(57)【要約】【課題】ネットワーク上に散在する関連文書を常に効率よく管理するシステムを提供する。【解決手段】あるデータベース内に登録された文書の内容を実体ファイルを元に公知の手段で実現できるＰＤＦファイル化を行い、実体ファイルとは別に格納、参照できるようにする手段と、参照文書であるか否かを判別するフラグを備えることで判別する手段と、参照している文書へのポインタを格納する領域を備えることで実体の場所を判断する手段と、常時接続されているとは限らないネットワークのクライアントからそのデータベースを登録し、文書を参照する場合、その文書を参照していることを示すサムネイルアイコンデータを作成する手段と、データベース内の登録時に各文書の、ＰＤＦファイルだけをコピーする手段と、を備えたことを特徴とするデータ管理装置。【選択図】        図１
2004355470.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
あるデータベース内に登録された文書の内容を実体ファイルを元に公知の手段で実現できるＰＤＦファイル化を行い、実体ファイルとは別に格納、参照できるようにする手段と、
参照文書であるか否かを判別するフラグを備えることで判別する手段と、
参照している文書へのポインタを格納する領域を備えることで実体の場所を判断する手段と、
常時接続されているとは限らないネットワークのクライアントからそのデータベースを登録し、文書を参照する場合、その文書を参照していることを示すサムネイルアイコンデータを作成する手段と、
データベース内の登録時に各文書の、ＰＤＦファイルだけをコピーする手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記データ管理装置において、参照先文書の更新を行った場合、公知の技術を用いて参照元データベースに文書の更新を通知し、ＰＤＦデータの更新を行う手段を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項３】
前記データ管理装置において、さまざまなデータベースに散在する文書をひとつの関連文書として登録したい場合に関連文書はどの文書であるかを格納する領域を備える手段と、
公知の手段を用いてそれらの文書をひとつの文書としてビューアで表示する手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項４】
前記データ管理装置において、前記関連文書を表示する場合、通常は単一文書を表示するだけであるが、表示モードを格納する領域に関連文書表示モードであることを設定する手段と、その領域の設定にしたがって表示モードを制御する手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項５】
あるデータベース内に登録された文書の内容を実体ファイルを元に公知の手段で実現できるＰＤＦファイル化を行い、実体ファイルとは別に格納、参照できるようにするステップと、
参照文書であるか否かを判別するフラグを備えることで判別するステップと、
参照している文書へのポインタを格納する領域を備えることで実体の場所を判断するステップと、
常時接続されているとは限らないネットワークのクライアントからそのデータベースを登録し、文書を参照する場合、その文書を参照していることを示すサムネイルアイコンデータを作成するステップと、
データベース内の登録時に各文書の、ＰＤＦファイルだけをコピーするステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項６】
前記データ管理方法において、参照先文書の更新を行った場合、公知の技術を用いて参照元データベースに文書の更新を通知し、ＰＤＦデータの更新を行うステップを備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項７】
前記データ管理方法において、さまざまなデータベースに散在する文書をひとつの関連文書として登録したい場合に関連文書はどの文書であるかを格納する領域を備えるステップと、
公知の手段を用いてそれらの文書をひとつの文書としてビューアで表示するステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項８】
前記データ管理方法において、前記関連文書を表示する場合、通常は単一文書を表示するだけであるが、表示モードを格納する領域に関連文書表示モードであることを設定するステップと、その領域の設定にしたがって表示モードを制御するステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データベース等におけるデータの管理に関し、特に複数ネットワーク環境下における関連文書のデータ管理装置およびデータ管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、報告書を作成して最終的に印刷出力する場合、異なるアプリケーションで作成した例えばワードプロセッサで作成した文書ファイルと、画像処理ソフトで作成した画像ファイルはひとつのファイルとして合成することができないため、ユーザーが関連する文書ファイルをファイルシステム上で一括して管理して、必要な場合は各文書を各々印刷して成果物とする必要がある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２９８５８１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、また、さらに複数ネットワークに分散するユーザーで分担して協調作業により文書を作成する場合は、最終的に管理者が各ネットワークに接続し、複数ネットワークに散在する文書をひとつの関連文書として１箇所にまとめる必要がある。ネットワークが複数に跨る場合、営業時間が異なるために接続できない場合や、２４時間稼動していないネットワークや、ネットワークトラブルなどで全てのネットワークに常に接続できるわけではないので、統合文書の全てを常に参照、管理できるとはいえないという問題があった。
【０００５】
また、上記の問題故、同じ文書を各ユーザーが個別に所有し、各ネットワーク資源を不必要に圧迫するという問題があった。
【０００６】
また、最終的に統合管理するユーザーは各分散したファイルを参照、印刷するために、各対応アプリケーションを持つ必要があり、各文書を参照するには各ネットワークに接続し、対象文書を対応アプリケーションでオープンして内容を確認しなければならないという問題があった。
【０００７】
また、その文書が部分的に更新された場合は、管理者は各文書の更新は定期的に各文書の更新日付を確認するなどの方法で検知し、文書更新された部分のみ、管理者が入れ替える必要があるが、管理者の手作業に依存するため、度々更新忘れを引き起こすことがあるという非効率な問題があった。
【０００８】
従って、本発明の目的は、ネットワーク上に分散する文書をひとつの関連文書として効率良くまとめる手段として、公知の技術で実現される市販のアプリケーションビューワでサムネイルアイコンデータを作成し、また、文書本体部分は公知の技術で実現されるアプリケーションデータファイルをＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）と呼ばれる文書形式を採用して元文書データと共にＰＤＦ化した文書を格納する手段を備え、文書を管理するデータベース部分に参照元、参照先、を区別するフラグを設けることによって効率的関連文書管理を行うシステムである処のデータ管理装置およびデータ管理方法を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明のデータ管理装置およびデータ管理方法は、各文書を公知の手段で実現できるアプリケーションビューワを用いて文書の内容を簡易表示することができるサムネイルアイコンデータを作成する手段と、クライアントで参照モードとしてリンク文書表示モードを設けることで、関連文書を１つの文書としてサムネイル表示する手段と、さらに詳細な文書本体部分を確認するための文書のＰＤＦ化を行って元ファイルデータと共に格納する手段と、格納文書を管理するデータベース部分の各文書のテーブルに他の文書から参照されているか、または他の文書を参照しているかを判別するフラグを格納する手段と、他の文書を参照している場合は、参照先文書ＩＤを格納する手段と、他の文書から参照されている場合は、参照元文書ＩＤを格納し、参照されている文書が文書更新された場合は、更新された文書内容でサムネイルデータとＰＤＦを再度作成しなおして、参照元文書ＩＤに通知して参照元文書のサムネイルアイコンデータと、ＰＤＦデータを更新する手段と、を備えたものである。
【００１０】
上記構成を、改めて以下（１）〜（８）に整理して示す。
【００１１】
（１）あるデータベース内に登録された文書の内容を実体ファイルを元に公知の手段で実現できるＰＤＦファイル化を行い、実体ファイルとは別に格納、参照できるようにする手段と、
参照文書であるか否かを判別するフラグを備えることで判別する手段と、
参照している文書へのポインタを格納する領域を備えることで実体の場所を判断する手段と、
常時接続されているとは限らないネットワークのクライアントからそのデータベースを登録し、文書を参照する場合、その文書を参照していることを示すサムネイルアイコンデータを作成する手段と、
データベース内の登録時に各文書の、ＰＤＦファイルだけをコピーする手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【００１２】
（２）前記データ管理装置において、参照先文書の更新を行った場合、公知の技術を用いて参照元データベースに文書の更新を通知し、ＰＤＦデータの更新を行う手段を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【００１３】
（３）前記データ管理装置において、さまざまなデータベースに散在する文書をひとつの関連文書として登録したい場合に関連文書はどの文書であるかを格納する領域を備える手段と、
公知の手段を用いてそれらの文書をひとつの文書としてビューアで表示する手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【００１４】
（４）前記データ管理装置において、前記関連文書を表示する場合、通常は単一文書を表示するだけであるが、表示モードを格納する領域に関連文書表示モードであることを設定する手段と、その領域の設定にしたがって表示モードを制御する手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【００１５】
（５）あるデータベース内に登録された文書の内容を実体ファイルを元に公知の手段で実現できるＰＤＦファイル化を行い、実体ファイルとは別に格納、参照できるようにするステップと、
参照文書であるか否かを判別するフラグを備えることで判別するステップと、
参照している文書へのポインタを格納する領域を備えることで実体の場所を判断するステップと、
常時接続されているとは限らないネットワークのクライアントからそのデータベースを登録し、文書を参照する場合、その文書を参照していることを示すサムネイルアイコンデータを作成するステップと、
データベース内の登録時に各文書の、ＰＤＦファイルだけをコピーするステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【００１６】
（６）前記データ管理方法において、参照先文書の更新を行った場合、公知の技術を用いて参照元データベースに文書の更新を通知し、ＰＤＦデータの更新を行うステップを備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【００１７】
（７）前記データ管理方法において、さまざまなデータベースに散在する文書をひとつの関連文書として登録したい場合に関連文書はどの文書であるかを格納する領域を備えるステップと、
公知の手段を用いてそれらの文書をひとつの文書としてビューアで表示するステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【００１８】
（８）前記データ管理方法において、前記関連文書を表示する場合、通常は単一文書を表示するだけであるが、表示モードを格納する領域に関連文書表示モードであることを設定するステップと、その領域の設定にしたがって表示モードを制御するステップと、
を備えたことを特徴とするデータ管理方法。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。
【００２０】
【実施例】
図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ：以下ＤＭＳという。）の概略構成を示すブロック図である。
【００２１】
図１に示すようにＤＭＳはネットワーク１１とネットワーク１２にそれぞれ構築されている。
【００２２】
このシステムはネットワーク１１では、ＤＭＳサーバ１  １１１と、ＤＭＳクライアント１  １１２と、で基本的に構成される。ＤＭＳサーバ１  １１１は、このシステム全体の管理を行うコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザー間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理などを行う。このＤＭＳサーバ１  １１１の詳細は図２を参照して後述する。
【００２３】
ＤＭＳクライアント１  １１２は、ユーザーが実際に文書データの入力、参照、出力、などの操作を行うパーソナルコンピュータであり、図１では便宜上一つのみ記載しているが、本実施形態では、複数台のＤＭＳクライアント１  １１２がネットワーク１１に接続されていることを想定している。このＤＭＳクライアント１  １１２の詳細は図４を参照して後述する。
【００２４】
スキャナ１  １１３は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１  １１２は公知の技術を用いてスキャナ１  １１３を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。
【００２５】
プリンタ１  １１４は、スキャナ１  １１３と同様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１  １１２によって共有され、各ＤＭＳクライアント１  １１２は、ネットワーク１１を経由してその制御を行うことができる。プリンタ１  １１４は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１  １１１に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。
【００２６】
モデム１  １１５は、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処理を行う。このモデム１  １１５も複数のＤＭＳクライアント１  １１２に共有されており、各ＤＭＳクライアント１  １１２は、ネットワーク１１を経由してその制御を行うことができる。
【００２７】
ＣＤ−ＲＯＭドライブ１  １１６はＤＭＳサーバ１  １１１及び複数のＤＭＳクライアント１  １１２に共有され、ＤＭＳサーバ１  １１１等は、ネットワーク１１を経由してその制御を行うことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１  １１６は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１  １１１、ＤＭＳクライアント１  １１２のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。
【００２８】
尚、本実施形態では、スキャナ１  １１３、プリンタ１  １１４、モデム１  １１５、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１  １１６をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られず、例えば、ＤＭＳクライアント１  １１２にこれらを直接接続する形式を採用することもできる。
【００２９】
一方ネットワーク１２では、同様にＤＭＳサーバ２  １２１と、ＤＭＳクライアント２  １２２と、で基本的に構成される。また、その他を構成するスキャナ２  １２５、プリンタ２  １２４、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２  １２６はネットワーク１１と同様の構成、機能のため、詳細な説明は省略する。
【００３０】
図２はＤＭＳサーバ１  １１１の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。
【００３１】
ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主に外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を行う。
【００３２】
ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）２３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード（ＫＢ）２５からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。
【００３３】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。
【００３４】
２４１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラム２４１を起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。
【００３５】
２４２は、ＯＳが動作するためのワーク領域である。
【００３６】
２４３は、ＤＭＳサーバープログラムが動作するための領域で、ＨＤＤ２８に格納されているＤＭＳサーバープログラム２８２がロードされる領域である。
【００３７】
２４４は、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソースなどの固定データなどがロードされる領域である。
【００３８】
２４５はＤＭＳプログラムが動作するための一時的にＨＤＤ２８に格納されているデータベースデータなどを編集するためのワーク領域である。
【００３９】
２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。
【００４０】
２５は、入力装置としてのキーボードである。
【００４１】
２６は入力装置としてのポインティングデバイスである。本実施形態はマウスを使用している。
【００４２】
２７は、表示装置であり、このＤＭＳの管理者はその表示に従って、操作の経過、結果を判断する。
【００４３】
２８は、外部記憶装置であり、本実施形態では、外部記憶装置２８は一般的な固定ディスクである。
【００４４】
外部記憶装置２８は、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバープログラム２８２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ２８３、スキャナ１  １１３を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム２８４、を記録しており、また、このＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧を管理する領域２８５、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理された領域２８６（ＤＭＳ  ＤＢ１）、及び、それに対応した文書の実体を格納する領域２８７（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ１）、また、その文書をＰＤＦに変換したデータを格納する領域２８８（ＤＭＳ  ＰＤＦ１）、などを有する。
【００４５】
ＤＭＳＤＢ１  ２８６については図６を参照してさらに詳細に後述する。
【００４６】
フロッピー（Ｒ）ディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フロッピー（Ｒ）ディスク（ＦＤ）２Ａへの文書データの格納などに使用される他、フロッピー（Ｒ）ディスク２Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムを、インストールするために用いられる。
【００４７】
制御プログラムは、ＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３等の領域にインストールされることになる。フロッピー（Ｒ）ディスク２Ａの記録内容については、図１２を参照して後述する
尚、ＦＤＤ２９及び、ＦＤ２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブと、ＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。
【００４８】
図３はＤＭＳサーバ２  １２１の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。
【００４９】
構成、機能は図２で説明するＤＭＳサーバ１  １１１と同じため、本実施例で必要な部分のみ説明する。
【００５０】
外部記憶装置３８は、ネットワークを管理する基本プログラム３８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバープログラム３８２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ３８３、スキャナ２  １２５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム３８４、を記録しており、また、このＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧を管理する領域（ＤＭＳデータベースリスト）３８５、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理された領域３８６（ＤＭＳ  ＤＢ２）、及び、それに対応した文書の実体を格納する領域３８７（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ２）、また、その文書をＰＤＦに変換したデータを格納する領域３８８（ＤＭＳ  ＰＤＦ２）、などを有する。
【００５１】
ＤＭＳＤＢ２  ３８６については図７を参照してさらに詳細に後述する。
【００５２】
図４はＤＭＳクライアント１  １１２の構成を更に詳細に説明したブロック図である。
【００５３】
ＣＰＵ（中央処理装置）４２は、主に外部記憶装置４７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム４７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行う。
【００５４】
ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）４３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード４４からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。
【００５５】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）４５は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。
【００５６】
４５１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ４３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ４２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。
【００５７】
４５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。
【００５８】
４５３は、ＤＭＳクライアントが動作するための領域で、ＨＤＤ４７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム４７１がロードされる領域である。
【００５９】
４５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ４７に格納されたＤＭＳデータ４７３のリソースなどの固定データ等がロードされる領域（ＤＭＳクライアントデータ）である。
【００６０】
４５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。
【００６１】
４５６は表示モードを格納するフラグである。プログラムはこのフラグを参照して通常モードで表示するのか関連文書表示モードで表示するのかを判断する。
【００６２】
４４は、入力装置としてのキーボードである。４６は、入力装置としてのポインティングデバイスであり、本実施形態ではマウスを使用している。
【００６３】
４８は表示装置であり、ＤＭＳクライアント１  １１２で作業するユーザーはこの表示装置４８に表示されるＤＭＳのユーザーインターフェイスの様子で操作の経過、結果を判断する。
【００６４】
４７は、外部記憶装置であり、ＤＭＳサーバ１  １１１やＤＭＳサーバ２  １２１などとデータの通信などを行うプログラムであるＤＭＳクライアント制御プログラム４７１、スキャナ１  １１３を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム４７２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ４７３等を有する。
【００６５】
ＤＭＳクライアント１  １１２が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域４７４を有する。この一覧にはＤＭＳサーバ１  １１１だけではなく、ネットワークの異なるネットワーク上のＤＭＳサーバ２  １２１が管理するデータベースの一覧も登録されている。
【００６６】
４９は、フロッピー（Ｒ）ディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フロッピー（Ｒ）ディスク４Ａへの文書データの格納などに使用され、またＦＤ４Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。
【００６７】
制御プログラムは、ＨＤＤ４７のＤＭＳクライアントプログラム４７１、スキャンプログラム４７２、ＤＭＳデータ４７３などの領域にインストールされることとなる。ＦＤ４Ａの記録内容については、図１２を参照して後述する。
【００６８】
尚、ＦＤＤ４９及びＦＤ４Ａは、それぞれＣＤ−ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭであっても良い。
【００６９】
図５は、図２に示した外部記憶装置２８のＤＭＳデータベースリスト２８５の領域に格納されている管理情報であって、このＤＭＳサーバが管理するデータベースの管理情報を更に詳細に表した図である。この管理情報は、主に以下に説明するようなデータで構成されている。
【００７０】
５０は、データベース１つに対する情報群を表しており、管理しているデータベースの数だけこの情報群が存在することになる。
【００７１】
５１は、データベース識別子であり、当該データベースをプログラムが識別するために自動的に割り振られる領域である。ユーザーがこの領域を変更することはできない。
【００７２】
５２は、データベース名であり、本実施形態では“Ｓａｌｅｓ”という名称を格納している。ユーザーが識別するには主にこの値を参照する。
【００７３】
５３は、データベースの格納先を格納する領域である。本実施形態では格納先の媒体として、図２の外部記憶装置２８を指定可能であるが、本例では、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理された領域（ＤＭＳ  ＤＢ１）２８６、が格納先に指定されている。
【００７４】
５４は、データベースの属性情報である。作成日付、更新日付、セキュリティ情報、などが含まれる。これは公知の技術で構成、管理される。
【００７５】
図６は、図２の文書データを管理する領域（ＤＭＳ  ＤＢ１）２８６の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理する文書情報を含むものであり、図６において、情報群６０、６１は、それぞれ１文書のデータを示している。従って、データベースに登録された文書の数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。
【００７６】
６２はデータベース識別子であり、この領域の先頭に格納される。
【００７７】
６３は文書識別子であり、当該文書の識別子を示す。これはＤＭＳ内部でプログラムが識別するために自動的に割り振られる領域である。ユーザーがこの値を変更することはできない。本実施形態では“１”という番号が割り振られている。
【００７８】
６４は文書名である。本実施形態では“はじめに”という文書名を格納している。
【００７９】
６５はサムネイルデータであり、画像の縮小一覧表示に用いるためのデータの実体である。これは図１０の１０１などの表示に用いられる。詳細は後述する。
【００８０】
６６はＰＤＦデータの格納先ポインタで、ＰＤＦ化された文書の実体データの格納先を表している。図２のＤＭＳ  ＰＤＦ１  ２８８の該当する位置を指している。
【００８１】
６７は文書のポインタであるが、参照フラグ６８の値によって意味が異なる。６８の値が何も入力されていない場合は、文書の実体データの格納先を表している。つまり、図２のＤＭＳ文書の実体を格納する領域（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ１）２８７、の該当する部分の位置を指している。参照フラグ６８の値が“Ｄ”の場合もやはり文書の実体を示すが、実体はＤＭＳ文書の実体を格納する領域（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ１）２８７、の該当する部分とは限らず、他のＰＣのデータベースに存在する文書の場合もある。６８の値が“Ｂ”の場合はこの文書を参照しているダミー文書の存在する文書へのポインタを格納している。詳細は後述する。
【００８２】
６８は文書の参照フラグを示す領域で、この文書の実体はどこのデータベースに存在するか、関連文書が存在するかを示す領域である。
【００８３】
“Ｄ”の場合はこの文書はダミーで、他の文書を参照している事を示している。文書の実体は他の文書にあり、本データベース内にはサムネイルデータと、ＰＤＦデータのみが存在することを意味する。
【００８４】
“Ｂ”の場合は他の文書から参照されていることを示している。
【００８５】
“Ｌ”の場合は関連文書が存在することを意味し、参照フラグ６８の領域では本実施例の場合、ＤＢ１内の文書識別子２の文書が関連文書であることを意味する。参照フラグ６Ｅの領域では本実施例では“Ｄ”が格納されており、文書格納先ポインタ６Ｅが示すポインタが示すデータベースの領域に文書実体が格納されていることを意味する。本実施例ではネットワーク１２のＤＭＳサーバ２  １２１に登録されている図７の７１の文書であるＤＢ２の文書識別子、“４”を参照していることを示す。よって本実施例ではＤＢ１の文書１，２は関連文書であり、そのうち、文書識別子２はダミーであり、実体はＤＢ２にあるということを示している。
【００８６】
図７は、図６と同じくネットワーク１２上のＤＭＳサーバ２  １２１に存在するデータベースである図３の文書データを管理する領域（ＤＭＳ  ＤＢ２）３８６の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理する文書情報を含むものであり、図７において、７０、７１は、それぞれ１文書のデータを示している。従って、データベースに登録された文書の数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。
【００８７】
文書データ７０において、７２はデータベース識別子であり、この領域の先頭に格納される。
【００８８】
７３は文書識別子であり、当該文書の識別子を示す。これはＤＭＳ内部でプログラムが識別するために自動的に割り振られる領域である。ユーザーがこの領域である。ユーザーがこの値を変更することはできない。本実施形態では“３”という番号が割り振られている。
【００８９】
７４は文書名である。本実施形態では“市場予測”という文書名を格納している。
【００９０】
７５はサムネイルデータであり、画像の縮小一覧表示に用いるためのデータの実体である。これは図１０の１０１などの表示に用いられる。
【００９１】
７６はＰＤＦデータの格納先ポインタで、ＰＤＦ化された文書の実体データの格納先を表している。図３のＤＭＳ  ＰＤＦ２  ３８８の該当する位置を指している。
【００９２】
７７は文書実体の格納先ポインタで、文書の実体データの格納先を表している。図２のＤＭＳ文書の実体を格納する領域（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ２）３８７、の該当する部分の位置を指している。
【００９３】
参照フラグ７８は文書のリンク状態を示す領域で、この文書の実体はどこのデータベースに存在するか、関連文書が存在するかを示す領域である。詳細は図６の参照フラグ６８と同じであるので、説明は省略する。本実施例では、何も値が設定されていないため、当データベースに実体が存在し、他のデータベースから参照されていたり、関連文書の一部ではないことを意味している。
【００９４】
参照フラグ７Ｆの領域では本実施例では“Ｂ”が格納されており、文書実体は当データベース内にあるが、この場合、文書格納先ポインタ７Ｅの示す領域のダミー文書が本７１データベースＤＢ１の文書ＩＤ２の文書がこの文書を参照していることを意味している。図６の６１の領域の文書が参照していることを意味する。
【００９５】
図８は、図２の領域（ＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ１）２８７の内容を更に詳細に表した図である。
【００９６】
ここには、データベースが管理する文書情報の実体データが格納され、図７において８０は、１文書のデータを示している。従って、データベースに登録されている文書の数だけ、以下に述べるデータが存在することになる。
【００９７】
８１は、文書識別子であり、図６の文書格納先ポインタ６７の値はこの位置を参照できるようにポインタを格納している。本実施例の場合、文書ＩＤ“１”の文書実体データが続くことを意味している。８２は、その文書の実体データである。
【００９８】
図９は、図２の領域（ＤＭＳ  ＰＤＦ１）２８８の内容を更に詳細に表した図である。
【００９９】
ここには、データベースが管理する文書情報をＰＤＦ化したデータが格納され、図９において９０は、１文書のデータを示している。従って、データベースに登録されている文書の数だけ、以下に述べるデータが存在することになる。
【０１００】
９１は、文書識別子であり、図６の文書格納先ポインタ６６の値はこの位置を参照できるようにポインタを格納している。本実施例の場合、文書ＩＤ“１”のＰＤＦデータが続くことを意味している。９２は、各文書のＰＤＦデータ実体である。
【０１０１】
図１０はＤＭＳクライアント１  １１２におけるＤＭＳのユーザーインターフェイスの一例を示す例である。１０１は文書の最初の１頁目を簡略表示したサムネイルである。複数頁の文書であることを意味している。
【０１０２】
図１１は図１０の複数頁の文書を関連文書表示モードでビューアで開いた図である。１２１０は頁ソータビューであり、各文書のサムネイルが頁順に表示される。１２２０はそのうちの任意の文書を表示したものである。
【０１０３】
１２３０、１２４０は各文書のサムネイルであるが、１２４０は参照文書であることを示すしるしがサムネイル右下に添付されている。
【０１０４】
図１２は本文書管理システムの制御プログラムを格納したフロッピー（Ｒ）ディスク２Ａ，３Ａ，４Ａの内容を説明するものである。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＨＤＤ２８、ＨＤＤ３８やＨＤＤ４７にインストールされる。なお、これはＣＤ−ＲＯＭでも良い。
【０１０５】
１５１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称などを管理する領域である。
【０１０６】
１５２はディレクトリ情報を管理する領域である。
【０１０７】
１５３は文書管理システムのサーバープログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２に格納される。
【０１０８】
１５４は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。
【０１０９】
１５５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ４７のＤＭＳクライアントＰｒｏｇ４７１に格納される。
【０１１０】
１５６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ４７のＤＭＳｄａｔａ４７３に格納される。
【０１１１】
次に、本発明のひとつである参照文書の作成について、図１のＤＭＳサーバ２１２１上に実体がある文書をＤＭＳサーバ１  １１１に参照文書を作成する手順で説明する。
【０１１２】
まず、ＤＭＳクライアント１  １１２でＤＭＳサーバ２  １２１上のデータベースを登録し、参照できるように、公知の手段を用いて設定する。
【０１１３】
また、ＤＭＳクライアント１  １１２でＤＭＳサーバ１  １１１上のデータベースを登録し、参照できるように、公知の手段を用いて設定する。
【０１１４】
次に、ＤＭＳサーバ２  １２１上の文書をＤＭＳクライアント１  １１２上のユーザーインターフェイスで選択する。この文書は図３のＤＭＳサーバ２のＤＭＳＤＢ２  ３８６に存在し、図７の７１が該当する文書であるものとする。
【０１１５】
ＤＭＳクライアント１  １１２で参照文書の作成を開始するためにＧＵＩからメニューを実行することで処理を開始する。
【０１１６】
まず、参照フラグ７Ｆに参照されていることを示す“Ｂ”をセットする。これでこの文書は他の参照文書から参照されていることを示すことになる。
【０１１７】
次に、文書の実体データから、公知の技術を用いてその内容をほぼ再現できるＰＤＦデータに変換して格納する処理を行う。その変換されたＰＤＦデータへのポインタはＰＤＦ格納先ポインタ７Ｄに格納される。
【０１１８】
次に、その文書を選択してＤＭＳサーバ１  １１１のデータベースに参照文書としてコピーするために、ＧＵＩからメニューを実行することでコピーを実行する。
【０１１９】
この処理によって図６の文書６１が作成されるが、まず、参照フラグに“Ｄ”を設定する。これでこの文書は他の文書に実体があり、参照文書に設定されたことを意味する。また、文書の実体はコピーされず、文書の内容を表すＰＤＦデータがＤＭＳサーバ１  １１１のデータベースにコピーされ、その格納先を示すポインタをＰＤＦデータ格納先ポインタ６Ｄに格納する。
【０１２０】
そして文書の実体の格納先を示すポインタを文書格納先ポインタ６Ｅに格納する。本実施例では“ＤＢ２：￥４”と設定され、ＤＢ２の文書識別子“４”の文書を参照していることになる。
【０１２１】
また、参照されている文書７１の文書格納先ポインタ７Ｅには参照している文書のポインタが格納される。本実施例の場合、“ＤＢ１：￥２”と設定する。これでこの文書の実体データをＤＢ１のデータベースに存在する文書識別子”２“の文書が参照していることが判るようになる。尚、文書７１の実体データの格納先を示すポインタのあとに追加されるので、実体データの場所が不明になることはない。
【０１２２】
そして、この文書は参照文書であることを判別できるような異なる形式のサムネイルデータを公知の技術を用いて登録し、ＤＭＳクライアント１  １１２で参照できるようにする。以上の処理でユーザーはＤＭＳサーバ２  １２１にある文書の参照文書をＤＭＳサーバ１  １１１に作成することができ、ネットワーク１１とネットワーク１２が切断されている場合は、参照文書のＰＤＦデータを参照することで、文書の内容を確認することができ、対応アプリケーションがインストールされていなくとも文書の内容を確認することができる。
【０１２３】
次に、文書更新の仕組みについて図を用いて説明する。
【０１２４】
前記の実施例で作成した、文書７１とその参照文書６１の間で文書更新が行われる仕組みを説明する。
【０１２５】
まず、ＤＭＳクライアント２  １２２上のユーザーインターフェイスで文書更新を行う対象文書を選択する。
【０１２６】
公知の技術を用いて文書７１を対応アプリケーションなどで編集して保存し、文書更新を実施する。
【０１２７】
ＤＭＳサーバは公知の技術で定期的に各登録されている文書の更新日付を参照し、検知する。本実施例では文書７１が更新されたことを検知したので、文書の参照フラグ７Ｆの値を確認する。本実施例では“Ｂ”が格納されているので、参照文書が存在することが検知できる。
【０１２８】
そして参照文書の位置を確認するために、文書格納先ポインタ７Ｄを参照し、ＤＢ１の文書２が参照している事を検知、獲得する。
【０１２９】
次に、文書７１のＰＤＦデータを更新する必要があるため、ＰＤＦデータ格納先ポインタが示すＰＤＦデータの更新処理を公知の技術を用いて行う。
【０１３０】
次に、更新されたＰＤＦデータをＰＤＦデータ格納先ポインタ６Ｄの示す領域に上書きし、ＰＤＦデータの入れ替えを行う。
【０１３１】
以上の処理で文書７１の文書更新が文書６１に反映されたことになり、ユーザーは参照先常に最新の状態で文書を参照できるようになる。
【０１３２】
次に、ＤＭＳサーバ１  １１１で文書ＩＤ１、ＩＤ２をまとめて関連文書として管理する例で説明する。本実施例の場合、以下の３文書を関連文書とする。
【０１３３】
文書１：ＤＢ１に存在する。本実施例の場合、文書６０
文書２：参照文書で、実体はＤＢ２にある。本実施例の場合６１
まず、上記の３文書をクライアント１１２上のユーザーインターフェイスにおいて選択する。“はじめに”、“市場レポート”という文書を選択する。
【０１３４】
次に、この２文書を関連文書として合成するために、ＧＵＩからメニューを実行することで関連文書作成の処理を開始する。
【０１３５】
まず、各文書のリンクフラグを変更する。図６の文書６０のリンクフラグ６９には“Ｌ２”とセットする。これでこの文書は文書ＩＤ２の文書と関連文書になったことを意味する。
【０１３６】
同様に、図６の文書６１のリンクフラグ６Ｇには“Ｌ１”がセットされる。これでこの文書は文書ＩＤ１の文書と関連文書に設定されたことを意味する。但し、文書ＩＤ２の文書は参照文書であり、実体は図７の文書７１にある。
【０１３７】
以上の処理で関連文書が作成される。本実施例では同じサーバ内の文書で説明したが、別サーバに存在する文書を関連文書として登録しても良い。
【０１３８】
次に、通常文書を表示する場合は、文書単位で表示されるが、本特許の関連文書モードに切り替えると、関連文書を１つの文書として表示することができる。
【０１３９】
通常は図１０のように文書単位で表示されているが、図４のＤＭＳ表示モード領域に関連文書表示モードにするために、“Ｌ”を設定する。
【０１４０】
クライアント１１２の表示処理は“Ｌ”に切り替えられたことを検知して、各文書のリンクフラグを参照し、公知の技術で関連文書を検出してひとつの文書としてサムネイルを表示する処理を行う。
【０１４１】
そしてこの文書を公知の技術を用いて表示した内容が図１１である。１２３０は文書６０であるが、１２４０は文書６１を表すサムネイルデータである。１２２０は１２３０の文書の内容を表示しており、この場合は文書６１は参照文書であるから、ＰＤＦデータ格納先ポインタ６Ｄのポインタが示す領域からＰＤＦデータを呼び出して表示を行っている。１２１０を選択表示する場合は、実体文書であるから、文書の実体データが表示される。
【０１４２】
以上の処理で、実体のある文書、参照文書の区別無く、ひとつの関連文書として参照することができるようになる。
【０１４３】
【発明の効果】
以上説明したとおり、本発明によれば、参照文書の作成を可能とすることで、必ずしもネットワークが常時接続されていない状況でも、文書の内容を参照することができ、対応アプリケーションをインストールしていなくても、文書の内容を参照することができる。また、文書の更新が自動的に反映されるため、参照文書も常に最新の状態に維持することができる。また、参照文書を含めて関連文書をひとつの文書として参照することができるため、ネットワーク上に散在する関連文書を常に効率よく管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の１実施例を示すＤＭＳシステムの概略構成を説明するブロック図
【図２】図１に示すＤＭＳサーバ１  １１１の構成を詳細に表す図
【図３】図１に示すＤＭＳサーバ２  １２１の構成を詳細に表す図
【図４】図１に示すＤＭＳクライアント１  １１２の構成を詳細に表す図
【図５】図２に示すＤＭＳデータベースリスト２８５の構成を詳細に表す図
【図６】図２に示すＤＭＳＤＢ１  ２８６の領域をより詳細に表す図
【図７】図３に示すＤＭＳＤＢ２  ３８６の領域をより詳細に表す図
【図８】図２に示すＤＭＳＶｏｌｕｍｅ１  ２８７の領域をより詳細に表す図
【図９】図２に示すＤＭＳＰＤＦ１  ２８８の領域をより詳細に表す図
【図１０】ＤＭＳクライアント１  １１２などで用いられるユーザーインターフェイスの例図
【図１１】図１０のサムネイル１０１をビューワでオープンした場合のユーザーインターフェイスの例図
【図１２】文書管理システムの制御プログラムなどを供給するＦＤ２Ａ、３Ａ、４Ａの内容を説明する図
【符号の説明】
１１、１２  ネットワーク
２２  ＤＭＳサーバ１のＣＰＵ
２３、４３  ＲＯＭ
２４、４５  ＲＡＭ
２５、４４  キーボード
２６、４６  ポインティングデバイス（マウス）
２７、４８  表示装置
２８、３８  外部記憶装置（ＨＤＤ）
２９、４９  フロッピー（Ｒ）ディスクドライブ
４２  ＤＭＳクライアント１のＣＰＵ
５０、６０、６１  情報群
７０、７１、８０、９０  文書データ
１０１  文書の最初の１頁目を簡略表示したサムネイル
１１１  ＤＭＳサーバ１
１１２  ＤＭＳクライアント１
１１３  スキャナ１
１１４  プリンタ１
１１５  モデム１
１１６  ＣＤＥ−ＲＯＭドライブ１
１２１０  頁ソータビュー
１２３０、１２４０  各文書のサムネイル
【図１】
2004355470.tif 000003
【図２】
2004355470.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2004355470.tif 000009
【図８】
2004355470.tif 000010
【図９】
2004355470.tif 000011
【図１０】
2004355470.tif 000012
【図１１】
2004355470.tif 000013
【図１２】
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