(57)【要約】【課題】データファイル群が複数のコンピュータに分散して保管される場合でも、必要なデータを確実且つ迅速に検索することができるデータファイル群管理方法と管理システムを提供する。【課題を解決するための手段】データ内容の分類のために、「だれが、いつ、何のために、なにを、どのように」を記述する作業ケース記述項目を登録する。データファイル監視プログラムによってデータファイルが作成されるときには、データファイル名と保管場所が、登録された作業ケースの記述項目に関連づけてデータファイル群管理リストに登録される。これにより、必要なデータを確実且つ迅速に検索することのできるデータファイル群管理方法と管理システムが提供できる。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータネットワークに接続されたコンピュータ群によって生成されたデータファイル群を管理する方法であり、
一つのコンピュータに、データファイル群管理プログラムを用意し、
データファイル群管理プログラムが、起動されたコンピュータに、下記工程、即ち、
作業ケースの属性を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目の入力を促す表示をする工程と、
前記５項目、あるいは既に前記５項目が対応付けられている作業ケース番号が入力されたときに、アプリケーションソフトの実行を許可する工程と、
実行されたアプリケーションソフトで生成されたデータに対して、作業ケース番号付きのデータファイル名のデフォルト名を与える工程とを実行させ、
前記データが前記作業ケース番号付きのデータファイル名で当該コンピュータに記憶されたときに、データファイル群管理プログラムが前記一のコンピュータに、前記作業ケース番号と、前記５項目と、前記作業ケース番号付きのデータファイル名と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤと記憶する工程を実行させることを特徴とするデータファイル群管理方法。
【請求項２】
データファイル群管理コンピュータと、アプリケーションソフトを実行してデータファイルを生成するコンピュータ群がコンピュータネットワークで接続されており、
データファイル群管理コンピュータには、任意の一つのコンピュータから、「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目、あるいは既に前記５項目が対応付けられている作業ケース番号が入力されたときに、そのコンピュータによるアプリケーションソフトの実行を許可する手段と、
実行されたアプリケーションソフトで生成されたデータを、作業ケース番号付きのデータファイル名で記憶する手段と、
前記作業ケース番号と、前記５項目と、前記作業ケース番号付きのデータファイル名と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤとを対応付けて記憶する手段とを有することを特徴とするデータファイル群管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、技術開発や製品設計等の共同作業の過程で生成される多種多様なデータを、確実且つ迅速に検索可能とするデータファイル群管理方法と管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】複数の者が共同して技術開発や製品設計等に携わる場合、種々の人々が種々のコンピュータで種々のアプリケーションソフトを実行して種々のデータを生成する。例えば、作業者Ａが３次元ＣＡＤシステムを利用して部品の形状を設計して形状データを生成し、作業者Ｂが有限要素法によって強度計算するアプリケーションソフトを実行して作業者Ａが設計した部品の強度を計算して強度計算結果を示すデータを生成し、作業者Ｃが日程管理ソフトを実行して進捗状況の管理表を作成して進捗を記述するデータを生成し、作業者Ｄがワープロソフトを利用して報告書を作成してテキストデータを生成し、作業者Ｅが通信ソフトを利用して報告書で引用する文献のテキストデータ等を集約した引用文献データファイルを生成する。
共同作業に従事する人々は、他の者が生成したデータを参照する必要に迫られる。あるいは、過去に実行したプロジェクトで生成したデータを参照することによって今後の作業工程を短縮化できることも多い。
【０００３】
現在では、データをデータファイルとして記憶する段階で、データファイル名にデータの性格や内容を記述する名称を付与する運用を行っている。あるいはデータファイル名の一部にデータの分類を示す記号を付与する運用を行っている。正しく運用されていれば、データの性格や内容を記述する名称や、分類記号をキーにして検索することで、必要なデータファイルを検索できるはずである。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、実際には正しく運用し続けることが難しい。データの性格や内容を記述する名称にはばらつきが存在し、同種のデータが別の名称で記憶されたり、逆に異種のデータが類似の名称で記憶されたりすることがある。あるいは、分類記号の用法にもばらつきが存在し、同種のデータが別の分類に分類されたり、逆に異種のデータが類似の分類に分類されたりすることがある。データを記憶するときに付与した名称等と検索時に用いる名称等が一致しないために、必要なデータファイルが検索できない事態が頻繁に生じる。あるいはまた分類名等を付け忘れて記憶することも多い。
本発明は、上記の課題に鑑みてなされたもので、検索して参照したいデータファイル群が複数のコンピュータに分散して記憶されている場合に、必要なデータファイルを確実且つ迅速に検索することのできるデータファイル群管理方法と管理システムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段と作用】本発明のデータファイル群管理方法は、コンピュータネットワークに接続されたコンピュータ群によって生成されたデータファイル群を管理する。この方法では、コンピュータネットワークに接続された一つのコンピュータに、データファイル群管理プログラムを用意する。そしてデータファイル群管理プログラムが、起動されたコンピュータに、下記の工程を順に実行させる。
（１）　作業ケースの属性（性格又は内容等）を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目の入力を促す表示をする。
（２）　前記５項目、あるいは既に前記５項目が対応付けられている作業ケース番号が入力されたときに、アプリケーションソフトの実行を許可する。前記５項目が一旦入力されると、作業ケース番号と作業ケースの属性とが対応付けられるために、以後では作業ケース番号のみを入力することが許される。
（３）　アプリケーションソフトを実行して生成されたデータに対して、作業ケース番号付きのデータファイル名のデフォルト名を与える。デフォルト名に作業ケース番号がついているために、作業者は、作業ケース番号付きのデータファイル名を確実に与えることになる。
アプリケーションソフトを実行することで生成されたデータが作業ケース番号付きのデータファイル名でそのアプリケーションソフトを実行したコンピュータに記憶されると、データファイル群管理プログラムがデータファイル群管理コンピュータによって、作業ケース番号と、前記５項目と、作業ケース番号付きのデータファイル名と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤとを記憶する工程を実行させる。
【０００６】
ここでいう作業ケースとは、データが帰属するプロジェクトを言い、共同作業の単位を言う。その作業ケースの属性（性格又は内容を示すもの）が、「だれが（担当者名もしくは担当部門）」「いつ（作業期間）」「なにを（作業の対象物）」「何のために
（目的）」「どのようにして（方法）」の５項目で記述されると、作業ケースが特定できる。
【０００７】
本管理方法では、起動されたコンピュータに、作業ケースの属性を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目の入力を促す表示をし、それらが入力されたときに、起動されたコンピュータによって各種アプリケーションソフトの実行が可能となることから、作業ケースの属性を記述する項目の入力を忘れることがない。なお、作業ケースの属性を記述する前記５項目が一旦入力されると、作業ケース番号と作業ケースの属性とが対応付けられるために、以後では作業ケース番号のみを入力することが許される。
また実行されたアプリケーションソフトで生成されたデータに対して、作業ケース番号付きのデータファイル名のデフォルト名を与えられるために、作業者は作業ケース番号付きのデータファイル名を確実に与えることになる。
さらに作業ケース番号付きのデータファイル名でデータが記憶されたとき、作業ケース番号と、作業ケースの属性を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目と、作業ケース番号付きのデータファイル名と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤとを記憶する。
このために作業ケースの属性を記述する用語を検索キーとしてデータファイル群管理リストを検索すると、必要なデータファイルを簡単に検索することができる。すなわち、必要なデータファイルが帰属する作業ケースや、データファイルを記憶している装置等が簡単に判明する。
本発明者らの考察によって、検索したいデータファイルは、「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の項目で記述される作業ケースの属性で検索できるようにしたときに、もっとも使いやすいことが判明した。検索のキーとする各種の条件のうちで、「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の項目のうちの一又は複数の項目がもっとも良く記憶されており、この項目で検索できるようにしたときに、確実に検索できることを確認した。
本方法によると、複数のコンピュータのどれかに記憶されている多量のデータファイルグ群の中から、必要なデータファイルを確実且つ簡単に検索することが可能となる。
【０００８】
本発明のデータファイル群管理システムは、データファイル群管理コンピュータと、アプリケーションソフトを実行してデータファイルを生成するコンピュータ群がコンピュータネットワークで接続されている。
データファイル群管理コンピュータは、任意の一つのコンピュータから、作業ケースの属性を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目、あるいは既に前記５項目が対応付けられている作業ケース番号が入力されたときに、そのコンピュータによる各種アプリケーションソフトの実行を許可する手段と、実行されたアプリケーションソフトで生成されたデータを作業ケース番号付きのデータファイル名で記憶する手段と、作業ケース番号と、作業ケースの属性を示す前記５項目と、作業ケース番号付きのデータファイル名と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤとを対応付けて記憶する手段とを有する。
【０００９】
本システムによると、作業ケース番号と、作業ケースの属性を記述する「だれが、いつ、なにを、何のために、どのように」の５項目の入力忘れが防止され、作業ケース番号付きのデータファイル名が与えられ、作業ケース番号付きのデータファイル名と、作業ケースの属性を記述する５項目と、そのデータファイルを記憶したハードウェアのＩＤとが対応付けて記憶される。
このために作業ケースの属性を記述する用語を検索キーとして検索すると、必要なデータファイルを簡単に検索することができる。すなわち、必要なデータファイルが帰属する作業ケースや、データファイルを記憶している装置等が簡単に判明する。作業ケースの属性を示す項目で検索できるために、確実且つ簡単に希望のデータファイルを検索することができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】最初に、次に説明する実施例の主要な特徴を列記する。
（形態１）データファイル群管理コンピュータと、アプリケーションソフトを実行してデータを生成する複数のコンピュータが、コンピュータネットワークで接続されており、相互にデータや指令の送受信が可能である。
（形態２）データファイル群管理コンピュータには、データファイル群管理リストとデータファイル群管理プログラムが記憶されており、データファイル群管理プログラムが常時実行されている。
（形態３）複数のコンピュータには、アプリケーションソフトと、データファイル群と、データファイル監視プログラムが記憶されており、データファイル監視プログラムは、常時実行されている。
（形態４）形態３の複数のコンピュータには、１６進数で表されるハードウェアＩＤが付与されており、コンピュータネットワーク上での識別が可能となっている。
【００１１】
【実施例】図１は、本発明の一実施例に係わるデータファイル群管理システムのシステム構成を示している。多数のコンピュータがコンピュータネットワークに接続されているが、図１では、便宜上、２台のワークステーションと、２台のパーソナルコンピュータと、１台のサーバと、１台のデータファイル群管理コンピュータのみを図示している。ワークステーションとパーソナルコンピュータには、それぞれ用途に応じて、３Ｄ−ＣＡＤソフトや有限要素法による解析ソフトなどの専門ソフトウェアの他、ワードプロセッサーソフトや表計算ソフトなどの汎用ソフトウェアが実行可能に記憶されている。また、アプリケーションソフトが実行可能なコンピュータの全てにデータファイル監視プログラムが記憶されている。
それぞれのコンピュータには、図１の括弧内の数字で例示されるように、ハードウェアＩＤが付与されている。本実施例では、ハードウェアＩＤに、コンピュータの製造時にメーカーが与えた１６進数で５桁の値をそのまま使用している。
【００１２】
データファイル群管理コンピュータには、データファイル群管理プログラムとデータファイル群管理リストが記憶されており、データファイル群管理プログラムはいずれかの一のコンピュータの起動時に実行されて、全部のコンピュータが停止されるまで常駐している（実行されている）。
図２は、データファイル群管理プログラムが行う処理手順を示し、作業ケース番号の付与とデータファイル群管理リストを更新する。以下、フローチャートの各ステップと対応させながら、詳細に説明する。
【００１３】
データファイル群管理プログラムは、作業ケースを記述する５項目、あるいは作業ケースを記述する５項目が既に対応付けられている作業ケース番号の付いたデータファイル名の入力を常時待ち受ける。本実施例では、作業ケースを記述する項目やデータファイル名は、データファイル群管理コンピュータに付属するキーボード等の入力装置、あるいは他のコンピュータの入力装置から入力することができる。
作業ケースを記述する５項目の入力が開始された場合は、ステップＳ２でイエスとなり、データファイル群管理プログラムは、その入力が付属の入力装置から行われているか、他のコンピュータからコンピュータネットワークを介して入力するのかを判断する（ステップＳ８）。付属の入力装置から行われている場合は、ステップＳ８でノーとなり、作業ケースを記述する５項目の入力を促す表示をする。ステップＳ１０では、データファイル群管理コンピュータの表示装置に、「だれが（担当者もしくは担当部署）、データファイルに記録されるデータを生成しようとしているのか？」をたずねる質問を表示する。それに答えることによって、データファイルに記録されるデータの生成主体（担当者または担当部署）が入力される。ステップＳ１２では「いつ（作業期間）、データファイルに記録されるデータを生成するのか？」をたずねる質問を表示する。それに答えることによって、データファイルに記録されるデータの作成期間が入力される。ステップＳ１４では「何のために（作業の目的）データファイルに記録されるデータを作成しようとしているのか？」をたずねる質問を表示する。それに答えることによって、データファイルに記録されるデータを作成する作業目的が入力される。ステップＳ１６では「なにを（作業の内容）したデータを作成しようとしているのか？」をたずねる質問を表示する。それに答えることによって、データファイルに記録されるデータの内容が入力される。ステップＳ１８では「どのようにして（作業の方法）データが作成されたのか？」をたずねる質問を表示する。それに答えることによってデータファイルに記録されるデータが得られる作業方法が入力される。すべての項目が入力されると、確認のために全項目を一旦再表示する（ステップＳ２０）。入力内容に不足や誤りがないことが確認されると（ステップＳ２２でノーの場合）データファイル群管理プログラムは、入力された５項目（いわゆる４Ｗ１Ｈ）で特定される作業ケースに対して、その作業ケースにユニークな作業ケース番号を付与して出力すると共に（ステップＳ２４）、データファイル群管理リストに、作業ケース番号に対応付けてその作業ケースの記述項目（１）から（５）を記憶する（ステップＳ２６）。
作業ケースを記述する項目の入力が、他のコンピュータからコンピュータネットワークを介して行われた場合には、データファイル群管理プログラムは、直ちに、ステップＳ２４で作業ケース番号の付与を行って付与した作業ケース番号を入力元のコンピュータに送信すると共に、ステップＳ２６でデータファイル群管理リストの更新を行う。
【００１４】
データファイル群管理プログラムは、また、作業ケース番号のついたデータファイル名の入力を待ち受け（ステップＳ４）、データファイル名が入力される毎にデータファイル群管理リストの内容を更新する（ステップＳ３０）。データファイル群管理リストには、作業ケース番号に基づいて、作業ケースの記述項目と、入力された各種のデータファイル名と、該データファイルが保存されているコンピュータのハードウェアＩＤを、関連付けて記憶する。
【００１５】
他のコンピュータが、作業ケース番号の取得要求を行う場合は、該コンピュータに常駐するデータファイル監視プログラムが使用される。
図３は、データファイル監視プログラムが行うデータファイル名の管理手順を示すフローチャートである。以下、フローチャートの各ステップと対応させながら、詳細に説する。
【００１６】
データファイル監視プログラムは、コンピュータの起動時に実行されてそのまま常駐し（実行し続け）、コンピュータが停止されるまで、アプリケーションソフトの起動命令を常時待ち受ける（ステップＳ３２とＳ３４）。アプリケーションソフトの起動命令が入力されると、データファイル監視プログラムは、作業ケース番号の入力を促す（ステップＳ３６）。作業ケース番号の入力があった場合は、ステップＳ４０がイエスとなり、そのままアプリケーションソフトの起動を許可するが（ステップＳ５４）、入力のない場合には、作業ケース番号の新規取得の必要を確認する（ステップＳ４０）。ここで、作業ケース番号の入力がなく、また作業ケース番号の新規取得が必要ないとされた場合には、アプリケーションソフトは起動されない。
データファイル監視プログラムによって作業ケース番号の新規取得を行う場合は、まず作業ケースを記述する５項目の入力を促す表示をし（ステップＳ４２）、入力項目を確認して確定した後に（ステップＳ４４）、コンピュータネットワークを経由して作業ケースを記述する全ての内容をデータファイル群管理コンピュータに入力する（ステップＳ４６）。データファイル群管理コンピュータは、作業ケースの５項目の内容が入力されると、折り返し新規の作業ケース番号を出力するので（この処理は、図２のステップＳ２４で実行される）、作業ケースの５項目を送信したコンピュータには、データファイル群管理コンピュータによって付与された作業ケース番号が入力される（ステップＳ４８）。入力された作業ケース番号は、画面に表示されると同時に一時記憶される（ステップＳ５０，５２）。当該コンピュータに作業ケース番号が入力されると、アプリケーションソフトの起動が許可される（ステップＳ５４）。
作業ケースの属性を示す５項目が入力されて作業ケース番号が付与されると、作業ケースの属性を示す５項目と作業ケース番号が対応付けられ、それ以降には作業ケースの属性を示す５項目を入力する代わりに作業ケース番号を直接に入力することもできる。この場合にはステップＳ３８がイエスとなってアプリケーションソフトの起動を許可する（ステップＳ５４）。
【００１７】
アプリケーションソフトが起動した後、データファイル監視プログラムは、作業ケース番号を一時記憶した状態で、アプリケーションソフト上で生成されたデータをデータファイルとして保存する命令が出されるまで待機する（ステップＳ５６）。データファイルの保存時には、オペレータがデータファイル名を指定する。するとデータファイル監視プログラムは、オペレータが指定したデータファイル名に、作業ケース番号を追加し、作業ケース番号を追加した名称をデータファイル名としてデータの保存を行う（ステップＳ５８）。以上の処理によって、データファイル監視プログラムが作業ケース番号を含むデータファイル名をデフォルト名として指定し、そのデフォルト名に対してオペレータが追加名称を付加してデータファイル名を指定することになる。データファイル監視プログラムは指定されたデータファイル名を分析し、作業ケース番号に追加名称が付加されたデータファイル名が既に存在していれば上書き保存する。
データファイル名に作業ケース番号を追加して保存した後、データファイル監視プログラムは、一時記憶している作業ケース番号、作業ケースを記述する５項目、保存したデータファイル名、データファイルを保存したコンピュータのハードウェアＩＤを、データファイル群管理コンピュータに入力する（ステップＳ６０）。データファイル群管理コンピュータは、データファイル群管理プログラムにしたがって、データファイル群管理リストに、他のコンピュータから入力された「作業ケース番号、作業ケースを記述する５項目、データファイル名、データファイルを保存したハードウェアＩＤ」を記憶してリストを更新する。
データファイル監視プログラムは、データファイルの保存命令若しくはアプリケーションソフトの終了命令が出されるまで再び待機する。アプリケーションソフトの終了命令が出されると（ステップＳ６２）、一時記憶している作業ケース番号をメモリ上から消去して（ステップＳ６４）、ステップＳ３２に戻りアプリケーションソフトの起動を再び待ち受ける。
【００１８】
図４に、データファイル群管理リストの一例を示す。データファイル群管理リストには、作業ケース番号と、作業ケースを記述する５項目（４Ｗ１Ｈ）と、作業ケースに帰属する複数のデータファイル名とそのデータファイルを保存するハードウェアのＩＤが記憶されている。
図４に示される作業ケースは２件あり、それぞれに０００１、０００２の作業ケース番号が付与されている。作業ケース番号と関連づけられて、作業ケースを記述する５項目と、各種のアプリケーションソフトで作成されたデータファイル名と、データファイルを保存するコンピュータのハードウェアＩＤが記憶されている。各コンピュータ上では、データファイル名に作業ケース番号が付け加えて保存されているが、データファイル群管理リストの中では、関連づけが明確なために表示が省略されている。
データファイル群管理リストは、データファイル群管理プログラムによって、更新されており、各記憶項目のＩＤやキーワードによって検索が可能である。
【００１９】
本実施例では、データファイル群管理リストの検索は、データファイル群管理コンピュータ上で行うことができる。検索画面に入力できる内容の一例を図５に示す。検索項目は、プルダウンメニューで選択することが可能で、作業ケースを記述する内容を選択した場合は、補助検索項目でさらに５項目の中から１項目を選択する。キーワードは任意の文字が入力可能である。さらに、複数項目のａｎｄ／ｏｒ検索で、検索対象のデータファイルを絞り込むことができ、出力形式も、ハードウェアＩＤとデータファイル名のみとするのか、作業ケースの内容（属性を示す５項目）まで出力するのかを選択することができる。
図５の検索条件を用いて、図４に示したデータファイル群管理リストを検索した結果を図６に示す。検索条件で入力した、作業期間と担当部署の条件を満たすデータファイルが、全て抽出されて表示されている。
このようにして、本実施例のデータファイル群管理システムは、複数のコンピュータに分散して保存されている大量のデータファイルから、必要なデータファイルをもれなく迅速に検索することが可能となっている。
【００２０】
以上、本発明の具体例を詳細に説明したが、これらは例示にすぎず、特許請求の範囲を限定するものではない。特許請求の範囲に記載の技術には、以上に例示した具体例を様々に変形、変更したものが含まれる。例えば、実施例では、作業ケースを記述する５項目を他のコンピュータから入力して、作業ケース番号を取得することができるようにプログラムされているが、作業ケース番号の取得は、データファイル群管理コンピュータでのみ行うように限定し、プログラムを簡素化することが可能である。また、ハードウェアＩＤには、製造番号である１６進数の値を使用せず、データファイル群管理システム内で識別が可能なコンピュータ名を全てのコンピュータに与えて使用してもよい。本実施例で示したデータファイル群の構造や検索時の表示画面は、通常のプログラミング作業で自由に変更することができる。
【００２１】
【発明の効果】以上のように、本願発明のデータファイル群管理方法とデータファイル群管理システムによると、データファイルが複数のコンピュータに分散して保管される場合でも、作業ケースを記述する５項目に関連付けられて、データファイル名と保管場所が管理されるようになる。これにより、必要なデータファイルを確実且つ迅速に検索することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例のデータファイル群管理システムの構成を模式的に示す図。
【図２】実施例のデータファイル群管理プログラムが、作業ケース番号を付与してデータファイル群管理リストを整備する方法の概要を示すフローチャート。
【図３】実施例のデータファイル監視プログラムが、アプリケーションソフトの起動を制御し、作業ケース番号を含むデータファイル名をデータファイル群管理リストに登録する方法の概要を示すフローチャート。
【図４】データファイル群管理リストに記憶されるデータの概要を模式的に示す図。
【図５】データファイルの検索を行う画面を模式的に示す図。
【図６】データファイルの検索結果の表示画面を模式的に示す図。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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