(57)【要約】【課題】本発明は異なるデータ・フォーマット等を使用するシステムを統合化して、常時更新され、再編集可能な情報管理システムを得るにある。【解決手段】異なる形式の意見や情報等を共有し、管理するサーバを通信網を介して利用する情報管理システムであって、前記サーバは各々の情報端末に入力支援画面の表示を促す手段と、入力された意見や情報等を共有データとして再編集できるように情報データベースに格納する情報格納手段と、この情報格納手段で格納された意見や情報を任意に定義付けをしたり、所定の形式に編集する等の再編集をして、所望する形式で表示できるように管理する情報管理手段とで情報管理システムを構成している。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
異なる形式の意見や情報等を共有し、管理するサーバを通信網を介して利用する情報管理システムであって、前記サーバは各々の情報端末に入力支援画面の表示を促す手段と、入力された意見や情報等を共有データとして再編集できるように情報データベースに格納する情報格納手段と、この情報格納手段で格納された意見や情報を任意に定義付けをしたり、所定の形式に編集する等の再編集をして、所望する形式で表示できるように管理する情報管理手段とを備えていることを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
異なる形式で作成されたデータ等を再編集可能な統一言語に変換する変換手段を含むことを特徴とする特許請求の範囲第１項記載の情報管理システム。
【請求項３】
異なる形式で作成されたデータを有する既存のサーバを通信網を介して接続し、前記データベースに格納されている該データを再編集可能な統一言語に変換する変換手段を含むことを特徴とする特許請求の範囲第１項記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記変更手段はＸＭＬ方式であることを特徴とする特許請求の範囲第１項あるいは第２項記載の情報管理システム。
【請求項５】
情報を入力させる入力用支援画面を入力者端末に表示する手段と、入力された情報がそれぞれ関連付けられ、再編集可能なデータに変換され、データベースに格納される格納手段と、編集担当者が前記データベースにアクセスし、情報を収集し、加工、再編集等の処理をする処理手段と、編集された情報を、公開データや刊行物等に使用できる最適状態で印刷会社に送信したり、各端末端末の表示に対応した状態で、配信する情報管理手段とを備えていることを特徴とする情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、異なる意見や情報等を共有し、管理する情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、サーバが管理する大規模なデータベースから複数の情報を、ネットワークを介してユーザ（ユーザ端末）が抽出する場合、ユーザはオブジェクトに複数の情報の抽出を設定してサーバに送信し、サーバはデータベースから抽出した複数の情報をオブジェクトに設定して返送し、ユーザはオブジェクトに用意されたインターフェイスを使用して複数の情報を取り出していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の情報管理システムは、各サブシステムが異なる方法でデータを保存し、閲覧し、さらに異なる通信プロトコルを使用するので、サブシステムのすべての間でのリアルタイムでのデータ交換は不可能もしくは極めて困難であるという欠点があった。
【０００４】
本発明は以上のような従来の欠点に鑑み、異なるデータ・フォーマット等を使用するシステムを統合化して、常時更新され、再編集可能な情報管理システムを提供することを目的としている。
【０００５】
本発明の前記ならびにそのほかの目的と新規な特徴は次の説明を添付図面と照らし合わせて読むと、より完全に明らかになるであろう。
ただし、図面はもっぱら解説のためのものであって、本発明の技術的範囲を限定するものではない。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明は異なる形式の意見や情報等を共有し、管理するサーバを通信網を介して利用する情報管理システムであって、前記サーバは各々の情報端末に入力支援画面の表示を促す手段と、入力された意見や情報等を共有データとして再編集できるように情報データベースに格納する情報格納手段と、この情報格納手段で格納された意見や情報を任意に定義付けをしたり、所定の形式に編集する等の再編集をして、所望する形式で表示できるように管理する情報管理手段とで情報管理システムを構成している。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、図面に示す実施の形態により、本発明を詳細に説明する。
【０００８】
図１ないし図１１に示す本発明の第１の実施の形態において、図１に示すように、１は企業や行政機関等、本実施の形態では行政機関のビル内に設置されたサーバである。このサーバ１は個人情報、地域情報、行政情報等を保持するＷｅｂコンピュータに相当するから、出入力手段、メインプログラムに基づいて本発明の情報管理システムを実行する制御手段、各種データベース（ＤＢ）や記憶手段（記憶部）等を備えている。また、前記サーバ１は通信網２に無線ないし電話回線を介して接続されている。したがって、前記サーバ１は通信網２に接続され、かつ、情報記憶媒体に情報を保持していればよいから、複数個設けてもよい。
【０００９】
前記通信網２は、本実施の形態では、いわゆるインターネットが採用されている。なお、前記通信網２にはイントラネット等の民間の専用的通信網のみならず、インターネットも含まれる。
【００１０】
一方、３は前記サーバ１に通信網としてのＬＡＮネットワーク４を介して接続した複数個の担当者端末である。また、５は前記サーバに通信網を介して接続された複数個の消費者端末である。
前記担当者端末は、企業内で占有するパーソナルコンピュータ、ノートパソコン、ＰＤＡ、Ｌモード対応電話機、携帯電話機、インターネット対応家電等の情報端末機で、前記消費者端末は、家庭内で占有するパーソナルコンピュータやノートパソコン、ＰＤＡ、Ｌモード対応電話機、携帯電話機、インターネット対応家電等の情報端末機に相当するから、ホームページを閲覧するためのソフトウェアであるブラウザを有する。
したがって、一般市民は、前記ブラウザを介して各々の情報端末機の表示画面で前記サーバ１に格納されるホームページを閲覧し、かつ操作手段で所望する情報を入手、あるいは情報を入力した場合には、その制御装置に電気的に接続する記憶手段に本システムの情報を受取り、格納することができる。
【００１１】
図２に示すように、前記サーバ１の構成は従来と同様、あるいは効率のよいコンピュータシステム等の組合せ等から構成されている。
まず、６は制御手段で、この制御手段６はＣＰＵ等から構成され、メインプログラム７やデータベース化された記憶手段８に基づき各部の制御を行う。また本実施の形態のようにビジネス方法や装置の発明では、データの転送、テーブルに基づく演算、データの一時的な格納等を行う。
また、前記制御手段６は入力制御手段９および出力制御手段１０を有する。該入力制御手段９は前記通信網２を介して前記消費者端末５あるいは担当者端末３から受理した入力信号（データ）を制御する。一方、該出力制御手段１０は消費者端末５あるいは担当者端末３に出力する出力信号を制御する。
【００１２】
前記メインプログラム７と記憶手段８は、説明の便宜上、区分けして図示してある。もちろん、該メインプログラム７と記憶手段８は同じ記憶領域に格納されていてもよい。
また、該メインプログラム７は、前記制御手段６において用いられる基本的なプログラムなので、アンケート画面や事業情報等を表示させるためのプログラム、検索条件により必要な情報を得るための検索用プログラム、メール送信プログラム、その他の必要プログラムから構成されている。
【００１３】
なお、説明の便宜上、各データベースを区分けしている。
また、本発明の各実施の形態では、格納手段を始めとし、これらの編集や登録等の手段に基づいて色々なデータがデータベース化され、かつ、区分けされて格納されている。
【００１４】
本発明の情報管理システムにおいて、汎用のデータ符号化フォーマット及びデータ交換フォーマットとしてＸＭＬが利用される。ＸＭＬ（拡張可能型マークアップ言語）は、一般的に、対象文章の構造を容易に組織できるテンプレートを作成し、インターネットと、ワールド・ワイド・ウェブ（ＷＷＷ）と、イントラネットと、私設ローカル・エリア・ネットワーク等において、フォーマットとデータの双方を共有する柔軟性のある方法である。ハイパーテキスト・マークアップ言語（ＨＴＭＬ）とは異なり、ＸＭＬのマークアップ記号は限定を受けず、自己定義を行うので、ＸＭＬは拡張可能である。ＸＭＬは、実際には、標準一般化マークアップ言語（ＳＧＭＬ）の簡単で使い易いサブセットであり、文書構造を作成するための言語である。ＸＭＬは、カスタマイズされた「タグ」の作成を可能にし、このタグによってＨＴＭＬでは利用できない機能が与えられる。例えば、それぞれただ１つの宛先しか参照できないＨＴＭＬリンクとは対照的に、図３　に示すように、ＸＭＬでは複数の文書を指定するリンクがサポートされる。これらの基本インターフェイスによって本発明のシステムでは、リンクされたレガシー・アプリケーションやレガシー・データ・ソースの閲覧、修正およびリアルタイムでの交信や通信等が可能になる。
また、図４および図５に示すように、ＸＭＬは拡張リンクが可能、複数のリンク先がＯＫで、参照先から参照元へ戻る機能や、参照先同士のリンクも可能である。
【００１５】
前記記憶手段８には、各々の情報端末に入力用支援画面の表示を促す手段１２と、入力された意見や情報等を共有データとして再編集できるように情報データベース１３に格納する情報格納手段１４と、この情報格納手段１４で格納された意見や情報を任意に定義付けをしたり、所定の形式に編集する等の再編集をして、所望する形式で表示できるように管理する情報管理手段１５とが備えられている。
【００１６】
各々の情報端末に対して情報の入力を促す手段１２では、情報を入力するための統一されたテンプレートとしての入力用支援画面１１を表示するように各端未上で促す。該入力用支援画面１１は、例えば図６に示すように、対象の情報が入力しやすいようにテンプレート形式に作成されている。この場合、汎用テンプレートを作成し、入力情報に応じて、改良して利用してもよい。
【００１７】
前記情報格納手段１４では、前記入力用支援画面１１を介して入力された様々な情報を再編集しやすい状態、つまりＸＭＬに変換する変換手段１６と、変換された情報を情報データベース１３に格納する格納手段１７とを備えている。
前記変換手段１６では、情報を格納する場合に、変換手段としてのインターフェイス１８を介して、図７に示すように、例えばデータのマッピング等の処理がされ、入力されたＨＴＭＬフォームがＸＭＬ文書へ変換される。一方、出力されるＸＭＬ文書が前記インターフェイスを介して出力される場合には、出力ＨＴＭＬフォームへ変換されるのはいうまでもない。
【００１８】
前記情報管理手段１５は、編集手段１９と表示選択手段２０とが備えられている。
前記編集手段１９における処理の態様は、例えば図８に示すように、編集利活用担当者が、様々な業務場面に応じてあらかじめ設計・登録されたナレッジ・ガイドという情報・知識の編集利活用の構造パターンの中から、当該担当者が必要とする型を選択・適用して、情報変換格納手段たるテンプレートを介して前記情報データベース１３に蓄積された情報（ドキュメント内容）を引き出し、画面に表示される編集パターンに従って情報の関連付け、再編集等を行う。
前記表示選択手段２０では、図９および図１０に示すように、再編集されたデータを出力する際、データ受領側の端末を認識して最適な表示形式を選択し、前記出力制御手段１０を介して出力される。表示形式の選択に関しては、表示する端末あるいは文書形式ごとに表示のスタイルが相違するので、各端末用に表示形態としてのスタイルシート２２を作成して使用してもよい。
【００１９】
ここで、図１１を参照して、本実施の形態では、例えば、行政機関における広報セクションにおいて、会報や定期発行物等の刊行物の作成、発行等の処理を本発明の情報管理システムを利用した例を説明する。
まず、広報に用いる情報を入力するための入力用支援画面１１を担当者端末に表示させるように促し、担当者は所定の操作を介して該端末の表示部に該支援画面１１が表示され、各部署の担当者は、自分の部署で掲載する予定の記事、原稿の情報を前記支援画面の該当する記入欄に入力する（Ｓ１）。
【００２０】
入力された情報はインターフェイス１８を介して関連付けられ、情報データベース１３に格納される。この時、該インターフェイスは、入力されたＨＴＭＬフォームをＸＭＬ文書に変換する（Ｓ２）。
【００２１】
広報担当者が掲載予定の記事を各部署から回収する場合には、各部署の担当者が入力したデータが、既にＸＭＬ方式データに変換されて情報データベース１３に関連付けされた状態で格納されているので、担当者は、該情報データベース１３にアクセスし、各部署の記事や原稿を編集用支援画面２１を介して収集し、データの表示形態や発行形態を考慮した記事の内容を鑑みて、必要であれば再編集等の処理をする（Ｓ３）。
ここで、再編集等の処理において、例えば、出力編集時に検索用ブラウザや画面を使用して、記事に関連するキーワードを所定の欄に入力し、情報データベース１３からピックアップし、ピックアップされたキーワードに関連する記事や原稿を呼び出し、再編集、加工等の処理をすることができる。
なお、各々格納されたデータは再編集可能なデータなので、常に更新することができ、キーワードを特定するだけで、関連する情報を瞬時に獲得することができる。また、様々な入力者があらゆる観点からの意見情報を関連付けて情報データベース１３に格納することができるので、短時間の操作で膨大な関連する更新済みデータを拾い上げることができる。
【００２２】
広報発行物に使用される編集されたデータは、最適状態で印刷会社に送信され、（Ｓ４）、各端末のスタイルシート２２に対応したデータは、ホームページや、ＰＤＡや携帯電話機等の携帯形態端末５向けに配信される（Ｓ５）。
【００２３】
なお、一般向けに公開されるデータのページでは、消費者が意見等を入力することができるカスタマイズされた入力用支援画面１１を表示して、情報の入力を促す。入力された情報は、同様にＸＭＬに変換され、再編集可能な状態で情報データベースに格納される（Ｓ６）。
【００２４】
したがって、担当者および消費者は、データ・ソース中の文書の追加、更新、削除、閲覧及び検索を短時間に行うことができるとともに、ユーザは常に更新される情報を獲得することができる。
また、本実施の形態では、行政機関等での広報作成作業において説明したが、これに限らず、新聞や雑誌の編集、辞書の作成、企業内データベース、病院内データベース、アンケート集計、通販会社のカタログ作成、図書館や書店等の蔵書管理、顧客名簿、海外旅行情報、あるいはデータを順次蓄積し、再利用や再編集する場で使用することができる。
【００２５】
【発明の異なる実施の形態】
次に、図１２ないし図３７に示す本発明の異なる実施の形態につき説明する。なお、これらの本発明の異なる実施の形態の説明に当って、前記本発明の第１の実施の形態と同一構成部分には同一符号を付して重複する説明を省略する。
【００２６】
図１２ないし図１６に示す本発明の第２の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、アンケート集計に本発明の情報管理システムを利用する点で、アンケート集計において本システムを利用する場合には、まず、対象アンケートの内容を検討した後、アンケート用紙を設計し、例えば図１２に示すようなテンプレートとしての入力用支援画面１１Ａを作成する（Ｔ１）。
なお、通常汎用のテンプレートを作成し、アンケート内容に応じて、改良して利用してもよい。
【００２７】
ここで、図１３を参照して、本実施の形態の情報管理システムの１例を説明する。まず、前記入力用支援画面１１Ａを情報データベース１３に所定の操作によって格納し、通信網２を介して該支援画面１１Ａを送信あるいは消費者に該支援画面を受領するように促し、アップロードさせる（Ｔ２）。
【００２８】
消費者が前記支援画面１１Ａを受領、すなわち消費者端末５の表示部に表示したら、該支援画面１１Ａのテキストボックスに、アンケートの質問に沿って、対応する回答を該欄内に入力した後、通信網２を介して所定の操作によりサーバに対して返信する（Ｔ３）。
【００２９】
返信された前記支援画面は前記サーバ１Ａの情報データベース１３に制御手段を介して格納され、変換手段１６としてのインターフェイス１８を介してＸＭＬデータに変換される（Ｔ４）。
ここで、集計の担当者は回答状況を把握し、場合によって、催促メールを送信してもよい（Ｔ５）。
【００３０】
次に、図１４ないし図１６に示すように、アンケートを回収したら集計作業に入り、データの編集や加工等の処理を行う。この場合、全てのデータはＸＭＬ形式になっているため、各項目に対して自動的に処理される。具体的には、例えば図１５に示すような管理画面としての編集用支援画面２１を用いて、所望する項目をクリックして、自動的に結果を表示、プリントすることも可能である。その後、集計表を作成するとともにＸＭＬデータを生成し、各データを情報データベース１３に格納する（Ｔ６）。
このように構成した情報管理システムにしても本発明の第１の実施の形態と同様の作用効果を得ることができるとともに、集計したアンケート情報を効率よく使用し、再利用や再編集することができる。
【００３１】
図１７ないし図１９に示す本発明の第３の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、記憶手段としての情報データベース１３には災害対策用データベース２３および地図情報データベース２４を備えていて、防災支援に本発明のシステムを利用する点で、この場合、図１７に示すように、前記災害対策用データベース２３は、本実施の形態では、地震災害対策データベース２５、風水害等対策データベース２６、原子力等対策データベース２７を備えており、本実施の形態では、データを入力し各データベースに格納するために使用する共通画面である、入力用支援画面としての防災情報入力支援画面１１Ｂを用いる。
各々のデータベースでは、災害に対応するための各段階、本実施の形態では、防災準備、災害発生、応急対応、復旧対応、復興対策のデータが適宜に段階的にソートされ、各データが関連つけられた状態で格納される。
【００３２】
前記地図情報データベース２４には、本実施の形態では、地図情報データベース２８および関連図面情報データベース２９を備えている。各データベースに格納されている地図や図面等のデータは、他のデータとリンクしており、例えば、図１８に示すように、ホームページ上で地図を表示した状態で、情報を獲得したい住所をポインタで指し示し、クリックすると、指し示した住所や土地の情報はもちろんのこと、防災に関連したあらゆる情報を獲得でき、一方、文字情報上で、住所や土地の名称をクリックすると、その土地や住所付近の地図を閲覧することも可能である。
さらに、ある一定の条件は必要になるが、行政側からだけでなく、地元の人達によって地図情報を再編集することも可能である。または、入力された情報を行政側で確認した後に更新や再編集することも可能である。
【００３３】
図１９は、本実施の形態のサーバ１Ｂの作業フローの一例を示している。本実施の形態の情報管理システムを、例えば、行政機関の職員等が使用する場合には、検索手段を介して、地区別、項目別、キーワード別等により適切名データを抽出することができ、抽出されたデータは、編集する者によって、再編集され、さらに再使用のために格納される。
また、管理手段を介して、それぞれのワークフローおよび各々のデータベースに格納された関連するデータどうしをマトリックス的あるいは拡張的にリンクさせる。
さらに、表示手段を介して、例えば県民向けのホームページに掲載されるべき、適切なデータを組み直し、抽出して掲載、さらに、短時間に更新、再編集することができる。
【００３４】
このように構成した情報管理システムにしても本発明の第１の実施の形態と同様の作用効果を得ることができる。
【００３５】
図２０および図２１に示す本発明の第４の実施の形態において、前記本発明の第３の実施の形態と主に異なる点は、記憶手段としての地域防災計画データベース３０を備える点で、図２０に示すように該地域防災計画データベース３０には、本実施の形態では、地域防災計画個別ドキュメントデータベース３１、地域防災計画計画体系データベース３２、地域防災計画資料データデータベース３３等を備えている。
【００３６】
図２１は本実施の形態のシステムの参考図で、前記地域防災計画データベース３０の各々のデータベースには、国や地方自治体等の行政機関で作成されている災害に関するデータが個々に格納されており、これらのデータは、当然災害対策用データベース２３および地図情報データベース２４のデータと関連付けられており、データは相互にリンクするように格納されている。
【００３７】
各々の前記データベースに格納されるデータは、防災計画個別ドキュメントデータ、防災計画計画体系データ、防災計画資料データ等で、これらの防災計画データを格納する場合には、各々に対応するテンプレートとしての防災計画データ用の入力編集支援画面３４が準備され、入力者は、該支援画面を表示して、対応する欄に情報を入力した後、サーバ１Ｃにアップロードすると、入力されたデータは情報格納手段１４を介して格納される。
【００３８】
これらのデータは、閲覧者の所望するデータ形式で閲覧させることができ、データは常に更新されているので、日頃から災害に対して関心を持たせ、非常時に備えることができる。
また、このように構成された情報管理システムにしても本発明の第４の実施の形態と同様の作用効果を得ることができるとともに、災害に対する一般的な情報に行政の有する防災計画等のデータを関連付けて災害情報を再編集して、常に新しい情報を提供し続けることができる。
【００３９】
図２２ないし図２５に示す本発明の第５の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、異なるデータを格納している既存の各々のサーバを電気的にあるいは赤外線、ブルートゥース等の無線等で接続して、複数のサーバを仮想的に１単位として使用する点で、このように構成された本発明の情報管理システムは、変換手段としてのインターフェイス１８を介してＸＭＬに変換されるので、異なる文書データが格納されていても共通のＸＭＬ文書で処理することができる。
【００４０】
この場合、変換用支援画面３５を用いて、人為的に変換作業や再編集等の処理を行うことができる。
なお、データの変換は人為的に処理できるだけでなく、自動的に処理されるようにシステム化されていてもよい。
また、本実施の形態では、例えば、図２５に示すように、異なる形式のデータを格納する既存のデータベースを仮想的に一体化あるいは吸収合体させて、データを統一し、再編集可能なデータを生成することができる。
【００４１】
したがって、前記インターフェイス１８を用いて、既存のアプリケーションとデータ・ソースに対する読出し、書込み、修正アクセス等ができるので、本発明の第１の実施の形態と同様の作用効果を得ることができるとともに、既存のデータを無駄にすることなく効率よく再編集して活用することができる。
【００４２】
図２６ないし図２９に示す本発明の第６の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、行政文書管理システムとして本発明の情報管理システムを利用する点で、本実施の形態のシステムは、事務処理や事業等の業務処理において作成されるドキュメントについて、業務プロセスの進展に合わせて、複数のドキュメント内容がそれぞれ関連付けられ、必要に応じ再編集、書換えなどダイナミックに扱える本発明のシステム（ＤＭＳシステム）を、主として組織の合意形成手段として行政機関で稼動している「起案・回覧⇒決裁⇒保存」という既存の行政文書管理の仕組みを担保するためのレコード・マネジメント・システム（ＲＭＳ）の基盤として位置付ける。
これにより、レコード・マネジメント・システム（ＲＭＳ）は、一方で各業務処理におけるドキュメント内容たる情報・知識の入力インターフェイスとなる、とともに、様々な業務の進展に合わせ、意思決定が必要とされる場面において、関連する情報・知識を最新の状態で統合的に編集利活用し、行政文書の作成と管理ができることとなる。
【００４３】
本システムにおいて、記憶手段としての情報データベース１３には、予算決算ＤＢ３６、要望回答ＤＢ３７、事務事業等進行管理ＤＢ３８、契約事務ＤＢ３９、工事施工管理ＤＢ４０、ＲＭＳデータベース４１等が備えられており、各データベースは相互にリンクしている。
【００４４】
前記要望回答ＤＢ３７には、入力用支援画面としての要望回答調書テンプレート４２を介して入力された住民等から寄せられる要望とそれに対する回答、あるいは各部署から寄せられる意見データが、情報格納手段１４を介して格納される。
前記事務事業等進行管理ＤＢ３８には、入力用支援画面としての事務事業等進行管理テンプレート４３を介して入力された事務事業やプロジェクトの進行状況等のデータが、情報格納手段１４を介して格納される。
前記契約事務ＤＢ３９には、入力用支援画面としての契約事務管理テンプレート４４を介して入力された事務事業に伴う契約事務に関するデータが、情報格納手段１４を介して格納される。
前記工事施工管理ＤＢ４０には、入力用支援画面としての施工管理テンプレート４５を介して入力された各工事にかかる施工状況や予定等のデータが、情報格納手段１４を介して格納される。
前記各ＤＢに格納される諸データは、一行政機関の予算や決算に必要な情報等を格納する前記予算決算と関連付けられている。
【００４５】
ここで、本実施の形態のシステムの流れの一例として、要望が寄せられた案件の処理方法について説明する。
まず、前提として、業務担当者は、日常の業務処理において起案文書処理を行おうとする際に、各業務の態様に応じたテンプレート４２〜４５等を利用して業務内容を記述するドキュメントを作成し、それを起案・回覧テンプレート４６と結びつけ「起案・回覧⇒決裁」プロセス処理を行う。これにより、業務上作成されるドキュメント内容は、各業務テンプレート４２〜４５等を通じ、それぞれＤＢ３７〜４０等のデータベースへ自動的に入力・格納され、かつ、関連する情報がリンクされ、更新されることとなる。
従って、例えば、政策・施策に基づいた各事務事業やプロジェクトの実施、進行状況が事務事業等進行管理テンプレート４３を介して入力されるとともに、予算・決算や工事施工管理と関連付けられ事務事業等進行管理ＤＢ３８に格納されている。
【００４６】
業務担当者は、住民等から寄せられた要望書が受理された時点で、要望・回答ＤＢから、過去に寄せられた類似の要望の有無及びその対処方法について検索し、「回答を必要としないもの」、「回答が必要だが、回答だけですむもの」、「回答が必要で、何らかの処方策の策定、事業化を要するもの」等を考察、判断する（Ｕ１）。
【００４７】
「回答が必要で、何らかの処方策の策定、事業化を要するもの」と考えられる案件については、さらに各業務ＤＢから当該地域に関連する情報等及び今回の要望にかかる事業の予算化状況、事業推進状況、過去実施した関連工事の施工状況等を検索しつつ、編集手段１９によって編集・整理を行い、課題を明確化する（Ｕ２）。
【００４８】
業務担当者は、明確化された課題に基づき、関係各課や外部の専門知識を糾合しつつ、さらに編集手段１９によって編集・整理を行い、仮説を設定し、対処方策を立案する（Ｕ３）。
【００４９】
編集された対処方策案の事業化について、起案・回覧テンプレート４６と結びつけ「起案・回覧⇒決裁」プロセス処理により意見の集約と合意形成を行う（Ｕ４）。
【００５０】
以上により、ＸＭＬ形式を採用する各テンプレートをＤＢと関連付けてドキュメント内容を管理しているため、関連する情報を編集手段１９を介してリアルタイムに取り出し、起案・回覧テンプレートと結びつけて伺い書を作成することが可能となり、常時更新されている情報を関連付けて効率よく利用することができるので、業務の進行と案件の効果的な意思決定に大きく寄与することとなる。
また、紙文書で要望書が提出された場合には、電子イメージとして読み取り可能かどうかを判断して、可能であれば要望書を電子化ファイルにして、該ファイルを起案・回覧テンプレート４６に添付する。ここで関連情報があれば一緒に添付することになる。
【００５１】
図３０ないし図３３に示す本発明の第７の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、行政評価システムとして本発明の情報管理システムを利用する点で、本実施の形態のシステムは、事業計画等を速やかに進行させ、かつ地域住民の所望する事業内容になっているのか等を、事業の進行とともに適切に把握することができるシステムである。
【００５２】
本システムの文書および文書管理の環境については、基本的には図３１および図３２に示すように、つの文書は、様々な用途に供され、その処理環境は多様であり、つの処理環境では、多様な文書が処理される、という概念の上に成り立っている。
【００５３】
ここで、図３０を参照して、本システムの流れの一例を説明する。
まず、変換手段としての変換プログラム１６を使用して、既存のデータをＸＭＬに変換して内容確認し（α１）、確認後、サーバ内で自動的あるいは手動でフォルダ階層に分類する（α２）。
その時、分類されたデータを基にした進行管理表Ｘが作成され、評価体系を作成（自動あるいは手動）（α３）すると同時に、体系図を生成し、作成フォルダを生成し（α４）、体系図の確認をすることができる（α５）。
【００５４】
事業計画を評価する場合には、体系図を閲覧し、総合計画から目的の事業計画データを検索、抽出した後（α６）、支援ツールＹを利用して、事業計画データを行政評価の体系にマッピングする（α７）。さらに、予め登録されたテンプレートを利用して、行政評価体系上に事務事業評価表Ｚを作成して（α８）、事務事業評価表Ｚに必要事項を入力する（α９）。
【００５５】
各種データを出力する場合には、検索をかけた後（α１０）、表示形式、印刷、マスキング等の各種処理等を選択し、所定の操作によって実行することによって利用目的に応じたスタイルで表示・印刷をすることができる（α１１）。
このような行政評価システムとして本発明の情報管理システムを使用しても、本発明の第１の実施の形態と同様の作用効果を得ることができるとともに、例えば、図３３に示す参考図のように、あらゆる行政サービスを市民に提供し、かつ効率よく処理することができるシステムを構築することができる。
【００５６】
図３４ないし図３７に示す本発明の第８の実施の形態において、前記本発明の第１の実施の形態と主に異なる点は、個人のキャリアを総合的に管理することができるシステム、例えば、病院でのカルテ管理、学校での学生管理等、本実施の形態では学校等での学生支援システムとして本発明の情報管理システムを利用する点で、学生に関連した学校運営に関わる情報を一元管理して、学生の諸条件に従った、生きた情報を自動的に提供できるシステムである。
【００５７】
本システムにおいて、記憶手段としての情報データベース１３は、図３４に示すように、学生の学籍ＤＢ４７、スケジュールＤＢ４８、授業ＤＢ４９、学生成績ＤＢ５０、教員・教科ＤＢ５１、履修規程ＤＢ５２、電子フォームＤＢ５３、通達文書ＤＢ５４、教室管理ＤＢ５５、教職員情報ＤＢ５６、大学規定ＤＢ５７、ニュース情報ＤＢ５８等から構成されており、各ＤＢは関連付けられている。これらの各ＤＢは、制御手段の制御により、各手段を介して情報を編集、格納する処理をする。
なお、図３４に示す概念図を基に、学生支援システムとして本発明を利用すると、例えば図３５に示すような構内システムを構築することができる。学生や担当者としてのユーザは複数個ある入口、すなわち入力支援画面を表示して、必要事項を入力することにより、識別された情報を基にして、関連情報を閲覧することができる。
【００５８】
例えば、業務担当者が特定の学生の情報を更新する場合は、業務担当者は、変更したい情報があれば、入力用支援画面１１Ｃを呼び出し、対応する欄に情報を入力するだけで、情報に変更があった学生の関連するＤＢに格納されている情報が瞬時に変更されるので、短時間に正確に情報を更新することができる。
【００５９】
一方、学生は、図３６を参照して説明すると、入力用支援画面１１Ｄを呼び出し、学生個人の氏名や学籍番号等の識別記号を入力した場合、制御手段を介して本人であるかどうかを認証する。例えば、図に示すように、学籍ＤＢ４７は、制御部を介して制御され、入力された学籍番号を確認した後、アクセスを許可するように処理する。
【００６０】
また、図３７に示すように、アクセスした学生の所望する情報が、各ＤＢより制御手段を介して制御され、表示されるので、例えば、今後半年間の授業スケジュールを組みたい場合には、所定の欄に必修科目等の識別記号等の入力や一覧表等から所望する情報を呼び出しあるいは選択して、自動的にスケジュールを組むことも可能である。
【００６１】
この時、情報は常時更新されているので、スケジュール表に反映させることが可能で、当日の授業が休校になった場合等は、振替受講が何時になるのか等を直ぐに知ることができる。
【００６２】
なお、本システムは学部間での情報交換はもちろん、編入、転籍、転学、留学の際にも利用でき、学生個人の総合学習システムとして機能することができる。
また、病院での患者のカルテ管理等に使用することができ、また、基本システムをパッケージ化して、ＡＳＰ方式で使用、あるいはアプリケーションとしてＣＤやＤＶＤ等の蓄積媒体で各々の端末上で使用することにより、個人あるいはクラブやグループ等で所有するコンピュータ端末上で、関連情報を効率よく一元管理することができる。
【００６３】
なお、前記本発明の異なる実施の形態では主に第１の実施の形態を基にして説明したが、本発明はこれに限らず、各実施の形態に使用された構成を組み合わせて使用しても同様な作用効果が得られる。
また、各本実施の形態では、個別に作成された入力用支援画面１１、編集用支援画面２１、変換用支援画面３５を使用しているが、本発明はこれに限らず、統一された支援画面を作成し使用することができる。
【００６４】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明にあっては次に列挙する効果が得られる。
【００６５】
（１）異なる形式の意見や情報等を共有し、管理するサーバを通信網を介して利用する情報管理システムであって、前記サーバは各々の情報端末に入力支援画面の表示を促す手段と、入力された意見や情報等を共有データとして再編集できるように情報データベースに格納する情報格納手段と、この情報格納手段で格納された意見や情報を任意に定義付けをしたり、所定の形式に編集する等の再編集をして、所望する形式で表示できるように管理する情報管理手段とからなるので、短時間に再編集可能なデータ形式に加工することができる。
したがって、常時利用価値の高い状態でデータを更新することができる。
【００６６】
（２）前記（１）によって、再編集可能なデータ形式に加工することができるので、最適状態でデータを利用することができる。
【００６７】
（３）前記（１）によって、格納されるデータは自動的に更新されるので、再編集の加工利用時に関連諸データが未更新、未修正であることによる齟齬と手戻工数の発生をなくし、経済的に再編集できる。
【００６８】
（４）請求項２〜５も前記（１）〜（３）と同様な作用効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態の基本的な構成例を示す説明図。
【図２】本発明の第１の実施の形態の情報データベース構造図。
【図３】本発明の第１の実施の形態の文書のリンク関係を示す説明図。
【図４】本発明の第１の実施の形態の複数文書のリンク関係を示す説明図。
【図５】本発明の第１の実施の形態のデータ構造の説明図。
【図６】本発明の第１の実施の形態の入力用支援画面の説明図。
【図７】本発明の第１の実施の形態のインターフェイスの説明図。
【図８】本発明の第１の実施の形態の情報管理手段の概念図。
【図９】スタイルシートと表示形態との関係を示す説明図。
【図１０】スタイルシートと表示形式との関係を示す説明図。
【図１１】本発明の第１の実施の形態のフロー図。
【図１２】本発明の第２の実施の形態の入力用支援画面の説明図。
【図１３】本発明の第２の実施の形態のフロー図。
【図１４】本発明の第２の実施の形態のアンケート回収から集計までのフロー図。
【図１５】本発明の第２の実施の形態の編集用支援画面の参考図。
【図１６】本発明の第２の実施の形態の集計作業の説明図。
【図１７】本発明の第３の実施の形態の情報データベース構造図。
【図１８】本発明の第３の実施の形態の地図データの利用方法の参考図。
【図１９】本発明の第３の実施の形態のフロー図。
【図２０】本発明の第４の実施の形態の情報データベース構造図。
【図２１】本発明の第４の実施の形態のフロー図。
【図２２】本発明の第５の実施の形態の基本的な構成例を示す説明図。
【図２３】本発明の第５の実施の形態のシステム概略図。
【図２４】本発明の第５の実施の形態のフロー図。
【図２５】本発明の第５の実施の形態の参考図。
【図２６】本発明の第６の実施の形態の基本的な構成例を示す説明図。
【図２７】本発明の第６の実施の形態のシステム概略図。
【図２８】本発明の第６の実施の形態の入力用支援画面の参考図。
【図２９】本発明の第６の実施の形態のフロー図。
【図３０】本発明の第７の実施の形態のシステム概略図。
【図３１】本発明の第７の実施の形態の文書処理の説明図。
【図３２】本発明の第７の実施の形態の文書処理の他の説明図。
【図３３】本発明の第７の実施の形態のシステム利用の参考図。
【図３４】本発明の第８の実施の形態の基本的な構成例を示す説明図。
【図３５】本発明の第８の実施の形態のシステム利用の参考図。
【図３６】本発明の第８の実施の形態のシステム概略図。
【図３７】本発明の第８の実施の形態のシステム概略図。
【符号の説明】
１、１Ａ〜１Ｆ、：サーバ、　　　　　２：通信網、
３：担当者端末、　　　　　　　　　　４：ＬＡＮネットワーク、
５：消費者端末、　　　　　　　　　　６：制御手段、
７：メインプログラム、　　　　　　　８：記憶手段、
９：入力制御手段、　　　　　　　　　１０：出力制御手段、
１１、１１Ａ、１１Ｂ：入力用支援画面、
１２：表示催促手段、　　　　　　　　１３：情報データベース、
１４：情報格納手段、　　　　　　　　１５：情報管理手段、
１６：変換手段、　　　　　　　　　　１７：格納手段、
１８：インターフェイス、　　　　　　１９：編集手段、
２０：表示選択手段、　　　　　　　　２１：編集用支援画面、
２２：スタイルシート、　　　　　　　２３：災害対策用データベース、
２４：地図情報データベース、　　　　２５：地震災害対策用データベース、
２６：風水害等対策データベース、　　２７：原子力等対策データベース、
２８：地図情報データベース、　　　　２９：関連図面情報データベース、
３０：地域防災計画データベース、
３１：地域防災計画個別ドキュメントデータベース、
３２：地域防災計画計画体系データベース、
３３：地域防災計画資料データデータベース、
３４：入力編集支援画面、　　　　　　３５：変換用支援画面。
３６：予算決算ＤＢ、　　　　　　　　３７：要望回答ＤＢ、
３８：プロジェクト管理ＤＢ、　　　　３９：契約事務ＤＢ、
４０：施工管理ＤＢ、　　　　　　　　４１：ＲＭＳデータベース、
４２：要望回答調書テンプレート、　　４３：事務事業進行管理テンプレート、４４：契約事務管理テンプレート、　　４５：施工管理テンプレート、
４６：起案・回覧テンプレート、　　　４７：学籍ＤＢ、
４８：スケジュールＤＢ、　　　　　　４９：授業ＤＢ、
５０：学生成績ＤＢ、　　　　　　　　５１：教員および教科ＤＢ、
５２：履修規程ＤＢ、　　　　　　　　５３：電子フォームＤＢ、
５４：通達文書ＤＢ、　　　　　　　　５５：教室管理ＤＢ、
５６：教職員情報ＤＢ、　　　　　　　５７：大学規定ＤＢ、
５８：ニュース情報ＤＢ、　　　　　　Ｘ：進行管理表、
Ｙ：支援ツール、　　　　　　　　　　Ｚ：事務事業評価表。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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