(57)【要約】【課題】FAXやFAX機能内蔵複写機などの通信機器のアドレス帳とグループウェアやディレクトリサービスなどのアドレス帳の連動を容易に行うこと。【解決手段】ステップS801では、2種類のグループウェアのうち、どちらのアドレス帳データをこれから読み込むかを決定する。ステップS803、S804では、それぞれGroupware1、2のアドレス帳データの変換処理を行う。ステップS805では、新規読み込みが指示されていればステップS811に進み、新規読み込みの処理を行う。ステップS806では、追加読み込み（AND読み込み）が指示されていればステップS810に進み、追加読み込み（AND読み込み）の処理を行う。ステップS807では、追加読み込み（OR読み込み）が指示されていればステップS809に進み、追加読み込み（OR読み込み）の処理を行い、指示されていなければ追加読み込み（XOR読み込み）の処理を行う。【選択図】        図８
2004201029.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して入力された第２のアドレス情報に基づいて、第１のアドレス情報を更新するアドレス帳管理方法であって、
第１のアドレスと第１のアドレス検索キーとを含む第１のアドレス情報を含む第１のアドレス帳を記憶部に記憶する記憶ステップと、
第２のアドレスと第２のアドレス検索キーとからなる第２のアドレス情報を入力する入力ステップと、
ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示ステップと、
制御部は、該更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、前記第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する前記第２のアドレス情報を前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更する更新ステップと
を備えたことを特徴とするアドレス帳管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、異なる種類のアドレス帳の情報を取り込んで更新するアドレス帳管理方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、アドレス帳の管理では、FAXやFAX機能内蔵型複写機において、電話番号、FAX番号を短縮ダイアルに登録しておき、通常のオペレーションより少ない手順で発信することが行われていた（例えば特許文献１参照）。さらに、電話やFAX装置のアドレス帳に登録されていない場合は、パーソナルコンピュータ等に記憶されている共用アドレス帳や個人アドレス帳を参照して送信を行う装置が提案されている（例えば特許文献２参照）。一方、アドレス帳を機器自体に登録することが可能なものもある（例えば特許文献３参照）。
【０００３】
また、昨今、グループウェアと呼ばれるソフトウェアが、組織の部署単位、組織全体、グループ単位などで情報を共有するために使われている。グループウェアでは、電話番号、FAX番号、E-mailアドレスなどのアドレス帳を管理可能である。また、データベースマネージメントソフトウェアやLDAPなどのディレクトリを用いてアドレス帳を管理する場合もある。
【０００４】
【特許文献１】
特開平０６−１４１０６６号公報（第２〜第５頁）
【０００５】
【特許文献２】
特開平１０−２９０２７９号公報（第２〜第４頁）
【０００６】
【特許文献３】
特開２０００−１１５３３９号公報（第２〜第７頁）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、アドレス帳をFAXやFAX機能内蔵型複写機に登録して利用する場合、アドレス帳のデータ形式が異なると登録できず、またFAX番号の短縮ダイアルなど、機器独自のデータを登録した場合、再登録で消える可能性があるという問題がある。さらに、元データのアドレス帳が変更されたとき、変更箇所のみをFAX等の機器に反映させるのが困難であるという問題がある。
【０００８】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、FAXやFAX機能内蔵複写機などのアドレス帳とグループウェアやデータベースマネージメントソフトウェア上のアドレス帳、ディレクトリサービスなどのアドレス帳の連動が容易なアドレス帳管理方法および装置を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
このような目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、ネットワークを介して入力された第２のアドレス情報に基づいて、第１のアドレス情報を更新するアドレス帳管理方法であって、第１のアドレスと第１のアドレス検索キーとを含む第１のアドレス情報を含む第１のアドレス帳を記憶部に記憶する記憶ステップと、第２のアドレスと第２のアドレス検索キーとからなる第２のアドレス情報を入力する入力ステップと、ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示ステップと、制御部は、更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する第２のアドレス情報を記憶部に上書きして第１のアドレス情報を変更する更新ステップとを備えたことを特徴とするを特徴とするものである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施例について説明する。
図１は、本発明の一実施例が適用されるシステム全体を示す図である。図１において、ネットワーク１は通常Ethernet（登録商標）を使用するが、Ethernet（登録商標）以外にも、LocalTalkなどがある。なお、本実施例における「ネットワーク」という言葉は、物理的なケーブルあるいは無線による通信媒体と、通信媒体上を通る電気的な信号と、電気的な信号の組みあわせで実現される情報交換を実現するもの（プロトコル）の内の一つもしくは複数を指し、通常は、これらの総称を指す。
【００１１】
サーバコンピュータ２は、ファイルサーバ、Webサーバなどの機能を有し、本システムにおいては、グループウェアと呼ばれるソフトウェアが動作している。グループウェアには、Lotus Notes(登録商標)、Microsoft Exchange（登録商標）などがあり、その扱うデータの一部として、アドレス帳を保持している。アドレス帳２Ａには、個人または組織の名前、電話番号、FAX番号、所属、E-mailアドレスなどの情報が含まれている。パーソナルコンピュータ３は、グループウェアのアドレス帳のデータ形式を後述するFAX機能内蔵複写機５のデータ形式に変換するアドレス帳変換Utilityも動作する。
【００１２】
さらに、パーソナルコンピュータ３にはハードディスクドライブ４が接続され、内部に第２のアドレス帳であるアドレス帳４Ａのデータを保持することが可能である。当然であるが、ハードディスクドライブ４には、アドレス帳データ以外のデータ、プログラムなども保持することが出来る。FAX機能内蔵複写機５は、FAXの送受信に加え、InternetFAXの送受信、複写した画像のE-mailでの送受信が可能である。送信には、本FAX機能内蔵複写機５内の記憶装置に記憶されたアドレス帳５Ａのアドレス情報を利用することが可能であり、このアドレス情報には、あて先の名前と、それに関連付けられたFAX番号、InternetFAXアドレス、E-mailアドレス、短縮ボタンで指定する場合の短縮番号が含まれる。さらに日本語など一部の言語では、名前の読み方もアドレス情報に含まれる。
【００１３】
図２は、グループウェアのアドレス帳２Ａのデータの例である。図２に示すとおり、アドレス帳データは、1名毎に図２のデータに書かれた内容を持ち、複数名分のデータがあれば、同様のフォーマットで連続したデータとなる。すなわち、各人のデータはMailSystemから始まり、ShortNameで終わる。キーと値は「:=」（コロンと等号）で区切られており、左辺がキー、右辺が値である。キーは人による違いは無い。値は各人で異なるが、もちろん同一の値をとっても構わない。
【００１４】
図３は、別のグループウェアのアドレス帳４Ａのデータの例である。図３に示すとおり、アドレス帳データは、1名毎に1行であり、第1行はキーである。各カラムはカンマで区切られており、先頭から同一のカラムには同一内容の情報が入る。たとえば第1カラムは名前、第2カラムは苗字である。
【００１５】
図４は、FAX機能内蔵複写機５のアドレス帳５Ａのデータ形式である。アドレス帳には通常、FAX番号、電話番号やE-mailアドレスなどのアドレスと個人名、組織名などのアドレス検索キーを含むアドレス情報が入っており、本実施例では、図４に示す通り、所属や電話番号などの情報は保持していない。
【００１６】
図５は、本発明の処理を実施するアドレス帳変換プログラムで保持する第１のアドレス帳であるアドレス帳４Ｂのデータ形式である。図５から分かるとおり、図４のアドレス帳５Ａの内容に比べ、所属情報が追加されており、シリアル番号が無い。
【００１７】
図６は、本発明の一実施形態であるアドレス帳編集変換プログラムに対応する画面の例である３Ａを示す図である。「No.」は表示上付されたシリアル番号である。「名前」は、図５に示すアドレス帳４ＢのNameの内容を表示する。「読み仮名」は、アドレス帳４ＢのReadの内容を表示する。「mailAddress」は、アドレス帳４ＢのE-mailの内容を表示する。「FAX番号」は、アドレス帳４ＢのFAXの内容を表示する。「短縮」は、アドレス帳４ＢのsFAXの内容を表示する。「所属」は、アドレス帳４ＢのDepartmentの内容を表示する。
【００１８】
本アドレス帳編集変換プログラムでは、「新規作成」、「読み込み」、「書き出し」、「編集」、「追加」、「元に戻す」、「切り取り」、「コピー」、「貼り付け」の機能を有する。それぞれの機能は、画面上のアイコンにポインティングデバイスのカーソル（通常はマウスカーソル）を合わせ、ポインティングデバイスのボタンをクリックすることで実行される。
【００１９】
「新規作成」では、現在の編集内容をハードディスクドライブ４に保存後破棄もしくは即座に破棄し、データ数０（ゼロ）の新規アドレス帳データが作成される。「読み込み」では、グループウェアのアドレス帳データの読み込みが行われ、図５に示したアドレス帳編集変換プログラムのアドレス帳のデータ形式に変換して画面に表示される。グループウェアのアドレス帳データは、直接、サーバから読み込むことも可能であるし、ハードディスクドライブ４にコピーした後に読み込むことも可能である。「書き出し」では、図５に示したアドレス帳４Ｂのデータ形式のデータを図４に示したアドレス帳５Ａのデータ形式に変換して、通常、ハードディスクドライブ４に書き出される。
【００２０】
アドレス帳の1名分のデータを選択しておき、「編集」をクリックすると編集モードになり、データの書き換えが可能になる。データを書き換えると、内部で保持され、アドレス帳４Ｂの形式のデータに反映される。「追加」は、新しいアドレスの追加であり、追加をクリックすると1名分の領域が編集可能で各項目の値が入っていない状態となる。「元に戻す」をクリックすると編集前の状態に戻る。「切り取り」は、選択した1名分のデータを、内部的なメモリ上に記憶するとともに画面と内部ファイルから削除する。「コピー」は、選択した1名分のデータを、内部的なメモリ上に記憶する。「貼り付け」は、内部的なメモリ上の1名分のデータを画面と内部ファイルに追加する。
【００２１】
これ以外に、「ファイル」をクリックすると、副メニューが表示され、内部ファイルを保存、呼び出しを行ったり、一覧を印刷したりすることも可能である。また、「No.」、「名前」、「読み仮名」、「mailAddress」、「FAX番号」、「短縮」、「所属」とかかれている部分をクリックすることで、データをその項目の文字列にしたがって昇順/降順にソートして表示することも可能である。
【００２２】
図７は、更新形態指示である読み込みの指定（読込み指示）を設定する画面の例３Ｂを示す図である。図７を用いて、読み込み時の設定について説明する。「新規読み込み」は、現在の編集内容をハードディスクドライブ４に保存後破棄もしくは即座に破棄した後、グループウェアのアドレス帳データを読み込み、本アドレス帳編集変換プログラムの内部形式のアドレス帳データに変換する。
【００２３】
「追加読み込み（AND読み込み）」は、現在編集中のアドレス帳データ上に存在する者のアドレスのみを読み込む。すなわち、グループウェアのデータと編集データの論理積（AND）となる。このとき、データが存在するかどうかは、名前と所属が一致するかどうかで判断し、一致するデータについては、E-mailの値（mailAddress）とFAXの値（FAX番号）を読み込む。読み仮名、短縮は使用されない。
【００２４】
「追加読み込み（OR読み込み）」は、現在編集中のアドレス帳データ上に存在する者のアドレスはAND読み込みと同様の処理であるが、存在しない者は追加する。すなわち、グループウェアのデータと編集データの論理和（OR）となる。追加する者のデータは、名前、読み仮名、mailAddress、FAX番号、所属である。短縮は、通常のグループウェアには無いので、読み込み時は行われない。このため、追加で読み込んだ者の短縮データの表示は、画面上では空白となり、内部ファイルでもデータ無し（空文字列）となる。
【００２５】
追加読み込み（XOR読み込み）は、現在編集中のアドレス帳データ上に存在する者のアドレスは読み込まず、存在しない者のみ追加する。すなわち、グループウェアのデータと編集データの排他的論理和（XOR）となる。追加する者のデータは、OR読み込みと同様である。
【００２６】
それぞれの読み込みの典型的な使い方は、以下のとおりである。
【００２７】
「新規読み込み」は、グループウェアから最初にデータを読み込むときに使われる。また大きな変更などでデータを全部変更する場合にも、新規読み込みが使われると想定される。
【００２８】
「追加読み込み（AND読み込み）」（論理積による読み込み）は、短縮番号を設定後、グループウェア上のFAX番号やE-mailアドレスが変更された場合に使用される。この読み込み方では、FAX番号が変わっても短縮番号には影響しない。
【００２９】
「追加読み込み（OR読み込み）」（論理和による読み込み）は、短縮番号を設定後、グループウェア上でFAX番号やE-mailアドレスが変更され、かつ人の追加が合った場合に使用される。この読み込み方では、FAX番号が変わっても短縮番号に影響を与えず、かつ、人が増えた場合にデータに追加が可能である。
【００３０】
「追加読み込み（XOR読み込み）」（排他的論理和による読み込み）は、本アドレス帳編集変換プログラム上でmailAddressやFAX番号の編集後、グループウェア上で人の追加が合った場合に使用される。すなわち、既に読み込んだデータは追加で読み込むグループウェアのアドレス帳データに影響されずに、かつ、グループウェア上で増えた人のデータを読み込むことが可能である。
【００３１】
図８は、本発明の処理を一実施形態であるアドレス帳編集変換プログラムの動作を表したフローチャートである。図８では、図７に記した、読み込みの処理に関するフローチャートを示す。図８を用いて、本アドレス帳編集変換プログラムのアドレス帳データ読み込み処理を説明する。
【００３２】
ステップS801では、グループウェアのアドレス帳データの最初の項目を読み込む。これは、2種類のグループウェアのうち、どちらのアドレス帳データをこれから読み込むかを判定するためである。ステップS802では、ステップS801で読み込んだ文字列を調べ、"MailSystem"とあればステップS803に進み、そうでなければステップS804に進む。ここでは2種類のグループウェアに関する処理を行っているが、グループウェアの種類が増えても同様の処理を行うことで対応できる。
【００３３】
ステップS803では、図２に示した、Groupware1のアドレス帳データの変換処理を行う。この変換処理は図９に詳細を示す。ステップS804では図３に示した、Groupware2のアドレス帳データの変換処理を行う。この変換処理は図１０に詳細を示す。ステップS805では、新規読み込みが指示されているかどうかを判断し、新規読み込みが指示されていればステップS811に進む。ステップS806では、追加読み込み（AND読み込み）が指示されているかどうかを判断し、追加読み込み（AND読み込み）が指示されていればステップS810に進む。ステップS807では、追加読み込み（OR読み込み）が指示されているかどうかを判断し、追加読み込み（OR読み込み）が指示されていればステップS809に進み、指示されていなければ追加読み込み（XOR読み込み）が指示されていると判断し、ステップS808に進む。
【００３４】
ステップS808では、追加読み込み（XOR読み込み）の処理を行い、読み込み処理を終了する。追加読み込み（XOR読み込み）の処理は図１４に詳細を示す。ステップS809では、追加読み込み（OR読み込み）の処理を行い、読み込み処理を終了する。追加読み込み（OR読み込み）の処理は図１３に詳細を示す。ステップS810では、追加読み込み（AND読み込み）の処理を行い、読み込み処理を終了する。追加読み込み（AND読み込み）の処理は図１２に詳細を示す。ステップS811では、新規読み込みの処理を行い、読み込み処理を終了する。新規読み込みの処理は図１１に詳細を示す。
【００３５】
図９は、Groupware1の変換処理を表したフローチャートである。図９を用いて、Groupware1のアドレス帳データを本発明を実施したアドレス帳編集変換プログラムで扱える形式に変換する手順を示す。
【００３６】
ステップS901では、データ数を変数Nに代入する。ステップS902では、変数Nの値が0かどうかを判定し、0であれば変換処理を終了する。ステップS903では、N番目のデータから氏名に相当するキーAltFullNameの値を読み込み、変数Aに格納する。ステップS904では、N番目のデータから読み仮名に相当するキーAltFullNameSortの値を読み、半角カタカナに変換して変数Bに格納する。ステップS905では、N番目のデータから所属に相当するキーDepartmentの値を読み込み、変数Cに格納する。ステップS906では、N番目のデータからE-mailアドレスに相当するキーMailAddressの値を読み込み、変数Dに格納する。ステップS907では、N番目のデータからFAX番号に相当するキーOfficeFAXPhoneNumberの値を読み込み、変数Eに格納する。
【００３７】
ステップS908では、一時ファイルに、変数A、B、C、D、Eを、カンマで区切って書き込む。一時ファイルに既に書き込まれている場合は追加書き込みとなる。ステップS909では、変数Nを1減じてステップS902の処理に戻る。この一連の処理で、Groupware1の全データが、アドレス帳編集変換プログラムで処理可能な形式に変換され、一時ファイルに保存される。
【００３８】
図１０は、Groupware2の変換処理を示すフローチャートである。図１０を用いて、Groupware2のアドレス帳データを本発明を実施したアドレス帳編集変換プログラムで扱える形式に変換する手順を示す。
【００３９】
ステップS1001では、データの行数を変数Nに代入する。ステップS1002では、変数Nの値が1かどうかを判定し、1であれば変換処理を終了する。1で終了するのは、データの第1行が各カラムのキーをあらわす行であるため、この行を読み込まないようにするためである。ステップS1003では、N番目のデータから氏名に相当するカラム2とカラム1の値を続けて読み込み、変数Aに格納する。カラム2には姓、カラム1に名が入っているため、続けて読み込むことで、姓名すなわち氏名を読み込むことが可能になる。
【００４０】
ステップS1004では、N番目のデータから読み仮名に相当するカラム3の値を読み、変数Bに格納する。Groupware2では、読み仮名は半角カタカナのみとなっており、変換の必要は無い。ステップS1005では、N番目のデータから所属に相当するカラム４の値を読み込み、変数Cに格納する。ステップS1006では、N番目のデータからE-mailアドレスに相当するカラム５の値を読み込み、変数Dに格納する。
【００４１】
ステップS1007では、N番目のデータからFAX番号に相当するカラム6の値を読み込み、変数Eに格納する。ステップS1008では、一時ファイルに、変数A、B、C、D、Eを、カンマで区切って書き込む。一時ファイルに既に書き込まれている場合は追加書き込みとなる。ステップS1009では、変数Nを1減じてステップS1002の処理に戻る。この一連の処理で、Groupware2の全データが、アドレス帳編集変換プログラムで処理可能な形式に変換され、一時ファイルに保存される。
【００４２】
図１１は、新規読み込みの処理を表したフローチャートである。図１１を用いて、アドレス帳編集変換プログラムがグループウェアのアドレス帳を読み込む手順を説明する。
【００４３】
ステップS1101では、編集中のデータがあるかどうかを判定し、データがあればステップS1102に進み、なければステップS1106に進む。ステップS1102では、編集中のデータを保存するかどうかをユーザに尋ねるダイアログを表示する。ステップS1103では、ユーザが保存を指示したかどうかを判定し、保存を指示した場合はステップS1104に進む。
【００４４】
ステップS1104では、ファイルを保存し、ステップS1105に進む。ステップS1105では、編集データを内部的に保持している内部ファイルをクリアする。内部ファイルは、メモリ上に作られる場合もあるし、ハードディスクドライブ上に作られる場合もあるが、どちらであっても処理に影響はない。
【００４５】
ステップS1106は、内部ファイルの先頭行の生成を行う。先頭行は、各カラムに書かれている値が何を表すかを示した行であり、図５に例示したデータの1行目にあたる。ステップS1107は、一時ファイルを読み込む。一時ファイルは、ステップS803もしくはステップS804の処理を終えたときに作成されており、形式は1行目を除き内部ファイルと同じである。
【００４６】
ステップS1108は、読み込んだデータを内部ファイルに追加する。追加する前は1行目のみ生成されており、ステップS1108の処理が終えた時点で、内部ファイルが完成する。
【００４７】
図１２は、追加読み込み（AND読み込み）の処理を示すフローチャートである。図１２を用いて、アドレス帳編集変換プログラムがグループウェアのアドレス帳を読み込む手順を説明する。
【００４８】
ステップS1201では、編集中のデータがあるかどうかを判定し、データがあればステップS1202に進み、なければ処理を終了する。編集中のデータがない場合、処理を終了するのは、本処理では、ANDすなわち論理積での読み込みを行うため、編集中のデータが無い場合、読み込みによるデータ生成は行われないためである。
【００４９】
ステップS1202では、一時ファイルを読み込む。ステップS1203では、一時ファイルのデータ数を変数Nに代入する。ステップS1204では、変数Nが0かどうかを判定し、0であれば処理を終了し、0でなければステップS1205に進む。ステップS1205では、一時ファイルからN番目のデータを取り出す。
【００５０】
ステップS1206では、編集中のデータ中に、前ステップで取り出したデータ中の名前と所属が一致するものがあるかどうかを調べる。ステップS1207では、前ステップで調べた結果同じものあると判定された場合はステップS1208に進む。ステップS1208では、同じと判断された編集中のデータ、すなわち内部ファイルのFAXの値（FAX番号）とE-mailの値（mailAddress）を、ステップS1205で取り出したデータのものと置き換える。ステップS1209では変数Nを1減じてステップS1204に進む。以上の処理を行うことで、編集中のデータで、追加読み込み対象のデータと名前と所属が一致する全てのデータが、グループウェアから読み込んだデータに書き換えられる。
【００５１】
図１３は、追加読み込み（OR読み込み）の処理を示すフローチャートである。図１３を用いて、アドレス帳編集変換プログラムがグループウェアのアドレス帳を読み込む手順を説明する。
【００５２】
ステップS1301では、一時ファイルを読み込む。ステップS1302では、一時ファイルのデータ数を変数Nに代入する。ステップS1303では、変数Nが0かどうかを判定し、0であれば処理を終了し、0でなければステップS1304に進む。ステップS1304では、一時ファイルからN番目のデータを取り出す。ステップS1305では、編集中のデータ中に取り出したデータ中に、前ステップで取り出したデータ中の名前と所属が一致するものがあるかどうかを調べる。
【００５３】
ステップS1306では、前ステップで調べた結果同じものあると判定された場合はステップS1307に進み、同じものがないと判定された場合にはステップS1308に進む。ステップS1307では、同じと判断された編集中のデータ、すなわち内部ファイルのFAXの値（FAX番号）とE-mailの値（mailAddress）を、ステップS1304で取り出したデータのものと置き換える。ステップS1308では、ステップS1304で取り出したデータを編集中のデータ、すなわち内部ファイルに追加する。
【００５４】
ステップS1309では変数Nを1減じてステップS1303に進む。以上の処理を行うことで、編集中のデータで、追加読み込み対象のデータと名前と所属が一致する全てのデータが、グループウェアから読み込んだデータに書き換えられるとともに、編集のデータに存在しない人の情報が編集データに追加される。
【００５５】
図１４は、追加読み込み（XOR読み込み）の処理を示すフローチャートである。図１４を用いて、アドレス帳編集変換プログラムがグループウェアのアドレス帳を読み込む手順を説明する。
【００５６】
ステップS1401では、一時ファイルを読み込む。ステップS1402では、一時ファイルのデータ数を変数Nに代入する。ステップS1403では、変数Nが0かどうかを判定し、0であれば処理を終了し、0でなければステップS1404に進む。ステップS1404では、一時ファイルからN番目のデータを取り出す。
【００５７】
ステップS1405では、編集中のデータ中に、前ステップで取り出したデータ中の名前と所属が一致するものがあるかどうかを調べる。ステップS1406では、同じものがないと判定された場合はステップS1407に進む。ステップS1407では、ステップS1404で取り出したデータを編集中のデータ、すなわち内部ファイルに追加する。
【００５８】
ステップS1408では変数Nを1減じてステップS1403に進む。以上の処理を行うことで、編集中のデータで、追加読み込み対象のデータと名前と所属が一致するデータには影響を与えず、編集のデータに存在しない人の情報が編集データに追加される。
【００５９】
図１５は、更新の指定によりどのようにデータが変更されるかを表した図である。ファイル１５１は、編集中のデータ、すなわちアドレス帳編集変換プログラムの内部ファイルをあらわす。ファイル１５２は、グループウェアのアドレス帳データを読み込んだ一時ファイルを表す。
【００６０】
ファイル１５３は、新規読み込みを指定した場合の内部ファイルを表す。ファイル１５３のデータから分かるとおり、内部ファイル１５２のデータに置き換わっている。FAX短縮番号は、グループウェアのアドレス帳データ中に存在しないため、ここではセットされない。
【００６１】
ファイル１５４は、追加読み込み（AND読み込み）を指定した場合の内部ファイルを表す。ファイル１５４から分かるとおり、氏名と所属が同じ川崎仁太郎のFAX番号が置き換えられており、山本花子のデータは変更されない。また川崎仁太郎のFAX短縮番号001はそのまま残っている。
【００６２】
ファイル１５５は、追加読み込み（OR読み込み）を指定した場合の内部ファイルを表す。ファイル１５５から分かるとおり、グループウェアのアドレス帳データ中に同じ名前と所属のある川崎仁太郎のFAX番号が変わっており山本花子のデータはそのままで、小野陽子のデータが追加されている。
【００６３】
ファイル１５６は、追加読み込み（XOR読み込み）を指示した場合の内部ファイルを表す。ファイル１５６から分かるとおり、グループウェアのアドレス帳データ中に同じ名前と所属のある川崎仁太郎のデータは変更されておらず、山本花子のデータもそのままで、小野陽子のデータのみ追加されている。
【００６４】
以上の処理で、アドレス帳編集変換プログラムの形式に変換されたアドレス帳データは、FAX機能内蔵複写機のアドレス帳データに容易に変換することが出来る。
【００６５】
これまでの説明では、アドレス帳データをグループウェアから読み込んだが、データベースマネージメントソフトウェアで管理されているアドレス帳データやディレクトリサービス上に管理されているアドレス帳データ、別のFAXや別のFAX機能内蔵型複写機上のアドレス帳データ、電子メールソフトウェアで管理されているアドレス帳データ、携帯電話や電子手帳、携帯端末などに管理されているアドレス帳データであっても同様に読み込むことが可能である。
【００６６】
FAX等の機器に登録するアドレス帳データは、このアドレス帳編集変換プログラムをもとにすることにより、本プログラム上でデータの加工を行った後、機器への登録を行えばよい。
【００６７】
以上述べたように、アドレス帳データの読み込みに、新規読み込みだけでなく論理演算を伴った追加読み込み処理を加えることで、以下のような処理が可能になる。
【００６８】
・短縮ダイアル、ワンタッチダイアルなどアドレスを直接指定するより少ない操作でアドレスを特定する操作情報（短縮操作情報）をアドレス帳編集時に付加した場合、その番号が変更されることなくFAX番号のみをアドレス帳データから読み込む処理が可能になる。
【００６９】
・E-mailについても、アドレス帳に短縮操作情報としてニックネームや短縮名などを保持している場合、そのニックネームや短縮名などが変更されることなくFAX番号のみをアドレス帳データから読み込む処理が可能になる。（AND読み込み）
【００７０】
・アドレス帳データを重複させることなく追加読み込みが可能になる。（OR読み込み）
【００７１】
・アドレス帳データを読み込んだ後、一部のデータを編集した場合、その編集内容に影響を与えずに、あらたなデータのみを読み込むことが可能になる。（XOR読み込み）
【００７２】
以上の処理を適宜使用することによって、グループウェアのように別プログラムで管理されているアドレス帳をFAXやFAX機能内蔵型複写機に容易に流用することができ、編集や変換処理の負荷を大幅に低減することが可能になる。
【００７３】
なお、図１６は、本発明のプログラムモジュールを表した図である。図１６から分かるとおり、本プログラムは、2種類の変換モジュール、4種類の読み込みモジュール、1種類の書き出しモジュールと、編集などの通常処理を行う編集・通常処理モジュールからなる。
【００７４】
また、以上の説明からも理解されるように、本発明は、FDやメモリカード等の可搬性のある記憶媒体から読み込んで、ワークステーションやパーソナルコンピュータ等のコンピュータで実行することが可能であり、さらにFAXやFAX機能内蔵型複写機やこれら以外の別の装置上で実施することもできる。
【００７５】
本発明の実施態様の例を以下に列挙する。
【００７６】
[実施態様１]ネットワークを介して入力された第２のアドレス情報に基づいて、第１のアドレス情報を更新するアドレス帳管理方法であって、第１のアドレスと第１のアドレス検索キーとを含む第１のアドレス情報を含む第１のアドレス帳を記憶部に記憶する記憶ステップと、第２のアドレスと第２のアドレス検索キーとからなる第２のアドレス情報を入力する入力ステップと、ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示ステップと、制御部は、該更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、前記第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する前記第２のアドレス情報を前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更する更新ステップとを備えたことを特徴とするアドレス帳管理方法。
【００７７】
[実施態様２]前記第１のアドレス帳は、アドレス情報として、さらに直接指定するより少ない操作でアドレスを特定するための操作情報である短縮操作情報を含み、前記更新ステップは、前記短縮操作情報の更新を行わないことを特徴とする実施態様１に記載のアドレス帳管理方法。
【００７８】
[実施態様３]前記短縮操作情報は、短縮ダイアルを含むことを特徴とする実施態様２に記載のアドレス帳管理方法。
【００７９】
[実施態様４]前記入力ステップは、前記第２のアドレス情報を入力する際、アドレス情報の書式を第１のアドレス帳に含まれるアドレス情報の書式と同じ書式に変換する書式変換ステップを有することを特徴とする実施態様１、２または３に記載のアドレス帳管理方法。
【００８０】
[実施態様５]前記第１のアドレスは、FAX番号、インターネットFAX番号、電子メールアドレスのうちの少なくとも一つを含むことを特徴とする実施態様１乃至４のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８１】
[実施態様６]前記アドレス検索キーは、個人名、組織名、会社名、所属、住所、電話番号、職務のうち少なくとも一つを含むことを特徴とする実施態様１乃至５のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８２】
[実施態様７]前記入力ステップは、前記第２のアドレス情報を磁気ディスク、光磁気ディスク、光ディスク、磁気テープ乃至不揮発性半導体メモリのうちの少なくとも一つにアクセスし、または電気的手段、光通信手段乃至無線手段を用いて接続されたネットワークのうちの少なくとも一つから受信して入力することを特徴とする実施態様１乃至６のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８３】
[実施態様８]前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が論理積である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１乃至７のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８４】
[実施態様９]前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が論理和である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きし、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１乃至７のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８５】
[実施態様１０]前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が排他的論理和である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１乃至７のいずれかに記載のアドレス帳管理方法。
【００８６】
[実施態様１１]ネットワークを介して入力された第２のアドレス情報に基づいて、第１のアドレス情報を更新するアドレス帳管理装置であって、第１のアドレスと第１のアドレス検索キーとを含む第１のアドレス情報を含む第１のアドレス帳を記憶部に記憶する記憶手段と、第２のアドレスと第２のアドレス検索キーとからなる第２のアドレス情報を入力する入力手段と、ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示手段と、制御部は、該更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、前記第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する前記第２のアドレス情報を前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更する更新手段とを備えたことを特徴とするアドレス帳管理装置。
【００８７】
[実施態様１２]前記第１のアドレス帳は、アドレス情報として、さらに直接指定するより少ない操作でアドレスを特定するための操作情報である短縮操作情報を含み、前記更新手段は、前記短縮操作情報の更新を行わないことを特徴とする実施態様１１に記載のアドレス帳管理装置。
【００８８】
[実施態様１３]前記短縮操作情報は、短縮ダイアルを含むことを特徴とする実施態様１２に記載のアドレス帳管理装置。
【００８９】
[実施態様１４]前記入力手段は、前記第２のアドレス情報を入力する際、アドレス情報の書式を第１のアドレス帳に含まれるアドレス情報の書式と同じ書式に変換する書式変換手段を有することを特徴とする実施態様１１、１２または１３に記載のアドレス帳管理装置。
【００９０】
[実施態様１５]前記第１のアドレスは、FAX番号、インターネットFAX番号、電子メールアドレスのうちの少なくとも一つを含むことを特徴とする実施態様１１乃至１４のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９１】
[実施態様１６]前記アドレス検索キーは、個人名、組織名、会社名、所属、住所、電話番号、職務のうち少なくとも一つを含むことを特徴とする実施態様１１乃至１５のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９２】
[実施態様１７]前記入力手段は、前記第２のアドレス情報を磁気ディスク、光磁気ディスク、光ディスク、磁気テープ乃至不揮発性半導体メモリのうちの少なくとも一つにアクセスし、または電気的手段、光通信手段乃至無線手段を用いて接続されたネットワークのうちの少なくとも一つから受信して入力することを特徴とする実施態様１１乃至１６のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９３】
[実施態様１８]前記更新形態指示手段において指示された更新の形態が論理積である場合、前記更新手段は、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１１乃至１７のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９４】
[実施態様１９]前記更新形態指示手段において指示された更新の形態が論理和である場合、前記更新手段は、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きし、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１１乃至１７のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９５】
[実施態様２０]前記更新形態指示手段において指示された更新の形態が排他的論理和である場合、前記更新手段は、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする実施態様１１乃至１７のいずれかに記載のアドレス帳管理装置。
【００９６】
[実施態様２１]コンピュータを用いて、ネットワークを介して入力された第２のアドレス情報に基づいて、第１のアドレス情報を更新するプログラムであって、第１のアドレスと第１のアドレス検索キーとを含む第１のアドレス情報を含む第１のアドレス帳を記憶部に記憶する記憶ステップと、第２のアドレスと第２のアドレス検索キーとからなる第２のアドレス情報を入力する入力ステップと、ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示ステップと、制御部は、該更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、前記第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する前記第２のアドレス情報を前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更する更新ステップとを実行させるためのプログラム。
【００９７】
[実施態様２２]実施態様２１に記載のプログラムにおいて、前記第１のアドレス帳は、アドレス情報として、さらに直接指定するより少ない操作でアドレスを特定するための操作情報である短縮操作情報を含み、前記更新ステップは、前記短縮操作情報の更新を行わないことを特徴とするプログラム。
【００９８】
[実施態様２３]実施態様２２に記載のプログラムにおいて、前記短縮操作情報は、短縮ダイアルを含むことを特徴とするプログラム。
【００９９】
[実施態様２４]実施態様２１、２２または２３に記載のプログラムにおいて、前記入力ステップは、前記第２のアドレス情報を入力する際、アドレス情報の書式を第１のアドレス帳に含まれるアドレス情報の書式と同じ書式に変換する書式変換ステップを有することを特徴とするプログラム。
【０１００】
[実施態様２５]実施態様２１乃至２４のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第１のアドレスは、FAX番号、インターネットFAX番号、電子メールアドレスのうちの少なくとも一つを含むことを特徴とするプログラム。
【０１０１】
[実施態様２６]実施態様２１乃至２５のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記アドレス検索キーは、個人名、組織名、会社名、所属、住所、電話番号、職務のうち少なくとも一つを含むことを特徴とするプログラム。
【０１０２】
[実施態様２７]実施態様２１乃至２６のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記入力ステップは、前記第２のアドレス情報を磁気ディスク、光磁気ディスク、光ディスク、磁気テープ乃至不揮発性半導体メモリのうちの少なくとも一つにアクセスし、または電気的手段、光通信手段乃至無線手段を用いて接続されたネットワークのうちの少なくとも一つから受信して入力することを特徴とするプログラム。
【０１０３】
[実施態様２８]実施態様２１乃至２７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が論理積である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きして前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とするプログラム。
【０１０４】
[実施態様２９]実施態様２１乃至２７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が論理和である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーと一致する前記第２のアドレス検索キーに対応する前記第２のアドレス情報のアドレスを前記記憶部に上書きし、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とするプログラム。
【０１０５】
[実施態様３０]実施態様２１乃至２７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記更新形態指示ステップにおいて指示された更新の形態が排他的論理和である場合、前記更新ステップは、前記第１のアドレス検索キーのいずれとも一致しない前記第２のアドレス検索キーに対応する第２のアドレス情報を、前記記憶部に追加して前記第１のアドレス情報を変更することを特徴とする。
【０１０６】
[実施態様３１]実施態様２１乃至３０いずれかに記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【０１０７】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、ユーザが指示した更新の形態を入力する更新形態指示ステップと、制御部は、更新形態指示ステップにおいて入力された更新の形態に基づき、第１のアドレス帳に含まれるいずれかの第１のアドレス情報に対応する第２のアドレス情報を記憶部に上書きして第１のアドレス情報を変更するので、FAXやFAX機能内蔵複写機などのアドレス帳とグループウェアやデータベースマネージメントソフトウェア上のアドレス帳、ディレクトリサービスなどのアドレス帳の連動を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例が適用されるシステム全体を示す図である。
【図２】グループウェアのアドレス帳データの例を示す図である。
【図３】グループウェアのアドレス帳データの例を示す図である。
【図４】FAX機能内蔵複写機のアドレス帳のデータ形式を示す図である。
【図５】本発明の処理を実施するアドレス帳変換プログラムで保持するアドレス帳のデータ形式を示す図である。
【図６】本発明を一実施形態であるアドレス帳編集変換プログラムに対応する画面の例を示す図である。
【図７】更新形態指示を設定する画面の例を示す図である。
【図８】本発明の処理を一実施形態であるアドレス帳編集変換プログラムの動作を示すフローチャートである。
【図９】Groupware1の変換処理を示すフローチャートである。
【図１０】Groupware2の変換処理を示すフローチャートである。
【図１１】新規読み込みの処理を示すフローチャートである。
【図１２】読み込み（AND読み込み）の処理を示すフローチャートである。
【図１３】追加読み込み（OR読み込み）の処理を示すフローチャートである。
【図１４】追加読み込み（XOR読み込み）の処理を示すフローチャートである。
【図１５】更新の指定によりどのようにデータが変更されるかを示す図である。
【図１６】本発明のプログラムモジュールを示す図である。
【符号の説明】
１  ネットワーク
２  サーバコンピュータ
２Ａ、４Ａ、４Ｂ、５Ａ  アドレス帳
３  パーソナルコンピュータ
３Ａ  表示
３Ｂ  メニュー
４  ハードディスクドライブ
５  FAX機能内蔵複写機
１５１〜１５６  ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
2004201029.tif 000016
【図１５】
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【図１６】
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