(57)【要約】【課題】申請処理システムにおいて、承認処理を関わらなかった申請承認者による承認済申請の内容の確認を可能とする。【解決手段】サーバ２と複数の端末３，４とが相互に通信可能に接続されたネットワーク５において、端末は、申請を行う申請端末３と、申請を処理する複数の申請処理端末４とを備え、サーバ２は申請の申請情報及び申請を管理するための管理情報を記録する記録手段２ｂと、申請の申請情報及び管理情報について、端末との間の送受信管理、及び記録手段との間の記録管理を行う管理手段２ａとを備え、管理手段２ａは、複数の申請処理端末による同一申請に対する申請承認処理において、先に受けた承認処理により申請を承認し、以降に受けた承認処理は承認済み申請の追加承認として管理する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバと複数の端末とが相互に通信可能に接続されたネットワークにおいて、
前記端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する複数の申請処理端末とを備え、
前記サーバは、前記申請の申請情報及び申請を管理するための管理情報を記録する記録手段と、
前記申請の申請情報及び管理情報について、前記端末との間の送受信管理、及び前記記録手段との間の記録管理を行う管理手段とを備え、
前記管理手段は、複数の申請処理端末による同一申請に対する申請承認処理において、先に受けた承認処理により申請を承認し、以降に受けた承認処理は承認済み申請の追加承認として管理することを特徴とする申請処理システム。
【請求項２】
前記管理手段は、先に受けた申請処理端末からの承認処理により前記申請を承認済み申請として前記記録手段に記録すると共に、他の申請処理端末に当該承認済み申請を通知し、当該他の申請処理端末から受けた承認処理を承認済み申請の追加承認として記録することを特徴とする、請求項１に記載の申請処理システム。
【請求項３】
前記追加承認は付帯条件を有する条件付追加承認を含み、管理手段は当該付帯条件を申請情報に記録することを特徴とする、請求項２に記載の申請処理システム。
【請求項４】
前記申請処理端末は、追加承認において、付帯条件を有さない追加承認と付帯条件を有する条件付追加承認との何れかを選択することを特徴とする、請求項２に記載の申請処理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、他の申請処理端末に対する承認済み申請の通知において、全申請処理端末に関わる承認済み申請の一覧データの送信、又は通知先の申請処理端末に関わる承認済み申請の個別データの送信により行うことを特徴とする、請求項２乃至４の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項６】
前記管理手段は、承認済み申請を通知した後、所定期間内に他の申請処理端末から当該承認済み申請に対する承認処理の受信がない場合には、当該承認処理による追加承認を行わないことを特徴とする、請求項２乃至５の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項７】
前記管理手段は、申請端末で選択した申請処理端末を管理情報に記録し、当該管理情報に記録される申請処理端末から承認処理を受けることを特徴とする、請求項１乃至６の何れかに記載の申請処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、稟議申請業務を行う申請処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業等の組織内において、決裁や意思決定は稟議書を書類形態で回すことにより管理する方法が一般的である。このような書類によって稟議書を回して申請業務を行う方法では、例えば、起案者は最新の社内規定書や組織図を参照して稟議書を起案しなければならないといった起案作業の繁雑さの問題や、稟議書のセキュリティを含む保管、管理の問題があり、また、稟議書の移動に時間がかかるため迅速な申請処理が難しいという問題もある。
【０００３】
このような問題に対して、コンピュータネットワークを用いることにより、起案作業の簡略化、ペーパーレス化、意思決定の迅速化、セキュリティの強化を図る決裁システムが、例えば、特許文献１に提案されている。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−８２８３６（段落番号００１４）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記の文献で提案されるシステムは、申請者が用いる起案端末と承認者が用いる承認端末とをコンピュータネットワークで接続し、起案端末において申請者に決裁申請と承認ルートを入力させ、入力された決裁申請を同じく入力された承認ルートに基づいて申請承認端末に配信し、申請承認端末において決裁承認者に配信された決裁申請の決裁承認又は決裁却下の申請処理を行わせる構成としている。
【０００６】
このシステムでは、複数の承認者の内の一人が承認を行うと、その申請は承認されたものとして扱われる。そのため、他の承認者はその承認済申請の内容を判定する機会を逸することになり、承認者全員が申請処理に関わらない場合が生じ、一部の承認者は当該申請について承認処理に関する情報を受け取ることができず、申請承認の統一的管理が損なわれる。
【０００７】
本発明は、前記した課題を解決して、申請処理システムにおいて、承認処理に関わらなかった承認者による承認済申請の内容の確認を可能とすることを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明の申請処理システムは、サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備えた構成により実現する。
【０００９】
端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する複数の申請処理端末とを備える。サーバは、申請の申請情報及び申請を管理するための管理情報を記録する記録手段と、申請の申請情報及び管理情報について、端末との間の送受信管理、及び記録手段との間の記録管理を行う管理手段とを備える。
【００１０】
管理手段は、複数の申請処理端末による同一申請に対する申請承認処理において、先に受けた承認処理により申請を承認し、以降に受けた承認処理は承認済み申請の追加承認として管理することにより、承認処理に関わらなかった申請承認者が承認済申請の内容を確認できるようにする。
【００１１】
管理手段は、先に受けた承認処理により申請を承認し、その後に受ける承認処理を承認済み申請の追加承認として管理する一つの管理態様として、先に受けた申請処理端末からの承認処理により申請を承認済み申請として記録手段に記録すると共に、承認処理に関わっていない他の申請処理端末にこの承認済み申請を通知する。この通知を受けた他の申請処理端末は、承認済み申請の内容を確認して承認処理を行いその結果を管理手段に送る。管理手段は、他の申請処理端末から受けた承認処理を承認済み申請の追加承認として記録する。
【００１２】
ここで、追認承認は、承認済み申請について承認を行う追加承認の他に、付帯条件付きで承認を行う条件付追加承認を含む。管理手段は、承認処理に関わっていない他の申請処理端末から通常の追加承認を受けた場合には、この追加承認を管理情報に記録する。一方、条件付追加承認を受けた場合には、追加承認を管理情報に記録すると共に、付加された付帯条件を申請情報に記録する。
【００１３】
申請処理端末は、追加承認を行う際に、付帯条件を有さない追加承認と付帯条件を有する条件付追加承認の何れかを選択して管理手段に送る。管理手段は、申請処理端末から付帯条件を有されていない追加承認が送られた場合には、この追加承認を管理情報に記録すると共に、はじめに承認処理を行った申請処理端末に当該追加承認について通知する。
【００１４】
また、申請処理端末から付帯条件を有された追加承認が送られた場合には、この追加承認を管理情報に記録し、付帯条件を申請情報に記録すると共に、はじめに承認処理を行った申請処理端末に当該追加承認について通知する。
【００１５】
管理手段は、他の申請処理端末に対して承認済み申請を通知する場合、複数の通知態様とすることができる。
【００１６】
第１の通知態様は、全申請処理端末に関わる承認済み申請の一覧データを送信する。各申請処理端末は、全ての承認済み申請の承認状況を一覧表示で確認することができる。各申請承認者は、この一覧表示から各自が追加承認する申請を抽出して追加承認を行う。
【００１７】
また、第２の通知態様は、通知先の申請処理端末に関わる承認済み申請の個別データを送信する。通知された申請処理端末には、その申請処理端末で処理する申請の内で、他の申請承認者により既に承認された承認済み申請が表示される。各申請承認者は、この個別案件の表示から各自が追加承認する申請について追加承認を行う。
【００１８】
また、管理手段は、承認済み申請を通知した後、所定期間内に他の申請処理端末から当該承認済み申請に対する承認処理の受信がない場合には、その承認処理による追加承認を行わない。これにより、追加承認を含む申請処理を所定期間内で完結させ、申請の承認処理が確定しないという不安定な期間を短縮することができる。
【００１９】
また、申請端末は、複数の申請承認端末から申請承認を依頼する申請承認端末を選択して設定することができる。管理手段は、申請端末で選択した申請処理端末を管理情報に記録し、この管理情報に記録される申請処理端末に申請内容を送ると共に、その申請承認端末から承認処理を受ける。
【００２０】
本発明によれば、複数の申請承認者の内の一人が先に申請を承認した場合であっても、他の申請承認者は、各自の申請承認端末にその承認済み申請について表示されるため、その承認済み申請の内容を確認し追加して承認を行うことができる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００２２】
図１は本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【００２３】
申請処理システム１は、ネットワーク５を介してサーバ２と複数の端末が相互に通信可能に接続されて構成され、申請、この申請に伴う申請確認、申請承認等の決裁を行う。
【００２４】
なお、以下では、申請確認では確認と却下の処理を行い、申請承認では承認と却下と否認の処理を行うものとする。なお、申請承認で行う承認は、付帯条件が付けられた条件付承認を含むものとする。ここで、確認の処理は確認者段階における申請容認であり、承認の処理は承認者段階における申請容認であり、通常の申請処理では、確認が行われた後に承認が行われて最終的に申請が容認されるものとしている。
【００２５】
また、本発明では、一申請案件について複数の申請承認者が設定されている場合には、最初の申請承認者が行う承認処理によりこの申請の承認は確定し、その後に他の申請承認者が行う承認処理はこの申請承認の確定を影響を与えるものではなく、他の申請承認者が承認された申請内容を確認する追加承認として処理される。
【００２６】
また、却下された申請は申請者に差し戻され、再度申請を行うことができるが、否認された申請は再度の申請は許されず、そのまま廃案とされるものとしている。
【００２７】
したがって、確認者の段階は中間的な申請処理を行うのに対して、申請承認者の段階は最終的な申請処理を行うことになる。なお、確認、承認、却下、及び否認の用語及びその内容については上記の例に限らず、適用する申請処理システムに応じて任意に定めることができる。
【００２８】
端末は、申請を行う申請端末３と、申請処理機能を有する申請処理端末４とを備える。申請端末３は、申請者が申請内容の起案あるいは実行報告の作成を行い、サーバ２を介して申請処理端末４に、実行報告の確認を含む申請処理を依頼する端末である。
【００２９】
申請処理端末４は、申請処理の機能に応じて階層化することができる。申請端末３で起案された申請は、申請処理端末４において申請処理され、確認、承認、否認等の決裁処理や、申請内容の検討等の処理が行われる。処理結果は申請端末３に戻されると共にサーバ２で管理することができる。
【００３０】
申請処理は、申請処理を行う者の決裁権限に応じて設定され、申請処理端末４には決裁権限に応じた申請処理の機能が設定される。なお、図１では、一つの申請端末３のみを示しているが、ネットワークには複数の申請端末を接続することができる。
【００３１】
申請処理端末４は、決裁権限に応じた申請処理の機能を有する。階層化して設定することもでき、例えば、申請は、確認処理が行われた後、承認処理が行われて申請処理が決裁される。図１では、申請確認端末４Ａ（４Ａａ，４Ａｂ，４ｃ）、及び申請承認端末４Ｂ（４Ｂａ，４Ｂｂ）が設けられ、それぞれネットワーク５を介してサーバ２に接続される。申請確認端末４Ａ及び申請承認端末４Ｂの各階層は、それぞれ複数の端末を備えることができる。申請者は、後述するように、各申請端末から申請端末毎に対応する確認端末を選択することもできる。
【００３２】
各申請処理端末４は、申請処理に関して、設定された決裁権限に応じて階層化された機能を設定することができる。例えば、下位の申請処理端末に相当する申請確認端末４Ａは、決裁処理に対して確認権限を持つが、最終的な承認権限を持たない者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持たず、申請内容を確認したり、メッセージや修正事項を付加情報として付け加え、サーバ２で申請確認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請確認端末４Ａや申請承認端末４Ｂからの通知により、申請に対する確認結果や承認結果を知ると共に、コメントや追加承認時の付された条件等の付加情報を参照することができる。
【００３３】
また、上位の申請処理端末に相当する申請承認端末４Ｂは、決裁処理に対して最終的な承認権限を持つ者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持ち、申請内容を承認、条件付承認、否認、却下等の処理を行う。なお、メッセージや修正事項、あるいは条件付承認に付された条件を付加情報として付け加えることもできる。申請承認端末４Ｂは、サーバ２において申請承認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請承認端末４Ｂからの通知により、申請に対する承認結果を知ると共に、付加情報を参照することができる。
【００３４】
この申請確認端末４Ａと申請承認端末４Ｂとの間は、申請処理上の機能において階層化することができる。例えば、申請処理において、確認が終了した後に最終的な承認を行うことにより決裁が行われる場合には、申請確認端末４Ａは確認権限者が行う確認処理機能を備え、申請承認端末４Ｂは申請承認者が行う承認処理機能を備える。また、申請承認端末４Ｂは追加承認の機能を備える。
【００３５】
各申請確認端末４Ａが備える機能による処理結果としては、例えば確認や却下があり、また、申請承認端末４Ｂが備える機能による処理結果としては、例えば承認，条件付承認，否認，あるいは却下がある。階層化により、申請承認端末４Ｂによる処理の一部は、申請確認端末４Ａの処理結果に基づいて行われる。例えば、申請確認端末４Ａで却下された申請については処理を行わず、また、承認は全ての申請確認端末４Ａの確認に基づいて行う。
【００３６】
申請承認端末４Ｂによる承認処理は、各申請案件毎に承認を行うことができる申請承認端末４Ｂを設定することができる。承認処理は、例えば、設定された複数の申請承認端末４Ｂの内で何れか一つの申請承認端末４Ｂで承認がされることにより、承認が確定したものと設定することができる他、複数の申請承認端末４Ｂの承認を必要とするよう設定することもできる。
【００３７】
以下に示す例では、設定された複数の申請承認端末４Ｂの内で何れか一つの申請承認端末４Ｂが承認することにより承認は確定するものとし、その他の申請承認端末４Ｂによる承認は追加承認として処理する。
【００３８】
なお、複数の申請承認端末４Ｂの承認を必要とする場合には、他の申請承認端末４Ｂによる追加承認により、当該申請案件の承認が確定したものとすることができる。
【００３９】
サーバ２は、申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段２ｂと、端末３，４との間において申請情報や管理情報を送受信したり、記録手段２ｂとの間において申請情報や管理情報の記録を管理する管理手段２ａとを備える。
【００４０】
管理手段２ａは、申請申請端末４が備える階層化された申請処理機能に応じて申請を階層化して管理する。例えば、申請承認端末４Ｂによる承認は、申請確認端末４Ａによる確認を条件として行うように設定することができる他、申請承認端末４Ｂにより申請承認された後は、申請確認端末４Ａが却下を行うことができないように設定することができる。
【００４１】
管理手段２ａによるこれらの管理は、申請確認端末４Ａや申請承認端末４Ｂによる処理結果のデータに基づいて論理演算等により行うことができる。
【００４２】
ここで、管理手段２ａが管理する情報の内で、申請情報は主に申請内容に関わる情報であり、また、管理情報は申請を管理するための書誌情報や申請の進み具合に関する情報である。これらの申請情報や管理情報は申請端末や申請処理端末において、入力手段（図示していない）からの入力、あるいは端末での処理結果に基づいて設定することができる。
【００４３】
また、本発明の管理手段２ａは、申請承認を行わなかった申請承認端末４Ｂに対して他の申請承認端末によって申請承認が行われたことを通知することにより、申請承認者に対して承認済み申請を確認させ承認処理を促す。
【００４４】
次に、本発明の申請処理システムが行う申請処理例について図２，３のフローチャートを用いて説明する。
【００４５】
申請者は、申請端末において稟議書に入力して申請を作成する。このとき、添付ファイルがある場合には追加することもできる。また、複数の申請確認者の中から申請の確認を得る申請確認者を設定することもできる（ステップＳ１）。
【００４６】
申請者は、作成した稟議書について申請を行う。この申請は複数の承認段階を含む。申請内容については、申請確認者による確認と申請承認者による承認の２段階を含み、確認が得た後、承認を得ることで申請の決裁が行われる。
【００４７】
はじめに、図２中のステップＳ２〜ステップＳ４により確認の申請処理を行い、図２中のステップＳ５〜ステップＳ８により承認の申請処理を行う。
【００４８】
確認者が設定されている場合には（ステップＳ２）、その設定された確認者に申請が送られ、確認あるいは却下の処理が行われる。なお、確認の申請処理は、複数の確認者により行うことができる。なお、このとき、確認者は、メッセージを付加する他、確認者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ３）。
【００４９】
設定された確認者について全員が「確認済」の処理を行った場合には（ステップＳ４）、次の申請承認者による申請処理に進む。なお、ステップＳ２において、確認者が設定されていない場合には、確認者による申請処理を行うことなく申請承認者による申請処理に進む。
【００５０】
申請承認者は、確認済みの申請について承認、条件付承認、否認、あるいは却下の処理を行う。なお、このとき、申請承認者は、メッセージや条件内容を付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ５）。
【００５１】
申請承認者による承認が得られた場合には（ステップＳ６）、承認済稟議として記録される。このとき、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともでき、また、その後の実行報告を追加して記録したり、検索を行うこともできる（ステップＳ７）。
【００５２】
なお、前記ステップＳ４において、設定されている確認者全員の「確認済」の処理が得られない場合、及び前記ステップＳ６において、申請承認者により却下された場合には、ステップＳ１に戻る。また、申請承認者により否認された場合には（ステップＳ６）、否認済稟議として記録される（ステップＳ８）。このとき、メッセージを付加する他、添付資料の追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うことができる。
【００５３】
ステップＳ７において承認済稟議として処理された申請について、複数設定された申請承認者の内で今回申請承認を行っていない申請承認者は、追加承認として承認を行うことができる。なお、この追加承認は、申請承認が行われてから所定時間内に制限することができる。
【００５４】
以下、申請の処理について図３の関係図、及び図４〜図６の構成ブロック図を用いて説明する。なお、図４は申請承認端末による申請処理の動作を示し、図５，６は申請承認端末による追加承認の処理動作を示している。また、図３〜図６では、共通する処理について同じ番号を付している。
【００５５】
申請は、申請者が申請確認者に申請の確認を依頼すると共に、申請承認者に申請の承認を依頼し、申請確認者による確認と申請承認者による承認の申請業務を経ることにより申請が承認される。なお、この申請業務において、申請確認者や申請承認者は申請確認端末や申請承認端末が備えるメッセージ機能を用いてコメントを付加したり、機能を用いて申請内容を調整することもできる。
【００５６】
申請者は、申請端末３からサーバにアクセスし、作成する申請書の種類を選択してサーバ２に申請書のフォーマットを要求する（１）。サーバ２は、記録手段２ｂ内に申請書フォーマットを予め用意しておき、申請端末３からの要求に応じて選択された申請書フォーマットを抽出して申請端末３に送信する（２）。申請端末３は、サーバ２から受信した申請書フォーマット（３）を用いて申請内容を記述する（４）。
【００５７】
この申請内容の確認を依頼する申請確認者を選択することができる。このとき、申請承認者については、申請端末での選択を可能とするよう設定することも、あるいは、申請端末での選択を不可に設定することもできる。この選択は、サーバに予め定めリストを用意しておき、このリストから選択するようにしてもよい（５）。作成した申請内容を保存し、この申請内容をサーバ２に送る（６）。
【００５８】
サーバ２は、申請端末３から送られた申請を記録手段２ｂに記録する。この記録において、申請内容を含む申請情報と共に、この申請の管理に用いる管理情報を付加して記録する。管理情報としては、仮申請と同様に、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる（７）。
【００５９】
サーバ２は、これらの申請情報及び管理情報を申請として、選択された申請確認者の申請確認端末４Ａに通知する（８）。申請確認端末４Ａは、サーバ２から送られた申請を受信し（９）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントを記述して申請情報内に記録する共に（１０）、申請の確認処理を行う（１１）。この申請の確認は、例えば申請の確認用に設けたデータ領域に確認済を設定することで行うことができる。
【００６０】
また、サーバ２は、前記申請確認者の申請確認端末４Ａと共に、前記申請情報及び管理情報を申請として、申請承認者の申請承認端末４Ｂに通知する。通知は全ての申請承認端末４Ｂに行う他、申請承認端末４Ｂａ，４Ｂｂが選択可に設定されている場合には、選択された申請承認端末４Ｂａ，４Ｂｂに通知する（８）。申請承認端末４Ｂａ，４Ｂｂは、サーバ２から送られた申請を受信する（１２）。
【００６１】
以下、受信した申請承認端末４Ｂａ，４Ｂｂの内、申請承認端末４Ｂｂが先に申請を承認し、その後、申請承認端末４Ｂａが追加承認する例について説明する。
【００６２】
申請承認端末４Ｂｂは、申請情報や管理情報を参考にして申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントの記述や、編集機能を用いて申請内容を調整して申請情報内に記録する共に（１３）、申請の承認処理を行う（１４）。この申請の承認は、例えば申請の承認用に設けたデータ領域に承認済を設定することで行うことができる。なお、このとき、申請承認端末４Ｂａは申請の承認処理を行わないものとする。
【００６３】
前記（１１）において申請確認端末４Ａが申請を却下した場合には、サーバ２の管理手段２ａはこの却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（１５）、申請元の申請端末３に申請却下を通知し（１６）、申請端末３は却下された申請を受信する（１７）
【００６４】
また、前記（１４）において申請承認端末４Ｂが申請を却下した場合においても、サーバ２の管理手段２ａはこの申請承認端末４Ｂによる却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（１５）、申請元の申請端末３に却下を通知する（１６）。
【００６５】
上記申請却下において、何れの申請処理端末（申請確認端末、申請承認端末）で却下処理を行ったかの情報を申請端末３に送ることにより、申請者は却下処理を行った申請確認者あるいは申請承認者を確認することもできる（１７）。また、申請承認端末において否認された場合には（１４）、否認された申請を記録手段２ｂに記録し（３３）、申請元の申請端末３に申請が否認されたことを通知する（３４）。
【００６６】
申請端末３は、申請が否認され  一方、申請確認端末４Ａにおいて確認がされた場合には（１１）、サーバ２の管理手段２ａは、選択されている申請確認端末４Ａについて却下していないかの判定を行う（１８）。管理手段２ａは、前記（１８）において選択されている申請確認端末の全てにおいて申請確認がなされている場合において、申請承認端末４Ｂにおいて承認がされた場合には（１４）、申請を承認し記録手段２ｂに記録し（１９）、申請元の申請端末３に申請が承認されたことを通知する（２０）。申請端末３は、申請が承認されたことを受信する。この申請承認端末による承認及び管理手段での処理により、申請承認は確定する（２１）。
【００６７】
次に、承認処理を行った申請承認者以外の申請承認者が行う承認処理について、図５，６を用いて説明する。
【００６８】
管理手段は、申請元の申請端末３に申請が承認されたことを通知すると共に、承認処理を行っていない他の申請承認端末に対しても申請が承認されたことを通知する（２０）。申請承認端末４Ｂａは、サーバ２から送られた申請を受信し（１２）、申請が既に承認されたことを確認し、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントの記述や、編集機能を用いて申請内容を調整して申請情報内に記録する共に（２３）、申請の承認処理を行う（２４）。この申請の承認は、例えば申請の承認用に設けたデータ領域に承認済を設定することで行うことができる。
【００６９】
この申請は、申請承認端末４Ｂｂにおいて既に承認が確定しているため、この申請承認端末４Ｂａによる承認は追加承認として扱われる。この追加承認は、条件付きで承認を行う条件付承認と、条件を伴わない承認とすることができる。
【００７０】
条件付承認の場合には（２４）、管理手段は、申請が条件付きで承認されたことを記録手段２ｂに記録し（２５）、申請元の申請端末３に申請が条件付きで承認されたことを通知する（２６）。申請端末３は、申請が条件付きで承認されたことを受信する（２７）。また、管理手段２ａは、はじめに承認した申請承認端末４Ｂｂに対しても申請が条件付きで承認されたことを通知し（２６）、申請承認端末４Ｂｂは申請が条件付きで承認されたことを受信し確認する（２８）。
【００７１】
また、条件が付されることなく承認された場合には（２４）、管理手段は、申請が無条で承認されたことを記録手段２ｂに記録し（２９）、申請元の申請端末３に申請が無条件で承認されたことを通知する（３０）。申請端末３は、申請が無条件で承認されたことを受信する（３１）。また、管理手段は、はじめに承認した申請承認端末４Ｂｂに対しても申請が無条件で承認されたことを通知し（２６）、申請承認端末４Ｂｂは申請が無条件で承認されたことを受信し確認する（３２）。
【００７２】
ここで、管理手段２ａから承認を行ってない申請承認端末（図５，６では４Ｂａ）に対して、別の申請承認端末（図５，６では４Ｂｂ）において申請た承認されたことを通知する態様について、図５，図６を用いて説明する。
【００７３】
図５に示す通知態様は、申請承認端末４Ｂｂにおいて行われた承認に基づいて、管理手段２ａが申請案件毎に関係する他の申請承認端末４Ｂａに対して個別データとして通する態様であり、申請承認が行われる度に通知が行われる。
【００７４】
一方、図６に示す通知態様は、管理手段２ａにおいて申請承認の進捗状況を管理し、全てのあるいは所定条件を満たす申請案件の申請承認の進捗状況を一覧データとして、申請承認端末４Ｂに対して通知する態様である。申請承認端末４Ｂは、管理手段２ａに対して申請承認の進捗状況の一覧を要求して一覧データを求め、関連する申請案件について申請承認の進捗状況を確認し、既に承認が成された申請案件について追加承認を行う。
【００７５】
図７は、申請情報、実行報告情報、及び管理情報のデータ構成の一例を示している。この例では、申請情報は、申請内容及びその申請の件名の他、申請による効果や関連する取引データを加えて申請内容を補充してもよい。また、確認者が記述したコメントや、条件付承認で付した付帯条件を付加してもよい。
【００７６】
管理情報は、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる。申請書の種類は、例えば、申請が計画段階であるか実行段階であるかの業務段階の表示や、極秘，至急等の申請の重要性の表示として用いることができる。対象者としては、例えば申請者、選択した申請確認者、申請承認者、閲覧者等がある。
【００７７】
申請者は、例えば申請端末からサーバに申請要求を行った際、申請端末から送られたデータを用いて設定することができる。また、申請確認者は、申請時等において申請者が申請端末から設定する他、申請確認者や申請承認者が申請確認端末や申請承認端末から追加や削除により設定することもできる。また、閲覧者は、申請承認者が申請承認端末において追加あるいは削除することができる。
【００７８】
なお、申請承認者については予め設定しておき、申請端末、申請確認端末、あるいは申請承認端末等の申請処理端末から設定できないようにすることもできる。
【００７９】
進捗状況は、当該申請の申請業務の進み具合を表す情報であり、例えば、申請内容が仮申請確認者において検討中である状態を表す「下書き」、申請内容が申請確認者において確認処理中である状態を表す「確認待」、複数の申請承認者の内の一申請承認者により承認され、他の申請承認者による追加承認を待つ状態を表す「追認待」、申請内容が申請確認者で確認され、申請承認者において承認処理中である状態を表す「確認済」、申請内容が申請承認者において承認された状態を表す「承認済」、申請内容が申請承認者において条件付きで承認された状態を表す「条件付承認済」、申請内容が申請承認者において承認されて実行された状態を表す「承認／実行済」、他の申請承認者による追加承認が終了した状態を表す「追認済」、申請内容が申請承認者において否認された状態を表す「否認済」、申請内容が申請確認者あるいは申請承認者において却下された状態を表す「却下」等がある。
【００８０】
上記進捗状況の各状態は、各申請処理端末で行われた申請処理に応じて設定される。なお、上記各状態は一例であり、他の状態を用いて設定することもできる。また、図示するデータ構成は一例であり、データ項目の付加，削除は必要に応じて行うことができる。
【００８１】
また、対象者と共に確認、承認のデータ項目を設け、申請確認者、申請承認者が行った、確認，承認、条件付承認、却下、否認等の処理結果を記録するようにしてもよい。
【００８２】
サーバの管理手段は、これらの申請情報や管理情報を記録すると共に、管理情報を判断条件として、申請処理端末への通知等の申請処理を行う。例えば、前記図２に示すフローチャートのステップＳ２において、管理情報中の対象者に申請確認者が設定されている場合には、申請内容を設定された申請確認者に送り、ステップＳ４において、選択した申請確認者の全員について「確認済」の状態であることを条件として次の申請承認端末に申請を送信する。
【００８３】
次に、申請情報及び確認情報の各申請業務段階での状態について、図８〜１２を用いて説明する。図８は、この例における申請者、申請確認者、申請承認者、の構成を示し、図９〜１２は申請業務段階での申請情報と確認情報の例を示している。
【００８４】
ここでは、図８に示すように、申請者Ｆは、申請確認者Ａ，Ｂ、申請承認者Ｘ，Ｙ，Ｚを予め選択しておき、申請確認者Ａ，Ｂ及び申請承認者Ｘに申請内容の確認及び承認を依頼して申請を行い、申請承認者Ｘによる承認の後に申請承認者Ｙ，Ｚによって追加承認するものとする。
【００８５】
図９（ａ）は、申請者Ｆが作成した申請情報及び管理情報の一例である。ここで、対象者には申請者である申請者Ｆが記録されている。図９（ａ）の状態で申請端末からサーバに送られると、サーバの管理手段は、対象者に設定される申請確認者Ａ，Ｂの端末にこのデータを送信し、送信された申請確認者Ａ，Ｂは申請内容を検討する。図９（ｂ）はこの状態を示しており、対象者に申請確認者Ａ，Ｂが記録され、進捗状況には「確認待」が設定され、申請確認者による確認が未処理であることが確認できる。
【００８６】
図１０（ａ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、さらに申請承認者Ｘによる承認が済んだ状態のデータ例を示している。なお、この図１０（ａ）の例は、申請承認者Ｘのみが承認を行い、申請承認者Ｙ，Ｚによる追加承認を行わない場合を示している。対象者には申請確認者Ａ，Ｂに加えて承認者Ｘが記録され、進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「承認済」が設定され、申請確認者及び申請承認者による確認と承認が処理済みであることが確認できる。
【００８７】
また、図１０（ｂ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、申請承認者Ｘにより否認された状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「否認済」が設定される。
【００８８】
図１１は、申請承認者Ｘが承認し、申請承認者Ｙ，Ｚが追加承認を行う例について示している。図１１（ａ）は、申請確認者Ａ，Ｂによる確認と、申請承認者Ｘによる承認が完了して申請が承認済みとなり、次にこの申請について申請承認者Ｙ，Ｚによる追加承認待ちの状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」、申請承認者Ｘによる「承認済」、及び申請承認者Ｙ，Ｚによる「追認待」が設定される。
【００８９】
図１１（ｂ）は、上記図１１（ａ）の「追認待」の状態において申請承認者Ｚが承認して追加承認した状態を示している。進捗状況には、申請承認者Ｙ，Ｚによる「追認待」に代わって、申請承認者Ｚによる「追認済」と申請承認者Ｙによる「追認待」が設定される。
【００９０】
図１１（ｃ）は、上記図１１（ｂ）の「追認待」の状態において申請承認者Ｙが承認して追加承認した状態を示している。進捗状況には、申請承認者Ｚによる「追認待」に代わって、申請承認者Ｚによる「追認済」が設定される。
【００９１】
なお、図１２は却下及び否認の場合のデータ例であり、図１２（ａ）は申請確認者Ｂによって却下されたデータ例を示し、図１２（ｂ）は申請承認者Ｘによって否認されたデータ例を示している。なお、上記申請情報及び管理情報は一例であり、他のデータ構成としてもよい。
【００９２】
次に、本発明により申請業務の各段階での表示画面例について図１３〜図２４を用いて説明する。
【００９３】
図１３は、申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。この画面例は、申請端末での画面であり、共通の申請フォーマットと各営業所に応じて予め設定した申請フォーマットから、所望の申請フォーマットを選択することができる。申請フォーマットを選択することにより、申請端末はサーバから選択した申請フォーマットのデータをダウンロードし、申請内容等を記述することで申請書を作成することができる。
【００９４】
図１４は、申請確認者の選択画面例であり、申請作成画面（図１５に示す）中の確認者の追加／削除のボタンを押すことにより表示される。申請確認者の選択は、人員確認表の一覧表から選ぶ他に、社員番号等の識別番号等を入力することにより行うことができる。この申請確認者の選択画面で選択した申請確認者は、画面中の確認者部分に設定される。
【００９５】
図１５は、申請の作成画面例であり、申請者Ｆの申請端末に表示される。この作成画面の履歴には、作成中に検討者に検討を依頼した履歴が示され、メッセージ履歴には、申請者Ｆと社員Ｃのコメントは示されている。申請者Ｆは、申請内容を完成させ、必要事項を入力・記述した後に申請のボタンを押すことで申請処理が行われる。なお、必要事項に未入力の部分がある場合には、画面上あるいは音声で注意を喚起させる表示を行うようにしてもよい。
【００９６】
図１６は、申請を確認する画面例であり、申請確認者の申請確認端末に表示される。申請確認者は、申請内容について問題がない場合には確認のボタンを押し、申請内容について問題がある場合には却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、確認コメントの部分にコメントを記述することもできる。この確認コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【００９７】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。
【００９８】
図１７は、申請を承認して決裁を行う画面例であり、申請承認者の申請承認端末に表示される。申請承認者は、申請内容を承認する場合には承認のボタンを押し、申請を否認する場合には否認のボタンを押し、申請を条件付きで承認する場合には条件付承認のボタンを押し、申請を申請者に差し戻す場合には、却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、決裁コメントの部分にコメントを記述することもできる。この決裁コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【００９９】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。また、閲覧対象者の追加／削除のボタンを押すことにより、申請内容を閲覧させることができる。
【０１００】
図１８〜図２４は、申請承認の後の表示画面例を示している。図１８は、追加承認のために承認状況を通知する表示画面例である。この承認状況通知画面では、申請承認者に関連する申請について、既に他の申請承認者によって承認が行われ、追認待の状態である案件を表示している。
【０１０１】
図１８は申請承認者Ｙの申請承認端末の表示画面例であり、例えば、起案番号０２−０３０４−５９，６０の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｙ，Ｚの内で申請承認者Ｘによる承認が完了し、申請承認者Ｙ，Ｚによる追認待ちの状態であることを表している。また、起案番号０２−０３０４−６１の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｙ，Ｚの内で申請承認者Ｘによる承認と、申請承認者Ｚによる追加承認とが完了し、申請承認者Ｙによる追認待ちの状態であることを表している。なお、図示する例では、何れの申請についても付帯条件が付されていることを示している。
【０１０２】
図１９は、追加承認を行う画面例である。この追加承認の画面は、図１８に示す表示画面上で追加承認を行う申請案件を選択することにより表示される。画面上には「承認済」（あるいは「追認待」の表示としてもよい）がされ、追認待ちであることを表している。ここで、申請承認者は、付帯条件を付することなく承認する場合には承認ボタンを押し、付帯条件を付して承認する場合には条件付承認ボタンを押す。この承認は追加承認として扱われる。
【０１０３】
また、図２１は、追加承認のために承認状況を通知する他の表示画面例であって申請承認対象の案件を一覧表示するものであり、図２０は一覧表示させる申請を選択する進捗状況の選択画面例である。
【０１０４】
図２０の進捗状況の選択画面は、メニュー画面（図示していない）から選択することができる。図２０の進捗状況の選択画面上には、カスタマイズされた選択項目が表示されている。この選択項目として、例えば、指定期間内の稟議申請の選択項目の他に、「下書き」，「確認待ち」，「承認待ち」、「却下」、「否認済」、「条件付承認済」、「承認／実行済」等の申請状態の選択項目が用意される。選択項目はこれに限らず、管理情報内に設定される進捗状況やその組み合わせに基づいて任意に設定することもできる。
【０１０５】
図２１は、図２０の進捗状況の選択画面において、過去３０日以内の申請であって「承認済」の申請を選択した場合の表示画面を示している。この表示画面には、上記条件を満たす２つの申請が表示されている。
【０１０６】
図２１の表示画面例では、例えば、起案番号０２−０３０４−５９の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｙ（ここでは、申請承認者はＸ，Ｙの２人とする）の内で申請承認者Ｘによる承認が完了し、申請承認者Ｙによる追認待ちの状態であることを表している。また、起案番号０２−０３０４−６０の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｙ（ここでは、申請承認者はＸ，Ｙの２人とする）の内で申請承認者Ｘによる承認が完了し、申請承認者Ｙによる追認が完了した状態であることを表している。
【０１０７】
起案番号０２−０３０４−６１の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｚ（ここでは、申請承認者はＸ，Ｚの２人とする）の内で申請承認者Ｚによる承認が完了し、申請承認者Ｘによる追認待ちの状態であることを表している。また、起案番号０２−０３０４−６２の申請案件では、申請承認者Ｘ，Ｙ，Ｚ（ここでは、申請承認者はＸ，Ｙ，Ｚの３人とする）の内で申請承認者Ｘによる承認が完了し、申請承認者Ｚによる追加承認が完了し、申請承認者Ｙによる追認待ちの状態であることを表している。
【０１０８】
なお、この画面例では、起案番号としているが、管理番号を表示するようにしてもよい。
【０１０９】
また、図２２は、図２０の進捗状況の選択画面において、複数の状態を選択した場合の進捗状況の一覧画面例である。この一覧画面例では、起案者、状態、件名、起案日、決済希望日、決済日等が一覧表示されている。表示内容は、前記した画面例と同様に管理情報内に設定される進捗状況やその組み合わせに基づいて任意に設定することもできる。また、図２３は、図１９の進捗状況の選択画面において、承認一覧を選択した場合の画面例である。
【０１１０】
また、図２０の進捗状況の選択画面に限らず、図２４に示すように、検索条件をカスタマイズすることもできる。図２４の例では、「条件付承認」と「承認／実行済」の案件について検索した結果を示している。
【０１１１】
本発明の実施形態によれば、追加承認を行う期間を設定することにより、追加承認が完了しないことによる申請承認の未確定状態を解消することができる。
【０１１２】
【発明の効果】本発明の申請処理システムによれば、申請処理システムにおいて、承認処理に関わらなかった承認者による承認済申請の内容の確認を可能とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】本発明の申請処理システムが行う申請処理例のフローチャートである。
【図３】本発明の申請の処理を説明するための関係図である。
【図４】本発明の申請の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図５】本発明の申請の追加承認の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図６】本発明の申請の追加承認の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図７】本発明の申請情報、実行報告情報、及び管理情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図８】本発明において、申請者、申請確認者、申請承認者の構成を示す図である。
【図９】本発明の申請業務段階での申請及び確認での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１０】本発明の申請業務段階の承認での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１１】本発明の申請業務段階の追加承認での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１２】本発明の申請業務段階の却下，否認での申請情報と管理情報の例を示す図である。
【図１３】本発明の申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。
【図１４】本発明の申請確認者の選択画面例である。
【図１５】本発明の申請の作成画面例である。
【図１６】本発明の申請を確認する画面例である。
【図１７】本発明の申請を承認して決裁を行う画面例である。
【図１８】本発明の承認状況通知の画面例である。
【図１９】本発明の申請を追加承認する画面例である。
【図２０】本発明の一覧表示させる申請を選択する進捗状況の選択画面例である。
【図２１】本発明の追加承認のために承認状況を通知する一覧表示表示画面例である。
【図２２】本発明の複数の状態を選択した場合の進捗状況の一覧画面例である。
【図２３】本発明の承認一覧を選択した場合の画面例である。
【図２４】本発明の検索条件のカスタマイズ例である。
【符号の説明】
１  申請処理システム
２  サーバ
２ａ  管理手段
２ｂ  記録手段
３  申請端末
４  申請処理端末
４Ａ，４Ａａ，４Ａｂ，４Ａｃ  申請確認端末
４Ｂ，４Ｂａ，４Ｂｂ  申請承認端末
５  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2004355374.tif 000019
【図１８】
2004355374.tif 000020
【図１９】
2004355374.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
2004355374.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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