(57)【要約】【課題】計算機資源を有効に活用し、かつデータへのアクセス効率を向上することができるデータ管理システム、データ管理方法、サーバ、コンピュータプログラム及びコンピュータプログラムを記録した記録媒体を提供する。【解決手段】複数のデータと固有の識別情報とを対応付けて登録するデータベースを備え、サーバと通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って、データを入力、更新、または表示するデータ管理システムにおいて、サーバは、クライアントから受信したデータに対して識別情報を付与して記憶し、データベースへ登録し、クライアントから受信したデータ及び対応する識別情報に基づいて、データベースに登録されているデータを更新し、クライアントから受信した識別情報に対応するデータをデータベースから抽出し、識別情報に基づいて、対応付けられたデータを取り扱う。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバに記録される複数のデータを、通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って入力、更新、または表示するデータ管理システムにおいて、
前記データごとに固有の識別情報を付与し、前記データと前記識別情報とを対応付けて記憶する手段と、
前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段を有することを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
複数のデータと固有の識別情報とを対応付けて登録するデータベースを備え、サーバと通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って、前記データを入力、更新、または表示するデータ管理システムにおいて、
前記サーバは、
前記クライアントから受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、
前記クライアントから受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、
前記クライアントから受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段を備え、
前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段を有することを特徴とするデータ管理システム。
【請求項３】
前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする請求項１または２記載のデータ管理システム。
【請求項４】
前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
前記クライアントでの操作により利用者が前記データを登録し、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データを登録した利用者を識別する情報をさらに含むことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載のデータ管理システム。
【請求項６】
受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、
受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、
受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項７】
前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする請求項６記載のサーバ。
【請求項８】
前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする請求項６または７記載のサーバ。
【請求項９】
前記クライアントでの操作により利用者が前記データを登録し、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データを登録した利用者を識別する情報をさらに含むことを特徴とする請求項６から８のいずれか一項に記載のサーバ。
【請求項１０】
複数のデータと固有の識別情報を対応付けて登録するデータベースを用い、サーバと通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って、前記データを入力、更新、または表示するデータ管理方法において、
前記サーバは、
前記クライアントから受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録し、
前記クライアントから受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新し、
前記クライアントから受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出し、
前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱うことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１１】
前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする請求項１０記載のデータ管理方法。
【請求項１２】
前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする請求項１０または１１記載のデータ管理方法。
【請求項１３】
コンピュータを、
外部から受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、
外部から受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、
外部から受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段として機能させ、
前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１４】
コンピュータを、
外部から受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、
外部から受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、
外部から受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段として機能させ、
前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段として機能させることを特徴とするコンピュータプログラムを記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ管理サーバに記録されたデータをクライアント上において入力、更新、または表示することができるデータ管理システム、データ管理方法、サーバ、コンピュータプログラム及びコンピュータプログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
昨今の急速なインターネット環境の普及により、文書管理サーバとクライアント端末機とをインターネットで接続し、クライアント端末機でブラウザ等を用いて操作する文書管理システムが多数開発されている。文書検索処理等の計算処理負荷の大きな処理は文書管理サーバで行い、クライアント端末機ではブラウザ等を用いてデータの授受のみを行うことで、クライアント端末機には稼動対象となるソフトウェアの仕様に基づくハードウェア的制約が生じることがなく、システムの拡張及び横展開が容易となる。
【０００３】
また、文書管理サーバが、文書管理サーバ上のデータベースまたは通信手段を介して接続されている外部データベース等を用いることで、登録文書は一括して管理することができ、登録文書に対する閲覧の制限等に代表されるセキュリティの確保が容易となり、文書更新権限の付与による不用意な文書の改謬または改ざん等を防止することができる。
【０００４】
最近では、一般的なインターネットを用いるグループウェアに文書管理機能を付与することも多く、例えば（非特許文献１）は、株式会社ネオジャパン社の提供するグループウェアであるアイオフィス（ｉＯｆｆｉｃｅ）（Ｒ）における文書管理機能について、開示している。また、（非特許文献２）は、株式会社シーイーシー社の提供するウェブギャラクシーオフィス（ＷｅｂＧａｌｌａｘｙＯｆｆｉｃｅ）（Ｒ）における文書管理機能について、開示している。
【０００５】
【非特許文献１】
アイオフィスホームページ、株式会社ネオジャパン、［ｏｎｌｉｎｅ］、［平成１５年５月１日検索］、インターネット＜ＵＲＬ  ：  ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｎｅｏ．ｃｏ．ｊｐ／ｉｏｆｆｉｃｅ／ｉｎｄｅｘ．ｈｔｍｌ＞
【非特許文献２】
ウェブギャラクシーオフィスホームページ、株式会社シーイーシー、［ｏｎｌｉｎｅ］、［平成１５年５月１日検索］、インターネット＜ＵＲＬ  ：  ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｇｏｅａｓｙｗｅｂ．ｃｏｍ／ｗｇｏ／ｉｎｄｅｘ＿ｗｇｏ．ｈｔｍｌ＞
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、（非特許文献１）または（非特許文献２）に開示されている文書管理システムの文書管理機能は、管理対象となるデータをディレクトリを用いて階層管理することができるものの、ディレクトリ階層間でデータを移動させた場合、再度同じファイルを検索する際には今一度ルートディレクトリから検索し直す必要があり、保存されているデータ量が膨大になればなるほど相当の検索時間を要するという問題点があった。
【０００７】
特に、データに対するリンクファイル（ショートカット）を作成していた場合には、リンクファイル作成時のディレクトリ階層から該データが移動すると、新たなディレクトリ階層を知る手段が無く、該データに同じリンクファイルを用いてアクセスすることができなくなるという問題点があった。したがって、被リンク対象となりやすい重要な文書等に関するデータになるほど、安易にディレクトリ階層を移動させることができないという問題点も残されていた。
【０００８】
斯かる問題点を解消するために、検索された文書に関するデータを一時的なメモリに記憶させることも考えられている。しかし、この方法では、１文書あたりのデータ量が過大なデータを取り扱う場合、メモリの容量不足の原因となるおそれがあった。したがって、表示画面のフリーズ等のアプリケーション障害を誘発する可能性があり、安定した動作を確保することが困難となる。
【０００９】
また、（非特許文献１）または（非特許文献２）に開示されている文書管理機能では、データの階層管理はディレクトリを用いて行っており、データへの添付ファイルを階層管理することはできなかった。したがって、検索したデータにどのような添付ファイルが付随しているのか、ディレクトリに存在するすべてのデータを逐一開いて確認する必要が生じ、重複した添付ファイルが存在したり、不要なファイルが添付されたり、計算機資源の有効利用という観点からは好ましくない使用状況となっていた。
【００１０】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、計算機資源を有効に活用しつつ、データへのアクセス効率を向上することができるデータ管理システム、データ管理方法、サーバ、コンピュータプログラム及びコンピュータプログラムを記録した記録媒体を提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために第１発明に係るデータ管理システムは、サーバに記録される複数のデータを、通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って入力、更新、または表示するデータ管理システムにおいて、前記データごとに固有の識別情報を付与し、前記データと前記識別情報とを対応付けて記憶する手段と、前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段を有することを特徴とする。
【００１２】
また、第２発明に係るデータ管理システムは、複数のデータと固有の識別情報とを対応付けて登録するデータベースを備え、サーバと通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って、前記データを入力、更新、または表示するデータ管理システムにおいて、前記サーバは、前記クライアントから受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、前記クライアントから受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、前記クライアントから受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段を備え、前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段を有することを特徴とする。
【００１３】
第１発明または第２発明に係るデータ管理システムでは、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００１４】
また、第３発明に係るデータ管理システムは、第１発明または第２発明において、前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする。
【００１５】
第３発明に係るデータ管理システムでは、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【００１６】
また、第４発明に係るデータ管理システムは、第１発明から第３発明のいずれかにおいて、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする。
【００１７】
第４発明に係るデータ管理システムでは、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【００１８】
また、第５発明に係るデータ管理システムは、第１発明から第４発明のいずれかにおいて、前記クライアントでの操作により利用者が前記データを登録し、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データを登録した利用者を識別する情報をさらに含むことを特徴とする。
【００１９】
第５発明に係るデータ管理システムでは、データを登録した利用者を特定することができることから、更新権限または削除権限の付与等、確実なセキュリティの確保が可能となる。
【００２０】
また、第６発明に係るサーバは、受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段を備えることを特徴とする。
【００２１】
第６発明に係るサーバでは、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００２２】
また、第７発明に係るサーバは、第６発明において、前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする。
【００２３】
第７発明に係るサーバでは、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【００２４】
また、第８発明に係るサーバは、第６発明または第７発明において、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする。
【００２５】
第８発明に係るサーバでは、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【００２６】
また、第９発明に係るサーバは、第６発明から第８発明のいずれかにおいて、前記クライアントでの操作により利用者が前記データを登録し、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データを登録した利用者を識別する情報をさらに含むことを特徴とする。
【００２７】
第９発明に係るサーバでは、データを登録した利用者を特定することができることから、更新権限または削除権限の付与等、確実なセキュリティの確保が可能となる。
【００２８】
また、第１０発明に係るデータ管理方法は、複数のデータと固有の識別情報を対応付けて登録するデータベースを用い、サーバと通信手段を介して接続されたクライアントでの操作に従って、前記データを入力、更新、または表示するデータ管理方法において、前記サーバは、前記クライアントから受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録し、前記クライアントから受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新し、前記クライアントから受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出し、前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱うことを特徴とする。
【００２９】
第１０発明に係るデータ管理方法では、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００３０】
また、第１１発明に係るデータ管理方法は、第１０発明において、前記データが階層関係を有し、直近の上位階層に相当するデータに固有の識別情報を、下位階層に相当するデータ及び該下位階層に相当するデータに固有の識別情報と対応付けて前記データベースへ登録する手段を備えることを特徴とする。
【００３１】
第１１発明に係るデータ管理方法では、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【００３２】
また、第１２発明に係るデータ管理方法は、第１０発明または第１１発明において、前記データに対応する固有の前記識別情報は、前記データが記憶されるアドレスに関する情報を含むことを特徴とする。
【００３３】
第１２発明に係るデータ管理方法では、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【００３４】
また、第１３発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータを、外部から受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、外部から受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、外部から受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段として機能させ、前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段として機能させることを特徴とする。
【００３５】
第１３発明に係るコンピュータプログラムでは、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００３６】
また、第１４発明に係るコンピュータプログラムを記録した記録媒体は、コンピュータを、外部から受信した前記データに対して前記識別情報を付与して記憶し、前記データベースへ登録する手段と、外部から受信したデータ及び対応する前記識別情報に基づいて、前記データベースに登録されているデータを更新する手段と、外部から受信した識別情報に対応する前記データを前記データベースから抽出する手段として機能させ、前記識別情報に基づいて、対応付けられた前記データを取り扱う手段として機能させることを特徴とする。
【００３７】
第１４発明に係るコンピュータプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用いて、該コンピュータプログラムをコンピュータに導入することで、文書データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００３８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて具体的に説明する。なお、本実施の形態において取り扱うデータは文書データとする。文書データは、一般のテキストデータ、ディレクトリ（フォルダ）、ファイル、掲示板、グループ、新着情報、リンク、ゴミ箱等の、ブラウザ等の表示画面を介して利用者が取り扱うことができる、テキストデータを用いるすべてのオブジェクトを含む広い概念として定義する。
【００３９】
図１は本発明の実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。図１に示すように、文書データを取り扱うサーバである文書管理サーバ１と、クライアントであるクライアント端末機２とは、インターネット等の通信ネットワーク３を介して接続されている。文書管理サーバ１とクライアント端末機２との接続形態は特にこれに限定されるものではなく、相互に通信可能な接続形態であればよく、例えば専用回線であってもよい。
【００４０】
文書管理サーバ１は、少なくとも、ＣＰＵ（中央演算装置）１１、記憶手段１２、ＲＡＭ（メモリ）１３、通信ネットワーク３に接続する通信手段１４、マウス及びキーボード等の入力手段１５、モニタ等の出力手段１６及び補助記憶手段１７で構成される。文書管理サーバ１では、利用者が利用する文書データを、該文書データに固有の識別情報と一対の情報として、記憶手段１２における文書データベース１８に記憶する。記憶手段１２としては、内蔵されているハードディスクに限定されるものではなく、通信手段１４を介して接続されている他のコンピュータに内蔵されているハードディスク等、大容量のデータベースを記憶することができる記録媒体であれば何でもよい。
【００４１】
図２は文書データベース１８に記憶されるデータ構成の例示図である。図２の例では、文書データの識別情報として固有の文書ＩＤを使用しており、文書ＩＤは、該文書データが記憶手段１２に記憶されている論理アドレス等と１対１に対応している。したがって、文書ＩＤをキー情報として文書データベース１８に直接アクセスすることができ、文書データが親文書データを有する場合、すなわち何らかの階層構造を有する場合であっても、階層構造におけるルートディレクトリ等から順次アクセスして該文書データを検索する必要は無く、直接該文書データにアクセスすることが可能となる。
【００４２】
また、親文書ＩＤは、文書データが階層構造を有する場合に用いる項目であり、親文書データの固有の文書ＩＤを示している。例えば図２では、文書ＩＤ‘Ｔ４Ｇ１１０２１’の親ファイルが文書ＩＤ‘Ｈ９Ｐ０２０５６’であることを示している。
【００４３】
文書タイプは、ディレクトリ、ファイルの区別、または他のオブジェクトへのリンクファイル（ショートカット）であるか否かを識別する情報である。文書名は、文書データの表示名である。文書ＩＤが文書データと１対１に対応していることから、文書名は重複する名称であってもよい。
【００４４】
文書データは、データ形式が限定されるものではない。一般的なテキストデータの他、ワードプロセッサで扱うテキストデータ、掲示板形式のテキストデータ、ワークフロープログラムで扱うテキストデータ等、文書データを取り扱う各オブジェクトに対応したデータ形式のまま保存する。共通のブラウザを用いて内容を表示できるようにするため、例えばＸＭＬ形式にすべて変換してから保存してもよい。
【００４５】
その他の情報としては、文書データの登録者を識別する情報、文書データの最新更新日等を、所定のアプリケーション制御に用いるために保存する。例えば文書データの登録者を識別する情報は、文書データを登録した利用者を特定することができることから、更新権限または削除権限の付与等、確実なセキュリティの確保を行うのに役立つ情報である。
【００４６】
このようなデータ構造とすることにより、ディレクトリを用いた階層構造を用いて文書データを管理するだけでなく、文書データへの添付ファイル及びリンクファイルについても階層構造を用いることができ、文書データの相互関連が視覚的に確認でき、不要な階層において重複して文書データを保存することを防止することができ、ハードディスク等の記憶手段１２を有効に活用することが可能となる。
【００４７】
なお、コンピュータを上述した文書管理サーバ１として機能させるために必要なコンピュータプログラムは、補助記憶手段１７の可搬型記録媒体４から記憶手段１２に導入してもよいし、通信手段１４を介して記憶手段１２に導入されるものであってもよい。可搬型記録媒体４としては、ＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク等を用いる。
【００４８】
利用者は、クライアント端末機２を用いて文書管理サーバ１にアクセスする。クライアント端末機２も同様に、少なくとも、ＣＰＵ（中央演算装置）２１、記憶手段２２、ＲＡＭ（メモリ）２３、通信ネットワーク３に接続する通信手段２４、マウス及びキーボード等の入力手段２５、モニタ等の出力手段２６で構成される。
【００４９】
クライアント端末機２の記憶手段２２には、一般的なブラウザが導入されている。利用者は、クライアント端末機２に導入されているブラウザを用い、通信手段２４を介して文書管理サーバ１と通信する。
【００５０】
まず、文書データの表示処理を行う場合について説明する。利用者は、クライアント端末機２の入力手段２５を用いて、所望の文書データの識別情報を入力する。具体的な操作としては、文書データとして画面上に表示されているアイコン等の表示オブジェクトをマウス等の入力手段２５で選択する。表示オブジェクトが選択された時点で、選択された表示オブジェクトに対応する文書データに固有の識別情報を取得することができる。
【００５１】
入力された識別情報はＲＡＭ２３に一時記憶され、ＣＰＵ２１からの指令によって、通信手段２４を介して、発信したクライアント端末機２を識別する情報とともに文書管理サーバ１へ送信される。
【００５２】
文書管理サーバ１では、通信手段１４を介して文書データの識別情報及び発信したクライアント端末機２を識別する情報を受信して、ＲＡＭ１３に一時記憶し、中央演算装置１１からの指令によって、記憶手段１２に保存されている文書データベース１８から識別情報に対応する文書データを抽出する。
【００５３】
文書データは、文書データベース１８に登録されている固有の識別情報が示すアドレスに１対１対応で記憶されている。したがって、階層構造の有無にかかわらず、記憶されているアドレスから直接文書データを読み出すことができるので、ルートディレクトリ等から順次該当する文書データを探索する処理に比べて、文書データの抽出時間は短くなる。
【００５４】
識別情報に対応する文書データが抽出されたら、抽出された文書データ及び固有の識別情報を、ＣＰＵ１１からの指令によって、通信手段１４を介して文書データの識別情報を発信したクライアント端末機２に送信する。
【００５５】
クライアント端末機２の通信手段２４を介して文書管理サーバ１で抽出された文書データ及び識別情報を受信すると、ＲＡＭ２３または記憶手段２２に保存するとともに、出力手段２６を介してクライアント端末機２の画面上にブラウザ表示する。
【００５６】
次に、文書データの更新処理を行う場合について説明する。利用者は、クライアント端末機２の入力手段２５を用いて、更新対象である文書データの識別情報及び文書データに対する更新情報を入力する。具体的には、文書データとして画面上に表示されているアイコン等の表示オブジェクトをマウス等の入力手段２５で選択して画面に表示させ、エディタ等で内容を更新した後、更新処理を実行する。文書データの表示処理と同様、表示オブジェクトが選択された時点で、該表示オブジェクトに対応する文書データに固有の識別情報を取得することができる。
【００５７】
入力された識別情報及び更新情報はＲＡＭ２３に一時記憶され、ＣＰＵ２１からの指令によって、通信手段２４を介して、発信したクライアント端末機２を識別する情報とともに文書管理サーバ１へ送信される。
【００５８】
文書管理サーバ１では、通信手段１４で文書データの識別情報、該文書データの更新情報及び発信したクライアント端末機２を識別する情報を受信して、ＲＡＭ１３に一時記憶し、中央演算装置１１からの指令によって、記憶手段１２に保存されている文書データベース１８にアクセスし、受信した識別情報に対応する文書データを、同時に受信した更新情報に基づいて更新する。更新情報としては、更新部分のみを示す情報であってもよいし、更新後の文書データ全体であってもよい。
【００５９】
文書データは、文書データベース１８に登録されている固有の識別情報が示すアドレスに１対１対応で記憶されている。したがって、階層構造の有無にかかわらず、記憶されているアドレスから直接文書データを読み出すことができるので、ルートディレクトリ等から順次更新対象となる文書データを探索する処理に比べて、文書データの更新処理全体の時間は短くなる。
【００６０】
次に、文書データの新規登録処理を行う場合について説明する。利用者は、クライアント端末機２の入力手段２５を用いて、新規に登録対象である文書データを入力する。具体的には、エディタ等を用いて作成された文書データがＲＡＭ２３に一時記憶され、ＣＰＵ２１からの指令によって、通信手段２４を介して、発信したクライアント端末機２を識別する情報とともに文書管理サーバ１へ送信される。
【００６１】
文書管理サーバ１では、通信手段１４を介して文書データ及び発信したクライアント端末機２を識別する情報を受信して、ＲＡＭ１３に一時記憶し、ＣＰＵ１１からの指令によって、受信した文書データに対応する識別情報が付与されていないことを確認する。
【００６２】
受信した文書データに対応する識別情報が付与されずに送信されたことが確認されたら、ＣＰＵ１１からの指令によって、新規に識別情報を生成し、受信した文書データと対応付けて該文書データを文書データベース１８に登録する。
【００６３】
受信した文書データ及び発信したクライアント端末機２を識別する情報に加えて、階層関係にある直近の上位階層に位置する親文書データの識別情報も付与されていた場合には、親文書データの識別情報も文書データベース１８に登録することができる。
【００６４】
また、文書データをブラウザ表示する場合、ディレクトリまたはファイルに基づく階層構造を有する場合には、アイコン等の表示オブジェクトを用いて視覚的に階層構造を表示することができる。この場合、画面上で文書データを示すオブジェクトの位置を更新することで、文書データベース１８の登録内容を更新することができる。
【００６５】
例えば、所望の文書データを示すアイコン等の表示オブジェクトを、マウス等の入力手段２５によるドラッグアンドドロップ操作により他の階層構造下に位置するように移動させた場合、ドラッグ操作がなされた時点で、該オブジェクトに固有の識別情報を取得し、ドロップ操作が行われた時点で、ドロップされた階層位置における直近の上位階層に位置する親文書データの識別情報を取得する。
【００６６】
取得した操作対象である文書データの識別情報及び移動後の階層位置における親文書データの識別情報はＲＡＭ２３に一時記憶され、ＣＰＵ２１からの指令によって、通信手段２４を介して、発信したクライアント端末機２を識別する情報とともに文書管理サーバ１へ送信される。
【００６７】
文書管理サーバ１では、通信手段１４を介して、文書データの識別情報、移動後の階層位置における親文書データの識別情報、及び発信したクライアント端末機２を識別する情報を受信して、ＲＡＭ１３に一時記憶し、ＣＰＵ１１からの指令によって、記憶手段１２に保存されている文書データベース１８に対してアクセスし、文書データの識別情報に対応する文書データの親文書ＩＤを移動後の階層位置における親文書データの識別情報に置換する。
【００６８】
文書データは、文書データベース１８に登録されている固有の識別情報が示すアドレスに１対１対応で記憶されている。したがって、階層構造の有無にかかわらず、記憶されているアドレスから直接文書データを読み出すことができるので、ルートディレクトリ等から順次更新対象となる文書データを探索する処理に比べて、文書データの更新処理全体の時間は短くなる。
【００６９】
次に、文書管理サーバ１で稼動するプログラムの処理内容について説明する。図３は、文書管理サーバ１に内蔵されるプログラムにおける処理のフローチャートである。図３において、文書データに固有の識別情報を文書ＩＤと、文書データの直近の上位階層に位置する親文書データに固有の識別情報を親文書ＩＤと、それぞれ示している。
【００７０】
図３において、まずクライアント端末機２から送信されてきたデータを通信手段１４で受信する（ステップＳ３０１）。受信したデータに文書ＩＤが含まれているか否かを判定し（ステップＳ３０２）、文書ＩＤが含まれている場合には（ステップＳ３０２：ＹＥＳ）、文書データが含まれているか否かを判定する（ステップＳ３０３）。
【００７１】
文書データが含まれている場合には（ステップＳ３０３：ＹＥＳ）、文書データの更新処理であると判断し、文書ＩＤに対応する文書データについて受信した文書データの内容に更新する（ステップＳ３０４）。
【００７２】
文書データが含まれていない場合には（ステップＳ３０３：ＮＯ）、親文書ＩＤが含まれているか否かを判定する（ステップＳ３０５）。親文書ＩＤが含まれている場合には（ステップＳ３０５：ＹＥＳ）、文書データの階層位置の更新処理であると判断し、文書ＩＤに対応する文書データについて受信した親文書ＩＤに更新する（ステップＳ３０６）。
【００７３】
親文書ＩＤが含まれていない場合には（ステップＳ３０５：ＮＯ）、文書データの表示処理であると判断し、受信した文書ＩＤに対応する文書データを文書データベース１８から抽出し（ステップＳ３０７）、抽出された文書データをクライアント端末機２へ送信して、クライアント端末機２上の表示画面に出力する（ステップＳ３０８）。
【００７４】
受信したデータに文書ＩＤが含まれていない場合にも（ステップＳ３０２：ＮＯ）、文書データが含まれているか否かを判定する（ステップＳ３０９）。文書データが含まれていない場合には（ステップＳ３０９：ＮＯ）、いずれの処理もできないことから、再入力を促すメッセージや操作ミスを指摘するメッセージを送信する等のエラー処理を行う（ステップＳ３１０）。
【００７５】
文書データが含まれている場合には（ステップＳ３０９：ＹＥＳ）、親文書ＩＤが含まれているか否かを判定する（ステップＳ３１１）。親文書ＩＤが含まれていない場合には（ステップＳ３１１：ＮＯ）、新規文書データの登録処理であると判断し、文書データベース１８において、該文書データに固有の文書ＩＤが割り当てられ、登録される（ステップＳ３１２）。
【００７６】
親文書ＩＤが含まれている場合には（ステップＳ３１１：ＹＥＳ）、親子関係も含めた新規文書データの登録処理であると判断し、文書データベース１８において、該文書データに固有の文書ＩＤが割り当てられ、親文書ＩＤとともに登録される（ステップＳ３１３）。
【００７７】
以上のように、本実施の形態によれば、多様なデータ形式を有する文書データを一元的に管理することができ、各文書データ間の関連付けも容易に行うことが可能となる。したがって、文書データに対するリンクファイル（ショートカット）を作成していた場合、リンクファイル作成時のディレクトリ階層から該文書データが移動した場合であっても新たなディレクトリ階層を知ることができ、リンクファイルを更新する必要が無い。したがって、被リンク対象となりやすい重要な文書データであっても、容易にディレクトリ階層間を移動させることができる。
【００７８】
また、文書データ間の親子関係についても文書データベース１８に登録することができることから、文書管理サーバ１は、クライアント端末機２の表示用に、親子関係を示すツリー表示に従って、ルートディレクトリまたはルートファイルから所望の文書データまでの階層構造を示す一覧表示データを生成することも可能である。したがって、一覧表示データをクライアント端末機２で表示することにより、直接の操作対象である文書データだけではなく、該文書データと関連性の高い他の文書データについても、視覚的に確認することができ、同一の文書データが重複して登録されるのを防止することも可能となる。
【００７９】
以下、本実施の形態に係る文書管理システムを用いた実施例である拡張クリップ機能について説明する。一般に、クリップ機能とは、一または複数のファイルまたはフォルダをマーキングし、マーキングされたファイルまたはフォルダに対して移動、複製の作成、ショートカットの作成等を行う機能を意味する。
【００８０】
まず、本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント端末機２における画面表示の例示図を図４に示す。図４に示すように、従来の文書管理システムで良く用いられているディレクトリ階層を視覚的に表示するディレクトリ階層表示領域４１、及び選択された文書データの内容を表示または更新する表示・更新領域４３に加えて、文書データへのファイル添付階層を表示する文書データ表示領域４２を有する点に特徴を有している。
【００８１】
文書データ表示領域４２には、各データ形式を有する文書データについて、その種類をアイコン表示により識別するとともに、それぞれの文書データごとの識別情報をアイコンで示される表示オブジェクト単位で付与している。したがって、各アイコン単位でマウス等を用いて文書データを選択することで、文書データの識別情報を取得することができる。
【００８２】
図４では、文書名「お知らせ文書」に付与されている書類を表すアイコンがテキストデータを、文書名「添付ファイル」に付与されているフレキシブルディスクを表すアイコンが文書ファイルを、それぞれ示している。例えば図４では、文書名「新規掲示板」が選択されており、そのテキストデータの内容が文書データベース１８から抽出されて、表示・更新領域４３に表示されている。そして、表示されているテキストデータには、表示・更新領域４３に表示できないデータ形式で作成されている文書ファイルと、表示・更新領域４３に表示可能なデータ形式で作成されているテキストデータとが添付されていることを示している。
【００８３】
次に、クリップ操作は、文書データ表示領域４２に表示されている文書データをマウス等を用いて選択し、文書データ表示領域４２の上部に設けられているクリップボタンを選択することで実行される。クリップボタン４４が選択されると、図５の左下部に示すようクリップ領域５１が新たに生成され、文書データ表示領域４２で選択されていた文書データがアイコンとともに表示される。
【００８４】
図５の例では、文書名「打合せ議事録」の文書ファイルと、文書名「月報」のテキストデータがクリップ領域５１に表示されている。クリップ領域５１に表示されている文書データについては、他の領域に表示されている文書データと同様に移動、複製の作成、またはショートカットの作成等を行うことができる。これは、各文書データが固有の識別情報を有しているためである。
【００８５】
すなわち、文書データに対する処理は、識別情報である文書ＩＤをキー情報として行われるため、クリップ領域５１に表示されている文書データに対応している文書データ、すなわち以前にクリップ処理された元の文書データが、文書データ表示領域４２において異なる階層位置へ移動された場合であっても、クリップ操作を再度行うことなく該文書データを選択して表示することができる。
【００８６】
また、クリップ操作の対象となった文書データがクリップ領域５１に移動されていることは、文書管理サーバ１の文書データベース１８で管理することができるので、複数のクライアント端末機２において共通のクリップ領域５１を用いることも可能となる。
【００８７】
図６に、クリップ操作時における文書管理サーバ１とクライアント端末機２との間のデータ授受の説明図を示す。まず、クライアント端末機２において、ディレクトリ階層表示領域４１に表示されているディレクトリを画面上で選択すると、選択されたディレクトリに固有の文書ＩＤが文書管理サーバ１へ送信される。
【００８８】
文書管理サーバ１では、受信した文書ＩＤがディレクトリであることを判別し、該ディレクトリに含まれる文書データの一覧データ（文書データ表示領域４２に表示可能な階層情報を含んだデータ）を生成してクライアント端末機２へ送信する。
【００８９】
クライアント端末機２では、選択したディレクトリに含まれている文書データの一覧が文書データ表示領域４２に表示されるので、クリップ操作の対象とする文書データを選択する。選択された文書データに固有の文書ＩＤは、クリップ操作が選択された旨を示す情報とともに、文書管理サーバ１へ送信される。
【００９０】
文書管理サーバ１では、受信した文書ＩＤをクリップ領域５１に表示すべき文書ＩＤとして登録し、クライアント端末機２における表示データを、該文書ＩＤに該当する表示アイコンをクリップ領域５１に表示するよう更新する。そして、更新されたクライアント端末機２における表示データをクライアント端末機２へ送信し、クライアント端末機２上にクリップ領域５１を表示する。
【００９１】
以下、クリップ領域５１に表示されている文書データに対する処理については、文書データ表示領域４２に表示されている文書データの取り扱いと同様の処理を行うことが可能となる。
【００９２】
【発明の効果】
以上詳述した如く第１発明または第２発明に係るデータ管理システムによれば、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００９３】
また、第３発明に係るデータ管理システムによれば、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【００９４】
また、第４発明に係るデータ管理システムによれば、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【００９５】
また、第５発明に係るデータ管理システムによれば、データを登録した利用者を特定することができることから、更新権限または削除権限の付与等、確実なセキュリティの確保が可能となる。
【００９６】
また、第６発明に係るサーバによれば、文書データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【００９７】
また、第７発明に係るサーバによれば、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【００９８】
また、第８発明に係るサーバによれば、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【００９９】
また、第９発明に係るサーバによれば、データを登録した利用者を特定することができることから、更新権限または削除権限の付与等、確実なセキュリティの確保が可能となる。
【０１００】
また、第１０発明に係るデータ管理方法によれば、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【０１０１】
また、第１１発明に係るデータ管理方法によれば、データの種類に関係なく階層構造を用いることができ、添付ファイルやリンクファイル（ショートカットファイル）等についても階層構造を用いることが可能となる。また、データの表示、更新、抽出等はデータ固有の識別情報に基づいて行われることから、階層構造が変動した場合であっても既に作成されているリンクファイルが無効にならず、新たにリンクファイルを作成することなく既存のままでデータにアクセスすることが可能となる。
【０１０２】
また、第１２発明に係るデータ管理方法によれば、データが記憶されているアドレスを直接指定してデータを表示、更新、抽出できることから、階層構造の有無にかかわらず、短時間で所望のデータに対してアクセスすることが可能となる。
【０１０３】
また、第１３発明に係るコンピュータプログラムによれば、データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【０１０４】
また、第１４発明に係るコンピュータプログラムを記録した記録媒体によれば、文書データベースから所望のデータを検索する場合に、該データに対して識別情報をキー情報として直接アクセスすることができ、階層構造を有して管理されている場合であってもルートデータから順次索引検索する必要がないことから、データの抽出、表示、更新時間をそれぞれ短縮することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書データベースのデータ構成の例示図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書管理サーバのプログラム処理のフローチャートである。
【図４】クライアント端末機における画面表示の例示図である。
【図５】クライアント端末機におけるクリップ操作利用時の画面表示の例示図である。
【図６】文書管理サーバとクライアント端末機との間におけるクリップ操作時のデータ授受の説明図である。
【符号の説明】
１  文書管理サーバ
２  クライアント端末機
３  通信ネットワーク
４  可搬型記録媒体
１１、２１  ＣＰＵ
１２、２２  記憶手段
１３、２３  ＲＡＭ
１４、２４  通信手段
１５、２５  入力手段
１６、２６  出力手段
１７  補助記憶手段
１８  文書データベース
４１  ディレクトリ階層表示領域
４２  文書データ表示領域
４３  表示・更新領域
４４  クリップボタン
５１  クリップ領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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