(57)【要約】【課題】申請に関わる情報を一元的に管理し、申請に対する実行報告の把握を容易とすること。【解決手段】申請処理システム１は、サーバ２と複数の端末３，４が相互に通信可能に接続されたネットワーク５備えた構成でとし、端末は申請を行う申請端末３と、申請を処理する申請処理端末４とを備え、サーバ２は申請の申請情報及び実行報告情報を管理情報と共に記録する記録手段２ｂと、申請の申請情報、実行報告情報及び管理情報について、端末との間で行う送受信、及び記録手段２ｂとの間で行う記録を管理する管理手段２ａを備える。管理手段２ａは、同一の申請に対して申請情報と実行報告情報とを関連付けて管理することにより、申請に関わる情報を一元的に管理し、申請に対する実行報告の把握を容易とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバと複数の端末とが相互に通信可能に接続されたネットワークにおいて、
前記端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する申請処理端末とを備え、
前記サーバは、前記申請の申請情報及び承認済申請の実行報告情報を、申請を管理するための管理情報と共に記録する記録手段と、
前記申請の申請情報、実行報告情報及び前記管理情報について、前記端末との間で行う送受信、及び前記記録手段との間で行う記録を管理する管理手段とを備え、
前記管理手段は、同一の申請に対して申請情報と実行報告情報とを関連付けて管理することを特徴とする申請処理システム。
【請求項２】
申請情報と実行報告情報とは、前記管理情報により関連付けられることを特徴とする、請求項１に記載の申請処理システム。
【請求項３】
前記管理手段は、管理情報に申請処理端末による申請承認を記録すると共に実行報告待ち状態を設定し、当該実行報告待ち状態の設定を申請端末に通知することを特徴とする、請求項１又は２に記載の申請処理システム。
【請求項４】
前記管理手段は、申請端末による実行報告情報を記録すると共に管理情報に実行報告確認待ち状態を設定し、当該確認待ち状態の設定を申請処理端末に通知することを特徴とする、請求項３に記載の申請処理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、管理情報に申請処理端末による実行報告情報の確認を記憶すると共に実行報告確認済み状態を設定し、当該実行報告確認済み状態の設定を申請端末に通知することを特徴とする、請求項４に記載の申請処理システム。
【請求項６】
前記実行報告情報は、少なくとも日付情報及びテキスト文書を含むことを特徴とする、請求項１乃至５の何れかに記載の申請処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、稟議申請業務を行う申請処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業等の組織内において、決裁や意思決定は稟議書を書類形態で回すことにより管理する方法が一般的である。このような書類によって稟議書を回して申請業務を行う方法では、例えば、起案者は最新の社内規定書や組織図を参照して稟議書を起案しなければならないといった起案作業の繁雑さの問題や、稟議書のセキュリティを含む保管、管理の問題があり、また、稟議書の移動に時間がかかるため迅速な申請処理が難しいという問題もある。
【０００３】
このような問題に対して、コンピュータネットワークを用いることにより、起案作業の簡略化、ペーパーレス化、意思決定の迅速化、セキュリティの強化を図る決裁システムが、例えば、特許文献１に提案されている。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−８２８３６（段落番号００１４）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記の文献で提案されるシステムは、申請者が用いる起案者端末と承認者が用いる承認者端末とをコンピュータネットワークで接続し、起案者端末において申請者に決裁申請と承認ルートを入力させ、入力された決裁申請を同じく入力された承認ルートに基づいて承認者端末に配信し、承認者端末において決裁承認者に配信された決裁申請の決裁承認又は決裁却下の申請処理を行わせる構成としている。
【０００６】
このシステムでは、稟議の起案、申請、承認という一連の申請処理のみにより処理が完結している。そのため、この承認された申請に関わる業務がどのように実行されいるかを確認するには、別に作成された実行報告書を参照しなけらばならない。通常、実行報告書は書類形式で作成され管理されている。また、実行報告書は、電子情報の形態で実行報告書用のシステムで記録管理することも可能である。
【０００７】
しかしながら、書類形式あるいは電子情報のいずれのデータ形式であっても、申請に関するシステムと実行報告に関するシステムが別システムであるため、情報の一元的な管理が難しく、承認者は承認した申請の実行状況を容易に把握することができないという問題があり、申請に対するフィードバックが不十分となるおそれもある。
【０００８】
本発明は、前記した課題を解決して、申請に関わる情報を一元的に管理し、申請に対する実行報告の把握を容易とすることを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の申請処理システムは、サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備えた構成により実現する。
【００１０】
端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する申請処理端末とを備える。サーバは、申請の申請情報及び承認済申請の実行報告情報を、申請を管理するための管理情報と共に記録する記録手段と、申請の申請情報、実行報告情報及び管理情報について、端末との間で行う送受信、及び記録手段との間で行う記録を管理する管理手段とを備える。
【００１１】
管理手段は、同一の申請に対して申請情報と実行報告情報とを関連付けて管理することにより、申請に関わる情報を一元的に管理し、申請に対する実行報告の把握を容易とする。ここで、申請情報と実行報告情報とは、管理情報により関連付けられる。
【００１２】
管理手段の第１の態様は、申請処理端末から申請承認が出された場合の処理態様であり、管理情報に、申請処理端末による申請承認を記録すると共に実行報告待ち状態を設定し、この実行報告待ち状態の設定を申請端末に通知する。この管理情報から、申請は、承認済みの状態にあること、及び申請者からの実行報告を待っている状態であることを知ることができる。
【００１３】
また、申請端末に実行報告待ちの状態の設定を通知することにより、申請者に対して実行報告の提出を促すことができる。
【００１４】
管理手段の第２の態様は、申請端末から実行報告が提出された場合の処理態様であり、管理情報に、申請端末による実行報告情報を記録すると共に実行報告確認待ち状態を設定し、この実行報告確認待ち状態の設定を申請処理端末に通知する。この管理情報から、申請は、実行報告が提出された状態にあること、及び実行報告確認者からの実行報告確認を待っている状態であることを知ることができる。
【００１５】
また、申請処理端末に実行報告確認待ちの状態の設定を通知することにより、実行報告確認者に対して実行報告の確認処理を促すことができる。
【００１６】
管理手段の第３の態様は、申請処理端末から実行報告確認が出された場合の処理態様であり、管理情報に申請処理端末による実行報告情報の確認を記憶すると共に実行報告確認済み状態を設定し、この実行報告確認済み状態の設定を申請端末に通知する。この管理情報から、申請は、実行報告確認者により実行報告が確認済みの状態にあること、及び実行報告確認の通知が申請者に通知済みであることを知ることができる。
【００１７】
また、申請端末に実行報告確認済みの状態の設定を通知することにより、処理者に対して実行報告が確認されたことを通知することができる。
【００１８】
実行報告情報は、少なくとも日付情報及びテキスト文書を含む構成とすることができる。また、実行報告情報として、別に管理するデータファイルのアドレス情報を含む構成とし、このアドレス情報からデータファイルに記録される実行報告情報を読み出すようにしてもよい。
【００１９】
本発明は、上記各態様の処理において、申請や実行報告に関する設定を申請端末あるいは申請処理端末に通知することにより、申請者や実行報告確認者に対して関連する申請及び実行報告に対する処理を促すと共に、申請と実行報告との関連付けを容易とすることができる。
【００２０】
本発明によれば、申請情報と実行報告情報とは管理情報により関連付けられているため、申請に対する実行報告の状況を容易に把握することができる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００２２】
図１は本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【００２３】
申請処理システム１は、ネットワーク５を介してサーバ２と複数の端末が相互に通信可能に接続されて構成され、申請、この申請に伴う確認、承認等の決裁、申請内容の検討、実行報告、実行報告の確認等を行う。
【００２４】
なお、以下では、申請確認では確認と却下の処理を行い、申請承認では承認と却下と否認の処理を行い、実行報告確認では承認と却下を行うものとする。ここで、確認の処理は確認者段階における申請容認であり、承認の処理は承認者段階における申請容認であり、通常の申請処理では、確認が行われた後に承認が行われて最終的に申請が容認されるものとしている。
【００２５】
また、却下された申請は申請者に差し戻され、再度申請を行うことができるが、否認された申請は再度の申請は許されず、そのまま廃案とされるものとしている。
【００２６】
したがって、確認者の段階は中間的な申請処理を行うのに対して、承認者の段階は最終的な申請処理を行うことになる。なお、確認、承認、却下、及び否認の用語及びその内容については上記の例に限らず、適用する申請処理システムに応じて任意に定めることができる。
【００２７】
また、実行報告の確認処理では、申請が承認された後に提出される実行報告について承認、あるいは却下して再度実行報告を提出させる。
【００２８】
端末は、申請を行う申請端末３と、申請処理機能を有する申請処理端末４とを備える。申請端末３は、申請者が申請内容の起案あるいは実行報告の作成を行い、サーバ２を介して申請処理端末４に、実行報告の確認を含む申請処理を依頼する端末である。
【００２９】
申請処理端末４は、申請処理の機能に応じて階層化することができる。申請端末３で起案された申請は、申請処理端末４において申請処理され、確認、承認、否認等の決裁処理や、申請内容の検討等の処理が行われる。また、実行報告は、申請処理端末４において確認処理され、承認、却下の決裁処理や、申請内容の検討等の処理が行われる。処理結果は申請端末３に戻されると共にサーバ２で管理される。
【００３０】
申請処理は、申請処理を行う者の決裁権限に応じて設定され、申請処理端末４には決裁権限に応じた申請処理の機能が設定される。なお、図１では、一つの申請端末３のみを示しているが、ネットワークには複数の申請端末を接続することができる。
【００３１】
申請処理端末４は、決裁権限に応じた申請処理の機能を有する。階層化して設定することもでき、例えば、申請は、確認処理が行われた後、承認処理が行われて申請処理が決裁される。図１では、申請確認端末４Ａ（４Ａａ，４Ａｂ）、及び申請承認端末４Ｂ（４Ｂａ，４Ｂｂ）が設けられ、それぞれネットワーク５を介してサーバ２に接続される。申請確認端末４Ａ及び申請承認端末４Ｂの各階層は、それぞれ複数の端末を備えることができる。申請者は、後述するように、各申請端末から申請端末毎に対応する確認端末を選択することもできる。
【００３２】
各申請処理端末４は、申請処理に関して、設定された決裁権限に応じて階層化された機能を設定することができる。例えば、下位の申請処理端末に相当する申請確認端末４Ａは、決裁処理に対して確認権限を持つが、最終的な承認権限を持たない者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持たず、申請内容を確認したり、メッセージや修正事項を付加情報として付け加え、サーバ２で申請確認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請確認端末４Ａからの通知により、申請に対する確認結果を知ると共に、付加情報を参照することができる。
【００３３】
また、上位の申請処理端末に相当する申請承認端末４Ｂは、決裁処理に対して最終的な承認権限を持つ者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持ち、申請内容を承認、否認、却下等の処理を行う。なお、メッセージや修正事項を付加情報として付け加えることもできる。申請承認端末４Ｂは、サーバ２において申請承認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請承認端末４Ｂからの通知により、申請に対する承認結果を知ると共に、付加情報を参照することができる。
【００３４】
この申請確認端末４Ａと申請承認端末４Ｂとの間は、申請処理上の機能において階層化することができる。例えば、申請処理において、確認が終了した後に最終的な承認を行うことにより決裁が行われる場合には、申請確認端末４Ａは確認権限者が行う確認処理機能を備え、申請承認端末４Ｂは承認者が行う承認処理機能を備える。
【００３５】
各申請確認端末４Ａが備える機能による処理結果としては、例えば確認や却下があり、また、申請承認端末４Ｂが備える機能による処理結果としては、例えば承認，否認，あるいは却下がある。階層化により、申請承認端末４Ｂによる処理の一部は、申請確認端末４Ａの処理結果に基づいて行われる。例えば、申請確認端末４Ａで却下された申請については処理を行わず、また、承認は全ての申請確認端末４Ａの確認に基づいて行う。
【００３６】
また、申請処理端末の何れかを実行報告を確認する実行報告確認端末とし、申請端末から提出された実行報告について、承認あるいは却下の処理を行う。
【００３７】
サーバ２は、申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段２ｂと、端末３，４との間において申請情報や管理情報を送受信したり、記録手段２ｂとの間において申請情報や管理情報の記録を管理する管理手段２ａとを備える。
【００３８】
管理手段２ａは、申請申請端末４が備える階層化された申請処理機能に応じて申請を階層化して管理する。例えば、申請承認端末４Ｂによる承認は、申請確認端末４Ａによる確認を条件として行うように設定することができる他、申請承認端末４Ｂにより申請承認された後は、申請確認端末４Ａが却下を行うことができないように設定することができる。また、本発明の優先処理により場合には、申請確認端末４Ａによる確認を条件とすることなく申請承認端末４Ｂで承認できるように設定することができる。
【００３９】
管理手段２ａによるこれらの管理は、申請確認端末４Ａや申請承認端末４Ｂによる処理結果のデータに基づいて論理演算等により行うことができる。
【００４０】
ここで、管理手段２ａが管理する情報の内で、申請情報は主に申請内容に関わる情報であり、また、管理情報は申請を管理するための書誌情報や申請の進み具合に関する情報である。これらの申請情報や管理情報は申請端末や申請処理端末において、入力手段（図示していない）からの入力、あるいは端末での処理結果に基づいて設定することができる。
【００４１】
また、本発明の管理手段２ａは、申請や実行報告に関する設定を申請端末３あるいは申請処理端末４に通知することにより、申請者や実行報告確認者に対して関連する申請及び実行報告に対する処理を促すと共に、申請と実行報告との関連付けを行うことができる。
【００４２】
申請や実行報告に関する設定に関し、時間的な流れに従って以下のような処理態様がある。
【００４３】
第１の処理態様は、申請処理端末４から申請承認が出された場合の処理態様である。この処理態様では、管理手段２ａは、申請処理端末４による申請承認を記録すると共に実行報告待ち状態を設定し、この実行報告待ち状態の設定を申請端末３に通知する。この管理情報によれば、申請は、申請処理端末４において、承認済であり、申請者からの実行報告を待っている状態であることを知ることができる。
【００４４】
第２の処理態様は、申請端末３から実行報告が提出された場合の処理態様である。管理情報２ａは、申請端末３による実行報告情報を記録すると共に実行報告確認待ち状態を設定し、この実行報告確認待ち状態の設定を申請処理端末に通知する。この管理情報によれば、申請は、申請端末３から実行報告が提出され、実行報告確認者からの実行報告確認を待っている状態であることを知ることができる。
【００４５】
第３の処理態様は、申請処理端末４から実行報告確認が出された場合の処理態様である。管理情報２ａは、管理情報に申請処理端末による実行報告情報の確認を記憶すると共に実行報告確認済み状態を設定し、この実行報告確認済み状態の設定を申請端末に通知する。この管理情報から、申請は、実行報告確認者により実行報告が確認済みの状態にあること、及び実行報告確認の通知が申請者に通知済みであることを知ることができる。
【００４６】
次に、本発明の申請処理システムが行う申請処理例について図２，３のフローチャートを用いて説明する。
【００４７】
申請者は、申請端末において稟議書に入力して申請を作成する。このとき、添付ファイルがある場合には追加することもできる。また、複数の申請確認者の中から申請の確認を得る申請確認者、実行報告を承認する実行報告確認者を設定することもできる（ステップＳ１）。
【００４８】
申請者は、作成した稟議書について申請を行う。この申請は複数の承認段階を含む。申請内容については、確認者による確認と承認者による承認の２段階を含み、確認が得た後、承認を得ることで申請の決裁が行われる。申請が承認された後、この申請に対して提出された実行報告の承認が行われる。
【００４９】
はじめに、図２中のステップＳ２〜ステップＳ４により確認の申請処理を行い、図２中のステップＳ５〜ステップＳ８により承認の申請処理を行い、さらに、図３中のステップＳ９〜ステップＳ１４により実行報告の承認の申請処理を行う。
【００５０】
確認者が設定されている場合には（ステップＳ２）、その設定された確認者に申請が送られ、確認あるいは却下の処理が行われる。なお、確認の申請処理は、複数の確認者により行うことができる。なお、このとき、確認者は、メッセージを付加する他、確認者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ３）。
【００５１】
設定された確認者について全員が「確認済」の処理を行った場合には（ステップＳ４）、次の承認者による申請処理に進む。なお、ステップＳ２において、確認者が設定されていない場合には、確認者による申請処理を行うことなく承認者による申請処理に進む。
【００５２】
承認者は、確認済みの申請について承認、否認、あるいは却下の処理を行う。なお、このとき、承認者は、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ５）。
【００５３】
承認者による承認が得られた場合には（ステップＳ６）、承認済稟議として記録される。このとき、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともでき、また、その後の実行報告を追加して記録したり、検索を行うこともできる（ステップＳ７）。
【００５４】
なお、前記ステップＳ４において、設定されている確認者全員の「確認済」の処理が得られない場合、及び前記ステップＳ６において、承認者により却下された場合には、ステップＳ１に戻る。また、承認者により否認された場合には（ステップＳ６）、否認済稟議として記録される（ステップＳ８）。このとき、メッセージを付加する他、添付資料の追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うことができる。
【００５５】
申請者あるいは実行者は、報告承認された申請を業務上で実行し、その報告として実行報告を作成する。なお、このとき、複数の申請確認者の中から実行報告を承認する実行報告確認者を設定することもできる（ステップＳ９）。
【００５６】
実行報告確認者が設定されている場合には（ステップＳ１０）、その設定された実行報告確認者に実行報告が送られ、承認あるいは却下の処理が行われる。なお、このとき、実行報告確認者は、メッセージを付加する他、実行報告確認者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ１２）。なお、実行報告確認者が設定されていない場合には（ステップＳ１０）、上位の申請承認者等予め設定しておいた者を実行報告確認として設定して（ステップＳ１１）、ステップＳ１２の処理を行う。
【００５７】
実行報告確認者による承認が得られた場合には（ステップＳ１３）、実行報告済稟議として記録される。このとき、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともでき、また、その後の実行報告を追加して記録したり、検索を行うこともできる。したがって、この実行報告は、中間的な報告として、順次実行状況を更新して報告することができる（ステップＳ１４）。
【００５８】
ステップＳ１３において、実行報告確認者により却下された場合には、ステップＳ９に戻り、実行報告の修正や追加を行う。
【００５９】
以下、申請の処理について図４の構成ブロック図及び図５の関係図を用いて説明する。なお、図４と図５では、共通する処理について同じ番号を付している。
【００６０】
申請は、申請者が申請確認者に申請の確認を依頼すると共に、申請承認者に申請の承認を依頼し、申請確認者による確認と申請承認者による承認の申請業務を経ることにより申請が承認される。なお、この申請業務において、申請確認者や申請承認者は申請確認端末や申請承認端末が備えるメッセージ機能を用いてコメントを付加したり、機能を用いて申請内容を調整することもできる。
【００６１】
申請者は、申請端末３からサーバにアクセスし、作成する申請書の種類を選択してサーバ２に申請書のフォーマットを要求する（１）。サーバ２は、記録手段２ｂ内に申請書フォーマットを予め用意しておき、申請端末３からの要求に応じて選択された申請書フォーマットを抽出して申請端末３に送信する（２）。申請端末３は、サーバ２から受信した申請書フォーマット（３）を用いて申請内容を記述する（４）。
【００６２】
この申請内容の確認を依頼する申請確認者を選択することができる。このとき、申請承認者については、申請端末での選択を可能とするよう設定することも、あるいは、申請端末での選択を不可に設定することもできる。この選択は、サーバに予め定めリストを用意しておき、このリストから選択するようにしてもよい（５）。作成した申請内容を保存し、この申請内容をサーバ２に送る（６）。
【００６３】
サーバ２は、申請端末３から送られた申請を記録手段２ｂに記録する。この記録において、申請内容を含む申請情報と共に、この申請の管理に用いる管理情報を付加して記録する。管理情報としては、仮申請と同様に、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる（７）。
【００６４】
サーバ２は、これらの申請情報及び管理情報を申請として、選択された申請確認者の申請確認端末４Ａに通知する（８）。申請確認端末４Ａは、サーバ２から送られた申請を受信し（９）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントを記述して申請情報内に記録する共に（１０）、申請の確認処理を行う（１１）。この申請の確認は、例えば申請の確認用に設けたデータ領域に確認済を設定することで行うことができる。
【００６５】
また、サーバ２は、前記申請確認者の申請確認端末４Ａと共に、前記申請情報及び管理情報を申請として、申請承認者の申請承認端末４Ｂに通知する。申請承認端末４Ｂが選択可に設定されている場合には、選択された申請承認端末４Ｂに通知する（８）。申請承認端末４Ｂは、サーバ２から送られた申請を受信し（１２）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントの記述や、編集機能を用いて申請内容を調整して申請情報内に記録する共に（１３）、申請の承認処理を行う（１４）。この申請の承認は、例えば申請の承認用に設けたデータ領域に承認済を設定することで行うことができる。
【００６６】
前記（１１）において申請確認端末４Ａが申請を却下した場合には、サーバ２の管理手段２ａはこの却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（１５）、申請元の申請端末３に申請却下を通知し（１６）、申請端末３は却下された申請を受信する（１７）。
【００６７】
また、前記（１４）において申請承認端末４Ｂが申請を却下した場合においても、サーバ２の管理手段２ａはこの申請承認端末４Ｂによる却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（１５）、申請元の申請端末３に却下を通知する（１６）。
【００６８】
上記申請却下において、何れの申請処理端末（申請確認端末、申請承認端末）で却下処理を行ったかの情報を申請端末３に送ることにより、申請者は却下処理を行った申請確認者あるいは申請承認者を確認することもできる（１７）。また、申請承認端末において否認された場合には（１４）、否認された申請を記録手段２ｂに記録し（２２）、申請元の申請端末３に申請が否認されたことを通知する（２３）。申請端末３は、申請が否認されたことを受信する（２４）。
【００６９】
一方、申請確認端末４Ａにおいて確認がされた場合には（１１）、サーバ２の管理手段２ａは、選択されている申請確認端末４Ａについて却下していないかの判定を行う（１８）。管理手段２ａは、前記（１８）において選択されている申請確認端末の全てにおいて申請確認がなされている場合において、申請承認端末４Ｂにおいて承認がされた場合には（１４）、申請を承認し記録手段２ｂに記録し（１９）、申請元の申請端末３に申請が承認されたことを通知する（２０）。申請端末３は、申請が承認されたことを受信する（２１）。
【００７０】
次に、実行報告の処理について図６の構成ブロック図及び図７の関係図を用いて説明する。なお、図６と図７では、共通する処理について同じ番号を付している。
【００７１】
サーバ２の管理手段２ａは、記録手段２ｂに記録される承認された申請について（３１）実行報告を格納する領域を設定し（３２）、実行報告の設定を、当該申請の申請者あるいは当該申請を実行する実行者の端末に通知する。なお、実行報告の設定通知において、実行報告のフォーマットを送信するようにしてもよい。以下では、実行報告を作成する者は申請者として、申請者端末に通知する例を説明するが、実行者端末とすることもできる（３３）。
【００７２】
申請端末３は、サーバ２から承認された申請と対応する実行報告の設定、あるいはそのフォーマットを受信し（３４）、実行報告の内容を記述する（３５）。なお、サーバ２から承認申請の書誌的事項を書き込んだ実行報告フォーマットを申請端末３に送る場合には、申請者はこの実行報告フォーマットに実行内容を記述することで実行報告を作成する。また、申請端末３が実行報告フォーマットを備えている場合には、サーバ２から送られた承認申請の情報に基づいて書誌的事項を自動で書き込み、申請者はこの実行報告フォーマットに実行内容を記述するようにすることもできる。
【００７３】
作成した実行報告を保存し、この申請内容をサーバ２に送る（３６）。サーバ２は、申請端末３から送られた実行報告を記録手段２ｂに記録する。この記録において、実行報告情報と申請内容を含む申請情報とを、申請の管理に用いる管理情報と共に記録する。管理情報としては、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる（３７）。
【００７４】
サーバ２は、これらの申請情報、実行報告、及び管理情報を、実行報告確認者の申請処理端末４に通知する。図６では、実行報告確認端末として申請承認端末４Ｂｂの場合を示している（３８）。申請承認端末４Ｂｂは、サーバ２から送られた実行報告を受信し（３９）、実行状況を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントを記述して管理情報内に記録する共に（４０）、実行報告の確認処理を行う。この実行報告の確認は、例えば実行報告の確認用に設けたデータ領域に設定することで行うことができる（４１）。
【００７５】
申請承認端末４Ｂｂが実行報告を却下した場合には、サーバ２の管理手段２ａはこの申請承認端末４Ｂｂによる却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（４２）、実行報告の報告元の申請端末３に却下を通知する（４３）。
【００７６】
申請端末３は実行報告却下に受信し（４４）、前記（３５）に戻り、コメント等を参考にして実行報告を修正したり補充追加を行うことにより実行報告を補完し、再度承認を受ける。
【００７７】
また、申請承認端末４Ｂｂにおいて実行報告が承認がされた場合には（４１）、実行報告を承認し記録手段２ｂに記録し（４５）、実行報告の報告元の申請端末３に実行報告が承認されたことを通知する（４６）。申請端末３は、実行報告が承認されたことを受信する（４７）。
【００７８】
図８は、申請情報、実行報告情報、及び管理情報のデータ構成の一例を示している。この例では、申請情報は、申請内容及びその申請の件名の他、申請による効果や関連する取引データを加えて申請内容を補充してもよい。また、確認者が記述したコメントを付加してもよい。
【００７９】
管理情報は、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる。申請書の種類は、例えば、申請が計画段階であるか実行段階であるかの業務段階の表示や、極秘，至急等の申請の重要性の表示として用いることができる。対象者としては、例えば申請者、選択した申請確認者、申請承認者、実行報告確認者、閲覧者等がある。
【００８０】
申請者は、例えば申請端末からサーバに申請要求を行った際、申請端末から送られたデータを用いて設定することができる。また、申請確認者や実行報告確認者は、申請時等において申請者が申請端末から設定する他、申請確認者や申請承認者が申請確認端末や申請承認端末から追加や削除により設定することもできる。また、閲覧者は、申請承認者が申請承認端末において追加あるいは削除することができる。
【００８１】
なお、申請承認者については予め設定しておき、申請端末、申請確認端末、あるいは申請承認端末等の申請処理端末から設定できないようにすることもできる。
【００８２】
進捗状況は、当該申請の申請業務の進み具合を表す情報であり、例えば、申請内容が仮申請確認者において検討中である状態を表す「下書き」、申請内容が申請確認者において確認処理中である状態を表す「確認待」、申請内容が申請確認者で確認され、申請承認者において承認処理中である状態を表す「確認済」、申請内容が申請承認者において承認された状態を表す「承認済」、申請内容が申請承認者において条件付きで承認された状態を表す「条件付承認済」、申請内容が申請確認者あるいは申請承認者において却下された状態を表す「却下」、申請内容が申請承認者において否認された状態を表す「否認済」、申請内容が申請承認者において承認されて実行され、実行報告の待ち状態を表す「承認／実行報告待」、実行報告が出され、実行報告確認者により確認待ちの状態を表す「実行報告確認待」等がある。
【００８３】
上記進捗状況の各状態は、各申請処理端末で行われた申請処理に応じて設定される。なお、上記各状態は一例であり、他の状態を用いて設定することもできる。また、図示するデータ構成は一例であり、データ項目の付加，削除は必要に応じて行うことができる。
【００８４】
また、実行報告として、日付情報やテキスト情報とする他、添付情報や別に用意した実行報告データをアクセスするためのアドレス情報とすることもできる。実行報告は、日付情報やテキスト情報の他に、イメージ情報や表データを用いてもよい。
【００８５】
また、対象者と共に確認、承認のデータ項目を設け、仮申請確認者、申請確認者、申請承認者が行った、確認，却下、否認等の処理結果を記録するようにしてもよい。
【００８６】
サーバの管理手段は、これらの申請情報や管理情報を記録すると共に、管理情報を判断条件として、申請処理端末への通知等の申請処理を行う。例えば、前記図２に示すフローチャートのステップＳ２において、管理情報中の対象者に申請確認者が設定されている場合には、申請内容を設定された申請確認者に送り、ステップＳ４において、選択した申請確認者の全員について「確認済」の状態であることを条件として次の申請承認端末に申請を送信する。
【００８７】
次に、申請情報及び確認情報の各申請業務段階での状態について、図９〜１３を用いて説明する。図９は、この例における申請者、申請確認者、申請承認者、実行報告確認者の構成を示し、図１０〜１３は申請業務段階での申請情報と確認情報の例を示している。
【００８８】
ここでは、図９に示すように、申請者Ｆは、申請確認者Ａ，Ｂ、申請承認者Ｘ、及び実行報告確認者Ｙを予め選択しておき、申請確認者Ａ，Ｂ及び申請承認者Ｘに申請内容の確認及び承認を依頼して申請を行い、実行報告確認者Ｙに実行報告の承認を依頼することにより、申請処理を行うものとする。
【００８９】
図１０（ａ）は、申請者Ｆが作成した申請情報及び管理情報の一例である。ここで、対象者には申請者である申請者Ｆが記録されている。図１０（ａ）の状態で申請端末からサーバに送られると、サーバの管理手段は、対象者に設定される申請確認者Ａ，Ｂの端末にこのデータを送信し、送信された申請確認者Ａ，Ｂは申請内容を検討する。図１０（ｂ）はこの状態を示しており、対象者に申請確認者Ａ，Ｂが記録され、進捗状況には「確認待」が設定され、申請確認者による確認が未処理であることが確認できる。
【００９０】
図１１（ａ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、さらに申請承認者Ｘによる承認が済んだ状態のデータ例を示している。対象者には申請確認者Ａ，Ｂに加えて承認者Ｘが記録され、進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「承認済」が設定され、申請確認者及び申請承認者による確認と承認が処理済みであることが確認できる。
【００９１】
また、図１１（ｂ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、申請承認者Ｘにより否認された状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「否認済」が設定される。
【００９２】
図１２（ａ）は、申請確認者Ａ，Ｂによる確認と、申請承認者Ｘによる承認が完了して申請が承認済みとなり、次にこの申請についての実行報告待ちの状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「承認済／実行報告待」が設定される。
【００９３】
図１２（ｂ）は、上記図１２（ａ）の「承認済／実行報告待」の状態において、申請者Ｆに実行報告のフォーマットが送られ、実行報告を確認する者として実行報告確認者Ｙが設定された状態を示している。さらに、図１２（ｃ）は、申請者により作成された実行報告が送られ、設定された実行報告確認者Ｙによる実行報告確認待ちの状態のデータ例を示している。実行報告情報の日時情報及びテキスト情報には、作成された実行報告の内容が格納され、進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」、申請承認者Ｘによる「承認済」、及び申請承認者Ｙによる「実行報告確認待」が設定される。
【００９４】
なお、図１３は却下及び否認の場合のデータ例であり、図１３（ａ）は申請確認者Ｂによって却下されたデータ例を示し、図１３（ｂ）は申請承認者Ｘによって否認されたデータ例を示している。なお、上記申請情報及び管理情報は一例であり、他のデータ構成としてもよい。
【００９５】
次に、本発明により申請業務の各段階での表示画面例について図１４〜図２４を用いて説明する。
【００９６】
図１４は、申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。この画面例は、申請端末での画面であり、共通の申請フォーマットと各営業所に応じて予め設定した申請フォーマットから、所望の申請フォーマットを選択することができる。申請フォーマットを選択することにより、申請端末はサーバから選択した申請フォーマットのデータをダウンロードし、申請内容等を記述することで申請書を作成することができる。
【００９７】
図１５は、申請確認者の選択画面例であり、申請作成画面（図１６に示す）中の確認者の追加／削除のボタンを押すことにより表示される。申請確認者の選択は、人員確認表の一覧表から選ぶ他に、社員番号等の識別番号等を入力することにより行うことができる。この申請確認者の選択画面で選択した申請確認者は、画面中の確認者部分に設定される。
【００９８】
図１６は、申請の作成画面例であり、申請者Ｆの申請端末に表示される。
【００９９】
この作成画面の履歴には、作成中に検討者に検討を依頼した履歴が示され、メッセージ履歴には、申請者Ｆと社員Ｃのコメントは示されている。申請者Ｆは、申請内容を完成させ、必要事項を入力・記述した後に申請のボタンを押すことで申請処理が行われる。なお、必要事項に未入力の部分がある場合には、画面上あるいは音声で注意を喚起させる表示を行うようにしてもよい。
【０１００】
図１７は、申請を確認する画面例であり、申請確認者の申請確認端末に表示される。申請確認者は、申請内容について問題がない場合には確認のボタンを押し、申請内容について問題がある場合には却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、確認コメントの部分にコメントを記述することもできる。この確認コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【０１０１】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。
【０１０２】
図１８は、申請を承認して決裁を行う画面例であり、申請承認者の申請承認端末に表示される。申請承認者は、申請内容を承認する場合には承認のボタンを押し、申請を否認する場合には否認のボタンを押し、申請を条件付きで承認する場合には条件付承認のボタンを押し、申請を申請者に差し戻す場合には、却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、決裁コメントの部分にコメントを記述することもできる。この決裁コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【０１０３】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。また、閲覧対象者の追加／削除のボタンを押すことにより、申請内容を閲覧させることができる。
【０１０４】
図１９〜図２４は、申請承認の後の表示画面例を示している。図１９は、進捗状況の選択画面であり、メニュー画面（図示していない）から選択することができる。図１９に進捗状況の選択画面上には、カスタマイズされた選択項目が表示されている。この選択項目として、例えば、指定期間内の稟議申請の選択項目の他に、「下書き」，「確認待ち」，「承認待ち」、「却下」、「否認済」、「条件付き承認済」、「承認／実行済」等の申請状態の選択項目が用意される。選択項目はこれに限らず、管理情報内に設定される進捗状況やその組み合わせに基づいて任意に設定することもできる。
【０１０５】
図２０は、図１９の進捗状況の選択画面において、過去３０日以内の申請であって「承認済」の申請を選択した場合の表示画面を示している。この表示画面には、上記条件を満たす２つの申請が表示されている。なお、この画面例では、起案番号としているが、管理番号を表示するようにしてもよい。
【０１０６】
図２１は、図２０に表示される申請の一つを選択した場合の表示画面を示している。表示内容としては、起案日、承認日、実行報告日、及びその実行内容等を表示することができる。なお、表示内容はこれに限らない。
【０１０７】
また、図２２は、図１９の進捗状況の選択画面において、複数の状態を選択した場合の進捗状況の一覧画面例である。この一覧画面例では、起案者、状態、件名、起案日、決済希望日、決済日等が一覧表示されている。表示内容は、前記した画面例と同様に管理情報内に設定される進捗状況やその組み合わせに基づいて任意に設定することもできる。また、図２３は、図１９の進捗状況の選択画面において、承認一覧を選択した場合の画面例である。
【０１０８】
また、図１９の進捗状況の選択画面に限らず、図２４に示すように、検索条件をカスタマイズすることもできる。図２４の例では、「条件付承認」と「承認／実行済」の案件について検索した結果を示している。
【０１０９】
本発明の実施形態によれば、申請とその申請による実行報告とが関連付けて記録されているため、申請に対する実行状況の把握が容易となる。
【０１１０】
本発明の実施形態によれば、承認に対する実行報告待ちの設定、実行報告に対する実行報告承認待ちの設定等により、申請情報及び実行報告情報の記録管理を密接なものとして、両情報を高い関連性で管理することができ、また、次の段階での処理者に対して情報の入力を喚起させ、迅速な情報管理を行わせることができる。
【０１１１】
本発明の実施形態によれば、同一の申請について、申請情報と管理情報とを共通化することにより、仮申請、本申請等の各申請段階で一括して管理することができる。
【０１１２】
【発明の効果】本発明の申請処理システムによれば、申請に関わる情報を一元的に管理し、申請に対する実行報告を容易に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】本発明の申請処理システムが行う申請処理例のフローチャートである。
【図３】本発明の申請処理システムが行う申請処理例のフローチャートである。
【図４】本発明の申請の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図５】本発明の申請の処理を説明するための関係図である。
【図６】本発明の実行報告の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図７】本発明の実行報告の処理を説明するための関係図である。
【図８】本発明の申請情報、実行報告情報、及び管理情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図９】本発明において、申請者、申請確認者、申請承認者、実行報告確認者の構成を示す図である。
【図１０】本発明の申請業務段階での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１１】本発明の申請業務段階での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１２】本発明の実行報告段階での申請情報と実行報告情報と管理情報の例を示す図である。
【図１３】本発明の申請業務段階での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１４】本発明の申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。
【図１５】本発明の申請確認者の選択画面例である。
【図１６】本発明の申請の作成画面例である。
【図１７】本発明の申請を確認する画面例である。
【図１８】本発明の申請を承認して決裁を行う画面例である。
【図１９】本発明の進捗状況の選択画面例である。
【図２０】本発明による承認済申請の表示画面例である。
【図２１】本発明の申請の選択された申請の表示画面例である。
【図２２】本発明の複数の状態を選択した場合の進捗状況の一覧画面例である。
【図２３】本発明の承認一覧を選択した場合の画面例である。
【図２４】本発明の検索条件のカスタマイズ例である。
【符号の説明】
１  申請処理システム
２  サーバ
２ａ  管理手段
２ｂ  記録手段
３  申請端末
４  申請処理端末
４Ａ  申請確認端末
４Ｂ  申請承認端末
５  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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