(57)【要約】【課題】従来の技術では，意味的にまとまりのある複数の文書を格納する際に，文書の内容を文書毎に文書データ管理部に格納している。そのため，複数の文書の内容を文書データ管理部から取り出す場合は，文書の内容を一件づつ取り出す必要があり，文書データ管理部へのアクセス回数が文書数に比例して増加し，処理時間が長くなるという問題点がある。【解決手段】複数の文書を操作する機能と個別の文書を操作する機能を提供することにより，従来の操作性を保ちながら，作業効率の向上，文書処理装置の処理速度向上をはかる。【選択図】　図１
2004094840.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を保存し，前記文書に対し編集を行う文書管理システムにおいて，
意味的にまとまりのある複数の文書の内容を，一つの文書データとして管理する文書データ管理部と，
文書に関する情報を管理する文書情報管理部と，
利用者から指定された意味的にまとまりのある複数の文書から，複数の文書の内容をまとめた文書データと文書に関する情報を作成する文書読み込み部と，
前記文書読み込み部により作成された文書データを前記文書データ管理部に格納する文書データ格納部と，
前記文書読み込み部により作成された文書に関する情報を前記文書情報管理部に格納する文書管理情報格納部と，
利用者から指定された情報をもとに，前記文書情報管理部の情報を取得する文書情報取得部と，
前記文書情報管理部の情報から前記文書データ管理部の情報を取得する文書データ取得部を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
計算機を用いた文書管理方法であって、
前記計算機は、利用者から文書の情報の入力を受け付け、
予め記憶装置に格納された複数の文書の情報を読み込み、
受け付けた前記情報と読み込んだ前記情報にもとづいて、複数の文書を一つの文書として格納することを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
文書管理プログラムであって，
利用者から複数の文書名を受け付け、
受け付けた前記複数の文書の内容をまとめた文書データと該文書データに関する情報とを作成し、
作成した前記文書データと前記文書データに関する情報とを記憶装置に格納し、
利用者から指定された文書データに関する情報にもとづいて前記記憶装置から文書データを読み込むことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項４】
計算機を用いた文書管理方法であって、
前記計算機は、文書に関する情報の指定を受け付け、
前記指定された文書に関する情報とデータベースに格納された複数の文書の内容をまとめた文書データとにもとづいて、各文書の開始位置および文書サイズの情報を読み出し、
読み出した前記各文書の開始位置および文書サイズにもとづいて文書の内容を前記データベースから取得し、
前記取得した文書の内容をファイルに出力することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は，複数の文書を管理する文書管理システムおよび文書管理方法に属する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に文書を編集する機能を有する文書管理システムにおいて，文書の編集単位は基本的に保存管理の単位となる文書毎である。　従って，複数の文書を編集する場合は，編集対象の各々の文書に対し所定の操作を行うことで，編集処理を行う。
【０００３】
ところで，複数の文書により一つの文書を構成する文書が存在する。例えば，特許文書では，図面，要約書，明細書の三文書により，一つの特許文書を構成している。
このような複数文書に対し，一括した編集手段を与える方法がある（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−２１２２０号公報（第４−６頁、第２図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
近年では文書の効率的な共有と再利用のために，文書を集中管理することが要求される。前記要求から，文書の格納および取得を高速に行なうことが要求される。
【０００６】
また，文書管理システムでは意味的にまとまりのある文書を一括して取り出すことが多い。
【０００７】
従来の技術では，意味的にまとまりのある複数の文書を格納する際に，文書の内容を文書毎に文書データ管理部に格納している。そのため，複数の文書の内容を文書データ管理部から取り出す場合は，文書の内容を一件づつ取り出す必要があり，文書データ管理部へのアクセス回数が文書数に比例するため，文書全体を取り出す処理時間は，文書数に比例するという問題点がある。
【０００８】
本発明は，大量の文書を管理する文書管理システムで発生するこの問題に対して，従来の操作性を保ちながら，文書の格納・取得時の処理速度の向上する文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため，本発明は意味的にまとまりのある複数の文書の内容を一つの文書データにまとめる文書読み込み部を備える。また，一つにまとめた文書データを格納するための文書データ格納部を備え，文書データを管理する文書データ管理部を備える。
【００１０】
さらに，各文書の開始位置および文書サイズを格納する文書情報格納部を備え，文書情報を管理する文書情報管理部を備える。
上記手段により格納された文書を取り出すために，文書ＩＤと文書名を指定する文書情報指定部を備える。
【００１１】
さらに，指定された文書ＩＤおよび文書名から文書の開始位置および文書サイズを取得する文書情報取得部，文書データ管理部に格納されている文書の内容を，各文書の開始位置およびバイト数を指定して取得する文書データ取得部，前記文書データ取得部より取得した文書の内容をファイルに出力する文書データ出力部を備える。
【００１２】
上述の手段により，文書管理システムから取り出す文書が複数であっても，それらの文書はひとつの文書データとして管理されているため，文書を取り出すとき，各々の文書にアクセスするではなく，文書情報管理部および文書データ管理部に対し，それぞれ１回アクセスするだけで済むため，文書取り出し時間が短くなる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下，本発明の実施の形態の例を説明する。
実施例の構成を図１に示す。本実施例は，ネットワーク１０１を介して，文書管理クライアント１０２と，文書管理サーバ１０３が接続されている。
文書管理クライアント１０２は，ネットワーク１０１を介して文書管理サーバ１０３に接続される。文書管理クライアント１０２は文書の格納および取得処理の要求を文書管理サーバ１０３に送信する。
【００１４】
文書管理サーバ１０３は，ネットワーク１０１を介して，文書管理クライアント１０２にされる。文書管理サーバ１０３は文書管理クライアント１０２からの処理要求を受け取り，文書の格納および取得処理を行う。
【００１５】
文書管理サーバ１０３は，意味的にまとまりのある複数の文書の内容を一つの文書データにまとめる文書読み込み部１１１，複数文書における各文書の開始位置および文書サイズを格納する文書情報格納部１１２，一つにまとめた文書データを格納する文書データ格納部１１３，文書ＩＤと文書名を指定する文書情報指定部１１４，文書ＩＤおよび文書名から指定文書の文書データにおける各文書の開始位置および文書サイズを取得する文書情報取得部１１５，文書ＩＤおよび文書データにおける各文書の開始位置およびバイト数を指定し，文書の内容を取得する文書データ取得部１１６，取得した文書をファイルに出力する文書データ出力部１１７，文書ＩＤ，文書データにおける各文書の開始位置，文書サイズを管理する文書情報管理部１２１，および文書ＩＤ，文書データを管理する文書データ管理部１２２により構成される。
【００１６】
本実施例では，文書を２つに分類して管理する。第１は文書の内容であり，複数のファイルから構成される。文書の内容は文書データ管理部１２２に格納される。第２は文書情報であり，文書の名称，文書のサイズといった，文書の内容以外の文書に関する情報から構成される。文書に関する情報は文書情報管理部１２１に格納する。
【００１７】
文書読み込み部１１１は，利用者から指定された複数の文書を読み取り，文書名，文書サイズを取得する。また，複数の文書の内容を一つの文書データとしてまとめると同時に，各文書の文書データ内の開始位置を計算する。また，文書名，文書サイズ，各文書の文書データ内の開始位置といった文書情報を文書情報格納部１１２に渡し，文書データを文書データ格納部１１３に渡す。
【００１８】
文書情報格納部１１２は，文書読み込み部１１１より渡された文書情報を文書情報管理部１２１に格納する。
文書データ格納部１１３は，文書読み込み部１１１より渡された文書データを文書データ管理部１２２に格納する。
文書情報指定部１１４は，利用者から取得したい文書の情報を指定される。利用者から文書ＩＤおよび文書名を入力として与えられ，利用者から指定された文書ＩＤおよび文書名は文書情報取得部１１５に渡される。
【００１９】
文書情報取得部１１５は，文書情報指定部１１４より渡される文書ＩＤおよび文書名をもとに，文書情報管理部１２１に格納されている，各文書の開始位置および文書サイズを取得する。取得した開始位置および文書サイズは，文書情報指定部１１４で利用者により指定された文書ＩＤとともに文書データ取得部１１６に渡される。
【００２０】
なお，上述の実施例では文書ＩＤを指定して文書を特定しているが，検索文字列を利用者が指定することで，文書データ格納部１２２に対し全文検索を行い，検索文字列と一致する文書ＩＤを取得してから，文書情報および文書データの取得を行なう方法も一実施例として存在する。
【００２１】
文書データ取得部１１６は，文書情報取得部１１５より渡される文書ＩＤ，文書データにおける開始位置，および文書サイズをもとに，文書データ管理部１２２に格納されている，文書データの指定部分を取得する。
文書データ出力部１１７は，文書取得部１１６より取得した文書データをファイルとして出力する。
【００２２】
文書情報管理部１２１は，文書情報格納部１１２により，文書ＩＤ，文書名，各文書の文書データ内の開始位置，および文書サイズが格納される。また，文書情報管理部１２１に格納された文書情報は，文書情報取得部１１５により取得される。
文書データ管理部１２２は，文書データ格納部１１３により，文書ＩＤおよび文書データが格納される。また，文書データ管理部１２２に格納された文書データは，文書データ格納部１１６により取得される。
【００２３】
本実施例では，文書管理部１２１および文書データ管理部１２２を分割しているが，データベースの複数テーブルを一つにまとめる機能を使用して，文書管理部１２１と文書データ管理部１２２を一つの管理テーブルにまとめる実施例も考えられる。
文書情報管理部１２１に格納される文書情報の具体例を図２に，文書データ管理部１２２に格納される文書データの具体例を図３に示す。
【００２４】
図２および図３の例では，１件の複数文書を格納している。この複数文書は，６００バイトの図面１．ｊｐｇ，３００バイトの要約１．ｔｘｔ，３００バイトの明細１．ｔｘｔの３ファイルが，図面１．ｊｐｇ，要約１．ｔｘｔ，明細１．ｔｘｔの順に一つの文書データとして文書情報管理部１２１および文書データ管理部１２２に格納されている。
【００２５】
図２の例では，文書ＩＤ，文書名，開始位置，および文書サイズを保持している。文書ＩＤは文書データ管理部１２２と共通で，１件の複数文書に共通の文書ＩＤを設定する。これにより，各文書が属する複数文書を決定する。文書名は格納している文書のファイル名を，開始位置は文書データ内の各文書の開始位置を，文書サイズは各文書のファイルのサイズをそれぞれ設定する。文書ＩＤ，文書名，開始位置および文書サイズを指定することにより，指定された文書を文書データ管理部１２２から取得することができる。
【００２６】
図３の例では，文書データ管理部は，文書ＩＤ，および文書データを保持している。文書ＩＤは文書情報管理部１２１と共通の文書ＩＤを設定する。文書データは，複数文書の各ファイルをまとめたもので，一つの複数文書に対し，一つの文書データが存在する。文書データの内容を図示した例を図４に示す。
【００２７】
図４では，文書ＩＤ００１の文書データを示している。文書ＩＤ００１では，１バイトから６００バイトまでの６００バイトに図面１．ｊｐｇが，６０１バイトから９００バイトまでに要約１．ｔｘｔが，９０１バイトから１２００バイトまでに，明細１．ｔｘｔが格納されている。
【００２８】
本実施例の複数文書格納時の処理手順を，図５のフローチャートを用いて説明する。その後，処理手順に従って，処理例を説明する。
（ステップ１００１）文書読み込み部１１１によって文書ＩＤが採番される。（ステップ１００２）文書読み込み部１１１によって，各文書の内容が一つにまとめられ，文書データが作成される。また，各文書の文書名，文書データの開始位置，および文書サイズといった文書情報が文書読み込み部１１１によって作成される。
【００２９】
（ステップ１００３）ステップ１００１で採番された文書ＩＤ，およびステップ１００２で作成された文書情報が，文書情報格納部１１２によって，文書情報管理部１２１に格納される。
（ステップ１００４）ステップ１００１で採番された文書ＩＤ，およびステップ１００２で作成された文書データが，文書データ格納部１１３によって，文書データ管理部１２２に格納される。
【００３０】
（処理例）実施例の具体的な例として図２，図３および図４で示しているデータを元に説明する。図１のフローチャートに従い，処理例を説明する。
（ステップ１００１）文書読み込み部１１１によって，文書ＩＤを採番する。本実施例では文書ＩＤ００１を採番した。
【００３１】
（ステップ１００２）文書読み込み部１１１によって，各文書の内容が一つにまとめられ，文書データが作成される。本処理例では，図面１．ｊｐｇ，要約１．ｔｘｔ，明細１．ｔｘｔの順にファイルから読み込む。最初に図面１．ｊｐｇを文書データに追加する時点では，他に文書がないので，文書データにおける開始位置が１バイト目となる。次に要約１．ｔｘｔを文書データに追加するが，６００バイトの図面１．ｊｐｇの後に追加するため，文書データにおける要約１．ｔｘｔの開始位置は６０１バイト目となる。最後に明細１．ｔｘｔを文書データに追加するが，６０１バイト目から始まる３００バイトの要約１．ｔｘｔの後に追加するため，文書データにおける明細１．ｔｘｔの開始位置は９０１バイト目となる。前記の文書データにおける開始位置，文書サイズ，文書名を文書情報とする。
【００３２】
（ステップ１００３）ステップ１００１で採番した文書ＩＤ００１とステップ１００２で作成した図面１．ｊｐｇ，要約１．ｔｘｔ，明細１．ｔｘｔの文書情報を文書情報管理部に格納する。
【００３３】
（ステップ１００４）ステップ１００１で採番した文書ＩＤ００１とステップ１００２で図面１．ｊｐｇ，要約１．ｔｘｔ，明細１．ｔｘｔの内容をまとめた文書データを文書データ管理部に格納する。
以上のステップにより，従来であれば，文書の数だけ必要であったデータベースへのアクセス回数を２回に削減することが可能となる。
【００３４】
本実施例の複数文書取得時のうち，文書名が利用者から指定された場合の処理手順を，図６のフローチャートを用いて説明する。その後，処理手順に従って，処理例を説明する。
（ステップ２００１）利用者より文書情報指定部１１４を通じて，文書ＩＤおよび文書名が指定される。
（ステップ２００２）文書情報取得部１１５によって文書情報管理部１２１より，取得文書の開始位置および文書サイズを取得する。
（ステップ２００３）前記ステップ２００１で指定された文書ＩＤと，前記ステップ２００２より取得した取得文書の開始位置および文書サイズをもとに，文書データ取得部１１６が文書データ管理部１２２より指定文書の文書データを取得する。また，次の文書も取得するのであれば文書データを一括して取得する。
【００３５】
（ステップ２００４）前記ステップ２００１で指定された文書名，および前記ステップ２００３で指定された文書データからファイルを出力する。
（処理例）実施例の具体的な例として図２，図３および図４で示しているデータのうち，要約書１．ｔｘｔおよび明細書１．ｔｘｔを取り出す例を説明する。図７のフローチャートに従い，処理例を説明する。
（ステップ２００１）利用者より文書指定部１１４を通じて，文書ＩＤとして００１が，文書名として要約書１．ｔｘｔおよび明細書１．ｔｘｔが指定される
（ステップ２００２）文書情報取得部１１５を通じて文書情報管理部１２１より要約書１．ｔｘｔの開始位置６０１バイトおよび文書サイズ３００バイトが取得される。同様に明細書１．ｔｘｔの開始位置９０１バイトで，取得バイト数が３００バイトも取得される。
（ステップ２００３）要約書１．ｔｘｔと明細書１．ｔｘｔは連続しているので，文書ＩＤ００１の文書データから開始位置６０１バイト，取得バイト数を６００バイトとして，文書データ取得部１１６を通じて文書データ管理データベースから取得する。
（ステップ２００４）前記ステップ２００３で取得した文書データから，先頭３００バイトを要約書１．ｔｘｔとしてファイルに出力し，後ろ３００バイトを明細書１．ｔｘｔとして出力する。
【００３６】
以上のステップにより，文書ＩＤおよび文書名を指定することで複数の文書の内容を取得することができる。また，取得対象の文書が連続している場合は，文書データを一括して取り出すことにより，従来であれば文書の数だけ必要であったデータベースへのアクセス回数を２回に削減することが可能となる。
【００３７】
【発明の効果】
以上詳述したように，本発明によれば，意味的にまとまりのある複数の文書の格納および取得の処理を文書数に比例せず，高速に行うことを可能とする。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施例の構成図である。
【図２】図１における文書情報管理部の例を示す図である。
【図３】図１における文書データ管理部の例を示す図である。
【図４】図３の文書データ管理部の例における文書データの概念を図にしたものである。
【図５】本発明の実施例の文書格納時の処理手順を示す図である。
【図６】本発明の実施例の文書取得時の処理手順を示す図である。
【符号の説明】
１０１　ネットワーク
１０２　文書管理クライアント
１０３　文書管理サーバ
１１１　文書読み込み部
１１２　文書情報格納部
１１３　文書データ格納部
１１４　文書情報指定部
１１５　文書情報取得部
１１６　文書データ取得部
１２１　文書情報管理部
１２２　　文書データ管理部
【図１】
2004094840.tif 000003
【図２】
2004094840.tif 000004
【図３】
2004094840.tif 000005
【図４】
2004094840.tif 000006
【図５】
2004094840.tif 000007
【図６】
2004094840.tif 000008