(57)【要約】【課題】ネットワークに接続された複数の外部記憶装置を効率よく利用すること。【解決手段】本発明は、ネットワークに接続された情報記憶装置を検索する保存先検索部１６と、保存先検索部１６で検索された情報記憶装置に関する情報を取得する保存先情報取得部１７と、保存先情報取得部１７で取得した情報に基づき予め設定された選択条件に適合する情報記憶装置へファイルを出力する入出力部１２と、入出力部１２によってファイルの出力先となった情報記憶装置の選択条件およびファイルを保存する情報記憶装置とを関連付けた情報を記憶する記憶部１３と、ファイルの保存先となる情報記憶装置におけるファイルの保管期限を記憶部１３に記憶した情報に基づき管理するタイマ部１８とを備えている。【選択図】　　　　図２
2004078331.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された情報記憶装置へのファイルの入出力を管理するファイル管理装置であって、
前記ネットワークに接続された情報記憶装置を検索する保存先検索手段と、
前記保存先検索手段で検索された情報記憶装置に関する情報を取得する保存先情報取得手段と、
前記保存先情報取得手段で取得した情報に基づき予め設定された選択条件に適合する情報記憶装置へ前記ファイルを出力する情報出力手段と、
前記情報出力手段によって前記ファイルの出力先となった情報記憶装置の前記選択条件および前記ファイルを保存する情報記憶装置とを関連付けた情報を記憶する記憶手段と、
前記ファイルの保存先となる情報記憶装置におけるファイルの保管期限を前記記憶手段に記憶した情報に基づき管理する保管期限管理手段と
を備えることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記保管期限管理手段は、前記情報記憶装置におけるファイルの保管期限を前記保存先情報取得手段によって取得し、その保管期限を計時するタイマ手段を備える
ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記保管期限管理手段は、前記情報記憶装置から保管期限の満了を知らせる通知を受信する通知受信手段を備える
ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記保管期限管理手段により前記情報記憶装置の保管期限が満了に近づいたことを検知し、ユーザにその旨を通知する通知送信手段を備える
ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記情報出力手段は、前記保管期限管理手段により前記情報記憶装置の保管期限満了が近づいたことを検知し、保管期限満了前に自動的にファイルを他の記憶装置に移動させる
ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項６】
前記情報記憶装置の利用料金を前記保存先情報取得手段によって取得し、当該ファイル管理装置における利用料金管理を行う利用料金管理手段を備える
ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の外部記憶装置がネットワークに接続されたシステムにおけるファイル管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータで作成された電子文書をネットワークに接続された外部記憶装置を用いて保存することが多く利用されている。このように、ネットワークに接続された複数の外部記憶装置に電子文書などのファイルを保存する場合、ファイルの保存先についてファイルを保存したユーザが把握しておく必要がある。
【０００３】
このため、例えば特開平４−４２３３５号公報において、ファイルの格納場所に関する情報をデータベースに登録して管理する方式が開示されている。この管理方式では、複数のディスクボリュームのうちの一つのボリュームに、保存されたファイルが何処に格納されているか等の情報を持つ管理ファイルが設けられている。ユーザは、この管理ファイルにアクセスすることで、実際のファイルの格納場所を意識せずにファイルにアクセスすることができる。
【０００４】
また、ネットワークで接続された外部記憶装置の領域を有料、もしくは無料で貸し出すストレージサービスにおいては、記憶領域の貸出有効期限が定められている場合がある。このような場合においては、ユーザは、ファイルの保存場所の他に、外部記憶装置の貸出期限を把握し、期限が来る前に保存したファイルを他の記憶装置に移動するなどの処理を行う必要がある。
【０００５】
このため、特開平８−３２０８１９号公報において、保存している文書の保存有効期限を管理し、保存期限が過ぎる前に文書の保存期限切れを通知する機能を持った文書管理装置に関する技術が開示されている。このように、文書保管期限を管理し通知する機能を備えた記憶装置にファイルを保存する場合であれば、ユーザが外部記憶装置のファイル保管有効期限を把握しておく必要はない。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、貸出有効期限が定められた外部記憶装置にファイルを保管する場合、有効期限が満了するまでにユーザが他の記憶装置に移動するなどの処理を行う必要があり、常に有効期限切れを気にしていなければならず、またユーザが自らファイルの格納場所を管理するデータベースを参照し、ファイルの移動などの処理を行わなければならず、非常に手間がかかる。
【０００７】
そこで、ファイルの保存場所や貸出有効期限を気にすることなく、ストレージサービスのような、ネットワークに接続された複数の外部記憶装置を利用することができるファイル管理システムを提供する。
【０００８】
また、ストレージサービスのような外部記憶装置においては、ファイルを保存する際に利用料金がかかる場合があり、複数の外部記憶装置を用いてファイルを保存する際には、それぞれの外部記憶装置の利用料金をユーザが把握し、全てのファイルについての利用料金や予め設定された予算を気にしながら利用する外部記憶装置を選択しなければならない。
【０００９】
そこで、ファイルの保存のために予め設定された予算をオーバーすることなく、かつ個々の外部記憶装置についての利用料金を気にすることなくネットワークに接続された複数の外部記憶装置を利用することができるファイル管理システムを提供する。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明は、このような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本発明は、ネットワークに接続された情報記憶装置へのファイルの入出力を管理するファイル管理装置であって、ネットワークに接続された情報記憶装置を検索する保存先検索手段と、保存先検索手段で検索された情報記憶装置に関する情報を取得する保存先情報取得手段と、保存先情報取得手段で取得した情報に基づき予め設定された選択条件に適合する情報記憶装置へファイルを出力する情報出力手段と、情報出力手段によってファイルの出力先となった情報記憶装置の選択条件およびファイルを保存する情報記憶装置とを関連付けた情報を記憶する記憶手段と、ファイルの保存先となる情報記憶装置におけるファイルの保管期限を記憶手段に記憶した情報に基づき管理する保管期限管理手段とを備えている。
【００１１】
このような本発明によって、ユーザは、複数の外部記憶装置が接続された環境で、複数の外部記憶装置に渡ってファイルを保存する場合でも、一つの記憶装置を利用しているかのように簡単にファイルの保存、取得することが可能になる。例えば、二つのファイルを外部記憶装置に保存する場合、その時の外部記憶装置の状況によっては、異なる外部記憶装置にファイルを別々に保存しなければならない場合がある。このような場合でも、ファイル管理装置がファイルの保存場所を把握しているので、どのファイルをどの外部記憶装置に保存したかを意識することなく外部記憶装置を利用することができる。
【００１２】
また、本発明によって、ファイルの保管期限が設定されている外部記憶装置で、ファイル管理装置がユーザに変わって保管期限を管理し、保存先における保管期限が満了した場合でも継続してファイルの保管を行うことができる。その際、ファイル管理装置によって自動的に該当するファイルを他の記憶装置に保存するため、ユーザの手を煩わすことなくファイルの管理ができ、ファイルの保存期限切れによりファイルが削除されることを防ぐ。
【００１３】
また、本発明によって、ファイルの保存先が利用料金が設定されている外部記憶装置である場合においても、ファイル管理装置がユーザに変わって利用料金を管理し、なおかつ保存先において保管期限が設定されている場合も、ファイル管理装置がユーザに変わって保管期限を管理することができる。そのため、ユーザの手を煩わすことなくファイルの管理ができ、ファイルの保存期限切れによりファイルが削除されることや、ファイル保管にかける予算をオーバーすることを防ぐことができる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下に、本発明における実施の形態を図に基づき説明する。先ず、第１実施形態について説明する。図１は、本発明におけるファイル管理装置と外部記憶装置を含んだシステム全体を示した図である。本発明におけるファイル管理装置１はネットワークを介して複数の外部記憶装置２、３ａ、３ｂ、４ａ、４ｂ、４ｃ…と接続されており、ユーザは、ファイル管理装置１を介してそれぞれの外部記憶装置２、３ａ、３ｂ、４ａ、４ｂ、４ｃ…にファイルを保存することが可能である。
【００１５】
外部記憶装置２は、ファイル管理装置１と単一の回線で接続されているローカルなハードディスクなどの記憶装置である。外部記憶装置２は、特に指定しない限りファイル管理装置１からのみアクセスが可能である。また、特に指定しない限り、ファイル管理装置１からは自由にアクセスでき、無期限にファイルを保存しておくことが可能であるとする。
【００１６】
外部記憶装置３ａ・３ｂ（以下３ｘと表記）は、ファイル管理装置１とローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）で接続されたファイルサーバなどの記憶装置である。外部記憶装置３ｘは、特に指定しない限り、ファイル管理装置１および外部記憶装置３ｘが接続されているＬＡＮに接続されている装置からのアクセスが可能である。
【００１７】
また、外部記憶装置３ｘはファイル管理装置１から無期限にファイルを保存しておくことが可能である物であってもよいし、ファイル管理装置１に対して、ファイルの保管期限を定める物であってもよい。
【００１８】
外部記憶装置４ａ、４ｂ、４ｃ…（以下４ｘと表記）は、ファイル管理装置１が接続されているＬＡＮと接続された外部ネットワーク（インターネット）を介して接続されるファイルサーバなどの記憶装置である。外部記憶装置４ｘは、特に指定しない限り、インターネットに接続されたすべての装置からのアクセスが可能である。
【００１９】
外部記憶装置４ｘは、ファイル管理装置１の所有者が所有する、インターネット上のファイルサーバであってもよいし、他の所有者が所有するインターネット上のファイルサーバであり、ファイル管理装置１からファイルを保存することが可能なレンタルサーバであってもよい。また、外部記憶装置４ｘはファイル管理装置１から無期限にファイルを保存しておくことが可能である物であってもよいし、ファイル管理装置１に対して、ファイルの保管期限を定める物であってもよい。
【００２０】
これらの外部記憶装置のうち、保管期限が設定されている物については、保管期限が満了した場合、該当するファイルを消去、もしくはそのファイルが保存されている領域に他のファイルを保存することを許可する。また、保管期限は、予めファイル保存時に定められ、ファイル管理装置１が知ることができるものであってもよいし、保管期限近くになると外部記憶装置からファイル管理装置１に対して保管期限満了を通知する物であってもよい。
【００２１】
また、これらの外部記憶装置は、様々な条件を設定することが可能である。例えば、保管期限、保管期限の通知方法、ネットワークアドレス、利用可能なユーザ、利用するために必要な料金などである。
【００２２】
また、接続可能なネットワークの範囲、周辺の回線の状況、セキュリティ通信が可能か、などが含まれてもよい。これらの情報は、外部記憶装置もしくはこれに付属する情報処理装置において保存されており、ネットワークで接続された外部から閲覧することが可能である。
【００２３】
ここで、本発明におけるファイル管理装置１の構成について説明する。図２は本発明におけるファイル管理装置１の構成を示すブロック図である。ファイル管理装置１は、制御部１１、入出力部１２、記憶部１３、指示入力部１４、表示部１５、保存先検索部１６、保存先情報取得部１７、タイマ部１８、通知送信部１９から構成される。
【００２４】
制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭなどからなるマイクロコンピュータを内蔵し、ファイル管理装置全体の制御を司る。入出力部１２は、直接、もしくはネットワークを介して接続された外部記憶装置に対してデータの入出力や通知の受信を行うインターフェースである。
【００２５】
記憶部１３は、後述する保存先選択条件テーブルや、ファイル管理テーブルを記憶するメモリ装置である。指示入力部１４は、ユーザがファイルの保存指示、保存先選択条件の指定や、保存先の指定をする場合などに用いられる、ユーザインターフェース装置である。
【００２６】
表示部１５は、ユーザに保存可能な外部記憶装置を提示する場合や、保存期限が近づいた事をユーザに知らせる場合などに用いられる、ディスプレイ装置などである。また、表示部１５は、ファイル管理テーブルの一覧表示に使用する事も可能である。
【００２７】
この場合、表示部１５は、外部記憶装置に保存されたファイルを、例えば、名前順、保存日時順、ファイルサイズ順、保存期限の残り時間順、保存したユーザの名前順などの順番で表示することができる。また、表示部１５は、外部記憶装置に保存されたファイルを、サムネイルを用いて一覧表示してもよい。
【００２８】
保存先検索部１６は、ユーザからファイルを保存するよう指示されると、接続されたネットワーク上の外部機器の中からファイルの保存が可能な外部記憶装置を検索する機能である。
【００２９】
保存先情報取得部１７は、検索された保存可能な外部記憶装置に関する情報を取得する機能である。外部記憶装置に関する情報は、例えば、保存期限の有無、保存期限がある場合には保存可能期間、保存期限の通知方法、接続可能なネットワークの範囲、接続された回線の容量、回線の混雑状況、セキュリティに関する情報などが考えられる。
【００３０】
タイマ部１８は、ある時間または時刻を登録し、登録された時間が過ぎる、もしくは時刻に到達するとファイル管理装置にその旨を報知する機能である。通知送信部１９は、外部記憶装置の保管期限満了が近づいたことをユーザに通知するためのネットワークインターフェースである。
【００３１】
これらファイル管理装置１の構成は、一部（例えば、保存先検索部１６、保存先情報取得部１７、タイマ部１８など）をソフトウェアとして実現してもよい。
【００３２】
次に、ユーザがファイル管理装置１に対して、ファイルの保存指示を行う場合の流れを図３のフローチャートを用いて説明する。ファイル管理装置１は、ユーザからの保存指示を受け取ると、表示部１５にファイル名および保存先の指定を促す画面を表示する。ファイル名および保存先指定画面の一例を図４（ａ）に示す。ユーザは、指定画面が表示されると、指示入力部１４を用いてファイル名を入力する（Ｓ１０１）。
【００３３】
次に、ユーザは、保存先をユーザ自身で指定するか、条件を指定して検索を行うかを決定する（Ｓ１０２）。保存先をユーザ自身が指定する場合、ファイル名および保存先指定画面に、保存先のアドレスを指示入力部１４を用いて入力し、保存先を指定する（Ｓ１０３）。図４（ａ）に示す指定画面においては、「次へ」ボタンをクリックすることで保存先を決定する。
【００３４】
保存先を検索する場合、ユーザは指示入力部１４を用いて検索指示を出す。図４（ａ）に示す指定画面においては、保存先を入力せずに、「条件を設定して検索」チェックボックスにチェックして、「次へ」ボタンをクリックすることで検索を指示する。ユーザが保存先の検索を指示すると、表示部１５には検索条件設定画面が表示されるので、指示入力部１４を用いて保存先検索条件を設定する（Ｓ１０４）。検索条件表示画面の一例を図４（ｂ）に示す。
【００３５】
本実施形態においては、検索条件としてファイルを閲覧可能な範囲、および重要度を指定可能とする。図４（ｂ）において、まずファイル閲覧範囲を指定する。インターネット、イントラネットのそれぞれについて、必ず閲覧可能な保存先を指定したい場合は「必須」チェックボックスにチェックする。
【００３６】
また、閲覧を禁止したい場合は「禁止」チェックボックスにチェックする。どちらでもかまわない場合はチェックしなくてもかまわないが、インターネット、イントラネットのいずれか片方において、「必須」チェックボックスおよび「禁止」チェックボックスの両方にチェックをすることはできない。
【００３７】
次に、保存するファイルの重要度を指定する。重要度は高、中、低の三段階を指定可能とする。指定された重要度は、ファイルの保存先選択の際の条件として用いられる。重要度に応じたファイルの選択条件は、予め、ファイル選択条件テーブルとして、ファイル管理装置１の記憶部１３に保存しておく。ファイル選択条件テーブルの一例を図６に示す。
【００３８】
重要度が高い場合は、インターネットサーバへの保存を避ける、期限付きサーバへの保存を避けるなどの条件を設定することが可能である。この検索条件テーブルは、予めファイル管理装置１に設定されている物であっても良いし、ユーザが設定可能であっても良い。条件の指定が終了したら「次へ」ボタンをクリックして決定する。
【００３９】
ファイル管理装置１は、ユーザにより保存先の条件が設定されると、保存先検索部１６を用いて、ネットワークに接続された保存先外部記憶装置を検索し、保存先情報取得部１７を用いて検索したサーバに関する情報を取得する。
【００４０】
ここで、ネットワークに接続された保存先外部記憶装置の検索方法としては、例えばＳＬＰ（Ｓｅｒｖｉｃｅ　Ｌｏｃａｔｉｏｎ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＵＰｎＰ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ　Ｐｌｕｇ　ａｎｄ　Ｐｌａｙ）ディスカバリが挙げられる。
【００４１】
ＳＬＰは、ネットワーク上で提供されるサービスの情報を管理するためのプロトコルであり、ユーザエージェント、サービスエージェント、ディレクトリエージェントの３種類のエージェント間で通信を行う。
【００４２】
つまり、ユーザエージェントは、ネットワーク上で利用可能なサービス情報が必要なときに、ディレクトリエージェントに対してサービス情報を要求する。サービスエージェントは、自らが提供するサービス情報をディレクトリエージェントに登録する。
【００４３】
ディレクトリエージェントは、サービス情報の一覧を保持するデータベースを持ち、ユーザエージェントからのサービス情報の要求があると、条件に該当するサービス情報がデータベースに登録されているか否かを調べる。登録されている場合には、そのサービス情報をユーザエージェントに提供する。また、サービスエージェントからのサービス情報登録の要求があると、データベースへサービス情報を追加する。
【００４４】
なお、ネットワーク上にディレクトリエージェントが存在しない場合でも動作可能であり、この場合、ユーザエージェントはマルチキャストを用いて複数のサービスエージェントに対してサービス情報要求を行う。
【００４５】
サービスエージェントは、ユーザエージェントからのサービス情報要求があると、要求されたサービスを提供している場合のみ、サービス情報をユーザエージェントに提供する。要求されたサービスを提供していない場合には何も応答しない。
【００４６】
また、ＵＰｎＰディスカバリは、ネットワークに接続されたデバイスやサービスの検出および制御をするための規格である。すなわち、新しいデバイスやサービスがネットワークに追加されると、各デバイスおよびサービスはそれぞれコントロールポイントにマルチキャストでアドバタイズ（告知）する。
【００４７】
新しいコントロールポイントがネットワークに追加されると、コントロールポイントは条件を設定しネットワーク上のデバイスおよびサービスをマルチキャストで検索する。デバイスおよびサービスは、検索メッセージを受信し、条件が合致した場合は応答しなければならない。このような規格によって、ネットワーク上のデバイスやサービスを自動的に検索できるようになる。
【００４８】
上記方法等によって取得した保存先情報一覧テーブルの一例を図７に示す。ファイル管理装置１の制御部１１は、一覧の中の保存先から、前述の保存先検索テーブルに基づいて、ユーザの設定した条件に合致する保存先を選択し、選択された保存先の外部記憶装置について、保存先のアドレス、保管期限の有無、保管期限がある場合はその期間や通知方法などを一覧表にして表示部１５に表示する。保存先一覧表示の一例を図５（ａ）に示す。
【００４９】
ユーザは、一覧表示された保存先の中から、一つの保存先を指定して、指示入力部１４を用いて指定する（Ｓ１０５）。本実施形態では、「次へ」ボタンをクリックすることで保存先を決定する。
【００５０】
ファイル管理装置１は、ユーザから指定された、もしくは検索後に選択された保存先の情報をファイルと対応づけて記憶部１３に保存する。保存先装置に保管期限がある場合は、ユーザに対して保管期限が設定されていることを通知し、期限が満了した場合の処理を選択させる。
【００５１】
保管期限後の処理の選択画面の一例を図５（ｂ）に示す。本実施形態では保管期限が満了した場合、自動的に他の保存先に移動して保管延長する、保管期限が満了する前に通知する、延長しない、の中から一つを選択させる。ユーザは保管期限満了後の処理を選択し（Ｓ１０６）、最終的な保存指示を行う（Ｓ１０７）。本実施形態では、三通りの処理の中からユーザは一つを選択し、チェックボックスをチェックして、「保存」ボタンをクリックする。
【００５２】
次に、ファイル管理装置１において、ユーザからファイルの保存指示を受けてから、外部記憶装置にファイルを保存するまでの流れの一例を図８のフローチャートを用いて説明する。
【００５３】
ファイル管理装置１は、先に述べたように、ユーザからのファイルの保存指示を受け付ける（Ｓ２０１）。ユーザからの保存指示には、ファイル名、保存先、保存先に保管期限がある場合の保管期限満了後の処理が含まれる。保存先検索部１６を用いてネットワークで接続されている外部記憶装置の中から、ユーザからの保存指示で指定された保存先の外部記憶装置を検索し、保存先情報取得部１７を用いて検索された外部記憶装置の情報を取得する（Ｓ２０２）。
【００５４】
ファイル管理装置１は、取得した情報を参照し、指定された外部記憶装置にファイルの保管期限が設定されているかどうかを判断する（Ｓ２０３）。保管期限が設定されていなかった場合は、入出力部１２を介して、指定されたファイルを指定された外部記憶装置に保存する（Ｓ２０８）。
【００５５】
指定された外部記憶装置にファイルの保管期限が設定されていた場合、ファイル管理装置１は、ユーザからのファイル保存指示の中で、保管期限が満了した場合に保管期限の延長処理（通知処理も含む）を行うことが指示されているかどうかを判断し（Ｓ２０５）、延長処理が指示されていない場合は入出力部１２を介して、指定されたファイルを指定された外部記憶装置に保存する（Ｓ２０８）。
【００５６】
保管期限の延長処理が指示されている場合、ファイル管理装置１は、取得した保存先外部記憶装置の情報から、保管期限の管理方法が、外部記憶装置から保管期限満了前に通知が送られてくる方式の物であるか、予め保管期限が定められており自装置で管理する必要がある物であるかを判断する（Ｓ２０５）。
【００５７】
保管期限満了前に通知が送られてくる外部記憶装置である場合、ファイル管理装置１は、通知の受信準備を行い（Ｓ２０６）、その後、入出力部１２を介して、指定されたファイルを指定された外部記憶装置に保存する（Ｓ２０８）。予め保管期限が定められており自装置で管理する必要がある外部記憶装置である場合、タイマ部１８に対して保管期限をタイマ設定し（Ｓ２０７）、その後、入出力部１２を介して、指定されたファイルを指定された外部記憶装置に保存する（Ｓ２０８）。
【００５８】
外部記憶装置１は、ファイルを保存した後、保存したファイルに関する情報（ファイル名、保管場所、保管期限、保管期限満了後の処理など）をファイル管理テーブルとして記憶部１３に保存する（Ｓ２０９）。ファイル管理テーブルの一例を図９に示す。
【００５９】
次に、ファイルの保管期限の満了が近づいた時のファイル管理装置１の動作の流れを図１０のフローチャートを用いて説明する。タイマ部１８に設定した保管期限満了が通知された、もしくは、保管期限の満了が近づいた旨の通知を外部記憶装置から受信した場合（Ｓ３０１）、ファイル管理装置１は、記憶部１３に保存されているファイル管理テーブルを検索し（Ｓ３０２）、当該ファイルの保管期限が満了した後の処理がどのように指示されているかを調べる（Ｓ３０３）。
【００６０】
保管期限が満了した後の処理としてユーザへの通知が指示されていた場合、ユーザに対して通知送信部１９を用いてファイルの保管期限が近づいた旨のメッセージを通知する（Ｓ３０４）。その後、ユーザからの再保存指示の有無を判断し（Ｓ３０５）、再保存の指示がなければそのまま終了する。再保存の指示があれば指示に従って、ファイルをもとの保存先から取得し（Ｓ３０７）、新しい保存先に再保存する（Ｓ３０８）。再保存時の指示の方法は図３のフローチャートで示した手順と同様でよい。
【００６１】
保管期限が満了した後の処理として自動的に保管延長することが指示されていた場合、最初に保存指示を行った時と同様の条件で他の保管先を選択し（Ｓ３０６）、ファイルをもとの保存先から取得し（Ｓ３０７）、同様の手順で再保存を行う（Ｓ３０８）。
【００６２】
ここで、図９のファイル管理テーブルを参照して、本実施形態における、ユーザの指定するファイル保存条件による保管先の決定方法の一例を説明する。この決定方法は、図４（ａ）の画面において、ユーザが保存先を指定せず、「条件を設定して検索」を選択した場合に実施される。本実施形態におけるファイル管理装置１には、図６に示される選択条件テーブルが予め設定されている。また、本実施形態におけるファイル管理装置１から接続可能な外部記憶装置は図７の保存先情報一覧テーブルに示される５個の外部記憶装置である。
【００６３】
ｓｅｒｖｅｒ０１はファイル管理装置１とローカルに接続された記憶装置であり、図１における外部記憶装置２に相当する。ｓｅｒｖｅｒ０１にはファイル保管期限は設定されておらず、ファイル管理装置１からは無期限にファイルを保存することが可能である。
【００６４】
ｓｅｒｖｅｒ０２、ｓｅｒｖｅｒ０３はファイル管理装置とＬＡＮで接続された記憶装置であり、図１における外部記憶装置３ｘに相当する。ｓｅｒｖｅｒ０２にはファイル保管期限は設定されておらず、ファイル管理装置１からは無期限にファイルを保存することが可能である。ｓｅｒｖｅｒ０３には保管期限が３ヶ月間に設定されており、ファイル管理装置１がファイルを保存してから３ヶ月が経過すると、自動的にファイルは削除される。
【００６５】
ｓｅｒｖｅｒ０４、ｓｅｒｖｅｒ０５はファイル管理装置１が接続されているＬＡＮと接続された外部ネットワークを介して接続される記憶装置であり、図１における外部記憶装置４ｘに相当する。ｓｅｒｖｅｒ０４にはファイル保管期限は設定されておらず、ファイル管理装置１からは無期限にファイルを保存することが可能である。
【００６６】
ｓｅｒｖｅｒ０５には保管期限が設定されているがその期間はファイル管理装置１がファイルを保存する際には不明である。ｓｅｒｖｅｒ０５はファイルの保管期限までの残り時間が一定になると、ファイル管理装置１の連絡先に対して通知を行う。通知された保管期限になると、自動的にファイルは削除される。
【００６７】
ファイル「００１．ｔｘｔ」は、ユーザによって、閲覧範囲制限は指定されず、重要度は中程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図６の選択条件テーブルによると、重要度が中程度の場合、保管期限のあるインターネットサーバ以外の外部記憶装置に保存することができるので、図７に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ０１〜ｓｅｒｖｅｒ０４に保存することが可能である。
【００６８】
そこで、図５（ａ）の保存先一覧にはｓｅｒｖｅｒ０１〜ｓｅｒｖｅｒ０４についての情報を表示する。本実施形態では、ユーザによってｓｅｒｖｅｒ０３が選択され、保存期限満了後は自動的に保管延長処理を行うことが選択されたため、その旨を図９のファイル管理テーブルに記録し、ファイル「００１．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ０３に保存する。
【００６９】
ファイル「００２．ｔｘｔ」は、ユーザによって、閲覧範囲制限は指定されず、重要度は低程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図６の選択条件テーブルによると、重要度が低程度の場合、全ての外部記憶装置に保存することができるので、図７に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ０１〜ｓｅｒｖｅｒ０５に保存することが可能である。
【００７０】
そこで、図５（ａ）の保存先一覧にはｓｅｒｖｅｒ０１〜ｓｅｒｖｅｒ０５についての情報を表示する。本実施形態では、ユーザによってｓｅｒｖｅｒ０５が選択され、保存期限が近づいたら通知を行うことが選択されたため、その旨を図９のファイル管理テーブルに記録し、ファイル「００２．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ０５に保存する。
【００７１】
ファイル「００３．ｔｘｔ」は、ユーザによって、インターネットおよびイントラネットからの閲覧を必須とする閲覧範囲制限が指定され、また、重要度は中程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。
【００７２】
図６の選択条件テーブルによると、重要度が中程度の場合、保管期限のあるインターネットサーバ以外の外部記憶装置に保存することができるが、このファイルの場合はインターネット経由で閲覧可能であることを指定されているので、図７に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ０４のみに保存することが可能である。
【００７３】
そこで、図５（ａ）の保存先一覧にはｓｅｒｖｅｒ０４についての情報を表示し、ユーザが拒否しなければ、保存先を図９のファイル管理テーブルに記録し、ファイル「００３．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ０４に保存する。
【００７４】
ファイル「００４．ｔｘｔ」は、ユーザによって、インターネットからの閲覧を禁止する閲覧範囲制限が指定され、重要度は高程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図６の選択条件テーブルによると、重要度が高程度の場合、ローカルサーバ、もしくは保管期限のないイントラネットサーバに保存することができるので、図７に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ０１、ｓｅｒｖｅｒ０２に保存することが可能である。
【００７５】
そこで、図５（ａ）の保存先一覧にはｓｅｒｖｅｒ０１、ｓｅｒｖｅｒ０２についての情報を表示する。本実施形態では、ユーザによってｓｅｒｖｅｒ０１が選択されたため、その旨を図９のファイル管理テーブルに記録し、ファイル「００４．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ０１に保存する。
【００７６】
ファイル「００５．ｔｘｔ」は、ユーザによって、イントラネットからの閲覧を必須する閲覧範囲制限が指定され、重要度は高程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。
【００７７】
図６の選択条件テーブルによると、重要度が高程度の場合、ローカルサーバ、もしくは保管期限のないイントラネットサーバに保存することができるが、このファイルの場合はイントラネット経由で閲覧可能であることを指定されているので、図７に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ０２のみに保存することが可能である。
【００７８】
そこで、図５（ａ）の保存先一覧にはｓｅｒｖｅｒ０２についての情報を表示し、ユーザが拒否しなければ、保存先を図９のファイル管理テーブルに記録し、ファイル「００５．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ０２に保存する。
【００７９】
次に、本発明における第２実施形態を図に基づき説明する。第２実施形態における基本的な構成・動作手順は第１実施形態の場合と同様であるが、インターネットを介してファイル管理装置１と接続された外部記憶装置４ｘには利用料金が指定されている場合がある。
【００８０】
本実施形態におけるファイル管理装置１から接続可能な外部記憶装置は、ファイル管理装置１が接続されているＬＡＮと接続された外部ネットワークを介して接続される記憶装置であり、図１１の保存先情報一覧テーブルに示される４個の外部記憶装置である。
【００８１】
ｓｅｒｖｅｒ１１〜ｓｅｒｖｅｒ１４は外部ネットワーク上のレンタルサーバである。ｓｅｒｖｅｒ１１にはファイル保管期限は設定されておらず、ファイル管理装置１からは無期限にファイルを保存することが可能である。
【００８２】
ｓｅｒｖｅｒ１１を利用するためには一月当たり４００，０００円の利用料金が必要である。ｓｅｒｖｅｒ１２には保管期限が３ヶ月間に設定されており、ファイル管理装置１がファイルを保存してから３ヶ月が経過すると、自動的にファイルは削除される。
【００８３】
また、ｓｅｒｖｅｒ１２はファイルの保管期限までの残り時間が一定になると、ファイル管理装置１の連絡先に対して通知を行う。ｓｅｒｖｅｒ１２を利用するためには一月当たり３００，０００円の利用料金が必要である。
【００８４】
ｓｅｒｖｅｒ１３には保管期限が１ヶ月間に設定されており、ファイル管理装置１がファイルを保存してから１ヶ月が経過すると、自動的にファイルは削除される。
【００８５】
ｓｅｒｖｅｒ１３を利用するためには一月当たり５０，０００円の利用料金が必要である。ｓｅｒｖｅｒ１４には保管期限が設定されているがその期間はファイル管理装置１がファイルを保存する際には不明である。
【００８６】
ｓｅｒｖｅｒ１４はファイルの保管期限までの残り時間が一定になると、ファイル管理装置１の連絡先に対して通知を行う。通知された保管期限になると、自動的にファイルは削除される。ｓｅｒｖｅｒ１４は無料で利用可能である。
【００８７】
本実施形態におけるファイル管理装置１には、１ヶ月当たり１，０００，０００円の予算が設定されており、全てのファイルはこの予算内で外部記憶装置に保存しなければならない。
【００８８】
なお、利用料金は通常、ファイルの保管期限の他に、サーバの信頼性、サービス、回線容量、ファイルサイズなどにより設定される物であるが、本実施形態では簡単のため、利用料金は１つのファイルを１ヶ月保存した場合にかかる料金であり、１ヶ月に満たない期間の料金は日割りで課金される物とする。
【００８９】
本実施形態におけるファイル管理装置１には、図１２に示される選択条件テーブルが予め設定されている。これによると重要度が高程度に指定されたファイルをインターネット上の外部記憶装置に保存する場合、保管期限の設定された外部記憶装置に保管することはできない。
【００９０】
重要度が中程度に指定されたファイルをインターネット上の外部記憶装置に保存する場合、保管期限の設定された外部記憶装置に保管することは可能であるが、保管期限の長い記憶装置に優先して保存される。重要度が低程度に指定されたファイルをインターネット上の外部記憶装置に保存する場合、保管期限の設定された外部記憶装置に保管することは差し支えない。
【００９１】
ここで、図１３、図１４のファイル管理テーブルを参照して、本実施形態における、ユーザの指定するファイル保存条件による保管先の決定方法の一例を説明する。
【００９２】
図１３は、ファイル管理装置１によって既に外部記憶装置に保存されているファイルの一覧である。ファイル管理テーブルにはファイル作成日、重要度、保管場所のアドレス、保管日、保存期間、１ヶ月当たりの利用料金が記録されている。ファイル記憶装置１は、このファイル管理テーブルに記録された情報をもとに、外部記憶装置の利用料金が１ヶ月当たりの予算内に収まるように管理を行っている。
【００９３】
ファイル「０１１．ｔｘｔ」は、ユーザによって、重要度は高程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図１２の選択条件テーブルによると、重要度が高程度の場合、保管期限あるインターネットサーバにはファイルを保存することができないため、図１１に示された保存先のうち、ｓｅｒｖｅｒ１１にのみ保存することが可能なため、ファイル「００１．ｔｘｔ」はｓｅｒｖｅｒ１１に保存されている。
【００９４】
ファイル「０１２．ｔｘｔ」は、ユーザによって、重要度は中程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図１２の選択条件テーブルによると、重要度が中程度の場合、保管期限のあるインターネットサーバにファイルを保存することが可能であるが、保管期限の長い記憶装置を優先して選択してファイルを保存しなければならない。ここでは、ｓｅｒｖｅｒ１２が選択されたため、ファイル「０１２．ｔｘｔ」はｓｅｒｖｅｒ１２に保存されている。
【００９５】
ファイル「０１３．ｔｘｔ」は、ユーザによって、重要度は低程度に指定され、保存指示が出されたファイルである。図１２の選択条件テーブルによると、重要度が低程度の場合、保管期限のあるインターネットサーバにファイルを保存することが可能である。ここでは、ｓｅｒｖｅｒ１４が選択されたため、ファイル「０１３．ｔｘｔ」はｓｅｒｖｅｒ１４に保存されている。
【００９６】
この３つのファイルを保存するために必要な利用料金は、図１３から、１ヶ月当たり７００，０００円である。
【００９７】
ここで新たに、重要度が高程度に指定されたファイル「０１４．ｔｘｔ」の保存指示がユーザから出されたとする。重要度が高程度の場合、ｓｅｒｖｅｒ１１にのみ保存することが可能なため、ファイル「０１４．ｔｘｔ」はｓｅｒｖｅｒ１１に保存される。
【００９８】
しかし、ｓｅｒｖｅｒ１１を利用するためには１ヶ月当たり４００，０００円の利用料金がかかるため、既に保存している他のファイルを保存するために必要な外部記憶装置の利用料金と合計すると、１ヶ月当たり１，１１０，０００円となり、設定された予算をオーバーしてしまう。
【００９９】
そこで、重要度が中程度であるファイル「０１２．ｔｘｔ」をｓｅｒｖｅｒ１２からｓｅｒｖｅｒ１３に移動して保存する。ｓｅｒｖｅｒ１３の保管期限は１ヶ月であるため、ｓｅｒｖｅｒ１２を利用した場合と比較して保管期限は短縮されるが、利用料金は全てのファイルの合計で１ヶ月当たり８５０，０００円となり、予算内で全てのファイルを外部記憶装置に保存することが可能になる。
【０１００】
ファイル「０１４．ｔｘｔ」についての保存指示をだし、保存が完了した後のファイル管理テーブルは図１４のようになる。ファイルを移動する際にはユーザに通知したり、ユーザの確認を仰いだりするようにすることが望ましい。
【０１０１】
【発明の効果】
以上で説明したように、本発明によれば、ネットワークを介して複数の外部記憶装置に接続されたファイル管理装置において、ユーザは、一つの外部記憶装置を利用しているのと同様な感覚で複数の外部記憶装置を利用することができ、また、ユーザがそれぞれの外部記憶装置の情報を参照してニーズにあった外部記憶装置を選択する必要なく、自動的にユーザのニーズにあった外部記憶装置にファイルを保存することが可能となる。
【０１０２】
また、本発明によって、ファイルの保管期限が設定されている外部記憶装置で、ファイル管理装置がユーザに変わって保管期限を管理し、保存先における保管期限が満了した場合でも継続してファイルの保管を行うことができる。その際、ファイル管理装置によって自動的に該当するファイルを他の記憶装置に保存するため、ユーザの手を煩わすことなくファイルの管理ができ、ファイルの保存期限切れによりファイルが削除されることを防ぐことが可能となる。
【０１０３】
また、本発明によって、ファイルの保存先が利用料金が設定されている外部記憶装置である場合においても、ファイル管理装置がユーザに変わって利用料金を管理し、なおかつ保存先において保管期限が設定されている場合も、ファイル管理装置がユーザに変わって保管期限を管理することができる。そのため、ユーザの手を煩わすことなくファイルの管理ができ、ファイルの保存期限切れによりファイルが削除されることや、ファイル保管にかける予算をオーバーすることを防ぐことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ファイル管理装置および外部記憶装置を含むネットワークのブロック図である。
【図２】ファイル管理装置の構成の一例を示したブロック図である。
【図３】ユーザがファイル保存指示を行う動作の流れの一例を示したフローチャートである。
【図４】ユーザの保存指示画面の一例を示す図（その１）である。
【図５】ユーザの保存指示画面の一例を示す図（その２）である。
【図６】ファイル選択条件テーブルの一例を示した図である。
【図７】保存先情報一覧テーブルの一例を示した図である。
【図８】ユーザからファイル保存指示を受けてから外部記憶装置にファイルを保存するまでの流れの一例を示したフローチャートである。
【図９】ファイル管理テーブルの一例を示した図である。
【図１０】ファイル保管期限満了時の動作の流れの一例を示したフローチャートである。
【図１１】保存先情報一覧テーブルの一例を示した図である。
【図１２】ファイル選択条件テーブルの一例を示した図である。
【図１３】ファイル管理テーブルの一例を示した図である。
【図１４】ファイル管理テーブルの一例を示した図である。
【符号の説明】
１…ファイル管理装置、２…外部記憶装置、３ａ…外部記憶装置、３ｂ…外部記憶装置、４ａ…外部記憶装置、４ｂ…外部記憶装置、４ｃ…外部記憶装置、１１…制御部、１２…入出力部、１３…記憶部、１４…指示入力部、１５…表示部、１６…保存先検索部、１７…保存先情報取得部、１８…タイマ部、１９…通知送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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