(57)【要約】【課題】定型的な文書を作成する際に、以前用いた文書を再利用できるシステム環境を提供する。【解決手段】送受信されたメッセージを蓄積するためのメッセージ記憶手段と、このメッセージ記憶手段からメッセージを取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力するための選択条件入力手段と、この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記メッセージ記憶手段の中から所望のメッセージを選択するためのメッセージ選択手段と、このメッセージ選択手段にて選択されたメッセージを再利用元メッセージとして表示し、新規メッセージを作成させるためのメッセージ作成手段と、このメッセージ作成手段にて作成された新規メッセージと、前記再利用元メッセージとの対応関係をメッセージ再利用関係記憶手段に格納するためのメッセージ再利用関係格納手段とを有することを特徴とする。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
登録された文書を蓄積するための文書記憶手段と、
この文書記憶手段から文書を取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力するための選択条件入力手段と、
この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記文書記憶手段の中から所望の文書を選択するための文書選択手段と、
この文書選択手段にて選択された文書を再利用元文書として表示し、新規文書を作成させるための文書作成手段と、
この文書作成手段にて作成された新規文書と、前記再利用元文書との対応関係を文書再利用関係記憶手段に格納するための文書再利用関係格納手段と、
を有することを特徴とする文書作成支援装置。
【請求項２】
前記文書選択手段は、選択条件を満たす文書と、この文書の再利用元文書を合わせて提示することを特徴とする請求項１記載の文書作成支援装置。
【請求項３】
前記文書作成手段は、再利用元文書の利用履歴を所定の形式で作成した文書とあわせて提示することを特徴とする請求項１乃至２いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項４】
前記文書作成手段は、再利用元文書の利用履歴を、再利用元文書と再利用関係で関係づけられている文書のうち任意の２つの文書の差分情報を提示することを特徴とする請求項３記載の文書作成支援装置。
【請求項５】
前記文書作成手段は、再利用元文書の利用履歴を、再利用元文書と再利用関係で関連づけられている文書が変更もしくは削除もしくは追加した箇所をその頻度と合わせて提示することを特徴とする請求項３乃至４いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項６】
前記文書作成手段にて作成された文書の内容を、前記再利用元文書を過去に再利用した文書を比較して検査するための文書検査手段をさらに有することを特徴とする請求項１乃至５いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項７】
前記文書検査手段は、作成された前記文書と、前記再利用元文書を過去に再利用した文書とを、所定の基準を用いて比較し基準を満たしてない際に、文書入力手段に処理を差し戻すことを特徴とする請求項６記載の文書作成支援装置。
【請求項８】
前記文書検査手段は、過去に再利用した文書が、文書中の特定箇所について、ある頻度以上変更しているにもかかわらず、今回再利用された文書が変更を行ってない場合通知することを特徴とする請求項６乃至７いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項９】
前記文書検査手段は、時間または場所または人名または会議名等の状況依存用語を検出し、再利用元文書に存在する前記状況依存用語が、送信する文書内に残っていた場合通知することを特徴とする請求項６乃至８いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項１０】
前記文書記録手段および再利用関係記憶手段へのアクセスを文書作成者が参照可能な文書のみに限り利用できるよう制御するためのアクセス制御手段を有することを特徴とする請求項１乃至９いずれか記載の文書作成支援装置。
【請求項１１】
送受信されたメッセージを蓄積するためのメッセージ記憶手段と、
このメッセージ記憶手段からメッセージを取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力するための選択条件入力手段と、
この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記メッセージ記憶手段の中から所望のメッセージを選択するためのメッセージ選択手段と、
このメッセージ選択手段にて選択されたメッセージを再利用元メッセージとして表示し、新規メッセージを作成させるためのメッセージ作成手段と、
このメッセージ作成手段にて作成された新規メッセージと、前記再利用元メッセージとの対応関係をメッセージ再利用関係記憶手段に格納するためのメッセージ再利用関係格納手段と、
を有することを特徴とするメッセージ作成支援装置。
【請求項１２】
前記メッセージ選択手段は、選択条件を満たすメッセージと、このメッセージの再利用元メッセージを合わせて提示することを特徴とする請求項１１記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１３】
前記メッセージ作成手段は、再利用元メッセージの利用履歴を所定の形式で作成したメッセージ本文とあわせて提示することを特徴とする請求項１１乃至１２いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１４】
前記メッセージ作成手段は、再利用元メッセージの利用履歴を、再利用元メッセージと再利用関係で関係づけられているメッセージのうち任意の２つのメッセージの差分情報を提示することを特徴とする請求項１３記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１５】
前記メッセージ作成手段は、再利用元メッセージの利用履歴を、再利用元メッセージと再利用関係で関連づけられているメッセージが変更もしくは削除もしくは追加した箇所をその頻度と合わせて提示することを特徴とする請求項１３乃至１４いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１６】
前記メッセージ作成手段にて作成されたメッセージの内容を、前記再利用元メッセージを過去に再利用したメッセージを比較して検査するための送信メッセージ検査手段をさらに有することを特徴とする請求項１１乃至１５いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１７】
前記送信メッセージ検査手段は、作成された前記メッセージと、前記再利用元メッセージを過去に再利用したメッセージとを、所定の基準を用いて比較し基準を満たしてない際に、メッセージ入力手段に処理を差し戻すことを特徴とする請求項１６記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１８】
前記送信メッセージ検査手段は、過去に再利用したメッセージが、文書中の特定箇所について、ある頻度以上変更しているにもかかわらず、今回再利用されたメッセージが変更を行ってない場合通知することを特徴とする請求項１６乃至１７いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項１９】
前記送信メッセージ検査手段は、時間または場所または人名または会議名等の状況依存用語を検出し、再利用元メッセージに存在する前記状況依存用語が、送信するメッセージ内に残っていた場合通知することを特徴とする請求項１６乃至１８いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２０】
前記メッセージ記録手段および再利用関係記憶手段へのアクセスをメッセージ作成者が参照可能なメッセージのみに限り利用できるよう制御するためのアクセス制御手段を有することを特徴とする請求項１１乃至１９いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２１】
前記アクセス制御手段は、メッセージ作成者が参照可能なメッセージとして、メッセージ作成者宛のメッセージか、もしくは作成したメッセージとすることを特徴とする請求項２０記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２２】
前記アクセス制御手段は、メッセージ作成者間の関係を記録したコミュニティ情報記録手段を具備し、
メッセージ作成者が参照可能なメッセージとして、メッセージ作成者が所属するコミュニティが受信したメッセージとすることを特徴とする請求項２１記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２３】
前記アクセス制御手段は、メッセージ作成者が参照可能なメッセージとして、同じコミュニティに所属するユーザが作成したメッセージとすることを特徴とする請求項２２記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２４】
所定回数以上再利用元になったメッセージもしくはメッセージ作成者を検出し、提示するための名作評価手段を有することを特徴とする請求項１１乃至２３いずれか記載のメッセージ作成支援装置。
【請求項２５】
登録された文書を蓄積する文書記憶手段から文書を取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力手段から入力させ、
この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記文書記憶手段の中から所望の文書を文書選択手段にて選択し、
この文書選択手段にて選択された文書を再利用元文書として表示し、新規文書を文書作成手段にて作成させ、
この文書作成手段にて作成された新規文書と、前記再利用元文書との対応関係を文書再利用関係記憶手段に格納することを特徴とする文書作成支援方法。
【請求項２６】
送受信されたメッセージを蓄積するメッセージ記憶手段からメッセージを取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力手段から入力させ、
この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記メッセージ記憶手段の中から所望のメッセージをメッセージ選択手段にて選択し、
このメッセージ選択手段にて選択されたメッセージを再利用元メッセージとして表示し、新規メッセージをメッセージ作成手段にて作成させ、
このメッセージ作成手段にて作成された新規メッセージと、前記再利用元メッセージとの対応関係をメッセージ再利用関係記憶手段に格納することを特徴とするメッセージ作成支援方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネットやイントラネット上における文書管理システムで実現する文書作成支援装置およびメッセージ作成支援装置および文書作成支援方法およびメッセージ作成支援方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ネットワーク技術の一般化により、私的、ビジネスの区別なく、さまざまな文書が作成され文書管理システムなどに登録され管理されている。またこれらの文書は、電子メールやインスタントメッセージ（ＩＭ）システムを用いてやりとりされるようになってきている。
【０００３】
そのような中で、会議開催通知や、日程調整、質問＆回答といった、ある程度定型的な文書を受け取ったり、作成する機会が増えている。このような文書は目的に応じた書き方や、記載漏れがあってはならない暗黙の了解等があり、作成には手間がかかる。また、ネットワークを介したメッセージ交換特有の送りやすさにより、文書を厳密にチェックしないうちに送ってしまうことや、無意識のうちに意図しない相手に送ってしまう等のトラブルがよく発生する。
【０００４】
従来から定型的な文書の作成を支援する方法は数多く提案されている。これらは大きく分けて２種類あり、一つは「会議開催通知」用文書などとという形で、あらかじめ典型的な文書（テンプレート）を用意しておき、日時・場所・状況といった、そのときそのときで決まる部分（以後、テンプレートの状況依存部分と呼ぶ。また、これらの語句を状況依存用語と呼ぶ）を利用者に入れさせることで、文書作成を半自動化しようというものである。もう一つは、テンプレートを事前に用意しておくのではなく、過去に作られた文書を用いて文書作成を支援するものである。
【０００５】
前者の例として、代表的なものを以下に挙げる。特開平３−１３４７６４号公報（特許文献１）は、作成したい文書の内容を段階的に選択していくことで、テンプレートの選択、およびテンプレートの状況依存部分を埋めていくことで、定型文作成を支援しようというものである。
【０００６】
特開平９−１１４８２７号公報（特許文献２）は、テンプレート内の特定部分を、さまざまな状況向けに対応できるよう階層的に作り、作成者が選択可能とすることで、一つのテンプレートの適用範囲を広げている。
【０００７】
特開２００２−４９５６４公報（特許文献３）は、電子メールのやりとりを支援する仕組みであり、往信メールの内容を解析し、その特徴量を用いて返信用テンプレート集の中から選択する。その際に往信メールの内容から、テンプレートの状況依存部分をわかる範囲で埋めることで、返信メールの作成を半自動化するものである。
【０００８】
また後者の例としては、特開平９−２２３１２９号公報（特許文献４）がある。この公知例には、過去に書かれた文書集合の中から、再利用したい文書を指定すると、その文書の中で、他の文書と部分的に似ている部分を判定し、それ以外の部分を編集候補として提示することが記載されている。この仕組みにより、必要な部分のみを編集することで、文書作成コストを下げようというものである。
【０００９】
【特許文献１】
特開平３−１３４７６４号公報
【特許文献２】
特開平９−１１４８２７号公報
【特許文献３】
特開２００２−４９５６４公報
【特許文献４】
特開平９−２２３１２９号公報
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
ネットワーク上での文書の蓄積と管理、またメッセージとして文書の交換の頻度の高まりにより、文書を作成する回数が増えており、定型的な文書を書く際の支援手段として、さまざまなものが提案されている。既存のものの大多数を占めるあらかじめ典型的な文面を用意しておき、その中から目的のものを選択するような方法では、職場毎、もしくは個人毎に、さまざまな状況に対応できるだけの文面を用意しなければならず、準備に必要なコストと、内容を最新のものに保つための管理運用コストが大きな負担となる。
【００１１】
また、利用者の立場からしても、そのものずばりの文面を探すのに手間がかかることや、文面のカスタマイズ（一部構成を入れ替えたい、文書の順番を変更したい等）が難しいといった問題がある。また、再利用したい文面から、変更すべき部分を、過去の文面との類似性により編集箇所を提示する方法では、前述のテンプレート作成および保守コストは必要ないが、まず最初に再利用したい文面を探さなければならない。
【００１２】
加えて、意味上の類似表現の多様性、文書位置の変化といった、表現上の揺れを考えると、文書的な共通性だけで文書間の関係性を判断し、編集が必要な箇所を判定することは現実的には困難であり、より効果的な編集必要性の判断材料が必要であると考える。
【００１３】
本発明は、以上の問題を鑑みてなされたものである。本発明では、定型的な文書を作成する際によく行われる再利用行為に注目する。具体的には、前提知識がない、もしくは、過去に見たことがある文面と似たような文書を書く際に、過去に受け取った受信メッセージを検索し、似通った目的あるいは文面のメッセージの内容をカット＆ペーストすることで、新たなメッセージのたたき台にする行為である。
【００１４】
この方法は非常に手軽であり、大仰なシステム等が不要のため、非常に多く行われているが、その手軽さ故に再利用する際のケアレスミスや、最初のたたき台のメッセージを発見しにくいという問題がある。
【００１５】
本発明では、文書の再利用関係を保存し、その再利用関係を用いて価値ある文書の発見、および再利用から始まる文書の作成を支援することを目的とする。また、価値ある文書を作成者にフィードバックすることで、利用者によい文書を作ろうというモチベーションを与えることを目的とする。
【００１６】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決する本発明の文書作成支援装置は、登録された文書を蓄積するための文書記憶手段と、この文書記憶手段から文書を取得するため再利用関係の有無を含む選択条件を入力するための選択条件入力手段と、この選択条件入力手段から入力された前記選択条件を用いて前記文書記憶手段の中から所望の文書を選択するための文書選択手段と、この文書選択手段にて選択された文書を再利用元文書として表示し、新規文書を作成させるための文書作成手段と、この文書作成手段にて作成された新規文書と、前記再利用元文書との対応関係を文書再利用関係記憶手段に格納するための文書再利用関係格納手段とを有することを特徴とする
【００１７】
これにより  本発明では、保存された文書の再利用関係を用いて、価値あるメッセージの発見、および再利用から始まる文書の作成を支援することができるようになる。特に、メッセージとしてやりとりされる文書の作成支援に効果を有する。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を用いて本発明の実施の形態を説明する。本実施形態では、文書管理システムとしてネットワーク上でやりとりされるメッセージの文書の作成支援を想定している。図１は、本発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムを実現する上で、前提となるシステム構成を表す図である。本実施形態では、ユーザはＷＥＢブラウザやメーラ、インスタントメッセージツールといった端末１０１を用い、インターネットやイントラネットといったネットワークを介して本メッセージ作成支援システムにアクセスする。
【００１９】
このシステムはメッセージ送受信部１０２と、メッセージ管理部１０３で構成され、お互いにメッセージを交換しあう。この二つは基本的に同一のホスト上に置かれるが、前者は既知のメールサーバで置き換えが可能であるため、複数のホスト上に分散しておかれてもよい。
【００２０】
また、メッセージ管理部１０３を、ネットワーク１０４を経由せず、端末１０１に内蔵する構成も可能である。その場合の実施形態としては個人用メッセージングツールという形態となり、後述するメッセージ送受信部およびメッセージ記録部には、一個人宛のメッセージを受け取り、記録される。
【００２１】
以下、メッセージ送受信部１０２およびメッセージ管理部１０３の行う処理について、本実施形態の詳細を説明する。図２は、今回説明する一実施形態のメッセージ作成支援システムの最小構成を表す図である。図中、メッセージ送受信部２０１はメッセージ送受信部１０１と同じものを表しており、本システム宛に送られたメッセージを受信し、また、他のメッセージ送受信部宛のメッセージを送信する手段である。メッセージ送受信部は最低一つ以上の受け取り可能メッセージアドレスを持ち、ユーザ端末１０１から、もしくは他のメッセージ送受信部からのメッセージを受け取り、メッセージ格納部２０２にその内容を伝える。
【００２２】
この説明でのメッセージ送受信部は、なんらかのメッセージアドレスを持っており、外部からメッセージを受信できるとする。本発明は、メッセージを受信部が受け取った後をターゲットにしているため、メッセージアドレスが具体的になにかは特に指定しない。メッセージ送受信部は、電子メール交換システムへの適用等では、既知のメールサーバ等で置き換え可能である。
【００２３】
メッセージ格納部２０２は、メッセージ送受信部２０１が受け取ったメッセージを、メッセージ記録部２０３に格納するものである。メッセージ記録部２０３は、メッセージ格納部２０２が用いる記録手段である。
【００２４】
メッセージ選択部２０４は、ユーザ端末１０１と同一であるところの入力部２０５からの操作により、メッセージ再利用関係記録部２０８の情報等を用いて、メッセージ記録部２０３に記録されたメッセージ群の中からユーザが希望するメッセージのリストを取得し、表示するものである。入力部２０５からの操作により、表示されたメッセージ群の中からメッセージを選択されると、そのメッセージ自身と、そのメッセージの再利用関係にあるメッセージの情報を合わせてメッセージ作成部に渡す。
【００２５】
入力部２０５は、ユーザ端末１０１と同じものであり、メッセージ選択部２０４およびメッセージ作成部２０６への操作を行うものである。メッセージ作成部２０６は、前記メッセージ選択部２０４によって選択されたメッセージを下書きとして、新規メッセージを作成するものである。ユーザは入力部１０１を通じてメッセージを作成する。
【００２６】
メッセージ作成部２０６は、合わせて送られた再利用メッセージの情報を用いて、ユーザの作成行為を支援する情報提示を行う。入力部１０１からの指示により、作成されたメッセージはそのメッセージ固有のＩＤを付与され、メッセージ再利用関係格納部に送られる。このメッセージ固有のＩＤは、電子メールにおいては一般的にＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとして知られ、ＲＦＣ  ２８２２として生成方針が定義されていることもあり、既知の方法を用いて生成することができる。メッセージ固有のＩＤはメッセージ再利用関係格納部２０７に送る直前に与える必要はなく、作成開始時点で与えてもよい。
【００２７】
メッセージ再利用関係格納部２０７は、新たに作成されたメッセージのメッセージ固有のＩＤと、再利用元メッセージのメッセージ固有のＩＤをペアでメッセージ再利用関係記録部２０８に記録する。これにより、両者が再利用関係にあることを保存する。再利用関係の格納が済んだ新規メッセージは、メッセージ送受信部２０１に送られ、メッセージ格納部２０２にその内容を記録した後、宛先のメッセージアドレスを有するメッセージ送受信部に送信される。
【００２８】
メッセージ再利用関係記録部２０８は、再利用されたメッセージ間の関係を記録するものである。この記録部にアクセスすることで、どのメッセージとどのメッセージが再利用関係にあり、どのメッセージがどのメッセージを再利用したかという情報を取得することができる。メッセージ選択部２０４およびメッセージ作成部２０６は、入力部からの入力に応じて情報の提示を行う提示手段を併せて有する。
【００２９】
図３は本発明をすべて説明可能な一実施形態を表す図であり、図２に対し、さらに送信メッセージ検査部３０９、アクセス制御部３１０，コミュニティ情報記録部３１１、名作評価部３１２を有する。メッセージ検査部３０９は請求項６〜８を実現するのに必要であり、アクセス制御部３１０は請求項９〜１２を実現するのに必要であり、コミュニティ情報記録部３１１は、アクセス制御部３１０と合わせて請求項１２を実現するのに必要であり、名作評価手段３１２は請求項１３を実現するために必要である。
【００３０】
図中の各ブロック（３０１〜３０８）は、図２の各ブロック（２０１〜２０９）と同等のものであるが、いくつかのブロックは、下記にあるような追加機能を有する。図２との違いを下記に述べる。
【００３１】
送信メッセージ検査部３０９は、新規に作成されたメッセージを、再利用元メッセージおよび再利用関係にあるメッセージとの違いに基づき、修正すべき項目が修正されているかを判定し、修正すべき項目があれば、それをユーザに提示するものである。どのような違いをどのように利用するかは後述するが、単純な例では、再利用元メッセージを再利用した他のメッセージが変更している部分を、新規メッセージが変更していない場合、変更候補としてその部分を提示する、というものが挙げられる。再利用もとメッセージおよび再利用関係にあるメッセージの情報は、メッセージ作成部から受け取る。  アクセス制御部３１０は、メッセージ記録部３０３およびメッセージ再利用関係記録部３０８に記録されたメッセージ情報を、メッセージ選択部３０４が利用する際に制限する。アクセス制御のポリシーは様々だが、最も安易なポリシーは、「ユーザが受け取ったメッセージのみ、取得を許す」というものが考えられる。
【００３２】
アクセス制御部３１０がユーザを特定する手段としては、ユーザ自身を表すメッセージアドレス、もしくはそれとペアで設定されているパスワード等を使用する。電子メール交換システムへの適用の場合は、メールアドレスのみ、もしくはＳＭＴＰ  Ａｕｔｈｅｎｔｉｃａｔｉｏｎ（ＲＦＣ２５５４）、ＰＯＰ  ｂｅｆｏｒｅ  ＳＭＴＰ（ＲＦＣ２４７６内３．３節）といった認証手段を用いることができる。
【００３３】
コミュニティ情報記録部３１１は、ユーザ間の関係を記録したものである。これにより、他のユーザとの関係を利用して、アクセス制御部３１０を経由して取得できるメッセージ情報のルールを多様にすることができる。例えば、「ユーザが所属しているコミュニティ名宛のメッセージの情報は取得できる」「ユーザが所属しているコミュニティに所属する他のユーザが作成したメッセージは、その再利用関係のみ利用できる」といった基準が設定可能である。
【００３４】
名作評価部３１２は、メッセージ再利用関係記録部３０８の情報から、再利用元メッセージ、およびその作成者を所定の基準によってリストアップし、ユーザに提示するものである。具体的な基準としては、「再利用された回数が最も多いメッセージ」「再利用されたメッセージを最も多く書いたユーザ」等が挙げられる。
【００３５】
名作評価部３１２へのアクセスは、メッセージ送受信、メッセージ選択および作成とはまったく別途に行うが、メッセージ選択部で行われるメッセージ選択画面の一部に、評価情報を併せて掲載してもよい。メッセージ選択部３０４、メッセージ作成部３０６および名作評価部３１２は、入力部からの入力に応じて情報の提示を行う提示手段を併せて有する。
【００３６】
以上、本発明の最小構成である図２は、メッセージ記憶部に蓄積されたメッセージを利用者すべてが閲覧できるか、システムの利用者が一個人であり、その利用者宛、もしくは利用者が作成したメッセージしか取り扱わない場合に適用できる。また、図３中の送信メッセージ検査部３０９は、図２の構成の中にも問題なく組み込むことができ、その有効性も大である。本発明の最大構成である図３は、特に利用者が複数である際に効果的である。
【００３７】
以下、本実施例の説明では、より有効な図３の構成に基づいて、その処理の流れと効果を説明する。説明の題材として、本発明を電子メールをメッセージとしてやりとりする環境へ適用した場合を想定する。
【００３８】
図４は、前述のメッセージ送受信部３０１が受信し、メッセージ格納部３０２を経由してメッセージ記録部３０３に記録されるメッセージの例を表す図である。メッセージ４０１，４０２，４０３，４０４はメッセージ受信部が受け取ったか、もしくは送信したメッセージである。本実施例で扱うメッセージはＲＦＣ２８２２に従ったものであり、各メッセージは送信者（Ｆｒｏｍ）、送信先（Ｔｏ）、送信日時（Ｄａｔｅ）、題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）、内容を持ち、加えて、各メッセージにはＭｅｓｓａｇｅＩＤ（４０５）のようなメッセージ固有のＩＤが与えられている（メッセージ固有のＩＤのことを、以後簡単にメッセージＩＤと呼ぶ）。
【００３９】
図５は、図４のメッセージをメッセージ記録部３０３に記録する際のデータ構造の例を示す図である。メッセージＩＤ５０１、送信日時５０２、題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）５０３、送信者５０４、送信先５０５、内容５０６から構成される。メッセージＩＤ５０１はメッセージを識別する固有のＩＤであり、メッセージ中のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをそのまま使用してもよい。送信日時５０２はメッセージを送信した日時であり、メッセージを送信する過程で決定され、送信メッセージに付与される日時情報である。
【００４０】
送信日時が付与されてこないようなメッセージ送受信システムでは、受信日時を送信日時の代わりとして用いてもよい。題名５０３はメッセージの主題を記述したものであり、かならずしも必須ではない。送信者５０４はメッセージを作成し、送信したユーザのアドレスであり、このアドレスを用いれば、送信したユーザに向かってメッセージを送信できる。送信先５０５はメッセージを受信するべきユーザのアドレスであり、一つもしくは複数が指定可能である。内容５０６はメッセージの本文であり、通常はメッセージとして伝えたいことが記述されている。
【００４１】
図６は、前述の再利用関係記録部３０８にて記録されるメッセージ再利用関係情報の例を示す図である。新規にメッセージを作成する際、再利用元として使用されたメッセージのメッセージＩＤ６０１と、新規に作成されたメッセージのメッセージＩＤ６０２を併せて記録する。これにより、あるメッセージを再利用して作成したメッセージ群と、そのメッセージを作成するに当たって再利用したメッセージ間に関係を定義することができる。この関係は再利用元メッセージが存在しないメッセージをルートノードとしたツリー構造となる。
【００４２】
図７は、前述のコミュニティ情報記録部３１１に記録されるコミュニティ情報の例を示す図である。メッセージ作成者を関係ユーザ７０２としてグルーピングすることが本質だが、この例では、グルーピングしたもの対し、コミュニティ名７０１として、一つのメッセージアドレス（以後、このアドレスをエイリアスアドレスと呼ぶ）を用意している。
【００４３】
コミュニティ情報記録部３１１にアクセスすることにより、各ユーザ間の関係を取得できる。具体的には、「ユーザａｏｋｉはｌａｂ−ｍｅｍｂｅｒコミュニティに所属している」「ユーザａｏｋｉはユーザｔａｎａｋａと同一のコミュニティに所属している」「ユーザａｏｋｉはｌａｂ−ｍｅｍｂｅｒとｔｅａｍ−１６コミュニティ両方に所属している」「ユーザａｏｋｉはユーザｔａｎａｋａ、  ｓａｔｏｈ、  ｓｕｚｕｋｉ、  ｋａｍｉｇｏｒｉ、  ｎａｋａｍｕｒａと同一コミュニティに所属している」等である。
【００４４】
図８は、メッセージ送受信部３０１、メッセージ格納部３０２、メッセージ記憶部３０３が、メッセージをうけとってからその処理を終えるまでの流れを説明するフローチャートである。以下、このフローチャートに従って、メッセージを格納し、必要によっては送信する際の処理を説明する。
【００４５】
まず、システムはメッセージを受信するまでステップ８０１で待機し、受信するとステップ８０２へ進み、メッセージを記録する。次に、ステップ８０３にすすみ、受け取ったメッセージが受信なのか、送信なのかを判定する。
【００４６】
この判定は送信者（Ｔｏ）と送信先（Ｆｒｏｍ）を調べることで容易に判断可能であり、メッセージ送受信部３０１が受信するべき送信先だった場合は、受信、そうでない場合は送信である。ここでいう送信とは、他のメッセージ送受信部へメッセージを送り出す行為である。もし送信の必要があるメッセージだった場合、ステップ８０４へ進む。そうでない場合はここで処理を終える。
【００４７】
ステップ８０４では、送信先に書かれたメッセージアドレスを受信するべき他のメッセージ送受信部を探索し、それに向かってメッセージを送り出す。探索方法はメッセージ交換システムに依存するが、電子メール交換システムの場合はＲＦＣ２８２２にて定められている。いずれにしろ、探索方法は本発明の対象範囲外であるため、詳しくは述べない。このフローにて、メッセージ送受信部３０１が受け取ったメッセージは、すべてメッセージ記録部３０３に格納される。
【００４８】
図９は、ユーザがシステムにアクセスし、システムが保持しているメッセージ記録とメッセージ再利用関係記録を用いて、再利用したいメッセージを選択し、そのメッセージを元に新規メッセージを作成し、そのメッセージが送信されるまでの処理の流れを書いたフローチャートである。以下、このフローチャートに従って、システムとユーザのインタラクションと、その内部処理について説明する。
【００４９】
まず、システムを利用するユーザはステップ９０１においてユーザ認証を行い、自らのメッセージアドレスをシステムに通知する。認証方法はアクセス認証部３１０の説明で記述した方法を用いる。メッセージ管理部１０３がユーザ端末１０１と密に結合しているような構成の場合、ユーザのメッセージアドレスをあらかじめ決めておき、認証を「当端末を利用することができること」というような内容で行ってもよい。これは本発明を電子メールクライアントアプリケーション等に組み込む場合に考えられる方法である。
【００５０】
ユーザのメッセージアドレスが特定できた段階で、ステップ９０２のログオン状態に進み、以後、そのユーザに対して閲覧可能な情報および操作が可能になる。ユーザが閲覧可能な情報とは、主に、そのユーザのメッセージアドレスと関係のあるメッセージ記録とメッセージ再利用関係記録の内容を指す。
【００５１】
関係のあるメッセージ記録とは何か、という判断には様々な選択肢があるが、一番厳しいものから例を挙げると、「そのユーザが受信先に含まれているメッセージと、そのユーザが送信者であるメッセージ」「そのユーザが含まれているコミュニティ名宛のメッセージ」「そのユーザと同じコミュニティに含まれている他のユーザが送信したメッセージもしくは受信したメッセージ」「メッセージ記録部に記録されているメッセージすべて」等のバリエーションが考えられる。以下の説明では、メッセージ記録部３０３に記録されているメッセージはすべて利用可能という前提で話を進める。
【００５２】
ログオン状態になったユーザは、コマンド入力待ち受け状態（ステップ９０３）に移り、メッセージ選択条件指定（ステップ９０４）か再利用メッセージ選択操作（ステップ９０５）か、ログアウト（ステップ９０６）か、いずれかが選択されるまで待機する。コマンド待ち受け状態時にユーザに提示する画面は、単なるコマンドの選択画面でも良いし、何らかのデフォルト条件を用いてメッセージ選択を行った後のメッセージ一覧を表示（ステップ９０７）してもよい。
【００５３】
メッセージ一覧画面表示９０７を経て、一つのメッセージが再利用元メッセージとして選択された場合、メッセージ作成モード（ステップ９０８）に遷移し、メッセージ作成用コマンド待ち受け状態（９０９）に移る。この状態では、編集操作（ステップ９１０）か、送信操作（ステップ９１１）か、メッセージ選択画面に戻る操作（ステップ９１２）か、いずれかが選択されるまで待機する。編集操作が入力された場合は、その内容を作成中のメッセージに反映する（ステップ９１３）。この操作は一般的なテキストエディタで行われる文字編集であり、様々な公知例が利用できる。
【００５４】
送信操作が入力された場合は、作成したメッセージを送信メッセージして、内容のチェックを行う（ステップ９１４）。この時点で、メッセージにメッセージＩＤが存在していなかった場合、メッセージＩＤを前述の方法で生成して付与する。また、電子メールの場合、再利用元メッセージのメッセージＩＤを、拡張ヘッダとしてメールヘッダ部分に付与する。ヘッダの例としては、「Ｘ−ｒｅｃｙｃｌｅ：  ｍ１」というような形で記述することができる。この例の意味は、「このメールはメッセージＩＤがｍ１のメッセージを再利用した」というものである。ステップ９１４に関しては詳細を後述する。
【００５５】
次に、ステップ９１４において問題が見つかったかどうかを判定する（ステップ９１５）。もし見つかった場合はステップ９１８にうつり、ユーザにその内容を提示する。みつからなかった場合、ステップ９１６にうつり、メッセージの再利用関係を記録した後、ステップ９１７にて送信メッセージとしてメッセージ送受信部３０１に送る。
【００５６】
メッセージを送信した後は、ログアウトするかどうかをユーザに問い、ログアウトしなければメッセージ選択のコマンド待ち受け状態に戻る。した場合は処理を終了する。但し、このフローは一例であり、ステップ９１７の次にどのような処理を行うかはさまざまなバリエーションが存在する。例えば、メッセージ作成のコマンド待ち受け状態（ステップ９０９）に戻ってもよいし、ログアウトかどうかの判断を仰がず、直接メッセージ選択のコマンド待ち受け状態（ステップ９０３）に移ってもよい。
【００５７】
以降、図９のフローチャートにおいて、各コマンド待ち受け状態でそれぞれのコマンドを選択したあとの処理および表示例について説明する。
【００５８】
図１０は、メッセージ選択のコマンド待ち受け状態において、メッセージ選択部３０４においてユーザに表示される画面の一例である。この例では、ユーザが選択条件を指定していないときは、デフォルトで「最近受け取ったメッセージ４件」を選択候補として提示する。
【００５９】
画面上部１００１には選択されたメッセージの一覧が表示され、画面中央には新規メッセージ作成コマンド１０１１、返信メッセージ作成コマンド１０１２，メッセージ再利用コマンド１０１３、メッセージ検索コマンド１０１４を入力するためのボタンが並ぶ。画面下部に１００９は、メッセージの一覧で表示されているメッセージの中の１つのメッセージの内容を表示する。その右には、メッセージ内容が画面内に入らない場合に、表示内容をスクロールさせるボタン１０１０が配置される。
【００６０】
メッセージ一覧は、メッセージがもつ属性を並べて構成する。この画面例では、メッセージの送信日時１００２、題名（ｓｕｂｊｅｃｔ）１００３、送信者１００４、送信先（宛先）１００５、再利用回数１００６が表示される。その右には、選択条件を満たすメッセージが画面での表示内容以外にもさらにある場合、表示内容をスクロールさせるボタン１００７が配置されている。ユーザが一覧中のメッセージの一つを選択すると、そのメッセージの行がハイライトされ、画面下部に内容が表示される。この例では、１００８にて色が変わっているメッセージが、ユーザが選択したメッセージであることを表している。
【００６１】
中央に配置されているコマンドボタンのうち、新規メッセージ作成１０１１は、選択したメッセージと関係なく、まったくあたらしいメッセージを作成するものである。また、返信メッセージ作成１０１２は選択したメッセージの返信メッセージを作成するものである。これらの機能は一般的なメーラでは標準的なものであり、本発明では特に触れない。メッセージ再利用１０１３は、現在選択されているメッセージを再利用して、新規メッセージを作成することを指示するボタンである。このボタンを選択すると、ステップ９０８に進み、メッセージ作成画面に切り替わる。メッセージ検索１０１４は、新たな条件でメッセージ選択をやり直すボタンである。
【００６２】
図１１はメッセージ検索１０１４を選択したとき、メッセージ選択部において表示されるメッセージ選択条件指定画面の一例である。画面上部には、メッセージの文字列での選択を指示する検索表現指定フォーム１１０１と宛先で絞り込む宛先指定フォーム１１０２がおかれている。以前選択した条件に加えて、今回の条件でさらに絞りこむ場合にはチェックボタン１１０５をチェックする。
【００６３】
画面下部には、選択条件にマッチしたメッセージを、どのように表示するかの指定を行う各選択項目が配置されている。この例では、選択条件にマッチしたメッセージの、再利用元、もしくは再利用先のメッセージも併せて表示するかどうかのチェックボタン１１０３、もしくはソート順の指定を行う選択チェックボタン１１０４が置かれている。
【００６４】
ユーザは検索表現フォーム１１０１と宛先で絞るフォーム１１０２に条件を入れ、絞り込み検索かどうかの指定を１１０５にて行い、その結果表示方法を１１０３，１１０４のチェックボタンで指定し、検索実行ボタン１１０６を押すことで、メッセージ選択条件をメッセージ選択部に送り込み、その結果の提示を受けることができる。
【００６５】
検索表現が指定された場合のアルゴリズムとしては、単純な文字ベースのマッチから、概念辞書を使ったあいまいマッチ、正規表現による検索といった公知の方法を用いることができる。検索場所も題名のみ、内容のみ、またはその両者といったように、検索範囲を指定させるバリエーションも考えられる。宛先で絞るアルゴリズムも同様である。また、宛先だけでなく、作成者や日時といった他のメッセージ属性を指定させるバリエーションもあり得る。
【００６６】
図１２は、図１１の画面を用いてメッセージ選択条件が指定された場合に、メッセージ選択部において表示される、メッセージ選択画面の一例である。画面上部１２０１には、図１０の表示内容に加え、再利用関係にあるメッセージも併せて表示している。再利用元メッセージマーク１２０２は、上段にあるメッセージの再利用元メッセージであることを意味しており、再利用先メッセージマーク１２０３は、上段（この図の場合は２段上）のメッセージを再利用したメッセージであることを意味している。再利用関係にあるメッセージは、検索表現フォーム１１０１および宛先で絞るフォーム１１０２にはマッチしていないメッセージでも表示対象になる。この条件は必須ではなく、ユーザに選択させてもよい。
【００６７】
この表示により、どのメッセージがより再利用されているのか、という、定型文としての明確な利用価値をユーザに提示することができる。ユーザは再利用回数１００６、この再利用関係にあるメッセージ表示を見ながら、再利用するメッセージを選択することができる。これにより、例えば、条件に適合したメッセージの、再利用元となったメッセージをたたき台として新規メッセージを作成する、といったことが可能である。
【００６８】
図１３は、メッセージ作成部において表示される画面の一例である。この画面は具体的にはメッセージ作成におけるコマンド入力状態における表示に用いられる。宛先（Ｔｏ）入力フォーム１３０１では、このメッセージの送信先を入力する。題名（ｓｕｂｊｅｃｔ）入力フォーム１３０２では、このメッセージの題名を入力する。
【００６９】
内容作成フォーム１３０３では、メッセージの内容を作成する。この例ではたたき台として、再利用元のメッセージの内容がデフォルトとして入力されている。その右には、内容が表示範囲に収まらない場合に、表示内容をスクロールさせるボタン１３０４が置かれている。
【００７０】
内容作成フォーム１３０３に入力されている再利用元メッセージは、そのメッセージと再利用関係にあるメッセージの内容を用いた様々な情報付加が行われる。この例では、一定以上のメッセージが全体的に変更している部分をイタリック表示（１３０６）しており、一定以上のメッセージがまったく変更していない部分表示（１３０５）している。
【００７１】
また、同一の部分が多いものの、一部のみが一定以上変更されている部分はアンダーライン１３０７で表示している。「一定以上」とは、例えば再利用関係にあるメッセージ全体の内の９割以上、等が考えられる。この頻度に応じて、色を変える等のバリエーションも考えられる。つまり、確実に変更されている割合が１００％の場合は赤、半数が変更している場合はオレンジ色で字面を装飾する、といったものである。
【００７２】
ユーザはこのような表示を見て、例えば、イタリックもしくはアンダーラインの部分のみに注目し、必要があれば修正すればよい。情報提示方法は、このような字体変更や装飾だけではなく、変更可能性がある部分だけ変更を許すようにするといった、典型的な定型文作成支援システムの形態をとることもできる。
【００７３】
また、最初は何も表示せず、例えば特定キーを押した場合、入力候補として再利用関係にあるメッセージの一部が表示され、それを選択することで長文を一気に入力する、といった支援方法も考えられる。再利用関係に全面的に依存した支援だけではなく、他のバリエーションとして、再利用元メッセージの中で、状況依存用語（日時、場所、人名等）が存在していた場合、編集候補として色を変える等のマーキングを行うバリエーションもある。この場合、再利用元メッセージを他に再利用しているメッセージや、再利用したメッセージがなくても、作成のための情報提示を行うことができる。
【００７４】
このような支援を受けて作成したメッセージは、送信ボタン１３０８を押すことで、送信メッセージ内容チェック（ステップ９１４）に進む。
【００７５】
図１４は、メッセージ作成部３０６において表示される画面の一例である。この画面は図１３とは別に表示され、再利用元メッセージと再利用関係にあるメッセージ間の差異を確認する際に使用される。
【００７６】
画面上部１４０１では、再利用元メッセージ（１４０２）と、再利用関係にあるメッセージ一覧を表示している。ここでは再利用元メッセージが、作成時に再利用したメッセージと、直接再利用されたメッセージを表示しているが、再帰的に関係をたどり、より多くのメッセージを表示してもよい。
【００７７】
再利用元メッセージ（１４０２）との差を見たいメッセージ（１４０３）を選択すると、その２つのメッセージ間の差異が画面下部１４０４にて表示される。２つの文書間の差異を表示する方法としては、様々な公知例があるが、ここでは、変更された部分を「→変更先」（１４０５）、追加された部分をイタリック体で（１４０７）、削除された部分を取消線付きで表示（１４０６）している。変更されていない部分は通常表示（１４０８）である。
【００７８】
この表示により、統計的な情報だけではなく、再利用したメッセージがどのような文面を作るために、どのような変更をしたのかを確認することができる。
【００７９】
図１５は、送信メッセージ検査部３０９における、送信メッセージ内容チェック（ステップ９１４）からメッセージ再利用関係格納（ステップ９１６）までの処理を詳細化したフローチャートである。
【００８０】
ステップ１５０１にて送信メッセージを受け取った後、そのメッセージにチェック済フラグが付いているかどうかを判定する（ステップ１５０２）。チェック済フラグとは、一度この処理を経験しているかどうかを判定するものであり、ステップ１５０９にてメッセージに付与されるものである。
【００８１】
フラグが付いていた場合は、メッセージ再利用関係を記録するステップ１５０８に進む。このチェックは、ユーザが一度文面チェックを経験していれば、再度は必要ない、という判断に基づくものだが、念入りにチェックを行う場合は、このステップをフラグの有無だけではなく、文面そのものに変更がない等のチェックを併せて行うことも考えられる。フラグが付いていなかった場合は、ステップ１５０３に進む。
【００８２】
ステップ１５０３では、再利用元メッセージがあるかどうかを判定する。再利用元メッセージがあるのは、メッセージ再利用１０１３コマンドを経て作成されたメッセージのみであり、新規メッセージ１０１１および返信メッセージ作成１０１２経由で作成されたメッセージは、再利用元メッセージを持たない。持たない場合は内容チェックをスキップし、ステップ１５０８に進む。持っている場合はステップ１５０４に進む。
【００８３】
ステップ１５０４では、再利用元メッセージと、その再利用関係にあるメッセージの情報を取得する。取得先は実施形態によってさまざまだが、より確実なものは、アクセス制御部３１０を経て、メッセージ記録部３０３およびメッセージ再利用関係記録部３０８から取得する。
【００８４】
ステップ１５０５では、ステップ１５０４にて取得されたメッセージの再利用関係と、今回送信するメッセージの情報を用いて、内容のチェックを行う。具体的には、変更すべき部分を変更しているかどうかのチェックである。これにより、文面を流用した場合の問題である、「前の文面の情報をそのまま送ってしまった」ことを回避する。
【００８５】
チェック方法は、様々なものが考えられるが、一例としては、作成画面において頻繁に大幅な変更がされている場所１３０６、一部が頻繁に変更されている場所１３０７が、送信メッセージにおいても変更されているかどうかをチェックする。変更されていない場合、それらを変更候補とする。
【００８６】
また、再利用元メッセージを用いた別のメッセージの多くが文書を加えている部分があれば、同じ部分に文書を追加しているかどうかをチェックしてもよい。この際、文面までチェックし、内容の同一性まで調べてもよいが、消されているか、加えられているかの有無を確認するだけでも効果があると思われる。また、再利用元メッセージの状況依存用語（日時、場所、人名等）が変更されていない場合、それらも変更候補としてもよい。
【００８７】
ステップ１５０６では、ステップ１５０５にて変更候補が存在したかどうかを判断する。存在していた場合、チェック済フラグを付け（ステップ１５０８）、その旨をユーザに通知するステップ１５１０に移る。存在しなかった場合、メッセージ再利用関係格納部へ処理を移行する（１５０７）。
【００８８】
図１６は、ステップ１５０９にて、変更候補をユーザに提示する際の表示の一例である。どういう理由で変更候補となったのかという提示１６０５の他に、具体的な変更候補箇所１６０２を、その周辺の文書と併せて表示している（１６０１）。
【００８９】
ユーザは、この提示を受けて、問題ないとしてこのまま送信するか（１６０３）、もしくはもう一度編集するか（１６０４）を選択できる。１６０３が選ばれた場合は、ステップ１５０１へ移る。今回はチェック済フラグが付いているため、ステップ１５０２を経てステップ１５０７へ移行する。１６０４が選択された場合、ステップ９０９に移行する。
【００９０】
図１７は、名作評価部３１２における画面表示の一例である。この画面では、よく再利用されているメッセージをベスト３まで表示している（１７０１）。また、よく再利用されているメッセージを多く書いている作成者をベスト３まで表示している（１７０２）。また、ユーザ自身が書いたメッセージの中での最高再利用回数と、作成者としてのランキングを併せて表示している（１７０３）。
【００９１】
再利用されているメッセージをどのような基準で評価するのかはさまざまな方法が考えられるが、ここでは、直接再利用された回数（再利用関係はツリー構造を成すため、直接再利用された、というのは、つまり子ノードの数である）と、再利用された全体の回数（子ノードのメッセージが再利用された回数もカウントする）を合計したものを、そのメッセージとしてスコアリングし、ランク付けしている。
【００９２】
この表示により、再利用される文書を多く書くことで、システム利用者全体の活動に貢献しているユーザが明らかになり、それらのユーザにステータスをあたえ、利用者全体には、再利用されやすい、しっかりとした文書を書こうというモチベーションを与える。
【００９３】
図１８は、当システムをメーラに組み込んだ際の例であり、ステップ１５０９における通知をメッセージとして行った場合の一例である。システムは修正箇所の提示を、システム管理者からのメッセージ（１８０１）というかたちで、ユーザに送信する。システムはこのメッセージの送信記録をチェック済フラグとして保存することで、同一メールが再度送信された場合に対処する。
【００９４】
図１９は、メッセージ選択時における画面の一例であり、ログオンしているユーザにパーソナライズされた場合の画面構成の例である。ここでは、電子メールの個人用メーラでの画面を利用シーンとして用いる。
【００９５】
画面中央１９０１は、ユーザが過去に再利用したことがあるメッセージの一覧を表示している。中央左１９０２には、過去になんらかのメッセージを再利用して作成したメッセージ一覧、中央右１９０３には、そのメッセージに対応する再利用元メッセージの情報を表示している。この例では、同じ再利用関係にあるメッセージはグルーピングされて表示されている。
【００９６】
具体的には、メールＡを過去に再利用してメールＢを作成し、さらにメールＢを再利用してメールＣを作成した場合、中央右にはメールＣが表示され、対応する再利用元メッセージとしてはメールＢおよびメールＡが表示される。
【００９７】
再利用メールリストは１９０１を選択する（１９０４）と、中央左部のメッセージが画面下部１９０５に表示される。その際、中央右部のメッセージと差異がある部分にマーキングする。この例では、差異がある部分に下線を引いて表示している（１９０６）。
【００９８】
この画面を提供することで、ユーザは再利用したメッセージを個人用テンプレートとして管理することができる。これにより、ユーザは自分が過去に再利用したメッセージを容易に選択でき、また、その過去の再利用の履歴に容易にアクセスできることで、再利用当時の状況を思いだしやすくなる。その結果、定型的な文書の作成が迅速かつ正確に行えるようになることが期待される。
【００９９】
以上で説明したように、本発明によれば、定型的なメッセージを作成する際に、
「過去に再利用されたことがある」という明確な評価基準を用いてひな形となるメッセージを探し出すことができ、また、再利用関係という、編集意図をくみ取りやすい情報を用いて、編集必要性の有無を判定し、その情報に基づいた支援を提供することで、より正確かつ高速にメッセージを作成することができるようになる。また、再利用されたという情報をメッセージ作成者にフィードバックすることで、より良いメッセージを作成していこうという意欲を生み出すことができる。この結果、生成されるメッセージの品質が向上し、メッセージ交換によるトラブルが軽減できる。
【０１００】
また、メッセージの作成コストが下がることで、メッセージ作成の面倒臭さから来るコミュニケーション不全の発生を防止することができる。
また、ビジネスの場では業務効率の大幅な効率に寄与するだけでなく、人物評価の新たな尺度として、組織全体に寄与しているかという、主観的になりがちな人物評価の尺度において、メッセージ再利用頻度という客観的な人物評価基準を提供することができる。この結果、個人のモチベーションアップにつながり、組織の活性化にも寄与すると考えられる。
【０１０１】
また、本願発明の実施形態における処理をコンピュータで実行可能なプログラムで実現し、このプログラムをコンピュータで読み取り可能な記憶媒体として実現することも可能である。
【０１０２】
なお、本願発明における記憶媒体としては、磁気ディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ等）、光磁気ディスク（ＭＯ等）、半導体メモリ等、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であってもよい。
【０１０３】
また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーションシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワーク等のＭＷ（ミドルウェア）等が本実施形態を実現するための各処理の一部を実行してもよい。
【０１０４】
さらに、本願発明における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。
【０１０５】
また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から本実施形態における処理が実行される場合も、本発明における記憶媒体に含まれ、媒体の構成は何れの構成であってもよい。
【０１０６】
なお、本願発明におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、本実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であってもよい。
【０１０７】
また、本願発明におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本願発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
【０１０８】
なお、本発明は上記実施形態そのままのメッセージ作成支援装置に限定されるものではなく、実施段階では文書管理システムとしてその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。
【０１０９】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明によれば、定型的な文書を作成する際に、蓄積されている文書からひな形となる文書を探し出すことができ、このひな形の文書を編集することで容易に所望の文書を作成することができるという優れた効果を奏し得る。
【図面の簡単な説明】
【図１】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのシステム環境を示す図。
【図２】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムの基本構成図。
【図３】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムの拡張構成図。
【図４】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムの受信メッセージ例。
【図５】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ記録部の例。
【図６】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムの再利用関係記録部の例。
【図７】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのコミュニティ情報記録部の例。
【図８】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ送受信の手順を示すフローチャート。
【図９】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ作成の手順を示すフローチャート。
【図１０】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ選択画面の例。
【図１１】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ検索画面の例。
【図１２】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ検索画面の検索結果を表示した例。
【図１３】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ作成画面の例。
【図１４】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ作成画面の差分提示の例。
【図１５】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージ内容チェックの手順のフローチャート。
【図１６】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムのメッセージチェック内容の提示例。
【図１７】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムの名作評価画面の例。
【図１８】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムをメーラに組み込んだ際のメッセージチェック内容提示の例。
【図１９】本願発明の一実施形態であるメッセージ作成支援システムをメーラに組み込んだ際のメッセージ選択部画面の例。
【符号の説明】
２０１…メッセージ送受信部
２０２…メッセージ格納部
２０３…メッセージ記録部
２０４…メッセージ選択部
２０５…入力部
２０６…メッセージ作成部
２０７…メッセージ再利用関係格納部
２０８…メッセージ再利用関係記録部
３０１…メッセージ送受信部
３０２…メッセージ格納部
３０３…メッセージ記録部
３０４…メッセージ選択部
３０５…入力部
３０６…メッセージ作成部
３０７…メッセージ再利用関係格納部
３０８…メッセージ再利用関係記録部
３０９…送信メッセージ検査部
３１０…アクセス制御部
３１１…コミュニティ情報記録部
３１２…名作評価部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
2004302797.tif 000017
【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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