(57)【要約】【課題】  文書の全文書同士を比較することなく、効率の良い方法で比較し、コピー等不要な文書を削除処分して文書管理に役立てる。【解決手段】一般のアプリケーションソフトで作成されネットワークを介して取りこまれた１０３の整備対象文書について、その整備を図るため、該整備対象文書を１０５の整備用文書制御部に取り込む。取りこんだ整備用文書を１０７特性データ取得部にて該文書の特性データ（個別インデックスデータ、先頭ページデータ、先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータ）を取り出しこれを同一ページ上に一覧表示を可能にする。また１１０内容照合部で特性データ同士を重ねて比較照合することを可能にする。この同一ページ上に一覧表示した特性データのみの比較照合により、１１１削除処分部でコピー等不要な文書の全文文書を削除する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ等のハードウェアに取り込まれた一般のアプリケーションソフトで作成された電子文書から、文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出すとともに取出した特性データ同士を自動比較するために該電子文書にアクセスするアクセス手段と、
前記アクセス手段によりアクセスした電子文書から、同一タイトルを持つ全ての文書を自動的に取出す取出し手段と、
前記取出した同一タイトルを持つ全ての文書から、最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書とそれ以外の概要を示す特性データ同士を、画面上で自動的に重ねて比較する比較手段と
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、同一であることを画面表示する同一画面表示手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、同一で無いことを画面表示する非同一画面表示手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、概要を示す特性データの更新日の古い日付の電子文書を自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、概要を示す特性データを含め電子文書を削除しない電子文書非削除手段と
前記ＰＣに画面表示された文書の概要を示す特性データは、出力して印字表示する出力印字表示手段と、を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記の電子文書の概要を示す特性データを画面表示する画面表示手段は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段と、で構成されることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記の文書の概要を示す特性データを出力して印字表示する出力印字表示手段は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段と、で構成されることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第１、第２、及び第３の文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータ、個別インデックスデータ及び先頭ページデータの三つの特性データは、それぞれ拡大、又は縮小する手段と、を含めて構成されることを特徴とする請求項１、２又は３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記拡大、又は縮小手段には、その結果を表示する拡大又は縮小表示手段と、を含めて構成されることを特徴とする請求項１、２、３又は４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
サーバ等のハードウェアに取り込まれた一般のアプリケーションソフトで作成された電子文書から、文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出すとともに取出した特性データ同士を自動比較するために該電子文書にアクセス手段により自動的にアクセスするアクセス工程と、
前記アクセス手段によりアクセスした電子文書から、同一タイトルを持つ全ての文書を自動的に取出す取出し手段により自動的に取出す取出し工程と、
前記取出した同一タイトルを持つ全ての文書から、最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段により特性データを自動的に取出す取出し工程と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段により特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し工程と、前記取出した最新の更新日を持つ文書と最新の更新日を持つ文書以外の概要を示す特性データ同士を、画面上で自動的に重ねて比較する比較手段により自動的に重ねて比較する比較する工程と
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、同一であることを画面表示する同一画面表示手段により画面表示する同一画面表示工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、同一で無いことを画面表示する非同一画面表示手段により画面表示する非同一画面表示工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、概要を示す特性データの更新日の古い日付の電子文書を自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除手段により自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、概要を示す特性データを含め電子文書を自動的削除しない電子文書非削除手段により電子文書を自動的削除しない電子文書非削除工程と
前記ＰＣに画面表示された文書の概要を示す特性データは、出力して印字表示する出力印字表示手段により出力して印字表示する出力印字表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
前記の電子文書の概要を示す特性データを画面表示する画面表示方法は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段より同一ページ上に一覧表示する一覧表示方法と、を含めて構成されることを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記の文書の概要を示す特性データを出力して印字表示する出力印字表示工程は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段により同一ページ上に一覧表示する一覧表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理方法。
【請求項９】
前記第１、第２、及び第３の文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータ、個別インデックスデータ及び先頭ページデータの三つの特性データは、それぞれ拡大、又は縮小する工程と、を含めて構成されることを特徴とする請求項６、７又は８記載の文書管理方法。
【請求項１０】
前記拡大、又は縮小工程には、その結果を表示する拡大縮小表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする請求項６、７、８又は９記載の文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】  本発明は、コンピュータに取り込んだ電子文書について複数作成のコピー等に対する削除処分を効率良く行う文書管理システム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】  一般に、電子文書において、不要となる文書には、仕掛かり中、重複文書、旧聞の文書などが考えられるが、不要であるが故のこれら処分に当たっては、通常並べて目視し、比較して、要不要を判断のうえ削除処理を行っていた。又、処理に際しては、文書の全文文書をその都度、逐一、全文に亘り、比較参照し判断して削除処理を行っていた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】  電子文書は、紙文書に比して容易にコピー化が可能である。しかもその電子文書のコピー化は、大量かつ早急に行うことの出来るのが特徴である。そのためこのコピー化の図式の氾濫が、電子文書の大量作成を促し、結果として文書・情報の判断に無用の混乱を取り込む虞なしとしない。さらに長文に亘る文書には、見読に時間がかかり、それ故これらの悪しき傾向を一層増幅させるといえる。そのため、仕掛かり中文書なども含め不要となった電子文書の削除処理は、迅速かつ効率的に実施されることが望まれる。同様に、簡単に削除の対象文書を探し出す、所謂検索性の向上が求められている。これら課題を解決する必要がある。【０００４】  本願発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、該登録文書に取り込まれている電子データから該登録文書がどの様であるかのイメージの想起と文書の概要を掴むヒントとなる特性データ（文書の索引情報、結論情報及び先頭ページ情報を持つ各データを一ページ上に一覧表示したデータ図４）を自動的に取出し、一覧で画面表示して参照を可能にするとともに概要を示す特性データ同士を自動的に照合することを可能にしておく。これらの参照と照合を該登録文書の全文に対して行う前段階で実施して削除することにより、複数の文書を整備し管理し活用を図ることを、容易に且つスピードを持って効率的に行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】  上記の課題を達成するための請求項１に記載の文書管理システムは、サーバ等のハードウェアに取り込まれた一般のアプリケーションソフトで作成された電子文書から、文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出すとともに取出した特性データ同士を自動比較するために該電子文書にアクセスするアクセス手段と、
前記アクセス手段によりアクセスした電子文書から、同一タイトルを持つ全ての文書を自動的に取出す取出し手段と、
前記取出した同一タイトルを持つ全ての文書から、最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書とそれ以外の概要を示す特性データ同士を、画面上で自動的に重ねて比較する比較手段と
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、同一であることを画面表示する同一画面表示手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、同一で無いことを画面表示する非同一画面表示手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、概要を示す特性データの更新日の古い日付の電子文書を自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除手段と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、概要を示す特性データを含め電子文書を削除しない電子文書非削除手段と
前記ＰＣに画面表示された文書の概要を示す特性データは、出力して印字表示する出力印字表示手段と、を備えたことを特徴とする。【０００６】  請求項２に記載の文書管理システムは、請求項１に記載の、前記の電子文書の概要を示す特性データを画面表示する画面表示手段は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段と、で構成されることを特徴とする。【０００７】  請求項３に記載の文書管理システムは、請求項１又は２に記載の、前記の文書の概要を示す特性データを出力して印字表示する出力印字表示手段は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段と、で構成されることを特徴とする。【０００８】  請求項４に記載の文書管理システムは、請求項１、２又は３に記載の、前記第１、第２、及び第３の文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータ、個別インデックスデータ及び先頭ページデータの三つの特性データは、それぞれ拡大、又は縮小する手段と、を含めて構成されることを特徴とする。【０００９】  請求項５に記載の文書管理システムは、請求項１、２、３又は４に記載の、前記拡大、又は縮小手段には、その結果を表示する拡大又は縮小表示手段と、を含めて構成されることを特徴とする。【００１０】  請求項６に記載の文書管理方法は、サーバ等のハードウェアに取り込まれた一般のアプリケーションソフトで作成された電子文書から、文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出すとともに取出した特性データ同士を自動比較するために該電子文書にアクセス手段により自動的にアクセスするアクセス工程と、
前記アクセス手段によりアクセスした電子文書から、同一タイトルを持つ全ての文書を自動的に取出す取出し手段により自動的に取出す取出し工程と、
前記取出した同一タイトルを持つ全ての文書から、最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段により特性データを自動的に取出す取出し工程と、
前記取出した最新の更新日を持つ文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータ及び最終行周辺テキストデータを含めて、作成日、作成時間等の個別インデックスデータ及び先頭ページデータの特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し手段により特性データ以外の特性データを自動的に取出す特性データ自動的取出し工程と、前記取出した最新の更新日を持つ文書と最新の更新日を持つ文書以外の概要を示す特性データ同士を、画面上で自動的に重ねて比較する比較手段により自動的に重ねて比較する比較する工程と
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、同一であることを画面表示する同一画面表示手段により画面表示する同一画面表示工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、同一で無いことを画面表示する非同一画面表示手段により画面表示する非同一画面表示工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一の場合に、概要を示す特性データの更新日の古い日付の電子文書を自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除手段により自動的に削除する更新日の古い日付の電子文書自動的削除工程と、
前記重ねて比較する比較手段により比較した概要を示す特性データ同士が同一で無い場合に、概要を示す特性データを含め電子文書を自動的削除しない電子文書非削除手段により電子文書を自動的削除しない電子文書非削除工程と
前記ＰＣに画面表示された文書の概要を示す特性データは、出力して印字表示する出力印字表示手段により出力して印字表示する出力印字表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする。【００１１】  請求項７に記載の文書管理方法は、請求項６に記載の、前記の電子文書の概要を示す特性データを画面表示する画面表示方法は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段より同一ページ上に一覧表示する一覧表示方法と、を含めて構成されることを特徴とする。【００１２】  請求項８に記載の文書管理方法は、請求項６又は７に記載の、前記の文書の概要を示す特性データを出力して印字表示する出力印字表示工程は、先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータとの第１のテキストデータを含めて、作成日、作成時間等個別インデックスデータの第２の個別インデックスデータと、第３の先頭ページデータとを同一ページ上に一覧表示する一覧表示手段により同一ページ上に一覧表示する一覧表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする。【００１３】  請求項９に記載の文書管理方法は、請求項６、７又は８に記載の、前記第１、第２、及び第３の文書の概要を示す先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータ、個別インデックスデータ及び先頭ページデータの三つの特性データは、それぞれ拡大、又は縮小する工程と、を含めて構成されることを特徴とする。【００１４】  請求項１０に記載の文書管理方法は、請求項６、７、８又は９に記載の、前記拡大、又は縮小工程には、その結果を表示する拡大縮小表示工程と、を含めて構成されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】  本発明は、登録文書に取り込まれている電子データから該登録文書がどの様であるかのイメージを想起させ、併せて文書の概要を掴むヒントとなる特性データ（文書の索引情報、結論情報及び先頭ページ情報を持つ各データを一ページ上に一覧表示したデータ図４）を取り出し、参照を可能にすると同時に、特性データ同士を照合することを可能にする。これらの参照と照合を該登録文書の全文に対して行う前段階で実施し削除処理することにより、複数の文書を整備し管理し活用を図ることを、容易に且つスピードを持って効率的に行うことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】  以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。
図１は、文書管理システムの構成を表すブロック図である。図１において１０１は、整備前文書（元文書）を収容した元文書サーバである。１０２はデジタル機器を接続するネットワークである。１０３は、元文書サーバ１０１で整備のために収容した文書についてネットワーク１０２を用いて取り込んだ整備文書サーバである。１０４は、整備文書サーバ１０３から収容した文書の保存管理機能を備えた原文文書保存部である。１０５は、整備文書サーバ１０３で収容した文書の概要を把握するため概要把握機能と保管管理機能を備えた整備用文書制御部である。１０６はクライアントであり、作業用文書で得られた電子データを整備用文書制御部１０５から取得して、文書の整理及び管理処理をする機能を備える。１０７は、クライアント１０６で取得した文書の全文からインデックスデータ、イメージデータ及びテキストデータの特性データを取得する特性データ取得部である。１０８は、特性データ制御部１０７で取得した特性データを同一頁上に表示する機能を備える特性データ同一頁表示である。１０９は、特性データ同一頁表示１０７で取得した特性データの内テキストデータを表示する同一タイトル文書ソートである。１１０は、文書の全文を取得内容照合部である。１１１は、削除処分部である。１１２は、タイトル変更部である。１１３は属性付与部である。【００１７】  次に処理の流れについて図１、図２、図３のフローチャートと図４の例示図にしたがって説明する。【００１８】  まず元文書サーバ１０１からネットワーク１０２を介して整備文書サーバ１０３に文書データを搬送する。搬送された文書データは、一つは整備前の文書データとしてＤＶＤなどの保存機器である原文文書保存部１０４にバックアップとして保存格納する。更にもう一つを、文書整備用として整備用文書制御部１０５に採りこむ。整備用文書制御部１０５には、保管管理機能と整備機能が備えられている。【００１９】  図３は、文書整備の一環としての不要文書の削除処分について、その処理の一例を説明するフローチャートである。図１、図２、図３、図４を用いて不要文書の削除処分の例を説明する。【００２０】  まず、登録文書から任意の複数の文書をクライアント１０６で取得し、取得した文書から同一タイトルの文書を採りだし、同一タイトル文書ソート１０９で一覧表示する。次に、同一ファイル名の一覧表示された文書から最新の更新日を所持する文書を採りだすとともに特性データ原本文書１１０−２を採りだす。これを仮に親文書特性データとする。次にこれと比較しようとする同一ファイル名で別の更新日を持つ特性データ被文書１１０−３を採りだす。これを被文書とする。そして両者を特性データ原本、被文書照合１１０−４で照合する。この結果、親文書の特性データが被文書の特性データと同一の場合は、被文書は、コピーであるとし、削除処分する。以降同じ様に、採りだし、削除処分を繰り返す。
なお、親文書の特性データと被文書の特性データとが相違した場合は、内容を良く吟味して不要文書であるかを判断し、削除処分することは言うまでもない。【００２１】  親文書特性データと被文書特性データとが同一であるかを確かめるための照合方法は、次による。まず、親文書特性データを色反転した電子ファイル（仮に原本ネガと呼ぶ）を作成する。次にチェックしたい被文書特性データの電子文書を画像として取り込む。これを原本ネガと重ね合わせる。両者は、ネガとポジの関係にあるので、一致すれば、ページ全体が単一色となる。これにより、被文書を削除処分する。【００２２】  次に親文書特性データと被文書特性データとが同一ファイル名であっても参照の結果、内容が一部違う場合は、親文書を残し、被文書を削除処分する。【００２３】  ここで図４の特性データについて説明しておく。特性データは３種類で構成されている。３種類は同一ページ上に表示される。第１の個別インデックスデータは、文書が持っているファイル名や作成者や作成日時を得る所謂個別の索引情報である。第２の縮小先頭ページは「百聞は一見に如かず」の諺どおり、文書がどんなものかのイメージを持つための先頭ページ情報である。これは、同一ページ上に表示するため縮小される。第３の先頭行周辺テキストデータと最終行周辺テキストデータは、文書の持つ結論を得るための情報である。ここでは、テキストデータを各３００文字を表示させる。通常３００文字あれば、先頭行と最終行周辺で６００文字を表示することになり、結論の集結している最終行周辺テキストデータに先頭情報の先頭行周辺テキストデータの見読を加えれば結論のヒントを得ることが可能であると考え得る。これらを３種類の情報を同一ページに一覧表示して総合的に見読することを通して、該登録文書の概要のヒントを得ることが出来、これら利用により、複数の該登録文書に対する容易且つスピードある整備、管理及び活用が可能となる。【００２４】  次に、図４の特性データを採りだし、特性データ同一頁表示１１１−２で参照や特性データ原本、特性データ原本、被文書照合１１０−４で照合した結果、私有文書で且つ不要な文書、仕掛中で且つ不要な文書、旧聞に属する文書で且つ不要な文書と判断された文書について、削除処分する。
以降、同様に採りだし、参照、比較照合して削除処分を繰り返す。【００２５】  なお、念のためであるが、特性データ同士でなく全文同士、つまり親文書と被文書との全文を比較する場合も前記段落番号［００２０］から［００２４］による手順で比較し削除処分を行うことも可能であることは、言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】文書管理システムの構成を表わすブロック図である。
【図２】文書整備の一環としての文書の同一性を照合することについて、説明するフローチャートである。
【図３】文書整備の一環としての不要文書を削除処分することについて、説明するフローチャートである。
【図４】登録文書の概要を想起させる情報を同一頁上に一覧で表示した特性データ例示図である。
【符号の説明】
【００２７】１０１  元文書サーバ
１０２  ネットワーク
１０３  整備文書サーバ
１０４  原文文書保存部
１０５  整備用文書制御部
１０６  クライアント
１０７  特性データ取得部
１０８  特性データ同一頁表示
１０９  同一タイトル文書ソート
１１０  内容照合部
１１１  削除処分部
１１２  タイトル変更部
１１３  属性付与部
【図１】
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【図２】
2004259296.tif 000004
【図３】
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【図４】
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