(57)【要約】【課題】提供された情報の有用性を客観的に評価することができ、情報を利用する際には所望する情報を得るのに困難性を低減する。【解決手段】所定の内容を含む情報を蓄積する蓄積手段としてのデータベース２と、所定の情報を各ユーザ端末７に通知する通知手段としての電子メールを作成する電子メール作成部４と、データベース２および電子メール作成部４の動作を制御する制御部３と、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）６を介してユーザ端末７と制御部３とを接続するためのインタフェース５とを備える。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
使用者に自己の端末からアクセスさせて、所定の内容を含む情報を所定のキーワードにより検索可能な状態で蓄積する蓄積手段を備えたデータベースを用いた情報管理方法において、
新規な情報を前記蓄積手段に登録しようとする者の端末にて当該新規情報を要求する画面を表示させる新規情報要求処理と、
入力された新規情報を前記蓄積手段に登録する登録処理と、
入力された新規情報に関連する関連情報を前記蓄積手段から抽出する抽出処理と、
抽出された情報の提供者の端末に前記新規情報を通知するとともに、当該通知を受けた者の端末にて当該新規情報の評価を要求する画面を表示させる通知処理と、
前記評価の内容に応じて当該新規情報に点数を加算する加算処理と、
前記蓄積手段に蓄積された情報について、所定期間に加算された点数を集計する集計処理と
を備えたことを特徴とする情報管理方法。
【請求項２】
前記抽出処理では、前記新規情報から抽出される文字列をキーワードとして、前記蓄積手段から関連情報が抽出されることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項３】
前記抽出処理では、抽出された情報の全てについて、所定の点数が加算されることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項４】
前記蓄積手段に蓄積された情報は、所定の期間において抽出されない場合には削除されることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項５】
前記集計処理では、情報提供者ごとに点数が集計されることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項６】
前記通知処理でなされる通知は、電子メールにてなされることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項７】
前記抽出処理で抽出された情報には、どの新規情報の入力があったときに抽出されたのかを示す抽出履歴が付加されることを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
【請求項８】
通知処理では、抽出された情報に付加された抽出履歴に挙げられた情報の提供者にも、新規情報を通知することを特徴とする請求項７に記載の情報管理方法。
【請求項９】
所定の内容を含む情報を所定のキーワードにより検索可能な状態で蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段に新規な情報を登録しようとする者の端末にて当該新規情報を要求する画面を表示させるとともに、入力された新規情報に関連する関連情報を前記蓄積手段から抽出する抽出手段と、
抽出された情報の提供者の端末に前記新規情報を通知するとともに、当該通知を受けた者の端末にて当該新規情報の評価を要求する画面を表示させる通知手段と、
前記評価要求にしたがって評価が得られた新規情報に対して、当該評価内容に応じて点数を加算する加算手段と、
前記蓄積手段に蓄積された情報について、所定期間に加算された点数を集計する集計手段と、
前記新規情報の蓄積手段への登録を制御する登録制御手段と
を備えたことを特徴とする情報管理システム。
【請求項１０】
前記登録制御手段は、前記蓄積手段に蓄積された各情報について所定期間内に抽出の対象となったか否かを判別し、所定期間抽出の対象とならなかった情報を前記蓄積手段から削除することを特徴とする請求項９に記載の情報管理システム。
【請求項１１】
前記通知手段は、電子メールであることを特徴とする請求項９に記載の情報管理システム。
【請求項１２】
前記蓄積手段に蓄積される情報には、当該情報がどの新規情報の入力のときに抽出されたのかを示す抽出履歴が付加されていることを特徴とする請求項９に記載の情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、蓄積手段に蓄積された情報を管理する情報管理方法およびこれを実現するための情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来において、営業情報などの経験的な情報や個人の知識的な情報は個人個人で管理されていて、企業全体としては管理されていなかった。
【０００３】
近年、ネットワークシステム、データベースシステムの発達により、これら個人個人で管理されていた情報を企業全体の情報として管理するようになってきている。これにより、企業内において、営業情報などの情報の共有化を図ることができ、その結果、営業活動の効率化を図ることができるようになってきている。
【０００４】
しかしながら、情報が共有化されたとはいえ、特定の情報を所望する場合には、この特定の情報を得るために検索作業が必要であり、この検索作業には一定の技能と能力が要求される。したがって、検索作業を行う者により、得られる情報には差が生じる。
【０００５】
そこで、検索に用いたキーワードなどの検索条件および検索結果をも共有化することで共有化された情報を効率よく活用することが試みられている（特許文献１）。
【０００６】
特許文献１には、内部データベースおよび外部データベースの二種類のデータベースを設けて、内部データベースには検索に関するデータ、外部データベースには情報収集対象物に関するデータを蓄積しておき、すでに行われた検索条件および検索結果は内部データベースに登録しておき、あとから検索作業を行おうとする者はこの内部データベースから検索条件および検索結果を抽出して、これを用いて外部データベースから所望する情報を検索するナレッジシェアリングシステムが記載されている。
【０００７】
これにより、同一利用者が検索した検索条件および検索結果のみならず、他者の検索条件および検索結果をも検索することができ、共有化された情報の活用の効率化が図られる。
【０００８】
【特許文献１】
特開２００２−１６９８２４号公報
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、共有化を行おうとする情報が営業情報などの個人の経験的なものであるため、情報の所有者に積極的に登録を呼びかける必要があり、何らかのインセンティブが必要となる。すなわち、情報を提供することにより評価されるなどの見返りがなければ、経験により得られた情報を積極的に提供しようと思わないのが通常である。
【００１０】
しかしながら、提供された情報を評価するには、その情報の企業全体の業績に寄与した程度を可能な限り客観的に考慮する必要がある。
【００１１】
一方で、情報を利用する側からは、検索の技能や能力に依存しないで所望する情報を得たいと思うのが通常である。
【００１２】
特許文献１に記載の技術では、情報利用者側の要望を満たすことができても、情報提供者側の要望を満たすことが困難であった。
【００１３】
そこで、本発明は、上述した実情に鑑みてなされたものであり、提供された情報の有用性を客観的に評価することができ、情報を利用する際には所望する情報を得るのに困難性のない情報評価方法および情報評価システムを提供することを目的としている。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
以上の課題を解決するため、請求項１に記載の発明に係る情報管理方法は、使用者に自己の端末からアクセスさせて、所定の内容を含む情報を所定のキーワードにより検索可能な状態で蓄積する蓄積手段を備えたデータベースを用いた情報管理方法において、
新規な情報を前記蓄積手段に登録しようとする者の端末にて当該新規情報を要求する画面を表示させる新規情報要求処理と、
入力された新規情報を前記蓄積手段に登録する登録処理と、
入力された新規情報に関連する関連情報を前記蓄積手段から抽出する抽出処理と、
抽出された情報の提供者の端末に前記新規情報を通知するとともに、当該通知を受けた者の端末にて当該新規情報の評価を要求する画面を表示させる通知処理と、
前記評価の内容に応じて当該新規情報に点数を加算する加算処理と、
前記蓄積手段に蓄積された情報について、所定期間に加算された点数を集計する集計処理と
を備えたことを特徴としている。
【００１５】
請求項１に記載の発明によれば、新規情報要求処理では、新規の情報提供を行おうとする者（以下、「システム使用者」という）が操作する端末に対して、この者が所有する営業情報などを含む新規の情報提供を要求する画面を表示させることで、この新規情報の入力を促す。新規情報を提供しようとするシステム使用者はこの画面に従って新規情報を入力する。登録処理では、この新規情報を蓄積手段に登録する。このように、入力された情報を登録しておくことで、次に新規情報が入力されたときに、この入力された情報を検索対象とすることができる。
【００１６】
一方で、新規情報が入力されると、この新規情報に関連する関連情報が蓄積手段から検索、抽出される（抽出処理）。この抽出された関連情報を提供した者（以下、「情報提供者」という）の端末に、他人が入力した新規情報が、自分が過去に提供した情報に関連する旨および当該新規情報の具体的な内容の通知を行って、当該新規情報がどの程度有用な情報であるか、すなわち自分にとってどの程度役に立つ情報であるか否かの評価を要求する画面を通知を受けた者の端末にて表示させて、新規情報を評価するよう促す（通知処理）。この評価は、客観的なものであることが望ましく、例えば三段階評価が挙げられる。
【００１７】
さらに、情報提供者からの新規情報に関する有用性の評価に基づいて、点数付けして当該新規情報に対して加算する（加算処理）。さらに、各情報に対して一定期間内に加算された点数を、情報ごとに集計して（集計処理）、各情報が会社全体の業績としてどれくらい寄与したのかを間接的に把握することができるようになる。
【００１８】
このようにすることで、従業員などから提供された経験的な情報を客観的に評価することができる。
【００１９】
請求項２に記載の発明は、前記抽出処理では、前記新規情報から抽出される文字列をキーワードとして、前記蓄積手段から関連情報が抽出されることを特徴としている。
請求項２に記載の発明によれば、新規情報要求処理で入力された新規情報のテキスト情報を、例えば単語ごとに分解して、各単語をキーワードとして抽出して、関連情報が検索、抽出される。このようにすることで、特に検索用のキーワードを知らなくても、新規情報を文章で打ち込むだけで、所望する情報を検索することが可能になり、技能や能力に依存するとされる検索作業が容易になり、情報の利用の困難性が解消される。
【００２０】
請求項３に記載の発明は、前記抽出処理では、抽出された情報の全てについて、所定の点数が加算されることを特徴としている。
請求項３に記載の発明によれば、入力された新規情報だけではなく、検索された関連情報も業績に何らかの貢献をしたとみなされて、点数が加算される。これにより、有用な情報を提供すれば検索される機会も増え、多くの点数が得られるため、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００２１】
請求項４に記載の発明は、前記蓄積手段に蓄積された情報は、所定の期間において抽出されない場合には削除されることを特徴としている。
請求項４に記載の発明によれば、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、蓄積手段に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００２２】
請求項５に記載の発明は、前記集計処理では、情報提供者ごとに点数が集計されることを特徴としている。
請求項５に記載の発明によれば、複数の情報を提供した者にとっては、情報ごとではなくて、提供した情報全体で点数が集計されるので、自分の業績への貢献度を知ることができる。また、この集計に応じて表彰などの対象とすることで、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００２３】
請求項６に記載の発明は、前記通知処理でなされる通知は、電子メールにてなされることを特徴としている。
請求項６に記載の発明によれば、関連情報が抽出された時点で、関連情報の提供者の端末に自動的に電子メールにて所定の通知を行うことができるようになり、操作性が向上する。また、情報提供者側では、受信した電子メールの返信操作を行うことで、新規情報の評価もできるようになる。したがって、特に他人の情報に関する評価の際に面倒な操作が不要になる。
【００２４】
請求項７に記載の発明は、前記抽出処理で抽出された情報には、どの新規情報の入力があったときに抽出されたのかを示す抽出履歴が付加されることを特徴としている。
請求項７に記載の発明によれば、抽出履歴を参照することにより、情報提供者が、過去に提供した情報がどのような新規情報に対して検索されたのか、すなわちどの情報提供をした者に対して自己の情報が役立てられたのかを知ることができる。
【００２５】
請求項８に記載の発明は、通知処理では、抽出された情報に付加された抽出履歴に挙げられた情報の提供者にも、新規情報を通知することを特徴としている。
請求項８に記載の発明によれば、ある情報を過去に検索した者にも、当該情報に関連する新規情報が入力されたときに当該新規情報が通知される。これにより、この者も新規情報を知ることができ、情報の共有化を一層進めることができる上に、この者の新規情報に対する評価も得られるため、当該新規情報の評価がより広く評価されるようになる。
【００２６】
また、請求項９に記載の発明に係る情報管理システムは、所定の内容を含む情報を所定のキーワードにより検索可能な状態で蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段に新規な情報を登録しようとする者の端末にて当該新規情報を要求する画面を表示させるとともに、入力された新規情報に関連する関連情報を前記蓄積手段から抽出する抽出手段と、
抽出された情報の提供者の端末に前記新規情報を通知するとともに、当該通知を受けた者の端末にて当該新規情報の評価を要求する画面を表示させる通知手段と、
前記評価要求にしたがって評価が得られた新規情報に対して、当該評価内容に応じて点数を加算する加算手段と、
前記蓄積手段に蓄積された情報について、所定期間に加算された点数を集計する集計手段と、
前記新規情報の蓄積手段への登録を制御する登録制御手段と
を備えたことを特徴としている。
【００２７】
請求項９に記載の発明によれば、新規の情報提供を行おうとする者（以下、「システム使用者」という）が端末操作により所定のネットワークを通じて当該システムにアクセスして、この者が所有する営業情報などの所定の内容を含む情報を要求する画面が抽出手段よりこの者の端末にて表示される。新規の情報を提供する者は、この画面に従って新規情報を入力して、当該情報が登録制御手段により新規情報として蓄積手段に登録される。このように、入力された情報を登録しておくことで、次に新規情報が入力されたときに、この入力された情報を検索対象とすることができる。
【００２８】
一方で、新規情報が入力されると、抽出手段により、この新規情報に関連する関連情報が蓄積手段から検索、抽出される。この関連情報の検索方法であるが、例えば文章で入力された新規情報を単語ごとに分割して、この分割した単語をキーワードとして蓄積された関連情報を自動的に検索することが、当該システムの検索操作の効率を向上させるという観点から好ましい。
【００２９】
また、通知手段により、こうして抽出された関連情報の情報提供者の端末に、入力された新規情報が自分が過去に提供した情報に関連する旨および当該新規情報の具体的な内容の通知が行われる。また、この通知手段により、当該情報提供者は、当該新規情報がどの程度有用な情報であるか、すなわち自分にとってどの程度役に立つ情報であるか否かの評価を要求する画面をこの者の端末に表示させる。通知を受けた者は、この画面に従って新規情報の評価に関する入力を行う。なお、この評価は、客観的な評価であることが望ましく、例えば三段階評価が挙げられる。
【００３０】
さらに、加算手段では、情報提供者からの新規情報に対する有用性の評価に基づいて、点数付けして当該新規情報に対して加算する。また、加算手段では、抽出手段により抽出された関連情報に対しても、所定の点数が加算されるようにすることが好ましい。情報は、新規情報として入力され、関連情報の提供者に送られた時点だけではなく、当該新規情報の入力時に抽出され、この新規情報の提供者に示されただけでもある程度の業績の寄与に繋がると考えられるため、この両方の場面での業績への寄与を考慮することができる。
【００３１】
さらに、集計手段では、各情報に対して一定期間内に加算された点数が、情報ごとに集計される。この集計結果により、各情報が会社全体の業績としてどれくらい寄与したのかを間接的に把握することができる。
【００３２】
このようにすることで、従業員などから提供された経験的な情報を客観的に評価することができる。また、各情報を情報提供者ごとにまとめることで、この者が提供した情報全体が業績にどの程度反映されたのかを把握することも可能である。
【００３３】
請求項１０に記載の発明は、前記登録制御手段は、前記蓄積手段に蓄積された各情報について所定期間内に抽出の対象となったか否かを判別し、所定期間抽出の対象とならなかった情報を前記蓄積手段から削除することを特徴としている。
請求項１０に記載の発明によれば、登録制御手段により、蓄積手段に蓄積された各情報の中で長期間抽出の対象とならなかった情報が、重要度が低い情報であると判断され、この情報が蓄積手段から削除される。このように、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、蓄積手段に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００３４】
請求項１１に記載の発明は、前記通知手段は、電子メールであることを特徴としている。
請求項１１に記載の発明によれば、関連情報が抽出された時点で、関連情報の提供者の端末に自動的に電子メールにて所定の通知を行うことができるようになり、操作性が向上する。また、情報提供者側では、受信した電子メールの返信操作を行うことで、新規情報の評価もできるようになる。したがって、特に他人の情報に関する評価の際に面倒な操作が不要になる。
【００３５】
請求項１２に記載の発明は、前記蓄積手段に蓄積される情報には、当該情報がどの新規情報の入力のときに抽出されたのかを示す抽出履歴が付加されていることを特徴としている。
請求項１２に記載の発明によれば、抽出履歴を参照することにより、情報提供者が、過去に提供した情報がどのような新規情報に対して検索されたのか、すなわちどの情報提供をした者に対して自己の情報が役立てられたのかを知ることができる。
【００３６】
さらに、この抽出履歴に抽出履歴に挙げられた情報の提供者にも、新規情報を通知するが可能になり、ある情報を過去に検索した者にも、当該情報に関連する新規情報が入力されたときに当該新規情報が通知される。これにより、この者も新規情報を知ることができ、情報の共有化を一層進めることができる上に、この者の新規情報に対する評価も得られるため、当該新規情報の評価がより広く評価されるようになる。
【００３７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施態様を図１から図８を参照して説明する。
図１は本発明に係る情報管理システムの実施の一形態を示したもので、この情報管理システム１は、所定の内容を含む情報を蓄積する蓄積手段としてのデータベース２と、所定の情報を各ユーザ端末７に通知する通知手段としての電子メールを作成する電子メール作成部４と、データベース２および電子メール作成部４の動作を制御する制御部３と、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）６を介してユーザ端末７と制御部３とを接続するためのインタフェース５とを備えるものである。
【００３８】
データベース２は、システム使用者（以下、「ユーザ」という）が入力した所定の内容を含む情報を登録して、検索可能な状態で蓄積する。検索可能な状態とは、例えばある文字列をキーワードとしたときに、当該文字列を含む情報が、入力された新規情報に関する関連情報として検索、抽出されるという意味である。また、データベース２は、各情報に関連付けて、各情報がどの新規情報の関連情報として抽出されたのかを示す抽出履歴も蓄積することが好ましい。
【００３９】
制御部３は、例えば、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ（いずれも図示せず）からなり、ＲＯＭに記録された処理プログラムをＲＡＭに展開してＣＰＵによりこの処理プログラムを実行する。
【００４０】
制御部３は、アクセスしてきたユーザに対して新規情報の入力を要求する画面についての画像データをユーザ端末７に送信する。また、制御部３は、必要に応じて、このユーザが正当なアクセス権限を有する者であるか否かの認証を行うための画面をユーザ端末７に送信して、この認証を行ってもよい。
【００４１】
また、制御部３は、ユーザ端末７から新規情報が送られてきたときに、新規情報の内容を単語ごとに分割して得られた各単語をキーワードとしてデータベース２から関連情報を検索、抽出する抽出手段として動作する。また、制御部３は抽出した関連情報の一覧をユーザ端末７に送る。また、制御部３は、関連情報に関する抽出履歴がある場合には、ユーザ端末７からの所定の操作によりこの抽出履歴をデータベース２より取り出して、ユーザ端末７に送る。
【００４２】
また、制御部３は、この新規情報をデータベース２に送り新規情報の登録を行うとともに、データベース２に登録された各情報について所定期間内に抽出の対象となったか否かを判別し、所定期間抽出の対象とならなかった情報をデータベース２から削除する登録制御手段としても動作する。
【００４３】
また、制御部３は、新規情報の入力に基づく関連情報の抽出があったときに、電子メール作成部４に対して、当該関連情報の提供者のユーザ端末７および必要に応じて前記抽出履歴に挙げられた情報提供者のユーザ端末７に所定の通知を行うための通知手段としての電子メールの作成を促す。すなわち、当該電子メールは、関連情報の提供者および当該関連情報を過去に抽出した情報提供者に送信されることになる。ここで、電子メール作成部４では、制御部３からの指示に従って、前記通知手段としての電子メールの作成が行われる。この電子メールにて通知する内容であるが、自分が過去に提供した情報または抽出した情報が、このたび入力された新規情報が関連する旨および当該新規情報の具体的な内容、ならびに通知された新規情報がどの程度有用であるかの評価を要求する画面表示を含む内容などが挙げられる。この評価は、三段階評価などの客観的であることが望ましいが、さらに主観的なコメントが付されていてもよい。通知手段としては、システムの自動化が容易になり各ユーザの操作の困難性もなくなることから電子メールが好ましいが、これに限定されることはなく、例えばファクシミリ送信により通知を行っても差し支えない。
【００４４】
また、制御部３は、前記通知手段としての電子メールを受け取ったユーザからなされた新規情報に対する有用性に関する評価に基づいて、点数付けして当該新規情報に対して加算するとともに、新規情報入力時に抽出された関連情報に対しても所定の点数を加算する加算手段として動作する。また、制御部３は、各情報に対して一定期間内に加算された点数を、情報ごとに集計するとともに、さらに情報提供者ごとに点数を集計する集計手段としても動作する。
【００４５】
ユーザ端末７は、通常のコンピュータシステムの構成を有し、ユーザはキーボードなどの入力装置を操作して、新規情報を打ち込み、打ち込んだ新規情報をＬＡＮ６を介して情報管理システム１に送信する。また、ユーザ端末７では、通知手段としての電子メールを受け取ったときに、当該電子メールに示された新規情報の評価のための返信操作も行われる。また、ユーザ端末７では、制御部３より送られる関連情報に関する表示、自己がすでに提供した情報に関する抽出履歴の表示などが行われる。
【００４６】
次に、本実施形態の作用について、図２のフローチャートを用いて説明する。図２は本実施形態の作用について示し、かつ、本発明の情報管理方法の実施の一形態を示すフローチャートである。
【００４７】
図２によれば、情報管理システム１からユーザ端末７に対して新規情報の入力を促す（ステップＳ１）。
具体的には、ユーザから情報管理システム１へのアクセスがあったときに、図３に示したような入力画面１０を制御部３からユーザ端末７に送信して、ユーザに各データの入力を促す。
【００４８】
図３において、入力画面１０には、情報を識別するためのデータが示されるデータ番号表示欄１１と、当該情報を発信する者、すなわち情報提供者を識別する発言者コードを入力するための発言者コード入力欄１２と、提供する情報に関連するキーワードを入力するためのキーワード入力欄１３と、提供する情報のタイトルを入力するためのタイトル入力欄１４と、情報の本文を入力するための本文入力欄１５と、入力したデータを情報管理システム１側に送信するための送信ボタン１６と、入力内容をキャンセルするためのキャンセルボタン１７とがそれぞれ設けられている。
【００４９】
データ番号表示欄１１には、例えばデータベース２に蓄積された情報に割り当てられた通し番号が自動的に表示されるようになっている。また、ユーザは、自己のユーザ端末７を操作して発言者コード入力欄１２、タイトル入力欄１４、本文入力欄１５および必要に応じてキーワード入力欄１３に、それぞれデータ入力を行う。データ入力後に、ユーザは送信ボタン１６をクリックすることで、入力画面１０に入力されたデータが情報管理システム１側に送信される。なお、入力画面１０で入力を行った内容をキャンセルしたい場合にはキャンセルボタン１７をクリックすることで、入力欄１２〜１５がクリアされる。
【００５０】
また、当該入力画面１０を表示させる前に、データベース２に蓄積された情報の安全性を高めるために、制御部３は特定の者からのアクセスのみを許可するための認証画面をユーザ端末７に送信して、表示させてもよい。
【００５１】
図４はこの認証画面の一例を示すものであり、認証画面１８には、発言者コードを入力するための発言者コード入力欄１９と、当該情報管理システム１の管理者から割り当てられた認証データを入力するためのパスワード入力欄２０と、入力したデータを情報管理システム１側に送信するための送信ボタン２１と、入力内容をキャンセルするためのキャンセルボタン２２とがそれぞれ設けられている。
【００５２】
ユーザは、情報管理システム１にＬＡＮ６を通じてアクセスした際に、情報管理システム１側から送られた認証画面１８に従って、発言者コードおよび認証データとしてのパスワードを、それぞれ発言者コード入力欄１９およびパスワード入力欄２０に入力する。各入力欄にデータが入力された後に、送信ボタン２１がクリックされると、発言者コードおよびパスワードが情報管理システム１に送られて、制御部３にてこの者の認証が行われる。制御部３は、この認証が完了した後に、図３に示したような入力画面１０をユーザ端末７に送信する。その際に、発言者コード入力欄１２には、認証された発言者コードを表示させておいてもよい。なお、認証画面１８で入力を行った内容をキャンセルしたい場合にはキャンセルボタン２２をクリックすることで、入力欄１９、２０がクリアされる。また、認証がなされなかったときには、ユーザ端末７に、操作者にアクセス権限がない旨を知らせるエラー表示を行わせる。
【００５３】
図２に戻り、新規情報の入力がなされた（ステップＳ１）後に、制御部３はユーザ端末７から送られた新規情報をデータベースに登録する（ステップＳ２）。具体的には、ユーザ端末７で入力画面１０に従って新規情報が入力された後に送信ボタン１６がクリックされると、入力されたデータが制御部３に送られる。制御部３では、少なくともデータ番号と、発言者コードと、タイトルと、本文と、必要に応じてキーワードとをそれぞれ対応付けてデータベース２に送り、登録する。
【００５４】
このようにして新規情報が登録される（ステップＳ２）と、制御部３は、当該新規情報に関連する関連情報をデータベースから抽出する（ステップＳ３）。
具体的には、図３の入力画面１０に従って、ユーザから入力されたキーワード、タイトル、本文に基づいて関連情報が抽出される。すなわち、タイトルおよび本文に入力されたテキストデータを単語ごとに分割して、当該各単語をキーワードとして、これら単語の少なくとも一つをタイトルまたは本文に含む情報が関連情報として抽出される。また、キーワードが入力されたときには当該キーワードをタイトルまたは本文に含む情報が関連情報としてデータベース２から抽出される。
【００５５】
抽出された関連情報は制御部３でまとめられ、制御部３は、新規情報の提供者のユーザ端末７にこのまとめられた関連情報の一覧を送る。
【００５６】
図５はこの関連情報の一覧としての関連情報表示画面２３の一例を示す図であり、関連情報表示画面２３には、関連情報のデータ番号とこのデータ番号で特定される情報を表示させる情報表示欄２４とが設けられている。関連情報が複数ある場合には、データ番号と情報表示欄２４とが複数組表示される。この情報表示欄２４では、関連情報のタイトルを表示させてこの部分をクリックすれば当該関連情報の本文にアクセスできるようにしておいてもよいし、本文および必要に応じてタイトルを表示させて左から右へとスクロールすることで本文全体が見られるようにしてもよい。
【００５７】
また、新規情報として入力されたテキストデータの内容と抽出された関連情報の内容との類似の程度を示す類似度を算出してもよく、関連情報の一覧では、この類似度の高い順に関連情報を並べてもよい。
【００５８】
ユーザ端末７では、制御部３から関連情報表示画面が送られてくると、すでに表示されている前記入力画面１０に続いて、この関連情報画面２３が表示される。なお、ユーザ端末７では、前記入力画面１０と関連情報表示が面２３とを並べて表示させるのではなくて、前記入力画面１０から切り替えて関連情報表示画面２３のみを表示させてもよい。
【００５９】
図２に戻り、関連情報が抽出される（ステップＳ３）と、制御部３は抽出した関連情報に一定の点数（ポイント）を付与して加算し（ステップＳ４）、当該関連情報を提供した者に対して、関連するとされた新規情報を通知する（ステップＳ５）。
具体的には、制御部３の指示により、図６に示したような内容の電子メールが電子メール作成部４にて作成され、制御部３から関連情報の提供者のユーザ端末７に送信される。
【００６０】
図６に示した電子メール本文２５には、「ＡＡさん（新規情報提供者）から関連情報が届いています。」と表示され、この情報のタイトルを表示するためのタイトル表示欄２６と、この情報の本文を表示するための本文表示欄２７と、この情報の発言者に何かコメントをする場合に当該コメントを入力するためのコメント入力欄２８と、当該情報の評価を入力するための評価入力欄２９とがそれぞれ設けられている。
【００６１】
この電子メールを受け取ったユーザは、自分が過去に提供した情報に関連する新規情報が入力されたことを知り、電子メール本文２５を見ることで当該新規情報の内容を知ることができる。また、この電子メールを受け取ったユーザは、新規情報の提供者（発言者）に何かコメントするかどうかを判断し、コメントする場合には、コメント入力欄２８にコメントを入力する。
【００６２】
さらに、当該ユーザが、この新規情報を評価するときには、評価入力欄２９にその評価を入力した電子メールを制御部３に送信する（ステップＳ６）。
【００６３】
この評価の入力の方法をガイドするために、図７に示したような入力ガイド欄３０を電子メールに添付してもよいし、電子メール本文に含めてもよい。この入力ガイド欄３０は、「とても参考になった」、「参考になった」、「一応参考になった」の三段階で評価するよう促すようになっている。
【００６４】
ユーザは、新規情報を評価する際に、入力ガイド欄３０の内容を参照して、各評価に付された３〜１の番号で評価入力欄２９に入力してもよいし、例えば「とても参考になった」と文字列で入力してもよい。
【００６５】
なお、新規情報の通知（ステップＳ５）を電子メールで行う代わりに、関連情報の提供者に、所定のアドレスにアクセスするよう促すＵＲＬを記載した電子メールを送信して、この電子メールを受け取ったユーザよりこのＵＲＬのクリック操作があったときに、このＵＲＬで示される画像情報をユーザ端末７に送ってもよい。ユーザ端末７では、図６に示したような画面が表示され、この画面には新規情報の内容であるタイトル表示欄２６および本文表示欄２７、ならびにコメント入力欄２８、評価入力欄２９、および図示しないが入力内容を制御部３へ送信するための送信ボタンおよび入力内容をキャンセルするためのキャンセルボタンが含まれる。この場合、評価入力欄２９への入力を行おうとしたときに、ポップアップウインドウなどで図７に示したような入力ガイド欄の表示を行ってもよいし、ユーザの所定の操作により入力ガイド欄を表示させてもよい。ユーザは、タイトル表示欄２６および本文表示欄２７の内容を確認した上で、評価入力欄２９および必要に応じてコメント入力欄２８への入力を行って、前記送信ボタンをクリックすることで、新規情報の評価を行う（ステップＳ６）ことが可能である。
【００６６】
図２に戻り、関連情報の提供者から新規情報に関して評価があると、制御部３は、この新規情報について評価内容に応じて点数付けしてポイントを加算する（ステップＳ７）。ここで、新規情報の評価は、三段階であるため、評価内容によりポイントに重みをつけることができる。例えば、「とても参考になった」には３点、「参考になった」には２点、「一応参考になった」には１点、評価がなかったものには０点をそれぞれ加算するようにする。
【００６７】
また、一定期間経過するたびに、制御部３は、各情報について加算（ステップＳ４またはＳ７）されたポイントの集計を行う（ステップＳ８）。これにより、各情報が会社の業績にどの程度寄与したのかが間接的に評価できるようになる。
【００６８】
また、各情報には発言者コードも関連付けられているため、発言者コードごとにポイントを集計することも可能である。すなわち、同一の発言者コードと関連付けられる情報が集められ、集められた情報ごとに集計されたポイントを合計して、発言者コードとこのポイントとを関連付ける。これにより、各発言者すなわち各情報提供者が会社の業績にどの程度寄与したのかを間接的に評価できるようになる。
【００６９】
なお、データベース２に各関連情報について抽出履歴も蓄積されている場合には、ユーザからの所定の操作により、制御部３は図８に示したような抽出履歴画面３１をユーザ端末７に表示させてもよい。
【００７０】
抽出履歴画面３１では、自分ですでに提供した所定の情報を関連情報として抽出した情報のデータ番号とこのデータ番号で特定される情報を表示させる情報表示欄３２とがリストアップされる。この履歴を表示させたユーザは、リストアップされた関連情報の内容を確認することができる。すなわち、情報表示欄３２にて、関連情報のタイトルを表示させてこの部分をクリックすれば当該関連情報の本文にアクセスできるようになっており、または本文および必要に応じてタイトルを表示させて左から右へとスクロールすることで本文全体が見られるようになっている。
【００７１】
また、抽出履歴がデータベース２に蓄積されている場合、新規情報の通知（ステップＳ５）の際に、抽出履歴に挙げられた情報の提供者、すなわち新規情報に関する関連情報を過去に一度でも抽出したことのある情報提供者のユーザ端末７にも新たに入力された情報を通知することができる。さらに、この者たちにも、当該新たに入力された情報に関して評価（ステップＳ６）に参加させることも可能になる。
【００７２】
また、データベース２に蓄積された情報のうち、一定期間アクセスがないもの、すなわち抽出の対象とはならないため評価の対象とはならない情報は、削除される。このようにすることで、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、データベース２に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００７３】
また、データベース２にキーワードを新規情報と併せて登録した場合には、他者とキーワードの共有化を図ることも可能であり、検索作業の再現性が高くなる。この場合において、キーワードごとに当該各キーワードを使用したユーザの発言者コードを関連付けておくことで、新たに情報が入力され（ステップＳ１）、すでに登録されたキーワードと一致するキーワードで関連情報の抽出がなされた（ステップＳ３）ときに、過去に当該キーワードを使用して関連情報の検索を行った者に対しても、当該新規な情報について通知をする（ステップＳ５）ことができ、この者も新規情報が得られるとともに、新規情報の評価に参加させることができ、情報の共有化を一層図ることが可能になる。
【００７４】
以上、本実施形態によれば、従業員などから提供された各情報が会社全体の業績としてどれくらい寄与したのかを間接的に把握することができるようになる。
【００７５】
また、新規情報のタイトルおよび本文に含まれるテキスト情報を、例えば単語ごとに分解して、各単語をキーワードとして抽出して、関連情報が検索、抽出される。このようにすることで、特に検索用のキーワードを知らなくても、新規情報を文章で打ち込むだけで、所望する情報を検索することが可能になり、技能や能力に依存するとされる検索作業が容易になり、情報の利用の困難性が解消される。
【００７６】
また、入力された新規情報だけではなく、検索された関連情報にも業績に何らかの貢献をしたとみなして、点数が加算される。これにより、有用な情報を提供すれば検索される機会も増え、多くの点数が得られるため、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００７７】
また、前記蓄積手段に蓄積された情報を、所定の期間において抽出されない場合には削除することで、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、蓄積手段に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００７８】
また、情報提供者ごとに点数を集計することで、複数の情報を提供した者にとっては、情報ごとではなくて、提供した情報全体で点数が集計されるので、自分の業績への貢献度を知ることができる。また、この集計に応じて表彰などの対象とすることで、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００７９】
また、関連情報の提供者等（関連情報提供者および過去にこの関連情報を抽出した者）に行われる通知を、電子メールにて行うことで、関連情報が抽出された時点で、関連情報の提供者等の端末に自動的に電子メールにて所定の通知を行うことができるようになり、操作性が向上する。また、情報提供者側では、受信した電子メールの返信操作を行うことで、新規情報の評価もできるようになる。したがって、特に他人の情報に関する評価の際に面倒な操作が不要になる。
【００８０】
また、各関連情報には、一定の抽出履歴を付加することで、この抽出履歴を参照することにより、情報提供者が、過去に提供した情報がどのような新規情報に対して検索されたのか、すなわちどの情報提供をした者に対して自己の情報が役立てられたのかを知ることができる。
【００８１】
【発明の効果】
請求項１に記載の発明によれば、提供された情報の有用性を客観的に評価することができ、情報を利用する際には所望する情報を得るのに困難性を低減することができる。
【００８２】
請求項２に記載の発明によれば、特に検索用のキーワードを知らなくても、新規情報を文章で打ち込むだけで、所望する情報を検索することが可能になり、技能や能力に依存するとされる検索作業が容易になり、情報の利用の困難性が解消される。
【００８３】
請求項３に記載の発明によれば、有用な情報を提供すれば検索される機会も増え、多くの点数が得られるため、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００８４】
請求項４に記載の発明によれば、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、蓄積手段に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００８５】
請求項５に記載の発明によれば、複数の情報を提供した者にとっては、情報ごとではなくて、提供した情報全体で点数が集計されるので、自分の業績への貢献度を知ることができる。また、この集計に応じて表彰などの対象とすることで、情報提供のインセンティブが高くなり、一層の情報の共有化を図ることが可能になる。
【００８６】
請求項６に記載の発明によれば、関連情報が抽出された時点で、関連情報の提供者の端末に自動的に電子メールにて所定の通知を行うことができるようになり、操作性が向上する。また、情報提供者側では、受信した電子メールの返信操作を行うことで、新規情報の評価もできるようになる。したがって、特に他人の情報に関する評価の際に面倒な操作が不要になる。
【００８７】
請求項７に記載の発明によれば、抽出履歴を参照することにより、情報提供者が、過去に提供した情報がどのような新規情報に対して検索されたのか、すなわちどの情報提供をした者に対して自己の情報が役立てられたのかを知ることができる。
【００８８】
請求項８に記載の発明によれば、ある情報を過去に検索した者にも、当該情報に関連する新規情報が入力されたときに当該新規情報が通知される。これにより、この者も新規情報を知ることができ、情報の共有化を一層進めることができる上に、この者の新規情報に対する評価も得られるため、当該新規情報の評価がより広く評価されるようになる。
【００８９】
請求項９に記載の発明によれば、従業員などから提供された経験的な情報の有用性を客観的に評価することができる。また、各情報を情報提供者ごとにまとめることで、この者が提供した情報全体が業績にどの程度反映されたのかを把握することも可能である。一方で、情報を利用する際には所望する情報を得るのに困難性を低減することができる。
【００９０】
請求項１０に記載の発明によれば、登録制御手段により、蓄積手段に蓄積された各情報の中で長期間抽出の対象とならなかった情報が、重要度が低い情報であると判断され、この情報が蓄積手段から削除される。このように、重要度の低い情報、例えばある情報を要求するだけの情報などが蓄積されて、蓄積手段に過度の負担をかけることを避けることができる。
【００９１】
請求項１１に記載の発明によれば、関連情報が抽出された時点で、関連情報の提供者の端末に自動的に電子メールにて所定の通知を行うことができるようになり、操作性が向上する。また、情報提供者側では、受信した電子メールの返信操作を行うことで、新規情報の評価もできるようになる。したがって、特に他人の情報に関する評価の際に面倒な操作が不要になる。
【００９２】
請求項１２に記載の発明によれば、抽出履歴を参照することにより、情報提供者が、過去に提供した情報がどのような新規情報に対して検索されたのか、すなわちどの情報提供をした者に対して自己の情報が役立てられたのかを知ることができる。
【００９３】
さらに、この抽出履歴に抽出履歴に挙げられた情報の提供者にも、新規情報を通知するが可能になり、ある情報を過去に検索した者にも、当該情報に関連する新規情報が入力されたときに当該新規情報が通知される。これにより、この者も新規情報を知ることができ、情報の共有化を一層進めることができる上に、この者の新規情報に対する評価も得られるため、当該新規情報の評価がより広く評価されるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る情報管理システムの一実施形態を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る情報管理方法の一実施形態を示すフローチャートである。
【図３】新規情報の入力時にユーザ端末に送られる画面の一例を示す図である。
【図４】ユーザの認証を行うための認証情報を入力させる画面の一例を示す図である。
【図５】抽出された関連情報の一覧を表示する関連情報表示画面の一例を示す図である。
【図６】通知手段の一例を示す図である。
【図７】新規情報の評価をガイドする画面の一例を示す図である。
【図８】抽出履歴の一例を示す図である。
【符号の説明】
１  情報管理システム
２  データベース
３  制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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