(57)【要約】【課題】購買プロセスの一元化と購買情報の管理を可能とし、購買処理の迅速化を図る。【解決手段】顧客１０には、ＬＡＮ環境１１が構築され、グループウェアサーバ１２と複数の端末装置１３とが接続されている。顧客１０においては、商品の発注申請、その申請の承認決裁、承認決裁に基づく発注メールの作成及び送信、発注情報の管理等のワークフローがグループウェアによって実現される。サプライヤ２０において、受注センタ２１のメールサーバが顧客１０からの発注情報を電子メールにて受信して受注処理を行う。そしてサプライヤ２０は、発注情報に従って商品出荷指示を行うためのオーダーエントリーシステム２２を有し、該システム２２によって出荷指示を実行する。出荷指示は、商品の配送センタ２３に送信され該当商品の出荷が行われる。また、出荷指示は同時に該当商品を販売する販売会社２４／３０にも送信され、売り上げ処理が行われる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されたクローズなネットワークにおいて、該ネットワークに接続されたクライアント端末及び／またはサーバに、商品の発注申請から発注先への発注処理に到るワークフローを実行するグループウェアが保持されてなる電子発注システムであって、前記ネットワーク上には、電子メール機能を有するメールサーバが設置され、前記グループウェアは、前記クライアント端末から入力された商品の購買申請に基づいて、商品の発注先に送信する発注電子メールを作成し、該作成した発注電子メールを前記メールサーバから送信することにより、ワークフローによる電子発注処理を実行することを特徴とする電子発注システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子発注システムにおいて、前記グループウェアは、前記クライアント装置から前記購買申請が入力された際に、予め定めた購買申請の決裁責任者のクライアント端末に前記購買申請を送信し、もしくは該決裁責任者のクライアント端末に購買申請の決裁要求を通知し、前記決裁責任者が購買を承認する決裁情報をクライアント端末に入力することによって、前記発注電子メールを作成することを特徴とする電子発注システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の電子発注システムにおいて、該電子発注システムは、前記ネットワーク上に、電子商品カタログＤＢを保持する商品カタログＤＢ記憶手段を有し、前記グループウェアは、前記購買申請を入力するクライアント端末に対して前記商品カタログＤＢ記憶手段に保持された電子商品カタログを提示し、該電子商品カタログに記載の発注商品の選定及び発注数量が該クライアント端末に入力されることにより、前記購買申請を可能としたこと特徴とする電子発注システム。
【請求項４】
請求項３に記載の電子発注システムにおいて、該電子発注システムは、前記ネットワーク上に、前記発注電子メールによって発注を行った発注データの履歴ＤＢを保持する発注履歴ＤＢ記憶手段を有し、該発注履歴ＤＢ記憶手段に記憶した発注履歴ＤＢのデータを所定のデータ型式に変換することにより、データ加工及び他のデータ処理システムとのリンクを可能としたことを特徴とする電子発注システム。
【請求項５】
請求項１ないし４のいずれか１に記載の電子発注システムと、該電子発注システムから送信された発注電子メールを受信して、該発注電子メールの受注処理及び発注商品の配送指示を行う電子受注システムとを有し、該電子受注システムによる受注・配送指示に従って発注された商品の配送を実行できるようにした電子購買システムであって、前記電子受注システムは、前記電子発注システムから送信された発注電子メールを受信し、該発注電子メールに含まれる発注情報に基づいて発注商品の出荷指示を行うとともに、前記発注電子メールによる発注を受け付けたことを示す返信電子メールを作成して前記電子発注システムに返信することを特徴とする電子購買システム。
【請求項６】
請求項５に記載の電子購買システムにおいて、前記電子購買システムは、発注情報に従って商品出荷指示を行うためのオーダーエントリーシステムを有し、前記電子受注システムは、前記発注電子メールを受信した際、前記発注電子メールに含まれる発注情報を書き出して前記オーダーエントリーシステムに転送し、該オーダーエントリーシステムは、転送された発注情報に従って、所定のコンピュータシステムに対して商品の出荷指示を行うことを特徴とする電子発注システム。
【請求項７】
請求項５または６に記載の電子発注システムにおいて、前記電子受注システムは、商品の保管及び配送を行う配送センターのコンピュータシステムを有し、該配送センターのコンピュータシステムは、前記出荷指示を受信し、該出荷指示に基づいて出荷の実行命令を出力することを特徴とする電子発注システム。
【請求項８】
請求項６または７に記載の電子発注システムにおいて、前記電子購買システムは、前記出荷指示に従って商品の販売を行う販売会社のコンピュータシステムを有し、該販売会社のコンピュータシステムは、前記オーダーエントリーシステムにリンクして、該オーダーエントリーシステムに転送された発注情報を取得し、出荷された商品の売り上げ回収処理を実施することを特徴とする電子購買システム。
【請求項９】
請求項８に記載の電子購買システムにおいて、前記電子受注システム、前記オーダーエントリーシステム、及び前記販売会社のコンピュータシステムは、特定のグループ企業内に設置されるクローズなネットワークに接続されていることを特徴とする電子購買システム。
【請求項１０】
請求項５ないし９のいずれか１に記載の電子購買システムにおいて、前記電子受注システムは、前記電子発注システムによって選択された取引商品あるいはサービスに従って、固有の電子商品カタログを作成し、作成した該電子カタログを前記電子購買システムに電子メールによって送信し、前記電子発注システムは、送信された前記電子商品カタログを前記電子商品カタログＤＢに保持せしめることを特徴とする電子購買システム。
【請求項１１】
請求項１０に記載の電子購買システムにおいて、前記電子受注システムが作成した電子商品カタログは、前記オーダーエントリーシステムとリンクして電子商品カタログに含まれる所定の情報項目を該オーダーエントリーシステムに保持させ、該オーダーエントリーシステムは、前記発注電子メールによって発注された商品の出荷指示を、前記電子商品カタログの情報を利用して作成することを特徴とする電子購買システム。
【請求項１２】
請求項５ないし１１のいずれか１に記載の電子購買システムにおいて、前記電子発注システムは、前記発注電子メールにおいて、ＣＳＶ型式の発注データを自動添付し、前記電子受注システムは、前記ＣＳＶ型式の発注データを書き出して前記オーダーエントリーシステムに入力させることを特徴とする電子購買システム。
【請求項１３】
請求項１２に記載の電子購買システムにおいて、前記電子受注システムは、受注ＤＢに受注履歴情報を保存する受注ＤＢを有し、前記発注電子メールを受け取った前記電子受注システムは、前記受注ＤＢに受注履歴情報を保存し、前記発注電子メールに添付されたＣＳＶ型式の発注データを取り込んで、前記オーダーエントリーシステムに入力させ、前記オーダーエントリーシステムより前記電子受注システムに商品の納期情報が返された後に、受注を確認する前記返信電子メールの作成及び自動送信を行うことを特徴とする電子購買システム。
【請求項１４】
請求項１３に記載の電子購買システムにおいて、前記電子発注システムに対して自動送信される電子返信メールの宛先は、前記電子発注システムの発注履歴ＤＢ及び購買申請が行われたクライアント端末とすることを特徴とする電子購買システム。
【請求項１５】
請求項１ないし４のいずれか１に記載の電子発注システムの機能を実現するグループウェア。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子発発注システム、電子購買システム及びグループウェアに関し、より詳細には、グループウェアを利用して商品の電子注文のワークフローを提供する電子発注システムと、その電子発注システムで発注された商品の受注・出荷を行うための電子購買システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、企業等では収益の向上のために、各種購買品の価格管理を行って合理化を図っている。ここでは、例えば、製造における製品の製造原価に関わる直接材の購入のみならず、消耗品やその他の間接費に関わる購入品においても同様である。このような課題に対して、企業等においては、例えば、各事業者や購買先によって異なる商品の購入価格を統一する、購入商品の量をまとめて入札することによってより購入価格を下げる、購入品の予算が余っていても無駄使いをしないようにする、商品の購入を現場の担当者任せにしないようにする、費目管理のみならず社内の誰がどのような商品を購入しているかを管理する、等の合理化努力が行われている。
【０００３】
しかしながら、上述のごとくの合理化業務を推進するに際して、購買や業務の管理を行う購買担当者や総務担当者等に負担が集中すると、合理的な業務推進の妨げとなる。また、例えば、企業等において各地の支社や関連会社から購買の注文管理が１組織や担当者に集中すると、業務処理が追いつかずに初期の目的を達成することができない、という問題が生じる。
【０００４】
【発明が解決しよとうする課題】
本発明は上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、企業や団体等の構成員によって利用可能なグループウェアによって電子注文のワークフローを提供し、その電子注文に従って商品の配送出荷を合理的に実行することによって、購買プロセスの一元化と購買情報の管理を可能とし、購買処理の迅速化を図ることができるようにした電子発注システム、電子購買システム及び電子発注機能を有するグループウェアを提供することを目的とするものである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、複数のクライアントと、該クライアントが要求する処理を実行するサーバとがネットワークに接続されたクローズなネットワークにおいて、該ネットワークに接続されたクライアント端末及び／またはサーバに、商品の発注申請から発注先への発注処理に到るワークフローを実行するグループウェアが保持されてなる電子発注システムであって、前記ネットワーク上には、電子メール機能を有するメールサーバが設置され、前記グループウェアは、前記クライアント端末から入力された商品の購買申請に基づいて、商品の発注先に送信する発注電子メールを作成し、該作成した発注電子メールを前記メールサーバから送信することにより、ワークフローによる電子発注処理を実行することを特徴としたものである。
【０００６】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記グループウェアは、前記クライアント装置から前記購買申請が入力された際に、予め定めた購買申請の決裁責任者のクライアント端末に前記購買申請を送信し、もしくは該決裁責任者のクライアント端末に購買申請の決裁要求を通知し、前記決裁責任者が購買を承認する決裁情報をクライアント端末に入力することによって、前記発注電子メールを作成することを特徴としたものである。
【０００７】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、該電子発注システムは、前記ネットワーク上に、電子商品カタログＤＢを保持する商品カタログＤＢ記憶手段を有し、前記グループウェアは、前記購買申請を入力するクライアント端末に対して前記商品カタログＤＢ記憶手段に保持された電子商品カタログを提示し、該電子商品カタログに記載の発注商品の選定及び発注数量が該クライアント端末に入力されることにより、前記購買申請を可能としたこと特徴としたものである。
【０００８】
請求項４の発明は、請求項３の発明において、該電子発注システムは、前記ネットワーク上に、前記発注電子メールによって発注を行った発注データの履歴ＤＢを保持する発注履歴ＤＢ記憶手段を有し、該発注履歴ＤＢ記憶手段に記憶した発注履歴ＤＢのデータを所定のデータ型式に変換することにより、データ加工及び他のデータ処理システムとのリンクを可能としたことを特徴としたものである。
【０００９】
請求項５の発明は、請求項１ないし４のいずれか１に記載の電子発注システムと、該電子発注システムから送信された発注電子メールを受信して、該発注電子メールの受注処理及び発注商品の配送指示を行う電子受注システムとを有し、該電子受注システムによる受注・配送指示に従って発注された商品の配送を実行できるようにした電子購買システムであって、前記電子受注システムは、前記電子発注システムから送信された発注電子メールを受信し、該発注電子メールに含まれる発注情報に基づいて発注商品の出荷指示を行うとともに、前記発注電子メールによる発注を受け付けたことを示す返信電子メールを作成して前記電子発注システムに返信することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記電子購買システムは、発注情報に従って商品出荷指示を行うためのオーダーエントリーシステムを有し、前記電子受注システムは、前記発注電子メールを受信した際、前記発注電子メールに含まれる発注情報を書き出して前記オーダーエントリーシステムに転送し、該オーダーエントリーシステムは、転送された発注情報に従って、所定のコンピュータシステムに対して商品の出荷指示を行うことを特徴としたものである。
【００１１】
請求項７の発明は、請求項５または６の発明において、前記電子受注システムは、商品の保管及び配送を行う配送センターのコンピュータシステムを有し、該配送センターのコンピュータシステムは、前記出荷指示を受信し、該出荷指示に基づいて出荷の実行命令を出力することを特徴としたものである。
【００１２】
請求項８の発明は、請求項６または７の発明において、前記電子購買システムは、前記出荷指示に従って商品の販売を行う販売会社のコンピュータシステムを有し、該販売会社のコンピュータシステムは、前記オーダーエントリーシステムにリンクして、該オーダーエントリーシステムに転送された発注情報を取得し、出荷された商品の売り上げ回収処理を実施することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記電子受注システム、前記オーダーエントリーシステム、及び前記販売会社のコンピュータシステムは、特定のグループ企業内に設置されるクローズなネットワークに接続されていることを特徴としたものである。
【００１４】
請求項１０の発明は、請求項５ないし９のいずれか１の発明において、前記電子受注システムは、前記電子発注システムによって選択された取引商品あるいはサービスに従って、固有の電子商品カタログを作成し、作成した該電子カタログを前記電子購買システムに電子メールによって送信し、前記電子発注システムは、送信された前記電子商品カタログを前記電子商品カタログＤＢに保持せしめることを特徴としたものである。
【００１５】
請求項１１の発明は、請求項１０の発明において、前記電子受注システムが作成した電子商品カタログは、前記オーダーエントリーシステムとリンクして電子商品カタログに含まれる所定の情報項目を該オーダーエントリーシステムに保持させ、該オーダーエントリーシステムは、前記発注電子メールによって発注された商品の出荷指示を、前記電子商品カタログの情報を利用して作成することを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１２の発明は、請求項５ないし１１のいずれか１の発明において、前記電子発注システムは、前記発注電子メールにおいて、ＣＳＶ型式の発注データを自動添付し、前記電子受注システムは、前記ＣＳＶ型式の発注データを書き出して前記オーダーエントリーシステムに入力させることを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１３の発明は、請求項１２の発明において、前記電子受注システムは、受注ＤＢに受注履歴情報を保存する受注ＤＢを有し、前記発注電子メールを受け取った前記電子受注システムは、前記受注ＤＢに受注履歴情報を保存し、前記発注電子メールに添付されたＣＳＶ型式の発注データを取り込んで、前記オーダーエントリーシステムに入力させ、前記オーダーエントリーシステムより前記電子受注システムに商品の納期情報が返された後に、受注を確認する前記返信電子メールの作成及び自動送信を行うことを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１４の発明は、請求項１３の発明において、前記電子発注システムに対して自動送信される電子返信メールの宛先は、前記電子発注システムの発注履歴ＤＢ及び購買申請が行われたクライアント端末とすることを特徴としたものである。
【００１９】
請求項１５の発明は、請求項１ないし４のいずれか１に記載の電子発注システムの機能を実現するグループウェアである。
【００２０】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の電子購買システムのシステム構成例を概念的に説明するための図である。ここでは、商品購買を行う主体を顧客１０とし、顧客１０からの商品購買の注文を受け付けて商品購買の受注・配送処理を行う主体をサプライヤ２０とする。
顧客１０の社内システムには、ＬＡＮ環境１１が構築され、そのネットワークには、グループウェアサーバ１２と複数のクライアント端末１３とが接続されている。グループウェアサーバ１２は、グループウェアの機能を提供するためのグループウェアソフトウェアを保持している。また、グループウェアサーバ１２は、電子メール機能を実現するためのメールサーバ機能を有している。
【００２１】
顧客１０においては、商品の発注申請、その申請の承認決裁、承認決裁に基づく発注電子メールの作成、メールの送信、発注情報の管理、等の本発明に関わるワークフローが、グループウェアサーバ１２に保持されたグループウェアソフトウェア、及びクライアント端末１３に保持されたクライアント用グループウェアソフトウェアもしくはブラウザによって実現される。すなわち、顧客のシステムのワークフローがグループウェアによって効率的に処理される。
【００２２】
サプライヤ２０は、顧客からの商品購買の受注処理を行う受注センタ２１を備えている。顧客１０のグループウェアサーバ１２と、受注センタ２１とは、インターネット４０を介して接続されている。ここでは、例えば、受注センタ２１のメールサーバが顧客からの発注情報を電子メールにて受信して受注処理を行う。
【００２３】
サプライヤ２０は、発注情報に従って商品出荷指示を行うためのオーダーエントリーシステム（Ｏ／Ｅシステム）２２を有している。このＯ／Ｅシステム２２は、例えば、サプライヤ２０のグループ内で接続可能なメインフレームによって稼働している。そして受注センタ２１で受注処理された顧客からの発注情報は、上記Ｏ／Ｅシステム２２に入力され、Ｏ／Ｅシステム２２では発注情報を登録し、その登録情報に従って商品の出荷指示を実行する。
【００２４】
Ｏ／Ｅシステム２２からの出荷指示は、商品の配送センタ２３に送信され、その出荷指示に従って該当商品の出荷が実行される。また、同時にＯ／Ｅシステム２２からの出荷指示は、該当商品を販売する販売会社２４にも送信される。販売会社２４では、出荷指示に従って売り上げの処理を行うことができる。
【００２５】
図１の例では、受注センタ２１と、Ｏ／Ｅシステム２２と、販売会社２４とは、同一企業グループのサプライヤ２０にて運営される場合を示している。ここでは、これら受注センタ２１，Ｏ／Ｅシステム２２，販売会社２４のコンピュータシステムがグループ内のクローズなネットワークで相互に接続される。グループ企業体は、顧客に対して、本発明の電子購買システムに関するワークフローを実現するグループウェアの提供を行い、そのワークフローを利用して顧客からの商品発注を電子メールにて受け付けて、グループ内の販売会社から商品発送を実行することができる。
【００２６】
また、図１に示すように、グループ外の他の販売会社３０に対しても、商品発注処理実行できるようにしてもよい。この場合、受注センタ２１で受け付けた発注情報を予め定めた他の販売会社３０に対して公衆ネットワークもしくは専用ネットワークを介して送信し、その発注情報を受け付けた他の販売会社３０が、その発注情報に従って商品の配送を実行する。
【００２７】
なお、本発明に関わる電子発注システムは、顧客１０にて動作する商品の発注・管理システムに該当し、また本発明に関わる電子購買システムは、上記顧客側の電子発注システムと、サプライヤ側の受注・出荷管理システムとを合わせたシステムに該当する。
【００２８】
本発明に適用されるシステム構成は、勿論上記に限定されることなく、本発明の機能を実現することができる形態で適宜構築することができる。例えば、受注センタ２１と販売会社２４は、同一企業グループ内である必要はなく、また独立したＯ／Ｅシステム２２を用意しなくてもよい。基本的には、顧客側で稼働するグループウェアのワークフローを利用して発注処理を行い、電子メールによって販売側で受注処理を行って、その受注処理に基づく商品配送処理を実施できるシステムであればよい。
【００２９】
また、顧客１０においては、所定のグループウェアにアクセスを許可された他の特定端末からも本発明に関わる電子購買システムの機能を利用可能とすることができる。またグループウェアサーバ１２の機能は、複数の資源に分散されていてもよい。また、グループウェアに必要なファイヤウォールやルータ、その他グループウェアシステムの稼働に必然的に必要とする資源については、その説明を省略する。
【００３０】
図２は、本発明による電子購買システムを実行する顧客と販売側企業（サプライヤ）とにおける電子購買処理の全体の流れを説明するための図である。顧客１０においては、図１に示すごとくの社内環境が構築され、本発明の電子購買システムの機能を実現するグループウェアソフトウェアが稼働している。また、サプライヤ２０は、上述したごとくの受注センタ、Ｏ／Ｅシステム、販売会社及び配送センタを有し、顧客側に電子カタログを提供するとともに、顧客側からの発注情報に対して商品の受注・配送処理を実行する。
【００３１】
図２において、顧客は、電子購買システムによって取引を行う商品を予め選定することができる（Ｓ１）。取引商品の選定は、顧客クライアントにおいて、ユーザによる商品の選定入力を受け付けることによって実行される。また、取引商品の選定においては、受注センタにて用意した商品一覧情報を含む取引商品指定用フォームを予め電子メールにて顧客システムに送信しておき、顧客側では、その取引商品指定用フォームを用いてユーザが取引商品を選択するようにしてもよい。
【００３２】
取引商品の選定に際して、ユーザは、商品名、規格あるいは仕様、購入価格、商品発注元のメールアドレス等の情報をクライアント端末に入力する。ここで取引商品としては、例えば、コピー機等事務機器の消耗品であるトナーカートリッジの回収依頼のような各種サービスも含むことができる。
【００３３】
選定された取引商品は、サプライヤ２０の受注センタに対して電子メールによって送信され（Ｓ２）、商品名、規格あるいは仕様、購入価格、商品発注元のメールアドレス等の情報によって電子カタログが作成される（Ｓ３）。そして作成された電子カタログは、サプライヤ２０から、顧客１０に対して電子メールによって送信され（Ｓ４）、同様に、サプライヤの企業体で運営されているオーダーエントリー（Ｏ／Ｅ）システムに対しても送信される（Ｓ５）。Ｏ／Ｅシステムでは、単価マスタ及び届け先マスタ等が設定され、電子カタログ情報がこれらマスタに登録される。
【００３４】
サプライヤ２０で作成される電子カタログは、顧客毎によって選定された取引商品に基づいて、顧客毎に作成された顧客専用カタログである。ここでは、顧客企業の一部署や担当者毎に専用カタログを作成するようにしてもよい。
【００３５】
顧客１０に送信された電子メールカタログ（顧客専用カタログ）は、電子カタログＤＢに保持される（Ｓ６）。電子カタログＤＢには、商品情報を登録する商品マスタと、商品の届け先情報を登録する届け先マスタとが用意される。
顧客１０の社内システムにおいて、商品を発注しようとするユーザは、クライアント端末によって商品発注申請を入力すると（Ｓ７）、その発注の申請情報がワークフローによって決裁責任者に送られる（Ｓ８）。そして決裁責任者が発注の承認決裁を行うと、一次保管データ保存手段である“買い物カゴ”に発注データが保持される（Ｓ９）。なお、発注者自身が決裁権限を有していたり、決裁を必要としない商品の発注については、他の決裁責任者による承認決裁を経ることなく、発注データが買い物カゴに入れられる。
【００３６】
顧客１０のシステムでは、買い物カゴに保持された発注データによって発注電子メールが作成され、電子メールによって受注センタのメールサーバに送信される（Ｓ１０）。発注電子メールには、発注者、届け先、商品、数量、記事などの文字情報に加え、ＣＳＶ型式の発注データが自動添付される。このＣＳＶ型式のデータは、注文情報として受注センタからＯ／Ｅシステムに直接入力することができる。
また、買い物カゴに保持された発注データは、発注履歴ＤＢに保持される（Ｓ１１）。
【００３７】
上記のワークフローにおいて、発注申請の入力から決裁承認に到るルートは、承認ルートを設定するための承認ルート情報あるいは組織情報に従って個々に定められる（Ｓ１２）。
【００３８】
発注データが添付された発注電子メールを受け取った受注センタでは、受注ＤＢに受注履歴情報を保存し（Ｓ１３）、発注データを変換処理して（Ｓ１４）発注電子メールに添付されたＣＳＶ型式の発注データを取り込み（Ｓ１５）、Ｏ／Ｅシステムに入力させる（Ｓ１６）。Ｏ／Ｅシステムより受注センタに商品の納期情報が返されると（Ｓ１７）、受注を確認する返信電子メールが作成されて、顧客１０に対して自動送信される（Ｓ１８）。返信電子メールの送信先は、顧客の発注履歴ＤＢ及び発注申請が入力されたクライアント端末とする。
【００３９】
そして、Ｏ／Ｅシステムでは、入力した注文データに基づいてサプライヤ企業の配送センタ２３に対して商品出荷指示を行う（Ｓ１９）。配送センタ２３では、Ｏ／Ｅシステムから受け取った出荷指示に従って、商品の配送を行って届け先に指定された顧客１０に対して納品を行う（Ｓ２０）。顧客１０では、発注履歴ＤＢに保持されている発注データを用いて、納品された商品の検収を行うことができる（Ｓ２１）。
【００４０】
また、Ｏ／Ｅシステムは、販売会社２４で稼働する基幹情報処理システムとリンクし（Ｓ２２）、出荷処理が行われたことを販売会社２４が認知することができる。そして販売会社２４では、出荷された商品に関する請求・回収による売り上げ処理を実行することができる（Ｓ２３）。
【００４１】
上記のごとくの処理によって電子購買システムによる商品の発注〜納品が完了する。なお、顧客１０においては、発注履歴ＤＢに保持された発注履歴データを加工することによって、部署別及び商品別に購買状況を管理するための管理資料を作成することができる。また商品別管理においては、グリーン購買製品の購買管理を行うようにすることもできる。
更に発注履歴ＤＢからデータ書き出しを行うことで、会計システムとのリンクを目的としたエクセル（Ｒ）型式のデータまたはＣＳＶ型式データの出力を行うようにすることもできる。
【００４２】
次に上記図２を用いて説明した本発明の電子購買システムにおける顧客システムとサプライヤの受注センタとにおける処理のフローを説明する。図３及び図４は、本発明の実施例における購買処理のフローを説明するための図で、図１に示す顧客１０における発注処理を図３に示し、受注センタ２１における受注処理のフローを図４に示すものである。
【００４３】
図３に示すように、顧客１０のワークフローシステムには、発注ＤＢ１４が設定され、発注者からの発注要求を受け付けて、決裁及び発注電子メールの作成・送信を処理する。まずクライアント端末１３から、商品の発注申請が行われる（Ｓ３１）。上記発注申請において、商品を発注しようとする発注者は、社内システムのクライアント端末１３において、発注ＤＢ１４を介して商品マスタ１５を参照し、電子商品カタログを開いて発注商品を指定入力する。また、このとき届け先マスタ１６を参照して、購買商品の届け先を指定できる。上記商品マスタ１５及び届け先マスタ１６は、図２に示す商品カタログＤＢに保持されるマスタに該当する。
【００４４】
発注ＤＢ１４では、クライアント端末からの商品発注申請を受け取って、決裁責任者のクライアント端末に送信するか、もしくは商品購入の決裁要求を決裁責任者に通知する。そして、決裁責任者がクライアント端末から決裁承認を入力すると（Ｓ３２）、発注ＤＢ１４では、電子メールによって送信可能な注文書を作成し（Ｓ３３）、発注電子メールとして受注センタに発信する（Ｓ３４）。そして発信した発注電子メールのデータから、発注履歴ＤＢ１７に格納する型式でデータ書き出しを行い、発注履歴ＤＢ１７に管理する。
なお、ここで、ＤＢは単なるデータ記憶手段のみならず、データベースを用いて各種の情報処理を行う機能を備えるものとして説明する。
【００４５】
次に図４の受注センタの処理について説明する。図４に示すように、受注センタ２１には、受注ＤＢ２５が設定され、発注電子メールに従って受け付け確認と返信メールの作成・発信及び配送指示を行う。顧客１０のシステムから発注データを含む発注電子メールを受信した受注センタ２１の受注ＤＢ２５では、受信した発注データを受注履歴ＤＢ２６に格納して管理し、さらに注文請書２７を作成して管理する（Ｓ４１）。そして顧客に対する発注の受け付けを確認する返信の電子メールを作成し（Ｓ４２）、顧客１０に対して発信する（Ｓ４３）。この場合、返信電子メールの宛先は、顧客１０の発注履歴ＤＢ１７及び発注者のクライアント端末１３とする。
【００４６】
受注ＤＢ２５では、上記の返信電子メールを顧客に対して発信した後、発注データをＣＳＶ型式等の所定の型式で書き出して、Ｏ／Ｅシステムで処理可能なデータとして出力する（Ｓ４４）。Ｏ／Ｅシステムは、受注センタから発信された発注データに基づいて、発注商品の配送指示を行う。
【００４７】
次に上記の電子購買システムの機能を提供するグループウェアの表示画面の例を説明する。図５は、本発明の電子購買システムによって顧客クライアント端末に提供される商品注文画面の一例を示す図である。顧客にて商品を購入しようとするユーザは、顧客側のクライアント端末において商品注文画面を開き、注文商品の指定入力を行うことができる。
【００４８】
図５に示すように、ユーザは、グループウェアの所定のメニュー画面から、例えば、“消耗品発注”ボタン５１を押すことにより、消耗品に関わる商品注文画面（注文書ビュー作成画面）５０を開くことができる。そして商品注文画面５０において、まず顧客側ユーザは、注文元（商品発注者）及び購入商品の届け先５２を指定する。注文元及び届け先は、それぞれ検索欄５３ａ，５３ｂを用いて検索が可能になっている。
【００４９】
これら注文元情報と商品の届け先情報を決定後、予め登録された電子カタログ情報５４を参照し、発注商品に発注数量を入力することで注文書ビューが完成される。電子カタログは、図２に示す商品カタログＤＢに保持されているもので、例えば、商品名、仕様（画像情報を含む）、価格、納期等の情報が含まれている。
【００５０】
図５に示す注文書ビュー作成画面５０は、同一商品を繰り返し発注する作業を合理的に実行できるようにするために、予め選定した登録商品を常に表示させておくようにし、ユーザは、その登録商品の表示欄に数量を記入することによって、簡単に同一商品の繰り返し発注を実行することができる。そして顧客側システムでは、数量を入力した注文ビューによって、注文情報を注文書に展開する“マイカタログ”機能を備えている。
【００５１】
図６は、顧客のシステムで作成された発注電子メールの一例を示す図である。発注電子メール６０には、発注データ６１として、販売店コード、顧客コード（“お客様コード”）、届先住所及び連絡先、注文Ｎｏ．、注文商品及び数量が記載され、さらに、Ｏ／Ｅシステムへの自動リンク用のＣＳＶデータ６２が記載される。
【００５２】
図７は、顧客側の発注履歴ＤＢに保持される発注履歴データの一例を示す図である。発注履歴データ表示画面７０においては、発注日７１、発注時刻７２、注文Ｎｏ．７３、注文者７４，及び発注商品のステータス（状況）７５が表示される。
【００５３】
図８は、顧客側の受注センタから顧客に対して返信される返信メールの一例を示す図である。返信メール画面８０においては、注文受け付けを表すコメント８１，注文の受け付け日時８２，受け付け担当者８３，及び顧客から送信された発注電子メールのコピー８４が記載される。
【００５４】
図９は、発注商品に関わる経費の管理画面の一例を示す図である。ユーザは、グループウェアの所定のメニュー画面から、例えば、“消耗品発注”ボタン５１を押すことにより、消耗品に関わる経費管理画面９０を開くことができる。図９に示す例は、サブウィンドウから月別の発注履歴９１を選択した例を示す図である。経費管理画面９０には、月毎の発注情報が網羅され、これらの発注電子メール日９２，商品ＣＤ及び商品名９３、発注数量９４，商品別明細９５，発注合計明細９６、注文者９７が表示される。また、発注合計明細欄には、月間購入金額の総計９６ａと、部署別購入金額の総計９６ｂが示される。このような型式で表示されるデータを用いて、経費管理を行うことができる。
【００５５】
図１０は、上記図９に示す経費管理画面のデータから他のデータ処理を行うためのリンクデータの書き出し画面を説明するための図である。図９の経費管理画面９０において、サブウィンドウから発注履歴９８を選択して、発注履歴画面９０’を表示させる。そして発注履歴画面９０’からデータ書き出し９９を選択すすことにより、所定の型式（ここではエクセル（マイクロソフト社）の型式）でデータを書き出すことができる。エクセルの書き出しデータ画面１００によって、データ加工が可能であり、この書き出したデータは、例えば、会計システムにリンクさせて会計処理に用いることができる。
【００５６】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、企業や団体等の構成員によって利用可能なグループウェアによって電子注文のワークフローを提供し、その電子注文に従って商品の配送出荷を合理的に実行することによって、購買プロセスの一元化と購買情報の管理を可能とし、購買処理の迅速化を図ることができるようにした電子発注システム、電子購買システム及び電子発注機能を有するグループウェアを提供することができる。
【００５７】
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子購買システムのシステム構成例を概念的に説明するための図である。
【図２】本発明による電子購買システムを実行する顧客と販売側企業（サプライヤ）とにおける電子購買処理の全体の流れを説明するための図である。
【図３】本発明の実施例における購買処理のフローを説明するための図である。
【図４】本発明の実施例における購買処理の他のフローを説明するための図である。
【図５】本発明の電子購買システムによって顧客クライアント端末に提供される商品注文画面の一例を示す図である。
【図６】顧客のシステムで作成された発注電子メールの一例を示す図である。
【図７】顧客側の発注履歴ＤＢに保持される発注履歴データの一例を示す図である。
【図８】顧客側の受注センタから顧客に対して返信される返信メールの一例を示す図である。
【図９】発注商品に関わる経費の管理画面の一例を示す図である。
【図１０】経費管理画面のデータから他のデータ処理を行うためのリンクデータの書き出し画面を説明するための図である。
【符号の説明】
１０…顧客、１１…ＬＡＮ環境、１２…グループウェアサーバ、１３…クライアント端末、１４…発注ＤＢ、１５…商品マスタ、１６…届け先マスタ、１７…発注履歴ＤＢ、２０…サプライヤ、２１…受注センタ、２２…オーダーエントリーシステム（Ｏ／Ｅシステム）、２３…配送センタ、２４…販売会社、２５…受注ＤＢ、２６…受注履歴ＤＢ、２７受注請書、３０…他の販売会社、４０…インターネット、５０…商品注文画面（注文書ビュー作成画面）、５１…“消耗品発注”ボタン、５２…届け先、５３ａ，５３ｂ…検索欄、５４…電子カタログ情報、６０…発注電子メール、６１…発注データ、６２…ＣＳＶデータ、７０…発注履歴データ表示画面、７１…発注日、７２…発注時刻、７３…注文Ｎｏ．、７４…注文者，７５…発注商品のステータス（状況）、８０…返信メール画面、８１…注文受け付けを表すコメント８１，８２…注文の受け付け日時、８３…受け付け担当者、８４…顧客から送信された発注電子メールのコピー、９０…経費管理画面、９０’発注履歴画面、９１…月別の発注履歴、９２…発注電子メール日、９３…商品ＣＤおよび商品名、９４…発注数量、９５…商品別明細、９６…発注合計明細、９６ａ…月間購入金額の総計、９６ｂ…部署別購入金額の総計、９７…注文者、９８…発注履歴、９９…データ書き出し、１００…エクセルの書き出しデータ画面。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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