(57)【要約】【課題】関連文書情報を人手を要することなく効率的に抽出・管理すること。【解決手段】文書登録時には、ＨＴＭＬ文書等のフォーマットに基づき、登録する文書の検査を行い、該文書中に他文書を参照する関連文書情報があるかを調べる。他文書への参照（リンク）を検出した場合は、自動的に関連文書情報として管理データベース１０に登録する。また、登録する文書中に記述された参照先の文書が、文書格納手段１１に未登録の場合、登録しようとする文書の所有者へその旨を通知する。改版時には、管理データベース１０を検索して、改版対象の文書がどの文書から参照されているかを調べ、他文書から参照されている場合には、改版者に、改版しようとしている文書がどの文書から参照されているかを通知する。また、上記他文書の所有者に、改版対象文書が改版されることを通知する。【選択図】          図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
マークアップ言語で記述された文書を登録する文書格納手段と、
上記マークアップ言語で記述された文書の管理情報を格納する管理情報格納手段と、
上記文書を上記文書格納手段に登録する際、該文書を検査して、他文書への参照情報を自動的に抽出し、上記管理情報格納手段に参照情報を登録する参照情報自動抽出・登録手段を備えている
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
上記参照情報自動抽出・登録手段は、登録する文書中に記述された参照先の文書が上記文書格納手段に登録されていない場合、上記登録しようとする文書の所有者へその旨を通知する手段を備えている
ことを特徴とする請求項１の文書管理装置。
【請求項３】
上記参照情報自動抽出・登録手段は、文書の所有者が文書の改版を行う際、上記管理情報格納手段に格納された参照情報から該文書がどの文書から参照されているかを検索し、
上記改版を行おうとしている文書の所有者に、該文書がどの文書から参照されているかを通知する手段を備えている
ことを特徴とする請求項１または請求項２の文書管理装置。
【請求項４】
上記参照情報自動抽出・登録手段は、文書の所有者が文書の改版を行う際、上記管理情報格納手段に格納された参照情報から該文書がどの文書から参照されているかを検索し、
上記文書を参照している文書の所有者に上記文書が改版されたことを通知する手段を備えている
ことを特徴とする請求項１，２または請求項３の文書管理装置。
【請求項５】
文書格納手段に登録されたマークアップ言語で記述された文書から参照情報を抽出し管理するための文書抽出・管理プログラムであって、
上記文書抽出・管理プログラムは、上記文書格納手段に登録される文書を検査して、他文書への参照情報を自動的に抽出する処理と、
抽出された参照情報を、上記文書の管理情報として管理情報格納手段に登録する処理をコンピュータに実行させる
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＨＴＭＬ文書等のマークアップ言語で記述された文書間の参照情報を自動抽出し管理する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般的に、文書を管理するシステムにおいては、図７に示すように、文書に関する管理情報データベース１０を用意し、そこに格納されている情報と実際の文書ファイル１０ａ，１０ｂ，１０ｃを結びつけて管理している。
これらの管理情報は、通常文書ファイルの本文中に記載されており、登録または改版時に担当者が自分の判断で入力したり、あるいは本文の内容の正当性についても人の目による検査を行っている場合がほとんどであり、文書間の関連情報の管理が曖昧であった。
また、登録されている文書間には互いに参照する、あるいは、参照されるという関係があり、ある文書に変更が加わった場合、その変更が他の文書に影響することがある。これらの参照情報についても通常は本文中に書かれているため、人が目で見て判断する場合が多く、リアルタイムにシステム上に反映できないのが実情である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
以上のように、文書間の参照情報については、管理する情報自体がないか、あるいは手入力によって登録されている場合がほとんどであり、従来においては、効率的な管理が行われていない。また、参照先の情報は持っていたとしても、参照元を抽出する手段はなかった。
従来のシステムは上記のように参照情報を管理する機能を備えていなかったので、ある文書に変更が生じた場合に、その情報が参照元の文書に対して的確に伝達されず、情報が陳腐化されてしまうケースがあった。
また、文書が不要となった場合でも、それがどこから参照されているかが分からないため、「とりあえず残す」という行為が発生し、無駄な情報が放置されてしまうことが多かった。
本発明は上記従来のシステムの問題点を解消するためになされたものであって、本発明の目的は、関連文書情報を人手を要することなく効率的に抽出・管理することができ、また、文書を改版する場合に、改版者に改版対象文書を参照している他の文書を通知するとともに、改版する文書を参照してしている文書の所有者に、参照先の文書が改版されたことを通知することができる文書管理を提供することである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記課題を本発明においては、次のように解決する。
文書登録時には、ＨＴＭＬ文書等のマークアップ言語のフォーマットに基づき、図１に示すように、登録する文書の検査を行い、該文書中に他文書を参照する関連文書情報があるかを調べる。なお、他文書を参照する方法（リンクの方法）についてのルールを事前に規定しておく。
上記検査により、他文書への参照（リンク）を検出した場合は、自動的に関連文書情報として、管理データベース１０に登録する。
また、登録する文書中に記述された参照先の文書が、登録されていない場合、上記登録しようとする文書の所有者へその旨を通知する。
改版時には、図２に示すように、上記管理データベース１０を検索して、改版対象の文書がどの文書から参照されているかを調べる。そして、改版対象の文書が他文書から参照されている場合には、上記改版者に、改版しようとしている文書がどの文書から参照されているかを通知する。
さらに、改版対象の文書が他文書から参照されている場合、該他文書の所有者に、改版対象文書が改版されたことを通知する。
以上のように、本発明においては、ＨＴＭＬ文書等のマークアップ言語で記述した文書のフォーマットを利用することにより、自動的に文書の検査を行い、関連文書情報の抽出を可能としている。なお、他文書へのリンク方法は、予め定義されており、文書検査時にその記述を検出することにより、他文書への参照情報を自動抽出することができる。
上記のようにして抽出された関連文書情報を管理情報として管理データベースに格納し、文書が改版される際にその情報を読み出すことにより、関係する文書の所有者への通知をリアルタイムに行うことを可能となる。
【０００５】
【発明の実施の形態】
図１、図２は、本発明の実施例の文書管理装置の処理を説明する図であり、図１は文書を登録する場合の処理を示し、図２は文書を改版する場合の処理を示している。
図１、図２において、１０は管理データベースであり、文書格納手段１１に登録されたＨＴＭＬ文書等のマークアップ言語で記述された文書ファイルを管理するとともに、文書間の関連情報を蓄積する。
１は参照情報抽出・管理プログラムであり、図１に示すユーザ（登録者）が文書ファイルＡの登録処理を行う際に起動され、登録文書ファイルＡを、関連文書記述パターン定義２により検査して、文書ファイルＡが参照している文書名（参照先文書：文書ファイルＢ，Ｃ，Ｄ）を抽出する。そして、文書格納手段１１に登録されている参照先の文書ファイル名（文書ファイルＢ，Ｃ）を関連文書として管理データベース１０に登録する。上記参照先の文書（文書ファイルＤ）が文書格納手段１１に格納されていない場合には、このことを登録者に通知する。
【０００６】
一方、図２に示す文書ファイルの改版時には、参照情報抽出・管理プログラム１は、管理データベース１０を逆引き検索して、改版しようとしている文書ファイルを参照している文書（参照元文書）を調べる。例えば、文書ファイルＢを改版する場合、文書ファイルＢを参照している文書があるかを調べ、参照している文書ファイル（文書ファイルＡ，Ｄ）があると、改版者に、文書ファイルＢを参照している文書があることを通知し、改版を行うか否かの確認をする。
そして、改版者が文書ファイルＢを改版する場合には、文書ファイルＢを参照している文書の所有者に文書Ｂが改版されたことを通知する。
【０００７】
図３は管理データベース１０に登録されるデータ例を示す図である。
同図に示すように、管理データベース１０には、（ａ）文書リストと、（ｂ）参照リストが登録される。文書リストには、文書格納手段１１に格納されている文書名、所有者、登録日、改版日等が登録される。
また、参照リストには参照元の文書名と、参照先の文書名等が登録される。
【０００８】
図４は本実施例における文書の登録、改版処理を説明する図である。
同図（ａ）に示すように文書ファイルＡを登録処理する際〔同図（ａ）  の（１）  〕、参照情報抽出・管理プログラム１を起動して、登録する文書ファイルＡを、関連文書記述パターン定義２により検査する〔同図（ａ）  の（２）  〕。そして、登録文書ファイルＡ中で他の文書を参照している場合、その参照先の文書が文書格納手段１１に格納されているか否かを管理データベース１０を検索して調べる〔同図（ａ）  の（３）  〕。
参照先の文書ファイルＤが未登録であり文書格納手段１１に格納されていなければ、それをユーザ（登録者）に通知する〔同図（ａ）  の（４）  〕。また、上記参照先の文書ファイルＢが文書格納手段１１に格納されていれば、この関連文書情報である参照先の文書ファイルＢを管理データベース１０に登録する〔同図（ａ）  の（５）  〕。
なお、参照先の文書ファイルＤが未登録の場合、文書ファイルＤを管理データベース１０に仮登録しておき、文書ファイルＤが文書格納手段１１に格納されたとき、上記仮登録を本登録に切り換えるようにしてもよい。
以上のように、登録文書ファイルから関連文書情報を自動的に抽出し、管理データベース１０に登録することにより、人手を要することなく関連文書情報を効率的に抽出し管理することができ、また、文書登録時に、参照している文書がシステムに登録されているか否かを通知することが可能となる。
【０００９】
上記のような登録処理が行われると、図４（ｂ）に示すように、文書ファイルＡが文書格納手段１１に格納され、管理データベース１０には、上記登録された文書ファイル名Ａが文書リストに登録されるとともに、関連文書情報として、参照リストに文書ファイルＡが文書ファイルＢを参照していることが登録される。
次いで、図４（ｃ）に示すように、文書ファイルＢの所有者が文書ファイルＢの改版を行う場合、改版の通知があると〔同図（ｃ）  の（１）  〕、参照情報抽出・管理プログラム１を起動する。参照情報抽出・管理プログラム１は、管理データベース１０を逆引き検索して、文書ファイルＢを参照している文書（参照元文書）を調べる〔同図（ｃ）  の（２）  〕。例えば文書ファイルＡが文書ファイルＢを参照している場合、改版者に文書ファイルＢを参照している文書ファイルＡがあることを通知し〔同図（ｃ）  の（３）  〕、改版を行うか否かを確認する。
そして、改版者が文書ファイルＢの改版を行う場合には、改版処理を行い〔同図（ｃ）  の（４）  〕、文書ファイルＡの所有者に文書ファイルＢが改版されることを通知する〔同図（ｃ）  の（５）  〕。
【００１０】
以上のように、改版時に、改版対象の文書ファイルを検査し、その文書ファイルを参照している文書を検索して改版者に通知することにより、改版者は、改版が及ぼす影響を配慮しながら、改版を行うか否か等を決定することができる。
また、改版する文書を参照している文書の所有者に改版されることを通知することにより、当該文書の所有者は、上記改版に合わせて当該文書を改版する必要があるか否か等を判断することができる。
さらに、改版時だけでなく、文書ファイルの削除する際、文書ファイルを参照している参照元の文書ファイル検索し通知するようにすれば、削除者は、削除しようとしている文書ファイルを参照している文書ファイルがあるか否かを知ることができ、その文書ファイルを削除してもよいか否かを判断することができる。このため、前記した「とりあえず残す」という行為が発生することがなく、無駄な情報が放置されてしまうこともない。
【００１１】
図５は上記参照情報抽出・管理プログラムの全体処理を示すフローチャート、図６は文書ファイルを検査して参照情報を抽出し管理データベースに格納する処理を示すフローチャートであり、以下、図５、図６により、本実施例における登録時の処理、改版時の処理について説明する。
（１）登録時の処理
図５において、登録処理時には、文書ファイルを文書格納手段１１に登録し（ステップＳ１）、管理データベース１０の文書リストに登録した文書名、所有者、登録日等を登録する。ついで、前記関連文書記述パターン定義２により、登録する文書本文から関連文書情報を検索し（ステップＳ２）、参照先の文書があるかを調べる（ステップＳ３）。参照先の文書がなければ、処理を終了する。
また、参照先の文書があれば、ステップＳ３からステップＳ４に行き、管理データベース１０の文書リストを調べ、参照先の文書が登録済であるかを調べる。
参照先の文書が未登録の場合には、文書ファイルの登録者に参照先の文書が未登録であることを通知し（ステップＳ６）、処理を終了する。
また、参照先の文書が登録済の場合には、参照先文書を関連文書といて管理データベース１０の参照リストに登録する。
【００１２】
上記関連文書記述パターン定義２による文書本文からの関連文書情報の検索、管理データベースへの関連文書情報の登録処理を図６により説明する。
参照情報抽出・管理プログラム１はまず検査対象となる文書ファイルを読み込み（ステップＳ１）、タグを調べる（ステップＳ２）。
タグであれば、前記関連文書記述パターン定義２に基づき、”ｂｕｎｓｙｏ．ａｓｐ？ｉｄ＝”の記述があるかを調べる（ステップＳ２）。
なお、他文書を参照する方法（リンクの方法）についてのルールは、予め定められており、文書ファイルの作成者は、参照先文書がある場合、このルールに基づき予め文書ファイル中に上記記述を挿入しておく。
この記述があれば、文書名（”ｉｄ＝”の値）を取得し（ステップＳ４）、管理データベース１０の文書リストを検索し、参照先文書が登録済であるかを調べる（ステップ５）。参照先の文書が未登録であれば、文書ファイルの登録者に未登録文書であることを通知する（ステップＳ８）。
【００１３】
また、参照先文書が登録済であれば、関連文書情報として、管理データベース１０の参照リストに登録する（ステップＳ６）。
以上の処理を各行について行い、最後の行になると（ステップＳ７）、処理を終了する。
なお、上記処理において、前記したように参照先文書が未登録の場合、参照先の未登録の文書ファイル名を、管理データベース１０の参照リストに仮登録しておき、上記参照先文書が文書格納手段１１に登録されたとき、仮登録を本登録に切り換えるようにしてもよい。
【００１４】
（２）改版時の処理
図５において、改版を行う場合、参照情報抽出・管理プログラム１は、管理データベース１０を検索し、改版対象文書ファイルを参照している参照元の文書ファイルを検索する（ステップＳ７）。改版対象文書ファイルを参照している参照元の文書ファイルがある場合には、ステップＳ８からステップＳ９に行き、参照元文書ファイルを改版者に通知する。
ついで、改版者に改版するかを確認し（ステップＳ１０）、改版する場合には、改版処理を行う（ステップＳ１１）。
そして、参照元の文書がある場合、参照元文書の所有者に改版を通知する（ステップＳ１２）。さらに、改版対象文書ファイルの改版部分に他の文書ファイルを参照する参照情報があるかを調べ（ステップＳ１３）、なければ処理を終了する。
【００１５】
また、改版部分が他の文書ファイルを参照している場合には、前記登録時の処理と同様、参照先の文書が文書格納手段１１に登録済であるかを調べ（ステップ１４）、登録済であれば、参照先文書を関連文書情報として管理データベース１０に登録して（ステップＳ１５）処理を終了する。また、登録済でなければ、改版者に通知し（ステップ１６）、処理を終了する。
なお、この場合も、前記したように参照先文書が未登録の場合、参照先の未登録の文書ファイル名を、管理データベース１０の参照リストに仮登録しておき、上記参照先文書が文書格納手段１１に登録されたとき、仮登録を本登録に切り換えるようにしてもよい。
【００１６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明においては以下の効果を得ることができる。
（１）参照している文書の情報が自動的かつ正確に抽出・登録されるため、関連文書情報を効率的に抽出し管理することができる。
また、文書登録時に、参照している文書がシステムに登録されているか否かを通知することが可能となる。
（２）改版時に、管理データベースを検索し、改版対象となる文書を参照してある他の文書を検索することが可能となる。このため改版時に、改版者に対して、改版対象の文書を参照している文書を通知することができ、また、改版対象文書を参照している他の文書の所有者に対して、参照している文書が改版されることを通知することができる。
（３）文書が改版される毎に、改版対象の文書を参照している文書の所有者に改版されることが通知されるため、当該文書の所有者は、改版に対応して文書の更新等を図ることができ、登録されている文書情報自体の陳腐化を防止することができる。このため、文書管理そのものの効率もアップする。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施例の構成および登録時の処理を説明する図である。
【図２】本発明の実施例の構成および改版時の処理を説明する図である。
【図３】管理データベースに登録されるデータ例を示す図である。
【図４】本発明の実施例における文書の登録、改版処理を説明する図である。
【図５】参照情報抽出・管理プログラムの全体処理を示すフローチャートである。
【図６】文書ファイルを検査して参照情報を抽出し管理データベースに格納する処理を示すフローチャートである。
【図７】従来例を示す図である。
【符号の説明】
１    参照情報抽出・管理プログラム
２    関連文書記述パターン定義
１０  管理データベース
１１  文書格納手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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