(57)【要約】【課題】受信された閲覧データを閲覧対象ユーザーの全員に対して確実に出力することができるとともに、各閲覧対象ユーザーの閲覧後に当該閲覧データを消去することが可能なデータ保管装置を提供すること。【解決手段】ユーザー認証部４６によってアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、操作パネル部５１により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定され、閲覧データが出力された場合に、アクセス判定部４７が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されている。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
閲覧対象ユーザーに対して閲覧データを閲覧可能に保存する閲覧データ記憶部を備えたデータ保管装置において、
閲覧対象ユーザーを特定可能なユーザー認証情報と、閲覧対象ユーザー毎に設定され、閲覧対象ユーザーが閲覧データを閲覧した場合に成立するように設定されたアクセスフラグとを含むアクセス管理テーブルを上記閲覧データと対応付けて記憶する管理テーブル記憶部と、
上記ユーザー認証情報を入力可能な入力部と、
上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、上記入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応している否かを判定するとともに、この判定で各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該ユーザーに対する閲覧データの出力を許可するユーザー認証部と、
上記ユーザー認証部により各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーのアクセスフラグを成立させ、アクセスフラグが成立した旨を上記アクセス管理テーブルに記憶させるアクセス判定部とを備え、
上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したか否かを判定し、この判定で閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立していると判定された場合に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることを特徴とするデータ保管装置。
【請求項２】
請求項１に記載のデータ保管装置において、上記アクセス管理テーブルには、閲覧対象ユーザー毎の連絡先がさらに記憶され、この連絡先に対して、閲覧データが記憶されている旨の連絡データを所定のネットワークを介して送信する送信部をさらに備えていることを特徴とするデータ保管装置。
【請求項３】
請求項２に記載のデータ保管装置において、上記送信部は、閲覧データに対する閲覧対象ユーザーが上記アクセス管理テーブルに記憶されてから所定時間内に、当該閲覧データを未閲覧の閲覧対象ユーザーに対して連絡データを送信することを特徴とするデータ保管装置。
【請求項４】
請求項１乃至請求項３の何れかに記載のデータ保管装置において、上記ユーザー認証部が所定のネットワークを介して接続された他の機器から送信されたユーザー認証情報と、上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報とが対応しているか否かを判定することを特徴とするデータ保管装置。
【請求項５】
請求項１乃至請求項４の何れかに記載のデータ保管装置において、上記アクセス判定部は、さらに閲覧データが所定のネットワークを介して接続された他の機器へ送信されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが送信されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることを特徴とするデータ保管装置。
【請求項６】
請求項１乃至請求項４の何れかに記載のデータ保管装置において、上記閲覧データを印刷可能なプリンタ部をさらに備え、上記アクセス判定部は、さらに上記プリンタ部により閲覧データが印刷されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが印刷されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることを特徴とするデータ保管装置。
【請求項７】
請求項１乃至請求項６の何れかに記載のデータ保管装置において、上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立してから所定時間経過した後に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることを特徴とするデータ保管装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、閲覧データを受信するとともに、この閲覧データを予め設定された閲覧対象ユーザーに対して閲覧可能に保存するデータ保管装置に関するものであり、特にスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能及び、コピー機能等を統合したネットワーク型デジタル複合機等に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、受信したＦＡＸデータを、そのＦＡＸデータに予め設定された送付対象者に対して出力可能に記憶するメモリを備え、送付対象者がＦＡＸデータを出力した後に、当該ＦＡＸデータをメモリから消去するように構成されたファクシミリ装置が知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
この種のファクシミリ装置は、ＦＡＸデータを出力したか否かを示す情報、すなわちアクセス情報が当該ＦＡＸデータ毎に上記メモリに記憶されており、このアクセス情報がＦＡＸデータ出力済みと更新された場合に、当該ＦＡＸデータをメモリから消去するようになっている。このように特許文献１のファクシミリ装置は、ＦＡＸデータが出力された場合に、当該ＦＡＸデータが消去されるように構成されているため、上記メモリの使用領域を可及的に抑制することができるとともに、メモリの使用領域を確保するために管理者がＦＡＸデータを消去するといった手間を省略することができる。
【０００４】
【特許文献１】
特開平８−４６７１１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特許文献１のファクシミリ装置は、上記アクセス情報に基づいてＦＡＸデータが出力されたか否かを判定するため、例えば、当該ＦＡＸデータに複数の送付対象者が設定されている場合に、送付対象者の全員に対してＦＡＸデータが送付されないといった事態を生じるおそれがあった。
【０００６】
すなわち、上記各送付対象者の内の一人がＦＡＸデータを出力した時点で、当該ＦＡＸデータに対応するアクセス情報がＦＡＸデータ出力済みの状態に更新され、当該ＦＡＸデータがファクシミリ装置から消去されてしまうため、出力されたＦＡＸデータを他の送付対象者へ配布しない限り、送付対象者の全員が当該ＦＡＸデータを閲覧することができなかった。
【０００７】
また、上記のように出力されたＦＡＸデータを他の送付対象者へ配布するといった作業を要するため、この配布過程において当該ＦＡＸデータが送付対象者以外の人間の目に触れるおそれもあり、このことは、情報漏洩の要因となっていた。
【０００８】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、受信された閲覧データを閲覧対象ユーザーの全員に対して確実に出力することができるとともに、各閲覧対象ユーザーの閲覧後に当該閲覧データを自動的に消去することが可能なデータ保管装置を提供することを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために本発明は、閲覧対象ユーザーに対して閲覧データを閲覧可能に保存する閲覧データ記憶部を備えたデータ保管装置において、
閲覧対象ユーザーを特定可能なユーザー認証情報と、閲覧対象ユーザー毎に設定され、閲覧対象ユーザーが閲覧データを閲覧した場合に成立するように設定されたアクセスフラグとを含むアクセス管理テーブルを上記閲覧データと対応付けて記憶する管理テーブル記憶部と、
上記ユーザー認証情報を入力可能な入力部と、
上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、上記入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応している否かを判定するとともに、この判定で各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該ユーザーに対する閲覧データの出力を許可するユーザー認証部と、
上記ユーザー認証部により各ユーザー認証情報が対応していると判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーのアクセスフラグを成立させ、アクセスフラグが成立した旨を上記アクセス管理テーブルに記憶させるアクセス判定部とを備え、
上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したか否かを判定し、この判定で閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立していると判定された場合に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることを特徴とするものである。
【００１０】
この発明によれば、ユーザー認証部によってアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された場合に、アクセス判定部が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、従来のファクシミリ装置と異なり、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００１１】
また、上記のようにアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【００１２】
なお、上記閲覧データには、スキャナ等により取り込まれた原稿データ、電話回線等を介して受信されるＦＡＸデータ及び、所定のネットワークを介して接続された他の機器、例えばＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）から送信された送信データ等の電子データが含まれる。
【００１３】
上記データ保管装置において、上記アクセス管理テーブルには、閲覧対象ユーザー毎の連絡先がさらに記憶され、この連絡先に対して、閲覧データが記憶されている旨の連絡データを所定のネットワークを介して送信する送信部をさらに備えていることが好ましい。
【００１４】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーは、送信部により送信された連絡データを確認することによって、自分宛ての閲覧データがあることを認識することができ、管理者が各閲覧対象ユーザーに対して連絡する手間を軽減させることができる。なお、連絡データには、電子メールや、ＦＡＸデータ、所定のネットワークを介して接続されるＰＣへ送信するテキストデータ等が含まれ、この場合には、上記アクセス管理テーブルに、電子メールアドレス、ＦＡＸ番号、ＰＣに設定されたＩＰアドレス等を記憶させておけばよい。
【００１５】
上記データ保管装置において、上記送信部は、閲覧データに対する閲覧対象ユーザーが上記アクセス管理テーブルに記憶されてから所定時間内に、当該閲覧データを未閲覧の閲覧対象ユーザーに対して連絡データを送信することが好ましい。
【００１６】
上記構成によれば、閲覧データの閲覧を忘れている閲覧対象ユーザーに対して、当該閲覧データの閲覧を促すよう、再度連絡することができる。
【００１７】
上記データ保管装置において、上記ユーザー認証部が所定のネットワークを介して接続された他の機器から送信されたユーザー認証情報と、上記アクセス管理テーブルのユーザー認証情報とが対応しているか否かを判定するように構成されていることが好ましい。
【００１８】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーがデータ保管装置まで赴くことなく、データ保管装置と所定のネットワークを介して接続された他の機器を用いて閲覧データを出力することが可能となる結果、閲覧対象ユーザーの手間を軽減させることができる。
【００１９】
上記データ保管装置において、上記アクセス判定部は、さらに閲覧データが所定のネットワークを介して接続された他の機器へ送信されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが送信されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることが好ましい。
【００２０】
上記構成によれば、閲覧データを所定のネットワークを介して接続された他の機器へ送信することができるため、閲覧対象ユーザーは、例えば、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して接続されたＰＣの記憶装置へ閲覧データを送信し、ＰＣのディスプレイを用いて閲覧データを閲覧することができる。
【００２１】
上記データ保管装置において、上記閲覧データを印刷可能なプリンタ部をさらに備え、上記アクセス判定部は、さらに上記プリンタ部により閲覧データが印刷されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが印刷されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させることが好ましい。
【００２２】
上記構成によれば、閲覧データを印刷することができるため、閲覧対象ユーザーは、閲覧データを印刷物として閲覧することができる。
【００２３】
上記データ保管装置において、上記アクセス判定部は、閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立してから所定時間経過した後に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部から消去するように構成されていることが好ましい。
【００２４】
上記構成によれば、閲覧対象ユーザーの全員が閲覧してから所定時間の経過後に閲覧データを消去するように構成されているため、例えば、閲覧データを印刷出力したものの、当該印刷物を紛失してしまった場合に、所定時間以内であれば再度出力するといった救済措置を講じることができる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明によるデータ保管装置の一実施形態として、デジタル複合機について図面を参照して説明する。
【００２６】
図１は、本発明の実施形態に係るデジタル複合機を用いたネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【００２７】
図１に示すネットワークシステムは、デジタル複合機１、複数のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ３及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂを備えている。デジタル複合機１、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、ＳＭＴＰサーバ３は、ネットワークの一例であるＬＡＮ４を介して相互に通信可能に接続され、様々のデータ等を送受信可能な状態に構成されている。ＳＭＴＰサーバ３及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂは、ネットワークの一例であるインターネット６を介して相互に通信可能に接続され、電子メールを含む様々のデータ等を送受信可能な状態に構成されている。デジタル複合機１は、ネットワークの一例である電話回線を介して外部に設置されたファクシミリ装置７に対してＦＡＸデータを送受信可能に接続されている。
【００２８】
上記のように構成されたネットワークシステムは、例えば、所定の会社において使用され、当該会社内のネットワークがＬＡＮ４として用いられ、当該会社内では、社員等のユーザーが使用する機器がデジタル複合機１及び、クライアントＰＣ２ａ、２ｂとなり、当該会社の支社等に設置され、かつ当該支社の社員等のユーザーが使用する機器が、外部ＰＣ５ａ、５ｂ及び、ファクシミリ装置７となる。
【００２９】
なお、上記のネットワークシステムの構成は、様々の変更が可能であり、ＬＡＮ４等を介してデジタル複合機１に接続可能なクライアントＰＣ、外部ＰＣ及び、ファクシミリ装置等の台数を変更したり、ＬＡＮ４とインターネット６とを接続する機器としてＳＭＴＰサーバ３以外にゲートウェイ、ルータ等を適宜設けてもよく、文書管理サーバ等の様々のサーバ等をさらに付加してもよい。
【００３０】
デジタル複合機１は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能及び、コピー機能等の複合機能を備えたディジタル方式の複写機である。デジタル複合機１では、上記の各機能を組み合わせて様々の機能が実現され、例えば、スキャナ機能として、ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能及び、プリント出力機能等が実現される。
【００３１】
ここで、ＰＣ送信機能とは、スキャナから受信した閲覧データの一例としての原稿データをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該原稿データを閲覧対象となるユーザー（以下、閲覧対象ユーザーと示す）の操作に応じてＬＡＮ４を介して任意のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信する機能である。Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能とは、スキャナから受信した原稿データをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該原稿データを閲覧対象ユーザーの操作に応じて電子メールの添付ファイルとしてデジタル複合機１からＬＡＮ４を介してＳＭＴＰサーバ３へ送信し、さらにＳＭＴＰサーバ３からインターネット６を介して任意の外部ＰＣ５ａ、５ｂ等へ送信する機能である。プリント出力機能とは、スキャナから受信した原稿データを一旦デジタル複合機１に記憶し、当該原稿データを閲覧対象ユーザーの操作に応じてプリントアウトする機能である。
【００３２】
また、上記ファクシミリ機能としても、ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能及び、プリント出力機能等が実現される。ここで、ＰＣ送信機能とは、電話回線を介して受信した閲覧データの一例としてのＦＡＸデータをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じてＬＡＮ４を介して任意のクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信する機能である。Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能とは、電話回線を介して受信したＦＡＸデータをデジタル複合機１に一旦記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じて電子メールの添付ファイルとして任意の外部ＰＣ５ａ、５ｂに送信する機能である。プリント出力機能とは、電話回線を介して受信したＦＡＸデータを一旦デジタル複合機１に記憶し、当該ＦＡＸデータを閲覧対象ユーザーの操作に応じてプリントアウトする機能である。
【００３３】
図２は、図１に示すデジタル複合機１の電気的構成を主に示すブロック図である。
【００３４】
図２を参照して、デジタル複合機１は、スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ネットワークＩ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）部７１、パラレルＩ／Ｆ部７２、シリアルＩ／Ｆ部７３及び、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）７４を備えている。
【００３５】
スキャナ部１１、画像処理部２１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ネットワークＩ／Ｆ部７１は、それぞれ協働することにより上記スキャナ機能を実現するように構成されている。スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ファクシミリ通信部６１は、それぞれ協働することにより上記ファクシミリ機能を実現するように構成されている。画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１、ネットワークＩ／Ｆ部７１及び、パラレルＩ／Ｆ部７２は、それぞれ協働することにより上記プリント出力機能を実現するように構成されている。スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１及び、ネットワークＩ／Ｆ部７１は、それぞれ協働することにより上記コピー機能を実現するように構成されている。
【００３６】
上記操作パネル部５１は、入力部の一例を構成し、タッチパネル部５２と、スキャンの開始等を指示するスタートキーやテンキー等から構成される操作キー部５３とを含んでいる。また、操作パネル部５１は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能等に関する設定、後述する閲覧対象ユーザーの設定及び、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーを入力操作可能に構成され、これら入力項目（例えば、操作指令等）を上記制御部４１へ送信するようになっている。
【００３７】
上記タッチパネル部５２は、タッチパネルとＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）とを組み合わせたタッチパネルユニット等から構成され、様々の操作画面、例えば、スキャナ機能実行時には、後述する閲覧対象ユーザー選択、読み込み設定（原稿サイズ、読み込み解像度等）等に関する情報を表示するとともに、ユーザーが当該部分をタッチすることにより様々の操作指令を入力するための操作ボタン等を表示する。上記操作キー部５３は、ユーザーが印刷実行指令、スキャン開始指令及び、ユーザーＩＤやユーザーキー等を入力するために用いられる。
【００３８】
ＨＤＤ７４は、スキャナにより読み込まれた画像データ又は、電話回線を介して受信したＦＡＸデータ等の閲覧データを記憶する閲覧データ記憶部７４ａと、閲覧データ毎に設定された閲覧対象ユーザーに関する情報を含むアクセス管理テーブル８１（図３参照）を上記閲覧データと対応付けて記憶する管理テーブル記憶部７４ｂとを備えている。
【００３９】
上記アクセス管理テーブル８１には、図３に示すように、閲覧対象ユーザー毎に設定されたユーザーＩＤと、このユーザーＩＤ毎に予め設定されたパスワード等のユーザーキーと、上記ユーザーＩＤ毎に設定され、当該閲覧対象ユーザーが閲覧データを閲覧した場合に成立するように設定されたアクセスフラグと、上記ユーザーＩＤ毎に予め設定された電子メールアドレスが含まれている。すなわち、例えば閲覧データ１には、ユーザーＩＤが１１１１、２２２２、３３３３、４４４４、５５５５に設定された５人の閲覧対象ユーザーが設定され、ユーザーＩＤ１１１１には、ユーザーキーがａａａａに設定されるとともに、電子メールアドレスが１１１１＠・・・・に設定され、この閲覧対象ユーザーは、アクセスフラグが未成立の状態、すなわち未だ閲覧データ１を閲覧していない状態である。なお、本実施形態においては、上記ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーがユーザー認証情報の一例を構成し、電子メールアドレスが連絡先の一例を構成している。
【００４０】
上記のようなアクセス管理テーブル８１に対しては、上記操作パネル部５１を用いて閲覧対象ユーザーのユーザーＩＤ、ユーザーキー、電子メールアドレスを入力操作することにより閲覧対象ユーザーを設定することが可能となるが、図４に示すように、各ユーザーに予め設定されたユーザーＩＤ、ユーザーキー及び、電子メールアドレスを含むユーザー情報テーブル８２を予め管理テーブル記憶部７４ｂに記憶し、ユーザーＩＤが上記操作パネル部５１を用いて入力されることにより、当該ユーザーＩＤに対応するユーザーキー及び、電子メールアドレスがユーザー情報テーブル８２から引用され、アクセス管理テーブル８１へ挿入されるようにしてもよい。
【００４１】
制御部４１は、スキャナコントローラ４２、ファクシミリコントローラ４３、プリンタコントローラ４４、コピーコントローラ４５、ユーザー認証部４６及び、アクセス判定部４７を含んでいる。また、制御部４１は、マイクロコンピューター及び、専用のハードウェア回路等から構成され、装置全体の動作を制御するようになっている。上記スキャナコントローラ４２は、上記スキャナ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記ファクシミリコントローラ４３は、上記ファクシミリ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記プリンタコントローラ４４は、上記プリンタ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。上記コピーコントローラ４５は、上記コピー機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するようになっている。
【００４２】
上記ユーザー認証部４６は、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、上記操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応しているか否かを判定するとともに、この判定で各ユーザーＩＤ及び各ユーザーキーが対応していると判定された場合に、当該ユーザーが閲覧対象ユーザーに設定された閲覧データの出力を許可するように構成されている。
【００４３】
上記アクセス判定部４７は、閲覧データが出力された場合に、当該閲覧データの出力先となるユーザーのアクセスフラグを成立させ、アクセスフラグが成立した旨を上記アクセス管理テーブル８１に記憶させるように構成されている。また、アクセス判定部４７は、閲覧データに設定された全ての閲覧対象ユーザーのアクセスフラグが成立したか否かを判定し、この判定で閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立していると判定された場合に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部７４ａから消去するように構成されている。
【００４４】
スキャナ部１１は、露光ランプ１２と、ＣＣＤ（電荷結合素子）１３とを含み、露光ランプ１２により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤ１３で受光することにより、原稿から画像を読み取り、この画像に対応する画像データを上記画像処理部２１へ出力するように構成されている。
【００４５】
画像処理部２１は、補正部２２、画像加工部２３及び、画像メモリ２４を含んでいる。また、画像処理部２１は、読み取られた画像データを必要に応じて補正部２２及び、画像加工部２３により処理し、処理された画像データを画像メモリ２４に記憶したり、プリンタ部３１、ファクシミリ通信部６１、ネットワークＩ／Ｆ部７１又は、ＨＤＤ７４等へ出力するように構成されている。補正部２２は、読み取られた画像データに対してレベル補正、γ補正等の所定の補正処理を実行するように構成されている。画像加工部２３は、画像データの圧縮又は、伸張処理及び、拡大又は、縮小処理等の様々な加工処理を実行するように構成されている。
【００４６】
プリンタ部３１は、給紙カセット及び給紙ローラ等から構成される用紙搬送部３２と、感光体ドラム、露光装置及び、現像装置等から構成される画像形成部３３と、転写ローラ等から構成される転写部３４と、定着ローラ等から構成される定着部３５とを含んでいる。プリンタ部３１は、スキャナ部１１により読み取られた原稿データ、ネットワークＩ／Ｆ部７１を介してクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等から送信された印刷データ、ファクシミリ通信部６１を用いてファクシミリ装置７から受信したＦＡＸデータ等の画像データを用いて画像を記録紙に印刷するように構成されている。具体的には、用紙搬送部３２は、記録紙を画像形成部３３へ搬送し、画像形成部３３は、上記画像データに対応するトナー像を形成し、転写部３４は、トナー像を記録紙に転写し、定着部３５は、トナー像を記録紙に定着させて画像を形成する。
【００４７】
ファクシミリ通信部６１は、符号化／複合化部（図示省略）、変復調部（図示省略）及び、ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｕｎｉｔ）（図示省略）を含んでいる。ファクシミリ通信部６１は、スキャナ部１１によって読み取られた原稿の画像データを電話回線を介してファクシミリ装置７等へ送信したり、ファクシミリ装置７から送信されたＦＡＸデータを受信するように構成されている。符号化／複合化部は、送信する画像データを圧縮及び、符号化し、受信したＦＡＸデータを伸張及び、符号化するように構成されている。変復調部は、圧縮及び、符号化された画像データを音声信号に変調したり、受信した信号（音声信号）を画像データに復調するように構成されている。ＮＣＵは、送受信先となるファクシミリ装置７等との電話回線による接続を制御するように構成されている。
【００４８】
ネットワークＩ／Ｆ部７１は、送信部を構成しており、ネットワークインターフェース（１０／１００Ｂａｓｅ−ＴＸ）等を用い、ＬＡＮ４を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、ＳＭＴＰサーバ３間での様々のデータの送受信を制御し、例えば、スキャナ部１１によって読み取られた原稿データをクライアントＰＣ２ａ、２ｂ等へ送信し、又は、上記管理テーブル８１に設定された電子メールアドレスへ電子メールを送信するように構成されている。
【００４９】
パラレルＩ／Ｆ部７２は、高速双方向パラレルインターフェイス（ＩＥＥＥ１２８４準拠）等を用い、複数の信号線を用いて複数ビット単位でデータを送信するパラレル伝送により外部機器等から印刷データ等を受信するように構成されている。
【００５０】
シリアルＩ／Ｆ部７３は、シリアル伝送により外部機器等から様々のデータ等を送受信するように構成されている。
【００５１】
次に、上記のように構成されたデジタル複合機１に対して閲覧データを記憶させ、この閲覧データを閲覧する場合における処理について説明する。
【００５２】
図５は、図２に示すデジタル複合機１に対して閲覧データを記憶させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【００５３】
なお、以下の説明では、所定の印刷物をスキャンして得られた原稿データをデジタル複合機１へ記憶し、当該原稿データに対して複数の閲覧対象ユーザーを設定することとし、スキャナ機能として上記プリント出力機能が選択されていることとする。
【００５４】
図５を参照して、上記スキャナ部１１により閲覧データが読み込まれると、当該閲覧データが閲覧データ記憶部７４に記憶される（ステップＳ１）。閲覧データ７４が閲覧データ記憶部７４ａに記憶されると、当該閲覧データに所定のデータタイトルが付加されるとともに、上記操作パネル部５１には、閲覧対象ユーザーの設定画面が表示され、この設定画面の操作に応じて当該閲覧データに対する閲覧対象ユーザーが設定される（ステップＳ２）。
【００５５】
すなわち、新たに閲覧データが記憶されると、上記アクセス管理テーブル（図３参照）には、図示の例では、データ４（データタイトル）の欄が追加作成され、閲覧対象ユーザーの設定画面の操作に応じて、データ４に対応するユーザーＩＤ、ユーザーキー、電子メールアドレスが追加されることとなる。なお、上記設定画面には、「追加」、「決定」、「確定」等のボタンが作成されており、操作パネル５１によりユーザーＩＤが入力され、「決定」ボタンが押されることによって、当該ユーザーＩＤに対応するユーザーキー及び電子メールアドレスが上記ユーザー情報テーブル８２（図４参照）から引用され、アクセス管理テーブル８１へ挿入されることとなる。その後、別の閲覧対象ユーザーを設定する場合には、「追加」ボタンを押すことにより、上記と同様の操作によって閲覧対象ユーザーを追加することができ、さらに所望の閲覧対象ユーザーの全てが設定された後、「確定」ボタンを押すことにより、当該処理が次のステップへ移行する。
【００５６】
閲覧対象ユーザーが設定されると、当該閲覧対象ユーザーに対してそれぞれ電子メールを送信する（ステップＳ３）。すなわち、閲覧対象となる閲覧データがデジタル複合機１に記憶されている旨の電子メールを閲覧対象ユーザーに対して送信し、この電子メールにより、閲覧対象ユーザーは、閲覧データがあることを認識する。
【００５７】
このようにデジタル複合機１に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーが閲覧する場合には、以下のような処理が実行される。
【００５８】
図６は、図２に示すデジタル複合機１に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーに閲覧させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【００５９】
図６を参照して、処理が実行されると、閲覧対象ユーザーによりユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されたか否かを判定し（ステップＴ１）し、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されていないと判定されると（ステップＴ１でＮＯ）、繰り返しステップＴ１を実行する。一方、ユーザーＩＤ及び、ユーザーキーが入力されたと判定されると（ステップＴ１でＹＥＳ）、入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーと、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーとがそれぞれ対応しているか否かを判定する（ステップＴ２）。ここで、各ユーザーＩＤ及び、各ユーザーキーが対応していないと判定されると（ステップＴ２でＮＯ）、上記操作パネル部５１に対してユーザー認証に失敗した旨の表示画面を一定時間表示して（ステップＴ３）、上記ステップＴ１へリターンする。
【００６０】
一方、上記ステップＴ２で各ユーザーＩＤ及び、各ユーザーキーが対応していると判定されると（ステップＴ２でＹＥＳ）、上記アクセス管理テーブル８１を参照して、当該ユーザーが閲覧対象ユーザーとして設定された全ての閲覧データを抽出し、これら閲覧データのデータタイトルを上記操作パネル部５１に表示する（ステップＴ４）。ここで、全ての閲覧データとは、上記アクセス管理テーブル８１のアクセスフラグが不成立の閲覧データのことであり、例えば、図３のアクセス管理テーブル８１において、ユーザーＩＤが２２２２に設定されたユーザーであれば、データ２のみが抽出され、表示されることとなる。
【００６１】
上記のように閲覧データのデータタイトルが操作パネル５１に表示されると、閲覧希望の閲覧データが選択されたか否かを判定する（ステップＴ５）。すなわち、操作パネル５１に表示された閲覧データのデータタイトルの内、出力を希望するもの（データタイトルが複数個表示されている場合には、複数選択も可能）が選択されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが選択されていないと判定されると（ステップＴ５でＮＯ）、上記ステップＴ４を繰り返し実行する。一方、上記ステップＴ５で閲覧希望の閲覧データが選択されたと判定されると（ステップＴ５でＹＥＳ）、当該閲覧データをプリントアウトし（ステップＴ６）、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させる（ステップＴ７）。
【００６２】
次いで、上記のように出力した閲覧データに対して設定された全ての閲覧対象ユーザーのアクセスフラグが成立しているか否かを判定し（ステップＴ８）、全てのアクセスフラグが成立していないと判定されると（ステップＴ８でＮＯ）、上記ステップＴ１にリターンする。一方、上記ステップＴ８で全てのアクセスフラグが成立したと判定されると（ステップＴ８でＹＥＳ）、全てのアクセスフラグの成立時から２４時間経過後に当該閲覧データ及び、これに対応する上記アクセス管理テーブル８１内の設定項目を削除して（ステップＴ９）、上記ステップＴ１へリターンする。
【００６３】
なお、上記実施形態においては、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが設定されたときに電子メールを送信する（図５のステップＳ３）こととしているが、この構成に加えて、以下図７に示す処理によって、閲覧データに閲覧対象ユーザーが設定されてから所定時間が経過した後に再度電子メールを送信するようにすることもできる。
【００６４】
図７は、図５の処理の変形例を示すフローチャートであり、具体的には、図５のステップＳ３以降に処理を追加したものであるため、以下の説明では重複したステップの説明は省略する。
【００６５】
図７を参照して、上述したステップＳ３を実行した後、閲覧対象ユーザーが設定されてから所定時間が経過したか否かを判定し（ステップＳ４）、所定時間が経過していないと判定されると（ステップＳ４でＮＯ）、繰り返しステップＳ４を実行する。一方、所定時間が経過したと判定されると（ステップＳ４でＹＥＳ）、当該閲覧データに対応するアクセスフラグの内、不成立のものがあるか否か、すなわち、当該閲覧データを未だ出力していないユーザーがいるか否かを判定する（ステップＳ５）。ここで、不成立のアクセスフラグがないと判定されると（ステップＳ５でＮＯ）、当該処理を終了する一方、不成立のアクセスフラグがあると判定されると（ステップＳ５でＹＥＳ）、アクセスフラグが不成立の閲覧対象ユーザーに対して、未だ閲覧していない閲覧データがある旨の電子メールを送信して（ステップＳ６）、当該処理を終了する。
【００６６】
また、上記実施形態においては、操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するように構成されているが、この構成に加えて、上記ネットワークＩ／Ｆ部７１に接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂや、外部ＰＣ５ａ、５ｂから送信されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するようにしてもよい。具体的には、図２に示すように、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ及び、外部ＰＣ５ａ、５ｂにそれぞれ設けられたマウス及び、キーボード２Ａ、５Ａを用いて入力され、上記ＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して送信されたユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをネットワークＩ／Ｆ部７１により受信し、これらユーザーＩＤ及び、ユーザーキーをユーザー認証部４６が認証するようにすることも可能である。
【００６７】
さらに、上記実施形態においては、上記アクセス判定部４７は、閲覧データがプリントアウトされた場合に閲覧データが出力されたものとして判定しているが、この構成に加えて、上記ＰＣ送信機能、Ｅ−Ｍａｉｌ送信機能を利用して、閲覧対象データがクライアントＰＣ２ａ、２ｂや、外部ＰＣ５ａ、５ｂに対して送信（コピー）された場合に閲覧データが出力されたものとして判定するように構成してもよく、この場合、以下図８に示す処理を実行することとなる。
【００６８】
図８は、図６の処理の変形例を示すフローチャートであり、具体的には、図６のステップＴ６と新たな処理を入れ替えたものであるため、以下の説明では重複した説明は、省略する。
【００６９】
図８を参照して、上述したステップＴ５において閲覧希望のデータが選択されると、上記操作パネル５１に出力方式の選択画面を表示する（ステップＴ６１）。ここで、選択画面には、プリントアウト、ＰＣ送信又は、Ｅ−Ｍａｉｌの何れかの出力方式を選択可能なボタンが作成されている。このような選択画面が表示されると、上記各出力方式の何れかが選択されたか否かを判定し（ステップＴ６２）、出力方式が選択されていないと判定されると（ステップＴ６２でＮＯ）、上記ステップＴ６１を繰り返し実行する。一方、上記ステップＴ６２で出力方式が選択されたと判定されると（ステップＴ６２でＹＥＳ）、当該閲覧データが選択された出力方式で出力される（ステップＴ６３）。ここで、ＰＣ送信が選択されている場合には、閲覧データの保存先を指定する必要があり、例えば、上記クライアントＰＣ２ａの記憶装置を指定することとなる。一方、Ｅ−Ｍａｉｌが選択されている場合には、当該閲覧対象ユーザーに設定された電子メールアドレスに対して閲覧データが添付された電子メールが送信されることとなる。このように閲覧データが出力された後、当該処理は、上述のステップＴ７へ移行する。
【００７０】
以上説明したようにデジタル複合機１によれば、ユーザー認証部４６によってアクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、操作パネル部５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応していると判定された場合に、アクセス判定部４７が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００７１】
また、上記のようにアクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーと、操作パネル５１により入力されたユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【００７２】
なお、上記の説明では、閲覧データとしてスキャナ部１１により読み込まれた原稿データ、ファクシミリ通信部６１により受信されたＦＡＸデータを例にあげているが、これに限定されず、例えば、クライアントＰＣ２ａから送信された送信データを閲覧データとして、上記閲覧データ記憶部７４ａに記憶させることも可能である。
【００７３】
上記デジタル複合機１において、アクセス管理テーブル８１には、閲覧対象ユーザー毎の電子メールアドレスがさらに設定されているとともに、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが設定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対して、閲覧データが記憶されている旨の電子メールをＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して送信するネットワークＩ／Ｆ部７１を備えているため、閲覧対象ユーザーは、ネットワークＩ／Ｆ部７１により送信された電子メールを確認することによって、自分宛ての閲覧データがあることを認識することができ、管理者が各閲覧対象ユーザーに対して連絡する手間を軽減させることができる。なお、上記の実施形態では、閲覧対象ユーザーに対する連絡方法として電子メールを利用しているが、これに限定されることはなく、ＦＡＸデータや特定のＰＣへ送信するテキストデータを利用してもよい。この場合、上記アクセス管理テーブル８１には、電子メールアドレスに代えて、ＦＡＸ番号やＩＰアドレス等が記憶されていればよい。
【００７４】
上記デジタル複合機１において、上記ネットワークＩ／Ｆ部７１は、閲覧データに対して閲覧対象ユーザーが記憶されてから所定時間内に、当該閲覧データを未閲覧の閲覧対象ユーザーに対して電子メールを送信するように構成されているため、閲覧データの閲覧を忘れている閲覧対象ユーザーに対して、当該閲覧データの閲覧を促すよう、再度連絡することができる。
【００７５】
上記デジタル複合機１において、上記ユーザー認証部４６がＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂから送信されたユーザーキー及びユーザーＩＤと、上記アクセス管理テーブル８１のユーザーＩＤ及びユーザーキーとが対応しているか否かを判定するように構成されているため、閲覧対象ユーザーがデジタル複合機１まで赴くことなく、クライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂを用いて閲覧データを出力することが可能となる結果、閲覧対象ユーザーの手間を軽減させることができる。
【００７６】
上記デジタル複合機１において、上記アクセス判定部４７は、さらに閲覧データがＳＭＴＰサーバ３、ＬＡＮ４又は、インターネット６を介して接続されたクライアントＰＣ２ａ、２ｂ又は、外部ＰＣ５ａ、５ｂへコピーされたか否かを判定し、この判定で閲覧データが送信されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるため、閲覧対象ユーザーは、例えば、クライアントＰＣ２ａの記憶装置へ閲覧データをコピーし、クライアントＰＣ２ａのディスプレイを用いて閲覧データを閲覧することができる。
【００７７】
上記デジタル複合機１には、上記閲覧データを印刷可能なプリンタ部３１がさらに設けられ、上記アクセス判定部は、さらに上記プリンタ部３１により閲覧データが印刷されたか否かを判定し、この判定で閲覧データが印刷されたと判定された場合に、当該閲覧対象ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるため、閲覧対象ユーザーは、閲覧データを印刷物として閲覧することができる。
【００７８】
上記デジタル複合機１において、上記アクセス判定部４７は、閲覧対象となる全てのユーザーのアクセスフラグが成立してから２４時間経過した後に、当該閲覧データを上記閲覧データ記憶部７４ａから消去するよう構成されているため、例えば、閲覧データを印刷出力したものの、当該印刷物を紛失してしまった場合に、２４時間以内であれば再度出力するといった救済措置を講じることができる。
【００７９】
なお、上記の説明では、所定の印刷物をスキャンして得られた原稿データをデジタル複合機１へ記憶することとしているが、上記ファクシミリ装置６１によって受信されたＦＡＸデータをデジタル複合機１へ記憶することも可能である。この場合、上述のステップＳ１（図５参照）でＦＡＸデータを受信し、当該ＦＡＸデータを閲覧データ記憶部７４ａに記憶した後、ＦＡＸデータを受信した旨の電子メールを管理者へ送信することとなる。管理者は、この電子メールによりＦＡＸデータが受信されたことを確認することができるため、その後、上述したステップＳ２以降の処理を実行することにより、当該ＦＡＸデータに閲覧対象ユーザーを設定することができる。
【００８０】
また、上記各実施形態においては、管理者が操作パネル５１を入力操作することにより閲覧データに対して閲覧対象ユーザーを設定することとしているが、この構成に代えて、スキャナから読み込まれた原稿データ又は、ファクシミリ通信部６１により受信されたＦＡＸデータ等の閲覧データに対して周知のＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）機能を付与することにより、当該閲覧データ中の文字情報を抽出し、この文字情報から閲覧対象ユーザー（すなわち、宛先）を特定するようにすることも可能である。
【００８１】
さらに、上記各実施形態においては、ユーザーＩＤ及びユーザーキーをユーザー認証情報として利用しているが、これに限定されることはなく、例えば、デジタル複合機１に対して指紋を読み取り可能な指紋読取装置や、磁気カードを読み取り可能な磁気カード読取装置を設け、これら読取装置を用いて、閲覧対象ユーザーの指紋や、閲覧対象ユーザーの個人情報を磁気的に記憶させたＩＣカードを読み込ませ、こうして得られた情報をユーザー認証情報として利用することも可能である。
【００８２】
また、上記各実施形態においては、閲覧データに設定された全てのアクセスフラグが成立してから２４時間経過後に当該閲覧データを消去することとしているが（図６のステップＴ９）、これに限定されることはなく、閲覧データに設定された全てのアクセスフラグが成立し、２４時間の経過した場合又は、上記ＨＤＤ７４の空き容量が所定容量以下となった場合の何れかの場合に当該閲覧データを消去するようにしてもよい。
【００８３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明は、ユーザー認証部によってアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された場合に、アクセス判定部が当該ユーザーに対応するアクセスフラグを成立させるとともに、閲覧対象となる全てのユーザーに対してアクセスフラグが成立したと判定された場合に当該閲覧データを消去するように構成されているため、従来のファクシミリ装置と異なり、閲覧データに複数の閲覧対象ユーザーが設定されている場合であっても、全ての閲覧対象ユーザーに対して当該閲覧対象データを出力することができるとともに、設定された全ての閲覧対象ユーザーが閲覧した後に、当該閲覧データを消去することができる。
【００８４】
また、上記のようにアクセス管理テーブルのユーザー認証情報と、入力部により入力されたユーザー認証情報とが対応していると判定された閲覧対象ユーザー毎に閲覧データを出力することとしているため、閲覧対象ユーザー以外の人間の目に触れることなく、当該閲覧データを各閲覧対象ユーザーへ出力することが可能となる結果、情報漏洩を抑制することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係るデジタル複合機を用いたネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示すデジタル複合機の電気的構成を主に示すブロック図である。
【図３】図２の管理テーブル記憶部に記憶されるアクセス管理テーブルを示す表である。
【図４】図３のアクセス管理テーブルの入力時に引用されるユーザー情報テーブルを示す表である。
【図５】図２に示すデジタル複合機に対して閲覧データを記憶させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図６】図２に示すデジタル複合機に記憶された閲覧データを閲覧対象ユーザーに閲覧させる処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図７】図５の処理の変形例を示すフローチャートである。
【図８】図６の処理の変形例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１  デジタル複合機
２ａ、２ｂ  クライアントＰＣ
３  ＳＭＴＰサーバ
４  ＬＡＮ
５ａ、５ｂ  外部ＰＣ
６  インターネット
３１  プリンタ部
４６  ユーザー認証部
４７  アクセス判定部
５１  操作パネル
７１  ネットワークＩ／Ｆ部
７４ｂ  管理テーブル記憶部
８１  アクセス管理テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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