(57)【要約】【課題】電子メールの内容や送受信日時を証明可能とするとともに、電子メールの不正利用の予防や、不正利用の記録を可能とする電子メール保管方法、電子メール保管サーバ、電子メール保管プログラムを提供する。【解決手段】電子メールの送受信を行うメールサーバでの電子メール保管方法であって、電子メールを送受信する段階と、送受信した前記電子メールを暗号化する段階と、暗号化した前記電子メールを記憶装置に保存する保存段階と、一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管する保管段階とを有する。【選択図】  図４
2004287842.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信を行うメールサーバでの電子メール保管方法であって、
電子メールを送受信する段階と、
送受信した前記電子メールを暗号化する段階と、
暗号化した前記電子メールを記憶装置に保存する保存段階と、
一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管する保管段階と
を有することを特徴とする電子メール保管方法。
【請求項２】
前記保管段階では、前記記録媒体に保管した電子メールを検索するための検索情報を前記記憶装置に保存することを特徴とする請求項１に記載の電子メール受信方法。
【請求項３】
電子メールの送受信を行う電子メール保管サーバであって、
電子メールを送受信する手段と、
送受信した前記電子メールを暗号化する手段と、
暗号化した前記電子メールを保存する記憶手段と、
前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管する保管手段と、
一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、前記保管手段に保管する電子メール保管手段と
を有することを特徴とする電子メール保管サーバ。
【請求項４】
前記記録媒体に保管した電子メールを検索するための検索情報を前記記憶手段に保存する検索情報保存手段をさらに有することを特徴とする請求項３に記載の電子メール保管サーバ。
【請求項５】
コンピュータに、
電子メールを送受信するステップと、
送受信した前記電子メールを暗号化するステップと、
暗号化した前記電子メールを記憶装置に保存するステップと、
一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管するステップと
を実行させるための電子メール保管プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールの保管に関し、特に電子メール保管方法、電子メール保管サーバ、電子メール保管プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
通信回線によって端末同士を結び、送信先に情報を伝達する電子メールは、手軽に利用でき、すぐに送信先に到達するため、至便性がよく、個人や会社などの組織が利用している。また、送受信した電子メールの保管は、それぞれ独自の方法で行われている。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−２８２６４１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
このように、送受信した電子メールは、独自の方法で保管されているため、電子メールの内容や送受信日時を証明することが困難である。また、会社などの組織においては、電子メールの保管を個人が行うなど、全体として電子メールに関する記録が行なわれていない。そのため、自社メールを使った情報漏洩や反社会的な発言等、電子メールの不正利用を予防することが困難であり、また不正利用が発生した場合の記録ができない。
【０００５】
本発明は、このような問題点に鑑み、電子メールの内容や送受信日時を証明可能とするとともに、電子メールの不正利用の予防や、不正利用の記録を可能とする電子メール保管方法、電子メール保管サーバ、電子メール保管プログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明は、電子メールの送受信を行うメールサーバでの電子メール保管方法であって、電子メールを送受信する段階と、送受信した前記電子メールを暗号化する段階と、暗号化した前記電子メールを記憶装置に保存する保存段階と、一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管する保管段階とを有することを特徴とする。
【０００７】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記保管段階では、前記記録媒体に保管した電子メールを検索するための検索情報を前記記憶装置に保存することを特徴とする。
【０００８】
また、上記課題を解決するために、本発明は、電子メールの送受信を行う電子メール保管サーバであって、電子メールを送受信する手段と、送受信した前記電子メールを暗号化する手段と、暗号化した前記電子メールを保存する記憶手段と、前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管する保管手段と、一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、前記保管手段に保管する電子メール保管手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
また、上記課題を解決するために、本発明は、前記記録媒体に保管した電子メールを検索するための検索情報を前記記憶手段に保存する検索情報保存手段をさらに有することを特徴とする。
【００１０】
また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータに、電子メールを送受信するステップと、送受信した前記電子メールを暗号化するステップと、暗号化した前記電子メールを記憶装置に保存するステップと、一定期間満了ごとに、前記保存段階で保存した前記電子メールを、書き換え不能な記録媒体に保管するステップとを実行させるための電子メール保管プログラム。
【００１１】
以上のように、本発明によれば、電子メールの内容や送受信日時を証明可能とするとともに、電子メールの不正利用の予防や、不正利用の記録を可能とする電子メール保管方法、電子メール保管サーバ、電子メール保管プログラムを提供することができる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照し、本発明の実施形態について説明する。
【００１３】
本発明の実施の形態における全体構成図を図１に示す。図１には、電子メール保管サーバ１０と、顧客メールサーバ１１と、管理パソコン１２と、インターネット１３と、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１４とが示されている。
【００１４】
電子メール保管サーバ１０は、顧客メールサーバ１１宛の電子メールまたは、顧客メールサーバ１１から送信される電子メールを一旦受信し、それらの電子メールを保管するサーバである。この電子メール保管サーバ１０は、例えばＩＤＣ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｄａｔａ  Ｃｅｎｔｅｒ）や顧客の敷地内などに設けられてもよい。
【００１５】
顧客メールサーバ１１は、顧客が管理するメールサーバであり、電子メールの送受信は、電子メール保管サーバ１０を介して行う。管理パソコン１２は、保管された電子メールの管理を行う管理者が使用するパソコンである。この管理パソコン１２から、管理者は保管された電子メールを閲覧することなどが可能である。
【００１６】
次に、図１における電子メール保管サーバ１０と、顧客メールサーバ１１と、管理パソコン１２のコンピュータシステムにおけるハードウェア構成について、図２を用いて説明する。
【００１７】
図２に示されるように、コンピュータシステムのハードウェア構成は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２２と，表示装置２３と，ドライブ装置２４と，記録媒体２５と，ハードディスク２６と，メモリ装置２７と，演算処理装置２０と，インターフェース装置２１とを含む。
【００１８】
入力装置２２は、管理者などが操作するキーボード及びマウスなどで構成され、コンピュータシステムに各種操作信号を入力するために用いられる。表示装置２３は、コンピュータシステムを操作するのに必要な各種ウィンドウやデータ等を表示する。インターフェース装置２１は、コンピュータシステムをネットワークに接続する為のインターフェースや他の機器を接続するためのインターフェースであり、例えばＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）やモデム、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）等で構成される。
【００１９】
そして、上記コンピュータシステムを動作させるためのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体２５によって提供されるか、ネットワークを通じてダウンロードされる。また、ＤＶＤやＣＤなどの記録媒体２５は、ドライブ装置２４にセットされ、データやプログラムが記録媒体２５からドライブ装置２４を介してハードディスク２６にインストールされる。また、ドライブ装置２４は、書き込み可能なＤＶＤ−ＲやＣＤ−Ｒなどにデータを書き込むことも可能である。
【００２０】
ハードディスク２６は、データやプログラムを格納すると共に、必要なファイル等を格納する。メモリ装置２７は、コンピュータシステムの起動時にハードディスク２６からプログラムを読み出して格納する。演算処理装置２０は、メモリ装置２７に読み出され格納されたプログラムに従って処理を実行する。
【００２１】
次に、図３を用いて電子メール保管サーバ１０のソフトウェアブロック図について説明する。図３には、通信部５０と、制御部５１と、検索結果出力部５７と、検索部５６と、暗号部５５と、電子メール送受信部５４と、ハードディスク保存部５３と、ＤＶＤ保管部５２とが示されている。
【００２２】
通信部５０は、インターフェース装置２１を用いてネットワーク通信を行う。ＤＶＤ保管部５２は、電子メールをＤＶＤに保管する処理を行う。ハードディスク保存部５３は、電子メールをハードディスク２６に保存する。電子メール送受信部５４は、電子メールの送受信を行う。暗号部５５は、電子メールの暗号化／復号化を行う。検索部５６は、顧客の管理者の電子メール検索要求に対する処理を行う。検索結果出力部５７は、検索部５６が検索した結果を管理パソコン１２へ出力する。制御部５１は、上述した各部の全体制御を行う。
【００２３】
次に、本実施の形態の理解を容易にするために、処理の概要とデータベースの説明をする。
【００２４】
図４には、メール保管サーバ１０と、顧客メールサーバ１１と、管理パソコン１２と、ＤＶＤ１７と、メールＤＢ１５と、検索ＤＢ１６とが示されている。このうち、ＤＶＤ１７は、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ＋Ｒ、ＣＤ−Ｒなどの書き換え不能な記録媒体であれば良い。
【００２５】
また、メールＤＢ１５と、検索ＤＢ１６であるが、これらについての説明は後述し、まず電子メールの流れから説明する。最初に、顧客メールサーバ１１が電子メールを送信する場合の電子メールの流れについて説明する。
【００２６】
顧客メールサーバ１１は、電子メール保管サーバ１０に電子メールを送信する。次に、電子メール保管サーバ１０は、電子メールをメールＤＢ１５に保存し、インターネットに対して電子メールを送信する。
【００２７】
逆に、顧客メールサーバ１１宛の電子メールは、まずインターネットから電子メール保管サーバ１０に送信される。電子メール保管サーバ１０は、受信した電子メールをメールＤＢ１５に保存し、顧客メールサーバ１１に送信する。
【００２８】
このように送受信され、メールＤＢ１５に保存された電子メールは、一定期間が満了すると、ＤＶＤ１７に移動またはコピーされる。そして、電子メールが保管されたＤＶＤ１７は、顧客に配送されるようになっている。
【００２９】
また、管理者は、管理パソコン１２から検索ＤＢ１６あるいはメールＤＢ１５を検索し閲覧することが可能となっている。この場合、メールＤＢ１５は、顧客ごとに暗号化されているため、顧客自身以外のメールＤＢ１５を閲覧することはできない。
【００３０】
次に、メールＤＢ１５と、検索ＤＢ１６について説明する。まず、図５を用いてメールＤＢ１５について説明する。メールＤＢ１５は、図５に示されるように、送受信された電子メールを保存するデータベースであり、電子メール１件ごとに「送信元」、「送信先」、「送受信日時」、「件名」、「内容」、「添付」、「ＤＶＤ番号」のデータを有する。
【００３１】
「送信元」は、電子メールの送信元を表す。「送信先」は、電子メールの送信先を表す。「送受信日時」は、電子メールを送受信した日時を表す。「件名」は、電子メールの件名を表す。「内容」は、電子メールに記載されていた内容を表す。「添付」は、電子メールに添付されているファイルを表す。「ＤＶＤ番号」は、電子メールが保管されるＤＶＤを示す番号であり、例えばＤＶＤ５６巻目を表す。
【００３２】
例えば、「送信元」が「ｃｃｃ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ」で、「送信先」が「ｄｅｆｇ＠ｚｚｚ．ｎｅ．ｊｐ」の電子メールは、「送受信日時」が２００３年４月２日の１４時２１分である。また、「件名」は、「秘密情報」であり、「添付ファイル」は、「新開発データ」となっている。そして、「ＤＶＤ番号」は５６である。
【００３３】
このように、メールＤＢ１５には、送受信された電子メールの必要な情報全てが保存される。次に、検索ＤＢ１６について説明する。検索ＤＢ１６は、管理者が所望する電子メールがどのＤＶＤに保管されているかを知るためのデータベースであり、ＤＶＤ１７に保管された電子メールのインデックスとなっている。
【００３４】
従って、どのような検索を行うかにより、検索ＤＢ１６のデータ構造は異なってくるが、ここでは２種類の検索ＤＢ１６について説明する。
【００３５】
図６に示される検索ＤＢ１６は、「送信元」、「送信先」、「送受信日時」で検索をする場合の検索ＤＢである。「送信元」、「送信先」、「送受信日時」で検索するため、図６に示される検索ＤＢ１６には、送受信した電子メールの、「送信元」、「送信先」、「送受信日時」、「ＤＶＤ番号」のデータを有する。そして、これらのデータは、図６に示されるように、ＤＶＤ番号１から最新のＤＶＤまでのデータが揃っている。
【００３６】
次に、図７に示される検索ＤＢ１６について説明する。この検索ＤＢ１６は、メールＤＢ１５に保存されていた全ての電子メールの情報を有する検索ＤＢである。従って、この検索ＤＢは、全ての項目で検索が可能なようになっている。そのため、検索ＤＢは、「送信元」、「送信先」、「送受信日時」、「件名」、「内容」、「添付」、「ＤＶＤ番号」のデータを有する。そして、これらのデータは、図７に示されるように、ＤＶＤ番号１から最新のＤＶＤまでのデータが揃っている。従って、この検索ＤＢは、ＤＶＤ番号１から最新のＤＶＤまでを１つにまとめたものである。
【００３７】
次に、検索ＤＢ１６を用いて、管理者が検索する場合のユーザインターフェースについて説明する。図８に示される画面は検索キーを入力する検索画面６０である。この検索画面６０は、検索キー入力欄６２と検索実行ボタン６１とを有する。なお、この検索画面６０は、図７に示された検索ＤＢを用いた場合の画面のため、全ての項目で検索が実行可能なようになっている。
【００３８】
管理者は、例えば「送信元」が「ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ」の電子メールを検索したい場合、図８に示されるように、「送信元」の入力欄に、「ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ」を入力し、検索実行ボタン６１を押下する。
【００３９】
そうすると、図９に示される検索結果画面６３が表示される。この検索結果画面６３には、ヒット件数情報６４と、該当電子メール情報６５と、ＯＫボタン６６と、次検索ボタン６７とが表示される。
【００４０】
ヒット件数情報６４は、検索キーにより該当した電子メールの件数を表す。該当電子メール情報６５は、該当した電子メールの情報である。ＯＫボタン６６は、この検索結果画面６３の表示を終了するボタンである。次検索ボタン６７は、再び検索画面６０を表示するためのボタンである。
【００４１】
次に、電子メール保管サーバ１０の電子メールの送受信処理のフローチャートを、図１０を用いて説明する。
【００４２】
電子メール保管サーバ１０は、ステップＳ１０１で、インターネット１３、あるいは顧客管理サーバ１１から電子メールを受信する。次に、電子メール保管サーバ１０は、ステップＳ１０２で、電子メールから、図５に示した項目を抽出することで、電子メールの内容を一時記憶する。この一時記憶は、テンポラリファイルを作ったり、メモリ装置２７を用いて行なわれる。
【００４３】
次のステップＳ１０３で電子メール保管サーバ１０は、受信した電子メールを、インターネット１３あるいは顧客管理サーバ１１に送信する。そして、電子メール保管サーバ１０は、先ほど一時記憶した電子メールの内容をステップＳ１０４で暗号化する。次に、電子メール保管サーバ１０は、暗号化した電子メールの内容を、ステップＳ１０５でメールＤＢ１５に保存し、処理を終了する。
【００４４】
このようにして、電子メール保管サーバ１０は、電子メールの送受信を行うとともに、電子メールの内容を暗号化し保存する処理を行う。
【００４５】
次に、図１１のフローチャートを用いて、ＤＶＤに保管する処理について説明する。まず、ステップＳ２０１は、期間が満了するまで繰り返し行なわれる処理であり、期間が満了すると、ステップＳ２０２へ処理は進む。
【００４６】
ステップＳ２０２で、電子メール保管サーバ１０は、検索ＤＢ１６を更新する。この更新処理は、検索ＤＢ１６にメールＤＢ１５から必要な項目をコピーすることにより実行される。
【００４７】
次に、電子メール保管サーバ１０は、ステップＳ２０３で、ＤＶＤへの保管処理を行う。なお、ＤＶＤに保管するたびに、それまでのメールＤＢ１５を破棄する場合は、メールＤＢ１５をＤＶＤへ移動し、引き続き使用する場合は、メールＤＢ１５をＤＶＤにコピーすることになる。
【００４８】
このように保管されたＤＶＤは、例えば保管センタなどで保管される。そして、顧客は、検索ＤＢ１６を用いて、必要なＤＶＤのコピーを保管センタから取得することができる。
【００４９】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、電子メールの内容や送受信日時を証明可能とするとともに、電子メールの不正利用の予防や、不正利用の記録を可能とする電子メール保管方法、電子メール保管サーバ、電子メール保管プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態における全体構成図である。
【図２】コンピュータシステムのハードウェア構成図である。
【図３】電子メール保管サーバのソフトウェアブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態における処理の概要を示す図である。
【図５】メールＤＢを示す図である。
【図６】検索ＤＢを示す図である。
【図７】検索ＤＢを示す図である。
【図８】検索画面を示す図である。
【図９】検索結果画面を示す図である。
【図１０】電子メールの送受信処理を示すフローチャートである。
【図１１】ＤＶＤに保管する処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０…電子メール保管サーバ
１１…顧客管理サーバ
１２…管理パソコン
１３…インターネット
１４…ＬＡＮ
１５…メールＤＢ
１６…検索ＤＢ
１７…ＤＶＤ
２０…演算処理装置
２１…インターフェース装置
２２…入力装置
２３…表示装置
２４…ドライブ装置
２５…記録媒体
２６…ハードディスク
２７…メモリ装置
５０…通信部
５１…制御部
５２…ＤＶＤ保管部
５３…ハードディスク保存部
５４…電子メール送受信部
５５…暗号部
５６…検索部
５７…検索結果出力部
６０…検索画面
６１…検索実行ボタン
６２…検索キー入力欄
６４…ヒット件数情報
６５…該当電子メール情報
６６…ＯＫボタン
６７…次検索ボタン
【図１】
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【図２】
2004287842.tif 000004
【図３】
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【図４】
2004287842.tif 000006
【図５】
2004287842.tif 000007
【図６】
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【図７】
2004287842.tif 000009
【図８】
2004287842.tif 000010
【図９】
2004287842.tif 000011
【図１０】
2004287842.tif 000012
【図１１】
2004287842.tif 000013