(57)【要約】【課題】紙文書から埋込コードを読み取ってそのコードの示す文書データを提供する装置において、文書データのファイルを移動させたり名称変更したりしても、埋込コードに対応する文書データを検索できるようにする。【解決手段】文書データを印刷する場合、コード埋込部１５が、ファイルシステム１３から、その文書データのファイルの作成日時などの不変なファイル属性の値を取得する。そして、その属性値をコード化し、印刷すべき文書のイメージの所定の位置に埋め込んで印刷データを作成し、プリンタ２０に印刷させる。また、紙文書に示される埋込コードを読取装置３０で読み取ると、コード解析部１７がそのコードの値を求め、この値が示すファイル属性値をファイルシステム１３に渡して検索させる。検索されたファイルが開かれ、表示される。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル属性の値によるファイル検索機能を備えたファイルシステムによりファイル管理を行う文書管理装置であって、
文書ファイルの印刷指示を受けた場合に、前記ファイルシステムが管理しているその文書ファイルの所定の不変属性の値、又はその不変属性の値に対応する一意な属性識別情報、を表す埋込コードを生成し、前記文書ファイルの画像に該埋込コードの画像を埋め込んだ状態の印刷画像を示す印刷データを生成し、印刷装置に対して供給する出力手段と、
印刷された文書に示された前記埋込コードの画像を読み取り、その埋込コードの画像に対応する前記所定の不変属性の値を求める解析手段と、
前記解析手段で求められた前記不変属性の値を検索キーとして前記ファイルシステムに対し検索指示を行い、この検索指示に応じて検索されたファイルを前記ファイルシステムから取得し、該ファイルを検索結果としてユーザに提供する検索制御手段と、
を備える文書管理装置。
【請求項２】
文書ファイルの前記所定の不変属性は、該文書ファイルが前記ファイルシステム内に作成された作成日時を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記検索制御手段は、前記検索指示に応じた前記ファイルシステムの検索結果のファイルが複数ある場合は、それら各ファイルを一覧表示し、該一覧表示上で提供すべきファイルの選択をユーザから受け付けるユーザインタフェースを備える、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
ファイル属性の値によるファイル検索機能を備えたファイルシステムによりファイル管理を行うコンピュータシステムを、
文書ファイルの印刷指示を受けた場合に、前記ファイルシステムが管理しているその文書ファイルの所定の不変属性の値、又はその不変属性の値に対応する一意な属性識別情報、を表す埋込コードを生成し、前記文書ファイルの画像に該埋込コードの画像を埋め込んだ状態の印刷画像を示す印刷データを生成し、印刷装置に対して供給する出力手段、
印刷された文書に示された前記埋込コードの画像を読み取り、その埋込コードの画像に対応する前記所定の不変属性の値を求める解析手段、
前記解析手段で求められた前記不変属性の値を検索キーとして前記ファイルシステムに対し検索指示を行い、この検索指示に応じて検索されたファイルを前記ファイルシステムから取得し、該ファイルを検索結果としてユーザに提供する検索制御手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、用紙等の媒体に印刷出力された媒体文書から、オリジナルの文書データにアクセスできるようにするための文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
この種の文書管理装置として、文書データベース上の文書データを印刷出力する際に、「文書データベース名」及び「文書番号」の情報を含んだバーコードを当該文書に埋め込んで印刷すると共に、印刷された紙文書からバーコードを読み取ることでその紙文書に対応する文書データを取り出し、新たな編集作業等に利用するシステムが知られている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
また、同様のシステムとして、オリジナルの文書データに対し保存先やファイル名、パスワードなどのアクセス情報を埋め込んで印刷するとともに、印刷された紙文書に埋め込まれたアクセス情報を読み取り、そのアクセス情報を用いてオリジナルの文書データのファイルを読み出して画像形成することができるシステムが知られている（例えば特許文献２参照）。
【０００４】
また、スキャンした文書の画像データを一意的な文書ＩＤに対応づけて蓄積し、蓄積した画像データを印刷する際には文書ＩＤをコード化して埋め込み、紙文書をコピーする際には埋め込まれた文書ＩＤを読み取り、その文書ＩＤに対応する画像データを読み出して印刷するデジタル複写機が知られている（例えば特許文献３参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開平１０−１４３４１４号公報
【特許文献２】
特開平１１−８８６５９号公報
【特許文献３】
特開平１１−２０５５８０号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
例示した従来のシステムは、オリジナルの文書データを特殊な文書データベースや文書管理システムで管理するか（特許文献１又は３）、又は文書の保存先が不変である（特許文献２）ことを前提としている。
【０００７】
しかしながら、このような前提を遵守する場合、文書データの保存先を自由に選択したり、変更したりすることができないという不便さがある。すなわち、上記従来システムは、オフィス等の組織内で秩序だった文書管理を行う場合には適するが、例えば個人がパーソナルコンピュータなどに保存している文書を管理するような場合には制約が多かった。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る装置は、ファイル属性の値によるファイル検索機能を備えたファイルシステムによりファイル管理を行う文書管理装置であって、文書ファイルの印刷指示を受けた場合に、前記ファイルシステムが管理しているその文書ファイルの所定の不変属性の値、又はその不変属性の値に対応する一意な属性識別情報、を表す埋込コードを生成し、前記文書ファイルの画像に該埋込コードの画像を埋め込んだ状態の印刷画像を示す印刷データを生成し、印刷装置に対して供給する出力手段と、印刷された文書に示された前記埋込コードの画像を読み取り、その埋込コードの画像に対応する前記所定の不変属性の値を求める解析手段と、前記解析手段で求められた前記不変属性の値を検索キーとして前記ファイルシステムに対し検索指示を行い、この検索指示に応じて検索されたファイルを前記ファイルシステムから取得し、該ファイルを検索結果としてユーザに提供する検索制御手段と、を備える。
【０００９】
ここで不変属性とは、実質上、ファイルの移動やファイル名変更等の操作では値が変化しないファイル属性のことである。
【００１０】
本発明の好適な態様では、文書ファイルの前記所定の不変属性は、該文書ファイルが前記ファイルシステム内に作成された作成日時を含む。
【００１１】
また、別の好適な態様では、前記検索制御手段は、前記検索指示に応じた前記ファイルシステムの検索結果のファイルが複数ある場合は、それら各ファイルを一覧表示し、該一覧表示上で提供すべきファイルの選択をユーザから受け付けるユーザインタフェースを備える。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態（以下実施形態という）について、図面に基づいて説明する。
【００１３】
図１は、本発明に係る文書管理装置の一例を説明するための機能ブロック図である。
【００１４】
この文書管理装置１０は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成することができる。この文書管理装置１０は、ＯＳ（オペレーティングシステム）１２、プリンタドライバ１４、及びアクセス管理部１６を備えている。
【００１５】
文書管理装置１０に搭載されるＯＳ１２は、市販されているものでよい。ただし、ＯＳ１２のファイルシステム１３は、いったん値が設定されると、以降のファイル操作によってその値がほとんど変化しないファイル属性項目（以下、不変属性と呼ぶ）を管理するものであることが望ましい。
【００１６】
不変属性としては、例えば、ファイルが作成された時刻を示す作成日時がある。例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）が管理しているファイル作成日時の値は、ファイルが別のディレクトリに移動されようと、ファイルのデータが更新されようと、変更はされない。
【００１７】
なお、不変属性は、値が厳密に不変である属性項目のみに限定しなくてもよい。例えば、大抵のＯＳが管理しているファイルサイズという属性項目は、ファイル内容が更新されない限り、変わらない。したがって、例えば資料として保存しておく文書ファイルなどのように、内容を更新することのないファイルについては、ファイルサイズを不変属性として用いることも可能である。
【００１８】
プリンタドライバ１４は、プリンタ２０を制御するドライバソフトウエアであり、ＯＳ１２やアプリケーションプログラムなどの指示に従って、文書の印刷データを作成してプリンタ２０に供給する。印刷データは、例えば、印刷される画像そのものや、その画像をページ記述言語で表現したものである。
【００１９】
また本実施形態のプリンタドライバ１４は、コード埋込部１５を備えている。コード埋込部１５は、印刷対象の文書の印刷データに対して、その文書のファイルを特定するための埋込コードを組み込むための手段である。埋込コードとしては、例えばバーコードや２次元バーコードなどの光学読取可能なコードを用いることができる。
【００２０】
埋込コードは、ユーザが認識しやすいよう、印刷出力のページ上の予め定められた位置に埋め込むことが好適である。図２に示す例では、ページの印刷イメージ１１０の印字ヘッダ部の右端に埋込コード１１２が印刷されている。一般に印字ヘッダ部には、オリジナルの文書データ１００の内容が印刷されることがないので、２次元バーコードなどを印刷しても文書データの印字と重なることはない。なお、埋込コードとして、特開２００２−１３５５５６号公報に示されるような、画像と重畳可能な方式のコードを用いれば、例えば埋込コードを文書内容の印字領域に配することも可能である。
【００２１】
なお、本明細書の説明から明らかなように、本発明の内容は埋込コードの方式に依存しない。
【００２２】
本実施形態では、ファイルを特定するための埋込コードとして、そのファイルの不変属性の値を表す埋込コードを用いる。
【００２３】
例えば、埋込コードとして、作成日時の値を示すコードを用いることができる。すなわち、この例では、文書ファイルの「作成日時」を、そのファイルの識別情報として用いるわけである。ここで、文書管理装置１０における文書ファイルの作成頻度と比して、埋込コードとして埋め込む作成日時の単位が十分細かいものであれば、その作成日時の値により文書ファイルをほぼ１つまで特定することができる。例えば、個人ベースでの使用を考えた場合、作成日時を秒単位まで埋込コードとして表現すれば、かなりの確率でその埋込コードに対応する文書ファイルを一意に特定できるであろう。例えばＷｉｎｄｏｗｓ  ＮＴ（登録商標）のＦＡＴ（ファイル・アロケーション・テーブル）は、ファイルの作成日時を年月日時分どころか、１０ミリ秒の単位まで記録しているので、ほとんどの場合、ファイルの作成日時の値が同じになることはないと考えられる。なお、ファイルシステム１３が管理している作成日時のもっとも細かい単位までの全てを埋込コード化する必要はない。埋込コードのデータ量と複数のファイルが同じ埋込コード値となる度合との兼ね合いで、例えば分単位まで、秒単位まで、０．１秒単位までなどと、埋込コードに埋め込む最小単位を定めればよい。
【００２４】
また、複数の属性項目の組合せを埋込コードとすることもできる。例えば、作成日時とファイルサイズの値を順に並べたものを表現する埋込コードを用いるなどである。組み合わせる属性項目は、不変属性、すなわち厳密に値が不変であるか、又は値が不変であるとしても運用上差し支えない属性項目、とする。
【００２５】
次に、図３を参照して、プリンタドライバ１４及びコード埋込部１５の処理手順を説明する。ここでは、ファイルの作成日時とファイルサイズの値を埋込コードとする場合を例にとって説明する。
【００２６】
ＯＳ１２やアプリケーションプログラムからプリンタドライバ１４に対し、文書の印刷指示があった場合、コード埋込部１５は、ＯＳ１２のファイルシステム１３からその文書のファイルの作成日時及びファイルサイズの値を取得し、それら作成日時とファイルサイズを所定の規則に従って組み合わせた（例えば作成日時、ファイルサイズの順序に並べるなど）数値を求め、この数値を示す埋込コードを作成する（Ｓ１０）。次に、プリンタドライバ１４は、その文書のページ画像の印字ヘッダ部に埋込コードの画像を埋め込んだ印刷イメージ（図２参照）、を表す印刷データを作成する（Ｓ１２）。そしてプリンタドライバ１４は、その印刷データをプリンタ２０に送信して、印刷を指示する（Ｓ１４）。
【００２７】
以上、埋込コード付きの紙文書を作成する機構について説明した。文書管理装置１０は、このような埋込コード付きの紙文書の埋込コードを読み取り、その紙文書に対応するオリジナルの文書データを読み出す機能を備える。図１に戻り、この機能について説明する。
【００２８】
読取装置３０は、紙文書から、その文書のオリジナル文書ファイルの識別情報を示す埋込コードを読み取るための装置である。読取装置３０の具体例としては、ハンディスキャナを挙げることができる。この場合、ユーザがこのハンディスキャナを紙文書の埋込コードの領域に当てると、ハンディスキャナが埋込コードの領域を光学的に走査し、埋込コードの画像を取得する。また、読取装置３０の別の例として、紙文書の１ページ全体の画像を読み取るスキャナと、このスキャナで読み取られた画像から埋込コードの領域を求め、この領域の画像を切り出す画像切り出し機構と、の組合せを挙げることができる。埋込コードの配置位置を、印字ヘッダ部などのように予め固定としておけば、画像切り出し機構はページ全体の画像から埋込コードの領域を特定して切り出すことができる。なお、この画像切り出し機構は、プログラムとして実現することも、ハードウエア回路として実現することもできる。
【００２９】
読取装置３０で読み取られた埋込コードの画像は、アクセス管理部１６に渡される。このときのアクセス管理部１６の処理手順を、図４を参照して説明する。
【００３０】
アクセス管理部１６が読取装置３０から埋込コードの画像を受け取ると、まずコード解析部１７によりその画像が解析され、その埋込コードの値が求められる（Ｓ２０）。埋込コードの画像からコード値を求める手法は、従来からあるものを用いればよい。次に、コード解析部１７が、そのコード値から、オリジナル文書ファイルの作成日時及びファイルサイズの値を求める（Ｓ２２）。これは、図３のように、作成日時及びファイルサイズの値の組合せを、文書ファイルの識別情報として用いる場合の例である。
【００３１】
こうして埋込コードが表す作成日時及びファイルサイズが分かると、アクセス管理部１６は、それら作成日時及びファイルサイズの値を検索キーとしてＯＳ１２のファイルシステム１３に渡し、検索を行わせる（Ｓ２４）。この検索指示に応じ、ファイルシステム１３は、自分が管理しているファイル群の中から、検索キーと同じ作成日時及びファイルサイズを持つファイルを検索し、その検索結果をアクセス管理部１６に返す。ファイルシステム１３のファイル属性値による検索機能は、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）などでも提供されている。
【００３２】
アクセス管理部１６は、検索結果のファイルの数が１つであるか否かを判定する（Ｓ２６）。作成日時として秒単位、０．１秒単位といった十分細かい単位までの値を用いていれば、たいていの場合、検索により１つのファイルに絞り込むことができる。Ｓ２６で検索結果のファイルが１つであると判定された場合（判定結果がＹ）、アクセス管理部１６は、そのファイルを開いてユーザに提示する（Ｓ２８）。これは、アクセス管理部１６が独立したファイル読出プログラムとして機能する場合である。なお、アクセス管理部１６のプログラムを閲覧ソフトなどの別アプリケーションなどにプラグインして利用する形態も考えられる。この場合、Ｓ２８では、検索結果の文書ファイルは、アクセス管理部１６から、プラグイン先のアプリケーションに提供され、そのアプリケーションにより利用される。
【００３３】
Ｓ２６で検索結果のファイルが複数あると判定された場合（判定結果がＮ）、アクセス管理部１６は、検索された複数のファイルを示す候補一覧を、文書管理装置１０のディスプレイに表示し、その中からユーザが所望するものを選択させる（Ｓ３０）。すなわち、本実施形態では、作成日時及びファイルサイズの組合せからなる識別情報でも文書ファイルを一意に特定できない場合は、検索された複数のファイルを一覧表示してユーザに選ばせることで、ユーザが必要とする文書ファイルを特定する。候補一覧には、例えば検索された各ファイルのファイル名を表示する。もちろん、候補一覧にそれら各ファイルの各種ファイル属性を表示することも可能である。
【００３４】
Ｓ３０にてユーザが１つの文書ファイルを選択すると、アクセス管理部１６は、その文書ファイルを開く（Ｓ３２）。アクセス管理部１６が別のアプリケーションにプラグインされている場合は、Ｓ３２では、アクセス管理部１６は、ユーザから選択された文書ファイルをそのアプリケーションに対して渡す。
【００３５】
以上、本発明の好適な実施の形態を説明した。以上説明した実施の形態によれば、印刷イメージに埋め込む埋込コードとして文書ファイルの不変属性を表すコードを用いるので、文書管理装置１０のファイルシステム１３内で当該文書ファイルの所在位置（ディレクトリ）が移動されたり、当該文書ファイルのファイル名が変更されたりしても、その埋込コードから当該文書ファイルにアクセスすることができる。したがって、個人使用のパーソナルコンピュータなど、文書ファイルの管理がユーザの自由に任されているような環境でも、埋込コードが埋め込まれた紙文書の元になる文書ファイルにアクセスすることが可能になる。
【００３６】
以上では、文書ファイルの印刷イメージに、当該文書ファイルの不変属性の値を示す埋込コードを埋め込んだが、この代わりに、その不変属性の値に対して属性ＩＤの値を一意的に割り付け、この属性ＩＤの値を埋込コードとして埋め込むこともできる。この構成では、コード埋込部１５は、印刷対象の文書ファイルの不変属性の値（複数の不変属性の値の組でももちろんよい）をファイルシステム１３から取得し、この不変属性の値に対し、少なくとも文書管理装置１０内で一意な属性ＩＤを付与する。そして、この属性ＩＤと属性値の組を、文書管理装置１０内の記憶装置に記憶された、図５のような属性テーブルに登録する。図５の例では、不変属性として、ファイルの作成日時とファイルサイズの組合せを用いる場合を示している。そして、コード埋込部１５は、その属性ＩＤの値を表す埋込コードを作成する。この埋込コードがプリンタドライバ１４により印刷対象文書の印刷イメージに埋め込まれる。また、この埋込コードを読取装置３０で読み取った場合、コード解析部１７は、その埋込コードの値（すなわち属性ＩＤ）に対応する属性値を属性テーブルから求め、その属性値を検索キーとしてＯＳ１２に渡して検索を行わせる。
【００３７】
また、以上では、コード埋込部１５をプリンタドライバの機能として提供する例を説明したが、本発明はこのような構成に限られるものではない。
【００３８】
以上の説明から明らかなように、この文書管理装置１０は、汎用のパーソナルコンピュータ等において、上述したプリンタドライバ１４やアクセス管理部１６の機能を示すプログラムを実行することにより実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】印刷対象の文書と埋込コードとの関係を説明するための図である。
【図３】プリンタドライバの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図４】アクセス管理部の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】属性テーブルの一例を説明するための図である。
【符号の説明】
１０  文書管理装置、１２  ＯＳ、１３  ファイルシステム、１４  プリンタドライバ、１５  コード埋込部、１６  アクセス管理部、１７  コード解析部、２０  プリンタ、３０  読取装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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