(57)【要約】【課題】多くのファクシミリ機からの送信情報の全てを一元的に管理する管理システムに関する。【解決手段】ファクシミリ機１に対し、記録用アダプタ３を１対１で対応させ、これに、ファクシミリ機１から公衆回路網５に対し送信される送信情報の全てを一時的に記録すると共に、その記録情報を、複数の記録用アダプタ３から通信記録管理サーバ７に入力してこれを検索可能に記録蓄積して成る。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリ機に対し、記録用アダプタを１対１で対応させ、この記録用アダプタに、ファクシミリ機から公衆回路網に対し送信される送信原稿を含む送信情報の全てを記録すると共に、その記録された送信情報を、複数の記録用アダプタから通信記録管理サーバに入力し、その入力された送信情報を検索可能に記録、蓄積したことを特徴とするファクシミリ通信における情報管理システム。
【請求項２】
記録用アダプタに記録される送信情報が、送信原稿および、ファクシミリ機に備えられている送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線などの送信条件を含む請求項１記載のファクシミリ通信における情報管理システム。
【請求項３】
通信記録管理サーバに記録蓄積する送信情報が、送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線などの送信条件の少なくとも１つの条件から検索できるように、分類整理されて成る請求項１または２記載のファクシミリ通信における情報管理システム。
【請求項４】
通信記録管理サーバが、記録用アダプタから公衆回路網に送信される送信情報に、送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線など送信条件の変化によって一元的に定まる「標識」の情報を追加する機能を備えて成る請求項１、２または３記載のファクシミリ通信における情報管理システム。
【請求項５】
通信記録管理サーバと、記録用アダプタとの間に、複数の記録用アダプタを接続する中継器を備えて成る請求項１、２、３または４記載のファクシミリ通信における情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本願発明は、ファクシミリ通信における情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近来、コンピュータや通信技術の急速な発展に伴い、多種多様で膨大な量の情報が通信手段を介して日夜交換されており、その情報内容には、企業秘密や、個人情報或いは守秘義務を伴う情報など組織内で適切に管理されなければならない情報が含まれており、情報通信手段としては、主として電話、ファクシミリ通信、インターネット（Ｗｅｂ、電子メール）が使用される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、電話やインターネットによる通信手段においては、送信時刻、送信相手先、送信内容などの送信情報を必要に応じて記録することができるので、適切な情報管理の実行が可能であるが、ファクシミリ通信にあっては、現在使用されている殆どの機種が、送信日付、送信時刻、送信相手先などの送信条件を記録するにとどまり、その送信原稿の内容まで記録する機能を有しておらず、送信原稿の内容は、専ら送信者自身が、送信原稿を保管する以外に管理する方法がないのが現状である。
【０００４】
そのため、多くのファクシミリ機を設備しており、かつ個人情報や守秘義務を伴う情報を多く取り扱う官庁、銀行、証券会社など（以下企業などという）において、従業者などの悪意により、或いは誤認により、企業などに備付のファクシミリ機を用いて、不正な情報を公衆回路網に送信した場合に、大きな社会問題に発展すると共に、送信元である企業などにおいては、大きなペナルティを負担しなければならない惧れが生じる。
すなわち、現状のファクシミリ通信では、情報通信技術分野において、情報管理上の盲点を有している。
【０００５】
そこで、企業などにおいて、適切な情報管理を実行するために、現在普及しているファクシミリ機自体に、送信相手先、送信日付、送信時刻などの送信条件のほかに送信原稿の内容を記録保存する機能を付加することは、既設のファクシミリ通信におけるインフラを全面的に変更することになり、非常に大きな手間と費用を必要とし、実用的ではない。
そこで、本願発明は、既設のファクシミリ通信におけるインフラの変更を最小限にとどめ、既設のファクシミリ通信による送信情報を、一元的に管理することを可能にしたファクシミリ通信における情報管理システムを提供することを目的としたものである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本願は、上記した目的を達成するために、ファクシミリ機に対し、記録用アダプタを１対１で対応させ、この記録用アダプタに、ファクシミリ機から公衆回路網に対し送信される送信原稿を含む送信情報の全てを記録すると共に、その記録された送信情報を、複数の記録用アダプタから通信記録管理サーバに入力し、その入力された送信情報を検索可能に記録、蓄積したことを特徴とするものである。
【０００７】
上記において、記録用アダプタに記録される送信情報が、送信原稿および、ファクシミリ機に備えられている送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線などの送信条件を含み、また、通信記録管理サーバに記録蓄積する送信情報が、送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線などの送信条件の少なくとも１つの条件から検索できるように、分類整理されて成るものである。
【０００８】
また、上記において、通信記録管理サーバが、記録用アダプタから公衆回路網に送信される送信情報に、送信相手先、送信時刻、送信日付、送信回線など、送信条件の変化によって一元的に定まる「標識」の情報を追加する機能を備えて成り、さらに、通信記録管理サーバと、記録用アダプタとの間に、複数の記録用アダプタを接続する中継器を備えて成るものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下図面について、本願発明の実施の形態について詳述する。
図１は、本願発明の基本的構成を示しており、１は既設のファクシミリ機（実際は複数存在する）であり、該ファクシミリ機１からの送信情報は、内線２を介して前記ファクシミリ機１と１対１で対応する記録用アダプタ３に一時的に記録される。
記録用アダプタ３に記録された送信情報は、従来と同様に電話線４を介して公衆回路網５の相手先に送信される一方、記録用アダプタ３より通信線６を介して、通信記録管理サーバ７のコンピュータに記録され、かつ、蓄積される。
【００１０】
上記において、記録用アダプタ３は、ファクシミリ機１により送信されるファクシミリ信号を受信すると共に、通常のファクシミリ機に備えられている送信相手先、送信時刻、送信日付、送信時間、送信枚数、送信スピードなどの送信条件のほかに、送信原稿の内容を記録する機能を有する。
すなわち、記録用アダプタ３は、ファクシミリ機１から、電話線４を介して公衆回路網５に送信される送信情報の全てを一時的に記録する機能を有し、さらにその記録された送信情報の全てを、通信記録管理サーバ７に送信する機能および後述する情報追加機能を受信する機能を備えている。
【００１１】
しかして、企業などにおいて複数の部署に設置されている多くのファクシミリ機１から送信される全ての情報は、それぞれファクシミリ機１に対し１対１で対応する記録用アダプタ３に記録されると共に、従来と同様に、電話線４を介して公衆回路網５の相手先に送信され、また各記録用アダプタ３に記録された全ての送信情報は、通信線６を介して通信記録管理サーバ７のコンピュータに送信されて記録蓄積される。
【００１２】
他方、公衆回路網５の相手先から送信されるファクシミリ信号は、従来と同様に、電話線４から記録用アダプタ３を介して所定のファクシミリ機１に送信される。
【００１３】
通信記録管理サーバ７においては、ファクシミリ機１と１対１で対応する各記録用アダプタ３から送信される全ての情報を記録すると共に、この情報を検索可能な形態に分類整理する機能を有し、さらに当該通信記録管理サーバ７に接続されている記録用アダプタ３を一元的に管理する機能と、ファクシミリ機１から送信されるファクシミリ情報に対し、送信されるファクシミリ情報が眞正な情報であることを表示する「標識」を追加する追加情報機能とを備えている。
【００１４】
すなわち、通信記録管理サーバ７においては、これに記録された全てのファクシミリ情報を、その送信元であるファクシミリ機１の所属する部署乃至それと対応する記録用アダプタを特定する要素ａと、送信時刻を特定する要素ｂと、送信相手先を特定する要素ｃなど、送信条件を構成する特定の要素を選択することによって検索できるように分類、整理されており、従って送信条件を構成する特定の１つの要素例えば送信相手先ｃをキーワードとして検索するときは、当該相手先ｃに送信された全てのファクシミリ情報を通信記録管理サーバ７から検索することができ、さらにそのファクシミリ情報を、他の要素ａ乃至ｂによって絞り込むことにより、送信したファクシミリ機１の属する回線乃至送信時刻に相当するファクシミリ情報を分類検索することができる。
【００１５】
従って、後日送信ずみのファクシミリ情報の内容に何等かのトラブルが生じたとき、通信記録管理サーバに蓄積されている情報源から送信条件の要素ａ、ｂ、ｃにもとづいて検索することにより、そのトラブルの生じたファクシミリ情報の送信元を割り出すことが可能となる。
【００１６】
また、記録用アダプタ３を総合的に管理する機能としては、これに接続されている任意の記録用サーバ３により再送すべき回数の設定や、同一時刻における複数のファクシミリ機１からの送信における送信順位を調整する機能或いは特定のファクシミリ機１に対して設定される送信条件を制限するなどの機能を含み、例えば通信記録管理サーバ７が、特定のファクシミリ機１からの送信が、当該ファクシミリ機１において予め禁止されている相手先に対して行なわれる送信であって、その送信を禁止した場合に、通信記録管理サーバ７から記録用アダプタ３を介して当該ファクシミリ機１に送信エラーの信号を返送する機能を有する。
【００１７】
さらにまた、追加情報機能としては、各記録用アダプタ３にそれぞれ固有の図形（文字、記号を含む）、例えばＡの記録用アダプタには「ハート」の図形を、Ｂの記録用アダプタには「ダイヤ」の図形を、Ｃの記録用アダプタには「矢印」の図形をそれぞれ設定し、この固有の図形を、送信日付、送信相手先、送信時刻、記録用アダプタを特定する送信回線などの通信条件により一定のルールにもとづいて変化させ、その変化した図形を、記録用アダプタ３を介して相手先に送信されるファクシミリ信号に追加する機能を有し、上記した図形（文字、記号を含む）の変化としては、図形の拡大、縮小、濃、淡、図形の指示方向の角度変化（例えば「矢印」が１２時の方向を指示しているか、１１時５０分の方向を指示しているかの変化）或いは出力原稿の紙面上に対する表示位置の変化（例えば、出力原稿の紙面上を縦、横にそれぞれ複数に区分し、その区分した位置の変化）を挙げることができる。
【００１８】
しかして、ファクシミリ機１から送信されるファクシミリ情報は、記録用アダプタ３を介して相手先に送信されると共に、その送信条件にもとづいた図形（文字、記号を含む）が、相手先の受信原稿に例えば「すかし」のように形態で「標識」が表示される。
【００１９】
従って、ファクシミリ情報を受信した相手先においては、受信したファクシミリ情報が、「標識」の存在により眞正なものであるか否かを認識することができて、ファクシミリ情報の信頼性を高めることができる。
また、ファクシミリ原稿に表示される送信条件によって変化するので、例えば同一ファクシミリ機１から同一のファクシミリ情報が同一の相手先に送信した場合でも、送信時刻の相違により、その受信した出力原稿に表示される「標識」が、図形の大小の相違、或いは図形の濃淡の相違、或いは図形の指示方向の相違、或いは出力原稿の紙面上における表示位置の相違により、出力原稿の送信条件を物理的に判別することができ、これによって送信されたファクシミリ原稿の特定を行なうことができる。
【００２０】
従って、後日において、出力された或るファクシミリ原稿の情報内容に、何等かのトラブルが発生した場合に、当該ファクシミリ原稿に表示された「標識」の形態により、ファクシミリ原稿の送信元を割り出すことができる。
【００２１】
図２は、ファクシミリ機１と１対１で対応する記録用アダプタ３から中継機８を介してこれらを一元的に管理する通信記録管理サーバ７に接続した場合の他の実施例を示しており、図中９は構内交換機を示してる。
【００２２】
上記した構成は、記録用アダプタ３と通信記録管理サーバ７とを同一場所に設置するのが好ましいが、多くのファクシミリ機が設置されていてスペース等の関係上通信管理サーバを別の場所に設置しなければならないような場合に有効であり、それ故、中継機８として、通信記録管理サーバ７を遠隔地に設置しても運用可能なように、記録用アダプタ３と通信記録管理サーバ７との間の物理的通行路（例えばＬＡＮ，電話回線、インターネットなど状況による変更）を確保する機能を有する。
【００２３】
【発明の効果】
以上詳記したように、本願発明によれば、ファクシミリ機に対し１対１で対応する記録用アダプタを備え、この記録用アダプタに、ファクシミリ機から公衆回路網の相手先に送信する全ての送信情報を記録し、この記録内容を通信記録管理サーバに記録蓄積して送信情報の全てを一括管理する構成であるので、ファクシミリ機や通信回線など既存のインフラに対する変更を最小限にとどめることができ、本願システムの導入に対し、手間やコストを大幅に軽減することができる。
また、全てのファクシミリ機から送信される送信情報の全てが通信記録管理サーバにより一括して管理することができて、管理作業が容易となると共に、記録用アダプタと蜜に連係して記録用アダプタの管理機能を拡充することができるという利点を有する。
【００２４】
特に、本願の請求項３記載の発明によれば、通信記録管理サーバからの送信情報の検索が容易であり、また請求項４記載の発明によれば、送信情報の信頼性を高めることができると共に、標識の形態からファクシミリ情報の送信元を認識することができて有益である。
さらにまた、請求項５記載の発明によれば、通信記録管理サーバに対する記録用アダプタの連係を拡大することができるという利点を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本願システムの基本的な構成を示す図
【図２】中継器を用いた場合の本願システムの構成図
【符号の説明】
１  ファクシミリ機
２  内線
３  記録用アダプタ
４  電話線
５  公衆回路網
６  通信線
７  通信記録管理サーバ
８  中継器
【図１】
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【図２】
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