(57)【要約】【課題】複数のクライアントに対して情報の通達を円滑かつ確実に行う。【解決手段】文書の所在情報を一ないし複数のユーザに通知する通知過程（ＳＰ１４、ｍａｉｌ）と、前記ユーザが使用するクライアント装置から前記所在情報に基づいて要求された文書情報を当該クライアントに送信する通達過程（ＳＰ１６）と、前記通知過程において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前記文書情報の要求を行っていない当該文書情報を未閲覧のユーザを判別する未閲覧判別過程（ＳＰ１８）と、前記未閲覧判別過程において未閲覧であると判別されたユーザに対して前記所在情報を再通知する再通知過程（ＳＰ２０）とを設けた。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の所在情報を一ないし複数のユーザに通知する通知過程と、
前記ユーザが使用するクライアント装置から前記所在情報に基づいて要求された文書情報を当該クライアント装置に送信する通達過程と、
前記通知過程において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前記文書情報の要求を行っていない当該文書情報を未閲覧のユーザを判別する未閲覧判別過程と、
前記未閲覧判別過程において未閲覧であると判別されたユーザに対して前記所在情報を再通知する再通知過程と
を有することを特徴とする電子通達方法。
【請求項２】
前記文書情報は、回答を要求する質問情報を含み、
さらに、前記通知過程において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前期文書情報に含まれる質問情報に対して未回答のユーザを判別する未回答判別過程と、
前記未回答判別過程において未回答であると判別されたユーザに対して前記回答を催促する回答催促過程と
を有することを特徴とする請求項１記載の電子通達方法。
【請求項３】
前記再通知過程は、前記通知過程による通知後所定期間後に複数回実行される過程である
ことを特徴とする請求項１記載の電子通達方法。
【請求項４】
文書の所在情報を一ないし複数のユーザに通知する通知手段と、
前記ユーザが使用するクライアント装置から前記所在情報に基づいて要求された文書情報を当該クライアント装置に送信する通達手段と、
前記通知手段において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前記文書情報の要求を行っていない当該文書情報を未閲覧のユーザを判別する未閲覧判別手段と、
前記未閲覧判別手段において未閲覧であると判別されたユーザに対して前記所在情報を再通知する再通知手段と
を有することを特徴とする電子通達装置。
【請求項５】
請求項１ないし３の何れかに記載の電子通達方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の事業所、スタッフに情報を通知する際に用いて好適な電子通達方法、電子通達装置およびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、複数の事業所を有する企業が各事業所に対して、或いは従業員、スタッフ等の受信者に対して各種案内や通達を行う場合においては、電子メールによる通知が広く利用されている。また、該企業が社内外に対して広く情報を公開するためにホームページの開設が行われている。特許文献１においては、前の部署の回答を受けて次の部署が回答を作成するような電子化書類（電子メール）の回覧システムが開示されている。その回覧システムにおいては、メールサーバによって各電子メールの回覧期限がチェックされており、回覧停滞者に対して次の回覧者から督促を行うことが可能になっている。また、特許文献２においては、ホームページの開設通知を行うシステムが開示されている。同システムにおいては、ＨＴＴＰサーバにホームページのためのＨＴＭＬファイルが登録された時点で、アドレス情報を含むメール文書が生成される。そして、該文書を他者に送信することによって、アドレス情報が確実に該他者に伝えられる。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−０５１０７０号公報
【特許文献２】
特開２００１−３３１４１２号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、電子メールの受信あるいはホームページの閲覧は受信者が行う一方的なものである。そのため、電子メールの開封の確認をサーバが行うことがなく、受信者に対して確実に情報が伝達されたか否かの判断が困難である。特許文献１記載の技術においても、回覧順序が予め定められている場合には有効に機能するが、回覧順序を規定せずに多数の相手に対して通達を行う場合には適していない。さらに、各受信者からの回答を要求するような通知内容である場合においては、返信されたメールを逐一確認し、誰が回答を行い、誰が回答を行っていないかの判断を行う必要があった。特許文献２記載の技術においても、受信者が当該ホームページを閲覧する保証が無く、通達に利用するには不十分なものである。
この発明は、上述した事情に鑑みてなされたものであり、情報の通達を円滑かつ確実に行うことができる電子通達方法、電子通達装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため本発明にあっては、下記構成を具備することを特徴とする。なお、括弧内は例示である。
請求項１記載の電子通達方法にあっては、文書（通達文書、案内画面）の所在情報（ＵＲＬ）を一ないし複数のユーザに通知する通知過程（ＳＰ１４、ＳＰ２３６）と、前記ユーザが使用するクライアント装置から前記所在情報に基づいて要求された文書情報を当該クライアント装置に送信する通達過程（ＳＰ１６、ＳＰ１３２）と、前記通知過程において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前記文書情報の要求を行っていない当該文書情報を未閲覧のユーザを判別する未閲覧判別過程（ＳＰ１８、ＳＰ２１４、ＳＰ２４４）と、前記未閲覧判別過程において未閲覧であると判別されたユーザに対して前記所在情報を再通知する再通知過程（ＳＰ２０、ＳＰ２３６）とを有することを特徴とする。
さらに、請求項２記載の構成にあっては、請求項１記載の電子通達方法において、前記文書情報は、回答を要求する質問情報を含み、さらに、前記通知過程において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前期文書情報に含まれる質問情報に対して未回答のユーザを判別する未回答判別過程（ＳＰ１８、ＳＰ２１４）と、前記未回答判別過程において未回答であると判別されたユーザに対して前記回答を催促する回答催促過程（ＳＰ２０、ＳＰ２３６）とを有することを特徴とする。
さらに、請求項３記載の構成にあっては、請求項１記載の電子通達方法において、前記再通知過程は、前記通知過程による通知後所定期間後に複数回実行される過程であることを特徴とする。
また、請求項４記載の電子通達装置にあっては、文書（通達文書、案内画面）の所在情報（ＵＲＬ）を一ないし複数のユーザに通知する通知手段（ＳＰ１４、ＳＰ２３６）と、前記ユーザが使用するクライアント装置から前記所在情報に基づいて要求された文書情報を当該クライアント装置に送信する通達手段（ＳＰ１６、ＳＰ１３２）と、前記通知手段において文書の所在情報を通知したユーザのうち、前記文書情報の要求を行っていない当該文書情報を未閲覧のユーザを判別する未閲覧判別手段（ＳＰ１８、ＳＰ２１４、ＳＰ２４４）と、前記未閲覧判別手段において未閲覧であると判別されたユーザに対して前記所在情報を再通知する再通知手段（ＳＰ２０、ＳＰ２３６）とを有することを特徴とする。
また、請求項５記載のプログラムにあっては、請求項１ないし３の何れかに記載の電子通達方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】
１．    実施形態の全体構成
（１）システム構成
まず、本発明による一実施形態の電子通達システムの全体構成を図１（ａ）を参照し説明する。
図において１００は配信サーバであり、通達内容等の情報を記憶し、インターネット等のネットワーク２００を介してクライアント端末と通信する。１５０はユーザ端末であり、ネットワーク２００を介して該情報を各受信者に提供する。１２０は登録端末であり、配信サーバ１００に接続されており、該配信サーバ対して通達内容等の情報を登録する。
【０００７】
（２）ハードウェア構成
次に、配信サーバ１００のハードウェア構成を図１（ｂ）を参照して説明する。
図において、１０は通信インターフェースであり、ネットワーク２００を介して、ユーザ端末１５０または登録端末１２０と通信する。２０はキーボードであり、文字・数字等を入力する。２５はマウスであり、キーボード２０と共に、配信サーバ１００の操作者によって操作される。３０はディスプレイであり、操作者に対して各種情報を表示する。４０はハードディスクであり、オペレーティングシステム、アプリケーションプログラム、後述する通達データベース、ユーザデータベース、電子メールの発信履歴等が格納される。５０はリムーバルディスクドライブであり、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ等に対して、読み出し、書き込みを行う。６０はＲＯＭであり、イニシャルプログラムローダ等が記憶されている。６２はＣＰＵであり、後述するプログラムに基づいて、他の構成要素を制御する。６４はＲＡＭであり、ＣＰＵ６２のワークメモリとして用いられる。７０はバスラインであり、各部を接続する。以上の構成要素により、配信サーバ１００が構成される。
【０００８】
なお、ユーザ端末１５０，登録端末１２０も配信サーバ１００と同様に構成される。また、配信サーバ１００はＷｅｂサーバとして機能し、ユーザ端末１５０または登録端末１２０に対してＨＴＭＬコードによって各種表示画面を提供する。一方、ユーザ端末１５０または登録端末１２０においては、これら表示画面を閲覧し、必要に応じてデータを入力するために、ブラウザが用いられる。
【０００９】
２．実施形態の動作
まず、本実施形態の通達システムの動作を図２ないし図８のフローチャートおよび表示された画面例を参照して説明する。
本実施形態の通達システムにおいては、電子メールを用いて通達の有無がＳＭＴＰにしたがって通知され、通達文書および回答がＨＴＴＰにしたがって伝達される周知のようにＨＴＴＰに従った情報の伝送においては、まず配信サーバ１００とユーザ端末１５０等との間にコネクションが確立され、ユーザ端末１５０等からの「リクエスト」に対して、配信サーバ１００が「レスポンス」を返信する、という形式によってデータのやりとりを行う。
【００１０】
図２においては、中央のフローが配信サーバ１００の動作を示し、左端のフローが登録端末１２０の動作を示し、右端のフローがユーザ端末１５０の動作を示している。まず、登録端末１２０において作成された通達文書が配信サーバ１００に登録される。配信サーバ１００は、登録された通達文書を所定のユーザに対して通知する。各ユーザはユーザ端末１５０において通達文書の通知ないし通達文書を配信サーバ１００から受信する。ユーザ端末１５０からは通達文書の質問事項に対する回答が配信サーバ１００に返信される。さらに、配信サーバ１００は、各ユーザにおける通達文書の閲覧状況あるいは回答状況の監視を行い、必要に応じて各ユーザに対して閲覧あるいは回答を催促する旨のメッセージの送信を行う。以下、これらの動作の詳細を説明する。
【００１１】
（１）文書作成処理
まず、登録端末１２０の操作者が配信サーバ１００が提供する文書作成画面のＵＲＬの参照をブラウザに指示し、登録端末１２０は文書作成画面のリクエストを配信サーバ１００に送信する（ＳＰ３０）。当該リクエストを受信した配信サーバ１００は図３（ａ）の入力フォーム（文書作成画面）送信ルーチンを起動する。
【００１２】
まず、ステップＳＰ１１０において、文書を個別に識別可能な文書ＩＤを設定する。この文書ＩＤは通し番号でもランダムな文字列でもよく、一度取得されたＩＤ番号が再び取得されないユニークなＩＤ情報（文字列情報）であればよい。そして、設定された文書ＩＤを付加した文書作成画面についてのＨＴＭＬコードをレスポンスとして登録端末１２０に返信する。
【００１３】
登録端末１２０は「文書作成画面」についてのＨＴＭＬコードを受信するとともに当該コードに基づく文書作成画面をブラウザに表示し（ＳＰ３０）、登録端末１２０の操作者による通達文書の作成入力を受け付ける（ＳＰ３２）。ここで、登録端末１２０のブラウザ上には図６（ａ），（ｂ）に示す文書作成画面が表示されている。
図６（ａ）は初期状態の画面である。３００は宛先設定ボタンであり、該ボタンを押下することにより、「宛先設定画面」が表示される（図示略）。「宛先設定画面」においては、通達すべきユーザの条件の設定を行う。たとえば、氏名、ユーザ種別（本社職員、事業所職員、職位等）、性別、在籍年数等によって宛先条件を指定することができ、設定された条件は通達文書の情報と共に配信サーバ１００の通達データベースに記憶される。
【００１４】
３０１は宛先設定表示欄であり、宛先が設定されているか否かが表示される。３０２は未読チェックを行うか否かを選択するラジオボタンであり、「ＯＮ」をチェックした場合、配信サーバ１００は当該文書について宛先のユーザが通達文閲覧したか否かを確認し、必要に応じて未読のユーザに対して閲覧を催促するメッセージの送信を行う処理を行う（後述）。３０４はタイトル入力欄、３０６は本文入力欄であり、作成者によってキーボード２０を用いてテキスト文が入力される。なお、通達の本文として、カテゴリ（研修案内、会議案内などの分類）の設定、通達内容に関する問い合わせ先、通達の発信者、添付ファイルの設定を行ってもよい。３１０は発信日指定ラジオボタンであり、該ラジオボタンをチェックすると、隣接したフィールド３１０ａないしｃに別指定した発信日に当該文書が宛先条件に該当するユーザに通知される。一方、「即時」ラジオボタン３１１をチェックすると、通達文が配信サーバ１００登録された時点あるいはその日に即時送信される旨が指定される。
【００１５】
３０８は、回答欄作成ボタンであり、当該ボタンを押下すると、「回答欄作成フォーム」が文書作成画面に展開され、回答欄の作成入力を受け付ける。図６（ｂ）に回答欄作成フォームが展開された状態を示す。なお、回答が必要な通達文である場合においては、「回答欄を作成」ボタン３０８を押下せずあるいは、回答欄を未設定状態のまま配信サーバ１００に登録してよいことはいうまでもない。３２２は回答が必須であるか否かを指定するラジオボタンであり、文書閲覧時、文書への回答が必須であるか否かのマークを設定する。３２４は回答締切日を設定するラジオボタンであり、回答期限の日付が隣接するフィールド３２４ａないし３２４ｃにより、プルダウン方式により指定される。「なし」をチェックした場合は回答欄作成は設定されない。３２６は回答自動チェックを設定するチェックボックスであり、このボックスがチェックされると、後述する「チェックルーチン」のチェック対象として配信サーバ１００に登録される。
【００１６】
３３０は回答欄であり、質問に対する回答方法を規定する欄である。該回答欄は適宜追加することにより複数設けることができ、複数の質問項目に対応することができる。３３２は質問項目記載欄であり、テキスト文により質問が記載される欄である。３３４は選択肢記載欄であり、質問に対する回答項目が複数の選択肢として列挙される欄である。３３６は選択肢種類チェックボックスであり、「ラジオボタン」へのチェックによって、上記選択肢の選択が択一的選択であることが指定され、「チェックボックス」へのチェックによって、選択肢の複数選択が認められることが指定される。また、「無し」へのチェックにより選択肢記載欄３３４への入力内容が無視される。３３８は「追加」ボタン、３４０は「削除」ボタンであり、回答欄を追加削除する。なお、図６（ｂ）においては、回答欄２が追加・表示されている。３４２は入替ボタンであり、ボタンの押下により回答欄３３０の上下を入れ替える。
【００１７】
３１４は内容確認ボタンであり、該ボタンを押下することによって、内容確認画面がブラウザ上に表示される。ここで、内容確認画面は、文書作成画面において入力されたデータに基づいて、配信サーバ１００で生成されるものであってもよいし、登録端末１２０が生成するものであってもよい。３１６は「戻る」ボタンであり、押下により現入力内容を破棄してメイン画面（図示略）に戻る。なお、「戻る」ボタン３１６押下の際、配信サーバ１００に編集途中のデータを保持するようにしてもよい。
【００１８】
４１２は「送信」ボタンであり、該ボタンの押下によって文書作成画面において入力された通達文のデータが配信サーバ１００に送信される（ＳＰ３２）。図２に戻り、ステップＳＰ１２においては、配信サーバ１００が該文書を受信し、該作成文書を登録する。図３（ｂ）にステップＳＰ１２において実行される登録処理のサブルーチンを示す。
まず、ステップＳＰ１２０において、作成文書データの受信と共に入力情報の確認が行われる。そして、処理はステップＳＰ１２２に進み、必須情報が不足しているか否かが判定される。受信した文書データのうち、必須情報たとえば通達本文３０６等が不足していた場合には「ＹＥＳ」と判定され、処理はステップＳＰ１２４に進む。ステップＳＰ１２４においてはエラー通知および不足箇所の補充通知が登録端末１２０に対して行われる。一方、必須情報が不足していなければ、「ＮＯ」と判定され、処理はステップＳＰ１２６に進み、送信データが「通達データベース」に登録される。このとき、文書ＩＤと文書を作成したユーザとを対応付け、アクセス権を設定し、文書ＩＤを取得し、文書を作成したユーザ以外の者が、その文書ＩＤの文書データを変更することが出来ないように設定するようにしてもよい。
【００１９】
ここで、通達データベースは、文書ＩＤ、作成者ユーザＩＤ、通達文書データ、発信日時、回答リスト、閲覧リストが含まれる。なお、通達文書データとは図６（ａ），（ｂ）に示される文書作成画面を用いて登録される情報であり、宛先情報、発信指定日、回答期限日が含まれる。回答リストとは、文書に設定された質問に回答を行ったユーザをリストアップするものであり、ユーザＩＤ、回答の選択項目、コメント情報が含まれる。閲覧リストには、閲覧を行ったユーザがリストアップされ、少なくともユーザＩＤが含まれる。
【００２０】
（２）文書送信処理
図２に戻り、処理はステップＳＰ１４に進み、指定された発信日が到達した通達文書はダイジェストにまとめられ、通達メールとして宛先に設定された条件に該当する各ユーザに通知される。図４（ｂ）に通達メール発信のサブルーチンを示す。
まず、ステップＳＰ２３０に先だって、送信アイテムがリスト化されている。送信アイテムのリストは、たとえば、
１月  １日：０００１，０００３，０００４，…
１月  ２日：００１０，００２０，…
のように送信指定日と文書ＩＤとが対応付けられて記憶される。「送信アイテム」には、ステップＳＰ１２６において新規に登録された文書ＩＤが指定された発信日のアイテムに追加されるが、後述する未読文書、未回答文書の文書ＩＤが適宜含められる。
【００２１】
次に、処理はステップＳＰ２３２に進み、通達データベース中の送信アイテムに含まれる各ＩＤの文書データを参照し、それぞれ通達すべきユーザを宛先条件の基づいて特定する。そして、処理はステップＳＰ２３４に進み、ユーザ毎に通達アイテムが整理され、図８（ａ）に示される「通達メール」が作成される。この通達メールには、題目、発信日、発信者、通達文のタイトル、通達文書の存在を報知する「案内画面」に対するＵＲＬからなる各通達文書のダイジェストが記載されている。そして、処理はステップＳＰ２３６に進み、各ユーザ宛に通達メールを発信する。そして、処理はステップＳＰ２３８に進み、発信履歴の更新が行われる。
【００２２】
図２に戻り、ユーザ端末１５０においては、配信サーバ１００より通達メールの受信が行われると（ＳＰ４０）、該通達メールがメーラー上に表示される。そして通達メールに記述されているＵＲＬ（通達の案内画面のＵＲＬ）の参照をブラウザに指示することにより、配信サーバ１００に通達案内画面のリクエストが送信される。
【００２３】
そして、配信サーバ１００においては、該ＵＲＬのリクエストを受信すると、、ユーザ名およびパスワードのログイン画面（図８（ｂ）参照）のＨＴＭＬコードをレスポンスとしてユーザ端末１５０に送信する。ユーザ端末からはユーザ操作に応じてユーザ名およびパスワードが送信され、配信サーバ１００においてユーザ認証がなされると、配信サーバ１００は、ログインしたユーザ向けの通達案内画面（図８（ｃ））のＨＴＭＬコードをユーザ端末１５０に返信する（ＳＰ１６）。
【００２４】
配信サーバ１００においては、当該ログイン後の「案内画面」の送信、通達データベースに登録された作成文書のユーザ端末１５０への送信等を行う図３（ｃ）の文書送信ルーチンを起動する。ステップＳＰ１３０においては、指定されたＵＲＬとユーザ名との確認等の「アクセス要求」の確認が行われる。そして、処理がステップＳＰ１３２に進み、指定されたＵＲＬによって特定される「案内画面」や通達文などのＨＴＭＬコードが文書データベースから読み出され、あるいは生成される。そして、該ＨＴＭＬコードをユーザ端末１５０にレスポンスとして送信する。ユーザ端末１５０は受信したＨＴＭＬコードに基づいて各種画面をブラウザ上に表示する。
【００２５】
案内画面においては「未読文書、未回答文書、既読文書」の件数が表示され、最新の未読文書のタイトルが表示されている（図８（ｃ）参照）。ここで、「一覧」ボタン５１０の押下によって、「文書一覧画面」の参照要求がユーザ端末１５０から配信サーバ１００にリクエストとして送信される。そして、その画面に係るＨＴＭＬコードが配信サーバ１００からユーザ端末１５０にレスポンスとして返信され、ブラウザを介してユーザ端末１５０に「文書一覧画面」が表示される（図８（ｄ）参照）。「文書一覧画面」においては、未読文書のタイトル５２０、未回答文書のタイトル５３０、既読文書のタイトル５４０，５４５が表示されている。ここで、各文書のタイトルには、それぞれの文書を参照するＵＲＬが記述されたハイパリンクが設定されている。各文書タイトルに設定されたハイパリンクを指示することにより選択された文書が存在しているＵＲＬが確定し、その選択情報に対応する文書ＩＤが配信サーバ１００にリクエストされる。
【００２６】
次に、ユーザ端末１５０による文書ＩＤの確定によって、配信サーバ１００において上述の文書送信ルーチンにより対応する文書データが文書データベースから読み出され、レスポンスとしてユーザ端末１５０に返信される。ユーザ端末１５０において、受信したレスポンスに基づいてブラウザ上に通達文書が表示される。具体的に、「第３回研修会のご案内」のタイトルを選択した場合においては、図７に示される通達画面４５０が表示される。なお、通達画面４５０との対応関係を示すために、登録端末１２０における入力例が図７の画面４００に示されている。
【００２７】
通達画面４５０において、４５２は文書ＩＤ欄であり、文書作成時に配信サーバ１００が自動的に生成したＩＤが表示される。４５４は発信日欄であり、発信日が表示される欄である。４５６はタイトル欄であり、４５８は本文欄である。これらの欄には、文書作成時にタイトル欄４０４あるいは本文欄４０６に表示された内容が表示される。４６０は回答欄であり、文書作成時に設定された質問項目４３２が表示されている。
【００２８】
図３（ｃ）に戻り、配信サーバ１００において、処理はステップＳＰ１３４に進み、この文書ＩＤに係る文書が閲覧済みである旨が通達データベースの「閲覧リスト項目」に登録される。すなわち、選択された文書ＩＤのリクエストによって、ユーザ端末１５０の操作者が該文書を閲覧したと判断され、その旨が登録される。また、ユーザ端末１５０の表示画面（図７の通達画面４５０）において、回答項目の入力（たとえば「参加」のチェックボックス４６２にチェック）が行なわれ、「回答を送信」ボタン４７０を押下すると、配信サーバ１００にその回答情報が送信される。それにより、配信サーバ１００においては該回答情報が通達データベースの「回答リスト項目」に登録される（ＳＰ１６）。
【００２９】
（３）催促処理
次に、処理はステップＳＰ１８に進み、毎日少なくとも１回、定められた時刻に到達すると、未読／未回答の確認処理を行うことを目的として、図４（ａ）の初回催促抽出ルーチンおよび図５の最終催促抽出ルーチンが起動する。なお、これらのルーチンが起動する時刻は、たとえば午前３時等の配信サーバ１００とネットワーク２００との間の通信負荷が少ない時間帯が選定される。
【００３０】
図４（ａ）の初回催促抽出処理について説明する。まず、ステップＳＰ２１０においては、発信履歴を参照して、Ａ日前（たとえば、３日前）に発信した文書ＩＤを抽出し、文書用配列Ａ［］に格納する。そして、処理はステップＳＰ２１２に進み、変数ｉが「０」に設定される。そして、処理はステップＳＰ２１４に進み、文書用配列Ａ［ｉ］の文書が再送信条件を満たすか否かが判定される。ここで、再送信条件とは、文書用配列Ａ［ｉ］の文書が、通知されたユーザのうち最初に送信してからＡ日経過した時点で、ステップＳＰ１３４において閲覧済み登録がされていないユーザが存在する場合である。再送信条件を満たした文書であれば、「ＹＥＳ」と判定され、処理はステップＳＰ２１６に進み、再送信条件を満たす文書ＩＤを、当日の送信アイテムに追加する。そして、処理はステップＳＰ２１６に進み、再送信条件を満たす文書ＩＤを、当日の送信アイテムに追加する。そして、処理はステップＳＰ２１８にに進み、変数ｉが（ｉ＋１）にインクリメントされる。そして、処理はステップＳＰ２２０に進み、変数ｉが文書用配列Ａ［］の要素数未満であるか否かが判定される。変数ｉが文書用配列Ａ［］の要素数未満であれば「ＹＥＳ」と判定され、処理はステップＳＰ２１４に戻る。一方、変数ｉが文書用配列Ａ［］の要素数未満でなければ「ＮＯ」と判定され、このルーチンの処理が終了する。
【００３１】
一方、ステップＳＰ２１４において、文書用配列Ａ［ｉ］の文書が再送信条件を満たさない場合には、「ＮＯ」と判定され、処理はステップＳＰ２１８に進み、変数ｉがインクリメントされる。そして、ステップＳＰ２２０において変数ｉが文書用配列Ａ［］の要素数以上になると、このルーチンの処理が終了する。
【００３２】
初回催促抽出ルーチン終了後引き続き、図５に示される最終催促抽出ルーチンが起動する。
ステップＳＰ２４０においては、発信履歴を参照して、Ｂ日前（たとえば、６日前）に発信した文書ＩＤと、応答期限Ｃ日前（たとえば、応答期限３日前）の文書ＩＤとを抽出し、文書用配列Ｂ［］に格納する。
【００３３】
そして、処理はステップＳＰ２４２に進み、変数ｊが「０」に設定される。そして、処理がステップＳＰ２４４に進み、文書用配列Ｂ［ｊ］の文書が再送信条件を満たすか否かが判定される。この場合の再送信条件は、文書用配列Ｂ［ｊ］の文書が、最初に送信してからＢ日以上経過した文書と、「回答自動チェック」ボックス３２６（図６（ｂ）参照）が「ＯＮ」に設定されている文書であって、応答期限Ｃ日以内の文書とをいう。再送信条件を満たした文書であれば「ＹＥＳ」と判定され、処理はステップＳＰ２４８に進む。
【００３４】
ステップＳＰ２４８において、再送信条件を満たす文書ＩＤが当日の「送信アイテム」に追加される。そして、処理はステップＳＰ２５０に進み、変数ｊが（ｊ＋１）にインクリメントされる。そして、処理はステップＳＰ２５２に進み、変数ｊが文書用配列Ｂ［］の要素数以上になると、本ルーチンは終了する。
【００３５】
一方、ステップＳＰ２４４において、再送信条件を満たしていない文書であれば、「ＮＯ」と判定され、処理はステップＳＰ２５０に進み、変数ｊがインクリメントされる。そして、ステップＳＰ２５２において変数ｊが文書用配列Ｂ［］の要素数未満であるか否かが判定される。変数ｊが文書用配列Ｂ［］の要素数未満であれば処理はステップＳＰ２４４に戻り、再送信条件の判定が行われる。一方、変数ｊが文書用配列Ｂ［］の要素数未満でなければ元のルーチンに戻る。
【００３６】
そして、処理はステップＳＰ２０に進み、催促のため通達文の再送信を行うために、前述の図４（ｂ）のルーチンが起動され、該通達文がユーザ端末１５０にメール送信される。
【００３７】
以上のように本実施形態によれば、各ユーザは通達すべき情報のＵＲＬが通常の電子メールを用いて通知され、各ユーザは該ＵＲＬに基づいて配信サーバ上の通達文書をブラウザを介して閲覧することが出来る。そして、Ａ日以内にサーバの文書を閲覧しなかったユーザに対して、閲覧を催促するメールが送信される。また、Ｂ日以内にサーバの文書を閲覧しなかったユーザの一覧が生成され、再度閲覧を催促するメールが送信される。したがって、様々なユーザに対する通知処理を円滑かつ確実に行うことが出来る。さらに、通達すべき情報には、回答項目が含まれ、文書閲覧時に質問の提示と回答の取得とが同時期に行われる。そのため、回答の収集を容易に行うことが出来る。
【００３８】
３．変形例
本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、例えば以下のように種々の変形が可能である。
（１）上記実施形態においては、ユーザ端末としてパーソナルコンピュータが使用されることを前提として、図６（ａ），（ｂ）に示される「入力フォーム」を採用し、通達画面４５０を生成したが、ユーザ端末がパーソナルコンピュータか携帯電話かの種類を判別し、その判別結果が携帯電話である場合には通達画面を整形し、携帯電話の表示画面サイズに適合させるようにしてもよい。
（２）上記実施形態においては、最終催促の際に通達メールをユーザ端末のみに送信したが、未読者／未回答者リストを登録端末１２０に電子メールを送り、文書作成者に該リストを通知するようにしてもよい。未読者／未回答者は電子メールを全く見ていない場合があるため、文書作成者が電話等の手段で催促を行うときに該リストは有用な情報となる。
具体的に、ステップＳＰ２４６において、必要に応じて「未読／未回答リスト」を生成し、各文書の作成者宛に該リストをメール送信してもよい。登録端末１２０における文書作成者は該メールを受信することにより、「未読／未回答リスト」を入手し、別途未読ユーザ或いは未回答ユーザに対して「催促」文書をメール送信することにより、ユーザ端末１５０の操作者が催促の確認をすることも可能になる（ＳＰ４４）。
（３）上記実施形態においては、未読／未回答の情報をユーザ端末１５０に通達メールとして送信し、必要に応じて登録端末１２０にもメール送信するのみであったが、登録文書の閲覧状況、回答状況をサーバホームページ上に掲載し、登録端末１２０の操作者が閲覧状況、回答状況を随時確認できるようにしてもよい。
（４）上記実施形態においては、入力フォームへの入力項目の確認およびエラー通知を配信サーバ１００が行っていたが（ＳＰ１２０，ＳＰ１２２，ＳＰ１２４）、登録端末１２０において実行するようにしてもよい。この場合においては、入力フォームと共に、エラーチェックのためのプログラムルーチン（Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ）を併せて登録端末１２０に送信すればよい。
【００３９】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、通知された文書の所在情報に基づいて要求された文書情報が未閲覧であると判別されたユーザに対して該所在情報を再通知することが出来る。
【００４０】
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態のシステム構成図および配信サーバのハードウェア構成図である。
【図２】システム全体のフローチャートである。
【図３】文書フォームの送受信を示すフローチャートである。
【図４】初回の催促文書を抽出するフローチャートおよび通達メールを送信するフローチャートである。
【図５】最終の催促文書を抽出するフローチャートである。
【図６】文書フォームを示す図である。
【図７】文書の内容確認を示す図である。
【図８】通達メール、ログイン画面および案内画面を示す図である。
【符号の説明】
１０…通信インターフェース、２０…キーボード、２５…マウス、３０…ディスプレイ、４０…ハードディスク、５０…リムーバルディスク、６０…ＲＯＭ、６２…ＣＰＵ、６４…ＲＡＭ、７０…バスライン、１００…配信サーバ、１２０…登録端末、１５０…ユーザ端末、２００…ネットワーク、３００…「設定」ボタン、３０１…宛先設定表示欄、３０２…未読チェックラジオボタン、３０４…タイトル記入欄、３０６…本文記入欄、３０８…「回答欄作成」ボタン、３１０…発信日指定ラジオボタン、３１０ａ，３１０ｂ，３１０ｃ，３２４ａ，３２４ｂ，３２４ｃ…年月日指定フィールド、３１１…「即時」ボックス、３１２，４１２…「送信」ボタン、３１４…「内容確認」ボタン、３１６…「戻る」ボタン、３２２…「必須」ラジオボタン、３２３…「任意」チェックボックス、３２４…回答締切日ラジオボタン、３２６…回答自動チェックボックス、３３０…回答欄、３３２…質問項目記載欄、３３４…選択肢記載欄、３３６…選択肢種類チェックボックス、３３８…「追加」ボタン、３４０…「削除」ボタン、３４２…入替ボタン、４００…内容確認画面、４０２…宛先設定表示欄、４０４…タイトル表示欄、４０６…本文表示欄、４２４…回答締切日表示欄、４３０回答表示欄、４３２…質問項目表示欄、４３４…選択肢表示欄、４３６…選択肢種類チェックボックス、４５０…通達画面、４５２…文書ＩＤ、４５４…発信日、４５６…タイトル、４５８…本文、４６０…回答欄、４６２…選択肢、４７０…「回答を送信」ボタン、５１０…「一覧」ボタン、５２０，５３０，５４０，５４５…タイトル、
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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