(57)【要約】【課題】メールを共有する場合、共有しようとするメールデータをサーバー上の記憶装置に格納する必要があるが、近年画像データのように容量の大きな添付ファイルが増えており、サーバーの記憶装置にメールデータを記憶する方法では容量的な負担が大きくなってきた。【解決手段】上記課題を解決するため、第１の端末装置及び第２の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、前記第１の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第２の端末装置へ送信し、前記第２の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第１の端末装置が前記第２の端末装置へ共有メールを送信する。【選択図】  図１
2004355427.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の端末装置及び第２の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、
前記第１の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第２の端末装置へ送信するリンク情報送信手段と、
前記第２の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第１の端末装置が前記第２の端末装置へ共有メールを送信する共有メール送信手段と、を有することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
他の第１端末装置と電子メールの送受信を行う電子メールシステムで利用可能な端末装置であって、
電子メールを記憶しているメールデータベースと、
前記メールデータベースに記憶されている電子メールの中から、前記他の第１端末装置と共有する指定を行う共有指定部と、
前記共有指定部により共有する指定を行われた電子メールである共有メールのリンク情報を記憶する共有メーリングテーブルと、
前記共有メーリングテーブルに記憶されたリンク情報を前記他の第１端末装置へ送信する送信部と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項３】
請求項２に記載の端末装置であって、
前記他の第１端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記メールデータベースに記憶された共有メールを前記他の第１端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。
【請求項４】
請求項２に記載の端末装置であって、
前記他の第１端末装置とは異なる他の第２端末装置とも電子メールの送受信を行い、
前記共有指定部は、前記メールデータベースに記憶された電子メールの中から前記他の第２端末装置と共有する指定を行うことができ、
前記送信部は、前記共有指定部で前記他の第２端末装置と共有する指定を行われた電子メールである第２共有メールのリンク情報を前記他の第２端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。
【請求項５】
請求項２に記載の端末装置であって、
前記他の第２端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記第２共有メールの送信を要求された場合、前記メールデータベースに記憶された第２共有メールを前記他の第２端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。
【請求項６】
請求項２に記載の端末装置であって、
前記他の第１端末装置のオンライン状態かオフライン状態かを把握するグループ管理テーブルを有することを特徴とする端末装置。
【請求項７】
第１記憶部と、第２記憶部と、選択部と、通信部と、を有する端末装置に、
前記第１記憶部が、電子メールを記憶する手順と、
前記選択部が、前記記憶された電子メールから共有メールを選択する手順と、
前記第２記憶部が、前記共有メールのリンク情報を記憶する手順と、
前記通信部が、前記記憶されたリンク情報を他の端末装置へ送信する手順と、
前記通信部が、前記他の端末装置から、前記リンク情報を用いて共有メールの送信を要求された場合、前記共有メールを送信する手順と、
を実行させるソフトウェア。
【請求項８】
電子メールを記憶するステップと、
前記電子メールから共有メールを選択するステップと、
前記共有メールのリンク情報を記憶するステップと、
前記リンク情報を所定端末装置へ送信するステップと、
前記所定相手からリンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記共有メールを送信するステップと、
を有する電子メール共有方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールシステムのメールの共有方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来技術では、ある特定のユーザーが受信したメールの中から、共有するメールの全メールデータをグループ内の端末装置からアクセス可能なサーバー上に格納することで、他のユーザーが参照可能とするメール共有が実現されている。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−３６５６８号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年マルチメディアデータの普及で、パソコン用の記憶装置の代表であるハードディスク等は大容量、低価格化が急激な速度で進んでいる。これに伴いサーバーの記憶装置も大容量化してはいるが、サーバーは故障や障害のため管理者が定期的にバックアップ等をしている関係で、容量が不足したから容易に追加するという状況にないのが実態である。このため、通常サーバーの記憶装置の容量は、グループ毎にサイズを割り当てられ、容量を超えない範囲で運用し、仮にサーバーの記憶装置上に割り当てられた容量が少なくなった場合は、不必要なデータや古いデータを削除する等をグループ毎に対応している。
【０００５】
また、メールで送受信されるデータが従来の文字コードのみである場合は、メールデータの容量もそれ程大きくはないので、共有するメールデータをサーバー上に格納していても、サーバーの記憶装置の容量的な負担は少なく、自由に共有することができた。しかし、上記記載の通りマルチメディアの普及で、メールで送受信されるデータに文字コード等のテキストデータより大容量の画像、動画、音声等データ等が含まれるようになった。例えば、一般的な画像入り文書のメールは容量が大抵約１メガバイト程度あり、これを文字にすると５０万文字に相当し、一般的なメールを約１０００文字程度とすると、画像入り文書のメールは約５００倍の容量になることを意味している。このため、メールデータの容量は大きなものとなってきており、メールデータを格納するための記憶装置も大容量のものが必要となってきている。
【０００６】
しかしながら、上記従来技術では、サーバー上に共有メールのメールデータを格納する必要があるため、サーバーの記憶装置の容量的な負担が大きくなってしまうという問題があった。例えば、サーバーの記憶装置の容量的な制限により、メールを多数共有できない等の問題が発生する場合がある。
【０００７】
本発明は、上記問題を解決し、サーバの負荷を低減しつつ、メールを多数共有できるようにすることを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の電子メールシステムは、第１の端末装置及び第２の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、前記第１の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第２の端末装置へ送信し、前記第２の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第１の端末装置が前記第２の端末装置へ共有メールを送信する。
【０００９】
この構成とすることにより、共有したい電子メールをサーバに記憶させず直接第１の端末装置から第２の端末装置へ送信することから、サーバの記憶装置の容量的負荷を低減しつつ、電子メールを多数共有することができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
本発明に係る電子メールシステムにおける第１の実施の形態について図１〜図８を用いて説明する。
【００１１】
図１は、第１の実施の形態を適用した電子メールシステムの端末装置の構成図である。１は端末装置であり、本実施の形態では、実際には端末装置１は複数台で構成され、更にメールを送受信するためのメールサーバー装置と通信路２で接続されているが、図１では端末装置１を１台と通信路２のみ記載し、後は省略している。
【００１２】
１１は表示装置で、主に液晶等を用い、文字や図形やイメージ等を各種アプリケーションの指示で表示する装置である。１２は入力装置で、主に本端末装置１本体にあるキーボードを用い、ユーザーからの入力を受け付ける装置である。
【００１３】
１３は記憶装置で、主にＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）やハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本端末装置１の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、本端末装置１を利用しているユーザーのメールデータベース１３１や、後述の本端末装置１で共有しているメールを特定するための共有フラグ管理テーブル１３２や、他の端末装置で共有としているメールを取得し格納する際に必要な情報を保持している共有メールリンクテーブル１３３や、メールを共有可能な端末装置を特定するための端末装置情報を保持しているグループ管理テーブル１３４も記憶装置１３に格納される。
【００１４】
１４は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、ローカルエリアネットワーク（以下ＬＡＮ）や電話回線等を経由して、端末装置１が他のサーバー装置や他の端末装置と通信するための装置である。
【００１５】
１５は制御部で、本端末装置１の上記記載の各種装置を制御するための各種制御部や、本端末装置１のメール送受信、共有処理を制御する機能部等である。以下に端末装置１の制御部１５について説明する。
【００１６】
１５１は表示制御部で、端末装置１内の各種アプリケーション等の指示で、表示装置１１に文字や図形やイメージ等からなる知覚情報を表示するための制御を行う。１５２は入力制御部で、入力装置１２から入力された入力情報等を各制御部や各アプリケーションへ通知する。１５３は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置１３に対してデータ読み書き制御を行う。なお、端末装置１を利用しているユーザーのメールデータベース１３１や、本実施の形態の共有フラグ管理テーブル１３２、共有メールリンクテーブル１３３やグループ管理テーブル１３４のデータも記憶制御部１５３を介して記憶装置１３に格納される。１５４は通信制御部で、端末装置１がメールサーバー装置等のサーバー装置や他の端末装置等と通信する際の通信装置１４の制御を行う。
【００１７】
１５５は本実施の形態の端末装置１を実現するためのメール端末機能部で、メール送受信部１５５１、メールデータベース管理部１５５２、メール作成部１５５３、共有管理部１５５４とで構成する。メール送受信部１５５１は通信路２に接続してあるメールサーバー装置のメールボックスに格納されているユーザーのメールデータを端末装置１のメールデータベース１３１内の受信トレイフォルダに格納する処理や、ユーザー指示でメールデータベース１３１内の送信トレイフォルダに格納されているメールを他のユーザーに送信する処理を行う。メールデータベース管理部１５５２はメール送受信部１５５１で送受信したメールを記憶装置１３内で管理する機能で、ユーザーが送受信したメールをメールデータベース１３１に格納する処理と、これを分かりやすくするために階層的に表示及びメールの本文等の内容を表示する処理、目的別に整理する処理、不要なメールを削除する処理を提供する。メール作成部１５５３は送信するメールを作成する処理を提供する。作成したメールはメールデータベース管理部１５５２の処理により、メールデータベース１３１内の送信トレイフォルダに格納され、その後メール送受信部１５５１のメール送信指示で通信路２を経由して送信される。
【００１８】
共有管理部１５５４は本実施の形態の端末装置１を実現するための処理部で、メール共有指定部１５５４１、リンクテーブル管理部１５５４２、グループ管理部１５５４３、共有メール提供部１５５４４、共有メール取得部１５５４５とで構成する。メール共有指定部１５５４１はユーザーにメールデータベース１３１の中から、共有したいメールを指定させる処理と、指定されたメールのメールＩＤや端末アドレス等のリンク情報を共有メールリンクテーブル１３３に登録するとともにグループ管理テーブル１３４に登録されている端末装置に通知し、さらに指定された共有メールに関する情報を共有フラグ管理テーブル１３２に格納する処理を行う。なお、送信するデータは共有メールリンクテーブル１３３の記憶情報の形式とする。リンクテーブル管理部１５５４２は、他の端末装置のメール共有指定部１５５４４１から送信された共有メールのリンク情報を受け、共有メールリンクテーブル１３３に追加する。また、上記共有メールのリンク情報の取得要求を受けた場合は、リンクテーブル管理部１５５４２でこれを受け、共有メールリンクテーブル１３３から対応するリンク情報を読み出し、要求元端末装置へメール共有のリンク情報を送信する処理を行う。さらに、共有メールリンクテーブル１３３に追加登録された情報を表示する処理を行う。
【００１９】
ここで、本端末装置１が通信路２から切り離されたオフライン状態から、接続されたオンライン状態に移行したタイミングで、グループ管理テーブル１３４に登録された各端末に、共有メールのリンク情報を要求し、取得した共有メールのリンク情報を、共有メールリンクテーブル１３３へ登録する処理を行う。
【００２０】
グループ管理部１５５４３はメールを共有するグループをユーザーに指定させ、グループ管理テーブル１３４を作成、修正する処理を行う。共有メール提供部１５５４４は、他の端末装置からの共有メールデータの情報取得要求に対して、記憶装置１３内に格納されているメールデータベース１３１の内、指定のメールデータを、取得要求元に送信する。共有メール取得部１５５４５は、端末装置１が他の端末装置で共有されているメールを取得する際に、共有メールリンクテーブル１３３の情報を元にした表示画面から希望のメールを指定すると、共有メールリンクテーブル１３３、グループ管理テーブル１３４を元に、指定されたメールの格納してある端末装置のメールデータベース１３１からメールを取得し、取得したメールを表示する処理を行う。
【００２１】
図２は、メール共有管理テーブル１３２の内容を示しており、メールデータベース１３１に格納されている各共有メールの検索キーインデックスとなる情報を保持したテーブルであり、本実施の形態ではメール送信時にメールを一意に判別するためのメールＩＤを保持することとした。
【００２２】
図３は、共有メールリンクテーブル１３３の内容を示しており、共有されているメールの所在を示すリンク先が格納されたテーブルで、本実施の形態では、各端末装置のメールデータベース１３１内の共有メールを特定するための検索キーであるメールＩＤと、共有しているユーザー名称、共有されている端末装置のアドレス、メールの件名を格納することとした。なお、共有している端末装置のアドレスは、後述のグループ管理テーブル１３４でも指定しているので、場合によっては省略も可能である。また本情報以外に、共有メールの容量、添付ファイルの有無等も必要に応じて格納できるようにしてもよい。
【００２３】
図４は、グループ管理テーブル１３４の内容を示しており、共有する共有メールのリンク情報を送信する場合に、どの端末に送信するかを判別するテーブルで、本実施の形態では、共有可能なユーザー名称と、ユーザーが使用している端末のアドレスを格納することとした。
【００２４】
次に、図５を用いて本実施の形態によるメールを共有するときの処理の流れを説明する。
【００２５】
まず初めに、ユーザーが任意のメールを共有に指定するときは、共有メール指定部１５５４１は、メールデータベース管理部１５５２を介して（１００）メールデータベース１３１に格納されているメールの件名、日付、サイズ、メールを一意に決めるメールＩＤ等の情報を取得し（２００、２０１）、共有するメールを指定するための選択画面を表示する。ここでユーザーが選択画面上の任意のメールを共有メールとして指定した場合、メール共有指定部１５５４１は、指定されたメールのメールＩＤを共有フラグ管理テーブル１３２に格納する（３００）。次にリンクテーブル管理部１５５４２は共有フラグ管理テーブル１３２に格納されたメールＩＤを元に（４００）、メールデータベース管理部１５５２から対応するメールＩＤのメールの件名等の情報を入手し（５００）、共有メールリンクテーブル１３３へメールＩＤ、共有者（この場合は共有した本人）、共有している端末のアドレス（この場合、共有したユーザーが利用している端末装置）、メールの件名を格納する（６００）と共に、グループ管理部１５５４３経由（７００）でメールを共有している他の端末装置のアドレス情報をグループ管理テーブル１３４から入手し（８００、８０１）、登録されている全ての端末装置に、共有メールリンクテーブル１３３に登録した共有メールの情報を送信する（９００）。
【００２６】
なお、ここで送信する情報は共有メールリンクテーブルに登録した記憶情報とする。この送信された情報は他の端末装置のリンクテーブル管理部１５５４２で受け、受けた情報はその端末装置の共有メールリンクテーブル１３３に追加登録する（１０００）。その後、共有メールリンクテーブル１３３の情報を元に共有メールを表示する処理を行う。
【００２７】
以上で、端末装置１上で任意のメールを共有とすることができ、他の端末装置で共有メールとしたメールの情報を参照することが可能となる。
【００２８】
なお、本実施の形態では、端末装置１がネットワーク上から切断されたオフライン状態から、接続されたオンライン状態になったタイミングで、共有メールリンクテーブル１３３を再構成している。このときに、他の端末装置に共有メールのリンク情報を提供する必要があり、その流れは、オンラインになったという状態をリンクテーブル管理部１５５４２で受け（１１００）、共有フラグ管理テーブル１３２に登録されている全てのメールＩＤを取得し（３００）、以降は（４００）以降で説明した流れを実施することで実現する。
【００２９】
次に、図６を用いて本実施の形態による共有メールの内容を取得及び参照するときの処理の流れを説明する。
【００３０】
まず初めに、ユーザーが希望の共有メールを取得するとき、共有メール取得部１５５４５は、リンクテーブル管理部１５５４２を介して（１１０）共有メールリンクテーブル１３３に格納されている共有メールのリンク情報を取得し（２００、２１１）、共有メールを選択する選択画面を表示する。ここでユーザーが選択画面上の希望する任意の共有メールを取得するために指定した場合、共有メール取得部１５５４５は、指定された希望メールのリンク情報を元に、指定された希望メールを共有メールとして登録している端末装置に対して、メールの取得要求を送信する（３１０）。この要求は共有メール提供側端末装置の共有メール提供部１５５４４で受け、メールデータベース管理部１５５２経由（４１０）で要求のあったメールデータを取得し（５１０、５１１）、共有メール取得要求側端末にメールデータを提供する（６１０）。これを共有メール取得要求側端末は受信し、メールデータベース管理部１５５２経由（７１０）でメールデータベース１３１に格納する（８１０）ことで、共有メールのメールデータ取得が可能となる。さらに、メールデータベース管理部１５５２により取得したメールの内容を表示する。
【００３１】
なおここで、取得したメールをメールデータベース１３１に格納した理由は、一度取得したメールを再度必要とした場合に、再取得しなくて済むようにしたためである。格納しないようにしても構わず、必要になった時再度取得するようにしてもよい。
【００３２】
図７は、本実施の形態を適用した共有するメールを指定するための画面例である。画面右端には「共有」７５１を指定するための欄をメール毎に具備しており、ユーザーは共有したいメールに対して「する」を選択し、共有しないメールに対しては「しない」を選択する。「する」を選択した場合は、前記の図５の処理が実行される。
【００３３】
図８は、本実施の形態を適用した共有とされているメールを取得するための画面例である。画面左下の「共有一覧」８５１の項目を選択すると、共有メールリンクテーブル１３３に登録されている現在各端末装置で共有されているメールの一覧が表示される。ここで参照したいメール８５２を選択すると、前記の図６の処理が実行され、取得したメールは画面右下８５３に表示される。
【００３４】
以上のように構成することで、サーバー側に共有メールデータ用の記憶装置を不要とし端末だけで共有メールを実現することができる。
【００３５】
以上の第１の実施の形態では、端末装置は、他の端末装置から電子メールを直接受信し、サーバに電子メールのデータを記憶していないことから、サーバの記憶容量の負荷を低減しつつ、メールを多数共有できる。
【００３６】
次に、本発明に係る電子メールシステムにおける第２の実施の形態について図９〜図１５を用いて説明する。
【００３７】
図９は、第２の実施の形態を適用した電子メールシステムの構成図である。３がサーバー装置、４が端末装置であり、通信路５を介して接続されている。なお、本実施の形態を実現する上では、実際にはサーバー装置３に対して複数の端末装置４が存在し、更に場合によってはメールを送受信するためのメールサーバー装置がサーバー装置３とは別に存在し、通信路５経由で接続されているが、図９では省略している。尚ここで、サーバー装置３はメールサーバー装置と一体になっていても構わない。以下サーバー装置３の各部の詳細を説明する。
【００３８】
１６は記憶装置で、主にＲＡＭやハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本サーバー装置３の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、後述の端末装置４で共有としているメールを取得する際に必要な情報を保持している共有メールリンクテーブル１６１や、メールを共有可能な端末を特定するための端末情報を保持しているグループ管理テーブル１６２も記憶装置１６に格納される。
【００３９】
１７は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、ローカルエリアネットワーク（以下ＬＡＮ）や電話回線等を経由して、サーバー装置３が他のサーバー装置や端末装置と通信するための装置である。なお、サーバー装置によっては表示装置や入力装置がある場合もあるが、本実施の形態のサーバー装置３では表示装置や入力装置は省いている。
【００４０】
１８は制御部で、本サーバー装置３の各種装置を制御するための各種制御部や、各種アプリケーション等や共有処理を制御する機能部である。以下にサーバー装置３の制御部１８の詳細を説明する。
【００４１】
１８１は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置１６に対してデータ読み書き制御を行う。なお、本実施の形態の共有メールリンクテーブル１６１、グループ管理テーブル１６２のデータも記憶制御部１８１を介してアクセスする。１８２は通信制御部で、サーバー装置３が端末装置４や他のサーバー装置等と通信路５を介して通信するために通信装置１７の制御を行う。
【００４２】
１８３は本実施の形態を実現するためのサーバー側共有メール管理機能部で、リンクテーブル管理部１８３１とグループ管理部１８３２で構成する。リンクテーブル管理部１８３１は、サーバー装置３の記憶装置１６に格納されている、共有メールリンクテーブル１６１を管理する機能で、端末装置４がメールを共有指定したときのメール共有情報を受け、その情報を共有メールリンクテーブル１６１に格納する処理や、端末装置４が他の端末装置で共有とされているメールを取得するために、共有メールリンクテーブル１６１のリンク情報の取得要求をしてきた場合に、共有メールリンクテーブル１６１の対応するリンク情報を要求元端末装置へ送信する処理を行う。グループ管理部１８３２は、端末装置４がメールを共有としたときに、どのユーザーにメールを参照するアクセス権を与えるのか、また、ユーザーが端末装置４経由で他の端末装置で共有とされているメールを取得するときに、取得要求しているユーザーが共有とされているメールをアクセスする権限があるか等のアクセス制御処理を行う。
【００４３】
なお本実施の形態では、グループ管理部１８３２は共有メールのアクセス権を管理するために、同一のアクセス権を持つユーザーグループを事前にサーバー装置３の管理者が登録しておくが、グループ毎にグループ管理テーブル１６２を作成、訂正、変更等できることとする。
【００４４】
次に、端末装置４の詳細について説明する。２１は表示装置で、主に液晶等を用い、文字や図形やイメージ等を各種アプリケーションの指示で表示する装置である。２２は入力装置で、主に端末装置４本体にあるキーボードを用い、ユーザーからの入力を受け付ける装置である。
【００４５】
２３は記憶装置で、主にＲＡＭやハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本端末装置４の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、本端末装置４を利用しているユーザーのメールデータベース２３１や、後述の本端末装置４で共有されているメールを特定するための共有フラグ管理テーブル２３２も記憶装置２３に格納されている。
【００４６】
２４は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、ＬＡＮや電話回線等を経由して、端末装置４がサーバー装置３や他の端末装置と通信するための装置である。
【００４７】
２５は制御部で、本端末装置４の上記記載の各種装置を制御するための各種制御部や、メール送受信や共有処理及びその他各種機能を実現するための機能部等である。以下に端末装置４の制御部２５について説明する。
【００４８】
２５１は表示制御部で端末装置４内の各種アプリケーション等の指示で、表示装置２１に文字や図形やイメージ等からなる知覚情報を表示するための制御を行う。２５２は入力制御部で、入力装置２２から入力された入力情報等を各制御部や各アプリケーションへ送信する。２５３は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置２３に対してデータ読み書き制御を行う。なお、端末装置４を利用しているユーザーのメールデータベース２３１や、本実施の形態の共有フラグ管理テーブル２３２も記憶制御部２５３を介して記憶装置２３に格納される。２５４は通信制御部で、端末装置４がサーバー装置１や他の端末装置等と通信する際の通信装置２４の制御を行う。
【００４９】
２５５は本実施の形態の端末装置４を実現するためのメール端末機能部で、メール送受信部２５５１、メールデータベース管理部２５５２、メール作成部２５５３、共有管理部２５５４とで構成する。メール送受信部２５５１は通信路５に接続してあるメールサーバー装置のメールボックスに蓄えられているユーザーのメールデータを端末装置４のメールデータベース２３１内の受信トレイフォルダに格納する処理や、ユーザー指示でメールデータベース２３１内の送信トレイフォルダに格納されているメールを他のユーザーに送信する処理を行う。メールデータベース管理部２５５２はメール送受信部２５５１で送受信したメールを記憶装置２３内で管理する機能で、ユーザーが送受信したメールをメールデータベース２３１に格納する処理と、これを分かりやすくするために階層的に表示及びメールの本文等の内容を表示する処理、目的別に整理する処理、不要なメールを削除する処理を行なう。メール作成部２５５３は送信するメールを作成する処理を行なう。作成したメールはメールデータベース管理部２５５２の処理により、メールデータベース２３１内の送信トレイに格納され、その後メール送受信部２５５１のメール送信指示で通信路５を経由して送信される。
【００５０】
共有管理部２５５４は本実施の形態の端末装置４を実現するための処理部で、メール共有指定部２５５４１、共有メール提供部２５５４２、共有メール取得部とで構成する。メール共有指定部２５５４１はユーザーにメールデータベース２３１に格納されているメールの中から、ユーザーが共有したいメールを指定させる処理と、サーバー装置３のグループ管理部１８３２より取得したアクセス許可を与える共有グループ等を指定させる処理を行なう。また、指定されたメールのメールＩＤや端末アドレス等のリンク情報をサーバー装置３内の共有メールリンクテーブル１６１に反映させるためにサーバー装置３へ送信する処理と、端末装置４内の共有フラグ管理テーブル２３２に格納する処理を行う。共有メール提供部２５５４２は、他の端末装置からの共有メールデータの情報取得要求に対して、アクセス権を確認の上で、記憶装置２３に格納されているメールデータベース２３１の内、指定のメールデータを、取得要求元に送信する。共有メール取得部２５５４３は、端末装置４が他の端末装置で共有されているメールを取得する際に、サーバー装置３の共有メールリンクテーブル１６１のデータを取得し、ユーザーが取得したいメールを指定すると、サーバー装置３の共有メールリンクテーブル１６１、グループ管理テーブル１６２を元に、指定されたメールデータを共有している端末装置にアクセスし、メールデータベース２３１からメールデータを取得し、取得したメールを表示する処理を行なう。
【００５１】
なお本実施の形態では、共有メールリンクテーブル１６１は図３で説明した第一の発明の実施の形態と同じ構成とし、各端末装置のメールデータベース２３１内の共有メールを特定するための検索キーであるメールＩＤと、共有しているユーザー名称、共有されている端末のアドレス、メールの件名を格納することとした。なお、本情報以外に、共有メールの容量、添付ファイルの有無等も必要に応じて追加できるものとする。
【００５２】
図１０は、グループ管理テーブル１６２の例で、本実施の形態では、共有グループ単位に所属するユーザーを示すテーブル構成とした。本例では、「○係」指定で共有されたメールは、ｔａｒｏ、ｊｉｒｏ、ｈａｎａｋｏの間で共有可能であり、「×係」はｓａｂｕｒｏ、ｓｈｉｒｏで共有可能ということを示している。また、「△課」は「○係」と「×係」が合わさった課としたので、共有可能なメンバーがｔａｒｏ、ｊｉｒｏ、ｈａｎａｋｏ、ｓａｂｕｒｏ、ｓｈｉｒｏとなる。
【００５３】
図１１は、共有フラグ管理テーブル２３２の例で、メールＩＤとグループ管理テーブルで宣言されているグループを格納する構成とした。
【００５４】
次に、処理の流れについて説明する。図１２、１３はメールを共有、共有したメールを取得参照するときの処理の流れを示した図であり、まず図１２のユーザーの指示で端末装置４がメールを共有するときの処理の流れを以下に説明する。
【００５５】
まず端末装置４を操作しているユーザーが自分のメールデータベース２３１に格納されたメールを他のユーザーに共有するときは、メール共有指定部２５５４１が、メールデータベース管理部２５５２を介して（１２０）端末装置４にダウンロードしたメールの件名、日付、サイズ等の情報のメール一覧をメールデータベース２３１から抽出する（２２０、２２１）。更にサーバー装置３のグループ管理部１３３２に問合せし（３２０）、グループ管理テーブル１６２からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し（４２０、４２１）、ユーザーが共有するメールを指定するためのメール一覧画面を表示する。ここで、ユーザーがメール一覧から共有するメールを指定した場合、メール共有指定部２５５４１は共有フラグ管理テーブル２３２に指定されたメールのメールＩＤを新たに追加し（５２０）、更にサーバー装置３側のリンクテーブル管理部１８３１へ選択したメールのメールＩＤ、共有したユーザー、共有しているメール端末のアドレス、メールの件名等を送信する（６２０）。これを受けたリンクテーブル管理部１８３１は受信した情報を共有メールリンクテーブル１６１へ格納する（７２０）。その後、端末装置４からの共有メール表示の要求時には共有メールリンクテーブル１６１の情報を元に共有メール一覧を表示する処理を行う。
【００５６】
以上で、端末装置４上で任意のメールを共有とすることができ、他の端末装置で共有メールとしたメールの一覧を参照することが可能となる。
【００５７】
次に、図１３を用いて共有に指定された共有メールの一覧を参照し、１件のメールデータを取得及び参照するときの処理の流れを説明する。
【００５８】
ユーザーが他のユーザーが共有としている共有メールを取得するとき、現在共有されているメールの一覧を取得するために、まず初めに、メール取得側端末装置の共有メール取得部２５５４３が、サーバー装置３のグループ管理部１８３２を介して（１３０）グループ管理テーブル１６２からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し（２３０、２３１）、共有メールを取得したいユーザーが所属しているグループを判別し、リンクテーブル管理部１８３１を介して（３３０）所属しているグループの共有メールリンクテーブル１６１を取得する（４３０、４３１）。なお、本実施の形態では共有メールリンクテーブル１６１の情報を全て取得する構成としたが、前回取得時からの差分のみ入手しネットワークの負荷を下げることも可能とする。共有メールリンクテーブル１６１より取得した情報を元に共有メールの一覧情報を表示し、ユーザーが取得したいメールを指定した場合、指定されたメールが格納されている端末装置（以下メール提供側端末装置）のアドレスを共有メールリンクテーブル１６１より調べ、メール提供側端末装置に対してメール取得要求を行う（５３０）。これを受けたメール提供側端末装置の共有メール提供部２５５４２はサーバー装置３のグループ管理部１８３２を介して（６３０）グループ管理テーブル１６２からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し（６３１、６３２）、要求元であるメール取得側端末装置のユーザーがアクセス許可されているか確認する。アクセス権が許可されていれば、共有メール提供部２５５４２は要求があったメールを現在自分のメール提供側端末装置で共有メールとして指定しているかを共有フラグ管理テーブル２３２の情報から確認し（７３０）、共有とされているなら、メールデータベース管理部２５５２を介して（８３０）指定のメールを取得し（９３０、９３１）、要求元のメール取得側端末装置へ、要求のあったメールデータを送信する（１０３０）ことで、共有メールのメールデータ取得が可能となる。さらに、メール取得側端末装置ではメールデータベース管理部２５５２により取得したメールの内容を表示する。
【００５９】
以上で、共有とされているメールの取得及び参照することが可能となる。
【００６０】
図１４は本実施の形態を適用した共有するメールを指定するための画面例である。画面右端には「共有」７５２を指定するための欄をメール毎に具備しており、ユーザーは共有したいメールに対して「▽」を選択してプルダウンで表示される選択項目の中から希望の共有グループ（例えば、部内）を選択し、共有しないメールに対しては「未指定」を選択する。  なお、「未指定」以外の共有グループを選択した場合は、前記の図１２で説明した処理が実行される。
【００６１】
図１５は本実施の形態を適用した共有とされているメールを取得するための画面例である。画面左下の「共有一覧」８５４の項目を選択すると、さらに共有グループの一覧が表示され、グループ一覧ごとに現在各端末で共有とされているメールの一覧が表示される。ここでは「グループ内」８５５を選択したときの共有とされているメール一覧を表示しており、ここで参照したいメール８５６を選択すると、前記の図１３で説明した処理が実行され、取得したメールは画面右下８５７に表示される。
【００６２】
以上のように構成することで第２の発明が実現でき、しかもサーバー装置３上の共有メールリンクテーブル１６２は常に最新の状態に更新されており、端末はサーバーとの通信のみで共有メールを見ることができ、通信頻度を低減できる。
【００６３】
なおここで、通信路２及び５は有線または無線またはその他の方法でも構わない。
【００６４】
本発明の端末装置は、メールを送受信する機能を持ったものであれば、本発明の範疇に含まれることは言うまでもない。例えば、携帯電話、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の情報端末装置も含まれる。
【００６５】
なお、実施の形態では、オフライン状態からオンライン状態に移行したタイミングで、グループ管理テーブル１３４に登録された各端末に、共有メールのリンク情報を要求するようにしていたが、リンク情報の取得方法はこれに限られない。例えば、オフライン状態からオンライン状態に移行したタイミングで、自端末装置から他の端末装置へリンク情報を送信するようにしてもよい。この場合、自端末装置は、これまでにリンク情報を送信している他の端末装置を把握していることから、無駄な通信トラフィックを防ぐことが可能となる。
【００６６】
また、オフライン状態かオンライン状態かを他の端末装置へ送信し、送信された他の端末装置がその状態をグループ管理テーブルに記憶させることにより、他の端末装置が各々の端末装置の状態を把握できるようにしてもよい。各端末装置は、各々の端末装置のオンライン、オフライン状態を把握できるため、不要な通信を防ぐことができる。
【００６７】
なお、共有指定した電子メールを他の端末装置が常に送信してもらうことができるようにするため、共有指定した電子メールを記録している端末装置がオフライン状態にしようとしていても、共有指定した電子メールを送信するのに必要な部分については常にオンライン状態になるようにしてもよい。この場合、他の端末装置が共有メールに対して、常にアクセスすることができる。
【００６８】
第１の実施の形態では、図７で図示されるように電子メールを共有するかしないかの選択枝しかなかったが、複数のグループをグループ管理テーブル１３４に記憶させることにより、図１４に図示されるように複数のグループの中から共有する相手先を選択することができるようにしても構わない。この場合、電子メール毎に共有するグループを変えることができる。
【００６９】
また、ソフトウェアを端末、又は、端末及びサーバにアップロードすることにより、第１の実施の形態、又は、第２の実施の形態の効果を得ることができる。この場合、新たに端末等を購入する必要がないため、費用の削減につながる。
【００７０】
なお、従来の技術では、電子メールのデータは、複数のメールデータで１つのファイルデータになっていたことから、任意のメールを共有指定することができなかった。しかし、以上の実施の形態により、メール毎に共有メールとすることが可能である。
【００７１】
以上の実施の形態では、端末の記憶装置にダウンロードした個々のメール毎に共有メールに指定できるようにし、端末同士が自端末で共有としたリンク情報をお互いに共有し、希望のメールを要求した時にリンク情報を元に目的の端末の記録装置から希望のメールを取得することができるようにすることにより、メールを共有することが可能となる。これにより、サーバーに共有のためのメールデータを持たす必要がないので、サーバーの記憶装置の容量的負荷を低減することが可能となる。
【００７２】
また、端末装置間で電子メールのやり取りをするため、サーバへのアクセスも少なくすることができ、サーバの処理負担の軽減も図ることができる。
【００７３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、サーバーの負荷を低減することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第１の実施の形態を実現するための一構成例
【図２】第１の実施の形態の共有フラグ管理テーブル
【図３】第１の実施の形態の共有メールリンクテーブル
【図４】第１の実施の形態のグループ管理テーブル
【図５】第１の実施の形態のメール共有指定の流れ図
【図６】第１の実施の形態の共有メール取得の流れ図
【図７】第１の実施の形態のメール共有指定画面例
【図８】第１の実施の形態の共有メール取得指定画面例
【図９】第２の実施の形態を実現するための一構成例
【図１０】第２の実施の形態のグループ管理テーブル
【図１１】第２の実施の形態の共有フラグ管理テーブル
【図１２】第２の実施の形態のメール共有指定の流れ図
【図１３】第２の実施の形態の共有メール取得の流れ図
【図１４】第２の実施の形態のメール共有指定画面例
【図１５】第２の実施の形態の共有メール取得指定画面例
【符号の説明】
１、４…端末装置、２、５…通信路、３…サーバー装置、１１、２１…表示装置、１２、２２…入力装置、１３、２３…記憶装置、
１３１、２３１…メールデータベース、
１３２、２３２…共有フラグ管理テーブル、１３３…共有メールリンクテーブル、
１３４…グループ管理テーブル、１４、２４…通信装置、１５、２５…制御部、
１５１、２５１…表示制御部、１５２、２５２…入力制御部、
１５３、２５３…記憶制御部、１５４、２５４…通信制御部、
１５５、２５５…メール端末機能部、１５５１、２５５１…メール送受信部、
１５５２、２５５２…メールデータベース管理部、
１５５３、２５５３…メール作成部、１５５４、２５５４…共有管理部、
１５５４１、２５５４１…メール共有指定部、
１５５４２、２５５４２…リンクテーブル管理部、
１５５４３、２５５４３…グループ管理部、１５５４４…共有メール提供部、
１５５４５…共有メール取得部、１６…サーバー装置の記憶装置、
１６１…サーバー装置の共有メールリンクテーブル、
１６２…サーバー装置のグループ管理テーブル、１７…サーバー装置の通信装置、
１８…サーバー装置の制御部、１８１…サーバー装置の記憶制御部、
１８２…サーバー装置の通信制御部、
１８３…サーバー装置の共有メール管理機能部、
１８３１…サーバー装置のリンクテーブル管理部、
１８３２…サーバー装置のグループ管理部
【図１】
2004355427.tif 000003
【図２】
2004355427.tif 000004
【図３】
2004355427.tif 000005
【図４】
2004355427.tif 000006
【図５】
2004355427.tif 000007
【図６】
2004355427.tif 000008
【図７】
2004355427.tif 000009
【図８】
2004355427.tif 000010
【図９】
2004355427.tif 000011
【図１０】
2004355427.tif 000012
【図１１】
2004355427.tif 000013
【図１２】
2004355427.tif 000014
【図１３】
2004355427.tif 000015
【図１４】
2004355427.tif 000016
【図１５】
2004355427.tif 000017