(57)【要約】【課題】デジタル複合機で処理を行うに際して、他部門のためになした処理に対してはその利益を受ける他部門へカウント値を割り振ることができるようにすると共に、一方的に他部門にカウント値を割り振ったり或は他部門から割り振られたりすることができないようにする。【解決手段】複数の入力形態及び出力形態を有し、各部門毎に各入出力処理に対してカウント制御が可能なデジタル複合機の部門管理制御システムにおいて、複数の出力先に対する処理及び同一の処理を複数回繰り返す処理があった場合に、それぞれ異なる部門に割り振ってカウントアップ処理を行えるようにすると共に、それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対して制限できるようになす。【選択図】        図１
2004282273.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の入力形態及び出力形態を有し、各部門毎に各入出力処理に対してカウント制御が可能なデジタル複合機の部門管理制御システムにおいて、複数の出力先に対する処理及び同一の処理を複数回繰り返す処理があった場合に、それぞれ異なる部門に割り振ってカウントアップ処理を行えるようにすると共に、それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対して制限できるようになしたことを特徴とする特徴とするデジタル複合機を用いた部門管理システム。
【請求項２】
前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対して制限が、
（１）予め指定した部門より出力可能な印刷枚数ないしは印刷部数を設定すること、及び、
（２）所定の出力処理の禁止及びその変更、
の少なくとも１つであることを特徴とする請求項１に記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【請求項３】
前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限が、予めデジタル複合機本体、デジタル複合機に直接接続されたホストコンピュータ及びネットワーク上のサーバーやコンピュータから選択された少なくとも１つにおいて予め各部門の管理者が設定及び管理できるようになしたことを特徴とする請求項１又は２に記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【請求項４】
前記各出力先に対する出力数及びそれぞれの複数の出力先の設定処理が、デジタル複合機本体、デジタル複合機に直接接続されたホストコンピュータ及びネットワーク上のサーバーやコンピュータから選択された少なくとも１つにおいて実行できるようになされていることを特徴とする請求項１の何れかに記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【請求項５】
前記デジタル複合機は、指定された各種入出力先に対して統一化された部門管理コードとの対応を関連付けた部門コード管理対応テーブルを保持していることを特徴とする請求項１に記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【請求項６】
前記部門コード管理対応テーブルと、それぞれの部門に対応したカウント情報と、前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限情報が、デジタル複合機本体、デジタル複合機に直接接続されたホストコンピュータ及びネットワーク上のサーバーやコンピュータから選択された少なくとも１つにおいて管理できるようになされていることを特徴とする請求項５に記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【請求項７】
前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限情報を削除するための条件を指定できるようになされていることを特徴とする請求項６に記載のデジタル複合機の部門管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、オフィス等におけるデジタル複合機の部門管理制御システムに関し、特にデジタル複合機で処理を行うに際して、複数の出力先に対する処理及び同一の処理を複数回繰り返す処理があった場合に、これら処理に対するカウント値を複数の部門へ割り振りして管理することができるようになすと共に、その割り振りに制限を加えることができるようになしたデジタル複合機の部門管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年に至り、特に企業においては、各種事務機器の設置スペースを省略するために、複写機機能だけでなく、イメージスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能等をそなえたデジタル複合機が多く使用されるようになってきた。このデジタル複合機は、通常ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等により各部門のコンピュータ（ＰＣ）やサーバー等に接続され、更には各種インタフェースを介して外部記憶装置に対する画像データの入出力処理を実行することができるようになっており、デジタル複合機内部では、一旦受信ないしは入力された画像データは画像メモリに蓄積され、その後に印字出力やデータ転送等の出力処理が行われるようになっている。
【０００３】
一方、このようなデジタル複合機においては、その能力が優れていることから複数の部門で共用されることが多いため、予算上の観点、環境負荷の観点等から、特にプリンタ機能や複写機機能等の印刷機能の使用に際する用紙への出力枚数には、無制限な出力を防止して用紙やトナーの無駄な消費を防ぐために各部門ごとに制限を設けた運用管理が行われている。例えば、印刷機能の使用に際しては、用紙の使用量やトナーの消費量に対して制限カウント値が予め設定され、その累積プリント枚数やトナーの累積使用量がこの制限カウント値に到達すると、以降のプリント動作を中止するように制御することにより、プリンタ機能や複写機機能等の印刷機能の使用に対する各部門ごとの適切な運用管理が行われている。この場合、例えばコピー操作を行う際には、ユーザーが自分の所属する部門のＩＤ（暗証番号）を入力してからコピー操作を行うと、コピーした枚数分だけその部門のカウント値が加算されるようになっているのが普通である。
【０００４】
しかしながら、このようなシステムでは、例えば他の部門に配布する資料をコピーする必要が生じたユーザーは自分の部門管理ＩＤを入力することによりそのコピーを配布する部門のためにコピーを行うことになるが、この場合カウント値はユーザーの部門に付加されてしまい、実際に利益を受ける他の部門にはカウントされないことになる。このような硬直した部門管理システムでは、オフィスにおける部門管理の適正化が図れず、あえてユーザーが部門管理対象となる操作を減らそうとするのであればオフィスにおける仕事の効率向上に役に立たなくなってしまうことも生じる。
【０００５】
このような従来技術の問題点を解決するために、下記特許文献１及び２には、ユーザーを限定しつつ、他の部門から画像形成の依頼があったような場合でも、確実に当該依頼元部門の識別子に関連付けて画像形成動作を計数することを可能とし、これにより適正な費用請求を実現する画像処理装置ないしは画像形成装置が開示されている。
【０００６】
図３は、下記特許文献１に開示されている画像処理装置のカウント処理サブルーチンＳ５０を説明するフローチャートである。まず、ステップＳ５１において記録シートの排出の検出に基づいて、ユーザーのＩＤコード入力の際に他部門への配布が選択されたか否かを判断する。他部門への配布が選択されていれば、ステップＳ５２において記憶手段から配布先部門記憶エリアを読出し、ステップＳ５３においてカウントフラグの立っている部門を検出し、ステップＳ５４においてその部門ごとの部門別カウンタをカウントするカウント処理を実行し、カウント処理が終わるとステップＳ５５においてカウントフラグ再設定を実行し、サブルーチン処理Ｓ５０を終了する。
【０００７】
これにより、他の部門に配布するコピーのコピー回数が各配布先部門の部門別カウンタにカウントされ、次いで、他の部門に配布するための一連のコピーが終了すると、配布先部門の部門ナンバーから配布先部門の記憶エリアをサーチし、部門別カウンタのカウント値を各部門の記憶エリアのその部門のカウンタに累積して格納するようになされている。
【０００８】
ステップＳ５１において、他部門への配布が選択されていなければ、ステップＳ５７において入力されたユーザーのＩＤコードに対応する部門カウンタのカウント処理を実行し、サブルーチン処理Ｓ５０を終了する。これにより、ユーザーの部門のためのコピーのコピー回数がこのユーザー部門の部門別カウンタにカウントされる。なお、この場合においても、一連のコピーが終了すると、部門別カウンタのカウント値をこの部門の記憶エリアのその部門のカウンタに累積して格納するようになされている。
【０００９】
このように、下記特許文献１に開示されている画像処理装置では、他の部門に配布する資料を印刷する場合には、実際に利益を受ける他の部門のカウント値としてカウントし得るようになされている。しかしながら、この画像処理装置においては印字出力した用紙の枚数に基いてのみしか部門管理がなされていない。
【００１０】
一方、図４は、下記特許文献２に開示されている画像形成装置のカウント処理サブルーチンＳ６０を説明するフローチャートである。まず、ステップＳ６１において、記録シートの排出の検出に基づいて、他部門へ配布を依頼した依頼元部門ＩＤが記憶されているか否かを判断し、依頼元部門ＩＤが記憶されている場合には、ステップＳ６２において依頼元部門ＩＤに対応するカウンタをカウントアップする。
【００１１】
ステップＳ６１において依頼元部門ＩＤが記憶されていない場合は、次に送信先部門ＩＤが記憶されているか否か判断し、送信先部門ＩＤが記憶されている場合にはステップＳ６４において当該送信先部門ＩＤに対応するカウンタをカウントアップする。また、ステップＳ６１において依頼元部門ＩＤが記憶されておらず、かつステップＳ６３において送信先部門ＩＤも記憶されていない場合には、その使用した部門ＩＤに対応するカウンタをカウントアップする。
【００１２】
このように、下記特許文献２に開示されている画像処理装置では、他の部門から依頼された印字処理はその依頼元の部門のカウント値として、また、他の部門に配布する資料を印刷する場合には、配布先（送信先）の部門のカウント値として、それぞれ実際に利益を受ける他の部門のカウント値としてカウントアップし得るようになされている。しかしながら、この画像形成装置においても印字出力した用紙の枚数に基いてのみしか部門管理がなされていない。
【００１３】
【発明が解決しようとする課題】
一方、デジタル複合機においては、印刷処理だけでなく、スキャナ機能による情報のデジタル化や、それらの情報を各種手段を用いて各種ＰＣやサーバー等に転送する処理や、外部の記憶装置に保存する処理が多く行われるようになってきており、加えて、画像データがデジタル化されていることから、一度に複数の出力先や、相手先に画像データを送ることができるにも関わらず、デジタル複合機においても各種処理に対する部門管理は、印字出力した用紙の枚数やせいぜいトナーの消費量をカウントして集計することしか行われておらず、印刷処理以外の処理に関しては部門管理はほとんど行われていないのが実状であった。
【００１４】
加えて、上述の従来例においては、他の部門から依頼された印字処理はその依頼元の部門のカウント値として、また、他の部門に配布する資料を印刷する場合には、配布先の部門のカウント値として、それぞれ実際に利益を受ける他の部門のカウント値として自由にカウントアップすることができるようになした画像処理装置ないしは画像形成装置が開示されているが、通常カウント処理に対しては何等かの課金処理が伴うために、自由に他部門にカウント値を割り振ることができるようでは、カウント処理そのものに意味がなくなってしまう。
【００１５】
そこで、本発明者は、デジタル複合機の部門管理のあり方について種々検討を重ねた結果、プリンタ機能や複写機機能等の印刷処理以外の処理に対しても、それぞれの入出力処理毎に、実際に利益を受ける他の部門にカウント値を割り振ると共に、他部門から割り振られるカウントに対する制限を設け、また、必要に応じて出力媒体を変更することにより、出力される内容に応じて、適切なカウントアップ処理を行なうようになせば、各部門ごとにその使用形態の差違を考慮した上で不公平感が生じないように部門管理できることを見出し、本発明を完成するに至ったのである。
【００１６】
すなわち、本発明の目的は、デジタル複合機で部門管理を行うに際し、プリンタ機能や複写機機能等の印刷処理以外の処理に対しても同時に部門管理を行うことができ、かつ、各部門ごとにその使用形態の差違を考慮した上で不公平感が生じないように部門管理することができるデジタル複合機の部門管理システムを提供することを目的とする。
【００１７】
【特許文献１】
特開平１０−０３９７０３号公報
【特許文献２】
特開平１１−０９５６２１号公報（特許請求の範囲、段落［００５６］〜［００５８］、図７、図１６）
【００１８】
【課題を解決するための手段】
本発明の上記目的は以下の構成により達成し得る。すなわち、本発明の第１の態様によれば、複数の入力形態及び出力形態を有し、各部門毎に各入出力処理に対してカウント制御が可能なデジタル複合機の部門管理制御システムにおいて、複数の出力先に対する処理及び同一の処理を複数回繰り返す処理があった場合に、それぞれ異なる部門に割り振ってカウントアップ処理を行えるようにすると共に、それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対して制限できるようになしたデジタル複合機を用いた部門管理システムが提供される。
【００１９】
係る態様によれば、デジタル複合機においては、１つの入力に対する出力処理には紙への印刷のほか、ハードディスクＨＤＤ等の内部記憶装置に格納したり、Ｅ−ｍａｉｌ、ファクシミリ、外部記憶装置等へ送信するなど、さまざまな出力形態を指定することが可能であり、また、出力先には同時に複数指定することが可能であるため、利用に際して課金などに利用することが可能なカウント制御が、複数部印刷出力ないしは複数回のその他の出力を行なう場合、その出力部の利用形態に応じてそれぞれ別の部門にカウントを割り振ることができるだけでなく、逆に他の部門から割り振られる場合の条件を指定することができるようになる。
【００２０】
したがって、条件に適合する場合にのみお互いにカウントを割り振ることが可能となるので、一方的に他部門にカウント値を割り振ったり或は他部門から割り振られたりすることができなくなり、お互いに公平感が得られるデジタル複合機の部門管理システムを得ることができるようになる。
【００２１】
また、係る態様においては、前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対して制限が、
（１）予め指定した部門より出力可能な印刷枚数ないしは印刷部数を設定すること、及び、
（２）所定の出力処理の禁止及びその変更、
の少なくとも１つであることが望ましい。このような構成となせば、他部門が割り振ることが可能なカウント制御の条件おいて、１回の印刷に対してその出力部数や出力枚数の上限、或は累計の印刷に対して上限を設定することができ、且つ、ファクシミリへの割り振りは禁止するといった出力処理そのものを制限したり、他の部門から印刷処理の割り振りが行なわれた場合は、一度ＨＤＤ保存しておき、実際の利用に際し割り振られたユーザーが後から必要な部数だけ自分の部門で出力するといったような出力処理の変更を行なうことができるようになるので、一方的に他部門からカウント値を割り振られて、不利を被ることがなくなる。
【００２２】
また、係る態様においては、前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限が、予めデジタル複合機本体、デジタル複合機に直接接続されたホストコンピュータ及びネットワーク上のサーバーやコンピュータから選択された少なくとも１つにおいて、予め各部門の管理者が設定及び管理できるようになしたデジタル複合機の部門管理システムが提供される。このような構成となせば、他部門が割り振ることが可能なカウント制御の条件において、各部門の管理者が、デジタル複合機にアクセスできる任意の場所から適宜に設定することができるようになると共に、各部門ごとにそれぞれ特定の部門に対して割り振りを禁止することや、逆に制限をなくすといった個別の設定ができるようになるので、デジタル複合機の保守・管理がやりやすくなる。
【００２３】
更に、係る態様においては、前記デジタル複合機は、指定された各種入出力先に対して統一化された部門管理コードとの対応を関連付けた部門コード管理対応テーブルを保持していることが好ましい。このような構成を備えていれば、各部門に対して部門名のようなユーザーが指定する際に利用する公開された内容で指定することによって、個別の内部コードや各部門ごとに割り振られたパスワードのような各部門のユーザーのみが知ることがきる認証用のコードを知らなくても、正確に各種入出力処理に対するカウントアップ処理や各種制限を行うことができるようになる。
【００２４】
更にまた、係る態様においては、前記部門コード管理対応テーブルと、それぞれの部門に対応したカウント情報と、前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限情報が、デジタル複合機本体、デジタル複合機に直接接続されたホストコンピュータ及びネットワーク上のサーバーやコンピュータから選択された少なくとも１つにおいて管理できるようになされていることが好ましい。このような構成を備えていれば、各部門の管理者が、デジタル複合機にアクセスできる任意の場所から適宜にデジタル複合機の実際の使用形態が詳細にわかるので、以後のデジタル複合機の保守・管理に大いに役立てることができる。
【００２５】
また、係る態様においては、前記それぞれの部門ごとに他の部門から割り振られるカウントアップ処理に対する制限情報を削除するための条件を指定できるようになすことが好ましい。かかる構成を備えていれば、デジタル複合機内に保存された出力内容を、特定日数経過後に自動的に削除したり、特定部数出力すれば自動的に削除させるといったような任意もしくは自動的に保存された出力内容に対して、その内容を自動的に削除するための条件を設定することができるようになるので、デジタル複合機の保守・管理が楽になる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図１は本発明で使用するデジタル複合機の概略を示す図、図２は図１のデジタル複合機の動作を説明するフローチャートである。
【００２７】
本発明で使用するデジタル複合機１０は、図１に示すように、少なくとも、操作部１２、ファクシミリ部１４、スキャナ部１６、外部メモリインタフェース１８、入力画像処理／生成部２０、各種ホストインタフェース２２、ジョブ制御部２４、情報記録部２６、出力制御部２８、印刷部３０及び内部メモリ３２を備えている。なお、ファクシミリ部１４は、デジタル複合機には備えられていない場合もあり、更に、ファクシミリの受信ないしは送信に制限を加えることは非実用的であるので、必ずしも本発明のデジタル複合機の部門管理制御システムに必要な機能ではない。
【００２８】
また、本発明における「部門管理」とは、「係」単位、「班」単位、「課」単位といったような複数の構成員からなる組織での利用を管理する場合だけでなく、一人一人に個別にＩＤ（パスワード）を割り当てて個人管理する場合も含まれる。
【００２９】
操作部１２、ファクシミリ部１４、スキャナ部１６、外部メモリインタフェース１８及び各種ホストインタフェース２２は、少なくともデジタル複合機１０への入力処理群を構成し、それぞれこれらの入力データを管理する入力画像処理／生成部２０へ接続されている。
【００３０】
操作部１２は少なくともタッチパネル式入力手段を備え、管理者ＩＤ、部門ＩＤ、転送先ないしはカウントアップ対象部門名等の入力手段及び各種操作の選択手段を兼ねている。ファクシミリ部１４は公衆電話回線３４に接続され、定められた通信方式に従って外部からのファクシミリデータ及び入力画像処理／生成部２０を経て供給された画像データの送受信を行うようになされている。
【００３１】
外部メモリインタフェース１８は、汎用的に用いられているパラレルインタフェース、シリアルインタフェース、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  ＳｅｒｉａｌＢｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４、ＰＣ−Ｃａｒｄバス等の各種インタフェースを含み、この外部メモリインタフェース１８に半導体メモリ、ＨＤＤ、ＣＤ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ、ＤＶＤ−Ｒ、ＦＤ等の外部メモリ（記憶手段）３６を接続して、これらの外部メモリ３６を介して各種画像データの入出力のみでなく管理者ＩＤ、部門ＩＤ、転送先ないしはカウントアップ対象部門名等の入力手段としても使用される。
【００３２】
また、各種ホストインタフェース２２は、ネットワーク３８を介して各部門に対応するコンピュータＰＣ１４０−１、ＰＣ２４０−２、ＰＣ３４０−３、・・・ＰＣｎ４０−４及び管理者用のサーバー４０−５に接続されている。
【００３３】
ジョブ制御部２４は、少なくとも、
（１）各部門毎に、他の部門から割り振られるカウントアップの条件を指定して記憶しておく他部門割り振りテーブル４２、
（２）指定された各種入出力先に対して統一化された部門管理コードとの対応を関連付けて記憶しておく部門コード管理対応テーブル４４、及び、
（３）各種部門情報の詳細設定、カウント値などを管理する部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６、
を備えたＨＤＤや不揮発性メモリ等からなる記録手段である情報記録部２６を有しており、入力データを処理する入力画像処理／生成部２０を介した画像データに、情報記録部２６に記憶している情報を付加し、必要に応じて累積カウント値を付加する出力先を自動変更して、出力制御部２８での処理が正常に完了した後に、各部門毎に情報記録部２６で設定されたカウント比率分の累積カウント値の付加処理を行い、情報記録部２６に情報を保存するようになされている。なお、このジョブ制御部２４の動作の詳細については後述する。
【００３４】
出力制御部２８は、入力画像処理／生成部２０及びジョブ制御部２４を経て送られてきた画像データをその目的に応じて印刷部３０で用紙に印刷したり、外部メモリ３６に記憶したり、或は、各種ホストインタフェース２２を経て各部門のコンピュータＰＣ１４０−１、ＰＣ２４０−２、ＰＣ３４０−３、・・・ＰＣｎ４０−４、管理者用サーバー４０−５に送信するようになされている。なお、デジタル複合機１０には、出力制御部２８を介して専用のホストＰＣ４８を接続して、出力制御部２８を介して処理されている画像データを表示し、必要に応じて管理者用サーバー４０−５の機能を備えさせてもよい。
【００３５】
次いで、図２のフローチャートを用いて本発明における各処理の動作について説明する。本発明においては、使用前に、まず、各部門の管理者が、管理者ＩＤを用いて、情報記録部２６の他部門割り振りテーブル４２に対して、各部門ごとにプリンタ機能、複写機機能等の印刷機能、スキャナ機能、デジタルデータ化機能、ネットワーク転送機能、外部メモリへの保存処理等の部門管理の対象となる処理について、他の各部門ごとに少なくとも、
（１）割り振られてもよい機能及びそのカウント値の限度、
（２）用紙への印刷処理が割り振りられた場合に、直接用紙へ印刷出力させることの可否、可である場合のカウント値の限度及びその限度を超えた場合の取扱い、不可であればＨＤＤないしは内部メモリへ保存させて後で自分の部門で印刷処理を行うか或は一切割り振りを拒否するか等を設定すると共に、指定された各種入出力先に対して統一化された部門管理コードとの対応を関連付けて部門コード管理対応テーブル４４に記憶させ、各部部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６に対して各部門ごと及び各機能ごとの制限カウント値のデフォルト状態の設定を行う。
【００３６】
すなわち、上述の各機能の利用はコスト及び環境負荷の観点からして等価ではないので、最もコスト及び環境負荷のかかる用紙への印刷処理に対しては、無制限に他部門から勝手にカウント値が割り振られることがないようにするため、他の各部門ごとに割り振られてもよいか否かを決定しておく。そして、用紙への印刷処理のカウント値が割り振られてもよい場合はそのカウント値の限度を定め、その限度を超えた場合には、割り振りを拒否するか或はＨＤＤや内部メモリに保存するようにして後で自分の部門で用紙への印刷処理を行うか等を決定する。更に、用紙への印刷処理のカウント値が割り振られないようにする場合は、割り振りを一切拒否するか或はＨＤＤや内部メモリに保存するようにして後で自分の部門で用紙への印刷処理を行うか等を決定する。
【００３７】
用紙への印刷処理以外の処理は、用紙への印刷処理と比するとコスト及び環境負荷は共に小さいので、通常はそれらの処理に対するカウント値の割り振りの可否を決定しておけばよいが、無制限に割り振られてしまうことがないようにそのカウント値の限度を定めておけばよい。なお、カウント値は、それぞれの処理ごとにコストや環境不可が異なるので、必要に応じてそれぞれの処理ごとに印刷処理を基準として任意のカウント比率を設定しておいてもよい。
【００３８】
この情報記録部２６における部門管理に関する各種テーブル情報や、カウント値情報、設定管理情報は、デジタル複合機１０の操作部ないしはこの複合機に直接接続されたホストＰＣ４８、或は各種ホストインタフェース２２を経てネットワーク３８を介して接続されている各部門のコンピュータ４０−１〜４０−４や管理者用サーバー４０−５上で管理できるようになされており、これらは全て管理者がＩＤを入力することで追加、削除、変更が可能となされている。
【００３９】
また、カウント情報としては、各部門コード毎に、入出力処理毎のカウント値を始め、各種カウント情報を保持し、必要に応じて参照、初期化する事ができるようになされ、部門コード自体の追加、削除なども同様の手投で管理できるようになされている。更に、情報記録部２６には、全体の管理情報として管理者ＩＤ情報や、各機能の部門管理制御のＯｎ／Ｏｆｆ情報、制限カウント情報など部門管理の動作に関わる情報が保持され、これらの情報も、テーブル情報と同様に追加、削除、変更が可能とされている。加えて、各部門ごとに経費の相殺を行う場合などあるのであれば、必要に応じて他部門から割り振られたカウント値を保持するようになすこともできる。
【００４０】
デジタル複合機１０の使用に際しては、図２に示すように、ユーザーはまずステップＳ１において少なくとも部門ＩＤを入力する。この部門ＩＤは、デジタル複合機１０の操作部１２からキー入力してもよいし、ＩＣカード等の外部メモリ３６を使用して入力してもよいし、或は各部門のコンピュータ４０−１〜４０−４からネットワーク３８を介して入力してもよく、利用するデジタル複合機１０の機能に応じて適宜選択すればよい。
【００４１】
画像データ等を他部門へ配布する必要がある場合やカウント値を他部門へ割り振る必要があれば、ここで同時に配布先やカウント値を割り振る部門名を入力しておく。この配布先やカウント値を割り振る部門名の指定は、通常使用されている部門名や課名、場合によっては人名でもよく、直接部門ＩＤを入力してもかまわない。ここで入力された配布先ないしは割り振り先データは最終的に情報記録部２６の部門コード管理対応テーブル４４を参照することにより一意の部門コードに関連付けられる。なお、デジタル複合機１０の使用目的が生成した画像データ等を他部門へ配布することのみであって、ユーザーの属する部門のカウント値として扱うには酷であると思われる場合には、ユーザーＩＤを入力しなくてもすむような手段を設けてもよい。
【００４２】
次いで、ステップＳ２において、各種入力処理群から画像データを入力し、入力画像処理／生成部２０において送られてくるデータを個々のデータに応じた処理を行う。例えばデータがＰＤＬ（ページ記述言語）など、中間言語で書かれているものであればそれらをラスタライズ処理し、必要に応じて圧縮処理を実施し、また、スキャンデータのようにラスタライズされたデータの場合は、必要に応じて圧縮処理を行い、更にファイルデータなどのように所定のフォーマットによるデータの場合、必要に応じて圧縮処理や、ラスタライズ処理、内部ファイルシステムへのテンポラリ保存などを行う。これらの処理を行う際の情報源は、各データのヘッダ部分に付加されているヘッダ情報により決定さる。また、データの生成に必要な情報以外の付加情報は、ジョブ制御部２４に管理を委ねるために使用される。
【００４３】
その後、ステップＳ３において、ジョブ制御部２４において、情報記録部２６に記録された各種テーブルを参照して、入力画像処理／生成部２０から送られてきた画像データと付加情報を基にページ毎のページ情報とジョブ単位でのジョブ情報を生成する。このジョブ情報は、最初に付加情報を基に、入出力処理に対してカウント値をユーザーが所属する部門にカウント値の加算を行う部門コード情報と、他の部門に割り振るための他部門コード情報を設定する。
【００４４】
この部門コード情報は、ユーザーが所属する部門を認証する手段であり、部門に所属する人のみが知る内部コードや、パスワードであり、システムに応じて適切な情報を選べばよい。他部門コード情報は、一般的に公開、もしくは関係者間で公開されている他部門を特定するための情報で、前述の部門コード情報と１対１で対応する部門名や、内線番号等とすればよい。この部門コード情報は、入力画像処理／生成部２０からの付加情報で直接指定されていない場合は、情報記録部２６の部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６を参照し、配信先名や、部門名、各入出力処理自体に割り当てられている部門コードを入手して設定される。
【００４５】
各入出力処理に対するすべての部門コードが確定すれば、ステップＳ４において他部門がカウントを割り振るユーザーに対してどのような割り振り制限を設定しているかを他部門割り振りテーブル４２で確認し、ステップＳ５においてその割り振り制限に従った実際の出力動作を出力制御部２８に依頼し、ステップＳ６で出力制御部２８から正常に出力された旨の報告が得られたかどうかを確認して、正常に出力された旨の報告が得られなかった場合には再度ステップＳ５に戻って同じ操作を繰り返し、正常に出力された旨の報告が得られた場合にはステップＳ７でそのジョブに対する対応する部門のカウント値のカウントアップ処理を実行する。
【００４６】
各入出力処理に対する部門コードが確定した後に、ステップＳ５において実際の出力動作を出力制御部２８へ依頼し、ステップＳ６で出力制御部２８から正常に出力された旨の報告が得られたかどうかを確認して、正常に出力された旨の報告が得られなかった場合には再度ステップＳ５に戻って同じ操作を繰り返し、正常に出力された旨の報告が得られた場合にはステップＳ７でそのジョブに対する対応する部門のカウント値のカウントアップ処理を実行する。なお、これらの処理において、各入出力処理に対するカウント比率を得るために、予め入力されている情報記録部２６の他部門割り振りテーブル４２を参照して所定のカウントアップを実行する。
【００４７】
なお、ステップＳ５の出力処理は、出力制御部２８において、ジョブ制御部２４からの画像データに対して指定されたデータの出力を実行するものであり、その際、出力先に応じたデータの変換処理を実施する。例えば、印刷部ヘの印刷処理であれば、圧縮データの伸張処理を行ったり、外部メモリ３６への記憶・保存であれば所定のファイル形式へ変換し、また、各部門のコンピュータ４０−１〜４０−４等にＥ−Ｍａｉｌで送信するなどの場合にも指定されたファイル形式へのデータ変換を行った後、実際の出力動作に入る。各出力動作が正常に完了した際には、ジョブ制御部２４に対して完了報告を行う。
【００４８】
【実施例１】
ここでは、ＰＣで作成した会議等の資料を複数人分プリンタで印刷する場合を例にとって説明する。ただし、これは本発明のデジタル複合機の部門管理システムを用いた一例であり、デジタル複写機で用紙の資料をコピーする場合や、スキャナで読込んだ内容を、Ｅ−ｍａｉｌで配布する場合、ＨＤＤへ保存し共有する場合、また、ＦＡＸでの送受信など、各入出力処理に対してカウンタの割り振り処理を行なうものであれば如何なる処理にも適用可能である。
【００４９】
まず、資料の作成者は自らが所属する部門Ａの部門コード情報を入力して自らが所属する部門内で必要な部数の印刷を行なう。ジョブ制御部２４が資料作成者が部門Ａに属することを認証し、出力制御部２８へ印刷処理の依頼をする。次に、他部門の参加者に対しての資料は、経費をそれぞれの部署に負担してもらうために、それぞれ他部門コードＢ、Ｃ、Ｄに相当する部門名を指定し、それぞれ必要とおもわれる部数（例えば１０部ずつ）の印刷を行なう。
【００５０】
ジョブ制御部２４は、情報記録部２６の部門コード管理対応テーブル４４を用いて、部門名から部門コード情報を割り出し、他部門割り振りテーブル４２から、どのような割り振り制限が設定されているか確認する。部門Ｂは、部門Ａに対して、最大６部までなら印刷の割り振りを許可している場合、部門Ａに６部の割り振り許可を指定する。この場合、部門Ａの資料作成者は６部以上の出力を指定しているが、ジョブ制御部２４は出力制御部２８に対して６部の印刷依頼しか行なわれない。
【００５１】
部門Ｃは、部門Ａに対して、印刷の割り振りを許可せず、割り振られた印刷物をＨＤＤに保存する割り振り制限を指定している場合、ジョブ制御部２４は部門コードを用いて同様の認証処理を行なって、資料を画像ファイルに転換して部門Ｃに対応するディレクトリに保存する。
【００５２】
部門Ｄは、部門Ａに対して、印刷の割り振りを禁止していた場合、ジョブ制御部２４は該当する印刷内容を破棄し、出力制御部２８に出力依頼を行なわない。
【００５３】
これらの処理の際、部門Ａの資料作成者は、指定した部数より少ない印刷物しか印刷することしか出来ないが、デジタル複合機本体の故障と間違わないようにその旨を資料作成者に対して通知してもよい。通知の方法は、操作パネルに表示するほか、出力ＰＣに対して通知するなど、公知の通知方法を用いて通知することができる。
【００５４】
また、好ましくは、部門Ｂ、Ｃ、Ｄのそれぞれに対して、割り振り出力が行なわれた旨と、その出力結果を前述の通方法を用いて通知するようにしてもよい。更にまた、好ましくは、部門Ａの作成者が指定した印刷部数が、部門Ｂの割り振り制限をオーバーしたので、資料を画像ファイルに転換して部門Ｂに対応するディレクトリに保存するようにして、印刷できなかった部数を部門Ｂの参加者が任意に印刷できるようにしてもよい。
【００５５】
更に好ましくは、自ら所属する部門Ａに対する出力処理と、他部門Ｂ、Ｃ、Ｄに割り振る出力処理は、同時、もしくは個別に行なう事ができるようにしてもよく、また、ＨＤＤ等の内部記憶装置に保存された場合は、資料作成者、もしくは出力実行者の必要に応じて、経過時間や出力部数に対応して自動的に内容を削除したり、保存されている期間や内部記憶装置の使用容量に応じて別のカウントを行なうようにしてもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上述べたとおり、本発明によれば、用紙への印刷処理だけでなくデジタル複合機の各種機能の使用に対する他部門への情報提供などは必要な部門に自動的にカウント値を割り振れるため、デジタル複合機をどの部門がどれだけ使用したかがより詳細に管理することが可能になるだけでなく、経費削減、及び経費の公正な振り分けができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明で使用するデジタル複合機の概略を示す図である。
【図２】図２は、図１のデジタル複合機の動作を説明するフローチャートである。
【図３】図３は、従来例の画像処理装置のカウント処理サブルーチンを説明するためのフローチャートである。
【図４】図４は、従来例の画像形成装置のカウント処理サブルーチンを説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１０    デジタル複合機
１２    操作部
１４    ファクシミリ部
１６    スキャナ部
１８    外部メモリインタフェース
２０    入力画像処理／生成部
２２    各種ホストインタフェース
２４    ジョブ制御部
２６    情報記憶部
２８    出力制御部
３０    印刷部
３６    外部メモリ
４０−１・・・４０−４    コンピュータ
４０−５  管理者用サーバ
【図１】
2004282273.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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