(57)【要約】【課題】ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を実現する。【解決手段】電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力部と、入力した電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって、ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域をファイルに付加してファイル化するファイル化部とを有する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
を有することを特徴とする電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記プログラム情報は、前記ファイル処理プログラムの識別情報であることを特徴とする請求項１に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項３】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、さらに、前記関連情報記録領域に記録された前記プログラム情報に基いて、前記ファイル処理プログラムを、定期的に実行するファイル処理プログラム実行手段を有することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項４】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、さらに、前記ファイル処理プログラムを管理するファイル処理プログラム管理手段を有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項５】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、さらに、前記ファイル処理プログラム管理手段によって管理される前記ファイル処理プログラムを入力するためのユーザインターフェース手段を有することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項６】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記ファイル処理プログラム管理手段は、予め決められた条件に応じて前記ファイル処理プログラムを生成するファイル処理プログラム生成手段を有することを特徴とする請求項４に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項７】
前記ファイル処理プログラム生成手段によって生成される前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルの保存先フォルダを変更するプログラムであることを特徴とする請求項６に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項８】
前記プログラムは、ユーザの位置情報に基づいて、前記ファイルの前記保存先フォルダを変更するプログラムであることを特徴とする請求項７に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項９】
前記ファイル処理プログラム生成手段によって生成される前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルの削除を行うプログラムであることを特徴とする請求項６に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１０】
前記ファイル処理プログラム生成手段によって生成される前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルのファイル名を変更するプログラムであることを特徴とする請求項６に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１１】
前記ファイル処理プログラム管理手段は、前記電子ドキュメントの同一性を判断する同一性判断手段を備えることを特徴とする請求項４から請求項１０のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１２】
前記ファイル処理プログラム管理手段は、複数の前記電子ドキュメントの差分を抽出する差分抽出手段を備え、前記差分の情報に基いて前記電子ドキュメントのバージョン管理を行うことを特徴とする請求項４から請求項１０のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１３】
さらに、前記リンク情報を管理するリンク情報管理手段を有することを特徴とする請求項３から請求項１２のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１４】
さらに、前記リンク情報管理手段によって管理される前記リンク情報を入力するためのユーザインターフェース手段を有することを特徴とする請求項１３に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１５】
前記リンク情報管理手段は、予め決められた条件に応じて前記リンク情報を生成するリンク情報生成手段を有することを特徴とする請求項１３に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１６】
前記リンク情報生成手段によって生成される前記リンク情報は、前記電子ドキュメントが印刷される記録媒体の表裏の関係を示す情報であることを特徴とする請求項１５に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１７】
前記リンク情報生成手段によって生成される前記リンク情報は、前記電子ドキュメントに関係する他の電子ドキュメントとの関係を示す情報であることを特徴とする請求項１５に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１８】
前記リンク情報管理手段は、前記電子ドキュメントの同一性を判断する同一性判断手段を備えることを特徴とする請求項１３から請求項１７のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項１９】
前記リンク情報管理手段は、複数の前記電子ドキュメントの差分を抽出する差分抽出手段を備え、前記差分の情報に基いて前記電子ドキュメントのバージョン管理を行うことを特徴とする請求項１３から請求項１７のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２０】
電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、
前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させることを特徴とする電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２１】
さらに、前記電子ドキュメントが印刷されると、前記電子ドキュメントが印刷されたことを示す実体化マークデータを、前記プログラム情報又は前記リンク情報に関連付けて記録する実体化マークデータ記録手段を有することを特徴とする請求項２０に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２２】
前記印刷処理手段は、前記電子ドキュメントが印刷される前記記録媒体上の余白位置を判断し、該余白位置に前記プログラム情報又は前記リンク情報を印刷させることを特徴とする請求項２０又は請求項２１に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２３】
さらに、前記実体化マークデータの記録された前記プログラム情報又は前記リンク情報が関連する前記電子ドキュメントが、再度電子化されたときは、前記実体化マークデータを削除する実体化マークデータ削除手段を有することを特徴とする請求項２１又は請求項２２に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２４】
印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、バーコードで印刷されることを特徴とする請求項２０ないし請求項２３のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２５】
印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、前記プログラム情報又は前記リンク情報であることを示すキーと併せて印刷されることを特徴とする請求項２０ないし請求項２４のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
【請求項２６】
複数の電子ドキュメントファイリング装置が通信ネットワークを介して接続されてなるシステムであって、
前記電子ドキュメントファイリング装置の夫々は、
電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
前記通信ネットワークを介して通信を行うための通信手段とを有し、
前記複数の電子ドキュメントファイリング装置間で、前記プログラム情報又は前記リンク情報を交換することを特徴とする電子ドキュメントファイリングシステム。
【請求項２７】
複数の電子ドキュメントファイリング装置が通信ネットワークを介して接続されてなるシステムであって、
前記電子ドキュメントファイリング装置の夫々は、
電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段と、
前記通信ネットワークを介して通信を行うための通信手段とを有し、
前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させ、かつ、前記複数の電子ドキュメントファイリング装置間で、前記プログラム情報又は前記リンク情報を交換することを特徴とする電子ドキュメントファイリングシステム。
【請求項２８】
電子ドキュメントを入力し、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する方法であって、
該ファイル化をするときに、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化することを特徴とする電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項２９】
前記関連情報記録領域に前記リンク情報が記録される場合、前記プログラム情報は、前記ファイル処理プログラムの識別情報であることを特徴とする請求項２８に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３０】
前記関連情報記録領域に前記リンク情報が記録される場合、さらに、前記関連情報記録領域に記録された前記プログラム情報に基いて、前記ファイル処理プログラムを、定期的に実行することを特徴とする請求項２８又は請求項２９に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３１】
さらに、前記ファイル処理プログラム又は前記リンク情報は、ユーザインターフェース手段により入力されることを特徴とする請求項２８から請求項３０のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３２】
前記ファイル処理プログラム又は前記リンク情報は、予め決められた条件に応じて生成されることを特徴とする請求項２８から請求項３１のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３３】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルの保存先フォルダを変更するプログラムであることを特徴とする請求項３２に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３４】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記プログラムは、ユーザの位置情報に基づいて、前記ファイルの前記保存先フォルダを変更するプログラムであることを特徴とする請求項３３に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３５】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルの削除を行うプログラムであることを特徴とする請求項３２に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３６】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、前記ファイル処理プログラムは、前記ファイルのファイル名を変更するプログラムであることを特徴とする請求項３２に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３７】
前記関連情報記録領域に前記プログラム情報が記録される場合、複数の前記電子ドキュメントの差分を抽出し、該差分の情報に基いて前記電子ドキュメントのバージョン管理を行うことを特徴とする請求項２８から請求項３６のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３８】
前記関連情報記録領域に前記リンク情報が記録される場合、前記リンク情報は、前記電子ドキュメントが印刷される記録媒体の表裏の関係を示す情報であることを特徴とする請求項２８に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項３９】
前記関連情報記録領域に前記リンク情報が記録される場合、前記リンク情報は、前記電子ドキュメントに関係する他の電子ドキュメントとの関係を示す情報であることを特徴とする請求項２８に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４０】
電子ドキュメントを入力し、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化し、
該ファイル化された前記電子ドキュメントを印刷する方法であって、
前記ファイル化をするときに、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化し、
前記ファイル化された前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させることを特徴とする電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４１】
さらに、前記電子ドキュメントが印刷されると、前記電子ドキュメントが印刷されたことを示す実体化マークデータを、前記プログラム情報又は前記リンク情報に関連付けて記録することを特徴とする請求項４０に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４２】
前記電子ドキュメントが印刷される前記記録媒体上の余白位置を判断し、該余白位置に前記プログラム情報又は前記リンク情報を印刷させることを特徴とする請求項４０又は請求項４１に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４３】
さらに、前記実体化マークデータの記録された前記プログラム情報又は前記リンク情報が関連する前記電子ドキュメントが、再電子化されたときは、前記実体化マークデータを削除することを特徴とする請求項４１又は請求項４２に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４４】
印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、バーコードで印刷されることを特徴とする請求項４０ないし請求項４３のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４５】
印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、前記プログラム情報又は前記リンク情報であることを示すキーと併せて印刷されることを特徴とする請求項４０ないし請求項４４のいずれかに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
【請求項４６】
コンピュータに、
電子ドキュメントを入力する機能と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する機能を実現させるプログラムであって、
該ファイル化をする機能は、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化する機能であることを特徴とするプログラム。
【請求項４７】
コンピュータに、
電子ドキュメントを入力する機能と、
入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する機能と、
該ファイル化された前記電子ドキュメントを印刷する機能を実現させるプログラムであって、
前記ファイル化する機能は、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化する機能であり、
前記印刷する機能は、前記ファイル化された前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる機能であることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラムに関し、特に電子ドキュメントをファイリングして保存し活用するための電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、紙に印刷された文書等のドキュメントをスキャナ装置で画像データとして取り込み、光ディスク装置にそのまま格納して活用することができる電子ファイリングシステムや、あるいはＯＣＲ（光学式文字読み取り）装置で文書の文字をテキストデータ化して電子データファイルとして格納して活用する電子ファイリングシステムや、さらに、パーソナルコンピュータ（以下、PCという）等の文書作成ソフトウエアプログラムによって作成された文書を、電子データとして格納し活用することができる電子ファイリングシステムがある。これらのシステムは、光ファイリングシステム、ドキュメントファイリングシステム、あるいはデジタルファイリングシステムとも呼ばれている。
【０００３】
電子ファイリングシステムの目的は種々あるが、例えば、大量の伝票を手作業で入力していたものを自動化し、その際に作成された画像データあるいはテキストデータである電子ファイルを紙の伝票のかわりにエビデンスとして保存することによって大量の紙を破棄し省スペース化を図ることが主流であり、多くは専用機によって高度に処理されていた。
【０００４】
また、PC、スキャナ装置、プリンタ装置が低価格化し普及することによって、専用機でなくても同等の機能を構成することが可能となったため、伝票の電子化だけではなく一般に扱われる文書を電子化して省スペース化を図るペーパーレスオフィスの実現を目的とした電子ファイリングシステムもある。
【０００５】
さらに、ネットワークに接続されたPC等の端末装置がドキュメントデータのファイルを予め決められたネットワークストレージ装置にストアし、必要なときにいずれの端末装置からもそのネットワークストレージ装置にアクセスし、所望のファイルを入手して活用することができるネットワーク対応型のファイリングシステムもある（例えば、特許文献１参照）。
【０００６】
【特許文献１】
特開2001-101203号公報（図１）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、電子ファイリングシステムがネットワーク対応型か否かに関わらず、従来の電子ファイリングシステムでは対象となる電子ドキュメントファイルの整理方法はユーザに任されていた。このため、伝票のような整理方法の確立されたドキュメントではない一般文書の整理は、面倒であった。
【０００８】
特に、紙のドキュメントの場合は、ステイプラ、クリップ、バインダ、袋、バーチカルボックス、引出し、棚等の種々の整理用品、収納用品が開発されてきているが、電子ドキュメントには、ページとページ、あるいはドキュメントとドキュメントを関連づける方法が確立されておらず、物理的な収納を模倣したファイルキャビネットやフォルダに複数の電子ドキュメントファイルを格納するしかなかった。このため、例えば、その文書のその後の活用を考えて、他の文書との関係を考慮してファイル名を付けたり、関連する複数の文書をまとめて一つのフォルダに入れたりしていた。
【０００９】
また、電子ファイルの場合、電子化されたドキュメントの内容は何らかの操作なしには物理的に目に見えないため、紙ファイルの場合に比べ、より見つけ出すことが困難な傾向がある。
【００１０】
しかも、電子ドキュメントは電子的に扱うことを想定されているため、紙に印刷しても、電子ドキュメントと印刷ドキュメントとの関連付けがなされていないので、印刷したドキュメントを別途保管するためにふたたび電子化すると元の電子ファイルと新たに読み込んで生成された電子ファイルの２つのファイルができてしまっていた。
【００１１】
また、電子ドキュメントが作成されたときと、電子ドキュメントを印刷して利用をするときとが、時間的に離れているために、電子ドキュメントが作成されたときに想定していた使用目的、管理方法、取扱方法、他のドキュメントとの関連付け等が、時間経過によってユーザが忘れてしまうと、使用目的等を確認するための時間等も掛かるため、電子ドキュメントは使い難いという問題があった。
【００１２】
そこで、本発明は、これらの使いにくさを解消するためのものであり、ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
本発明の電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段とを有する。
【００１４】
本発明の電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、入力した前記電子ドキュメントを１つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
【００１６】
まず図１に基づき、本実施の形態に係わるシステムの構成を説明する。図１は、本実施の形態に係わる電子ファイリングシステムの構成を示す構成図である。
【００１７】
図１において、１は、PCであり、スキャナ装置２が接続されている。PC１は、通信ネットワーク３に接続されている。通信ネットワーク３には、PC１の他にも、複数のPC４と、プリンタ装置５が接続されている。なお、図１では、スキャナ装置２は、PC１にのみ接続されているが、他のPC４に接続されていてもよい。
【００１８】
また、ユーザは、各PC１、４において、文書等の各種ドキュメントを作成し、各PC１、４からプリンタ装置５に印刷指示を出すことによって、作成したドキュメントを紙に印刷することができる。
【００１９】
各PC１、４が、電子ドキュメントファイリング装置であり、各PC１、４は、表示装置と、キーボード、マウス等の入力装置とを含むユーザインターフェース手段を有し、ユーザは、表示装置に表示される画面を見ながら、入力装置を操作してドキュメントの作成、ファイリング等をすることができる。
【００２０】
図２は、電子ドキュメントファイリング装置におけるファイルとエージェントプログラム（以下、単にエージェントという）の関係を説明するための図である。具体的には、図２は、PC１における、電子ドキュメントのファイルとファイル管理手段、およびファイル管理手段に付加されるエージェントシステムとエージェントシステム上で処理されるエージェントの関係を説明するための図である。
【００２１】
電子ドキュメントは、PCのメモリ装置１１にストアされる。一般に、電子ドキュメントは、データそれ自身をあらわすファイルに格納され、後述するファイル管理部（ファイル管理ソフトウエアプログラム。以下、ソフトウエアプログラムをソフトウエアと略す。）によって管理されている。図２において、PCのメモリ装置１１にストアされた各種ファイルは、そのファイル管理部によって管理され、PCの表示装置の画面上にファイル一覧１２として整理されて表示され、ユーザが各ファイルを取扱い易いようになっている。
【００２２】
例えば、マイクロソフト社のウィンドウズ（登録商標）オペレーティングシステムでは、ワード（商品名）やエクセル（商品名）といったアプリケーションソフトウェアで作成されたドキュメントは、ワードファイルやエクセルファイルとしてウィンドウズ（登録商標）の持つドライブやフォルダといった概念で構成されるファイル管理システム上にファイル名という識別子を付けて格納されている。図２に示すように、各フォルダに入れられたファイル群は、ファイル一覧１２の右側１３にリスト形式で表示される。
【００２３】
また、ファイルにはファイル名以外にも、作成日時やユーザ名といった属性がプロパティとして付加されている。図２に示すように、あるファイルのプロパティの内容をユーザが見るために、プロパティ表示を行うと、ポップアップウインドウ１４が表示され、その中にプロパティの内容が表示される。本実施の形態では、すべてのファイルに共通のプロパティ項目であるコメントに、エージェント情報を有するエージェントシステム１５によって管理されるエージェント識別情報（以下、エージェントＩＤという）を格納することによって、電子ドキュメントに対するエージェントの付加を実現している。そして、エージェントシステム１５は、後述するエージェント管理部とエージェント実行部を含み、各エージェントを管理し、各エージェントを定期的に実行する。そして、エージェントシステム１５は、エージェント情報をストアする記憶部１６を有し、記憶部１６には後述するエージェント管理テーブル等のデータとともに、エージェントの実体情報がストアされている。
【００２４】
エージェントシステム１５は、エージェント管理部とエージェント実行部を含む。エージェント管理部とエージェント実行部については後述する。また、エージェントとしては、特開平１０−１４９２８７号公報等に記載されているエージェントシステムに用いられるエージェントが利用される。さらに後述するように、エージェントは、プログラム情報とリンク情報を含む。
【００２５】
本実施の形態に係るエージェントは、ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムである。ここで、ファイル処理プログラムとは、ファイルという対象に対する処理を行うプログラムを意味し、例えば、ファイル名を変更する、ファイルを削除する、ファイルをあるフォルダから他のフォルダへ移動する、等のファイル管理に関する処理を行うプログラムである。また、リンク情報とは、他のファイルとの関連を示す情報をいう。
【００２６】
図３は、電子ドキュメントファイリング装置としてのPC１における各種機能を示す機能ブロック図である。PC４も、スキャナ装置２を有していない点を除き、PC1と同様の構成である。
【００２７】
２１は、PC１にインストールされたソフトウエア群であり、ここでは、本実施の形態に関わる複数のソフトウエアのみが示されている。２２は、通信手段（図示せず）によって通信を行うための、通信ネットワーク３に接続するための通信インターフェース（以下、Ｉ／Ｆと略す）である。１１は、各種ファイルがストアされるメモリ装置である。ソフトウエア群２１には、エージェント管理部２３と、エージェント実行部２４と、ファイル管理部２５と、スキャナ処理部２６と、文書作成部２７と、電子メール処理部２８と、印刷処理部２９を含む。エージェントシステム１５は、エージェント管理部２３とエージェント実行部２４とを含む。スキャナ処理部２６、文書作成部２７及び電子メール処理部２８は、電子ドキュメントの入力手段である。
【００２８】
エージェント管理部２３は、エージェントの生成要求に応じてエージェントを生成し、管理するソフトウエアである。また、エージェント管理部２３は、エージェントを生成するエージェント生成手段、エージェントのプログラム情報とリンク情報を管理する手段を含む。エージェント管理部２３の記憶部１６は、さらに各エージェントの実体（すなわちエージェントプログラムそのもの）を格納し、かつエージェント管理テーブル（後述する）を保持する。
【００２９】
エージェント実行部２４は、エージェント管理部２３が管理するエージェント（ファイル処理プログラムを含む）を定期的に実行するファイル処理プログラム実行手段としてのソフトウエアである。
【００３０】
ファイル管理部２５は、PC１にて作成されたドキュメントデータを、ファイルとして、PC１に接続されたハードディスク装置等のメモリ装置にストアし管理するファイル処理プログラム管理手段としてのソフトウエアであり、例えば上述したマイクロソフト社のエクスプローラ（商品名）のソフトウエアである。
【００３１】
スキャナ処理部２６は、PC１に接続されたスキャナ装置２を駆動制御して、スキャナ装置２によって読み込まれたイメージデータを取り込むソフトウエアである。スキャナ処理部２６は、スキャナ装置２で読み込まれた電子化されたドキュメントを、ファイル管理部２５によって管理されるファイルとしてメモリ装置１１にストアすることができる。
【００３２】
文書作成部２７は、PC１にてテキストデータ入力等を行わせてドキュメントデータを作成するソフトウエアであり、例えばマイクロソフト社のワード（商品名）のソフトウエアである。文書作成部２７は、ユーザインターフェースを利用して作成された電子ドキュメントを、ファイル管理部２５によって管理されるファイルとしてメモリ装置１１にストアすることができる。
【００３３】
電子メール処理部２８は、ネットワーク３を介して他のPC等と電子メールをやり取りするためのソフトウエアであり、例えばマイクロソフト社のアウトルック（商品名）のソフトウエアである。電子メール処理部２８は、電子メールに添付されたファイルを、ファイル管理部２５によって管理されるファイルとしてメモリ装置１１にストアすることができる。
【００３４】
電子ドキュメント入力手段としてのスキャナ処理部２６、文書作成部２７及び電子メール処理部２８は、スキャナ装置２で取り込まれた、ユーザインターフェースを利用して作成された、あるいは添付されたファイルを、ファイル管理部２５によって管理できるファイルとして出力する機能を有する。
印刷処理部２９は、プリンタ装置５に対して指定したドキュメントの印刷指示をするためのソフトウエアであり、ファイル管理部２５あるいは文書作成部２７によって指定されたドキュメントデータをプリンタ装置５に送信する。
【００３５】
電子ドキュメントは、文書作成部２７を用いて直接テキストデータ等として作成されるか、スキャナ処理部２６を用いて紙に書かれた文書あるいは描かれた図面をスキャナ装置２によって読み込み電子化されたイメージデータの電子化されたドキュメントとして作成されるか、あるいはスキャナ装置２によって読み込まれたイメージデータを、OCRソフトウエアを用いてテキストデータに変換することによってテキストデータ等の電子化されたドキュメントとして作成される。そして、各ドキュメントは、ファイル化されてファイル管理部２５によって管理される。ファイル化とは、ドキュメントを一つのファイルとすることをいう。ユーザは、ファイル管理部２５で管理されているファイルの内容を、印刷処理部２９に対して印刷指示をすることによって、プリンタ装置５において紙に印刷することができる。
【００３６】
さらに、各PCで作成された電子ドキュメントのファイルは、通信Ｉ／Ｆ２２を介して、通信ネットワーク３に接続された他の複数のPCと情報交換を行うことができ、電子ドキュメントを作成したPCだけでなく、社内ＬＡＮのようなローカルネットワークやインターネットのような広域ネットワークを介して遠隔地にあるPC等の電子ドキュメントファイリング装置と通信してエージェントの付加された電子ドキュメントを交換し活用することができる。
【００３７】
電子ドキュメントに付加されるエージェントは、ファイル管理部２５によって電子ドキュメントのファイルとして取り込まれる際、すなわち、例えば物理的な紙ドキュメントがスキャナ装置によって画像データとして、あるいは、更にOCRソフトウエアによってテキストデータとして電子化されファイル化された際に、エージェント管理部２３によって生成され、プロパティ項目にエージェント識別情報であるエージェントＩＤが登録される。あるいは、電子メールやＦＴＰファイル転送アプリケーション等のファイル転送アプリケーションによって、電子データを入手してファイルとして取り込まれるときに、エージェントはエージェント管理部２３によって生成され、プロパティ項目にエージェントＩＤが登録される。生成されたばかりのエージェントは、プログラムやリンク情報は空の状態にあり、それだけでは何も処理内容が記述されていない。
【００３８】
次に、ファイル化処理について説明する。図４は、ファイル管理部１６のファイル化処理の流れの例を示すフローチャートである。ファイル管理部２５は、種々のファイル管理機能、例えば、指定されたドキュメントを指定されたフォルダに入れることによって、ユーザが使用目的に応じて各種ドキュメントを整理して保存する機能、日付順にファイル表示を行なう等の機能等を有している。図４は、その中の機能の一つとしての、文書作成部２７で作成されたドキュメント、スキャナ処理部２６で取り込まれて作成されたドキュメント等を、ファイル管理部２５によって管理される一つのファイルとして、メモリ装置１１に保存する場合の、ファイル管理部２５の処理の流れの例を示すフローチャートである。
【００３９】
例えば、PC１の文書作成部２７を利用して作成された電子ドキュメントに名前を付けて、ユーザがメモリ装置１１に保存するべく保存コマンドを入力する。その保存コマンドが入力されると、ファイル管理部２５は、指定されたファイルを保存するときに、図４の処理を実行する。
【００４０】
ファイル管理部２５は、その保存コマンドを受信すると、エージェント管理部２３に対して、空エージェントの生成を要求、すなわち空エージェント要求コマンドを出力する（ステップ（以下Ｓと略す）1）。空エージェント要求コマンドに応じて、エージェント管理部２３は、空エージェントを作成し、作成した空エージェントＩＤのデータを、ファイル管理部２５へ供給する。
【００４１】
ファイル管理部２５は、空エージェントのＩＤデータを受信し（S2）、保存すべきファイルのプロパティにエージェントＩＤを書き込み、ドキュメントをファイル化する（S3）。すなわち、ファイルの属性値として、エージェントＩＤを付加する。ファイル化は、電子ドキュメントを１つのファイルにするときに、エージェント情報を記録できる記録領域（関連情報記録領域）をファイルに付加して行われる。すなわち、ファイル化される電子ドキュメントに関連するエージェントを特定するための識別情報が、記録できる記憶領域をファイルに付加して、ファイル化が行われる。
【００４２】
ここでは、ファイルに関連する情報として関連エージェントＩＤを記録するための情報記録領域（関連情報記録領域）が付加されて、ファイル化を行っているが、、ファイル化によって生成されたファイルに関連する情報であるファイル処理プログラムあるいはリンク情報自体を記録するための情報記録領域（関連情報記録領域）を付加して、ファイルを生成してもよい。また、ファイル化がされたときは、エージェントＩＤのみが付加されるが、ファイル化後に、エージェントシステム１５の記憶部１６にエージェントの内容が記述される。
【００４３】
そして、ファイル管理部２５は、ファイルをユーザが指定したフォルダ等に入れて保存する（S4）。
【００４４】
このように、ファイル管理部２５は、一つのドキュメントを一つのファイルと保存するときに、ファイルの一部のデータとして、エージェントＩＤを追加する。なお、本実施の形態では、エージェントＩＤは、ファイルのプロパティのコメント領域に記述されるが、ファイルの一部の情報として記述できる情報記録領域であればどこでもよい。
【００４５】
図５は、エージェント管理部２３が管理するエージェント管理テーブルの構造を説明するための図である。
【００４６】
エージェント管理テーブル３１は、エージェントＩＤ部３２、エージェント実体指示部３３と実体化マーク部３４を含む。エージェントＩＤ部３２のデータは、エージェントＩＤを示す。エージェント実体指示部３３のデータは、エージェント実体の存在するメモリ装置１６内における位置を示すデータである。エージェントＩＤ部３２のエージェントＩＤと、エージェント実体指示部３３において指示されたエージェント実体が対応する。各エージェント実体指示部３３で指示されたエージェント実体は、エージェント管理部２３によって管理されてメモリ装置１１内の記憶部１６にストアされている。例えば、エージェントＩＤ「１」は、「ABC.exe」で指示されるファイルであることを示している。実体化マーク部３４には、対応する電子ドキュメントが実体化されると、実体化マークデータが記録され、再電子化されると、実体化マークデータが削除される。実体化マークの利用方法については、後述する。
【００４７】
図６は、エージェント実体の構造を説明するための図である。エージェントの実体４１は、プログラム部４２とリンク部４３とを含む。
【００４８】
プログラム部４２は、エージェントプログラム情報が記録される領域であり、リンク部４３は、リンク情報等のデータが記録される領域である。上述した空エージェントとは、プログラム部４２とリンク部４３に何も記録されていないエージェントである。よって、空エージェントが生成されるとは、エージェントを生成するが、そのエージェントには識別情報としてのＩＤのみが付与されただけで、プログラム部４２とリンク部４３に何のプログラム情報もリンク情報も記録されていないことをいう。
【００４９】
なお、エージェント管理テーブル３１中、図５のエージェント実体指示部３３の代わりに、エージェントＩＤに対応するエージェントの実体のテキストデータ自体をストアするエージェント実体部とからなるように構成してもよい。その場合、エージェント実体をシリアライズすることによって変換されたテキストデータが、エージェント実体部にストアされる。エージェントプログラムを実行するときは、プログラム実体部のプログラムは、プログラムテキストデータを中央処理装置（CPU）が実行できるバイナリーデータに変換してから、CPUによって実行される。
【００５０】
ファイル中の関連情報記録領域には、エージェントＩＤが記録されているが、エージェントシステム１５の記憶部１６にエージェントの内容を書き込むことによって種々のファイル処理が可能となる。
【００５１】
ここで、空エージェントのＩＤが付加されたファイルの活用方法について例を挙げながら説明する。
（１）プログラム情報の活用
電子ドキュメントのファイルを作成したり入手したときに、ユーザは、そのドキュメントをどのように活用するかを想定することができるので、ユーザはエージェントに活用方法の指示をプログラムとして書き込む。例えば、今後活用することは稀だが保管する必要があるようなファイルのエージェントに、有効期限を設定し、その期限を過ぎたらそのファイルを消去するプログラムを設定する、あるいは、ハードディスク装置ではなく低速ではあるが大容量の光ディスク装置に格納するといったプログラムである。この例を次に示す。
【００５２】
プログラム例１は、１２０分継続してアクセスがないときは、そのファイルを光ディスクに格納する、という指示内容のプログラムである。
例１）    move to OpticalDisk if no access for 120minutes
プログラム例２は、２００５年１２月３０日になったら、そのファイルを削除する、という指示内容のプログラムである。
【００５３】
例２）    delete at 2005/12/30
なお、プログラムはこれらのような一行のスクリプトでもいいし、Ｃ言語やＪａｖａ（Ｒ）言語で書かれていてもよい。ただし、プログラムがコンパイラ言語の場合、そのバイナリデータを実行できるコンパイラを有するPCに限定されるので、プログラムの形式は、実行するPCに応じて記述される。
【００５４】
また、別の例として、エージェントに、電子ドキュメントの操作方法に応じて、自動的にファイルに対する処理を実行するようなファイル処理プログラムが記述されていてもよい。例えば、そのプログラムは、ファイルがオープンされたことを検知した場合に、ファイルがクローズされた際にファイル名を更新するスクリプトである。プログラム例３は、そのファイルのファイル名「20020823特許明細書」をファイル名「20021230特許明細書」に変更する、という指示内容のプログラムである。
【００５５】
例３）    rename 20020823特許明細書 20021230特許明細書
例３では、「20020823特許明細書」というファイル名中の数字は、ファイルの作成日付を意味している。例３は、ファイルが前回オープンされたのは「２００２年８月２３日」であるが、今回オープンされてクローズしたのが、「２００２年１２月３０日」であるので、ファイル名を「20021230特許明細書」に変更する、という指示内容のプログラムを示す。ウィンドウズ（登録商標）オペレーティングシステムに付属のエクスプローラというファイラーアプリケーション（ファイル管理ソフトウエア）には、ファイルを名前順にソート機能がある。このようにファイル名を自動で変更しておくことによって、アクセスした時間順にファイルを並べることができるので、ユーザがエクスプローラ等のファイル管理ソフトウエアを用いて取り扱う場合に時間的に現在に近い順に表示させたいという要求を満足するように自動的にファイルに対する処理が実行される。
【００５６】
また、ネットワークを跨いで電子ドキュメントを活用する、例えば、オフィスで作成中のドキュメントを帰宅後自宅で継続して作成し編集したい場合に、エージェントに自宅のＰＣへ移動しておくように指示しておくことができる。
【００５７】
例４）  move into file://myhomepc.network.domain/folder/name/
例４のスクリプトは、ファイルの移動プログラムである。ユーザが、例４のスクリプトをエージェントのプログラム部に記述してもよいし、ファイルの移動プログラムが自動生成されるようにしてもよい。特に、ユーザの利用可能なＰＣとその位置情報を事前に設定しておき、ユーザの携帯電話に付属のＧＰＳ（全方位測位システム）を利用してユーザの位置を特定し、その特定された位置の近くにあるPCにファイルを移動するスクリプトを自動生成するようにすれば、ユーザは、利用可能な近くのPCでそのファイルを利用することができる。その場合、エージェント管理部２３が予め決められた条件に応じて自動的にプログラム情報を生成する。
【００５８】
このようにユーザがエージェントに記述したプログラム、あるいはシステムが自動的にエージェントに設定したプログラムは、エージェント実行部２４によって、予め決められた定周期で実行される。ただし、エージェントのプログラムが、実行の日時に制約のあるファイル削除のようなスクリプトの場合は、実行日時が記述された条件文の評価を行うのみで、削除するという処理内容が記述された実行部の処理は保留される。
【００５９】
また、移動を伴うスクリプトを実行する場合には、外部との通信Ｉ／Ｆ２２を介して相手先のPC内のエージェント実行部２４と情報交換を行い、エージェントの実体をファイルとともに相手先PCへ送出する。相手先PCのエージェント実行部２４は、受信したエージェントの実体をエージェント管理部２３によって記憶部１６に格納し、ファイルのプロパティに付加されたエージェントＩＤを更新して、指定された場所にファイルを格納する。そして、移動後のPCで実行すべきスクリプトのみ、移動後のPCのエージェント実行部２４で実行される。
【００６０】
（２）リンク情報の活用
次に、エージェントのリンク部の利用した活用方法について説明する。
【００６１】
電子化されたドキュメントは、何らかの形で他の電子化されたドキュメントと関連をもつことが多い。元々一枚の紙の裏と表に文書等が記載されている紙のドキュメントだったものが、表と裏で別々のファイルになっていたり、ステイプラやクリップでひとつの文書にまとめられていたかもしれない複数の紙のドキュメントが、複数のファイルになっていることがある。あるいは、複数の電子ドキュメントが、同一プロジェクトに関連していたり、複数の電子ドキュメントが定周期に発生する週報、月報だったりする場合がある。すなわち、複数の電子化ドキュメントがつながりを持っている場合がある。本実施の形態では、これらのつながりは、リンク情報という形でエージェントに保持されている。エージェントのリンク部４３に記述されるリンク情報は、例えば、関連するドキュメントのファイルに付加されたエージェントＩＤと関連名の組み合せを用いる。リンク情報は、
例５）    reverseside(myofficepc10:A010298492011)
例６）    projectX(myofficepc5:1)
例７）    週報つながり(myofficepc1:KKa029830411)
のようなデータである。
【００６２】
例５において、「reverseside」は関連名であり、カッコ内の「myofficepc10:A010298492011」が繋がりのある相手方を特定するエージェントＩＤである。ここでは、エージェントＩＤは、ホスト名とエージェントＩＤの組み合せとして例示している。例５は、ホスト名が「myofficepc10」でエージェントＩＤが「A010298492011」のファイルのドキュメントが、紙（記録媒体）に印刷されたときに表と裏の関係でいう裏の関係にあるドキュメントであることを意味する、リンク情報を示している。
【００６３】
例６は、カッコ内の「myofficepc5:1」が示すファイルと、「projectX」という関連名で繋がりあることを意味している、リンク情報を示している。
【００６４】
例７は、カッコ内の「myofficepc1:KKa029830411」が示すファイルと、「週報つながり」という関連名で繋がるがあることを意味している、リンク情報を示している。
【００６５】
リンクはメンテナンス容易のため、双方向に張られている。また、エージェントの保持するリンク情報は複数であってよい。
【００６６】
リンク情報の付与の方法も、ユーザがリンク情報を記述する方法と、エージェント管理部２３が予め決められた条件に応じて自動的にリンク情報を生成する方法がある。そして、リンク情報は、ファイルへのアクセス状況に変化が生じた際に更新される。更新後のリンク情報も、ユーザが明示する方法と、エージェント管理部２３が自律的に生成する方法がある。
【００６７】
リンク情報の自動生成は、例５であれば、２つの電子ドキュメントの一方のファイルのエージェントのリンク部４３に表と裏の関係が記述されたときは、他方のファイルのリンク部４３に、その一方のファイルと表と裏の関係が有る旨のリンク情報を自動的に生成して記述することによって行われる。
【００６８】
また、リンク情報の自動更新が行われるようにしてもよい。例えば、電子ドキュメントが移動した際にリンク情報の自動更新が発生する。リンク情報のエージェントＩＤは、ホスト名とエージェントＩＤの組み合せとして例示しているが、ファイルが移動するとそれに伴ってエージェントも移動してホスト名が変わる。従って、リンク情報のエージェントＩＤは、新しいホスト名と新しいエージェントＩＤの組み合せに更新され、その更新に伴って、各エージェントに保持されているリンク情報を利用して関連するエージェントＩＤを得ることできるので、その関連するエージェントに対して、エージェントＩＤの更新があったことを通知することによって、通知を受けたその関連するエージェントは、保持するリンク情報のエージェントＩＤを最新のものに変更することができる。
【００６９】
また、例えば、ファイルがエージェントのプログラムにより自動消滅する場合は、同様に消滅するファイルのエージェントが関連するエージェントに消滅することを通知し、関連するエージェントが保持するリンク情報を削除することによって、リンク部４３のデータのメンテナンスを実行することができる。エージェントのリンク部４３の情報がエージェントによって自動更新されるため、リンク先のエージェントが勝手に変化したために発生するリンクの不整合を回避することができる。
【００７０】
また、ユーザのファイルへのアクセス履歴から、ドキュメントの関連性を推論することができるので、ドキュメントの関連性を自動生成するようにしてもよい。例えば、週報作成の際には、前回作成された週報を参照しながら行うことが多いという事実に基づいて、アクセスの関連性から週報つながりを自動的に生成することができる。さらには内容的には直接には関連がないが、時系列で近いものを関連づけることができる。例えば、同時並行して行われている２つの作業があれば、これらの作業で使われているドキュメントは、ユーザの記憶の中では関連づけられていることが多い。従って、時間が経って記憶があいまいになっていても、Ａプロジェクトの作業中に割り込んだ「キーワードの思い出せない」電子ドキュメントを探す、などの検索キーに、時間データを利用したリンク情報を用いれば、関連性を自動的に付けることができる。
【００７１】
ところで、ファイルの管理で煩雑となる作業に２以上のドキュメントに対する「同一性の判断」がある。例えば、２つのドキュメントは同じような構成で同じような文面なのだが、一部が修正されているかどうかが判断しにくいような場合がある。そこで、電子ドキュメント間の差分をとり、差分に基づいてリンク情報を生成し、そのリンク情報を用いて、ファイル管理を行う。具体的には、複数のバージョンを持つ一つのドキュメントが、複数の電子ドキュメントとして管理されるとき、差分に基づいて電子ドキュメント間のバージョン管理が行われるようにする。そして、その応用例として、ユーザが古いバージョンの電子ドキュメントにアクセスしても、ユーザには常に最新のバージョンのドキュメントを提示するようにするバージョン管理が行われる。こうすることによって、ユーザが古いバージョンのドキュメントを最新のバージョンのものとして間違って判断して編集等をすることが防ぐことができる。エージェント管理部２３が、同一性の判断を行う同一性判断手段及び差分をとる差分抽出手段を有する。
【００７２】
なお、差分の認識は、テキスト同士ならば、例えばＵＮＩＸ（Ｒ）のｄｉｆｆプログラムによって、画像データ同士であればＸＯＲ画像処理を用いて判断することができる。逆に差分のない同一のドキュメントに関しては、応用例として、リンク情報やプログラムをひとつに統合する処理を行い、片方のデータとエージェントを消去するようにすることができる。
【００７３】
次に、上述したようなエージェントを実行するエージェント実行部２４の処理の流れの例を、図７を用いて説明する。
【００７４】
図７は、エージェント毎に実行されるエージェント実行部２４の処理の流れの例を示すフローチャートである。なお、エージェント実行部２４は、エージェント管理部２３で管理されるエージェントを例えば順番に実行するが、図７は、説明を簡単にするために各エージェントに対する処理の流れを示す。
【００７５】
あるエージェントが関連するファイルのドキュメントに対して操作があったか否かを判断する(S11)。操作があったか否かはファイルの更新日時のデータに変化があったか否かによって判断される。操作があった場合は、S11でYESとなって、リンク情報を更新する（S12）。S11でNOの場合、あるいはS12の処理の後は、S13の判断処理に移行し、ユーザの位置が変化したか否かを判断する（S13）。位置の変化の有無は、ユーザが保有する携帯電話の位置情報に基いて判断される。位置に変化があったときは、S13でYESとなって、移動すべきファイルがあるか否かを判断する（S14）。移動すべきファイルがある、すなわち移動すべきファイルとして指定されたファイルがあれば、S14でYESとなって、そのファイルを移動する（S15）。
【００７６】
移動すべきファイルがない（S14でNOの）場合、及びファイルを移動した後は、S16の処理に移行する。S16では、予め決められた周期になったか否か、すなわちエージェントプログラムの実行周期になったか否かが判断される。実行周期になった場合は、エージェントのプログラムの内容を実行する（S17）。S16での場合、及びS17の処理の後は、ファイルそのものが消滅したか否かが判断される（S18）。ファイルが消滅する場合とは、例えば、例２のプログラムが実行された場合である。ファイルが消滅すれば、そのファイルについてはエージェントは無いので、処理は終了する。ファイルが存続している場合は、処理はS11へ移行する。
【００７７】
次に、電子ドキュメントの印刷管理、すなわち印刷処理と再電子化処理について説明する。
【００７８】
この印刷管理においては、電子ドキュメントが一旦紙に印刷されると、そのドキュメントについては紙のドキュメントを正とし、電子ドキュメントは、正でないものとして扱い、さらに、紙のドキュメントが再びスキャナ装置によって読み込まれて電子化されたときは、その新たに電子化されたドキュメントを正として取り扱うことを前提としている。
【００７９】
そのために、本実施の形態では、電子ドキュメントを印刷する際に、同時に、付加されているエージェントＩＤが、バーコードで記録媒体である紙の余白部分に印刷される。印刷する場所は余白ならばどこであっても構わない。余白部分は、余白位置の判断を行う余白位置判断手段（具体的には、電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、印刷されない部分を計算して求めるソフトウエア）によって検出される。印刷されたエージェントについて、エージェント管理部２３は、印刷日時および実体化マーク（すなわち印刷されたことを示すマーク）を付けて、エージェントの実行処理が保留する。実体化マークが付けられているエージェントに関係する電子ドキュメントは、正のドキュメントでないことを意味する。エージェントＩＤは、ＯＣＲ装置によって認識できるならば人間が判別可能な文字であってもよい。ただし、紙にエージェントＩＤが印刷されるとき、エージェントＩＤを識別できるように、マジックキーが付与されて印刷される。
【００８０】
そして、その紙ドキュメントをスキャナ装置で読み込んで再電子化したときは、バーコードあるいはマジックキー付エージェントＩＤの文字列も電子データとして読み込まれて、エージェント管理部２３に読み込まれたエージェントＩＤが供給される。読み込まれたエージェントＩＤに基づいて、エージェント管理部２３は、そのエージェントが実体化中だった場合には、そのエージェントの実体化マークを削除し、エージェントの実行処理を復活する。
【００８１】
さらに、読み込んだ電子ドキュメント中の、バーコードあるいはエージェントＩＤの場所を空白に戻し、電子ドキュメントをファイル化し、そのエージェントＩＤをそのファイルのプロパティに設定する。
【００８２】
また、元の電子ドキュメントのファイルと読み込まれた電子ドキュメントのファイルの同一性の確認を行い、同一ならばファイルの統合を、差分があるならばリンク情報を最新のものに更新する。
【００８３】
ドキュメントの再電子化が完了すると、電子ドキュメントは他の電子ドキュメントと同様に扱われ、次の周期で実体化中に実行できなかったスクリプトが実行される。
【００８４】
図８は、上述した印刷処理の流れの例を示すフローチャートである。
【００８５】
まず、ある電子ドキュメントに対して印刷コマンドが指示されると、その電子ドキュメントのエージェントＩＤをシリアライズ、すなわちテキスト化し（S21）、ドキュメントを印刷する（S22）。印刷は、紙にドキュメントの内容と、エージェントＩＤが印刷される。エージェント管理図２３は、印刷されたドキュメントに関連するエージェントについて実体化マークを付与する（S23）。
【００８６】
そして、実体化マークを付与した後、エージェント管理部２３は、実体化マークが付与されたエージェントに関連するファイルを、予め決められたフォルダ、例えば隠しフォルダ等に移動するように、ファイル管理部２５に対して、ファイル移動を指示する（S24）。このようにすることによって、PC１のユーザは、印刷されたドキュメントのファイルが、元あったフォルダから無くなるので、正のドキュメントに対してのみ、ファイルの編集等をすることができる。
【００８７】
なお、エージェント管理部２３は、ファイル移動の指示をしたときに、元のファルダ情報を、エージェント情報に書き込む。これによって、ファイルが復活したときに、そのエージェント情報に書き込まれた元のフォルダ情報に基いて、そのファイルの移動先フォルダを決定して移動させることができる。あるいは、エージェント管理部２３は、ファイル移動の指示をしたときに、エージェントのプログラムに、ファイルが復活したときに、元のフォルダに移動するコマンドを書き込むようにしてもよい。
【００８８】
図９は、一旦実体化されたドキュメント、すなわち紙に印刷されたドキュメントを再電子化するときの再電子化処理の流れの例を示すフローチャートである。
【００８９】
まず、スキャナ装置２を用いて、紙ドキュメントを読み込み電子データに変換するために、スキャンを実行する（S31）。ドキュメントの内容が読み込まれるだけでなく、印刷されたエージェントＩＤも読み込まれる。
【００９０】
読み込まれたエージェントＩＤのデリシアライズが行われ（S32）、読み込まれたエージェントＩＤのデータは、エージェント管理部２３へ供給される。エージェント管理部２３は、そのエージェントＩＤについて、実体化マークを削除する処理を実行する（S33）。
【００９１】
以上の再電子化処理では、スキャナ装置２を用いて一旦紙に印刷されたドキュメントを読み込むことによってドキュメントを再電子化していたが、紙に印刷されたドキュメントの内容に変更がなければ、元の電子ドキュメントの内容を継続して正のドキュメントとして利用してもよい。そこで、元の電子ドキュメントを正のドキュメントとして利用することも可能とするように、再電子化処理において、ユーザに対して紙のドキュメントをスキャナ装置で読み込ませるか、あるいは元の電子ドキュメントを正のドキュメントとして復活させるかの選択をさせるようにしてもよい。
【００９２】
図１０は、スキャナ装置を用いるか、又は元の電子ドキュメントを復活させるかの選択をさせるための画面表示の例を示す図である。一旦電子ドキュメントが紙に印刷されて利用された後、再度電子化を行うとき、例えば、ユーザがPC１において、再電子化処理を行うとする。そのとき、PC１の表示装置上に、図１０に示す画面５１を表示するようにし、ユーザは、スキャナ装置２を利用して紙のドキュメントを読み込んで再電子化するときは、「スキャナ」と表示されているボタン５２をクリックして選択する。ボタン５２が選択されると、図９に示す処理が実行させる。
【００９３】
また、エージェントＩＤ入力部５３に、再電子化するドキュメントのエージェントＩＤを入力した後、「電子データの復活」と表示されているボタン５４をクリックして選択すると、エージェント管理部２３は、入力されたエージェントＩＤに関する、エージェント管理テーブル３１上の実体化マークを削除する処理を実行する。これによって、電子ドキュメントが正として取り扱うことができる。
【００９４】
また、印刷処理において、リンク情報の内容を判断して、そのリンク情報に基いて印刷処理を行うようにしてもよい。例えば、上述した例５のようなリンク情報であれば、印刷指示がされたドキュメントを印刷するときに、そのドキュメントを印刷した紙の裏面に、関連するドキュメントを印刷するようにする。特殊なプリンタ装置を用いて、裏面に印刷すべきドキュメントを、人間には見えない特殊インクで重ねて印字してもよい。この場合はスキャナ装置も特殊なものを用いる必要がある。
【００９５】
なお、S21において、シリアライズは、エージェントＩＤだけでなく、エージェントの実体に対しても行ってもよい。そして、シリアライズされたデータは、紙の余白部分に印刷、すなわち、紙の余白部分にプログラム又はリンク情報の実体を含めたエージェントが印刷される。この場合、エージェントのプログラム情報又はリンク情報であることを示すキーを、エージェントの実体と併せて印刷することによって、エージェントの実体情報の位置を、エージェント管理部２３に認識させることができる。
【００９６】
なお、エージェントの実体化は、例えば、Ｊａｖａ（Ｒ）言語のシリアライズという技術を利用すればいい。この場合は、エージェントの実体も印刷しているため、エージェント管理部２３が当該エージェントを削除してしまってもよい。こうすることによって紙ドキュメントは遠隔地の無縁なPC等において復活させることができる。
【００９７】
本実施の形態では、電子ドキュメントにエージェント（例えば特開平１０−１４９２８７号に記載のエージェント）を付加し、一定時間放置したら所定の記憶装置に移動する、あるいは特定の日付が過ぎたら消滅するなど、電子ドキュメント自体が自律的に動作するように電子ドキュメントファイリング装置が構成されている。ファイルに対する処理は、エージェントの保持するプログラムによって行う。これによって、従来すべてユーザに任されていた電子ドキュメントの整理の負担が軽減される。エージェントの保持するプログラムは、ユーザインタフェースを介してユーザが明示的に与える構成をとることもできるし、予め想定したプログラムを電子ドキュメントファイリング装置が提供してもよいし、あるいは、ルールをいくつか用意しておいて状況に合せてプログラムを生成するプランニング技術を使ってダイナミックに生成してもよい。
【００９８】
また、上述した電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメント間の関連を電子ドキュメントに付加したエージェントの保持するリンク情報として管理する。これによって、電子ドキュメント間の関連性が変化した際には、エージェントが自律的にリンク情報を更新するため、ユーザはドキュメント間の関連のメンテナンスを行うわずらわしさから解放される。
【００９９】
さらに、上述した電子ドキュメントファイリング装置は、エージェントが付加された電子ドキュメントを印刷するなどして実体化する際には、エージェント自体も同時に印刷してもよい。このドキュメントを再びスキャナ装置で読み込む際に、同時にエージェントも復活し、元の電子ファイルに付加されたエージェントと同一性を判断して、電子ドキュメントデータの一元化を行う。
【０１００】
以上説明したように本実施の形態によれば、電子ドキュメントにエージェントが付加されることによって、電子ドキュメントに自律性を持たせることが可能で、電子ドキュメントの管理の手間を低減することが可能になる。さらに、印刷したドキュメントを元の電子ドキュメントと関連付けることが可能であり、ドキュメントを紙で印刷して扱うユーザビリティの良さを犠牲にすることなく、ドキュメントの電子化を促進することが可能となる。
【０１０１】
本明細書における各「部」は、実施の形態の各機能に対応する概念的なもので、必ずしも特定のハードウエアやソフトウエア・ルーチンに１対１には対応しない。従って、本明細書では、以下、実施の形態の各機能を有する仮想的回路ブロック（部）を想定して実施の形態を説明した。また、本実施の形態における各手順の各ステップは、その性質に反しない限り、実行順序を変更し、複数同時に実行し、あるいは実行毎に異なった順序で実行してもよい。
【０１０２】
なお、以上説明した動作を実行するプログラムは、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体や、ハードディスク等の記憶装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あるいは記憶されている。そのプログラムがコンピュータにより読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行される。あるいは、そのプログラムの全体あるいは一部を通信ネットワークを介して流通または提供することができる。利用者は、通信ネットワークを介してそのプログラムをダウンロードしてコンピュータにインストールしたり、あるいは記録媒体からコンピュータにインストールすることで、容易に本発明の電子ファイリングシステムを実現することができる。
【０１０３】
本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変えない範囲において、種々の変更、改変等が可能である。
【０１０４】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係わる電子ファイリングシステムの構成を示す構成図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る電子ドキュメントファイリング装置におけるファイルとエージェントプログラムの関係を説明するための図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る電子ドキュメントファイリング装置における各種機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態に係るファイル管理部のファイル化処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態に係るエージェント管理テーブルの構造を説明するための図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るエージェント実体の構造を説明するための図である。
【図７】本発明の実施の形態に係るエージェント実行部の処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態に係る印刷処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係る再電子化処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態に係る画面表示の例を示す図である。
【符号の説明】
１、４・・・電子ドキュメントファイリング装置(PC)、２・・・スキャナ装置、３・・・通信ネットワーク、５・・・プリンタ装置、１１・・・メモリ装置、１２・・・ファイル一覧、１６・・・記憶部、３１・・・エージェント管理テーブル、４１・・・エージェントの実体４１
【図１】
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【図２】
2004199517.tif 000004
【図３】
2004199517.tif 000005
【図４】
2004199517.tif 000006
【図５】
2004199517.tif 000007
【図６】
2004199517.tif 000008
【図７】
2004199517.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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