(57)【要約】【課題】本発明は、正しく文書登録されて送信されたかどうかを迅速に確認することができる、文書ファイリング装置、文書ファイリング方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。【解決手段】本発明の文書ファイリング装置は、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力部（１１）と、読み取った画像データに対して文字認識処理を施す文字認識部（１２）と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録部（１３）と、文書登録部で登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング部（１４）と、文字認識部により取得したメール宛先に送信するメール送信部（１５）とを有する。【選択図】　　　　図１
2004112265.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力部と、読み取った前記画像データに対して文字認識処理を施す文字認識部と、前記画像データを１つの文書データとして登録する文書登録部と、該文書登録部で登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング部と、前記文字認識部により取得したメール宛先に送信するメール送信部とを有し、
前記文字認識部により前記画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、前記メール送信部により取得した宛先にメールを送信することを特徴とする文書ファイリング装置。
【請求項２】
前記文字認識結果とそれに対応するメール宛先のデータを保存する宛先情報保存部を有し、前記文字認識結果に基づいて前記宛先情報保存部からメール宛先を読み出し、前記メール送信部により読み出したメール宛先にメールを送信する請求項１記載の文書ファイリング装置。
【請求項３】
前記文字認識結果からメール宛先を決定する際に、前記宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存する管理者情報保存部を有し、前記宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合は、前記メール送信部により前記管理者情報保存部に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する請求項２記載の文書ファイリング装置。
【請求項４】
メールを送信する際に、前記文字認識結果を添付して送付する請求項１〜３のいずれかに記載の文書ファイリング装置。
【請求項５】
メールを送信する際に、前記文字認識結果と前記画像データを添付して送付する請求項１〜３のいずれかに記載の文書ファイリング装置。
【請求項６】
前記文字認識結果の確認、修正を行う認識結果確認修正部を有し、メールを送信する際に前記認識結果確認修正部による認識結果の修正画面のリンクを添付して送付する請求項１記載の文書ファイリング装置。
【請求項７】
紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力工程と、読み取った前記画像データに対して文字認識処理を施す文字認識工程と、前記画像データを１つの文書データとして登録する文書登録工程と、登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング工程と、前記文字認識工程にて取得したメール宛先に送信するメール送信工程とを有し、
前記画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、取得した宛先にメールを送信することを特徴とする文書ファイリング方法。
【請求項８】
前記文字認識結果とそれに対応するメール宛先の宛先情報を保存し、前記文字認識結果に基づいて保存されたメール宛先の宛先情報を読み出し、読み出したメール宛先にメールを送信する請求項７記載の文書ファイリング方法。
【請求項９】
前記文字認識結果からメール宛先を決定する際に、保存しておいた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存し、保存していた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合は、保存しておいた前記管理者情報に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する請求項８記載の文書ファイリング方法。
【請求項１０】
メールを送信する際に、前記文字認識結果を添付して送付する請求項７〜９のいずれかに記載の文書ファイリング方法。
【請求項１１】
メールを送信する際に、前記文字認識結果と前記画像データを添付して送付する請求項７〜９のいずれかに記載の文書ファイリング方法。
【請求項１２】
前記文字認識結果の確認、修正を行い、メールを送信する際に認識結果の修正画面のリンクを添付して送付する請求項７記載の文書ファイリング方法。
【請求項１３】
請求項７〜１２のいずれかに記載の文書ファイリング方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書ファイリング装置、文書ファイリング方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関し、詳細には文書画像認識やインターネット技術を利用した文書ファイリング方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
【特許文献１】特開平１０−９７６０６号公報
【特許文献２】特開２００１−１８４２８０号公報
従来より、文書画像認識技術を利用した文書ファイリング方法は多くの方法が提案されており、例えば上記特許文献１に記載の「ＯＣＲ装置と連携したファイリングシステム及びファイリング方法」がある。この方法は、文書をファイリングする際にキーワードとなる部分をＯＣＲで自動入力するものである。
【０００３】
また、電子メールを利用したファイリング方法も多くの方法が提案されており、例えば上記特許文献２に記載の「文書管理システム」がある。この方法は、文書を回覧することができ、その回覧を行う際に、電子メールを利用するものである。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、文書をコンピュータ上のデータベースとしてファイリングしたいというユーザからの要望が多く、また文書ファイリング方法を利用しているユーザには、登録した文書が正しく登録されたかどうかを確認したいという要望がある。特に、文書を登録したい人と実際に登録作業を行う人が異なる場合、文書を登録したい人は、いつ登録されたかが分からないことがある。また、ＯＣＲを利用してそのＯＣＲ認識結果を書誌情報として登録する場合、ＯＣＲで誤認識なく書誌情報が登録されたかを確認したいという要望もある。また、上記特許公報１によれば、上述したようにＯＣＲを利用したファイリング方法でファイリングする際にキーワードとなる領域を読み取って認識した結果を書誌情報としてのみ利用しているものでメール宛先に利用するものでない。更に、上記特許公報２によれば、電子メールを利用した文書ファイリング方法で文書回覧をメールで行うものであるが、ＯＣＲを利用してメールの宛先まで自動設定できるまでに至っていない。
【０００５】
本発明はこれらの問題点を解決するためのものであり、文書をファイリングする際に画像データをＯＣＲ処理し、そのＯＣＲ認識結果からメール送信する際の宛先を決定し、その宛先にメールを送信することにより、正しく文書登録され手送信されたかどうかを迅速に確認することができる、文書ファイリング装置、文書ファイリング方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
前記問題点を解決するために、本発明の文書ファイリング装置は、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力部と、読み取った画像データに対して文字認識処理を施す文字認識部と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録部と、該文書登録部で登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング部と、文字認識部により取得したメール宛先に送信するメール送信部とを有する。そして、文字認識部により画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、メール送信部により取得した宛先にメールを送信する。よって、登録された受信者へ自動でメールが届くようになるので文書が登録されて送信されたかどうかを迅速に確認することができる。
【０００７】
また、文字認識結果とそれに対応するメール宛先のデータを保存する宛先情報保存部を有し、文字認識結果に基づいて宛先情報保存部からメール宛先を読み出し、メール送信部により読み出したメール宛先にメールを送信する。よって、例えば数字だけで受信者ＩＤなどを認識させて認識精度を上げ、メールが確実に届くようになる。
【０００８】
更に、文字認識結果からメール宛先を決定する際に、宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存する管理者情報保存部を有し、宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合はメール送信部により管理者情報保存部に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する。よって、管理者へメールが届き、管理者が本来に担当者へメール転送可能となる。
【０００９】
また、メールを送信する際に、文字認識結果を添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果の確認を行うことができる。
【００１０】
更に、メールを送信する際に、文字認識結果と画像データを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認する際に作業がやりやすくなる。
【００１１】
また、文字認識結果の確認、修正を行う認識結果確認修正部を有し、メールを送信する際に認識結果確認修正部による認識結果の修正画面のリンクを添付して送付する。よって、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認、修正を迅速に行うことができ、修正した結果もファイリングされた文書へ迅速に更新することができる。
【００１２】
更に、別の発明としての文書ファイリング方法によれば、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力工程と、読み取った前記画像データに対して文字認識処理を施す文字認識工程と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録工程と、登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング工程と、文字認識工程にて取得したメール宛先に送信するメール送信工程とを有する。そして、画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、取得した宛先にメールを送信する。よって、登録された受信者へ自動でメールが届くようになるので文書が登録されて送信されたかどうかを迅速に確認することができる。
【００１３】
また、文字認識結果とそれに対応するメール宛先の宛先情報を保存し、文字認識結果に基づいて保存されたメール宛先の宛先情報を読み出し、読み出したメール宛先にメールを送信することにより、受信者ＩＤなどを認識させて認識精度を上げ、メールが確実に届くようになる。
【００１４】
更に、文字認識結果からメール宛先を決定する際に、保存しておいた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存し、保存していた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合は、保存しておいた管理者情報に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する。よって、管理者へメールが届き、管理者が本来に担当者へメール転送可能となる。
【００１５】
また、メールを送信する際に、文字認識結果を添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果の確認を行うことができる。
【００１６】
更に、メールを送信する際に、文字認識結果と画像データを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認する際に作業がやりやすくなる。
【００１７】
また、文字認識結果の確認、修正を行い、メールを送信する際に認識結果の修正画面のリンクを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認、修正を迅速に行うことができ、修正した結果もファイリングされた文書へ迅速に更新することができる。
【００１８】
更に、別の発明として、上記記載の文書ファイリング方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に特徴がある。よって、既存のシステムを変えることなく、文書ファイリングシステムを汎用的に構築することができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
本発明の文書ファイリング装置は、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力部と、読み取った画像データに対して文字認識処理を施す文字認識部と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録部と、文書登録部で登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング部と、文字認識部により取得したメール宛先に送信するメール送信部とを有する。
【００２０】
【実施例】
図１は本発明の第１の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、本実施例の文書ファイリング装置１０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４及びメール送信部１５を含んで構成されている。画像入力部１１は、登録する文書の画像を入力するものであり、スキャナなどの画像入力装置を用いればよい。文字認識部１２は、入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する。本実施例のように特定の情報だけをＯＣＲで取得したい場合には、入力する文書のフォーマットを、例えば図２に示すような入力する文書のフォーマットの例を事前に決めておき、認識させたい領域のみＯＣＲ処理して、その認識結果を取得すればよい。または、入力する文書にメール宛先を記入しておき、その領域を認識し、メール宛先を取得すればよい。また、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する。ファイリング部１４は、文書登録部１３で登録された文書を検索、閲覧するためのものであり、汎用のファイリング装置を用いればよい。更に、メール送信部１５は、文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する。なお、メールを送信する際に文書登録したという情報を送付する。また、登録した文書のリンク情報を添付してもよい。
【００２１】
次に、図１の第１の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図３に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ１０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ１０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ１０３）。そして、メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ１０４）。
【００２２】
図４は本発明の第２の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、図１と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。本実施例の文書ファイリング装置２０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４、メール送信部１５、宛先情報保存部２１及び宛先設定部２２を含んで構成している。なお、本実施例における入力する文書のフォーマットの例を図５に示す。宛先情報保存部２１は、文字認識部１２で取得されるメール宛先情報と実際にメールで送信する宛先との対応付け情報を保存する。例えば、文字認識部１２で、担当者ＩＤを認識する場合、その担当者ＩＤとその担当者のメールアドレスの対応付けを保存する。その例を以下の表１に示す。
【００２３】
【表１】
2004112265.tif 000003
【００２４】
そして、宛先設定部２２では、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用して、メール送信部１５で送信するメール宛先を設定する。例えば、宛先情報保存部１６に上記表１に示したような担当者ＩＤとメール宛先の情報が保存されていた場合に、文字認識部１２で、”１２３４”という認識結果が取得された場合、メールの宛先として、ｄｅｆ＠ｒｉｏｃｈ．ｃｏ．ｊｐを設定する。メール送信部１５は、宛先設定部２２で設定されたメール宛先にメールを送信する。メールを送信する際に、文書登録したという情報を送付する。また、登録した文書のリンク情報を添付してもよい。
【００２５】
次に、図４の第２の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図６に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ２０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ２０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ２０３）。そして、宛先設定部２２は、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用してメール送信部１５で送信するメール宛先を設定する（ステップＳ２０４）。メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ２０５）。
【００２６】
図７は本発明の第３の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、図４と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。本実施例の文書ファイリング装置３０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４、メール送信部１５、宛先情報保存部２１、宛先設定部２２及び管理者情報保存部３１を含んで構成している。管理者情報保存部３１には、管理者のメール宛先などが保存されている。ここで、宛先設定部２２では、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用して、メール送信部１５で送信するメール宛先を設定する。例えば、宛先情報保存部２１に上記表１に示したような担当者ＩＤとメール宛先の情報が保存されていた場合に、文字認識部１２で、”１２３４”という認識結果が取得された場合、メールの宛先として、ｄｅｆ＠ｒｉｏｃｈ．ｃｏ．ｊｐを設定する。しかし、”１１１１”のように宛先情報保存部２１に保存されたデータに含まれていない認識結果が取得された場合には、メールの宛先として、管理者情報保存部３１に保存されている管理者のメール宛先を設定する。そして、メール送信部１５は、宛先設定部２２で設定されたメール宛先にメールを送信する。メールを送信する際に、文書登録したという情報を送付する。また、登録した文書のリンク情報を添付してもよい。
【００２７】
次に、図７の第３の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図８に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ３０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ３０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ３０３）。そして、宛先設定部２２は、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用してメール送信部１５で送信するメール宛先を設定し、または宛先情報保存部２１に保存されたデータに含まれていない認識結果が取得された場合にはメールの宛先として管理者情報保存部３１に保存されている管理者のメール宛先を設定する（ステップＳ３０４）。メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ３０５）。
【００２８】
図９は本発明の第４の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、図４と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。本実施例の文書ファイリング装置４０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４、メール送信部１５、宛先情報保存部２１及び宛先設定部２２を含んで構成している。本実施例のように特定の情報だけをＯＣＲで取得したい場合には、入力する文書のフォーマットを事前に決めておき、認識させたい領域のみＯＣＲ処理して、その認識結果を取得すればよい。また、本実施例では、入力する文書にメール宛先となる人のＩＤ情報などを記入しておき、その領域を認識し、その情報を取得すればよい。また、メール宛先情報だけでなく、その他の情報、例えばその文書の書誌情報（文書名、作成者、キーワードなど）を取得するようにしてもよい。なお、図５に入力する文書のフォーマットの例を示す。文字認識部１２で、文書の書誌情報も取得した場合には、ファイリング部１４へ登録する際に、その書誌情報も設定しておくとよい。そして、メール送信部１５は、宛先設定部２２で設定されたメール宛先にメールを送信する。メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識した認識結果を添付して送付する。また、登録した文書のリンク情報を添付してもよい。
【００２９】
次に、図９の第４の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図１０に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ４０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ４０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ４０３）。そして、宛先設定部２２は、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用してメール送信部１５で送信するメール宛先を設定する（ステップＳ３０４）。また、メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識した認識結果を添付する（ステップＳ４０５）。そして、メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ４０６）。
【００３０】
図１１は本発明の第５の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、図４と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。本実施例の文書ファイリング装置５０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４、メール送信部１５、宛先情報保存部２１及び宛先設定部２２を含んで構成している。本実施例のように特定の情報だけをＯＣＲで取得したい場合には、入力する文書のフォーマットを事前に決めておき、認識させたい領域のみＯＣＲ処理して、その認識結果を取得すればよい。また、本実施例では、入力する文書にメール宛先となる人のＩＤ情報などを記入しておき、その領域を認識し、その情報を取得すればよい。また、メール宛先情報だけでなく、その他の情報、例えばその文書の書誌情報（文書名、作成者、キーワードなど）を取得するようにしてもよい。なお、図５に入力する文書のフォーマットの例を示す。文字認識部１２で、文書の書誌情報も取得した場合には、ファイリング部１４へ登録する際に、その書誌情報も設定しておくとよい。そして、メール送信部１５は、宛先設定部２２で設定されたメール宛先にメールを送信する。メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識した認識結果、そして画像データを添付して送付する。また、登録した文書のリンク情報を添付してもよい。
【００３１】
次に、図１１の第５の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図１２に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ５０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ５０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ５０３）。そして、宛先設定部２２は、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用してメール送信部１５で送信するメール宛先を設定する（ステップＳ５０４）。また、メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識した認識結果、そして画像データを添付する（ステップＳ５０５）。そして、メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ５０６）。
【００３２】
図１３は本発明の第６の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。同図において、図４と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。本実施例の文書ファイリング装置６０は、画像入力部１１、文字認識部１２、文書登録部１３、ファイリング部１４、メール送信部１５、宛先情報保存部２１及び宛先設定部２２を含んで構成している。認識結果修正部６１は、文字認識部１２で認識された認識結果の確認、修正を行う。例えば認識させた画像とその認識結果を同時に表示し、認識結果に誤りがあった場合、その認識結果を修正することができるＧＵＩを有する。また、文字認識部１２で、文書の書誌情報も認識させる場合にも、認識結果修正部６１で修正した認識結果がファイリング部１４で登録された文書の書誌情報にも更新される。ここで、認識結果修正画面の一例を図１４に示す。メール送信部１５は、宛先設定部２２で設定されたメール宛先にメールを送信する。メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識し、認識結果修正部６１へのリンクも送付する。メールを受信した受信側もこのリンクを利用して認識結果の確認及び修正を行うことができる。
【００３３】
次に、図１３の第６の実施例の文書ファイリング装置の動作について動作フローを示す図１５に従って説明すると、画像入力部１１により登録する文書の画像が入力され（ステップＳ６０１）、文字認識部１２により入力された画像をＯＣＲで文字認識し、その認識結果をテキストデータとして出力する（ステップＳ６０２）。次に、文書登録部１３は、画像入力部１１で入力された画像データを１つの文書データとしてファイリング部１４へ登録する（ステップＳ６０３）。そして、宛先設定部２２は、宛先情報保存部２１に保存されている情報と文字認識部１２の認識結果を利用してメール送信部１５で送信するメール宛先を設定する（ステップＳ６０４）。また、メールを送信する際に、文書登録したという情報と共に文字認識部１２で認識した認識結果、そして認識結果修正部６１による修正画面又は認識結果修正部６１へのリンクも添付する（ステップＳ６０５）。そして、メール送信部１５により文字認識部１２で取得したメール宛先にメールを送信する（ステップＳ６０６）。
【００３４】
次に、図１６は本発明のシステム構成を示すブロック図である。つまり、同図は上記実施例における文書ファイリング方法によるソフトウェアを実行するマイクロプロセッサ等から構築されるハードウェアを示すものである。同図において、文書ファイリングシステムはインターフェース（以下Ｉ／Ｆと略す）１０１、ＣＰＵ１０２、ＲＯＭ１０３、ＲＡＭ１０４、表示装置１０５、ハードディスク１０６、キーボード１０７及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１０８を含んで構成されている。また、汎用の処理装置を用意し、ＣＤ−ＲＯＭ１０９などの読取可能な記憶媒体には、本発明の文書ファイリング方法を実行するプログラムが記憶されている。更に、Ｉ／Ｆ１０１を介して外部装置から制御信号が入力され、キーボード１０７によって操作者による指令又は自動的に本発明のプログラムが起動される。そして、ＣＰＵ１０２は当該プログラムに従って上述の文書ファイリング方法に伴うプリントジョブスケジュール処理を施し、その処理結果をＲＡＭ１０４やハードディスク１０６等の記憶装置に格納し、必要により表示装置１０５などに出力する。以上のように、本発明の文書ファイリング方法を実行するプログラムが記憶した媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、文書ファイリングシステムを汎用的に構築することができる。
【００３５】
なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲内の記載であれば多種の変形や置換可能であることは言うまでもない。
【００３６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の文書ファイリング装置は、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力部と、読み取った画像データに対して文字認識処理を施す文字認識部と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録部と、該文書登録部で登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング部と、文字認識部により取得したメール宛先に送信するメール送信部とを有する。そして、文字認識部により画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、メール送信部により取得した宛先にメールを送信する。よって、登録された受信者へ自動でメールが届くようになるので文書が登録されて送信されたかどうかを迅速に確認することができる。
【００３７】
また、文字認識結果とそれに対応するメール宛先のデータを保存する宛先情報保存部を有し、文字認識結果に基づいて宛先情報保存部からメール宛先を読み出し、メール送信部により読み出したメール宛先にメールを送信する。よって、例えば数字だけで受信者ＩＤなどを認識させて認識精度を上げ、メールが確実に届くようになる。
【００３８】
更に、文字認識結果からメール宛先を決定する際に、宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存する管理者情報保存部を有し、宛先情報保存部に該当するデータが存在しなかった場合はメール送信部により管理者情報保存部に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する。よって、管理者へメールが届き、管理者が本来に担当者へメール転送可能となる。
【００３９】
また、メールを送信する際に、文字認識結果を添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果の確認を行うことができる。
【００４０】
更に、メールを送信する際に、文字認識結果と画像データを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認する際に作業がやりやすくなる。
【００４１】
また、文字認識結果の確認、修正を行う認識結果確認修正部を有し、メールを送信する際に認識結果確認修正部による認識結果の修正画面のリンクを添付して送付する。よって、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認、修正を迅速に行うことができ、修正した結果もファイリングされた文書へ迅速に更新することができる。
【００４２】
更に、別の発明としての文書ファイリング方法によれば、紙媒体に記録された文書を読み取る画像入力工程と、読み取った前記画像データに対して文字認識処理を施す文字認識工程と、画像データを１つの文書データとして登録する文書登録工程と、登録された文書を検索、閲覧可能にファイリングするファイリング工程と、文字認識工程にて取得したメール宛先に送信するメール送信工程とを有する。そして、画像データを入力する際に画像データに対して文字認識処理を施し、当該文字認識結果からメール送信する際の宛先を取得し、取得した宛先にメールを送信する。よって、登録された受信者へ自動でメールが届くようになるので文書が登録されて送信されたかどうかを迅速に確認することができる。
【００４３】
また、文字認識結果とそれに対応するメール宛先の宛先情報を保存し、文字認識結果に基づいて保存されたメール宛先の宛先情報を読み出し、読み出したメール宛先にメールを送信することにより、受信者ＩＤなどを認識させて認識精度を上げ、メールが確実に届くようになる。
【００４４】
更に、文字認識結果からメール宛先を決定する際に、保存しておいた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合予め設定しておいた管理者へメールの宛先を保存し、保存していた宛先情報に該当するデータが存在しなかった場合は、保存しておいた管理者情報に保存されている管理者のメールの宛先にメールを送信する。よって、管理者へメールが届き、管理者が本来に担当者へメール転送可能となる。
【００４５】
また、メールを送信する際に、文字認識結果を添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果の確認を行うことができる。
【００４６】
更に、メールを送信する際に、文字認識結果と画像データを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認する際に作業がやりやすくなる。
【００４７】
また、文字認識結果の確認、修正を行い、メールを送信する際に認識結果の修正画面のリンクを添付して送付することにより、受信者が書誌情報の文字認識結果を確認、修正を迅速に行うことができ、修正した結果もファイリングされた文書へ迅速に更新することができる。
【００４８】
更に、別の発明として、上記記載の文書ファイリング方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に特徴がある。よって、既存のシステムを変えることなく、文書ファイリングシステムを汎用的に構築することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図２】第１の実施例における入力する文書のフォーマットの例を示す図である。
【図３】第１の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図５】第２の実施例における入力する文書のフォーマットの例を示す図である。
【図６】第２の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図７】本発明の第３の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図８】第３の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】本発明の第４の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図１０】第４の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の第５の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図１２】第５の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第６の実施例に係る文書ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図１４】認識結果修正画面の一例を示す図である。
【図１５】第６の実施例の文書ファイリング装置の動作を示すフローチャートである。
【図１６】本発明のシステム構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０、２０、３０、４０、５０、６０；文書ファイリング装置、
１１；画像入力部、１２；文字認識部、１３；文書登録部、
１４；ファイリング部、１５；メール送信部、２１；宛先情報保存部、
２２；宛先設定部、３１；管理者情報保存部、６１；認識結果修正部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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