(57)【要約】【課題】ネットワーク上のコンピュータを介することなく、ファイルの操作手順を簡素化することが可能なファイル管理装置及びファイル管理システムを提供する。【解決手段】ファイル管理装置８０に、電子ファイルを蓄積するハードディスク８及びハードディスク・ドライブ７と、前記電子ファイルの属性情報を含む属性情報リストを、記録紙に所定のフォーマットで出力するプリンタ１２と、プリンタ１２により記録紙に出力された属性情報リストを入力するスキャナ１４と、スキャナ１４により入力された属性情報リストの指示情報欄に、前記電子ファイルに対する操作を指示するマークが付されている場合、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するＣＰＵ１とを備える。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを蓄積するファイル蓄積手段と、前記ファイル蓄積手段に蓄積された電子ファイルの属性情報を含む属性情報リストを、シート状の記録媒体に所定のフォーマットで出力するリスト出力手段と、前記リスト出力手段により前記シート状の記録媒体に出力された後に、前記電子ファイルに対する操作を指示する指示情報が付加された、前記属性情報リストを入力するリスト入力手段と、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するファイル制御手段とを備えたことを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記ファイル制御手段には、前記属性情報リストの指示情報欄に記された文字を光学的に読み取る光学式文字読取手段、前記属性情報リストの指示情報欄に記されたマークを光学的に読み取る光学式マーク読取手段のいずれか又は両方を備えたことを特徴とする請求項１に記載のファイル装置。
【請求項３】
前記所定のフォーマットにおいて、前記指示情報欄には、前記電子ファイルに対する操作を指示するためのマークを記入するマーク記入位置が記されるようにしたことを特徴とする請求項２に記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記所定のフォーマットにおいて、前記指示情報欄には、前記電子ファイルに対する操作が記されるようにしたことを特徴とする請求項２に記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記属性情報には、前記電子ファイルのファイル名、ファイル番号、頁数、入力日時、入力者名、サムネイル画像のいずれかを含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項６】
前記電子ファイルに対する操作には、印刷、フォルダの移動、複製、属性情報の変更、削除、メール添付送信、ＦＡＸ送信のいずれかを含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項７】
電子ファイルを蓄積するファイル蓄積手段、前記ファイル蓄積手段に蓄積された電子ファイルの属性情報を含む属性情報リストを、シート状の記録媒体に所定のフォーマットで出力するとともに、出力後に前記電子ファイルに対する操作を指示する指示情報が付加された、前記属性情報リストを入力するリスト入出力手段、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するファイル制御手段のいずれか又は全てを互いにネットワークで接続するようにしたことを特徴とするファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書情報などの電子ファイルを管理するファイル管理装置及びファイル管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、文書情報などの電子ファイルの管理及び運用を効率化するため、ネットワーク上にファイル管理システムを構築することが多い。具体的には、ネットワーク接続されたスキャナ、ファクシミリ装置（ＦＡＸ）、プリンタ、ディジタル複写機（ＭＦＰ）などを入出力装置とし、ネットワーク上のクライアント・サーバシステムを利用して電子ファイルを管理し、クライアント間でファイルを共有している。また、入出力装置の中には、それ自身にハードディスクなどを用いた記憶装置をファイル保存部として備え、入出力した文書情報などの保存が可能なものがある。これらは、ネットワーク上のコンピュータ（クライアント）から、ファイル管理システムの一部として参照できる。また、情報ファイルの印刷や複製、移動、削除等のファイル制御は、主にネットワークに接続されたコンピュータを操作して実行している。
【０００３】
従来の画像管理システム（ファイル管理システムに含まれる）は、画像ファイルのリストを表示する閲覧装置を備えて、コンピュータ上のアプリケーションプログラムを介することなく、画像ファイルの印刷を実行可能とし、操作を簡略化している。（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
なお、操作対象のファイルのファイル属性値に応じ、使用者が行った転記、移動、削除などのファイル操作に関して、アクセス履歴を取得するか否かを判定し、特定のアクセス履歴のみを取得することで、アクセス履歴ファイルの大きさを抑制しているものもある（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２０００‐７６０２６号公報（図１）
【０００６】
【特許文献２】
特開平６‐１８７２１３号公報（図２）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１のような従来のファイル管理装置では、専用の閲覧装置を設けているために、コストアップするという問題があった。また、管理する画像ファイル数の増加に伴い、閲覧装置の画面切り替え操作、検索操作が必要になる。また、印刷以外のファイル制御を行うためのメニュー選択操作が必要になる。このように閲覧装置の操作が煩雑になるという問題があった。
【０００８】
さらに、コンピュータを使用したファイル制御の指示が困難な場合があるという問題があった。例えば、コスト面からみて、ファイル管理システムを構築するためにネットワーク上にクライアント・サーバシステムを構成することが困難な場合、前述したようにファイル管理システムにおける操作が煩雑な場合、使用者の利用頻度が小さいために、コンピュータによるファイル管理システムの操作を覚えられない場合などである。
【０００９】
このような場合は、ディジタル複写機などの入出力装置にある、ディスプレイを伴った操作パネルを用いて操作することになる。しかしながら、ディジタル複写機などの入出力装置の操作パネルに付属するディスプレイは、設計上の都合などで表示面積が限られるために、保存されているファイル数が多くなると、ファイルリストの表示、ファイルの属性情報の表示、あるいは内容確認のとき、頻繁に画面を切り替えることになる。また、保存されているファイルに対して何らかの操作を実行する場合も、複数のメニュー選択操作を伴うことになり、操作が煩雑になる。
【００１０】
なお、特許文献２のような従来のファイル管理装置では、使用者のファイル操作を簡略化する点について、さらに改善の余地がある。
【００１１】
本発明は、このような問題を解決するためになされたもので、ネットワーク上のコンピュータを介することなく、ファイルの操作手順を簡素化することが可能なファイル管理装置及びファイル管理システムを提供するものである。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
請求項１に係る本発明のファイル管理装置は、電子ファイルを蓄積するファイル蓄積手段と、前記ファイル蓄積手段に蓄積された電子ファイルの属性情報を含む属性情報リストを、シート状の記録媒体に所定のフォーマットで出力するリスト出力手段と、前記リスト出力手段により前記シート状の記録媒体に出力された後に、前記電子ファイルに対する操作を指示する指示情報が付加された、前記属性情報リストを入力するリスト入力手段と、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するファイル制御手段とを備えた構成を有している。
【００１３】
この構成により、電子ファイルに対して何らかの操作を実行するときに、予め出力された電子ファイルの属性情報リストに操作を指示する指示情報を記して入力することで、ネットワーク上のコンピュータを介することなく、また煩雑な操作手順を実行することなく、前記指示情報に応じてファイル蓄積手段にある電子ファイルを操作することができる。
【００１４】
請求項２に係る本発明のファイル管理装置は、請求項１において、前記ファイル制御手段には、前記属性情報リストの指示情報欄に記された文字を光学的に読み取る光学式文字読取手段、前記属性情報リストの指示情報欄に記されたマークを光学的に読み取る光学式マーク読取手段のいずれか又は両方を備えた構成を有している。
【００１５】
この構成により、前記指示情報をマーキング又は手書きして、光学式マーク読取手段又は光学式文字読取手段に読み取らせることができるので、使用者は、煩雑な操作手順を実行することなく、指示情報を属性情報リストに記入できることとなる。
【００１６】
請求項３に係る本発明のファイル管理装置は、請求項２において、前記所定のフォーマットにおいて、前記指示情報欄には、前記電子ファイルに対する操作を指示するためのマークを記入するマーク記入位置が記されるようにした構成を有している。
【００１７】
この構成により、使用者は、煩雑な操作手順を実行することなく、指示情報欄をマーキングするだけで、指示情報を属性情報リストに記入できることとなる。
【００１８】
請求項４に係る本発明のファイル管理装置は、請求項２において、前記所定のフォーマットにおいて、前記指示情報欄には、前記電子ファイルに対する操作が記されるようにした構成を有している。
【００１９】
この構成により、使用者は、煩雑な操作手順を実行することなく、指示情報欄に手書きするだけで、指示情報を属性情報リストに記入できることとなる。
【００２０】
請求項５に係る本発明のファイル管理装置は、請求項１乃至４のいずれかにおいて、前記属性情報には、前記電子ファイルのファイル名、ファイル番号、頁数、入力日時、入力者名、サムネイル画像のいずれかを含む構成を有している。
【００２１】
この構成により、電子ファイルの内容及び構成に応じた属性情報を設定できることとなる。
【００２２】
請求項６に係る本発明のファイル管理装置は、請求項１乃至５のいずれかにおいて、前記電子ファイルに対する操作には、印刷、フォルダの移動、複製、属性情報の変更、削除、メール添付送信、ＦＡＸ送信のいずれかを含む構成を有している。
【００２３】
この構成により、出力装置の機能、電子ファイルの内容及び構成に応じた操作を指示できることとなる。
【００２４】
また、請求項７に係る本発明のファイル管理システムは、電子ファイルを蓄積するファイル蓄積手段、前記ファイル蓄積手段に蓄積された電子ファイルの属性情報を含む属性情報リストを、シート状の記録媒体に所定のフォーマットで出力するとともに、出力後に前記電子ファイルに対する操作を指示する指示情報が付加された、前記属性情報リストを入力するリスト入出力手段、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するファイル制御手段のいずれか又は全てを互いにネットワークで接続するようにした構成を有している。
【００２５】
この構成により、前述したように使用者は煩雑な操作手順を実行することなく、属性情報リストに記した指示情報に応じ、ネットワーク上のファイル蓄積手段にある電子ファイルを操作することができる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の一形態を図面により説明するが、本発明はこれに限定されるものではなく、スキャナ、ファクシミリ装置（ＦＡＸ）、プリンタ、ディジタル複写機（ＭＦＰ）などの入出力装置の広範な応用を含むものである。勿論、前記入出力装置とパーソナルコンピュータとを接続し、「パーソナルコンピュータ用のソフトウェアパッケージ」によって後述のファイル管理機能を実現する場合をも含むものである。
【００２７】
［第１の実施形態］
図１は、本発明の第１の実施形態に係るファイル管理装置の構成を示す。これは、パーソナルコンピュータなどの汎用処理装置を用いて本発明のファイル管理装置を構成し、ファイル管理機能をソフトウェアによって実現したものである。
【００２８】
中央処理装置（以下、ＣＰＵという）１は、装置全体を制御し、本実施形態のファイル管理機能を実現するものである。また、ＣＰＵ１には、記録紙に記された文字を光学的に読み取る光学式文字読取（ＯＣＲ）機能（光学式文字読取手段に含まれる）、記録紙に記されたマークを光学的に読み取る光学式マーク読取（ＯＭＲ）機能（光学式マーク読取手段に含まれる）を有している。メインメモリ６は、ＲＯＭやＲＡＭなどで構成され、ＣＰＵ１の制御プログラムを記憶するとともに、この制御プログラムがＣＰＵ１によって実行されるときにー時的に作成される情報などを保持するものである。ハードディスク・ドライブ７は、ハードディスク８を駆動制御するものである。ハードディスク８は、スキャナ１４により読み取り入力された文書などの画像、あるいは画像処理後の文書の画像を電子ファイルとして記憶及び蓄積するものである。また、ハードディスク８は、スキャナ１４により読み取り入力された属性情報リスト（図２に示す）のフォーマットを登録するものである。画像メモリ３は、前記電子ファイル、属性情報リストの画像を含む入力画像を一時保持するための「画像バッファ」として用いられる。さらに、画像メモリ３は、ハードディスク８に記録された文書を読み込み、他の記憶装置又は記録媒体へ格納するのに用いられる。スキャナ１４は、スキャナ・インタフェース（Ｉ／Ｆ）１３を介してバスに接続され、画像読取位置へ原稿、属性情報リストなどを搬送するための自動原稿搬送部（以下、ＡＤＦともいう）１５を具備している。また、スキャナ１４は、原稿、属性情報リストなどの文書の画像を読み取り、メインメモリ６又は画像メモリ３へ格納するものである。ここでは、スキャナ１４上部のコンタクトガラス上に載置された原稿、属性情報リストなどに向けて、光源により光を照射し、反射光を第１ミラー、第２ミラー、第３ミラーを経由してレンズによって集光し、前記コンタクトガラス上の読取対象の像をＣＣＤ上に結像している。こうして光学的に読み取られた読取対象の画像は、電気信号（画像データに相当する）に変換される。ディスプレイ５は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）、ＣＲＴディスプレイなどで構成され、表示コントローラ４の制御で画像処理結果や入力画像などを表示するものである。ＣＤ‐ＲＯＭドライブ９は、プログラムやデータなどを記録したＣＤ‐ＲＯＭ１０を装着して読み込み、メインメモリ６へ格納するのに用いられる。プリンタ１２は、プリンタ・インタフェース（Ｉ／Ｆ）１２を介してバスに接続され、スキャナ１４から入力された原画像、圧縮画像あるいは画像処理結果の２値画像などを印刷するものである。ＣＤ‐ＲＯＭ１０には、本実施形態のファイル管理処理機能や処理手順を実現させるためのプログラムやデータなどが記録されている。なお、図示しない入力装置は、キーボード、マウス、タッチパネルなどで構成され、ファイル管理に関する情報（スキャナ１４の操作情報を含む）の入力に用いられるものである。また、前記入力装置は、ハードディスク８に記憶された電子ファイルのどの属性を属性情報として属性情報リスト２０′に出力するかを予め設定するために用いられる。前記入力装置により入力された属性は、ＣＰＵ１に送られてメインメモリ６の所定領域に設定されるようにしている。設定された属性により、属性情報リスト２０′のフォーマットが決定することになる。前述した装置１〜１１、１３は、バス１６によって接続されている。
【００２９】
ここでは詳細に図示していないが、ＡＤＦ１５は、読取対象の原稿、属性情報リストなどを載置するための原稿載置部、この原稿載置部の原稿載置台に画像面下向きに載置された原稿、属性情報リストなどを一枚ずつに分離して給送する分離給送部、この分離給送部から給送された原稿、属性情報リストなどをさらに画像読取位置へと搬送する読取搬送部、及び、スキャナ１４による読み取りが終了した原稿、属性情報リストなどを原稿排紙台に排紙する原稿排紙部を含む機構部と、この機構部の搬送動作のための駆動を行う駆動部と、一連の搬送動作を制御するコントローラとから構成されている。
【００３０】
また、ここでは詳細に図示していないが、プリンタ１２には、作像部、印刷給紙部、印刷排紙部を具備している。この作像部には、ドラム状の感光体を中心とし、この感光体の周囲に、電子写真プロセスの工程順に、帯電チャージャ、書込ユニット、現像ユニット、印刷チャージャ、分離チャージャなどが配設されている。また、前記書込ユニットには、レーザ出力ユニット（レーザダイオード、ポリゴンミラーなどを含む）、結像レンズ、ミラーなどによるレーザ書込光学系が設けられている。また、印刷給紙部には、サイズ別の印刷用紙がそれぞれ格納されている複数の印刷給紙カセット、この印刷給紙カセット内の印刷用紙を作像部へ搬送する印刷給紙搬送機構などの機構部が含まれる。また、印刷排紙部には、印刷出力後の印刷用紙を排紙するための複数の印刷排紙台、この印刷排紙台に印刷出力後の印刷用紙を給送するための印刷排紙搬送機構などの機構部が含まれる。さらに、プリンタ１２には、印刷給紙部、印刷排紙部の機構部及び作像部の画像形成動作のための駆動を行う駆動部と、一連の画像形成動作を制御するコントローラとを具備している。
【００３１】
さらに、前述したＣＤ‐ＲＯＭ１０の他に、半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、ＩＣメモリカードなど）、光媒体（例えば、ディジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）、光磁気ディスク（ＭＯ）、ミニディスク（ＭＤ）、書き込み可能なＣＤ（ＣＤ‐Ｒ）など）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク（ＦＤ）など）などを用いてもよい。
【００３２】
また、ＣＤ‐ＲＯＭ１０などの記録媒体からインストールされたプログラム、換言すれば、前記記録媒体に記憶されたプログラムとしては、本実施形態のファイル管理機能を実現するために用いられるファイル管理プログラムがある。ここでは、ファイル管理プログラムを予めＣＤ‐ＲＯＭ１０などの記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ‐ＲＯＭ１０などをＣＤ‐ＲＯＭドライブ９などの媒体駆動装置に装着して読み込み、前記ファイル管理プログラムをメインメモリ６に格納し、ＣＰＵ１が実行することによって、本実施形態のファイル管理機能を実現するものである。さらに、ファイル管理プログラムが半導体の記録媒体に記録されている場合には、直接、メインメモリ６ヘロードされ、実行されることとなる。
【００３３】
なお、メインメモリ６へロードされたファイル管理プログラムを実行することにより、本実施形態のファイル管理機能が実現されるだけでなく、ファイル管理プログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって本実施形態のファイル管理機能が実現されるようにしてもよい。
【００３４】
次に、図２により、本実施形態に係る電子ファイルの属性情報リストについて説明する。ここで、プリンタ１２により印刷された属性情報リスト２０′には、電子ファイルの属性情報として、ファイル番号（例えば「０００１」）、ファイル名（例えば「ＦＡＸ送付票００１」）、頁数（例えば「１」頁）及びサムネイル画像が記されている。また、当該電子ファイルに対する操作を指示する指示情報として、操作の種類（例えば「印刷」、「削除」）、操作を指示するマークを記入するマーク記入位置（例えば「四角形の枠」）が記されている。なお、属性情報リスト２０′のフォーマットは、予めメインメモリ６又はハードディスク８に登録されている。
【００３５】
次に、本実施形態に係る属性情報リストのフォーマット登録プログラムを説明する。このフォーマット登録プログラムは、ＣＰＵ１（コンピュータに含まれる）に、図３に示すステップを実行させるものである。
【００３６】
まず、ＣＰＵ１は、スキャナ１４及び前記入力装置の操作で読み取られたフォーマット画像を入力する（Ｓ１０１）。
【００３７】
次いで、ＣＰＵ１は、Ｓ１０１で入力されたフォーマットが登録済みであるか否かを判断する（Ｓ１０２）。この判断が「ＹＥＳ」の場合は処理を終了し、「ＮＯ」の場合にはＳ１０３に移る。
【００３８】
Ｓ１０３では、メインメモリ６又はハードディスク８に前記フォーマット画像を登録する。
【００３９】
次に、本実施形態に係る属性情報リスト印刷プログラムを説明する。この属性情報リスト印刷プログラムは、ＣＰＵ１（コンピュータに含まれる）に、図４（ａ）に示すステップを実行させるものである。
【００４０】
まず、ＣＰＵ１は、前記入力装置の操作で属性情報リストの印刷が指示入力されたか否かを判断する（Ｓ１１１）。この判断が「ＹＥＳ」の場合は処理を終了し、「ＮＯ」の場合にはＳ１１２に移る。
【００４１】
Ｓ１１２では、ハードディスク８に登録されている登録フォーマット及び属性情報を読み出す。
【００４２】
次いで、ＣＰＵ１は、Ｓ１１２で読み出された登録フォーマット及び属性情報を合成して属性情報リストの印刷データとし、印刷指示コマンドとともにプリンタ１２へ送信する（Ｓ１１３）。
【００４３】
この後、プリンタ１２のコントローラ（コンピュータに含まれる）は、図４（ｂ）に示すステップを実行する。
【００４４】
まず、プリンタ１２のコントローラは、ＣＰＵ１から印刷指示コマンド及び印刷データが送信されたか否かを判断する（Ｓ１２１、Ｓ１２２）。これらの判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ１２３に移り、「ＮＯ」の場合には処理を終了する。
【００４５】
Ｓ１２３では、ＣＰＵ１から送信された印刷データから属性情報リストを印刷する。ここでは、図２に示す属性情報リスト２０′が印刷される。
【００４６】
次に、本実施形態に係るファイル操作制御プログラムを説明する。このファイル操作制御プログラムは、ＣＰＵ１（コンピュータに含まれる）に、図５に示すステップを実行させるものである。
【００４７】
まず、ＣＰＵ１は、スキャナ１４によって読み取られた全ての属性情報リストの画像が入力されたか否かを判断する（Ｓ２０１）。この判断が「ＹＥＳ」の場合は処理を終了し、「ＮＯ」の場合にはＳ２０２に移る。
【００４８】
Ｓ２０２では、スキャナ１４によって読み取られた属性情報リストの画像を入力する。ここで、スキャナ１４によって読み取られた属性情報リストとは、図２に示す属性情報リスト２０′の指示情報欄に使用者が操作指示の内容を記入し、さらにスキャナ１４に読み取らせたものである。この操作指示記入後の属性情報リストを、図６に示す。
【００４９】
次いで、ＣＰＵ１は、ハードディスク８に登録されている属性情報リストの登録フォーマットを読み出して、Ｓ２０２で入力された画像と比較し、この登録フォーマットが、Ｓ２０２で入力された画像に含まれるか否かをチェックする（Ｓ２０３）。具体的には、特開平１１‐０２５２１５号公報に開示されている帳票種識別方法を利用する。この帳票種識別方法では、所定の帳票の画像（「登録フォーマット」に相当する）と入力画像（「Ｓ２０２で入力された画像」に相当する）との対応点を検出し、この対応点を座標変換する係数を求め、この係数を基に画像間の相違度を求めた後、前記帳票の画像を回転させた回転画像と前記入力画像との対応点を検出し、この対応点を座標変換する係数を求め、この係数を基に画像間の相違度を求め、両相違度の大きさによって入力画像が前記帳票か否かを識別している。
【００５０】
次いで、Ｓ２０３の比較結果により、Ｓ２０２で入力された画像が属性情報リストであるか否かを判断する（Ｓ２０４）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０５に移り、「ＮＯ」の場合には処理を終了する。
【００５１】
Ｓ２０５では、前記登録フォーマットにより、Ｓ２０２で入力された画像から指示情報欄の領域を検出する。
【００５２】
次いで、ＣＰＵ１は、光学式マーク読取（ＯＭＲ）機能により指示情報欄のマークの認識処理を実行する（Ｓ２０６）。
【００５３】
次いで、ＣＰＵ１は、Ｓ２０６の認識処理結果により、指示情報欄にマークが付されているか否かを判断する（Ｓ２０７）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０８に移り、「ＮＯ」の場合には処理を終了する。ここでは、ファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」の「削除」と、ファイル番号「０００２」の「ＦＡＸ送付票００２」の「印刷」と、ファイル番号「０００５」の「見積書」の「印刷」とに付されたマークが検出されることになる。
【００５４】
次いで、ＣＰＵ１は、属性情報リスト２０に記された属性情報及び指示情報により指示された操作を実行させる（Ｓ２０８）。ここでは、ＣＰＵ１がハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」を削除する。また、ＣＰＵ１が、ハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００２」の画像データと、ファイル番号「０００５」の「見積書」の画像データとを読み出し、印刷データとしてプリンタ１２に送り、プリンタ１２が前記印刷データを印刷することになる。
【００５５】
以上のように、本発明の第１の実施形態に係るファイル管理装置８０は、電子ファイルを蓄積するハードディスク８及びハードディスク・ドライブ７（「ファイル蓄積手段」に含まれる）と、ハードディスク８に蓄積された電子ファイルの属性情報を含む属性情報リスト２０を、記録紙（「シート状の記録媒体」に含まれる）に所定のフォーマットで出力するプリンタ１２（「リスト出力手段」に含まれる）と、プリンタ１２により記録紙に出力された属性情報リスト２０を入力するスキャナ１４（「リスト入力手段」に含まれる）と、スキャナ１４により入力された属性情報リスト２０の□印刷、□削除（「指示情報欄」に含まれる）に、前記電子ファイルに対する操作を指示するマークが付されている場合（「指示情報が含まれている場合」に含まれる）、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行するように制御するＣＰＵ１（「ファイル制御手段」に含まれる）とを備えているので、使用者は記録紙に印刷された属性情報リスト２０の「印刷」、「削除」にマーキングして再度読み取らせるだけで所望の電子ファイルに対する操作を指示することができる。特に、ディジタル複写機（プリンタ１１に相当する）などの入出力装置に付属する小さなディスプレイを使用して複雑な操作をすることなく、また、ネットワークに接続されたコンピュータ上でアプリケーションを操作することなく、ファイル管理装置８０に存在する電子ファイルの制御操作を実行できる。さらに、記録紙に属性情報リスト２０を印刷しているために、記録紙が複数枚にわたる場合でも、プリンタ１１のディスプレイに属性情報リスト２０をスクロール表示する場合に比べて、属性情報リスト２０の目視が容易である。
【００５６】
なお、上述した実施形態では電子ファイルに対する操作として「印刷」、「削除」を実行する場合について説明したが、本発明はこのほかに、「フォルダの移動」、「複製」、「属性情報の変更」、「メール添付送信」、「ＦＡＸ送信」などを実行するようにした場合にも同様の効果が得られるものである。この場合は、ファイル管理装置８０に、メール通信機能、ＦＡＸ通信機能を設けることになる。
【００５７】
また、上述した実施形態では管理対象の電子ファイルをファイル管理装置８０のハードディスク８に蓄積した場合について説明したが、本発明はこのほかに、ネットワークを介し、前記管理対象の電子ファイルを外部のサーバに蓄積しても同様の効果が得られるものである。例えば、文書ファイルや属性情報リストを入出力する入出力装置（スキャナ１４、ＡＤＦ１５、プリンタ１２に相当する）、電子ファイルや属性情報リストを蓄積するファイル蓄積装置又はファイルサーバ（ハードディスク８及びハードディスク・ドライブ７に相当する）、電子ファイルや属性情報リストの入出力や編集などの作業を制御する制御装置（ファイル管理装置８０のＣＰＵ１に相当する）、使用者が電子ファイルの操作を指示入力するための指示入力装置（前記入力装置に相当する）のいずれか又は全てを互いにネットワークで結んでファイル管理システムを構築する。この場合、ネットワークと接続するためのネットワーク接続装置（例えば、ルータ、ネットワークカードなど）が必要である。この構成により、ディジタル複写機などの入出力装置に付属する小さなディスプレイを使用して複雑な操作をすることなく、また、ネットワークに接続されたコンピュータ上でアプリケーションを操作することなく、前記ファイル蓄積装置又は前記ファイルサーバに存在する電子ファイルの制御操作を実行できる。ここでは、前記ファイル蓄積装置又は前記ファイルサーバが前記ファイル蓄積手段に含まれ、前記入出力装置が前記リスト入出力手段に含まれ、前記制御装置が前記ファイル制御手段に含まれる。
【００５８】
［第２の実施形態］
本発明の第２の実施形態に係るファイル管理装置は、第１の実施形態と概ね同様の構成を有しているため、図１を用いるとともに、同一構成には同一符号を付与して説明を省略する。また、フォーマット登録プログラム、属性情報リスト印刷プログラムは、第１の実施形態と概ね同様であるため、説明を省略する。
【００５９】
ここで、属性情報リストには、図７のように、電子ファイルの属性情報として、番号（例えば「０００１」）、名前（例えば「ＦＡＸ送付票００１」）、頁数（例えば「１」頁）、日時（例えば、「２０００／０９／０９」）及び氏名（例えば、「鈴木」）が記されている。また、当該電子ファイルに対する操作を指示する指示情報として、指示項目（例えば、「削除」）を記入する指示項目欄が設けられている。なお、図７に示す属性情報リスト３０のフォーマットは、予めメインメモリ６又はハードディスク８に登録されている。
【００６０】
次に、本実施形態に係るファイル操作制御プログラムを説明する。このファイル操作制御プログラムは、ＣＰＵ１（コンピュータに含まれる）に、図８に示すステップを実行させるものである。
【００６１】
まず、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、全ての属性情報リストの画像が入力されたか否かを判断する（Ｓ２０１）。この判断が「ＮＯ」の場合にはＳ２０２に移る。
【００６２】
Ｓ２０２では、第１の実施形態に準じ、属性情報リストの画像を入力する。ここで、スキャナ１４によって読み取られた属性情報リストとは、図７に示す属性情報リスト３０であり、これはプリンタ１２により印刷された当該フォーマットの属性情報リストの指示情報欄に使用者が操作指示の内容を記入し、さらにスキャナ１４に読み取らせたものである。
【００６３】
次いで、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、Ｓ２０２で入力された画像のフォーマットが登録フォーマットであるか否かを識別する（Ｓ２０３）。
【００６４】
次いで、第１の実施形態に準じ、Ｓ２０３の結果から、Ｓ２０２で入力された画像が属性情報リストであるか否かを判断する（Ｓ２０４）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０５に移る。
【００６５】
Ｓ２０５では、第１の実施形態に準じ、前記登録フォーマットにより、Ｓ２０２で入力された画像から指示情報欄の領域を検出する。
【００６６】
次いで、ＣＰＵ１は、光学式文字読取（ＯＣＲ）機能により指示項目欄（指示情報欄に含まれる）の文字認識処理を実行する（Ｓ３０１）。
【００６７】
次いで、ＣＰＵ１は、Ｓ３０１の認識処理結果により、指示項目欄に操作指示が記されているか否かを判断する（Ｓ３０２）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０８に移る。ここでは、ファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」を「削除」すること、ファイル番号「０００２」の「ＦＡＸ送付票００２」を「１」部「印刷」すること、及びファイル番号「０００５」の「見積書」を「２」部「印刷」することが認識される。
【００６８】
次いで、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、属性情報リスト３０に記された属性情報及び指示情報により指示された操作を実行させる（Ｓ２０８）。ここでは、ＣＰＵ１がハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」を削除する。また、ＣＰＵ１が、ハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００２」の画像データと、ファイル番号「０００５」の「見積書」の画像データとを読み出し、印刷部数のデータを付加して印刷データとしてプリンタ１２に送り、プリンタ１２が前記印刷データを印刷することになる。
【００６９】
本発明の第２の実施形態に係るファイル管理装置８０は、属性情報リスト３０のフォーマット（所定のフォーマットに含まれる）において、指示情報を記す指示項目欄（指示情報欄に含まれる）には、電子ファイルに対する操作が記されるようにしたので、使用者が指示項目欄に操作内容を記すだけで電子ファイルに対する操作を指示することができる。
【００７０】
なお、上述した実施形態では電子ファイルに対する操作として「印刷」、「削除」を実行する場合について説明したが、本発明はこのほかに、「フォルダの移動」、「複製」、「属性情報の変更」、「メール添付送信」、「ＦＡＸ送信」などを実行するようにした場合にも同様の効果が得られるものである。この場合は、ファイル管理装置８０に、メール通信機能、ＦＡＸ通信機能を設けることになる。
【００７１】
［第３の実施形態］
本発明の第３の実施形態に係るファイル管理装置は、第１の実施形態と概ね同様の構成を有しているため、図１を用いるとともに、同一構成には同一符号を付与して説明を省略する。また、フォーマット登録プログラム、属性情報リスト印刷プログラムは、第１の実施形態と概ね同様であるため、説明を省略する。
【００７２】
ここで、属性情報リストには、図９のように、電子ファイルの属性情報として、番号（例えば「０００１」）、名前（例えば「ＦＡＸ送付票００１」）、頁数（例えば「１」頁）、日時（例えば、「２０００／０９／０９」）及び氏名（例えば、「鈴木」）が記されている。また、当該電子ファイルに対する操作を指示する指示情報として、印刷（部数）欄及び削除欄が設けられている。この印刷（部数）欄には、マーク記入位置を示す四角形の枠（チェックボックス）と、部数記入位置を示す下線が設けられている。また、削除欄には、マーク記入位置を示す四角形の枠（チェックボックス）が設けられている。なお、図９に示す属性情報リスト４０のフォーマットは、予めメインメモリ６又はハードディスク８に登録されている。
【００７３】
次に、本実施形態に係るファイル操作制御プログラムを説明する。このファイル操作制御プログラムは、ＣＰＵ１（コンピュータに含まれる）に、図１０に示すステップを実行させるものである。
【００７４】
まず、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、全ての属性情報リストの画像が入力されたか否かを判断する（Ｓ２０１）。この判断が「ＮＯ」の場合にはＳ２０２に移る。
【００７５】
Ｓ２０２では、第１の実施形態に準じ、属性情報リストの画像を入力する。ここで、スキャナ１４によって読み取られた属性情報リストとは、図９に示す属性情報リスト４０であり、これはプリンタ１２により印刷された当該フォーマットの属性情報リストの指示情報欄に使用者が操作指示の内容を記入し、さらにスキャナ１４に読み取らせたものである。
【００７６】
次いで、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、Ｓ２０２で入力された画像のフォーマットが登録フォーマットであるか否かを識別する（Ｓ２０３）。
【００７７】
次いで、第１の実施形態に準じ、Ｓ２０３の結果から、Ｓ２０２で入力された画像が属性情報リストであるか否かを判断する（Ｓ２０４）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０５に移る。
【００７８】
Ｓ２０５では、第１の実施形態に準じ、前記登録フォーマットにより、Ｓ２０２で入力された画像から印刷（部数）欄及び削除欄（指示情報欄に含まれる）の領域を検出する。
【００７９】
次いで、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、指示情報欄のマークの認識処理を実行する（Ｓ２０６）。
【００８０】
次いで、ＣＰＵ１は、第１の実施形態に準じ、Ｓ２０６の認識処理結果から、印刷（部数）欄及び削除欄のいずれかにマークが付されているか否かを判断する（Ｓ２０７）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ３０１に移る。ここでは、ファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」の「削除」と、ファイル番号「０００２」の「ＦＡＸ送付票００２」の「印刷」と、ファイル番号「０００５」の「見積書」の「印刷」とに付されたマークが検出されることになる。
【００８１】
Ｓ３０１では、第２の実施形態に準じ、ＣＰＵ１の光学式文字読取（ＯＣＲ）機能により印刷（部数）欄（指示情報欄に含まれる）の文字認識処理を実行する。
【００８２】
次いで、ＣＰＵ１は、第２の実施形態に準じ、Ｓ３０１の認識処理結果から、印刷（部数）欄に部数が記されているか否かを判断する（Ｓ３０２）。この判断が「ＹＥＳ」の場合はＳ２０８に移る。ここでは、ファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」を「削除」すること、ファイル番号「０００２」の「ＦＡＸ送付票００２」を「１」部「印刷」すること、及びファイル番号「０００５」の「見積書」を「２」部「印刷」することが認識される。
【００８３】
Ｓ２０８では、第１の実施形態に準じ、属性情報リスト４０に記された属性情報及び指示情報により指示された操作を実行させる。ここでは、ＣＰＵ１がハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００１」を削除する。また、ＣＰＵ１が、ハードディスク８に蓄積されているファイル番号「０００１」の「ＦＡＸ送付票００２」の画像データと、ファイル番号「０００５」の「見積書」の画像データとを読み出し、印刷部数のデータを付加して印刷データとしてプリンタ１２に送り、プリンタ１２が前記印刷データを印刷することになる。
【００８４】
本発明の第３の実施形態に係るファイル管理装置８０は、属性情報リスト４０のフォーマット（所定のフォーマットに含まれる）において、指示情報を記す印刷（部数）欄及び削除欄（指示情報欄に含まれる）では、電子ファイルに対する操作をマーキングによって指示し、印刷部数を記入するようにしたので、使用者印刷（部数）欄及び削除欄にマーキングを施し、印刷部数を記入するだけで所望の電子ファイルに対する操作を指示することができる。
【００８５】
なお、上述した実施形態では電子ファイルに対する操作として「印刷」、「削除」を実行する場合について説明したが、本発明はこのほかに、「フォルダの移動」、「複製」、「属性情報の変更」、「メール添付送信」、「ＦＡＸ送信」などを実行するようにした場合にも同様の効果が得られるものである。この場合は、ファイル管理装置８０に、メール通信機能、ＦＡＸ通信機能を設けることになる。
【００８６】
また、上述した実施形態では電子ファイルに対する指示情報欄として印刷（部数）欄及び削除欄を設けた場合について説明したが、本発明はこのほかに、図１１に示すように属性情報リスト５０の指示情報欄に「番号欄」を設けた場合にも同様の効果が得られるものである。
【００８７】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明はリスト出力手段（プリンタを含む）によりシート状の記録媒体（記録紙を含む）に所定のフォーマットで出力され、さらにリスト入力手段（スキャナを含む）により入力された属性情報リストの指示情報欄に、電子ファイルに対する操作を指示する指示情報が含まれている場合は、前記指示情報に応じて前記電子ファイルに対する操作を実行することにより、ネットワーク上のコンピュータを介したファイル操作に比べ、ファイル操作手順を簡素化できるという優れた効果を有するファイル管理装置を提供できるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態に係るファイル管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る属性情報リスト（未記入）を示す図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係るフォーマット登録処理を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る属性情報リスト出力処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第１の実施形態に係るファイル操作制御処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る属性情報リスト（記入済み）を示す図である。
【図７】本発明の第２の実施形態に係る属性情報リスト（記入済み）を示す図である。
【図８】本発明の第２の実施形態に係るファイル操作制御処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の第３の実施形態に係る属性情報リスト（記入済み）を示す図である。
【図１０】本発明の第３の実施形態に係るファイル操作制御処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の第３の実施形態に係る他の属性情報リスト（記入済み）を示す図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
３  画像メモリ
４  表示コントローラ
５  ディスプレイ
６  メインメモリ
７  ハードディスク・ドライブ
８  ハードディスク
９  ＣＤ‐ＲＯＭドライブ
１０  ＣＤ‐ＲＯＭ
１１  プリンタ・インタフェース
１２  プリンタ
１３  スキャナ・インタフェース
１４  スキャナ
１５  ＡＤＦ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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