(57)【要約】【課題】機器の正確な利用内容を利用者にリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づいて機器の適切な資材管理を行う。【解決手段】サーバー１は複合機２から受信した利用者情報を登録する。複合機２は、認証された利用者の指示による処理を実行して、この利用者のユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、カウント値、複合機ＩＤのデータをサーバー１に送信する。サーバー１は、受信した管理項目ごとのカウント値を予め記憶しているカウント値累計値に加算する。また、サーバー１は、カウント値累計値が警告値以上、制限値未満の場合には警告画面を表示指させるための指示データを複合機２に送信し、カウント値累計値が制限値に達した場合には、利用制限画面を表示させるための指示データを複合機２に送信するとともに、機能制限データを複合機２に送信して利用者による複合機２の使用を禁止する。【選択図】　　　図１
2004070708.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
機器と該機器を管理する管理装置とが通信ネットワークを介して接続された機器管理システムにおいて、
前記機器は、
該機器の利用者を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された利用者を認証する認証手段と、
前記認証手段により認証された利用者により該機器が利用されると、該利用者を識別する利用者情報と該利用者による該機器の利用内容とを前記管理装置に送信する第１の送信手段と、
を備え、
前記管理装置は、
前記機器から前記利用者情報及び前記利用内容を受信する第１の受信手段と、
前記機器の利用を制限する制限情報を記憶するとともに、前記第１の受信手段により受信した利用者情報及び利用内容を対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器に送信する第２の送信手段と、
前記記憶手段に記憶された制限情報と前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第２の送信手段により前記機器に送信させる送信制御手段と、
を備えることを特徴とする機器管理システム。
【請求項２】
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記利用者のグループによる前記機器の利用を制限するグループ単位の制限情報を記憶するとともに、該グループを識別するグループ識別情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報と、前記第１の受信手段により受信した該利用者による前記機器の利用内容とを対応付けて記憶し、
前記第２の送信手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ識別情報と、該グループ識別情報のグループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを送信し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ単位の制限情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第２の送信手段により前記機器に送信させることを特徴とする請求項１記載の機器管理システム。
【請求項３】
前記機器は、
前記管理装置から前記機能制限データを受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段により受信された機能制限データに従って該機器の動作を制限する制御手段と、
を備えることを特徴とする請求項１又は２記載の機器管理システム。
【請求項４】
前記機器は、
操作入力を行うためのインターフェースを表示する表示手段を備え、
前記第２の受信手段により前記機能制限データを受信した場合に、前記制御手段によって、前記表示手段において前記インターフェースを非表示にする処理、前記表示手段に表示されたインターフェースからの操作入力の一部又は全部を無効とする処理、及び該機器の電源をＯＮからＯＦＦに切り替える処理のうち、少なくとも何れか１つを実行させることを特徴とする請求項３記載の機器管理システム。
【請求項５】
前記機器は、
前記制限情報を設定する設定手段を備え、
前記第１の送信手段によって、前記設定手段により設定された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、前記機器から前記制限情報を受信し、
前記記憶手段によって、前記第１の受信手段により受信された制限情報を記憶することを特徴とする請求項１〜４の何れか一項に記載の機器管理システム。
【請求項６】
前記機器は、
前記第２の受信手段によって前記管理装置から受信した利用者情報及び利用内容の累計を出力する出力手段を備えることを特徴とする請求項１〜５の何れか一項に記載の機器管理システム。
【請求項７】
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、複数の機器から、該複数の機器を識別する機器情報と、該各機器において登録された利用者の利用者情報と、該利用者ごとの該各機器の利用内容とを受信し、
前記記憶手段によって、前記各機器の制限情報を記憶するとともに、前記第１の受信手段により受信した機器情報、利用者情報、及び利用内容を対応付けて記憶し、
前記第２の送信手段によって、前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器情報を有する機器に送信することを特徴とする請求項１〜６の何れか一項に記載の機器管理システム。
【請求項８】
前記利用内容及び前記制限情報は、前記登録手段により登録された利用者による前記機器の利用回数及び前記機器の利用に伴う資材の使用量の一方又は双方に関する閾値であることを特徴とする請求項１〜７の何れか一項に記載の機器管理システム。
【請求項９】
前記管理装置は、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記制限情報の値に達した場合に前記第２の送信手段により前記機能制限データを前記機器に送信させることを特徴とする請求項８記載の機器管理システム。
【請求項１０】
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記制限情報の値未満の値である警告用閾値を記憶し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記警告用閾値に達した場合に前記第２の送信手段により前記機器の利用に関する警告情報を該機器に送信させることを特徴とする請求項１〜９の何れか一項に記載の機器管理システム。
【請求項１１】
前記機器は、
前記設定手段によって、前記警告用閾値を設定し、
前記第１の送信手段によって、前記設定手段により設置された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、前記機器から前記警告用閾値を受信し、
前記記憶手段によって、前記第１の受信手段により受信された警告用閾値を記憶することを特徴とする請求項１０記載の機器管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、画像形成装置に関る情報を管理する機器管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近時、通信ネットワークに接続された画像処理装置等の機器に関わる各種情報を収集して管理することにより、機器利用における利便性を追求することが望まれている。従来、通信ネットワークを介して機器の状態を遠隔監視し、監視結果に基づいて機器の使用料金を課金したり保守管理を行うシステムが考案されている。
【０００３】
例えば、特開平２００１−２５０００８号公報に開示された「顧客支援システム、顧客支援方法、顧客支援センター、顧客情報利用システム及び顧客に配置された機器」は、顧客管理センターが機器の使用量を示す使用量情報及び機器の品質を示す品質情報とを機器から取得して管理し、顧客情報利用システムが顧客管理センターによって管理された情報を利用して、機器の消耗品不足や故障に対応することなどによって顧客の支援を行う。
【０００４】
また、特開平２００１−２９７０４５号公報に開示された「機器管理システム、管理クライアント、管理サーバ、使用状況管理方法及びプログラム」は、機器を操作する利用者を認証する認証手段と利用者の機器使用を示す機器使用情報とを有し、機器使用情報と予め定められた閾値とを比較し、この比較結果に基づくメッセージを機器の利用者又は管理者に送信するものである。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記の特開平２００１−２５０００８号公報に開示された発明は、顧客支援センターが機器の使用量を機器から取得して管理するものであり、顧客支援センターが機器から情報を取得しない限り顧客管理センターの情報が更新されず、リアルタイム性に乏しかった。このため、例えば、機器の使用情報を顧客支援センターが取得する前に、停電などで機器に保持された使用情報が消えたり、更新されないエラーが発生すると、機器側でも顧客支援センター側でも正確な機器使用量を把握できないという問題があった。また、機器に利用者ごとの使用量の累計が表示されず、ユーザーは自分の使用量累計を把握できなかった。
【０００６】
また、特開平２００１−２９７０４５号公報に開示された発明は、機器の使用情報と閾値の比較結果に基づくメッセージを機器の利用者や管理者のメールアドレスに送信するが、利用者の機器使用を制限することはなく、ユーザーが閾値以上に機器を使用した場合にも、メッセージを無視すれば続けて機器を利用することができた。このため、予め機器使用を制限する目的で閾値を設定しても、ユーザーの機器使用に絶対的な影響を及ぼすことはなく、機器から取得した使用情報を資材の節約を含む資材管理に役立てられない場合があった。
【０００７】
そこで、本発明の課題は、機器の正確な利用内容を利用者にリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づいて機器の適切な資材管理を行う機器管理システムを提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記課題を解決する為、以下のような特徴を備えている。
【０００９】
請求項１記載の発明は、
機器と該機器を管理する管理装置とが通信ネットワークを介して接続された機器管理システムにおいて、
前記機器は、
該機器の利用者を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された利用者を認証する認証手段と、
前記認証手段により認証された利用者により該機器が利用されると、該利用者を識別する利用者情報と該利用者による該機器の利用内容とを前記管理装置に送信する第１の送信手段と、
を備え、
前記管理装置は、
前記機器から前記利用者情報及び前記利用内容を受信する第１の受信手段と、
前記機器の利用を制限する制限情報を記憶するとともに、前記第１の受信手段により受信した利用者情報及び利用内容を対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器に送信する第２の送信手段と、
前記記憶手段に記憶された制限情報と前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第２の送信手段により前記機器に送信させる送信制御手段と、
を備えることを特徴としている。
【００１０】
請求項１記載の発明によれば、機器の利用者に機器の正確な利用内容をリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づき機器の利用を制限して利用者による機器の資材の浪費を防止し、適切な資材管理を行うことができる。また、利用者の資材節約意識向上を図ることができる。
【００１１】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記利用者のグループによる前記機器の利用を制限するグループ単位の制限情報を記憶するとともに、該グループを識別するグループ識別情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報と、前記第１の受信手段により受信した該利用者による前記機器の利用内容とを対応付けて記憶し、
前記第２の送信手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ識別情報と、該グループ識別情報のグループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを送信し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ単位の制限情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第２の送信手段により前記機器に送信させることを特徴としている。
【００１２】
請求項２記載の発明によれば、グループ単位の利用者による機器の利用内容を管理して機器の利用を制限するため、利用者個人だけでなくグループ単位の利用者による資材の浪費を防止して適切な資材管理を行うことが可能となる。
【００１３】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の発明において、
前記機器は、
前記管理装置から前記機能制限データを受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段により受信された機能制限データに従って該機器の動作を制限する制御手段と、
を備えることを特徴としている。
【００１４】
請求項３記載の発明によれば、機器は管理装置から受信した機能制限データに基づいて機器の利用を制限するため、利用制限を行うための利用内容を記憶したり、この利用内容の累計を算出する必要がなく、使用するメモリ容量を省略することができる。
【００１５】
請求項４記載の発明は、請求項３記載の発明において、
前記機器は、
操作入力を行うためのインターフェースを表示する表示手段を備え、
前記第２の受信手段により前記機能制限データを受信した場合に、前記制御手段によって、前記表示手段において前記インターフェースを非表示にする処理、前記表示手段に表示されたインターフェースからの操作入力の一部又は全部を無効とする処理、及び該機器の電源をＯＮからＯＦＦに切り替える処理のうち、少なくとも何れか１つを実行させることを特徴としている。
【００１６】
請求項４記載の発明によれば、管理装置からの指示により機器における操作入力を制限することによって機器の利用を制限することができる。
【００１７】
請求項５記載の発明は、請求項１〜４の何れか一項に記載の発明において、
前記機器は、
前記制限情報を設定する設定手段を備え、
前記第１の送信手段によって、前記設定手段により設定された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、前記機器から前記制限情報を受信し、
前記記憶手段によって、前記第１の受信手段により受信された制限情報を記憶することを特徴としている。
【００１８】
請求項５記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、制限情報を任意に設定して機器の利用を制限できる。
【００１９】
請求項６記載の発明は、請求項１〜５記載の発明において、
前記機器は、
前記第２の受信手段によって前記管理装置から受信した利用者情報及び利用内容の累計を出力する出力手段を備えることを特徴としている。
【００２０】
請求項６記載の発明によれば、利用者に関する情報とこの利用者による利用内容とを出力することにより、利用者ごとやグループごとの利用内容を機器の利用者に通知できる。これによって、利用者個人やグループごとの利用者に資材節約の意識を向上させることができる。
【００２１】
請求項７記載の発明は、請求項１〜６記載の発明において、
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、複数の機器から、該複数の機器を識別する機器情報と、該各機器において登録された利用者の利用者情報と、該利用者ごとの該各機器の利用内容とを受信し、
前記記憶手段によって、前記各機器の制限情報を記憶するとともに、前記第１の受信手段により受信した機器情報、利用者情報、及び利用内容を対応付けて記憶し、
前記第２の送信手段によって、前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器情報を有する機器に送信することを特徴としている。
【００２２】
請求項７記載の発明によれば、管理装置により複数の機器における利用者ごと又はグループごとの利用内容を管理することによって、各機器の利用を制限して各機器において適切な資材管理を行うことができる。
【００２３】
請求項８記載の発明は、請求項１〜７の何れか一項に記載の発明において、
前記利用内容及び前記制限情報は、前記登録手段により登録された利用者による前記機器の利用回数及び前記機器の利用に伴う資材の使用量の一方又は双方に関する閾値であることを特徴としている。
【００２４】
請求項８記載の発明によれば、機器の利用回数や機器の利用に伴う資材の使用量に基づいて機器の利用制限を行い、資材を節約することができる。
【００２５】
請求項９記載の発明は、請求項８記載の発明において、
前記管理装置は、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記制限情報の値に達した場合に前記第２の送信手段により前記機能制限データを前記機器に送信させることを特徴としている。
【００２６】
請求項９記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が制限情報の値に達した場合に機器の利用を制限するため、予め定められた制限情報の値を超えて機器が利用されることを防止して資材の浪費を防ぐことができる。
【００２７】
請求項１０記載の発明は、請求項８又は９記載の発明において、
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記制限情報の値未満の値である警告用閾値を記憶し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記警告用閾値に達した場合に前記第２の送信手段により前記機器の利用に関する警告情報を該機器に送信させることを特徴としている。
【００２８】
請求項１０記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が機器利用を制限する制限情報の値未満の警告用閾値に達した場合に、機器に警告情報を送信することによって、利用内容が閾値に達する前に機器の利用者や管理者に注意を促すことができる。
【００２９】
請求項１１記載の発明は、請求項１０記載の発明において、
前記機器は、
前記設定手段によって、前記警告用閾値を設定し、
前記第１の送信手段によって、前記設定手段により設置された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第１の受信手段によって、前記機器から前記警告用閾値を受信し、
前記記憶手段によって、前記第１の受信手段により受信された警告用閾値を記憶することを特徴としている。
【００３０】
請求項１１記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、警告用閾値を任意に設定して、管理装置によって機器の利用が制限される前に、前もって利用制限の時期が近いことを知ることができるため、計画的に機器を利用することができる。また、利用者が突然機器を利用できなくなることがない。
【００３１】
【発明の実施の形態】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。ここで、以上の請求項において、利用内容とは、機器の利用に関する情報のことであり、例えば機器が画像を形成する複合機である場合には、用紙やトナー等の資材の使用量やコピーや印刷の処理種別や処理実行回数等が利用内容に含まれる。
【００３２】
以下の実施の形態において図１に示す通信システム１００は、以上の請求項における機器管理システムに対応し、サーバー１は管理装置に対応し、複合機２は機器に対応する。また、以下の実施の形態において図２に示すＣＰＵ１１は、以上の請求項における送信制御手段としての機能を有し、記憶部１５は記憶手段としての機能を有し、ネットワーク通信部１６は第１の受信手段及び第２の送信手段としての機能を有し、図５に示すＣＰＵ２１は登録手段、認証手段、設定手段、制御手段としての機能を有し、表示部２２は表示手段及び出力手段としての機能を有し、ネットワーク通信部３１は第１の送信手段及び第２の受信手段としての機能を有する。また、以下の実施の形態における制限値は、以上の請求項における制限情報に相当し、警告値は、以上の請求項における警告用閾値に相当し、ユーザーＩＤ及びユーザー名は、以上の請求項における利用者情報に相当し、グループ名は、グループ識別情報に相当する。
【００３３】
なお、以上の請求項における機器の一例として、以下の実施の形態では複合機について説明するが、この他に複写機やプリンタ等を用いてもよい。
【００３４】
まず、構成を説明する。
ここで、本実施の形態において、ユーザーＩＤは複合機２の利用者を識別するＩＤであり、ユーザー名は利用者氏名であり、グループ名は利用者が所属する組織等のグループ名（例えば、会社の部署）である。管理項目ＩＤは、サーバー１が管理する複合機２の利用内容の項目を識別するＩＤであり、管理項目には、サイズ別の記録紙枚数、両面記録使用回数、ＦＡＸ送信回数、ステイプル使用回数、スキャナー使用回数等が含まれる。また、制限値とは、利用者及び利用者のグループによる複合機２の利用限度を示す値である。警告値とは、制限値未満の値であり、複合機２の利用の累計が利用限度に達する前に利用者に警告するために設けられた値である。
【００３５】
図１は、本実施の形態における通信システム１００の全体構成を示す図である。図１に示すように、通信システム１００は、サーバー１と複数の複合機２とがネットワークＮを介して接続され、サーバー１と各複合機２との間においてデータの送受信が可能なように構成されている。
なお、図１においては、１台のサーバー１と６台の複合機２とを接続した例を示したが、これらの台数は特に限定されない。
【００３６】
サーバー１は、サーバー１に予め登録された複合機２の利用状況を管理するサーバーであり、ネットワークＮを介して６台の複合機２（２Ａ〜２Ｆ）と接続されている。サーバー１は、予め登録された顧客先に設置された複数の複合機２から、利用内容を示す利用内容（管理項目ＩＤ及びカウント値）、複合機ＩＤ、ユーザーＩＤのデータを受信すると、各複合機２の登録利用者ごと又は複数の登録利用者からなるグループごとの利用内容を集計して累計を算出する。また、サーバー１は、複合機２の管理者により予め設定された警告値及び制限値を記憶しており、複合機２が設置された顧客に対し、制限値に応じて複合機２の利用料金を課金する。
【００３７】
ここで、複合機２の管理者による警告値及び制限値の設定は、複合機２を利用する顧客による複合機２の利用権利の購入を意味しており、顧客先の利用者は制限値に応じて複合機２を利用でき、制限値を超えた複合機２の利用はサーバー１からネットワークＮを介して複合機２に送信される機能制限データによって禁止される。利用者が制限値以上に複合機２を利用するためには、複合機２の管理者が制限値を再設定することにより顧客が追加の利用権利を購入する必要がある。
【００３８】
サーバー１は、上記算出した利用内容の累計を警告値及び制限値の各々と比較し、算出した利用内容の累計が制限値以上の場合には、機能制限データ、複合機２の利用を禁止する利用者のユーザーＩＤ又はグループのグループ名、利用を禁止する管理項目の管理項目ＩＤ、及び利用制限画面を複合機２に表示させるための指示データを複合機２に送信して、特定の利用者又はグループによる複合機２の利用を不可にする。なお、利用制限画面は、特定の利用者又はグループによる利用内容の累計が利用限度に達したため、それ以上複合機２を利用できないことを示す画面である。
【００３９】
一方、サーバー１は、上記算出した利用内容の累計が警告値以上、制限値未満の場合には、警告画面を複合機２に表示させるための指示データ、複合機２の利用者のユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、及び利用内容の累計を複合機２に送信する。なお、警告画面は、特定の利用者又はグループによる複合機２の利用限度が近づいていることを通知する画面であり、利用者又はグループごとの残りの利用可能な回数や使用量を示す画面である。
【００４０】
また、サーバー１は、複合機２から利用者のユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、及び複合機ＩＤのデータを受信すると、この利用者の指定された項目の利用内容累計のデータを複合機２に送信して通知する。
【００４１】
複合機２は、コピー機能、印刷機能、ファクシミリ機能等を備えた機器であり、会社等に設置されて一人又は複数の利用者により利用され、ネットワークＮを介してサーバー１と接続されている。複合機２は、利用者情報が入力されると、入力された利用者情報を記憶するとともにネットわーックＮを介してサーバー１に送信することにより利用者を登録する。なお、利用者情報には利用者個人を識別するためのユーザーＩＤ、ユーザー名、及びユーザーが属するグループ名が含まれる。
【００４２】
複合機２は、利用者情報が入力された場合に、入力された情報を利用者の登録時に記憶した利用者情報に照らし合わせて登録利用者を認証すると、続けて入力される操作入力に従ってコピー、印刷、ファクシミリ送信等の処理を実行し、実行した処理、即ち利用内容のデータを利用者情報とともにサーバー１に送信する。また、複合機２は、サーバー１から利用内容の累計のデータをした場合にはこれを表示して利用者に通知し、警告画面を表示させるための指示データを受信した場合には、予め複合機２に記憶された警告画面を表示して特定の利用者やグループによる複合機２の利用限度が近づいていることを警告し、利用制限画面を表示させるための指示データと機能制限データとを受信した場合には、予め複合機２に記憶されている利用制限画面を表示して特定の利用者やグループの利用内容が利用限度に達したことを通知するとともに、この利用者やグループの利用者による複合機２の利用ができないように各部を制御する。
【００４３】
また、複合機２は、利用者によって入力される利用者情報及び利用内容の特定の項目を指定するデータをサーバー１に送信することによって、この利用者の指定した項目の利用内容累計を問い合わせ、サーバー１から利用内容累計のデータを受信して表示する。
【００４４】
ネットワークＮは、専用線や既存の一般公衆回線を利用して構築された通信ネットワークであり、ＬＡＮやＷＡＮなどの様々な回線形態を適用することが可能である。外部ネットワークＮには、例えば、電話回線網、ＩＳＤＮ回線網、専用線、移動体通信網、通信衛星回線、ＣＡＴＶ回線網などの各種通信回線網と、それらを接続するインターネットサービスプロバイダなどが含まれる。また、図１においては外部ネットワークＮと各装置、端末間の接続形態は、有線接続でも無線接続でもよい。但し、情報管理の信頼性の観点から、特定のユーザーのみがアクセス可能なセキュリティを確保しているネットワークであることが望ましい。
【００４５】
次に、図２を参照して、図１に示したサーバー１の機能的構成を説明する。
図２は、サーバー１の機能的構成を示すブロック図である。図２に示すように、サーバー１は、ＣＰＵ１１、表示部１２、入力部１３、ＲＡＭ１４、記憶部１５、ネットワーク通信部１６により構成され、各部は相互にデータの送受信が可能なようにバス１７により接続されている。
【００４６】
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ）１１は、記憶部１５に記憶されているシステムプログラムや各種プログラムを読み出してＲＡＭ１４に展開し、当該プログラムに従って各部を集中制御する。また、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１４に展開したプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ１４に格納するとともに、表示部１２に表示させる。そして、ＲＡＭ１４に格納した処理結果を記憶部１５の所定の保存先に保存させる。具体的には、記憶部１５に記憶された利用者情報記憶処理プログラム、カウント値累計処理プログラム、カウント値累計通知処理プログラムを読み出して、後述する利用者情報記憶処理、カウント値累計処理、カウント値累計通知処理等を実行し、その処理結果をＲＡＭ１４に格納するとともに、表示部１２に表示させる。そして、ＲＡＭ１４に格納した処理結果を記憶部１５内部の所定領域に保存させる。
【００４７】
ＣＰＵ１１は、利用者情報記憶処理において、複合機２からネットワーク通信部１６により受信した複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名、管理項目ＩＤごとの制限値及び警告値のデータを記憶部１５に格納された利用内容管理テーブル（図３参照）に記憶する。また、利用者の登録完了を示すデータをネットワーク通信部１６により複合機２に送信する。
【００４８】
ＣＰＵ１１は、カウント値累計処理において、ネットワーク通信部１６を介して複合機２から複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤとその使用量カウント値のデータを受信し、記憶部１５に記憶された利用内容管理テーブルに、受信した管理項目ＩＤのカウント値を加算する。ＣＰＵ１１は、算出したカウント値累計値が警告値以上、制限値未満の場合には、警告値に達したことを示すデータ、警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーＩＤ、及び管理項目ＩＤを複合機２に送信する。更にカウント値累計値が制限値以上である場合には、制限値に達したことを示すデータ、利用制限画面を表示させるための指示データ、ユーザーＩＤ、及び管理項目ＩＤを複合機２に送信し、この利用者による複合機２の利用を禁止する。
【００４９】
なお、機能制限データとは、複合機２の機能を制限するデータである。特定の利用者またはグループによる複合機２の利用累計が利用限界である制限値に達した場合に、サーバー１から複合機２に送信され、この利用者又はグループの利用者が複合機２の利用に際してユーザーＩＤを入力すると、複合機２は機能の一部又は全部を停止して利用限度を超えた利用を防止する。
【００５０】
ＣＰＵ１１は、カウント値累計通知処理において、ネットワーク通信部１６を介して複合機２から複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤのデータ、及び利用内容問合せデータを受信すると、記憶部１５の利用内容管理テーブルを参照して、受信した複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤのカウント値累計値を検索し、検索したカウント値累計値とユーザーＩＤと管理項目ＩＤとを、受信した複合機ＩＤの複合機２に送信する。
なお、利用内容問合せデータは、複合機２の利用内容累計のデータを要求するデータである。
【００５１】
表示部１２は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ　Ｃｒｙｓｔａｌ　Ｄｉｓｐｌａｙ）やＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ　Ｒａｙ　Ｔｕｂｅ）等により構成され、ＣＰＵ１１から入力される表示信号の指示に従って画面上に表示データの表示を行う。
【００５２】
入力部１３は、文字・数字入力キー、カーソル移動キー、及び各種機能キー等を備えたキーボードと、クリックボタンを備えたポインティングデバイスであるマウスとを備えて構成される。入力部１３は、キーボードによる押下信号とマウスによる操作信号とを入力信号としてＣＰＵ１１へ出力する。
【００５３】
ＲＡＭ１４は、ＣＰＵ１１により実行制御される各種処理において、記憶部１５から読み出されたプログラム、入力または出力データ、及びパラメータ等の一時的な格納領域を形成する。
【００５４】
記憶部１５は、プログラムやデータなどが予め記憶されている記録媒体（図示省略）を有しており、この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は、記憶部１５に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記録媒体には、システムプログラム、当該システムに対応する各種処理プログラム、及び各種処理プログラムで処理されたデータなどを記憶する。上記各種プログラムは、コンピュータが読み取り可能な形態で格納され、ＣＰＵ１１は、当該プログラムコードに従った動作を逐次実行する。
【００５５】
記憶部１５は、具体的には、ＣＰＵ１１による利用者情報記憶処理、カウント値累計処理、及びカウント値累計通知処理において利用される利用者情報記憶処理プログラム、カウント値累計処理プログラム、カウント値累計通知処理プログラム、利用内容管理テーブル（図３参照）、複合機２の利用者ごと及び利用者のグループごとに定められた利用内容の閾値及び警告用閾値、ＣＰＵ１１により実行されたその他の各種処理の処理結果などを記憶している。
【００５６】
ネットワーク通信部１６は、ＬＡＮアダプタやルータやＴＡ（Ｔｅｒｍｉｎａｌ　Ａｄｏｐｔｅｒ）、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ　Ｃａｒｄ）等によって構成され、ＬＡＮや専用線、或いはＩＳＤＮ回線等の通信回線を介してネットワークＮに接続された各装置との通信制御を行う。
【００５７】
次に、図５を参照して図１に示した複合機２の内部構成を説明する。
図５は、複合機２の機能的構成を示すブロック図である。図５に示すように、複合機２は、ＣＰＵ２１、表示部２２、操作入力部２２ａ、ＲＡＭ２３、記憶部２４、画像読取部２５、画像形成部２６、転写部２７、給紙部２８、仕上げ部２９、ファクシミリデータ生成部３０、ネットワーク通信部３１により構成され、各部はバス３２により接続され、各部は相互にデータの送受信を行うことが可能である。
【００５８】
ＣＰＵ２１は、記憶部２４に記憶されている各種プログラムを読み出してＲＡＭ２３に展開し、当該プログラムに従って各部を集中制御する。具体的には、ＣＰＵ２１は、記憶部２４から利用者登録処理プログラム、入力指示実行処理プログラム、及びカウント値問合せ処理プログラムを読み出して、後述する利用者登録処理、入力指示実行処理、カウント値問合せ処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ２３に格納するとともに、表示部２２に表示させる。
【００５９】
ＣＰＵ２１は、利用者登録処理において、操作入力部２２ａから入力される管理者ＩＤを記憶部２４に予め記憶された登録済みの管理者の管理者ＩＤと照合して、登録された管理者による入力であることを認証すると、利用者情報入力画面（図６（ａ）参照）を表示し、この画面において入力されるユーザーＩＤ、ユーザー名、及びグループ名をＲＡＭ２３に一時記憶する。次いで、ＣＰＵ２１は、制限値・警告値入力画面（図６（ｂ）参照）を表示部２２に表示して、この画面において管理項目名とその制限値及び警告値とが入力されると、記憶部２４に記憶された管理項目名に対応する管理項目ＩＤを読み出して、管理項目ＩＤ、制限値、及び警告値をＲＡＭ２３に一時記憶する。ＣＰＵ２１は、制限値・警告値入力画面上に設けられた入力完了ボタンＱの押下により操作入力部２２ａから入力を完了する指示が入力されると、ＲＡＭ２３内に一時記憶したユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名、管理項目ＩＤ、制限値及び警告値を、複合機ＩＤとともにネットワーク通信部１６によりサーバー１に送信する。
【００６０】
なお、上記制限値・警告値入力画面において、管理項目名とその制限値及び警告値とが入力された後に他の管理項目の設定ボタンＰが押下されると、ＣＰＵ２１は入力された内容をＲＡＭ２３に一時記憶してから未入力状態の制限値・警告値入力画面を表示部２２に表示する。ＣＰＵ２１は、このようにして入力された管理項目ＩＤ及び管理項目別の制限値及び警告値のデータと、ユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名のデータとを、複合機ＩＤとともにネットワーク通信部１６によってサーバー１に送信する。
【００６１】
ＣＰＵ２１は、入力指示実行処理において、操作入力部２２ａから入力されるユーザーＩＤを記憶部２４に記憶されたユーザーＩＤと照合し、登録利用者による入力であることを認証すると、続いて入力される入力指示を実行し、例えばコピー、ＦＡＸ送信、印刷等を行う。次いで、指示入力に従って実行した処理内容を示す管理項目ＩＤ及びカウント値のデータを、複合機ＩＤ及びユーザーＩＤのデータとともに、ネットワーク通信部３１によりサーバー１に送信する。その後、ＣＰＵ２１は、サーバー１からユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、カウント値累計値のデータを受信すると、記憶部２４に記憶された管理項目ＩＤに対応する管理項目名を読み出してユーザーＩＤ及びカウント値累計値とともに表示部２２に表示する。また、サーバー１から警告画面のデータを表示した場合には、このデータを表示部２２に表示する。
【００６２】
一方、ＣＰＵ２１はネットワーク通信部３１によりサーバー１から利用制限画面及び機能制限データを受信すると、表示部２２に利用制限画面を表示する。これと同時に、利用制限画面のデータにおいて指定された利用者が操作入力部２２ａからユーザーＩＤを入力すると、それ以降、別のユーザーＩＤが入力されるまで操作入力部２２ａからの操作入力を無効とする。なお、複合機２の利用禁止の方法はこれに限定されず、利用制限画面のデータによって指定された利用者によってユーザーＩＤが入力された場合に、複合機２の電源をＯＦＦにしたり、表示部２２において通常表示している操作入力のためのユーザーインターフェースを非表示にしてもよい。
【００６３】
ＣＰＵ２１は、カウント値問合せ処理において、操作入力部２２ａを介して入力されるユーザーＩＤを記憶部２４に記憶された登録利用者のユーザーＩＤと照合して利用者を認証する。続いてＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａから管理項目名とカウント累計を要求する指示が入力されると、管理項目名に対応する管理項目ＩＤを記憶部２４から読み出して、複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、及び管理項目ＩＤのデータと、利用内容問合せデータとをネットワーク通信部３１によりサーバー１に送信する。その後、ＣＰＵ２１はネットワーク通信部３１によってサーバー１からユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、及びこの管理項目のカウント値累計値のデータを受信すると、受信した管理項目ＩＤに対応する管理項目名を記憶部２４から読み出して、ユーザーＩＤ、管理項目名、及びそのカウント値を表示部２２に表示する。
【００６４】
なお、上記カウント値問合せ処理において、利用者個人ではなくグループのカウント値累計値を取得する場合には、複合機２からサーバー１にユーザーＩＤの代わりにグループ名を送信し、サーバー１が複合機ＩＤ、管理項目ＩＤ、グループ名に基づきカウント値累計値を検索して複合機２に送信する。
【００６５】
表示部２２は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ　Ｃｒｙｓｔａｌ　Ｄｉｓｐｌａｙ）やＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ　Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）等により構成され、ＣＰＵ２１から入力される表示信号の指示に従って画面上に表示データの表示を行う。具体的には、表示部２２は、ネットワーク通信部３１によりサーバー１から受信された利用内容の累計や、警告画面や利用制限画面等を表示する。
【００６６】
操作入力部２２ａは、表示部２２と一体的に設けられている。操作入力部２２ａは、透明電極が格子状に配置された感圧紙機（抵抗膜圧式）のタッチパネル等により構成されるが、視認性の観点から光の透過率が高いものが望ましい。操作入力部２２ａは、手指や専用のタッチペン等で押された力点の位置座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を操作信号としてＣＰＵ２１に出力する。また、操作入力部２２ａは、数字ボタンや各種設定を切り換える機能ボタン等を備えている。
【００６７】
ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１により実行制御される各種処理において、記憶部２４から読み出されたプログラム、入力又は出力データ、及びパラメータ等の一時的な格納領域を形成する。
【００６８】
記憶部２４は、プログラムやデータなどが予め記憶されている記録媒体（図示省略）を有しており、この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は、記憶部２４に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記録媒体には、システムプログラム、当該システムに対応する各種処理プログラム、及び各種処理プログラムで処理されたデータなどを記憶する。上記各種プログラムは、コンピュータが読み取り可能な形態で格納され、ＣＰＵ２１は、当該プログラムコードに従った動作を逐次実行する。
【００６９】
記憶部２４は、具体的には、ＣＰＵ２１による利用者登録処理、入力指示実行処理、カウント値問合せ処理において使用される利用者登録処理プログラム、入力指示実行処理プログラム、カウント値問合せ処理プログラム、登録された利用者のユーザーＩＤ、複合機２の管理者を識別する管理者ＩＤ、管理項目名及びこれに対応する項目管理ＩＤ、警告画面及び利用制限画面（図４参照）のデータ、利用者情報入力画面及び制限値・警告地入力画面（図６参照）のデータ、ＣＰＵ２１により実行されたその他の各種処理の処理結果などを記憶している。
【００７０】
ここで、記憶部２４に記憶された利用内容管理テーブルと、警告画面及び利用制限画面について説明する。
図３は利用内容管理テーブルを示す図である。図３に示すように、利用内容管理テーブルには、予めサーバー１に登録されている複合機２の複合機ＩＤ、ユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名、管理項目名、管理項目ＩＤ、利用者別の各管理項目使用量、警告値、制限値、グループ別の各管理項目の使用量、警告値、制限値が、対応付けて記憶されている。
【００７１】
図４は警告画面及び利用制限画面を示す図である。図４（ａ）は、図１の複合機２に関して利用者個人の利用限度が近いことを通知する警告画面であり、この警告画面には、利用限度が近いことを示すメッセージ、制限値までの残された利用可能な利用内容、ユーザーＩＤ、管理項目名、及びこの管理項目のカウント値累計値が表示される。また、図４（ｂ）は利用者個人の利用限度に達したことを通知する利用制限画面を示す図であり、この利用制限画面には、ユーザーＩＤとこの利用者がこれ以上複合機２を利用できないことを示すメッセージが表示される。また、図４（ｃ）はグループ単位の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、図４（ｄ）はグループ単位の利用限度に達したことを示す利用制限画面を示す図である。
【００７２】
画像読取部２５は、原稿を載置するコンタクトガラスの下部にスキャナを備えて構成され、原稿の画像データを読み取る。スキャナは、光源、レンズ、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ　Ｃｏｕｐｌｅｄ　Ｄｅｖｉｃｅ）等により構成され、光源から原稿へ照明操作した光の反射光を結像して光電変換することにより原稿画像を読み取り、その読み取った画像データを画像形成部２６に出力する。
【００７３】
画像形成部２６は、ＣＰＵ２１から入力される指示に従って、画像読取部２５やネットワーク通信部３１から入力される画像データをラスター変換し、ビデオ信号を生成することによって画像を形成する。また、画像データに、拡大縮小、回転、及び位置変更等の画像処理や、階調処理、周波数処理などを施す。
【００７４】
転写部２７は、感光ドラム、トナー、排紙部等を備えて構成され、ＣＰＵ２１からの出力指示に従って、操作入力部２２ａまたはネットワーク通信部３１から入力指示されたサイズと向きの記録紙を給紙部２８から搬送して、画像形成部２６またはネットワーク通信部３１から入力された画像データの静電潜像を感光ドラムにより記録紙に感光する。さらに、転写部２７は、感光した記録紙にトナーを転写して定着させた後、印刷出力する。
【００７５】
給紙部２８は、転写部２７に給紙する記録紙をそのサイズ、及び向きごとに収納可能に構成される。
【００７６】
仕上げ部２９は、転写部２７により印刷出力された画像記録済みの記録紙を部数ごとに丁合してステイプラにより綴じ合わせたたり、折り畳んだり、ソート、排紙トレイまでの搬送等の後処理を行う。
【００７７】
ファクシミリデータ生成部３０は、ＣＰＵ２１からファクシミリ送信用のデータが入力されると、入力されたデータをファクシミリデータに変換してネットワーク通信部３１に出力する。また、ネットワーク通信部３１により受信されてＣＰＵ２１により入力されるファクシミリデータを複合機２において処理可能なデータ形式に変換して画像形成部２６に出力する。
【００７８】
ネットワーク通信部３１は、ＬＡＮアダプタやルータやＴＡ（Ｔｅｒｍｉｎａｌ　Ａｄｏｐｔｅｒ）、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ　Ｃａｒｄ）等によって構成され、ＬＡＮや専用線、あるいはＩＳＤＮ回線等の通信回線を介してネットワークＮに接続された各装置との間で通信制御を行う。
【００７９】
次に動作を説明する。
まず、図７のフローチャートを参照して、複合機２の管理者が利用者のユーザーＩＤと、この利用者による複合機２の管理項目ごとの制限値及び警告値とを複合機２に登録する場合の、複合機２のＣＰＵ２１（図５参照）により実行される利用者登録処理の具体例を説明する。
【００８０】
図７に示すように、ＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａを介して管理者ＩＤが入力されると（ステップＳ１；ＹＥＳ）、記憶部２４に予め記憶された登録された管理者のＩＤと照合し、管理者を認証しない場合には（ステップＳ２；ＮＯ）、表示部２２にエラー表示を行って（ステップＳ１３）、利用者登録処理を終了する。一方、ＣＰＵ２１は管理者を認証すると（ステップＳ２；ＹＥＳ）、利用者情報入力画面を表示部２２に表示する（ステップＳ３）。次いで、ＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａを介してユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名が入力されると（ステップＳ４；ＹＥＳ）、入力された内容をＲＡＭ２３に一時記憶する（ステップＳ５）。
【００８１】
次いでＣＰＵ２１は、制限値・警告値入力画面を表示部２２に表示して（ステップＳ６）、操作入力部２２ａを介して管理項目名、制限値、及び警告値が入力されて（ステップＳ７；ＹＥＳ）、他の管理項目の設定ボタンＰが押下されると（ステップＳ８；ＮＯ）、入力された管理項目名に対応する管理項目ＩＤを記憶部２４から読み出して、管理項目ＩＤ、制限値、及び警告値をＲＡＭ２３に一時記憶して（ステップＳ１４）、ステップＳ６に戻る。
【００８２】
一方、ＣＰＵ２１は上記ステップＳ８において入力完了ボタンＱが押下されて入力が完了されると（ステップＳ８；ＹＥＳ）、入力された管理項目名に対応する管理項目ＩＤ、制限値、及び警告値をＲＡＭ２３に一時記憶する（ステップＳ９）。次いで、ＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２３内に一時記憶したユーザーＩＤ、ユーザー名、グループ名、管理項目ＩＤとその制限値及び警告値のデータを、ネットワーク通信部３１によりサーバー１に送信する（ステップＳ１０）。
【００８３】
続いてＣＰＵ２１は、サーバー１から受信した登録完了を通知するデータをネットワーク通信部３１により受信し（ステップＳ１１）、ＲＡＭ２３に一時記憶されたユーザーＩＤを記憶部２４に記憶して（ステップＳ１２）、利用者登録処理を終了する。
【００８４】
次に、図８のタイムチャートを参照して、複合機２が利用されてからサーバー１により複合機２の利用が管理されるまでの工程を説明する。図８に示すように、複合機２のＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａを介してユーザーＩＤ＝１２３４が入力されると、記憶部２４にこれと同じユーザーＩＤが記憶されていれば登録された利用者による入力であることを認識して利用者を認証する（ステップＳ１０１）。次いで、ＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａを介してコピー１枚を処理する指示が入力されると、コピーを１枚とって出力する（ステップＳ１０２）。次いで、ＣＰＵ２１は、コピー処理の管理項目ＩＤが１００とすると、ネットワーク通信部３１を介して、複合機ＩＤ＝０００１、ユーザーＩＤ＝１２３４、管理項目ＩＤ＝１００、カウント値＝１のデータをサーバー１に送信する（ステップＳ１０３）。
【００８５】
サーバー１のＣＰＵ１１は、ネットワーク通信部１６を介して複合機２から上記データを受信すると、記憶部１５内に格納された利用内容管理テーブルの複合機ＩＤ＝０００１、ユーザーＩＤ＝１２３４、管理項目ＩＤ＝１００のカウント値を１加算してカウント値累計値を算出して記録する（ステップＳ１０４）。次に、ＣＰＵ１１は、算出したカウント累計値と記憶部１５に予め記憶された警告値未満であるか否かを判別する（ステップＳ１０５）。
【００８６】
サーバー１のＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１０５においてカウント値累計値が警告値未満ではないと判別した場合には（ステップＳ１０５；ＮＯ）、カウント値累計値を記憶部１５に記憶された制限値未満であるか否かを判別し（ステップＳ１０６）、カウント値累計値が制限値未満である場合には（ステップＳ１０６；ＹＥＳ）、ネットワーク通信部１６により警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、及びカウント値累計値を複合機２に送信する（ステップＳ１０７）。次いで、複合機２のＣＰＵ２１は、ネットワーク通信部３１を介してサーバー１から警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ，及びカウント値累計値を受信すると、記憶部２４から警告画面のデータを読み出して表示部２２に表示させるとともに、サーバー１から受信したユーザーＩＤ、管理項目ＩＤに対応する管理項目名、及びカウント値累計値を警告画面上に表示させる（ステップＳ１０８）。
【００８７】
上記ステップＳ１０６においてカウント値累計値が制限値以上である場合には（ステップＳ１０８；ＮＯ）、サーバー１のＣＰＵ１１はネットワーク通信部１６を介して機能制限データ、利用制限画面を表示させるための指示データ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤを複合機２に送信する（ステップＳ１０９）。次いで、複合機２のＣＰＵ２１は、ネットワーク通信部３１を介してサーバー１から機能制限データ、利用制限画面を表示させる指示データ、ユーザーＩＤ、管理項目ＩＤを受信すると、記憶部２４から利用制限画面のデータを読み出して表示部２２に表示させるとともに、サーバーから受信したユーザーＩＤ及び管理項目ＩＤに対応する管理項目名を利用制限画面上に表示させ、機能制限データに従って複合機２の各部を制御してユーザーＩＤ＝１２３４の利用者による複合機２の利用を禁止する（ステップＳ１１０）。
【００８８】
次に、図９のタイムチャートを参照して、複合機２における利用状況を複合機２がサーバー１に問い合わせてからサーバー１が利用状況を複合機２に通知するまでの工程の具体例について説明する。図９に示すように、複合機２Ａにおいて、ＣＰＵ２１は、操作入力部２２ａからユーザーＩＤ＝１２３４が入力されると、記憶部２４に記憶された登録された利用者のユーザーＩＤと照合して利用者を認証する（ステップＳ２０１）。
【００８９】
次いで、ＣＰＵ２１は、カウント値累計値を問い合わせる管理項目名を入力する画面（図示省略）を表示部２２に表示して、管理項目名＝記録紙（Ａ４）が入力されると（ステップＳ２０２）、記憶部２４から管理項目名＝記録紙（Ａ４）に対応する管理項目ＩＤを読み出し（ここでは２００とする）、ネットワーク通信部３１を介して、複合機ＩＤ＝０００１、ユーザーＩＤ＝１２３４、管理項目ＩＤ＝２００のデータを、利用内容問合せデータとともにサーバー１に送信する（ステップＳ２０３）。このデータを複合機２から受信したサーバー１のＣＰＵ１１は、複合機ＩＤ＝０００１、ユーザーＩＤ＝１２３４、管理項目ＩＤ＝２００のカウント値累計値を記憶部１５内の利用内容管理テーブルから検索し（ステップＳ２０４）、読み出したカウント値累計値のデータを、管理項目ＩＤ及びユーザーＩＤのデータとともにネットワーク通信部１６により複合機２に送信する（ステップＳ２０５）。
【００９０】
次いで、複合機２のＣＰＵ２１は、ネットワーク通信部３１を介してサーバー１から受信した管理項目ＩＤに対応する管理項目名を記憶部１５から読み出して、管理項目名、ユーザーＩＤ及びカウント値累計値を表示部２２に表示する。
【００９１】
以上のように、通信システム１００において、サーバー１は複合機２から受信した利用者情報を記憶し、登録する。複合機２は、ユーザーＩＤにより利用者の認証を行い、認証された利用者の指示による処理を実行して、この利用者のユーザーＩＤ、管理項目ＩＤ、カウント値、複合機ＩＤのデータをサーバー１に送信する。サーバー１は、受信した管理項目ごとのカウント値を予め記憶しているカウント値累計値に加算する。サーバー１は、カウント値累計値が警告値以上で制限値未満である場合には警告画面を表示させるための指示データを複合機２に送信して警告画面を表示させる。カウント値累計値が制限値に達した場合には、サーバー１は利用制限画面を表示させるための指示データを複合機２に送信して利用制限画面を表示させ、機能制限データを複合機２に送信して特定の利用者による複合機２の使用を禁止する。
【００９２】
したがって、複合機２の利用者に複合機２の利用内容をリアルタイムで通知し、利用限度が近づくと警告し、利用限度に達すると複合機２の利用を禁止するとともに利用限度を超えた複合機２の利用を禁止することを利用者に通知できる。このため、利用者の複合機２における用紙やトナー等を含む各種資材の節約意識を高めて浪費を防止できる。また、予め複合機２の利用における制限値を設定することによって、適切な資材管理を行うことができる。
【００９３】
また、複合機２の利用内容をサーバー１によってリアルタイムに管理することで、正確な利用内容累計を算出し、利用者に対して正確に課金を行うこともできる。
【００９４】
また、利用者個人だけでなく、会社の部署等、複数の利用者から成るグループ単位の複合機２の利用を管理することもでき、グループ単位での資材の節約効果も期待できる。
【００９５】
更に、複合機２における登録された利用者の情報や利用内容をサーバー１が管理するため、複合機２において利用された管理項目ごとのカウント値を複合機２に保持する必要やカウント値の累積を算出する必要がなく、複合機２のメモリ容量を抑えて製造コストを抑えることができる。
【００９６】
また、複合機２の利用者は、管理項目のカウント値累計値を知りたい場合に、サーバー１に問い合わせて取得できるとともに、ユーザーＩＤを利用して情報を取得することで他者によって利用内容が知られることを防止できる。
【００９７】
なお、本実施の形態における記述内容は、本発明に係る通信システム１００の好適な一例であり、これに限定されるものではない。例えば、上記実施の形態では、複合機２は、サーバー１から受信した各種情報の表示処理を行うこととしたが、この他に、受信内容を記録紙に印刷出力することも勿論可能である。
【００９８】
また、本実施の形態では、管理項目ごとの制限値及び警告値の設定は、複合機２の管理者がユーザー登録時に複合機２の画面上から行うこととしたが、制限値及び警告値の設定内容のデータベースを予めパソコン等の外部機器により作成しておき、この外部機器からネットワークＮを介してサーバー１に設定内容を送信して、制限値及び警告値を直接設定できる様にしてもよい。但し、この場合には、外部機器からサーバー１にパスワード等を使用して不正なアクセスを防止することが望ましい。
【００９９】
更に、本実施の形態では、警告画面及び利用制限画面の表示データを複合機２が記憶し、サーバー１から受信した指示入力に応じて複合機２が各画面を表示することとしたが、これらの画面の表示データをサーバー１に記憶させ、サーバー１から複合機２に送信して表示させることも可能である。
【０１００】
また、本実施の形態において、複合機２の利用内容のカウント値累計が警告値未満である場合には、複合機２から利用内容の問合せがない限りサーバー１から利用内容を複合機２に通知しないものとしたが、利用内容のカウント値累計が警告値未満であってもサーバー１から複合機２に利用内容を自動的に通知することとしてもよい。
【０１０１】
その他、通信システム１００を構成する各装置、又は構成部分の細部構成及び細部動作に関しても、本発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。
【０１０２】
【発明の効果】
請求項１記載の発明によれば、機器の利用者に機器の正確な利用内容をリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づき機器の利用を制限して利用者による機器の資材の浪費を防止し、適切な資材管理を行うことができる。また、利用者の資材節約意識向上を図ることができる。
【０１０３】
請求項２記載の発明によれば、グループ単位の利用者による機器の利用内容を管理して機器の利用を制限するため、利用者個人だけでなくグループ単位の利用者による資材の浪費を防止して適切な資材管理を行うことが可能となる。
【０１０４】
請求項３記載の発明によれば、機器は管理装置から受信した機能制限データに基づいて機器の利用を制限するため、利用制限を行うための利用内容を記憶したり、この利用内容の累計を算出する必要がなく、使用するメモリ容量を省略することができる。
【０１０５】
請求項４記載の発明によれば、管理装置からの指示により機器における操作入力を制限することによって機器の利用を制限することができる。
【０１０６】
請求項５記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、制限情報を任意に設定して機器の利用を制限できる。
【０１０７】
請求項６記載の発明によれば、利用者に関する情報とこの利用者による利用内容とを出力することにより、利用者ごとやグループごとの利用内容を機器の利用者に通知できる。これによって、利用者個人やグループごとの利用者に資材節約の意識を向上させることができる。
【０１０８】
請求項７記載の発明によれば、管理装置により複数の機器における利用者ごと又はグループごとの利用内容を管理することによって、各機器の利用を制限して各機器において適切な資材管理を行うことができる。
【０１０９】
請求項８記載の発明によれば、機器の利用回数や機器の利用に伴う資材の使用量に基づいて機器の利用制限を行い、資材を節約することができる。
【０１１０】
請求項９記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が制限情報の値に達した場合に機器の利用を制限するため、予め定められた制限情報の値を超えて機器が利用されることを防止して資材の浪費を防ぐことができる。
【０１１１】
請求項１０記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が機器利用を制限する制限情報の値未満の警告用閾値に達した場合に、機器に警告情報を送信することによって、利用内容が閾値に達する前に機器の利用者や管理者に注意を促すことができる。
【０１１２】
請求項１１記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、警告用閾値を任意に設定して、管理装置によって機器の利用が制限される前に、前もって利用制限の時期が近いことを知ることができるため、計画的に機器を利用することができる。また、利用者が突然機器を利用できなくなることがない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る通信システム１００の全体構成を示す図である。
【図２】図１のサーバー１の機能的構成を示すブロック図である。
【図３】図２の記憶部１５に記憶された複合機使用状況管理テーブルを示す図である。
【図４】図１の複合機２に関して、（ａ）は利用者個人の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、（ｂ）は利用者個人の利用限度に達したことを通知する利用制限画面を示す図であり、（ｃ）はグループ単位の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、（ｄ）はグループ単位の利用限度に達したことを示す利用制限画面を示す図である。
【図５】図１の複合機２の機能的構成を示すブロック図である。
【図６】（ａ）は利用者情報入力画面を示す図であり、（ｂ）は制限値・警告値入力画面を示す図である。
【図７】図２のＣＰＵ２１による管理データ登録処理を示すフローチャートである。
【図８】図１の複合機２が利用されてからサーバー１により複合機２の利用が管理されるまでの工程を示すタイムチャートである。
【図９】図１の複合機２における利用状況を複合機２がサーバー１に問い合わせてからサーバー１が利用状況を複合機２に通知するまでの工程を示すタイムチャートである。
【符号の説明】
１　サーバー
２　複合機
１１，２１　制御部
１２，２２　表示部
１３　入力部
１４，２３　ＲＡＭ
１５，２４　記憶部
１６，３１　ネットワーク通信部
１７，３２　バス
２２ａ　操作入力部
２５　画像読取部
２６　画像形成部
２７　転写部
２８　給紙部
２９　仕上げ部
３０　ファクシミリデータ生成部
１００　通信システム
Ｎ　ネットワーク
Ｐ　他の管理項目の設定ボタン
Ｑ　入力完了ボタン
【図１】
2004070708.tif 000003
【図２】
2004070708.tif 000004
【図３】
2004070708.tif 000005
【図４】
2004070708.tif 000006
【図５】
2004070708.tif 000007
【図６】
2004070708.tif 000008
【図７】
2004070708.tif 000009
【図８】
2004070708.tif 000010
【図９】
2004070708.tif 000011