(57)【要約】【課題】プッシュ型複写機から文書等が送信された場合、その文書等の受信者は送り主がわからないという問題があった。だから、受信者が送り主を知ることのできる情報を自動的に簡単に作成することができるプッシュ型複写機が望まれていた。【解決手段】プッシュ型複写機機能を有する文書処理装置１の操作者の少なくとも顔を自動的に撮影することのできるカメラ部１２を文書処理装置１に設けた。操作者が文書ファイルを作成している時に、カメラ部１２が自動的に操作者の顔等を撮影し、画像データを作成する。画像データは、文書ファイルと共に所望の送信先へ送信される。受信側では、文書ファイルを管理する文書管理プログラムを使用すると、送信者の顔等である画像データがサムネイル表示される。よって、送信者が誰であるのか確認してから、文書ファイルの中身を閲覧することができる。【選択図】　　　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
操作部を備え、操作部に対する所定の操作に基づいて、文書を読み取り、文書ファイルを作成するための文書読取手段と、
文書読取手段による文書ファイルの作成に連動して、その作成のために前記所定の操作を行っている操作者を撮影して、撮影者が写った画像データを自動的に作成するための画像データ作成手段と、
作成された前記文書ファイルおよび画像データを一緒にして、指定された送信先へ送信するための送信手段と、
を有することを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
前記画像データ作成手段は、文書読取手段の操作部近傍に配置され、操作部を操作する者の少なくとも顔を含む画像を撮影するようにアングル調整されたデジタルカメラを含むこととを特徴とする、請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
請求項１または２記載の文書処理装置からコンピュータに送信されてきた文書ファイルをそのコンピュータが表示および開くための文書管理プログラムであって、
一緒に送信されてきた文書ファイルおよび画像データ中の画像が表示装置にサムネイル表示されるように、コンピュータを動作させるプログラムを含むことを特徴とする、文書管理プログラム。
【請求項４】
サムネイル表示された画像を含む文書ファイルを開くべき指令がコンピュータに入力されたことに応答して、画像データを開くことなく削除し、文書ファイルを開くようにコンピュータを動作させるプログラムをさらに含むことを特徴とする、請求項３記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書処理装置および文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
オフィスや会社においては、従来より、複写機や複数のパーソナルコンピュータ等がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）をはじめとするネットワークに接続されていることが公知である。かかる接続を採用すると、或るパーソナルコンピュータで作成された文書や画像をネットワークを介して、他のパーソナルコンピュータへ自由に送信することができる、また、他の機器類で作成された文書や画像を受信することができる。さらに、オフィスや会社内の機器類と文書や画像の送受信を行うだけでなく、外部の機器類とも送受信することができる。
【０００３】
かかるネットワークに、いわゆるプッシュ型文書管理システム搭載複写機（以下、「プッシュ型複写機」とする）が接続され用いられ得ることも知られている。プッシュ型複写機は、複写機中のスキャナ機能により読み取った文書や画像をネットワークを介して送信することができるものである。このプッシュ型複写機は、ネットワークに接続された任意のパーソナルコンピュータのアドレス（ＩＰアドレス）を送信先として設定する機能を有し、この設定された送信先に文書や画像を送信できるように構成されている。
【０００４】
かかる複写機に読み取られた文書や画像は、所定ファイル形式、たとえばＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｆｏｒｍａｔ）形式やＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ　Ｉｍａｇｅ　Ｆｉｌｅ　Ｆｏｒｍａｔ）形式のファイルに変換され、ファイル名が割り当てられる。そして、そのファイルが送信される。ファイルを受信したパーソナルコンピュータの表示装置上には、ファイル形式に応じたアイコンおよびファイル名が表示される。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、プッシュ型複写機から操作者が、操作者以外の人のパーソナルコンピュータに文書や画像を送信する場合、受け取った側は送信者が誰であるのか認識することができないという問題があった。つまり、受信側では、送信元がプッシュ型複写機であることは認識できても、そのプッシュ型複写機の使用者が制限されていない場合は、誰からデータが送られてきたのかを知ることができない。
【０００６】
ところで昨今は、パーソナルコンピュータ内のファイルやプログラムを破壊する等といった悪質なコンピュータウイルスによる被害が急増している。コンピュータウイルスは、ファイルや電子メールの中に埋め込まれて送信される。もし、この種のファイルを受信してしまい、ファイルを開くといった操作を行うと、パーソナルコンピュータはコンピュータウイルスにより被害を受けてしまう虞がある。そのため、受信者は不審と感じたファイルを警戒し、それらを容易に開くことを躊躇する傾向がある。さらに、不審と感じたファイルを開かずに、削除する者も多い。
【０００７】
上述の問題を解消するために、プッシュ型複写機には操作者が誰であるのかを受信者側に知らせるために操作する機能が備えられている。しかし、送信者にとってはこれらの操作が煩雑であるため、ほとんど利用されていないのが実情である。
この発明はかかる背景のもとになされたもので、文書や画像を読み取り、ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータをはじめとする通信機能を有する種々の装置へ読み取った文書や画像を送信する際に、文書や画像の送信者が誰であるのかを容易に特定することができるデータを自動的に付加して送信することのできる文書処理装置を提供することを目的とする。
【０００８】
この発明は、また、文書や画像ファイルの受信者が送り主を容易に認識することができ、効率的に受信ファイルの閲覧および管理等を行うことのできる文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段および発明の効果】
請求項１記載の発明は、操作部を備え、操作部に対する所定の操作に基づいて、文書を読み取り、文書ファイルを作成するための文書読取手段と、文書読取手段による文書ファイルの作成に連動して、その作成のために前記所定の操作を行っている操作者を撮影して、撮影者が写った画像データを自動的に作成するための画像データ作成手段と、作成された前記文書ファイルおよび画像データを一緒にして、指定された送信先へ送信するための送信手段と、を有することを特徴とする文書処理装置である。
【００１０】
この発明によると、操作者が文書や画像を送信しようと文書読取手段を操作している間に、画像データ作成手段が送信者を自動的に撮影する。そして撮影された画像データは、自動的に文書ファイルと一緒に送信される。したがって、送信者にとっては、自分が送信者であることを入力するための煩雑な操作を必要とせずに、受信側が送信元を特定することができる文書ファイルを容易に作成し、送信することができる。
【００１１】
請求項２記載の発明は、前記画像データ作成手段は、文書読取手段の操作部近傍に配置され、操作部を操作する者の少なくとも顔を含む画像を撮影するようにアングル調整されたデジタルカメラを含むこととを特徴とする、請求項１記載の文書処理装置である。
この発明によると、操作者の少なくとも顔を含む画像が写るようにアングル調整し撮影する機能を備えたデジタルカメラを設置することにより、画像データ作成手段を安価に構築することができる。
【００１２】
請求項３記載の発明は、請求項１または２記載の文書処理装置からコンピュータに送信されてきた文書ファイルをそのコンピュータが表示および開くための文書管理プログラムであって、一緒に送信されてきた文書ファイルおよび画像データ中の画像が表示装置にサムネイル表示されるように、コンピュータを動作させるプログラムを含むことを特徴とする、文書管理プログラムである。
この発明によると、文書ファイルと共に送信された画像データは受信側コンピュータの表示装置上にサムネイル表示される。つまり、文書ファイルに対応つけられて送信者の顔が小さくプレビュー表示される。したがって、受信側は送信者が誰であるのかを知ることができる。そして、送信者が知人である場合は、そのプレビュー表示されているものに関連付けられている文書ファイルを安心して閲覧、管理等することができる。
【００１３】
また、一度にたくさんの文書ファイルが送られている状態で、特定の人から送信された文書ファイルのみを抽出して使用したいという時には、効率良く所望の作業を行うことができる。
請求項４記載の発明は、サムネイル表示された画像を含む文書ファイルを開くべき指令がコンピュータに入力されたことに応答して、画像データを開くことなく削除し、文書ファイルを開くようにコンピュータを動作させるプログラムをさらに含むことを特徴とする、請求項３記載の文書管理プログラムである。
【００１４】
この発明によると、文章ファイルに関連付けられた送信者の顔等がサムネイル表示されることは便利な機能ではあるが、ファイルの内容を一度確認し、安心な文書ファイルだと解ると、サムネイル表示されている画像データは不要となることが多い。しかし、受信者にとっては画像データを削除する操作が煩雑となるので、自動的に画像データを削除することにより、より手軽に文書ファイルの閲覧・管理等を行うことができる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下には、図面を参照して、この発明の実施形態について具体的に説明をする。
図１は、この発明の一実施形態に係る文書処理システムの構成を示すブロック図である。
文書処理装置１はいわゆるプッシュ型複写機であり、ＬＡＮに接続されている。ＬＡＮはたとえばオフィス内に配置された複数のパーソナルコンピュータ２１、２２、２３および２４、ならびに文書処理装置１等を相互に接続するネットワークである。
【００１６】
ところで、ネットワークに接続されているパーソナルコンピュータをはじめとする通信機能を有する機器類は、ＩＰアドレスを有する。ＩＰアドレスとは、ネットワークに接続された通信機能を有するパーソナルコンピュータ等を識別するための規格化された識別符号である。
文書処理装置１はＩＰアドレスを用いることにより、送信先を指定しファイルを送信することができる。また、文書処理装置１は付加情報と共に、送信先を予め登録することができ、本実施形態ではパーソナルコンピュータ２１〜２４の各ＩＰアドレスは、文書処理装置１のアドレス部（図示せず）に登録されているものとする。
【００１７】
付加情報とは、文書処理装置１に登録されたパーソナルコンピュータの送信先を容易に検索・選択するための情報であり、本実施形態では、たとえば、パーソナルコンピュータ２１は、ユーザ番号が「１」でユーザ名は「ＰＣ１」、パーソナルコンピュータ２２は、ユーザ番号が「２」でユーザ名は「ＰＣ２」、パーソナルコンピュータ２３は、ユーザ番号が「３」でユーザ名は「ＰＣ３」、パーソナルコンピュータ２４は、ユーザ番号が「４」でユーザ名は「ＰＣ４」という付加情報もアドレス部に登録されているものとする。
【００１８】
文書処理装置１には、マイクロコンピュータ等で構成された制御部１１が備えられている。制御部１１には、カメラ部１２およびスキャナ部１３が接続されている。カメラ部１２は、文書処理装置１の操作者の少なくとも顔を自動的に撮影するために設けられている。カメラ部１２は、デジタルカメラとアングル調整機構とを含んでいる。さらに、操作者を撮影する旨を伝えるため、カメラ部１２に音声出力機能が含まれていてもよい。
【００１９】
スキャナ部１３は、読取台などにセットされた原稿を読み取り、文書ファイルを作成するための機構である。
文書処理装置１には、さらに、ユーザが種々の操作を行うための操作部１４が備えられている。操作部１４は制御部１１と接続されており、操作信号は制御部１１へ与えられる。また、操作部１４には、操作データその他の内容を表示するために、液晶表示パネル等からなる表示器１５が含まれている。
【００２０】
なお、文書処理装置１は、複写機であるから、画像形成部等も含んでいるが、この実施例の説明とは関係がないため、それらは省略されている。
図２は、図１の文書処理装置１の動作を説明するための図解的な流れ図である。
ユーザは、文書処理装置１から文書を他人のパーソナルコンピュータへ送信する場合、次の操作を必要とする。まず操作部１４を操作することによって、「ＰＣ送信」モード（図示せず）を選択すると、表示器１５には「送信先選択画面」が表示される。この送信先選択画面には、制御部１１に予め登録されているパーソナルコンピュータの付加情報であるユーザ番号とユーザ名が表示される。
【００２１】
この表示中に、ユーザが操作部１４を操作することにより、送信先を指定することができる。送信先は、一つであってもよいし、複数であってもよい。
送信先の指定が終わると、表示器１５には「送信条件設定画面」（図示せず）が表示される。この時、ユーザは操作部１４を操作することにより、文書処理装置１に読み込ませる原稿の大きさの設定等といった、文書読み取りに関する設定を行うことができる。
【００２２】
その後、スキャナ部１３に原稿をセットし、操作部１４に設けられたスタートボタンを操作することによって、スキャナ部１３により原稿が光学的に読み取られ、文書ファイルが作成される。この時、文書ファイルには、たとえば自動的にファイル名が付与される。このファイル名は通常、原稿内容と関係のない任意の数字や記号からなる。
文書ファイル作成作業と並行して、カメラ部１２によりユーザの顔を含む画像が撮影され、画像データが作成される。カメラ部１２には、前述のようにデジタルカメラが含まれており、ユーザの顔を臨む角度にカメラアングルが固定されている。あるいは、アングルを自動調整できる機構が組み込まれていてもよい。カメラ部１２に音声出力機能が含まれている場合、ユーザに対し「写真を撮ります」といった音声案内が流れてから撮影されるのが好ましい。
【００２３】
本実施形態では、画像データの作成は、自動的に行われるので、ユーザに面倒な操作を強いることなく、操作者がユーザ自身である旨の情報を取り込むことができる。
文書ファイルおよび画像データが作成されると、文書ファイルの最初の頁に画像データが挿入されて、そのファイルが指定された送信先に送信される。
ＬＡＮに接続された各パーソナルコンピュータ２１〜２４には、この発明の一実施形態に係る文書管理プログラムが予めインストールされており、プログラムが実行可能な状態であるものとする。
【００２４】
図３は、文書管理プログラムがインストールされたパーソナルコンピュータ（たとえば、パーソナルコンピュータ２１）の動作を説明するためのフローチャートである。
パーソナルコンピュータ２１では、文書処理装置１からの文書ファイルを受信したか否かの監視が行われる（ステップＳ１）。
文書ファイルが受信されたことを検知した場合は（ステップＳ１でＹｅｓ）、文書ファイルはたとえば、ＲＡＭに一時的にストックされ（ステップＳ２）、受信した文書ファイルから画像データが抽出される（ステップＳ３）。そして、抽出された画像データは、文書ファイル名と一緒にディスプレイにサムネイル表示される（ステップＳ４）。
【００２５】
文書ファイル名からは、通常、文書の中身を把握することができないので、その文書ファイルの送信者が誰であるのかを、受信者は知ることができない。しかし、本実施形態では、文書ファイル名と共に、受信者の顔がサムネイル表示されている。したがって、受信者は送信者が誰であるのかを知り、それにより、文書ファイルにウイルス等が含まれていないであろうことを確認できる。そのため、受信者は安心して文書ファイルを開く、閲覧する等という作業を行うことができる。
【００２６】
文書ファイルオープンの指令が入力される（ステップＳ５でＹｅｓ）、たとえば、パーソナルコンピュータ２１のマウスによりサムネイル表示されている箇所がダブルクリックされると、画像データは削除され（ステップＳ６）、文書ファイルがオープンされる（ステップＳ７）。
このように、受信した文書ファイルが開かれる際に、画像データは自動的に削除されるので、本来必要でない送信者を知らせるためだけに利用した画像データを、その後削除するといった操作から、受信者を解放する。
【００２７】
文書処理装置１は、本実施形態でＩＰアドレスにより送信先を指定するように説明した。しかし、電子メールアドレスにより送信先を指定できるような構成にしてもよい。また、ＩＰアドレスによる指定方法と電子メールアドレスによる指定方法とを備え、送信先指定方法を選択的に切り換えて使用できるような構成にしてもよい。
本実施形態では、ネットワークをＬＡＮだけに限定して説明してきた。つまり、文書処理装置１から同じオフィス内や会社内のパーソナルコンピュータ等に送信する。この場合、送信者と受信者とはお互いを知っていると考えられるので、コンピュータウイルスが埋め込まれているファイルを送信するようなことは少ないと、考えられる。
【００２８】
しかし、文書処理装置１は、ＬＡＮの他にもインターネットを介して文書や画像を送信することができる。インターネットを利用すると、たとえば、本社から遠く離れた支社に文書を送信する場合、本社の文書処理装置１を操作するだけで、支社に文書を送信することができる。インターネットを利用することにより、送信者と受信者との距離に関わらず、文書や画像を簡単に送信することができる。しかし、外部の機器類と容易に送受信が可能になると、受信元を特定できない文書や画像を受信する可能性が極めて高くなり、先に述べたコンピュータウイルスによる被害が起こりやすくなる。このため、ＬＡＮだけによる接続よりも、インターネットによる接続の方が本発明の重要性が増す。
【００２９】
この発明は、以上説明した実施形態に限定されるものではなく、特許請求の記載の範囲内において種々の変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施形態に係る文書処理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１の文書処理装置１の動作を説明するための図解的な流れ図である。
【図３】文書管理プログラムがインストールされたパーソナルコンピュータの動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１　　文書処理装置
１２　カメラ部
１３　スキャナ部
１４　操作部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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