(57)【要約】【課題】ユーザが手間をかけずに利用することができるファイリングシステム及びファイリング方法並びにファイリングプログラムを提供する。【解決手段】文書処理装置が、文書情報が扱われたことを検出すると、文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を文書情報に関する付加情報として取得し、文書情報を付加情報と共に、文書情報及び付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信する。文書管理サーバは、文書処理装置から受けた文書情報及び付加情報を記憶し、文書情報または付加情報に関する検索要求を受けて検索を行う。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報が扱われる毎に、前記文書情報を前記付加情報と共に、文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備する複数の文書処理装置と、
前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶する記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う検索手段とを具備する文書管理サーバと、
前記複数の文書処理装置及び前記文書管理サーバを接続するネットワークと
を具備することを特徴とするファイリングシステム。
【請求項２】
文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書処理装置において、
前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報が扱われる毎に、前記文書情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、
前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
前記関係者は、関係者情報を発信する無線発信手段を具備するタグを保持しており、
前記付加情報取得手段は、文書情報が扱われたことを検出すると、前記タグが発信する関係者情報を読み取り、該文書情報に関する付加情報として取得する
ことを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記文書処理装置は、印刷装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が印刷され、該印刷された文書の取り出し部に設けたれた開閉部が開かれたことを検出すると、前記開閉部を開いた関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記文書処理装置は、撮影装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が撮影されたことを検出すると、前記文書情報を撮影した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記文書処理装置は、複写装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が複写されたことを検出すると、前記文書情報を複写した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項７】
前記文書処理装置は、スキャナ装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報がスキャンされたことを検出すると、前記文書情報をスキャンした関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項８】
前記文書処理装置は、投影装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が投影されたことを検出すると、前記文書情報を投影した関係者及び該投影された文書情報を閲覧した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項９】
前記文書処理装置は、ファクシミリ装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が送受信されたことを検出すると、前記文書情報を送受信した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。
【請求項１０】
文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにおいて、
企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶手段と、
前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶手段と、
前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成手段と
を具備することを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項１１】
前記検索情報作成手段は、前記文書を扱う装置の文字認識機能により、前記検索要求によって指定された検索キーワードが誤認識された場合に生成される文字列を予め記憶手段に記憶しておき、該文字列を前記検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行う
ことを特徴とする請求項１０に記載の文書管理サーバ。
【請求項１２】
文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行うファイリングシステムにおいて、
前記文書処理装置が、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得し、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信し、
前記文書管理サーバが、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶し、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う
ことを特徴とするファイリング方法。
【請求項１３】
文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得処理と、
前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信する登録情報送信処理と
を文書処理装置に実行させるためのファイリングプログラム。
【請求項１４】
文書を扱う複数の装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う処理をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムにおいて、
企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶処理と、
前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶処理と、
前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成処理と
をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書の収集や検索を行うためのファイリングシステム及びファイリング方法並びにファイリングプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書管理システムはサーバ・クライアントシステムの形式によって構築されるものが多い（図１２）。すなわち、ＬＡＮに文書管理サーバとクライアントＰＣが接続されている形である。ユーザが文書をサーバに登録する場合、クライアントＰＣからサーバに文書データを送ることが必要となる。そのため、クライアントＰＣには専用のクライアントソフトウェアをインストールし、使用するその都度起動する必要があった（図１３）。
【０００３】
例えば、ユーザが文書を登録する場合の動作は以下の通りである。
１．　紙媒体の文書をスキャナで取り込み、ファイルとしてＰＣのハードディスクへ保存する。
２．　必要であれば、適当なアプリケーションソフトウェアを起動し、ファイルへ修正を加える（大きさの変更、明るさの変更、ノイズの除去、データ圧縮など）。
３．　文書管理クライアントソフトウェアを起動して、付加情報（日時、著者名、部署名、ファイル名など）を入力し、ファイルをサーバへ送信する。
４．　サーバは付加情報とファイルを受信し、ハードディスク等へ記憶する。
【０００４】
また、ユーザが文書を検索する場合の動作は以下の通りである。
１．　　文書管理クライアントソフトウェアを起動して、検索したいキーワード（日時、著者名、部署名、ファイル名など）を入力する。
２．　　クライアントソフトウェアは検索キーワードをサーバへ送信する。
３．　　サーバは付加情報の中から検索キーワードに一致するものを選び出し、クライアントへリストを送信する。
４．　　クライアントはリストをディスプレイに列挙する。
５．　　ユーザはリストの中から読みたい文書を目視で探し出し、ファイルとしてＰＣのハードディスクに保存する。
６．　　ユーザは文書を閲覧し、紙媒体で見たい場合には印刷を行う。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述したように、文書の登録、検索において、ユーザが行わなければならない動作が多く、ユーザの利便性が非常に低いといった問題点があった。
【０００６】
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、その目的は、ユーザが手間をかけずに利用することができるファイリングシステム及びファイリング方法並びにファイリングプログラムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
この発明は上記の課題を解決すべくなされたもので、請求項１に記載の発明は、文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報が扱われる毎に、前記文書情報を前記付加情報と共に、文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備する複数の文書処理装置と、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶する記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う検索手段とを具備する文書管理サーバと、前記複数の文書処理装置及び前記文書管理サーバを接続するネットワークとを具備することを特徴とする。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書処理装置において、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報が扱われる毎に、前記文書情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、前記関係者は、関係者情報を発信する無線発信手段を具備するタグを保持しており、
前記付加情報取得手段は、文書情報が扱われたことを検出すると、前記タグが発信する関係者情報を読み取り、該文書情報に関する付加情報として取得する
ことを特徴とする。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、印刷装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が印刷され、該印刷された文書の取り出し部に設けたれた開閉部が開かれたことを検出すると、前記開閉部を開いた関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、撮影装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が撮影されたことを検出すると、前記文書情報を撮影した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、複写装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が複写されたことを検出すると、前記文書情報を複写した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、スキャナ装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報がスキャンされたことを検出すると、前記文書情報をスキャンした関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１４】
請求項８に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、投影装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が投影されたことを検出すると、前記文書情報を投影した関係者及び該投影された文書情報を閲覧した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１５】
請求項９に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、ファクシミリ装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が送受信されたことを検出すると、前記文書情報を送受信した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１６】
請求項１０に記載の発明は、文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにおいて、企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶手段と、前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成手段とを具備することを特徴とする。
【００１７】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の発明において、前記検索情報作成手段は、前記文書を扱う装置の文字認識機能により、前記検索要求によって指定された検索キーワードが誤認識された場合に生成される文字列を予め記憶手段に記憶しておき、該文字列を前記検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行うことを特徴とする。
【００１８】
請求項１２に記載の発明は、文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行うファイリングシステムにおいて、前記文書処理装置が、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得し、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信し、前記文書管理サーバが、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶し、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行うことを特徴とする。
【００１９】
請求項１３に記載の発明は、文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得処理と、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信する登録情報送信処理とを文書処理装置に実行させるためのファイリングプログラムである。
【００２０】
請求項１４に記載の発明は、文書を扱う複数の装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う処理をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムにおいて、企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶処理と、前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶処理と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成処理とをコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムである。
【００２１】
従って、上述の発明によれば、ファイリングシステムは、所定のタイミングにおいて文書情報を自動的に収集するので、ユーザが手間をかけずに該ファイリングシステムを利用することができる効果を得ることができる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
まず本発明の基本的な考え方について説明する。本発明では、文書を扱う装置（プリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラなど）に文書管理機能の一部を実装することによって、ＰＣを使用せずに、ユーザが利用可能な文書収集、検索を行うファイリングシステムを構築する。
ここで文書管理機能とは、具体的には、プリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラ等が、文書情報が扱われたことを検出すると、文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得機能と、文書情報を付加情報と共に、文書管理サーバ１に対して送信する登録情報送信機能である。
本実施例において、付加情報取得機能は、後述するＲＦ−ＩＤ方式の読み取り部をプリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラなどに設け、これらを操作する関係者に自分のＩＤを無線発信するＲＦ−ＩＤのタグを保持させることにより実施される。
ＲＦ−ＩＤ方式とは、自身の関係者ＩＤを無線発信するタグと、その電波を拾い、関係者ＩＤを読み取るＲＦ−ＩＤ読取部により、無線で認証を行う方式である。タグ側には、コイルとコンデンサとＩＤ記憶及びＩＤ発信機能がある。
ＲＦ−ＩＤ読取部がアンテナ部より電波を送信し、タグ側が電波を受信しタグ側に設けられたコイルとコンデンサにより充電を繰り返すことで電力をコンデンサに蓄積し、出力可能なレベルまで電力が溜まったら自分のＩＤを無線発信し、その電波をＲＦ−ＩＤ読み取り部が読み取る。
【００２３】
また、文書を「扱う」とは、
・　プリンタの場合は、紙に印刷することであり、
・　スキャナの場合は、紙を読み取ることであり、
・　コピー機の場合は、紙を複写する（読み取って別の紙に印刷する）ことであり、
・　ＦＡＸ（送信）の場合は、紙を読み取って電話回線に送信することであり、
・　ＦＡＸ（受信）の場合は、電話回線から受信した画像イメージを印刷することであり、
・　プロジェクタの場合は、画像を投影することであり、
・　デジタルカメラの場合は、画像を撮影する、または、画像データをＰＣに転送することである。
【００２４】
以下、図面を参照して本発明の一実施形態におけるファイリングシステムについて説明する。図１は本実施形態におけるファイリングシステムの全体構成図である。本実施形態のファイリングシステムは、文書管理サーバ１、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄ、企業内サーバ９、社外向けＷｅｂサーバ１０をＬＡＮ２０によって互いに接続することによって構成される。
ここで、図１の破線に示すように、文書の登録処理はすべてＰＣを介さずに行われる。
【００２５】
文書管理サーバ１は、既存の企業情報システムの一部である人事情報データベースと接続されており、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７等より文書情報及びこの文書情報を扱った関係者に関する関係者情報である付加情報を受けて、これを人事情報と関連付けて記憶し、登録管理する。また、文書情報または付加情報に関する検索要求をＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けて、検索要求に対する検索情報を人事情報と関連付けて作成し、要求元に送信する。
【００２６】
次に図２を用いて、文書を扱う装置の例であるプリンタ５の構成について説明する。
プリンタ５は、ＣＰＵ１００、ＲＯＭ１０１、ＲＡＭ１０２、ＮｅｔｗｏｒｋＩｎｔｅｒｆａｃｅ１０３、ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４、Ｐｒｉｎｔ　Ｅｎｇｉｎｅ１０５、Ｌｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６から構成される。
ＣＰＵ１００は、Ｐｒｉｎｔ　Ｅｎｇｉｎｅ１０５を制御することによって印刷を行う。ＲＯＭ１０１は、プリンタ５の制御プログラムを記憶している。ＲＡＭ１０２は、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けた印刷用データ等を一時的に記憶する。Ｎｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ１０３は、ＬＡＮ２０との接続部である。ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４は、文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を記憶した媒体より関係者情報を読み取る、上述のＲＦ−ＩＤ読み取り部である。具体的には、上述のタグをカード型の社員証、携帯電話、皮膚等へ組み込み、ＲＦ−ＩＤ読み取り部でタグに記憶された関係者ＩＤを読み取る。
なお、本実施形態においては、上述のＲＦ−ＩＤ方式を用いた場合の付加情報取得方法について説明するが、本発明の要旨はこれに限られるものでなく、例えばバーコードを読み取るバーコードスキャナ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ等の近距離無線等を用いたものであってもよい。
Ｌｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６は、プリンタ５の排出トレイ等の取り出し部に設けたれた開閉部のセンサであり、開閉部が開けられたことを検出する。
【００２７】
上述のプリンタ５の構成と同様に、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７に、文書管理用ネットワーク端子であるＮｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ１０３を設けることにより、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄを介さずにＬＡＮ２０へ直接接続する。また、同様に、ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４を設けることにより、後述する読み取りタイミングにおいて、関係者情報であるＩＤを読み取る。
【００２８】
ここで、関係者情報とは具体的には、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７の操作を行った者の社員ＩＤ等であり、文書管理サーバ１はこの社員ＩＤを参照して人事情報データベースに登録されている社員情報と文書情報を関連付ける。
この関係者情報は、上述した操作者一人に限られるものではない。すなわち、ＦＡＸ２（送信）、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５（個人使用）の場合は、主に操作した本人だけを検知して操作者（作成者、複製実行者、送信者）として記録すればよいが、プリンタ（共用使用）の場合は、上述のフタなどの開閉部を設けておき、印刷結果を取り出す際に、このフタが開いた瞬間にもっとも近くにいた人物を取り出し者（作成者または複製実行者）として特定し記録する。
これは、ＦＡＸ受信の場合も同様であり、ＦＡＸの取り出し者（受信者）として記録する。
プロジェクタの場合は、例えば、少人数の会議等においては、一人がプレゼンテーションを行い、他の人が視聴するケースが多いため、装置の近傍にいる者すべてを視聴者（閲覧者）として記録する。これは、一種の会議録としての機能を持たせるためである。
デジタルカメラの場合には、画像データをＰＣに転送する操作者（複製実行者）の他に、撮影者（作成者）を別途記録する。
以上のように、関係者情報の種類には、作成者、閲覧者、複製実行者、編集者、受信者、送信者などの区別を設けて記録することが望ましい。
【００２９】
また、関係者情報としてさらに、場所を示す情報を記録しても良い。この場合、例えば、装置が置かれている部屋の番号や事業所の番号等を記録する。例えば、ＲＦ−ＩＤを用いる場合であれば、装置の設置場所のそばに場所を示すＩＤシールを貼っておくことで、場所ＩＤを特定し、記録する。
【００３０】
次に本実施形態におけるファイリングシステムの具体的な動作について図面を参照して説明する。
図３及び図４は、本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるファイリング処理の過程を示す。図３は、同処理をシングルタスクで示した場合であり、図４は、これを印刷タスクと文書収集タスクで行うマルチタスクの場合を示す。
ファイリング機能を有しないプリンタの場合、図１４に示すように、待機状態（ステップＳ１）において、描画命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、内蔵メモリ上に所望の描画データを描画し（ステップＳ３）、この描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ４）、印刷が行われる。
【００３１】
図３に示す、ファイリング機能を有するプリンタ５の場合、待機状態（ステップＳ１）において、描画命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）内蔵メモリ上に所望の描画データを描画する（ステップＳ３）。そして、付加情報として例えば、この印刷を行った関係者情報（作成者または複製実行者）、またプリンタ５の場所情報をプリンタからの印刷命令や付近に貼られた場所を示すＩＤシールより取得し（ステップＳ４）、この付加情報を内蔵メモリ上の画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ５）。シングルタスクの場合、データ送信後、この描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ６）印刷が行われる。
一方、図４に示すマルチタスクでは、印刷タスクが上述の処理と同様にステップＳ１〜Ｓ３を行った後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。図４の点線は文書管理タスクを起動するためのイベント・メッセージを表す。
待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、シングルタスクの場合と同様に付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上の印刷画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、印刷タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）印刷が行われる。
【００３２】
なおプリンタ５を複数の人で共有して使用する場合、文書管理タスクのステップＳ６で付加情報を取得する前に、上述したＬｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６が排出トレイの開閉部が開けられたことを検出するまで待つこともできる。これによって、より正確な関係者の特定が可能となる。
【００３３】
また、文書情報を収集するための文書処理装置の一つとしてＰＣを利用する場合、従来の文書管理システムでは、図１３のように専用の文書管理クライアントを起動する必要があるが、本実施形態においては、図５に示すようにソフトウェアの構造を変えて文書収集システムの利便性を大幅に向上させることもできる。
すなわち、現在のソフトウェア環境では、周辺機器装置をＰＣに接続する場合、ドライバソフトウェアを組み込むことで、周辺機器装置の制御を行う。このドライバの中に文書収集機能も実装することで、ユーザが特別な操作をすることなく、文書情報や付加情報を文書管理サーバ１に送信する。
したがって、専用ソフトの起動など、ユーザに操作の負担をかけずに文書収集システムを稼動させることができるので、登録される文書の量を大幅に増加させることができる。
【００３４】
ＦＡＸ２（送信）、ＣＯＰＹ３、スキャナ４の場合、図６、図７、図８に示すように、上述のプリンタ５（個人使用）におけるファイリング処理と同様の処理過程によってファイリングを行う。
すなわち、図６に示すようにスキャナ４の場合、待機状態（ステップＳ１）において、スキャン命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、ユーザがセットしたスキャン用文書のスキャニングを行う。そして、このスキャンされた描画データを内蔵メモリ上に描画（ステップＳ３）を行った後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のスキャン画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、スキャンタスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データをＰＣに送信（ステップＳ８）する。
なお、ステップＳ２におけるスキャン命令は、スキャナ４本体のボタンを押下することにより、スキャニングを行うことも考えられる。
【００３５】
また、図７に示すようにＣＯＰＹ３の場合、ユーザがＣＯＰＹ３本体のボタンを押下することにより、ＣＯＰＹ３の制御部であるＣＰＵ１００がコピー命令を送出する。Ｃｏｐｙ　Ｅｎｇｉｎｅはこのコピー命令を受信すると、ユーザがセットしたコピー用文書をスキャンし、このコピー画像をメモリ上に描画（ステップＳ３）した後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のコピー画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、コピータスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）コピーを行う。
【００３６】
また、図８に示すようにＦＡＸ２（送信）の場合、ユーザがＦＡＸ２本体の送信ボタンを押下することにより、ＦＡＸ２の制御部であるＣＰＵ１００がＦＡＸ送信命令を送出する。Ｆａｘ　ＥｎｇｉｎｅはこのＦＡＸ送信命令を受信すると、ユーザがセットしたＦＡＸ送信用文書をスキャンし、このコピー画像をメモリ上に描画（ステップＳ３）した後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のＦＡＸ画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、ＦＡＸ送信タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データをモデム部に送信して（ステップＳ８）ＦＡＸ送信を行う。
【００３７】
一方ＦＡＸ２（受信）の場合は図９に示すように、モデム部がＦＡＸ画像を受信すると（ステップＳ２）、内蔵メモリ上にＦＡＸ画像を描画し（ステップＳ３）、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のＦＡＸ画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。なお、文書管理タスクのステップＳ６で付加情報を取得する前に、上述したＬｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６が排出トレイの開閉部が開けられたことを検出するまで待つこともできる。これによって、より正確な関係者の特定が可能となる。
一方、ＦＡＸ受信タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）ＦＡＸ受信を行う。
【００３８】
プロジェクタ１０の場合は、図１０に示すように待機状態（ステップＳ１）において、投影画像をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、ＰＣから送信された投影画像データを内蔵メモリ上に記憶し（ステップＳ３）、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上の投影画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
ここで、プロジェクタ１０においては、上述したようにプロジェクタの操作者だけでなく、装置の近傍にいる者すべてを視聴者（閲覧者）として関係者に含めて記録し、付加情報とする。
一方、プロジェクタ投影タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き投影データをプロジェクタランプに送信し（ステップＳ８）、投影を行う。ただし、プロジェクタの構造が、ＰＣから受信した投影画像をデジタル化せずに直接投影する仕組みになっている場合は、このステップＳ８は不要である。
なお、投影データの投影中にシーンが切り替わった場合、逐次内蔵メモリ上の投影画像情報を更新し、これを付加情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する。
【００３９】
デジタルカメラ６の場合は、まず写真撮影時において撮影者を関係者として記録する。また、図１１に示すように、デジタルカメラ６からＰＣ８−Ｃへの写真転送時において、ログイン名より画像データをＰＣに転送する操作者（複製実行者）として記録し、付加情報とする（ステップＳ５）。そして、この付加情報を内蔵メモリ上の写真画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ６）。
一方、写真転送タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き写真画像データをＰＣに転送する（ステップＳ８）。
【００４０】
以上、詳述したように本実施形態のファイリングシステムによれば、ユーザが手間をかけずに様々な文書ファイルを文書管理サーバ１に登録することができる。
【００４１】
文書管理サーバ１は、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７より文書情報及びこの文書情報を扱った関係者に関する関係者情報である付加情報を受けて、これを人事情報と関連付けて記憶し、登録管理する。また、文書情報または付加情報に関する検索要求をＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けて、検索要求に対する検索情報を人事情報と関連付けて作成し、要求元に送信する。
このとき例えば、検索を行ったユーザが検索情報より文書を選んで取得すると、関係者ＩＤが同時に表示される。またこれに連動して、関係者の氏名、職場名、役職、担当業務。居場所、連絡方法などを知ることができるようになる。また、趣味などの情報を載せておいてもよい。
特にナレッジマネンジメントにおいては、こういった情報をきっかけにインフォーマルなコミュニケーションが行われ、企業の生産性向上に役立つ効果が得られる。また、ある人物が扱った文書の一覧を取得することが可能であり、このような使用方法は業務管理において非常に有効である。
【００４２】
なお、付加情報を自動的に抽出するために、さらに、後述するファイル名自動生成手段、文字読み取り手段、画像特徴抽出手段、日時記憶手段、装置の機種名記憶手段、装置の製製造番号記憶手段を有していてもよい。また、文書データを効率よく送信するために、画像圧縮手段、カラー画像減色手段、階調削減手段を有していてもよい。
【００４３】
ファイル名自動生成手段は、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置（ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７）のいずれに設けられていてもよく、関係者情報から操作者等のＩＤ、場所ＩＤ、時刻、装置機種名、装置製造番号等より一意の番号を生成してファイル名を自動生成する。
【００４４】
文字読み取り手段は、例えばＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ　Ｃｈａｒａｃｔｅｒ　Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ：光学文字認識）により、本実施形態のファイリングシステムで収集される画像形式の文書情報について画像の特徴に基づいて、対象の画像部分が文字であるか、文字であればどの文字であるかを予め記憶された文字情報と比較することにより判断し、文字と判断される画像部分を文字情報に置き換える。この文字読み取り手段も同様に、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置のいずれに設けられていてもよい。
ここで、上述の文字読み取り手段の精度が低く、画像表現された文字情報を別の似た文字と誤認識する場合、誤認識された場合に生成される文字列を誤認識リストとして予め記憶手段に記憶しておく。そして、文書管理サーバ１に対する検索要求によって検索キーワードが指定された場合、誤認識リストの文字列を検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行う。こういった処理を行うことにより、検索の精度を向上させることが可能である。また、さらに誤認識リストの質を高めるために、ユーザがこの誤認識リストに対して独自に誤認識されるキーワードを追加できるようにしておくことが望ましい。
【００４５】
また、上述の画像特徴抽出手段も同様に、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置のいずれに設けられていてもよく、例えば、画像情報の特徴から、この画像は２人の人物が写っているとか、この画像は青空と緑の山が大部分を占めている、などの情報を付加情報として取り出し、記録しておくことが望ましい。
【００４６】
上述したように、本実施形態のファイリングシステムによれば、ビジネス文書に関する情報がすべて自動的に収集され検索可能になるため、文書管理の利便性向上、情報共有、データの再利用、データバックアップ、及びナレッジマネジメント、コミュニケーションの契機創出等の効果を得ることができる。
特に、文書作成者本人は人事情報のデータベースにのせるほどの重要性がないと判断するような情報であっても、他の従業員から見れば、非常に重要であるケースにおいては、格別の効果を奏する。
【００４７】
上述の文書処理装置及び文書管理サーバは内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述したファイリング処理に関する一連の処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態におけるファイリングシステムの全体構成図である。
【図２】文書を扱う装置の例であるプリンタ５の構成図である。
【図３】本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるシングルタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図４】本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図５】本実施形態におけるファイリングシステムの文書処理装置としてのＰＣのソフトウェア構造を示すブロック図である。
【図６】本実施形態におけるスキャナ４によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態におけるＣＯＰＹ３によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態におけるＦＡＸ２（送信）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態におけるＦＡＸ２（受信）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態におけるプロジェクタ１０によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１１】本実施形態におけるデジタルカメラ６によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１２】従来のファイリングシステムの全体構成図である。
【図１３】従来のファイリングシステムのクライアントＰＣのソフトウェア構造を示すブロック図である。
【図１４】従来のファイリング機能を有しないプリンタの処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書管理サーバ、２…ＦＡＸ、３…ＣＯＰＹ、４…スキャナ、５…プリンタ、６…デジタルカメラ、７…プロジェクタ、８−Ａ〜８−Ｄ…ＰＣ、９…企業内サーバ、１０…社外向けＷｅｂサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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