(57)【要約】【課題】住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システムにおいて、ある申請を契機として、以後必要となる各種の書類を一括して作成すること。【解決手段】申請受付部３０１ａが何らかの申請を受理すると、文書作成／削除可否判定部３０１ｃは当該申請を契機として作成または削除すべき文書があるかどうかを判定する。作成すべき文書とは、たとえば妊娠届の受理時には出生届や死産届、削除すべき文書とは、たとえば出生届の受理時には死産届である。作成された文書はホームページとしてＷｅｂサーバに保存される。こうした申請書類のほか、新生児検診の通知なども作成・削除の対象となるが、これらの文書は送信日時決定部３０１ｈにより送信日時を決定の上、いったん電子メール記憶部３０１ｇに保存される。そして、当該日時の到来時に電子メール送信部３０１ｊから発信される。【選択図】      図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システム内の電子文書作成装置であって、
前記申請に必要な情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成手段と、
を備えたことを特徴とする電子文書作成装置。
【請求項２】
前記作成手段により作成される電子文書は、前記受信手段により受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であることを特徴とする前記請求項１に記載の電子文書作成装置。
【請求項３】
さらに、前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定手段と、
前記第２の判定手段により前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除手段と、
を備えたことを特徴とする前記請求項１または請求項２に記載の電子文書作成装置。
【請求項４】
さらに、前記作成手段により作成された電子文書の送信日時を決定する決定手段と、
前記決定手段により決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信手段と、
を備えたことを特徴とする前記請求項１〜請求項３のいずれか一つに記載の文書作成装置。
【請求項５】
住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システムにおける電子文書の作成方法であって、
前記申請に必要な情報を受信する受信工程と、
前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定工程と、
前記判定工程で前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成工程と、
を含んだことを特徴とする電子文書作成方法。
【請求項６】
前記作成工程で作成される電子文書は、前記受信工程で受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であることを特徴とする前記請求項５に記載の電子文書作成方法。
【請求項７】
さらに、前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定工程と、
前記第２の判定工程で前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除工程と、
を含んだことを特徴とする前記請求項５または請求項６に記載の電子文書作成方法。
【請求項８】
さらに、前記作成工程で作成された電子文書の送信日時を決定する決定工程と、
前記決定工程で決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信工程と、
を含んだことを特徴とする前記請求項５〜請求項７のいずれか一つに記載の電子文書作成方法。
【請求項９】
前記請求項５〜請求項８のいずれか一つに記載された方法をコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システム内の電子文書作成装置、電子文書作成方法およびその方法をコンピュータに実行させるプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
住民基本台帳ネットワーク（通称「住基ネット」）も本格稼働し、国民や市民による各種の公的手続きを電子化することにより、国や地方自治体における事務作業の効率化、それに伴うコストの削減、迅速で時宜にかなった対応や利便性の向上などをはかる動きが、全国の自治体でますます強くなってきている。
【０００３】
そして、たとえば県内に多数の島嶼や入り組んだ沿岸部など、必ずしも交通至便とは言えない地域を多く有する場合に、各地に点在する支所・出張所などを県庁・市役所などとオンラインで結び、ネットワーク上の仮想的な「電子自治体」を実現することに強い必要性と合理性を有する県もある。
【０００４】
そこで都道府県や市町村などの各自治体では精力的にシステムの整備を推進しており、従来それぞれの担当機関に出向かなければできなかった手続きが、住民の最寄りの出先機関や、場合によっては自宅のＰＣからでもできるようになってきている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、人が生きている間に自治体と関わり合う機会には非常に多くのものがあるため、一つ一つを合理化・容易化しただけでは限界がある。
【０００６】
たとえば子供が生まれる場合、妊娠が判明した時点での妊娠届、出産時の出生届（あるいは死産時の死亡届）、国民健康保険の加入手続き、出産一時金の申請手続き、児童手当の申請手続き、児童扶養手当の申請手続き、これらの手続きに際して必要となる住民票や戸籍謄本の申請手続き等々、実に多くの手続きが必要である。自治体側でもこれらを逐一受理する一方で、たとえば出生後の定期検診（４ヶ月検診・１０ヶ月検診・１年６ヶ月検診・３歳児検診など）の通知書を発行して各家庭に発送するなど、出生児に関する以後の事務処理を負担しなければならない。
【０００７】
このように、住民と自治体との接触に際して作成される各種書類、典型的には住民から提出される申請書類や自治体から発行される通知書類は実に多種多様で膨大であり、これらを一つ一つ作成するだけでも多くの手間と費用を要し、住民・自治体双方にとって不利益が多いという問題があった。
【０００８】
この発明は上記従来技術による問題を解決するため、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成することが可能な電子文書作成装置、電子文書作成方法およびその方法をコンピュータに実行させるプログラムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１に記載の発明にかかる電子文書作成装置は、住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システム内の電子文書作成装置であって、前記申請に必要な情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
この請求項１に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点で、その申請者専用の出生届（一部記入済み）が作成される。
【００１１】
また、請求項２に記載の発明にかかる電子文書作成装置は、前記請求項１に記載の発明において、前記作成手段により作成される電子文書が、前記受信手段により受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であることを特徴とする。
【００１２】
この請求項２に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届が、出生届が受理された時点でその申請者専用の新生児検診の通知が、それぞれ作成される。
【００１３】
また、請求項３に記載の発明にかかる電子文書作成装置は、前記請求項１または請求項２に記載の発明において、さらに、前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定手段と、前記第２の判定手段により前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１４】
この請求項３に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点で作成された出生届と死産届のうち、いずれか一方が受理されるともう一方は削除される。
【００１５】
また、請求項４に記載の発明にかかる電子文書作成装置は、前記請求項１〜請求項３のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記作成手段により作成された電子文書の送信日時を決定する決定手段と、前記決定手段により決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１６】
この請求項４に記載の発明によれば、たとえば出生届が受理された時点で作成された新生児検診の通知は、適切な時期に電子メールの形で申請者に配信される。
【００１７】
また、請求項５に記載の発明にかかる電子文書作成方法は、住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システムにおける電子文書の作成方法であって、前記申請に必要な情報を受信する受信工程と、前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定工程と、前記判定工程で前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成工程と、を含んだことを特徴とする。
【００１８】
この請求項５に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点で、その申請者専用の出生届（一部記入済み）が作成される。
【００１９】
また、請求項６に記載の発明にかかる電子文書作成方法は、前記請求項５に記載の発明において、前記作成工程で作成される電子文書が、前記受信工程で受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であることを特徴とする。
【００２０】
この請求項６に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届が、出生届が受理された時点でその申請者専用の新生児検診の通知が、それぞれ作成される。
【００２１】
また、請求項７に記載の発明にかかる電子文書作成方法は、前記請求項５または請求項６に記載の発明において、さらに、前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定工程と、前記第２の判定工程で前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除工程と、を含んだことを特徴とする。
【００２２】
この請求項７に記載の発明によれば、たとえば妊娠届が受理された時点で作成された出生届と死産届のうち、いずれか一方が受理されるともう一方は削除される。
【００２３】
また、請求項８に記載の発明にかかる電子文書作成方法は、前記請求項５〜請求項７のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記作成工程で作成された電子文書の送信日時を決定する決定工程と、前記決定工程で決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信工程と、を含んだことを特徴とする。
【００２４】
この請求項８に記載の発明によれば、たとえば出生届が受理された時点で作成された新生児検診の通知は、適切な時期に電子メールの形で申請者に配信される。
【００２５】
また、請求項９に記載の発明にかかるプログラムによれば、前記請求項５〜請求項８のいずれか一つに記載された方法がコンピュータによって実行される。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下に添付図面を参照して、この発明による電子文書作成装置、電子文書作成方法およびその方法をコンピュータに実行させるプログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００２７】
図１は、この発明の実施の形態による電子文書作成装置を含む、電子自治体システムの全体構成を示す説明図である。
【００２８】
１００は後述するＷｅｂサーバ１０１のクライアントであり、具体的には個々の住民が自宅に保持するＰＣ、あるいは支所や出張所に設置された共用のＰＣなどである。なお、ここではクライアント１００としてＰＣを想定しているが、たとえばＰＤＡなどの携帯端末や携帯電話などであってもよい。また、クライアント１００は同図には一つしか示していないが、実際には多数存在する。
【００２９】
クライアント１００は、図示しない公衆回線網とインターネットを介してＷｅｂサーバ１０１にアクセスし、そこに開設されたホームページをディスプレイに表示するとともに、当該ページ上のフォームなどへの入力を受け付けて、入力内容を後述するメールサーバ１０３へ送信する。
【００３０】
１０１は自治体がインターネットに開設するＷｅｂサーバであり、自治体に対する申請・要望・質問・苦情など、住民からの何らかのアクションをそれぞれ専用のホームページにより受け付ける。ただし以下では説明の便宜上、上記のうちもっぱら申請のみを考えることとする。
【００３１】
１０２は文書サーバであり、これが本発明の実施の形態にかかる電子文書作成装置に相当する。文書サーバ１０２は以下で詳細に説明するように、住民からの申請などを受理した際に、必要に応じて所定の電子文書の生成や破棄をおこなう。なお、文書サーバ１０２はＬＡＮによりＷｅｂサーバ１０１や、後述するメールサーバ１０３と接続されている。
【００３２】
１０３はメールサーバであり、クライアント１００と文書サーバ１０２との間での電子メールの送受信を中継する。すなわち、クライアント１００から送信されてきた電子メール（フォームへの入力内容を記載したメールなど）を文書サーバ１０２に転送するとともに、文書サーバ１０２から指示された文書をクライアント１００に送信する。
【００３３】
つぎに、図２はこの発明の実施の形態による電子自治体システムを構成する、クライアント１００、Ｗｅｂサーバ１０１、文書サーバ１０２およびメールサーバ１０３のハードウエア構成の一例を示す説明図である。説明の便宜上、上記はいずれも同一のハードウエア構成を有するものとする。
【００３４】
図中、２０１は装置全体を制御するＣＰＵを、２０２は基本入出力プログラムを記憶したＲＯＭを、２０３はＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭを、それぞれ示している。
【００３５】
また、２０４はＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ（ハードディスク）２０５に対するデータのリード／ライトを制御するＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を、２０５はＨＤＤ２０４の制御にしたがって書き込まれたデータを記憶するＨＤを、それぞれ示している。
【００３６】
また、２０６はＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ（フレキシブルディスク）２０７に対するデータのリード／ライトを制御するＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）を、２０７はＦＤＤ２０６の制御にしたがって書き込まれたデータを記憶する着脱自在のＦＤを、それぞれ示している。
【００３７】
また、２０８はＣＰＵ２０１の制御にしたがってＣＤ−ＲＷ２０９に対するデータのリード／ライトを制御するＣＤ−ＲＷドライブを、２０９はＣＤ−ＲＷドライブ２０８の制御にしたがって書き込まれたデータを記憶する着脱自在のＣＤ−ＲＷを、それぞれ示している。
【００３８】
また、２１０はカーソル、メニュー、ウィンドウ、あるいは文字や画像などの各種データを表示するディスプレイを、２１１は文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えたキーボードを、２１２は各種指示の選択や実行、処理対象の選択、マウスポインタの移動などをおこなうマウスを、それぞれ示している。
【００３９】
また、２１３は通信ケーブルを、２１４は通信ケーブル２１３を介してＬＡＮやＷＡＮなどのネットワークに接続され、当該ネットワークとＣＰＵ２０１とのインターフェースとして機能するネットワークＩ／Ｆを、２００は上記各部を接続するためのバスを、それぞれ示している。
【００４０】
つぎに、図３はこの発明の実施の形態による電子自治体システムの中核をなす、Ｗｅｂサーバ１０１および文書サーバ１０２の構成を機能的に示す説明図である。図中、３００ｘはＷｅｂサーバ１０１の機能部、３０１ｘは文書サーバ１０２の機能部を、それぞれ示している。
【００４１】
まず、３００ａはホームページ送信部であり、後述するホームページ記憶部３００ｂ内のホームページに対するクライアント１００からの閲覧要求を受け付けて、要求されたページのデータを読み出すとともに、上記要求元に送信する機能部である。なお、ホームページ送信部３００ａは必要に応じて、住民票コードとパスワードなどによる本人の認証を行う。
【００４２】
３００ｂはホームページ記憶部であり、上述したホームページのデータを保持する機能部である。個々のホームページには、申請に必要な事項を記入するためのフォームが設けられている。なお、以下ではたとえば妊娠届用のホームページを単に「妊娠届」、出生届用のホームページを単に「出生届」などとも言う。図４に、この妊娠届の一例を示す。
【００４３】
３０１ａは申請受付部であり、上記各ページのフォームに対する申請者の入力内容を、クライアント１００からメールサーバ１０３を介して電子メールで受信する。そして、受理した申請に一意な受付番号を付与するとともに、上記メール中から必要事項を切り出して、後述する申請内容テーブル３０１ｂに格納する。
【００４４】
３０１ｂは申請内容テーブルであり、申請受付部３０１ａで受理された申請の個々の内容、たとえば妊娠届であれば申請者の住民票コードや出産予定日、上述の受付番号や受付日時などを保持している。このテーブルは妊娠届テーブル・出生届テーブル・死産届テーブルなど、申請の種類ごとに編成され、受理された申請はそれぞれ該当するテーブルに格納される。
【００４５】
３０１ｃは文書作成／削除可否判定部であり、申請受付部３０１ａが何らかの申請を受理すると、後述する文書定義テーブル３０１ｆを参照して、当該申請を契機として作成すべき文書もしくは削除すべき文書があるかどうかを判定する。
【００４６】
まず「作成すべき文書」とは、ある申請があった後に遅かれ早かれ必要となることが予想される文書であり、大別して（１）住民からの以後の申請用の文書（妊娠届が受理された場合には、たとえば出生届）と、（２）自治体からの以後の通知用の文書（出生届が受理された場合には、たとえば４ヶ月検診の通知）とがある。
【００４７】
そして作成すべき文書がある場合には、文書作成／削除可否判定部３０１ｃからの指示を受けた文書作成部３０１ｄが、文書定義テーブル３０１ｆ内の所定の雛型（テンプレート）に必要事項をはめこむことで当該文書を作成する。文書作成部３０１ｄにより作成される出生届の一例を図５に、４ヶ月検診の通知の一例を図６に、それぞれ示す。図示するように文書に記入すべき事項のうち、住民票コードなど作成時点で判明している項目はこの段階でもう埋めておく。
【００４８】
そして作成後の文書のうち、（１）はＷｅｂサーバ１０１のホームページ記憶部３００ｂに保存されて、ホームページの形で各住民に提供される。なお、各文書には誰のための何の書類であるかが分かるような名称、たとえば書類名と住民票コードを組み合わせたファイル名が付与され、当該コードで特定される住民以外には閲覧できないものとする（たとえば閲覧時に認証を要求する）。また、（２）は文書サーバ１０２の後述する電子メール記憶部３０１ｇに保存され、適切な時期に電子メールとして対象の住民に発送される。
【００４９】
他方「削除すべき文書」とは、一旦作成はされたものの、ある申請があったために使用される可能性がなくなった文書である。たとえば、文書作成部３０１ｄは妊娠届の受理と同時に、出生届と死産届とをあわせて作成するが、出生届が受理された場合には死産届が、死産届が受理された場合には出生届が、それぞれ不要となる。
【００５０】
そこで、文書作成／削除可否判定部３０１ｃからの指示を受けた文書削除部３０１ｅが、当該申請用のホームページをホームページ記憶部３００ｂから削除する。なお、削除すべき文書が上述の（２）である場合は、文書削除部３０１ｅは電子メール記憶部３０１ｇから当該文書を削除する。
【００５１】
３０１ｆは文書定義テーブルであり、各種文書の作成時期と削除時期、当該文書が上述の（２）である場合はその送信時期、および文書の雛型などを保持している。たとえば（１）の出生届の作成時期は「妊娠届受理時」、削除時期は「死産届受理時」に設定されている。また、たとえば（２）の４ヶ月検診の通知の作成時期は「出生届受理時」、削除時期は「出生届に記入された出生日から１５０日後」、送信時期は「出生届に記入された出生日から１００日後」に、それぞれ設定されている。
【００５２】
３０１ｇは電子メール記憶部であり、文書作成部３０１ｄにより作成された文書のうち、上述の（２）の文書を保持している。３０１ｈは、電子メール記憶部３０１ｇ内の各文書の具体的な送信日時（送信する予定の日時）を決定する送信日時決定部、３０１ｉは、送信日時決定部３０１ｈにより決定された各文書の送信日時を保持する送信日時テーブルである。
【００５３】
上述のように文書定義テーブル３０１ｆでは、各種文書の送信時期が抽象的に指定されている。送信日時決定部３０１ｈは、たとえば出生届に記入された出生日である「２００２年８月１日」を基礎に、当該出生届にかかる新生児の４ヶ月検診の通知の送信日時を、１００日後の「２００２年１１月８日」とする。そしてこの送信日時は、文書の名称と対応づけて送信日時テーブル３０１ｉに書き込まれる。
【００５４】
３０１ｊは電子メール送信部であり、定期的に送信日時テーブル３０１ｉをチェックして、送信日時の到来している文書があれば、当該文書を電子メール記憶部３０１ｇから抽出する。そして、宛先となる住民のメールアドレス、発信元のメールアドレスなどをメールヘッダにセットした上、メールサーバ１０３に引き渡す。なお、送信先のメールアドレスは住民票コードにより、図示しない個人情報データベースなどを検索して取得する。
【００５５】
つぎに、図７はこの発明の実施の形態による電子自治体システムにおける、電子申請の全体の流れを示す説明図である。まず、クライアント１００からのアクセス要求（図中（１））を受け付けたＷｅｂサーバ１０１のホームページ送信部３００ａは、必要な認証の後、要求されたホームページのデータをホームページ記憶部３００ｂから読み出して、上記要求元に送信する（同（２））。
【００５６】
そして上記ページ上のフォームの提出があると（同（３））、文書サーバ１０２の申請受付部３０１ａは当該申請について一意な受付番号を付与し、当該番号をＷｅｂサーバ１０１（またはメールサーバ１０３）を介してクライアント１００に通知する（同（４））。また、これと平行して文書サーバ１０２では、図８に示すような電子文書作成／削除処理を実施する。
【００５７】
まずその申請受付部３０１ａが、提出されたフォームから必要事項を切り出して、受付番号や受付日時とともに申請内容テーブル３０１ｂに格納する（ステップＳ８０１）。つぎに文書作成／削除可否判定部３０１ｃが、文書定義テーブル３０１ｆを参照して、当該申請を契機として作成すべき文書や削除すべき文書があるかどうかを判定する。
【００５８】
そして、作成すべき文書があった場合には（ステップＳ８０２：Ｙｅｓ）、文書作成部３０１ｄにより当該文書を作成する（ステップＳ８０３）。たとえば、出生届が受理された場合には追々４ヶ月検診・１０ヶ月検診・１年６ヶ月検診・３歳児検診などの通知が必要となるので、この通知用の文書の雛型を文書定義テーブル３０１ｆから読み出して、現時点で判明している情報、たとえば出生届に記入された新生児の氏名、住民票コードなどを挿入する。
【００５９】
そして、誰のための何の書類であるかが分かるような名称を付して、ホームページの場合はＷｅｂサーバ１０１のホームページ記憶部３００ｂに、上記例のような電子メールの場合は文書サーバ１０２の電子メール記憶部３０１ｇに、それぞれ保存する（ステップＳ８０４、図７（５））。
【００６０】
なお、作成した文書に電子メールが含まれる場合（ステップＳ８０５：Ｙｅｓ）は、さらに送信日時決定部３０１ｈにより当該文書の送信日時を決定し（ステップＳ８０６）、決定した送信日時を送信日時テーブル３０１ｉに保存する（ステップＳ８０７）。
【００６１】
一方、新たな申請を契機として逆に削除すべき文書があった場合には（ステップＳ８０２：Ｎｏ、ステップＳ８０８：Ｙｅｓ）、文書削除部３０１ｅにより当該文書を削除する（ステップＳ８０９）。上述のように、文書作成部３０１ｄにより付与されるファイル名には一定の規則性があるので、誰について作成されたどの書類を削除すべきかが分かれば、削除すべき文書のファイル名を生成することができる。このファイル名によりホームページ記憶部３００ｂおよび電子メール記憶部３０１ｇを検索し、同名の文書があれば当該文書を削除する。
【００６２】
上記による文書作成／削除の後、文書サーバ１０２では定期的に図９に示すような、電子メール送信処理が実行される。まず、たとえば毎日○時など所定のチェック時期が到来すると（ステップＳ９０１：Ｙｅｓ）、電子メール送信部３０１ｊは送信日時テーブル３０１ｉを参照して、送信日時が現在日時より前となっている文書を検索する。
【００６３】
そして、そのような文書を発見した場合は（ステップＳ９０２：Ｙｅｓ）、電子メール記憶部３０１ｇから当該文書のデータを読み出すとともに（ステップＳ９０３）、メールヘッダに送信先のアドレスなどをセットして（ステップＳ９０４）、メールサーバ１０３に送信する（ステップＳ９０５）。送出された電子メールはメールサーバ１０３を経てクライアント１００に送信される（図７（６））。
【００６４】
以上説明した実施の形態によれば、住民から何らかの申請があった場合に、当該申請を受け付けるだけでなく以後必要となりそうな文書を先回りして作成してしまうので、実際に必要が生じた時点で逐一作成するよりも効率的である。また、作成される文書は申請者ごとの専用であって、必要事項の一部があらかじめ記入されているので、申請者は申請の都度同じような事項（住民票コードや氏名など）を入力する必要がなく、必要最低限の事項だけ入力すればよい。
【００６５】
なお、文書作成後に記入済みの事項の変更、たとえば氏名の変更などがあった場合は、作成済みの文書を走査して、旧氏名を新氏名にすべて置換する。また、文書作成後に住民の転出があった場合にも、所定のフォーマット変換プログラムを用意しておけば、文書の書式を転出先の自治体の書式に変換することで、一旦作成した文書を無駄なく活用することができる。転出元・転出先の自治体がいずれも同一のデータセンターに存在する場合には、自治体間での文書の移動も容易である。
【００６６】
なお、上述したホームページ送信部３００ａ、申請受付部３０１ａ、文書作成／削除可否判定部３０１ｃ、文書作成部３０１ｄ、文書削除部３０１ｅ、送信日時決定部３０１ｈおよび電子メール送信部３０１ｊは、具体的にはＨＤ２０５からＲＡＭ２０３に読み出されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。このプログラムはＨＤ２０５のほか、ＦＤ２０７、ＣＤ−ＲＷ２０９、ＭＯなどの各種の記録媒体に格納して配布することができ、ネットワークを介して配布することも可能である。
【００６７】
また、ホームページ記憶部３００ｂ、申請内容テーブル３０１ｂ、文書定義テーブル３０１ｆ、電子メール記憶部３０１ｇおよび送信日時テーブル３０１ｉはＨＤ２０５により実現される。
【００６８】
【発明の効果】
以上説明したように請求項１に記載の発明は、住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システム内の電子文書作成装置であって、前記申請に必要な情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成手段と、を備えたので、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届（一部記入済み）が作成され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成することが可能な電子文書作成装置が得られるという効果を奏する。
【００６９】
また、請求項２に記載の発明は、前記請求項１に記載の発明において、前記作成手段により作成される電子文書が、前記受信手段により受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であるので、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届が、出生届が受理された時点でその申請者専用の新生児検診の通知がそれぞれ作成され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成することが可能な電子文書作成装置が得られるという効果を奏する。
【００７０】
また、請求項３に記載の発明は、前記請求項１または請求項２に記載の発明において、さらに、前記受信手段により受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定手段と、前記第２の判定手段により前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除手段と、を備えたので、たとえば妊娠届が受理された時点で作成された出生届と死産届のうち、いずれか一方が受理されるともう一方は削除され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成するとともに、不要になった書類は効率的に削除することが可能な電子文書作成装置が得られるという効果を奏する。
【００７１】
また、請求項４に記載の発明は、前記請求項１〜請求項３のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記作成手段により作成された電子文書の送信日時を決定する決定手段と、前記決定手段により決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信手段と、を備えたので、たとえば出生届が受理された時点で作成された新生児検診の通知は、適切な時期に電子メールの形で申請者に配信され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成するとともに、作成した書類を申請者に効率的に配信することが可能な電子文書作成装置が得られるという効果を奏する。
【００７２】
また、請求項５に記載の発明は、住民からの各種申請をネットワークを介して受理する電子自治体システムにおける電子文書の作成方法であって、前記申請に必要な情報を受信する受信工程と、前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につき新たな電子文書を作成すべき申請であるか否かを判定する判定工程と、前記判定工程で前記申請が前記電子文書を作成すべき申請であると判定された場合に、所定の雛型にもとづいて前記電子文書を作成する作成工程と、を含んだので、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届（一部記入済み）が作成され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成することが可能な電子文書作成方法が得られるという効果を奏する。
【００７３】
また、請求項６に記載の発明は、前記請求項５に記載の発明において、前記作成工程で作成される電子文書が、前記受信工程で受信された情報にかかる申請に引き続いてされることが予想される申請もしくは通知のための文書であるので、たとえば妊娠届が受理された時点でその申請者専用の出生届が、出生届が受理された時点でその申請者専用の新生児検診の通知がそれぞれ作成され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成することが可能な電子文書作成方法が得られるという効果を奏する。
【００７４】
また、請求項７に記載の発明は、前記請求項５または請求項６に記載の発明において、さらに、前記受信工程で受信された情報にかかる申請が、当該申請をした住民につきすでに作成されている電子文書を削除すべき申請であるか否かを判定する第２の判定工程と、前記第２の判定工程で前記申請が前記電子文書を削除すべき申請であると判定された場合に、前記電子文書を削除する削除工程と、を含んだので、たとえば妊娠届が受理された時点で作成された出生届と死産届のうち、いずれか一方が受理されるともう一方は削除され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成するとともに、不要になった書類は効率的に削除することが可能な電子文書作成方法が得られるという効果を奏する。
【００７５】
また、請求項８に記載の発明は、前記請求項５〜請求項７のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記作成工程で作成された電子文書の送信日時を決定する決定工程と、前記決定工程で決定された送信日時に前記電子文書を電子メールとして送信する送信工程と、を含んだので、たとえば出生届が受理された時点で作成された新生児検診の通知は、適切な時期に電子メールの形で申請者に配信され、これによって、ある申請を契機として以後必要となる各種の書類を一括して作成するとともに、作成した書類を申請者に効率的に配信することが可能な電子文書作成方法が得られるという効果を奏する。
【００７６】
また、請求項９に記載の発明によれば、前記請求項５〜請求項８のいずれか一つに記載された方法をコンピュータに実行させることが可能なプログラムが得られるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態による電子文書作成装置を含む、電子自治体システムの全体構成を示す説明図である。
【図２】この発明の実施の形態による電子自治体システムを構成する、クライアント１００、Ｗｅｂサーバ１０１、文書サーバ１０２およびメールサーバ１０３のハードウエア構成の一例を示す説明図である。
【図３】この発明の実施の形態による電子自治体システムの中核をなす、Ｗｅｂサーバ１０１および文書サーバ１０２の構成を機能的に示す説明図である。
【図４】この発明の実施の形態によるＷｅｂサーバ１０１に保持される、ホームページの一例を示す説明図である。
【図５】この発明の実施の形態による文書サーバ１０２が作成する、ホームページの一例を示す説明図である。
【図６】この発明の実施の形態による文書サーバ１０２が作成する、電子メールの一例を示す説明図である。
【図７】この発明の実施の形態による電子自治体システムにおける、電子申請の全体の流れを示す説明図である。
【図８】この発明の実施の形態による文書サーバ１０２における、電子文書作成／削除処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】この発明の実施の形態による文書サーバ１０２における、電子メール送信処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００  クライアント
１０１  Ｗｅｂサーバ
１０２  文書サーバ
１０３  メールサーバ
２００  バス
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  ＨＤＤ
２０５  ＨＤ
２０６  ＦＤＤ
２０７  ＦＤ
２０８  ＣＤ−ＲＷドライブ
２０９  ＣＤ−ＲＷ
２１０  ディスプレイ
２１１  キーボード
２１２  マウス
２１３  通信ケーブル
２１４  ネットワークＩ／Ｆ
３００ａ  ホームページ送信部
３００ｂ  ホームページ記憶部
３０１ａ  申請受付部
３０１ｂ  申請内容テーブル
３０１ｃ  文書作成／削除可否判定部
３０１ｄ  文書作成部
３０１ｅ  文書削除部
３０１ｆ  文書定義テーブル
３０１ｇ  電子メール記憶部
３０１ｈ  送信日時決定部
３０１ｉ  送信日時テーブル
３０１ｊ  電子メール送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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