(57)【要約】【課題】コストアップをせずに、新規作成したファイルや受信メールに添付されているファイル等の各種ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動的に登録できるようにする。【解決手段】クライアント端末４が、予め指定されたフォルダ（監視フォルダ）を監視し、その監視結果により監視フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、そのファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に自動登録する。文書管理サーバ２上の文書管理データベース３を監視し、その監視結果により文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に文書が登録されたと認識した場合に、その旨をポップアップ表示，音声，又はメールによって報知する。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末から前記ネットワークを介して前記文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするようにした文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末に、
予め指定されたフォルダを監視するフォルダ監視手段と、
該手段の監視結果により前記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、該ファイルを文書として前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動登録する文書自動登録手段と
を設けたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理システムにおいて、
前記文書自動登録手段が、前記文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするためのサーバアクセス手段と、ファイルを文書として前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに登録するためのファイル登録手段と、前記フォルダ監視手段の監視結果により前記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、前記サーバアクセス手段によって前記文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスさせ、前記ファイル登録手段によって前記ファイルを文書として前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに登録させる処理を行う登録処理制御手段とによって構成されていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末に、
前記フォルダ監視手段によって監視すべきフォルダを指定するフォルダ指定手段と、
前記文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するサムネイル作成手段と、
前記文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成する全文検索用データ作成手段と、
前記文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルを予め指定されたフォーマットに変換するファイル変換手段と、
前記フォルダ指定手段によって前記フォルダ監視手段により監視すべきフォルダを指定させる操作を行うための第１の操作手段と、
前記サムネイル作成手段によって前記文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するか否かを設定させる操作を行うための第２の操作手段と、
前記全文検索用データ作成手段によって前記文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成するか否かを設定させる操作を行うための第３の操作手段と、
前記ファイル変換手段によって前記文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルのフォーマットを変換させるか否かを設定させる操作を行うための第４の操作手段と、
前記ファイル変換手段によってファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかを設定させる操作を行うための第５の操作手段と、
前記第１の操作手段による操作を可能にする際に、前記第２，第３，第４，第５の操作手段による操作も可能にする手段と
を設けたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末に、
前記文書管理サーバ上の文書管理データベースを監視するデータベース監視手段と、
該手段の監視結果により前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書が登録されたと認識した場合に、その旨を表示，音声，又はメールによって報知する文書登録報知手段を設けたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
ネットワークを介して文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするクライアント端末を構成するコンピュータに、予め指定されたフォルダを監視するフォルダ監視機能と、該機能の監視結果により前記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、該ファイルを文書として前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動登録する文書自動登録機能とを実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項６】
請求項５記載のプログラムにおいて、
前記コンピュータにさらに、前記フォルダ監視機能によって監視すべきフォルダを指定するフォルダ指定機能と、前記文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するサムネイル作成機能と、前記文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成する全文検索用データ作成機能と、前記文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルを予め指定されたフォーマットに変換するファイル変換機能と、前記フォルダ指定機能によって前記フォルダ監視機能により監視すべきフォルダを指定させる操作を可能にする際に、前記サムネイル作成機能によって前記文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するか否か、前記全文検索用データ作成機能によって前記文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成するか否か、前記ファイル変換機能によって前記文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルのフォーマットを変換させるか否か、前記ファイル変換機能によってファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかをそれぞれ設定させる操作を可能にする機能とを実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項７】
請求項５又は６記載のプログラムにおいて、
前記コンピュータにさらに、前記文書管理サーバ上の文書管理データベースを監視するデータベース監視機能と、該機能の監視結果により前記文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書が登録されたと認識した場合に、その旨を表示，音声，又はメールによって報知する文書登録報知機能とを実現させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理システムおよびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータを使用した文書の保管・検索を行う文書管理システムが実用化されている。このような文書管理システムとしては、コンピュータを構成するクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、クライアント端末からネットワークを介して文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするようにしたものがある。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このような文書管理システムでは、文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書を登録する場合、クライアント端末で文書管理データベースに接続するための専用アプリケーションを起動し、そのアプリケーションによって文書の登録処理を行わなければならず、例えば他のアプリケーションによって作成したファイル（文書）を登録したい場合や、受信メールに添付されているファイルを登録したい場合、一度そのファイルをクライアント端末内のテンポラリに保存し、専用アプリケーションを起動して登録作業を行わなければならなかった。
【０００４】
また、文書管理サーバー上に他のユーザによって登録した文書の新規作成を知る手段がなかったため、ユーザは明示的に文書管理サーバにアクセスしなければならず、自動的に文書の新規登録（新規作成）を知ることができなかった。
そこで、文書の新規登録を自動的に知る手段として、例えば特開２００１−２０９６５３号公報に見られるように、サーバプログラム中に文書（データ）の新規登録を検出するトリガ検出部を持ち、クライアントプログラムの一つとしてトリガ処理クライアントプログラムを持ち、文書の新規登録があった場合に、トリガ検出部がその旨をトリガ処理クライアントプログラムに対して通知するようにした文書管理装置が提案されている。
【０００５】
しかしながら、このような文書管理装置では、サーバ上に文書の新規登録の有無を監視するための専用の仕組みを持たなければならず、汎用的な仕組みを組み込むことができなかった。また、クライアント端末上でも対応するクライアントプログラムを起動しておかなければならず、文書登録の通知のためだけに重たいプログラムを常駐させておかなければならなかった。そのため、コストアップにつながるという問題があった。
【０００６】
この発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、コストアップをせずに、新規作成したファイルや受信メールに添付されているファイル等の各種ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動的に登録できるようにすることを目的とする。また、コストアップをせずに、文書の新規登録をユーザに知らせることができるようにすることも目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
この発明は、上記の目的を達成するため、文書管理システムと、その文書管理システムのクライアント端末を構成するコンピュータに必要な機能を実現させるためのプログラムを提供する。
請求項１の発明による文書管理システムは、クライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、クライアント端末からネットワークを介して文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするようにした文書管理システムにおいて、クライアント端末に、予め指定されたフォルダを監視するフォルダ監視手段と、該手段の監視結果により上記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、該ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動登録する文書自動登録手段とを設けたものである。
【０００８】
請求項２の発明による文書管理システムは、請求項１の文書管理システムにおいて、文書自動登録手段を、文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするためのサーバアクセス手段と、ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに登録するためのファイル登録手段と、フォルダ監視手段の監視結果により上記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、サーバアクセス手段によって文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスさせ、ファイル登録手段によって上記ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに登録させる処理を行う登録処理制御手段とによって構成したものである。
【０００９】
請求項３の発明による文書管理システムは、請求項１又は２の文書管理システムにおいて、クライアント端末に、フォルダ監視手段によって監視すべきフォルダを指定するフォルダ指定手段と、文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するサムネイル作成手段と、文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成する全文検索用データ作成手段と、文書自動登録手段によって文書として登録すべきファイルを予め指定されたフォーマットに変換するファイル変換手段と、フォルダ指定手段によってフォルダ監視手段により監視すべきフォルダを指定させる操作を行うための第１の操作手段と、サムネイル作成手段によって文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するか否かを設定させる操作を行うための第２の操作手段と、全文検索用データ作成手段によって文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成するか否かを設定させる操作を行うための第３の操作手段と、ファイル変換手段によって文書自動登録手段により文書として登録すべきファイルのフォーマットを変換させるか否かを設定させる操作を行うための第４の操作手段と、ファイル変換手段によってファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかを設定させる操作を行うための第５の操作手段と、第１の操作手段による操作を可能にする際に、第２，第３，第４，第５の操作手段による操作も可能にする手段とを設けたものである。
【００１０】
請求項４の発明による文書管理システムは、請求項１〜４のいずれかの文書管理システムにおいて、クライアント端末に、文書管理サーバ上の文書管理データベースを監視するデータベース監視手段と、該手段の監視結果により文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書が登録されたと認識した場合に、その旨を表示，音声，又はメールによって報知する文書登録報知手段とを設けたものである。
【００１１】
請求項５の発明によるプログラムは、ネットワークを介して文書管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスするクライアント端末を構成するコンピュータに、予め指定されたフォルダを監視するフォルダ監視機能と、該機能の監視結果により上記フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、該ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動登録する文書自動登録機能とを実現させるものである。
【００１２】
請求項６の発明によるプログラムは、請求項５のプログラムにおいて、上記コンピュータにさらに、フォルダ監視機能によって監視すべきフォルダを指定するフォルダ指定機能と、文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するサムネイル作成機能と、文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成する全文検索用データ作成機能と、文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルを予め指定されたフォーマットに変換するファイル変換機能と、フォルダ指定機能によってフォルダ監視機能により監視すべきフォルダを指定させる操作を可能にする際に、サムネイル作成機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するか否か、全文検索用データ作成機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成するか否か、ファイル変換機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルのフォーマットを変換させるか否か、ファイル変換機能によってファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかをそれぞれ設定させる操作を可能にする機能とを実現させるものである。
【００１３】
請求項７の発明によるプログラムは、請求項５又は６のプログラムにおいて、上記コンピュータにさらに、文書管理サーバ上の文書管理データベースを監視するデータベース監視機能と、該機能の監視結果により文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書が登録されたと認識した場合に、その旨を表示，音声，又はメールによって報知する文書登録報知機能とを実現させるものである。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施形態を図面に基づいて具体的に説明する。
図１は、この発明を実施する文書管理システムの構成例を示すブロック図である。
【００１５】
この文書管理システムは、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）等のネットワーク１と、文書を保管（登録）している文書管理データベース３を有する文書管理サーバ２と、その文書管理サーバ２上の文書管理データベース３にアクセスするためのクライアント端末４とによって構成されている。なお、この例では、文書管理サーバ２内の記憶装置（ハードディスク，光ディスク等の大容量記憶装置）に文書管理データベース３を格納しているものとするが、文書管理サーバ２に外付けされた記憶装置に文書管理データベース３を格納するようにしてもよい。
【００１６】
クライアント端末４は、コンピュータを用いており、この発明に係わるプログラムに従って動作することにより、以下の（Ａ１）〜（Ａ９）に示す各機能を実現することができる。
（Ａ１）予め指定されたフォルダを監視するフォルダ監視手段としての機能（フォルダ監視機能）
（Ａ２）フォルダ監視機能の監視結果により予め指定されたフォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、そのファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に自動登録する文書自動登録手段としての機能（文書自動登録機能）
【００１７】
（Ａ３）フォルダ監視機能によって監視すべきフォルダを指定するフォルダ指定手段としての機能（フォルダ指定機能）
（Ａ４）文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するサムネイル作成手段としての機能（サムネイル作成機能）
（Ａ５）文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成する全文検索用データ作成手段としての機能（全文検索用データ作成機能）
（Ａ６）文書自動登録機能によって文書として登録すべきファイルを予め指定されたフォーマットに変換するファイル変換手段としての機能（ファイル変換機能）
【００１８】
（Ａ７）後述する第１の操作機能による操作を可能にする際に、後述する第２，第３，第４，第５の操作機能による操作も可能にする手段としての機能
（Ａ８）文書管理サーバ２上の文書管理データベース３を監視するデータベース監視手段としての機能（データベース監視機能）
（Ａ９）データベース監視機能の監視結果により文書管理サーバ上の文書管理データベースに文書が登録されたと認識した場合に、その旨を表示，音声，又はメールによって報知する文書登録報知手段としての機能（文書登録報知機能）
【００１９】
図２は、図１に示した文書管理システムのモジュール構成図である。
クライアント端末４は、この発明に係わるプログラムに従って動作することにより、ユーザインタフェース１１，サーバアクセス手段１２，フォルダ監視手段１３，ファイル登録手段１４，および処理制御手段１５としての機能を実現することができる。なお、サーバアクセス手段１２，ファイル登録手段１４，および処理制御手段１５によって文書自動登録手段を構成する。
ユーザインタフェース１１は、表示装置（ディスプレイ）への各種画面表示を行えるようにしたり、キーボードやマウス等の入力装置による各種操作を行えるようにするものである。
【００２０】
このユーザインタフェース１１は、以下の（Ｂ１）〜（Ｂ５）に示す各機能を実現することができる。
（Ｂ１）フォルダ指定機能によってフォルダ監視機能により監視すべきフォルダを指定させる操作を行うための第１の操作手段としての機能（第１の操作機能）（Ｂ２）サムネイル作成機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応するサムネイルを作成するか否かを設定させる操作を行うための第２の操作手段としての機能（第２の操作機能）
【００２１】
（Ｂ３）全文検索用データ作成機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルに対応する全文検索用データを作成するか否かを設定させる操作を行うための第３の操作手段としての機能（第３の操作機能）
（Ｂ４）ファイル変換機能によって文書自動登録機能により文書として登録すべきファイルのフォーマットを変換させるか否かを設定させる操作を行うための第４の操作手段としての機能（第４の操作機能）
（Ｂ５）ファイル変換機能によってファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかを設定させる操作を行うための第５の操作手段としての機能（第５の操作機能）
【００２２】
サーバアクセス手段１２は、文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に接続してアクセスし、データの受け渡しを行うものである。
フォルダ監視手段１３は、ユーザによって予め指定（設定）されたフォルダを監視するものである。
ファイル登録手段１４は、指定されたファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に登録するものである。
処理制御手段１５は、ユーザインタフェース１１上でユーザによって行われた操作を解釈し、各モジュール（手段）を呼び出してデータ処理を制御するものである。
【００２３】
この処理制御手段１５は、フォルダ監視手段１３の監視結果により予め指定されたフォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、サーバアクセス手段１２によって文書管理サーバ２上の文書管理データベース３にアクセスさせ、ファイル登録手段によって上記ファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に登録させる処理を行う登録処理制御手段としての機能を実現することができる。
文書管理サーバ２は、文書管理データベース３を管理するものである。
文書管理データベース３は、文書または文書を構成するコンテンツデータを保持して管理するものである。
【００２４】
図３は、ユーザインタフェース１１によるこの発明に係わる監視条件を設定するための表示画面（監視条件設定画面）の一例を示す図である。
クライアント端末４では、ユーザの操作によって指定されたフォルダを監視対象のフォルダ（監視フォルダ）として設定することができる。
また、ユーザの操作によって指定された登録先を監視フォルダ内のファイルを登録する登録先として設定することもできる。
さらにまた、ユーザの操作によって指定された任意の時間（この例では３０秒）を監視間隔として設定することもできる。
【００２５】
図４は、クライアント端末４によるこの発明に係わる処理（この発明に係わるプログラムが起動されたときの処理手順）の一例を示すフローチャートである。このクライアント端末４は、この発明に係わるプログラムが起動されると、まずステップＳ１で図３に示した監視条件設定画面を用いてユーザの操作により設定された監視条件を読み込み、ステップＳ２でユーザの操作により設定された監視間隔に達するまでディレイ処理（遅延処理）を行った後、ステップＳ３でユーザの操作により設定された監視フォルダ（予め指定されたフォルダ）に対してファイルの有無をチェックする。
【００２６】
そして、監視フォルダにフォルダが保存されていない（存在しない）と認識した場合には、再度監視間隔に達するまでステップＳ２でディレイ処理を行う。
監視フォルダにファイルが保存された（存在する）と認識した場合には、ステップＳ４で文書管理サーバ２上の文書管理データベース３にアクセスして接続し、文書登録を行えるように準備を行った後、ステップＳ５で監視フォルダ内のフォルダを文書管理サーバ２上の文書管理データベース３のユーザの操作により設定された登録先に文書として登録する処理を行う。
その登録処理が終了すると、ステップＳ６で監視フォルダ内のファイルを削除する処理を行い、再度ユーザの操作により設定された監視間隔に達するまでステップＳ２でディレイ処理を行う。
【００２７】
このように、クライアント端末４が、予め指定されたフォルダ（監視フォルダ）を監視し、その監視結果により監視フォルダにファイルが保存されたと認識した場合に、そのファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に自動登録することにより、予め監視するファルダ（場所）を指定しておけば、ネットワーク１上の文書管理サーバ２を意識することなく文書を登録することができ、文書の登録作業を軽減することができる。また、管理構造の異なる文書管理システム間でクライアント端末４を経由することにより、データの受け渡しを行うことができる。さらに、文書を登録するために文書管理システムのクライアントプログラムを常駐させておく必要がない。したがって、コストダウンを図ることもできる。
【００２８】
図５は、ユーザインタフェース１１によるこの発明に係わる監視条件を設定するための表示画面（監視条件設定画面）の他の例を示す図である。
クライアント端末４では、図３を参照して説明したように、ユーザの操作によって指定されたフォルダを監視対象のフォルダ（監視フォルダ）として、ユーザの操作によって指定された登録先を監視フォルダ内のファイルを登録する登録先として、ユーザの操作によって指定された任意の時間（この例では３０秒）を監視間隔としてそれぞれ設定することができる。
【００２９】
また、監視フォルダ内のファイル（文書自動登録機能により文書として登録すべきファイル）に対応するサムネイルを作成するか否か、そのファイルに対応する全文検索用データを作成するか否か、そのファイルのフォーマットを変換させるか否か、ファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかをそれぞれ設定することもできる。
この場合、監視すべきフォルダを指定させる操作を可能にする際に、監視フォルダ内のファイルに対応するサムネイルを作成するか否か、そのファイルに対応する全文検索用データを作成するか否か、そのファイルのフォーマットを変換させるか否か、ファイル変換を行う場合にどのフォーマットに変換するかをそれぞれ設定させる操作を可能にする。
【００３０】
クライアント端末４は、それらの設定が行われた場合には、その後監視フォルダにファイルが保存されたと認識し、そのファイルを文書として文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に自動登録する際に、次のような処理も行う。つまり、監視フォルダ内のファイルに対応するサムネイルを作成すると設定されていた場合には、そのサムネイルを作成して登録する。監視フォルダ内のファイルに対応する全文検索用データを作成すると設定されていた場合には、その全文検索用データを作成して登録する。監視フォルダ内のファイルを変換させると設定され、且つどのフォーマットに変換するかが設定されていた場合には、そのファイルを設定されたフォーマットに変換して登録する。
【００３１】
このように、クライアント端末４は、監視フォルダ内のファイルを登録する場合に、同時に対応するサムネイルや全文検索用データを作成して登録できるので、文書管理サーバ２上で特別な処理を行うことなく、登録すべき文書に該当するオリジナルファイルの他に、文書のレンディションデータとして該当ファイルのサムネイルや全文検索用データも同時に管理することができる。また、クライアント端末４で作成したアプリケーションファイルを他のクライアント端末４では該当アプリケーションを持っていないために開くことができないような場合でも、そのアプリケーションファイルを文書として登録する際に任意のファイルフォーマットに変換できるため、該当アプリケーションをもっていなくてもアプリケーションファイルを開くことができる。
【００３２】
なお、クライアント端末４は、文書管理サーバ２上の文書管理データベース３を監視し、その監視結果により文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に文書が登録されたと認識した場合に、その旨をポップアップ表示，音声，又はメールによって報知することもできる。そのようにすれば、クライアント端末４を操作しているユーザが、文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に文書が新規登録された場合に、自分のクライアント端末４あるいは他のユーザのクライアント端末４によって文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に文書が新規登録されたことを直ちに知ることができる。そして、必要に応じて新規登録された文書（例えば他のユーザ用の文書）を自分のクライアント端末４に引き取るための操作を行ったり、その文書を印刷するための操作を行うことにより、クライアント端末４は、文書管理サーバ２上の文書管理データベース３にアクセスして新規登録された文書を引き取ったり、図示しないプリンタによって用紙上に印刷させることもできる。
【００３３】
また、文書管理データベース３で文書の登録場所をその分野毎に分けると共に、上記報知をその分野毎に異ならせるようにすれば、ユーザの欲している分野の文書の新規登録を知ることができる。クライアント端末４を操作しているユーザが、文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に他のクライアント端末４の処理によって登録された文書が登録された場合に、そのことを知ることができる。
さらに、他の文書管理システムから文書が配信されてきて、その文書があて先毎に配信されるような文書管理サーバの場合、自分のあて先を監視し、その監視結果により文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に文書が登録されたと認識した場合に、その旨をポップアップ表示，音声，又はメールによって報知することもできる。それによって、自分宛ての文書の到着を知ることができる。この場合、クライアント端末４はあて先監視手段としての機能（あて先監視機能）を果たす。
【００３４】
なお、以上説明した文書管理システムの各機能をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録した、コンピュータ読み取り可能なフロッピディスクや光ディスク等の記録媒体を作成することもできる。
その記録媒体を汎用のパーソナルコンピュータ等のフロッピディスク装置やＣＤ−ＲＯＭリーダ等の光ディスク装置に挿着して、そこに記録されているプログラムを読み取って内部のハードディスク等の記憶装置にインストールさせることにより、この発明による文書管理システムとして機能を持たせることができる。
【００３５】
【発明の効果】
以上説明してきたように、この発明の文書管理システムによれば、コストアップをせずに、新規作成したファイルや受信メールに添付されているファイル等の各種ファイルを文書として文書管理サーバ上の文書管理データベースに自動的に登録することができる。また、コストアップをせずに、文書の新規登録をユーザに知らせることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を実施する文書管理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】図１に示した文書管理システムのモジュール構成図である。
【図３】図２のユーザインタフェース１１によるこの発明に係わる監視条件設定画面の一例を示す図である。
【図４】図１のクライアント端末４によるこの発明に係わる処理の一例を示すフロー図である。
【図５】図２のユーザインタフェース１１によるこの発明に係わる監視条件設定画面の他の例を示す図である。
【符号の説明】
１：ネットワーク　　　　　　　２：文書管理サーバ
３：文書管理データベース　　　４：クライアント端末
１１：ユーザインタフェース
１２：サーバアクセス手段　　１３：フォルダ監視手段
１４：ファイル登録手段　　　１５：処理制御手段
【図１】
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【図２】
2004030077.tif 000004
【図３】
2004030077.tif 000005
【図４】
2004030077.tif 000006
【図５】
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