(57)【要約】【課題】人事異動や組織変更があった場合などに、決裁書類の決裁ルートの変更を行うにあたり、伝票ごとに個別に、最適な決裁者を設定することを可能とする。【解決手段】通信回線を介して、起案者のユーザ端末が、電子決裁サーバに決裁書類を登録し、決裁者のユーザ端末が、電子決裁サーバにアクセスして、決裁書類の決裁を行う電子決裁システムであって、起案者のユーザ端末による決裁書類の登録に応じて、決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成し、かつ、決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する電子決裁サーバを有する電子決裁システム。【選択図】　　　図１
2004030057.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介して、起案者のユーザ端末が、電子決裁サーバに決裁書類を登録し、決裁者のユーザ端末が、前記電子決裁サーバにアクセスして、前記決裁書類の決裁を行う電子決裁システムであって、
前記起案者のユーザ端末による前記決裁書類の登録に応じて、決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成し、かつ、決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、前記伝票ルート情報を更新する前記電子決裁サーバを有する
ことを特徴とする電子決裁システム。
【請求項２】
前記電子決裁サーバが、
前記決裁者の異動があった場合に、異動対象である決裁者の一つ前の決裁者のユーザ端末による決裁に際し、次の決裁者の選択情報を、前記一つ前の決裁者のユーザ端末に送信するとともに、このユーザ端末から送信されてきた選択情報にもとづき前記伝票ルート情報を更新する
ことを特徴とする請求項１記載の電子決裁システム。
【請求項３】
前記電子決裁サーバが、
前記決裁者の異動があった場合に、所定の条件にもとづいて、前記異動の前任者又は後任者のいずれかを当該決裁者として決定し、前記伝票ルート情報を更新する
ことを特徴とする請求項１記載の電子決裁システム。
【請求項４】
前記伝票ルート情報における一の決裁者のユーザ端末が、
この一の決裁者の下位の決裁者による決裁が完了していない場合であっても、前記下位の決裁者による決裁を省略し、前記電子決裁サーバにアクセスして決裁できる
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子決裁システム。
【請求項５】
前記電子決裁サーバが、
前記下位の決裁者による決裁を省略した決裁を、前記一の決裁者の一つ下位の決裁者の、さらに一つ下位の決裁者による決裁が完了してから所定の期間が経過した後にのみ許可する
ことを特徴とする請求項４記載の電子決裁システム。
【請求項６】
前記決裁において、併せて決裁物品が回覧された場合に、
前記決裁者のユーザ端末が、前記電子決裁サーバにアクセスして決裁を行うにあたり、前記決裁物品に添付されたパスワードを入力して、前記電子決裁サーバに送信し、
前記電子決裁サーバが、パスワードの認証を行った後に決裁を許可する
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の電子決裁システム。
【請求項７】
通信回線を介して、起案者のユーザ端末から、決裁書類の登録を受け、決裁者のユーザ端末により前記決裁書類についての決裁の登録を受ける電子決裁サーバであって、
前記起案者のユーザ端末から送信されてきた前記決裁書類を決裁書類記憶ファイルに登録する登録手段と、
前記登録された決裁書類についての決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成する伝票ルート情報作成手段と、
前記作成された伝票ルート情報を記憶する伝票ルート情報ファイルと、
前記決裁者のユーザ端末から送信されてきた前記決裁書類についての決裁の登録要求に対して、決裁の登録を行う決裁手段と、
前記決裁の登録を行うとともに、社員情報、基本ルート情報及び伝票ルート情報にもとづいて、決裁者の異動があったどうかを確認する変更有無確認手段と、
前記決裁者の異動のあった場合、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、前記伝票ルート情報を更新する次決裁者選択・決定手段とを有する
ことを特徴とする電子決裁サーバ。
【請求項８】
前記次決裁者選択・決定手段が、
異動対象である決裁者の一つ前の決裁者のユーザ端末による決裁に際し、次の決裁者の選択情報を、前記一つ前の決裁者のユーザ端末に送信するとともに、このユーザ端末から送信されてきた選択情報にもとづき前記伝票ルート情報を更新する
ことを特徴とする請求項７記載の電子決裁サーバ。
【請求項９】
前記次決裁者選択・決定手段が、
所定の条件にもとづいて、前記異動の前任者又は後任者のいずれかを当該決裁者として決定し、前記伝票ルート情報を更新する
ことを特徴とする請求項７記載の電子決裁サーバ。
【請求項１０】
通信回線を介して、起案者のユーザ端末が、電子決裁サーバに決裁書類を登録し、決裁者のユーザ端末が、前記電子決裁サーバにアクセスして、前記決裁書類の決裁を行う電子決裁方法であって、
前記電子決裁サーバが、
前記登録された決裁書類の決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成し、
決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、前記伝票ルート情報を更新する
ことを特徴とする電子決裁方法。
【請求項１１】
通信回線を介して、電子決裁サーバに、起案者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類を登録させるとともに、決裁者のユーザ端末から送信されてきた前記決裁書類についての決裁の登録要求にもとづいて、前記決裁の登録を行わせる電子決裁プログラムであって、
前記電子決裁サーバに、
前記登録された決裁書類の決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成させ、
決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定させて、前記伝票ルート情報を更新させる
ことを実行させるための電子決裁プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、通信回線を介して、起案者のユーザ端末からの決裁書類の登録に対して、電子決裁サーバが伝票ルート情報を作成し、決裁に際して決裁者の異動確認を行い、次決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する電子決裁システム、サーバ、方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業や官公庁等においては、届出書類の決裁を行うにあたり、所定の形式で決裁文書を作成し、起案者の上長又は決裁内容に関連する部門長の決裁を受けてから事務処理を進めていた。
このような決裁文書は、一般に決裁者に手渡しによって回覧され、捺印による決裁を受けるという形式で行われていたため、処理に時間がかかるとともに、組織変更や人事異動があった場合には、その回覧ルートを随時変更する必要が生じ、大変煩雑なものであった。
【０００３】
これに対して、近年、情報処理装置を用い、通信回線を介して電子文書の回覧を行う、特開２００２−５１０７０号公報、特開平１０−３２２３８３号公報に示されるような電子文書の回覧システムが提案されている。
これらによれば、電子文書の回覧を行うことは可能であるが、人事異動や、組織変更を考慮したものではなかった。
【０００４】
また、特開２０００−２９９６３号公報において提案されている電子決裁システムは、人事異動の等の発生を考慮したものであるが、異動後の決裁者を決定する処理が具体的に開示されているものではなく、一律異動後の後任者によって決裁が行われると考えられるものであった。
特開２００２−８２８３６号公報の決裁システムも、人事異動を考慮したものであるが、承認ルートを後継部署に自動的に変更するものとされている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、人事異動や組織変更が発生した場合、一律に全ての決裁文書の決裁者を、後任者に切り替えることが適切でない場合があった。
すなわち、伝票の種類や決裁案件の内容によっては、異動前の前任者が決裁すべきものである場合もあり、人事異動日に一律に変更すべきものでない場合があった。
また、病気などの理由によって、決裁過程の途中の決裁者が、決裁できない場合などには、上位の決裁者による決裁を可能とすることが好ましい。
【０００６】
本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、電子決裁サーバが、決裁に際して決裁者の異動確認を行い、次決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する電子決裁システム、サーバ、方法及びプログラムの提供を目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の請求項１記載の電子決裁システムは、通信回線を介して、起案者のユーザ端末が、電子決裁サーバに決裁書類を登録し、決裁者のユーザ端末が、電子決裁サーバにアクセスして、決裁書類の決裁を行う電子決裁システムであって、起案者のユーザ端末による決裁書類の登録に応じて、決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成し、かつ、決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する電子決裁サーバを有する構成としてある。
【０００８】
電子決裁システムをこのような構成にすれば、人事異動や組織変更等によって、決裁ルートに変更が生じた場合に、決裁者を適切に決定することが可能となる。
すなわち、従来の電子決裁システムにおいては、人事異動等による決裁者の変更を考慮していないか、考慮していたとしても、異動後の決裁者を後任者に無条件に変更するものであったが、本発明によれば、伝票ごとに最適な決裁者を適切に決定することができる。
なお、ここで伝票とは、稟議書などの決裁書類を意味しており、伝票種別ごとに、決裁が必要な様々な種類の書類を伝票と呼んでいる。
【０００９】
本発明の請求項２記載の電子決裁システムは、電子決裁サーバが、決裁者の異動があった場合に、異動対象である決裁者の一つ前の決裁者のユーザ端末による決裁に際し、次の決裁者の選択情報を、一つ前の決裁者のユーザ端末に送信するとともに、このユーザ端末から送信されてきた選択情報にもとづき伝票ルート情報を更新する構成としてある。
【００１０】
電子決裁システムをこのような構成にすれば、決裁者の異動があった場合に、その決裁者の一つ前の決裁者は、次の決裁者の候補が表示された次決裁者選択画面などのユーザインタフェースを用いて、次の決裁者を選択することができる。このため、人事異動や組織変更等があっても伝票種別ごとに容易に次の決裁者を選択することができ、決裁を滞りなく処理することが可能となる。
【００１１】
本発明の請求項３記載の電子決裁システムは、電子決裁サーバが、決裁者の異動があった場合に、所定の条件にもとづいて、異動の前任者又は後任者のいずれかを当該決裁者として決定し、伝票ルート情報を更新する構成としてある。
【００１２】
電子決裁システムをこのような構成にすれば、決裁者の異動があった場合の決裁者の決定において、伝票種別ごとに所定の条件を設定し、これに応じて前任者又は後任者のいずれかを決裁者として自動的に決定することができる。
これによって、決裁者の決定条件に固定した基準のある伝票については、自動的に前任者又は後任者を、決裁者として決定し、伝票ルート情報を更新して、決裁処理を継続することが可能となる。
【００１３】
この決裁者の決定タイミングは、下位の決裁者による決裁のタイミングとすることができる。
なお、この決裁のタイミングにおいて、複数の上位決裁者の異動が生じている場合には、これら複数の上位決裁者についての変更も、伝票ルート情報に対して同時に行うことが可能である。
【００１４】
本発明の請求項４記載の電子決裁システムは、伝票ルート情報における一の決裁者のユーザ端末が、この一の決裁者の下位の決裁者による決裁が完了していない場合であっても、下位の決裁者による決裁を省略し、電子決裁サーバにアクセスして決裁できる構成としてある。
【００１５】
電子決裁システムをこのような構成にすれば、例えば、決裁者が病気などで決裁を行うことができなくなった場合などに、一つ上位の決裁者が、その病気の決裁者を省略して、決裁を継続することができる。
起案者による決裁書類の登録時に、伝票ルート情報が作成されるため、この情報にもとづいて、決裁者は、例えば、電子掲示板や電子メールにより、自分が決裁者となっていることを知ることができる。
そして、自分の一つ下位の決裁者について、上記のような事情の連絡を受けた場合に、その下位の決裁者を省略して、自分が決裁することが可能となる。
【００１６】
本発明の請求項５記載の電子決裁システムは、電子決裁サーバが、下位の決裁者による決裁を省略した決裁を、一の決裁者の一つ下位の決裁者の、さらに一つ下位の決裁者による決裁が完了してから所定の期間が経過した後にのみ許可する構成としてある。
【００１７】
決裁者の省略をするにあたり、何ら制約を設けない場合には、例えば、上位の決裁者が下位の決裁者が存在するにも拘わらず、下位の決裁者を省略することが可能であり、このような省略が、故意や誤りによって行われた場合には、その伝票の決裁に混乱が生じる場合がある。
【００１８】
このため、電子決裁システムをこのような構成にすることによって、下位の決裁者が、例えば、一週間決裁を放置したまま決裁を行わなかった場合にのみ、上位の決裁者が下位の決裁者の決裁を省略して決裁可能とすることができる。
これによって、決裁経路に無用な混乱が生じる可能性を低減させることが可能となる。
【００１９】
本発明の請求項６記載の電子決裁システムは、決裁において、併せて決裁物品が回覧された場合に、決裁者のユーザ端末が、電子決裁サーバにアクセスして決裁を行うにあたり、決裁物品に添付されたパスワードを入力して、電子決裁サーバに送信し、電子決裁サーバが、パスワードの認証を行った後に決裁を許可する構成としてある。
【００２０】
電子決裁システムをこのような構成にすれば、決裁者に物品を回覧して、電子伝票に併せて、その物品の確認も要求する場合、決裁者に、その物品に添付されたパスワードを、決裁にあたり入力させることによって、決裁者による決裁を、物品を参照した上で行うことを確実ならしめることが可能となる。
【００２１】
本発明の請求項７記載の電子決裁サーバは、通信回線を介して、起案者のユーザ端末から、決裁書類の登録を受け、決裁者のユーザ端末により決裁書類についての決裁の登録を受ける電子決裁サーバであって、起案者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類を決裁書類記憶ファイルに登録する登録手段と、登録された決裁書類についての決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成する伝票ルート情報作成手段と、作成された伝票ルート情報を記憶する伝票ルート情報ファイルと、決裁者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類についての決裁の登録要求に対して、決裁の登録を行う決裁手段と、決裁の登録を行うとともに、社員情報、基本ルート情報及び伝票ルート情報にもとづいて、決裁者の異動があったどうかを確認する変更有無確認手段と、決裁者の異動のあった場合、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する次決裁者選択・決定手段とを有する構成としてある。
【００２２】
電子決裁サーバをこのような構成にすれば、起案者による決裁書類の登録に対して、伝票ルート情報を作成するとともに、決裁者の異動が生じた場合には、伝票ルート情報における異動対象の決裁者についての情報を、最適な決裁者に更新することができる。
このため、人事異動や組織変更があった場合において、煩雑な作業であった決裁者の変更を、容易に行うことができ、決裁を滞りなく継続させることが可能となる。
【００２３】
本発明の請求項８記載の電子決裁サーバは、次決裁者選択・決定手段が、異動対象である決裁者の一つ前の決裁者のユーザ端末による決裁に際し、次の決裁者の選択情報を、一つ前の決裁者のユーザ端末に送信するとともに、このユーザ端末から送信されてきた選択情報にもとづき伝票ルート情報を更新する構成としてある。
【００２４】
電子決裁サーバをこのような構成にすれば、決裁者の異動が生じた場合に、伝票ルート情報を更新するにあたり、社員情報や伝票ルート情報等にもとづいて作成された決裁者の選択情報から適切に決裁者を選択し、更新することが可能となる。
【００２５】
本発明の請求項９記載の電子決裁サーバは、次決裁者選択・決定手段が、所定の条件にもとづいて、異動の前任者又は後任者のいずれかを当該決裁者として決定し、伝票ルート情報を更新する構成としてある。
【００２６】
電子決裁サーバをこのような構成にすれば、決裁者の異動が生じた場合に、決裁者変更基準が固定している伝票については、その条件に合わせて所定のタイミングで、自動的に前任者又は後任者を、決裁者として決定し、伝票ルート情報を更新することが可能となる。
【００２７】
本発明の請求項１０記載の電子決裁方法は、通信回線を介して、起案者のユーザ端末が、電子決裁サーバに決裁書類を登録し、決裁者のユーザ端末が、電子決裁サーバにアクセスして、決裁書類の決裁を行う電子決裁方法であって、電子決裁サーバが、登録された決裁書類の決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成し、決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定して、伝票ルート情報を更新する方法としてある。
【００２８】
電子決裁方法をこのような方法にすれば、異動等によって、決裁ルートにおける決裁者に変更が生じた場合、例えば、その一つ前の決裁者に、その決裁時に、次の決裁者の選択情報を電子決裁サーバから受信させて、次の決裁者を選択させることができる。
【００２９】
また、異動時における決裁者の決定基準が明確になっている伝票については、その基準にもとづいて、決裁者を自動的に決定することもできる。
そして、電子決裁サーバが、これらの選択又は決定された情報にもとづき伝票ルート情報を書き換えることによって、異動等があった場合にも、適切に決裁処理を継続することが可能となる。
【００３０】
本発明の請求項１１記載の電子決裁プログラムは、通信回線を介して、電子決裁サーバに、起案者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類を登録させるとともに、決裁者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類についての決裁の登録要求にもとづいて、決裁の登録を行わせる電子決裁プログラムであって、電子決裁サーバに、登録された決裁書類の決裁を管理するための伝票ルート情報を、社員情報及び基本ルート情報にもとづき作成させ、決裁者の異動があった場合に、二以上の決裁者の中から最適な決裁者を決定させて、伝票ルート情報を更新させる構成としてある。
【００３１】
電子決裁プログラムをこのような構成にすれば、電子決裁サーバに、決裁処理時に異動確認処理（決裁者の変更有無の確認）を行わせ、決裁者の異動があった場合には、適切に決裁者を選択又は決定するための処理を行うことができる。
すなわち、その決裁処理の決裁者が、異動があった決裁者の一つ下位の決裁者である場合に、例えば、決裁者選択画面などの、決裁者を選択するための情報を提供し、この決裁者の選択結果にもとづいて伝票ルート情報を更新することによって、決裁ルートを適切に設定し、決裁の継続を行わせることが可能となる。
また、伝票によっては、所定の条件にもとづいて、自動的に、前任者又は後任者を決裁者として決定し、決裁を継続させることも可能となる。
【００３２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態につき、図面を参照して説明する。
［第一実施形態］
まず、本発明の第一実施形態について、図１〜図５を参照して説明する。図１及び図２は、本発明の第一実施形態の電子決裁システムの構成を示すブロック図である。図３は、本実施形態の電子決裁システムにおける電子決裁サーバの構成を示すブロック図である。
また、図４は、本実施形態の電子決裁システムにおける所属コード及び役職コードを示す図であり、図５は、基本ルート情報ファイル、社員情報ファイル及び伝票ルート情報ファイルのデータ構造を示す図である。
【００３３】
図１に示すように、本実施形態の電子決裁システムは、ユーザ端末１０（１０−１ａ，１０−２ａ，１０−３ａ）、電子決裁サーバ２０、人事給与システム３０を有しており、これらがＬＡＮ　Ａを構成している。
また、図２に示すように、ＬＡＮ　Ａにおける電子決裁サーバ２０を、通信回線を介して他のユーザ端末や、他のＬＡＮにおけるユーザ端末からのアクセスを可能として、これらの他のユーザ端末もＬＡＮ　Ａにおけるユーザ端末１０と同様に取り扱うことができる。
【００３４】
同図において、ＬＡＮ　Ａは、ファイヤウォール４０ａを介して、ＬＡＮ　Ｂ、ＬＡＮ　Ｃ、及びユーザ端末１０−１ｄ、ユーザ端末１０−２ｄと接続している。
また、ＬＡＮ　Ｂは、ファイヤウォール４０ｂ、ユーザ端末１０−１ｂ及びユーザ端末１０−２ｂを、ＬＡＮ　Ｃは、ファイヤウォール４０ｃ、ユーザ端末１０−１ｃ及びユーザ端末１０−２ｃをそれぞれ有している。
【００３５】
電子決裁サーバ２０と、これらのユーザ端末との関係は、ＬＡＮ　Ａにおけるユーザ端末については、社内ＬＡＮなどの閉じた通信回線による接続となっており、その他のユーザ端末については、インターネットなどの通信回線を介した接続となっている点において異なっている。
その他の点については、同様に扱うことができるため、本発明においては、上記全てのユーザ端末をユーザ端末１０として、以下に説明する。
【００３６】
ユーザ端末１０は、企業や官公庁等の従業者などが使用する端末であり、従業者などの起案者による決裁文書の起案にあたり、この決裁文書を入力し、電子決裁サーバ２０に送信する。
また、ユーザ端末１０の使用者が、決裁者である場合には、電子決裁サーバ２０にアクセスして、決裁書類を参照し、決裁の登録を行うことができる。
さらに、決裁の登録に際し、次の決裁者の異動があった場合には、電子決裁サーバ２０から次の決裁者を決定するための選択情報を受信するとともに、その選択結果を電子決裁サーバ２０に送信する。
【００３７】
また、電子決裁サーバ２０にアクセスして、決裁の状況を確認するための情報を受信する。
このようなユーザ端末１０としては、パーソナルコンピュータやＰＤＡ、携帯電話等を用いることができる。
【００３８】
電子決裁サーバ２０は、電子決裁システムの提供者の使用する情報処理装置であり、ワークステーションやサーバとすることができる。
この電子決裁サーバ２０は、通信手段２０−１、認証手段２０−２、画面記憶ファイル２０−３、登録手段２０−４、決裁書類記憶ファイル２０−５、伝票ルート情報作成手段２０−６、伝票ルート情報ファイル２０−７、決裁手段２０−８、変更有無確認手段２０−９及び次決裁者選択・決定手段２０−１０を有している。
【００３９】
通信手段２０−１は、電子決裁サーバ２０と他の情報処理装置、例えば、ユーザ端末１０や人事給与システム３０等との情報の送受信を行う。
認証手段２０−２は、ユーザ端末１０のアクセスに対して、起案者又は決裁者（以下、これらを利用者と称する場合がある。）の認証を行う。
この認証にあたっては、電子決裁サーバ２０に利用者のユーザＩＤとパスワードを登録しておくことも、人事給与システム３０等の他のシステムに登録し、これにアクセスして認証を実行するようにしてもよく、従来公知の方法を用いることができる。
【００４０】
画面記憶ファイル２０−３は、本発明の電子決裁システムにおいてユーザ端末１０に提供するための各種画面を記憶する。
この画面としては、例えば、認証画面、決裁書類の起案画面、決裁画面、次決裁者選択画面、決裁確認画面等とすることができる。
【００４１】
登録手段２０−４は、認証が完了した起案者のユーザ端末から送信されてきた決裁書類を決裁書類記憶ファイル２０−５に登録して、処理を伝票ルート情報作成手段２０−６にわたす。
伝票ルート情報作成手段２０−６は、登録した決裁書類に対して、基本ルート情報と、人事給与システム３０から受信した社員情報にもとづき伝票ルート情報を作成する。
【００４２】
次に、この伝票ルート情報の作成につき詳細に説明する。
まず、図４（ａ）に所属コードファイルのデータを、（ｂ）に役職コードファイルのデータを示す。以降のファイルにおける社員の所属及び役職は、これらのファイルにもとづき設定されている。
このような各種コードデータについては、図３において図示していないが、電子決裁サーバ２０に記憶させておくことができる。
【００４３】
図５（ａ）は、基本ルート情報ファイルのデータ構造の例を示す図である。
この基本ルート情報は、伝票種別ごとの決裁ルート情報を保有する情報であり、図３において図示していないが、電子決裁サーバ２０に保有させることができる。また、他の情報処理装置に保有させて、伝票ルート作成処理において、これを電子決裁サーバ２０に受信させるようにしてもよい。
【００４４】
この基本ルート情報は、伝票種別、決裁者１所属コード、決裁者１役職コード、決裁者２所属コード、決裁者２役職コード、決裁者３所属コード、決裁者３役職コード等を有している。
伝票種別は、例えば、稟議書などの伝票の種類を表すものである。決裁者所属コードは、決裁者の所属を示す情報であり、図４（ａ）の所属コードファイルにもとづき設定されている。
また、「９９９９９９」と設定されているのは、起案者の所属する課又は部を示すものである。
【００４５】
決裁者役職コードは、決裁者の役職を示す情報であり、図４（ｂ）の役職コードファイルにもとづき設定されている。
これらの決裁者所属コード及び決裁者役職コードについては、基本ルート情報ファイルに任意の数を保有させることができる。
【００４６】
図５（ｂ）は、社員情報ファイルのデータ構造の例を示す図である。
この社員情報は、社員の管理情報であり、人事給与システム３０などから取得することができるものである。同図に示すように社員番号、所属コード、役職コード、異動年月日及び氏名等の情報を保有している。
【００４７】
図５（ｃ）は、伝票ルート情報ファイルのデータ構造の例を示す図である。
この伝票ルート情報は、決裁を管理するための情報であり、決裁ルートを保有するとともに、決裁日を保有することで、決裁の状況を把握することのできるものである。
【００４８】
伝票ルート情報ファイルは、同図に示すように、伝票番号、伝票種別、起案者、起案日、決裁者１、決裁日１、決裁者２、決裁日２、決裁者３、決裁日３等の情報を保有する。
伝票番号は、伝票ルート情報のレコードを識別するものであり、起案された各決裁案件ごとに割り振られる番号である。
同図においては、連番として割り振られてはいないが、連番とすることもできる。
また、決裁者所属コード及び決裁者役職コードについては、基本ルート情報ファイルと同様に任意の数を保有させることができる。
【００４９】
次に、この伝票ルート情報の作成について、具体的に説明する。
社員番号「１０３０３」の起案者が、伝票種別１３の決裁書類について２００１年１２月３日に起案する場合、図５（ｂ）の社員情報及び図４（ａ）の所属コードを参照すると、この社員は、営業部第一課に所属することがわかる。
また、図５（ａ）を参照すると、伝票種別１３の第一決裁者の所属コード及び役職コードは、それぞれ「９９９９９９」、「０７」と、第二決裁者の所属コード及び役職コードは、それぞれ「９９９９９９」、「０５」と、第三決裁者の所属コード及び役職コードは、それぞれ「００１０１１」、「０５」となっている。
【００５０】
ここで、上述のように所属コード「９９９９９９」は、起案者の所属部・課を表すものであるから、伝票種別１３の決裁ルートは、（１）起案者の所属する課長、（２）起案者の所属する部長、（３）総務部の部長となる。
このため、伝票ルート情報は、図５（ｃ）の第一行目に示すように、決裁者１として、営業部第一課の課長の社員番号「１０１２３」が設定される。
また、同様にして、決裁者２には、営業部第一課の部長の社員番号「１００６１」が、決裁者３には、総務部部長の社員番号「１００４７」が設定される。
そして、決裁が行われた場合には、その決裁者に対する決裁日に日付が記録される。図５（ｃ）の第二行目は、このようにして決裁者３までの決裁が行われた伝票ルート情報を表している。
【００５１】
伝票ルート情報ファイル２０−７は、上述のようにして伝票ルート情報作成手段２０−６により作成された伝票ルート情報を記憶する。
決裁手段２０−８は、決裁者のユーザ端末の要求に対し、決裁のための画面情報を画面記憶ファイル２０−３から取得して決裁者のユーザ端末に送信する。また、決裁者のユーザ端末の要求にもとづいて、決裁書類記憶ファイル２０−５から決裁書類を取得して決裁者のユーザ端末に送信する。
【００５２】
そして、決裁者のユーザ端末から決裁を行うという情報を受信すると、伝票ルート情報ファイルにおける当該決裁者に対応する決裁日に、その受信した日付を記録する。
なお、このような決裁の登録にあたり、決裁書類に電子署名などの処理も併せて行うようにしてもよい。
決裁手段２０−８は、決裁が行われた場合には、処理を変更有無確認手段２０−９へわたす。
【００５３】
変更有無確認手段２０−９は、決裁者のユーザ端末からの要求にもとづいて決裁が行われると、次に、その伝票ルート情報について決裁者の異動があったかどうかを確認する。
この変更有無確認処理につき、図５（ｃ）の伝票ルート情報ファイルの第４行目のレコードを参照しながら説明する。
【００５４】
この伝票ルート情報の伝票種別は１４であるため、図５（ａ）を参照すると、その決裁ルートは、（１）起案者の所属する係長、（２）起案者の所属する課長、（３）総務部の部長となっている。
一方、この伝票ルート情報の決裁者２は、「１０１４６」であり、図５（ｂ）の社員情報ファイルを参照すると、起案者の所属部課とは異なる所属であることがわかる。すなわち、起案者は、営業部第一課所属であるが、決裁者２は、経理部経理課の課長である。
【００５５】
ここで、営業部第一課の課長と、経理部経理課の課長の異動年月日を参照すると、ともに２００１年１２月１日となっており、起案日である２００１年１１月２１日以降に異動が行われたため、この伝票ルート情報における決裁者２には、前任者が設定されていることがわかる。
【００５６】
このようにして、変更有無確認手段２０−９は、決裁が行われた伝票ルート情報について、異動を検知した場合には、処理を次決裁者選択・決定手段２０−１０にわたす。
なお、この変更有無確認手段２０−９による処理手順の詳細については、上記変更の確認が行えるものであれば、任意の手順とすることができる。
【００５７】
次決裁者選択・決定手段２０−１０は、変更有無確認手段２０−９によって、伝票ルート情報における決裁者に異動があったことが確認された場合に、その決裁を行う決裁者を選択又は決定する手段である。
この次決裁者の選択方法としては、例えば、当該決裁を行った決裁者のユーザ端末に、異動における前任者及び後任者を表示する画面を送信して、その決裁者による選択入力を受ける方法を挙げることができる。
【００５８】
この決裁者のユーザ端末から、選択結果情報が送信されてくると、次決裁者選択・決定手段２０−１０は、伝票ルート情報ファイル２０−７に対して、選択された情報を更新する。
この次決裁者の選択が行われたことを識別するために、図示しないが、伝票ルート情報ファイル２０−７の各決裁者ごとに、選択フラグをもたせることが好ましい。
【００５９】
このとき、前任者が選択された場合には、決裁者についての更新は行われないが、この選択フラグには、選択済みであることを示すフラグの更新が行われることとなる。
また、このようにすれば、変更有無確認において、一度選択が行われた異動については、この選択フラグを参照することによって、重複する選択処理の発生を防止することができる。
【００６０】
また、このような選択フラグを、次決裁者の自動決定についても同様にして用いることができる。
なお、同一決裁者に対して複数回の異動が発生した場合などのために、伝票ルート情報ファイルの内容を、更新するため画面を作成し、電子決裁システムの管理者や、決裁者に使用可能とすることも好ましい。
【００６１】
人事給与システム３０は、社員情報や給与情報を管理するシステムであり、本発明の社員情報ファイルの取得先である。
本実施形態においては、社員情報ファイルの取得先を人事給与システム３０としているが、社員情報を取得することのできるものであれば、これに限定されるものではない。
【００６２】
ファイヤウォール４０（４０ａ〜４０ｄ）は、それぞれのＬＡＮと外部のＬＡＮや情報処理装置との接続を仲介するものであり、ＬＡＮ内のセキュリティー管理機能を有するものである。
通信回線５０は、従来公知の任意好適な公衆回線、商業回線又は専用回線を用いることができる。また各ＬＡＮ及び情報処理装置それぞれの間においては、同一又は別個の通信回線で構成することができる。
さらに、通信回線５０は、ＬＡＮ　Ａ〜Ｃ、ユーザ端末１０−１ｄ、ユーザ端末１０−２ｄのそれぞれの間を、無線あるいは有線で接続可能な回線であり、例えば、公衆回線網、専用回線網、インターネット回線網及びイントラネット網により構成することができる。
【００６３】
次に、第一実施形態の電子決裁システムにおける処理手順について、図６〜図１１を参照して説明する。
図６は、本実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。また、図７は、同システムにおける認証画面を、図８は、起案画面を、図９は、決裁画面を、図１０は、次決裁者選択画面を、図１１は、決裁確認画面をそれぞれ示す図である。
【００６４】
起案者が、ユーザ端末１０により電子決裁サーバ２０にアクセスして、起案する場合、起案者は、図７に示すような認証画面を用いてログインを行う。
電子決裁サーバ２０は、起案者のユーザ端末１０から送信されてきたログイン情報にもとづいて認証を行い、ユーザ端末１０が起案処理を要求する場合には、図８に示すような起案画面を送信する（ステップ１０）。
【００６５】
起案者は、この起案画面を用いて、決裁書類の参照先を設定し、これをユーザ端末１０から電子決裁サーバ２０に登録する（ステップ１１）。
このとき、電子決裁サーバ２０の登録手段２０−４は、起案が行われたことを電子掲示板登録したり、あるいは、電子メールによって連絡することによって、決裁者に知らせることができる。これによって、決裁者は、自分の決裁すべき順番などを知ることができる。
【００６６】
次に、電子決裁サーバ２０は、登録した決裁書類に対する伝票ルート情報を作成する（ステップ１２）。
そして、作成した伝票ルート情報を伝票ルート情報ファイル２０−７に登録する（ステップ１３）。
このようにして、起案者に対する処理は終了するが、この伝票ルート情報に対する処理は、最終決裁者による決裁が終了するまで行われることとなる（ステップ１４）。
【００６７】
次に、決裁者が、決裁を行うために、決裁者のユーザ端末１０を用いて、電子決裁サーバ２０にアクセスする。この場合も、起案者の場合と同様に、決裁者の認証が行われ、決裁者の要求に応じて、図９に示すような決裁画面がユーザ端末１０に送信される。
【００６８】
決裁者は、例えば、伝票番号を押下することによって、表示される決裁書類を参照した後に、決裁ボタンを押下することによって、その決裁書類についての決裁を行う（ステップ１５）。
これによって、上述のように伝票ルート情報ファイル２０−７における対応する伝票ルート情報に決裁日が記録される。
【００６９】
また、このとき電子決裁サーバ２０の決裁手段２０−８は、上記決裁が行われたことを電子掲示板登録したり、あるいは、電子メールによって連絡することによって、起案者や他の決裁者に知らせることができる。
これによって、決裁者は、自分の決裁すべき順番などを知ることができるとともに、下位決裁者が、病気などの事情によって、決裁を行えないという連絡を受けたときには、下位決裁者を省略して、決裁を行うことができる。
【００７０】
次に、電子決裁サーバ２０は、上述のようにして、人事異動などの決裁者の変更の有無を確認する（ステップ１６）。
変更がある場合には（ステップ１７）、次決裁者選択を行って（ステップ１８）、変更後の伝票ルート情報を伝票ルート情報ファイル２０−７に記録する。
【００７１】
このとき、決裁者は、図１０に示すような次決裁者選択画面を用いて、次決裁者の選択を行うことができる。この画面に表示させるための情報は、次決裁者選択・決定手段２０−１０によって、図５（ｂ）の社員情報ファイル、図５（ｃ）の伝票ルート情報ファイル等にもとづき作成することができる。
そして、決裁者が最終決裁者でない場合には、伝票ルート情報にしたがって、次の決裁者による決裁が繰り返され、決裁者が最終決裁者である場合に、その伝票ルート情報についての処理は完了する。
【００７２】
また、このような一連の決裁が行われている場合において、起案者又は決裁者が、決裁状況の確認を行いたい場合には、図１１に示すような決裁確認画面を表示させることによって、その確認を可能とすることができる。
このような画面は、例えば、登録手段２０−４や決裁手段２０−８によって、伝票ルート情報ファイル２０−７の情報にもとづき作成することができる。
【００７３】
電子決裁システムにおける処理手順をこのような手順とすることにより、人事異動や組織変更があった場合などにおいて、決裁者の変更を行う場合には、伝票ごとに個別に、変更のあった決裁者の一つ前の決裁者により、適切かつ容易に変更することが可能となる。
【００７４】
［第二実施形態］
次に、本発明の第二実施形態につき、図１２を参照して説明する。同図は、本発明の第二実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
【００７５】
本実施形態の電子決裁システムは、決裁者に変更があった場合に、次決裁者を電子決裁サーバ２０が、所定の基準にもとづき自動的に決定する点で、第一実施形態と異なる。
すなわち、図１２の流れ図は、ステップ３８の次決裁者の決定処理を除いて、図６の流れ図と同様である。
【００７６】
ステップ３８において、次決裁者の決定は、例えば、以下のような基準で行われる。
（１）伝票種別ごとに、前任者又は後任者が決裁を行う。（２）異動から１ヶ月までの伝票については、前任者が決裁を行い、１ヶ月以上経っているものについては、後任者が決裁を行う。
【００７７】
また、これらを組合せて、伝票種別ごとに（２）のような決定をすることもでき、その期日についてもそれぞれ任意の期間に設定することができる。
このような基準を伝票種別ごとに設定したテーブルを電子決裁サーバ２０にもたせて、次決裁者選択・決定手段２０−１０による次決裁者の決定に際して、このテーブルを参照して次決裁者を決定し、伝票ルート情報ファイル２０−７に更新することができる。
さらに、特定の伝票種別については、前任者又は後任者のいずれでもない第三者、例えば、社長などを決裁者として、設定するようにしてもよい。
【００７８】
電子決裁システムにおける処理手順をこのような手順とすれば、異動等があった場合の決裁者の決定基準が固定しているものについては、この情報にもとづいて、自動的に次決裁者を決定することができる。
また、このような決定基準が固定しているものについてのみ、次決裁者による自動決定を行わせ、その他の種別の伝票については、選択可能とすることも好ましい。
【００７９】
［第三実施形態］
次に、本発明の第三実施形態につき、図１３を参照して説明する。図１３は、本実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
本実施形態の電子決裁システムは、上位の決裁者が、下位の決裁者を省略して決裁を行う場合において、期間的制限を設ける点で、第一実施形態と異なる。その他の点については、第一実施形態と同様である。
【００８０】
すなわち、図１３の流れ図は、図６の流れ図におけるステップ１５の前に、ステップ５５の処理を加えたのもとなっている。
ステップ５５において、電子決裁サーバ２０は、決裁者のユーザ端末１０からの所定の伝票ルート情報に対する決裁の要求に対して、その伝票ルート情報における決裁者の一つ前の決裁者による決裁が行われていない場合に、さらにその一つ前の決裁者による決裁の決裁日を参照する。
【００８１】
そして、この日付から所定の期間、例えば一週間経過していない場合には、決裁者の決裁要求を不許可として、不許可であるメッセージを決裁者のユーザ端末に送信し、一週間以上経過している場合には、決裁を許可して、ユーザ端末の要求に応じ、決裁画面を決裁者のユーザ端末に送信することなどができる。
【００８２】
電子決裁システムにおける処理手順をこのような手順とすれば、上位の決裁者が誤って、下位の決裁者を抜かして決裁を行うことなどを防止することができ、中間の決裁者に対する決裁のための期間を確保することが可能となる。
【００８３】
［第四実施形態］
次に、本発明の第四実施形態につき、図１４を参照して説明する。図１４は、本実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
本実施形態の電子決裁システムは、決裁対象が、物品である点で、第一実施形態と異なる。その他の点については、第一実施形態と同様である。
【００８４】
本実施形態は、起案者が、決裁物品を回覧によって決裁者にわたし、決裁物品の説明等である決裁書類を電子決裁サーバ２０に登録する場合を想定している。
このような決裁物品を回覧する場合には、決裁者がその物品を参照した上で、結論を出すことが必要であるため、起案者は決裁物品に対するパスワードを決定してこれを決裁物品に添付して回覧するとともに、起案時にこのパスワードの登録を行うことが好ましい。
【００８５】
この場合、図８の起案画面にパスワード入力欄を設けて、起案時にそのパスワードを電子決裁サーバ２０に登録するようにすることが好ましい。
そして、決裁者が決裁をするにあたっては、図９の決裁画面に決裁物品のパスワード入力欄を設け、パスワード認証が成功した場合に限り（ステップ７５）、決裁を可能とすることができる（ステップ７６）。
これら以外のステップについては、第一実施形態における各ステップと同様である。
【００８６】
電子決裁システムにおける処理手順をこのような手順とすれば、決裁対象として物品がある場合にも、本発明による次決裁者の選択・決定を適切に行うことが可能となる。
なお、本実施形態においては、決裁物品以外に、決裁書類がある場合について、説明したが、決裁対象が決裁物品のみの場合であっても、同様に処理することが可能である。
【００８７】
さらに、上記各実施形態を適宜組合せたものとすることも可能である。例えば、決裁対象に物品が含まれるものについての上記決裁者による決裁に対して、下位決裁者のための決裁期間の確認処理を行うとともに、次決裁者の自動決定を行わせるような形式とすることも可能である。
【００８８】
上記の実施形態における伝票ルート情報の作成や、次決裁者の決定等は、電子決裁プログラムにより実行される。
この電子決裁プログラムは、コンピュータの各構成要素に指令を送り、所定の処理、例えば、伝票ルート情報の作成処理や、次決裁者の決定処理等を行わせる。
これによって、これらの処理は、電子決裁プログラムとコンピュータとが協働した電子決裁サーバ２０などにより実現される。
【００８９】
なお、電子決裁プログラムは、コンピュータのＲＯＭやハードディスクに記憶させる他、コンピュータ読み取り可能な記録媒体、たとえば、外部記憶装置及び可搬記録媒体等に格納することができる。
外部記憶装置とは、磁気ディスク等の記録媒体を内蔵し、例えば電子決裁サーバ２０などに外部接続される記憶増設装置をいう。一方、可搬記録媒体とは、記録媒体駆動装置（ドライブ装置）に装着でき、かつ、持ち運び可能な記録媒体であって、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、メモリカード、光磁気ディスク等をいう。
【００９０】
そして、記録媒体に記録されたプログラムは、コンピュータのＲＡＭにロードされて、ＣＰＵにより実行される。この実行により、上述した本実施形態の電子決裁サーバ２０の機能が実現される。
さらに、コンピュータで電子決裁プログラムをロードする場合、他のコンピュータで保有された電子決裁プログラムを、通信回線を利用して自己の有するＲＡＭや外部記憶装置にダウンロードすることもできる。
【００９１】
このダウンロードされた電子決裁プログラムも、ＣＰＵにより実行され、本実施形態の伝票ルート情報の作成処理や、次決裁者の決定処理等を実現する。
なお、本発明は以上の実施形態に限定されるものではなく、例えば、次決裁者の選択候補として、前任者又は後任者のみならず、特別な決裁権限を有する他の者等を加えて表示することにより、決裁者の選択に幅をもたせるなど適宜設計変更できるものである。
【００９２】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、人事異動や組織変更があった場合などにおいて、決裁者の変更を行う場合には、伝票ごとに個別に、変更のあった決裁者の一つ前の決裁者により、適切かつ容易に変更することが可能となる。
また、異動等があった場合の次決裁者の決定基準が固定しているものについては、この情報にもとづいて、自動的に次決裁者を決定することができる。
さらに、決裁ルートの途中の決裁者が決裁できない場合であっても、上位の決裁者が決裁をすることができるとともに、下位の決裁者を省略する場合の期間的制限を設けることによって、この省略に伴って生じる可能性のある障害を最小限に抑えることも可能となる。
【００９３】
また、電子決裁プログラムは、コンピュータの各構成要素へ所定の指令を送ることにより、この伝票ルート情報の作成機能や、次決裁者の決定機能等を実現させることができる。
これによって、これらの機能等は、電子決裁プログラムとコンピュータとが協働した電子決裁サーバにより実現可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第一実施形態の電子決裁システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の第一実施形態の電子決裁システムの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける決裁サーバの構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける所属コード及び役職コードを示す図である。
【図５】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける基本ルート情報ファイル、社員情報ファイル及び伝票ルート情報ファイルのデータ構造を示す図である。
【図６】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
【図７】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける認証画面を示す図である。
【図８】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける起案画面を示す図である。
【図９】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける決裁画面を示す図である。
【図１０】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける次決裁者選択画面を示す図である。
【図１１】本発明の第一実施形態の電子決裁システムにおける決裁確認画面を示す図である。
【図１２】本発明の第二実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
【図１３】本発明の第三実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
【図１４】本発明の第四実施形態の電子決裁システムにおける処理手順を示す流れ図である。
【符号の説明】
Ａ，Ｂ，Ｃ　ＬＡＮ
１０（１０−１ａ，１０−２ａ，１０−３ａ，１０−１ｂ，１０−２ｂ，１０−１ｃ，１０−２ｃ，１０−１ｄ，１０−２ｄ）　ユーザ端末
２０　電子決裁サーバ
２０−１　通信手段
２０−２　認証手段
２０−３　画面記憶ファイル
２０−４　登録手段
２０−５　決裁書類記憶ファイル
２０−６　伝票ルート情報作成手段
２０−７　伝票ルート情報ファイル
２０−８　決裁手段
２０−９　変更有無確認手段
２０−１０　次決裁者選択・決定手段
３０　人事給与システム
４０（４０ａ〜４０ｃ）　ファイヤウォール
５０　通信回線
【図１】
2004030057.tif 000003
【図２】
2004030057.tif 000004
【図３】
2004030057.tif 000005
【図４】
2004030057.tif 000006
【図５】
2004030057.tif 000007
【図６】
2004030057.tif 000008
【図７】
2004030057.tif 000009
【図８】
2004030057.tif 000010
【図９】
2004030057.tif 000011
【図１０】
2004030057.tif 000012
【図１１】
2004030057.tif 000013
【図１２】
2004030057.tif 000014
【図１３】
2004030057.tif 000015
【図１４】
2004030057.tif 000016