(57)【要約】【課題】簡便にかつ確実にデータの更新がなされうるシステム２の提供。【解決手段】このシステム２は、多数のクライアントマシン４と、サーバマシン６と、メインコンピュータ８とを備えている。クライアントマシン４は、その表示手段に入力メニューを表示することにより、ユーザーに対してデータ入力を促す。クライアントマシン４は、入力されたデータを有する電子メールを、サーバマシン６に向けて回線１０を通じて送信する。この電子メールを受信したサーバマシン６は、データを電子メールから自動抽出する。サーバマシン６は、抽出されたデータに基づき、転送データを作成する。この転送データは、サーバマシン６から回線１２を通じてメインコンピュータ８に転送される。メインコンピュータ８は、転送データに基づいて、自らの記憶手段に格納されたデータベースを更新する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントマシンがその表示手段に入力メニューを表示することにより、ユーザーに対してデータ入力を促すステップ（Ａ）と、
クライアントマシンが、入力ステップにおいて入力されたデータを有する電子メールを、サーバマシンに向けて回線を通じて送信するステップ（Ｂ）と、
この電子メールを受信したサーバマシンが、ステップ（Ａ）で入力されたデータを電子メールから自動抽出するステップ（Ｃ）と、
サーバマシンが、ステップ（Ｃ）で抽出されたデータに基づき、転送データを作成するステップ（Ｄ）と、
この転送データが、サーバマシンから回線を通じてメインコンピュータに転送されるステップ（Ｅ）と、
メインコンピュータが、転送データに基づいて、自らの記憶手段に格納されたデータベースを更新するステップ（Ｆ）と
を含むデータ更新方法。
【請求項２】
上記更新が完了した後に、サーバマシンによって完了通知電子メールが自動作成され、サーバマシンがこの完了通知電子メールをクライアントマシンに自動送信するステップ（Ｇ）をさらに含む請求項１に記載のデータ更新方法。
【請求項３】
上記ステップ（Ｃ）とステップ（Ｄ）との間に、サーバマシンの演算手段が抽出されたデータの検査を行うステップ（Ｈ）をさらに含む請求項１又は２に記載のデータ更新方法。
【請求項４】
上記ステップ（Ｈ）における検査において正常でないとの結果が得られた場合に、エラー通知のための電子メールがサーバマシンから回線を通じてクライアントマシンに自動送信されるステップ（Ｉ）をさらに含む請求項３に記載のデータ更新方法。
【請求項５】
上記ステップ（Ｅ）とステップ（Ｆ）との間に、メインコンピュータの演算手段が転送データの検査を行うステップ（Ｊ）をさらに含む請求項１から４のいずれかに記載のデータ更新方法。
【請求項６】
上記ステップ（Ｊ）における検査において正常でないとの結果が得られた場合に、エラー通知のための電子メールがサーバマシンから回線を通じてクライアントマシンに自動送信されるステップ（Ｋ）をさらに含む請求項５に記載のデータ更新方法。
【請求項７】
クライアントマシンと、このクライアントマシンと回線を通じて接続されたサーバマシンと、このサーバマシンと回線を通じて接続されたメインコンピュータとを備えており、
クライアントマシンは、自らの入力手段によって入力されたデータを有する電子メールをサーバマシンに向けて回線を通じて送信するように構成されており、
サーバマシンは、入力されたデータをクライアントマシンから送信された電子メールから抽出し、転送データを作成するように構成されており、
メインコンピュータは、サーバマシンから回線を通じて転送された転送データに基づいて、自らの記憶手段に格納されたデータベースを更新するように構成されているデータ更新システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データベースの更新に用いられる方法及びシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年の企業ではイントラネットが構築されており、メインコンピュータに種々のデータベースが格納されている。データベースの具体例としては、顧客リスト、従業員リスト、部門リスト、外注先リスト及び物流拠点リストが挙げられる。これらデータベースは、ネットワークを介して日常の基幹業務に利用されている。
【０００３】
データベースの更新の必要が生じる場合がある。例えば、顧客の名称が変更される場合、顧客名がリストから削除される場合及び顧客名がリストに追加される場合は、顧客リストが更新される。通常は、権限を有する管理者がリストを更新する。一般のイントラネットユーザーには、更新のためのメニューを備えたコンピュータは与えられていない。更新を望むユーザーは、電子メール、郵便、電話等で管理者に更新内容を伝達する。更新内容を受け取った管理者は、コンピュータを操作してデータベースを更新する。管理者は、更新が完了した旨を、電子メール等でユーザーに伝達する。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−３１４６１２公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
管理者への更新内容の伝達が、確実に行われない場合がある。また、管理者が複数人存在する場合、更新内容の情報が一元的には管理されず、更新作業が非効率的である。さらに、更新のための操作には手間がかかる。
【０００６】
更新のためのメニューを備えたコンピュータが多数用意され、ユーザーごとに配置されれば、更新作業は簡略化される。しかし、このコンピュータの準備には、多額のコストを要する。
【０００７】
本発明の目的は、簡便にかつ確実にデータベースの更新がなされうる方法及びシステムの提供にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るデータ更新方法は、
（Ａ）クライアントマシンがその表示手段に入力メニューを表示することにより、ユーザーに対してデータ入力を促すステップ、
（Ｂ）クライアントマシンが、入力ステップにおいて入力されたデータを有する電子メールを、サーバマシンに向けて回線を通じて送信するステップ、
（Ｃ）この電子メールを受信したサーバマシンが、ステップ（Ａ）で入力されたデータを電子メールから自動抽出するステップ（Ｃ）、
（Ｄ）サーバマシンが、ステップ（Ｃ）で抽出されたデータに基づき、転送データを作成するステップ（Ｄ）、
（Ｅ）この転送データが、サーバマシンから回線を通じてメインコンピュータに転送されるステップ
及び
（Ｆ）メインコンピュータが、転送データに基づいて、自らの記憶手段に格納されたデータベースを更新するステップ
を含む。
【０００９】
この更新方法では、自動抽出されたデータに基づいてデータベースが更新される。この更新方法は、確実でかつ簡便である。
【００１０】
好ましくは、この更新方法は、
（Ｇ）更新が完了した後に、サーバマシンによって完了通知電子メールが自動作成され、サーバマシンがこの完了通知電子メールをクライアントマシンに自動送信するステップ
をさらに含む。自動送信により、更新された旨の情報が更新を希望する者に確実に伝わる。
【００１１】
好ましくは、この更新方法は、
（Ｈ）サーバマシンの演算手段が抽出されたデータの検査を行うステップ（Ｈ）を、ステップ（Ｃ）とステップ（Ｄ）との間に含む。検査により、抽出されたデータの適否が判定される。
【００１２】
好ましくは、この更新方法は、
（Ｉ）ステップ（Ｈ）における検査において正常でないとの結果が得られた場合に、エラー通知のための電子メールがサーバマシンから回線を通じてクライアントマシンに自動送信されるステップ
をさらに含む。自動送信により、更新されなかった旨の情報が更新を希望する者に確実に伝わる。
【００１３】
好ましくは、この更新方法は、
（Ｊ）メインコンピュータの演算手段が転送データの検査を行うステップ（Ｊ）を、ステップ（Ｅ）とステップ（Ｆ）との間に含む。検査により、転送データの適否が判定される。
【００１４】
好ましくは、この更新方法は、
（Ｋ）上記ステップ（Ｊ）における検査において正常でないとの結果が得られた場合に、エラー通知のための電子メールがサーバマシンから回線を通じてクライアントマシンに自動送信されるステップをさらに含む。自動送信により、更新されなかった旨の情報が更新を希望する者に確実に伝わる。
【００１５】
他の発明に係るデータ更新システムは、クライアントマシンと、このクライアントマシンと回線を通じて接続されたサーバマシンと、このサーバマシンと回線を通じて接続されたメインコンピュータとを備えている。クライアントマシンは、自らの入力手段によって入力されたデータを有する電子メールをサーバマシンに向けて回線を通じて送信するように構成されている。サーバマシンは、入力されたデータをクライアントマシンから送信された電子メールから抽出し、転送データを作成するように構成されている。メインコンピュータは、サーバマシンから回線を通じて転送された転送データに基づいて、自らの記憶手段に格納されたデータベースを更新するように構成されている。
【００１６】
この更新方法システムでは、自動抽出されたデータに基づいてデータベースが更新される。この更新システムが用いられることにより、確実かつ簡便にデータ更新がなされうる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、適宜図面が参照されつつ、好ましい実施形態に基づいて本発明が詳細に説明される。
【００１８】
図１は、本発明の一実施形態に係るデータ更新システム２が示された概念図である。このシステム２は、多数のクライアントマシン４と、サーバマシン６と、メインコンピュータ８とを備えている。クライアントマシン４は、ユーザーによって管理されている。典型的なクライアントマシン４は、パーソナルコンピュータである。典型的なサーバマシン６は、イントラネットサーバーである。メインコンピュータ８は、基幹業務に用いられている。クライアントマシン４は、回線１０（典型的にはローカルエリアネットワーク）を通じてサーバマシン６と接続されている。サーバマシン６は、回線１２（典型的にはワイドエリアネットワーク）を通じてメインコンピュータ８と接続されている。クライアントマシン４は、回線１０を通じてサーバマシン６と電子メールの送受信が可能である。
【００１９】
メインコンピュータ８は、記憶手段としてハードディスクを備えている。このハードディスクには、多数のデータベースが格納されている。図２は、データベースの一例としての顧客リスト１４が示された概念図である。顧客リスト１４は、コード、名称、住所、電話番号等を含んでいる。
【００２０】
図３は、図１のシステム２が用いられたデータ更新方法が示されたフロー図である。この更新方法では、まずユーザーが自らのクライアントマシン４の表示手段（モニタ）に表示された初期メニューにおいて、定型メールを選択する（ＳＴＰ１）。選択によって、クライアントマシン４の演算手段（ＣＰＵ）は、表示手段に入力メニューを表示する（ＳＴＰ２）。
【００２１】
図４は、入力メニュー１６の一例が示された模式図である。この入力メニュー１６に従い、ユーザーは、マウス、キーボード等の入力手段を用いて、入力作業を行う。まずユーザーは、更新すべきデータベースの種類を選択する（ＳＴＰ３）。図４の例では、顧客リストが選択されている。顧客リストの選択により、メニュー１６には更新データテーブル１８が表示される。更新データテーブル１８の表示により、ユーザーはデータ入力を促される。ユーザーは、このテーブル１８に、更新に関するデータを入力する（ＳＴＰ４）。図４の例では、コード、名称及び電話番号の全部又は一部が、更新の対象となるデータである。図２と図４との対比から明らかなように、この例では、コードが「００２」である「ＥＦＧ株式会社」の電話番号が、「２３−４５６−７８９０」から「４５−６７８−９０１２」へと変更される。
【００２２】
更新に関するデータを入力したユーザーは、希望納期及び処理種別を入力する（ＳＴＰ５）。処理種別の入力では、「追加」、「変更」及び「削除」のボタン（２０、２２、２４）なかのいずれか１つが選択される。次にユーザーは、送信ボタン２６をマウスでクリックする。クリックにより、入力されたデータを有する電子メールを、クライアントマシン４がサーバマシン６に向けて送信する（ＳＴＰ６）。送信には、クライアントマシン４及びサーバマシン６のインターフェース（例えばＬＡＮボード）並びに回線１０が利用される。
【００２３】
電子メールを受信したサーバマシン６は、更新の対象となるデータを電子メールから自動抽出する（ＳＴＰ７）。自動抽出は、サーバマシン６の演算部が、更新データテーブル１８の中のデータを、自らの記憶手段に記憶されている管理テーブルに複写することで行われる。
【００２４】
図５は、管理テーブル２８が示された模式図である。管理テーブル２８には、「管理番号」、「受付日」、「更新データベース」、「更新内容」、「検査」及び「処理」の欄が設けられている。「管理番号」の欄には、電子メールを受け付けた際にサーバマシン６によって付与されたシリアル番号が記録される。「受付日」の欄には、サーバマシン６が電子メールを受け付けた年月日が記録される。「更新データベース」の欄には、更新されるべきデータベースの名称が記録される。「更新内容」の欄には、図４に示された入力メニュー１６の更新データテーブル１８の記載と対応した内容が記録される。「検査」の欄には、後述される検査が完了している場合は「１」が記録され、完了していない場合は「０」が記録される。自動抽出（ＳＴＰ７）が完了した直後には、図５に示されるように、「検査」の欄に「０」が記録されている。「処理」の欄には、後述される更新が完了している場合は「１」が記録され、完了していない場合は「０」が記録される。自動抽出（ＳＴＰ７）が完了した直後には、図５に示されるように、「処理」の欄に「０」が記録されている。
【００２５】
次にサーバマシン６の演算部は、検査を行う（ＳＴＰ８）。検査項目の一例としては、管理テーブル２８の「更新内容」に記録されているデータの桁数が正しいか否かが挙げられる。検査項目の他の例としては、管理テーブル２８の「更新内容」に記録されているデータの属性が正しいか否かが挙げられる。検査項目のさらに他の例としては、電子メールの発信者が当該データベースの更新の権限を有する者であるか否かが挙げられる。検査項目のさらに他の例としては、希望納期の妥当性が挙げられる。検査（ＳＴＰ８）が、自動抽出（ＳＴＰ７）に先だって行われてもよい。検査は定期的に行われてもよく、サーバマシン６が電子メールを受信するたびに行われてもよい。定期的に行われる場合は、２以上の電子メールに基づく２以上のレコードに関して連続的に検査が行われてもよい。
【００２６】
検査の結果、電子メールによって送信されたデータが正常でなかった場合は、サーバマシン６の演算部がエラー通知のための電子メールを自動作成する（ＳＴＰ９）。この電子メールには、例えば、「あなたから２００３年１月７日にご依頼を受けた顧客リストの更新はできませんでした。」というメッセージが記載される。このメッセージと共に、電子メールにエラーの詳細が記載されるのが好ましい。この電子メールは、クライアントマシン４に自動送信される（ＳＴＰ１０）。自動送信には、回線１０が用いられる。この電子メールを受け取ることにより、ユーザーは、自らの誤入力を認識する。ユーザーは、定型メールの選択（ＳＴＰ１）から作業をやり直す。
【００２７】
検査（ＳＴＰ８）において正常であるとの結果が得られた場合、サーバマシン６の演算手段は、管理テーブル２８の「検査」の欄を「１」に書き換える（ＳＴＰ１１）。次にサーバマシン６は、転送されるべきデータ（以下「転送データ」と称される）を作成する（ＳＴＰ１２）。この転送データは、管理テーブル２８に記録された内容に基づいて作成される。転送データの作成は定期的に行われてもよく、サーバマシン６が電子メールを受信するたびに行われてもよい。作成が定期的に行われる場合は、２以上の電子メールに基づいて２以上の転送データが連続的に作成されてもよい。転送データは、サーバマシン６の記憶手段に記憶される。
【００２８】
次にサーバマシン６は、転送データをメインコンピュータ８に転送する（ＳＴＰ１３）。転送には、サーバマシン６及びメインコンピュータ８のインターフェース（例えばモデム）並びに回線１２が利用される。転送は定期的に行われてもよく、サーバマシン６が電子メールを受信するたびに行われてもよい。転送が定期的に行われる場合は、２以上の電子メールに基づく２以上の転送データが連続的に転送されてもよい。通常は、トリガー信号に基づいてメインコンピュータ８が定期的に回線１２を通じてサーバの記憶手段を閲覧し、転送されるべきデータが存在する場合にのみ転送が行われる。管理テーブル２８の「検査」の欄が「１」であり、「処理」の欄が「０」であるレコードに対応する転送データが、転送されるべきデータである。
【００２９】
転送データを受信したメインコンピュータ８の演算部は、この転送データの検査を行う（ＳＴＰ１４）。検査項目の一例としては、変更の対象である元データが存在するか否かが挙げられる。検査の結果が正常でなかった場合は、その旨が印されたデータがメインコンピュータ８からサーバマシン６に転送される（ＳＴＰ１５）。この転送には、回線１２が用いられる。このデータを受け取ったサーバマシン６の演算部は、エラー通知のための電子メールを自動作成する（ＳＴＰ１６）。この電子メールには、例えば、「あなたから２００３年１月７日にご依頼を受けた顧客リスト１４の更新はできませんでした。」というメッセージが記載される。このメッセージと共に、電子メールにエラーの詳細が記載されるのが好ましい。この電子メールは、クライアントマシン４に自動送信される（ＳＴＰ１７）。自動送信には、回線１０が用いられる。この電子メールを受け取ることにより、ユーザーは、自らの誤入力を認識する。ユーザーは、定型メールの選択（ＳＴＰ１）から作業をやり直す。
【００３０】
検査（ＳＴＰ１４）において正常であるとの結果が得られた場合、メインコンピュータ８の演算手段は、更新データに基づいて自らの記憶手段に格納されているデータベースを更新する（ＳＴＰ１８）。更新されたデータベースは、種々の業務において利用される。
【００３１】
更新後、その旨が印されたデータがメインコンピュータ８からサーバマシン６に転送される（ＳＴＰ１９）。転送には、回線１２が用いられる。このデータを受け取ったサーバマシン６の演算部は、管理テーブル２８の「処理」の欄を「１」に書き換える（ＳＴＰ２０）。次にサーバマシン６は、完了通知のための電子メールを自動作成する（ＳＴＰ２１）。この電子メールには、例えば、「あなたから２００３年１月７日にご依頼を受けた顧客リスト１４の更新は完了しました。」というメッセージが記載される。この電子メールは、クライアントマシン４に自動送信される（ＳＴＰ２２）。自動送信には、回線１０が用いられる。この電子メールを受け取ることにより、ユーザーは、更新完了を認識する。
【００３２】
このデータ更新システムは、社内イントラネットを有する企業において、容易に構築されうる。この更新システムは、既存の電子メール用システムが利用されうるので、新たな設備投資が不要であり、運用コストも少額である。このデータ更新方法では、更新もれが抑制される。このデータ更新方法は、効率的である。
【００３３】
【発明の効果】
以上説明されたように、本発明に係るデータ更新方法では、簡便にかつ確実にデータベースの更新がなされうる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係るデータ更新システムが示された概念図である。
【図２】図２は、データベースの一例としての顧客リストが示された概念図である。
【図３】図３は、図１のシステムが用いられたデータ更新方法が示されたフロー図である。
【図４】図４は、入力メニューの一例が示された模式図である。
【図５】図５は、管理テーブルが示された模式図である。
【符号の説明】
２・・・データ更新システム
４・・・クライアントマシン
６・・・サーバマシン
８・・・メインコンピュータ
１０・・・回線
１２・・・回線
１４・・・顧客リスト
１６・・・入力メニュー
１８・・・更新データテーブル
２８・・・管理テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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