(57)【要約】【課題】本発明は、保存した電子データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることを可能とする利便性が良い、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。【解決手段】本発明の文書管理システムは、読取対象原稿を読み取る原稿読取部（１１）と、複写処理で紙への印刷出力を行う紙出力部（１５）と、読み取った画像データを電子データとして一時保存する電子化データ保存部（１６）と、印刷出力を特定する付加情報を作成する付加情報作成部（１３）とを具備する複写機（１０）と、複写機（１０）とＬＡＮ等のネットワーク（４０）を介して複写機から送られてくる電子データに付加情報を関連付けて保存する記憶部（３５）と、当該特定情報に基づいて特定の電子データを検索する電子化データ検索部（３２）とを具備するホスト装置とを含んで構築されている。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
読取対象原稿を読み取る原稿読取部と、複写処理で紙への印刷出力を行う紙出力部と、読み取った画像データを電子化データとして一時保存する電子化データ保存部と、前記印刷出力を特定する付加情報を作成する付加情報作成部とを具備する複写機と、
該複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して前記複写機から送られてくる前記電子化データに前記付加情報を関連付けて保存する記憶部と、当該特定情報に基づいて特定の前記電子化データを検索する電子化データ検索部とを具備するホスト装置と
を含んで構築することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して接続し、該ネットワークを介して前記複写機から送られてくる前記電子化データに、前記複写機の印刷出力を特定する付加情報を関連付けて保存する記憶部と、前記付加情報に基づいて特定の前記電子化データを検索する電子化データ検索部と、該電子化データ検索部により検索された特定の前記電子化データを出力する電子化データ出力部と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
前記付加情報は複写機操作時の設定情報に基づいて作成された情報である請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記付加情報は前記ネットワークに接続され操作した複写機及び当該複写機以外の複写機を含む複数の複写機における任意の複写機に関する機器情報に基づいて作成された情報である請求項２記載の文書管理装置。
【請求項５】
複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して接続し、該ネットワークを介して前記複写機から送られてくる前記電子化データに、前記複写機の印刷出力を特定する付加情報を関連付けて保存し、前記付加情報に基づいて特定の前記印刷出力又は前記電子化データを検索することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記付加情報は複写機操作時の設定情報に基づいて作成された情報である請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記付加情報は前記ネットワークに接続され操作した複写機及び当該複写機以外の複写機を含む複数の複写機における任意の複写機に関する機器情報に基づいて作成された情報である請求項５記載の文書管理方法。
【請求項８】
請求項５〜７のいずれかに記載の文書管理方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に関し、詳細には文書の複写、複写と同時に行われるデータの保存、そして保存データと複写出力原稿の関連付けを処理する方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
【特許文献１】特開２００１−２６６１１２号公報
従来より、上記特許文献１に記載されているように、複写の際に読み取った画像データを保存しておき、必要なときに画像データを読み出せる文書管理システムが提案されている。このような文書管理システムは、出力された紙原稿と同時に保存された電子化された複写データを合わせて処理して管理する場合に、複写時に電子化された文書をパソコン等からネットワーク等を介して閲覧し、取得することも可能であった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、紙出力された原稿と電子化されたデータとを正確に関連付けるためには、一人のユーザが複写処理と関連付け処理とを逐次的に処理するか、一度に複数の複写処理を行った場合には両者の画像イメージを目視で確認する必要があった。しかし、このような目視による確認は、類似原稿が存在する場合や大量のページ原稿が存在する場合現実的に運用不可能な場合が多かった。
【０００４】
本発明はこれらの問題点を解決するためのものであり、複写処理において紙への印刷出力と同時に複写機内部の記憶装置あるいはネットワーク等で当該複写機と接続された他の機器の記憶装置に複写データを電子化データとして保存する場合、保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることを可能とする利便性が良い、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及び該方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
前記問題点を解決するために、本発明の文書管理システムは、読取対象原稿を読み取る原稿読取部と、複写処理で紙への印刷出力を行う紙出力部と、読み取った画像データを電子化データとして一時保存する電子化データ保存部と、印刷出力を特定する付加情報を作成する付加情報作成部とを具備する複写機と、該複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して複写機から送られてくる電子化データに付加情報を関連付けて保存する記憶部と、当該特定情報に基づいて特定の電子化データを検索する電子化データ検索部とを具備するホスト装置とを含んで構築されている。よって、複写処理において紙への印刷出力と複写機内の電子化データ保存部あるいはネットワークで複写機と接続されたホスト装置の記憶部に複写データを電子化データとして保存する場合保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることができ、類似原稿が存在する場合や大量のページ原稿が存在する場合でも簡単に特定の原稿が検索でき利便性が良い文書管理を行うことができる。
【０００６】
また、別の発明としての文書管理装置は、複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して接続し、ネットワークを介して複写機から送られてくる電子化データに、複写機の印刷出力を特定する付加情報を関連付けて保存する記憶部と、付加情報に基づいて特定の電子化データを検索する電子化データ検索部と、電子化データ検索部により検索された特定の電子化データを出力する電子化データ出力部とを有することに特徴がある。よって、複写データを電子化データとして保存する場合保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることができ、類似原稿が存在する場合や大量のページ原稿が存在する場合でも簡単に特定の原稿が検索でき利便性が良い文書管理を行うことができる。
【０００７】
更に、付加情報は複写機操作時の設定情報、例えば操作日付／時刻、システム固有のＪＯＢ番号などであることにより、操作者は複写操作以外に特別な操作を必要とせず印刷出力と電子化データを関連付けることができる。また、付加情報はネットワークに接続され操作した複写機及び当該複写機以外の複写機を含む複数の複写機における任意の複写機に関する機器情報に基づいて作成された情報であることにより、一度に大量の複写処理を行う場合複数の複写機をネットワークを介して使用した場合でも印刷出力を行った複写機毎の出力状況あるいは出力結果を集計して複数の複写機からの大量の印刷出力を正確にかつ効率よく所望の出力原稿を回収することができる。
【０００８】
別の発明として上記記載の文書管理方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に特徴がある。よって、既存のシステムを変えることなく、文書管理システムを汎用的に構築することができる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
本発明の文書管理システムは、読取対象原稿を読み取る原稿読取部と、複写処理で紙への印刷出力を行う紙出力部と、読み取った画像データを電子化データとして一時保存する電子化データ保存部と、印刷出力を特定する付加情報を作成する付加情報作成部とを具備する複写機と、複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して複写機から送られてくる電子化データに付加情報を関連付けて保存する記憶部と、当該特定情報に基づいて特定の電子化データを検索する電子化データ検索部とを具備するホスト装置とを含んで構築されている。
【００１０】
【実施例】
図１は本発明の一実施例に係る文書管理システムのシステム構成を示す概略図である。同図において、本実施例の文書管理システムは、主記憶装置を有する複写機１０、主記憶装置を有しない複写機２０及びホスト装置３０を含んで構成されて、各々はＬＡＮ等のネットワーク４０を介して接続されている。また、複写機１０は、複写対象をスキャンし、スキャンの結果を印字出力すると同時に、そのスキャン結果を電子化して同一機器内の主記憶装置に、又はＬＡＮ等のネットワーク４０で接続された他の機器、例えばホスト装置３０内の記憶装置に保存することが可能な複写機である。複写機２０は、複写機１０やホスト装置３０などの記憶装置に対してネットワーク４０を介して接続され、当該記憶装置に保存されたデータ及び当該データに付加された書誌情報を閲覧したり取得したりすることが可能な複写機である。更に、ホスト装置３０は、後述する処理動作に基づいて、電子化されたデータと紙出力原稿を関連付ける処理等を行う。
【００１１】
図２は本実施例の文書管理システムにおける各複写機及びホスト装置の構成を示すブロック図である。同図において、図１と同じ参照符号は同じ構成要素を示す。複写機１０は、原稿読取部１１、ユーザＩ／Ｆ部１２、付加情報作成部１３、出力データ作成部１４、紙出力部１５及び電子化データ保存部１６を含んで構成されている。また、ホスト装置３０は、電子化データＩ／Ｆ部３１、電子化データ検索部３２、電子化データ表示部３３、電子化データ出力部３４及び記憶部３５を含んで構成されている。
【００１２】
図３は図２の複写機１０の動作を示すフローチャートである。同図において、ユーザは複写機１０において複写操作時の設定を行う（ステップＳ１０１）。そして、スキャンを行って原稿を読み取る（ステップＳ１０２）。そして、複写機１０では、操作日付／時刻、システム固有のＪＯＢ番号など、操作している複写機固有の機器情報等を取得する（ステップＳ１０３）。また、複写機１０は、スキャン操作時にユーザによって行われた設定操作情報を取得する（ステップＳ１０４）。更に、複写機１０は、紙出力先の機器情報を取得する（ステップＳ１０５）。そして、上述のように取得した複写機固有の機器情報、設定操作情報、紙出力先の機器情報に基づいて付加情報を作成する（ステップＳ１０６）。また、紙出力する際、先頭、最終またはその両方のページに、見出し（仕切り）の役目を持つカバーページを本来の複写原稿に付加するが、このカバーページには出力原稿の特定のための情報として付加情報の任意一部又は全部が印字されて出力される（ステップＳ１０７）。一方、紙出力と同時に保存される電子化された複写データにも、データに対する書誌情報として、付加情報の任意一部又は全部を付加されて保存される（ステップＳ１０８）。
【００１３】
よって、複写操作終了後、電子化された複写データを閲覧し取得することが可能であるホスト装置３０において、付加情報を元に所望の電子化されたデータを特定するとともに、同一情報が印字されたカバーページを持つ紙出力原稿を特定できる。従って、複写処理において、紙への印刷出力と同時に複写機内部の記憶装置あるいはネットワーク等で当該複写機と接続された他の機器の記憶装置に複写データを電子化データとして保存する場合、保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることを可能とする。
【００１４】
図４は図２のホスト装置３０の動作を示すフローチャートである。先ず、ホスト装置３０上の電子化データを検索するためにホスト装置３０内の検索プログラムに従って付加情報の任意一部又は全部を検索キーとする任意の検索条件を指定する（ステップＳ２０１）。当該検索条件に合う特定された文書と同一情報が印字されているカバーページを持つ紙出力原稿等の一覧が表示され、この一覧をもってユーザは特定することができる（ステップＳ２０２）。よって、容易かつ正確に、電子化されたデータと紙出力原稿を関連付けることが可能となる。このように特定された文書と同一情報が印字されたカバーページを持つ紙出力原稿を特定することにより、ユーザがスキャン操作時に設定操作を行った文書だけを対象に、容易かつ正確に、電子化されたデータと紙出力原稿を関連付けることが可能となる。そして、上記検索結果の一覧の中から印刷出力された原稿と関連付けたい任意の対象文書を選択し（ステップＳ２０３）、それに対応する電子化データ、例えばＴＩＦＦファイル等としてホスト装置３０に、もしくはネットワーク４０を介して他の機器に接続された内部または外部の記憶装置に出力する（ステップＳ２０４）。よって、特定された文書に付加された機器情報によって、紙出力先の機器を容易かつ正確に特定することが可能となる。
【００１５】
次に、図５は本発明のシステム構成を示すブロック図である。つまり、同図は上記実施例における文書管理方法によるソフトウェアを実行するマイクロプロセッサ等から構築されるハードウェアを示すものである。同図において、文書管理システムはインターフェース（以下Ｉ／Ｆと略す）５１、ＣＰＵ５２、ＲＯＭ５３、ＲＡＭ５４、表示装置５５、ハードディスク５６、キーボード５７及びＣＤ−ＲＯＭドライブ５８を含んで構成されている。また、汎用の処理装置を用意し、ＣＤ−ＲＯＭ５９などの読取可能な記憶媒体には、本発明の文書管理方法を実行するプログラムが記憶されている。更に、Ｉ／Ｆ５１を介して外部装置から制御信号が入力され、キーボード５７によって操作者による指令又は自動的に本発明のプログラムが起動される。そして、ＣＰＵ５２は当該プログラムに従って上述の文書管理方法に伴う処理を施し、その処理結果をＲＡＭ５４やハードディスク５６等の記憶装置に格納し、必要により表示装置５５などに出力する。以上のように、本発明の文書管理方法を実行するプログラムが記憶した媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、文書管理システムを汎用的に構築することができる。
【００１６】
なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲内の記載であれば多種の変形や置換可能であることは言うまでもない。
【００１７】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の文書管理システムは、読取対象原稿を読み取る原稿読取部と、複写処理で紙への印刷出力を行う紙出力部と、読み取った画像データを電子化データとして一時保存する電子化データ保存部と、印刷出力を特定する付加情報を作成する付加情報作成部とを具備する複写機と、該複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して複写機から送られてくる電子化データに付加情報を関連付けて保存する記憶部と、当該特定情報に基づいて特定の電子化データを検索する電子化データ検索部とを具備するホスト装置とを含んで構築されている。よって、複写処理において紙への印刷出力と複写機内の電子化データ保存部あるいはネットワークで複写機と接続されたホスト装置の記憶部に複写データを電子化データとして保存する場合保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることができ、類似原稿が存在する場合や大量のページ原稿が存在する場合でも簡単に特定の原稿が検索でき利便性が良い文書管理を行うことができる。
【００１８】
また、別の発明としての文書管理装置は、複写機とＬＡＮ等のネットワークを介して接続し、ネットワークを介して複写機から送られてくる電子化データに、複写機の印刷出力を特定する付加情報を関連付けて保存する記憶部と、付加情報に基づいて特定の電子化データを検索する電子化データ検索部と、電子化データ検索部により検索された特定の電子化データを出力する電子化データ出力部とを有することに特徴がある。よって、複写データを電子化データとして保存する場合保存した電子化データと印刷された紙原稿とを容易に関連付けることができ、類似原稿が存在する場合や大量のページ原稿が存在する場合でも簡単に特定の原稿が検索でき利便性が良い文書管理を行うことができる。
【００１９】
更に、付加情報は複写機操作時の設定情報、例えば操作日付／時刻、システム固有のＪＯＢ番号などであることにより、操作者は複写操作以外に特別な操作を必要とせず印刷出力と電子化データを関連付けることができる。また、付加情報はネットワークに接続され操作した複写機及び当該複写機以外の複写機を含む複数の複写機における任意の複写機に関する機器情報に基づいて作成された情報であることにより、一度に大量の複写処理を行う場合複数の複写機をネットワークを介して使用した場合でも印刷出力を行った複写機毎の出力状況あるいは出力結果を集計して複数の複写機からの大量の印刷出力を正確にかつ効率よく所望の出力原稿を回収することができる。
【００２０】
別の発明として上記記載の文書管理方法を実行するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に特徴がある。よって、既存のシステムを変えることなく、文書管理システムを汎用的に構築することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例に係る文書管理システムのシステム構成を示す概略図である。
【図２】本実施例の文書管理システムにおける各複写機及びホスト装置の構成を示すブロック図である。
【図３】図２の複写機の動作を示すフローチャートである。
【図４】図２のホスト装置の動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明のシステム構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０，２０；複写機、１１；原稿読取部、１２；ユーザＩ／Ｆ部、
１３；付加情報作成部、１４；出力データ作成部、１５；紙出力部、
１６；電子化データ保存部、３０；ホスト装置、
３１；電子化データＩ／Ｆ部、３２；電子化データ検索部、
３３；電子化データ表示部、３４；電子化データ出力部、
３５；記憶部、４０；ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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