(57)【要約】【課題】書式の返信期限を管理し、書式の返信が返信期限から遅れたときの処置を適確に行う書式期限管理システムを得る。【解決手段】受注部門２の各端末３，４ａ，４ｂ，４ｃ、ＩＰ電話機５及びファクシミリ装置６、生産部門７の各端末８，９ａ，９ｂ，９ｃ、ＩＰ電話機１０及びファクシミリ装置１１、販売部門１２の各端末１３，１４ａ，１４ｂ，１４ｃ、ＩＰ電話機１５及びファクシミリ装置１６並びに統括部門１７の端末１８、ＩＰ電話機１９及びファクシミリ装置２０と通信ネットワーク１を介して接続するホストコンピュータ２１を備える。ホストコンピュータ２１は、書式の返信が返信期限から遅れたとき、所定の配信先に所定の配信方式でアラームを配信する。【選択図】　　　　図１
2004094358.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書式発行命令を送信するための命令送信端末とその書式発行命令によって送信される書式の返信期限を設定するための期限設定端末とを有する書式発行部門と、
書式を受信し、受信した書式を返信するための書式受信返信端末とアラームを受信するためのアラーム受信端末とを有する複数の関連部門と、
上記書式発行部門の上記命令送信端末及び上記期限設定端末並びに各関連部門の上記書式受信返信端末及び上記アラーム受信端末と通信ネットワークを介して接続しており、書式を含む書式ファイルと書式の送信先が規定された送信先ファイルとアラームの配信先及び配信方式が規定されたアラームファイルとを保持する記憶手段と、上記書式発行部門の上記命令送信端末から受信した書式発行命令に対応した書式を上記書式ファイルから読み出し、その書式を上記送信先ファイルに送信先として規定されている関連部門の上記書式受信返信端末に送信し、その書式受信返信端末からのその書式の返信が上記書式発行部門の上記期限設定端末を介して設定された返信期限から遅れたとき、上記アラームファイルに配信先として規定されている関連部門の上記アラーム受信端末に、上記アラームファイルに規定されている配信方式でアラームを配信する制御手段とを有する制御装置と
を備えた書式期限管理システム。
【請求項２】
アラームファイルは、書式の重要度に応じてアラームの配信先を規定していることを特徴とする請求項１記載の書式期限管理システム。
【請求項３】
アラームファイルは、書式の重要度に応じてアラームの配信方式を規定していることを特徴とする請求項１記載の書式期限管理システム。
【請求項４】
アラームファイルは、返信期限からの遅れのレベルに応じてアラームの配信先を規定していることを特徴とする請求項１記載の書式期限管理システム。
【請求項５】
アラームファイルは、返信期限からの遅れのレベルに応じてアラームの配信方式を規定していることを特徴とする請求項１記載の書式期限管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は書式の返信期限を管理し、書式の返信が返信期限から遅れたときの処置を適確に行う書式期限管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、受注部門、生産部門、販売部門などの複数の部門から構成される会社では、例えば、生産工程で異常が発生したとき、その異常内容に対応する所定の異常報告書を生産部門から発行し、受注部門や販売部門などの関連部門に発送していた。また、例えば、顧客からクレームを受けたとき、そのクレーム内容に対応する所定のクレーム報告書を販売部門から発行し、受注部門や生産部門などの関連部門に発送していた。このとき、各関連部門に送信された書式に対する各関連部門の回答期限は予め書式の発行部門で設定していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来、以上のように、所定の書式を回答期限を設定して関連部門に発送していたが、その書式に対する回答期限が守られない場合があった。また、その書式の行先が不明確であり、回答期限から遅れた場合の催促が十分にできなかった。このため、生産工程で異常が発生したときに生産ラインが一時的に停止して生産効率が低下し、顧客からクレームを受けたときに顧客への対応が遅れるなどの課題があった。
【０００４】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、書式の返信期限を管理し、書式の返信が返信期限から遅れたときの処置を適確に行う書式期限管理システムを得ることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る書式期限管理システムは、書式発行部門の命令送信端末及び期限設定端末並びに各関連部門の書式受信返信端末及びアラーム受信端末と通信ネットワークを介して接続しており、書式を含む書式ファイルと書式の送信先が規定された送信先ファイルとアラームの配信先及び配信方式が規定されたアラームファイルとを保持する記憶手段と、書式発行部門の命令送信端末から受信した書式発行命令に対応した書式を書式ファイルから読み出し、その書式を送信先ファイルに送信先として規定されている関連部門の書式受信返信端末に送信し、その書式受信返信端末からのその書式の返信が書式発行部門の期限設定端末を介して設定された返信期限から遅れたとき、アラームファイルに配信先として規定されている関連部門のアラーム受信端末に、アラームファイルに規定されている配信方式でアラームを配信する制御手段を有する制御装置を備えたものである。
【０００６】
この発明に係る書式期限管理システムは、アラームファイルが、書式の重要度に応じてアラームの配信先を規定しているものである。
【０００７】
この発明に係る書式期限管理システムは、アラームファイルが、書式の重要度に応じてアラームの配信方式を規定しているものである。
【０００８】
この発明に係る書式期限管理システムは、アラームファイルが、返信期限からの遅れのレベルに応じてアラームの配信先を規定しているものである。
【０００９】
この発明に係る書式期限管理システムは、アラームファイルが、返信期限からの遅れのレベルに応じてアラームの配信方式を規定しているものである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による書式期限管理システムを示す構成図である。図において、１は通信ネットワークである。２は商品の受注に携わる受注部門、３は受注部門２に設けられた書式用の端末、４ａ，４ｂ，４ｃは受注部門２に設けられた主担当者用，副担当者用及び部門長用の端末、５は受注部門２に設けられたＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）電話機、６は受注部門２に設けられたファクシミリ装置である。７は商品の生産に携わる生産部門、８は生産部門７に設けられた書式用の端末、９ａ，９ｂ，９ｃは生産部門７に設けられた主担当者用，副担当者用及び部門長用の端末、１０は生産部門７に設けられたＩＰ電話機、１１は生産部門７に設けられたファクシミリ装置である。１２は商品の販売に携わる販売部門、１３は販売部門１２に設けられた書式用の端末、１４ａ，１４ｂ，１４ｃは販売部門１２に設けられた主担当者用，副担当者用及び部門長用の端末、１５は販売部門１２に設けられたＩＰ電話機、１６は販売部門１２に設けられたファクシミリ装置である。１７は受注部門２，生産部門７及び販売部門１２を統括する統括部門、１８は統括部門１７に設けられた端末、１９は統括部門１７に設けられたＩＰ電話機、２０は統括部門１７に設けられたファクシミリ装置である。
【００１１】
２１は受注部門２に設けられた書式用、主担当者用，副担当者用，部門長用の端末３，４ａ，４ｂ，４ｃ、ＩＰ電話機５及びファクシミリ装置６、生産部門７に設けられた書式用，主担当者用，副担当者用，部門長用の端末８，９ａ，９ｂ，９ｃ、ＩＰ電話機１０及びファクシミリ装置１１、販売部門１２に設けられた書式用，主担当者用，副担当者用，部門長用の端末１３，１４ａ，１４ｂ，１４ｃ、ＩＰ電話機１５及びファクシミリ装置１６並びに統括部門１７に設けられた端末１８、ＩＰ電話機１９及びファクシミリ装置２０と通信ネットワーク１を介して接続するホストコンピュータ（制御装置）である。
【００１２】
図２はこの発明の実施の形態１による書式期限管理システムにおけるホストコンピュータの構成を示すブロック図である。２２は制御手段、２３は書式を含む書式ファイル２４、書式の送信先が規定された送信先ファイル２５、アラームの配信先及び配信方式が規定されたアラームファイル２６を保持する記憶手段である。図３は送信先ファイルに規定された、書式の送信先を示す図である。図４はアラームファイルに規定された、アラームの配信先及び配信方式を示す図である。アラームファイルは、書式の重要度に応じてアラームの配信先及び配信方式を規定し、返信期限からの遅れの日数に応じてアラームの配信先及び配信方式を規定している。
【００１３】
次に動作について説明する。
ここでは、生産部門７の書式用の端末（命令送信端末）８から書式発行命令が送信され、その書式発行命令によって送信される書式の返信期限が生産部門７の書式用の端末（期限設定端末）８を介して設定される場合について説明する。書式用の端末８には、オペレータの操作によって書式発行命令を送信するものだけではなく、検査装置のように書式発行命令としての検査結果を自動的に送信するものも含まれる。
【００１４】
生産部門７の書式用の端末８から重要書式発行命令が送信されたとき、その重要書式発行命令を受信したホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されている書式ファイル２４から重要書式を読み出し、その重要書式を、記憶手段２３に保持されている送信先ファイル２５に送信先として規定されている受注部門２の書式用の端末（書式受信返信端末）３に送信する。
【００１５】
受注部門２の書式用の端末３からのその重要書式の返信が、生産部門７の書式用の端末８を介して設定された返信期限から１日遅れたとき、ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されているアラームファイル２６に規定されているように、受注部門２の主担当者用の端末（アラーム受信端末）４ａに電子メールでアラームを配信する。主担当者が不在である不在メールを受信したとき、受注部門２の副担当者用の端末（アラーム受信端末）４ｂに電子メールでアラームを配信する。２日遅れたとき、受注部門２の部門長用の端末（アラーム受信端末）４ｃに電子メールでアラームを配信する。３日遅れたとき、統括部門１７の端末（アラーム受信端末）１８に電子メールでアラームを配信する。４日遅れたとき、受注部門２のＩＰ電話機（アラーム受信端末）５又はファクシミリ装置（アラーム受信端末）６に電話又はファクシミリで部門長宛のアラームを配信する。５日遅れたとき、統括部門１７のＩＰ電話機（アラーム受信端末）１９又はファクシミリ装置（アラーム受信端末）２０に電話又はファクシミリでアラームを配信する。
【００１６】
ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、受注部門２の書式用の端末３からのその重要書式の返信を受信したとき、その重要書式を送信先ファイル２５に送信先として規定されている販売部門１２の書式用の端末（書式受信返信端末）１３に送信する。
【００１７】
販売部門１２の書式用の端末１３からのその重要書式の返信が、生産部門７の書式用の端末８を介して設定された返信期限から１日遅れたとき、ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されているアラームファイル２６に規定されているように、販売部門１２の主担当者用の端末（アラーム受信端末）１４ａに電子メールでアラームを配信する。主担当者が不在である不在メールを受信したとき、販売部門１２の副担当者用の端末（アラーム受信端末）１４ｂに電子メールでアラームを配信する。２日遅れたとき、販売部門１２の部門長用の端末（アラーム受信端末）１４ｃに電子メールでアラームを配信する。３日遅れたとき、統括部門１７の端末（アラーム受信端末）１８に電子メールでアラームを配信する。４日遅れたとき、販売部門１２のＩＰ電話機（アラーム受信端末）１５又はファクシミリ装置（アラーム受信端末）１６に電話又はファクシミリで部門長宛のアラームを配信する。５日遅れたとき、統括部門１７のＩＰ電話機（アラーム受信端末）１９又はファクシミリ装置（アラーム受信端末）２０に電話又はファクシミリでアラームを配信する。
【００１８】
また、生産部門７の書式用の端末８から普通書式発行命令が送信されたとき、その普通書式発行命令を受信したホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されている書式ファイル２４から普通書式を読み出し、その普通書式を、記憶手段２３に保持されている送信先ファイル２５に送信先として規定されている受注部門２の書式用の端末（書式受信返信端末）３に送信する。
【００１９】
受注部門２の書式用の端末３からのその普通書式の返信が、生産部門７の書式用の端末８を介して設定された返信期限から１日遅れたとき、ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されているアラームファイル２６に規定されているように、受注部門２の主担当者用の端末（アラーム受信端末）４ａに電子メールでアラームを配信する。２日遅れたとき、再度、受注部門２の主担当者用の端末４ａに電子メールでアラームを配信する。１日遅れた場合も２日遅れた場合も、主担当者が不在である不在メールを受信したとき、受注部門２の副担当者用の端末（アラーム受信端末）４ｂに電子メールでアラームを配信する。３日遅れたとき、受注部門２の部門長用の端末（アラーム受信端末）４ｃに電子メールでアラームを配信する。
【００２０】
ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、受注部門２の書式用の端末３からのその普通書式の返信を受信したとき、その普通書式を送信先ファイル２５に送信先として規定されている販売部門１２の書式用の端末（書式受信返信端末）１３に送信する。
【００２１】
販売部門１２の書式用の端末１３からのその普通書式の返信が、生産部門７の書式用の端末８を介して設定された返信期限から１日遅れたとき、ホストコンピュータ２１の制御手段２２は、記憶手段２３に保持されているアラームファイル２６に規定されているように、販売部門１２の主担当者用の端末（アラーム受信端末）１４ａに電子メールでアラームを配信する。２日遅れたとき、再度、販売部門１２の主担当者用の端末１４ａに電子メールでアラームを配信する。１日遅れた場合も２日遅れた場合も、主担当者が不在である不在メールを受信したとき、販売部門１２の副担当者用の端末（アラーム受信端末）１４ｂに電子メールでアラームを配信する。３日遅れたとき、販売部門１２の部門長用の端末（アラーム受信端末）１４ｃに電子メールでアラームを配信する。
【００２２】
以上のように、この実施の形態１によれば、重要書式や普通書式の返信が、生産部門７の書式用の端末８を介して設定された返信期限から遅れたとき、書式の重要度と返信期限からの遅れの日数に応じて、所定の配信先に所定の配信方式でアラームを配信するので、書式の返信期限が管理され、書式の返信が返信期限から遅れたときの処置が適確に行われるという効果が得られる。
【００２３】
なお、書式の返信期限や書式の返信が返信期限から遅れたときのアラームの配信先及び配信方式は随時変更することができる。
また、重要書式や普通書式は受注部門２や販売部門１２に同時に送信する場合であってもよい。同時に送信する場合には、異なる書式を送信する構成であってもよい。
【００２４】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、書式発行部門の命令送信端末及び期限設定端末並びに各関連部門の書式受信返信端末及びアラーム受信端末と通信ネットワークを介して接続しており、書式を含む書式ファイルと書式の送信先が規定された送信先ファイルとアラームの配信先及び配信方式が規定されたアラームファイルとを保持する記憶手段と、書式発行部門の命令送信端末から受信した書式発行命令に対応した書式を書式ファイルから読み出し、その書式を送信先ファイルに送信先として規定されている関連部門の書式受信返信端末に送信し、その書式受信返信端末からのその書式の返信が書式発行部門の期限設定端末を介して設定された返信期限から遅れたとき、アラームファイルに配信先として規定されている関連部門のアラーム受信端末に、アラームファイルに規定されている配信方式でアラームを配信する制御手段とを有する制御装置を備えるように書式期限管理システムを構成したので、書式の返信期限を管理し、書式の返信が返信期限から遅れたときの処置を適確、自動的に行う書式期限管理システムが得られるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１による書式期限管理システムを示す構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１による書式期限管理システムにおけるホストコンピュータの構成を示すブロック図である。
【図３】送信先ファイルに規定された、書式の送信先を示す図である。
【図４】アラームファイルに規定された、アラームの配信先及び配信方式を示す図である。
【符号の説明】
１　通信ネットワーク、２　受注部門、３　書式用の端末、４ａ，４ｂ，４ｃ主担当者用，副担当者用，部門長用の端末、５　ＩＰ電話機、６　ファクシミリ装置、７　生産部門、８　書式用の端末、９ａ，９ｂ，９ｃ　主担当者用，副担当者用，部門長用の端末、１０　ＩＰ電話機、１１　ファクシミリ装置、１２販売部門、１３　書式用の端末、１４ａ，１４ｂ，１４ｃ　主担当者用，副担当者用，部門長用の端末、１５　ＩＰ電話機、１６　ファクシミリ装置、１７　統括部門、１８　端末、１９　ＩＰ電話機、２０　ファクシミリ装置、２１　ホストコンピュータ（制御装置）、２２　制御手段、２３　記憶手段、２４　書式ファイル、２５　送信先ファイル、２６　アラームファイル。
【図１】
2004094358.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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