(57)【要約】【課題】端末装置上の重要な資源を管理者が一元的に、かつリアルタイムで管理することができる資源情報監査端末装置、資源情報監査サーバ装置および資源情報監視システムを得る。【解決手段】操作検知部１４が端末装置１０上でファイルが操作されたことを検知すると、資源情報取得部１３が前記ファイルの管理情報を取得し、資源情報管理部１１が前記管理情報と操作履歴を記述した個別基本ファイル１６、個別履歴ファイル１７を作成する。通信制御部１２はファイルの更新データをサーバ装置２０に送信する。資源情報統合管理部２１は受信した更新データを統合管理ＤＢ２６または統合履歴ＤＢ２７に格納する。【選択図】        図２
2004259023.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
資源情報管理端末装置のための記憶装置に格納された資源が操作されたことを検知する検知手段と、
前記検知手段による検知に応答して、操作された資源の管理情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段が取得する情報に基づいて、資源の管理情報および操作の種別を表す資源情報データを作成するデータ作成手段と、
前記資源情報データを通信可能な外部装置に送信する送信手段とを備えた資源情報管理端末装置。
【請求項２】
資源情報データが、資源の管理ＩＤ、名称、種別、サイズを示す個別基本データと、どのような操作がなされたかを表す操作種別を示す個別履歴データとを備えたことを特徴とする請求項１記載の資源情報管理端末装置。
【請求項３】
通信可能な外部装置上に存在する資源の管理情報と、前記外部装置上で操作された資源の管理情報およびどのような操作がなされたかを表す操作種別とに関する資源情報データを前記外部装置から受信する受信手段と、
前記資源情報データを格納する資源情報記憶手段と、
前記受信手段の資源情報データ受信に応答して、前記資源情報データに基づいて外部装置上の資源に対して管理対象となる操作が行われたか否かを判断し、行われたと判断した場合はその旨を外部に発信する統合管理手段とを備えた資源情報管理サーバ装置。
【請求項４】
資源情報データに基づいて、資源の配布経路の追跡を行う資源情報検索手段を備えたことを特徴とする請求項３記載の資源情報管理サーバ装置。
【請求項５】
外部装置でのアクセス制御を行う資源を設定したアクセス制御データを作成し、前記外部装置に送信する資源情報監視手段を備えたことを特徴とする請求項３または請求項４記載の資源情報管理サーバ装置。
【請求項６】
ネットワークを介して接続される資源情報管理端末装置上の資源情報を一元管理する資源情報管理サーバ装置を備えた資源情報監視システムにおいて、
前記資源情報管理端末装置が、自身の記憶装置に格納された資源が操作されたことを検知する検知手段と、
前記検知手段による検知に応答して、操作された資源の管理情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段が取得する情報に基づいて、資源の管理情報および操作の種別を表す資源情報データを作成するデータ作成手段と、
前記資源情報データを前記資源情報管理サーバ装置に送信する送信手段とを備え、
前記資源情報管理サーバ装置が、前記資源情報管理端末装置に存在する資源の管理情報と、前記資源情報管理端末装置上で操作された資源の管理情報およびどのような操作がなされたかを表す操作種別とに関する資源情報データを前記資源情報管理端末装置から受信する受信手段と、
前記資源情報データを格納する資源情報記憶手段と、
前記受信手段の資源情報データ受信に応答して、前記資源情報データに基づいて前記資源情報管理端末装置上の資源に対して管理対象となる操作が行われたか否かを判断し、行われたと判断した場合はその旨を外部に発信する統合管理手段とを備えたことを特徴とする資源情報監視システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、端末装置上の資源に関する情報をサーバ装置が一元管理し、リアルタイムで監視を行う資源情報管理端末装置、資源情報管理サーバ装置および資源情報監視システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の資源情報監視システムでは、一元管理すべきファイルをファイル管理サーバ装置等へユーザが手動で登録していた。したがって、適切な資源管理はユーザの意識に依存していた。また、管理対象ファイルに対する参照、編集、印刷などの操作履歴がサーバ装置に記録されていた。
【０００３】
この種の資源情報監視システムには以下のものがある。
特許文献１は参照頻度の高い文書をサーバに蓄積して一元管理し、サーバ資源の有効利用を図る文書管理システムを開示する。また、特許文献２は文書と業務を関連付けた文書管理方法を開示し、特許文献３は電子化された文書の内容承認とその登録依頼に対する承認とを行う文書管理システムについて開示する。
【０００４】
【特許文献１】
特開平１１−３５３２１１号公報
【特許文献２】
特開平１１−３９２９３号公報
【特許文献３】
特開平１１−６６２０１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述のように、従来の資源情報監視システムでは、管理対象とする資源（ファイル等）をユーザが端末装置から手動でファイル管理サーバ装置等に登録していたので、管理すべき重要なファイル情報をユーザが登録し忘れる可能性があり、適切な管理ができないという課題があった。また、ユーザがファイル登録操作を行わなければならないため、業務の支障となっていた。さらに、端末装置上のファイルをリアルタイムで管理できないという課題があった。
【０００６】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、端末装置上の重要な資源を管理者が一元的に、かつリアルタイムで管理することができる資源情報監査端末装置、資源情報監査サーバ装置および資源情報監視システムを得ることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る資源情報管理端末装置は、自身の記憶装置に格納された資源が操作されたことを検知する検知手段と、検知手段による検知に応答して、操作された資源の管理情報を取得する情報取得手段と、情報取得手段が取得する情報に基づいて、資源の管理情報および操作の種別を表す資源情報データを作成するデータ作成手段と、資源情報データを通信可能な外部装置に送信する送信手段とを備えたものである。
【０００８】
この発明に係る資源情報管理サーバ装置は、通信可能な外部装置上に存在する資源の管理情報と、外部装置上で操作された資源の管理情報およびどのような操作がなされたかを表す操作種別とに関する資源情報データを外部装置から受信する受信手段と、資源情報データを格納する資源情報記憶手段と、受信手段の資源情報データ受信に応答して、資源情報データに基づいて外部装置上の資源に対して管理対象となる操作が行われたか否かを判断し、行われたと判断した場合はその旨を外部に発信する統合管理手段とを備えたものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の様々な実施の形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による資源情報監視システムの概念図である。図１に示すように、資源情報監視システムは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して接続される複数の端末装置（資源情報管理端末装置）１０とサーバ装置（資源情報管理サーバ装置）２０とを備える。図２は端末装置１０およびサーバ装置２０のブロック図である。図２に示すように、各端末装置１０は資源情報管理部（データ作成手段）１１、通信制御部（送信手段）１２、資源情報取得部（情報取得手段）１３、操作検知部（検知手段）１４、端末監視部（検知手段）１５を備える。
【００１０】
操作検知部１４は、端末装置１０上の管理対象となるドライブ、ディレクトリまたはフォルダ（以下、管理対象ドライブと称する）内でユーザの操作、例えば新規ファイル作成、既存ファイルの編集、印刷、媒体出力、文書メールの送受信などがされたことを検知し、その操作種別を取得する。管理対象ドライブは各端末装置１０起動時にサーバ装置２０によって指定され、管理対象ドライブが変更するたびにサーバ装置２０から各端末装置１０に通知される。資源情報取得部１３は、各端末装置１０の起動時および管理対象ドライブの変更時に、指定された管理対象ドライブ内に存在するファイルの情報、すなわちファイル名、ファイル種別、データサイズ、作成者、作成端末のＩＰアドレス、作成日時を取得する。また、資源情報取得部１３は、操作検知部１４がユーザ操作を検知した時、操作されたファイルについて上記情報を取得する。端末監視部１５は文書メールの送受信を検知し、各端末装置１０から送信されるパケットを監視してヘッダー情報から送信先アドレス等を取得する。
【００１１】
資源情報管理部１１は、資源情報取得部１３が取得したファイル情報に基づいて個別基本ファイル１６を作成する。図３はこの個別基本ファイル１６の構成を示す図である。個別基本ファイル１６は、管理ＩＤ、ファイル名、ファイル種別、データサイズ、作成者、作成端末のＩＰアドレス、作成日時を示すフィールドを含む。資源情報管理部１１はこのファイルを、各端末装置１０の起動時および管理対象ドライブの変更時に、管理対象ドライブ内に存在する各ファイルに関して作成し、ユーザが新規ファイルを作成、または外部からファイルが入力されるたびに、当該ファイルの情報を個別基本ファイル１６に追加する。
【００１２】
資源情報管理部１１はまた、操作検知部１４がユーザの操作を検知したときに、資源情報取得部１３が取得する情報に基づいて個別履歴ファイル１７を作成する。図４はこの個別履歴ファイル１７の構成を示す図である。個別履歴ファイルは、一連番号、操作日時、管理ＩＤ、操作種別、ファイル名、編集後のデータサイズ、操作端末のＩＰアドレス、メール送信先または送信元のアドレスを示すフィールドを含む。資源情報管理部１１は、ユーザがファイル操作をするたびに操作履歴を個別履歴ファイル１７に追加する。
【００１３】
通信制御部１２は、個別基本ファイル１６および個別履歴ファイル１７をそれぞれのファイルの更新時または定期的に、資源情報管理サーバ装置２０へ送信する。
【００１４】
媒体からの入力やメールの受信などによって、外部から各端末装置１０に取り込まれたファイルの情報を個別基本ファイル１６に追加するときは、各端末装置１０内で作成されたファイルとは異なる体系の管理ＩＤを付与する。例えば、端末装置１０内で作成されたファイルに管理ＩＤ＝’１０００１’，’１０００２’，・・・を付与するのに対し、外部から取り込まれたファイルには管理ＩＤ＝’９００００１’，’９００００１’，・・・を付与する。また、作成者を’Ｕｎｋｎｏｗｎ’とする。このように処理することで、外部から不正なファイルが入力された場合等に当該端末装置１０内で作成されたファイルと識別することが容易になる。
【００１５】
図５は端末装置１０の処理手順を示すフローチャートであり、この図を参照して端末装置１０の動作について説明する。
各端末装置１０の起動時、サーバ装置２０から管理対象ドライブが指定される。資源情報管理部１１は、前記ドライブ内のファイルに関する個別基本ファイル１６が作成されているか否かを判断する（ステップＳＴ１００）。作成されていない場合、前記ドライブ内のファイルについて個別基本ファイル１６を作成する（ステップＳＴ１０１）。通信制御部１２は作成された個別基本ファイル１６をサーバ装置２０に送信する（ステップＳＴ１０２）。
【００１６】
操作検知部１４が新規ファイル作成または外部からのファイル入力を検知すると（ステップＳＴ１０３）、資源情報取得部１３が当該ファイルについての情報を取得し、この情報を資源情報管理部１１が個別基本ファイル１６に追加する（ステップＳＴ１０４）。また、操作検知部１４がユーザによってファイル操作が行われたことを検知した場合にも（ステップＳＴ１０３）、資源情報取得部１３および端末監視部１５が当該ファイルについての情報を取得し、この情報について資源情報管理部１１が個別履歴ファイル１７を作成する（ステップＳＴ１０４）。続いて、通信制御部１２は個別基本ファイル１６または個別履歴ファイル１７の更新データをサーバ装置２０に送信する（ステップＳＴ１０５）。操作検知部１４がユーザの操作等を検知するたびに、ステップＳＴ１０３〜ステップＳＴ１０５が繰り返される。
【００１７】
次にサーバ装置２０の構成について説明する。
図２に示すように、サーバ装置２０は資源情報統合管理部（統合管理手段）２１、通信制御部（受信手段）２２、資源情報追跡部（資源情報追跡手段）２３、資源情報監視部（資源情報監視手段）２４、端末監視制御部２５、統合管理ＤＢ（データベース）（資源情報記憶手段）２６、統合履歴ＤＢ（資源情報記憶手段）２７を備える。
【００１８】
通信制御部２２は、各端末装置１０の通信制御部１２から個別基本ファイル１６および個別履歴ファイル１７の更新データを受信する。資源情報統合管理部２１は、通信制御部２２が受信したデータを取得し、個別基本ファイル１６の更新データを統合管理ＤＢ２６に、個別履歴ファイル１７の更新データを統合履歴ＤＢ２７に格納する。図６、図７はそれぞれ統合管理ＤＢ２６、統合履歴ＤＢ２７の構成を示す図である。統合管理ＤＢ２６、統合履歴ＤＢ２７に格納される各レコードはそれぞれ個別基本ファイル１６、個別履歴ファイル１７が有する情報に格納順の一連番号を付した構成となっている。
【００１９】
資源情報統合管理部２１はまた、各端末装置１０から受信した個別履歴データに基づいて、管理対象としている操作が行われたことを検知し、その旨を管理者へ通知する。管理対象としている操作とは、例えば印刷、メール送信、媒体出力など、情報の漏洩が起こる可能性のある操作であり、管理者が予め指定しておく。例えば、本資源情報監視システムの管理者がサーバ装置２０のＧＵＩを用いて管理対象とするファイルの管理ＩＤ（図３参照）とそのファイルに対して禁止するユーザの操作種別などを管理対象ＤＢ（図示せず）に格納しておく。資源情報統合管理部２１は、各端末装置１０から取得した個別履歴データの管理ＩＤと操作種別が管理対象ＤＢに格納される管理ＩＤと操作種別と一致するか否かを判断し、一致する場合は管理者へメール送信するようにしてもよい。
【００２０】
資源情報追跡部２３は、管理者が指定する管理ＩＤのファイルが配布された経路の追跡を行う。例えば、ＦＤ等の記録媒体またはメールによって一つの端末装置１０に取り込まれたファイルは別の端末装置上にも存在する可能性があるため、資源情報追跡部２３は統合管理ＤＢ２６、統合履歴ＤＢ２７からファイル名、データサイズ、ファイル種別、送信先アドレスまたは送信元アドレスを検索し、これらが対応関係にある複数のファイルを同一ファイルであるとして関連付ける。図７の統合履歴データにおいては、資源情報追跡部２３は、例えば「操作種別」が「メール送信」と「メール受信」である一連番号＝’４’と一連番号＝’９’のレコードについて比較する。それぞれのレコードの送信先アドレスまたは送信元アドレスは同一であるため、管理ＩＤ＝’１０００４’と管理ＩＤ＝’９００００１’のファイルは同一ファイルの可能性があると推定される。さらに、資源情報追跡部２３は統合管理ＤＢ２６の統合管理データの管理ＩＤ＝’１０００４’と管理ＩＤ＝’９００００１’のレコードの「ファイル名」、「ファイル種別」、「データサイズ」を比較すると、いずれも同一である。したがって、資源情報追跡部２３は管理ＩＤ＝’１０００４’と管理ＩＤ＝’９００００１’のファイルは同一ファイルであると判断する。
【００２１】
ここで、もし管理ＩＤ＝’１０００４’のファイルが編集されていた場合、ファイル名、データサイズ等が合致しない場合がある。このとき、統合履歴ＤＢ２７から統合履歴データを検索して、管理ＩＤ＝’１０００４’のファイルに対する最新の「ファイル名」、「データサイズ」を取得し、これらに基づいて比較し、判断する。また、ＦＤ等の記録媒体の交換を介して格納されたファイルについては、図７の統合履歴データの「操作種別」＝’媒体出力’、「操作種別」＝’媒体入力’であるレコードの管理ＩＤを取得し、上記の方法と同様に図６の統合管理データの「ファイル名」、「ファイル種別」、「データサイズ」を比較して、一致するファイルを同一ファイルであるとして関連付ける。
【００２２】
資源情報監視部２４は、各端末装置１０に対してファイルのアクセス制御の設定を行う。例えば、各端末装置１０上のファイルに対する操作の可否を記載したアクセス制御ファイルを作成し、各端末装置１０の起動時にこのファイルを通信制御部２２から送信する。各端末装置は通信制御部１２でアクセス制御ファイルを受信すると、これに基づいて禁止される操作が行われないように設定する。これにより、端末装置１０で不正または不適切な操作が行われるのを防ぐことができる。
【００２３】
また、資源情報監視部２４は各端末装置に対してファイル認証の設定を行う。例えば、端末装置１０上のファイルに対する認証要求を記載した認証情報ファイルを作成し、端末装置１０の起動時にこのファイルを通信制御部２２から送信する。各端末装置は通信制御部１２で認証情報ファイルを受信すると、これに基づいて認証が必要なファイルに対して、アクセス時にユーザに認証要求を行うように設定する。これにより、ユーザ毎にファイルに対するアクセスを制御することができる。
【００２４】
端末監視制御部２５は、各端末装置１０の動作状況を監視し、通信障害、電源遮断等が発生した場合に資源情報統合管理部２１に通知し、資源情報統合管理部２１は管理者にその旨を通知する。
【００２５】
図８はサーバ装置２０の処理手順を示すフローチャートであり、この図を参照してサーバ装置２０の動作について説明する。
通信制御部２２が端末装置１０から個別基本ファイル１６または個別履歴ファイル１７の更新データを受信すると（ステップＳＴ２００）、資源情報統合管理部２１は受信した個別基本データを統合管理ＤＢ２６に、個別履歴データを統合履歴ＤＢ２７に追加する（ステップＳＴ２０１）。このとき、資源情報統合管理部２１は個別履歴データを参照し、管理者が管理対象としている操作が行われたか否かを判断し（ステップＳＴ２０２）、行われていた場合は管理者に通知を行う（ステップＳＴ２０３）。通信制御部２２がデータを受信するたびに、ステップＳＴ２００〜ステップＳＴ２０３が繰り返される。
【００２６】
以上のように、この実施の形態１によれば、操作検知部１４がユーザ操作等を検知し、資源情報管理部１１が操作されたファイルの情報を個別基本ファイル１６、個別履歴ファイル１７に追加し、通信制御部１２が上記ファイルの更新データをサーバ装置２０に送信し、資源情報統合管理部２１が受信したデータを統合管理ＤＢ２６または統合履歴ＤＢ２７に格納するようにしたので、ユーザの作業が発生しないため業務効率が向上する効果が得られる。また、登録漏れが発生することがないため、ファイル情報がサーバ装置で適切に一元管理できるという効果が得られる。
【００２７】
また、端末装置１０でユーザ操作等が行われたときに通信制御部１２が更新データをサーバ装置２０に送信するので、資源管理をリアルタイムで行うことができる効果が得られる。さらに、管理者が管理対象とする操作が行われた場合に資源情報統合管理部２１が管理者に通知を行うようにしたので、情報の漏洩が起こる可能性のある操作など、不適切な操作が行われた場合に迅速に適切な対処をすることができるという効果が得られる。
【００２８】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、資源情報監視システムの資源情報管理端末装置が、自身の記憶装置に格納された資源が操作されたことを検知する検知手段と、検知手段による検知に応答して、操作された資源の管理情報を取得する情報取得手段と、情報取得手段が取得する情報に基づいて、資源の管理情報および操作の種別を表す資源情報データを作成するデータ作成手段と、資源情報データを資源情報管理サーバ装置に送信する送信手段とを備え、資源情報管理サーバ装置が、資源情報管理端末装置に存在する資源の管理情報と、資源情報管理端末装置上で操作された資源の管理情報およびどのような操作がなされたかを表す操作種別とに関する資源情報データを資源情報管理端末装置から受信する受信手段と、資源情報データを格納する資源情報記憶手段と、受信手段の資源情報データ受信に応答して、資源情報データに基づいて資源情報管理端末装置上の資源に対して管理対象となる操作が行われたか否かを判断し、行われたと判断した場合はその旨を外部に発信する統合管理手段とを備えるように構成したので、ファイル情報がサーバ装置で適切に、かつリアルタイムで一元管理できるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１による資源情報監視システムの概念図である。
【図２】端末装置および資源情報管理サーバ装置のブロック図である。
【図３】個別基本ファイルの構成を示す図である。
【図４】個別履歴ファイルの構成を示す図である。
【図５】端末装置の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】統合管理ＤＢの構成を示す図である。
【図７】統合履歴ＤＢの構成を示す図である。
【図８】資源情報管理サーバ装置の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０  端末装置（資源情報管理端末装置）、１１  資源情報管理部（データ作成手段）、１２  通信制御部（送信手段）、１３  資源情報取得部（情報取得手段）、１４  操作検知部（検知手段）、１５  端末監視部（検知手段）、１６  個別基本ファイル、１７  個別履歴ファイル、２０  サーバ装置（資源情報管理サーバ装置）、２１  資源情報統合管理部（統合管理手段）、２２  通信制御部（受信手段）、２３  資源情報追跡部（資源情報追跡手段）、２４  資源情報監視部（資源情報監視手段）、２５  端末監視制御部、２６  統合管理ＤＢ（資源情報記憶手段）、２７  統合履歴ＤＢ（資源情報記憶手段）。
【図１】
2004259023.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2004259023.tif 000008
【図７】
2004259023.tif 000009
【図８】
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