(57)【要約】【課題】会計伝票に添付する証憑類の改竄を防止することができる伝票登録装置を得ることを目的とする。【解決手段】暗号化部３により暗号化された証憑類の画像データを復号化し、復号化後の証憑類の画像データと記憶部８に記憶されている原本の証憑類の画像データを照合して一致が認められる場合に限り、その証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録するように構成した。これにより、会計伝票に添付する証憑類の改竄を防止することができる効果を奏する。【選択図】        図１
2004348583.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会計伝票に添付する証憑類を画像化する画像化手段と、上記画像化手段により画像化された証憑類を暗号化する暗号化手段と、上記暗号化手段により暗号化された証憑類と会計伝票をデータベースに登録する伝票登録手段とを備えた伝票登録装置。
【請求項２】
会計伝票に添付する証憑類を画像化する画像化手段と、上記画像化手段により画像化された証憑類にデジタル著名を付加する著名付加手段と、上記画像化手段により画像化された証憑類に所定のデジタル著名が付加されている場合に限り、その証憑類と会計伝票をデータベースに登録する伝票登録手段とを備えた伝票登録装置。
【請求項３】
会計伝票に添付する証憑類を画像化する画像化手段と、上記画像化手段により画像化された証憑類を暗号化する暗号化手段と、上記暗号化手段により暗号化された証憑類にデジタル著名を付加する著名付加手段と、上記暗号化手段により暗号化された証憑類に所定のデジタル著名が付加されている場合に限り、その証憑類と会計伝票をデータベースに登録する伝票登録手段とを備えた伝票登録装置。
【請求項４】
画像化手段により画像化された証憑類を記憶する記憶手段と、暗号化手段により暗号化された証憑類を復号化し、復号化後の証憑類と上記記憶手段に記憶されている証憑類を照合して一致が認められる場合に限り、伝票登録手段における証憑類と会計伝票の登録を許可する改竄防止手段とを設けたことを特徴とする請求項１または請求項３記載の伝票登録装置。
【請求項５】
伝票登録手段は、証憑類と会計伝票の登録後、一定期間が経過すると、データベースに登録されている証憑類と会計伝票を他の記録媒体に移すことを特徴する請求項１から請求項４のうちのいずれか１項記載の伝票登録装置。
【請求項６】
伝票登録手段は、会計伝票の法定保存期間が経過すると、他の記録媒体に記録されている証憑類と会計伝票を削除することを特徴とする請求項５記載の伝票登録装置。
【請求項７】
伝票登録手段は、会計伝票の法定保存期間が経過すると、他の記録媒体を廃棄することを特徴とする請求項５記載の伝票登録装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、例えば、領収書や請求書などの証憑類を会計伝票に添付し、その会計伝票をデータベースに登録する伝票登録装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の伝票登録装置は、会計伝票に添付する証憑類を画像化し、その画像化された証憑類を会計伝票に添付し、その会計伝票をデータベースに登録するようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１０−１９８７４４号公報（段落番号［０００５］、図１）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の伝票登録装置は以上のように構成されているので、会計伝票や証憑類のペーパーレス化を図ることができる。しかし、会計伝票の起票部門から会計部門に至るまでに、その証憑類等が改竄される可能性を排除することができないなどの課題があった。
【０００５】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、会計伝票に添付する証憑類の改竄を防止することができる伝票登録装置を得ることを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る伝票登録装置は、画像化手段により画像化された証憑類を暗号化する暗号化手段を設け、その暗号化手段により暗号化された証憑類と会計伝票をデータベースに登録するようにしたものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による伝票登録装置を示す構成図であり、図において、イメージスキャナ１は会計伝票に添付する原本の証憑類（例えば、領収書や請求書）を読み込んで、その証憑類の画像データを出力する画像化手段を構成している。起票者端末２は会計伝票を起票する担当者が使用するパーソナルコンピュータなどの端末であり、暗号化部３はイメージスキャナ１から出力された証憑類の画像データを暗号化する暗号化手段を構成している。著名付加部４は暗号化部３により暗号化された証憑類にデジタル著名Ａを付加し、著名付加後の証憑類と会計伝票のデータを上長端末５に送信する著名付加手段を構成している。
【０００８】
上長端末５は会計伝票の起票部門の上長が使用するパーソナルコンピュータなどの端末であり、伝票承認部６を備えている。伝票承認部６は起票者端末２から証憑類と会計伝票のデータを受信すると、その証憑類にデジタル著名Ａが付加されている場合、その証憑類の暗号を復号化し、復号化後の証憑類と原本の証憑類が一致する場合には、再度、その証憑類を暗号化してデジタル著名Ａとデジタル著名Ｂを付加し、著名付加後の証憑類と会計伝票のデータを会計端末７に送信する。
【０００９】
会計端末７は会計部門の担当者が使用するパーソナルコンピュータなどの端末であり、記憶部８はイメージスキャナ１から出力された証憑類の画像データを記憶する記憶手段を構成している。改竄防止部９は上長端末５から証憑類と会計伝票のデータを受信すると、その証憑類の暗号を復号化して、復号化後の証憑類の画像データと記憶部８に記憶されている証憑類の画像データを照合し、両者が一致する場合に限り、伝票登録部１０における証憑類と会計伝票の登録を許可する改竄防止手段を構成している。伝票登録部１０は改竄防止部９により証憑類と会計伝票の登録が許可された場合、その証憑類にデジタル著名Ａとデジタル著名Ｂが付加されているか否かを判定し、デジタル著名Ａとデジタル著名Ｂの双方が付加されている場合に限り、その証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録する伝票登録手段を構成している。
【００１０】
なお、暗号化部３、著名付加部４、伝票承認部６、改竄防止部９及び伝票登録部１０は専用のハードウエア（例えば、端末に装着可能なＰＣカード）を用いて構成してもよいが、これらの処理内容が記述されたプログラムを用意し、端末のＣＰＵが当該プログラムを実行するようにしてもよい。
図２はこの発明の実施の形態１による伝票登録装置の処理内容を示すフローチャートである。
【００１１】
次に動作について説明する。
例えば、出張旅費の精算を行う場合、起票者端末２を操作して、その旅費内容を記述した会計伝票を作成する。また、イメージスキャナ１を利用して、その会計伝票に添付する原本の証憑類を画像化する。
即ち、イメージスキャナ１は、原本の証憑類を読み込んで、その証憑類の画像データ（イメージデータ）を生成し、その画像データを起票者端末２と会計端末７に送信する（ステップＳＴ１）。
【００１２】
起票者端末２の暗号化部３は、イメージスキャナ１から証憑類の画像データを受けると、その証憑類の画像データを暗号化する（ステップＳＴ２）。
起票者端末２の著名付加部４は、暗号化部３から暗号化後の証憑類の画像データを受けると、その証憑類の画像データに出張者（会計伝票の起票者）を特定するデジタル著名Ａを付加し、著名付加後の証憑類と会計伝票のデータを上長端末５にメール送信する（ステップＳＴ３）。
【００１３】
上長端末５の伝票承認部６は、起票者端末２から証憑類と会計伝票のデータをメール受信すると、その証憑類に付加されているデジタル著名を調査して、上長が管理する対象の担当者（例えば、デジタル著名がＡ，Ｓ，Ｙの担当者）からのメールであるか否かを判断する（ステップＳＴ４）。この例では、証憑類に付加されているデジタル著名がＡであるので、上長が管理する対象の担当者からのメールであると判断する。
上長端末５の伝票承認部６は、上長が管理する対象の担当者からのメールであると判断すると、暗号化されている証憑類の画像データを復号化して、その証憑類の画像をディスプレイに表示する（ステップＳＴ５）。
【００１４】
これにより、起票部門の上長がディスプレイ上の証憑類と原本の証憑類を見比べて、一致すると判断する場合には（ステップＳＴ６）、上長の操作の下、伝票承認部６が再度、その証憑類の画像データを暗号化してデジタル著名Ａとデジタル著名Ｂ（起票部門の上長の承認を示す著名）を付加し、著名付加後の証憑類と会計伝票のデータを会計端末７にメール送信する（ステップＳＴ７）。
一致していないと判断する場合には、証憑類が改竄されている可能性があるので、証憑類と会計伝票の登録を承認せず、必要に応じて改竄されている可能性がある旨を示す書類を関係部門に送達する。
【００１５】
会計端末７の改竄防止部９は、上長端末５から証憑類と会計伝票のデータをメール受信すると、その暗号化されている証憑類を復号化して、復号化後の証憑類の画像データと記憶部８に記憶されている原本の証憑類の画像データとを照合する（ステップＳＴ８）。
改竄防止部９は、両者が一致する場合に限り（ステップＳＴ９）、後段の伝票登録部１０における証憑類と会計伝票の登録を許可するが、両者が一致しない場合、証憑類が改竄されている可能性があるので、証憑類と会計伝票の登録を承認せず、必要に応じて改竄されている可能性がある旨を示す書類を関係部門に送達する。
【００１６】
会計端末７の伝票登録部１０は、改竄防止部９により証憑類と会計伝票の登録が許可された場合、その証憑類にデジタル著名Ａとデジタル著名Ｂが付加されているか否かを判定する（ステップＳＴ１０）。
伝票登録部１０は、デジタル著名Ａとデジタル著名Ｂの双方が付加されている場合には、正規の承認が得られていると判断して、その証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録する（ステップＳＴ１１）。この際、データベース１１に登録する証憑類の画像データは、暗号化されている画像データでも、暗号が復号化されている画像データでもよい。
【００１７】
伝票登録部１０は、デジタル著名Ａとデジタル著名Ｂの双方が付加されていない場合には、正規の承認が得られていないと判断して、証憑類と会計伝票のデータを上長端末５に差し戻すようにする。
なお、データベース１１は、図３に示すように、証憑番号と伝票番号と証憑類の画像データとからなる証憑テーブルと、証憑番号と伝票番号と計上年月等と承認情報とからなる伝票テーブルと、記憶媒体番号と保管期限と計上年月とからなる保管マスタとを備えている。
したがって、証憑類と会計伝票の対応関係の他、その証憑類の画像データ、その画像データの記憶先、保管期限などを管理することができる。
【００１８】
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、暗号化部３により暗号化された証憑類の画像データを復号化し、復号化後の証憑類の画像データと記憶部８に記憶されている原本の証憑類の画像データを照合して一致が認められる場合に限り、伝票登録部１０における証憑類と会計伝票の登録を許可するように構成したので、会計伝票に添付する証憑類の改竄を防止することができる効果を奏する。
【００１９】
実施の形態２．
上記実施の形態１では、デジタル著名Ａとデジタル著名Ｂの双方が付加されている場合、伝票登録部１０が正規の承認が得られていると判断して、その証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録するものについて示したが、図４に示すように、伝票登録部１０が証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録したのち、一定期間が経過すると（例えば、１年）、データベース１１に登録されている証憑類と会計伝票のデータを他の記録媒体１２（例えば、ハードディスク、フロッピー（登録商標）ディスク、テープ）に移すようにしてもよい。
ただし、この場合、データベース１１における保管マスタの記録媒体番号等を更新する必要がある。
これにより、データベース１１に対するデータのオーバーフローを防止することができる。
【００２０】
実施の形態３．
上記実施の形態１では、デジタル著名Ａとデジタル著名Ｂの双方が付加されている場合、伝票登録部１０が正規の承認が得られていると判断して、その証憑類と会計伝票のデータをデータベース１１に登録するものについて示したが、会計伝票の法定保存期間が経過すると、他の記録媒体１２に記録されている証憑類と会計伝票のデータを自動的に削除するようにしてもよい。
また、会計伝票の法定保存期間が経過すると、他の記録媒体１２を自動的に廃棄するようにしてもよい（この場合、同一の記録媒体１２には、法定保存期間が同じ証憑類と会計伝票のデータが登録されているものとする）。
これにより、法的に不要な会計伝票と証憑類を自動的に整理することができる効果を奏する。
【００２１】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、画像化手段により画像化された証憑類を暗号化する暗号化手段を設け、その暗号化手段により暗号化された証憑類と会計伝票をデータベースに登録するように構成したので、会計伝票に添付する証憑類の改竄を防止することができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１による伝票登録装置を示す構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１による伝票登録装置の処理内容を示すフローチャートである。
【図３】データベースの記録内容を示す説明図である。
【図４】この発明の実施の形態２による伝票登録装置を示す構成図である。
【符号の説明】
１  イメージスキャナ（画像化手段）、２  起票者端末、３  暗号化部（暗号化手段）、４  著名付加部（著名付加手段）、５  上長端末、６  伝票承認部、７  会計端末、８  記憶部（記憶手段）、９  改竄防止部（改竄防止手段）、１０  伝票登録部（伝票登録手段）、１１  データベース、１２  記録媒体。
【図１】
2004348583.tif 000003
【図２】
2004348583.tif 000004
【図３】
2004348583.tif 000005
【図４】
2004348583.tif 000006