(57)【要約】【課題】アクセス権を有する編集者に対してのみフォルダの存在を知らせ、そのアクセス権を有する編集者による編集端末を用いた編集データの編集を許可することができる編集管理装置等を供すること。【解決手段】編集データ１３を格納するフォルダＡ毎に、前記編集データ１３を新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段４８と、前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データ１３の新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段４１と、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データ１３規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段４１，４３を備える。【選択図】　　　　図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置であって、
前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、
前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、
実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段と
を備えることを特徴とする編集管理装置。
【請求項２】
前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示す構成であることを特徴とする請求項１に記載の編集管理装置。
【請求項３】
前記通知手段は、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を電子メールを用いて通知する構成としたことを特徴とする請求項１に記載の編集管理装置。
【請求項４】
前記編集者に対応する宛先としてのメールアドレスを管理する編集者管理手段を備え、
前記通知手段は、実在しないメールアドレスに前記電子メールを送信してエラーが生じた場合に、前記実在しないメールアドレスを前記編集者管理手段から削除する構成である
ことを特徴とする請求項１に記載の編集管理装置。
【請求項５】
前記通知手段は、前記編集データが更新となった場合に、前記編集データが編集可能である旨を通知する構成としたことを特徴とする請求項１に記載の編集管理装置。
【請求項６】
複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理方法であって、
前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理ステップと、
前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可ステップと、
実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知ステップと
を有することを特徴とする編集管理方法。
【請求項７】
前記許可ステップでは、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする請求項６に記載の編集管理方法。
【請求項８】
複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理機能を発揮させる編集管理プログラムであって、
前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、
前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、
実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段と
して機能させることを特徴とする編集管理プログラム。
【請求項９】
前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする請求項８に記載の編集管理プログラム。
【請求項１０】
複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理機能を発揮させる編集管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、
前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、
前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、
実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段と
して機能を発揮させる編集管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体。
【請求項１１】
前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする請求項１０に記載の編集管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の編集者によって行われる編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置、編集管理方法、編集管理プログラム及び、編集管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、広告にかかわる仕事は、例えば社外宣伝広告会社、社外制作会社、社内営業部門、社内開発部門などが連携して行っているのが一般的である。例えば、ある製品を市場に出そうとする場合には、その製品のカタログを製品化の直前までに作成する必要がある。近年、デスクトップパブリッシングと呼ばれる手法が採用されており、カタログに関する情報は電子データ（以下「カタログデータ」という）によって作成されている。
【０００３】
従来、このようなカタログデータは、例えば社内開発部門との間で社内営業部門が調整を行い、社外宣伝広告会社や制作会社等にカタログデータの作成を依頼していた。このカタログデータのやりとりは、ネットワークを介して行われており、このカタログデータを管理するサーバからカタログデータをダウンロードした制作会社の端末で編集し、それをサーバにアップロードしてカタログデータを共有する方式があった。またこのとき、このカタログデータが、システムにおいて変更された場合には、その都度各編集者に対して例えば電子メールが逐次送信される。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、このようにカタログデータが、システムにおいて変更された場合に、その都度、各編集者の端末に対して電子メールが逐次送信され、その旨通知されたのでは、その通知に関係のない編集者の編集作業に影響を与え、編集端末を用いた編集者により編集の作業効率を低下させてしまうおそれがあった。
【０００５】
そこで本発明は上記課題を解決し、通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる編集管理装置、編集管理方法、編集管理プログラム及び、編集管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的は、請求項１の発明にあっては、複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理装置であって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段とを備えることを特徴とする編集管理装置により、達成される。
請求項１の構成によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。また、実際に編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合には、アクセス権を有する全ての編集者に対して、編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨が通知される。このようにすると、アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１の構成において、前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示す構成であることを特徴とする。
請求項２の構成によれば、このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。
【０００８】
請求項３の発明は、請求項１の構成において、前記通知手段は、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を電子メールを用いて通知する構成としたことを特徴とする。
請求項３の構成によれば、前記通知手段は、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を電子メールを用いて、例えばアドレスを知らなくても通知できるばかりでなく、私用で電子メールを送ることができないようにすることができる。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項１の構成において、前記編集者に対応する宛先としてのメールアドレスを管理する編集者管理手段を備え、前記通知手段は、実在しないメールアドレスに前記電子メールを送信してエラーが生じた場合に、前記実在しないメールアドレスを前記編集者管理手段から削除する構成であることを特徴とする。
請求項４の構成によれば、実在しないメールアドレスを前記編集者管理手段に登録してしまった場合においても、通知手段が、この実在しないメールアドレスに繰り返し電子メールを送信することが無くなるので、誤ったメールアドレスに繰り返し送信する処理による負担を減らすことができる。
【００１０】
請求項５の発明は、請求項１の構成において、前記通知手段は、前記編集データが更新となった場合に、前記編集データが編集可能である旨を通知する構成としたことを特徴とする。
請求項５の構成によれば、今まで更新ができなかった編集者データを更新できるようになったことを他の編集者に認識させることができる。
【００１１】
上記目的は、請求項６の発明にあっては、複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理方法であって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理ステップと、前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可ステップと、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知ステップとを有することを特徴とする編集管理方法により、達成される。
請求項６の構成によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。また、実際に編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合には、アクセス権を有する全ての編集者に対して、編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨が通知される。このようにすると、アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。
【００１２】
請求項７の発明は、請求項６の構成において、前記許可ステップでは、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする。
請求項７の構成によれば、このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。
【００１３】
上記目的は、請求項８の発明にあっては、複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理機能を発揮させる編集管理プログラムであって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段として機能させることを特徴とする編集管理プログラムにより、達成される。
請求項８の構成によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。また、実際に編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合には、アクセス権を有する全ての編集者に対して、編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨が通知される。このようにすると、アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。
【００１４】
請求項９の発明は、請求項８の構成において、前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする。
請求項９の構成によれば、このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。
【００１５】
上記目的は、請求項１０の発明にあっては、複数の編集者による編集端末を用いた同一の編集データに対する編集を管理する編集管理機能を発揮させる編集管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、前記編集データを格納するフォルダ毎に、前記編集データを新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権を前記編集者に与えて管理するアクセス権管理手段と、前記アクセス権に従って、前記編集者による前記編集端末を用いた前記編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する許可手段と、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、前記アクセス権を有する全ての前記編集者に対して、前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する通知手段として機能を発揮させる編集管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体により、達成される。
請求項１０の構成によれば、フォルダに格納されている編集データは、新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権に従って、フォルダ毎に管理されている。このフォルダは、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。また、実際に編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合には、アクセス権を有する全ての編集者に対して、編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた旨が通知される。このようにすると、アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。
【００１６】
請求項１１の発明は、請求項１０の構成において、前記許可手段は、前記アクセス権を有する前記編集者に対してのみ前記フォルダの存在を示すことを特徴とする。
請求項１１の構成によれば、このフォルダは、アクセス権を有する編集者にのみ存在が示されるため、アクセス権を有しない者が、フォルダ内の編集データの新規作成、閲覧、更新或いは削除することができないようにすることができる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。
なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの形態に限られるものではない。
【００１８】
図１は、本発明の好ましい実施形態としての編集管理装置が適用されたカタログ管理システム１の構成例を示すシステム構成図である。
カタログ管理システム１は、編集管理プログラムとしてのカタログ管理プログラムの動作によって動作が制御されており、例えば図示左側の社内側において、少なくとも編集管理サーバ７及び編集端末８が社内ネットワーク３によって接続された構成となっている。また、このカタログ管理システム１は、図示右側の社外側において、好ましくは例えばインターネット５に接続する少なくとも１台の社外編集端末１１がファイアーウォール６を介して接続された構成となっている。
【００１９】
編集管理サーバ７は、編集データを管理する機能を有する。以下の説明では、この編集管理サーバ７は、編集データとして、例えば製品のカタログに関する電子データ（カタログデータ１３）の編集を管理しているものとする。このカタログデータ１３は、例えば社内の編集者９が操作する編集端末８からの要求に応じて、編集前カタログデータ１３ａ（１３）として編集端末８に提供され、編集者による編集の後に編集後カタログデータ１３ｂ（１３）として編集管理サーバ７に格納される。また、このカタログデータ１３は、好ましくは例えば文書、図面或いは写真に関する電子データである。
【００２０】
社内ネットワーク３は、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ　Ｃｏｎｔｒｏｌ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いたデータ通信を行うローカルエリアネットワークである。
【００２１】
編集端末８は、社外編集端末１１と共に複数台存在している、カタログデータ１３を編集する編集者が操作するコンピュータ等の端末である。この編集端末８には、編集管理サーバ７からダウンロードしたカタログデータを編集する機能を有する編集ソフトウェアを有する。ファイアーウォール６は、インターネット５から社内ネットワーク３にアクセス可能な端末を制限する機能を有する。このファイアーウォール６は、ハードウェアで構成しても良いし、ソフトウェアで構成しても良いことはいうまでもない。
【００２２】
図２は、図１に示す編集管理サーバ７のハードウェア構成例を示すブロック図である。尚、図１の編集端末８及び社外編集端末１１は、それぞれ処理速度の違いはあるものの編集管理サーバ７とほぼ同様の構成であるので、説明を省略する。
編集管理サーバ７は、概略的にはＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ）２１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ　Ａｃｃｅｓｓ　Ｍｅｍｏｒｙ）２３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ　Ｏｎｌｙ　Ｍｅｍｏｒｙ）２５、ハードディスク２７、インターフェース２８、表示部２９及び操作部３１がバス３３に接続された構成となっている。
【００２３】
ＣＰＵ２１は、中央演算処理装置であり、ＲＡＭ２３を作業領域としてカタログ管理プログラムの動作を制御している。このＲＡＭ２３は、書き換え可能な揮発性の情報記録媒体である。ＲＯＭ２５は、例えばＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ　Ｉｎｐｕｔ　Ｏｕｔｐｕｔ　Ｓｙｓｔｅｍ）を記録している読み出し専用の情報記録媒体である。尚、このＲＯＭ２５は、読み出し専用の情報記録媒体の代わりに、書き換え可能な不揮発性の情報記録媒体であっても良いことはいうまでもない。
【００２４】
ハードディスク２７は、カタログデータ等のデータを格納可能な情報記録媒体である。インターフェース２８は、例えばネットワークに接続するためのインターフェースカードを有する。表示部２９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Ｌｉｑｕｉｄ　Ｃｒｙｓｔａｌ　Ｄｉｓｐｌａｙ）やＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ　Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）を用いた表示装置である。操作部３１は、マウスやキーボードのような操作手段である。
【００２５】
図３は、図１のカタログ管理システム１の編集管理サーバ７のソフトウェア構成例を示すブロック図である。
カタログ管理システム１は、複数の編集者による編集端末８を用いた同一の編集データの一例としてのカタログデータ１３に対する編集を管理する機能を有する。このカタログ管理システム１において特徴的なことは、カタログデータ１３を格納するフォルダ毎に、そのカタログデータ１３を新規作成、閲覧、更新或いは削除する権限としてのアクセス権をその編集者に与えて管理するフォルダアクセス権管理テーブル４８（アクセス権管理手段）と、そのアクセス権を有する編集者に対してのみそのフォルダの存在を示し、そのアクセス権に従って、その編集者による編集端末８を用いたそのカタログデータ１３の新規作成、閲覧、更新或いは削除することを許可する管理部４１（許可手段）と、実際に前記編集データの新規作成、更新或いは削除がなされた場合に、そのアクセス権を有する全ての編集者に対して、そのカタログデータ１３の新規作成、更新或いは削除がなされた旨を通知する送受信部４３（通知手段）とを備えていることである。
【００２６】
このようにすると、アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。また、通知先の編集者に関する情報を持っていなくてもその編集者に通知することができるので、私用やいたずら目的での通知、例えば管理者の知らないところで通知を行うことができないようにすることができる。ここで、メール通知画面等については後述する。
【００２７】
以下、図３に示す編集管理サーバ７の構成例を具体的に説明すると、この編集管理サーバ７は、送受信部４３、管理部４１、データベース５５及び上記カタログデータ１３を有する。
送受信部４３は、例えば図１の社内ネットワーク３を介して編集端末８や社外編集端末１１との間で、例えばＴＣＰ／ＩＰを用いてデータ通信を行う機能を有する。図３の管理部４１は、データベース５５を用いてカタログデータ１３を管理する機能を有する。
【００２８】
データベース５５は、後述する所定のデータを格納するテーブルを有し、これらテーブル間のリレーショナル関係によってカタログデータ１３に関する情報を管理する機能を有する。データベース５５は、利用メンバ管理テーブル４９、フォルダアクセス権管理テーブル４８、ファイルフォルダ管理テーブル４７、旧ファイルフォルダ管理テーブル４５、ファイルフォルダツリー管理テーブル５１、掲示板データテーブル５３、会社区分管理テーブル５７及び会社管理テーブル５９を有する。
【００２９】
利用メンバ管理テーブル４９は、編集者としての利用メンバを管理するためのテーブルであり、主として例えばユーザＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）、パスワード、名前、会社区分、会社コード、部署名、メールアドレス及びメンバ権限（アクセス権）を管理している。フォルダアクセス権管理テーブル４８は、各フォルダにアクセスするためのアクセス権を管理するテーブルであり、例えばキーコード、上限版数、ユーザＩＤ及びアクセス権を管理している。
【００３０】
ここで、この上限版数は、カタログデータ１３が更新されるたびに版数がカウントアップされた場合にその版数の上限を示す数値である。版数がこの上限版数に到達すると、編集端末８等を経由して各編集者に対して通知される。このようにすると、各編集者は、編集端末８等を経由して、カタログデータ１３が、予め設定された版数になったことを知ることができる。また、版数が上限版数に到達すると、さらにカタログデータ１３の更新を許可しないようにすることができる。このようにすると、その上限版数に到達したカタログデータ１３がこれ以上更新されずそのまま保持されるようになる。
【００３１】
また、ファイルフォルダ管理テーブル４７及び旧ファイルフォルダ管理テーブル４５は、それぞれキーコード、名称、作成日時、更新日時、編集日時、作成者ＩＤ、更新者ＩＤ、編集者ＩＤ、登録状態、ファイルフォルダ名及び削除フラグを管理している。ファイルフォルダ管理テーブル４７は、アクセス権を現時点で有する利用メンバが見ることができるカタログデータ１３やフォルダを管理するテーブルであり、旧ファイルフォルダ管理テーブル４５は、利用メンバによって例えばある一定の版数までカタログデータ１３が更新された場合に、そのカタログデータ１３の管理が移され、そのカタログデータ１３の管理を行うテーブルである。
【００３２】
これら作成者ＩＤ、更新者ＩＤ及び編集者ＩＤは、それぞれ該当する上記ユーザＩＤを示している。このデータベース５５のテーブルの項目において「キーコード」とは、ファイルやフォルダ等を一意に識別するコードをいい、「削除フラグ」とは、このキーコードに該当するファイルやフォルダ等を、例えば「１」を設定すると削除したものとし、「０」を設定すると削除したものとする。この削除フラグの設定値は、逆であっても良いことはいうまでもない。
【００３３】
ファイルフォルダツリー管理テーブル５１は、上位フォルダに従属する下位フォルダを管理するテーブルであり、キーコード、親キーコード及び種別を管理する。キーコードは、ファイルやフォルダを識別する位置に識別するコードを示している。親キーコードは、このキーコードに該当するフォルダ（下位フォルダ）が従属すべきフォルダ（上位フォルダ）を示すキーコードや、このキーコードに該当するフォルダに格納されるファイルを示すキーコードである。
【００３４】
掲示板データテーブル５３は、後述するカタログデータ１３の管理や作成の進行状況等に関する情報を管理する掲示板データを管理するテーブルである。この掲示板データテーブル５３は、掲示コード、親掲示コード、キーコード、掲示日時、返信日時、削除日時、掲示件名、掲示内容、掲示者ＩＤ（ユーザＩＤ）及び削除フラグを管理している。
【００３５】
会社区分管理テーブル５７は、会社区分毎に含まれる会社を管理するテーブルであり、例えば会社区分、会社コード及び会社名を管理している。会社管理テーブル５９は、会社区分毎の会社区分名を管理するテーブルであり、例えば会社区分及び会社区分名を管理している。
【００３６】
ここでカタログ管理システム１におけるメール通知画面例について説明する。図８に示すメール通知画面８０では、プロジェクトに関する件名８０ａを入力し、例えばプロジェクトに関して内容８０ｄを入力できるようになっている。内容８０ｄは、どのような内容であっても良い。また、このメール通知画面８０では、メールの宛先として複数の宛先に指定した場合にそれぞれの宛先の受信者が、その他の宛先を分かるように送信する「Ｔｏ」又は、その他の宛先を分からないように送信する「ＢＣＣ」のいずれかを選択することができる。
【００３７】
また、図９に示す宛先変更画面８１では、上記内容８０ｄ等を送信したい宛先８１ａをマークし、選択ボタン８１ｂを押すと、図８に示す宛先欄８０ｃに選択した宛先が表示される。尚、図９に示す宛先変更画面８１は、図２に示す管理部４１が、利用メンバ管理テーブル４９からデータとして例えば「名前」、「会社名」、「部署名」、「メールアドレス」を取得して表示することで、構成されている。
【００３８】
カタログ管理システム１は以上のような構成であり、次に図１〜図３を参照しつつ本発明の好ましい実施形態としての編集管理方法の一例について説明する。以下の説明では、編集管理方法の一例として、引き続きカタログデータ１３の管理に関するカタログ管理方法を例示して、例えば初期処理、新規作成処理、閲覧処理及びカタログデータの更新処理、カタログデータの削除処理の順序で説明する。
【００３９】
まず、このカタログ管理システム１は、少なくとも、例えば社内営業部門及び社内開発部門の間で、好ましくは例えば社外宣伝広告会社及び社外制作会社をも含めた間で、新製品のカタログ作成を行う上でカタログデータ１３を管理する機能を有する。
【００４０】
＜初期処理＞
図４は、編集管理方法の一部としての初期処理の一例を示すフローチャートである。
ステップＳＴ１では、製品企画が行われる。具体的には、例えば社内営業部門では、例えば新製品Ａについて製品化の企画を立て社内開発部門に製品開発を依頼する。このとき、この製品Ａについてカタログを作成して販売促進を図るべく、社内営業部門は、例えば社外宣伝広告会社と打ち合わせを行う。この製品Ａのカタログ作成は、社内営業部門に所属するデザイナ等である利用メンバのみならず、この社外宣伝広告会社から依頼可能な社外制作会社にカタログの作成を依頼するようにしても良い。尚、この社外制作会社では、図１の社外編集端末１１によってカタログデータ１３を編集するようになっている。
【００４１】
次にステップＳＴ２では、製品Ａに関するカタログ作成のプロジェクトが生成される。つまり、編集端末８の表示部には、図５に示すカタログ管理画面７１が表示された状態となる。このカタログ管理画面７１は、表題、プロジェクト表示欄６１、フォルダ操作メニュー６３、フォルダ表示欄６５、ファイル等操作メニュー６７及びファイル一覧６９を有する。
【００４２】
フォルダ操作メニュー６３は、フォルダ表示欄６５に表示されたフォルダ（「製品Ａ」や「フォルダＡ１」等）に対する操作を示すメニューである。ファイル等操作メニュー６７は、ファイル一覧６９に表示されているファイル（「資料Ａ１１」等）に対する操作や、その他の設定を行うためのメニューである。ここで、ファイル一覧６９に表示されているファイルは、図３に示す管理部４１が、利用メンバに応じて利用メンバ管理テーブル４９によって特定したメンバ権限（アクセス権）に応じて、ファイルフォルダ管理テーブル４７から取得した情報が表示されている。
【００４３】
次にステップＳＴ３では、メンバ登録やアクセス権が設定される。具体的には、図５のカタログ管理画面７１においてメニュー６７ａを押すと、図６に示すプロジェクトアクセス権設定画面７３が表示される。ここでは、この製品Ａについての会社区分、会社名、部署名及び利用メンバを登録できるようになっている。つまり、プロジェクト毎にこれらの情報を設定することができる。このようにすると、特に利用メンバ毎に登録することができるので、例えば同じ部署でもこのプロジェクトを参照等できるメンバと、参照等できないメンバとを分けることができる。
【００４４】
また、図５に示すカタログ管理画面７１においてフォルダアクセス権設定アイコン６７ｂを押すと、図７に示すフォルダアクセス権設定画面７５が表示される。このフォルダアクセス権設定画面７５に表示されているデータは、図３の管理部４１が、フォルダアクセス権管理テーブル４８、会社区分管理テーブル５７及び会社管理テーブル５９から取得した情報に基づいて表示されている。このフォルダアクセス権設定画面７５では、例えば図５のフォルダ表示欄６５で選択したフォルダ（及びこのフォルダに格納するファイル）について、利用メンバ毎にフォルダ管理、新規作成、編集・更新、削除、閲覧、アクセス不可（アクセスできないようにするかどうか）を設定できるようになっている。
【００４５】
次に本実施形態において特徴的なステップＳＴ４では、例えばアクセス権を有するこのプロジェクトの利用メンバに、メールで通知する。具体的には、図５のカタログ管理画面７１においてメール通知アイコン６７ｃを押すと、図８に示すメール通知画面８０が表示される。
【００４６】
このメール通知画面８０では、プロジェクトに関する件名８０ａを入力し、例えばプロジェクトに関して内容８０ｄを入力できるようになっている。内容８０ｄは、どのような内容であっても良い。また、このメール通知画面８０では、メールの宛先として複数の宛先に指定した場合にそれぞれの宛先の受信者が、その他の宛先を分かるように送信する「Ｔｏ」又は、その他の宛先を分からないように送信する「ＢＣＣ」のいずれかを選択することができる。
【００４７】
この内容８０ｄ等を送信する宛先としては、宛先変更ボタン８０ｅを押すと、図９に示す宛先変更画面８１が表示される。この宛先変更画面８１では、上記内容８０ｄ等を送信したい宛先８１ａをマークし、選択ボタン８１ｂを押すと、図８に示す宛先欄８０ｃに選択した宛先が表示される。尚、図９に示す宛先変更画面８１は、図２に示す管理部４１が、利用メンバ管理テーブル４９からデータとして例えば「名前」、「会社名」、「部署名」、「メールアドレス」を取得して表示することで、構成されている。
【００４８】
＜新規作成処理＞
図１０は、編集管理方法の一部としての新規作成処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。
次にステップＳＴ１１では、図１に示す編集端末１１を操作してカタログデータ１３を編集（カタログデータ１３の新規作成、閲覧、更新、削除）しようとする利用メンバが、編集管理サーバ７にアクセスし、ログインを行う。このログインでは、この利用メンバのユーザＩＤ及びパスワードが入力され、図３に示す管理部４１が、このユーザＩＤ及びパラメータが利用メンバ管理テーブル４９に登録されているか否かを判断する。
【００４９】
次にステップＳＴ１２では、メンバ認証が行われる。具体的には、管理部４１が、上記判断にもとづいて認証を行い、認証されなければステップＳＴ１１に戻り、認証されればステップＳＴ１３に進む。次にステップＳＴ１３では、ログインした利用メンバのアクセス権に基づいて、図５のフォルダ表示欄６５に示すように、例えば製品Ａ及び製品Ｂに関するフォルダが表示される。ここで、カタログ管理システム１では、このログインした利用メンバのアクセス権では許可されないフォルダが表示されないようになっている。
【００５０】
具体的には、図３に示す管理部４１が、フォルダアクセス権管理テーブル４８及びファイルフォルダ管理テーブル４７を参照し、フォルダアクセス権管理テーブル４８においてこの利用メンバのアクセス権に該当するキーコードを検索キーとして、ファイルフォルダ管理テーブル４７のキーコードを検索し、ヒットしたファイルフォルダ名を取得する。この管理部４１は、ヒットしたファイルフォルダ名のみを、図５のフォルダ表示欄６５に表示するようにしている。
【００５１】
次にステップＳＴ１４では、例えば製品Ａにフォルダを作成したいとすると、製品Ａをクリックし、新規作成アイコン６３ａをクリックして、新規にフォルダ（例えばフォルダＡ１）を作成する。次にステップＳＴ１５では、作成したフォルダＡ１に上述のようにアクセス権を設定し、フォルダアクセス権管理テーブル４８に登録される。次にステップＳＴ１６では、この専用フォルダに移動する。次にステップＳＴ１７では、新規作成アイコン６７ｄをクリックし、新規にカタログデータ１３を登録する。この新規作成アイコン６７ｄをクリックすると、図３に示す管理部４１が、例えばファイルフォルダ管理テーブル４７に登録を行う。
【００５２】
次に特徴的なステップＳＴ４では、上述のプロジェクト登録時のメール通知と同様の手順によって、アクセス権のある利用メンバに、カタログデータ１３が登録されたことを通知することである。ここでいうアクセス権は、例えば閲覧以上の権限をいう。通知するか否かは、例えばその都度任意に決める。尚、このステップＳＴ４では、図３の利用メンバ管理テーブル４９に登録された各個人の「メールアドレス」が間違いであるときは、送信エラーの発生から該当者個人のメールアドレス情報が、利用メンバ管理テーブル４９から削除されるようにしても良い。
【００５３】
ここで、好ましくは削除されたことが、次回ログインしたときにメッセージとして表示されるようにしても良い。具体的には、電子メールの宛先を誤って送信したメールアドレスに対して返信されたエラーメールのヘッダが解析され、このように誤って送信されたメールアドレスが、上記管理部４１によって上記利用メンバ管理テーブル４９から削除されるようになっている。このようにすると、電子メールが未到着であることを送信者にも通知することができる。次にステップＳＴ１９ではログオフする。
【００５４】
＜閲覧処理＞
図１１は、編集管理方法の一部としての閲覧処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１１において図１０と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ２１では、利用メンバが、編集端末１１を操作してプロジェクトを選択する。次にステップＳＴ２２では、図５に示すようにアクセス権に基づくフォルダのみを表示する。つまり、アクセス権を有しない利用メンバは、カタログデータ１３を見ることすらできないようになっている。
【００５５】
次にステップＳＴ２３では、利用メンバは、編集端末１１を操作して図５のカタログ管理画面７１においてフォルダ表示欄６５のフォルダを選択し、ステップＳＴ２４では、ファイル一覧６９にはカタログデータ１３が表示される。次にステップＳＴ２５では、利用メンバが、カタログデータ１３を選択し、ステップＳＴ２６では、利用メンバがカタログデータ１３を閲覧することができる。従って、このカタログ管理システム１では、アクセス権を有しない利用メンバは、このカタログデータ１３を閲覧することができないばかりか、その存在すら知らないようにすることができる。
【００５６】
＜カタログデータの更新処理＞
図１２は、編集管理方法の一部としてのカタログデータの更新処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１２において図１０及び図１１と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
カタログデータ１３の更新において特徴的なことは、ステップＳＴ３０では、カタログデータ１３が編集中である旨がアクセス権のある利用メンバに通知されることである。通知方法としては、例えばカタログデータ１３が更新されたか否かを管理部４１が定期的にチェックし、更新されたことが判明すると、アクセス権を有する利用メンバ、例えばこのカタログデータ１３に関連するプロジェクトの属する利用メンバのメールアドレスに、その旨の電子メールを送信する。次にステップＳＴ３１では、利用メンバが、編集端末１１を操作し、カタログデータ１３を編集し更新を行うことができる。
【００５７】
また、ステップＳＴ４では、管理部４１が、カタログデータ１３の更新がなされた旨を、例えば電子メールを用いてアクセス権のある利用メンバに対して通知するようにしても良い。このようにすると、このカタログ管理システム１では、従来のようにカタログデータ１３に関連するプロジェクトに関係のないアクセス権を有しない利用メンバに対して、カタログデータ１３が更新された旨の電子メールが流れないようにすることができる。従って、カタログ管理システム１では、余計な処理による負荷を減らすことができる。
【００５８】
＜カタログデータの削除処理＞
図１３は、編集管理方法の一部としてのカタログデータ１３の削除処理の一例を示すフローチャートである。図１、図３及び図５を参照しつつ説明する。尚、図１３において図１０及び図１１と同様の手順については、同一の符号を付して説明を省略する。
ステップＳＴ４１では、利用メンバが、編集端末１１を操作し、カタログデータ１３の削除を行うことができる。このカタログデータ１３の削除方式には、カタログデータ１３を格納するフォルダ毎削除する方式と、カタログファイル１３自体を削除する方式がある。
【００５９】
フォルダ毎カタログファイル１３を削除する場合には、そのフォルダを論理的に削除し、そのカタログファイル１３について削除フラグがセットされ、カタログファイル１３が視覚上表示されないようにする。つまり、カタログファイル１３は、図３のファイルフォルダ管理テーブル４７から旧ファイルフォルダ管理テーブル４５に管理が移行され、削除されたものとされる。
【００６０】
このように旧ファイルフォルダ管理テーブル４５に管理の移行されたカタログデータ１３は、所定の管理者が、所定の復元処理を実行することでファイルフォルダ管理テーブル４７に管理を移行して復元することができ、また物理的に完全削除を実行することができるようになっている。従って、このカタログ管理システム１においては、アクセス権を有しない利用メンバには、このカタログデータ１３を削除することができないばかりか、その存在すら知らないようにすることができる。
【００６１】
一方、フォルダ毎の代わりにカタログファイル１３自体を直接削除する場合には、ファイルフォルダ管理テーブル４７から直接カタログファイル１３の管理を無くして物理的に削除を行う構成となっている。
【００６２】
次に特徴的なステップＳＴ４では、管理部４１によってカタログデータ１３が削除された旨の電子メールで、アクセス権を有する利用メンバ（の編集端末８）にのみ送信する。このようにすると、このカタログ管理システム１では、従来のようにカタログデータ１３に関連するプロジェクトに関係のないアクセス権を有しない利用メンバに対して、カタログデータ１３が削除された旨の電子メールが流れないようにすることができる。従って、カタログ管理システム１では、余計な処理による負荷を減らすことができる。
【００６３】
本発明の実施形態によれば、通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。アクセス権がなく通知する必要のない編集者に無駄な通知を行わないようにすることができ、通知する必要のある限られた編集者にのみ通知を行うことができる。
【００６４】
ところで本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。また、上記実施形態の各構成は、その一部を省略したり、上記とは異なるように任意に組み合わせることができる。
また、上記編集管理装置としてのカタログ管理システム１では、編集データとしてカタログデータ１３を取り扱うことが例示されているが、これに限られず、以下のような編集データを扱う場合にも適用することができる。この編集データとしては、例えば制作スケジュール、ラインアップミーティング資料、商品オリエンテーション資料、商品スペックシート、ＡＣＣ対応コンパチチャートのような表、標準カット、カタログ画像、ロゴ、連絡書、カタログ文字校正、新製品ニュース校正、同梱チラシ文字校正、ＰＯＰ文字校正、ポスター又は商品しおり原稿に関するデータであっても良い。つまり、このカタログ管理システム１のような編集管理装置は、複数の者が端末装置で同一の編集データを編集する場合に管理する機能が必要とされるシステムに適用することができる。
【００６５】
上述したカタログ管理システム１を動作させるカタログ管理プログラムをコンピュータにインストールし、コンピュータによって実行可能な状態とするために用いられるプログラム格納媒体は、例えばフロッピー（登録商標）のようなフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ　Ｄｉｓｃ　Ｒｅａｄ　Ｏｎｌｙ　Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ　Ｄｉｓｃ−Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＣＤ−ＲＷ（Ｃｏｍｐａｃｔ　Ｄｉｓｃ−ＲｅＷｒｉｔａｂｌｅ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ　Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ　Ｄｉｓｃ）などのパッケージメディアのみならず、プログラムが一時的もしくは永続的に格納される半導体メモリ、磁気ディスク或いは光磁気ディスクなどで実現しても良い。
【００６６】
これらプログラム格納媒体にプログラムを格納する手段としては、ローカルエリアネットワーク、インターネット、イントラネット、デジタル衛星放送などの有線或いは無線通信媒体を利用して格納する他にも、ルーターやモデム等の各種通信インターフェースを介在させて格納するようにしてもよい。また、上記システムは、その一部に、上記プログラム格納媒体のプログラムを少なくとも読み取ることができるドライブ装置を備えていても良い。
【００６７】
また、上記機能を発揮させるためのカタログ管理プログラムは、上記プログラム格納媒体に格納されている形態のみならず、インターネット等の各種通信手段を経由してデータ通信される形態であっても良いことはいうまでもない。尚、上述したシステムが実現する機能の少なくとも一部が、ソフトウェアのみならずハードウェアで構成されておいても良いことはいうまでもない。
【００６８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、アクセス権を有する編集者に対してのみフォルダの存在を知らせ、そのアクセス権を有する編集者による編集端末を用いた編集データの編集を許可することができる編集管理装置、編集管理方法、編集管理プログラム及び、編集管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の好ましい実施形態としての編集管理装置が適用されたカタログ管理システムの構成例を示すシステム構成図。
【図２】図１に示す編集管理サーバのハードウェア構成例を示すブロック図。
【図３】図１のカタログ管理システムの編集管理サーバのソフトウェア構成例を示すブロック図。
【図４】編集管理方法の一部としての初期処理の一例を示すフローチャート。
【図５】カタログ管理システムの画面の一例を示す図。
【図６】プロジェクトアクセス権設定画面の一例を示す図。
【図７】ファイルフォルダアクセス権設定画面の一例を示す図。
【図８】メール通知画面の一例を示す図。
【図９】宛先変更画面の一例を示す図。
【図１０】編集管理方法の一部としての新規作成処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】編集管理方法の一部としての閲覧処理の一例を示すフローチャート。
【図１２】編集管理方法の一部としてのカタログデータの更新処理の一例を示すフローチャート。
【図１３】編集管理方法の一部としてのカタログデータの削除処理の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
１・・・カタログ管理システム（カタログ管理装置）、８・・・編集端末、１３・・・カタログデータ（編集データ）、４１・・・管理部（通知手段）、４３・・・送受信部（通知手段）、４７・・・ファイルフォルダ管理テーブル、４８・・・フォルダアクセス権管理テーブル（アクセス権管理手段）、４９・・・利用メンバ管理テーブル（編集者管理手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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