(57)【要約】      （修正有）【課題】適用される法的手続に従って、企業等が極秘の意思決定を安全かつ円滑に行うための遠隔通信の方法を提供する。【解決手段】この方法は電話、電子掲示板、電子メール、インスタントメッセージ、インターネット、ウェブ放送、ビデオストリーミング等の電子送信手段による通信や、実際の会議、又はこれらを組み合わせたものを利用し、また各議決権者の議決権限を識別し、その議決権の行使過程における不正を防ぐために、認証技術や暗号技術を使用し、適用法令に従って、議決の全部又は一部を電子的手段によって行使する。会議の例として、株主総会、パートナーシップ会議、会社の取締役会等が挙げられる。電子的手段による議決が認められている日本、アメリカ合衆国、西ヨーロッパの国々において使用されるように考案されたものであり、企業等の組織における慣習的な手続と併せて使用され、会議を電子的手段によって行うことを意図したものである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
Ａ．定められた要件に従った通知事項、議題、更に、会議のために用意された電子会議室への出席権限を認証するためのデジタル証書が含まれる開催通知を会議出席見込み者に通知するステップと、
Ｂ．上記の電子会議室を提供するステップと、
Ｃ．上記の電子会議室への出席を希望する者のデジタル証書を確認し、適切なデジタル証書を有する者だけに出席を許可するステップと、
Ｄ．上記の電子会議室と実際の会議室への出席状態を監視し、出席者の数が定足数に達したら会議の開催の宣言をするステップと、
Ｅ．会議出席者間の電子的な議論を可能にするステップと、
Ｆ．会議に電子的に出席している者に、暗号化された電子的投票用紙を送達し、集計し、集計結果を記録するステップと
を有することを特徴とするオンライン会議開催方法。
【請求項２】
メモリと、当該メモリを用いて少なくとも一つのプログラムを実行する手段とを有するコンピュータと、
少なくとも一人の遠隔地に存在するユーザと電子信号を送受信するための通信回線とを含み、
前記少なくとも一つのプログラムが、前記コンピュータにログオンしたユーザからインストラクションを受信し、当該インストラクションを前記コンピュータにログオン中の他のユーザに送信する会議開催プログラムと、少なくとも一つの認証判定プログラムを含み、前記プログラム実行手段が前記認証判定プログラムを実行し、前記コンピュータにアクセスしようとしている遠隔地に存在するユーザが前記コンピュータに対するアクセス権限を有するか否かを判定すること
を特徴とするオンライン会議開催システム。
【請求項３】
請求項２記載のシステムにおいて、
コンピュータにログオンした認証されたユーザに対し、実際の会議室とオンライン会議室の少なくともいずれか一方における会議の経過情報を提供する手段を含むこと
を特徴とするオンライン会議開催システム。
【請求項４】
請求項３記載のシステムにおいて、前記会議の経過情報をユーザに提供する手段が、カメラ手段とマイク手段の少なくともいずれか一方を含むこと
を特徴とするオンライン会議開催システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
１．通知。会議の召集の通知は、会議の適用法令によって義務づけられている最低日数以上前に、電子メール等の電子的手段によって伝達される（必要に応じ、他の通信方法による通知も併用して行われる）。
【０００２】
２．召集。通知に記された会議の召集日時に、会社の担当役員は、議決権者、又は、議決権者の代理者の出席によって定足数が満たされているかどうかを確認する。会議への出席は、実際の出席のほか、暗号化された電子メール等セキュリティの確保された手段による出席であってもよい。会議が召集されると、担当役員は、会議を始める前に、適用法令によって義務づけられているその他の形式的な手続を行う。
【０００３】
３．会議の開始。会議の議長は、開会を宣言し、慣例に従って、会議に関する説明を行う。会社の担当役員や議決権者による発言内容は全て記録され、会議に出席している議決権者と会社の担当役員全てに直ちに送信される。会議の開会に続いて、会議の議長は適用法令によって義務づけられているその他の形式的な手続を行う。
【０００４】
４．会議の実施。会議の議長は、適用法令によって義務づけられている事項の報告や議長が適当だと判断した事項の報告を行う。また、その他の担当役員や議長によって任命された者も、必要な事項、若しくは妥当とみなされる事項の報告を行う。これらの報告や議事の内容は、全て記録され、議決権者と会社の担当役員の全てに同時に送信される。
【０００５】
５．投票。会議の議長等の担当役員は、議決権者によって議決されるべき議題を提起する。各議題の提起の後、各議題の議論には、上記の伝達手段のいずれを使用してもよい。その後、議長等の担当役員が議決を呼びかける。各議題の議決は、紙投票や暗号化された電子投票（ｅ−投票）によって行うことができるが、他の電子的通信手段伝達によって行うこともできる。
【０００６】
各議決権者が投票を行うと、担当役員は、会社の記録に投票結果を記録し、会社の手続に従って、その結果を議決権者に知らせる。最後の議決権者による投票が行われた後、議長等の担当役員が投票を締め切る。
【０００７】
６．議事進行。議長は、上述した伝達手段を用いて、議事を進行させて別の議題に移った後、質疑応答を行うことができる。
【０００８】
７．会議の閉会。会議の議長は議事終了後、会議の閉会を宣言する。
【０００９】
８．その他の手続。適用法令によって認められている限り、本システムは、同意や権利放棄の要請・受理行為のほか、企業通知や文書の掲示や送達等、どのような企業手続にも使用することができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図１において、オンライン会議の開催を希望する組織１は、オンライン会議ホスト２を利用可能な状態にする。オンライン会議の開催前に、組織１は、各会議出席見込み者３に会議の開催通知を行う。好ましくは、会議の通知は、形式的な各要件に従って行われる。
【００１１】
例えば、もし、組織１が、会議の通知に含めるべき内容を具体的に規則として定めている社交クラブであれば、この通知はその規則に従って行われる。もし、組織１が、企業であり、臨時株主総会等、株主間の会議を開催しようとしていて、株主総会の開催通知に含めるべき内容が法律によって定められている場合、この通知は法律に従って行われる。例えば、この通知には、会議の日時や場所（実際の若しくは仮想の場所）、また、会議の議題が具体的に決められている。
【００１２】
もし、組織１が、各会議出席見込み者３の電子アドレス情報を持っていなければ、その通知で電子アドレス情報を求めることも可能である。
【００１３】
通常、組織１がオンライン会議を開催しようとする場合には、オンライン会議ホスト２を利用可能な状態にする。オンライン会議ホスト２を利用可能にするため、組織１は、オンライン会議ホスト２に各会議出席見込み者３の電子アドレス情報を提供する。好ましくは、会議の開催通知において、各会議出席見込み者３に対し、電子アドレス情報をオンライン会議ホスト２に提供することを求める。
【００１４】
組織１は、会議出席見込み者３に通知を行った後、オンライン会議ホスト２を通じて会議出席見込み者３と通信し、電子的に安全で暗号化されたオンライン会議に出席できることを可能にするソフトウエアを提供する。
【００１５】
会議出席見込み者３は、通知を受けた後、必要なソフトウエアを入手し、それぞれのワークステーションに、このソフトウエアをインストールすることができる。その後、会議の開催通知に記された日時に、若しくはその少し前に、会議出席見込み者３は、図２に示されるように、オンライン会議ホスト２と通信をしてホストシステムにログオンし、オンライン会議に参加する。
【００１６】
本発明の別の実施の形態では、出席資格者、例えば組織のメンバーや株主がオンライン会議に電子的に出席することを認めるだけでなく、本発明のオンライン会議システムによって、出席資格者が会議に出席したり、出席者としての権限を行使する目的で代理者を指定、若しくはその取り消しを行うことも可能である。実際には、本発明のオンライン会議システムによって、出席資格者が会議のある部分に参加し、その他の会議の部分には、代理者の出席を指定することが可能である。
【００１７】
本発明の更に別の実施の形態では、オンライン会議への出席を認証するためにデジタル証明書を使用する代わりに、パスワードやバイオメトリックスといった他の遠隔認証手段を使用してもよい。
【００１８】
本発明の更に別の実施の形態では、電子的認証手段を使用して、会議出席見込み者は、会議に関する資料にアクセスすることができる。例えば、会議が上場企業の株主総会であれば、会議出席見込み者は、株主名簿にアクセスすることができ、同意書、委任状、オプション、ワラント等の電子的書面の送達や受領を行うことができる。
【００１９】
本発明の好ましい実施の形態では、オンライン会議の出席者が会議にログオンしている時に、出席者のワークステーションには、会議に関する情報を入手できる複数のウィンドウが表示される。例えば、オンライン会議が上場企業の株主総会である場合、会議出席見込み者のワークステーション上には、オンライン会議で検討される財務諸表、委任状説明書、証券関係の報告書、決議案や他の事業記録の文書を表示する複数のウィンドウを開くことができる。
【００２０】
【実施例１】
本発明の一実施例として、オンライン会議の開催を準備するにあたり、オンライン会議の開催を希望する組織は、オンライン会議ホストを利用可能な状態にする。
【００２１】
オンライン会議の開催前に、オンライン会議ホストは、オンライン会議の出席資格者に対し、（ｉ）適用法令に従って会議の開催を通知し、（ｉｉ）会議の番号を知らせる。例えば、オンライン会議がある会社の株主のための会議であれば、オンライン会議ホストは、会社の取締役会によって定められた基準日における各株主に対し、株主総会の通知を行い、会議の番号を知らせる。加えて、オンライン会議の各出席資格者は、オンライン会議ホストからデジタル証明書を取得する。このデジタル証明書は、暗号鍵、デジタル署名、又はその両方として機能する。
【００２２】
オンライン会議出席見込み者は、各自、「オンライン会議ワークステーション」を設置する。オンライン会議ホストから提供されるソフトウエアのインストールが必要な場合もある。また、オンライン会議が双方向通信用ビデオを使用する場合、「オンライン会議ワークステーション」には、ビデオカメラを設置する必要がある。
【００２３】
オンライン会議がリアルタイムで行われるのであれば、指定された時間若しくはその少し前に、出席者は、オンライン会議ホストから取得したデジタル証明書を使用して、会議の番号で指定されたオンライン会議室にログオンする。出席者の数が定足数に達すると、オンライン会議の開催が宣言される。
【００２４】
オンライン会議が株主総会の場合には、会社の役員が会議の開催を宣言する。好ましくは、会議の開催通知の内容には議題が含まれる。会議の開催の宣言がなされると、議事の進行に移る。
【００２５】
会議の議長が特定の議題への議決を呼びかけると、暗号化された投票用紙が会議の各出席者に電子的に送信される。会議に実際に出席している者は、従来の一般的な方法で投票することもできるが、その場で電子的に議決記録装置にアクセスすることもできる。
【００２６】
電子的投票用紙を受け取った者は、投票するのに特定の時間、例えば５分間、が与えられる。通常、電子的に投票する時間は、本人が直接投票するのに与えられる時間に相当する。
【００２７】
投票された電子的投票用紙は暗号化され、オンライン会議ホストに送信される。好ましくは、暗号は、議決権者のデジタル証明書かデジタル署名を使用するので、オンライン会議ホストは、電子的投票用紙を受領後、各投票用紙を識別して、議決権の大きさに応じて、各投票に対する適切な重み付けを行うことができる。例えば、１０００株を所有する株主からの投票は１０票とし、１００株を所有する株主の投票を１票とすることができる。
【００２８】
特に好ましい実施の形態によれば、議決権者は投票後、自己の投票記録を示す電子的受領書を受け取る。
【００２９】
投票期限が経過すると、オンライン会議ホストは、会議に電子的又は実際に出席している者全てに対し、投票の結果を同時に発表できる。
【００３０】
また、上記の会議の召集期間は、定足数に達するまで数日間にわたって延長することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の会議出席見込み者への通知に関する実施の形態を示している。
【図２】図２は、本発明のオンライン会議の開始に関する実施の形態を示している。
【図１】
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【図２】
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【外国語明細書】
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