(57)【要約】【課題】地方自治体などにおける外国人等に対する申請受付業務を迅速に行うことを可能とする。【解決手段】所定の申請受付用雛形にもとづいて、申請書を作成するとともにＷｅｂサーバ２０に送信し、このＷｅｂサーバから申請書に対する返信メールを受信するユーザ端末１０と、受信した申請書を申請受付業務端末３０に送信し、この申請受付業務端末から返信メールを受信してユーザ端末に送信するＷｅｂサーバと、Ｗｅｂサーバから送信されてきた申請書の翻訳データを作成して表示するとともに、返信メールを作成し、所定の情報の入力を受けると、この返信メールをＷｅｂサーバに送信する申請受付業務端末と、ユーザ端末、Ｗｅｂサーバ、及び申請受付業務端末を接続する通信回線５０とを有する他国語による申請受付業務システム。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
他国語を用いた申請に対する業務を支援する他国語による申請受付業務システムであって、
所定の申請受付用雛形にもとづいて、申請書を作成するとともに申請受付業務端末へ送信し、この申請受付業務端末から前記申請書に対する返信メールを受信するユーザ端末と、
前記ユーザ端末から送信されてきた前記申請書の翻訳データを作成して業務担当者側に表示するとともに、前記返信メールを作成し、前記業務担当者側から所定の情報の入力を受けると、前記返信メールを前記ユーザ端末へ送信する前記申請受付業務端末と、
前記ユーザ端末、及び前記申請受付業務端末を接続する通信回線とを有する
ことを特徴とする他国語による申請受付業務システム。
【請求項２】
前記他国語による申請受付業務システムが、Ｗｅｂサーバを有し、
このＷｅｂサーバが、通信回線を介して、前記ユーザ端末から送信された前記申請書を受信して、前記申請受付業務端末へ送信するとともに、前記申請受付業務端末から送信された前記返信メールを受信して前記ユーザ端末へ送信する
ことを特徴とする請求項１記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項３】
前記申請に対する業務が、発行物の発行業務であり、
前記申請書が、発行物に対する申請書であり、
前記業務担当者が、発行者である
ことを特徴とする請求項１又は２記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項４】
前記申請書に対する返信メールに、前記申請書にもとづく前記発行物が発行されたことを伝達するメールが含まれ、
前記所定の情報に、前記発行物が発行されたことを示す情報が含まれる
ことを特徴とする請求項３記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項５】
前記申請受付業務端末が、前記発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、
前記返信メールに前記発行物の保管期限情報を追記して、前記Ｗｅｂサーバへ送信する
ことを特徴とする請求項４記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項６】
前記申請書に対する返信メールに、前記申請書にもとづいて前記申請を受け付けることができないことを伝達するメールが含まれ、
前記所定の情報に、前記申請を受け付けることができないことを示す情報が含まれる
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項７】
前記申請受付業務端末が、前記翻訳データの作成にあたり、言語ごとに用意した所定のキーワードにもとづき前記申請書に記載の用語にマッチングを行うことにより、又は、前記申請書に記載された言語種別情報にもとづいて、前記申請書の記載言語を識別する
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項８】
前記申請受付業務端末が、言語ごとに、かつ前記発行物の種類ごとに用意された返信メール雛形を用いて、又は、言語ごとに用意された共通返信メール雛形に、前記発行物の名称を埋め込むことにより、前記返信メールを作成する
ことを特徴とする請求項３〜７のいずれかに記載の他国語による申請受付業務システム。
【請求項９】
通信回線を介して、他国語を用いた申請に対する発行物の発行業務を支援する他国語による申請受付業務方法であって、
ユーザ端末が、所定の申請受付用雛形にもとづいて、前記発行物の申請書を作成するとともに申請受付業務端末へ送信し、
前記申請受付業務端末が、受信した前記申請書の翻訳データを作成して発行者側に表示するとともに、返信メールを作成し、前記発行者側から前記発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、前記返信メールを前記ユーザ端末へ送信する
ことを特徴とする他国語による申請受付業務方法。
【請求項１０】
ユーザ端末から通信回線を介して送信されてきた他国語による申請書に対する発行物の発行業務を支援する申請受付業務端末であって、
前記ユーザ端末からの前記申請書を含む電子メールを受信して、この電子メールから前記申請書を抽出するファイル抽出手段と、
前記ファイル抽出手段から入力した前記申請書の翻訳データを作成するとともに、返信メールを作成する翻訳手段と、
前記翻訳手段により作成された前記翻訳データ及び前記返信メールを入力して記憶する翻訳データ記憶手段と、
前記翻訳データ記憶手段から前記翻訳データを入力して発行者側に表示するとともに、前記発行者側から前記発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、この発行物が発行されたことを示す情報をメール作成手段に出力する翻訳データ表示手段と、
前記発行物が発行されたことを示す情報を入力すると、前記返信メールに前記発行物の保管期限情報を追記して、前記ユーザ端末へ送信する前記メール作成手段とを有する
ことを特徴とする申請受付業務端末。
【請求項１１】
申請受付業務端末に、ユーザ端末から通信回線を介して送信されてきた他国語による申請書に対する発行物の発行業務を支援させる他国語による申請受付業務プログラムであって、
前記申請受付業務端末に、
前記ユーザ端末からの前記申請書を含む電子メールを受信させて、この電子メールから前記申請書を抽出させ、
前記申請書の翻訳データを作成させるとともに、返信メールを作成させ、
前記翻訳データを発行者側に表示させて、かつ、前記発行者側から前記発行物が発行されたことを示す情報が入力されると、前記返信メールを前記ユーザ端末へ送信させる
ことを実行させるための他国語による申請受付業務プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、他国語を用いて作成され、ユーザ端末から通信回線を介して送信されてきた申請書に対する業務を支援する他国語による申請受付業務システム、方法、端末及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、地方自治体などにおける証明書等の発行業務は、一般にその地方自治体の窓口で行われている。
この証明書等の発行業務において、日本語以外の言語を母国語とする者に対して発行業務を行う場合、日本人に対して行う場合と同様の、通常の手順により、申請書にもとづいて、その地方自治体の職員が直接対応し、発行業務を行っていた。
【０００３】
しかし、日本語以外の言語を母国語とする申請者が、日本語に堪能でない場合も多く、職員と円滑なコミュニケーションが図れないために、発行業務を迅速に行えない場合があるという問題があった。
このため、日本語以外の言語を母国語とする者に対する証明書の発行業務があった場合に、全体としての業務に支障をきたす場合があった。
【０００４】
このような問題が発生する理由としては、第一に語学の専門知識を有する職員が不足しているということが挙げられる。職員を採用するにあたり、そのような専門性を要求することが難しいことに加え、日本語以外の全ての言語を網羅することは、非常に困難である。
第二に、自治体固有の事情により、職員が職場を異動することが多くあり、日本語以外の言語を母国語とする者に対する応対経験の豊かな者の定着率の向上が図りにくいという問題もあった。
【０００５】
一方、近年の通信技術等の発展に伴い、インターネットなどの通信回線を介して、証明書等の発行申請を行う書類発行申請受付システムなども案出されている（例えば、特許文献１参照。）。
このシステムを用いれば、申請者は、自宅などで２４時間いつでも申請することができるとともに、自治体などにとっても、受付業務の手間を省くことができ、業務の迅速化を図ることができるという効果を得ることができた。
また、電子掲示板サービスにおいて、受け付けた電子メールが外国語で記載されていれば、翻訳した後に蓄積する方式なども提案されている（例えば、特許文献２参照。）。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−３４４３８２号公報
【特許文献２】
特開平５−２２７２０４号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記の書類発行申請受付システムは、日本語以外の言語を母国語とする者に対する証明書の発行業務について、特別な考慮を図ったものではないため、日本語以外の言語を母国語とする者が容易に使用することのできるものではなかった。
【０００８】
また、上記のように、電子メールを翻訳する方法は、従来から存在するものの、これを書類発行申請受付システムに適用したとしても、申請者が日本語以外の言語を母国語とする者である場合に固有の利便性の向上を図ることはできない。
すなわち、申請者が外国人である場合には、従来、窓口業務にて行われていたコミュニケーションをサポートするような仕組みが不可欠である。
これには、例えば、日本語以外の言語を母国語とする者にとっての、容易な申請手段、申請が正しく受け付けられたことを確認する手段、申請した証明書をいつまでに取りにいけばよいのかを確認するための手段などを考慮することが必要である。
【０００９】
本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、通信回線を介して、地方自治体などに対し、外国人が容易に証明書等の申請を行うことができ、地方自治体などは、容易にその証明書等の発行業務などを行うことの可能な他国語による申請受付業務システム、方法、端末及びプログラムの提供を目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の請求項１記載の他国語による申請受付業務システムは、他国語を用いた申請に対する業務を支援する他国語による申請受付業務システムであって、所定の申請受付用雛形にもとづいて、申請書を作成するとともに申請受付業務端末へ送信し、この申請受付業務端末から申請書に対する返信メールを受信するユーザ端末と、ユーザ端末から送信されてきた申請書の翻訳データを作成して業務担当者側に表示するとともに、返信メールを作成し、業務担当者側から所定の情報の入力を受けると、返信メールをユーザ端末へ送信する申請受付業務端末と、ユーザ端末、及び申請受付業務端末を接続する通信回線とを有する構成としてある。
【００１１】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、各種申請受付業務において、通常受け付けている言語以外の言語による申請を受け付けることが可能となる。
すなわち、本発明の申請受付業務システムによれば、外国人などの申請者は、ユーザ端末を用い、通信回線を介して申請受付用の雛形を受信し、自己の堪能な言語を用いて申請書の記入を行い、これを申請受付業務端末に送信することによって、申請を行うことが可能となる。
このため、外国人などの申請者にとっては、従来困難であった申請を容易に行うことができる。また、申請に用いた言語によって作成された返信メールを受信することによって、申請に対する応答を得ることが可能となる。
さらに、業務担当者側にとっても受付業務を効率化することができるとともに、様々な言語に堪能な担当者を受付業務に確保する必要がなくなる。また、業務担当者に対する語学研修などの時間や経費を軽減することも可能となる。
【００１２】
なお、他国語とは、申請受付業務において使用されている言語以外の言語を意味する。例えば、日本国の地方自治体における証明書申請受付業務においては、日本語が使用されているため、他国語とは、日本語以外の言語を意味する。日本国以外の地方自治体などで使用される場合についても、同様にその国の言語以外の言語を意味する。
一般的には、他国語として、例えば、英語、中国語、韓国語等比較的多く利用される言語とすることができる。また、必要であれば、全ての言語を対象とすることもできる。
【００１３】
また、本発明は外国人に対する申請受付業務の効率化を意図するものであるが、対象を外国人に限定するものではない。例えば、内国人であって母国語に堪能でなく、外国語に堪能な者も対象であることは言うまでもない。
さらに、本発明は、主として地方自治体における外国人に対する証明書申請受付業務に関する課題を解決するために案出されたものであり、特にその業務に適するものであるが、その使用を地方自治体に限定する必要はない。
例えば、国、官公庁、学校、病院、民間企業等において、通信回線を介して、申請にもとづき対応を行う業務であれば、広く適用することの可能なものである。
【００１４】
本発明の請求項２記載の他国語による申請受付業務システムは、他国語による申請受付業務システムが、Ｗｅｂサーバを有し、このＷｅｂサーバが、通信回線を介して、ユーザ端末から送信された申請書を受信して、申請受付業務端末へ送信するとともに、申請受付業務端末から送信された返信メールを受信してユーザ端末へ送信する構成としてある。
【００１５】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、Ｗｅｂサーバを用いて、ユーザ端末と申請受付業務端末との情報のやり取りを仲介させることができるため、申請受付業務端末を比較的容易な構成にすることが可能となる。
【００１６】
本発明の請求項３記載の他国語による申請受付業務システムは、申請に対する業務が、発行物の発行業務であり、申請書が、発行物に対する申請書であり、業務担当者が、発行者である構成としてある。
【００１７】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、外国人等は、例えば、Ｗｅｂサーバから受信した申請書の雛形を用いて、証明書などの発行物の申請書を作成してＷｅｂサーバに送信することにより、その発行物の発行を受けることができる。
これによって、外国人に対する証明書などの発行物の発行業務が迅速に行え、申請者及び発行者の双方にとり、発行に伴う負担が軽減されるという効果が得られる。
なお、発行物とは、証明書などに限定されるものではなく、例えば、証明書以外の各種書類やカードなど、発行されるものであればよい。
【００１８】
本発明の請求項４記載の他国語による申請受付業務システムは、申請書に対する返信メールに、申請書にもとづく発行物が発行されたことを伝達するメールが含まれ、所定の情報に、発行物が発行されたことを示す情報が含まれる構成としてある。
【００１９】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、発行物を発行する地方自治体などは、翻訳された申請書にもとづきその発行物を発行することができる。
また、発行物を発行した際には、発行者が、発行したことを示す情報を申請受付業務端末に入力することにより、申請に用いられた言語と同一の言語により返信メールを生成して、申請者に容易に送信することができる。
【００２０】
本発明の請求項５記載の他国語による申請受付業務システムは、申請受付業務端末が、発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、返信メールに発行物の保管期限情報を追記して、Ｗｅｂサーバへ送信する構成としてある。
【００２１】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、申請者は、発行された発行物をいつまでに取りに行けばよいかを把握することができる。
また、地方自治体などの発行者は、発行した発行物の保管期限を明確に定めることによって、通信回線を介して発行物の発行を受け付けた場合に生じる可能性のある発行済み書類等の管理の問題を、適切に処理することが可能となる。
【００２２】
本発明の請求項６記載の他国語による申請受付業務システムは、申請書に対する返信メールに、申請書にもとづいて申請を受け付けることができないことを伝達するメールが含まれ、所定の情報に、申請を受け付けることができないことを示す情報が含まれる構成としてある。
【００２３】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、申請受付業務端末に送信されてきた申請書に不備がある場合や、その申請目的などが申請を受け付けることのできないものである場合などには、その申請を受け付けることができないことを連絡するための返信メールを、申請に用いられた言語と同一の言語により作成して、申請者に送信することが可能となる。
【００２４】
本発明の請求項７記載の他国語による申請受付業務システムは、申請受付業務端末が、翻訳データの作成にあたり、言語ごとに用意した所定のキーワードにもとづき申請書に記載の用語にマッチングを行うことにより、又は、申請書に記載された言語種別情報にもとづいて、申請書の記載言語を識別する構成としてある。
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、申請書の記載言語を、自動的に判別し、適切な翻訳処理を実行することが可能となる。
【００２５】
本発明の請求項８記載の他国語による申請受付業務システムは、申請受付業務端末が、言語ごとに、かつ発行物の種類ごとに用意された返信メール雛形を用いて、又は、言語ごとに用意された共通返信メール雛形に、発行物の名称を埋め込むことにより、返信メールを作成する構成としてある。
【００２６】
他国語による申請受付業務システムをこのような構成にすれば、申請者が利用し得る言語によって、あらかじめ返信メールを作成しておくことによって、申請言語に対応する返信メールを申請者に送信することができる。
これによって、地方自治体などの発行者は、申請者に対して、容易かつ迅速に返信メールを送信することが可能となる。
【００２７】
本発明の請求項９記載の他国語による申請受付業務方法は、通信回線を介して、他国語を用いた申請に対する発行物の発行業務を支援する他国語による申請受付業務方法であって、ユーザ端末が、所定の申請受付用雛形にもとづいて、発行物の申請書を作成するとともに申請受付業務端末へ送信し、申請受付業務端末が、受信した申請書の翻訳データを作成して発行者側に表示するとともに、返信メールを作成し、発行者側から発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、返信メールをユーザ端末へ送信する方法としてある。
【００２８】
他国語による申請受付業務方法をこのような方法にすれば、申請者は、例えば、地方自治体などが提供するＷｅｂサーバにアクセスして、母国語により、容易に証明書などの発行物を申請することが可能となる。
また、地方自治体などの発行者は、翻訳された申請書を参照しながら、発行物の発行を行うことができるとともに、申請者に対して、その母国語により発行物を発行したことを知らせる返信メールを送信することができる。
このため、証明書などの発行における申請者と地方自治体などとのコミュニケーションを支援し、円滑かつ迅速にその発行を行うことが可能となる。
【００２９】
本発明の請求項１０記載の申請受付業務端末は、ユーザ端末から通信回線を介して送信されてきた他国語による申請書に対する発行物の発行業務を支援する申請受付業務端末であって、ユーザ端末からの申請書を含む電子メールを受信して、この電子メールから申請書を抽出するファイル抽出手段と、ファイル抽出手段から入力した申請書の翻訳データを作成するとともに、返信メールを作成する翻訳手段と、翻訳手段により作成された翻訳データ及び返信メールを入力して記憶する翻訳データ記憶手段と、翻訳データ記憶手段から翻訳データを入力して発行者側に表示するとともに、発行者側から発行物が発行されたことを示す情報の入力を受けると、この発行物が発行されたことを示す情報をメール作成手段に出力する翻訳データ表示手段と、発行物が発行されたことを示す情報を入力すると、返信メールに発行物の保管期限情報を追記して、ユーザ端末へ送信するメール作成手段とを有する構成としてある。
【００３０】
申請受付業務端末をこのような構成にすれば、ユーザ端末からＷｅｂサーバを経由し、通信回線を介して送信されてきた申請者の母国語等による申請書を、日本語など、地方自治体等において利用可能な言語に翻訳して表示することにより、地方自治体等の職員は、容易かつ迅速に証明書などの発行を行うことが可能となる。
また、申請者に対し、証明書などを発行したことを申請者の母国語により容易に連絡することができるとともに、あわせて、その発行物の保管期限も通知することが可能となる。
【００３１】
本発明の請求項１１記載の他国語による申請受付業務プログラムは、申請受付業務端末に、ユーザ端末から通信回線を介して送信されてきた他国語による申請書に対する発行物の発行業務を支援させる他国語による申請受付業務プログラムであって、申請受付業務端末に、ユーザ端末からの申請書を含む電子メールを受信させて、この電子メールから申請書を抽出させ、申請書の翻訳データを作成させるとともに、返信メールを作成させ、翻訳データを発行者側に表示させて、かつ、発行者側から発行物が発行されたことを示す情報が入力されると、返信メールをユーザ端末へ送信させる構成としてある。
【００３２】
他国語による申請受付業務プログラムをこのような構成にすれば、申請受付業務端末に、通信回線を介してユーザ端末から送信されてきた申請書を翻訳させ、これを表示させることによって、地方自治体など発行者側の職員が容易に証明書などの発行を行うことを可能とすることができる。
また、申請受付業務端末に、証明書などの発行を行ったことを、申請者の母国語によって、ユーザ端末に送信させることによって、申請者と地方自治体などとのコミュニケーションを支援することが可能となる。
【００３３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態につき、図面を参照して説明する。
［第一実施形態］
まず、本発明の第一実施形態について、図１を参照して説明する。同図は、本実施形態の他国語による申請受付業務システムの構成を示すブロック図である。
【００３４】
図１に示すように、本実施形態の他国語による申請受付業務システムは、例えば、地方自治体における証明書発行システムであり、ユーザ端末１０、Ｗｅｂサーバ２０、申請受付業務端末３０、書類発行端末４０及び通信回線５０を有している。
ユーザ端末１０は、外国人などが自宅等で使用する端末であり、他国語による申請受付業務システムにおいて、複数備えることができる。このユーザ端末１０は、Ｗｅｂブラウザ１１及びメーラー１２を有している。
Ｗｅｂブラウザ１１は、Ｗｅｂサーバ２０にアクセスして、申請受付用の申請書の雛形（申請受付用雛形）をダウンロードする。申請書の雛形は、請求する証明書ごとに用意し、ダウンロード可能とすることができる。また、各証明書に共通の雛形を作成してもかまわない。
【００３５】
なお、雛形への入力項目を説明するために、雛形のダウンロードにあたって、言語ごとに作成した雛形への入力項目の説明書を添付してダウンロードするようにすることができる。
また、言語ごとに雛形を作成して、ダウンロード可能とすることも好ましい。ここで、本実施形態の申請受付業務システムにおける発行物としては、証明書などの書類に限る必要はない。すなわち、この発行物としては、例えば、住民票、戸籍謄本、保険証、印鑑証明書等の書類の他、各種カードなどとすることもできる。
【００３６】
申請者は、上記雛形を用いて、申請する証明書などの使用用途やその背景等といった申請に必要な項目の記入を行う。
例えば、住民票の発行を申請する場合であれば、その項目としては、必要な人の住所，世帯主氏名，世帯票・個人票の別，枚数，申請者の住所・氏名・連絡先電話番号，請求者と必要な人の関係，使用用途等とすることができる。
このとき、上記使用用途等は、フリーフォーマットで記入することができる。
このように、ユーザ端末１０は、上記申請内容を入力し、このユーザ端末１０のメーラー１２は、雛形を用いて作成された申請書を添付ファイルとして、申請受付業務端末３０へ発行申請メールを送信する。
【００３７】
なお、Ｗｅｂサーバ２０のＷｅｂ配信手段２１が、雛形をフォームとして申請者に提供し、申請者がユーザ端末１０のＷｅｂブラウザ１１により申請内容を入力して、申請受付業務端末３０に送信するようにすることも可能である。
このユーザ端末１０としては、パーソナルコンピュータや、携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ等とすることができる。
【００３８】
Ｗｅｂサーバ２０は、申請受付用雛形を管理するとともに、ユーザ端末１０及び申請受付業務端末３０との情報の送受信を仲介する。このＷｅｂサーバ２０としては、ワークステーションやサーバ、パーソナルコンピュータ等を用いることができる。
Ｗｅｂサーバ２０は、Ｗｅｂ配信手段２１及びメール管理手段２２を有している。
Ｗｅｂ配信手段２１は、Ｗｅｂサーバ２０、又はＷｅｂサーバ２０に接続された外部記憶装置に記憶された申請受付用雛形を、ユーザ端末１０の要求に応じて、ユーザ端末１０に送信する。
メール管理手段２２は、ユーザ端末１０から送信された電子メールを仲介受信し、これを識別して申請受付業務端末３０に送信する。
【００３９】
申請受付業務端末３０は、例えば、地方自治体などの職員が使用する端末であり、翻訳された申請書を表示するとともに、証明書などが発行済みであることを示す情報の入力を受けると、証明書を発行したことを連絡するための返信メールをユーザ端末１０に送信する。
この申請受付業務端末３０は、ファイル抽出手段３１、翻訳手段３２、翻訳データ記憶手段３３、翻訳データ表示手段３４及びメール生成手段３５を有している。
【００４０】
ファイル抽出手段３１は、受信したメールに添付されている申請書を抽出する。この申請書は、外国語により記載された申請情報を保有している。そして、ファイル抽出手段３１は、抽出した申請書を翻訳手段３２に出力する。
【００４１】
次に、翻訳手段３２は、申請書に記載された申請情報を翻訳する。この翻訳のために、翻訳手段３２は、申請書の記載に用いられている言語を識別する。
言語識別の方法としては、例えば、雛形に使用言語の記載欄を設け、この記載欄に入力された情報（言語種別情報）にもとづいて、判断することができる。
この使用言語の記載は、例えば、あらかじめ表示された複数の言語の中からいずれかの言語を選択するような形式とすることもでき、雛形に言語種別識別のための項目を設ける方法であれば、どのような方法であてもかまわない。
【００４２】
また、その他に、言語ごとに所定のキーワードを有するテーブルなどを用意し、このキーワードにもとづいて、申請書に記載の用語にマッチングを行うことにより、申請書の記載言語を識別することができる。
すなわち、各言語のキーワードを用いて、申請書を検索し、そのキーワードがヒットした場合に、その申請書は、当該キーワードの言語を用いて作成していると判断することができる。このキーワードは、言語ごとに複数用意することもできる。
【００４３】
このようにして、記載言語の識別を行った後、言語の翻訳のためのソフトウェアを用いて、申請書の情報を自動的に変換する。
この翻訳のためのソフトウェアは特に限定されるものではないが、少なくとも請求書の使用用途やその背景等を理解できる程度に翻訳可能なものを選択する。
また、翻訳する必要のある言語に関する翻訳のためのソフトウェアがない場合は、これを構築する必要があるが、これについては、従来と同様の方法で行うことができる。
【００４４】
また、翻訳手段３２は、証明書などが発行された場合に、申請者に対し、これを母国語で連絡するための返信メールを作成する。
この返信メールの作成としては、例えば、言語ごとにあらかじめ作成した返信メールを申請受付業務端末３０（又はこれに接続された外部記憶装置）に記憶させておき、これを用いて作成することができる。
このあらかじめ作成する返信メールは、言語ごと、かつ、証明書ごとに作成した返信メール雛形とすることができる。また、言語ごとに、証明書に共通した共通返信メール雛形を用意しておき、返信メールの作成の際に、対応する証明書名を、この共通返信メール雛形に埋め込むことによって、作成することもできる。
なお、あらかじめ作成され記憶された返信メールを使用するにあたっては、言語の種別をキーとして、申請書に対応する言語によるものを取得することができる。
【００４５】
そして、翻訳手段３２は、作成した申請情報の翻訳データ及び返信メールを、翻訳データ記憶手段３３に出力し、翻訳データ記憶手段３３は、これを記憶する。
翻訳データ記憶手段３３は、翻訳データ等を格納するための記憶装置であり、そのデータ構成は、例えば、申請番号，処理済みフラグ，記載言語，翻訳データ，返信メール等とすることができる。
ここで申請番号は、各レコードを識別するための番号、処理済みフラグは、申請された証明書等が発行されたことを示すフラグである。
翻訳データ表示手段３４は、翻訳データ記憶手段３３から翻訳データを抽出し、申請受付業務端末３０が有する、又は、接続されたディスプレイ装置等に、この翻訳データを昇順などによって表示する。このとき、処理済みフラグの立っている翻訳データについては、表示させないようにすることができる。
【００４６】
これにより、地方自治体などの職員は、外国語を母国語とする申請者が、その母国語を用いて記入した申請書の情報を、日本語などに翻訳されたものによって参照することができるため、日本人に対する場合と異なることなく、書類発行端末４０を用いて、申請された証明書などを容易に発行することが可能となる。
また、地方自治体などの職員は、証明書などの書類を発行した後、翻訳データ表示手段３４により表示された画面などを用いて、書類を発行したことを示す情報を入力することができる。
この情報の入力にあたっては、例えば、上記翻訳データの表示画面に、発行完了ボタンを設け、地方自治体などの職員が書類を発行した後に、この発行完了ボタンを押下することによって、書類を発行したことを示す情報を翻訳データ表示手段３４に入力するようにすることができる。
そして、翻訳データ表示手段３４は、この書類を発行したことを示す情報を、メール作成手段３５に出力する。
【００４７】
メール作成手段３５は、書類を発行したことを示す情報の入力を受けると、翻訳データ記憶手段３３における対応する翻訳データに処理済みフラグを立てるとともに、この翻訳データに対応する返信メールを、翻訳データ記憶手段３３から抽出する。
このとき、例えば、書類を発行したことを示す情報に申請番号をもたせることによって、これにもとづき翻訳データ記憶手段３３に対して上記処理を実行することができる。
【００４８】
そして、その処理日から日数計算を行って、返信メールに証明書などの保存期間を追記し、ユーザ端末１０へＷｅｂサーバ２０を介して送信する。
なお、処理済みフラグを翻訳データ表示手段が立てるようにしてもよい。
この申請受付業務端末３０としては、パーソナルコンピュータや、ワークステーション、サーバなどを用いることができる。
【００４９】
書類発行端末４０は、証明書の発行を行うことの可能な住民情報端末などの装置であり、証明書用データ記憶手段４１と証明書発行手段４２を有している。
証明書用データ記憶手段４１は、例えば住民台帳など、証明書を発行するための元データを保有するものであり、証明書発行手段４２は、この元データを用いて、住民票をはじめとする各種証明書などの書類を発行する。
【００５０】
通信回線５０は、従来公知の任意好適な公衆回線、商業回線又は専用回線を用いることができ、ユーザ端末１０とＷｅｂサーバ２０との間を、無線あるいは有線で接続可能な回線であり、例えば、公衆回線網、専用回線網、インターネット回線網及びイントラネット網により構成することができる。
【００５１】
次に、本実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順について、図２を参照して説明する。
同図は、本実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。なお、同図において、点線で表示されている部分は、発行者により人手にて行われる部分であり、以下の実施形態においても同様の形式で表示している。
【００５２】
まず、ユーザ端末１０が、Ｗｅｂサーバ２０に対して、申請受付用雛形のダウンロードを要求する（ステップ１０）。
これに対して、Ｗｅｂサーバ２０は、申請受付用雛形をユーザ端末１０に送信する（ステップ１１）。
【００５３】
次に、ユーザ端末１０は、ダウンロードした雛形を用いて、申請情報を申請者の母国語などにより入力し、申請書を作成する。そして、作成した申請書を証明書発行申請メールに添付して、Ｗｅｂサーバ２０に送信する（ステップ１２）。
Ｗｅｂサーバ２０は、送信されてきた証明書発行申請メールを識別して、申請受付業務端末３０に送信する（ステップ１３）。
【００５４】
申請受付業務端末３０は、送信されてきた証明書発行申請メールから、添付されている申請書を抽出する（ステップ１４）。
そして、上述のように申請書の記載言語を識別し、これを日本語などの言語に翻訳して、翻訳データを作成する（ステップ１５）。
また、この申請書に対応する返信メールを作成し（ステップ１６）、翻訳データとともに、翻訳データ記憶手段３３に記憶する。
【００５５】
そして、地方自治体などの職員の利用のために、申請受付業務端末３０は、翻訳データをディスプレイ装置などに表示する（ステップ１７）。
地方自治体などの職員は、この表示を参照することにより、日本人に対する通常の方法と同様にして、申請内容を確認した上で（ステップ１８）、書類発行端末４０を用いて証明書などを発行することが可能となる（ステップ１９）。
【００５６】
次に、地方自治体などの職員により、申請受付業務端末３０は、証明書発行処理済みの入力を行う（ステップ２０）。
この入力は、例えば、翻訳データ表示手段３４により、対象となる申請情報の翻訳データを検索し、表示させて行うことができる。
【００５７】
このとき、表示画面に発行処理済み入力を行うボタンなどを設け、これを押下することによって、翻訳データ記憶手段３３における対応データに処理済みフラグを立てるようにすることができる。
そして、この処理済みフラグを立てた処理日から日数計算を行って、対応する返信メールに証明書などの保管期限を追記して返信メールを作成し（ステップ２１）、これをＷｅｂサーバ２０に送信する（ステップ２２）。
【００５８】
また、この処理済みフラグの立っている翻訳データは、ステップ１７の翻訳データの表示の際に、表示させないようにすることができる。
次に、ユーザ端末１０が、Ｗｅｂサーバ２０に対して、メールの受信要求を行うと（ステップ２３）、これに対して、Ｗｅｂサーバ２０は、返信メールをユーザ端末に転送する（ステップ２４）。
なお、本実施形態において、ユーザ端末１０と申請受付業務端末３０の情報の送受信をＷｅｂサーバ２０に仲介させるようにしているが、ユーザ端末１０と申請受付業務端末３０の間で直接情報の送受信を行うようにしてもよい。
ただし、申請受付業務端末における負荷軽減の観点から、この情報の送受信機能は、Ｗｅｂサーバ２０にもたせるようにすることが好ましい。これについては、以下の実施形態においても同様である。
【００５９】
以上説明したように、本実施形態の他国語による申請受付業務システムによれば、日本語に堪能でない者であっても、地方自治体などが提供するＷｅｂサーバにアクセスして、母国語により、容易に証明書などの書類を申請することができる。
また、地方自治体などは、翻訳された申請書を参照しながら、書類の発行を行うことができるとともに、申請者に対して、その母国語により作成した、書類を発行したことを知らせる返信メールを容易に送信することができる。
このため、証明書などの発行における申請者と地方自治体などとのコミュニケーションが円滑に行われ、証明書などの発行を迅速に行うことが可能となる。
【００６０】
［第二実施形態］
次に、本発明の第二実施形態について、図３を参照して説明する。同図は、本実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
本実施形態は、申請書に不備があるため、書類が発行できない点で第一実施形態と異なる。その他の点については、第一実施形態と同様であり、本実施形態のブロック図も図１と同様のものを用いることができる。
【００６１】
まず、ユーザ端末１０による申請受付用雛形のダウンロード要求から発行者による申請内容のチェックまでの動作（ステップ３０〜ステップ３８）は、第一実施形態における動作（ステップ１０〜ステップ１８）と同様である。
この申請内容のチェックにおいて、発行者が、申請を受け付けることのできない不備を発見した場合は、これを示す情報を申請受付業務端末３０に入力する（ステップ３９）。
【００６２】
このとき、例えば、ステップ３７における翻訳データ表示の際、この表示画面に不備連絡ボタンなどを持たせ、これを押下することによって、その申請言語と同一言語を用いて記載された上記不備等を連絡する返信メールを作成して、申請者に送信するようにすることができる（ステップ４０）。
そして、ユーザ端末１０の要求に応じて（ステップ４１）、Ｗｅｂサーバ２０からユーザ端末１０へこの返信メールが送信される（ステップ４２）。
この不備等を連絡する返信メールは、事前に言語ごとに作成して、申請受付業務端末３０の翻訳データ記憶手段３３などに記憶させておくことが好ましい。そして、この記憶された返信メールを用いて、実際に送信するための返信メールを作成する。
【００６３】
なお、本実施形態においては、証明書などの発行物の保管期限を返信メールに追記する必要がないため、ステップ３６において作成され、翻訳データ記憶手段３３に記憶された返信メールをそのまま用いるようにすることができる。これは、以降の実施形態においても同様である。
また、ステップ３４の申請書の抽出処理や、ステップ３５の記載言語の識別・翻訳処理において、申請書の項目の確認を行い、申請書に記載すべき必須項目が抜けている申請書など、申請を受け付けることのできない申請書については、これを連絡するための返信メールを自動的にＷｅｂサーバ２０に送信するようにすることも好ましい。
【００６４】
以上説明したように、本実施形態の他国語による申請受付業務システムによれば、書類などの発行物の発行申請受付業務において、申請書に不備があった場合には、発行することができないということを連絡するための返信メールを、申請書に記載された言語と同一の言語により作成して、申請者へ送付することが可能となる。
【００６５】
［第三実施形態］
次に、本発明の第三実施形態について、図４を参照して説明する。同図は、本実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
本実施形態は、申請者によって申請される内容が、各種登録業務である点で第一実施形態と異なる。
すなわち、本実施形態においては、業務担当者は、翻訳データを参照しながら、登録端末５０を用いて登録業務を行う。図１において、登録端末５０は図示していないが、書類発行端末４０に変えて使用されるものであり、その他の構成については、第一実施形態と同様である。
【００６６】
まず、ユーザ端末１０による申請受付用雛形のダウンロード要求から業務担当者による申請内容のチェックまでの動作（ステップ５０〜ステップ５８）は、第一実施形態における動作（ステップ１０〜ステップ１８）と同様である。
次に、業務担当者は、登録端末５０に登録を行い（ステップ５９）、登録処理が完了したことを示す情報を申請受付業務端末３０に入力する（ステップ６０）。
この登録処理済み入力は、第一実施形態のステップ２０における登録処理済み入力と同様のものとすることができる。また、処理済みフラグについても同様に設定することができる。
申請受付業務端末３０は、この登録処理済み入力が行われると、登録が済んだことを示す返信メールをＷｅｂサーバ２０に送信し（ステップ６１）、Ｗｅｂサーバ２０は、ユーザ端末１０の要求に応じて（ステップ６２）、この返信メールをユーザ端末１０に送信する（ステップ６３）。
【００６７】
以上説明したように、本実施形態の他国語による申請受付業務システムによれば、発行物の発行業務などの他、各種登録業務などにおいても、外国人などから、その母国語による申請書を受けて処理することができ、その母国語による返信メールを申請者に送信することができる。
このように、本発明は、発行物の発行業務のみならず、登録業務にも適用することができる。また、申請書にもとづき処理することのできるその他の業務についても同様にして、適用することが可能である。
【００６８】
［第四実施形態］
次に、本発明の第四実施形態について、図５を参照して説明する。同図は、本実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
本実施形態は、申請者によって申請される内容が、各種登録業務である点で第二実施形態と異なる。
すなわち、本実施形態は、各種登録業務の申請において、その申請書に不備などがあるため、登録を行うことができない場合の処理を示すものである。
同図において、申請内容のチェックまでの動作（ステップ７０〜ステップ７８）は、第二における動作（ステップ３０〜ステップ３８）と同様であり、業務担当者が、その申請内容の確認の結果、登録を行うことができないと判断される場合に、申請受付業務端末３０に登録ができないことを示す情報を入力する（ステップ７９）。
これに対して、申請受付業務端末３０は、申請書と同一の言語により作成された返信メールを、Ｗｅｂサーバ２０に送信する（ステップ８０）。
そして、ユーザ端末１０の要求に応じて（ステップ８１）、Ｗｅｂサーバ２０は、この返信メールをユーザ端末１０に送信する（ステップ８２）。
以上説明したように、本実施形態の他国語による申請受付業務システムによれば、各種登録業務の申請受付にあたり、申請書に不備などがあった場合には、申請書に記載の言語と同一の言語により、申請者にこれを連絡することが可能となる。
【００６９】
上記の実施形態における記載言語の識別や、返信メールの作成等は、他国語による申請受付業務プログラムにより実行される。
この他国語による申請受付業務プログラムは、コンピュータの各構成要素に指令を送り、所定の処理、例えば、記載言語の識別処理や、返信メールの作成処理等を行わせる。
これによって、これらの処理は、他国語による申請受付業務プログラムとコンピュータとが協働した申請受付業務端末３０などにより実現される。
【００７０】
なお、他国語による申請受付業務プログラムは、コンピュータのＲＯＭやハードディスクに記憶させる他、コンピュータ読み取り可能な記録媒体、たとえば、外部記憶装置及び可搬記録媒体等に格納することができる。
外部記憶装置とは、磁気ディスク等の記録媒体を内蔵し、例えば申請受付業務端末３０などに外部接続される記憶増設装置をいう。一方、可搬記録媒体とは、記録媒体駆動装置（ドライブ装置）に装着でき、かつ、持ち運び可能な記録媒体であって、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、メモリカード、光磁気ディスク等をいう。
【００７１】
そして、記録媒体に記録されたプログラムは、コンピュータのＲＡＭにロードされて、ＣＰＵにより実行される。この実行により、上述した本実施形態の申請受付業務端末３０の手段が実現される。
さらに、コンピュータで他国語による申請受付業務プログラムをロードする場合、他のコンピュータで保有された他国語による申請受付業務プログラムを、通信回線を利用して自己の有するＲＡＭや外部記憶装置にダウンロードすることもできる。
このダウンロードされた他国語による申請受付業務プログラムも、ＣＰＵにより実行され、本実施形態の記載言語の識別処理や、返信メールの作成処理等を実現する。
【００７２】
なお、本発明は以上の実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内において、種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
例えば、翻訳先の言語としては、日本語のみならず、その使用される環境に応じて適宜変更することが可能である。
また、使用環境も地方自治体に限定されず、発行書類も証明書に限定する必要はない。書類の発行機関と申請者間の使用言語が異なる場合などに、そのコミュニケーションを支援する手段として、広く利用することの可能なものである。
【００７３】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、証明書の発行申請などにあたり、その申請のための言語に堪能でない申請者は、その申請を母国語など、申請者が堪能な言語により行うことができるという利便性を得ることが可能となる。
また、その申請の受付を行う地方自治体などは、翻訳された申請書にもとづき対応することができるとともに、その申請に用いられた言語と同一の言語により返信メールを申請者に返却することができる。
このため、このような申請者に対する業務の迅速化を図ることが可能となり、例えば証明書発行業務などにおける負担を軽減することが可能となる。
【００７４】
その結果、例えば地方自治体などは、証明書などの発行のために、語学に堪能な職員を配置する必要がなくなるとともに、自治体固有の異動においても、語学に関する能力を考慮に入れる必要がなくなるという効果が得られる。すなわち、本発明によれば、誰でも当該申請受付業務を行うことが可能となる。
また、職員の育成においても、語学研修などにおける期間や費用を軽減することも可能となる。
【００７５】
さらに、通信回線を介して証明書などの発行申請を受け、あらかじめその発行を行うことにより、窓口における受付業務が効率化され、短時間で申請者と対応することが可能となる。
そして、このように窓口対応をスムーズに行うことにより、住民本位の行政を可能とし、住民から一定の評価を期待することが可能となる。
【００７６】
また、他国語による申請受付業務プログラムは、コンピュータの各構成要素へ所定の指令を送ることにより、この記載言語の識別機能や、返信メールの作成機能等を実現させることができる。
これによって、これらの機能等は、他国語による申請受付業務プログラムとコンピュータとが協働した申請受付業務端末により実現可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態の他国語による申請受付業務システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第一実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
【図３】本発明の第二実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
【図４】本発明の第三実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
【図５】本発明の第四実施形態の他国語による申請受付業務システムにおける処理手順を示す動作手順図である。
【符号の説明】
１０　ユーザ端末
１１　Ｗｅｂブラウザ
１２　メーラー
２０　Ｗｅｂサーバ
２１　Ｗｅｂ配信手段
２２　メール管理手段
３０　申請受付業務端末
３１　ファイル抽出手段
３２　翻訳手段
３３　翻訳データ記憶手段
３４　翻訳データ表示手段
３５　メール生成手段
４０　書類発行端末（住民情報端末）
４１　証明書用データ記憶手段
４２　証明書発行手段
５０　通信回線
【図１】
2004094869.tif 000003
【図２】
2004094869.tif 000004
【図３】
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【図４】
2004094869.tif 000006
【図５】
2004094869.tif 000007