(57)【要約】【課題】文書ファイルの検索には比較的手間がかかる。【解決手段】ＩＭサーバ１４はインスタントメッセージサービスを文書管理装置１００、第１クライアント１６ａおよび第２クライアント１６ｂに提供する。第１クライアント１６ａは、処理前本文２８の付加された第１インスタントメッセージ２０を文書管理装置１００に送信する。文書管理装置１００は、その処理前本文２８に含まれるキーワードに関連する文書ファイルの検索を行う。そして、文書管理装置１００は、検索結果を付加した第２インスタントメッセージ３０を生成し、第２クライアント１６ｂに送信する。これにより、ユーザが文書ファイルを検索する手間を省くことができる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メッセージを受信する手段と、
前記メッセージに含まれるキーワードを抽出し、前記キーワードに関連する文書ファイルを検索する検索手段と、
検索結果を前記メッセージに付加して送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記キーワードとそのキーワードに関連する文書ファイルを特定する情報とを対応づけて格納する格納手段を更に備え、
前記検索手段は、前記格納手段に保持されたキーワードが前記メッセージに含まれる場合に、そのキーワードに対応づけられた文書ファイルの所在を特定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記メッセージに含まれる転送先のアドレスを抽出する手段と、
前記検索結果を付加したメッセージの宛先に、抽出した前記アドレスを設定する手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに管理対象の文書を検索する機能を有する装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった（特許文献１）。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−２３０４１１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
複数のユーザが協調して業務を進める場合、例えば過去の打ち合わせの資料や関連資料などを利用する。そうした関連資料を他のユーザにメール等で指示する場合、通常はその資料のファイル名や格納場所の情報をメール本文中に記載したり、必要なファイルをメールに添付したりする。こうした、資料を例えば文書管理装置やファイルサーバなどから検索する作業は比較的大きな労力を必要とする。
【０００６】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書ファイルの検索作業を容易にするための技術、およびその検索機能を有する文書管理装置の提供にある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書ファイルを管理する装置である。この装置は、メッセージを受信する手段と、メッセージに含まれるキーワードを抽出し、そのキーワードに関連する文書ファイルの格納場所を検索する検索手段と、検索結果をメッセージに付加して送信する送信手段とを備える。これにより、この装置は、受信したメッセージ中のキーワードに関連する文書ファイルにアクセスするための情報を付加したメッセージを送信できる。「メッセージ」は、例えばインスタントメッセージや電子メール等の電子的な文字列のまとまりであり、装置間をネットワークを介して電送可能なものである。「キーワード」は、例えば文書ファイルのファイル名、文書ファイルに含まれるデータ等を示す所定の文字列である。
【０００８】
この装置は、キーワードとそのキーワードに関連する文書ファイルを特定する情報とを対応づけて格納する格納手段を更に備え、検索手段は、格納手段に保持されたキーワードがメッセージに含まれる場合に、そのキーワードに対応づけられた文書ファイルの所在を特定してもよい。これにより、検索対象となる文書ファイルに関連するキーワードを予め設定できる。
【０００９】
この装置は、メッセージに含まれる転送先のアドレスを抽出する手段と、検索結果を付加したメッセージの宛先に、抽出したアドレスを設定する手段とを更に備えてもよい。これにより、検索結果の付加されたメッセージを、メッセージ中に記したアドレス宛に送信できる。
【００１０】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１１】
【発明の実施の形態】
＜第１の実施の形態＞
図１は、第１の実施の形態に係る検索システム１０の構成図である。この検索システム１０は、インスタントメッセージを利用して文字列を文書管理装置１００に送信することにより、その文字列に含まれるキーワードに関連する文書ファイルの検索を行い、検索結果を付加したインスタントメッセージを転送するものである。
【００１２】
インスタントメッセージサーバ１４（以下、単に「ＩＭサーバ１４」という）は、インスタントメッセージサービス（以下、単に「ＩＭサービス」という）を提供するためのサーバである。ＩＭサービスは、例えばＩＭサービスの利用者（以下、単に「ＩＭ利用者」という）がメッセージの送受信を行うことができるか否かの情報を提供するサービス（以下、単に「プレゼンスサービス」という）と、ＩＭ利用者間のメッセージの伝達を行うサービス（以下、単に「メッセージサービス」という）とを含むものである。「インスタントメッセージ」は、プレゼンスサービスおよびメッセージサービスの総称であってもよいし、プレゼンスサービスまたはメッセージサービスの一方を示してもよい。要は、インスタントメッセージは、ＩＭサービスにおいて送受信される情報である。インスタントメッセージを、以下単に「メッセージ」という。ＩＭ利用者は、インスタントメッセージクライアント（以下、単に「ＩＭクライアント」という）を使うことで、ＩＭサービスを利用できる。以下、ＩＭ利用者がＩＭサーバ１４にログイン中の状態、すなわちメッセージの送受信を行うことができる状態を「アクティブ状態」という。
【００１３】
ＩＭサービスにおいて、メッセージは、ＩＭ利用者がアクティブ状態のときに送受信されるので、ＩＭサーバ１４にはＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で利用されるメールサーバの様に明示的にメッセージを一時格納する仕組みが存在しない。このため、メッセージは即座に送信先であるＩＭ利用者のＩＭクライアントに通知され、プッシュ型の通知が可能である。ＩＭサーバ１４は、既存のＩＭサービスを提供するサーバであってもよいし、新たに設けられてもよい。また、文書管理装置１００がＩＭサーバ１４を備えてもよい。本図では、ＩＭサーバ１４は、ネットワーク１２に接続されている。
【００１４】
文書管理装置１００は、ネットワーク１２を介して第１クライアント１６ａおよび第２クライアント１６ｂと接続する。第１クライアント１６ａおよび第２クライアント１６ｂは、ＩＭサーバ１４にログインしてＩＭサービスを利用可能である。また、文書管理装置１００もＩＭサーバ１４にログインしてＩＭサービスを利用可能である。本実施の形態では、第１クライアント１６ａのインスタントメッセージアドレス（以下、単に「ＩＭアドレス」という）を「ＡＡＡ」とし、第２クライアント１６ｂのＩＭアドレスを「ＢＢＢ」とする。また文書管理装置１００のＩＭアドレスを「Ｓｅｒｖｅｒ」とする。ＩＭアドレスは、ＩＭサービスにおいてクライアントを識別するための情報である。
【００１５】
第１インスタントメッセージ２０は、第１クライアント１６ａが文書管理装置１００に送信するインスタントメッセージの一例である。宛先欄２２には、送信先である文書管理装置１００のＩＭアドレスが設定される。送信元欄２４には、第１クライアント１６ａのＩＭアドレスが設定される。転送先欄２６には、インスタントメッセージの転送先のＩＭアドレスが設定され、例えば転送先は、所定のタグにより囲まれた範囲に書き込まれてもよいし、本文部分の文頭や文末に書き込まれてもよい。要は、予め決められた規則に従い転送先のＩＭアドレスが書き込まれればよい。本図では、タグを利用して転送先として第２クライアント１６ｂのＩＭアドレス「ＢＢＢ」が設定されている。処理前本文２８は、通知される伝達内容である。
【００１６】
第２インスタントメッセージ３０は、文書管理装置１００が第１インスタントメッセージ２０に基づいて生成したインスタントメッセージであり、第２クライアント１６ｂに送信される。宛先欄３２には、送信先である第２クライアント１６ｂのＩＭアドレス「ＢＢＢ」が設定される。送信元欄３４には、文書管理装置１００のＩＭアドレス「Ｓｅｒｖｅｒ」が設定される。転送元欄３６は、転送元である第１クライアント１６ａのＩＭアドレス「ＡＡＡ」が設定される。処理後本文３８は、処理前本文２８に含まれる「文書ファイル１５」をキーワードとして検索を行った結果として、文書管理装置１００が保持する文書ファイル１５へのリンク４０が付加されている。このように、文書管理装置１００は、文書管理装置１００が保持するファイルやデータへのリンクを自動的に付加するので、ユーザ自身が例えばファイル検索アプリケーションなどを利用して処理前本文２８の内容に関係する文書ファイルを探す手間を省くことができ、ユーザ間の情報伝達を補助することができる。他の例では、検索結果を単にインスタントメッセージに付加してもよい。
【００１７】
文書管理装置１００は、ネットワーク１２を介して接続された第１クライアント１６ａおよび第２クライアント１６ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１６」という）に、例えば予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供したり、指定された文書ファイルを提供したりする。クライアント１６は、提供された文書ファイルの閲覧装置であって、ユーザがその文書ファイルを閲覧できるように表示する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばネットワーク１２を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１８】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１９】
ログイン部４１４は、ＩＭサーバ１４と接続してＩＭサービスのログイン処理を行い、文書管理装置１００をアクティブ状態にする。このログイン処理のために、ログイン部４１４は、例えばＩＭサービスを利用するための識別情報（以下、単に「ログインＩＤ」という）とパスワードとを保持する。このようなログインに必要な情報を、以下、「ログイン情報」という。ログイン部４１４は、ログイン情報を予め保持していてもよいし、文書管理装置１００の管理者などから設定を受け付けてもよい。また、複数のＩＭサービスに対応する場合、ログイン部４１４は、それぞれのＩＭサービス用のログイン情報を保持する。
【００２０】
利用者情報データベース４１８は、文書管理装置１００の利用者すなわち回覧対象者（以下、単に「ユーザ」という）の情報と、そのユーザがＩＭサーバ１４にログインしているか否か、すなわちアクティブ状態であるか否かを示す情報などを保持する。検出部４１６は、ログイン部４１４によりログインが完了した後、利用者情報データベース４１８に保持されたユーザについて、アクティブ状態か否かをＩＭサーバ１４に問い合わせる。
【００２１】
受付部４０２は、例えば図１の第２インスタントメッセージ３０に含まれるリンク４０をクリックすることで、クライアント１６から送信されるコンテンツの要求を受け付け、受け付けたコンテンツを指定する情報（以下、単に「コンテンツ識別情報」という）を読込部４０４に出力する。読込部４０４は、指定されたコンテンツを図２の文書ファイル格納部１１０から読み込み、文書ファイル送信部４０６に出力する。文書ファイル送信部４０６は、その文書ファイルをクライアント１６に送信する。
【００２２】
登録部４０８は、文書ファイル格納部１１０に保持された文書ファイルに基づいて、その文書ファイルを特定するキーワードと、その文書ファイルとを対応づけて検索対象データベース４１０に格納する。例えば、登録部４０８は、文書ファイルに分かち書き処理を施して単語毎に区切り、それを文書ファイルに対応付けてもよいし、文書ファイルの登録者からキーワードを受け付け、文書ファイルに対応付けてもよい。また、その登録処理は、文書ファイルが文書ファイル格納部１１０に登録された時点で自動的に行われてもよいし、文書管理装置１００の管理者やユーザの指示により行われてもよい。
【００２３】
送受信部４２０は、インスタントメッセージを受信する受信部４２２と、インスタントメッセージを送信する送信部４２４とを有する。受信部４２２は、図１の第１インスタントメッセージ２０を受信して、抽出部４２８に供給する。抽出部４２８は、第１インスタントメッセージ２０から転送先欄２６に設定された第２クライアント１６ｂのＩＭアドレスを取り出し、宛先設定部４３０に出力するとともに処理前本文２８を置換部４２６に出力する。
【００２４】
置換部４２６は、処理前本文２８を検索部４１２に供給する。検索部４１２は、例えば処理前本文２８を分かち書きして単語毎に区切り、検索対象データベース４１０に保持されたキーワードと一致するものがあるか否かを判定する。そして、キーワードが処理前本文２８に含まれている場合、検索部４１２は、そのキーワードに対応づけられた文書ファイルのファイル名、格納場所、ＵＲＬ等の文書ファイルの特定に利用する関連情報を置換部４２６に出力する。置換部４２６は、処理前本文２８におけるそのキーワード部分にその関連情報を利用して文書ファイルへリンクを張るためのタグを追加したり、キーワードの後方に関連情報を追加したり、文頭や文末に関連情報を追加したりする。置換部４２６は、リンクを張るなど処理前本文２８の見かけを保持するように、関連情報を付加することが好ましい。これにより、図１の処理後本文３８が生成される。置換部４２６は、生成した処理後本文３８を宛先設定部４３０に供給する。
【００２５】
宛先設定部４３０は、抽出部４２８から供給されたＩＭアドレスを宛先として設定し、図１の第１インスタントメッセージ２０の送信元である第１クライアント１６ａのＩＭアドレスを転送元として設定する。そして、宛先設定部４３０は、図１の第２インスタントメッセージ３０を送信部４２４に出力する。送信部４２４は、その第２インスタントメッセージ３０をクライアント１６に送信する。
【００２６】
図３は、図２の文書管理装置１００におけるインスタントメッセージの転送処理のフローチャートである。受信部４２２は第１インスタントメッセージ２０を受信する（Ｓ１０）。抽出部４２８は、その第１インスタントメッセージ２０から転送先のＩＭアドレスを抽出する（Ｓ１２）。検索部４１２は、その第１インスタントメッセージ２０の中に所定のキーワードが含まれているか否かを判定する（Ｓ１４）。キーワードが含まれている場合（Ｓ１４のＹ）、第１インスタントメッセージ２０の処理前本文２８に含まれるキーワードを、検索結果として得られた文書ファイルへのリンクに置換する（Ｓ１６）。そして、Ｓ１２で抽出したＩＭアドレスを第２インスタントメッセージ３０の宛先として設定し（Ｓ１８）、インスタントメッセージとして送信する（Ｓ２０）。Ｓ１４で検索対象のキーワードがない場合（Ｓ１４のＮ）、Ｓ１８に進む。
【００２７】
＜第２の実施の形態＞
図４は、第２の実施の形態に係る検索システム１０の構成図である。既に説明した構成と同一の符号を付した構成は、既に説明した構成と機能および動作が略同一である。これから説明する図では、新たな構成について主に説明する。第１の実施の形態では、現状のＩＭサーバ１４をそのまま利用することを想定しているため、図１のように送信先の宛先を「Ｓｅｒｖｅｒ」に設定し、本来の送信先のアドレスを転送先としてインスタントメッセージに含める必要があった。第２の実施の形態では、ＩＭサーバ２００と文書管理装置１００とが通信を行うことで、図４の第３インスタントメッセージ２１のように本来の送信先を宛先に設定することを可能にする。また、文書管理装置１００がＩＭサーバ２００を備えてもよい。
【００２８】
ＩＭサーバ２００が第１クライアント１６ａから第３インスタントメッセージ２１を受信すると、転送部２０２は、処理前本文２８を、例えばインスタントメッセージ、電子メールなど任意の通信手段を使って文書管理装置１００に送信する。文書管理装置１００は、処理前本文２８に含まれるキーワードに基づいて検索を行う。そして、文書管理装置１００は、検索結果を処理前本文２８に付加して処理後本文３８を生成し、ＩＭサーバ２００に送信する。転送部２０２は、処理後本文３８を文書管理装置１００から受信する。そして、転送部２０２は、処理後本文３８を含む第４インスタントメッセージ３１を第２クライアント１６ｂに送信する。
【００２９】
同時期に複数のクライアント１６間のインスタントメッセージを処理できるように、転送部２０２は、第３インスタントメッセージ２１毎に識別情報を生成する機能を有する。転送部２０２は、処理前本文２８を文書管理装置１００に転送する場合、第３インスタントメッセージ２１と生成した識別情報とを対応付けて、一時格納部２０４に格納する。転送部２０２は、その識別情報を処理前本文２８に付加して文書管理装置１００に送信する。処理後本文３８を文書管理装置１００から受信した場合、転送部２０２はその処理後本文３８に含まれる識別情報に対応付けられた第３インスタントメッセージ２１の処理前本文２８を処理後本文３８に置き換えて、第２インスタントメッセージ３１を生成し、第２クライアント１６ｂに送信する。また、転送部２０２は、処理後本文３８を置き換える際に、識別情報を取り除く。他の例では、転送部２０２は、第３インスタントメッセージ２１の送信先ＩＭアドレス、送信元ＩＭアドレスを処理前本文２８に付加して文書管理装置１００に送信し、文書管理装置１００から処理後本文３８を受信した場合、処理後本文３８に付加されている送信先ＩＭアドレスおよび送信元ＩＭアドレスを抽出して、第４インスタントメッセージ３１の送信先、送信元に設定してもよい。こうすることで、一時格納部２０４を設ける必要がなくなる。
【００３０】
ＩＭサーバ２００が文書管理装置１００に処理前本文２８を送信し、処理後本文３８を受信する機能を備えることで、ユーザは、通常のインスタントメッセージと同じように、通信を希望する相手のＩＭアドレスに第３インスタントメッセージ２１の宛先を設定すればよい。これにより、ユーザは、文書管理装置１００における検索処理を意識せずにインスタントメッセージの交換をすることができる。
【００３１】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。こうした変形例として、文書ファイルを検索するための検索式を付加したインスタントメッセージを文書管理装置１００に送信することにより、文書管理装置１００が検索結果をインスタントメッセージに付加して返信してもよい。
【００３２】
図２の受信部４２２は、インスタントメッセージを受信して抽出部４２８に出力する。抽出部４２８は、インスタントメッセージの本文に含まれる検索式を抽出する。検索式は、例えばＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ  Ｑｕｅｒｙ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）や予め決められた書式で記述された文字列などであってよい。検索部４１２は、その検索式に基づいて検索対象データベース４１０を参照し、検索結果を置換部４２６に出力する。置換部４２６は、検索結果を含む応答用のメッセージを生成する。宛先設定部４３０は、転送先のＩＭアドレスが図１の第１インスタントメッセージ２０に設定されている場合には、その転送先のＩＭアドレスを送信先アドレスに設定し、転送先のＩＭアドレスが第１インスタントメッセージ２０に設定されていない場合には、送信元のＩＭアドレスを送信先に設定する。そして、送信部４２４は、検索結果を含むインスタントメッセージを送信する。これにより、インスタントメッセージに検索式を付加することにより、検索結果をインスタントメッセージで取得できる。
【００３３】
図１から４を用いて説明した文書管理装置１００を、文書ファイルの回覧を行うワークフロー装置や、ファイルサーバ、ウェブサイトなど文書ファイルを提供する装置に組み込んで利用することもできる。各装置への組み込み方法は任意である。以下に、一例としてワークフロー装置に組み込んだ場合の形態を説明する。
【００３４】
図５は、実施の形態に係る文書管理装置１００の機能を備えるワークフロー装置９００の内部構成図である。この図では、提供部４００の内部構成が図２を用いて説明した文書管理装置１００と略同一の構成になっており、図２の文書ファイル格納部１１０が提供部４００の外部に設けられている。ワークフロー装置９００に文書管理装置１００の機能を設けることにより、例えば既に回覧された文書ファイルについてユーザ同士がインスタントメッセージを利用して討論したり、文書ファイルを引用して連絡を行う場合に自動的にその文書ファイルへのリンクが付加されるので利便的である。以下に、文書管理装置１００における各構成について説明する。
【００３５】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて回覧すべき文書ファイルを受け付ける。入力部１０２は、受け付けた文書ファイルを、その文書ファイルの提供元を特定する情報（以下、単に「提供元情報」という）とともに格納処理部２００に出力する。提供元情報は例えば、ファクシミリ画像の発信元電話番号、電子メールの送信元アドレス、ＦＴＰで文書ファイルを受け付けたときの送信元のＩＰアドレス、スキャナにより取り込んだ文書ファイルであることを示す情報などである。
【００３６】
経路情報格納部１０４は、複数の回覧対象者ごとに回覧順序を定めた回覧経路（以下、単に「経路情報」という）をその識別情報（以下、単に「経路ＩＤ」という）に対応付けて保持する。経路選択情報格納部１０６は、文書ファイルの提供元情報に基づいて回覧経路を選択するための情報（以下、単に「経路選択情報」という）を保持し、例えば提供元情報と経路ＩＤとを対応付けて保持する。格納処理部２００は、経路選択情報格納部１０６を参照して、入力部１０２から供給された提供元情報に対応付けられた経路ＩＤを特定し、経路ＩＤに対応付けられた経路情報を経路情報格納部１０４から読み込む。そして、格納処理部２００は、その経路情報に基づいて入力部１０２から供給された文書ファイル毎に個別の回覧経路（以下、単に「個別経路情報」という）を初期値として作成する。その後、格納処理部２００は、文書ファイルを識別情報（以下、単に「文書ＩＤ」という）に対応付けて文書ファイル格納部１１０に格納し、その文書ファイルに対応付けて個別経路情報を回覧状況格納部１０８に格納する。
【００３７】
提供部４００は、回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報に基づいて、回覧対象者に文書ファイルを順次提供する。このように、提供元情報に基づいて格納処理部２００が個別経路情報を生成することで、例えば得意先からＦＡＸ画像として届いた注文書を、予め登録した回覧経路で自動的に回覧させることができる。本実施の形態において、提供部４００はウェブページを提供するサーバとしての機能（以下、単に「ウェブサーバ機能」という）を有し、文書ファイルを、例えばＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式でクライアント１６に提供する。ウェブサーバ機能を使い文書ファイルを擬似的に回覧できるように、回覧対象者毎に文書ファイルへのアクセス権が設定されており、提供部４００は、アクセス権を有する回覧対象者が操作するクライアント１６に対して文書ファイルを提供する。このアクセス権は、回覧状況格納部１０８に個別経路情報とともに保持されており、回覧対象者が文書ファイルを閲覧もしくは所定の作業を完了した場合に、次の回覧対象者へアクセス権が移動される。本実施の形態において、アクセス権の移動処理は、後述する処理部２５０が、管理部５００からの指示に基づいて行う。また、提供部４００は、図１から３を用いて説明した文書管理装置１００の機能を提供し、インスタントメッセージの本文中に含まれる所定のキーワードに対応する文書ファイルを検索し、検索結果をそのインスタントメッセージに付加する。
【００３８】
設定部３００は、回覧責任者からの指示に基づいて経路情報および経路選択情報を生成し、それぞれ経路情報格納部１０４ならびに経路選択情報格納部１０６に格納する。また、設定部３００は、格納処理部２００により生成された個別経路情報を回覧責任者からの指示に基づいて更新する。これにより、回覧責任者は個別経路情報を自由にカスタマイズできる。この設定作業のために、設定部３００は、例えば回覧責任者のクライアント１６に設定用画面を表示させ、その画面を介して種々の設定を受け付けてもよいし、文書管理装置１００に設けられた操作パネル等を介して種々の設定を受け付けてもよい。
【００３９】
管理部５００は、文書ファイル毎に回覧状況を管理する。検出部５０２は、提供部４００により提供された文書ファイルを検出し、閲覧管理部６００および期限管理部７００に出力する。閲覧管理部６００は、その文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧状況を管理する。期限管理部７００は、文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧期限等の期限に係る管理をする。通知部８００は、閲覧管理部６００または期限管理部７００からの指示に基づいて、指定された宛先へ通知を行う。処理部２５０は、管理部５００の指示に応じて例えば、印刷処理、文書ファイルの他メディアへの保存、通知、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルの削除、回覧状況の変更、アクセス権の移動などの処理を行う。
【００４０】
このように、文書ファイルを管理する各種の装置に組み込むことにより、その装置に保持されている文書ファイルの利用性が増加し、利便的な装置を提供することができる。
【００４１】
【発明の効果】
本発明によれば、文書管理装置に保持されている文書ファイルの検索が容易になり利便性が高まる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第１の実施の形態に係る検索システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図２の文書管理装置におけるインスタントメッセージの転送処理のフローチャートである。
【図４】第２の実施の形態に係る検索システムの構成図である。
【図５】文書管理装置の機能を備えるワークフロー装置の構成図である。
【符号の説明】
１０  検索システム、１４  ＩＭサーバ、１００  文書管理装置、２０２  転送部、２０４  一時格納部、４０２  受付部、４０４  読込部、４０６  文書ファイル送信部、４０８  登録部、４１０  検索対象データベース、４１２  検索部、４１４  ログイン部、４１６  検出部、４１８  利用者情報データベース、４２０  送受信部、４２２  受信部、４２４  送信部、４２６  置換部、４２８抽出部、４３０  宛先設定部。
【図１】
2004355053.tif 000003
【図２】
2004355053.tif 000004
【図３】
2004355053.tif 000005
【図４】
2004355053.tif 000006
【図５】
2004355053.tif 000007