(57)【要約】【課題】従来のファイルの分類システムでは、ユーザが分類の為の情報を選択し、格納や整理対象するファイルに対応付ける必要があり、新たなカテゴリのファイルを格納しようとする場合に分類情報のユーザによる更新が必要であった。【解決手段】指示されたファイルを特定ＤＩＲ（ディレクトリ）３１に格納し、ＤＩＲ監視手段２１が追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得し、ＤＩＲ検索手段２２が対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応の既存のＤＩＲを格納先とし、ＤＩＲ検索手段２４がキーワードを含まなかったファイルと同類のファイルが共通ＤＩＲ３４にあるか検査し、ファイル格納手段２３が前記既存のＤＩＲへの格納をし、同類ファイルと対象ファイルを新規作成したＤＩＲに格納し、ファイル情報更新手段２５がディレクトリ情報ＤＢ３２に新規ＤＩＲ名、キーワードを追加し、ファイル情報ＤＢ３５も更新する。【選択図】      図１
2004192212.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルをその分類に応じディレクトリに自動格納するシステムであって、
格納を指示されたファイルを一時格納する特定ディレクトリと、ファイルの分類に応じた各ディレクトリを含む格納ディレクトリ群と、前記各デレクトリ名とそれへの格納条件としてのキーワードを保持するディレクトリ情報データベースと、分類されなかったファイルを格納しておく共通ディレクトリと、前記特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手段と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを処理対象ファイルの格納先とする第１のディレクトリ検索手段と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手段と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出された同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手段と、新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際のキーワードでディレクトリ情報データベースを更新するファイル情報更新手段とを有することを特徴とするファイルの自動格納システム。
【請求項２】
前記第２のディレクトリ検索手段が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリのファイルが内容に含むかを検査し、何れかの検査でキーワードを含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする請求項１記載のファイルの自動格納システム。
【請求項３】
第１のディレクトリ検索手段が、前記処理対象ファイルの名称が格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含めばその内容に格納条件キーワードを含むか検査し、含めば対応のディレクトリを格納先とし、
前記第２のディレクトリ検索手段が、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを順次判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが表題ブロックに前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする請求項２記載のファイルの自動格納システム。
【請求項４】
格納ディレクトリ群や共通ディレクトリに格納された各ファイルのファイル名や格納先ディレクトリ名を保持するファイル情報データベースと、入力装置を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力装置に表示させるファイル検索手段を備え、前記ファイル情報更新手段が前記ファイル格納結果でファイル情報データベースの更新も行うことを特徴とする請求項１、２、又は３記載のファイルの自動格納システム。
【請求項５】
格納を指示されたファイルを特定ディレクトリに一時格納する手順と、特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手順と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを格納先とする第１のディレクトリ検索手順と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手順と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出した同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手順と、各格納ディレクトリのデレクトリ名、それへの格納条件キーワードを保持するディレクトリ情報データベースを前記新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際の共通のキーワードで更新するファイル情報更新手順とを有することを特徴とするファイルの自動格納プログラム。
【請求項６】
前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリに格納されているファイルが内容に含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする請求項５記載のファイルの自動格納プログラム。
【請求項７】
前記第１のディレクトリ検索手順が、前記処理対象ファイルの名称が前記格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ前記処理対象ファイルの拡張子に従ってファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含めば其の内容に前記格納条件キーワードを含むか検査し、何れかの検査でキーワードを含めば対応の格納ディレクトリを格納先とし、
前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが表題ブロックの内容に前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査でキーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする請求項６記載のファイルの自動格納プログラム。
【請求項８】
前記ファイル情報更新手順が、前記ファイルの格納結果を用い、格納ディレクトリや共通ディレクトリの各ファイルについて、ファイル名、格納先ディレクトリ名をファイル情報データベースとして保持、更新する手順も有し、
ファイルの自動格納プログラムが、入力手順を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力手順に表示させるファイル検索手順も備えたことを特徴とする請求項５、６、又は７記載のファイルの自動格納プログラム。
【請求項９】
格納を指示されたファイルを特定ディレクトリに一時格納する手順と、特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手順と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを格納先とする第１のディレクトリ検索手順と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手順と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出した同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手順と、各格納ディレクトリのデレクトリ名、それへの格納条件キーワードを保持するディレクトリ情報データベースを前記新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際の共通のキーワードで更新するファイル情報更新手順とを有することを特徴とするファイルの自動格納方法。
【請求項１０】
前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリに格納されているファイルが内容に含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする請求項９記載のファイルの自動格納方法。
【請求項１１】
前記第１のディレクトリ検索手順が、前記処理対象ファイルの名称が前記格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ前記処理対象ファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含むブロックについて順次、其の内容に前記格納条件キーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば対応の格納ディレクトリを格納先とし、
前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが、表題ブロックの内容に前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする請求項１０記載のファイルの自動格納方法。
【請求項１２】
前記ファイル情報更新手順が、前記ファイルの格納結果を用い、格納ディレクトリや共通ディレクトリの各ファイルについて、ファイル名、格納先ディレクトリ名をファイル情報データベースとして保持、更新する手順も有し、
ファイルの自動格納プログラムが、入力手順を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力手順に表示させるファイル検索手順も備えたことを特徴とする請求項９、１０、又は１１記載のファイルの自動格納方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子データファイルをその分類に応じ対応ディレクトリに自動格納するファイルの自動格納システム、自動格納プログラムおよび自動格納方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子データファイルを格納する際、格納ツールで格納すべきディレクトリを探して格納したり、一時的な格納ディレクトリに格納し纏めて適切な本当の格納ディレクトリに移動する整理作業を行っていた。
【０００３】
このため同類の電子データファイルでも操作者により格納場所が固定化されない現象が発生していた。
【０００４】
従来よりこの様な問題を考慮した技術がある（例えば、特許文献１参照。）。上記技術はファイルの分類用のキーワード等を含む属性情報を複数のテンプレートに登録しておき、テンプレートの一つをファイル情報に対応付けておき属性情報でファイルを検索するファイル管理システム、方法等である。
【０００５】
又、属性情報をファイルの記憶先を示すディレクトリ情報とする場合には管理対象のファイルが発生するとファイルを対応ディレクトリに自動保存するファイル管理システム、方法等である。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１１−１４４０２７号公報（段落［００１０］〜［００１６］）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
上記ファイル管理システム、方法等ではファイルの分類情報であるテンプレートをユーザが選択して、又これを対応づけるファイルも選択する必要があるという問題がある。
【０００８】
又、複数のテンプレートを作成する必要があり、新たなキーワードやカテゴリのファイルを格納しようとする場合に分類情報のユーザによる更新が必要になるという問題もある。
【０００９】
本発明の目的は、ファイルの格納場所（ファイル名、内容による格納先振り分け）の統一化を図り、電子データファイルの共有化を容易に行うことができる点にある。
【００１０】
更に格納した情報を自動でデータベース化することによって、ファイルや格納ディレクトリ情報を検索することも可能とした。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の第１のファイルの自動格納システムは、ファイルをその分類に応じディレクトリに自動格納するシステムであって、格納を指示されたファイルを一時格納する特定ディレクトリと、ファイルの分類に応じた各ディレクトリを含む格納ディレクトリ群と、前記各デレクトリ名とそれへの格納条件としてのキーワードを保持するディレクトリ情報データベースと、分類されなかったファイルを格納しておく共通ディレクトリと、前記特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手段と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを処理対象ファイルの格納先とする第１のディレクトリ検索手段と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手段と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出された同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手段と、新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際のキーワードでディレクトリ情報データベースを更新するファイル情報更新手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
本発明の第２のファイルの自動格納システムは、前記第１のファイルの自動格納システムに於いて、前記第２のディレクトリ検索手段が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリのファイルが内容に含むかを検査し、何れかの検査でキーワードを含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする。
【００１３】
本発明の第３のファイルの自動格納システムは、前記第２のファイルの自動格納システムに於いて、第１のディレクトリ検索手段が、前記処理対象ファイルの名称が格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含めばその内容に格納条件キーワードを含むか検査し、含めば対応のディレクトリを格納先とし、前記第２のディレクトリ検索手段が、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを順次判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが表題ブロックに前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする。
【００１４】
本発明の第４のファイルの自動格納システムは、前記第１、第２、又は第３のファイルの自動格納システムに於いて、格納ディレクトリ群や共通ディレクトリに格納された各ファイルのファイル名や格納先ディレクトリ名を保持するファイル情報データベースと、入力装置を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力装置に表示させるファイル検索手段を備え、前記ファイル情報更新手段が前記ファイル格納結果でファイル情報データベースの更新も行うことを特徴とする。
【００１５】
本発明の第１のファイルの自動格納プログラムは、格納を指示されたファイルを特定ディレクトリに一時格納する手順と、特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手順と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを格納先とする第１のディレクトリ検索手順と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手順と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出した同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手順と、各格納ディレクトリのデレクトリ名、それへの格納条件キーワードを保持するディレクトリ情報データベースを前記新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際の共通のキーワードで更新するファイル情報更新手順とを有することを特徴とする。
【００１６】
本発明の第２のファイルの自動格納プログラムは、前記第１のファイルの自動格納プログラムに於いて、前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリに格納されているファイルが内容に含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする。
【００１７】
本発明の第３のファイルの自動格納プログラムは、前記第２のファイルの自動格納プログラムに於いて、前記第１のディレクトリ検索手順が、前記処理対象ファイルの名称が前記格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ前記処理対象ファイルの拡張子に従ってファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含めば其の内容に前記格納条件キーワードを含むか検査し、何れかの検査でキーワードを含めば対応の格納ディレクトリを格納先とし、前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが表題ブロックの内容に前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査でキーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする。
【００１８】
本発明の第４のファイルの自動格納プログラムは、前記第１、第２、又は第３のファイルの自動格納プログラムに於いて、前記ファイル情報更新手順が、前記ファイルの格納結果を用い、格納ディレクトリや共通ディレクトリの各ファイルについて、ファイル名、格納先ディレクトリ名をファイル情報データベースとして保持、更新する手順も有し、ファイルの自動格納プログラムが、入力手順を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力手順に表示させるファイル検索手順も備えたことを特徴とする。
【００１９】
本発明の第１のファイルの自動格納方法は、格納を指示されたファイルを特定ディレクトリに一時格納する手順と、特定ディレクトリの更新イベントを監視し、追加、更新されたファイル情報を処理対象として取得する監視手順と、前記処理対象ファイル名や内容が格納条件キーワードを含めば対応のディレクトリを格納先とする第１のディレクトリ検索手順と、格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルと同類のファイルが共通ディレクトリに格納されているか検査する第２のディレクトリ検索手順と、前記第１の検索で判定した格納先に処理対象ファイルを格納し、前記第２の検索で検出した同類ファイルと処理対象ファイルを新規ディレクトリを作成し格納し、同類ファイルがなければ共通ディレクトリに処理対象ファイルを格納し、ファイルの格納結果を格納先を含め格納指示元に送るファイル格納手順と、各格納ディレクトリのデレクトリ名、それへの格納条件キーワードを保持するディレクトリ情報データベースを前記新規作成したディレクトリ名、同類ファイルとした際の共通のキーワードで更新するファイル情報更新手順とを有することを特徴とする。
【００２０】
本発明の第２のファイルの自動格納方法は、前記第１のファイルの自動格納方法に於いて、前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象ファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか、或いは、処理対象ファイルの内容からキーワードを抽出しそれを共通ディレクトリに格納されているファイルが内容に含めば、それらのファイルを同類ファイルとし、含むキーワードを同類ファイルと処理対象ファイル用の新規ディレクトリの格納条件キーワードとすることを特徴とする。
【００２１】
本発明の第３のファイルの自動格納方法は、前記第２のファイルの自動格納方法に於いて、前記第１のディレクトリ検索手順が、前記処理対象ファイルの名称が前記格納条件キーワードを含むか検査し、含まなければ前記処理対象ファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含むブロックについて順次、其の内容に前記格納条件キーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば対応の格納ディレクトリを格納先とし、前記第２のディレクトリ検索手順が、前記格納条件キーワードを含まなかった処理対象のファイルの名称からキーワードを抽出しこれを共通ディレクトリに格納されているファイルが名称に含むか検査し、含まなければ処理対象のファイル内容に表題ブロックを含むかを判定し、含まれるブロックの内容からキーワードを抽出し、共通ディレクトリに格納されているファイルが、表題ブロックの内容に前記ブロックの内容から抽出したキーワードを含むか検査し、何れかの検査で前記キーワードを含めば、そのファイルを同類ファイルとすることを特徴とする。
【００２２】
本発明の第４のファイルの自動格納方法は、前記第１、第２、又は第３のファイルの自動格納方法に於いて、前記ファイル情報更新手順が、前記ファイルの格納結果を用い、格納ディレクトリや共通ディレクトリの各ファイルについて、ファイル名、格納先ディレクトリ名をファイル情報データベースとして保持、更新する手順も有し、ファイルの自動格納プログラムが、入力手順を通じ、ファイル検索要求とファイル名を含む検索キーを受け、検索キーで前記ファイル情報データベースを検索し結果を出力手順に表示させるファイル検索手順も備えたことを特徴とする。
【００２３】
【発明の実施の形態】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１を参照し、本発明のファイルの自動格納システムはキーボード等の入力装置１とプログラム制御により動作するデータ処理装置２と、情報を記憶する記憶装置３と、ディスプレイ装置等の出力装置４を含む。
【００２４】
記憶装置３は特定ディレクトリ３１、ディレクトリ情報ＤＢ（データベース）３２、格納ディレクトリ群３３、共通ディレクトリ３４及びファイル情報ＤＢ（データベース）３５を備えている。
【００２５】
尚、上記ディレクトリとは、１個以上のファイルを纏めて管理し格納する為の格納域でありディレクトリの他フォルダや、カタログであってもよい。
【００２６】
特定ディレクトリ３１は格納を指示されたファイルを一時格納するディレクトリであり、格納ディレクトリ群３３はファイルをその分類に応じ格納するディレクトリの集合体である。
【００２７】
ディレクトリ情報ＤＢ３２には、格納ディレクトリ群３３の各ディレクトリのディレクトリ名及び格納条件（格納されるべきファイルのファイル名やファイル内容に含まれるキーワード）等の情報を保持している。
【００２８】
ファイル情報ＤＢ３５には、ファイル名及び格納先ディレクトリ名、更に操作者情報を記録している。
【００２９】
処理装置２はディレクトリ監視手段２１、ディレクトリ検索手段２２（第１のディレクトリ検索手段）、ファイル格納手段２３、ディレクトリ検索手段２４（第２のディレクトリ検索手段）、ファイル情報更新手段２５及びファイル検索手段２６を有している。
【００３０】
ディレクトリ監視手段２１は、特定ディレクトリ３１の更新イベント情報を取得し、ファイル情報（ファイル名、ファイルデータ）を処理対象としディレクトリ検索手段２２に引き継ぐ。
【００３１】
ディレクトリ検索手段２２はファイル情報のファイル名や内容がディレクトリ情報ＤＢ３２の各格納条件に該当するか検査し格納すべきディレクトリを見つけ、あればそれにファイルを格納する様ファイル格納手段２３に引き継ぐ。
【００３２】
ディレクトリ検索手段２４は、前記格納すべきディレクトリが無かった場合に処理対象ファイル情報を受け、これと同類のファイルが共通ディレクトリ３４に有るか検査し、ファイル情報と検査結果をファイル格納手段２３に引き継ぐ。
【００３３】
ファイル格納手段２３は同類ファイルがあれば、新規ディレクトリを作成し、これにファイル情報と同類ファイルを格納し、ディレクトリ情報ＤＢ３２へのディレクトリ名、格納条件等の追加、更新をする。同類ファイルがなければ処理対象のファイルを共通ディレクトリ３４に格納する。
【００３４】
ファイル検索手段２６は入力装置１より入力された検索文字列よりファイル情報ＤＢ３５を検索し、ファイル格納アドレス等各種情報を出力装置４に表示・出力する。
【００３５】
尚、処理装置２のディレクトリ監視手段２１、ディレクトリ検索手段２２、ファイル格納手段２３、ディレクトリ検索手段２４、ファイル情報更新手段２５及びファイル検索手段２６、ファイル一時格納手段２７は処理装置２のプログラムで実現出来る。
【００３６】
又、図１に示すシステムは処理装置２をサーバとし、入力装置１及び出力装置４をこれにネットワーク接続されたパソコン等の端末側の装置とし、記憶装置３をサーバに接続された記憶装置の形であってもよく、或いは入力装置１、出力装置４、処理装置２を一台のコンピュータとし、記憶装置３をこれの外部記憶装置とする形であってもよい。
【００３７】
前者の場合端末装置は複数接続され、図示してないが入力装置１と出力装置４が複数組となる。
【００３８】
図２はディレクトリ情報ＤＢ３２の内容例を示した図である。ディレクトリ名の「ＡＢＣ関係」、「ＤＥＦ関係」、・・は格納ディレクトリ群３３の各ディレクトリの名称で、ＡＢＣ、ＤＥＦは複数の商品を開発している部門では商品名等であり、複数の得意先相手の業務をしている部門では得意先名等である。
【００３９】
「ＡＢＣ関係」ディレクトリのキーワードは「ＡＢＣ」であり、「ＤＥＦ関係」ディレクトリのキーワードは「ＤＥＦ」である。
【００４０】
図３はファイル情報ＤＢ３５の内容例を示した図である。ＡＢＣ関係ディレクトリにはＡＢＣ計画書．ｔｘｔ、ＡＢＣ報告書．ｗｐｒ、他のファイルが格納されており、ＤＥＦ関係ディレクトリにはＤＥＦ調査．ｔｘｔ、ＤＥＦ予算．ｊｗｐファイルが格納されている。
【００４１】
共通ディレクトリ３４にはＧＨＩ企画書．ｔｘｔ他のファイルが格納されている。操作者欄はファイルを作成或いは更新した者の名前或いは識別が記録されている。
【００４２】
この状態でＧＨＩ予算書．ｔｘｔが特定ディレクトリ３１に格納されるとＧＨＩというキーワードを持つＧＨＩ関係というディレクトリが新規作成され、そこにＧＨＩ企画書．ｔｘｔとＧＨＩ予算書．ｔｘｔが格納され、共通ディレクトリ３４のＧＨＩ企画書．ｔｘｔは削除される。
【００４３】
次に、本発明の実施の形態の動作について図面を参照して説明する。図４〜図５は、処理装置２のファイル検索手段２６を除いた各手段による処理を示したフローチャートである。
【００４４】
図４を参照し、入力装置１からの指示により電子データファイルがファイル一時格納手段２７により特定ディレクトリ３１に格納されると（ステップＡ１）、そのイベント情報をディレクトリ監視手段２１が取得し、電子データファイル情報（ファイル名等）をディレクトリ検索手段２２に引き継ぐ（ステップＡ２）。
【００４５】
ディレクトリ検索手段２２はディレクトリ情報ＤＢ３２のディレクトリ名、キーワード（格納条件）を取得し（ステップＢ１）、処理対象の電子データファイルのファイル名にこれらのキーワードが存在するか順次チェックする（ステップＢ２）。
【００４６】
ファイル名にキーワードが存在しない場合、ファイル名の拡張子がテキストデータを含むタイプかをッチェックする（ステップＢ３）。含むタイプであれば、ファイル内容にキーワードが存在するか順次チェックする（ステップＢ４）。
【００４７】
ファイル名、或いはファイル内容にキーワードが存在すれば、ヒットしたキーワードに対応するディレクトリ名を格納先ディレクトリ名としファイル情報と共にファイル格納手段２３へ引き継ぐ（ステップＢ５）。
【００４８】
キーワードが存在しない場合や前記拡張子がテキストデータを含むタイプでない場合はファイル情報をデレクトリ検索手段２４へ引き継ぐ（ステップＢ６）。
【００４９】
ディレクトリ検索手段２４は前処理から引き継いだ情報をもとに共通ディレクトリ３４に格納されているファイルの内、引き継いだファイルと同類のファイルの有無を検査し、あれば同類ファイル名とその際の共通のキワードを得る。
【００５０】
例えば、引き継いだファイル名よりキーワードを抽出し、これで共通ディレクトリ３４内のファイル名を検査し、キーワードを含めば（ステップＣ１）、そのファイルを同類ファイルとし、検査結果を同類ファイル有りとし、これにファイル名、ファイルデータ、前記共通のキーワードを付加する（ステップＣ３）。
【００５１】
前記キーワードを含まなければ、引き継いだファイルの内容よりキーワードを抽出し、これで共通ディレクトリ３４内の各ファイルの内容を検査し、内容にキーワードを含むファイルがあれば（ステップＣ２）、ステップＣ３の処理に進む。
【００５２】
内容にもキーワードを含むファイルがなければ検査結果を同類ファイルなしとする（ステップＣ４）。
【００５３】
ステップＣ３、或いはステップＣ４の次に、処理対象の引き継いだファイル情報と、前記検査結果と、前記付加した情報とをファイル格納手段２３へ引き継ぐ（ステップＣ５）。
【００５４】
次に図５のフローチャートに移り、ファイル格納手段２３の処理を説明する。ファイル格納手段２３はディレクトリ検索手段２４から引き継ぐと、検査結果が同類ファイル有りであれば（ステップＤ１）、新規デイレクトリを作成しこれを処理対象のファイルと同類ファイルの格納先ディレクトリとする。
【００５５】
新規ディレクトリの名称は引き継いだキーワードの先頭の一語、或いは二語か、これに「関係」、「関連」等を結合した名称とする。（ステップＤ２）。
【００５６】
同類ファイル無しであれば共通デイレクトリを処理対象のファイルの格納先ディレクトリとする（ステップＤ３）。
【００５７】
処理対象のファイルや同類ファイルを格納先ディレクトリに格納する（ステップＤ４）。ファイル格納結果として、ファイル名と格納先ディレクトリ名を合わせて出力装置４に表示する（ステップＤ５）。
【００５８】
ファイル格納結果（ファイル名と格納先ディレクトリ名）の他、格納先デレクトリ名が新規／否と新規の場合の付随するキーワード情報もファイル情報更新手段２５に引き継ぐ（ステップＤ６）。
【００５９】
尚、ディレクトリ検索手段２２から引き継いだ場合は、ステップＤ４、〜Ｄ６の処理をする。ステップＤ６ではファイル格納結果（ファイル名と格納先ディレクトリ名）をファイル情報更新手段２５に引き継ぐ。
【００６０】
ファイル情報更新手段２５は前処理から引き継いだ情報のファイル名、格納先ディレクトリ名、操作者名をもとにファイル情報ＤＢ３５を更新する（ステップＥ１）。
【００６１】
格納先ディレクトリが新規であれば、新規ディレクトリ名とその格納条件としてのキーワードをディレクトリ情報ＤＢ３２に追加する（ステップＥ２）。特定ディレクトリ３１から当該ファイルの削除を行う（ステップＥ３）。共通ディレクトリ３４から同類ファイルの削除を行う（ステップＥ４）。
【００６２】
図６のフロチャートを参照し、入力装置１からのファイル検索を説明する。ファイル検索手段２６が入力装置１より、検索要求、検索キー（ファイル名、操作者名等）を受信する（ステップＦ１）。検索キーでファイル情報ＤＢ３５を検索し（ステップＦ２）、検索結果を出力装置４に表示する（ステップＦ３）。
【００６３】
尚、検索キーを格納ディレクトリ群３３の各ディレクトリや共通ディレクトリ３４のディレクトリ名にすると、そのディレクトリに格納されているファイルの一覧も出力装置４に表示できる。
【００６４】
次に図７のフローチャートを参照し、前記ディレクトリ検索手段２２のステップＢ４の詳細処理を説明する。
【００６５】
ファイル内容には見出し、ヘッダ、フッタ等のブロックを含む場合が多く、これらにはファイルの内容を端的に表した表題ないし文書名を含むのでこれらを表題ブロックと呼ぶ。
【００６６】
表題ブロックの種類を先ず見出しに設定し（ステップＢ４−１）、処理対象ファイルの拡張子で見出しを設定出来るファイルかチェックし設定可能であれば、ファイル構成情報等より見出しデータが有るかチェックし（ステップＢ４−２）、あれば、処理対象ファイルの見出しに格納ディレクトリ群の各ディレクトリのキーワードの何れかを含むか検査し、含めば其の旨と対応ディレクトリ名を返す（ステップＢ４−４）。
【００６７】
見出しに何れのキーワードも含まなければ、表題ブロックの種類が最後のフッタでないので（ステップＢ４−５）、表題ブロックの種類を次のヘッダとし（ステップＢ４−６）、ファイルの拡張子を手掛かりにし、ヘッダデータが有るかチェックし（ステップＢ４−２）、有ればヘッダ内容を前記各キーワードで検索する（ステップＢ４−３）。
【００６８】
処理対象ファイルのヘッダに前記キーワードの何れかを含むか検査し、含めば其の旨と対応ディレクトリ名を返す（ステップＢ４−４）。
【００６９】
フッタの内容まで検査し該当キーワードが見つからなければ（ステップＢ４−５）、キーワード含まずを呼出元に返す（ステップＢ４−７）。
【００７０】
次に図８のフローチャートを参照し、前記ディレクトリ検索手段２４のステップＣ１の詳細処理を説明する。
【００７１】
処理対象ファイルのファイル名の拡張子を除いた部分をキーワードとし（ステップＣ１−１）、共通ディレクトリ３４の各ファイルについてファイル名にこのキーワードを含むか検査し（ステップＣ１−２）、含むファイルが有れば（ステップＣ１−３）、其の旨とファイル名、ヒットしたキーワードを返す（ステップＣ１−４）。
【００７２】
このキーワードを含むファイル名が無ければ、キーワードが一語になってなければ（ステップＣ１−５）、キーワードの末尾文字を削除し（ステップＣ１−６）、ステップＣ１−２以降を繰り返す。
【００７３】
処理対象のファイルの名称の先頭一語になった状態で、これをファイル名に含むファイルがなければ、キーワード含まずを呼出元に返す（ステップＣ１−７）。
【００７４】
尚、ステップＣ１−５でキーワードが一語かとするのでなく、所定文字数（例えば３文字等）かとしてもよい。
【００７５】
次に図９のフローチャートを参照し、前記ディレクトリ検索手段２４のステップＣ２の詳細処理を説明する。
【００７６】
先ず、処理対象ファイルの表題ブロックからキーワードを抽出するが、抽出元の表題ブロックの種類（表題ブロック（対象））を見出しに設定する（ステップＣ２−１）。
【００７７】
処理対象ファイルの拡張子を手掛かりにして見出しデータがあるかチェックしあれば（ステップＣ２−２）、処理対象ファイルの見出しの文字列をキーワードにする。ここで文字列が所定の語数（例えば４語）を越える場合は先頭の所定語数部分をキーワードにする（ステップＣ２−３）。
【００７８】
共通ディレクトリ３４の各ファイルが何れかの表題ブロック（見出し、ヘッダ、フッタの何れか）にキーワードを含むか検査し（ステップＣ２−４）、含むファイル有れば（ステップＣ２−５）、其の旨、キーワード、ファイル名を返す（ステップＣ２−６）。
【００７９】
含むファイルなければキーワードが一語でなければ（ステップＣ２−７）、キーワードの末尾語を削除し（ステップＣ２−８）、該当ファイルが見つかるか、キーワードが一語状態の検査が終わるまでステップＣ２−４、Ｃ２−５、Ｃ２−７、Ｃ２−８を繰り返す。
【００８０】
該当ファイルがなく、キーワードが一語状態であれば（ステップＣ２−７）、表題ブロック（対象）を次の種類のヘッダに設定し（ステップＣ２−１０）、ステップＣ２−２以降を繰り返す。
【００８１】
処理対象ファイルがヘッダを含めばこれから抽出したキーワードに該当するファイルを検索する（ステップＣ２−４）。
【００８２】
該当ファイルが見つからなければ、処理対象ファイルがフッタブロックを含むかチェックし、含まない場合や、処理対象ファイルのフッタブロックから抽出したキーワードに該当ファイルもなければ（ステップＣ２−９）、キーワード含まずを返す（ステップＣ２−１１）。
【００８３】
以上の実施例説明では、表題ブロックを見出し、ヘッダ、フッタとしこれらの全てをキーワードの検索対象とし、又キーワード抽出元にしているが、これに限定するものでなく見出しのみ、或いは見出しとヘッダのみとしてもよい。又、ヘッダやフッタは先頭ページのこれらに限定してもよい。
【００８４】
更に、文書内容を「表題」、「タイトル」、「文書名」で検索し、ヒットすればこれらの後の文字列を、区切り記号、改行コード、所定数以上の連続スペース等の直前まで取得し、これを表題ブロックとみなし、キーワードの検索対象や、キーワード抽出元にする例もある。
【００８５】
即ち、この明示された表題ブロックが無い場合や格納条件キーワードを含まない場合に、見出し等を検索対象とし、見出し等に先立ちこの明示された表題ブロックがあるか検査し、あればこれの所定語数部分を同類ファイル検出のキーワードに設定する実施例もある。
【００８６】
【発明の効果】
以上説明した様に本発明によれば、操作者自ら格納ディレクトリを選択するのではなくファイルのファイル名や内容により、格納ディレクトリが自動決定されるのでファイルのディレクトリへの振り分け方が統一されると共にファイル格納ディレクトリの分散を防げる。
【００８７】
又、操作者自ら格納ディレクトリを選択するという操作が不要につき、ファイル格納時の操作工数を低減できる。
【００８８】
更に、格納した情報を自動でデータベース化し、これへの検索手段も有しており、ファイルや格納ディレクトリ情報を検索することも出来る。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のファイルの自動格納システムの全体構成を示したブロック図。
【図２】図１のディレクトリ情報ＤＢ３２の内容例を示した図。
【図３】図１のファイル情報ＤＢ３５の内容例を示した図。
【図４】処理装置２のファイル検索手段２６を除いた各手段による処理を示したフローチャート。
【図５】処理装置２のファイル検索手段２６を除いた各手段による処理を示したフローチャート。
【図６】処理装置２のファイル検索手段２６を除いた各手段による処理を示したフローチャート。
【図７】図４のステップＢ４の詳細処理例を示したフローチャート。
【図８】図４のステップＣ１の詳細処理例を示したフローチャート。
【図９】図４のステップＣ２の詳細処理例を示したフローチャート。
【符号の説明】
１    入力装置
１００    電子データファイル
２    処理装置
２１    ディレクトリ監視手段
２２、２４    ディレクトリ検索手段
２３    ファイル格納手段
２５    ファイル情報更新手段
２６    ファイル検索手段
２７    ファイル一時格納手段
３    記憶装置
３１    特定ディレクトリ
３２    ディレクトリ情報ＤＢ
３３    格納ディレクトリ群
３４    共通ディレクトリ
３５    ファイル情報ＤＢ
４    出力装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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