(57)【要約】【課題】複数人で共有しているドキュメントを変更し、本装置に再登録された場合、本装置が自動的に本装置に登録されているドキュメントの共有者に変更通知を出す。これにより、ドキュメント変更者は特に意識せずに登録されているドキュメント共有者全員に変更を伝えることを可能とする。【解決手段】本装置は内部にネットワーク経由でドキュメントの共有を可能とするサーバとドキュメント変更通知を希望するクライアントに対してドキュメントの変更を通知する手段を備えた装置。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
本発明はネットワークに接続されたドキュメント管理装置と、ドキュメント管理装置内部に保管されたドキュメントを参照または編集可能なクライアントによって構成されたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
請求項１記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントを保管するサーバとドキュメント変更通知を希望するクライアントに対してドキュメントの変更を通知する手段を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項３】
請求項１記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントとドキュメントが変更された際に通知する連絡先リストを保有したことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項４】
請求項１記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントの変更履歴ファイル等のドキュメント管理ファイルを保有することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項５】
請求項２記載のドキュメント管理装置のドキュメント変更通知手段としてｅ−ｍａｉｌ送信機能を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
デジタルドキュメント管理の分野に於いて複数人で共有しているドキュメントの内容が変更された場合、ドキュメントの変更通知を希望するドキュメント参照者にドキュメントを変更した者の代わりにドキュメント管理装置が自動的にドキュメントの更新通知希望者に更新を知らせる分野のドキュメント管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の技術では複数人に公開しているドキュメントを修正及び変更した時、そのドキュメントの変更がドキュメント参照者に影響を与える場合、そのドキュメントの変更者が自らドキュメントの参照者にドキュメントの変更を通知することによって共有ドキュメントの管理を行っていた。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２９８５８１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
（課題１）
従来の技術では複数人で共有しているドキュメントを修正及び変更した場合、ドキュメントを変更者はドキュメントを変更するたびにそのドキュメントを参照している者全員に通知しなくてはならなかった。また、ドキュメント変更者はドキュメントの変更を通知するのを忘れてしまい、ドキュメント参照者は変更を知らずに事を進めてしまうという恐れがあった。
【０００５】
（課題２）
従来の技術ではドキュメントの変更通知をするには、共有しているドキュメント毎にそれぞれのドキュメント参照者全員を把握していなくてはそのドキュメントの関係者全員に通知することが出来なかった。また、更に複数人物によってドキュメントを修正及び更新する場合に於いては、ドキュメントを変更する可能性のある人物全員が、ドキュメント参照者全員を把握していなくてはならなく、ドキュメントの運用ルールも全員に浸透させるのは難しかった。このような問題点からドキュメントの変更通知をすべき人々に抜けが出てしまう恐れがあった。
【０００６】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、複数人で共有しているドキュメントを変更し、本装置に再登録された場合、本装置が自動的に本装置に登録されているドキュメントの共有者に変更通知を出す。これにより、ドキュメント変更者は特に意識せずに登録されているドキュメント共有者全員に変更を伝えることを可能とするキュメント管理装置を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
（手段１）
本発明を用いることによりドキュメントを修正及び変更した人はドキュメントを登録（上書き）し、その後、画面の指示に従って変更内容を入力するだけで変更したドキュメントの変更通知希望者リストに記載されている連絡場所に自動的に通知することが可能となり、ドキュメント変更の通知を忘れることがなくなる。
【０００８】
（手段２）
本発明を用いることによりドキュメントを変更する可能性のある人物が複数いる場合でも変更したドキュメントを登録（上書き保存）し、画面にしたがってドキュメントの変更点を記入するだけでドキュメント管理装置が自動的にドキュメント変更通知希望者にドキュメントの変更通知するので、ドキュメント変更者はドキュメントを参照している人物が誰なのか、また、誰にドキュメントの変更を通知するかという事を把握していなくてもよい。
【０００９】
すなわち、本発明の技術内容は以下の構成を備えることにより前記課題を解決できた。
【００１０】
（１）本発明はネットワークに接続されたドキュメント管理装置と、ドキュメント管理装置内部に保管されたドキュメントを参照または編集可能なクライアントによって構成されたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【００１１】
（２）前記（１）記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントを保管するサーバとドキュメント変更通知を希望するクライアントに対してドキュメントの変更を通知する手段を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【００１２】
（３）前記（１）記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントとドキュメントが変更された際に通知する連絡先リストを保有したことを特徴とするドキュメント管理装置。
【００１３】
（４）前記（１）記載のドキュメント管理装置は、内部にドキュメントの変更履歴ファイル等のドキュメント管理ファイルを保有することを特徴とするドキュメント管理装置。
【００１４】
（５）前記（２）記載のドキュメント管理装置のドキュメント変更通知手段としてｅ−ｍａｉｌ送信機能を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
【００１５】
【発明の実施の形態】
本発明は複数人で共有するドキュメントを変更し、そのドキュメントがドキュメント管理装置に登録された場合、ドキュメントの変更をドキュメント保管装置が本装置内にあるドキュメント変更通知希望者リストに登録してある連絡先に変更通知をすることにより、ドキュメント変更者が特に意識しなくとも自動的にドキュメントに関連する人々にドキュメントの変更が伝わるシステムである。
【００１６】
〔全体の構成（図１）〕
図１は本システムの構成図である。本システムはドキュメントを管理、及び保管するサーバの役割と、ドキュメント変更通知が可能な機能、例えばｅ−ｍａｉｌ送信機能を保有したドキュメント管理装置＜１００＞と、本システムを利用するクライアント装置＜２００＞によって構成される。また、これらの装置はネットワークケーブル＜３００＞で繋がっている。
【００１７】
〔ドキュメントサーバ構成例（図２）〕
図２はドキュメント管理装置＜１００＞の内部にあるドキュメントを保管するサーバの構成例である。本例では分りやすくするためにそれぞれのドキュメントごとにドキュメントＡ＜１１０＞、ドキュメントＢ＜１２０＞、ドキュメントＣ＜１３０＞とディレクトリを作成し、そのディレクトリの下にそれぞれドキュメントファイルＡ＜１１１＞、ドキュメントファイルＢ＜１２１＞、ドキュメントファイルＣ＜１３１＞と、ドキュメント変更通知者リストＡ＜１１２＞、ドキュメント変更通知者リストＢ＜１２２＞、ドキュメント変更通知者リストＣ＜１３２＞を、及び変更履歴ファイルＡ＜１１３＞、変更履歴ファイルＢ＜１２３＞、変更履歴ファイルＣ＜１３３＞が存在する。
【００１８】
〔ドキュメント登録フローチャート（図３）〕
図３はドキュメント登録フローチャートで、ドキュメント編集者の作業の流れを示す。ここではドキュメントファイルＡ＜１１１＞を編集するものとする。
【００１９】
（１）＜Ｓ１００＞にてドキュメント編集者＜２００＞はドキュメント管理サーバ＜１００＞のドキュメントファイルＡ＜１１１＞を編集する。
【００２０】
（２）＜Ｓ１１０＞にて＜Ｓ１００＞で編集したドキュメントファイルＡ＜１１１＞をドキュメント保管サーバ＜１００＞に登録する。
【００２１】
（３）＜Ｓ１２０＞では＜Ｓ１１０＞でドキュメントファイルＡ＜１１１＞が変更となったので、ドキュメント編集者＜２００＞はドキュメントファイルＡ＜１１１＞の変更点を入力するウィンドウが立ち上がり、そのウィンドウ内にドキュメントの変更点を記入する。ここで記入された変更点はドキュメント管理装置がドキュメント変更通知希望者に今回の変更内容として通知する。また、記入された変更内容点はドキュメント変更履歴ファイル＜１１３＞として１つのファイルに変更点の履歴として残しておくことも可能である。
【００２２】
以上がドキュメント編集者＜２００＞の作業の流れである。
【００２３】
〔ドキュメント変更通知登録フローチャート（図４）〕
図４はドキュメント参照者がドキュメント変更通知者リストに登録する流れである。
【００２４】
（１）＜Ｓ２００＞にてドキュメント参照者＜２００＞は参照するドキュメントにアクセスする。
【００２５】
（２）＜Ｓ２１０＞にてドキュメント参照者は今後、ドキュメントが変更された時に変更の通知をしてもらいたい場合、ドキュメント変更通知者リストにメールアドレス等の通知先を登録する。
【００２６】
以上がドキュメント参照者がドキュメント変更通知者リストに登録する流れである。
【００２７】
〔ドキュメント管理フローチャート（図５）〕
図５はドキュメント管理装置の処理の流れである。
【００２８】
（１）＜Ｓ３００＞ではドキュメント編集者がドキュメントの登録処理を行った場合＜Ｓ３１０＞に進む。また、ドキュメント参照者がドキュメントの変更通知者リストに連絡先登録を行った場合は＜Ｓ３３０＞に進む。
【００２９】
（２）＜Ｓ３１０＞では＜Ｓ３００＞でドキュメントの登録処理が行われた場合、ドキュメント編集者に変更点を入力させる。
【００３０】
（３）＜Ｓ３２０＞では＜Ｓ３１０＞で入力されたドキュメントの変更点を何らかの手段を用いて（ドキュメントの変更点を本文に含んだｅ−ｍａｉｌを送信する等）登録者リストファイルの連絡先に通知する。また、ドキュメント変更履歴ファイルに＜Ｓ３１０＞で入力された変更点を追加する。
【００３１】
（４）＜Ｓ３３０＞は＜Ｓ３００＞でドキュメント参照者がドキュメントの変更通知登録を行った場合の処理である。ここではドキュメント変更通知者リストにドキュメント変更通知希望者の連絡先（メールアドレス等）を追加する。
【００３２】
【発明の効果】
本発明によりドキュメント変更通者リストに変更通知者がいる限り、ドキュメントを変更するとドキュメント変更通知希望者にドキュメントの変更が伝わるので、今までのようにドキュメントが変更されていても、なにも知らずに過去のドキュメントを参照して事を進めていたといった失敗がなくなる。また、本発明により上記のようにドキュメントをデジタル化としたがために失敗してしまったといったことが減少する。これにより今まで以上にオフィスにおけるドキュメント管理を安易に運用することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】システム構成図
【図２】データ保管装置内ドキュメントサーバファイル構成図例
【図３】ドキュメント管理フローチャート（ドキュメント変更時）
【図４】ドキュメント管理フローチャート（ドキュメント変更通知登録時）
【図５】ドキュメント管理フローチャート（データ保管装置側）
【符号の説明】
１００  データ保管装置（ドキュメント管理装置，ドキュメント管理サーバ，ドキュメント保管サーバ）
１１０、１２０、１３０  ドキュメント管理フォルダ
１１１、１２１，１３１  ドキュメントファイル
１１２，１２２，１３２  ドキュメント変更通知希望者リストファイル
２００  クライアント装置（ドキュメント編集者、ドキュメント参照者）
３００  ネットワークケーブル
Ｓ１００〜Ｓ３３０  フローチャートの流れ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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