(57)【要約】【課題】電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、そのシステム内にウィルスに感染した電子文書が保管されるのを回避できる電子文書管理システムを提供する。【解決手段】クライアント２においてユーザが文書登録の依頼を行い、登録依頼としてサーバ１に対して電子文書を送付する。サーバ１側では、クライアント２から送付された電子文書を取得したら、文書登録スケジュールを確認し、文書登録スケジュールに直ぐに処理を行うよう記述されていた場合は、文書登録処理を行い、結果をクライアント２へ通知する。文書登録日時が設定されていた場合は、その文書を登録文書一時保管場所へ保管し、クライアント２へその旨を通知する。何れの場合も、送信された通知をクライアント２が登録結果として取得する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の登録が要求されると、該電子文書に対してウィルススキャンを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する手段を有することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
電子文書の登録が要求されると、該電子文書を一時的な保管場所に預かり、該電子文書に対してウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する手段を有することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項３】
電子文書の登録が要求されると、該電子文書を一時的な保管場所に預かり、ある指定された日時になったら該電子文書に対してウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する手段を有することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項４】
当該電子文書管理システムは、特定の保管形式で電子文書を保管するシステムを含むものとすることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
ウィルスチェックの結果を、当該電子文書管理システムのシステム管理者に電子メールで通知する通知手段を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
ウィルスチェックの結果をログに記録するログ記録手段を有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか１記載の電子文書管理システムとして機能させるためのプログラム。
【請求項８】
請求項７記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書管理システム、プログラム、及び記録媒体に関し、より詳細には、電子文書をシステム独自の形式でエンコードした形式で保持している場合でもウィルスからの防御が可能な電子文書管理システム、プログラム、及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
Ｗｉｎｄｏｗｓ（Ｒ）やＭａｃｉｎｔｏｓｈ（Ｒ）等、各種プラットフォームにおいて、最近ではコンピュータウィルスが大きな問題の１つとして挙げられている。コンピュータウィルスには様々な種類が存在するが、その中で電子文書に感染する種類のウィルスが存在する。ウィルスに感染した電子文書が他のユーザに配布されてしまうと、そのユーザ先のシステムにも被害を与えてしまう。
【０００３】
このような問題を解決するため、上述のプラットフォームをはじめとした主要なファイルシステムにおいては、システム上のファイルをスキャンしてウィルスに感染していないかどうかをチェックし、感染していた場合にはウィルスの駆除を行うためのソフトウェアが実現されている。そのようなソフトウェアにおいて、ウィルススキャンの単位として、システム全体のほかに、ある特定のファイルやフォルダ（の配下にあるファイル全て）を指定することが可能である。
【０００４】
ウィルス除去に関する従来技術としては、例えば、コンピュータウィルスと同様の自己複製能力を有する（しかし、実際にシステムに害は及ぼさない）トレースウィルスをシステム内に蔓延させておき、そのトレースウィルスの感染履歴を調べることで、実際のウィルスの感染経路を推定するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
また、データベースに保管された電子文書を外部へ公開する形式に変換するフィルタに、ウィルスを除去する機能を持たせた電子文書公開システムが提案されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００６】
さらに、添付ファイル機能付電子メールシステムであって、電子メールの送信時にメール送信者の電子署名をワクチン呼び出し手段に挿入して同時に送付し、受信側でその署名が正しいものであると確認されたら、そのメールの文書に対してウィルススキャンを行う機能を実現したシステムが提案されている（例えば、特許文献３参照）。
【０００７】
一方、上述のごときプラットフォームの上に構築する電子文書管理システムにおいて、電子文書の保管方法としてそのプラットフォーム上のファイルシステムをそのまま利用するのではなく、電子文書を独自にエンコード処理してデータベースのレコードとして登録しておく等といった、通常のファイルアクセス方法では読み取ることのできない特殊な形式で保管しておく方法を取るものも多い。保管文書の機密性を高めるのが主な理由である。
【０００８】
しかし、そのような独自の保管形式を取った場合、通常のウィルススキャンソフトにとってその保管フォーマットは未知であるため、ウィルスの感染チェック若しくはウィルス駆除ができなくなってしまう。そのため、例えば、ウィルスに感染した電子文書が一度そのシステム内に登録されてしまうと、以降はシステム内にそのファイルがウィルスに感染された状態で保管されたままになってしまう可能性がある。その保管形式専用のウィルススキャンソフトウェアを新たに作成、若しくは既存のソフトウェアを変更することで問題の回避は可能であるが、その方法を取ってしまうと、将来保管形式が一部でも変更になった場合はまたウィルススキャンソフトウェアを変更するコストと手間が生じる。
【０００９】
【特許文献１】
特開平１１−２８２６７３号公報
【特許文献２】
特開２００１−１３４６１２号公報
【特許文献３】
特開２００２−１９７０３５号公報
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、そのシステム内にウィルスに感染した電子文書が保管されるのを回避することが可能な、電子文書管理システム、そのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、及びそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することをその目的とする。
【００１１】
また、本発明は、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、そのシステム内にウィルスに感染した電子文書が保管されるのを回避することが可能で、且つ、システムユーザがウィルススキャンと文書登録という処理の完了を待つことなく、次の文書登録を要求したり別の作業に取り掛かることが可能な、電子文書管理システム、そのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、及びそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを他の目的とする。
【００１２】
また、本発明は、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、そのシステム内にウィルスに感染した電子文書が保管されるのを回避することが可能で、且つ、ウィルススキャンと文書登録というシステムに負荷がかかる作業に対してシステムの負荷を分散することが可能な、電子文書管理システム、そのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、及びそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを他の目的とする。
【００１３】
また、本発明は、上述の各文書管理システムにおいて、システムへの不正アクセスをチェックすることが可能な、電子文書管理システム、そのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、及びそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを他の目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
そこで、本発明では、電子文書の登録が要求されると、その文書に対してウィルススキャンを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する仕組みを持たせることにより、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、そのシステム内にウィルスに感染したファイルが保管されるのを回避することを可能としている。
【００１５】
さらに、本発明の他の形態においては、電子文書の登録が要求されると、その文書を一時的な保管場所に預かり、その文書に対してウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する仕組みを持たせることにより、システムを操作するユーザが、ウィルススキャンと文書登録という処理の完了を待つことなく、次の文書登録を要求したり別の作業に取り掛かることを可能としている。
【００１６】
さらに、本発明の他の形態においては、電子文書の登録が要求されると、その文書を一時的な保管場所に預かり、ある指定された日時になったら、その文書に対してウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する仕組みを持たせることにより、ウィルススキャンと文書登録というシステムに負荷がかかる作業を、システムが日常業務で使われていない時間帯などに行うことができ、システムの負荷を分散させることを可能としている。
【００１７】
さらに、本発明の他の形態においては、ウィルスチェック結果をシステム管理者に電子メールで通知するような仕組みを持たせることにより、システムへの不正アクセスをチェックすることができ、事前に対応をとることなどを可能としている。
【００１８】
さらに、本発明の他の形態においては、ウィルスチェック結果をログに記録するような仕組みを持たせることにより、システムへの不正アクセスをチェックすることができ、事前に対応をとることなどを可能としている。
【００１９】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムの一構成例を示す図である。
以下、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムを、図１に例示する構成例で説明する。図１の文書管理システムは、電子文書管理サーバ１と１又は複数の電子文書管理クライアント２とがネットワーク３を介して接続されて構築されている。
【００２０】
電子文書管理サーバ１（しばしば単にサーバと呼ぶ）は、通信部１１，制御部１２，記憶部１３，ウィルスチェック部１４，文書エンコード部１５，文書データベース１６を備え、一方、電子文書管理クライアント（しばしば単にクライアントと呼ぶ）２は、通信部２１，制御部２２，記憶部２３，入力部２４を備えるものとする。なお、本明細書における電子文書には、あらゆる電子データをまとまりとしてのあらゆる種類の電子ファイルが該当するものとし、勿論画像データなども含むものとする。
【００２１】
電子文書管理サーバ１において、制御部１２は、クライアント２から通信部１１を通して送られてきた電子文書をウィルスチェック部１４へ渡して文書の登録を要求したり、同じく送られてきた電子文書を記憶部１３へ一時保管したりする部分である。記憶部１３は、電子文書を一時保管したり、電子文書がウィルス感染していると判定された場合のメール通知先となるシステム管理者のメールアドレス、及び、ログファイル等を保管する部分である。ウィルスチェック部１４は、制御部１２から登録を要求された電子文書に対してウィルススキャンを行い、結果を制御部１２に通知する部分である。文書エンコード部１５は、登録を依頼された電子文書を所定の方式でエンコードし文書データベース１６へ保管する部分であり、文書データベース１６は、エンコードされた文書を保管しておく部分である。ウィルスチェック部１４に関しては、通常のファイルに対するウィルススキャンができてその結果が取得できるシステムであれば良いので、現在一般的に使われているウィルススキャンシステムをそのまま利用可能である。
【００２２】
一方、電子文書管理クライアント２において、制御部２２は、ユーザから指定された文書を、通信部２１を通してサーバ１へ送付する部分である。通信部２１は、ネットワーク３を通じてサーバ１と情報を授受する部分であり、入力部２４は、ユーザが電子文書の登録を指示する部分であり、記憶部２３は、登録用の電子文書を一時的に保管する部分である。
【００２３】
また、ネットワーク３としては、通信回線（有線，無線に限らず）を使用したイントラネット，エクストラネット等のネットワークシステムで構成される。このネットワークシステムはＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）環境に限らず各サーバの設置場所によってはＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）環境やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）環境で構築される場合もある。また、このネットワークは、好ましくは、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各クライアント等を使用するユーザの認証など様々な方法によるセキュリティの強化が必要となる。勿論、インターネットでのシステム構築も可能であるが、セキュリティをより強固にすることが望ましい。
【００２４】
本発明は、以上のような構成を持つシステムであればどのようなシステムでも適用可能である。また、文書データベース１６及び文書エンコード部１５はサーバ１から独立していても良く、クライアント２とサーバ１は一体でも良い（その場合、通信部１１，２１は不要となる）。本発明は、その他同様の機能を果たす電子文書管理システムに適用可能である。
【００２５】
図２は、図１の電子文書管理システムを詳細に説明するためにサーバ側の構成例を示した図である。
電子文書管理サーバ１における記憶部１３中の各データについて、図２を参照して詳細に説明する。記憶部１３中のデータとしては、登録文書一時保管フォルダ３１，文書登録スケジュール３２，文書登録結果通知先メール設定３３，文書登録ログファイル３４が挙げられる。登録文書一時保管フォルダ３１、登録文書一時保管フォルダ３１及び文書登録スケジュール３２、文書登録結果通知先メール設定３３、文書登録ログファイル３４、のそれぞれ及び組み合わせが、本発明の各実施形態に対応し、ここではより好適な数例のみを説明するが、本発明がこれに限定されるものではないことは言及するまでもない。
【００２６】
本発明の一形態に係る電子文書管理システムは、電子文書の登録が要求されると、その文書に対してウィルススキャンを行い、ウィルスに感染していないことを確認して保管する仕組み（保管手段）を持つ。このようなシステムとすることで、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、すなわち本発明に係る電子文書管理システムが特定の保管形式で電子文書を保管するシステムを含む或いはそのものであっても、その電子文書管理システム内にウィルスに感染したファイルが保管されるのを回避することが可能となる。本発明を応用することで、電子文書の機密性と耐ウィルス性の両立が可能な電子文書管理システムを提供することができる。この保管手段は、上述の文書エンコード部１５及び文書データベース１６よりなる一般的な保管手段に加え、上述の制御部１２，記憶部１３，ウィルスチェック部１４を主たる構成要素とする。
【００２７】
登録文書一時保管フォルダ３１は、クライアント２から送付され登録を要求された電子文書を一時保管するフォルダである。この登録文書一時保管フォルダ３１は、電子文書の登録が要求されると、その文書を一時的に預かるための保管場所である。本発明の他の形態に係る、登録文書一時保管フォルダ３１を備えた保管手段では、登録要求に対しその文書を一時的に登録文書一時保管フォルダ３１に預かり、その文書に対してウィルスチェック部１４でウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して、文書エンコード部１５及び文書データベース１６で保管する。電子文書管理システムを操作するユーザは、ウィルススキャンと文書登録という処理の完了を待つことなく、次の文書登録を要求したり別の作業に取り掛かることができる。
【００２８】
また、文書登録スケジュール３２には、登録文書一時保管フォルダ３１内にある電子文書を、実際に文書データベース１６へ登録する処理をいつ行うかを記述する。本発明の他の形態では、この文書登録スケジュール３２を備え、保管手段を、電子文書の登録が要求されるとその文書を登録文書一時保管フォルダ３１に預かり、文書登録スケジュール３２において指定されたある日時になったらその文書に対してウィルスチェック部１４でウィルスチェックを行い、ウィルスに感染していないことを確認して、文書エンコード部１５及び文書データベース１６で保管するよう構成する。この処理例は後述するが、これにより、ウィルススキャンと文書登録というシステムに負荷がかかる作業を、システムが日常業務で使われていない時間帯などに行うことができ、システムの負荷分散を可能とする。
【００２９】
図３は、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおける文書登録受付処理の一例を説明するためのフロー図である。
以下、文書登録スケジュール３２を組み込んだ形態として、クライアント２から文書の登録を依頼し、サーバ１側でそれを受け付けるまでの処理（文書登録予約処理とも言える）の流れを、図３を参照して説明する。
【００３０】
まず、クライアント２においてユーザが文書登録の依頼を行うと（ステップＳ１）、登録依頼としてクライアント２からサーバ１に対して電子文書を送付することとなる。サーバ１側では、クライアント２から送付された電子文書を取得したら、文書登録スケジュール３２を確認し（ステップＳ２）、文書登録スケジュール３２に直ぐに処理を行うよう記述されていた場合は（ステップＳ３でＹＥＳ）、文書登録処理を行い（ステップＳ４）、結果をクライアント２へ通知する（ステップＳ６）。文書登録日時が設定されていた場合は（ステップＳ３でＮＯ）、その文書を登録文書一時保管フォルダ３１へ保管し、クライアント２へその旨を通知する（ステップＳ６）。何れの場合も、ステップＳ６の通知をクライアント２が登録結果として取得することとなる（ステップＳ７）。
【００３１】
また、文書登録結果通知先メール設定３３には、文書登録結果を通知するメールアドレス、及びそのメール送信の際に必要なＳＭＴＰサーバ等のメール設定を記述する。本発明の他の形態では、ウィルスチェック部１４でのウィルスチェックの結果を、当該電子文書管理システムのシステム管理者に電子メールで通知する通知手段を有するよう構成しても良く、この通知手段の一部として、この文書登録結果通知先メール設定３３を備えている。ウィルスチェック結果をシステム管理者に電子メールで通知するような仕組みを持つことで、システムへの不正アクセスをチェックすることができ、事前に対応をとること等が可能となる。
【００３２】
さらに、文書登録ログファイル３４には、ウィルススキャン結果及び文書登録結果を記録する。本発明の他の形態では、ウィルスチェックの結果をログに記録するログ記録手段を有するよう構成しても良く、このログ記憶手段の一部として文書登録ログファイル３４を備えている。ウィルスチェック結果をログに記録するような仕組みを持つことで、システムへの不正アクセスをチェックすることができ、事前に対応をとること等が可能となる。
【００３３】
図４は、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおける文書登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
以下、文書登録結果通知先メール設定３３及び文書登録ログファイル３４を組み込んだ形態として、電子文書を文書データベース１６に登録する処理（通知及びログ記録可能な文書登録処理とも言える）の流れを、図４を参照して説明する。
【００３４】
まず、電子文書をウィルススキャンし（ステップＳ１１）、その結果がＯＫ（ウィルス感染していないことを確認）であった場合には（ステップＳ１２でＮＯ）、文書をエンコードし（ステップＳ１３）、文書データベース１６へ格納し（ステップＳ１４）、次の処理（ステップＳ１５以降）に進む。一方、ＮＧ（ウィルスを検出）であった場合には（ステップＳ１２でＹＥＳ）、登録は行なわず、次の処理（ステップＳ１５以降）に進む。ステップＳ１５以降の処理としては、登録処理結果を、文書登録結果通知先メール設定３３に従い電子メールで通知し（ステップＳ１５）、同じく登録処理結果を文書登録ログファイル３４に記録する（ステップＳ１６）。
【００３５】
図５は、本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおけるスケジューリング文書登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
以下、登録文書一時保管フォルダ３１及び文書登録スケジュール３２を組み込んだ形態として、登録文書一時保管フォルダ３１に保管された文書を、文書登録スケジュール３２で設定された日時に登録するための処理（スケジューリング文書登録処理とも言える）の流れを、図５を参照して説明する。
【００３６】
次に示す処理を、文書登録スケジュール３２で設定可能な最小単位毎に動作させればよい。例えば、スケジュールを分単位で設定できる場合には、１分に一度下記の処理を実行すればよい。
【００３７】
まず、文書登録スケジュール３２を参照し、登録処理を行うよう設定された日時を確認する（ステップＳ２１）。次に、未だ設定日時でない場合には（ステップＳ２２でＮＯ）、処理を終了する。設定日時であった場合には（ステップＳ２２でＹＥＳ）、登録文書一時保管フォルダ３１から文書がなくなるまで（ステップＳ２４でＮＯとなるまで）、文書を１つ取り出して（ステップＳ２３）文書登録処理を行う（ステップＳ２５）、ということを繰り返す。
【００３８】
また、本発明を上述のごとくサーバクライアントシステムに適用した例を挙げて説明したように、本発明は、コンピュータを、上述のいずれかの形態に係る電子文書管理システムとして、機能させるためのプログラム（例えば図３乃至図５で説明した処理の手順を実行するためのプログラム）や、そのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も採用可能である。プログラムとしては、電子文書管理システムの装置構成に従って各装置（サーバやクライアントなど）に記憶装置などに組み込まれ、各装置の制御部（ＣＰＵ，ＭＰＵ等の制御用演算処理装置及びＲＡＭ等の作業領域などを含むものとする）に、本発明に係る機能を実現させるよう制御させるべきプログラムである。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリスティック、及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明に係る電子文書管理機能をコンピュータ（サーバコンピュータを含む汎用コンピュータなど）に実行させ、この機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上述のごとくの記録媒体を装着して各情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が具備する記録媒体に当プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に係わる電子文書管理の機能を実行することができる。
【００３９】
以上、本発明の電子文書管理システムの各実施形態を実施例を伴い説明してきたが、本発明は、同様の機能の一部又は全部をハードモジュールとして構成した電子文書管理システムとしても実施可能である。また、本発明は、例えば図３乃至図５で説明した処理手順のように、上述した電子文書管理システムの機能を実行させるための電子文書管理方法としての形態も採り得る。
【００４０】
【発明の効果】
本発明によれば、電子文書の保管方法が独自形式である場合でも、その電子文書管理システム内にウィルスに感染した電子文書が保管されるのを回避することが可能となる。また、本発明を応用することで、電子文書の機密性と耐ウィルス性の両立が可能な電子文書管理システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムの一構成例を示す図である。
【図２】図１の電子文書管理システムを詳細に説明するためにサーバ側の構成例を示した図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおける文書登録受付処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおける文書登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る電子文書管理システムにおけるスケジューリング文書登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
１…電子文書管理サーバ、２…電子文書管理クライアント、３…ネットワーク、１１，２１…通信部、１２，２２…制御部、１３，２３…記憶部、１４…ウィルスチェック部、１５…文書エンコード部、１６…文書データベース、２４…入力部、３１…登録文書一時保管フォルダ、３２…文書登録スケジュール、３３…文書登録結果通知先メール設定、３４…文書登録ログファイル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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