は、ステップＳ４−４で明細情報９１−ｊに含まれる経費マスタアドレスに基づいて特許共通マスタデータベース部４５を参照し、対応する経費マスタを取得する。
【００６１】
図１２は特許共通マスタデータベース部４５のデータ構成図を示す。
特許共通マスタデータベース部４５は、事務所、提出書類などの別に設定された経費マスタ８１−１〜８１−ｎから構成されている。
【００６２】
経費マスタ８１−１は、事務所名、手続き書類名、基本料金、追加料金、打ち合わせ同席料金、請求項数の平均、明細書行数の平均、図面枚数の平均などの情報から構成されている。
【００６３】
事務所名は、適用される事務所名を示す情報である。手続き書類名は、適用される手続き書類を示す情報である。基本料金は、当該事務所が当該手続きを行った場合の基本となる料金を示す情報であり、その条件および料金の情報を含む。条件は例えば、基本となる請求項数、基本となる明細書行数、基本となる図面枚数を示す情報から構成されている。基本料金は、上記条件である基本となる請求項数、例えば、３項、基本となる明細書行数、例えば、２００行、基本となる図面枚数、例えば、１枚で、１０００００円となることが示されている。
【００６４】
追加料金は、当該事務所が当該手続きを行った場合に基本料金の条件を超える場合の追加料金を示す情報である。条件は、追加請求項料金、追加明細書行数料金、追加図面数料金を含む構成とされている。追加請求項料金では、追加される請求項１項毎に追加される料金、例えば、２０００円が規定されている。追加明細書行数料金では、追加される明細書１行毎に追加される料金、例えば、２００円が規定されている。追加図面数料金では、追加される図面１枚毎に追加される料金、例えば、２０００円が規定されている。
【００６５】
また、打合せ同席料金では、例えば、打合せ同席２時間毎の料金、２００００円が規定されている。請求項数の平均には、当該事務所の当該手続書類、例えば明細書の平均の請求項数、例えば、４項が規定されている。また、明細書行数の平均には、当該事務所の当該手続き書類である出願明細書の行数、例えば、５４５行が規定されている。さらに、図面枚数の平均には、当該事務所の当該手続き書類に添付された出願図面の枚数の平均、例えば、７枚が規定されている。
【００６６】
管理サーバ４３は、ステップＳ４−５で、上記の経費マスタ８１−ｊを参照し、取得された請求明細書の請求項数、明細書行数、図面枚数を経費マスタ８１−ｊに適応することにより請求項、明細書行数、図面枚数、各々の料金、消費税、及び合計金額が算出する。
【００６７】
管理サーバ４３は、ステップＳ４−６で算出された各料金と請求明細書の閣僚イ金とを比較する。管理サーバ４３は、ステップＳ４−７で比較結果が一致するか否かを判定する。管理サーバ４３は、ステップＳ４−７で比較結果が不一致である場合には、ステップＳ４−８で請求明細書を発行した取引先２１−ｉに請求明細書を確認する旨の通知を行なう。
【００６８】
以上により請求明細書の成否を自動で確認し、請求明細書に誤りがある場合には、取引先に訂正を求めることができる。なお、取引先に訂正を要求する際には担当者により訂正内容を検閲した後、取引先に訂正を要求するようにしてもよい。
【００６９】
管理サーバ４３は、ステップＳ３−５で予測処理が指示されると、ステップＳ３−６で予測処理を実行する。
【００７０】
次に予測処理について説明する。
図１３は管理サーバ４３の予測処理の処理フローチャートを示す。
管理サーバ４３は予測処理が指示されると、ステップＳ５−１で取引先データベース部４６−ｉの出願料請求フラグを参照して、出願量が未請求の案件を抽出する。管理サーバ４３は、ステップＳ５−２で事務書名、抽出された案件の手続、ランクなどに基づいて特許共通データベース部４５を参照して、対応する経費マスタを取得する。
【００７１】
管理サーバ４３はステップＳ５−３で取得した経費マスタの請求項数、明細書行数、図面枚数の平均から予測料金を算出する。例えば、図１１に示す経費マスタを用いて予測料金を算出する場合について考察する。
まず、基本料金は１０００００円となる。また、請求項数の平均は４項であるので、請求項数の平均４項から基本料金の請求項の条件である３項を引くことにより請求項追加は１項となる。したがって、請求項の追加料金は、１×２０００＝２０００円となる。
【００７２】
また、明細書行数の平均は５４５項であるので、明細書行数の平均５４５行から基本料金の明細書行数の条件である２００行を引くことにより明細書行数の追加は３４５行となる。したがって、明細書行数の追加料金は、３４５×２００＝６９０００円となる。
【００７３】
さらに、図面枚数の平均は７枚であるので、図面枚数の平均７枚から基本料金の図面枚数の条件である１枚を引くことにより図面枚数の追加は６枚となる。したがって、図面枚数の追加料金は、６×２０００＝１２０００円となる。
【００７４】
したがって、予測請求料金は、
１０００００＋２０００＋６９０００＋１２０００＝１８１０００円
となる。
【００７５】
請求明細書が発行されていない案件の請求料金を予測できる。これにより予算などを正確に予測できるようになる。
【００７６】
上記予測処理を料金が請求されていない各案件毎に行ない、集計することにより対応する事務所への支払料金を予測できる。
【００７７】
また、端末装置１１と管理装置１３との間でやり取りされる情報は、ネットワーク１２上では暗号化され、秘匿性を保持できるように構成されている。なお、ネットワーク１２として専用回線などを用いて通信の秘匿性を保持するようにしてもよい。
【００７８】
なお、本実施例では、主に特許出願を例に説明を行なったが、本発明は特許出願に限定されるものではなく、その中間手続、登録手続、あるいは、実用新案、意匠、商標などの各種手続についても適用できることは言うまでもない。さらに、知的財産権に限定されるものではなく、一般のサービスや物品の請求などにも適用できる。
【００７９】
また、本実施例では、納品書及び納品物品並びに請求明細書を端末装置１１からネットワーク１２を介して管理装置１３に送信するようにしたが、納品書及び請求明細書を帳票として受領し、スキャナなどにより読み取ってテキストデータなどに変換して、管理装置１３の請求明細書データベース部４４、特許共通マスタデータベース部４５、事務所データベース部４６−１〜４６−ｎなどに反映させて、前述の正当性判定処理や予測処理を実行するようにしてもよい。
【００８０】
【発明の効果】
上述の如く、本発明によれば、取引先端末装置から通知される納品明細に基づいて請求明細を算出し、算出された請求明細と取引先端末装置から通知された請求明細とを比較し、取引先端末装置から通知された請求明細の正当性を判定し、請求明細が正当でないと判定された場合には、取引先端末装置に請求明細の確認を要求する通知を行なうことにより、請求の正当性を確認でき、請求及び支払いを正確に管理できるため、無駄な支払いや支払い不足などを低減できる等の特長を有する。
【００８１】
本発明によれば、納品明細の過去の実績に基づいて未納品の案件又は物品の請求明細を予測することにより、未請求の依頼案件や物品があった場合でも必要に応じて未請求の依頼案件や物件を考慮して請求額などを予測、集計できるため、予算などが立てやすくなるなどの特長を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施例のシステム構成図である。
【図２】端末装置１１のブロック構成図である。
【図３】端末装置１１の請求明細発行処理のフローチャートである。
【図４】端末装置１１の納品・請求明細発行プログラムの処理フローチャートである。
【図５】管理装置１３のブロック構成図である。
【図６】通信管理サーバ４１のブロック構成図である。
【図７】経費管理サーバ４３のブロック構成図である。
【図８】管理サーバ４３で実行される管理プログラムの処理フローチャートである。
【図９】請求明細書データベース部４４のデータ構成図である。
【図１０】管理サーバ４３で実行される正当性判定処理の処理フローチャートである。
【図１１】取引先データベース部４６−ｉのデータ構成図である。
【図１２】特許共通マスタデータベース部４５のデータ構成図である。
【図１３】管理サーバ４３の予測処理の処理フローチャートである。
【符号の説明】
１  経費管理システム
１１  端末装置、１２  ネットワーク、１３  管理装置
２１−１〜２１−ｎ  取引先、２２  管理センタ
３１、５６、６６  入力装置
３２、５２、６２  ＣＰＵ
３３、５３、６３  ハードディスクドライブ
３４、５５、６５  可換式記憶装置
３５、５４、６４  メモリ
３６、５７、６７  表示制御装置
３７、５８、６８  表示装置
３８、５１、５９、６１  通信装置
４１  通信管理サーバ、４２  ＬＡＮ、４３  経費管理サーバ
４４  請求明細書データベース部、４５  特許共通マスタデータベース部
４６−１〜４６−ｎ  取引先データベース部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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