(57)【要約】【課題】蓄積している電子メールに添付された画像ファイルの管理の容易化を図るメールアーカイブ装置を提供すること。【解決手段】電子メールを受信する受信手段と、受信した電子メールに含まれるファイル２１及びファイル管理情報２０を抽出する抽出手段と、抽出したファイル２１にファイル管理情報２０を関連付けて蓄積する蓄積手段と、前記ファイル２１とこれに関連付けて蓄積したファイル管理情報２０とを相互に対応付けてクライアントに提供するサーバ手段と、を備えるメールアーカイブ装置１。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを受信する受信手段と、受信した電子メールに含まれるファイル及びファイル管理情報を抽出する抽出手段と、抽出したファイルにファイル管理情報を関連付けて蓄積する蓄積手段と、前記ファイルとこれに関連付けて蓄積したファイル管理情報とを相互に対応付けてクライアントに提供するサーバ手段と、を備えることを特徴とするメールアーカイブ装置。
【請求項２】
前記サーバ手段により提供する前記ファイルの出力先を受け付ける出力先受付手段と、該手段により受付けた出力先へ当該ファイルを出力する出力手段と、を更に備えることを特徴とする請求項１記載のメールアーカイブ装置。
【請求項３】
前記出力手段は、当該ファイルと前記出力先に対する当該ファイルの処理を指示するコマンドとが含まれる電子メールを生成し前記出力先へ送信することを特徴とする請求項２記載のメールアーカイブ装置。
【請求項４】
前記受信手段は、複数のメールアドレスから電子メールを受信し、前記蓄積手段は、前記電子メールをダウンロードしたメールアドレス別に前記ファイル管理情報を蓄積することを特徴とする請求項１記載のメールアーカイブ装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、受信した電子メールをアーカイブとして保存するメールアーカイブ装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネットファクシミリ装置、複合機（インターネットファクシミリ通信機能とファクシミリ通信機能の双方を有する通信端末装置）等の送受信済み電子メールやファクシミリ画像データを保存するために、例えばメーラ（電子メール送受信用クライアント・ソフト）を組み込んだＰＣ（パーソナルコンピュータ）を自社内のＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）に設置しメールアーカイブ装置として利用する場合がある。すなわち、インターネットファクシミリ装置や複合機の送受信済み画像データは、電子メールによってメールアーカイブ装置へ送信され、該メールアーカイブ装置内に蓄積、保存される。
【０００３】
メールアーカイブ装置に蓄積された電子メールの管理や再利用を行うに際しては、メーラが有する履歴表示機能を利用し、蓄積された電子メールのサブジェクト、通信日時、発信元メールアドレス等をディスプレイ等に表示させ、適宜、電子メールに添付された画像ファイルをディスプレイ上に表示させることにより、その画像ファイルの内容の確認が行われる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、メーラの履歴表示機能により表示される履歴情報は、メールアーカイブ装置が受信した電子メールそのものに関する履歴であり、蓄積している電子メールに添付された画像ファイルが実際に送受信された時の通信履歴等を表示するものではない。つまり、メールアーカイブ装置が蓄積している電子メールに添付された画像ファイルの発信元若しくは送信先（ファクシミリ番号、メールアドレス等）や送受信日時などは、メーラの履歴表示機能によっては表示させることができず、結局のところ、蓄積している電子メールに添付された画像ファイルを効率よく管理することが困難であった。
【０００５】
本発明は、かかる課題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、蓄積している電子メールに添付された画像ファイルの管理の容易化を図るメールアーカイブ装置を提供することである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のメールアーカイブ装置は、電子メールを受信する受信手段と、受信した電子メールに含まれるファイル及びファイル管理情報を抽出する抽出手段と、抽出したファイルにファイル管理情報を関連付けて蓄積する蓄積手段と、前記ファイルとこれに関連付けて蓄積したファイル管理情報とを相互に対応付けてクライアントに提供するサーバ手段と、を備えることを特徴としている。
【０００７】
請求項２記載のメールアーカイブ装置は、請求項１記載のメールアーカイブ装置において、前記サーバ手段により提供する前記ファイルの出力先を受け付ける出力先受付手段と、該手段により受付けた出力先へ当該ファイルを出力する出力手段と、を更に備えることを特徴としている。
【０００８】
請求項３記載のメールアーカイブ装置は、請求項２記載のメールアーカイブ装置において、前記出力手段は、当該ファイルと前記出力先に対する当該ファイルの処理を指示するコマンドとが含まれる電子メールを生成し前記出力先へ送信することを特徴としている。
【０００９】
請求項４記載のメールアーカイブ装置は、請求項１記載のメールアーカイブ装置において、前記受信手段は、複数のメールアドレスから電子メールを受信し、前記蓄積手段は、前記電子メールをダウンロードしたメールアドレス別に前記ファイル管理情報を蓄積することを特徴としている。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係るメールアーカイブ装置について図面に基づき説明する。図１にメールアーカイブ装置１の構成例を示す。すなわち、メールアーカイブ装置１は、所定のプログラムに従って、このメールアーカイブ装置１を構成する各部を制御するＣＰＵ（中央処理装置）２と、一時的に蓄積される諸データの記憶部として機能するＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３と、ＣＰＵ２によりこのインターネットファクシミリ装置１の各部の動作を制御するための各種プログラムを記憶するＲＯＭ（リードオンリーメモリ）４と、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）９とメールアーカイブ装置１とを通信可能に接続するＬＡＮＩ／Ｆ（インターフェース）５と、受信した電子メールを蓄積するアーカイブメール蓄積部６と、後述する文書管理データベース等を格納する文書管理データベース格納部７と、後述するデータテーブルを格納するデータテーブル格納部７Ａと、を備えたものであって、各部２乃至７及び７Ａは、通信可能にバス８によって接続されている。
【００１１】
メールアーカイブ装置１は、ＬＡＮＩ／Ｆ５を介してＬＡＮ９に接続され、メールサーバ１０を介して、同じくＬＡＮ９に設置されたインターネットファクシミリ装置１１や、ルータ１２、インターネット１３等を通じてＬＡＮ９の外のインターネットファクシミリ装置１４、メールクライアント１５等から送信されてくる電子メールをアーカイブとして受信する。
【００１２】
また、メールアーカイブ装置１は、メールサーバ１０内の４つのメールアドレスＭ１乃至Ｍ４のそれぞれに対応するメールボックスＭＢ１乃至ＭＢ４から電子メールをダウンロードするためのＩＤ及びパスワードを有しており、各メールアドレスごとに、受信した電子メールに含まれる所定形式で記載された情報に従って、図２に示すような、受信した電子メールに添付された画像ファイルに関する情報を格納するデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄを前記データテーブル格納部７Ａに形成している。
【００１３】
前記した電子メールに含まれる所定形式で記載された情報は、図３に示す電子メール１８のように、電子メール本文に記載された、「Ｓｅｎｄｅｒ＝」、「Ｍｏｄｅ＝」、「Ｄａｔｅ＝」、「Ｔｉｍｅ＝」、「Ｒｅｓｕｌｔ＝」、「Ｄａｔａｓｉｚｅ＝」（不図示）、「Ｒｅｃｅｉｖｅｒ＝」（不図示）等の格納欄指定コマンド１９と、これら格納欄指定コマンド１９に続けて記載されている添付画像ファイル２１に関する情報２０（以下「ファイル管理情報２０」という。）とからなる。前記格納欄指定コマンド１９は、ファイル管理情報２０を前記データテーブル１７内の何れの欄に格納するかを指定するコマンドである。
【００１４】
メールアーカイブ装置１は、受信した電子メール１８から格納欄指定コマンド１９に基づきファイル管理情報２０を抽出するとともに、前記データテーブル１７内の所定欄に格納し、電子メール１８に添付された画像ファイル２１のファイル名を同じレコードの「受信画像」欄に格納することにより、ファイル管理情報２０と画像ファイル２１とを相互に関連付けて蓄積する。
【００１５】
また、メールアーカイブ装置１に対して電子メールを送信する端末装置１１、１４、１５等においては、ユーザの操作により若しくは前記端末装置１１、１４、１５自身の処理動作により、メールアドレスＭ１に対しては、ファクシミリ受信した画像ファイルを添付した電子メールを、メールアドレスＭ２に対しては、ファクシミリ送信した画像ファイルを添付した電子メールを、メールアドレスＭ３に対しては、インターネットファクシミリ受信した画像ファイルを添付した電子メールを、メールアドレスＭ４に対しては、インターネットファクシミリ送信した画像ファイルを添付した電子メールを、送信するようになっている。また、格納欄指定コマンド１９の各々についても、「Ｓｅｎｄｅｒ＝」に発信元のメールアドレス若しくはファクシミリ番号を、「Ｍｏｄｅ＝」に「超高画質」、「高画質」、「標準」若しくは「２００ｄｐｉ」等の解像度を、「Ｄａｔｅ＝」に添付ファイルの通信日時を、「Ｔｉｍｅ＝」に添付ファイルの通信時間を、「Ｒｅｓｕｌｔ＝」に添付ファイルの通信結果を、「Ｄａｔａｓｉｚｅ＝」に添付ファイルのデータサイズを、「Ｒｅｃｅｉｖｅｒ＝」に添付ファイルの送信先を記載するようになっている。
【００１６】
また、メールアーカイブ装置１は、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ　Ｔｒａｎｓｆｅｒ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ機能を有するとともに、前記データテーブル１７Ａ乃至１７Ｄの内容を表示するＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ　Ｍａｒｋｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式ファイル（文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄ）を文書管理データベース格納部７内の４つのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ　Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　Ｌｏｃａｔｏｒｓ）にそれぞれ格納しており、データテーブル１７Ａ乃至１７Ｄが更新される度に文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄも更新するようになっている。文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄは、データテーブル１７Ａ乃至１７Ｄを形成する各欄の内容に加えて、後述する操作画面のＵＲＬを指定するハイパーリンクが設定された「操作」欄が形成され、又、「受信画像」欄の画像ファイル名にもハイパーリンクが設定されたＨＴＭＬファイルである。従って、ブラウザ機能を有する端末装置において、各文書管理データベース２２Ａ乃至２２ＤのＵＲＬを指定し、「受信画像」欄に表示される所望の画像ファイル名を選択することによりその画像ファイルを展開表示することができる。
【００１７】
以下、メールアーカイブ装置１が電子メールを受信したときに実行する動作について図４に示すフローチャートに基づき説明する。なお、以下のフローチャートに基づき説明するメールアーカイブ装置１の動作は、ＲＯＭ４に記憶されている制御プログラムに基づきＣＰＵ２の発行する命令に従って行われる。
【００１８】
メールアーカイブ装置１がメールアドレスＭ１乃至Ｍ４の何れかより電子メールを受信すると（Ｓ１）、受信した電子メールの本文に、図３に示したような、格納欄指定コマンド１９が含まれているか否かを判断し（Ｓ２）、格納欄指定コマンド１９が含まれていない場合は、受信した電子メールをアーカイブメール蓄積部６に蓄積し（Ｓ３）、前記文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄ、データテーブル１７Ａ乃至１７Ｄ等の更新は行わない。
【００１９】
一方、受信した電子メールの本文に格納欄指定コマンド１９が含まれている場合には、受信した電子メールに添付された画像ファイル２１を抽出しＵＲＬを割り当てて文書管理データベース格納部７に格納し（Ｓ４）、各格納欄指定コマンド１９に続けて記載されたファイル管理情報２０をそれぞれ抽出する（Ｓ５）。
【００２０】
つぎに、受信した電子メールがファクシミリ受信用メールアドレスＭ１から受信したものであるか否かを、受信電子メールのメールヘッダの「Ｔｏ：」欄の記載が当該メールアドレスであるか否かに基づき判断し（Ｓ６）、ファクシミリ受信用メールアドレスから受信したものであると判断したときは、データテーブル（ファクシミリ受信データテーブル）１７Ａに新規レコードを追加し、前記Ｓ５で抽出したファイル管理情報２０を各格納欄指定コマンド１９に従って夫々所定の欄に格納すると共に、同レコードの「受信画像」欄に前記Ｓ４で格納した画像ファイル２１のファイル名を格納し（Ｓ７）、画像ファイル２１とファイル管理情報２０とを相互に関連付ける。各格納欄指定コマンド１９の後に記載されたファイル管理情報２０をより詳細に説明すると、「Ｓｅｎｄｅｒ＝」に記載されたファイル管理情報２０は「発信元」欄に、「Ｍｏｄｅ＝」に記載されたファイル管理情報２０は「モード」欄に、「Ｄａｔｅ＝」に記載されたファイル管理情報２０は「日時」欄に、「Ｔｉｍｅ＝」に記載されたファイル管理情報２０は「通信時間」欄に、「Ｒｅｓｕｌｔ＝」に記載されたファイル管理情報２０は「結果」欄に格納される。
【００２１】
次いで、メールアーカイブ装置１は、図５（ａ）に示すような、ファクシミリ受信用文書管理データベース２２Ａに新規レコードを追加する更新を行い、前記Ｓ７で更新したファクシミリ受信データテーブル１７Ａの内容に対応させる（Ｓ８）。
【００２２】
前記Ｓ６で、ファクシミリ受信用メールアドレスＭ１から受信したものではないと判断し、更にファクシミリ送信用メールアドレスＭ２から受信したものであると判断したときは（Ｓ９）、データテーブル（ファクシミリ送信データテーブル）１７Ｂに新規レコードを追加し前記Ｓ５で抽出したファイル管理情報２０を各格納欄指定コマンド１９に従って夫々所定の欄に格納すると共に、同じレコードの「受信画像」欄に前記Ｓ４で格納した画像ファイル２１のファイル名を格納し（Ｓ１０）、画像ファイル２１とファイル管理情報２０とを相互に関連付ける。格納欄指定コマンド１９については、「Ｓｅｎｄｅｒ＝」の代わりに「Ｒｅｃｅｉｖｅｒ＝」に記載されたファイル管理情報２０が「送信先」欄に格納されるほかは、前記Ｓ７の場合と同様である。
【００２３】
次いで、メールアーカイブ装置１は、図５（ｂ）に示すような、ファクシミリ送信用文書管理データベース２２Ｂに新規レコードを追加する更新を行い、前記Ｓ１０で更新したファクシミリ送信データテーブル１７Ｂの内容に対応させる（Ｓ１１）。
【００２４】
前記Ｓ９で、ファクシミリ送信用メールアドレスＭ２から受信したものではないと判断し、更にインターネットファクシミリ受信用メールアドレスＭ３から受信したものであると判断したときは（Ｓ１２）、データテーブル（インターネットファクシミリ受信データテーブル）１７Ｃに新規レコードを追加し前記Ｓ５で抽出したファイル管理情報２０を各格納欄指定コマンド１９に従って夫々所定の欄に格納すると共に、同じレコードの「受信画像」欄に前記Ｓ４で格納した画像ファイル２１のファイル名を格納し（Ｓ１３）、画像ファイル２１とファイル管理情報２０とを相互に関連付ける。格納欄指定コマンド１９については、「Ｔｉｍｅ＝」の代わりに「Ｄａｔａｓｉｚｅ＝」に記載されたファイル管理情報２０が「データサイズ」欄に格納されるほかは、前記Ｓ７の場合と同様である。
【００２５】
次いで、メールアーカイブ装置１は、図５（ｃ）に示すような、インターネットファクシミリ受信用文書管理データベース２２Ｃに新規レコードを追加する更新を行い、前記Ｓ１３で更新したインターネットファクシミリ受信データテーブル１７Ｃの内容に対応させる（Ｓ１４）。
【００２６】
前記Ｓ９で、インターネットファクシミリ受信用メールアドレスＭ３から受信したものではないと判断（インターネットファクシミリ送信用メールアドレスＭ４から受信したものであると判断）したときは（Ｓ１２：ＮＯ）、データテーブル（インターネットファクシミリ送信データテーブル）１７Ｄに新規レコードを追加し前記Ｓ５で抽出したファイル管理情報２０を各格納欄指定コマンド１９に従って夫々所定の欄に格納すると共に、同じレコードの「受信画像」欄に前記Ｓ４で格納した画像ファイル２１のファイル名を格納し（Ｓ１５）、画像ファイル２１とファイル管理情報２０とを相互に関連付ける。格納欄指定コマンド１９については、「Ｓｅｎｄｅｒ＝」の代わりに「Ｒｅｃｅｉｖｅｒ＝」に記載されたファイル管理情報２０が「送信先」欄に格納されるほかは、前記Ｓ１３の場合と同様である。
【００２７】
次いで、メールアーカイブ装置１は、図５（ｄ）に示すような、インターネットファクシミリ送信用文書管理データベース２２Ｄに新規レコードを追加する更新を行い、前記Ｓ１５で更新したインターネットファクシミリ送信データテーブル１７Ｃの内容に対応させる（Ｓ１６）。
【００２８】
このように、電子メールをダウンロードしたメールボックスＭ１乃至Ｍ４のそれぞれに対応するメールアドレスＭ１乃至Ｍ４別に、別個のデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄに、画像ファイル名及びファイル管理情報２０が蓄積されるので、ブラウザ機能を有するクライアントＰＣからは、各文書管理データベース２２Ａ乃至２２ＤのＵＲＬを指定することにより、画像ファイル２１の種別ごとに文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄを表示させることができる。また、図５に示したように、文書管理データベース２２Ａ乃至２２Ｄにおいては、蓄積された画像ファイル２１のＵＲＬを指定するハイパーリンクが設けられた画像ファイル名とそのファイル管理情報２０が同一レコードに表示されることにより、画像ファイル２１とそのファイル管理情報２０が相互に対応付けてクライアントＰＣ１６等に提供されるので、クライアントＰＣ側のオペレータは、ファイル管理情報２０を元に目的の画像ファイルを迅速且つ容易に見つけ出すことができる。
【００２９】
次に、文書管理データベース格納部７内に格納されている文書管理データベース２２Ａ乃至２２ＤのＵＲＬの何れかが、ブラウザ機能を有するクライアントＰＣ１６等からＨＴＴＰプロトコルを通じて指定され、文書管理データベースを該クライアントＰＣ１６に対して送出し、その画面上に表示された文書管理データベース２２の「操作」欄の受信画像ファイルが選択された場合について説明する。すなわち、同欄の「操作画面」にリンクされたＵＲＬが指定され、図６に示すような、画像ファイルの処理をメールアーカイブ装置１に対して指示するための操作画面２３がクライアントＰＣ１６に表示され、ここにおいて所定操作が行われた場合に、メールアーカイブ装置１が実行する動作について図７に示すフローチャートに基づき説明する。
【００３０】
クライアントＰＣ１６上に表示された操作画面２３においては、画像ファイルの処理を指示する選択項目としての「Ｍａｉｌ転送」、「ＦＡＸ転送」及び「印字」と、画像ファイル２１の出力先を受付ける「指示する端末」欄が表示されている。オペレータの操作により、何れかの項目にチェックが入れられ、「指示する端末」欄に画像ファイル２１の出力先となる端末装置のメールアドレスが入力され、該当する場合には更に、「転送先アドレス」欄に転送を希望する相手のメールアドレスが入力され、「転送先番号」欄に転送を希望する相手のファクシミリ番号が入力され、指示ボタン２４が選択されると、操作画面２３上で指定（入力）された上記情報が、ＨＴＴＰプロトコルにより送信され、メールアーカイブはこれら情報を受信する（Ｓ５１）。
【００３１】
前記Ｓ５１で取得した情報より、指定された項目が「ＦＡＸ転送」であると判断した場合は（Ｓ５２）、図８に示すように、「指示する端末」欄に入力されたメールアドレスを「Ｔｏ：」欄に記載し、画像ファイル（指定が行われた操作画面２３に係る画像ファイル）２１を添付し、更に、「指示する端末」に対して画像ファイル２１の処理を指示するコマンド２５として、添付画像ファイルをファクシミリにより転送すべきことを指示するコマンド（例えば図示する「ＦＡＸ−ＲＥＬＡＹ−ＣＯＭＭＡＮＤ」等）２５ａ及び前記操作画面２３「転送先番号」欄に入力された転送先（例えば図示する「ＦＡＸ＝１１１−２２２−３３３３」）２５ｂを本文に記載した電子メール２６を生成し（Ｓ５３）、これを送信する（Ｓ５４）。
【００３２】
一方、選択指示された情報が「ＦＡＸ転送」ではなく、「Ｍａｉｌ転送」である場合には（Ｓ５５）、前記Ｓ５４と同様にメールアドレスを「Ｔｏ：」欄に記載し、画像ファイル２１を添付した電子メールの本文に、画像ファイル２１の処理を指示するコマンド２５として、電子メール転送を指示する所定形式のコマンド（例えば「ＩＦＡＸ−ＲＥＬＡＹ−ＣＯＭＭＡＮＤ」等）及び前記操作画面２３の「転送先アドレス」欄に入力された転送先メールアドレス（例えば「ＡＤＤＲＥＳＳ＝○○○＠×××．ＣＯＭ」等）を記載した電子メール（不図示）を生成し（Ｓ５６）、これを送信する（Ｓ５７）。なお、本実施形態の変形例として、転送先がメールアドレスである場合は、前記Ｓ５６及びＳ５７の処理動作を実行する代わりに、画像ファイル２１が添付された電子メールを直接、「転送先アドレス」欄に入力された転送先メールアドレス宛てに送信するようにしてもよい。
【００３３】
また一方、選択指示された情報が「Ｍａｉｌ転送」ではなく、「印字」である場合には（Ｓ５６：ＮＯ）、前記Ｓ５４と同様にメールアドレスを「Ｔｏ：」欄に記載し、画像ファイル２１を添付した電子メールの本文に、添付ファイルの印字を指示する所定形式のコマンド（例えば「ＰＲＩＮＴ−ＣＯＭＭＡＮＤ」等）を記載した電子メール（不図示）を生成し（Ｓ５８）、これを送信する（Ｓ５９）。
【００３４】
前記Ｓ５５、Ｓ５８、Ｓ６０でメールアーカイブ装置１から送信された電子メールが、前記コマンド２５に従って画像ファイル２１の処理を行う端末装置に受信されると、電子メールに添付されている画像ファイル２１は、ファクシミリ又は電子メールによりクライアントＰＣ１６において指定された転送先へ転送され、或いは、該端末装置が備えるプリンタ装置により印字出力される。
【００３５】
以上の説明から明らかなように、上記したメールアーカイブ装置１によれば、該メールアーカイブ装置１に対して送信する電子メールの本文に格納欄指定コマンド２０と共にファイル管理情報２０を記載することにより、添付する画像ファイルに関する情報を文書管理データベース２２において表示させるようにすることができる。よって、ブラウザ機能を有する端末装置であれば、画像ファイルが格納されているＵＲＬを指定するハイパーリンクが設定された画像ファイル名とファイル管理情報２０とが相互に対応付けられて、前記文書管理データベース２２において表示されるので、画像ファイル２１の管理や再利用の簡便化が図られる。なお、上記した説明においては、画像ファイルが電子メールに添付されている場合について説明したが、当然ながら、画像ファイル以外のファイルであっても、そのファイルの蓄積、管理、再利用等を同様に行うことができる。
【００３６】
また、このメールアーカイブ装置１の４つのメールアドレスに対して、ファクシミリ送信、ファクシミリ受信、インターネットファクシミリ送信、インターネットファクシミリ受信の４種類の画像ファイルを夫々別個のメールアドレスに送信することにより、原稿の種別ごとに添付画像ファイル２１の管理を行うことが可能となり、更なる管理の簡易化が図られる。なお、本実施の形態においては、メールアーカイブ装置１が有するメールアドレスは４つであるが、メールアドレスの数はこれに限定されず、管理する原稿の種類の数に合わせてその数を増減させてもよい。
【００３７】
なお、メールアーカイブ装置１は、複数のメールアドレスを有することにより、受信したメールアドレス別に、その電子メールに含まれる画像ファイル名及びファイル管理情報を別個のデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄにおいて蓄積するようになっているが、メールアドレス別に蓄積するデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄを区別する代わりに、電子メールの所定箇所に所定形式で記載された情報を検出するようにし、該記載に基づき、蓄積するデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄを区別するようにしてもよい。例えば、電子メールをアーカイブしようとする端末装置側において、「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄に「ファクシミリ送信」、「ファクシミリ受信」、「インターネットファクシミリ送信」、「インターネットファクシミリ受信」等の原稿の種別を示す情報を記載し、該電子メールを受信したメールアーカイブ装置１が、記載された種別を示す情報に基づき、何れのデータテーブル１７Ａ乃至１７Ｄにファイル管理情報２０及びファイル名を蓄積するかを決定するようにしてもよい。
【００３８】
【発明の効果】
請求項１記載のメールアーカイブ装置によれば、蓄積する電子メールの添付ファイルに対応付けて、該添付ファイルのファイル管理情報をクライアントへ提供することが可能であるので、蓄積された電子メールに添付されたファイルの管理及び再利用の簡便化が図られる。
【００３９】
請求項２記載のメールアーカイブ装置によれば、任意の端末装置にファイルを出力することができる。
【００４０】
請求項３記載のメールアーカイブ装置によれば、出力先となる端末装置にファイルの処理を指示することができる。
【００４１】
請求項４記載のメールアーカイブ装置によれば、該メールアーカイブ装置に対し電子メールを送信するに際して、添付ファイルの種別ごとに異なるメールアドレスを選択して送信することで、添付ファイルを種別ごとに管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るメールアーカイブ装置の構成例と、該メールアーカイブ装置が設置されたネットワーク環境例を示した図である。
【図２】データテーブルの例を示した図である。
【図３】格納欄指定コマンド、ファイル管理情報、画像ファイル等を含む電子メールの記述例を示した図である。
【図４】本発明の実施の形態に係るメールアーカイブ装置が電子メールを受信したときに実行する動作を示したフローチャートである。
【図５】文書管理データベースの例を示した図である。
【図６】操作画面の一例を示した図である。
【図７】本発明の実施の形態に係るメールアーカイブ装置が、クライアントＰＣに表示された操作画面上で指定された情報を受信したときに実行する動作を示したフローチャートである。
【図８】出力先に対して、添付ファイルの処理を指示するコマンド及び画像ファイルが含まれる電子メールの記述例を示した図である。
【符号の説明】
１　メールアーカイブ装置
２　ＣＰＵ
３　ＲＡＭ
４　ＲＯＭ
６　アーカイブメール蓄積部
７　文書管理データベース格納部
１７　データテーブル（蓄積手段）
１９　格納欄指定コマンド
２０　ファイル管理情報
２１　画像ファイル（ファイル）
２２　文書管理データベース
２３　操作画面
２５　コマンド
２６　電子メール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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