(57)【要約】【課題】文書管理装置において発生するイベント情報をユーザに迅速に通知できない。【解決手段】ＩＭサーバ２０は、インスタントメッセージサービスを文書管理装置１００および端末１４に提供する。文書管理装置１００は、端末１４にコンテンツを提供する。イベント情報が発生した場合、文書管理装置１００はインスタントメッセージを利用して、イベント情報をユーザの端末１４に送信する。これにより、文書管理装置１００は、イベント情報を迅速にユーザに通知できる。【選択図】        図１
2004334427.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の処理を行う管理手段と、
インスタントメッセージサービスを提供するサーバにログインする手段と、
前記サーバにログイン中のクライアントからインスタントメッセージを受け付ける手段と、
前記インスタントメッセージに付加された所定のコマンドを抽出する手段と、
前記コマンドに基づいて前記管理手段に所定の処理の実行を指示する手段と、
を備えることを特徴とする通信装置。
【請求項２】
前記クライアントに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、
前記クライアントからの要求を受けずに、インスタントメッセージを利用して前記イベント情報を前記クライアントに送信する手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の通信装置。
【請求項３】
所定の処理を行う管理手段と、
前記管理手段を利用するユーザに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、
インスタントメッセージサービスを提供するサーバにクライアントとしてログインする手段と、
前記ユーザが前記サーバにログイン中の場合に、インスタントメッセージを利用して前記イベント情報を送信する手段と、
を備えることを特徴とする通信装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は通信機能を有する装置における通信技術に関し、とくに通信機能を有する装置に対する指示を、ネットワークを介して送受信するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
こうした情報機器を、ユーザに合わせて動作させるためには各種の情報を設定する必要がある。例えば、ユーザはファクシミリ装置の短縮ダイヤルに、ファクシミリ原稿の送信先のファクシミリ番号などを予め登録する。こうした設定作業を、電子メールを利用して行うものがある（特許文献１）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−３５９７１５号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
例えばワークフローシステムを提供する情報機器は、ユーザからの指示を受け付けるだけでなく、例えば回覧文書の閲覧指示のように、装置自身がユーザに対して通知を行うこともある。このように、情報機器からユーザに対する通知は、電子メールやウェブページを利用して行われていた。
【０００６】
しかしながら、電子メールやウェブページは、ユーザが自分で情報を問い合わせる必要があるため、通知すべき情報が発生した時点でユーザに通知することは困難であった。
【０００７】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、リアルタイム性の高い情報伝達技術、簡易な手段を利用して情報機器に動作指示を与える技術、ネットワーク上のクライアントに情報機器のユーザインタフェイスを構築する技術の提供にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにログインする手段と、サーバにログイン中のクライアントからインスタントメッセージを受け付ける手段と、インスタントメッセージに付加された所定のコマンドを抽出する手段と、コマンドに基づいて管理手段に所定の処理の実行を指示する手段とを備える。これにより、この通信装置は、インスタントメッセージに付加されたコマンドに応じて所定の処理を行うことができる。また、インスタントメッセージはリアルタイムでクライアントから届くので、ユーザが指示した時点で、この装置はコマンドに応じた処理を即座に開始できる。つまり、インスタントメッセージクライアントを、ユーザからの指示を受け付けるためのインターフェースとして利用できる。この通信装置は、例えば通信機能を備える文書管理装置、ワークフローシステム、ファイルサーバ等であってよい。
【０００９】
この装置は、クライアントに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、クライアントからの要求を受けずに、インスタントメッセージを利用してイベント情報をクライアントに送信する手段とを更に備える。これにより、この装置は、イベント情報が発生した時点で、クライアントに通知できる。
【００１０】
本発明の別の態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、管理手段を利用するユーザに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにクライアントとしてログインする手段と、ユーザがサーバにログイン中の場合に、インスタントメッセージを利用してイベント情報を送信する手段とを備える。これにより、イベント情報が発生した時点で、この装置は、インスタントメッセージを利用してイベント情報をユーザに通知できる。
【００１１】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１２】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。インスタントメッセージサーバ２０（以下、単に「ＩＭサーバ２０」という）は、インスタントメッセージサービス（以下、単に「ＩＭサービス」という）を提供するためのサーバである。ＩＭサービスは、例えばＩＭサービスの利用者（以下、単に「ＩＭ利用者」という）がメッセージの送受信を行うことができるか否かの情報を提供するサービス（以下、単に「プレゼンスサービス」という）と、ＩＭ利用者間のメッセージの伝達を行うサービス（以下、単に「メッセージサービス」という）とを含むものである。「インスタントメッセージ」は、プレゼンスサービスおよびメッセージサービスの総称であってもよいし、プレゼンスサービスまたはメッセージサービスの一方を示してもよい。要は、インスタントメッセージは、ＩＭサービスにおいて送受信される情報である。インスタントメッセージを、以下単に「メッセージ」ということもある。ＩＭ利用者は、インスタントメッセージクライアント（以下、単に「ＩＭクライアント」という）を使うことで、ＩＭサービスを利用できる。以下、ＩＭ利用者がＩＭサーバ２０にログイン中の状態、すなわちメッセージの送受信を行うことができる状態を「アクティブ状態」という。
【００１３】
ＩＭサービスにおいて、メッセージは、ＩＭ利用者がアクティブ状態のときに送受信されるので、ＩＭサーバ２０にはＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で利用されるメールサーバの様に明示的にメッセージを一時格納する仕組みが存在しない。このため、メッセージは即座に送信先であるＩＭ利用者のＩＭクライアントに通知され、プッシュ型の通知が可能である。ＩＭサーバ２０は、既存のＩＭサービスを提供するサーバであってもよいし、新たに設けられてもよい。また、後述する文書管理装置１００がＩＭサーバ２０を備えてもよい。本図では、ＩＭサーバ２０は、ローカルエリアネットワーク１６（以下、単に「ＬＡＮ１６」という）に接続されているが、他の例ではワイドエリアネットワーク１２（以下、単に「ＷＡＮ１２」という）に接続されていてもよい。
【００１４】
文書管理装置１００は、通信機能を備え、ＬＡＮ１６を介して接続された第１端末１４ａおよび第２端末１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「端末１４」という）に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。端末１４は、提供された文書ファイルの閲覧装置であって、ユーザがその文書ファイルを閲覧できるように表示する。「文書ファイル」は、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばＷＡＮ１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１５】
第１端末１４ａおよび第２端末１４ｂは、それぞれ第１ＩＭクライアント１８ａならびに第２ＩＭクライアント１８ｂ（以下、単に「ＩＭクライアント１８」という）を有する。また、図示しないが文書管理装置１００もＩＭクライアントとしての機能を有する。これにより、文書管理装置１００および端末１４は、ＩＭサーバ２０に接続し、インスタントメッセージサービスを利用可能である。
【００１６】
文書管理装置１００は、インスタントメッセージをユーザとのインターフェースとして利用し、例えば文書ファイルの閲覧指示や閲覧期限の到達などユーザに通知すべき情報（以下、単に「イベント情報」という）が発生した場合、インスタントメッセージを利用してそのイベント情報をユーザに通知する。これにより、ユーザがアクティブ状態であれば、文書管理装置１００は、そのイベント情報を生成した時点で迅速にユーザに通知できる。また、所定のコマンドを付加したインスタントメッセージを文書管理装置１００に送信することで、ユーザはそのコマンドに対応付けられた処理を文書管理装置１００に実行させることができる。例えば、そのコマンドは、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、ＩＭを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理など文書管理装置１００に所定の処理の実行を指示するコマンド（以下、単に「実行コマンド」という）と、イベント情報の送信を要求するコマンド（以下、単に「要求コマンド」という）とがある。
【００１７】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１８】
ログイン部８１０は、図１のＩＭサーバ２０と接続してＩＭサービスのログイン処理を行い、文書管理装置１００をアクティブ状態にする。このログイン処理のために、ログイン部８１０は、例えばＩＭサービスを利用するための識別情報（以下、単に「ログインＩＤ」という）とパスワードとを保持する。このようなログインに必要な情報を、以下、「ログイン情報」という。ログイン部８１０は、ログイン情報を予め保持していてもよいし、文書管理装置１００の管理者などから設定を受け付けてもよい。また、複数のＩＭサービスに対応する場合、ログイン部８１０は、それぞれのＩＭサービス用のログイン情報を保持する。複数のＩＭサービスに対応することにより、ユーザが利用するＩＭクライアントの自由度が増す。
【００１９】
利用者情報データベース８０６は、文書管理装置１００のユーザの情報と、そのユーザがＩＭサーバ２０にログインしているか否か、すなわちアクティブ状態であるか否かを示す情報などを保持する。検出部８０８は、ログイン部８１０によりログインが完了した後、利用者情報データベース８０６に保持されたユーザについて、アクティブ状態か否かをＩＭサーバ２０に問い合わせる。
【００２０】
図３は、図２の利用者情報データベース８０６におけるデータ構造の一例を示す図である。ユーザＩＤ欄８５０は、ユーザを識別する情報（以下、単に「ユーザＩＤ」という）を保持する。ユーザＩＤは、例えば文書管理装置１００においてユーザを特定するための情報であってよい。ログインＩＤ欄８５２は、ユーザのログインＩＤ等、ＩＭサービスにおいてユーザを特定可能な情報（以下、単に「ＩＭ識別情報」という）を保持する。すなわち、利用者情報データベース８０６は、ユーザ毎に、文書管理装置１００におけるユーザＩＤと、ＩＭサービスにおけるＩＭ識別情報とを対応付けて保持する。
【００２１】
図２の検出部８０８は、プレゼンスサービスを利用して、そのＩＭ識別情報で特定されるユーザのログイン状態、すなわちアクティブ状態か否かを検出する。状態欄８５４は、検出部８０８により検出されたログイン状態をユーザごとに保持する。ＩＭアドレス欄８５６は、ＩＭサービスにおいてメッセージの宛先を指定するための情報（以下、単に「ＩＭアドレス」という）を保持する。例えば、ＩＭアドレスとＩＭ識別情報とが一致している場合、ＩＭアドレス欄８５６には、ＩＭ識別情報が保持されてもよい。
【００２２】
図２に戻り、イベント発生部８０２は、例えば配信通知や処理期限切れなど各ユーザに対するイベントを発生する。イベント発生部８０２は、例えばユーザＩＤとそのユーザに対するイベントを特定するコード（以下、単に「イベントコード」という）とを判定部８０４に出力する。判定部８０４は、そのユーザＩＤで特定されるユーザがアクティブ状態であるか否かを利用者情報データベース８０６を参照して判定する。アクティブ状態の場合、判定部８０４はイベントの内容などを通知するためのインスタントメッセージの生成をメッセージ生成部８２２に指示する。
【００２３】
メッセージ生成部８２２は、インスタントメッセージの本文中にイベント情報を付加する。本実施の形態では、メッセージ生成部８２２は、イベントコードとイベント情報とを対応付けたテーブル（図示せず）を保持する。そして、メッセージ生成部８２２は、そのテーブルを参照して、イベントコードに対応するイベント情報を特定し、インスタントメッセージの本文中に付加する。メッセージ生成部８２２は、生成したインスタントメッセージをアドレス設定部８２４に出力する。
【００２４】
アドレス設定部８２４は、利用者情報データベース４１８を参照して、イベント発生部８０２から供給されたユーザＩＤに対応するＩＭアドレスを、インスタントメッセージの宛先として設定する。そして、アドレス設定部８２４は、宛先を設定したインスタントメッセージをＩＭ送信部８２０に出力する。ＩＭ送信部８２０は、そのインスタントメッセージを指定された宛先に向けて送信する。これにより、インスタントメッセージクライアントを出力インターフェースとして利用し、イベント情報が発生した時点で、イベント内容をユーザに通知できる。
【００２５】
また、ユーザがアクティブ状態でない場合、判定部８０４はイベントコードとユーザＩＤとをアドレス変換部８２６に出力する。アドレス変換部８２６は、利用者情報データベース８０６を参照してユーザＩＤをＩＭサーバ２０におけるログインＩＤに変換する。そして、アドレス変換部８２６は、ログインＩＤとイベントコードとを対応付けてイベント情報格納部８１２に格納する。
【００２６】
図４は、図２のイベント情報格納部８１２におけるデータ構造の一例を示す図である。送信先欄８６０は、ログインＩＤを保持する。他の例では、送信先欄８６０はユーザＩＤを保持してもよい。要は、送信先欄８６０は、イベント情報の送信先を特定するための情報を保持すればよい。イベントコード欄８６２は、イベントコードを保持する。本図で、イベントコード「Ｍ１２」は、閲覧すべき文書が有ることを示す。イベントコード「Ｍ２５」は、期限切れ文書が有ることを示す。格納日時欄８６４は、イベントコードをイベント情報格納部８１２に格納した日時を保持する。この日時は、イベント発生部８０２がイベントコードを受け付けた日時とほぼ同一になる。通知フラグ欄８６６は、イベント情報を通知したか否かを指定する情報を保持する。本図で「１」は既に通知したことを示し、「０」は未だ通知していないことを示す。
【００２７】
図２に戻り、ＩＭ受信部８１８はＩＭクライアント１８からコマンドの付加されたインスタントメッセージを受信し、抽出部８１６に出力する。抽出部８１６はインスタントメッセージに付加されたコマンドを抽出する。抽出したコマンドが実行コマンドの場合、抽出部８１６は、処理部２５０にコマンドで特定される処理の実行を要求する。処理部２５０は、抽出部８１６からのコマンドに応じて、例えば、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、ＩＭを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理などを実行する。文書ファイル格納部１１０は、文書ファイルを格納する。提供部４００は、端末１４からの要求に応じて文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを読み込み、提供する。
【００２８】
また、抽出コマンドが要求コマンドの場合、抽出部８１６は、選択部８１４にイベント情報の送信を指示する。選択部８１４は、そのインスタントメッセージの送信元のログインＩＤに対応付けられ、かつ未だ通知していないイベントコードをイベント情報格納部８１２から選択する。そして、選択部８１４は、選択したイベントコードをメッセージ生成部８２２に出力する。これにより、前述したとおりメッセージ生成部８２２は、インスタントメッセージを生成する。そして、アドレス設定部８２４がインスタントメッセージの宛先を設定し、ＩＭ送信部８２０がそのインスタントメッセージを送信する。このように、文書管理装置１００は、インスタントメッセージをユーザインタフェイスとして利用できる。既存のＩＭクライアントを利用することにより、導入が容易である。また、装置メーカは、ユーザ用のＩＭクライアントを新たに作成する必要がない。これにより、ネットワークを介して利用できるユーザインタフェイスを非常に安価に構築できる。
【００２９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。こうした変形例として、図２の文書管理装置１００の文書ファイル格納部１１０および提供部４００を除いた構成をファクシミリ装置、ホームサーバ、ビデオサーバ、ネットワーク通信機能を有する電化製品などに搭載してもよい。これにより、ユーザは電化製品を、インスタントメッセージをインターフェースとして操作できる。
【００３０】
【発明の効果】
本発明によれば、イベント情報が迅速にユーザに通知される。また、ネットワーク機器のユーザインタフェイスを、インスタントメッセージを利用して構築できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図２の利用者情報データベースにおけるデータ構造の一例を示す図である。
【図４】図２のイベント情報格納部におけるデータ構造の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０  文書管理システム、１８  ＩＭクライアント、２０  ＩＭサーバ、４００  提供部、８０２  イベント発生部、８０４  判定部、８０６  利用者情報データベース、８０８  検出部、８１０  ログイン部、８１２  イベント情報格納部、８１４  選択部、８１６  抽出部、８１８  ＩＭ受信部、８２０  ＩＭ送信部、８２２  メッセージ生成部、８２４  アドレス設定部、８２６  アドレス変換部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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