(57)【要約】【目的】事前に承認経路と配布先を設定することによって自動的に承認・配布作業ができ、文書管理の無人化を実現することができる文書管理システムを提供すること。【構成】管理情報設定手段と、画像入力手段と、文書管理手段と、承認管理手段と、承認手段と、承認情報合成手段と、配布管理手段と、画像出力手段とを備える文書管理システムにおいて、承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へ紙原稿から読み取った画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先で出力画像データを出力する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
承認者リストと配布先リストを含む文書管理情報を設定する管理情報設定手段と、前記管理情報設定手段によって承認者リストと配布先リストが設定されたフォルダに紙原稿から読み取った画像データを入力にする画像入力手段と、前記文書管理情報と前記画像入力手段から入力された画像データを保存する文書管理手段と、前記文書管理手段に画像が入力されたときに前記承認者リストに対し承認依頼を行って承認情報を管理する承認管理手段と、前記承認管理手段から承認依頼がきた時に承認情報を前記承認管理手段に返す承認手段と、元画像データに前記承認依頼手段により得られた承認情報を付加・合成した出力画像データを作成する承認情報合成手段と、出力画像データを配布先に送信して配布情報を管理する配布管理手段と、前記配布管理手段によって配布された出力画像データを出力する画像出力手段とを備える文書管理システムにおいて、
承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へ紙原稿から読み取った画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先で出力画像データを出力することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
承認者リストと配布先リストを含む文書管理情報を設定する管理情報設定手段と、前記管理情報設定手段によって承認者リストと配布先リストが設定されたフォルダにパソコン等で作られた電子データを入力にする画像入力手段と、前記文書管理情報と前記画像入力手段から入力された画像データを保存する文書管理手段と、前記文書管理手段に画像が入力されたときに前記承認者リストに対し承認依頼を行って承認情報を管理する承認管理手段と、前記承認管理手段から承認依頼がきた時に承認情報を前記承認管理手段に返す承認手段と、元画像データに前記承認依頼手段により得られた承認情報を付加・合成した出力画像データを作成する承認情報合成手段と、出力画像データを配布先に送信して配布情報を管理する配布管理手段と、前記配布管理手段によって配布された出力画像データを出力する画像出力手段とを備える文書管理システムにおいて、
承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へパソコン等で作成された画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先で出力画像データを出力することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
承認者リストと配布先リストを含む文書管理情報を設定する管理情報設定手段と、前記管理情報設定手段によって承認者リストと配布先リストが設定されたフォルダに紙原稿から読み取った画像データを入力にする画像入力手段と、前記文書管理情報と前記画像入力手段から入力された画像データを保存する文書管理手段と、前記文書管理手段に画像が入力されたときに前記承認者リストに対し承認依頼を行って承認情報を管理する承認管理手段と、前記承認管理手段から承認依頼がきた時に承認情報を前記承認管理手段に返す承認手段と、元画像データに前記承認依頼手段により得られた承認情報を付加・合成した出力画像データを作成する承認情報合成手段と、出力画像データを配布先に送信して配布情報を管理する配布管理手段と、前記配布管理手段によって配布された出力画像データを保存する出力画像保存手段とを備える文書管理システムにおいて、
承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へ紙原稿から読み取った画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先に出力画像データを送信することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
承認者リストと配布先リストを含む文書管理情報を設定する管理情報設定手段と、前記管理情報設定手段によって承認者リストと配布先リストが設定されたフォルダにパソコン等で作られた電子データを入力にする画像入力手段と、前記文書管理情報と前記画像入力手段から入力された画像データを保存する文書管理手段と、前記文書管理手段に画像が入力されたときに前記承認者リストに対し承認依頼を行って承認情報を管理する承認管理手段と、前記承認管理手段から承認依頼がきた時に承認情報を前記承認管理手段に返す承認手段と、元画像データに前記承認依頼手段により得られた承認情報を付加・合成した出力画像データを作成する承認情報合成手段と、出力画像データを配布先に送信して配布情報を管理する配布管理手段と、前記配布管理手段によって配布された出力画像データを保存する出力画像保存手段とを備える文書管理システムにおいて、
承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へパソコン等で作成された画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先で出力画像データを保存することを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
承認管理手段は、承認者に対し電子メールで承認依頼をすることを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
承認者が承認管理手段の保持する承認者ごとの承認依頼のステータスを閲覧することで承認依頼の確認することを特徴とする請求項１〜４何れかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
承認手段は、受け取った電子メールを返信することが承認作業とすることを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項８】
承認手段は、所定のサーバにログインし承認作業とすることで承認管理手段に承認情報を返すことを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の文書管理システム。
【請求項９】
承認情報合成出力手段で合成される承認情報は、承認者を識別できる電子透かしを用いることを特徴とする請求項１〜８の何れかに記載の文書管理システム。
【請求項１０】
承認情報合成出力手段で合成される承認情報は、事前に登録された承認者が識別可能なロゴを用いることを特徴とする請求項１〜８の何れかに記載の文書管理システム。
【請求項１１】
返信メールに承認者を識別するロゴを添付することにより、承認情報合成出力手段でその添付ロゴと元画像を合成することを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。
【請求項１２】
ログインした所定のサーバに承認者を識別するロゴを保存することにより、承認情報合成出力手段でその添付ロゴと元画像を合成することを特徴とする請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１３】
配布管理手段は、出力画像データの配信後に事前に登録されたアドレスへ配信済を示すメールを送信することを特徴とする請求項１〜１２の何れかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、承認情報を扱う文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書承認・配布等の文書管理作業は、出力された紙原稿に承認印が捺印され承認経路を辿って文書管理部門が最終的に管理しており、又、文書管理部門がその文書を関連部署に配布するという作業もするというように人為的に作業されていた。又、承認印が捺印された文書が書類として意味を持つため、承認作業が電子化されてこなかった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
文書管理作業が人為的に行われているために最終的に承認済み書類として管理するまでに時間が掛かり、作業する人間が必要であった。又、文書に承認情報を付加するためには承認印の捺印という方法しかなかったため、承認者は捺印作業に時間が掛かり、文書の電子化を妨げていた。
【０００４】
本発明は上記問題に鑑みてなされたもので、その目的とする処は、事前に承認経路と配布先を設定することによって自動的に承認・配布作業ができ、文書管理の無人化を実現することができる文書管理システムを提供することにある。
【０００５】
又、本発明の目的とする処は、承認済みの文書には承認者のロゴ或は電子透かしといった特殊な印刷を施すことによって、承認印の捺印でなくても承認者が正しく承認しているかどうかを確認することが可能となり、承認者の捺印作業がなくなり承認作業の効率化を図ることができるとともに、承認情報を含めた文書管理を電子化することができる文書管理システムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明は、承認者リストと配布先リストを含む文書管理情報を設定する管理情報設定手段と、前記管理情報設定手段によって承認者リストと配布先リストが設定されたフォルダに紙原稿から読み取った画像データを入力にする画像入力手段と、前記文書管理情報と前記画像入力手段から入力された画像データを保存する文書管理手段と、前記文書管理手段に画像が入力されたときに前記承認者リストに対し承認依頼を行って承認情報を管理する承認管理手段と、前記承認管理手段から承認依頼がきた時に承認情報を前記承認管理手段に返す承認手段と、元画像データに前記承認依頼手段により得られた承認情報を付加・合成した出力画像データを作成する承認情報合成手段と、出力画像データを配布先に送信して配布情報を管理する配布管理手段と、前記配布管理手段によって配布された出力画像データを出力する画像出力手段とを備える文書管理システムにおいて、承認者と配布先が事前に設定された前記文書管理手段へ紙原稿から読み取った画像データを入力すると、前記承認管理手段が承認情報に基づき承認手段へ承認依頼を出し、全ての承認者が承認後、承認情報を元画像データに合成し、配布先で出力画像データを出力することを特徴とする。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【０００８】
＜実施の形態１＞
図１は本発明の文書管理システムを示したものである。
【０００９】
図１において、１０１はデジタル複写機で、紙原稿を読み取って電子データにしたり、デジタル複写機１０１・ファックス１０３・スキャナ１０５の何れかによって電子化された画像データ、若しくはパソコン１０４で作成された画像データを保存したり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れか１つ若しくは複数で管理されている文書管理情報を設定したり、前記文書管理情報に登録された承認者リストに従ってパソコン１０４に承認依頼メールを出したり、承認情報に従って所定の画像と入力画像データを合成したり、合成された出力画像データをデジタル複写機１０１・プリンタ１０２・ファックス１０３に配布したり、配布された出力画像データを出力したりするものである。
【００１０】
１０２はプリンタで、配布された出力画像データを出力するものである。１０３はファックスで、紙原稿を読み取って電子データにしたり、配布された出力画像データを出力したりするものである。１０４はパソコンで、デジタル複写機１０１・ファックス１０３・スキャナ１０５の何れかによって電子化された画像データ、若しくはパソコン１０４で作成された画像データを保存したり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れか１つ若しくは複数で管理されている文書管理情報を設定したり、前記文書管理情報に登録された承認者リストに従ってパソコン１０４に承認依頼メールを出したり、承認依頼に対して承認作業をしたり、承認情報に従って所定の画像と入力画像データとを合成したり、合成された出力画像データをデジタル複写機１０１・プリンタ１０２・ファックス１０３に配布したりするものである。
【００１１】
１０５はスキャナで、紙原稿を読み取って電子データにするものである。１０６はサーバで、デジタル複写機１０１・ファックス１０３・スキャナ１０５の何れかによって電子化された画像データ、若しくはパソコン１０４で作成された画像データを保存したり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れか１つ若しくは複数で管理されている文書管理情報を設定したり、前記文書管理情報に登録された承認者リストに従ってパソコン１０４に承認依頼メールを出したり、承認情報に従って所定の画像と入力画像データとを合成したり、合成された出力画像データをデジタル複写機１０１・プリンタ１０２・ファックス１０３に配布したりするものである。
【００１２】
次に、請求項１，２の承認過程の各機能ブロックで示した本発明の文書管理システムを図２に示し、機能と実際のシステムとの関連付けをする。
【００１３】
先ず、２０１は画像入力手段で、紙原稿を読み取って電子データにするもの若しくは電子データを入力するものであり、デジタル複写機１０１・ファックス１０３・パソコン１０４・スキャナ１０５の何れかがこれに当たる。２０２は管理情報設定手段で、文書管理手段２０３に保存されている文書管理情報を設定するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４がこれに当たる。２０３は文書管理手段で、画像入力手段２０１から入力された画像と文書管理情報を保存するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。
【００１４】
２０４は承認管理手段で、文書管理手段２０３に画像データが入力されると承認リストと承認情報に基づき承認手段２０５へ承認依頼をし、承認されたら承認情報を書き換え、承認者リストに記載されている全ての承認者に承認されたらその結果を承認情報合成手段２０６に渡すものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。２０５は承認手段で、承認管理手段２０４から承認依頼がきたら承認若しくは却下を返すものであり、パソコン１０４がこれに当たる。
【００１５】
２０６は承認情報合成手段で、文書管理手段２０３に保存されている入力画像データと承認情報を合成するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。２０７は配布管理手段で、承認情報合成手段２０６によって合成された出力画像データを文書管理手段２０３に保存されている配布先リストに基づき配布するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。２０８は画像出力手段で、配布された出力画像データを出力するものであり、デジタル複写機１０１・プリンタ１０２・ファックス１０３の何れかがこれに当たる。
【００１６】
次に、請求項１，２の承認過程を各機能ブロックがどのような働きをするのかについて、図２、図４及び図５を用いて説明記載する。
【００１７】
最初に、紙原稿は画像入力手段２０１によって読み込まれる。ここで、原稿は紙でなくても電子データであっても構わない（ステップＳ１０１）。次に、前記ステップＳ１０１で得られた画像データを文書管理手段２０３に保存する。この際に画像データを作成した作成者の氏名・アドレス等の情報を４０８のドキュメント情報に入力し、又、ドキュメント名を入力する（ステップＳ１０２、Ｓ１０３）。その後、承認管理手段２０４は承認者リスト４０４と承認情報４０９を元に承認者が残っているかどうかを判断する（ステップＳ１０４）。ここで、承認者が残っていれば承認管理手段２０４は承認手段２０５に対しメール等で承認依頼をする（ステップＳ１０９）。
【００１８】
そして、承認依頼を受け取った承認手段２０５は、承認或は却下をメールで返信、若しくは或るネットワークにログインし直接承認情報を書き換え、承認者の識別情報に個人識別情報４０２をリンクさせることで承認作業をし、承認手段２０５が承認の情報を伝達したら、前記ステップＳ１０４に戻る。ここで、承認者の識別情報４１１は事前に登録された個人識別情報４０２を用いなくてもメールで識別情報を添付したり、ネットワークにログインして識別情報をアップロードしたりしても構わない。
【００１９】
又、この識別情報は出力する際にある特殊なロゴであったり、電子透かしの情報であったりする（ステップＳ１１０）。前記ステップＳ１１０で承認手段２０５が承認管理手段２０４に対し却下の情報が伝達されたら、承認管理手段２０４はドキュメント情報４０８記載の作成者のメールアドレスへ却下通知をする（ステップＳ１１１）。
【００２０】
次に、前記ステップＳ１０４において承認情報４０９が全て承認済となったら、承認情報合成手段２０６は入力画像データ４１２に各承認者の識別情報４１１を合成する。このとき、識別情報が特殊なロゴであるならそのロゴを合成し、又、電子透かしであるなら承認者の識別情報４１１を電子透かし情報にしてそれを入力画像データ４１２に合成したりする（ステップＳ１０５）。
【００２１】
次に、配布管理手段２０７は前記ステップＳ１０５で合成された出力画像データを配布先リスト４０５に従い配布する（ステップＳ１０６）。その後、画像出力手段２０８は配布された出力画像データを出力する（ステップＳ１０７）。最後に、画像出力手段２０８は配布管理手段２０７に対し配布済みを伝えて、配布管理手段２０７は配布済通知先リスト４０６に従い配布済メールを送信する（ステップＳ１０８）。
【００２２】
＜実施の形態２＞
次に、請求項３，４の承認過程の各機能ブロックで示した本発明の文書管理システムを図３に示し、機能と実際のシステムとの関連付けをする。
【００２３】
先ず、３０１は画像入力手段で、紙原稿を読み取とって電子データにするもの若しくは電子データを入力するものであり、デジタル複写機１０１・ファックス１０３・パソコン１０４・スキャナ１０５の何れかがこれに当たる。３０２は管理情報設定手段で、文書管理手段３０３に保存されている文書管理情報を設定するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４がこれに当たる。
【００２４】
３０３は文書管理手段で、画像入力手段３０１から入力された画像と文書管理情報を保存するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。３０４は承認管理手段で、文書管理手段３０３に画像データが入力されると承認リストと承認情報に基づき承認手段３０５へ承認依頼をし、承認されたら承認情報を書き換え、承認者リストに記載されている全ての承認者に承認されたらその結果を承認情報合成手段３０６に渡すものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。
【００２５】
３０５は承認手段で、承認管理手段３０４から承認依頼がきたら承認若しくは却下を返すものであり、パソコン１０４がこれに当たる。３０６は承認情報合成手段で、文書管理手段３０３に保存されている入力画像データと承認情報を合成するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。３０７は配布管理手段で、承認情報合成手段３０６によって合成された出力画像データを文書管理手段３０３に保存されている配布先リストに基づき配布するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。３０８は出力画像保存手段で、配布された出力画像データを保存するものであり、デジタル複写機１０１・パソコン１０４・サーバ１０６の何れかがこれに当たる。
【００２６】
次に、請求項３，４の承認過程を各機能ブロックがどのような働きをするのかについて、図３、４、６を用いて説明記載する。
【００２７】
最初に、紙原稿は画像入力手段３０１によって読み込まれる。ここで、原稿は紙でなくても電子データであっても構わない（ステップＳ２０１）。次に、前記ステップＳ２０１で得られた画像データを文書管理手段３０３に保存する。この際に画像データを作成した作成者の氏名・アドレス等の情報を４０８のドキュメント情報に入力し、又、ドキュメント名を入力する（ステップＳ２０２、Ｓ２０３）。その後、承認管理手段３０４は承認者リスト４０４と承認情報４０９を元に承認者が残っているかどうかを判断する（ステップＳ２０４）。ここで、承認者が残っていれば承認管理手段３０４は承認手段３０５に対しメール等で承認依頼をする（ステップＳ２０９）。
【００２８】
そして、承認依頼を受け取った承認手段３０５は、承認或は却下をメールで返信、若しくは或るネットワークにログインし直接承認情報を書き換え、承認者の識別情報に個人識別情報４０２をリンクさせることで承認作業をし、承認手段３０５が承認の情報を伝達したら、前記ステップＳ２０４に戻る。ここで、承認者の識別情報４１１は事前に登録された個人識別情報４０２を用いなくてもメールで識別情報を添付したり、ネットワークにログインして識別情報をアップロードしたりしても構わない。又、この識別情報は出力する際にある特殊なロゴであったり、電子透かしの情報であったりする（ステップＳ２１０）。
【００２９】
前記ステップＳ２１０で承認手段３０５が承認管理手段３０４に対し却下の情報が伝達されたら、承認管理手段３０４はドキュメント情報４０８記載の作成者のメールアドレスへ却下通知をする（ステップＳ２１１）。次に、前記ステップＳ２０４において承認情報４０９が全て承認済となったら、承認情報合成手段３０６は入力画像データ４１２に各承認者の識別情報４１１を合成する。このとき、識別情報が特殊なロゴであるならそのロゴを合成し、又、電子透かしであるなら承認者の識別情報４１１を電子透かし情報にしてそれを入力画像データ４１２に合成したりする（ステップＳ２０５）。
【００３０】
次に、配布管理手段３０７は前記ステップＳ２０５で合成された出力画像データを配布先リスト４０５に従い配布する（ステップＳ２０６）。その後、出力画像保存手段３０８は配布された出力画像データを保存する（ステップＳ２０７）。最後に、出力画像保存手段３０８は配布管理手段３０７に対し配布済みを伝えて、配布管理手段３０７は配布済通知先リスト４０６に従い配布済メールを送信する（ステップＳ２０８）。
【００３１】
【発明の効果】
以上の説明で明らかなように、本発明によれば、事前に承認経路と配布先を設定することで自動的に承認・配布作業ができ、文書管理の無人化が可能となる。又、承認済みの文書には承認者のロゴ或は電子透かしといった特殊な印刷を施すことによって、承認印の捺印でなくても承認者が正しく承認しているかどうかを確認することが可能となり、承認者の捺印作業がなくなり承認作業の効率が図られる。更に、電子データで承認情報も扱えるために、承認情報を含めた文書管理を電子化することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態１の構成を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態２の構成を示す図である。
【図４】本発明のファイルシステムを示す図である。
【図５】本発明の実施の形態１の承認過程の処理動作を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態２の承認過程の処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１    デジタル複写機
１０２    プリンタ
１０３    ファックス
１０４    パソコン
１０５    スキャナ
１０６    サーバ
２０１    画像入力手段
２０３    文書管理手段
２０４    承認管理手段
２０５    承認手段
２０６    承認情報合成手段
２０７    配布管理手段
２０８    画像出力手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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