(57)【要約】【課題】本発明は、予め、決裁が下りる予定日付を通知する機能を備えた電子決裁システムを提供することを目的とする。【解決手段】上記の課題は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えることにより、解決される。【選択図】                  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
伝票に指定された決裁者の決裁処理を管理する電子決裁処理システムにおいて、
決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、
伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えたことを特徴とする電子決裁処理システム。
【請求項２】
前記記憶手段には、決裁者毎の伝票の平均滞留日数を記憶したことを特徴とする請求項１記載の電子決裁処理システム。
【請求項３】
前記記憶手段には、決裁者毎のスケジュールに関する情報を記憶したことを特徴とする請求項１記載の電子決裁システム。
【請求項４】
決裁者の人事異動情報および異動日付情報を記憶した人事異動記憶手段と、
前記人事異動記憶手段に基づいて、伝票に指定されている決裁者を、人事異動後の決裁者に変更する手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の電子決裁処理システム。
【請求項５】
コンピュータを動作させるためのプログラムであって、コンピュータを動作させて、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、
伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段として機能させることを特徴とする電子決裁処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、決裁処理をオンラインで行う電子決裁システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子決裁システムでは、以下のように、伝票の申請、決裁の処理が行われる。まず、伝票の申請者が、申請する伝票に必要な事項を入力し、決裁者を指定し、決裁依頼を行うと、伝票の中で最初に指定された決裁者の未決の伝票としてデータベースに記憶される。決裁者は「可決」か「否決」の処理を行い、その決裁処理の結果がデータベースに記憶され、当該伝票の次の決裁者として指定されている決裁者の未決の伝票としてデータベースに記憶される。この伝票の申請者が、伝票の状況確認要求を電子決裁システムにすると、電子決裁システムは、該当する伝票ついてどの決裁者がすでに決裁をしたかの情報を出力する。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２７２７７７号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の電子決裁システムでは、現在の伝票の状況を把握することができるが、最終の決裁が下りる予定日付を予め知ることができず、毎日状況を調べ、希望の決裁日に間に合いそうか否かを判断し、間に合いそうにない場合には、決裁者に決裁の処理を電話等でお願いする必要があった。
本発明は、予め、決裁が下りる予定日付を通知する機能を備えた電子決裁システムを提供することを目的とする。
また、決裁者のスケジュールを考慮した決裁予定日付の通知機能を提供することを目的とする。
さらに、予定されている組織、人事異動情報を考慮した決裁予定日付の通知機能を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の課題は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えることにより、解決される。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。図１は本発明のシステム構成図である。図示のように、サーバコンピュータ（以下サーバ）であるサーバ１と、サーバ１に処理依頼を送信したりサーバ１からの処理結果を受信したりするコンピュータである利用者端末２と、サーバ１と利用者端末２とを接続する例えばインタネット等のネットワーク３とから構成される。
【０００７】
サーバ１は、申請処理プログラム１１、決裁処理プログラム１２、決裁日予測プログラム１３、人事異動処理プログラム１４等のプログラムと、伝票ＤＢ２１、未決箱ＤＢ２２、平均決裁日数ＤＢ２３、スケジュールＤＢ２４、職制ＤＢ２５等のデータベースを備えている。
【０００８】
申請処理プログラム１１は、利用者端末２から、伝票の申請者が申請を行う際に、実行されるプログラムであって、サーバ１が利用者端末２から伝票申請の依頼を受信し、申請に必要なデータを利用者に入力させ、入力された申請データを決裁者に回送する処理を行うプログラムである。
【０００９】
決裁処理プログラム１２は、利用者端末２から、決裁者が決裁を行う際に、実行されるプログラムであって、サーバ１が利用者端末から決裁処理の依頼を受信すると、当該決裁者が決裁すべき伝票を表示し、可決または否決等の入力をさせるための処理、次の決裁者への回送処理等を行うプログラムである。
【００１０】
決裁日予測プログラム１３は、決裁者の平均決裁日数のデータ、スケジュールデータ、人事異動のデータ等より、各伝票の決裁日の予測を行うプログラムである。
【００１１】
人事異動処理プログラム１４は、人事異動のデータを参照して、人事異動により決裁者を変更すべき伝票データを抽出し、決裁者の変更および決裁日の予測を行うプログラムである。
【００１２】
伝票ＤＢ２１は、申請処理プログラム１１で申請された伝票データを記憶し、決裁処理プログラム１２等で処理された伝票データの内容を記憶しているデータベースである。伝票ＤＢ２１に記録されている伝票データのフォーマットは、図６にあるように、伝票番号に対応して、申請者の情報、決裁者の情報、最終決裁希望日、更新日付、申請内容等の情報を有している。申請者の情報としては、決裁申請者の識別コード（職員番号）と職制、申請日があり、決裁者の情報としては、決裁者の数、決裁者の数分だけ決裁者の識別コード（職員番号）と職制、決裁内容（可決または否決）、決裁日、決裁予定日の情報を有している。
【００１３】
未決箱ＤＢ２２は、伝票ＤＢ２１で記憶されている伝票データのうち、決裁者毎に決裁すべき伝票データの伝票番号を記録しているデータベースである。
【００１４】
平均決裁日数ＤＢ２３は、決裁者毎に、決裁に要する日数を記憶しているデータベースであり、各決裁者が決裁した伝票データについて、決裁依頼された日付から決裁される日付までの日数の平均値を定期的に求めて記憶したものである。平均決裁日数ＤＢ２３のフォーマットは、図７にあるように、職員番号毎に決裁者の未決箱ＤＢ２２に伝票データが滞留している平均の滞留日数の情報を有している。
【００１５】
スケジュールＤＢ２４は、各決裁者のスケジュールを記録しているデータベースである。スケジュールＤＢ２４のフォーマットは、図８にあるとおり、職員番号毎に、日付、予定、決裁可否の情報を有している。図８の例では、職員Ｃは、２００３年３月２５日に会議の予定であるが、決裁の処理はできることを示している。
【００１６】
職制ＤＢ２５は、職員毎に現在の職制、異動予定の新職制の情報を記憶しているデータベースである。職制ＤＢ２５のフォーマットは、図９にあるとおり、職員番号毎に現在の職制、新職制、新職制の日付、チェック済みの情報を有している。チェック済みの情報は、新職制のデータ（人事異動）により影響のある伝票を処理したか否かを示している。
【００１７】
次に、図２至図５に示すフローチャートを用いて、本発明の動作例を説明する。
【００１８】
図２は、伝票申請時の処理を行う申請処理プログラム１１のフローチャートである。ステップＳ５１において、申請処理プログラムは、伝票申請者の申請データ作成の要求を受信し、伝票データを入力するための画面を表示する。申請者は、表示された画面（図示せず）に従って、申請内容を入力する。申請内容を入力後、さらに、申請者は、図１０の（Ａ）決裁日予測処理前の画面で、決裁者の指定を行う。
【００１９】
ステップＳ５２において、申請者より決裁日予測の指示を受信したかを判定する。具体的には、申請者が、図１０の（Ａ）決裁日予測処理前の画面で、「決裁日予測」の釦を押下したかを判定する。
【００２０】
決裁日予測の指示があった場合には、ステップＳ５３の処理を行う。ステップＳ５３の詳細の処理については図３を用いて後述するが、図１０の（Ｂ）決裁日予測処理後の画面例にあるように、各々の決裁者の決裁予測日を表示する。最終決裁者の決裁予測日が、最終決裁希望日を超えてしまう場合には、申請者に警告メッセージを表示する。
【００２１】
ステップＳ５４において、申請者より決裁依頼の指示があったかを判定する。具体的には、申請者が、図１０の画面で、「回送」の釦を押下したかを判定する。
【００２２】
決裁依頼の指示があった場合には、ステップＳ５５の処理を行う。ステップＳ５５では、申請者が入力した伝票データを、図１の伝票ＤＢに格納する。
【００２３】
次に、ステップＳ５６において、当該伝票データの伝票番号を次の決裁者の未決箱ＤＢに格納する。図６の伝票データの例では、最初の決裁者である職員Ｃの未決箱ＤＢに伝票番号「１」を格納する。
【００２４】
図３は、決裁日予測の処理を行う決裁日予測プログラム１３のフローチャートである。
【００２５】
ステップＳ６１において、決裁日予測を行う対象の伝票データを参照して、決裁者の職員番号を取り出す。最初に本処理を行う場合には、まだ決裁されていない最初の決裁者を取り出す。
【００２６】
ステップＳ６２において、すべての決裁者について処理を終了したかを判定し、全て終了した場合には本処理を終了する。
【００２７】
ステップ６３において、取り出した決裁者に対する決裁依頼日（または依頼予定日）を、第１作業域に格納する。最初の決裁者の場合には、本伝票の申請者の、申請日の格納する。また、２人目以降の決裁者の場合には、前の決裁者の、決裁日、または、決裁予定日を格納する。
【００２８】
図６の伝票データの場合で、決裁者１については、第１の作業域には、申請日は３月２４日を、第１作業域に格納する。
【００２９】
ステップＳ６４において、図７の平均決裁日数ＤＢを参照して、決裁者に対応する伝票の平均滞留日数を求める。図６の伝票データの決裁者１については、決裁者は職員Ｃであることより、３日を取り出す。
【００３０】
ステップＳ６５で、第１作業域に日付に、ステップＳ６４で求めた日数分の仕事日を、第２作業域に格納する。図６の伝票データの場合で、決裁者１については、３月２４日に、３日分の仕事日を加算する。図１１のカレンダにあるとおり、３日分の仕事日は２７日となり、３月２７日を第２作業域に格納する。
【００３１】
ステップＳ６６で、第１作業域と第２作業域の日付の間で、スケジュールＤＢ２４で決裁不可となっている日数を求める。図６の伝票データの場合で、決裁者１については、第１作業域には３月２４日、第２作業域には３月２７日が、格納されていることより、３月２５日から３月２７日の間で、決裁者１である職員Ｃのスケジュールを参照し、決裁不可となっているのは、３月２６日の１日であることを求める。そして、求めた日数分の仕事日を、第２作業域に格納されている日付に加算した後の日付を、第２作業域に格納する。この場合は、３月２８日を第２作業域に格納する。
【００３２】
なお、加算した日付についても、再度、スケジュールＤＢ２４で決裁不可となっている日数を求め、求めた日数分の仕事日を、第２作業域に格納されている日付に加算した後の日付を、第２作業域に格納する。この場合、加算した日付（３月２８日）については、スケジュールＤＢでは決裁不可となっていないため、３月２８日が第２作業域の値となる。
【００３３】
ステップ６７において、決裁者が第２作業域の日付までに人事異動になるかを、職制ＤＢを参照して判定を行う。職員Ｃについては、対応する人事異動の情報（新職制、新職制日付）が職制ＤＢにないことより、ステップＳ６９で、第２作業域の日付を該当する決裁者の決裁予定日の欄に格納する。
【００３４】
そして、ステップＳ６１の処理に進み、以降の決裁者についても同様に決裁予定日を算出する。図６の伝票データの職員Ｂについては、決裁依頼予定日が３月２８日であり、平均滞留日数が１日である。決裁依頼予定日から最初の仕事日である３月３１日（図１１のカレンダ参照）は、スケジュールＤＢで決裁不可となっておらず、人事異動の情報が職制ＤＢにないことより、３月３１日を該当する決裁者の決裁予定日の欄に格納する。
【００３５】
図６の伝票データの職員Ａについては、決裁依頼予定日が３月３１日であり、平均滞留日数が２日である。該当する仕事日の４月１日、４月２日は、スケジュールＤＢで決裁不可となっていないが、４月２日までに、職制ＤＢ上で職員Ａの人事異動の情報がある。
【００３６】
そして、ステップＳ６８において、職制ＤＢを参照して後任の職員を検索する。図６の伝票データの場合では、「Ｘ部・課長」と新職制の欄に格納されている職員Ｅを検索する。そして、職員Ｅを決裁者に変更し、決裁予定日の処理を行う。
【００３７】
職員Ｅについては、決裁依頼予定日が３月３１日であり、平均滞留日数は３日である。仕事日の４月１日、２日、３日に、スケジュールＤＢで決裁不可となっていないため、４月３日が決裁予定日となる。
【００３８】
すべての決裁予定日を求めた後は、図１０の（Ｂ）決裁日予測処理後の画面例にあるように、変更後の回送ルートの情報、各々の決裁者の決裁予測日を表示する。
【００３９】
職員Ｅの決裁予定日が最終決裁予定日となる。図示していないが、この最終決裁予定日と最終決裁希望日と比較して、最終決裁希望日を最終決裁予定日が越えている場合には、申請者に警告のメッセージを表示する。
【００４０】
図４は、決裁時の処理を行う決裁処理プログラム１２のフローチャートである。
【００４１】
Ｓ７１において、決裁者より決裁開始の指示を受けると、未決箱ＤＢより決裁者に対応する未決の伝票番号を取り出す。そして、未決裁の伝票を決裁者の端末にリスト表示を行う（ステップＳ７２）。リスト表示されたものの中から決裁者が処理しようとする伝票の指定を、決裁者の端末より受信すると、該当する伝票を端末に表示する（ステップＳ７３）。
【００４２】
ステップＳ７４において、決裁者の端末より、可決か否決かの指示を受信し、否決の場合には、図６の伝票データの「可決／否決」の欄に、「否決」を格納し、「決裁日」の欄に現在の日付を格納する（ステップＳ７５）。そして、当該決裁者の未決箱ＤＢから当該伝票番号を削除する（ステップＳ７６）。
【００４３】
ステップＳ７４において、可決の場合には、「可決／否決」の欄に、「可決」を格納し、「決裁日」の欄に現在の日付を格納する（ステップＳ７７）。当該伝票について決裁日予測の処理を実行し、その予測の結果を申請者へ通知する（ステップＳ７８）。そして、当該決裁者の未決箱ＤＢから当該伝票番号を削除し、次の決裁者の未決箱ＤＢに当該伝票の伝票番号を格納する（ステップＳ７９）。
【００４４】
図４は、人事異動のデータを参照して決裁者の変更および決裁日の予測を行う人事異動処理プログラム１４のフローチャートである。人事異動処理プログラム１４は日に１度程度実行されるバッチプログラムである。
【００４５】
ステップＳ８１において、図９に示されている、職制ＤＢ２５の「チェック済み」の欄が「ＮＯ」となっているレコードを抽出する。
【００４６】
抽出したレコードについて全て処理済みとなれば、処理を終了する（ステップＳ８２、ステップＳ８３）。
【００４７】
ステップＳ８４において、伝票ＤＢの伝票データで未決のものについて、上記で抽出した職制ＤＢのレコードの職員が決裁者として指定されていて、当該職員の処理が未決の伝票データを抽出する。
【００４８】
抽出したすべての伝票データについて処理済みとなれば、当該職制ＤＢのレコードの「チェック済み」の欄を「ＹＥＳ」にする（ステップＳ８５、ステップＳ８６）。
【００４９】
ステップＳ８７において、抽出した伝票データについて図３の決裁日予測の処理を実行する。
【００５０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えている。従って、本発明により、伝票の申請者は、予め、決裁が下りる予定日付を知ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】申請処理プログラムのフローチャートである。
【図３】決裁日予測プログラムのフローチャートである。
【図４】決裁処理プログラムのフローチャートである。
【図５】人事異動処理プログラムのフローチャートである。
【図６】伝票データの説明図
【図７】平均決裁日数ＤＢの説明図
【図８】スケジュールＤＢの説明図
【図９】職制ＤＢの説明図
【図１０】決裁日予測の画面例
【図１１】カレンダ
【符号の説明】
１  サーバ
２  利用者端末
３  ネットワーク
１１  申請処理プログラム
１２  決裁処理プログラム
１３  決裁日予測プログラム
１４  人事異動処理プログラム
２１  伝票ＤＢ
２２  未決箱ＤＢ
２３  平均決裁日数ＤＢ
２４  スケジュールＤＢ
２５  職制ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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