(57)【要約】【課題】複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、画像形成装置管理用に複数必要であったメールアカウントを一つにまとめて管理運営することを可能にする。【解決手段】所定のネットワーク３０を通じて送信される電子メールを受け取る複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと、前記複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと接続するとともに、前記ネットワーク３０とも接続し、当該ネットワーク３０から前記画像形成装置Ａ〜Ｃ宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置Ａ〜Ｃに一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバ１０とを備える。【選択図】　図１
2004056388.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記受信側メールサーバにていったん取り込まれる電子メールには、前記複数の画像形成装置のいずれかを特定するための画像形成装置識別データが挿入されており、
前記画像形成装置は、前記受信側メールサーバに電子メールが着信しているか否かを判別し、着信していると判別されたときに前記受信側メールサーバにて取り込まれた電子メールの画像形成装置識別データを読み込み、読み込んだ画像形成装置識別データの中から自機の画像形成装置識別データがあるか否かを判別し、当該画像形成装置識別データを含んだ電子メールのみを受信するよう制御する制御手段を備えたことを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項２】
所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取る複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、前記複数の画像形成装置のいずれかを特定するための画像形成装置識別データが挿入された電子メールが受信された前記受信側メールサーバから、当該電子メールを画像形成装置で取り出す電子メール処理方法であって、
画像形成装置により、前記受信側メールサーバに電子メールが着信しているか否かが判別される第１判別段階と、
前記第１判別段階で電子メールがあると判別されたときに、当該画像形成装置により前記受信側メールサーバにて取り込まれた電子メールの画像形成装置識別データを読み込む識別データ読込段階と、
前記識別データ読込段階にて読み込んだ画像形成装置識別データの中から、当該画像形成装置により自機の画像形成装置識別データがあるか否かが判別される第２判別段階と、
前記第２判別段階にて該当する画像形成装置識別データがあると判別されたときに、当該画像形成装置識別データを含んだ電子メールのみが当該画像形成装置に受信される受信段階と
を有することを特徴とする電子メール処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置とを有する管理システム、および当該管理システムに適用するための電子メール処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、汎用ネットワークに接続された画像形成装置において、当該画像形成装置と、外部の例えば管理者用の端末との間で、読み取った原稿をデータ化して電子メールとして送信するスキャン・トゥ・Ｅ−メール技術（例えば特開２００１−１７７６７２号）、画像形成装置で起こった不具合などを管理者用の端末で把握するためのエラー通知技術（特開平１０−１７２０２号）、画像形成装置の状態を管理者用の端末で把握するための状態通知技術（特開平１０−２０７３０４号）、画像形成装置を管理者用の端末から遠隔操作する遠隔管理技術（特開平８−３３１２６７号）などのインターネットの電子メールを用いた管理技術が利用されてきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上述したような管理システムでは、従来から管理者からの電子メールを遠隔操作などの対象となる画像形成装置に確実に送信するため、および当該画像形成装置自身のセキュリティの確保のために、画像形成装置を導入した側にて受信用のメールサーバを置かせて、当該メールサーバに画像形成装置ごとに受信用のメールアカウントとしての受信用のメールボックスを設けることが一般的である。
【０００４】
したがって、各画像形成装置に各メールアカウントを一対一で割り当てることになるため、特に多数の画像形成装置の導入を行う際に、膨大な数のメールアカウントを設けることになり、管理すべきメールアカウント数が膨大になり、受信メールサーバの管理が複雑になる。
そこで、本発明は、上述した実情に鑑みてなされたものであり、複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、画像形成装置管理用に複数必要であったメールアカウントを一つにまとめて管理運営することを可能にする電子メール処理方法、および当該方法を適用した画像形成装置の管理システムを提供することを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る画像形成装置の管理システムは、上述した課題を解決するために、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取るよう構成された複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備え、
前記受信側メールサーバにていったん取り込まれる電子メールには、前記複数の画像形成装置のいずれかを特定するための画像形成装置識別データが挿入されており、
前記画像形成装置は、前記受信側メールサーバに電子メールが着信しているか否かを判別し、着信していると判別されたときに前記受信側メールサーバにて取り込まれた電子メールの画像形成装置識別データを読み込み、読み込んだ画像形成装置識別データの中から自機の画像形成装置識別データがあるか否かを判別し、当該画像形成装置識別データを含んだ電子メールのみを受信するよう制御する制御手段を備えたことを特徴としている。
【０００６】
また、本発明に係る電子メール処理方法は、所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取る複数の画像形成装置と、
前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、前記複数の画像形成装置のいずれかを特定するための画像形成装置識別データが挿入された電子メールが受信された前記受信側メールサーバから、当該電子メールを画像形成装置で取り出す電子メール処理方法であって、
画像形成装置により、前記受信側メールサーバに電子メールが着信しているか否かが判別される第１判別段階と、
前記第１判別段階で電子メールがあると判別されたときに、当該画像形成装置により前記受信側メールサーバにて取り込まれた電子メールの画像形成装置識別データを読み込む識別データ読込段階と、
前記識別データ読込段階にて読み込んだ画像形成装置識別データの中から、当該画像形成装置により自機の画像形成装置識別データがあるか否かが判別される第２判別段階と、
前記第２判別段階にて該当する画像形成装置識別データがあると判別されたときに、当該画像形成装置識別データを含んだ電子メールのみが当該画像形成装置に受信される受信段階と
を有することを特徴としている。
【０００７】
【発明の実施の態様】
以下、本発明に係る画像形成装置の管理システムおよび電子メール処理方法の実施態様について、図面を参照しながら詳細に説明する。
前記管理システムの一実施態様は、図１に示したように、所定のネットワーク３０を通じて送信される電子メールを受け取る複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと、前記複数の画像形成装置Ａ〜Ｃと接続するとともに、前記ネットワーク３０とも接続し、当該ネットワーク３０から前記画像形成装置Ａ〜Ｃ宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置Ａ〜Ｃに一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバ１０とを備え、前記受信側メールサーバ１０にていったん取り込まれる電子メールには、前記複数の画像形成装置Ａ〜Ｃのいずれかを特定するための画像形成装置識別データ（以下、「識別データ」という）が挿入されており、前記画像形成装置Ａ〜Ｃは、前記受信側メールサーバ１０に電子メールが着信しているか否かを判別し、着信していると判別されたときに前記受信側メールサーバ１０にて取り込まれた電子メールの識別データを読み込み、読み込んだ識別データの中から自機の識別データがあるか否かを判別し、当該識別データを含んだ電子メールのみを受信するよう制御する制御手段としてのＣＰＵ２２を備えるものである。
【０００８】
図１において、画像形成装置Ｂ、Ｃについては具体的な構成が示されていないが、画像形成装置Ａと同様の構成を有しており、画像形成装置Ａは、ＣＰＵ２２の他に、ネットワーク画像形成装置が有する構成、例えば操作入力のための入力部２０と、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ２４、ＣＰＵ２２で得られたジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部２８、画像形成用の出力データに基づいて画像を出力するための画像出力部２９を備えたものである。
【０００９】
なお、前記ジョブデータは、文字や図面等を示す画像データからなる原稿データと、当該原稿データに基づいてどのような体裁で画像形成するかの画像形成制御データを含むことが好ましい。
受信側メールサーバ１０は、ネットワーク３０と画像形成装置Ａ〜Ｃとの間での電子メールの受信にかかわるＰＯＰ（ｐｏｓｔ　ｏｆｆｉｃｅ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３などの受信プロトコルに従って動作し、ネットワーク３０から送られる電子メールを着信させて一時的に格納し、画像形成装置Ａ〜Ｃからの要求に従って、電子メールを画像形成装置Ａ〜Ｃに送るものである。また、受信側メールサーバ１０は、電子メールを受信するたびに当該電子メール格納用の仮想的な領域（仮想領域）を作り、一つの仮想領域に一つの電子メールを格納するように構成される。具体的には、図２に示したように、５通の電子メールを受信した場合、５つの仮想領域１１〜１５が作成され、仮想領域１１には画像形成装置Ａ宛に送信された電子メールが格納され、仮想領域１２には画像形成装置Ｂ宛の送信された電子メールが格納され、仮想領域１３には画像形成装置Ｃ宛の送信された電子メールが格納され、仮想領域１４には画像形成装置Ｂ宛の送信された電子メールが格納され、仮想領域１５には画像形成装置Ｃ宛の送信された電子メールが格納されるように構成される。
【００１０】
なお、図２において、説明の便宜上、例えば仮想領域１１に画像形成装置Ａ宛の電子メールを格納した例を挙げたが、各仮想領域が予め作成され、各仮想領域が画像形成装置に対応付けられていてもよいし、また電子メール受信時に仮想領域が適宜作成されてもよい。
ネットワーク３０は、複数の端末間での情報通信を可能とするものであれば何でもよく、例えばインターネット、公衆電話回線、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）などのネットワーク網が挙げられる。
【００１１】
送信側メールサーバ４０は、電子メールの送信にかかわるＳＭＴＰ（ｓｉｍｐｌｅ　ｍａｉｌ　ｔｒａｎｓｆｅｒ　ｐｒｏｔｏｃｏｌ）などの送信プロトコルに従って、管理側端末５０からネットワーク３０を通じて受信側メールサーバ１０に電子メールを送信する。
管理側端末５０は、図示はしないが、通常のコンピュータシステムが有する構成、例えば操作入力のための操作入力手段、処理データを一時的に蓄積しておくためのメモリ、処理されたデータおよび処理状況などを表示するための表示手段、これら構成の動作を制御する制御手段を備える。
【００１２】
また、図１に示したような管理システムにおいて、例えば画像形成装置Ａに管理側端末５０から送信される電子メールの一例は、図３（ａ）に示したように、電子メール３１０のヘッダ部３１２には送信者アドレスとして管理側端末５０のアカウントに対応する電子メールアドレス「ａｂｃ＠ｂｂ．ｄｄ」が表示され、受信者アドレスとして複数の画像形成装置Ａ〜Ｃに共通するアカウントに対応する電子メールアドレス「ａａａ＠ｂｂ．ｃｏ．ｊｐ」が表示されている。また、当該電子メールが画像形成装置Ａ宛であることを示す識別データ表示３１４も含まれる。
【００１３】
また、画像形成装置Ｂに管理側端末５０から送信される電子メールの一例は、図３（ｂ）に示したように、電子メール３２０のヘッダ部３２２に、送信者アドレス「ａｂｃ＠ｂｂ．ｄｄ」、および受信者アドレス「ａａａ＠ｂｂ．ｃｏ．ｊｐ」が表示される。さらに、当該電子メールが画像形成装置Ｂ宛であることを示す識別データ表示３２４も含まれる。
【００１４】
このような所定のネットワークを通じて送信される電子メールを受け取る複数の画像形成装置と、前記複数の画像形成装置と接続するとともに、前記ネットワークとも接続し、当該ネットワークから前記画像形成装置宛てに送信される電子メールを取り込むとともに、複数の画像形成装置に一つの電子メールアカウントを割り当てた受信側メールサーバとを備えたシステムにおいて、前記複数の画像形成装置のいずれかを特定するための画像形成装置識別データが挿入された電子メールが受信された前記受信側メールサーバから、当該電子メールを画像形成装置で取り出す電子メール処理方法について説明する。
【００１５】
図４に示したように、画像形成装置により、前記受信側メールサーバに電子メールが着信しているか否かが判別される第１判別段階としてのステップＳ２０と、前記第１判別段階で電子メールがあると判別されたときに、当該画像形成装置により前記受信側メールサーバにて取り込まれた電子メールの画像形成装置識別データを読み込む識別データ読込段階であるステップＳ３０と、前記識別データ読込段階にて読み込んだ画像形成装置識別データの中から、当該画像形成装置により自機の画像形成装置識別データがあるか否かが判別される第２判別段階としてのステップＳ４０と、前記第２判別段階にて該当する画像形成装置識別データがあると判別されたときに、当該画像形成装置識別データを含んだ電子メールのみが当該画像形成装置に受信される受信段階であるステップＳ５０とを有する。
【００１６】
図４において、ステップＳ１０では、画像形成装置が受信側メールサーバ１０に接続（アクセス）して、ステップＳ２０に進む。このとき、受信側メールサーバ１０では、このアクセスがアクセス権を有する者による操作に基づくものであるか否かを、必要に応じて認証してもよい。
ステップＳ２０では、受信側メールサーバ１０に電子メールが着信し、取り込まれているか否かが判別される。具体的には、ＣＰＵ２２が送受信部２６を通じて受信側メールサーバ１０にアクセスして、送受信に関わる制御情報、例えばヘッダ情報の受信を行って、何らかの制御情報が取り出せたら「電子メールあり」と判別し、取り出せなかったら「電子メールなし」と判別するようにする。
【００１７】
この判別結果がＹＥＳ、すなわち電子メールありと判別された場合には、ステップＳ３０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち電子メールなしと判別された場合には、ステップＳ７０に進み、画像形成装置は受信側メールサーバ１０との接続を切り、動作は終了する。
ステップＳ３０では、ＣＰＵ２２にて受信側メールサーバ１０に受信された電子メールから識別データ、すなわち画像形成装置の識別データが読み取られ、ステップＳ４０に進む。この識別データは、例えば図３（ａ）、（ｂ）に示したように、例えばヘッダ部３１２、３２２の識別データ表示３１４、３２４に示される。また、図示しないが、ヘッダ部に限らず、本文部への記載、識別データを有するファイルの添付などにより、電子メールに識別データを持たせることも可能である。また、この識別データとしては、出荷時に各画像形成装置に割り当てられたシリアル番号、ネットワーク接続の設定時に割り当てられたＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔｐｒｏｔｏｃｏｌ）アドレス、予め登録しておいたニックネームなどが挙げられる。また、ニックネームを識別データとして用いる場合には、このニックネームを予め操作パネルなどの入力部２０からの入力により設定してもよく、また管理側端末により運営される所定のウェブサイトを通じて登録してもよい。なお、登録内容は受信側メールサーバ１０からアクセス可能な所定の記憶装置に記憶しておく。
【００１８】
ステップＳ４０では、ステップＳ３０で読み取った識別データの中に、自機の識別データと合致するものがあるか否かが判別される。
この判別結果がＹＥＳ、すなわち自機の識別データと合致する識別データが含まれる場合には、ステップＳ５０に進む。また判別結果がＮＯ、すなわち自機の識別データを合致する識別データが含まれていない場合には、ステップＳ２０に戻る。
【００１９】
ステップＳ５０では、ＣＰＵ２２が、自機の識別データと合致する識別データを含む電子メールを受信側メールサーバ１０から送受信部２６にて受信するように、送受信部２６を制御して、ステップＳ６０に進む。
ステップＳ６０では、ＣＰＵ２２は受信した電子メールを受信側メールサーバ１０から削除するよう送受信部２６に指示する。受信された電子メールが削除された後に、再度ステップＳ２０に戻る。
【００２０】
このように、画像形成装置は、受信側メールサーバ１０に着信し、格納された電子メールを受信する際に、当該電子メールに記載された識別データと、自機を特定するための識別データとを照合し、合致すれば自機宛の電子メールであると判断し、所定の処理を行い、受信側メールサーバ１０から当該電子メールを削除することができる。また、合致しなければ、自機以外に宛てられた電子メールであると判断し、処理を行わずにそのまま受信側メールサーバ１０に残しておくことできる。残された電子メールは、他の画像形成装置による識別データ照合、所定の処理の対象となる。
【００２１】
なお、識別データが記載されていない、あるいは予め登録された識別データが記載されている電子メールについては、削除しても差し支えない。
また、図４では、ステップＳ６０で受信された電子メールを削除したが、削除せずに、受信から所定の時間が経った電子メールを、サーバの運営者が定期的にまとめて削除しても差し支えない。
【００２２】
前記実施態様によれば、ネットワークに接続した複数の画像形成装置を電子メールを用いて管理するに当たり、これら複数の画像形成装置の電子メールのアカウントを一つにすることが可能になり、アカウント作成の手間を省くことができる上に、メールサーバ資源を有効に利用することができるようになる。また、管理者側では、複数の画像形成装置を一つのメールアドレスをもって、管理することができるので、アドレス管理が簡単になる。
【００２３】
以上、本発明の一つの実施態様を説明したが、当該実施態様を、本発明の目的を逸脱しない範囲で適宜変更した構成も、本発明の範囲に属するものと理解される。
【００２４】
【発明の効果】
本発明によれば、複数の画像形成装置を備えたネットワークシステムにおいて、画像形成装置管理用に複数必要であったメールアカウントを一つにまとめて管理運営することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明に係る画像形成装置の管理システムの一実施態様を示すブロック図である。
【図２】図２は、前記実施態様で用いられる受信側メールサーバを説明する図である。
【図３】図３は、前記実施態様でやりとりされる電子メールの例を示す図である。
【図４】図４は、本発明に係る電子メール処理方法の一実施態様を示すフローチャートである。
【符号の説明】
Ａ〜Ｃ　画像形成装置
１０　受信側メールサーバ
２０　入力部
２２　ＣＰＵ
２４　メモリ
２６　送受信部
２８　画像形成部
２９　画像出力部
３０　ネットワーク
４０　管理側メールサーバ
５０　管理側端末
【図１】
2004056388.tif 000003
【図２】
2004056388.tif 000004
【図３】
2004056388.tif 000005
【図４】
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