(57)【要約】【課題】電子書類を第三者による不正な承認を回避しながら捺印することが可能な信頼性にすぐれた電子書類の承認システムおよび承認プログラムを提供する。【解決手段】検査者Ｘおよび承認者Ｙにより実施される検査の結果が“承認”であることを条件に、検査された電子図面を正式書類として承認し、その承認済みの電子図面に検査印および承認印の印影パターン情報２１，２２を自動的に付加し、その付加後の電子図面を出力する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子情報によって構成される電子書類について少なくともひとりの依頼者から前記電子書類の承認を依頼させ、
前記依頼者からの承認依頼を受けて少なくともひとりの承認権限者に前記電子書類の承認作業をさせ、
前記電子書類を閲覧する際に前記承認権限者が承認処理を行ったことを示す承認画像情報を付加させる
前記電子書類の決裁を支援する承認システムであって、
前記電子書類に対する承認作業に関する入力の履歴を管理する管理情報データベースを有し、
この管理情報データベースには、前記電子情報に対する承認作業の入力が前記電子書類を承認することを示す入力であった場合に、前記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録し、
当該承認権限者が最終承認権限者である場合には、前記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録するとともに、前記管理情報データベースから前記電子書類に対する承認権限者を抽出して、前記電子書類に対する承認権限者に対応する承認画像情報を前記電子書類に付加させることを特徴とする承認システム。
【請求項２】
電子情報によって構成される電子書類について少なくともひとりの依頼者から前記電子書類の承認を依頼させ、
前記依頼者からの承認依頼を受けて少なくともひとりの承認権限者に前記電子書類の承認作業をさせ、
前記電子書類を閲覧する際に前記承認権限者が承認処理を行ったことを示す承認画像情報を付加させる前記電子書類の決裁を支援するプログラムであって、
前記電子書類に対する承認作業に関する入力の履歴を管理する管理情報データベースに対して、前記電子情報に対する承認作業の入力が前記電子書類を承認することを示す入力であった場合に、前記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録し、当該承認権限者が最終承認権限者である場合には、前記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録するとともに、前記管理情報データベースから前記電子書類に対する承認権限者を抽出して、前記電子書類に対する承認権限者に対応する承認画像情報を前記電子書類に付加させることを特徴とする承認プログラム。
【請求項３】
電子書類を記憶するための第１記憶手段と、
電子書類に関する管理情報テーブルを記憶する第２記憶手段と、
作成者の操作に応じて電子書類を作成し、作成した電子書類を前記第１記憶手段に記憶するとともに、作成に関する情報を作成情報として前記管理情報テーブルに登録し、かつ作成した電子書類についての承認要請を発する作成手段と、
前記承認要請に対応する電子書類を前記第１記憶手段から抽出し、抽出した電子書類に対し検査者により実施される検査の結果が“承認”であることを条件に、その検査に関する情報を検査情報として前記管理情報テーブルに登録し且つその検査された電子書類についての再承認要請を発する検査手段と、
前記再承認要請に対応する電子書類を前記第１記憶手段から抽出し、抽出した電子書類に対し承認者により実施される検査の結果が“承認”であることを条件に、その検査された電子書類を承認しその承認に関する情報を承認情報として前記管理情報テーブルに登録する承認手段と、
要求される電子書類が前記承認済みであるか否かを前記管理情報テーブルの参照により判定し、判定の結果が承認済みである場合にその電子書類を前記記憶手段から抽出し、抽出した電子書類に特定情報を付加し、付加後の電子書類を出力する出力手段と、
を備えたことを特徴とする電子書類の承認システム。
【請求項４】
前記作成手段は、承認要請として、その旨の電子メールを前記検査者に送信する、
前記検査手段は、再承認要請として、その旨の電子メールを前記承認者に送信するとともに、検査の結果が“非承認”の場合に、修正を指示する内容の電子メールを前記作成者に送信する、
前記承認手段は、検査の結果が“非承認”の場合に、修正を指示する内容の電子メールを前記作成者に送信し且つ検査の結果を知らせる内容の電子メールを前記検査者に送信する、
ことを特徴とする請求項３に記載の電子書類の承認システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子書類たとえば図面や文書を承認する電子書類の承認システムおよび承認プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
コンピュータ等で作成される電子書類たとえば電子図面や電子文書は、一旦ハードディスク装置などの二次記憶装置に保存（記憶）され、その後、必要に応じてＤＲＡＭ（ダイナミック・ランダム・メモリ）などの一次記憶装置に読み込まれる。読み出された電子書類は、表示出力またはプリント出力され、利用される。
【０００３】
作成された電子書類の内容に関して承認行為が必要な場合は、一旦保存された電子書類がモニタ上に表示されて承認者により検査される。検査の結果が“承認”と判断されれば、承認者によって電子書類が正式書類として承認操作される。この承認操作がなされたことの証として、承認の対象となった電子書類に電子捺印が施される。電子捺印は、承認者が有する承認印の印影パターンを電子書類上に合成するもので、専用のアプリケーションプログラムの起動により実行される。
【０００４】
電子書類の利用者は、電子書類中の印影イメージの有無により、その電子書類が承認済みのものであるかどうかを知ることができる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記のような電子捺印は、承認者によって先ずアプリケーションプログラムが起動され、そのアプリケーションプログラムに基づく印影パターン情報を承認者の操作により電子図面上にドラグ＆ドロップ操作することにより行われる。このような電子捺印は、承認者にとって手間のかかる作業であり、間違いを起こし易い作業でもある。たとえば、作業そのものが忘れられてしまったり、捺印位置が規定の位置からずれてしまうことがある。
また、電子捺印は、第三者によって不正に実施される可能性もある。
【０００６】
この発明は上記の事情を考慮したもので、その目的は、電子書類の承認操作を確実に完了させることができる信頼性にすぐれた電子書類の承認システム、承認方法、承認プログラムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１に係る発明の電子書類の承認システムは、電子情報によって構成される電子書類について少なくともひとりの依頼者から上記電子書類の承認を依頼させ、上記依頼者からの承認依頼を受けて少なくともひとりの承認権限者に上記電子書類の承認作業をさせ、上記電子書類を閲覧する際に上記承認権限者が承認処理を行ったことを示す承認画像情報を付加させることにより、上記電子書類の決裁を支援するものであって、上記電子書類に対する承認作業に関する入力の履歴を管理する管理情報データベースを有し、この管理情報データベースには、上記電子情報に対する承認作業の入力が前記電子書類を承認することを示す入力であった場合に、上記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録し、当該承認権限者が最終承認権限者である場合には、上記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録するとともに、上記管理情報データベースから前記電子書類に対する承認権限者を抽出して、上記電子書類に対する承認権限者に対応する承認画像情報を上記電子書類に付加させる。
【０００８】
請求項２に係る発明の電子書類の承認プログラムは、電子情報によって構成される電子書類について少なくともひとりの依頼者から上記電子書類の承認を依頼させ、上記依頼者からの承認依頼を受けて少なくともひとりの承認権限者に上記電子書類の承認作業をさせ、上記電子書類を閲覧する際に上記承認権限者が承認処理を行ったことを示す承認画像情報を付加させることにより、上記電子書類の決裁を支援するものであって、上記電子書類に対する承認作業に関する入力の履歴を管理する管理情報データベースに対して、上記電子情報に対する承認作業の入力が上記電子書類を承認することを示す入力であった場合に、上記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録し、当該承認権限者が最終承認権限者である場合には、上記電子書類が当該承認権限者によって承認されたことを記録するとともに、上記管理情報データベースから上記電子書類に対する承認権限者を抽出して、上記電子書類に対する承認権限者に対応する承認画像情報を上記電子書類に付加させる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の一実施形態について図面を参照して説明する。
図１において、１は電子書類を総合的に管理する管理センタで、管理用コンピュータいわゆるサーバ２を備えている。サーバ２には、ＣＡＤプログラムにより作成された電子図面を記憶する図面データベース（第１記憶手段）３、文書作成プログラムにより作成された電子文書を記憶する文書データベース（第１記憶手段）４、これら第１記憶手段によって記憶された電子図面や電子文書などの電子書類に関する管理情報テーブルを記憶する管理情報データベース（第２記憶手段）５、特定情報として管理者・承認者に固有の印影パターン情報を記憶する印影データベース６が接続されている。
【００１０】
サーバ２は通信ネットワーク１０に接続され、通信ネットワーク１０には例えばパーソナルコンピュータを使用した作成用端末（作成手段）１１、検査用端末（検査手段）１２、承認用端末（承認手段）１３、出力用端末（出力手段）１４が接続されている。この接続により、電子書類の承認システムが構成されている。
作成用端末１１は、作成者の操作に応じて電子書類が作成され、作成された電子書類を上記データベース３，４に記憶させるとともに、その電子文書の作成に関する情報を作成情報として上記管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録し、かつ作成された電子書類についての承認要請を発するもので、承認要請を発するための承認プログラム、電子図面を作成するためのＣＡＤプログラム、電子文書を作成するための文書作成プログラムを内部メモリに有している。また、作成用端末１１は、モニタ１１ａ、操作用マウス１１ｂ、プリンタ１１ｃを有している。
【００１１】
検査用端末１２は、作成用端末１１から発せられる承認要請に対応する電子書類をデータベース３，４から抽出（および表示）し、抽出した電子書類に対し検査者により実施される検査の結果が“承認”であることを示す操作を受け付けたことを条件に、その検査に関する情報を検査情報として管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録し且つその検査された電子書類についての承認要請を他の承認権限を有する者に対して発する。また、検査の結果が“非承認”の場合は修正を指示する内容の電子メールを生成して上記作成者に送信する。これらの処理を実行するための承認プログラムを内部メモリに有している。また、検査用端末１２は、モニタ１２ａ、操作用マウス１２ｂ、プリンタ１２ｃを有している。
【００１２】
承認用端末１３は、検査用端末１２から発せられる承認要請を受信したら、その承認要請に対応する電子書類をデータベース３，４から抽出（および表示）し、抽出された電子書類に対し承認者により実施される検査の結果が“承認”であることを示す操作を受け付けたことを条件に、その検査された電子書類の承認に関する情報を承認情報として管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録する。検査の結果が“非承認”を示す操作の場合は修正を指示する内容の電子メールを生成して作成者に送信し且つその検査の結果を知らせる内容の電子メールを生成して検査者に送信する。これらの処理を実行するための承認プログラムを内部メモリに有している。また、承認用端末１３は、モニタ１３ａ、操作用マウス１３ｂ、プリンタ１３ｃを有している。
【００１３】
出力用端末１４は、利用者から要求される電子書類が承認済みであるか否かを管理情報データベース５の管理情報テーブルの参照により判定し、判定の結果が承認済みである場合にその電子書類をデータベース３，４から抽出し、抽出した電子書類に特定情報（印影データベース６内の印影パターン情報）を付加し、付加後の電子書類を表示出力またはプリント出力するもので、これらの処理のための承認プログラムを内部メモリに有している。また、出力用端末１４は、モニタ１４ａ、操作用マウス１４ｂ、プリンタ１４ｃを有している。
【００１４】
これら端末１１，１２，１３，１４の個数に限定はなく、また各端末が有する機能（作成・検査・承認・出力）を各端末の相互に併せ持たせる構成としてもよい。たとえば、作成用端末１１と出力用端末１４にそれぞれの機能を併せ持たせたり、検査用端末１２と承認用端末１３にそれぞれの機能を併せ持たせることが可能である。
【００１５】
つぎに、上記の構成の作用を図２のフローチャートを参照しながら説明する。
電子図面の作成段階では（ステップ１０１のＹＥＳ）、設計者Ａが設計を行い（ステップ１０２）、その設計に従い、製図者Ｂが作成用端末１１上で製図する（ステップ１０３）。この製図により、電子図面が作成される。
【００１６】
作成された電子図面は、操作者によって図面データベース３に保存される（ステップ１０４）。この保存に伴い、電子図面の作成に関する情報も入力する。ここで入力された情報を基にその電子図面の作成情報として管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録される（ステップ１０５）。作成者（少なくともひとりの依頼者）による承認要請操作（承認依頼）を受けて、作成された電子図面についての承認要請（決済要請ともいう）が発せられる（ステップ１０６）。
【００１７】
管理情報テーブルには、図３に示すように、項目として、閲覧フラグＦ、作成情報、検査情報、承認情報がある。このうち、作成情報については、装置名、ユニット名、部品名、図面名、ＪＯＥ、Ｓｅｃ、Ｐａｒｔ、Ｒｅｖ、サイズ、設計者、製図者、完了日、承認要請日の項目がある。図面名は、作成された電子図面に固有の名称である。サイズは、電子図面の印刷時の用紙の大きさである。完了日は、電子図面の作成が完了した年月日である。承認要請日は、承認要請を発した年月日である。この承認要請日の欄が空白であれば、承認要請がまだ発せられていないことになる。
【００１８】
上記承認要請は、その旨の文章が記載された電子メールである。この電子メールは、たとえば図４に示すように、管理情報データベース５において予め定められている検査者Ｘの電子メールアドレスを宛先として抽出し、承認のお願い文に続いて電子図面の図面名を記載し、その図面名に電子図面の図面データベース３上の記憶アドレスを連係させたもので、作成用端末１１で自動生成されて送信される。図面名に関し、承認要請の対象が１枚の電子図面であれば、１枚分の図面名が記載される。承認要請の対象が複数枚の電子図面いわゆる組図面（親図面＋子図面）であれば、その複数枚分の図面名が記載される。図４の例では、複数枚分の図面名が記載されている。
【００１９】
なお、この承認要請ついては、上記のように電子図面の保存に伴って自動的に発せられる自動モードと、作成者が自身の操作で発する手動モードとがある。これらモードのいずれかを作成用端末１１上で選択することができる。手動モードを選択した場合、図面データベース３に一旦保存した電子図面を読み出して修正し、その修正後に再保存してから承認要請を発することが可能である。
【００２０】
検査者Ｘは、検査用端末１２で自身の識別情報を入力することにより、システムにログインすることができる。この状態で、検査者Ｘは、承認要請として発せられた電子メールを検査用端末１２に取り込んでモニタ１２ａ上で開き、図面名をクリック操作する。これにより、承認要請の対象である電子図面（１枚または複数枚）が図面データベース３から抽出され、抽出された電子図面が検査用端末１２に取り込まれてモニタ１２ａに表示される（ステップ１０７）。検査者Ｘは、モニタ１２ａ上の電子図面を検査（承認作業）し、その検査結果（承認・非承認）を検査用端末１２に入力する（ステップ１０８）。
【００２１】
検査結果が“承認”の場合（ステップ１０９のＹＥＳ）、その検査結果に対応するモニタ１２ａに表示された仮想的なボタンをクリックする。そのクリック操作を受けて今回の検査に関する情報が検査情報として管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録されるとともに（ステップ１１０）、検査された電子図面に関する承認要請が次の承認権限を有する者に対して発せられる（ステップ１１１）。
【００２２】
上記検査情報は、図３に示すように、検査者、検査日時、コメントからなる。このうち、検査者の名前は、検査者Ｘがログイン時に入力した識別情報に基づいて自動入力される。検査日時は、検査日・開始時間・終了時間からなり、検査用端末１２の時計機能により自動入力される。コメントは、クリック操作時に展開されるコメント入力欄に入力することによって記録される。これは、検査者Ｘにより適宜に入力される。
【００２３】
検査日時の欄が空白であれば、検査がまだ実施されていないか、あるいは検査が実施されていてもその結果が“非承認”であったことが判る。検査日時の欄が空白で、コメントの欄に検査に関する記入があれば、検査結果が“非承認”であったことが判る。
【００２４】
検査者Ｘの検査結果が“非承認”の場合は（ステップ１０９のＮＯ）、作成者（設計者Ａおよび製図者Ｂ）に対し修正を指示する内容の電子メールが検査用端末１２で自動生成されて作成者に送信される（ステップ１１７）。
【００２５】
この電子メールは、たとえば図６に示すように、設計者Ａおよび製図者Ｂのそれぞれ電子メールアドレスを宛先とし、連絡文に続いて電子図面の図面名および不良内容を記載し、図面名に電子図面の記憶アドレスを連係させたものである。
【００２６】
設計者Ａおよび製図者Ｂは、作成用端末１１で識別情報を入力することにより、システムにログインすることができる。この状態で、設計者Ａおよび製図者Ｂは、検査用端末１２から送信された電子メールを作成用端末１１に取り込んでモニタ１１ａ上で開き、図面名をクリック操作する。これにより、修正対象である電子図面（１枚または複数枚）が図面データベース３から抽出され、抽出された電子図面が作成用端末１１に取り込まれてモニタ１１ａに表示される。設計者Ａおよび製図者Ｂは、表示される電子図面を確認し、必要な修正を加える。修正が完了した電子図面は図面データベース３に上書き保存され（ステップ１０４）、上記したステップ１０５からの処理が繰り返される。
【００２７】
上記承認要請は、承認操作を促す文章が記載された電子メールにより発せられる。この電子メールは、たとえば図５に示すように、管理情報データベース５において予め定められている承認者Ｙの電子メールアドレスを宛先とし、再承認のお願い文に続いて電子図面の図面名を記載し、その図面名に電子図面の図面データベース３上の記憶アドレスを連係させたもので、検査用端末１２で自動生成されて送信される。この場合も、図面名に関し、承認要請の対象が１枚の電子図面であれば、１枚分の図面名が記載される。承認要請の対象が複数枚の電子図面いわゆる組図面（親図面＋子図面）であれば、その複数枚分の図面名が記載される。図５の例では、複数枚分の図面名が記載されている。
【００２８】
承認者Ｙは、承認用端末１３で自身の識別情報を入力することにより、システムにログインすることができる。この状態で、承認者Ｙは、承認要請として発せられた電子メールを承認用端末１３に取り込んでモニタ１３ａ上で開き、図面名をクリック操作する。これにより、再承認要請の対象である電子図面（１枚または複数枚）が図面データベース３から抽出され、抽出された電子図面が承認用端末１３に取り込まれてモニタ１３ａに表示される（ステップ１１２）。承認者Ｙは、モニタ１３ａ上の電子図面を検査し、その検査結果（良・不良）を承認用端末１３に入力する（ステップ１１３）。
【００２９】
検査結果が“承認”に対応する入力の場合（ステップ１１４のＹＥＳ）、検査された電子図面が正式書類として承認されるとともに（ステップ１１５）、その承認に関する情報が承認情報として管理情報データベース５の管理情報テーブルに登録される（ステップ１１６）。
【００３０】
承認情報は、図３に示すように、承認者、承認日時、コメント、登録番号からなる。承認者の名前は、承認者Ｙがログイン時に入力した識別情報に基づいて自動入力される。承認日時は、検査日・開始時間・終了時間からなり、承認用端末１３の計時機能により取得した時間が自動入力される。コメントは、承認者Ｙにより適宜に入力される。登録番号は、承認が確定した段階で承認用端末１３により自動で発番されて入力される。
【００３１】
承認日時の欄が空白であれば、まだ承認されていないことが判る。承認日時の欄が空白で、コメントの欄に検査に関する記入があれば、検査結果が“非承認”であったことが判る。承認日時および登録番号が共に入力されていれば、電子図面が正式書類として承認されたことが判る。承認された電子図面については、以後の修正操作が禁止される。
【００３２】
承認者Ｙの検査結果が“非承認”の場合は（ステップ１１４のＮＯ）、作成者（設計者Ａおよび製図者Ｂ）に対し修正を指示する容の電子メールが承認用端末１３で自動生成されて設計者Ａおよび製図者Ｂにそれぞれ送信されるとともに、検査結果が“非承認”であったことを検査者Ｘに知らせる内容の電子メールが承認用端末１３で自動生成されて検査者Ｘに送信される（ステップ１１８）。
【００３３】
実際には、２つの電子メールに代えて、図７に示すような修正指示・お知らせ兼用の１つの電子メールが自動生成され、その電子メールが設計者Ａ、製図者Ｂ、検査者Ｘに同報送信される。この電子メールの場合、宛先が設計者Ａ、製図者Ｂ、検査者Ｘのそれぞれの電子メールアドレスとなり、設計者Ａおよび製図者Ｂへの連絡文に続いて電子図面の図面名および不良内容が記載され、その下に検査者Ｘへの連絡文が記載される。図面名には、電子図面の記憶アドレスが連係される。
【００３４】
設計者Ａおよび製図者Ｂは、承認用端末１３からの電子メールに従って電子図面の修正処理を行う。修正が完了した電子図面は図面データベース３に上書き保存され（ステップ１０４）、上記したステップ１０５からの処理が繰り返される。
【００３５】
一方、電子図面を利用しようとする者は、出力用端末１４で自身の識別情報を入力してシステムにログインし、必要な図面の図面名を出力用端末１４で入力する。この入力が要求となり（ステップ１１９のＹＥＳ）、その要求対象の電子図面が承認済みであるか否かが管理情報データベース５の管理情報テーブルの参照により判定される（ステップ１２０）。すなわち、管理情報テーブルにおいて、要求対象の図面名と対応する位置に検査日時および登録番号の入力があれば、要求対象の電子図面が承認済みと判定される。検査日時および登録番号の入力がなければ、要求対象の電子図面が未承認と判定される。
【００３６】
承認済みと判定された場合（ステップ１２１のＹＥＳ）、管理情報テーブルにおいて、要求対象の図面名と対応する位置の閲覧フラグＦの内容が確認される（ステップ１２２）。閲覧フラグＦが“０”であれば（ステップ１２２のＹＥＳ）、要求対象の電子図面が図面データベース３から抽出されて出力用端末１４に取り込まれて同出力用端末１４の内部メモリに保持される（ステップ１２３）。これに伴い、要求対象の電子図面に関連づけられて管理情報データベース５に記録されている検査者Ｘおよび承認者Ｙをキーワードにして、検索された検査者Ｘに固有の承認画像情報として検査印の印影パターン情報および承認者Ｙに固有の承認印の印影パターン情報が印影データベース６から検索され、出力用端末１４に取り込まれる（ステップ１２４）。そして、取り込まれた各印影パターン情報が上記内部メモリに保持された電子図面の検査者並びに承認者に相当する所定の座標位置に自動的に付加され、その付加後の電子図面がモニタ１４ａに表示される（ステップ１２５）。
【００３７】
要求対象の電子図面が複数枚の組図面である場合は、その複数枚の全ての電子図面が抽出されてその全てに印影パターン情報が付加され、付加後の各電子図面がモニタ１４ａに表示される。
【００３８】
各印影パターン情報が電子図面にどのように付加されるかの例を図８に示している。すなわち、抽出された電子図面２０の所定位置たとえば隅部に、検査印の印影パターン情報２１と承認印の印影パターン情報２２が並んだ状態で付加される。この付加位置（図面上の相対座標値）として、電子図面のサイズに応じた最適位置座標が予め設定されている。電子図面のサイズは、管理情報テーブルから判別される。
【００３９】
付加される印影パターン情報２１，２２には、図９に示すように、検査日および承認日の文字がそれぞれ加わる。検査日および承認日は、管理情報テーブルから判別される。なお、印影パターン情報２１，２２の並び方については自由にレイアウトを定めておくことが可能である。
【００４０】
印影パターン情報２１，２２が付加された電子図面２０は、図面データベース３の閲覧用エリアに保存される（ステップ１２６）。同時に、管理情報テーブルにおいて、保存された図面名と対応する位置の閲覧フラグＦに“１”がセットされる（ステップ１２７）。この“１”は、承認済みの電子図面に印影パターン情報２１，２２が付加済みで、その付加後の電子図面が図面データベース３の閲覧用エリアに保存されていることの指標となる。したがって、上記ステップ１２２の判定において閲覧フラグＦが“１”の場合は（ステップ１２２のＹＥＳ）、閲覧用エリアに保存されている電子図面が抽出されてモニタ１４ａで表示されるのみとなる（ステップ１３０）。この場合、印影パターン情報２１，２２を抽出して付加する処理が省略される。
【００４１】
印影パターン情報２１，２２が付加された電子図面２０がモニタ１４ａで表示されている状態において、利用者が出力用端末１４でプリント操作を行うと（ステップ１２８）、表示されている電子図面２０がプリンタ１４ｃからプリント出力される（ステップ１２９）。
【００４２】
以上のように、検査者Ｘおよび承認者Ｙにより実施される検査の結果が“承認”であることを条件に、承認対象の電子図面を正式書類として承認し、その承認済みの電子図面に検査印および承認印の印影パターン情報を付加し、その付加後の電子図面を出力する構成としたので、従来のアプリケーションプログラムを用いた電子捺印が不要であり、電子図面の承認を手間のかかる作業を要することなく迅速かつ確実に完了することができる。とくに、印影パターン情報が電子図面上の定められた位置に自動的にしかも管理情報データベース５に記録されている承認者情報に基づいて付加されるので、付加忘れや付加位置の間違いがない。
【００４３】
承認済みの電子図面が複数枚の組図面であっても、その全ての電子図面の定められた位置に印影パターン情報が一括して付加されるので、処理時間の短縮が図れる。
【００４４】
安全面に関しては、管理情報データベースを管理することによって第三者による電子捺印が加わる余地はなく、不正な承認を回避できて、電子承認としての高い信頼性を確保することができる。
【００４５】
印影パターン情報の付加が済んだ承認済みの電子図面については、図面データベース３の閲覧用エリアに保存し、以後の要求があった場合に閲覧用エリアから抽出してそのまま出力するので、読み出す毎に印影パターン情報を抽出して付加する処理が不要となり、承認済みの電子図面を迅速に出力することができる。
【００４６】
なお、上記実施形態では、電子図面の承認を例に説明したが、電子文書や電子写真の承認についても同様に実施可能である。
検査者Ｘおよび承認者Ｙによる２段構えの検査を行うようにしたが、検査の段数に限定はなく、１段でも、あるいは３段以上でも、状況に応じて適宜に設定可能である。
【００４７】
承認済みの電子図面の出力の際に印影パターン情報を付加する構成としたが、承認の時点で直ちに印影パターン情報を付加し、付加後の電子図面を図面データベース３に上書き保存し、その上書き保存した承認図面を以後の要求ごとに抽出して出力する構成としてもよい。
【００４８】
承認済みの電子図面に付加する特定情報としては、印影パターン情報に限らず、検査者Ｘおよび承認者Ｙに固有のたとえば文字や記号を用いたり、検査者Ｘおよび承認者Ｙの顔写真情報を用いるなど、種々の採用が可能である。
【００４９】
特定情報として検査印および承認印の印影パターン情報を採用したが、それに限らず、たとえば、検査結果および承認結果を表わす文字情報を採用したり、検査者Ｘおよび承認者Ｙの顔写真情報などを採用することが可能である。
その他、この発明は上記実施形態に限定されるものではなく、要旨を変えない範囲で種々変形実施可能である。
【００５０】
【発明の効果】
以上述べたようにこの発明によれば、電子書類を第三者による不正な承認を回避しながら捺印することが可能な信頼性にすぐれた電子書類の承認システムおよび承認プログラムを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】一実施形態の構成を示すブロック図。
【図２】一実施形態の作用を説明するためのフローチャート。
【図３】一実施形態における管理情報テーブルのフォーマットを示す図。
【図４】一実施形態における承認要請の電子メールを示す図。
【図５】一実施形態における再承認要請の電子メールを示す図。
【図６】一実施形態における修正指示用の電子メールを示す図。
【図７】一実施形態における修正指示・お知らせ兼用の電子メールを示す図。
【図８】一実施形態における電子図面に対する印影パターン情報の付加の様子を示す図。
【図９】図８における印影パターン情報の具体例を示す図。
【符号の説明】
１…管理センタ、２…サーバ、３…図面データベース、４…文書データベース、５…管理情報データベース、６…印影データベース、１０…通信ネットワーク、１１…作成用端末、１２…検査用端末、１３…承認用端末、１４…出力用端末、２０…電子図面、２１…検査印の印影パターン情報、２２…承認印の印影パターン情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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