(57)【要約】【課題】参照情報を利用する際の利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供する。【解決手段】複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持するデータストレージ部１１を有するドキュメント管理装置１であって、制御部１２がパブリックドキュメントを参照する参照情報を生成してデータストレージ部１１に保持させ、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索し、検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換えるドキュメント管理装置である。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段と、
前記パブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる参照情報生成手段と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を検索する第１検索手段と、
前記第１検索手段の検索の結果として見いだされた第１の種類の参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える置換手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記置換手段は、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、当該実体のアクセス権を、置き換えの対象となる参照情報のアクセス権と同じになるよう設定することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のドキュメント管理装置において、
前記パブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる第２参照情報生成手段をさらに含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント管理装置において、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を検索する第２検索手段と、
前記第２検索手段の検索の結果として見いだされた第２の種類の参照情報の各々を、削除する削除手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項５】
複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するドキュメント管理装置を用い、
前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる工程と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する工程と、
前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える工程と、
を前記ドキュメント管理装置に実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項６】
複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するコンピュータに、
前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる手順と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する手順と、
前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える手順と、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメントを保持し、ユーザからの要求に応じて、当該保持しているドキュメントを提供するドキュメント管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子化されたドキュメントを複数のユーザの間で共有する装置が広く利用されている。こうした装置では、またユーザごとにそのユーザによって専らアクセスされる領域（いわばプライベート領域）を定めているものもある。
【０００３】
このプライベート領域は、共有の対象となっているドキュメントを保持している場所とは別の場所に設けられるのが普通であり、ユーザは、共有されるドキュメントを取得したいときには、共有されるドキュメントを保持している場所（パブリック領域と呼ぶ）にアクセスし、プライベート領域のドキュメントを取得したいときには、プライベート領域にアクセスする。こうしたプライベート領域は、他のユーザからの参照を禁止したいドキュメントを格納する領域として用いられるだけでなく、各ユーザが、よく利用するドキュメントなどを保持しておく領域としても利用される。
【０００４】
例えば、図３に示すように、パブリック領域に、ドキュメントＡ，Ｂが格納されているとき、ユーザＸは、自分のプライベート領域に、個人的なドキュメントＰのほか、ドキュメントＡのコピーを格納しておくことができる。これらユーザＸのプライベート領域に保持されているドキュメントＡ、Ｐは他のユーザＹがこれらを取得することは一般にできない。このようにすることで、ユーザＸは、ドキュメントＡ、Ｐの双方を、自らのプライベート領域にアクセスするだけで取得できるようになる。
【０００５】
しかし、このように各ユーザが、利便性の向上のために、パブリック領域に格納されているドキュメントを自らのプライベート領域にコピーしたのでは、ドキュメントを格納するストレージのディスク容量などのハードウエア資源を有効に利用することができない。
【０００６】
そこで従来から、こうしたドキュメント管理装置においては、プライベート領域内に、パブリック領域に格納されているドキュメントへの参照情報を設定できるようにしている。この参照情報に対する取得要求が行われると、ドキュメント管理装置は、当該取得要求に係る参照情報が参照しているパブリック領域内のドキュメントを、要求元のユーザに提供する。また、この参照情報は、パブリック領域内のドキュメントを識別する情報を含むだけであるので、一般にドキュメントの実体の情報よりサイズが小さい。従って、ハードウエア資源が有効に利用されると共に、プライベート領域を利用した利便性の向上を図ることができるようになる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のような参照情報を利用したドキュメント管理装置では、次のような場合に問題が発生する。すなわち、パブリック領域内の注目ドキュメントが、いずれかのユーザのプライベート領域内に格納された参照情報によって参照されているときに、この注目ドキュメントを削除すると、ユーザが当該参照情報に対する取得要求を行っても、元の注目ドキュメントを取得することができなくなる。
【０００８】
具体的に、あるドキュメントが共有に供され、パブリック領域に格納されることとなったが、後に、当該ドキュメントを共有させることが適切でなくなったような場合、当該ドキュメントはパブリック領域から削除されることとなる。しかし、それまでの間に当該ドキュメントを利用するユーザがプライベート領域内に参照情報を設定していると、そのユーザにとっては必要なドキュメントであったとしても、削除された後は、当該ドキュメントの取得ができなくなってしまう。
【０００９】
このように、従来のドキュメント管理装置は、参照情報を利用する際の利便性の向上が図られていなかった。
【００１０】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、参照情報を利用する際の利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供することをその目的の一つとする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理装置であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段と、前記パブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる参照情報生成手段と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を検索する第１検索手段と、前記第１検索手段の検索の結果として見いだされた第１の種類の参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える置換手段と、を含むことを特徴としている。
【００１２】
ここで、前記置換手段は、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、当該実体のアクセス権を、置き換えの対象となる参照情報のアクセス権と同じになるよう設定することとしてもよい。さらに、前記パブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる第２参照情報生成手段をさらに含むこととしてもよい。さらに、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を検索する第２検索手段と、前記第２検索手段の検索の結果として見いだされた第２の種類の参照情報の各々を、削除する削除手段と、を含むこととしてもよい。
【００１３】
また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントの管理方法であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するドキュメント管理装置を用い、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる工程と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する工程と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える工程と、を前記ドキュメント管理装置に実行させることを特徴としている。
【００１４】
さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するコンピュータによって実行されるプログラムであって、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる手順と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する手順と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える手順と、前記コンピュータに実行させることを特徴としている。
【００１５】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置１は、図１に示すように、データストレージ部１１と、制御部１２と、記憶部１３と、ネットワークインタフェース部１４とを含み、ネットワークを介してクライアント装置２に接続されている。
【００１６】
データストレージ部１１は、複数のドキュメントや参照情報を保持している。これら複数のドキュメントや参照情報には、それぞれアクセス権の情報が関連付けられており、ユーザごとに取得の可否、変更・削除の可否などが設定されている。制御部１２は、記憶部１３に格納されているプログラムに従って動作しており、クライアント装置２側からネットワークを介して受信される指示に従って、ドキュメントの登録、取得、削除の処理や、参照情報の生成、削除の処理を行う。また、この制御部１２は、参照情報をドキュメントの情報で置き換える置換処理を行う。制御部１２の具体的な処理の内容については後に述べる。
【００１７】
記憶部１３は、制御部１２によって実行されるプログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記録媒体を含む。また、この記憶部１３は、制御部１２の処理において生成される種々の情報を記憶する記憶素子を含む。ネットワークインタフェース部１４は、制御部１２から入力される指示に従って、指定された送信先に対し、ドキュメントや種々の情報を送信する。また、このネットワークインタフェース部１４は、ネットワークを介して到来した指示やドキュメントを受信し、制御部１２に出力する。
【００１８】
クライアント装置２は、一般的なコンピュータ装置であり、ユーザの操作を受け入れて、当該操作の内容に基づいてドキュメント管理装置１側に種々の情報やドキュメントを送信する。また、このクライアント装置２は、ドキュメント管理装置１側から取得されるドキュメント等を受信して、ユーザに提示する。
【００１９】
ここで制御部１２の具体的動作の内容について、それぞれの処理に分けて説明する。制御部１２は、基本的には、ドキュメントを登録する処理（登録処理）と、データストレージ部１１内をブラウズさせる処理（ブラウジング処理）と、ドキュメントを取得させる処理（取得処理）と、参照情報を生成する処理（参照情報生成処理）と、ドキュメントを削除する処理（削除処理）とを行っているので、以下、これらについて説明する。
【００２０】
［登録処理］
制御部１２は、クライアント装置２側のユーザをユーザ名とパスワード等の認証情報を用いて認証し、クライアント装置２から登録の対象となるドキュメントとともに、登録の指示と、登録場所の指示とを受信して、当該ドキュメントをデータストレージ部１１のうち、指定された場所に格納する。
【００２１】
すなわち、本実施の形態においては、制御部１２は、データストレージ部１１内に、いわゆる階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムを形成しており、各ドキュメントを、当該ファイルシステム内のいずれかのディレクトリに関連付けて格納するので、当該関連付けるディレクトリを特定する情報が、場所の指定に相当する。制御部１２は、データストレージ部１１内にパブリックドキュメントを格納する（パブリック領域に対応する）第１階層ディレクトリ構造と、各ユーザごとに形成され、それぞれのユーザのプライベートドキュメントや参照情報を格納する（プライベート領域に対応する）第２階層ディレクトリ構造とを含む。なお、これら第１階層ディレクトリ構造と第２階層ディレクトリ構造とは、一つの階層ディレクトリ構造の一部をなすものであってもよい。
【００２２】
さらに、制御部１２は、第１階層ディレクトリ構造と第２階層ディレクトリ構造とのどちらに登録するかによって、当該登録するドキュメントのデフォルトのアクセス権を設定する。例えば、第１階層ディレクトリ構造内に格納され、複数のユーザによって共有されるドキュメント（パブリックドキュメントと呼ぶ）である場合、共有に係るユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定することになる。また、登録要求を行ったユーザの第２階層ディレクトリ構造内に格納される場合、当該ユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定する。
【００２３】
また、制御部１２は、ドキュメントを登録したユーザから受信される指示に従って、当該ドキュメントのアクセス権の情報を変更するようにしてもよい。
【００２４】
［ブラウジング処理］
制御部１２は、クライアント装置２からディレクトリを特定する情報と共に、当該ディレクトリ内をブラウズする要求を受信すると、データストレージ部１１内の当該特定されたディレクトリに格納されているドキュメントや参照情報、及び当該特定されたディレクトリの直下の階層のディレクトリの概要情報（名称など）を取得する。
【００２５】
そして、取得した概要情報のうち、ブラウズ要求を行ったユーザにより取得可能としてアクセス権が設定されているドキュメントや参照情報、ディレクトリの概要情報を選択し、その選択した概要情報の一覧を、クライアント装置２に対して送信する。
【００２６】
また、クライアント装置２側で、当該概要情報の一覧から、ディレクトリの概要情報が選択されると、制御部１２は、当該選択されたディレクトリ内をブラウズする要求を受信し、さらに、当該選択されたディレクトリ以下のドキュメント等について、上記処理を行う。
【００２７】
さらに、クライアント装置２側で、送信した概要情報の一覧から、ドキュメントや参照情報の概要情報が選択されると、制御部１２は、当該選択されたドキュメントや参照情報についての取得要求を受信し、後に説明する取得処理を実行する。
【００２８】
［取得要求］
制御部１２は、ドキュメントを特定する情報と共に、取得の要求をクライアント装置２側から受信すると、当該取得要求に係るドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部１２は、データストレージ部１１から当該ドキュメントを取得してクライアント装置２側に送信する。
【００２９】
ここで、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合、あるいは取得要求に係るドキュメントがデータストレージ部１１に格納されていない場合は、制御部１２は、クライアント装置２に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【００３０】
また、制御部１２は、参照情報を特定する情報と共に、それを取得する要求をクライアント装置２側から受信すると、当該取得要求に係る参照情報が参照するドキュメントをデータストレージ部１１から検索し、当該検索の結果、見いだされたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部１２は、データストレージ部１１から当該ドキュメントを取得してクライアント装置２側に送信する。
【００３１】
なお、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合や、取得要求に係る参照情報そのものがデータストレージ部１１に格納されていない場合、あるいは当該参照情報が参照するドキュメントがデータストレージ部１１から見いだされなかった場合は、制御部１２は、クライアント装置２に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【００３２】
［参照情報生成処理］
制御部１２は、クライアント装置２からドキュメントを特定する情報と共に、参照情報を生成する指示を受信して、当該参照情報の生成指示を行ったユーザの第２階層ディレクトリ構造内の指定された場所に、特定されたドキュメントを参照する参照情報を生成して格納する。
【００３３】
［削除処理］
制御部１２は、クライアント装置２からドキュメントを特定する情報と共に、ドキュメントを削除する指示を受信すると、図２に示す処理を開始し、まず、当該特定されたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を参照し、削除要求を行ったユーザが当該ドキュメントを削除できるか否か（削除の権利の有無）を調べる（Ｓ１）。ここで、削除できないと設定されている場合（Ｎｏの場合）は、そのまま処理を終了する。また、削除可能と設定されている場合（Ｙｅｓの場合）は、特定されたドキュメントが、パブリックドキュメント（第１階層ディレクトリ構造内に格納されたドキュメント）であるか否かを調べ（Ｓ２）、パブリックドキュメントでなければ（Ｎｏならば）、当該ドキュメントを削除する処理を行って（Ｓ３）、処理を終了する。
【００３４】
また、処理Ｓ２において、特定されたドキュメントがパブリックドキュメントであれば（Ｙｅｓであれば）、当該ドキュメントを参照する参照情報を、データストレージ部１１から検索する（Ｓ４）。そしてその検索の結果、見いだされた参照情報を、削除しようとするドキュメントの実体で置き換える処理（置換処理）を行う（Ｓ５）。ここで置き換えられた実体の情報は、各参照情報を生成したユーザの第２階層ディレクトリ構造内に格納されるので、パブリックドキュメントではなく、各ユーザのプライベートドキュメントに変化することになる。また、当該ドキュメントを参照する参照情報が複数のユーザによって生成されている場合など、処理Ｓ４での検索の結果、複数の参照情報が見いだされた場合は、その各々について置換処理を行う。
【００３５】
制御部１２は、置換処理が完了すると、削除の対象となったドキュメント（パブリックドキュメント）を削除して（Ｓ６）、処理を終了する。
【００３６】
なお、処理Ｓ３、Ｓ６において削除する処理とは、ドキュメントのデータをデータストレージ部１１から消去する処理のほか、データストレージ部１１内に予め形成されている、削除したドキュメントを格納するディレクトリに移して格納する処理や、アクセス権を所定の状態（一部のユーザからのみアクセス可能とするなど）とする処理であってもよい。
【００３７】
また、置換処理とは、置換前の参照情報の取得要求がそのまま置換後のドキュメントの実体への取得要求として認識されるようにすることである。例えば取得要求における参照情報やドキュメントの特定が、それらのタイトルやＵＲＬによって行われる場合、置換前の参照情報のタイトル等をタイトル情報等として保持し、置換前の参照情報を削除した後、置換後のドキュメントの実体を当該参照情報のあったディレクトリにコピーし、当該置換後のドキュメントの実体のタイトル等を、保持しておいたタイトル情報等に設定することにより、置換処理が行われる。
【００３８】
［動作］
本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置１は、以上のように構成され、次に示すように動作する。すなわち、本実施の形態において特徴的な動作の一つは、パブリックドキュメントとして登録されたドキュメントについて、参照情報が設定されている場合に、当該ドキュメントの削除要求に応じて、当該ドキュメントを削除する前に、当該ドキュメントを参照する参照情報を、当該ドキュメントで置換することである。これにより、ユーザは、パブリックドキュメントが削除されても、そのドキュメントの実体によって参照情報が置き換えられるため、パブリックドキュメントが削除されても、当該ドキュメントの実体を取得して参照することができる。
【００３９】
なお、ユーザが参照情報に設定していたアクセス権に配慮して、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、置き換え前の参照情報に設定されていたアクセス権の情報を取得し、置換処理完了後に、置き換えられたドキュメントの実体のアクセス権を、取得しておいた、参照情報のアクセス権と同一になるように設定してもよい。
【００４０】
また、置き換えの対象となったパブリックドキュメントに関連付けられていたアクセス権の情報と、置き換え前の参照情報に設定されているアクセス権の情報と、に基づいて置き換え後の実体のドキュメントのアクセス権を設定してもよい。
【００４１】
［変形例］
ここまでの説明では、制御部１２が、パブリックドキュメントを削除するときに、当該パブリックドキュメントを参照する参照情報のすべてを置換処理するとして説明したが、置換処理を行うか否かをユーザに問い合わせ、ユーザが置換処理を行うとして回答した場合に限り、置換処理を行うようにしてもよい。
【００４２】
また、参照情報を生成する際に、当該生成する参照情報について、置換処理を行うか否かをユーザが指定してもよい。この場合、置換処理を行うとした種類の参照情報（本発明の第１の種類の参照情報）については、上述の処理を行うこととし、置換処理を行わないとした種類の参照情報（本発明の第２の種類の参照情報）については、図２に示した上述の処理において、処理Ｓ４とＳ５とを行わないようにしてもよい。また、この置換処理を行わないとした種類の参照情報については、図２に示した上述の処理において処理Ｓ５の代わりに、当該検索により見いだされた参照情報を削除することとしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の構成ブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の動作例を表すフローチャート図である。
【図３】一般的なドキュメント管理装置におけるドキュメントの管理状況の例を表す説明図である。
【符号の説明】
１  ドキュメント管理装置、２  クライアント装置、１１  データストレージ部、１２  制御部、１３  記憶部、１４  ネットワークインタフェース部。
【図１】
2004302984.tif 000003
【図２】
2004302984.tif 000004
【図３】
2004302984.tif 000005