(57)【要約】【課題】勤怠情報を正確に記録して不正を抑制しつつ容易に勤怠管理を可能にする。【解決手段】勤務者は、出勤時および退勤時に、勤務地にある打刻データ生成端末２０を、自ら所持する携帯電話機１０に接続する。その時に、打刻データ生成端末２０は、内部の時計機能を参照して時刻データを得るとともに、接続された携帯電話機１０の電話番号を得て、この時刻データおよび携帯電話番号と、打刻データ生成端末の識別データと、補正情報が存在する場合にはその補正情報とをまとめた打刻データを生成して暗号化する。暗号化された打刻データは、電子メールとして、携帯電話機１０からネットワークを介して打刻データ記録装置５０へ送信される。打刻データ記録装置５０は、この打刻データを受信して復号し記録する。勤務者の認証は携帯電話番号によって、勤務地の認証は識別データによって行われる。【選択図】      図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理する勤怠管理方法において、
勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータが、勤務者が所持している携帯電話機に接続された際に、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、前記携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、前記時刻データと前記携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成するステップと、
前記打刻データ生成用コンピュータが生成した前記勤怠情報を、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信するステップと、
前記打刻データ記録用コンピュータが前記勤怠情報を受信して記憶するステップとを含むことを特徴とする勤怠管理方法。
【請求項２】
前記打刻データ生成用コンピュータは前記勤怠情報を暗号化し、
暗号化された前記勤怠情報は、電子メールとして前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータへ送信され、
前記打刻データ記録用コンピュータは、前記電子メールを受信したら、暗号化された前記勤怠情報を復号する、請求項１に記載の勤怠管理方法。
【請求項３】
前記携帯電話機が、前記勤怠情報を、前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータへ送信する、請求項１または２に記載の勤怠管理方法。
【請求項４】
前記打刻データ記録用コンピュータが、予め登録されている勤務スケジュールと前記勤怠情報とを比較して、相違する場合には、前記ネットワークを介して前記携帯電話機に通知するステップをさらに含む、請求項３に記載の勤怠管理方法。
【請求項５】
前記打刻データ生成用コンピュータが、前記勤怠情報を、前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータへ送信する、請求項１または２に記載の勤怠管理方法。
【請求項６】
前記勤怠情報は、前記打刻データ生成用コンピュータに予め設定されている、勤務地を示す識別データを含む、請求項１〜５のいずれか１項に記載の勤怠管理方法。
【請求項７】
前記勤怠情報は、前記打刻データ生成用コンピュータの操作によって設定された、前記時刻データを補正するための補正情報を含む、請求項１〜６のいずれか１項に記載の勤怠管理方法。
【請求項８】
前記打刻データ記録装置が、予め登録されている電話番号と、前記勤怠情報に含まれている前記携帯電話番号とを比較して、勤務者の確認を行うステップをさらに含む、請求項１〜７のいずれか１項に記載の勤怠管理方法。
【請求項９】
勤務地に設けられている勤務地コンピュータと、勤怠管理部門に設けられている管理部門コンピュータの少なくとも一方が、所定のタイミングで、前記ネットワークを介して、前記打刻データ記録用コンピュータに登録されている前記勤怠情報を閲覧し、内容を承認したら、前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータに承認情報を送信するステップと、
前記打刻データ記録用コンピュータが、前記承認情報を受信したら、登録されている前記勤怠情報をまとめて勤務実績表を作成し、前記承認情報とともに、前記ネットワークを介して前記勤務地コンピュータと前記管理部門コンピュータの少なくとも一方に送信するステップとをさらに含む、請求項１〜８のいずれか１項に記載の勤怠管理方法。
【請求項１０】
前記勤務者は派遣社員であり、前記勤怠管理部門は人材派遣会社であり、前記勤務先は派遣先企業である、請求項１〜９のいずれか１項に記載の勤怠管理方法。
【請求項１１】
勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理するための勤怠管理システムにおいて、
勤務者が所持している、電子メール送受信機能を有する携帯電話機と、
前記携帯電話機に接続されると、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、前記携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、前記時刻データと前記携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成し、前記携帯電話機に、前記勤怠情報を電子メールとして送信させる、勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータと、
ネットワークを介して前記電子メールを受信し、前記勤怠情報を記録する打刻データ記録用コンピュータとを含むことを特徴とする勤怠管理システム。
【請求項１２】
前記打刻データ生成用コンピュータは、前記勤怠情報を暗号化し、前記携帯電話機に、暗号化された前記勤怠情報を電子メールとして、前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータへ送信させるものであり、
前記打刻データ記録用コンピュータは、暗号化された前記勤怠情報を復号可能である、請求項１１に記載の勤怠管理システム。
【請求項１３】
勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理するための勤怠管理システムにおいて、
勤務者が所持している携帯電話機と、
前記携帯電話機に接続されると、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、前記携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、前記時刻データと前記携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成し、前記勤怠情報を電子メールとして送信する、勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータと、
ネットワークを介して前記電子メールを受信し、前記勤怠情報を記録する打刻データ記録用コンピュータとを含むことを特徴とする勤怠管理システム。
【請求項１４】
前記打刻データ生成用コンピュータは、前記勤怠情報を暗号化し、暗号化された前記勤怠情報を電子メールとして、前記ネットワークを介して前記打刻データ記録用コンピュータへ送信するものであり、
前記打刻データ記録用コンピュータは、暗号化された前記勤怠情報を復号可能である、請求項１３に記載の勤怠管理システム。
【請求項１５】
勤務地に設けられている勤務地コンピュータと、勤怠管理部門に設けられている管理部門コンピュータとをさらに含み、
前記勤務地コンピュータと前記管理部門コンピュータは、所定のタイミングで、前記ネットワークを介して、前記打刻データ記録用コンピュータに登録されている前記勤怠情報を確認可能であるとともに、前記打刻データ記録用コンピュータに承認情報を送信可能であり、
前記打刻データ記録用コンピュータは、前記承認信号を受信したら、登録されている前記勤怠情報をまとめて勤務実績表を作成し、前記承認情報とともに、前記ネットワークを介して前記勤務地コンピュータと前記管理部門コンピュータの少なくとも一方に送信可能である、請求項１１〜１４のいずれか１項に記載の勤怠管理システム。
【請求項１６】
前記勤務者は派遣社員であり、前記勤怠管理部門は人材派遣会社であり、前記勤務先は派遣先企業である、請求項１１〜１５のいずれか１項に記載の勤怠管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明が属する技術分野】
本発明は、勤務者の所持する携帯電話を利用する勤怠管理方法および勤怠管理システムに関し、特に派遣社員の派遣先における勤怠管理に適した勤怠管理方法および勤怠管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、勤怠管理方法としては、出勤簿やタイムカードを利用し、定期的に、例えば１ヶ月に１回、これらの出勤簿やタイムカードを確認して所定期間（１ヶ月間）の勤務状況を把握して、給与等に反映させる方法が一般的であった。しかし、派遣社員や出向社員など、勤怠管理部門と離れた場所で勤務している社員に関しては、勤務地にある出勤簿やタイムカードの記録を逐一回収する作業が必要であり、また、日常的な管理下におかれていないため、勤務記録の誤りや見解の相違等に基づくトラブルが生じる可能性があった。
【０００３】
そこで、近年のコンピュータの普及やインターネット等のネットワーク環境の整備に伴い、これらを用いてより正確で簡単に行える勤怠管理方法が開発されている。例えば、非特許文献１，２には、携帯電話機を利用して、ネットワークを介して勤怠情報を勤怠管理用コンピュータに送信する方法が提案されている。このような方法について、図５を参照して説明する。
【０００４】
図５に示すように、この勤怠管理システムは、勤務者が所持している携帯電話機２１０と、管理者から勤務者に対して付与される、携帯電話機２１０に装着可能な記憶媒体であるメモリースティック２２０と、勤怠管理用コンピュータである打刻データ記録装置２３０と、携帯電話機２１０と打刻データ記録装置２３０がそれぞれ接続されているインターネット等のネットワーク３００とからなる。
【０００５】
勤務者が、出勤時または退勤時に、携帯電話機２１０にメモリースティック２２０を装着すると、携帯電話機２１０は、メモリースティック２２０からの指令によりネットワーク３００を介して打刻データ記録装置２３０に接続される。ここで、メモリースティック２２０は携帯電話機２１０の電話番号を取得し、打刻データ記録装置２３０へ送信する。打刻データ記録装置２３０は事前に登録されている勤務者のデータベースの中から携帯電話機２１０の電話番号を検索し、勤務者を特定するとともに、内蔵された時計機能を参照して、その時点での時刻、大まかに言うと携帯電話機２１０からネットワーク３００を介してアクセスされた時点での時刻を、勤務者の出勤または退勤の時刻データとして記録する。打刻データ記録装置２３０はこの結果を携帯電話機２１０に送信し、携帯電話機２１０が自身の画面に表示する。こうして、打刻データ記録装置２３０に、勤務者の勤怠情報が記録されていく。なお、携帯電話機２１０からネットワーク３００を介して打刻データ記録装置２３０に接続する作業は、いわゆる打刻データ記録装置２３０のウェブサイトにアクセスする作業であり、メモリースティック２２０には、このウェブサイトのアドレス（ＵＲＬ）が記憶されている。
【０００６】
また、特許文献１には、勤怠情報データベースに時刻が登録されていない勤務者に対して催促メールを自動送信する勤怠管理システムが提案されている。これによると、各勤務者に関する勤怠情報の入力遅れ等によって勤怠管理業務が滞ったり、その対応のために作業が煩雑になったりすることが抑えられる。
【０００７】
特許文献２には、勤務先の管理者が勤務者の勤怠情報の承認を行った後にデータベースに記録する勤怠管理システムが提案されている。これによると、誤った勤怠情報が記録される可能性が低減する。
【０００８】
特許文献３には、勤務者が所持する携帯電話機からネットワークを介して勤怠管理用のサーバーに接続して勤務シフト等の確認が行え、また、勤務先にある番号通知機能付き電話機からネットワークを介して出勤および退勤の時刻を記録する勤怠管理システムが提案されている。
【０００９】
特許文献４には、勤務者が所持する携帯電話機（ＰＨＳ）からネットワークを介して勤怠管理用のサーバーに接続して出勤および退勤の時刻を記録する勤怠管理システムが提案されている。
【００１０】
特許文献５には、勤務者に予め付与されているバーコードカードを、読み取り機能付きの携帯電話機にて読み取り、ネットワークを介して勤怠管理用のサーバーに接続して出勤および退勤の時刻を記録する勤怠管理システムが提案されている。
【００１１】
【非特許文献１】
「イーシステムと日本システムデザイン、ビジネスアプリケーション事業で協業−専用アダプターを使った携帯電話向け勤怠管理システムを発表−」、［ｏｎｌｉｎｅ］、平成１４年１１月２７日、イーシステム株式会社、［平成１５年５月１６日検索］、インターネット＜ＵＲＬ  ：  ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｅ−ｓｙｓｔｅｍ．ｃｏ．ｊｐ／ｊａｐａｎｅｓｅ／ｔｏｐｉｃｓ／ｐｒｅｓｓ／ｄａｔａ／２００２＃１１２７．ｈｔｍｌ＞
【非特許文献２】
「〜タイムレコーダー不要ＷＥＢブラウザ型〜ＮＳＤ  Ｗｅｂ勤怠管理ｓｙｓｔｅｍ」、平成１４年９月１１日、日本システムデザイン株式会社、［平成１５年５月１６日検索］、インターネット＜ＵＲＬ  ：  ｈｔｔｐ：／／ｎｉｈｏｎ−ｓｙｓｄ．ｃｏ．ｊｐ／ｎｓｄ０２１１０８／ｐｄｆ／ｗｅｂｋｉｎｔａｉ．ｐｄｆ＞
【特許文献１】
特開２００２−１８３３９３号公報（請求項１、段落［０００９］、図１，１０）
【特許文献２】
特開２０００−２６８１００号公報（請求項１、段落［００７２］〜［００７３］、図１，２）
【特許文献３】
特開２００２−０２４５０３号公報（請求項５、段落［０００８］，［００４４］〜［００４９］、図１２）
【特許文献４】
特開２００２−０７３９１７号公報（請求項１〜３、段落［０００４］、図３）
【特許文献５】
特開２００２−２８８４０２号公報（請求項１、段落［０００３］〜［０００４］、図１）
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
非特許文献１，２に記載されている勤怠管理システム（図５参照）には、次のような問題点があった。
【００１３】
第１の問題点は、勤務者の携帯電話機２１０からネットワーク３００を介して打刻データ記録装置２３０にアクセスできない限り、何もできないことである。つまり、電波状況等の影響で携帯電話機２１０の電波が基地局に届かない場合や、携帯電話通信システムがダウンしている場合などには、出勤または退勤の時刻を記録するための作業が全く行えない。
【００１４】
第２の問題点は、勤務者の携帯電話機２１０からネットワーク３００を介して打刻データ記録装置２３０にアクセスし、打刻データ記録装置２３０の内部のデータベースを検索して勤務者を特定し、その結果を携帯電話機２１０の画面に表示するために時間がかかることである。しかも、携帯電話機２１０と打刻データ記録装置２３０との間の情報のやり取りが多いので、通信時間が長く通信費用がかさむことである。
【００１５】
第３の問題点は、勤務先の始業時および終業時の前後に、多くの勤務者の携帯電話機２１０からの打刻データ記録装置２３０へのアクセスが集中するため、打刻データ記録装置２３０の応答が鈍くなり易い（通信速度が遅くなり易い）ことである。これは、通信時間が長くなり、最悪の場合はタイムアウトとなる。そこで再通信する必要があるが、これは通信費用の増加を招く。また、打刻データ記録装置２３０に記録される時刻（打刻される時刻）は、打刻データ記録装置２３０自身の内蔵する時計を参照して行うが、応答速度が遅くなる分だけ記録される時刻データが実際の出勤時刻や退勤時刻よりも遅くなってしまい、勤怠管理の精度が低くなる。この問題点を回避するためには、大量の同時アクセスを捌ける高性能な打刻データ記録装置２３０を用意する必要があるが、これは勤怠管理システム全体のコスト増加につながる。
【００１６】
第４の問題点は、単純に、勤務者の携帯電話機２１０からネットワーク３００を介して打刻データ記録装置２３０へアクセスされた時刻を出勤時刻や退勤時刻として記録しているだけなので、休み時間に勤務した場合などに柔軟に対応することができないことである。
【００１７】
特許文献１〜５に記載の勤怠管理システムにおいても、基本的に前記した第１〜４の問題点と実質的な同様な問題点が存在する。さらに、特許文献１では、勤務スケジュールを設定する機能がないので、本来決められている勤務スケジュールと、記録された勤怠情報とに相違があるかどうかをシステム上で確認できず、従って、これらに相違があったとしても勤務者や管理者に通知されることはなく、データ集計時に混乱し修正作業が頻発するという問題がある。
【００１８】
特許文献２では、勤務者自身が出勤および退勤の時刻を入力し、これらを認証する手段がないため、勤務者が虚偽の勤務情報を入力する不正入力の防止策がない。また、勤務者本人の認証のためにＩＤデータおよびパスワードの入力が行われるが、他人にＩＤデータおよびパスワードが知らされて入力が代行される等の不正の防止策がない。さらに、勤務地を認証する手段がないため、勤務者が勤務地以外（例えば自宅）からデータを入力するといった不正も防止できない。勤務地の管理者が定期的に（例えば１ヶ月に１回程度）勤怠情報を承認する際に、全ての勤怠情報が正確であるかどうかを判断することは難しく、前記したような不正の発見は困難である。従って、管理者の承認作業があっても、不正の防止の効果としては十分とはいえず、これを強化するためには、管理者が従来の出勤簿と同様な記録を別途用意するか、勤怠情報の承認を毎日行う必要があり、ネットワークを利用した勤怠管理システムの利点が損なわれ、勤務地の管理者に多大な労力を強いることになる。
【００１９】
特許文献３でも、勤務者本人の認証のためにＩＤデータおよびパスワードの入力が行われるが、他人にＩＤデータおよびパスワードが知らされて入力が代行される等の不正の防止策がない。
【００２０】
特許文献４では、勤務地を認証するために、携帯電話システムの基地局情報として求められる、情報を入力する携帯電話機の位置情報を利用しており、携帯電話システムを管理する通信事業者に完全に依存している。従って、携帯電話システムがダウンしたときに、勤怠管理不能になるという欠点が特に顕著である。そして、勤務者の携帯電話機からネットワークを介してサーバーに勤怠データが記録された時刻を出勤時刻や退勤時刻として記録しているので、休み時間に勤務した場合などに柔軟に対応することができず、またアクセス不良等に基づく勤怠情報の誤りが生じ易い。
【００２１】
特許文献５では、万一、バーコードカードのバーコードがコピーされると、そのコピーを用いることによって、いつでもどこでも勤怠情報の記録が可能であり、場所や時刻の認証の信頼性に乏しい。
【００２２】
そこで本発明の目的は、以上説明した数々の問題点を解決し、携帯電話システムの通信状態や障害にかかわらず出勤時刻および退勤時刻を正確に記録することができ、煩雑な管理業務を必要とすることなく不正を抑制しつつ、携帯電話機およびネットワークを利用して容易に勤怠管理が行える勤怠管理方法および勤怠管理システムを提供することにある。
【００２３】
【課題を解決するための手段】
本発明の特徴は、勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理する勤怠管理方法において、勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータが、勤務者が所持している携帯電話機に接続された際に、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、時刻データと携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成するステップと、打刻データ生成用コンピュータが生成した勤怠情報を、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信するステップと、打刻データ記録用コンピュータが勤怠情報を受信して記憶するステップとを含むところにある。
【００２４】
この勤怠管理方法によると、登録される時刻データは、打刻データ生成用コンピュータが内蔵する時計機能を参照して取得した時刻データであるため、勤務者が虚偽の時刻データを設定することは不可能である。さらに、打刻データ生成用コンピュータが予め生成した勤怠情報を送信することによって登録を行うため、様々な要因で正常な送信が行えなかった場合でも、勤怠情報の内容が変更されることはない。従って、再送信をいつ行っても正確な勤怠情報が登録可能である。
【００２５】
打刻データ生成用コンピュータは前記勤怠情報を暗号化し、暗号化された前記勤怠情報は、電子メールとしてネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信され、打刻データ記録用コンピュータは、電子メールを受信したら、暗号化された前記勤怠情報を復号することが好ましい。その場合、電子メールを利用するので再送信作業が容易であり、打刻データ記録用コンピュータへの１回の送信処理だけで完了するため、通信時間が短く通信費用が安くすむ。それに伴って、打刻データ記録用コンピュータにかかる負荷が小さいため、同時にアクセスが集中した場合でも、応答性悪化を生じにくい。また、勤怠情報を暗号化することによって、勤務者による改竄が防止できる。
【００２６】
携帯電話機が、勤怠情報を、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信してもよい。その場合、勤務地に通信用設備を設ける必要がない。また、打刻データ記録用コンピュータが、予め登録されている勤務スケジュールと勤怠情報とを比較して、相違する場合には、ネットワークを介して携帯電話機に通知するステップをさらに含んでもよい。
【００２７】
あるいは、打刻データ生成用コンピュータが、勤怠情報を、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信してもよい。
【００２８】
勤怠情報は、打刻データ生成用コンピュータに予め設定されている、勤務地を示す識別データを含んでいてもよい。この識別データを、勤務地を示す認証データとして用いると、打刻データ生成用コンピュータが勤怠情報を生成した時点で、勤務者が勤務地にいたことが確認できる。
【００２９】
勤怠情報は、打刻データ生成用コンピュータの操作によって設定された、時刻データを補正するための補正情報を含んでいてもよい。これによって、勤怠管理の柔軟な運用が可能になる。
【００３０】
打刻データ記録装置が、予め登録されている電話番号と、勤怠情報に含まれている携帯電話番号とを比較して、勤務者の確認を行うステップをさらに含んでいてもよい。その場合、通常は貸し借りすることが少ないと思われる、勤務者が所持している携帯電話機の電話番号を、勤務者を確認するためのデータとして用いることができ、他人が勤怠情報の登録を代行する不正が行いにくくなる。
【００３１】
勤務地に設けられている勤務地コンピュータと、勤怠管理部門に設けられている管理部門コンピュータの少なくとも一方が、所定のタイミングで、ネットワークを介して、打刻データ記録用コンピュータに登録されている勤怠情報を閲覧し、内容を承認したら承認情報を、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータに送信するステップと、打刻データ記録用コンピュータが、承認情報を受信したら、登録されている勤怠情報をまとめて勤務実績表を作成し、承認情報とともに、ネットワークを介して勤務地コンピュータと管理部門コンピュータの少なくとも一方に送信するステップとをさらに含んでいてもよい。
【００３２】
本発明の他の特徴は、勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理するための勤怠管理システムにおいて、勤務者が所持している、電子メール送受信機能を有する携帯電話機と、携帯電話機に接続されると、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、時刻データと携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成し、携帯電話機に、勤怠情報を電子メールとして送信させる、勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータと、ネットワークを介して電子メールを受信し、勤怠情報を記録する打刻データ記録用コンピュータとを含むところにある。打刻データ生成用コンピュータは、勤怠情報を暗号化し、携帯電話機に、暗号化された勤怠情報を電子メールとして、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信させるものであり、打刻データ記録用コンピュータは、暗号化された勤怠情報を復号可能であることが好ましい。
【００３３】
本発明のもう１つの特徴は、勤務者の勤務地への出勤時刻および退勤時刻を管理するための勤怠管理システムにおいて、勤務者が所持している携帯電話機と、携帯電話機に接続されると、内蔵する時計機能を参照して時刻データを得るとともに、携帯電話機から該携帯電話機の携帯電話番号を得て、時刻データと携帯電話番号とを含む勤怠情報を生成し、勤怠情報を電子メールとして送信する、勤務地に配置されている打刻データ生成用コンピュータと、ネットワークを介して電子メールを受信し、勤怠情報を記録する打刻データ記録用コンピュータとを含むところにある。打刻データ生成用コンピュータは、勤怠情報を暗号化し、暗号化された勤怠情報を電子メールとして、ネットワークを介して打刻データ記録用コンピュータへ送信するものであり、打刻データ記録用コンピュータは、暗号化された勤怠情報を復号可能であることが好ましい。
【００３４】
勤務地に設けられている勤務地コンピュータと、勤怠管理部門に設けられている管理部門コンピュータとをさらに含み、勤務地コンピュータと管理部門コンピュータは、所定のタイミングで、ネットワークを介して、打刻データ記録用コンピュータに登録されている勤怠情報を確認可能であるとともに、打刻データ記録用コンピュータに承認情報を送信可能であり、打刻データ記録用コンピュータは、承認信号を受信したら、登録されている勤怠情報をまとめて勤務実績表を作成し、承認情報とともに、ネットワークを介して勤務地コンピュータと管理部門コンピュータの少なくとも一方に送信可能であってもよい。
【００３５】
本発明は、勤務者は派遣社員であり、勤怠管理部門は人材派遣会社であり、勤務先は派遣先企業である場合に、人材派遣会社と派遣先企業とで勤怠情報を一元的に管理でき、特に効果的である。
【００３６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００３７】
図１に、本発明の第１の実施形態の勤怠管理システムが模式的に示されている。この勤怠管理システムは、勤務者が所持する携帯電話機１０と、勤務地に配置されている打刻データ生成端末２０および勤務地端末３０と、勤怠管理部門にて管理される管理部門端末４０と、打刻データ記録装置５０と、これらを相互に接続するインターネット等のネットワーク１００とから構成されている。
【００３８】
携帯電話機１０は、少なくともネットワークへの接続機能と電子メール送受信機能を有するものであり、広く普及している一般的なものでよい。
【００３９】
打刻データ生成端末２０は、携帯電話機１０に何らかの手段によって接続可能なコンピュータであり、据置型であっても、本勤怠管理システムのために製造されたアタッチメント型であってもよい。この打刻データ生成端末２０は、カレンダーおよび時計機能と、打刻データ記録装置５０の宛先アドレスや、勤務先を示す識別データ（ＩＤデータ）等を記憶する記憶手段などを有し、勤怠情報（打刻データ）を作成可能かつ暗号化可能であるとともに、携帯電話機１０に打刻データ記録装置５０への電子メールの送信指令を出力するものである。具体的には、打刻データ生成端末２０は、外部接続コネクタに接続されると、自動的に打刻データを作成して暗号化した後、自動的に携帯電話機１０に打刻データ記録装置５０宛の電子メールを送信させる。また、打刻データ生成端末２０は、打刻データ記録装置５０からネットワーク１００を介してエラー通知が送られてきた場合に、それを受信する機能を有する。打刻データの作成内容については、後述する勤怠管理方法の説明の中で詳細に述べる。
【００４０】
勤務地端末３０は、一般的なパーソナルコンピュータであってよく、打刻データを勤務地の管理者が承認したことを示す承認情報を、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０に登録可能なものである。
【００４１】
管理部門端末４０は、勤怠管理部門に配置されている一般的なパーソナルコンピュータであってよく、勤怠管理部門の管理者が、勤務者の基本情報（氏名、住所、携帯電話番号、メールアドレス等）や、勤務スケジュール（勤務地、勤務期間、１日の勤務時間、休暇等）や、打刻データを承認したことを示す承認情報を、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０に登録可能なものである。
【００４２】
打刻データ記録装置５０は、一般的なパーソナルコンピュータであってよく、勤務地端末３０からネットワーク１００を介して送られた承認情報と、管理部門端末４０からネットワーク１００を介して送られた勤務者の基本情報や勤務スケジュールや承認情報とを記憶可能であるとともに、携帯電話機１０からネットワーク１００を介して送られた、暗号化された打刻データを復号してデータベースに登録可能なものである。また、打刻データ記録装置５０は、必要に応じて、携帯電話機１０や勤務地端末３０や管理部門端末４０にネットワーク１００を介して様々な情報を送信可能である。
【００４３】
以上概略を説明した勤怠管理システムによって、勤務者の勤怠管理を行う方法について、図２〜３のフローチャートを参照して以下に具体的に説明する。
【００４４】
まず、図２に示すように、勤怠管理に先立って、勤怠管理部門の管理者は、管理部門端末４０からネットワーク１００を介して、勤務者の基本情報および勤務スケジュールを打刻データ記録装置５０に登録する（ステップＳ１）。派遣者の基本情報としては、氏名、住所、携帯電話番号、メールアドレス等が挙げられる。また、勤務スケジュールとしては、勤務地、勤務期間、１日の勤務時間、休暇等が挙げられる。
【００４５】
ステップＳ１の準備登録作業が完了した状態で勤務が開始される。勤務者は、勤務に際して、個人で所有している、または勤怠管理部門から付与された携帯電話機１０を所持する。勤怠管理部門はその携帯電話機１０の携帯電話番号やメールアドレスを認識しており、これらは前記した通り打刻データ記録装置５０に登録されている。そして、図３に示すように、勤務者は毎日の出勤時に、勤務地に配置されている打刻データ生成端末２０を操作して、出勤時の処理であることを指定し（ステップＳ２）、さらに、出勤時刻および退勤時刻に対する補正情報がある場合には（ステップＳ３）、補正情報を設定する（ステップＳ４）。補正情報がない場合には（ステップＳ３）、補正情報を設定するステップＳ４は省略する。なお、補正情報とは、勤務の都合等に応じて任意に設定可能であるが、一例を挙げると、「休み時間中も働く予定であるため、休み時間の分だけ時間外勤務とみなす」とか、「その日のみ勤務時間を変更する」というような内容であり、具体的には時刻補正量である。実際には、打刻データ生成端末２０の簡単な操作によって時刻補正量を容易に設定できるように、打刻データ生成端末２０にスイッチなどが設けられているのが好ましい。
【００４６】
ステップＳ２〜Ｓ４における打刻データ生成端末２０の操作が終わったら、この打刻データ生成端末２０を携帯電話機１０の外部接続コネクタに接続する（ステップＳ５）。打刻データ生成端末２０は、携帯電話機１０に接続されると、以下のステップＳ６〜Ｓ１２において、打刻データを自動的に生成する。
【００４７】
すなわち、まず打刻データ生成端末２０は、自らが内蔵しているカレンダーおよび時計を参照して、携帯電話機１０と接続された時点の時刻を、打刻データ記録装置５０に登録すべき打刻データの１つとして記憶する（ステップＳ６）。ステップＳ２において、出勤時の処理であることが指定されているので、この時刻が出勤時刻となる。次に、打刻データ生成端末２０は、接続されている携帯電話機１０に電話番号を要求し（ステップＳ７）、それに応じて携帯電話機１０は打刻データ生成端末２０に電話番号を通知する（ステップＳ８）。そこで打刻データ生成端末２０はその携帯電話番号を、打刻データ記録装置５０に登録すべき打刻データの１つとして記憶する（ステップＳ９）。
【００４８】
そこで、打刻データ生成端末２０は携帯電話機１０にメール作成機能の起動を要求し（ステップＳ１０）、携帯電話機１０はメール作成画面を起動する（ステップＳ１１）。打刻データ生成端末２０は、打刻データ生成端末２０自体に予め記録されている勤務地を示す識別データ（ＩＤデータ）と、ステップＳ６，Ｓ９で記憶した時刻データおよび携帯電話番号と、ステップＳ２で指定された「出勤」を示すデータと、ステップＳ４で補正情報が設定された場合にはその補正情報（時刻補正量）とをまとめた打刻データを自動的に作成し暗号化した後、携帯電話機１０のメール作成画面に書き込む（ステップＳ１２）。そして、打刻データ生成端末２０は携帯電話機１０のメール送信機能を作動させて、前記した暗号化された打刻データが書き込まれた電子メールを、打刻データ生成端末２０自体に予め記録されている宛先メールアドレスへ送信させるように指令を出し（ステップＳ１３）、それを受けて携帯電話機１０は、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０へ電子メールを自動送信する（ステップＳ１４）。
【００４９】
こうして送信された、暗号化された打刻データが書き込まれた電子メールは、打刻データ記録装置５０によって受信され、暗号が復号される（ステップＳ１５）。そして、打刻データ記録装置５０は、復号された打刻データをデータベースに記録する（ステップＳ１６）。こうして、打刻データ記録装置５０に勤務者の出勤時刻が記録される。なお、ステップＳ４で補正情報が設定されている場合には、ステップＳ１５にて打刻データ記録装置５０が打刻データを復号した後に、時刻データを補正情報に従って補正することができる。
【００５０】
ステップＳ１４において携帯電話機１０はメール送信処理を行うが、例えば、携帯電話システムの電波状況の悪さや、基地局など携帯電話通信システムの設備の不具合やメンテナンスのためのサービス停止などの理由で、正常に送信できない場合があり得る。そこで、正常に送信できたかどうかを確認する（ステップＳ１７）。もしも、正常に送信できなかった場合には、携帯電話機１０の画面上にエラーメッセージを表示する（ステップＳ１８）。その場合、勤務者は、適宜のタイミングで、手動で電子メールを再送信する（ステップＳ１９）。暗号化された打刻データが書き込まれた電子メールは、携帯電話機１０の送信履歴に保存されているので、容易に再送信可能である。
【００５１】
打刻データ記録装置５０は、管理部門端末４０からネットワークを介して予め設定された勤務スケジュールと、携帯電話機１０から送信された勤怠情報を比較し（ステップＳ２０）、勤務時間が相違した場合や記録すべき勤怠情報が存在しないなどの問題がある場合には、その旨を通知する電子メールを、ネットワーク１００を介して携帯電話機１０に送信する（ステップＳ２１）。この通知を携帯電話機１０にて受け取った勤務者は、必要に応じて、打刻データの再送信や、勤怠管理部門と連絡をとって協議するなどの対応をとる。
【００５２】
なお、勤務者の退勤時にも、ステップＳ２〜Ｓ２１と同様な勤怠情報登録作業が行われる。ただし、ステップＳ２において、勤務者は打刻データ生成端末２０を操作して「退勤」と設定する。ステップＳ４では、その時の事情に応じて、必要があれば適宜補正情報が設定される。それ以外の処理の流れは、前記したのと同じである。
【００５３】
このようにして、勤務者の勤怠情報が打刻データ記録装置５０に記録されていく（図３参照）。次に、打刻データ記録装置５０に記録された勤怠情報の処理について、図２を参照して説明する。
【００５４】
例えば１ヶ月に１回の勤怠情報集計時が到来したことが確認されたら（ステップＳ２２，Ｓ２２’）、勤務地の管理者が勤務地端末３０を用いて、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０にアクセスし、勤怠情報、すなわち記録された１ヶ月分の打刻データを閲覧する（ステップＳ２３）。そして、問題がないと判断した場合には（ステップＳ２４）、勤務地端末３０からネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０に承認情報を登録する（ステップＳ２５）。同様に、勤怠管理部門の管理者は管理部門端末４０を用いて、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０にアクセスして勤怠情報を閲覧し（ステップＳ２３’）、問題がないと判断した場合には（ステップＳ２４’）、打刻データ記録装置５０に承認情報を登録する（ステップＳ２５’）。
【００５５】
こうして、勤務地端末３０からの承認情報と管理部門端末４０からの承認情報がいずれも得られたら（ステップＳ２６）、打刻データ記録装置５０は、承認された打刻データに基づいて、承認を受けたことが記載されている勤務実績表および請求書を作成し、ネットワーク１００を介して勤務地端末３０と管理部門端末４０のいずれか一方または両方に送信する（ステップＳ２７）。勤務地端末３０または管理部門端末４０によって勤務実績表および請求書を受け取った勤務地の管理者または勤怠管理部門の管理者は、それに基づいて勤務者の給与計算を行うなどの勤怠管理を行う（ステップＳ２８，Ｓ２８’）。なお、図２には、便宜上、勤務地端末３０と管理部門端末４０の両方に、打刻データ記録装置５０からの勤務実績表および請求書が送信され（ステップＳ２７）、両者が勤怠管理を行う（ステップＳ２８，Ｓ２８’）ように示しているが、勤務地端末３０と管理部門端末４０のいずれか一方のみがこれらの作業を行うようにしてもよい。すなわち、打刻データ記録装置５０からの勤務実績表および請求書の送信を、勤務地端末３０と管理部門端末４０のいずれか一方のみにして、ステップＳ２８とステップＳ２８’のいずれか一方を省略してもよい。
【００５６】
なお、ステップＳ２４，Ｓ２４’で、登録されている勤怠情報に問題が発見された場合や、ステップＳ２６で承認情報が完備していないことが発見された場合には、以降の作業は行わずに終了し、管理者等が適宜に対処するのを待つことになる。
【００５７】
ステップＳ１４において、何らかの理由で携帯電話機１０から電子メールが送信されず打刻データ記録装置５０に通信できなかった場合、従来のシステムおよび方法であれば、記録すべき出勤（または退勤）時刻が再送信時の時刻になってしまうなど、誤った勤怠情報が登録されてしまい、正確な勤怠管理が行えないという問題があった。しかし、本実施形態では、出勤（または退勤）時刻は、ステップＳ６において打刻データ生成端末２０が内蔵する時計に基づいて確定され、ステップＳ１２において電子メール本文として書き込まれており、その後変更されることはない。従って、電子メールの再送信がいつになろうとも、正確な出勤（または退勤）時刻を打刻データ記録装置５０に記録することができ、正確な勤怠管理が可能である。また、ステップＳ１４において電子メールが正常に送信されたものの、何らかの理由で遅延が生じて打刻データ記録装置５０へのメール到着が遅れたとしても、従来例のように打刻データ記録装置５０の内蔵する時計を参照してそれにアクセスされた時刻を打刻データとして記録するのではなく、電子メールに既に書き込まれている出勤（または退勤）時刻を打刻データとして記録するので、正確な勤怠管理が行える。
【００５８】
前記した通り、本実施形態では、勤怠情報の登録は電子メールを一度送信するだけで行われ、打刻データは、携帯電話機１０に通信前に予め打刻データ生成端末２０によって作成されているため、従来のようにネットワークを介して打刻データ記録装置にアクセスして表示した画面に必要な情報を逐一入力する場合に比べて、通信時間が非常に短くなり通信費用が安くすむとともに、入力作業の手間が省ける。さらに、多数の携帯電話機１０からネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０へのアクセスがある程度集中しても、１つのアクセス毎の通信時間が非常に短いため、打刻データ記録装置５０の負荷が小さく応答性悪化を生じにくい。従って、打刻データ記録装置５０は、処理能力に著しく優れたコンピュータである必要がないので、勤怠管理システム全体のコストを抑えることができる。
【００５９】
本実施形態では、勤務者の所持する携帯電話機１０を使用して打刻データの送信を行うため、勤務地の通信設備などを必要としない。そして、携帯電話機１０は通常の電話や電子メールの通信手段として日常的に用いられることが多く、長時間に亘って貸し借りされる可能性が低い。本実施形態では、このような携帯電話機１０の電話番号によって勤務者の認証を行うため、他人が代行する不正が生じにくい。
【００６０】
打刻データは暗号化されているので、勤務者が不正に改竄することはできない。携帯電話機１０の送信履歴に保存されている電子メールの暗号化された打刻データを、部分的に削除したり意味のない表記に書き換えることはできても、管理者を欺くように適当にずらした時刻を記載することは不可能である。
【００６１】
打刻データは、勤務地にある打刻データ生成端末２０を用いないと生成できず、さらに、勤務者が勤務地にいたことは、打刻データ生成端末２０に設定されている、勤務地を表す識別データ（ＩＤデータ）によって認証されるため、勤務地以外で虚偽の打刻データを作成して送信することはできない。特に、時刻データは、勤務者が入力するのではなく、打刻データ生成端末２０の内蔵する時計を参照して確定されるため、虚偽の時刻を登録することは不可能である。
【００６２】
また、本実施形態では、打刻データ生成端末２０の操作によって補正情報（時刻補正量）を設定できるため、柔軟な勤怠管理ができる。しかも、この補正は、勤務者が時刻データ自体を直接変更するのではなく、携帯電話機１０と打刻データ生成端末２０を接続した時刻データと補正情報とがともに打刻データ生成端末２０に送信されるため、勤務者が虚偽の時刻データを作成して登録する不正は抑制される。さらに、管理者は、勤務地端末３０または管理部門端末４０からネットワーク１００を介して、打刻データ記録装置５０に記憶されている補正情報の内容を知ることができるため、補正の承認が行える。
【００６３】
本実施形態では、打刻データ記録装置が、予め登録されている勤務スケジュールと、携帯電話機１０から送られた勤怠情報とを比較して相違点がある場合には、その旨を携帯電話機１０に通知することによって、勤怠情報の集計時に全ての修正作業が集中しないように予め修正作業が行うように促すことができる。
【００６４】
本実施形態の勤怠管理方法およびシステムは、通常の企業の一般社員や出向社員の勤怠管理のみならず、人材派遣業務において用いられると非常に有効である。その場合、前記した説明中の「勤務地」を「派遣先（派遣先企業）」、「勤怠管理部門」を「派遣元（人材派遣会社）」、「勤務者」を「派遣社員」と読み替えると理解しやすい。なお、本実施形態を人材派遣業務に応用する場合、前記した数々の効果に加えて、勤怠情報を一元的に管理でき、派遣元管理者と派遣先管理者の両方が勤怠情報を承認するステップを含んでいるため、勤務実績の認識の相違などによる派遣元と派遣先の間の給与請求時などのトラブルを回避できるという利点がある。
【００６５】
次に、本発明の第２の実施形態について図４を参照して説明する。第２の実施形態は、打刻データ生成端末２０の他の例として、メール送信機能付き勤怠管理プログラムを実装した端末１２０が用いられており、携帯電話機１０からではなく端末１２０から、打刻データが記載された電子メールを、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０に送信する構成である。それ以外の構成および方法は、前記した第１の実施形態と同様であるため説明を省略する。
【００６６】
本実施形態において、勤務者は、出勤時および退勤時に、端末１２０の勤怠管理プログラムを起動する。すると、端末１２０の勤怠管理プログラムは、勤務者に携帯電話機１０を端末１２０に接続するように促すメッセージを表示する。勤務者が携帯電話１０を端末１２０に接続すると、勤怠管理プログラムは携帯電話機１０の携帯電話番号と、端末１２０が持つ時計機能に基づく時刻データを取得し、これらの情報を暗号化して、ネットワーク１００を介して打刻データ記録装置５０に、電子メールとして送信する。打刻データ記録装置５０は、この電子メールを受信すると、その本文として記載されている暗号を復号して携帯電話番号と時刻データを読み取り、さらに電子メールの送信元ＩＰアドレスを読み取り、これらを打刻データとして登録する。端末１２０のＩＰアドレスを、勤務地情報と関連付けて事前に打刻データ記録装置５０に記録しておくと、電子メールの送信元ＩＰアドレスと比較することによって、端末１２０の認証、ひいては勤務地の認証が行える。
【００６７】
何らかのトラブルによって電子メールが正常に送信されなかった場合にも、端末１２０から、勤怠情報が記載された電子メールを再送信することによって、第１の実施形態と同様に正確な勤怠情報の登録が行える。
【００６８】
端末１２０のネットワーク設定機能や時計設定機能は、管理者用ＩＤデータおよびパスワードを入力しないと使用できない仕組みにしておくと、勤務者が任意にＩＰアドレスや時刻データを取得したり変更することはできない。
【００６９】
本実施形態でも、勤務者の認証として携帯電話番号を用い、時刻データは端末１２０の内蔵する時計の時刻データを用い、前記したように勤務地の認証として端末１２０のＩＰアドレスを用いるため、厳密な認証を実施して正確な勤怠管理を行うことができる。
【００７０】
なお、図４に示す勤怠管理システムは、勤務地が勤怠管理部門と離れている出向社員や派遣社員を前提としていないため、第１の実施形態の勤務地端末３０と管理部門端末４０が省略されている。
【００７１】
【発明の効果】
以上説明した本発明の勤怠管理方法および勤怠管理システムによると、通常は貸し借りすることが少ないと思われる、勤務者が所持している携帯電話機の電話番号を、勤務者を確認するためのデータとして用いることができ、他人が勤怠情報の登録を代行する不正が行いにくい。また、登録される時刻データは、打刻データ生成用コンピュータが内蔵する時計機能を参照して取得した時刻データであるため、勤務者が虚偽の時刻データを設定することは不可能である。
【００７２】
さらに、打刻データ生成用コンピュータが予め生成した勤怠情報を送信することによって登録を行うため、携帯電話システムの電波状況や通信システム上の問題など様々な要因で正常な送信が行えなかった場合でも、勤怠情報の内容が変更されることはない。従って、再送信がいつ行われるかにかかわらず、正確な勤怠情報が登録可能である。
【００７３】
特に、勤怠情報の登録が電子メールの送信によって行われる場合には、再送信作業が容易であり、打刻データ記録用コンピュータへの１回の送信処理だけで完了するため、通信時間が短く通信費用が安くすむ。それに伴って、打刻データ記録用コンピュータにかかる負荷が小さいため、同時にアクセスが集中した場合でも、応答性悪化を生じにくい。この勤怠情報を登録するための送信処理が、勤務者が所持している携帯電話機によって行われる構成であるならば、勤務地に通信用設備を設ける必要がない。
【００７４】
打刻データ生成用コンピュータが勤怠情報を暗号化し、暗号化された勤怠情報を打刻データ記録用コンピュータに送信する構成にすると、勤務者による改竄の不正が防止できる。
【００７５】
打刻データ生成用コンピュータに予め設定されている識別データを、勤務地を示す認証データとして用いる場合には、打刻データ生成用コンピュータが勤怠情報を生成した時点で、勤務者が勤務地にいたことが確認される。
【００７６】
打刻データ生成用コンピュータによって補正情報を設定可能にし、打刻データ記録装置に送信される勤怠情報にこの補正情報を含ませるようにすると、勤怠管理の柔軟な運用が可能になる。管理者が打刻データ記録装置にアクセスしてこの補正情報を確認できる構成であるとより好ましい。この場合、補正情報の有無にかかわらず、勤怠情報の時刻データは、打刻データ生成用コンピュータが携帯電話機と接続された時刻であり、打刻データ生成用コンピュータの内蔵する時計機能を用いて自動的に設定されるため、勤務者が時刻データを改竄する不正の介在する余地はない。
【００７７】
打刻データ記録用コンピュータが、予め設定されている勤務スケジュールと実際に登録された勤怠情報を比較して、相違がある場合は勤務者に通知するように設定されると、勤怠情報の集計時に修正作業が集中しないように、前もって対応できる。
【００７８】
本発明を人材派遣業務に応用すると、勤怠情報を一元的に管理でき、派遣元の管理者と派遣先の管理者の両者の承認を求める構成にして、勤務実績の認識の相違などによる派遣元と派遣先の間のトラブルを回避できるため、特に効果的である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態の勤怠管理システムを概略的に示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態の勤怠管理方法を示すフローチャートである。
【図３】図２のフローチャートのうち、勤怠情報を登録する作業ステップを抜き出して詳細に示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施形態の勤怠管理システムを概略的に示すブロック図である。
【図５】従来の勤怠管理システムの一例を概略的に示すブロック図である。
【符号の説明】
１０      携帯電話機
２０      打刻データ生成端末（打刻データ生成用コンピュータ）
３０      勤務地端末（勤務地コンピュータ）
４０      管理部門端末（管理部門コンピュータ）
５０      打刻データ記録装置（打刻データ記録用コンピュータ）
１００    ネットワーク
１２０    端末（打刻データ生成用コンピュータ）
２１０    携帯電話機
２２０    メモリースティック
２３０    打刻データ記録装置
３００    ネットワーク
【図１】
2004355344.tif 000003
【図２】
2004355344.tif 000004
【図３】
2004355344.tif 000005
【図４】
2004355344.tif 000006
【図５】
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