(57)【要約】【課題】異常発生時にユーザの習熟度に応じた通知を行い、サービス効率及びユーザの作業効率を向上させることができる画像処理装置を提供する。【解決手段】トラブルが発生すると、発生したトラブルに対応する通知レベルを読み込み（ステップ２０１）、その通知レベルがレベル１の場合には、処理を行わずにプログラムを終了する。一方、通知レベルがレベル２の場合には、レベル２に対応するトラブル発生通知の定型文、発生したトラブルに割り当てられたエラーコード及び保守サービスセンターの電子メールアドレスを読み出して（ステップ２０４）、トラブル発生の報告メールを作成し（ステップ２０５）、保守サービスセンターに送信する（ステップ１１）。一方、通知レベルが３、４の場合には、電話対応要求または出張修理依頼の定型文を読みだしてトラブル発生メールを作成し、同様に保守サービスセンターに送信する。【選択図】        図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
装置の異常を検出する複数の異常検出手段と、複数の異常毎に通知レベルを記憶する記憶手段と、異常が検出されたとき、検出された異常の通知レベルに応じた異常通知を作成する通知作成手段と、作成された異常通知を送信する送信手段とを備えたことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
上記通知作成手段が電子メールを作成し、上記送信手段がメール送信手段であることを特徴とする、請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
上記通知作成手段がＸＭＬ等のタグを付加した本文情報を有する電子メールを作成することを特徴とする、請求項２に記載の画像処理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、デジタル複合機、ファクシミリ装置等の画像処理装置、特に、異常が検出されたとき、その異常を保守サービスセンター等に通知する機能を有する画像処理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の画像処理装置は、紙詰まり、用紙切れ、機構部の異常などのトラブルが発生した場合には、それらをエラー表示してユーザにトラブルが発生したことを通知し、それによりユーザは、そのエラー表示を確認して必要な処置を取るようにしていた。そして、例えば、サービスマンコールというような内容のエラー表示がなされ、ユーザによって復旧できない装置のトラブルが発生したとき、ユーザは保守サービスセンターに電話で連絡するようにしていた。
【０００３】
しかしながら、例えば、ユーザがエラー発生に気づくのに遅れ、保守サービスセンターに電話連絡するまでに時間を要した場合には、発生しているトラブルが解消されるまでに時間がかかり、また、トラブルの発生状況が正確に伝わらないと、メーカの保守サービスセンターにおいて、的確な対応ができないという問題があったので、最近、トラブル発生を検出した場合、保守サービスセンターに電子メールでトラブル発生を自動的に通知することにより、トラブル発生状況を確実かつ容易に通知し、トラブルの復旧を的確に行うことが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−７９７４号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記のように、装置のトラブルが発生するたびに保守サービスセンターへ電子メールで通知するようにすると、保守サービスセンターでは全ての通知に対応しなければならず、顧客対応の効率が悪くなるという問題があった。すなわち、このようなトラブルの中には、必ずしもサービスマンの対応の必要がなく、ある程度装置の知識を有するユーザであれば対処可能なものも含まれているのに、全ての異常通知に対処しなければならず、効率が悪かった。
【０００６】
一方、保守サービスセンターに通知するトラブルを限定することも考えられるが、必ずしもサービスマンの対応の必要がないトラブルであっても、装置に習熟していないユーザの場合には、ユーザが対処するのが難しい場合もあるため、サービスセンターに通知するトラブルを最適に選択することは困難である。
さらに、上記のように、ユーザの習熟度によりユーザ自身で解決できるトラブルのレベルが違い、習熟度の高いユーザにとっては、自身がサービスマンの対応を必要としないトラブルであっても、保守サービスセンターに通知されるので、不要なサービス費用が発生してしまうという問題もある。
【０００７】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、トラブル発生時にユーザの習熟度に応じた通知を行い、サービス効率及びユーザの作業効率を向上させることができる画像処理装置を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１に係る発明の画像処理装置は、装置の異常を検出する複数の異常検出手段と、複数の異常毎に通知レベルを記憶する記憶手段と、異常が検出されたとき、検出された異常の通知レベルに応じた異常通知を作成する通知作成手段と、作成された異常通知を送信する送信手段とを備えたことを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２に係る発明は、請求項１に記載の画像処理装置において、上記通知作成手段が電子メールを作成し、上記送信手段がメール送信手段であることを特徴とする。
【００１０】
請求項１、請求項２に係る発明の画像処理装置によれば、ユーザの習熟度に応じてトラブル通知の内容を設定し、無視、通知のみ、電話対応要求、サービスマンの訪問要求等を各トラブル毎に設定することができるので、ユーザの作業効率を向上させることができる。また、ユーザの要望が同時にサービスセンターに通知されるので、保守サービスセンターにおいてもユーザの要求を容易に把握することができ、トラブル発生時のサービス効率を向上させることができる。
【００１１】
さらに、請求項３に係る発明は、請求項２に記載の画像処理装置において、上記通知作成手段がＸＭＬ等のタグを付加した本文情報を有する電子メールを作成することを特徴とする。
【００１２】
請求項３に係る発明の画像処理装置によれば、異常通知の際、ＸＭＬ等のタグがデータに添付されてメール送信されるので、サービスセンターでは異常データを直接データベースに登録することが可能となり、顧客管理に有効に使用することができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の画像処理装置を一例としてデジタル複合機に適用した場合の実施の形態について、図面を用いて説明する。図１はデジタル複合機の概略ブロック構成図であり、このデジタル複合機は複写機能、ファクシミリ機能、プリント機能、スキャナ機能等を有するもので、ＣＰＵ１、ＲＯＭ（Read Only Memory）２、ＲＡＭ（Random Access Memory）３、表示部４、操作部５、読取部６、画像メモリ７、記録部８、コーデック９、モデム１０、ネットワーク制御ユニットＮＣＵ１１、ＬＡＮインターフェース１２から構成され、各部がバス１３を介して接続されている。
【００１４】
ＣＰＵ１はバス１３を介してデジタル複合機のハードウェア各部を制御するとともに、ＲＯＭ２に記憶されたプログラムに基づいて各種のプログラムを実行する。ＲＯＭ２はデジタル複合機の動作に必要な種々のプログラムを予め記憶しており、ＲＡＭ３はＳＲＡＭ等で構成され、プログラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶する。なお、このＲＡＭ３にフラッシュメモリを使用する構成も可能であり、この場合には、停電時やデジタル複合機の電源が遮断された場合にも記憶内容が失われることはない。
【００１５】
表示部４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）又はＣＲＴディスプレイ等の表示装置であり、デジタル複合機の動作状態を表示したり、種々の機能の操作画面の表示を行う。操作部５はデジタル複合機を操作するための各種のファンクションキーから構成され、図示例では、本実施の形態で使用するカーソルキー５１、セットキー５２を示しているが、他の各種のファンクションキーも備えられている。なお、表示部４をタッチパネル方式とすることによりこの操作部５の各種キーの一部又は全部を代用することができる。
【００１６】
読取部６はオートドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）やフラットベッドスキャナ（ＦＢＳ）等の読取り用原稿載置台を備え、ＣＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、白黒２値に変換したドットイメージデータを出力するものであり、ＡＤＦでの紙詰まりを検出するＡＤＦ原稿センサ６１、原稿読み取りランプの異常を検出するランプセンサ６２を備えている。また、画像メモリ７は、ＤＲＡＭ等を用いて構成され、送信すべきイメージデータまたは受信したイメージデータを記憶し、記録部８は電子写真方式等のプリンタ装置を備え、受信したデータ等をハードコピーとしてプリントアウトする。この記録部８のプリンタ装置には定着部、現像部、縦搬送部あるいは給紙部での紙詰まりを検知する複数個の紙詰まりセンサ８１が設けられている。
【００１７】
コーデック９は送信する画像情報を一定の符号化法によりデータ圧縮する一方、受信した画像データを復号化して元の情報に復元するものである。モデム１０はバス１３に接続されており、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムとしての機能を有し、このモデム１０は同様にバス１３に接続されたＮＣＵ１１と接続されている。ＮＣＵ１１はアナログ回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１０を電話回線に接続する。
【００１８】
ＬＡＮインターフェース１２はデジタル複合機をＬＡＮ（Local Area Network）に接続するためのものであり、ＬＡＮを介して他のデータ端末装置との間で種々のデータをやり取りするための各種所定の通信制御処理（電子メール送受信処理等）を実行する制御部を備えている。
なお、図面には記載されていないが、このデジタル複合機には、読取部のミラーキャリッジの異常、ファンの異常、制御部のインターフェースの異常、表示部の表示パネルの異常、通信異常等の種々のトラブルを検出するセンサまたは検出部を備え、それぞれのトラブルにはそれぞれエラーコードが割り当てられている。
【００１９】
デジタル複合機は上記のような構成を備えており、ファクシミリ送信時には、原稿の画像データが読取部６で読み取られて画像メモリ７に蓄積され、この画像データがコーデック９でデータ圧縮された後、モデム１０で変調され、ＮＣＵ１１から公衆電話回線を通して通信相手先に送信される。また、ファクシミリ受信時には、受信した画像データがモデム１０で復調され、コーデック９で復号化されて画像メモリ７に蓄積された後、記録部８により印刷される。
【００２０】
一方、図２はこのデジタル複合機のトラブル発生時のメール送信に関する機能のみを表した機能ブロック図であり、制御部２１、異常検出部２２、通知レベル記憶部２３、定型文記憶部２４、エラーコード記憶部２５、送信先記憶部２６、メール作成部２７、メール送信部２８からなっている。
【００２１】
異常検出部２２はＡＤＦ原稿センサ６１や紙詰まりセンサ８１等の各種の異常センサの出力によってトラブルを検出し、通知レベル記憶部２３はデジタル複合機の種々のトラブル毎に保守サービスセンターに通知するトラブル通知の通知レベルを記憶し、定型文記憶部２４はそれぞれの通知レベルに対応したトラブル発生通知の定型文を記憶している。また、エラーコード記憶部２５はそれぞれのトラブルに割り当てられたエラーコードを記憶しており、送信先記憶部２６はトラブルが発生した場合に、トラブル発生を通知する保守サービスセンターのメールアドレスを記憶している。
【００２２】
メール作成部２７はトラブル発生時に通知レベルに応じた電子メールの作成を行い、メール送信部２８はメール作成部２７で作成された電子メールの指定された送信先への送信を行う。
これらの各部は、図１のＣＰＵ１及びＲＯＭ２、ＲＡＭ３により構成され、各部の機能はソフトウェアプログラムによって実行される。
【００２３】
上記のデジタル複合機は、各種のトラブルの発生時に保守サービスセンターにトラブル発生を通知するが、トラブル毎に保守サービスセンターに通知する通知レベルを設定することができ、この通知レベル設定を行う際の作用を図１のハードウェア構成図、図２の機能ブロック図及び図３のフローチャートにより説明する。
【００２４】
ユーザがデジタル複合機のメニューキー（図示せず）を押してトラブル通知レベル設定を選択すると、制御部２１は表示部４に各種のトラブルを表示したトラブル選択画面を表示する（ステップ１０１）。そして、制御部２１はいずれかのトラブルが選択されたか否かを判別し（ステップ１０２）、ユーザがカーソルキー５１を操作していずれかのトラブルを選択し、セットキー５２を押すと、制御部２１は次に表示部４にレベル１〜レベル４の通知レベル選択画面を表示する（ステップ１０３）。そして、制御部２１はいずれかの通知レベルが選択されたか否かを判別し（ステップ１０４）、ユーザがカーソルキー５１を操作していずれかの通知レベルを選択し、セットキー５２を押すと、制御部２１は通知レベル記憶部２３の選択されているトラブルに対応した位置に選択された通知レベルを記憶する（ステップ１０５）。
次に、制御部２１は全てのトラブルについて、通知レベルが設定されたか否かを判別し（ステップ１０６）、通知レベルが設定されていないトラブルがあった場合には、ステップ１０１にもどり、全てのトラブルに通知レベルが設定された場合には、プログラムを終了する。
【００２５】
図４はトラブル選択画面の一例であり、この例では左側にトラブル名が表示され、右側にはユーザが通知レベルを設定した場合に、その通知レベルが表示されるようになっており、表示画面が小さい場合には、この表がスクロール表示される。このような表示を行えば、ユーザは通知レベルが設定されていないトラブルを容易に把握することができる。
上記の通知レベルは、レベル１が「通知不要」、レベル２が「異常発生報告のみ」、レベル３が「電話対応要求通知」、レベル４が「サービスマン出張要求通知」にそれぞれ設定されている。
【００２６】
上記のように、トラブル発生時の通知レベルを設定すると、トラブル発生時にはそのトラブルに設定された通知レベルに応じて保守サービスセンターにトラブル発生通知が行われるが、このトラブル発生通知を行う際の作用を図１のハードウェア構成図、図２の機能ブロック図及び図５のフローチャートにより説明する。
【００２７】
異常検出部２２はデジタル複合機のトラブルの発生を常に監視しており、ＡＤＦ原稿センサ６１あるいは紙詰まりセンサ８１等によってトラブルが検出されると、制御部２１は通知レベル記憶部２３から発生したトラブルに対応する通知レベルを読み込み（ステップ２０１）、次に、制御部２１は読み込んだ通知レベルがレベル1か否かを判別し（ステップ２０２）、読み込んだ通知レベルがレベル１の場合には、処理を行わずにプログラムを終了する。
【００２８】
読み込んだ通知レベルが１でない場合には、制御部２１は読み込んだ通知レベルがレベル２か否かを判別する（ステップ２０３）。読み込んだ通知レベルがレベル２の場合には、制御部２１は定型文記憶部２４からレベル２に対応する定型文「エラーが発生しましたので、連絡します。  連絡先ＸＸＸＸＸＸＸ」を読み出してメール作成部２７に送る。これと同時に、制御部２１はエラーコード記憶部２５から発生したトラブルに割り当てられたエラーコードを読み出してメール作成部２７に送るとともに、送信先記憶部２６に記憶されている保守サービスセンターの電子メールアドレスを読み出してメール作成部２７に送る（ステップ２０４）。
【００２９】
メール作成部２７は、送られた定型文の内容にトラブルに対応したエラーコードを挿入した後、この文の前後にＸＭＬまたはＨＴＭＬ等のタグを付して電子メールの本文情報へセットする。次に、送信先のメールアドレスをヘッダ情報の「To」フィールドにセットした後、ヘッダ情報の「Subject」フィールドに「エラー発生」の件名をセットして図６に示すようなトラブル発生通知メールを作成する（ステップ２０５）。
メール作成部２７でトラブル発生通知メールが作成されると、制御部２１はメール送信部２８に指示して作成されたトラブル発生通知メールをＬＡＮインターフェース１２を介して保守サービスセンターに送信して（ステップ２１１）、プログラムを終了する。
【００３０】
一方、ステップ２０３において、読み込んだ通知レベルが２でない場合には、制御部２１は読み込んだ通知レベルがレベル３か否かを判別する（ステップ２０６）。読み込んだ通知レベルがレベル３の場合には、制御部２１は定型文記憶部２４からレベル３に対応する定型文「エラーが発生しています。電話連絡をお願いします。  連絡先ＸＸＸＸＸＸＸ」を読み出してメール作成部２７に送るとともに、発生したトラブルに割り当てられたエラーコード及び保守サービスセンターの電子メールアドレスを読み出してメール作成部２７に送る（ステップ２０７）。
これにより、上記と同様にして、メール作成部２７が電話対応要求のトラブル発生通知メールを作成し（ステップ２０８）、メール送信部２８により作成されたトラブル発生通知メールが保守サービスセンターに送信されて（ステップ２１１）、プログラムが終了する。
【００３１】
さらに、ステップ２０６において、読み込んだ通知レベルが３でない場合には、制御部２１は読み込んだ通知レベルがレベル４であると判断し、制御部２１は、定型文記憶部２４からレベル４に対応する定型文「エラーが発生しています。出張修理をお願いします。  連絡先ＸＸＸＸＸＸＸ」を読み出してメール作成部２７に送るとともに、発生したトラブルに割り当てられたエラーコード及び保守サービスセンターの電子メールアドレスを読み出してメール作成部２７に送る（ステップ２０７）。
これにより、同様に、メール作成部２７が出張対応要求のトラブル発生通知メールを作成し（ステップ２１０）、メール送信部２８により作成されたトラブル発生通知メールが保守サービスセンターに送信されて（ステップ２１１）、プログラムが終了する。
【００３２】
上記のように、トラブルが発生した場合、ユーザがそのトラブルに設定した通知レベルに応じて、「無視」、「通知のみ」、「電話対応要求」、「出張対応要求」とのユーザの意向が判別され、必要な場合にはその意向とエラーコードが記載された電子メールがサービスセンターに送信される。
【００３３】
上記の実施の形態では、電子メールの本文情報にＸＭＬ等のタグを付したが、このようなタグを付していない電子メールを作成することも可能であり、また、通知も電子メールに限らず、トラブル発生通知をファクシミリ送信原稿として作成してファクシミリ送信することも可能である。
さらに、上記の実施の形態では、通知レベルをレベル１〜レベル４の４段階に分けたが、通知、非通知の２段階にしてもよく、逆にユーザに確認後トラブル発生通知を行う、といったレベルを追加することも可能である。また、上記の実施の形態では通知先を保守サービスセンターとしたが、それ以外の、例えばデジタル複合機を管理する管理部署へ通知するようにしてもよい。
【００３４】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明の画像処理装置は、ユーザの習熟度に応じてトラブル通知の内容を設定し、無視、通知のみ、電話対応要求、サービスマンの訪問要求等を各トラブル毎に設定することができるので、装置に習熟していないユーザは、ほとんどのトラブルに対して、サービスマンの訪問要求を通知するように設定することができ、一方、装置に習熟したユーザは自身で修理できるトラブルについては、通知しない設定にし、一部のトラブルのみサービスマンの電話対応あるいは訪問サービスを要求することができる。
【００３５】
したがって、保守サービスセンターへのトラブル発生状況の通知をユーザの手を煩わせることなく確実かつ容易に行うことができるとともに、ユーザの要求が同時にサービスセンターに通知されるので、保守サービスセンターにおいてユーザの要求を容易に把握することができ、トラブル発生時のサービス効率、ユーザの作業効率を向上させることができる。
【００３６】
また、異常通知の際、ＸＭＬ等のタグをデータに添付してメールを送信すれば、保守サービスセンターではトラブルデータを直接データベースに登録することが可能となり、故障データや顧客管理データの収集、管理を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の画像処理装置の一例としてのデジタル複合機の概略ブロック構成図である。
【図２】デジタル複合機のトラブル発生時のメール送信に関する機能のみを表した機能ブロック図である。
【図３】トラブル毎の通知レベル設定する際の作用を示すフローチャートである。
【図４】トラブル選択画面の一例を示す図である。
【図５】トラブル発生時にトラブル発生通知を行う際の作用を示すフローチャートである。
【図６】トラブル発生通知メールの一例を示す図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
２  ＲＯＭ
３  ＲＡＭ
４  表示部
５  操作部
５１  カーソルキー
５２  セットキー
６  読取部
６１  ＡＤＦ原稿センサ
６２  ランプセンサ
７  画像メモリ
８  記録部
８１  紙詰まりセンサ
９  コーデック
１０  モデム
１１  ＮＣＵ
１２  ＬＡＮインターフェース
１３  バス
２１  制御部
２２  異常検出部
２３  通知レベル記憶部
２４  定型文記憶部
２５  エラーコード記憶部
２６  送信先記憶部
２７  メール作成部
２８  メール送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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