(57)【要約】【課題】テレビ会議で利用する資料データを簡易な方法で、かつ、回線に負担をかけることのない方法で共有することを課題とする。【解決手段】端末局１の予約登録部１１がテレビ会議の予約を行なうと、会議の参加予定者リストが、予約系サーバ２０の会議参加ＤＢに登録される。端末局１の資料登録部１２がサーバ２０の記憶領域６２に資料データ６２を登録すると、資料処理部２６は、会議参加ＤＢ２４から会議参加予定者のメールアドレスを取得し、メールアドレスリストを資料データ６２に埋め込む。所定のタイミングで資料データ６２が配布部２７に渡されると、配布部２７は、メールアドレスリストを展開して、リストに含まれるメールアドレスに対して資料データ６２を送付する。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者のメールアドレスを管理する工程と、
ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、
ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、格納された資料データを利用するテレビ会議の参加予定者のメールアドレスリストを生成し、当該メールアドレスリストを前記資料データに埋め込む工程と、
ｄ）テレビ会議が開催される前の所定のタイミングで、メール配信機能部が、前記メールアドレスリストが埋め込まれた前記資料データを受け取ることにより、各参加予定者のメールアドレスに対して、前記資料データを送付する工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【請求項２】
請求項１に記載のテレビ会議システムにおける資料配布方法において、
工程ｄ）における前記所定のタイミングを選択式に設定可能としたことを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【請求項３】
テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者のメールアドレスを管理する工程と、
ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、
ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、参加予定者に変更が発生した場合に、変更後の参加予定者のメールアドレスに対して、前記資料データを送付する工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【請求項４】
テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者の予約情報を管理する工程と、
ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、
ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、参加予定者からの資料データの取得要求を受けた際、前記予約情報を参照することにより、取得要求元の参加予定者が参加する予定のテレビ会議を特定し、当該テレビ会議に対応した資料データのみを閲覧可能とする工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【請求項５】
テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、
ｂ）テレビ会議の各参加予定者よりテレビ会議への接続要求を受ける工程と、
ｃ）接続要求元のネットワークアドレスを取得する工程と、
ｄ）接続要求元との間でテレビ会議の接続処理を行なうとともに、映像および音声データの交換による実際の会議が開始される前に、前記資料データを接続要求元のネットワークアドレスに対して送信する工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【請求項６】
端末局と、各端末局から送信される映像および音声データを他の端末局に中継送信する基地局と、を備えるテレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）テレビ会議を開催し、各端末局間で映像および音声データの交換を行なう工程と、
ｂ）テレビ会議の開催中、一の端末局が映像および音声データを前記基地局に送信する一方、前記一の端末局がテレビ会議で使用する資料データを前記基地局を経由することなく他の端末局に直接送信する工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議における資料配布方法。
【請求項７】
請求項６に記載のテレビ会議における資料配布方法において、さらに、
ｂ−１）前記資料データを他の端末局に直接送信する際には、前記基地局に送信する映像の間引き処理を行なう工程、
を備えることを特徴とするテレビ会議における資料配布方法。
【請求項８】
請求項６または請求項７に記載のテレビ会議における資料配布方法において、さらに、
ｂ−２）前記資料データを他の端末局に直接送信する際には、前記基地局に送信する音声の間引き処理を行なう工程、
を備えることを特徴とするテレビ会議における資料配布方法。
【請求項９】
テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、
ａ）テレビ会議が開催され、テレビ会議のログが記録される工程と、
ｂ）前記テレビ会議の開催後において、前記ログを参照し、前記テレビ会議の参加者に資料データを送信する工程と、
を備えることを特徴とするテレビ会議システムにおける資料配布方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、テレビ会議システムにおける資料データの共有方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネット、電話回線等のネットワークを用い、テレビ電話あるいは音声（ＩＰ）電話によって双方向あるいは多地点間で通信を行なうテレビ会議システムが存在する。
【０００３】
テレビ会議システムによって提供される遠隔教育や相談などのサービスにおいて、テレビ会議の参加者である教師、生徒、議長、コンサルタント、相談者等が利用する各端末局が相互に資料を共有する場合がある。
【０００４】
従来テレビ会議における資料の共有方法については、以下のような方法が存在していた。
１）Ｗｅｂを利用した資料共有
２）多目的情報交換ボードの利用による共有
３）アプリケーション共有
このうち、１）、２）の方法においては、Ｗｅｂページまたは静止画データをテレビ会議中にある端末局から他の端末局に送信する方法である。
【０００５】
３）の方法については、１）、２）の方法とは異なり、あらかじめ端末間で相互に資料ファイルを準備する。そして、各端末において、その資料ファイルに関連するアプリケーションを起動する。このアプリケーションではネットワークを介して端末局間でマウスやメニュー選択の操作情報を交換することで、相互にマウスやメニュー選択操作を共有することを可能としている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
＜会議開催前における資料配布の課題＞
上記３）の方法においては、各端末局が資料ファイルを事前に準備するプロセスが必要である。そしてこのプロセスについては、特別な方法は用いておらず、たとえば電子メールなどを用いて会議の事前にファイル送付を行なうといった方法がとられている。
【０００７】
３人以上の参加者による多地点テレビ会議を行なおうとする場合、一般的に、参加者同士が自由に接続を行なうわけではなく、ネットワーク上のサーバで仮想的に設定された場所、たとえば仮想会議室や、仮想教室、仮想広場（パティオ）といった場所に各参加予定者が同時にアクセスすることで、テレビ会議が開催される。
【０００８】
いわゆる企業などにおけるテレビ会議の場合は、議長あるいは招集者により、各参加予定者に電子的あるいは物理的な方法で召集がかけられることが多い、その方法としては、例えば電子メールであり、あるいは電話などである。召集を行なう際には、企業やその部課などに属す社員の名簿（データベース）から、被招集者を決定する操作が行なわれたりする。
【０００９】
そして、テレビ会議の開催前に各参加予定者に会議に必要な資料を配布するためには、ネットワーク上の仮想会議室にアクセスしたメンバや、召集を行なったメンバに対し電子ファイル（ワード（Ｒ）、エクセル（Ｒ）、パワーポイント（Ｒ）、ＰＤＦ、ビデオや写真など）を電子的（電子メールなど）に、あるいは、物理的（ディスクなど）に、手動で配布しなければならない。
【００１０】
さらに、参加者が途中で変更になったりする場合や、参加者の代理で出席する者が存在したりする場合などには、変更後の参加予定者に資料を手動で転送しなければならず、非常に不便である。
【００１１】
＜会議中における資料配布＞
また、会議中に資料を送付する必要がある場合がある。たとえば、会議においてデザインの決定を行なう場合など、会議において最終決定する内容については、事前に資料を送付することはできない。他にも、アンケートや試験問題など事前送付することが望まれないものがある。あるいは、会議中に臨時に特定の資料が必要になる場合もある。さらには、そもそも会議に参加するメンバが事前に決まらない場合もある。
【００１２】
したがって、会議中に資料を送付するプロセスが必須となる。しかしながら、上記１）、２）の方法については、データが大容量となる資料ファイル（例：ワード（Ｒ）、エクセル（Ｒ）、パワーポイント（Ｒ）、ＰＤＦなど）を送信する方法であり、テレビ会議で使用する映像および音声の通信帯域に影響を及ぼすおそれがある。したがって、テレビ会議の進行中にこれらの方法をとることは好ましくない。
【００１３】
テレビ会議の場合、インターネットを介して特定の回線容量を用いながら映像や音声の会話を行なっているので、資料の送付は映像音声の通信パフォーマンスの劣化の原因となり、極端な場合には、音切れ、画像の停止などの原因となるからである。
【００１４】
そこで、従来、会議中に送付する資料については比較的容量が小さい静止画像を用いる方法や、Ｗｅｂ　ＰａｇｅのＵＲＬ情報のみを相手端末に送信し、相手方端末でＨＴＴＰなどのプロトコルでページをダウンロードするなどの方法をとることで、回線容量への影響を最小限に留めるための方法がとられていた。このため、会議中において配布することのできる資料形態に制約があった。
【００１５】
そこで、本発明においては、シンプルかつ回線容量に負荷のかかりにくい方法を用いて、会議の開催前や会議中等、様々なタイミングにおいて資料共有を簡便に行なうことを課題とする。
【００１６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者のメールアドレスを管理する工程と、ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、格納された資料データを利用するテレビ会議の参加予定者のメールアドレスリストを生成し、当該メールアドレスリストを前記資料データに埋め込む工程と、ｄ）テレビ会議が開催される前の所定のタイミングで、メール配信機能部が、前記メールアドレスリストが埋め込まれた前記資料データを受け取ることにより、各参加予定者のメールアドレスに対して、前記資料データを送付する工程と、を備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項２記載の発明は、請求項１に記載のテレビ会議システムにおける資料配布方法において、工程ｄ）における前記所定のタイミングを選択式に設定可能としたことを特徴とする。
【００１８】
請求項３記載の発明は、テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者のメールアドレスを管理する工程と、ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、参加予定者に変更が発生した場合に、変更後の参加予定者のメールアドレスに対して、前記資料データを送付する工程と、を備えることを特徴とする。
【００１９】
請求項４記載の発明は、テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）予約されたテレビ会議ごとに、参加予定者の予約情報を管理する工程と、ｂ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、各テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、ｃ）テレビ会議が開催される前の時間帯において、参加予定者からの資料データの取得要求を受けた際、前記予約情報を参照することにより、取得要求元の参加予定者が参加する予定のテレビ会議を特定し、当該テレビ会議に対応した資料データのみを閲覧可能とする工程と、を備えることを特徴とする。
【００２０】
請求項５記載の発明は、テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）テレビ会議用の資料データが所定の記憶領域に格納される工程と、ｂ）テレビ会議の各参加予定者よりテレビ会議への接続要求を受ける工程と、ｃ）接続要求元のネットワークアドレスを取得する工程と、ｄ）接続要求元との間でテレビ会議の接続処理を行なうとともに、映像および音声データの交換による実際の会議が開始される前に、前記資料データを接続要求元のネットワークアドレスに対して送信する工程と、を備えることを特徴とする。
【００２１】
請求項６記載の発明は、端末局と、各端末局から送信される映像および音声データを他の端末局に中継送信する基地局と、を備えるテレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）テレビ会議を開催し、各端末局間で映像および音声データの交換を行なう工程と、ｂ）テレビ会議の開催中、一の端末局が映像および音声データを前記基地局に送信する一方、前記一の端末局がテレビ会議で使用する資料データを前記基地局を経由することなく他の端末局に直接送信する工程と、を備えることを特徴とする。
【００２２】
請求項７記載の発明は、請求項６に記載のテレビ会議における資料配布方法において、さらに、ｂ−１）前記資料データを他の端末局に直接送信する際には、前記基地局に送信する映像の間引き処理を行なう工程、を備えることを特徴とする。
【００２３】
請求項８記載の発明は、請求項６または請求項７に記載のテレビ会議における資料配布方法において、さらに、ｂ−２）前記資料データを他の端末局に直接送信する際には、前記基地局に送信する音声の間引き処理を行なう工程、を備えることを特徴とする。
【００２４】
請求項９記載の発明は、テレビ会議システムにおいて資料データを配布する方法であって、ａ）テレビ会議が開催され、テレビ会議のログが記録される工程と、ｂ）前記テレビ会議の開催後において、前記ログを参照し、前記テレビ会議の参加者に資料データを送信する工程と、を備えることを特徴とする。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。
【００２６】
図１は、テレビ会議システムの全体概略図である。テレビ会議システムは、映像および音声データを相互に交換する複数の端末局１と、各端末局１から送信される映像および音声データをインターネット等のネットワークを介して受信するとともに、受信した映像および音声データを他の端末局１に中継送信する基地局２とを備える。図では、４つの端末局１Ａ〜１Ｄが基地局２を介して映像および音声のデータ交換を行ない、テレビ会議を行なっている。
【００２７】
テレビ会議システムにおいては、各端末局１が映像、音声をリアルタイムに交換しながら会議を進行する。そして、テレビ会議では、会議参加者が参照する資料データ（ワープロデータや画像データ、グラフデータなど）がネットワークを介して配布されることになる。テレビ会議の各参加者は、映像、音声を交換することによってコミュニケーションをとりつつ、配布された資料を参照しながら、会議を進行させるのである。この資料データの配布時期は、テレビ会議の開催前や開催中など様々である。本発明においては、この資料データの配布時期に応じて、適切な配布方法を実現するものである。
【００２８】
＜１．テレビ会議の開催前における資料の配布方法＞
図２は端末局１および基地局２の機能ブロックを示す図である。まず、端末局１における予約登録部１１において、テレビ会議への参加予約処理が行なわれる。予約登録部１１から基地局２の予約系サーバ２０が備える予約処理部２１に対して処理開始要求が発生することにより、予約処理部２１が予約ＤＢ２３を参照して現在の予約情報を取得し、取得した要約情報を予約登録部１１に対して返信する。
【００２９】
予約登録部１１は、現在の予約情報を受信すると、端末局１のモニタ上に、図３に示すような会議室予約画面５１を表示する。会議室予約画面５１は、現在の予約情報を表示する役割と、新たな会議室の予約を入力する機能とを備えている。
【００３０】
ここでは、予約ＤＢ２３において３つの仮想会議室（会議室１〜会議室３）が登録されているものとする。したがって、会議室予約画面５１には、会議室１〜会議室３についての予約情報が表示されている。
【００３１】
ここで、端末局１の操作者が、会議室予約画面５１中のいずれかの会議室の予約欄をマウスクリックすると（図３では、会議室１の予約欄をクリックした様子を示している。）、図４に示すような参加者選択画面５２が表示される。
【００３２】
参加者選択画面５２には、利用者ＤＢ３０から呼び出した全利用者のリストが表示されている。利用者ＤＢ３０には、テレビ会議への参加が可能な全ての利用者リスト（たとえば、企業であれば社員リスト）が登録されている。利用者ＤＢ３０には、各利用者のメールアドレスが登録されている。
【００３３】
ここで、端末局１の操作者は、マウス等を用いて利用者リストの中から会議参加者を選択する。図４には、選択された利用者について”選択”欄５２１にマーク表示がされている。このテレビ会議システムまたは当該仮想会議室の最大参加人数が４名であるとすると、”選択”欄には、招集者自身を除く他の参加者人数、すなわち３つまでのマークが表示可能である。あるいは、他の第三者（秘書など）による代理召集を許可するのであれば、参加者の最大数すなわち４つまでのマークを表示可能としてもよい。
【００３４】
会議の参加予定者を選択した後、端末局１の操作者が、資料登録ボタン５２２を選択することにより、会議の予約情報が予約ＤＢ２３に登録される。さらに、選択された各参加予定者の情報が、会議参加ＤＢ２４に登録される。会議参加ＤＢ２４には、参加予定者のＩＤ番号等、識別情報が登録される。この識別情報をキーとして利用者ＤＢ３０を参照し、各参加予定者の登録情報を取得可能である。なお、会議参加ＤＢ２４に、利用者ＤＢ３０に登録されている情報を適宜抽出して登録するようにしてもよい。
【００３５】
このようにして、予約ＤＢ２３には、会議単位での予約情報が登録され、会議参加ＤＢ２４には、予約された会議ごとの参加予定者の識別情報が登録される。
【００３６】
会議の予約情報が登録された時点で、会議参加予定者は、資料データ６２（図２等に図示）を登録することが可能となる。会議参加予定者が所定の操作を行なうことにより、端末局１の資料登録部１２が、資料データ６２を基地局２に転送する。転送には、ＦＴＰやＨＴＴＰなどのプロトコルが利用される。基地局２では、予約系サーバ２０の記憶領域２５に資料データ６２が登録される。
【００３７】
ここで、記憶領域２５に登録される資料データ６２は、予約されている会議ごとに管理されている。管理方法は、特に限定されるものではないが、たとえば、会議ごとに別のフォルダを設けて格納するようにしてもよいし、資料データのヘッダ情報として会議を特定する情報を埋め込むようにしてもよい。
【００３８】
このようにして、記憶領域２５に資料データ６２が登録されると、予約系サーバ２０の備える資料処理部２６が資料データ６２に対するメールアドレスリスト６１の埋め込み処理を行なう。
【００３９】
メールアドレスリスト埋め込み処理について、図５、図６等を参照しながら説明する。会議ごとに管理された資料データ６２が登録された時点で、既に、会議参加ＤＢ２４には、会議ごとの参加予定者のリストが登録されている。資料処理部２６は、この会議参加ＤＢ２４を参照することにより、登録された資料データ６２に対応する会議の参加予定者リストを取得する。
【００４０】
なお、図５に示す確認画面５３は、会議参加ＤＢ２４に登録されている参加予定者リストを参照するための画面である。この確認画面５３は、任意のタイミングで端末局１より参照可能である。たとえば、端末局１の操作者は、資料データ６２を基地局２に転送する前に、この確認画面５３を参照して、資料の配布先となる参加予定者を確認することが可能である。
【００４１】
資料処理部２６は、会議の参加予定者リストを取得すると、参加予定者リストに登録された各参加予定者の識別情報をキーとして、利用者ＤＢ３０を検索し、各参加予定者のメールアドレスを取得し、参加予定者のメールアドレスリスト６１を生成する。
【００４２】
さらに、資料処理部２６は、図６に示すように、このメールアドレスリスト６１を資料データ６２に埋め込む。埋め込み処理としては、たとえば、メールアドレスリスト６１を資料データ６２のヘッダ部分に書き込む方法、あるいは、権利者記述領域に書き込む方法、または、ユーザに開放された汎用的な領域に書き込む方法などがある。
【００４３】
なお、メールアドレスリスト６１を直接的に資料データ６２に書き込む以外に、メールアドレスを参照可能なリンク情報を埋め込むようにしてもよい。
【００４４】
次に、資料処理部２６は、所定のタイミングで、メールアドレスリスト６１が埋め込まれた資料データ６２を配布部２７が備える所定の参照領域にコピーする。この所定のタイミングは、後で説明するように用意された選択肢の中から選択可能となっている。ここでは、たとえば、資料データ６２がコピーされるタイミングは、会議通知時であるものとする。会議通知時とは、テレビ会議の開催に先立て、各参加予定者に対してテレビ会議の確認通知が行なわれる時間帯である。
【００４５】
配布部２７の備える参照領域に資料データ６２がコピーされると、図７に示すように、配布部２７は、メールアドレスリスト６１を取得して、アドレス展開を行なう（メール送付事前処理）。
【００４６】
また、配布部２７は、メール送信機能を備えており、アドレス展開された各メールアドレスを宛先として、資料データ６２を添付してメール送信するのである（メール自動配信）。
【００４７】
このようにして、配布部２７は、資料データ６２がコピーされたことをトリガとして（図７中の▲１▼）、メールの自動配信を行なうので、各参加予定者に対する資料データ６２の配信を自動化させることが可能である。そして、この資料データ６２をコピーする時間帯を調整することにより、自動配信を行なう時間帯を調整可能である。
【００４８】
そして、資料データ６２にメールアドレスリスト６１を埋め込む処理を行なっているので、資料データ６２をコピーする処理を行なっても、メールアドレスリスト６１がセットとなって移動するので、その後の処理を簡易なものとすることができる。
【００４９】
以上の処理は、資料データ６２が配布部２７の参照領域にコピーされることをトリガとして、資料データ６２のメールによる自動配信を行なった。この他の方法として、本実施の形態においては、会議参加ＤＢ２４の更新をトリガとして（図７中の▲２▼）、資料データ６２を配信する。
【００５０】
前述したように、会議参加ＤＢ２４には、会議ごとの参加予定者リストが登録されている。そして、上記資料データ６２の配布方法（図７中の▲１▼）により、資料データ６２がコピーされたことをトリガとして資料データ６２の配布が行なわれるが、この配布時よりも後に、会議参加予定者が追加されたような場合には、この追加された会議参加予定者にも資料データ６２を追加的に配信する必要がある。
【００５１】
そこで、資料処理部２６は、会議参加ＤＢ２４の更新情報を取得すると、更新の対象となった会議について既に配信している資料データ６２が存在するかどうかを確認し、既に配信している資料データ６２が存在する場合には、更新後の参加予定者に対して資料データ６２の再送を行なうのである。この際、追加された参加予定者のみに資料データ６２を配信するようにしてもよい。
【００５２】
このような処理を行なうことにより、会議の参加予定者に変更を生じた場合にも、変更後の参加予定者に手動で資料データ６２を転送するといったような煩雑な作業を省略することができる。
【００５３】
以上のように、テレビ会議が開催される前において、配布部２７より各参加予定者に資料データ６２が配布されるが、本実施の形態においては、端末局１側からの要求で資料データ６２を閲覧することも可能である。
【００５４】
端末局１の操作者が所定の操作を行なうことにより、端末局１の備える閲覧部１３が資料処理部２６に対して資料の閲覧要求を送出する。この際、閲覧部１３は、閲覧要求元の利用者の識別情報を資料処理部２６に通知する。
【００５５】
資料処理部２６は、閲覧要求元の利用者の識別情報を元に、会議参加ＤＢ２４を検索し、当該利用者が参加予約している会議を特定する。そして、資料処理部２６は、記憶領域２５を参照し、特定された会議について登録されている資料データ６２の存在を確認し、資料処理部２６が備える所定の記憶領域に特定された資料データ６２のリンク情報６２ａを格納する。この際、資料処理部２６は、利用者ごとのフォルダを生成し、それぞれのフォルダ内にリンク情報６２ａを格納する。
【００５６】
これにより、閲覧部１３が、自己のフォルダ内のリンク情報６２ａを利用して記憶領域２５に格納された資料データ６２を参照可能となるのである。
【００５７】
たとえば、図８に示すように、鈴木次郎さんが参加予定の会議が、８月２４日のＸ時の会議、および、８月３１日のＹ時の会議であると特定された場合であって、これら２つの会議に関する資料データ６２が記憶領域２５に登録されている場合、資料処理部２６において生成された鈴木次郎さんのフォルダには、２つのリンク情報６２ａが生成される。このリンク情報６２ａに閲覧部１３がアクセスすることにより、リンク先の８月２４日Ｘ時および８月３１日Ｙ時の会議用の資料データ６２が参照可能となるのである。また、加藤夏彦さんの参加予定の会議が８月３１日のＹ時の会議のみである場合には、図に示すように、１つのリンク情報６２ｂが生成されるのである。
【００５８】
＜２．テレビ会議の開催直前における資料配布方法＞
以上、説明した資料の配布方法は、テレビ会議が開催される前の事前処理である。次に、テレビ会議の開催時（開催直前）における資料の配布方法について説明する。
【００５９】
予約ＤＢ２３に予約された会議について、会議の開催時刻になると、各端末局１の会議接続部１６が、基地局２の中継系サーバ４０に対して接続処理を行なう。
【００６０】
中継系サーバ４０では、接続要求を受けると、まず、認証処理部４１が、接続要求元の認証処理を行なう。認証処理は、会議接続部１６より送信されたパスワードなどに基づいて行なわれる。
【００６１】
認証が成功すると、処理が中継制御部４２に渡される。中継制御部４２は、認証情報に基づいて利用者ＤＢ３０を参照することにより、接続要求元の利用者を特定する。
【００６２】
そして、中継処理部４２は、特定された利用者情報に基づいて、予約ＤＢ２３、会議参加ＤＢ２４を参照して、接続すべき仮想会議を特定し、接続先情報を会議接続部１６に通知する。
【００６３】
この通知を受けて、端末局１の音声映像送受信部１７が中継系サーバ４０の音声映像中継処理部４４に接続処理を行なうことによって、セッションが確立され、テレビ会議の接続状態が完了する。
【００６４】
そして、認証処理部４１は、接続要求元のＩＰアドレスを取得し、当該参加予定者が接続する会議の特定情報と、取得したＩＰアドレスとを資料処理部２６に通知する。
【００６５】
資料処理部２６は、通知された会議の特定情報をもとに、記憶領域２５において登録されている資料データ６２から該当する資料データ６２を取得する。そして、配布部２７は、資料処理部２６が取得した資料データ６２を、資料処理部２６が取得したＩＰアドレスを宛先として転送するのである。この転送処理は、ＦＴＰやＨＴＴＰなどのプロトコルが用いられる。
【００６６】
この資料の配布処理は、端末局１が接続処理を行なった直後、つまり、会議が開催され、映像および音声によるデータ交換が行なわれる直前に行なわれる。したがって、アンケートや試験問題、決裁事項など会議の開催前（直前でなく、１時間前や前日など、会議開始まである程度の期間がある時期）において配布することが許されないような資料データの配布に適している。
【００６７】
そして、映像および音声によるデータ交換が実際に行なわれる直前であるので、映像、音声の通話処理のための帯域に悪影響を及ぼすことはない。また、中継系サーバ４０と端末局１との間で張られている映像、音声系のセッションとは別の系統である予約系サーバ２０と端末局１との間で通信が行なわれるので、映像、音声の帯域への影響が緩和される。
【００６８】
＜３．テレビ会議開催中の資料配布方法＞
次に、実際に映像および音声のデータ交換を行ないながらテレビ会議を進行している状態での資料の配布方法について説明する。
【００６９】
上述のように、会議の開始前や、開始直前の時間帯においては、基地局２から各端末局１に対して資料データ６２を配布するようにした。しかし、会議が実際に開催され、映像および音声のデータ交換が行なわれている状態では、円滑なテレビ会議の進行を維持するために、映像および音声用の通信帯域を確保する必要がある。
【００７０】
上述したように、テレビ会議の接続処理が行なわれると、基地局２は、接続要求元の端末局１のＩＰアドレスを取得することが可能である。したがって、基地局２が各端末局１のＩＰアドレスを各端末局１に通知することで、各端末局１は、互いのＩＰアドレスを取得することが可能である。
【００７１】
そして、テレビ会議が実際に開始され、映像および音声のデータ交換が行なわれている状態では、各端末局１の資料送受信部１５は、基地局２を経由することなく、端末局１同士のピアｔｏピアで資料データ６２の交換をするのである。図１に示した破線が、テレビ会議開催中の資料データ６２の交換ルートを示した図である。このような処理を行なうことにより、基地局２では、回線の負担のみならず、中継処理のＣＰＵ処理の負担も軽減させることが可能である。
【００７２】
上記処理によって、基地局２における回線の負担軽減を図ることが可能であるが、端末局１側の回線においては、通信帯域に影響を及ぼすことになる。具体的には、資料データ６２の送信側においては、上り回線の帯域が制限されることになり、資料データ６２の受信側においては、下り回線の帯域が制限されることになる。このため、資料データ６２の送信側、受信側において映像および音声のデータ交換に影響を与えることになる。
【００７３】
そこで、基地局１が資料送信部１５により資料データ６２を送信する際には、映像音声処理部１７の備える間引き処理部１８が、送信画像の間引き処理（たとえば、フレームレートを下げる方法や、解像度を下げる方法がある。）を行ない、送信データの容量を縮小させるようにしている。あるいは、間引き処理部１８が、送信音声の間引き処理（たとえば、無音領域を削減する方法や、サンプリングビットレートまたは量子化ビットレートを下げる方法がある。）を行ない、送信データの容量を縮小させるようにしているのである。
【００７４】
このようにして、資料データ６２の送信時には、映像および音声の送受信データ量を縮小させ、円滑なテレビ会議の進行を可能としているのである。一般に、ブロードバンドネットワークにおいては、上り方向の容量が小さく、下り方向の容量が大きいので、送信側で帯域を制限する方法は有効である。
【００７５】
また、中継系サーバ４０の映像音声中継処理部４４も間引き処理部４５を備えている。これにより、中継系サーバ４０において映像あるいは音声の間引き処理を行なうようにしてもよい。具体的には、中継系サーバ４０は、中継送信する映像あるいは音声データのうち、資料データ６２を受信する端末局１に対して中継送信する映像あるいは音声データについて間引き処理を行なうのである。間引き処理は、上述した基地局１側における処理と同様の処理を行なえばよい。
【００７６】
このように、基地局２側で間引き処理を行なうことにより、基地局２側での処理負担がかかるという欠点はあるが、受信側の端末局１との間の回線（下り回線）に対する負担を軽減させることが可能である。
【００７７】
＜４．会議開催後における資料配布方法＞
テレビ会議の終了時には、中継系サーバ４０の会議ＬＯＧ４３に、テレビ会議のＬＯＧが記録される。ここには、テレビ会議に参加していた参加者に関する情報（参加者の識別情報、メールアドレス等）が記録されている。
【００７８】
したがって、会議終了後においても、この会議ＬＯＧ４３を参照することで、実際に会議に参加した最終的な参加者の情報を得ることが可能である。
【００７９】
そして、この会議ＬＯＧ４３を利用して、議事録や事後資料データの自動配布を可能としている。配布方法は、上記＜１．テレビ会議の開催前における資料の配布方法＞で説明した方法と略同様である。つまり、会議の終了後において、記憶領域２５に議事録等の資料データ６２が登録されると、資料処理部２６が、メールアドレスリスト６１の埋め込み処理を行なう。ただし、上記方法においては、会議参加ＤＢ２４を参照して、会議の参加予定者のメールアドレスを取得するようにしたが、ここでの処理では、会議ＬＯＧ４３を参照することにより、最終的な会議参加者のメールアドレスを取得して、メールアドレスリスト６１を生成するのである。
【００８０】
そして、配布部２７より、議事録等の資料データ６２が各参加者に送付されるのである。
【００８１】
＜５．資料配布タイミングの選択＞
上記実施の形態においては、記憶領域２５に登録された資料データ６２を配布するタイミングの一例を説明したが、このタイミングについては自由に選択可能である。
【００８２】
図９は、選択可能なタイミングを全て表した図である。なお、この図では、会議開催前のタイミングを、さらに、予約時、予約確認時、会議通知時、の３つのタイミングに分けている。
【００８３】
まず、予約時または予約確認時に資料データ６２が登録（ＵＰ）された場合には、資料データ６２の配布（Ｄｏｗｎ）は、予約確認時、会議通知時、会議開催時から選択可能である。つまり、記憶領域２５に登録された資料データ６２が、これら各タイミングの中で選択された時間帯に、配布部２７に渡され、配布部２７より配布処理が行なわれるのである。
【００８４】
また、会議中に資料データ６２が登録（ＵＰ）された場合には、資料データ６２の配布（Ｄｏｗｎ）は、会議中または会議終了後から選択可能である。会議終了後に登録された場合には、会議終了後に配布される。
【００８５】
図１０は、図９で示された配布タイミングの選択肢の中から選択された配布タイミングの設定例である。
【００８６】
予約時、予約確認時に登録された資料データ６２は、会議開催時に配布される。会議中に登録された資料データ６２は、会議中に配布され、会議終了後に登録された資料データ６２は、会議終了後に配布される。
【００８７】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１記載の発明では、資料データにメールアドレスを埋め込むので、資料の配布処理を自動化させることが可能である。また、資料データとメールアドレスがセットになって存在するので、処理を簡素化させることができる。
【００８８】
請求項２記載の発明では、資料データの配布タイミングを選択式にしたので、利用者の希望に合わせて資料の配布タイミングを変更することができる。
【００８９】
請求項３記載の発明では、参加予定者の変更にしたがって資料データを配布するので、変更後の参加予定者に資料データを手動配布するといった煩雑な作業が不要となる。
【００９０】
請求項４記載の発明では、参加予定者からの閲覧要求に応じて、参加予定の会議に対応する資料データのみを参照可能とするので、参加予定者は、任意のタイミングで資料データを参照可能である。また、他の会議参加予定者に資料データが参照されることを防止できる。
【００９１】
請求項５記載の発明では、テレビ会議の接続処理後、映像および音声のデータ交換を行なう前に資料データを配布するので、映像および音声の通信帯域に悪影響を及ぼすことなく資料データの配布が可能である。
【００９２】
請求項６記載の発明では、会議開催中においては、端末局から他の端末局に資料データを直接送信するので、映像および音声の通信帯域に悪影響を及ぼすことなく資料データの交換が可能である。
【００９３】
請求項７記載の発明では、端末局間で資料データを交換する際に、画像データの間引き処理を行なうので、画像データの送信データ量を削減し、端末局側回線の帯域を確保することが可能である。
【００９４】
請求項８記載の発明では、端末局間で資料データを交換する際に、音声データの間引き処理を行なうので、音声データの送信データ量を削減し、端末局側回線の帯域を確保することが可能である。
【００９５】
請求項９記載の発明では、会議ＬＯＧを参照することにより、会議後に資料データを配布するので、議事録等の配布処理を簡易に行なうことが可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】テレビ会議システムの全体概略図である。
【図２】本実施の形態にかかる端末局および基地局の機能ブロック図である。
【図３】会議予約画面を示す図である。
【図４】参加者リスト画面を示す図である。
【図５】メールアドレスＬＩＳＴの抽出処理の流れを示す図である。
【図６】メールアドレスＬＩＳＴの格納形態を示す図である。
【図７】資料の自動配信処理の流れを示す図である。
【図８】資料閲覧処理の流れを示す図である。
【図９】選択的に用意された資料の配布タイミングを示す図である。
【図１０】資料の配布タイミングの一例を示す図である。
【符号の説明】
１　　端末局
２　　基地局
１７　映像音声送受信部
１８　間引き処理部
２３　予約ＤＢ
２４　会議参加ＤＢ
２６　資料処理部
２７　配布部
３０　利用者ＤＢ
４４　映像音声中継処理部
４５　間引き処理部
６１　メールアドレスリスト
６２　資料データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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