(57)【要約】【課題】電子メールの利便性を損ねることなく、機密性の高い情報の漏洩を確実に防止する。【解決手段】宛先確認手段３４で確認した電子メールの宛先が特別な宛先のみでない場合、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断し、一般メール配信手段３６を介して宛先に送信する。一方、電子メールの宛先が特別な宛先のみである場合、その電子メールは機密保持の必要があると判断し、それに含まれる文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段３９で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段３５に記憶するとともに、前記電子メールに基づいて案内メール作成手段３８が作成した案内メールを一般メール配信手段３６を介して宛先に送信する。案内メールを受信した宛先人は個人別情報記憶手段３５に記憶された機密性の高い文書および添付情報を個人別情報閲覧手段２４で閲覧することができる。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書作成機能、宛先選択機能および添付情報作成機能を備えた電子メール入力・送信手段（１４）と、
電子メール入力・送信手段（１４）から送信された電子メールの宛先が特別な宛先のみか否かを判断する宛先確認手段（３４）と、
宛先確認手段（３４）での確認結果が特別な宛先のみでない場合、電子メールを一般メールとして宛先に送信する一般メール配信手段（３６）と、
宛先確認手段（３４）での確認結果が特別な宛先のみである場合、電子メールに含まれる情報に基づいて作成した案内メールを一般メール配信手段（３６）を介して宛先に送信する案内メール作成手段（３８）と、
宛先確認手段（３４）での確認結果が特別な宛先のみである場合、電子メールに含まれる文書および添付情報を抽出する文書・添付情報抽出手段（３９）と、
文書・添付情報抽出手段（３９）で抽出した文書および添付情報を、その宛先に対応する個人別の情報として記憶する個人別情報記憶手段（３５）と、
個人別情報記憶手段（３５）に記憶された文書および添付情報を閲覧する個人別情報閲覧手段（２４）と、
を備えたことを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
文書作成機能、宛先選択機能、添付情報作成機能および特別な宛先を選択する特別宛先選択機能を備えた電子メール入力・送信手段（１４）と、
電子メール入力・送信手段（１４）から送信された電子メールの宛先が特別な宛先であるか否かを判断する宛先確認手段（３４）と、
宛先確認手段（３４）での確認結果が特別な宛先である場合、電子メールに含まれる情報に基づいて作成した案内メールを宛先に送信する案内メール作成手段（３８）と、
宛先確認手段（３４）での確認結果が特別な宛先である場合、電子メールに含まれる文書および添付情報を抽出する文書・添付情報抽出手段（３９）と、
文書・添付情報抽出手段（３９）で抽出した文書および添付情報を、その宛先に対応する個人別の情報として記憶する個人別情報記憶手段（３５）と、
個人別情報記憶手段（３５）に記憶された文書および添付情報を閲覧する個人別情報閲覧手段（２４）と、
を備えたことを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項３】
個人別情報閲覧手段（２４）で閲覧した文書および添付情報を転送する転送先を選択する転送先選択手段（２６）と、
転送先選択手段（２６）で選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断するポリシー確認手段（４０）と、
を備えたことを特徴とする、請求項１または請求項２に記載の電子メール管理システム。
【請求項４】
電子メール入力・送信手段（１４）は、転送先への転送を許可あるいは禁止する指定ポリシーを設定する指定ポリシー設定手段（１９）を備え、
ポリシー確認手段（４０）は、指定ポリシー設定手段（１９）で設定した指定ポリシーと転送先選択手段（２６）で選択した転送先とを照らし合わせて、前記選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断することを特徴とする、請求項３に記載の電子メール管理システム。
【請求項５】
電子メール入力・送信手段（１４）は、転送先への転送を許可あるいは禁止する基本ポリシーを記憶した基本ポリシー記憶手段（３２）を備え、
ポリシー確認手段（４０）は、基本ポリシー記憶手段（３２）に記憶した基本ポリシーと転送先許可手段（２６）で選択した転送先とを照らし合わせて、前記選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断することを特徴とする、請求項３に記載の電子メール管理システム。
【請求項６】
ポリシー確認手段（４０）により転送が許可されていないと判断された場合、転送許可の依頼を電子メールの発信元に自動的に送信する転送承認依頼手段（２７）と、
前記転送許可の依頼を受けた電子メールの発信元において前記転送許可の承認を行う転送承認手段（２１）と、
を備えたことを特徴とする、請求項３に記載の電子メール管理システム。
【請求項７】
個人別情報閲覧手段（２４）での閲覧状態を示す閲覧ログを作成する閲覧ログ作成手段（４２）と、
複数の閲覧ログ作成手段（４２）から閲覧ログを収集する閲覧ログ収集手段（４３）と、
閲覧ログ収集手段（４３）で収集した閲覧ログを記憶する閲覧ログ記憶手段（４４）と、
電子メールの発信元において、閲覧ログ記憶手段（４４）に記憶した閲覧ログを参照する閲覧ログ参照手段（２０）と、
を備えたことを特徴とする、請求項１または請求項２に記載の電子メール管理システム。
【請求項８】
個人別情報閲覧手段（２４）で閲覧した文書および添付情報を転送先に転送する場合、個人情報記憶手段（３５）に記憶されている文書および添付情報を転送先に転送する転送手段（４１）を備えたことを特徴とする、請求項１または請求項２に記載の電子メール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、機密情報の漏洩を防止することが可能な電子メール管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子メールが発達し、その便利さから機密性の高い文書が一般の文書と区別されずに同一メールサーバ内に保存され、必要に応じて出力される事態が発生しており、これは機密保持の観点から好ましいことではない。
【０００３】
そこで、下記特許文献１には、電子文書を受信した機器を、その電子文書と共に記憶することで、機密の電子文書が漏洩したときに漏洩経路を特定する技術が記載されている。
【０００４】
また書類に印鑑を押して承認する代わりに、承認用の書類を電子メールで送信し、その電子メールに電子承認印を押印して返送するものが、下記特許文献２により公知である。
【０００５】
【特許文献１】
特開２０００−３５３１７２号公報
【特許文献２】
特開平９−８１４７７号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記特許文献１に記載されたものは、機密の電子文書が漏洩したときに漏洩経路を特定するだけなので、機密の電子文書が漏洩自体を阻止することは困難である。
【０００７】
本発明は前述の事情に鑑みてなされたもので、電子メールの利便性を損ねることなく、機密性の高い情報の漏洩を確実に防止することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に記載された発明によれば、文書作成機能、宛先選択機能および添付情報作成機能を備えた電子メール入力・送信手段と、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別な宛先のみか否かを判断する宛先確認手段と、宛先確認手段での確認結果が特別な宛先のみでない場合、電子メールを一般メールとして宛先に送信する一般メール配信手段と、宛先確認手段での確認結果が特別な宛先のみである場合、電子メールに含まれる情報に基づいて作成した案内メールを一般メール配信手段を介して宛先に送信する案内メール作成手段と、宛先確認手段での確認結果が特別な宛先のみである場合、電子メールに含まれる文書および添付情報を抽出する文書・添付情報抽出手段と、文書・添付情報抽出手段で抽出した文書および添付情報を、その宛先に対応する個人別の情報として記憶する個人別情報記憶手段と、個人別情報記憶手段に記憶された文書および添付情報を閲覧する個人別情報閲覧手段とを備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【０００９】
上記構成によれば、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先を宛先確認手段で確認し、その宛先が特別な宛先のみでない場合、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断し、一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、ユーザーは特に新しい操作や難しい操作を行う必要がなく、電子メールの利便性が損なわれることはない。
【００１０】
一方、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別な宛先のみである場合、その電子メールは機密保持の必要があると判断し、それに含まれる文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段に記憶するとともに、前記電子メールに基づいて案内メール作成手段が作成した案内メールを一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、案内メールを受信した宛先人は個人別情報記憶手段に記憶された機密性の高い文書および添付情報を個人別情報閲覧手段で閲覧することができる。このように、機密性の高い文書および添付情報は一般メール配信手段を通さずに個人別情報記憶手段に記憶されて閲覧されるので、機密保持を確実に行えるだけでなく機密管理の責任者を明確にすることができる。
【００１１】
また請求項２に記載された発明によれば、文書作成機能、宛先選択機能、添付情報作成機能および特別な宛先を選択する特別宛先選択機能を備えた電子メール入力・送信手段と、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別な宛先であるか否かを判断する宛先確認手段と、宛先確認手段での確認結果が特別な宛先である場合、電子メールに含まれる情報に基づいて作成した案内メールを宛先に送信する案内メール作成手段と、宛先確認手段での確認結果が特別な宛先である場合、電子メールに含まれる文書および添付情報を抽出する文書・添付情報抽出手段と、文書・添付情報抽出手段で抽出した文書および添付情報を、その宛先に対応する個人別の情報として記憶する個人別情報記憶手段と、個人別情報記憶手段に記憶された文書および添付情報を閲覧する個人別情報閲覧手段とを備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００１２】
上記構成によれば、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先を宛先確認手段で確認し、その宛先が特別宛先選択機能で選択された特別な宛先でない場合、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断し、一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、ユーザーは特に新しい操作や難しい操作を行う必要がなく、電子メールの利便性が損なわれることはない。
【００１３】
一方、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別宛先選択機能で選択された特別な宛先である場合、その電子メールは機密保持の必要があると判断し、それに含まれる文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段に記憶するとともに、前記電子メールに基づいて案内メール作成手段が作成した案内メールを一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、案内メールを受信した宛先人は個人別情報記憶手段に記憶された機密性の高い文書および添付情報を個人別情報閲覧手段で閲覧することができる。このように、機密性の高い文書および添付情報は一般メール配信手段を通さずに個人別情報記憶手段に記憶されて閲覧されるので、機密保持を確実に行えるだけでなく機密管理の責任者を明確にすることができる。
【００１４】
また請求項３に記載された発明によれば、請求項１または請求項２の構成に加えて、個人別情報閲覧手段で閲覧した文書および添付情報を転送する転送先を選択する転送先選択手段と、転送先選択手段で選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断するポリシー確認手段とを備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００１５】
上記構成によれば、個人別情報閲覧手段で閲覧した機密性の高い文書および添付情報を転送する転送先を転送先選択手段で選択すると、ポリシー確認手段が前記転送先が転送を許可された転送先であるか否かを判断するので、転送を許可されていない転送先に機密性の高い文書および添付情報が転送される事態を確実に回避することができ、しかも転送の可否がポリシー確認手段によって自動的に判断されるので、転送元が前記判断を行う作業負荷が軽減される。
【００１６】
また請求項４に記載された発明によれば、請求項３の構成に加えて、電子メール入力・送信手段は、転送先への転送を許可あるいは禁止する指定ポリシーを設定する指定ポリシー設定手段を備え、ポリシー確認手段は、指定ポリシー設定手段で設定した指定ポリシーと転送先選択手段で選択した転送先とを照らし合わせて、前記選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断することを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００１７】
上記構成によれば、指定ポリシー設定手段により所定の転送先への転送を許可あるいは禁止する指定ポリシーを設定し、ポリシー確認手段は選択された転送先を指定ポリシーと照らし合わせることで転送の可否を判断するので、電子メールの発信元の意志を反映して所定の転送先への転送の可否を決定することが可能となり、機密の保持が一層確実なものとなる。
【００１８】
また請求項５に記載された発明によれば、請求項３の構成に加えて、電子メール入力・送信手段は、転送先への転送を許可あるいは禁止する基本ポリシーを記憶した基本ポリシー記憶手段を備え、ポリシー確認手段は、基本ポリシー記憶手段に記憶した基本ポリシーと転送先許可手段で選択した転送先とを照らし合わせて、前記選択した転送先が許可された転送先であるか否かを判断することを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００１９】
上記構成によれば、所定の転送先への転送を許可あるいは禁止する基本ポリシーを基本ポリシー記憶手段に予め記憶しておき、ポリシー確認手段は選択された転送先を基本ポリシーと照らし合わせることで転送の可否を判断するので、電子メールの発信元が特別な意志を持たないときに予め設定した基本ポリシーに基づいて転送を可否を決定することが可能となり、情報の開示および機密の保持のバランスを適切に保つことができる。
【００２０】
また請求項６に記載された発明によれば、請求項３の構成に加えて、ポリシー確認手段により転送が許可されていないと判断された場合、転送許可の依頼を電子メールの発信元に自動的に送信する転送承認依頼手段と、前記転送許可の依頼を受けた電子メールの発信元において前記転送許可の承認を行う転送承認手段とを備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００２１】
上記構成によれば、転送が許可されない場合に転送承認依頼手段が転送許可の依頼を自動的に電子メールの発信元に送信するので、発信元が転送承認手段で前記転送許可の承認を行うことで、ポリシー確認手段で転送が禁止された転送先への転送を可能にすることができる。しかも転送許可の依頼が自動的に送信されるので、転送元の作業負荷が軽減される。
【００２２】
また請求項７に記載された発明によれば、請求項１または請求項２の構成に加えて、個人別情報閲覧手段での閲覧状態を示す閲覧ログを作成する閲覧ログ作成手段と、複数の閲覧ログ作成手段から閲覧ログを収集する閲覧ログ収集手段と、閲覧ログ収集手段で収集した閲覧ログを記憶する閲覧ログ記憶手段と、電子メールの発信元において、閲覧ログ記憶手段に記憶した閲覧ログを参照する閲覧ログ参照手段とを備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００２３】
上記構成によれば、閲覧ログ作成手段で個人別情報閲覧手段での閲覧状態を示す閲覧ログを作成し、閲覧ログ収集手段で複数の閲覧ログ作成手段から閲覧ログを収集し、閲覧ログ記憶手段に閲覧ログ収集手段で収集した閲覧ログを記憶し、電子メールの発信元が閲覧ログ参照手段で閲覧ログ記憶手段に記憶された閲覧ログを参照するので、電子メールの発信元は自分が送信して個人別情報記憶手段に記憶された文書および添付情報が閲覧されたか否かを確認することができる。
【００２４】
また請求項８に記載された発明によれば、請求項１または請求項２の構成に加えて、個人別情報閲覧手段で閲覧した文書および添付情報を転送先に転送する場合、個人情報記憶手段に記憶されている文書および添付情報を転送先に転送する転送手段を備えたことを特徴とする電子メール管理システムが提案される。
【００２５】
上記構成によれば、閲覧した文書および添付情報を転送先に転送する際に、転送手段が個人情報記憶手段に記憶されている文書および添付情報を転送先に転送するので、転送元が機密の管理を責任を持って行うことが明確になる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を、添付図面に示した本発明の実施例に基づいて説明する。
【００２７】
図１は複数のパーソナルコンピュータをネットワークで接続した電子メール管理システムを示しており、ここで符号１１は電子メールの発信元となるパーソナルコンピュータであり、符号１２は電子メールの宛先となるパーソナルコンピュータであるとする。
【００２８】
発信元となるパーソナルコンピュータ１１は、ユーザーを識別する認証手段１３および電子メール入力・送信手段１４を備える。電子メール入力・送信手段１４には、文書作成手段１５、宛先選択手段１６、添付情報作成手段１７、特別宛先指定手段１８、指定ポリシー設定手段１９、閲覧ログ参照手段２０および転送承認手段２１が含まれる。
【００２９】
また宛先となるパーソナルコンピュータ１２は、ユーザーを識別する認証手段２２および閲覧手段２３を備える。閲覧手段２３には、個人別情報閲覧手段２４と、コメント添付手段２５と、転送先選択手段２６と、転送承認依頼手段２７とが含まれる。
【００３０】
図２は発信元となるパーソナルコンピュータ１１の電子メール入力・送信手段１４の画面の一例を示すもので、発信元が営業部の加藤さんであることと、宛先が、役員Ａさん、役員Ｂさん、Ｆさん、ＧさんおよびＨさんの５人であることと、件名が「２００２年度販売実績報告」であることと、その件名の内容（文書）と、添付情報とが表示されている。図３は上記画面の他の一例を示すもので、図２の画面とは宛先だけが異なっており、その宛先は役員Ａさんおよび役員Ｂさんだけである。
【００３１】
また特別宛先指定手段１８で特別宛先を指定すると、即ち図２および図３の画面で「特別宛先」をクリックすると、個別の宛先を入力することなく、図１の特別宛先記憶手段３１に記憶された特別宛先が自動的に選択される。図４は特別宛先記憶手段３１の記憶情報を示すもので、特別宛先は全ての役員（役員Ａさん〜役員Ｅさん）となっている。
【００３２】
ところで、役員には電子メールのうちの機密性の高い文書および添付情報を閲覧する権限が与えられており、その機密性の高い文書および添付情報を閲覧した役員が、それを別の宛先に転送する場合、その転送先に応じて転送が許可される場合と、発信元の承認がないと転送が許可されない場合と、転送が禁止される場合とがあり、この方針（ポリシー）が予め基本ポリシーとして図１の基本ポリシー記憶手段３２に記憶されている。
【００３３】
図５は基本ポリシー記憶手段３２の記憶情報を示すもので、役員および部室長への転送は許可されており、社内一般および関連／協力会社への転送には発信元の承認が必要であり、車外一般への転送は禁止されている。
【００３４】
発信元となるパーソナルコンピュータ１１のユーザーである営業部の加藤さんは、指定ポリシー設定手段１９により、基本ポリシー記憶手段３２に記憶されている基本ポリシーと異なるポリシー（指定ポリシー）を設定することができる。図６は指定ポリシー設定手段１９の画面の一例であり、基本ポリシーでは承認が必要な社内一般への転送が、承認を必要とせずに許可されように設定され、また基本ポリシーでは承認があれば転送が許可される関連／協力会社への転送が、承認の有無によらずに禁止されるように設定されている。
【００３５】
以上のように、指定ポリシー設定手段１９により指定ポリシーが設定されない場合は基本ポリシーがそのまま採用され、指定ポリシー設定手段１９により指定ポリシーが設定された場合は、その設定された部分が基本ポリシーに優先して採用される。そして指定ポリシー設定手段１９により設定された指定ポリシーは、図１の指定ポリシー記憶手段３３に記憶される。
【００３６】
さて、電子メール入力・送信手段１４で作成した電子メールが送信されると、図１の宛先確認手段３４において宛先の確認が行われる。即ち、図７のフローチャートのステップＳ１で、その電子メールが全て役員用メールであれば、つまり特別宛先指定手段１８で特別宛先が指定されていれば、図４の特別宛先記憶手段３１に記憶されている５人の役員Ａさん〜役員Ｅさんの宛先が自動的に付与され、ステップＳ２で、その電子メールのうちの文書および添付情報が後述する個人別情報記憶手段３５に記憶される。また前記ステップＳ１で、その電子メールの宛先が特別宛先指定手段１８で指定された特別宛先でなければ、ステップＳ３で宛先が役員のみか否かを判断し、図３に示すように宛先が役員だけであれば、ステップＳ４で、その電子メールのうちの文書および添付情報が後述する個人別情報記憶手段３５に記憶される。また前記ステップＳ３で、図２に示すように宛先が役員だけでなければ、ステップＳ５で、その電子メールは図１の一般メール配信手段３６を介して一般メールとして宛先に送信される。
【００３７】
要するに、電子メールの宛先が役員だけの場合、つまり宛先選択手段１６で役員の宛先だけが選択された場合と、特別宛先指定手段１８で特別宛先（５人の役員の宛先）が指定された場合とには、その電子メールは機密を保持する必要のある内容のものであると判断して後述する特別の処理を行う。一方、電子メールの宛先に役員以外の者が含まれている場合には、その電子メールは機密を保持する必要のない内容のものであると判断し、一般メール配信手段３６を介して宛先に送信する。
【００３８】
さて、電子メールの宛先が役員だけであって機密保持の必要がある場合には、図１の情報配信手段３７において、電子メールの内容のうちから機密に関係ない部分を抜き出して図１の案内メール作成手段３８に送信し、案内メール作成手段３８は図９に示すような案内メールを作成して一般メール配信手段３６を介して宛先（例えば、役員Ａさん）に送信する。従って、図８に示すように、案内メールは一般メールに混じって、一般メールと同じルートで送信されることになる。一方、図１の文書・添付情報抽出手段３９は、情報配信手段３７から電子メールの内容のうちの機密に関係ある情報（つまり、電子メールの文書および添付情報）を機密情報として抽出し、その機密情報は５人の役員に対応して設けられた５個の個人別情報記憶手段３５のうちの対応するものに記憶される。図１０には個人別情報記憶手段３５に記憶された機密情報の内容の一例が示される。
【００３９】
図９に示す案内メールを受け取った役員Ａさんは、パーソナルコンピュータ１２の閲覧手段２３の個人別情報閲覧手段２４で、自己の個人別情報記憶手段３５に記憶されている情報のうち、前記案内メールに対応する情報（２００２度販売実績報告）を開いて閲覧することができる（図１１参照）。
【００４０】
以上のように、宛先確認手段３４で確認した電子メールの宛先が役員だけでない場合には、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断され、一般メール配信手段３６を介して宛先に送信される。従って、ユーザーは特に新しい操作や難しい操作を行う必要がなく、電子メールの利便性が損なわれることはない。
【００４１】
それに対して、宛先確認手段３４で確認した電子メールの宛先が役員だけの場合には、その電子メールは機密保持の必要があるものと判断され、その電子メールに含まれる機密部分である文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段３９で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段３５に記憶し、同時に前記電子メールに基づいて案内メール作成手段３８が作成した案内メールを一般メール配信手段３６を介して宛先の役員に送信するので、案内メールを受信した役員は自分の個人別情報記憶手段３５に記憶された文書および添付情報を個人別情報閲覧手段２４で閲覧することができる。このように、機密性の高い文書および添付情報は一般メール配信手段３６を通さずに、役員毎の個人別情報記憶手段３５に記憶されて閲覧されるので、機密保持を確実に行えるだけでなく機密管理の責任者を明確にすることができる。
【００４２】
個人別情報記憶手段３５に記憶されている機密情報を閲覧した役員Ａさんが、その機密情報にコメントを付して役員Ｃさんおよび企画室の高野さんに転送する必要があると判断した場合、図１２に示すように、役員Ａさんは先ずコメント添付手段２５でコメントを添付した後に、図１２の役員ボタンをクリックして図１３（Ａ）の画面を呼び出し、転送先として役員Ｃさんを指定する。更に図１２の社内一般ボタンをクリックして図１３（Ｂ）の画面を呼び出し、転送先として高野さんを指定する。尚、図１３（Ａ）の画面において役員Ｂさんには既に同じ機密情報が配信されていることが示されるため、役員Ｂさんを転送先として再度指定する無駄を回避することができる。
【００４３】
以上のようにして機密情報の転送先を指定したとき、図１のポリシー確認手段４０が前記転送先への機密情報の転送が許可されるか否かを判断する。ポリシー確認手段４０は基本ポリシー記憶手段３２に記憶された基本ポリシー（図５参照）に基づいて転送が許可されるか否かを判断するが、指定ポリシー記憶手段３３に指定ポリシーが記憶されている場合には、基本ポリシーに対して指定ポリシーを優先させて判断を行う。
【００４４】
図１４はポリシー確認手段４０の機能を説明するフローチャートである。このフローチャートは転送先に関連会社／協力会社が含まれる場合の例であるが、転送先に役員が含まれる場合、転送先の部室長が含まれる場合、転送先に社内一般が含まれる場合の各々について、同様の判断が行われる。
【００４５】
先ずステップＳ１１でポリシー確認手段４０においてポリシーを参照し、ステップＳ１２で転送先とポリシーとを比較する。ステップＳ１３で転送先に関連会社／協力会社が含まれていなければ処理を終了し、含まれていれば、ステップＳ１４で関連会社／協力会社への転送が許可されるか否かを判断する。このとき、ポリシー確認手段４０におけるポリシーが基本ポリシーそのものであれば、基本ポリシーに基づいて関連会社／協力会社への転送は禁止されが、指定ポリシーによって関連会社／協力会社への転送が許可されていれば、転送許可と判断されて処理を終了する。
【００４６】
前記ステップＳ１４の答がＮＯの場合、ステップＳ１５で関連会社／協力会社への転送が承認により許可されるか否かを判断する。ポリシー確認手段４０におけるポリシーが基本ポリシーそのものであれば、基本ポリシーに基づいて関連会社／協力会社への転送は禁止されが、指定ポリシーによって関連会社／協力会社への転送が承認により許可されていれば、ステップＳ１６で承認許可処理を実行して処理を終了する。また前記ステップＳ１６で指定ポリシーによって関連会社／協力会社への転送が承認を得ても許可されなければ、ステップＳ１７で転送不可メッセージを出力して処理を終了する。
【００４７】
図１５は転送承認依頼手段２７の画面の一例を示すもので、役員Ａさんが企画室の高野さんに機密情報を転送しようとしたところ、ポリシー確認手段４０で転送の承認が必要であると判断された場合に、最初の電子メールの発信元である営業部の加藤さんに承認を求めるために自動的に送信されるものである。
【００４８】
図１６は転送承認手段２１の画面の一例を示すもので、依頼元の役員Ａさんから企画室の高野さんへの機密情報の転送を、営業部の加藤さんが承認するためのものである。
【００４９】
このようにして、役員Ａさんから企画室の高野さんへの機密情報の転送が承認により許可されると、図１の転送手段４１が個人別情報記憶手段３５に記憶されている前記機密情報である文書および添付情報を読み出して宛先確認手段３４および情報配信手段３７に送信する。尚、役員Ａさんから役員Ｃさんへの機密情報の転送は、特別の事情が無い限り、つまり指定ポリシーによって転送を禁止された場合を除いて許可される。この場合にも、転送手段４１が個人別情報記憶手段３５に記憶されている前記機密情報である文書および添付情報を読み出して宛先確認手段３４および情報配信手段３７に送信する。
【００５０】
役員Ａさんから役員Ｃさんへの機密情報の転送は、最初の営業部の加藤さんからの役員Ａさんおよび役員Ｂさんへの機密情報の送信と同様にして行われる。図１７には、そのときの案内メールの内容が示される。図９と図１７とを比較すると明らかなように、図１７の案内メールは、その内容欄が「役員Ａさんより、転送情報が届いています。」のように変更されている。
【００５１】
尚、役員Ａさんから企画室の高野さんへの機密情報の転送は、役員でない高野さんが個人別情報記憶手段３５を持たないため、一般メール配信手段３６を介して一般メールと同様に送信される。
【００５２】
以上のように、所定の転送先への転送の可否を判断する基準となる基本ポリシーを基本ポリシー記憶手段３２に予め記憶しておき、ポリシー確認手段４０が選択された転送先を基本ポリシーと照らし合わせることで転送の可否を判断するので、電子メールの発信元が特別な注意を払わなくても、不適切な転送先に機密情報が転送されるのを防止することができ、情報の開示および機密の保持のバランスを適切に保つことができる。
【００５３】
また電子メールの発信元が基本ポリシーと異なるポリシーで転送の可否を指定したい場合には、指定ポリシー設定手段１９で任意の指定ポリシーを設定することで、基本ポリシーに優先して指定ポリシーによる転送可否の判断が行われる。これにより、電子メールの発信元の意志を反映して所定の転送先への転送の可否を決定することが可能となり、機密の保持が一層確実なものとなる。
【００５４】
上記何れの場合においても、機密情報の転送の可否がポリシー確認手段４０によって自動的に判断されるので、転送者が前記判断を行う作業負荷が軽減される。
【００５５】
更に、ポリシー確認手段４０により転送が禁止されていることが確認された場合には、転送承認依頼手段２７が転送許可の依頼を自動的に電子メールの発信元である営業部の高野さんに送信するので、高野さんが転送承認手段２１で前記転送許可の承認を行うことで、ポリシー確認手段４０で転送が禁止された転送先への転送が可能になって利便性が向上する。しかも転送許可の依頼が自動的に送信されるので、転送元の作業負荷が軽減される。
【００５６】
更にまた、宛先において閲覧した文書および添付情報を転送先に転送する際に、転送手段４１が個人情報記憶手段３５に記憶されている文書および添付情報を転送先に転送するので、転送元が機密の管理を責任を持って行うことが明確になる。
【００５７】
図１の閲覧ログ作成手段４２は、個人別情報記憶手段３５に記憶された情報を個人別情報閲覧手段２４で閲覧した記録を作成するもので、その記録は図１の閲覧ログ収集手段４３で収集されて図１の閲覧ログ記憶手段４４に記憶される。そして閲覧ログ記憶手段４４に記憶された情報は、最初の電子メールの発信元である営業部の高野さんが閲覧ログ参照手段２０で参照することができる。
【００５８】
図１８には閲覧ログ作成手段４２で作成した閲覧ログが示されており、ここでＨＪＳ３６７８は役員室に設置された役員Ａさん専用のパーソナルコンピュータであり、ＡＫＬ８８７６は海外法人のパーソナルコンピュータである。
【００５９】
図１９には閲覧ログ記憶手段４４に記憶された情報が示されており、例えば役員Ａに送信された情報ＩＤ＝１，２，３，４，５の情報のうち、情報ＩＤ＝１，２の情報は２回開かれ、情報ＩＤ＝４の情報は１回開かれ、情報ＩＤ＝３，５の情報は未だ開かれていないことが示される。
【００６０】
図２０には営業部の高野さんの閲覧ログ参照手段２０の画面が示されており、最初に電子メールを送信した宛先である役員Ａさんおよび役員Ｂさんのうち、役員Ｂさんは未だ閲覧しておらず、役員Ａさんから転送を受けた役員Ｃさんは閲覧を済ませたことが分かる。
【００６１】
ところで、一般メール配信手段３６を介して送信される一般メールは、宛先において開かれたか否かを発信元で確認することができるが、一般メール配信手段３６を通過せずに個人別情報記憶手段３５に記憶された文書および添付情報は閲覧されたか否かを確認することができない。しかしながら、本実施例によれば、閲覧ログ作成手段４２、閲覧ログ収集手段４３、閲覧ログ記憶手段４４および閲覧ログ参照手段２０により、発信元は個人別情報記憶手段３５に記憶された文書および添付情報が閲覧されたか否かを確認することができ、情報の伝達漏れを未然に回避することができる。
【００６２】
また個人別情報記憶手段３５に記憶された文書および添付情報が閲覧された回数や閲覧場所が閲覧ログ記憶手段４４に記録されるので、その情報に対する注目度や宛先の状況を確認しながら業務を遂行することができる。
【００６３】
以上、本発明の実施例を説明したが、本発明はその要旨を逸脱しない範囲で種々の設計変更を行うことが可能である。
【００６４】
例えば、実施例では電子メールのうちの機密性の高い文書および添付情報を閲覧する権限が役員に与えられているが、その権限を誰に与えるかは任意に設定することができる。
【００６５】
【発明の効果】
以上のように請求項１に記載された発明によれば、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先を宛先確認手段で確認し、その宛先が特別な宛先のみでない場合、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断し、一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、ユーザーは特に新しい操作や難しい操作を行う必要がなく、電子メールの利便性が損なわれることはない。
【００６６】
一方、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別な宛先のみである場合、その電子メールは機密保持の必要があると判断し、それに含まれる文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段に記憶するとともに、前記電子メールに基づいて案内メール作成手段が作成した案内メールを一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、案内メールを受信した宛先人は個人別情報記憶手段に記憶された機密性の高い文書および添付情報を個人別情報閲覧手段で閲覧することができる。このように、機密性の高い文書および添付情報は一般メール配信手段を通さずに個人別情報記憶手段に記憶されて閲覧されるので、機密保持を確実に行えるだけでなく機密管理の責任者を明確にすることができる。
【００６７】
また請求項２に記載された発明によれば、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先を宛先確認手段で確認し、その宛先が特別宛先選択機能で選択された特別な宛先でない場合、その電子メールは機密保持の必要がない一般メールであると判断し、一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、ユーザーは特に新しい操作や難しい操作を行う必要がなく、電子メールの利便性が損なわれることはない。
【００６８】
一方、電子メール入力・送信手段から送信された電子メールの宛先が特別宛先選択機能で選択された特別な宛先である場合、その電子メールは機密保持の必要があると判断し、それに含まれる文書および添付情報を文書・添付情報抽出手段で抽出して宛先に対応する個人別情報記憶手段に記憶するとともに、前記電子メールに基づいて案内メール作成手段が作成した案内メールを一般メール配信手段を介して宛先に送信するので、案内メールを受信した宛先人は個人別情報記憶手段に記憶された機密性の高い文書および添付情報を個人別情報閲覧手段で閲覧することができる。このように、機密性の高い文書および添付情報は一般メール配信手段を通さずに個人別情報記憶手段に記憶されて閲覧されるので、機密保持を確実に行えるだけでなく機密管理の責任者を明確にすることができる。
【００６９】
また請求項３に記載された発明によれば、個人別情報閲覧手段で閲覧した機密性の高い文書および添付情報を転送する転送先を転送先選択手段で選択すると、ポリシー確認手段が前記転送先が転送を許可された転送先であるか否かを判断するので、転送を許可されていない転送先に機密性の高い文書および添付情報が転送される事態を確実に回避することができ、しかも転送の可否がポリシー確認手段によって自動的に判断されるので、転送元が前記判断を行う作業負荷が軽減される。
【００７０】
また請求項４に記載された発明によれば、指定ポリシー設定手段により所定の転送先への転送を許可あるいは禁止する指定ポリシーを設定し、ポリシー確認手段は選択された転送先を指定ポリシーと照らし合わせることで転送の可否を判断するので、電子メールの発信元の意志を反映して所定の転送先への転送の可否を決定することが可能となり、機密の保持が一層確実なものとなる。
【００７１】
また請求項５に記載された発明によれば、所定の転送先への転送を許可あるいは禁止する基本ポリシーを基本ポリシー記憶手段に予め記憶しておき、ポリシー確認手段は選択された転送先を基本ポリシーと照らし合わせることで転送の可否を判断するので、電子メールの発信元が特別な意志を持たないときに予め設定した基本ポリシーに基づいて転送を可否を決定することが可能となり、情報の開示および機密の保持のバランスを適切に保つことができる。
【００７２】
また請求項６に記載された発明によれば、転送が許可されない場合に転送承認依頼手段が転送許可の依頼を自動的に電子メールの発信元に送信するので、発信元が転送承認手段で前記転送許可の承認を行うことで、ポリシー確認手段で転送が禁止された転送先への転送を可能にすることができる。しかも転送許可の依頼が自動的に送信されるので、転送元の作業負荷が軽減される。
【００７３】
また請求項７に記載された発明によれば、閲覧ログ作成手段で個人別情報閲覧手段での閲覧状態を示す閲覧ログを作成し、閲覧ログ収集手段で複数の閲覧ログ作成手段から閲覧ログを収集し、閲覧ログ記憶手段に閲覧ログ収集手段で収集した閲覧ログを記憶し、電子メールの発信元が閲覧ログ参照手段で閲覧ログ記憶手段に記憶された閲覧ログを参照するので、電子メールの発信元は自分が送信して個人別情報記憶手段に記憶された文書および添付情報が閲覧されたか否かを確認することができる。
【００７４】
また請求項８に記載された発明によれば、閲覧した文書および添付情報を転送先に転送する際に、転送手段が個人情報記憶手段に記憶されている文書および添付情報を転送先に転送するので、転送元が機密の管理を責任を持って行うことが明確になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】電子メール管理システムの構成を示すブロック図
【図２】電子メール入力・送信手段の画面を示す図（宛先に役員と社内一般が含まれる場合）
【図３】電子メール入力・送信手段の画面を示す図（宛先が役員だけの場合）
【図４】特別宛先記憶手段の記憶情報を示す図
【図５】基本ポリシー記憶手段の記憶情報を示す図
【図６】転送先許可選択手段の画面を示す図
【図７】宛先確認手段の機能を説明するフローチャート
【図８】役員に届く一般メール（案内メールを含む）の情報を示す図
【図９】役員に届く案内メールの画面を示す図
【図１０】個人別情報記憶手段に記憶された情報を示す図
【図１１】個人別情報閲覧手段の画面を示す図
【図１２】コメント添付手段および転送先選択手段の画面を示す図
【図１３】転送先選択手段の画面を示す図
【図１４】ポリシー確認手段の機能を説明するフローチャート
【図１５】転送承認依頼手段の画面を示す図
【図１６】転送承認手段の画面を示す図
【図１７】転送時の案内メールを示す図
【図１８】閲覧ログ作成手段で作成した閲覧ログを示す図
【図１９】閲覧ログ記憶手段に記憶された情報を示す図
【図２０】閲覧ログ参照手段の画面を示す図
【符号の説明】
１４        電子メール入力・送信手段
１９        指定ポリシー設定手段
２０        閲覧ログ参照手段
２１        転送承認手段
２４        個人別情報閲覧手段
２６        転送先選択手段
２７        転送承認依頼手段
３２        基本ポリシー記憶手段
３４        宛先確認手段
３５        個人別情報記憶手段
３６        一般メール配信手段
３８        案内メール作成手段
３９        文書・添付情報抽出手段
４０        ポリシー確認手段
４１        転送手段
４２        閲覧ログ作成手段
４３        閲覧ログ収集手段
４４        閲覧ログ記憶手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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