(57)【要約】【課題】或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類を、プロジェクトの発生段階から終結段階まで統合的に一括して電子データで保管することが可能な、関連文書保管用記録媒体を提供する。【解決手段】記録媒体１は書込不可領域（ＲＯＭ領域１１），書込可能領域（ＲＡＭ領域１２）のハイブリッド型とする。ＲＯＭ領域１１には文書入力プログラム，文書保存プログラムが格納され、ＲＡＭ領域１２には文書保存プログラムで保存する対象文書が格納されることとなる。文書入力プログラムとは、或るプロジェクトに関連して発生する書類を、電子データとして入力する手順を関連文書保管用記録媒体１を装着した端末においてメニュー画面等で順に提示して、ユーザに入力させるためのプログラムである。文書保存プログラムとは、文書入力プログラムで入力した対象文書をそのプロジェクトにおけるイベント毎に保存するプログラムである。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
読み取り可能で書き込み不可能な記憶領域である書込不可領域と、読み取り及び書き込みが可能な記憶領域である書込可能領域と、を少なくとも含むハイブリッド型の記録媒体であって、
前記書込不可領域には、或るプロジェクトに関連して発生する書類を電子データとして入力する文書入力プログラムと、該文書入力プログラムで入力した対象電子データを前記プロジェクトにおけるイベント毎に保存する文書保存プログラムが格納されており、
前記書込可能領域には、前記文書保存プログラムで保存する対象電子データを格納することを特徴とする関連文書保管用記録媒体。
【請求項２】
前記文書保存プログラムは、保存する対象電子データに対してアクセス権を設定し、各対象電子データに対するアクセス権の情報を前記書込可能領域に格納するアクセス権設定プログラムを有することを特徴とする請求項１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項３】
前記アクセス権設定プログラムで設定したアクセス権に従って、各対象電子データを読み出す文書読出プログラムを、前記書込不可領域に格納したことを特徴とする請求項２記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項４】
前記文書保存プログラムは、イベント毎に該イベントに係わる書類を保管する保管形態を設定する保管形態設定ステップと、該保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを保存する対象電子データ保存ステップと、を含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項５】
前記文書保存プログラムは、各対象電子データに対し、作成日時情報，作成者情報，原本情報を少なくとも含む対象電子データ情報を、各対象電子データに関連付けて前記書込可能領域に格納する対象電子データ情報保存ステップを含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴とする請求項４記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項６】
前記文書入力プログラムは、イベント毎に該イベントに係わる書類を保管する保管形態を設定する保管形態設定ステップと、該保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを入力する対象電子データ入力ステップと、を含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項７】
前記文書入力プログラムは、各対象電子データに対し、作成日時情報，作成者情報，原本情報を少なくとも含む対象電子データ情報を入力する対象電子データ情報入力ステップを含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴とする請求項６記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項８】
前記書込不可領域には、当該記録媒体を読み込んで対象電子データを保管するためのパスワードを設定し、該パスワードを前記書込可能領域に書き込むパスワード設定プログラムが格納されていることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項９】
前記書込不可領域には、前記文書入力プログラム及び／又は文書保存プログラムで使用する各種テンプレートが格納されていることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項１０】
前記書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で追記可能な記憶領域であることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項１１】
前記書込不可領域は、ユーザ側で読み取り及び追記可能な記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項１２】
前記書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項１３】
当該記録媒体は、光ディスクであることを特徴とする請求項１乃至１２のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体。
【請求項１４】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側或いは受注側の一方のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴とする関連文書保管システム。
【請求項１５】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの受注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの発注側で生じる対象電子データは、該発注側の端末から前記受注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管システム。
【請求項１６】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側で生じる対象電子データは、該受注側の端末から前記発注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管システム。
【請求項１７】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側，受注側，中間業者側のいずれかのユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴とする関連文書保管システム。
【請求項１８】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側及び／又は発注側で生じる対象電子データは、該受注側及び／又は発注側の端末から前記中間業者側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管システム。
【請求項１９】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側或いは受注側の一方のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２０】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの受注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの発注側で生じる対象電子データは、該発注側の端末から前記受注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２１】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側で生じる対象電子データは、該受注側の端末から前記発注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２２】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側のユーザと該プロジェクトの受注側のユーザとの間で前記記録媒体をやり取りして、発注側及び受注側のそれぞれのユーザの端末に前記記録媒体を装着して、該端末で該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管していくことを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２３】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側，受注側，中間業者側のいずれかのユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２４】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側及び／又は発注側で生じる対象電子データは、該受注側及び／又は発注側の端末から前記中間業者側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴とする関連文書保管方法。
【請求項２５】
請求項１乃至１３のいずれか１記載の関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザと該プロジェクトの受注側及び／又は発注側のユーザとの間で前記記録媒体をやり取りして、それぞれのユーザの端末に前記記録媒体を装着して、該端末で該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管していくことを特徴とする関連文書保管方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、関連文書保管用記録媒体、関連文書保管システム、及び関連文書保管方法に関し、より詳細には、プロジェクト関連書類を一括して電子データで保管するための関連文書保管用記録媒体、該記録媒体を利用した関連文書保管システム、及び該記録媒体を利用した関連文書保管方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
日常的に、或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類には、様々なものがある。その種類や数も、プロジェクトの規模，期間，参加者数に応じて膨大なものとなり、プロジェクトの発生段階（企画，顧客提案など）から終結段階（納品，契約締結など）を含めると、それらを統合的に管理するのは非常に困難である。
【０００３】
デザインデータの製作業務を例に挙げると、見積り，契約書，コレポン，成果物等の資料・情報・データが生じるが、成果物であるデザインデータはＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型の情報記録媒体などで保管されるが、その他のものは用紙或いはハードディスク（ＨＤＤ）上など、様々な保管場所や保管形態で散らばって存在することが一般的である。
【０００４】
また、保管する媒体が異なるというだけで、同じ／同程度の内容の書類を担当者が複数種類を保管していたり、或いは当該プロジェクトに参加している複数の担当者が、それぞれ別々の保管場所に重複して管理するなどしており、効率の良い管理が行えていないというのが実状である。
【０００５】
例えば、プロジェクトで使用する契約書に関しては、当事者間の何れかが作成し、相互に検討してその後捺印（サイン）・締結する場合、初期の素案，ドラフト（雛型），社内検討版，相手提出版，相手修正板，修正反映版，再確認版，完成版，締結版など、複数の種類の書類が存在する。この中で、ドラフトなどは電子的に保管，管理されており、社内で公開されており、そのドラフトをベースに本プロジェクトのケースにマッチするように修正するなどして社内検討版を作成し、所定の課程を経て契約相手に提出する相手提出版に整え、その後、相手から修正があった場合は修正版を受信する。その相手修正版を自社内で再検討するなどし、修正反映版を作成し、相手に再度確認してもらうような場合は再確認版を作成し、相互にＯＫであれば完成版として纏め、その後、代表者の捺印（サイン）がなされたものが契約版となる。
【０００６】
一番重要な書類は、最終的に相互に契約を取り交わし、代表者の捺印（サイン）がある契約版であるが、その契約版の原本は営業部門であるとか総務部門が保管し、法務担当者は捺印されていない完成版（電子データ）を保管，管理するなどしている。また、契約締結後に必要となるのは、相互にどのようなコメントを行ったか、そのコメントに応じてどのような修正を行ったか、誰が承認したかである。それらの中間的な記録や書類は、当該作業の時点では保管されていることが多いが、その後、各担当者の判断の元、個別に削除されたり、あるいは保管されているとしても他の書類、データに埋もれてしまうことが多く、契約締結後の確認、再利用などで必要とする時に、迅速かつ正しく探し出すこと、契約相手からの問い合わせに対して回答することが容易ではない。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
上述のごとく、或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類は、様々な保管形態や保管場所に保管されていることが一般的であり、プロジェクトの発生段階から終結段階までの書類を統合的に保管し且つ後で保管した書類を探すのは非常に困難である。
【０００８】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類を、プロジェクトの発生段階から終結段階まで統合的に保管し且つ後で保管した書類を容易に探し出すことが可能な、プロジェクト関連書類を一括して電子データで保管するための関連文書保管用記録媒体、該記録媒体を利用した関連文書保管システム、及び該記録媒体を利用した関連文書保管方法を提供することをその目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、書込不可領域と書込可能領域とからなるハイブリッド型の記録媒体を用いることにより、上述の課題を解決するものであり、以下の技術手段により構成される。
【００１０】
第１の技術手段は、読み取り可能で書き込み不可能な記憶領域である書込不可領域と、読み取り及び書き込みが可能な記憶領域である書込可能領域と、を少なくとも含むハイブリッド型の記録媒体であって、前記書込不可領域には、或るプロジェクトに関連して発生する書類を電子データとして入力する文書入力プログラムと、該文書入力プログラムで入力した対象電子データを前記プロジェクトにおけるイベント毎に保存する文書保存プログラムが格納されており、前記書込可能領域には、前記文書保存プログラムで保存する対象電子データを格納することを特徴としたものである。
【００１１】
第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記文書保存プログラムは、保存する対象電子データに対してアクセス権を設定し、各対象電子データに対するアクセス権の情報を前記書込可能領域に格納するアクセス権設定プログラムを有することを特徴としたものである。
【００１２】
第３の技術手段は、第２の技術手段において、前記アクセス権設定プログラムで設定したアクセス権に従って、各対象電子データを読み出す文書読出プログラムを、前記書込不可領域に格納したことを特徴としたものである。
【００１３】
第４の技術手段は、第１乃至第３のいずれか１の技術手段において、前記文書保存プログラムは、イベント毎に該イベントに係わる書類を保管する保管形態を設定する保管形態設定ステップと、該保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを保存する対象電子データ保存ステップと、を含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴としたものである。
【００１４】
第５の技術手段は、第４の技術手段において、前記文書保存プログラムは、各対象電子データに対し、作成日時情報，作成者情報，原本情報を少なくとも含む対象電子データ情報を、各対象電子データに関連付けて前記書込可能領域に格納する対象電子データ情報保存ステップを含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴としたものである。
【００１５】
第６の技術手段は、第１乃至第３のいずれか１の技術手段において、前記文書入力プログラムは、イベント毎に該イベントに係わる書類を保管する保管形態を設定する保管形態設定ステップと、該保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを入力する対象電子データ入力ステップと、を含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴としたものである。
【００１６】
第７の技術手段は、第６の技術手段において、前記文書入力プログラムは、各対象電子データに対し、作成日時情報，作成者情報，原本情報を少なくとも含む対象電子データ情報を入力する対象電子データ情報入力ステップを含むステップを、当該記録媒体を装着したユーザ側の端末に実行させるためのプログラムであることを特徴としたものである。
【００１７】
第８の技術手段は、第１乃至第７のいずれか１の技術手段において、前記書込不可領域には、当該記録媒体を読み込んで対象電子データを保管するためのパスワードを設定し、該パスワードを前記書込可能領域に書き込むパスワード設定プログラムが格納されていることを特徴としたものである。
【００１８】
第９の技術手段は、第１乃至第８のいずれか１の技術手段において、前記書込不可領域には、前記文書入力プログラム及び／又は文書保存プログラムで使用する各種テンプレートが格納されていることを特徴としたものである。
【００１９】
第１０の技術手段は、第１乃至第９のいずれか１の技術手段において、前記書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で追記可能な記憶領域であることを特徴としたものである。
【００２０】
第１１の技術手段は、第１乃至第９のいずれか１の技術手段において、前記書込不可領域は、ユーザ側で読み取り及び追記可能な記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であることを特徴としたものである。
【００２１】
第１２の技術手段は、第１乃至第９のいずれか１の技術手段において、前記書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、前記書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であることを特徴としたものである。
【００２２】
第１３の技術手段は、第１乃至第１２のいずれか１の技術手段において、当該記録媒体は、光ディスクであることを特徴としたものである。
【００２３】
第１４の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側或いは受注側の一方のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴としたものである。
【００２４】
第１５の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの受注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの発注側で生じる対象電子データは、該発注側の端末から前記受注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００２５】
第１６の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側で生じる対象電子データは、該受注側の端末から前記発注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００２６】
第１７の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの発注側，受注側，中間業者側のいずれかのユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴としたものである。
【００２７】
第１８の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側及び／又は発注側で生じる対象電子データは、該受注側及び／又は発注側の端末から前記中間業者側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００２８】
第１９の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側或いは受注側の一方のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴としたものである。
【００２９】
第２０の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの受注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの発注側で生じる対象電子データは、該発注側の端末から前記受注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００３０】
第２１の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側で生じる対象電子データは、該受注側の端末から前記発注側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００３１】
第２２の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側のユーザと該プロジェクトの受注側のユーザとの間で前記記録媒体をやり取りして、発注側及び受注側のそれぞれのユーザの端末に前記記録媒体を装着して、該端末で該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管していくことを特徴としたものである。
【００３２】
第２３の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの発注側，受注側，中間業者側のいずれかのユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管することを特徴としたものである。
【００３３】
第２４の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管システムであって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザが使用する端末に前記記録媒体を装着して、該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管し、前記プロジェクトの受注側及び／又は発注側で生じる対象電子データは、該受注側及び／又は発注側の端末から前記中間業者側の端末にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存することを特徴としたものである。
【００３４】
第２５の技術手段は、第１乃至第１３のいずれか１の技術手段における関連文書保管用記録媒体に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管する関連文書保管方法であって、前記プロジェクトの中間業者側のユーザと該プロジェクトの受注側及び／又は発注側のユーザとの間で前記記録媒体をやり取りして、それぞれのユーザの端末に前記記録媒体を装着して、該端末で該記録媒体内のプログラムを起動させて前記プロジェクトの対象電子データを保管していくことを特徴としたものである。
【００３５】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係る関連文書保管用記録媒体の一例を示す概略図である。
本発明は、書込不可領域と書込可能領域とを少なくとも含むハイブリッド型の記録媒体を用いることを特徴とする。以下、ハイブリッド型の記録媒体（ハイブリッド型の情報記録媒体とも言える）として、主として図１を参照して工場出荷時や受注側端末又は発注側端末など保管を主として行う側の端末でＲＯＭ部を書き込んだＣＤ−Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）を例に挙げて説明するが、本発明に適用可能なハイブリッド型記録媒体としては、ユーザ側で読み取り可能で書き込み不可能な記憶領域である書込不可領域と、ユーザ側で読み取り及び書き込みが可能な記憶領域である書込可能領域と、からなるハイブリッド型且つ可搬型の記録媒体であればよい。なお、本明細書中、ユーザ側とは、本発明の形態に応じて、プロジェクトに係わる発注側，受注側，それらの中間業者のいずれか１又は複数の企業等のユーザであればよい。
【００３６】
例えば、書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、書込可能領域は、ユーザ側で追記可能な記憶領域であるようにしてもよい。この例としては、図１にハイブリッド型記録媒体１で示すＣＤ−Ｒが挙げられる。図１のハイブリッド型記録媒体１（ＣＤ−Ｒ）は、書込不可領域であるＲＯＭ領域１１と、書込可能領域であるＲＡＭ領域１２とからなっており、その断面は一部を図示したように、基板１３上に色素記録層１４，反射層１５，保護層１６が積層されており、ＲＯＭ領域１１の案内溝１７はＲＡＭ領域１２の案内溝１８より深く形成されている。なお、図１では、記録時には基板１３側からレーザ光を照射して色素の熱変化を起こさせ記録ピットを形成し、再生時にはレーザ光が記録ピットの有無による反射率の変化をデジタル信号として読み取る。
【００３７】
他の形態の記録媒体として、書込不可領域は、ユーザ側で読み取り及び追記可能な記憶領域であり、書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であるようにしてもよい。さらに他の形態の記録媒体として、書込不可領域は、ユーザ側にとって読み取り専用の記憶領域であり、書込可能領域は、ユーザ側で書き換え可能な記憶領域であるようにしてもよい。これらの例としては、ＣＤ−ＲＷ（ＣＤ  Ｒｅｗｒｉｔａｂｌｅ）などに記憶領域の書き込み制限のプログラムを、読み込むデータとして格納した記録媒体や、書込不可領域をＣＤ−Ｒで書込可能領域をＣＤ−ＲＷで製造した記録媒体などが挙げられる。
【００３８】
なお、本発明に係る記録媒体としては、ＣＤの各種フォーマットやＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）の各種フォーマットなど光ディスクを採用することが記憶の方法や記憶容量，強度，配布容易性の点などから見て好ましい。さらに、接続設定済みのハイブリッド型記録媒体のＲＡＭ領域の情報を不注意で消してしまった場合、ＣＤ−Ｒの場合には記録媒体１のメーカに渡せばトラブル前の状態に戻せるので、ＣＤ−Ｒで工場出荷時にＲＯＭ領域に所定のプログラム等を入れることが好ましい。
【００３９】
本発明の特徴として、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）領域１１には、文書入力プログラム及び文書保存プログラムが格納されており、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）領域１２には、文書保存プログラムで保存する対象電子データを格納するものとする。文書入力プログラムとは、或るプロジェクトに関連して発生する書類を、電子データとして入力する手順を関連文書保管用記録媒体１を装着した端末においてメニュー画面等で順に提示して、ユーザに入力させるためのプログラムである。なお、書類としては、電子文書，紙，写真など様々な形態で記録されたものが該当する。また、文書保存プログラムとは、文書入力プログラムで入力した対象電子データをそのプロジェクトにおけるイベント毎に保存するプログラムである。プログラム及びそれで保存するデータも１つのディスクに入れることから、本発明に係る関連文書保管用記録媒体はディスクキャビネットとも言える。
【００４０】
本発明によれば、或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類を、プロジェクトの発生段階から終結段階まで統合的に一括して電子データで保管することが可能となり、後で保管した書類を容易に探し出すことも可能となる。一方、関連文書保管用記録媒体のメーカもプログラムの対価を付加して記録媒体を販売することができるため売上の増加が見込まれる。
【００４１】
図２は、本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管方法の一例を説明するための図で、本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図でもある。
【００４２】
本発明に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システム（以下、本システムとも称する）では、上述した或いは後述する各実施形態に係るハイブリッド型記録媒体（以下、ＨＢＤと略す）１に、ユーザ側の端末（図２では端末３０及び／端末４０）にて、或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管するものとする。
【００４３】
図２で例示する本システム及び方法の概略を説明すると、まず、ＨＢＤ１のメーカ２が受注側業者３からの依頼を受けてＨＢＤ１を作成し、プロジェクトの発注側（発注側業者４）のユーザとそのプロジェクトの受注側（受注側業者３）のユーザとの間でＨＢＤ１（一部又は全部の情報を記録した後のＨＢＤを１′で図示）をやり取りしながら、所定のプロジェクトに対するＨＢＤ１′を作成していく。このＨＢＤ１は、主として利用する者（発注側業者，受注側業者，中間業者のいずれか；図２では受注側業者３で例示）が、各プロジェクトに対して、或いは１つのプロジェクトに対して発行するようにするとよい。発注側業者４及び受注側業者３のそれぞれのユーザの端末３０，４０にＨＢＤ１（１′）を装着して、その端末でＨＢＤ１（１′）内のプログラムを起動させて、そのプロジェクトの対象電子データを保管していく。そしてプロジェクトが終了し、最終的に記録も終わったＨＢＤ１′（現物或いはその複製）を発注側業者４は受注側業者３から受け取り、その対価を支払う。なお、電子サインや電子捺印が認められない分野における対象電子データとしては、そのコピーをＨＢＤ１′に保管してその保管先を明記することとなるが、その場合には成果物１０（或いはその複製１０′）としては原本を添付するようにするとよい。
【００４４】
図３は、図２のユーザ端末の一構成例を示すブロック図である。
次に、ＨＢＤ１を挿入した端末における処理を、図３に示す一般的な情報処理装置（但し、記録媒体駆動装置を装備）の構成例を参照して説明する。この端末３０，４０（なお、後述する端末５０も同様の処理である；以下、端末３０を例に挙げて説明）で取り扱われる情報は、その処理時に一時的にＲＡＭ２２に蓄積され、その後記録媒体駆動装置２５によりＨＢＤ１に格納される。なお、一部のデータ、例えばＨＢＤ１に記録するようなレベルの情報でないデータなどは、端末３０内のＨＤＤ等の各種ＲＯＭ２３に格納してもよい。また、端末３０に文書入力や文書保存を実行させる上述した各プログラムは、ＨＢＤ１の書込不可領域から、ＣＰＵ２１が読み出すことによって実行される。また、これらのプログラムは、ユーザ等が使用する際に容易となるような表示装置２６用のグラフィカルユーザインターフェースを備えるようにして、メニュー画面などの処理の途中経過や結果が表示装置２６を通してユーザに提示され、必要に応じてキーボード，マウス（ポインティングデバイス）等の入力装置２４からユーザ（或いは後述するようにユーザの知人や量販店の店員等）が処理に必要な情報を入力するようにすればよい。また、その他の処理の実行中に作られる中間データもＲＡＭ２２に蓄積され、必要に応じて、ＣＰＵ２１によって読み出し、修正・書き込みが行われる。なお、ＣＰＵ２１，ＲＡＭ２２，ＲＯＭ２３，入力装置２４，記録媒体駆動装置２５，表示装置（ＣＲＴ，ＬＣＤ等）２６，プリンタ等出力装置（図示せず），通信装置２７は、バス２８により接続されるか、各要素の一部がＬＡＮ等のネットワークを介して接続されていればよい。
【００４５】
図４は、図２のユーザ端末の一例を示す構成図である。
図４を参照して、各種書類を電子データとして入力可能なユーザ端末の構成例を説明する。ここでも端末３０を例に挙げて説明すると、端末３０は、その本体に記録媒体駆動装置（ＨＢＤ駆動装置）２５を備え、各種情報を手入力する手段としてキーボード２４ａ及びポインティングデバイス（マウス）２４ｂに加え、同じく各種情報を入力する手段として、例えばインターネット接続部２４ｃ，デジタルカメラ２４ｄ，スキャナ２４ｅ，ＦＡＸ装置２４ｆなどを備えるものとする。なお、これらの入力手段は、汎用のコンピュータに既に装備されているか、容易に取付が可能な手段であり、本発明を構成するために特別に用意しなければならないものではなく、一般的なコンピュータの構成で本発明のＨＢＤを利用できることが、本発明の利点の１つでもある。
【００４６】
図５は、図１のハイブリッド型記録媒体や端末内の記憶装置に格納されるプログラム及びデータの一例を説明するための図である。
ここで、図５を参照してＨＢＤ１に格納される各プログラムの様々な形態を説明する。
【００４７】
ＲＯＭ領域１１には、少なくとも上述した文書入力プログラム６２及び文書保存プログラム６３が格納されている。図５で例示する文書保存プログラム６３には、保管形態設定プログラム６４，レベル設定プログラム６５，マーク設定プログラム６６，アクセス権設定プログラム６７を含むものとするが、これらの一部又は全部が含まれる形態でもよい。アクセス権設定プログラム６７とは、保存する対象電子データに対してアクセス権を設定し、各対象電子データに対するアクセス権の情報を書込可能領域（ここではＲＡＭ領域１２）に格納するプログラムを指す。さらに、アクセス権設定プログラム６７で設定したアクセス権に従って各対象電子データを読み出す文書読出プログラム６８を、ＲＡＭ領域１２に格納しておいてもよい。ただし、アクセス権設定プログラム６７を構成要素としない構成では、特別な文書読出プログラムは不要であり、端末（ＰＣ等）に存在する文書読出プログラムで対応可能である。なお、各プログラム６２〜６７に対し、各プログラムを実行してユーザが各種データを入力や保存，設定などを決定していく上でその補助となる各種テンプレート７０を予め用意しておき、好ましくはＲＯＭ領域１１に、さもなくばＲＡＭ領域１２或いはＰＣ内のＨＤＤ２３に格納しておくとよい。
【００４８】
文書保存プログラムは、保管形態設定ステップ及び対象電子データ保存ステップを含むステップを、ＨＢＤを装着したＰＣ等ユーザ端末に実行させるプログラムとしてもよい。保管形態設定ステップでは、イベント毎にそのイベントに係わる書類を保管する保管形態を設定する。保管形態とはイベントに係わる書類をどの記憶場所に電子データとして保管するか、或いは紙の書類の場合にはその原本がどこに保管してあるか、などを指す。ここで設定した保管形態に従ってアクセス権を設定するなど行ってもよい。また、対象電子データ保存ステップでは、保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを保存する。保管形態設定ステップ及び対象電子データ保存ステップは、保管形態設定プログラム６４，レベル設定プログラム６５，アクセス権設定プログラム６７などにより実現できる。
【００４９】
また、文書保存プログラム６３は、各対象電子データに対し、作成日時情報，作成者情報，原本の所在情報等の対象電子データ情報を、各対象電子データに関連付けてＲＡＭ領域１２に格納する対象電子データ情報保存ステップを含むステップを、ＨＢＤを装着したユーザ側の端末に実行させるように組んでもよい。なお、紙の書類でありそれが未保管である場合には、保管場所の一覧を印刷するなどしてその書類に添付して、その保管場所に保管されるべきことを示すようにしてもよい。対象電子データ情報保存ステップとしては、マーク設定プログラム６６により実現できる。
【００５０】
他の形態として、文書入力プログラム６２に、保管形態設定ステップ及び対象電子データ入力ステップを含むステップをＨＢＤを装着したＰＣ等ユーザ端末に実行させるプログラムを組み込んでもよい。この場合、対象電子データ入力ステップでは、保管形態設定ステップで設定された保管形態に従って対象電子データを入力するようにする。保管形態設定ステップ及び対象電子データ入力ステップは、保管形態設定プログラム６４，レベル設定プログラム６５，アクセス権設定プログラム６７などに対応するプログラムにより実現できる。この形態でも同様に、文書入力プログラムは、各対象電子データに対し、作成日時，作成者，原本の所在等の対象電子データ情報を入力する対象電子データ情報入力ステップを含むステップを、ＨＢＤを装着したユーザ側の端末に実行させるように組んでもよい。対象電子データ情報保存ステップとしては、マーク設定プログラム６６に対応するプログラムにより実現できる。結果的に、ここでの入力に従って保存を行えばよい。
【００５１】
一方、ＲＡＭ領域１２に保管されるべきプロジェクト関連データとしては、保管形態データベース（ＤＢ）７１，レベルＤＢ７２，マークＤＢ７３，アクセス権ＤＢ７４などのように、データベース化して格納されることが好ましく、格納の段階で各プログラムによりデータベース化されるよう各プログラムを組んでおけばよい。
【００５２】
図６は、図５の保管形態ＤＢにおけるデータの一例を説明するための図である。
保管形態ＤＢ７１には、図６に示すように、例えばプロジェクト毎にプロジェクトファイル（Ｐｒｏｊｅｃｔ＊Ｆｉｌｅ），イベントファイル（Ｅｖｅｎｔ＊Ｆｉｌｅ）を関連付けて保管するようにすればよい。ここでは１つのプロジェクトに対してＰｒｏｊｅｃｔＮａｍｅ（プロジェクト名），ＣｌｉｅｎｔＮａｍｅ（クライアント名），ＳｔａｒｔＤａｔｅ（プロジェクトの開始日時），Ｅｖｅｎｔ１Ｄａｔｅ（イベント１の開始日時），Ｅｎｄ１Ｄａｔｅ（イベント１の終了日時），．．．，Ｅｖｅｎｔ＊Ｄａｔｅ（イベント＊の開始日時），Ｅｎｄ＊Ｄａｔｅ（イベント＊の終了日時），．．．などの情報がプロジェクトファイルとして保管されている。また、各イベントに対し、入力されたイベントファイル（Ｅｖｅｎｔ１Ｆｉｌｅ，．．．，Ｅｖｅｎｔ＊Ｆｉｌｅ，．．．）が関連付けて保管されることとなる。
【００５３】
図７は、図５のレベルＤＢ及びアクセス権ＤＢにおけるデータの一例を説明するための図である。
また、レベルＤＢ７２及びアクセス権ＤＢ７４には、保管形態ＤＢ７１の各ファイル（図６の例に対しては各プロジェクトファイル，各イベントファイル）に対し、図７に示すように、ファイル変換情報，パスワード設定，閲覧者指定，プリント不可設定，名前を付けて保存不可設定等の各項目に、アクセス権のレベルが設定されている。ここでは、各ユーザに対して、他のＤＢにてＡ，Ｂ，．．．とランク付けしておくことを前提として、各ランク毎のアクセス権を設定した例を示している。また、レベルＤＢ７２では例えばイベント毎に中間の書類（依頼書や成果物でない書類）に対してはレベルを低く設定するようにしてもよく、同じくアクセス権も緩く設定してもよい。
【００５４】
なお、アクセス権に関しては、単純にはプロジェクト毎にユーザのアクセス権を設定するだけでもよく、これは１つのＨＤＢに１つのプロジェクトの情報が格納されているときには、単にＨＢＤを読み込むためのパスワードをユーザに通知しておく（或いはユーザが設定しておく）だけでもよい。
【００５５】
パスワードの設定に関し、ここで、作成した（記録済みの）ＨＢＤ１′が他人に無断で使われることを防止することが可能な実施形態を説明する。文書入力プログラムや文書保存プログラムとは別途、書込不可領域には、ＨＢＤ１′を読み込んで対象電子データを保管するためのパスワードを設定し、そのパスワードを書込可能領域に書き込むパスワード設定プログラムが格納されているようにすればよい。このようにユーザ側でパスワード（ユーザＩＤ及びパスワード）を設定することが好ましく、その場合、パスワードがＨＢＤ１（１′）に記載された後の文書読出プログラム６８の実行にはパスワードの入力が必要となる。このユーザＩＤによりアクセス権を管理してもよいことは言及するまでもない。また、このパスワードやアクセス権に従って、或いは他のＨＢＤ固有情報に従って、このＨＢＤ１′の複製の作成を制限するようにしてもよい。
【００５６】
次に、本発明に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管方法（以下、本方法とも称する）の一例を説明する。
図８は、図２の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図で、本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管方法の一例を説明するためのフロー図でもある。
【００５７】
まず、受注側業者３がＨＢＤメーカ２にＨＢＤ１の製造を依頼する（ステップＳ１）。ここで依頼するＨＢＤ１には、ＲＯＭ領域に上述の各プログラムが記録されているものとし、実際には受注側業者３によって記録するプログラムの内容は異なってくるのが普通である。ＨＢＤメーカ２は要求のＨＢＤ１を製造し、受注側業者３はその対価を支払う（ステップＳ２）。ここで、受注側業者３が市販のＣＤ−Ｒを購入し上述の各プログラムをＲＯＭ領域としＣＤ−Ｒに記録するようにしてもよい。
【００５８】
次に、受注側業者３は、ガイダンスに沿って提供形態，提供媒体，提供先情報等を入力する（ステップＳ３）。そして、受注側業者３は、画面のガイダンスに沿って保管形態・管理形態の選定や保管レベル・管理レベルの算出を行う（ステップＳ４）。受注側業者３は、対象情報が生じる度に、ガイダンスに沿って対象情報（書類，データ等）の識別名・作成日時・作成者・所在等をマーキングする（ステップＳ５）。そして、受注側業者３は、ガイダンスに沿って対象情報の抽出し、当事者（担当者）に応じた保護（隠蔽）設定する（ステップＳ６）。最後に、各種情報をＨＢＤ１の書込可能領域に書き込む（ステップＳ７）。受注側業者３は、そのＨＢＤ１′を発注側業者４へ渡す（ステップＳ８）。
【００５９】
ＨＢＤ１′を受け取った発注側業者４も、対象情報が生じる度に、ガイダンスに沿って対象情報（書類，データ等）の識別名・作成日時・作成者・所在等をマーキングする（ステップＳ９）。発注側業者４は、ガイダンスに沿って対象情報の抽出し、当事者（担当者）に応じた保護（隠蔽）設定し（ステップＳ１０）、各種情報をＨＢＤ１′の書込可能領域に書き込み、そのＨＢＤ１′を受注側業者へ渡す（ステップＳ１１）。
【００６０】
そして、プロジェクトが終了したこと（完了情報）がいずれかのユーザで入力されたか否かを判断し（ステップＳ１２）、終了していない場合には、ステップＳ５〜Ｓ７或いはステップＳ５〜Ｓ１１を繰り返す（ステップＳ１３）。終了した場合には、受注側業者３は最終版のＨＢＤ１′を含む成果物１０を複製し、発注側業者４に納品し、その対価を得る（ステップＳ１４）。
【００６１】
一連の処理の例として、提供形態（成果物（商品，提案書，契約書等）、提供媒体（ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ等））、提供先情報（顧客，依頼主，下請，ジョイントベンチャ等）の入力を行った後、保管形態・管理形態の選定し、保管レベル・管理レベルを算出する。そして、対象情報（書類，データなど）の識別名・作成日時・作成者・所在などをマーキングする。完了情報が入力された時に、対象情報の抽出を行い、この時点でアクセス権を設定する。例えば、所定条件に基づいて当事者（担当者）間ごとの記憶領域に振り分け、当事者（担当者）に応じた保護（隠蔽）設定し、当事者には設定形式に応じた通知（提供）を行うなどを行ってもよい。なお、ここで例示した方法のように、当事者が複数で１つの成果物がその当事者間を渡り歩くケースでは、アクセス権の設定時期に注意すべきである。
【００６２】
このことにより、プロジェクトの開始の早期から、最終段階（顧客提供など）を考慮した関連情報の管理が行え、さらには各当事者に適切な形式で保管・保護されるため、効率の良い運営が可能となる。さらに、通常、一般ＰＣ環境で、ＨＢＤに書き込みできるドライブが内蔵或いは外付けされていると考えられるので、ソフト的な処理で、ユーザ環境で未だ記録していないＨＢＤを当該環境に入れると、自動的に文書入力，保存（削除や上書きも含む）などが可能なキャビネットの画面を表示させることが可能となる。
【００６３】
次に、電子データ（ファイル）として様々な媒体の書類を入力，保存する方法の処理手順の一例を説明する。
図９及び図１０は、図８の関連文書保管方法に関し、電子データとして書類を入力及び保存する方法の一例を説明するためのフロー図で、図１１乃至図１６は、入力及び保存時の画面の一例を示す図である。なお、ここで説明する入力及び保存は、上述した文書入力プログラム及び文書保存プログラムの処理フローの一例と言える。
【００６４】
まず、処理が保存処理か否かを判断し（ステップＳ２１）、保存処理であれば、図１０のステップＳ４１に進む。ここでの保存処理とはファイルの隠蔽処理等を行って正式にＨＢＤに格納する処理を指す。保存処理でなければ入力処理であるので、その文書が本発明を利用したプロジェクト用の文書入力であるかを判断する（ステップＳ２２）。ステップＳ２２で本発明を利用したものでなく、通常の文書入力である場合、ステップＳ２１に戻り処理を待つ。一方、ステップＳ２２においてプロジェクト用の文書の入力であると判断された場合、それが電子ファイルであるか否かを判断する（ステップＳ２３）。
【００６５】
電子ファイルである場合、書式の変換が必要であるか否かをプログラムで判断し（ステップＳ２４）、必要であれば書式変換を行い（ステップＳ２６）、ＰＣのＲＡＭ部やＲＯＭ部に一時的に保存するか、直接ＨＢＤのＲＡＭ領域にとりあえず保存する（ステップＳ２７）。保存時はプロジェクトフォルダを設定してそこに格納していけばよい。書式変換が必要でなければそのまま同様に保存する（ステップＳ２７）。ここで書式変換が必要な場合とは、予め保存の書式を例えばＨＴＭＬ形式やＰＤＦ形式などと決めていた場合に、形式が違った時などを指す。また、Ｅ−ｍａｉｌである場合にもＨＴＭＬやｔｅｘｔデータとして変換して取り込む必要が生じる。また、閲覧時の環境も鑑みて、元のファイルが閲覧できない可能性のあるもの（例えば一般的に使用されていない或いは多数の人に使用されていないファイル形式のデータ）であれば変換するようにしてもよい。
【００６６】
一方、ステップＳ２３で電子ファイルでないと判断された場合、紙ファイルか否かを判断し（ステップＳ２５）、紙ファイルであればスキャンし（ステップＳ２８）、ステップＳ２４へ進む。紙ファイルでなければ、アナログ写真など通常のスキャナで読み取れないもの（或いは精細に読み取れないもの）であるかを判断し（ステップ２９）、読み取れないものであればデジタルカメラなどの専用機でスキャン或いは撮影し（ステップＳ３０）、ステップＳ２４へ進む。読み取れる場合には、ステップＳ２８へ進む。
【００６７】
ステップＳ２１で保存処理であると判断された場合、ＨＢＤがセットされているか否かを判定し（ステップＳ４１）、セットを待つ。セットされていれば、ＲＯＭ領域の文書保存プログラムを起動し（ステップＳ４２）、画面を表示する（ステップＳ４３）。次に、商談名などプロジェクト名を選択し、その中のファイル群を表示する（ステップＳ４４）。なお、ここでユーザ毎に必要なファイル群を設定することを可能としておいてもよい。その中からパスワード等で隠蔽するファイルを選択し（ステップＳ４５）、パスワードの設定及びファイルの暗号化を行う（ステップＳ４６）。ステップＳ４６を経由したファイル及び経由しないファイルともにＨＢＤのＲＡＭ領域へ書き込み（ステップＳ４７）、処理を終了する。
【００６８】
なお、ステップＳ２１，Ｓ２２，Ｓ２３，Ｓ２５における判断は、ユーザの入力に従って行うか、或いはＰＣに装備された各機器（デジタルカメラやスキャナ，電子メールソフト等）による読み取りをトリガとして行えばよい。また、プロジェクト名やパスワード設定ファイルの選択は、ユーザの入力に従って行えばよい。ここでのユーザの入力とは、例えば、図１１（Ａ）のような画面に対して設けられたサブメニューである、図１１（Ｂ）のファイル，図１１（Ｃ）のグループ，図１１（Ｄ）の登録，図１１（Ｅ）のディスクなどのプルダウンメニューによって、ユーザがマウスやショートカットキーで入力することを指す。
【００６９】
まず、プロテクト設定ユーティリティについて例示する。
図１１（Ｂ）において、「ファイル」→「開く」とクリックした場合の画面は図１２（Ａ）、「ファイル」→「別名で保存」とクリックした場合の画面は図１２（Ｂ）となる。同様に図１１（Ｃ）において、「グループ」→「選択」とクリックした場合の画面は図１２（Ｃ）、「グループ」→「削除」とクリックした場合の画面は図１２（Ｄ）となり、図１１（Ｄ）において、「登録」→「フォルダの登録」とクリックした場合の画面は図１３（Ａ）、「登録」→「ファイルの登録」とクリックした場合の画面は図１３（Ｂ）、「登録」→「フォルダの作成」とクリックした場合の画面は図１３（Ｃ）となり、図１１（Ｅ）において、「ディスク」→「有効期限の設定」とクリックした場合の画面は図１４（Ａ）、「ディスク」→「パスワードの設定」とクリックした場合の画面は図１４（Ｂ）となる。例えば、デザイン業界を例に挙げると、複数のデザインデータから最終的に採用のデザインを絞っていく場合には期限付きでデザインデータを提供するなどすればよい。
【００７０】
次に、ディスク書込ユーティリティについて例示する。
メインとなるメニュー画面は図１５（Ａ）であり、そのサブメニューとして図１５（Ｂ）のファイル，図１５（Ｃ）のディスクなどのプルダウンメニューが設けられている。図１５（Ｂ）において、「ファイル」→「開く」とクリックした場合の画面は図１６（Ａ）、「ファイル」→「環境設定」とクリックした場合の画面は図１６（Ｂ）となる。図１６（Ｂ）では作業ドライブと書込ドライブを選択できるようになっている。なお、書込ドライブとは上述のＨＢＤが挿入されたドライブである。同様に図１５（Ｃ）において、「ディスク」→「書き込み実行」とクリックした場合の画面は、図１６（Ｃ）のダイアログ表示の後、図１６（Ｄ）のように書き込みの進行状況を表示するとよい。
【００７１】
上述したように、ＨＢＤに、ＨＢＤ毎或いはファイル毎のパスワード付与や場合によっては暗号化も行い、キャビネットに入ったファイルの種類より必要な閲覧ソフトも自動添付して、書き込み可能部に書き込むようにしてもよい。また、見積り，契約書，コレポン，成果物等のファイルを格納する際には、画面上のボックスにドラッグ＆ドロップするなどすればよいよう構成すればよい。また、電子メールについてはメーラソフトと連携し、Ｔｅｘｔ／ＨＴＭＬ／ＸＭＬ等で取り込めるようにしておくとよい。成果物はオリジナル書式で格納し、その他はｐｄｆで行ったりするのも有効であるし、全部の書類を、ＨＴＭＬ形式でＩＥ等のブラウザで見ることができるというのも魅力的である。
【００７２】
次に、図９及び図１０の関連文書保管方法で保管したデータを読み出す方法の処理手順の一例を説明する。
図１７は、図９及び図１０の関連文書保管方法で保管したデータを読み出す方法の一例を説明するためのフロー図で、図１８及び図１９は、読み出し時の画面の一例を示す図である。なお、ここで説明する読み出しは、上述した文書読出プログラムの処理フローの一例と言える。
【００７３】
まず、ＨＢＤがセットされているか否かを判定し（ステップＳ５１）、セットを待つ。セットされていれば、ＲＯＭ領域の文書読出プログラム（閲覧プログラムとも言える）を起動し（ステップＳ５２）、プロジェクトフォルダの中味を画面に表示する（ステップＳ５３）。次に、隠蔽ファイルを閲覧するのか隠蔽されていないファイルを閲覧するのかを判断し（ステップＳ５３）、後者であればユーザにファイルを選択させて閲覧させ（ステップＳ５５）、ステップＳ５３へ戻る。一方、隠蔽ファイルであった場合には、閲覧したいファイルを選択させ（ステップＳ５６）、パスワードを入力させて（ステップＳ５７）、パスワードが一致した場合のみ閲覧させ（ステップＳ５８）、ステップＳ５３へ戻る。
【００７４】
ここで、読出処理に関し、プロテクトコントロールユーティリティについて例示する。
メインとなるメニュー画面は図１８（Ａ）であり、そのサブメニューとして「ファイル」などのプルダウンメニューが設けられている。図１８（Ａ）において、「ファイル」→「開く」とクリックした場合の画面は図１８（Ｂ）となり、この中からファイルを選択させ、隠蔽ファイルであれば図１８（Ｃ）のようなパスワード入力画面を表示し、ユーザにパスワードの入力を行わせる。一方、図１８（Ａ）において「ハードディスクにコピー」ボタンがクリックされた場合に、コピー先を指定するためのダイアログは、図１９（Ａ）のように表示すればよい。また、閲覧するファイルをハードディスクにコピーする場合には、図１９（Ｂ）のようにコピーの進行状況を表示するようにすればよい。
【００７５】
図２０は、本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの他の構成例を説明するための図である。
図２０で例示するシステムは、図１乃至図１９で主に説明したシステムにおいて、プロジェクトの発注側業者と受注側業者を入れ替えたシステムであり、発注側業者４がＨＢＤメーカ２にＨＢＤ１の作成を依頼し、発注側業者４が主導権を握って成果物１０の一部であるＨＢＤ１′を作成（対象電子データの保管）を行うことを特徴とする。なお、図２０で例示するシステム及びその方法は、図１乃至図１９での説明を援用することで説明可能であり、その説明を省略する。
【００７６】
図２１は、本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図で、図２２は、図２１の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図で、本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管方法の一例を説明するためのフロー図でもある。
【００７７】
図２１で例示する関連文書保管システムは、ＨＢＤ１に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管するシステムであり、プロジェクトの受注側業者３のユーザが使用する端末にＨＢＤ１（１′）を装着して、ＨＢＤ１（１′）内のプログラムを起動させてプロジェクトの対象電子データを保管する。さらに、そのプロジェクトの発注側業者４で生じる対象電子データ（紙の対象書類も含む；対象情報）は、発注側業者４の端末４０から受注側業者３の端末３０にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存するものとする。なお、詳細な説明は、図１乃至図１９で説明したシステムにおいて、ＨＢＤ１（１′）を最終版の成果物として作成するまでは発注側業者４に渡さず、受注側業者３でのみＨＢＤ１に対する書き込みを行うか或いは発注側業者４がネットワークを介して書き込みを行うか、という点が異なるだけであり、適宜援用可能であるので省略する。
【００７８】
図２２を参照して、図２１の関連文書保管システムにおける一連の流れを説明する。
まず、受注側業者３がＨＢＤメーカ２にＨＢＤ１の製造を依頼する（ステップＳ６１）。ＨＢＤメーカ２は要求のＨＢＤ１を製造し、受注側業者３はその対価を支払う（ステップＳ６２）。次に、受注側業者３は、ガイダンスに沿って提供形態，提供媒体，提供先情報等を入力する（ステップＳ６３）。そして、受注側業者３は、ガイダンスに沿って保管形態・管理形態の選定、保管レベル・管理レベルの算出を行う（ステップＳ６４）。受注側業者３は、対象情報（対象書類とも言える）が生じる度に、ガイダンスに沿って対象情報（書類，データ等）の識別名・作成日時・作成者・所在等をマーキングする（ステップＳ６５）。そして、受注側業者３は、ガイダンスに沿って対象情報を抽出し、当事者（担当者）に応じた保護（隠蔽）設定する（ステップＳ６６）。最後に、各種情報をＨＢＤ１の書込可能領域に書き込む（ステップＳ６７）。受注側業者３はＨＢＤ１′を含む成果物１０を複製（複製後の成果物１０′）し、発注側業者４に納品し、その対価を得る（ステップＳ６８）。
【００７９】
なお、図２１及び図２２で説明した形態に類似した形態として、ネットワークを介した対象情報のやり取りを行うか否かに拘らず、入力及び保存を受注側業者３がその端末３０で行う形態も採用できる。この形態では、例えば、プロジェクト毎に、成果物ができあがった段階で、関連資料・情報・データを、隠蔽が必要なものについては隠蔽を行った上で、１つのディスクに取り込み、保管を行うようにしてもよい。
【００８０】
図２３は、本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図である。
本発明としては、図２１で説明した形態のシステム及び図２２で説明した形態の方法（及びそれらに類似した形態として説明したシステム及び方法）において、受注側業者と発注側業者のユーザ，端末を入れ替えた形態も同様に採用でき、図２３でその一構成例を図示するが図２１又は図２２に基づく説明と同様であり、その詳細な説明は省略する。図２３で例示するシステム及びその方法では、発注側業者４がＨＢＤメーカ２にＨＢＤ１の作成を依頼し、発注側業者４が主導権を握って成果物１０の一部であるＨＢＤ１′を作成（対象電子データの保管）を行うことを特徴とする。
【００８１】
図２４は、本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図で、図２５は、図２４の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図で、本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管方法の一例を説明するためのフロー図でもある。
【００８２】
図２４で例示する関連文書保管システムは、ＨＢＤ１に、ユーザ側の端末で或るプロジェクトに関連する書類を電子データとして保管するシステムであり、プロジェクトの中間業者５側のユーザが使用する端末５０にＨＢＤ１を装着して、ＨＢＤ１内のプログラムを起動させてそのプロジェクトの対象電子データを保管する。さらに、そのプロジェクトの受注側業者（外注先）３及び／又は発注側業者４で生じる対象電子データは、受注側の端末３０及び／又は発注側の端末４０から中間業者５側の端末５０にネットワークを介してアクセスして入力又は入力及び保存するものとする。なお、詳細な説明は、図２１乃至図２３で説明したシステムにおいて、中間業者５を介すること、及びそれに伴い、中間業者５がＨＢＤ１（１′）を最終版の成果物として作成するまでは受注側業者３や発注側業者４に渡さず、中間業者５でのみＨＢＤ１に対する書き込みを行うか或いは受注業者３及び／又は発注側業者４がネットワークを介して書き込みを行うか、という点が異なるだけであり、適宜援用可能であるので省略する。例えば、デザイン業界を例に挙げると、デザイン会社が受注側業者３に相当し、広告代理店が中間業者５に相当し、そして客先が発注側業者４に相当し、複数のデザインデータから最終的にデザインを絞っていく場合には期限付きでデザインデータを提供するなどすればよい。一方、ＨＢＤメーカ２もプログラムの対価を付加してＨＢＤを販売することができるため売上の増加が見込まれる。
【００８３】
図２５を参照して、図２４の関連文書保管システムにおける一連の流れを説明する。
まず、中間業者５がＨＢＤメーカ２にＨＢＤ１の製造を依頼する（ステップＳ７１）。ＨＢＤメーカ２は要求のＨＢＤ１を製造し、中間業者５はその対価を支払う（ステップＳ７２）。中間業者５は、ガイダンスに沿って提供形態，提供媒体，提供先情報等を入力する（ステップＳ７３）。そして、中間業者５は、ガイダンスに沿って保管形態・管理形態の選定、保管レベル・管理レベルの算出を行う（ステップＳ７４）。中間業者５は、受注側業者３，発注側業者４からの対象情報が生じる度に（或いは最後に纏めて）、ガイダンスに沿って対象情報（書類，データ等）の識別名・作成日時・作成者・所在等をマーキングする（ステップＳ７５）。最後に、中間業者５は、ガイダンスに沿って対象情報を抽出し、当事者（担当者）に応じた保護（隠蔽）設定し（ステップＳ７６）、各種情報をＨＢＤ１の書込可能領域に書き込む（ステップＳ７７）。そして、中間業者５はＨＢＤ１′を含む成果物１０を複製（複製した成果物１０′）し、発注側業者４又は発注側業者４及び受注側業者３に納品し、その対価を得る（ステップＳ７８）。
【００８４】
なお、図２４及び図２５で説明した形態に類似した形態として、ネットワークを介した対象情報のやり取りを行うか否かに拘らず、入力及び保存を中間業者５がその端末５０で行う形態も採用できる。この形態では、例えば、プロジェクト毎に、成果物ができあがった段階で、関連資料・情報・データを、隠蔽が必要なものについては隠蔽を行った上で、１つのディスクに取り込み、保管を行うようにしてもよい。
【００８５】
さらに、図２４及び図２５で説明した形態に類似した形態として、中間業者でなく、プロジェクトの発注側，受注側のいずれかのユーザが使用する端末にＨＢＤを装着して、ＨＢＤ内のプログラムを起動させてそのプロジェクトの対象電子データを保管するようにしてもよい。この形態に対してもネットワークを介した対象情報のやり取りを行うか否かに拘らず、入力及び保存を発注側，受注側がその端末で行う形態も採用できる。
【００８６】
また、本発明としては、図１乃至図２０で説明した形態と図２４及び図２５で説明した形態とを組み合わせた形態を採用してもよい。すなわち、プロジェクトの中間業者側のユーザとそのプロジェクトの受注側又は発注側のユーザとの間でＨＢＤをやり取りして、それぞれのユーザの端末にＨＢＤを装着して、各端末でＨＢＤ内のプログラムを起動させてそのプロジェクトの対象電子データを保管していくようにしてもよい。
【００８７】
【発明の効果】
本発明によれば、或るプロジェクトを遂行していく過程で発生する書類，データ類を、プロジェクトの発生段階から終結段階まで統合的に一括して電子データで保管することが可能となり、後で保管した書類を容易に探し出すことも可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る関連文書保管用記録媒体の一例を示す概略図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図である。
【図３】図２のユーザ端末の一構成例を示すブロック図である。
【図４】図２のユーザ端末の一例を示す構成図である。
【図５】図１のハイブリッド型記録媒体や端末内の記憶装置に格納されるプログラム及びデータの一例を説明するための図である。
【図６】図５の保管形態ＤＢにおけるデータの一例を説明するための図である。
【図７】図５のレベルＤＢ及びアクセス権ＤＢにおけるデータの一例を説明するための図である。
【図８】図２の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図である。
【図９】図８の関連文書保管方法に関し、電子データとして書類を入力及び保存する方法の一例を説明するためのフロー図である。
【図１０】図８の関連文書保管方法に関し、電子データとして書類を入力及び保存する方法の一例を説明するためのフロー図で、図９に続く図である。
【図１１】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１２】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１３】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１４】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１５】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１６】入力及び保存時の画面の一例を示す図である。
【図１７】図９及び図１０の関連文書保管方法で保管したデータを読み出す方法の一例を説明するためのフロー図である。
【図１８】読み出し時の画面の一例を示す図である。
【図１９】読み出し時の画面の一例を示す図である。
【図２０】本発明の一実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの他の構成例を説明するための図である。
【図２１】本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図である。
【図２２】図２１の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図である。
【図２３】本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図である。
【図２４】本発明の他の実施形態に係る、ハイブリッド型記録媒体を利用した関連文書保管システムの一構成例を説明するための図である。
【図２５】図２４の関連文書保管システムにおける処理の流れを説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
１…ハイブリッド型記録媒体、１′…書込後のハイブリッド型記録媒体、１１…書込不可領域（ＲＯＭ領域）、２…ＨＢＤメーカ、３…受注側業者、４…発注側業者、５…中間業者、１０…成果物、１０′…成果物の複製、１２…書込可能領域（ＲＡＭ領域）、１３…基板、１４…色素記録層、１５…反射層、１６…保護層、１７…ＲＯＭ領域の案内溝、１８…ＲＡＭ領域の案内溝、３０…受注側業者の端末、４０…発注側業者の端末、５０…中間業者の端末。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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