(57)【要約】【課題】文書中の用語について特定業務に必須な意味内容を検索でき、かつ各業務端末により共用可能な業務知識共有システムおよび業務知識共有方法を提供する。【解決手段】文書中の用語に特定業務上の意味内容を与え、電気通信回線を通じて各業務端末により共用する業務知識共有システムであって、一の文書ファイルにおいて特定の用語を指定し、かつ特定業務に割り当てた業務端末群を探索することにより、これらの業務端末に当該用語の検索に関する要求情報を電気通信回線を通じて配信する検索要求手段と、この検索要求手段の要求情報に基づき業務端末の公開辞書を検索することにより、該当する用語があれば関連付けた意味内容に関する応答情報を検索属性とともに返信するが、該当する用語がなければ対応策に関する情報を返信する要求応答手段とを有している。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書中の用語に特定業務上の意味内容を与え、電気通信回線を通じて各業務端末により共用する業務知識共有システムであって、
一の文書ファイルにおいて特定の用語を指定し、かつ特定業務に割り当てた業務端末群を探索することにより、これらの業務端末に当該用語の検索に関する要求情報を電気通信回線を通じて配信する検索要求手段と、
この検索要求手段の要求情報に基づき業務端末の公開辞書を検索することにより、該当する用語があれば関連付けた意味内容に関する応答情報を検索属性とともに返信するが、該当する用語がなければ対応策に関する情報を返信する要求応答手段とを有していることを特徴とする業務知識共有システム。
【請求項２】
前記文書ファイルは議事録であって、業務端末群は会議の出席者を特定するためのアドレス情報群であることを特徴とする請求項１に記載の業務知識共有システム。
【請求項３】
前記業務端末は、割り当てられた各業務に関する用語のローカル辞書を有していることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の業務知識共有システム。
【請求項４】
前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群によって共有される用語データベースを有しており、この用語データベースを業務端末群の公開辞書に優先して検索させていることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の業務知識共有システム。
【請求項５】
前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群に含まれる各業務端末を構成していることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の業務知識共有システム。
【請求項６】
文書中の用語に特定業務上の意味内容を与え、電気通信回線を通じて各業務端末により共用する業務知識共有方法であって、
一の文書ファイルにおいて特定の用語を指定し、かつ特定業務に割り当てた業務端末群を探索することにより、これらの業務端末に当該用語の検索に関する要求情報を電気通信回線を通じて配信する検索要求ステップと、
この検索要求ステップにおける要求情報に基づき業務端末の公開辞書を検索することにより、該当する用語があれば関連付けた意味内容に関する応答情報を検索属性とともに返信するが、該当する用語がなければ対応策に関する情報を返信する要求応答ステップとを有していることを特徴とする業務知識共有方法。
【請求項７】
前記文書ファイルは議事録であって、業務端末群は会議の出席者を特定するためのアドレス情報群であることを特徴とする請求項６に記載の業務知識共有方法。
【請求項８】
前記業務端末は、割り当てられた各業務に関する用語のローカル辞書を有していることを特徴とする請求項６または請求項７に記載の業務知識共有方法。
【請求項９】
前記要求応答ステップは、特定業務の業務端末群によって共有される用語データベースを有しており、この用語データベースを業務端末群の公開辞書に優先して検索させていることを特徴とする請求項６乃至請求項８のいずれかに記載の業務知識共有方法。
【請求項１０】
前記要求応答ステップは、特定業務の業務端末群に含まれる各業務端末を構成していることを特徴とする請求項６乃至請求項９のいずれかに記載の業務知識共有方法。
【請求項１１】
請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させるためのプログラムが記録されていることを特徴とするコンピューター読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、業務知識共有システムおよび業務知識共有方法に関し、たとえば、文書中に現れた理解不明の用語について、各業務端末により特定業務上の意味内容を知得したいシステムおよび方法に適用することができる。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、パネル会議の参加者が一つのプロジェクトを立ち上げることがあり、そのときの議事内容がプロジェクトの議事録として公開され、プロジェクトに参加した構成員の蓄積知識になっていく。このような場合に、アプリケーションソフトウェア上において、業務用の議事録など文書ファイルから、任意の単語を抽出することによって、単語の意味内容を業務端末のローカル辞書に登録して活用するなどの技術はあった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、上述したような従来技術においては、次のような課題があった。
▲１▼このような議事録は、その特定業務の部門に不慣れな者や新入部員なども読む必要があり、また、会議に参加できなかった者が読むことも多い。議事録には、拙速ゆえに略称、短縮書き、業務特有の表現などが多く見られ、諸所の理解が不明なままでは全体の判読に不都合を生じるおそれがあった。
▲２▼これらの意味不明な内容を常に業務部門の有識者に訊ねていたのでは、双方の都合が折り合わなかったり、業務を中断して答えたりして、当該部門全体にとっては、甚だ本来業務の妨げになるおそれがあった。
▲３▼また、各自の業務端末において、それなりに判明した意味内容がローカル辞書に登録してあっても、他の部員の業務端末で利用できる訳でもなく、とかく同じ用語について特定の有識者が繰り返し複数の部員に説明させられることが多かった。
【０００４】
本発明は、上記事情に鑑みて為されたもので、文書中の用語について特定業務に必須な意味内容を検索でき、かつ各業務端末により共用可能な業務知識共有システムおよび業務知識共有方法を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の業務知識共有システムは、文書中の用語に特定業務上の意味内容を与え、電気通信回線を通じて各業務端末により共用する業務知識共有システムであって、
一の文書ファイルにおいて特定の用語を指定し、かつ特定業務に割り当てた業務端末群を探索することにより、これらの業務端末に当該用語の検索に関する要求情報を電気通信回線を通じて配信する検索要求手段と、
この検索要求手段の要求情報に基づき業務端末の公開辞書を検索することにより、該当する用語があれば関連付けた意味内容に関する応答情報を検索属性とともに返信するが、該当する用語がなければ対応策に関する情報を返信する要求応答手段とを有していることを特徴とする。
【０００６】
請求項１に記載の発明においては、特定業務の部門に所属する部員が、各自の業務端末において、文書ファイルを開き特定の用語を指定して検索すると、検索要求手段により、当該特定業務に割り当てた業務端末群が探索される。当該用語が要求情報に編成されると電気通信回線を通じて各業務端末に配信される。このような電気通信回線として、たとえば、当該部門のローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、イントラネット、エクストラネットが挙げられる。また、インターネットを通じたその他の通信ネットワークもある。要求応答手段では、要求情報を解読した検索条件により、各業務端末の公開辞書を検索し、該当する用語については、この用語に関連付けられた意味内容を検索属性とともに応答情報に編成して配信元の業務端末に返信する。または、公開辞書に用語が未登録であったことによる対応策の情報を代わりに返信できる。これにより、配信元の業務端末では、たとえば、特定業務の業務端末ごとに区別して当該用語の意味内容が示され、かついずれの意味内容を採用するか、また、ローカル辞書などに登録するかなど、検索属性に基づいて判断できる。さらに、未登録の業務端末からも応答が得られて対応策をとり得る。
【０００７】
請求項２に記載の業務知識共有システムは、請求項１に記載の発明において、前記文書ファイルは議事録であって、業務端末群は会議の出席者を特定するためのアドレス情報群であることを特徴とする。
【０００８】
請求項２に記載の発明においては、とかく疑義が生じ易い議事録について、欠席者などであっても、出席者と同様に用語の知識を共有できる。
【０００９】
請求項３に記載の業務知識共有システムは、請求項１または請求項２に記載の発明において、前記業務端末は、割り当てられた各業務に関する用語のローカル辞書を有していることを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明においては、特定業務について各業務端末に設定したローカル辞書の用語群が、その部門内において統合された辞書として機能できる。
【００１１】
請求項４に記載の業務知識共有システムは、請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の発明において、前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群によって共有される用語データベースを有しており、この用語データベースを業務端末群の公開辞書に優先して検索させていることを特徴とする。
【００１２】
請求項４に記載の発明においては、既存の用語データベースを優先的に利用させて、業務上の知識の共有ばかりか、相互通信の安定化とともに、特定業務の部門内で共通化、標準化、理解レベルの平準化を図り得る。
【００１３】
請求項５に記載の業務知識共有システムは、請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の発明において、前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群に含まれる各業務端末を構成していることを特徴とする。
【００１４】
請求項５に記載の発明においては、当該業務部門における通信リソースの消費を全体として節約しつつ、必要限度の共有化が効率よく実現できる。
【００１５】
請求項６に記載の業務知識共有方法は、文書中の用語に特定業務上の意味内容を与え、電気通信回線を通じて各業務端末により共用する業務知識共有方法であって、
一の文書ファイルにおいて特定の用語を指定し、かつ特定業務に割り当てた業務端末群を探索することにより、これらの業務端末に当該用語の検索に関する要求情報を電気通信回線を通じて配信する検索要求ステップと、
この検索要求ステップにおける要求情報に基づき業務端末の公開辞書を検索することにより、該当する用語があれば関連付けた意味内容に関する応答情報を検索属性とともに返信するが、該当する用語がなければ対応策に関する情報を返信する要求応答ステップとを有していることを特徴とする。
【００１６】
請求項６に記載の発明においては、特定業務の部門に所属する部員が、各自の業務端末において、文書ファイルを開き特定の用語を指定して検索すると、検索要求ステップにおいて、当該特定業務に割り当てた業務端末群が探索される。当該用語が要求情報に編成されると電気通信回線を通じて各業務端末に配信される。このような電気通信回線として、たとえば、当該部門のローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、イントラネット、エクストラネットが挙げられる。また、インターネットを通じたその他の通信ネットワークもある。要求応答ステップでは、要求情報を解読した検索条件により、各業務端末の公開辞書を検索し、該当する用語については、この用語に関連付けられた意味内容を検索属性とともに応答情報に編成して配信元の業務端末に返信する。または、公開辞書に用語が未登録であったことによる対応策の情報を代わりに返信できる。これにより、配信元の業務端末では、たとえば、特定業務の業務端末ごとに区別して当該用語の意味内容が示され、かついずれの意味内容を採用するか、また、ローカル辞書などに登録するかなど、検索属性に基づいて判断できる。さらに、未登録の業務端末からも応答が得られて対応策をとり得る。
【００１７】
請求項７に記載の業務知識共有方法は、請求項６に記載の発明において、前記文書ファイルは議事録であって、業務端末群は会議の出席者を特定するためのアドレス情報群であることを特徴とする。
【００１８】
請求項７に記載の発明においては、とかく疑義が生じ易い議事録について、欠席者などであっても、出席者と同様に用語の知識を共有できる。
【００１９】
請求項８に記載の業務知識共有方法は、請求項６または請求項７に記載の発明において、前記業務端末は、割り当てられた各業務に関する用語のローカル辞書を有していることを特徴とする。
【００２０】
請求項８に記載の発明においては、特定業務について各業務端末に設定したローカル辞書の用語群が、その部門内において統合された辞書として機能できる。
【００２１】
請求項９に記載の方法は、請求項６乃至請求項８のいずれかに記載の発明において、前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群によって共有される用語データベースを有しており、この用語データベースを業務端末群の公開辞書に優先して検索させていることを特徴とする。
【００２２】
請求項９に記載の発明においては、既存の用語データベースを優先的に利用させて、業務上の知識の共有ばかりか、相互通信の安定化とともに、特定業務の部門内で共通化、標準化、理解レベルの平準化を図り得る。
【００２３】
請求項１０に記載の業務知識共有方法は、請求項６乃至請求項９のいずれかに記載の発明において、前記要求応答手段は、特定業務の業務端末群に含まれる各業務端末を構成していることを特徴とする。
【００２４】
請求項１０に記載の発明においては、当該業務部門における通信リソースの消費を全体として節約しつつ、必要限度の共有化が効率よく実現できる。
【００２５】
請求項１１に記載のプログラムは、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させるためのプログラムである。
【００２６】
請求項１１に記載の発明においては、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させることができる。
【００２７】
請求項１２に記載の記録媒体は、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させるためのプログラムが記録されていることを特徴とするコンピューター読み取り可能な記録媒体である。
【００２８】
請求項１２に記載の発明においては、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させることができる。
【００２９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は、本実施の形態に係る業務知識共有システムの概略構成例を説明するための図である。
本システムは、複数の事業部などにまたがって所属する三人の部員（甲さん、乙さん、丙さん）が、一つの業務プロジェクト（業務部門）にたずさわる場合に、各自の知識や経験を交換して業務知識を共有し合うためのものである。すなわち、乙部員と丙部員が業務プロジェクトの分会などを開いたときに、その議事録が電子データとして届けられた甲部員の業務端末１０と、この業務端末１０にローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）２０を通じて接続された乙部員の業務端末３０と、さらにインターネット４０を通じて接続可能な丙部員の遠方の業務端末５０とからなるシステムである。また、各業務端末１０，３０，５０は、各部員が業務上で重要と考えた用語群を独自のマイ辞書としてハードディスク装置に登録したローカル辞書１１，３１，５１と、各ローカル辞書１１，３１，５１を参照することにより所定のアプリケーションソフトウェア上で各自の分担業務を遂行するためのコンピューター１２，３２，５２とから構成されている。
【００３０】
甲部員のコンピューター１２は、議事録の文書ファイル９０を閲覧して選択的に用語９０ａや文節９０ｂを複写し、かつローカル辞書１１において検索・辞書登録するための文書処理機能と、これら用語９０ａなどのリモート検索に関して遠方のコンピューター３２，５２と通信し、その通信情報を文書処理機能とやり取りする送信機能（検索要求手段）とを有している。文書ファイル９０は、分会への出席者（乙、丙部員）を各公開辞書３３，５３のＵＲＬなどアドレス情報と関連付けた出席リスト９１を有し、文書処理機能は、各種ワードプロセッサのアプリケーションソフトウェアにより構成され、ローカル辞書１１は、登録した用語群のうち一部の用語に公開許可フラグを立てることにより公開辞書１３を形成させている。また、送信機能は、配信先のコンピューター３２，５２を出席リスト９１により探索する機能と、用語９０ａなどを特定して検索条件を設定することにより検索のための要求情報を編成する機能とを有している。以下、議事録の理解により甲部員が業務プロジェクトにたずさわることを特定業務とし、コンピューター１２が、特定の用語９０ａについて、乙、丙部員の各業務端末３０，５０の蓄積知識を検索する場合の一例を説明する。
【００３１】
乙、丙部員のコンピューター３２，５２は、同様の文書処理機能を有し、また、甲部員のコンピューター１２と通信することにより、要求情報から用語９０ａおよび検索条件を解読して文書処理機能に渡す受信機能（要求応答手段）を有している。乙、丙部員の公開辞書３３，５３には、用語群を意味内容の概説、詳説および関連用語と対応付け、かつ用語ごとに検索属性とともに登録してある。検索属性は、検索頻度と、意味内容につき検索者が答えた満足度であり、検索条件として、概説／詳説／関連用語の選択、検索頻度および満足度の大きさが設定される。このような送信機能と受信機能とを、各コンピューターに併設すれば相互に検索可能な構成となる。また、出席リスト（参加者名簿）に代えて、企業などで一業務部門の組織構成を示すリストを用いれば、その業務組織内において蓄積知識を共有可能な構成が実現できることになる。さらに、公開辞書群を共有のデータベースに統合して送信機能と受信機能をデータベースサーバーに割り当てる構成としてもよく、その場合には、各業務端末によるオーバーヘッドを軽減できる。
【００３２】
次に、本実施の形態に係る業務知識共有方法の一例について、図２に示すフローチャートの一例、図３に示す表示画面の一例および図１に示すブロック図を参照しつつ説明する。
甲部員のコンピューター１２において、文書処理機能により議事録の文書ファイルが閲覧されて（ステップＳＴ１１）ディスプレイの表示画面に示されると、議事録中の特定の用語９０ａが指定できる。反転表示の指定やマウスのダブルクリックなどにより、用語９０ａが検索のための入力ボックスに複写されると（ステップＳＴ１２）、文書ファイルに添付された出席リスト９１が表示画面に示される（ステップＳＴ１３）。
【００３３】
この出席リスト９１上で、出席者ごとに設けたチェックボックスをマーキングするか、または「全員の辞書を検索する」などをクリックすると、送信機能が起動する。送信機能により、リモート検索が開始されると（ステップＳＴ１４）、用語９０ａ、概説および関連用語の選択、検索頻度ｎ回以上、満足度ｍ％以上など検索条件と公開辞書のＵＲＬなどアドレス情報から、検索の要求情報が編成され、各コンピューター３２，５２宛てに配信される。
【００３４】
乙部員のコンピューター３２では、受信機能により、要求情報から用語９０ａなどが解読されて文書処理機能に渡され、業務端末３０の公開辞書３３が検索される。この公開辞書３３に、当該用語９０ａに該当する意味内容が登録されていると（ステップＳＴ１５）、意味内容の文字列とその検索頻度など属性が返信情報に編成され、甲部員のコンピューター１２により取得される（ステップＳＴ１６）。また、該当する用語９０ａの意味内容が未登録のときには、その旨を対応策として通知することにより、これを受けて「丙さんの辞書には、登録がありませんでした。」と表示される（ステップＳＴ２１）。乙、丙さんの公開辞書からの各返信情報については、それぞれを逐次に処理させても、まとめて一括処理させる構成にしてもよい。
【００３５】
甲部員のコンピューター１２では、図３に示す「業務用語検索」画面１２１が表示され、乙さんの公開辞書３３を選択するためのチェックボックス１２２をマーキングするか、辞書登録用の入力ボックス１２３に意味内容を複写して登録ボタン１２４をクリックすると、業務端末１０のローカル辞書１３に当該用語９０ａの意味内容として登録される（ステップＳＴ１７）。続いて、この意味内容を甲さんの業務端末１０の知識として公開するか否かを問う質問ウィンドウが開く（ステップＳＴ１９）。公開を選択すれば当該用語９０ａの意味内容に公開許可フラグが設定されて公開辞書１３に加えられる。また、非公開を選択すれば、そのままとして一連の処理を終了する。
【００３６】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１に記載の業務知識共有システムによれば、特定業務を担当する業務端末群を対象とするので、文書中の用語について特定業務に必須な意味内容を検索でき、かつ各業務端末により共用可能なシステムを提供することができる。
【００３７】
請求項２に記載の業務知識共有システムによれば、請求項１に記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、欠席者なども用語の知識を共有でき、業務上の統合化を図り易くなる。
【００３８】
請求項３に記載の業務知識共有システムによれば、請求項１または請求項２に記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、特定業務について各ローカル辞書が統合されるので、日常業務をこなしつつ蓄積した知識を有効に活用できる。
【００３９】
請求項４に記載の業務知識共有システムによれば、請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、安定な通信、業務の標準化などにより、いっそう知識の有効活用が図られる。
【００４０】
請求項５に記載の業務知識共有システムによれば、請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、通信リソースの節約、効率的な共有化により、安価で実践的な解決策が得られる。
【００４１】
請求項６に記載の業務知識共有方法によれば、特定業務を担当する業務端末群を対象とするので、文書中の用語について特定業務に必須な意味内容を検索でき、かつ各業務端末により共用可能な方法を提供することができる。
【００４２】
請求項７に記載の業務知識共有方法によれば、請求項６に記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、欠席者なども用語の知識を共有でき、業務上の統合化を図り易くなる。
【００４３】
請求項８に記載の業務知識共有方法によれば、請求項６または請求項７に記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、特定業務について各ローカル辞書が統合されるので、日常業務をこなしつつ蓄積した知識を有効に活用できる。
【００４４】
請求項９に記載の業務知識共有方法によれば、請求項６乃至請求項８のいずれかに記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、安定な通信、業務の標準化などにより、いっそう知識の有効活用が図られる。
【００４５】
請求項１０に記載の業務知識共有方法によれば、請求項６乃至請求項９のいずれかに記載の発明と同様の効果を得ることができるのは勿論のこと、通信リソースの節約、効率的な共有化により、安価で実践的な解決策が得られる。
【００４６】
請求項１１に記載のプログラムによれば、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターにより実行させることができる。
【００４７】
請求項１２に記載の記録媒体によれば、請求項６乃至請求項１０のいずれかに記載の方法をコンピューターにより実行させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る業務知識共有システムの概略構成を説明する図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る業務知識共有方法の工程例を示すもので、その工程の一例を示すフローチャートである。
【図３】同、ローカル辞書の登録処理における表示画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０，３０，５０    業務端末
１１，３１，５１    ローカル辞書
１２    コンピューター（検索要求手段）
１３，３３，５３    公開辞書
２０    ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）（電気通信回線）
３２，５２    コンピューター（要求応答手段）
４０    インターネット（電気通信回線）
９０    文書ファイル
９０ａ    用語
９０ｂ    文節
９１    出席リスト
【図１】
2004302804.tif 000003
【図２】
2004302804.tif 000004
【図３】
2004302804.tif 000005