(57)【要約】【課題】文書管理サーバーに登録されたオリジナル電子文書を検索送信する際に、ネットワークにかかる負荷を抑えることができるようにする。【解決手段】オリジナル電子文書を文書管理サーバー６３に登録する際、上記オリジナル電子文書のファイルサイズが規定値より大きい場合には、オリジナル電子文書と圧縮後または圧縮分割後のオリジナル電子文書とを登録しておくとともに、オリジナル電子文書を検索するための検索シート６５を出力することにより、検索シート６５の読み取りからオリジナル電子文書を検索し、さらにファイル拡張子のみが異なる圧縮後のオリジナル電子文書ファイルを検索して、文書管理サーバー６３から複写装置６４へ上記圧縮文書ファイルデータを送信する。【選択図】      図６
2004362354.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータ端末で作成された電子文書を文書管理サーバーに保存すると共に、オリジナル電子文書が何処に保存されているか示す位置情報データを解析可能な情報として埋め込んで検索用の検索シートとして出力し、上記検索シートを上記位置情報データの解析できる複写装置で読み込ませ上記オリジナル電子文書を検索した後に印刷または送信を行う方法であって、
上記オリジナル電子文書を任意の上記文書管理サーバーに保存するステップと、
上記保存するオリジナル電子文書のファイルサイズが、上記文書管理サーバー内で定めている規定値やユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は上記オリジナル電子文書に対して圧縮するステップと、
上記圧縮されたオリジナル電子文書のファイルサイズが上記文書管理サーバー内で定めている規定値や上記ユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は、上記圧縮されたオリジナル電子文書をさらに分割して、上記圧縮されたオリジナル電子文書を消去するステップと、
上記オリジナル電子文書を保存した場所と同一の場所に、上記圧縮または圧縮分割したオリジナル電子文書を所定の拡張子を用いて保存するステップと、
上記位置情報データに上記オリジナル電子文書を含む文書のアドレスを格納するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＰＣのようなコンピュータ端末で作成した電子文書を文書管理サーバー内に保存するだけでなく、その保存した電子文書がどこに保存されているかを簡単に検索するために、オリジナル電子文書の位置情報データ（つまり、オリジナル文書が存在しているファイルまでのアドレス）を２次元バーコードや電子透かし等の読み取り装置で解析可能な情報として印刷時に付加して出力し、この出力用紙を読み取り装置に読み取らせ解析させることにより、オリジナル文書を検索し印刷または送信するようなシステムにおいて利用できる。
【０００２】
【従来の技術】
従来の方法では、文書管理装置内にある文書を検索シート等で検索し、検索した文書を送信しようとする際には文書管理サーバー内に登録されている文書をそのまま送信していた。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１０−１４５４２１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の方法では文書管理サーバー内に登録した文書をそのまま送信していたため、送信ファイルサイズが大きくなってしまい、ネットワークにかかる負荷が大きくなってしまっていた。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
このような問題点を解決するために、本発明の文書管理方法は、コンピュータ端末で作成された電子文書を文書管理サーバーに保存すると共に、オリジナル電子文書が何処に保存されているか示す位置情報データを解析可能な情報として埋め込んで検索用の検索シートとして出力し、上記検索シートを上記位置情報データの解析できる複写装置で読み込ませ上記オリジナル電子文書を検索した後に印刷または送信を行う方法であって、上記オリジナル電子文書を任意の上記文書管理サーバーに保存するステップと、上記保存するオリジナル電子文書のファイルサイズが、上記文書管理サーバー内で定めている規定値やユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は上記オリジナル電子文書に対して圧縮するステップと、上記圧縮されたオリジナル電子文書のファイルサイズが上記文書管理サーバー内で定めている規定値や上記ユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は、上記圧縮されたオリジナル電子文書をさらに分割して、上記圧縮されたオリジナル電子文書を消去するステップと、上記オリジナル電子文書を保存した場所と同一の場所に、上記圧縮または圧縮分割したオリジナル電子文書を所定の拡張子を用いて保存するステップと、上記位置情報データに上記オリジナル電子文書を含む文書のアドレスを格納するステップとを有することを特徴としている。
【０００６】
【発明の実施の形態】
（第１の実施の形態）
以下図面を参照しながら、本発明の第１の実施の形態の文書管理方法を説明する。
第１の実施の形態の文書管理方法は、コンピュータ端末で作成したオリジナル電子文書を文書管理サーバーに保存する際に、オリジナル電子文書のファイルサイズが機器内で定めている規定値よりも大きかった場合はコンピュータ端末側で圧縮し、圧縮したオリジナル電子文書と圧縮していないオリジナル電子文書とを共に文書管理サーバー内に保存し、オリジナル電子文書の検索用に２次元バーコードを埋め込んだ検索シートを出力する。そして、その検索シートを複写装置に読み取らせオリジナル電子文書を検索した後に、圧縮されたオリジナル電子文書を取得して送信することである。
【０００７】
図１は第１の実施の形態において、検索シートを出力するまでのフローチャートである。
図２は第１の実施の形態において、検索シートを用いてオリジナル電子文書を検索し、圧縮されたオリジナル電子文書を送信するまでのフローチャートである。
【０００８】
図５は本発明の第１の実施の形態で用いられる複写装置のハードウェア構成を示すブロック図である。この装置は、中央処理装置５０１、主記憶装置５０２、表示装置５０３、入力装置５０４、外部記憶装置５０５、印刷装置５０６、画像読み取り装置５０７、ネットワーク装置５０８、電子メール装置５０９、ファクス装置５１０、生体認証装置５１１、及び文書管理装置５１２とからその主要部が構成されている。
【０００９】
中央処理装置５０１は、主記憶装置５０２、表示装置５０３、入力装置５０４、外部記憶装置５０５、印刷装置５０６、画像読み取り装置５０７、ネットワーク装置５０８、電子メール装置５０９、ファクス装置５１０、生体認証装置５１１及び文書管理装置５１２を制御し、また四則演算、論理演算を受け持っている。
【００１０】
主記憶装置５０２は、この情報処理システムが情報処理を行う上で必要な情報を記憶し、必要に応じて取り出すことができる。
表示装置５０３は図形や文字等の処理した結果を表示するもので、ＣＲＴや液晶、タッチパネル等がある。入力装置５０４は中央処理装置５０１への種々の入力を行うもので、キーボードやマウス、カードリーダ、タッチパネル等がある。
【００１１】
外部記憶装置５０５は各種情報を記憶するもので、磁気記憶装置や光磁気記憶装置等がある。本複写装置の外部記憶装置５０５には、障害及び障害の発生頻度毎の通知先情報を保持するデータベースを有している。
【００１２】
印刷装置５０６は、図形や文字等の処理した結果を印刷するものである。
画像読み取り装置５０７は、紙の原稿を電子情報に変換するものである。本実施の形態では、複数枚の原稿を自動的に読み込むためのオートフィーダが画像読み取り装置５０７に付属している。
【００１３】
ネットワーク装置５０８は、コンピュータネットワークと本ハードウェアを接続するものである。
電子メール装置５０９はコンピュータネットワークを通じて外部とのメールの送受信を受け持ち、ファックス装置５１０は外部とのファックスの送受信を受け持つ。
【００１４】
生体認証装置５１１は指紋を読み取りユーザー認証を行うものである。
文書管理装置５１２はオリジナル電子文書等を保存する装置である。
【００１５】
図６は本発明の第１の実施の形態が適用されるシステムの概略図である。
以下に第１の実施の形態についての説明を行う。
【００１６】
＜検索シートを出力するまでのフロー＞
コンピュータ端末６１で作成したオリジナル電子文書をユーザーが指定した任意の文書管理サーバー（ドキュメントサーバー）６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２に保存する（ステップＳ１０１）。
【００１７】
ステップＳ１０１で保存したオリジナル電子文書のファイルサイズが、文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２で定められている送信ファイルサイズよりも大きいかどうかを判断する（ステップＳ１０２）。
【００１８】
ステップＳ１０２でオリジナル電子文書のファイルサイズが大きい場合はコンピュータ端末６１側でオリジナル電子文書を圧縮する（ステップＳ１０３）。
【００１９】
ステップＳ１０３で圧縮されたオリジナル電子文書のファイル名は、圧縮していないオリジナル電子文書の拡張子のみを変更して文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２に保存する（ステップＳ１０４）。
【００２０】
オリジナル電子文書検索用のためのアドレスをコンピュータ端末６１の方に通知する。このとき通知するアドレスは圧縮されたオリジナル電子文書ではなく、圧縮されていないオリジナル電子文書のアドレスである（ステップＳ１０５）。
【００２１】
オリジナル電子文書を検索するために、ステップＳ１０５で通知されたアドレスを２次元バーコード化して検索用シート６５を印刷装置６２で出力する（ステップＳ１０６）。
【００２２】
＜検索シートから圧縮されたオリジナル電子文書を送信するまでのフロー＞
検索シート６５を用いてオリジナル電子文書を検索した後に、検索したオリジナル電子文書の送信を行うかどうかを判断する（ステップＳ２０１）。
【００２３】
ステップＳ２０１で検索したオリジナル電子文書を送信すると判断されなかった場合は、検索シート６５を複写装置６４の読み取り装置で読み取り、オリジナル電子文書を検索する（ステップＳ２０２）。
【００２４】
検索する際には通常通り、圧縮されていないオリジナル電子文書を検索する（ステップＳ２０３）。
ステップＳ２０３で検索されたオリジナル電子文書を複写装置６４で印刷する（ステップＳ２０４）。
【００２５】
ステップＳ２０１で検索したオリジナル電子文書を送信すると判断された場合は、検索シート６５を複写装置６４の読み取り装置で読み取り、オリジナル電子文書を検索する（ステップＳ２０５）。
【００２６】
ステップＳ２０５で検索する際には、圧縮されていないオリジナル電子文書を最初に検索しにいくのではなく、ステップＳ１０４で圧縮して保存されているオリジナル電子文書（つまり、拡張子のみがオリジナル電子文書と異なっている文書）を最初に検索する（ステップＳ２０６）。
【００２７】
ステップＳ２０６で圧縮されたオリジナル電子文書を検索した結果、所望のファイルが検索できたかどうかを判断する（ステップＳ２０７）。
ステップＳ２０７で圧縮されたオリジナル電子文書が検索できた場合は、圧縮されたオリジナル電子文書を送信する（ステップＳ２０８）。
【００２８】
ステップＳ２０７で圧縮されたオリジナル電子文書が検索できなかった場合は、圧縮されていないオリジナル電子文書を送信する（ステップＳ２０９）。
【００２９】
（第２の実施の形態）
図面を参照しながら、本発明の第２の実施の形態を説明する。
第２の実施の形態の文書管理方法は、コンピュータ端末で作成したオリジナル電子文書を文書管理サーバーに保存する際に、コンピュータ端末側で圧縮したが機器内で定めている規定値よりも大きかった場合に圧縮された電子文書をさらに分割し、この圧縮分割されたオリジナル電子文書と圧縮されていないオリジナル電子文書とを共に文書管理サーバー内に保存し、オリジナル電子文書の検索用に２次元バーコードを埋め込んだ検索シートを出力する。そして、その検索シートを複写装置に読み取らせオリジナル電子文書を検索した後に、圧縮分割されたオリジナル電子文書を取得して送信することである。
【００３０】
図３は第２の実施の形態において、検索シートを出力するまでのフローチャートである。
図４は第２の実施の形態において、検索シートを用いてオリジナル電子文書を検索し、圧縮されたオリジナル電子文書を送信するまでのフローチャートである。
【００３１】
図５は本発明の第２の実施の形態で用いられる複写装置のハードウェア構成を示すブロック図である。この装置は、中央処理装置５０１、主記憶装置５０２、表示装置５０３、入力装置５０４、外部記憶装置５０５、印刷装置５０６、画像読み取り装置５０７、ネットワーク装置５０８、電子メール装置５０９、ファクス装置５１０、生体認証装置５１１、及び文書管理装置５１２とからその主要部が構成されている。
【００３２】
中央処理装置５０１は、主記憶装置５０２、表示装置５０３、入力装置５０４、外部記憶装置５０５、印刷装置５０６、画像読み取り装置５０７、ネットワーク装置５０８、電子メール装置５０９、ファクス装置５１０、生体認証装置５１１及び文書管理装置５１２を制御し、また四則演算、論理演算を受け持っている。
【００３３】
主記憶装置５０２は、この情報処理システムが情報処理を行う上で必要な情報を記憶し、必要に応じて取り出すことができる。
表示装置５０３は図形や文字等の処理した結果を表示するもので、ＣＲＴや液晶、タッチパネル等がある。入力装置５０４は中央処理装置５０１への種々の入力を行うもので、キーボードやマウス、カードリーダ、タッチパネル等がある。
【００３４】
外部記憶装置５０５は各種情報を記憶するもので、磁気記憶装置や光磁気記憶装置等がある。本複写装置の外部記憶装置５０５には、障害及び障害の発生頻度毎の通知先情報を保持するデータベースを有している。
【００３５】
印刷装置５０６は、図形や文字等の処理した結果を印刷するものである。
画像読み取り装置５０７は、紙の原稿を電子情報に変換するものである。本実施の形態では、複数枚の原稿を自動的に読み込むためのオートフィーダが画像読み取り装置５０７に付属している。
【００３６】
ネットワーク装置５０８は、コンピュータネットワークと本ハードウェアを接続するものである。
電子メール装置５０９はコンピュータネットワークを通じて外部とのメールの送受信を受け持ち、ファックス装置５１０は外部とのファックスの送受信を受け持つ。
【００３７】
生体認証装置５１１は指紋を読み取りユーザー認証を行うものである。
文書管理装置５１２はオリジナル電子文書等を保存する装置である。
【００３８】
図６は本発明の第２の実施の形態が適用されるシステムの概略図である。
以下に第２の実施の形態についての説明を行う。
【００３９】
＜検索シートを出力するまでのフロー＞
コンピュータ端末６１で作成したオリジナル電子文書をユーザーが指定した任意の文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２に保存する（ステップＳ３０１）。
【００４０】
ステップＳ３０１で保存したオリジナル電子文書のファイルサイズが、文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２で定められている送信ファイルサイズよりも大きいかどうかを判断する（ステップＳ３０２）。
【００４１】
ステップＳ３０２でオリジナル電子文書のファイルサイズが大きい場合はコンピュータ端末６１側でオリジナル電子文書を圧縮する（ステップＳ３０３）。
【００４２】
ステップＳ３０３で圧縮したオリジナル電子文書のファイルサイズが、文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２で定められている送信ファイルサイズよりも大きいかどうかを判断する（ステップＳ３０４）。
【００４３】
ステップＳ３０４で圧縮したオリジナル電子文書のファイルサイズが大きいと判断された場合は、コンピュータ端末６１側で圧縮されたオリジナル電子文書を分割し、圧縮されたオリジナル電子文書は消去する（ステップＳ３０５）。
【００４４】
ステップＳ３０５で圧縮分割されたオリジナル電子文書のファイル名は、圧縮分割していないオリジナル電子文書の拡張子のみを変更して文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２に保存する（ステップＳ３０６）。
【００４５】
オリジナル電子文書検索用のためのアドレスをコンピュータ端末６１の方に通知する。このとき通知するアドレスは、圧縮分割されたオリジナル電子文書ではなく、圧縮されていないオリジナル電子文書のアドレスである（ステップＳ３０７）。
【００４６】
オリジナル電子文書を検索するために、ステップＳ３０７で通知されたアドレスを２次元バーコード化して、検索用シート６５を印刷装置６２で出力する（ステップＳ３０８）。
【００４７】
ステップＳ３０４で圧縮したオリジナル電子文書のファイルサイズが大きくないと判断された場合は、圧縮されたオリジナル電子文書のファイル名の拡張子のみを、圧縮されていないオリジナル文書のそれとはことなる拡張子に変更して文書管理サーバー６３、もしくは複写装置６４内に内蔵されている文書管理装置５１２に保存する（ステップＳ３０９）。
【００４８】
＜検索シートから圧縮されたオリジナル電子文書を送信するまでのフロー＞
検索シート６５を用いてオリジナル電子文書を検索した後に、検索したオリジナル電子文書の送信を行うかどうかを判断する（ステップＳ４０１）。
【００４９】
ステップＳ４０１で検索したオリジナル電子文書を送信すると判断されなかった場合は、検索シート６５を複写装置６４の読み取り装置で読み取りオリジナル電子文書を検索する（ステップＳ４０２）。
【００５０】
検索する際には通常通り、圧縮されていないオリジナル電子文書を検索する（ステップＳ４０３）。そして、ステップＳ４０３で検索されたオリジナル電子文書を複写装置６４で印刷する（ステップＳ４０４）。
【００５１】
ステップＳ４０１で検索したオリジナル電子文書を送信すると判断された場合は、検索シート６５を複写装置６４の読み取り装置で読み取り、オリジナル電子文書を検索する（ステップＳ４０５）。
【００５２】
ステップＳ４０５で検索する際には圧縮されていないオリジナル電子文書を最初に検索しにいくのではなく、ステップＳ３０６で圧縮して保存されているオリジナル電子文書（つまり、拡張子のみがオリジナル電子文書と異なっている文書）を最初に検索する（ステップＳ４０６）。
【００５３】
ステップＳ４０６で圧縮されたオリジナル電子文書を検索した結果、所望のファイルが検索できたかどうかを判断する（ステップＳ４０７）。
ステップＳ４０７で圧縮されたオリジナル電子文書が検索できた場合は、圧縮されたオリジナル電子文書を送信する（ステップＳ４０８）。
【００５４】
ステップＳ４０７で圧縮されたオリジナル電子文書が検索できなかった場合は、オリジナル電子文書とファイル名は同じで拡張子のみが異なっている分割されたオリジナル電子文書が存在しているかどうかを判断する（ステップＳ４０９）。
【００５５】
ステップＳ４０９で分割されたオリジナル電子文書が検索できた場合は分割されたオリジナル電子文書を送信するステップ（ステップＳ４１０）。
ステップＳ４０９で分割されたオリジナル電子文書が検索できなかった場合は、圧縮されていないオリジナル電子文書を送信する（ステップＳ４１１）。
【００５６】
以下本発明の特徴を付記する。
（附記１）コンピュータ端末で作成された電子文書を文書管理サーバーに保存すると共に、オリジナル電子文書が何処に保存されているか示す位置情報データを解析可能な情報として埋め込んで検索用の検索シートとして出力し、上記検索シートを上記位置情報データの解析できる複写装置で読み込ませ上記オリジナル電子文書を検索した後に印刷または送信を行う方法であって、上記オリジナル電子文書を任意の上記文書管理サーバーに保存するステップと、上記保存するオリジナル電子文書のファイルサイズが、上記文書管理サーバー内で定めている規定値やユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は上記オリジナル電子文書に対して圧縮するステップと、上記圧縮されたオリジナル電子文書のファイルサイズが上記文書管理サーバー内で定めている規定値や上記ユーザーが任意に指定した規定値等の一定値よりも大きい場合は、上記圧縮されたオリジナル電子文書をさらに分割して、上記圧縮されたオリジナル電子文書を消去するステップと、上記オリジナル電子文書を保存した場所と同一の場所に、上記圧縮または圧縮分割したオリジナル電子文書を所定の拡張子を用いて保存するステップと、上記位置情報データに上記オリジナル電子文書を含む文書のアドレスを格納するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【００５７】
（附記２）上記拡張子は、上記オリジナル電子文書の拡張子のみを圧縮または圧縮分割用としてそれぞれで決めた拡張子であることを特徴とする附記１記載の文書管理方法。
【００５８】
（附記３）上記位置情報は、二次元バーコード、又は電子透かし情報として記録されることを特徴とする附記１記載の文書管理方法。
【００５９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明により、コンピュータ端末からオリジナル電子文書を文書管理サーバーに登録する際に、ある一定のファイルサイズよりも大きい場合はオリジナル電子文書に対して圧縮もしくは圧縮分割を行い、オリジナル電子文書と共に文書管理サーバーに保存しておくので、検索シートを用いてオリジナル電子文書を送信する際には圧縮もしくは圧縮分割されたオリジナル電子文書の方を送信することが可能となるため、ネットワークにかかる負荷を抑えることができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】第１の実施の形態で説明されているオリジナル電子文書を圧縮して文書管理サーバーに登録し、検索シートを印刷するまでを示したフローチャートである。
【図２】第１の実施の形態で説明されている検索シートを用いて、圧縮されたオリジナル電子文書を送信するまでを示したフローチャートである。
【図３】第２の実施の形態で説明されているオリジナル電子文書を圧縮分割して文書管理サーバーに登録し、検索シートを印刷するまでを示したフローチャートである。
【図４】第２の実施の形態で説明されている検索シートを用いて圧縮分割されたオリジナル電子文書を送信するまでを示したフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態が適用される複写装置のハードウェアの構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の実施の形態が適用されるシステムの概略図である。
【符号の説明】
６１  コンピュータ端末
６２  印刷装置
６３  ドキュメントサーバー
６４  複写装置
６５  検索シート
５０１  中央処理装置
５０２  主記憶装置
５０３  表示装置
５０４  入力装置
５０５  外部記憶装置
５０６  印刷装置
５０７  画像読み取り装置
５０８  ネットワーク装置
５０９  電子メール装置
５１０  ファクス装置
５１１  生体認証装置
５１２  文書管理装置
【図１】
2004362354.tif 000003
【図２】
2004362354.tif 000004
【図３】
2004362354.tif 000005
【図４】
2004362354.tif 000006
【図５】
2004362354.tif 000007
【図６】
2004362354.tif 000008