(57)【要約】【課題】複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、複数の画像形成装置に同じ内容の電子メールを送信する場合に、管理側は一通の電子メールを送信すれば足りるようにする。【解決手段】所定のネットワーク３０を通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと、前記複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと接続するとともに、前記ネットワーク３０とも接続し、当該ネットワーク３０から前記画像形成装置Ａ〜Ｃ宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバ１０とを備える。【選択図】　図１
2004056389.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記各画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信するとともに、当該受信した電子メールを削除する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込んで、当該識別情報を有する電子メールを前記受信側メールサーバに送るデータ処理手段と
を備えたことを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項２】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記各画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出するデータ処理手段と、
前記データ処理手段で抽出された情報を蓄積する記憶手段と
を備えたことを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項３】
少なくとも一つの画像形成装置と接続して、当該画像形成装置を制御するとともに、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成される代表画像形成装置と、
前記代表画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記代表画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、代表画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記代表画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信するデータ処理手段と
を備えたことを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項４】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
一の画像形成装置が前記受信メールサーバに格納された電子メールを受信するとともに、当該受信した電子メールを削除する受信段階と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込む書込段階と、
前記識別情報が書き込まれた電子メールを前記受信側メールサーバに返送する返送段階と
を有することを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項５】
前記受信段階の前に、前記受信メールサーバに格納されている電子メールの所定の領域に自機の識別情報が書き込まれているか否かを判別する識別情報判別段階を設けることを特徴とする請求項４に記載の電子メール処理方法。
【請求項６】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信段階と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出する抽出段階と、
前記抽出された情報を所定の蓄積手段に蓄積する蓄積段階と
を有することを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項７】
前記抽出段階の後であって、前記蓄積段階の前に、前記抽出された所定の情報が前記蓄積手段にすでに蓄積されているか否かを判別する蓄積判別段階を設けることを特徴とする請求項６に記載の電子メール処理方法。
【請求項８】
少なくとも一つの画像形成装置と接続して、当該画像形成装置を制御するとともに、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成される代表画像形成装置と、
前記代表画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記代表画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、代表画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
前記代表画像形成装置が、前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信段階と、
前記代表画像形成装置が、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信する通信段階と
を有することを特徴とする電子メール処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置とを有する管理システム、および当該管理システムに適用するための電子メール処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、汎用ネットワークに接続された画像形成装置において、当該画像形成装置と、外部の例えば管理者用の端末との間で、読み取った原稿をデータ化して電子メールとして送信するスキャン・トゥ・Ｅ−メール技術（例えば特開２００１−１７７６７２号）、画像形成装置で起こった不具合などを管理者用の端末で把握するためのエラー通知技術（特開平１０−１７２０２号）、画像形成装置の状態を管理者用の端末で把握するための状態通知技術（特開平１０−２０７３０４号）、画像形成装置を管理者用の端末から遠隔操作する遠隔管理技術（特開平８−３３１２６７号）などのインターネットの電子メールを用いた管理技術が利用されてきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上述したような管理システムでは、従来から管理者からの電子メールを遠隔操作などの対象となる画像形成装置に確実に送信するため、および当該画像形成装置自身のセキュリティの確保のために、画像形成装置を導入した側にて受信用のメールサーバを設置させて、当該メールサーバに画像形成装置ごとに受信用のメールアカウントとしての受信用のメールボックスを設けることが一般的である。
【０００４】
また、複数の画像形成装置を一括管理する場合も少なくなく、この場合は全部の画像形成装置に対して同じコマンドを送ることになるのだが、全く同じ内容の電子メールを全画像形成装置に一通ずつ送信することになり、管理側の電子メール作成および送信にかかる負担、および受信側でも多くの電子メールが同時に受信されるため通信トラフィックの負担が多大となる。
【０００５】
そこで、本発明は、上述した実情に鑑みてなされたものであり、複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、複数の画像形成装置に同じ内容の電子メールを送信する場合に、管理側は一通の電子メールを送信すれば足りる電子メール処理方法、および当該方法を適用した画像形成装置の管理システムを提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る画像形成装置の管理システムは、上述した課題を解決するために、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記各画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信するとともに、当該受信した電子メールを削除する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込んで、当該識別情報を有する電子メールを前記受信側メールサーバに送るデータ処理手段と
を備えたことを特徴としている。
【０００７】
また、本発明に係る画像形成装置の管理システムは、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記各画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出するデータ処理手段と、
前記データ処理手段で抽出された情報を蓄積する記憶手段と
を備えたことを特徴としている。
【０００８】
また、本発明に係る画像形成装置の管理システムは、少なくとも一つの画像形成装置と接続して、当該画像形成装置を制御するとともに、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成される代表画像形成装置と、
前記代表画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記代表画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、代表画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記代表画像形成装置は、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信するデータ処理手段と
を備えることを特徴としている。
【０００９】
また、本発明に係る電子メール処理方法は、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
一の画像形成装置が前記受信メールサーバに格納された電子メールを受信するとともに、当該受信した電子メールを削除する受信段階と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込む書込段階と、
前記識別情報が書き込まれた電子メールを前記受信側メールサーバに返送する返送段階と
を有することを特徴としている。
【００１０】
また、前記受信段階の前に、前記受信メールサーバに格納されている電子メールの所定の領域に自機の識別情報が書き込まれているか否かを判別する識別情報判別段階を設けることが好ましい。
また、本発明に係る電子メール処理方法は、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信段階と、
前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出する抽出段階と、
前記抽出された情報を所定の蓄積手段に蓄積する蓄積段階と
を有することを特徴としている。
【００１１】
また、前記抽出段階の後であって、前記蓄積段階の前に、前記抽出された所定の情報が前記蓄積手段にすでに蓄積されているか否かを判別する蓄積判別段階を設けることが好ましい。
また、本発明に係る電子メール処理方法は、少なくとも一つの画像形成装置と接続して、当該画像形成装置を制御するとともに、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成される代表画像形成装置と、
前記代表画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記代表画像形成装置宛てに送信される電子メールを格納するとともに、代表画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、一通の電子メールを複数の画像形成装置で受信するための電子メール処理方法であって、
前記代表画像形成装置が、前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信段階と、
前記代表画像形成装置が、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信する通信段階と
を有することを特徴としている。
【００１２】
【発明の実施の態様】
以下、本発明に係る画像形成装置の管理システムおよび電子メール処理方法の実施態様について、図面を参照しながら詳細に説明する。
前記管理システムの一実施態様は、図１に示したように、所定のネットワーク３０を通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと、前記複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと接続するとともに、前記ネットワーク３０とも接続し、当該ネットワーク３０から前記画像形成装置Ａ〜Ｃ宛てに送信される電子メールを格納するとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバ１０とを備えたものである。
【００１３】
ここで、一つに実施態様において、前記各画像形成装置Ａ〜Ｃは、前記受信側メールサーバ１０に格納された電子メールを受信するとともに、当該受信した電子メールを削除する受信手段として機能する送受信部２６と、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込んで、当該識別情報を有する電子メールを前記受信側メールサーバ１０に送るデータ処理手段として機能するＣＰＵ２２とを備えるものである。
【００１４】
さらに、ＣＰＵ２２は、前記受信側メールサーバに電子メールが格納されているか否かを判別する判別手段として機能し、前記受信側メールサーバに電子メールがないと判別したときに、当該受信側メールサーバに再度アクセスするか否かを判別する第１判別手段として機能することが好ましい。
図１において、画像形成装置Ｂ、Ｃについては具体的な構成が示されていないが、画像形成装置Ａと同様の構成を有しており、画像形成装置Ａは、ＣＰＵ２２および送受信部２６の他に、ネットワーク画像形成装置が有する構成、例えば操作入力のための入力部２０と、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ２４、ＣＰＵ２２で得られたジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部２８、画像形成用の出力データに基づいて画像を出力するための画像出力部２９を備えたものである。
【００１５】
なお、前記ジョブデータは、文字や図面等を示す画像データからなる原稿データと、当該原稿データに基づいてどのような体裁で画像形成するかの画像成形制御データを含むことが好ましい。
受信側メールサーバ１０は、ネットワーク３０と画像成形装置Ａ〜Ｃとの間での電子メールの受信にかかわるＰＯＰ（ｐｏｓｔ　ｏｆｆｉｃｅ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３などの受信プロトコルに従って動作し、ネットワーク３０から送られる電子メールを着信して一時的に格納する。
【００１６】
ネットワーク３０は、複数の端末間での情報通信を可能とするものであれば何でもよく、例えばインターネット、公衆電話回線、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）などのネットワーク網が挙げられる。
管理側メールサーバ４０は、電子メールの送信にかかわるＳＭＴＰ（ｓｉｍｐｌｅ　ｍａｉｌ　ｔｒａｎｓｆｅｒ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）などの送信プロトコルに従って、管理側端末５０からネットワーク３０を通じて受信側メールサーバ１０に電子メールを送信する。
【００１７】
管理側端末５０は、図示しないが、通常のコンピュータシステムが有する構成、例えば操作入力のための操作入力手段、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ、処理されたデータおよび処理状況などの表示するための表示手段、これら構成の動作を制御する制御手段を備える。
ここで、前記データ処理方法の一実施態様としての当該管理システムの動作を説明する。
【００１８】
図２に示したように、一の画像形成装置が前記受信メールサーバに格納された電子メールを受信する（ステップＳ４０）とともに、当該受信した電子メールを削除する（ステップＳ５０）受信段階と、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールに当該画像形成装置を特定するための識別情報を書き込む書込段階としてのステップＳ６０と、前記識別情報が書き込まれた電子メールを前記受信側メールサーバに返送する返送段階としてのステップＳ７０とを有する。
【００１９】
また、この態様においては、前記受信段階の前に、前記受信メールサーバに格納されている電子メールの所定の領域に自機の識別情報が書き込まれているか否かを判別する識別情報判別段階であるステップＳ３０を設けることが好ましい。
図２において、ステップＳ１０では、一の画像形成装置、例えば画像形成装置Ａが受信側メールサーバ１０に接続、アクセスして、ステップＳ２０に進む。このとき、受信側メールサーバ１０では、このアクセスがアクセス権を有する者による操作に基づくものであるか否かを、必要に応じて認証してもよい。
【００２０】
ステップＳ２０では、受信側メールサーバ１０に電子メールが取り込まれているか否かが判別される。具体的には、ＣＰＵ２２が送受信部２６を通じて受信側メールサーバ１０にアクセスして、送受信に関わる制御情報、例えばヘッダ情報の受信を行って、何らかの制御情報が取り出せたら「電子メールあり」と判別し、取り出せなかったら「電子メールなし」と判別するようにする。
【００２１】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち電子メールありと判別された場合には、ステップＳ３０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち電子メールなしと判別された場合には、ステップＳ８０に進む。
ステップＳ３０では、ＣＰＵ２２にて受信側メールサーバ１０に着信した電子メールの所定の領域に、後述するように自機の識別情報が書き込まれていない電子メールがあるか否かが判別される。すなわち、すでに読み込んだ電子メール以外に未読な電子メールが着信しているか否かが判別される。
【００２２】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち自機の識別情報が書き込まれていない電子メールがあると判別された場合には、ステップＳ４０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち自機の識別情報が書き込まれていない電子メールがないと判別された場合には、ステップＳ８０に進む。
ステップＳ４０では、画像形成装置は、送受信部２６から自機の識別情報が書き込まれていない電子メールのみを受信して、ステップＳ５０に進み、当該受信した電子メールを受信側メールサーバ１０から削除して、ステップＳ６０に進む。
【００２３】
ステップＳ６０では、受信した電子メールから本文に関わるデータを読み取り、当該電子メールはすでに受信済みであることを示すために自機の識別情報である識別データを所定の領域、例えばヘッダ部に書き込んで、返送用の電子メールを作成して、ステップＳ７０に進む。
ここで、識別データとしては、出荷時に各画像形成装置に割り当てられたシリアル番号、ネットワーク接続の設定時に割り当てられたＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）アドレス、予め登録しておいたニックネームなどが挙げられる。また、ニックネームを識別データとして用いる場合には、このニックネームを予め操作パネルなどの入力部２０からの入力により設定してもよく、また管理側端末により運営される所定のウェブサイトを通じて登録してもよい。
【００２４】
また、識別データの書き込みであるが、図３（ａ）〜（ｃ）に示したようにヘッダ部に書き込み方法が挙げられる。
図３（ａ）に示したような受信側メールサーバ１０に着信したばかりの電子メール３１０は、ヘッダ部３１２と本文部３１４を有している。また、ヘッダ部３１２には送信者アドレス表示部３１６と、受信者アドレス表示部３１８とが設けられている。図３（ａ）においては、送信者アドレスとして「ａｂｃ＠ｂｂ．ｄｄ」が、受信者アドレスとして「ａａａ＠ｂｂ．ｃｏ．ｊｐ」が書き込まれている。また、図３（ａ）〜（ｃ）に示した受信者アドレスは、複数の画像形成装置に割り当てられた一の電子メールアドレスである。本文部３１４には、画像形成装置の動作を制御するためのコマンド、どの画像形成装置に送信するものであるのかのコマンドなどが記されている。
【００２５】
そこで、例えば画像形成装置Ａが当該電子メールを読み取った後は、画像形成装置ＡのＣＰＵ２２は、図３（ｂ）に示したように、ヘッダ部３２２に「ＣｏｐｉｅｒＴａｇ」と示した識別データ表示部３２９を設けて、自機の識別データとして「Ａ」なる文字をそこに書き込んで、返送用電子メール３２０を作成する。
さらに、その後画像形成装置Ｂにて当該返送後の電子メールを読み取った後は、画像形成装置Ｂは、前述と同様、図３（ｃ）に示したように、ヘッダ部３３２の識別データ表示部３３９に、自機の識別データとして「Ｂ」なる文字を書き込んで、返送用電子メール３３０を作成する。
【００２６】
ステップＳ７０では、ステップＳ６０で作成された返送用電子メールを受信側メールサーバ１０に返送して、ステップＳ２０に戻る。
ステップＳ８０では、画像形成装置は受信側メールサーバ１０との接続を切り、動作は終了する。
また、前記管理システムの他の実施態様においては、図１に示したように、前記各画像形成装置Ａ〜Ｃは、前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段としての送受信部２６と、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出するデータ処理手段としてのＣＰＵ２２と、前記データ処理手段で抽出された情報を蓄積する記憶手段としてのメモリ２４とを備えるものである。
【００２７】
さらに、ＣＰＵ２２は、前記受信側メールサーバに電子メールが格納されているか否かを判別する判別手段として機能し、前記受信側メールサーバに電子メールがないと判別したときに、当該受信側メールサーバに再度アクセスするか否かを判別する第１判別手段として機能することが好ましい。
ここで、前記データ処理方法の他の実施態様としての当該他の管理システムの動作を説明する。
【００２８】
図４に示したように、前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信段階としてのステップＳ１４０と、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールを特定するための特定情報と、当該電子メールの本文とを抽出する抽出段階としてのステップＳ１５０と、前記抽出された情報を所定の蓄積手段に蓄積する蓄積段階としてのステップＳ１７０とを有する。
【００２９】
また、この態様においては、前記抽出段階の後であって、前記蓄積段階の前に、前記抽出された所定の情報が前記蓄積手段にすでに蓄積されているか否かを判別する蓄積判別段階としてのステップＳ１６０を設けることが好ましい。
図４において、ステップＳ１１０では、一の画像形成装置、例えば画像形成装置Ａが受信側メールサーバ１０に接続、アクセスして、ステップＳ２０に進む。このとき、受信側メールサーバ１０では、このアクセスがアクセス権を有する者による操作に基づくものであるか否かを、必要に応じて認証してもよい。
【００３０】
ステップＳ１２０では、受信側メールサーバ１０に電子メールが取り込まれているか否かが判別される。具体的には、ＣＰＵ２２が送受信部２６を通じて受信側メールサーバ１０にアクセスして、送受信に関わる制御情報、例えばヘッダ情報の受信を行って、何らかの制御情報が取り出せたら「電子メールあり」と判別し、取り出せなかったら「電子メールなし」と判別するようにする。
【００３１】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち電子メールありと判別された場合には、ステップＳ１４０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち電子メールなしと判別された場合には、ステップＳ１８０に進む。
ステップＳ１４０では、画像形成装置は、送受信部２６にて電子メールを受信して、ステップＳ１５０に進み、受信した電子メールから所定の情報、すなわち当該電子メールを特定するための情報、当該電子メールの本文部の情報を抽出して、ステップＳ１６０に進む。
【００３２】
なお、ステップＳ１５０において、具体的には、例えば図５に示したように、電子メール５００のヘッダ部５１０に含まれる送信者アドレス表示部５１２および着信日時表示部５１６に記載された情報を、前記電子メールを特定するための情報として、また本文部５２０に記載された情報を前記本文部の情報として、それぞれ抽出する。
【００３３】
なお、図５には、ヘッダ部５１０の送信者アドレス表示部５１２に「ａｂｃ＠ｂｂ．ｄｄ」と示され、受信者アドレス表示部５１６に「ａａａ＠ｂｂ．ｃｏ．ｊｐ」と示された電子メール５００を表す。
ステップＳ１６０では、ステップＳ１５０にて抽出された情報が、すでに所定の蓄積手段、すなわちメモリ２４に蓄積したものであるのか否かを判別する。この判別は、例えば前記電子メールを特定するための情報の照合を行うことで可能になる。
【００３４】
この判別結果がＹＥＳ、すなわちステップＳ１５０で抽出された情報がすでにメモリに存在すると判別された場合には、何も行わずにステップＳ１２０に戻る。また判別結果がＮＯ、すなわちステップＳ１５０で抽出された情報が未だメモリにて蓄積されていないと判別された場合には、ステップＳ１７０に進む。
ステップＳ１７０では、ステップＳ１５０で抽出した情報をそれぞれ関連付けてメモリ２４に取り込ませて、この動作が完了したところでステップＳ１２０に戻る。
【００３５】
ステップＳ１８０では、画像形成装置は受信側メールサーバ１０との接続を切り、動作は終了する。
前記管理システムの他の実施態様は、図６に示したように、少なくとも一つの画像形成装置Ａ〜Ｃと接続して、当該画像形成装置を制御するとともに、所定のネットワーク２３０を通じて送信される電子メールを受け取るよう構成される代表画像形成装置１００と、前記代表画像形成装置１００と接続するとともに、前記ネットワーク２３０とも接続し、当該ネットワーク２３０から前記代表画像形成装置１００宛てに送信される電子メールを格納するとともに、代表画像形成装置１００に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバ２１０とを備えるものである。
【００３６】
ここで、前記代表画像形成装置１００は、前記受信側メールサーバに格納された電子メールを受信する受信手段としての送受信部１４０と、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信するデータ処理手段としてのＣＰＵ１２０および外部接続部１７０とを備えるものである。
【００３７】
さらに、前記ＣＰＵ１２０は、前記受信側メールサーバに電子メールが格納されているか否かを判別する判別手段として機能し、前記受信側メールサーバ２１０に電子メールがないと判別したときに、当該受信側メールサーバ２１０に再度アクセスするか否かを判別する第１判別手段として機能することが好ましい。
さらに　ＣＰＵ１２０は、前記第１判別手段にて受信側メールサーバに再度アクセスすると判別したときに、この再アクセス動作がすでに所定回数行われたか否かを判別する第２判別手段として機能することが好ましい。
【００３８】
図６において、代表画像形成装置１００は、ＣＰＵ１２０、前記送受信部１４０、外部接続部１７０の他に、ネットワーク画像形成装置が有する構成、例えば操作入力のための入力部１１０と、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ１３０、ＣＰＵ１２０で得られたジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部１５０、画像形成用の出力データに基づいて画像を出力するための画像出力部１６０を備えたものである。
【００３９】
また、外部接続部１７０は、画像形成装置Ａ〜Ｃを接続させるためにインタフェースの機能を有するものである。この外部接続部１７０を介して、各画像形成装置を制御するためのＣＰＵ１２０からのコマンドが、各画像形成装置に電子メール手段以外の電気的手段により通信することが可能になる。
また、代表画像形成装置を代表端末としたときの子端末として機能する画像形成装置Ａ〜Ｃについては具体的な構成が示されていないが、ネットワーク画像形成装置が有する構成、例えば操作入力のための入力手段と、前記入力手段からの入力および前記代表画像形成装置からの所定のコマンドに従って所定のデータ処理および画像形成のためのジョブデータ生成を行うデータ処理手段と、前記処理されたデータを一時的に蓄積しておくための記憶手段と、データ処理手段で得られたジョブデータに基づいて画像形成する画像形成手段と、画像形成用の出力データに基づいて画像を出力するための画像出力手段を備えたものである。
【００４０】
なお、前記ジョブデータは、前述と同様に、文字や図面等を示す画像データからなる原稿データと、当該原稿データに基づいてどのような体裁で画像形成するかの画像成形制御データを含むことが好ましい。
受信側メールサーバ２１０は、ネットワーク２３０と代表画像成形装置１００との間での電子メールの受信にかかわるＰＯＰ（ｐｏｓｔ　ｏｆｆｉｃｅ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３などの受信プロトコルに従って動作し、ネットワーク２３０から送られる電子メールを着信して一時的に格納する。
【００４１】
ネットワーク２３０は、複数の端末間での情報通信を可能とするものであれば何でもよく、例えばインターネット、公衆電話回線、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）などのネットワーク網が挙げられる。
管理側端末２４０は、図示しないが、通常のコンピュータシステムが有する構成、例えば操作入力のための操作入力手段、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ、処理されたデータおよび処理状況などの表示するための表示手段、これら構成の動作を制御する制御手段を備える。
【００４２】
ここで、前記データ処理方法の実施態様としての当該管理システムの動作を説明する。
図７に示したように、前記代表画像形成装置１００が、前記受信側メールサーバ２１０に格納された電子メールを受信する受信段階としてのステップＳ２４０と、前記代表画像形成装置１００が、前記受信した電子メールを読み取るとともに、当該電子メールの内容を各画像形成装置Ａ〜Ｃに電子メール手段以外の電気的手段により通信する通信段階としてのステップＳ２５０とを有する。
【００４３】
図７において、ステップＳ２１０では、代表画像形成装置１００が受信側メールサーバ２１０に接続、アクセスして、ステップＳ２２０に進む。このとき、受信側メールサーバ２１０では、このアクセスがアクセス権を有する者による操作に基づくものであるか否かを、必要に応じて認証してもよい。
ステップＳ２２０では、受信側メールサーバ２１０に電子メールが取り込まれているか否かが判別される。具体的には、ＣＰＵ１２０が送受信部１４０を通じて受信側メールサーバ２１０にアクセスして、送受信に関わる制御情報、例えばヘッダ情報の受信を行って、何らかの制御情報が取り出せたら「電子メールあり」と判別し、取り出せなかったら「電子メールなし」と判別するようにする。
【００４４】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち電子メールありと判別された場合には、ステップＳ２４０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち電子メールなしと判別された場合には、ステップＳ２８０に進む。
ステップＳ２４０では、代表画像形成装置１００は、送受信部１４０にて電子メールを受信して、ステップＳ２５０に進む。
【００４５】
ステップＳ２５０では、ステップＳ２４０で受信した電子メールの処理、すなわち本文を読み込んで、所定のコマンドを取り出して、必要に応じて指定された子端末としての画像形成装置に、当該コマンドを電子メール以外の電気的手段としての制御信号として、外部接続部１７０を介して該当する画像形成装置に送り、ステップＳ２２０に戻る。
【００４６】
ステップＳ２８０では、画像形成装置は受信側メールサーバ２１０との接続を切り、動作は終了する。
また、前記管理システムの動作の他の好ましい態様について説明する。
図８において、ステップＳ３１０では、代表画像形成装置１００が受信側メールサーバ２１０に接続、アクセスして、ステップＳ３２０に進む。このとき、受信側メールサーバ２１０では、このアクセスがアクセス権を有する者による操作に基づくものであるか否かを、必要に応じて認証してもよい。
【００４７】
ステップＳ３２０では、受信側メールサーバ２１０に電子メールが取り込まれているか否かが判別される。具体的には、前述したように、ＣＰＵ１２０が送受信部１４０を通じて受信側メールサーバ２１０にアクセスして、送受信に関わる制御情報、例えばヘッダ情報の受信を行って、何らかの制御情報が取り出せたら「電子メールあり」と判別し、取り出せなかったら「電子メールなし」と判別するようにする。
【００４８】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち電子メールありと判別された場合には、ステップＳ３４０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち電子メールなしと判別された場合には、ステップＳ３８０に進む。
ステップＳ３４０では、代表画像形成装置１００は、送受信部１４０にて電子メールを受信して、ステップＳ３５０に進み、受信した電子メールから所定の情報、すなわち当該電子メールを特定するための情報、当該電子メールの本文部の情報を抽出して、ステップＳ３６０に進む。
【００４９】
なお、ステップＳ３５０において、具体的には、例えば図５に示したように、電子メール５００のヘッダ部５１０に含まれる送信者アドレス表示部５１２および着信日時表示部５１６に記載された情報を、前記電子メールを特定するための情報として、また本文部５２０に記載された情報を前記本文部の情報として、それぞれ抽出する。
【００５０】
ステップＳ３６０では、ステップＳ３５０にて抽出された情報が、すでに所定の蓄積手段、すなわちメモリ１３０に蓄積したものであるのか否かを判別する。この判別は、例えば前記電子メールを特定するための情報の照合を行うことで可能になる。
この判別結果がＹＥＳ、すなわちステップＳ３５０で抽出された情報がすでにメモリに存在すると判別された場合には、何も行わずにステップＳ３２０に戻る。また判別結果がＮＯ、すなわちステップＳ３５０で抽出された情報が未だメモリにて蓄積されていないと判別された場合には、ステップＳ３７０に進む。
【００５１】
ステップＳ３７０では、ステップＳ３４０で受信し、ステップＳ３５０にて得られた本文を読み込んで、所定のコマンドを取り出して、必要に応じて指定された子端末としての画像形成装置に、当該コマンドを電子メール以外の電気的手段としての制御信号として、外部接続部１７０を介して該当する画像形成装置に送り、ステップＳ３２０に戻る。
【００５２】
ステップＳ３８０では、画像形成装置は受信側メールサーバ２１０との接続を切り、動作は終了する。
このように、いずれの実施態様においても、画像形成装置は、受信側メールサーバ１０に格納された電子メールを受信する際に、当該電子メールに記載された識別データと、自機を特定するための識別データとを照合し、合致すれば自機宛の電子メールであると判断し、所定の処理を行い、受信側メールサーバ１０から当該電子メールを削除することができる。また、合致しなければ、自機以外に宛てられた電子メールであると判断し、処理を行わずにそのまま受信側メールサーバ１０に残しておくことできる。残された電子メールは、他の画像形成装置による識別データ照合、所定の処理の対象となる。
【００５３】
なお、識別データが記載されていない、あるいは予め登録された識別データが記載されている電子メールについては、削除しても差し支えない。
また、図２では、ステップＳ４０で受信された電子メールを削除した（ステップＳ５０）が、削除せずに、受信から所定の時間が経った電子メールを、サーバの運営者が定期的にまとめて削除しても差し支えない。
【００５４】
前記実施態様によれば、ネットワークに接続した複数の画像形成装置を電子メールを用いて管理するに当たり、これら複数の画像形成装置に電子メールを送信する際に、一通の電子メールを送信すれば足りるため、各画像形成装置ごとにアカウント作成の手間を省くことができる上に、メールサーバ資源を有効に利用することができるようになる。
【００５５】
以上、本発明の実施態様をいくつか説明したが、これら実施態様を、本発明の目的を逸脱しない範囲で適宜変更した構成も、本発明の範囲に属するものと理解される。
【００５６】
【発明の効果】
本発明によれば、複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、複数の画像形成装置に同じ内容の電子メールを送信する場合に、管理側は一通の電子メールを送信すれば足りるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明に係る画像形成装置の管理システムの一実施態様を示すブロック図である。
【図２】図２は、本発明に係る電子メール処理方法の一実施態様を示すフローチャートである。
【図３】図３は、前記実施態様でやりとりされる電子メールの例を示す図である。
【図４】図４は、本発明に係る電子メール処理方法の他の実施態様を示すフローチャートである。
【図５】図５は、前記他の実施態様で受信される情報について説明する図である。
【図６】図６は、本発明に係る画像形成装置の管理システムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図７】図７は、本発明に係る電子メール処理方法の他の実施態様を示すフローチャートである。
【図８】図８は、本発明に係る電子メール処理方法のさらに他の実施態様を示すフローチャートである。
【符号の説明】
Ａ〜Ｃ　画像形成装置
１０　受信側メールサーバ
２０　入力部
２２　ＣＰＵ
２４　メモリ
２６　送受信部
２８　画像形成部
２９　画像出力部
３０　ネットワーク
４０　管理側メールサーバ
５０　管理側端末
１００　代表画像形成装置
１１０　入力部
１２０　ＣＰＵ
１３０　メモリ
１４０　送受信部
１５０　画像形成部
１６０　画像出力部
１７０　外部接続部
２１０　ネットワーク
２３０　ネットワーク
２４０　管理用端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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