(57)【要約】【課題】遠隔会議システムにおける会議時間の延滞，通信費用の増大および第三者による会議の無許可参加の防止の実現【解決手段】サーバ２のファイル名抽出部２６で抽出されたファイル名データが前記サーバ２から会議参加希望のクライアント３へ送信され、このクライアント３内のファイル検索部３４にて検索された結果、格納済の会議資料ファイル５０のファイル名と受信したファイル名データのファイル名とが同一である旨の検索結果データをクライアント３がサーバ２へ送信した場合には、このサーバ２は、当該クライアント３の遠隔会議への参加が可能となるように遠隔会議のための回線接続を実行する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議主催者のサーバマシンと会議参加者のクライアントマシンとが通信回線を介して接続され、各マシン間でデータの送受信が可能な遠隔会議システムにおいて、
前記サーバマシンは、クライアントに予め配布され且つ格納されている会議資料ファイルのファイル名データを抽出するファイル名抽出部を有し、
前記クライアントは、サーバ側より配布済の前記会議資料ファイルと、前記サーバより受信したファイル名データに基づいて当該クライアント内に当該ファイル名の会議資料ファイルが存在するか否かを検索すると共にその検索結果のデータを作成するファイル検索部と、を有し、
前記サーバの前記ファイル名抽出部により抽出されたファイル名データが前記サーバから会議参加希望のクライアントへ送信され、このクライアント内の前記ファイル検索部にて検索された結果、格納済の会議資料ファイルのファイル名と受信したファイル名データのファイル名とが同一である旨の検索結果データを当該クライアントが前記サーバへ送信した場合には、その検索結果データを受信した前記サーバは、当該クライアントの遠隔会議への参加が可能となるように遠隔会議のための回線接続を実行することを特徴とする遠隔会議システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、遠隔会議システムに係り、会議資料ファイルを会議参加予定者に事前配信し、更に前記会議資料ファイルに基づいて会議開催時に会議参加者の認証を行う遠隔会議システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、遠隔会議の開催中の会議の主催者と会議参加者との間では、会議に必要な会議資料データが双方向通信により随時伝送されていた。そして、例えば下記先行技術文献に係る発明のように、会議主催者及び会議参加者の双方の端末に同一のデータを表示することによって、遠隔会議の円滑な進行を実現していた。
【０００３】
【特許文献１】
特開昭６２−５３０８４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年の遠隔会議では、テキストデータのみならず画像データや音声データが会議資料データとして随時伝送される機会が増えているが、このようなデータ容量の大きな各種データが、会議進行中に会議主催者と会議参加者との間で双方向通信により随時伝送されるとなると、特に回線速度が遅い場合には会議時間の延滞を招き、円滑な会議進行の妨げになるといった不都合が生じることとなる。さらに、会議時間の延滞に伴う通信費用の増大といった不都合も生じてしまう。
【０００５】
また、上記のような会議時間の延滞や通信費用の増大といった問題の他に、会議主催者および会議参加者以外の第三者が勝手に遠隔会議に参加することを防止する必要もある。
【０００６】
そこで本発明の目的は、会議資料ファイルを事前に配信し、前記会議資料ファイルに基づいて会議開催時に会議参加者の認証を行うことにより、会議時間の延滞，通信費用の増大および第三者による会議の無許可参加を防止することができる遠隔会議システムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の遠隔会議システムは、会議主催者のサーバマシンと会議参加者のクライアントマシンとが通信回線を介して接続され、各マシン間でデータの送受信が可能な遠隔会議システムであって、前記サーバマシンは、クライアントに予め配布され且つ格納されている会議資料ファイルのファイル名データを抽出するファイル名抽出部を有し、前記クライアントは、サーバよりサーバ側より配布済の前記会議資料ファイルと、前記サーバより受信したファイル名データに基づいて当該クライアント内に当該ファイル名の会議資料ファイルが存在するか否かを検索すると共にその検索結果のデータを作成するファイル検索部と、を有し、前記サーバの前記ファイル名抽出部により抽出されたファイル名データが前記サーバから会議参加希望のクライアントへ送信され、このクライアント内の前記ファイル検索部にて検索された結果、格納済の会議資料ファイルのファイル名と受信したファイル名データのファイル名とが同一である旨の検索結果データを当該クライアントが前記サーバへ送信した場合には、その検索結果データを受信した前記サーバは、当該クライアントの遠隔会議への参加が可能となるように遠隔会議のための回線接続を実行するというものである。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態に係る遠隔会議システムについて図面を用いて詳細に説明する。
【０００９】
［本実施形態に係る遠隔会議システムの構成］
まず、本発明の一実施形態に係る遠隔会議システム１の構成について、図１を参照して説明する。本実施形態に係る遠隔会議システム１は、会議主催者の使用するサーバマシン（以下、単にサーバという）２と、会議参加者の使用するクライアントマシン（以下、単にクライアントという）３と、前記サーバ２と前記クライアント３とを接続するインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信回線４とから構成されている。尚、図１の遠隔会議システム１では説明の便宜上、１台のサーバ２と１台のクライアント３とが通信回線４を介して接続された構成となっているが、遠隔会議システム１におけるサーバ並びにクライアントの台数は図１に示される台数に限定されるものではない。以下、遠隔会議システム１におけるサーバ２及びクライアント３の構成について、それぞれ説明する。
【００１０】
前記サーバ２には、制御装置２１と、参加者データベース（以下、参加者ＤＢという）２２と、表示データ格納部２３と、データ送受信部２４と、表示データ選定部２５と、ファイル名抽出部２６と、が備えられている。また、前記サーバ２には入力装置２７と表示装置２８とが備えられている。ここで、この制御装置２１はサーバ２内の各種処理部における処理の制御を司るものである。以下、前記サーバ２の各構成要素について説明する。
【００１１】
前記参加者ＤＢ２２には、遠隔会議に参加予定の参加者の氏名，電子メールアドレス，所属等の個人データが格納されている。
【００１２】
前記表示データ格納部２３には、各クライアントの表示装置に表示させるためにサーバからクライアントへ送信するための各種表示データが格納されている。
【００１３】
前記データ送受信部２４は、各種データを各クライアントと送受信するものであり、前記表示データ選定部２５は、前記表示データ格納部２３に格納済の表示データの中から、クライアントへ送信する最適な表示データを選定するものであり、前記ファイル名抽出部２６は、後述の如くクライアントに予め送信済の会議資料ファイル５０のファイル名データを抽出するものである。
【００１４】
一方、前記クライアント３には、制御装置３１と、データ送受信部３２と、データ表示部３３と、ファイル検索部３４と、が備えられている。また、前記クライアント３には入力装置３５と表示装置３６とが備えられている。さらに前記クライアント３には、事前に前記サーバ２より受信済の会議資料ファイル５０が格納されている。尚、この会議資料ファイル５０のデータには、テキストデータのみならず画像データや音声データ等も含まれる。また、前記制御装置３１はクライアント３内の各種処理部における処理の制御を司るものである。以下、前記クライアント３の各構成要素について説明する。
【００１５】
前記データ送受信部３２は、各種データを前記サーバや他のクライアントと送受信するものであり、前記データ表示部３３は、前記サーバより受信した表示データに基づいて表示装置にメッセージ等を表示する処理を行うものであり、前記ファイル検索部３４は、前記サーバより受信したファイル名データに基づいてクライアント内に当該ファイル名のファイルが存在するか否かを検索し、その検索結果のデータを作成するものである。
【００１６】
［本実施形態に係る遠隔会議システムによる処理手順］
次に、上記のような構成の遠隔会議システム１により行われる処理の手順について、図２を参照して以下説明する。図２は本実施形態に係る遠隔会議システム１における処理の手順を説明するための図である。
【００１７】
まず会議開催前に、前記参加者ＤＢ２２に格納済の参加者データに基づき、サーバ２から各クライアント３に対して、会議資料として使用するデータファイル５０を電子メール等を用いて事前に配布しておく（ステップＳＴ１）。そして各クライアント３は、サーバ２から配布された会議資料ファイル５０を受信すると（ステップＳＴ２）、当該会議資料ファイル５０をクライアント３内に格納しておく（ステップＳＴ３）。尚、上記ステップＳＴ１では、通信回線を用いたデータ伝送による配布方法の他にも、例えば当該データファイルを格納した記録媒体を宅配便や郵便により配布する等の方法を採用しても良い。
【００１８】
こうして各クライアント３内に会議資料ファイル５０が格納された状態を経て遠隔会議が開催されるが、まず遠隔会議開催の直前に、前記サーバ２から各クライアント３への参加確認が行われる。具体的には、まず表示データ選定部２５が、参加か不参加かを問う参加確認メッセージ付の表示データを表示データ格納部２３から選定し、この参加確認メッセージ表示データを、前記参加者ＤＢ２２に格納済の参加者データに基づき、データ送受信部２４が参加予定の全クライアント３へ送信する（ステップＳＴ４）。
【００１９】
そして、各クライアント３でこの参加確認メッセージ表示データを受信すると（ステップＳＴ５）、この受信した参加確認メッセージ表示データに基づいて、データ表示部３３が表示装置３６に例えば図３のようなメッセージ画面を表示する。そこで参加予定者は、その表示画面上にて参加あるいは不参加の欄に印を付けて返信ボタン上をクリックし、サーバ２へ返信する（ステップＳＴ６）。この時、不参加である旨の返信をした場合には、以後のサーバ２とクライアント３との間での処理は行われず、全処理が終了となる。
【００２０】
一方、クライアント３が上記ステップＳＴ６で参加する旨の返信をした場合には、この返信メッセージをサーバ２で受信すると（ステップＳＴ７）、サーバ２のファイル名抽出部２６が、会議資料として予め送信済の会議資料ファイル５０のファイル名データを抽出し、続いてデータ送受信部２４が、参加する旨の返信元の各クライアント３に対してこのファイル名データを送信する（ステップＳＴ８）。
【００２１】
そして、このファイル名データを各クライアント３で受信すると（ステップＳＴ９）、当該ファイル名のファイルがクライアント３内に存在するか否かを、ファイル検索部３４が当該ファイル名データに基づいて検索する（ステップＳＴ１０）。そして前記ファイル検索部３４は、当該ファイル名が存在する或いは存在しない旨の何れかのメッセージデータを検索結果に基づいて自動作成し、データ送受信部３２を介して前記サーバ２へ返信する（ステップＳＴ１１）。
【００２２】
ここで、ファイル名が存在しない旨のメッセージデータがサーバ２に返信された場合には、サーバ２では、表示データ選定部２５が表示データ格納部２３より、今回の遠隔会議には参加を認めない旨のメッセージ表示データを選定し、データ送受信部２４が当該返信元のクライアント３へ当該メッセージ表示データを送信する（ステップＳＴ１２，ＳＴ１３）。そして、このメッセージ表示データを受信した各クライアント３では、当該メッセージ表示データに基づいて、データ表示部３３が表示装置３６に例えば図４のようなメッセージ画面を表示する（ステップＳＴ１４）。こうしてサーバ２とクライアント３との間での以後の処理は終了となる。
【００２３】
一方、ファイル名が存在する旨のメッセージデータがサーバ２に返信された場合には、サーバ２はそのメッセージデータを回線接続要求のメッセージデータと判断し、遠隔会議のための回線接続が実行され（ステップＳＴ１２，ＳＴ１５）、サーバ２とそのクライアント３との間で会議主催者や会議参加者のリアルタイムの音声データや動画データを送受信することが可能となる。こうして、このクライアント３は当該遠隔会議に参加可能となる。
【００２４】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明の遠隔会議システムによれば、遠隔会議にて使用される会議資料ファイルデータは事前に各参加者に伝送されているため、会議開催中におけるサーバとクライアントとの間の通信データ容量は最小限となり、遠隔会議の延滞を防止することが可能となる。また、会議時間の短縮化を図ることができるため、通信費用を低減することも可能となる。さらに、上述のように会議資料ファイルのファイル名に基づいて回線接続が実行されるため、参加予定者以外の者が遠隔会議に勝手に参加することを防止することも可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る遠隔会議システムの構成図である。
【図２】本実施形態に係る遠隔会議システムにおける処理の手順を説明するための図である。
【図３】本実施形態に係る遠隔会議システムにおいて、サーバからの表示データに基づいてクライアントに表示されるメッセージ画面の一例を示す図である。
【図４】本実施形態に係る遠隔会議システムにおいて、サーバからの表示データに基づいてクライアントに表示されるメッセージ画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１…遠隔会議システム、２…サーバマシン（サーバ）、３…クライアントマシン（クライアント）、４…通信回線、２１…制御装置（サーバ側）、２２…参加者データベース、２３…表示データ格納部、２４…データ送受信部（サーバ側）、２５…表示データ選定部、２６…ファイル名抽出部、２７…入力装置（サーバ側）、２８…表示装置（サーバ側）、３１…制御装置（クライアント側）、３２…データ送受信部（クライアント側）、３３…データ表示部、３４…ファイル検索部、３５…入力装置（クライアント側）、３６…表示装置（クライアント側）、５０…会議資料ファイル。
【図１】
2004289356.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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