(57)【要約】【課題】事前に複数の文書を分割することなく一括して文書管理データベースへ入力することを可能とし、入力前の文書分離作業や個別入力作業を不要とし、複数の文書の入力作業効率を大幅に向上させることを可能とする。【解決手段】文書管理システムの文書リスト管理手段３０は、記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、当該画像を直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定し、判定結果に基づいて複数の文書を文書単位に分割する。また、文書リスト管理手段３０は、記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、当該画像の次の画像を当該文書とは別の文書に属する画像であると判定し、判定結果に基づいて複数の文書を文書単位に分割する。【選択図】      図２
2004259031.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を管理可能な文書管理装置において、
複数の文書を構成する画像間の関連性の有無に基づいて当該画像がどの文書に属する画像であるかを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の文書の記録と文書の検索が可能な文書管理装置に関し、特に、複数の文書における各文書の区切りを画像処理などの技術を用いて検出すると共にその検出個所の前後で文書を分割することにより、文書を事前に分割することなく一括して記録した場合でも、文書の記録が完了した時点で複数の文書が文書単位で分割され、且つ文書単位でのインデックス情報の作成や検索なども引き続き容易に行うことが可能な文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書や図面等の原稿の画像をスキャナで読み取ると共に画像を適宜編集し、その編集した画像を磁気ディスクや光磁気ディスク等の記録媒体に記録（記憶）することで画像を管理する画像管理システムが知られている。
【０００３】
一般に、上記のような画像管理システムでは、原稿の画像をスキャナで読み取って得られた画像情報を圧縮して上記の磁気ディスク或いは光磁気ディスク等の記録媒体に記録する。画像の記録時には、画像の検索を行うためのインデックス情報を画像情報と関連付けて記録している。画像の出力時には、このインデックス情報に基づき記録媒体から必要な画像を検索し画像情報を読み出してディスプレイに表示出力するか、或いはその画像をプリンタにより用紙に印刷出力する。また、必要に応じて記録媒体に対する画像の追加、画像の編集や加工などの各種画像処理を行う。
【０００４】
図２３（Ａ）、図２３（Ｂ）に一般的な画像ファイリングシステムの従来例を示す。図２３（Ａ）はスキャナを用いて原稿を読み取り、文書データベースにその読み取り画像を保存する読取保存系の構成を示すブロック図である。スキャナ１２０は、原稿を電気的に読み取ると共に読み取った画像を光電変換素子等によりデジタル信号に変換する。スキャナ制御手段１２１は、スキャナ１２０の動作を制御する。インデックス入力手段１２３は、読み取った画像に対するインデックス情報を入力する。データベース管理手段１２２は、画像をインデックス情報と関連付けて管理する。文書データベース１２４は、画像やインデックス情報を保存する。図中の矢印は情報の流れを示す。
【０００５】
先ず、スキャナ１２０により原稿から読み取られた画像は、スキャナ制御手段１２１を介してデータベース管理手段１２２に送られる。また、インデックス入力手段１２３において入力された上記読み取り画像に対するインデックス情報も、データベース管理手段１２２に送られる。データベース管理手段１２２は、スキャナ制御手段１２１から送られてきた画像に対しインデックス入力手段１２３から入力されたインデックス情報を付加して文書データベース１２４に保存する。
【０００６】
図２３（Ｂ）は文書データベースに対し検索手段を用いて所望の画像を検索する検索系の構成を示すブロック図である。文書データベース１３０は、画像及び画像に対するインデックス情報を保存している。データベース管理手段１３１は、文書データベース１３０を管理する。検索手段１３２は、文書データベース１３０から所望の文書（画像）を検索するものであり、検索条件入力手段１３３により入力された検索条件を基にして画像を検索することができる。検索結果リスト管理手段１３４は、検索手段１３２により文書データベース１３０から検索した検索結果を管理する。検索結果リスト１３５には、検索結果が出力される。画像表示部制御手段１３６は、画像表示部１３７に検索結果を表示する。プリンタ制御手段１３８は、プリンタ１３９による印刷を制御する。図中の矢印は情報の流れを示す。
【０００７】
先ず、検索条件入力手段１３３から検索対象の画像の検索条件を入力し、検索手段１３２によりデータベース管理手段１３１を介して文書データベース１３０から検索条件に適合した画像を検索し、検索結果リスト管理手段１３４を介して検索結果リスト１３５に検索結果を出力する、或いは、画像表示部制御手段１４０を介して画像表示部１４１に検索結果を表示する。検索結果リスト管理手段１３４は、その検索結果リスト１３５に基づき、検索された文書の画像情報を識別マークの設定状況に応じて統合したりコピーしたり、プリンタ制御手段１３８を介してプリンタ１３９に送って印刷させたりする等の処理を指示することができる。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来は、文書をスキャナなどの入力装置を使用して文書管理システムに入力するときには１文書を１つの単位として入力を行っていた。このため、文書入力の操作を行う作業者は、複数の文書を入力する際には、先ずスキャナの読取部に１文書をセットしスキャンを実行する、という作業を１文書毎に繰り返すことになる。この入力方式では１文書のスキャンが終了するまで次の文書のスキャンを開始することができず、作業効率が悪く生産性が低かった。また、事前に１文書単位に文書を分けておく必要があり、スキャンの前準備に時間がかかり効率が悪かった。
【０００９】
また、従来は、複数の文書の一括スキャンを実施するための手法の１つとして、特殊なバーコードが印刷されている文書分割用の仕切り紙を使用する方式が提案されている。この方式では、文書と文書の区切り部分に仕切り紙を挿入すると共に、仕切り紙を挿入した複数の文書をスキャナにセットし読み取りを行うことで、複数の文書を一括して読み取った際にスキャナが仕切り紙を認識することによって、自動的に仕切り紙の前後で文書を分割して記録することができる。しかしながら、この方式を用いる場合には、文書と文書の区切りの部分に予め仕切り紙を挿入する作業が必要であり、また、仕切り紙もスキャナで読み取るためそのための読み取り時間も必要となり、必ずしも効率のよい方式とは言えなかった。
【００１０】
本発明の目的は、事前に複数の文書を分割することなく一括して文書管理データベースへ入力することを可能とし、入力前の文書分離作業や個別入力作業を不要とし、複数の文書の入力作業効率を大幅に向上させることを可能とした文書管理装置を提供することである。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明は、複数の文書を管理可能な文書管理装置において、複数の文書を構成する画像間の関連性の有無に基づいて当該画像がどの文書に属する画像であるかを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割手段とを備えることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
【００１３】
［第１の実施の形態］
本発明の第１の実施の形態を図１乃至図１８を用いて説明する。
【００１４】
＜ハードウエアの構成＞
図１は本実施形態に係る文書管理システムのハードウエアの構成を示すブロック図である。文書管理システムは、ＣＰＵ１、ディスプレイインターフェース回路２、ディスプレイ３、キーボードインターフェース回路４、キーボード５、スキャナインターフェース回路６、スキャナ７、メモリインターフェース回路８、メモリ（画像データ用）９、メモリインターフェース回路１０、メモリ（インデックスデータベース用）１１、メモリインターフェース回路１２、メモリ（プログラム動作用）１３、メモリインターフェース回路１４、メモリ（プログラム保存用）１５、外部ディスクインターフェース回路１６、外部ディスク接続装置１７、情報伝達手段（バス）１８、プリンタインターフェース回路２００、プリンタ２０１を備えている。
【００１５】
ＣＰＵ１は、文書管理システムの全体の制御を行う制御手段としての中央処理装置であり、画像情報、各種操作に基づく指示情報等を伝達するための情報伝達手段（バス）１８に接続されている。ディスプレイ３は、使用者に画像情報のイメージや文書管理リスト等を例えばＣＲＴ表示方式で表示する出力手段であり、ディスプレイインターフェース回路２を介して情報伝達手段１８に接続されている。尚、ディスプレイ３はＣＲＴ表示方式に限定されず液晶表示方式でもよい。キーボード５及びポインティングデバイス（図示略）は、使用者がこの文書管理システムに対し各種動作を指示するための入力手段であり、キーボードインターフェース回路４を介して情報伝達手段１８に接続されている。スキャナ７は、原稿から画像情報を読み取る画像入力手段であり、スキャナインターフェース回路６を介して情報伝達手段１８に接続されている。
【００１６】
メモリ（画像データ用）９は、画像情報とそれぞれの画像情報を管理するための画像識別情報を保存する例えば磁気ディスク或いは光磁気ディスクなどの記録手段であり、メモリインターフェース回路８を介して情報伝達手段１８に接続されている。メモリ（インデックス情報ベース用）１１は、使用者が入力した様々なインデックス情報と画像識別情報とを関連付けて保存するためのデータベースが記録されている記録手段であり、メモリインターフェース回路１０を介して情報伝達手段１８に接続されている。メモリ（プログラム動作用）１３は、ファイリングシステムのプログラムを動作させる際に使用するＲＡＭであり、メモリインターフェース回路１２を介して情報伝達手段１８に接続されている。
【００１７】
メモリ（プログラム保存用）１５は、ファイリングシステムのプログラムを保存するための例えば磁気ディスク或いは光磁気ディスクなどから構成されており、メモリインターフェース回路１４を介して情報伝達手段１８に接続されている。外部ディスク接続装置１７は、ファイリングシステムのプログラムが保存されているフロッピー（Ｒ）ディスク等を接続するためのディスクドライブであり、外部ディスクインターフェース回路１６を介して情報伝達手段１８に接続されている。プリンタ２０１は、文書管理システム内に保存されている文書の画像情報や文書管理リストなどを用紙に印刷するためのものであり、プリンタインターフェース回路２００を介して情報伝達手段１８に接続されている。
【００１８】
通常、文書管理システムのハードウエア構成において、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピー（Ｒ）ディスクやＣＤ等により提供される。フロッピー（Ｒ）ディスク上のプログラムは、該プログラムの使用（実行）に先立ち外部ディスク接続装置１７により読み出され、メモリ（磁気ディスク或いは光磁気ディスク）１５に保存される。次いで、メモリ１５内のプログラムは、メモリ（ＲＡＭ）１３にロードされＣＰＵ１により実行される。後述の各フローチャートに示す処理はＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００１９】
＜ソフトウエアの構成＞
図２は文書管理システムのソフトウエアの構成を示すブロック図である。文書管理システムは、画像記録部２０、画像記録部管理手段２１、インデックス情報記録部２２、インデックス情報記録部管理手段２３、検索条件入力手段２４、検索手段２５、スキャナ制御手段２７、インデックス入力手段２８、文書リスト管理手段３０、画像制御手段３２、画像表示部制御手段４０、プリンタ制御手段４２、画像処理制御手段４４を備えている。図中２６はスキャナ、３１は文書リスト表示手段、４１は画像表示部、４３はプリンタであり、上記図１のハードウエア構成のスキャナ７、ディスプレイ３、プリンタ２０１に各々対応する。
【００２０】
画像記録部２０は、文書の情報としての画像情報を記録（記憶）するものであり、文書管理データベース（図示略）を備えている。画像記録部管理手段２１は、画像記録部２０内の画像情報を整合性を維持して管理する。インデックス情報記録部２２は、文書を検索するためのインデックス情報を記録する。インデックス情報記録部管理手段２３は、インデックス情報記録部２２内のインデックス情報を整合性を維持して管理する。検索条件入力手段２４は、所望の文書を検索するための検索条件を入力するためのものである。検索条件入力手段２４は、キーボード５、ポインティングデバイス（図示略）、ディスプレイ３に表示される検索条件入力画面から構成される。
【００２１】
文書管理データベースは、各種文書を格納している。検索手段２５は、文書管理データベースから所望の文書を検索する。スキャナ２６（図１のスキャナ７に相当）は、原稿から画像を読み取る。スキャナ制御手段２７は、スキャナ２６の制御を行う。インデックス入力手段２８は、公知であるところの光学式文字認識方式（ＯＣＲ：Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）などを用いてインデックス情報の入力を行う。文書リスト管理手段３０は、文書リスト表示手段３１（図１のディスプレイ３に相当）に表示する文書管理リストの管理制御を行うものであり、インデックス情報記録部管理手段２３、画像制御手段３２、インデックス入力手段２８に接続されている。また、文書リスト管理手段３０は、文書リスト表示手段３１に対する文書管理リストの表示を制御する。
【００２２】
画像制御手段３２は、画像記録部２０に対する画像情報の記録などの制御を行う。画像制御手段３２は、画像記録部管理手段２１、文書リスト管理手段３０、スキャナ制御手段２７、画像表示部制御手段４０に接続されている。画像表示部制御手段４０は、画像表示部４１（図１のディスプレイ３に相当）に対する文書の画像の表示制御を行う。プリンタ制御手段４２は、プリンタ４３を制御することで文書の画像を用紙に印刷出力するものであり、画像制御手段３２に接続されている。画像処理制御手段４４は、画像に対する所定の画像処理を行う。
【００２３】
次に、上記の如く構成された本実施形態の文書管理システムにおける、文書の検索、文書の記録、インデックス情報の入力等の動作について詳細に説明する。
【００２４】
＜検索動作＞
先ず、検索動作を説明する。使用者は検索条件入力手段２４から所望の文書を検索するための検索条件を入力する。検索条件は例えば使用者固有のキーワードである。入力された検索条件は検索手段２５（一般に検索エンジンともいわれる）に渡される。検索手段２５は、インデックス情報記録部２２内のデータ管理を行っているインデックス情報記録部管理手段２３を経由して、文書管理データベースから検索条件に一致する文書を探し出し、その探し出した文書を文書リスト管理手段３０に出力する。文書リスト管理手段３０は、その探し出した文書を文書リスト化すると共に文書管理リスト表示手段３１（一般にディスプレイ３及びディスプレイ制御回路で構成される）に表示する。
【００２５】
＜新規記録＞
次に、新規文書の画像の記録動作を説明する。使用者はスキャナ制御手段２７を起動し、スキャナ２６により新規の文書の画像を読み取らせる。スキャナ２６は新規の文書を構成する所定の枚数の原稿から画像を読み取り、スキャナ制御手段２７はスキャナ２６による読み取りに基づく画像情報を画像制御手段３２に出力する。画像制御手段３２は、画像情報を画像記録部管理手段２１を経由して画像記録部２０に記録すると共に、文書リスト管理手段３０に新規文書生成情報を通知する。
【００２６】
文書リスト管理手段３０は、通知された新規文書生成情報に基づき、文書リスト表示手段３１に既に表示している文書管理リストに追加すべく、新規のレコード（ファイル）を作成し、文書リスト表示手段３１に表示する。文書リスト表示手段３１には、上記レコードとして、スキャナ２６から入力された文書に対応するスキャン時に確定される作成日付やページ数等の文書属性を表示する。使用者により更新された文書属性は、インデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部２２に記録される。
【００２７】
＜インデックス後付け＞
次に、インデックス情報を文書の入力後に入力するインデックス後付けの動作を説明する。使用者はインデックス入力手段２８により文書リスト管理手段３０に対し、インデックス情報の入力を開始する指示を行う。この指示により、文書リスト管理手段３０はインデックス入力手段２８からの出力を受け取るモードとなる。次に、使用者はインデックス入力手段２８から所定の（本例では上述した新規にスキャンした文書の）インデックス情報を入力する。入力されたインデックス情報は、文書リスト管理手段３０により文書リスト表示手段３１における所定の表示領域に表示される。また、入力されたインデックス情報は、自動的に或いは文書リスト管理手段３０に対する使用者の指示により、インデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部２２に記録される。
【００２８】
＜インデックス先付け＞
次に、インデックス情報を文書の入力に先立ち入力するインデックス先付けの動作を説明する。使用者はインデックス入力手段２８により文書リスト管理手段３０に対し、インデックス先付けの指示を行う。この指示により、文書リスト管理手段３０は、文書リスト表示手段３１の表示領域における最下端の新規レコードに対し、現時点では画像情報と関連を持たないインデックス情報の入力を可能にする。次に、使用者はインデックス入力手段２８から新規のインデックス情報を入力する。このインデックス情報は、文書リスト管理手段３０により文書リスト表示手段３１の文書管理リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックス情報記録部管理手段２３を経由してインデックス情報記録部２２に記録される。
【００２９】
＜インデックス先付けレコードへの画像の記録＞
次に、インデックス先付けレコードへの画像の記録動作を説明する。使用者は上述したインデックス先付けレコードに対応する画像情報の入力を行うことができる。使用者は先ずインデックス入力手段２８により文書リスト管理手段３０に対し、画像情報の入力を行うインデックス先付けの行われたレコードを選択する操作を行う。次に、スキャナ制御手段２７の制御に基づきスキャナ２６により文書の画像情報を読み取る。画像情報は、画像制御手段３２により画像表示部制御手段４０を経て画像表示部４１へ送られ表示されると共に、画像記録部管理手段２１へ送られ画像記録部２０に記録される。
【００３０】
画像記録部２０は、記録した画像情報のアドレスを示すアドレス情報を画像制御手段３２を経て或いは直接に文書リスト管理手段３０へ渡す。また、画像制御手段３２から文書リスト管理手段３０へ文書ページ数等の読取情報が送られる。文書リスト管理手段３０は、読取情報をインデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部２２へ記録すると共に、文書リスト表示手段３１の文書管理リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。更に、文書リスト管理手段３０は、文書リスト表示手段３１の表示を更新する。尚、記録した画像情報のアドレスを示すアドレス情報は、画像記録部管理手段２１からインデックス情報記録部管理手段２３に直接渡すように構成することも可能である。
【００３１】
＜画像情報の表示及び印刷＞
次に、画像情報の表示及び印刷動作を説明する。使用者は文書リスト表示手段３１に表示されている文書管理リストから任意のファイルを選択して、そのファイルの画像情報の表示及び印刷を行うことができる。使用者が文書管理リストの任意のファイルを選択して画像情報の表示をキーボード５などにより指示すると、文書リスト管理手段３０は、インデックス情報記録部管理手段２３を経由してインデックス情報記録部２２から上記選択されたファイルの画像の検索情報を得る。続いて、文書リスト管理手段３０は、画像の検索情報と画像表示の指示を画像制御手段３２に送る。画像制御手段３２は、受け取った画像の検索情報を基に画像記録部管理手段２１を経由して画像記録部２０から画像情報を取得し、画像情報を画像表示部制御手段４０に送る。画像表示部制御手段４０は、受け取った画像情報を画像表示部４１に表示させる。
【００３２】
画像情報の印刷の場合も上記と同様に、文書リスト管理手段３０が使用者のファイル選択に基づき検索情報と画像印刷の指示を画像制御手段３２に送り、画像制御手段３２は、受け取った画像の検索情報を基に画像記録部管理手段２１を経由して画像記録部２０から画像情報を取得し、画像情報をプリンタ制御手段４２に送る。プリンタ制御手段４２は、受け取った画像情報をプリンタ４３に印刷させる。
【００３３】
＜文書管理リスト＞
次に、以上の動作を文書管理リストの表示画面を参照しながら更に詳細に説明する。図３はディスプレイ３（文書リスト表示手段３１）における文書管理リストＷの表示画面を示す図である。文書管理リストＷは文書リスト管理手段３０により生成され、ディスプレイ３に表示される。この文書管理リストＷには、検索結果のファイルとスキャナ７（スキャナ２６）から入力された新規ファイルが表示されている。５１はファイルの状態を示すプロパティ列、５２は文書管理リスト上の番号を示すファイルナンバ列、５３〜５４は各文書のインデックス項目、５５は各ファイルのページ数、５６は文書の評価を表すランク、５７はスキャナ７により原稿の画像を読み取り記録した日付を示す作成日付である。
【００３４】
インデックス項目に関しては、使用者がデータベース構造設定手段（図示略）により文書の種類に応じて自由に設計することができる。図３の例では、文書管理のためのインデックス情報として、文書のタイトルを示すタイトル５３、文書の章の区切りを示す章５４、文書の評価を表すランク５６を加えている。また、これらのインデックス情報が表示される列（タイトル「ｍｅｎｕ  ｓｐｅｃ」、区切りを示す章「１−１」、ランク「Ａ」の列以下の各列）におけるインデックス情報の順番は、任意に入れ替えることができる。
【００３５】
また、文書管理リストＷにおいては、画像記録済みファイルとインデックス情報のみを先に入力したインデックス先付けファイルとを、同一画面上で明確に区別がつくように表示している。５８、５９に示すアイコンは、プロパティ列５１内の各ファイルの状態を示すアイコンである。アイコン５８はファイルに画像情報が既に記録されていることを示し、アイコン５９はファイルに画像情報がまだ記録されておらずインデックス先付けファイルであることを示す。また、文書管理リストＷにおいては、６０、６１で示す範囲のファイルナンバが１〜１０のファイルは画像記録済みのファイルであり、６１、６２で示す範囲のファイルナンバが１１〜１５のファイルはインデックス先付けファイルであることが容易に判別することができる。
【００３６】
尚、６０で示す範囲のファイルは、検索手段２５により検索されて表示された画像情報とインデックス情報が記録されている既存ファイルを示し、６１で示す範囲のファイルは、画像情報は保存されているがインデックス情報が入力されていない新規ファイルを示し、６２で示す範囲のファイルは、インデックス情報のみが記録されているインデックス先付けファイルを示している。
【００３７】
＜検索動作＞
図４（Ａ）、図４（Ｂ）は文書管理リストＷ上で検索動作を行った場合の表示画面を示す図である。図４（Ａ）の文書管理リストＷは検索条件を付けずに保存されている文書の全件を表示した状態を示しており、検索動作の説明を行うための初期状態の一例である。ここで、使用者が検索条件入力手段２４から検索条件としてランク列の“Ａ”を入力すると、検索手段２５は、入力された検索条件に基づき、インデックス情報記録部管理手段２３を経由してインデックス情報記録部２２から検索条件に一致するレコード（ファイル）を探し出し、その探し出した結果を文書リスト管理手段３０に出力する。文書リスト管理手段３０は、その探し出した結果を基に文書管理リストを作成して、ディスプレイ３（文書リスト表示手段３１）に表示する。上記のような検索動作によって作成されて表示された文書管理リストＷを示したものが図４（Ｂ）であり、ランク列“Ａ”に対応するタイトルとインデックス項目が表示されている。
【００３８】
＜新規記録＞
図５（Ａ）、図５（Ｂ）は文書管理リストＷ上で新規記録を行った場合の表示画面を示す図である。図５（Ａ）は新規記録前の文書管理リストを示している。ここで、使用者がスキャナ２６を用いて新規の文書を読み取り、文書リスト管理手段３０に新規文書生成情報を通知する。文書リスト管理手段３０は、新規文書生成情報に基づき、ディスプレイ３（文書リスト表示手段３１）に既に表示している文書管理リストに追加すべく新規のレコードを作成して表示する。作成または更新された文書属性は、インデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部２２に記録される。上記のような新規文書の記録動作によって作成されて表示された文書管理リストＷを示したものが図５（Ｂ）であり、ファイルナンバ４、５、６番のレコード（ファイル）が作成され、文書の画像情報のスキャンに対応したページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンが表示されている。
【００３９】
＜インデックス後付け＞
図６（Ａ）、図６（Ｂ）は文書管理リストＷ上でインデックス情報の後付けを行った場合の表示画面を示す図である。使用者はインデックス入力手段２８により、文書リスト管理手段３０に対しインデックス情報の入力を開始する指示を行う。この指示により、図６（Ａ）に示すように、文書リスト管理手段３０はインデックス入力手段２８からの出力を受け取るモードとなる。次いで、使用者はインデックス入力手段２８から所定のインデックス情報を入力する。入力されたインデックス情報は、文書リスト管理手段３０により文書管理リスト上の所定の表示領域に表示される。また、入力されたインデックス情報は、自動的に或いは文書リスト管理手段３０に対する使用者の指示により、インデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部２２に記録される。
【００４０】
１つのインデックス項目への入力動作を終了すると、次の（例えば図中の右隣の）インデックス項目への入力動作に移ることもできる。同様に、１つのレコード（ファイル）へのインデックス入力動作を終了すると、次の（例えば図中の下側の）レコード（ファイル）へのインデックス入力動作に移ることもできる。例えば、図６（Ａ）の例はファイルナンバ４番のタイトル列からインデックス入力を開始して、図６（Ｂ）に示すようにファイルナンバ６番のランク列まで連続してインデックス入力を行った例である。更に、入力する列（例えば章（Ｃｈａｐｔｅｒ）列とランク（Ｒａｎｋ）列のみ）を指定することで、指定した列のみへの連続入力を行うこともできる。
【００４１】
＜インデックス先付け＞
図７（Ａ）、図７（Ｂ）は文書管理リストＷ上でインデックス情報の先付けを行った場合の表示画面を示す図である。使用者はインデックス入力手段２８により、文書リスト管理手段３０に対するインデックス先付けの指示を行う。この指示により、図７（Ａ）に示すように、文書リスト管理手段３０は、文書管理リストにおける最下端の新規レコードに対し、現時点では画像情報と関連を持たないインデックス情報の入力を可能にする。次に、使用者はインデックス入力手段２８から新規のインデックス情報を入力する。このインデックス情報は、文書リスト管理手段３０により文書管理リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックス情報記録部管理手段２３を経由してインデックス情報記録部２２に記録される。
【００４２】
１つのインデックス項目への入力動作を終了すると、次のインデックス項目への入力動作に移ることもできる。同様に、１つのレコード（ファイル）へのインデックス入力動作を終了すると、別のレコード（ファイル）へのインデックス入力動作に移ることもできる。この時に画像情報と関連を持たないファイルがインデックス先付けファイルとして作成される。例えば、図７（Ａ）の例は新規ファイルのタイトル列からインデックス入力を開始して、図７（Ｂ）に示すようにファイルナンバ９番の章列まで連続してインデックス入力を行った例であり、ファイルナンバ７、８、９番のインデックス先付けファイルが作成された例を示している。
【００４３】
＜インデックス先付けレコードへの画像の記録＞
図８（Ａ）、図８（Ｂ）は文書管理リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像情報の記録を行った場合の表示画面を示す図である。使用者は先ず文書リスト管理手段３０に対し、画像情報の入力を行うインデックス先付けの行われたファイル（レコード）を選択する操作を行う。次いで、スキャナ制御手段２７の制御によりスキャナ２６により文書の画像情報を読み取る。画像情報は、画像制御手段３２により画像表示部制御手段４０を経て画像表示部４１へ送られ画像表示部４１に表示されると共に、画像記録部管理手段２１へ送られ画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は、記録した画像情報のアドレスを示すアドレス情報を画像制御手段３２を経て或いは直接に文書リスト管理手段３０へ渡す。また、画像制御手段３２から文書リスト管理手段３０へ文書ページ数等の読取情報が送られる。
【００４４】
文書リスト管理手段３０は、読取情報をインデックス情報記録部管理手段２３を経てインデックス情報記録部に記録すると共に、文書管理リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。更に、文書リスト管理手段３０は、文書管理リストＷの表示を更新する。上記のような新規文書の記録動作によって作成されて表示された文書管理リストＷを示したものが図８（Ｂ）であり、ファイルナンバ７、８、９番のファイルに画像情報が入力されて、文書管理リスト上でページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンの表示が更新されている。
【００４５】
図９は上記図４（Ａ）に示した文書管理リストＷのファイルナンバ１〜１４の後にファイルナンバ１５以下が追加表示された文書管理リストＷを示す図である。
【００４６】
複数の文書をスキャンして得た画像情報を文書管理データベースに対し文書管理リストとして記録しようとするとき、通常は複数の文書を１文書単位に分割したものを用意し、１文書毎にスキャナ７に載置してスキャンする、或いは文書分離シート（仕切り紙）などの特殊な用紙を文書間に挟むなどの工夫が必要であった。そこで、本実施形態では、複数の文書を分割しないで一括してスキャンし、自動的に所望の文書に分割するようにした例を図１０〜図１８に基づいて説明する。
【００４７】
図１０（Ａ）、図１０（Ｂ）は複数の文書を分割しないで一括してスキャンして得た複数の画像情報を、本実施形態の分割方式を用いて所望の複数の文書に分割したときの例を示す図である。
【００４８】
図１０（Ａ）において、１０１は文書１という内容を示す原稿であり、１０１〜１０３は文書１を構成する原稿である。１０４は文書２という内容を示す原稿であり、１０４〜１０７は文書２を構成する原稿である。１０８は文書３という内容を示す原稿であり、１０８〜１１１は文書３を構成する原稿である。本実施形態の文書分割方式を用いると、文書１〜文書３の原稿をスキャナ７を用いて連続してスキャンし、そのスキャンして得た画像を文書管理データベースに記録することにより、図１０（Ｂ）に示すように、文書管理データベースの中で各文書（文書１、文書２、文書３）毎に分けて管理することができるようになる。文書１には原稿１０１〜１０３の画像が、文書２には原稿１０４〜１０７の画像が、文書３には原稿１０８〜１１１の画像がそれぞれ振り分けられる。
【００４９】
図１１は複数の文書の連続スキャンを行うと共に本実施形態の文書分割方式を実行して文書分割を行い、文書管理データベースに記録した文書管理リストＷ’の例を示す図である。文書管理リストＷ’における８１Ａには上記図１０で説明した各文書の分割に使用した名称（文書１、文書２・・・）が表示され、８１Ｂにはその内容（議事録、議事録資料・・・）が表示され、８１Ｃにはそれぞれの文書におけるページ数（３、４・・・）が表示されている。図１１からも分かるように、一括して入力された原稿の画像を図示のように文書１、文書２、文書３・・・と分けて文書管理データベースに記録保存し、管理することができる。
【００５０】
図１１に示す文書管理リストに関する処理を図１０の文書分割例を参照しながら図１２のフローチャートを用いて説明する。図１２は文書分割処理を示すフローチャートである。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００５１】
先ず、図１０に示した原稿１０１〜１１１をスキャナ７にセットし（ステップＳ４０１）、スキャナ７により最初の原稿１０１を読み取り、最初の原稿１０１の画像を画像記録部２０に記録する（ステップＳ４０２）。次に、スキャナ７により次の原稿１０２を読み取り（ステップＳ４０３）、原稿１０１の画像の内容と原稿１０２の画像の内容を解析する（ステップＳ４０４）。次に、原稿１０２の画像の内容が直前の画像（最初の原稿１０１の画像）の内容と関連しているか否かを判断する（ステップＳ４０５）。ステップＳ４０５では、直前の画像（最初の原稿１０１の画像）の内容が文書１であるとわかっているので、関連性ありとしてＹＥＳと判断され、原稿１０２の画像を既存の文書に追加（原稿１０２の画像を文書１を構成するページの画像として文書１に追加）する（ステップＳ４０９）。原稿１０３についても同様にするステップＳ４０３〜ステップＳ４０９までの処理を繰り返す。
【００５２】
次にスキャンする原稿１０４は文書２を構成するものであるが、ステップＳ４０５では、原稿１０４の画像の内容は直前の画像（原稿１０３の画像）である文書１の画像の内容と関連していないので（図１０参照）、関連性なしとしてＮＯと判断され、新しい文書である文書２を作成し（ステップＳ４０６）、スキャンした原稿１０４の画像を文書２の第１ページの画像として記録する（ステップＳ４０７）。最終の原稿まで上記スキャンと上記判断を繰り返し（ステップＳ４０８）、最終の原稿の画像について処理が終了したと判断した場合は、原稿の上記スキャンと上記判断を終了する（ステップＳ４１０）。
【００５３】
以上が文書分割処理の流れであるが、更に、文書分割処理のより具体的な例を図１３〜図１５に基づいて説明する。図１３（Ａ）、図１３（Ｂ）は上記図１０（Ａ）、図１０（Ｂ）と同様に、複数の文書を分割しないで一括してスキャンして得た複数の画像を、本実施形態の分割方式を用いて所望の複数の文書に分割したときの具体例を示す図である。
【００５４】
図示の原稿１２１〜１２５には「第一章」「第二章」という見出しに相当する文字列が記載されている。本実施形態では、スキャンした原稿の画像の内容を解析する手段として公知であるところの光学式文字認識方式（ＯＣＲ）などの方式を用いて、原稿上の指定した領域に形成された見出しの内容を自動的に解析して、上記スキャンした原稿の画像内容とし、この画像内容を示す情報を基にして複数の文書に分割しようとするものである。文書分割処理の結果、図１３（Ａ）に示す原稿はスキャンされた後に、図１３（Ｂ）に示すように分割された文書１の画像及び文書２の画像として文書管理データベースに保存される。
【００５５】
図１４は上記文書分割処理により作成された文書管理リストＷ”の例を示す図である。文書管理リストＷ”における８２Ａにはタイトル（本例では「議事録」）が表示され、８２Ｂには各文書の内容を解析したときの情報（本例では「第一章」「第二章」・・・などの章）が表示され、８２Ｃにはそれぞれの文書のページ数（本例では「３」「２」・・・）が表示されている。本例では原稿１２１〜１２３をスキャンして得た画像が第一章に、原稿１２４〜１２５をスキャンして得た画像が第二章に・・・と分割して記録されている。
【００５６】
図１５は文書分割処理を示すフローチャートである。図１５の処理では指定した領域に見出しが形成された原稿を検出することで文書分割を行う。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００５７】
原稿をスキャナ７にセットしてスキャナ７により最初の原稿１２１の読み取りを開始し（ステップＳ４１１）、最初に読み取った原稿１２１の見出し部分８４（図１３（Ａ）参照）を光学式文字認識方式（ＯＣＲ）を用いて確認しておく（ステップＳ４１２）。次に、スキャナ７により次の原稿１２２を読み取り（ステップＳ４１３）、上記光学式文字認識方式を用いて次の原稿１２２の見出し部分の内容解析を行う（ステップＳ４１４）。次に、前記内容解析に基づき、次の原稿１２２の文章に見出しが付いているか否かを判断する（ステップＳ４１５）。ステップＳ４１５で文章に見出しが付いていないと判断した場合は、現在の文書（第一章の文書）に追加記録を行う（ステップＳ４１９）。
【００５８】
ステップＳ４１５で文章に見出しが付いていると判断した場合は、文書を分割して新しい文書を作成し（図１３（Ｂ）の例では文書１に対する文書２）（ステップＳ４１６）、スキャンした画像を第１ページの画像として文書を記録し（ステップＳ４１７）、最終原稿までスキャンを継続する（ステップＳ４１８）。最終原稿までスキャンを終了したと判断した場合は、文書のスキャンを終了する（ステップＳ４２０）。
【００５９】
図１６は上記図１３に示した原稿の例を基にした、全ての原稿に見出しがつけられているときの文書分割処理を示すフローチャートである。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００６０】
原稿をスキャナ７にセットしてスキャナ７により最初の原稿１２１の読み取りを開始し（ステップＳ４２１）、最初に読み取った原稿１２１の見出し部分をインデックス情報記録部２２に保存すると共に、画像を画像記録部２０に記録する（ステップＳ４２２）。次に、スキャナ７により次の原稿１２２を読み取り（ステップＳ４２３）、上記光学式文字認識方式を用いて次の原稿１２２の見出し部分の内容解析を行う（ステップＳ４２４）。次に、前記内容解析に基づき、次の原稿１２２の文章に見出しが付いているか否かを判断する（ステップＳ４２５）。ステップＳ４２５で文章に見出しがついてないと判断した場合は、既存の文書に画像の追加記録を行う（ステップＳ４３０）。
【００６１】
ステップＳ４２５で文章に見出しがついていると判断した場合は、この見出しの文字認識結果と前回の見出しの文字認識結果（当該原稿の見出しと次の原稿の見出し）を比較する（ステップＳ４２６）。比較した結果が同じであると判断した場合は、既存の文書に画像の追加記録を行う（ステップＳ４３０）。比較した結果が異なっていると判断した場合は、文書を分割して新しい文書を作成し（ステップＳ４２７）、スキャンした画像を第１ページの画像として記録する（ステップＳ４２８）。図１３（Ａ）の例では原稿１２１〜１２３までは同じ見出しであることから１つの文書としてまとめることができ、原稿１２４と原稿１２５も１つの文書としてまとめることができる。次に、最終原稿までスキャンを継続する（ステップＳ４２９）。最終原稿までスキャンを行ったと判断した場合は、文書のスキャンを終了する（ステップＳ４３１）。これにより、図１４に示すような文書管理リストＷ”が作成される。
【００６２】
次に、本実施形態の変形例を図１７〜図１８に基づいて説明する。通常、文章を記述するときには内容をいくつかの章に分けて記述するが、その際には、各章単位で大きな文字を使用した見出しを作成する場合がある。本変形例では、この文字の大きさの違いを利用して文書の分割を行うものである。
【００６３】
図１７（Ａ）は本文中に大きい文字の章がある例を示す図、図１７（Ｂ）は本文中に小さい文字のみがある例を示す図である。１４１は原稿であり、１４２は文章が記載されている領域、１４３は文字の大きい章の見出し、１４４は普通の大きさの文章の例である。活字の大小については上述した光学式文字認識方式を用いて判別することが可能である。
【００６４】
図１８は文書分割処理を示すフローチャートである。本変形例では原稿は既にスキャンされていて１つの文書として一括記録されている場合を想定している。文書分割処理を図１７（Ａ）、図１７（Ｂ）の画像例を参照しながら図１８のフローチャートに基づいて説明する。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００６５】
一括記録した文書に対して本変形例の文書分割方式の適用を開始する（ステップＳ４４１）。先ず、上述した文字認識方式を使用して第１ページ目の画像の文字の大きさを読み取り、記録しておく（ステップＳ４４２）。次に、第２ページ目の画像の文字を読み取り（ステップＳ４４３）、第２ページ目の画像の文字の大きさを認識し（ステップＳ４４４）、第１ページ目と第２ページ目とで文字の大きさが変化しているか否かを判断する（ステップＳ４４５）。ステップＳ４４５で文字の大きさに変化がないと判断した場合は、第３ページ目以降の画像に関する処理を行う（ステップＳ４５０）。
【００６６】
ステップＳ４４５で文字の大きさが変化していると判断した場合は、当該文字が章の見出しか否かを判断する（ステップＳ４４６）。文字の大きさの判断基準としては、文字の大きさの比率、字体、太さなどがある。当該文字が章の見出しでないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行う（ステップＳ４５０）。当該文字が章の見出しと判断した場合は、文書を分割して新しい文書を作成し画像記録部２０に記録する（ステップＳ４４７）。更に、最終の原稿の画像について処理を続行する（ステップＳ４４８）。最終の原稿の画像について処理が終了していないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行い（ステップＳ４４９）、最終の原稿の画像について処理が終了したと判断した場合は、一括記録した文書内における画像の処理を終了する（ステップＳ４５１）。
【００６７】
尚、本実施形態では、光学式文字認識方式などを用いて文書の最初のページを認識する方式を説明したが、文書の最初のページを認識する方式としては、例えば、原稿の形状、原稿の縦横の方向、大きさ、材質、厚さなどを検出する方式を用いてもよい。また、文書の内容の変化を検出する方式としては、文字の大きさだけではなく、文章に使用されている語彙の変化、言い回し、文書の書式、文字数、行数、文字種、或いは文書内の配置による変化を検出する方式なども有効である。また、文書間の相違を検出する方式としては、文書を構成する原稿の色彩の有無に基づき仕切り用の特徴的な原稿を検出する方式なども有効である。
【００６８】
また、本実施形態では、原稿をスキャンすることで画像を記録する場合について説明したが、既に記録及び保存されている画像に対しても適用することができる。また、本実施形態では、分割されていない複数の文書を一括してスキャンし記録する場合について説明したが、既に複数に分割されている文書を対象としてもよい。また、本実施形態では、複数の文書の内容を画像処理に基づき解析し、文書の形式に従って予め登録してある文書分割方式に基づき、複数の文書の分割を行うようにしてもよい。
【００６９】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書管理リストを介して記録と検索とを一体的に行うことが可能な文書管理システムにおいて、複数の文書を一括してスキャンして得た画像について、画像認識、文字認識、内容解析などの処理により一連の文書の画像の内容を解析し、次に記録しようとしている画像の内容がそれまでの画像の内容と関連性がないと判断したときには、その画像から別の文書の画像として文書の分割を行うことにより、事前に複数の文書を分割することなく一括して文書管理データベースへ入力することが可能となり、入力前の複数の文書を分離する文書分離作業や１文書単位で入力する個別入力作業が不要となり、複数の文書の入力作業効率を大幅に向上させることができるという効果がある。
【００７０】
［第２の実施の形態］
本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムのハードウエアの構成（図１参照）、文書管理システムのソフトウエアの構成（図２参照）は、第１の実施の形態と同様であり、詳細は上述したので説明を省略する。
【００７１】
第２の実施の形態では、一括して記録された文書の画像についてそれぞれの文書における最後のページを検出し、そのページを当該文書の最終ページとして上記一括して記録された文書を区切ることで文書分割を行う処理を図１９〜図２２に基づいて説明する。
【００７２】
図１９（Ａ）は複数の原稿を示す図、図１９（Ｂ）は複数の原稿の画像を文書１及び文書２として文書管理データベースに記録した状態を示す図である。
【００７３】
図示の１４１〜１４７は原稿の例であり、１４１〜１４４は文書１を構成する原稿、１４５〜１４７は文書２を構成する原稿である。原稿１４４の画像は文書１の最後のページであり、文章の文字部分が画像の中央で終了し、画像の後半は空欄となっている。原稿１４７の画像も同様に画像の後半が空欄となっている。本実施形態の文書分割方式を用いると、一括して連続してスキャンし記録保存してある複数の原稿１４１〜１４７の画像を、図１９（Ｂ）に示すように複数の文書１と文書２に自動的に分割することができるようになる。文書管理データベース上では、文書１には原稿１４１〜１４４の画像が保存され、文書２には原稿１４５〜１４７の画像が保存される。
【００７４】
上記の文書分割の例を図１９の画像を参照しながら図２０のフローチャートに基づいて説明する。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００７５】
先ず、一括して記録された特定の文書を指定し（ステップＳ４６１）、最初の原稿１４１の画像について処理を開始する（ステップＳ４６２）。最初の原稿１４１の画像の中のどの部分に文字列が記録されているかなどの画像の内容を解析し（ステップＳ４６３）、画像の後半に空白の部分があるか否かを判断する（ステップＳ４６４）。ステップＳ４６４で画像の後半に空白の部分がないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行う（ステップＳ４６８）。即ち、ステップＳ４６３〜ステップＳ４６４を繰り返す。
【００７６】
ステップＳ４６４で画像の後半に空白が存在すると判断した場合は、この画像を最終ページの画像とした上で、次の画像以降の画像を新しい文書として文書分割する（ステップＳ４６５）。次に、最終の画像まで処理したか否かを判断し（ステップＳ４６６）、最終の画像まで処理していないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行い（ステップＳ４６７）、最終の画像まで処理したと判断した場合は、本処理を終了する（ステップＳ４６９）。
【００７７】
次に、本実施形態の変形例として、一括して記録された文書の画像の中に最後のページであることを判断できる内容が含まれている例を説明する。図２１は文章の終わりを示す文字が記載された文書の例を示す図である。原稿１５１における本文１５２の中に文章の終わりを示す文字１５３（「以上」）が含まれている。画像の中に文章の終わりを示す文字を検出したときには、文章の終わりを示す文字が記載されている画像を文書の最終ページの画像と判断し、文書の区切りを行った上で、以降の画像を新しい文書として保存するものである。
【００７８】
図２２は文書分割処理を示すフローチャートである。文書分割処理を上記図２１に示した原稿の例を参照しながら図２２のフローチャートに基づいて説明する。本フローチャートに示す処理は文書管理システムのＣＰＵ１が上記プログラムに基づき実行する。
【００７９】
先ず、一括して記録された特定の文書を指定し（ステップＳ４７１）、最初の画像について処理を開始する（ステップＳ４７２）。次に、公知であるところの光学式文字認識方式を用いて画像の中の文字列を認識し、文字列の内容の解析を行う（ステップＳ４７３）。次に、解析した文字列の中に、その画像が最終ページの画像であることを示すような文字列（文章の終わりに記載するような文字列）が存在するか否かを確認する（ステップＳ４７４）。ステップＳ４７４で文章の終わりに記載するような文字列が存在すると判断した場合は、この画像を最終画像として画像記録部２０に保存し、以後の画像を新しい文書として画像記録部２０に記録する（ステップＳ４７５）。
【００８０】
ステップＳ４７４で文章の終わりに記載するような文字列が存在しないと判断した場合は、画像の後方に空白（空欄）が多く存在するか否かを確認する（ステップＳ４７８）。画像の後方に空白（空欄）が多く存在すると判断した場合は、ステップＳ４７５へ移行する。画像の後方に空白（空欄）が多く存在せず文書が終わっている様子がないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行い（ステップＳ４７９）、ステップＳ４７３からのシーケンスを繰り返す。ステップＳ４７５の処理後は、最終の画像まで処理したか否かを判断し（ステップＳ４７６）、最終の画像まで処理していないと判断した場合は、次の画像に関する処理を行い（ステップＳ４７７）、最終の画像まで処理したと判断した場合は、本処理を終了する（ステップＳ４８０）。
【００８１】
以上説明したように、本実施形態によれば、文書管理リストを介して記録と検索とを一体的に行うことが可能な文書管理システムにおいて、複数の文書を一括してスキャンすることで入力された画像について、画像認識、文字認識、内容解析などの処理により一連の文書の内容を解析し、解析した画像が有する情報が文書の最終ページであることを示す情報と判断したときには、その画像を最終ページの画像と判断して文書の分割を行うことにより、事前に複数の文書を分割することなく一括して文書管理データベースへ入力することが可能となり、入力前の複数の文書を分離する文書分離作業や１文書単位で入力する個別入力作業が不要となり、複数の文書の入力作業効率を大幅に向上させることができるという効果がある。
【００８２】
尚、上記実施形態では、文書管理システムの構成を図１に示す場合を例に挙げたが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えばメモリ等の設置数は、本発明の主旨を逸脱しない範囲で任意の設置数とすることが可能である。
【００８３】
また、上記実施形態では、文書管理システムの構成を図１に示す場合を例に挙げたが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、上記のＣＰＵ・メモリ・ディスプレイ・キーボードを備えると共にプリンタ及びスキャナがローカル接続された複数の情報処理装置と、複数の情報処理装置で共通に使用可能な文書管理データベースとをＬＡＮ等のネットワークを介して接続する構成、或いは複数の情報処理装置と、複数の情報処理装置で共通に使用可能な文書管理データベースと、プリンタと、スキャナとをＬＡＮ等のネットワークを介して接続する構成など、任意の設置形態を想定することが可能である。
【００８４】
また、上記実施形態では、複数の文書を文書単位に分割する際の対象となる文書として図１１等に示すような企業の会議に関する文書の例を挙げたが、本発明はこれに限定されるものではなく、官公庁、民間企業、個人を問わず各種の複数の文書における文書分割処理に適用することが可能である。
【００８５】
また、本発明の目的は、実施の形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００８６】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８７】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００８８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８９】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９０】
［実施態様の例］
本発明の実施態様の例を以下に列挙する。
【００９１】
「実施態様１」
複数の文書を管理可能な文書管理装置において、
複数の文書から画像を読み取る読取手段と、複数の文書を構成する画像間の関連性の有無に基づいて当該画像がどの文書に属する画像であるかを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割手段と、前記分割手段により分割された文書を記録する記録手段と、インデックス情報に基づいて前記記録手段から文書を検索する検索手段と、前記検索手段による検索結果と前記インデックス情報を対応付けた文書管理リストを作成する管理手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【００９２】
「実施態様２」
前記判定手段は、記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、前記当該画像を前記直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９３】
「実施態様３」
前記判定手段は、記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、前記当該画像の次の画像を前記当該文書とは別の文書に属する画像であると判定することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９４】
「実施態様４」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９５】
「実施態様５」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記文書に記載された見出し文字の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９６】
「実施態様６」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記文書の記述方式の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９７】
「実施態様７」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記文書を構成する原稿の形状や材質等の状態の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９８】
「実施態様８」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記文書を構成する原稿の縦横の方向や大きさ等の形態の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【００９９】
「実施態様９」
前記分割手段は、前記読取手段により前記複数の文書を読み取ると共に読み取った前記複数の文書を前記記録手段に記録する際に、前記文書を構成する原稿の色彩の有無に基づいて仕切り用の特徴的な原稿を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１００】
「実施態様１０」
前記分割手段は、前記記録手段に記録されている前記複数の文書に対して、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１０１】
「実施態様１１」
前記分割手段は、前記記録手段に記録されている前記複数の文書における文字部分の割合を解析し、当該文書の最後となるページを検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１０２】
「実施態様１２」
前記分割手段は、前記複数の文書の形態を画像処理に基づいて解析し、前記文書の形式に従って予め登録してある文書分割方式に基づいて、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１０３】
「実施態様１３」
前記分割手段は、前記複数の文書の内容を文字認識方式に基づいて解析し、文章の最終であることを示す語句や言い回し等の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１０４】
「実施態様１４」
前記分割手段は、前記複数の文書の内容を文字認識方式に基づいて解析し、前記文書の記述方式の変化を検出することで、前記複数の文書を文書単位に分割することを特徴とする実施態様１記載の文書管理装置。
【０１０５】
「実施態様１５」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により実行される文書管理方法において、
記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、前記当該画像を前記直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定工程と、前記判定工程の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割工程とを備えることを特徴とする文書管理方法。
【０１０６】
「実施態様１６」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により実行される文書管理方法において、
記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、前記当該画像の次の画像を前記当該文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定工程と、前記判定工程の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割工程とを備えることを特徴とする文書管理方法。
【０１０７】
「実施態様１７」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により文書管理方法を実行するプログラムにおいて、
記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、前記当該画像を前記直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定機能と、前記判定機能の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割機能を、コンピュータに実現させるためのプログラム。
【０１０８】
「実施態様１８」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により文書管理方法を実行するプログラムにおいて、
記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、前記当該画像の次の画像を前記当該文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定機能と、前記判定機能の判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割機能を、コンピュータに実現させるためのプログラム。
【０１０９】
「実施態様１９」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により文書管理方法を実行するプログラムを記憶したコンピュータにより読み出し可能な記憶媒体において、
前記文書管理方法は、記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、前記当該画像を前記直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定ステップと、前記判定ステップの判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割ステップとを備えることを特徴とする記憶媒体。
【０１１０】
「実施態様２０」
複数の文書を管理可能な文書管理装置により文書管理方法を実行するプログラムを記憶したコンピュータにより読み出し可能な記憶媒体において、
前記文書管理方法は、記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、前記当該画像の次の画像を前記当該文書とは別の文書に属する画像であると判定する判定ステップと、前記判定ステップの判定結果に基づいて前記複数の文書を文書単位に分割する分割ステップとを備えることを特徴とする記憶媒体。
【０１１１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、記録対象の複数の文書を構成する当該画像の内容が直前の画像の内容と関連性がないと判断した場合、当該画像を直前の画像が属する文書とは別の文書に属する画像であると判定し、判定結果に基づいて複数の文書を文書単位に分割する。また、記録済みの複数の文書を構成する当該画像が当該文書の最終ページの画像であると判断した場合、当該画像の次の画像を当該文書とは別の文書に属する画像であると判定し、判定結果に基づいて複数の文書を文書単位に分割する。
【０１１２】
これにより、事前に複数の文書を分割することなく一括して記録手段としての文書管理データベースへ入力することが可能となり、入力前の複数の文書を分離する文書分離作業や１文書単位で入力する個別入力作業が不要となり、複数の文書の入力作業効率を大幅に向上させることができるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムのハードウエアの構成を示すブロック図である。
【図２】文書管理システムのソフトウエアの構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理リストの表示画面を示す図である。
【図４】（Ａ）は文書管理リストの全件の表示画面を示す図、（Ｂ）は検索動作により作成した後の文書管理リストの表示画面を示す図である。
【図５】（Ａ）は新規記録前の文書管理リストの表示画面を示す図、（Ｂ）は新規文書の記録動作により作成した後の文書管理リストの表示画面を示す図である。
【図６】（Ａ）は文書管理リスト上でインデックス情報の後付けを行った（インデックス情報入力開始）場合の表示画面を示す図、（Ｂ）は文書管理リスト上でインデックス情報の後付けを行った場合の表示画面を示す図である。
【図７】（Ａ）は文書管理リスト上でインデックス情報の先付けを行った（インデックス情報入力開始）場合の表示画面を示す図、（Ｂ）は文書管理リスト上でインデックス情報の先付けを行った場合の表示画面を示す図である。
【図８】（Ａ）は文書管理リスト上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行った場合の表示画面を示す図、（Ｂ）は新規文書の記録動作により作成した後の文書管理リストの表示画面を示す図である。
【図９】文書管理リストの表示画面を示す図である。
【図１０】（Ａ）は複数の文書をスキャンする様子を示す図、（Ｂ）は複数の文書をスキャンして読み取った画像を文書管理データベースに記録する様子を示す図である。
【図１１】文書管理リストを示す図である。
【図１２】文書分割処理を示すフローチャートである。
【図１３】（Ａ）は複数の文書をスキャンする様子を示す図、（Ｂ）は複数の文書をスキャンして読み取った画像を文書管理データベースに記録する様子を示す図である。
【図１４】文書管理リストを示す図である。
【図１５】文書分割処理を示すフローチャートである。
【図１６】文書分割処理を示すフローチャートである。
【図１７】（Ａ）は本文中に大きい文字の章がある例を示す図、（Ｂ）は本文中に小さい文字のみがある例を示す図である。
【図１８】文書作成記録処理を示すフローチャートである。
【図１９】本発明の第２の実施の形態に係る複数の文書のスキャン及び画像記録を示す図であり、（Ａ）は複数の原稿を示す図、（Ｂ）は複数の原稿の画像を文書１及び文書２として文書管理データベースに記録した状態を示す図である。
【図２０】文書分割処理を示すフローチャートである。
【図２１】文章の終わりを示す文字が記載された文書の例を示す図である。
【図２２】文書分割処理を示すフローチャートである。
【図２３】（Ａ）はスキャナを用いて原稿を読み取り文書管理データベースに読み取り画像を保存する読取保存系の構成を示すブロック図、（Ｂ）は文書管理データベースに対し検索手段を用いて所望の画を検索する検索系の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
３  ディスプレイ
５  キーボード
７  スキャナ（読取手段）
９  画像データ用のメモリ
１１  インデックスデータベース用のメモリ
１３  プログラム動作用のメモリ
１５  プログラム保存用のメモリ
１７  外部ディスク接続装置
２０  画像記録部（記録手段）
２１  画像記録部管理手段
２２  インデックス情報記録部
２３  インデックス情報記録部管理手段
２４  検索条件入力手段
２５  検索手段（検索手段）
２６  スキャナ（読取手段）
２８  インデックス入力手段
３０  文書リスト管理手段（判定手段、分割手段、管理手段）
３１  文書リスト表示手段
３２  画像制御手段
４１  画像表示部
４４  画像処理手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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