(57)【要約】【課題】ドキュメント管理装置が単数であると複数であるとを問わず、ユーザが有用性の高い、重要なドキュメントを探しやすくしたドキュメント管理システムを提供する。【解決手段】ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置１、を少なくとも１つ含み、情報提供装置２が、各ドキュメント管理装置１に対してなされたユーザからの提供要求の内容を記録し、その記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザ側のクライアント装置３に提供するドキュメント管理システムである。【選択図】        図１
2004302982.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、を少なくとも１つ含み、
前記各ドキュメント管理装置に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手段と、
前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する提供手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、
前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手段と、
前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する手段と、
を含むことを特徴とする情報提供装置。
【請求項３】
請求項２に記載の情報提供装置において、
前記処理対象となったドキュメント管理装置の各ユーザについて、当該ユーザごとに予め設定された重みの値を保持する手段を含み、
前記統計処理を行う際に、前記ユーザごとに設定された重みの値を用いた統計処理が行われる、ことを特徴とする情報提供装置。
【請求項４】
請求項３に記載の情報提供装置において、
前記記録される提供要求の内容には、当該提供要求が為された日時の情報が含まれ、
前記統計処理を行う際に、現在日時と、前記提供要求が為された日時と、に基づく統計処理が行われる、ことを特徴とする情報提供装置。
【請求項５】
ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、
前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する工程と、
前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する工程と、
を、コンピュータに行わせることを特徴とするコンピュータの制御方法。
【請求項６】
ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、
コンピュータに、
前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手順と、
前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する手順と、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ユーザが利用するドキュメントを管理するドキュメント管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ユーザが利用するドキュメントを保持し、ユーザからの提供要求を受けて、当該保持しているドキュメントのうち、提供要求に係るドキュメントを取り出して、ユーザに提供する、ドキュメント管理装置がある。
【０００３】
従来のドキュメント管理装置では、例えばドキュメントを次々に保持させる結果、保持している参照されないドキュメントの数まで膨大になり、ユーザが有用なドキュメントを見いだすのに時間がかかってしまうことを防止するため、ドキュメントごとに、その近時の参照頻度に基づく有用度を算出し、保持するドキュメントのうち、削除の対象となるものを選択する技術がある（特許文献１）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−５７０５号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のドキュメント管理装置では、そのドキュメント管理装置内のドキュメントの有用さを算出するだけであるので、企業内で複数のドキュメント管理装置を配置する場合に、例えば稀にしか利用されず、参照頻度が高々１０回といったドキュメントを管理しているドキュメント管理装置では、そのドキュメント管理装置内で比較的参照頻度の高いドキュメントが有用と判断される。そのため例えば８回以上の参照頻度があれば有用と判断される。
【０００６】
一方、頻繁に利用され、参照頻度が数百回を超えるようなドキュメントを管理しているドキュメント管理装置では、その中で有用と判断されるドキュメントは、例えば９０回以上の参照頻度がなければならない、といった事態も想定される。
【０００７】
要するに、使用頻度の異なる複数のドキュメント管理装置がある場合に、上記従来の技術をそれぞれにそのまま適用したのでは、ドキュメント管理装置間での有用性の基準に差が現れ、ユーザが有用なドキュメントを見いだすまでの時間は実質的に短縮されない。
【０００８】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、ドキュメント管理装置が単数であると複数であるとを問わず、ユーザが有用性の高い、重要なドキュメントを探しやすくしたドキュメント管理システムを提供することをその目的の一つとする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、を少なくとも１つ含むドキュメント管理システムであって、前記各ドキュメント管理装置に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手段と、前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する提供手段と、を含むことを特徴としている。
【００１０】
また上記従来例の問題点を解決するための本発明は、情報提供装置であって、ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手段と、前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する手段と、を含むことを特徴としている。
【００１１】
ここで、前記処理対象となったドキュメント管理装置の各ユーザについて、当該ユーザごとに予め設定された重みの値を保持する手段を含み、前記統計処理を行う際に、前記ユーザごとに設定された重みの値を用いた統計処理が行われる、こととしてもよい。さらにここで、前記記録される提供要求の内容には、当該提供要求が為された日時の情報が含まれ、前記統計処理を行う際に、現在日時と、前記提供要求が為された日時と、に基づく統計処理が行われる、こととしてもよい。
【００１２】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、コンピュータの制御方法であって、ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する工程と、前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する工程とを、コンピュータに行わせることを特徴としている。
【００１３】
さらに本発明のある態様に係るプログラムは、ドキュメントを保持し、ユーザから取得されるドキュメントの提供要求に応じて、前記保持しているドキュメントのうち、提供要求されたドキュメントをユーザに対して提供するドキュメント管理装置、の少なくとも一つを処理対象として、コンピュータに、前記処理対象となったドキュメント管理装置の各々に対してなされた前記ユーザからの提供要求の内容を記録する手順と、前記記録に対する所定統計処理を行い、当該統計処理の結果をユーザに提供する手順と、を実行させる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書管理システムは、図１に示すように、ドキュメント管理装置１と、情報提供装置２とを含んで構成され、ネットワークを介してクライアント装置３に接続されている。ドキュメント管理装置１は、ストレージ部１１と、制御部１２と、通信制御部１３とを含み、情報提供装置２は、制御部２１と、記憶部２２と、通信制御部２３とを含む。
【００１５】
ドキュメント管理装置１のストレージ部１１は、少なくとも一つのドキュメントを保持している。具体的にこのストレージ部１１に保持されるドキュメントは、ドキュメントを特定する情報と、ドキュメントの内容の情報とを含んでいる。また、このストレージ部１１では、各ドキュメントについて、少なくとも一つのアクセス権情報を関連付けて保持している。アクセス権情報は、ユーザごとに、内容の更新・閲覧や、概要（タイトルなど）の閲覧といった処理の可否を表す情報である。
【００１６】
制御部１２は、通信制御部１３を介して入力される種々の要求に基づく処理を行い、当該処理の結果を要求元に対して送信する。本実施の形態のある例では、この制御部１２はクライアント装置３から受信される要求に応答する。すなわち制御部１２は、ユーザ名とパスワードとを利用する等して、クライアント装置３のユーザを認証する処理（認証処理）を行い、クライアント装置３のユーザが予め登録された正当なユーザであると判断される場合にのみ、次に述べるクライアント装置３からの要求に応じた処理を行う。ここでユーザ名は、例えばユーザのメールアドレスなどとすれば、ある一人のユーザに対し、各ドキュメント管理装置１において異なるユーザ名が割り当てられるといったことがない。
【００１７】
また、この制御部１２は、ユーザの認証後、保持しているドキュメントの一覧の提供要求をクライアント装置３側から受信すると、ストレージ部１１に保持されている各ドキュメントのうち、そのアクセス権情報が、当該認証したユーザについて概要の閲覧が可能であると設定されているドキュメントの一覧を提供する処理（一覧提供処理）を行う。
【００１８】
さらに、この制御部１２は、ユーザの認証後、ドキュメントの提供の要求（提供要求）をクライアント装置３から受信すると、当該提供要求に係るドキュメントについてのアクセス権情報を参照し、認証したユーザが、当該ドキュメントの内容の閲覧が可能であるか否かを調べ、内容の閲覧が可能であると設定されているときに、当該ドキュメントをストレージ部１１から取得し、提供要求元のクライアント装置３に対して送信する（提供処理）。
【００１９】
また、制御部１２は、ユーザの認証後、新たなドキュメントを登録する要求（登録要求）とともに、登録の対象となるドキュメントをクライアント装置３から受信すると、当該受信したドキュメントをストレージ部１１に格納する。なお、この登録要求においては、ドキュメントの概要情報を併せて受信し、当該概要情報を、対応するドキュメントに関連付けてストレージ部１１に格納する（登録処理）。
【００２０】
さらに制御部１２は、ユーザの認証後、ドキュメントの修正・更新の要求（更新要求）をクライアント装置３から受信すると、当該更新要求に係るドキュメントについてのアクセス権情報を参照し、認証したユーザが、当該ドキュメントの内容の更新が可能であるか否かを調べ、内容の更新が可能であると設定されているときに、当該クライアント装置３側から受信される更新の指示に従って、ストレージ部１１に格納されている、更新要求に係るドキュメントの修正・更新を行う（更新処理）。
【００２１】
本実施の形態においては、この制御部１２は、クライアント装置３から上述のような要求を受信すると、当該クライアント装置３のユーザを特定する情報（例えば認証処理で取得したユーザ名）と、当該要求の内容を表す情報（以下、要求履歴情報と呼ぶ）とを通信制御部１３に出力し、情報提供装置２に送信させる。ここで要求履歴情報は、例えば、要求の種類（一覧提供要求、提供要求などの別）を特定する情報と、要求されたドキュメントを特定する情報と、当該ドキュメントに対するアクセス権情報とを含み、さらに要求が行われた日付と時刻とを特定する情報を含んでもよい。ここでドキュメントを特定する情報は、例えばドキュメントの概要情報を含んでもよいし、ドキュメントの内容から固有に演算されるハッシュ値などの情報を含んでもよい。
【００２２】
通信制御部１３は、ネットワークに接続されており、ネットワークを介して到来する種々の情報を受信して制御部１２に出力する。また、この通信制御部１３は、制御部１２から入力される指示に従って、種々の情報をネットワークを介して送信する。
【００２３】
情報提供装置２の制御部２１は、記憶部２２に格納されているプログラムに従って動作し、通信制御部２３を介して、各ドキュメント管理装置１から、それぞれのドキュメント管理装置１に対して為された、それぞれのユーザからのドキュメントの提供要求の内容を受信し、記憶部２２に格納する処理（情報収集処理）と、当該情報収集処理によって記憶部２２に格納した情報に対する統計情報を生成して、記憶部２２に格納する処理（統計処理）と、当該統計処理の結果をクライアント装置３に対して送信する処理（情報提供処理）とを行う。これら制御部２１の各処理については、後に詳しく述べる。
【００２４】
記憶部２２は、制御部２１によって実行されるプログラムを格納する、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体、及びそれからプログラムを読み出す手段であるドライブ装置等を含み、また、制御部２１の処理の過程で発生する情報を保持するＲＡＭや、ハードディスク装置等を含んで、ワークメモリとしても動作する。
【００２５】
通信制御部２３は、ネットワークに接続されており、ネットワークを介して到来する種々の情報を受信して制御部２１に出力する。また、この通信制御部２３は、制御部２１から入力される指示に従って、種々の情報をネットワークを介して送信する。
【００２６】
クライアント装置３は、一般的なパーソナルコンピュータであり、ユーザの指示に従ってネットワークを介して情報や要求をドキュメント管理装置１、又は情報提供装置２に送信し、ドキュメント管理装置１や情報提供装置２から受信した情報をユーザに提示する。
【００２７】
ここで、情報提供装置２の制御部２１の各処理の内容について説明する。
【００２８】
［情報収集処理］
ドキュメント管理装置１の一つから、ユーザを特定する情報とともに、当該ユーザによる要求履歴情報が受信されると、制御部２１は、当該ドキュメント管理装置１を特定する情報（Ａ）と、入力されたユーザを特定する情報（Ｂ）と、要求履歴情報（Ｃ）とを関連づけたものを一つのエントリーとして、図２に示すように、少なくとも一つのエントリーを含んだアクセスデータベースを記憶部２２内に生成する（情報収集処理）。ここでドキュメント管理装置１を特定する情報は、ドキュメント管理装置１のネットワークアドレスであってもよいし、ドキュメント管理装置１側から提供されるホスト名やドメイン名等の情報であってもよい。
【００２９】
［統計処理］
制御部２１は、所定のタイミング（例えば情報収集処理が行われるごと、あるいは定期的に）で、情報収集処理によって記憶部２２に格納された情報に対する統計処理を実行する。この統計処理では、例えば、各ドキュメントに対し、特定の要求が行われた回数（例えば、提供要求がされた回数）や、ユーザごとの要求回数（すなわちドキュメント管理装置１の利用回数）等が演算される。
【００３０】
具体的に制御部２１は、記憶部２２に格納したアクセスデータベースの各エントリーの要求履歴情報（Ｃ）を参照し、要求の種類を特定する情報が「提供要求」となっているエントリーを抽出する。そして当該抽出した各エントリーについて、その要求履歴情報（Ｃ）を参照し、要求されたドキュメントを特定する情報を取得する。そして、当該ドキュメントを特定する情報ごとに、すなわち要求されたドキュメントごとに、各ドキュメントに対する提供要求がいくつあるかをカウントする。そして各ドキュメントに対するカウントの結果を関連づけて記憶部２２に格納する。また、このドキュメントごとのカウント値は、累計だけでなく、日毎の累算値を演算して記憶部２２に保持させてもよい。
【００３１】
また、アクセスデータベースに含まれる、ユーザを特定する情報（Ｂ）を参照し、ユーザごとのアクセス回数をカウントし、各ユーザに対するカウントの結果を関連づけて記憶部２２に格納する。
【００３２】
提供要求の回数の多いドキュメントは、それだけ重要なドキュメントであると推定される等、ドキュメントの重要度の基準として、これらの統計演算結果が用いられる。
【００３３】
［ユーザごとの重みの利用］
また、企業内の重要な意思決定を要するドキュメントでは、役付以上でなければ参照されない等といったことがあり、提供要求された回数と重要度とが必ずしも関連しないこともある。こうした事情に配慮して、次のように、ユーザごとに設定した重みを利用した処理を行うことも好ましい。
【００３４】
すなわち、ドキュメント管理装置１の各ユーザについて、ユーザごとに重みの値を予め設定して、記憶部２２に保持しておく。ここでユーザごとの重みは例えば、図３（ａ）に示すようにユーザＡについては「３」、ユーザＢについては「２」というように重みを設定することとしてもよいし、図３（ｂ）に示すように、ユーザをグループに分類し、例えば取締役は「５」、それ以外の部長職は「３」、その他の社員は「１」といったように、企業組織や利用する組織内の人事的状況に応じて重みを設定することとしてもよい。また、ドキュメント管理装置１のテストを行うユーザについては重みを「０」としておいてもよい。
【００３５】
制御部２１は、記憶部２２に格納したアクセスデータベースの各エントリーの要求履歴情報（Ｃ）を参照し、要求の種類を特定する情報が「提供要求」となっているエントリーを抽出する。そして当該抽出した各エントリーについて、その要求履歴情報（Ｃ）を参照し、要求されたドキュメントを特定する情報を取得する。そして、当該ドキュメントを特定する情報ごとに（すなわち要求されたドキュメントごとに）、その提供要求を行ったユーザを特定する情報（Ｂ）を参照し、その情報によって特定されるユーザに設定されている重みの累計値を算出する。そして当該累計値を記憶部２２に格納する。
【００３６】
例えば、図３（ｂ）に示したようにユーザに対する重みを設定した場合に、取締役２人がそれぞれ１回ずつ、部長職３人がそれぞれ１回ずつ参照したドキュメントに対する累計値は、５＋５＋３＋３＋３＝１９なので、「１９」となる。また、取締役でも部長職でもない社員１０人がそれぞれ１回ずつ参照したドキュメントに対する累計値は、「１」を１０回累算した、「１０」となる。
【００３７】
［日時の情報の利用］
さらに制御部２１は、要求履歴情報に含まれる、要求日時の情報を用い、次のような処理をしてもよい。すなわち、現在日時を計時するカレンダ（図示せず）を参照して、現在（統計処理を行う時点）の日時を取得し、各要求提供情報の要求日時と現在の日時との差（要求日時から統計処理時点までの経過日数）に基づいて、各要求提供情報の重みを決定し、統計処理の際に、当該重みを利用する。
【００３８】
例えば、要求日時と現在の日時との差が７日以内（一週間以内）であれば「３」、３０日（一月以内）であれば「２」、それ以上であれば「１」として重みを設定しておき、ドキュメントごとの提供要求のカウントの際に、各提供要求の日（要求日時）と現在の日時との差を演算して、それが７日以内であれば、カウンタをインクリメントする代わりに、カウンタに「３」を加算する。また、それが７日を超えて３０日以内であれば、カウンタをインクリメントする代わりに、カウンタに「２」を加算する。このようにすると、より最近にアクセスされているドキュメントほど、有用度が高いものとなる。
【００３９】
また、ユーザごとの重みを設定している場合は、ユーザの重みに、当該ユーザが要求を行った日時と現在日時との差による重みを乗じて累積加算を行う。例えば図３（ｂ）に示した例において、取締役の一人が２週間前に１回、部長職と取締役一人ずつが３日前に１回ずつ提供要求を行っていたドキュメントについては、有用度は、５×２＋５×３＋３×３＝３４なので、「３４」と演算される。
【００４０】
［情報提供処理］
また、制御部２１は、クライアント装置３側からの情報提供要求に応じて、統計処理の結果として記憶部２２に保持した情報を提供する処理を行う。具体的に制御部２１が提供する統計処理結果には、（ａ）ドキュメントごとの要求回数、（ｂ）ユーザごとの要求回数、（ｃ）ドキュメントごとの要求履歴情報、（ｄ）ドキュメントごとの要求回数の日毎の推移、といったものがあり、制御部２１は、これらの情報を提供する。なお、制御部２１をウェブ（Ｗｅｂ）サーバとして動作させ、この情報提供処理を、ウェブサーバにおけるサーブレットや、ＣＧＩプログラムとして実装してもよい。このようにする場合、提供する情報は、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）等を利用して記述することができ、クライアント装置３では、ウェブクライアント（ブラウザ）を用いて当該提供された情報を表示する。
【００４１】
まず（ａ）ドキュメントごとの要求回数の情報について情報提供要求を受けると、制御部２１は、統計処理によって生成し、記憶部２２に格納した、ドキュメントの要求回数の情報を記載したＨＴＭＬ文書を生成し、情報提供要求元のクライアント装置３に対して送信する。制御部２１が提供するＨＴＭＬ文書によってクライアント装置３で表示される画面は、例えば図４に示すようなものとなる。制御部２１は、（ｂ）ユーザごとの要求回数も同様にしてクライアント装置３に提供して表示させる。
【００４２】
また、（ｃ）ドキュメントごとの要求履歴情報について要求されたときには、制御部２１は、当該要求に係るドキュメントを注目ドキュメントとして、アクセスデータベースのエントリーのうち、当該注目ドキュメントに係るエントリーを抽出し、当該抽出したエントリーに含まれている要求履歴情報（Ｃ）を含めたＨＴＭＬ文書を生成してクライアント装置３に提供し、クライアント装置３に表示させる。また、この要求に取得要求に係る要求履歴情報のみについての情報を提供する指示が含まれている場合、抽出したエントリーに含まれている要求履歴情報（Ｃ）を参照して、そのうち取得要求に係るエントリーのみを再抽出し、当該再抽出後のエントリーの要求履歴情報（Ｃ）を含めたＨＴＭＬ文書を生成してクライアント装置３に提供する。この場合、再抽出後のエントリーのそれぞれに含まれる、ユーザを特定する情報（Ｂ）を参照しながら、図５に示すように、要求が行われた日毎に、要求をしたユーザを特定する情報と、当該ユーザの要求回数とを関連付けた情報を提供するようにしてもよい。
【００４３】
（ｄ）ドキュメントごとの要求回数の日毎の推移の情報も、この日毎のユーザの要求回数の情報と同様の処理によって生成でき、日毎の要求回数の推移を表す表示がクライアント装置３で行われる（図６）。
【００４４】
［アクセス権制御］
さらに制御部２１は、この情報提供処理の際に、情報提供要求元であるクライアント装置３のユーザを認証し、その認証の結果に基づいて、提供する情報を制御してもよい。
【００４５】
例えば制御部２１は、認証したユーザによる情報提供要求に応じて、提供の対象となる情報（統計処理結果などを含む情報）を生成する。そして、当該提供の対象となる情報に含まれている、各ドキュメントについて、そのドキュメントに対する、上記認証したユーザのアクセス権の情報を取得する。
【００４６】
アクセス権の情報の取得は、例えば当該ドキュメントを保持するドキュメント管理装置１に対して、ユーザを特定する情報と、当該ドキュメントを特定する情報とを送信してアクセス権に関する情報を求め、ドキュメント管理装置１が、当該求めに応じて当該ドキュメントに対する、当該ユーザのアクセス権の情報を提供するようにしてもよい。
【００４７】
制御部２１は、提供の対象となる情報に含まれる各ドキュメントについてのアクセス権の情報を取得すると、内容の閲覧が可能と設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを取得するための手続の記述を、提供の対象となる情報に含める。これは例えば、ドキュメント管理装置１がウェブサーバとして動作しており、各ドキュメントの取得要求がＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒｓ）によって行われる場合、当該ドキュメントについてのＵＲＬを記述して含めることで実現できる。
【００４８】
また、アクセス権によって内容の閲覧が可能でないとされていないドキュメントについては、次に、概要の閲覧が可能と設定されているか否かを調べ、概要の閲覧が可能とされている場合は、提供する情報に含まれているドキュメントの名称など、当該ドキュメントの概要に関する情報のみを提供の対象となる情報に含める。
【００４９】
さらに、アクセス権によって内容の閲覧も概要の閲覧も可能でないと設定されているドキュメントについては、提供する情報に当該ドキュメントの記述を削除するなど、当該ドキュメントに関する情報を提供しないように制御する。
【００５０】
［複数のドキュメント管理装置に対するアクセス］
さらに本実施の形態における情報提供装置２は、複数のドキュメント管理装置１のそれぞれで管理されているドキュメントに対してクライアント装置３に代行してアクセスし、各ドキュメント管理装置１から提供されるドキュメントに関する情報を集約してクライアント装置３側に提供する処理を行ってもよい。
【００５１】
この場合、クライアント装置３のユーザは、提供要求などの種々の要求をドキュメント管理装置１のいずれかに直接送信するのではなく、情報提供装置２に送信する。情報提供装置２は、クライアント装置３のユーザからユーザ名とパスワードとを受信して、ユーザの認証を行い、予め設定された複数のドキュメント管理装置１に対して、当該ユーザ名とパスワードとともに、クライアント装置３から受信した要求を送信する。
【００５２】
各ドキュメント管理装置１では、情報提供装置２から受信したユーザ名とパスワードとを用いて認証処理を行い、当該ユーザ名とパスワードとともに受信された要求に対する応答としての情報を情報提供装置２に対して送信する。そして情報提供装置２は、各ドキュメント管理装置１から受信される情報を合成して、当該合成した結果の情報をクライアント装置３に送信する。
【００５３】
具体的に、クライアント装置３から、保持しているドキュメントの一覧の提供要求を受信すると、情報提供装置２は、当該クライアント装置３のユーザに対して、ユーザ名とパスワードとの送信を求め、当該求めに対して受信されるユーザ名とパスワードとを用いて認証の処理を行い、ユーザ名とパスワードとを保持する。
【００５４】
そして情報提供装置２は、予め設定されている複数のドキュメント管理装置１に対して、当該保持したユーザ名とパスワードとともに、ドキュメントの一覧の提供要求を送信する。この一覧の提供要求等を受信した各ドキュメント管理装置１は、ユーザを認証し、それぞれのストレージ部１１に保持されている各ドキュメントのうち、そのアクセス権情報が、当該認証したユーザについて概要の閲覧が可能であると設定されているドキュメントの一覧の情報を情報提供装置２に送信する。
【００５５】
情報提供装置２は、各ドキュメント管理装置１から受信されるドキュメントの一覧の情報を合成して、クライアント装置３に送信する。具体的に、各ドキュメント管理装置１から受信されるドキュメントの一覧の情報の全体をドキュメントのタイトルなどを利用して文字コードの順に並べ替えたものを生成してクライアント装置３に送信する。また、各ドキュメントのタイトルには、それぞれのドキュメントを登録したユーザを特定する情報と、最後に更新が行われた日時、そして統計情報の少なくとも一部が関連付けられている。
【００５６】
クライアント装置３では、図７（ａ）に示すように、タイトルの順に並べ替えられた一覧が表示され、この一覧には、複数のドキュメント管理装置１で管理されているドキュメントがそれぞれ含まれている。また、図７（ａ）の「タイトル」、「ユーザ」、「更新日」、「重要度」のそれぞれの文字列部分（Ｐ）には、それぞれを基準に並べ替えを行うべき指示を情報提供装置２側に伝達するための情報が設定されている。ユーザがこれらの文字列のいずれかをマウス操作などによってクリックするなどして操作すると、情報提供装置２側に当該操作された文字列に設定された指示が伝達され、情報提供装置２は、各ドキュメント管理装置１から受信されたドキュメントの一覧の情報の全体を指定された情報の順に並べ替えて、クライアント装置３に送信する。例えば「重要度」の文字列が操作されると、情報提供装置２は、各ドキュメント管理装置１から受信されたドキュメントの一覧の情報の全体を、重要度の順に並べ替えて、クライアント装置３に送信する。そしてクライアント装置３で図７（ｂ）に示すような表示が行われることとなる。なお、「重要度」の基準として、提供要求回数のほか、ユーザごとに設定された重みを利用した重要度など、他の種類の重要度の情報がある場合、どの種類の重要度の情報を利用するかをユーザに選択させるようにしてもよい。
【００５７】
さらに、各ドキュメントの表示に詳細情報の提供を要求するためのボタン画像（Ｑ）を関連付けておき、当該ボタン画像がクリック操作されたときに、当該ボタン画像に関連するドキュメントについての要求履歴情報の提供要求が情報提供装置２に対して送信されるようにしておいてもよい。
【００５８】
［重みの設定］
また情報提供装置２は、ユーザごとの重みの設定をネットワークなどを介して受け入れるようにしてもよい。例えば、クライアント装置３側からユーザの重み付けを設定、又は変更する指示を受信すると、情報提供装置２は、現在設定されている重み付けの一覧を提示する（図８（ａ））。この一覧には、ユーザごとに、現在の重みと、重みを変更する指示を表すボタン（編集ボタン）の画像とが関連付けられて表示されている。
【００５９】
この編集ボタンがクリック操作されると、情報提供装置２は、当該クリック操作された編集ボタンに関連するユーザの重みを設定するための画面（図８（ｂ））をクライアント装置３に提示する。この図８（ｂ）に示す画面において、重みの変更の対象となるユーザを指定し、変更後の重みを入力することになる。なお、ここで、少なくとも一人のユーザを含むグループを作成し、そのグループに対して重みを設定することができるようにしてもよい。この場合、当該グループに設定された重みの値が、そのグループに属するユーザに設定されるようにしておく。
【００６０】
［変形例］
さらに、本実施の形態の情報提供装置２は、認証したユーザによって登録されたドキュメントをアクセスデータベースから検索し、当該ドキュメントについての提供要求の回数などの情報を生成して当該ユーザ側のクライアント装置３に提示してもよい。
【００６１】
また、ここまでの説明では、各ドキュメント管理装置１と情報提供装置２とが別体の装置であるものとして説明してきたが、情報提供装置２は、いずれかのドキュメント管理装置１と一体であっても構わない。この場合、情報提供装置２の制御部２１等は、ドキュメント管理装置１の制御部１２等が兼ねることとしてもよい。また、記憶部２２は、ドキュメント管理装置１に含められる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理システムの構成例を表す構成ブロック図である。
【図２】アクセスデータベースの内容の一例を表す説明図である。
【図３】ユーザやグループに対する重み設定の例を表す説明図である。
【図４】クライアント装置３側に提供される情報の例を表す説明図である。
【図５】クライアント装置３側に提供される情報の例を表す説明図である。
【図６】クライアント装置３側に提供される情報の例を表す説明図である。
【図７】クライアント装置３側に提供される情報の例を表す説明図である。
【図８】クライアント装置３で表示される重み設定用画面の例を表す説明図である。
【符号の説明】
１  ドキュメント管理装置、２  情報提供装置、３  クライアント装置、１１ストレージ部、１２，２１  制御部、１３，２３  通信制御部、２２  記憶部。
【図１】
2004302982.tif 000003
【図２】
2004302982.tif 000004
【図３】
2004302982.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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