(57)【要約】【課題】文書ファイルに対する処理を依頼するに際し、ユーザ毎に事務処理能力は異なる。【解決手段】提供部１０６は担当者に対して、文書ファイル格納部１０４に格納する文書ファイルを提供する。一方、処理部１１４はユーザによる文書ファイル処理を実行する。そして、処理成績格納部１０８において、ユーザごとの文書ファイル処理の成績が管理されている。また、文書ファイル処理が遅れているユーザを検出して警告を与えることにより、全体の業務効率が上がる。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルを記憶装置に記憶する格納手段と、
前記格納手段により記憶された前記文書ファイルをユーザに提供する提供手段と、
前記提供手段により前記文書ファイルを提供された、前記ユーザの前記文書ファイルに対する処理状況を検出する検出手段と、
前記検出手段により検出された、前記ユーザの処理状況に関する成績を集計する統計手段と、
前記統計手段により集計された前記成績を出力する出力手段と、
を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記検出手段により検出された、前記ユーザの処理状況が所定の条件を満たすと警告を通知する警告手段を更に含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書ファイルに対する処理を担当し得るユーザのリストを登録する登録手段、
を更に含み、前記警告手段により通知された警告が所定の条件を満たしたとき、前記登録手段は、前記所定の条件を満たしたユーザを、前記リストから外すことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに、電子化された文書ファイルを取り扱うための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、ネットワークとの接続機能を有するプリンタ、スキャナ、ファックス、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などの機器が普及している。また、ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られるものではない。現在では、ネットワーク化は地球全体規模のネットワーク、いわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。
【０００４】
【特許文献１】
特開平９−３０５６５７号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ワークフローシステムにおいては、担当者の処理が遅れると、全体の業務を円滑に行う上で支障となる。特に事務処理に時間のかかる担当者に過度の負担がかかると、全体として業務効率が低下する。
【０００６】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、ユーザの事務処理能力を把握するための技術、または、文書ファイルに対する処理を促進するための技術、または、効率的な文書ファイルの管理を行うための技術、の提供にある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、文書ファイルを記憶装置に記憶する格納手段と、格納手段により記憶された文書ファイルをユーザに提供する提供手段と、提供手段により文書ファイルを提供された、ユーザの文書ファイルに対する処理状況を検出する検出手段と、検出手段により検出された、ユーザの処理状況に関する成績を集計する統計手段と、統計手段により集計された成績を出力する出力手段を含むことを特徴とする。
【０００８】
「文書ファイル」は、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが担当者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように文書ファイルとは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。
【０００９】
以下、文書ファイルに対する処理（以下、単に「文書ファイル処理」とよぶ）を担当できるユーザを特に「候補者」とよぶ。また、文書ファイル処理を担当するユーザを特に「担当者」とよぶ。担当者は候補者から選ばれる。ユーザの文書ファイル処理能力は、たとえば、ベテランと新人では一般的に異なる。また、会議が頻繁にあるために、文書ファイル処理に充分な時間を割けないユーザも存在し得る。各ユーザの処理状況を検出して集計化することにより、ユーザごとにどれだけの文書ファイル処理の依頼（以下、単に「処理依頼」とよぶ）が応分かを客観的に判断できる。また、本実施の態様における文書管理装置の統計手段は、希望調査などに対する各ユーザの回答を集計する機能を有してもよい。
【００１０】
また、この装置は、検出手段により検出された、ユーザの処理状況が所定の条件を満たすと警告を通知する警告手段を更に含んでもよい。
【００１１】
「所定の条件」とは、たとえば、ユーザが未処理の文書ファイル（以下、「未処理ファイル」とよぶ）を一定数以上ためた場合としてもよい。あるいは、処理期限の定められている文書ファイル（以下、「期限付きファイル」とよぶ）において、担当者が期限切れを発生させた場合や、期限切れを発生している期限付きファイルを一定数以上ためた場合、文書ファイルを処理する平均時間が所定値以上になった場合としてもよい。このように「所定の条件」とは、ユーザに文書ファイル処理を促すべき契機となりうる、客観的に計測できる条件であればよい。
【００１２】
「警告」は、電子メールで通知しても良いし、ユーザの使用するクライアント端末がアラーム音を発するように設定されてもよい。あるいは、ユーザの使用するクライアント端末に警告メッセージをポップアップウィンドウにより表示してもよい。すなわち、ここでいう「警告」は、ユーザに対して、文書ファイル処理を促すべく注意を喚起するものであればよい。また、この警告手段は、処理状況に応じて、その警告の内容や方法を変更する機能を有してもよい。たとえば、警告メッセージの文面が、警告の重要度に応じて変更されてもよい。また、重大な警告については、本人だけでなく直属の上司などの監督責任者に通知がなされてもよい。
【００１３】
さらに、この装置は、文書ファイルに対する処理を担当し得るユーザのリストを登録する登録手段を更に含み、警告手段により通知された警告が所定の条件を満たしたとき、登録手段は、その所定の条件を満たしたユーザを、そのリストから外すこととしてもよい。
【００１４】
「リスト」とは、候補者のリストをいう。「所定の条件」とは、所定の警告を所定回数受けた場合など、ユーザを候補者のリストから外す契機となり得る、客観的に計測できる条件であればよい。
【００１５】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１６】
【発明の実施の形態】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、サービスを提供する。また、文書管理装置１００はＷＡＮ１２を介してクライアント１４と接続されてもよい。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばファックス機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ファックスサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰなどに組み込まれてもよい。
【００１７】
図２は、図１の文書管理装置１００の機能ブロック図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下に説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１８】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて文書ファイルを受け付ける。文書ファイル格納部１０４は、入力部１０２が受け付けた文書ファイルを格納する。設定部１１２は、文書ファイル処理を行う担当者とその処理内容を設定する。処理内容格納部１１８は、この文書ファイル処理の内容を文書ファイルに対応づけて格納する。
【００１９】
処理成績格納部１０８は、各ユーザが担当している文書ファイル処理の処理成績に関する情報（以下、単に「処理成績情報」とよぶ）を格納する。処理成績格納部１０８のデータ構造については後述する。設定部１１２は、担当者を設定するに際して、処理成績格納部１０８に格納されている処理成績情報を参照する。すなわち、警告を受けすぎるなど、所定の条件を満たしたユーザを、あらかじめ候補者のリストから外すことができる。処理成績出力部１２２は処理成績格納部１０８に格納される処理成績情報を出力する。
【００２０】
さらに、設定部１１２は、文書ファイル処理を促すために警告の内容や発生条件などの警告に関する設定（以下、これらの設定情報を「警告設定情報」とよぶ）をおこない、これを警告設定格納部１２８に格納する。警告部１２６は、この警告設定格納部１２８が格納する警告設定情報に基づき、適宜、ユーザに所定の警告を行う。
【００２１】
処理状況格納部１１０は、各ユーザが担当している文書ファイル処理の進捗状況に関する情報（以下、単に「処理状況情報」とよぶ）を格納する。処理成績情報は、文書ファイル処理にかかる平均処理時間など、いわば、各ユーザの処理の実績についての情報である。これに対し、処理状況情報は、各ユーザの現時点の処理状況に関する情報である。たとえば、現時点で、各ユーザが抱えている未処理ファイルの数などの情報が該当する。
【００２２】
提供部１０６は、担当者に文書ファイルを提供する。このとき、提供部１０６は通知部１１６を介して、担当者に処理依頼がなされたことを通知する。また、新たな処理依頼がなされたため、提供部１０６はこれを処理状況格納部１１０に格納する処理状況情報に反映させる。処理部１１４は担当者による文書ファイル処理を実行する。
【００２３】
処理判断部１２０は実行された文書ファイル処理が、処理内容格納部１１８に格納する処理依頼の内容と一致するか否かの判断を行う。一致した場合には、処理判断部１２０は、処理状況格納部１１０が格納する処理状況情報を更新する。そして、集計部１２４は、処理成績を集計し、処理成績格納部１０８の処理成績情報を更新する。文書ファイルに対して、更に次の担当者を設定する必要があれば、設定部１１２は再び担当者の設定を行う。あらかじめ文書ファイルごとに、各担当者とその処理依頼の内容を順番をつけて設定しておいてもよい。
【００２４】
図３は、警告の設定を行うための警告設定画面１５０を示す。同図では、各ユーザが未処理ファイルを一定数以上ため込んだ場合に、警告部１２６が警告を通知する設定がなされる場合を示す。警告レベル１５２は警告の重要度を示す。警告設定画面１５０では、５段階のレベル設定が可能である。レベルが高い警告ほど、重大な警告となる。
【００２５】
未処理ファイル数設定領域１５４は、各レベルの警告の通知条件を示す。たとえば、同図では、ユーザが５件以上、未処理ファイルをためるとレベル１の警告が通知される。警告通知先設定領域１５６は、警告の通知相手を示す。同図では、レベル１とレベル２の警告は本人のみに通知される。しかし、レベル３やレベル４のような重大な警告は、本人だけでなく課長レベルにも通知される。さらに重大なレベル５の警告は、部長レベルにも通知される。
【００２６】
警告の通知先を設定することにより、全体の業務がどこで滞っているかを、適宜、把握できる。また、担当者の文書ファイル処理が促進される効果もある。警告内容設定領域１５８は、警告内容を示す。同図においては、「注意」や「厳重注意」のように、警告は複数の種類に分類されている。この分類によって警告の内容や方法が異なる。たとえば、警告に伴うメッセージの内容は、レベルが高い警告ほど厳しいメッセージとなる。また、メッセージは警告のレベルごとに設定できてもよい。決定ボタン１６０が押下されると、入力された警告設定情報が有効化される。
【００２７】
図４は、警告設定画面１５０において設定された警告をユーザが通知されたときの警告通知画面１７０を示す。同図では、警告ウィンドウ１７２により、ユーザに警告が通知されている。同図のメッセージが示すように、ユーザが未処理ファイルを５件以上溜めた状態になると、警告設定画面１５０のレベル１の警告がユーザに通知される。ＯＫボタン１７４が押下されると、警告ウィンドウ１７２が閉じる。また、詳細表示ボタン１７６が押下されると、ユーザの現在溜めている未処理ファイルの一覧が表示される。
【００２８】
次に、データ構造について説明する。
【００２９】
図５は、処理成績格納部１０８のデータ構造を示す。処理成績格納部１０８は各ユーザの処理成績情報を格納する。ユーザＩＤ欄２０２は、各ユーザを識別するためのＩＤ番号を示す。ユーザ名欄２０４は、各ユーザの名前を示す。処理済みファイル数欄２０６は、各ユーザが一定期間内に処理した文書ファイルの数を示す。
【００３０】
平均処理時間欄２０８は、各ユーザの文書ファイル処理にかかる平均の時間を示す。同図では、ユーザ「ｔａｋｅｈａｒａ」は、処理済みファイル数欄２０６によると文書ファイルを一件も処理していないので、平均処理時間欄２０８は空欄となっている。注意回数欄２１０は、各ユーザが一定期間内に受けた注意の回数を示す。同様に、処分回数欄２１２は、処分を受けた回数を示す。これらの「注意」や「処分」とは、警告の重要度であって警告設定画面１５０における警告内容設定領域１５８の設定に対応する。担当可否欄２１４は、各ユーザを現在、候補者として選択できるか否かを示す。
【００３１】
次に処理の流れを示す。
【００３２】
図６は、所定のユーザに新たな処理依頼がなされたときに、警告をすべきか否かを判断する過程におけるフローチャートを示す。ユーザに対して処理依頼がなされると、処理状況格納部１１０が格納する処理状況情報が更新される（Ｓ１０）。ユーザに警告を通知する条件が満了していれば（Ｓ１２のＹ）、警告設定画面１５０で設定した警告のレベルのうちどのレベルに該当するかをチェックする（Ｓ１４）。そして、警告部１２６は警告設定格納部１２８に格納される警告設定情報に基づき、所定の警告処理を行う（Ｓ１６）。警告を受けたユーザが既に所定の回数の警告を受けていたり、あるいは、重大な警告を受けたか否かを判断し（Ｓ１８）、必要であれば、候補者のリストからそのユーザを外す（Ｓ２０）。
【００３３】
以上、本実施の形態における文書管理装置は、ユーザごとの処理成績情報を管理している。そして、ユーザに、文書ファイル処理を促す警告を与えることにより、全体の文書ファイル処理が滞るのを回避できる。
【００３４】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００３５】
そうした変形例として、文書ファイルごとに警告設定情報を付加できてもよい。また、文書ファイル処理の処理結果の内容をユーザごとに集計できてもよい。たとえば、希望調査につき、各ユーザ毎の回答内容なども集計対象としてもよい。さらに、集計された情報は、ＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ  Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅｓ）形式などの所定の形式で出力されてもよいし、グラフ化などの視覚的加工処理がなされてもよい。
【００３６】
【発明の効果】
本発明によれば、ユーザの事務処理能力を客観的に把握することができる。また、本発明によれば、文書ファイルに対する処理を促進することができる。また、本発明によれば、効率的な文書ファイルの管理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部の機能ブロック図である。
【図３】文書ファイルの処理について警告を設定するための画面の一例を示す図である。
【図４】ユーザに警告を通知する画面の一例を示す図である。
【図５】図２の処理成績格納部のデータ構造の一例を示す図である。
【図６】所定のユーザに新たな処理依頼がなされたときに、警告をすべきか否かを判断する過程におけるフローチャートの一例を示す図である。
【符号の説明】
１４  クライアント、１００  文書管理装置、１０２  入力部、１０４  文書ファイル格納部、１０６  提供部、１０８  処理成績格納部、１１０  処理状況格納部、１１２  設定部、１１４  処理部、１１８  処理内容格納部、１２０  処理判断部、１２２  処理成績出力部、１２４  集計部、１２６  警告部、１２８  警告設定格納部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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