(57)【要約】【構成】階層構造を形成する複数のフォルダに含まれるメールのうち、重要メールにアクセスするときには、経由するすべてのフォルダに下層重要メール数に関する情報が設定される。この情報に基づいて所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するかどうかを判別する。その結果、所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するときには、画面に重要メールが存在するフォルダとそのフォルダに含まれる重要メール数を表示する。【効果】画面の表示にかかわらず、重要メールに関する情報を容易に認識することができる。【選択図】  図６
2004302780.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
階層構造を有する複数のディレクトリを用いて文書を管理する文書管理装置において、
特定文書にアクセスするときに経由するすべてのディレクトリに識別情報を設定する設定手段、
前記複数のディレクトリの中から所望ディレクトリが選択されたとき前記所望ディレクトリの下階層に前記特定文書が存在するか否かを前記識別情報に基づいて判別する判別手段、および
前記判別手段の判別結果が肯定的であるときメッセージを出力する第１出力手段を備えることを特徴とする、文書管理装置。
【請求項２】
前記判別手段の判別結果が肯定的であるとき前記特定文書の位置情報を検出する検出手段をさらに備え、
前記メッセージは前記検出手段によって検出された位置情報を含む、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記メッセージに含まれる位置情報が選択されたとき前記特定文書の内容の少なくとも一部を出力する第２出力手段をさらに備える、請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記特定文書には識別子が割り当てられ、
前記識別子の割り当てを任意に解除する解除手段をさらに備える、請求項１ないし３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記文書を前記特定文書とするか否かを任意に選択する選択手段をさらに備える、請求項１ないし３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
階層構造を有する複数のディレクトリを用いて文書を管理する文書管理装置のプロセサに実行させるコンピュータプログラムにおいて、
特定文書にアクセスするときに経由するすべてのディレクトリに識別情報を設定する設定ステップ、
前記複数のディレクトリの中から所望ディレクトリが選択されたとき前記所望ディレクトリの下階層に前記特定文書が存在するか否かを前記識別情報に基づいて判別する判別ステップ、および
前記判別手段の判別結果が肯定的であるときメッセージを出力する出力ステップを備えることを特徴とする、コンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理装置に関し、特にたとえば、メール管理装置に適用され、階層構造を有する複数のディレクトリを用いて文書を管理する、文書管理装置およびそのコンピュータプログラムに関する。
【０００２】
【従来技術】
従来のこの種のメール管理装置の一例が、特許文献１に開示されている。この従来技術では、受信したメールが重要メールであるとき、受信メール一覧に表示されたメールのヘッダ情報に重要マークを付加してメールを管理している。
【０００３】
【特許文献１】
特開平９−１２８４０７号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来技術では、受信したメールを任意に作成したフォルダに入れて管理する場合、重要メールがどのフォルダに何通含まれているのかわからないという問題があった。
【０００５】
それゆえに、この発明の主たる目的は、重要メールがどのフォルダに何通含まれているかが容易に分かる、文書管理装置を提供することである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明は、階層構造を有する複数のディレクトリを用いて文書を管理する文書管理装置において、特定文書にアクセスするときに経由するディレクトリに識別情報を設定する設定手段、複数のディレクトリの中から所望ディレクトリが選択されたとき所望ディレクトリの下階層に特定文書が存在するか否かを識別情報に基づいて判別する判別手段、および判別手段の判別結果が肯定的であるときメッセージを出力する第１出力手段を備えることを特徴とする文書管理装置である。
【０００７】
【作用】
階層構造を形成する複数のディレクトリに含まれる文書のうち特定文書にアクセスするときに、設定手段によって、特定文書へのアクセス時に経由するすべてのディレクトリに識別情報を設定される。そして、複数のディレクトリの中から所望のディレクトリが選択されると、判別手段によって所望のディレクトリよりも下の階層に特定文書が存在するか否かを判別する。この判別は、ディレクトリに設定された識別情報に基づいて行う。その結果、所望のディレクトリよりも下の階層に特定文書が存在するときは、第１出力手段によってメッセージを出力する。ここで、特定文書は実施例の重要メールに相当し、識別情報は各ディレクトリに付された下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）に相当する。この場合、特定文書がどのディレクトリにどれだけ含まれているかを示すメッセージが表示されるので、メッセージの表示形態にかかわらず特定情報に関する情報を容易に認識することができる。
【０００８】
判別手段による判別の結果、所望のディレクトリに特定文書が存在するときには、検出手段によって特定文書の位置情報を検出する。この検出された位置情報は、メッセージの一部として表示される。ここで、位置情報は実施例の特定文書に付されたパス情報に相当する。この場合、特定文書を含む複数のディレクトリの関係が明確になる。
【０００９】
メッセージに含まれる位置情報を選択した場合、第２出力手段によって特定文書の内容の少なくとも一部が画面に出力される。
【００１０】
特定文書には識別子が割り当てられており、解除手段によってこの識別子の割り当てを解除することができる。ここで、識別子は実施例の重要度識別情報（表示用）および重要度識別情報（検索用）に相当する。この場合、特定文書を通常の文書にすることができる。
【００１１】
選択手段によって、文書を特定文書とするかどうかを任意に選択することができる。
【００１２】
階層構造を形成する複数のディレクトリに含まれる文書のうち特定文書にアクセスするときは、まず特定文書にアクセスするときに経由するすべてのディレクトリに識別情報を設定する。次に、複数のディレクトリの中から所望のディレクトリが選択されたとき、識別情報に基づいて所望のディレクトリよりも下の階層に特定文書が存在するかどうかを判別する。その結果、所望のディレクトリよりも下の階層に特定文書が存在するときはメッセージを出力する。
【００１３】
【発明の効果】
この発明によれば、特定文書がどのディレクトリに何通含まれているかを示すメッセージに表示されるので、メッセージの表示形態にかかわらず特定文書に関する情報を容易に認識することができる。
【００１４】
この発明の上述の目的，その他の目的，特徴および利点は、図面を参照して行う以下の実施例の詳細な説明から一層明らかとなろう。
【００１５】
【実施例】
図１を参照して、この実施例のメール管理装置１０は、バス１２を含む。このバス１２には、ＣＰＵ１４、ディスプレイ１６、フラッシュメモリ１８、ＲＯＭ２０、キーボード２２が接続されており、ＣＰＵ１４は、ディスプレイ１６、フラッシュメモリ１８、ＲＯＭ２０、キーボード２２を制御している。
【００１６】
フラッシュメモリ１８には、受信したメールが複数のフォルダを使用した階層構造に整理されて保存されている。また、この階層構造を構成する各メールおよび各フォルダの属性情報も保存されている。ＲＯＭ２０には、メール管理ソフトおよびＣＰＵ１４が実行する処理の制御プログラムが保存されている。
【００１７】
キーボード２２には、重要設定スイッチ２２ａ、通常設定スイッチ２２ｂ、メール属性情報スイッチ２２ｃ、フォルダ属性情報スイッチ２２ｄ、表示追加スイッチ２２ｅ、表示削除スイッチ２２ｆの各種スイッチが設けられている。これらのスイッチの機能については後で説明する。なお、キーボード２２のかわりに、マウスなどの入力デバイスを用いてメニュー操作を行うことにより、上述の各種スイッチと同等の機能を持たせてもよい。
【００１８】
図２を参照して、ＲＯＭ２０に保存されているメール管理ソフトを利用して作成した、フォルダおよびフォルダに含まれるメールの階層構造（フォルダ／メール階層構造）の一例を説明する。
【００１９】
このフォルダ／メール階層構造は、第１階層としてフォルダ１を含み、第２階層としてフォルダ１−１、フォルダ１−２、フォルダ１−３、メール１およびメール２を含む。また、第３階層としてメール３からメール８までの６通のメールを含む。
【００２０】
次に、各フォルダとメールの関係について説明する。フォルダ１は、フォルダ１−１、フォルダ１−２およびフォルダ１−３の３個のフォルダと、メール１およびメール２の２通のメールを含む。さらに、フォルダ１−１は、メール３およびメール４の２通のメールを含む。フォルダ１−２は、メール５、メール６およびメール７の３通のメールを含む。メール１−３は、メール８のみを含む。ここで、メール１、メール３、メール６、メール７は重要度の高い重要メールであり、その他のメールは重要度の低い通常メールである。
【００２１】
図３（Ａ）を参照して、図２に示す各メールの属性情報である重要度識別情報（表示用）、重要度識別情報（検索用）およびパス情報について説明する。重要度識別情報（表示用）は、そのメールが重要メールなのか、通常メールなのか示す。重要度の高いメールの場合は“重要”と入力され、低いメールの場合は“通常”と入力される。
【００２２】
また、重要度識別情報（検索用）は、重要メールを検索するときに使用する。すなわち、重要メールでまだ検索されていないときは“１”と入力され、検索されたときは“０”に変更する。また、パス情報の欄は、階層構造において最上位のフォルダからそのメールに至るまでの道筋を示す。
【００２３】
図３（Ｂ）は、図３（Ａ）に示す各属性情報について、メール３を例に挙げて具体的に示す。メール３は重要メールなので、重要度識別情報（表示用）には“重要”と入力される。また、メール３はまだ検索されていないので、重要度識別情報（検索用）には“１”と入力される。そして、メール３が検索されたときには“０”に変更する。
【００２４】
また、メール３はフォルダ１−１に含まれ、さらにフォルダ１−１はフォルダ１に含まれるので、パス情報には“  ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ  ”￥￥￥￥フォルダ１￥￥フォルダ１−１￥￥ファイル３”  ￥￥フォルダ１￥フォルダ１−１￥メール３”と入力される。
【００２５】
次に、図４（Ａ）を参照して、図２に示す各フォルダの属性情報である下層重要メール数（表示用）、下層重要メール数（検索用）について説明する。下層重要メール数（表示用）は、そのフォルダに含まれる重要メール数を示す。また、下層重要メール数（検索用）は、重要メールを検索するときに使用するもので、まだ検索されていない重要メール数を表す。
【００２６】
図４（Ｂ）は、図４（Ａ）に示す各属性情報について、フォルダ１を例に挙げて具体的に示す。フォルダ１は、メール１、メール３、メール６およびメール７の４通の重要メールを含む。したがって、下層重要メール数（表示用）には“４”と入力される。また、フォルダ１に含まれる重要メールはまだ１通も検索されていないので、下層重要メール数（検索用）にも、“４”と入力される。そして、重要メールが検索されるたびに１ずつ引かれ、“０”になったときフォルダ１に含まれていた４通の重要メールはすべて検索されたことを示す。
【００２７】
次に、図５を参照して、受信したメールを重要度に応じて分類してフォルダに保存する場合に、ＣＰＵ１４が実行する処理を説明する。まず、ステップＳ１でメールを受信するまで待ち、ステップＳ３で受信したメールが重要メールであるかどうかを判断する。このとき、重要設定スイッチ２２ａが押された場合には重要メールと判断し、通常設定スイッチ２２ｂが押された場合には通常メールと判断する。
【００２８】
その結果、受信したメールが重要メールの場合は、ステップＳ５で、メール属性情報スイッチ２２ｃを押してメール属性情報入力モードにすると、そのメールの重要度識別情報（表示用）に“重要”、重要度識別情報（検索用）に“１”とそれぞれ入力される。そして、ステップＳ７でこの重要メールをフォルダに保存した後、再びメール属性情報スイッチ２２ｃを押してメール属性情報入力モードにすると、ステップＳ９でパス情報が検索されて入力される。このようにして、重要メールについて図３（Ｂ）に示す属性情報が入力される。
【００２９】
次に、ステップＳ１１で、このメールのパス情報中に、このメールの属する階層の１つ上の階層にフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、１つ上の階層にフォルダがない場合にはステップＳ１に戻り、次のメールを受信するまで待つ。
【００３０】
一方、１つ上の階層にフォルダがある場合には、ステップＳ１３で１つ上の階層のフォルダに移動する。そして、ステップＳ１５でフォルダ属性情報スイッチ２２ｄを押してフォルダ属性情報入力モードにすると、フォルダの下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）にそれぞれ１が加えられる。そして、ステップＳ１１に戻る。このようにして、受信したメールが重要メールの場合、そのパス情報に示されたすべてのフォルダについて、図４（Ｂ）に示す属性情報である下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）を変更する。
【００３１】
一方、ステップＳ３で、受信したメールが通常メールと判断した場合は、ステップＳ１７でメール属性情報スイッチ２２ｃを押してメール属性情報入力モードにすると、そのメールの重要度識別情報（表示用）に“通常”、重要度識別情報（検索用）に“０”とそれぞれ入力される。さらに、ステップＳ１９でこの通常メールをフォルダに保存した後、ステップＳ２１で再びメール属性情報スイッチ２２ｃを押してメール属性情報入力モードにすると、パス情報が検索されて入力される。このようにして、通常メールについて図３（Ｂ）に示す属性情報が入力される。そして、ステップＳ１に戻り、次のメールを受信するまで待つ。
【００３２】
次に、図６を参照して、メール管理装置１０で次の処理を行なうときにＣＰＵ１４が実行する処理を説明する。すなわち、フォルダ／メールの階層構造のうちディスプレイ１６に表示されていないフォルダおよびメールを追加表示する。そして、追加表示したフォルダのうち最下位の階層に属するフォルダが重要メールを含んでいるときは、そのフォルダに重要メール数を表示し、また追加表示したメールが重要メールのときは、“重要”と表示する処理を行なう。
【００３３】
まず、ステップＳ２３で、ディスプレイ１６に表示されている階層構造のうち、最下位の階層に属するフォルダで、重要メールを含むフォルダがあるかどうかを判断する。フォルダが重要メールを含んでいるかどうかの判断は、そのフォルダの下層重要メール数に基づいて行なう。判断の結果、重要メールを含むフォルダがない場合には、処理を終了する。
【００３４】
一方、重要メールを含むフォルダがある場合には、ステップＳ２５で、ディスプレイ１６に“さらに１つ下の階層のフォルダを表示しますか”と表示されるので、表示を追加する場合には表示追加スイッチ２２ｅを押す。
【００３５】
表示追加スイッチ２２ｅが押されると、ステップＳ２７で、現在ディスプレイ１６に表示されているフォルダに重要メール数の表示があるかどうかを判断する。そして、重要メール数の表示がある場合は、ステップＳ２９でその重要メール数の表示を削除した後、ステップＳ３１に進み、重要メール数の表示がない場合は直接ステップＳ３１に進む。
【００３６】
ステップＳ３１で、１つ下の階層のフォルダおよびメールをディスプレイ１６に追加表示して、ステップＳ２５に戻る。そして、ステップＳ２５で、再びさらに１つ下の階層のフォルダおよびメールの表示追加指示があったかどうかを判断する。この一連の動作を繰り返すことにより、ディスプレイ上に任意の階層にまで遡ってフォルダおよびメールを表示することができる。なお、階層を１層遡る毎にその都度フォルダおよびメールをディスプレイ１６に表示させるのではなく、所望の階層までのフォルダおよびメールをフラッシュメモリ１８に順次記憶させた後、一度にディスプレイ１６に表示させてもよい。
【００３７】
次に、ステップＳ２５で１つ下の階層のフォルダおよびメールの表示追加指示がない場合、ステップＳ３３で、現在ディスプレイに表示されている最下位の階層に移動する。そして、ステップＳ３５で、その階層に重要メールを含むフォルダがあるかどうかを判断する。フォルダが重要メールを含んでいるかどうかは、フォルダの下層重要メール数（表示用）が“０”かどうかで判断し、“０”でないフォルダは重要メールを含んでいる。
【００３８】
その結果、重要メールを含むフォルダがない場合には、ステップＳ４３に進む。一方、重要メールを含むフォルダがある場合にはステップＳ３７で、重要メールを含むフォルダに移動する。そして、ステップＳ３９で、そのフォルダの属性情報に基づき、フォルダに重要メール数を表示する。
【００３９】
ステップＳ４１で、同じ階層に重要メールを含む他のフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、重要メールを含む他のフォルダがある場合には、そのフォルダについても同じ処理をするためにステップＳ３７に戻る。このようにして、同じ階層に属し、かつ重要メールを含むすべてのフォルダに重要メール数を表示する。
【００４０】
また、ステップＳ４１で、重要メールを含む他のフォルダがない場合には、ステップＳ４３で、同じ階層に重要メールがないかどうかを判断する。重要メールかどうかの判断は、そのメールの重要度識別情報（表示用）に基づいて行なう。その結果、重要メールがない場合には、処理を終了する。
【００４１】
一方、重要メールがある場合には、ステップＳ４５で重要メールに移動し、さらにステップＳ４７でその重要メールに“重要”と表示する。さらに、ステップＳ４９で、同じ階層に他の重要メールが有るかどうかを判断し、他の重要メールがある場合には、ステップＳ４５に戻って他の重要メールに移動し、同様の処理を繰り返す。このようにして、同じ階層に属するすべての重要メールに“重要”と表示する。一方、他に重要メールがない場合には、処理を終了する。
【００４２】
この結果、例えば図２に示すフォルダ／メール階層構造について上述の処理を行なった結果、図９（Ａ）に示すように、ディスプレイ１６に第１階層であるフォルダ１のみを表示し、フォルダ１の横に“重要メール４通”と表示することができる。また、第１階層のみの表示を第２階層まで表示に変更する場合、図９（Ｂ）に示すように、メール１の表示の横に“重要”、フォルダ１−１の表示の横に“重要メール１通”、フォルダ１−２の表示の横に“重要メール２通”とそれぞれ表示することができる。
【００４３】
次に、図７および図８を参照して、表示されているフォルダ／メールの表示の一部を削除する場合に、ＣＰＵ１４が実行する処理について説明する。まず、ステップＳ５１で、現在ディスプレイ１６に表示されているフォルダ／メール階層構造の最下位の階層に重要メール数が表示されたフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、重要メール数が表示されたフォルダがない場合には、ステップＳ５９に進む。
【００４４】
一方、重要メール数が表示されたフォルダがある場合には、ステップＳ５３で、その重要メール数の表示のあるフォルダに移動する。そして、ステップＳ５５で、フォルダの横に表示された重要メール数の表示を削除する。
【００４５】
ステップＳ５７で、さらに同じ階層に重要メール数の表示がされたフォルダがあるかどうかを判断し、重要メール数の表示されたフォルダがまだある場合には、ステップＳ５３に戻り、重要メール数が表示されたフォルダに移動して、同様の処理を繰り返す。
【００４６】
これに対し、ステップＳ５７で、重要メール数が表示されたフォルダがない場合には、ステップＳ５９で、フォルダと同じ階層に“重要”と表示されたメールがあるかどうかを判断する。その結果、“重要”と表示されたメールがない場合には、ステップＳ６７に進む。
【００４７】
一方、“重要”と表示されたメールがある場合には、ステップＳ６１で、その表示があるメールに移動し、ステップＳ６３で、そのメールの横に表示された“重要”の表示を削除する。そして、ステップＳ６５で、同じ階層に“重要”と表示されたメールがあるかどうかを判断する。その結果、“重要”と表示されたメールがある場合には、ステップＳ６１に戻り、“重要”の表示がされたメールに移動して、その表示を削除する。このことにより、メールの横に表示された“重要”の表示はすべて削除される。
【００４８】
これに対して、ステップＳ６５で、“重要”と表示されたメールがないと判断された場合には、上述の処理によりこの階層に含まれるフォルダの“重要”およびメール数の表示、メールの“重要”の表示をすべて削除したことになる。このため、ステップＳ６７でこの階層に属するフォルダおよびメールの表示を削除した後、ステップＳ６９で１つ上の階層に移動する。
【００４９】
ステップＳ７１で、移動後の階層に重要メールを含むフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、重要メールを含むフォルダがない場合には、ステップＳ７９に進む。
【００５０】
一方、重要メールを含むフォルダがある場合には、ステップＳ７３でそのフォルダに移動し、ステップＳ７５でそのフォルダの横に重要メール数を表示する。そして、ステップＳ７７で、同じ階層に重要メールを含むフォルダで、重要メール数の表示がないフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、重要メール数の表示のないフォルダがある場合には、ステップＳ７３に戻り、重要メールを含むフォルダに移動して同様の処理を行なう。このようにして、同じ階層に属し、かつ重要メールを含むすべてのフォルダに重要メール数を表示する。
【００５１】
これに対して、ステップＳ７７で、すべてのフォルダに重要メール数の表示をした場合には、ステップＳ７９で、フォルダと同じ階層に重要メールがあるかどうかを判断する。その結果、重要メールがない場合には、ステップ８７に進む。
【００５２】
一方、重要メールがある場合には、ステップＳ８１で、同じ階層に含まれる重要メールに移動し、ステップＳ８３で、そのメールの横に“重要”と表示する。そして、ステップＳ８５で、同じ階層に“重要”の表示がない重要メールがあるかどうかを判断する。その結果、“重要”の表示がない重要メールがある場合には、ステップＳ８１に戻ってそのメールに移動する。このようにして、同じ階層に属するすべての重要メールに“重要”の表示をする。
【００５３】
一方、ステップＳ８５で、すべての重要メールに“重要”と表示した場合には、ステップＳ８７でさらに１つ上の階層に移動する指示があったかどうか、すなわち表示削除スイッチ２２ｆが押されたかどうかを判断する。その結果、表示削除スイッチ２２ｆが押されて、１つ上の階層に移動する指示がある場合には、ステップＳ８９で１つ上の階層に移動し、さらにステップＳ５１に戻る。これに対して、ステップＳ８７で１つ上の階層に移動する指示がない場合には処理を終了する。
【００５４】
この結果、例えば図２に示すフォルダ／メールの階層構造について、図９（Ｂ）に示すように、ディスプレイ１６に第２階層まで表示されていたものを、上述の処理を行なうことにより図９（Ａ）に示すように、第１階層までの表示に変更し、第１階層であるフォルダ１の横に“重要メール４通”と表示することができる。
【００５５】
次に図１０を参照して、メール管理装置１０でフォルダ／メール階層構造の上位の階層に属するフォルダから重要メールを検索する場合に、ＣＰＵ１４が実行する処理を説明する。まず、ステップＳ９５で、キーボード２２のカーソルキーを操作して、フォルダ／メール階層構造のうちディスプレイ１６に表示されている最下位の階層に属するフォルダを選択し、このフォルダを検索開始フォルダとする。
【００５６】
ステップＳ９７で、検索開始フォルダに重要メールが含まれているかどうかを判断する。その結果、検索開始フォルダが重要メールを含んでいない場合には、ステップＳ１２１で、検索結果をディスプレイ１６に表示して処理を終了する。
【００５７】
一方、検索開始フォルダが重要メールを含んでいる場合には、ステップＳ９９で、検索開始フォルダが属する階層の１つ下の階層に移動する。そして、ステップＳ１０１で、この階層に重要メールを含むフォルダが含まれているかどうかを判断する。
【００５８】
その結果、この階層に重要メールが含まれている場合には、ステップＳ１０３でその重要メールを含むフォルダに移動する。そして、ステップＳ９９に戻り、さらにその１つ下の階層に移動する。このようにして、フォルダ／メール階層構造の中で重要メールを含む最下位の階層に属するフォルダに辿り着くまで、順次下位の階層に移動していく。
【００５９】
ステップＳ１０１で、重要メールを含む最下位のフォルダに辿り着いたと判断すれば、ステップＳ１０５で、そのフォルダに含まれる重要メールを検索して移動し、重要度識別情報（検索用）の“１”を“０”に変更する。さらにステップＳ１０７で、この重要メールのパス情報を検索する。
【００６０】
ステップＳ１０９で、検索したパス情報中の１つ上の階層に属するフォルダに移動する。そして、ステップＳ１１１で、移動後のフォルダの下層重要メール数（検索用）に入力されている数字から１を引く。このようにして、重要メールを１通見つけると、その重要メールを含むすべてのフォルダの下層重要メール数（検索用）の数字から１を引く。このことは、検索すべき重要メールが１通減ったことを表している。
【００６１】
さらに、ステップＳ１１３で、パス情報中のさらに１つ上の階層に属するフォルダがあるかどうかを調べて、フォルダがある場合にはステップＳ１０９に戻り、同様の処理を繰り返す。
【００６２】
検索した重要メールを含むフォルダの下層重要メール数（検索用）に入力されている数字の変更が終了すると、ステップＳ１１５で、この検索した重要メールと同じ階層に他の重要メールがあるかどうかを調べ、他の重要メールがある場合には、ステップＳ１０５に戻って、新たに検索した重要メールに移動する。そして、上述の重要メールに行なった処理と同様の処理を繰り返す。
【００６３】
一方、他の重要メールがない場合には、ステップＳ１１７で、検索開始フォルダにまだ検索されていない重要メールが含まれているかどうかを判断する。検索開始フォルダの下層重要メール数（検索用）に基づいて判断した結果、まだ検索されていない重要メールがある場合には、ステップＳ１１９で、検索した重要メールの属する階層の１つ上の階層に移動し、ステップＳ１０１に戻って再び上述の処理を行なう。このようにして、ディスプレイ１６に表示されていない階層に含まれる重要メールをすべて検索することができる。
【００６４】
一方、ステップＳ１１７で、検索開始フォルダに検索すべき重要メールがなくなったときには、ステップＳ１２１で、検索した重要メールをディスプレイ１６に表示する。そして、ステップＳ１２３で、パス情報が選択されるまで待つ。パス情報が選択されると、ステップＳ１２４でメールの内容をディスプレイ１６に表示した後、処理を終了する。
【００６５】
次に、上述の重要メールの検索について、図１１および図１２を参照して、具体的に説明する。図１１および図１２に示すフォルダ／メール階層構造は、図２に示す階層構造と同じである。ディスプレイ１６にはフォルダ１のみが表示されており、点線で囲まれた領域に含まれるフォルダおよびメールは、表示されていないものとする。
【００６６】
これからフォルダ１に含まれる重要メールの検索を開始する。まず、図１１に示すように、フォルダ１の下層重要メール数（表示用）は“４”であることより、フォルダ１は重要メールを４通含んでいる。このため、フォルダ１を検索開始フォルダとする。次に、フォルダ１から１つ下の階層のフォルダ１−１に移動し、下層重要メール数（表示用）を調べる。その結果、フォルダ１−１の下層重要メール数（表示用）は“１”であるため、フォルダ１−１は１通の重要メールを含んでいる。また、フォルダ１−１の１つ下の階層には、重要メールを含むフォルダはない。ここまでの処理が、図１０のステップＳ９５からステップＳ１０３の処理に相当する。
【００６７】
次に、フォルダ１に含まれるメール３に移動する（矢線▲１▼）。メール３の重要度識別情報（表示用）は“重要”であるため、メール３が探している重要メールの１つであることが分かる。このメール３が検索されたことをあらわすため、メール３の重要度識別情報（検索用）を“１”から“０”に変更する。
【００６８】
メール３のパス情報から、メール３の属する階層の１つ上の階層に属するフォルダ１−１の下層重要メール数（検索用）を“１”から“０”に変更する。さらに、フォルダ１−１の属する階層の１つ上の階層に属するフォルダ１の重要度識別情報（検索用）を“４”から“３”に変更する。このようにして、メール３を含むフォルダの下層重要メール数（検索用）をすべて変更した。ここまでの処理が、図１０のステップＳ１０５からステップＳ１１３の処理に相当する。
【００６９】
次に、メール３と同じ階層に重要メールがあるかどうかを調べる。この場合、フォルダ１からフォルダ１−１に移動する（矢線▲２▼）。フォルダ１−１の下層重要メール数（検索用）は、メール３が検索されたため“０”に変更されているので、フォルダ１−１には検索されていない重要メールがないことが分かる。この処理が、図１０のステップＳ１１５の処理に相当する。
【００７０】
そこで、検索開始フォルダであるフォルダ１の下層の重要メール数（検索用）を調べると、“３”に変更されている。このことから、フォルダ１にはまだ検索されていない重要メールが３通あることが分かる。この処理が、図１０のステップＳ１１７の処理に相当する。
【００７１】
次に、メール３の属する階層の１つ上の階層に移動して、その階層に重要メールを含むフォルダがあるかどうかを調べる。この階層には、図１２に示すようにまだ検索していないフォルダ１−２およびフォルダ１−３がある。まず、フォルダ１−２に移動する。フォルダ１−２の下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）はいずれも“２”である。したがって、フォルダ１−２には、重要メールが２通含まれ、それらはいずれもまだ検索されていない。ここまでの処理が、図１０のステップＳ１１９とステップＳ１０１の処理に相当する。
【００７２】
そこで、フォルダ１−２からメール５に移動する（矢線▲３▼）。メール５の重要度識別情報（表示用）は“通常”なので、重要メールではない。フォルダ１−２に移動し、さらにメール６に移動する（矢線▲４▼）。メール６の重要度識別情報（表示用）は“重要”であるため、メール６は重要メールであることが分かる。このため、メール６の重要度識別情報（検索用）を“１”から“０”に変更して、メール６が検索されたことを示す。
【００７３】
さらに、フォルダ１−２の下層重要メール数（検索用）を“２”から“１”に変更し、さらにフォルダ１の下層重要メール数（検索用）を“３”から“２”に変更する。このことより、まだ検索されていない重要メールが２通あり、そのうちの１通はフォルダ１−２にあることが分かる。
【００７４】
次に、フォルダ１−２に移動し、さらにメール７に移動する（矢線▲５▼）。メール７の下層重要メール数（表示用）は“重要”であるため、メール７も重要メールであることが分かる。そこで、メール７の下層重要メール数（検索用）を“１”から“０”に変更して、メール７が検索されたことを示す。
【００７５】
次に、フォルダ１−２の下層重要メール数（検索用）を“１”から“０”に変更する。このことは、フォルダ１−２には検索されていない重要メールが含まれていないことを示す。さらに、フォルダ１に移動し、下層重要メール数（検索用）を“２”から“１”に変更する。この結果、フォルダ１にはまだ検索されていない重要メールが１通あることを示す。ここまでの処理が、図１０のステップＳ１０５からステップＳ１１７の処理に相当する。
【００７６】
次に、フォルダ１に戻って、フォルダ１−３に移動する（矢線▲６▼）。フォルダ１−３の下層重要メール数（表示用）は“０”なので、フォルダ１−３には重要メールは含まれていないことが分かる。
【００７７】
そこで、図１２に示すように、フォルダ１に戻って、メール１に移動する（矢線▲７▼）。メール１の重要度識別情報（表示用）は“重要”であるので、メール１は重要メールであることが分かる。さらに、重要度識別情報（検索用）も“１”から“０”に変更する。
【００７８】
この結果、フォルダ１に含まれているメール１、メール３、メール６およびメール７の４通の重要メールをすべて検索できた。
【００７９】
このようにして検索した重要メールをディスプレイ１６に表示する場合の一例を、図１３（Ａ）および図１３（Ｂ）に示す。図１３（Ａ）に示すように、ディスプレイ１６に表示されているフォルダ１を選択してクリックすると、ポップアップ画面に、検索された４通の重要メールおよびそのパス情報が表示される。そこで、例えば、メール３のパス情報を選択してクリックすると、ポップアップ画面とは別画面で送信者、受信者、題目、メールの内容が表示される。
【００８０】
あるいは、図１３（Ｂ）に示すように、ディスプレイ１６に表示されているフォルダ１を選択してクリックすると、ポップアップ画面に、検索された４通の重要メールおよびそのパス情報だけでなく、送信者、受信者、題目、メールの内容まで表示される。
【００８１】
次に、図１４を参照して、特定のメールの重要度を高くする、すなわちメールの重要度識別情報（表示用）を“通常”から“重要”に変更する場合に、ＣＰＵ１４が実行する処理を説明する。
【００８２】
まず、ステップＳ１２５で、キーボード２２のカーソルキーを操作して重要度を高くしたいメールに移動する。そして、ステップＳ１２７で、そのメールの重要度を高くするために、重要設定スイッチ２２ａが押されるまで待つ。重要設定スイッチ２２ａが押されると、ステップＳ１２９で、そのメールの重要度識別情報（表示用）を“通常”から“重要”に、重要度識別情報（検索用）を“０”から“１”にそれぞれ変更する。
【００８３】
次に、ステップＳ１３１で、このメールのパス情報中に、このメールの属する階層の１つ上の階層にフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、１つ上の階層にフォルダがない場合には処理を終了する。
【００８４】
一方、１つ上の階層にフォルダがある場合には、ステップＳ１３３で１つ上の階層のフォルダに移動する。そして、ステップＳ１３５で、フォルダの下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）にそれぞれ１を加えて、ステップＳ１３１に戻る。このようにして、メールのパス情報に示されたすべてのフォルダについて、下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）に１ずつ加えていき、メールのパス情報に示されたすべてのフォルダの下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）を変更すると処理が終了する。
【００８５】
次に、図１５を参照して、特定のメールの重要度を低くする、すなわちメールの重要度識別情報（表示用）を“通常”から“重要”に変更する場合に、ＣＰＵ１４が実行する処理を説明する。
【００８６】
まず、ステップＳ１３９で、キーボード２２のカーソルキーを操作して重要度を低くしたいメールに移動する。そして、ステップＳ１４１で、そのメールの重要度を低くするために、通常設定スイッチ２２ｂが押されるまで待つ。通常設定スイッチ２２ｂが押されると、ステップＳ１４３で、そのメールの重要度識別情報（表示用）を“重要”から“通常”に、重要度識別情報（検索用）を“１”から“０”にそれぞれ変更する。
【００８７】
次に、ステップＳ１４５で、このメールのパス情報中に、このメールの属する階層の１つ上の階層にフォルダがあるかどうかを判断する。その結果、１つ上の階層にフォルダがない場合には処理を終了する。
【００８８】
一方、１つ上の階層にフォルダがある場合には、ステップＳ１４７で１つ上の階層のフォルダに移動する。そして、ステップＳ１４９で、フォルダの下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）からそれぞれ１を引いて、ステップＳ１４５に戻る。このようにして、メールのパス情報に示されたすべてのフォルダについて、下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）からそれぞれ１を引く。そして、メールのパス情報に示されたすべてのフォルダの下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）を変更すると処理が終了する。
【００８９】
図１６を参照して、図２に示すフォルダ／メール階層構造に含まれる通常メールを重要メールに変更する場合について説明する。メール５は通常メールであるため、重要度識別情報（表示用）は“通常”であり、重要度識別情報（検索用）は“０”である。このメール５を選択して、重要設定スイッチ２２ａを押すと、重要度識別情報（表示用）は“重要”に、重要度識別情報（検索用）は“１”にそれぞれ変更されて重要メールとなる。ここまでの処理が、図１４のステップＳ１２５からステップＳ１２９の処理に相当する。
【００９０】
次に、メール５を重要メールに変更したことにより、メール５を含むフォルダ１−２に移動する。そして、フォルダ１−２の下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）をそれぞれ“２”から“３”に変更する。さらに、フォルダ１−２を含むフォルダ１の下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）をそれぞれ“４”から“５”に変更する。このようにして、メール５を通常メールから重要メールに変更することによる一連の処理を終了する。ここまでの処理が、図１４のステップＳ１３１からステップＳ１３５の処理に相当する。
【００９１】
また、このフォルダ／メール階層構造に、新たに重要メールを追加することもできる。例えば、フォルダ１−３に重要メールであるメール９を追加する場合について説明する。メール９を追加すると、メール９の重要度識別情報（表示用）を“重要”とし、重要度識別情報（検索用）を“１”とする。
【００９２】
次に、メール９のパス情報“  ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ  ”￥￥￥￥フォルダ１￥￥フォルダ１”  ￥￥フォルダ１￥フォルダ１−３￥メール９”を作成する。このパス情報に含まれるフォルダ１−３の下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）をそれぞれ“０”から“１”に変更する。さらに、フォルダ１−３が属する階層の１つ上の階層に属するフォルダ１の下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）をそれぞれ“５”から“６”に変更する。このようにして、重要メールを追加することができる。
【００９３】
以上の説明から分かるように、階層構造を形成する複数のフォルダに含まれるメールのうち、重要メールにアクセスするときには、経由するすべてのフォルダに下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）が設定される。そして、複数のフォルダの中から所望のフォルダが選択されたときには、下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）に基づいて所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するかどうかを判別する。その結果、所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するときには、画面に重要メールに関するメッセージを出力する。このメッセージの一例を図９（Ａ）、図９（Ｂ）、図１３（Ａ）および図１３（Ｂ）に示す。
【００９４】
所望のフォルダの下の階層に重要メールが存在する場合には、重要メールのパス情報を検出する。この検索は、重要メールにカーソルを合わせた後、メール属性情報スイッチ２２ｃを押すことにより行う。このようにして検出されたパス情報は、メッセージの一部として画面に表示される。このメッセージの一例を図１３（Ａ）および図１３（Ｂ）に示す。
【００９５】
メッセージに含まれるパス情報を選択してクリックすると、重要メールの内容の少なくとも一部が画面に表示される。この画面の一例を図１３（Ａ）に示す。
【００９６】
重要メールに付された重要度識別情報（表示用）と重要度識別情報（検索用）の内容を変更して、重要メールであることを解除することができる。
【００９７】
任意のメールを任意の時期に重要メールとするかどうかを選択することができる。
【００９８】
階層構造を形成する複数のフォルダに含まれるメールのうち重要メールにアクセスするときは、まず重要メールにアクセスするときに経由するすべてのフォルダに下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）を設定する。次に、複数のフォルダの中から所望のフォルダが選択されたとき、先に設定した下層重要メール数（表示用）および下層重要メール数（検索用）に基づいて所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するかどうかを判別する。そして、所望のフォルダよりも下の階層に重要メールが存在するときには、画面にメッセージを出力する。
【００９９】
なお、この実施例では、メールの重要度を“重要”と“通常”の２つのランクに別けたが、重要のランクをさらに“重要Ａ”と“重要Ｂ”のように複数のランクに別けてもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施例を示すブロック図である。
【図２】フォルダ／メール階層構造を示す図解図である。
【図３】メールの属性情報を示す図解図である。
【図４】フォルダの属性情報を示す図解図である。
【図５】図１実施例の動作の一部を示すフロー図である。
【図６】図１実施例の動作の他の一部を示すフロー図である。
【図７】図１実施例の動作のその他の一部を示すフロー図である。
【図８】図１実施例の動作のさらにその他の一部を示すフロー図である
【図９】図１実施例の表示変更を示す図解図である。
【図１０】図１実施例の動作の他の一部を示すフロー図である。
【図１１】図１実施例のメール検索を示す図解図である。
【図１２】図１実施例の他のメール検索を示す図解図である。
【図１３】図１実施例のメールの検索結果を示す図解図である。
【図１４】図１実施例の動作のその他の一部を示すフロー図である。
【図１５】図１実施例の動作のさらにその他の一部を示すフロー図である。
【図１６】図１実施例の階層構造の表示変更を示す図解図である。
【符号の説明】
１０…メール管理装置
１４…ＣＰＵ
１６…ディスプレイ
２２ａ…重要設定スイッチ
２２ｂ…通常設定スイッチ
２２ｃ…メール属性情報スイッチ
２２ｄ…フォルダ属性情報スイッチ
２２ｅ…表示追加スイッチ
２２ｆ…表示削除スイッチ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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