(57)【要約】【課題】ファイルに付箋情報を付加して出力すること。【解決手段】ファイル出力プログラムは、ファイルを指定するステップ（Ｓ２１）と、指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップ（Ｓ２３）と、取得された付加情報に含まれる位置情報に基づき、ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップ（Ｓ２６）と、ファイルから余白領域を抽出するステップ（Ｓ２７）と、余白領域に取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップ（Ｓ３０）と、印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップ（Ｓ３１）とをコンピュータに実行させる。【選択図】        図６
2004302578.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを指定するステップと、
前記指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップと、
前記取得された付加情報に含まれる位置情報に基づいて、前記ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップと、
前記ファイルから余白領域を抽出するステップと、
前記余白領域に前記取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップと、
印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップとをコンピュータに実行させる、ファイル出力プログラム。
【請求項２】
前記内容情報を付加するステップは、前記余白領域のうち前記内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域を抽出するステップを含む、請求項１に記載のファイル出力プログラム。
【請求項３】
前記書込領域を抽出するステップは、前記印との距離が最小となる書込領域を抽出する、請求項２記載のファイル出力プログラム。
【請求項４】
前記書込領域を抽出するステップにより書込領域が抽出されなかった場合には、書込領域が抽出される縮小率で前記ファイルを縮小するステップをさらに含む、請求項２に記載のファイル出力プログラム。
【請求項５】
前記出力ステップは、前記ファイルを印刷装置に出力する、請求項１に記載のファイル出力プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ファイル出力プログラムに関し、特に、付箋等の付加情報が付加されたファイルを出力するために用いられるファイル出力プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアで作成された文書に、付箋を付加することを可能とする文書管理プログラムが知られている。この、文書管理プログラムでは、電子情報としての文書ファイルをディスプレイ等に表示する際に、表示された文書にその付箋を重畳して表示する。このような付箋は、たとえば、用語の説明、文章の説明として付加する場合に用いられる。文書ファイルは、種々の用語が用いられて作成される。付箋は、その用語が専門的に用いられる場合や特別な意味で用いられる場合などに、その用語の意味を補う目的で用いられる場合がある。また、付箋情報は、文書ファイルの一部分にコメントを付す目的で用いられる場合もある。
【０００３】
文書管理プログラムが実行されるコンピュータでは、オリジナルの文書ファイルと付箋とが別々のデータとして管理される。このため、オリジナルの文書ファイルだけを表示したり、付箋をオリジナルの文書に重ねて表示したりすることが可能である。このため、ユーザは、ディスプレイ上に付箋を表示して付箋の内容を確認したり、付箋を除去してオリジナルの文書の内容を確認したりすることができる。
【０００４】
しかしながら、付加情報が付された文書ファイルをプリンタ等の画像形成装置で出力する場合には、文書ファイルに付加情報が重畳された状態で出力されるので、重なり部分でオリジナルの文書が出力されないといった問題があった。
【０００５】
この問題を解決するために、特開平７−３０７３１号公報には、表示部に表示するファイルの付属ファイルとして付箋ファイルが使用される場合で、かつ該付箋ファイルがテキストデータのみからなるファイルまたは文書画像の場合、該付箋ファイルが付されたファイルのプリント出力が実行されるとき、プリント指示されたファイル中の付箋の付けられた位置に付箋識別子を書込む付箋識別子書込部と、該プリント指定されたファイルをプリント出力した後に、該ファイルに付けられた付箋ファイルを付箋識別子とともにプリント出力する付箋ファイル／付箋識別子プリント出力部とを有する電子装置が記載される。
【０００６】
【特許文献１】
特開平７−３０７３１号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１に記載の技術では、オリジナルの文書ファイルと、付加情報とが別の用紙に出力されるため、付加情報がどの文書ファイルに対応するものであるのかが不明になったり、その付加情報が文書ファイルのどの位置に付加された情報であるのかが不明になったりするといった問題があった。
【０００８】
また、出力される用紙の枚数が増えてしまい、その用紙を保存する等の取扱いに不便であるといった問題があった。
【０００９】
この発明の目的の１つは、ファイルに含まれる情報を失うことなく、そのファイルに付加情報を付加して出力することが可能なファイル出力プログラムを提供することである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、ファイル出力プログラムは、ファイルを指定するステップと、指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップと、取得された付加情報に含まれる位置情報に基づいて、ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップと、ファイルから余白領域を抽出するステップと、余白領域に取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップと、印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップとをコンピュータに実行させる。
【００１１】
この発明に従えば、指定されたファイルに関連付けられた付加情報が取得され、取得された付加情報に含まれる位置に印が付加されて出力されるので、付加情報が付された位置が特定される。また、ファイルの余白領域に付加情報に含まれる内容情報が付加されるので、ファイルに含まれる情報を失うことがない。その結果、ファイルに含まれる情報を失うことなく、そのファイルに付加情報を付加して出力することが可能なファイル出力プログラムを提供することができる。
【００１２】
好ましくは、内容情報を付加するステップは、余白領域のうち内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域を抽出するステップを含む。
【００１３】
この発明に従えば、余白領域のうち付加情報の内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域が抽出されるので、ファイル内に確実に付加情報の内容情報を付加することができる。
【００１４】
好ましくは、書込領域を抽出するステップは、印との距離が最小となる書込領域を抽出する。
【００１５】
この発明に従えば、ファイルに付加された印との距離が最小となる書込領域が抽出されるので、付加情報の内容情報をその付加情報が付された位置からできるだけ近い位置に付加することができる。このため、出力されたファイルにおいて付加情報を見やすくなる。
【００１６】
好ましくは、書込領域を抽出するステップにより書込領域が抽出されなかった場合には、書込領域が抽出される縮小率でファイルを縮小するステップをさらに含む。
【００１７】
この発明に従えば、書込領域が抽出されなかった場合には書込領域が抽出される縮小率でファイルが縮小されるので、付加情報を確実にファイルに付加することが可能となる。
【００１８】
好ましくは、出力ステップは、ファイルを印刷装置に出力する。
この発明に従えば、ファイルが印刷装置に出力されるので、ファイルの内容、付加情報の位置およびその内容情報を印刷することができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００２０】
図１は、本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体構成を示す概略図である。図１を参照して、文書管理システム１００は、文書管理装置１０１と、ファイル入力装置と、印刷装置とを含む。
【００２１】
ファイル入力装置は、撮影した画像を出力するデジタルカメラ１０２Ａと、紙などの記録媒体に記録された文書または画像を光学的に読取って電子データとして出力するスキャナ１０２Ｂおよびマルチファンクションペリフェラル（ＭＦＰ）１０２Ｃとを含む。ＭＦＰ１０２Ｃは、スキャナと、画像形成装置と、ファクシミリ装置とを一体に組合わせた装置である。
【００２２】
ファイル入力装置は、文書管理装置１０１と直接またはネットワーク等を介して接続され、文書データまたは画像データ等のデジタルデータを文書管理装置１０１に出力する。なお、ファイル入力装置は、これらに限定されることなく、文書管理装置１０１に文書データまたは画像データ等のデジタルデータを出力可能な装置であればよい。
【００２３】
また、文書管理装置１０１に文書データまたは画像データ等のデジタルデータを入力する方法としては、ファイル入力装置に代えて、文書管理装置１０１で実行され、文書データまたは画像データ等のデジタルデータを生成するワードプロセッサプログラムや描画プログラムなどのアプリケーションプログラムであってもよい。さらに、他のコンピュータに記録されている文書データまたは画像データ等のデジタルデータをネットワークを介して文書管理装置で受信するようにしてもよい。
【００２４】
印刷装置は、ＭＦＰ１０３Ａとプリンタ１０３Ｂとを含む。印刷装置は、文書管理装置１０１と直接またはネットワークを介して接続され、文書管理装置１０１より受信したデジタルデータとしての文書データまたは画像データを紙などの記録媒体に画像形成する装置である。また、ＭＦＰ１０３Ａは、受信した文書データまたは画像データをファクシミリ送信することが可能である。
【００２５】
なお、図では、ファイル入力装置としてのＭＦＰ１０２Ｃと印刷装置としてのＭＦＰ１０３Ａとを別に記したが、ＭＦＰはファイル入力装置および印刷装置として機能する。
【００２６】
文書管理装置１０１は、ファイル入力装置１０２Ａ，１０２Ｂ，１０２Ｃから受信した文書データまたは画像データだけでなく、文書管理装置１０１で実行される文書作成プログラムや画像作成プログラム等のアプリケーションプログラムにより生成された文書データまたは画像データをＭＦＰ１０３Ａまたはプリンタ１０３Ｂに出力することも可能である。
【００２７】
図２は、本実施の形態における文書管理装置１０１の概略構成を示すブロック図である。図２を参照して、文書管理装置１０１は、それぞれバス２１３に接続されたＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１と、オペレーティングシステムのブートアッププログラムなどを記録したＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２と、実行されるプログラムをロードするための、およびプログラム実行中のデータを記憶するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０６と、文書データまたは画像データ等を不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０７と、この文書管理装置１０１をファイル入力装置または印刷装置に接続するための通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）２０５と、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）ドライブ２０９と、表示装置としての例えば陰極線管（ＣＲＴ）２０３と、ユーザによる操作を受け付けるためのキーボード２０４およびマウス２０８と、拡張スロット２１０とを含む。ＣＤ−ＲＯＭドライブ２０９には、ＣＤ−ＲＯＭ２１１が装着される。
【００２８】
文書管理装置１０１では、文書管理プログラムがＣＰＵ２０１により実行される。一般的にこうした文書管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ２１１などの記録媒体に格納されて流通し、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２０９などにより記憶媒体から読取られてハードディスクドライブ２０７に一旦格納される。さらにハードディスクドライブ２０７からＲＡＭ２０６に読出されてＣＰＵ２０１により実行される。図２に示した文書管理装置１０１のハードウェア自体は一般的なものである。
【００２９】
なお、記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ２１１、ＨＤＤ２０７に限られず、磁気テープ、カセットテープ、光ディスク（ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｃ）／ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ））、ＦＤ（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ  Ｄｉｓｃ）、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュＲＯＭなどの半導体メモリ等の媒体でもよい。
【００３０】
ここでいうプログラムとは、ＣＰＵ２０１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。
【００３１】
なお、図２に示した文書管理装置１０１は、一般的なパーソナルコンピュータで構成される。このようなパーソナルコンピュータ自体の動作は周知であるので、ここではその詳細な説明は繰返さない。
【００３２】
文書管理装置１０１で文書管理プログラムが実行されることにより、図３に示す処理が実行される。図３は、本実施の形態における文書管理装置１０１で実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【００３３】
図３を参照して、文書管理装置１０１では、まず、文書管理プログラムがＣＰＵ２０１で実行されると、初期設定処理が実行される（ステップＳ１）。初期設定処理は、変数等の初期化と、メニューを含む初期画面の表示が行われる。変数の初期化には、後述する各処理で処理がＣＰＵ２０１で実行される際に必要な変数、フラグ等が初期化されるものである。初期画面は、ＣＲＴ２０３に表示され、ユーザに次に実行する処理を選択させるため画面である。
【００３４】
ＣＲＴ２０３に表示された初期画面に含まれるメニューのうちから選択された選択肢が判定される（ステップＳ２）。このユーザによる選択は、キーボード２０４またはマウス２０８等の入力装置をユーザが操作することにより行われる。そして、選択された選択肢により、データ登録処理（ステップＳ３）、付加情報設定処理（ステップＳ４）、検索処理（ステップＳ５）、印刷処理（ステップＳ６）およびシステム終了処理（ステップＳ８）のいずれかが実行される。ステップＳ２において、メニューが選択されるまで待機状態となる。
【００３５】
ステップＳ３で実行されるデータ登録処理は、文書管理装置１０１のＨＤＤ２０７に文書データを登録するための処理である。このデータ登録処理においては、上述したファイル入力装置１０２Ａ，１０２Ｂ，１０２Ｃより受信した文書データまたは画像データを、ＨＤＤ２０７に記録する処理である。このデータ登録処理により登録された文書データは、文書管理装置１０１で管理されるファイルとされる。また、文書管理装置１０１に登録される情報としては、登録の対象となる文書データとその文書データのファイル名とが含まれる。また、文書データと関連付けて、その文書データを縮小したサムネイルやその文書データが登録された日付および時刻情報などが登録される。
【００３６】
ステップＳ４の付加情報設定処理は、データ登録処理により登録された文書データそれぞれに対して付加情報を設定する処理である。付加情報とは、文書ファイル中の位置とその位置に付加するための内容情報とを含む。付加情報設定処理についての詳細は後述する。
【００３７】
ステップＳ５で実行される検索処理は、データ登録処理により登録された文書データのうちから、所望の文書データを抽出するための処理である。この抽出するための条件をユーザがキーボード２０４またはマウス２０８等の入力装置を用いて入力することにより、その入力された条件をキーにして検索処理が実行される。この検索条件には、文書ファイルごとに予め設定されたキーワード、文書ファイルの作成日付、文書ファイル名、または、その文書ファイルに含まれる文字列等を検索キーとすることができる。さらに、その文書ファイルに関する情報、たとえば、その文書ファイルの作成者等の情報である。
【００３８】
ステップＳ６で実行される印刷処理は、データ登録処理により登録された文書データを印刷装置１０３Ａ，１０３Ｂで出力するための印刷データを生成するための処理である。この際、付加情報設定処理により付加された付加情報を文書データと合成した印刷データが生成される。この印刷処理については後で詳細を説明する。
【００３９】
ステップＳ８で実行されるシステム終了処理は、文書管理プログラムの実行を終了させるための処理であり、ＲＡＭ２０６に記憶されている文書データをＨＤＤ２０７に記憶したり、付加情報設定処理により付加された付加情報をＨＤＤ２０７に記憶したりする処理である。
【００４０】
データ登録処理、付加情報設定処理、検索処理、印刷処理のいずれかが終了すると、その他処理が実行される（ステップＳ７）。このその他処理は、実行された各処理が終了した旨をＣＲＴ２０３に表示したり、ＨＤＤ２０７に登録された旨を示すメッセージを表示したりする処理である。なお、そのステップＳ７で実行される処理には、他のいかなる処理をさせるようにしてもよい。
【００４１】
その他処理の後、ステップＳ２へ戻り、ＣＲＴ２０３に初期画面が再度表示される。したがって、この表示された初期画面において、メニューに含まれるシステム終了を示す枝が選択されるまで、上述の処理が繰返し実行されることになる。
【００４２】
図４は、付加情報設定処理の流れを示すフローチャートである。付加情報設定処理は、図３に示したフローチャートのステップＳ４で実行される処理である。図４を参照して、付加情報設定処理では、まず、文書データの指定が受付けられる（ステップＳ１１）。ここでいう文書データとは、ステップＳ３で文書管理装置に登録された文書データをいい、画像データ、テキストデータ等を含む。文書データの指定は、その文書に付されたファイル名で行なわれる。ファイル名の指定は、キーボード２０４からファイル名を直接入力することによる。また、登録されている文書データのサムネイルをＣＲＴ２０３に表示させ、マウス２０８等のポインティングデバイスを用いて表示されたサムネイルを指示することによって指定が受付けられるようにしてもよい。
【００４３】
これにより、ＣＲＴ２０３に指定された文書データが表示される。そして、ユーザが、表示された文書データ中で付加情報を付加したい位置の指定が受付けられる（ステップＳ１２）。この位置の指定は、マウス２０８等を用いてＣＲＴ２０３に表示されたマウスポインタを所望の位置に移動させて指示する方法、キーボード２０４の矢印キー等を用いてカーソルを移動させる方法等種々の方法を用いることができる。また、位置の指定は、文書データ中の１点の指定に限られず、文書データ中の任意の大きさおよび形状の領域を指定することもできる。マウスで矩形の対角の２点の指定、フリーハンドで領域指定、文書データ中の連続する文字列の指定などの方法で、そのような領域を指定することができる。位置情報は、領域が矩形の場合には対角２点の座標、フリーハンドまたは文字列で指定された領域の場合は領域の輪郭座標となる。
【００４４】
位置の指定が受付けられると、ＣＲＴ２０３には、付加するべき内容を示す内容情報を入力するためのポップアップウィンドウが表示される。ユーザがキーボード２０４を用いてこのポップアップウィンドウに入力した情報が内容情報として受付けられる。
【００４５】
そして、ステップＳ１２で受付けられた位置と、ステップＳ１３で受付けられた内容情報とがステップＳ１１で指定された文書データの付加情報としてＨＤＤ２０７に記憶される。この付加情報は、ステップＳ１１で指定された文書データと関連付けられて記憶される。
【００４６】
図５は、付加情報管理テーブルを説明するための図である。付加情報管理テーブルは、付加情報を文書データのファイル名と関連付ける。付加情報は、文書データ中の位置と内容情報とを含む。また、付加情報管理テーブルは、１つの文書データに対して複数の付加情報を関連付ける。図５を参照して、付加情報管理テーブルは、ファイル名の項目と、付加情報１、付加情報２、…付加情報ｎの項目とを含む。すなわち、１つの文書データを特定するためのファイル名に対して、複数の付加情報１〜ｎが関連付けられて記憶される。それぞれの付加情報１〜ｎには、位置の項目と内容情報の項目とを含む。すなわち、付加情報は位置と内容情報とを含む。たとえば、最初に記憶されているデータは、ファイル名が「ファイル１」で特定される文書データに対して、付加情報１の項目に位置と内容情報とが関連付けられている。付加情報２〜ｎは空欄となっており、これは、ファイル名が「ファイル１」で特定される文書データには、１つの付加情報１が関連付けられていることを示す。このように、１つの文書データには、複数の付加情報を関連付けて記憶することができ、関連付けられる付加情報の数が制限されない。
【００４７】
この付加情報管理テーブルを用いれば、ファイル名から文書データを特定することができ、さらにその文書データに関連付けられている付加情報を抽出することができる。
【００４８】
図６は、印刷処理の流れを示すフローチャートである。この印刷処理は、図３に示した処理のステップＳ６で実行される処理である。図６を参照して、まず、文書データの指定が受付けられる（ステップＳ２１）。この文書データの指定受付は、図４のステップＳ１１で説明した処理と同様である。そして、指定が受付けられた文書データがＨＤＤ２０７より読出されることにより取得される（ステップＳ２２）。
【００４９】
そして、上述した付加情報管理テーブルを用いて、取得された文書データのファイル名をキーに検索することにより、その文書データに付加情報が関連付けられているか否かが判断される（ステップＳ２３）。付加情報が関連付けられて記憶されている場合にはステップＳ２４へ進み、そうでない場合にはステップＳ３１へ進む。
【００５０】
ステップＳ２４では、ＣＲＴ２０３に付加情報を付加して印刷するか否かを問合せるポップアップウィンドウが表示される。ユーザの指示により、文書データに付加情報を付加して印刷するか、あるいは、付加情報を印刷することなく文書データのみを印刷するかが選択される。付加情報を印刷することが選択された場合にはステップＳ２５へ進み、そうでない場合にはステップＳ３１へ進む。
【００５１】
この印刷設定のために表示されるポップアップウインドウの一例を図７に示す。図７を参照して、印刷設定画面は、「付箋を印刷しない」の文字列と「付箋を印刷する」の文字列と表示と、それぞれ文字列の前（図面左方向）にチェックボックスとを含む。「付箋を印刷する」の文字列の前のチェックボックスがマウス等で指示されると、付加情報を印刷することが選択され「付箋を印刷しない」の文字列の前のチェックボックスがマウス等で指示されると、付加情報を印刷しないことが選択される。
【００５２】
さらに、印刷設定画面は、「全付箋を印刷」、「付箋１」、「付箋２」…「付箋ｎ」の文字列の表示と、それぞれの前にチェックボックスとを含む。これは、付加情報管理テーブルにおいて、文書データに複数の付加情報が関連付けられている場合に表示される。文書データに単一の付加情報が関連付けられている場合には表示されない。この文字列およびチェックボックスの表示は、複数の付加情報のうちから印刷する付加情報を選択することを可能とするものである。たとえば、「全付箋を印刷」の前のチェックボックスが指示されると、文書データパケットに関連付けられている付加情報の全てを印刷することが選択される。また、「付箋１」および「付箋２」のみが指示された場合には、「付箋情報１」と「付箋情報２」のみを印刷することが選択される。
【００５３】
図６に戻って、ステップＳ２５では、付加情報管理テーブルから、ステップＳ２１で指定された文書データに関連付けられた付加情報が取得される。上述したように付加情報には、位置と内容情報とが含まれる。また、印刷が指定された付加情報が複数ある場合には、すべての付加情報が取得される。
【００５４】
そして、取得された付加情報の位置に基づき、文書データ中のその位置に印が貼付けられる（ステップＳ２６）。この印は、付加情報の内容情報が付された文書データ中の位置を特定するための印である。印には、たとえば「＊１」のように、印であることを示す「＊」等の記号と番号「１」とを組合せた印を用いることができる。また、付加情報の位置が領域を示す場合には、その領域の輪郭を示す形状の印が貼りつけられる。これは、付加情報が複数ある場合にいずれの付加情報であるかを特定することができるようにするためである。また、文書データにおける付加情報の対応する領域が、例えば複数の文を含む領域の場合は、その領域を囲む線で表された形の印や、その領域をハッチングする印等を用いることができる。
【００５５】
次のステップＳ２７では、付加情報に含まれる位置に最も近い余白領域が抽出される。余白領域の抽出は、たとえば、次のような方法を用いることができる。文書データに対して、領域判別処理を行ない、文字、図形または写真等が表された領域を抽出する処理を行なう。この領域抽出処理は、ＯＣＲ、領域判別処理を用いることにより用いられる。ＯＣＲまたは領域判別処理については、従来周知の技術を用いることができる。そして、文字、図形または写真が表わされた領域が抽出される。そして、抽出された文字、図形、写真が表わされた領域を除く領域が余白領域として抽出される。
【００５６】
さらに、抽出された余白領域のうち、付加情報に含まれる位置に最も近い書込領域が抽出される（ステップＳ２８）。書込領域は、抽出された余白領域のうち、付加情報に含まれる内容情報を書込むための領域である。この書込領域の抽出は、最小勾配法などの手法を用いることができる。内容情報の文字サイズは、予め定められているため、内容情報の文字数から書込領域のサイズが定まる。また、内容情報が文字でなく画像で表される場合には、たとえば解像度が予め定められる。内容情報の画素数から書込領域のサイズが定まる。
【００５７】
そして、付加情報に含まれる内容情報を書込むだけの大きさの書込領域が抽出されたか否かが判断される（ステップＳ２９）。内容情報を書込むだけの領域の大きさの書込領域が抽出されなかった場合にはステップＳ３２へ進み、そうでない場合にはステップＳ３０に進む。
【００５８】
ステップＳ３２では、文書データを縮小する処理が行なわれる。これにより、余白領域の面積が大きくなる。そして、ステップＳ２７に進み、上述した処理が繰返され、内容情報を書込むだけの大きさの書込領域が抽出されるまでステップＳ３２が繰返し実行される。これにより、ステップＳ３２で文書データを縮小する最適な縮小率が決定される。なお、文書データを縮小するのに代えて、あるいはそれと組合わせて、内容情報を縮小して書込領域のサイズを変更するようにしてもよい。
【００５９】
ステップＳ３０では、文書データにステップＳ２８で抽出された書込領域に内容情報が貼付けられる。この際、書込領域の近傍の余白領域には、ステップＳ２６で付された印と同じ印が付される。また、付加情報の位置が領域を示す場合には、ステップＳ２６で付された印（領域の輪郭形状）と相似形の印が貼りつけられ、内容情報は、その相似形の印の内部に貼りつけられる。
【００６０】
そして、ステップＳ３１では、付加情報を印刷するとされた場合には、内容情報が貼付けられた文書データを印刷するための印刷データが出力され、付加情報を印刷しないとされた場合には文書データそのものを印刷するためのデータが出力される。
【００６１】
このようにして出力された印刷データは、印刷装置１０３Ａ，１０３Ｂに出力されて、印刷装置１０３Ａ，１０３Ｂで紙などの記録媒体に画像形成される。
【００６２】
図８は、印刷処理を説明するための第１の図である。図８（Ａ）は、文書データそのものを模式的に示す図である。文書データ３００には、文字などが表わされた領域３０１，３０２が含まれる。文書データ３００のうち、領域３０１，３０２を除く領域が余白領域である。
【００６３】
図８（Ｂ）は、文書データ３００に付箋を付した状態を示す図である。図８（Ａ）に示した文書データ３００に付箋３１０が重畳されて、文書管理装置１０１のＣＲＴ２０３に表示された状態を示している。図８（Ｂ）を参照して、文書データ３００の領域３０１の一部に重畳して、付箋３１０が表示されている。付箋３１０が表示されることにより、領域３０１の一部分が表示されない状態となっている。したがって、このような形でプリントアウトすることもできるが、プリントアウトした用紙には、付箋３１０で隠された領域３０１は画像形成されない。
【００６４】
図８（Ｃ）は、本実施の形態における印刷処理が実行されて印刷される文書データを示す図である。図８（Ｃ）を参照して、文書データ３００の領域３０１には、付箋３１０が付されていた位置に印３１０Ａが付される。印３１０Ａは、記号と数字とを組合わせた「＊１」である。数字の「１」は、付加情報の番号を示す。なお、印を、記号のみ、または、数字のみとすることもできる。
【００６５】
領域３０１の下方の余白領域には、印３１０Ｂと領域３１０Ｃとが画像形成される。印３１０Ｂは、印３１０Ａと同じ記号および数字からなる。これにより、印３１０Ａと印３１０Ｂとが対応していることが示される。領域３１０Ｃには、印３１０Ａの位置に付された内容情報が画像形成される。領域３１０Ｃは、印３１０Ａから最も近い位置の余白領域に存在する。
【００６６】
図９は、印刷処理を説明するための第２の図である。図９（Ａ）は、文書データ３００に付箋３２０が重畳されて、文書管理装置１０１のＣＲＴ２０３に表示された状態を示している。文書データ３００の文字等が表わされた領域３０２に付箋３２０が重畳して表示されている。
【００６７】
図９（Ｂ）は、図９（Ａ）に示した付箋３２０が付された文書データ３００に対して印刷処理が実行されて出力される画像を示す図である。図９（Ａ）を参照して、付箋３２０は面積が大きいため、文書データ３００の余白領域に書込むだけのスペースが存在しない。このような場合には、文書データ３００自体が縮小処理される。図９（Ｂ）を参照して、領域３０１Ａは、図９（Ａ）に示した領域３０１を縮小した領域である。同様に、領域３０２Ａは、領域３０２を縮小した領域である。このため、余白領域が広くなっている。そして、領域３０２Ａの付箋が付されていた位置に印３２０Ａが付され、かつ、領域３０２Ａの下方の余白領域に印３２０Ｂと内容情報を含む領域３２０Ｃが画像形成される。領域３２０Ｃは、余白領域のうち、印３２０Ａに最も近い領域である。内容情報を含む領域３２０Ｃは、付箋が付されていた位置に付された印３２０Ａと相似形状の印３２０Ｂ内に配置される。印３２０Ａと印３２０Ｂとが相似形なので、それらが対応することを形状で判断することができる。
【００６８】
以上説明したように、本実施の形態における文書管理装置においては、付加情報が付された文書データを印刷する際に、付加情報が付された位置に印が付されて出力されるため、文書データ中で付箋が付された位置を特定することができる。
【００６９】
さらに、付箋を付された位置に最も近い余白領域に付加情報の内容情報が画像形成されるため、文書データの内容自体が失われることなく、内容情報を出力することができる。さらに、内容情報はそれが付された位置に近い余白領域に出力されるため、内容情報が対応する位置と対比しやすく読みやすい文書データを出力することができる。
【００７０】
さらに、内容情報を記載するだけの余白情報がない場合には、文書データを縮小してそのような余白領域を作り出すため、内容情報を確実に文書データとともに出力することができる。
【００７１】
（１）  前記内容情報を付加するステップは、前記印と前記内容情報との距離が最小となる書込領域を抽出するステップと、
前記抽出された書込領域の近傍に前記印と同一形状の印を付加するステップとを含む、請求項１に記載のファイル出力プログラム。
【００７２】
（２）  前記印を付加するステップにより前記印が付加される前記ファイルにおける対応する位置は、任意形状の領域の輪郭を含み、
前記印を付加するステップは、前記領域の輪郭を印として付加し、
前記内容情報を付加するステップは、前記印と相似形の書込領域を抽出するステップと、
前記書込領域の輪郭を示す印を付すステップとを含む、請求項１に記載のファイル出力プログラム。
【００７３】
（３）  前記付加情報は、複数あり、
前記印を付加するステップは、前記複数の付加情報それぞれに対応する複数の印を付加し、
前記内容情報を付加するステップは、前記複数の付加情報それぞれに対応する複数の内容情報を付加する、請求項１に記載のファイル出力プログラム。
【００７４】
（４）  （３）のファイル出力プラグラムにおいて、
前記複数の付加情報のそれぞれに対して、出力するか否かの指定を受付けるステップをさらに含む。
【００７５】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体構成を示す概略図である。
【図２】本実施の形態における文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態における文書管理装置で実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】付加情報設定処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】付加情報管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】印刷処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】印刷設定のために表示されるポップアップウインドウの一例を示す図である。
【図８】印刷処理を説明するための第１の図である。
【図９】印刷処理を説明するための第２の図である。
【符号の説明】
１００  文書管理システム、１０１  文書管理装置、１０２Ａ  デジタルカメラ、１０２Ｂ  スキャナ、１０２Ｃ，１０３Ａ  ＭＦＰ、１０３Ｂ  プリンタ、２０４  キーボード、２０７  ハードディスクドライブ、２０８  マウス、２０９  ＣＤ−ＲＯＭドライブ、２１０  拡張スロット、２１３  バス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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