(57)【要約】【課題】複合機などから宛先リストの情報の漏洩を防止する。【解決手段】管理サーバ２において、複合機１−Ａからラベル情報を含む送信データを受信すると（ＳＴ１）、ラベル情報に基づいて、宛先リスト情報記憶部２１から宛先アクセス情報を抽出する（ＳＴ２）とともに、セキュリティレベルも読み出してセキュリティ適合性をチェックし（ＳＴ３）、送信データがセキュリティ対象文書か否か判断し（ＳＴ４）、セキュリティ対象文書でない場合は、抽出した宛先アクセス情報に送信データを送信する（ＳＴ６）。一方、セキュリティ対象文書である場合は、その旨を送信要求の発信元に通知し（ＳＴ５）、送信拒否リストを更新する（ＳＴ７）。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信データを記憶する手段と、宛先リストの識別情報を記憶する手段と、送信宛先として所定の識別情報を選択する手段と、送信データを外部に送信する際、ネットワークを介して接続された管理サーバに対して、識別情報及び送信データを含む送信要求を送る手段と、を備えることを特徴とする通信端末装置。
【請求項２】
識別情報と宛先アクセス情報とを対応付けて宛先リスト情報として記憶する手段と、通信端末装置からネットワークを介して受信した送信要求に含まれる識別情報に基づいて、保持している宛先リスト情報を参照して、宛先アクセス情報を抽出する手段と、抽出した宛先アクセス情報に対して、受信した送信要求に含まれる送信データを送信する手段と、を備えることを特徴とする管理サーバ。
【請求項３】
前記宛先リスト情報においては、宛先に対応してセキュリティレベルが設定されており、受信した送信要求に含まれる送信データの内容に基づいて、その送信データがセキュリティ対象文書か否かを判断する手段を備え、前記送信手段は、セキュリティ対象文書か否かの判断に応じて、送信データの送信について異なる処理を実行することを特徴とする請求項２記載の管理サーバ。
【請求項４】
前記送信手段は、セキュリティ対象文書ではないと判断した場合、抽出した宛先アクセス情報に対して送信データを送信し、セキュリティ対象文書であると判断した場合、送信要求の発信元である通信端末装置に、その旨を通知することを特徴とする請求項３記載の管理サーバ。
【請求項５】
前記送信手段は、セキュリティ対象文書ではないと判断した場合、抽出した宛先アクセス情報に対して送信データを送信し、セキュリティ対象文書であると判断した場合、送信拒否リストに必要な情報を追加することを特徴とする請求項３記載の管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、各種入出力装置である複数の通信端末装置と、これらの通信端末装置を一括管理する管理サーバからなる通信システムの通信端末装置、管理サーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
電話やファクシミリ、電子メール、動画情報、プリンタなど、各種の入出力機器に関する各種データを総合的に管理するのに、従来、データ受信すべき複数のデータ発信元の識別情報及びそのデータ形式が登録されている登録手段と、この登録手段に登録されているデータ形式に従って、データ変換する変換手段と、この変換手段により、データ変換されたデータを蓄積する蓄積手段とを有し、また送信すべきデータを蓄積した蓄積手段と、データ送信すべき複数のデータ送信先の識別情報及びそのデータ形式が登録されている登録手段と、この登録手段に登録されている識別情報に対応したデータ送信先のデータ形式に従って、前記蓄積手段に蓄積されているデータをデータ変換する変換手段とを有するデータサーバ装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平７−２８８５４３号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記した従来の技術では、管理サーバで、入力出力機器のデータを総合的に管理するものであるが、ファクシミリや複合機において、ワンタッチダイヤルや短縮ダイヤルに登録されている電話番号、メールアドレス、担当者名等がリストプリントや画面表示により、不法に取り出されるおそれがある。これを防止する技術については、上記特許文献１にも示されていない。
【０００５】
この発明は上記問題点に着目してなされたものであって、複合機等の通信端末装置から宛先リスト情報の漏洩を防止し得る通信端末装置及び管理サーバを提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明の通信端末装置は、送信データを記憶する手段と、宛先リストの識別情報を記憶する手段と、送信宛先として所定の識別情報を選択する手段と、送信データを外部に送信する際、ネットワークを介して接続された管理サーバに対して、識別情報及び送信データを含む送信要求を送る手段と、を備えている。
【０００７】
この発明において、識別情報（ラベル情報）は、単体では意味をなさないが、管理サーバの情報と対応が取れて、初めて意味を持つ情報である。即ち、識別情報は、単体では外部装置に送信するためのアクセスは不可であるが、管理サーバの宛先リスト情報を用いることにより、外部装置に送信データを送信するために必要な宛先アクセス情報を生成することができるものである。例えば「管理サーバで保持する宛先リストのデータベースレコード番号」や「メールアドレス・電話番号の一部（先頭文字）」等である。管理サーバで解釈可能であれば、圧縮データや暗号化データでも良い。
【０００８】
この発明の管理サーバは、識別情報と宛先アクセス情報とを対応付けて宛先リスト情報として記憶する手段と、通信端末装置からネットワークを介して受信した送信要求に含まれる識別情報に基づいて、保持している宛先リスト情報を参照して、宛先アクセス情報を抽出する手段と、抽出した宛先アクセス情報に対して、受信した送信要求に含まれる送信データを送信する手段と、を備えている。
【０００９】
この発明において、宛先アクセス情報は、単体で宛先へのデータ送信用のアクセスを可能とする情報である。例えば、電話番号やメールアドレスである。
【００１０】
この発明の管理サーバの、前記前記宛先リスト情報においては、宛先に対応してセキュリティレベルが設定されており、受信した送信要求に含まれる送信データの内容に基づいて、その送信データがセキュリティ対象文書か否かを判断する手段を備え、前記送信手段は、セキュリティ対象文書か否かの判断に応じて、送信データの送信について異なる処理を実行する。
【００１１】
また、この発明の管理サーバの前記送信手段は、セキュリティ対象文書ではないと判断した場合、抽出した宛先アクセス情報に対して送信データを送信し、セキュリティ対象文書であると判断した場合、送信要求の発信元である通信端末装置に、その旨を通知することができる。
【００１２】
また、この発明の管理サーバの、前記送信手段は、セキュリティ対象文書ではないと判断した場合、抽出した宛先アクセス情報に対して送信データを送信し、セキュリティ対象文書であると判断した場合、送信拒否リストに必要な情報を追加することができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、実施の形態により、この発明をさらに詳細に説明する。図１は、この発明が実施される通信システムの機器構成を示すブロック図である。この実施形態通信システムでは、複合機１−Ａと、複合機１−Ｂと、管理サーバ２とがネットワーク（ＬＡＮ等）３にて接続され、ルータ４を介してインターネット５に接続される。また、管理サーバ２は、公衆電話回線６に接続される。
【００１４】
複合機１−Ａは、ファクシミリ機能、コピー機能、プリント機能等、いわゆる多機能を有する。複合機１−Ｂも同様である。これら複合機は、一般的には、ＣＰＵと、ＮＣＵと、ＭＯＤＥＭと、ＲＡＭと、ＲＯＭと、画像メモリと、スキャナと、表示部と、操作部と、記録部と、ＬＡＮＩ／Ｆと、その他の機能部を備えている。
【００１５】
図１では、複合機１−Ａ（１−Ｂ）に、特徴的に操作部１１と、送信データ記憶部１２と、宛先リストのラベル情報を記憶するラベル情報記憶部１３と、送受信部１４とを示している。
【００１６】
送信データ記憶部１２は、スキャン画像又は受信画像、又はメール用テキストデータを記憶する。ラベル情報記憶部１３は、単体では意味をなさないが、管理サーバ２の情報と対応が取れて初めて意味を持つラベル情報として、例えば管理サーバ２で保持する宛先リストのデータベースレコードＮｏや、メールアドレス・電話番号の一部（先頭文字）等を記憶している。送信宛先として１つの識別情報（ラベル情報）を選択するための操作部１１のキーを操作する。送信データを外部装置に送信する際に、ネットワーク３を介して接続された管理サーバ２に対して、識別情報及び送信データを含む送信要求を出力する。
【００１７】
管理サーバ２は、識別情報と宛先アクセス情報とを対応付けて宛先リスト情報として記憶する（図３参照）宛先リスト情報記憶部２１と、送信拒否リスト記憶部２２とを有する。宛先リスト情報記憶部２１に記憶される宛先アクセス情報は、単体で宛先へのデータ送信用のアクセスを可能とする情報であり、例えば電話番号やメールアドレスである。送信リスト記憶部２２に記憶される送信拒否リストは、送信要求を受信した時刻、受信した送信要求に含まれる識別情報（ラベル情報）、受信した送信要求に含まれる送信データの一部、又は全部、拒否した理由等が記憶される。
【００１８】
管理サーバ２の宛先リスト情報記憶部２１に記憶される宛先リスト情報は、図３に示すように、ラベル情報と、各ラベル情報に対応して、宛先アクセス情報と、宛先名とが記憶され、更に宛先に対応して、セキュリティレベルが前記されている。
【００１９】
次に、管理サーバ２において、複合機１−Ａ、１−Ｂ等から送信要求があった場合の処理を、図２に示すフロー図を参照して説明する。先ず、ステップＳＴ１においては、複合機１−Ａ、１−Ｂ等からの送信要求を受信したか否かを判定する。送信要求を受信した場合には、ステップＳＴ２へ移行する。
【００２０】
ステップＳＴ２においては、受信した送信要求に含まれるラベル情報に基づいて、宛先リスト情報記憶部２１に記憶されている宛先リスト情報中より、宛先リスト情報を抽出する。続いて、ステップＳＴ３へ移行する。ステップＳＴ３においては、送信要求に含まれる送信データのセキュリティ適合性をチェックする。各宛先毎にセキュリティ対象文書（送信拒否文書）とするセキュリティレベルが宛先リスト情報記憶部２１に、ラベル情報、宛先アクセス情報に対応して記憶されているので、送信データのセキュリティレベルと宛先リストのセキュリティレベルとを比較する。
【００２１】
ステップＳＴ４においては、比較結果に基づいて、送信データがセキュリティ対象文書であるか否か判定する。送信データがセキュリティ対象文書でない場合は、ステップＳＴ６へ移行する。一方、セキュリティ対象文書である場合は、ステップＳＴ５へ移行する。ステップＳＴ６においては、抽出した宛先アドレス情報に送信データを送信する。宛先アドレス情報が、例えばメールアドレスの場合には、ネットワーク３、ルータ４を介して、インターネット５に送信データを送出する。宛先アドレス情報が電話番号の場合は、公衆電話回線６を介して相手方に送信データが送信される。
【００２２】
ステップＳＴ５においては、送信データを宛先に送出せず、送信要求を出した発信元の複合機１−Ａ（１−Ｂ）に送信を拒否する旨の通信データを送信する。発信元の複合機１−Ａ（１−Ｂ）では、この通知を受けると、送信を拒否する旨の放置を表示部に表示し、及び又は音声出力部より音声でユーザに通知することになる。また、この管理サーバ２は、発信元以外の宛先に対し、送信が拒否される旨の通知メールを送信する。続いてステップＳＴ７へ移行する。
【００２３】
ステップＳＴ７においては、送信拒否リスト記憶部２２の送信拒否リスト（図４参照）に必要な情報を追加し、更新する。追加される送信拒否情報は、送信要求を受信した時刻、受信した送信要求に含まれる識別情報（ラベル情報）、受信した送信要求に含まれる送信データの一部又は全部、拒否した理由等である。拒否した理由の具体例として、テキストデータ中に特定文字（「極秘」、「社外秘」、「取引先情報」等）が含まれている場合、画像ファイル内にウオータマークとして記録された特定データ（セキュリティ対象文書であることを示すデータ）がある場合である。
【００２４】
上記において、送信拒否の場合、ステップＳＴ５において、発信元以外の設定宛先に電子メールで、その旨を通知しているが、これは宛先リスト情報に設定されたセキュリティレベルに基づいて、電子メールによる通知を行うか否かを判断するようにしても良い。
【００２５】
また、上記実施形態において、複合機の方にセキュリティレベルの判断基準を記憶しておき、管理サーバに対して送信要求を行う際、複合機の方でセキュリティレベルを判断し、その診断結果（レベル）を送信要求に求めて送信するようにしても良い。その場合、管理サーバは、複合機から受信したセキュリティレベルに応じた処理（送信拒否、通知、履歴更新）を行うことができる。
【００２６】
【発明の効果】
この発明の請求項１に係る通信端末装置では、外部装置に送信データを送信するための宛先アクセス情報（電話番号やメールアドレス）を内部に保持せず、外部装置に送信データを送信する際には、管理サーバに対して識別情報を送信し、管理サーバでその識別情報に基づいて、宛先アドレス情報を生成し、外部装置に対する送信データの送信を行う。従って、通信端末装置では、管理サーバで宛先アクセス情報を生成するために必要な識別情報のみを保持しておけば良く、単体で外部装置への送信用アクセスを可能とする宛先アドレス情報を保持しておく必要がないので、通信端末装置からの宛先に関する情報の漏洩を防止できる。
【００２７】
請求項２に係る管理サーバでは、ネットワークを介して通信端末装置から受信した識別情報に基づいて、宛先アクセス情報を生成し、その宛先アクセス情報を用いて、通信端末装置から受信した送信データを送信するので、通信端末装置側には、単体では宛先に関する情報（宛先アドレス情報）を理解できない識別情報のみを保持しておけば良く、通信端末装置からの宛先に関する情報を漏洩を防止できる。
【００２８】
請求項３に係る管理サーバでは、セキュリティ対象文書か否かを判断するための判断基準を設定しておけば、通信端末装置から送信要求があった際、送信データの内容を解析し、セキュリティ対象文書か否かに応じて適切な処理を実行できる。これにより、外部装置に対するセキュリティ対象文書の送信を管理サーバでブロックできる。従って、通信端末装置から社外秘の文書が外部装置に送信されようとしても、管理サーバでその送信を拒否することができ、通信端末装置に対して複雑なセキュリティチェックの機能を追加することなく、通信端末装置から外部装置に社外秘の情報が漏洩するのを防止できる。
【００２９】
請求項４に係る管理サーバでは、通信端末装置から送信要求があった際、セキュリティ対象文書であると判断した場合には、発信元である通信端末装置にその旨を通知するので、通信端末装置の使用者は、送信しようとした文書（送信データ）がセキュリティ対象文書として送信拒否された旨を知ることができる。
【００３０】
請求項５に係る管理サーバでは、通信端末装置から送信要求があった際、セキュリティ対象文書であると判断した場合には、送信拒否リストに必要な情報（送信要求受信時刻、拒否の理由等）を追加するので、セキュリティ対象文書の送信が試みられた記録を送信拒否リストとして蓄積することができる。これにより、管理サーバの管理者が、セキュリティ対象文書の送信試行履歴を把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明が実施される通信システムの機器構成を示すブロック図である。
【図２】同通信システムの管理サーバの送信要求を受信した場合の処理を説明するフロー図である。
【図３】同管理サーバの宛先リストの一例を示す図である。
【図４】同管理サーバの送信拒否リストの一例を示す図である。
【符号の説明】
１−Ａ、１−Ｂ  複合機
２              管理サーバ
３              ネットワーク
４              ルータ
５              インターネット
６              公衆電話回線
１１            操作部
１２            送信データ記憶部
１３            ラベル情報記憶部
１４            送受信部
２１            宛先リスト情報記憶部
２２            送信拒否リスト記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
2004229041.tif 000006