(57)【要約】【課題】回覧経路を簡便かつ柔軟に設定できるドキュメント回覧支援装置を提供する。【解決手段】複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置であって、制御部１１が、各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するドキュメント管理装置２から、当該回覧ノード情報を取得し、回覧の対象となったドキュメントについて、回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行するドキュメント回覧支援装置である。【選択図】        図１
2004302983.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置において、
各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得手段と、
回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント回覧支援装置。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント回覧支援装置であって、
前記回覧開始を指示したユーザを特定する手段と、
前記回覧経路情報によって関連付けられた各回覧ノード情報のうち、前記特定されたユーザが含まれる回覧ノード情報を検索する手段と、
前記検索の結果に基づき、最初に回覧処理を行う回覧先を決定する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント回覧支援装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のドキュメント回覧支援装置であって、
さらに、回覧対象となっている各ドキュメントについて、それぞれの回覧履歴を表す情報を保持する手段と、
当該回覧履歴の情報をユーザに対して提供する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント回覧支援装置。
【請求項４】
請求項１から３のいずれか一項に記載のドキュメント回覧支援装置であって、
前記データベースに保持された回覧ノード情報の少なくとも一部には、さらに、その回覧先での回覧処理が終了したときに行うべき処理の内容を特定する処理特定情報が含まれ、
前記回覧処理手段は、回覧先での回覧処理を実行する際に、その回覧先に係る回覧ノード情報に処理特定情報が含まれている場合に、当該処理特定情報によって特定される処理を実行することを特徴とするドキュメント回覧支援装置。
【請求項５】
複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置を制御する方法であって、
各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得工程と、
回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理工程と、
を含むことを特徴とするドキュメント回覧支援装置の制御方法。
【請求項６】
複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置に、
各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得手順と、
回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理手順と、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ユーザ間でのドキュメントの回覧作業を支援する装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年では、組織の構成員など、複数のユーザによって閲覧されることが予定されるドキュメントを電子的に管理するドキュメント管理システムや、知識共有システムといったものがある。こうしたシステムの多くは、単にユーザから登録要求されたドキュメントをストレージに格納するという処理を行うだけでなく、登録要求されたドキュメントについて、他のユーザによる承認を受ける処理を経てからストレージに格納することで、いわば紙ベースで旧来行われてきた承認の作業を容易にすることが行われている。
【０００３】
こうした承認は、複数のユーザによって段階的に行われることが多い。例えば企業では、一般社員が登録要求したドキュメントについて、その社員の直接の上司から、さらにその上司へといったようにドキュメントが回覧され、各回覧先で承認を受けるようになっているのが一般的である。
【０００４】
こうした承認の態様に対応するため、従来のシステムでは、回覧の対象となる文書に対して、回覧処理終了後の保存先の情報を含む回覧情報を関連付けておき、最終の回覧先での回覧が終了すると、当該回覧情報に含まれる情報で特定される保存先に文書が格納されるようにしたものがある（特許文献１）。また、ドキュメントをグループに分けて保持するドキュメント管理装置において、グループごとに予め定められた回覧経路に従って、当該回覧経路に含まれる各ユーザに対する回覧の処理が行われるというものもある。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−１８３３８９号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のドキュメントの回覧処理を行う装置やシステムでは、回覧の経路と、回覧後の登録先とを柔軟に設定することに配慮されていない。例えばグループごとに予め回覧経路が定められている場合、そのグループにさらに別の回覧経路を設定したり、複数の回覧経路を組み合わせることによって新たな回覧経路を造り出すといったことは考えられていない。
【０００７】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、回覧経路を簡便かつ柔軟に設定できるドキュメント回覧支援装置を提供することをその目的の一つとする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置であって、各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得手段と、回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理手段と、を含むことを特徴としている。
【０００９】
このように、回覧ノード情報の組み合わせによって回覧経路が決定されることで、回覧経路を簡便かつ柔軟に設定できる。
【００１０】
またここで、前記回覧開始を指示したユーザを特定する手段と、前記回覧経路情報によって関連付けられた各回覧ノード情報のうち、前記特定されたユーザが含まれる回覧ノード情報を検索する手段と、前記検索の結果に基づき、最初に回覧処理を行う回覧先を決定する手段と、を含むこととしてもよい。
【００１１】
さらに、回覧対象となっている各ドキュメントについて、それぞれの回覧履歴を表す情報を保持する手段と、当該回覧履歴の情報をユーザに対して提供する手段と、を含むことも好ましい。
【００１２】
さらに、前記データベースに保持された回覧ノード情報の少なくとも一部には、さらに、その回覧先での回覧処理が終了したときに行うべき処理の内容を特定する処理特定情報が含まれ、前記回覧処理手段は、回覧先での回覧処理を実行する際に、その回覧先に係る回覧ノード情報に処理特定情報が含まれている場合に、当該処理特定情報によって特定される処理を実行することも好ましい。
【００１３】
また、本発明のある態様に係る方法は、複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置を制御する方法であって、各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得工程と、回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理工程と、を含むことを特徴としている。
【００１４】
さらに本発明の別の態様に係るプログラムは、複数の回覧先からのアクセスを順次受け付けて、回覧の対象となったドキュメントの回覧を支援するドキュメント回覧支援装置に、各回覧先に対応する回覧ノード情報として、その回覧先で回覧する少なくとも一人のユーザを特定する情報を含む情報を含んだ情報を複数保持するデータベースから、当該回覧ノード情報を取得する取得手順と、回覧の対象となったドキュメントについて、前記回覧ノード情報を回覧順に関連付けた回覧経路情報とともに回覧開始の指示をユーザ側から受けて、当該回覧経路情報に定められた順序で、各回覧ノード定義情報を参照して、回覧の対象となったドキュメントについて、各回覧先での所定回覧処理を実行する回覧処理手順と、を実行させることを特徴とする。
【００１５】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント回覧支援装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３とを含んで構成される一般的なサーバコンピュータを用いて実現でき、ネットワークを介して、ドキュメント管理装置２とクライアント装置３とに接続されている。
【００１６】
制御部１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作しており、ユーザに対して回覧を行わせる処理（回覧処理）を基本的に実行する。この制御部１１の具体的な処理の内容については後に述べる。記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを格納しているコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を含む。またこの記憶部１２は、制御部１１の各処理において生成される種々の情報を格納する。
【００１７】
通信部１３は、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介して種々の情報を送信する。またこの通信部１３は、ネットワークを介して受信される種々の情報を、制御部１１に出力する。
【００１８】
ドキュメント管理装置２は、複数のドキュメントや、それらに関連する情報を格納するストレージを有しており、各ドキュメントは、このストレージ内ではグループ化されて格納されている。具体的には、各ドキュメントにはその分類先のグループを特定する情報が少なくとも一つ関連付けられており、ドキュメント管理装置２は、指定されたグループについて、そのグループを特定する情報に関連付けられたドキュメントの一覧を提供する。また、グループには、サブグループを関連付け、このサブグループにさらにドキュメントや、さらなるサブグループを関連付けることができるようになっているものとする。このような管理は、一般に階層ディレクトリ構造の管理として広く知られているので、その詳細な説明を省略する。
【００１９】
本実施の形態においては、このドキュメント管理装置２が、ドキュメントとともに、各ドキュメントの回覧経路の基となる回覧ノード情報を保持する。すなわち、このドキュメント管理装置２が本発明における回覧ノード情報を保持するデータベースに相当する。具体的にこの回覧ノード情報は、回覧経路上の回覧先ごとに定義され、図２に示すように、各回覧ノード情報に固有の識別子（Ａ）と、回覧先で回覧して承認を行うべきユーザを特定する情報のリスト（以下、ユーザリストという；Ｂ）と、回覧の終了の条件を表す情報（Ｃ）と、回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報（Ｄ）とを含む。またこの回覧ノード情報は、図２に示すように、当該回覧ノード情報を利用した回覧経路を設定可能なユーザのリストを、アクセス権リストとして含んでもよい（Ｅ）。
【００２０】
また、ここで回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報（処理特定情報；Ｄ）は、次の回覧先に移動する処理や、ストレージ内にドキュメントを登録する処理、ユーザへの回覧関連情報の報知の処理など、各種の処理を特定するものとする。
【００２１】
さらに、このドキュメント管理装置２は、複数の回覧ノード情報を回覧順に関連付けて規定される、回覧経路情報を、いずれかのグループを特定する情報に関連付けて保持する。この回覧経路情報は、従って、グループを特定する情報の少なくとも一部には、少なくとも一つの（複数であっても構わない）回覧経路情報が関連付けられている。なお具体的に、この回覧経路情報は、回覧経路に係る回覧ノード情報の識別子を回覧の順序に配列した情報とすることができる。
【００２２】
クライアント装置３は、一般的なパーソナルコンピュータであり、ネットワークを介してドキュメント管理装置２や、ドキュメント回覧支援装置１に接続されている。
【００２３】
次にドキュメント回覧支援装置１の制御部１１の各処理について説明する。制御部１１の処理は具体的には図３に機能ブロック図として示すように、受付部２１と、回覧処理部２２と、承認処理部２３と、報知部２４とを含んでいる。
【００２４】
受付部２１は、回覧の対象となったドキュメントを特定する情報とともに入力される回覧開始指示に従って、当該回覧の対象となったドキュメントの回覧を開始する。ここで回覧開始指示には、回覧経路を特定するための回覧経路情報を含む。回覧経路情報は、例えばドキュメント管理装置２に保持されている回覧経路情報の一つを複写して用いる。
【００２５】
本実施の形態のある例では、ユーザが回覧の対象となるドキュメントをドキュメント管理装置２におけるグループのいずれかに関連付ける操作を行ったときに、そのグループを特定する情報に関連付けられた回覧経路情報と、上記回覧の対象となるドキュメントを特定する情報とが、ドキュメント管理装置２から受付部２１に対して送信され、これが回覧開始の指示として受け入れられる。この場合、ドキュメントをグループに関連付ける操作を行ったユーザが、回覧開始を指示したユーザとなる。
【００２６】
そして受付部２１は、当該入力されたドキュメントを特定する情報と回覧経路情報とを関連付けて、回覧管理情報として記憶部１２に格納する。本実施の形態においては、複数のドキュメントの回覧が、同時期に処理されており、複数の回覧管理情報が記憶部１２に格納されている場合もある。
【００２７】
回覧処理部２２は、図４に示すような処理を行う。具体的に回覧処理部２２は、記憶部１２に格納されている回覧管理情報の一つを、注目回覧管理情報として選択し（Ｓ１）、その注目回覧管理情報から、回覧対象となったドキュメントを特定する情報と回覧経路情報とを取得する（Ｓ２）。そして回覧処理部２２は、当該処理Ｓ２で取得した情報により特定される回覧対象のドキュメントに関連付けられている回覧ノード情報を取得し（Ｓ３）、その取得した回覧ノード情報に含まれるユーザリストに挙げられているユーザに対して、取得したドキュメントを特定する情報を報知するよう、報知部２４に指示する（報知処理；Ｓ４）。
【００２８】
また回覧処理部２２は、回覧対象となったドキュメントについて、後に説明する回覧履歴情報が関連付けられているか否かを調べ（Ｓ５）、関連付けられている場合には（Ｙｅｓの場合）、その回覧履歴情報を参照し、処理Ｓ３で取得した回覧ノード情報に含まれる回覧の終了の条件が満足されているか否かを調べる（Ｓ６）。そして回覧の終了の条件が満足されていれば（Ｙｅｓならば）、回覧処理部２２は、取得した回覧ノード情報に含まれる、回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報（Ｄ）に基づいて、定められた処理を遂行し（Ｓ７）、処理を終了する。この処理Ｓ７における処理は、既に述べたように、例えば次の回覧先に移動する処理や、ストレージ内にドキュメントを登録する処理、ユーザへの報知の処理であり、それぞれの例に係る具体的動作については後述する。
【００２９】
また、処理Ｓ６において条件が満足されていなければ（Ｎｏならば）、処理Ｓ６を繰り返して実行する。さらに処理Ｓ５において、注目回覧管理情報に対して、後に述べる回覧状態情報が関連付けられていなければ（Ｎｏならば）、処理Ｓ５に戻って処理を繰り返して行う。
【００３０】
また、処理Ｓ５から処理Ｓ７を繰り返して実行する代わりに、後述の承認処理部で回覧履歴情報が関連付けられるたびに、処理Ｓ５からの処理を実行するようにしても構わない。
【００３１】
ここで処理Ｓ７における各種の処理について説明する。まず、次の回覧先に移動する処理について説明する。この場合、回覧制御部２２は、注目回覧管理情報に含まれる回覧経路情報から、処理Ｓ３で取得した回覧ノード情報の識別子を検索し、次の回覧ノード情報を特定する。そして、回覧対象のドキュメントと（現在の）回覧ノード情報との関連づけを解消し、上記特定した、次の回覧ノード情報を、回覧対象のドキュメントに関連付けるようドキュメント管理装置２に対して指示を送信する。またこの検索の際に、処理Ｓ３で取得した回覧ノード情報の識別子が回覧経路情報の末尾（最後の回覧先）である場合、回覧制御部２２は、回覧対象のドキュメントと（現在の）回覧ノード情報との関連づけを解消するようドキュメント管理装置２に対して指示を送信する。
【００３２】
また、回覧処理部２２は、処理Ｓ７において参照した情報により特定される処理が、ストレージ内のグループのいずれかにドキュメントを登録する処理であるときは、当該情報により指定されるグループに、処理Ｓ２で取得した情報により特定されるドキュメントを登録させる旨の指示を、ドキュメント管理装置２に対して送信する。この場合、回覧処理部２２は、回覧の処理が完了したものとして、注目回覧管理情報を記憶部１２から削除することとしてもよい。
【００３３】
さらに、回覧処理部２２は、処理Ｓ７において参照した情報により特定される処理に、指定したユーザへの報知の処理が含まれていれば、当該情報によって指定されたユーザに対して回覧に関する所定の情報を報知するよう、報知部２４に指示する。具体的に、ここで報知の対象となる所定の情報としては、現在の回覧ノード情報に係る回覧先での認証が終了したことを表す情報などがある。
【００３４】
承認処理部２３は、クライアント装置３側から、ドキュメントを特定する情報とともに、そのドキュメントに対する承認結果の情報を受信して、当該受信した情報により特定されるドキュメントに対し、承認結果と承認の日時とを含んだ回覧履歴情報を関連付けて、ドキュメント管理装置２に登録させる。なお、この回覧履歴情報にはさらに、それぞれの回覧履歴情報に固有の識別子を含んでもよい。
【００３５】
報知部２４は、回覧処理部２２から入力される指示に従って、当該指示によって特定されるユーザに対して、ドキュメントを特定する情報等を報知する。具体的には、この報知は、電子メールを用いて行うことができる。例えば、ドキュメントを特定する情報を報知する場合は、報知部２４は、報知先となる各ユーザに対する電子メールアドレスを取得し（本実施の形態の例ではユーザを特定する情報を電子メールアドレスとすることもできる）、当該電子メールアドレスに対して、ドキュメントを特定する情報と、そのドキュメントを閲覧するよう促す文面とを含む電子メールを送信する。
【００３６】
本実施の形態に係るドキュメント回覧支援装置は、上述のような構成を含み、次の例のように動作する。ドキュメント管理装置２のストレージには予め、回覧ノード情報の識別子を回覧順に配列した回覧経路情報が少なくとも一つ保持されている。この回覧経路情報は図５（ａ）に概念的に示すように、各回覧ノード情報の各々に係る回覧先の連鎖として表すことができる。回覧経路情報は、リンクド・リスト（リンクの設定されたリスト）であれば配列でなくてもよく、採用するリンクド・リストのデータ構造によっては、図５（ｂ）に示すように、回覧先が途中で枝分かれして回覧が複数の経路で並行に進行するように設定してもよい。同様に、図５（ｃ）に示すように、開始点となる回覧ノードが複数存在するような木構造をなす回覧経路を設定しても構わない。このとき、開始点となる回覧ノードは、後述するように回覧ノードのアクセス権などにより決定する。また、これら回覧経路情報は、それぞれいずれかのグループに関連付けられていることとしてもよい。
【００３７】
この場合、ユーザが回覧の対象となるドキュメントを、当該回覧経路情報のいずれかに関連付けられたグループに関連付ける指示を行うと、回覧が開始されることとなる。すなわち、上記指示を受け付けたドキュメント管理装置２は、当該回覧の対象となるドキュメントを、回覧中のドキュメントを保持する領域として予め定められた領域に格納し、当該ドキュメントを特定する情報と、指示に係るグループを特定する情報に関連付けられた回覧経路情報とをドキュメント回覧支援装置１に送信する。ここで、グループを特定する情報に関連付けられた回覧経路情報が複数ある場合、回覧開始を指示したユーザに、それら複数の回覧経路情報のうちから一つの回覧経路情報を選択させる処理を行い、選択された回覧経路情報を送信する。この回覧経路情報のいずれかを選択させる処理は、ウェブページを利用するなど、広く知られた方法で実現できる。
【００３８】
また、回覧の対象となるドキュメントは、すでに他のグループに関連付けられているドキュメントでも構わない。この場合、回覧中のドキュメントを保持する領域として予め定められた領域に格納する必要はない。
【００３９】
するとドキュメント回覧支援装置１の制御部１１が、当該入力されたドキュメント（回覧対象ドキュメント）を特定する情報と回覧経路情報とを関連付けて、回覧管理情報として記憶部１２に格納するとともに、その回覧経路情報の先頭（最初の回覧先）に係る回覧ノード情報を回覧対象ドキュメントに関連付けるようドキュメント管理装置２に対して指示を送信する。
【００４０】
そして制御部１１は、記憶部１２に格納した回覧管理情報の一つを注目回覧管理情報として選択し、この注目回覧管理情報から、回覧対象ドキュメントを特定する情報と回覧経路情報とを取得し、当該回覧対象ドキュメントに関連付けられている回覧ノード情報を取得する。制御部１１はさらに、当該取得した回覧ノード情報に含まれるユーザリストに挙げられているユーザに対して、回覧対象ドキュメントを特定する情報を含む電子メールを送信する。
【００４１】
ここで、当該電子メールを受信したユーザが、クライアント装置３を操作して、ドキュメント管理装置２から当該回覧対象ドキュメントを参照し、その内容に関する承認の結果（承認の可否）を、当該回覧対象ドキュメントを特定する情報とともにドキュメント回覧支援装置１側に送信すると、制御部１１は、当該承認の結果の情報を受信して、承認結果とカレンダ（図示せず）から取得される現在の日時の情報とを関連付けた回覧履歴情報を生成し、この回覧履歴情報を、回覧対象ドキュメントに関連付けて格納するよう、ドキュメント管理装置２に指示を送信する。
【００４２】
一方、制御部１１は、回覧対象ドキュメントについて、回覧履歴情報が関連付けられているか否かを調べ、関連付けられている場合には、その回覧履歴情報を参照し、回覧ノード情報に含まれる回覧の終了の条件が満足されているか否かを調べる。ここで回覧の終了の条件は、回覧ノード情報に含まれるユーザリストに挙げられているすべてのユーザの承認結果が「可」となっているか否かなどである。
【００４３】
ここで回覧の終了の条件が満足されていれば、制御部１１は、回覧ノード情報に含まれる、回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報（Ｄ）に基づいて、定められた処理を遂行する。例えばこの処理が次の回覧先に移動する処理であった場合、制御部１１は、注目回覧管理情報に含まれる回覧経路情報から、現在の回覧ノード情報の識別子を検索し、次の回覧ノード情報を特定する。そしてドキュメント管理装置２に対して、回覧対象ドキュメントと現在の回覧ノード情報との関連づけを解消し、上記特定した、次の回覧ノード情報を、回覧対象ドキュメントに関連付けるべき旨の指示を送信する。
【００４４】
制御部１１は、注目回覧管理情報について上記処理を繰り返して行い、回覧ノード情報に含まれる、回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報が、ドキュメント管理装置２のストレージ内のグループのいずれかに回覧対象ドキュメントを登録する処理であるときは、当該情報により指定されるグループに、回覧対象ドキュメントを登録させる旨の指示を、ドキュメント管理装置２に対して送信する。この際、回覧ノード情報のユーザリストに含まれている、いずれかのユーザの権限で、回覧対象ドキュメントの登録を指示することとしてもよい。このようにすると、最終承認者の権限で、ドキュメント管理装置２に対して、回覧対象ドキュメントの登録が指示されることとなり、回覧開始を指示したユーザが、最終登録先のグループへのアクセス権を有しなくても登録が可能になる。
【００４５】
そして制御部１１は、回覧の処理全体が完了したものとして、注目回覧管理情報を記憶部１２から削除する。具体的に、ここでの登録先であるグループは、その回覧経路情報が関連付けられているグループとしておく。
【００４６】
また、ここでは回覧経路情報の先頭から順に回覧先とし、各回覧先で回覧に関する処理を行っているが、必ずしも回覧経路の先頭から回覧を開始しなくてもよい場合がある。例えば、本実施の形態のドキュメント回覧支援装置１を、社内のドキュメント承認に用いる場合であって、回覧の順序が、承認権限の序列で定まっている場合、回覧対象となるドキュメントについて、それを登録したユーザより下位の承認権限のユーザの承認を受ける必要はない。そこで、制御部１１は、回覧開始の指示を受けたときに、回覧対象となったドキュメントを登録したユーザ（すなわち回覧開始の指示を行ったユーザ）を特定する。そして、回覧経路情報に含まれる各回覧ノード情報を回覧順に参照し、回覧経路上の回覧ノード情報のいずれかのユーザリストに当該回覧開始の指示を行ったユーザが含まれているか否かを検索する。ここで、当該回覧開始の指示を行ったユーザが含まれているユーザリストが見いだされたときには、そのユーザリストを含む回覧ノード情報の次の回覧ノード情報を、回覧経路情報に基づいて特定し、当該特定した回覧ノード情報を回覧対象ドキュメントに関連付けて、回覧の処理を開始する。これにより、回覧開始を指示したユーザが含まれる回覧ノード情報の検索結果に基づき、最初に実際の回覧処理を行う回覧先が決定される。
【００４７】
また他の例では、回覧ノード情報にアクセス権の情報を含めて、これを利用するようにしてもよい。すなわちこの場合は、最初に実際の回覧処理を行う回覧先を決定するにあたり、回覧経路情報に含まれる各回覧ノード情報を回覧順に参照し、回覧経路上の回覧ノード情報のうち、回覧開始の指示を行ったユーザについての、利用可能を表すアクセス権が設定されている最初の回覧ノード情報を検索する。そしてそのような回覧ノード情報が見いだされれば、そのアクセス権を含む回覧ノード情報の次の回覧ノード情報を、回覧経路情報に基づいて特定し、当該特定した回覧ノード情報を回覧対象ドキュメントに関連付けて、回覧の処理を開始する。
【００４８】
また、ここで説明した例では、ドキュメントの分類先であるグループについて回覧経路情報が関連付けられ、そのようなグループのいずれかに対してユーザが回覧対象ドキュメントを関連付けることにより、回覧開始が指示されることとしているが、次のような方法によって回覧開始の指示を行ってもよい。
【００４９】
すなわち本実施の形態のドキュメント回覧支援装置１が、承認者の順序リストをユーザ側から取得して、当該順序リストに含まれる承認者のそれぞれを、ユーザリストに含む回覧ノード情報を各々ドキュメント管理装置２から検索して取得し、順序リストに示されている順に各回覧ノード情報を関連付けて回覧経路情報を新たに生成し、当該新たに生成した回覧経路情報に基づく回覧の処理を開始する。
【００５０】
さらに、ここまでの説明では回覧管理情報を生成して利用しているが、回覧管理情報を用いずに、回覧対象ドキュメントに回覧経路情報を関連付けし、制御部１１がドキュメント管理装置２から、回覧対象ドキュメントに関連付けられた回覧経路情報や回覧ノード情報を取得して処理を行うようにしてもよい。また、回覧管理情報を用いる場合も、回覧ノード情報に回覧管理情報を関連付け、その回覧管理情報に回覧対象のドキュメントを関連付けすることとしてもよい。この場合、回覧ノード情報と回覧対象のドキュメントの間の関連づけは必ずしも必要ではない。さらにこのように回覧管理情報に回覧対象のドキュメントを関連付けする場合は、回覧履歴情報に含まれるべき情報を、この回覧管理情報に含めて保持させてもよい。もしくは、回覧履歴情報を回覧対象のドキュメントと関連付ける代わりに、回覧管理情報と関連付けるようにしてもよい。
【００５１】
また、回覧履歴情報には、承認者であるユーザにより入力されたコメント情報を含んでもよい。また各回覧ノード情報に含まれる、回覧の終了の条件を表す情報（Ｃ）と、回覧が終了したときに行うべき処理を特定する情報（Ｄ）とは、それぞれ複数含まれていてもよい。例えば、回覧の終了の条件としては、回覧ノード情報に含まれるユーザリストに挙げられているすべてのユーザの承認結果が「可」となっているか否かの条件のほか、いずれかのユーザの認証結果が「否」となったとの条件等がある。さらに、これら各条件について行うべき処理を特定する情報をそれぞれ関連付けてもよい。
【００５２】
具体的に、すべてのユーザの認証結果が「可」となったとの条件については、次の回覧先へ移動する処理を関連付け、いずれかのユーザの認証結果が「否」となったとの条件については、当該回覧を開始する指示を行ったユーザに対してその旨報知する処理を関連付けることとしてもよい。
【００５３】
さらに、ドキュメント回覧支援装置１は、回覧期限の情報の設定を受け入れておき、回覧ノード情報を回覧対象ドキュメントに関連付けた日時をそれぞれ記録する。そして当該記録した日時から、回覧期限に示される日時が経過したときに、回覧期限が到来したと判断して、回覧を開始する指示を行ったユーザに対してその旨報知する処理を行う。この場合、ドキュメント回覧支援装置１は、クライアント装置３に、回覧状態を表す情報として回覧履歴情報の内容（どのユーザが承認を済ませたか等の情報）を送信して、当該回覧開始指示を行ったユーザに対して当該情報を提供する。
【００５４】
さらに、ドキュメント回覧支援装置１は、ユーザから回覧開始の指示を受け入れたときに、当該指示に係る回覧対象のドキュメントのアクセス権を調整するようにしてもよい。具体的には、回覧開始の指示に係る回覧対象のドキュメントについて、その時点でのアクセス権を記憶しておき、各ユーザによる内容更新を禁止する。そして、回覧の処理全体が完了したと判断したときに、回覧対象のドキュメントのアクセス権を、上記記憶しているアクセス権の状態に戻す。また、このようにアクセス権を設定する場合は、いずれかのユーザの認証結果が「否」となったとの条件により回覧が終了したときに、アクセス権の状態を記憶している状態に戻す処理を行うことも好ましい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント回覧支援装置及びそのネットワーク接続状態を表す構成ブロック図である。
【図２】回覧ノード情報のデータ構造の例を表す説明図である。
【図３】ドキュメント回覧支援装置の制御部の動作の内容例を表す機能ブロック図である。
【図４】ドキュメント回覧支援装置の制御部が行う処理の例を表すフローチャート図である。
【図５】回覧経路情報による回覧経路の設定状況の概要を表す説明図である。
【符号の説明】
１  ドキュメント回覧支援装置、２  ドキュメント管理装置、３  クライアント装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  通信部、２１  受付部、２２  回覧処理部、２３  承認処理部、２４  報知部。
【図１】
2004302983.tif 000003
【図２】
2004302983.tif 000004
【図３】
2004302983.tif 000005
【図４】
2004302983.tif 000006
【図５】
2004302983.tif 000007